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Timestamp: 2019-10-17 03:53:33+00:00

Document:
﻿ Perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais
Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o ICMS, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos. Além disso, referidos documentos devem ser disponibilizados para autoridade fiscal quando solicitado, pois servem de base na fiscalização (verificação) das ações que constituem fato gerador do imposto e apuração de possíveis irregularidades ocorridas, bem como meio de comprovação do exercício regular das atividades para os contribuintes, em vista das exigências previstas no RICMS/2000-SP , aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000 .
Portanto, em eventual fiscalização, se a autoridade fiscal não encontrar arquivados e sob boa guarda os documentos e livros fiscais obrigatórios, onde constem registrados os fatos ocorridos no período que está sendo fiscalizado, poderá, dentro de sua competência, arbitrar o montante das operações ou prestações praticadas pelo contribuinte por outros meios ao seu alcance, exigindo os impostos devidos, sem prejuízo da imposição das penalidades cabíveis.
Diante o exposto, nossa Equipe Técnica recomenda aos nossos leitores (contribuintes do ICMS) que se antecipem a fiscalização, denunciando as eventuais ocorrências de irregularidades e tomando as providências necessárias ao seu saneamento (1). Para ajudá-los, estamos publicando o presente Roteiro com os procedimentos a serem observados pelo contribuinte paulista na hipótese de perda, extravio, inutilização de livros ou documentos fiscais, bem como de reconstituição de escrita fiscal e adaptação de livros ou documentos fiscais nos casos de alteração cadastral, com fundamento na disciplina estabelecida na Portaria CAT nº 17/2006 .
Por fim, registra-se que os procedimentos ora analisados NÃO se aplicam aos documentos fiscais emitidos e escriturados eletronicamente, tais como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre outros, em razão de a legislação estabelecer procedimentos específicos para esses documentos.
(1) Leia também nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Denúncia espontânea" e veja os procedimentos a serem observados pelos contribuintes paulistas para apresentação da denúncia espontânea com fundamento na legislação paulista atualmente em vigor.
Base Legal: Arts. 124, caput, 202, caput, 213, caput e 493, § 2º do RICMS/2000-SP e; Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
2) Livros e documentos fiscais:
2.1) Livros fiscais:
Salvo disposição em contrário, o contribuinte paulista do ICMS deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes livros fiscais:
Registro de Entradas, modelo 1;
Registro de Entradas, modelo 1-A;
Registro de Saídas, modelo 2;
Registro de Saídas, modelo 2-A;
Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;
Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;
Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;
Registro de Apuração do IPI, modelo 8;
Registra-se que a utilização desses livros fiscais independe de visto prévio, devendo ser lavrado termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), modelo 6. Além disso, no que se refere ao visto, deverá ser observado o seguinte:
o contribuinte, na 1ª (primeira) visita da autoridade fiscal ao estabelecimento, deverá solicitar a aposição de visto autenticador de que trata o artigo 224, § 2° do RICMS/2000 ;
a autoridade fiscal deverá verificar se o termo circunstanciado foi devidamente lavrado e, no caso de erro ou omissão do contribuinte, suprir a falha.
Base Legal: Art. 213, caput do RICMS/2000-SP e; Art. 1º, caput, I, § 1º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
2.2) Documentos fiscais:
Serão emitidos, conforme as operações ou prestações realizadas pelo contribuinte, os seguintes documentos fiscais:
Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
Base Legal: Art. 124, caput do RICMS/2000-SP (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
3) Perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais:
O contribuinte que tiver a ocorrência de perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais, o contribuinte deverá adotar os seguintes procedimentos:
comunicar o fato ao Posto Fiscal a que estiver vinculado, no prazo de 30 (trinta) dias contado da ocorrência, conforme modelo constante no subcapítulo 3.1 abaixo;
lavrar termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), Modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação referida na letra "a";
entregar ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no subcapítulo 3.2 abaixo, que será anexada à comunicação referida na letra "a";
publicar, por 3 (três) dias, em jornal da localidade, anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados (tipo, modelo, série, subsérie e numeração) e especificação quanto a estarem ou não preenchidos (2).
(2) A publicação também deverá ser comprovada junto ao Posto Fiscal de vinculação, nos mesmos moldes tratados nas letras "a" a "c" acima.
Base Legal: Art. 1º, II, § 2º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
3.1) Modelo de Comunicação de Ocorrências:
Reproduzimos abaixo, o Modelo de Comunicação de Ocorrências previsto no Anexo I da Portaria CAT nº 17/2006 , disponível para download na página da Secretaria da Fazenda no endereço www.fazenda.sp.gov.br:
MODELO DE COMUNICAÇÃO DE OCORRÊNCIAS COM livros E /OU DOCUMENTOS FISCAIS (a que se refere a alínea "a" do inciso II do artigo 1° da Portaria CAT 17/2006)
AO CHEFE DO POSTO FISCAL DE _______________________
Comunica a ocorrência com os livros e/ou documentos fiscais abaixo assinalada (assinalar as ocorrências e relacionar os livros e/ou documentos fiscais, utilizando, se necessário, o verso):
2.1 ( ) POR ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS
2.2 ( ) POR MUDANÇA DE REGIME
2.3 ( ) OUTRAS
3. ADAPTAÇÃO COM APOSIÇÃO DE CARIMBO:
3.1 ( ) NOVO NOME EMPRESARIAL (FIRMA OU DENOMINAÇÃO)
3.2 ( ) NOVO ENDEREÇO
3.3 ( ) NOVA INSCRIÇÃO ESTADUAL
3.4 ( ) NOVO CNPJ
3.5 ( ) TALÕES DE NOTA FISCAL DA SÉRIE _____ DE ______ A ______
3.6 ( ) livros REGISTRO DE MOD. _________
4. ( ) RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL DOS livros DE REGISTRO DE MOD. __________
( ) A ocorrência acima foi publicada em três edições do Jornal ____________________, nos dias _________, nas páginas ____
( ) Foi lavrado termo circunstanciado no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, de _______, na página ___
( ) Está ciente de que a reconstituição da escrita fiscal dos livros fiscais depende de autorização expressa do Chefe do Posto Fiscal, nos termos do artigo 226 do Regulamento do ICMS.
NOME, CPF, CARGO
Base Legal: Anexo I e art. 2º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
3.2) Modelo de Declaração de Extravio de Documento:
Reproduzimos abaixo, o Modelo de Declaração de Extravio de Documento previsto no Anexo II da Portaria CAT nº 17/2006 , disponível para download na página da Secretaria da Fazenda no endereço www.fazenda.sp.gov.br:
MODELO DE DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTO (a que se refere o item 1 do § 2° do artigo 1° da Portaria CAT .17/2006)
Eu, ___________________________, portador do RG _____________ e do CPF ___.___.___-__, profissão __________________, residente e domiciliado à Rua ___________________________, _____, cidade __________, Estado ___________, declaro ter extraviado os seguintes documentos: (além dos documentos, informar nome empresarial (firma ou denominação), endereço, IE e CNPJ da empresa, data do extravio e motivo).
Assumo inteira responsabilidade civil e criminal por esta declaração, estando ciente das penas do crime de Falsidade Ideológica (artigo 299 do Código Penal Brasileiro) e sua eventual subsunção ao crime contra a ordem tributária (artigos 1° e 2° da Lei 8.137/90).
Nome e assinatura do declarante, responsável legal pela empresa (3)
(3) Anexar: (i) Cópia do RG; (ii) Cópia do CPF e; (iii) Procuração, se representante legal.
Base Legal: Anexo II e art. 2º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
4) Extravio de Danfe:
Primeiramente, convêm esclarecer o conceito de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)... Em conformidade com a legislação atualmente em vigor, considera-se NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto.
Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação simplificada da NF-e e tem as seguintes funções:
conter a chave numérica com 44 (quarenta e quatro) posições para consulta das informações da NF-e (Chave de Acesso);
auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
Como se observa, é uma característica do documento eletrônico (NF-e, no caso sob análise) não poder ser extraviado, tendo em vista se tratar de um documento de existência apenas digital. Porém, eventualmente pode ocorrer a hipótese de seu Danfe ser extraviado, nesta hipótese o contribuinte emitente poderá reimprimir o Danfe para suprir essa ocorrência.
Neste sentido, vale mencionar a hipótese de o documento auxiliar ser impresso pelo contribuinte em uma única cópia para acompanhar o trânsito de mercadorias, ressalvada a ocasião em que a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, nesse caso, o Danfe deve ser impresso em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.
A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP), prestando orientação aos contribuintes por meio de respostas a dúvidas frequentes relacionadas ao uso da NF-e, recomenda a reimpressão do Danfe pelo emitente da NF-e para encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário em casos de extravio do Danfe original, conforme se observa na questão nº 9 do Perguntas Frequentes - Nota Fiscal Eletrônica:
Base Legal: Arts. 1º, § único, 14 e 15 da Portaria CAT nº 162/2008 e; Questão 9 do Perguntas Frequentes - Nota Fiscal Eletrônica (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
5) Reconstituição da escrita fiscal:
A escrita fiscal somente será reconstituída quando, evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de registros corretivos, for:
autorizada pelo Fisco, a requerimento do contribuinte;
determinada pelo Fisco.
Registra-se que o descumprimento das obrigações acessórias, instituídas pela legislação do ICMS, sujeitará o contribuinte paulista às penalidades previstas no artigo 527 do RICMS/2000-SP , quando a infração for apurada por meio de procedimento de fiscalização. Dentre as penalidades previstas neste dispositivo, destacamos o artigo 527, caput, V, "m" do RICMS/2000-SP que está assim redigido:
(4) O débito apurado em decorrência da reconstituição ficará sujeito à atualização monetária e aos acréscimos legais.
Base Legal: Arts. 226 e 527, caput, V, "m" do RICMS/2000-SP e; Art. 1º, § 3º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
6) Alteração cadastral:
No caso de alteração cadastral decorrente de mudança de endereço do estabelecimento e no caso de aquisição de estabelecimento de outra pessoa jurídica, por compra e venda, doação, permuta, ou outra forma permitida em direito, que resulte na transferência da titularidade do estabelecimento o contribuinte deverá:
indicar, por qualquer meio indelével, os dados cadastrais alterados, nos livros e documentos fiscais que continuarem a ser utilizados;
inutilizar os impressos de documentos fiscais em uso, caso pretenda confeccionar novos impressos, hipótese na qual a numeração deverá seguir a sequência.
A adaptação de livros ou documentos fiscais, conforme prevista na alínea "a" acima, deverá ser efetuada uma única vez.
(5) Leia também nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Mudança de endereço" e veja todos os procedimentos fiscais que deverão ser observados por ocasião da mudança de endereço de estabelecimento, principalmente no que se refere ao ICMS e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Base Legal: Art. 1º, caput, III, § 4º da Portaria CAT nº 17/2006 (Checado pela Valor Consulting em 01/10/19).
Este material foi escrito no dia 29/08/2016 pela Equipe Técnica da Valor Consulting e está atualizado até a legislação vigente em 01/10/2019 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.
"Valor Consulting. Perda, extravio ou inutilização de livros ou documentos fiscais (Área: ICMS paulista). Disponível em: https://www.valor.srv.br/matTecs/matTecsIndex.php?idMatTec=475. Acesso em: 17/10/2019."

References: artigo 224
 artigo 1
 artigo 226
 artigo 1
 artigo 527
 artigo 527