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SOMMARIO. Adottati con delibera del Consiglio di Amministrazione del 27 febbraio PDF
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Rita Tommasi
1 PRIINCIIPII DII AUTODIISCIIPLIINA DII IINFRASTRUTTURE WIIRELESS IITALIIANE Adottati con delibera del Consiglio di Amministrazione del 27 febbraio 2015 SOMMARIO Articolo 1 Principi generali pag. 2 Articolo 2 Regole di comportamento pag. 2 Articolo 3 Composizione del Consiglio di Amministrazione pag. 2 Articolo 4 Ruolo del Consiglio di Amministrazione pag. 3 Articolo 5 Funzionamento del Consiglio di Amministrazione pag. 4 Articolo 6 Comitato per le nomine e la remunerazione pag. 5 Articolo 7 Comitato per il controllo e i rischi pag. 6 Articolo 8 Collegio Sindacale pag. 7 Articolo 9 Sistema di controllo interno e di gestione dei rischi pag. 7 1
2 1. PRINCIPI GENERALI 1.1 Infrastrutture Wireless Italiane ( INWIT o la Società ) aderisce al Codice di Autodisciplina redatto dal Comitato per la Corporate Governance di Borsa Italiana, nell edizione del luglio 2014 (di seguito, il Codice di Borsa Italiana ). La Società, soggetta ad attività di direzione e coordinamento di Telecom Italia S.p.A., si uniforma, ove compatibili, alle regole e le prassi di corporate governance da quest ultima adottate. 1.2 Il presente documento deroga e/o integra il quadro delle regole applicabili con riferimento a compiti e funzionamento degli organi della Società. Per tutto quanto qui non previsto si applicano principi e criteri del Codice di Borsa Italiana. 2. REGOLE DI COMPORTAMENTO 2.1 Nello svolgimento della propria attività i componenti gli organi sociali si attengono al rispetto della normativa applicabile, del Codice Etico del Gruppo Telecom Italia, dello Statuto e del Codice di Borsa Italiana. 2.2 Gli Amministratori, i Sindaci e i dirigenti rilevanti ai sensi della normativa in materia di insider dealing e le persone ai medesimi strettamente legate si astengono dal compimento di operazioni su azioni della Società (e dell eventuale società controllante) e sugli strumenti finanziari ad esse collegati, dal giorno successivo alla chiusura di ciascun periodo contabile fino alla diffusione dei relativi dati economico finanziari, definitivi o di preconsuntivo. Il Consiglio di Amministrazione può determinare, in via straordinaria, ulteriori periodi durante i quali vige l obbligo di astensione ovvero la sua sospensione. 2.3 Il Consiglio di Amministrazione individua nei key managers/executive officers dell impresa gli esponenti del management rispetto ai quali trovano applicazione gli obblighi informativi nei confronti del pubblico e di astensione dal compimento di operazioni su strumenti finanziari, di cui al punto precedente. 3. COMPOSIZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 3.1 La Società raccomanda che i propri azionisti esercitino i loro diritti di candidatura e di nomina dei componenti gli organi collegiali considerando le raccomandazioni del Codice di Borsa Italiana, la best practice, e le valutazioni espresse dal Consiglio di Amministrazione e/o dal Collegio Sindacale nelle rispettive relazioni, ferma restando la necessità che l organo amministrativo sia composto in maggioranza da Amministratori indipendenti. 3.2 In principio non è considerato compatibile con lo svolgimento dell incarico di amministratore di INWIT il ricoprire incarichi di amministrazione o controllo in più di cinque società, diverse da quelle soggette a direzione e coordinamento di Telecom Italia S.p.A. ovvero da essa controllate o a essa collegate, quando si tratti (i) di società quotate ricomprese nell indice FTSE/MIB, ovvero (ii) di società operanti in via prevalente nel settore finanziario nei confronti del pubblico ovvero (iii) di società che svolgano attività bancaria o assicurativa; non è inoltre considerato compatibile il cumulo in capo allo stesso amministratore di un numero di incarichi esecutivi superiore a tre in società di cui sub (i), (ii) e (iii). Qualora un Amministratore ricopra cariche in più società, facenti parte del medesimo gruppo, si tiene conto, ai fini del computo del numero degli incarichi, di una sola carica ricoperta nell ambito di tale gruppo. 2
3 3.3 In punto di limiti al cumulo delle cariche, resta ferma la facoltà per il Consiglio di Amministrazione di effettuare caso per caso una diversa valutazione, tenuto conto della dimensione, dell organizzazione, nonché dei rapporti partecipativi sussistenti fra le diverse società. Detta valutazione sarà resa pubblica nell ambito della relazione annuale sul governo societario. 4. RUOLO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 4.1 Il Consiglio di Amministrazione svolge un ruolo d indirizzo e supervisione strategica, perseguendo l obiettivo primario della creazione di valore per l azionista in un orizzonte di mediolungo periodo, tenendo altresì conto dei legittimi interessi dei restanti stakeholders. 4.2 Nello svolgere i compiti ad esso attribuiti dalla normativa applicabile, dallo Statuto e dal Codice di Borsa Italiana 1, al Consiglio di Amministrazione fa carico in particolare la responsabilità complessiva del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, ivi inclusa la definizione della natura e del livello di rischio compatibile con gli specifici obiettivi strategici dell impresa. 4.3 Sono esemplificativamente considerati aventi incidenza notevole sull attività della Società e del Gruppo, e come tali sono soggetti a deliberazione consiliare: a) gli accordi con competitors che per l oggetto, gli impegni, i condizionamenti, i limiti che ne possono derivare incidano durevolmente sulla libertà delle scelte strategiche imprenditoriali (ad esempio partnership, joint venture, ecc.); b) gli investimenti e i disinvestimenti di valore superiore a 50 milioni di euro e comunque gli atti di acquisto e disposizione di partecipazioni, ovvero di aziende o rami di azienda che abbiano rilevanza strategica nel quadro della complessiva attività imprenditoriale; le operazioni che 1 Ai sensi del punto 1.C.1. del Codice di Borsa Italiana, il consiglio di amministrazione in particolare: a) esamina e approva i piani strategici, industriali e finanziari dell emittente e del gruppo di cui esso sia a capo, monitorandone periodicamente l attuazione; definisce il sistema di governo societario dell emittente e la struttura del gruppo; b) definisce la natura e il livello di rischio compatibile con gli obiettivi strategici dell emittente; c) valuta l adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile dell emittente nonché quello delle controllate aventi rilevanza strategica, con particolare riferimento al sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; d) stabilisce la periodicità, comunque non superiore al trimestre, con la quale gli organi delegati devono riferire al consiglio circa l attività svolta nell esercizio delle deleghe loro conferite; e) valuta il generale andamento della gestione, tenendo in considerazione, in particolare, le informazioni ricevute dagli organi delegati, nonché confrontando, periodicamente, i risultati conseguiti con quelli programmati; f) delibera in merito alle operazioni dell emittente e delle sue controllate, quando tali operazioni abbiano un significativo rilievo strategico, economico, patrimoniale o finanziario per l emittente stesso; a tal fine stabilisce criteri generali per individuare le operazioni di significativo rilievo; g) effettua, almeno una volta all anno, una valutazione sul funzionamento del consiglio stesso e dei suoi comitati nonché sulla loro dimensione e composizione, tenendo anche conto di elementi quali le caratteristiche professionali, di esperienza, anche manageriale, e di genere dei suoi componenti, nonché della loro anzianità di carica. Nel caso in cui il consiglio di amministrazione si avvalga dell opera di consulenti esterni ai fini dell autovalutazione, la relazione sul governo societario fornisce informazioni sull identità di tali consulenti e sugli eventuali ulteriori servizi da essi forniti all emittente o a società in rapporto di controllo con lo stesso; h) tenuto conto degli esiti della valutazione di cui alla lettera g), esprime agli azionisti, prima della nomina del nuovo consiglio, orientamenti sulle figure professionali la cui presenza in consiglio sia ritenuta opportuna; i) fornisce informativa nella relazione sul governo societario: (1) sulla propria composizione, indicando per ciascun componente la qualifica (esecutivo, non esecutivo, indipendente) il ruolo ricoperto all interno del consiglio (ad esempio presidente o chief executive officer, come definito nell articolo 2), le principali caratteristiche professionali nonché l anzianità di carica dalla prima nomina; (2) sulle modalità di applicazione del presente articolo 1 e, in particolare, sul numero e sulla durata media delle riunioni del consiglio e del comitato esecutivo, ove presente, tenutesi nel corso dell esercizio nonché sulla relativa percentuale di partecipazione di ciascun amministratore; (3) sulle modalità di svolgimento del processo di valutazione di cui alla precedente lettera g); j) al fine di assicurare la corretta gestione delle informazioni societarie, adotta, su proposta dell amministratore delegato o del presidente del consiglio di amministrazione, una procedura per la gestione interna e la comunicazione all esterno di documenti e informazioni riguardanti l emittente, con particolare riferimento alle informazioni privilegiate. 3
4 possono comportare, nel loro svolgimento o al loro termine, impegni e/o atti di acquisto e/o disposizione di tale natura e portata; c) l assunzione di finanziamenti per importi superiori a 50 milioni di euro, nonché l erogazione di finanziamenti e il rilascio di garanzie nell interesse di società non controllate per importi superiori a 50 milioni di euro; le operazioni che possono comportare, nel loro svolgimento o al loro termine, impegni e/o atti di tale natura e portata; d) il listing e il delisting in mercati regolamentati europei o extraeuropei di strumenti finanziari emessi dalla Società o da società del Gruppo: e) gli atti e le operazioni che comportano: (i) ingresso in (oppure uscita da) mercati merceologici; (ii) il superamento di più del 25% (venticinque per cento) del controvalore complessivo degli investimenti industriali previsti a budget; f) le operazioni di cui sopra da realizzarsi da società controllate. 5. FUNZIONAMENTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 5.1 Il Consiglio di Amministrazione stabilisce un calendario annuale delle riunioni, su proposta del Presidente, con un agenda di lungo periodo degli argomenti suscettibili di programmazione. Ferme le riunioni previste in calendario, il Consiglio di Amministrazione si riunisce ogni qual volta lo richieda, a giudizio del Presidente, l interesse della Società; si riunisce altresì su iniziativa dei Consiglieri e dei Sindaci, ai sensi di legge e di Statuto. Ogni Consigliere ha facoltà di proporre argomenti di discussione per le riunioni del Consiglio; spetta al Consiglio decidere se e quando l argomento sarà fatto oggetto di esame. 5.2 Per lo svolgimento dei suoi compiti il Presidente del Consiglio di Amministrazione si avvale dell ausilio del Segretario del Consiglio di Amministrazione. Per il miglior funzionamento dell organo, collabora nelle forme opportune con gli Amministratori Esecutivi, il Lead Independent Director, i Presidenti dei Comitati e del Collegio Sindacale. 5.3 Il Presidente, di sua iniziativa o su richiesta degli intervenuti, può invitare a presenziare alle riunioni manager del Gruppo, ovvero altri soggetti esterni al Consiglio. Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili assiste, su invito del Presidente, alle riunioni consiliari, quando nelle stesse si discutano argomenti ricompresi nell ambito delle sue attribuzioni. 5.4 In caso d urgenza e fatte salve le riserve di legge e Statuto, il Presidente del Consiglio di Amministrazione esercita i poteri nelle materie di competenza del Consiglio di Amministrazione; degli atti compiuti e delle decisioni assunte riferisce a Consiglieri e Sindaci mediante comunicazione apposita e comunque nella prima seduta consiliare utile, motivando l urgenza. 5.5 Il Presidente promuove l organizzazione di incontri di Consiglieri e Sindaci con gli Amministratori Esecutivi, esponenti del management del Gruppo ed esperti, per l esame di tematiche di interesse della Società e del Gruppo, a fini di formazione, aggiornamento o approfondimento. 5.6 Il Consiglio di Amministrazione designa un Amministratore indipendente quale Lead Independent Director. Il Lead Independent Director funge da punto di riferimento e coordinamento delle istanze e dei contributi degli Amministratori indipendenti e in genere degli Amministratori non esecutivi; egli può avvalersi delle strutture della Società e ha facoltà di convocare apposite riunioni di soli Amministratori indipendenti per la discussione di temi di interesse rispetto al 4
5 funzionamento del Consiglio di Amministrazione o alla gestione dell impresa, con possibilità di invitare ai lavori esponenti del management del Gruppo. 5.7 Il Consiglio di Amministrazione, di regola, costituisce al proprio interno un Comitato per le nomine e la remunerazione, un Comitato per il controllo e i rischi. I comitati interni non dispongono di attribuzioni esclusive, ma là dove ne viene previsto l intervento da parte del Codice di Borsa Italiana o del presente documento il Consiglio di Amministrazione motiva l eventuale assunzione delle proprie determinazioni in assenza di preventiva loro proposta e/o istruttoria. 6. COMITATO PER LE NOMINE E LA REMUNERAZIONE 6.1 Il Consiglio di Amministrazione costituisce un Comitato per le nomine e la remunerazione, composto da Amministratori indipendenti, fra cui, se presente, almeno un Consigliere tratto da una lista di minoranza presentata a norma di Statuto. Almeno un membro del Comitato possiede adeguate competenze in materia finanziaria o di politiche retributive. 6.2 Ai lavori del Comitato, che nell espletamento delle proprie funzioni si avvale delle strutture della Società ovvero di consulenti esterni di sua scelta, assiste il Presidente del Collegio Sindacale o altro Sindaco di volta in volta designato dallo stesso. Possono comunque partecipare anche gli altri Sindaci. 6.3 Fermi i compiti a esso attribuiti dal Codice di Borsa Italiana 2, il Comitato: a) definisce modalità e tempi di effettuazione della valutazione annuale del Consiglio di Amministrazione; b) propone i criteri di riparto del compenso complessivo annuo stabilito dall Assemblea per l intero Consiglio; c) svolge gli ulteriori compiti a esso attribuiti dal Consiglio di Amministrazione. 6.4 Il Comitato riferisce al Consiglio sull attività svolta nelle forme più opportune, e comunque di volta in volta nella prima riunione utile. 6.5 Al Comitato che fra i suoi componenti nomina un Presidente, il quale ne coordina i lavori e si fa suo portavoce verso il Consiglio di Amministrazione e il suo Presidente si applicano, in quanto compatibili, le regole di funzionamento previste per il Consiglio di Amministrazione. 7. COMITATO PER IL CONTROLLO E I RISCHI 2 Ai sensi del punto 6.C.5. del Codice di Borsa Italiana, il comitato per la remunerazione in particolare: valuta periodicamente l adeguatezza, la coerenza complessiva e la concreta applicazione della politica per la remunerazione degli amministratori e dei dirigenti con responsabilità strategiche, avvalendosi a tale ultimo riguardo delle informazioni fornite dagli amministratori delegati; formula al consiglio di amministrazione proposte in materia; presenta proposte o esprime pareri al consiglio di amministrazione sulla remunerazione degli amministratori esecutivi e degli altri amministratori che ricoprono particolari cariche nonché sulla fissazione degli obiettivi di performance correlati alla componente variabile di tale remunerazione; monitora l applicazione delle decisioni adottate dal consiglio stesso verificando, in particolare, l effettivo raggiungimento degli obiettivi di performance. Inoltre il punto 5.C.1. del Codice di Borsa Italiana investe il comitato per le nomine delle seguenti funzioni: a) formulare pareri al consiglio di amministrazione in merito alla dimensione e alla composizione dello stesso ed esprimere raccomandazioni in merito alle figure professionali la cui presenza all interno del consiglio sia ritenuta opportuna nonché sugli argomenti di cui agli artt. 1.C.3 (limite al cumulo degli incarichi) e 1.C.4 (deroghe al divieto di concorrenza ex art c.c.); b) proporre al consiglio di amministrazione candidati alla carica di amministratore nei casi di cooptazione, ove occorra sostituire amministratori indipendenti. 5
6 7.1 Il Consiglio di Amministrazione costituisce un Comitato per il controllo e i rischi, composto da Amministratori indipendenti, fra cui, se presente, almeno un Consigliere tratto da una lista di minoranza presentata a norma di Statuto. Almeno un membro del Comitato possiede adeguate competenze in materia contabile e finanziaria o di gestione dei rischi. 7.2 Ai lavori del Comitato, che nell espletamento delle proprie funzioni si avvale delle strutture della Società ovvero di consulenti esterni di sua scelta, assistono il Presidente del Collegio Sindacale o altro Sindaco di volta in volta designato dallo stesso; possono comunque partecipare anche gli altri Sindaci. Hanno facoltà di assistere gli Amministratori Esecutivi, in relazione ai compiti loro spettanti rispetto a controlli e gestione dei rischi. Ove ritenuto opportuno in relazione alle tematiche da trattare, il Comitato e il Collegio Sindacale si riuniscono congiuntamente. 7.3 Fermi i compiti e le attribuzioni a esso conferiti dal Codice di Borsa Italiana 3 e dalle regole interne aziendali 4, il Comitato: a) esercita una funzione di alta supervisione in materia di corporate social responsibility, vigilando sulla coerenza delle azioni realizzate con i principi posti dal Codice etico del Gruppo e con i valori in cui il Gruppo si riconosce; b) svolge gli ulteriori compiti a esso attribuiti dal Consiglio di Amministrazione. 7.4 Il Comitato riferisce sull attività svolta al Consiglio nelle forme più opportune, e comunque di volta in volta nella prima riunione utile. 7.5 Al Comitato che fra i suoi componenti indipendenti nomina un Presidente, il quale ne coordina i lavori e si fa suo portavoce verso il Consiglio di Amministrazione e il suo Presidente si applicano, in quanto compatibili, le regole di funzionamento previste per il Consiglio di Amministrazione. 8. COLLEGIO SINDACALE 8.1 Il Collegio Sindacale svolge le attività a esso affidate dall ordinamento nazionale. Al Collegio Sindacale possono essere attribuite le funzioni dell organismo di vigilanza ex d.lgs. n. 231/ Fermi i poteri e le facoltà attribuiti ai Sindaci dalla legge, la Società mette a disposizione del Collegio Sindacale apposite strutture interne con funzioni di supporto, la possibilità di chiedere alla Ai sensi del punto 7.C.2. del Codice di Borsa Italiana, il comitato controllo e rischi, nell assistere il consiglio di amministrazione: a) valuta, unitamente al dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e sentiti il revisore legale e il collegio sindacale, il corretto utilizzo dei principi contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato; b) esprime pareri su specifici aspetti inerenti alla identificazione dei principali rischi aziendali; c) esamina le relazioni periodiche, aventi per oggetto la valutazione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, e quelle di particolare rilevanza predisposte dalla funzione internal audit; d) monitora l autonomia, l adeguatezza, l efficacia e l efficienza della funzione di internal audit; e) può chiedere alla funzione di internal audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree operative, dandone contestuale comunicazione al presidente del collegio sindacale; f) riferisce al consiglio, almeno semestralmente, in occasione dell approvazione della relazione finanziaria annuale e semestrale, sull attività svolta nonché sull adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi. Il riferimento è alla Procedura per l effettuazione di operazioni con parti correlate, adottata dalla Società ai sensi del Regolamento Consob n /2010 in data [ ]. In coerenza con le determinazioni assunte dal Consiglio di Amministrazione di Telecom Italia S.p.A., il Consiglio di Amministrazione di INWIT in data 27 gennaio 2015 ha deliberato di attribuire al Collegio Sindacale le funzioni dell'organismo di vigilanza di cui decreto legislativo 8 giugno 2001, n
7 Direzione Internal Audit e alle funzioni di compliance di Telecom Italia S.p.A. lo svolgimento di specifiche verifiche e l accesso a consulenti esterni di sua scelta. 8.3 Il Collegio Sindacale si dota di una procedura disciplinante la ricezione, la conservazione e il trattamento di segnalazioni, esposti e denunce, anche da parte dei dipendenti e in forma anonima. 9. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E DI GESTIONE DEI RISCHI 9.1 Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi si articola e opera secondo i principi e i criteri del Codice di Borsa Italiana. Esso è parte integrante del generale assetto organizzativo della Società e del Gruppo e contempla una pluralità di attori che agiscono in modo coordinato in funzione delle responsabilità rispettivamente di indirizzo e supervisione strategica del Consiglio di Amministrazione, di presidio e gestione degli Amministratori Esecutivi e del management, di monitoraggio e supporto al Consiglio di Amministrazione del Comitato per il controllo e i rischi, di vigilanza del Collegio Sindacale. 9.2 Il Consiglio di Amministrazione, anche tenuto conto dell essere la Società parte di un gruppo, definisce le linee di indirizzo del sistema, di cui istituzione e mantenimento sono affidati agli Amministratori Esecutivi, ciascuno rispetto all area a esso delegata, e al Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili della Società per l ambito di competenza. A loro fanno carico l identificazione dei rischi e i controlli di primo e secondo livello. 9.3 L adeguatezza e l efficacia dell esercizio delle attribuzioni così conferite, degli assetti organizzativi e dei processi operativi rilevanti sono monitorate per il tramite del Comitato per il controllo e i rischi e fatte oggetto di valutazione del Consiglio di Amministrazione almeno annuale, in sede di relazione sul governo societario. Più in generale il Comitato per il controllo e i rischi assicura al Consiglio un generale supporto istruttorio in materia, relazionandosi con i principali attori di livello manageriale, il revisore legale e il Collegio Sindacale. 9.4 INWIT in forza di specifico contratto, soggetto ad approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società si avvale in tutto o in parte di fornitori esterni (anche appartenenti al Gruppo Telecom Italia) per lo svolgimento delle attività di controllo di secondo e terzo livello. Le predette funzioni riferiscono dell attività svolta agli organi sociali di INWIT. 7

References: Articolo 1
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 Articolo 3
 Articolo 4
 Articolo 5
 Articolo 6
 Articolo 7
 Articolo 8
 Articolo 9
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