Source: https://www.notariofranciscorosales.com/que-es-un-documento/
Timestamp: 2018-12-16 08:04:06+00:00

Document:
Qué es un documento - Notario Francisco Rosales
Acabo de caer en la cuenta de que este blog cumple hoy un año de vida (lo cual en términos de internet es casi la mayoría de edad) y siendo Notario, no he dedicado ni una sola entrada al elemento básico de mi trabajo que es: el documento.
Hablar de un Notario y no hablar de documentos, es como hablar de futbol y no hablar de goles.
Pretendo subsanar el error, y dedicar: no una sino varias entradas a los distintos tipos de documentos (públicos, privados, fehacientes, oficiales), pero esta simplemente pretendo que sea un sencillo homenaje a la base del trabajo de todo Notario, en general, y jurista en particular.
Efectivamente el documento es la base del derecho, así si habláramos de un abogado o de un juez, y no habláramos de demandas, escritos, oficios, autos y sentencias, estaríamos convirtiendo un juzgado en un carnaval en el que encima todos tienen el mal gusto de disfrazarse de negro.
Sin embargo los juristas hemos sido incapaces de dar un concepto de documento; es más nos preocupamos mucho por los documentos que nos presentan y los que elaboramos, sin embargo y como mucho sólo nos ocupamos del documento para resolver los problemas de nuestra propia disciplina jurídica.
Confieso que muchas veces para la elaboración de un post me limito a mirar en lo que llamo “San Google” alguna palabra relacionada con los Notarios, y ante la desoladora experiencia de no ver casi nada publicado por mis compañeros suelo animarme a escribir.
Por una vez y sin que sirva de precedente, me ha encantado ver que lo primero que sale es Wikipedia, y que su definición de lo que es un documento me parece adecuada, pero el tratamiento escaso; más completo es el trabajo de Don Félix del Valle, profesor de la Universidad Complutense de Madrid, que aparece en segundo lugar.
¿De donde viene la palabra documento?
Para no variar del latín, y concretamente del verbo “docere”, que significa enseñar o mostrar, y efectivamente el documento siempre enseña algo.
Resulta que la misma etimología y significado tiene también la palabra docencia, lo cual es lógico, pues el documento es la base del aprendizaje.
Lo cierto es que los juristas somos seres muy orgullosos, y poco amigos de recibir lecciones, y quizá por ese motivo nos hemos ocupado escasamente del documento, pues se pondrían de manifiesto nuestras múltiples limitaciones.
¿Es el documento la base del derecho?
El documento no es la base del derecho, es la base de la civilización, y prueba de ello es que la diferencia entre la historia y la prehistoria es la diferencia entre el momento en el que sabemos los sucesos (porque hay alguna constancia de ello) y el momento anterior en el que todos nos imaginamos a un ser que en la escala evolutiva anda más cerca del mono que del hombre.
Pero ya en la conocida como prehistoria están las pinturas rupestres que documentaban el día a día y los misterios que preocupaban a nuestros ancestros (y curiosamente se discute si los neandertales eran seres humanos u homínidos, pero lo cierto es que también hacían sus pinturas rupestres).
Se habla del ser humano como un animal capaz de sentir emociones, y se discute si algunos animales pueden o no sentir emociones, pero lo cierto es que el único animal capaz de hacer un documento es el ser humano.
¿Cuál es el concepto de documento?
Muy eruditamente la Wikipedia dice que el documento es la constancia de algo en un soporte.
¿De qué se deja constancia? ¿Cómo se deja constancia? ¿Quién deja constancia? ¿Qué soporte se usa para dejar constancia?, pues parece que pocos se ocupan del tema (y desde luego la Wikipedia no está para eso).
He formulado estas preguntas, porque en futuras entradas, me centraré fundamentalmente en las dos últimas y por ello hablaré de los documentos públicos y privados (en realidad veremos que hay muchos errores en la materia) así como de los documentos electrónicos (discrepo de mi amiga Susana González Ruisánchez, que prefiere hablar de archivos).
Creo que ahora hay que hablar del documento sin más.
¿Cuáles son los requisitos de un documento?
Sin embargo creo que más que definir el documento lo correcto es estudiar sus componentes, y por ello e intentando superar a la Wikipedia (cosa más difícil de lo que parece) y siguiendo a Don Miguel Ángel Sendín García, podemos decir que el documento son tres cosas:
Una incorporación o registro de ese contenido al soporte
¿Cómo es el soporte de un documento?
Pues creo que la respuesta es que cualquier soporte, y no sólo el escrito sirve para un documento, y cualquier lenguaje o grafía es válido para que surja el documento.
El soporte puede ser el papel, el lienzo, la piedra o el informático.
La grafía igualmente puede ser la escritura, la pintura o el lenguaje binario.
¿Qué dice la ley sobre el soporte del documento?
Pues más bien poco, dejando al margen las leyes más al uso como el Código Civil, o la Ley de Enjuiciamiento Civil
El artículo 26 del Código Penal considera documento todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones.
El artículo 37 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común habla del documento “cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora, o en imagen o el tipo de soporte material en el que figuren.
El artículo 28 de la Ley de Patrimonio Histórico Nacional entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material incluso los informáticos.
El artículo 24.2 de Servicios en la sociedad de la información (ley 34/2002) acepta el valor probatorio en juicio del soporto electrónico en el que conste un contrato celebrado vía electrónica
El artículo 3 de la ley de firma electrónica (ley 59/2003) define los documentos electrónicos y distingue los documentos electrónicos públicos de los privados.
¿Qué dice la jurisprudencia sobre el soporte del documento?
Sorprende que en este sentido la jurisprudencia haya avanzado tanto y tan rápido, aunque más que del concepto de documento, y como es lógico se ocupe del documento como medio de prueba.
La STS de 3 de Julio de 1989 aceptó unas fotografías como medio de prueba de unas obras no consentidas en un edificio en régimen de propiedad horizontal.
La STS de 30 de Noviembre de 1992, ya aceptaba un vídeo como medio de prueba, aunque condicionando la eficacia probatoria a que pudiera adverarse y certificarse la autenticidad, veracidad y fidelidad del mismo.
La STS de 3 de Noviembre de 1997 en el ámbito contencioso administrativo acepta por primera vez (que yo sepa) el documento electrónico como medio de prueba.
La STS de 2 de Diciembre de 2000, en este caso en sede penal, y hablando de la estafa mercantil consideraba que ya antes del actual artículo 26 del Código Penal se aceptaba por la jurisprudencia que un disquete, un ordenador, un vídeo pueden considerarse documentos.
La STS 4 de Noviembre de 2009 dice “El soporte papel ha sido superado por las nuevas tecnologías de la documentación e información. Cualquier sistema que permita elaborar ideas, declaraciones, informes o datos susceptibles de ser reproducidos en su momento, suple con ventajas al tradicional documento escrito, siempre que existan instrumentos técnicos que permitan acreditar la fiabilidad y seguridad de los impresos en soporte magnético“.
¿Qué contenido ha de tener el soporte para que dicho soporte sea considerado un documento?
No podemos confundir el documento con el soporte del mismo, pues un documento sin mensaje es como una botella de vino sin vino: un simple recipiente de escaso valor.
Lo que da valor al documento no es en si el soporte, sino el contenido, la botella será siempre la misma, pero no es lo mismo que en ella haya vino peleón que un vino de calidad.
Lo importante es el mensaje que contiene el documento, y este mensaje puede ser un pensamiento humano o un estado de alguna cosa; y para un jurista lo decisivo es que dicho mensaje tenga alguna trascendencia jurídica (sea porque desde un principio esta fue la finalidad del documento, sea porque no siendo esta su finalidad, al final acaba entre otros efectos, produciendo consecuencias jurídicas).
¿Cómo se incorpora el contenido al soporte, y surge así el documento?
Creo que aquí la intervención del ser humano es el elemento decisivo, y el que hace que de hablar de un simple hecho o conjuntos de hechos que constan en un soporte, pasemos a hablar de un documento.
Evidentemente los hechos tienen un soporte, pero dicho soporte (por ejemplo el código genético) no es un documento.
Es la intervención humana dejando constancia más o menos voluntaria de algo en un soporte lo que distingue el hecho del documento.
Siempre se dijo “dame mihi factum dabo tibi ius” (dame a mi los hechos que yo te daré el derecho -podría traducirse-), siendo que el documento es la forma más habitual de presentar los hechos, y por ello de la calidad del documento probablemente dependerá la calidad de la sentencia que obtengamos.
Pero el documento tiene mayor utilidad que la simplemente jurídica, y el ser un medio de prueba; no podemos confundir el documento con sus efectos jurídicos, pues por ejemplo elo supondría convertir la literatura en mera propiedad intelectual.
No existen ni documentos mejores ni peores, simplemente hay distintos formatos y distintos efectos, pero la obsesión que se mantiene por el documento impreso en papel es absurda, y prueba de ello es que cuando el hombre decidió mandar una nave espacial con información sobre la raza humana no eligió un formato en papel, sino que la nave espacial Voyager 1 lleva un disco de gramófono.
El formato cambia, y frente a la piedra, las tablillas de barro o de cera y el pergamino, durante siglos el éxito del papel fue impresionante, y gracias a la imprenta se pudo salir de una oscura edad media a la edad moderna.
Sin embargo la irrupción de los ordenadores personales ha provocado tres efectos:
Un sin fin de tipos de archivos electrónicos que contienen la más variada información.
Una complejidad del documento, pues el archivo informático, además del contenido que se trata de dar a conocer, tiene un contenido interno adicional, que va desde los elementos que permiten ser leídos por un dispositivo electrónico, hasta datos adicionales, en incluso ocultos (sean o no con fines maliciosos). Todo ello sin perjuicio de una necesidad de formación tecnológica que cada vez más es necesaria en los operadores jurídicos.
Una necesidad de seguridad en dichos archivos electrónicos, que se traduce en la necesidad de acreditar: su confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad.
En todo caso, creo que estas últimas cuestiones merecen muchos más post, y de hecho están en elaboración, aunque desconozco cuando los publicaré.
PD.- Me gustaría dedicar este artículo a mi hermana María José Rosales de Salamanca Rodríguez, pues sin su santa paciencia conmigo, y su ayuda documental desde su puesto en la biblioteca de la Academia Sevillana del Notariado, este artículo no hubiera visto jamás la luz.
PDD.- Para los amantes de las estadísticas, acabo de comprobar que: ante las 115.678 visitas desde ese 16-10-2013, y las 30.569 visitas en este último mes, sólo puedo reafirmarme en lo que escribía en el mes de agosto cuando me tomé una vacaciones, especialmente en las gracias a todos vosotros en general y a mi mujer en particular.

References: artículo 26
 artículo 37
 artículo 28
 artículo 24
 artículo 3
 artículo 26