Source: https://www.prw-consulting.de/datenschutz/
Timestamp: 2020-07-12 23:34:43+00:00

Document:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit einer Geschäftsanbahnung (z. B. Anfrage, Erstberatung, Telefon- oder E-Mail-Kontakt, Angebotserstellung), auf Messen (z. B. Visitenkarten) oder aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Stammdaten (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung), steuerliche Daten (Steuernummer) oder Korrespondenzdaten (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen, Mandatsbetreuung, Beratungsprotokolle, Sachverhalte aus den laufenden Projekten oder Anfragen).
a) Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)
Wenn und soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft z. B. den Erhalt elektronischer Kundeninformationen. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben.
Ihre Daten werden zur Anbahnung oder Durchführung unserer Verträge mit Ihnen verarbeitet, d.h. beispielsweise zur Erbringung unserer Dienstleistungen (z. B. Anfragen im Bereich Datenschutzrecht, etc.) Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den jeweiligen Service- und Produktbeschreibungen und den dazugehörigen Vertragsunterlagen. Des Weiteren werden die Daten zur Pflege des Kundenmanagementsystems verarbeitet.
Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb der PRW Consulting GmbH Gesellschaften (München, Kaiserslautern, Den Haag) nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z. B. Kundenbetreuung, IT, Vertrieb und Marketing). Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet wurden (Art. 28 DSGVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten. Hierzu zählen z. B. Dienstleister im Bereich Kundenbetreuung, Abrechnung, IT und Logistik. Daneben geben wir Daten nur an Personen oder Stellen weiter, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Auf Grund des Einsatzes von Microsoft Office 365 kann nicht ausgeschlossen werden, dass Servicedienstleistungen aus einem Drittland erfolgen. Der hierzu notwendige Vertrag (Microsoft Service Online Terms „OST“) wurde abgeschlossen.
Datenschutzhinweise für Videokonferenzen
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (im Folgenden „Teams“). Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, der Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert.
Wir nutzen Teams, um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Meetings und Webinare durchzuführen (im Folgenden „Teams-Meetings“).
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Teams-Meetings“ steht, ist die PRW Consulting GmbH, Leonrodstr. 54, 80636 München, vertreten durch die Geschäftsführer Wilfried Reiners und Ralph Bösling, Telefon + 49 89 210977-70, E-Mail info@prw-consulting.de
Hinweis: Sofern Sie die Website von Teams aufrufen, ist der Anbieter von Teams (Microsoft Corporation) für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Website ist für die Nutzung von Teams jedoch nur dann erforderlich, wenn Teams online und nicht als Teams-App (z. B. für Windows, MacOS, iOS oder Android) genutzt wird.
Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen möchten oder können, sind die Funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die ebenso über die Website von Microsoft bereitgestellt wird.
3. Wie erreichen Sie unsere Datenschutzbeauftragte?
Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Teams-Meeting“ zur Verfügung stellen.
Insbesondere folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Nutzer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird);
Metadaten: Thema des Meetings, Beschreibung,
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Teams-Meeting“ die Chat-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Teams-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummschalten;
Wenn wir „Teams-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt.
Sofern eine Aufzeichnung erfolgt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des „Teams-Meeting-Chats“.
Wenn es für Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Teams-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der PRW Consulting GmbH verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage des § 26 BDSG. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Teams-Meetings“.
Gegenüber Kunden und Interessenten ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Teams-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder, auf Anfrage des Interessenten, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.
Bei Aufzeichnungen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, welche vorab eingeholt wird.
6. Inwieweit nutzen wir Ihre Daten für die Profilbildung?
7. Geben wir Daten weiter und wenn ja, an wen?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Teams-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese Daten nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb der PRW Consulting GmbH Gesellschaften (München, Kaiserslautern, Den Haag) nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z. B. Kundenbetreuung, IT, Vertrieb und Marketing).
Der Anbieter von Teams (Microsoft Corporation) erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit Microsoft vorgesehen ist.
8. Übermitteln wir Daten in sog. Drittländer?
Im Rahmen der Nutzung von Teams werden personenbezogene Daten an die europäischen Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations, Ltd. übermittelt und dort gespeichert. Jedoch ist ein Zugriff von Personen aus einem Drittland nicht auszuschließen, da der Support auch von Microsoft Mitarbeitern erfolgen kann, die nicht in der europäischen Union ihren Sitz haben. Die PRW Consulting GmbH beachtet dabei die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 50 DSGVO. Der hierzu notwendige Vertrag (Microsoft Service Online Terms „OST“) wurde abgeschlossen.
Sonstige Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in sogenannte Drittländer, das heißt in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an internationale Organisationen, werden durch uns nicht vorgenommen.
Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation erhalten sie hier:
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).

References: § 26
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 44
 § 34
 § 35
 § 19