Source: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32008D0456:CS:NOT
Timestamp: 2013-12-06 11:53:42+00:00

Document:
EUR-Lex - 32008D0456 - CS
2008/456/ES: Rozhodnutí Komise ze dne 5. března 2008 , kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES o zřízení Fondu pro vnější hranice na období 2007 až 2013 jako součásti obecného programu Solidarita a řízení migračních toků s ohledem na řídicí a kontrolní systémy členských států, dále pravidla pro správní a finanční řízení a způsobilost výdajů na projekty spolufinancované tímto fondem (oznámeno pod číslem K(2008) 789)
Úř. věst. L 167, 27.6.2008, s. 1—68 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Zvláštní vydání v chorvatském jazyce Kapitola 19 Svazek 003 S. 231 - 298
dokumentu: 05/03/2008
Opraveno 32008D0456R(01) Pozměněno 32009D0538 Změna Příloha 11PT I.4.1 od /F/DATE
Pozměněno 32009D0538 Nahrazení Příloha 11 PT V.3 od /F/DATE
Pozměněno 32009D0538 Změna Příloha 5 Odstavec A PT 4.1 od /F/DATE
Pozměněno 32009D0538 Nahrazení Článek 23.1 od /F/DATE
Pozměněno 32010D0069 Vložení Článek 24.4 od /F/DATE
Pozměněno 32010D0069 Nahrazení Článek 24 Hlava od /F/DATE
Pozměněno 32011D0148 Změna Příloha III od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Změna Příloha IV od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Příloha IX Hlava od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Změna Příloha V od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Změna Příloha VIII od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Příloha XI Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 11 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 21 .1 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 24 .3 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Vložení Článek 25 .1 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 25 .2 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 26 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 37 od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 40 .3.B od 02/03/2011
Pozměněno 32011D0148 Nahrazení Článek 9.1 Věta 2 od 02/03/2011
32004D0926 Vybrat všechny dokumenty, kde je tento dokument uveden
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES o zřízení Fondu pro vnější hranice na období 2007 až 2013 jako součásti obecného programu Solidarita a řízení migračních toků s ohledem na řídicí a kontrolní systémy členských států, dále pravidla pro správní a finanční řízení a způsobilost výdajů na projekty spolufinancované tímto fondem
(oznámeno pod číslem K(2008) 789)
(2008/456/ES)
s ohledem na rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES ze dne 23. května 2007 o zřízení Fondu pro vnější hranice na období 2007 až 2013 jako součásti obecného programu "Solidarita a řízení migračních toků" [1], a zejména na článek 25, čl. 33 odst. 5, čl. 35 odst. 6 a čl. 37 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
(1) Je nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly provádět akce Fondu, zejména určit, za jakých okolností mohou projekty provádět přímo odpovědné orgány. Další opatření by měla být stanovena i pro pověřené orgány.
(2) Je nutné určit seznam postupů a/nebo praktických opatření, které mají různé pověřené orgány stanovit a respektovat při provádění Fondu.
(3) Je nutné stanovit povinnosti, které by měly mít odpovědné orgány v souvislosti s konečnými příjemci ve fázi vedoucí k výběru a schválení projektů, které budou financovány a v souvislosti s aspekty, které budou zahrnuty do postupů a ověření výdajů vykazovaných konečným příjemcem a/nebo partnery v projektu, včetně správního ověření žádostí o úhradu a ověření jednotlivých projektů na místě.
(4) V zájmu zajištění řádné kontroly výdajů v rámci ročních programů je nezbytné stanovit kritéria, jimž by měly odpovídat auditní stopy, aby bylo možné je pokládat za dostatečnou.
(5) Audity projektů a systémů jsou prováděny v odpovědnosti auditního orgánu. Aby se zaručilo, že audity mají odpovídající rozsah a účinnost a že jsou ve všech členských státech prováděny podle stejných norem, je nezbytné stanovit podmínky, které by měly audity splňovat, včetně základu pro výběr vzorků.
(13) Aby se zaručilo, že členské státy provádějí fond účinně a v souladu se zásadami řádného finančního řízení, měl by být přijat soubor společných pravidel pro způsobilost výdajů z fondu. Aby se snížila administrativní zátěž konečných příjemců a určených orgánů, měly by být za určitých podmínek způsobilé paušální sazby pro nepřímé náklady.
(14) Je nezbytné stanovit prováděcí pravidla pro podporu na provádění zvláštního režimu průjezdu zřízeného nařízením Rady (ES) č. 693/2003 [4] a nařízením Rady (ES) č. 694/2003 [5].
(15) V souladu s články 1 a 2 protokolu o postavení Dánska připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství není pro Dánsko toto rozhodnutí závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že rozhodnutí č. 574/2007/ES navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, rozhodne se Dánsko v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.
(16) Toto rozhodnutí rozvíjí ustanovení schengenského acquis, kterého se Spojené království neúčastní, v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis [6], a v souladu s následným rozhodnutím Rady 2004/926/ES ze dne 22. prosince 2004 o uvedení v platnost částí schengenského acquis pro Spojené království Velké Británie a Severního Irska [7]. Rozhodnutí proto není pro Spojené království závazné ani použitelné.
(17) Toto rozhodnutí rozvíjí ustanovení schengenského acquis, kterého se Irsko neúčastní v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis [8]. Rozhodnutí proto není pro Irsko závazné ani použitelné.
(18) Ve vztahu k Islandu a Norsku se rozhodnutím č. 574/2007/ES, které spadá do oblasti upravené v bodech A a B článku 1 rozhodnutí Rady 1999/437/ES ze dne 17. května 1999 o některých opatřeních pro uplatňování dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, rozvíjí ustanovení schengenského acquis [9] ve smyslu dohody uzavřené Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis [10].
(19) Ve vztahu ke Švýcarsku je rozhodnutí č. 574/2007/ES rozpracováním ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarska k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis [11], jež spadá do oblasti uvedené v čl. 4 odst. 1 rozhodnutí Rady o podpisu této smlouvy za Evropské společenství a o prozatímním uplatňování některých jejích ustanovení.
(20) Opatření stanovená tímto rozhodnutím jsou v souladu se stanoviskem řídícího výboru fondu,
Článek 10 Dohody o grantech s konečnými příjemci, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
Článek 16 Auditní stopa
Článek 34 Odpovědnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
Část III Ustanovení specifická pro fond pro vnější hranice
Kapitola 2 Zvláštní režim průjezdu
Článek 40 Podpora provádění zvláštního režimu průjezdu
Článek 41 Určení
1. Tímto rozhodnutím se stanoví pravidla provádění fondu, pokud jde o
e) informace a propagaci;
2. Níže uvedená ustanovení se použijí, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem [12].
- "základní akt": Rozhodnutí č. 574/2007/ES,
- "fond": Fond pro vnější hranice zřízený základním aktem,
- "čtyři fondy": Evropský uprchlický fond, Fond pro vnější hranice, Evropský návratový fond a Evropský fond pro integraci státních příslušníků třetích zemí, zřízené rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES [13], č. 574/2007/ES a č. 575/2007/ES [14] a rozhodnutím Rady 2007/435/ES [15] jako součásti obecného programu "Solidarita a řízení migračních toků",
- "odpovědný orgán": orgán určený členským státem podle čl. 27 odst. 1 písm. a) základního aktu,
- "certifikační orgán": orgán určený členským státem podle čl. 27 odst. 1 písm. b) základního aktu,
- "auditní orgán": orgán určený členským státem podle čl. 27 odst. 1 písm. c) základního aktu,
- "pověřený orgán": orgán určený členským státem podle čl. 27 odst. 1 písm. d) základního aktu,
- "určené orgány": všechny orgány určené členským státem podle článku 27 základního aktu,
- "akce": akce Fondu, jako jsou akce uvedené ve zvláštních cílech uvedených v článku 4 a akce uvedené v článku 6 základního aktu,
- "konečný příjemce": právnická osoba odpovědná za provádění projektů, např. nevládní organizace, federální, vnitrostátní, regionální či místní orgány, jiné neziskové organizace, soukromé či veřejnoprávní společnosti nebo mezinárodní organizace,
- "strategické pokyny": rámec pro zásah ze strany fondu, přijatý rozhodnutím Komise 2007/599/ES [16],
- "zvláštní priorita": soubor akcí, které jsou ve strategických pokynech definovány jako zvláštní priority a které umožňují spolufinancování ve vyšším poměru v souladu s čl. 16 odst. 4 základního aktu,
- "nesrovnalost": jakékoli porušení ustanovení právních předpisů Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu Společenství,
- "podezření na podvod": nesrovnalost, která zavdává podnět k zahájení správního nebo soudního řízení na vnitrostátní úrovni s cílem určit, zda došlo k úmyslnému jednání, a zejména zda došlo k podvodu podle čl. 1 odst. 1 písm. a) Úmluvy, vypracované na základě článku K.3 Smlouvy o Evropské unii, o ochraně finančních zájmů Evropských společenství [17],
- "úpadek": úpadkové řízení ve smyslu čl. 2 písm. a) nařízení Rady (ES) č. 1346/2000 [18],
- "dohoda o grantu": dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě členské státy poskytují konečnému příjemci granty na provádění projektu v rámci fondu.
Pověřovací akt obsahuje alespoň
3. Vedením komunikace s Komisí podle čl. 27 odst. 1 písm. a) základního aktu nelze žádný subjekt pověřit. Pověřený orgán s Komisí komunikuje prostřednictvím odpovědného orgánu.
Určené orgány mohou některé ze svých úkolů zadat externím smluvním partnerům, za tyto úkoly však zůstávají odpovědné v souladu s povinnostmi vymezenými v článcích 29, 31 a 32 základního aktu.
V souladu s čl. 33 odst. 2 základního aktu a s ohledem na zásadu proporcionality vypracují členské státy příručku, v níž stanoví postupy a praktická opatření pro
h) přípravu a provádění auditu;
j) potvrzování výdajů;
m) auditní stopu.
V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých projektů podle čl. 16 odst. 6 základního aktu, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů nebo v mimořádných situacích, lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán v případech, kdy se rozhodne provést projekty přímo, neboť vzhledem k povaze projektu není možné provést jej jinak, např. v situaci právně daného monopolu nebo z bezpečnostních důvodů. V těchto případech se pravidla týkající se konečného příjemce vztahují obdobným způsobem i na odpovědný orgán.
2. Odpovědný orgán při provádění projektů zaručí, že je respektována zásada ekonomické výhodnosti, a zabrání střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování projektu v rámci fondu obsahuje informace nezbytné k monitorování spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů. Všechna související ustanovení, která jsou pro dohodu o grantu stanovena v čl. 10 odst. 2, jsou upřesněna v právním nástroji rovnocenné formy.
6. Pokud se očekává, že u projektů, které jsou spolufinancovány fondem, odpovědný orgán pravidelně jedná jako orgán výkonný
b) úkoly odpovědného orgánu definované v článku 29 základního aktu tím nejsou ovlivněny v případě, že odpovědný orgán rovněž provádí projekty přímo.
7. Pokud se od pověřeného orgánu očekává, že bude v případě projektů spolufinancovaných fondem jednat jako orgán výkonný, nesmí být tento pověřený orgán jediným konečným příjemcem prostředků, jejichž správa mu byla svěřena.
Výzvy k předkládání návrhů upřesňují
b) výběrová kritéria, která odpovídají čl. 16 odst. 5 základního aktu, a příslušné související doklady;
2. Pro účely výběru projektů a udělování grantů odpovědný orgán zaručí, že jsou případní příjemci informováni o následujících zvláštních podmínkách týkajících se projektů, které mají být provedeny
b) o časových lhůtách provádění a
Dohody o grantech s konečnými příjemci, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
1. Odpovědný orgán stanoví podrobné postupy řízení projektu, které se mimo jiné týkají
2. Dohody o grantech mimo jiné stanoví
a) nejvyšší částky grantu;
b) maximální procentní podíl příspěvku Společenství v souladu s čl. 16 odst. 4 základního aktu;
h) vymezení způsobilých nákladů;
j) podmínky týkající se auditní stopy;
Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, dohody o grantech stanoví, že při provádění projektů musejí koneční příjemci a/nebo partneři v rámci projektu zadávat zakázky na základě nabídkového řízení uchazeči, jehož nabídka je ekonomicky nejvýhodnější, a musejí dbát na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, lze však smlouvy, jejichž hodnota je nižší než 5000 EUR, uzavřít bez nabídkového řízení na základě jediné nabídky.
b) maximální spolufinancování vyplývající z vynásobení celkových způsobilých nákladů na příslušný projekt procentním podílem stanoveným v čl. 16 odst. 4 základního aktu (tj. 50 % nebo 75 %) a
c) částka vyplývající z uplatnění zásady neziskovosti definované v bodě I.3.3 přílohy 11.
1. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 17 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.
2. Technická pomoc z podnětu členských států, definovaná v článku 18 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.
1. Ověření prováděná podle čl. 29 odst. 1 písm. g) základního aktu odpovědným orgánem nebo na jeho odpovědnost zahrnují podle potřeby správní, finanční, technické a hmotné aspekty projektu.
Ověřením je zaručeno, že jsou vykázané výdaje skutečné a z hlediska projektu odůvodněné, že projekty, jimž byl udělen grant, byly provedeny v souladu s dohodou o grantu, že je příspěvek Společenství v souladu s pravidly, a to zejména pokud jde o strukturu financování definovanou v článku 16 základního aktu, že žádosti konečného příjemce o úhradu jsou správné a že projekty a výdaje jsou v souladu s pravidly Společenství a vnitrostátními pravidly, rovněž je zaručeno, že nedojde ke dvojímu financování výdajů z jiných režimů Společenství nebo vnitrostátních režimů a za jiná programová období.
b) ověření alespoň reprezentativního vzorku podkladů týkajících se všech okruhů rozpočtu přiloženého k dohodě o grantu, ohledně vhodnosti, přesnosti a způsobilosti výdajů, příjmů a nákladů účelově vázaných příjmů, které koneční příjemci vykázali;
c) ověření jednotlivých projektů na místě, a to alespoň na reprezentativním vzorku, který zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů, a s ohledem na všechny určené rizikové faktory, s cílem získat s přihlédnutím k míře rizika stanovené odpovědným orgánem rozumné záruky ohledně zákonnosti souvisejících transakcí a jejich souladu s právními přepisy.
2. O každém ověření je veden záznam uvádějící provedené činnosti, datum, výsledky a opatření přijatá k odstranění zjištěných chyb. Odpovědný orgán zajistí, aby byly všechny podklady týkající se provedených ověření uchovávány k dispozici Komisi a Účetnímu dvoru po dobu pěti let po ukončení projektu. Běh této lhůty se přeruší buď v případě soudního řízení, nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise.
1. Pro účely čl. 29 odst. 1 písm. k) základního aktu se auditní stopa považuje za náležitou, pokud splňuje tato kritéria:
a) umožňuje, aby souhrnné částky certifikované Komisi souhlasily s podrobnými účetními záznamy a s podklady certifikačního orgánu, odpovědného orgánu, pověřených orgánů a konečných příjemců, pokud jde o projekty spolufinancované fondem;
d) pro každý projekt podle potřeby obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty vztahující se na postupy zadávání veřejných zakázek a zprávy o provedených ověřeních a auditech.
1. Audity uvedené v čl. 32 odst. 1 písm. a) a b) základního aktu se provádějí prostřednictvím řídicích a kontrolních systémů zřízených členskými státy a na vzorku projektů vybraných metodou, která byla schválena auditním orgánem.
Metoda výběru vzorků
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
Metoda použitá pro výběr vzorku bude zdokumentována.
3. Audit projektů se provádí na místě na základě dokumentace a záznamů konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu. Audity ověří, že
b) vykázané výdaje odpovídají účetním záznamům a podkladům konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu a že tyto záznamy odpovídají podkladům odpovědného orgánu či jakéhokoli pověřeného orgánu;
d) využití nebo zamýšlené využití projektu je v souladu s cíli, akcí či opatřeními stanovenými v článcích 3, 4, 5, 6 a 18 základního aktu;
e) veřejné či soukromé příspěvky byly konečnému příjemci vyplaceny v souladu s čl. 16 odst. 2 základního aktu;
f) je prováděna náležitá auditní stopa;
g) nedochází k žádnému střetu zájmů a bylo dosaženo ekonomické výhodnosti, a to zejména v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán projektu.
4. Pouze výdaje v rozsahu auditu prováděného podle odstavce 3 se započtou do částky výdajů podrobených auditu pro účely čl. 32 odst. 1 písm. b) základního aktu. Pokud se audit provádí před ukončením projektu, zohlední se pro výpočet míry hrazení pouze výdaje, které byly skutečně podrobeny auditu.
5. Pokud jsou zjištěné problémy zřejmě systémové povahy, a mohou tudíž ohrozit další projekty, auditní orgán zajistí, aby bylo provedeno další šetření včetně dodatečných auditů v případech, kdy je to nezbytné, aby se stanovil rozsah těchto problémů. Příslušné orgány přijmou nezbytná preventivní a nápravná opatření.
6. Auditní orgán vypracuje na základě výsledků auditu výdajů vykázaných Komisi závěry a sdělí je Komisi ve výroční auditní zprávě. U ročních programů, u nichž se četnost chyb nachází nad úrovní významnosti ve výši 2 % příspěvku Společenství, provede auditní orgán analýzu významu této chyby a učiní nezbytná opatření včetně vhodných doporučení, která budou sdělena přinejmenším prostřednictvím výroční auditní zprávy.
1. V případech, kdy auditní orgán vydá kvalifikované stanovisko či nepříznivé stanovisko k fungování řídicího a kontrolního systému, certifikační orgán ověří, zda byly tyto informace zaslány Komisi. Certifikační orgán také zajistí, že odpovědný orgán provede odpovídající akční plán, aby účinně obnovil fungování řídicího a kontrolního systému a posoudil dopad nefunkčnosti na prohlášení o výdajích.
1. Podle čl. 10 odst. 2 základního aktu může být rozsah, v němž jsou informace, jež mají členské státy o využívání fondu k dispozici, předávány Komisi prostřednictvím dokumentů uvedených v této kapitole, úměrný částce příspěvku Společenství, která byla přidělena příslušnému členskému státu, případně lze tyto informace poskytnout formou shrnutí.
1. Popis řídicích a kontrolních systémů podle čl. 33 odst. 4 a čl. 34 odst. 2 základního aktu se předloží v souladu se vzorem uvedeným v příloze 1.
c) na žádost Komise předloží přepracovaný popis, dojde-li k vícero důležitým změnám.
1. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 2 víceletý program uvedený v článku 21 základního aktu.
2. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 3 roční programy uvedené v článku 23 základního aktu.
1. Pro účely přepracování ročního programu schváleného Komisí podle čl. 23 odst. 4 základního aktu předloží příslušné členské státy Komisi návrh přepracovaného ročního programu do 1. května roku následujícího po referenčním roce. Komise přepracovaný návrh přezkoumá a co nejdříve schválí postupem podle čl. 23 odst. 4 základního aktu.
1. Členské státy předkládají Komisi zprávy o pokroku při provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 41 odst. 4 základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 4.
2. Členské státy předkládají Komisi závěrečné zprávy o provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 42 odst. 1 písm. b) základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 5.
1. Auditní strategie uvedená v čl. 32 odst. 1 písm. c) základního aktu se vypracuje podle vzoru v příloze 6.
2. Vyjma případů, kdy oběma posledním ročním programům přijatým Komisí odpovídá roční příspěvek Společenství, který je nižší než 1 milion EUR, předkládá auditní orgán výroční auditní plán každoročně před 15. únorem, a to počínaje rokem 2009. Auditní plán bude vypracován jako příloha auditní strategie v souladu se vzorem v příloze 6. Jedná-li se o kombinovanou auditní strategii podle čl. 32 odst. 2 základního aktu, může být předložen kombinovaný auditní plán.
3. Auditní zpráva a stanoviska podle čl. 32 odst. 3 písm. a) a b) základního aktu vycházejí z auditů systémů a auditů projektů prováděných v souladu s auditní strategií a jsou vypracovány podle vzorů v přílohách 7.A a 7.B.
4. Prohlášení o platnosti uvedené v čl. 32 odst. 3 písm. c) základního aktu vychází z veškerých auditních činností provedených auditním orgánem, případně z dodatečných kontrol. Prohlášení o platnosti se vypracuje v souladu se vzorem uvedeným v příloze 7.C.
5. Pokud je rozsah šetření jakkoli omezen nebo neumožňuje-li zjištěná výše neoprávněných výdajů provést stanovisko bez výhrad v rámci výročního stanoviska uvedeného v čl. 32 odst. 3 písm. b) základního aktu nebo v prohlášení uvedeném v písmeni c) téhož článku, uvede auditní orgán důvody a odhadne rozsah problému a jeho finanční dopad.
1. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o druhou předběžnou platbu podle čl. 41 odst. 4 základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 8.
2. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o závěrečnou platbu podle čl. 42 odst. 1 písm. a) základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 9.
1. V souladu se vzory v přílohách 4 a 5 nahlásí členské státy prostřednictvím zpráv o pokroku nebo závěrečných zpráv o provádění ročních programů Komisi veškeré nesrovnalosti, které se staly předmětem prvotního správního nebo soudního zjištění.
Zpráva uvede
c) datum a zdroj první informace vedoucí k podezření, že došlo k nesrovnalosti;
d) postupy použité při vzniku nesrovnalosti;
c) případy, na něž konečný příjemce dobrovolně upozornil odpovědný orgán dříve, než je tento orgán sám zaznamenal, ať již před, nebo po vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů;
2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další podrobné údaje o
a) případných ostatních zúčastněných členských státech a třetích zemích;
c) vnitrostátních orgánech nebo subjektech, které vypracovaly úřední zprávu o nesrovnalosti, a o orgánech, které jsou pověřeny se nesrovnalostí zabývat z administrativního nebo soudního hlediska;
d) datu prvotního administrativního nebo soudního zjištění nesrovnalosti;
e) totožnosti fyzických a právnických osob nebo jiných zúčastněných subjektů, kromě případů, kdy tato informace není důležitá pro účely potírání nesrovnalostí vzhledem k povaze dané nesrovnalosti;
g) výši příspěvku z veřejných zdrojů, kterého se nesrovnalost týká, a výši příslušného ohroženého příspěvku Společenství;
h) částkách, které by bývaly byly neoprávněně vyplaceny, pokud by nesrovnalost nebyla zjištěna, v případech, kdy nebyl vyplacen příspěvek z veřejných zdrojů podle písmene g) osobám nebo jiným zjištěným subjektům;
i) případném odložení plateb a možnostech získání příspěvku zpět;
Podávání hlášení o následných krocích – případy, kdy se nepodaří získat částky zpět
c) důvodech pro upuštění od postupů navrácení;
1. Odpovědný orgán zajistí, že jsou klíčové údaje o víceletých a ročních programech patřičným způsobem šířeny, že obsahují údaje o příslušných finančních příspěvcích a jsou k dispozici všem zúčastněným stranám.
b) popis postupů hodnocení žádostí o financování a popis daných časových období;
c) kritéria výběru projektů, které budou financovány;
d) kontaktní údaje osob, které mohou poskytnout informace o ročních programech.
Odpovědnosti odpovědných orgánů týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
1. Odpovědný orgán zajistí, aby byla informační a propagační opatření prováděna se zaměřením na co možná nejširší zastoupení v médiích a s použitím různých forem a metod komunikace na příslušné územní úrovni.
a) alespoň jednu hlavní informační činnost za rok počínaje rokem 2008, která propaguje zahájení víceletého programu nebo představuje úspěchy ročního programu (ročních programů);
b) každoroční zveřejnění, alespoň na internetových stránkách, seznamu konečných příjemců, názvů projektů a částky finančních prostředků z veřejných zdrojů a finančních prostředků Společenství, které byly na tyto projekty poskytnuty. Adresa internetových stránek se sdělí Komisi.
Odpovědnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
2. Konečný příjemce trvale vyvěsí nápadnou tabulku výrazných rozměrů, a to nejpozději do tří měsíců po dokončení projektu, pokud splňuje tato kritéria:
b) daná operace sestává z nákupu hmotného předmětu nebo z financování infrastruktury nebo stavebních projektů.
Na tabulce bude uveden typ a název projektu. A navíc informace uvedené v článku 35 zaberou nejméně 25 % tabulky.
3. Pokud projekt získal finanční prostředky v rámci ročního programu spolufinancovaného fondem, konečný příjemce zajistí, aby byli účastníci projektu o tomto financování informováni.
1) symbol Evropské unie v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze 10 a odkaz na Evropskou unii;
2) odkaz na fond;
3) prohlášení, které vybere odpovědný orgán a které zdůrazňuje přidanou hodnotu příspěvku Společenství.
Pokud jde o malé propagační předměty nebo o propagační předměty, které se týkají dvou či více ze čtyř fondů, body 1 a 3 se nepoužijí.
1. Členské státy a Komise přijmou veškerá nezbytná opatření, aby předešly jakémukoli neoprávněnému zveřejnění informací uvedených v čl. 29 odst. 1 písm. h) základního aktu, informací shromážděných Komisí v průběhu kontrol na místě a informací uvedených v kapitole 4 nebo nezákonnému přístupu k nim.
Kromě řádně podepsaných dokumentů v tištěné podobě, uvedených v kapitole 3, se informace rovněž zasílají v elektronické podobě, kdykoli je to možné.
1. Pokud Komise vyvíjí počítačový systém pro bezpečnou výměnu údajů mezi Komisí a jednotlivými členskými státy při provádění fondu, jsou o tom členské státy informovány a na vlastní žádost se mohou do vývoje takového počítačového systému zapojit.
4. Jakékoli náklady na rozhraní mezi běžným počítačovým systémem a celostátními, regionálními a místními počítačovými systémy a jakékoli náklady na přizpůsobení celostátních, regionálních a místních systémů technickým požadavkům společného systému jsou způsobilé podle článku 18 základního aktu.
USTANOVENÍ SPECIFICKÁ PRO FOND PRO VNĚJŠÍ HRANICE
1. Ke stanovení způsobilosti výdajů na akci financovanou v rámci ročních programů uvedených v čl. 37 odst. 4 základního aktu se použijí pravidla stanovená v příloze 11.
2. Tato pravidla se použijí na konečné příjemce a vztahují se obdobným způsobem na partnery v rámci projektu.
3. Členské státy jsou oprávněny používat přísnější vnitrostátní pravidla pro určení způsobilosti, než jaká jsou stanovena tímto rozhodnutím.
Podpora provádění zvláštního režimu průjezdu
1. V rámci víceletého programu Litevské republiky má být zřízena podpora na provádění zvláštního tranzitního režimu, na který se odkazuje v článku 6 základního aktu, a tato podpora bude prováděna na základě ročních plánů Litevské republiky.
Pravidla uvedená v základním aktu a v tomto rozhodnutí, která se týkají provádění ročních programů, se obdobným způsobem vztahují na podporu na provádění zvláštního režimu průjezdu. Z fondu budou hrazeny veškeré dodatečné náklady vzniklé při provádění zvláštního ustanovení acquis týkajícího se takového průjezdu.
2. Částka, která má být na tuto podporu přidělena, se pro každý roční program stanoví v souladu s článkem 6 základního aktu a v mezích rozpočtových položek uvedených v čl. 14 odst. 12 základního aktu.
3. Pokud jde o ušlé poplatky, akce bude probíhat od 1. ledna roku uvedeného ve finančním rozhodnutí, kterým se schvaluje roční program, až do 31. prosince tohoto roku.
Pokud jde o dodatečné náklady, akce bude probíhat od 1. ledna roku uvedeného ve finančním rozhodnutí, kterým se schvaluje roční program:
a) pokud jde o platy zaměstnanců konkrétně provádějící zvláštní režim průjezdu, do 31. prosince tohoto roku;
b) pokud jde o dodatečné náklady, do 31. prosince následujícího roku.
4. Částka, jež má být přidělena na tuto podporu v rámci každého ročního programu, nesmí být použita na jinou akci.
[2] Úř. věst. L 281, 23.11.1995, s. 31. Směrnice pozměněná nařízením (ES) č. 1882/2003 (Úř. věst. L 284, 31.10.2003, s. 1).
[4] Úř. věst. L 99, 17.4.2003, s. 8.
[5] Úř. věst. L 99, 17.4.2003, s. 15.
[7] Úř. věst. L 395, 31.12.2004, s. 70.
[11] Úř. věst. L 370, 17.12.2004, s. 78.
[13] Úř. věst. L 144, 6.6.2007, s. 1.
[14] Úř. věst. L 144, 6.6.2007, s. 45.
[15] Úř. věst. L 168, 28.6.2007, s. 18.
[16] Úř. věst. L 233, 5.9.2007, s. 3.
[17] Úř. věst. C 316, 27.11.1995, s. 49.
[18] Úř. věst. L 160, 30.6.2000, s. 1. Nařízení naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 681/2007 (Úř. věst. L 159, 20.6.2007, s. 1).
PŘÍLOHA I Vzor popisu řídicích a kontrolních systémů
PŘÍLOHA II Vzor víceletého programu
PŘÍLOHA III Vzor ročního programu
PŘÍLOHA IV Vzor zprávy o pokroku v provádění ročního programu
PŘÍLOHA V Vzor závěrečné zprávy o pokroku v provádění ročního programu
B. Žádost o vyplacení zůstatku/prohlášení o splatné úhradě
PŘÍLOHA VI Vzor auditní strategie
Příloha (přílohy) k auditní strategii: Roční plány
PŘÍLOHA VII Vzor zprávy auditního orgánu
A. Výroční auditní zpráva
B. Stanovisko k fungování řídicích a kontrolních systémů
PŘÍLOHA VIII Vzorové prohlášení o výdajích za druhou platbu předběžného financování
PŘÍLOHA IX Vzorové prohlášení o výdajích zaplatbu zůstatku
PŘÍLOHA X Pokyny k používání znaku a a definice standardních barev
PŘÍLOHA XI Pravidla pro způsobilost výdajů – fond pro vnější hranice
VZOR POPISU ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ
ČLENSKÝ STÁT:FOND(Y):HLAVNÍ KONTAKTNÍ MÍSTO:POSKYTNUTÉ INFORMACE POPISUJÍ SITUACI KE DNI:
1.1.2 Uvedení, zda se řídicí a kontrolní systémy používají
Pokud se nepoužívají, uvedení data, kdy se začnou používat.
1.1.3 Informace o tom, zda Komise pro dané řídicí a kontrolní systémy vydala povolení čerpat jiné finanční nástroje Společenství (připadá-li toto v úvahu)
1.3.5 Informace o tom, zda může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných tímto fondem rovněž jednat jako výkonný orgán
1.4.4 Specifikace funkcí vykonávaných pověřeným orgánem (popř. pověřenými orgány) přímo a (připadá-li v úvahu nebo se plánuje) ostatními institucemi spadajícími pod pověřený orgán (popř. pověřené orgány) (zadávání úkolů externím subjektům)
1.4.6 Informace o tom, zda může pověřený orgán (popř. pověřené orgány) u projektů spolufinancovaných z tohoto fondu rovněž jednat jako výkonný orgán
1.6.7 Pokud může odpovědný orgán u projektů spolufinancovaných z daného fondu jednat rovněž jako výkonný orgán, popis opatření zajišťujících nezávislost auditního orgánu podle ustanovení článku 8.
Pokyny pro oddíly 2–4První část každé tabulkyPopis procesů by měl obsahovat úkoly, které by měl vykonávat každý určený orgán (či instituce, za niž nese odpovědnost) a interakci mezi danými orgány. Tento popis by měl být stručný, nicméně by měl srozumitelně vysvětlovat způsob fungování daných procesů v praxi.Druhá část každé tabulkyV kontrolním seznamu by se mělo vyznačit, zda bylo daného cíle dosaženo či ne, a dále by se zde měly uvést jakékoli relevantní informace. Pokud cíle dosaženo nebylo, podejte prosím vysvětlení, případně uveďte datum očekávaného splnění úkolu.V případě formalizované formy postupů je nutné dodat odkaz na příslušný dokument.
2.1Stanovení určených orgánů a dohled nad nimi |
Stručný popis procesu zakládání jednotlivých určených orgánů [Týká se všech orgánů.] |
2 | Členské státy poskytly určeným orgánům pokyny k zajištění řádného finančního řízení (v podobě školení či příruček). | ANO/NE | |
4 | Byla přijata opatření s cílem zajistit, aby počet zaměstnanců daného orgánu, jejich odborná zkušenost i pracovní zařazení v hierarchii odpovídaly funkcím těchto orgánů. | ANO/NE | |
2.2Oddělení funkcí |
Stručný popis opatření pro zajištění správného oddělení funkcí [Týká se všech orgánů.] |
1 | Byla stanovena pravidla pro podepisování smluv či dohod o grantech, která mají zajistit správné rozdělení funkcí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. | ANO/NE | |
2 | Byla stanovena pravidla pro zahajování finančních transakcí, jejich ověřování a udělování souhlasu s nimi, aby se zajistilo správné rozdělení funkcí mezi účastníky v rámci odpovědného orgánu. | ANO/NE | |
4 | Certifikační orgán se nebude účastnit výběrového řízení, provádění ani finančních transakcí týkajících se zdrojů Společenství. | ANO/NE | |
2.3Případná kontrola pověřeného orgánu (pověřených orgánů) |
Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] |
2 | Byly zavedeny postupy týkající se delegovaných úkolů a byl zkontrolován jejich soulad s pravidly definovanými v základním aktu či v prováděcích pravidlech. | ANO/NE | |
2.4Případná kontrola ostatních úkolů nevykonávaných samotnými orgány |
Stručný popis procesu [Týká se všech orgánů.] |
2 | V případě externího dodavatele auditorských služeb a v případě institucí jednajících v rámci odpovědnosti auditního orgánu je prováděn dohled k zajištění jednotné metodiky auditu a konzistence auditních prací. | ANO/NE | |
3.1Sestavení víceletých programů |
2 | Jsou stanoveny postupy, které mají kontrolovat konzistentnost víceletého programu se strategickými pokyny a jeho soulad s právem Společenství, a to zejména s těmi předpisy Společenství, jejichž záměrem je zabezpečit volný pohyb osob ve spojení s přímo souvisejícími doprovodnými opatřeními, které se týkají kontrol na vnějších hranicích, azylu a přistěhovalectví. | ANO/NE | |
3.2Sestavení ročních programů |
1 | Jsou vytvořeny postupy k zajištění: konzistentnosti ročních programů s víceletým programemzpůsobilosti akcí uvedených v ročních programechnávaznosti těchto akcí na jiné vnitrostátní a komunitární nástroje a toho, aby se vzájemně doplňovalysouladu s pravidly podílu spolufinancovánínávaznosti na priority, popř. zvláštní priority uvedené v strategických pokynech. | ANO/NE | |
2 | Jsou vytvořeny postupy umožňující úpravu ročního programu v případě řádně odůvodněných mimořádných situací uvedených v základním aktu (připadá-li v úvahu). | ANO/NE | |
4 | Jakákoli úprava finančního rozdělení ročního programu a její důvody jsou doloženy. | ANO/NE | |
5 | Jakákoli úprava způsobu provádění ročního programu, jež se nevztahuje k finančnímu rozpisu (např. úprava podoby a data výzvy k předložení návrhů nebo rozsah technické pomoci), a důvod pro ni jsou doloženy. | ANO/NE | |
3.3Sestavení auditní strategie a ročních auditních plánů |
Stručný popis procesu (Týká se auditního orgánu.) |
1 | Jsou stanovena pravidla k zajištění transparentní a řádné komunikace mezi odpovědným orgánem a auditním orgánem ve věci prováděných řídicích procesů a projektů prováděných před programovým obdobím a během něho. | ANO/NE | |
3.4Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán – připadá-li v úvahu |
Stručný popis důvodů, na jejichž základě odpovědný orgán provádí projekty přímo, a konkrétních opatření plánovaných k posílení řídicích a kontrolních systémů [Týká se všech orgánů.] |
2 | Jsou přijata zvláštní opatření, která mají zajistit, aby povaha a cíle daných projektů odpovídaly ustanovením definovaným pro fond. | | |
4 | Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že se při provádění projektů ze strany odpovědného orgánu zachovává ekonomická výhodnost. | ANO/NE | |
5 | Jsou stanoveny postupy k zajištění jednoznačnosti a úplnosti smluvních podmínek, jimiž se dané projekty řídí, především podmínek financování, platebních podmínek, pravidel způsobilosti a závazků týkajících se provozního a finančního výkaznictví. | ANO/NE | |
6 | Jsou přijata zvláštní opatření s cílem zajistit, že hlavní úkoly odpovědného orgánu stanovené v základním aktu nejsou prováděním projektů ze strany tohoto orgánu dotčeny. | ANO/NE | |
8 | Auditní strategie se bude zabývat konkrétními riziky, jež mohou souviset s prováděním projektů ze strany odpovědného orgánu. | ANO/NE | |
3.5Výběr a provádění projektů (odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel) |
1 | V případě výzvy k podávání návrhů (či nabídek v rámci nabídkového řízení) jsou stanovena pravidla zaručující volnou hospodářskou soutěž a odpovídající publicitu. | ANO/NE | |
2 | Kritéria výběru budou splňovat minimální požadavky stanovené v základním aktu. | ANO/NE | |
3 | Jsou stanoveny postupy pro přijetí návrhů (nebo nabídek v rámci nabídkového řízení). | ANO/NE | |
4 | Jsou stanoveny postupy, jež zajišťují, aby byly návrhy (nebo nabídky v rámci nabídkového řízení) posuzovány transparentním a nediskriminačním způsobem podle předem definovaných pravidel a kritérií. | ANO/NE | |
5 | Rozhodnutí o udělení grantu a smlouvy či dohody o grantech budou schváleny řádně pověřenou osobou. | ANO/NE | |
6 | Jsou stanoveny postupy zajišťující následné poskytnutí příslušných informací o výsledcích výběrového řízení účastníkům. | ANO/NE | |
7 | Jsou stanoveny postupy, pomocí nichž se sleduje, zda je plnění dohod o grantech či smluv v souladu se smluvními podmínkami. | ANO/NE | |
3.6Kontrola projektů prováděných konečnými příjemci |
3 | Odpovědný orgán se postará o to, aby koneční příjemci používali vhodný elektronický účetní systém. | ANO/NE | |
4 | Odpovědný orgán zajistí, aby koneční příjemci uplatňovali ustanovení týkající se viditelnosti finančního příspěvku EU. | ANO/NE | |
3.7Finanční řízení projektu |
2 | Před poskytnutím finančních prostředků či zpětným získáním částek bude provedena kontrola ověřující zejména: přesnost a řádnost žádosti o platbu s ohledem na pravidla způsobilosti týkající se daného fondu (daných fondů)zda výrobky či služby spolufinancované v rámci projektu byly skutečně dodánypřesnost, úplnost a skutečné vyplacení ostatních příspěvků poskytnutých z veřejných či soukromých zdrojůzda byly zohledněny výsledky auditní činnosti. | ANO/NE | |
3 | Budou provedena ověření, jejichž cílem je získat přiměřenou jistotu ohledně legálnosti a správnosti podkladových operací. | ANO/NE | |
5 | Bude se ověřovat, jak program doplňuje ostatní finanční programy Společenství, aby se předešlo dvojímu financování. | ANO/NE | |
3.8Nesrovnalosti, nápravy a navrácení částek |
Stručný popis procesu [Týká se jak odpovědného orgánu, tak pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, a certifikačního orgánu.] |
2 | Byly vytvořeny mechanismy, které mají zajistit včasné zjištění nesrovnalostí a bezprostřední přijetí nápravných opatření. | ANO/NE | |
3 | Jsou stanoveny postupy k zajištění informovanosti Komise o zjištěných nesrovnalostech, popř. přijatých nápravných opatřeních podle závazků stanovených v tomto rozhodnutí. | ANO/NE | |
4 | Byly stanoveny postupy, které mají zajistit řádné sledování vydaných příkazů k navrácení prostředků, popř. úroku z prodlení. | ANO/NE | |
5 | Pokud nelze příkaz k navrácení prostředků proplatit, budou zjištěny příčiny této situace s cílem posoudit, zda by měl členský stát dané finanční prostředky proplatit do rozpočtu Společenství či nikoliv. | ANO/NE | |
3.9Příprava a provádění auditu |
Stručný popis procesu [Týká se auditního orgánu, dále odpovědného orgánu a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů, coby potenciálních subjektů auditu a certifikačního orgánu coby příjemce výsledků.] |
2 | Pro auditory existuje auditní příručka vycházející z požadavků stanovených základním aktem. | ANO/NE | |
3 | Audity budou prováděny za účelem ověření účinného fungování řídicích a kontrolních systémů. | ANO/NE | |
4 | Kontroly způsobilosti výdajů budou vycházet z vhodného vzorku případů a budou zahrnovat přinejmenším 10 % způsobilých nákladů. | ANO/NE | |
5 | Ověření způsobilých výdajů se bude soustředit alespoň na dodržování, účinnost a účelnost následujících prvků: výběrového řízení, cílů projektu, reálnosti dosažení výsledků, způsobilosti výdajů, platnosti dokladů týkajících se výdajů, vnitrostátního spolufinancování, auditní stopy. | ANO/NE | |
7 | Projekty prováděné odpovědným orgánem budou předmětem pečlivého zkoumání. | ANO/NE | |
3.10Auditní zpráva o ročních programech a související prohlášení |
Stručný popis procesu [Týká se auditního orgánu.] |
3 | V případě výskytu systémových chyb či chyb překračujících úroveň významnosti bude zahájeno další šetření. | ANO/NE | |
4 | Auditní zpráva a související prohlášení budou schváleny řádně oprávněnou osobou. | ANO/NE | |
3.11Potvrzování výdajů |
Stručný popis procesu [Týká se především certifikačního orgánu, ale rovněž odpovědného a pověřeného orgánu, popř. pověřených orgánů.] |
1 | Jsou stanoveny postupy, které zajišťují, aby byly od odpovědného orgánu získány informace potřebné pro potvrzování výdajů. | ANO/NE | |
2 | Jsou definovány postupy, jež mají zajistit doručení auditní zprávy o každém ročním programu a souvisejících prohlášeních od auditního orgánu. | ANO/NE | |
4 | Ověření budou prováděna s cílem zajistit přesnost a úplnost prohlášení o výdajích (zejména o jakýchkoli úrocích získaných z předběžného financování od Komise jakož i o jejich skutečném využití jako vnitrostátního příspěvku). | ANO/NE | |
3.12Hodnocení programu |
1 | Pokyny z Komise týkající se hodnocení jsou šířeny a poskytovány všem případným konečným příjemcům a jiným zainteresovaným stranám. | ANO/NE | |
4 | Existují postupy, které zajišťují, aby bylo v souladu s požadavky základního aktu provedeno potřebné hodnocení. | ANO/NE | |
4.1Zdokumentování postupů |
3 | Stanovené postupy podávají jasné instrukce týkající se hlavních operací a vysvětlují rozhodovací procesy týkající se výkonu funkcí. | ANO/NE | |
4.2Účtování a vedení účetnictví |
1 | Jsou přijata opatření, která zajišťují úplnost, spolehlivost a správnost účetních záznamů. Účetní systém umožní zejména následující: kompletní zpětnou dohledatelnost zdrojů Společenství na úrovni konečných příjemců i projektůidentifikaci jakýchkoli úroků vzniklých na základě předběžného financování od Komiseidentifikaci vydaných příkazů k navrácení prostředků, popř. zda byly tyto proplaceny. | ANO/NE | |
4.3Podávání zpráv Komisi |
4.4Auditní stopa (audit trail) |
Popis řídicích a kontrolních systémů včetně příručky (příruček) týkající se postupů | | |
Výzvy k podávání návrhů/výzvy k podávání nabídek | | |
Podklady týkající se žadatele/podklady týkající se smlouvy | | |
Finanční zprávy a žádosti o platbu k financování projektu | | |
Platební příkazy/příkazy k navrácení prostředků | | |
Doklad o vyplacení/navrácení finančních prostředků | | |
Zprávy o auditech řídicích a kontrolních systémů prováděných na vnitrostátní úrovni | | |
Auditní zprávy o ročních programech | | |
Výroky auditora ohledně řídicích a kontrolních systémů | | |
5. SCHVÁLENÍ POPISU ŘÍDICÍCH A KONTROLNÍCH SYSTÉMŮ
Odpovědný orgán | Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto odpovědného orgánu. | Jméno: Funkce: Datum: |
| | podpis |
Certifikační orgán | Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto certifikačního orgánu. | Jméno: Funkce: Datum: |
Auditní orgán | Potvrzuji přesnost a úplnost informací týkajících se totožnosti a interních kontrolních systémů tohoto auditního orgánu a současně mohu potvrdit, že uvedené popisy poskytují spolehlivé informace o veškerých systémech řízení a kontroly. | Jméno: Funkce: Datum: |
 verze přepracovaná na základě hodnocení či problémů souvisejících s prováděním
ČLENSKÝ STÁT:FOND:ODPOVĚDNÝ ORGÁN:PŘEDMĚTNÉ OBDOBÍ:
1. SITUACE V ČLENSKÉM STÁTĚ
Popis výchozí situace členského státu ohledně politiky, která spadá do cílů fondu.
2. ANALÝZA POŽADAVKŮ V ČLENSKÉM STÁTĚ
Popis způsobu, kterým fond přispívá k plnění daných požadavků, a dále popis toho, jaké byly stanoveny priority a z jakého důvodu
Rozdělení použité při prezentaci informací o stanovených prioritách
a) Cíle strategie a příklady hlavních akcí
c) Uvedení případných hlavních akcí, které lze považovat za akce, jimiž se realizují zvláštní priority v rámci stanovené priority
Víceletý program – návrh finančního plánu |
Tabulka 1 Příspěvek Společenství |
Členský stát: […] |
(v tis. EUR – běžné ceny) | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | Celkem |
Priorita 1: […] | | | | | | | | 0 |
Priorita 2: […] | | | | | | | | 0 |
Priorita 3: […] | | | | | | | | 0 |
Priorita .…: […] | | | | | | | | 0 |
Tabulka 2 Celkový finanční plán |
[podpis odpovědné osoby]
ČLENSKÝ STÁT:FOND:ODPOVĚDNÝ ORGÁN:PŘEDMĚTNÝ ROK:
3. AKCE, KTERÉ PROGRAM NA ZÁKLADĚ STANOVENÝCH PRIORIT PODPORUJÍ
3.1 Akce provádějící prioritu 1
3.2 Akce provádějící prioritu 2
Při prezentování akcí uvedených v bodech 3.1 až atd. případně uveďte rozdělení podle popisu kategorií akcí uvedených v základním aktu.
Aspekty akcí představených při popisu jednotlivých akcí uvedených v bodech 3.1 až atd.
1. Účel a oblast použití dané akce
2. Očekávaní příjemci grantu
3. Případné uvedení důvodů v případě provádění projektu(ů) přímo ze strany odpovědného orgánu, který má funkci výkonného orgánu
4. Očekávané kvantifikované výsledky a ukazatele, které budou užity
5. Viditelnost prostředků ES
6. Případný doplňkový charakter k podobným akcím financovaným z ostatních nástrojů ES
7. Finanční údaje
4.1 Účel technické pomoci
4.2 Očekávané kvantifikované výsledky
4.3 Viditelnost prostředků ES
Roční program – návrh finančního plánu |
Tabulka 1 Přehled |
Předmětný roční program: […] |
| Ref. priorita | Ref. zvláštní priorita [1] | Příspěvek Společenství | Přidělené veřejné prostředky | Přidělené soukromé prostředky | Celkem | % ES | Podíl na celku |
(veškeré číselné údaje uvedeny v EUR) | | | a) | b) | c) | (d = a + b + c) | (e = a/d) | (d/celkové d) |
Akce 1: […] | | | | | | 0 | | |
Akce 2: […] | | | | | | 0 | | |
Akce 3: […] | | | | | | 0 | | |
Akce 4: […] | | | | | | 0 | | |
Akce 5: […] | | | | | | 0 | | |
Akce …: […] | | | | | | 0 | | |
Akce N: […] | | | | | | 0 | | |
Technická pomoc | | | | | | 0 | | |
[2] Pokud je relevantní.
VZOR ZPRÁVY O POKROKU V PROVÁDĚNÍ ROČNÍHO PROGRAMU
1.1 Časový harmonogram provádění programu
1.3 Pokrok v provádění jednotlivých akcí programu podle stanovených priorit
1.3.1 Akce provádějící prioritu 1
1.3.2 Akce provádějící prioritu 2
1.5 Zjištěné problémy a přijatá opatření
Zpráva o pokroku v provádění ročního programu |
Tabulka 1 Finanční zpráva |
Situace k: [den/měsíc/rok] |
Platba(y) předběžného financování ze zdrojů ES: [částka] |
(veškeré hodnoty jsou uvedeny v EUR) | Ref. priorita | Ref. zvláštní priorita [1] | Plánované prostředky členského státu | Závazky členského státu | Příspěvek ES vyplacený členským státem konečným příjemcům | Způsobilé náklady celkem doposud vynaložené konečnými příjemci |
Plánované náklady celkem | Příspěvek ES | Příspěvek ES v % | Způsobilé náklady celkem | Příspěvek ES | Příspěvek ES v % |
Akce 1: […] | | | | | | | | | | |
Akce 2: […] | | | | | | | | | | |
Akce 3: […] | | | | | | | | | | |
Akce 4: […] | | | | | | | | | | |
Akce 5: […] | | | | | | | | | | |
Akce N: […] | | | | | | | | | | |
Ostatní transakce [2] | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | Bylo obdrženo > 60 % předběžné finanční platby (předběžných finančních plateb)? |
| | | | | | | | | Ano/Ne | Ano/Ne |
Došlo k oznámení nových nesrovnalostí [3]? | Ne | Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku 2) |
Tabulka 2 Prvotní oznámení nesrovnalostí |
Tabulka 3 Hlášení následných kroků ve vztahu k nesrovnalostem |
Vydaný | Vyplacený | Úroky z prodlení | Odvolaný |
Já, níže podepsaný/á [jméno odpovědné osoby velkými tiskacími písmeny],
zástupce odpovědného orgánu pro řízení a provádění [název fondu], žádám o vyplacení následující částky coby druhé předběžné platby.
[přesný údaj zaokrouhlený na dvě desetinná místa]
a) byla Komisi předložena zpráva o pokroku v provádění ročního programu nebo je k tomuto dokumentu přiložena;
c) roční program byl prováděn v souladu se zásadou řádného finančního řízení a existuje přiměřená jistota, že dané transakce jsou legální a správné;
d) Komise nevydala žádné odůvodněné stanovisko o porušení podle článku 226 Smlouvy, pokud jde o akce, na něž byly výdaje vykázány v žádosti o platbu.
Dne | Jméno (velkými tiskacími písmeny), razítko, funkce a podpis příslušného orgánu |
VZOR ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY O PROVÁDĚNÍ ROČNÍHO PROGRAMU
1.3 Dosažené výsledky v provádění jednotlivých akcí programu podle stanovených priorit
1.5 Problémy s prováděním programu a přijatá opatření
1.6 Postupy používané v případě, že odpovědný orgán provádí projekt (projekty) přímo v rámci své funkce výkonného orgánu (připadá-li v úvahu)
1.7 Návaznost na ostatní nástroje a jejich doplňkový charakter
2. HODNOCENÍ POKROKU V PROVÁDĚNÍ VÍCELETÉHO PROGRAMU
Závěrečná zpráva o provádění ročního programu |
Tabulka 1 Podrobná finanční zpráva |
Priorita/ostatní akce: […] |
Akce | Projekty | Ref. priorita | Ref. zvláštní priorita [2] | Plánované náklady celkem | Příspěvek ES | Příspěvek ES v % | Způsobilé náklady celkem | Příspěvek ES | Příspěvek ES v % | Způsobilé náklady celkem | Splatný příspěvek ES | Příspěvek ES v % | Vyplacený příspěvek ES | Prostředky ES, které ještě nebyly odpovědným orgánem vyplaceny/získány zpět |
| | | | a) | b) | (c = b/a) | d) | e) | (f = e/d) | g) | h) | (i = h/g) | j) | (k = h - j) |
Akce 1: […] | Projekt 1: […] | | | | | | | | | | | | | |
Akce 1 celkem | | | | | | | | | | | |
Akce […] | Projekt 1: […] | | | | | | | | | | | | | |
Akce… celkem: […] | | | | | | | | | | | |
Akce N: […] | Projekt 1: […] | | | | | | | | | | | | | |
Akce N celkem | | | | | | | | | | | |
Tabulka 2 Seznam nevyřízených příkazů k navrácení prostředků |
4.2. Seznam příkazů k navrácení prostředků, které nejsou obsaženy ve finančních zprávách minulých ročních programů (pokud je relevantní)
Tabulka 3 Seznam příkazů k navrácení prostředků, které ještě nebyly odečteny od předešlých prohlášení o výdajích |
Tabulka 4 Prvotní oznámení nesrovnalosti |
Byly učiněny kroky v návaznosti na předchozí nesrovnalosti? | Ne | Ano (Pokud ano, vyplňte tabulku 5) |
Tabulka 5 Hlášení následných kroků ve vztahu k nesrovnalostem |
Reference | Roční program | Projekt | Porušené ustanovení | Příslušná částka | Následné kroky | Příkaz k navrácení prostředků (částky uvedeny v EUR) | Zrušení příspěvku ES |
(příspěvek ES) v EUR | Vydaný | Vyplacený | Úroky z prodlení | Odvolaný |
Tabulka 6 Projektová zpráva |
Reference a název projektu: […] | Priorita: […] |
Konečný příjemce: […] | Zvláštní priorita: […] |
Situace k: [den/měsíc/rok] | Akce: […] |
SHRNUTÍ TECHNICKÝCH ÚDAJŮ |
Cíle/dosažené výsledky: |
Relevantní ukazatele: |
Odůvodnění (v případě zvláštní priority): |
(veškeré hodnoty jsou uvedeny v EUR) | Závazky odpovědného orgánu | Prostředky požadované konečným příjemcem | Prostředky odsouhlasené odpovědným orgánem | | Příspěvek ES vyplacený odpovědným orgánem |
a: Přímé náklady | | | | | První předběžná platba | |
b: Nepřímé náklady | | | | | Druhá předběžná platba | |
c: Náklady pokryté z účelově vázaných příjmů (pokud je relevantní) | | | | | Konečná platba | |
a + b + c: Způsobilé náklady celkem | 0 | 0 | 0 | | Příkaz k navrácení prostředků | |
d: Příspěvek ES | | | | | | |
e: Příspěvek konečného příjemce a partnerů (veřejných orgánů) | | | | | | |
z toho účelově vázané příjmy | | | | | | |
f: Příspěvek konečného příjemce a partnerů (neveřejných orgánů) | | | | | | |
g: Příspěvek třetích stran | | | | | | |
h: Příjmy z daného projektu | | | | | Splatný příspěvek ES | |
d + e + f + g + h: Celkové příjmy | 0 | 0 | 0 | | Příspěvek ES stále neuhrazený/neinkasovaný | |
Příspěvek ES v %/Celkové náklady (d/(a + b + c)) | % | % | % | |
jako zástupce orgánu odpovědného za [název fondu],
- oznamuji navrácení následující částky:
a) byla Komisi předložena závěrečná zpráva o provádění ročního programu nebo je k tomuto dokumentu přiložena;
c) byla předložena výroční auditní zpráva, stanovisko auditora o fungování řídicího a kontrolního systému a prohlášení o platnosti žádosti o platbu sestavené auditním orgánem, či jsou k tomuto dokumentu přiloženy;
e) roční program byl prováděn v souladu se zásadou řádného finančního řízení a existuje přiměřená jistota, že dané transakce jsou legální a správné;
f) Komise nevydala žádné odůvodněné stanovisko s ohledem na porušení podle článku 226 Smlouvy, pokud jde o akce, na něž byly výdaje vykázány v žádosti o platbu.
[1] Týká se pouze závěrečné zprávy o provádění prvního ročního programu.
[3] Pokud je relevantní.
ČLENSKÝ STÁT:FOND(Y):ODPOVĚDNÝ ORGÁN:
1.2 Období, kterého se strategie týká
4. KONCEPCE AUDITU
4.1.1 Orgán(y) odpovídající za audit
4.2.1 Orgán(y) odpovídající za audit
4.2.2 Popis metody sběru vzorků
5. PLÁNY AUDITŮ PRO KALENDÁŘNÍ ROKY 2007 A 2008
Fondy | Auditované orgány | Auditované postupy | Rozsah auditu | Člověkodny | Plánování |
Zde vložte údaje na základě vzorové tabulky pro rok 2007
Příloha (přílohy) k auditní strategii [2] : Roční plány
ČLENSKÝ STÁT:FOND:ODPOVĚDNÝ ORGÁN:PŘEDMĚTNÝ KALENDÁŘNÍ ROK:
ČLENSKÝ STÁT:FOND:ODPOVĚDNÝ ORGÁN:ROČNÍ PROGRAM, NA KTERÝ SE TATO ZPRÁVA VZTAHUJE:
Fond(y) | Auditované orgány | Auditované postupy | Rozsah auditu | Vynaložené člověkodny | Datum vydání závěrečné zprávy |
Fond(y) | Projekt | Konečný příjemce | Celkové způsobilé náklady | Auditované způsobilé náklady | Finanční oprava | Míra chybovosti |
Roční program celkem | e) | f) | Míra krytí: (= f/e) |
2.1 Orgány, které audit provedly
2.3 Zásadní zjištění, doporučení a závěry vyplývající z auditů řídicích a kontrolních systémů
3.2 Souhrnný seznam provedených auditů a procento kontrolovaných výdajů ve vztahu k celkovým způsobilým výdajům oznámeným Komisi
3.3 Zásadní zjištění, doporučení a závěry auditů týkající se prováděných projektů
3.4 Závěry ohledně účinnosti řídicích a kontrolních systémů, které vyplývají z výsledků auditů
4.1 Informace o následných krocích učiněných v návaznosti na doporučení vyplývající z předchozího auditu systémů
4.2 Informace o výsledcích auditů akcí systémové povahy z předchozích ročních programů
Já, níže podepsaný/á, zástupce [název auditního orgánu určeného členským státem], jsem posoudil/a fungování řídicích a kontrolních systémů v rámci [název fondu] s ohledem na akce prováděné v rámci ročního programu na rok [20XX], abych vydal/a stanovisko, zda dané systémy fungovaly účinně, a poskytují tak přiměřenou jistotu, že prohlášení o výdajích předložená Komisi jsou správná, a z toho vyplývající přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné.
2. ROZSAH POSOUZENÍ
Posouzení proběhlo v souladu s auditní strategií týkající se tohoto fondu, a to v období od [den/měsíc/rok] do [den/měsíc/rok], a jeho výsledky jsou obsaženy v části A výroční auditní zprávy.
Nedošlo k omezení rozsahu posouzení.
Rozsah posouzení byl omezen těmito faktory:
(Uveďte jakékoli omezení rozsahu posouzení, např. všechny systémové problémy, nedostatky řídicího a kontrolního systému, chybějící podklady, případy projednávané před soudem atd., a odhadněte výši výdajů a příspěvek Společenství, na něž se omezení vztahuje. Domnívá-li se auditní orgán, že omezení na vykázané výdaje dopad nemají, měl by toto uvést.)
Na základě uvedeného posouzení se domnívám, že ve výše zmíněném ročním programu byly řídicí a kontrolní systémy zřízené pro účely [název fondu] v souladu s platnými požadavky základního aktu č. 574/2007/ES [a rozhodnutí Komise (ES) 2008/456/ES] a fungovaly účinně a poskytly tak přiměřenou jistotu, že prohlášení o výdajích předložená Komisi jsou správná, a z toho vyplývající přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné.
Na základě uvedeného posouzení se domnívám, že ve výše zmíněném ročním programu byly řídicí a kontrolní systémy zřízené pro účely [název fondu] v souladu s platnými požadavky základního aktu č. 574/2007/ES [a rozhodnutí Komise (ES) 2008/456/ES] a fungovaly účinně a poskytly tak přiměřenou jistotu, že prohlášení o výdajích předložená Komisi jsou správná, a z toho vyplývající přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné, s výjimkou následujících aspektů:
K názoru, že tento aspekt/tyto aspekty systémů nesplnil(y) požadavky a/nebo nefungoval(y) tak, aby poskytl(y) přiměřenou jistotu, že jsou prohlášení o výdajích předložená Komisi správná, mě vedou tyto důvody:
Dopad výhrad(y) odhaduji na […] % celkových oznámených výdajů. Příspěvek Společenství, na něhož se dopady vztahují, tudíž činí […].
Na základě výše uvedeného posouzení se domnívám, že ve výše zmíněném ročním programu nebyly řídicí a kontrolní systémy zřízené pro účely [název fondu] v souladu s platnými požadavky článků […] základního aktu č. 574/2007/ES a [rozhodnutí Komise (ES) 2008/456/ES] a nefungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu, že prohlášení o výdajích předložená Komisi jsou správná, a z toho vyplývající přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné.
Já, níže podepsaný/á, zástupce (název auditního orgánu určeného členským státem), jsem prověřil/a výsledky auditních prací týkajících se ročního programu pro rok [20xx] fondu [název fondu] [a provedl dodatečné práce, které jsem považoval/a za nutné, jak je uvedeno v dané zprávě].
Dané práce jsem si naplánoval/a a provedl/a s cílem posoudit, zda je žádost o platbu zůstatku příspěvku Společenství pro roční program [20xx] platná a zda jsou související transakce zahrnuté v prohlášeních o výdajích týkajících se tohoto ročního programu legální a správné.
Na základě výše uvedeného posouzení se domnívám, že předložená prohlášení o výdajích zachycují výdaje učiněné během ročního programu ve všech zásadních ohledech věrně a že žádost o platbu zůstatku příspěvku Společenství pro daný roční program je platná.
Na základě výše uvedeného posouzení se domnívám, že předložená prohlášení o výdajích zachycují výdaje učiněné během ročního programu ve všech zásadních ohledech věrně a že žádost o platbu zůstatku příspěvku Společenství pro daný roční program je platná, s výjimkou následujících bodů:
Na základě výše uvedeného posouzení se domnívám, že předložená prohlášení o výdajích nezachycují výdaje učiněné během ročního programu ve všech zásadních ohledech věrně a že žádost o platbu zůstatku příspěvku Společenství pro daný roční program není platná.
VZOROVÉ PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH ZA DRUHOU PLATBU PŘEDBĚŽNÉHO FINANCOVÁNÍ
ČLENSKÝ STÁT:FOND:CERTIFIKAČNÍ ORGÁN:ROČNÍ PROGRAM ZAHRNUTÝ DO CERTIFIKACE:
Já, níže podepsaný/á [jméno odpovědné osoby],
jako zástupce certifikačního orgánu určeného pro [název fondu],
tímto potvrzuji, že veškeré výdaje uvedené ve zprávě o pokroku v provádění ročního programu činí:
Rovněž potvrzuji, že akce probíhají v souladu s cíli stanovenými v rozhodnutí Komise, jímž se schválil roční program, a to v souladu se základním aktem a jeho prováděcími pravidly, a zejména že
1) prohlášení o výdajích je přesné, vychází ze spolehlivých účetních systémů a z ověřitelných podkladů;
2) vykázané výdaje jsou v souladu s platnými předpisy Společenství a vnitrostátními předpisy a byly vynaloženy v souvislosti s akcemi, které byly zvoleny pro financování podle kritérií týkajících se ročního programu a platných předpisů Společenství jakož i vnitrostátních předpisů, zvláště pak pravidel pro zadávání veřejných zakázek;
3) pro účel certifikace jsem obdržel náležité informace od odpovědného orgánu o postupech a ověřeních provedených v souvislosti s výdaji uvedenými ve výkazech výdajů;
4) prohlášení o výdajích a žádost o druhou předběžnou platbu případně zohledňují jakékoli částky vrácené zpět a jakékoli úroky získané v rámci ročního programu.
Toto prohlášení o výdajích je založeno na účetních výkazech předběžně uzavřených dne [dd/mm/20rr].
V souladu s článkem 45 základního aktu jsou a nadále budou podkladové dokumenty k dispozici po dobu minimálně pěti let po uzavření ročního programu ze strany Komise.
Datum | Jméno (velkými tiskacími písmeny), razítko, funkce a podpis certifikačního orgánu |
VZOROVÉ PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH ZA PLATBU ZŮSTATKU
tímto potvrzuji, že veškeré výdaje uvedené v závěrečné zprávě o provádění ročního programu činí:
Rovněž potvrzuji, že akce probíhají v souladu s cíli stanovenými v rozhodnutí Komise, jímž se schvaluje roční program, a to v souladu se základním aktem, a zejména že
3) získal jsem přiměřenou jistotu, že související transakce jsou legální a správné;
4) pro účel certifikace jsem obdržel náležité informace od odpovědného orgánu o postupech a ověřeních provedených v souvislosti s výdaji uvedenými ve výkazech výdajů;
5) výsledky všech auditů provedených auditním orgánem nebo v rámci jeho odpovědnosti byly řádně zohledněny;
6) prohlášení o výdajích a žádost o platbu zůstatku případně zohledňují jakékoli částky vrácené zpět a jakékoli úroky získané v rámci ročního programu.
Toto prohlášení o výdajích je založeno na účetních výkazech uzavřených dne [dd/mm/20rr].
Znak má formu modré obdélníkové vlajky, jejíž delší strana je jedenapůlnásobkem strany kratší. Dvanáct zlatých hvězd je pravidelně rozmístěno do tvaru nevyznačeného kruhu, jehož střed je průsečíkem úhlopříček obdélníku. Poloměr kruhu se rovná jedné třetině výšky kratší strany obdélníku. Každá hvězda má pět cípů, které jsou umístěny po obvodu pomyslného kruhu, jehož poloměr je roven jedné osmnáctině výšky kratší strany obdélníku. Všechny hvězdy směřují vzhůru, tzn. horní cíp je vertikální a dva další jsou v přímé lince v pravých úhlech ke stožáru vlajky. Kruh je uspořádán tak, aby umístění hvězd odpovídalo hodinám na ciferníku. Jejich počet je neměnný.
PRAVIDLA PRO ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ FOND PRO VNĚJŠÍ HRANICE
1. V souladu se základním aktem musí způsobilé výdaje splňovat následující podmínky:
a) musí spadat do působnosti fondu a jeho cílů, jak je popsáno v článcích 1 a 3 základního aktu;
b) musí spadat do způsobilých nákladů uvedených v článcích 4 a 6 základního aktu;
c) musí být potřeba pro vykonání činností zahrnutých do projektu, musí být součástí víceletých a ročních programů schválených Komisí;
d) musí být přiměřené a splňovat zásady řádného finančního řízení, zejména pokud jde o ekonomickou výhodnost a efektivitu nákladů;
e) musí být vynaloženy konečným příjemcem a/nebo příslušnými partnery daného projektu, kteří musí mít sídlo v členském státě, kde musí být rovněž zapsáni do obchodního rejstříku, s výjimkou mezinárodních vládních organizací, které mají stejné cíle, jako stanoví základní akt. S ohledem na článek 39 tohoto rozhodnutí se pravidla týkající se konečného příjemce budou obdobně týkat i partnerů podílejících se na daném projektu;
f) musí být vynaloženy v souladu se zvláštními ustanoveními dohody o grantu.
2. V případě víceletých akcí ve smyslu čl. 16 odst. 6 základního aktu se za projekt vhodný pro použití těchto pravidel způsobilosti považuje pouze ta část akce, která je spolufinancována z ročního programu.
+přímé náklady (PN)+nepřímé náklady (pevné procento z PN uvedené v dohodě o grantu)+náklady účelově vázaných příjmů (pokud je relevantní) | +příspěvek ES (definovaný jako nejnižší ze tří částek uvedených v článku 12 tohoto rozhodnutí)+příspěvek od konečného příjemce a partnerů podílejících se na projektu [1]+příspěvek od třetích stran+příjmy z daného projektu |
2. Příjmy projektu se skládají z finančních příspěvků poskytnutých na provádění projektu z fondu, z veřejných nebo ze soukromých zdrojů, včetně vlastního příspěvku konečného příjemce, jakož i ze všech příjmů z projektu. Termín "příjmy z projektu" pro účely tohoto pravidla zahrnuje výnosy získané z projektu během období způsobilosti uvedeného v bodě I.4, dále z tržeb, pronájmů, poskytovaných služeb, zápisného či jiných podobných příjmů.
1. Náklady spojené s projektem musí vzniknout po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu (kromě odpisů). Období způsobilosti trvá do 31. prosince roku N [2] + 1, což znamená, že náklady spojené s projektem musí vzniknout před tímto datem.
2. Výjimka z výše zmíněného období způsobilosti platí pro
a) projekty podporované podle ročního programu 2007 v souladu s čl. 37 odst. 3 základního aktu;
b) technickou pomoc členským státům (viz bod V.3).
b) musí být stanoveny v souladu s platnými účetními standardy země, v níž má konečný příjemce sídlo, a dále musí odpovídat běžným postupům při vyúčtování nákladů konečného příjemce a
4. Koneční příjemci jsou případně povinni si ponechat ověřené kopie účetních dokladů, které prokazují výši příjmů a výdajů partnerů, kteří se na projektu podílí.
1. Výdaje na akce popsané v článcích 4 a 6 základního aktu musí být uskutečněny na území členských států konečnými příjemci uvedenými v bode I.1 písm. e) s výjimkou
- výdajů na provádění akcí týkajících se obecného cíle uvedeného v čl. 3 odst. 1 písm. d) základního aktu. Výdaje na tyto akce mohou vzniknout na území členského státu a ve třetích zemích,
- akcí týkajících se kontroly vnějších hranic. Tyto akce se mohou uskutečnit na území i mimo území členských států.
2. Partneři podílející se na projektu, kteří mají sídlo ve třetí zemi, kde jsou i zapsáni v obchodním rejstříku, se mohou projektů nevýdělečně účastnit, pokud se nejedná o mezinárodní vládní organizace. Z tohoto důvodu jsou vzniklé náklady ze strany těchto partnerů nezpůsobilé.
Přímými způsobilými náklady na projekt se rozumí náklady, které lze s ohledem na všeobecné podmínky uvedené v části I výše specifikovat jako zvláštní náklady přímo spojené s prováděním daného projektu. Přímé náklady budou zahrnuty v odhadovaném celkovém rozpočtu daného projektu.
Náklady na zaměstnance veřejnoprávních orgánů odpovědných za provádění projektu jsou považovány za přímé způsobilé náklady pouze v těchto případech:
1) V souladu s plněním úkolů souvisejících s projektem a trváním projektu se náklady na zaměstnance konzulárních a jiných služeb členských států ve třetích zemích, jež odpovídají za řízení toků státních příslušníků třetích zemí na území členských států, jako jsou například konzulární úředníci, styční úředníci v letectví a styční úředníci pro přistěhovalectví, považují za přímé způsobilé náklady za předpokladu, že účelem projektu je zlepšení spolupráce mezi členskými státy a že projekt zahrnuje sdílení úkolů a odpovědností a je ku prospěchu více než jednoho členského státu.
2) Náklady na zaměstnance jiných orgánů a služeb členských států uvedených v základním aktu, jako například pohraniční stráž, za předpokladu, že:
a) projekt se netýká převážně pořizování zařízení nebo nemovitostí, jak je uvedeno v bodech II.1.3 a II.1.4 níže, a
b) projekt zahrnuje zejména úkoly, které vyžadují aktivní a stálý příspěvek zaměstnanců, např. organizování schůzek a postupy řízení pro výměnu informací nebo osvědčených postupů, mechanismy konzultace a spolupráce, školení či vzdělávání zaměstnanců a programy vysílání a výměny zaměstnanců.
V těchto případech se za přímé způsobilé náklady na zaměstnance považují náklady, pokud se
- jedná o osobu, která s konečným příjemcem uzavřela smlouvu pouze pro účely provádění daného projektu,
- jedná o osobu trvale zaměstnanou konečným příjemcem, která
i) plní úkoly spojené konkrétně s prováděním projektu na základě odměn za přesčasy nebo
ii) na základě řádně doloženého rozhodnutí jí daná organizace přidělila úkoly, které jsou konkrétně spojené s prováděním projektu, které netvoří součást její běžné náplně práce, a organizace pro její běžné úkoly najala jinou osobu.
1. Náklady na dopravu a pobyt jsou způsobilé, pouze pokud jde o přímé náklady
1. Náklady vztahující se ke koupi vybavení (založených na pronájmu, leasingu, koupi na základě plných či částečných nákladů nebo odpisech nakoupených aktiv) jsou způsobilé pouze tehdy, pokud jsou tyto náklady nezbytné k provádění projektu. Vybavení musí mít technické vlastnosti nezbytné pro projekt a splňovat platné normy a standardy.
1. Náklady vztahující se ke koupi vybavení (systémy, provozní zařízení, dopravní prostředky, uvedené mimo jiné v čl. 5 odst. 1 písm. c) až f) základního aktu) jsou způsobilé v souladu s vnitrostátními pravidly. Takové náklady jsou způsobilé ke spolufinancování na základě plné či částečné pořizovací ceny, pokud
a) jsou přímo spojené s prováděním projektu;
b) jsou uskutečněny v souladu s vnitrostátními pravidly pro zadávání veřejných zakázek v členském státě;
c) vybavení má technické vlastnosti nezbytné pro projekt a splňuje použitelné normy;
d) vybavení bude dále používáno ke stejným cílům uvedeným v projektu, a to i po ukončení projektu na minimální dobu:
- tří a více let, pokud jde zařízení informační a komunikační technologie,
- pět a více let pro ostatní typy zařízení, jako jsou např. provozní zařízení a dopravní prostředky, s výjimkou zařízení uvedených níže,
- deset let, pokud jde o helikoptéry, plavidla a letadla.
2. Náklady na výše uvedená zařízení mohou být způsobilé na základě odpisu v souladu s vnitrostátními pravidly. V tomto případě platí podmínky uvedené výše v písmenech a), b) a c). Kromě toho musí být splněny tyto podmínky:
a) pokud je vybavení nakupováno před zahájením projektu nebo během něho, část odpisů zařízení je způsobilá na základě délky jeho používání pro daný projekt a míry skutečného využití pro daný projekt;
b) vybavení, které bylo koupeno před zahájením projektu, ale které je pro účely daného projektu používáno, je způsobilé na základě odpisů. Způsobilé však tyto náklady nejsou tehdy, pokud bylo dané zařízení původně nakoupeno z prostředků grantu Společenství;
c) náklady na nákup vybavení odpovídají obvyklým tržním cenám a hodnota dotčených částí vybavení bude odepisována v souladu s daňovými a účetními pravidly platnými pro konečného příjemce.
1. Pokud je pořízení nemovitosti pro provádění projektu nezbytné a pokud je jednoznačně spojené s cíli projektu, koupě nemovitosti, tj. již postavené budovy, či její výstavba jsou způsobilé ke spolufinancování na základě plných či částečných nákladů nebo na základě odpisu za níže uvedených podmínek, aniž je dotčeno použití přísnějších vnitrostátních pravidel:
a) je nutné získat potvrzení od nezávislého odborného odhadce či řádně pověřeného úředního orgánu, v němž bude uvedeno, že daná cena nepřekračuje tržní hodnotu, a to buď prostřednictvím prohlášení, že daná nemovitost je v souladu s vnitrostátními právními předpisy, či je nutné uvést body, v nichž v souladu není a u nichž konečný příjemce hodlá provést nápravu v rámci projektu;
b) nemovitost nebyla koupena z grantu Společenství před provedením daného projektu;
c) po dobu nejméně deseti let po ukončení projektu musí být nemovitost používána pouze za účelem stanoveným v projektu, pokud Komise v případě spolufinancování plných nebo částečných nákladů nevydá souhlas s jiným konkrétním užíváním. V případě spolufinancování na základě odpisu se tato doba snižuje na pět let;
d) nákup nemovitostí respektuje zásady ekonomické výhodnosti a efektivitu nákladů a považuje se za odpovídající cíli, jehož má být provedením projektu dosaženo;
e) v případě spolufinancování na základě odpisu je způsobilá pouze ta část odpisů daných aktiv, která odpovídá době trvání projektu a míře jejich skutečného používání u daného projektu. Výpočet odpisů bude proveden podle vnitrostátních účetních pravidel.
2. Náklady na renovaci nemovitostí jsou způsobilé ke spolufinancování na základě plných nebo částečných nákladů nebo na základě odpisu. V případě renovace platí pouze podmínky uvedené v písmenech c) a e) výše.
a) nemovitost nesměla být předtím zakoupena z grantu Společenství;
b) nemovitost by měla být používána pouze za účelem provádění projektu. Pokud tomu tak není, bude způsobilá pouze ta část nákladů, které se vynaloží pro účely projektu.
1. Náklady na pomocné materiály, zásoby a obecné služby splňují kritéria způsobilosti, pokud jsou zjistitelné a přímo nezbytné pro provádění daného projektu.
Náklady, které je nutné vynaložit ke splnění požadavků vztahujících se ke spolufinancování EU, jako je například publicita, transparentnost, hodnocení projektu, externí audit, bankovní záruky, náklady na překlad atd., jsou přímé jako způsobilé náklady.
e) běžným pravidlem je, že pevně stanovená procentuální částka nepřímých nákladů vztahujících se k celkové částce přímých způsobilých nákladů nepřesahuje 5 %. Pevně stanovené procento nepřímých nákladů však v následujících případech nesmí překročit 2,5 %,
- pokud součet nákladů na subdodavatele (II.1.6) a veřejné zakázky (body II.1.3 a II.1.4) překročí 40 % přímých způsobilých nákladů.
a) personální náklady, které nesplňují podmínky způsobilosti přímých nákladů podle bodu II.1.1.1 1);
d) náklady na nemovitosti a náklady na údržbu, pokud jsou tyto spojené s každodenním administrativním provozem, jako např. náklady uvedené v bodu II.1.4.4;
e) veškeré náklady spojené s projektem, které jsou vyřazeny z bodu II.1 Přímé způsobilé náklady.
Kritéria způsobilosti nesplňují výdaje na
f) personální náklady na zaměstnance veřejné správy, kteří se podílejí na provádění projektu tím, že vykonávali úkoly své každodenní pracovní náplně;
1. V řádně odůvodněných případech může být spolufinancování příspěvky od konečného příjemce a partnerů podílejících se na projektu částečně tvořeno plněním ve formě práce ze strany stálých zaměstnanců těchto orgánů, kteří se na projektu podílejí. V takovém případě tyto náklady nesplňují kritéria způsobilosti ani jako přímé, ani jako nepřímé náklady na zaměstnance, jak je stanoveno v bodech II.1.1 a II.2, ale jsou způsobilé jako náklady účelově vázaných příjmů.
a) úkoly zaměstnanců veřejné správy jsou specificky svázány s prováděním projektu a nevyplývají ze zákonných povinností dané veřejné instituce;
b) zaměstnanci veřejné správy, kterým je svěřeno provádění projektu, jsou pověřeni na základě řádně doloženého rozhodnutí příslušného orgánu;
1. Z podnětu každého členského státu jsou pro každý roční program v rámci omezení definovaných v článku 18 základního aktu způsobilé následující výdaje na technickou pomoc:
a) výdaje týkající se přípravy, výběru, posouzení, řízení a kontroly akcí (včetně počítačového vybavení a pomocných materiálů);
b) výdaje na audity a kontroly akcí a projektů na místě;
c) výdaje na hodnocení akcí či projektů;
d) výdaje týkající se poskytování a šíření informací a zaručení transparentnosti akcí;
f) výdaje na jednání kontrolních výborů a podvýborů v souvislosti s prováděním akcí. Tyto výdaje mohou rovněž zahrnovat náklady na účast odborníků a jiných účastníků na jednáních těchto výborů, včetně účastníků ze třetích zemí, pokud se jejich přítomnost považuje v souvislosti s účinným prováděním akcí za zásadní;
g) mzdové výdaje včetně příspěvků na sociální zabezpečení, avšak pouze v následujících případech:
3. Činnosti spojené s technickou pomocí musí být provedeny po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu. Období způsobilosti trvá do konce června roku N [3] + 2 či k pozdějšímu datu, které odpovídá termínu pro předložení závěrečné zprávy o provádění ročního programu.
5. Členské státy mohou provádět opatření technické pomoci týkající se tohoto fondu společně s opatřeními technické pomoci, jež se vztahují k jinému ze čtyř fondů či ke všem z nich. V tomto případě však pro financování z tohoto fondu bude způsobilá pouze ta část nákladů, která se využila na provádění společného opatření tohoto fondu, přičemž členské státy musí zajistit, že
a) část nákladů na společná opatření se účtuje na odpovídající fond přiměřeným a prokazatelným způsobem a
VI. Zvláštní režim průjezdu
Tato zvláštní pravidla platí v případě zvláštního režimu průjezdu:
a) období způsobilosti výdajů je v souladu s čl. 40 odst. 3 tohoto rozhodnutí;
b) podle čl. 6 odst. 2 písm. c) základního aktu se náklady na zaměstnance konkrétně provádějící zvláštní režim průjezdu považují za způsobilé přímé náklady v souladu s obecnými pravidly popsanými v bodě II.1.1.1, odstavcích 2 a 3;
c) podle čl. 6 odst. 2 písm. c) základního aktu se náklady na dopravu a pobyt zaměstnanců konkrétně provádějících zvláštní režim průjezdu považují za způsobilé přímé náklady;
d) bod II.1.3.1 odst. 2 se neuplatňuje;
e) bod II.1.4.4 se neuplatňuje;
f) bod II.1.5, odst. 2 se neuplatňuje;
g) nepřímé náklady (oddíl II.2) jsou nezpůsobilé;
h) oddíl III písm. f) se neuplatňuje.

References: čl. 33
 čl. 35
 čl. 37
 čl. 4
 čl. 27
 čl. 27
 čl. 27
 čl. 27
 čl. 16
 čl. 1
 čl. 2
 čl. 27
 čl. 33
 čl. 16
 čl. 10
 čl. 16
 čl. 16
 čl. 16
 čl. 29
 čl. 29
 čl. 32
 čl. 16
 čl. 32
 čl. 10
 čl. 33
 čl. 34
 čl. 23
 čl. 23
 čl. 41
 čl. 42
 čl. 32
 čl. 32
 čl. 32
 čl. 32
 čl. 32
 čl. 41
 čl. 42
 čl. 29
 čl. 37
 čl. 14
 čl. 16
 čl. 37
 čl. 3
 čl. 5
 čl. 40
 čl. 6
 čl. 6