Source: https://www.bmgev.de/mietrecht/tipps-a-z/artikel/betriebskostenabrechnung.html
Timestamp: 2017-09-23 02:09:48+00:00

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Tipps für Mieter/innen, die Vorauszahlungen für Nebenkosten leisten
Diese Infoschrift wendet sich an alle Mieter/innen, die neben ihrer Nettomiete Vorauszahlungen für kalte Betriebskosten leisten, über die der Vermieter jährlich abrechnen muss. Sie können sich gern auch die PDF-Version der Infoschrift herunterladen und ausdrucken. Für Heiz- und Warmwasserkosten siehe unsere Infoschrift „Heizkostenabrechnung”.
Betriebskosten werden im § 1 BetrKV definiert: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (...) durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.” Die Betriebskostenarten sind in § 2 BetrKV aufgeführt.
Neben diesen kalten Betriebskosten gibt es noch die warmen Betriebskosten – also die Heiz- und Warmwasserkosten (siehe hierzu auch unsere Infoschrift „Heizkostenabrechnung”).
Bei im Mietvertrag vereinbarter Bruttokaltmiete sind die Betriebskosten vollständig in der Miete enthalten, d. h. der Vermieter trägt gestiegene Betriebskosten selbst. Eine Umlage erhöhter Betriebskosten bei Bruttokaltmieten auf Mieter/innen ist im Gesetz nicht vorgesehen. In manchen (der in Berlin noch zahlreich vorhandenen) Mietverträgen mit vereinbarter Bruttokaltmiete ist vereinbart, dass die Mieter/innen Erhöhungen von Betriebskosten zu tragen haben. Aber: Nur wenige mietvertragliche Vereinbarungen hierzu sind wirksam. Lassen Sie sich unbedingt beraten, wenn Sie eine Mieterhöhung wegen gestiegener Betriebskosten erhalten.
Achtung: Da die Betriebskosten enorm steigen, sind für Mieter/innen Bruttokaltmietvereinbarungen im Allgemeinen günstiger als Mietverträge mit Nettokaltmietvereinbarung und Betriebskostenvorauszahlungen. Dies sollten Sie bedenken, falls Ihr Vermieter Sie zu einer Änderung der vertraglich vereinbarten Mietstruktur bewegen will.
Lassen Sie sich unbedingt in einer unserer Beratungsstellen anwaltlich beraten, wenn Ihr Vermieter den Mietvertrag ändern möchte oder Sie trotz eines Bruttokaltmietvertrags eine Betriebskostennachzahlung leisten oder ein Guthaben ausgezahlt bekommen sollen.
Bitte bringen Sie zur Beratung alle erforderlichen Unterlagen einschließlich Mietvertrag und Änderungen/Ergänzungen mit.
Eine neben der Nettomiete zu zahlende Pauschale für Betriebskosten ist keine Vorauszahlung. Über diese muss der Vermieter nicht abrechnen. Eine Erhöhung der Pauschale ist nur dann möglich, wenn das mietvertraglich vereinbart ist.
Bei Ermäßigungen der Betriebskosten ist die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an herabzusetzen.
Aber nicht alle entstandenen Kosten sind auch umlagefähig. Es dürfen nur Kosten umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung und bei ordnungsgemäßer Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Das sind Kosten, die ein wirtschaftlich denkender Vermieter auch dann verursachen würde, wenn er sie nicht an die Mieter/innen weitergeben könnte. Dieser Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist gesetzlich in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt.
Grundsätzlich gilt, dass jede Abrechnung klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein muss, so dass sie dem durchschnittlichen Verständnisvermögen von juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter/innen entspricht.
Die Abrechnung muss den Mieter/innen binnen eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen.
Da in der Regel das Abrechnungsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des darauf folgenden Jahres vorgenommen und den Mieter/innen zugegangen sein. Rechnet der Vermieter verspätet ab, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen – es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Ausschlussfrist – § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ein Guthaben hingegen ist an die Mieter auszuzahlen, auch wenn die entsprechende Abrechnung verspätet eintrifft.
Befinden sich Gewerberäume und Mietwohnungen in einem Haus, muss eine getrennte Berechnung nur dann erfolgen, wenn die Kosten der Gewerbemieter zu einer Mehrbelastung für die Wohnungsmieter führen.
Befinden sich also in Ihrem Wohngebäude Gewerbemieter, die mehr Wasser verbrauchen oder mehr Abfall produzieren (z. B. Gaststätten, Blumenläden oder Friseursalons), sollten Sie die Abrechnung sorgfältig prüfen und auch in die Abrechnungsbelege Einsicht nehmen, um im Streitfall die höheren Kosten belegen zu können, da nach Auffassung des BGH zunächst die Mieter/innen darlegen und beweisen müssen, dass durch die Gewerbemieter eine ins Gewicht fallende Mehrbelastung für sie auftritt. Nur dann muss der auf die Gewerberäume entfallende Anteil an den Betriebskosten in der Abrechnung gesondert ausgewiesen und vor der Aufteilung der Kosten auf die Wohnungen abgezogen werden (Vorwegabzug).
Welcher Verteilerschlüssel angewendet wird, kann zwischen den Mieter/innen und dem Vermieter für jede einzelne Betriebskostenart vereinbart werden. Eine solche Vereinbarung muss jedoch vor einem Abrechnungszeitraum getroffen werden, ist also immer nur für die Zukunft gültig. Wurde nichts vereinbart, ist nach der Wohnfläche abzurechnen (§ 556 a Abs. 1 BGB).
Die monatlichen Grundgebühren für das Kabelfernsehen sind in jeweils gleicher Höhe auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Sonderregelung: Für öffentlich geförderte Sozialwohnungen wird die monatliche Grundgebühr zu gleichen Teilen nur auf die Mieter/innen umgelegt, die dem Anschluss zugestimmt haben.
Prüfen Sie die Abrechnung gewissenhaft. Es ist oft nicht leicht, formelle und inhaltliche Fehler der Abrechnung voneinander zu unterscheiden. Das aber ist von Bedeutung. Eine formell unwirksame Abrechnung löst – wie eine nicht erteilte Abrechnung – keine Zahlungspflichten aus. Beachten Sie: Sind nur einzelne Positionen formell unwirksam und lassen sich diese herausrechnen, bleibt die Abrechnung in den anderen Positionen wirksam. Gegen die formelle Unwirksamkeit sollten Sie innerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist keine Einwendungen erheben, um dem Vermieter nicht Nachhilfe für eine Nachbesserung zu geben.
Zumeist ist zur Prüfung die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen erforderlich. Zur inhaltlichen Prüfung der Abrechnung ist sie sogar zwingend notwendig. Nur so können Sie substanziiert darlegen, welche Position Sie aus welchem Grund beanstanden.
Ihnen steht das Recht zu, die Rechnungsunterlagen des Vermieters einzusehen. Die Einsicht ist am Ort der Mietwohnung (hier: in Berlin) zu gewähren, auch wenn der Vermieter seinen Sitz außerhalb hat.
Gerade bei großen Wirtschaftseinheiten empfiehlt es sich, die Unterlagen von einigen möglichst fachkundigen Mieter/innen, stellvertretend für alle anderen, einsehen zu lassen. Sie können auch nicht im Haus wohnende Personen damit beauftragen.
Wollen Sie von Ihrem Prüfungsrecht Gebrauch machen, müssen Sie eine Nachzahlung so lange nicht leisten, bis Ihnen der Vermieter auf Ihr Verlangen hin Einsicht in die Unterlagen gewährt hat. Teilen Sie ihm deshalb innerhalb einer Frist von 30 Tagen mit, dass Sie Ihr Einsichtsrecht wahrnehmen wollen.
Sie können den Vermieter auch bitten, Ihnen Kopien zu übersenden, müssen die Anfertigung jedoch auf Verlangen bezahlen (0,25 Euro pro Kopie gelten im Allgemeinen noch als angemessen). Einen Anspruch auf die Übersendung von Kopien haben die Mieter/innen im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau; im preisfreien Wohnraum nur die Mieter/innen, deren Vermieter seinen Sitz nicht am Ort der Mietwohnung hat.
Ergibt die Prüfung der Rechnungsunterlagen, dass die Nachzahlungsforderung nur teilweise belegt ist, ist die Zahlung in der Höhe, in der die Nachforderung berechtigt ist, zu leisten. Teilen Sie dem Vermieter mit, für welche Betriebskosten und in welcher Höhe Sie seine Forderung ausgleichen.
Auch für Mieter/innen gilt eine Ausschlussfrist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB), spätere Einwendungen sind nicht mehr möglich. Ausnahme: Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Aber beachten Sie: Die Einwendungsfrist bedeutet nicht, dass Sie sich zwölf Monate mit der Bezahlung Zeit lassen können (s. o.).
Stellt sich heraus, dass Betriebskosten unberechtigt in Rechnung gestellt worden sind, müssen Sie auch hiergegen Einwendungen erheben und zwar selbst dann, wenn Sie dies dem Vermieter bei vorangegangenen Abrechnung bereits mitgeteilt haben.
Werden innerhalb dieser Frist keine Einwendungen mitgeteilt, gilt die Abrechnung als richtig, geforderte Nachzahlungen sind zu leisten und mögliche Rückforderungen der Mieter/innen wegen fehlerhafter Abrechnungen sind ausgeschlossen.
Es genügt nicht, Fehler nur allgemein zu rügen, Sie müssen Einsicht in die Abrechnungsunterlagen genommen haben und substanziiert darlegen, welche Kosten aus Ihrer Sicht unrichtig berechnet worden sind.
Einwendungen gegen eine formell unwirksame Abrechnung müssen nicht innerhalb der Einwendungsfrist mitgeteit werden. Der BGH hat entschieden, dass der Zugang einer formell fehlerhaften Betriebskostenabrechung die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB nicht in Gang setzt (BGH, Urt. v. 08.12.2010, AZ: VIII ZR 27/10; Urt. v. 15.03.2011, AZ: VIII ZR 243/10).
Nach einer Abrechnung kann eine Änderung der Höhe Ihrer Vorauszahlung für die Betriebskosten nötig werden – sei es wegen Preisänderungen oder wegen eines veränderten Verbrauchs im Abrechnungsjahr. Diese Anpassung der Vorauszahlung nach oben oder nach unten kann sowohl vom Vermieter als auch von den Mieter/innen, vorgenommen werden. Die Anpassung muss der tatsächlichen Entwicklung angemessen sein und ist dem anderen Vertragspartner durch eine Erklärung in Textform mitzuteilen (§ 560 Abs. 4 und 5 BGB).
Die Ansprüche auf die Nachzahlung von Betriebskosten oder die Auszahlung eines Guthabens verjähren drei Jahre nach Zugang der Abrechnung bei den Mieter/innen. In diesem Fall müssen Sie eine vom Vermieter geforderte Nachzahlung nicht mehr leisten – können aber auch Guthaben nicht mehr einfordern.
Auch der Anspruch auf Abrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung, das sollten Sie beachten, wenn Sie ein Guthaben erwarten.
Hilfreiches zur Überprüfung der Betriebskosten
Preise für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser
Auskünfte Berliner Wasserbetriebe
www.bwb.de oder Tel. 0800-292 75 87
Recyclingmüll, Papier, Glas
Auskünfte: Berlin Recycling GmbH
www.berlin-recycling.de oder Tel. 030-609 72 00
Tipp: Die Wertstofftonne ist kostenfrei, spart also Betriebskosten.
www.wertstofftonne-berlin.de oder Tel. 030-22 55 277
Auskünfte: BSR
www.bsr.de oder Tel. 030-75 92 49 00
Die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung gibt alle zwei Jahre die Berliner Betriebskostenübersicht heraus. Diese Übersicht ist nicht rechtsverbindlich, gibt aber eine Orientierung zur Höhe der durchschnittlichen Berliner Betriebskosten.

References: § 1
 § 2
 § 556
 § 556
 BGH 
 BGH 
 § 556