Source: http://alcaldiajambalcauca-miryan.blogspot.com/2008/06/gua-3-autodiagnstico-de-trmite.html
Timestamp: 2017-09-23 19:46:58+00:00

Document:
ALCALDIA JAMBALÓ CAUCA: Guía 3 Autodiagnóstico de Trámite Documental
ALCALDIA JAMBALÓ CAUCA
Guía 3 Autodiagnóstico de Trámite Documental
EVIDENCIA UNO (01)
SE NUMERAN LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS EN SU ORGANIZACIÓN. SI
Los actos administrativos son elaborados por la Unidad de la Secretaria de Despacho. Cada año esta unidad empieza de uno hasta donde termine el año llevando un consecutivo en el computador en la carpeta de RESOLUCIONES, DECRETOS, ACTAS DE POSESIÓN, estas carpetas llevan el contenido en general porque hasta el momento no se han sistematizado los archivos de Gestión, Central e Histórico: a la vez se cuenta con libros radicadores para las Resoluciones y los Decretos más no para las Actas de Posesión.
a) Pago de viáticos
b) Pago de cesantías
c) Aprobación lotes de adjudicación
e) Toques de queda.
MUNICIPIO JAMBALO
Nit. 891501047-9 Tel: (0928) 252626
alcaldiajambalo@yahoo.es
RESOLUCIÓN Nº 0395 DE 2007
POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA UNA ADJUDICACIÓN
EL ALCALDE MUNICIPAL DE JAMBALÓ (CAUCA), en ejercicio de sus facultades en especial las conferidas en el artículo 315, de la Constitución Política y el artículo 91, Literal D, de la ley 136 de junio 2 de 1994 y demás normas a fines y concordantes y,
Que el Cabildo Indígena del Resguardo de Jambaló Cauca, en la fecha 2 de abril de 2002, realizó la adjudicación a nombre del señor, REMIGIO CUETIA un lote de terreno con una extensión de media hectárea, en el Municipio de Jambaló.
Que en la fecha de julio 12 de 2007, el señor REMIGIO CUETIA, presento a este despacho el ACTA DE ADJUDICAIÓN Y RESOLUCIÓN Nº 10, solicitando le sea expedida la correspondiente resolución de aprobación.
Que el Cabildo Indígena de Jambaló a expedido la correspondiente ACTA DE ADJUDICAIÓN se fundamento en las disposiciones establecidas el artículo 76 Decreto Nº 74 de 1898 que desarrolla la Ley 89 de 1890 y las demás disposiciones que reglamenta el Resguardo.
Que ni a la hora de la adjudicación ni después, se han presentado reclamos por parte de los colindantes.
Que la Alcaldía Municipal accede dar aprobación del acta de adjudicación en referencia impartida por el Cabildo Indígena del Resguardo de Jambaló Cauca.
Por los anteriores apartes la Alcaldía Municipal de Jambaló, Administrando Justicia en nombre de la República y por autoridad de Ley.
ARTICULO PRIMERO: Aprobar como en efecto lo hace el ACTA DE ADJUDICACIÓN Y RESOLUCIÓN Nº 10 de abril 2 de 2002, a favor del señor REMIGIO CUETIA, identificado con cedula de ciudadanía número 76.002.670 expedida en Jambaló (Cauca), Municipio de Jambaló con sus linderos demarcados en el acta de adjudicación en referencia.
ARTICULO SEGUNDO: En obediencia de los artículos 11 y 12 del Decreto 162 de 1920 de deja a salvo el derecho para oírlos en juicio de policía si fuere necesario.
Dado en el las Instalaciones de la Alcaldía Municipal de Jambaló (Cauca), a los doce (12) días del mes de julio de dos mil siete (2007).
MARCO ANTONIO CUETIA
NOTIFICACIÓN PERSONAL: En la fecha doce (12) días del mes de Julio de dos mil siete (2007), fue notificado personalmente el contenido de la resolución A REMIGIO CUETIA, quien impuso su firma.
El (A) NOTIFICADO (A):
REMIGIO CUETIA
LUIS FERNANDO HURTADO DAGUA
a) De Nombramiento
b) De presupuesto.
3. ACTAS DE POSESIÓN: donde se posesionan a las personas que ingresan a laborar por nomina ya sea indefinido, provisional.
EVIDENCIA DOS (2)
LOS CONTRATOS DE SU ORGANIZACIÓN SE NUMERAN. SI
El proceso de la numeración de los contratos para el control de estos es un número consecutivo empezando cada año desde el uno hasta terminar el año. Para los contratos no se cuenta con ningún libro radicador y se llevan en el computador en la carpeta de CONTRATOS, con su contenido completo.
ORDEN DE SERVICIO Nº 174 DE 2004
CONTRATANTE: MUNICIPIO DEJAMBALÓ
CONTRATISTA: REINALDO DAGUA
VALOR: $1.440.00,oo
Entre los suscritos a saber MARCO ANTONIO CUETIA, identificado con cedula de ciudadanía Nº 76.002.751 expedida en Silvia (Cauca), en mi condición de Alcalde y quien obra en nombre y Representación Legal del Municipio de Jambaló, en virtud a lo dispuesto por el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, solicitó a REINALDO DAGUA, identificado con cedula de ciudadanía Nº 76.002.510 expedida en Jambaló (Cauca).
OBJETO: Operación y mantenimiento de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PETAR) de la cabecera Municipal de Jambaló (Cauca).
PARAGRAFO 1: El contratista manifiesta que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad prevista en la Ley. 2) El Municipio atreves del Secretario de Gobierno ejercerá la inspección y vigilancia sobre las prestación de los servicios realizados.
VALOR Y FORMA DE PAGO: El presente acuerdo de voluntad no genera prestaciones sociales y no se considera como un contrato de trabajo y se estipula por valor de UN MILLON CUATROCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($1.440.000,oo) MDA CTE, pagados mensualmente con la constancia de trabajo a satisfacción o cumplimiento. Para dar aplicación al Decreto 2800 de 2003, debe prestar también la autoliquidación de aportes a salud y riesgos profesionales para su respectivo pago. PLAZO: desde el 1º de octubre hasta el 31 de diciembre de 2004.
IMPUTACIÓN: Forzosa Inversión, Sector Saneamiento Básico: Código 030559010302. PERFECCIONAMIENTO: la presente orden de servicios se perfecciona con las firmas de las partes y la disponibilidad presupuestal expedido por el jefe de Presupuesto Municipal.
Octubre 01 de 2004.
MARCO ANTONIO CUETIA REINALDO DAGUA
Alcalde Municipal Contratista
EVIDENCIA TRES (3)
CUANDO LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRAN EN TRAMITE ES FÁCIL SU CONSULTA.
No. Porque los documentos se radican en la Unidad de Archivo y Correspondencia en el libro radicador; en general es decir toda la correspondencia externa. Por ende en el momento que el usuario necesite saber como va su solicitud o propuesta se debe empezar a buscar en los meces que lo haya radicado; pero muchas veces suele que se le pierden los recibidos a los usuarios y ello implica la agilidad en verificar que Unidad y persona lo recibió.
Por los inconvenientes presentados me gustaría que me dieran una guía de manual sistematizado o como hacerlo para aplicarlo en la Entidad.
EXIXTE UN PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA SUSCRIBIR CONTRATO CON SU ENTIDAD.
SI EXISTE, el manual de procedimientos para la contratación del Municipio de Jambaló Cauca; que reglamenta los proceso de CONTRATACIÓN. Anteriormente la Ley 80 de 1993 y el decreto 21-70 de 2002.
Actualmente se encuentran ajustando el Manual de Procesos de contratación de acuerdo a la Ley 1150 de 2007 y el decreto 066 de 2008. Por ello doy a conocer los avances del proceso de contratación.
Selección abreviada en sus modalidades
Licitacitación pública; de acuerdo a la cuantía que son los de menor cuantía el valor de 12.990.000,oo y la mayor cuantía 129.990.000, oo
La persona encargada de la contratación directa es el Alcalde o los jefes de las Áreas de Unidad.
Deben presentar la solicitud 5 días antes del objeto contractual.
Deben radicar en carpetas individuales cada contratación requerida debidamente en el estricto orden que a continuación se relaciona.
a) Certificación de inexistencia de recursos humanos y recursos humanos insuficientes.
b) Estudio conveniencia y oportunidades diligenciándolas en tres ejemplares.
1. Planeación e infraestructura
2. Unidad área financiera
3. Unidad de tesorería y presupuesto.
c) Pliegos de condiciones
1. Carta invitación
2. Modelo carta de presentación
3. Propuesta diligenciado por el proponente y el contratista y manifieste que quiere afiliarse a riesgos y salud marcando con una x pero en caso contrario se manifiesta con una negativa no se le contratara. Además debe adjuntar los siguientes documentos como requisitos.
· Fotocopia del Pasado Judicial
· Certificaciones de afiliaciones a salud y pensiones vigentes.
· Declaración de bienes y rentas.
Teniendo estos documentos deben radicarlos en la Unidad de Archivo y Correspondencia dice el manual de contratación pero hasta el momento no se ha hecho este procedimiento.
El área de contratación encargados de revisar los programas en el plan de compras o contratación hasta el momento revisan y dan el visto bueno sin cumplir esta “Radicación” y proceden a adelantar los contratos que cumplan con los requisitos; pero en caso que hayan inconsistencias se devolverán al área de la unidad o quien solicitaba el contrato para que se le hagan sus respectivos ajustes.
Luego pasan dos ejemplares a la Secretaria General para que el radique los contratos u ordenes de convenio en orden” el Cual tampoco se hace” porque no existen estos libros y solo se lleva en la carpeta de Contratos con un Número consecutivo. Estos contratos los hace firmar del representante legal y el contratista luego de las firmas un ejemplar se pasa al área de tesorería para solicitar su respectivo registro presupuestal el otro ejemplar lo archivan en Secretaria General.
Después de tener registro presupuestal y la disponibilidad el contratista requiere de una póliza de garantía única que le cubre el anticipo y el cumplimiento, se procede a hacerle la resolución de la aprobación de la póliza y al final se elabora un oficio a la persona que le asignan como interventor del contrato.
Publicado por Miryan en 14:36
mi nombre es Miryan Yaneth Mostacilla, vivo en el Municipio de Jambaló comvivo con mi familia que esta comformada de tres personas, que son mis dos hermosos hijos y mi compañero laboro en el Municipio de Jambalo Cauca como Auxiliar Administrativo de Archivo desde hace un año.

References: RESOLUCIÓN 
 artículo 315
 artículo 91
 RESOLUCIÓN 
 resolución 
 artículo 76
 RESOLUCIÓN 
 resolución 
 artículo 39
 resolución