Source: https://lautorite.qc.ca/autres-mandats-de-lautorite/contrats-publics/foire-aux-questions/
Timestamp: 2018-01-24 05:50:38+00:00

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Foire aux questions – Contrats publics | AMF
Foire aux questions – Contrats publics
Quel est le délai à prévoir entre le dépôt d'une demande d'autorisation et l'émission d'une décision par l'Autorité?
Le délai de traitement moyen pour un dossier visé par les seuils et les catégories de contrats et de sous-contrats publics est estimé à 8 semaines, à compter de la réception d'un dossier complet et conforme. Ce délai moyen est valable lorsqu'aucun enjeu particulier n'est soulevé de la part des partenaires de l'Autorité dans le cadre des vérifications.
Combien en coûtera-t-il à une entreprise pour obtenir une autorisation de l'Autorité?
Pour être considérée comme recevable, la demande d'autorisation doit obligatoirement être accompagnée d'un montant de 428 $ à titre de somme forfaitaire initiale pour le dépôt, ouverture, analyse et traitement de la demande.
Par la suite, lorsque la demande d'autorisation aura été analysée par l'Autorité et qu'il aura été déterminé qu'elle est complète et conforme, l'entreprise sera invitée à compléter les formulaires de divulgation des liens d'affaires.
Pour chaque personne ou entité qui fait l'objet d'une vérification suite à la divulgation des liens d'affaires, notamment les dirigeants, administrateurs ou entités qui la contrôlent, l'entreprise devra débourser 214 $.
Que doivent faire les entreprises visées pour déposer une demande d'autorisation?
Les entreprises québécoises doivent soumettre une demande d'autorisation à partir des services en ligne de l'Autorité.
Quant aux entreprises étrangères qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi québécoise ET n'ont pas de siège au Québec ni d'établissement où elles exercent principalement leurs activités, elles devront compléter une demande de façon manuscrite.
L'Autorité met à la disposition des entreprises un guide pour les aider à préparer leur demande d'autorisation.
Quels sont les rôles de l'Autorité et de l'UPAC et ses partenaires (Sûreté du Québec, Régie du bâtiment du Québec, Commission de la construction du Québec et Agence du Revenu du Québec) dans le traitement et l'analyse des demandes d'autorisation?
L'Autorité a pour mandat de délivrer les autorisations. C'est donc elle qui reçoit les demandes d'autorisation.
Sur réception d'une telle demande, l'Autorité transmet au Commissaire associé au sein de l'Unité permanente anti-corruption (l'UPAC) les renseignements obtenus afin que celui-ci effectue les vérifications jugées nécessaires en collaboration avec la Sûreté du Québec, Revenu Québec, la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) et la Commission de la construction du Québec (CCQ).
Par la suite, le Commissaire associé donne à l'Autorité un avis à l'égard de l'entreprise qui demande l'autorisation. Cet avis indique le motif pour lequel il est recommandé, le cas échéant, de refuser, une autorisation.
Suivant la réception de cet avis, l'Autorité rend une décision sur la demande d'autorisation. L'Autorité a également le mandat de maintenir à jour un registre public des entreprises qu'elle autorise à contracter ou à sous-contracter auprès des organismes publics.
Est-ce une obligation d'indiquer le numéro de la licence délivrée par la Régie du bâtiment du Québec (RBQ)?
Il est demandé sur la demande d'autorisation d'indiquer le numéro de licence attribué par la Régie du bâtiment du Québec. Seules les compagnies détenant une telle licence ont l'obligation de compléter cette information.
Est-ce que les demandes jugées incomplètes seront retournées aux entreprises?
Non, les demandes jugées incomplètes ne sont pas retournées à l'entreprise.
Au cours du processus d'analyse, lorsque l'Autorité juge certaines informations incomplètes, elle communique directement avec l'entreprise pour que celle-ci puisse compléter la demande avec diligence.
En effet, l'Autorité peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors communiquer à l'Autorité le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'Autorité peut, en application de l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c C-65.1 (la « LCOP »), annuler la demande d'autorisation.
Il est important de mentionner qu'une entreprise dont la demande d'autorisation est annulée en vertu de l'article 21.35 de la LCOP ne peut présenter à l'Autorité une nouvelle demande d'autorisation dans les 12 mois qui suivent cette annulation à moins que l'Autorité ne le permette.
Est-ce qu'un formulaire peut être signé par une autre personne que le déclarant? Par exemple : « M. X signe pour M. Y »?
Non, chaque personne est responsable de préparer et de signer ses propres déclarations. À moins qu'il n'y ait une procuration, par exemple le liquidateur dans le cas d'une succession, un tiers ne peut pas signer le formulaire de la personne visée par la déclaration.
Le Règlement exige le dépôt des états financiers vérifiés avec une demande d'autorisation. L'entreprise qui n'a pas de tels états financiers peut-elle fournir des états financiers qui ne sont pas vérifiés?
Oui, la demande d'autorisation peut être accompagnée d'états financiers qui ne sont pas vérifiés. À cet effet, l'Autorité exige la production d'une mission d'examen sur les états financiers.
Parmi les documents que doit fournir l'entreprise qui présente une demande, qu'entend-on par « document officiel de l'entreprise confirmant la nomination du répondant à ce titre » au sens du Règlement?
Un document officiel de l'entreprise devrait normalement être une résolution du conseil d'administration (ou un extrait de procès-verbal faisant état de cette résolution), ou une lettre du principal dirigeant (pour les sociétés ou les entreprises à propriétaire unique).
L'accusé de réception transmis par l'Autorité n'est pas signé. Est-ce tout de même un document officiel?
Oui, il s'agit d'un document officiel portant une signature bureautique.
Si une entreprise obtient une autorisation, cette autorisation vaut-elle pour tout contrat subséquent à intervenir entre un organisme public et l'entreprise ou une nouvelle demande doit-elle être présentée à chaque fois?
Une fois l'autorisation délivrée à l'entreprise, elle est valide pour une durée de 3 ans, sous réserve de l'émission d'une décision suspendant ou révoquant cette autorisation.
Une entreprise qui a déjà déposé une demande d'autorisation à l'Autorité procède à un changement de nom par la suite. Doit-elle déposer une nouvelle demande d'autorisation en raison de cette modification?
Non, car il s'agit de la même entreprise. Si elle conserve le même numéro d'entreprise (NEQ), elle n'a pas à déposer une nouvelle demande d'autorisation. Elle n'a qu'à transmettre à l'Autorité le document émis par le Registraire des entreprises selon lequel la demande de modification au registre des entreprises a été déposée.
Est-ce que l'Autorité assure la protection des renseignements personnels transmis dans le cadre d'une demande d'autorisation?
Comme elle le fait dans le cadre de tout mandat qui relève de ses activités et particulièrement dans le cadre des demandes d'autorisation déposées en vertu de l'article 21.22 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1, l'Autorité traite de telles informations et documents de façon confidentielle dans la mesure prévue par la loi.
À cet égard, les droits et obligations de l'Autorité sont déterminés et régis par diverses lois applicables en fonction des circonstances, par exemple l'article 16 de la Loi sur l'Autorité des marchés financiers (RLRQ, c. A-33.2) et l'article 23 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Ces dispositions permettent notamment de refuser l'accès aux renseignements recueillis par l'Autorité dans la mesure où elles sont applicables.
Il est cependant important de noter que l'Autorité ne signe pas d'engagement ou d'entente de confidentialité particulière envers une entreprise qui demande une autorisation ou autre permis d'exercice.
Seuils et appels d’offres
Quelles entreprises doivent déposer une demande d'autorisation à l'Autorité?
Les entreprises visées qui doivent obtenir une autorisation de l'Autorité sont celles qui sont engagées dans un processus d'appel d'offres ou d'attribution visant des contrats avec les ministères et organismes, les sociétés d'État et les municipalités au Québec et comportant une dépense égale ou supérieure aux seuils déterminés par le gouvernement.
Dans cet esprit, l'Autorité souhaite limiter le nombre de demandes d'autorisation non visées, présentées par de très petites entreprises, qui sont moins susceptibles d'être des joueurs actifs dans les seuils actuels relativement élevés. Ainsi, les entreprises individuelles et les travailleurs autonomes devront démontrer à l'Autorité que leur demande est visée par les seuils applicables. Ainsi, les demandes non visées présentées par ce type d'entreprises ne seront pas acceptées ni traitées. Le seuil provincial est fixé à :
1 million de dollars, pour tout contrat et sous-contrat de services conclu à la suite d'un appel d'offres lancé depuis le 2 novembre 2015 ou dont le processus d'attribution de contrat de gré à gré a débuté à cette date.
travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout;
services reliés à la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout.
Est-ce que les entreprises qui envisagent de répondre à un appel d'offres public qui n'est pas visé par la Loi peuvent déposer une demande d'autorisation auprès de l'Autorité?
Une entreprise qui n'est pas visée par l'obligation d'obtenir une autorisation pour le moment peut tout de même déposer à l'Autorité une demande d'autorisation. Cependant, une telle demande ne sera pas traitée en priorité.
Toutefois, l'Autorité souhaite limiter le nombre de demandes d'autorisation non visées, présentées par de très petites entreprises, qui sont moins susceptibles d'être des joueurs actifs dans les seuils actuels relativement élevés. Ainsi, les entreprises individuelles et les travailleurs autonomes devront démontrer à l'Autorité que leur demande est visée par les seuils applicables. Ainsi, les demandes non visées présentées par ce type d'entreprises ne seront pas acceptées ni traitées.
Les entreprises doivent-elles obtenir une autorisation de l'Autorité avant de déposer une soumission dans le cadre d'un appel d'offres public?
Dans le cas des contrats pour lesquels une autorisation de contracter est requise, la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 précise que l'entreprise qui répond à un appel d'offres en vue de la réalisation d'un contrat public ou d'un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission sauf si l'appel d'offres prévoit une date différente mais antérieure à la date de la conclusion du contrat.
Lorsqu'une entreprise souhaite soumissionner sur un contrat public dont la valeur ou la nature ne sont pas visées par la loi, elle peut le faire sans avoir à obtenir une autorisation de l'Autorité.
L'Autorité est-elle en mesure de répondre aux questions des représentants des municipalités et des organismes publics en matière d'appels d'offres publics et sur les conditions qui doivent s'appliquer pour le choix d'une entreprise?
Les représentants des municipalités doivent communiquer avec le ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (MAMOT). Les autres organismes publics doivent communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Contrats et sous-contrats
Pour quel type de sous-contrats public une entreprise doit-elle détenir une autorisation?
Pour un contrat public de construction ou un partenariat public-privé d'une valeur supérieure à 5M$ ou un contrat public de services d'une valeur supérieure à 1M$ (depuis le 2 novembre 2015) :
Une entreprise doit détenir une autorisation lorsqu'elle souhaite exécuter en tout ou en partie un contrat qui est actuellement visé par l'obligation de détenir une autorisation délivrée par l'Autorité. Par exemple, dans le cas d'un contrat d'une valeur de 35M$ conclu entre un organisme public et l'Entreprise ABC visant la réalisation de travaux de construction d'un nouvel immeuble, si l'Entreprise ABC envisage conclure un contrat avec une entreprise spécialisée en électricité pour effectuer cette partie des travaux, ce contrat est considéré comme un sous-contrat. Si la valeur de ce sous-contrat est égale ou supérieure à 5M$, l'entreprise spécialisée en électricité devra détenir une autorisation avant de pouvoir exécuter cette partie du contrat conclu entre l'Entreprise ABC et l'organisme public. Toutefois, si la valeur de ce sous-contrat est de moins de 5M$, l'entreprise spécialisée en électricité n'aura pas à obtenir une autorisation.
Un sous-contrat doit être distingué d'un contrat de vente. Ainsi, dans le cas mentionné ci-dessus, si l'entreprise spécialisée en électricité souhaite acheter son matériel dans une quincaillerie pour réaliser ses travaux d'électricité, il s'agit d'un contrat de vente qui ne nécessite aucune autorisation de l'Autorité.
Pour un contrat de la Ville de Montréal d'une valeur supérieure à 100 000 $ :
Dans le même exemple, si l'entreprise ABC conclut le même type de contrat avec la Ville de Montréal, l'entreprise spécialisée en électricité devra détenir une autorisation délivrée par l'Autorité si la valeur de son sous-contrat est de plus de 25 000 $.
Nous vous référons au Bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor, à l'adresse suivante : http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/publications/bulletin-dinterpretation-des-marches-publics/ Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Dans le cas d'un sous-contrat visé par l'obligation d'obtenir une autorisation, qui doit présenter la demande d'autorisation à l'Autorité, le contractant principal ou le sous-contractant?
Le sous-contractant est responsable de présenter sa propre demande d'autorisation.
Est-ce que les sous-sous-contractants doivent obtenir une autorisation de l'Autorité?
Oui, s'il s'agit d'un sous-contrat rattaché directement ou indirectement à un contrat visé et que ce sous-contrat est de :
Depuis le 23 octobre 2013, les entreprises qui souhaitent conclure des sous-contrats de la Ville de Montréal comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ rattachés directement ou indirectement à des contrats de travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout, qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et dont le processus d'adjudication (c'est-à-dire la date de publication de l'appel d'offres) ou d'attribution débute à compter du 23 octobre 2013, doivent également obtenir une autorisation.
Depuis le 24 septembre 2014, les entreprises qui souhaitent conclure des sous-contrats de la Ville de Montréal comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ rattachés directement ou indirectement à des contrats d'approvisionnement en enrobés bitumineux et des contrats de services reliés à la construction, à la reconstruction, à la démolition, à la réparation ou à la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout , qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et dont le processus d'adjudication (c'est-à-dire la date de publication de l'appel d'offres) ou d'attribution débute à compter du 24 septembre 2014, doivent également obtenir une autorisation.
Est-ce que les contrats mixtes sont visés par l'obligation d'obtenir une autorisation?
D'abord, précisons qu'actuellement les contrats d'approvisionnement ne sont pas visés par la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1. Pour les questions de contrats mixtes, nous vous référons au Bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor, à l'adresse suivante : http://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/publications/bulletin-dinterpretation-des-marches-publics/ Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Il y est notamment mentionné qu'il appartient aux organismes publics de catégoriser les contrats et qu'il est de la responsabilité des entreprises de catégoriser leurs sous-contrats.
Qui est responsable de calculer la dépense estimée découlant d'une soumission afin de déterminer si l'entreprise soumissionnaire devra détenir une autorisation de contracter?
Il revient aux entreprises de vérifier si elles doivent détenir une autorisation de contracter. Celles-ci doivent donc évaluer si la dépense estimée qui découlera de leur soumission atteindra ou excédera le montant fixé par le gouvernement. Le calcul de la dépense estimée doit tenir compte, le cas échéant, de toutes les options prévues dans l'appel d'offres (quantités additionnelles ou option de renouvellement).
Comme le taux de remboursement des taxes peut varier d'un organisme public à l'autre, les entreprises doivent vérifier dans les documents d'appel d'offres ou en contactant le donneur d'ouvrage si la dépense estimée inclue ou non les taxes.
Il est à noter que tout organisme public qui s'apprête à conclure un contrat de services ou de travaux de construction dont la dépense atteint ou excède le montant fixé par le gouvernement doit également s'assurer que le contractant visé a bien obtenu son autorisation de contracter avant de conclure le contrat.
Entreprises étrangères et travailleurs autonomes
Dans le cas d'une entreprise qui n'est pas constituée en vertu d'une loi du Québec et n'y a pas son siège ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, qu'est-ce qu'on entend par un certificat de bonne conduite à l'égard de l'entreprise?
Une telle entreprise devra fournir à l'Autorité l'un des documents suivants :
un certificat de bonne conduite à son égard, délivré par les autorités locales, soit le gouvernement ou l'un de ses ministères ou organismes.
On entend par « certificat de bonne conduite », les certificats de police, les vérifications des antécédents criminels, les vérifications de casier judiciaire, les vérifications policières, les vérifications du Centre d'information de la police canadienne (CIPC).
Selon le Règlement, on entend par « localité de l'entreprise et des personnes visées » la province, le territoire canadien, ou l'État où l'entreprise exerce principalement ses activités ou, dans le cas d'une personne physique, son domicile.
À titre indicatif, le site suivant donne des explications sur la façon d'obtenir un tel document : www.cic.gc.ca/francais/information/securite/cert-police/index.asp Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
Dans le cas d'un certificat de bonne conduite pour une entreprise, si cette dernière n'est pas en mesure de fournir un tel document, elle devra transmettre à l'Autorité une lettre assermentée signée par le répondant ou un dirigeant de l'entreprise déclarant que l'entreprise n'a pas, au cours des 5 dernières années :
été poursuivie ou déclarée coupable d'une infraction prévue ou de nature similaire à celles prévues à l'Annexe 1 de la Loi sur les contrats avec les organismes publics, RLRQ c. C-65.1, au Canada ou à l'étranger;
été poursuivie ou déclarée coupable de toute infraction de nature criminelle ou pénale dans le cours de ses affaires, au Canada ou à l'étranger.
Lorsqu'une entreprise a un principal établissement au Québec mais que le siège social n'est pas situé au Québec, doit-elle transmettre à l'Autorité les certificats de bonne conduite et autres documents requis par l'article 5 du Règlement?
Dans un tel cas, l'Autorité n'exigera pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même mais elle en exigera un pour chacune des entreprises qui la contrôlent qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou n'y ont pas leur siège ni d'établissement, à condition que celles-ci doivent faire l'objet d'une déclaration à l'Autorité.
De plus, dans un tel cas, l'Autorité exigerait des dirigeants, administrateurs, associés ou autres personnes liées à l'entreprise et qui ne résident pas au Québec de fournir de tels certificats, le tout selon l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1.
En effet, l'Autorité peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors communiquer à l'Autorité le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'Autorité peut, en application de l'article 21.35 de la LCOP, annuler la demande d'autorisation.
Une entreprise qui n'a pas été constituée en vertu d'une loi du Québec mais qui a son siège au Québec est-elle soumise à l'obligation prévue à l'article 5 du Règlement de produire des certificats de bonne conduite?
L'Autorité n'exigera pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même mais elle en exigerait un pour chacune des entreprises qui la contrôlent qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou n'y ont pas leur siège ni d'établissement, à conditions que celles-ci doivent faire l'objet d'une déclaration à l'Autorité.
L'Autorité exige-t-elle un certificat de bonne conduite pour les administrateurs étrangers d'une entreprise constituée au Québec?
Oui, selon l'article 21.35 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 (la « LCOP »).
En effet, cette disposition prévoit que l'Autorité peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors communiquer à l'Autorité le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'Autorité peut, en application de l'article 21.35 de la LCOP, annuler la demande d'autorisation.
Une entreprise, dont le siège social est hors du Québec mais qui a des activités au Québec, sera-t-elle considérée comme une entreprise étrangère (au motif que, tout en étant très présente au Québec, elle n'y exerce pas
Oui, pour qu'une entreprise soit considérée comme une entreprise étrangère au sens du Règlement, elle doit être une entreprise qui n'est pas constituée en vertu d'une loi québécoise ET elle ne doit pas avoir de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités.
Consortiums et autres formes juridiques particulières
Une société en participation ou une entreprise individuelle qui souhaite présenter une demande d'autorisation auprès de l'Autorité peut-elle obtenir un numéro d'entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec (un NEQ)?
Oui. Puisque ces entreprises doivent déposer une attestation de Revenu Québec lorsqu'elles présentent leur demande d'autorisation à l'Autorité et que pour obtenir cette attestation le NEQ est obligatoire, elles peuvent demander au Registraire des entreprises Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre de leur en attribuer un.
Dans le cas d'un consortium, est-ce l'entité formée aux fins de consortium qui doit être autorisée ou est-ce les entreprises formant le consortium de façon individuelle?
Il importe d'abord de préciser ce qu'on entend par consortium. Un consortium est un « regroupement » de deux ou de plusieurs entreprises, souvent constitué de façon temporaire et pour les fins d'un projet ou contrat en particulier. Par exemple, deux sociétés en participation peuvent former un consortium, tout comme le peuvent une société en participation et une société en nom collectif ou une société en commandite et une compagnie. Par ailleurs, le consortium doit normalement revêtir l'une des formes juridiques prévues à l'article 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 pour contracter directement avec un organisme public au sens de cette loi.
Si le consortium est une société en nom collectif, une société en commandite ou une compagnie, il devra présenter une demande d'autorisation. Chacune des entreprises composant ce consortium devra également présenter une demande d'autorisation si elle ne détient pas déjà une autorisation délivrée par l'Autorité.
Si le consortium prend la forme d'une société en participation, aucune autorisation ne serait exigée pour cette société. Toutefois, chacune des entreprises composant ce type de consortium devrait détenir une autorisation délivrée par l'Autorité.
Il demeure important de laisser aux entreprises le soin de déclarer leur participation à un consortium et de demander les autorisations qu'elles jugent requises. L'Autorité n'a pas à décider si une autorisation est requise ou non.
Une société en participation (qui n'est pas formée aux fins de consortium) doit-elle obtenir une autorisation, même si ce type de société ne possède pas de personnalité juridique propre?
Oui, puisqu'une société en participation peut contracter directement avec un organisme public, elle est visée par l'obligation d'obtenir une autorisation.
La situation est donc différente de celle que l'on rencontre lorsqu'il est question de consortium.
Liens d’affaires à divulguer
Le directeur des affaires juridiques ou le secrétaire corporatif de l'entreprise peuvent-ils agir à titre de répondant suivant la définition de dirigeant au Guide à l'intention des entreprises?
Oui, la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 prévoit que le répondant est soit la personne physique qui exploite une entreprise individuelle, soit l'administrateur ou un dirigeant dans le cas d'une personne morale, soit un associé dans le cas d'une société. La définition de « dirigeant » prévue au guide est présentée à titre indicatif. L'entreprise peut identifier d'autres dirigeants pour agir à titre de répondant.
Le répondant peut-il mandater son conseiller juridique pour interagir avec l'Autorité, même si ce conseiller n'est pas un dirigeant de l'entreprise?
Oui, le répondant peut mandater son conseiller juridique pour interagir avec l'Autorité. Sur réception de ce mandat, l'Autorité acceptera de communiquer avec cette personne. Toutefois, le répondant conserve son titre de répondant et demeure responsable de la demande d'autorisation de son entreprise, malgré le mandat.
Qu'entend-on par contrôle de l'entreprise?
À titre indicatif, vous pouvez référer à la définition donnée dans les Instructions générales - Entreprises de services monétaires.
Actionnariat de l'entreprise demanderesse
L'entreprise doit divulguer des liens d'affaires et fournir les formulaires de déclaration qui y sont associés pour ses trois (3) principaux actionnaires détenant chacun 10 % ou plus des actions votantes et le cas échéant, tous les autres actionnaires détenant un pourcentage égal à celui de l'actionnaire déclaré le plus bas. À titre d'exemple, dans le cas de l'actionnariat suivant : 25 %, 22 %, 19 %, 19 % et 15 %, l'entreprise devrait déclarer quatre (4) actionnaires. Dans cet exemple, l'actionnaire à 15 % ne serait pas déclaré.
S'il n'y a aucun actionnaire qui détient 10 % ou plus des actions votantes, l'entreprise ne divulgue aucun lien d'affaire et ne fournit aucun formulaire pour son actionnariat. Une lettre devra cependant être transmise à l'Autorité expliquant la description de son capital action.
Actionnariat de l'entité de niveau 2
L'entreprise doit divulguer des liens d'affaires et fournir les formulaires de déclaration qui y sont associés pour tous les actionnaires de l'entité de niveau 2 détenant 20 % ou plus des actions votantes.
Si aucun actionnaire ne détient 20 % ou plus des actions votantes, l'entreprise ne divulgue aucun lien d'affaire et ne fournit aucun formulaire pour l'actionnariat de l'entité de niveau 2. Une lettre devra cependant être transmise à l'Autorité expliquant la description de son capital action.
Est-ce que la notion de dirigeant, prévue au Guide à l'intention des entreprises, est limitative?
Non, la description présentée au Guide à l'intention des entreprises (pdf - 2 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre n'est fournie qu'à titre indicatif et ne constitue pas une définition stricte du mot « dirigeant ». L'entreprise doit fournir les déclarations de ceux/celles qu'elle considère être des dirigeants, sans égard à la nomenclature du poste.
Dans le contexte d'une très grande entreprise, comment déterminer à partir de quel échelon hiérarchique un dirigeant doit être déclaré comme tel à l'Autorité?
Dans le Guide à l'intention des entreprises (pdf - 2 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, on définit, à titre indicatif, la notion de « dirigeant » de la façon suivante :
Un dirigeant est une personne qui dirige et/ou encadre l'administration et/ou les activités d'une entreprise (le « Dirigeant »).
Dirigeant ayant le contrôle : un Dirigeant qui, dans les faits, exerce un pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise. De façon non limitative, l'Autorité considère qu'une personne qui occupe l'un des postes suivants est un Dirigeant ayant le contrôle : président, directeur général, chef de la direction, chef des finances et chef de l'exploitation ou toute autre personne qui exerce des fonctions analogues.
De plus, toute personne occupant un poste décisionnel au sujet des appels d'offres, soumissions, contrats et sous-contrats devra être divulguée à l'Autorité comme un Dirigeant ayant le contrôle.
Dirigeant n'ayant pas le contrôle : un dirigeant qui, dans les faits, n'exerce aucun pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise.
Il est important de s'attarder à la divulgation des Dirigeants afin d'éviter les questions éventuelles qui pourraient avoir comme conséquence d'augmenter significativement le délai de traitement lié aux vérifications.
Est-ce que les compagnies de financement qui ne sont pas des institutions financières ni des prêteurs doivent tout de même faire l'objet d'une déclaration à titre d'« institution financière » ou de « prêteurs »?
Non. Puisque ces compagnies ne sont pas des institutions financières au même titre que les banques, les caisses et les compagnies d'assurance, elles n'ont pas à faire l'objet d'une déclaration. On peut penser ici aux compagnies qui, par exemple, financeraient l'équipement utilisé par une entreprise (flotte de camions, véhicules, machinerie, etc.).
Si elles ne prêtent pas d'argent et ne se qualifient pas de prêteur comme tel, elles n'ont pas à faire l'objet d'une déclaration.
Dans le cas d'une société en commandite, est-ce que les commanditaires et les commandités doivent faire l'objet d'une déclaration à l'Autorité?
Oui. Tous les commandités devront être déclarés à l'Autorité par le biais d'un lien de type « Associé (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « Associé (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Pour les commanditaires, seuls les 3 principaux doivent être déclarés à l'Autorité par le biais d'un lien de type « Associé (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « Associé (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Le même raisonnement s'applique quand une société en commandite contrôle l'entreprise demanderesse. Dans un tel cas, les liens « Associé (personne physique) ayant le contrôle de l'entité » ou « Associé (entité) ayant le contrôle de l'entité » doivent être utilisés, selon le cas.
Dans le lien « Institutions financières », qu'entend-on par l'expression « faire affaire avec une institution financière »?
On réfère ici à l'institution financière dont l'entreprise est cliente.
Pour une grande entreprise, le signataire des déclarations peut-il préciser qu’à sa connaissance les renseignements présentés sont véridiques et complets, compte tenu du fait qu’une déclaration erronée pourrait être jugée fausse ou trompeuse?
L'Autorité s'attend à ce que l'entreprise fournisse des informations raisonnablement complètes et qu'elle indique, à même la demande, si l'information est incomplète ou non-exhaustive, de sorte que l'analyste chargé du dossier de l'entreprise verra à demander à celle-ci de la compléter si cela s'avère raisonnablement nécessaire.
Ce n'est pas l'Autorité qui détermine si une entreprise peut limiter ses déclarations. C'est l'entreprise elle-même ou le déclarant, selon le cas, qui, connaissant l'ampleur de l'information en jeu, décide de limiter sa déclaration et choisit, par exemple, d'en résumer le contenu sous réserve d'en fournir davantage sur demande.
Décisions de l’Autorité
Si l'Autorité refuse d'émettre une autorisation, est-ce qu'elle pourra donner les raisons de son refus à l'entreprise? Est-ce que l'entreprise aura la chance de s'expliquer?
Lorsque l'Autorité entend refuser d'émettre une autorisation à une entreprise, elle notifie un préavis de refus indiquant à l'entreprise les motifs appuyant son intention de refuser de lui délivrer une autorisation.
Ce préavis pourra, dans certains cas, donner à l'entreprise l'occasion de procéder à des correctifs qui, s'ils sont à la satisfaction de l'Autorité, pourront permettre la délivrance de l'autorisation.
Dans tous les cas, l'entreprise aura la possibilité de faire part à l'Autorité de ses observations et des informations susceptibles d'influencer la décision à venir. En effet, l'Autorité doit, avant de refuser d'accorder ou de renouveler une autorisation ou avant de la révoquer, notifier par écrit à l'entreprise un préavis et lui accorder un délai d'au moins 10 jours pour présenter ses observations par écrit ou fournir d'autres documents pour compléter son dossier.
Est-ce qu'une entreprise peut contester une décision de l'Autorité? Si elle souhaite se plaindre de la décision de l'Autorité, à qui peut-elle s'adresser?
La décision de l'Autorité est une décision administrative. Elle est finale et sans appel. L'entreprise qui veut s'en plaindre devra s'adresser à la Cour supérieure.
Est-ce qu'une entreprise s'étant vue refuser une autorisation de conclure des contrats publics pourra terminer les contrats publics qu'elle a en cours d'exécution?
Non, sous réserve d'une décision du Conseil du trésor permettant la poursuite de l'exécution du contrat, malgré l'absence d'autorisation.
L'article 21.2.0.0.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 prévoit que lorsqu'une autorisation est refusée ou révoquée en application de cette loi, l'entreprise apparaît au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre actuellement tenu par le Secrétariat du Conseil du trésor, le tout pour une période de cinq ans.
Pourquoi la date d'expiration de l'autorisation n'est-elle pas indiquée au Registre des entreprises autorisées?
Les seules informations qui peuvent se retrouver au registre en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1 et ses règlements sont:
Par conséquent, lorsqu'une entreprise est inscrite au Registre des entreprises ayant obtenu l'autorisation pour conclure des contrats et sous-contrats publics cela confirme qu'elle est autorisée à conclure des contrats ou sous-contrats avec des organismes publics. Inversement, si l'entreprise n'y est pas inscrite, elle ne détient pas cette autorisation en date de la consultation du registre.
Outre le registre public des entreprises ayant obtenu leur autorisation auprès de l'Autorité, y a-t-il un registre des entreprises à qui l'Autorité a refusé de délivrer une autorisation?
Le registre public de l'Autorité est un registre dit « positif », c'est-à-dire qu'il ne contient que les informations relatives aux entreprises autorisées.
Renouvellement et non-renouvellement
Quel est le processus lié au renouvellement d'une autorisation et son impact sur l'exécution et/ou la signature d'un contrat public?
La Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65 prévoit que lorsqu'une entreprise présente une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle demeure autorisée à contracter, sous réserve d'une révocation durant ce délai. L'entreprise demeure donc au Registre des entreprises admissibles (REA), et ce, jusqu'à ce que l'Autorité confirme, ou non, son renouvellement.
Cependant, si une entreprise dépose sa demande de renouvellement dans moins de 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle est alors retirée du REA une fois ce délai expiré. Par conséquent, elle ne pourra plus signer de nouveaux contrats ou sous-contrats publics au-dessus des seuils applicables. Elle pourra cependant poursuivre ceux qui sont en cours d'exécution jusqu'à ce qu'une décision soit rendue par l'Autorité sur la demande de renouvellement.
Est-ce que l'Autorité transmet une confirmation à l'entreprise que la demande de renouvellement est soumise, ou non, dans les délais prescrits?
Non. Dans le cadre du processus de renouvellement, l'Autorité transmet à l'entreprise, une fois que la demande de renouvellement est dûment soumise, un accusé de réception attestant la date à laquelle ladite demande a été reçue. Ce document, combiné à la décision d'autorisation initialement délivrée par l'Autorité, permet à l'entreprise de déterminer si sa demande a été déposée, ou non, dans le délai prescrit. Par la suite, la décision sur le renouvellement sera transmise par l'Autorité à l'entreprise une fois qu'elle sera rendue.
Ainsi, entre le moment où l'autorisation initialement délivrée est expirée et celui où la décision sur le renouvellement est rendue, le REA fait foi de tout.
Il est donc de la responsabilité des donneurs d'ouvrage de consulter systématiquement le REA avant de signer un contrat avec une entreprise, le tout afin de s'assurer que celle-ci est bel et bien autorisée à le faire, à la date de signature dudit contrat.
Est-ce qu'une entreprise qui ne souhaite pas renouveler son autorisation peut en aviser l'Autorité de façon proactive?
Oui. Une entreprise qui ne désire pas renouveler son autorisation peut soumettre sa demande de non-renouvellement à l'aide des services en ligne de l'Autorité. Pour ce faire, il faut accéder à son compte client et sélectionner la demande de renouvellement disponible à l’onglet Contrats publics – Renouvellement/Non-renouvellement. L'Autorité traitera alors la Demande de non-renouvellement et transmettra une confirmation à l'entreprise une fois l'autorisation expirée.
L'Entreprise dont l'autorisation n'est pas renouvelée devra alors transmettre à l'Autorité la liste de ses contrats/sous-contrats en cours d'exécution à l'aide du formulaire accompagnant la lettre que lui aura transmise l'Autorité pour confirmer son non-renouvellement. Si aucun contrat/sous-contrat n'est en cours d'exécution, l'entreprise doit également en aviser l'Autorité. Il est important de noter que l'article 27.9 de la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65 prévoit que le défaut de transmettre cette liste à l'Autorité constitue une infraction passible d'une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d'une personne physique et de 15 000 à 100 000 $ dans les autres cas.
Par ailleurs, l'Autorité rappelle que si l'entreprise exécute un contrat/sous-contrat public et que son autorisation est expirée, elle est réputée en défaut d'exécuter ce contrat/sous-contrat au terme d'un délai de 60 jours suivant la date d'expiration de l'autorisation.
Services en lignes de l'Autorité et clicSÉQUR
Mon entreprise ne possède pas de compte clicSÉQUR. Comment dois-je présenter ma demande si je n'ai pas accès aux services en ligne?
Vérifiez d'abord auprès de ClicSÉQUR Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre si votre entreprise peut posséder un tel compte. S'il s'avère que votre entreprise ne peut posséder un tel compte, communiquez avec un agent du Centre d'information ou complétez la Demande d'information Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Si votre entreprise n'est pas constituée en vertu d'une loi québécoise et qu'elle n'a pas de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, consultez la section Entreprises étrangères du site de l'Autorité.
J’ai oublié mon numéro d’accès ou mon mot de passe clicSÉQUR. Que faire si je veux accéder aux services en ligne de l’Autorité?
Si vous avez oubliez vos codes d’accès clicSÉQUR, communiquez avec clicSÉQUR Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
Je refuse de présenter ma demande par le biais des services en ligne de l'Autorité. Puis-je soumettre ma demande d'une autre façon?
Dans un tel cas, nous vous invitons à communiquer avec un agent du Centre d'information ou complétez la Demande d'information Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
En complétant ma demande d'autorisation dans les services en ligne de l'Autorité, on m'indique de compléter des déclarations. Où puis-je obtenir ces documents?
Les déclarations utilisées pour compléter la demande d’autorisation des services en ligne de l’Autorité sont disponibles sur la page Guide et déclarations du site Web.

References: l'article 21
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 16
 l'article 23
 l'article 5
 l'article 21
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 l'article 5
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 1

L'article 21
 l'article 27