Source: http://metodikazvz.cz/dokumenty/neubauer-stepan/
Timestamp: 2018-10-21 07:04:45+00:00

Document:
Metodika ZVZ - Zákon o veřejných zakázkách
Stahování dokumentu cv-stepanneubauer.pdf začne automaticky.
Metodiku ZVZ přináší AKA – Asociace Komunikačních Agentur
Ujasněte si, jaký problém má komunikace řešit, jaké cíle chcete komunikací dosáhnout a jaké jsou vaše (hlavně finanční) možnosti.
Výběr druhu
zadávacího řízení
Výběr druhu zadávacího řízení
DLOUHODOBÁ SPOLUPRÁCE s cílem systematické komunikace s nastavenými dílčími cíli = otevřené výběrové řízení s cílem uzavřít RÁMCOVOU SMLOUVU s jedním uchazečem.
Zadavatel by měl vždy rozumně zvážit, jaké požadavky na kvalifikaci bude v zadávacím řízení požadovat a především čím chce nastavením daných požadavků dosáhnout.
Definice hlavních prvků předmětu plnění veřejné zakázky – vstupy
ZVZ dává zadavatelům možnost zvolit mezi dvěma druhy hodnotících kritérií (§ 78 odst. 1 ZVZ).
Při hodnocení předložených projektů by měl zadavatel klást velký důraz na složení hodnotící komise, která by se měla skládat především z odborníků, již jsou schopni předložené projekty posoudit.
Vzory briefů
Je důležité, aby agentury měly srozumitelně shrnuty důvody, které vedly k potřebě komunikovat.
Otevřené řízení / zjednodušené podlimitní řízení (ZPŘ).
Efektivní vynakládání veřejných prostředků v rámci komunikace je podmíněno nastavením cílů. Tedy začněte tím, že si odpovíte na otázku „Proč vlastně chceme vypsat veřejné výběrové řízení na komunikaci a čeho chceme realizováním dané zakázky dosáhnout?“
Ujasněte si, jaký problém má komunikace řešit, jaké cíle chcete komunikací dosáhnout a jaké jsou vaše (hlavně finanční) možnosti. Definujte kvantifikované cíle a nastavte metriky, kterými budou měřeny tak, abyste byli schopni prověřit a doložit účinnost komunikační kampaně.
Pokud si nejste v tomto jisti, konzultujte svou situaci s odborníky z AKA.
Na cíle nezapomínejte ani u menších jednorázových zakázek s předem danými nástroji komunikace, například zvýšení počtu návštěvníků akce na XY, dosažení znalosti značky/projektu/vyhlášky/ mezi stanovenou cílovou skupinou v XY %, zlepšení image destinace v parametru například “pro rodiny s dětmi“ o XY % apod.
Nastavené cíle u komunikačních projektů mají vždy stanovený termín, do kterého je nezbytně nutné je naplnit. Ve většině případů jsou takové termíny zásadní, neboť naplnění cílů po jejich uplynutí již může být bezpředmětné. Zde je jeden z dalších zásadních rozdílů oproti jiným oborům, například stavebnictví, kde zpoždění termínů ještě nutně neznamená znehodnocení celé dosavadní investice.
Zadavatel by neměl stanovovat termíny pro realizaci komunikačních projektů fixním datem, ale naopak využívat možnost stanovení doby realizace prostřednictvím určení její délky nikoliv datem jejího ukončení. Výše uvedené je vhodné doporučit s ohledem na v dnešní době již zcela běžné průtahy zadávacích řízení způsobené námitkami uchazečů.
Dlouhodobý projekt, kdy cílem je ovlivnění veřejného mínění v celoplošném rozsahu = potřebujete partnera pro oblast marketingové komunikace, který má dostatečné zkušenosti a je schopen profesionálně připravit marketingový komunikační plán a zajistit jeho plnou a funkční realizaci. Zároveň potřebujete dodavatele nezávislého marketingového výzkumu, který bude po celou dobu realizace projektu vyhodnocovat výsledky komunikace.
Zavedení nové služby veřejného sektoru, či informování a vysvětlování nových zákonů a norem – i zde se neobejdete bez profesionálního partnera pro oblast marketingové komunikace. Jedná se často o samostatnou komunikační kampaň většího rozsahu.
Krátkodobá zcela konkrétní komunikace menšího rozsahu jak z pohledu času, tak i financí, například realizace eventu, regionální roadshow, vytvoření nového loga, logomanuálu, nákup médií, realizace lokální reklamní kampaně, PR projekty, výzkumy a analýzy apod.
I v ujasnění rozsahu Vám mohou pomoci odborníci z AKA.
Výše uvedené zadavateli pomůže stanovit předpokládanou hodnotu odpovídající požadavkům § 13 a násl. zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) s tím, že zadavatel nesmí zapomínat na svou povinnost sečíst spolu související plnění za účetní období. V případě smluv trvajících déle než jeden rok stanovit předpokládanou hodnotu součtem hodnot za celé období, v případě smluv na dobu neurčitou za 4 roky.
Další informace potřebné pro stanovení hodnoty zakázky:
celkový plán finančních prostředků určených na komunikační projekty stanovený rozpočtem veřejného zadavatele
zjištění cen obvyklých – v příloze č. 1 naleznete vyčíslení
cenová diskuze – setkání s odbornými dodavateli před vypsáním výběrového řízení
Zákon nabízí různé druhy zadávacího řízení. Vyberte ten, který nejlépe odpovídá tomu, čeho chcete dosáhnout.
Podle cílů a rozsahu je lze rozdělit do tří hlavních skupin
1. DLOUHODOBÁ SPOLUPRÁCE s cílem systematické komunikace s nastavenými dílčími cíli = otevřené výběrové řízení s cílem uzavřít RÁMCOVOU SMLOUVU s jedním uchazečem.
OTEVŘENÉ/UŽŠÍ ŘÍZENÍ – SOUTĚŽ O RÁMCOVOU SMLOUVU
Vhodné řešení pro nastolení dlouhodobé spolupráce (obvykle na 2–3 roky), kde je důležitá úzká spolupráce a kooperace jak zadavatele, tak dodavatele.
Zde je však vyžadována vysoká odbornost a rozsah týmu na straně zadavatele, neboť veškeré časování a koordinace zůstává na jeho straně, což často bývá ve veřejné správě nereálné.
Soutěž by v tomto případě měla probíhat ideálně formou typu řízení, jež by zadavateli umožnilo i osobní jednání s uchazeči, jelikož představení nápadů a projektů je u daných služeb velmi podstatnou součástí předkládaného plnění. Zadavatelé jsou tak nuceni využívat jiný druh řízení, tedy otevřené výběrové řízení dle § 27 ZVZ. I v současné podobě ZVZ lze otevřené výběrové řízení přizpůsobit alespoň částečně oblasti marketingové komunikace.
Postup a osa viz příloha č. 3
2. ZAVEDENÍ NOVÉ ČI SLUŽBY ČI VYSVĚTLOVÁNÍ NOVÝCH ZÁKONŮ A NOREM, jasně ohraničený projekt, pro který hledá zadavatel nejlepší ucelené řešení = SOUTĚŽ O NÁVRH
Ideální postup pro zadavatele, který zvažuje pořízení pouze jednoho projektu, ale rozsáhlejšího charakteru, nejedná se tedy o postup vhodný k nastolení dlouhodobější spolupráce. Zde je tedy možné požádat uchazeče o předložení anonymních návrhů, které posoudí porota složená z větší části nestranných odborníků, konkrétní postupy se následně řídí § 102 ZVZ, postup a osa viz příloha č. 4. Výhodou daného typu řízení je právě anonymita, jež zaručuje, že porota bude schopna posoudit návrhy účastníků s odhlédnutím od jejich osobních sympatií či antipatií k určitým uchazečům. V daném případě je však kladen velký důraz na odbornost poroty, jež bude schopná řádně posoudit předložené návrhy. V případě soutěže o návrh by následně měl zadavatel zvážit využití jednacího řízení bez uveřejnění dle § 23 odst. 6 ZVZ, který uvádí, že „(v) jednacím řízení bez uveřejnění může zadavatel zadat veřejnou zakázku na služby rovněž v případě, jestliže je zadávána v návaznosti na soutěž o návrh, podle jejíchž pravidel musí být veřejná zakázka zadána vybranému účastníkovi nebo jednomu z vybraných účastníků této soutěže.“
3. KRÁTKODOBÁ ZCELA KONKRÉTNÍ KOMUNIKACE = ZJEDNODUŠENÉ PODLIMITNÍ ŘÍZENÍ / OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ
ZJEDNODUŠENÉ PODLIMITNÍ ŘÍZENÍ / OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ
Tento druh zadávacích řízení je vhodný pro menší jednorázové projekty, u nichž není podmínkou nastolení dlouhodobější spolupráce. Zadavatel se mezi jednotlivými druhy zadávacích řízení rozhoduje dle předpokládané hodnoty veřejné zakázky a dle svého uvážení. Podmínky využití, postup a časovou osu dle zjednodušeného podlimitní řízení (§ 38 ZVZ) najdete v příloze č. 5 a dle otevřeného řízení (§ 27) v příloze č. 6.
U KAŽDÉHO TYPU VÝŠE UVEDENÉHO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ SE POKUSTE ZACHOVAT NÁSLEDUJÍCÍ PRAVIDLA:
Dejte si práci s vypracováním specifikace požadovaného předmětu veřejné zakázky, pokud potřebujete poradit, obraťte se na AKA. Špatná definice cílů vede ke špatným řešením.
V případě marketingové komunikace platí více než kde jinde, že nejlevnější řešení není nikdy nejvýhodnější. Zejména proto, že levné nekvalitní řešení vás nejen nedovede k potřebným cílům, ale může dokonce působit kontraproduktivně a způsobit velké škody, jejichž náprava bude stát další finanční prostředky = vystavujete se tak riziku nehospodárného vynakládání veřejných prostředků. Nejvhodnější poměr mezi kvalitativními a cenovými kritérii je 70 % kvalita a 30 % cena. U tohoto poměru hodnotících kritérií ve prospěch kvality je zadavatel povinen své rozhodnutí odůvodnit. Vhodný příklad zdůvodnění:
Důvodem pro přidělení „pouze“ 30% váhy pro cenu je to, že ač jsou finanční prostředky na plnění této veřejné zakázky pro zadavatele důležité, musí mít hlavně zajištěno, že komunikační kampaň dosáhne účelu, kterým je naplnění cílů………….. Proto se zadavatel rozhodl klást značnou váhu i na ostatní dílčí hodnotící kritéria, (která jsou jako taková zejména schopna ovlivnit dosažení účelu této veřejné zakázky).“
Dobře nastavte hodnotící kritéria s ohledem na požadované služby. A hlavně, nastavte kritéria výběru tak, abyste vybrali to nejvhodnější řešení, které vám dodá nejvyšší přidanou hodnotu za zvolené finanční prostředky. Pro úspěch komunikace je nejpodstatnější kvalitní strategické myšlení, zapamatovatelná či chování měnící kreativní myšlenka a excelentní provedení všech kroků kampaně – ne nejnižší cena. Asi také nebudete vybírat sólistu státní opery podle výše jeho hodinové sazby.
V průběhu řízení komunikujte s uchazeči písemnou formou a odpovídejte na zaslané dotazy jasně a srozumitelně tak, abyste předešli jakýkoliv nejasnostem či nedorozuměním.
Dodavatelé v oblasti marketingové komunikace vždy předkládají do výběrového řízení téměř hotové dílo – pamatujte na to a chraňte tyto předložené návrhy před zneužitím. Agentury jsou zejména tvůrci nápadů, toho jak by kampaň měla vypadat. To je jejich know-how. Agentury si své nápady chrání a jejich zneužitím se vystavujete trestnímu postihu.
Respektujte náklady, které je uchazeč nucen vynaložit na předložení nabídky (řádově sta tisíce korun) a minimalizujte zbytečné požadavky, například v oblasti rozpracování kreativního řešení, detailních mediálních plánů apod.
Správně definované technické a kvalifikační předpoklady Vám pomohou získat nabídky od kvalitních uchazečů o zakázku.
Zadavatel by měl vždy rozumně zvážit, jaké požadavky na kvalifikaci bude v zadávacím řízení požadovat a především čím chce nastavením daných požadavků dosáhnout. V žádném případě by se nemělo přistoupit k mechanické aplikaci ustanovení ZVZ. U základních a profesních kvalifikačních předpokladů zadavatel postupuje obdobně jako u jiných druhů zakázek. To, čemu bychom však měli věnovat zásadní pozornost, jsou technické kvalifikační předpoklady.
Zadavatel bude využívat především § 56 odst. 2 ZVZ
Požadavek na předložení seznamu významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech, jejichž přílohou musí být osvědčení či smlouva a doklad o plnění, by měl být ze strany zadavatele nastaven tak, aby byl maximálně využit pro účely omezení okruhu možných zájemců, ale nedocházelo k diskriminaci.
Požadavek na realizované významné služby by se tedy měl odvíjet především:
Od rozsahu předmětu plnění – zkušenosti s realizací projektů obdobného rozsahu (zde je třeba uvést, že žádný marketingový komunikační projekt není přesně stejný jako jiný, tedy slovo obdobné je třeba chápat ve významu cílů a důvodů komunikace, případně rozsahu zásahu).
Od finančního objemu zakázky – především z důvodu zkušeností se správou rozpočtu a schopností uchazeče financovat jednotlivé části zakázky mezi vyúčtováními doporučujeme vyžadovat objem referenčních zakázek ve výši cca 30 % objemu zadávané zakázky.
Seznam techniků či technických útvarů, jež se budou podílet na plnění veřejné zakázky by neměl u daných služeb chybět, zvláště pokud je zadavatel přesvědčen, že k organizaci a přípravě daného projektu je třeba rozsáhlejšího týmu lidí, kteří budou disponovat určitými zkušenostmi pro dané činnosti. Vhodné je i doplnění požadavku na odborníka pro daný obor předmětu komunikace. Zadavatel v tomto případě však musí definovat, jaký je jeho minimální požadavek, tedy jak rozsáhlý by měl tým uchazeče být a především jakými zkušenostmi by měl disponovat. Zadavatel by zde měl vycházet buď z vlastní zkušenosti anebo oslovit odborníky, kteří mu budou schopni poradit s definováním minimálního požadavku.
Osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb. V tomto případě by se měl zadavatel vyhnout definování požadavku v podobě praxe x let v oboru, pokud tato praxe není podložena relevantními zkušenostmi. Zadavatel by tedy měl požadavek definovat, např. zkušenost na pozici vedoucího projektu minimálně u dvou projektů, jejichž rozsah byl odpovídající předmětu veřejné zakázky (samozřejmě zde zadavatel doplní konkrétní požadavek na rozsah a nespokojí se s pouhým odkazem na předmět veřejné zakázky).
Zpracování kvalitní zadávací dokumentace je nejtěžším krokem. Nejste-li si jisti obraťte se na AKA.
Hlavní prvky předmětu plnění veřejné zakázky – vstupy
Předmět zakázky – definice předmětu zakázky, například zda se jedná o návrh komunikační kampaně včetně samotné realizace, nebo zda zadavatel poptává pouze dílčí realizační kroky podle stanoveného strategického plánu.
Cíle projektu – krátkodobé i dlouhodobé tak, jak je zadavatel definoval v KROKU 1 a určení pořadí jejich důležitosti.
Hlavní sdělení komunikace – jaké postoje, vnímání, znalosti apod. má cílová skupina vykazovat po ukončení marketingové komunikace.
Cílová skupina projektu – komu je předmětná komunikace určena.
Východiska – zda a jak probíhala marketingová komunikace předmětu zakázky v minulosti, s jakými výsledky, omezeními a zkušenostmi.
Jaké jsou hlavní benefity pro cílovou skupinu.
Jaké je vnitřní i vnější prostředí, v jakém se komunikační projekt bude realizovat – například, zda se dá očekávat pozitivní či negativní vnímání komunikovaných témat u cílové skupiny.
Jaká jsou vnitřní i vnější rizika a úzká místa, která by měl uchazeč znát pro nastavení nejvhodnějšího komunikačního plánu.
Jaký je faktor času – tedy, jak dlouho má realizace marketingové komunikace probíhat – odborní dodavatelé jsou schopni doporučit nejvhodnější délku trvání i jednotlivé fáze komunikace, nicméně u veřejných zakázek je zadavatel povinen definovat časový rozsah projektu.
Finanční rámec projektu – jaké finanční prostředky jsou na realizaci zakázky určeny.
Další povinné prvky a omezení – grafický manuál, prvky povinné publicity a další.
Pro řádné stanovení předmětu je nutná úzká spolupráce mezi pracovníkem zodpovědným za komunikaci a pracovníkem zodpovědným za nákup, neboť cílem je obdržet srovnatelné nabídky, které jim jako zadavatelům umožní vybrat nejlepší možnou službu za přiměřenou cenu.
Jestliže zadavateli není jasné, jak správně své potřeby formulovat, nebo má problém s jejich formulací či zacílením, může se obrátit na AKA, která umí pomoci s ujasněním a přípravou řízení.
Hlavní prvky zadávací dokumentace – požadovaná struktura nabídky (podklad pro hodnocení)
1. Strategicko-analytická část
U daného typu služeb je více než u jiných potřebné, aby byl uchazeč schopen prozkoumat trh a zohlednit jeho požadavky a dopady na něj. Zadavatel by tedy v rámci nabídky měl požádat uchazeče o předložení analýzy sestávající zejména z:
zhodnocení výchozího stavu
analýzy prostředí a vlivů
analýzy cílových skupin
navrhovaného způsobu měření naplňování cílů
strategických předpokladů uchazeče pro naplnění cílů
Zadavatel však musí, uchazečům jasně stanovit, jaký rozsah analýzy by měli předložit a do jakých podrobností by měla být z jejich strany zpracována. Zároveň musí zadavatel k jednotlivým bodům stanovit, co přesně bude z jeho strany předmětem hodnocení – viz hodnotící kritéria.
U jednorázových projektů s krátkodobou účinností je pravděpodobné, že tato část nabídky nebude nikterak rozsáhlá, nicméně i zde platí, že by uchazeč měl být schopen v zúženém rozsahu analýzu provést. Zadavatel tak získá představu o odborných schopnostech uchazeče.
2. Marketingové řešení naplnění stanovených cílů
V daném případě by zadavatel neměl po uchazečích požadovat předložení reálných řešení, ale naopak připravit jakousi modelovou kampaň, jež bude chtít od uchazečů připravit, případně vyjmout pouze určitou část celé kampaně a z ní učinit modelovou část pro účely hodnocení.
Uchazeč zde přeloží návrh projektu, tedy navrhne, jak by dle jeho zkušeností a předložené analýzy mělo probíhat plnění. Jedná se již o samotné nabízené řešení, které by mělo obsahovat:
způsob naplnění cílů vycházející z požadavků zadavatele a analýzy sestavené uchazečem ve strategicko-analytické části
navrhovaná komunikační sdělení
vybrané komunikační nástroje – popis, jak budou zasahovat vybrané cílové skupiny, důvod jejich volby, výhody daných nástrojů, odhady zásahů
realizační harmonogram – jak dlouhá bude přípravná fáze kampaně, kdy nejdříve může být kampaň spuštěna, jaké fáze kampaně uchazeč navrhuje, jaká bude intenzita v jednotlivých fázích kampaně apod.
rozdělení rozpočtu na jednotlivé fáze a nástroje komunikace
I v tomto případě by ze strany zadavatele mělo dojít ke stanovení minimálního i maximálního rozsahu projektu, který mu má být předložen.
Zadavatel by si měl uvědomit, že například rozpracování kreativního řešení do všech navrhovaných nástrojů a nosičů komunikace není relevantní, pro posouzení životaschopnosti navrhované kreativní strategie postačí zpracování hlavních mediatypů.
Dále například požadavek na detailní mediaplán je v této fázi také irelevantní, neboť v realizačním plánu navrhovaném uchazečem může dojít i v případě jeho výběru k časovým posunům, a tím i ke změnám v nakupovaném mediálním prostoru. Navíc detailní mediaplány nebudou stejně srovnatelné a tedy nic nevypovídají o schopnostech dodavatele v oblasti mediálního plánování a nákupu.
Uchazeči musí být dopředu seznámeni s tím, co zadavatel bude považovat za vhodnější řešení – viz hodnotící kritéria.
3. Cena a její výhodnost
Zde záleží na druhu zadávacího řízení
RÁMCOVÁ SMLOUVA a KRÁTKODOBÁ ZCELA KONKRÉTNÍ KOMUNIKACE = ZJEDNODUŠENÉ PODLIMITNÍ ŘÍZENÍ / OTEVŘENÉ ŘÍZENÍ
V těchto případech je nejvhodnějším řešením vytvoření přehledu jednotkových cen, které zcela jistě budou součástí realizovaného řešení a srovnání cen jednotlivých uchazečů na těchto položkách. Pro rámcovou smlouvu je zcela nevhodné srovnávání celkové nabízené ceny, a to zejména z důvodu nejednotnosti navrhovaných řešení.
Sestavení Přehledu jednotkových cen za poptávané služby a jejich spolehlivé porovnání vyžaduje mít jasno v tom, co je zahrnuto do cen fakturovaných agenturami. Tato informace je následně relevantní i pro určení mimořádně nízké nabídkové ceny – viz příloha č. 1 Ceny obvyklé.
Agentury jsou podniky z oblasti služeb, prodávající převážně intelektuální služby. Z toho důvodu jsou jejich cenové kalkulace vyhotovovány převážně ve člověkohodinách, tedy násobku stráveného času a počtu lidí. Zahrnuje tři hlavní etapy:
čas na ideové řešení (vypracování strategií, kreativních návrhů, plánů různých akcí, aj.)
čas na realizaci (produkce kreativních návrhů, psaní textů a tvorba vizuálů, produkce událostí (eventů) aj.
čas na klientský servis (čas strávený průběžným sledováním aktivit, řízením dodavatelů, rozpočtů a dodacích lhůt, jakož i jednáním s klientem aj.)
Zadavatel by měl vzít v potaz tyto tři časové etapy, přičemž čas na klientský servis bývá často zahrnut do první nebo druhé etapy.
Samostatnou kapitolou jsou pak práva užití autorských děl, na která je třeba také pamatovat. Vzhledem k potřebám veřejné správy na konkrétní nacenění, je třeba vždy jasně definovat časový a územní rozsah a způsob užití díla, pro jaký zadavatel práva užití požaduje.
V oblasti veřejné komunikace pak většinou neexistují relevantní důvody pro zakoupení práv užití bez omezení, a to z důvodu vysoké ceny a nízké využitelnosti autorských děl po ukončení projektu.
Doporučujeme tedy následující nastavení požadavků:
územní rozsah: ČR / v případě komunikace zasahující mimo území ČR pak dle předmětu zakázky
časový rozsah: na dobu realizace projektu
způsob užití díla: nástroje, v nichž bude autorské dílo využíváno
Připomínáme, že autorská práva jsou nepřenositelná a lze tedy postupovat pouze majetková práva k užití těchto děl.
Mimo strávený čas je však nutné počítat s dalšími technickými náklady dodavatele (externí náklady dodavatele za účelem realizace projektu), jako jsou:
vyhotovení komunikačních podkladů
tisková výroba
nákup mediálního prostoru apod.
Zadavatel může i zde definovat některé položky, jejichž vysoké využití v rámci realizace zakázky předpokládá.
Dalším prvkem, který lze v rámci této části jednotkových cen využít, je srovnání tzv. agenturního fee, které uchazeči pokrývá náklady na výběr nejvhodnějších dodavatelů těchto externích nákladů.
Agenturní fee se pak počítá z technických nákladů dodavatele, které dodavatel doloží subdodavatelskými fakturami.
Nepřesné definování toho, co je součástí ceny, může vést ke snížení kvality služby a v důsledku toho ke zvýšení nákladů, které je z hlediska zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) velmi těžko realizovatelné.
Zde posuzuje zadavatel celkovou nabídkovou cenu předkládaného řešení/návrhu uchazeče.
Jak správně nastavit parametry pro výběr nejvhodnější nabídky.
ZVZ dává zadavatelům možnost zvolit mezi dvěma druhy hodnotících kritérií (§ 78 odst. 1 ZVZ):
ekonomická výhodnost nabídky (jednotlivá kritéria viz níže)
organizace, kvalifikace a zkušenosti osob zapojených do realizace veřejné zakázky (jednotlivá kritéria viz níže)
Nejnižší nabídková cena - toto hodnotící kritérium je absolutně nevhodné u typu služeb, kde hlavní část tvoří kreativní nápady a duševní vlastnictví jednotlivých uchazečů. U takto specifického typu služeb nelze vybrat nejlevnější nabídku, ale zadavatel by se měl především zaměřit na kvalitu, nápaditost, rozsah apod. V případě, že zadavatel přistoupí k nejnižší nabídkové ceně, dostává se do situace, že nemůže pořídit plnění, jež by naplnilo jeho potřeby/cíle a nese tím odpovědnost za neúčelné nakládání s veřejnými prostředky. Nicméně cena by vždy měla být součástí hodnotících kritérií u ekonomické výhodnosti nabídek, její výše by však neměla přesáhnout 30 %.
Jsou dva typy kritérií, které zadavatel může zohlednit:
Kritéria související s kandidáty (úroveň profesionálních, právních, technických, produkčních a finančních kapacit zúčastněných agentur)
Kritéria související s nabídkami (samotný návrh řešení potřeb zadavatele)
Kritéria související s nabídkami bychom měli dále členit na:
Strategicko-analytickou část – s vahou 30 %
Marketingové řešení modelové kampaně pro naplnění stanovených cílů – s vahou 30 %
Popis projektového řízení – s vahou 10 %
Nabídková cena či dílčí ceny – s vahou 30 %
Zadavatel by v rámci hodnotícího kritéria měl předloženou nabídku v této části hodnotit v následujících částech:
zhodnocení výchozího stavu – zda uchazeč správně vyhodnotil výchozí stav zakázky a byl schopen posoudit jeho plný dopad na předmět zakázky
rozbor trhu – zda uchazeč správně vyhodnotil vnější vlivy, v jakých se má předmět zakázky realizovat, a byl schopen posoudit případné příležitosti a hrozby
analýzu cílových skupin – zda uchazeč zajistil potřebné informace o cílových skupinách a správně zhodnotil jejich relevanci pro potřebu předmětu zakázky
navrhovaný způsob měření naplňování cílů – zda je navrhovaný způsob proveditelný a vypovídající
strategické předpoklady pro naplnění cílů – zda uchazeč doložil, že je schopen analyzovat a vyhodnotit veškeré relevantní skutečnosti pro realizaci předmětu zakázky
2. Marketingové a tvůrčí řešení modelové kampaně pro naplnění stanovených cílů
Zde se jedná již o samotné hodnocení kvality nabízeného řešení, a to zda vyhovuje požadavkům zadavatele.
zda navrhované řešení je schopno splnit zadané cíle
zda jsou vybraná klíčová sdělení a jejich ztvárnění odpovídající k vybraným cílovým skupinám a zjištěním o nich, která vyplývají ze strategicko-analytické části
zda je kreativní řešení vhodné pro dané cílové skupiny, zda je schopno zaujmout a přenést veškerá potřebná sdělení
zda jsou komunikační nástroje vybrány správně a zajistí naplnění cílů
zda jsou odhady zásahu navrhovaných nástrojů dostatečné pro naplnění cílů
zda je takticko-realizační časový plán vhodně nastaven
zda je poměr nákladů mezi jednotlivými fázemi a nástroji správně nastaven
3. Popis projektového řízení
Popis projektového řízení obsahuje jasný, detailní a strukturovaný způsob organizačního zajištění
realizace dílčích aktivit modelové kampaně.
V rámci tohoto dílčího kritéria je možné hodnotit celkovou odbornou úroveň a kvalitu popisu projektového řízení veřejné zakázky na základě těchto hledisek:
navržené schvalovací procesy ve vztahu k organizačnímu zajištění kampaně
možnosti monitoringu činností zadavatelem ve sdíleném online projektovém prostředí
zapojení pracovníků dodavatele vč. popisu jejich rolí a zodpovědností v projektu
systém řízení rizik a kvality projektu – vydefinování relevantních rizik spojených s realizací předmětu plnění veřejné zakázky a návrh řešení pro zvládnutí těchto rizik (návrh opatření pro zvládnutí problémových situací)
harmonogram realizace veřejné zakázky, ze kterého bude zřejmá provázanost a návaznost realizace jednotlivých dílčích aktivit modelové kampaně
Zde vyplývá ze ZVZ povinnost zadavatele, aby co nejlépe definoval, jaká řešení bude pokládat za vhodná a jaká nikoli. Stanovení vhodných kritérií je samozřejmě velmi složité, nicméně práce, kterou zadavatel věnuje jejich přípravě, se mnohonásobně vrátí v podobě možnosti vybrat si vhodného poskytovatele služeb, jenž dokáže správně realizovat požadované kampaně.
4. Nabídková cena
Pro vyhodnocení kritéria ceny dle definice uvedené v KROKU 4 je vhodné požadovat po uchazeči vyplnění konkrétních cen, přičemž je nezbytně nutné, aby zadavatel přesně definoval a co nejlépe popsal jednotlivé položky.
Vzorový způsob hodnocení nabídkové ceny jak u cen dílčích, tak u celkové nabídkové ceny.
Hodnocení nabídkové ceny s dílčími kritérii
Jednotlivým dílčím hodnotícím kritériím jsou zadavatelem stanoveny váhy v procentech podle jejich důležitosti tak, že jejich celkový součet je 100.
V rámci dílčího hodnotícího kritéria bude hodnotící komise hodnotit nabídkové ceny bez DPH v rámci každého subkritéria tak, že za dílčí plnění přidělí hodnotící komise body od 0 do 100, přičemž nejvyšší počet bodů obdrží nabídka s nejnižší nabídkovou cenou za předmětné dílčí plnění (v rámci konkrétního subkritéria).
Každé následující nabídce přidělí zadavatel bodové ohodnocení (zaokrouhleno na jedno desetinné místo), které vyjadřuje míru splnění předmětného subkritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce, dle vzorce:
Nejnižší nabídková cena za dílčí plnění
------------------------------------------------------ x váha konkrétního hodnoceného subkritéria
Hodnocená nabídková cena za dílčí plnění
U každé nabídky budou následně sečteny body, které daná nabídka získala v rámci všech subkritérií dílčího hodnotícího kritéria nabídkové ceny za dílčí plnění. Nabídce, která získá v součtu nejvyšší počet bodů, bude přiřazeno jako nejvhodnější nabídce v daném dílčím kritériu sto (100) bodů. Dalším nabídkám bude přiřazena bodová hodnota, která bude vypočtena jako násobek 100 a poměru bodů, které získala v součtu hodnocená nabídka k bodům, které získala nabídka nejvhodnější.
Nejnižší celková nabídková cena
Hodnocená celková nabídková cena
Hodnocení nabídkové ceny
Celková nabídková cena bude stanovena jako součet cen uvedených v tabulkách jednotkových cen. V rámci hodnocení nabídkové ceny přidělí hodnotící komise jednotlivým nabídkám body od 0 do 100, přičemž nejvyšší počet bodů obdrží nabídka s nejnižší celkovou nabídkovou cenou jednotkových položek. Každé následující nabídce přidělí zadavatel bodové ohodnocení (zaokrouhleno na jedno desetinné místo), které vyjadřuje míru splnění dílčího kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce, dle vzorce:
Chcete-li vybrat nejvhodnější nabídku, zapojte do hodnotící komise alespoň z 1/3 odborníky na komunikaci. Na těchto stránkách naleznete seznam těch doporučených AKA.
Při hodnocení předložených projektů by měl zadavatel klást velký důraz na složení hodnotící komise, která by se měla skládat především z odborníků, kteří jsou schopni předložené projekty posoudit.
V tomto směru se mohou zadavatelé obrátit na AKA, která je schopna doporučit školené odborníky, kteří se zavázali dodržovat zásady nestrannosti a samozřejmě se nebudou podílet na zpracování nabídek a ani je s jednotlivými uchazeči nepojí jiné pracovně právní či osobní vztahy.
Zadavatel by měl vždy myslet na povinnost, aby alespoň 1/3 členů splňovala odbornou způsobilost. Jestliže zadavatel nakupuje takto specializované služby a přistoupí i k subjektivním hodnotícím kritériím, je účast odborníka v komisi nutností. Odborník může být jak z vlastních struktur zadavatele, tak je možné přizvat externího odborníka. Jestliže zadavatel nedisponuje okruhem možných odborníků, pak je možné požádat AKA o navržení vhodných odborníků, kteří budou splňovat požadavky na objektivitu a nestrannost.
Zadavatel však postupuje v případě jmenování hodnotící komise jinak u běžného zadávacího řízení, kde platí výše uvedené a jiným způsobem u soutěže o návrh. U soutěže o návrh je nezbytné, aby byla nadpoloviční většina členů komise nezávislá na strukturách zadavatele. Tato nezávislost má zajistit, že bude vybrán objektivně nejvhodnější návrh.
Dle rozhodnutí Nejvyššího správního soudu v rozsudku č.j. 4 Afs 75/2009 ze dne 6.11.2009 není možno vstupovat do myšlenkových pochodů jednotlivých hodnotitelů a tyto myšlenkové pochody jakkoli přezkoumávat. Pozdější výkladová praxe i novela zákona č.179/2010 Sb. rozšířila povinnost zadavatele o verbální popis.
Zde naleznete doporučenou strukturu vzorových zadání. Nevíte-li si s jejich vyplněním rady kontaktujte nás.
Kvalita komunikační aktivity je přímo ovlivněna kvalitou zadání. Kvalitní zadání šetří peníze i čas oběma stranám, výrazně zvýší pravděpodobnost, že agentury připraví kvalitní návrhy kampaní, které efektivně naplní stanovené cíle. Kvalitní zadání tak v konečném důsledku vede k lepšímu využití prostředků a efektivnějšímu dosažení zamýšlených cílů.
Naopak nekvalitní zadání odradí agentury od participace a výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že zpracované návrhy nebudou vyhovovat požadavkům a cílům, které má komunikace splnit. Nejhorší pro zadavatele je být v pozici, kdy se mu sejdou v odpovědi na nejasné či málo specifikované zadání návrhy, které neplní zamýšlené cíle. Volí pak nejméně špatnou variantu, případně musí výběrové řízení zcela rušit. Nekvalitní zadání tak v konečném výsledku výrazně zhoršuje efektivitu realizované aktivity, případně může její realizaci zcela zmařit. Proto jsme připravili vzorové briefy, které se snaží poskytnout praktický návod k přípravě zadání pro následující projekty:
BRIEF NA MODELOVOU KAMPAŇ
SPECIFICKÁ A CÍLENÁ PROJEKTOVÁ ZADÁNÍ
A/ KREATIVNÍ BRIEF
B/ BRIEF NA AKTIVAČNÍ PROJEKT
C/ BRIEF NA DIGITÁLNÍ PROJEKT
D/ BRIEF NA VYTVOŘENÍ LOGA/ZNAČKY/LOGOMANUÁLU
E/ BRIEF NA PLÁNOVÁNÍ A NÁKUP MÉDIÍ
1. Výchozí situace
Je důležité, aby agentury měly srozumitelně shrnuty důvody, které vedly k potřebě komunikovat. Kampaně státní správy jsou specifické. Daleko častěji než o klasickou podporu značky a prodej půjde o informování, změnu postoje, přehodnocení priorit a názorů, ovlivnění chování. Důvodem pro kampaň může být například snaha:
změnit postoj a následně chování – typicky kampaně bezpečnosti provozu, prevence drogových závislostí a nadměrného užívání alkoholu, propagace zdravého životního stylu či omezení rizikového chování
zvýšit akceptaci prováděných změn, ať již pozitivních, či negativních
informovat o nových možnostech a změnách, které přinášejí reformy a změny politik
2. Hlavní problém či příležitost, kterou má komunikace adresovat – jaký je hlavní důvod pro komunikační aktivitu
problémy a příležitosti pramenící z vnějších vlivů: ekonomického, hospodářského, sociálního, hodnotového vývoje, legislativních změn, politických změn, environmentálních změn, změny etických postojů a preferencí
ohrožení či příležitosti nacházející se uvnitř organizace, značky, služby, produktu: inovace, změny nákladové struktury, změny kvality, využití nových technologií, zjednodušení…
3. Kam se chceme dostat (obchodní, celkové cíle, komunikační cíle)
Toto je klíčová součást zadání. Jednoznačný, kvantifikovatelný, měřitelný a dosažitelný cíl pomůže agentuře soustředit úsilí správným směrem. Ideální by byl jeden cíl. V realitě často obsahují zadání více cílů. Pak je důležité stanovit priority a zajistit, aby nešlo o cíle konfliktní. Velmi často se rozlišuje cíl primární a sekundární cíle.
Jakou odezvu má naše komunikace mít? To je klíčová otázka, kterou je potřeba jednoznačně v této sekci zodpovědět. Podle potřeby a možností je dobré kvantifikovat cíle s využitím kvalitativní či kvantitativní metody výzkumu či jiných relevantních zdrojů dat.
Kvantifikovatelné, měřitelné, jednoznačné a dosažitelné cíle pomohou nejen při přípravě efektivní komunikace, ale hlavně mohou sloužit jako podklad pro posuzování a výběr nejlepšího návrhu.
4. Co pro to děláme?
Tato sekce je důležitá a vykresluje cestu od výchozí situace k dosažení cílů. Jaká je naše strategie a taktika, abychom vytčené cíle splnili. Co už jsme pro jejich splnění podnikli v oblastech mimo komunikaci a jaké jsou naše plány do budoucna.
Provádíme změny v kvalitě či jiných signifikantních charakteristikách produktu či služby, distribuce, cenové politice? Rozhodli jsme se akcentovat jiné aspekty značky než v minulosti?
V této sekci je důležité, aby agentura pochopila kontext, ve kterém bude komunikační aktivita realizována. Také ji takto sekce může inspirovat a dodat jí důvěru v úspěch.
5. Jakou roli má sehrát komunikace a očekávání vůči ní
Tato sekce v některých zadáních chybí. Stačí dostatečné popsání potřeby komunikace v rámci výchozí situace v kombinaci s jasným cílem komunikace. Je to sekce, jejíž vyplnění není nezbytné, neboť definování obsahu sdělení i jeho formy a tonality může být ponecháno na doporučení agentury. Pokud má zadavatel předem názor na tonalitu či konkrétní sdělení, je potřebné to agentuře sdělit právě zde.
6. S kým komunikujeme
Ať již je konečným cílem komunikace přimět lidi změnit chování, postoje či je informovat, úkolem této části je jasně definovat, které lidi.
Je mnoho způsobů, jak definovat cílovou skupinu. Při jejím definování je dobré vycházet ze zkušeností a znalostí organizace a pokud jsou k dispozici, z marketingových výzkumů, a to kvalitativních či kvantitativních.
7. Jak budeme posuzovat úspěch kampaně (způsob a parametry měření a posuzování úspěšnosti kampaně)
Jak budeme posuzovat úspěch či neúspěch aktivity?
Přesné stanovení dosažitelných kritérií úspěšnosti je důležité:
jako podklad pro stanovení kritérií pro výběr nejlepší nabídky
jako motivační faktor pro agenturu
Stanovení výchozí úrovně sledovaných parametrů, jejich přesná kvantifikace prostřednictvím výzkumů před započetím aktivity a pak jejich měření v průběhu a zejména po jejím skončení hrají v tomto bodě klíčovou roli.
Je potřebné si uvědomit, že komunikace může zejména ovlivnit postoje a vnímání spotřebitelů.
Pokud se týká změny chování, nákupního či jiného, tak role komunikační aktivity je ve většině případů jen jedním z faktorů, které jej ovlivňují. Aktivity konkurence, cenová politika a kvalita realizace v distribuční síti, kvalita dodání služby či produktu, rozvoj nových technologií, to všechno jsou faktory, které mohou chování spotřebitelů výrazně ovlivnit a v konečném důsledku posílit či negovat účinky komunikace.
Nejlépe je tedy využít k měření úspěchu komunikační aktivity právě ty faktory, které jsou co nejpříměji ovlivnitelné komunikací. Jako nárůst povědomí, změna postoje z X na Y, posílení vnímání atributů asociovaných se značkou, líbivost reklamy, míra dodání klíčového sdělení, změna preference.
Jelikož ovšem konečný cíl komunikace bývá zpravidla behaviorální, jsou tato kritéria často doplňována o změny chování spotřebitelů, byť závisí i na jiných faktorech než na komunikaci. Jde například o podíl na trhu, ziskovost, zvýšení frekvence užívání, zavedení nové příležitosti užívání, zanechání nechtěného chování, adopce nového chování.
8. Další relevantní informace
Zde může být dána ke zvážení alokace rozpočtu mezi výzkum trhu, komunikační kanály a kreativitu.
Je praktické, aby agentura znala rámcový rozpočet, v rámci kterého se má pohybovat.
Jaké je časové očekávání pro realizaci akce?
Jaké jsou klíčové milníky a očekávané termíny jejich dosažení?
Grafická identita, logo, slogan, legální texty, telefonní číslo či webová adresa, výzva k akci.
Omezení a věci ke zvážení
Právní rámec a omezení plynoucí z povahy instituce.
A. Kreativní brief
Kreativní brief je shodný s briefem na modelovou kampaň, je však doplněný o další specifikaci.
Návrh kreativní strategie
Příprava ideové platformy celé komunikace
Kreativní explikace navrhovaného řešení
Návrh kreativního a textového ztvárnění klíčového sdělení komunikace
Návrh vizuálního řešení celé komunikace
Samotný kreativní návrh
Návrh scénářů TVC, rozhlasových a online formátů ve formě storyboardů
Návrh klíčového vizuálu
Návrh grafického řešení jednotlivých komunikačních prvků
Návrh řešení web stránek
Návrhy aplikace řešení kampaně pro další komunikační kanály
B. Brief na aktivační projekt (Event, DM, shoppermarketing apod.)
Základní vstupní informace o společnosti, produktu či značce
Čí chování chceme ovlivnit? (K jakým lidem přesně mluvíme, jací jsou a jakou změnu chování, případně postoje v nich chceme naší komunikací vyvolat?)
Jaká je bariéra, která nám stojí v cestě? (Hlavní překážka?)
Jaký je obecný trend na trhu? (Co nejpřípadněji charakterizuje spotřebitelské chování či jaká je širší společenská nebo kulturní zkušenost cílové skupiny)
Co je na produktu či značce jedinečné, aby na to cílová skupina reagovala?
V kterém okamžiku chceme cílovou skupinu aktivovat?
Co je vhodné či nutné zvážit před samotnou přípravou řešení aktivace? (Výčet povinných prvků či jiné praktické tipy, které mohou zadání usnadnit, včetně minimálních požadavků na počty plnění v rámci jednotlivých aktivačních disciplín)
Jaké jsou měřitelné cíle kampaní – např. míra odezvy (response rate), počet získaných kontaktů, počet zrealizovaných nákupů, ROI – návratnost investice apod.
C: Brief na internetový projekt (Online kampaň, webová stránka apod.)
V kterém okamžiku chceme cílovou skupinu zasáhnout/kdy s ní interagovat?
Načasování/časový plán projektu/kampaně
Základní popis minimálně 3 typických návštěvníků webu nebo příjemců kampaně
Základní popis jak bude zbytek podpory/kampaně vypadat, v jakých komunikačních kanálech a jaká je jejich role
Definice rozsahu zpracování podkladů (např. je třeba technická a funkční specifikace, sitemapa, wireframe, design manuál atd.)
Přístup ke statistikám či analytickým nástrojům
Přístup k grafickým podkladům či manuálům zadavatele (loga, brand manuály, fotobanky)
Technické specifikace popř. kontaktní informace na zodpovědné osoby (IT zástupce)
D. Brief na vytvoření loga/značky/logomanuálu
Při zadání vytvoření značky a vizuálního stylu lze postupovat několika způsoby. Buď se na základě referencí a sympatií napřímo osloví vybraný subjekt a nebo lze např. v případě státních organizací vyhlásit výběrové řízení pro vybrané subjekty.
Nabídka dodavatele by měla kromě kreativního řešení v ideálním případě obsahovat kvalifikační a technické předpoklady, reference, návrh smlouvy o dílo, rozpočet, případně časový harmonogram.
Cena by v žádném případě neměla být hlavním hodnotícím kritériem. Doporučujeme vyzvaným subjektům zaplatit tzv. skicovné. Vítězný subjekt skicovné neobdrží.
Příprava nabídky a zpracování grafických návrhů trvá minimálně 4 týdny. Následné zpracování grafického manuálu jednotného vizuálního stylu může trvat dalších 6 až 8 týdnů od uzavření smlouvy.
Popište projekt, o jaký typ produktu (výrobek, služba, akce) se jedná
Klíčové charakteristiky produktu, co chcete o produktu sdělit, jaké jsou jeho benefity, konkureční výhody apod.
Popište důvody pro vznik projektu, co od nové značky a vizuálního stylu očekáváte, co je cílem projektu a koho chcete oslovit.
Popište situaci na trhu a vaši konkurenci
Situace na trhu v daném oboru
Hlavní konkurenti a jejich charakteristika
Definujte cílovou skupinu
Charakterizujte cílovou skupinu, které je produkt určen.
Shoduje se vaše současná cílová skupina s požadovanou cílovou skupinou v budoucnosti?
Definujte styl, preferované grafické prvky a případná omezení
Máte nějaké preferované barvy, písma či grafické prvky, které by se měly stát součástí nové značky a vizuálního stylu? Vysvětlete proč.
Uveďte případná další loga, se kterými se bude nová značka ve vizuální komunikaci objevovat.
Jaká další možná omezení by měla být respektována při tvorbě značky a vizuálního stylu?
Uveďte inspirační zdroje.
Kde bude značka používána. Jaké aplikace značky a vizuálního stylu budete využívat. Tento výčet pak bude obsahem budoucího grafického manuálu.
Merkantilní tiskoviny – hlavičkový papír, vizitka, komplimentka apod.
Komunikační materiály – leták, brožura, inzerce apod.
Digitální a online média – banery, webové stránky, aplikace apod.
Prostorové aplikace – orientační systém, označení budov apod.
Označování výrobků a produktů
Propagační předměty – trička, tašky, placky apod.
Definujte základní aplikace značky a vizuálního stylu, které by měly být součástí nabídky dodavatele. Je nutné vybrat určité charakteristické a nejpoužívanější typy aplikací, které nejlépe ukáží, jak bude značka a vizuální styl fungovat.
Barevná a černobílá varianta loga
Typická aplikace a nosič charakteristický pro produkt
Merkantilní tiskoviny– dopisní papír, vizitka apod.
Homepage webových stránek
Propagační materiály – titulní strana letáku, brožury apod.
Definujte rozsah požadovaných práv užití = licenci. Značka a vizuální styl jsou autorským dílem, jehož autorství nelze převést. Autor však může poskytnout uživatelská práva k dané značce a vizuálnímu stylu. Rozsah těchto práv je zásadní pro určení ceny.
Územní rozsah: Česká republika, Evropa nebo celý svět
Časový rozsah: doporučujeme časově neomezenou licenci
Definujte případná další omezení užití díla
E. Brief na plánování a nákup médií
Jaký je obecný trend na trhu?
Charakteristika produktu včetně detailních informací – např. silné a slabé stránky, bariéry, specifikace, cenová úroveň
Jaké je konkurenční prostředí?
Postavení značky na trhu a jakým směrem chcete značku směrovat
Přehled konkurenčních společností a značek
Důvody, jsou-li známy, spotřebitelských preferencí naší a konkurenčních značek
Jaká je cílová skupina? Čí chování chceme ovlivnit?
K jakým lidem přesně chceme mluvit?
Jací jsou a jakou změnu chování, případně postoje v nich chceme naší komunikací vyvolat?
V kterém okamžiku chceme cílovou skupinu zasáhnout, kdy s ní interagovat?
Jaké jsou cíle kampaně?
Marketingové/obchodní cíle kampaně (např. podíl na trhu, brand matriky atd.)
Komunikační cíle kampaně
Konkrétní KPIs kampaně – např. míra odezvy (response rate), počet získaných kontaktů, počet zrealizovaných nákupů, ROI – návratnost investice apod.
Jak bude kampaň vypadat?
Základní popis zda, kdy a jak bude probíhat další podpora značky či jiných produktů, v jakých kanálech a jakou formou
Ukázka komunikační strategie a kreativního návrhu kampaně, ideálně pro jednotlivé komunikační kanály
Geografické rozložení kampaně – celoplošná či vybrané regiony
Jednotlivé kroky zadávacích řízení dle Zákona o veřejných zakázkách.
Otevřené řízení / zjednodušené podlimitní řízení (ZPŘ)
1 měsíc před zahájením zadávacího řízení
netýká se ZPŘ
Oznámení o zahájení zadávacího řízení / v případě ZPŘ ve výzvě k podání nabídek
uveřejnění zadávací dokumentace na profilu zadavatele
stanovení minimální lhůty pro podání nabídek
22 dní u podlimitního otevřeného řízení
52 u nadlimitního otevřeného řízení
15 u zjednodušeného podlimitního řízení
uveřejněno na profilu 3 pracovní dny po zahájení zadávacího řízení
ihned po konci lhůty pro podání nabídek
vyhotovení protokolu o otevírání obálek
volba předsedy a místopředsedy HK
vytvoření protokolu o posouzení kvalifikace
posouzení mimořádně nízké nabídkové ceny
protokol o hodnocení nabídek
zpráva o posouzení a hodnocení
Jedná se o dvoukolové řízení, jehož hlavním účelem je v prvním kole posoudit kvalifikaci uchazečů a ty uchazeče, kteří naplní požadavky zadavatele vyzvat k podání nabídek. Daný typ řízení je velmi vhodný pro veřejné zakázky na komunikaci.
jeden měsíc před zahájením zadávacího řízení
Výzva k podání žádosti o účast a prokázání kvalifikace
uveřejnění kvalifikační dokumentace na profilu zadavatele
stanovení minimální lhůty pro podání žádostí o účast a prokázání kvalifikace
15 dní u podlimitního užšího řízení
37 dní u nadlimitního užšího řízení
Otevírání žádostí o účast
vyhotovení protokolu o otevírání žádostí o účast
První zasedání komise pro posouzení kvalifikace
Výzva k podání nabídek (uchazečům, již prokázali kvalifikaci
40 dní u nadlimitního užšího řízení
Druhé zasedání hodnotící komise
Uveřejnění soutěže o návrh
uveřejnění soutěžních podmínek na profilu zadavatele
lhůta pro podání návrhů přiměřená složitosti požadavků, zadavatel se může alespoň orientačně řídit lhůtami zákona
je možné zvolit i postup v užší soutěži o návrh, kde se pak postupuje obdobně jako u užšího řízení, kdy je nejdříve prokazovaná kvalifikace a následně ti uchazeči, kteří prokáží kvalifikaci, jsou vyzváni k podání nabídek
Otevírání návrhů
zadavatel zajistí po celou dobu anonymitu návrhu (otevírání by tedy neměla být přítomna porota)
zadavatel postup zajištění anonymity uvede v soutěžních podmínkách (např. speciální porota, jež bude kontrolovat pouze kvalifikaci, a dále požadavek, aby samotné návrhy nebyly označeny žádnými logy či označením dodavatele – pokud nedodrží uchazeč tyto podmínky, bude jeho návrh vyřazen)
zasedá speciální porota, jež sama řeší otázky kvalifikace
návrhy, které splní požadavky, postupují do další fáze
speciální porota posoudí, zda uchazeči splnili požadavky zadavatele
o závěrech sepíše výše zmiňovaná porota protokol
je-li po účastnících požadována určitá kvalifikace, musí i nejméně polovina poroty splňovat tento požadavek
hodnocení návrhů může probíhat ve více kolech
porota učiní zápis po každém kole, a jestliže bude předmětem kola i postupné snižování počtu návrhů, je třeba podrobné odůvodnění
porota vybere nejvhodnější návrh
porota zpracuje protokol o posouzení a hodnocení – zadavatel je rozhodnutím poroty vázán
Zadavatel odkryje anonymitu návrhů a vyhlásí vítěze soutěže o návrh
Nabídka pro zadavatele
Nejste si jisti jak správně připravit obsah zadávací dokumentace?
Obraťte se na nás a my Vám ji připravíme tak, aby požadavky na uchazeče byly reálné, srozumitelné a zároveň v souladu se Zákonem o veřejných zakázkách.
Dotazy a poptávku posílejte na office@aka.cz.
Hledáte zástupce do výběrové komise? Obraťte se na certifikované hodnotitele (pro výběrová řízení na poptávku služeb v oblasti komunikace), jejichž seznam najdete na webu www.metodikazvz.cz.
Seznam hodnotitelů
Avrat Tomáš
certifikovaný hodnotitel
Balvín Jiří
Bendl Václav
Bohuněk Bohuslav
Brodan Filip
Břečťan René
Buchta Marek
Dřízhal Jiří
Heřman Roman
Hlavica Marek
Hořava Michal
Hrivnák Tomáš
Charvát Michal
Kříž Ladislav
Maršíček Viktor
Pešír Roman
Štefek Ondřej
Tošenovský Martin
Vacek Tomáš
Večeřová Dana
K iniciativě Metodika ZVZ budou průběžně probíhat workshopy, diskuse na konferencích a další aktivity. Veškeré informace budeme zveřejňovat zde nebo na webu AKA.
m e t o d i k a z v z MENU
Úvod: 8 zásad
Seznam certifikovaných hodnotitelů
Ceny obvyklé
Vzorové tabulky pro porovnání nabídkových cen uchazečů
Osy: Popis zadávacích řízení

References: § 13
 zákona č. 137
 § 27
 § 102
 § 23
 § 56
 zákona č. 137
 zákona č.179