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Timestamp: 2019-07-18 11:32:16+00:00

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Regolamento per l'accesso - Comune di Grosseto
Comune di Grosseto > Regolamenti del Comune > Regolamento per l’accesso
Regolamento della trasparenza, della semplificazione
e della pubblicità dell’attività Amministrativa – diritto di accessoDeliberazione Consiglio Comunale n.28 del 31/03/2004 entrato in vigore il 21/04/2004Il regolamento sull’attività e sui procedimenti amministrativi approvato con deliberazione C.C. n.159 del 13/12/2007, entrato in vigore il 05/01/2008, abroga le norme contenute nei titoli 1 e 2 (artt. da 1 a 18) del regolamento della trasparenza, della semplificazione, e della pubblicità dell’attività amministrativa-diritto di accesso, approvato con deliberazione C.C. n.28 del 31/03/2004.
Titolo 3 – Pubblicità dell’attività amministrativa
art.19 Principi e finalità
art.20 Il diritto all’informazione
art.21 Albo pretorio
art.22 Bacheche
art.23 Notiziario periodico
art.24 Consultazione atti
art.25 Supporti informativi
Titolo 4 – Diritto di accesso
art.26 Finalità
art.27 Nozioni
art.14 Soggetti
art.29 Interesse rilevante
art.30 Soggetto passivo
art.31 Destinatario della richiesta
art.32 Ufficio Relazioni con il Pubblico
art.33 Modalità di accesso
art.34 Accesso informale
art.35 Accesso formale
art.36 Termini
art.37 Consultazioni
art.38 Accesso consentito
art.39 Esclusione del diritto di accesso
art.40 Accesso differito
art.41 Accesso dei consiglieri
art.42 Costi
art.43 Disposizioni speciali
art.44 Rinvio dinamico
art.45 Pubblicità
TITOLO 1 – Norme generaliArt. 1: Oggetto e ambito di applicazione
Nell’ambito dei principi che presiedono all’attività amministrativa, il presente regolamento disciplina l’esecuzione degli adempimenti relativi allo svolgimento dei procedimenti amministrativi e l’accesso ai documenti prodotti, utilizzati o comunque detenuti dal Comune, in modo da semplificare la conoscenza di essi da parte dei cittadini al fine di facilitare anche il controllo dell’imparzialità e del buon andamento dell’attività amministrativa.
Riconoscendo nell’informazione dell’opinione pubblica una condizione indispensabile per lo sviluppo della vita democratica e per l’esercizio del diritto di partecipazione, il Comune favorisce la divulgazione dell’attività dei propri organi ed uffici, delle circoscrizioni, delle aziende ed istituzione da esso dipendenti, sia attivando propri canali di comunicazione, sia garantendo accesso, collaborazione e supporto agli organi di informazione
Le procedure, le modalità ed i termini indicati dal regolamento integrano le disposizioni dettate in materia dalla legge o dallo statuto, contemperano il più alto esercizio dei diritti di informazione, trasparenza ed accesso riconosciuti ai cittadini con l’esigenza di un regolare ed efficace funzionamento degli uffici e dei servizi comunali.
TITOLO 2 – Norme in materia di procedimento amministrativoArt. 2: Atti di preiniziativa
Gli atti aventi natura di manifestazione di opinioni (inviti, voti, denunce) non costituiscono richiesta di provvedimento. Il procedimento è iniziato qualora si reputi che quanto rappresentato nell’atto è fondato e praticabile.
Art. 3: Procedimento amministrativo
Il procedimento consiste nella successione di una pluralità di atti aventi diversa natura e funzione compiuti da più soggetti o organi, ma rivolti, nonostante la loro eterogeneità e la loro relativa autonomia, al conseguimento di uno stesso fine e cioè alla produzione degli effetti propri di una data fattispecie.
I procedimenti amministrativi devono essere conclusi con un provvedimento espresso, positivo o negativo, nel termine di trenta giorni o entro quello stabilito per ciascun procedimento, in conformità alle apposite tabelle approvate dalla Giunta ai sensi del successivo art. 4. Il Procedimento può anche concludersi con una decisione di rito di irricevibilità o improcedibilità.
Spetta al responsabile del procedimento, individuato ai sensi del successivo art. 9, dare attuazione ai procedimenti amministrativi che prendono avvio su istanza di parte od ufficio, concludendoli nei termini stabiliti, predisponendo il testo finale del provvedimento di competenza dell’organo monocratico o lo schema del provvedimento di competenza dell’organo collegiale
Art. 4: Tipologie dei procedimenti
La Giunta approva con apposita deliberazione le tabelle dei titpi di procedimenti amministrativi di competenza del Comune, con l’indicazione della fonte normativa, del servizio normalmente responsabile dell’istruttoria e di qualsiasi altro adempimento e con l’individuazione dell’organo competente ad emanare il provvedimento conclusivo.
Art.5: Divieto di aggravare il procedimento
Il procedimento non può essere aggravato se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell’istruttoria, da accertarsi con atto del responsabile dell’ufficio competente.
Nello svolgimento di ciascun procedimento amministrativo sono disposti, oltre alle procedure espressamente prescritte da leggi o regolamenti, solo gli adempimenti necessari per il compimento dell’istruttoria, per l’adozione di decisioni motivate e per l’emissione del provvedimento finale.
Art. 6: Iniziativa d’ufficio
Per i procedimenti d’ufficio il termine iniziale decorre dalla data in cui il responsabile del procedimento individuato ai sensi del successivo art. 9, ha notizia del fatto da cui sorge l’obbligo di provvedere.
Qualora l’atto propulsivo promani da organo od ufficio dello Stato, della Regione o di altra pubblica amministrazione, il termine iniziale decorre dalla data di recezione della richiesta o della proposta da parte del servizio competente.
L’avvio del procedimento promosso d’ufficio è comunicato ai soggetti interessati.
Art.7: Iniziativa di parte
I soggetti direttamente portatori di interessi pubblici o privati e i soggetti portatori di interessi diffusi, costituiti in associazioni o comitati, hanno diritto di presentare istanze per attivare procedimenti amministrativi da espletarsi e concludersi con l’osservanza delle modalità stabilite in questo regolamento. Il termine iniziale decorre dalla data di recezione dell’istanza.
Se l’istanza è ritenuta non regolare o incompleta, il responsabile del procedimento ne dà comunicazione al richiedente entro dieci giorni indicando le cause della irregolarità o della incompletezza. In questo caso il termine inizia a decorrere nuovamente dal ricevimento della documentazione integrativa o della domanda regolarizzata. Se i procedimenti richiedono l’acquisizione di interventi, atti o pareri di uffici od organi di altre amministrazioni od enti, i termini sono sospesi sino alla notizia dell’espletamento degli interventi o al ricevimento degli atti.
Art. 8: Acquisizione d’ufficio di atti e documenti
Qualora fatti, stati e qualità siano attestati in documenti già in possesso del Comune, il richiedente deve darne comunicazione, mediante apposita dichiarazione contestuale alla presentazione dell’istanza. In tal caso, il responsabile del procedimento provvede d’ufficio all’acquisizione dei documenti citati o di copia di essi.
Se i fatti, gli stati e le qualità sono attestati in documenti in possesso di altra pubblica amministrazione, il richiedente deve dichiararlo, indicando detta amministrazione contestualmente alla presentazione dell’istanza. In tal caso il responsabile del procedimento provvede d’ufficio alla acquisizione dei documenti o delle loro copie. Parimenti sono accertati d’ufficio dal responsabile del procedimento, i fatti, gli stati e le qualità che altra pubblica amministrazione indicata dall’istante è tenuta a certificare. La richiesta di documentazione e/o di certificazione rivolta ad altra pubblica amministrazione dal responsabile del procedimento, sospende i termini del procedimento in corso.
Art. 9: Responsabile del procedimento
Salvo che non sia diversamente disposto da specifiche disposizioni di legge o nella determinazione degli obiettivi compresi nel piano esecutivo di gestione, responsabile del procedimento è il direttore del servizio, o suo sostituto in caso di assenza o di impedimento.
Il direttore, per specifiche e comprovate esigenze di servizio può, con propria determinazione, assegnare la titolarità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento, ivi compresa l’adozione del provvedimento finale, ad altro dipendente che ricopra le posizioni funzionali più elevate nell’ambito degli uffici a questi affidati. Il provvedimento finale emesso dal dipendente deve in ogni caso essere vistato dal direttore del servizio.
Art. 10: Compiti del responsabile del procedimento
Il responsabile del procedimento svolge i compiti previsti dall’art. 6 della legge n. 241 e tutti gli altri compiti indicati nel presente regolamento e nelle disposizioni organizzative e di servizio, nonché quelle concernenti l’applicazione delle disposizioni di cui al DPR 445/2000 e successive modificazioni.
valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione e i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento;
accerta d’ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti istruttori necessari e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. Può richiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete, può esperire accertamenti ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali e può acquisire pareri e valutazioni tecniche;
propone l’indizione delle conferenze dei servizi e gli altri incombenti espressamente previsti in materia di acquisizione obbligatoria di pareri e valutazioni tecniche;
cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi o dai regolamenti;
adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, o trasmette gli atti per l’adozione del provvedimento finale ai soggetti competenti.
Il responsabile risponde dello svolgimento regolare del procedimento, fatta eccezione per le fasi intermedie o subprocedimentali che sono espletate al di fuori del proprio servizio.
Il responsabile del procedimento provvede ad evadere richieste di informazione e di visione relative ai procedimenti in corso di definizione.
Art. 11: Comunicazione del procedimento
Qualora non sussistano ragioni di impedimento derivanti da particolari esigenze di celerità, il responsabile dà comunicazione dell’inizio del procedimento:
ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti;
ai soggetti che per legge debbono intervenire nel procedimento;
ai soggetti individuati, o facilmente individuabili, ai quali possa derivare un pregiudizio dal provvedimento.
Il Comune può adottare eventuali provvedimenti cautelari a tutela dei propri diritti e interessi, anche prima dell’inoltro delle comunicazioni di cui al presente articolo.
I soggetti di cui al comma 1 sono informati dell’avvio del procedimento mediante comunicazione personale nella quale sono indicati:
l’ufficio in cui può essere presa visione degli atti.
Qualora per il numero dei destinatari la comunicazione personale risulti, per tutti o per taluni di essi, impossibile o particolarmente gravosa, il responsabile del procedimento procede a rendere noti gli elementi di cui al comma 3 mediante affissione di avviso all’albo pretorio, l’inoltro di comunicazioni agli organi di informazione e l’eventuale inserzione di avviso sulla stampa a maggiore diffusione locale.
L’omissione, il ritardo o l’incompletezza delle comunicazioni può essere eccepita, anche nel corso del procedimento, solo dai soggetti nel cui interesse le comunicazioni medesime sono previste.
Art. 12: Intervento nel procedimento
Hanno facoltà di intervenire nel procedimento amministrativo:
i soggetti interessati all’adozione di atti che incidono su situazioni giuridiche soggettive;
i soggetti portatori di interessi pubblici o privati, nonché i rappresentanti di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dal procedimento.
L’intervento di cui al comma 1 si esplica con l’accesso agli atti del procedimento, con la presentazione di documenti, memorie e proposte, che il Comune ha l’obbligo di valutare se pertinenti, e nella possibilità di pervenire ad un accordo di cui al successivo art. 13.
La presentazione di documenti, memorie e proposte deve essere effettuata entro 10 giorni dalla comunicazione dell’inizio del procedimento, purchè il medesimo non sia già concluso.
Art. 13: Accordi con gli interessati
In accoglimento delle osservazioni e delle proposte presentate a norma dell’articolo precedente, il dirigente può concludere, senza pregiudizio di terzi e in ogni caso nel perseguimento del pubblico interesse, accordi con gli interessati allo scopo di determinare il contenuto discrezionale del provvedimento finale, ovvero, nei casi previsti dalla legge, in sostituzione di questo. Gli accordi sono stipulati, a pena di nullità, per atto scritto, salvo che la legge disponga altrimenti. Ad essi si applicano, ove non diversamente previsto, i principi del codice civile in materia di obbligazioni e contratti in quanto compatibili.
Gli accordi sostitutivi di provvedimenti sono recepiti nelle stesse forme con le quali sono stati adottati questi ultimi e sono soggetti alle stesse forme di controllo.
Per sopravvenuti motivi di pubblico interesse il Comune può recedere unilateralmente all’accordo con provvedimento motivato, salvo l’obbligo di provvedere alla liquidazione di un indennizzo in relazione agli eventuali pregiudizi verificatisi in danno della controparte.
Art. 14: Ordine della trattazione degli affari
Nella trattazione delle pratiche deve essere seguito l’ordine cronologico della protocollazione. Per esigenze di celerità connesse con l’urgenza di provvedere, il responsabile del procedimento può derogare a detto ordine dandone giustificazione sulla pratica.
Gli interessati possono far valere l’omissione, il ritardo o l’incompletezza delle comunicazioni e ogni altra inosservanza delle disposizioni contenute nel presente capo, mediante segnalazione verbale o scritta al dirigente di settore, il quale è tenuto a fornire gli appositi chiarimenti o ad adottare le misure necessarie, entro il termine massimo di quindici giorni dalla data di ricevimento della segnalazione, anche attraverso comunicazioni telegrafiche, telematiche o via fax.
Art. 16: Acquisizione obbligatoria di pareri
Quando deve essere obbligatoriamente sentito un organo consultivo delle pubbliche amministrazioni, questo deve emettere il proprio parere entro 45 giorni dal ricevimento delle richieste.
Nel caso in cui l’organo adito abbia rappresentato esigenze istruttorie, ovvero l’impossibilità, dovuta alla natura dell’affare, di rispettare il termine di cui al I comma questo ricomincia a decorrere, per una sola volta dal momento della ricezione da parte dell’organo stesso, delle notizie e dei documenti richiesti ovvero dalla sua prima scadenza. Il responsabile del procedimento dà comunicazione all’interessato, a mezzo posta ordinaria, della proroga del termine.
In caso di decorrenza del termine senza che sia stato comunicato il parere o senza che l’organo adito abbia presentato esigenze istruttorie, il responsabile del procedimento può procedere indipendentemente dall’acquisizione del parere, dandone informazione all’interessato.
Le disposizioni dei commi precedenti non si applicano in caso di pareri che debbono essere rilasciati da amministrazioni preposte alla tutela ambientale, paesaggistico-territoriale e alla salute dei cittadini.
I tempi necessari per l’acquisizione di pareri e valutazioni interni, indispensabili ai fini dell’adozione del provvedimento, devono essere compresi nel termine complessivo previsto per la conclusione del procedimento.
Art. 17: Provvedimento finale: obbligo di motivazione
I provvedimento emanati o deliberati nei termini stabiliti a conclusione dei procedimenti devono essere motivati nei modi indicati dall’art. 3 e, ricorrendo i presupposti, devono essere comunicati all’interessato o a chi lo rappresenta ai sensi di legge con atto indicante l’autorità alla quale è possibile proporre ricorso o il relativo termine.
Art. 18: Esclusione
Gli istituti previsti agli artt. 10, 11 e 12 del presente regolamento non si applicano ai procedimenti tributari e a quelli diretti all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali sono applicabili specifiche norme di legge o di regolamento.
Le concessioni o le attribuzioni di cui all’art. 12 della legge 241/1990 sono disciplinate dall’apposito regolamento comunale di attuazione della norma predetta.
TITOLO 3 – Pubblicità dell’attività amministrativaArt. 19: Principi e finalità
Tutti gli atti dell’amministrazione comunale sono pubblici, eccetto quelli riservati per espressa indicazione di legge o del presente regolamento.
Nell’ambito dell’esercizio del diritto di accesso è garantito che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale secondo quanto disposto dalla legge in materia.
A tal fine, ogni richiesta rivolta dai privati al Comune e finalizzata ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali anche contenuti in banche dati deve essere scritta e motivata. In essa debbono essere specificati gli estremi del richiedente e devono essere indicati i dati ai quali la domanda si riferisce e lo scopo per il quale sono richiesti. La richiesta deve, inoltre, indicare le norme di legge o di regolamento in base alla quale è avanzata.
Il Comune, dopo aver valutato che il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali sono compatibili con i propri fini istituzionali e non ledono i diritti tutelati dalla legge ed in particolare il diritto alla riservatezza e il diritto all’identità personale dei soggetti cui i dati si riferiscono, provvede alla trasmissione dei dati nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta.
Per ogni altra disposizione al riguardo, si rinvia ai criteri ed indirizzi sulla tutela della riservatezza dei dati approvati dal Comune.
Art. 20: Il diritto all’informazione
Lo statuto, i regolamenti, le deliberazioni, le ordinanze, le determinazioni dirigenziali, nonché le direttive, i programmi, le istruzioni ed ogni atto che dispone in generale sulla organizzazione, sulle funzioni, sugli obiettivi, sui procedimenti dell’ente, ovvero attraverso i quali si determina l’interpretazione di norme giuridiche o si dispone in merito alla loro applicazione, sono pubblicizzati in modo da favorire la massima conoscenza ai cittadini e a chiunque vi abbia interesse.
Art. 21: Albo pretorio
Nella sede comunale, in luogo accessibile al pubblico, è collocato l’albo pretorio, ove sono affissi, anche ai fini della presunzione legale di conoscenza:
per un periodo di 15 giorni:
tutte le deliberazioni comunali;
le ordinanze ed i provvedimenti del sindaco per i quali sia prevista la pubblicazione;
le determinazioni dirigenziali;
gli avvisi del rilascio delle concessioni edilizie;
gli elenchi dei rapporti di polizia giudiziaria in materia di violazioni edilizie;
gli avvisi di convocazione del consiglio comunale ed in genere delle commissioni consiliari che per legge o regolamento si riuniscono in seduta pubblica per il periodo stabilito dal relativo regolamento;
gli avvisi di gara per i periodi previsti dalle singole disposizioni di legge; i bandi di concorso fino al giorno successivo la scadenza;
tutti gli atti che per disposizioni di legge, di statuto o di regolamento devono essere pubblicati ufficialmente per la durata stabilita dalle norme predette.
Una apposita sezione dell’albo è riservata alle pubblicazioni di matrimonio.
Quando la consistenza e la natura degli atti lo rendono necessario, nell’albo viene affisso l’atto o il provvedimento principale, senza gli allegati, con la precisazione che l’intero documento è consultabile presso l’ufficio dove gli atti predetti sono conservati.
Si provvede alla tenuta di un registro cronologico degli atti affissi all’albo, con l’indicazione del periodo di pubblicazione e del giorno del rilascio del certificato di compimento della stessa e della restituzione degli atti.
I registri delle affissioni all’albo, completi, sono depositati nell’archivio comunale.
Art. 22: Bacheche
Per assicurare ai cittadini, in tutto il territorio comunale, riferimenti prestabiliti e facilmente accessibili per prendere conoscenza dei principali provvedimenti del Comune e degli altri enti pubblici, è disposta l’installazione nel centro urbano ed in ogni frazione di almeno un quadro di adeguate dimensioni, riservato esclusivamente alle affissioni di manifesti, avvisi, bandi di concorso, ordinanze, annunci, comunicazioni, programmi di manifestazioni disposte dal Comune o, per il suo tramite, dallo Stato e dagli altri enti pubblici.
Art. 23: Notiziario periodico
La popolazione sarà informata sull’attività e sui programmi dell’amministrazione tramite l’apposito notiziario.
Sul medesimo periodico devono essere pubblicizzati: il bilancio di previsione, il rendiconto di gestione, le modifiche allo statuto e ai regolamenti ed i maggiori strumenti di programmazione.
Art. 24: Consultazione atti
Presso l’ufficio Relazioni con il Pubblico i cittadini potranno consultare la Gazzetta Ufficiale della Repubblica, il Bollettino Ufficiale della Regione, la raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti, lo statuto ed i regolamenti comunali, i bandi di concorso, di gara e gli altri avvisi pubblicati dal Comune.
Art. 25: Supporti informativi
L’amministrazione può avvalersi, per fornire notizie sui propri programmi, progetti e scelte, del supporto informativo dei quotidiani, delle radio e TV locali, e di strumenti di supporto informatico, valutando secondo le circostanze le modalità più idonee.
Per la pubblicizzazione di particolari attività possono essere individuati vari strumenti di informazione quali manifesti, depliants, volantini, stendardi, ecc.
TITOLO 4 – Diritto di accessoArt. 26: Finalità
L’accesso agli atti ed alle informazioni mira a garantire la trasparenza e l’imparzialità dell’attività della pubblica amministrazione, a contribuire a verificare la legittimità e ad assicurare l’esercizio del diritto di difesa del soggetto interessato.
Art. 27: Nozioni
L’accesso ha ad oggetto:
atti o documenti;
Per atto o documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra natura del contenuto di atti, documenti od attività del Comune da detto ente prodotto, o comunque stabilmente conservato.
Per informazione si intende ogni dato in possesso della pubblica amministrazione, nello stato in cui si trova.
Art. 28: Soggetti
L’accesso è consentito sia alle persone fisiche che alle persone giuridiche, nonché ai portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati ai quali possono derivare pregiudizi dai singoli provvedimenti amministrativi, e più in generale a chiunque abbia un interesse giuridicamente rilevante.
Art. 29: Interesse rilevante
L’interesse sottostante alla richiesta di accesso e legittimante lo stesso deve essere personale, ovvero riferibile direttamente al richiedente, nonché concreto, ovvero reale, effettivo ed attuale e non necessariamente vincolato da una legittimazione processuale.
Non è legittima la richiesta fondata su mera curiosità o concretantesi in un atto emulativo.
Art. 30: Soggetto passivo
L’accesso può essere esercitato nei confronti del Comune, delle aziende speciali, delle istituzioni e degli enti dipendenti o comunque soggetti a vigilanza del Comune, nonché dei concessionari di pubblico servizio e delle società partecipate.
Art. 31: Destinatario della richiesta
Destinatario della richiesta di accesso può essere:
l’ufficio che ha formato l’atto, nella persona del responsabile del procedimento così come individuato all’art. 9;
l’ufficio che detiene stabilmente l’atto;
l’ufficio relazioni con il Pubblico.
Art. 32: Ufficio relazioni con il pubblico
All’Ufficio Relazioni con il Pubblico, in particolare, compete:
garantire l’esercizio dei diritti all’informazione, all’accesso ed alla partecipazione;
agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative ed amministrative e l’informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni stesse;
attuare, mediante l’ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti;
garantire la reciproca informazione fra URP e le altre strutture operanti nell’amministrazione, nonché fra gli URP delle varie amministrazioni;
evadere richieste relative alla visione e consegna dei documenti già forniti o detenuti dall’amministrazione;
informare sulle modalità di attivazione dei procedimenti, sui termini di conclusione, sui responsabili, nonché di accesso e di partecipazione agli stessi, anche mediante strumentazione telematica;
informare ed orientare l’utenza sui compiti e sulle attività del Comune e degli altri enti pubblici, sulle modalità di accesso e di utilizzo dei servizi pubblici offerti ai cittadini e sulle forme di tutela ad essi riconosciuti;
fornire informazione specifica su concorsi pubblici e sulle tematiche del mondo giovanile anche attraverso il collegamento a banche dati e la consultazione di gazzette e bollettini ufficiali;
gestire le segnalazioni e i reclami in modo da assicurare comunque canali comunicativi puntuali ed efficaci;
predisporre sistemi di report generali e specifici, agli organi politici ed alla direzione, sull’andamento dei rapporti con l’utenza.
Art. 33: Modalità di accesso
L’accesso agli atti potrà avvenire:
attraverso la visione;
attraverso l’estrazione di copia.
L’atto o informazione oggetto dell’accesso dovrà essere indicato con sufficiente chiarezza e precisione fornendo elementi sufficienti alla sua individuazione.
La richiesta potrà essere formulata anche verbalmente oppure preannunciata a mezzo posta, telefax, e-mail; in tali ultimi casi la richiesta dovrà indicare gli estremi di identità e il recapito del richiedente.
Art. 34: Accesso informale
Il diritto di accesso relativo alla visione degli atti ed alle informazioni ad essi connesse nonché all’estrazione di copia, si esercita mediante richiesta anche verbale ai soggetti di cui all’art. 31 che dovranno accertarsi della identità del richiedente e dell’interesse sottostante alla richiesta.
La richiesta è esaminata immediatamente e senza formalità quando questa è compatibile con le esigenze di funzionamento dell’ufficio. Essa, ove provenga da una pubblica amministrazione, è presentata dal titolare dell’ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo
Art. 35: Accesso formale
Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale o venga richiesto il rilascio di copia autentica di documenti o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sussistenza dell’interesse, sulla accessibilità del documento la cui ricerca e rilascio presenta particolare complessità, il richiedente è invitato a presentare istanza formale anche mediante la compilazione di una scheda predisposta allo scopo, messa a disposizione gratuitamente presso l’ufficio Relazioni con il Pubblico o presso il responsabile del procedimento.
La scheda è registrata in apposito protocollo e copia della stessa, completata della data di presentazione, del numero di posizione, del timbro del Comune e delle indicazioni prescritte nel comma successivo, è restituita all’interessato per ricevuta.
Nella scheda di accesso o nella richiesta di cui al precedente secondo comma, sono indicati:
il cognome, nome luogo e data di nascita, indirizzo, telefono e/o telefax del richiedente;
gli estremi del documento di identificazione o la dichiarazione di conoscenza da parte di un membro dell’ufficio;
la posizione di rappresentante legale, procuratore e curatore, con l’indicazione del titolo dal quale derivano tali funzioni;
l’oggetto dell’accesso, con specificazione:
delle informazioni richieste;
degli atti o documenti amministrativi dei quali è richiesta la visione o la copia, indicando i dati necessari per la loro individuazione e precisando, per le copie richieste, l’uso che ne consente l’eventuale rilascio in esenzione dell’imposta di bollo;
dell’eventuale procedimento amministrativo nel quale i documenti sono inseriti;
la motivazione, se ritenuta necessaria per la particolarità della richiesta.
Art. 36: Termini
Salvo il caso di cui all’art. 35, l’accesso deve essere evaso entro trenta giorni decorrenti dalla data della richiesta.
Decorso il termine di cui sopra, la richiesta di accesso si intende rigettata. Ogni richiesta viene presa in esame secondo l’ordine di presentazione riprodotto nel protocollo.
Ove la richiesta sia irregolare o incompleta e si rendano necessari chiarimenti, specificazioni ed elementi integrativi conseguenti ad errori, omissioni o imprecisazioni nelle notizie fornite nella scheda di accesso, il responsabile è tenuto a darne comunicazione entro dieci giorni al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione, assegnandoli quindici giorni dal ricevimento per provvedere.
I termini ricominciano a decorrere dalla data di acquisizione al protocollo della risposta contenente gli elementi richiesti.
Art. 37: Consultazioni
L’esercizio dell’accesso ad un atto o documento comporta il diritto:
alla conoscenza delle informazioni in esso contenute;
alla conoscenza di tutti i suoi allegati e dei documenti in esso richiamati, purché siano depositati presso il Comune e non siano soggetti ad esclusioni o limitazioni dalla legge o dal presente regolamento.
Le richieste di consultazione di protocolli generali o speciali, di rubriche e di cataloghi di atti e documenti, di serie periodiche o di registri di atti relativi ad un periodo particolarmente esteso o ad un numero di atti rilevante, possono essere accolte solo se hanno per fine studi e ricerche storiche, statistiche, scientifiche. Tali finalità devono essere documentate nella richiesta e l’ammissione può essere subordinata a condizioni, al fine di evitare difficoltà al regolare funzionamento degli uffici.
E’ vietato asportare documenti dal luogo presso il quale sono posti in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. Il richiedente ha facoltà di prendere appunti e di trascrivere qualsiasi parte del documento in visione. La visione deve essere effettuata personalmente dal richiedente.
Trascorsi trenta giorni dalla data in cui è stata presentata richiesta di accesso senza che il richiedente abbia preso visione del documento, per ottenere l’accesso dovrà essere presentata una nuova richiesta.
Art. 38: Accesso consentito
L’accesso è consentito a tutti gli atti e le informazioni formati dall’ente o comunque stabilmente detenuti dallo stesso anche se di diritto privato.
A titolo meramente esemplificativo si indicano quali atti accessibili:
le deliberazioni della giunta e del consiglio;
le ordinanze del sindaco e dei dirigenti;
gli atti comunque denominati adottati dal capo dell’amministrazione, ivi compresi quelli del sindaco quale ufficiale del governo;
le determinazioni ed ogni altro atto o provvedimento dei dirigenti e dei responsabili di ufficio o servizio;
le concessioni, le autorizzazioni, le licenze ed ogni altro atto analogo;
gli atti del direttore generale;
gli atti del segretario comunale;
gli atti degli organi delle circoscrizioni e gli atti degli organismi di partecipazione popolare;
i verbali di giunta, consiglio, commissioni, comitati, consulte ed ogni altro organismo collegiale dell’ente;
atti o documenti di natura istruttoria ed endoprocedimentale, richiamati o allegati al provvedimento finale di conclusione del procedimento o di conclusione di eventuali subprocedimenti;
gli atti di gara, con le limitazioni di cui al successivo art. 40 comma 5°;
gli atti afferenti procedure di reclutamento e progressione del personale e di conferimento di incarichi, con le limitazioni di cui al successivo art. 40 comma 3°;
i documenti afferenti la consulenza legale prestata da un avvocato nell’ambito dell’attività professionale, solo se richiamati nel provvedimento amministrativo, ad eccezione di quelli ricoperti dal segreto;
i pareri legali redatti dagli uffici comunali solo se richiamati nel provvedimento amministrativo.
Art. 39: Esclusione del diritto di accesso
Sono esclusi dal diritto di accesso gli atti, documenti amministrativi formati dal Comune o dallo stesso stabilmente detenuti e le informazioni dagli stessi desumibili:
che siano dichiarati riservati per espressa disposizione di legge;
la cui divulgazione, in quanto non giustificata da interessi pubblici preminenti, sia esclusa per salvaguardare la vita privata, la riservatezza delle persone fisiche e giuridiche, gruppi, enti, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolari, sanitario, professionale, finanziario commerciale, industriale, anche se i relativi dati siano forniti all’amministrazione comunale dai diretti interessati;
la cui divulgazione, ostacolando l’attività delle amministrazioni preposte alla tutela dell’ordine pubblico ed alla prevenzione e repressione della criminalità, possa provocare una lesione immediata e diretta alla sicurezza di persone e di beni;
Sono altresì esclusi dal diritto di accesso:
i casellari giudiziari;
gli atti inerenti i procedimenti giudiziari in corso, la cui divulgazione leda alla riservatezza dei singoli;
i rapporti trasmessi all’autorità giudiziaria;
i documenti amministrativi coperti dal segreto di Stato;
progetti e cartografie di edifici adibiti ad installazioni militari e penitenziarie, ad aziende a rischio di incidente rilevante, ad edifici destinati all’esercizio delle attività creditizie;
denunce, esposti, verbali di accertamento relativi a violazioni e infrazioni soggette a comunicazioni di notizie di reato all’autorità giudiziaria, se ed in quanto coperti dalla segretezza delle indagini;
atti relativi a procedimenti disciplinari nei confronti del personale comunale escluso il diretto interessato; il diritto di accesso, in via residuale, è limitato al solo provvedimento conclusivo del procedimento.
verbali e atti istruttori relativi alle commissioni di indagine il cui atto istitutivo preveda la segretezza dei lavori;
atti e documenti di cui al successivo punto k) del presente comma compresi nel fascicolo personale dei dipendenti comunali;
le informazioni e i documenti che riguardano i metodi di produzione e le strategie aziendali delle imprese;
atti e documenti relativi a procedimenti tributari, ivi compresi quelli preparatori, escluso il provvedimento definitivo di accertamento tributario ed, in ogni caso, fermo restando l’accesso da parte del diretto interessato;
notizie e documenti relativi alla vita privata e familiare, al domicilio ed alla corrispondenza delle persone fisiche, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
gli atti provenienti da soggetti privati non utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
relazioni riservate dei collaudatori negli appalti di opere pubbliche, escluso l’appaltatore.
Sono esclusi in particolare tutti gli atti e le informazioni relativi:
ai trattamenti sanitari obbligatori;
ai dati sensibili, nei limiti previsti dalla stessa legge;
alla schede anagrafiche;
d) alle informazioni e notizie sul rapporto di adozione risultante dagli atti, salva espressa autorizzazione dell’autorità giudiziaria;
alle cause di inidoneità al servizio militare, fatta salva la richiesta del diretto interessato;
ai dati statistici dei riferimenti di tipo individuale;
alle schede I.S.T.A.T. di morte;
ai documenti concernenti l’indicazione di paternità e maternità di una persona, fatta salva la richiesta dell’interessato o dell’amministrazione in vista dell’esercizio di diritti o doveri derivanti dalla stato di filiazione;
alle notizie in ordine ai collaboratori di giustizia che hanno cambiato generalità e residenza ;
agli atti di stato civile, tranne la preventiva autorizzazione del Procuratore della Repubblica;
alle vecchie generalità e sesso, per le persone cui è stata giudizialmente rettificata l’attribuzione di sesso.
E’ comunque garantita la visione degli atti e dei documenti sopraindicati a chi deve curare o difendere i propri interessi giuridici.
Art. 40: Accesso differito
Il sindaco con proprio atto individua categorie di atti in relazione a cui l’accesso può essere differito, ai fini di tutela della riservatezza di persone fisiche e giuridiche, indicandone le ragioni ed il termine massimo del differimento.
Dette determinazioni sindacali possono essere in ogni momento oggetto di modifica.
In ogni caso è differito l’accesso agli atti istruttori e preparatori fino alla emanazione del provvedimento finale dei seguenti procedimenti:
procedimenti di reclutamento e progressione di carriera;
procedimenti di affidamento di incarichi dirigenziali, di responsabilità di ufficio o servizio,
alta specializzazione e ad alto contenuto di professionalità;
procedimenti di nomina di rappresentanti del Comune in enti, aziende ed istituzioni;
procedimenti connessi a processi in sede giudiziale;
procedimenti di formazione di regolamenti;
procedimenti di formazione di atti amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione.
Il differimento dell’accesso può riguardare anche solo una parte dell’atto.
Per quanto riguarda i procedimenti di gara, di cui alla lett. k) del 2° comma dell’art. 38, relativi ad aggiudicazione di lavori, forniture di beni e servizi, l’accesso agli elenchi delle ditte o persone invitate alle gare espletate nell’ambito dell’attività contrattuale è differito fino al termine di presentazione delle offerte, mentre l’accesso ai capitolati tecnici ed economici ed ai verbali è differito alla emanazione del provvedimento di aggiudicazione.
E’ invece escluso l’accesso alla documentazione dei non aggiudicatari salvo che il richiedente non dimostri l’esigenza di conoscenza ai fini della tutela di un proprio interesse giuridico.
Art. 41: Accesso dei consiglieri
I consiglieri comunali hanno diritto di accesso ad ogni atto, informazione o notizia utile all’espletamento del mandato comunque in possesso dell’ente, di aziende speciali, istituzioni, enti dipendenti, società partecipate o concessionari di pubblico servizio.
Il consigliere non è tenuto a formalizzare e motivare la richiesta di accesso, essendo sufficiente l’indicazione che essa è effettuata nell’esercizio del mandato, salvo nel caso di estrazione di copia per cui è tenuto a formalizzare per scritto la richiesta al direttore del servizio competente. La richiesta di accesso deve comunque essere determinata e tale da consentire una identificazione, sia pur minima, dei documenti che si intendono consultare.
Il consigliere è tenuto al rispetto del segreto d’ufficio nei casi previsti dalla legge.
Gli atti, le informazioni e le notizie a cui il consigliere abbia accesso in connessione con l’espletamento del mandato non possono essere utilizzati per altre finalità.
L’esercizio del diritto di accesso deve risultare compatibile con il regolare funzionamento dell’ente e non può essere finalizzato ad acquisire informazioni a vantaggio di terzi, né essere esercitato nei confronti degli atti segreti.
Al consigliere che intenda accedere ad un atto o ad una informazione al di fuori dell’esercizio del mandato, si applicheranno le disposizioni previste per l’accesso dei cittadini.
Art. 42: Costi
Il costo a carico del richiedente per il rilascio di atti è determinato annualmente con deliberazione della giunta ed è rapportato al costo di riproduzione.
Qualora l’accesso avvenga attraverso trasmissione dell’atto all’indirizzo indicato dal richiedente, ad esso andranno addebitate anche le spese di spedizione.
Nessun costo può essere imposto ad assessori e consiglieri.
Art. 43: Disposizioni speciali
Restano ferme le disposizioni di legge speciali disciplinanti l’accesso agli atti ed alle informazioni relativamente a talune materie e/o oggetti, come ad esempio quelle in materia ambientale.
Art. 44: Rinvio dinamico
Le norme del presente regolamento si intendono modificate per effetto di sopravvenute norme vincolanti statali e regionali.
In tali casi si applica la normativa sopravvenuta e la formale modifica del regolamento viene disposta dalla giunta comunale, salvo che le nuove disposizioni di legge attribuiscano margini di discrezionalità amministrativa. Il tale caso provvederà il consiglio comunale.
Art. 45: Pubblicità
Il presente regolamento viene pubblicato all’albo pretorio del Comune ed inserito nella raccolta dei regolamenti del Comune.
Delibera di Consiglio 28 2004
Affari istituzionaliComunicazioneControllo di gestioneDatiDemanio
FinanzePartecipazioni societariePatrimonioPersonaleProvveditoratoTecnologie informaticheUtilizzo locali comunali

References: art.19

art.20

art.21

art.22

art.23

art.24

art.25

art.26

art.27

art.14

art.29

art.30

art.31

art.32

art.33

art.34

art.35

art.36

art.37

art.38

art.39

art.40

art.41

art.42

art.43

art.44

art.45

Art. 3
 art. 4
 art. 9

Art. 4

Art.5

Art. 6
 art. 9

Art.7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12
 art. 13

Art. 13

Art. 14

Art. 16

Art. 17

Art. 18

Art. 20

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Art. 22

Art. 23

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Art. 32

Art. 33

Art. 34

Art. 35

Art. 36

Art. 37

Art. 38
 art. 40
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Art. 39

Art. 40

Art. 41

Art. 42

Art. 43

Art. 44

Art. 45