Source: https://www.dzp.pl/publikacje/745-badanie-sprawozdania-musi-poprzedzic-uchwala-o-wyborze-audytora
Timestamp: 2019-12-15 23:24:18+00:00

Document:
Badanie sprawozdania musi poprzedzić uchwała o wyborze audytora - Publikacje - DZP
Wywiad Agnieszki Pokojskiej z Tomaszem Darowskim, Radcą Prawnym, Partnerem w Domański Zakrzewski Palinka.
Agnieszka Pokojska: Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które 2009 roku spełniły dwa spośród trzech warunków dotyczących: zatrudnienia, sumy aktywów i przychodów netto określonych w ustawie o rachunkowości, muszą poddać badaniu sprawozdanie finansowe za 2010 rok. O czym trzeba pamiętać w takiej sytuacji?
Tomasz Darowski: Zarząd spółki powinien przede wszystkim we właściwym czasie zwołać zgromadzenie wspólników celem dokonania wyboru biegłego rewidenta. Oczywiście wybór biegłego może też zostać dokonany przez zgromadzenie wspólników odbywające się bez formalnego zwołania, w trybie art. 240 kodeksu spółek handlowych. Wybór audytora w tym trybie jest jednak możliwy jedynie wtedy, gdy wszyscy wspólnicy będą na zgromadzeniu reprezentowani i nikt z nich nie sprzeciwi się poddaniu pod głosowanie kwestii wyboru biegłego. Z tej perspektywy, warto rekomendować dokonanie wyboru biegłego już na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za poprzedni rok finansowy. Pozwoli to zaoszczędzić kosztów organizacji nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, które jest zwoływane specjalnie w celu dokonania wyboru biegłego rewidenta.
A co z samą kwestia wyboru biegłego rewidenta?
Choć prawo tego nie narzuca, to naturalne powinno być, że przed odbyciem zgromadzenia zarząd powinien zebrać oferty biegłych zainteresowanych przeprowadzeniem badania i przedstawić je wspólnikom na zgromadzeniu. Nic nie stoi też na przeszkodzie, żeby na zgromadzeniu wspólnicy z własnej inicjatywy zgłaszali kandydatury biegłych rewidentów. W każdym jednak przypadku biegły powinien spełniać kryteria bezstronności, szczegółowo wyliczone w art. 66 ust. 1 – 3 ustawy o rachunkowości. Przykładowo: nie można powołać biegłego, który w okresie ostatnich trzech lat uczestniczył w prowadzeniu ksiąg rachunkowych spółki.
Wybór biegłego, który nie spełnia kryteriów bezstronności lub wybór biegłego dokonany przez organ inny niż zgromadzenie wspólników spowoduje nieważność badania sprawozdania finansowego.
To zgromadzenie wspólników dokonuje wyboru biegłego rewidenta. A kto zawiera umowę i ponosi koszty badania?
Zarząd spółki powinien z biegłym zawrzeć umowę na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości, koszty badania sprawozdania finansowego ponosi spółka. Ta ostatnia zasada stawia pod znakiem zapytania, np. możliwość sfinansowania kosztów badania bezpośrednio przez wspólników.
Kiedy jest właściwy czas na dokonanie tych czynności?
Wybór biegłego rewidenta powinien zostać przeprowadzony tak, by biegły mógł uczestniczyć w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych spółki. W praktyce może to oznaczać potrzebę zaangażowania biegłego już w ostatnich trzech miesiącach roku finansowego i, co za tym idzie, dokonanie jego wyboru już w przed październikiem danego roku. Potrzeba dokonania wyboru już w październiku dotyczy oczywiście tych spółek, których rok finansowy pokrywa się z kalendarzowym.
Czy zarząd spółki ma jakieś obowiązki względem biegłego rewidenta?
W trakcie badania, zarząd spółki powinien udostępnić biegłemu księgi rachunkowe spółki, dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach oraz wszelkie inne dokumenty. Ponadto zarząd powinien udzielić biegłemu wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń - niezbędnych do wydania przez niego opinii. Takie obowiązki wynikają z art. 67 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo biegły rewident jest uprawniony do uzyskania informacji związanych z przebiegiem badania od kontrahentów spółki, w tym także od banków i doradców prawnych spółki - z upoważnienia zarządu spółki.
Zarząd powinien dopilnować, aby w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego zostało przygotowane sprawozdanie finansowe. Powinno ono obejmować bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową, zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Do sprawozdania, zarząd powinien dołączyć sprawozdanie z działalności jednostki.
Czy w terminie trzech miesięcy od zakończenia roku finansowego musi powstać ostateczna wersja sprawozdania finansowego?
Powszechne jest, że w toku prac biegłego do sprawozdania wprowadzane są korekty. W terminie trzech miesięcy od zakończenia roku finansowego zarząd powinien, zatem przygotować taki projekt sprawozdania, który - jednej strony - pozwoli biegłemu na podjęcie nad nim prac, z drugiej zaś - nie przerzuci na biegłego ciężaru jego przygotowania.
Co jeżeli w toku prac nad sprawozdaniem okaże się, że sytuacja finansowa spółki jest zła?
W toku prac nad sprawozdaniem może okazać się, że konieczne jest zwołanie zgromadzenia wspólników z uwagi na sytuację bilansową spółki. Dotyczy to sytuacji, gdy bilans spółki wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego.
Czy zarząd może zwlekać ze zwołaniem zgromadzenia i postawić kwestię dalszego istnienia spółki dopiero na agendzie zwyczajnego zgromadzenia? Czy powinien zwołać odrębne nadzwyczajne zgromadzenie wspólników poświęcone tylko kwestii dalszego istnienia spółki?
Zdecydowanie należy rekomendować zarządowi zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia i nieodkładanie kwestii dalszego istnienia spółki do zwyczajnego zgromadzenia. Nawet wtedy, gdy zwyczajne zgromadzenie miałoby się odbyć np. jeden miesiąc po nadzwyczajnym zgromadzeniu zwołanym zgodnie z art. 233 kodeksu spółek handlowych.
A co z radą nadzorczą? Jakie są jej obowiązki w procesie zatwierdzania sprawozdania finansowego?
W spółkach, które posiadają radę nadzorczą lub komisję rewizyjną zarząd powinien umożliwić im wykonanie we właściwym terminie obowiązków określonych w art. 219 i 221 k.s.h. Obowiązki te obejmują: ocenę sprawozdania finansowego - w zakresie jego zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym – i wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku albo pokrycia straty. Rada nadzorcza jest także zobowiązana do złożenia zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny.
Gotowe sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane. Przez kogo?
Sprawozdanie powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wynika to z art. 52 ustawy o rachunkowości. Dotyczy to także tych członków zarządu, którzy nie pełnili swojej funkcji w roku finansowym objętym sprawozdaniem. Nawet, jeśli w ich przypadku uzasadniona mogłaby być odmowa podpisania sprawozdania finansowego na podstawie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Co dzieje się ze sprawozdaniem finansowym po jego podpisaniu?
Zarząd powinien je udostępnić wspólnikom wraz z opinią biegłego rewidenta i sprawozdaniem z działalności spółki na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników. Taki wymóg przewiduje art. 68 ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten należy rozumieć szeroko, co oznacza, że na żądanie wspólnika zarząd powinien przesłać kopię sprawozdania na wskazany przez niego adres. Uznanie, że wystarczy tylko wyłożenie w siedzibie spółki – w kontekście art. 212 k.s.h. - czyniłoby zbędnym zapis art. 68 ustawy o rachunkowości. Zgodnie, bowiem z art. 212 k.s.h. każdy wspólnik ma dostęp do akt spółki w jej siedzibie.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Po podjęciu uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i wypłacie zysku lub pokryciu straty konieczne jest przekazanie takiego sprawozdania odpowiednim organom. Jakim?
Zarząd powinien złożyć je w sądzie rejestrowym, urzędzie skarbowym oraz do publikacji w Monitorze Polskim B.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością roczne sprawozdanie finansowe trzeba przekazać do urzędu skarbowego w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia. Z kolei na przekazanie go do sądu rejestrowego i Monitora Polskiego B jest 15 dni od tego momentu.
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, to zarząd – pomimo braku zatwierdzenia - powinien złożyć je w sądzie rejestrowym w terminie 15 dni od upływu wspomnianego okresu sześciu miesięcy. W takim przypadku konieczne jest również złożenie sprawozdania drugi raz w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.
Badaniu przez rewidenta podlegają sprawozdania spółki z o.o. za 2010 rok, które w 2009 roku spełniły, co najmniej dwa z trzech warunków:
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej, co najmniej, 10 270 500 zł,
przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły 20 541 000 zł.
Źródło: www.gazeta.prawna.pl, 21 września 2010

References: art. 240
 art. 66
 art. 66
 art. 67
 art. 233
 art. 219
 art. 52
 art. 52
 art. 68
 art. 212
 art. 68
 art. 212