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Timestamp: 2018-11-13 16:32:30+00:00

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﻿ CIRCULAR EXTERNA 7 DE JUNIO 30 DE 2017
CIRCULAR EXTERNA 7 DE 30 DE JUNIO DE 2017
CONTENIDO:ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS) DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO, EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA (EMP) Y SERVICIOS DE AMBULANCIA PREPAGADA (SAP), VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEJORES PRÁCTICAS ORGANIZACIONALES – CÓDIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO EPS, EMP Y SAP, Y SE MODIFICA LA CIRCULAR EXTERNA 47 DE 2007 – CIRCULAR ÚNICA, EN LO RELATIVO A LOS “CÓDIGOS DE ÉTICA Y DE BUEN GOBIERNO”.
TEMAS ESPECÍFICOS:CÓDIGO DE ÉTICA PROFESIONAL, EPS, CÓDIGO DE GESTIÓN ÉTICA EMPRESARIAL, RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD, EMPRESA DE MEDICINA PREPAGADA, RÉGIMEN CONTRIBUTIVO EN SALUD, SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, EPS-S, ACTIVIDAD EMPRESARIAL, SERVICIO DE AMBULANCIA, PRINCIPIO DE BUEN GOBIERNO, CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
DIARIO OFICIAL N°:50285 DE JULIO 5 DE 2017
Asunto: Instrucciones generales para la implementación de mejores prácticas organizacionales - Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP.
En virtud de lo establecido en la Ley 1122 de 2007 la Superintendencia Nacional de Salud tiene la responsabilidad de cumplir con los deberes de inspección, vigilancia y control en el sentido de “Vigilar que las instituciones aseguradoras (...) del sistema general de seguridad social en salud adopten y apliquen (...) un Código de Conducta y de Buen Gobierno que oriente la prestación de los servicios a su cargo y asegure la realización de los fines de la presente ley”(1).
Que el numeral 39 del artículo 6º del Decreto 2462 de 2013 establece como función de la Superintendencia Nacional de Salud “Adelantar acciones de inspección, vigilancia y control para que las instituciones aseguradoras (...) del sistema general de seguridad social en salud, adopten y apliquen un Código de Conducta y de Buen Gobierno que oriente la prestación de los servicios a su cargo y asegure la realización de los fines señalados en la ley”.
Adicionalmente, el numeral 26 del artículo 21 del Decreto 2462 de 2013 instaura como una de las funciones del despacho del superintendente delegado para la supervisión institucional “Ejercer inspección y vigilancia para garantizar que los sujetos vigilados adopten y apliquen un Código de Conducta y de Buen Gobierno de conformidad con lo previsto en la ley y en el presente decreto”; y el numeral 17 del artículo 22 del mismo decreto relaciona como una de las funciones de la dirección de inspección y vigilancia para entidades administradoras de planes de beneficios, EAPB, el “Realizar actividades de inspección y vigilancia para garantizar que las entidades administradoras de planes de beneficios, EAPB, o las que hagan sus veces, adopten y apliquen un Código de Conducta y de Buen Gobierno, de conformidad con lo previsto en la ley y los criterios y lineamientos establecidos por la superintendencia”.
Dicho lo anterior, las buenas prácticas de gobierno y de conducta se reconocen como instrumentos a ser aplicados para la mitigación de riesgos en las entidades de derecho público y privado que conforman el sistema general de seguridad social de salud. SGSSS. A nivel internacional la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, OCDE, ha establecido y promovido una serie de principios que deben revisar las organizaciones a este respecto, los cuales son de aplicación general en todos los sectores(2). Referenciando entre otros aspectos, el garantizar la base de un marco eficaz para el gobierno organizacional, los derechos y el trato equitativo para los miembros del máximo órgano social, las funciones claves de los propietarios, las responsabilidades de la junta directiva, la divulgación de datos y la transparencia, entre otros(3). Asimismo, la Corporación Andina de Fomento, CAF, a partir de la crisis financiera mundial del año 2008, ha rediseñado algunos lineamientos referentes a la arquitectura de control en la que se aborda la gestión de riesgos y el control interno, y el gobierno organizacional para grupos empresariales(4).
Son diversos los aspectos que conforman el gobierno organizacional y la ética empresarial, y condicionan de una y otra manera la evolución de una entidad en entornos cambiantes y con alta competencia(5). Por ende, es necesario proporcionar herramientas técnicas y jurídicas que permitan el balance entre la gestión de cada órgano y el control de dicha gestión. La observancia de principios y buenas prácticas por parte de las entidades responsables del aseguramiento en salud es determinante para el buen desempeño de los sistemas de salud. En Colombia, dada la competencia regulada y el diseño institucional del SGSSS, el Código de Conducta y de Buen Gobierno adquiere una relevancia aún mayor.
La experiencia internacional demuestra que el mejoramiento de las prácticas de buen gobierno, así como de buena conducta, requieren de la acción conjunta de las autoridades gubernamentales, las empresas, los empleados y los propietarios, mediante la adopción de normas con esquemas de autorregulación(6).
En consecuencia, dando aplicación a las disposiciones citadas en precedencia, se imparten las siguientes medidas a las entidades promotoras de salud, EPS, las empresas de medicina prepagada, EMP, y los servicios de ambulancia prepagada, SAP, en lo relacionado con la implementación de su sistema de gobierno organizacional y de conducta.
La presente circular externa está dirigida a las entidades promotoras de salud, EPS, del régimen contributivo y subsidiado incluyendo las EPS indígenas, EPS-I, a las empresas de medicina prepagada, EMP, y a las entidades que suministren servicios de ambulancia prepagada, SAP, vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud.
Las disposiciones de la presente circular se ajustarán de forma proporcional al interior de la estructura organizacional de cada entidad responsable del aseguramiento en salud. En particular, las responsabilidades atribuidas a los diferentes órganos de administración y vigilancia de la entidad, deberán aplicarse de conformidad con los órganos sociales o cargos que se hayan creado para desarrollar las funciones análogas a las de la junta directiva, el comité de auditoría o contraloría interna, y otros órganos de vigilancia y administración a los cuales se haga referencia en esta circular acorde con la figura jurídica correspondiente.
3. Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP Y SAP.
El Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP se define como un conjunto de medidas concretas para las EPS, las EMP y los SAP, en materia de: i) Máximo órgano social; ii) Órganos de administración; iii) Órganos de control; iv) Grupos de interés; v) Revelación de información y, vi) Pautas de conducta. Lo dispuesto en la presente circular se entiende sin perjuicio de los requisitos que deben acreditar las personas jurídicas públicas y privadas de las EPS, las EMP y los SAP, establecidos por normas de las autoridades competentes que regulen la materia.
La metodología para diligenciar el reporte de implementación del Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se fundamenta en el principio “Cumpla o explique”, de manera que, en todos los casos el asegurador deberá indicar si adoptó o no las medidas al momento del reporte junto con su justificación.
Los destinatarios de la presente circular deben dar a conocer esta información a los actores del SGSSS, mediante el diligenciamiento y divulgación bienal del reporte de implementación del Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, cuya finalidad es la revelación general sobre las prácticas de gobierno organizacional y de buena conducta de cada EPS, EMP y SAP. Dicho reporte, con sus respectivos detalles técnicos, se incorpora a la presente circular externa mediante el anexo técnico GT001 (sección 4. Anexo técnico y reporte de información).
El reporte debe ser publicado por la aseguradora en su página web y debe actualizarse con la misma periodicidad con la que se envía el anexo técnico GT001 a la Superintendencia Nacional de Salud. El diligenciamiento de este reporte, de obligatorio cumplimiento, es bienal (cada dos años) y debe reflejar la situación de la EPS, de la EMP o del SAP, frente a las medidas descritas en el Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP.
Esta circular emite los lineamientos para la implementación y la ejecución de las prácticas de buen gobierno y de buena conducta empresarial dentro de las entidades responsables del aseguramiento en salud (EPS, EMP y SAP), bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de lograr el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud y una mejor prestación de los servicios, garantizando con ello la protección del derecho constitucional a la salud de los usuarios.
El buen gobierno, también denominado gobierno organizacional: i) Proporciona un marco sólido que define derechos y responsabilidades, donde se tiene como propósito alcanzar el mayor grado de coordinación posible entre los intereses del máximo órgano social, la junta o consejo directivo, los representantes legales y demás administradores(7); ii) Brinda un adecuado entorno dentro del cual se relacionan los órganos de gobierno de la entidad, incluyendo el revisor fiscal y los correspondientes órganos de control; y iii) Provee mecanismos que aseguran las buenas prácticas en la gestión de la entidad, contribuye a una competitividad responsable, permite un mejor desarrollo institucional y ofrece una mayor eficiencia en el manejo de los recursos.
Por ende, en esta circular el gobierno organizacional se entiende como el conjunto de normas, principios y órganos internos a través del cual se dirige, controla y diseña la gestión de una persona jurídica, ya sea de manera individual o dentro de un grupo empresarial. Basados en los pilares de buen gobierno planteados por la Corporación Andina de Fomento, el Nuevo Código País y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, OCDE, la presente circular enseña unas medidas pertinentes para EPS, EMP y SAP(8), que al aplicarse servirán para:
i. Reconocer mejor los derechos de las diferentes partes interesadas, entre ellas, los usuarios del sistema de salud.
ii. Facilitar el ejercicio de los derechos y el trato equitativo a los miembros del máximo órgano social.
iii. Garantizar la revelación oportuna y precisa de la información.
iv. Garantizar la orientación estratégica, el control efectivo de la dirección ejecutiva y la responsabilidad de esta frente a la empresa y a los miembros del máximo órgano social.
Por otra parte, en la presente circular los lineamientos de conducta se definen como un referente formal e institucional que versa sobre la conducta profesional y personal que debe tener toda persona con vínculo a una entidad aseguradora (EPS, EMP o SAP), ya sea empleado, director de la junta directiva, contratista o proveedor, entre otros.
El objetivo de tener estas pautas básicas de conducta es enmarcar todo aquello que debe ser considerado como ético “(...) en el cotidiano de las acciones y la forma en que cada sujeto debe encarar la solución de dilemas que pongan en juego su capacidad moral”(9). Su importancia radica en el componente disciplinario al interior de las entidades aseguradoras de servicios de salud en Colombia. La literatura internacional(10) ha mostrado que el poseer unos estándares de conducta, fortalece el compromiso personal de cada trabajador, garantizando mejores indicadores en términos de gestión eficiente, eficaz, responsable, íntegra y transparente en el día a día.
Se propende porque la razón misional, de todos y cada uno de los actores del sistema de seguridad social en salud, vaya encaminada a la existencia y a la adopción del Código de Conducta (ética) y de Buen Gobierno (gobierno organizacional). Esa misión tendría efectos en la comunidad que se verían reflejados en un aumento de la confianza y la legitimidad de las instituciones y del Estado, en el fortalecimiento de los procesos de participación ciudadana y en el fortalecimiento empresarial de los actores.
Luego, con base en los lineamientos otorgados por la presente circular externa, las EPS, las EMP y los SAP deberán diseñar, construir, adaptar, consolidar y adoptar su propio Código de Conducta y de Buen Gobierno.
Este código debe estar a total disposición de los propietarios y de la alta gerencia de la entidad, así como de todos sus integrantes, de las autoridades de control y de los usuarios del SGSSS. Este documento debe ser publicado en la página web institucional de la aseguradora y debe ser de fácil consulta.
La documentación de las prácticas de gobierno organizacional y de buena conducta es necesaria para que las mismas tengan vocación de permanencia. Los principios y prácticas que las entidades aseguradoras adopten, deben estar expresamente plasmados en un documento con el fin de que exista claridad frente a los mismos. Este documento y sus posteriores cambios deben ser aprobados por el órgano de administración, previa presentación al máximo órgano social. Es importante que su modificación se realice a través de un procedimiento formalmente establecido(11).
3.2. Definiciones(12).
Alta gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa (denominados administradores) u organizacional de la entidad. La junta directiva la hace responsable del giro ordinario del negocio de la entidad y la encarga de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma. También se incluye en la alta gerencia el auditor interno(13).
Comité de dirección de EPS: Los consejos directivos de las cajas de compensación familiar que operan programas de EPS constituirán un comité de dirección de EPS, integrado por un subconjunto de los miembros del consejo directivo de la caja, e invitados externos. El comité de dirección de EPS hará las veces de junta directiva del programa de salud.
Conflicto de interés: Se considera que existe un conflicto de interés cuando por una situación de control, influencia directa o indirecta entre entidades, personas naturales o jurídicas; se realicen operaciones, transacciones, decisiones, traslado de recursos, situaciones de ventaja, mejoramiento en la posición de mercado, competencia desleal, desviaciones de recursos de seguridad social, o cualquier situación de hecho o de derecho que desequilibre el buen funcionamiento financiero, comercial o de materialización del riesgo al interior del sector. Estos desequilibrios tienen su fundamento en un “interés privado” que motiva a actuar en contravía de sus obligaciones y puede generar un beneficio personal, comercial o económico para la parte que incurre en estas conductas.
Grupos de interés: Todas aquellas personas que, por su vinculación con la entidad, tienen interés en esta, a saber: el público en general, miembros del máximo órgano social, empleados, proveedores de bienes y servicios, afiliados, clientes, usuarios, autoridades económicas y tributarias, autoridades de regulación, inspección, vigilancia y control, y otros actores identificados como grupos de interés por la entidad, si los llegase a tener(14).
• Empleado o directivo de la EPS, la EMP o el SAP o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente.
• Miembros del máximo órgano social que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma.
• Socio o empleado de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la EPS, la EMP o el SAP o a las entidades que pertenezcan al mismo grupo empresarial del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales.
• Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la EPS, la EMP o el SAP. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución.
• Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal (principal o suplente) de la EPS, la EMP o el SAP.
• Persona natural que reciba directamente de la EPS, la EMP o el SAP alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de contraloría interna o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.
Junta directiva: Es el máximo órgano colegiado encargado de la dirección de la entidad. Sus miembros se conocen como directores. Lo aquí dispuesto para la junta directiva y sus directores se entiende dicho para el consejo de administración de las cooperativas y sus consejeros, respectivamente. Para efectos de la presente circular, en cuanto a las cajas de compensación familiar, las disposiciones sobre las juntas directivas aplican para los comités de dirección de EPS. Tal denominación puede variar según la figura jurídica de la que se trate.
Máximo órgano social: Es el máximo órgano de gobierno de la entidad. Es la asamblea general o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la figura jurídica de la que se trate. Para esta circular se llamarán “miembros del máximo órgano social” o “miembros” al accionista, en el caso de una sociedad comercial por acciones, al socio en las sociedades comerciales con cuotas o partes de interés, al miembro en una mutual, al cooperado en una cooperativa, al afiliado en caso de una caja de compensación familiar que cuenta con autorización para operar programas de salud, o por cualquier denominación que se adopte de acuerdo a la naturaleza jurídica de la respectiva entidad.
Miembro significativo: Aquel miembro del máximo órgano social que por sí solo o en virtud de acuerdo con otros miembros, es titular de derechos de voto que igualan o superan un determinado límite (fijado en el 5% del total de derechos de voto) y cuya participación tenga una finalidad estable.
Partes vinculadas: Siguiendo la Norma Internacional de Contabilidad, NIC 24:
(g) es un plan de prestaciones postempleo para los trabajadores, ya sean de la propia entidad o de alguna otra que sea parte vinculada de esta”.
Presidente ejecutivo: Posición individual dentro de la entidad que responde ante la junta directiva. El presidente ejecutivo es el máximo responsable del giro ordinario de la entidad y a él reportan de forma directa la mayoría de los miembros de la alta gerencia. También identificado como gerente general, comúnmente actúa como representante legal principal o titular de la sociedad. Tal denominación puede variar según la figura jurídica de la que se trate.
Sistema de control interno, SCI: Conjunto de principios, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la junta directiva u órgano equivalente, la alta gerencia y demás funcionarios de una entidad aseguradora del sistema de salud colombiano, para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos: (i) La efectividad, la seguridad y la eficiencia de las operaciones, (ii) La confiabilidad y la transparencia de la información de salud y financiera, (iii) El cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables a la entidad, (iv) El salvaguardar los recursos de la entidad, y, (v) El seguimiento y verificación de lo relacionado con las normas vigentes en materia de garantía de la calidad.
Usuario: Es toda persona natural a la que la entidad le garantiza el acceso a servicios de salud mediante el aseguramiento.
3.3. Medidas relacionadas con las mejores prácticas de gobierno organizacional.
Medida 1. La entidad proporciona un trato igualitario a todos los miembros del máximo órgano social que, dentro de un rango determinado de participación en el capital social o en la propiedad de la entidad, se encuentran en las mismas condiciones, sin que ello suponga el acceso a información privilegiada de unos de los miembros respecto de otros.
Preámbulo: La entidad promueve el principio general de que la información debe ir a los miembros del máximo órgano social y no que estos tengan que ir a la información. Transforma el derecho de estos a recibir información en una obligación de la entidad de proveerla.
Para alcanzar este objetivo se contemplan las siguientes medidas:
Medida 2. La entidad cuenta con una página web corporativa con secciones acerca de los miembros del máximo órgano social, los directores de la junta directiva, los administradores de la alta gerencia y los órganos de control. Adicionalmente, tiene otras secciones con el Código de Conducta y de Buen Gobierno, las estadísticas descriptivas sobre sus afiliados, los servicios prestados y la información financiera en los términos propuestos en las medidas dadas en esta circular en la sección sobre revelación de información frente al público. La información allí publicada no incluye aquella confidencial de la entidad o cuya divulgación puede ser utilizada en detrimento de la misma.
Medida 3. La entidad cuenta con mecanismos de acceso permanente y uso dirigido exclusivamente a los miembros del máximo órgano social, tales como un vínculo en la web de acceso exclusivo para ellos, o una oficina de atención o relaciones con miembros del máximo órgano social, reuniones informativas periódicas, entre otros, para que puedan expresar sus opiniones o plantear inquietudes o sugerencias sobre el desarrollo de la entidad o aquellas asociadas a su condición de miembros. De igual manera, la entidad cuenta con un conducto regular para la solicitud de información clara, oportuna y confiable por parte de los miembros del máximo órgano social.
Medida 4. La entidad tiene un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general que como mínimo abarca los temas de convocatoria y celebración.
Medida 5. La entidad facilita a los miembros del máximo órgano social la toma de decisiones informadas en la asamblea general, poniendo a su disposición, dentro del término de la convocatoria, en el domicilio social y en una página web de acceso restringido a los miembros, la documentación necesaria sobre los temas por tratar.
Medida 6. La convocatoria a las reuniones del máximo órgano social se realiza, como mínimo, con la antelación establecida en la ley, y contiene, por lo menos:
Medida 7. Sin perjuicio del derecho que les asiste a los miembros de presentar sus propuestas en las reuniones de asamblea (ordinarias o extraordinarias), en el orden del día establecido para aquellas, se desagregan los diferentes asuntos por tratar de modo que no se confundan con otros, dando al orden del día una secuencia lógica de temas, salvo aquellos puntos que deban discutirse conjuntamente por tener conexidad entre sí, hecho que deberá ser advertido.
Medida 8. Existen algunos temas de vital importancia que son decididos por la asamblea general, y no únicamente por la junta directiva, entre ellos:
Medida 9. Sin perjuicio de los límites previstos en el artículo 185 del Código de Comercio o normas que lo modifiquen, sustituyan o eliminen, la entidad no limita el derecho del miembro a hacerse representar en la asamblea general, pudiendo delegar su voto en cualquier persona, sea esta miembro o no.
Medida 10. La entidad minimiza el uso de delegaciones de voto en blanco, sin instrucciones de voto, promoviendo de manera activa el uso de un modelo estándar de carta de representación que la propia entidad hace llegar a los convocados o que publica en su página web. En el modelo se incluyen los puntos del orden del día y las correspondientes propuestas de acuerdo conforme al procedimiento establecido con anterioridad. Aquellas propuestas serán sometidas a la consideración de los convocados, con el objetivo de que el constituyente, si así lo estima conveniente, indique, en cada caso, el sentido de su voto a su representante.
Medida 11. El reglamento de la asamblea de la entidad exige que los directores de la junta directiva u órgano equivalente y, muy especialmente, los presidentes de los comités de la junta directiva, así como el presidente ejecutivo de la entidad, asistan a la asamblea para responder a las inquietudes de los convocados.
Medida 12. Se tienen como funciones aquellas dispuestas en los estatutos y en el reglamento de funcionamiento de la propia asamblea general, sin perjuicio de lo dispuesto por la normatividad legal vigente para cada entidad en particular.
f) Aprobar las políticas para prevención y control de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft.
g) Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.
Medida 13. La entidad se compromete a declarar la existencia del grupo empresarial, cuando a ello haya lugar, haciendo visible al público interesado y a las entidades de control esta situación, por los medios idóneos.
Medida 14. Sin perjuicio de la independencia de cada entidad individual integrada en el grupo empresarial y las responsabilidades de sus órganos de administración, existe una estructura organizacional del grupo empresarial que define para los tres (3) niveles de gobierno —asamblea general, junta directiva y alta gerencia— los órganos y posiciones individuales clave, así como las relaciones entre ellos, la cual es pública, clara y transparente, y permite determinar líneas claras de responsabilidad y comunicación, y facilita la orientación estratégica, supervisión, control y administración efectiva del grupo empresarial.
Medida 15. Bajo la anterior premisa, la entidad matriz y sus subordinadas han definido un marco de referencia de relaciones institucionales a través de la suscripción de un acuerdo, de carácter público y aprobado por la junta directiva de cada una de dichas empresas, que regula:
h) Los mecanismos previstos para resolver posibles conflictos de interés entre las empresas.
Medida 16. Salvo para aquellas disputas entre miembros del máximo órgano social, o entre miembros del mismo y la entidad o su junta directiva, que por atribución legal expresa deban dirimirse necesariamente ante la jurisdicción ordinaria, los estatutos de la entidad incluyen mecanismos para la resolución de controversias tales como el acuerdo directo, la amigable composición, la conciliación o el arbitraje.
Medida 17. Los consejos directivos de las cajas de compensación familiar que operan programas de EPS constituyen un comité de dirección de EPS.
Medida 18. Los estatutos de la entidad establecen que la junta directiva (u órgano equivalente) tiene entre sus responsabilidades, además de las establecidas en la ley, al menos las siguientes:
b) Medir y evaluar la calidad de los servicios de salud y de los procesos de atención al usuario.
f) Establecer planes de sistemas de información para cumplir los objetivos de la entidad y los requerimientos de las autoridades, los prestadores y los usuarios, y supervisar su implementación.
h) Hacer la propuesta a la asamblea general para la designación del revisor fiscal, previo análisis de experiencia y disponibilidad de tiempo, recursos humanos y recursos técnicos necesarios para su labor.
i) Proponer la política general de remuneración de la junta directiva y de la alta gerencia.
j) Proponer la política de sucesión de la junta directiva.
k) Proponer los principios y los procedimientos para la selección de miembros de la alta gerencia y de la junta directiva de la entidad, la definición de sus funciones y responsabilidades, la forma de organizarse y deliberar, y las instancias para evaluación y rendición de cuentas.
l) La aprobación del Código de Conducta y de Buen Gobierno.
m) Velar por el cumplimiento de las normas de gobierno organizacional.
n) La aprobación de las políticas referentes con los sistemas de denuncias anónimas o “whistleblowers”.
o) Identificar las partes vinculadas.
p) Conocer y administrar los conflictos de interés entre la entidad y miembros del máximo órgano social, miembros de la junta directiva (u órgano equivalente) y la alta gerencia.
q) Velar porque el proceso de proposición y elección de los directores de la junta directiva se efectúe de acuerdo con las formalidades previstas por la entidad.
r) Conocer y, en caso de impacto material, aprobar las operaciones que la entidad realiza con miembros del máximo órgano social significativos, definidos de acuerdo con la estructura de propiedad de la entidad, o representados en la junta directiva; con los directores de la junta directiva y otros administradores o con personas a ellos vinculadas (operaciones con partes vinculadas), así como con empresas del grupo empresarial al que pertenece.
(Nota: Adicionado por la Circular Externa 4 de 2018 de la Superintendencia Nacional de Salud)
Medida 20. La entidad adopta ciertos requisitos, en adición a los establecidos legalmente, para la designación de directores. Los requisitos aluden a la experiencia, conocimiento, formación académica y destrezas profesionales, para el mejor desarrollo de las funciones de la junta directiva.
Medida 21. Todo director de junta directiva cuenta con su carta de aceptación, entendiendo por esta un documento que firma al ser elegido o reelegido y en la que se resumen los compromisos que el nuevo (o reelegido) director de la junta directiva asume con la entidad. Esta carta, aborda cuestiones tales como: plazo del nombramiento; deberes y derechos; compromisos estimados de tiempo; programa de inducción; remuneración; gastos; devolución de documentos; terminación de la designación; pólizas de responsabilidad civil de administradores y directivos; reuniones estimadas; conflictos de interés; aceptación de la normativa interna de la sociedad y sujeción a los principios de la misma (estatutos, reglamentos, Código de Conducta y de Buen Gobierno, entre otros).
Al firmar la carta de aceptación se deja constancia del recibo y/o capacitación sobre su contenido.
i) Habrá diversidad de perfiles profesionales, incluyendo al menos personas con experiencia y conocimiento en salud, así como en asuntos administrativos y financieros.
Medida 28. La entidad cuenta con un procedimiento interno para evaluar las incompatibilidades e inhabilidades de carácter legal y la adecuación del candidato a las necesidades de la junta directiva, a través de la evaluación de un conjunto de criterios que deben cumplir los perfiles funcionales y personales de los candidatos, y la verificación del cumplimiento de unos requisitos objetivos para ser director de junta directiva y otros adicionales para ser director independiente.
Medida 31. Al momento de posesionarse los directores de la junta directiva, estos hacen una declaración juramentada de su compromiso de obrar en el interés general de la entidad y sus afiliados, en un ejercicio de máxima transparencia, y no en el interés particular de algún miembro del máximo órgano social o parte interesada.
Medida 32. La junta directiva construye el reglamento interno que regula su organización y funcionamiento, así como las funciones y responsabilidades de sus directores, del presidente y del secretario de la junta directiva, y sus deberes y derechos. Tal reglamento es difundido entre los miembros del máximo órgano social para su aprobación en asamblea general y su carácter es vinculante para los directores de la junta directiva.
Medida 37. Cada uno de los comités de la junta directiva cuenta con libro de actas y un reglamento interno que regula los detalles de su conformación, las materias, funciones sobre las que debe trabajar el comité, y su operativa, prestando especial atención a los canales de comunicación entre los comités y la junta directiva y, en el caso de los grupos empresariales, a los mecanismos de relacionamiento y coordinación entre los comités de la junta directiva de la matriz y los de las empresas subordinadas.
Medida 38. Los miembros de los diferentes comités son nombrados por la junta directiva. Asimismo, este órgano designa los presidentes de cada comité.
Medida 39. Los diferentes comités de la junta directiva sesionan al menos una (1) vez cada trimestre.
Medida 40. Todos los comités de la junta directiva tienen presencia de al menos dos (2) directores independientes.
Medida 41. El reglamento de la junta directiva crea un comité de contraloría interna. Está conformado por mínimo dos (2) directores y un (1) experto externo delegado por la junta directiva, quienes cuentan con conocimientos contables, financieros y de gestión operativa relacionada con temas de protección al usuario.
Medida 42. Las funciones del comité de contraloría interna incluyen, al menos:
f) Establecer planes de auditoría sobre áreas tales como atención al usuario y sistemas de respuesta a los afiliados.
g) Informar a la junta directiva u órgano equivalente sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.
h) Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no solo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.
i) Supervisar las funciones y actividades del departamento de contraloría interna de la entidad u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad.
j) Evaluar los informes de control interno practicados por el auditor o contralor interno, u otras instancias de control interno establecidas legalmente o en los reglamentos internos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.
k) Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI.
l) Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.
m) Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.
n) Emitir concepto, mediante un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con partes vinculadas, para lo cual deberá verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado.
o) Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los miembros de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.
p) Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos:
vi. Si existe un departamento de contraloría interna o área equivalente, presentar la evaluación de la labor realizada por el mismo, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área.
Medida 43. En el comité de contraloría interna los directores independientes son mayoría.
Medida 44. El reglamento de la junta directiva crea un comité de gobierno organizacional. Se conforma por un número impar, igual o mayor a tres (3), de directores y expertos externos delegados por la junta directiva con conocimientos en gobierno organizacional.
En el caso de que la EPS, la EMP o el SAP haga parte de un grupo empresarial, este comité puede ser el mismo para todas las empresas que lo conforman, siempre y cuando se cumpla a cabalidad con todas las funciones establecidas en la presente circular.
Medida 45. El comité de gobierno organizacional tiene entre otras funciones, sin limitarse a ellas, apoyar a la junta directiva en los siguientes temas:
a) Propender por que los miembros del máximo órgano social, los afiliados y el público en general tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la entidad que deba revelarse.
d) Monitorear las negociaciones realizadas por miembros significativos con terceros, incluidas las entidades que hacen parte del mismo grupo empresarial.
h) Proponer el nombramiento y remoción del presidente ejecutivo, gerente general o cargo equivalente, así como su remuneración.
i) Proponer los criterios objetivos por los cuales la entidad contrata a sus principales ejecutivos.
Medida 46. El reglamento de la junta directiva crea un comité de riesgos. Presenta una composición interdisciplinaria que incluye al menos los siguientes miembros: un (1) profesional con formación en salud y con conocimientos en epidemiología, un (1) profesional con formación en actuaria o economía o matemáticas o estadística, un (1) profesional con formación en finanzas o economía o administración de empresas con núcleo esencial en finanzas, o carreras profesionales afines, y un (1) director de la junta directiva.
Medida 47. Las funciones del comité de riesgos deben incluir, por lo menos las siguientes:
b) Identificar, medir, caracterizar, supervisar y anticipar, mediante metodologías adecuadas, los diversos riesgos (de salud, económicos —incluyendo coberturas o reaseguros—, operativos, de grupo, lavado de activos, reputacionales, entre otros) asumidos por la entidad, propios de su gestión en el SGSSS.
c) Establecer medidas prudenciales como la correcta constitución de reservas técnicas, y velar por la suficiencia patrimonial. Para el caso de las EPS no indígenas, este comité debe velar por el cumplimiento del capítulo 2 “Condiciones de habilitación financiera de las EPS” del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, Decreto 780 de 2016 o normas que lo sustituyan, adicionen o modifiquen.
Medida 48. El reglamento de la junta directiva crea un comité de conducta. Se conforma por miembros de la alta gerencia y deben ser un número impar, igual o mayor a tres (3). Si el tema de discusión implica directamente al presidente ejecutivo (o quien haga sus veces) o al auditor interno, un número impar, igual o mayor a tres (3), de directores de la junta directiva acciona como comité de conducta.
Medida 49. Las funciones del comité de conducta incluyen al menos las siguientes:
Medida 50. El comité de conducta construye los lineamientos de las políticas antisoborno y anticorrupción para la entidad. Asimismo, garantiza su divulgación de manera constante, completa y precisa.
Medida 51. El comité de conducta implementa un programa empresarial de cumplimiento anticorrupción, de acuerdo a las directrices dadas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia o la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito, UNODC.
Medida 52. Sin perjuicio de los procesos de riesgo identificados por el comité de conducta, este define políticas claras para prevenir o controlar los siguientes comportamientos(15):
a) Soborno a funcionarios del Estado o particulares delegados para el ejercicio de funciones públicas(16).
g) Donaciones filantrópicas y contribuciones caritativas que tengan por finalidad realizar fraudes al sistema (como descapitalizarse o evitar embargos, entre otros actos).
h) Otras áreas de alto riesgo, como contribuciones políticas ilegales, conflictos de interés, compromisos de compensación, el uso de recursos de la seguridad social en salud para otros fines diferentes a ella, y todos los acuerdos o convenios, así como las prácticas y decisiones concertadas que, directa o indirectamente, tengan por objeto impedir, restringir o falsear el juego de la libre escogencia dentro del sistema general de la seguridad social en salud.
3.3.3. Órganos de control(17).
Medida 53. La entidad incluye como mínimo los siguientes tres principios en los diferentes elementos que constituyen el SCI de manera expresa, documentada y soportada:
Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de la organización, independientemente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, orientarlo a la satisfacción del derecho a la salud de los afiliados, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.
Medida 54. La entidad aseguradora diseña e implementa la estructura de control interno necesaria para alcanzar los fines ya mencionados, incluyendo por lo menos los siguientes tópicos: (i) Ambiente de control, (ii) Gestión de riesgos, (iii) Actividades de control, (iv) Información y comunicación, (v) Monitoreo, y (vi) Evaluaciones independientes.
Preámbulo: El ambiente de control está dado por la implementación y consolidación de una cultura organizacional que fomenta los principios antes señalados, orientados hacia el control, procurando el acceso al aseguramiento en salud de manera oportuna, eficaz y con calidad para la preservación, el mejoramiento y la promoción de la salud. Es el fundamento de todos los demás elementos del SCI, dado que la eficacia del mismo depende de que las entidades cuenten con personal competente e inculquen en toda la organización un sentido de integridad y concientización sobre el control.
Medida 55. En lo relacionado con el ambiente de control, la entidad realiza como mínimo las siguientes funciones:
e) Se entiende por objetivos operativos aquellos que se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de la entidad. Deben reflejar la razón de ser de las organizaciones y van dirigidos a la consecución del objeto social. Los objetivos de reporte o de información consisten en la preparación y publicación de informes de gestión en salud y estándares de resultados en salud, estados financieros y otros informes que divulga la entidad.
f) Los objetivos de cumplimiento se refieren a aquellos que pretenden asegurar el cumplimiento por parte de la entidad de las normas legales y los reglamentos que le sean aplicables.
g) Estos tres tipos de objetivos deben ser difundidos por la alta gerencia a todos los niveles de la entidad y actualizarse en forma periódica.
Medida 56. La entidad adelanta como mínimo los siguientes procedimientos respecto a la gestión de riesgos:
b) Autoevaluar los riesgos existentes en sus procesos, identificándolos, clasificándolos y priorizándolos a través de un ejercicio de valoración, teniendo en cuenta los factores propios de su entorno y la naturaleza de su actividad. Las categorías de riesgos incluyen como mínimo los riesgos en salud, los riesgos económicos(18), los riesgos asociados a procesos operativos de las entidades y el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
h) Gestionar los riesgos en forma integral, aplicando diferentes estrategias que permitan llevarlos hacia niveles tolerables. Para cada riesgo se selecciona la alternativa que presente la mejor relación entre el beneficio esperado y el costo en que se debe incurrir para su tratamiento. Entre las estrategias posibles se encuentran las de evitar los riesgos, mitigarlos, compartirlos, transferirlos, o aceptarlos, según resulte procedente.
j) Hacer seguimiento a través de los órganos competentes, de acuerdo al campo de acción de cada uno de ellos, estableciendo los reportes o acciones de verificación que la administración de la entidad y los jefes de cada órgano social consideren pertinentes o les exija la normatividad vigente.
l) Adicionalmente, las entidades cumplen las instrucciones especiales que en materia de gestión de riesgos imparte la Superintendencia Nacional de Salud y la normatividad vigente en la materia.
Medida 57. La entidad adelanta unas actividades de control obligatorias para todas las áreas, operaciones y procesos de la entidad, tales como, las siguientes:
Medida 58. Los sistemas de información de la entidad son funcionales y permiten la dirección y control de la operación en forma adecuada. Asimismo, manejan tanto los datos internos como aquellos que se reciben del exterior. Tales sistemas garantizan que la información cumpla con los criterios de seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad), calidad (completitud, validez y confiabilidad) y cumplimiento, para lo cual se establecen controles generales y específicos para la entrada, el procesamiento y la salida de la información, atendiendo su importancia relativa y nivel de riesgo.
e) Establecer procedimientos que permitan a la entidad retener o reproducir los documentos fuente originales, para facilitar la recuperación o reconstrucción de datos, así como para satisfacer requerimientos legales.
Medida 59. Además de la información que se proporciona al público y a la Superintendencia Nacional de Salud de conformidad con las normas vigentes, se difunde, de acuerdo con lo que los administradores de la entidad consideran pertinente, la información que hace posible conducir y controlar la organización, sin perjuicio de aquella que sea de carácter privilegiado, confidencial o reservado, respecto de la cual se adoptan todas las medidas que resultan necesarias para su protección, incluyendo lo relacionado con su almacenamiento, acceso, conservación, custodia y divulgación.
Medida 60. A la información clasificada o sujeta a reserva por disposición legal, solo tiene acceso directo ciertas personas (sujetos calificados), en razón de su profesión u oficio, ya que de conocerse podría vulnerarse el derecho a la intimidad de las personas. Los registros individuales que incluyen información a nivel de individuos pueden usarse internamente o con terceros para fines analíticos, estadísticos o de investigación siempre y cuando sean debidamente anonimizados de conformidad con el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012 (o cualquier norma que lo sustituya, modifique o elimine).
Medida 61. A la información que se proporciona a esta superintendencia la entidad adiciona, sin ser excluyente, la exposición de las transacciones que se realizan entre las partes vinculadas y dentro de su grupo empresarial, según sea el caso, así como las relaciones existentes entre unas y otras, siguiendo lo dispuesto en este sentido por la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 24), la Ley 222 de 1995 y demás disposiciones que adicionen, modifiquen o sustituyan.
Medida 62. Los administradores de la entidad definen políticas de seguridad de la información, mediante la ejecución de un programa que comprende, entre otros, el diseño, la implantación, la divulgación, la educación y el mantenimiento de las estrategias y mecanismos para administrar la seguridad de la información, lo cual incluye, entre otros mecanismos, la celebración de acuerdos de confidencialidad(19), en aquellos casos en los cuales resulta indispensable suministrar información privilegiada a personas que en condiciones normales no tienen acceso a la misma.
Medida 63. Cada empleado conoce el papel que desempeña dentro de la organización y dentro del SCI y la forma en la cual las actividades a su cargo están relacionadas con el trabajo de los demás. Para el efecto, la entidad dispone de medios para comunicar la información significativa, tanto al interior de la organización como hacia su exterior.
Medida 64. Como parte de una adecuada administración de la comunicación, la entidad cuenta cuando menos con los siguientes elementos:
Adicionalmente, los administradores de la entidad adoptan los procedimientos necesarios para garantizar la calidad, oportunidad, veracidad, suficiencia y en general el cumplimiento de todos los requisitos que inciden en la credibilidad y utilidad de la información que la respectiva organización revela al público.
3.3.3.2.5. Monitoreo.
Medida 65. La entidad cuenta con un proceso en el que se permite verificar la calidad del control interno a través del tiempo. Se efectúa por medio de la supervisión continua que realizan los jefes o líderes de cada área o proceso como parte habitual de su responsabilidad (vicepresidentes, gerentes, directores, etc., dentro del ámbito de la competencia de cada uno de ellos), así como de las evaluaciones periódicas que realiza el departamento de contraloría interna u órgano equivalente, el presidente ejecutivo o máximo responsable de la organización y otras revisiones dirigidas. Estas evaluaciones están alineadas con el modelo de seguimiento de la operación del aseguramiento en salud que define el Ministerio de Salud y Protección Social y con los requerimientos de las diferentes entidades regulatorias y de control del SGSSS.
Medida 66. La entidad utiliza empresas de auditoría externa para revisar la efectividad del control interno. Las debilidades resultado de esta evaluación y sus recomendaciones de mejoramiento, son reportadas de manera ascendente, informando sobre asuntos representativos de manera inmediata al comité de contraloría interna, y haciéndoles seguimiento.
(Nota: Modificado el presente numeral por la Circular Externa 4 de 2018 de la Superintendencia Nacional de Salud)
Medida 67. La entidad implementa los sistemas necesarios para hacer una evaluación sistemática de la atención en salud (en los tópicos de accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad), a través de los procesos de contraloría, seguimiento, evaluación, identificación de problemas y solución de los mismos, mediante técnicas de auditoría o de autoevaluación para la calificación y mejoramiento de la calidad en la atención en salud.
Medida 68. Los representantes legales informan a la junta directiva u órgano equivalente sobre la implementación y desarrollo de las acciones de auditoría para la garantía de la calidad, la revisión y el monitoreo de los niveles de acreditación, sobre las medidas que se deben adoptar para la superación de los eventos detectados, sobre los resultados de siniestralidad resultante respecto de la esperada y del mercado, sobre los eventos de seguridad relevantes y, particularmente, todas las deficiencias encontradas y las medidas adoptadas para superarlas.
Medida 69. La junta directiva u órgano equivalente adopta las políticas de gestión en salud orientadas a obtener la mejor calidad, para ello las definen, desarrollan, documentan y comunican, junto con los recursos, procesos, procedimientos, metodologías y controles necesarios para asegurar su cumplimiento, en procura de garantizar, cuando menos, accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la prestación del servicio.
d) Procesos de auditoría interna o en el mejor caso auditoría externa, para evaluar sistemáticamente los procesos de atención a los usuarios para determinar su nivel de satisfacción. Para las EPS esta medida deberá tener en cuenta los servicios prestados por parte de los prestadores de servicios de salud, de conformidad con las normas vigentes sobre garantía de la calidad.
Medida 70. Los representantes legales son los responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, por lo cual diseñan procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la misma. Además, verifican la operatividad de los controles establecidos al interior de la correspondiente entidad, e incluyen en el informe de gestión que los administradores presentan a la asamblea general u órgano equivalente, la evaluación sobre el desempeño de los mencionados sistemas de revelación y control.
Medida 71. Los representantes legales son los responsables de informar ante el comité de contraloría interna o en su defecto a la junta directiva u órgano equivalente, todas las deficiencias significativas encontradas en el diseño y operación de los controles internos que hubieran impedido a la entidad registrar, procesar, resumir y presentar adecuadamente la información financiera de la misma. También son los responsables de reportar los casos de fraude que hayan podido afectar la calidad de la información financiera, así como cambios en la metodología de evaluación de la misma.
Medida 72. La entidad adopta como mínimo las siguientes políticas de control contable:
Medida 73. La entidad establece, desarrolla, documenta y comunica políticas de tecnología y define los recursos, procesos, procedimientos, metodologías y controles necesarios para asegurar el cumplimiento de las políticas adoptadas.
Medida 74. La entidad cuenta con un plan de infraestructura de tecnología, que incluye, por lo menos las siguientes variables:
a) Administración de proyectos de sistemas.
b) Administración de la calidad.
c) Adquisición de tecnología.
d) Adquisición y mantenimiento de software de aplicación.
e) Instalación y acreditación de sistemas.
f) Administración de cambios.
g) Administración de servicios con terceros.
h) Administración, desempeño, capacidad y disponibilidad de la infraestructura tecnológica.
i) Continuidad del negocio.
j) Seguridad de los sistemas.
k) Capacitación y entrenamiento de usuarios.
l) Administración de los datos.
m) Administración de instalaciones.
3.3.3.4. Responsabilidades dentro del sistema de control interno.
Medida 75. En adición a las obligaciones especiales asignadas a este órgano, o el que haga sus veces en las normas legales, estatutarias o en reglamentos vigentes de conformidad con la naturaleza jurídica de la entidad, en materia de control interno, la junta directiva u órgano equivalente es la instancia responsable de:
a) Participar en la planeación estratégica de la entidad, aprobarla y hacerle seguimiento, para determinar su ajuste, cuando se requiera.
b) Definir y aprobar las estrategias y políticas generales relacionadas con el SCI, con fundamento en las recomendaciones de los comités de la junta cuando los haya.
c) Establecer mecanismos de evaluación formal a la gestión de los administradores y sistemas de remuneración e indemnización atados al cumplimiento de objetivos a largo plazo y los niveles de riesgo.
d) Definir claras líneas de responsabilidad y rendición de cuentas a través de la organización.
e) Designar a los directivos de las áreas encargadas del SCI, salvo que el régimen legal aplicable a la respectiva entidad establezca una instancia diferente para el efecto.
f) Adoptar las medidas necesarias para garantizar la independencia del auditor interno y hacer seguimiento a su cumplimiento.
g) Conocer los informes relevantes respecto del SCI que sean presentados por los diferentes órganos de control e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.
h) Solicitar y estudiar, con la debida anticipación, toda la información relevante que requiera para contar con la ilustración suficiente para adoptar responsablemente las decisiones que le corresponden y solicitar asesoría experta, cuando sea necesario.
i) Requerir las aclaraciones y formular las objeciones que considere pertinentes respecto a los asuntos que se someten a su consideración.
j) Aprobar los recursos suficientes para que el SCI cumpla sus objetivos.
k) Efectuar seguimiento en sus reuniones ordinarias directamente o a través de informes periódicos que le presenten los comités de la junta directiva, sobre la gestión de estos aspectos en la entidad y las medidas más relevantes adoptadas para su control, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente.
l) Evaluar las recomendaciones relevantes que formulen los comités de junta directiva cuando los haya, y de los otros órganos de control internos y externos; adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento.
m) Evaluar los estados financieros, con sus notas, antes de que sean presentados al máximo órgano social, teniendo en cuenta los informes y recomendaciones que le presente el comité de contraloría interna.
3.3.3.4.2. Representante legal(20).
Medida 76. En adición a las obligaciones especiales asignadas al representante legal en otras disposiciones legales, estatutarias o en reglamentos, en materia de control interno el representante legal es la instancia responsable de:
a) Implementar las estrategias y políticas aprobadas por la junta directiva u órgano equivalente en relación con el SCI.
b) Comunicar las políticas y decisiones adoptadas por la junta directiva u órgano equivalente a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la entidad, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deben procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los lineamientos por ella establecidos.
c) Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías inherentes al SCI, en desarrollo de las directrices impartidas por la junta directiva, garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.
d) Implementar los diferentes informes, protocolos de comunicación, sistemas de información y demás determinaciones de la junta directiva relacionados con el SCI.
e) Fijar los lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de control, mediante la definición y puesta en práctica de las políticas y los controles suficientes, la divulgación de las normas éticas y de integridad dentro de la institución y la definición y aprobación de canales de comunicación, de tal forma que el personal de todos los niveles comprenda la importancia del control interno e identifique su responsabilidad frente al mismo.
f) Realizar revisiones periódicas al Código de Conducta y de Buen Gobierno.
g) Proporcionar a los órganos de control internos y externos, toda la información que requieran para el desarrollo de su labor.
h) Proporcionar los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiento del SCI, de conformidad con lo autorizado por la junta directiva u órgano equivalente.
i) Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.
j) Establecer y mantener adecuados sistemas de revelación y control de la información de los resultados en salud y de la información financiera, para lo cual deberá diseñar procedimientos de control y revelación para que la información sea presentada en forma adecuada.
k) Establecer mecanismos para la recepción de denuncias (líneas telefónicas, buzones especiales en el sitio web, entre otros) que faciliten a quienes detecten eventuales irregularidades ponerlas en conocimiento de los órganos competentes de la entidad.
Medida 77. El representante legal deja constancia documental de sus actuaciones relacionadas con sus responsabilidades, mediante memorandos, cartas, actas de reuniones o los documentos que resulten pertinentes para el efecto.
Preámbulo: La contraloría interna es una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, ayudándola a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión, control y gobierno.
Para las entidades a las que va dirigida esta circular que pertenezcan al sector público, se admite el enfoque de contraloría interna establecido en el modelo estándar de control interno, MECI(21). En todo caso, los departamentos de contraloría interna o quienes hagan sus veces se les recomienda, en lo que no sea contrario a las disposiciones legales aplicables, los lineamientos básicos de la presente circular.
Medida 78. Los objetivos, la autoridad y la responsabilidad de la contraloría interna están formalmente definidos en un documento, debidamente aprobado por la junta directiva u órgano equivalente, en donde se establece un acuerdo con la alta gerencia de la entidad respecto de la función y responsabilidad de la actividad de contraloría interna, su posición dentro de la organización y la autorización al auditor interno para que tenga acceso a todos los registros relevantes para la ejecución de su labor.
Medida 79. La actividad de contraloría interna es independiente, y el auditor interno es objetivo en el cumplimiento de su trabajo a través de una actitud imparcial y neutral, buscando siempre evitar conflictos de intereses.
Medida 80. El auditor interno o quien haga sus veces es nombrado por la junta directiva u órgano equivalente.
Medida 81. Tanto el auditor interno como su equipo de trabajo reúnen los conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.
Cuentan con asesoría y asistencia competente para aquellas áreas especializadas respecto de las cuales él o su personal no cuentan con los conocimientos necesarios.
El auditor interno cumple su trabajo con el cuidado y la pericia que se esperan de un especialista razonablemente prudente y competente.
Medida 82. El auditor interno desarrolla y mantiene un programa de calidad y mejora que cubre todos los aspectos de la actividad de contraloría interna y revisa continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna continua. Cada parte del programa está diseñada para ayudar a la actividad de contraloría interna a añadir valor y a garantizar que cumpla con las normas aplicables a esta actividad.
Medida 83. El auditor interno gestiona efectivamente la actividad que desarrolla para asegurar que su trabajo está generando valor agregado a la organización, para lo cual ejerce entre otras, las siguientes actividades:
a) Plan anual: Establece anualmente, planes soportados en los objetivos de la entidad, de acuerdo a las mejores prácticas basadas en riesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de contraloría interna, incluyendo entre otros, el derivado de las operaciones y relaciones con otras entidades del mismo grupo empresarial (si es el caso). Esto lo comunica al representante legal y a la junta directiva.
b) Requerimientos: Determina los requerimientos de recursos para el adecuado ejercicio de su labor y lo comunica al representante legal y a la junta directiva directamente o por conducto del comité de contraloría, para la adecuada revisión y aprobación. También comunica el impacto de cualquier limitación de recursos.
c) Políticas: Establece políticas y procedimientos para guiar la actividad de contraloría interna, en pro de asegurar la adecuada ejecución de acciones contra riesgos. Asimismo, comparte información y coordina actividades con los otros órganos de control para lograr una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.
Medida 84. La actividad de contraloría interna evalúa y contribuye a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado, que incluye por lo menos las siguientes funciones:
a) Gestión de salud: Evalúa la eficacia del sistema de gestión de salud de la entidad para verificar si se están cumpliendo las políticas y directrices trazadas por la junta directiva.
b) Sistema de control interno: La actividad de contraloría interna asiste a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua, sin perjuicio de la autoevaluación y el autocontrol que corresponden a cada funcionario de la entidad.
c) Gobierno interno: La actividad de contraloría interna valora y hace las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno interno, para lo cual evalúa el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización.
d) El auditor interno establece un proceso de seguimiento, para supervisar y verificar que las acciones de la dirección, si llegasen a existir, hayan sido efectivamente implantadas. Este aspecto queda debidamente documentado.
e) Comunicación de resultados: El auditor interno comunica los resultados de su labor, en forma precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna. Por lo menos al cierre de cada ejercicio, el auditor interno o quien haga sus veces presenta un informe de su gestión y su evaluación sobre la eficacia del SCI, incluyendo todos sus elementos. Dicho informe debe contener por lo menos lo siguiente:
ii. Especificación respecto a que las siguientes evaluaciones se realizaron de acuerdo con la regulación, las políticas definidas por la junta directiva u órgano equivalente y las mejores prácticas de contraloría sobre el particular: evaluación de la confiabilidad de los sistemas de información contable, financiera y administrativa; evaluación sobre el funcionamiento y confiabilidad del sistema de control interno; evaluación de la calidad y adecuación de los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos y evaluación de la calidad y adecuación de otros sistemas y procedimientos; análisis de la estructura organizacional y evaluación de la adecuación de los métodos y recursos en relación con su distribución.
Es de advertir que, si bien resulta viable que la administración de las entidades supervisadas contrate externamente la realización de las actividades propias de la auditoría o contraloría, en ningún caso ello implica el traslado de la responsabilidad sobre la auditoría misma. Es decir, que la administración de la entidad solo entrega la ejecución de la labor mas no la responsabilidad misma de la realización de la auditoría, la cual conserva siempre.
Medida 85. El revisor fiscal de la entidad valora los sistemas de control interno y de gestión de riesgos implementados a fin de emitir la opinión a la que se refiere. Para el caso específico de EPS, se sigue lo previsto en el artículo 228 de la Ley 100 de 1993 o normas que lo modifiquen, sustituyan o eliminen.
El revisor fiscal seleccionado, para poder cumplir con el criterio de independencia, garantiza que sus ingresos provenientes de la EPS, la EMP o el SAP no superan el tres por ciento (3%) de sus ingresos totales.
De otra parte, cuando la revisoría fiscal es una persona jurídica, la EPS, la EMP o el SAP establece su cambio a más tardar cada 5 años. Cuando es persona natural se cambia a más tardar cada tres años.
3.3.4. Grupos de interés.
Medida 86. En las audiencias públicas de rendición de cuentas, se dará información sobre la gestión integral adelantada por la entidad responsable del aseguramiento en salud, el manejo presupuestal, financiero y administrativo, los avances y logros obtenidos como producto de las reuniones concertadas con las asociaciones respectivas y las acciones correctivas tomadas por el ejercicio del proceso veedor.
Medida 87. Los compromisos adquiridos por las entidades responsables del aseguramiento en salud y la comunidad a través de las asociaciones, ligas o alianzas de usuarios, están regulados por los principios de concertación y de amigable composición y en ningún momento se emplean para interrumpir el normal desarrollo de la atención en salud.
Medida 88. La EPS realiza convocatorias dirigidas a los alcaldes y secretarios de salud de los municipios donde se tienen las principales sedes de la entidad y para ello sigue, como mínimo, los siguientes lineamientos:
a) Se realiza al menos una (1) al año en los departamentos donde se tienen las principales sedes de la entidad.
b) Se presenta en detalle los indicadores más relevantes de sus sistemas de administración de riesgo en salud y de riesgo financiero, así como del sistema de atención al usuario.
c) Se presenta el perfil de riesgo, estado de salud y satisfacción con el servicio de la población afiliada al territorio de interés.
d) Se envía con anticipación a cada uno la información desagregada para su respectiva jurisdicción.
e) A cada reunión asiste, al menos, un director de la junta directiva, preferiblemente diferente en cada ocasión. Aquel director preside la reunión.
Esta medida aplica únicamente para las entidades promotoras de salud y las cajas de compensación familiar que operan programas de EPS.
Medida 89. La junta directiva de la entidad designa un interlocutor, miembro de la alta gerencia, para atender las relaciones con los secretarios de salud sobre:
a) Coordinación de actividades de salud pública.
b) Acceso de los afiliados a los servicios de salud y calidad de los mismos.
3.3.4.1.3. Frente a sus pares.
Medida 90. La entidad realiza anualmente una convocatoria dirigida a expertos en salud pública, en sistemas de salud, actuarios e investigadores en epidemiología con miras a realizar una rendición de cuentas académica. En esta reunión:
a) Se presenta en detalle los indicadores más relevantes de sus sistemas de administración de riesgo en salud y de riesgo financiero, así como las mediciones o evaluaciones del impacto de sus programas de salud.
b) A esta reunión asisten los miembros de la junta directiva. El presidente de la junta presidirá la reunión.
Medida 91. La entidad aporta oportunamente a la Superintendencia Nacional de Salud la información detallada para que esta pueda supervisar la integridad y rigor de las metodologías de gestión del riesgo en salud y financiero, el sistema de atención al usuario y el SCI. Asimismo, la entidad cumple a cabalidad con todas las instrucciones emitidas por esta superintendencia.
3.3.4.2. Transparencia en la contratación de prestadores.
Medida 92. La entidad tiene un documento, aprobado por acta de la junta directiva, que especifica los criterios que aplica para conformar la red de prestadores en las zonas donde opera. El documento considera los diferentes tipos de prestadores y de atención en salud. E incluye consideraciones cuantitativas, y también cualitativas siempre que estén basadas en criterios objetivos.
Medida 93. La entidad tiene un documento, aprobado por la junta directiva, que especifica los criterios con los cuales evalúa a los prestadores contratados y la forma como los aplica.
Medida 94. Los prestadores pueden conocer el resultado de sus respectivas evaluaciones. Los resultados tienen en cuenta la suficiencia de información médica aportada por el prestador.
3.3.4.3. Transparencia en la política de pagos.
Medida 95. La entidad tiene un documento, aprobado por la junta directiva, que especifica los criterios con los cuales administra la liquidez y los plazos de pagos a los proveedores (incluyendo los prestadores). En caso de que la entidad haga parte de un grupo empresarial, no existe discriminación en contra de proveedores externos al grupo empresarial respecto de los plazos de pago. Adicionalmente, la revisoría fiscal se pronuncia ante la asamblea general respecto del cumplimiento de esta política.
3.3.4.4. Transparencia en la política de compras.
Medida 96. La entidad tiene una política de compras, aprobada por la junta directiva, que incluye los criterios y procedimientos, así como las áreas responsables para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación y sus respectivas atribuciones. Para las categorías de bienes y servicios y las cuantías que la entidad define, hay pluralidad de oferentes y comparación de ofertas con criterios predefinidos.
Medida 97. La entidad establece procesos abiertos y competitivos para:
a) La adquisición de los medicamentos ambulatorios e insumos.
b) La dispensación de los medicamentos ambulatorios e insumos.
c) La negociación de precios de los medicamentos hospitalarios e insumos en los casos en que sea pertinente.
La junta directiva es la encargada de aprobar los términos de estos procesos.
Medida 98. La junta directiva aprueba una política de revelación de información, en la que se identifica, como mínimo, lo siguiente:
a) Identificación del área o unidad responsable al interior de la entidad de desarrollar la política de revelación de información.
b) La información que se debe revelar.
c) La forma como se debe revelar esa información.
d) A quién se debe revelar la información, discriminando a miembros del máximo órgano social, los afiliados, las autoridades, los aportantes y el público general, entre otros grupos de interés (stakeholders).
e) En lo relacionado con los reportes a las autoridades, se identifican los responsables de generar los datos incluidos en reportes como la base de datos única de afiliados del Fosyga, BDUA, registros individuales de prestación de servicios de salud, RIPS, sistema nacional de vigilancia en salud pública, Sivigila, cuenta de alto costo, suficiencia de UPC, estadísticas vitales y los relacionados con la Superintendencia Nacional de Salud, así como de establecer y aplicar los controles para garantizar su integridad y oportunidad. Esto sin perjuicio de la responsabilidad que al respecto recae sobre la junta directiva y la alta gerencia.
f) Mecanismos para asegurar la máxima calidad y representatividad de la información revelada.
Medida 99. La entidad establece procedimientos para que la contraloría interna y la revisoría fiscal hagan una evaluación independiente y se pronuncien sobre la calidad de los datos en salud que la entidad reporta a las diferentes autoridades (incluyendo entre otros RIPS, suficiencia de UPC, Sivigila, cuenta de alto costo y estadísticas vitales), y al público general.
Medida 100. La entidad cuenta con una página web que contiene información relevante de su institución —preservando el hábeas data—, útil para cada una de las partes interesadas, que incluye al menos estos vínculos o enlaces:
a) Las sociedades comerciales explican quiénes son sus propietarios, señalando los que tengan al menos el 5% de la propiedad, y sus respectivas participaciones.
b) Las cooperativas y mutuales indican el número de miembros, discriminando las personas naturales y jurídicas. Explican el perfil de las personas naturales afiliadas (estadísticas sobre profesiones u ocupaciones, departamentos o ciudades de residencia, u otros datos que se consideran pertinentes). E identifican las personas jurídicas afiliadas.
La entidad identifica en su página web a los miembros de la junta directiva (u órgano equivalente), y a los miembros de la alta gerencia. En ambos casos se incluyen los principales datos de sus hojas de vida, sus fechas de nombramiento y se indica si pertenecen o han pertenecido a otras juntas directivas.
La EPS, la EMP o el SAP identifican en su página web la entidad o la persona que dirige el sistema de control interno. Identifica asimismo las entidades o personas que han ejercido la revisoría fiscal en el presente y en el pasado con sus respectivas fechas. Incluye datos relevantes sobres las calificaciones e idoneidad de quienes ejercen la contraloría interna y la revisoría fiscal. En el caso de las cooperativas y mutuales los órganos de control incluyen las juntas de vigilancia.
3.3.5.3.1.5. Información sobre los afiliados.
Medida 101. La página web de la entidad incluye información sobre las actividades y resultados en salud. Tiene, al menos, datos relevantes sobre:
a) Red de servicios contratada y su cobertura geográfica.
b) Volumen de procedimientos y actividades en salud realizados.
c) Información sobre la calidad de los servicios, incluyendo indicadores de proceso, así como de resultados en salud.
d) Actividades de promoción y prevención de la salud.
Medida 102. La página web de la entidad incluye información financiera y administrativa. Puede incluir presentaciones (de resultados, de operaciones), informes financieros, de gestión, información a entes supervisores y noticias significativas. Adicionalmente, incluye al menos los resultados financieros trimestrales, presentados de manera consistente con los reportes de la entidad a la Superintendencia Nacional de Salud.
Medida 103. La entidad prepara anualmente un informe de gobierno organizacional, de cuyo contenido es responsable la junta directiva, previa revisión e informe favorable del comité de contraloría interna, que se presenta junto con el resto de documentos de cierre de ejercicio.
Para las EPS, las EMP y los SAP que hacen parte de grupos empresariales, el informe se puede presentar por su sociedad matriz, no obstante, este tiene que incluir la información explicita del asegurador.
Medida 104. La estructura del informe anual de gobierno organizacional de la entidad está alineada con el siguiente esquema:
a) Capital y estructura de la propiedad de la entidad.
b) Identidad de los miembros del máximo órgano social que cuenten con participaciones significativas (participaciones mayores o iguales al 5%), directas e indirectas.
c) Información de las acciones de las que directamente (a título personal) o indirectamente (a través de entidades u otros vehículos) sean propietarios los directores de la junta directiva y de los derechos de voto que representen.
d) Relaciones de índole familiar, comercial, contractual o societaria que existan entre los titulares de las participaciones significativas en la propiedad o el control de la entidad, o entre los titulares de participaciones significativas entre sí.
e) Negociaciones que los directores de la junta directiva, la alta gerencia y demás administradores han realizado con las acciones y los demás valores emitidos por la entidad.
f) Síntesis de los acuerdos entre miembros del máximo órgano social de los que se tenga conocimiento.
g) Acciones propias en poder de la entidad.
a) Composición de la junta directiva e identificación del origen o procedencia de cada uno de los miembros y de los miembros de los comités constituidos en su seno. Fecha de primer nombramiento y posteriores.
b) Hojas de vida de los directores de la junta directiva.
c) Cambios en la junta directiva durante el ejercicio.
d) Directores de la junta directiva de la matriz que se integran en las juntas directivas de las entidades subordinadas o que ocupan puestos ejecutivos en estas (caso de grupos empresariales).
e) Políticas aprobadas por la junta directiva durante el periodo que se reporta.
f) Proceso de nombramiento de los directores.
g) Política de remuneración de la junta directiva.
h) Remuneración de la junta directiva y miembros de la alta gerencia.
i) Quórum de la junta directiva.
j) Datos de asistencia a las reuniones de la junta directiva y de los comités.
k) Presidente de la junta directiva (funciones y temas claves).
l) Secretario de la junta directiva (funciones y temas claves).
m) Relaciones durante el año de la junta directiva con el revisor fiscal, analistas financieros, bancas de inversión y agencias de calificación.
n) Asesoramiento externo recibido por la junta directiva.
a) Atribuciones de la junta directiva sobre este tipo de operaciones y situaciones de conflictos de interés.
b) Revelación de información sobre propiedad indirecta, es decir, la revelación de las diferentes capas de propiedad indirecta y control indirecto, con el fin de identificar partes vinculadas que no son evidentes en los propietarios directos o en los miembros del máximo órgano social.
c) Detalle de las operaciones con partes vinculadas más relevantes a juicio de la entidad, incluidas las operaciones entre entidades del grupo empresarial.
d) Conflictos de interés presentados y actuación de los directores de la junta directiva.
a) Explicación del sistema de control interno de la entidad o grupo empresarial y sus modificaciones durante el ejercicio.
b) Descripción de la política de riesgos y su aplicación durante el ejercicio.
c) Materialización de riesgos durante el ejercicio.
Medida 105. De existir salvedades en el informe del revisor fiscal, estas y las acciones que la entidad plantea para solventar la situación, son objeto de pronunciamiento ante los miembros del máximo órgano social reunidos en asamblea general, por parte del presidente del comité de contraloría interna. Cuando ante las salvedades y/o párrafos de énfasis del revisor fiscal, la junta directiva considera que debe mantener su criterio, esta posición es adecuadamente explicada y justificada mediante informe escrito a la asamblea general, concretando el contenido y el alcance de la discrepancia.
Medida 106. Las operaciones con o entre partes vinculadas, incluidas las operaciones entre empresas del grupo empresarial que, por medio de parámetros objetivos tales como volumen de la operación, porcentaje sobre activos, ventas u otros indicadores, sean calificadas como materiales por la entidad, se incluyen con detalle en la información financiera pública, así como la mención a la realización de operaciones con empresas off-shore.
Medida 107. En el caso de grupos empresariales, la revelación de información a terceros es integral y transversal, referente al conjunto de empresas, que permita a los terceros externos formarse una opinión fundada sobre la realidad, organización, complejidad, actividad, tamaño y modelo de gobierno del grupo empresarial.
Medida 108. La entidad cuenta con unos lineamientos de conducta que recogen todas las disposiciones correspondientes a la gestión ética en el día a día de la organización. Estos deben contener los principios, valores y directrices que, en coherencia con lo dispuesto en esta circular para el tema de buen gobierno, todo empleado de una EPS, una EMP o un SAP, debe tener en cuenta en el ejercicio de sus funciones.
Medida 109. Los lineamientos de conducta están estructurados como mínimo, sobre los siguientes órdenes temáticos:
a) Las generalidades de la empresa (reseña histórica, certificaciones de calidad, etc.).
b) Direccionamiento estratégico de la entidad.
c) Los principios éticos.
d) Los valores institucionales.
e) Las políticas a observar para la gestión ética, a nivel de la interacción con los diferentes grupos de interés, entre la empresa y respecto a los usuarios, entre los funcionarios de la organización, en relación con el manejo de la información y el uso de los bienes, así como en lo que se refiere a la interacción con actores externos, la sociedad, el Estado, la competencia, el medio ambiente, entre otros.
f) Política antisoborno y anticorrupción de la entidad.
g) Principios de responsabilidad social empresarial.
h) Los mecanismos para la difusión y socialización permanente de los lineamientos de conducta.
Medida 110. Los lineamientos de conducta establecen pautas de comportamiento relacionadas con:
a) La obligación de informar sobre actuaciones ilegales o sospechosas de los diferentes grupos de interés.
b) El compromiso con la protección y uso adecuado de los activos de la entidad.
c) La importancia de colaborar con las autoridades.
b) El representante legal de la entidad aseguradora, será el responsable del diligenciamiento, así como de la integralidad y veracidad de la información consolidada en las respuestas. Por otra parte, el acceso para la transmisión de la información requerirá la firma digital del correspondiente representante legal.
c) La metodología para diligenciar el reporte de implementación del Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se fundamenta en el principio “cumpla o explique”, de manera que, en todos los casos la entidad aseguradora deberá indicar si adoptó o no las medidas al momento del reporte.
d) Toda la información debe seguir los principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razón no podrá contener información sesgada, insuficiente, no verificable, o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión, o no permita a los actores del SGSSS hacerse un juicio fundado y objetivo sobre la entidad aseguradora.
e) En el contexto de “cumpla o explique”, tal principio exige un pronunciamiento concreto sobre las recomendaciones adoptadas o no del Código de Conducta y de Buen Gobierno, y permite que las entidades puedan voluntariamente añadir cualquier otra información o aclaración relacionadas con sus prácticas de gobierno organizacional y de buena conducta, en la medida que resulten relevantes para la comprensión de las respuestas. Por ello, el espacio destinado en el reporte para la explicación de la adopción o no de las medidas es de 3.000 caracteres (incluyendo espacios). Tales explicaciones deberán estar redactadas en un lenguaje claro, coherente y preciso.
f) Cuando la respuesta de cumplimiento sea afirmativa (es decir, que si se adoptó la medida), la entidad aseguradora debe describir los mecanismos formales tales como estatutos, reglamentos, códigos u otra normativa interna, a través de los cuales se asegura la implementación material de una determinada recomendación, así como la forma en que se ha llevado a la práctica.
g) En caso de no haber implementado alguna recomendación al momento del reporte, la aseguradora (EPS, EMP o SAP) está en la estricta obligación de explicar las razones para ello.
h) En el evento en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendación, la EPS, la EMP o el SAP deberá responder N (no aplica) e indicar en forma precisa la norma que se lo impide.
i) Además del reporte sobre la adopción o no de las 110 medidas consagradas en el Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, se puede agregar información referente a si la entidad aseguradora cuenta con prácticas de gobierno organizacional y/o de buena conducta adicionales, complementarias o diferentes a las previstas por el Código de Conducta y de Buen Gobierno.
Para ello, debe incluir en el anexo técnico un único (1) registro adicional, diligenciado como sigue: en ‘nummed’ (elemento #1) escribir 111; en ‘respmed’ (elemento #2) escribir 1 y en ‘medexp’ (elemento #3) escribir la explicación sobre prácticas adicionales, complementarias o distintas a las dispuestas en las 110 medidas de esta circular (ser concretos, el espacio límite son 3.000 caracteres incluyendo espacios).
j) Todas las EPS, EMP y SAP, deben remitir el reporte a la Superintendencia Nacional de Salud. Asimismo, el reporte debe ser publicado por la aseguradora en su página web y deberá ser actualizado con la misma periodicidad con la que se reporte a este ente de inspección, vigilancia y control.
Cuando por su naturaleza la EPS, la EMP o el SAP no cuente con el órgano específico al que se refiere la medida sobre la cual se pregunta, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad sea equivalente o haga sus veces.
El diligenciamiento del reporte es bienal, y debe reflejar la situación de la EPS, de la EMP o del SAP, frente a las medidas del Código de Conducta y de Buen Gobierno al momento del reporte. No obstante, habrá un reporte inicial, de línea base, con fecha de corte el 30 de noviembre de 2017 y plazo máximo de reporte el 15 de diciembre de 2017. El segundo reporte de esta circular externa tendrá fecha de corte el 30 abril de 2018, con plazo máximo de reporte el 30 de junio de 2018. El siguiente reporte, tendrá como fecha de corte el 30 de abril de 2020, con plazo máximo de reporte el 30 de junio de 2020. El cuarto reporte tendrá como fecha de corte el 30 de abril de 2022, con plazo máximo de reporte el 30 de junio de 2022; y así sucesivamente.
4.4. Anexos técnicos.
(Nota: Modificado el presente anexo por la Circular Externa 3 de 2018 de la Superintendencia Nacional de Salud)
Archivo tipo GT001.
Reporte de implementación del Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP
Tipo de entidad a la que aplica: Empresas promotoras de salud, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagada.
Fecha de corte: Para el reporte inicial es el 30 de noviembre de 2017. Para los siguientes reportes es el 30 de abril (de 2018, 2020, 2022, ...).
Fecha del reporte: Para el reporte inicial es el 15 de diciembre de 2017. Para los siguientes reportes es el 30 de junio (de 2018, 2020, 2022, ...).
2 respmed Respuesta a la adopción o no de la medida Si la respuesta es “Si se cumple”, escribir 1
Si la respuesta es “No se cumple”, escribir 0
Si la respuesta es “No aplica”, escribir N
3 medexp Explicación Explicación de la adopción o no de la medida 3.000 Alfanumérico
La presente circular deroga el capítulo cuarto “Códigos de Ética y de Buen Gobierno” del título I “Disposiciones generales” de la circular única de la Superintendencia Nacional de Salud y todas aquellas disposiciones que le sean contrarias, en lo que respecta a las entidades promotoras de salud, las empresas de medicina prepagada y las entidades que suministren servicios de ambulancia prepagada, quedando vigente para los demás tipos de entidades.
5.2. Vigencia.
5.3. Control al cumplimiento de la circular externa.
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a entidades promotoras de salud, EPS, del régimen contributivo y subsidiado, empresas de medicina prepagada, EMP, y servicios de ambulancia prepagada, SAP, vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud.
(1) Literal h), artículo 40, capítulo VII “Inspección, vigilancia y control”, Ley 1122 de 2007.
(2) OECD. (2004). “White paper” sobre gobierno corporativo en América Latina. París: OECD.
(3) OECD. (2015). G20/OECD Principles of Corporate Governance. París: OECD.
(4) CAF. (2013). Lineamientos para un Código Latinoamericano de Gobierno Corporativo. Madrid: CAF.
(5) Tirole, J. (2001). Corporate Governance. Econométrica, 69(1), 1-35.
(6) Superintendencia Financiera de Colombia. (2014). Circular Externa 28 de 2014. Anexo 1: Código de mejores prácticas corporativas de Colombia - Nuevo Código País. Bogotá, D.C. Superintendencia Financiera de Colombia. OCDE. (2013). Supervision and enforcement in Corporate Governance. París: OECD.
(7) Superintendencia Financiera de Colombia. (2010). Documento conceptual de gobierno corporativo. Delegatura para riesgos de conglomerados y gobierno corporativo, subdirección de metodologías de supervisión y análisis de riesgos; versión 2.0; M-MN-SEG-002. Gaitán, A. (2011). Grupos empresariales y control de sociedades en Colombia. Bogotá, D.C. Superintendencia de Sociedades.
(8) Estas medidas se actualizarán cuando se considere necesario y pertinente.
(9) Ministerio del Trabajo. (2013). Código de Ética. Bogotá, D.C. Ministerio del Trabajo.
(10) Lee, Y., Choi, J., Moon, B., & Babin, B. (2014). Codes of ethics, corporate philanthropy, and employee responses. International Journal of Hospitality Management, 39, 97-106. Sennewald, C., & Baillie, C. (2016). Ethics and conflicts of interest. En: Sennewald, C., & Baillie, C. (Eds.). Effective Security Management (59-68) (6 Ed.). Oxford: Elsevier Inc.
(11) La adopción pública y formal del Código de Conducta y de Buen Gobierno es considerada como una buena práctica.
(12) El alcance de la definición dada a los términos estipulados en esta sección, se limita a su significado en el Código de Conducta y de Buen Gobierno EPS, EMP y SAP, y en ningún momento pretende reemplazar las definiciones legales, al tiempo que no van en contravía de las mismas.
(13) Dado que la administración y la gestión corporativa son actividades complejas, que demandan la toma de decisiones de forma ágil y eficiente, y exigen unas capacidades determinadas, no deben ser todos los miembros del máximo órgano social quienes directamente ejerzan esas funciones, por lo que normalmente estos delegan la administración de la entidad en la junta directiva, instancia que a su vez delega el giro ordinario en los miembros de la alta gerencia, estableciendo así, los tres niveles claves de gobierno: propiedad (miembros del máximo órgano social), administración (junta directiva u órgano equivalente) y giro ordinario (alta gerencia).
(14) Freeman, R. (2010). Strategic management: A stakeholder approach. Cambridge: Cambridge University Press.
(15) Esto, en línea con lo dispuesto en la sección 3.3.1 del documento: Secretaría de Transparencia. (2016). Guía para empresas en Colombia. ¿Cómo y por qué implementar un programa empresarial de cumplimiento anticorrupción? Bogotá D.C. Presidencia de la República.
(16) Por ejemplo, las empresas privadas que hacen visitas a nombre de una entidad de control en virtud de un contrato.
(17) Esta sección sigue de cerca los lineamientos dados por la Circular Externa 14 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia, así como de los estándares planteados por el COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), la Ley SOX (Sarbanes-Oxley Act of 2002, Section 404), el Acuerdo de Basilea III (Basel Committee on Banking Supervision), los COBIT 5 (Control Objectives for Information and related Technology) y el IIA (Instituto de Auditores Internos de Colombia).
(18) Se incluye entre otros, los financieros, de grupo y fallas de mercado.
(19) La confidencialidad es uno de los elementos más importantes de la seguridad de la información y tiene como propósito garantizar que ella solo pueda ser conocida, consultada y divulgada por personas autorizadas.
(20) O en su defecto, el representante legal suplente, el cual reemplaza al principal en sus ausencias o cuando haya inhabilidad para actuar en un caso específico.
(21) Este modelo adoptado por el Gobierno Nacional para las entidades del Estado actualmente se rige por el Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, MECI”, el cual proporciona una estructura para el control de la estrategia, gestión y evaluación del desempeño institucional.

References: artículo 6
 artículo 21
 artículo 22
 artículo 185
 resolución 
 artículo 6
 artículo 228
 artículo 40