Source: https://docplayer.cz/139073543-Ucetni-jednotka-stavebni-bytove-druzstvo-letohrad-pozarniku-791-letohrad-smernice-c-35-organizacni-rad.html
Timestamp: 2020-02-24 09:43:03+00:00

Document:
Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 35. Organizační řád - PDF Stažení zdarma
Download "Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 35. Organizační řád"
1 Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 35 Organizační řád
2 Úvodní ustanovení Organizační řád vychází ze stanov SBD, jednacího a volebního řádu a všech směrnic. Vymezuje základní úkoly související s každodenní činností družstva a zajištěním všech služeb poskytovaných členům družstva. Čl. 1 SBD má zřízenu kancelář družstva, kde jsou na pracovní úvazek zaměstnáni pracovníci. Jejich pracovní zaměření a veškerá činnost je směrována: - na vedení účetnictví zaměřeného na komplexní hospodaření družstva včetně samospráv, vedení účtů jednotlivých fondů atd. - na vedení členských záležitostí, bytové agendy družstva, evidenci členů a domů, technické otázky údržby a zajišťování všech služeb pro členy družstva. Čl. 2 Pracovní náplň zaměstnaných pracovníků stanovuje pracovní řád, včetně pracovní doby a úředních dnů kanceláře družstva. Kromě vymezené pracovní náplně je představenstvo oprávněno na základě úkolů, které zabezpečuje a jsou v působnosti družstva, uložit plnit úkoly pracovníkům družstva i mimo jejich pracovní náplň. Čl. 3 Vedením kanceláře pověřuje představenstvo předsedu družstva. V jeho nepřítomnosti řídí kancelář jeden z pověřených pracovníků, který odpovídá za chod kanceláře a plnění pracovních úkolů. Čl. 4 Družstvo prostřednictvím své kanceláře vede základní dokumentaci o členských vztazích vycházející ze stanov. Konkrétně je povinno vést: - evidenci členů družstva - evidenci domů, bytů a k ní potřebnou technickou dokumentaci, - smlouvy o převodech členských práv a povinností, - smlouvy o pronájmu bytů, - evidenci připomínek, stížností a námětů a jejich řešení. Čl Družstvo vede dokumentaci o činnosti orgánů družstva konkrétně o: - shromáždění delegátů - zasedání představenstva - zasedání kontrolní komise - členských schůzí samospráv Obsah dokumentace stanovuje jednací řád. Originály dokumentů musí být řádně uloženy a zajištěny proti zneužití či manipulaci s nimi. 2. Družstvo, prostřednictvím pověřeného pracovníka je povinno zajistit, aby zápisy ze schůzí orgánů, případné protokoly, byly vyhotoveny do 10 dnů po jejich jednání. 3. Každý člen družstva je oprávněn v souladu se stanovami čl. 12 vyžádat si zápis a jeho přílohy k nahlédnutí. Zápis může studovat pouze v kanceláři družstva za přítomnosti pracovníka družstva. 4. Družstvo, prostřednictvím pověřeného pracovníka zajišťuje vedení řádně účetní evidence. Ta vychází z platných zákonů, předpisů ministerstva financí a směrnic. Doporučí-li kontrolní komise provést důkladnou kontrolu účetnictví, zajistí představenstvo provedení auditu. 2
3 Čl Kancelář družstva zajišťuje podle požadavků samospráv veškeré opravy v jednotlivých domech. K tomu účelu slouží Žádanka oprav na kterých jednotlivé samosprávy požadují provedení a následnou úhradu potřebných oprav. Kancelář je povinna do 2 pracovních dnů zahájit jednání k zajištění opravy. 2. Samosprávy jednotlivých hospodářských středisek mohou zajistit údržbové práce dodavatelským způsobem pouze v případě, že by došlo k ohrožení zdraví či majetku, pokud příslušný pověřený pracovník kanceláře není k dispozici. 3. Kancelář vede přehled o všech revizích příslušných zařízení, zařizuje jejich provedení dle příslušných směrnic či norem a organizuje školení obsluhujícího personálu (např. kotelen apod.) o bezpečnosti práce a protipožární ochraně. O tom vede jednoduché záznamy. 4. Kancelář zajišťuje, aby na všechny opravy většího charakteru, či provedení rekonstrukce dle objednávek samospráv, byly vždy uzavírány s dodavatelskou organizací řádné smlouvy. Přes provedenou kontrolu odevzdané práce pak na doporučení předsedy samosprávy provede úhradu za provedené práce. Čl Kancelář družstva zajišťuje na základě rozhodnutí představenstva v souladu se směrnicemi a stanovami vydání dokumentu Měsíční předpis pevných a zálohových plateb spojených s užíváním bytu k úhradě nájemného a poskytovaných služeb. Přes samosprávy zajistí řádné předání členům družstva, kteří podpisem stvrdí převzetí rozhodnutí a na základě něho zajistí platby v určené výši nájemného. 2. Vede evidenci plateb nájemného, včas podává představenstvu přehled o neplatičích, vede s nimi jednání o úhradě, případně navrhuje představenstvu opatření k nápravě. Vypočítává a vydává sankční poplatky za opožděné platby nájemného podle této zásady: Stanovy družstva článek 38 odst. 8 určují, pokud člen nájemce družstevního bytu nezaplatí zálohu na nájemné a zálohu za plnění poskytované s užíváním bytu do konce příslušného měsíce je povinen zaplatit družstvu poplatek z prodlení. Poplatek z prodlení se stanovuje takto: Za každý den z prodlení se účtuje poplatek dle Sazebníku úhrad a poplatků. K poplatku z prodlení je vystavována upomínka, za kterou je účtován poplatek dle Sazebníku úhrad a poplatků. PÍSEMNOSTI Čl Veškeré došlé písemnosti doručené poštou nebo podané osobně se zapisují do deníku došlé pošty, který se vede v knize došlé pošty. V deníku se zaznamenávají: - jednací číslo, - datum doručení písemností, - odesílatel, - stručný obsah, - pracovník, kterému se přiděluje, - pošta doručená datovou schránkou Do deníku se nezaznamenávají: - písemnosti s utajenými záležitostmi, telegram, bankovní výpisy - tiskopisy, nevyplněné formuláře 3
4 - časopisy, brožury, propagační materiály 2. Pověřený pracovník je povinen: - převzít všechna písemná podání doručená poštou, osobně nebo jinou osobou či cestou, - potvrdit příjem doručených písemností podpisem na poštovní soupisce, - zapsat je do deníku, připojit číslo jednací - připojit obálku k písemnosti v případech, kdy má poštovní razítko na obálce prokazovat čas podání zásilky k přepravě (zejména při odvoláních, arbitrážních žádostech apod.). 3. Pověřený pracovník není oprávněn otevírat bez zmocnění zásilky, ze kterých je patrno, že jde o osobní korespondenci, jakož i zásilky utajované. Za osobní korespondenci se nepovažují zásilky adresované družstvu s určením k rukám pracovníka, který záležitost vyřizuje. 4. S obsahem písemností se v případě nejasností o jakou písemnost se jedná, seznámí předseda družstva, který na nich případně vyznačí, kdo bude záležitost vyřizovat. 5. Faktury a ostatní doklady ekonomické evidence se zapisují do deníku faktur. Čl. 9 Každá písemnost, která družstvu dojde, musí být vyřízena bez zbytečných průtahů ve lhůtě 30 dnů. Faktury musí být zaúčtovány do 5 pracovních dnů a uhrazeny ve lhůtě splatnosti. Není-li lhůta stanovena, je nutno písemnosti vyřídit ve lhůtě do 30 kalendářních dnů po doručení. Při písemném vyřizování se na písemnosti uvádí: - datum, - jednací číslo, pod nímž je vedena v deníku, - věc, - jméno pracovníka, který záležitost vyřizuje, - počet příloh, a) každý dopis se vyhotovuje nejméně s jednou kopií. Družstvo dbá, aby odesílané dopisy byly stručné a srozumitelné. Za obsahovou správnost dopisu odpovídá ten, kdo dopis podepisuje. b) dopisy jsou zpravidla podepisovány předsedou SBD, případně místopředsedou. Dopisy právního charakteru podle stanov podepisují dva funkcionáři. Podepisování se obecně řídí směrnicí Způsob podepisování dokladů c) s razítkem družstva disponují pracovníci, kteří jej proti podpisu obdrželi a jsou povinni ho pečlivě uschovávat, aby se zabránilo zneužití. Razítkem jsou opatřovány všechny písemnosti, které družstvo odesílá a všechny základní dokumenty, originály protokolů a zápisů. Čl Písemnosti určené k odeslání soustřeďuje určený pracovník, jehož povinností je: a) učinit záznam v deníku odeslané pošty, vyznačit adresáta b) u dopisů a písemností odcházející z družstva vyznačit příslušné jednací číslo podle pořadí v deníku odeslané pošty, c) zapsat doporučené zásilky do deníku odeslané pošty. 4
5 Čl Písemnosti se běžně ukládají do pořadačů a obalů podle povahy a lze je členit podle potřeby a rozsahu činnosti družstva např.: a) písemnosti finanční povahy b) stížnosti, žádosti c) ostatní písemnosti 2. Jednou ročně se vyřízené písemnosti protokolárně předají do archivu. V něm jsou písemnosti uloženy po dobu stanovenou skartačními lhůtami. Po archivaci písemností družstva platí příslušné předpisy o archivaci a skartaci. Čl. 12 Inventarizace majetku 1. Inventarizace hmotného i nehmotného majetku, včetně drobného hmotného majetku se provádí každý rok vždy k Inventarizace peněžních prostředků se provádí nejméně 4x ročně (prostředky v hotovosti) 2. K provedení inventarizace se určí tříčlenná komise ve složení člen představenstva, pověřený pracovník družstva, případně člen kontrolní komise. O provedené inventarizaci se provádí zápis, který projednává představenstvo družstva. Spolu s účetní uzávěrkou jsou představenstvem předloženy shromáždění delegátu. Čl Základní listinami a dokumenty jsou ty, bez nichž by družstvo nemohlo vykonávat svou činnosti: - souhlas příslušného orgánu s ustanovením družstva - zápis z ustavující schůze členské schůze, shromáždění delegátů, - výpis z usnesení soudu o zápisu družstva do obchodního rejstříku, včetně soudem potvrzených stanov družstva, - usnesení nejvyššího orgánu družstva o změnách stanov, včetně souhlasu příslušného orgánu a výpisu z usnesení soudu o zápisu těchto změn v obchodním rejstříku, - originály protokolů zápisů z jednání orgánů družstva, - směrnice schválené představenstvem a přijaté shromážděním delegátů tj. nejvyšším orgánem družstva. Tato směrnice byla přijata shromážděním delegátů dne účinnosti dnem května 2014 a nabývají.... předseda představenstva SBD Letohrad místopředseda představenstva SBD Letohrad 5
Směrnice č. 118/2015. ZÁSADY pro určování běžné a jiné správní činnosti družstva a stanovení příspěvků a poplatků na tyto činnosti
Směrnice č. 01/2018 SBD Jeseník. Pravidla pro přidělování uvolněného družstevního podílu/bytů Pravidla pro výměnu bytů nečlenů družstva
Směrnice č. 01/2018 SBD Jeseník Pravidla pro přidělování uvolněného družstevního podílu/bytů Pravidla pro výměnu bytů nečlenů družstva Čl. 1 Obecná ustanovení Přidělení volného družstevního podílu, nájem

References: Čl. 1
 Čl. 2
 Čl. 3
 Čl. 4
 čl. 12
 Čl. 9
 Čl. 12
 Čl. 1