Source: http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d_i=36584
Timestamp: 2018-05-27 15:46:45+00:00

Document:
Fecha de entrada en vigencia: 12/10/2008
RESOLUCIÓN 1326 DE 2008
Derogada por art. 22, Resolución Rectoría 1516 de 2008.
"Por la cual se reglamenta los medios de pago, el manejo de las cuentas bancarias y se hacen algunas delegaciones en la Universidad Nacional de Colombia"
Que se requiere establecer las políticas, procedimientos y controles para el correcto manejo del pago a través de expedición de cheques y la adopción de nuevos mecanismos de pago como son los pagos electrónicos que sirvan de apoyo en el desarrollo de las funciones propias de las tesorerías o dependencias que hacen sus veces en la Universidad, a fin de dar cumplimiento, entre otros, a los principios de transparencia, economía y ética establecidos en el Estatuto General de la Universidad, artículo 4, adoptado mediante el Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 011 del 12 de marzo de 2005.
b. Asignar rol: Es la actividad realizada por el superusuario, la cual consiste en definir y asignar perfiles de operación al servidor público en el portal bancario, para que pueda realizar los procesos financieros en éste.
c. Arqueo: Análisis que se efectúa de los movimientos realizados en las cuentas bancarias de la Universidad (expedición de cheques y pagos electrónicos) los cuales deben corresponder a los soportes físicos, durante un período determinado, con el fin de realizar controles internos respecto al manejo de los recursos.
d. Crear usuario: Es la actividad realizada por el superusuario, la cual consiste en registrar los datos del servidor público para que sea habilitado y pueda acceder al portal bancario.
e. Documento de identidad: Dentro del texto de la presente resolución debe entenderse como documento de identidad los siguientes: a. La cédula de ciudadanía; b. La contraseña, en el caso en que el documento de identidad se encuentre en trámite. La contraseña debe contener la fotografía del titular, la impresión del índice derecho, la fecha y el lugar de nacimiento y la firma del Registrador Municipal; c. La tarjeta de identidad; d. Pasaporte en caso de extranjero no residente ó cédula de extranjería.
f. Destruir un cheque: Consiste en reducir a pedazos o a cenizas un cheque.
g. Portal bancario: Es el sitio de los bancos en Internet, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.
h. Pago electrónico: Es un sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática el abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en internet o módem, a servidores públicos, pensionados, contratistas y demás personas vinculadas en las diferentes modalidades que se presenten en la Universidad.
i. Rol de superusuario: Es el servidor público delegado en calidad de administrador del portal bancario para asignar los niveles de acceso y privilegios, el cual realiza las siguientes actividades:
j. Rol de preparador de pagos: Es el servidor público que tiene la responsabilidad de preparar y enviar los archivos planos en los portales bancarios para posterior aprobación del pago electrónico por parte del servidor público que tenga el rol de aprobador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades.
k. Rol de aprobador de pagos: Es el servidor público que tiene la responsabilidad de aprobar los procesos de pagos previamente creados por el preparador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades.
Parágrafo 1. Se tendrá registrada una segunda firma y clave electrónica ante cada entidad financiera, para suplir las ausencias temporales sin reemplazo del cargo de tesorero o quien haga sus veces, la cual estará a cargo de los siguientes servidores públicos:
PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA, SUSTITUCIÓN O CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS, INCLUIDAS LAS CUENTAS DE COMPENSACIÓN EN DÓLARES Y DEMÁS ASPECTOS RELACIONADOS
Artículo 4. DELEGACIÓN PARA LA SUSCRIPCIÓN, TERMINACIÓN O ADICIÓN DE CONTRATOS DE CUENTA BANCARIA
La suscripción, terminación o adición de contratos de cuentas bancarias, incluidas las cuentas de compensación en dólares, estará a cargo de los servidores públicos que ocupen los siguientes cargos:
Artículo 5. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
1. Selección de entidades financieras: la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa tendrá en cuenta para la selección de la entidad bancaria autorizada los siguientes parámetros: a) Seguridad, a partir de la calificación de riesgo emitida para entidades AAA y AA+; b) Cobertura y c) Eficiencia de los servicios ofrecidos.
Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia -A.N. -(Nivel Nacional, Sede Bogotá, Unisalud Bogotá ó Caja de Previsión Bogotá).
Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia -R.P. -(Nivel Central Nivel Nacional, Nivel Central Sede Bogotá).
2. Recursos Propios (Se podrá utilizar en la denominación de la cuenta bancaria la sigla RP.)
Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia -RP. -(Sede Bogotá -Facultad de Medicina).
Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia -Consejo Superior de la Judicatura
b. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa enviará comunicación escrita autorizando la apertura de cuenta corriente o de ahorros, indicando el nombre de la entidad bancaria.
- Cuando se considere necesario, por haberse presentado pérdida, destrucción o hurto de la respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya deberá abrirse en la misma sucursal o agencia y entidad financiera en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se autoriza terminar. Para tramitar la terminación en este caso, se debe adjuntar los documentos que acrediten el hecho.
- Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades financieras, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, previa evaluación de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. En este caso se debe enviar la solicitud de sustitución de cuenta bancaria acompañada de los antecedentes que demuestren la mala prestación de servicios por parte del Banco en donde la tesorería tiene autorizada dicha cuenta. Para este caso, la apertura de la nueva cuenta bancaria debe hacerse en otra entidad bancaria, conforme a lo autorizado por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
b. Trámite para la sustitución de cuentas bancarias: Para realizar el trámite de sustitución de cuentas bancarias, se deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:
1. El tesorero o quien haga sus veces de la dependencia que tramite la sustitución de la cuenta bancaria, deberá enviar comunicación escrita debidamente motivada para la realización del trámite a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
2. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa enviará a la Dependencia que está solicitando la sustitución, el oficio de terminación para cuenta corriente o de ahorros.
3. El tesorero o quien haga sus veces, deberá llevar a cabo las siguientes actividades: 1) Efectuar la conciliación bancaria a la fecha de la sustitución; 2) Saldar la cuenta en el sistema de información financiera; 3) Devolver los cheques no utilizados a la entidad bancaria; 4) Solicitar la expedición por parte de la entidad bancaria de la certificación indicando que la cuenta ya fue saldada
4. El tesorero o quien haga sus veces de la dependencia que tramita la sustitución de la cuenta bancaria, deberá enviar a la División Nacional de Tesorería, a más tardar a los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de la cuenta, el formato establecido por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para tal fin. El incumplimiento de éste trámite dará lugar a la suspensión de apertura de nuevas cuentas bancarias.
b. Cuando la Tesorería respectiva tenga vigente un contrato con una entidad financiera con el mismo objeto, salvo que se trate de sustitución de cuenta.
c. Cuando la entidad financiera donde se va a realizar la apertura se encuentre intervenida por la Superintendencia Financiera.
d. Cuando la calificación del establecimiento financiero por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones del servicio, las tarifas, la tecnología disponible, la oportunidad y calidad de los reportes periódicos de información que la entidad financiera debe presentar ante la Universidad, etc., en razón a los convenios vigentes.
e. Cuando a la tesorería solicitante, en los seis (6) meses anteriores a la fecha de la solicitud, se le haya otorgado autorización para la celebración de un contrato de cuenta por el mismo concepto, y no lo haya celebrado en el término indicado o cuando tenga cuentas inactivas en la misma entidad financiera en la que está solicitando autorización.
- Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades financieras, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, previa evaluación de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. En este caso se debe enviar la solicitud de sustitución de cuenta bancaria acompañada de los antecedentes que demuestren la mala prestación de servicios por parte del Banco en donde la tesorería tiene autorizada dicha cuenta.
2. Trámite para la terminación de cuentas bancarias: Para realizar el trámite de terminación de cuentas bancarias, se deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:
b. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa enviará comunicación escrita autorizando la terminación para cuenta corriente o de ahorros.
c. El tesorero o quien haga sus veces, debe llevar a cabo el proceso completo de cancelación, en un término no mayor a treinta (30) días, el cual incluye: 1) Efectuar la conciliación bancaria a la fecha de terminación; 2) Saldar la cuenta en el sistema de información financiera; 3) Devolver los cheques no utilizados a la entidad bancaria; 4) Solicitar la expedición por parte de la entidad bancaria de la certificación indicando que la cuenta ya fue saldada.
e. Diligenciamiento y envío en original del formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -Dirección del Tesoro Nacional, para cuentas bancarias exentas del gravamen a los movimientos financieros, por parte de la tesorería solicitante a la División Nacional de Tesorería. Este trámite sólo se requerirá en el caso de que se salden cuentas que manejen recursos con aporte de la nación.
Parágrafo 2. Cuando la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, previa evaluación de los riesgos, considere que la entidad financiera representa un alto riesgo para el manejo de los recursos de la Universidad, tramitará la terminación de cuentas bancarias.
Artículo 7. REPORTE DE CUENTAS EXENTAS DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS POR MANEJO EXCLUSIVO DE RECURSOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL, AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Para obtener el registro como cuentas exentas de gravamen a los movimientos financieros por manejo exclusivo de recursos de presupuesto nacional, deberá tenerse en cuenta el siguiente procedimiento:
1. Envío por parte de la tesorería solicitante a la División Nacional de Tesorería, de certificación suscrita por el Vicerrector o Director de Unidad Especial y el respectivo Tesorero o quien haga sus veces, donde conste que en las cuentas relacionadas se manejan exclusivamente recursos de la nación.
2. Diligenciamiento y envío en original, por parte de la tesorería solicitante de la cuenta exenta, a la División Nacional de Tesorería del formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -Dirección del Tesoro Nacional.
3. Envío al Ministerio de Educación Nacional de la certificación de manejo exclusivo de recursos del tesoro nacional en las cuentas respectivas, debidamente firmada por el Rector y el Jefe de la División Nacional de Tesorería, este trámite debe ser realizado por parte de la División Nacional de Tesorería.
Parágrafo. La tesorería o dependencia que haga sus veces no podrá realizar ninguna transacción (ingreso o egreso) en la nueva cuenta bancaria hasta tanto la División Nacional de Tesorería no informe -por escrito, previa certificación de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que la cuenta bancaria se encuentra exenta.
Artículo 8. RENDIMIENTOS FINANCIEROS GENERADOS POR RECURSOS PROVENIENTES DE LAS TRANSFERENCIAS EFECTUADAS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. Los rendimientos financieros obtenidos a partir de inversiones financieras, cuentas de ahorros y corrientes, de los recursos que hayan sido transferidos por el Ministerio de Educación Nacional entran a formar parte de los recursos de la Universidad Nacional de Colombia.
Artículo 10. SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS PARA APROBAR PAGOS ELECTRÓNICOS.
Los tesoreros o quienes hagan sus veces en cada una de las Sedes, Facultades o Unidades Especiales, según corresponda, serán los autorizados para aprobar los pagos electrónicos a través de los portales bancarios, y los responsables de los movimientos que se realicen efectivamente mediante el uso de las claves asignadas en virtud de su cargo.
Artículo 11. SERVIDORES PÚBLICOS DELEGADOS COMO SUPERUSUARIOS EN LOS PORTALES BANCARIOS. Los siguientes servidores públicos actuarán como superusuarios en los diferentes portales bancarios:
Unisalud y Caja de Previsión de Medellín: Jefe Financiero Sede Medellín.
Unisalud y Caja de Previsión de Manizales: Jefe Financiero Sede Manizales.
Unisalud y Caja de Previsión Sede Palmira: Director Administrativo Sede Palmira.
a. Asignación de roles. Los superusuarios deberán asignar los siguientes roles, según sea el caso, a los servidores públicos autorizados que participan en el proceso de pagos electrónicos, transferencias y consultas en los diferentes portales bancarios, siempre y cuando los servidores públicos a quienes se les vaya a asignar dichos roles hayan sido vinculados por carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y provisionalidad en cargos de carrera:
- Rol de aprobador: Se les asigna a los tesoreros o a quienes hacen sus veces
El superusuario está delegado para firmar los documentos que se deben enviar a las diferentes entidades financieras con el reporte de novedades acerca de los diferentes usuarios y de las respectivas cuentas bancarias, en los casos que se requiera.
Los funcionarios delegados como superusuarios deberán informar a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa sobre las modificaciones que se presenten en el cargo del superusuario en caso de vacancia temporal o definitiva del cargo y que requieran de modificación respecto a quien desempeñará las funciones de superusuario.
a. El procedimiento para la creación de usuarios en los portales bancarios será la (sic) siguiente:
Excepcionalmente, el usuario preparador podrá asumir simultáneamente y de forma temporal los dos roles de aprobador y preparador, en los siguientes eventos:
El servidor público, pensionado, contratista o demás personas vinculadas en las diferentes modalidades que se presenten en la Universidad, deben autorizar en el formato establecido para tal fin por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, que los pagos se efectúen mediante pago electrónico cumpliendo con las instrucciones en él contenidas.
El titular de la cuenta en donde se efectúe el pago debe ser única y exclusivamente del servidor público, pensionado, contratista o persona vinculada por las demás modalidades que se presenten en la Universidad.
Los datos de las cuentas bancarias de los servidores públicos, pensionados, contratistas o demás personas vinculadas en las diferentes modalidades que se presenten en la Universidad, deben ser tomados del formato antes enunciado e incorporados en la base de datos del Sistema de Gestión Financiera -QUIPU, con excepción de los pagos de nómina cuya información es suministrada en archivo plano por el área de nómina respectiva o de aquellos pagos a servidores públicos cuya información está registrada en el Sistema de Talento Humano -SARA, y que puede ser tomada de esa base de datos.
Una vez se efectúe el proceso de envío de la información de pagos por parte del preparador a través de los portales bancarios se deberá generar e imprimir los reportes con el fin de que el tesorero valide la información que contiene los soportes del pago generados desde los sistemas de información. Para este fin, se debe verificar como mínimo los siguientes datos: Número del documento de identificación del beneficiario del pago, nombre o razón social del beneficiario del pago, número de cuenta bancaria del beneficiario y valor de la transacción.
El tesorero o quien haga sus veces deberá cerciorarse que la información del lote que va a aprobar corresponda a los soportes del pago como son: orden de pago, informe general de ordenes de pago, lista de transacciones enviadas impresa a través del respectivo portal bancario, que la suma del valor de cada una de las órdenes de pago sea igual al valor del lote que va a enviar.
En los casos de eliminación de usuarios en el portal bancario, los servidores públicos que estén asumiendo el rol de preparador deberán llevar a cabo la entrega al tesorero o quien haga sus veces, de los elementos (token o demás elementos de seguridad, de ser el caso) entregados en custodia por la Universidad para ingresar a los respectivos portales bancarios, así mismo el tesorero o quien haga sus veces informará por escrito y entregará éstos y los que le han sido asignados como preparador, cuando sea del caso, al superusuario respectivo. En caso de pérdida deberán presentar la respectiva denuncia instaurada ante la entidad competente.
- Sello restrictivo.
- Sellos húmedos con el logotipo de la Universidad para cada una de las firmas registradas.
- Protectógrafo.
1. Poder especial: En este caso el beneficiario del cheque autoriza expresamente, mediante poder autenticado, la entrega del cheque a un tercero y el levantamiento de los sellos restrictivos.
Adicionalmente, el beneficiario del cheque debe indicar expresamente que asume por su cuenta y riesgo las situaciones tales como hurto, cobro indebido, que se puedan presentar luego de la entrega del cheque.
Artículo 16: CONTROLES PARA EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES
3.1.2.1 Entrega a un tercero debidamente autorizado para reclamar el cheque. El tercero autorizado para reclamar un cheque, tendrá que acreditar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Poder o autorización autenticado, otorgado por el beneficiario del cheque, en el cual se indique el nombre e identificación del tercero autorizado para reclamar el cheque.
b) Fotocopia del documento de identidad del beneficiario del cheque.
c) Original del documento de identidad del tercero autorizado para reclamar el cheque.
3.1.2.2. Entrega a un tercero debidamente autorizado para reclamar cheques de un pensionado:
Además de los requisitos señalados en el literal anterior, el tercero autorizado para reclamar un cheque de un pensionado tendrá que acreditar:
a) Que el poder o autorización que mediante el cual se autoriza la entrega de cheque a un tercero no sea otorgado para el pago de más de tres (3) mesadas pensionales,
b) Presentación del Certificado de supervivencia vigente,
a) Carta original de autorización de la empresa en papel membreteado, firmada por el Representante Legal o su delegado (la delegación debe constar por escrito), donde aparezca el nombre completo y número del documento de identidad del autorizado. En caso que la empresa cambie la persona autorizada para reclamar los cheques debe informar inmediatamente mediante carta relacionando los datos del nuevo autorizado.
b) Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con vigencia no superior a tres (3) meses.
c) Documento de identidad del autorizado, en original.
Parágrafo 1. El poder o autorización mediante el cual se autorice la entrega del cheque a un tercero debe estar autenticado ante notario, en caso de no existir Notaria en algún Municipio del territorio nacional en el que se encuentre el beneficiario, se debe presentar certificación expedida por el Alcalde o Secretario Municipal, para personas no residentes en Colombia, la carta de autorización o poder tendrá que estar certificada por el cónsul o funcionario que la ley local autorice para ello.
5. Por fallecimiento del contratista beneficiario del pago: Este caso se presentará cuando una persona que ha prestado sus servicios a la Universidad fallece sin que se le haya cancelado el valor total del contrato. El documento soporte para la anulación del cheque es el certificado de defunción del contratista fallecido.
- Para el caso de de (sic) hurto se debe anexar copia de la denuncia presentada ante cualquiera de las autoridades competentes de recepcionar la denuncia
- Certificación del Banco como mecanismo para verificar que el cheque no ha sido cobrado. Este documento debe ser solicitado al Banco correspondiente por el tesorero o quien haga sus veces.
a. Oficio del beneficiario requiriendo el giro del nuevo cheque el cual debe indicar, el nombre del beneficiario del cheque, número del documento de identidad, número del cheque a reemplazar, valor, y el motivo de la solicitud, adjuntando fotocopia del documento de identidad.
Artículo 19. DELEGACIÓN PARA ARQUEOS DE LOS RECURSOS EN CUENTAS BANCARIAS.
Los siguientes servidores públicos tendrán la responsabilidad, como mínimo dos (2) veces al año, de efectuar arqueos a los tesoreros o quienes hagan sus veces, con el fin de verificar que la información de los pagos efectuados, en las diferentes modalidades de pago, corresponda a la generada desde el Sistema de Gestión Financiera -QUIPU y con los soportes que reposen en los archivos de la respectiva dependencia:
Fondos Especiales de la Sede Bogotá: Asesora Dirección de Gestión Sede Bogotá o quien haga sus veces.
Fondo Especial Dirección Académica: Asesora Dirección de Gestión Sede Bogotá o quien haga sus veces.
Artículo 20. Los procedimientos adicionales o la modificación de los ya existentes que se requieran para implementar las disposiciones de la presente resolución, serán expedidos por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa o por la Jefe de la División Nacional de Tesorería de conformidad con lo establecido por el artículo 5 del Acuerdo 020 de 2004 del Consejo Superior Universitario y el artículo cuarto de la Resolución de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 329 de 2006.
Artículo 21. La presente Resolución deroga el artículo 7 de la Resolución de Rectoría de No. 040 de 2001, deroga el artículo 15 modificado mediante el artículo 1 de la Resolución de Rectoría General No. 120 de 2001, deroga los artículos 5 en lo que corresponde a los procesos de pago con abono electrónico y pagos a través de cheques, 7 y 10 de la Resolución de Rectoría No. 344 del 12 de abril de 2004 y deroga la Resolución de la Dirección Administrativa y Financiera No. 22 del 19 de abril de 2004, y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Artículo 22. La presente resolución entrará a regir un (1) mes después de su expedición, término en el cual deberán adelantarse los trámites necesarios para su implementación.
Dada en Bogotá, D.C. a 12 de septiembre de 2008.

References: RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 4
 resolución 

Artículo 4

Artículo 5

Artículo 7

Artículo 8

Artículo 10

Artículo 11

Artículo 16

Artículo 19

Artículo 20
 artículo 5
 Resolución 

Artículo 21
 Resolución 
 artículo 7
 Resolución 
 artículo 15
 artículo 1
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 

Artículo 22
 resolución