Source: https://es.scribd.com/document/53353158/Manual-de-contratacion-de-ecopetrol
Timestamp: 2016-10-26 08:10:35+00:00

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..................2................. Determinación del objeto.............. GLOSARIO ...... licencias y autorizaciones requeridos ..... MATRIZ DE GERENCIA DEL SUMINISTRO ...................... 34 2...: 4 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S......................... 36 ANEXO 3.......... Ponderación y procedimiento para la evaluación .........2......... PLANEACIÓN CONTRACTUAL.......................................................2.. 29
... 34 4......................................................................... 29
1........................................................................... ANEXO 1.................... Determinación del panorama de riesgos en materia de seguridad industrial y de salud ocupacional ........................................ ELABORACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA........ 29 1........... SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág............. Identificación y distribución de otros riesgos ... Determinación de garantías o seguros .. 31 1........... 32 2...................4......................... Evaluación de las propuestas ..............VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO............ Determinación de impuestos ...6......... 29 1................................. 32 2..................... 33 3......5.................... Definición del tipo de salario ............................................................. clase de contrato y cláusulas especiales .............................................. alcance...............................3........................ Determinación del impacto socio-ambiental ..................................... 32 1..............A........................... 33 2...3. Factores para la evaluación ..................................................... 32
2..................................... Determinación de los permisos.............................. Elaboración del presupuesto para la contratación .......2..................................................................... DETERMINACION DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO ..........................................................8................. Estimación de los costos por ajustes e imprevistos .......... 34 4........... 37 4....................... Selección de la forma de pago ................................1. Determinación del sistema de precios ...............2........1........................................... 29 1.......... 35 4.......................1....... 33
1. PRESUPUESTACION .............1.................... 36 4............................................................................................................................................................. 33 1.....2.................................................................. PRECISIONES SOBRE LA CONTRATACION ... 29 1........ 24 ANEXO 2.......................................... Requisitos para participar .......7.................4...........................
con el propósito de obtener beneficios económicos o mejores condiciones en el suministro de los bienes y servicios.: 5 de 37
Este Manual de Contratación contiene las normas y procedimientos bajo los cuales se tramitarán y celebrarán tanto los procesos de selección de contratistas como los contratos que ECOPETROL requiera para el desarrollo de su objeto social.
Dichas contrataciones serán presentadas al Comité de Negocios o a la instancia que haga sus veces. los cuales deben constar por escrito y estar motivados. financieros y jurídicos que sean pertinentes. Cuando se trate de convenios de colaboración3. y no aplicará en los siguientes casos: 2. Esta clase de alianza será realizada por la Gerencia Administrativa o por el Funcionario Autorizado de mayor nivel cuando se trate de delegaciones de propósito específico. En esta clase de negociaciones no se requerirá de Pliego de Condiciones o Términos de Referencia. además de los que dicho Comité indique.2 2. lo cual será valorado con base en un estudio técnico y económico que permita motivar la decisión. de convenios especiales de cooperación tecnológica4. 1. Igualmente. personas del sector minero energético con quienes se tenga celebrados Contratos de Colaboración. de garantías. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.1 Cuando se trate de Contratos de Colaboración.A.3
Los términos del contrato estarán definidos en función de los resultados de la negociación que para el efecto se realice. de invitaciones a participar. sustentando las oportunidades de negocio con los análisis técnicos.
Este Manual será aplicado en todos los casos en que ECOPETROL actúe como contratante. alianzas estratégicas2 o contratos societarios de cualquier tipo. Asociación o Participación).
Convenios celebrados al amparo de los artículos 113 de la Constitución Política y 6° de la Ley 489 de 1998. económicos. OBJETO
ECOPETROL podrá realizar alianzas con personas con las que se tenga intereses comunes (Ej. ECOPETROL podrá celebrar alianzas con contratistas seleccionados a través de cualquiera de los procesos de selección regulados en este Manual y en relación con los contratos respectivos en cuanto se hallaren vigentes. Asociación o Participación1. Cuando se trate de contratos que sean desarrollo de los actos indicados en el numeral 2.
.1. que se someterán a consideración del Comité señalado. anterior. dirigidas a surtir procesos de contratación conjuntos (caso en el cual la contratación se podrá sujetar al régimen jurídico aplicable a cualquiera de las partes aliadas) o para adherirse a contrataciones vigentes. que se regulan en el presente Manual. Las alianzas que se adelanten bajo esta modalidad deberán estar dirigidas a alcanzar ciertos objetivos de naturaleza técnica u operacional que impliquen continuidad en la ejecución del objeto contratado. La posibilidad de establecer este tipo de alianzas se debe prever en el Pliego de Condiciones o en los Términos de Referencia que reglan el proceso de selección del contratista. Ello debe estar precedido de análisis técnicos y de mercado que justifiquen la favorabilidad de dichas alianzas.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. y de los contratos a que se refiere el artículo 355 de la Constitución Política. y de plazos precontractuales o contractuales. que tengan por objeto la realización de actividades correspondientes al objeto social de ECOPETROL. y beneficios económicos para ECOPETROL. y no se aplicarán restricciones y/o limitaciones en materia de Pagos Anticipados o Anticipos.
la vigencia de la ética y la responsabilidad social en su contratación. Versión 03. operación o mandato respectivo. en cuyo caso los procesos de contratación estarán regulados por las reglas que se establezcan con ocasión del Contrato de Colaboración. está comprometida con establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés. Cuando se determine que adherirse a procesos de contratación en trámite o contratos vigentes emprendidos o celebrados por ECOPETROL -siendo operador o mandatario o figura similar. para lo cual utilizará prácticas de divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procesos de contratación y aplicará a estos procesos reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisión de bienes y servicios para cumplir con su objeto social. aprobado por la Junta Directiva en Actas N° 045 y 053 de 2006.
ECOPETROL.4 Cuando ECOPETROL actúe como operador o mandatario o cualquier figura similar a éstas. con su Código de Ética y con su Código de Buen Gobierno.: 6 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. se establecen las definiciones consignadas en el Anexo 1 del mismo. 69 y 71 . promoción y desarrollo de la tecnología.Arts. 2.6
3. en el artículo 6 de la Ley 1118 de 2006 y en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. comerciales y de valor agregado y. como el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores y el correcto y bien intencionado análisis de las condiciones técnicas.A.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. en el artículo 3° de la Ley 489 de 1998. como parte de sus políticas de buen gobierno corporativo.
6. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
Para dar la necesaria precisión al sentido de las expresiones empleadas en el presente Manual. 4. DOCUMENTOS DEROGADOS
5.. o cuando para cumplir con sus obligaciones de contratista subcontrate el objeto del contrato.5
El Manual de Contratación ha sido elaborado de manera consistente con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.A.
4 Celebrados al amparo de la Ley 29 de 1990 y los Decretos 393 y 591 de 1991 que desarrollan los preceptos .constitucionales relativos al fomento.sea la mejor opción para atender las respectivas necesidades de contratación de la Empresa. Cuando ECOPETROL actúe como contratista -proveedor o suministrador de un bien o de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero-. en general.
Manual de Contratación ECOPETROL S.
2. y que un eventual desconocimiento de las mismas supondría un incumplimiento de este Manual.
7. aplicando los límites establecidos en las respectivas autorizaciones. Igualmente. específicamente en el Capítulo VII. siempre que apliquen. Estas normas éticas han sido definidas por la Empresa en el Código de Ética y en el Código de Buen Gobierno de ECOPETROL.1. se reitera que las normas éticas que ha adoptado la Empresa son aplicables a cualquier negociación que comprometa su nombre. De tal manera. se deberá realizar una adecuada planificación que comprenderá. en particular.2. 7. en los procesos de contratación que adelante ECOPETROL se aplicará el régimen de inhabilidades.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. Procesos de Selección
En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007. en el Capítulo VII sobre conflictos de interés de los funcionarios o representantes y en el artículo 22 de los estatutos sociales. Capacidad para Contratar
7. se tendrán en cuenta las previsiones que sobre la materia han sido incluidas en el Código de Buen Gobierno. Se destaca la ética entre los principios que deben orientar la contratación de ECOPETROL.: 7 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. incompatibilidades y conflicto de interés.
. Para efectos del presente Manual se entenderá que la persona con capacidad para contratar corresponde al Funcionario Autorizado.2. previsto en el Decreto Ley 128 de 1976. de manera que mediante la ejecución exitosa del contrato se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que incumben a ECOPETROL. De otra parte. se tienen que dirigir a la selección de un contratista o colaborador idóneo y a la escogencia del ofrecimiento más favorable.
7.2. los artículos 79. las actividades que se indican en el Anexo 2. el artículo 8 de la Ley 80 de 1993.A. si bien determinadas modalidades de contratación están exceptuadas de lo previsto en la parte siguiente del presente Manual de Contratación. independientemente de si a la misma le es o no aplicable el régimen de contratación previsto en adelante en este documento. 89 y 102 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que modifiquen o adicionen la materia.1. DESARROLLO
7. es necesario tener en cuenta que los procesos de selección que con fundamento en este Manual se tramiten. Planeación Antes de iniciar el proceso de selección del contratista.
La contratación de la Sociedad será adelantada única y exclusivamente por las personas autorizadas en el Manual de Delegaciones (MDE).
definidos previamente por ECOPETROL. o  La Matriz de Gerencia de Suministro (Anexo 3). Los procesos de selección de contratistas son: a.
b. y cuando se trate de la contratación de equipos de perforación de pozos y de los servicios asociados a dicha perforación.2. una negociación que involucre los diferentes aspectos de la contratación y no solo el económico. en tanto se asegure la satisfacción de la necesidad en las condiciones requeridas por ECOPETROL.A. para la determinación de ésta se considerará el presupuesto oficial sin incluir el IVA. y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos. y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos. Selección Directa: es el proceso mediante el cual se contrata de manera directa a una persona en particular. se determinará con base en:  Las causales previstas en este Manual.
Cuando la causal respectiva se refiera a la cuantía.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. esto es.
Concurso Abierto: es el proceso en que puede presentar oferta cualquier persona que cumpla con las condiciones de la respectiva solicitud.
El proceso de selección se determinará con base en la Matriz de Gerencia de Suministro únicamente cuando no exista una causal predeterminada para escoger entre uno u otro.
.1. Concurso Cerrado: es el proceso en que pueden presentar ofertas personas previamente determinadas.: 8 de 37
7. quedando en libertad de declarar fallido o desistir unilateralmente del proceso de contratación cuando se presenten causas justificadas las cuales deben ser motivadas. definidos previamente por ECOPETROL. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. atendiendo a los Precios de Mercado y con sujeción a una negociación integral.
El proceso de selección que se utilizará en cada caso. Procedencia La procedencia de cada uno de los procesos de selección se determinará con base en los criterios o causales que a continuación se enuncian: a. Selección Directa: se aplicará cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
Las solicitudes de oferta que realice ECOPETROL no constituyen oferta comercial y no la obligan a celebrar el contrato correspondiente.2. aplicando criterios de Inteligencia de Mercado.
Las causas de dicha situación se deberán consignar en un escrito. distribuidores o representantes exclusivos de materiales.  Compra de cuota parte de bienes de los cuales sea copropietaria o comunera ECOPETROL. que se decida celebrar con los titulares de éstos derechos. equipos. los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías. éste será designado por la Cámara de Comercio. En esta causal no se incluyen las transacciones relacionadas con los derechos de exploración y explotación de hidrocarburos. si aun entonces no se lograre el acuerdo. Cuando sólo una persona resulte preseleccionada una vez surtido el trámite de Precalificación. Asociación o Participación. pero se deberá emitir por escrito la autorización al contratista para acometer las obras. confianza) de la persona que se debe contratar (contratos intuito personae). o enajenación de bienes muebles a personas con las que ECOPETROL tenga celebrado un Contrato de Colaboración. sin limitarse. que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo Contratista. Cuando se trate de:
 Compra a fabricantes. las cuales.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. de común acuerdo. repuestos o insumos. servicios o actividades que se requieran. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. III. I.: 9 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Si antes de iniciar la ejecución de la actividad de que se trate no se lograre acuerdo sobre la contraprestación económica. Cuando se presente una situación calificada como Emergencia o Apremio por el empleado que de acuerdo con la Matriz de Gerencia de Suministro esté autorizado para evaluar el riesgo. reconocimiento. experiencia. procedimientos. dicha contraprestación se determinará por un perito designado por las partes.1 de este Manual.
. si la naturaleza de la situación de emergencia no permitiere la suscripción de un documento que contenga el contrato. o societario de cualquier tipo. y los contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada.A. lo cual incluye. por requerirse de marcas determinadas. teniendo en cuenta el tipo de bien y/o servicio cuya contraprestación se debe valorar. y en caso de que el acuerdo para la designación del perito no fuere posible. seguridad. conforme al numeral 1. IV. no están sujetas al mismo. En estos casos. Cuando se trate de contratos que se celebren en consideración a las calidades especiales (conocimiento. se prescindirá del mismo. la misma se podrá acordar con posterioridad. entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial. del listado disponible en la Cámara de Comercio de Bogotá. II.
con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías.A. Para la prueba o ensayo de bienes y servicios. fletamento y arrendamiento de naves. De los siguientes contratos en relación con hidrocarburos. fuentes convencionales y alternativas de energía. adelantadas por terceros. Aquellos necesarios para apoyar la participación de ECOPETROL en procesos de selección. Para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas. posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas. en tanto las condiciones ofrecidas por una entidad estatal que sea idónea para ejecutar el contrato.
. arrendamiento. de inspecciones de calidad y cantidad y de cobertura de riesgos. de empaque. De servidumbre. comodato o adquisición de bienes inmuebles. corretaje (brokerage) de transporte. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. por escrito. Para la celebración de las siguientes clases de contratos:  Interadministrativos. almacenamiento y entrega en depósito.  Contrataciones de servicios o compraventa o suministro de bienes muebles.
 Contrataciones en que el valor del objeto del contrato no sobrepase los cien salarios mínimos legales mensuales (100 S. transporte marítimo y fluvial.L.
 Contrataciones sujetas a Listas de Precios Unitarios adoptadas por ECOPETROL.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.M. V.: 10 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. certificaciones de transferencia de producto. por el Vicepresidente correspondiente. La valoración de estas condiciones implica llevar a cabo un estudio de mercado que soporte la decisión. así como de campañas de mercadeo asociadas a éstos. sujetas a Acuerdos de Precios. derivados y productos. fueren las más favorables para ECOPETROL.). La calificación de un insumo como "estratégico" será efectuada.  Adquisición de insumos estratégicos indispensables para la operación de plantas y demás instalaciones industriales. o sujetas a Listas de Tarifas Unitarias reguladas por el Gobierno Nacional.M. componentes oxigenantes y biocombustibles: comercialización o distribución. o en contrataciones. transporte y compresión de gas.
Cuando conforme a justificación escrita emitida por el Gerente.
b. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.M.
V.: 11 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Concurso Abierto: se aplicará cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
I. Conocimiento de los Precios de Mercado. Cuando la cuantía de la contratación oscile entre más de 100 y hasta 1. Para la prestación de servicios de salud.
VII.M. III. lo cual debe ser el resultado del desarrollo de prácticas de Inteligencia de Mercado. Las condiciones de oportunidad. Cuando se presenten circunstancias que impongan la necesidad de adelantar este proceso de selección. justificadas por escrito por el Funcionario Autorizado con ocasión de prácticas de Inteligencia de Mercado y relacionadas con:
. Cuando existan razones técnicas. Falta de competitividad entre los proveedores para prestar el servicio o proveer los bienes. Como resultado de una Precalificación. la Inteligencia de Mercado deberá adelantarse conforme la Reglamentación interna prevista para el efecto. tecnológicas.
Conocimiento del mercado y los proveedores. se trate de actividades que por su naturaleza o complejidad sólo se puedan encomendar a personas determinadas y existiere un número plural de ellas. VI. las cuales deben ser justificadas por escrito por el Gerente. Vicepresidente o Director respectivo. Como consecuencia de la declaración de fallido de un Concurso. y podrá ser nacional.
c. En este caso la Selección Directa se debe tramitar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaración de fallido del Concurso. regional o local. IV.
VII. de seguridad o confidencialidad.L. Cuando como resultado del desarrollo de prácticas de Inteligencia de Mercado se concluyere que existe un número plural y determinado de personas con las que se pueda contratar.000 S.
VI. En aplicación objetiva del instrumento RFI.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. o no disponibilidad de los mismos. Vicepresidente o Director respectivo.A.
o por conducto de cámaras de comercio. mediante la utilización de medios idóneos tales como Internet. cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución del contrato. fijación de avisos en lugares visibles y accesibles de la dependencia respectiva. siempre que se garantice la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación
b. con participación exclusiva de Mipymes departamentales. con sujeción a trámites de Inteligencia de Mercado. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional o regional. fabricante o tipo de producto.
.2. fabricantes.2. diseños. En la descripción de bienes y servicios a contratar en el Pliego de Condiciones o en los Términos de Referencia. y se seleccionarán por el titular de la dependencia solicitante de la Contratación y el Funcionario Autorizado de manera objetiva. ni ninguna descripción que oriente la contratación a determinada marca. ECOPETROL podrá adelantar el Concurso Cerrado sustentado en la causal relativa a la cuantía (literal vi). inspecciones de policía. salvo cuando así lo autorice la Gerencia. a nivel internacional. a personas indeterminadas.
Selección Directa: El invitado se determinará por el titular de la dependencia solicitante de la Contratación y el Funcionario Autorizado de manera objetiva.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. patentes.1. Reglas aplicables 7.: 12 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. regionales y/o locales. el número de invitados no podrá ser inferior a dos (2). entre otros.2. se deberán aplicar las siguientes reglas respecto de los invitados:
Cuando aún procediendo otro tipo de proceso de selección.A.
c. Cuando no procedieren la Selección Directa o el Concurso Cerrado. II. con sujeción a trámites de Inteligencia de Mercado.
Una vez se determine el proceso de selección procedente. circunstancia que se hará constar en el estudio de mercado respectivo. alcaldías.
Concurso Abierto: Se convoca públicamente a participar.2. I. no se hará referencia a marcas o nombres comerciales. Concurso Cerrado: El número de los invitados dependerá de la causal con la que se justifique la realización de esta clase de Concurso.2. Invitados
a. regional o local.2. nacional. Vicepresidencia o Dirección respectiva o cuando se trate de adquisición de bienes y servicios necesarios para mantener u optimizar la infraestructura existente. el Funcionario Autorizado decidiere adelantar un Concurso Abierto.
En el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia se podrá establecer la admisión de la participación de todas las personas que acojan la convocatoria pública. Sin embargo.
Para efectos de limitación de los invitados en Concursos Abiertos no se incluirán en el sorteo a las personas que pertenezcan a las siguientes categorías:  Juntas de acción comunal. Las modificaciones de los documentos base de la contratación a que hubiere lugar.2. que se dará a conocer a todos los interesados. Tratándose de Concurso Abierto o Cerrado. ambiguo o impreciso del Pliego de Condiciones o Términos de Referencia. 7. cooperativas. cuando el número de oferentes identificados fuere superior a cinco (5). y resolver las inquietudes a que haya lugar. los interesados podrán solicitar aclaraciones para despejar cualquier aspecto dudoso. en la forma y oportunidad que se indique en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia respectivos.2. se efectuarán mediante Adendo firmado por el Funcionario Autorizado. junto con las personas que por sorteo fueron preseleccionadas en la audiencia pública. fundaciones o Mipymes departamentales.
. En estos documentos se
Adicionalmente.A.
Las solicitudes de aclaración se deberán responder mediante escrito cuyo contenido se dará a conocer a todos los interesados. El plazo máximo para solicitar aclaraciones se deberá definir en esos documentos.: 13 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. quienes podrán presentar propuesta en el proceso de selección que se adelante. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.2.
Estas personas podrán ser invitadas de manera directa por ECOPETROL y presentar la propuesta respectiva. a un mínimo de cinco (5).2. de lo cual se levantará un acta suscrita por el Funcionario Autorizado de la contratación o por quien éste haya designado para atender la diligencia. de manera satisfactoria. el contenido de los documentos que le sirven de soporte. Presentación de propuestas Las propuestas se deberán presentar por escrito.2. mediante sorteo.
Personas que hayan celebrado y ejecutado o estén ejecutando contratos referidos a las mismas actividades a favor de ECOPETROL. ECOPETROL podrá realizar una audiencia pública para escoger de entre ellos.2.3.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución del contrato. Ampliación de la información
ECOPETROL podrá celebrar una audiencia con el propósito de precisar el alcance de la contratación.
7. regionales y locales.2.
Cuando la propuesta se deba presentar por escrito. en la ley 527 de 1999 y demás normas sobre documentos electrónicos. Adicionalmente. la aceptación expresa del proponente sobre la aplicación de las normas establecidas en el Manual de Contratación y demás aspectos relacionados con la adjudicación. el Funcionario Autorizado deberá enviar al proponente.: 14 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. si así lo considera conveniente. telefónica o escrita. ECOPETROL informará a los proponentes que las conversaciones son objeto de grabación. la situación de mercado. sin que dichas modalidades deban ser excluyentes. Se aclara que.
Las propuestas se podrán presentar bajo la modalidad de subasta o bajo la modalidad interactiva. se dejará constancia en un documento de los antecedentes de la negociación. siempre y cuando aquellas cumplan los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia respectivos. podrá autorizar la presentación de propuestas alternativas.A. Una vez se concrete la negociación. mientras que si la propuesta se da a conocer a ECOPETROL de manera verbal. teniendo en cuenta lo siguiente: Las conversaciones telefónicas en el proceso de negociación o fase precontractual serán grabadas. como condición para su validez. a fin de que igualmente sea ratificada por escrito. pero siempre antes de la respectiva adjudicación. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. el conocimiento por parte del proponente de la totalidad del Manual de Contratación. En todo caso. indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación. fax. quedando registradas por este medio las propuestas presentadas o las respuestas sobre no participación. las características sobre el desarrollo de la negociación. Con los sistemas electrónicos de grabación telefónica se podrán validar como propuestas formales las realizadas por este medio. por escrito. la presentación de cualquier propuesta a ECOPETROL estará acompañada de una manifestación del respectivo proponente en la que conste que conoce este Manual de Contratación de manera completa y su aceptación expresa de todas las condiciones y las normas estipuladas en el mismo. pedir a los proponentes que se la envíen aún después de la recepción de una oferta. pudiendo ser complementarias. por ende.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. en mensaje de datos y por medios electrónicos. a pesar de que esta manifestación de aceptación constituye un requisito de validez de las propuestas recibidas por la Empresa. En los procesos adelantados dentro del contexto de una negociación se podrán recibir las propuestas de forma verbal. teniendo en cuenta que bajo esa modalidad quedarán registradas las respectivas conversaciones y. ECOPETROL podrá. la última propuesta. en firme los ofrecimientos realizados por los proponentes. margen de precios aceptables. Se podrá autorizar la presentación de propuestas por correo certificado. se acordará una fórmula entre el proponente y ECOPETROL para dejar constancia de la misma. la manifestación a que se refiere este párrafo se deberá entregar también por escrito a ECOPETROL conjuntamente con la propuesta.
VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. y dentro del plazo que se haya señalado. y finalmente aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido. La evaluación de las propuestas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos. considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar.2. quienes cumplan los requisitos de participación y los aspectos técnicos mínimos y/o superen el puntaje o porcentaje mínimo atribuido a éstos. regulando lo pertinente en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia respectivos.
Durante la etapa de presentación de propuestas y tratándose de contratos de obra que comporten un alto grado de complejidad.
7. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Durante el periodo de evaluación. sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero. según ECOPETROL lo vaya requiriendo. para el efecto. de cada uno de los cuales puede resultar una adjudicación diferente.
. en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.: 15 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. los proponentes ajusten. sólo se admitirá la presentación de propuestas económicas a aquellos proponentes cuyas propuestas técnicas. En caso que se realice este procedimiento. en igualdad de condiciones. precisen y/o modifiquen aspectos técnicos de sus propuestas asegurando la conformidad de éstas con las especificaciones técnicas exigidas por ECOPETROL. ECOPETROL verificará el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. podrán presentar ofrecimientos económicos sucesivos.2. los factores.
Bajo la modalidad interactiva podrá haber lugar a adjudicaciones sucesivas. Lo anterior.A. de manera que. ECOPETROL podrá solicitar los documentos. se ajusten en todo a los requerimientos técnicos de ECOPETROL. se podrá implementar. Evaluación de propuestas
La evaluación de las propuestas será realizada por un Comité Evaluador o por el empleado de ECOPETROL que designe el Funcionario Autorizado.2.4. antes de la presentación de la propuesta económica y a solicitud de ECOPETROL. el cual se podrá ampliar por el término que ECOPETROL estime necesario. además. sea cual fuere el número de propuestas recibidas. En desarrollo de esta etapa. luego y con ocasión del trámite de nivelación. trámites de nivelación de propuestas técnicas. certificados y/o aclaraciones que considere convenientes con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al
El proceso de selección continuará con la etapa de evaluación. hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios y condiciones de mercado. su ponderación y el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia.
2.).5. por el término que se establezca en el respectivo Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia. calidades del personal ofrecido. el informe de evaluación de las propuestas se podrá publicar. modificar y/o mejorar sus propuestas.
ECOPETROL podrá negociar el componente económico de la propuesta. o en el documento que contenga dicha decisión. no se podrá variar la identidad del proponente.
La facultad de negociación se consignará y regulará en el correspondiente Pliego de Condiciones o Términos de Referencia. Tratándose de otros Concursos. entre otras).000 S. idioma. 7.L. los aspectos de forma de la propuesta (tales como autenticaciones. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.2. antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado.: 16 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.2. apostille.2.6. los proponentes no podrán completar. Decisión de celebración del contrato o declaración de fallido del proceso de selección Se debe adoptar dentro del plazo previsto en el Pliego de Condiciones y/o Términos de Referencia.M. respetando para el efecto los principios de eficiencia. el informe de evaluación de las propuestas se publicará por un término de hasta tres (3) días hábiles.A.
. economía. Con ocasión de lo anterior. con el fin de que dentro del mismo los Proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes respecto a la evaluación realizada por ECOPETROL y/o las propuestas presentadas. errores de la garantía de seriedad o fallas en la misma respecto de lo exigido.Negociación
7. adicionar.
El Funcionario Autorizado se deberá pronunciar sobre las observaciones formuladas por los proponentes antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado. Serán subsanables. imparcialidad y publicidad. celeridad. luego de la verificación correspondiente considerare necesarios.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.2. b) Disposiciones comunes a la evaluación .M. proponente. sin que se afecte la asignación de puntaje conforme al Pliego de Condiciones y/o a los Términos de Referencia. que.
En ejercicio de esta facultad. y en general todos aquellos aspectos que permitan realizar la comparación objetiva de las propuestas recibidas. Observaciones a la evaluación de propuestas En Concursos Abiertos y Cerrados cuya cuantía fuere superior a mil Salarios Mínimos Legales Mensuales (1. el cual se podrá ampliar en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.2. entre otros) o la omisión en ella de la acreditación de condiciones preexistentes al momento de presentación de la propuesta y que por lo tanto pueden ser objeto de verificación (tales como certificaciones. con el mismo propósito.
Esta decisión requiere de la respectiva justificación y del visto bueno del Funcionario Autorizado del nivel superior. y será informada a los interesados y/o proponentes. Si existen razones que así lo justifiquen. comercialización (de hidrocarburos. económicas. La decisión correspondiente se comunicará por escrito a los proponentes. el proceso de selección podrá incluso ser cancelado. de componentes oxigenantes y de biocombustibles). La decisión de suspender el proceso será motivada e informada a los interesados y/o proponentes. derivados y productos. ninguna propuesta sea admisible y/o favorable. dentro de los quince (15) días siguientes.3.
.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. de fuentes convencionales y alternativas de energía. señalando en forma expresa las razones que la motiven.7.2. y en los de comercio internacional. Si el proponente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y/o no suscribe el contrato dentro del término previsto para el efecto en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. y en especial.A. 7. se podrán efectuar a través de un mensaje de datos. Si éste tampoco suscribe el contrato. acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. ECOPETROL podrá contratar. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.Declaración de fallido del proceso de selección
El Funcionario Autorizado podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas.3 Perfeccionamiento. fax o cualquier otro procedimiento comercial aceptado en este tipo de contrataciones. dentro del plazo previsto en la comunicación respectiva. Suspensión y Cancelación del proceso de selección
ECOPETROL declarará fallido el proceso de selección cuando de conformidad con los requisitos y factores establecidos en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. . en los contratos de compraventa de bienes muebles. en los de cabotaje. o de fuerza mayor. operativas. En todos los contratos a celebrar. cuando aparezcan circunstancias técnicas. orden de autoridad. siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Sociedad y estuviere vigente a la fecha. con el proponente calificado en segundo lugar. la aceptación de la propuesta y consecuente decisión de contratar. se aplicarán las mismas reglas con los siguientes proponentes en el orden de elegibilidad.2. de mercado. en tanto existan más propuestas favorables y sin perjuicio de la responsabilidad de indemnizar los posibles perjuicios que adquirió el proponente al presentar su oferta y de hacer efectiva la garantía de seriedad de esta. ejecución y liquidación del Contrato 7.1.: 17 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Perfeccionamiento
En los contratos relacionados con operaciones de cabotaje y comercio internacional. Para los contratos diferentes de compras cuya cuantía supere los 1. o liberación del pedido o solicitud en el sistema). el cual será firmado por las partes. de componentes oxigenantes y de biocombustibles).000 SMLM se utilizará el formato de Orden de Trabajo u Orden de Servicio.). derivados y productos. el contrato respectivo se entenderá contenido en la autorización escrita impartida por el Funcionario Autorizado (solicitud al contratista debidamente firmada.
Para efectos probatorios.2.3. Para los contratos diferentes de compras cuya cuantía no supere los 1.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. 7.
.: 18 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.M. de lo cual se levantará un acta cuando sea pertinente. todos los contratos de ECOPETROL se consignarán en documento escrito
. y la factura presentada por el contratista. Aceptación de seguros y garantías
Tratándose de compras y servicios generales de cuantía hasta cien Salarios Mínimos Legales Mensuales (100 S. fax. se podrá comunicar la aceptación de la propuesta mediante un mensaje de datos.Documentación de los contratos
La estandarización y actualización de los modelos y minutas está a cargo de la Vicepresidencia Jurídica. de fuentes convencionales y alternativas de energía. con la comercialización (de hidrocarburos. A menos que la ley exigiere expresamente que se cumpla con determinada formalidad para estos efectos.L. El contrato se considerará contenido en la propuesta respectiva y la comunicación de su aceptación. Ejecución Para iniciar la ejecución del contrato. se debe utilizar el formato de Orden de Compra. y en general.M. el contrato se entiende perfeccionado cuando se dé el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación.
En las contrataciones referidas a bienes o servicios ofrecidos al público en general en condiciones comunes a quienes los soliciten.000 SMLM se utilizará el Contrato Formal. se deberá cumplir lo siguiente: a. se podrán utilizar los formatos preestablecidos por los proveedores de esos bienes y/o servicios. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. o cualquier otro medio comercialmente aceptado.
Para los contratos de compra de bienes muebles.A.
el contratista deberá pagar el importe correspondiente al porcentaje del impuesto de timbre nacional que se haya pactado a su cargo una vez suscrito el documento que contiene el contrato. La aceptación de los seguros y garantías no requiere de una formalidad especial y podrá darse vía mail. el contratista
Se publicarán en el Diario Único de Contratación Pública los contratos cuya cuantía sea igual o superior a 50 S. caso fortuito o hechos irresistibles de terceros. En todo caso. si así lo consideran pertinente las partes.A.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.L. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.3. Estos requisitos serán revisados por el Interventor del contrato con el fin de verificar su conformidad con lo pactado en éste. Ejecución del contrato Celebrado el contrato y cumplidos los requisitos previstos para la ejecución de su objeto. ECOPETROL podrá ampliar el plazo de ejecución del objeto del contrato por el término que estime razonable. Pago del impuesto de timbre nacional
c. b. conforme a las disposiciones legales vigentes y a los conceptos de la DIAN. fax o cualquier otro medio electrónico aceptado por la legislación vigente. En los actos de cuantía indeterminada. el pago de este impuesto se hará conforme lo dispongan las normas aplicables. para la ejecución de este. celebrados por ECOPETROL. a juicio de ECOPETROL. se acuerde que el impuesto estará a cargo de ECOPETROL en su totalidad.M. salvo en los casos en que.L.
.3. a falta de Interventor serán revisadas por el Administrador del contrato.
Cuando sea aplicable.: 19 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.M. o cuando.
El plazo de ejecución del contrato sólo se podrá modificar si durante su desarrollo sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor. Salvo por el caso de los contratos que la Junta exima del requisito de publicación por razones estratégicas o de confidencialidad. serán publicados en la página web de la Empresa. Se verificará el cumplimento de los requisitos sobre los seguros y garantías que hayan sido exigidos en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia o en el contrato.M. ello se requiera para cumplir con los fines de la contratación. Se exceptúan los contratos no sujetos a las normas dispuestas en este Manual y aquellos que la Junta Directiva de la Empresa determine que no deben publicarse por razones estratégicas o de confidencialidad. se iniciará dicha ejecución.M. todos los contratos de cuantía igual o superior a 50 S. sin perjuicio de aplicar las sanciones contractualmente pactadas. Del inicio de ejecución del contrato se podrá dejar constancia escrita en un Acta de Iniciación. Publicación
7. caso en el cual la decisión de ECOPETROL deberá ser motivada. Si el contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles.
y no requiere de suscripción previa de documento alguno con el contratista. revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar.A. que se realice el pago del impuesto de timbre que se cause. Liquidación del contrato Los contratos de ejecución sucesiva de que trata el presente Manual serán objeto de liquidación de común acuerdo con el contratista. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
La ejecución del contrato se podrá suspender total o parcialmente de común acuerdo. y que se efectúe la publicación de conformidad con lo previsto en este Manual. servicios y/o suministros tendrá que ser razonable y favorable económicamente para ECOPETROL.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. ésta podrá ser practicada directa y unilateralmente por ECOPETROL a través de documento escrito. se requiere que conste por escrito. b) Suspensión de la ejecución del contrato
7. La ejecución de mayor cantidad de obra. conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse en paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato. que se modifique y/o ajuste la respectiva garantía.
Cualquier adición que se convenga de un contrato. En el acta constarán los acuerdos.
. no comporta una Adición y se pagará a los precios convenidos en el contrato para el respectivo ítem. por circunstancias de fuerza mayor. Las partes podrán pactar que si el contratista no se presenta a la liquidación o no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma.4. debe ser realizada por el Funcionario Autorizado que celebró el contrato que se adiciona y requiere para su perfeccionamiento las mismas condiciones enunciadas en el presente Manual para los contratos.
En los contratos a precios o tarifas unitarios. caso fortuito o hechos irresistibles de terceros. de servicios o de suministros que se genere y/o sea necesario realizar durante el plazo previsto para su ejecución. En esta etapa se podrán acordar con el contratista los ajustes. es decir. o unilateralmente por ECOPETROL si así se hubiese convenido entre las partes.3. La ampliación del plazo dará lugar a la modificación de la vigencia de los seguros y/o garantías constituidos por el contratista para la ejecución del contrato.: 20 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e indemnizar los perjuicios ocasionados a ECOPETROL. sin perjuicio de los límites de los recursos que tenga destinados ECOPETROL para el desarrollo del contrato. la mayor cantidad de obra.
7. contado a partir del vencimiento del plazo para liquidar el contrato de común acuerdo. o a la fecha del acuerdo que disponga la misma. lo anterior no obsta para que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la liquidación. se podrán utilizar los medios electrónicos. la modifiquen o complementen y de conformidad con las directrices internas de ECOPETROL. 7.4. la liquidación se incluirá dentro del Acta de Terminación y/o de Recibo Final. sin perjuicio de aquellas que exija la ley para su perfeccionamiento. La liquidación bilateral del contrato se deberá realizar en el término fijado en éste o en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia. dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización de la ejecución del contrato. 7. de conformidad con las disposiciones comerciales y civiles pertinentes. a la terminación unilateral o anticipada. La liquidación unilateral se deberá realizar dentro del término que las Partes acuerden. Para los anteriores efectos se requiere autorización del Presidente de la Sociedad para cada caso en particular.4.4. controles.2 Utilización de medios electrónicos En todos los trámites regulados en el presente Manual. o. Los contratos celebrados en el extranjero se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan celebrado.3 Normas y procedimientos adicionales Ningún empleado de ECOPETROL podrá dictar normas.
.4 DISPOSICIONES VARIAS 7.4. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.: 21 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley de comercio electrónico y en las normas que la reglamenten.1 Formalidades de los actos contractuales
7. En caso de considerarlo pertinente y posible. en su defecto. De la liquidación del contrato se debe dejar constancia en la respectiva Acta de Liquidación.4 Legislación aplicable Los contratos que celebre ECOPETROL se regirán por la legislación especial que les sea aplicable.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.A. ni modificar los procedimientos previstos en el presente Manual. a menos que se deban cumplir en Colombia. Cuando se trate de contratos que han de ejecutarse fuera de Colombia y esta circunstancia indique que sea
Los actos que se emitan o celebren con ocasión de la actividad contractual de ECOPETROL no estarán sujetos a formalidades especiales.
. en su sesión del 7 de diciembre de 2007. Lo anterior sin perjuicio de que para la celebración.6 Revisión y actualización
La Junta Directiva de ECOPETROL autoriza al Presidente para que.5 Vigencia
10. 7. NO APLICA CONTINGENCIAS. según consta en el acta 078. conveniente utilizar un procedimiento de negociación o un Manual de Contratación diferente del aquí previsto. las partes del contrato podrán aplicar el procedimiento de negociación o un Manual de Contratación diferente del aquí previsto.
7. objetividad. la cual será tramitada por la Vicepresidencia Jurídica. 11. aplicará este Manual de Contratación. NO APLICA ANEXOS Título GLOSARIO
El presente Manual de Contratación entrará en vigencia a partir del 1° de Enero de 2008. Los procesos de contratación que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia del presente Manual.7 Aprobación
En caso de conflicto o duda sobre la aplicación de este Manual de Contratación u otro que regule contrataciones especiales de ECOPETROL. REGISTROS. ordene la revisión y actualización del presente Manual.
El Manual de Contratación fue aprobado por la Junta Directiva de ECOPETROL. cuando lo considere necesario. idoneidad.A. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.4.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.: 22 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. ejecución y liquidación del contrato se tengan en cuenta las reglas contenidas en el presente Manual.4. NO APLICA BIBLIOGRAFÍA. En lo no previsto en este Manual y sin perjuicio de atender las disposiciones constitucionales. experiencia y mejor selección. aplicarán las normas comerciales y civiles. 9. sin perjuicio de la obligación que tiene ECOPETROL de aplicar reglas que aseguren la transparencia. deberán terminarse de conformidad con el Manual vigente a la fecha de apertura del respectivo proceso.
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01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. 2 3 PLANEACION CONTRACTUAL MATRIZ DE GERENCIA DE SUMINISTRO
.A.: 23 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
En dicho acuerdo se deben consignar las siguientes condiciones: (i) la vigencia. por la inclusión de actividades que están relacionadas con su objeto y que resultan necesarias para la satisfacción o terminación del mismo. Acuerdo de Precios: Es el acuerdo que. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Adición: Es el acto jurídico bilateral por el cual se incrementa el valor de un contrato. la realización de prestaciones de la misma naturaleza de las que son objeto del contrato. teniendo en cuenta sus necesidades para el desarrollo de su objeto social. salvo que expresamente se determine algo diferente en las disposiciones del Manual. la inclusión de nuevas actividades relacionadas con dicho objeto. diferentes a las previstas en el párrafo anterior. los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna. El Acuerdo de Precios se desarrollará a través de solicitudes de compra y/o de servicios. si ECOPETROL lo solicita. en cuanto ello represente el mejor negocio para ECOPETROL (prórroga). ECOPETROL celebra con el proveedor de bienes o servicios sobre los precios de éstos.como una primera opción al Acuerdo de Precios. que aun cuando no resultan imprescindibles para la satisfacción o terminación del mismo. en caso de presentarse la necesidad de los bienes y/o servicios a que el mismo se refiere. Dichos dineros
. previo Análisis de Mercado. (ii) el hecho de que ECOPETROL no se compromete con la adquisición y/o ejecución de cantidades mínimas o determinadas. entre otras causas. por consiguiente. GLOSARIO Para todos los efectos del Manual de Contratación. su ejecución mediante el contrato si representa el mejor negocio para la Sociedad. Anticipo: Son los dineros que entrega ECOPETROL al contratista.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.A. cuando verifique la existencia de mejores condiciones comerciales en el mercado y/o cuando ECOPETROL decida modificar su política de contratación y compras de tal manera que se haga incompatible con el Acuerdo de Precios. en unas condiciones de transferencia o ejecución determinadas. no genera obligaciones entre las Partes. aun cuando acudirá -en cuanto le resulte conveniente y ajustado a sus propias necesidades. las cuales realizará ECOPETROL. a los precios acordados. y (iv) la facultad de ECOPETROL de dar por terminado el Acuerdo de Precios. (iii) el compromiso del proveedor de entregar el bien y/o prestar el servicio. para que sean administrados e invertidos por éste de conformidad con las condiciones que se establezcan en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia y/o en el contrato. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa. la cual podrá superar la vigencia fiscal en la cual se llega al acuerdo.: 24 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. en un nuevo plazo. El Acuerdo de Precios no constituye un contrato.
ANEXO 1. siempre y cuando el contexto así lo requiera.
en la medida en que se vayan amortizando. Al ser los riesgos de carácter dinámico. o de operación de refinerías o plantas petroquímicas. que actúa con sujeción a sus Estatutos y tiene domicilio principal en Bogotá. una transversal comunicación. está facultado para contratar en representación de la Sociedad. Funcionario Autorizado: Es el empleado de ECOPETROL que. entidad descentralizada por servicios. inundación.
Contratos de Colaboración. D.
Ciclo de Gestión de Riesgos: Componente de la Gestión de Riesgos. y. y cuando se trate de prevenir y/o se precise conjurar alguna de esas situaciones. acuerdos de intercambio de activos. comercialización y mercadeo de los bienes inherentes al objeto social de ECOPETROL (incluye los acuerdos para la determinación de las condiciones bajo las cuales ECOPETROL y otras personas accederán a áreas de exploración y/o explotación de dichos bienes en Colombia o en el extranjero. organizada como Sociedad de Economía Mixta. el Ciclo está basado en los principios de mejoramiento continuo. compra y/o venta de activos o cualquier figura similar en Colombia y/o en el extranjero. explotación. de conformidad con el artículo 1° de la Ley 1118 de 2006. producción. refinación. cuando se presenten emergencias operacionales y/o ambientales. y en general. entre otras. acuerdos para la solicitud conjunta de áreas de exploración y/o explotación en Colombia o en el extranjero. ECOPETROL solicitará al contratista garantía de adecuado manejo de estos recursos. acuerdos de operación conjunta en Colombia y/o en el extranjero.: 25 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. acuerdos de negociación conjunta en áreas de exploración y/o producción en Colombia y/o en el extranjero. del orden nacional.. cuando se presenten situaciones excepcionales derivadas de fuerza mayor.
ECOPETROL: ECOPETROL S. por tanto.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. vinculada al Ministerio de Minas y Energía. acuerdos de áreas de mutuo interés en Colombia y/o en el extranjero. acuerdos de participación conjunta en licitaciones o procesos de oferta de áreas de exploración y/o explotación. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. valoración. terrorismo.A. acuerdos de adquisición de reservas en Colombia y/o en el extranjero. monitoreo y. tratamiento. terremoto.
Emergencia o Apremio: Es la situación extraordinaria que se presenta cuando la grave afectación de la producción o del abastecimiento de combustibles. procesamiento. caso fortuito y/o hechos irresistibles de terceros tales como huelga. derrame de productos. en consecuencia. comercialización y/o transporte en Colombia y/o en el extranjero).A. Teniendo en cuenta la naturaleza de este pago. en Colombia y/o en el extranjero. o la continuidad de la operación o del funcionamiento normal de instalaciones.C. análisis. asonada. por disposición legal o por delegación. conformado por cinco etapas secuenciales: identificación. sabotaje. la ejecución de obras y/o en general la realización de trabajos en forma inmediata. Asociación o Participación: Son aquellos contratos relacionados con la administración de la cadena de suministro. incendios. plantas o equipos exigen la disposición de bienes y/o servicios. ingresarán al patrimonio del contratista. los acuerdos que sea necesario suscribir en desarrollo de una negociación en la que se tenga como objetivo la participación de ECOPETROL en conjunto con otras personas en actividades de exploración. sólo se irán convirtiendo en parte de pago y.
conocer nuevos productos y/o servicios y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la provisión de bienes y/o servicios.
Gestión de Riesgos: Es una manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y negativos de la toma de decisiones. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. Sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a quienes intervienen en la etapa de planeación de la contratación y de quienes desempeñen actividades de asesoría.A.: 26 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. la designación de evaluadores y la decisión de celebrar un contrato. ejecución y terminación del contrato respectivo. La Lista de Precios Unitarios se elaborará para las actividades repetitivas y/o de ejecución sucesiva que no sea conveniente concentrar en un solo contrato y que puedan ser realizadas por varias personas en similares condiciones de calidad y oportunidad.
Inteligencia de Mercado (o Análisis de Mercado): Es el trámite y/o la actuación que permite revisar la estructura. las características y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
Funcionario Ejecutor o Gestor de la Contratación: Es la persona asignada por el Funcionario Autorizado para tramitar el proceso de selección. y que aplica durante un periodo determinado. estableciendo expresamente que no genera compromiso u obligación para ECOPETROL. La Lista de Precios Unitarios debe ser aprobada por la Gerencia Administrativa y/o por el Funcionario Autorizado de más alto nivel en las áreas que tuvieren delegaciones de propósito específico. está autorizado para emitir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración. Son facultades exclusivas y/o privativas del Funcionario Autorizado la aceptación de ofertas mercantiles. el Funcionario Autorizado responderá por la dirección del proceso de selección y de la celebración y ejecución del contrato y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros empleados y/o al Comité Asesor de Contratación y Compras. en el que se consigna el valor unitario de cada uno de los ítems (unidades de recurso. identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y/o el menor riesgo. obras. Incluye el análisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluación de condiciones de capacidad de los eventuales proveedores. Su elaboración debe estar precedida de la verificación de precios actualizados. la elaboración del Pliego de Condiciones y/o de los Términos de Referencia y de sus Adendos. así como su efectiva celebración. la iniciación de los procesos de selección. ejecución y/o terminación. bienes) relacionados con una actividad. así como. No será necesaria la elaboración de una Lista de Precios cuando. trabajo. lo cual se puede hacer mediante Análisis de Mercado que involucre la obtención de varias cotizaciones escritas y/o la consulta a una pluralidad de fuentes. previa consulta a
El trámite de Inteligencia de Mercado se podrá realizar entre otras. pues no corresponde a un proceso de selección.
Lista de Precios Unitarios: Es el documento elaborado y aprobado por ECOPETROL. y en desarrollo del mismo se tendrán en cuenta los principios que orientan la contratación de ECOPETROL. en forma verbal o escrita.
si la aceptan y si estarían dispuestos a contratar con fundamento en ella y en las condiciones predefinidas por ECOPETROL. estrategia comercial. Parágrafo: La Lista de Precios Unitarios se elaborará de manera específica para el tipo de actividad que será objeto de contratación y considerando los términos y condiciones con sujeción a los cuales ésta se debe ejecutar. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. durante un tiempo no inferior a cinco (5) días hábiles. Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte de ECOPETROL. Elaborada y aprobada la Lista de Precios Unitarios. lo cual realiza antes de que se hayan ejecutado las obligaciones a cargo del contratista. La vigencia de la Lista consultará la dinámica del mercado para los bienes. Al mismo se integran las resoluciones de delegación de autorizaciones. la Gerencia Administrativa. el Funcionario Autorizado implementará mecanismos que garanticen la adjudicación en condiciones objetivas considerando a todos aquellos que la hayan aceptado. por escrito. establecida como política corporativa. que regula las delegaciones que en materia de contratación con terceros (Autorizaciones) y gestión administrativa (Aprobaciones) confiere el presidente de la Sociedad en los funcionarios de los niveles directivo y ejecutivo de ECOPETROL. de manera que manifiesten. eficacia. se deberá publicar la Lista a través de cualquier medio idóneo. bajo los principios constitucionales de igualdad. Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el
. moralidad. imparcialidad y publicidad. en la misma se deberá prever e implementar instrumentos que aseguren que los precios en ella contenidos correspondan a los precios del mercado. trabajos y/o servicios a que se refiere. que de acuerdo con el impacto en la operación.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. la complejidad del mercado y el riesgo asociado a la necesidad que debe ser satisfecha mediante la contratación. Dicha herramienta involucra el análisis de los siguientes elementos: factor crítico para la adquisición. selección objetiva de oferentes. Para este efecto. estrategia para la administración de inventarios. indicando las condiciones de capacidad e idoneidad que deben cumplir los interesados en contratar con fundamento en la Lista de Precios (condiciones cuyo cumplimiento tendrá que ser objeto de verificación por parte de ECOPETROL) o precalificar previamente las personas a quienes se ofrecerá la Lista.A. se verificare la preexistencia de una Lista de Precios que pueda aplicar a la contratación respectiva.
Matriz de Gerencia de Suministro: Es la herramienta adoptada por ECOPETROL. economía. determina el proceso de selección que se debe surtir. a consideración de personas que tengan la capacidad e idoneidad para realizar la actividad a que aquella se refiere. y elementos para obtener el mejor negocio para ECOPETROL. celeridad. Manual de Control Administrativo: Es el documento que sirve como instrumento para el desarrollo de la cultura de auto control. de su obligación de cancelar parte del valor convenido. ésta se someterá. Si la Lista de Precios fuere aceptada por varias personas que tengan la capacidad e idoneidad para realizar la actividad a que la misma se refiere. funciones o aprobaciones para proyectos y programas especiales.: 27 de 37
operativa.M. momento en que ECOPETROL realice su transferencia.M.
ECOPETROL se abstendrá de exigir. Sociedad (Empresa): ECOPETROL S. mediante la cual se obtiene conocimiento del mercado nacional o extranjero sobre la capacidad de los proveedores para satisfacer necesidades específicas de abastecimiento. teniendo en cuenta las características del bien y/o servicio requerido. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y que se surte mediante la formulación de invitación pública o privada. de las capacidades jurídica. seguridad. y aspectos de HSEQ (salud.: 28 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. RFI (Request For Information): Sigla internacional para denominar la herramienta de Inteligencia de Mercado aplicada a través de una convocatoria pública. cuando en este Manual se hiciere referencia a una cuantía expresada en S. a menos que se requieran para verificar información actualizada del preseleccionado. de organización y financiera de los interesados.L.M.
Precalificación: Es el trámite dirigido principal pero no exclusivamente a preseleccionar a las personas que participarán en procesos de Concurso Cerrado.L. para la determinación de estos no se incluirá el IVA. A menos que de manera expresa se dispusiere algo diferente.
. vigente en la República de Colombia en un periodo determinado.M. pero no se podrá utilizar para obtener propuestas económicas. ambiente y calidad) de los mismos. Se mide en términos de la probabilidad de ocurrencia del evento por el impacto/severidad de las consecuencias. razón por la cual el contratista dispone totalmente de la administración y/o manejo de los mismos a menos que en el contrato respectivo se acuerde algo diferente. mensual.
Salarios Mínimos Legales Mensuales o S. en los procesos de selección. técnica..A. Riesgo: Todo aquello que pueda ocurrir y que impacte el logro o cumplimiento de los objetivos del proceso/actividad/tarea/función/proyecto.A. documentos y requisitos que hubieren sido aportados o satisfechos en desarrollo del trámite de Precalificación. Precio de Mercado: Precio al cual se cotiza un bien o un insumo en el mercado o zona geográfica económica respectiva. Está determinado por la oferta y la demanda del bien o insumo y depende de la manera como los agentes del mercado evalúen el desempeño del fabricante o productor y del entorno.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
La Precalificación se realizará mediante el análisis y la verificación. entre otras. Para efectos de dicho análisis y verificación se podrá prescindir de requisitos y formalidades que pueden ser satisfechos durante el trámite del proceso de selección.: Es el salario mínimo legal.
1. determinar los riesgos que asumirá cada una de las partes. identificar y cuantificar los factores de riesgo previsibles que se puedan llegar a presentar durante su vigencia.
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. si existiere duda.3.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. PLANEACIÓN CONTRACTUAL
1. se definirá el tipo de salario y prestaciones sociales que se tendrán en cuenta. para lo cual.4. evaluar su factibilidad. conforme al Ciclo de Gestión de Riesgos. se consultará a la dependencia respectiva que tenga las funciones de asesoría y/o auditoria laboral.
Adicionalmente. PRECISIONES SOBRE LA CONTRATACION
1. de manera que en el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia se consignen las reglas pertinentes. conveniencia y oportunidad y definir la clase de contrato a celebrar. Definición del tipo de salario
Se deberá prever la elaboración u homologación del estudio acerca de los riesgos reales o potenciales que puedan existir para la salud de los trabajadores en la actividad que se pretenda contratar.2. se podrá prever el pacto de la "opción" regulada en la Ley 51 de 1918. Identificación y distribución de otros riesgos Para los contratos de ejecución sucesiva se deberá adelantar una adecuada Gestión de Riesgos.: 29 de 37
ECOPETROL podrá celebrar los actos o acuerdos que permita la autonomía de la voluntad y que se requieran para el cumplimiento de los fines u objetivos señalados en sus Estatutos.A. en concordancia con lo anterior podrá pactar cláusulas de multas. en consecuencia. penal pecuniaria y terminación anticipada del contrato. clase de contrato y cláusulas especiales
ANEXO 2. se deberá analizar. diseñar los
Con base en la necesidad respectiva se deberá precisar el objeto y alcance de la contratación. Determinación del objeto. Determinación del panorama de riesgos en materia de seguridad industrial y de salud ocupacional
Si la ejecución del contrato puede conllevar la vinculación laboral de personal.
consecuencias y medidas de mitigación existentes de los riesgos identificados. estableciendo el nivel de meta el nivel de riesgo esperado.A. Se deben determinar los eventos estén o no bajo el control de la organización. en las columnas de consecuencias determine el impacto de la materialización del riesgo para los recursos: personas. eliminar o mitigar) y estructure las acciones de tratamiento adecuadas para reducir el nivel de riesgo.
. imagen y cliente y determine la probabilidad de ocurrencia. La calificación final del riesgo será el valor más alto obtenido de los cinco impactos y la probabilidad establecida. El Ciclo de Gestión de Riesgos es el siguiente:
Identificar: Pregúntese: ¿qué puede suceder? (evento).: 30 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Tratar: Seleccione la opción de tratamiento del riesgo (asumir. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. ¿por qué podría suceder? (causas) y ¿cómo impactaría este evento en el cumplimiento de los objetivos? (consecuencias).
Evaluar: De acuerdo con la matriz RAM. Aquí debe identificar los amparos que se deban constituir para minimizar las consecuencias del riesgo. Se debe determinar quién debe asumir el riesgo identificado y definir la distribución del mismo teniendo en cuenta para el efecto la parte que mejor controla la ocurrencia de cada uno de los riesgos (ECOPETROL.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO.
Analizar: Defina las causas. el contratista). controles necesarios con el fin de prevenir la materialización de los riesgos que asuma ECOPETROL e identificar los amparos que se deban constituir para el caso de su ocurrencia. ambiente. económico.
Garantía única de cumplimiento en los términos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
La distribución de los riesgos involucrados en la contratación se debe indicar de manera precisa en el correspondiente Pliego de Condiciones y/o Términos de Referencia o en la audiencia de precisión de éstos. en cada caso. prendas sobre establecimientos de comercio y prendas sobre títulos valores (CDT’s y acciones). o por el titular de los derechos sobre los bienes o servicios objeto de contratación cuando ésta se adelante con su representante o distribuidor exclusivo
Se podrán aceptar las siguientes garantías. Fiducia mercantil en garantía. así como el cumplimiento del nivel de riesgo esperado (meta). Monitorear: Realice un seguimiento al cumplimiento de los planes de acción. expedida por la Casa Matriz del contratista. los amparos. pignoraciones de rentas. Determinación de garantías o seguros
La aceptación de otro tipo de garantías deberá ser autorizada por la Vicepresidencia de Finanzas y la Vicepresidencia Jurídica de la Sociedad.
Comunicar los riesgos: Asegúrese de comunicar a las partes interesadas los resultados obtenidos en cada una de las etapas anteriores del ciclo. su objeto.
. incluyendo. los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes. entre otras. Verifique que se cumplieron las fechas de inicio y finalización de las acciones. Garantías bancarias.A. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y en el contrato respectivo. La garantía deberá estar vigente hasta la liquidación del contrato y la prolongación de sus efectos.: 31 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato se determinarán teniendo en cuenta. teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y las condiciones del mercado:
La modalidad. Hipotecas.
Garantías y/o seguros expedidos por compañías aseguradoras legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. la naturaleza del contrato. si se programa. Prendas en sus diversas modalidades. Fianzas. Cartas de crédito stand by. Garantía irrevocable de primera demanda.5.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. 1.
en los casos en que la ley lo exija. Determinación del impacto socio-ambiental
1. obtener el concepto de la dependencia indicada. 1. Se podrá prescindir de garantías cuando se concluya de manera motivada que el riesgo es bajo para ECOPETROL. los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva. los cuales se deben elaborar con antelación a la iniciación del proceso de selección del contratista. licencias y autorizaciones requeridos
1. interadministrativos. licencias y/o autorizaciones que se deban obtener y se precisará a quien corresponde realizar los trámites necesarios para obtenerlos. buscando la gestión ambiental más eficiente y ajustada a las necesidades y características de cada contrato.
. licencias. siempre que no constituyan parte del objeto o alcance de la contratación respectiva. autorizaciones sanitarias. biótico y socio-económico que pueda causar la actividad que se pretende contratar sobre el medio ambiente.
Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. en caso de duda.8. 2.6. Determinación de los permisos. Quien elabore el presupuesto de la contratación deberá consultar esta lista y. Adicionalmente.7.
Conforme a la legislación vigente. pago de daños.A. departamentales y municipales que deberá asumir ECOPETROL o los contratistas con ocasión de la celebración y ejecución de los contratos. se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos. se deben realizar los estudios de impacto ambiental y los planes de contingencia. entre otros.: 32 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. seguros. Determinación de impuestos La Unidad de Información Contable y Tributaria elaborará una lista de los impuestos (tipo y cuantía) nacionales. PRESUPUESTACION Con la información obtenida según lo indicado anteriormente. se debe prever el impacto físico. se efectuará una relación de los permisos. Esta lista se deberá actualizar anualmente o cuando se presenten modificaciones en los diferentes regímenes tributarios. compras. se deberá hacer la relación respectiva y cuantificar sus costos. cabotaje. se debe proceder a:
Sin perjuicio de lo indicado en el numeral anterior. o cuando se trate de contratos de empréstito. corretaje.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación ambiental. societarios de cualquier tipo y en los de comercio internacional.
3.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. se deberá seleccionar el (los) Sistema (s) de Precios más conveniente(s) para ECOPETROL. entre otros aspectos que apliquen. y las condiciones de ejecución de ésta.2. cuyo porcentaje será determinado por el Funcionario Autorizado. El Anticipo será administrado mediante un instrumento financiero idóneo que será determinado por la Vicepresidencia de Finanzas y la Vicepresidencia Jurídica. Determinación del sistema de precios
2.1. 2. lo mismo que el tipo de moneda a utilizar. de lo cual se dejará justificación escrita. Elaboración del presupuesto para la contratación
Con base en toda la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores. Selección de la forma de pago
De acuerdo con las características del contrato se deberá escoger la forma y periodicidad de los pagos al contratista. definiendo si serán fijos o ajustables. es competencia y responsabilidad del jefe del área o dependencia interesada en la contratación.: 33 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. a la naturaleza y complejidad de la contratación.
Según la clase. El Anticipo y el Pago Anticipado sólo se podrán otorgar cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contratación. El establecimiento del presupuesto de ECOPETROL para cada proceso de selección. se deberá analizar la conveniencia de otorgar un Anticipo o un Pago Anticipado. magnitud y características del contrato. 2.
. Estimación de los costos por ajustes e imprevistos Se deberá efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la aplicación de la cláusula de reajuste que se pacte. sin incluir el IVA. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. el cual deberá comprender los costos directos e indirectos. se elaborará el presupuesto de ECOPETROL.A. Ni el Anticipo ni el Pago Anticipado se podrán otorgar para propiciar o mejorar las condiciones de capacidad financiera de los proponentes o contratistas. y prever la apropiación para los costos que se originen en la posible revisión de los precios por razón de los cambios y/o alteraciones de las condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que ECOPETROL asuma expresamente. 2.4. y considerar el término o plazo de ejecución del contrato si no se previeren reajustes. Atendiendo. Este presupuesto se deberá proyectar para la fecha de presentación de las propuestas.
en forma oportuna. se deberá hacer una proyección de los costos de acuerdo con los antecedentes. ELABORACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA El Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia deberán contener las reglas que se constituirán en la ley particular de la contratación y. y esta dependencia hará. aspectos de HSEQ. deberán ser completos. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. 3.1. ECOPETROL analizará las observaciones recibidas de los interesados e incorporará las modificaciones a que hubiere lugar en los documentos definitivos. Los Funcionarios Autorizados y los Funcionarios Ejecutores o Gestores de Contratación deberán informar a la Vicepresidencia Jurídica sobre el resultado práctico de la aplicación de la estandarización. Si no se pudieren precisar las cantidades de trabajos. Requisitos para participar Son los requerimientos que ECOPETROL exige para poder participar. capacidad técnica. El proyecto de dichos documentos se podrá publicar antes de la iniciación del correspondiente proceso de selección. bienes o servicios. El presupuesto de ECOPETROL podrá ser informado a los interesados. en tal caso se garantizará su conocimiento por todos ellos. se deberá indicar también las consecuencias que se deriven del hecho de que las propuestas no se ajusten al mismo. por lo tanto. La competencia así determinada. capacidad financiera. En los eventos en que el presupuesto de ECOPETROL sea informado. entre otras. claros. con el fin de determinar el proceso de selección. Sin perjuicio de la facultad de contratar la elaboración de los Pliegos de Condiciones y/o los Términos de Referencia para determinados procesos de selección. no variará por el hecho de que al proceso de selección se adhieran terceros o ECOPETROL en condición de operador o mandatario. precisos y coherentes. los ajustes que sean pertinentes.: 34 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. tales como: capacidad legal. se determinará quién ejercerá como Funcionario Autorizado de la contratación.
. o por el hecho de que la propuesta más favorable superare el límite de competencia dispuesto para dicho funcionario. financiación. reglas relativas a: 4.A. DETERMINACION DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO
4. El Pliego de Condiciones y/o los Términos de Referencia base de un Concurso contendrán. con la indicación expresa de que se trata de documentos preliminares y que su publicación no genera obligación alguna de ECOPETROL de iniciar el proceso de selección. la estandarización y la actualización de los mismos estarán a cargo de la Vicepresidencia Jurídica. manifestación oportuna de intención de participar o escogencia mediante sorteo público (en caso de Concurso
Con base en el monto del presupuesto oficial más el valor del IVA correspondiente.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. el Funcionario Autorizado competente y para verificar la existencia de apropiación presupuestal suficiente.
en el Pliego de Condiciones y/o en los Términos de Referencia se podrá permitir que los participantes acrediten la experiencia técnica y la capacidad financiera de su casa matriz y/o de filiales 100% controladas por ésta. En los contratos de ejecución sucesiva de comercio internacional. 4. garantía de seriedad de la propuesta cuando se considere conveniente. entre otros aspectos que se consideren oportunos para la ejecución del contrato. con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para suscribir el contrato. siempre que la casa matriz otorgue a favor de ECOPETROL una garantía irrevocable y de primera demanda. de comercialización (de hidrocarburos. la acreditación de la existencia y representación legal de las personas jurídicas extranjeras se solicitará semestralmente o cuando se presenten modificaciones en su existencia y/o representación. y en los de suscripción. derivados y productos. Evaluación de las propuestas Es el señalamiento de las condiciones bajo las cuales se hará la evaluación. Abierto o de trámites que involucren convocatorias públicas) o invitación a participar (en caso de Concurso Cerrado). entre otros. Este apoderado podrá. posibilidad de subsanar defectos u omisiones. de consultoría o servicios cuando no conlleven la vinculación de personal nacional. de operaciones de cabotaje y de comercio internacional. Los certificados respectivos servirán para todos los contratos que se celebren en ese lapso. y suscriba con ECOPETROL un compromiso de apoyo y supervisión técnica a la filial que presente la oferta. así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. determinación de los factores objetivos de evaluación.
. y con posterioridad. tales como: apertura de propuestas.A. Quedan exceptuadas de este requisito las personas jurídicas extranjeras al celebrar contratos de compraventa de bienes muebles. Cuando se considere conveniente. presentar la propuesta en nombre y representación de la persona jurídica extranjera que no tenga sucursal en Colombia. ponderación de éstos. de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. que se celebren con el titular de esos derechos. habrá lugar a la acreditación de la existencia y representación legal de éste para efectos de la integración de la primera relación contractual.sin sucursal en Colombia . si cuenta con facultades para ello.2. que tienen un apoderado debidamente constituido. visita al sitio de ejecución del contrato y presentación de la propuesta. Asociación o Participación. de fuentes convencionales y alternativas de energía. lo mismo que los contratos que se ejecuten en el extranjero. En los contratos referidos a bienes o servicios sobre los que recaen derechos de autor. cuando se presenten modificaciones en dicha existencia y/o representación.: 35 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. Las personas jurídicas extranjeras . SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.deberán acreditar al presentar la propuesta. causales de inadmisibilidad y/o rechazo. Las personas jurídicas deberán demostrar su existencia y representación legal.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. de Colaboración. de componentes oxigenantes y de biocombustibles). procedimiento y término para la evaluación. negociación.
los siguientes factores: -
Experiencia del proponente (en contrataciones tales como prestación de servicios profesionales. consultorías) Equipos ofrecidos Personal técnico propuesto Tecnología ofrecida Calidad del servicio post-contractual Aseguramiento o gestión de la calidad Cumplimiento de normas técnicas Transferencia de tecnología y actualización tecnológica Valor revisado de la propuesta Además de los factores anteriores. siempre se tendrá en cuenta la participación nacional / extranjera (origen de bienes y servicios) conforme a la previsto en la Ley 816 de 2003. Se podrán tener en cuenta.000) puntos. 4.evaluación de desempeño de proveedores y contratistas. Lo anterior no aplica tratándose de compraventa de bienes. los cuales se distribuirán preferiblemente entre un total de mil (1.: 36 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S. pues en estos casos se podrá tener en cuenta únicamente el factor económico.
El Funcionario Autorizado establecerá los factores que se pretenda evaluar. y el cumplimiento en contratos anteriores .2. Ponderación y procedimiento para la evaluación Es el sistema de valoración o estimación matemática para cada uno de los factores escogidos.1.
. entre otros. para identificar la propuesta más favorable para los intereses de ECOPETROL. los puntajes de cada uno de ellos y el procedimiento para distribuirlos o asignarlos. Tampoco aplica tratándose del proceso de Selección Directa. se deberá previamente evaluar cuál se considera que es la combinación de factores de selección que haga posible satisfacer las respectivas necesidades con el mejor resultado plausible en términos de costo-beneficio. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág. y la ponderación que se asignará a los mismos.A.2. Factores para la evaluación Para efectos de establecer los factores a utilizar en cada proceso de contratación. con base en este análisis se identificarán y ponderarán los factores que se deben prever en el Pliego de Condiciones o Términos de Referencia para la correspondiente evaluación e identificación de la propuesta más favorable (mejor negocio) para ECOPETROL.2.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. y de Concursos Cerrados precedidos de Precalificación. cuando se prevea calificar la parte técnica a través de la metodología pasa / no pasa. dada la naturaleza del mismo.
4. cuando se implementen mecanismos de negociación o de subasta con quienes cumplan unos requerimientos mínimos.
VH FCA MN EC SO EI M: H: VH: L: N:
M. en nombre de la dependencia responsable: Nombre: Jaime A.90 % Frecuente Alto Bajo Costo consumo Volumen Soporte Eficiencia administrativa Oportunidad suministro.100 % Alto Costo Bajo Volumen
Cumplimiento de especificaciones y normas Tecnología. N
SO EI H. especialistas Nivel de servicio 95 . servicio pos venta Proveedores cercanos a la operación. SERVICIOS Y TECNOLOGIA GESTION JURIDICA
01 de Julio de 2009 Versión: 05 Pág.VICEPRESIDENCIA JURÍDICA UNIDAD DE ASESORIA LEGAL EN ABASTECIMIENTO. costo Alto volumen. distribuidores exclusivos. VH FCA MN
Ciclo de vida.A.: 37 de 37
MANUAL DE CONTRATACION DE ECOPETROL S.100 %
Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró. Pineda Extensión: 44044 Dependencia: Vicepresidencia Juridica
. una sola negociación Distribuidores regionales. normas técnicas Tecnología Acuerdos de largo plazo. valor agregado Directa / Cerrada / fabricantes.locales Abierta / precalificación / Tarifas y acuerdos de precio Minimizar inventarios
H. Normas.
ANEXO 3. H
Frecuente Alto Alto Costo consumo Volumen Esenciales Precio Competitivo $. MATRIZ DE GERENCIA DEL SUMINISTRO
EI L. resultado final. locales. precios del mercado Diseño conjunto con Proveedores de tecnología y especificaciones Directa / Cerrada / fabricantes / Distribuidores exclusivos Nivel de servicio 95 . nacionales Directa / Cerrada / Precalificación / Tarifas y acuerdos de precio Nivel de servicio 85 .
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