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PubblicatoRachele Valle
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Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 1 Gruppo di Studio D.Lgs. 231/2001 MODELLO ORGANIZZATIVO ex D.Lgs. 231/2001: OdV: fonti normative, composizione, attività, requisiti, poteri, responsabilità penale e civile 2
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 2 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 5. Responsabilità dell'ente 1. L'ente é responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio: a) da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso (apicali); b) da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a). 2. L'ente non risponde se le persone indicate nel comma 1 hanno agito nell'interesse esclusivo proprio o di terzi. 3
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 3 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 6. Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell'ente 1. Se il reato é stato commesso dalle persone indicate nell'articolo 5, comma 1, lettera a), l'ente non risponde se prova che: a) l'organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi; b) il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento é stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione; d) non vi é stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b). 4
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 4 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 6. Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell'ente 2. In relazione all'estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i modelli di cui alla lettera a), del comma 1, devono rispondere alle seguenti esigenze: a) individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati; b) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire; c) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati; d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli; e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. 5
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 5 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 6. Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell'ente 3. I modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire i reati. 4. Negli enti di piccole dimensioni (PMI) i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall'organo dirigente. 5. É comunque disposta la confisca del profitto che l'ente ha tratto dal reato, anche nella forma per equivalente. 6
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 6 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 7. Soggetti sottoposti all'altrui direzione e modelli di organizzazione dell'ente 1. Nel caso previsto dall'articolo 5, comma 1, lettera b), l'ente é responsabile se la commissione del reato é stata resa possibile dall'inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza. 2. In ogni caso, é esclusa l'inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza se l'ente, prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi. 3. Il modello prevede, in relazione alla natura e alla dimensione dell'organizzazione nonché al tipo di attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento dell'attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio. 7
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 7 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 231/2001 Art. 7. Soggetti sottoposti all'altrui direzione e modelli di organizzazione dell'ente 4. L'efficace attuazione del modello richiede: a) una verifica periodica e l'eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell'organizzazione o nell'attività; b) un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. 8
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 8 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 81/2008 Art. 30. Il modello di organizzazione e di gestione idoneo ad avere efficacia esimente della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, deve essere adottato ed efficacemente attuato, assicurando un sistema aziendale per l'adempimento di tutti gli obblighi giuridici relativi: a) al rispetto degli standard tecnico-strutturali di legge relativi a attrezzature, impianti,luoghi di lavoro, agenti chimici, fisici e biologici; b) alle attività di valutazione dei rischi e di predisposizione delle misure di prevenzione e protezione conseguenti; c) alle attività di natura organizzativa, quali emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti, riunioni periodiche di sicurezza, consultazioni dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; 9
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 9 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 81/2008 Art. 30. d) alle attività di sorveglianza sanitaria; e) alle attività di informazione e formazione dei lavoratori; f) alle attività di vigilanza con riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in sicurezza da parte dei lavoratori; g) alla acquisizione di documentazioni e certificazioni obbligatorie di legge; h) alle periodiche verifiche dellapplicazione e dellefficacia delle procedure adottate. 10
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 10 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 81/2008 Art Il modello organizzativo e gestionale di cui al comma 1 deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell'avvenuta effettuazione delle attività di cui al comma Il modello organizzativo deve in ogni caso prevedere, per quanto richiesto dalla natura e dimensioni dell'organizzazione e dal tipo di attività svolta, un'articolazione di funzioni che assicuri le competenze tecniche e i poteri necessari per la verifica, valutazione, gestione e controllo del rischio, nonché un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. 11
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 11 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 81/2008 Art Il modello organizzativo deve altresì prevedere un idoneo sistema di controllo sull'attuazione del medesimo modello e sul mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità delle misure adottate. Il riesame e l'eventuale modifica del modello organizzativo devono essere adottati, quando siano scoperte violazioni significative delle norme relative alla prevenzione degli infortuni e all'igiene sul lavoro, ovvero in occasione di mutamenti nell'organizzazione e nell'attività in relazione al progresso scientifico e tecnologico. 12
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 12 FONTI NORMATIVE D. Lgs. n. 81/2008 Art In sede di prima applicazione, i modelli di organizzazione aziendale definiti conformemente alle Linee guida UNI-INAIL per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28 settembre 2001 o al British Standard OHSAS 18001:2007 si presumono conformi ai requisiti di cui al presente articolo per le parti corrispondenti. Agli stessi fini ulteriori modelli di organizzazione e gestione aziendale possono essere indicati dalla Commissione di cui all'articolo L'adozione del modello di organizzazione e di gestione di cui al presente articolo nelle imprese fino a 50 lavoratori rientra tra le attività finanziabili ai sensi dell'articolo 11. 13
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 13 FONTI NORMATIVE Lart. 6 del D.lgs. n. 231/2001 prevede che la società (ente) possa essere esonerata dalla responsabilità conseguente alla commissione dei cosiddetti reati presupposto se lorgano dirigente ha, fra laltro: a) adottato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i reati considerati; b) affidato il compito: (i) di vigilare sul funzionamento e losservanza del Modello di Organizzazione e (ii) di curarne laggiornamento ad un organismo dellente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Laffidamento di detti compiti allOrganismo di Vigilanza e quindi il corretto ed efficace espletamento degli stessi, concorrono quali presupposti indispensabili per lesonero dalla responsabilità dellente ex D.lgs. 231/2001, sia che il reato sia stato commesso dai soggetti apicali (espressamente contemplati dallart. 6) che dai soggetti sottoposti allaltrui direzione (di cui allart. 7). 14
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 14 FONTI NORMATIVE Lart. 6, 2° comma, lett.d, pone lOdV al centro del sistema informativo aziendale in relazione alle aree sensibili ai reati presupposto, là dove prevede …obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli…; Lart. 7, 4° comma, ribadisce, infine, che lefficace attuazione del Modello richiede, oltre allistituzione di un sistema disciplinare, una sua verifica periodica, evidentemente da parte dellorganismo a ciò deputato. Da quanto sopra sinteticamente richiamato, si rileva limportanza del ruolo dellOrganismo di Vigilanza, nonché la complessità e lonerosità dei compiti che esso deve svolgere. 15
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 15 FONTI NORMATIVE La funzione dellOrganismo di Vigilanza di cui al D.lgs. 231/2001, si innesta su un sistema di controllo interno allimpresa in cui interagiscono molteplici attori con un certo rischio di confusione di ruoli : LAlta direzione; Il Controllo di Gestione; LInternal Auditing; La Società di Revisione; Il Collegio Sindacale. Su questo punto sarà importante definire idonee linee guida di comportamento per lOdV al fine di garantire i compiti a cui lo stesso è preposto, evitando però inutili sovrapposizioni. 16
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 16 FONTI NORMATIVE Esemplificando in tema di possibili duplicazioni: lestensione dellapplicazione del decreto 231/2001 ai delitti colposi pone un problema di rapporti tra: -il piano della sicurezza e quello del Modello organizzativo, -le attività dei soggetti responsabili dei controlli in materia di salute e sicurezza sul lavoro e lOdV. Sul punto pare opportuno evidenziare che lautonomia di funzioni proprie di questi organi non consente di ravvisare una sovrapposizione dei compiti di controllo, che sarebbe quindi tanto inutile quanto inefficace. I soggetti deputati al controllo svolgono i propri compiti su piani differenti: -compito dellOdV non è quello di vigilare sulla condotta dei soggetti apicali e/o degli addetti sottoposti alla altrui direzione e vigilanza, ma sul rispetto dei modelli di organizzazione e gestione, che risultassero essere stati elusi. 17
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 17 FONTI NORMATIVE -A sua volta il massimo vertice societario (es. Consiglio di Amministrazione o Amministratore Delegato), pur con listituzione dellOrganismo ex D.lgs. n. 231/2001, mantiene invariate tutte le attribuzioni e le responsabilità previste dal Codice Civile alle quali si aggiunge oggi quella relativa alladozione ed allefficacia attuazione del Modello, nonché alla nomina dellOrganismo (art. 6, co. 1, lett. a) e b)). I due profili impongono però un necessario raccordo fra i Modelli di Organizzazione e di Gestione introdotti dallart. 6 D.lgs. 231/2001 ed il decalogo del modello antinfortunistico di cui allart. 30 D.lgs. 81/2008. A tale proposito è auspicabile che, soprattutto nelle realtà industriali, lOdV presenti al suo interno almeno un soggetto in possesso di capacità e requisiti professionali adeguati alla natura dei rischi presenti sul luogo di lavoro e relativi alle concrete attività lavorative svolte. A tale ultimo riguardo, se è vero che nulla vieta che i componenti dellOdV metaforicamente mettano il casco e si rechino nellunità produttiva per verificare le concrete condizioni di lavoro, è però da escludere che il sopralluogo possa tradursi in direttive immediate (quanto legittime) al Datore di lavoro e/o al RSSP che a loro volta non sono tenuti a raccoglierle. 18
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 18 COMPOSIZIONE: La disciplina in esame non fornisce indicazioni circa la composizione dellOrganismo di Vigilanza (OdV). Ciò consente di optare per una composizione sia mono che plurisoggettiva, sia interna che mista. La scelta tra luna o laltra soluzione deve tenere conto delle finalità perseguite dalla legge e, quindi, deve assicurare il profilo di effettività dei controlli in relazione alla dimensione ed alla complessità organizzativa della società/ente. Per quanto concerne le piccole imprese, lart. 6, comma 4, del D.lgs. n. 231/2001, prevedendo che …negli enti di piccole dimensioni (PMI) i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall'organo dirigente… offre la possibilità di scegliere il tipo di composizione anche in relazione alle dimensioni aziendali; 19
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 19 COMPOSIZIONE: In via di prima approssimazione, si può ritenere che nelle realtà di piccole dimensioni, che non si avvalgano della facoltà di cui al comma 4 dellart. 6, la composizione monocratica ben potrebbe garantire le funzioni demandate allOrganismo, mentre in quelle di dimensioni medio grandi sarebbe preferibile una composizione di tipo collegiale: ciò al fine di garantire una maggiore effettività dei controlli demandati dalla legge. Per gli enti di medio-grandi dimensioni la composizione plurisoggettiva- mista, rappresenta la soluzione che - ferma restando la valutazione costi benefici che ciascun ente deve effettuare - meglio risponde alla filosofia del decreto oltre che, in generale, al buon senso. 20
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 20 COMPOSIZIONE: In particolare la presenza di soggetti esterni nellambito di un consesso collegiale costituisce una ricchezza di visione, di professionalità, di tempo da mettere a disposizione della causa, di esperienza, di terzietà nella valutazione dei fatti intesa proprio come capacità di vedere le vicende aziendali dallesterno, senza la suggestione che è tipica di chi, ogni giorno, vive e lavora nellambito di certi processi. 21
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 21 ATTIVITA Adeguatezza del Modello: disamina in merito alla sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire i reati ed i comportamenti non voluti. Attività di ricognizione delle aree sensibili: qualora il Modello non sia stato adottato con la collaborazione del nominando/nominato OdV è opportuno che questi ripercorra nella sua fase di start-up, gli step che hanno comportato la definizione delle aree sensibili e, quindi, i relativi reati presupposto al fine di verificarne la corretta individuazione e, quindi, ladeguatezza del Modello. 22
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 22 ATTIVITA Trattasi in specie delle seguenti fasi: AS - IS ANALYSIS: é lanalisi della situazione corrente, funzionale alla rilevazione dei processi aziendali da un punto di vista informativo e organizzativo, volta ad una creazione di una mappatura dei Processi sensibili sulla base della quale vengono svolte una serie di interviste con i soggetti chiave nellambito della struttura aziendale; GAP ANALYSIS: é lanalisi delle eventuali aree critiche con evidenziazione per le diverse aree delle soluzioni per i gap rilevati; in specie vengono individuate le azioni di miglioramento del sistema di controllo interno (processi e procedure) e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione di un modello specifico di organizzazione, gestione e controllo coerente con la norma di riferimento. 23
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 23 ATTIVITA Effettività: verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il Modello Istituito (effettività); Sussistenza, efficiente funzionamento e completezza dei flussi informativi: …più le porte sono aperte minore è il rischio di commissione dei reati presupposto…. Mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello; Cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del Modello: nellipotesi in cui le analisi operate e/o modifiche normative rendano necessario effettuare correzioni ed adeguamenti. Tale cura, di norma, si realizza in due momenti distinti ed integrati: presentazione di proposte di adeguamento del Modello verso la Direzione aziendale / Organi delegati. follow-up, ossia verifica dellattuazione e delleffettiva funzionalità delle soluzioni. 24
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 24 REQUISITI: AUTONOMIA ED INDIPENDENZA AUTONOMIA ED INDIPENDENZA: sta a indicare lindipendenza di giudizio dellOrganismo di Vigilanza rispetto ai soggetti controllati: lart. 6, comma 1, lett. b) prevede proprio che …il compito di vigilare sul funzionamento e losservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento venga affidato ad un organismo dellente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. la posizione dellOdV nellambito dellente deve garantire lautonomia delliniziativa di controllo da ogni forma dinterferenza e/o di condizionamento da parte di qualunque componente dellente (ed in particolare dellorgano dirigente). Tali requisiti sembrano assicurati dallinserimento dellOrganismo di Vigilanza come unità di staff in una posizione gerarchica elevata, prevedendo il riporto al massimo Vertice operativo aziendale ovvero al Consiglio di Amministrazione nel suo complesso; 25
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 25 REQUISITI: AUTONOMIA ED INDIPENDENZA Per assicurare la massima autonomia/indipendenza é indispensabile che non vengano assegnati compiti operativi/gestori, poiché al momento delle verifiche sui comportamenti e sul Modello, comprometterebbero lobiettività; Se composizione plurisoggettiva mista dellOrganismo, non essendo esigibile dai componenti di provenienza interna una totale indipendenza dallente, il grado di indipendenza dellOrganismo dovrà essere valutato nella sua globalità; 26
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 26 REQUISITI: PROFESSIONALITA REQUISITI: PROFESSIONALITA PROFESSIONALITÀ : Questo connotato si riferisce al bagaglio di strumenti e tecniche che lOrganismo deve possedere per poter svolgere efficacemente lattività assegnata:o direttamente o, anche, indirettamente. In specie con riferimento alle competenze giuridiche, non va dimenticato che la disciplina in argomento è in buona sostanza una disciplina penale e che lattività dellOdV (forse sarebbe più corretto dire dellintero sistema di controllo previsto dal decreto in parola) ha lo scopo di prevenire la realizzazione di reati. Inoltre sia la vigilanza circa (i) la effettività del Modello che (ii) il suo mantenimento nel tempo in termini di solidità e funzionalità, che (iii) le modalità di aggiornamento del Modello, comportano attività specialistiche, prevalentemente di controllo, che presuppongono la conoscenza, o comunque lutilizzo, di tecniche e strumenti ad hoc, nonché una continuità di azione elevata. 27
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 27 REQUISITI: PROFESSIONALITA REQUISITI: PROFESSIONALITA Il riferimento, a titolo esemplificativo, va: al campionamento statistico; alle tecniche di analisi e valutazione dei rischi; alle misure per il loro contenimento (procedure autorizzative, meccanismi di contrapposizione di compiti, ecc.); al flow-charting di procedure e processi per lindividuazione dei punti di debolezza; alle tecniche di intervista e di elaborazione di questionari; ad elementi di psicologia; alle metodologie per lindividuazione di frodi, ecc. 28
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 28 REQUISITI: PROFESSIONALITA REQUISITI: PROFESSIONALITA Utilizzo delle suddette tecniche: - a posteriori, tramite approccio ispettivo, per la verifica del reato; - a priori, per evitare la commissione di reati; I requisiti di autonomia, onorabilità e professionalità potranno anche essere definiti per rinvio a quanto previsto per altri settori della normativa societaria. Ciò vale, in particolare, quando si opti per una composizione plurisoggettiva dellOrganismo di Vigilanza ed in esso vengano a concentrarsi tutte le diverse competenze professionali che concorrono al controllo della gestione sociale nel tradizionale modello di governo societario (es. un amministratore non esecutivo o indipendente membro del comitato per il controllo interno, membro del collegio sindacale, ecc.). 29
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 29 REQUISITI: CONTINUITA DAZIONE REQUISITI: CONTINUITA DAZIONE CONTINUITA DAZIONE: Le linee Guida degli organismi ed associazioni di categoria abilitate non escludono che alcune funzioni, ruoli e/o organi aziendali, già esistenti, possano ricoprire il ruolo dellOrganismo di Vigilanza. Daltra parte si è dianzi ricordato che per le PMI è la stessa legge a prevedere al comma 4, dellart. 6 che … Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell OdV possano essere svolti direttamente dall'organo dirigente…. In linea di massima, salvo il caso delle PMI, si ritiene che per poter dare la garanzia di efficace e costante attuazione di un modello così articolato e complesso quale é quello delineato dalla 231/2001, soprattutto nelle aziende di grandi e medie dimensioni, si rende necessaria la presenza di un Organismo terzo e di una struttura dedicata in via esclusiva allattività di vigilanza sul Modello priva, come detto, di mansioni operative che possano portarla ad assumere decisioni con effetti economico-finanziari. In concreto, al momento della formale adozione del Modello lorgano dirigente dovrà: Disciplinare gli aspetti relativi al funzionamento dellOrganismo; Comunicare alla struttura i compiti dellOrganismo ed i suoi poteri. 30
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 30 POTERI POTERI Lart 6 della 231/2001 prevede per lOdV …autonomi poteri di iniziativa e di controllo …. I poteri in oggetto dovranno essere utili e funzionali alla: a) verifica dellefficienza ed efficacia del Modello organizzativo adottato rispetto alla prevenzione ed allimpedimento della commissione dei reati previsti dal D.lgs. n. 231/2001; b) verifica del rispetto delle modalità e delle procedure previste dal Modello organizzativo e rilevazione degli eventuali scostamenti comportamentali che dovessero emergere dallanalisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni alle quali sono tenuti i responsabili delle varie funzioni; c) formulazione delle proposte allorgano dirigente per gli eventuali aggiornamenti ed adeguamenti del Modello organizzativo adottato, da realizzarsi mediante le modifiche e/o le integrazioni che si dovessero rendere necessarie in conseguenza di: significative violazioni delle prescrizioni del Modello organizzativo; significative modificazioni dellassetto interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività dimpresa; modifiche normative; d) segnalazione allorgano dirigente, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate del Modello organizzativo che possano comportare linsorgere di una responsabilità in capo allente. 31
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 31 POTERI POTERI Al fine di rendere operativi i poteri corrispondenti ai compiti i Modelli di norma prevedono quindi che: lOrganismo abbia libero accesso presso tutte le funzioni della Società - senza necessità di alcun consenso preventivo - onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal D.lgs. n. 231/2001; lOrganismo possa avvalersi - sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità dellausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni; lOrganismo benefici di una adeguata dotazione di risorse finanziarie, di cui disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.). 32
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 32 ALCUNI SUGGERIMENTI PROCEDURALI ALCUNI SUGGERIMENTI PROCEDURALI Lorganismo dovrà valutare sistematicamente la funzionalità ed efficienza dei flussi informativi da e verso le Aree sensibili, in particolare: - è opportuno prevedere che le riunioni dellOdV, gli incontri con gli organi societari cui lo stesso riferisce e le audizioni dei diversi referenti delle aree aziendali sensibili siano documentati da appositi verbali datati, sottoscritti e conservati in apposito Libro delle adunanze dellOrganismo di Vigilanza; - copia della documentazione, delle carte di lavoro ed il suddetto Libro è opportuno che siano custoditi dallOrganismo in apposito archivio delle attività svolte; LOdV deve curare la predisposizione per la Direzione aziendale/Organi delegati di una relazione informativa, su base almeno semestrale in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed allesito delle stesse; detta relazione dovrà essere trasmessa al Collegio sindacale. 33
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 33 ALCUNI SUGGERIMENTI PROCEDURALI ALCUNI SUGGERIMENTI PROCEDURALI Altro aspetto degno di nota é quello della dotazione finanziaria. - In parallelo rileviamo che, questo è il punto dirimente per tutta la normativa cautelare in materia di deleghe di funzioni, là dove è previsto lobbligo di dotare di adeguate risorse finanziarie il soggetto che deve in qualche misura gestire o controllare una certa situazione. Quindi, un Organismo di Vigilanza che non fosse attrezzato e dotato di poteri effettivi di controllo, nonché della necessaria dotazione finanziaria, sarebbe unentità oggettivamente inidonea a svolgere il compito per il quale è stato istituito. - Le Linee Guida di Confindustria in merito segnalano che …nel contesto delle procedure di formazione del budget aziendale, lorgano dirigente dovrà approvare una dotazione adeguata di risorse finanziarie, proposta dallOrganismo stesso, della quale (esso) potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.)…. - Lo stesso Organismo di Vigilanza dovrà inoltre disciplinare il proprio funzionamento interno. A tale proposito è opportuno che lOdV formuli un Regolamento delle proprie attività (determinazione delle cadenze temporali delle proprie riunioni e dei controlli, modalità di tenuta delle stesse, individuazione dei criteri e delle procedure di analisi, ecc.). 34
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 34 RESPONSABILITA PENALE RESPONSABILITA PENALE Fatto salvo lo specifico caso introdotto dal D.lgs. 231/2007 in tema di antiriciclaggio, la fonte di detta responsabilità potrebbe essere individuata nellart. 40, comma 2, cod. penale e, dunque, nel principio in base al quale non impedire un evento, che si ha lobbligo giuridico di impedire, equivale a cagionarlo. Sulla base di questa impostazione, lOrganismo di Vigilanza potrebbe risultare punibile a titolo di concorso omissivo nei reati commessi dallente, a seguito del mancato esercizio del potere di vigilanza e controllo sullattuazione di modelli organizzativi allo stesso attribuito. Al riguardo, però, è opportuno tenere presente che lobbligo di vigilanza non comporta di per sé lobbligo di impedire lazione illecita: esso, e la responsabilità penale che ne deriva ai sensi del citato art. 40, co. 2, cod. penale, sussiste solo quando il destinatario è posto nella posizione di garante del bene giuridico protetto. 35
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 35 RESPONSABILITA PENALE RESPONSABILITA PENALE Dalla lettura complessiva delle disposizioni che disciplinano lattività e gli obblighi dellOrganismo di Vigilanza si evince però che ad esso siano devoluti compiti di controllo non in ordine alla realizzazione dei reati, ma al funzionamento ed allosservanza del Modello, curandone, altresì, laggiornamento e leventuale adeguamento ove vi siano modificazioni degli assetti aziendali di riferimento. Vi è assenza di poteri impeditivi: lOrganismo non può neppure modificare, di propria iniziativa i modelli esistenti, assolvendo, invece, un compito consultivo della Direzione aziendale/Organi delegati cui compete il potere di modificare i modelli. Tale situazione non muta con riferimento ai delitti colposi realizzati con violazione delle norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Anche in questo caso lOrganismo di Vigilanza non ha obblighi di controllo dellattività, ma doveri di verifica della idoneità e sufficienza dei modelli organizzativi a prevenire i reati. 36
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 36 RESPONSABILITA PENALE RESPONSABILITA PENALE Dr. Santoriello, Sostituto Procuratore della Repubblica di Pinerolo, in Rivista 231 n. 2/2009 …i componenti dellOrganismo di Vigilanza devono operare per garantire e controllare il corretto funzionamento del modello societario di organizzazione e gestione per la prevenzione dei rischi contro la salute e la sicurezza nei luoghi di lavoro: tuttavia, se non adempiono a tale obblighi e si verifica un infortunio a carico di uno dei dipendenti dellimpresa, nei loro confronti può maturare una ipotesi di responsabilità civile nei confronti dellente collettivo nel cui ambito operano, ma nessuna contestazione di violazione delle previsioni penali di cui agli artt. 589 e 590 c.p. può essere loro mossa.. In sintesi, lOrganismo di Vigilanza non impedisce, ma concorre a creare presupposti per condizione esimente di cui allarticolo 6 del D.lgs. 231/2001: La nomina dellOdV, quindi con monitoraggio su Adeguatezza Modello; Osservanza del Modello; Aggiornamento del Modello. 37
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 37 RESPONSABILITA PENALE RESPONSABILITA PENALE La nuova normativa antiriciclaggio (D.lgs. 231/2007), per la prima volta, grava expressis verbis lOrganismo di Vigilanza di un obbligo di controllo circa losservanza della normativa stessa da parte dei soggetti destinatari del decreto indicato. La normativa in questione pone dei divieti e degli obblighi e li presidia con sanzioni amministrative e penali; in questo caso vigilare sul rispetto del decreto significa vigilare sulladempimento degli obblighi e sul rispetto dei divieti dallo stesso posti. Potremmo dire che in questo caso dal compito di vigilare sul funzionamento e losservanza dei modelli (cfr. art. 6, comma 1, lett. b, D.lgs. 231/2001) si passa ad una vigilanza di merito avente ad oggetto losservanza delle norme di cui al D.lgs. 231/2007 (cfr. art. 52 citato decreto). Nel caso specifico il legislatore configura una vera e propria posizione di garanzia a carico dellOdV, il quale verrebbe ad essere coinvolto ope legis nella prevenzione di illeciti penali; 38
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 38 RESPONSABILITA PENALE RESPONSABILITA PENALE La norma, inoltre, prevede che lomissione delle segnalazioni comporta una responsabilità penale per lo stesso all'articolo 52, comma 2, e' punito con la reclusione fino ad un anno e con la multa da 100 a euro…, come per gli altri soggetti obbligati (il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza, il comitato di controllo di gestione e tutti i soggetti incaricati del controllo di gestione comunque denominati presso i soggetti destinatari del presente decreto deputati a vigilare sull'osservanza delle norme in esso contenute). 39
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 39 RESPONSABILITA CIVILE RESPONSABILITA CIVILE Nellattuale quadro normativo gli artt e 2403 c.c. (come riformulati dal D.lgs. 6/2003 di riforma del diritto societario) hanno creato, in sostanza, la saldatura tra il sistema della responsabilità esterna (e cioè della società nei confronti del mondo esterno, per i reati commessi dai suoi amministratori) ed il sistema della responsabilità interna (degli amministratori nei confronti della società e degli altri soggetti danneggiati dai predetti comportamenti); E infatti incontestabile che lapplicazione di una sanzione conseguente allaccertamento di una responsabilità dellente, in caso di commissione di uno dei reati presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001, costituisce una lesione degli interessi della società e dei soci. Ne consegue che lapplicazione della sanzione comporterà la necessità di valutare se il danno derivato alla società sia imputabile, sotto il profilo causale, ad un inadempimento, da parte degli amministratori e dei sindaci, ai doveri di controllo loro attribuiti dagli artt e 2403 c.c. sopra richiamati; 40
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 40 RESPONSABILITA CIVILE RESPONSABILITA CIVILE In questo contesto va collocata la disciplina della responsabilità civile dellOdV. E infatti opinione maggioritaria che lente condannato ex D.lgs. 231/2001 per responsabilità da reato possa esperire azioni civili intese a conseguire, da coloro che ne hanno creato i presupposti, il risarcimento del danno economico conseguente alla condanna; fra questi soggetti, oltre agli amministratori, i sindaci e gli altri organi sociali deputati alla gestione ed al controllo, si può annoverare lOrganismo di Vigilanza qualora sia provato che lo stesso non ha vegliato in modo diligente sul funzionamento e sullosservanza del Modello di organizzazione e gestione. Dunque anche allinfuori dei casi di dolo e di colpa grave, può sussistere una responsabilità civile dellOdV per condotta omissiva o comunque non diligente. 41
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 41 RESPONSABILITA CIVILE RESPONSABILITA CIVILE La natura delle obbligazioni dei componenti dellOrganismo di Vigilanza va individuata nellambito della qualificazione delle prestazioni dedotte in contratto (cioè dal Modello) e ricondotta alla fattispecie dellobbligazione di mezzi (e non come obbligazione di risultato). Dal dettato normativo emerge infatti in modo assolutamente chiaro ed inequivocabile che lOrganismo di Vigilanza non è tenuto a garantire un risultato utile, consistente nellimpedire che, attraverso la vigilanza sul funzionamento, losservanza e laggiornamento del Modello, gli amministratori ed i loro sottoposti commettano illeciti; né lOdV è tenuto a garantire (come risultato atteso) che il Modello organizzativo, sul cui funzionamento, osservanza ed aggiornamento lOrganismo deve vigilare, regga alle censure del Tribunale. Da ciò consegue che la responsabilità dei componenti dellOdV è di tipo schiettamente contrattuale essendo -per relationem- il contratto rappresentato dal Modello; 42
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 42 RESPONSABILITA CIVILE RESPONSABILITA CIVILE Da quanto precede si può quindi rilevare: che lunico soggetto deputato ad esperire leventuale azione di risarcimento danni per responsabilità civile dei componenti dellOdV è lente/società: solo questultimo ha infatti la legittimazione attiva ad esercitare lazione di inadempimento e risarcimento danni nei confronti dei componenti dellOdV, in quanto creditore della prestazione (di vigilanza) in base al rapporto contrattuale di affidamento del relativo incarico; la non configurabilità di una responsabilità extracontrattuale verso i terzi in genere, ivi inclusi i creditori. 43
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 43 Gruppo di Studio D.Lgs. 231/2001 MODELLO ORGANIZZATIVO ex D.Lgs. 231/2001: Collegio Sindacale - OdV – ruolo, rapporti e flussi informativi 44
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 44 CONTROLLO per CONTROLLO – in sintesi – si intende lattività di vigilanza: del corretto andamento degli affari sociali; diretta ad assicurare il perseguimento dellinteresse sociale mediante una efficace ed efficiente gestione. 45
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 45 OBIETTIVI AZIENDALI COMUNI: DI ECONOMICITÀ: è riconducibile al raggiungimento ed al mantenimento di condizioni di EFFICACIA ed EFFICIENZA nella gestione aziendale; DI CORRETTA INFORMAZIONE: diffusione di informazioni attendibili, sia interne (per una corretta procedura decisionale) sia esterne (rappresentata dal bilancio di esercizio); DI CONFORMITÀ (o compliance): viene identificato con losservanza delle norme e dei regolamenti propri del settore in cui opera lazienda. 46
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 46 COLLEGIO SINDACALE Lattività di vigilanza sulla gestione dellattività di impresa (e dei correlati rischi) è sancita dallart c.c. : Il Collegio Sindacale vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società sul suo concreto funzionamento. Di conseguenza nei PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE rientrano – quantomeno -: il rispetto delloggetto sociale; la circolazione delle informazioni nel processo di formazione della volontà sociale (processo coordinato dal Presidente del CdA ai sensi dellart co. 1 c.c.); l adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile. 47
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 47 ADEGUATO ASSETTO ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO E CONTABILE Con la riforma del DIRITTO SOCIETARIO vengono previsti – per AMMINISTRATORI e ORGANI DI CONTROLLO – nuovi DOVERI e RESPONSABILITÀ, tra i quali figurano lOBBLIGO di valutare lADEGUATEZZA dellassetto ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO e CONTABILE della SOCIETÀ (artt e 2403 c.c.). 48
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 48 ADEGUATO ASSETTO ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO E CONTABILE Con riferimento allADEGUATO ASSETTO (e del suo concreto funzionamento): ORGANIZZATIVO Si intende la presenza di un idoneo e dettagliato organigramma della società con lindicazione delle funzioni, dei poteri e delle deleghe di firma. Infatti solo individuando con chiarezza e precisione le linee di responsabilità si può definire ADEGUATO lASSETTO. AMMINISTRATIVO Sono i processi formalizzati ovvero le PROCEDURE volte ad assicurare il corretto ed ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle sue singole fasi. CONTABILE È rappresentato da un efficiente sistema di rilevazione contabile, della redazione di budget e piani previsionali, da un controllo periodico di concordanza tra saldi bancari e operativi e saldi contabili. IL COLLEGIO SINDACALE è il soggetto a cui la legge conferisce il controllo del rischio di gestione dellimpresa sotto laspetto del rischio legale della operatività. 49
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 49 ADEGUATO ASSETTO ORGANIZZATIVO, AMMINISTRATIVO E CONTABILE In sostanza il Collegio Sindacale deve: esprimere un giudizio sulla effettività del modello di governance prescelto allo svolgimento di una efficiente attività gestionale; valutare ladeguatezza dellorganigramma/funzionigramma aziendale; valutare lidoneità delle procedure, dei processi aziendali; verificare la effettiva separazione di funzioni e compiti della struttura aziendale; acquisire informazioni sulle procedure adottate per attuare le principali operazioni societarie (specie quelle straordinarie); verificare il grado di competenza del personale a svolgere le mansioni affidate; mantenere un costante scambio di informazioni con gli altri organi di controllo. 50
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 50 CONTROLLO INTERNO Il Controllo Interno va inteso come complesso di regole, procedure e strutture organizzative che devono assicurare ex ante che lattività sociale sia svolta con efficienza ed efficacia nel rispetto delle regole e nella consapevolezza dei rischi gestionali assunti, da valutare coerentemente con i principi di una sana e prudente gestione. 51
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 51 CONTROLLO INTERNO Il sistema di controllo interno influenza in modo determinante le azioni delle persone designate a compiti direttivi e operativi che devono quindi conoscere le proprie responsabilità e i limiti dei propri poteri. Il Consiglio di Amministrazione deve quindi assicurare che le proprie valutazioni e decisioni relative al sistema di controllo interno, alla approvazione dei bilanci, al flusso informativo con gli organi di controllo siano supportate da unadeguata attività istruttoria. 52
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 52 Laffidabilità del sistema di controllo interno dipende: dallESISTENZA di procedure appropriate; dallESECUZIONE delle procedure fatta da persone; dalla CORRETTA APPLICAZIONE delle procedure. 53
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 53 ORGANIGRAMMA Si definisce ORGANIGRAMMA la RAPPRESENTAZIONE GRAFICA della STRUTTURA di una azienda e delle FASI di SVOLGIMENTO delle varie OPERAZIONI AZIENDALI. È detto anche diagramma di struttura quando rappresenta altresì i rapporti gerarchici tra i vari dirigenti, funzionari e dipendenti in genere. 54
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 54 CONTROLLO OPERATIVO Il Controllo Operativo è focalizzato sui processi aziendali e si propone di garantire il raggiungimento dellEFFICACIA e dellEFFICIENZA della GESTIONE, ovvero lottimizzazione dellutilizzo delle risorse. Può essere inteso come linsieme dei controlli volti a salvaguardare limpresa dai rischi operativi definiti come Il rischio di perdite risultanti da inefficienze o inadeguatezza di processi, persone, sistemi o eventi esterni. 55
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 55 ORGANIZZAZIONE Attività economico-amministrativa avente lo scopo di definire le composizioni più convenienti delle forze personali, materiali ed immateriali di una azienda, in previsione di determinate finalità da raggiungere. Lesistenza di una organizzazione implica che i suoi obiettivi siano, almeno in una certa misura, resi espliciti ai membri della organizzazione stessa e che sussista una divisione del lavoro e un insieme di procedure per coordinarlo. In una organizzazione manageriale è necessaria lesistenza di strumenti per misurare o valutare lapporto dei singoli. 56
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 56 ORGANIZZAZIONE I sistemi organizzativi consistono nella definizione di una architettura dei ruoli e delle responsabilità … allinterno della quale attuare - con modalità sia formali e procedurali che informali - dei processi decisionali di correzione e miglioramento … di incentivo e di sanzione: si tratta di assetti e meccanismi organizzativi volti ad assicurare un ordine allinterno dellazienda ed un raggiustamento reattivo e pro-reattivo alla luce di modificazioni dellambiente di riferimento. (P. Bastia Lautoregolamentazione delle Aziende per il fronteggiamento della corruzione tra privati. Relazione di P. Bastia. Università di Macerata Convegno di Jesi – aprile 2002 pag. 7) 57
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 57 ORGANIZZAZIONE LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA riguarda: gli organi tra i quali risulta suddiviso il lavoro e le funzioni assegnate (sistema di procedure, direttive, deleghe, attribuzioni di responsabilità); le relazioni tra i diversi organi (gerarchia). Lassetto organizzativo costituisce una variabile di notevole impatto per lambiente di controllo e deve essere sufficientemente formalizzato specie per: 1.lattribuzione delle responsabilità; 2.Levidenza della dipendenza gerarchica e levidenza delle competenze e della responsabilità decisionale; 3.La descrizione delle funzioni che devono apparire separate e in un contesto effettivo di regole funzionali al controllo; 4.Evidenziare il processo aziendale di formazione e di attuazione delle decisioni. 58
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 58 LORGANIZZAZIONE NEL D.Lgs. 231/2001 I richiami: lart. 6 definisce i requisiti del MODELLO 231; agli artt. 6 e 7 con riferimento al sistema organizzativo i soggetti apicali e i soggetti sottoposti allaltrui direzione; allart. 7 il riferimento allorganizzazione si desume nella inosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza; allart. 13 quando ci si riferisce alle gravi carenze organizzative. 59
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 59 COLPA DI ORGANIZZAZIONE D.LGS. 231/2001 La violazione dellobbligo degli enti di dotarsi di un adeguato assetto organizzativo comporta linsorgere di una colpa di organizzazione che: consente di estendere la responsabilità allente che non ha adottato un assetto organizzativo adeguato ed idoneo a prevenire la commissione dellillecito; evita lattribuzione della responsabilità sulla base di criteri oggettivi; agevola laccertamento delle responsabilità, invertendo lonere della prova della colpevolezza. 60
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 60 COLPA DI ORGANIZZAZIONE In sostanza il legislatore riconosce che la RILEVAZIONE dei fatti aziendali e lORGANIZZAZIONE sono aspetti fondamentali della vita dellimpresa, indispensabili alla attività di GESTIONE. Conseguentemente: una gestione efficiente e conforme alle norme riduce il rischio che la società non possa perseguire la sua missione riducendo così il suo valore; anche linnovato art comma 1 del c.c. prevede nella relazione degli amministratori, oltre al già operante obbligo di fornire informazioni sulla prevedibile evoluzione della società anche quello di descrivere i rischi e le incertezze cui limpresa è esposta. 61
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 61 COLPA DI ORGANIZZAZIONE la COLPA DI ORGANIZZAZIONE è lomessa o linsufficiente regolamentazione e/o vigilanza dei processi esposti a rischio di reato ex D.Lgs. 231/2001 (NON EFFICIENTE STRUTTURA DI LEGALITÀ AZIENDALE). Per individuare la responsabilità dellEnte si utilizza il termine ORGANIZZAZIONE poiché lEnte è inteso quale aggregato di individui organizzati in grado di fronteggiare le situazioni complesse. ORGANIZZATI ENTE aggregato di Individui ORGANIZZATI ORGANIZZAZIONE COLPA DELLENTE Colpa di ORGANIZZAZIONE 62
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 62 COLPA DI ORGANIZZAZIONE LA COLPA DI ORGANIZZAZIONE LA COLPA DI ORGANIZZAZIONE: Individua – da un punto di vista penalistico e imputativo – i processi organizzativi che condizionano le decisioni e mira, come obiettivo, alla evidenziazione della colpevolezza (autonoma cioè slegata dalla persona fisica) della società in termini di inidoneità della sua struttura a prevenire i rischi da reato per carenza/difetto di controllo. Trova la sua applicazione: In strutture aziendali articolate, costituenti il tessuto organizzativo aziendale, dove i processi decisionali sono gestiti da più persone. Allorché si verifichi la violazione del sistema dei controlli organizzativi posti in essere per fronteggiare i rischi di commissione di reati. Oppure la società non ha predisposto un efficace sistema organizzativo teso alla prevenzione del rischio del verificarsi il reato. Si evidenzia come DEFICIT DI CONTROLLO. Ladozione del MODELLO consente alla società di sostenere la presunzione di non aver agevolato il compimento del reato. 63
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 63 COLPA DI ORGANIZZAZIONE CONCETTO DI ADEGUATEZZA I requisiti di adeguatezza del Modello 231 devono essere coerenti con i requisiti di adeguatezza dellassetto organizzativo, amministrativo e contabile introdotti dagli artt e 2403 c.c. Occorre che il profilo della responsabilità esterna dellente sia accertato con lo stesso metro previsto per laccertamento della responsabilità interna 64
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 64 ORGANISMO DI VILANZA (OdV) Lordinamento giuridico richiama espressamente lOdV : 1.alla lett. b) dellart. 6 comma 1, D.Lgs. 231, che affida ad un organismo dellente collettivo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo il compito di vigilare sul funzionamento e losservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento: ladozione e lefficace attuazione del MODELLO 231 costituisce il primo elemento per far sì che lente possa esimersi da responsabilità in caso di reato commesso nel suo interesse o a suo vantaggio da un soggetto apicale; 2.alla lett. d) dello stesso art. 6 comma 1, che pone come ulteriore esimente per la responsabilità dellente in caso di commissione di un reato-presupposto da parte dei soggetti apicali la circostanza che non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dellorganismo di vigilanza; 3.alla lett. d) del comma 2, art. 6 secondo cui, >. 4.allart. 52 D.Lgs. 231/2007, recante norme in materia di prevenzione dellutilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo, che prevede che gli organi di controllo delle società di cui al D.Lgs. 231/2001 e tutti gli organi del controllo di gestione delle società abbiano la funzione di vigilare sulla corretta osservanza di tali norme. 65
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 65 INFORMAZIONI DELLOdV le informazioni dellOrganismo di Vigilanza riguardano: le informazioni in merito al MODELLO 231 adottato dalla società; il piano di vigilanza sul funzionamento e losservanza del MODELLO 231 e lattività svolta dallOrganismo di Vigilanza; le violazioni alle prescrizioni previste dal MODELLO 231; i mutamenti nellassetto organizzativo dellattività e le modifiche normative che interessano il MODELLO 231; gli adeguamenti e gli aggiornamenti del MODELLO 231; le relazioni informative periodiche inviate agli Amministratori; le altre informazioni e comunicazioni afferenti al MODELLO 231 ed al suo funzionamento indirizzate agli Amministratori, alla Società di Revisione (ove presente), al preposto al controllo interno (ove presente) ed ai responsabili delle funzioni aziendali; ogni altra informazione ritenuta rilevante od utile per lo svolgimento dellattività di vigilanza. 66
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 66 INFORMAZIONI DELLOdV Le informazioni in merito al MODELLO 231 riguardano: le modalità con cui viene condotta lidentificazione e la valutazione dei rischi di commissione dei reati; le misure con cui sono gestiti e coperti i rischi di commissione dei reati e le linee di condotta previste; il sistema di diffusione delle informazioni rilevanti alle persone che operano per la società; il controllo sullefficace applicazione delle misure indicate dal MODELLO 231; il sistema dei flussi informativi verso lOrganismo di Vigilanza; il sistema disciplinare con cui è sanzionato il mancato rispetto delle misure indicate dal MODELLO 231. 67
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 67 COLLEGIO SINDACALE E ODV Il Collegio Sindacale deve anche acquisire le sufficienti informazioni sullOrganismo di Vigilanza e sul suo funzionamento, per valutarne gli aspetti inerenti allautonomia ed indipendenza, che devono essergli garantite, ed alla professionalità necessaria per svolgere efficacemente lattività assegnatagli. 68
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 68 LORGANISMO DI VIGILANZA verifica lefficacia e lefficienza del Modello; verifica il rispetto delle procedure previste dal Modello rilevando eventuali inosservanze; segnala al Consiglio di Amministrazione eventuali aggiornamenti del Modello per le mutate condizioni aziendali; segnala al Consiglio di Amministrazione, per gli opportuni provvedimenti, le violazioni accertate del Modello che possano comportare responsabilità in capo alla società. 69
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 69 RUOLO - ATTIVITÀ dellOdV In pratica lOdV: Deve svolgere delle attività tipiche dellINTERNAL AUDITING (1), cioè: Un obiettivo esame delle EVIDENZE, onde così ottenere una sua valutazione imparziale dei processi di: -Gestione del rischio; -Controllo dellorganizzazione. (1) attività finalizzata al miglioramento dellefficacia e dellefficienza dellorganizzazione 70
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 70 RUOLO - ATTIVITÀ dellOdV DEFINIZIONE DI: SIGNIFICATIVITÀ: fa parte della problematica del GIUDIZIO PROFESSIONALE; è influenzata dal concetto di quello che si reputa essere il punto di vista di una persona di normale diligenza che faccia affidamento sulle direttive/procedure assegnategli Pertanto SIGNIFICATIVITÀ è lampiezza di una OMISSIONE o di un ERRORE contenuto nelle informazioni tale per cui ex-post diventa probabile che il giudizio di una persona di normale diligenza che si affidi a dette informazioni cambierebbe o è influenzato dallomissione o dallerrore. IL RISCHIO sottostante è il RISCHIO che lOdV, inconsapevolmente, non modifichi la sua opinione su procedure/sistemi che contengano errori significativi. 71
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 71 RUOLO - ATTIVITÀ dellOdV I PUNTI DI PARTENZA DELLATTIVITÀ VALUTAZIONE DEL RISCHIO: lattività deve assicurare che la compensazione del profilo del rischio economico di una impresa sia completo. Ciò permette la valutazione se lORGANIZZAZIONE è dotata di sistemi adeguati per una gestione efficace del rischio. AFFIDABILITÀ del SISTEMA INFORMATIVO: lattività deve assicurare che il sistema informativo interno fornisca INFORMAZIONI affidabili per le decisioni operative e finanziarie 72
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 72 RUOLO - ATTIVITÀ dellOdV DEFINIZIONE DI: EVIDENZA: condizione di ciò che è EVIDENTE – Levidenza dei fatti. Portare in evidenza – far notare, mettere in risalto (1). Lattività di VIGILANZA per giungere ad un giudizio di sufficienza consiste – in sostanza - nellottenere e valutare la RILEVANZA e LAFFIDABILITÀ. RILEVANZA: lEVIDENZA deve essere riferita per conseguire un preciso obiettivo (verificato); AFFIDABILITÀ: è la capacità diagnostica della EVIDENZA. LEVIDENZA sufficiente ed adeguata deve essere ottenuta mediante indagine, osservazione, ricerche e conferme per ottenere così una base ragionevole per emettere il proprio parere professionale. Fornisce quindi il quadro concettuale per la comprensione dei fenomeni oggetto di osservazione. (1) Zingarelli – Vocabolario della lingua Italiana. 73
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 73 RUOLO - ATTIVITÀ dellOdV LEVIDENZA va esaminata nei seguenti aspetti: NATURA dellEVIDENZA ADEGUATEZZA dellEVIDENZA SUFFICIENZA dellEVIDENZA VALUTAZIONE dellEVIDENZA 74
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 74 AllOdV è affidato il compito di vigilare: sulleffettività e sullosservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo da parte dei dipendenti, degli Organi Sociali, dei consulenti e dei Partner; sullefficacia e adeguatezza del Modello in relazione alla struttura aziendale ed alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati di cui al D. Lgs. 231/2001; 75
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 75 sullopportunità di aggiornamento del Modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali e/o normative. A tal fine, allOdV sono, altresì, affidati i compiti di: vigilare sul funzionamento e losservanza del Modello; verificare leffettiva idoneità del Modello e dei protocolli esistenti a prevenire la commissione dei reati richiamati dal D. Lgs. 231/2001; 76
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 76 curare, sviluppare e promuovere, in collaborazione con le funzioni aziendali interessate, il costante aggiornamento del Modello e del sistema di vigilanza sullattuazione dello stesso, suggerendo, ove necessario, allorgano dirigente gli aggiornamenti necessari; mantenere i rapporti ed assicurare i flussi informativi di competenza verso lAmministratore Delegato, il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale; compiere verifiche ed ispezioni al fine di accertare eventuali violazioni del Modello; elaborare un programma di vigilanza, in coerenza con i principi contenuti nel Modello, sulle attività a rischio; 77
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 77 assicurare lattuazione del programma di vigilanza anche attraverso la calendarizzazione delle attività; assicurare lelaborazione della reportistica sulle risultanze degli interventi effettuati; redigere comunque una Relazione semestrale sulle attività svolte; condurre ricognizioni sullattività aziendale ai fini dellaggiornamento della mappatura dei Processi Sensibili; definire e promuovere le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello, nonché della formazione del personale e della sensibilizzazione dello stesso allosservanza dei principi contenuti nel Modello; 78
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 78 interpretare la normativa rilevante e verificare ladeguatezza del Modello alle prescrizioni; fornire chiarimenti in merito al significato ed alla applicazione delle previsioni contenute nel Modello; raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere a lui trasmesse o tenute a sua disposizione; predisporre un efficace sistema di comunicazione interna per consentire la trasmissione e la raccolta di notizie rilevanti ai fini del D. Lgs. 231/2001; 79
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 79 formulare la previsione di spesa per lo svolgimento della propria attività da sottoporre allapprovazione del Consiglio di Amministrazione (eventuali spese straordinarie, non contemplate nel documento previsionale, dovranno essere parimenti sottoposte alla preventiva approvazione del Consiglio di Amministrazione); promuovere lattivazione di eventuali procedimenti disciplinari. 80
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 80 LOdV ha accesso a tutte le attività svolte dalla Società ed alla relativa documentazione; ove attività rilevanti o potenzialmente rilevanti siano affidate a terzi, lOrganismo deve poter accedere anche alle attività svolte da detti soggetti. Con riferimento al programma di vigilanza pianificato dallOdV resta inteso che i membri dellOdV coinvolti direttamente od indirettamente nei processi oggetto di verifica debbano astenersi dal partecipare ai controlli per evitare il verificarsi di situazioni di conflitto dinteresse. 81
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 81 LOdV ha altresì una funzione consultiva e propositiva. In particolare ha il compito di: definire le iniziative ritenute opportune a diffondere la conoscenza del Codice Etico ed a chiarirne il significato e lapplicazione; coordinare lelaborazione delle norme e delle procedure che attuano le indicazioni del Codice Etico; promuovere la revisione periodica del Codice Etico e dei meccanismi di attuazione; 82
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 82 vigilare sul rispetto e sullapplicazione del Codice Etico ed attivare, attraverso le funzioni aziendali preposte, gli eventuali provvedimenti sanzionatori; riportare periodicamente al Consiglio dAmministrazione sullattività svolta e sulle problematiche connesse allattuazione del Codice Etico. 83
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 83 LOdV può altresì attribuire ad uno od a più dei suoi membri, in base allesperienza e professionalità maturata e/o alla funzione dal singolo incaricato ricoperta nellorganizzazione aziendale, la gestione delle attività tipiche per la mansione svolta e che risultano necessarie a garantire il rispetto del D. Lgs. 231/2001. Tale attribuzione non dovrà in alcun modo generare situazioni di conflitto di interessi. Il membro incaricato, avrà lobbligo di informare periodicamente lOdV circa landamento dellattività assegnatagli. 84
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 84 OdV – le carte di lavoro I componenti dellOrganismo di Vigilanza non sono necessariamente designati a tempo indeterminato; Il sistema informativo rappresentato dalla documentazione delle attività di verifica svolte è un patrimonio a tutela dellente e va conservato per favorire la successione dei componenti dellOrganismo di Vigilanza; Occorre lasciare traccia documentale, dimostrando di aver diligentemente vigilato. Le carte di lavoro devono registrare le informazioni ottenute e le analisi svolte durante lincarico. Esse devono costituire la base per le osservazioni e le raccomandazioni che saranno inserite nel rapporto finale. (segue) 85
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 85 OdV – le carte di lavoro La forma di documentazione utilizzata consiste in genere in un documento di natura descrittiva che indica lobiettivo e lampiezza dellincarico ed i risultati ottenuti. In particolare la parte del documento relativa alla descrizione dei risultati deve includere i rilievi, le conclusioni, le raccomandazioni e il piano dazione. Secondo gli standard metodologici propri dellinternal auditing, i rilievi sono pertinenti affermazioni su stati di fatto, necessari a sostenere le conclusioni e le raccomandazioni dellinternal auditor. I rilievi rappresentano il nucleo dellattività di vigilanza da parte dellOrganismo, perché rappresentano il risultato del processo di comparazione tra la situazione in atto e quella obiettivo; La vigilanza si attua nella verifica della coerenza tra i comportamenti aziedali concreti e il Modello predisposto, analizzandone la solidità e la funzionalità. 86
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 86 OdV – le carte di lavoro In sintesi: Le carte di lavoro servono, quindi, a: Fornire il fondamento per il rapporto finale dellincarico; Facilitare la pianificazione, lo svolgimento e la valutazione degli incarichi; Documentare il raggiungimento degli obiettivi dellincarico; Facilitare la revisione da parte di terzi autorizzati; Fornire dati di supporto in casi di ricorso in giudizio; (segue) 87
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 87 OdV – le carte di lavoro Dimostrare la conformità a standard metodologici generalmente diffusi. Le tecniche di preparazione delle carte di lavoro sono riconducibili allattività professionale dellaudit. Esse devono, ad esempio: Identificare lincarico cui si riferiscono; Riportare una descrizione dei suoi contenuti o dello scopo per cui vengono predisposte; (segue) 88
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 88 OdV – le carte di lavoro La specificità del ruolo dellOrganismo di Vigilanza prevede lesistenza di unaltra forma di documentazione tipica, ovvero i Flussi informativi verso lOrganismo di Vigilanza e le segnalazioni verso lo stesso organo. Queste informazioni sono anche ricevute dallOdV, con la periodicità prevista dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, al fine di agevolare lattività di vigilanza sullefficacia del Modello; (segue) 89
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 89 OdV – le carte di lavoro La ricezione dei flussi informativi potrà dar luogo a specifici approfondimenti; Le attività di verifica non si concludono con lo svolgimento della verifica: i risultati del lavoro svolto devono essere analizzati ed interpretati al fine di poter giungere a fornire una esauriente comunicazione. (segue) 90
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 90 La responsabilità amministrativa nelle società non quotate. LORGANISMO DI VIGILAZA ASSEMBLEA DEGLI AZIONISTI O DEI SOCI CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DIREZIONE GENERALE FUNZIONI AZIENDALI, DIVISIONI, BUSINESS UNITS, ECC. ORGANISMO DI VIGILANZA ex D.Lgs. 231/2001 COLLEGIO SINDACALE CONTROLLO CONTABILE FLUSSO INFORMATIVO 91
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 91 OdV – COLLEGIO SINDACALE Sintesi riassuntiva. OdV: è un organismo (e non organo sociale) con un ruolo di controllo della organizzazione dellIMPRESA. COLLEGIO SINDACALE: è un ORGANO SOCIALE con un ruolo di controllo della organizzazione societaria. Al Collegio Sindacale compete la vigilanza dellADEGUATEZZA dellintero ASSETTO ORGANIZZATIVO DELLA SOCIETÀ. AllOdV compete la vigilanza dellADEGUATEZZA del Modello 231 in un contesto penale e preventivo; tale vigilanza è da considerarsi una COMPONENTE dellASSETTO ORGANIZZATIVO della SOCIETÀ. 92
Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott. Paolo Vernero 92 Idonea documentazione Valutazione del Rischio (ossia valuta se lOrganizzazione ha dei sistemi adeguati per la gestione del rischio) Verifica Affidabilità Sistema Operativo (ossia verifica dei flussi informativi e la loro affidabilità) OdV verifica lefficacia e lefficienza del Modello verifica il rispetto delle procedure previste dal Modello segnala al Consiglio di Amministrazione eventuali aggiornamenti del Modello segnala al Consiglio di Amministrazione, per gli opportuni provvedimenti, le violazioni accertate del Modello Inventariazione degli ambiti aziendali di attività. Analisi dei rischi potenziali. Valutazione del sistema dei controlli preventivi Report allOrgano Gestorio ogni qualvolta ritenga che ne sussista lesigenza o lopportunità. trasmettere allOrgano Gestorio semestralmente una relazione di carattere informativo attinente al proprio operato. Informare il Collegio Sindacale di eventuale commissione di reato. Informare – per motivi urgenti - il Collegio Sindacale affinché proceda per quanto previsto dalla Legge. OPERATO INIZIALE ED ORDINARIO OPERATO ORDINARIO Vigilanza sul funzionamento del Modello Idonea documentazione requisiti Autonomia ed indipendenza Onorabilità Flussi informativiAzioni Scaricare ppt "Convegno: Il D.Lgs. 231/2001 alla luce delle recenti novità normative 12 novembre 2009 – SUMI - Pinerolo - Relazione dei Dott. Roberto Frascinelli e Dott."

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