Source: http://docplayer.it/821371-Manuale-di-gestione-protocollo-informatico.html
Timestamp: 2017-09-24 19:57:46+00:00

Document:
Manuale di Gestione Protocollo Informatico - PDF
Download "Manuale di Gestione Protocollo Informatico"
Geronima Brescia
1 Manuale di Gestione Protocollo Informatico Area Organizzativa Omogenea Ufficio Provinciale PRA di Caltanissetta Redatto ed approvato dalla D.ssa Giuseppina Mulè 25 Febbraio 2014 VERSIONE 1.1
2 SOMMARIO Automobile Club Italia 1. AMBITO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI COMPITI DEL SERVIZIO PROTOCOLLO INFORMATICO RESPONSABILE DEL SERVIZIO PROTOCOLLO INFORMATICO UNITÀ ORGANIZZATIVE PREPOSTE ALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DESCRIZIONE FLUSSO LAVORAZIONE DOCUMENTI RICEVUTI ATTIVITÀ OPERATORE PROTOCOLLO CORRISPONDENZA ARRIVO/ENTRATA RICEZIONE DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO RICEZIONE DOCUMENTI INFORMATICI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DESCRIZIONE FLUSSO LAVORAZIONE DOCUMENTI IN PARTENZA/USCITA ATTIVITÀ OPERATORE PROTOCOLLO CORRISPONDENZA PARTENZA/USCITA ANNULLAMENTO DELLE INFORMAZIONI REGISTRATE IN FORMA NON MODIFICABILE ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE E RELATIVE MODALITA' DI TRATTAMENTO STAMPE REGISTRO DI EMERGENZA ART.63 DPR 445/ LIVELLI DI SERVIZIO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO PIANO SICUREZZA 14 Pag. 2
3 Ambito di applicazione In conformità al DPR n. 428/98, poi recepito nel testo unico sulla documentazione amministrativa DPR n. 445/2000 e integrato dalle regole tecniche emanate da AIPA tramite circolare n. 28 del 7 maggio 2001, Le pubbliche amministrazioni devono provvedere entro il 1 gennio 2004 alla realizzazione o revisione dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del PROTOCOLLO INFORMATICO e dei PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI In particolare ogni Area Organizzativa Omogenea deve realizzare il manuale di gestione del Protocollo Informatico, art. 5 del DPCM 31/10/2000 Regole Tecniche per il Protocollo Informatico. Questo manuale disciplina le attività di ricezione, spedizione, registrazione, classificazione e archiviazione della corrispondenza in entrata ed uscita, presso l Ufficio Provinciale PRA di Caltanissetta. Definizioni A.O.O.: Area Organizzativa Omogenea è un insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruisce, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, ciascuna AOO mette a disposizione delle unità organizzative clienti, il servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria alla AOO stessa. Unità Organizzativa: l unità organizzativa è un ufficio dell Area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico. Fornitore del Servizio: quando non meglio specificato, s intende la società ACI - Informatica S.p.A. Responsabile: quando non meglio specificato, s intende il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Nucleo Minimo di Protocollo: in base al DPR 445/2000 per nucleo minimo di protocollo informatico si intende la sola acquisizione dei dati del documento in arrivo/partenza, senza la digitalizzazione dell immagine del documento. Registrazione: nel trattamento dei documenti cartacei, la funzione di registrazione di protocollo è principalmente quella di certificazione (garanzia dell autenticità) di un documento prodotto/ricevuto, ossia verificare l entrata/uscita dei documenti in data certa e di garantire il mantenimento nel tempo. Segnatura di protocollo: s intende l apposizione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso: numero di protocollo, data di protocollo, indicazione o codice dell amministrazione o dell A.O.O. Pag. 3
4 Servizio Protocollo Informatico: s intende l attività di ricezione, spedizione, registrazione, classificazione e archiviazione della corrispondenza in entrata ed uscita presso il PRA di Caltanissetta. Compiti del Servizio Protocollo Informatico Il Servizio svolge i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni registrate; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del DPR 445/2000; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e comunque nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie in luoghi sicuri ; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; g) vigila sull osservanza delle disposizioni del DPR 445/2000 da parte del personale autorizzato e degli incaricati. h) produce o fa produrre dagli operatori dell Ufficio Protocollo il registro giornaliero del protocollo informatico. Responsabile del Servizio Protocollo Informatico Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell articolo 61, comma 2, del DPR 445/2000 Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. Il responsabile del Servizio Protocollo presso l Ufficio Provinciale del PRA di Caltanissetta è la D.ssa ( protocollo lettera incarico Prot. n. del / / ) Il sostituto del Responsabile del Servizio Protocollo è il dr. Massimo Donato Perri, il sig. Eugenio Parla e la sig.ra Maria Santa Bassetto in caso di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile. Unità organizzative preposte alla registrazione di protocollo Presso l Ufficio Provinciale del PRA di Caltanissetta le unità organizzative preposte alla protocollazione dei documenti sono: L Ufficio Segreteria come da titolario di classificazione allegato. Pag. 4
5 Descrizione flusso lavorazione documenti ricevuti Tutta la corrispondenza in arrivo/entrata, viene consegnata c/o l' Ufficio Provinciale del P.R.A. di Caltanissetta - Via P. Leone n. 2 - e viene aperta, esaminata e assegnata dal Dirigente all ufficio protocollo dell Ufficio Provinciale di Caltanissetta; la stessa viene poi protocollata secondo le seguenti specifiche operative: N Attività Man./Auto. Input Output Note 1 Ricezione Manuale Ricevuto 2 Acquisizione Automatica da protocollare protocollato Si acquisiscono i dati nella procedura 3 Segnatura Automatica senza segnatura con segnatura Utilizzo della stampantina per il protocollo 4 Archiviazione elettronica 5 Spedizione al Destinatario 6 Archiviazione originale cartaceo Automatica Automatica Manuale con segnatura scannerizzato originale con segnatura scannerizzato dati e immagine del documento spediti al destinatario originale con segnatura classificato e archiviato Viene acquisita l immagine del documento tramite scanner rotativo L operatore spedisce il documento al destinatario tramite Archiflow Web L operatore archivia il documento nell archivio di deposito Attività Operatore Protocollo corrispondenza in Arrivo/Entrata aprire la corrispondenza ed esaminarla acquisire tramite la maschera di inserimento i vari campi : Protocollo, Data, Mittente, Oggetto, Titolo. etc (alcuni campi vengono resi obbligatori dalla procedura) protocollare il documento originale tramite stampante EPSON TM U295P; digitalizzare il documento originale con il numero di protocollo tramite scanner rotativo FUJITSU FI-4120 C2; archiviare il documento originale nell archivio cartaceo nell archivio di deposito L assegnatario del documento in arrivo/entrata può essere: sia il Responsabile di un Ufficio/Area competente che il dipendente interno interessato. Il documento digitalizzato viene consegnato all assegnatario tramite Archiflow, l assegnatario dovrà aprirlo e nel caso in cui l argomento trattato non sia di propria competenza dovrà rispedirlo al Protocollo con la necessaria motivazione. Sarà cura dell Ufficio Protocollo riassegnare correttamente i documenti rifiutati. La procedura tiene traccia di tutte le varie assegnazioni del documento in arrivo/entrata. Ricezione documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Area Organizzativa Omogenea attraverso: a) il servizio postale tradizionale; b) gli apparecchi telefax; Pag. 5
6 c) consegna diretta alle Unità Organizzative di cui al punto 5 Automobile Club Italia Ricezione documenti informatici La ricezione dei documenti informatici e la loro protocollazione automatica è assicurata tramite il modulo di interoperabilità e la Casella di Posta Elettronica Certificata dell area organizzativa omogenea Il fornitore del servizio di PEC è Aci Informatica S.p.A. L indirizzo di posta certificata dell Ufficio Provinciale ACI di Caltanissetta è pubblicato sul sito a cura della Direzione Centrale Sistemi Informativi, e sul sito istituzionale a cura dell Ufficio Provinciale stesso. Per quanto attiene alle modalità di gestione dei documenti informatici (protocollazione, archiviazione, ecc) si vedano le Disposizioni Organizzative PEC emanate dalla Direzione Sistemi Informativi. Classificazione dei documenti La classificazione dei documenti ricevuti in arrivo/partenza è riportata nel Titolario di Classificazione, tutti documenti sono classificati e archiviati per argomento secondo la tabella allegata: TITOLARIO LIVELLO 1 LIVELLO 2 TASSE AUTOMOBILISTICHE PUBBLICO REGISTRO AUTOMOBILISTICO CONTENZIOSO CIRCOLARI COMUNICAZIONI ALLE DELEGAZIONI ESAZIONI ESENZIONE CONCESSIONARI ESENZIONI DISABILI ESENZIONI VEICOLI STORICI RADIAZIONI D'UFFICIO RETTIFICHE RUOLO REGIONALE RICHIESTA ATTI RIEPILOGHI DELEGAZIONI RIMBORSI CIRCOLARI E MESSAGGI PRA COMUNICAZIONI ATTI COMUNICAZIONI DTT COMUNICAZIONI STUDI CONSULENZA/DELEGAZIONI CONCESSIONARI DEMOLITORI AUTORIZZATI VISIBILITA' TUTTI I DIPENDENTI TUTTI I DIPENDENTI Pag. 6
7 DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE GESTIONE ARCHIVIO CARTACEO IMPOSTA PROVINCIALE MONITORAGGI NORMATIVA PRA PRIVATI PROVVEDIMENTI GIUDIZIARI E AMMINISTRATIVI RICHIESTA ATTI SPORTELLO TELEMATICO COMUNICAZIONI DIPENDENTI Automobile Club Italia PERSONALE SINDACATI DIREZIONE CONTABILITA' ANALITICA CONTABILITA' 121 URP DIRETTORE GIUSTIFICATIVI ASSENZA FORMAZIONE VICARIO OO.SS. R.S.U. COMUNICAZIONI VARIE DELIBERE INCARICHI PRIVACY E SICUREZZA DATI PROGETTI REGOLAMENTI ORGANIZZATIVI/ACCORDI DI LAVORO CARTELLE ESATTORIALI/UTENZE COMUNICAZIONI DETERMINAZIONI DIRIGENZIALI ORDINI/PREVENTIVI PAGAMENTI/CONSEGNA MATERIALE RIMBORSI VERIFICHE CASSA COMUNICAZIONI I.P.T. COMUNICAZIONI VARIE VERIFICHE CASSA VERSAMENTO CONTANTI COMUNICAZIONI E CIRCOLARI MISSION ASSOCIATIVA COMUNICAZIONI VARIE DA PRIVATI SU ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA/STATO PROCEDIMENTI E CONSULENZA SU SERVIZI PERSONALE TUTTI I DIPENDENTI DIREZIONE CONTABILITA' ANALITICA CONTABILITA' 121 URP Pag. 7
8 COMUNICAZIONI VARIE DA PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI SU ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA/STATO PROCEDIMENTI E CONSULENZA SU SERVIZI Automobile Club Italia SICUREZZA 626 GESTIONE IMMOBILE COMUNICAZIONI VARIE Dlgs. 626/94 CONTRATTI/AFFITTI MANUTENZIONE SERVIZI CONDOMINIALI SICUREZZA 626 CONTABILITA' ANALITICA Descrizione flusso lavorazione documenti in partenza/uscita Le attività correlate alla corrispondenza in partenza/uscita sono state decentrate presso l Ufficio di Segreteria N Attività Man./Auto. Input Output Note 1 Protocollazione Automatica da protocollare protocollato Si acquisiscono i dati nella procedura, a cura della segreteria di Direzione o 2 Segnatura Automatica senza segnatura con Segnatura postazione abilitata Utilizzo della stampantina per il protocollo 3 Archiviazione elettronica 4 Spedizione documento cartaceo Automatica Automatica numerato scannerizzato scannerizzato cartaceo imbustato per spedizione Viene acquisita l immagine del documento L operatore spedisce il documento al destinatario esterno 5 Archiviazione originale cartaceo Manuale originale con segnatura originale con segnatura classificato e archiviato L operatore archivia il documento nell archivio di deposito Attività Operatore Protocollo corrispondenza in Partenza/Uscita riceve la corrispondenza in partenza/uscita; acquisisce tramite la maschera di inserimento i vari campi : Data, Tipo, Data di Spedizione, Proponente, Oggetto, Titolo. etc (alcuni campi vengono resi obbligatori dalla procedura) protocolla il documento originale tramite stampantine EPSON TM-U295P; digitalizza il documento originale con il numero di protocollo tramite scanner rotativo FUJITSU FI-5110C; Pag. 8
9 spedisce secondo le indicazioni del Dirigente ( Posta Prioritaria, Raccomandata), il documento originale protocollato; archivia il documento originale nell archivio cartaceo nell archivio di deposito. Annullamento delle informazioni registrate in forma non modificabile E consentito l annullamento di una registrazione di protocollo. Il Responsabile e gli Operatori del Protocollo Informatico sono autorizzati ad annullare i documenti. Il documento protocollato, con la dicitura annullato verrà registrato in maniera tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originali unitamente alla data, all identificativo dell operatore e la motivazione che ha determinato l annullamento. Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione del protocollo Gazzette Ufficiali Bollettini Ufficiali P.A. Notiziari P.A. Note di ricezione circolari Note di ricezione altre disposizioni Materiali statistici Atti preparatori interni Giornali Riviste Libri Materiali Pubblicitari Inviti a manifestazioni/corsi che non attivino procedimenti amministrativi Fax e che non attivino procedimenti amministrativi Nb. Non sono soggetti a registrazione di protocollo i documenti di natura contabile, prodotti ed emessi dall Ente con numerazione progressiva in serie precostituite ( es. Mandati di Pagamento, Buoni d Ordine, fatture o simili. (d.p.r. 428/98) 1. Elenco documenti soggetti a registrazione particolare e relative modalità di trattamento Certificati Medici: per i certificati medici, inviati dal dipendente all Ufficio Provinciale, verranno acquisiti solamente i seguenti dati: mittente e oggetto (certificato medico), non viene digitalizzata l immagine del certificato in archivio elettronico, il documento originale verrà consegnato alla Segreteria competente, (codice in materia di protezione dati personali DLGS 30/06/03). Fax: l art. 7, comma 3 del DPR 403/1998, ha stabilito che il fax è documento a tutti gli effetti di legge, come tale è quindi soggetto a protocollazione. In seguito pervenuto l originale, non si dovrà procedere a nuova registrazione, ma si dovranno riportare tutti i dati della registrazione del documento pervenuto via fax. Pag. 9
10 Documenti Riservati Personali : non deve essere aperta la corrispondenza in arrivo, raccomandata, raccomandata A.R., posta celere, con l indicazione posta riservata, personale, alla c.a. e simili. Tale corrispondenza viene consegnata direttamente all interessato, se il destinatario verifica che trattasi di documenti d interesse della Direzione, li restituisce all Ufficio di Protocollo per la normale registrazione sul protocollo informatico. Registro giornaliero di Protocollo Sarà cura del Ufficio Protocollo, all'inizio del giorno lavorativo successivo, produrre il registro giornaliero di protocollo tramite la creazione di un file firmato digitalmente e quindi protocollato. Tale modalità sostituisce a partire dal 21 febbraio 2012 la precedente, che prevedeva la stampa e l'archiviazione cartacea del registro. Nel caso di annullamento di un protocollo antecedente a tale data si stamperà il registro del/dei protocolli annullati che sarà inserito nel cartaceo del giorno relativo. Nel caso di annullamento di un protocollo a far data dal 21/02/2012 sarà prodotto nuovamente il registro completo della giornata interessata, secondo le modalità di cui al paragrafo 1, importandolo nel protocollo del registro originale (nella procedura è implementata la funzione di versioning che consente in ogni momento di vedere sia il nuovo sia il vecchio registro). Registro di Emergenza art. 63 DPR 445/2000 In caso di indisponibilità del sistema informatico, il Responsabile del Servizio autorizza anche attraverso una , la registrazione manuale del protocollo sul Registro di Emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica Archiflow. Sul registro sono riportate: a) Causa, data ed ora d inizio dell interruzione, b) Data ed ora del ripristino della funzionalità del sistema, c) Estremi del provvedimento di autorizzazione all uso del Registro di Emergenza d) Se l indisponibilità del sistema dura oltre le 24 ore il Responsabile del Protocollo può autorizzare l uso del Registro di Emergenza fino ad un massimo di una settimana. Si precisa inoltre che : la numerazione utilizzata sul Registro di Emergenza (anche a seguito di successive interruzioni) deve garantire l identificazione dei documenti registrati nel sistema documentario dell AOO, pertanto è necessario attivare, presso l Ufficio Provinciale un criterio (numerazione di emergenza) che escluda la doppia numerazione. Le informazioni dei documenti protocollati in emergenza sono inserite utilizzando una apposita funzione di recupero dati attivata centralmente alla società ACI-Informatica, responsabile della gestione e manutenzione dei server. Nella fase di ripristino, al documento è attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, correlato attraverso una apposita nota sulla tab. Annotazioni, al numero utilizzato in emergenza. Ai fini giuridici ed amministrativi vale la data di registrazione riportata nel registro di emergenza; la data assegnata dal protocollo informatico indica quando il sistema ha recepito il documento. Tutte le informazioni riguardanti il fermo del servizio devono essere fornite in via ufficiale dal Responsabile del Servizio di Protocollo dell Ufficio Provinciale di Caltanissetta alla società ACI- Informatica, responsabile della gestione e manutenzione dei server. Pag. 10
11 Livelli di servizio del Protocollo Informatico Il Servizio Protocollo Informatico, di conseguenza il Responsabile del Servizio, cura che le funzionalità del sistema, in caso di guasto o anomalia, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile ( Art. 61, comma 3, let. d, DPR 445/2000). Il responsabile della fornitura del servizio protocollo è la società ACI-Informatica S.p.A., il fornitore è quindi responsabile del rispetto dei seguenti parametri e valori di soglia. Continuità del Servizio : disponibilità del servizio protocollo informatico nelle 24 ore: 100% dal lunedì al venerdi. Tempo di Ripristino : nel 99% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 24 ore dal fermo; nel 1% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 48 ore dal fermo. Tempestività di comunicazione : in caso d anomalia o malfunzionamento del Servizio Protocollo, il fornitore è tenuto a comunicare, dal momento in cui l anomalia è accertata, al Responsabile del Servizio il problema riscontrato, la comunicazione può avvenire, anche tramite e- mail, entro 2 ore. Periodo d osservazione : durante le 24 ore giornaliere dal lunedì al venerdì. Periodo di rendicontazione : 1 mese, solare, consecutivo. Con riferimento alle procedure di salvataggio dati e conservazione si rimanda al documento Politiche di Sicurezza per il Protocollo Informatico. Il fornitore deve garantire su tutte le postazioni di protocollazione i tempi di lavoro indicati nella tabella sottostante. Tempi protocollazione documento in ARRIVO Pag. 11
12 L attività di acquisizione dati e immagine di un documento in arrivo avviene attraverso l attivazione automatica di due maschere Indici e circa 2 minuti Tempi protocollazione documento in PARTENZA L attività di acquisizione dati e immagine di un documento in partenza avviene attraverso l attivazione automatica di due maschere Indici e circa 2 minuti Sistema di Protocollo Informatico AOO Ufficio Provinciale di Caltanissetta La descrizione dell architettura tecnologica è descritta nel documento Studio di fattibilità Protocollo Informatico PIASF01 Vers. 1, realizzato dalla società fornitrice del servizio ACI Informatica s.p.a.. Caratteristiche tecniche hardware Caratteristiche tecniche minime postazione di lavoro: Pentium IV, 256 Mb RAM, 1.5 Ghz, Sistema Operativo Windows xp Professional, service pack 2, Client Workflow, Scanner FUJITSU FI-5110C, stampantine numero protocollo EPSON TM-U295, Caratteristiche tecniche Server Protocollo: Cluster composto da 2 server Pentium III 800 MHz, biprocessore, con tre dischi RAID1 da 8 GB, oltre che un array centrale da 6 dischi da 8 GB in RAID 5. Banda rete 100 MBps. Descrizione dell architettura tecnologica L architettura su cui si basa il prodotto è di tipo centralizzato, quindi il Server Protocollo rappresenta il server centrale, situato presso il bunker di ACI Informatica, al quale si collegano tutti gli utenti, tramite le diverse forme di connessione, sia in sola consultazione che in forma completa (acquisizione, protocollazione, etichettatura, trasmissione, ecc.). Le modalità con cui si utilizza il prodotto e quindi ci si collega al Server Protocollo sono essenzialmente due: la prima, consiste nell apertura dell applicazione tramite la sua interfaccia via web browser per le sole attività di consultazione e variazione dei documenti già inseriti; la seconda, Pag. 12
13 consiste nell utilizzo del client Archiflow già installato sulla propria postazione di lavoro, per le attività di inserimento e scansione dei documenti. In entrambi i casi tutte le operazioni vengono effettuate direttamente sui database che si trovano sull application server, nei quali sono contenuti anche tutti i dati, quindi nulla è eseguito localmente, perché il client Archiflow fornisce un interfaccia utente che consente di lavorare direttamente sul server, in locale ci saranno solo dei processi attivi propri del client e l id utente per il riconoscimento dell utente connesso. La modalità di connessione e di utilizzo del prodotto tramite web, comune a tutti gli uffici, è utilizzata per la sola consultazione. Infatti, tale interfaccia, che presenta il vantaggio di una maggiore velocità di esecuzione ha grosse limitazioni applicative, che ne restringono il campo di utilizzo alla sola consultazione ed accettazione dei documenti. Tale modalità è utilizzabile usando direttamente il browser di Internet Explorer. Il link per accedere all applicazione si trova nella cartella Login PRA. Le risorse software vanno distinte tra quelle necessarie per il funzionamento del prodotto nell architettura precedentemente descritta ed il prodotto stesso. Le prime, relativamente al Server Pag. 13
14 Protocollo, sono costituite dal sistema operativo Microsoft Windows Server 2003, le seconde dall ambiente Oracle 9 per il database e da prodotto stesso. Sul server è utilizzata la piattaforma antivirus standard di Aci Informatica che prevede aggiornamenti continui del motore di scansione. Sui client dei P.R.A. il sistema operativo è Windows NT Workstation 4.0. Solo per la postazione di Protocollo Informatico (in cui è possibile anche acquisire i documenti) il sistema operativo è Windows XP e localmente sono installati i driver della stampantina e dello scanner. Sempre su tali postazioni, per accedere in modo più rapido all applicazione, vengono copiate tre cartelle: Client 32, Common e DOC (le stesse che sono presenti sul server) all interno di una cartella Archiflow che viene creta sotto c:\programmi. Antivirus Programma installato: TrendMicro OSCE7. Versione: ver Modalità di esecuzione: servizio attivato allo startup della macchina, real time scan dei file acceduti su disco. Modalità di aggiornamento: pull tramite apposito server interno. Responsabile dell installazione e aggiornamento del programma antivirus è la società ACI- Informatica s.p.a.. Piano di Sicurezza E stato realizzato il documento Politiche di Sicurezza per il Protocollo Informatico, dalla Direzione Sistemi Informativi ACI e trasmesso alla società ACI-Informatica s.p.a. con protocollo numero "DSI/ " del 26/03/2004. E stato realizzato il documento " Piano di sicurezza Protocollo Informatico JCZDR01v1 " comprensivo dell Analisi del Rischio, da parte della società fornitrice del servizio ACI Informatica s.p.a.. I documenti potranno essere visionati solo dopo autorizzazione del Responsabile dei Sistemi Informativi ACI e della Funzione Sicurezza della Direzione Sistemi Informativi. Caltanissetta, 21/02/2012 Pag. 14
Manuale di Gestione Protocollo Informatico Area Organizzativa Omogenea Ufficio Provinciale PRA di Biella SOMMARIO Automobile Club Italia 1.AMBITO DI APPLICAZIONE...3 2.DEFINIZIONI...3 3. COMPITI DEL SERVIZIO
Manuale di Gestione Protocollo Informatico Area Organizzativa Omogenea Unità Territoriale PRA di Trapani Redatto dal Dr. Francesco Cassisa Approvato dal Dr. Nicolò Bova 27 Febbraio 2008 VERSIONE 1.0 SOMMARIO
Automobile Club d Italia Manuale di Gestione Protocollo Informatico Area Organizzativa Omogenea Ufficio Provinciale di Firenze SOMMARIO 1. AMBITO DI APPLICAZIONE... 2 2. DEFINIZIONI... 2 3. COMPITI DEL
Manuale di Gestione Protocollo Informatico. Area Organizzativa Omogenea Ufficio Provinciale PRA di Vibo Valentia
Manuale di Gestione Protocollo Informatico Area Organizzativa Omogenea Ufficio Provinciale PRA di Vibo Valentia 1.Ambito di applicazione In conformità al DPR n. 428/98, poi recepito nel testo unico sulla
NOTE TECNICO-OPERATIVE (di cui alla Circolare n. 153 del 20 dicembre 2010 - Prot. n. 0025823)
NOTE TECNICO-OPERATIVE (di cui alla Circolare n. 153 del 20 dicembre 2010 - Prot. n. 0025823) L Ateneo ha istituito dal 1 gennaio 2011, ai fini di una gestione unica e coordinata della documentazione amministrativa,
Il protocollo in pillole
Divisione flussi documentali e informativi Il protocollo in pillole Tutta la corrispondenza in arrivo al Dipartimento affluisce alla Segreteria amministrativa del Dipartimento che la apre e la registra
In collaborazione con il Centro per la cultura d impresa A cura di Gianluca Perondi con la collaborazione di Eddy Moschetti
MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI In collaborazione con il Centro per la cultura d impresa A cura di Gianluca Perondi con la collaborazione di Eddy Moschetti Revisione del febbraio 2013
PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI DELLA P.A.
1 PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI DELLA P.A. MANUALE DI GESTIONE Approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 223 del 22/12/2013 Modificato con deliberazione di Giunta
Manuale per la tenuta del protocollo informatico e dell archivio
Comune di Lavena Ponte Tresa Provincia di Varese Via Libertà n. 28 LAVENA PONTE TRESA Tel. 0332/524111 Fax 0332/551754 - C.F. 00405070129 Manuale per la tenuta del protocollo informatico e dell archivio
Manuale di gestione. del Protocollo Informatico e del Servizio Archivistico comunale
Manuale di gestione del Protocollo Informatico e del Servizio Archivistico comunale Approvato con Delibera di G.C. n. 235 del 24/12/2008 Parte Prima: Ambito di applicazione e Definizioni 1.1 Ambito di
MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DELLA CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA E AGRICOLTURA DI LODI
MO-AG MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DELLA CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA E AGRICOLTURA DI LODI 04/01/2006 II emissione Approvato SG f.f. d.ssa Federica Pasinetti 1 INDICE PRESENTAZIONE...4
1 Disposizioni generali 1.1 Ambito di applicazione Il presente manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti prodotti o ricevuti dal Comune nello svolgimento della sua attività
ORDINE DEI MEDICI-CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA ADUNANZA N. 11/2004 DEL CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 15/12/2004 DELIBERA N. 11-177 ADOZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Relatore: Dott.
MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE USPRM Ufficio Scolastico Provinciale di Roma MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO PPS-PRO-MM-USPRM-1.0 Roma, 08/02/2008 IINDIICE
COMUNE DI SANTA GIUSTINA IN COLLE Provincia di Padova Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio (artt. 3, 4 e 5 DPCM 03.12.2013) COMUNE DI SANTA GIUSTINA IN COLLE (PD)
MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL COMUNE DI PERUGIA PREDISPOSTO AI SENSI DEGLI ARTICOLI ( Art.5 DPCM 3
Data Versione Descrizione 1.0 Manuale di gestione dei documenti del Comune di Perugia MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL COMUNE DI PERUGIA PREDISPOSTO AI SENSI DEGLI ARTICOLI ( Art.5 DPCM 3 dicembre
ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO
ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (artt. 3 e 5 DPCM
COMUNE DI BAGNOLO IN PIANO Provincia di Reggio Emilia MANUALE DI GESTIONE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
COMUNE DI BAGNOLO IN PIANO Provincia di Reggio Emilia MANUALE DI GESTIONE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI APPROVATO CON DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE N.113 DEL 13/12/2004
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, Vers. 1.0 del 9 ottobre 2015 a cura di Gabriella Lazzarini Responsabile della Gestione documentale Approvato da Direzione Generale Alessandra Poggiani Marco
OMUNE di MIRANO Provincia di Venezia MANUALE DI GESTIONE DEI DOUMENTI Approvato con Delibera di Giunta omunale n. 268 del 23.12.2014 Versione 6.0 Sede Piazza Martiri, 1 30035 MIRANO (Ve).F. 82002010278
Ente Parco dell Etna. Nicolosi
Ente Parco dell Etna Via Del Convento n. 45 Nicolosi MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DELL ENTE PARCO DELL ETNA. TITOLO I DISPOSIZIONI GENERALI Premessa 1. Per gestire correttamente i
GESTIONE PROTOCOLLO INFORMATICO D.P.R. 445 / 2000
GESTIONE PROTOCOLLO INFORMATICO D.P.R. 445 / 2000 Lo Studio K S.r.l. offre un prodotto in grado di soddisfare con estrema flessibilità quanto previsto dal quadro normativo vigente in materia di Protocollo
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO Revisione 07 INDICE DEI CONTENUTI CAPO I PRINCIPI GENERALI 05 1 PREMESSA 05 2 DEFINIZIONI 05 3 MANUALE DI GESTIONE 06 4 ELIMINAZIONE
MANUALE DI GESTIONE. 2. Definizioni Ai fini del presente manuale di gestione si intendono per:
MANUALE DI GESTIONE 1. Premessa Le disposizioni del presente manuale di gestione disciplinano le modalità di protocollo e di gestione dei documenti ricevuti e prodotti da organi, servizi, uffici e strutture
Servizio per la gestione informatica del protocollo. MANUALE di GESTIONE
Servizio per la gestione informatica del protocollo MANUALE di GESTIONE Approvato con deliberazione di giunta comunale n. 39 del 17/04/2007 SOMMARIO 1. PRINCIPI GENERALI...6 1.1 definizioni di riferimento...6
Manuale. di Gestione e Conservazione dei documenti. C i t t à d i B a c o l i (Prov. di Napoli)
C i t t à d i B a c o l i (Prov. di Napoli) Settore Organi Istituzionali e Rapporti con il Cittadino Manuale di Gestione e Conservazione dei documenti approvato con deliberazione della G.C. n. 10 del 15.01.2015
ALLEGATO TECNICO. 1.3. Descrizione del sistema da realizzare Il progetto prevede la realizzazione dei seguenti moduli applicativi:
ALLEGATO TECNICO Il presente allegato tecnico ha lo scopo di definire le caratteristiche ed i requisiti minimi per la realizzazione, e la successiva manutenzione ed assistenza agli utenti, del nuovo Sistema
Comune di SAN GIORGIO DELLA RICHINVELDA. Manuale di gestione. dei flussi documentali e del Protocollo informatico
Comune di SAN GIORGIO DELLA RICHINVELDA Manuale di gestione dei flussi documentali e del Protocollo informatico Approvato con Deliberazione della Giunta comunale n.77 del 13.10.2015 Struttura Manuale di
REPUBBLICA ITALIANA Regione Siciliana Assessorato delle Infrastrutture e della Mobilità MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI (Art. 5 D.P.C.M. 31/10/2000) 1. Il manuale:
ARPA Agenzia Regionale per la Protezione dell Ambiente
ARPA Agenzia Regionale per la Protezione dell Ambiente Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000) Sommario SEZIONE I DISPOSIZIONI GENERALI...
Progetto Protocollo Informatico
Realizzazione Protocollo Informatico PROVINCIA DI CAGLIARI PROVINCIA DE CASTEDDU Progetto Protocollo Informatico Documento: Progetto di Massima Allegati: Data: Marzo 2013 File: AllegatoProgettoMassimaProtocolloOpenSource.pdf
MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO e ARCHIVIO. aggiornamento
Comune di Castel San Pietro Terme SERVIZI AL CITTADINO U.O. PROTOCOLLO, GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO Piazza XX Settembre n. 3 40024 Castel San Pietro Terme (Bologna) Tel. 051/6954111 Fax 051/6954141
Allegato n 1 della Deliberazione n 473 del 11.09.2014 MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Pagina 1 di 29 Sommario Sommario... 2 1.DISPOSIZIONI GENERALI... 5 1.1Introduzione... 5 1.2Ambito di applicazione...
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Premessa Il Manuale di gestione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali, è uno strumento
MANUALE AZIENDALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI Contenente altresì il Piano di Conservazione degli Archivi e il Massimario di Scarto
MAGD Rev. 0 del 31.10.2007 Pagina 1 di 71 MANUALE AZIENDALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI Contenente altresì il Piano di Conservazione degli Archivi e il Massimario di Scarto File MAGD Rev. 0 del 31.10.2007
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi dell Università degli Studi di Milano-Bicocca
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi dell Università degli Studi di Milano-Bicocca (artt. 3 e 5 DPCM 3 dicembre 2013) Edizione 01/2014 - Rev. 01 Sommario
COLLEGIO TERRITORIALE DELL ORDINE DEI PERITI INDUSTRIALI E DEI PERITI INDUSTRIALI LAUREATI DELLE PROVINCE DI BARI E BAT Manuale di gestione del protocollo informatico http://www.periti-industriali.bari.it
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO E ARCHIVIO
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO E ARCHIVIO Pagina 1 di 22 Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche
COMUNE DI VICOPISANO (Provincia di Pisa)
COMUNE DI VICOPISANO (Provincia di Pisa) Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (art. 5 DPCM 3 dicembre 2013) Approvato con Deliberazione GC n.92 del 9.10.2015
Un protocollatore, le persone di Staff ed il Titolare UOR possono anche assegnare il documento, chiedere l'annullamento della protocollazione, etc.
ACCESSO COME 1. D- come si accede al sistema di protocollo informatico? R - l accesso al sistema informatizzato avviene mediante apposito link presente nell area riservata del sito web dell Ente. - Una
MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI COMUNALI
COMUNE DI CIVITA CASTELLANA Provincia di Viterbo * * * AREA RELAZIONI ESTERNE MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI COMUNALI 1 TITOLO I - PRINCIPI GENERALI 3 ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA
Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi. Comune di Copertino
Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi Comune di Copertino Indice PREMESSA...4 CAPO I...5 Definizioni ed ambito di applicazione...5 Art. 1 Definizioni...5
2. RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Manuale di gestione documentale per l Area Organizzativa Omogenea Direzione provinciale I di Roma Premessa L Agenzia delle Entrate si è dotata di un Manuale per la gestione documentale (di seguito, Manuale
Progetto Automazione flusso documentale e dematerializzazione Le tappe Stato dell arte Consolidamento e sviluppi a cura di: Patrizio Geri Direzione Sistemi Informativi Titolare P.O. Responsabile Automazione
La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico nell'i.c. di Castellucchio (MN)
La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico nell'i.c. di Castellucchio (MN) Mario Varini Flussi documentali e protocollo informatico nell'ic di Castellucchio (MN) pag. 1 di 76 mario.varini@gmail.com

References: ART.63
 art. 5
 articolo 61
 art. 7
 art. 63
 Art. 61
 Art.5
 Art.5
 ART. 1
 Art. 1