Source: http://www.perezcalzadilla.com/publicaciones/2015/08/26/la-accion-merodeclarativa-como-mecanismo-para-lograr-la-declaracion-de-inexistencia-de-actos-mercantiles-registrados.aspx
Timestamp: 2020-06-06 22:27:06+00:00

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Las asambleas sociales de las compañías, tienden a manifestar las voluntades de los socios, y esta voluntad primaria es recogida en el libro de asambleas, por lo cual es deber formal efectuar en él, las transcripciones de la expresada voluntad, para que posteriormente se proceda a una certificación del acta social, la cual será traslado fiel y exacto de su original, todo ello para formalizar su inscripción y publicación en el Registro Mercantil.
Ahora bien, cuáles serían las consecuencias jurídicas, de la ausencia de trascripción de la voluntad societaria en el libro de asamblea de la sociedad, es decir, que examinado el mismo este se encuentre en blanco, pero a la par consta una presunta certificación del acta de asamblea societaria ante el registro mercantil, ¿Cómo incide esta omisión del llenado de los libros sociales respecto a la certificación del acta que se encuentra registrada y publicada?, ¿Existe o no este acto mercantil?, ¿Es posible ejercer una acción mero-declarativa o de nulidad de asamblea?, a tal efecto efectuamos estas breves consideraciones:
1.- El ejercicio de la acción de nulidad del acto mercantil está limitada en el tiempo respecto a su ejercicio[1] y presupone necesariamente la existencia del acto, lo que se denuncia con la acción de nulidad es un vicio absoluto o relativo acontecido en la génesis de la configuración del acto mercantil, mientras que el ejercicio de la acción mero-declarativa tiene una prescripción decenal y persigue un pronunciamiento del órgano jurisdiccional respecto a la declaración de la existencia o inexistencia de un derecho o de una relación jurídica.
Un acto jurídico, es pues una manifestación de voluntad que se hace con la intención de producir consecuencias de derecho, pero este acto debe reunir todos los requisitos exigidos por la ley para que pueda reputarse existente, válido y capaz de producir efectos y dar acción para obligar su cumplimiento, hay que aclarar que se reputa un acto inexistente en referencia a su existencia legal, es decir, al no reconocimiento por parte de la ley de ciertos actos que no se pueden reconocer, ni siquiera un principio de vida jurídica porque no reúnen requisitos esenciales de existencia, que les hace imposible adquirir vida legal, está claro que nuestro ordenamiento jurídico contempla los conceptos de existencia, inexistencia y nulidad tratándolos como instituciones jurídicas totalmente autónomas y diferentes, igualmente cuando un acto o contrato solemne requiere una formalidad especial y la misma no se cumple, hace inexistente tales actos, en ese orden tenemos diversas disposiciones legales y muy especialmente en nuestro Código Civil, tales como los artículos 11, 19 ordinal 3ro, 115, 116, 145, 164 y 731 entre otros, alusivas a la institución de la existencia de ciertos actos, estas consideraciones marcan una distinción entre los conceptos de INEXISTENCIA o NULIDAD, en el primer caso, el acto no tiene vida jurídica ipso jure, por lo que solo se anula lo que tiene alguna existencia, es decir, cuando se está en presencia de un acto inexistente la actividad jurisdiccional se circunscribe como lo preceptúa el indicado artículo 16 del Código de Procedimiento Civil, a la mera declaración de la existencia del acto o su inexistencia.
El acto inexistente no puede ser confirmado, ni ratificado por las personas que en el intervinieron, por lo que sus inexistencia es tan radicales y severa que no pueden subsanarse sino celebrando un acto nuevo y con cumplimiento de las formas y requisitos exigidos por la ley, y su prescripción es decenal, por ende su declaratoria de existencia o inexistencia puede ser alegada dentro de este intervalo, a diferencia de la nulidad, que está sujeta a las instituciones de prescripción o caducidad prevista en la Ley de Registro y del Notariado, además la nulidad deriva del incumplimiento de un requisito y el acto produce efectos mientras no se declare nulo, por lo cual la declaración de nulidad aprovecha solo aquellos que en favor fue declarada, nuestro ordenamiento jurídico adjetivo da la posibilidad al justiciable a exigir al órgano jurisdiccional conforme a la normativa preceptuada en el artículo 16 del C.P.C, la obtención de un pronunciamiento sobre la existencia o inexistencia de un derecho o de una relación jurídica, así como también otorga el derecho según el caso de ejercer la acción de nulidad de un acto jurídico.
2.- Las sociedades mercantiles, están inmersas fundamentalmente en el marco normativo, del Código de Comercio, en el cual entre sus disposiciones como el artículo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. También el Código de Comercio de la República Bolivariana de Venezuela, en su artículo 260, hace referencia, que adicionalmente los administradores de la compañía tienen el deber de llevar: El libro de accionistas, El libro de actas de la asamblea y el libro de actas de la junta de administradores, en consecuencia, los administradores de una sociedad, al momento de probar aspectos relacionados con sus actuaciones o decisiones societarias acordadas, deben exhibir el correspondiente libro de la asamblea, el cual es por regla general, la prueba idónea para asuntos de su alcance e incumbencia, es por ello que resulta de capital importancia que los administradores cumplan con ese deber legal, no una facultad discrecional o potestativa, es un deber legal y como tal debe cumplirse, es por ello que las actas de las asambleas de las sociedades tienen que ser claras y precisas, y que recojan fielmente el sentir de los accionistas expresado por las mayorías societarias que deliberaron y decidieron en su oportunidad cuando tratamos el punto del giro societario han de velarse por el cumplimiento de la forma estricta del marco normativo y no es otro fundamentalmente que el código de comercio y la costumbre mercantil. Una sociedad evidencia su giro societario, mediante las Asambleas, sean ordinarias o extraordinarias, las cuales han de celebrarse, en el día, hora y lugar conforme a lo señalado en su convocatoria, la cual es un requisito "ad solemnitatem y dichas actas deberán contener entre otras cosas: lugar en que se efectúa la asamblea, la fecha y hora de la misma, número de acciones suscritas, una lista de los presentes indicando el número de acciones propias o ajenas que representen, los asuntos que se traten así como las decisiones tomadas, los votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas, las constancias que de manera escrita se hayan presentado por los asistentes, las designaciones efectuadas y si las mismas influyen en el gobierno corporativo, fecha y hora de la clausura de la reunión, en consecuencia el libro de actas de asamblea conforme a la ley mercantil cumple un papel protagónico, ya que es el primer registro de todo lo actuado por la asamblea general en sus reuniones, en fin es la constancia primigenia de todo la realizado por la asamblea para lograr que el objeto social se desarrolle, por lo cual una vez celebrada la asamblea debe plasmarse de forma íntegra en el libro de actas lo acontecido o sucedido, ese el orden cronológico de la actividad societaria, una vez cumplido con el asiento en el libro de actas de asamblea de la sociedad, se lleva un duplicado escrito, a los fines de la inscripción en el registro mercantil respectivo, esta acta se registra según costumbre mercantil la cual es fuente del derecho a tenor del artículo 9 del Código de Comercio, debe contener mención expresa que el acta que se trascribe es traslado fiel y exacto de su original, hay pues una identidad plena y absoluta entre el libro de actas y el acta llevada para su registro y publicación, no puede haber disparidad -ya que la última es la consecuencia de la primera- posteriormente a su asiento registral deviene según el caso, el deber formal de darle al acta, publicidad ante terceros mediante la publicación en un periódico comercial, éste es el orden natural y no otro, si por alguna razón se altera dicho orden sin lugar a dudas se crea una irregularidad, ya que la costumbre mercantil implica que el orden natural es que primero se asienta la voluntad social en el libro de asambleas, se expide el duplicado por vía de certificación para su consecuente registro y publicación mercantil.
3.- Vale destacar que para determinar la existencia o no del derecho, y de cualquier relación subyacente que emana de cualquier acta mercantil de una sociedad, se ha de aportar las pruebas que conlleven al juez, para arribar a una convicción jurídica veraz, legítima y justa deberá previamente ponderar, sopesar y analizar todas las pruebas que hayan sido materializadas en el procedimiento donde se ventila la acción, todo ello a tenor del art. 509 C.P.C: "Los jueces deberán analizar y juzgar todas cuantas pruebas se haya producido, aún aquellas que a su juicio no fueron idóneas para ofrecer algún elemento de convicción, expresando esencialmente cual sea el criterio del Juez respecto de ellas".
En este sentido, si el Juzgador se percata que el libro de actas de asambleas de una sociedad mercantil se encuentra en blanco, por lo cual hay una lógica disparidad entre las actas registradas ante el Registro Mercantil o su publicación si fuere el caso, constituye una grave irregularidad en el deber ser mercantil del giro societario, ya que las actas de asambleas registradas y publicadas, deben ser traslado fiel y exacto del libro de actas de asamblea de la sociedad, ya que como indicamos el acta registrada ante los registros mercantiles pertinentes es forzosamente una consecuencia exacta del asiento de los libros de comercio específicamente del libro de actas de asamblea, y la costumbre mercantil la cual es fuente del derecho impone que todas las actas que a bien se registren, deben contener una mención expresa y literal que las mismas traslado fiel y exacto del libro de actas de asamblea, ello tiene razón de ser en el principio, no solo de seguridad jurídica respecto a cada uno de los miembros de la sociedad y terceros, sino en el cumplimiento cabal de los deberes formales en el llenado correcto de los libros mercantiles.
Se concluye la existencia de un presupuesto probatorio del acto societario dentro del marco de los principios constitucionales de seguridad jurídica aplicables en el campo del derecho privado, está claro que la ley mercantil impone el deber a los administradores societarios de llevar correctamente los libros sociales, esto con el propósito de dar certeza respecto al contenido y alcance de las manifestaciones en acontezcan en el seno social de cada compañía, por lo cual la omisión de su respectivo asiento en el libro, genera una presunción que se puede traducir en un valor probatorio adverso como lo es la no celebración del acto o mejor dicho su inexistencia, más aun cuando el libro de acta de asambleas de la sociedad, para esas fecha, se encuentra en blanco o no llenado.
Es oportuno analizar que la sola declaración del accionista que certifique el acta mercantil de la sociedad, no puede suplir tales deficiencia en aras del principio de Alteridad Probatoria, y a tal efecto, se expresa: el doctrinario patrio Fernando Villasmil Briceño, en la obra "Derecho Procesal del Trabajo", Págs. 234 y 235, que es del tenor siguiente: que conforme a este principio, nadie puede procurarse unilateralmente una prueba favorable a su pretensión sin la intervención de un sujeto distinto de quien pretende aprovecharse del medio de prueba. En efecto, la fuente de la prueba debe ser ajena a quien la promueve.
Cuando se otorga un documento, para conservar con mayor certeza y seguridad el negocio jurídico que se realiza la declaración de voluntad de obligarse debe emanar directamente del sujeto que se obligue y no de quien pretende aprovecharse de esta declaración", "...en resumen, conforme al principio de alteridad la fuente de la prueba debe ser ajena a quien la invoca...".
No obstante, es obligación del juez de valorar todo el acervo probatorio que mitiguen o desvirtúen esta confrontación dispar entre el libro de asambleas y el asiento mercantil del registro, verbigratia, inspección judicial o notarial extra-litem al momento de la celebración de las asambleas, testimoniales, o cualquier otra medio que hagan ver que actos tales nacieron jurídicamente o que existieron, ya que dichas actas de asamblea de la sociedad mercantil, al no estar asentadas en el respectivo libro de actas de la empresa como lo ordena el artículo 260 de nuestro Código Comercio en su ordinal 2do, forzadamente pueden llevar a la cabal convicción del juez que tales actos son inexistentes.
Se concluye la pertinencia de la acción mero declarativa como mecanismo para lograr la declaración de inexistencia de tales actos mercantiles registrados, (Asamblea de accionistas), que no consten en los correspondientes libros sociales, siempre y cuando no haya otras pruebas que evidencian la existencia o no de tales actos mercantiles.
Realizado por: PEDRO LUIS PEREZ BURELLI /perezburelli@perezcalzadilla.com
[1] El artículo 55 de la Ley de Registro y del Notariado que: "La acción para demandar la nulidad de una asamblea de accionistas, de una sociedad anónima o de una sociedad en comandita por acciones, así como para solicitar la nulidad de una reunión de socios de las otras sociedades, se extinguirá al vencimiento del lapso de un año, contado a partir de la publicación del acto inscrito”.

References: artículo 16
 artículo 16
 artículo 32
 artículo 260
 artículo 9
 artículo 260
 artículo 55