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Timestamp: 2019-09-18 11:27:04+00:00

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Resolución de 28 de mayo, por la que se aprueba la evaluación de impacto relativa a la protección de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra.
RESOLUCIÓN 27/18, de 28 de mayo, por la que se aprueba la evaluación de impacto relativa a la protección de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra.
El 25 de mayo de 2018 ha entrado en vigor el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, Reglamento Europeo de Protección de Datos).
El artículo 35 del Reglamento Europeo dispone que, cuando sea probable que un tipo de tratamiento, por su naturaleza, alcance, contexto o fines, entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable del tratamiento realizará, antes del tratamiento, una evaluación del impacto de las operaciones de tratamiento en la protección de datos personales.
El Comité para la aplicación del Reglamento Europeo de Protección de Datos al tratamiento de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra ha informado favorablemente el proyecto de esta Resolución. En dicho comité participa plenamente el delegado de protección de datos de la institución, junto con el responsable y el encargado.
Descripción sistemática de las operaciones de tratamiento:
Se relacionan a continuación las operaciones de tratamiento que se realizan en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra:
Recepción, archivo, control de entrada y control de salida de los escritos y documentos que se presentan en la institución.
* En relación con las quejas (incluidas las propuestas de los ciudadanos y, en su caso, las actuaciones de oficio):
Recepción, control de entrada y archivo de los escritos y documentos que se dirigen al Defensor del Pueblo de Navarra.
Remisión y control de salida de los escritos y documentos a las instituciones, administraciones y personas interesadas.
Recepción, control de entrada y archivo de los escritos y documentos que se reciban de las instituciones, administraciones y personas interesadas.
Elaboración de un resumen de las quejas y publicación en el espacio digital de la institución (con eliminación de datos personales).
Publicación en el espacio digital de la institución de las resoluciones dictadas por el Defensor del Pueblo de Navarra (con seudonimización de los datos personales).
* En relación con las consultas, llamadas telefónicas, peticiones de citas y visitas:
Recepción, control de entrada y archivo de los escritos a través de los cuales se formulan consultas y peticiones de citas al Defensor del Pueblo de Navarra.
Recepción de las llamadas telefónicas.
* En relación con el personal de la institución:
La gestión de la plantilla orgánica del Defensor del Pueblo de Navarra, la elaboración y control de las nóminas, lo que incluye la selección, las altas, bajas y modificaciones que sea preciso realizar, así como la gestión de otros pagos y percepciones que corresponda abonar al personal al servicio de la institución. Todo ello con comunicación, cuando resulta debido, a las administraciones públicas competentes, Hacienda Pública, Seguridad Social, Montepíos, entidades bancarias y órganos judiciales, de los datos que sea preciso sobre nóminas, impuestos, derechos pasivos, altas y bajas, bases de cotización, accidentes y enfermedades, etcétera, conforme a la normativa tributaria, de la seguridad social, de derechos pasivos del personal al servicio de las administraciones y procesal.
* En relación con la actividad administrativa, de contabilidad y la gestión económico-financiera de la institución:
Tramitación, control y seguimiento de los documentos, estados contables y expedientes de contratación derivados de la actividad administrativa, contable y económico-financiera de la institución. Todo ello con comunicación, cuando resulte debido, a las administraciones públicas y Hacienda, y a las entidades bancarias para ejecutar las transferencias y órdenes de pago, así como en su caso a los órganos judiciales conforme a la normativa procesal.
Publicación en el espacio digital de la institución de las resoluciones dictadas por el Defensor del Pueblo de Navarra relacionadas con la actividad interna de la institución (con seudonimización de los datos personales).
* En relación con la videovigilancia de la institución:
Visionado de las imágenes grabadas por la cámara de videovigilancia en el acceso al interior de la sede de la institución.
Evaluación de la necesidad y proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad. Base jurídica del tratamiento.
El tratamiento de los datos de carácter personal por la institución del Defensor del Pueblo de Navarra en el ejercicio de las funciones de esta autoridad pública es necesario para el cumplimiento de la misión de interés público que tiene encomendada y para el ejercicio de los poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento por las leyes mencionadas en los puntos anteriores.
La finalidad que persigue la institución con los datos personales que recaba son:
La base jurídica del tratamiento, a los efectos del artículo 6.1, letras c) y e), se encuentra, fundamentalmente, en el artículo 18 ter de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto, de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra, en la redacción dada por la Ley Orgánica 7/2010, de 27 de octubre, en la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de Navarra [artículos 1.3, 11, 13, 16, 17, 19, 20, 21, 24, 26, 32 y 35], así como en otras leyes posteriores a esta, que han ido reforzando y ampliando las funciones de esta institución:
Ley Foral 15/2005, de 5 de diciembre, de promoción, atención y protección a la infancia y a la adolescencia (artículo 14.3).
Ley Foral 11/2007, de 4 de abril, de implantación de la Administración electrónica en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra (disposición adicional primera).
La Ley Foral 11/2012, de 11 de junio, de la transparencia y del gobierno abierto (artículo 68.1).
Ley Foral 8/2016, de 9 de junio, sobre el Consejo de Navarra (artículo 14.2).
Ley Foral 8/2017, de 19 de junio, de igualdad social de las personas LGTBI+ (artículo 6.1).
También encuentra su base jurídica en la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, del Defensor del Pueblo, y en la Ley 36/1985, de 6 de noviembre, por la que se regulan las relaciones entre la institución del Defensor del Pueblo y las figuras similares en las distintas Comunidades Autónomas, así como en la legislación procesal del Estado.
En definitiva, se considera que las operaciones de tratamiento efectuadas son necesarias para dar cumplimiento a la misión de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra de protección de los derechos de los ciudadanos y de la mejora de los servicios públicos que le encomienda el artículo 18 ter de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto, de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra, en la redacción dada por la Ley Orgánica 7/2010, de 27 de octubre, la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, y otras leyes que contemplan a la citada institución.
Por otro lado, la institución del Defensor del Pueblo de Navarra entiende que el tratamiento de los datos personales que realiza en el ejercicio de sus funciones atribuidas por el ordenamiento jurídico, no requiere el consentimiento de los interesados y que dichos datos personales objeto de tratamiento pueden ser comunicados, en su caso, a Administraciones e instituciones públicas en el cumplimiento de la ley (Administraciones públicas de Navarra cuando sean supervisadas, Defensor del Pueblo de España, otros altos comisionados autonómicos equivalentes al Defensor del Pueblo competentes para el conocimiento del asunto, Consejo de Navarra, órganos judiciales, Ministerio Fiscal…). En todo caso, las quejas se presentan a iniciativa de los propios ciudadanos interesados, como dispone el artículo 21.1 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, y, en su mayoría, los datos a que se refieren los ciudadanos ya obran en poder de las administraciones. También considera la institución que, para el cumplimiento de las leyes que regulan la misión institucional del Defensor del Pueblo de Navarra, de garantía de los derechos de los ciudadanos (artículo 18 ter de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto), es deber de las Administraciones públicas la comunicación de los datos de carácter personal relacionados con las quejas, sin que sea necesario que el interesado dé su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.
Evaluación de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas.
Se considera que el tratamiento de los datos personales no entraña ningún alto riesgo para los derechos y libertades de las personas por las siguientes razones:
La institución que trata estos datos es una autoridad pública que tiene por misión legal la garantía y protección de los derechos constitucionales de las personas.
La propia experiencia de la institución desde su puesta en funcionamiento en el año 2001 acredita su cuidado por los datos personales y que no se han registrado incidencias en materia de protección de datos ni ningún perjuicio para el derecho a la intimidad personal o familiar de las personas.
La propia Agencia de Protección de Datos admitió los ficheros de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, a la hora de su inscripción, como de riesgo bajo . Así, con arreglo a la anterior normativa sobre datos de carácter personal, la institución del Defensor del Pueblo de Navarra reguló los ficheros de datos de carácter personal existentes en la institución. Esta regulación se contiene en las Resoluciones 31/04, de 18 de junio, y en la Resolución 38/2007, de 17 de octubre, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra (publicadas en el Boletín Oficial de Navarra número 90, de 28 de julio de 2004, y número 137, de 2 de noviembre de 2007).
Según esta última Resolución 38/2007, de 17 de octubre, los ficheros existentes que contienen datos en de carácter personal eran:
Los datos personales que no requieren su comunicación por transmisión a terceros permanecen en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra con las medidas apropiadas para su seguridad.
Cuando se comunican datos personales es a las Administraciones e instituciones públicas competentes y para recabar de estas su informe o gestión en la defensa de los derechos y libertades de los ciudadanos.
La mayor parte de las actuaciones son a instancia de los propios ciudadanos.
Los datos personales que se reciben de las Administraciones públicas competentes solo se comunican a las personas concernidas y no a particulares distintos.
Los documentos o datos que puedan llegar a ser conocidos por medios de comunicación o que se recogen en el informe anual o en informes especiales, se seudonimizan.
No se facilita a los medios o instituciones distintas de las personas intervinientes datos de personas físicas sin su consentimiento, salvo que lo obligue la ley (órganos judiciales…).
El público en general y terceros ajenos no conocen, a través de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, los datos personales de personas físicas. La institución ajusta su actividad a la estricta relación promotor de la queja o interesado en un expediente/administración competente/Defensor del Pueblo de Navarra de acuerdo con los casos y condiciones que establecen las leyes, sin revelación de datos a terceros.
La institución del Defensor del Pueblo de Navarra no utiliza los datos personales para la elaboración de perfiles de personas. En pocas ocasiones, se extraen datos estadísticos y generales sobre quienes presentan quejas o consultas sin revelar nunca datos personales.
El tratamiento de los datos personales que realiza la institución del Defensor del Pueblo de Navarra no es en relación con la protección social y la salud pública en términos o en una situación similares a los que caracterizan a una administración o a una empresa en esta materia. La función pública del Defensor del Pueblo de Navarra es la protección de los derechos constitucionales de los ciudadanos frente a concretos abusos y negligencias de la Administración o ante normas injustas y, aunque conozca datos sobre la situación social y la salud de determinadas personas, su ámbito de actuación no es gestionar competencias en las materias de protección social y salud pública en sentido estricto, sino defender los derechos del ciudadanos mediante la supervisión de la actividad de la Administración competente.
Los datos relacionados con la gestión interna de la institución surgen en el seno de una relación contractual o similar, siempre vinculada al funcionamiento de la institución.
Por ello, se considera que el riesgo que presenta el tratamiento de datos por la institución del Defensor del Pueblo de Navarra puede calificarse de bajo .
Conveniencia de la evaluación de impacto.
El artículo 35.10 del Reglamento Europeo de Protección de Datos dispone que, cuando el tratamiento de conformidad con el artículo 6.1, letras c) o e), tenga su base jurídica en el Derecho de la Unión o en el Derecho del Estado miembro que se aplique al responsable del tratamiento, tal Derecho regule la operación específica de tratamiento o conjunto de operaciones en cuestión, y ya se haya realizado una evaluación de impacto relativa a la protección de datos como parte de una evaluación de impacto general en el contexto de la adopción de dicha base jurídica, los apartados 1 a 7 no serán de aplicación, excepto si los Estados miembros consideran necesario proceder a dicha evaluación previa a las actividades de tratamiento.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 35.10 citado, pudiera ser que no fuera preceptiva una evaluación previa de las actividades de tratamiento, toda vez que la base jurídica de la actividad de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra está en las letras c) y e) del artículo 6.1 del Reglamento Europeo de Protección de Datos, y la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, contempla la recogida y comunicación de datos personales para el cumplimiento de la misión de la institución, a instancia de los propios ciudadanos o de oficio, así como el hecho de que gran parte de los datos personales ya obran en poder de la administración supervisada.
No obstante, con el fin de garantizar una mejor protección de los datos personales que conoce y guarda la institución, se ve conveniente aprobar una evaluación de impacto de las operaciones de tratamiento en la protección de datos personales.
En consecuencia con lo señalado, se aprueba la evaluación de impacto relativa a la protección de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, con el contenido señalado en el artículo 35.7 del Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Esta evaluación es única para todas las operaciones de tratamiento que realiza la institución y contiene:
La descripción sistemática de las operaciones de tratamiento previstas y de los fines del tratamiento, así como del interés legítimo perseguido por el responsable, se contiene en los números 1 y 2 precedentes.
La evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad, se ha realizado también en el número 2 precedente.
Una evaluación de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados, que se contiene en el número 3 precedente.
Las medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad y mecanismos que garanticen la protección de datos personales y a demostrar la conformidad con el Reglamento Europeo, figuran en el número 6 siguiente.
Medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad y mecanismos que garanticen la protección de datos personales.
El Comité para la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos al tratamiento de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra tiene como funciones el análisis, informe y propuesta de las medidas más adecuadas que puedan establecerse para la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos.
El Comité está formado por el responsable del tratamiento, el delegado de protección de datos y el encargado del tratamiento; cada uno de ellos goza de autonomía y criterio propio para exponer lo que considere más idóneo para la mejor protección de los datos personales.
Este Comité se reunirá de modo inmediato cuando lo solicite alguno de sus miembros, por haber detectado un posible riesgo o una modificación del nivel de riesgo en los tratamientos. El Comité adoptará las medidas pertinentes para la reducción o minimización del riesgo y para la mejor protección de los derechos y libertades de los interesados.
El Comité podrá requerir la presencia de asesores y expertos en la materia y proponer la celebración de contratos dirigidos a implementar las medidas acordadas.
Lo establecido en este punto no significará ninguna alteración de las funciones y posición del delegado de protección de datos personales.
Consulta a la autoridad de control.
No se considera necesaria la consulta previa a la autoridad de control (Agencia Española de Protección de Datos) antes de proceder al tratamiento, puesto que la evaluación del riesgo conforme al artículo 35 del Reglamento Europeo de Protección de Datos muestra que el tratamiento no entraña alto riesgo.
Tampoco se aprecia que, en la actualidad, exista una normativa del Estado español o de la Comunidad Foral de Navarra que obligue a la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, en su calidad de responsable del tratamiento, a consultar a la autoridad de control y a recabar su autorización previa en relación con el tratamiento por un responsable en ejercicio de una misión realizada en interés público, en particular el tratamiento en relación con la protección social y la salud pública (artículo 36 del Reglamento Europeo de Protección de Datos).
Notificar esta Resolución al responsable del tratamiento, al encargado del tratamiento y al delegado de protección de datos en la institución.
Publicar esta Resolución en el espacio digital de la institución (	www.defensornavarra.com), a los efectos de su mayor conocimiento.
Pamplona, 28 de mayo de 2018.

References: Resolución 

Resolución 

RESOLUCIÓN 
 artículo 35
 artículo 6
 artículo 18
 artículo 18
 artículo 21
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 35
 artículo 6
 artículo 35
 artículo 6
 artículo 35
 artículo 35
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