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Felipe Márquez del Río
1 Departamento LOPD (Ley de Protección de Datos) EMPRESA MUJER Oviedo, Octubre de 2009 Estimadas Señoras: Por la presente, nos es grato someter a su consideración nuestra PROPUESTA DE COLABORACIÓN PROFESIONAL, para el análisis e implantación de la normativa aplicable en materia de Protección de datos Personales en relación con las Empresarias asociadas a Empresa Mujer. En ésta propuesta describimos, esencialmente, la naturaleza y el alcance que tendrían nuestros servicios en relación con dicha implantación, sin perjuicio de cualquier otra aportación adicional que ustedes consideren oportuna, así como las comisiones correspondientes a su intermediación. CONTENIDOS Pag. -1- Razones y oportunidad del proyecto 2-2-Objetivos y alcance 3-3-Fases del proyecto 3-4-Calendario de actuaciones 4-5-Honorarios Implantación 4-6-Servicio de Mantenimiento 4-7-Honorarios Mantenimiento 5-1 -
2 -1- RAZONES Y OPORTUNIDAD DEL PROYECTO. La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de Octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD), en su artículo 9 regulaba la seguridad de los datos remitiendo a la vía reglamentaria para fijar las condiciones y los requisitos que deben reunir los ficheros automatizados. El correspondiente Reglamento de Medidas de Seguridad fue aprobado por el Real Decreto 994/1999, de 11 de Junio. Ambas normas fueron derogadas por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). La nueva Ley de Protección de datos, en su artículo 9 transcribe lo que se decía en la LORTAD, salvo que en la misma se ha eliminado toda alusión a la automatización de los ficheros. Asimismo, en su Disposición Transitoria Tercera, declaraba subsistente el Reglamento de Medidas de Seguridad hasta tanto el Gobierno aprobase o modificase su redacción actual y en cuanto no se oponga a lo previsto en la nueva Ley. El reglamento tenía por objeto determinar y concretar reglamentariamente las medidas organizativas y técnicas fijadas en el artículo 9 de la LORTAD y actualmente de la LOPD. La LOPD se ha visto desarrollada recientemente por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Este Reglamento introduce las siguientes novedades fundamentales: La norma extiende su ámbito de aplicación a los ficheros y tratamientos no automatizados (en papel) y fija criterios sobre medidas de seguridad de los mismos. -Se regula un procedimiento que garantice a cualquier persona, antes de consentir que sus datos sean recogidos y tratados, tener pleno conocimiento de la utilización que sus datos vayan a tener -Se regula que los familiares /allegados de personas fallecidas puedan comunicar al responsable del fichero el fallecimiento y solicitar la cancelación de sus datos. -Para el ejercicio de los derechos de los interesados, se exige de manera expresa al responsable de los ficheros que conceda al interesado un medio sencillo y gratuito para su ejercicio. Se prohíbe exigir el envío de cartas certificadas o semejantes o la utilización de medios de telecomunicaciones que impliquen el pago de una tarifa adicional. En este documento les describimos nuestra labor de Consultoría para realizar una correcta implantación de las medidas de seguridad preceptivas, así como, en general, asesorar en cuanto al cumplimiento de la legislación actual en materia de Protección de Datos Personales para la administración reseñada más arriba
3 -2- OBJETIVOS Y ALCANCE Los objetivos del trabajo a realizar en materia de protección de datos de carácter personal por LYC son los siguientes: Visión independiente de la actual situación de la Empresa frente al cumplimiento de las normas establecidas en la regulación actual (documentación, notificaciones, etc.). Identificación de ficheros de datos personales no declarados y declaración de los mismos a la Agencia Española de Protección de Datos, todo ello con base en los tres niveles (básico, medio y alto) en función del tratamiento y naturaleza de los datos de carácter personal que contengan. Elaboración de un Documento de Seguridad adecuado al contenido preceptivo establecido en la normativa vigente. Redacción de cláusulas tipo y leyendas legales necesarias para dar cumplimiento a los requisitos previstos en la normativa aplicable en cuanto a información, tratamiento y cesión de datos personales. En definitiva, el alcance de los servicios prestados por LYC abarcaría la revisión de los ficheros afectados, con el doble objetivo de verificar el cumplimiento de las obligaciones impuestas en la LOPD así como en el Reglamento de desarrollo y la declaración ante la Agencia Española de Protección de Datos, todo ello junto con la elaboración del preceptivo Documento de Seguridad. -3- FASES DEL PROYECTO Básicamente, Las fases que atravesaría la prestación de nuestros servicios son cuatro: FASE I.- Revisión y análisis del posicionamiento actual de la Empresa en materia de Protección de Datos personales. FASE II- Revisión de la clasificación de ficheros, identificación de ficheros no declarados y declaración ante la Agencia Española de Protección de Datos. FASE III- Revisión y redacción en su caso de las cláusulas, comunicaciones y leyendas legales empleadas por su Empresa a efectos de determinar carencias y cumplimiento de obligaciones en materia de LOPD. FASE IV- Elaboración del Documento de Seguridad con el contenido preceptivo en función del nivel de seguridad aplicable a cada fichero
4 -4- CALENDARIO DE ACTUACIONES Estimamos que la duración total del trabajo sería de un periodo aproximado de un mes desde el inicio del mismo, en función de la disponibilidad del personal de LYC y la colaboración por parte de su Empresa a efectos organizativos y de operativa, así como de posibles incidencias desconocidas a la fecha de la elaboración de la presente propuesta. Dicho periodo abarcaría la fase de análisis y examen de documentación, procedimientos internos, acceso a datos, etc. -5-HONORARIOS IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO PRIMER AÑO Los honorarios por la implantación de la LOPD, ascienden, según el nivel de ficheros a inscribir o tamaño de la Empresa, a la cantidad de: -AUTONOMAS 300 menos 10% por Asociada..270 más IVA -NIVEL BASICO..350 menos 10% por Asociada..315 más IVA -NIVEL MEDIO 450 menos 10% por Asociada.405 más IVA -NIVEL ALTO..600 menos 10% por Asociada.540 más IVA Los referidos honorarios corresponderían a nuestra participación en el proyecto durante el período indicado en el calendario previsto (apartado 4), para empresas de hasta cinco trabajadores, el resto se presupuestará según diagnostico. -6-SERVICIO DE MANTENIMIENTO Nuestro servicio de mantenimiento incluye las siguientes prestaciones: Asistencia para prestar atención telefónica sobre cualquier consulta en materia de protección de datos y en la actividad del cliente relacionada con la misma. Revisiones anuales efectuando las modificaciones de inscripción de ficheros ante la Agencia de Protección de Datos en caso de que estos sufran variaciones. Recursos administrativos en VIA ADMINISTRATIVA, ante propuestas de sanción por parte de la Inspección de la Agencia Española de Protección de Datos. Realización de una auditoria asistida de protección de datos cada dos años (siempre que el contrato de mantenimiento se encuentre vigente), generando un informe final que quedará en poder del cliente, dando así cumplimiento al artículo 96 del Reglamento de desarrollo de la Ley de Protección de datos, aprobado por el Real Decreto 1720/2007. Estos servicios se extenderán durante un año desde la firma del contrato
5 -7-HONORARIOS MANTENIMIENTO Los honorarios del servicio de mantenimiento ascienden, según el nivel, a la cantidad de: -AUTONOMAS 90 anuales más IVA -NIVEL BASICO 120 anuales más IVA -NIVEL MEDIO.225 anuales más IVA -NIVEL ALTO 300 anuales más IVA La labor de LYC alcanza a las tareas mencionadas en este documento, básicamente a la redacción del documento de seguridad para el cliente y la explicación de las obligaciones básicas a las que se debe dar cumplimiento por parte del mismo, ya sea en el momento de entrega del Documento de Seguridad o en cada Auditoría. LYC no se hace responsable de aquellas conductas o actividades del cliente que conlleven la imposición de cualquier sanción con arreglo a la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal. Esperamos poder colaborar con ustedes y quedamos a su disposición para aclarar o ampliar cualquier cuestión en relación con el contenido de esta propuesta de convenio. Sin otro particular, reciban un cordial saludo. Fdo.Rosa García. Dpto.LOPD Inversiones y Servicios Financieros LYC S.L.. Fdo

References: artículo 9
 Real Decreto 
 artículo 9
 artículo 9
 Real Decreto 
 artículo 96
 Real Decreto