Source: https://www.puntojuridico.com/pegan-con-goma-actas-libros-legales-empastados/
Timestamp: 2019-02-19 01:24:04+00:00

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¿Se pueden pegar con goma las actas en los libros legales empastados?
¿Pueden pegarse con goma las actas en los libros legales empastados?
A partir de enero de 2013, se le asignó al Registro Nacional la función de legalizar los libros de las sociedades mercantiles. Al efecto se publicó todo un procedimiento y se estableció como importante mejora, que en el acto mismo de constitución de las sociedades, se asignaría a cada una, su respectivo número de autorización de legalización, el cual simplemente tendría que ser utilizado por los interesados para confeccionar los respectivos libros de actas. Se eliminaba de esta forma la obligación de presentar los libros físicos para la autorización y sellado correspondientes.
En cuanto a las sociedades ya existentes a esa fecha, podían seguir utilizando los libros empastados o de hojas removibles que hubieren legalizado con anterioridad en el Ministerio de Hacienda.
Cada vez con más frecuencia, estimados suscriptores nos consultan sobre la legalidad de la práctica que algunos notarios siguen, de adherir con goma las actas impresas en computadora directamente en los folios de los libros legales empastados de estas sociedades existentes antes del 2013. Estos colegas parten del Principio del Derecho Privado de que las partes pueden hacer todo aquello que no se encuentre expresamente prohibido. Señalan, eso sí, que es evidente que las personas obligadas a suscribir esas actas para su validez legal, deben hacerlo rubricando sus firmas de su puño y letra al final de cada acta.
Efectivamente no hemos logrado encontrar en el Código de Comercio, ni en alguna otra norma, disposiciones que prohíban en forma expresa esta práctica de adherir con goma las actas impresas, o bien, que específicamente establezcan la obligación de pasar “a mano” los textos de las actas en dicho libros empastados.
Otros colegas sin embargo consideran que si la Dirección General de Tributación previó en su momento la opción de utilizar libros legales de hojas removibles, lo fue para facilitar el que las actas no tuvieran que pasarse a mano, lo que significa que en los libros empastados tendría que respetarse la transcripción manual de las actas.
El tema nos parece interesante, y de impacto para el ejercicio notarial, todas vez que las protocolizaciones de acta son actos muy frecuentes. ¿Hará mal el notario que acepta protocolizar actas, cuyos textos fueron adheridos con goma en estos libros legales empastados? ¿Podría un asunto de forma comprometer la validez de los acuerdos societarios asentados en esas actas?
Estamos considerando la posibilidad de solicitar el criterio de alguna Autoridad que pueda aclararnos sobre el particular, quizás el Colegio de Abogados o la DNN. De momento, lo sometemos a conocimiento de este foro para lo que deseen manifestar los estimados lectores, y nos ayuden con sus aportes, en el planteamiento de la consulta respectiva.
9 de 10 Comentarios
Bernal Rios, Ctdcm • 24 Agosto, 2018
PUEDEN PEGARSE CON GOMA LAS ACTAS EN LOS LIBROS LEGALES EMPASTADOS?
Si entrar en discuciones más alla de la misma normativa que rige el tema de los libros legales, la respuesta está, si la buscamos, en nuestra misma legislación y pronunciamientos.
El Código Civil dice: Artículo 3º—El uso y la costumbre sólo regirán en defecto de ley aplicable, siempre que suexistencia haya sido demostrada y no resulten contrarios a la moral o al orden público o a una norma de carácter prohibitivo. Artículo 10.—Las normas se interpretarán según el sentido propio de sus palabras, en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de ella. Artículo 12.—Procederá la aplicación analógica de las normas cuando éstas no contemplen un supuesto específico, pero regulen otro semejante en el que se aprecie identidad de razón, salvo cuando alguna norma prohíba esa aplicación.
Ya el Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civi). (CIRCULAR DPJ-010-2018).
De ello resulta, que una hoja engomada sobre la que se transcribe un acta, adquiere relevancia juridica, al ser adherida al libro y suscrita por los sujetos legitimados a ello. Ello es posible de una sencilla analogia, por una parte “utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país” y por otra de uso y costumbres aceptadas, junto con analogías.
Nº DGT-24-06.-Dirección General de Tributación.-San José, a las ocho horas del veinte de octubre del dos mil seis, autorizo el uso de hojas engomadas para ser adheridas a los libros legales, de ahí que sin mucho esfuerzo encontramos que si el mismo acto de legalización, se da de una hoja “etiqueta” adherida no hay razón legal para negar esa alternativa de solución, que como “posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración” se ha aplicado en los libros por los socios o directores de sociedades. Observese que la boleta de legalización adherida fue autorizada desde el 2006 y es esta boleta adherida la que legaliza el libro “puro y simple” como libro legal. No omito indicar, que hay referencias anteriores, a la adherencia de de las legalizaciones incluso en el mismo regisro de asociacion la vemos en los libros, antes de imprimirlas en aquellos libros de hojas sueltas.
Me permito transcribir, en lo conducente” para efecto de fundamentar, la legalidad de la adhesión de una hoja con texto, la circular Nº DGT-24-06.-
“Requisitos para Efectuar el Trámite de Legalización de Libros,
Artículo 4º-Requisitos para cada tipo de gestión. Además de los requisitos generales establecidos en el artículo 2º de esta Resolución, se debe cumplir con los que se describen a continuación
4.1 Renovación de libros terminados por libros nuevos:
Deben aportarse los libros por cerrar.
4.2 Transformación de libros (cuando se modifica el nombre y apellidos o razón/denominación social):
Deberán aportarse los libros legales por transformar, los cuales deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de legalización en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior
4.4 Cierre de libros:
Aquellos libros que se presenten para el cierre respectivo, deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de cierre en el último folio utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.
4.5.1 Los libros de actas con hojas sueltas deberán llevar los folios de las hojas numerados en forma consecutiva, tener impresos la razón social y el respectivo número de cédula jurídica. Al igual que en los libros empastados, la razón de legalización deberá ir en el folio Nº 1, con excepción del caso de transformación, que la llevará adherida en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior.
Artículo 5º-Procedimiento. ….Dado que a la fecha de publicación de la presente resolución, en el mercado existe una gran cantidad de libros sin la razón de legalización, la Administración Tributaria entregará con la solicitud, una etiqueta adhesiva en la que consta la razón de legalización que el contribuyente deberá adherir con los timbres de ley, en el folio Nº 1 de cada libro. Los datos contenidos en ella deben ser completados por el interesado, excepto aquellos de uso de la oficina.
En consecuencia, la respuesta es SI, cumpliendose los presupuestos de firma por quienes corresponde hacerlo.
jaime weisleder • 07 Agosto, 2018
Yo tengo entendido que la función del notario respecto a las actas es PROTOCOLIZAR las que estén asentadas en un libro legalizado que le proporciona la sociedad, pero ahora según interpreta el Lic. Sánchez para legitimar el “pegoste” el notario debe autenticarlo con su sello y firma. Dónde está el fundamento jurídico de esta nueva función de autenticación y legitimación de pegostes?
Jose Juan Sanchez • 07 Agosto, 2018
A manera de ejemplo, igual sucede con los documentos que llegan Apostillados de Notarias de otras jurisdicciones, han de venir pegados o adheridos hacia si mismos con un sello remache o incluso cera derretida.
El CoCo 174 y 259 provee que se asienten y firmen, el fin es dar seguridad juridica del acto, por lo que pegarlas y remacharlas con el sello y firma sobre ambos soportes: el papel padherido y el folio soporte del libro empastado, resuelve el problema de manera eficaz y verificable, además es mas económico que pasarlas a mano. Aca rige el principio de Libertad de Formas de los Actos y la costumbre en ausencia de norma experesa. No hace regularlo todo en la vida, la realidad escapa a las previsiones normativas, se debe acudir a la lógica, sentido común y la razón para generar soluciones de certeza.
jaime weisleder • 06 Agosto, 2018
Si se aceptara el “pegado” de hojas en los libros de actas, ello aplicaría tanto para los libros empastados así como para los de hojas suelta (aunque sea ilógico, pero podría darse). Pero extrapolando más allá el procedimiento del “pegado”, debemos tomar en cuenta que el Código Notarial (art. 43) señala que se deberán ASENTAR en el protocolo los instrumentos públicos. Quiere decir que si interpretamos que el “pegado” es una de las formas de “asentar”, podríamos utilizar el mismo procedimiento en el protocolo, respetando las disposiciones sobe el número de líneas y los márgenes. Las firmas podrían constar en la hoja pegada como en el protocolo (doble firma).
Por razones de seguridad no puede permitirse la técnica del “pegado” en ningún libro, pues el contenido del mismo puede alterarse fácilmente, p.ej. despegando la hoja para sustituirla por otra, o bien pegando una nueva hoja sobre la que se quiera alterar, mientras que escribiendo directamente en la hoja del libro o protocolo las correcciones deben hacerse por medio de nota.
Fernando Falcon • 03 Agosto, 2018
Reza el Código de Comercio, ya que el reglamento de libros digitales no aplica para el tema que don Manfred nos ilustra con sus valiosos aportes y a pesar de la jurisprudencia citada por el estimable Colega, considero llamar a reflexión las normas inmersas en el presente tema. Así tenemos que el numeral 174 habla que las actas se “asentaran” no dice como, pero eso si lo hace el artículo 254, pero en dicho numeral tampoco prohíbe lo realizado, siendo que el 264 que por especialidad cita taxativamente las prohibiciones y entre ellas no está la práctica de “pegar” las actas a los libros. Como recomendación considero que al realizar esta práctica NO prohibida por ley se debe tener el cuidado que las firmas de los asambleístas abarquen tanto el acta adherida como el libro físico y así no se pondrá entredicho la “autenticidad” de la misma que es, en suma, el bien jurídico protegido.
Manfred Pinnock • 03 Agosto, 2018
Quisiera hacer hincapié en que las disposiciones normativas que contienen los artículos 254 y 264 del Código de Comercio, se encuentran contenidas en el Capítulo V que regula lo relativo a la contabilidad y de la correspondencia, estableciéndose de forma expresa en el artículo 264, que lo allí dispuesto aplica a los libros a que dicho capítulo se refiere, siendo tales libros los de carácter contable. De lo dicho, el criterio de especialidad no aplicaría en tratándose de los libros denominados coloquialmente como “sociales”, sino que se estaría aplicando dicha norma por analogía. Nos quedará esperar a que el caso se eleve a conocimiento de las autoridades competentes a fin de que se defina el tema, y haya certeza sobre cómo proceder.
Manfred Pinnock • 01 Agosto, 2018
Les comparto mi humilde opinión al respecto. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 174 del Código de Comercio, las actas de asambleas de accionistas se asentarán en el libro. Ahora, la discusión giraría en torno al significado del vocablo “asentar”, lo anterior, teniendo claro que el incumplimiento o vicio en el asentamiento del acta es un requisito de eficacia y no de validez, ya que mientras no se lleve a cabo, el acuerdo que se tome no adquiere la eficacia deseada.
Ahora, sin entrar en análisis lingüísticos de la palabra asentar, la jurisprudencia ha marcado el contenido indicando que asentar significa transcribir, si por transcribir se entiende representar elementos fonéticos, fonológicos, léxicos o morfológicos mediante un sistema de escritura en un libro, para el caso específico el libro de acta de asamblea.
Por ello, siguiendo la línea de lo resuelto en diversos votos que han sentado jurisprudencia (véase 378-2002 del Tribunal Segundo Civil Sección II, 01-F-92 Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia, 198-2013 del Tribunal Disciplinario Notarial, entre otros), las actas deben transcribirse en el libro, salvo que por “cualquier” circunstancia no pudiere asentarse el acta en el libro respectivo, lo cual debe realizarse protocolizando el acta ante notario. De allí que, el asentar el acta en un documento de “Word” imprimirlo en papel simple y adherirlo al libro, devendría en una práctica que le vaciaría de eficacia lo dispuesto en el acta, con responsabilidad solidaria para el presidente de la asamblea, la administración y los comisarios sociales.
Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 01 Agosto, 2018
Muchas gracias don Manfred. Muy valioso su aporte.
Lic. Silvia Pacheco. Editora General en Reglamentan registro de accionistas y beneficiarios finales
Juan Carlos Esquivel Favareto en Publican nuevo Arancel de Honorarios de Abogado y Notario

References: Artículo 3
 Artículo 10
 Artículo 12

Artículo 4
 artículo 2

Artículo 5
 artículo 254
 artículo 264
 artículo 174