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Timestamp: 2020-07-07 13:40:24+00:00

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Infor Defin Ie Casd-f.pdf.p7z (1) | Contralor | Salario mínimo
INFORME ACV
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Tema 5 Analisis de Los Estados Financieros[1]
INFORME AUDITORIA ESPECIAL
100-21-216
VERSIÓN : 05
INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL
AUDITORIA ESPECIAL A LA GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA CASD JOSÉ PRUDENCIO PADILLA
Barrancabermeja, Julio 6 de 2017
Contralora Municipal:
Director Técnico de Fiscalización:
Equipo de auditor:
OLIVA OLIVELLA GUARIN
ÁLVARO CARRASCAL MORALES CLAUDIA PATRICIA PEDROZO LOBO JORGE ALBERTO MORALES SUAREZ JOSÉ ANTONIO RIAÑO GALVIS NANCY ESTHER CUEVAS DOMINGUEZ
1.2 CONCEPTO SOBRE EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO………………………………………………………… 7
1.1 CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN CONTRACTUAL….……………
1 CONCEPTO SOBRE ANÁLISIS EFECTUADO………………………
1.3 CONCEPTO RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA…………
1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO…………………………………………….
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA………………………………….…
2.1 Factores Evaluados………………………………………………………
2.1.1 Gestión Contractual 2016……………………………………………
2.1.2 Seguimiento al Plan de Mejoramiento pactado con la Contraloría…
2.1.3 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas…………………………
3. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR
4. CUADRO DE RELACIÓN DE OBSERVACIONES….………………
Matriz de Evaluación Gestión Contractual 2016………………………
Matriz de Evaluación Cumplimiento Plan de Mejoramiento………
Matriz de Evaluación de la Rendición y Revisión de la Cuenta…
Total Contratación Ejecutada por la I.E. CASD José Prudencio
Padilla 2016……………………………………………
Relación de Observaciones……………………………………………
Contratos Auditados según Selección de la Muestra………………
MARLON DE JESÚS GÓMEZ CASICOTE Rector CASD José Prudencio Padilla
Asunto: Carta de Conclusiones
La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial a la Gestión de la Institución Educativa CASD José Prudencio Padilla, vigencia 2016, a través de la evaluación de los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado.
Es responsabilidad de la institución el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.
La auditoría incluyó el examen, sobre las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.
1. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
Para la presente auditoría se examinaron los Factores Gestión Contractual, Plan de Mejoramiento y Rendición y Revisión de la Cuenta correspondiente al Componente de Control de Gestión. En este sentido, el Memorando de Asignación Nº 019-2017 establece que para esta Institución Educativa (I.E.) dentro de los Objetivos Específicos se deben tener en cuenta el Seguimiento al Plan de Mejoramiento pactado con la Contraloría; la Revisión de la rendición de la cuenta SIA, vigencia 2016; evaluar la contratación ejecutada por el Fondo de Servicios Educativos durante el año 2016, según el decreto 4791 de 2008; y establecer los beneficios del control fiscal (si aplica).
1.1 CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión sobre el cumplimiento de la Gestión Contractual, es Con Deficiencias, debido a la calificación de 79.0; resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:
Cuadro N° 1. Matriz de Evaluación Gestión Contractual 2016
TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL
Cumplimiento deducciones de ley
Labores de Interventoría y seguimiento
Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal Elaboró: Equipo Auditoría
1.2 CONCEPTO SOBRE EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión sobe el cumplimiento al seguimiento del Plan de Mejoramiento, es Cumple, respecto de las metas analizadas por el equipo auditor en desarrollo de la auditoria, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 98.2, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:
Cuadro N° 2. Matriz de Evaluación Cumplimiento Plan de Mejoramiento
CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
1.3 CONCEPTO RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
Una vez realizada la revisión por parte del equipo auditor sobre el cumplimiento de la Cuenta Anual Consolidada presentada por la I.E. en la presente anualidad, su resultado fue Eficiente, debido a la calificación de 92.0, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:
Cuadro N° 3. Matriz de Evaluación de la Rendición y Revisión de la Cuenta
RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
Oportunidad en la rendición de la cuenta
Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)
Calidad (veracidad)
SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO
La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.
OLIVA OLIVELLA GUARÍN Contralora Municipal de Barrancabermeja
2.1 Factores Evaluados
2.1.1. Gestión Contractual 2016
Para la vigencia de 2016 la I.E. CASD José Prudencio Padilla suscribió 59 contratos por valor de $ 329’281.985, de los cuales se auditaron 9 por valor de $ 107’804.612 equivalente al 33% del valor total de la contratación celebrada por esa institución, como se ilustra a continuación:
TOTAL CONTRATACIÓN EJECUTADA POR LA I.E. CASD JOSÉ PRUDENCIO PADILLA 2016
45’846.000
122’591.650
Compra y/o Suministro
160’844.335
329’281.985
FUENTE: SIA Contraloría y SIA Observa
Con respecto a la información anterior la muestra seleccionada por el equipo auditor a través del método establecido en la guía de auditoría de esta Contraloría con el registro selección de la muestra 100-21-242, fue la siguiente: 2 de Prestación de Servicios, 3 de Mantenimiento y/o Reparación y 4 de Compra y/o Suministro.
Gráfica Nº 1 Contratos Auditados según Selección de la Muestra
(1) Se pudo evidenciar que en la totalidad de los contratos de la muestra seleccionada (2, 16, 17, 29, 38, 39, 41, 50 y 57), en la planeación del Proceso de Contratación, la Institución Educativa, debe identificar las garantías a solicitarle al CONTRATISTA, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones del contrato.
Los contratos en mención, cuya modalidad de selección de contratación son de mínima cuantía, la Institución Educativa, debe justificar la necesidad de exigir o no la constitución de garantías, y establecerlo en los estudios previos, como una garantía al riesgo probable del contrato, estableciendo si se requiere garantía en la utilización de los recursos o amparo de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
En los estudios previos de estos contratos, no se justificó la necesidad de exigir o no la constitución de garantías.
Con los hechos descritos se afecta la gestión de la entidad, pudiendo generar riesgos respecto de la utilización de recursos y en el cumplimiento de las obligaciones contractuales; esta situación está inmersa en el incumplimiento de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 del año 2013.
Lo anterior, se configura en una observación Administrativa con presunta Incidencia Disciplinaria por falta de cubrimiento en los amparos de pólizas.
La Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, es un Establecimientos Educativo Estatal y está reglamentado por los decretos 4791 de 2008 y 4807 de 2011, reglamentarios de la Ley 715 de 2001, los cuales fueron consolidados en el decreto Único Reglamentario del Sector Educación número 1075 de Mayo 26 de 2015, para el manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
El Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. Numeral 6°. Del Decreto 1075 de Mayo 26 de 2015, establece las Funciones del Consejo Directivo debe reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. (s.l.m.v.).
La Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, de acuerdo como la normatividad anterior reglamentó los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación, mediante el Manual de Contratación aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia 2016, no establece como requisito obligatorio para los procesos contractuales la constitución de Garantía. El manual establece: las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los ínteradministrativo, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía (28 S.M.L.V.). Se anexa manual de contratación para su verificación.
Así las cosas, respecto a la afirmación del ente de control “la Institución Educativa, debe justificar la necesidad de exigir o no la constitución de garantías, y establecerlo en los estudios previos, como una garantía al riesgo probable del contrato, estableciendo si se requiere garantía en la utilización de los recursos o amparo de cumplimiento de las obligaciones contractuales”, tal exigencia no es aplicable, pues el manual, no es un requisito. Por lo tanto, no es necesario incluirlo en los riesgos probables.
De otra parte la Ley de contratación que está contemplada en el DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN NACIONAL número 1082 de Mayo 26 de 2015, en su artículo 2.2.1.2.1.5.4.
Lo referente a garantía para procesos contractuales de Mínima cuantía establece:
Garantías. La Entidad Estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en Grandes Superficies.
Adicionalmente el informe afirma lo siguiente “Con los hechos descritos se afecta la gestión de la entidad, pudiendo generar riesgos respecto de la utilización de recursos y en el cumplimiento de las obligaciones contractuales; esta situación está inmersa en el incumplimiento de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 del año 2013. “, observándose que no se especifica el articulado normativo, ni las garantías concretas a las que supuestamente está faltando la Institución Educativa.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto basado en las normas legales que regulan la contratación y el manejo de los recursos de los Establecimientos Educativos Estatales y nomas de contratación estatal no se está violando ninguna norma en lo referente a la constitución de garantía en los procesos contractuales, esto porque las cuantía contratadas en la vigencia 2016 en ningún momento supero la Mínima cuantía.
La institución atiende su observación y a partir del segundo semestre del año fiscal en curso previo acuerdo del consejo directivo se incluirían la exigencia de pólizas de seguros para obras civiles en específico.
De manera respetuosa solicito que sea considerada la Observación Administrativa con posible Incidencia Disciplinaria por falta de cubrimiento en los amparos de pólizas ya que no estamos infringiendo ninguna norma legal.
ANALISIS DE LA RESPUESTA
De acuerdo con la respuesta emitida por I.E. se tiene que los procesos de contratación de mínima cuantía no tiene la exigencia legal que se constituya una garantía como requisito obligatorio en esta clase de procesos contractuales, pero debe tenerse en cuenta que es la misma I.E. la que debe prever e identificar los posibles riesgos que se puedan presentar durante la ejecución y cumplimiento del contrato.
Estas garantías deben establecerse al momento de realizarse los estudios previos porque si bien es cierto en esta modalidad de selección de mínima cuantía la I.E. debe justificar la necesidad de exigir o no la constitución de garantías.
Si bien es cierto no se está violando directamente ninguna norma de carácter contractual, se debe contemplar la necesidad de exigir o no en esta clase de procesos contractuales hace parte del aspecto sustancial que se debe contemplar en los estudios previos.
Por lo anterior se revoca el hallazgo con presunta Incidencia Disciplinaria y se mantiene el Hallazgo Administrativo.
(2) Contrato de Mantenimiento N° 2 “SE HACE NECESARIO LA ADECUACION DE LA SALA DE INFORMATICA EN LA SEDE B DE LA INSTITUCION, INSTALACION DE CIELO RASO, PINTURA Y RESANE DE PAREDES, CAMBIO E INSTALACION DE PLAFONES Y BOMBILLAS, LIMPIEZA”, por valor de $ 12,000,000.
En la inspección de las obras se verificó que parte de los paneles (superboard, o similar) en el cieloraso, se han descolgado irregularmente respecto a su horizontalidad, como se aprecia en la siguiente fotografía:
Lo anterior fue causado por el uso de procedimientos y/o materiales de construcción inadecuados y/o de baja calidad y al montaje de las obras realizadas bajo una infraestructura muy antigua y precaria que no brinda las condiciones de estabilidad y funcionalidad necesaria para construir obras nuevas en ella. Como consecuencia de los hechos verificados, la funcionalidad y estética de los componentes intervenidos es deficiente.
Lo anterior viola los principios descritos en las leyes 610/00 (Art.6), 734/02 (Art.34) y 1437 (Art.3) y la Constitución Política en su artículo 209.
El Presunto Daño Fiscal (PDF) generado por las irregularidades verificadas, es determinado por el valor de las actividades relacionadas con ello, vistos en el presupuesto presentado por el contratista señor LUIS EDUARDO SALAS TRIANA en su Cotización del 5 de enero de 2016. El PDF se establece entonces de la siguiente manera:
Desmonte, suministro e instalación de cielo raso en la sala de Informática
$3’900.000
Así mismo, se evidencia que la obra ejecutada subyace bajo una cubierta en precario estado (muy antigua y deteriorada) que además permite el ingreso de aves (palomas) que no permiten el funcionamiento correcto e higiénico de los espacios adecuados.
Lo anterior, configura una observación Administrativa con presunta incidencia Fiscal por valor de TRES MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS ($3’900.000).
La Institución Educativa CASD a la fecha, realizó las correcciones observadas relacionadas con el contrato no. 02 de 2016, por el equipo auditor, donde se atiende y soluciona tanto lo funcional como lo estético de la intervención.
Respecto a la observación del órgano de control fiscal “Lo anterior fue causado por el uso de procedimientos y/o materiales de construcción inadecuados y/o de baja calidad y al montaje de las obras realizadas bajo una infraestructura muy antigua y precaria que no brinda las condiciones de estabilidad y funcionalidad necesaria para construir obras nuevas en ella. Como consecuencia de los hechos verificados, la funcionalidad y estética de los componentes intervenidos es deficiente. “, la Institución Educativa CASD manifiesta que han sido innumerables las solicitudes realizadas a la Secretaria de Educacion Municipal para demoler esta antigua e insegura infraestructura educativa y construir nuevas y estables edificios, pero no se ha podido encontrar respuesta positiva a tales realidades de años y años continuos de peticiones, además que implicaría unos planes y proyectos financiables en varios periodos de Gobierno por la magnitud y complejidad, al igual que observaciones realizadas por el órgano de control fiscal en un pasado informe
de auditoría que se pronunció respecto a los riesgos y estado de la infraestructura educativa de las sedes de preescolar y aun algunas de la básica primaria.
Infortunadamente, no tenemos alternativas de reubicar a los escolares en otros espacios de aprendizaje, pues son inexistentes y debemos cumplir con nuestro objeto misional de prestar el servicio educativo, aun bajo estas realidades adversas y riesgosas para la comunidad escolar.
Las instituciones educativas de la ciudad, entre ellas el CASD, cuentan con recursos muy limitados para su correcta operación y funcionamiento, ya que, su presupuesto únicamente proviene de los fondos educativos docentes, y los recursos de gratuidad; los cuales, son incluso insuficientes para los gastos a los que han sido destinados por la ley.
Sería más oneroso, no sólo en términos de recursos económicos, sino en la misma garantía de los derechos humanos, cómo el derecho a la educación protegido por el artículo 67 de la constitución política, suspender los servicios de la institución educativa mientras la secretaría de educación de B/bermeja y el Ministerio de educación nacional, diseñan y construyen ambientes escolares que brinden una planta física “adecuada”, cómo bien lo establece el numeral b del artículo 138 de la ley 115 del 1994. “b. Disponer de una estructura administrativa, una planta física y medios educativos adecuados”.
Precisamente, en cuanto a la ley 734 del 2002, capitulo segundo, artículo 38, que data sobre los deberes de todo servidor público, encontramos no haber obrado más que a cabalidad, en cuanto a los distintos numerales relacionado con el manejo de los recursos provenientes del Estado:
“1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.”
“4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.”
“21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”
“22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”
“38. Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas, sin ningún género de discriminación, respetando el orden de inscripción, ingreso de solicitudes y peticiones ciudadanas, acatando los términos de ley.”
El gasto adecuado y eficiente de los recursos que ha administrado el CASD no han hecho
más que garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución política de Colombia, la salvaguarda del derecho a todas las personas a la
educación consagrado en su artículo 67, y establecido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, Pactos Internacionales, la Convención de los Derechos del Niño y otros tratados y declaraciones internacionales; Así mismo, ha garantizado el derecho al
trabajo, consagrado en el artículo 25 de la constitución política, de todos los trabajadores de la planta administrativa, y del equipo docente de la institución, la cual, cómo establece
la misma Constitución, es no sólo un derecho, sino una obligación social la cual goza de
A continuación se enuncian algunos articulados de la Ley general de la Educacion
respecto a la responsabilidad del servicio educativo y las condiciones de calidad y
“ARTICULO 4o. Ley 115 de 2004. Ley General de la Educacion. Calidad y cubrimiento del servicio. Corresponde al Estado, a la sociedad y a la familia velar por la calidad de la educación y promover el acceso al servicio público educativo, y es responsabilidad de la Nación y de las entidades territoriales, garantizar su cubrimiento.
mejoramiento de la educación; especialmente velará por la cualificación y formación de los educadores, la promoción docente, los recursos y métodos educativos, la innovación e investigación educativa, la orientación educativa y profesional, la inspección y evaluación del proceso educativo.”
“ARTICULO 138. Ley 115 de 2004. Ley General de la Educacion. Naturaleza y condiciones del establecimiento educativo. Se entiende por establecimiento educativo o institución educativa, toda institución de carácter estatal, privada o de economía solidaria organizada con el fin de prestar el servicio público educativo en los términos fijados por esta Ley.
c) Ofrecer un proyecto educativo institucional.”
“ARTICULO 147. Ley 115 de 2004. Ley General de la Educacion . Nación y entidades territoriales. La Nación y las entidades territoriales ejercerán la dirección y administración de los servicios educativos estatales, en los términos que señalen la Constitución Política, la Ley 60 de 1993, la presente ley y las demás que expida el Congreso Nacional. “
Pertinente traer a esta coyuntura, recordar las obligaciones del los entes territoriales frente al tema de la educacion básica, esbozados en los siguientes articulados de la Ley 715 de 2011, del Sistema General de Participaciones:
“Artículo 7°. Competencias de los distritos y los municipios certificados.
7.1. Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar,
básica y media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la presente ley.
7.2. Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de su jurisdicción los
recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la
prestación de los servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los criterios establecidos en la presente ley y en el reglamento.
7.5. Podrán participar con recursos propios en la financiación de los servicios educativos a
cargo del Estado y en la cofinanciación de programas y proyectos educativos y en las inversiones de infraestructura, calidad y dotación. Los costos amparados con estos
recursos no podrán generar gastos permanentes a cargo al Sistema General de Participaciones.
Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en
ejercicio de la delegación que para tal fin realice el Presidente de la República.
7.11. Promover la aplicación y ejecución de los planes de mejoramiento de la calidad en
7.12. Organizar la prestación del servicio educativo en su jurisdicción”
Asi las cosas, las administraciones municipales, son directamente responsables del servicio educativo en todos los niveles, pues son quienes la ley los responsabiliza, y les asigna además los recursos financieros para tal fin.
Frente a las obligaciones y responsabilidades de los Rectores y ordenadores del gasto de las Instituciones Educativas, la ley establece las siguientes en los articulados de la Ley 715 de 2011, a continuación incluidos:
10.1. Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los
10.2. Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los
distintos órganos del Gobierno Escolar.
Artículo 11. Fondos de Servicios Educativos. Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos
Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo de cada establecimiento
señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las
necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben
cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica.
En los anteriores articulados queda claro que el ordenador del gasto de la Institución Educativa es el Rector y este debe gestionar todos los elementos mencionados previamente para garantizar la prestación del servicio educativo a dicha comunidad escolar.
Pero existe una responsabilidad superior en materia de lo sectorial que corresponde a la Administración Central, que es el tema de inversión en infraestructura educativa y la garantía de los recursos físicos, humanos, financieros para garantizar políticas publicas tales como la calidad, la cobertura Y los derechos de niños y niñas del sistema escolar local.
Por todo lo anterior, se solicita de manera respetuosa revocar la presunta observación con incidencia fiscal del contrato no. 02 / 2016 del informe del organismo de control fiscal. Mirar fotografías anexas antes y después de la corrección de lo observado en el cielo raso.
Mediante visita efectuada al lugar donde se efectuaron los arreglos contratados (Institución Educativa CASD José Prudencio Padilla, sede Central Integrada - Acta de visita del 7 de junio de 2017), se verificó lo expuesto en la respuesta de la entidad, constatándose la adecuación de las irregularidades constructivas observadas.
Por lo anterior, se acepta la respuesta de la entidad, revocándose el Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Fiscal enunciado.
(3) Contrato de Mantenimiento N° 17 “REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE UN SALON Y DE UNA OFICINA DE COORDINACION EN LA SEDE A Y B, DEMOLICION DE MUROS, ADECUACION DEL SISTEMA ELECTRICO, TOMAS PARA LAMPARAS, VENTILADORES E INTERRUPTORES, SUMINISTRO E INSTALACION DE DOS PUERTAS, VENTANAS METALICAS DE 2X1X50 MT CON VIDRIO, LEVANTAMIENTO DE 24 MT DE MURO, INSTALACION DE 48 MT DE CIELO RASO EN BOARD, REOBQUE DE 24 MT DE MURO DE LA INSTITUCION”, por valor de $
12’800.000.
En la inspección de las obras se verificó que parte de los péneles (superboard, o similar) en el cieloraso, se han descolgado irregularmente respecto a su horizontalidad y no son estéticos, como se aprecia en la siguiente fotografía:
El Presunto Daño Fiscal (PDF) generado por las irregularidades verificadas, es determinado por el valor de las actividades relacionadas con ello, vistos en Cuenta de Cobro presentada por el contratista señor YOLBIS OCHOA ALCENDRA de fecha Abril 19 de 2016. El PDF se establece entonces de la siguiente manera:
Instalación de 48 mts de cielo raso en eterboard
Lo anterior, configura una observación Administrativa con presunta incidencia Fiscal por valor de DOS MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($2’400.000).
De manera similar a la anterior presunta observación y su respuesta, dado que es la misma tipología y equivalencia situacional, la Institución Educativa CASD a la fecha, realizó las correcciones observadas relacionadas con el contrato no. 17 de 2016, por el equipo auditor, donde se atiende y soluciona tanto lo funcional como lo estético de la intervención.
Respecto a la observación del órgano de control fiscal “Lo anterior fue causado por el uso de procedimientos y/o materiales de construcción inadecuados y/o de baja calidad y al montaje de las obras realizadas bajo una infraestructura muy antigua y precaria que no brinda las condiciones de estabilidad y funcionalidad necesaria para construir obras nuevas en ella. Como consecuencia de los hechos verificados, la funcionalidad y estética de los componentes intervenidos es deficiente. “, la Institución Educativa CASD manifiesta que han sido innumerables las solicitudes realizadas a la Secretaria de Educacion Municipal para demoler esta antigua e insegura infraestructura educativa y construir nuevas y estables edificios, pero no se ha podido encontrar respuesta positiva a tales realidades de años y años continuos de peticiones, al igual que observaciones realizadas por el órgano de control fiscal en un reciente informe de auditoría del pasado que se pronunció respecto a los riesgos y estado de la infraestructura educativa de las sedes de preescolar y aun algunas de la básica primaria.
“1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos
de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.”
“22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a
su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”
más que garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución política de Colombia, la salvaguarda del derecho a todas las personas a la educación consagrado en su artículo 67, y establecido en la Declaración Universal de los
Derechos Humanos, Pactos Internacionales, la Convención de los Derechos del Niño y otros tratados y declaraciones internacionales; Así mismo, ha garantizado el derecho al trabajo, consagrado en el artículo 25 de la constitución política, de todos los trabajadores de la planta administrativa, y del equipo docente de la institución, la cual, cómo establece
El Estado deberá atender en forma permanente los factores que favorecen la calidad y el mejoramiento de la educación; especialmente velará por la cualificación y formación de los educadores, la promoción docente, los recursos y métodos educativos, la innovación e investigación educativa, la orientación educativa y profesional, la inspección y evaluación del proceso educativo.”
Pertinente traer a esta coyuntura, recordar las obligaciones de los entes territoriales frente al tema de la educacion básica, esbozados en los siguientes articulados de la Ley 715 de 2011, del Sistema General de Participaciones: “
7.2. Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de su jurisdicción los recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la
cargo del Estado y en la cofinanciación de programas y proyectos educativos y en las
inversiones de infraestructura, calidad y dotación. Los costos amparados con estos recursos no podrán generar gastos permanentes a cargo al Sistema General de Participaciones.
7.8. Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en
7.9. Prestar asistencia técnica y administrativa a las instituciones educativas cuando a ello
10.4. Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución. ……
10.16. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los términos de la presente ley. ….
necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica. …………
Por todo lo anterior, se solicita de manera respetuosa revocar la presunta observación con incidencia fiscal del contrato no. 17/ 2016 del informe del organismo de control fiscal. Mirar fotografías anexas antes y después de la corrección de lo observado en el cielorraso.
2.1.2 Seguimiento al Plan de Mejoramiento pactado con la Contraloría
De acuerdo con la información reportada por la I.E. CASD José Prudencio Padilla, en la plataforma SIA en el formato F24A_APLME con la vigencia 201601, se auditaron las 33 Acciones Correctivas reportadas en éste, de las cuales a cinco (5) le dieron un cumplimiento parcial, como se ilustra a continuación:
Las siguientes claridades se aplican a todas las observaciones en general de la I.E. CASD:
LA RESPONSABILIDAD MISIONAL DEL ORGANISMO DE CONTROL
Se menciona que en el Artículo 119, de la Constitución Política de Colombia (CPC) la Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración.
El Control Fiscal en Colombia en esencia está sustentado y ampliado por la Ley 42 de 1993. Dice en algunos de sus artículos “El control…. se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados “, además; “examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos,…. la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño… “.
La naturaleza y labor misional de las Contralorías es el de la vigilancia del gasto público, y ello nos compromete a medir eficiencia de recursos, la eficacia de objetivos y metas, y economía en las decisiones de los ordenadores del mismo, por ello en el interés del gasto y este desde la planeación debe contemplarse; “el cuanto”, lo que se mide es posible controlarlo.
Artículos 154, 155, 165 de la Ley 136 de 1994. El Control Fiscal en los Municipios. Artículo 154º.- Régimen de control fiscal. El régimen del control fiscal de los municipios se regirá por lo que dispone la Constitución, la Ley 42 de 1993, lo previsto en este Capítulo y demás disposiciones vigentes. Artículo 155º.- Contralorías. Las contralorías distritales y municipales son entidades de carácter técnico, dotadas de autonomía administrativa y presupuestal. En ningún caso podrán realizar funciones administrativas distintas a las inherentes a su propia organización. Artículo 165. Atribuciones: numeral 8. Realizar cualquier examen de auditoría,…
NORMATIVIDAD INHERENTE A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN PÚBLICA
La importancia de la planeación, nace desde la Constitución Política de Colombia, CPC, desde donde se la da la mayor importancia y se fijan responsabilidades, que se van especializando con la creación de la estructura del Estado y se descentralización:
Artículo 343. CPC. La entidad nacional de planeación que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.
Artículo 366. El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son finalidades sociales del Estado. Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, de educación, de saneamiento ambiental y de agua potable. Para tales efectos, en los planes y presupuestos de la Nación y de las entidades territoriales, el gasto público social tendrá prioridad sobre cualquier otra asignación
El municipio de Barrancabermeja de acuerdo al artículo 6 de la Ley 136 de 1994 y a su presupuesto pertenece a la primera categoría y su Secretaria de Educación Municipal se encuentra certificado, por lo tanto su responsabilidad con la sostenibilidad y operación del sistema educativo local, lo que incluye a las IE, es directa.
En lo que respecta a sus responsabilidades de gestión educativa, tanto el Municipio a través de su Secretaria de Educación, como de las IE tienen la responsabilidad y las funciones misionales y operativas en materia de planeación, organización, seguimiento y rendición de cuentas; miremos apartes puntuales de la norma.
Iniciando desde la mirada de la Ley 152 de 1994, por la cual se establece la ley orgánica del plan nacional de desarrollo se puede observar la importancia que se da a la articulación de la planeación pública entre los diferentes niveles y dentro del mismo nivel territorial:
Artículo 3. Ley 152. Principios Generales. …. c) Coordinación. Las autoridades de planeación del orden nacional, regional y las entidades territoriales, deberán garantizar que exista la debida armonía y coherencia entre las actividades que realicen a su interior y en relación con las demás instancias territoriales, `para efectos de la formulación, ejecución y evaluación de sus planes de desarrollo;
Artículo 45º. Ley 152 de 1994. Articulación y ajuste de los planes. Los planes de las entidades territoriales de los diversos niveles, ente sí y con respecto al Plan Nacional, tendrán en cuenta las políticas, estrategias y programas que son de interés mutuo y le
dan coherencia a las acciones gubernamentales. Si durante la vigencia del plan de las entidades territoriales se establecen nuevos planes en las entidades del nivel más amplio, el respectivo mandatario podrá presentar para la aprobación de la Asamblea o del Concejo, ajustes a su plan plurianual de inversiones, para hacerlo consistente con aquéllos.
Artículo 3º. Funciones. Corresponde al municipio LEY 136 DE 1994, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 863 de 2009, por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios….
3º.- Funciones. Modificado por el art. 6. Ley 1551 de 2012. Corresponde al
1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la Ley. 2. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso municipal. 4. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad con la Ley y en coordinación con otras entidades.
5. Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación,…directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos que defina la Ley.
a) Coordinación… b) Concurrencia…. c) Subsidiariedad…. d) Complementariedad… e) Eficiencia… f) Responsabilidad y transparencia…. Los municipios asumirán las competencias a su cargo, previendo los recursos necesarios sin comprometer la sostenibilidad financiera de su entidad territorial, garantizando su manejo transparente.
4°. Adiciónese el artículo 5° de la Ley 136 de 1994 con los siguientes literales,
g) Sostenibilidad…. h) Asociatividad. …. i) Economía y Buen Gobierno….
1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la
2. Elaborar los planes de desarrollo municipal, en concordancia con el plan de desarrollo
departamental, los planes de vida de los territorios… y en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo, según la ley orgánica de la materia.
“LEY 489 DE 1998: por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
Numerales 4, 5 y 6 del Art. 17 Ley 489 de 1998; a saber;
Numeral 4. Programas de mejoramiento continuo de las entidades en las áreas de gestión, en particular en las de recursos humanos, financieros, materiales, físicos y tecnológicos, así como el desempeño de las funciones de planeación, organización, dirección y control.
Numeral 5. Adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados, metodologías para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficiencia y eficacia.
Numeral 6. Estrategias orientadas a garantizar el carácter operativo de la descentralización administrativa, la participación ciudadana y la coordinación con el nivel territorial.
Este artículo habilita a las IE a fortalecerse y a gestionar apoyo para lograr mejoras en su gestión educativa de forma permanente y si se quiere de acuerdo a la iniciativa y limitaciones de sus líderes.
Los directivos docentes y docentes, son servidores públicos y aunque gozan de régimen especial, tienen una responsabilidad no superior ni menor que otro funcionario de sector diferente. Por ello mismo poseen políticas, recursos y también limitaciones específicas.
Artículo 122. CPC. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.
Artículo 123.CPC. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.
EL AUTOCONTROL Y LA AUTOGESTION
Artículo 186o. Ley 136 de 1994. Control interno. Corresponde a los municipios y a las entidades descentralizadas, así como a las personerías y contralorías municipales a través de sus representantes legales, la adecuada organización e implementación de sistemas de control interno en la forma prevista por las normas legales correspondientes.
Reglamentación de la Planeación en las Instituciones Educativas
bien Decreto 180 de 1997 reglamenta el Decreto 1860 de 1994, también observa lo
“Esta propuesta será el punto de partida para la construcción por parte de la comunidad educativa del respectivo proyecto educativo institucional.”
La norma lo define como un referente solo inicial, mas no estático o inflexible, y deja abierta tanto su complementariedad como su evolución. Le permite enriquecerlo, deja esa posibilidad.
“… las Secretarías de Educación Departamental y Distrital realizarán el análisis de éstos con el fin de establecer las bases para el desarrollo de las políticas educativas y los programas de apoyo, asesoría y seguimiento que se requieran.
Igualmente, organizarán un sistema de divulgación y apoyo a las experiencias sobresalientes, a las investigaciones e innovaciones que se estén llevando a cabo a través de los proyectos educativos institucionales.”
“La norma autoriza a las Secretarias de Educación a analizar dar apoyo, asesoría y seguimiento
Así las cosas, las IE tienen bajo la luz de la norma la posibilidad de gestionar asesoría y acompañamiento con las Secretarias de Educación.
Lo otro importante que observa el organismo de control, es que si bien define unos mínimos, también deja claro y concretas dos grandes responsabilidades frente a los PEI; la primera que es investigación y ello habilita al sistema a efectuar seguimiento y evaluación, y la segunda acción corresponde a las innovaciones, lo que se entiende como una dinámica continua de crear, diferenciar, enriquecer y ello denota no solo que la norma es generosa en estos aspectos, sino que existe una lógica que corresponde a la función y a la razón de ser de las IE; formar y desarrollar competencias en los escolares. Así las cosas, si hay algún plan sectorial que la ley y el sentido común habilita para ser dinámico, útil, funcional y moderno es el PEI.
DIRECTRICES DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL FRENTE A LOS PEI (Ley 115 de 1994)
El MEN en su página acota unos lineamientos muy generales frente a las responsabilidades y contenidos mínimos del PEI:
“ Este proyecto es el derrotero de la institución durante su existencia, aunque es susceptible de ser modificado cuando así la comunidad educativa lo requiera. "El Proyecto Educativo Institucional debe responder a situaciones y necesidades de los educandos, de
la comunidad local, de la región y del país, ser concreto, factible y evaluable" (Art.73.
Ley115/94).
Valorada la mirada del MEN, autoridad y orientadora del sector educativo, el órgano de control observa que si el MEN y la Ley General de la Educación le otorga el calificativo de derrotero institucional, implica que debe ser un elemento integral, incluyente, funcional, de impacto y medible para ser evaluable. Así las cosas, se hace necesario mejorar la formulación del PEI en el tema presupuestal y de medición con indicadores pertinentes.
Frente a los componentes básicos del PEI, el MEN comunica lo siguiente:
“En esencia, son cuatro los componentes de un Proyecto Educativo Institucional:
, pedagógico y curricular, Componente comunitario”.
Componente de fundamentación: …
La Contraloría ha encontrado desarrollado estos componentes en el PEI de la IE, faltando fortalecer objetivos con sus indicadores tal como la ciencia de la Administración lo explican, para que en cascada se implementen.
Para el caso de las IE, que están en su condición de entidades públicas, están sujetas a directrices del Sector Educativo, pero también a otros como por ejemplo la política de Paz, o también por directrices de la DAFP y la legislación, como la trasparencia y el riesgo. Sumado a lo anterior, las políticas del nivel territorial e institucional. Así las cosas, además de mencionarse en el nivel estratégico, deben desglosarse y planificar su cumplimiento en cada componente, asignársele responsable, cronograma, procedimientos y presupuesto.
Fuente: notas del PhD en Administración Alfonso Osorio Russi, 2014.
(4) Para dar solución al hallazgo N° 4 “Los objetivos y las metas del PEI. no se desarrollan en términos del cómo. cuándo. quienes. con qué. Se ausentan herramientas de planeación tales como las 5 W Y 2H. el PEI. no contiene información de con qué fuente de recursos y en que montos. se va a financiar cada actividad y en que vigencia. algo así como un plan financiero. no responsabiliza a funcionario alguno del desarrollo de cada objetivo específico”, la Meta de la Acción Correctiva propuesta por la I.E., fue “Formular el PMI 2017-2020”, al ser revisada por el equipo auditor in situ se evidenció que se encuentra en medio magnético todo lo relacionado con el PEI de acuerdo con la 5w y 2H en las páginas 35 a la 70 y debidamente firmado por el responsable. Sin embargo, el documento enviado como soporte por la I.E. no presenta firma del responsable, además, en el cuánto no aparece el monto.
Se configura una observación Administrativa.
La Institución Educativa CASD desarrolló la mejora en un alto grado, faltando aun por especificar un solo aspecto de los 7 solicitados (5W 2H ), que es el monto o el cuánto; pero se solicita al organismo de control reevaluar LA VALORACION de observación para revocarlo o transformarlo en una sugerencia en la medida que se cumplió en un 92%, dado el nivel de esfuerzo y resultados.
Se acepta de forma parcial la respuesta, teniendo el órgano de control dos aspectos en desacuerdo, el primero es que los objetivos en los componentes del PEI deben ofrecer mensurabilidad, poseer un doliente o responsable, un escenario de tiempo que será en el mayor termino 4, 5, 6 años la duración del PEI y el cuanto (rubro, monto presupuestal y su fuente), es decir un esquema completo de indicadores por cada objetivo (el que, quien, cuando, cuanto…. Las 5w y 2 h, para el largo plaza)
De otra parte, si bien en el largo plazo en el PEI sus objetivos merecen tal presentación, similar a las metas anuales de los POA, que también requieren asignárseles el cuánto (rubro, monto, fuente). Y estar alineadas estas con los objetivos del PEI anualmente para evaluar el cumplimiento anual y la evolución proporcional y acumulada del objetivo de largo plazo del PEI.
La GUIA 27 del MEN, creemos posee unos insumos producto de su seguimiento y evaluación que pudieran ser útiles tanto en la actualización de PEI como de POAS. Pero no es la única, no si su principal objetivo, porque en principio, está dirigido a la SEM.
Contenidos y etapas de un PEI: Artículos 2.3.3.1.4.1 y 2.3.3.1.4.2. Adopción del proyecto educativo institucional. DECRETO 1075 de 2015.
1. Los principios y fundamentos que orientan a la comunidad educativa en la institución.
2. El análisis de la situación institucional que permita la identificación de problemas y sus
3. Los objetivos generales proyecto.
4. Estrategia pedagógica que guía las de formación los educandos.
5. La organización de los planes estudio y la definición de criterios la evaluación del rendimiento del educando.
6. Las acciones pedagógicas relacionadas con la educación para ejercicio de la
democracia, para la educación, para el uso tiempo libre, para el aprovechamiento y
conservación del ambiente, y para los valores humanos.
7. Reglamento o manual de convivencia y el reglamento para docentes.
8. Los órganos, funciones y forma integración del Gobierno Escolar.
9. El sistema de matrículas y pensiones que incluya la definición de los pagos que
corresponda hacer a los usuarios del servicio y en el caso de los establecimientos privados, el contrato renovación de matrícula.
10. Procedimientos para relacionarse con otras organizaciones como los medios de
comunicación masiva, agremiaciones, los sindicatos e instituciones comunitarias.
11. La evaluación de los recursos humanos, físicos, económicos y tecnológicos disponibles y previstos para futuro con el fin de realizar proyecto.
12 Estrategias para articular la institución educativa con las expresiones culturales locales y regionales.
13. Los criterios de organización administrativa y evaluación de la gestión.
14. Los programas educativos para el trabajo y el desarrollo humano y de carácter
informal que el establecimiento, en desarrollo de los objetivos generales de la institución.
La IE podrá solicitar acompañamiento técnico de la SEM, mirar: artículo 2.3.1.1.6. Decreto 1075 2015 Capacidad Institucional y Artículo 2.3.1.1.7. Acompañamiento. Decreto 1075 de 2015.
Los Planes Operativos Anuales POA
“El plan operativo. El Rector presentará al Consejo Directivo, dentro de los tres meses siguientes a la adopción del proyecto educativo institucional, plan operativo correspondiente que contenga entre otros, las metas, estrategias, recursos y cronograma las actividades necesarias para los objetivos del proyecto. Periódicamente y por lo menos cada año, el plan operativo será revisado y constituirá un punto de referencia para la evaluación institucional. Deberá incluir los mecanismos necesarios para realizar ajustes plan de estudios”
LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y DE PRESUPUESTO (INGRESOS
LOS PRESUPUESTOS DESDE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (CPC)
El aspecto presupuestal del gasto público, y sus rentas o fuentes se denota o se le da importancia desde la CPC, en dicho sentido de claridad sobre lo trascendente que es precisar las fuentes o presupuesto de ingresos, como los gastos y sus rubros para hacer un Estado viable desde sus principios y como habito que garantiza que lo que se planee pueda cumplirse. Se cita el Artículo 345 de la CPC:
“En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en
LA IMPORTANCIA VISTA DESDE LA ADMNISTRACION PÚBLICA DEL PRESUPUESTO DE RUBRO DE GASTOS DESDE LOS PEI Y POA
Hacer el diseño y la verificación de aspectos tales como si la IE está en capacidad de cumplir con las obligaciones, planes, programas y proyectos, cual es la calidad de los pasivos financieros, como opera el apalancamiento financiero y la oportunidad con que llegan los flujos para cumplir con objetivos y metas, cual es la posición de la IE en sus finanzas y presupuestos al interior del sector educativo. Este es un ejercicio muy técnico, pero útil y sano para cualquier organización.
LA INTERPRETACION SEGÚN LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACION
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA POR UNIDADES DE GESTION
Según Alfred Chandler, investigador en estrategias empresariales, encontró luego de un estudio de 60 empresas, que existe una relación entre la estructura organizacional y las estrategias u objetivos estratégicos. La IE posee un modelo de gestión de la calidad basado en procesos, al igual que un modelo de control MECI también basado en procesos, así las cosas desde la formulación de los objetivos tiene sentido realizarlo por procesos, al menos los cuatro mencionados por el MEN.
Así las cosas, la estructura administrativa debe tener una mirada de procesos, de cadena de valor y no matricial, o de funciones, ni divisional. La literatura las denomina UEN o unidades estratégicas, que básicamente son una unidad que posee una misión, visión, objetivos, procedimientos, responsables y presupuesto, mas sus indicadores de medición y seguimiento.
ADIGNACION
RECURSOS TANGIBLES E
Es importante desde la formulación de la planeación, tener presente la identificación y valoración, los recursos de cada componente y objetivo. En el contexto de lo público aún mucho más, por cuanto cada gestión a ejecutarse debe estar incursa en un presupuesto de ingresos y gastos, unas fuentes de financiación, un plan de adquisiciones, posteriormente en la pre inversión, proyectos, propuestas técnicas, certificado de disponibilidad presupuestal, selección del contratista, posteriormente, un registro presupuestal para garantizar la obra, y todo lo que implica el cumplimiento de las normas.
Visto desde la administración como ciencia y desde la Gerencia, tomemos como referente a Humberto Serna Msc Administración y profesor titular de UniAndes, autor del libro
“Gerencia Estratégica”, X Edición, páginas 64 y 65, donde afirma los proyectos estratégicos y los planes de acción, deben reflejarse en el “presupuesto estratégico… además deberá monitorearse y auditarse…”. Respecto a los indicadores de gestión, dice; “para ello con base a los objetivos, en los planes de acción, y en el presupuesto estratégico se definirán unos índices que permitan medir el desempeño de la organización…. Esta medición se realizara en forma periódica, de manera que retroalimente el proceso de planeación…. y puedan por tanto introducirse los ajustes…. “. “ La auditoría estratégica asegura la persistencia, permanencia y continuidad del proceso…. evitando que la planeación estratégica sea solo moda”.
Las estrategias como las mismas políticas son los elementos que permiten, dar “Luz” o “guiar” o liderar tanto la cadena de valor (visión de procesos y no de funciones) es decir mirar la estructura y las acciones como un conjunto articulado de actores y acciones, la integración de las perspectivas tales como la financiera, la de los escolares, familia y sociedad, la perspectiva interna o de procesos y finalmente la de innovación aseguran que cada una y todas las partes o grupos de interés se satisfagan, a traves del compromiso y trabajo en equipo.
Si bien el componente administrativo del PEI, está estrechamente concebido para apoyar el sistema de gestión, no solo al interior de este se requiere presupuesto, por ejemplo un proyecto pedagógico requiere de unos mínimos presupuestales en el componente pedagógico para que inicie y se sostenga, una intervención en cultura ciudadana supone unos gastos básicos para ser exitosa, unos ambientes de aprendizaje exigen unas condiciones mínimas de infraestructura física necesariamente mejor de lo que hay y habrá que planificarlo y hacerlo, una pedagogía de la prevención de sustancias sicoactivas exigen recursos para componente comunitario, una política de calidad o de C&T necesita garantizar unos gastos, que deben preverse, aprobarse y garantizarse.
Es lo que ha ocurrido, que la perspectiva financiera que escasamente, se menciona y poco o nada se monitorea en los PEI y los POA, y ocurre entonces que el nivel estratégico deja de mover el sistema, porque desde sus inicios el componente o la energía que debe cuantificarse, comprometerse y ejecutarse no se incluye ni detalla (presupuesto y ejecución de ingresos y gastos), genera una cultura que supone que esta energía presupuestal va a fluir, o que el andamiaje administrativo lo integra con éxito, dado el caso que los representantes legales y su consejo directivo se ven cortos y frustrados cuando los recursos dejan de fluir y el sistema pierde su eficacia. No es posible cumplir objetivos de largo y corto plazo, mientras no se proyecte y cumpla el componente financiero, dado
que sin planificación ni aseguramiento de recursos presupuestales, los PEI y POA serán solo muy inteligentes y buenas intenciones.
Robert Kaplan y David Norton en su texto Organizaciones centradas en estrategias lo resaltan. Esta “Inteligencia” es lo que logra que las IE prevean situaciones y las superen y no al revés que las deficiencias, fracturen los objetivos y las metas. “… para hacer de la estrategia un proceso continuo, esta debe estar alineada, con el modelo de Gobernabilidad, el cual determina las reglas de juego para la gestión empresarial. Así mismo el presupuesto requiere alinearse con la estrategia. Esto significa un gran viraje; pues la costumbre es la contraria; el presupuesto determina la estrategia” (páginas 257,
Desde el diseño del PEI, es fundamental tener presente identificar y mensurar la perspectiva financiera, es decir cuánto necesito, para que lo necesito, cuando lo necesito tanto en el nivel de largo plazo, como en el corto plazo y en cada uno de los cuatro componentes. Importante generar esa destreza y esa cultura. Lo anterior garantiza el crecimiento, las inversiones y asegurar los costos de operación o gastos de funcionamiento de las IE. Gradualmente vamos entendiendo el valor de presupuestar, la planeación del gastos. (Perspectiva financiera páginas 305 a la 307).
La medición de la gestión, debe iniciarse desde el nivel corporativo macro, ir bajando gradualmente en cascada, es decir de lo general a lo particular, o desde lo complejo a lo simple, pasando por la construcción de indicadores de las unidades, las áreas de trabajo, los equipos de trabajo, hasta ser posible a los puestos de trabajo. (Mirar 14.2. páginas 209-292, “Un modelo de medición de gestión en cascada”). Ello permite monitorear desde la estrategia, las unidades de gestión, hasta el nivel operativo, la integridad de la medición para el modelo.
La medición de los objetivos tanto del nivel estratégico (PEI), como los de corto plazo (POA) deben ser medibles desde el inicio de la construcción de los planes. Humberto Serna en el mismo texto en la página 245 sugiere tener dos tipologías de indicadores; “indicadores impulsores o motores de desempeño, conjunto de indicadores que impulsan o lideran acciones para generar resultados en el largo plazo”.
La segunda familia por llamarlos de alguna manera, el autor del texto los denomina “indicadores gerenciales o de desempeño, son aquellos que miden resultados de corto plazo sobre cuyo resultado puede modificarse muy poco. Tal es el caso de los indicadores
financieros. Una vez se obtienen, muy poco puede hacerse para hacer cambios sino se afectan los factores que causaron ese resultado”.
El PEI contiene información valiosa y pertinente, pero básicamente en las cuatro dimensiones. Ausente está el expresar los objetivos de forma medible para el escenario que la IE haya decidido (3, 4, 5 o más años). De forma clara estos indicadores son los que establecen un puente entre una situación actual y una Visión de futuro (objetivos estratégicos, el largo plazo). Y ello es lo que el organismo de control ha venido observado que falta mejorar.
Por todo lo anteriormente expuesto se mantiene el Hallazgo Administrativo.
(5) Para dar solución al hallazgo N° 5 “La actividad de deconstrucción del PEI mencionada por el POA. se ha avanzado en lo metodológico y se ha logrado conformar y operar el comité de calidad. faltando aún completarlo en el aspecto del desarrollo de dicha metodología. La programación de actividades de desarrollo institucional de la IE. se cruzaron con las actividades desarrolladas para la formación docente en el año escolar. por la SEM.,limitando la reformulación del PEI”, la Meta de la Acción Correctiva propuesta por la I.E., fue “Reestrucuturar el comité de calidad ene l 2017”, al ser revisada por el equipo auditor in situ se evidenció la resolución actoral No.006 del 31 de Enero de 2017 donde se hace conformación del Meci y el Sistema Gestión de la Calidad, las actas de reuniones del comité de calidad, y el plan operativo 2017. Sin embargo, el POA no está firmado por el responsable, no tiene fecha y el cronograma de actividades no especifica si es semanal, mensual o trimestral. No se evidencia documento alguno que sustente la reestructuración del comité de calidad.
Se reenvía nuevamente al Organismo de Control el POA y el acta de conformación de comité calidad, que está entre el material enviado a la Contraloría. Favor revisar, sin embargo:
1. Se anexa copia de resolución rectoral # 006 (se trascribe el encabezado). Que la misma resolución administrativa en sus considerandos menciona “que la Contraloría Municipal mediante proceso auditor…” (es el último considerando).
2. Este acto administrativo atiende y obedece en especial lo recomendado en la acción de mejoramiento a la que la contraloría hace referencia en los siguientes aspectos:
3. Art1 se propone la política de calidad, en su artículo 2 se estructura el equipo de MECI calidad ratificando el vigente, en el artículo 3 se define el representante de la alta dirección, en su artículo 4 se propone la política de riesgos, y en sus demás artículos orienta la planeación del mismo.
Con lo anterior la IE CASD demuestra que esta acción de mejoramiento se cumplió tal como fue establecida. Se anexa copia del acta. En consideración a lo anterior la IE CASD solicita la revocación de la Observación administrativa No. cinco (5).
Una vez revisada la respuesta se denota que se realizó la reestructuración del comité de calidad de 2017, hecho que se constata con la resolución rectoral número 006 del 31 de enero de 2017, mediante la cual se define las condiciones para el establecimiento y sostenibilidad al Modelo Estándar de Control Interno MECI y al Sistema de Gestión de Calidad. Además, en aras de dicha reestructuración se emitió la resolución rectoral número 022 del 05 de octubre de 2016, por medio del cual se designa al representante del Rector ante el comité de control interno y Gestión de Calidad de la I.E. CASD José Prudencio Padilla.
Se sugiere: definir una programación anual previa de fechas y agenda del comité de gestión, calidad y MECI, no tan distantes y que sigan un plan de implementación concreto, cumplible y previsto. Capacitación al equipo de trabajo, clima de compromiso y trabajo en equipo. Además, se hace necesario buscar apoyo ante la SEM, un asesor externo o una Universidad, la DAFP, la ESAP, en fin gestionar resultados.
En virtud de lo anterior se revoca el Hallazgo Administrativo.
(6) Para dar solución al hallazgo N° 6 “La formulación del poa. no posee una estructura en cascada de objetivos. actividades. metas e indicadores de gestión. OBSERVACION ADMINISTRATIVA”, la Meta de la Acción Correctiva propuesta por la I.E., fue “Elaborar los POAI al finalizar el año lectivo”, al ser revisada por el equipo auditor in situ se evidenció que se tuvo en cuenta la recomendación en la elaboración de los POA en
cascada con las firmas de los líderes de los procesos. Sin embargo, no aparecen las fechas (tanto en el encabezado como donde aparece la ficha), y faltan los costos.
La Institución Educativa CASD, una vez revisada la documentación y el informe preliminar de auditoria manifiesta al organismo de control lo siguiente:
Los POA presentados si poseen una estructura en cascada argumentada de la siguiente manera: Inician de generalidades con los objetivos, se desglosan en actividades y elementos de planeación a detalle, cumpliendo con el propósito de la acción de mejora. Efectivamente reconocemos que hubo un error en el olvido de ubicar las fechas y los costos, por lo tanto, la IE cumplió con la acción de mejoramiento en más de un 90% con lo que solicitamos revocar la observación administrativa y caracterizarlo como una recomendación o sugerencia. Se subsanan las observaciones y se anexa el documento de soporte.
La CMB encontró un modelo de PEI bastante ajustado a lo deseado, pero los POA, diligenciados en otro espacio, al igual que los formatos de mejora continua están en el documento de PEI, pero por aparte está el PMI, se debe unificar esta herramienta. Por lo demás el ejercicio presentado muestra innovación, evolución y resultados metodológicos. Es decir, se percibe una comprensión de lo que es gestión educativa y planeación estratégica, si bien las políticas nuevas que se integran puede que sean pertinentes, no aparecen discutidas en las actas del comité de calidad y aún falta por explicar y desarrollarlas en el PEI y POA.
Se acepta la respuesta y se revoca el Hallazgo Administrativo, con la salvedad de fortalecer progresivamente, los siguientes aspectos relacionados.
Así las cosas, la estructura administrativa debe tener una mirada de procesos, de cadena de valor y no matricial, o de funciones, ni divisional. La literatura las denomina UEN o unidades estratègicas, que básicamente son una unidad que posee una misión, visión, objetivos, procedimientos, responsables y presupuesto, mas sus indicadores de medición y seguimiento.
MEDICION DE OBJETIVOS Y METAS
La segunda familia por llamarlos de alguna manera, el autor del texto los denomina “indicadores gerenciales o de desempeño, son aquellos que miden resultados de corto plazo sobre cuyo resultado puede modificarse muy poco. Tal es el caso de los indicadores financieros. Una vez se obtienen, muy poco puede hacerse para hacer cambios sino se afectan los factores que causaron ese resultado”.
El PEI contiene información valiosa y pertinente, pero básicamente en las cuatro dimensiones. Ausente está el expresar los objetivos de forma medible para el escenario
que la IE haya decidido (3, 4, 5 o más años). De forma clara estos indicadores son los que establecen un puente entre una situación actual y una Visión de futuro (objetivos estratégicos, el largo plazo). Y ello es lo que el organismo de control ha venido observado que falta mejorar.
LA PLANEACION EN SUS DIFERENTES NIVELES
El docente investigador PhD en Administración ALFONSO OSORIO RUSSI, especialista en Gobierno Gerencia y Asuntos Públicos de la U. Columbia, Consultor del BID, de Proexport, Expo pyme, Asesor externo del Ministerio de Educación Nacional, CONASES y CNA, exprofesor de especializaciones y maestrías, Presidente del Management & Business Consulting Group MBCG.
En sus notas de Planeación estratégica Osorio, define el concepto de estrategia como un sistema de propósitos objetivos o metas, planteados de manera que se defina; a que se dedica la organización, a quienes se debe y a quienes no, en que entornos operar y en cuales no y con cuales servicios competir y con cuáles no. Lo anterior fundamentado en el uso efectivo de recursos y capacidades que le permitan ventaja comparativa sostenible, creando valor para sus usuarios o clientes y para la misma organización.
Michael Porter, referente global de gerencia estratégica, dice que consiste en seleccionar el conjunto de actividades en las que la organización se destaca para establecer una diferencia permanente en el sector o mercado donde presta sus servicios, donde compite por usuarios satisfechos.
Retornando a Osorio, menciona que los componentes generales de la formulación estratégica con: a) Misión, Visión y Valores, b) Políticas Institucionales, c) Objetivos o metas estratégicas, d) indicadores estratégicos, e) estrategias (el cómo lograr los objetivos), f) políticas secundarias. Frente a los planes, indica que en el nivel gerencial deben existir objetivos estratégicos como sus indicadores estratégicos y sus acciones propias. En el nivel táctico, construir las metas con sus indicadores tácticos, sus procedimientos, programas específicos y el presupuesto integral, sus acciones, cronograma, responsables y asignación de recursos.
Fuente: PhD. Administración - Alfonso Osorio Russi. 2014.
COMO LLEVAR LOS OBJETIVOS ESTARTEGICOS A ACCIONES
Los PLANES o para las IE los PEI, se llevan a cabo a través de los Planeos Operativos. Así hay uno para cada componente, donde tradicionalmente son cuatro. Osorio, hace referencia a la planeación en cascada de la siguiente manera; la organización debe proporcionar recursos… personas, financiación y capacidades a cada programa de acción, que corresponden a iniciativas o acciones estratégicas. En el caso de la IE deben ser los planes de acción, revisemos;
Fuente: Notas de PhD Administración Alfonso Osorio Russi, 2014.
La alineación la entendemos como el desarrollo de las políticas, los objetivos y las estrategias en los siguientes niveles pero alineados. Es decir Si hay una política de calidad o de investigación, en el componente académico debe establecerse programas y metas, por su afinidad.
No tendría sentido que estuviese en el componente administrativo ni en el comunitario, no estaría “alineado”. Así la alineación, va descolgándose de los niveles más complejos, gradualmente hacia los niveles funcionales y operativos, pero también en la cadena de valor que en la IE está representada por el mapa de procesos y sus caracterizaciones; es decir desde los insumos y los requisitos del cliente y las partes interesadas, hasta la entrega del servicio y la satisfacción del cliente.
NO OLVIDAR LAS POLITICAS
(7) Para dar solución al hallazgo N° 7 “Los campos de la tabla. como plazos y metas. se sitúan. en el 2013. cuando el plan debe hacer referencia al 2014”, la Meta de la Acción Correctiva propuesta por la I.E., fue “Actualizar el documento”, al ser revisada por el
equipo auditor in situ se evidenció la corrección del documento con las firmas de los líderes de los procesos. Sin embargo, solo se visualizan las firmas pero no escriben el nombre del responsable de cada firma.
El documento enviado a la Contraloría, en la misma página se puede observar que están las firmas, la gestión que representan cada actor y en la parte inferior del cuadro están registrados los nombres y sus respectivos cargos. Por lo tanto solicitamos revocar la observación y mejoraremos el documento para que tenga más claridad a futuro.
De acuerdo a la respuesta de la I.E. se denota que efectivamente se encuentran los nombres de los funcionarios responsables que suscribieron el documento con sus respectivas firmas. Por lo tanto se revoca el Hallazgo Administrativo.
(8) Para dar solución al hallazgo N° 32 “Existen tableros de indicadores evaluados. pero no han sido publicados en la página web de la institución. existiendo el link disponible en la siguiente ruta: planeación/meta e indicadores. Así mismo. falta informe sobre análisis de los indicadores. donde se evidencie el comportamiento de los mismos por vigencia fiscal”, la Meta de la Acción Correctiva propuesta por la I.E., fue “publicación de informes de indicadores y metas por vigencia fiscal”, al ser revisada por el equipo auditor in situ se evidenció que existe un documento de indicadores con datos que no determinan la medición de la gestión. No existe ningún documento contentivo del informe para determinar la clase de indicadores ni la medición de los mismos, ni los resultados de la gestión administrativa en el año 2016. En igual sentido, no se evidencia la publicación de los indicadores en mención en la página web de la institución.
Se configura una observación Administrativa con presunta incidencia Sancionatoria.
No estamos de acuerdo con lo mencionado por el Órgano de Control, frente a lo afirmado que reza así; “no existe documento contentivo del informe para determinar la clase de indicadores ni la medición de los mismos, ni los resultados de la gestión administrativa en el año 2016.”
Todo lo contrario, existe un trabajo permanente de evaluación de procesos, objetivos y políticas educativas que a continuación se mencionan:
1. En materia de análisis de indicadores: como producto de un gran trabajo entre
directivos y docentes se obtuvo el documento “perfil institucional” que lo pueden encontrar en el documento PEI enviado al ente de control en las páginas 18 a la 27. Este
documento recopila los indicadores de gestión institucional de 2013 a 2016, base para el perfil institucional. A continuación se transcriben las 9 páginas de indicadores con sus respectivos análisis.
Estos indicadores han sido insumo para la formulación de objetivos y metas de los ajustes al Proyecto Educativo institucional.
2. Aspecto de trasparencia y comunicación de los resultados de gestión: La IE se ha
preocupado por cumplir con los principios de comunicación y los aspectos de trasparencia del estatuto anti corrupción en diferentes escenarios, tantos como han sido posibles. Se han presentado estos resultados de gestión en espacios tales como la rendición anual de cuentas, reuniones con padres de familia, gobierno escolar, de manera que todos los actores se encuentran permanentemente informadas. Se anexan evidencias de la rendición de cuentas.
3. Aspecto de oportunidad de las trasferencia de los recursos: El CASD ha venido de
manera creativa utilizando y fortaleciendo los espacios de socialización de la gestión educativa de manera continúa tal como se mencionó en el párrafo anterior para mitigar la ausencia del servicio de la página web. Este servicio no se pudo contratar durante todo el 2016 en razón a que dichos recursos solamente ingresaron a la tesorería del CASD a finales del año en mención, por parte del Municipio. Recopilando y sintetizando lo expresado por el CASD es posible evidenciar que el CASD ha venido cumpliendo con la elaboración de indicadores, su análisis y socialización oportuna con la comunidad, padres de familia, estudiantes, y los diferentes actores del sector educativo. A pesar de las
diferentes gestiones, no somos responsables ni de los montos, ni de la oportunidad con que llegan los recursos financieros al colegio.
Por lo anterior, solicitamos que se revoque la observación administrativa con presunta incidencia sancionatoria.
En virtud de la respuesta emitida por la I.E. se evidenció el documento contentivo del informe de indicadores y los resultados de la gestión administrativa en el año 2016. En igual sentido, no se evidencia la publicación de los indicadores en mención en la página web de la institución. En materia de visibilidad, transparencia y publicidad existen sitios gratuitos en la web, o institucionales, por tanto se requiere revisar estatuto anticorrupción.
Por lo anterior, se revoca la observación con presunta incidencia Sancionatoria y se mantiene el Hallazgo Administrativo.
2.1.3 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas
En lo que respecta a la rendición de la Cuenta Anual Consolidada, vigencia 201601 presentada en febrero del año 2017 correspondiente al período entre enero 1° al 31 de diciembre de 2016, se verificó directamente en el sistema la rendición efectuada y se comprobó que la misma se realizó dentro de los plazos establecidos en la Resolución N° 193 de 2014 de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, su calificación fue Eficiente, sin embargo la información suministrada presentó las siguientes inconsistencias:
(9) Formato F03_cdn conciliación
Solo anexaron las conciliaciones de dos (2) de las tres (3) cuentas bancarias que posee. Se reitera a la Institución Educativa que para futuras rendiciones de cuenta junto con las conciliaciones deben anexarse los correspondientes extractos bancarios, por lo tanto se configura como una observación Administrativa.
En la cuenta Anual Consolidada, vigencia 201601presentada en febrero del año 2017, uno de los formatos que solicita la cuenta es:
FORMATO 3. MOVIMIENTO DE BANCOS.
Se anexa solo dos conciliaciones bancarias porque la tercera cuenta esta inactiva y no se tiene movimiento de esta cuenta.
El sistema para cada formato establece las generalidades y los anexos que debe subir al sistema por cada formato y es claro que en las generalidades para el diligenciamiento de los formatos solo establece que es un solo anexo y que este es la conciliación bancaria y este formato se subió.
Las Instituciones Educativa venimos presentando la cuenta anual consolidada desde años anteriores y nunca se ha hecho requerimiento por extractos bancarios esto porque las generalidades para el diligenciamiento de los formatos no lo requiere. Se adjunta las generalidades impresas desde el mismo sistema Integral de Auditoria de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para su verificación.
Para futuras rendiciones de cuenta se tendrá en cuenta la observación administrativa y se anexaran los extractos bancarios.
Con respecto a la conciliación para una de las cuentas bancarias, la I.E. responde que se encuentra inactiva, sin embargo para el control fiscal a desarrollar por esta Contraloría se debió anexar con su respectivo extracto bancario a 31 de diciembre de 2016, a fin de demostrar su saldo.
Si bien es cierto que la Resolución 193 de 2014 establece como anexo para el
formato F03_CDN: MOVIMIENTO DE BANCOS las Conciliaciones Bancarias, y las Generalidades del formato en la plataforma SIA Contralorías así lo contempla, las normas contables de igual forma establece que la conciliación bancaria es el proceso que
permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
De esta manera también determina que el proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria (anexo solicitado para la rendición de la cuenta), proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia; razón por la cual para el desarrollo del proceso auditor llevado a cabo por este Ente de control se requieren los documentos que demuestren la veracidad de ambos saldos (libro de bancos y extractos bancarios).
Por lo anterior, se mantiene el Hallazgo Administrativo.
(10) Formato F04_agr: Pólizas de Aseguramiento
No se evidencia la póliza de aseguramiento de los bienes y equipos propiedad de la Institución Educativa, presentan sólo la del año 2015 pero el tomador fue el municipio de Barrancabermeja. Ante esta situación es importante tener en cuenta que el artículo 11, numeral 8, del Decreto N° 4791 de 2008 establece lo siguiente:
… 8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.
Por lo anteriormente expuesto se requiere que la I.E. adquiera la Póliza Global de Manejo del Sector Oficial para el amparo de bienes y recursos públicos con los dineros que se les transfieren por concepto de Fondos de Servicios Educativos, valores que anualmente deben incluir en su presupuesto debidamente aprobado por el Consejo Directivo.
Se configura como una observación Administrativa.
La Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, no adquirió la Póliza Global de
Manejo del Sector Oficial para el amparo de bienes y recursos públicos porque esta la venía adquiriendo la Secretaría de Educación Municipal de Barrancabermeja y se estaba esperando que la adquiriera nuevamente pero solo hasta este año se nos informó que debíamos comprarla directamente con recursos de la Institución. La
Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, está haciendo los trámites pertinentes para la adquisición de Póliza.
En la respuesta presentada por la I.E. CASD José Prudencio Padilla manifiesta que para este año están haciendo los trámites pertinentes para la adquisición de póliza, porque la
Secretaría de Educación Municipal les informó que debían comprarla directamente con recursos de la Institución, demostrándose que para la vigencia 2016 el manejo de los recursos no estuvo asegurado.
Sin embargo, tal como se indicó en la observación, el Decreto 4791 de 2008 en su
artículo 11 numeral 8 contempla que “es deber del establecimiento educativo pagar las primas por seguros que amparen sus bienes, así como las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias”, normatividad ésta, que fue manifestada por la Secretaría de Educación Municipal (SEM) en respuesta al oficio fechado febrero 7 de 2017, a través del cual la Rectora de la Institución Educativa Real de Mares solicita pago de póliza, respuesta en la cual la SEM expone además que “…la directriz impartida por el gobierno municipal es de no seguir pagando las pólizas de las Instituciones Educativas Oficiales del municipio…”
Por lo anteriormente expuesto es necesario que la Institución Educativa asegure de manera permanente los recursos a su disposición, dando cumplimiento a la normatividad vigente sobre esta materia. Por lo tanto se mantiene el Hallazgo Administrativo.
(11) Formato f07b: Relación de pagos
Revisados exhaustivamente los pagos realizados durante la vigencia 2016, se encontró que en 67 de los 110 registros presentados en este formato, el valor de los descuentos
(columnas K – L) y el neto pagado (columna M) no coinciden con el valor del comprobante de pago (columna I). Configurándose una observación Administrativa.
La Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, para las próximas rendiciones de cuenta tendrá en cuenta esta observación.
Reconoce la I.E. las inconsistencias presentadas en 67 de los 110 registros presentados dentro del formato de Relación de Pagos. Por esta razón se mantiene el Hallazgo Administrativo.
(12) Formato F07b: Relación de pagos y F07b1: Relación de pagos sin afectación presupuestal
Cotejada exhaustivamente la información referente a los cheques utilizados durante la
vigencia 2016 se encontró que faltaron por relacionar los números 7493004 al 7493007 /
71815497 / 74493008 al 74493015, por lo tanto se configura una observación
La Institución Educativa Casd José Prudencio Padilla, por un error involuntario en la digitación de los cheques se registraron de la siguiente forma:
Los cheques 7493004 al 7493007 se digitaron 74493004 al 74493007 y los cheque de
74493008
digitó 71825497. Es de aclarar que todos los cheques que se utilizaron se reportaron
en la cuenta en la cuenta rendida.
74493015 se digitaron 7493008
7493015 y el cheque 71815497 se
La I.E. reconoce error en la digitación de los cheques reportados en los formatos F07b y F07b1, los cuales fueron corroborados con la respuesta presentada donde se constató las inconsistencias registradas referente a los cheques utilizados durante la vigencia 2016. Por tal motivo se mantiene el Hallazgo Administrativo.
El beneficio del proceso auditor que se evidenció por parte del equipo auditor durante el desarrollo de la presente auditoría y que fue resarcido en el transcurso de la misma, corresponde a los Hallazgos 2 y 3 por valor de $3’900.000 y $2’400.000 respectivamente, para un total de $6’300.000.
4. CUADRO DE RELACIÓN DE OBSERVACIONES
Cuadro N° 5. Relación de Observaciones
Con incidencia Administrativa
Con incidencia Sancionatoria
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 Artículo 2
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 artículo 209
 artículo 67
 artículo 138
 artículo 38
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 artículo 25

Artículo 11
 artículo 67
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 Artículo 119
 Artículo 154
 Artículo 155
 Artículo 165

Artículo 343

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Artículo 3

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 artículo 5
 artículo 189

Artículo 122

Artículo 123

Artículo 186
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 Artículo 2
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 artículo 11

artículo 11