Source: https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?cidTexte=JORFTEXT000030063489&idArticle=JORFARTI000030063516&dateTexte=20150108&categorieLien=cid
Timestamp: 2020-05-30 15:39:01+00:00

Document:
Tome III La tenue des comptabilités SOMMAIRE
Chapitre III : La comptabilité générale 1. Principes généraux
ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2014/12/19/AFSH1430645A/jo/article_snum5
Les fonctions de comptable des établissements publics de santé sont exercées par un comptable public de l'Etat (article L. 6145-8 du code de la santé publique).
Cette double qualité de comptable public de l'établissement et de comptable de l'Etat implique une stricte distinction entre les deux fonctions. Cette distinction permet de séparer les actes qui, relevant de l'autorité de l'ordonnateur, sont soumis à la surveillance de celui-ci, de ceux qui relèvent de la seule autorité du directeur départemental ou régional des finances publiques qui exerce un contrôle sur l'ensemble de la gestion des comptables du réseau de la direction générale des finances publiques (DGFiP).
En tant que comptable de la DGFiP, le comptable tient le compte des fonds de l'établissement déposés au Trésor et il exécute, en cette qualité, toutes les opérations matérielles de recettes et de dépenses. En tant que comptable hospitalier, il tient la comptabilité des opérations de l'établissement mais n'exécute aucune opération de mouvements de fonds.
Par voie de conséquence, les opérations strictement internes à la comptabilité de l'établissement qui ne modifient pas les disponibilités de celui-ci ne figurent pas dans les écritures générales de l'Etat, mais dans celles de l'établissement.
Le compte 515 « Compte au Trésor » ouvert dans la comptabilité hospitalière présente la contrepartie des opérations imputées à la rubrique 343 « Correspondants. - Collectivités et établissements publics locaux » ouverte dans la comptabilité de l'Etat. Fonctionnant de façon inverse, ces deux comptes constituent l'interface de la comptabilité de l'Etat et de celle de l'établissement.
Dans la comptabilité de l'Etat, la rubrique 343 retrace donc les mouvements des fonds de l'établissement provoqués par le comptable hospitalier pris en sa qualité de comptable du Trésor. Portés au débit et au crédit de cette rubrique, ils ont pour contrepartie un crédit ou un débit à un autre compte ouvert dans les écritures de l'Etat et déterminé par la nature de l'opération.
Dans la comptabilité de l'établissement, le compte 515 « Compte au Trésor » est débité des sommes portées au crédit de la rubrique 343, avec crédit à d'autres comptes ouverts dans la comptabilité hospitalière. Il est crédité des sommes portées au débit de la rubrique 343 par le débit d'autres comptes ouverts dans la comptabilité de l'établissement.
La rubrique 343 et le compte 515 fonctionnent donc simultanément et en sens inverse.
La comptabilité est organisée selon la méthode dite « en partie double » dont une des caractéristiques est la règle des deux inscriptions en débit et crédit, emportant à tout moment l'égalité des masses débitrices et créditrices des comptes. Chaque opération affecte d'un même montant un ou plusieurs comptes débités et un ou plusieurs comptes crédités. Cette méthode présente notamment l'avantage de faciliter les contrôles d'exactitude à tous les stades de la comptabilité.
Les écritures sont tenues, tout au long de l'exercice, sur la base des droits constatés en considérant comme recettes budgétaires les émissions de titres et comme dépenses budgétaires les émissions de mandats. L'application de ce principe tout au long de l'exercice permet de dégager, à tout moment et avec rigueur, des résultats budgétaires ou financiers significatifs.
La comptabilité est arrêtée à la date du 31 décembre. Toutefois, une journée complémentaire permet à l'ordonnateur d'émettre pour les seules opérations d'exploitation et de stocks, les mandats et les titres de recettes correspondant à des droits ou obligations constatés se rapportant à l'année qui s'est achevée, et au comptable de comptabiliser les mandats et titres émis durant cette période. La journée complémentaire s'étend du 1er au 31 janvier N + 1. L'ensemble des opérations de recettes, de dépenses ainsi que les opérations d'ordre budgétaires ou non doivent être comptabilisées par le comptable au plus tard le 31 janvier. Durant la journée complémentaire, les opérations faisant intervenir les comptes de disponibilités ne peuvent pas être décrites dans la comptabilité de l'exercice qui s'achève. Elles le sont au titre de l'exercice qui commence.
La comptabilité décrit de manière précise et complète le patrimoine de l'établissement avec ses biens (terrains, bâtiments, matériels, stocks, créances, disponibilités) et ses dettes (emprunts et dettes à long et moyen terme, dettes à court terme). L'excédent des biens sur les dettes peut ainsi être dégagé. La connaissance de la composition du patrimoine doit faciliter sa gestion par les autorités responsables qui peuvent, en particulier, prendre les mesures de renouvellement et de conservation nécessaires, en prévoyant les moyens financiers appropriés.
Le comptable informe l'ordonnateur de la situation de paiement des mandats et du recouvrement des titres de recettes, de la situation de trésorerie et de tout élément utile à la bonne gestion de l'établissement, selon une fréquence définie conjointement entre l'ordonnateur et le comptable. Il paie les mandats dans l'ordre de priorité indiqué par l'ordonnateur (article L. 6145-8 du code de la santé publique).
Les dispositions du présent titre sont applicables aux comptes de résultat annexes sous réserve des dispositions particulières tenant à la nature de leur activité.
2. Organisation de la comptabilité
2.1. Modalités de tenue de la comptabilité
La comptabilité générale des établissements publics de santé est tenue par le comptable au moyen de l'application Hélios (sauf pour l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris), ou de l'application Clara (pour l'établissement de Nouvelle-Calédonie).
En particulier, le comptable tient en détail les fiches sur lesquelles sont suivies les opérations des comptes 16 « Emprunts et dettes assimilées », 20 « Immobilisations incorporelles », 4816 « Frais d'émission des emprunts obligataires », 4817 « Indemnités de renégociation de la dette », 211 « Terrains », 212 « Agencements et aménagements de terrains », 2131 « Constructions sur sol propre - bâtiments », 2138 « Constructions sur sol propre - ouvrages d'infrastructure - voiries », 2141 « Constructions sur sol d'autrui - bâtiments », 22 « Immobilisations reçues en affectation », 23 « Immobilisations en cours », 24 « Immobilisations affectées ou mises à disposition », 26 « Participations et créances rattachées à des participations » et 27 « Autres immobilisations financières ». Les fiches se rapportant aux opérations des comptes 2135 « Constructions sur sol propre - IGAAC », 2145 « Constructions sur sol d'autrui - IGAAC », 215 « Installations techniques, matériel et outillage industriel » et 218 « Autres immobilisations corporelles » sont tenues globalement par le comptable et en détail par le responsable des services économiques.
La tenue de ces fiches ou comptes ne dispense pas le comptable d'ouvrir des dossiers par emprunt, immeuble, prêt... où sont classés les contrats, avenants, correspondances importantes se rapportant aux emprunts, immeubles, prêts en question. Ces dossiers portent les mêmes numéros et intitulés que les fiches correspondantes.
2.2. Opérations budgétaires
La comptabilisation des opérations de prise en charge conduit à distinguer :
- les émissions de mandats de paiement ;
- les rejets de titres et de mandats.
Le cadre juridique de la dématérialisation des titres de recettes, des mandats de paiement et des pièces justificatives a été amené à évoluer avec la normalisation des échanges entre ordonnateurs et comptables induite par le protocole d'échange standard (PES) d'Hélios. Une charte nationale de dématérialisation dans le secteur public local a été signée le 7 décembre 2004 entre les différents acteurs de la gestion publique locale. Des principes et les normes techniques ont été définis au niveau national afin de garantir une cohérence et une plus grande efficacité au niveau local.
La convention-cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé définit :
- les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national pour dématérialiser les documents de la chaîne comptable et financière ;
- les normes techniques à respecter par tous les intervenants dans le cadre de la solution mise en œuvre.
L'arrêté du 3 août 2011 modifiant l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique fixe au 1er janvier 2015 la généralisation du protocole d'échange standard (PES) dans ses versions 2 et suivantes d'Hélios pour la transmission dématérialisée au comptable des titres de recettes, des mandats de dépenses et des bordereaux les récapitulant.
Le protocole d'échange standard (PES) d'Hélios constitue la seule solution de dématérialisation des titres, des mandats et des bordereaux récapitulatifs de recette et de dépense.
Il remplace à la fois les protocoles anciens et les titres, mandats et bordereaux papier correspondants lorsque ces derniers sont signés électroniquement.
Les titres, mandats et bordereaux ainsi dématérialisés ont valeur probante.
Le PES aller dépense/recette permet aussi à l'établissement public de santé de transmettre à l'appui des mandats et des titres les pièces justificatives dématérialisées.
La dématérialisation est basée sur la production par le progiciel financier de l'établissement public de santé de fichiers conformes au PES aller recette et au PES aller dépense.
A partir du passage en production (adoption du PES par l'établissement), les flux PES recette/dépense et les pièces justificatives transmises à l'appui des titres et des mandats PES envoyés à la DGFiP sont :
- mis à disposition dans Hélios (supervision/bannette) pour prise en charge/rejet et autres opérations comptables et financières ;
- stockées par la DGFiP en vue de leur restitution aux juridictions financières et aux pôles interrégionaux d'apurement administratif, dans le compte de gestion dématérialisé. Le stockage des pièces justificatives dans le silo ATLAS permet la consultation des pièces à partir d'Hélios et de l'application CDG-D.
Toutefois, le passage des établissements publics de santé au PES V2 s'effectue en prenant en compte la validation des éditeurs et le passage des établissements au dispositif FIDES. Jusqu'à la mise en œuvre du PES V2, l'établissement peut utiliser les protocoles historiques (H-titres, H-mandats, etc.).
Enfin, les opérations concernant les immobilisations sont transmises au comptable au moyen du protocole défini en annexe (flux Indigo Inventaire).
2.2.1. Prise en charge des titres de recettes
Titres annuels :
Les titres de recettes sont récapitulés sur un bordereau et adressés au comptable public.
Après avoir procédé aux contrôles qui lui incombent (validité des titres, exactitude des décomptes, concordance des documents, etc.), le comptable prend en charge les titres de recettes en les enregistrant au crédit des comptes budgétaires correspondant à la nature des recettes, par le débit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des débiteurs.
Les titres de recettes d'exploitation émis durant la journée complémentaire sont inscrits sur les bordereaux par des écritures rattachées à la journée du 31 décembre.
Titres en plusieurs années :
Les références fondamentales des titres juridiques matérialisant les droits de la collectivité (baux, contrats divers, valeurs de portefeuille) productifs de revenus d'exploitation pluriannuels sont enregistrés sur le répertoire P 52 A, lors de la première réception du titre de recettes s'exécutant en plusieurs années.
En début d'exercice, le comptable dresse la liste exhaustive des produits à recevoir qu'il adresse à l'ordonnateur ; pour les produits variables dont le montant n'est pas encore connu, le comptable indique pour mémoire le montant de l'exercice précédent.
Dès que le montant de la recette peut être liquidé, le comptable en informe l'ordonnateur qui, dès lors, émet le titre de recettes correspondant.
La mise en recouvrement de ces produits s'effectue comme pour les autres recettes par émission d'un titre de recettes à l'initiative de l'ordonnateur, dès que les droits de l'établissement sont exigibles.
Si le comptable constate l'absence d'émission d'un titre lors de l'exigibilité de la créance, il adresse un rappel écrit à l'ordonnateur.
2.2.2. Prise en charge des mandats
Le comptable reçoit les mandats émis par l'ordonnateur récapitulés sur un bordereau.
Après avoir procédé aux contrôles qui lui incombent, le comptable prend les mandats en charge, en les enregistrant au débit des comptes budgétaires correspondant à la nature des dépenses, par le crédit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des créanciers.
Les mandats qui ne peuvent pas être mis en paiement en raison d'une insuffisance de trésorerie sont pris en charge dans les conditions habituelles.
Les mandats d'exploitation émis durant la journée complémentaire sont inscrits sur les bordereaux par des écritures rattachées à la journée du 31 décembre.
2.2.3. Refus de prise en charge
Le comptable peut suspendre la mise en paiement d'un mandat.
De même, le comptable peut être conduit à ne pas prendre en charge un titre de recettes et à le renvoyer, pour régularisation, à l'ordonnateur.
Les mandats et titres rejetés, appuyés de leurs pièces justificatives, sont renvoyés à l'ordonnateur ; le comptable indique :
- le numéro des mandats ou de titres ;
- le motif du rejet exposé avec précision dans une lettre jointe ;
- le montant de chaque mandat ou titre rejeté ;
- le total des rejets à déduire du total du bordereau ;
- le nouveau total général à reprendre sur le prochain bordereau par l'ordonnateur qui ratifiera ainsi la réduction opérée par le comptable.
2.2.4. Réquisition de paiement
Lorsque le comptable a suspendu le paiement d'un mandat et notifié à l'ordonnateur sa décision motivée, celui-ci peut compléter le dossier de mandatement ou adresser au comptable un ordre de réquisition auquel ce dernier se conforme sous réserve des cas prévus à l'article L. 6145-8 du code de la santé publique. Dans l'un et l'autre cas, le mandat litigieux qui avait été rejeté est porté sur un nouveau bordereau journal.
2.3. Opérations de trésorerie
2.3.1. Encaissements
Encaissements après émission des titres de recettes :
Les encaissements sur produits budgétaires pris préalablement en charge, sont constatés dans la comptabilité Etat du poste puis dans la comptabilité de l'établissement.
Les encaissements sur produits budgétaires sont imputés dans la comptabilité de l'établissement au débit du compte 515 par le crédit des comptes de tiers appropriés.
Encaissements avant émission des titres de recettes :
Les encaissements effectués avant prise en charge des titres sont enregistrés au crédit :
- soit du compte 4711 s'il s'agit d'une recette encaissée par voie de régie ;
- soit du compte 4713 lorsque la recette est justifiée et peut donc être portée sur un bordereau P 503 ;
- soit des comptes 47171 ou 47172 pour les recettes perçues par avis Banque de France ;
- soit du compte 4718 lorsque l'absence ou insuffisance de justification ne permettent pas d'inscrire le versement sur un bordereau P 503.
A la réception des titres de recettes ou des relevés P 503, le comptable hospitalier débite, selon le cas, les comptes 4711, 4713, 4717 ou 4718.
Paiements après mandatement :
Les règlements des dépenses sont effectués par l'intermédiaire du compte de disponibilités ouvert dans la comptabilité Etat.
Les règlements de dépenses sont imputés, dans la comptabilité de l'établissement, au débit des comptes de tiers appropriés par le crédit du compte 515.
Paiements avant mandatement :
Les paiements sans mandatement préalable sont imputés dans la comptabilité de l'établissement au débit :
- soit du compte 4721 « Dépenses réglées sans mandatement préalable », s'il s'agit d'une dépense réglée par le comptable ;
- soit du compte 5411 « Disponibilités chez les régisseurs d'avances » lorsque la dépense est initiée par un régisseur.
Après que le comptable a effectué les contrôles qu'impose l'exercice de sa responsabilité pécuniaire (en particulier contrôle de la disponibilité des crédits budgétaires au compte définitif d'imputation).
Cette procédure est notamment utilisée lorsque l'établissement a demandé la domiciliation sur son compte au Trésor des quittances d'eau, de gaz, d'électricité et de téléphone. La demande de l'ordonnateur pour obtenir cette procédure est valable une fois pour toutes jusqu'à révocation et justifie dans les écritures du trésorier l'opération jusqu'à sa régularisation.
La régularisation est effectuée au vu d'un mandat établi mensuellement par l'ordonnateur pour imputation aux comptes de dépenses concernés et en tout état de cause avant la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été payées.
2.4. Opérations relatives aux comptes de résultat annexes
Des comptes de résultat annexes sont tenus pour décrire les opérations se rapportant à l'exploitation de certains services qui font l'objet d'un financement spécifique ou dont il s'est avéré nécessaire d'isoler l'activité.
La liste des activités obligatoirement retracées dans un compte de résultat annexe a été fixée par l'article R. 6145-12 du code de la santé publique.
2.4.2. Comptabilisation des opérations
La comptabilité annexe est tenue dans les mêmes conditions que la comptabilité principale.
Les opérations intéressant les comptabilités annexes sont suivies aux subdivisions intéressées du compte 45 « Comptes de résultats prévisionnels annexes » ouvertes à la nomenclature.
Le compte de liaison est ouvert à la fois dans la comptabilité principale de l'établissement et dans la comptabilité rattachée. Ce compte fonctionne de façon symétrique, mais en sens contraire, dans les deux comptabilités. Les opérations intéressant les comptes de tiers autres que le compte de liaison ainsi que les comptes financiers ne sont retracées que dans la comptabilité principale.
Dans la comptabilité annexe, la subdivision intéressée du compte 45 « Comptes de liaison » est débitée, par le crédit des comptes budgétaires de recettes, du montant des titres de recettes pris en charge. Elle est créditée, par le débit des comptes budgétaires de dépense, du montant des mandats de paiement pris en charge.
Dans la comptabilité principale, la subdivision intéressée du compte 45 est créditée, par le débit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des débiteurs, du montant des sommes enregistrées au débit du compte 45 « Comptes de liaison » ouvert dans la comptabilité annexe.
Cette subdivision est débitée par le crédit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des créanciers, du montant des sommes enregistrées au crédit du compte 45 « Comptes de liaison » ouvert dans la comptabilité annexe.
Les encaissements de titres de recettes et les règlements de mandats de paiement sont décrits, uniquement dans la comptabilité principale, au moyen des écritures habituelles (débit ou crédit du compte 515 « Compte au Trésor » par le débit ou le crédit des comptes de tiers intéressés).
2.4.3. Balance
La balance des comptes est établie selon une périodicité identique à celle qui a été retenue pour le compte principal (cf. § 4.2, chapitre 3, tome 3 ci-après).
Cette balance est annexée à la balance de l'établissement.
2.5. Opérations particulières
2.5.1. Réductions et annulations de dépenses et de recettes
Ces opérations sont détaillées aux § 1.1, 1.2, 3.1 et 3.2 du chapitre 8 du titre 2 du tome 2 de la présente instruction.
2.5.2. Produits rattachés à l'exercice
L'annulation des produits rattachés à l'exercice est opérée conformément aux dispositions du § 1.3.2 du chapitre 4 du titre 2 du tome 2 de la présente instruction.
2.5.3. Admissions en non-valeur
La comptabilisation des admissions en non-valeur est opérée conformément aux dispositions du § 2.1 du chapitre 8 du tome 2 de la présente instruction.
2.5.4. Charges rattachées à l'exercice
L'annulation des charges rattachées à l'exercice est opérée conformément aux dispositions du paragraphe 1.2.2 du chapitre 4 du titre 2 du tome 2 de la présente instruction.
2.5.5. Dettes atteintes par la déchéance quadriennale
Le montant des mandats atteints par la déchéance quadriennale est toujours inscrit au crédit du compte 7718 « Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion » concernant les dettes qui n'ont pas été réglées en temps utile.
2.5.6. Corrections d'erreurs commises au cours d'exercices antérieurs, changements de méthode et changements d'estimation
Le traitement comptable des corrections d'erreurs commises au cours d'exercices antérieurs, changements de méthode et changement d'estimation est décrit au chapitre 10 du titre 2 du tome 2.
3. Valeurs inactives
Par valeurs inactives, il faut entendre :
- certaines valeurs, autres que du numéraire, qui sont déposées par des tiers et n'entrent pas, par conséquent, dans la situation patrimoniale de l'établissement. Elles doivent être soigneusement distinguées des valeurs identiques lui appartenant ;
- des formules de différente nature qui n'acquièrent une valeur ou ne forment un titre que dans la mesure où elles ont fait l'objet d'une émission par le comptable ou un agent habilité à cet effet.
Les valeurs mobilières de l'établissement sont comprises dans les éléments d'actif de son patrimoine et ne constituent pas des valeurs inactives.
3.2. Principes de comptabilité
Les opérations concernant les valeurs inactives sont décrites dans une comptabilité autonome (cf. Instruction comptabilité publique L 8 n° 9197 du 19 août 1991 mise à jour par l'instruction n 93-45 L 8 du 2 avril 1993).
Les comptes des valeurs inactives figurent parmi les comptes spéciaux de la classe 0, distincts des comptes de la comptabilité générale.
Les valeurs inactives sont comptabilisées pour un montant conventionnel, déterminé en fonction de leur nature et uniforme pour toutes les opérations, à savoir :
- obligations, titres et valeurs assimilées pour leur valeur nominale ;
- timbres, tickets, carnets, brochures et formules diverses pour leur valeur faciale ;
- livrets de pension pour la somme de 1 € par titre ;
- livrets de caisse d'épargne pour la somme de 1 € par livret ;
- bijoux et objets précieux pour la somme de 1 € par objet ou, exceptionnellement, pour une valeur résultant d'une expertise officielle (Instructions comptabilité publique L 8 n° 9197 du 19 août 1991 MAJ par l'instruction n° 93-45 L 8 du 2 avril 1993).
Dans les écritures générales du Trésor, le comptable ouvre une subdivision au nom de l'établissement, dans le compte réservé aux « Valeurs du service des collectivités et établissements publics ».
En entrée, figure le montant des valeurs prises en charge dans la comptabilité des valeurs inactives et, en sortie, le montant des valeurs qui ont cessé de figurer parmi ces prises en charge. Le solde de la subdivision correspond au montant des valeurs détenues à la fois par le comptable et ses correspondants, notamment par les régisseurs. Il doit être identique au montant des soldes des sous-comptes du compte 09 « Comptes de prise en charge » figurant dans les écritures de l'établissement.
Les comptes sont groupés de façon à faire apparaître :
- d'une part, le montant des prises en charge (compte 09) ;
- d'autre part, la position des valeurs chez le comptable ou chez les régisseurs qui les détiennent matériellement (respectivement comptes 07 et 08).
Les comptes de prise en charge sont subdivisés de façon à distinguer les comptes présentant la situation de l'établissement à l'égard des tiers qui ont constitué des dépôts et les comptes décrivant la situation de formules à émettre par l'établissement.
Les comptes de prise en charge ne peuvent jamais être débiteurs. Les comptes de position ne peuvent jamais être créditeurs. Le solde créditeur du compte de prise en charge d'une valeur déterminée doit toujours être égal à la somme des soldes débiteurs des comptes indiquant la position de cette valeur dans le portefeuille du comptable et chez ses correspondants.
Les comptes affectés à une catégorie déterminée de valeurs fonctionnent de façon autonome et ne sont pas appelés à jouer avec les comptes d'une autre catégorie de valeurs.
3.4. Ecritures
Lors de la prise en charge des valeurs par le trésorier hospitalier, il est constaté :
- un débit au compte 07 « Portefeuille » ;
- un crédit au compte 09 « Compte de prise en charge ».
La remise des valeurs aux régisseurs entraîne :
- un débit aux comptes du groupe 08 « Correspondants » ;
- un crédit aux comptes du groupe 07 « Portefeuille » (les restitutions de valeurs par le régisseur donnant lieu aux écritures inverses). Les soldes débiteurs des comptes 07 et 08 doivent donc correspondre aux valeurs respectivement détenues par le comptable et par le régisseur.
Les sorties définitives de valeurs donnent lieu à un débit au compte 09 « Comptes de prise en charge » :
- par le crédit du compte 07 « Portefeuille » si la remise de valeurs aux tiers ou la sortie est effectuée directement par le comptable ;
- par le crédit du compte 08 « Correspondants » lorsque l'émission est réalisée par le régisseur.
Les soldes apparaissant en fin de gestion aux comptes élémentaires (comptes à 3 ou 4 chiffres) sont repris en balance d'entrée aux mêmes comptes dans la gestion suivante).
3.5. Justification des opérations
Les comptes du groupe 09 « Comptes de prise en charge » sont justifiés en débit et en crédit.
Les comptes des groupes 07 « Portefeuille » et 08 « Correspondants » sont justifiés pour leur solde par la production d'un procès-verbal formant compte d'emploi, ou d'un état de développement des soldes P 681 donnant le détail des valeurs détenues par le comptable ou ses correspondants.
3.6. Registres et documents
La comptabilité des valeurs inactives est tenue dans les postes comptables non centralisateurs à l'aide du logiciel CIRCL.
Les formules délivrées aux régisseurs doivent être suivies par régie. Les opérations des comptes 072 « Titres, valeurs, livrets de pensions et livrets de caisse d'épargne déposés par les hospitalisés », 073 « Bijoux et objets précieux déposés par les hospitalisés » sont suivies collectivement, le comptable devant prendre toutes dispositions pour être en mesure de justifier le solde de ces comptes par la présentation des titres, valeurs, livrets, bijoux et objets qu'il doit normalement détenir.
Pour les comptes 082 « Titres, valeurs, livrets de pensions et de caisse d'épargne chez les correspondants » et 083 « Bijoux et objets précieux chez les correspondants », il est ouvert sur les registres auxiliaires un compte particulier au nom de chaque agent détenant des titres, valeurs, livrets, bijoux et objets par délégation et pour le compte du trésorier.
Pour les comptes 0902 « Hospitalisés : titres, valeurs, livrets de pensions et livrets de caisse d'épargne » et 0903 « Hospitalisés : bijoux et objets précieux », il est ouvert sur le registre auxiliaire un compte individuel au nom de chaque hospitalisé.
Les reçus délivrés à l'occasion de valeurs remises au comptable sont extraits du carnet à souche P 1 C, complétés selon les spécifications de l'instruction n° 94-078 M2 du 16 juin 1994.
Une balance des comptes de valeurs inactives est annexée à la balance générale des comptes aux dates fixées au paragraphe 4.2 ci-après.
La situation des comptes de valeurs inactives figure à un cadre spécial du compte financier.
4. Situations périodiques
4.1. Situation des disponibilités
Le comptable adresse à l'ordonnateur la situation des disponibilités indiquant, selon la fréquence définie conjointement entre l'ordonnateur et le comptable :
- le solde du compte au Trésor ;
- les prévisions d'encaissements au titre des recettes les plus importantes (dotations, emprunts, subventions, etc.) pour la période à courir jusqu'à la date à laquelle sera établie la prochaine situation ;
- les prévisions de décaissements établies sur la base des mandats émis et non payés pour la période à courir jusqu'à la date à laquelle sera établie la prochaine situation.
4.2. Balance générale des comptes
Une balance générale des comptes doit être établie et arrêtée à la date du dernier jour ouvré du mois.
Cette balance mensuelle doit être rapprochée des comptabilités de développement.
Le comptable adresse à l'ordonnateur un exemplaire de la balance générale des comptes, établie chaque mois.
L'ordonnateur peut demander au comptable, en cas de besoin et à tout moment, tous renseignements qui lui paraissent utiles.
5. Arrêté des écritures - Compte financier
5.1. Journée complémentaire
5.1.1. Principes
La journée complémentaire est destinée à permettre l'émission par l'ordonnateur et la prise en charge par le comptable des titres de recettes correspondant à des droits acquis et des mandats de paiement correspondant à des services faits au 31 décembre de l'exercice qui s'achève.
Les produits dont le débiteur reste indéterminé à la clôture de l'exercice sont rattachés à cet exercice dans les conditions prévues au paragraphe 1.3.2. du chapitre 4 du titre 2 du tome 2.
Les dépenses de fonctionnement régulièrement engagées qui correspondent à un service fait avant le 31 décembre mais qui n'ont pas été mandatées à la clôture de l'exercice sont rattachées audit exercice selon les modalités exposées au paragraphe 1.2.2 du chapitre 4 du titre 2 du tome 2.
La journée complémentaire s'étend du 1er janvier au 31 janvier pour les seules opérations d'exploitation et les opérations d'ordre (article R. 6145-37 du code de la santé publique).
Les titres de recettes et les mandats de paiement concernant les opérations budgétaires d'investissement ne peuvent être ni émis ni comptabilisés après le 31 décembre sauf s'il s'agit d'opérations d'ordre (cf. § 6.1.3 ci-après).
Toutes les opérations y compris les opérations d'ordre budgétaires doivent être impérativement adressées par l'ordonnateur au comptable au plus tard le 31 janvier.
Les opérations de régularisation qui concernent les comptes de tiers peuvent être comptabilisées jusqu'à l'arrêté définitif des écritures.
5.1.2. Dispositions relatives à la comptabilisation des recettes et des dépenses d'exploitation de la gestion qui s'achève
Les titres de recettes et les mandats de paiement relatifs à la gestion qui s'achève émis après le 31 décembre et durant la journée complémentaire de cette gestion sont pris en charge dans la comptabilité de l'exercice qui se termine selon les mêmes modalités qu'en cours d'exercice.
Les comptes budgétaires intéressés sont crédités du montant des titres de recettes émis par le débit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des débiteurs et débités du montant des mandats de paiement émis par le crédit des comptes de tiers correspondant à la catégorie des créanciers.
Les opérations d'encaissement et de décaissement se rapportant à l'exécution de l'exercice (N) qui s'achève sont, dès le 1er janvier, constatées respectivement sur la gestion suivante (N + 1).
5.1.3. Opérations d'ordre
5.1.3.1. Opérations d'ordre budgétaires
Les opérations d'ordre sont évoquées au paragraphe 1.1 du chapitre 1 du titre 2 du tome 2 de la présente instruction.
Une liste non exhaustive des opérations d'ordre budgétaires, semi-budgétaires et non budgétaires est jointe en annexe du tome 1.
5.1.3.2. Dispositions pratiques à mettre en œuvre
Pour que les opérations de la journée complémentaire s'inscrivent dans le calendrier fixé par la réglementation, il est conseillé aux ordonnateurs et aux comptables de définir en commun et en relation avec les autres partenaires de l'établissement (ARS, CRIH) les objectifs à atteindre et les calendriers, tant intermédiaires que finaux en prenant en compte les délais de transmission des documents, et de traitement des informations (voir § 2 du chapitre 1 du titre 2 du tome 2).
5.1.3.3. Contrôle du comptable public sur les amortissements et les provisions
Contrôle des amortissements :
A la clôture de l'exercice, le comptable vérifie l'existence et le montant des amortissements pratiqués sur les immobilisations amortissables.
Son contrôle porte sur :
- la liste des amortissements pratiqués qui doit correspondre à l'inventaire des biens amortissables ;
- le montant des annuités qui doivent être calculées conformément au plan d'amortissement établi à la mise en service du bien amortissable. Si le bien a été cédé en cours d'année, l'annuité doit être réduite proportionnellement à la durée de détention.
Au terme de son contrôle, il informe l'ordonnateur des différences qu'il a pu, le cas échéant, relever en lui demandant de les régulariser.
A la clôture de l'exercice le comptable doit vérifier que l'objet des provisions comptabilisées correspond à la définition de la provision concernée. Il fait connaître à l'ordonnateur, le cas échéant, les observations faisant suite à cet examen.
Suite à donner aux observations.
A défaut de régularisation, il joint copie des courriers à la dernière version provisoire du compte financier transmise au comptable centralisateur pour examen sur chiffre.
5.1.4. Rattachement des produits et des charges à l'exercice
Les modalités de rattachement des charges et des produits à l'exercice sont retracées respectivement au paragraphe 1 du chapitre 4 du titre 2 du tome 2 de la présente instruction.
5.1.5. Stocks de la dotation non affectée et stocks des établissements et services d'aide par le travail
En fin de gestion, le comptable constate au titre des stocks de la dotation non affectée et des stocks des établissements et services d'aide par le travail enregistrés dans la comptabilité desdits comptes annexes les écritures suivantes. Cette comptabilisation est aussi applicable aux stocks des autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles, lorsqu'il a été choisi de regrouper les activités relevant des établissements ou services d'aide par le travail (activité sociale - activités de production et de commercialisation) sur un seul compte de résultat « autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles ».
Dans la comptabilité principale :
- débit au compte 381 « Stocks de la dotation non affectée et des SIC » et au compte 382 « Stocks des établissements ou services d'aide par le travail (ESAT) », pour le montant des stocks existant dans ces comptes de résultat annexes en fin d'exercice, par le crédit des subdivisions intéressées du compte de liaison (compte 45).
Dans la comptabilité annexe de la dotation non affectée et des ESAT et, le cas échéant, des autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles :
- débit à la subdivision intéressée du compte 45 « Compte de liaison » par crédit, pour solde, des différents comptes de stocks intéressés.
A l'issue de cette opération constatée dans les seules écritures du comptable, les soldes des comptes de liaison concernés apparaissant à la balance définitive des comptes du compte de résultat principal et des comptes de résultat annexes de la dotation non affectée et du centre d'aide par le travail doivent être égaux aux résultats de l'exercice de ces deux comptes annexes.
Ces résultats sont ensuite consolidés avec le résultat du compte de résultat principal.
5.2. Reprise des écritures
Après établissement et vérification de la balance définitive, les soldes des comptes des classes 1 à 5 figurant sur cette balance sont repris dans les écritures de la nouvelle gestion en balance d'entrée, à l'exception des comptes 451 à 456.
En outre, il convient, sans attendre l'arrêté définitif des comptes de l'exercice qui précède, de faire apparaître dans les écritures de la nouvelle gestion dès le 1er janvier le solde débiteur du compte 515 au 31 décembre précédent, afin de permettre le contrôle effectif des disponibilités lors de la mise en paiement des dépenses.
Il est rappelé que le résultat de l'exercice, tous comptes de résultat confondus, est repris par balance d'entrée au compte 12 de l'exercice suivant ouvert dans la comptabilité principale.
5.2.2. Dispositions particulières applicables aux stocks de la dotation non affectée et des établissements et services d'aide par le travail
Les stocks de la dotation non affectée et des ESAT et, le cas échéant, des autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles, qui avaient été transportés dans la comptabilité principale à la clôture de l'exercice précédent sont réintégrés dans la comptabilité des comptes de résultat annexes. Cette réintégration donne lieu aux écritures suivantes.
- débit à la subdivision intéressée du compte 45 « Compte de liaison » par crédit des comptes 381 et 382 (contre-passation de l'écriture enregistrée à la clôture de l'exercice précédent).
Dans la comptabilité des comptes de résultat annexes de la DNA et des ESAT et, le cas échéant, des autres activités relevant de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles :
- débit aux comptes de stocks correspondant à la catégorie des biens par crédit de la subdivision intéressée du compte 45 « Compte de liaison » (contre-passation de l'écriture enregistrée à la clôture de l'exercice précédent).
6. Le compte financier
6.1. Description du document
Conformément à l'article 1er du décret n° 93-283 du 1er mars 1993, les comptes des organismes publics, rendus par les comptables publics, doivent être affirmés sincères et véritables sous les peines de droits et être signés personnellement par les comptables dont ils relatent la gestion.
En cas de changement de comptable, le comptable sortant peut donner à son successeur une procuration pour signer à sa place les comptes financiers et répondre aux injonctions prononcées sur ces comptes.
Cette procuration peut être successivement transmise par les comptables qui l'ont reçue aux comptables qui leur succéderont, sous réserve de leur acceptation.
Par ailleurs, en cas de changement de comptable en cours d'exercice, chaque comptable n'étant responsable que de sa gestion personnelle, si le comptable entrant formule des réserves sur la gestion de son prédécesseur, une balance des comptes doit être établie et produite à l'appui du compte financier de façon à permettre au juge des comptes d'apprécier la part prise par chaque comptable dans cette gestion.
Le compte financier est établi en trois exemplaires au moins :
- une minute à conserver par le comptable ;
- une expédition pour la chambre régionale des comptes.
Le compte sur chiffres est adressé au comptable supérieur qui, après vérification, le renvoie visé au comptable assignataire de l'établissement public de santé.
Ce dernier l'adresse à l'ordonnateur pour permettre au conseil de surveillance d'approuver les comptes de l'établissement au plus tard le 30 juin.
Conformément aux dispositions de l'article R. 6145-44 du code de la santé publique, le compte financier de l'établissement est arrêté par le directeur qui le transmet au conseil de surveillance au plus tard le 31 mai de l'exercice suivant en vue de son approbation.
Le conseil de surveillance délibère également sur l'affectation des résultats.
Le compte financier est transmis dans un délai de huit jours au directeur général de l'agence régionale de santé.
Aucune décision modificative au titre de l'exercice en cours ne peut être prise avant cette transmission, sauf accord exprès du directeur général de l'agence régionale de santé.
Dès le vote du conseil de surveillance, le comptable transmet l'exemplaire du compte financier accompagné de ses justifications au comptable supérieur.
Le visa de l'ordonnateur sur le compte financier certifie que ce compte a été voté. Dans ce cas la délibération du conseil de surveillance n'a pas à être produite à l'appui du compte.
6.1.2. Modalités d'édition du compte financier
Le compte est édité par l'application Hélios (4) ; la voie dématérialisée est privilégiée.
Le compte financier est issu de l'application Hélios pour les états dont l'élaboration relève du comptable. Les états relevant de l'ordonnateur et notamment les états en « rédaction libre » de l'annexe ne sont pas édités par l'application Hélios.
Le responsable de l'élaboration (ordonnateur ou comptable) de chaque état du compte financier est indiqué en annexe de la présente instruction. Un astérisque identifie les états édités par l'application Hélios.
6.1.3. Contexture du compte financier
Le compte financier se présente en deux parties :
- les états financiers ;
- l'exécution de l'EPRD.
La liste des états figurant dans chaque partie fait l'objet d'un arrêté des ministres chargés du budget, de la santé et de la sécurité sociale.
Les états financiers sont les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe, qui sont les éléments soumis à certification (première partie du compte financier). Les autres éléments, notamment ceux relatifs à l'analyse de l'exécution de l'EPRD, ne sont pas soumis à certification (deuxième partie du compte financier).
L'annexe a été enrichie de nouveaux états depuis l'exercice 2012, afin de compléter l'information financière et se rapprocher des prescriptions du plan comptable général (PCG) en termes de sincérité des comptes et d'image fidèle.
L'annexe comprend de nombreux états en « rédaction libre ». Elle est structurée en quatre sous-parties incluant des états dont l'élaboration relève soit de l'ordonnateur, soit du comptable :
- les faits caractéristiques de l'exercice, les principes et méthodes comptables ;
- les notes relatives aux postes de bilan ;
- les notes relatives au compte de résultat ;
- les autres informations.
L'annexe a vocation à compléter et commenter l'information donnée par le bilan et le compte de résultat. Elle doit mettre en évidence les faits susceptibles d'avoir une influence sur le jugement que l'on peut porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'établissement.
6.2. Les documents à présenter lors de l'examen des comptes des établissements publics de santé
6.2.1. Définition des documents à produire
L'article R. 6145-43 du code de la santé publique prévoit que le compte financier comprend :
- les comptes annuels, constitués du bilan, du compte de résultat et de l'annexe ;
- l'analyse de l'exécution du budget.
Les modalités et le cadre de présentation du compte financier sont fixés par arrêté conformément à l'article R. 6145-45 du code de la santé publique.
En outre, l'article R. 6145-44 du code de la santé publique prévoit que le compte financier est transmis au conseil de surveillance accompagné :
- d'un rapport rédigé par le directeur et le comptable portant sur les comptes annuels ;
- d'un rapport rédigé par le directeur et le comptable portant sur les éléments d'exécution du compte financier ;
- du projet d'affectation des résultats, établi par le directeur.
6.2.2. Confection des documents
L'élaboration de ces documents est répartie entre l'ordonnateur et le comptable, eu égard à leur domaine de compétence respectif et aux informations qu'ils gèrent. L'arrêté relatif au compte financier des établissements publics de santé désigne le responsable de l'élaboration de chaque état du compte financier.
6.3. Le visa sur chiffres par le comptable centralisateur
L'instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013 relative aux comptes de gestion et financiers des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé précise les modalités de visa du compte sur chiffres par le comptable centralisateur (DDFiP/DRFiP).
Si l'établissement est soumis à l'obligation de certification de ses comptes, la procédure de visa du compte sur chiffres doit s'articuler avec les travaux de l'instance chargée de la certification. Le calendrier de l'intervention du certificateur sera précisé par voie d'arrêté.
6.3.1. La transmission du compte financier au comptable centralisateur
6.3.1.1. Rappel
La procédure de demande de visa du compte sur chiffres issue de la généralisation d'Hélios fin 2010 est décrite par l'instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013.
6.3.1.2. Contrôles à effectuer par les services SPL lors du visa sur chiffres des comptes financiers
Les contrôles à effectuer par le service SPL de la DDFiP/DRFiP conditionnant l'octroi du visa sont décrits par l'instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013 relative aux comptes de gestion et financiers des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.
6.4. Le rapport financier
6.4.1. Rappel réglementaire
L'article R. 6145-44 du code de la santé publique dispose que le compte financier est transmis au conseil de surveillance accompagné :
6.4.2. Définition et enjeux du rapport portant sur les comptes annuels (ou rapport financier)
Le rapport financier prévu à l'article R. 6145-44 du code de la santé publique (1° et 2°), est un document de synthèse, commun à l'ordonnateur et au comptable qui accompagne le compte financier de l'établissement et le commente. Il est rédigé conjointement par le directeur et le comptable.
Il porte sur les comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe, qui sont les états certifiables, ainsi que sur l'analyse de l'exécution de l'EPRD, non soumis à certification.
Il se compose d'une introduction et de deux parties distinctes réunies dans un document unique :
- le tome 1 du rapport financier correspond au 1° de l'article R. 6145-44 du code de la santé publique qui stipule que le compte financier des établissements publics de santé est transmis au conseil de surveillance accompagné d'un rapport rédigé par le directeur et le comptable portant sur les comptes annuels mentionnés au 1° de l'article R. 6145-43, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe qui sont les éléments soumis à certification ;
- le tome 2 du rapport financier correspond au 2° de l'article R. 6145-44 du code de la santé publique qui stipule que le compte financier des établissements publics de santé est transmis au conseil de surveillance accompagné d'un rapport rédigé par le directeur et le comptable portant sur les éléments du compte financier mentionnés au 2° de l'article R. 6145-43, à savoir l'analyse de l'exécution de l'EPRD, non soumis à certification
Pour les établissements certifiables, seules l'introduction et la partie du rapport portant sur les comptes annuels, qui constitue le tome 1 du document, sont mises à disposition du certificateur, au même titre que les comptes annuels (5). Le certificateur vérifie la concordance des éléments de ce tome avec les comptes examinés.
6.4.3. Contenu du rapport financier
Le rapport financier est un document de synthèse qui rend compte de la gestion et de la situation de l'établissement pendant l'exercice écoulé ; il se compose des rubriques suivantes qui pourront faire l'objet d'aménagements par l'établissement, tout en maintenant l'architecture en deux tomes. L'ordonnateur et le comptable sélectionneront les données comptables et financières les plus significatives :
Introduction (éléments soumis à certification - à remettre au certificateur) : présentation des faits marquants de l'exercice.
Seront rappelés très succinctement les événements majeurs qui ont pu impacter le déroulement de l'exercice écoulé et qui permettront d'éclairer par des éléments de contexte les résultats des comptes annuels et l'exécution budgétaire.
Tome 1. - Rapport sur les comptes annuels (éléments soumis à certification - à remettre au certificateur)
Le tome 1 vise à présenter en les analysant et en les commentant les différents résultats financiers de l'établissement à partir du bilan, du compte de résultat et de l'annexe.
Il est préparé conjointement par l'ordonnateur et le comptable sur la base de la première partie du compte financier.
1.1. Présentation des principes et méthodes comptables appliqués.
Il convient de rappeler et d'expliquer, de façon synthétique, les méthodes et principes comptables appliqués ainsi que tout changement de méthode comptable qui ont eu un impact significatif sur les comptes de l'exercice N.
1.2. Présentation des évolutions du bilan de l'exercice N.
Il appartient à l'ordonnateur et au comptable de sélectionner les éléments significatifs du bilan de l'exercice N et de commenter leur évolution (évolution des immobilisations, des capitaux propres, des subventions d'investissement, évolution de la structure de la dette…).
1.3. Présentation des évolutions du compte de résultat toutes activités confondues.
Il appartient à l'ordonnateur et au comptable de sélectionner les éléments significatifs du compte de résultat de l'exercice N et de commenter leur évolution.
1.4. Evénements importants/subséquents survenus depuis la clôture de l'exercice.
Seront mentionnés les événements survenus depuis la clôture de l'exercice qui ont un impact significatif sur les comptes de l'exercice clôturé et que le conseil de surveillance doit connaître pour se prononcer sur les comptes.
1.5. Perspectives d'activité pour l'année en cours (exercice N + 1).
Il s'agit de présenter de façon générale les faits marquants attendus dans l'année à venir ainsi que les principales tendances prévisionnelles.
Tome 2. - Rapport sur l'analyse de l'exécution de l'EPRD
La seconde partie du rapport financier, non adressée au certificateur au titre des documents faisant l'objet de vérification du commissaire aux comptes, doit permettre d'analyser la situation budgétaire et la structure financière de l'établissement à travers :
- l'état d'exécution budgétaire ;
- les grandes composantes des dépenses et des recettes et leur évolution illustrées à travers les données d'exécution budgétaire (prévisions et réalisations du CRPA) ;
- la structure financière.
Le tome 2 est préparé conjointement par l'ordonnateur et le comptable sur la base de la deuxième partie du compte financier.
2.1. Analyse de l'exécution budgétaire.
2.2. Analyse de l'évolution des recettes (par titre budgétaire).
2.3. Analyse de l'évolution des dépenses (par titre budgétaire).
2.4. Analyse de la structure financière (CAF, marge brute, FR, BFR, trésorerie).
Cf. fiche n° 14 « le rapport financier ».
6.5. Justifications du compte financier
La confection des comptes financiers s'effectue selon les principes fixés par l'instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013.
L'attention des comptables est appelée sur le fait qu'aucun autre mode de classement des titres de recettes et des mandats de paiement avec celui prévu par l'instruction précitée n'est possible.
Le compte financier sur chiffres est transmis au juge des comptes appuyé des pièces générales, des pièces justificatives des recettes et des dépenses de l'exercice ainsi que des états produits pour justifier les soldes des comptes de tiers et financiers apparaissant à la balance.
Les pièces générales sont listées par l'instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013.
L'état de l'actif est produit tous les cinq ans, à l'appui du compte financier concernant les exercices dont le millésime se termine par 0 ou par 5. Il est établi à partir du fichier des immobilisations, qui est tenu à la disposition du juge des comptes.
Toutes les immobilisations, quelle que soit leur nature, sont inscrites à l'état de l'actif. Cet état doit notamment indiquer la nature et la date des titres de propriété et, en ce qui concerne les biens productifs de revenus, le montant des revenus, la référence aux titres de recettes correspondants, la référence aux baux.
Les immobilisations sont retracées dans l'ordre du plan comptable.
La situation de chacun des comptes 2135 « Constructions sur sol propre - IGAAC », 2145 « Constructions sur sol d'autrui - IGAAC », 215 « Installations techniques, matériel et outillage industriel » et 218 « Autres immobilisations corporelles » pour lesquels le comptable tient seulement des comptes collectifs est portée globalement à l'état de l'actif.
Elle est justifiée par un certificat de concordance avec les indications figurant à l'inventaire connu par le responsable des services économiques.
L'état de l'actif fait apparaître de manière globalisée ou détaillée selon le cas (cf. ci-dessus) la valeur brute des immobilisations, le montant des amortissements constatés et la valeur nette comptable des immobilisations.
Il doit y avoir correspondance entre le solde des comptes d'immobilisations figurant au bilan et le montant total des subdivisions correspondantes de l'état de l'actif.
L'état de l'actif est visé par l'ordonnateur.
7. La fiabilisation et la certification des comptes
Un projet portant spécifiquement sur la fiabilisation de leurs comptes a été engagé dès 2011 avec l'ensemble des établissements publics de santé, afin de satisfaire aux exigences de régularité et de sincérité des comptes des administrations publiques fixées à l'article 47-2 de la Constitution. Cet engagement a fait l'objet d'une circulaire interministérielle n°DGOS/DGFIP/PF/PF1/CL1B/2011/391 du 10 octobre 2011.
La certification des comptes des établissements publics de santé est prévue par l'article 17-1 de la loi n° 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires (HPST), codifié à l'article L. 6145-16 CSP.
Le décret n° 2013-1238 du 23 décembre 2013 définit les modalités de certification des comptes des établissements publics de santé :
- le partage des compétences entre la Cour des comptes et les commissaires aux comptes ;
- les modalités de sélection et de désignation du commissaire aux comptes ;
- les états financiers certifiables et leurs modalités de mise à disposition pour le certificateur ;
- le calendrier de clôture des comptes et les modalités de transmission du rapport du certificateur.
Le décret n° 2013-1239 du 23 décembre 2013 définit le périmètre des établissements publics de santé certifiables :
Le seuil des établissements certifiables :
Sont certifiables les EPS dont le total des produits du compte de résultat principal, constaté dans le compte financier est égal ou supérieur à 100 millions d'euros pendant trois exercices consécutifs. Les établissements dont le total des produits du compte de résultat principal, constaté dans le compte financier est égal ou supérieur à 1,2 milliard d'euros pendant trois exercices consécutifs peuvent être certifiés par la Cour des Comptes ou des commissaires aux comptes. En deçà de ce seuil, les comptes des établissements sont certifiés par un commissaire aux comptes.
Les dispositions transitoires d'entrée dans le dispositif de certification :
Pour les comptes des exercices 2014, 2015 et 2016, la liste des établissements certifiables est fixée par arrêté conjoint des ministres chargés de la santé et du budget, en fonction de l'état d'avancement des travaux nécessaires à l'entrée dans le processus de certification (6).
La sortie du dispositif de certification : lorsque le total des produits du compte de résultat principal de l'établissement est inférieur à 100 millions d'euros pendant les troisième, quatrième et cinquième années du mandat du commissaire aux comptes.
7.2. Référentiel comptable
Le référentiel comptable est constitué par l'instruction M.21 ainsi que le guide de fiabilisation des comptes des établissements publics de santé diffusé par la circulaire interministérielle n° DGOS/DGFIP/PF/PF1/CL1B/2011/391 du 10 octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des comptes de l'ensemble des établissements publics de santé (7), complété des fiches comptables.
Ces fiches présentent à la fois les évolutions comptables reprises dans l'instruction M21 (tomes 1, 2 et 3), et des dispositions transitoires destinées à permettre la fiabilisation des comptes. Ces dispositions transitoires doivent être prises en compte par l'ensemble des intervenants de la chaîne de production des états financiers (ordonnateurs, comptables, agences régionales de santé, directions départementales ou régionales des finances publiques, certificateurs). Il en est ainsi des dispositions transitoires suivantes :
Cf. fiche n° 1 « Le traitement comptable du risque de non-recouvrabilité », la comptabilisation des dépréciations des créances et des admissions en non-valeur :
Il est préconisé de mettre en place un plan d'apurement des stocks de créances admises en non valeur figurant au débit du compte 4152 « Créances irrécouvrables admises en non valeur par l'ordonnateur », qui soit adapté à l'importance du stock et à l'échéance fixée pour la certification des comptes.
Cf. fiche n° 5 « Schémas comptables applicables aux contrats de partenariat et BEH » :
Ces schémas sont applicables depuis l'exercice 2011 aux contrats de partenariat soumis à l'ordonnance du 17 juin 2004 modifiée et depuis 2012 aux baux emphytéotiques hospitaliers. La fiche indique les régularisations comptables pour les contrats de partenariat en cours et les régularisations à effectuer pour la part investissement.
Cf. fiche n° 6 « Apurement du compte 158 « autres provisions pour charges » :
Concernant les programmes ou projets d'établissement, hors projets d'investissement, dont les financements reçus en une fois ont été mis en réserve au moyen d'une provision au compte 158 avant 2012, et qui sont en cours de réalisation, deux solutions sont proposées pour régulariser le compte 158 :
1° Transférer les montants, correspondant à des mises en réserve budgétaire, du compte 158 au compte 487 ;
2° A titre exceptionnel, pour les financements antérieurs à 2012, les établissements qui le souhaitent pourront continuer d'effectuer, lors de chaque exercice, des reprises au compte 158, à hauteur des crédits alloués sur cet exercice au programme ou projet concerné. Ces reprises s'étaleront sur chaque exercice jusqu'à l'achèvement du programme ou projet.
Cf. fiche n° 7 « Les comptes 102 et 13 et l'imputation comptable des financements et dotations » :
Afin d'assurer une exacte justification des soldes et des masses, il est vivement conseillé au comptable public d'être en mesure de justifier toutes les opérations de moins de cinq ans, au 1er janvier 2014, c'est-à-dire tous les flux comptabilisés sur ces comptes dès le 1er janvier 2009.
Cette disposition est ainsi précisée :
Pour les EPS certifiables, il est vivement conseillé au comptable public d'être en mesure de justifier toutes les opérations de moins de cinq ans au 1er janvier de l'année d'entrée dans la certification des comptes.
Les EPS fiabilisables justifieront les opérations de moins de cinq ans au 1er janvier de l'exercice où commencent leurs recherches en vue de la régularisation des comptes 102 « Apports » et 13 « Subventions d'investissement ».
Les montants présents sur les comptes 102 et 13 antérieurement au 1er janvier 2014 et pour lesquels aucune pièce justificative n'a pu être retrouvée demeurent inscrits sur ces comptes.
Cette justification interviendra, idéalement, au moyen des arrêtés d'attribution de subventions remis par l'ordonnateur.
Ainsi, il est nécessaire de procéder aux écritures de régularisation pour les financements imputés de manière incorrecte concernant les opérations de moins de cinq ans, au 1er janvier 2014. Les montants présents sur les comptes 102 et 13 antérieurement à cette date et pour lesquels aucune pièce justificative n'a pu être retrouvée demeurent inscrits sur ces comptes.
Cf. fiche n° 13 « Comptabilisation des immobilisations par composant dans les établissements publics de santé » :
Dans le cas où l'établissement n'est pas immédiatement en capacité de retraiter comptablement les immobilisations devant faire l'objet d'une décomposition, l'établissement doit dresser, le plus rapidement possible, un plan d'action portant sur le recensement et le retraitement comptable des immobilisations décomposables. Ce plan d'action pourra s'étaler sur une durée maximale de cinq ans.
7.3. La préparation de la venue du certificateur
En perspective de la venue du certificateur, l'établissement public de santé doit s'attacher à constituer une documentation la plus exhaustive possible.
La constitution de cette documentation est une nécessité afin d'assurer au certificateur :
- une prise de connaissance facilitée et rapide de l'environnement de l'établissement (dossier permanent) ;
- une documentation et une traçabilité des contrôles effectués au titre du contrôle interne (dossier de contrôle interne comptable et financier) ;
- une justification des soldes des comptes présents à la clôture de l'exercice (dossier de clôture).
L'ordonnateur et le comptable doivent définir conjointement l'organisation qui sera mise en place dans le cadre de la venue du certificateur, afin notamment de pouvoir mettre à disposition la documentation nécessaire à la certification des comptes et de définir les interlocuteurs qui seront en mesure d'apporter des réponses au certificateur selon les cycles d'activité.
Il est recommandé de mettre à disposition la documentation sous forme dématérialisée.
7.3.1. Le dossier permanent
7.3.1.1. Définition et enjeux
Le dossier permanent regroupe, au sein d'un dossier unique, l'ensemble des documents juridiques, comptables et financiers de l'établissement attestant de l'existence de l'entité et de son évolution.
Le dossier permanent présente un caractère pluriannuel. Il constitue une base de données pérenne et enrichie et mise à jour au fil de l'eau sur la situation juridique, comptable et financière de l'établissement, afin de lui conserver son caractère opérationnel.
Le dossier permanent constitue un élément majeur pour la prise de connaissance de l'environnement de l'établissement par le certificateur. Avant d'entamer le contrôle des comptes, le commissaire aux comptes doit en effet bien percevoir les réalités économiques, financières, juridiques et comptables de l'établissement qu'il audite.
7.3.1.2. Contenu
Le dossier permanent regroupe toutes les informations générales et spécifiques sur l'établissement. On y trouve ainsi des données sur l'établissement et son organisation, des donnés juridiques, des informations comptables et financières ou encore sociales, notamment :
- informations relatives à la gouvernance de l'établissement ;
- liste des procès-verbaux et délibérations prises par toutes les instances décisionnaires de l'établissement ou l'agenda des réunions du conseil de surveillance et du directoire, permettant au certificateur de demander consultation des procès-verbaux et délibérations prises qui l'intéresse directement ;
- contrats et conventions passés par l'établissement les plus structurants ;
- actes juridiques fondateurs signés et notifiés ;
- organigramme général de l'établissement ;
- activités et chiffres-clés ;
- cartographie des systèmes d'information ;
- rapports d'inspection ;
- comptes financiers des trois derniers exercices.
Ce dossier est structuré en sept sous-dossiers qui pourront être aménagés le cas échéant :
- données sur l'établissement et son environnement ;
- données juridiques (propriété, baux…) ;
- données fiscales : état des obligations fiscales ;
- données sociales : bilan social… ;
- données budgétaires et comptables PGFP, EPRD ;
- présentation du système d'information : cartographie des applications… ;
- organisation de la fonction de contrôle interne au sein de l'établissement (généralités).
7.3.1.3. Environnement associé à la constitution et au suivi du dossier permanent
La constitution du dossier permanent relève essentiellement des services de l'ordonnateur avec l'appui du comptable pour les éléments qui le concerne.
La tenue du dossier est assurée au sein de l'établissement public de santé.
Les caractéristiques du dossier permanent varient selon les choix opérés par la direction en fonction de l'organisation existante et des contraintes qui pèsent sur l'établissement. Le dossier permanent peut ainsi être :
- dématérialisé ou non dématérialisé ;
- centralisé ou décentralisé.
Dans un environnement dématérialisé :
- le directeur de l'établissement peut choisir de confier à la direction financière ou à toute autre direction le soin de constituer et de tenir le dossier permanent. Dans ce cas, les pièces les plus significatives sont rassemblées à un même endroit et détenues par un service unique, ce qui suppose une organisation adaptée et des transferts de pièces entre les services gestionnaires et la direction qui tiendra le dossier permanent (organisation centralisée) ;
- la direction peut également choisir de maintenir les pièces qui doivent figurer au dossier permanent au sein de chaque service ou direction dont elle relève (organisation décentralisée).
Dans ce cas, l'établissement doit être en mesure de fournir au certificateur un document qui liste les pièces du dossier permanent et qui indique leur localisation dans les services. C'est le cas également, pour les établissements multisites en cas de gestion décentralisée. A cette fin, le directeur de l'établissement désignera la direction financière ou toute autre direction en charge de la tenue de la liste mentionnée ci-dessus et sa mise à jour.
Toutefois, si les contraintes liées à la dématérialisation se révèlent trop importantes pour l'établissement, ce dernier peut constituer son dossier permanent à partir des documents papiers existants. Dans ce cas, il est peu opérant de photocopier les pièces existantes pour les centraliser dans un dossier permanent unique. La gestion décentralisée, décrite au paragraphe ci-dessus, apparaît plus rationnelle lorsque le dossier permanent ne peut être dématérialisé.
7.3.2. Le dossier de contrôle interne comptable et financier
7.3.2.1. Définition et enjeux
Le dossier de contrôle interne comptable et financier détaille l'ensemble des procédures appliquées et contrôles effectués par l'établissement (ordonnateur et comptable) au cours d'un exercice comptable donné.
La constitution du dossier de contrôle interne est donc indissociable de la mise en œuvre d'un plan de contrôle interne (PCI ou PDCI). Elle répond en effet au double impératif de documentation et de traçabilité du contrôle interne.
Le dossier de contrôle interne est un dossier annuel (renouvellement chaque année), à l'inverse du dossier permanent qui constitue une base de données pérenne afin de justifier, d'une part, les écritures enregistrées en comptabilité et, d'autre part, d'apporter au certificateur une meilleure connaissance de l'entité auditée.
Il a pour finalité de réunir tous les éléments nécessaires au certificateur pour s'assurer qu'une démarche de contrôle interne comptable et financier existe, qu'elle est opérationnelle et qu'elle répond à une stratégie validée par direction.
Le dossier de contrôle interne se distingue également du dossier de clôture en ce qu'il ne sert pas à justifier les soldes existants à la clôture de l'exercice.
Le dossier de contrôle interne doit permettre au certificateur :
- de s'assurer de l'existence d'un dispositif de maîtrise des risques ;
- de s'assurer que les contrôles organisés par l'entité couvrent les principaux risques ;
- de s'assurer de la réalité et de l'efficacité des contrôles effectués.
7.3.2.2. Règle de constitution et contenu du dossier de contrôle interne comptable et financier
Le dossier de contrôle interne comptable et financier s'organise en deux sous-dossiers :
Le sous-dossier des éléments organisationnels :
Il comprend les éléments organisationnels relatifs au dispositif de maîtrise des risques mis en place. A ce titre il réunit principalement les pièces générales (par exemple : organigrammes fonctionnels, revues des habilitations, fiches de procédures, échelle de maturité des risques (EMR), plan d'action…).
Ces documents pourront, le cas échéant, faire l'objet d'une présentation par cycles d'activité.
Le sous-dossier des résultats des contrôles de l'année :
- les autocontrôles, les contrôles mutuels et les contrôles de supervision intégrés ou a posteriori réalisés par l'ordonnateur et/ou le comptable. L'ordonnateur et le comptable devront être en mesure d'indiquer au certificateur comment sont formalisés et tracés ces contrôles et où les consulter ;
- les résultats des analyses de processus et les indicateurs de qualité des comptes (par exemple : IQCL/CCA) ;
- les résultats des missions intermédiaires du certificateur ;
- le diagnostic de l'inventaire.
Il est recommandé de tenir le dossier de contrôle interne sous forme dématérialisée et, dans la mesure du possible, sur un serveur de l'EPS commun à l'ordonnateur et au comptable (avec le cas échéant des accès sécurisés). Le dossier pourra être découpé en deux parties : une pour l'ordonnateur, une autre pour le comptable, chacune de ces parties étant organisée comme décrit supra.
7.3.3. Le dossier de clôture
7.3.3.1. Définition et enjeux
Le dossier de clôture a pour finalité de justifier les montants des comptes présents aux états financiers de clôture pour un exercice comptable donné.
Le dossier de clôture est un support de l'audit interne et externe (certificateur). Il apporte à l'auditeur l'ensemble de l'information comptable utile à la réalisation des missions d'audit finales.
La finalité d'un dossier de clôture est de réunir en un seul endroit tous les éléments nécessaires au certificateur pour s'assurer que les comptes sont fiables et sincères et que l'ensemble des opérations d'inventaire sont enregistrées.
Le certificateur aura besoin de connaître ses interlocuteurs pour répondre à ses questions sur la régularité et la justification de chaque opération sélectionnée.
Il débutera ses travaux d'audit avant la clôture des comptes, notamment sur les cycles au 31 décembre/N (trésorerie, dette...). Il devra disposer d'une balance « définitive », c'est-à-dire complète et arrêtée à la date du 31 décembre N, pour finaliser son analyse des comptes.
Il lui faudra s'assurer que les opérations non débouclées sont comptabilisées au bilan et au compte de résultat par le biais des opérations de fin d'exercice et qu'elles sont parfaitement justifiées d'un point de vue réglementaire.
7.3.3.2. Organisation et contenu
Le dossier de clôture reprend l'ordre du bilan et du compte de résultat. Il pourra aussi, le cas échéant, être présenté par cycles.
Ce dossier ne doit pas consister en une duplication des pièces portées au compte financier avant transmission à la chambre régionale des comptes (mandats de paiement, titres de recettes, pièces justificatives des opérations), sauf pour les opérations de correction ou de régularisation (cf. infra).
Dans la mesure où les pièces qui seront remises au certificateur existent en format dématérialisé (Excel, CSV, pdf…), elles pourront être remises en l'état. Il conviendra de constituer un dossier dématérialisé organisé comme indiqué ci-dessous. Les autres pièces seront fournies sous format papier.
Le dossier de clôture indiquera la localisation de différentes pièces pour leur consultation ainsi que la liste des services responsables par compte.
Avant transmission du compte financier à la chambre régionale des comptes, le comptable s'assurera que les pièces nécessaires à la certification pourront être mises à disposition du certificateur.
Le dossier de clôture est pour sa constitution assigné principalement au comptable. Il est établi en relation avec l'ordonnateur.
Le dossier de clôture est composé de trois parties.
L'organisation : ce sous-dossier réunit les données relatives à l'organisation des services ordonnateur et comptable et comprend principalement une liste par compte ou poste de bilan et du compte de résultat, des personnes et/ou des services responsables (ordonnateur et comptable) indiquant leurs coordonnées précises et actualisées (localisation, adresse mail, téléphone).
La revue analytique des soldes : ce sous-dossier regroupe les dossiers par thèmes majeurs et présente les principales variations de l'année. La revue analytique permet de comprendre les principales fluctuations et fournit des éléments d'explication sur les évolutions les plus significatives. La présentation peut se faire par grands cycles.
La justification des soldes apparaissant à la balance des comptes au 31 décembre/N : ce sous-dossier permet d'expliquer et de justifier les soldes des divers comptes retraçant les opérations non débouclées à la date du 31 décembre/N. Il peut être présenté par cycles d'activité. Il comporte notamment la balance « définitive » intégrant les opérations de fin d'exercice et arrêtée au 31 décembre/N.
Au sein du sous-dossier « justification des soldes au 31 décembre/N » figureront également :
- les états justifiant les soldes au 31 décembre/N (par exemple : états de développement des soldes, les états de restes à payer et les états de restes à recouvrer arrêtés à la date comptable du 31 décembre/N), le tableau de réconciliation de l'inventaire, de l'actif et de l'état de l'actif ; le cas échéant, le tableau de réconciliation des dettes et créances avec les entités partenaires de l'établissement public de santé (par exemple : le tableau de réconciliation des dettes et créances avec l'assurance maladie) ;
- les justificatifs de toutes les opérations de correction et régularisation.
Il convient de s'assurer que les pièces justifiant les opérations sur comptes de tiers non débouclées pourront être remises au certificateur avant l'envoi du compte financier sur pièces à la chambre régionale des comptes.
Le certificateur sera amené à consulter les pièces (mandats de paiement, titres de recettes, pièces justificatives des opérations) permettant d'apporter des éléments sur les soldes du compte de résultat (par exemple : achats, dotations aux amortissements et aux provisions, masse salariale).
Le sous-dossier relatif aux opérations de correction et régularisation est un dossier pluriannuel.
L'ordonnateur et le comptable veilleront à le constituer conjointement. Ce sous-dossier est détenu par le comptable.
Les pièces justificatives des opérations de régularisation sont constituées :
- de la décision du directeur autorisant le comptable à comptabiliser ces écritures ;
- d'un état détaillant la situation comptable avant comptabilisation des écritures de corrections d'erreur ;
- d'un état détaillant la situation comptable à l'issue de la comptabilisation des écritures de correction d'erreur ;
- d'un état détaillant l'impact des corrections d'erreur et les justifiant ;
- du journal comptable récapitulant les écritures de corrections d'erreur (par exemple : journal des opérations diverses issu de l'application Hélios).
LES ÉTATS DU COMPTE FINANCIER M21
de l'élaboration de l'état (préalablement, chaque état aura fait l'objet d'un ajustement par l'ordonnateur et le comptable)
de présentation de l'état
1re partie : comptes annuels
Cadre préétabli (8) (*)
Cadre préétabli (*)
Faits caractéristiques de l'exercice, principes et méthodes comptables
Rédaction libre (9)
Cadre préétabli
2e partie : analyse de l'exécutionde l'état des prévisions de recettes et de dépenses
Comptes de résultat de l'établissement/affectation des résultats N-1
Comptes de résultat principal et annexes/situation des comptes 110 et 119 à la clôture de N
Comptes de résultat principal et annexe DNA et SIC/détermination des résultats à affecter
Comptes de résultat principal et annexe DNA et SIC/affectation des résultats
Comptes de résultat annexes autres que A/détermination des résultats à affecter
La balance/activité principale
La balance/activités annexes
3e partie : signatures
(8) Voir l'arrêté du 31 décembre 2013.
(9) Le cadre de présentation des annexes en rédaction libre est laissé à la libre appréciation de l'ordonnateur et du comptable.
Nota. - L'astérisque (*) identifie les états produits par l'application Hélios.
1. Concernant l'état BI8 « etat de la dette financière à long et moyen terme », le dernier tableau « profil d'extinction de la dette de toute la dette financière à moyen et long terme existant au 31 décembre/… » est renseigné par l'ordonnateur.
2. Concernant les états D « Affectation des résultats » :
Les états D6, D3, D5 apparaissent vierges dans le compte financier généré par Hélios (cadre préétabli) et sont à compléter manuellement par l'ordonnateur. Les états D3 et D5 (affectation des résultats de N en N + 1) sont remplis au vu d'une délibération d'affectation du résultat exécutoire.
L'état D2 est calculé automatiquement, sans saisie particulière.
Les états D1 et D4 font l'objet d'une saisie extra-comptable par le comptable. En présence de plusieurs CRPA de même lettre, les montants globalisés sont saisis dans Hélios. Ceux-ci sont détaillés sur un état complémentaire établi manuellement qui précise l'affectation du résultat de chacun de ces CRPA. Cet état complémentaire est joint au compte financier, en renvoi des états D1 et D4 concernés.
LES INTERFACES HOSPITALIÈRES
Préambule. - Instruction interministérielle relative aux échanges d'informations entre ordonnateurs et comptables hospitaliers.
1. Les fichiers « Aller »
1.1.2. Précisions sur les descriptions de structures
1.2. Description des fichiers « Aller »
1.2.2.2. Description du fichier interface HMANDAT
1.2.3.2. Description du fichier interface HTITRE
2. Les fichiers « Retour »
2.1.1. Spécificité de ces fichiers
2.1.2. Précisions sur les descriptions de structures
2.1.3. Procédure d'obtention des fichiers « Retour »
2.2. Description des fichiers « Retour »
2.2.1. Le fichier retour « Comptabilité HRECPT »
2.2.2. Le fichier retour « Dépenses » HREDEP
2.2.3. Le fichier retour « Recettes » HREREC
Annexes 1 à 19.
3. Le protocole Indigo Inventaire
3.1. Les spécificités du protocole Indigo Inventaire
3.3. Annexe technique
Cette annexe précise les modalités d'échanges d'informations entre les ordonnateurs et les comptables hospitaliers. Elle reprend l'instruction interministérielle n° 92-143-M21 du 13 novembre 1992 mise à jour par la circulaire interministérielle n° CP/D2/AF3/n° 98/525 du 28 juillet 1998.
Elle décrit le contenu des interfaces :
- « Aller » (Hbudget - Hmandat- Htitre) ;
- « Retour » (Hrecpt - Hredep - Hrerec).
98 caractères pour HBUDGET ;
902 caractères pour HMANDAT ;
1 260 caractères pour HTITRE.
X : Alphanumérique
Les informations transmises au moyen de ce fichier permettent la communication des autorisations budgétaires, des décisions modificatives, et des virements de crédits. Ces informations portent sur le compte de résultat principal comme sur les comptes de résultat annexes.
La périodicité de production de ce fichier doit suivre celle des décisions budgétaires.
CONTENU DES ZONES
Valeur : « * »
Code établissement de l'entité juridique (ex. : CHR)
Il s'agit de la date de la décision du directeur de l'établissement
Exercice auquel se rapporte la décision
Code budget du compte budget.
Compte de résultat principal:
1ER C = Lettre
2EME C = Chiffre ou Espace
Code nature de la décision
1 = Autorisation budgétaire
2 = Décision modificative
3 = Virement de crédit
Numéro du compte budgétaire
Minimal : niveau Grand-livre
37 à 61
Code mouvement du montant dépense
0 = Pas de mouvement dépense
1 = Montant à substituer
2 = Montant à ajouter
3 = Montant à déduire
Non signé, cadré à droite, exprimé en centimes
0 = Pas de mouvement recette
Montant de recette
Voir annexe 15
89 à 98
Pour les investissements : voir annexe 2
- la comptabilisation des mandats de paiements émis par l'ordonnateur (débit à un compte budgétaire, et éventuellement à un compte de TVA déductible, crédit à un compte de la classe 4) et des mandats d'annulation partielle ou totale (crédit à un compte budgétaire et, éventuellement, à un compte de TVA, débit à un compte de la classe 4) ;
- des enregistrements récapitulation décrivant les bordereaux de mandats. Un enregistrement récapitulation correspond donc à un bordereau de mandats. Il comprend notamment trois zones (code budget, numéro de compte de tiers, cumul des montants par compte de tiers) répétées chacune vingt fois. Ces zones doivent être servies pour chaque compte de tiers de prise en charge figurant dans le bordereau de mandat et ce dans la limite de vingt au maximum ; la zone « TOTAL DU BORDEREAU » représente le cumul des montants des mandats TTC : ce montant est donc égal au cumul des montants des comptes de tiers de créanciers énumérés dans cet enregistrement.
Il est à préciser que la numérotation des mandats et des bordereaux doit être effectuée par tranche : une pour le compte de résultat principal et une pour chaque compte de résultat annexe.
1.2.2.2. Description du fichier interface « HMANDAT »
1. Délai global de paiement.
1.1. Dépense éligible au délai global.
Il s'agit d'indiquer si la dépense fait l'objet du suivi du délai global de paiement.
1.2.1. Valeur attendue.
La zone comprend un caractère indiquant si la dépense doit être suivie (valeur = 1) ou non (valeur = 0). Cette zone est obligatoirement remplie par l'ordonnateur.
1.3. Date de début du délai global.
1.4. Description.
Il s'agit de la date de départ du délai chez l'ordonnateur.
1.4.1. Valeur attendue.
La zone doit comprendre l'année sur quatre caractères, le mois sur deux caractères et le jour sur deux caractères. Cette zone doit être remplie si la dépense est éligible au délai global de paiement.
1.5. Date de fin du délai global.
1.6. Description.
La date de fin du délai global indique la date à laquelle se termine le délai en incluant une éventuelle suspension de l'ordonnateur. Si le délai global n'a pas été suspendu par l'ordonnateur, alors la date de fin correspond à la date de départ + la durée du délai.
1.6.1. Valeur attendue.
1.7. Durée du délai global.
1.8. Description.
Il s'agit de la durée du délai global de paiement. Cette durée est fixée par décret et varie en fonction du type de collectivité. Elle peut être inférieure à celle indiquée dans le décret.
1.8.1. Valeur attendue.
Cette zone comprend le nombre de jour sur deux caractères. Cette zone doit être remplie si la dépense est éligible au délai global de paiement.
1.9. Taux des intérêts moratoires.
1.10. Description.
Cette donnée permet une pré-liquidation des intérêts moratoires par le comptable, il est possible d'indiquer le taux des intérêts moratoires.
1.10.1. Valeur attendue.
La valeur entrée doit comporter deux chiffres avant la virgule et deux décimales. Cette zone est numérique et reste facultative.
= 0 (détail)
P = ordinaire
N = annulation
Déterminé par l'ordonnateur
Exercice d'émission
Code réémission
0 = mandat émis
1 = mandat réémis
Code budget du compte budgétaire
1ER C. = lettre
Montant du compte budgétaire
Montant HT si l'activité est assujettie à la TVA
Code budget du compte de tiers
Espace (compte de résultat principal)
Numéro du compte de tiers
73 à 80
Compte de classe 4 : créancier
Montant du compte de tiers
Code budget du compte de tiers de TVA
92 à 93
Numéro du compte de tiers de TVA
Notion de déductibilité
A zéro si absence de TVA
Montant du compte de tiers de TVA
102 à 112
Montant TVA si activité assujettie à TVA sinon zéro
0 = mandat à payer
1 = dépense payée avant émission
2 = opération d'ordre
114 à 189
Objet de la dépense en abrégé
190 à 265
Liste des pièces jointes au mandat
Liste des pièces justificatives (suite)
266 à 341
342 à 417
Code régisseur
418 à 420
Deux caractères significatifs cadrés à gauche et complétés à espaces
Numéro Bord./journal de la régie
421 à 423
Date réception de la facture
424 à 431
Réception chez l'ordonnateur AAAAMMJJ
432 à 439
Pour bénéficier de l'escompte AAAAMMJJ
Voir annexe 18
Non signé, cadré à droite, exprimé en centimes montant TTC
451 à 465
Voir annexe 19
466 à 497
Compl. référence
498 à 529
Mentions compl.
530 à 561
562 à 593
594 à 625
626 à 630
Loc. destinatrice
Code domiciliation
659 à 663
664 à 668
669 à 679
Clé RIB du compte bancaire
680 à 681
Libellé abréviatif de la banque
682 à 705
Nom du destinataire du paiement
706 à 729
Cette information est transmise à la Banque de France avec le règlement
Mentions destinées au créancier
730 à 761
Information communiquée au destinataire du paiement sur son relevé de compte
Valeur « * » Interdit
Libellé 2 (suite)
762 à 793
Complément des informations précédentes
795 à 804
805 à 851
852 à 857
858 à 861
862 à 867
Montant du mandat initial
868 à 878
DONNÉES DU DÉLAI GLOBAL DE PAIEMENT
Dépense éligible au délai global
0 = non éligible au délai global
1 = éligible au délai (cf point 1.1)
Date de début du délai global
880 à 887
Obligatoire sauf si dépense non éligible (cf point 1.2)
Date de fin du délai global
888 à 895
Obligatoire sauf si dépense non éligible (cf point 1.3)
Durée du délai global
896 à 897
Obligatoire sauf si dépense non éligible (cf. point 1.4)
898 à 902
(cf. point 1.5)
= 1 (récapitulation)
43 à 70
Ces trois zones occurs 20. Elles sont servies ensemble pour chaque compte de tiers de créancier.
551 à 564
Cumul du montant des mandats : non signé, cadré à droite, exprimé en centimes
565 à 902
1.2.3.2. Description du fichier interface « HTITRE »
Nature du titre (signe)
Pendant la J.C., la date doit être la date effective et non le 31-12
N° de bordereau ; un bordereau ne doit comporter qu'un type de produit
N° du débiteur
Cadrage gauche, complété à espaces.
Code égalité assuré/débiteur
O = oui ; N = non ;
I = indéterminé
Voir annexe 16
Exercice d'émission :
Peut être égal à N - 1 si le titre est émis en J.C.
0, 5, 6, 8, 9, 1, 2, 3, 4, 7
Voir annexe 9
80 à 155
Suite objet du titre
156 à 231
Suite objet de la recette
Réf. du malade
232 à 263
Non servi si code produit = 7
Adresse du malade
264 à 295
296 à 327
328 à 359
360 à 391
397 à 423
Date naissance du malade
Type débiteur
Non servi pour les opérations d'ordre budgétaires
433 à 446
Code résidence du débiteur
R = résident
N = non résident
Réf. du débiteur
448 à 479
Adresse débiteur
480 à 511
512 à 543
544 à 575
576 à 607
608 à 612
613 à 639
640 à 671
Obligatoire si code résidence = N
672 à 703
N° sécurité sociale de l'assuré
704 à 718
Obligatoire si code égalité « assuré-débiteur » = O (oui)
ou si nom assuré servi
Réf. employeur
719 à 750
A servir dans toute la mesure du possible
Loc destinatrice
751 à 782
783 à 814
815 à 846
847 à 878
879 à 883
884 à 910
911 à 918
919 à 926
927 à 928
A l'intérieur de l'entité juridique
Code P503
0 = titre à recouvrer
1 = recette perçue avant émission
2 = Op. budg. d'ordre
Numéro de régie
Voir annexe 13
934 à 943
Exercice + N° séquentiel
Références titre initial :
Références du titre à annuler, obligatoirement servies si nature (pos. 14) = N ainsi que pour les titres réémis suite à annulation
944 à 950
951 à 954
955 à 961
Montant titre initial
974 à 975
Numéro compte de tiers
976 à 983
Compte de classe 4
Montant compte de tiers = montant du titre TTC
984 à 995
Non signé, cadré à droite, exprimé en centimes, montant TTC
Imputation budg.et TVA :
O C C U R S 12
Compte budg/TVA
Voir annexe 14
Imputation C/ tiers
O C C U R S 20
470 à 929
931 à 1260
Trois fichiers constituent cette somme retour ; ils peuvent être obtenus à la demande et séparément, en fonction des besoins des ordonnateurs :
- le fichier « RETOUR COMPTABILITE : HRECPT ;
- le fichier « RETOUR DEPENSES » : HREDEP ;
- le fichier « RETOUR RECETTES » : HREREC.
86 caractères pour HRECPT ;
253 caractères pour HREDEP ;
238 caractères pour HREREC.
O : obligatoire ;
F : facultative.
A : alphabétique ;
N : numérique ;
Les flux retour sont générés suite à une procédure automatique de lancement planifié dans Hélios. Le comptable paramètre ces retours en accord avec l'ordonnateur. Ponctuellement, une demande peut être effectuée sur une plage de dates.
2.2.1. Le fichier RETOUR « Comptabilité » HRECPT
= C (COMPTABILITÉ)
= 2 (2e version)
Date d'extraction des informations du fichier du comptable
Montant de la balance d'entrée débit
Montant de la balance d'entrée crédit
Montant des opérations de l'exercice débit
Montant des opérations de l'exercice crédit
35 à 86
Il comprend l'ensemble des mandats pris en charge par le comptable. Il s'agit donc des mandats non soldés, ou soldés depuis la dernière extraction.
= D (Dépenses)
6 CAR. = N° mandat
Date réception de la facture chez l'ordonnateur
Date d'émission du mandat par l'ordonnateur
Date d'intégration des mandats émis dans les fichiers des mandats à viser du comptable
Date de prise en charge comptable
Code position du mandat
0 = à payer
1 = soldé
2 = annulé
3 = annulé partiellement
4 = soldé partiellement
92 à 102
Montant TTC ou montant HT si l'activité est assujettie à la TVA
161 à 162
Montant total des paiements
163 à 173
174 à 188
189 à 220
221 à 225
226 à 230
231 à 241
242 à 243
Code cession de créance
0 = pas de cession/Opposition
1 = cession/Oppos. partielle
2 = cession/Oppos. totale
246 à 253
35 à 253
Ce fichier comporte des enregistrements détail, retraçant les titres, et des enregistrements récapitulation par exercice, selon le même principe exposé en 2211.
= R (RECETTES)
Format AAAAMMJJ Date d'extraction des informations du fichier du comptable
Date de prise en charge par le comptable
Code position (situation du titre)
0 = Non soldé
Nom du malade
90 à 121
R = résident N = non résident
166 à 167
Montant compte de tiers
178 à 189
Montant en centimes TTC
Montant frais de poursuites
190 à 201
Montant total des recouvrements
202 à 213
Date du premier recouvrement
217 à 224
Date du dernier recouvrement
Code contentieux
233 à 234
Code actualité
235 à 236
Code suspension des poursuites
237 à 238
35 à 238
(1) D'un point de vue comptable, le composant conserve la même imputation comptable que la structure principale. (2) Cas des corrections d'erreurs (avis n° 2012-05 du CNoCP du 18 octobre 2012). (3) Chaque pièce budgétaire relative à une immobilisation crée une fiche inventaire provisoire dans l'application du comptable. Si le numéro d'inventaire n'est pas connu à la prise en charge de la pièce, Hélios lui affecte un numéro système. (4) Pour l'établissement de Nouvelle-Calédonie, il s'agit de l'application CLARA. (5) L'article R. 6145-61-4 CSP prévoit que « Les comptes annuels, le rapport prévu au 1° de l'article R. 6145-44 et les autres documents nécessaires à la certification des comptes sont mis à la disposition du certificateur dans les conditions fixées par un arrêté conjoint des ministres chargés du budget et de la santé. » (calendrier de production du compte financier). (6) L'arrêté du 23 décembre 2013 fixe la liste des 31 établissements publics de santé soumis à la certification de leurs comptes pour l'exercice 2014. (7) La circulaire diffusant le guide de fiabilisation a été reprise par l'instruction n° 11-018-M21 du 31 octobre 2011.
Décret n°93-283 du 1 mars 1993 - art. 1
Décret n°2013-1238 du 23 décembre 2013 (V)
Décret n°2013-1239 du 23 décembre 2013 (V)
Code de la santé publique - art. L6145-8 (M)
Code de la santé publique - art. R6145-43 (M)
Code de la santé publique - art. R6145-45 (M)
article 17-1 de la loi n° 2009-879 du 21 juillet 2009
instruction n 93-45
instruction n° 13-0001 du 30 janvier 2013
instruction n° 93-45
instruction n° 94-078

References: § 4
 § 1
 § 1
 § 2
 § 6
 § 2
 l'article 1
 l'article 47
 l'article 17
 art. 1