Source: https://www.gofin.pl/skladki-zasilki-emerytury/17,1,109,213522,zasady-kontroli-platnikow-skladek-przez-zus.html
Timestamp: 2017-11-19 14:02:38+00:00

Document:
Zasady kontroli płatników składek przez ZUS - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Składki, zasiłki, emerytury » Składki ZUS » Zasady kontroli płatników składek przez ZUS
1. Wstępna weryfikacja płatników kierowanych do kontroli
Zasady przeprowadzania kontroli płatników składek przez ZUS regulują przepisy:
ustawy o sus, w szczególności Rozdział 10 "Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych",
ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829 z późn. zm.) - Rozdział 5 "Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy", w przypadku płatników będących przedsiębiorcami,
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. nr 164 poz. 1165), dalej rozporządzenia.
Ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz. U. poz. 2255) z dniem 1 stycznia 2017 r. znowelizowała ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie dotyczącym m.in. zasad kontroli przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Zgodnie z dodanym do powołanej ustawy art. 78a ust. 1 i 2, organ kontrolujący (m.in. ZUS) został zobowiązany do planowania i przeprowadzania kontroli po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza taka powinna obejmować identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Wyjątek od tej zasady stanowi przeprowadzenie kontroli w przypadku:
gdy organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie: zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa lub wykroczenia (także skarbowego) lub innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku w związku z wykonywaniem działalności gospodarczej,
działalności przedsiębiorców objętym nadzorem finansowym,
weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych lub wykonania decyzji nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą.
W myśl powyższego, ZUS 14 marca 2017 r. na stronie internetowej www.zus.pl w zakładce "Biuletyn Informacji Publicznej...", zamieścił "Ogólny schemat kontroli płatników składek", w którym wskazał, że wybierając płatników składek do kontroli: "(...) analizuje prawdopodobieństwo naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych obowiązków płatników składek. (...)". Na tej podstawie tworzy roczny plan kontroli.
ZUS przeprowadza kontrole płatników opłacających składki za ubezpieczonych, co wynika z § 2 rozporządzenia. Zgodnie z powołanym przepisem, kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie przeprowadza się w uzasadnionych przypadkach.
2. Rozpoczęcie kontroli
ZUS dokonuje kontroli z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Jedynie w uzasadnionych przypadkach mogą być one przeprowadzane w krótszych odstępach czasu (§ 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia).
Kontrolę u płatnika składek wszczyna inspektor kontroli ZUS, po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do jej przeprowadzenia (art. 89 ustawy o sus). Upoważnienie takie powinno zawierać co najmniej: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko inspektora kontroli, numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia, zakres przedmiotowy kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.
Dniem wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w myśl art. 79 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, ZUS ma obowiązek zawiadomienia go o zamiarze wszczęcia kontroli, chyba że:
kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie przepisów prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (także skarbowego), lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
W takich sytuacjach ZUS nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadamiania podmiotu kontrolowanego. Uzasadnienie przyczyny braku stosownego zawiadomienia umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli.
Rozpoczęcie kontroli następuje nie wcześniej niż po upływie 7 dni (chyba że przedsiębiorca zawnioskuje o jej rozpoczęcie przed upływem tego terminu) i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeśli ZUS "nie zmieści się" w tym terminie, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
W przypadku nieobecności płatnika składek początek kontroli może nastąpić po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek (art. 89 ust. 3 ustawy o sus).
Zwracamy uwagę! Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca jest już objęty kontrolą innego organu, kolejny organ kontrolujący odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustala z przedsiębiorcą inny termin jej przeprowadzenia (art. 82 ust. 1 i 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).
3. Zakres przeprowadzanej kontroli
Zgodnie z art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o sus, ZUS jest uprawniony do przeprowadzania kontroli wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Może ona dotyczyć w szczególności:
prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych należności, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz ich wypłaty, a także dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
Zakres kontroli przedstawiony powyżej nie jest katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że ZUS ma prawo sprawdzać także inne obowiązki płatnika składek związane z ubezpieczeniami społecznymi oraz wypłatą świadczeń, np. badać ważność umowy o pracę, oceniać prawidłowość ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia, sprawdzać czy świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały w rzeczywistości z niego sfinansowane.
Na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy zdrowotnej, ZUS jest uprawniony także do przeprowadzania kontroli wykonywania obowiązków płatników w zakresie zgłoszenia i opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Przepis art. 83b ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej uniemożliwia ZUS ponowne przeprowadzanie kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć zagadnień objętych uprzednio zakończoną kontrolą tej instytucji. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy ponowna kontrola m.in.:
obejmuje inny okres działalności przedsiębiorcy,
jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną (także w przypadku uchylenia decyzji przez sąd administracyjny),
ma na celu zweryfikowanie zaleceń pokontrolnych,
jest przeprowadzana w związku ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą,
jest podejmowana w związku z uzasadnionym podejrzeniem, że uprzednio zakończona kontrola została przeprowadzona z naruszeniem prawa,
jest wszczynana, gdy po sporządzeniu protokołu kontroli wyszły na jaw nowe okoliczności faktyczne lub dowody nieznane w chwili przeprowadzenia kontroli,
dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego działalność objętą nadzorem finansowym.
4. Obowiązki płatnika składek w trakcie kontroli
W myśl art. 88 ust. 1 ustawy o sus, płatnik składek jest zobowiązany:
udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom czynności na podstawie odrębnych umów,
przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej.
Czynności, o których mowa powyżej, płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie. W sprawach objętych zakresem kontroli ma on obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli ZUS żądane dokumenty.
Stosownie do art. 81a ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca, w przypadku wszczęcia kontroli, jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli prowadzoną w postaci:
papierowej - przez udostępnienie jej oryginału albo kopii odpowiednich jej fragmentów, albo
elektronicznej - przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią i dokonanie wpisu albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Ponadto powinien być on zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności, chyba że okoliczności faktyczne uzasadniają ich natychmiastowe podjęcie, a jest on nieobecny. Fakt jego nieobecności odnotowuje się w protokole przeprowadzonej kontroli.
5. Miejsce przeprowadzania kontroli
ZUS przeprowadza czynności kontrolne w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Możliwe jest także wykonywanie kontroli w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów, np. w biurze rachunkowym.
Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony, w związku z prowadzonym postępowaniem, do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejscach prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji służbowej oraz upoważnienia, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Nie podlega także rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek. Natomiast powinien stosować się do przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązujących na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.
W razie niezapewnienia przez płatnika składek odpowiednich warunków, a także w przypadkach, gdy charakter czynności kontrolnych tego wymaga, mogą być one wykonywane w innych miejscach, w tym także w jednostce ZUS. Przy czym, jak wynika z art. 80a ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, czynności kontrolne mogą być przeprowadzane w siedzibie ZUS, jeżeli usprawni to prowadzenie kontroli, a kontrolowany wyrazi na nie zgodę.
ZUS w powołanej wcześniej informacji "Ogólny schemat kontroli płatników składek" wskazał, że inspektor może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS bez zgody płatnika składek, jeżeli: ich charakter tego wymaga, zachodzi konieczność przesłuchania świadka, ubezpieczonego-byłego pracownika płatnika, płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby lub nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej/KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.
6. Sprzeciw przedsiębiorcy wobec ustaleń pokontrolnych i zakończenie kontroli
Przedsiębiorca, który uważa, że ZUS rozpoczął lub przeprowadza kontrolę niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, może wnieść sprzeciw wobec jej podjęcia lub wykonywania (art. 84c ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Sprzeciw wraz z uzasadnieniem należy wnieść na piśmie, w terminie 3 dni roboczych od momentu rozpoczęcia kontroli przez ZUS.
Z chwilą doręczenia ZUS zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu, do czasu jego rozpatrzenia czynności kontrolne zostają wstrzymane. ZUS na rozpatrzenie sprzeciwu ma 3 dni robocze licząc od dnia jego otrzymania. W tym też terminie zobowiązany jest wydać postanowienie o odstąpieniu lub kontynuowaniu czynności kontrolnych. Na wydane postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie. Termin na jego złożenie to 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Jeśli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu lub zażalenia w podanych wyżej terminach, oznacza to uznanie sprzeciwu lub zażalenia za słuszne.
W razie przewlekłości czynności kontrolnych, po wydaniu postanowienia w przedmiocie zażalenia, przedsiębiorca może wnieść do sądu administracyjnego skargę na przewlekłe prowadzenie kontroli w ciągu 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia; wniesienie skargi nie wstrzymuje czynności kontrolnych.
Kontrola płatnika niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a jeżeli zachodzi konieczność pozyskania dodatkowych opinii z innych instytucji czy dowodów z innych źródeł - przekroczyć dwóch miesięcy.
Natomiast czas trwania wszystkich kontroli ZUS u płatnika-przedsiębiorcy nie może przekraczać w jednym roku kalendarzowym w odniesieniu do np.: mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych, a małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych. Definicję mikro-, małych i średnich przedsiębiorców określają art. 104-106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Kontrolę kończy protokół kontroli doręczany płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z ustaleniami dokonanymi przez inspektora kontroli, ma prawo, w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, złożyć pisemne zastrzeżenia co do jego ustaleń, wskazując jednocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń informuje płatnika składek na piśmie.
Jeśli płatnik nie wniesie zastrzeżeń do protokołu kontroli, a w jej wyniku ustalono konieczność złożenia korygujących lub brakujących dokumentów, to należy je przekazać do ZUS w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji w zakresie i trybie określonym w art. 83 ustawy o sus. Jeśli więc płatnik np. będzie się uchylał od złożenia prawidłowych dokumentów lub złoży dokumenty, ale niezgodne z ustaleniami pokontrolnymi lub wystąpi z wnioskiem o jej wydanie, ZUS wystawi w tym przedmiocie decyzję. Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do właściwego sądu w terminie miesiąca od jej doręczenia.
•Zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS
•Zbliża się termin przekazania do ZUS informacji ZUS IWA za 2016 r.
•Zasady przeprowadzania kontroli przez PFRON
•Pobieranie próbek i oględziny przed rozpoczęciem kontroli
•Wniosek o wcześniejsze przeprowadzenie kontroli

References: art. 78
 art. 79
 art. 86
 art. 90
 art. 83
 art. 88
 art. 81
 art. 80
 art. 104
 art. 83