Source: http://ir.kromi.de/websites/kromi/English/7050/declaration-on-corporate-governance-2014.html
Timestamp: 2020-07-13 08:09:47+00:00

Document:
KROMI Logistik AG - Declaration on Corporate Governance 2014
Corporate Governance > Statement on corporate governance in accordance with Section 289a of the HGB [German Commercial Code]
The corporate management of KROMI Logistik AG as a listed company is determined in the first instance by the German Stock Corporation Act and also by the requirements of the German Corporate Governance Code in its current version.
Mode of operation of the executive and supervisory boards
KROMI is subject to the dual management system described in the German Stock Corporation Act, which outlines a strict separation in personnel between the executive board as the leadership organ and the supervisory board as the monitoring organ. The management and supervisory boards work closely together in the interests of the company.
KROMI Logistik AG's executive board is responsible for managing the company, with the aim of sustainable value creation. The principle of collective responsibility applies in this respect; this means that the members of the executive board are jointly responsible for the entire management of the business. They develop the business strategy and ensure their implementation, in consultation with the supervisory board. The basic principles for cooperation on the KROMI executive board are summarised in the rules of procedure of the executive board.
The executive board consists of four members: The chair, the chief financial officer, an executive board member responsible for the area of technology and products, and an executive board member with responsibility for the areas of IT and administration. Without prejudice to their individual responsibilities, the members of the executive board work in close coordination. In accordance with the rules of procedure, the members of the executive board provide each other with information on a regular basis regarding all important processes of their area of business, and are also actively involved in gleaning information regarding the course of business in the business areas of the other executive board members. Resolutions of the executive board requires a simple majority of the votes cast, unless the law, the articles of association or the rules of procedure stipulate otherwise. In the event that the vote is a tie, the vote of the chair shall be the casting vote.
The executive board regularly, promptly and comprehensively provides the supervisory board with information on all aspects deemed essential for the KROMI group around the development of the business, significant transactions and the current profit situation, including the risk situation and risk management. Where the actual course of business deviates from the plans and objectives established previously, this is fully explained and justified. Unless the supervisory board deems it necessary – in accordance with the German Corporate Governance Code – to sit on its own, the executive board participates in all sessions of the supervisory board. It reports in writing and orally on the agenda items and proposed resolutions, and answers the questions of the individual members of the supervisory board.
For transactions which are of fundamental importance, especially for the net-asset, financial and profit situation of the company, the rules of procedure provide for the approval of the supervisory board, including a specific list of transactions requiring approval.
The supervisory board advises the executive board in the management of the company and monitors its activities. It appoints and dismisses the members of the executive board, decides on the remuneration system for the members of the executive board and sets their respective total remuneration. It is directly involved in all key decisions. According to the HR-strengths of the company and its articles of association, the supervisory board of KROMI Logistik AG shall consist of four members, selected from the shareholders in the company.
The basic principles for the cooperation of the supervisory board of KROMI Logistik AG are stipulated in the rules of procedure of the supervisory board. The company envisages the possibility at a later date of forming committees, given the size of the company and of the supervisory board. The tasks of the supervisory board are all discussed and decided in plenary. The option of passing resolutions by written procedure is to be utilised relatively rarely, and only in particularly urgent cases.
Compliance statement pursuant to Section 161 of the German Stock Corporation Act
Vorstand und Aufsichtsrat KROMI Logistik AG
Erklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der KROMI Logistik AG zu den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" gemäß §161 AktG
Vorstand und Aufsichtsrat der KROMI Logistik AG haben am 28.06.2019 eine Entsprechenserklärung gemäß § 161 Aktiengesetz abgegeben. Danach hat die KROMI Logistik AG den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" (DCGK) im Geschäftsjahr 2018 / 2019 mit folgenden Ausnahmen entsprochen und entspricht diesen Empfehlungen mit folgenden Ausnahmen:
Abweichend von Ziff. 3.8 Abs. 2 DCGK ist in der D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat kein Selbstbehalt vereinbart. Aus Sicht der Gesellschaft sind auch ohne Vereinbarung eines Selbstbehalts das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation des Aufsichtsrats in hohem Maße gegeben.
Gem. Ziff. 4.1.5 DCGK soll der Vorstand eine angemessene Berücksichtigung von Frauen bei der Besetzung von Führungspositionen anstreben. Der Vorstand fühlt sich diesem Anspruch verpflichtet, verfolgt indes keine geschlechterspezifische Personalpolitik. Bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen wird daher auch auf Vielfalt (Diversity) geachtet, im Vordergrund steht jedoch die fachliche Qualifikation der Kandidaten (Frauen und Männer). Der Vorstand sieht sich im Unternehmensinteresse gehalten, auch zukünftig den/die fachlich und persönlich bestgeeigneten Kanditaten/-innen für die jeweils zu besetzende Position auszuwählen. Im Hinblick hierauf hat der Vorstand abweichend von Ziff. 4.1.5 Satz 2 DCGK keine Zielgrößen für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands festgelegt.
Gem. Ziff. 4.2.3 DCGK soll die Vergütung der Vorstandsmitglieder insgesamt und hinsichtlich ihrer variablen Bestandteile betragsmäßige Höchstgrenzen aufweisen. Die Gesellschaft hat vor Einführung dieser Bestimmung im Jahr 2012 ein umfassendes neues Vergütungssystem eingeführt und im Jahr 2015 fortentwickelt, das u.a. den für die Bemessung der variablen Vergütungen berücksichtigungsfähigen Grad der Zielerreichung auf 200% begrenzt. D.h. selbst bei einer größeren Zielerreichung als des zweifachen Zielwerts der Bemessungsgrößen werden die variablen Vergütungen der Vorstände beim zweifachen Zielwert gecapt. Die Gesellschaft hält diese Regelungen unverändert für angemessen.
Abweichend von Ziff. 4.2.5 Absatz 3 DCGK verwendet die KROMI Logistik AG bei der Darstellung der Vorstandsvergütung im Vergütungsbericht nicht die Mustertabellen entsprechend der Anlage des DCGK. Die Gesellschaft ist überzeugt, auch ohne diese Tabellen eine hinreichende Transparenz der Bezüge der Vorstandsmitglieder zu schaffen, speziell vor dem Hintergrund, dass die geltenden Vereinbarungen zu variablen Vergütungen durch ihre Bemessungsgrundlagen und Caps unangemessen hohe Gesamtvergütungen von vornherein ausschließen.
Gem. Ziff. 5.1.2 DCGK soll der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auf Vielfalt achten und Zielgrößen für den Anteil von Frauen im Vorstand festlegen. Aus den zuvor zu Ziff. 4.1.5 dargelegten Erwägungen verzichtet der Aufsichtsrat der KROMI Logistik AG auf diese Festlegung. Zudem setzt ein dreiköpfiger Vorstand der Entfaltung von Vielfalt bei seiner Besetzung Grenzen.
Gemäß Ziff. 5.4.1 DCGK soll der Aufsichtsrat eine angemessene Beteiligung von Frauen vorsehen. In Bezug auf diese Empfehlung gelten die Erwägungen zu Ziff. 4.1.5 und 5.1.2 DCGK entsprechend. Einschränkungen der Vielfalt seiner Besetzung werden sich zwangsläufig auch in Bezug auf den Aufsichtsrat aus seiner Beschränkung auf nur vier Mitglieder ergeben.
Abweichend von Ziff. 5.3 DCGK werden beim Aufsichtsrat keine Ausschüsse gebildet. Bei einem lediglich vierköpfigen Aufsichtsrat ist die Bildung von Ausschüssen nicht sinnvoll.
Abweichend von Ziff. 5.4.1 S. 2 DCGK ist eine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder nicht festgelegt. Angesichts der in Ziff. 5.4.1 S. 1 DCGK geforderten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen erscheint die Festlegung einer Altersgrenze nicht als sinnvoll. Ferner verzichtet der Aufsichtsrat auf die Festlegung einer Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer seiner Mitglieder. Der Aufsichtsrat ist sich der Bedeutung des Wechsels seiner Mitglieder bewusst, sieht sich zur Umsetzung dieses Gesichtspunktes im Gesellschaftsinteresse jedoch auch ohne Festlegung einer Regelgrenze in der Lage.
Diese Erklärung bezieht sich auf die Empfehlung des Kodex in der Fassung vom 07.02.2017.
Die KROMI Logistik AG wird den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" in der Fassung vom 07.02.2017 auch künftig mit den vorgenannten Ausnahmen entsprechen.
Bernd Paulini Christian Auth Axel Schubert
Declaration according to § 161 Aktiengesetz 2019
Amendment to the Declaration 2019 according to § 161 Aktiengesetz
Aktualisierung der Entsprechenserklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der KROMI Logistik AG zu den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" gemäß §161 AktG
Die am 28.06.2019 veröffentlichte jährliche Entsprechenserklärung von Vorstand und Aufsichtsrat gem. § 161 AktG wird wie folgt aktualisiert (Stand 19.09.2019):
Ergänzend zu den erklärten Abweichungen wird die folgende Abweichung erklärt:
Die Veröffentlichung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts erfolgt innerhalb der gesetzlichen Fristen; Konzernzwischenabschluss und Konzernzwischenlagebericht werden innerhalb der im DCGK vorgesehenen Fristen veröffentlicht. Die in Ziffer 7.1.2 Satz 3 DCGK vorgesehenen Veröffentlichungsfristen werden für das Geschäftsjahr 2018/2019 aus organisatorischen Gründen um wenige Tage nicht eingehalten; die Nichteinhaltung ist nach Auffassung der KROMI Logistik AG den Informationsinteressen der Anleger, Gläubiger, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit daher nicht hinderlich.
Bernd Paulini Axel Schubert Christian Auth
Amendment to the Declaration 2019
Other corporate governance practices / Compliance
In the course of their activities, KROMI Logistik AG and its international subsidiaries come into contact with a variety of legal systems and rules. Throughout the group, the company applies all legally prescribed corporate governance practices and compliance regulations.
KROMI sees this as an essential basis of the actions of the management organs, executives and employees of all the companies in the group. A code of conduct applies to the whole group: it is a guiding principle for the management of ethical and legal challenges in day-to-day work and aims to provide orientation in situations of conflict, in order to ensure uniform and exemplary conduct.
Compliance management is directed at conveying and anchoring the values which are binding according to the code of conduct into the structure of the group. Problems and infringements will be looked into in the interest of all parties concerned (employees, customers and shareholders) and of the company; in the event that defects or infringements are recognised, suitable measures are to be taken to eliminate the causes.
The transparency requirements of shareholders and the public shall be met by the company, in particular by providing obligatory and timely information on the company's website. On the website, KROMI publishes (amongst other things) all information on ad hoc publicity, financial reports and the financial calendar, voting rights announcements, the transaction of securities by managers, information about the shareholder structure, the general meeting of shareholders and general press releases.
The company has not formally decided to implement or introduce other company-wide standards, such as ethical, labour or social standards. Compliance with the appropriate requirements is seen as a matter of course for KROMI and the company's management bodies. The executive board pays personal attention to such questions. Any worrying developments, given the size of the company, are recognised straight away by the executive board and corrected if necessary. In view of the number of staff, all employees have easy and direct access to the executive board as required. The executive board fulfils its responsibility towards staff with the utmost sensitivity and care. This also applies to the ability of all employees to provide evidence of violations in the company in a manner which ensures their protection. The point of contact for this is the chief financial officer, who shall handle such information with the utmost discretion and confidentiality.
In relation to the two management levels below the executive board and with regard to the composition of the executive board and the supervisory board, the executive board and the supervisory board have fixed no quotas for the presence of women, such that no reporting on the achievement of targets is possible.
Composition and independence of the supervisory board
The current composition of the supervisory board is consistent with the aims and the profile of expertise of the composition of the supervisory board.
The members of the supervisory board, Mr Bellgardt, Dr Kottkamp and Dr Kleinmann are independent in terms of Section 5.4.2. GCGC, whilst the chair of the supervisory board, Mr Gross-Allermann is at the same time a member of the executive board of TGV, an investment company who are long-term investors in KROMI Logistik AG with around 70% of the voting rights.
The remuneration report summarises the principles for the setting of the remuneration of the executive board of and of the supervisory board of KROMI Logistik AG, and explains the level and the structure of the income received by the executive board. The report includes data which forms part of the group management report in accordance with Section 315 HGB [German Commercial Code]. Reference is made in this respect to the group management report (remuneration report). In addition to this, please note the following information according to the requirements of the German Corporate Governance Code:
On 19 December 1996, Mr Jörg Schubert received a pension benefit from Tarpenring 11 Vermögensverwaltungs GmbH on leaving, having reached the age of 65, which was taken on by KROMI Logistik AG on 7 December 2006 with effect from 1 January 2007. In the period 1 July 2016 to 30 June 2017 pension liabilities in the amount of approximately EUR 6 were accrued, as Mr Jörg Schubert had already exceeded the age of 65.
With regard to the executive board members Bernd Paulini and Axel Schubert, pension benefits had already been met upon them reaching the age of 65 in the context of their work for the company before their appointment to the executive board; in the case of Mr Paulini there was also a survivor's pension amounting to 60% of the pension benefit. These agreements with the stated members of the executive board shall continue. For these pension benefits, pension provisions in the amount of approximately €26,000 (Paulini) and €10,000 (A. Schubert) were generated in the period from 1 July 2016 to 30 June 2017.
Mr Uwe Pfeiffer received a contribution-funded pension commitment via a congruent liability insurance. This form of pension commitment requires no formation of pension provisions and is therefore balance-sheet-neutral. The expenses of the company for the liability insurance are counted as operating expenditure, and are contained in the information given in the annex regarding the total remuneration of the members of the executive board.
On 30 June 2017, the executive board member Jörg Schubert owned 3,000 shares, including the voting rights to be attributed to him in accordance with Section 22(1) WpHG, of the 119,993 shares in the company. The executive board member Uwe Pfeiffer owned over 1,000 shares in the company on the relevant date. On the aforementioned date, the executive board members Bernd Paulini and Axel Schubert, via their 25% shareholding each in KROMI Beteiligungsgesellschaft mbH each indirectly held a stake in KROMI Logistik AG, with 67,500 voting rights. Executive board members Axel Schubert and Bernd Paulini each held a stake in KROMI Logistik AG, with another 3,000 and 2,200 voting rights respectively.
Rules of procedure for the supervisory board (German)

References: §161
 § 161
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 §161
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