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Timestamp: 2019-03-19 08:40:35+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 404 DE 1997
RESOLUCIÓN 404 DE 22 DE AGOSTO DE 1997
CONTENIDO:FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y CARTILLAS TRIBUTARIOS. ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO PARA SU CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y PRODUCCIÓN, EN LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 3469 DE 1998 ARTÍCULO 18 DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN)
RESOLUCIÓN 404 DE 1997
en uso de sus facultades legales y, especialmente de las conferidas por el artículo 14, literales c), i), l), s), r) y z), del Decreto 1693 de 1997,
(Nota: Derogada por la Resolución 3469 de 1998, artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Formas: Son impresos utilizados para consignar información específica de manera repetitiva, en situaciones idénticas de tratamiento de datos. Por lo general son de carácter interno; pero también en ocasiones son empleadas por contribuyentes y usuarios para adelantar algún tipo de trámite.
Formularios: Son impresos oficiales de carácter externo, destinados a que los contribuyentes o usuarios consignen información sobre aspectos formales o sustanciales, como sujetos pasivos de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Por lo general, son empleados en autodeterminación y pago de los tributos.
Toda forma y/o formulario debe cumplir con las siguientes especificaciones, las cuales se registrarán en la respectiva ficha técnica que elabora la oficina de planeación.
Nombre o identificación. Llevar un nombre que la diferencie, en lo posible debe corresponder con su objetivo y contenido para fácil identificación, también puede corresponder con un proceso o parte de él.
Logotipo. Llevar el logotipo, el cual debe ceñirse a los requerimientos del manual de identidad visual de la entidad.
En los formularios, se ubica, centrada en el extremo superior. Está conformada por doce (12) dígitos. De estos, los cinco (5) primeros son fijos y los restantes son variables de manera consecutiva.
Los cinco (5) primeros tienen el siguiente significado: el primer par hace referencia al año de impresión; el siguiente dígito hace referencia a la casa impresora y corresponde a un número de identificación definido por la oficina de planeación y los dos (2) últimos corresponden a un código asignado por la oficina nacional de servicio de información a cada formulario.
Los siete (7) siguientes hacen relación al consecutivo de producción. La dependencia que controla la utilización de la forma o formulario, será la que indique a partir de qué número se iniciará dicho consecutivo. De acuerdo con las necesidades el número de dígitos podrá aumentar.
Codificación. Llevarán un código asignado por la oficina de planeación. Este se ubica en el extremo inferior izquierdo. Está conformado por once (11 ) caracteres alfanuméricos que tienen el siguiente significado.
Los cuatro (4) primeros alfabéticos, corresponden a la sigla del nombre de la entidad, los dos (2) siguientes corresponden al área de uso o de diseño, de conformidad con la codificación asignada a cada dependencia por la entidad; los tres (3) siguientes corresponden a un consecutivo por área y los dos (2) últimos, al año de elaboración o modificación.
Distribución o tráfico. Indicar las áreas, dependencias, entidades o personas entre las cuales debe distribuirse el original y las copias.
Características especiales. Llevar mecanismos de control, notas o escritos especiales. Por ejemplo, hologramas o cuando la entrega del formulario al usuario sea gratuita, debe registrarse esta información en una parte visible, sin que entorpezca la legibilidad del mismo.
Instructivos. Las formas y formularios deberán estar acompañados de las correspondientes instrucciones para su diligenciamiento. En algunos casos, éstas pueden ser complementadas con cartillas que amplían la información al contribuyente y facilitan con ejemplos o mayores explicaciones la elaboración del documento.
Al elaborar una forma o formulario, deben considerarse los siguientes criterios:
Tamaño. Se procura la elaboración de diseños en formas estándar, es decir, en tamaño carta, media carta, oficio, medio oficio, etc.
Calidad. Esta hace referencia a las necesidades de textura, presentación, peso, etc., del papel, en relación con uso, desgaste, archivo, etc.
Seguridad. En los casos necesarios se dará a través de tintas, tipos de papel, impresiones especiales, etc.
Ahorro. Corresponde a la necesidad de utilizar el mínimo de formas o formularios, instructivos y cartillas y a la simplificación de contenido y diligenciamiento En general debe buscarse lograr este objetivo.
ART. 2º—Toma de decisiones sobre formularios, instructivos y cartillas. La definición de la creación, modificación, contenido y producción de formularios, instructivos y cartillas, corresponde a los grupos de análisis y al comité de formularios que se conforman mediante esta resolución.
ART. 3º—Conformación del comité de formularios. El comité de formularios estará conformado por el subdirector de fiscalización para el control y penalización tributaria, subdirector de fiscalización aduanera, represión y penalización del contrabando, quienes serán los encargados del control tributario y aduanero; el subdirector del servicio al comercio exterior, encargado de la facilitación. Quienes deberán presentar y soportar las modificaciones introducidas a los formularios, instructivos y cartillas.
Adicionalmente el subdirector de recaudación, encargado de las relaciones con entidades recaudadores y con la información sobre los contribuyentes y el jefe de la oficina nacional de normativa y doctrina, encargados de garantizar la consistencia y solidez jurídica de las definiciones sustantivas de los formularios, así como la de los instructivos, instrucciones de diligenciamiento y cartillas.
El subsecretario financiero y el subsecretario administrativo, encargados de adelantar los procesos de disponibilidad presupuestal y contratación respectivamente, necesarios para la impresión o reimpresión de formas y formularios, instructivos, instrucciones y cartillas, relacionados con los mismos.
El jefe de la oficina de planeación, encargado de la coordinación del comité y del diseño y control de las especificaciones técnicas de los formularios.
PAR.—La participación de los miembros de este comité será indelegable, por tanto, las decisiones se adoptan con el voto de cinco (5) de ellos; quienes no asistan deberán acogerlas íntegramente conforme con lo que allí se establezca. No obstante, los miembros que no puedan asistir cuentan con la opción de hacer llegar su concepto frente a los temas de la agenda, con suficiente anterioridad a la reunión del comité. Este podrá ser considerado dentro de la discusión pero no reemplaza la asistencia, y la votación se realizará únicamente entre los asistentes.
ART. 4º—Conformación de grupos de análisis. El análisis de nuevos formularios, instructivos y cartillas o la modificación de los existentes se hará a través de grupos conformados por uno o varios funcionarios de las áreas del nivel central, según lo determinen los coordinadores respectivos así:
Grupo I. Definición de creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarios, incluye recibos de pago.
Jefe de la oficina nacional de normativa y doctrina. Subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria.
Subdirección de recaudación.
Coordinador: subdirector de fiscalización para el control y penalización tributaria
Grupo II. Definición de creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas aduaneros, incluye declaración de valor y recibos de pago.
Jefe de la oficina nacional de normativa y doctrina. Subdirección de servicio al comercio exterior.
Subdirección de fiscalización aduanera, represión y penalización al contrabando.
Subdirección Técnica Aduanera.
Coordinador: subdirector de servicio al comercio exterior.
PAR.—1º—Los grupos a que se refiere el presente artículo deberán elaborar un cronograma de trabajo, controlado por el coordinador respectivo. Los grupos pueden subdividirse para la ejecución de las tareas asignadas de cada sesión deben quedar actas debidamente firmadas por los participantes.
PAR. 2º—Para garantizar la continuidad del trabajo, la participación de los funcionarios designados para los grupos de análisis de que trata este artículo, será intransferible a otros funcionarios, por tanto, quienes no asistan se comprometerán a actualizarse frente al trabajo y acoger Íntegramente lo que allí se establezca.
PAR. 3º—Cuando existan dificultades para asistir a una reunión del grupo, podrá enviarse por escrito la opinión frente al tema a tratar en ella, con la debida anticipación. En todo casa, la inasistencia de más de dos de los integrantes ocasionará el aplazamiento de la reunión.
ART. 5º—Dependencias u organismos responsables comité de formularios. Encargado de aprobar la versión final de los formularios, instructivos y cartillas y el cronograma de actividades propuesto por la oficina de planeación, adicionalmente define y aprueba las variables necesarias para la estimación de las cantidades a imprimir. Eventualmente atiende los aspectos relacionados con la producción de estampillas u otros documentos de seguridad.
Modifica la composición de los grupos de análisis y define nuevos participantes en el comité.
Oficina de planeación. Será la encargada de coordinar las labores determinadas por el comité de formularios, mediante la definición de los procesos para su organización, el establecimiento de los plazos, calendarios, presentación de las propuestas de diseño técnico, garantiza el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los formularios, instructivos y cartillas, elabora la ficha técnica, garantiza el archivo de ellas y de los diseños aprobados.
Elabora el cronograma general para la realización del proceso y presenta al comité de formularios, informes sobre el estado de avance del mismo. Asigna códigos a los formularios y a la casa impresora.
Entrega a la oficina nacional de normativa y doctrina el 15 de noviembre de cada año, la información referente a especificaciones técnicas de los formularios aprobados, para la respectiva vigencia, con el fin de que esta proceda a la elaboración de los proyectos de resolución por medio de las cuales se prescriben.
Subsecretaría administrativa. Adelanta los procesos de contratación, administra las existencias y reimpresión de los formularios, instructivos y cartillas.
Oficina nacional de servicio de información. Evalúa el impacto que sobre los sistemas de información tendrá la nueva versión de formularios y emite el concepto técnico respectivo. Establece los ajustes necesarios en el hardware y software de la entidad y de los usuarios, y suministra la información sobre número de contribuyentes y declaraciones presentadas en el período anterior, así como la información sobre ubicación de los contribuyentes y medios para distribuir en forma personalizada los formularios.
Subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria. Define la calidad, el contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas tributarios, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Subdirección de servicio al comercio exterior. Conjuntamente con la subdirección de fiscalización aduanera, represión y penalización al contrabando define la calidad, el contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas aduaneros, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y define la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos.
Adicionalmente, cuando se requiera, define la cantidad de estampillas que deben producirse.
Subdirección de recaudación. Define la consistencia de las secciones de liquidación y pago de los tributos, con los procesos de validación establecidos y los convenios adelantados con las entidades autorizadas para recaudar y determina la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Así mismo comunica y conviene con las entidades recaudadoras los procedimientos, trámites y exigencias que se deriven de la adopción o modificación de los formularios.
Oficina nacional de normativa y doctrina. Garantiza la consistencia y solidez jurídica de las definiciones sustantivas de los formularios, instructivos y cartillas, y elabora las resoluciones, de prescripción de formularios tributarios y aduaneros.
Oficina de estudios económicos. Colabora en la definición del contenido de los formularios, instructivos y cartillas, considerando los requerimientos de información estadística.
Dirección general. Colabora con la divulgación de las formularios y cartillas de instrucciones, así como de la información relacionada con éstos.
PAR. 1º—Los jefes de las áreas señaladas en el artículo 4º de esta resolución, son responsables de conformar los respectivos grupos y de velar por la participación activa de sus miembros.
PAR. 3º—El comité formularios podrá determinar que participen en el proceso otros funcionarios de la DIAN y de otras entidades relacionadas con el recaudo y el comercio exterior. Así mismo podrá invitar a sus reuniones con voz pero sin voto a quienes considere pertinente.
ART. 6º—Procedimiento para la definición de la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas. En la creación y modificación de formularios; instructivos y cartillas se debe proceder de la siguiente manera:
1. Cada jefatura de área del nivel central, solicita a sus dependencias funcionales, de los niveles central; regional y local, la presentación de propuestas de creación o modificación de formularios, instructivos y cartillas, debidamente soportadas.
2. Dentro de los términos establecidos, las dependencias reportan a la jefatura del área del nivel central, las propuestas de creación o modificación de diseño y contenido debidamente soportadas.
3. Recibidas las propuestas, la jefatura del nivel central asigna a un grupo de análisis constituido por funcionarios de las áreas involucradas.
4. Los grupos de análisis inician la evaluación de todas las propuestas y definen cuáles deben ser aprobadas. De las deliberaciones de cada grupo de análisis, se dejarán actas elaboradas por el coordinador respectivo, que son remitidas a la oficina de planeación junto con los prediseños de formularios, contenidos, instructivos, cartillas y soportes respectivos.
5. La oficina de planeación recibe las propuestas aprobadas por los grupos de análisis y procede a introducir las modificaciones en los formularios, instructivos y cartillas. Terminada esta labor, presenta a consideración de la oficina nacional de servicio de información, los formularios, instructivos y cartillas.
6. La oficina nacional de servicio de información realizará el estudio correspondiente y emitirá el respectivo concepto el cual se deberá remitir posteriormente a la oficina de planeación.
7. Apoyada en los conceptos de la oficina nacional de servicio de información, la oficina de planeación hace los ajustes correspondientes, remite a los grupos de análisis y convoca al comité para que el coordinador de cada grupo presente los formularios, instructivos y cartillas para la aprobación definitiva.
8. Paralelamente, la subdirección de recaudación, luego de contar con la definición y aprobación de las variables establecidas para definir requerimientos por parte del comité de formularios, elaborará las peticiones de cantidad, el plan de distribución y la respectiva información sobre la numeración consecutiva que debe llevar cada uno de ellos y lo presenta a consideración del comité.
9. Conocido el concepto del comité, la oficina de planeación realiza los ajustes correspondientes y remite el diseño final con la respectiva ficha técnica a la subsecretaria administrativa para que continúe con el proceso de contratación y a la oficina de control interno, para la ejecución de los controles respectivos.
10. La oficina de planeación entrega las artes finales aprobadas a la casa impresora y remite a la subsecretaría administrativa, fotocopia de las mismas con la respectiva ficha técnica.
11. La oficina de planeación dará el visto bueno a las especificaciones técnicas mediante visitas a las plantas de las casas impresoras con el fin de dar la orden de producción final.
12. La subdirección de recaudación define a la oficina nacional de servicio de información los criterios para generar la información que permita a la casa impresora elaborar los rótulos para distribución de documentos por correo.
13. Una vez la subdirección de recaudación valide la información de que trata el numeral anterior, la oficina nacional de servicio de información entrega a la subsecretaría administrativa para que esta a su vez remita el medio magnético (cinta, cartucho o disquete) que contiene la información que aparecerá en el rótulo así como el diseño del mismo, a la casa impresora seleccionada para producir los formularios.
ART. 7º—Términos para definiciones dentro del proceso. El proceso se iniciará con la primera actividad señalada en el artículo 6º de esta resolución, a mas tardar durante la primera semana del mes de marzo de cada año.
El comité de formularios determinará las fechas y plazas en los cuales se ejecuten las actividades establecidas en el artículo anterior, aprobando un cronograma en su primera sesión de trabajo.
Jefaturas de área. Aprueban las propuestas de creación o modificación,
Subsecretaría administrativa. Apoya en el proceso de producción, distribución y administración de las formas requeridas por la entidad.
— La jefatura de la dependencia o la división de planeación respectiva, valida las propuestas. En caso de ser aprobadas las remite a la jefatura de área en el nivel central.
— Cada área en el nivel central, evalúa y emite concepto de la forma y los soportes de la creación o modificación.
— En los casos en los cuales el área del nivel central considere conveniente la creación o modificación, presenta el proyecto a las áreas involucradas del nivel central, para que conceptúen sobre su utilización y diseño.
— El área del nivel central realiza los ajustes que considera necesarios.
— El área del nivel central responsable de la propuesta, presenta la versión definitiva a la oficina de planeación, con el correspondiente prediseño, o con la información sobre la modificación que debe introducirse. En cualquiera de los casos debe presentarse el instructivo, cantidad que debe imprimirse, numeración y los traficas correspondientes.
— La oficina de planeación elabora el diseño respectivo y la ficha técnica y los remite al área del nivel central para la verificación de las modificaciones introducidas con las solicitadas.
— La jefatura del área del nivel central envía a la oficina de planeación para elaboración del arte final, codificación y especificaciones técnicas.
— La oficina de planeación remite el arte final y especificaciones técnicas al área del nivel central, quien a su vez lo envió a la subsecretaría administrativa, con la información sobre cantidad, plan de distribución y numeración requerida, para que proceda de conformidad
— La subsecretaría administrativa procede a ordenar la producción en forma directa o a través de contrato.
— Una vez efectuada la producción, la subsecretaría administrativa procede a su distribución de acuerdo con lo establecido por la respectiva área.
ART. 10.—Formas homologadas. Se consideran homologadas las formas y formularios que han sido presentados a la oficina de planeación y han recibido de ésta, la codificación respectiva, incluyéndose en el archivo técnico que reposa en esta dependencia. Es obligatorio para todas las dependencias de la entidad, utilizar formas debidamente homologadas.
La división de planeación, cuando así lo establezca la dirección regional, solicita a la oficina de planeación, la homologación de formas por intermedio del área responsable en el nivel central, con el fin de lograr su estandarización para todas las administraciones.
PAR.—A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución ninguna dependencia podrá utilizar formas que no se encuentren debidamente homologadas. En consecuencia, si ellas cuentan con formas que no cumplan con este requisito, deberán solicitar su homologación siguiendo el mismo proceso establecidos para las formas nuevas, antes del 15 de septiembre de 1997.
ART. 12.—Fecha de solicitud. En los casos en los cuales se requieran entregas adicionales a la primera, la jefatura de la dependencia presenta al almacén general la solicitud respectiva, por escrito, con una anticipación no inferior a quince (15) días.
Si la solicitud de reposición, incluye modificación u homologación, debe hacerse con una anticipación a la fecha de utilización, no inferior a tres (3) meses.
(Nota: Derogada por la Resolución 3469 de 1998 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
ART. 13.—Control general del proceso. La planeación, coordinación y control general del proceso de diseño y modificación de formas y formularios esta a cargo de la oficina de planeación, sin embargo, cada área involucrada debe velar por el estricto cumplimiento de lo señalado en esta resolución.
Dentro del proceso y de manera específica la oficina de planeación controla el cumplimiento de las especificaciones técnicas.
ART. 14.—Producción de las formas y formularios. Corresponde a la subsecretaría administrativa realizar el proceso de contratación o autorización de producción o reimpresión de formas y formularios y del control de los contratos que se establezcan para el efecto y para la distribución.
ART. 15.—Términos para realizar la producción. La subsecretaría administrativa entrega a la casa impresora seleccionada para la producción de las formas, formularios, instructivos y cartillas, los diseños finales, las fichas técnicas, las cantidades que deben producir, los rótulos y el plan de distribución (según el contrato).
Para el diseño del arte final el impresor cuenta con:
— Dos (2) días hábiles para las formas y formularios.
— Cinco (5) días hábiles para las cartillas.
Para la revisión técnica, la oficina de planeación cuenta con:
La versión final de formas, formularios, instructivos y cartillas corregidos por el contratista es presentada nuevamente a la oficina de planeación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega de las observaciones.
La oficina de planeación debe velar por el cumplimiento de dichos términos. En caso de desacato por parte del productor debe informar a la subsecretaría administrativa para que tome las medidas correspondientes.
ART. 16.—Determinación de necesidades de impresión de formularios, instructivos y cartillas. La estimación de consumo para el período de un año debe considerar además de los requerimientos de las áreas, como mínimo, los siguientes criterios:
— Número de contribuyentes.
— Número de declaraciones presentadas en el período anterior.
— Cantidades consumidas en el período anterior.
— Frecuencia de presentación o cantidad de períodos gravables por año.
— Formas y canales de distribución.
— Cantidades a distribuir por canal.
— Porcentaje de desperdicio.
— Porcentaje para capacitación y uso interno de las áreas.
— Porcentaje para el proceso de fiscalización.
— Porcentaje que debe ser mantenido en stock de seguridad.
ART. 17.—Plan de distribución. Es la presentación detallada del modo como deben ser distribuidos los formularios, instructivos, cartillas y formas producidos.
El plan de distribución de formularios, instructivos y cartillas, debe ser presentado por escrito al comité de formularios, a través de la oficina de planeación. El plan de los formularios, instructivos y cartillas tributarios y aduaneros debe ser elaborado por la subdirección de recaudación.
Los planes de distribución de las formas, serán elaborados por el área responsable de las mismas y presentados a la subsecretaría administrativa.
Los dos incluyen:
— Cantidades, que deben ser distribuidos: por administración y contribuyente (en el caso de los formularios).
ART. 18.—Almacenamiento de formas y formularios, instructivos y cartillas. El almacén general es el encargado del almacenamiento y distribución de formas y formularios, instructivos y cartillas. Le corresponde garantizar la existencia de un stock mínimo de seguridad, de mecanismos de control y de medidas de mantenimiento adecuadas.
Punto de control 1. Conformado por la provisión necesaria para un consumo de tres meses. Este tiempo es el mínimo requerido para introducir las modificaciones que se requieran en las formas o formularios, instructivos y cartillas y obtener la producción necesaria. De hecho, constituye el momento en el cual el almacén general y las administraciones deben verificar existencias.
Punto de control 2. Conformado por las existencias para un mes.
ART. 19.—Circularización de saldos. Como mecanismo de control y de medida de emergencia, la subsecretaría administrativa debe realizar consultas a las administraciones sobre las existencias en la fecha, con el fin de ejercer control de ellas y hacer redistribuciones entre las administraciones, cuando se requiera.
Sin perjuicio de lo anterior, la administración deberá solicitar oportunamente a la subsecretaría administrativa el suministro de las formas y formularios requeridas para garantizar su servicio.
ART. 20.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas anteriores y las que le sean contrarias.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 22 de agosto de 1997.

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 ARTÍCULO 18

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 artículo 14
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 artículo 18
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 artículo 4
 artículo 6
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