Source: http://petschepollak.com/en/covid-19-update/news-detail/covid-19-update-kopie-265.html
Timestamp: 2020-05-25 18:21:35+00:00

Document:
1. May I call a general assembly despite the current lockdown restrictions?
Yes. In principle, general assemblies may also be held during the current situation. For the duration of the measures taken to prevent the spread of COVID-19 pursuant to the COVID-19 Measures Act, Federal Law Gazette I No. 13/2020, meetings may be carried out between shareholders and board members of a corporation, a partnership, a cooperative, a private foundation or an association, an insurance association by mutual agreement or a small insurance association without the physical presence of the participants (e.g. via telephone or video conference).
2. Pursuant to § 104 Stock Corporation Act (AktG), as the managing director of a stock corporation, I must call a general meeting within the first 8 months of every financial year. The 8-month period would end in April 2020. Am I still obliged to call a general meeting by the end of April 2020 despite the lockdown restrictions if the deadline set out in § 104 AktG ends before then?
The new 2nd COVID-19 legislative package has also adapted the regulations regarding the calling of general meetings in accordance with the current situation. Until 31 December 2020, the legislation stipulates that the obligatory annual general meeting of the respective stock corporation must be called and held within the first 12 months of the financial year.
3. I am the director of a limited liability company (GmbH) founded in accordance with Austrian law. Are there alleviations for observance of the deadlines when it comes to submitting the annual financial statement?
Since the entry into force of the 2nd COVID Act, Federal Law Gazette I No. 16/2020, it is not necessary to separately apply for an extension of the deadline for submitting annual financial statements. The newly introduced suspension of deadlines for statements submitted to a court also applies to the nine-month reporting deadline for accounting documents (§ 277 Para. 1 Austrian Commercial Code [UGB]) as well as to the two-month deadline for the imposition of repeated fines (§ 283 Para. 4 UGB).
For all annual financial statements that must be received by the Commercial Register Court after 21 March 2020, the deadline is extended (currently, subject to a possible extension by way of ordinance) by 40 days.
To give an example: if the balance sheet date is 30 June 2019, in accordance with § 277 Para. 1 UGB, the annual financial statements would have to be submitted to the Commercial Register Court within 9 months, i.e. by 31 March 2020. This deadline is now extended by 40 days. The deadline for submission of the annual financial statement from 30 June 2019, therefore, ends on 10 May 2020.
4. I am the director of a limited liability company (GmbH) founded in accordance with Austrian law and was prevented from submitting the annual financial statement on time due to “coronavirus”. Will I still have to expect fines?
In deviation from § 35 Para. 1 Clause 1 Limited Liability Company Act (GmbHG), in a limited liability company, resolutions on matters referred to therein – this also includes the approval of annual financial statements – must take place within the first twelve months of the respective company’s financial year. This also applies to the publication thereof. Insofar as deadlines or dates are specified for certain meetings in partnership agreements, e.g. of limited liability companies, these may also take place at a later point in time in the year 2020.
5. I am the director of a limited liability company (GmbH) founded in accordance with Austrian law and should have submitted the annual financial statement of the GmbH for the financial year ending in the calendar year 2019. I did not do so within the deadline, which is why a fine has already been imposed. Must I expect an additional fine in the near future?
If the annual financial statement is still not submitted, in principle, yes. However, changes have been made regarding the period within which a further fine is imposed. If the company was already in default with presenting an annual financial statement on 22 March 2020 and if a fine had already been imposed, in principle, pursuant to § 283 Para. 4 UGB, a new fine can only be imposed two months after the last day of the reporting period.
If it had not already expired before 22 March 2020, the deadline for the imposition of a further fine is Extended.
1. Darf ich trotz der aktuellen Ausgangsbeschränkungen eine Generalversammlung einberufen?
Ja. Grundsätzlich dürfen auch in der aktuellen Situation Generalversammlungen abgehalten werden. Für die Dauer der Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz, BGBl. I Nr. 13/2020, getroffen werden, können Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft, einer Personengesellschaft, einer Genossenschaft, einer Privatstiftung oder eines Vereins, eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit oder eines kleinen Versicherungsvereins auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer (beispielsweise durch Telefon- oder Videokonferenz) durchgeführt werden.
2. Gemäß § 104 AktG muss ich als Vorstand einer AG innerhalb der ersten 8 Monate eines jeden Geschäftsjahres eine Hauptversammlung einberufen. Die 8-monatige Frist würde mit April 2020 enden. Muss ich trotz der Ausgangsbeschränkungen bis Ende April 2020 eine Hauptversammlung einberufen, wenn die Frist des § 104 AktG davor endet?
Mit dem neuen 2. COVID-19-Gesetzespaket wurden auch die Regelungen hinsichtlich der Einberufung Haupt- und Generalversammlungen entsprechend der aktuellen Situation angepasst. Bis 31. Dezember 2020 gilt, dass die jährlich verpflichtende Hauptversammlung der betreffenden AG innerhalb der ersten 12 Monate des Geschäftsjahres einzuberufen und abzuhalten ist.
3. Ich bin Geschäftsführer einer nach österreichischem Recht gegründeten GmbH. Gibt es Erleichterungen zur Einhaltung der Fristen für die Einreichung des Jahresabschlusses?
Eine Verlängerung der Frist zur Einreichung von Jahresabschlüssen muss seit Inkrafttreten des 2. COVID-Gesetzes, BGBl. I Nr. 16/2020, nicht extra beantragt werden. Die neu eingeführte Fristenhemmung für Erklärungen, die bei einem Gericht abgegeben werden, gilt auch für die neunmonatige Offenlegungsfrist für Unterlagen der Rechnungslegung (§ 277 Abs 1 UGB) als auch für die zweimonatige Frist für die Verhängung wiederholter Zwangsstrafen (§ 283 Abs 4 UGB).
Ist daher der Abschlussstichtag bspw. der 30. Juni 2019, so müsste gemäß § 277 Abs 1 UGB binnen 9 Monaten, also bis zum 31. März 2020, beim Firmenbuchgericht eingereicht werden. Diese Frist verlängert sich nunmehr um 40 Tage. Die Frist zur Einreichung des Jahresabschlusses per 30. Juni 2019 endet daher am 10. Mai 2020.
4. Ich bin Geschäftsführer einer nach österreichischem Recht gegründeten GmbH und war aufgrund von „Corona“ an der fristgerechten Einreichung des Jahresabschlusses gehindert. Muss ich dennoch mit Zwangsstrafen rechnen?
Abweichend von § 35 Abs. 1 Z 1 GmbHG muss in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände – davon umfasst ist auch die Feststellung von Jahresabschlüssen - innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahrs der betreffenden Gesellschaft stattfinden. Dies gilt auch für deren Veröffentlichung. Soweit in Gesellschaftsverträgen von zB GmbHs Fristen oder Termine für bestimmte Versammlungen festgelegt sind, können diese auch zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr 2020 stattfinden.
5. Ich bin Geschäftsführer einer nach österreichischem Recht gegründeten GmbH und hätte den Jahresabschluss der GmbH für das im Kalenderjahr 2019 endende Wirtschaftsjahr einreichen müssen. Dies ist nicht fristgerecht erfolgt, weshalb bereits eine Zwangsstrafe verhängt wurde. Muss ich in nächster Zeit mit einer weiteren Zwangsstrafe rechnen?
Bei weiterhin nicht erfolgter Einreichung des Jahresabschlusses, grundsätzlich ja. Änderungen gibt es aber dahingehend, binnen welcher Frist eine weitere Zwangsstrafe verhängt wird. War das Unternehmen mit der Vorlage eines Jahresabschlusses schon am 22. März 2020 säumig, und wurde bereits eine Zwangsstrafe verhängt, so kann grundsätzlich eine neue Zwangsstrafe gemäß § 283 Abs 4 UGB erst zwei Monate nach dem letzten Tag der Offenlegungsfrist verhängt werden.
Die Frist zur Verhängung einer weiteren Zwangsstrafe wird, wenn sie nicht schon vor dem 22. März 2020 abgelaufen ist, verlängert.

References: § 104
 § 104
 § 277
 § 35
 § 283
 § 104
 § 104
 § 277
 § 35
 § 283