Source: https://www.betriebsrat.com/br-forum/114460/aufbewahrung-der-unterlagen-von-betriebsrat
Timestamp: 2019-05-23 17:16:37+00:00

Document:
BR-Forum: Aufbewahrung der Unterlagen von Betriebsrat | W.A.F.
Wie lange ist der BR verpflichtet, Unterlagen aus BR-Arbeit aufzubewahren?
Erstellt am 27.04.2018	um 08:33 Uhr von firesnake3
Erstellt am 27.04.2018	um 09:30 Uhr von celestro
solange, wie Sie noch Wirkung haben.
Erstellt am 27.04.2018	um 09:36 Uhr von firesnake3
Danke.. und wie lange ist die Wirkungsphase??? :-)
Haben hier im Büro noch UL von 2006...
Erstellt am 27.04.2018	um 09:40 Uhr von celestro
Das kommt wohl sehr auf die Unterlagen an. Eine Betriebsvereinbarung aus 2000 kann noch wirken ... oder ein Protokoll über eine befristete Versetzung.
Ansonsten kann der meiste Kram nach der 4-Jahres-Periode weg.
Erstellt am 27.04.2018	um 10:11 Uhr von Pjöööng
Betriebsvereinbarungen würde ich nicht als "Unterlagen aus BR-Arbeit" betrachten. Diese sollte man dann auch mindestens so lange aufbewahren, wie sie gelten. Da sie in der regel auch keine personenbezogenen Daten beinhalten spricht auch nichts gegen eine unbegrenzte Aufbewahrung.
Was Niederschriften angeht ist wohl die herrschende Meinung, dass der BR die Niederschriften der laufenden Amtszeit und die der vorhergehenden aufbewahren sollte.
Ein Protokoll aus 2000? Da fehlt mir wieder mal die Phantasie, einen Sinn für die Aufbewahrung zu sehen.
Schriftverkehr ist jeweils individuell zu sehen. Es müssen aber schon ganz besondere Dinge sein, die eine Aufbewahrung von mehr als 10 Jahren rechtfertigen.
Und immer dran denken: Die DSGVO gilt auch für Betriebsräte.
Erstellt am 27.04.2018	um 10:31 Uhr von celestro
"Ein Protokoll aus 2000? Da fehlt mir wieder mal die Phantasie, einen Sinn für die Aufbewahrung zu sehen."
Von einem Protokoll aus 2000 war überhaupt keine Rede. ;-)))
Erstellt am 07.07.2018	um 13:40 Uhr von perfekterfleck
Die Vereinbarkeit von § 34 (3) BetrVG und DSGVO ist der entscheidende Punkt, der uns im Moment vor praktisch unlösbare Probleme stellt.
Wir haben seit diesem Jahr eine arbeitgebernahe Opposition im BR sitzen, die uns bereits wenige Tage nach der Konstituierung gesetzwidriges Verhalten vorwarf, wenn man ihnen nicht sofort und unmittelbar Zugang zu allen Unterlagen des vorherigen Betriebsrates ermöglicht. Mittlerweile wurde auch § 23 BetrVG in den Ring geworfen.
Wir haben uns wissentlich nichts zu Schulden kommen lassen, darum geht es nicht. Interessant ist, dass die praktisch ihre gesamte Energie in diesen Sachverhalt stecken. Ausserdem ein hübscher Nebeneffekt des hier praktizierten Union Bustings, psyschiche Zermürbung, Zersetzung von innen, da der BR sich nur noch mit sich selber beschäftigen kann, statt sich um seine eigentliche Aufgabe, die Arbeitnehmerrechten zu kümmern.
Dennoch enthalten diese Unterlagen natürlich auch Beschwerden von Mitarbeitern, die anonym behandelt werden sollten, wo wir lediglich beratend tätig waren, Beschwerden, die wir gegenüber dem Arbeitgeber anonym geführt haben, ohne diesem zu sagen, woher diese Information stammt. Bei unserem Arbeitgeber ist das zwingend erforderlich. Es geht also auch um Informantenschutz.
Alle diese Mitarbeiter sind natürlich unter Abwägung ihres Risikos, sprich der aktuellen Besetzung des BRs, auf uns zugekommen (es haben schon zahlreiche Arbeitnehmer geäussert, dass sie auf Grund der jetzigen Besetzung, den BR nicht mehr kontaktieren können und werden, das Risiko sei ihnen zu groß und ich halte diese Sorge auch für berechtigt, Whistlblower und Sympathisanten unserer Liste sind persona non grata). Diese müssen meines Erachtens darauf vertrauen können, dass nicht in einer oder mehreren weiteren Amtsperiode z.B. ihr unmittelbarer Vorgesetzter in dem Gremium sitzt und durch Einsichtnahme in die Alt-Unterlagen z.B. Kenntnis von einer Beschwerde bekommt, die gegen ihn geführt wurde. Da nützt mir auch die Verschwiegenheitspflicht eines jeden Betriebsratsmitglieds nichts mehr.
Darüber hinaus haben auch BR-Mitglieder eines alten BR ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung, das heisst auch da sind irgendwann mal personenbezogene Daten zu löschen.
Dazu kommen abgeschlossene personelle Einzelmaßnahmen oder andere abgeschlossene Projekte.
Die am ehesten praktikable Lösung erscheint mir, ein BR entscheidet am Ende seiner Amstperiode, welche Daten zu löschen sind, aber auch das ist ja nicht in fünf Minuten erledigt. Es müssen umfangreiche Daten gesichtet werden, es muss entschieden werden, wer das tut (eine Person, der BA, das gesamte Gremium, einstimmig?), nach welchen Kriterien vorzugehen ist usw. Und selbst dann gibt es das Restrisiko, das ein nachrückendes BR Mitglied in der verbleibenden Antszeit sich auf den Standpunkt stellt, das hätte nie passieren dürfen, denn auch für ihn gelte § 34 BetrVG und diese Kontrollmöglichkeit sei ihm jetzt vereitelt worden.
Diesen Weg sind wir aber nicht gegangen, so dass die Situation jetzt ist, wie sie ist.
Wie soll man das auflösen? Gefahr des Verstosses gegen § 34 BetrVG mit der Gefahr des § 23 BetrVG wenn man nicht alles zur Verfügung stellt?
Oder lieber Verstoß gegen DSGVO wegen der Speicherung von personenbezogenen Fakten für die der Zweck entfallen ist (oder ist § 34 BetrVG der Zweck?, dann dürften aber niemals Daten gelöscht werden, denn § 34 (3) gilt ununterbrochen, so lange wie ein BR existiert und ab dem Moment wo der neue sich konstituiert) und Datenübermittlung an Personen, die diese Daten nicht benötigen (Rechtsschutzbedürfnis nach § 23 entfällt ja, also bräuchte es einen neuen Zweck).
Das Problem an der Auslegung des § 34 (3) ist m.E., dass er zwei Dinge bedienen soll: Die Kontrolle des amtierenden BR (was auch völlig in Ordnung ist). Dieses Rechtsschutzbedürfnis fällt mit einem neuen BR weg, soweit so gut, aber dann greift das Recht auf die Unterlagen des BR zugreifen, die in Moment der Konstituierung in dessen Besitz übergehen. Dies führt zu einer kumulativen Vorratsdatenspeicherung. Das kann es ja auch nicht sein.
An Meinungen, Erfahrungen wäre ich wirklich sehr interessiert..
Erstellt am 07.07.2018	um 17:25 Uhr von celestro
"mit der Gefahr des § 23 BetrVG wenn man nicht alles zur Verfügung stellt?"
Die Gefahr sehe ich hier nicht. Ein neues BRM hat meines Erachtens keinen Anspruch darauf, Unterlagen des alten BR einzusehen. Außer natürlich Material, welches noch immer "gilt", wie Betriebsvereinbarungen etc.
Erstellt am 07.07.2018	um 17:35 Uhr von Moreno
Jedes BRM hat Einsichtsrechte in sämtliche Unterlagen des Betriebsrates! Und kann diese natürlich auch gerichtlich durch setzen. Das Erachten von Celestro ist Quark wenn Unterlagen existieren können sie auch eingesehen werden egal ob eine Wahl dazwischen war!
Erstellt am 07.07.2018	um 18:15 Uhr von perfekterfleck
Und genau diese Aussage greift m.E. in seiner Schlichtheit zu kurz, auch wenn sie immer wieder kolportiert wird.
Sie würde dazu führen, dass niemals Daten gelöscht werden dürften und die DSGVO faktisch damit ausser Kraft gesetzt würde.
Erstellt am 08.07.2018	um 11:12 Uhr von Moreno
Das Einsichtsrecht kann halt nicht mit dem Hinweis auf Datenschutzgesetze eingeschränkt werden!
Was aber nicht mehr vorhanden ist kann auch nicht eingesehen werden. Kein Betriebsrat wird vorm Arbeitsrichter landen weil er 10 Jahre alte Protokolle in den Schretter gemacht hat!
Erstellt am 09.07.2018	um 11:47 Uhr von Pjöööng
perfekterfleck, das Problem habt Ihr ja nur, weil Ihr den Datenschutz bis jetzt sträflich vernachlässigt habt und vermutlich immer noch vernachlässigt, so wie fast jeder andere BR in Deutschland auch..
Datenschutz im Betriebsratsbüro geht ja in der Regel nach dem Motto: "Wir sind die Guten, bei uns sind die Daten deshalb gut aufgehoben!".
Jetzt habt Ihr das Problem dass bei Euch Zweifel darüber bestehen, ob Ihr wirklich noch zu den "Guten" zählt und die Daten damit noch "sicher" bei Euch sind. Diesem Problem müsstet Ihr Euch gar nicht, oder nur im geringen Umfange stellen, wenn Ihr den Datenschutz in der Vergangenheit ernst genommen hättet.
Für das aktuelle Dilemma gibt es keinen Königsweg. Es dürfte sich hierbei in der Regel um personenbezogene Daten handeln für die die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung mittlerweile entfallen ist und die damit gelöscht gehört hätten. Habt Ihr aber nicht getan. Leichen im Keller sind immer ein Entsorgungsproblem...
Datenschutz ist in erster Linie Datensparsamkeit. Daten die nicht benötigt werden, dürfen auch nicht erfasst und verarbeitet werden (jedenfalls nicht ohne ausdrückliche Genehmigung der betroffenen Person). Insofern ist Datenschutz auch nicht eine einmalige Aktion am Ende der Amtszeit, sondern laufende Obliegenheit des BR.

References: § 34
 § 23
 § 34
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 § 34
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 § 23
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