Source: https://www.tfc-echzell.de/tfc-wissen_DSGVO.php
Timestamp: 2019-03-27 00:15:26+00:00

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Tennis- und Freizeit-Club TFC 1998 Echzell: Wissenswertes 'DSGVO/BDSD etc.'
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DSGVO / BDSG etc.
DSGVO und BDSG ... Ein Einstieg ins Thema
Ansprechpartner im TFC
Sonderthema 'Recht am eigenen Bild'
Begriffe / Kürzel / Glossar
19.04.2018 DSGVO und BDSG ... Ein Einstieg ins Thema
Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird, nach der Übergangsphase von zwei Jahren, am 25. Mai 2018 wirksam. Der Bundestag hat im April, der Bundesrat im Mai 2017 dem entsprechenden Anpassungsgesetz (DSAnpUG EU) zugestimmt. Somit tritt auch das aktualisierte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) am gleichen Tag in Kraft.
"Grundlage des Datenschutzrechts ist und bleibt das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Einzelnen." (Andrea Voßhoff, Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Quelle: BfDI-Info 6)). Unter 'informationeller Selbstbestimmung' versteht man das Recht des Einzelnen, grundsätzlich über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten (pbD) selbst zu bestimmen.
Der Datenschutz schützt also nicht die Daten, sondern die Freiheit eines jeden Einzelnen, selber zu entscheiden, wer was zu welchem Zeitpunkt über ihn weiß und wie diese Informationen, die pbD, zu verwenden sind. Diese gerade in diesen Tagen immer wieder zu lesende Klarstellung deckt sich mit unserer eigenen Überzeugung. Deshalb wollen wir nicht die notwendige Auseinandersetzung mit dem Thema durch eine Grundsatzdiskussion über Sinn und Zweck der Gesetze belasten. Vielmehr konzentrieren wir unsere knappen Ressourcen darauf, unsere Mitglieder in diesem Sinne durch entsprechenden Maßnahmen zu schützen. Das ist für den TFC nicht neu, bekommt aber eine neue Qualität.
Konkret und verbindlich sind derzeit alleine die Gesetze. Wie sie zu verstehen und anzuwenden sind, muss jeder 'Verantwortliche' (Art. 4 Nr. 7) selber interpretieren. Sowohl die 'amtlichen' Datenschützer, als auch jede andere Quelle, weisen unverändert auf die Unverbindlichkeit ihrer Tipps hin. Und (Sport-)Verbände und übergeordnete Einheiten haben scheinbar ihren sonst oft strapazierten 'Servicegedanken' vergessen und erwarten, dass alle 'Verantwortlichen', in unserem Falle die (Sport-)Vereine, die Gesetze zig tausendfach selber interpretieren. Auf wegweisende Entscheidungen der Gerichte müssen wir noch warten.
Diese Seite wird daher auf Dauer ständig hinterfragt und aktualisiert. Für die nächsten Monate ist sie eine Baustelle, weil wir mit der Umsetzung beginnen und viel zu tun ist. Der wenigste Aufwand betrifft unsere Homepage, in diesem Punkt sind wir bereits recht gut aufgestellt. Notwendige Anpassungen werden rechtzeitig erfolgen. Aufwändiger ist die Verwaltung insgesamt. Angefangen von zu überarbeitenden Aufnahmeformularen, bis hin zu umfassenden Dokumentationen ist unsere To-do-Liste recht gut gefüllt.
Ziel ist es, dir, allen Mitgliedern, mit dieser Seite eine umfassende Information zu geben, wie wir im TFC den Datenschutz zu deiner Sicherheit leben. Und heute geht's los ...
19.04.2018 Ansprechpartner im TFC
Nach unserer Interpretation der DSGVO muss der TFC keinen Datenschutzbeauftragen (DSB) bestellen. Dennoch ist das Thema fachlich abzudecken, eine Zuordnung erfolgt innerhalb des Vorstands.
Dir als Mitglied erleichtern wir die vereinsinterne Berührung mit der DSGVO dadurch, dass du auch in diesem Fall auf deinen gewohnten Ansprechpartner zurückgreifen kannst: Mitgliedermanager. Scheue dich nicht, bei Fragen auf uns zuzukommen.
19.04.2018 Formulare
Eine grundlegende Voraussetzung für die gesetzeskonforme Umsetzung der DSGVO sind Formulare nach den neuen Vorgaben. Bei uns sind das
der Aufnahmeantrag und
der Änderungsantrag pbD.
Beide Formular wurde heute neu zum Ansehen und Downloaden eingestellt und sind (auch) auf dieser Seite unter Downloads zu finden.
Wichtiger Hinweis: Nach EW 171 ist es nicht erforderlich, dass ein Mitglied erneut einwilligt, wenn die 'alte' Einwilligung BDSG-konform ist und den Anforderungen der DSGVO entspricht. Das ist im TFC der Fall. Deshalb ist der neue Aufnahmeantrag nur für Neumitglieder relevant. Bei der Änderung pbD ist jedoch auch von den Bestandsmitgliedern das neue Änderungsformular zu verwenden.
29.05.2018 Informationen und Dokumentationen
Datenschutz und -sicherheit ... und ein paar Informationen dazu. Schwerpunkt: Homepage
21.11.2018 Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Nach Artikel 13 und 14 DSGVO hat der TFC seinen (potentiellen) Mitgliedern, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Pflicht kommen wir mit dieser Information nach.
Die Information hier auf der Homepage wird ergänzt durch ein gleichlautendes Infoblatt, das in Zusammenhang mit dem Aufnahmeantrag jedem (potentiellen) Mitglied zur Verfügung gestellt wird.
Tennis- und Freizeit-Club 1998 An der Römerstraße
Echzell in Gettenau e. V.
Vorsitzender: Thorsten Bartelmus
Der TFC wird vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, das sind in unserem Falle alle acht Mitglieder, also der komplette Vorstand. (Das Impressum unserer Homepage informiert umfassend und stets aktuell.)
Auszug aus der Satzung: "...Rechtsverbindliche Erklärungen des Vereins werden von zwei Mitgliedern des Vorstandes abgegeben, davon muss eine Person der Vorsitzende oder der Geschäftsführer sein..."
E-Mail: vorsitzender@tfc-echzell.de
2. Datenschutzbeauftragter bzw. Ansprechpartnern
Nach unserer Interpretation der DSGVO muss der TFC keinen Datenschutzbeauftragen (DSB) bestellen. Dennoch ist das Thema fachlich abzudecken, eine Zuordnung erfolgt innerhalb des Vorstands. Vorsitzender, Geschäftsführer und Mitgliedermanager sorgen im Team gemeinsam für die Umsetzung und Beachtung der DSGVO und des BDSG(neu).
Jedem (potentiellen) Mitglied bzw. Betroffenen steht, wie in allen Fragen, unser Mitgliedermanager als Ansprechpartner zur Verfügung:
E-Mail: mitgliedermanager@tfc-echzell.de
3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten (pbD)
Die pbD
Bankdaten (IBAN und Kontoinhaber),
werden überwiegend für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Mitgliederverwaltung, Beitrags- und Arbeitsstundenverwaltung, Einladung zu Versammlungen, Organisation des Sportbetriebs).
Ferner werden pbD zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb des HTV Hessischen Tennis-Verband e. V. an diesen weitergeleitet. In diesem Zusammenhang wird in Einzelfällen zusätzlich die Staatsangehörigkeit erfragt und verarbeitet.
Darüber hinaus werden pbD im Zusammenhang mit der Übernahme ehrenamtlicher Aufgaben im TFC und mit sportlichen Ereignissen, einschließlich der Berichterstattung hierüber auf unserer Internetseite unter www.tfc-echzell.de, in Auftritten des TFC in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung pbD
Die Verarbeitung der pbD erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im TFC und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden pbD erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Zusätzlich zur Organisation des Spielbetriebs erfolgt die Veröffentlichung pbD im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien zur Wahrung berechtigter Interessen des TFC (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse des TFC besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des TFC. In diesem Rahmen werden pbD einschließlich von, ggf. laufenden, Bildern der Teilnehmer im Zuge der Berichterstattung über sportliche und andere Ereignisse des TFC veröffentlicht.
In Ausnahmen verhalten sich die Grundlagen der Verarbeitung konkurrierend. Für die deutliche Mehrzahl der Mitglieder ist die Verarbeitung von Festnetz- und Mobilfunknummer freiwillig und dient der vereinfachten internen Kommunikation. Mit der Übernahme eines Ehrenamts im TFC oder mit dem Führen einer Mannschaft im Spielbetrieb werden diese pbD zur Pflicht.
Werden pdD, deren Erhebung Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO zugrunde liegt, über das zwingend notwendige Maß hinaus verwendet, setzt das eine entsprechende Einwilligung voraus. Beispiele sind das Abonnement des TFC-Newsletters oder die öffentliche Würdigung von Jubilaren.
An dieser Stelle ein wichtiger Hinweis: Ohne die auf Basis des Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO erhobenen pdD ist eine Mitgliedschaft im TFC nicht möglich!
5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der pbD
PbD der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb des HTV Hessischen Tennis-Verband e. V. teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung, aber auch zwecks Organisation des Spielbetriebs und zwecks Öffentlichkeitsarbeit, an den Verband weitergegeben.
Im Zuge unserer Öffentlichkeitsarbeit werden pdD insbesondere an Besucher unserer Internetseite weitergegeben, aber auch an den Provider, bei dem unsere Seite gehostet ist.
PbD der Kategorien Anschriften, Bank- und Kommunikationsdaten werden 1 (ein) Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. Es sei denn, sie werden weiterhin für die Beitragsverwaltung, z. B. bei Beitragsrückständen, benötigt, oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen zwingen uns dazu. Nach Wegfall dieser Notwendigkeiten erfolgt die Löschung.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Bei ehrenamtlicher Tätigkeit im TFC (Vorstand, Ausschüsse, besondere Vertreter etc.) werden dazu Funktionen, Aufgaben und relevante Zeiten gespeichert. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des TFC an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften, sowie der ehrenamtlichen Aktivitäten, zugrunde.
Im Falle des Widerrufs einer Einwilligung werden die betroffenen Daten unverzüglich gelöscht.
Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf ...
... Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
... Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
... Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
... Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
... Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
... Widerspruchs gegen die Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO,
... Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO oder
... jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung
zu, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
8. Die Quelle der pbD
Die pbD werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.
08.12.2018 Sonderthema 'Recht am eigenen Bild'
Eine umfassende Öffentlichkeitsarbeit liegt im ureigenen Interesse des TFC. Insofern präsentieren wir uns nicht nur mit dieser Homepage im Internet und in den Sozialen Medien, sondern informieren auch in Printmedien (Zeitung, Gemeindeblättchen, Werbemitteln etc.) und durch Newsletter.
Zum Einsatz kommen dabei, auf der Homepage ggf. laufende, Bilder, die bei TFC-Veranstaltungen aufgenommen wurden. Bei gegebenem Anlass werden dabei auch Namen veröffentlicht. Inhalte der Öffentlichkeitsarbeit sind überwiegend Berichte über Vereinsaktivitäten und -vorgänge (Sportveranstaltungen, Events, Informationen über Eintritte, Jubiläen und ehrenamtliche Tätigkeiten etc.).
Grundlage ist Art. 6 Abs 1 lit. f der DSGVO. Deshalb bedarf es keiner besonderen Einwilligung. Nur ganz besondere und schwerwiegende Ausnahmen sprechen gegen eine Veröffentlichung. Ein derart Betroffener sollte ausführliche Informationen zur Verfügung stellen, damit wir eine Abwägung der Interessen vornehmen können.
Grundsätzlich bitten wir um Beachtung des Hinweises, der für unsere komplette Anlage gilt:
08.12.2018 Ausblick
Schon in den ersten Monaten nach dem 25.05.2018 hat die Rechtsprechung die DSGVO ausgelegt, manchmal anders, als es die vorherrschende Meinung der Fachleute erwartet hat. Bis höchstrichterliche Urteile vorliegen, wird es in Einzelfällen Jahre dauern. Insofern werden die von diesem Thema betroffenen Bereiche stets aktualisiert werden müssen.
Für den TFC intern werden für die nächste Mitgliederversammlung Satzungsänderungen vorbereitet, die für noch mehr Klarheit und damit mehr Rechtssicherheit sorgen sollen. Wir sind der Auffassung, dass es dazu keiner außerordentlichen Versammlung bedarf, sondern die Aktualisierung im Rahmen der nächsten ordentlichen Versammlung Anfang 2020 ausreichend ist.
19.04.2018 ff Downloads
Aufnahmeantrag plus Info nach DSGVO
Änderungsformular pbD
Einwilligung Bild 2018-04 (Vorrangig gedacht für externe Dritte, also (Noch-)Nicht-Mitglieder. Die Einwilligung der Mitglieder erfolgt über den Aufnahmeantrag bzw. das Änderungsformular.)
19.04.2018 Begriffe / Kürzel / Glossar
Begriff / Kürzel (alphabetisch)
ggf. externer Link1
BDSG Bundes­datenschutz­gesetz. Das BDSG(neu) tritt zusammen mit der DSGVO am 25. Mai 2018 in Kraft. intersoft consulting services AG
DSB Datenschutz­beauftragter. Der DSB wirkt in einer Organisation auf die Einhaltung des Datenschutzes hin. Nach Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 Abs. 1 BDSG(neu) muss ein Verein einen DSB bestellen, wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung pbD beschäftigt sind. Es sind entsprechende Vorgaben bei der Bestellung zu beachten.
DS-GVO Datenschutz­grundverordnung oder EU-Datenschutz­grundverordnung, bestehend aus 99 Artikeln und 173 'Erwägungs­gründen'. Die DSGVO tritt nach 2jähriger Übergangs­frist am 25.05.2018 in Kraft und ist in der gesamten EU unmittelbar anzuwenden. intersoft consulting services AG
Erwägungs­gründe Die Erwägungs­gründe (EW) sind die Ziele, die mit der Formulierung der DSGVO verfolgt werden. EW sind keine Rechtsnormen, helfen aber bei der Interpretation der Rechtsnormen. intersoft consulting services AG
EW siehe 'Erwägungs­gründe'
pbD Personenbezogene Daten ...
... sind "... alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ... beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, ... mittels ... Merkmalen identifiziert werden kann ..." (Art. 4 DSGVO)
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Diese Seite ist derzeit eine Baustelle, es wird 'ständig' an ihr gearbeitet. Erst wenn der erste Kraftakt, die umfassende Darstellung aus TFC-Sicht, abgeschlossen ist, setzt die normale Routine ein. Anpassungen werden sich dann auf das notwendige Maß reduzieren.
Letzte Aktualisierung: Do, 27. Dez. 2018

References: § 26
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 37
 § 38