Source: https://www.ekonoom.sk/jednoduche-uctovnictvo/uchovavanie-archivacia-dokladov/
Timestamp: 2019-02-23 03:30:29+00:00

Document:
Uchovávanie a archivácia dokladov | Ekonoom.sk Uchovávanie a archivácia dokladov | Ekonoom.sk
24. augusta 2016 3. októbra 2017 Ing. Matej Sedliak
Hlavnou úlohou podnikateľa pri archivácii je zabezpečiť, aby účtovné doklady boli chránené pred stratou, krádežou alebo pred zničením.
Počas podnikania sa stretávame denne s množstvom „papierovačiek“, ktoré podnikateľskou činnosťou vznikajú. Internet nám síce umožnil posielať mnohé dokumenty v elektronickej podobe, no napriek tomu zákon vyžaduje, aby dokumenty boli uchovávané aj v papierovej podobe. Každý účtovný záznam by mal byť podložený papierovým dokumentom a ten by mal spĺňať:
Tieto body splníme ak budeme ku každému účtovnému prípadu mať aj daňový doklad. Tento doklad by mal byť fyzicky uložený a pre jeho dobrú čitateľnosť aj v budúcnosti by mala byť vytvorená kópia. Týka sa to predovšetkým bločkov z pokladní, ktoré môžu časom vyblednúť. Každý doklad by mal byť zrozumiteľný a teda má byť aspoň popis v slovenskom jazyku.
Ako dlho uchovávať jednotlivé účtovné doklady?
Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2027.
Účtovná závierka, daňové priznanie 10 rokov
Výročná správa 10 rokov
Účtovné doklady neplatca DPH 5 rokov
Účtovné knihy 5 rokov
Odpisový plán, inventúrne súpisy 5 rokov
Účtovná závierka overená audítorom 10 rokov
Účtovné doklady platca DPH 10 rokov
Evidencia zamestnancov pre ZP a SP 10 rokov
Mzdové listy 20 rokov a viac
Keďže zákon o dani z pridanej hodnoty vyžaduje uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov, tak podnikatelia, ktorí sú platcami DPH musia dodržiavať túto lehotu. Zákon o DPH sa však týka aj neplatcov DPH, a to najmä ak postupujú podľa tohto zákona v prípade fakturácie do krajín EÚ alebo ak prijal faktúru od platcu DPH a podobne. Odporúčame účtovnú a daňovú agendu uchovávať po dobu 10 rokov.
Aké máte vy skúsenosti s archiváciou a uchovávaním dokladov?
Podvojné účtovníctvo, Živnostníci. permalink.
Výška materskej dávky v roku 2016
9 odpovedí na “Uchovávanie a archivácia dokladov”
9. augusta 2017 at 20:58
Dobry den chcem sa spytat kto ma povinnost archivovat doklady ked bol len jeden konatel. Ide o sro a do urciteho datumu bol jeden konatel potom prisiel do firmy aj druhy konatel a po urcitom case toho povodneho odvolali. Kto ma teraz archivovat uctovnictvo a mzdy? Povodny konatel sa boji ze by mohlo byt s udajmi manipulovane a ked dojde niekedy kontrola bol by problem. Viete mi nato odpovedat? Dakujem
Daša Bajzíková says:
10. augusta 2017 at 10:50
nemáte v článku chybu v uvedení roku? Píšete že:
“Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2017.”
Vopred ďakujem za spätné info, či teda do konca roku 2026?, alebo do 2027?
11. augusta 2017 at 8:00
ďakujeme za upozornenie, je to preklep. Hneď ho opravíme.
Zuzana Ciňová says:
27. februára 2018 at 13:51
Dobrý deň, mne v roku 2017 zomrela klientka,ktorá posledný krát podnikala k 31.12.2016.(od 1.1.2017 bola živnosť zrušená) Bola SZČO. Je potrebné aj v tomto prípade uchovávať doklady? Koho vyzve daňový úrad k prípadnej daňovej kontrole? Dokumentácia je stále u mňa – u externej účtovníčky. Nemám ich komu odovzdať. Treba túto situáciu riešiť so štátnym archívom? Na koho náklady tam budú doklady uložené? Ďakujem
28. februára 2018 at 6:56
podľa vyjadrenia finančnej správy má zodpovednosť za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie v prípade smrti SZČO dedič na ktorého prechádzajú povinnosti.
Eva Tejbusová says:
8. marca 2018 at 10:12
Dobrý deň, prosím Vás ako je to s archiváciou dochádzky – evidencie pracovného času, dovolenkových lístkov, p-čiek a PN-niek. Je potrebné všetky tieto dokumenty vôbec archivovať?
na základe zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. musíte nasledovne postupovať.
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
• výplatná listina,
• mzdový list,
• evidenčný list dôchodkového poistenia,
• povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu,
• výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane,
• rôzne potvrdenia o mzde.
Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na nich vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j.:
• stanovenie doby úschovy v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.
Rôzne účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia
Ročné mzdové listy
Minimálne 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
15. mája 2018 at 12:58
chcela by som spýtať či môžeme archivovať účtovné doklady Slovenskej pobočky na pobočke našej firmy ale v inom členskom štáte.
15. mája 2018 at 21:21
podľa zákona č. 431/2002 Z. z.Zákon o účtovníctve sa riadíme nasledovne:
§ 35 – Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie
§ 36 – Ostatné ustanovenia o účtovnej dokumentácii
Takže môžete aj na inej pobočke archivovať účtovné doklady.

References: §35
 §35
 § 35
 § 36

§ 35

§ 36