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Timestamp: 2017-08-16 23:38:34+00:00

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¿Excesivas formalidades de la lista de asistentes de la junta general de accionistas? | Enfoque Derecho | El Portal de Actualidad Jurídica de THEMIS
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La Resolución N° 289-2010-SUNARP-TR-A establece la lista de asistentes y las formalidades que deberá cumplir, pues se menciona que esta “puede o no formar parte del acta (...) cuando no forme parte del acta (….) la sociedad (…) deberá llevar un libro especial cuya apertura haya sido debidamente certificado por Notario Público'', ocasionando, diversas observaciones registrales.
Por LibrEmpresa -
Por Mariano Peró, abogado por la PUCP, Magíster en Derecho (LL.M.) por la Universidad de Columbia y asociado internacional de Simpson Thacher & Bartlett LLP, oficina de Nueva York.
El 23 de julio de 2010 el Tribunal Registral promulgó la Resolución N° 289-2010-SUNARP-TR-A, la cual desarrolló el concepto de la lista de asistentes y sus formalidades. Así, señala que esta “puede o no formar parte del acta. Cuando forme parte del acta la misma por su mérito servirá para acreditarla; sin embargo, cuando no forme parte del acta (….) la sociedad (…) deberá llevar un libro especial cuya apertura haya sido debidamente certificado por Notario Público, por ello el artículo 47 del Reglamento del Registro de Sociedades señala que «Cuando la lista de asistentes no forme parte del acta, aquella se insertará en la escritura pública o se presentará en copia certificada notarialmente», nótese que exige en tal supuesto la presentación de copia certificada notarialmente y ello será solo posible cuando exista un libro aperturado notarialmente para dicho efecto.”
Si bien la resolución estuvo pasando desapercibida, ha tenido importantes implicancias al originar observaciones registrales (aunque no se trate de una jurisprudencia de observancia obligatoria). Puesto que, es considerada por algunos registradores como fundamento suficiente para imponer requisitos adicionales a aquellas sociedades que decidan llevar listas de asistentes que no formen parte de las actas de sus juntas generales de accionistas.
Las actas de junta general de accionistas[1]
La junta general de accionistas es un órgano social colegiado de carácter no permanente y las actas constituyen un medio obligatorio de evidencia de las deliberaciones y acuerdos adoptados por ella. Su importancia reside en que solo mediante su elaboración y formalización se hace posible la ejecución e inscripción de los acuerdos adoptados por los órganos sociales.
Es por ello que, la Ley General de Sociedades (LGS) establece que la junta general de accionistas y los acuerdos adoptados en ella constarán en un acta, la cual expresará un resumen de lo acontecido en la reunión. Además, prevé que dichas actas deberán ser asentadas en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas, en cualquier otra forma que permita la ley, o en un documento especial, que se adherirá o transcribirá al libro o a las hojas sueltas. Al respecto, coincidimos con Enrique Elías en que “cualquiera que sea la naturaleza del medio que se utilice, lo importante es que exista prueba fehaciente de los acuerdos y que esté sujeta a las formalidades legales.”[2]
La lista de asistentes[3]
Por su parte, la lista de asistentes se formula con anterioridad a la instalación de la junta general de accionistas. Tiene como objetivo acreditar quiénes son los titulares de acciones que pueden participar y ejercer sus derechos en la junta y establecer qué socios estuvieron presentes o representados en la junta para, así, determinar si se contó con el quórum necesario para su instalación y con las mayorías para la adopción de los acuerdos. En ese sentido, la lista de asistentes debe expresar: (i) El carácter o representación de cada interviniente (es decir, la calidad bajo la que concurre) y el número de acciones propias o ajenas con las que concurre; (ii) La agrupación de las acciones representadas según sus respectivas clases, de ser el caso; y (iii) El número de acciones representadas y su porcentaje respecto del total de acciones con derecho de voto emitidas por la sociedad, indicando el porcentaje correspondiente a cada clase, si las hubiere.
De esta forma, la lista de asistentes resume y recuenta las acciones presentes o representadas para conocer si se cuenta con el quórum de asistencia necesario para constituir la junta general de accionistas y el número de votos requeridos para alcanzar las mayorías solicitadas para adoptar los acuerdos. La lista es particularmente útil para acreditar la asistencia o ausencia de los accionistas a la junta para determinar si se encuentran legitimados para impugnar un acuerdo adoptado o ejercer su derecho de separación. “La lista nace como una exigencia casi imprescindible en las sociedades de muchos accionistas (…); sin la formación de una lista o relación previa no sería fácil determinar en las grandes sociedades si se ha conseguido o no el quorum legal de presencia.”[4]
Asimismo, la lista de asistentes puede o no formar parte del acta de la junta general de accionistas. Ello dependerá de su utilidad para las sociedades, cuya administración –y accionistas– tienen el derecho de decidir qué consideran más conveniente en su caso particular. Como señalan Uría, Menéndez y Muñoz, “[a]unque la Ley parece pensar para la lista en la redacción de un documento especial, en la práctica de las pequeñas sociedades era bastante frecuente que la lista de asistentes se recogiera en el acta de la junta relacionando al comienzo de la misma a los accionistas asistentes con el número de acciones propias o representadas con que concurran. (…) En las grandes sociedades se había comenzado, por otro lado, a desarrollar el sistema de sustituir la forma documental de la lista por ficheros automatizados y por soportes informáticos.”[5] Ello es así porque, en los casos de sociedades con accionariado difundido, la lista terminaría ocupando la mayor parte de libro de actas, siendo ello innecesario y costoso, pues requeriría la legalización de subsecuentes libros.
La Resolución N° 289-2010-SUNARP-TR-A del Tribunal Registral
En el contexto de lo señalado, en la Resolución N° 289-2010-SUNARP-TR-A, el Tribunal Registral ha indicado que cuando la lista de asistentes de la junta general de accionistas no forme parte del acta, deberá ser incorporada en un libro especial legalizado por notario. Es pertinente realizar ciertos comentarios al respecto.
El artículo 47 del Reglamento del Registro de Sociedades (RRS) establece que cuando la lista de asistentes no forme parte del acta se insertará en la escritura pública o se presentará en copia certificada notarialmente, a fin de poder inscribir los acuerdos adoptados en la junta general de accionistas en la partida registral de la sociedad. Al no hacer mayor mención al respecto, cabe preguntarse cuál es la formalidad que debe cumplir este documento insertado en la escritura pública o presentado en copia certificada notarialmente. Para la inscripción de los acuerdos societarios, el notario debe expedir una copia certificada del acta o elevar a escritura pública los acuerdos respectivos, según la formalidad que requiera el tipo de acuerdo (copia certificada en el caso de nombramiento de apoderados y otorgamientos de poderes, o escritura pública para las modificaciones del estatuto), y expedir el traslado o copia certificada respectiva a los Registros Públicos.
Al respecto, el Decreto Legislativo del Notariado no limita las certificaciones notariales y expedición de copias certificadas al contenido de los libros societarios, como parece entender el Tribunal Registral, sino que pueden realizarse respecto de diversos tipos de documentos –como las listas de asistentes en hojas sueltas– sobre los cuales el notario puede dar fe de su contenido, y, por tanto, certificarlas o incluirlas tal y como se encuentren en la escritura pública (según la formalidad que corresponda para inscribir los respectivos acuerdos). De esa manera, se cumple con el requisito formal establecido en el artículo 47 del RRS. Dicho documento contará con la seguridad jurídica necesaria de acuerdo a las reglas propias de la función notarial y cumplirá el objetivo de la lista de asistentes, que es el de acreditar qué socios estuvieron presentes o representados en la junta general de accionistas.
Es por ello que, en la Resolución el Tribunal Registral desacierta en su interpretación del significado de la copia certificada y de la formalidad de la lista de asistentes a que se refiere el RRS y que, por ende, impone un requisito adicional que no se encuentra previsto en la legislación aplicable, el cual implica una seguridad jurídica excesiva e ineficiente, que eleva los costos de transacción, genera complicaciones y gastos innecesarios al requerir la adquisición y legalización de un libro especial.
Si bien es cierto que puede existir un riesgo de suplantación de identidad al momento de firmar la lista de asistentes, la legalización de un libro de listas de asistentes no brinda una seguridad sustancialmente mayor ante esta situación ni es un problema central en el ámbito societario. Ello debido a que, existen diversos mecanismos de control, seguridad y solución de controversias en la LGS, tales como, la responsabilidad del presidente y del secretario de la junta general de accionistas por la elaboración y el contenido del acta de la junta y de la lista de asistentes; la impugnación y nulidad de los acuerdos societarios; y el Decreto Supremo N° 006-2013-JUS (emitido con posterioridad a la Resolución) que requiere la certificación de ciertas actas de la junta y del directorio por el gerente general de la sociedad.
Una posible solución que serviría como un punto medio (satisfaciendo tanto la necesidad de seguridad como la de evitar costos innecesarios) sería convertir esta obligación en un derecho potestativo de la sociedad. Así, que sea esta la que decida si contar o no con un libro de listas de asistentes, según lo considere pertinente para su seguridad y archivamiento ordenado.
Por último, en la Resolución, el Tribunal Registral sostiene que para subsanar la omisión de no haber incorporado la lista de asistentes que no forme parte del acta al “libro de listas de asistentes” de la sociedad, podrá hacerse mediante el procedimiento de reapertura de actas. Este es un mecanismo de rectificación de errores u omisiones o de incorporación de precisiones en las actas de reuniones de los órganos sociales de las personas jurídicas, mediante el cual, sin necesidad de celebrar una nueva reunión, los firmantes del acta originaria suscriben un nuevo documento. Este formará parte del acta, señalando cuales fueron los errores u omisiones formales para aclararlos y corregirlos con la redacción correspondiente.
A pesar de que mantenemos ciertas reservas respecto de si la normativa y jurisprudencia existente sobre las reaperturas de actas las haría aplicables al supuesto de omisión de incorporar la lista de asistentes en un libro especial legalizado por notario, es útil que el Tribunal Registral haya zanjado esta discusión a fin de evitar mayores complicaciones. Ahora, si bien la reapertura de actas es un mecanismo efectivo para la subsanación de errores u omisiones en las actas societarias, no es uno expeditivo, dado que, requiere que todos los firmantes del acta inicial suscriban un nuevo documento, lo cual es difícil y engorroso. Especialmente, tratándose de sociedades que cuentan con un accionariado difundido, y que son precisamente las que utilizan las listas de asistentes. Por ello, en casos como estos la solución no será fácil ni rápida, ocasionando inconvenientes para las sociedades.
[1] Ver PERÓ MAYANDÍA, Mariano, “Las actas societarias y la rectificación de errores u omisiones mediante la reapertura de actas”. En: Gaceta Civil & Procesal Civil 14. Agosto de 2014.
[2] ELÍAS LAROZA, Enrique. “Derecho Societario Peruano. La Ley General de Sociedades del Perú”. Tomo I. Segunda edición. Lima: Gaceta Jurídica. 2015. p. 511.
[3] Para mayor detalle, ver PERÓ MAYANDÍA, Mariano. “Formalidades de la lista de asistentes de la junta general de accionistas”. En: Actualidad Civil 27. 2016.
[4] URÍA, Rodrigo; MENÉNDEZ, Aurelio y Manuel OLIVENCIA, “Comentario al régimen legal de las sociedades mercantiles”. Tomo V. Madrid: Civitas. 1992. p. 231.
[5] Ibid. p. 234.
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