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Timestamp: 2018-12-14 20:06:54+00:00

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ASR Seminare - Aussichtsrat
Seminar-Nr.: AR1
Erweiterte Gliederung zum Thema Seminare Aufsichtsrat
1. Für das deutsche, dualistisch geprägte Leitungsmodell ist charakteristisch, dass Unternehmensleitung und -kontrolle funktionell und personell zwingend voneinander getrennt sind.
2. Kapitalmarkt- und shareholder Orientierung sind typisch für die angelsächsischen Länder, in Deutschland war immer die öffentliche Ordnung auch ein wichtiges Thema bei der Regulierung von Kapitalgesellschaften.
3. Eine Aktiengesellschaft hat in aller Regel eine Vielzahl von Aktionären, die sehr unterschiedliche Interessen verfolgen. Diese sind indes kaum in der Lage, die unternehmerischen Entscheidungen des Vorstands sachgerecht zu prüfen und zu beurteilen. Wohl deshalb hat der Aktiengesetzgeber der Aktionärshauptversammlung wenig Einsichts- und Auskunftsrechte sowie Kontroll- und Mitwirkungskompetenzen zugebilligt. Letzteres beweist vor allem der sehr schmale Kompetenzkatalog in § 119 Abs. 1 AktG.
4. Nach der Vorstellung des GmbH-Gesetzgebers erfordert es eines solchen Aufsichtsrats zur Interessenvertretung der Gesellschafter deshalb nicht, weil sich jene gewöhnlich als kleiner, geschlossener und häufig homogener Personenkreis zusammenfinden und die Geschäftsführer selbst überwachen können. Aus diesen Erwägungen heraus gewährt das GmbHG den Gesellschaftern nicht nur umfassende Einsichts- und Auskunftsrechte (§ 51a), sondern statuiert darüber hinaus eine Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung in der Art, dass jene verbindliche Weisungen an die Geschäftsführer erteilen kann. Daneben kann der Gesellschaftsvertrag die freiwillige Einrichtung eines Aufsichtsrats vorsehen, etwa um auch Personen in das Unternehmen einzubinden, die der Geschäftsführung – neben den Gesellschaftern – kompetent beratend zur Seite stehen.
5. Darüber hinaus ist in der GmbH verpflichtend ein Aufsichtsrat einzurichten, wenn das Mitbestimmungsrecht (vgl. § 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG, § 1 Abs. 1 MitbestG) dies verlangt. Obzwar in erster Linie zum Zwecke der Arbeitnehmermitbestimmung etabliert, hat ein solcher Pflichtaufsichtsrat in der GmbH ebenso Anteilseignerinteressen zu berücksichtigen und eine dem Aufsichtsrat in einer AG vergleichbare Position. Das Mitbestimmungsrecht erzwingt in diesen Fällen größtenteils die Anwendung des Aktiengesetzes. Insoweit sind den Gesellschaftern privatautonome Gestaltungen im Gesellschaftsvertrag verwehrt, etwa bei der Personalkompetenz, die zwingend dem Aufsichtsrat zugewiesen ist (§ 31 Abs. 1 MitbestG i.V.m. §§ 84, 85 AktG).
6. Ein Aufsichtsrat aktienrechtlicher Prägung hat einen umfassenden Überwachungsauftrag. § 111 Abs. 1 AktG normiert insoweit folgende Verpflichtung: „Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen.“
7. Der Aufsichtsrat überwacht ausschließlich die Unternehmensleitung, also den Vorstand oder den Geschäftsführer. Jene personelle Beschränkung in § 111 Abs. 1 AktG schließt eine Überwachung der sonstigen Arbeitnehmer und Angestellten im Unternehmen, selbst die der zweiten Leitungsebene aus. Sachlich unterliegen mithin nur die obersten Leitungsmaßnahmen der Aufsichtsratskontrolle. Deshalb ist die Aufsichtsratsarbeit vornehmlich auf eine Überwachung der Unternehmensstrategie und -organisation (etwa der Personalstruktur, Vertriebssysteme, Marktpositionierung, aber auch des internen Controllings und des Rechnungswesens) sowie besonders bedeutsamer Sachverhalte gerichtet. Freilich hat der Vorstand einer Aktiengesellschaft insoweit ein weites, nicht beschränkbares unternehmerisches Ermessen (§ 76 Abs. 1 AktG) – anders als der GmbH-Geschäftsführer, der zwar nicht vom Aufsichtsrat, aber durch die Gesellschafterversammlung in Form von Weisungen (§ 37 Abs. 1 GmbHG) auch im Tagesgeschäft begrenzt werden kann.
8. Im Zentrum jener System- und Planüberwachung steht regelmäßig ein Soll-Ist-Vergleich, also die Prüfung, welche selbst gesteckten oder aufgetragenen Ziele die Unternehmensleitung erreicht, nicht erfüllt oder aber in ihrer Planung verändert hat. Üblich ist dabei neben dem Gesamtjahres- auch ein quartalsmäßiger Rückblick. Abgesehen von dieser Ex-post-Kontrolle abgeschlossener und laufender Vorgänge ist heute anerkannt, dass der Aufsichtsrat auch eine begleitende Überwachungsverantwortung mit Blick auf die Zukunft besitzt. So ist der Aufsichtsrat etwa verpflichtet, die Geschäftsleitung in übergeordneten Fragen der Unternehmensführung, namentlich bei der strategischen Grundausrichtung des Unternehmens oder der Erschließung eines neuen Geschäftsfeldes, zu beraten. Diese präventive Ex-ante-Kontrolle ermöglicht dem Aufsichtsorgan eine gestaltende Einflussnahme auf die Unternehmensführung und hat in Zeiten schnelllebigen und globalisierten Wirtschaftens sowie bei der Vielzahl unternehmerischer Chancen und Risiken einen herausragenden Stellenwert. Im Vordergrund steht zunehmend die Krisen- bzw. Schadensvermeidung anstelle einer Krisen- bzw. Schadensbeseitigung.
9. Der Aufsichtsrat hat die Arbeit der Geschäftsleitung unter verschiedenen Gesichtspunkten zu würdigen, und zwar unter dem Aspekt der
• Rechtmäßigkeit : der Aufsichtsrat hat zu beurteilen, ob die Unternehmensleitung alle gesetzlichen Vorschriften bzw. alle Regelungen aus der Satzung und etwaiger Geschäftsordnung beachtet hat.);
• Ordnungsmäßigkeit : o leitet und organisiert die Unternehmensleitung das Unternehmen nach betriebswirtschaftlich anerkannten Erkenntnissen und Erfahrungen? o Hat der Vorstand eine unternehmerische Planung, eine Personalplanung, ein effektives Berichts- und Rechnungswesen und ein funktionsfähiges und angemessenes Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem etabliert?);
• Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit: o sichert die Unternehmensleitung die Liquidität, die Ertragskraft des Unternehmens bzw. seine Stellung am Markt? o Verfügt das Unternehmen über eine angemessene Finanzierung?)
10. Die allumfassende Überwachungskompetenz eines aktienrechtlich geprägten Aufsichtsrats hat aber – wie schon angedeutet – ihre Grenzen:
• Erstens ist der Aufsichtsrat auf die Überwachung der Unternehmensleitung durch den Vorstand bzw. den Geschäftsführer beschränkt; nicht erfasst sind die Geschäftsführungsmaßnahmen der Gesellschafterversammlung einer GmbH oder die aufgrund von Weisung durch den Geschäftsführer getätigten Geschäfte.
• Zweitens hat der Aufsichtsrat keine Überwachungs- und Einwirkungskompetenz mit Blick auf das operative Geschäft und die gegenüber dem Vorstand bzw. dem Geschäftsführer nachrangigen Personen.
• Drittens ist der Aufsichtsrat auf die Überwachungsaufgabe beschränkt. Er kann nicht in die Geschäftsführung eingreifen und hat nur ausgewählte Möglichkeiten, beratend auf den Vorstand bzw. den Geschäftsführer einzuwirken. Insbesondere muss der Aufsichtsrat das breite unternehmerische Ermessen des Vorstands bzw. des Geschäftsführers bei der Leitung des Unternehmens berücksichtigen. So kann er den Vorstand einer Aktiengesellschaft beispielsweise nur dann zu Planungs- oder Organisationsänderungen zwingen, wenn dessen Vorschlag nicht rechtmäßig ist. In diesem Fall muss der rechtswidrige Zustand beendet werden. Indes kann der Aufsichtsrat den Vorstand nicht zu einem aus seiner Sicht bedeutsamen Geschäftsabschluss verpflichten, sondern nur zu diesem raten. Er kann allenfalls ad hoc einen Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Geschäfte anordnen oder aber in einer GmbH dafür sorgen, dass die Gesellschafterversammlung der Geschäftsführung entsprechende Weisung erteilt. Als Ultima Ratio kann der Aufsichtsrat den Vorstand aus wichtigem Grund abberufen – z.B. bei fehlendem Konsens über die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit dem Vorstand.
11. Für den Aufsichtsrat bedeutet dies nun nicht, dass er im Unternehmen körperlich aktiv überwachen und prüfen muss. Wegen der Nebenberuflichkeit seines Mandats erfüllt er seine Aufgabe im Wesentlichen dadurch, dass er die regelmäßigen Berichte der Unternehmensleitung und die sonstigen Vorlagen (vgl. § 90 AktG) auf die genannten Überwachungsaspekte hin studiert. Sollte weiterer Informationsbedarf bestehen, muss die Unternehmensleitung entsprechend befragt und müssen zusätzliche Unterlagen angefordert werden. Hierfür gewährt das Aktiengesetz dem Aufsichtsrat ein umfassendes Recht auf Auskunft und Einsicht in die Schriften und Bücher der Gesellschaft (§ 111 Abs. 2 AktG). Jene Informationen der Unternehmensleitung sind Dreh- und Angelpunkt für eine sachgerechte Überwachung durch den Aufsichtsrat. Deshalb muss der Vorstand bzw. der Geschäftsführer zwar den Aufsichtsrat von sich aus angemessen in Umfang und Darstellung informieren. Indes ist auch der Aufsichtsrat verpflichtet, sich die für die Beurteilung eines Sachverhaltes erforderlichen Informationen zu besorgen. Dies bedeutet einerseits, dass er die Unternehmensleitung – etwa mittels einer Informationsordnung – zu einer individuell auf seine berechtigten Informationsbedürfnisse angemessenen Berichterstattung anhält. Andrerseits muss er selbst zur Informationsbesorgung beitragen. Die angemessene Information des Aufsichtsrats ist mithin Bring- und Holschuld zugleich.
12. Die Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats ist in ihrer Intensität nicht mit der Unternehmensleitung durch den Vorstand bzw. den Geschäftsführer vergleichbar. Der Aufsichtsrat darf die Überwachungsintensität an die jeweilige Lage der Gesellschaft anpassen. Gewöhnlich genügt eine Orientierung an der regelmäßigen oder der Adhoc- Berichterstattung durch die Unternehmens-leitung, das sorgfältige Studium der Berichte und ihre Erörterung im Ausschuss bzw. Aufsichtsratsplenum. Jene Anpassung an den zeitlichen Berichtsrhythmus bringt daher mindestens vierteljährliche Aufsichtsratssitzungen mit sich. Diese Kontrolldichte ist in sachlichem und zeitlichem Umfang zu erhöhen, wenn das Unternehmen beispielsweise in eine Krisensituation zu kommen droht. Aus der begleitenden wird dann eine unterstützende oder gar gestaltende Überwachung (z.B. in Form der gemeinsamen Beratung und Erstellung eines Sanierungskonzeptes). In diesem Fall kann der Aufsichtsrat sogar besonders eilige und notwendige Geschäftsführungsmaßnahmen selbst veranlassen.
13. Zu den besonderen Aufgaben gehört allen voran die Zuständigkeit des Aufsichtsrats, den Vorstand bzw. den Geschäftsführer zu bestellen, abzuberufen und die Vergütung (z.B. in Form eines Dienstvertrages) zu vereinbaren. Diese Personalkompetenz ist dem aktienrechtlichen Aufsichtsrat bzw. dem Pflichtaufsichtsrat nach dem Mitbestimmungsgesetz zwingend zugewiesen (vgl. §§ 84, 85 AktG, § 31 Abs. 1 MitbestG). Vor allem wegen des unternehmerischen Ermessens der Unternehmensleitung ist die sorgfältige Personenauswahl von besonderer Bedeutung. Denn auf diesem mittelbaren Wege kann der Aufsichtsrat präventiv auch auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens Einfluss nehmen. An jene Zuständigkeit knüpft die Kompetenz des Aufsichtsrats an, die Unternehmensleitung zu strukturieren, d.h. Ressorts zu bestimmen und dafür ausgewählte Personen zu benennen oder aber eine Geschäftsordnung zu etablieren.
14. Der deutsche Gesetzgeber hat auf die Finanzkrise 2008/2009 mit dem Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung (VorstAG) reagiert. Es geht dabei um die Angemessenheit der Gehälter und die Struktur von leistungsbezogenen Vergütungsbestandteilen, den sog. Boni. Zentraler Bestandteil der Neuregelungen des VorstAG ist § 87 Abs. 1 AktG, der Grundsätze zur Vergütung der Vorstandsmitglieder festlegt und gleichzeitig die Rechtspflicht des Aufsichtsrates festschreibt, für eine angemessene Festsetzung der Bezüge zu sorgen. Angemessen im Sinne des Gesetzes ist eine sich an der Leistung des einzelnen Vorstandsmitgliedes orientierende Vergütung, welche die Branchen-, Größen- und Landesüblichkeit nicht ohne besondere Gründe übersteigen darf. Bei börsennotierten AGs ist die Vergütungsstruktur auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten. Variable Vergütungsbestandteile sollen eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben. Für außerordentliche Entwicklungen soll der Aufsichtsrat eine Begrenzungsmöglichkeit vereinbaren. Der Aufsichtsrat kann bei einer wesentlichen Verschlechterung der Verhältnisse der AG eine Reduzierung von Gehältern und Ruhegehältern erreichen - durch den neuen § 87 Abs. 2 AktG ist dies deutlich erleichtert worden. Kommt der Aufsichtsrat seiner Pflicht zur Festsetzung der Vergütung schuldhaft nicht nach, entsteht ein Schadenersatzanspruch der Gesellschaft nach §§ 116, 93 Abs. 2 AktG. Der Aufsichtsrat ist nunmehr fortlaufend zur Überprüfung der Vergütungsstruktur angehalten. Die Entscheidung über die Vergütung des Vorstandes ist zwingend vom Plenum des Aufsichtsrats zu treffen. Sie kann weder auf den Kreis der Anteilseigner begrenzt noch an einen Ausschuss delegiert werden.
15. Weiterhin hervorzuheben ist die Pflicht des Aufsichtsrats, die jährliche Finanzberichterstattung der Gesellschaft zu prüfen (§ 171 Abs. 1 AktG) und – in einer Aktiengesellschaft – den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu billigen sowie hierüber an die Gesellschafter zu berichten. Bei jener – vielfach besondere Kenntnisse in Rechnungslegungsfragen voraussetzenden – Tätigkeit muss der Aufsichtsrat die Finanzberichterstattung entsprechend dem oben dargelegten Überwachungsmaßstab auf ihre Recht- und Ordnungsmäßigkeit sowie – dies unterscheidet sie von der Abschlussprüfung – ihre Zweckmäßigkeit überprüfen. Dabei ist die Recht- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung darauf ausgerichtet, ob die Bilanzierung und Bewertung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, beispielsweise ob eine gesetzlich vorgeschriebene Rücklage entsprechend eingestellt wurde. Die Zweckmäßigkeitsprüfung erstreckt sich hingegen auch auf die Beurteilung, ob Bilanzierungs- und Bewertungsspielräume im Unternehmensinteresse ausgeübt wurden, beispielsweise die Höhe der Bildung freier Rücklagen zur Innenfinanzierung. Hierbei darf der Aufsichtsrat auf die Prüfungsergebnisse, insbesondere auf die im Prüfungsbericht dargelegten Einschätzungen des Abschlussprüfers zurückgreifen; freilich entlastet ihn dies rechtlich nicht von einer eigenständigen Beurteilung. Um dabei den Feststellungen des Abschlussprüfers vertrauen zu können, ist es für den Aufsichtsrat besonders bedeutsam, der Auswahl des Abschlussprüfers mit Blick auf dessen Qualifikation und Unabhängigkeit von der Unternehmensleitung erhöhte Aufmerksamkeit zu schenken. Vor allem muss er mit dem Abschlussprüfer bei seiner eigenen Rechnungslegungsprüfung eng zusammenarbeiten. Der Prüfer ist deshalb auch verpflichtet, an der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats oder eines Ausschusses teilzunehmen, über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung zu berichten (§ 171 Abs. 1 AktG) sowie den Aufsichtsratsmitgliedern Rede und Antwort zu stehen. Dabei kann der Aufsichtsrat den Abschlussprüfer im Übrigen auch um Unterstützung bitten, so z.B. bei der Beurteilung der Internen Revision oder des Risikomanagement-systems. Solche Aufgaben können als besondere Prüfungsschwerpunkte separat an den Prüfer vergeben werden.
16. Eng mit der Prüfung des Jahresabschlusses verbunden, wegen der eigenständigen Behandlung im Aktiengesetz gleichwohl besonders hervorheben ist der jährliche schriftliche Bericht an die Anteilseigner (Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung). Jener Berichterstattung nach § 171 Abs. 2 AktG muss der Aufsichtsrat besondere Aufmerksamkeit schenken, weil die Gesellschafter nur so die Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats beurteilen und über seine Entlastung beschließen können. Im Mittelpunkt stehen die Beurteilung der Rechnungslegung durch den Aufsichtsrat einerseits und das Ergebnis der Abschlussprüfung andererseits. Diese Informationen sind für die Gesellschafter von besonderer Bedeutung, weil auf ihrer Basis über die Gewinnverwendung (und in einer GmbH über die Feststellung des Jahresabschlusses) beschlossen wird. Die Rechtsprechung legt hohe Maßstäbe an die Qualität der Aufsichtsratsberichterstattung. Ein Aufsichtsrat ist mithin gut beraten, besondere Sorgfalt bezüglich der Inhalte und Formulierungen seines Berichts walten zu lassen. Aus dem Bericht muss erkennbar sein, dass und wie der Aufsichtsrat seiner Prüfungspflicht nachgekommen ist, etwa welche Maßnahmen und Methoden er bei seiner Überwachungstätigkeit eingesetzt hat oder ob alle wesentlichen Themen im Aufsichtsrat behandelt wurden. Auch darüber hinaus ist insbesondere in der GmbH ein Zusammenwirken und eine offene Kommunikation zwischen Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung wichtig, um zu konsensfähigen und konstanten Entscheidungen mit Blick auf die Geschäftsführung zu gelangen.
17. Die Überwachungsaufgabe umfasst, wie zuvor verschiedentlich heraus gearbeitet, eine begleitende Kontrolle der Unternehmensleitung, namentlich eine Pflicht zur Beratung des Vorstands bzw. des Geschäftsführers in besonders gewichtigen Fragen. Umgekehrt ist die Unternehmensleitung verpflichtet, sich vom Aufsichtsrat beraten zu lassen. Dabei muss der Vorstand bzw. der Geschäftsführer freilich die Vorstellungen des Aufsichtsrats nicht zwingend umsetzen; insoweit genießt das Leitungsorgan eigenes unternehmerisches Ermessen. Die Einwirkungsmöglichkeiten des Aufsichtsrats auf die Unternehmensführung sind – auch das verschiedentlich erwähnt - mithin beschränkt. Echte Mitwirkungsbefugnisse stehen dem Aufsichtsrat aktienrechtlicher Prägung allenfalls vereinzelt zu. Wichtigstes Mitspracheinstrument des Aufsichtsrats ist dabei, die Durchführung bestimmter Geschäfte unter den Vorbehalt seiner vorherigen Zustimmung zu stellen. § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG normiert seit 2002 verpflichtend, dass ein solcher Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte in der Satzung oder durch das Aufsichtsratsplenum (§ 107 Abs. 3 AktG) selbst festgeschrieben werden muss. Zu ihnen gehören etwa: • Erwerb, Bebauung, Belastung und Veräußerung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten • Erwerb und Veräußerung von Beteiligungen sowie Gründung, Liquidation und Umwandlung von Gesellschaften und Unternehmensteilen • Abschluss von Verträgen mit besonderer strategischer Bedeutung, insbesondere von Verträgen im Zusammenhang mit der Erschließung neuer Geschäftsfelder sowie die Aufgabe vorhandener wesentlicher Tätigkeitsgebiete • Verabschiedung der Jahresplanung, insbesondere der Investitionsplanung und der mittelfristigen Unternehmensplanung • Festlegung und Änderung der Grundsätze der Geschäftspolitik im Unternehmen; • Errichtung und Schließung von Niederlassungen; • Erteilung von Generalvollmachten. In der Praxis wird es eher selten bis nie vorkommen, dass Geschäfte aus einem solchen Katalog ohne die Zustimmung des Aufsichtsrats vorgenommen werden. Rein rechtlich ist der Vorstand bzw. der Geschäftsführer nicht gehindert, das Geschäft im Außenverhältnis dennoch zum Abschluss zu bringen. Er ist jedoch ersatzpflichtig, wenn der Gesellschaft hierdurch ein Schaden entsteht. In der Aktiengesellschaft ebenso wie in der GmbH kann eine verweigerte Zustimmung des Aufsichtsrats von den Gesellschaftern revidiert werden (§ 111 Abs. 4 Satz 3 und 4 AktG). Die Unternehmensleitung muss in diesen Fällen die Gesellschafter zur Beschlussfassung aufrufen. Es gilt dann der Beschluss der Gesellschafter.
18. Der Aufsichtsrat aktienrechtlicher Prägung ist ein Kollegialorgan. Die oben umschriebenen Aufgaben im Rahmen der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats richten sich an das Gremium als Ganzes. Die aktienrechtlichen Rechte und Pflichten stehen grundsätzlich nur dem Aufsichtsrat als Gremium, nicht aber dem einzelnen Ratsmitglied zu. Dies gilt beispielsweise für das Einsichtsrecht in die Bücher und Schriften der Gesellschaft (§ 111 Abs. 2 AktG). Freilich kann das Gremium beschließen, dass es seine Rechte durch einzelne seiner Mitglieder ausüben lässt. Für das individuelle Ratsmitglied bedeutet all dies, dass es nur dem Aufsichtsgremium gegenüber verantwortlich ist und nur innerhalb dieses Gremiums seine Tätigkeit ausüben kann. Deshalb basiert die Überwachungsarbeit im Wesentlichen auf der gemeinsamen Beschlussfassung im Aufsichtsrat. Besonders wichtig ist daher, dass die Ratsmitglieder an den Sitzungen teilnehmen und sich hierauf angemessen vorbereiten.
19. Der Aufsichtsrat tritt – anders als der Vorstand (§ 78 Abs. 1 AktG) oder der Geschäftsführer (§ 35 Abs. 1 GmbHG) – kaum nach außen selbstständig in Erscheinung. Dies folgt aus der Funktion des Aufsichtsrats als interner Corporate-Governance-Baustein. Nur in wenigen Ausnahmefällen erlaubt der Gesetzgeber dem Aufsichtsrat den Gang in die Öffentlichkeit, etwa wenn es darum geht, die Gesellschaft gegenüber dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung, z.B. bei dem Abschluss von Verträgen mit diesen und bei der Geltendmachung von Schadensersatz-ansprüchen der Gesellschaft gegen Mitglieder der Unternehmensleitung zu vertreten (§ 112 AktG) oder aber den Prüfungsauftrag an den Abschlussprüfer zu erteilen (§ 111 Abs. 1 Satz 3 AktG). Aus jener primär nach innen gerichteten Überwachungsaufgabe folgt die Pflicht des Aufsichtsrats, festgestellte Schwächen in der Unternehmensführung den Verantwortlichen intern zu kommunizieren und hierüber ggf. auch den Gesellschaftern zu berichten. Das Sprachrohr der Gesellschaft nach außen ist der Vorstand in der AG bzw. der Geschäftsführer in der GmbH. Der Aufsichtsrat hat nach außen prinzipiell keine Kommunikationsfunktion und muss sich dessen – gerade auch mit Blick auf seine gesetzlich verankerte Verschwiegenheitspflicht – bewusst sein.
20. Die steigenden Anforderungen an die Überwachung der Geschäftsleitung zwingen den Aufsichtsrat als Kollegialorgan zu einer effizienten, klaren und gut durchdachten Binnenorganisation. Ihm obliegt es, sich intern zu organisieren, also eine Binnenstruktur zu schaffen, welche den notwendigen Ordnungsrahmen für eine sachgerechte Wahrnehmung der ihm als Kollegialorgan zugewiesenen Überwachungsaufgaben bietet. Dies ist nicht nur sein Recht, sondern zugleich seine Pflicht. Dabei hat der Aufsichtsrat im Wesentlichen freie Hand. Nur wenige gesetzliche Vorschriften befassen sich mit der „inneren Ordnung“ des Aufsichtsrats. Dies sind vor allem die §§ 107 ff. AktG, welche aber teils Abweichungen durch die Satzung oder die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats erfahren können. Sie werden ergänzt durch Normen aus dem Mitbestimmungsgesetz (§§ 27–29, 31, 32 MitbestG). Zu einer solchen Binnenorganisation gehört insbesondere die Festlegung von Spielregeln für die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitgliedern im Gremium in Form einer detaillierten Geschäftsordnung. Sie umfasst regelmäßig Fragen der Sitzungseinberufung, der Sitzungsfrequenz, des Sitzungsablaufs oder der Beschlussfassung, aber auch der Aufgabenverteilung im Aufsichtsrat. Von besonderer Bedeutung sind dabei Kommunikationsregeln innerhalb des Aufsichtsrats einerseits und – wie schon angesprochen – zwischen der Unternehmensleitung und dem Aufsichtsrat andererseits. Dies gilt nicht nur mit Blick auf Inhalt und Häufigkeit der Berichte – hierfür normiert § 90 AktG gesetzliche Vorgaben. In Rede stehen vielmehr auch die Art und Weise der Aufbereitung der Information durch die Geschäftsführung. Und schließlich gehört zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit ebenso die regelmäßige Überprüfung, ob sich das selbst gesetzte Regelwerk in der Praxis bewährt und von den Aufsichtsräten auch angewendet wird, die individuelle Binnenorganisation mithin zu einer effektiven Überwachungsarbeit beiträgt (sog. Effizienzprüfung).
21. Wesentlicher Baustein im Rahmen der Binnenorganisation ist die Bildung von (vorbereitenden) Ausschüssen, wie sich schon verschiedentlich im Aktiengesetz, z.B. aus einem Teilnahmerecht an Ausschusssitzungen (§ 109 Abs. 2 AktG) oder aus der Berichterstattung an die Hauptversammlung (§ 171 Abs. 2 Satz 2 AktG), aber auch aus Tz. 5.3.1. des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) herauslesen lässt. In der Ausschussbildung liegt ein enormes Potenzial für eine effektive und effiziente Überwachungsarbeit vor allem in großen (mitbestimmten) Aufsichtsräten:
• Erstens kann dort der für die spezielle Überwachungsaufgabe erforderliche Sachverstand effektiv gebündelt werden. Dabei können z.B. in einem Prüfungsausschuss drei oder vier mit Rechnungslegungsfragen vertraute Aufsichtsräte sachverständiger diskutieren als es einem größeren Aufsichtsratsplenum möglich wäre.
• Zweitens kann in diesem kleineren Rahmen zielbewusster und verständiger, aber auch vertraulicher diskutiert werden.
• In der Praxis finden sich häufig ein Prüfungs- bzw. Bilanzausschuss, ein Finanzausschuss, ein Personalausschuss und/oder ein Aufsichtsratspräsidium.
22. Eine wesentliche Neuerung besteht in der gesetzlichen Etablierung eines Prüfungsausschusses im Aufsichtsrat durch das Bilanzrechts-modernisierungsgesetz (BilMoG vom 29.5.2009). Durch die darauf beruhende Neuformulierung des AktG wurde eine Konkretisierung und Präzisierung der Überwachungsaufgaben des Aufsichtsrats vorgenommen. Die gesellschaftsrechtliche Bedeutung besteht darin, dass das Aufgabenspektrum des Aufsichtsrats, wie es in § 111 Abs. 2 AktG niedergelegt ist, durch die Aufgaben des Prüfungsausschusses näher beschrieben wurde. Der neue § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG verpflichtet den Ausschuss dazu,
• den Rechnungslegungsprozess,
• die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS),
• das Risikomanagement,
• das interne Revisionssystem und
• die Abschlussprüfung zu überwachen. Die Einrichtung eines Prüfungsausschusses ist zwar fakultativ, wird aber (auch zur Verringerung des Haftungsrisikos) von Sachverständigen empfohlen. Bei Unternehmen des Bundes sind nach dem entsprechenden Kodex an die fachliche Eignung der Ausschussmitglieder „besonders hohe Maßstäbe“ anzulegen. In diesem Zusammenhang muss allerdings darauf aufmerksam gemacht werden, dass bestimmte Aufgaben des Aufsichtsrats dessen Plenum vorbehalten sind, also nicht durch einen Ausschuss abschließend entschieden werden können, darunter insbesondere
• Bestellung von Vorstandsmitgliedern,
• Festsetzung der Gesamtbezüge,
• Prüfung des Jahresabschlusses und
• Prüfung des Abhängigkeitsberichts (gemäß § 314 AktG). Verstöße hiergegen können ebenfalls ein Haftungsrisiko begründen.
23. Ebenfalls Ausfluss des Kollegialprinzips ist, dass allen Aufsichtsratsmitgliedern ein grundsätzlich gleicher Pflichten- und Sorgfaltsmaßstab obliegt. Das Gesetz unterscheidet weder zwischen Arbeitnehmervertretern oder Anteilseignervertretern im Aufsichtsrat noch danach, ob das Ratsmitglied nach Qualifikationskriterien gewählt oder von Amts wegen bestellt (also beispielsweise von einer Gebietskörperschaft entsandt) worden ist. Zum insoweit erforderlichen Pflichtenmaßstab des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds schweigt das Aktiengesetz. § 116 Satz 1 AktG verweist für die Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit von Aufsichtsratsmitgliedern auf § 93 AktG, die Parallelnorm für Vorstandsmitglieder. Danach hat ein Vorstandsmitglied bei der Geschäftsführung die „Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters“ zu beachten (§ 93 Abs. 1 AktG). Bei der „sinngemäßen“ Rechtsanwendung von § 93 Abs. 1 AktG auf den Aufsichtsrat ist zu berücksichtigen, dass der Aufsichtsrat vorrangig die Unternehmensleitung zu überwachen und zu beraten hat. Deshalb trifft jedes Ratsmitglied somit (nur) die „Sorgfalt und Verantwortlichkeit eines ordentlichen und gewissenhaften Überwachers“. Die Aufsichtsratsmitglieder sind mithin alle nach den gleichen Grundsätzen verantwortlich.
24. Nur ausnahmsweise ist zu differenzieren, etwa wenn das Ratsmitglied wegen seiner besonderen Expertise bestellt worden ist. Dann wird für dieses Mitglied ein erhöhter Sorgfaltsmaßstab gelten müssen, der sich an dem Beruf des Aufsichtsratsmitglieds und seinen Fertigkeiten orientiert. Wegen einer gesteigerten Verantwortung von solchen Ratsmitgliedern, die einem besonderen Ausschuss zugewiesen sind, differenziert die ständige Rechtsprechung auch insoweit beim Sorgfaltsmaßstab. So haben etwa Mitglieder eines Bilanz- oder Finanzausschusses den dort erforderlichen Sachverstand im Bereich Rechnungslegung und Controlling einzubringen. Dieser Intensivierung des Pflichtenmaßstabes für Ausschussmitglieder steht eine reduzierte Sorgfaltspflicht bei den sog. ausschussexternen Aufsichtsratsmitgliedern gegenüber. Sie können sich in der Regel auf die im Ausschuss geleisteten Vorarbeiten verlassen und müssen sich nur überzeugen, dass die Ausschüsse ordnungsgemäß zusammengesetzt sind und sorgfältig arbeiten. Hierzu sind regelmäßige Effizienzprüfungen hilfreich. Erst wenn sich Anzeichen unzulänglicher Ausschussarbeit zeigen, wird der Gesamtaufsichtsrat weitere Kontrollmaßnahmen ergreifen müssen.
25. Abgesehen von jenen Sonderexpertisen stellt das Gesetz bei der Beurteilung der Sorgfaltspflicht eines einzelnen Aufsichtsratsmitglieds nicht auf dessen individuelle Fähigkeiten ab. Es gilt ein sog. objektiver Pflichtenmaßstab, der sich nicht nur auf die Aufgaben eines Aufsichtsrats im Allgemeinen bezieht, sondern auch die konkreten Verhältnisse der Gesellschaft berücksichtigt. Je komplexer und größer das Unternehmen ist, desto umfassender und komplizierter werden dabei die erforderlichen Kontrollpflichten sein. Unabhängig davon ist ein für alle Aufsichtsratsmitglieder quasigesetzlicher Mindeststandard anerkannt. Danach muss ein Aufsichtsratsmitglied für die Sorgfaltspflicht einstehen, die nach der Verkehrsanschauung von einem ordentlichen Aufsichtsratsmitglied erwartet werden kann. Jedes Aufsichtsratsmitglied muss „diejenigen Mindestkenntnisse und -fähigkeiten besitzen, die es braucht, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge ohne fremde Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu können“ (BGHZ 85, S. 295 f. – Hertie). Es sollte in der Lage sein, sich – unter Rückgriff auf die Vorstandsberichte und die Feststellungen des Abschlussprüfers – ein Bild von der Gesellschaft, ihrer Lage und Entwicklung zu machen. Dazu sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse, zumindest aber ein gutes Verständnis der für das Unternehmen relevanten wirtschaftlichen Zusammenhänge notwendig. Soweit es die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung im Einzelfall erfordert, ist ein Sachverständiger hinzuzuziehen. Ein Aufsichtsratsmitglied muss deshalb auch fähig sein, einen etwaigen Beratungsbedarf zu erkennen. Für die Überwachung der Rechnungslegung hat dies der Gesetzgeber mit dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers gesetzlich veranlasst. Zudem sollte jedes Ratsmitglied die gesetzlichen Pflichten und Befugnisse des Aufsichtsrats kennen, um beurteilen zu können, ob der Vorstand z.B. seiner Berichtspflicht nachkommt und der Gesamtaufsichtsrat seine Aufgaben angemessen erfüllt. Besondere Sach- und Fachkenntnisse (von Grundzügen der Rechnungslegung abgesehen) werden von einem Aufsichtsratsmitglied grundsätzlich nicht verlangt. Da die Überwachungsaufgabe nicht dem einzelnen Ratsmitglied, sondern dem Gesamtaufsichtsrat obliegt, reicht es aus, wenn in diesem insgesamt eine im Einzelfall erforderliche besondere Sachkunde vorliegt.
26. Aus dem Grundsatz der Höchstpersönlichkeit ergibt sich für jedes Aufsichtsratsmandat aktienrechtlicher Prägung eine weitere Pflichtenbindung: Eine Vertretung bei der Ausübung des Aufsichtsratsmandats ist rechtlich kaum möglich. In praxi wirkt sich dies insbesondere bei der Teilnahme an den Aufsichtsrats- oder Ausschusssitzungen aus. Nach § 109 Abs. 3 AktG kann ein Aufsichtsratsmitglied nur durch eine Ersatzperson vertreten werden, wenn die Satzung dies zulässt und der Vertreter in Textform schriftlich ermächtigt worden ist. Freilich hat die Ersatzperson nicht die Position eines echten Stellvertreters, sondern tritt nur als Stimmbote für das verhinderte Aufsichtsratsmitglied auf, hat also kein Recht zur eigenen Stimmabgabe oder zur Stellung von Anträgen.
27. Aufsichtsratsmitglieder sind zur Verschwiegenheit über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, die ihnen durch ihre Tätigkeit als Aufsichtsrat bekannt geworden sind, sowie über erhaltene vertrauliche Berichte und vertrauliche Beratungen verpflichtet (§ 116 Satz 1 i.V.m. § 93 Abs. 1 Satz 2 AktG und § 116 Satz 2 AktG). Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht gegenüber jedermann und jederzeit, sowohl als Aufsichtsratsmitglied als auch nach Beendigung des Mandats. Sie ist das Korrelat zum unbeschränkten Informationsrecht des Aufsichtsrats. Verschwiegenheitsverletzungen können ebenso Haftungsfolgen auslösen wie Verletzungen der zuvor angesprochenen Treuepflicht. Zudem ist die Verletzung der Verschwiegenheit strafbewehrt (§ 404 AktG, § 85 GmbHG). Sie kann ebenso eine Abberufung aus wichtigem Grund (§ 103 Abs. 3 AktG) oder aber (bei Wiederholungsgefahr) eine Unterlassungsklage nach sich ziehen. Für von Gebietskörperschaften entsandte Ratsmitglieder gewährt das Gesetz eine Ausnahme (§ 394 AktG).
28. Verletzt ein Aufsichtsratsmitglied seine Mitwirkungspflichten, droht die persönliche Haftung, wenn der Gesellschaft hierdurch ein Schaden entstanden ist (§ 116 Satz 1 i.V.m. § 93 AktG). Das gilt etwa, wenn ein Aufsichtsratsmitglied mangels hinreichender Kenntnis oder intensiver Beschäftigung mit den Aufsichtsratsunterlagen eine Überwachungssituation nicht richtig beurteilen kann.
29. Das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen ( MoMiG) von 2008 verpflichtet das einzelne Mitglied des Aufsichtsrats,
• im Falle der Führungslosigkeit der Gesellschaft ( § 10 Abs. 2 S. 2 InsO)
• sowie der persönlichen Kenntnis des Aufsichtsratsmitglieds über diesen Sachverhalt
• sowie der persönlichen Kenntnis des Insolvenzgrundes (Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung, §§ 16–19 InsO). Insolvenzantrag für die Gesellschaft zu stellen. Diese Pflicht ist an allerlei formaljuristische Kautelen gebunden, die eine Entlastung im Falle der Unterlassung auf den ersten Blick vergleichsweise einfach erscheinen lassen. Auf der anderen Seite ist aber zugleich der strafrechtliche Tatbestand der fahrlässigen Unterlassung dieser Anzeige eingeführt worden (15 a Abs. 4, 5 InsO), so dass diese neuen Bestimmungen aus Sicht des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds doch ernst genommen werden sollten.
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References: § 119
 § 1
 § 1
 § 111
 § 111
 § 90
 § 31
 § 87
 § 87
 § 171
 § 111
 § 90
 § 111
 § 107
 § 314
 § 116
 § 93
 § 93
 § 109
 § 93
 § 116
 § 85
 § 93
 § 10