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Timestamp: 2019-05-20 08:56:59+00:00

Document:
﻿ RESOLUCIÓN 9146 DE 2012
RESOLUCIÓN 9146 DE 01 DE OCTUBRE DE 2012
CONTENIDO:SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. RESOLUCIÓN 11439 DE 2011. EXPIDE LA REGLAMENTACIÓN DEL PAPEL DE SEGURIDAD PARA LAS ACTUACIONES NOTARIALES, LA EXTENSIÓN DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS Y LA EXPEDICIÓN DE SUS COPIAS. DEROGA LAS RESOLUCIONES 3150, 3550, 3859, 5910 Y 8144 DE 2012 Y LA INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 23 DE 2009.
TEMAS ESPECÍFICOS:NOTARIO, INTERVINIENTES EN EL DERECHO DE NOTARIADO Y REGISTRO, FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, NOTARÍA, FUNCIÓN NOTARIAL, TARIFA NOTARIAL, SERVICIO NOTARIAL, ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN NOTARIAL, ESCRITURA PÚBLICA, OTORGAMIENTO DE ESCRITURA PÚBLICA, ACTIVIDAD NOTARIAL, MODIFICACIÓN DE LA TARIFA NOTARIAL, PAPEL NOTARIAL
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1442 DE NOVIEMBRE 15 DE 2012, PG.1142
RESOLUCIÓN 9146 DE 2012
“Por la cual se expide la reglamentación del papel de seguridad para las actuaciones notariales, la extensión de las escrituras públicas y la expedición de sus copias, y se dictan otras disposiciones”.
El artículo 20 del Decreto-Ley 960 de 1970, estipula que las escrituras públicas se extenderán en papel autorizado por el Estado, y al final de cada instrumento, antes de la firma, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas.
La Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Instrucción Administrativa 23 de 2009, fijó las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas.
La Unión Colegiada del Notariado Colombiano, está autorizada para la adquisición, impresión y distribución del papel notarial bajo las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad.
Con oficio 35P/12 de febrero 2 de 2012, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, manifiesta que en desarrollo al proyecto de modernización y seguridad de los servicios notariales, es necesario disponer un nuevo tamaño de papel, es decir, que el utilizado actualmente denominado “tamaño oficio” sea remplazado por “tamaño carta”.
Las razones principales que fundamenta esta petición son: a) Disminución del consumo de papel en aras a contribuir al proceso de preservación ecológica dado que la materia prima es de origen vegetal; b) el tamaño carta respondería a los sistemas universales; c) se hace menos voluminoso el protocolo notarial y su archivo y d) optimizar la transcripción del texto de las escrituras en el formato propuesto.
Con oficio DF-112-IE003851 de marzo 27 de 2012, el director financiero de la Superintendencia de Notariado y Registro, informa con soporte en el análisis de costos y gastos, el valor adicionar a cobrar para las diligencias notariales con uso exclusivo de papel de seguridad.
Mediante Resolución 3150 de abril 11 de 2012, se modificaron los artículos 1º, 3º literal a), 4º y 5º de la Resolución 11439 de 29 de diciembre de 2011 y artículo 1º de la Resolución 937 del 6 de febrero de 2012.
De igual manera con Resolución 3550 de abril 23 de 2012, la Superintendencia de Notariado y Registro, autorizó la modificación del tamaño del papel de seguridad para las actuaciones notariales.
Posteriormente la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, mediante oficio 207P/12 de junio 4 de 2012, solicita se produzca acto administrativo para la adición de la Resolución 3550 de 2012 “Por la cual se autoriza la modificación del cambio del tamaño del papel de seguridad para las actuaciones notariales” y la Resolución 3150 de 2012, por la cual se modifican las tarifas notariales, a fin de suplir la omisión que hace referencia a la aprobación y adopción de las características técnicas en la impresión física del papel de seguridad para diligencias notariales diferentes a aquellas a utilizar en las escrituras públicas.
Por lo anterior, se expidió la Resolución 5910 de julio 3 de 2012 “Por la cual se expide la reglamentación del papel de seguridad para las actuaciones notariales y el otorgamiento de las escrituras públicas y se dictan otras disposiciones”.
Con oficio 272P/12/12 de julio 25 de 2012, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, solicita se adicione la Resolución 5910 de julio 3 de 2012, para que se autorice la impresión de papel notarial para la expedición de copias de escrituras públicas, certificados y documentos que formen parte del archivo notarial.
Con oficio 291P/12 de agosto 14 de 2012, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, envía las pruebas físicas reales del papel de seguridad para uso de los notarios, conforme a lo autorizado por la superintendencia, a saber: 1º Papel de seguridad notarial para uso exclusivo en las escrituras públicas; 2º Papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales, y 3º Papel de seguridad para uso exclusivo en la expedición de certificados, copias de las escrituras y documentos que forman parte del archivo notarial.
La justificación de este papel destinado a la expedición de copias, tiene la misma del papel notarial para el otorgamiento de escrituras públicas, de autenticaciones, reconocimiento de firmas y huellas y presentaciones personales en documento privado, cual es el de dar total seguridad al documento físico y el respectivo control para todas y cada una de las diligencias que se tramitan en notarías y que tengan que ver con el ejercicio de la función fedataria.
Mediante Resolución 8144 de septiembre 3 de 2012, se adiciona la Resolución 5910 de julio 3 de 2012, adoptando las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para uso exclusivo en la expedición de copias de las escrituras y documentos que forman parte del archivo notarial.
Que siguiendo instrucciones del grupo de racionalización y automatización de trámites (GRAT), en documento dirigido al Superintendente de Notariado y Registro de fecha 4 de febrero de 2011 y dentro del marco de competitividad, modernización de la gestión pública política de interoperabilidad, Gobierno en Línea, servicio al ciudadano y simplificación de trámites, objetivos del plan nacional de desarrollo; se hace necesario incentivar la utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial, implementando el uso de la firma digital, tránsito y transferencia cibernético, los repositorios digitales, la digitalización de documentos y demás tecnología de punta.
Por lo expuesto este despacho;
ART. 1º—(Modificado).* Autorizar el cambio de “tamaño oficio” a “tamaño carta” del papel de seguridad en las actuaciones notariales y la extensión de escrituras públicas.
*(Nota: Modificado por la Resolución 1168 de 2013 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 2º—(Modificado).* Adoptar las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para la extensión de las escrituras públicas (color azul), que se relacionan a continuación:
Características físicas del papel de seguridad notarial para uso exclusivo en la escritura pública
El papel de seguridad notarial para uso exclusivo en la escritura pública debe cumplir con las siguientes características:
— Tamaño: carta reglamentario (21,59 cm x 27,94 cm) (216 mm x 279 mm) (8 ½” x 11”)
— Papel: papel marca de agua de 90 gramos por metro cuadrado (m2), sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos dorados y solventes orgánicos, con microfibrillas fluorescentes multicolor y con marcas de agua de uso exclusivo de la “UCNC”, en toda el área.
— Impresión frontal: a una tinta azul Pantone 294U, o similar para márgenes, escudos y textos. Tóner de color negro para el código de barras.
— Impresión posterior: a una tinta azul Pantone 294U, o similar para márgenes, escudos y textos.
1. Margen superior: la distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm)
2. Margen izquierda: la distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm)
3. Margen derecha: la distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 2 cm (20 mm)
4. Margen inferior: la distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 0.9 cm (9 mm)
Logo Unión Colegiada del Notariado Colombiano: está ubicado en la parte superior izquierda de la hoja, justo al lado de la leyenda “República de Colombia”. El tamaño del logo es: alto 2,3 cm (23 mm) y ancho 2,3 cm (23 mm).
La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 3,1 cm (31 mm), la distancia entre el borde superior y el escudo es de 0,4 cm (4 mm).
Escudo de la República de Colombia: está ubicado en el centro de la hoja, formado por trama de agua. El tamaño de este escudo es: 6,6 cm (66 mm) de alto y 6,5 cm (65 mm) de ancho.
La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 8 cm (8(sic) mm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de 11 cm (110 mm).
2. Margen izquierda: la distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de 2 cm (20 mm)
3. Margen derecha: la distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 3 cm (30 mm)
4. Margen inferior: la distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 0,9 cm (9 mm)
Características generales para la extensión del documento e impresión original en el papel de seguridad notarial que forma el protocolo
Las especificaciones o características del documento para escritura pública hacen referencia a las propiedades y cualidades que deben tenerse a consideración para la redacción y generación de dichos documentos, en este apartado se consideraran aspectos como tipos de fuente, márgenes, tipo de documento entre otros, teniendo en cuenta que el contexto se ajusta a un mínimo de 32 líneas. Estas disposiciones son de gran importancia para mantener la normalización y estandarización de los documentos.
La fuente usada para la hoja principal es:
• Fuente: ARIAL
• Tamaño: 12
Justificado del texto
El texto debe estar justificado de forma completa (justificado total-justificado completo). No se permiten renglones en blanco entre los textos de párrafos.
Hace referencia al espacio entre línea y línea del párrafo el espaciado de línea ideal es 1.5.
(Nota: Adicionado por la Resolución 4292 de 2017 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
*(Nota: Modificado por la Resolución 5618 de 2017 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 3º—Adoptar las características físicas del papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales, actas, autenticaciones y reconocimiento de firma (color amarillo), que se relacionan a continuación:
Características físicas del papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales, autenticaciones, actas y reconocimiento de firmas
El papel de seguridad para uso exclusivo en el trámite de diligencias notariales debe cumplir con las siguientes características:
— Tamaño: Carta reglamentario (216 mm x 279 mm)/(21,59 cm x 27,94 cm)/(8 ½” x 11”)
“Papel de seguridad para diligencias notariales” Tamaño 15
La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 6,5 cm (65 mm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de 103 mm (10,3 cm).
(Nota: Derogado el presente artículo por la Resolución 1168 de 2013 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 4º—Adoptar las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para uso exclusivo en la expedición de certificados, copias de las escrituras y documentos que forman parte del archivo notarial (color rosado), que se relacionan a continuación:
Tamaño: carta reglamentario (216 mm x 279 mm)/(21,5 cm x 27,9 cm)/( 8 ½” x 11”)
Papel: papel marca de agua 90 gramos por metro cuadrado (m2) sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con micro fibrillas fluorescentes multicolores y con marca de agua de uso exclusivo de la “UCNC”, en toda el área.
Logo marca de agua “Unión Colegiada del Notariado Colombianos”: está ubicado en el centro de la hoja, formado por trama de agua. El tamaño de este escudo es: 9,5 cm (95 mm) de alto y 8,5 cm (85 mm) de ancho.
Código de barras: su referencia es código bidimensional Quick Response, o simplemente código QR, se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la hoja a una distancia del borde de 0,3 cm (3 mm) y a una altura de 5,7 cm (57 mm) del borde inferior de la hoja.
Texto: “República de Colombia”. Está ubicado en la parte izquierda de la hoja en forma centrada entre el lago de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano y el código de barras. A una distancia del borde de la hoja de 0,5 cm (5 mm). Este texto va en letra Old English Text MT 36, (o similar).
Inicialmente esta cara irá totalmente en blanco.
ART. 5º—(Modificado).* La Unión Colegiada del Notariado Colombiano suministrará los nuevos formatos.
PAR. 1º—Las copias de las escrituras públicas numeradas hasta el día 30 de septiembre de 2012, se expedirán en papel común. Las copias de las escrituras públicas numeradas partir del 1º de octubre de 2012 se expedirán en papel de seguridad.
PAR. 2º—El uso del papel de seguridad será exclusivamente para aquellas diligencias notariales que se surtan en las notarías, mas no para aquellos documentos que se lleven a éstas para autenticación de firmas y/o reconocimiento de contenido y firma.
PAR. 3º—La expedición de las copias simples se hará en papel común.
PAR. 4º—La utilización del papel notarial aquí adoptado para la extensión de las escrituras públicas, quedará condicionado al agotamiento de la existencia del papel tamaño oficio de cada notaría, sin exceder al 31 de diciembre de 2012. A partir del 1º de enero de 2013 será de uso obligatorio en todo el territorio nacional.
(Nota: Modificado los parágrafos 1º y 2º del presente artículo por la Resolución 11978 de 2012 artículo 1º de la Superintendencia de Notariado y Registro)
*(Nota: Modificado por la Resolución 1168 de 2013 artículo 2° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 6º—Modifíquese el parágrafo del artículo 1º de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:
“PAR.—En relación con los literales a), b) y c) del presente artículo, se causará la suma adicional de dos mil ochocientos dos pesos ($ 2.802.00) por cada hoja del instrumento público, advirtiendo que en dicha liquidación queda incluido el papel de seguridad notarial que suministrará el notario”.
PAR. TRANS.—En relación con los literales a), b) y c) del presente artículo, se causará la suma adicional de dos mil ciento sesenta pesos ($ 2.160.00) por cada hoja del instrumento público, advirtiendo que en dicha liquidación queda incluido el papel notarial tamaño oficio que suministrara el notario.
(Nota: Derogado el parágrafo transitorio del presente artículo por la Resolución 1168 de 2013 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 7º—Modifíquese el literal a) del artículo 3º de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:
a) Las certificaciones en papel de seguridad (rosado) relacionadas con actos o hechos que consten en instrumentos públicos o en documentos protocolizados, dos mil ochocientos dos pesos ($ 2.802.00) por cada una, más seiscientos cuarenta dos pesos ($ 642.00), por cada hoja adicional de papel de seguridad utilizado.
ART. 8º—Modifíquese el artículo 4º de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:
“ART. 4º—Copias. Las copias auténticas que según la ley debe expedir el notario en papel de seguridad (color rosado) de los instrumentos y demás documentos que reposen en los archivos de la notaría causarán derechos por cada hoja, por valor de dos mil ochocientos dos pesos ($ 2.802.00); este valor incluye el cobro de la fotocopia cuando se expidan por este sistema.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor por la impresión de cada hoja (anverso y reverso) de dos mil doscientos pesos ($ 2.200.00).
PAR.—Si dentro del servicio notarial que solicita el usuario requiere la impresión de certificados tomados de las páginas web de las diferentes entidades estatales, tal impresión causará derechos por la suma de dos mil quinientos ochenta pesos ($ 2.580.00)”.
ART. 9º—Modífíquese el artículo 5º de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:
“ART. 5º—Testimonio notarial. El testimonio escrito en papel de seguridad (papel color amarillo) que, respecto de los hechos señalados por la ley, corresponde rendir al notario, en la presentación personal y el reconocimiento de documento privado, en el de la autenticidad de firmas puestas en documentos previa confrontación de su correspondencia con la registrada en la notaría, en el de la autenticidad de firmas y huellas dactilares puestas en su presencia, en el de la autenticidad de fotografías de personas, causará derechos a razón de mil ochocientos noventa y siete pesos ($ 1.897.00) por cada firma o diligencia según el caso.
La diligencia de autenticación de copias de documentos causara derechos a razón de mil trescientos cuarenta pesos ($ 1.340.00) por cada firma o por cada página según el caso.
PAR. 2º—Firma digital. La imposición de la firma digital causará derechos notariales por la suma de cinco mil ciento cincuenta pesos ($ 5.150.00), el tránsito o transferencia cibernético, causará igual tarifa, y si el documento consta de varios folios un valor adicional del 10% por cada folio enviado (L. 527/99), independientemente del costo de la autenticación si a ello hubiere lugar. El tránsito o transferencia cibernética con destino a la oficina de registro de instrumentos públicos o las secretarías de hacienda departamentales o quien haga sus veces no causará derecho alguno.
El de los hechos relacionados con el ejercicio de sus funciones ocurridos en su presencia y de los cuales no quede constancia en el archivo y aquellas a que se refiere el artículo 45 del Decreto 2148 de 1983, conocidas como actas de comparecencia, nueve mil novecientos noventa pesos ($ 9.990.00).
El de los hechos o testimonios relacionados con el ejercicio de sus funciones, para cuya percepción fuere requerido, cuando tal actuación implique para el notario el desplazamiento dentro de la cabecera del círculo y que deba rendir mediante acta, setenta y cuatro mil novecientos ochenta pesos ($ 74.980.00).
La extensión de las actas y/o constancias tendrá un valor adicional de seiscientos cuarenta y dos ($ 642.00) por cada hoja de papel de seguridad (color amarillo) utilizado.
PAR. 4º—Se implementará por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, el uso de papel de seguridad para todos los trámites que surtan en las notarías”.
(Nota: Adicionado el presente artículo por la Resolución 11978 de 2012 artículo 2° de la Superintendencia de Notariado y Registro)
ART. 10.—La utilización del papel de seguridad descrito en los artículos tercero y cuarto de la presente resolución será obligatorio en todo el territorio nacional a partir del 1º de octubre de 2012.
ART. 11.—La Superintendencia Delegada para el Notariado velará por la estricta aplicación del cobro de las tarifas notariales.
ART. 12.—La Unión Colegiada del Notariado Colombiano deberá paulatinamente incorporar en el papel de seguridad el mecanismo idóneo que identifique el tipo de negocio jurídico.
ART. 13.—Publíquese la presente resolución en la página www.supernotariado.gov.co y en el Diario Oficial.
ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 3150 de abril 11 de 2012, 3550 de abril 23 de 2012, 3859 de mayo 2 de 2012, Resolución 5910 de julio 3 de 2012, Resolución 8144 de septiembre 3 de 2012 y la Instrucción Administrativa 23 de 2009 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

References: RESOLUCIÓN 

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 artículo 20
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 artículo 1
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