Source: https://docplayer.cz/107948741-N-a-v-r-h-vyhlaska-ze-dne-o-podrobnostech-vykonu-spisove-sluzby-puvodci.html
Timestamp: 2019-11-11 22:31:53+00:00

Document:
N á v r h. VYHLÁŠKA ze dne o podrobnostech výkonu spisové služby. Původci - PDF
N á v r h. VYHLÁŠKA ze dne o podrobnostech výkonu spisové služby. Původci
Download "N á v r h. VYHLÁŠKA ze dne o podrobnostech výkonu spisové služby. Původci"
1 N á v r h VYHLÁŠKA ze dne o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č..../2009 Sb. (dále jen zákon ): 1 Původci Podrobnosti výkonu spisové služby stanovené vyhláškou se vztahují k původcům dokumentů, kterými jsou určení původci 1), obce, které nejsou určenými původci, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona (dále jen původce ). 2 Příjem dokumentů (1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném jiným právním předpisem 2) nebo původcem (dále jen podatelna ). Za doručený dokument se považuje dokument doručený nebo předaný podatelně, dokument, který je považován za doručený podle jiného právního předpisu 3), dokument dostupný elektronické podatelně 4) nebo dokument vložený do datové schránky původce 5). (2) Úkoly podatelny může plnit osoba pověřená původcem. (3) Dokument předaný původci mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně musí být předán podatelně, není-li dále stanoveno jinak. 1) 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb. 2) Například 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu). 3) Například zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, 4) 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. 5) 17 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. 1
2 (4) Doručený dokument v digitální podobě (dále jen digitální dokument") se vždy zkontroluje, neobsahuje-li chybný formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení původce, nebo na informacích zpracovávaných původcem, popřípadě není-li způsobilý poškodit původce zneužitím informací (dále jen "škodlivý kód"). Pokud je škodlivý kód zjištěn, digitální dokument původce neukládá, ale zničí; v takovém případě se považuje za nedoručený. Pokud je původce schopen zjistit z digitálního dokumentu obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně ho vyrozumí o zjištění škodlivého kódu a zničení dokumentu. (5) Je-li digitální dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem 6) založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, elektronickou značkou 7) nebo kvalifikovaným časovým razítkem 8), je původce povinen ověřit jejich platnost způsobem stanoveným jiným právním předpisem 9). Pokud ověření prokáže, že zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, elektronická značka nebo kvalifikované časové razítko jsou platné, postupuje původce dále podle 3. Pokud ověření prokáže neplatnost zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, vyrozumí o tom odesílatele a dokument v nezměněné podobě v elektronickém systému spisové služby (dále jen informační systém ) uloží. (6) Doručený digitální dokument, který neobsahuje škodlivý kód, se označí jednoznačným identifikátorem. (7) Obálka dokumentu v analogové podobě (dále jen analogový dokument ) se ponechává u dokumentu vždy, pokud a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem 10) doručován původci do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, nebo c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. (8) Pokud je v adrese na doručené obálce obsahující analogový dokument uvedeno na prvním místě jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření obálky s analogovým dokumentem, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování; obdobně postupuje rovněž adresát, do jehož schránky elektronické pošty byl přímo doručen digitální dokument úředního charakteru. 6) 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb. 7) 2 písm. c) zákona č. 227 /2000 Sb. 8) 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb. 9) 2 odst. 6 písm. b) až e) vyhlášky č. 496/2004 Sb. 10) Například zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č.141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb. 2
3 (9) Dokumenty, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, nepodléhají označování a evidenci. Přehled druhů těchto dokumentů uvede původce ve spisovém řádu. 3 Označování dokumentů (1) Označování dokumentů zajišťuje informační systém nebo podatelna. (2) Vede-li původce spisovou službu v elektronické nebo smíšené podobě, digitální dokumenty doručené nebo vzniklé z jeho činnosti opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce. Pokud původce vede spisovou službu ve smíšené nebo v listinné podobě, doručené analogové dokumenty označí podacím razítkem; analogové dokumenty vzniklé z jeho činnosti opatří původce číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. (3) Pokud původce vede spisovou službu pouze v elektronické podobě, a) digitální dokument opatří jednoznačným identifikátorem, b) doručený analogový dokument převede prostředky autorizované nebo jiné konverze do digitální podoby, anebo provede převod analogového dokumentu na digitální; digitální dokument vzniklý konverzí opatří jednoznačným identifikátorem. (4) Pokud původce vede spisovou službu ve smíšené podobě, a) digitální dokument opatří jednoznačným identifikátorem, b) doručený analogový dokument, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka; pokud jsou původci analogové dokumenty předané mimo podatelnu, nebo pokud vzniknou z podání učiněných ústně, opatří je v den doručení nebo vzniku rovněž otiskem podacího razítka; c) analogové dokumenty vzniklé z jeho činnosti opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. (5) Pokud původce vede spisovou službu pouze v listinné podobě, a) doručený analogový dokument, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka; pokud jsou mu analogové dokumenty předané mimo podatelnu, nebo pokud vzniknou z podání učiněných ústně, opatří je v den doručení nebo vzniku rovněž otiskem podacího razítka; b) analogové dokumenty vzniklé z jeho činnosti opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, c) digitální dokument převede prostředky autorizované nebo jiné konverze do analogové podoby; digitální dokument uloží v úložišti doručených datových zpráv, analogový dokument opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. (6) Podací razítko obsahuje a) název původce, b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení, c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, 3
4 d) počet listů dokumentu, e) počet příloh dokumentu v listinné podobě a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků příloh dokumentu v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. (7) Při převedení analogového dokumentu na digitální dokument se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a uloží se ve spisovně, popřípadě v elektronické spisovně, která je součástí informačního systému; obdobně se postupuje při převedení digitálního dokumentu na analogový dokument s tím, že vzniklý analogový dokument se uloží ve spisovně. (8) Původce zajistí, aby označování dokumentů umožňovalo jejich zpětné dohledání. 4 Evidence dokumentů (1) Doručené dokumenty, které byly označeny, a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce podléhající evidenci se evidují v evidencích dokumentů. (2) Základní evidenční pomůcka při vedení spisové služby pouze v listinné podobě je podací deník. Základní evidenční pomůcka spisové služby vedené pouze v elektronické nebo vedené ve smíšené podobě je informační systém. Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud tak stanoví původce, dokumenty se evidují v samostatných evidencích dokumentů; samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě jsou agendové informační systémy 11). Původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy (elektronická nebo listinná). (3) Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů mohou být současně zaevidovány v podacím deníku. (4) Evidencí dokumentů není kniha došlé a odeslané pošty. (5) Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, evidence dokumentů obsahuje jejich seznam s vysvětlivkami. (6) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v evidenci dokumentů evidován (dále jen pořadové číslo ), 11) 1 písm. e) zákona č. /2009 Sb., o základních registrech a o změně zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o základních registrech). 4
5 b) datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem, kterým je datum zaevidování dokumentu v evidenci dokumentů; u doručeného digitálního dokumentu se za okamžik doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, nebo kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu, c) adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo Vlastní, d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen, e) počet listů analogového dokumentu, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), g) označení útvaru původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je původcem určena osoba k vyřízení dokumentu, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení, h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů analogového dokumentu, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u digitálního dokumentu počet příloh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení, a údaj o rozsahu uloženého dokumentu, j) jednoznačný identifikátor digitálního dokumentu. (7) Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen určené časové období ), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém číslu; záznam se formálně uvede ve tvaru Ukončeno dne pořadovým číslem. K záznamu se připojí jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. (8) V samostatné evidenci dokumentů v listinné nebo elektronické podobě se vedou zejména údaje stanovené v odstavci 6 písm. a), b), c), f), i) a j). 9) Informační systém včetně agendových informačních systémů, které jsou jeho součástí, musí být kompatibilní s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby 12). 12) 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb. 5
6 (10) Evidence dokumentů vedená v listinné podobě, zejména podací deník, je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů. Musí být zabezpečena proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i k jinému zneužití. Zápisy v listinné evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. K provedené opravě se uvede datum, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis toho, kdo ji provedl. 5 Číslo jednací Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů (1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení (zkratku označení) původce, popřípadě také označení (zkratku označení) jeho organizační jednotky, pořadové číslo a označení kalendářního roku. Eviduje-li se dokument ve sběrném archu podle 6 odst. 1 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu. (2) Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo. 6 Tvorba spisu (1) Při tvorbě spisu se postupuje takto a) je-li spis vytvářen spojováním dokumentů (priorací), pak se nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů; b) je-li spis vytvářen spojováním dokumentů (priorací) v informačním systému, je postup stanovený v písmenu a) nahrazen priorací spisů formou vytvoření křížových odkazů, c) je-li spis vytvářen pomocí sběrného archu, v evidenci dokumentů jsou zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu, ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Údaje o jednotlivých dokumentech obsažené v podacím razítku podle 3 odst. 6 se uvedou ve sběrném archu. 6
7 (2) Vyžaduje-li to jiný právní předpis 13), spis je označen spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou může být číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo nejmladšího dokumentu vloženého ve spisu. (3) Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovení dokumentu, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení. (4) Analogové dokumenty jsou fyzicky ve spisu uspořádány chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. 7 Rozdělování a oběh dokumentů (1) Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu původce. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru původce, popřípadě osobě určené k jeho vyřízení. (2) Původce zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny. 8 Vyřizování dokumentů (1) Dokument vyřizuje osoba pověřená původcem. (2) Vyřídí-li osoba uvedená v odstavci 1 dokument vzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů; jde-li o analogový dokument, učiní o tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu. (3) Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, popřípadě rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu původce účinného v době vyřízení dokumentu. (4) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, vůči kterému bylo vyřízení dokumentu provedeno. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v evidenci dokumentů. 13) 17 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. 7
8 9 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta (1) Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce. (2) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. (3) Skartačním znakem A (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem S (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartačním znakem V (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen buďto k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. (4) Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak A vyšší hodnotu než skartační znak V a skartační znak V má vyšší hodnotu než skartační znak S. (5) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (6) Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena skartační lhůta s nejvyšší hodnotou. 10 Vyhotovování dokumentů (1) Dokument vytvořený původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název a sídlo původce a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí i číslo jednací, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud jej obsahuje. (2) Dalšími náležitostmi dokumentu podle odstavce 1 jsou a) datum, kterým se rozumí den podpisu dokumentu, b) počet příloh; u digitálního dokumentu počet příloh, pokud to charakter dokumentu umožňuje určit, c) počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o analogový dokument, d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce osoby pověřené jeho podpisem. 8
9 11 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek (1) Podmínky podepisování analogových dokumentů odesílaných původcem, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování, a podmínky používání zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek 14) stanoví vnitřní předpis původce. (2) Má-li původce několik úředních razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly. (3) Původce vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence a podpis přebírající osoby. (4) Původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jejichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a to v rozsahu údajů a) druh a číslo certifikátů, b) datum zahájení platnosti, c) datum ukončení platnosti, d) datum a důvod zneplatnění, e) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, f) identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu. (5) Původce oznámí ztrátu úředního razítka neprodleně Ministerstvu vnitra. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno. Ministerstvo vnitra uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí. 12 Odesílání dokumentů (1) Odesílání dokumentů zajišťuje původce prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny nebo datových schránek. (2) Výpravna je místo, kde se odesílaný analogový dokument opatřuje náležitostmi k jeho odeslání. Výpravna je zpravidla spojena s podatelnou. 14) 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů. 9
10 (3) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamená datum odeslání dokumentu. 13 Ukládání dokumentů (1) Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně, nebo v informačním systému. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce. (2) Digitální dokument nebo digitální spis se před uložením kontrolují, jsou-li úplné. Digitální dokument nebo digitální spis se považuje za úplný, je-li uložen ve výstupním datovém formátu a je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. (3) Jestliže digitální dokument nesplňuje podmínky podle odstavce 2, původce ho převede do analogové podoby odpovídající datu jeho vyřízení a opatří ho náležitostmi stanovenými v 4 a 8, a to současně s vyřízením dokumentu, nebo uzavřením spisu. Záznam o převodu do analogové podoby vyznačí původce do evidence dokumentů. (4) Analogový dokument, popřípadě spis v analogové podobě, se považuje za úplný, obsahuje-li údaje stanovené v 3, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu a v případě spisu také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentů podle 6 odst. 1 písm. a) nebo ve sběrném archu podle 6 odst. 1 písm. c). (5) Původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty. (6) O zapůjčování a nahlížení do analogových dokumentů vede spisovna samostatnou evidenci. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů upraví spisový řád původce. (7) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení digitálního dokumentu nebo nelze-li digitální dokument zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, tato skutečnost se poznamená do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení analogového dokumentu, do evidence dokumentů se zapíše slovo Ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. 14 Postup při vyřazování dokumentů Podrobnosti skartačního řízení (1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. (2) Dokumenty s utajovanými informacemi se skartačním znakem S se zařazují do 10
11 skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je nutné pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení seznámit se s jejich obsahem, původce na žádost archivu příslušného podle jeho působnosti (dále jen příslušný archiv ) u požadovaných dokumentů zruší stupeň utajení. Dokumenty s utajovanými informacemi se skartačním znakem A, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se zařazují do skartačního řízení a jejich výběr provádí příslušný bezpečnostní archiv. (3) Způsob přípravy a průběh skartačního řízení určí původce ve spisovém řádu. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní posuzovatel skartační operace, kterým je osoba zodpovědná za provedení procesu výběru archiválií vůči vedení organizace, popřípadě osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud se do skartačního řízení zařazují dokumenty s utajovanými informacemi, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, osoby účastnící se jeho přípravy a průběhu musí splňovat podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení. (4) Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem A a dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. (5) Původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentů příslušnému archivu. Předkládá-li původce skartační návrh v listinné podobě, připojí k němu seznamy dokumentů ve dvojím vyhotovení. Pokud původce zřídí správní archiv, skartační návrh se odesílá příslušnému archivu prostřednictvím správního archivu. (6) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípadě úředních razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženým ke zničení, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) dohodne s původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. (7) Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů označených skartačním znakem "S". (8) Původce předá příslušnému archivu dokumenty vybrané jako archiválie. O předání se sepíše úřední záznam. (9) Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí jejich zničení. Zničením dokumentů se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla 11
12 znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. 15 Spisová rozluka (1) Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce. Její součástí je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle 14. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty a spisy se předávají nástupci původce podle předávacích seznamů. (2) Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slova 2 svazky ) a opatří se podpisy osob odpovědných za provedení spisové rozluky. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku a rozsah (počet listů a příloh) a opatří se podpisy osob odpovědných za provedení spisové rozluky se současným uvedením jejich jmen a příjmení. (3) Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupce původce nebo nástupnická reorganizovaná část původce nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené. 16 Výstupní datové formáty (1) Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 až 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro a) formát výstupu z informačního systému, b) formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí informačního systému, c) formát pro předávání do digitálního archivu. (2) Formát PDF/A (ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů, statických obrazových dokumentů nebo statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů. (3) Formáty PNG (ISO/IEC 15948:2004) nebo TIFF (revize 6 - nekomprimovaný) se použijí jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů. (4) Formát WAV se použije jako výstupní datový formát zvukových dokumentů. (5) Formát MPEG2 (ISO/IEC 13818) se použije jako výstupní datový formát audiovizuálních dokumentů. 12
13 (6) Pro výstup z informačního systému podle odstavce 1 písm. a) lze současně použít jiný datový formát. 17 Přechodné ustanovení Po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky se ustanovení 13 odst. 3 použije pouze v případech, kdy je to účelné pro výkon spisové služby původce. 18 Zrušovací ustanovení Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se zrušuje. 19 Účinnost Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července
14 ODŮVODNĚNÍ A. Obecná část ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Z HODNOCENÍ DOPADŮ REGULACE 1. NÁZEV Návrh vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen návrh vyhlášky ). 2. DŮVOD PŘEDLOŽENÍ A CÍLE 2.1 Důvod předložení návrhu vyhlášky Návrh vyhlášky je k dalšímu legislativnímu posouzení předkládán v souladu se zmocněním k jejímu vydání, které je stanoveno v ustanovení 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb. (dále jen zákon ). Uvedeným zmocněním je stanovena Ministerstvu vnitra povinnost vydat prováděcí právní předpis, kterým se stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to v rozsahu úpravy podmínek pro příjem dokumentů, označování a evidenci dokumentů, rozdělování dokumentů, oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, vyhotovování dokumentů, podepisování dokumentů a užívání razítek, odesílání dokumentů, ukládání dokumentů a vyřazování dokumentů, stanovení výstupních datových formátů dokumentů v digitální podobě a podmínek pro provádění spisové rozluky. Důvodem předložení návrhu vyhlášky je potřeba jednotně upravit specifické podmínky výkonu spisové služby ve veřejné správě ve shora uvedeném rozsahu zejména s přihlédnutím k požadavkům praxe a vyhodnocení zkušeností z aplikace vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Současně se návrh vyhlášky stává jedním z nástrojů modernizace veřejné správy prostřednictvím zavádění širokého využívání moderních informačních technologií, a to stanovením věcných, technických a organizačních podmínek pro výkon spisové služby v elektronické podobě. Návrh vyhlášky v rozsahu stanovení podmínek spisové služby vykonávané v elektronické podobě také reaguje na požadavky zajištění aplikace souvisejících právních úprav, a to především na příslušná ustanovení vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, nařízení vlády č. 495/204 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, a dále na usnesení vlády ze dne 3. listopadu 2008 č o stanovení výstupních datových formátů statických dokumentů textové, obrazové a kombinované povahy v digitální podobě. 14
15 Návrh vyhlášky dále v pro praxi potřebném rozsahu reaguje na změny, které do zákona č. 499/2004 Sb. přináší novela tohoto zákona, provedená zákonem č. /2009 Sb. Novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, provedená zákonem č. /2009 Sb., obsahuje v ustanovení 70 odst. 2 rovněž zmocnění pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, kterým je Ministerstvo vnitra povinno stanovit požadavky na elektronické systémy spisové služby. Příprava návrhu vyhlášky proto koncepčně souvisí také s přípravou uvedeného národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, resp. oba uvedené předpisy je nutné zpracovatelsky koordinovat. 2.2 Cíle předložení návrhu vyhlášky Cílem předložení návrhu vyhlášky je vymezení jednotného právního rámce pro provozování systémů spisové služby u původců dokumentů. Současně návrh vyhlášky upravuje právní vztahy, které je nutné specificky aplikovat pro účely výkonu spisové služby na základě práv a povinností, stanovených jinými právními předpisy, a to především těmi, které jsou uvedeny v bodě 2.1. Tam, kde je vyhodnocení aplikace vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v praxi reprezentováno dobrými zkušenostmi jak co do rozsahu, tak co do způsobu úpravy právních podmínek výkonu spisové služby, návrh vyhlášky vychází z dosavadní úpravy, kterou pouze doplňuje o požadavky výkonu elektronické spisové služby. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, stanoví pro výkon spisové služby dvě formy, a to formu písemnou a elektronickou. V případě elektronické spisové služby je zřejmé, že se jedná o progresivní nástroj výkonu spisové služby, plně odpovídající koncepci elektronizace státní správy a vytváření jeho vysoce účinných struktur. Teprve s účinností od 1. července 2009 jsou však novelizací citovaného zákona, provedenou zákonem č. /2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivní a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, vytvořeny právní podmínky pro zajištění vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanovením základních požadavků na funkce těchto systémů vytváří sjednocující parametry pro výkon státní správy v oblasti výkonu spisové služby. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby vychází z mezinárodního standardu Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů (Model requirements for the management of electronic records - MoReq2), využívá však v něm obsaženého zmocnění k možnému provedení transpozice jeho požadavků do příslušných národních prostředí a doplnění požadavků podle požadavků právních řádů zemí jeho budoucích uživatelů. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby proto klade důraz na jeho účelné využití v českém národním prostředí a stanoví v jednotlivých kapitolách požadavky, které musí konkrétní systémy elektronické spisové služby v minimálních rozsahu splňovat, aby byly funkční a kompatabilní s jinými elektronickými systémy spisové služby, resp. rovněž s dalšími funkčními systémy. Z uvedených skutečností je zřejmé, že jedním ze zdrojů pro tvorbu návrhu 15
16 vyhlášky je rovněž národní standard pro elektronické systémy spisové služby, a to zejména v oblasti použití metadatového modelu, který určuje metadata nutná pro fungování spisové služby a dlouhodobé uchovávání digitálních archiválií v archivu, a podmínek označování a evidence dokumentů v elektronických systémech spisové služby. Návrhem vyhlášky jsou rovněž řešeny realizační podmínky vůči ustanovení 21 odst. 10 zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, tedy jsou stanovována konkrétní pravidla a postup pro vyřazování dokumentů obsahujících utajované informace ve skartačním řízení. 2.3 Definice problému Problematiku výkonu spisové služby řeší v současné době zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláška č. 646/2004 Sb. Zkušenosti praxe však ukazují, že ne všechna ustanovení vyhlášky č. 646/2004 Sb. jsou co do potřebného rozsahu dostatečná, některá ustanovení nejsou s přihlédnutím k účelu vyhlášky v podmínkách výkonu spisové služby efektivní, neboť neodpovídají současné právní úpravě a novým požadavkům na funkčnost jí používaných systémů. Návrh vyhlášky v základní struktuře postupů spisové služby od doručení, resp. vzniku dokumentu po jeho vyřazení, popřípadě převzetí příslušným archivem, koresponduje se stávající úpravou, jednotlivá ustanovení jsou však doplněna o nové podrobnosti a požadavky praxe. K podstatným změnám dochází v oblasti výkonu spisové služby vedené v elektronické podobě, kde je návrh vyhlášky doplněn o zcela nová ustanovení, kterými jsou zabezpečovány postupy a jejich technologické podmínky, včetně vazeb mezi spisovou službou vedenou v listinné, elektronické nebo smíšené podobě s důrazem zejména na příjem dokumentů (včetně jejich doručování prostřednictvím datových schránek, jejich označování a evidenci, oběh, odesílání, ukládání, výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě, vyřazování dokumentů, kontrolu a bezpečnost spisové služby vykonávané v elektronické podobě, spisový a skartační plán, správcovské a uživatelské funkce a metadata. Při přípravě návrhu vyhlášky byla mimořádná pozornost věnována rovněž oblasti doručování dokumentů prostřednictvím datových schránek, a to v souvislosti s přijetím zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který nabývá účinnosti dnem 1. července Od tohoto data jsou orgány veřejné moci (tedy státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond České republiky a jiné státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři), povinny mezi sebou doručovat dokumenty, jejichž povaha to umožňuje, prostřednictvím datových schránek, pokud se nedoručuje na místě. Vzhledem k tomu, že uvedené orgány veřejné moci tak, jak jsou definovány v 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., jsou ve většině případů rovněž veřejnoprávními původci, kterým je uložena 16
17 povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě, je nutné návrhem vyhlášky vytvořit právní podmínky pro zpracovávání takto přijatých dokumentů, resp. také pro vytvoření předpokladů komunikace mezi elektronickým systémem spisové služby a jeho listinným analogem, a to včetně tvorby dokumentů v listinné i digitální podobě, popřípadě provádění jejich autorizované nebo jiné konverze. Návrh vyhlášky rovněž reflektuje požadavky na příjem a odesílání dokumentů, ke kterým je připojen zaručený elektronický podpis, elektronická značka nebo kvalifikované časové razítko. 2.4 Identifikace dotčených skupin Návrh vyhlášky se realizačně dotkne určených původců ve smyslu 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., obcí, které nejsou určenými původci, organizačních složek územních samosprávných celků a právnických osob zřízených nebo založených územními samosprávnými celky, a to v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona č. 499/2004 Sb. 2.5 Hodnocení rizika Ustanovení 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. stanoví, že veřejnoprávní původci uvedení v 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) tohoto zákona, kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Týmž ustanovením je pak dále stanoveno, že veřejnoprávní původci uvedení v 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona č. 499/2004 Sb. a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě (pro zajištění souladu vedení spisových služeb s tímto ustanovením je stanoveno přechodné období 3 let čl. II bod 2 návrhu zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů). Návrhem vyhlášky jsou stanovovány postupy shodné pro výkon spisové služby v elektronické nebo listinné podobě. Pokud jsou postupy rozdílné (vyplývají z rozlišných možností zabezpečení požadavků na výkon spisové služby), pak návrh obsahuje jejich realizaci v obou podobách. Původci dokumentů podle bodu 2.4 jsou proto povinni upravit vlastní interní předpisy pro vedení spisové služby a doplnit všechny nové požadované činnosti. Pokud tak neučiní, nebudou schopni plnit požadavky návrhu vyhlášky a dalších právních předpisů, zejména zákona č. 300/2008 Sb. Návrh vyhlášky je přitom jedinečným nástrojem realizace všech uvedených požadavků a nástrojem zajištění přípravy jednotných, správných, účelných a provázaných podmínek pro plnění povinností stanovených jinými právními předpisy. Nepředložení návrhu vyhlášky do dalšího legislativního řízení a jeho nepřijetí proto představuje vytvoření legislativní bariéry, kterou nelze překonat mimolegislativními postupy ani případnými výklady uvedených jiných právních předpisů; v tomto smyslu je tedy návrh vyhlášky pro přípravu a další postupy původců dokumentů při výkonu spisové služby conditio sina qua non. 17
18 3. VÝBĚR VARIANT ŘEŠENÍ Protože v současné době legislativním procesem procházející návrh zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, i zákony, uvedené v bodě 2.1, podstatným způsobem mění požadavky na zabezpečení výkonu spisové služby, a to v rámci jednotného komplexu vzájemně provázaných legislativních požadavků, nelze ve výběru realizačních variant uvažovat s řešením: mimo rámec legislativních regulačních opatření, a to vzhledem k povaze úpravy, představující provedení zákonného zmocnění, resp. reakce na vazbu mezi jiným právním předpisem stanovenou povinností a nalezením legislativního rámce pro provedení jejích věcných, organizačních a technických podmínek; dílčích právních úprav zakotvených v řadě prováděcích právních předpisů, a to jednak s přihlédnutím k dikci zmocnění k vydání návrhu vyhlášky, jednak s přihlédnutím ke zpracovatelské i aplikační neefektivnosti takového řešení, které by s sebou současně přinášelo nebezpečí nejednotnosti takové úpravy pro výkon spisové služby v jednotlivých oblastech. Z legislativního hlediska proto přichází v úvahu posouzení následujících variant řešení: Varianta I nulová varianta Nulová varianta předpokládá zachování současného právního stavu organizace spisové služby, tedy nenaplnění zmocnění uvedeného v 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb. Vzhledem k tomu, že nově navrhované zmocnění k vydání prováděcí vyhlášky k zákonu č. 499/2004 Sb. je věcně podstatně širší a obsahově jiné, než bylo zmocnění, na jehož základě byl vydána vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, představuje nenaplnění nově koncipovaného zmocnění a ponechání dosavadní vyhlášky č. 646/2004 Sb. beze změny právního stavu, kdy prováděcí vyhláška v jednotlivých ustanoveních bude v rozporu se zákonem č. 499/2004 Sb. a kdy současně nenaplní obsahově stanovení těch podrobností výkonu spisové služby, které se týkají podmínek výkonu spisové služby vedené v elektronické podobě. Varianta II novela vyhlášky č. 646/2004 Sb. Realizaci zmocnění pro vydání vyhlášky, kterou se stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, uvedeného v 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb., formou zpracování návrhu vyhlášky, kterou se mění vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, je legislativně a následně pak rovněž pro uživatelskou praxi neúčelné a nepřehledné. Pokud má být systematicky, v potřebných souvislostech a vnitřně provázaně realizováno uvedené zmocnění a současně upraveny ty oblasti, u nichž praxe za dobu od nabytí účinnosti vyhlášky č. 546/2004 Sb. prokázala jejich nedostatečnou úpravu nebo neefektivnost právní regulace, není možné vycházet ze systematiky dosavadní právní úpravy. Z důvodů zajištění terminologického souladu (čl. 40 Legislativních pravidel vlády) s aktuálním stavem souvisejících právních předpisů, zajištění věcných vazeb s jinými právními předpisy a k dosažení provázanosti s národním standardem pro elektronické systémy spisových služeb by bylo legislativně neúměrně složité zpracovávat a v legislativním procesu posuzovat uvedenou novelizaci tam, kde je pro uživatelskou právní praxi nutné zpracovat obsahově a koncepčně právní předpis nový, byť 18
19 vycházející ve vybraných oblastech z úpravy dosavadní. Varianta III návrh nové vyhlášky Tato varianta plně odpovídá potřebám pro realizaci změn ve zmocnění k vydání prováděcího právního předpisu, kterým se stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, tak, jak je uvedeno v 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. /2009 Sb. Současně tato varianta umožňuje kontextuálně účelně provázat zmocnění k vydání prováděcího právního předpisu, kterým se stanoví podrobnosti k výkonu spisové služby, se zmocněním podle 70 odst. 2 téhož zákona, na jehož základě má být vydán národní standard pro elektronické systémy spisové služby, jehož zásadní požadavky musí korespondovat rovněž s příslušnými ustanovení uvedeného návrhu vyhlášky. 4. VYHODNOCENÍ NÁKLADŮ A PŘÍNOSŮ JEDNOTLIVÝCH VARIANT 4.1 Náklady jednotlivých variant 4.1 Náklady jednotlivých variant Předpokládáme-li, že počátečním stavem je takový stav, kdy původce dokumentů vede spisovou službu v listinné podobě, a výsledným stavem má být vedení spisové služby buď v elektronické podobě, nebo v listinné podobě se zajištěním příjmu a odesílání dokumentů v elektronické i listinné podobě, pak vlastní finanční náklady jsou u všech tří variant shodné. Rozdíl mezi nimi je však nutné spatřovat jednak v připravenosti na změny systému spisové služby, jednak v případných vícenákladech, které by bylo nutné vynaložit při realizaci VARIANTY I tedy neexistenci obecně stanovených a jednotně uplatňovaných podmínek pro zavádění elektronických systémů spisové služby - kdy by jednotlivé subjekty spisové služby při nezbytnosti zajistit podmínky elektronické komunikace a doručování podle zejména správního řádu a zákona č. 300/2008 Sb. byly zcela individuálně, nesystematicky a podle jejich specifických podmínek v první fázi nejednotně vynakládaly finanční prostředky na přizpůsobení jimi používaných spisových služeb povinnostem, resp. organizačním a technickým podmínkám, které pro ně vyplývají z těchto právních předpisů. Varianta I K nejzávažnějším rizikům souvisejícím případně s realizací této varianty patří nepřipravenost na plnění úkolů vyplývajících z novely zákona č. 499/2004 Sb. a dalších právních předpisů (viz bod 2.1). Jejich splnění si totiž vyžádá podstatné změny v systémech spisové služby původců dokumentů, což při neexistenci jednotné právní úpravy požadavků na realizaci těchto změn by mohlo znamenat uplatňování specifických přístupů a nejednotnost procesu přípravy s dopadem na výší finančních nákladů, a to jednak ve fázi této právně nekoordinované organizačnětechnické činnosti původců dokumentů, jednak v nutně následující sjednocující fázi, reagující minimálně na přijetí národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Jelikož tyto změny by nebyla většina původců dokumentů bez metodické pomoci státních archivů a dalších správních úřadů sama schopna zabezpečit, ve výsledku to znamená zejména personální zajištění a 19
20 značný objem pracovní doby původců dokumentů k vypracování nového systému, stejně jako správních úřadů v případě poskytování metodické pomoci. Z výše uvedených důvodů lze konstatovat, že největším nebezpečím v případě nepřijetí návrhu vyhlášky je moment nepřipravenosti na povinné změny a živelnost v procesu změn systémů spisové služby. Varianta II V případě předložení do legislativního procesu a vydání návrhu vyhlášky, kterou se mění vyhláška č. 646/2004 Sb., lze z ekonomickému hlediska očekávat shodnou ekonomickou náročnost, jako u varianty III. Varianta III Předkládaný návrh vyhlášky obsahuje požadavky na změny funkčnosti systémů elektronické spisové služby, k jejichž provedení musí dojít během přechodného období, stanoveného v čl. II bodě 2 návrhu zákona, kterým se mění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, tedy v období tří let. Původci dokumentů tak budou schopni připravit se postupně na všechny změny související se zavedením elektronické spisové služby. Pokud někteří přistoupí k budování systému spisové služby v listinné podobě, neboť jim to umožňuje zákon č. 499/2004 Sb., budou mít dostatek prostoru pro přípravu a zabezpečení vnější komunikace v elektronické podobě a vypracování jednoduchého vnitřního systému spisové služby v listinné podobě. Náklady na realizaci této varianty (resp. rovněž případně varianty II) v současné době nejsou jednoznačně známé, neboť přímo souvisí s ekonomickou náročností aplikace národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb, který je v současné době ve zpracovatelské fázi, na níž se podílejí rovněž zástupci softwarových společností; podle závěrů pracovní skupiny složené ze zástupců odboru archivní správy a spisové služby, vybraných archivů a uvedených zástupců odborné praxe v oblasti informačních technologií, budou stanoveny rovněž následné ekonomické odhady souvisejících aplikačních nákladů Přínosy jednotlivých variant Varianta I Tato varianta nemá žádné přínosy; naopak, pokud by návrh vyhlášky nebyl realizován, výrazně zvýší nejednotnost v systémech spisové služby původců dokumentů z řad veřejné správy. Došlo by zejména k prohloubení stávajících rozdílů mezi úrovní zajištění spisové služby u jednotlivých původců dokumentů, nebylo by možné řádně využívat informační systém datových schránek. Vzhledem ke zvýšení roztříštěnosti používaných softwarových prostředků a jejich nejednotnosti zejména v otázce metadat a rozhraní pak nelze vyloučit, že výsledek by mohl nabýt podoby zhroucení vzájemné komunikace mezi původci dokumentů v celostátním měřítku. 20
21 Varianta II U této varianty je možné hovořit o jistém přínosu pouze v případě, že by novela vyhlášky rozpracovala jen vybraná ustanovení novely zákona bez ohledu na další právní předpisy. Jistě by se minimalizovalo nebezpečí rozpadu komunikace mezi původci dokumentů, ovšem rozhodně by přetrvávalo riziko v oblasti nejednotnosti používaných softwarových prostředků, a to zejména v otázce metadat a rozhraní, vedoucí v konečném důsledku ke stejným dopadům jako v předchozí variantě. Varianta III Tato varianta již počítá s nutností změn vyplývajících z novely zákona č. 499/2004 Sb. a požadavků dalších právních předpisů. Jejím přínosem je zejména sjednocení požadavků kladených na softwarové prostředky užívané k zabezpečení elektronické spisové služby. Stanoví požadavky pro zabezpečení všech úkonů spisové služby od příjmu, resp. evidence dokumentů, až po jejich ukládání, vyřazování a předávání do příslušného (i digitálního) archivu, a to včetně podrobností, jakými jsou požadované formáty a metadata. Vzhledem ke komplexnímu pojetí problému je tato varianta jako jediná schopna zabezpečit právní podmínky pro fungování jednotlivých systémů spisové služby, a to včetně jejich vzájemného účelného propojení (komunikaci). 4.3 Výběr řešení Vzhledem k výše uvedenému vyhodnocení podmínek aplikace jednotlivých variant je zřejmé, že jediným možným a správným řešením je nadále pracovat výlučně s variantou III, jelikož jen ona splňuje předpoklad zajištění jednotného rámce pro výkon spisové služby a konzistentního prostředí pro vzájemnou komunikaci prostřednictvím elektronických dokumentů mezi jednotlivými původci dokumentů Porovnání jednotlivých variant Varianta I Varianta II Varianta III Výše finančních nákladů na vybudování první etapa žádné, pak první etapa, následně Úspora dlouhodobých nákladů Žádná Žádná Žádná Rychlost implementace v první fázi shodné se stávajícím stavem, poté 21
191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009
Obsah a text 191/2009 Sb. - poslední stav textu 191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Částka: 57/2009 Sb. Rozeslána dne: 26. června 2009 Datum účinnosti od: 1. července 2009 Předpis ruší: 646/2004 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví
259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o
/2011 Sb. Vyhláška č. 523/2005 Sb., o bezpečnosti informačních a komunikačních. s utajovanými informacemi a o certifikaci stínicích
Strana 5730 Sbírka zákonů č. 433 / 2011 433 VYHLÁŠKA ze dne 16. prosince 2011, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky
259/2012 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.
Částka 88 Sbírka zákonů č. 259 / 2012 Strana 3351 259 VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby
259/2012 Sb. VYHLÁKA
259/2012 Sb. VYHLÁKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby Změna: 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o
K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. I. Úvodní ustanovení Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
Základní škola a mateřská škola Velké Meziříčí, Lhotky 42, příspěvková organizace. Spisový řád
Základní škola a mateřská škola Velké Meziříčí, Lhotky 42, příspěvková organizace Spisový řád I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád je vnitřní předpis školy/školského zařízení, který stanovuje pravidla pro
Příloha č. 8 k PPP č. 170/2015 EVIDENCE DOKUMENTŮ ČÁST PRVNÍ Povinné údaje v evidenci dokumentů o evidovaném dokumentu Čl. 1 JP Pořadové Povinné údaje uváděné v evidenci ESSL 1/ SED SED číslo dokumentů
Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1
Čj.: AS-1709/1-2003 10. listopadu 2003 Metodický návod odboru archivní správy Ministerstva vnitra k vedení spisové služby, ukládání a vyřazování písemností vzniklých z činnosti obecních úřadů obcí s rozšířenou
STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU. Spisová služba
STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU Spisová služba Autorka: PhDr. Jana Schwallerová RENTEL a. s., 2017 Obsah 1. Úvod... 4 1.1 Co to je spisová služba?... 4 1.2 Základní pojmy... 5 1.2.1 Dokument...
Univerzita Pardubice Fakulta filozofická. Analýza úrovně spisové služby a její porovnání u Úřadu práce Pardubice a Dětského domova Holice
Univerzita Pardubice Fakulta filozofická Analýza úrovně spisové služby a její porovnání u Úřadu práce Pardubice a Dětského domova Holice Michaela Pižlová Bakalářská práce 2016 Prohlašuji: Tuto práci
Interní předpisy Vyřizuje: Směrnice Akademické rady Akademie věd ČR č. 12 Tel.: Vzorový spisový a skartační Č. j.: řád pracovišť AV ČR URL:
Interní předpisy Akademie věd ČR Vyřizuje: Masarykův ústav a Archiv AV ČR PhDr. Daniela Brádlerová, Ph.D. Tel.: 286 010 114 E-mail: bradlerova@mua.cas.cz Č. j.: KAV/2823/SPO/2017 Směrnice Akademické rady
INTERNÍ NORMY VYDÁVÁ KANCELÁŘ AV ČR PRO POTŘEBU AV ČR URL: http://interni.avcr.cz/dokumenty/interni_normy/ Částka 4/2015 Obsah: Vzorové předpisy pracovišť AV ČR jako veřejných výzkumných institucí Vzorový
Spisový a skartační řád ÚTIA AV ČR, v.v.i. platný od
Spisový a skartační řád ÚTIA AV ČR, v.v.i. platný od 1. 1. 2016 Na problematiku spisové a skartační služby se vztahují následující zákonné normy: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol
Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Realizátor: Sykora Swiss Consulting CZ, s.r.o Projekt: Škola jako úřad reg. č. CZ.1.07/1.3.49/02.0015 ŠKOLA JAKO ÚŘAD 9. Archivační postupy 9.1 Úvod Archivace
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické
VYHLÁŠKA. ze dne 12. října 2015,
275 VYHLÁŠKA ze dne 12. října 2015, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů Národní bezpečnostní úřad stanoví
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD HISTORICKÉHO ÚSTAVU AV ČR, V. V. I. Úvodní ustanovení
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD HISTORICKÉHO ÚSTAVU AV ČR, V. V. I. Úvodní ustanovení Spisový řád je závazný interní právní akt jednotlivého pracoviště AV ČR, který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s
I. Výběr archiválií mimo skartační řízení. Čj.: AS-1045/ Praha 23. června 2005
Čj.: AS-1045/2-2005 Praha 23. června 2005 Metodický návod odboru archivní správy k výběru archiválií mimo skartační řízení, podání námitky proti protokolu a vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi
Jmenné Rejstříky. Novelizace zákona o archivnictví a spisové službě z zavádí novou povinnost pro určené původce vedení jmenných rejstříků
Jmenné Rejstříky Novelizace zákona o archivnictví a spisové službě z 24.4.2019 zavádí novou povinnost pro určené původce vedení jmenných rejstříků Ing.Robert Piffl 1 Co nová povinnost přináší? Čím začneme?
nám. J. M. Marků 12, 563 01 Lanškroun, www.lanskroun.eu Kancelář starosty a tajemníka Čj.: MULA 24336/2016 Počet listů dokumentu: 61 Počet příloh: 8 Počet listů příloh: 58 Spisový znak: 53.2 Spisový a

References: zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 227
 zákona č. 300
 zákona č. 227
 zákona č. 227
 zákona č. 227
 zákona č. 499
 zákona č. 500
 zákona č. 352
 zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 500
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 412
 zákona č. 300
 zákona č. 300
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 300
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 zákona č. 499
 Čl. 1
 Čl. 1
 Čl. 1