Source: https://www.epi.sk/odborny-clanok/Uchovavanie-a-archivovanie-pisomnosti-uctovnej-dokumentacie-a-mzdovej-agendy.htm
Timestamp: 2020-02-17 18:02:00+00:00

Document:
Ekonomické právne informácie - Uchovávanie a archivovanie písomností, účtovnej dokumentácie a mzdovej agendy
Pri činnosti subjektov vznikajú rôzne písomné, obrazové, zvukové a iné materiály. Slúžia pre všeobecné potreby a riadiacu činnosť, majú dokumentárnu hodnotu, preto je potrebné ich chrániť a odbornými metódami spracovávať. Rôzne písomnosti, predovšetkým účtovná dokumentácia, môžu byť aj po dlhšom čase potrebné na dokazovanie sporných skutočností, osobitný význam má úschova dokumentácie aj pre ich použitie pri daňových kontrolách. Mzdová agenda, predovšetkým mzdové listy sú niekedy po rokoch nevyhnutné pre dokazovanie nárokov na dôchodkové zabezpečenie zamestnancov.
Podnikatelia, resp. firmy v prevažnej miere nemajú zriadené odborné pracoviská zaoberajúce sa archiváciou a úschovou písomností. Za obdobie viacročného podnikania pribudlo množstvo dokladov a písomností, pričom nastáva problém ich prehľadného uloženia a archivácie. Tento príspevok by mal podať návod, ako sa s týmto problémom vysporiadať.
Právny stav do: 30. 6. 2005
Prameň: Daňový a účtovný poradca podnikateľa / DÚPP - 2005 / DÚPP - 10-11/2005
I. LEGISLATÍVNE ZABEZPEČENIE
Základné legislatívne normy upravujúce archiváciu a registratúru písomností s účinnosťou od 1. januára 2003 sú:
• zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. včítane prílohy, ktorú tvorí prehľad názvu a sídla štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou a ich pobočiek a do ich pôsobnosti prislúchajúce územné obvody, resp. okresy,
• vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len vyhláška o archívoch a registratúrach) včítane príloh, ktoré tvoria vzory používaných listín, zoznamov, protokolov, kníh.
V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, správcov registratúr a archívov. Tieto právne normy sú porovnateľné s právnymi normami krajín Európskej únie.
Do 31. 12. 2002 platný zákon č. 149/1975 Zb. o archívnictve sa nevzťahoval na všetky podnikajúce fyzické a právnické osoby, ale iba na štátne podniky a ústredne riadené rozpočtové a príspevkové organizácie vykonávajúce podnikateľskú činnosť. Pre ostatné podnikateľské subjekty platila povinnosť archivácie zo zákona č. 563/1991 Zb. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s ustanoveniami o úschove písomností a zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov v znení neskorších predpisov s ustanoveniami ohľadne zániku práva vyrubiť daň.
Nový zákon o archívoch a registratúrach sa vzťahuje na všetky subjekty – právnické i fyzické osoby. Pojem právnickej osoby nie je v zákone výslovne definovaný, Občiansky zákonník č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov v § 18 uvádza druhy právnických osôb, ktorými sú:
• združenia fyzických a právnických osôb: verejné obchodné spoločnosti, komanditné spoločnosti, spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti, družstvá, záujmové združenia právnických osôb, občianske združenia, politické strany a hnutia, cirkevné a náboženské združenia,
• účelové združenia majetku: nadácie a fondy,
• jednotky územnej samosprávy: obce,
• iné subjekty, o ktorých to ustanovuje zákon: napr. štátne podniky, peňažné ústavy, obecné podniky, Slovenská televízia, Slovenský rozhlas, Sociálna poisťovňa a pod.
Právny poriadok nedefinuje ani pojem fyzická osoba. V zmysle § 7 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov ním rozumieme každého človeka od okamihu narodenia až po okamih smrti, kedy je spôsobilý mať práva a povinnosti.
II. ARCHÍVY
1. Sústava archívov, ich zriaďovanie a zrušovanie
Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty. Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Súbor archívnych dokumentov toho istého pôvodcu tvorí archívny fond.
Sústavu archívov tvoria:
1. verejné archívy, ktorými sú:
archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií a štátnych príspevkových organizácií,
archívy právnických osôb zriadených zákonom napr. o Slovenskej televízii a Slovenskom rozhlase,
archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy, napr. civilné letectvo,
2. súkromné, ktorými sú archívy neštátnych podnikov, a to:
archívy právnických osôb,
archívy fyzických osôb.
Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr.
Zriadiť a zrušiť archív môžu:
• štátne orgány a nimi zriadené a založené právnické osoby,
• obce a samosprávne kraje,
• iné právnické osoby,
• fyzické osoby.
Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. aj fyzické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR.
Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí. Žiadosť o súhlas so zriadením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi (meno, priezvisko, trvalý pobyt) aj doklady preukazujúce, že:
• úlohy archívu budú plniť osoby najmenej s úplným stredným vzdelaním alebo s úplným stredným odborným vzdelaním, vždy však aspoň jedna osoba s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy (tieto osoby musia byť zapísané v zozname, ktorý vedie Ministerstvo vnútra SR, vznik a skončenie ich pracovného pomeru je potrebné nahlásiť MV SR),
• archív bude umiestnený v priestoroch zabezpečujúcich ochranu archívnych dokumentov,
• archív má priestory na prístup k archívnym dokumentom,
• zriaďovateľ archívu je schopný finančne zabezpečiť činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy, ktoré mu vyplývajú zo zákona.
Žiadosť o súhlas so zrušením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi aj:
• dôvody, pre ktoré chce zriaďovateľ archív zrušiť,
• ponuku na odkúpenie archívnych dokumentov štátom s návrhom ceny.
Zriaďovateľ archívu je oprávnený:
• požiadať Ministerstvo vnútra SR o finančný príspevok na úhradu nákladov na úpravy priestorov archívu vykonávané s cieľom zlepšiť podmienky ochrany archívnych dokumentov,
• požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie.
Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú aj naďalej svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Z nasledovného vymedzenia územných obvodov pobočiek štátnych archívov (do 1. 1. 2003 štátnych okresných archívov) podnikateľský subjekt zistí svoj príslušný archív:
Názov/sídlo
Územný obvod/okres
Bratislava I, Bratislava II,
Košice IV, Košice – okolie
2. Povinnosti archívu
Zákon o archívoch a registratúrach ukladá archívom tieto povinnosti:
1. vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. odsúhlasovať a schvaľovať registratúrne poriadky a registratúrne plány navrhnuté pôvodcom registratúry a v zmysle nich zabezpečiť preberanie archívnych dokumentov,
2. evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii,
evidenčný list, ktorý sa vedie ku každému súboru archívnych dokumentov a obsahuje najmä:
– identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov,
– vlastníctvo,
– zloženie,
– fyzický stav,
– sprístupnenie,
– obmedzenie prístupu a čas jeho trvania,
– dátum prevzatia do archívu,
– poradové číslo prírastku,
kniha prírastkov, do ktorej sa zapisujú údaje o prevzatých súboroch, v členení:
– poradové číslo,
– dátum prevzatia,
– názov pôvodcu a jeho sídlo,
– kód (iba štátne archívy zriadené Ministerstvom vnútra SR),
– prevzatý od koho,
– zloženie prírastku,
– časový rozsah,
– preberací protokol,
– prístup,
– miesto uloženia,
– čísla predchádzajúcich prírastkov,
– poznámky,
kniha depozitov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy, v členení:
– vlastník súboru archívnych dokumentov,
– názov súboru archívnych dokumentov,
– zloženie súboru archívnych dokumentov,
– druh dokladu, číslo, dátum prevzatia,
– čas trvania depozitu,
– dátum odovzdania vlastníkovi,
kniha úbytkov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch vyradených z archívu, v členení:
– identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov vyradeného z evidencie,
– dôvod vyradenia,
– dátum vyradenia,
– delimitácia, trvalý vývoz,
– číslo v archívnej pomôcke,
– súhlas Ministerstva vnútra SR s vyradením,
– číslo evidenčného listu,
3. ochraňovať archívne dokumenty predovšetkým:
pred odcudzením, a to kovovými mrežami na dverách a oknách alebo zabezpečovacou signalizáciou alebo strážnou službou,
a pred poškodením, a to preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním,
4. sprístupňovať archívne dokumenty, a to:
na základe písomnej žiadosti žiadateľa formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie archívneho dokumentu,
alebo na základe bádateľského listu formou štúdia,
alebo vo výnimočných prípadoch na základe zmluvy formou verejného vystavovania,
5. vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j. stanovuje pravidlá vstupu do bádateľne, pravidlá prístupu k informáciám o archívnych dokumentoch a pravidlá prístupu k archívnym dokumentom,
6. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru, ktorý vykonáva Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom štátneho archívu s cieľom kontroly plnenia povinností ustanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach,
7. umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov predovšetkým vytváraním priestorov na prístup k archívnym dokumentom,
8. vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať.
Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad. Lokačný prehľad sa vedie na voľných, priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme a obsahuje:
• údaje o mieste aktuálneho uloženia archívnych dokumentov, ktorými sú názov súboru archívnych dokumentov a identifikačné údaje miesta uloženia ako mesto, ulica, číslo, poschodie, regál, sekcia, polica,
• plán priestorov a ukladacích priestorov.
Priestormi archívu sú:
• priestory na preberanie a očistu archívnych dokumentov,
• ukladacie priestory – budovy alebo miestnosti používané výlučne na dlhodobé uloženie archívnych dokumentov vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi, so zamedzeným prístupom priameho denného svetla, zabezpečením účinného vetrania,
• špecializované pracoviská – manipulačné priestory, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie a ďalšie pracoviská na ochranu archívnych dokumentov,
priestory na prístup k archívnym dokumentom, ktorými sú:
– priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. bádateľňa,
– priestory na prednášky a premietanie filmov,
– výstavné priestory,
– knižnica.
3. Prístup k archívnym dokumentom
Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. Dôvody obmedzenia sú zákonne upravené.
Obmedziť prístup k archívnym dokumentom môže:
1. pôvodca archívnych dokumentov, ktorý má právo pri odovzdávaní archívnych dokumentov do archívu obmedziť prístup čiastočne alebo úplne, neskôr môže udeliť osobitné povolenie na prístup k archívnym dokumentom, ktoré inak nie sú prístupné,
2. archív v presne určených prípadoch, a to:
ak by prístup k informáciám mohol ohroziť bezpečnosť štátu, jeho záujmy alebo ak to vyplýva z medzinárodných zmlúv,
ak by mohlo dôjsť k ohrozeniu záujmov žijúcich osôb,
ak to ukladajú podmienky, za ktorých boli archívne dokumenty uložené v archíve,
ak žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom v predchádzajúcich 10 rokoch hrubo porušil bádateľský poriadok alebo poškodil archívny dokument.
O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní) s možnosťou odvolania sa proti zamietnutiu žiadosti o prístup k archívnym dokumentom.
Prístup k archívnym dokumentom nemožno obmedziť:
• ich pôvodcovi, jeho právnemu nástupcovi a vlastníkovi archívnych dokumentov,
• štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe a pod.,
• žiadateľovi, ktorého sa týkajú údaje obsiahnuté v archívnych dokumentoch.
Prístup k osobným údajom v archívnych dokumentoch je možný:
• po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu,
• po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.
Pracovný list – archívy
Typy archívov
Kto zriaďuje a zrušuje – archívy
štátne orgány a nimi zriadené a založené právnické osoby
Kto dáva súhlas na zriadenie a zrušenie
Ministerstvo vnútra SR na základe:
žiadosti o súhlas so zriadením archívu
žiadosti o súhlas so zrušením archívu
Povinnosti zriaďovateľa archívu
požiadať ministerstvo o súhlas so zriadením archívu
zabezpečiť, aby úlohy archívu plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti
oznámiť ministerstvu vznik a skončenie pracovného pomeru osôb zapísaných v zozname
umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k nim
požiadať ministerstvo o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom
Oprávnenia zriaďovateľaarchívu
požiadať o finančný príspevok na úpravu priestorov
požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie
priestory na preberanie a očistu dokumentov
priestory na prístup k archívnym dokumentom
vykonávať predarchívnu starostlivosť
preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka
evidovať archívne dokumenty
ochraňovať archívne dokumenty
sprístupňovať archívne dokumenty
vydať bádateľský poriadok
umožniť výkon štátneho odborného dozoru
umožniť prístup k archívnym dokumentom
vypracovať program vyhotovovania konzervačných kópií, informovať o ňom Slovenský národný archív a zaslať mu 1 kópiu
odpis, výpis, potvrdenie alebo kópia
verejné vystavovanie
Obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom
zo strany archívu:
– ak by mohla byť ohrozená bezpečnosť štátu, jeho záujmy,
– ak by mohli byť ohrozené práva žijúcich osôb
– ak by mohlo dôjsť k poškodeniu dokumentov
– ak žiadateľ hrubo porušil bádateľský poriadok archívu
zo strany pôvodcu alebo vlastníka archívnych dokumentov:
– úplné alebo čiastočné obmedzenie prístupu pri odovzdávaní archívnych dokumentov do archívu
III. REGISTRATÚRY
1. Povinnosti pôvodcu registratúry
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry, ktorým je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká. Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry, t. j. konkrétna písomnosť.
Podľa charakteru pôvodcu registratúry sa registratúrne záznamy členia do kategórií nasledovne:
• registratúrne záznamy I. kategórie – vznikli z činností štátnych orgánov, orgánov samosprávy a verejnej správy,
• registratúrne záznamy II. kategórie – vznikli z činností pôvodcov určených ministerstvom,
• registratúrne záznamy III. kategórie – vznikli z činností ostatných pôvodcov registratúry.
Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém.
Správu registratúry je povinný zabezpečovať každý podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt – právnická aj fyzická osoba.
Zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcovi registratúry tieto základné povinnosti:
• vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou, v prípade podnikateľských subjektov ide o ten štátny archív, do pôsobnosti ktorého patria,
• zabezpečovať správu registratúry,
• zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, musí spĺňať požiadavky technickej normy,
• zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie,
• umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, t. j. zriadiť registratúrne stredisko a umiestniť ho v priestoroch chránených kovovými mrežami a bezpečnostnou zámkou,
• umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry, ktorý vykonáva ministerstvo prostredníctvom archívu,
• vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva prostredníctvom štátneho archívu,
• označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup slovami „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia,
• oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
• odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú určil štátny archív, spolu so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku,
• odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu:
Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp. majú malé skúsenosti so správou registratúry.
Pôvodca registratúry môže správu svojej registratúry zveriť inej osobe na zmluvnom základe pri zachovaní povinností pôvodcu registratúry podľa zákona o archívoch a registratúrach.
Pracovný list – pôvodca registratúry
Právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká
požiadať ministerstvo prostredníctvom príslušného archívu o informáciu, odbornú radu a usmernenie
zveriť správu registratúry inej osobe
vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán
zabezpečovať správu registratúry
zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu
zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie
umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúr
pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy so súhlasom archívu
označovať registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup
oznamovať zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry
odovzdávať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú určil archív
odovzdávať registratúru právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty uložiť a oznámiť miesto uloženia
2. Registratúrny poriadok a registratúrny plán
Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Každý podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt je, s prihliadnutím na svoju pôsobnosť, predmet činnosti, vnútorné a vonkajšie vzťahy, iný, preto musí mať aj registratúrny poriadok špecifikovaný na vlastné podmienky.
Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda záväzné interné smernice upravujúce správu registratúry. Stanovujú najmä:
• výklad základných pojmov,
• postup jednotlivých organizačných zložiek pri manipulácii so spismi,
• spôsob evidencie a opatrenia, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov,
• povinnosti a zodpovednosť zamestnancov,
• úlohy podateľne,
• dozor nad vyraďovaním spisov.
• evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
• personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
• úlohy a opis činnosti zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry.
Súčasťou registratúrneho poriadku je aj registratúrny plán, ktorý člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. Pridelením registratúrnej značky sa určí miesto v registratúre, znak hodnoty a lehota uloženia.
Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Ostatné vecné skupiny sa znakom „A“ neoznačujú.
Trvalú dokumentárnu hodnotu majú najmä registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:
• informácie o vzniku, organizačných zmenách a zániku pôvodcu registratúry,
• informácie o činnosti, majetkových a finančných pomeroch a ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry,
• interné predpisy, smernice, nariadenia vydané pôvodcom registratúry,
• zápisnice a rozhodnutia z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry.
Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. januára po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis. Takto stanovená lehota sa nesmie skrátiť, jedine v odôvodnených prípadoch predĺžiť.
Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Znak hodnoty „A“ a lehota uloženia sa schvaľujú pri schvaľovaní registratúrneho poriadku. Uvádzajú sa v registratúrnom denníku a na obale registratúrneho záznamu.
Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov. Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme. Jeho súčasťou je aj plán priestorov registratúrneho strediska a plán ukladacích priestorov.
Pri manipulácii s registratúrnymi záznamami treba dbať na:
• obmedzenie manipulácie na nevyhnutnú mieru,
• ukladanie registratúrnych záznamov do ochranných obalov primeranej veľkosti a tvaru,
• použitie postupov, ktoré neohrozia fyzický stav registratúrnych záznamov.
3. Povinnosť úpravy registratúrneho poriadku
Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z. ukladá pôvodcovi registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005. Schválený registratúrny poriadok tak môže byť účinný najneskôr od 1. januára 2006.
4. Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie
Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len zákon o účtovníctve) a nadväzujúcich opatrení Ministerstva financií SR:
• opatrenie MF SR č. 23 586/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatne zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov,
• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva,
• opatrenie MF SR č. 24 501/2003-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, štátne fondy, príspevkové organizácie, obce a vyššie územné celky,
• opatrenie MF SR č. 22 602/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení niektorých položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré nie sú založené alebo zriadené za účelom podnikania,
• opatrenie MF SR č. 22 502/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a účtovej osnovy (PÚ) pre účtovné jednotky, ktoré nie sú založené alebo zriadené za účelom podnikania.
V sústave jednoduchého účtovníctva sa účtuje v účtovných knihách: v peňažnom denníku, knihe pohľadávok, knihe záväzkov a pomocných knihách. V sústave podvojného účtovníctva sa účtuje v účtovných knihách: v denníku a v hlavnej knihe. V účtovných knihách sa priebežne zaznamenávajú účtovné zápisy. Každý zápis v peňažnom denníku musí byť doložený účtovným dokladom, ktorý musí obsahovať zákonom o účtovníctve vymedzené náležitosti.
Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa v zmysle § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve, z čoho vyplýva povinnosť zahrnúť do registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu aj nakladanie s účtovnou dokumentáciou. V závislosti od množstva a skutočného ukladania účtovnej evidencie sa navrhne aj registratúrny plán.
1. V sústave jednoduchého účtovníctva sa účtovné doklady za celé účtovné obdobie číslujú a zakladajú do šanónov včítane účtovných kníh, inventúrnych súpisov, účtovnej závierky, daňových priznaní k DPH aj daňového priznania k dani z príjmov fyzických osôb za príslušný rok. V takom prípade je vhodné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine účtovníctva jednu registratúrnu značku s názvom napríklad „účtovná dokumentácia“ s maximálnou lehotou uloženia pre účtovnú dokumentáciu, t. j. 10 rokov.
2. V prípade väčšieho počtu dokladov, v rámci jednoduchého účtovníctva, a z rozhodnutia podnikateľa sa do samostatných šanónov osobitne zakladajú jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie ako účtovné doklady, účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtovné závierky a pod. V takom prípade je potrebné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine účtovníctva samostatné registratúrne značky pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie s lehotou uloženia pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie.
3. V sústave podvojného účtovníctva sa do samostatných šanónov osobitne zakladajú účtovné knihy, účtovné závierky, jednotlivé druhy dokladov ako pokladničné doklady, bankové doklady, dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, interné doklady a pod., preto je nevyhnutné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine účtovníctva samostatné registratúrne značky a lehoty uloženia pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie.
Uvedené príklady platia pre všetky fyzické aj právnické osoby: podnikateľské subjekty, rozpočtové a príspevkové organizácie, štátne fondy, obce, vyššie územné celky aj pre účtovné jednotky, ktoré nie sú zriadené za účelom podnikania.
Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve nasledovné:
• účtovná závierka a výročná správa = 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek používaných v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh = 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu (predovšetkým technickú formu vykonanú elektronickým, optickým alebo iným spôsobom) vedenia účtovníctva = 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
• ostatné účtovné záznamy = počas doby určenej účtovnou jednotkou v registratúrnom pláne.
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j. po celú dobu trvania konania a ešte rok nasledujúci po roku, keď tieto konania boli ukončené.
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní sa uchovávajú počas celej doby, kým záručné lehoty a reklamačné konania trvajú.
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu.
Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znení neskorších predpisov sa uchovávajú po dobu, kým ministerstvo nedá súhlas sa ich vyradenie.
Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov. Tieto doklady musia spĺňať požiadavky na účtovné záznamy a uchovávajú sa počas doby ustanovenej podľa toho, akú funkciu plnia pri vedení účtovníctva.
Všetky daňové doklady ako faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou rozhodujúce pre určenie DPH sa v zmysle § 70 ods. 5 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty vedú ako osobitné záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a uchovávajú sa do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.
Uchovávanie faktúr a iných daňových dokladov upravuje § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH nasledovne:
• platiteľ dane z pridanej hodnoty je povinný uchovávať kópie odberateľských faktúr, ktoré vyhotovil zákazníkom a originály všetkých prijatých dodávateľských faktúr a dokladov nahrádzajúcich faktúry po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty a právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, je povinná uchovávať faktúry po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Pri stanovovaní doby úschovy je potrebné rešpektovať aj ustanovenie § 45 zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov v znení neskorších predpisov, ktoré určuje, že vyrubiť daň alebo rozdiel dane je možné najneskôr do 10 rokov od konca, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo hlásenie. To znamená, že účtovné doklady, ktoré sú nevyhnutné pre stanovenie základu daní, je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov.
Zákon o účtovníctve neustanovuje konkrétny spôsob ukladania účtovnej dokumentácie, vyžaduje však, aby písomnosti boli usporiadané a zabezpečené proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Vyžaduje aj zabezpečenie ochrany použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia.
Pred skončením podnikania je podnikateľ povinný zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.
5. Uchovávanie a ochrana mzdovej agendy
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Sú to najmä:
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Predchádzajúci zákon č. 563/1991 Zb. o účtovníctve stanovoval povinnú dobu úschovy mzdových listov na dobu 10 rokov a údajov z nich pre účely dôchodkového zabezpečenia na dobu 20 rokov po roku, ktorého sa týkali. Je vhodné, aby sa aj v súčasnosti stanovila doba úschovy mzdových listov aspoň na takú istú dobu, t. j. minimálne 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
dôchodkové poistenie: starobné a invalidné
Právo predpísať poistné
5 rokov odo dňa splatnosti poistného – § 21 ods. 1 (uplatnenie nároku na poistné)
10 rokov odo dňa splatnosti poistného – § 147 ods. 1
Právo vymáhať poistné
3 roky od právoplatnosti rozhodnutia – § 21 ods. 2
6 rokov od právoplatnosti rozhodnutia – § 147 ods. 3
Uchovávanie evidencie
doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, výšky poistného a jeho platenia – § 24 písm. d)
evidenciu o zamestnancoch – § 24 písm. e)
Doba v zákone neuvedená
Obsah evidencie o zamestnancoch
príjem za jednotlivé výplatné obdobia
výška zaplateného poistného
priezvisko vrátene všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu
deň vzniku a skončenia pracovného pomeru
obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie
obdobie materskej a rodičovskej dovolenky
So mzdovou agendou priamo súvisí aj personálna agenda. Každý zamestnanec by mal mať založený osobný spis, ktorý obsahuje pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Aj tieto osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru. Je vhodné uchovávať ich po rovnakú dobu, ako sa uchovávajú ročné mzdové listy.
V závislosti od množstva a skutočného ukladania mzdovej agendy sa navrhne aj registratúrny plán.
1. Pri malom počte zamestnancov je postačujúce zakladať výplatné listiny a doklady k výpočtu mzdy spolu s výkazmi o poistnom pre zdravotné poisťovne, Sociálnu poisťovňu a do 31. 12. 2004 aj pre úrad práce, výkazy pre daňový úrad do jedného šanónu za celý rok. Samostatne je potrebné zakladať ročné mzdové listy a samostatne osobné spisy. V takomto prípade je potrebné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine mzdy registratúrnu značku s názvom napríklad „výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia“, ďalšie registratúrne značky budú samostatne pre „osobné spisy“ a samostatne pre „mzdové listy“.
2. Pri väčšom počte zamestnancov je možné jednotlivé druhy dokladov týkajúcich sa výpočtu a evidencie miezd zakladať do samostatných šanónov ako napríklad evidencia dochádzky, výplatné listiny, odvody do fondov, daňové hlásenia, ročné zúčtovanie zo závislej činnosti a pod. V takom prípade je potrebné v registratúrnom pláne navrhnúť aj registratúrne značky samostatne.
Pracovný list – doba úschovy účtovných dokladov včítane mzdovej agendy
Minimálne 20 rokov nasledujúcich po skončení pracovného pomeru
6. Vyraďovanie registratúrnych záznamov
Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia.
Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností.
Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom. Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa ničia.
Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z dvoch etáp, a to z:
• prípravy vyraďovacieho konania, kde pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie všetky registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia v zmysle registratúrneho plánu, v prípade, že niektoré registratúrne záznamy po uplynutí lehoty uloženia ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní predlženie tejto lehoty, pôvodca registratúry nesmie navrhnúť na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia,
• vyraďovacieho konania, kde po predložení návrhu na vyradenie ministerstvo prostredníctvom príslušného štátneho archívu posúdi:
úplnosť predloženého návrhu,
nadväznosť predloženého návrhu na predchádzajúce vyraďovacie konanie,
správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase vzniku,
vydá rozhodnutie podľa odborných kritériío:
– vyradení registratúrnych záznamov,
– trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu,
– tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.
Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov okrem základných identifikačných údajov musí obsahovať aj:
• vyhlásenie o tom, že všetkým navrhnutým registratúrnym záznamom už uplynula lehota uloženia,
• vyhlásenie o tom, že navrhnuté registratúrne záznamy už pôvodca registratúry pre svoju činnosť nepotrebuje,
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamom v súlade s registratúrnym plánom navrhnutých na uloženie do archívu, označených znakom hodnoty „A“,
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov v súlade s registratúrnym plánom na zničenie, neoznačených znakom hodnoty „A“.
Zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahujú tieto údaje:
• poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
• registratúrnu značku a názov vecnej skupiny podľa registratúrneho plánu,
• rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
• znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,
• lehotu uloženia,
• počet ukladacích jednotiek, napr. počet zväzkov, krabíc a pod.,
• poznámku, napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav.
V súvislosti s vyraďovaním registratúrnych záznamov zákon o archívoch a registratúrach ukladá nasledovné povinnosti správcom konkurznej podstaty po rozhodnutí súdu o skončení prevádzkovania firmy:
• oznámiť túto skutočnosť Ministerstvu vnútra SR prostredníctvom príslušného archívu, a to do jedného mesiaca od nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia súdu,
• pred výmazom z obchodného registra vypracovať návrh na vyradenie registratúrnych záznamov a predložiť ho príslušnému archívu,
• odovzdať registratúrne záznamy do archívu,
• zabezpečiť vyradenie a uloženie registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť príslušnému archívu miesto uloženia.
Vzor: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov
Kováč Ján – Pekáreň
Záhradnícka 8
Naše číslo: ....... Vybavuje: ........... Košice dňa .........
VEC: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov – predloženie
Podľa § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujem na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z mojej činnosti, ktoré uvádzam v pripojených zoznamoch.
Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s registratúrnym poriadkom č. 12/2003 navrhujem vyradiť takto:
1. záznamy so znakom hodnoty „A“ v počte... položiek z rokov.... odovzdať do pobočky Štátneho archívu, Hlavná 76, Košice,
2. záznamy bez znaku hodnoty „A“ v počte... položiek z rokov.... odovzdať na zničenie.
Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku v sídle firmy Záhradnícka 8, Košice.
Vyhlasujem, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutých na vyradenie uplynula lehota uloženia.
Vyhlasujem, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už na svoju činnosť nepotrebujem.
Žiadam preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“, ktoré sú uvedené v pripojených záznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.
č. 1: Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie.
č. 2: Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie.
Kováč Ján (pečiatka a podpis)
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie
ZH – LU
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie
7. Preberanie archívnych dokumentov
Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry podľa registratúrneho poriadku. Po vyraďovacom konaní pôvodca archívnych dokumentoch odovzdá dokumenty archívu alebo ich uloží vo vlastnom archíve.
Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorý obsahuje:
• názov preberajúceho archívu,
• názov odovzdávajúceho,
• názov pôvodcu archívnych dokumentov, ak nie je odovzdávajúcim,
• časové rozpätie vzniku archívnych dokumentov,
• číslo rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov,
• počet odovzdávaných archívnych ukladacích jednotiek,
• vyhlásenie odovzdávajúceho, že archívne dokumenty sú označené podľa rozhodnutia príslušného štátneho archívu,
• vyhlásenie odovzdávajúceho o fyzickom stave archívnych dokumentov,
• miesto a dátum prevzatia archívnych dokumentov,
• odtlačok úradnej pečiatky odovzdávajúceho, archívu a podpisy ich zástupcov,
• prílohu: zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov vypracovaný odovzdávajúcim, ktorý obsahuje:
registratúrnu značku podľa registratúrneho plánu,
názov vecnej skupiny podľa registratúrneho plánu,
rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov,
číslo ukladacej jednotky, t. j. čísla obalov, v ktorých sú uložené archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny,
poznámku, napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav.
Archív môže odmietnuť prebrať archívne dokumenty, ktoré nie sú usporiadané podľa registratúrneho plánu a určiť lehotu na usporiadanie archívnych dokumentov.
Náklady súvisiace s odovzdávaním archívnych dokumentov do archívu uhrádza pôvodca registratúry.
Pracovný list – registratúrne záznamy
Informácia, resp. písomnosť evidovaná pôvodcom registratúry
Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou
informáciu o vzniku pôvodcu registratúry, jeho organizačných zmenách a zániku
informáciu o činnosti, ľudských zdrojoch, majetkovoprávnych a finančných pomeroch, najmä výročnú správu a rozbor činnosti
všeobecné záväzné právne predpisy vypracované pôvodcom registratúry
zápisnice z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry
interný akt riadenia, napr. príkaz, smernica, pokyn, nariadenie
Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty:
všetky ostatné registratúrne záznamy evidované pôvodcom registratúry
Označenie vecnej skupiny registratúry
„A“ – iba pre registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou podľa registratúrneho plánu
Počet rokov úschovy registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu pri zohľadnení lehôt podľa osobitných predpisov
registratúrny poriadok – pre správu registratúry
registratúrny plán – pre ukladanie registratúrnych záznamov
Pracovný list – obeh registratúrnych záznamov
Vznik registratúrnych záznamov
Evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana a prístup a vyraďovanie registratúrnych záznamov
Členenie registratúry do vecných skupín
Uloženie v registratúrnom stredisku
Lokačný prehľad
Miesto aktuálneho konkrétneho uloženia v ukladacích priestoroch
vyhlásenie o uplynutí lehoty uloženia
vyhlásenie o nepotrebnosti registratúr. záznamov
zoznam vecných skupín na odovzdanie do archívu
zoznam vecných skupín na zničenie
vyradenie registratúrnych záznamov po uplynutí lehoty ich uloženia
odovzdanie registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu + termín odovzdania
súhlas so zničením registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty
názov preberajúceho archívu
názov odovzdávajúceho
názov pôvodcu archívnych dokumentov, ak nie je odovzdávajúcim
časové rozpätie vzniku archívnych dokladov
číslo rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov
počet odovzdávaných archívnych ukladacích jednotiek
vyhlásenie odovzdávajúceho, že archívne dokumenty sú označené podľa rozhodnutia archívu
vyhlásenie odovzdávajúceho o fyzickom stave archívnych dokumentov
miesto a dátum prevzatia dokumentov
odtlačok úradnej pečiatky odovzdávajúceho a archívu a podpisy ich zástupcov
zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov
Vzor: Registratúrny poriadok a registratúry plán
Firma: Projekta, s. r. o.
Miesto podnikania: Východná 10, 040 02 Košice
IČO: 17524955
DIČ: 1020568977
Dátum účinnosti: 01. 01. 2005
Príloha: Registratúrny plán
Tento registratúrny poriadok je vypracovaný v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
Spoločnosť vlastný archív nezriaďuje. Zriaďuje registratúrne stredisko, a to v mieste podnikania v kancelárii č. 7 na ulici Východnej 10, 040 02 Košice, ktorá je zabezpečená kovovými mrežami a bezpečnostnou zámkou.
Hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov a preberanie archívnych záznamov firmy uskutočňuje: Štátny archív v Košiciach, pobočka Košice, Hlavná 76, 040 01 Košice.
Tento registratúrny poriadok platí pre všetkých zamestnancov, ktorí akýmkoľvek spôsobom prichádzajú do styku s písomnosťami firmy. Slúži na zabezpečenie jednotného postupu všetkých útvarov spoločnosti pri manipulácii s registratúrnymi záznamami.
II. Prijímanie, evidovanie a triedenie zásielok
Prijímaním a odosielaním zásielok je poverená pracovníčka sekretariátu, ktorá plní úlohy podateľne. Prijíma zásielky, ktoré boli doručené poštou alebo ich prevzal niektorý zamestnanec spoločnosti osobne a sú adresované spoločnosti. Došlú poštu, okrem novín, časopisov, reklamných materiálov, zaeviduje do knihy došlej pošty a poštu odchádzajúcu z firmy do knihy odoslanej pošty.
Prijaté zásielky zaeviduje v poradí, v akom vznikli, resp. boli doručené a vyznačí na nich dátum doručenia a počet príloh.
Prijaté písomnosti účtovnej povahy odovzdá do učtárne a ostatné zásielky podľa usmernenia príslušným pracovníkom, ktorí sú zodpovední za správne a včasné vybavenie. Zodpovednosť jednotlivých pracovníkov za príslušnú agendu je stanovená v pracovnom a organizačnom poriadku firmy a priamo vyplýva z pracovnej zmluvy a pracovnej náplne zamestnancov.
Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi alebo lehotu určí vedúci útvaru v závislosti od charakteru spisu. Za vecnú správnosť vybavenia zodpovedá spracovateľ spisu.
Zo spoločnosti odchádzajúce písomnosti sa vyhotovujú na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi spoločnosti a musia byť opatrené firemnou pečiatkou a podpisom. Poverená pracovníčka sekretariátu vedie aj evidenciu firemných pečiatok s uvedením mena a priezviska a funkcie osoby, ktorá pečiatku používa. Písomnosti podpisujú príslušní vedúci útvarov, v prípade neprítomnosti ich zástupca.
III. Registratúra a registratúrne stredisko
Registratúru tvoria všetky písomnosti firmy. V priebehu roka, v ktorom sa spis vybavuje a ešte ďalší kalendárny rok sú písomnosti uložené u jednotlivých zodpovedných pracovníkov. Po uplynutí tejto doby sa skontroluje úplnosť spisov a vybavené a uzatvorené písomnosti sa pripravia na uloženie. Spisy sa pripravia na uloženie podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných šanónoch pre každú registratúrnu značku. Do šanónov sa uložia podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. Každý šanón musí byť označený nasledovným štítkom:
Názov dokumentov
RZ – registratúrna značka – symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov,
ZH – znak hodnoty – znakom „A“ sa označujú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sú určené na odovzdanie do archívu,
LU – lehota uloženia – počet rokov, počas ktorých spoločnosť uchováva registratúrny záznam v registratúrnom stredisku.
Tieto údaje sa uvádzajú podľa registratúrneho plánu.
Takto pripravené písomnosti sa pravidelne ročne odovzdajú do registratúrneho strediska spolu so zoznamom spisov:
Zoznam spisov odovzdávaných do registratúrneho strediska
Odovzdávajúci pracovník: Preberajúci za reg. stredisko:
Zoznam sa vyhotovuje dvojmo, jedno vyhotovenie pre zodpovedného odovzdávajúceho pracovníka a jedno vyhotovenie pre registratúrne stredisko.
Registratúrnym strediskom je samostatná kancelária, do ktorej má prístup iba osoba poverená správou registratúry, a tou je poverená pracovníčka sekretariátu.
Úlohy správkyne registratúry sú nasledovné:
• dohliada na dodržiavanie registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu,
• preberá registratúrne záznamy od organizačných zložiek firmy do registratúrneho strediska,
• ukladá registratúrne záznamy do ukladacích regálov,
• eviduje prevzaté spisy na základe preberacích zoznamov a v zozname pri každej položke v stĺpci „uloženie“ vyznačí presné miesto uloženia (regál, polica),
• ochraňuje registratúrne záznamy pred stratou, odcudzením, poškodením alebo zničením,
• umožňuje oprávneným osobám nazeranie a vypožičiavanie registratúrnych záznamov,
• vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov,
• v spolupráci s majiteľom firmy realizuje vyraďovanie registratúrnych záznamov, podľa rozhodnutia archívu archívne dokumenty odovzdáva do archívu a ostatné ničí.
V registratúrnom stredisku sa registratúrne záznamy ukladajú podľa ročníkov, v nich podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky a ochraňujú sa do uplynutia predpísaných lehôt uloženia v zmysle registratúrneho plánu až do ich vyradenia.
Registratúru môžu využívať zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, môžu do uložených dokladov nazerať v rozsahu potrebnom pre výkon svojej práce nasledovne:
• zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia,
• zamestnanci môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov len so súhlasom príslušného vedúceho útvaru.
Zamestnanci si môžu doklady vypožičať na základe výpožičného lístka vyplneného vo dvoch vyhotoveniach:
Vybral (dátum, podpis):
Vrátil (dátum, Podpis):
Vypožičané doklady:
Po uplynutí lehoty uloženia nastáva vyraďovacie konanie. Správkyňa registratúry pripraví návrh na vyradenie registratúrnych záznamov adresovaný pobočke štátneho archívu v Košiciach. Súčasťou návrhu sú:
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie a
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie.
Po vydaní rozhodnutia štátnym archívom o vyradení registratúrnych záznamov pripraví správkyňa registratúry zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov a podľa pokynov archívu ich na základe preberacieho protokolu archívu odovzdá.
Po vydaní rozhodnutia štátnym archívom o zničení registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty firma zabezpečí ich zničenie podľa pokynov archívu.
V Košiciach 16. 5. 2004
Meno, funkcia (pečiatka, podpis)
Registratúrny plán Príloha č. 1 k registratúrnemu poriadku
Denník došlej a odoslanej pošty
Reprezentačné a organizačné činnosti
Informácie pre masovokomunikačné prostriedky
Reklamné publikácie
Zápisnice z rokovaní a rozhodnutia spoločníkov
Previerky bezpečnosti práce
Pracovné a mimopracovné úrazy
Organizácia bezpečnosti a ochrany zdravia
Zápisy z kontrol bezpečnosti práce
Požiarno-evakuačný plán
Školenia o požiarnej ochrane
Zápisy z požiarnych kontrol
Strážne predpisy
Normy štátne, odborné, vlastné
Plány a koncepcie technického rozvoja
Protokoly, atesty, certifikáty
Prevádzkové povolenia
Evidencia havárií
Ľudské zdroje a mzdy
Evidencia brigádnikov
Podklady k výpočtu miezd
Daňové hlásenia
Ročné zúčtovanie zo závislej činnosti
Účtovníctvo, financie a dane
Interné smernice upravujúce účtovníctvo
Iné doklady: lízingové, nájomné zmluvy
Účtovné závierky mesačné
Účtovné závierky ročné
Úverová agenda
Výroba a jej zabezpečenie a evidencia
Výrobný program a jeho zmeny
Ostatné pomocné výrobné podklady
Správa hnuteľného majetku
Správa dopravy a mechanizácie
Správa materiálno-technického zásobovania
Predpisy o kvalite výrobkov
Rozbory kvality výrobkov
Cenníky výrobkov
Štatistické výkazy o výrobe
Znak VS – číselný znak vecnej skupiny
IV. POKUTY
Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom archívu môže pri zistení porušení ustanovení zákona o archívoch a registratúrach uložiť nasledovné pokuty:
1. do 1 000 000 Sk tomu, kto:
2. do 500 000 Sk tomu, kto:
nevykoná opatrenia na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
3. do 100 000 Sk tomu, kto:
4. do 50 000 Sk tomu, kto:
V. ZÁVEREČNÉ ZHRNUTIE A POZNATKY Z PRAXE
V praxi sa často pojem „archív“ a „archivovanie“ používa aj namiesto pojmu „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Preto ešte raz zdôrazňujeme, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, resp. písomnosti, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. Je to miesto, kam sa ukladajú záznamy po vyraďovacom konaní, o ktorých štátny archív rozhodol, že sú archívnymi dokumentmi. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.
Zákon o archívoch a registratúrach umožňuje aj fyzickým osobám zriadiť vlastný archív. Z dôvodu náročnosti procesu zriaďovania a prevádzky archívu, plnenia priestorových, materiálno-technických, personálnych a finančných podmienok a v neposlednom rade aj množstva archívnych dokladov vznikajúcich z vlastnej činnosti túto možnosť využije zrejme len minimálny počet podnikateľov – fyzických osôb.
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov, t. j. písomností, resp. dokumentácie každého druhu. Registratúru vytvára každý jeden podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt. Miesto uloženia registratúrnych záznamov, ktoré už podnikateľ, resp. firma nepotrebuje, ale ešte sa neuskutočnilo vyraďovacie konanie, t. j. ešte sa nerozhodlo o uložení do archívu alebo o zničení, označujeme ako registratúrne stredisko. O archivovaní nemôžeme hovoriť v súvislosti s ukladaním registratúrnych záznamov do registratúrneho strediska. Ide len o uschovávanie dokumentácie. Kvalitne vedená správa registratúry tak predstavuje osobitný informačný systém, pôsobí od vzniku až do zániku subjektu.
Registratúru väčšiny podnikateľov – fyzických osôb, tvorí len účtovná dokumentácia, ktorá spravidla nemá trvalú dokumentárnu hodnotu, t. j. záznamy nie sú archívnymi dokumentmi a štátny archív vo vyraďovacom konaní by mal rozhodnúť o ich vyradení a zničení. Štátny archív od takýchto podnikateľov návrh na vyradenie registratúrnych záznamov spravidla ani nevyžaduje. Podnikateľ, ktorý má okrem účtovnej dokumentácie aj iné registratúrne záznamy, návrh na vyraďovacie konanie predkladať musí.
Registratúra právnických osôb je už vzhľadom na rozsah vykonávanej činnosti rozsiahlejšia.
V tejto súvislosti zdôrazňujeme potrebu vypracovania registratúrneho poriadku – smernice pre správu registratúry, a registratúrneho plánu – smernice na ukladanie spisov,prispôsobených na vlastné podmienky. Túto povinnosť ukladá všetkým nielen zákon o archívoch a registratúrach, ale aj zákon o účtovníctve. Prispôsobenie na vlastné podmienky znamená, že v registratúrnom poriadku a registratúrnom pláne sa musí odraziť veľkosť firmy, jej organizačná štruktúra a predmet podnikania, postavenie na trhu a predovšetkým množstvo a rôznorodosť písomností. Správa registratúry sa musí vykonávať aj u podnikateľov tak, aby bola zabezpečená presná evidencia, triedenie, bezpečný obeh, včasné vybavovanie, prehľadné ukladanie a využívanie písomností. Neplnenie týchto povinností je sankcionované pomerne vysokými pokutami.

References: § 18
 § 7
 § 35
 § 35
 § 70
 § 76
 § 45
 § 21
 § 147
 § 21
 § 147
 § 24
 § 24
 § 19