Source: https://interpretacje-podatkowe.org/koszty-uzyskania-przychodow/ibpbi-2-4510-317-15-kp
Timestamp: 2017-09-22 04:28:18+00:00

Document:
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową
IBPBI/2/4510-317/15/KPinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 17 marca 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 19 marca 2015 r.) uzupełnionym 27 maja 2015 r. dotyczącej m.in. podatku chodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) – jest prawidłowe.
W dniu 19 marca 2015 r. do tut. Biura wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 20 maja 2015 r., Znak: IBPBI/2/4510-317/15/KP, wezwano do jego uzupełnienia. Uzupełnienia wniosku dokonano 27 maja 2015 r.
Wnioskodawca, (dalej również: „Pracodawca” lub „Spółka”) jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej. Wnioskodawca zatrudnia m.in. pracowników, których obowiązki wiążą się z koniecznością odbywania przez nich podróży służbowych. Polecenia wyjazdów służbowych Wnioskodawca wydaje zarówno pracownikom wyższego szczebla - zajmującym stanowiska menedżerskie, jak również pracownikom operacyjnym zajmującym stanowiska niezwiązane z funkcjami kierowniczymi w Spółce. Wnioskodawca poza zakładem produkcyjnym położonym w X ma wyodrębnione trzy oddziały: Oddział w B, Oddział w M , Oddział w D - posiadające status odrębnego pracodawcy.
Wnioskodawca planuje stosować opisane w zdarzeniu przyszłym zasady zarówno w Spółce jak również w każdym z wymienionych oddziałów Spółki. W związku z tym niniejszy wniosek Spółka składa w imieniu własnym oraz w imieniu wyżej wymienionych oddziałów.
Zgodnie z art. 31 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (t.j. Dz.U. z 2012. poz. 361 ze zm., dalej również: „ustawa PIT”) Wnioskodawca jest płatnikiem zobowiązanym do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy m.in od osób, które uzyskują od Wnioskodawcy przychody ze stosunku pracy. Wnioskodawca, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji podróży służbowych pracowników planuje unowocześnienie dotychczasowego systemu dokumentowania wyjazdów służbowych pracowników poprzez wykorzystanie systemu informatycznego. W tym celu Wnioskodawca zamierza wdrożyć i korzystać z powszechnie dostępnego dla pracodawców systemu informatycznego, przeznaczonego m.in. do ewidencjonowania i dokumentowania podróży służbowych pracowników. Funkcjonowanie systemu informatycznego za pomocą automatycznego łącza jest bezpośrednio powiązane z systemem SAP i stanowi powszechnie używane narzędzie, w szczególności przez dużych przedsiębiorców zatrudniających dużą liczbę pracowników. Pracownicy Spółki korzystają z systemu informatycznego na podstawie odrębnej licencji. Dostęp do systemu będą mieli z poziomu swoich komputerów w ramach wewnętrznej sieci internetowej Pracodawcy wszyscy pracownicy, odbywający podróże służbowe i ich przełożeni. Wszelkie dokumenty będą generowane, zatwierdzane i przesyłane pomiędzy pracownikami i jednostkami organizacyjnymi pracodawcy w formie elektronicznej (w formie plików informatycznych). Wnioskodawca zamierza wprowadzić system we wszystkich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych. Celem wprowadzenia systemu jest w szczególności uporządkowanie zasad dokumentowania polecania i odbywania podróży służbowych przez pracowników Wnioskodawcy dla celów podatkowych, rozliczeniowych i porządkowych, co jest niezbędne z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych przez Spółkę pracowników. Rezygnacja z papierowej formy druku polecenia wyjazdu służbowego wynika z konieczności podnoszenia standardów obiegu dokumentów u Pracodawcy oraz zamiaru archiwizowania dokumentacji podróży służbowej w jednym miejscu, w sposób ułatwiający odtworzenie dotychczas wygenerowanych dokumentów. W celu wykonania przez pracownika zadania służbowego poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem wykonywania pracy przez pracownika będzie wydawał pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego. Będzie to podróż służbowa zgodnie z art. 775 kodeksu pracy, tj:
podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy,
W związku z wprowadzeniem informatycznego systemu Spółka zrezygnuje z dokumentowania polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej. Całość dokumentacji związanej z odbywaniem podróży służbowej przetwarzana będzie w formie elektronicznej w informatycznym systemie obiegu dokumentów.
Pracownik, który odbył podróż służbową, po jej zakończeniu zobowiązany będzie do wygenerowania w ramach systemu dokumentu potwierdzającego wszystkie warunki odbytej podróży służbowej (dalej: „dokument podróży służbowej”). W dokumencie podróży służbowej znajdować się będą m.in. informacje wynikające z wydanego przez Pracodawcę polecenia wykonania podróży służbowej, w szczególności: zdefiniowany cel podróży służbowej (zadanie służbowe), do którego zobowiązany był pracownik, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, terminy odbywania podróży służbowej. Sporządzony w powyższy sposób w formie elektronicznej dokument podróży służbowej będzie zarazem stanowił udokumentowanie warunków wydanego przez Wnioskodawcę polecenia wyjazdu służbowego.
Merytoryczna akceptacja całości wygenerowanego przez pracownika dokumentu podróży służbowej i załączonych do niego dokumentów potwierdzających poniesione przez pracownika koszty podróży, w szczególności weryfikacja, czy pracownik prawidłowo wprowadził do systemu informatycznego dane podróży służbowej wynikające z wydanego pracownikowi polecenia podróży służbowej, należeć będzie wyłącznie do kompetencji Wnioskodawcy. Potwierdzenie to będzie odbywało się przez zatwierdzenie dokumentu podróży służbowej wyrażone w formie elektronicznej w systemie przez przełożonego pracownika, który odbył podróż służbową. Zasady dokumentowania i rozliczania przez pracownika z Pracodawcą podróży służbowych i ich kosztów będą uregulowane w wewnętrznej procedurze dotyczącej podróży służbowej podanej do wiadomości pracowników i obowiązującej u Pracodawcy. Zgodnie z tą procedurą:
akceptacja dokumentu podróży służbowej przez przełożonego pracownika w systemie informa-tycznym będzie stanowiła udokumentowanie wydanego wcześniej przed podróżą służbową pra-cownika polecenia jej odbycia.
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi) do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”)... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)
Zdaniem Wnioskodawcy, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki poniesione przez Pracodawcę na pokrycie należności wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych nie znalazły się w grupie kosztów, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Jednocześnie, zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT, należności z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361, ze zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT. Z kolei do przychodów pracownika ze stosunku pracy wskazanych w art. 12 ust.1 ustawy PIT zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności z przepisów kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77(5) § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W dalszej treści przepis ten odsyła do Rozporządzenia, zgodnie z którym z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
Z treści cytowanych przepisów wynika, że kwoty wydatkowane tytułem diet oraz zwrotu kosztów poniesionych podczas podróży służbowych przez pracownika można uznać za koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały one wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. W przypadku niedotrzymania ww. terminu należy stosować art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy CIT. Niezależnie, w zakresie podatku CIT kluczowe jest wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niewątpliwie podróże służbowe pracowników pozostają w ścisłym związku z uzyskaniem przez Spółkę przychodów. Co do zasady, podróże służbowe pracowników podejmowane są w celu realizacji zadań służbowych, a te z kolei są wyrazem zamiaru, uzyskania przychodu przez Wnioskodawcę. Ponieważ Wnioskodawca zobowiązany jest do ponoszenia ww. kosztów przepisami prawa i spełniają one przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, a jednocześnie nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o CIT, to należy uznać, że pełna wysokość wypłaconych pracownikowi świadczeń z tytułu kosztów podróży służbowej stanowi dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu.
Powyższe potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w prawomocnym wyroku z 1 kwietnia 2004 r. (sygn. akt: I SA/Wr 2273/01), zgodnie z którym Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszt uzyskania przychodu. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową.
W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi) do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 15 ust. 4g ustawy o CIT.
Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem koszów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źró-dła przychodów,
Zgodnie z art. 15 ust 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.
W katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych ujętym w art. 16 ust. 1 updop, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety bądź inne należności wypłacane pracownikowi z tytułu odbywania podnóży służbowych. Jedyne ograniczenie co do momentu zaliczenia tego rodzaju wypłat, wynika z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca posiada kilka oddziałów w różnych miejscowościach i każdy z nich jest odrębnym pracodawcą. Wnioskodawca zatrudnia m.in. pracowników, których obowiązki wiążą się z koniecznością odbywania przez nich podróży służbowych. Polecenia wyjazdów służbowych otrzymują zarówno pracownicy wyższego szczebla - zajmujący stanowiska menedżerskie, jak również pracownicy operacyjni zajmując stanowiska niezwiązane z funkcjami kierowniczymi w Spółce. Wątpliwości Spółki dotyczą możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodu, należności wypłacanych z tytułu zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych w związku z odbytą podróżą służbową (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi).
Mając na uwadze powyższe przepisy oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, że koszty związane ze zwrotem pracownikowi wydatków poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowych, Wnioskodawca ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Natomiast w przypadku uchybienia temu terminowi należności te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w momencie ich zapłaty.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2, należy uznać za prawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Koszty uzyskania przychodów > IBPBI/2/4510-317/15/KP

References: art. 14
 art. 31
 art. 775
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 12
 art. 16
 art. 12
 art. 77
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 12
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 12
 art. 13
 art. 18