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⭐CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO
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Alfonso Flores Luna
1 LAFISE SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS, S.A. CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO (Aprobado por Junta Directiva en Sesión No. 02 celebrada el 20 de enero del 2010) San José, Costa Rica, Enero 20102 LAFISE SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS, S.A. CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO LAFISE SOCIEDAD AGENCIA SEGUROS, S.A. Capítulo I. DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Objeto La Junta Directiva de Lafise Sociedad de Agencia Seguros, S.A. (en lo sucesivo Lafise Agencia de Seguros), a) Consciente de la importancia de su rol fiduciario para con los usuarios, actuales y potenciales, de sus servicios de intermediación y asesoría en seguros, sus accionistas, servidores, los reguladores y supervisores de la actividad y demás interesados en su actuar, como son los aseguradores, otras agencias y corredores de seguros, proveedores de servicios especializados, y b) En acatamiento de lo dispuesto por el Reglamento de Gobierno Corporativo Emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 129 del de julio del año 2009, en Sesión No. 02 celebrada el 20 de enero del 2010, se aprobó por unanimidad la adopción del presente Código de Gobierno Corporativo de Lafise Agencia de Seguros (en lo sucesivo Código), cuyas disposiciones complementan lo establecido por los estatutos y la regulación aplicable.3 Este Código muestra, de manera compacta, la organización, el sistema de incentivos, controles y flujos de información que operan para el logro de los objetivos estratégicos y operativos de Lafise Agencia de Seguros, para el seguimiento de la ejecutoria y para asegurar una operación eficaz. También refleja el compromiso del Lafise Agencia de Seguros con los más altos estándares éticos y de transparencia en su gestión, la administración prudente del riesgo y con el cumplimiento de la normativa prudencial a que está sujeta la actividad de intermediación de seguros. Artículo 2. Ámbito de Aplicación. Las disposiciones del presente Código aplican para todas las actuaciones de accionistas, miembros de Junta Directiva, Auditoria Interna y Externa, Gerencia General y cargos con responsabilidad equivalente, Gerentes de Departamento, Agentes y demás colaboradores de Lafise Agencia de Seguros. Capítulo II. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Artículo 3. Constitución La Asamblea General de Accionistas (en lo sucesivo Asamblea) es el máximo órgano de Lafise Agencia de Seguros y está constituida por todas las personas propietarias de acciones, de conformidad con el Libro de Registro de Accionistas, quienes podrán asistir a las Asambleas personalmente o ser representados por apoderados generalísimos o generales, o por medio de carta poder especial otorgada a ese efecto a cualquier persona, sean o no socios de Lafise Agencia de Seguros. Las Asambleas ordinarias y extraordinarias son convocadas por el Presidente o por el Secretario de la Junta Directiva. Los asuntos por conocer que conformarán la agenda y orden del día se indicarán en el aviso de convocatoria, según lo dispuesto por los Estatutos o lo establecido en el artículo 156 del Código de Comercio.4 Artículo 4. Agenda, Quórum, Mecanismos de Votación y Revelación de Información a los Accionistas. Se hará llegar a los accionistas, con anticipación a la fecha de la Asamblea, la agenda con detalle de los asuntos a tratar, los que se discuten por separado para facilitar el análisis y la resolución ágil de asuntos. Se procurará no incluir el rubro "otros" en la agenda. El quórum en la primera convocatoria lo constituye la mitad de las acciones con derecho a voto. De no haber quórum en la primera convocatoria se hará una segunda, con una separación no menor de una hora, en la cual el quórum lo hará el 25% de las acciones Los accionistas podrán votar personalmente, por delegación a través de representantes o a distancia por medios electrónicos (correo electrónico, telefonía móvil, otros) siempre que se deje evidencia de ello. Lafise Agencia de Seguros procurará mecanismos de delegación del voto transparentes, acompañados de una adecuada comunicación para los accionistas. Las resoluciones serán validas únicamente cuando se toman por más de la mitad de los votos presentes Los accionistas pueden formular preguntas a la Junta Directiva, Comités de Apoyo Directivos, al Gerente General, a los auditores y a otros participantes. Los accionistas podrán solicitar con anterioridad a la Asamblea o durante la misma los informes o aclaraciones que estimen necesarios acerca de los puntos de la agenda. Se suplirá a los accionistas información sobre: Reformas a los estatutos y a las escrituras de constitución. Cambios relevantes en la participación accionaría y de control de Lafise Agencia de Seguros. Autorización para la emisión de nuevas acciones. Modificaciones a la política o práctica de capitalización y dividendos. Acciones extraordinarias, como reorganizaciones, la venta o contratación de activos que represente más del 20% de los activos totales de Lafise Agencia de Seguros. Accionistas que posean más del 10% de las acciones en circulación. Los acuerdos relevantes entre los principales accionistas.5 Artículo 5. Funciones de la Asamblea. Las funciones de la Asamblea son: a) Nombrar, mediante votación (no por simple aclamación) y revocar cuando proceda a los integrantes de la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros y designar el Fiscal de la sociedad. Aprobar el sistema de remuneración de los miembros de la Junta Directiva. Toda elección y destitución de miembros de la Junta Directiva será comunicada en forma inmediata a la Superintendencia General de Seguros (Sugese) y se enviará copia del acuerdo de la respectiva Asamblea debidamente protocolizado. b) Nombrar al Agente Residente y a los liquidadores de la sociedad. c) Resolver acerca de la fusión de la sociedad con otras de acuerdo con el Código de Comercio, y sobre procesos de reorganización empresarial como adquisiciones. d) Disolver prematuramente la sociedad. e) Discutir y aprobar o improbar los balances y estado de ganancias y pérdidas que presente la Junta Directiva. f) Cualesquiera otras establecidas en el Código de Comercio o en las leyes que regulan la actividad aseguradora. g) Conocer las decisiones de la Junta Directiva sobre el traspaso o circulación de acciones comunes, el ejercicio al derecho de prioridad en la adquisición de acciones; el derecho de los socios a suscribir -en caso de una nueva emisión de acciones- un número de acciones proporcional al que ya poseen. h) Conocer sobre las decisiones tomadas por la Junta Directiva en relación con la distribución de utilidades o pérdidas del ejercicio, una vez cubiertas las reservas que procedan. Las utilidades de Lafise Agencia de Seguros se dedicarán al pago del impuesto sobre la renta y el remanente al pago de dividendos a los accionistas o a la capitalización de Lafise Agencia de Seguros.6 Las utilidades de la actividad y las pérdidas, si existieren, se asumirán en proporción a su participación en el capital accionario. i) Aprobar aumentos al capital autorizado, la readquisición de acciones y reformas sobre derechos de votación por adquisición de acciones. Artículo 6. Derechos y Deberes de los Accionistas. Lafise Agencia de Seguros otorga un trato equitativo e igualitario a los accionistas y para tal efecto aplica las siguientes disposiciones: a) Reconoce y defiende los derechos de todos los accionistas, procura la transparencia informativa en las relaciones con éstos y aplica mecanismos efectivos para que sean representados en las Asambleas. b) Reconoce el derecho de los accionistas minoritarios de asociarse para nombrar un representante, debatir asuntos relacionados con sus intereses y solicitar a la Junta Directiva la inclusión de asuntos a debatir en las Asambleas. c) Los accionistas pueden proponer asuntos a tratar con la Junta Directiva y otros órganos de Lafise Agencia de Seguros en las Asambleas. También, solicitar, en unión con otros accionistas, la convocatoria a Asambleas Extraordinarias, siempre que la solicitud vaya respaldada por los titulares de más del 10% del total de las acciones y la Junta Directiva considere que existen motivos suficientes para realizar la convocatoria. d) Solicitar por escrito y debidamente justificado, ante las instancias que atienden a los accionistas, autorización para encargar, a costa y bajo responsabilidad del accionista, auditorias especializadas, siempre que se respete lo estipulado por el Código de Comercio, no se afecten secretos industriales ni atenten contra la independencia técnica de los órganos directores y ejecutivos de Lafise Agencia de Seguros. e) Ejercer el derecho de retiro conforme las leyes aplicables. Son deberes de los accionistas: a) Abstenerse de suscribir acuerdos que comprometan los derechos de accionistas minoritarios.7 b) No interferir con los mecanismos de administración de conflictos de interés de Lafise Agencia de Seguros. c) Acatar las disposiciones del Código de Ética de Lafise Agencia de Seguros. Capitulo III. LA JUNTA DIRECTIVA Artículo 7. Integración de la Junta Directiva. Lafise Agencia de Seguros funcionará bajo la dirección inmediata de su Junta Directiva. La Junta Directiva estará compuesta por seis miembros propietarios, y los suplentes que se considere necesario, personas naturales elegidas por la Asamblea por un período de dos años. De su seno la Junta Directiva anualmente elegirá un Presidente, Vice-presidente, un Tesorero, un Secretario, Director I y Director II. Los nombramientos de Presidente serán comunicados al Superintendente General de Seguros, remitiéndole copia del acta respectiva, debidamente autenticada. El Presidente tendrá la representación judicial y extrajudicial con facultades de Apoderado Generalísimo sin límite de suma, pudiendo otorgar poderes, sustituir los suyos en todo o en parte, revocar sustituciones y hacer otras de nuevo, reservándose en todo caso sus facultades. En caso de empate en las decisiones de la Junta Directiva el Presidente tendrá doble voto. Los Directores pueden ser reelectos en forma indefinida, pero la Asamblea tendrá la facultad de sustituirlos por otros en cualquier tiempo. Las vacantes que se produjeren deberán ser llenadas a la brevedad por la Junta Directiva, en forma interina, hasta la celebración de la próxima Asamblea, que hará la designación definitiva. Artículo 8. Sesiones de Junta Directiva. Las sesiones ordinarias de la Junta Directiva se celebrarán al menos trimestralmente y en forma extraordinaria en el día y hora que ésta misma fije; serán convocadas por el Presidente o el Gerente y se llevarán a cabo en el domicilio de Lafise Agencia de Seguros o en cualquier otro lugar dentro o fuera del país que se acordare.8 Habrá quórum cuando estén presentes una mayoría simple de los miembros, salvo los casos en los que, de conformidad con la Ley, se requiera una participación más elevada. Artículo 9. Actas de Junta Directiva. Las actas de las sesiones de la Junta Directiva serán elaboradas por la Secretaria de la Junta Directiva, la que deberá llevar un Libro de Actas y/o registro electrónico de las actas firmadas por el Presidente y el Secretario (o por quien haga sus veces) y mantendrá un control adecuado sobre los acuerdos tomados y sobre su seguimiento. Las actas indicarán el lugar, hora y fecha de las sesiones, el nombre, cargo y número de asistentes y harán contar si los acuerdos han sido tomados por unanimidad o por mayoría. Si los interesados así lo solicitan, se hará constar en el acta los votos salvados, así como las razones de los mismos. Artículo 10. Funciones y Responsabilidades de la Junta Directiva. Las funciones de la Junta Directiva son: a) Establecer la visión, misión estratégica de Lafise Agencia de Seguros. Aprobar los planes estratégicos y los operativos, el presupuesto anual ordinario (y de haberlos, los extraordinarios) así como los planes específicos de negocios que los sustentan. b) Responsabilidad in eligendo: Nombrar, conforme a altos estándares de idoneidad, y remover a los ocupantes de los cargos de Gerente General y Auditor Interno de Lafise Agencia de Seguros, asignarles sus responsabilidades y funciones. c) Responsabilidad in vigilando: Supervisar el trabajo de los ocupantes de los cargos indicados en el inciso b) de este artículo y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación. d) Constituir los comités técnicos de apoyo a la Junta Directiva, aprobar sus reglamentos y planes anuales de operación y pronunciarse sobre los informes de gestión que periódicamente le envíen los comités.9 e) Comunicar a la Asamblea el Código de Gobierno Corporativo adoptado por Lafise Agencia de Seguros. f) Aprobar el Informe Anual de Gobierno Corporativo que establece el Reglamento de Gobierno Corporativo indicado en el Artículo 1 de este Código. g) Velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea el Informe Anual de Gobierno Corporativo. h) Aprobar las políticas y demás reglamentos de Lafise Agencia de Seguros que razonablemente procuren una ejecutoria eficaz, prudente, verificable y se ajusten a la normativa que aplica a la actividad aseguradora. En particular, las relativas a la prudente gestión de riesgos y las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera, y de otro tipo, que se envíe a los aseguradores con que se opere, a los órganos supervisores y la que se revele a terceros interesados en el actuar de Lafise Agencia de Seguros.. i) Autorizar a los servidores de Lafise Agencia de Seguros que firmarán cheques, letras, contratos y demás documentos de tipo legal. j) Nombrar, conforme a criterios de idoneidad e independencia, al Auditor Interno de Lafise Agencia de Seguros y removerlo cuando proceda. k) Conocer el Plan Anual de Trabajo de la Auditoria Interna y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios para monitorear la ejecutoria. La Junta Directiva podrá solicitar que produzca informes sobre temas específicos, en particular los que requieran los aseguradores con que se opera y Sugese. l) Designar, conforme a similares criterios, a la firma de Auditoria Externa, de conformidad con la recomendación del Comité de Auditoria. Asegurar su rotación periódica y que en ella no se den conflictos de interés que puedan atentar contra la objetividad de su labor. m) Dar seguimiento a los informes de la Auditoria relacionados con la atención por parte de la administración, de las debilidades identificadas por los órganos reguladores y auditores. n) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados previo a su remisión a la Sugese. La Junta Directiva es el órgano responsable de que la información financiera de Lafise Agencia de Seguros sea razonable y en este sentido el Presidente debe10 rendir una declaración jurada 1 de su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno (conforme al formato del Anexo 2 del Reglamento de Gobierno Corporativo que se indica en el inciso b) del artículo 1 de este Código) o) Cumplir con las funciones que le corresponden respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la Sugef, Sugese, Supen y Sugese. p) Divulgar --oportunamente, de manera concisa y asegurando que sea comprendida como guía de acción-- entre sus servidores las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo. Mantener un registro de ellas. q) Promover una comunicación oportuna y transparente con los aseguradores con quienes trabaje y los órganos supervisores sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a Lafise Agencia de Seguros. r) Conocer oportunamente, y manifestarse sobre, las comunicaciones que sobre diversos asuntos del Lafise Agencia de Seguros le remitan los órganos supervisores. Asegurar que se les dé el debido seguimiento. s) Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado. t) Aprobar el Plan de Continuidad de los Operaciones de Lafise Agencia de Seguros y velar porque sea puesto a prueba periódicamente y ajustado a las circunstancias según proceda. u) Otras que establezca la normativa. v) Además, en lo personal los miembros de Junta Directiva deben estar accesibles a los servidores de enlace de Lafise Agencia de Seguros para lo 1 La declaración jurada es el producto final del proceso de debida diligencia, en términos de efectividad y confiabilidad de los sistemas de información, de los controles internos en operación y del proceso de reporte financiero del Lafise Agencia de Seguros. Exige pronunciarse sobre la razonabilidad de las cifras, la inexistencia de deficiencias significativas, la ausencia de aseveraciones falsas y la indicación de fraudes y cambios, si los hubiere, con posterioridad a la fecha de los estados financieros.11 que corresponda, formar parte de los comités de apoyo donde se les requiera, actuar como consejeros de Lafise Agencia de Seguros en los asuntos de su especialidad. Artículo 11. Requisitos de Idoneidad de los Miembros de Junta Directiva Los miembros de la Junta Directiva deberán reunir los requisitos que se enumeran de seguido, y la Secretaría de Junta Directiva mantendrá permanente evidencia de ello: a) Haber cumplido veinticinco años de edad. b) Ser de reconocida reputación, integridad e idoneidad profesional. c) Tener conocimiento y experiencia en materia financiera, económica o de administración y del mercado de seguros. d) Al menos dos de los miembros de Junta Directiva deberán poseer grado académico en el nivel de Licenciatura o título profesional equivalente en Derecho o Ciencias Económicas y al menos uno tener experiencia de al menos cinco años en seguros. e) Poseer capacidad analítica, de síntesis y contar con una visión gerencial y estratégica del negocio de intermediación de seguros y de los riesgos típicos de la actividad, en particular los operativos y de cumplimiento, que les permita cuestionar procedimientos, información financiera, las propuestas de negocios y los asuntos relativos a normativa y cumplimiento. f) Disponer de tiempo suficiente para cumplir sus obligaciones como miembro de la Junta, de Comités de Apoyo y cualesquiera otras funciones asesoras de la Junta Directiva que se estime necesario encargarle en razón de su pericia (expertise) en áreas de interés de Lafise Agencia de Seguros. g) Declarar todas sus relaciones directas e indirectas que mantenga con Lafise Agencia de Seguros, sea mediante grupos económicos, proveedores de bienes o servicios, firmas consultoras y clientes, así como cualquier situación que pudiera originar conflictos de intereses en el seno de la Junta Directiva o en la operación de los Comités de Apoyo. h) Rendir una declaración jurada, en donde conste su firma debidamente autenticada por Notario Público y el cumplimiento de los requisitos en el momento del nombramiento; la declaración será actualizada ante cualquier cambio.12 Artículo 12. Incompatibilidades. No podrá ser miembro propietario, ni suplente, de la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros: a) Quien al mismo tiempo ocupe cargo administrativo, con autoridad de línea, en Lafise Agencia de Seguros. b) Ninguna persona en cuya contra exista un proceso de cobro judicial por deudas contraídas a título personal por cualquier miembro del Sistema Bancario Nacional o que haya sido declarada en estado de quiebra e insolvencia. En caso de que un Director se vea afectado por un proceso de cobro judicial en las condiciones antes citadas, deberá comunicarlo al Comité de Ética, el cual evaluará la situación y hará una recomendación a la Asamblea. c) Quien sea socio o empleado de empresas de auditoria interna o externa que funjan como asesores y consultores de Lafise Agencia de Seguros o sus afiliadas y cuyos ingresos dependan significativamente de esa relación contractual. d) Quien sea proveedor de bienes o servicios Lafise Agencia de Seguros y no lo haya declarado. e) Quien tenga poder de decisión en entidad o empresa que opere en área de competencia con Lafise Agencia de Seguros. f) Quien tenga prohibición legal para ser miembro. Artículo 13. Remuneración de Miembros de Junta Directiva. A los Miembros de Junta Directa serán remunerados en la forma que pacten con la Asamblea. El monto de la dieta se establecerá en función de las responsabilidades asignadas, a las horas de dedicación previas y durante las sesiones de Junta y a los aportes que generen. Las dietas por la participación en los Comités de Apoyo las establece la Junta Directiva. Artículo 14. Inducción y Capacitación de Directores. A efecto de que puedan ejercer mejor las funciones a su cargo, dentro de los seis meses siguientes a su ingreso los Miembros de Junta Directiva recibirán una inducción formal sobre responsabilidades del puesto, actividad general de Lafise Agencia de Seguros, de los principios generales de seguros y del mercado de seguros costarricense, gestión del riesgo, prevención del lavado de dinero, normativa en materia de seguros, buenas prácticas de gobierno corporativo y tendencias internacionales en la materia.13 Artículo 15. Normas de Actuación. Los miembros de la Junta Directiva tomarán las decisiones basados en los mejores intereses de Lafise Agencia de Seguros, de sus clientes, aseguradoras con que se opere y de sus accionistas. Los intereses de Lafise Agencia de Seguros prevalecerán sobre cualesquiera otros, incluyendo los de entes vinculados. Cada miembro de Junta Directiva ejercerá sus funciones con absoluta independencia y bajo su exclusiva responsabilidad, dentro de la normativa aplicable y conforme a los principios de la técnica. La asunción de algún margen de riesgo comercial no será un hecho generador de responsabilidad personal para los miembros de Junta Directiva, en tanto haya tenido adecuada proporción con la naturaleza de la operación emprendida y se haya actuado sin dolo ni negligencia. Sin embargo, todo acto, resolución u omisión de la Junta Directiva que contravenga las disposiciones legales y reglamentarias o que impliquen el empleo de fondos de Lafise Agencia de Seguros o de los aseguradores con que se opere en actividades distintas a las inherentes a sus funciones, les hará incurrir en responsabilidad personal y solidaria para con Lafise Agencia de Seguros y terceros afectados con los daños y perjuicios que se produjeran. De tal responsabilidad quedarán exentos únicamente los miembros de Junta Directiva ausentes y los que, asistiendo a la reunión respectiva, hubieren hecho constar su voto disidente u objeción en el acta. Los miembros de la Junta Directiva utilizarán con prudencia la información confidencial de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio de su cargo. No manipularán, difundirán o utilizarán en beneficio propio o ajeno, la información confidencial. Promoverán el cumplimiento de las leyes aplicables, los estatutos, el Código de Ética y el presente Código. Con el fin de asegurar la objetividad, independencia y evitar conflictos de interés, que atentan contra la decisión objetiva, cuando un miembro de Junta Directiva tuviere interés personal en el trámite de alguna de las operaciones que realizare Lafise Agencia de Seguros, o lo tuvieran sus socios o sus parientes dentro del primer grado, consanguíneo o afín, deberá informarlo así a la Junta Directiva y retirarse del recinto de la sesión respectiva mientras se discute y se resuelve el punto en que está interesado y no deberá influir en la decisión de los demás.14 Artículo 16. Auto Evaluación de Gestión de la Junta Directiva La Junta Directiva implementará un esquema de autoevaluación por medio del cual revisará el nivel de cumplimiento de las normas establecidas en este Código a nivel de la Junta Directiva en su conjunto, incluyendo los Comités de Apoyo. Dicha autoevaluación se realizará anualmente como complemento al Informe de Gobierno Corporativo. Artículo 17. Rotación y Sucesión. Los ocupantes de puestos Directivos en los Comités de Apoyo serán rotados cada cinco años, pero es potestad de la Junta Directiva su reelección o sustituirlos en cualquier momento. Lafise Agencia de Seguros promoverá la sucesión, Segundos a Bordo, con el fin de asegurar reemplazos idóneos de Directores, tanto en Junta Directiva como en los Comités de Apoyo, de modo que se garantice la continuidad de las funciones. Capitulo IV. COMITES DE APOYO DE LA JUNTA DIRECTIVA Artículo 18. Los Comités de Apoyo. Con el propósito de lograr una eficaz supervigilancia de la ejecutoria de Lafise Agencia de Seguros en las áreas técnicas prioritarias de su actuar, la Junta Directiva recurrirá al concurso de Comités de Apoyo, conformados por miembros de ella y, según los asuntos a tratar, servidores idóneos de la Alta Administración de Lafise Agencia de Seguros y hasta especialistas externos. Los Comités de Apoyo permanentes son: a) Comité de Auditoria b) Comité de Cumplimiento Ley 8204 (Corporativo) c) Comité de Tecnología de Información (Corporativo) d) Comité de Ética (Corporativo) e) Otros permanentes, o ad hoc, a criterio de la Junta Directiva15 Artículo 19. Disposiciones Generales sobre los Comités de Apoyo Los comités de apoyo de la Junta Directiva operarán conforme a las siguientes disposiciones generales: a) Objetivos de los Comités y Frecuencia de las Reuniones. Los objetivos de los Comités de Apoyo de la Junta Directiva son los que se estipulan en este Código y las funciones y forma de operación de cada uno de ellos se norma en sus respectivos reglamentos, que son aprobados (a instancia de la Gerencia) por la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros. La frecuencia mínima de las sesiones ordinarias de los Comités será una vez cada tres meses, con excepción del Comité de Ética que se reunirá cuando su Presidente lo estime conveniente. Podrán sesionar de manera extraordinaria cuando los convoque su Presidente. Las sesiones serán con presencia física de los miembros, pero en casos de urgencia podrán hacerlo por otras vías que permita la tecnología (como son la teleconferencia, correo electrónico) siempre que se deje constancia de fecha de la sesión, participantes, lo tratado y lo acordado. b) Miembros. Los miembros de los Comités de Apoyo deberán ser idóneos para la función que se les encargue. Con excepción de Comité de Auditoria, que se rige por las normas específicas (arts. 21 y 22) del Reglamento de Gobierno Corporativo emitido por el Conassif, los comités tendrán tres o más miembros, al menos uno de ellos funcionarios administrativos idóneos para tratar con propiedad los asuntos a cargo del respectivo Comité, nombrados por la Junta Directiva, considerando la recomendación de la Gerencia General. También serán miembros de cada uno de los comités al menos un miembro de la Junta Directiva nombrados por ésta. Uno de los miembros directivos, lo presidirá. Los Comités podrán invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, a cualesquiera funcionarios de Lafise Agencia de Seguros y, dependiendo del asunto a tratar, también a personas externas a la organización. La Junta Directiva podrá nombrar en los Comités a personas ajenas a Lafise Agencia de Seguros, especialistas en la materia, como miembros externos. Cuando, en razón de economías de escala y para mejora coordinación de la actividad de Lafise Agencia de Seguros con la de otras afiliadas del grupo Lafise, convenga que un Comité de apoyo de otra afiliada atienda la necesidad de Lafise Agencia de Seguros en la materia, se convendrá que así sea, asegurando que los asuntos específicos de Lafise Agencia de Seguros sean debidamente cubiertos y siempre que formen parte del respectivo Comité, con voz y voto, un miembro de la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros, nombrado por su Junta Directiva, y su Gerente. Cualquier acuerdo que se tome con alcance específico para Lafise Agencia de Seguros debe contar con el voto favorable de estos dos16 miembros. Cuando se actúe de esta forma se dejará constancia de las razones y se comunicará a la Sugese. c) Plazo y Rotación de los Miembros. Los miembros del Comité serán nombrados por la Junta Directiva por un plazo de dos años, pudiendo ser reelectos. d) Secretaría. Cada Comité deberá nombrar una Secretaría entre los miembros administrativos del Comité. La Secretaría preparará, en coordinación con el Presidente la Agenda del Comité, la cual será comunicada a los miembros con al menos dos días de anticipación, coordinará la entrega del material de apoyo a utilizar. También se encargará de mantener en custodia el Libro de Actas y copia del material de apoyo por al menos cinco años. Asimismo, mantendrá la información necesaria para la elaboración del Informe Anual de Gobierno Corporativo a que se refiere el Anexo 1 del Reglamento de Gobierno Corporativo emitido por el Conassif. e) Quórum y Adopción de Acuerdos. El quórum lo constituirá la mitad más uno de los miembros, siempre que al menos uno de ellos sea miembro de la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros. Las decisiones del Comité se tomarán por mayoría simple de votos. El Presidente tendrá doble voto en caso de empate. f) Programa de Trabajo. En su primera sesión anual, cada Comité adoptará un Programa de Trabajo (o Asuntos a Tratar) que razonablemente prometa cubrir, de manera sistemática, todos los asuntos relevantes a cargo del Comité. El Programa Anual de Trabajo será hecho del conocimiento de la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros, para que, de tenerlas, le haga las observaciones que estime convenientes y será la guía para su operación. g) Libro de Actas. Los asuntos tratados en cada sesión de Comité quedarán documentados de manera sucinta en el Libro de Actas o en un libro electrónico según lo disponga Sugese. Las actas indicarán la fecha de la sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos tomados y a quienes corresponde su solución y los plazos para ello. Se dejará constancia de los votos salvados y (de solicitarlo los interesados) de los motivos para ello. También se podrá dejar constancia de las opiniones y criterios materiales de los participantes que solo tienen voz en el Comité. Las actas serán firmadas por el Presidente del Comité y por el Secretario(a) o por quienes exija normativa concreta. h) Seguimiento de los Asuntos. El Secretario del Comité dará seguimiento a los acuerdos y en cada sesión habrá un capítulo dedicado a la revisión del Estado de acuerdos pendientes de ejecución. i) Informes. El Comité informará a la Junta Directiva sobre lo Actuado, indicando el grado en que se cumple con el Programa de Trabajo, los principales hallazgos y las recomendaciones que procedan. La frecuencia mínima de dicho Informe es seis meses, sin menoscabo de los asuntos que a juicio del Presidente del Comité deben ser informados en forma inmediata a la Junta Directiva.17 j) Independencia de los Miembros. Los miembros del Comité actuarán con absoluta independencia en los comités y en relación de absoluta igualdad entre ellos. Lo harán diligente y responsablemente. Igual lo harán los invitados. k) Remuneración. Los miembros del Comité que ocupen cargos administrativos en Lafise Agencia de Seguros participarán exoficio, sin remuneración adicional por ello. Sin embargo, los que sean miembros de Junta Directiva y los miembros externos, si los hubiere, tendrán la remuneración que fije la Junta Directiva, la cual será compatible con los requisitos de idoneidad, complejidad y trascendencia de las funciones a su cargo. Artículo 20. Comité de Auditoria. Objetivo. El objetivo del Comité de Auditoria es apoyar a la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros en la supervigilancia de los siguientes asuntos: a) Asegurar que la Administración superior de Lafise Agencia de Seguros adopte un eficaz sistema de procedimientos de operación y de control interno que razonablemente coadyuven a: El eficaz resguardo de los activos e ingresos de Lafise Agencia de Seguros. La integridad de los estados financieros, lo que incluye una consideración de los efectos que en ellos podría tener la exposición a los mayores riesgos. Que los servidores (directores, funcionarios y colaboradores temporales) del Lafise Agencia de Seguros actúen conforme al Código de Ética, así como con apego a las políticas, planes y procedimientos internos. El cumplimiento de la normativa a que está sujeto el actuar de Lafise Agencia de Seguros, con excepción de la que establece la ley 8204 Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, cuya supervigilancia corresponde al Comité de Cumplimiento. b) Las calificaciones profesionales e independencia de la persona que se designe para desempeñar el cargo de Auditor de Lafise Agencia de Seguros y de la persona física o empresa que se seleccione para realizar la Auditoria Externa,18 Constitución. El Comité de Auditoria estará constituido por dos miembros de Junta Directiva, al menos uno de ellos con experiencia financiero-contable, y otro con experiencia en seguros, y por el Fiscal. El experto financiero-contable debe poseer como mínimo un grado académico en Administración de Negocios o Contaduría Pública y experiencia mínima de cinco años en labores afines. El Auditor Interno participará en todas las sesiones del Comité, con voz pero sin voto. El Comité puede invitar (y se le estimule a que lo haga) a sus sesiones a los funcionarios administrativos de Lafise Agencia de Seguros que más pueden aportar a la labor del Comité, a representantes de la auditoria externa y a cualesquiera especialistas, quienes tendrán voz pero no voto. También podrá incorporar un miembro externo, de reconocida experiencia en la materia y nombrado por la Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros. Funciones. Las funciones, y otras sobre la operativa del Comité se norman en el Reglamento del Comité de Auditoria. Artículo 21. Comité de Cumplimiento Ley 8204 Objetivo. El objetivo del Comité de Cumplimiento Ley 8204 (en lo sucesivo Comité) es apoyar a la Junta Directiva en la supervigilancia de los siguientes asuntos: a) Elaboración de borradores de políticas, para su aprobación por la Junta Directiva, y de procedimientos para el cumplimiento de la ley 8204, Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas y la normativa que al respecto emitió el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero. b) Colaboración con quien ejerza la función de Oficial de Cumplimiento en Lafise Agencia de Seguros, función que, con la debida aprobación de Sugese, puede ajustarse a las condiciones y grado de complejidad de Lafise Agencia de Seguros, c) Los reportes de transacciones sospechosas que se remitan a Sugese. d) Verificación que los ocupantes de los principales cargos de Lafise Agencia de Seguros que tienen que ver con procesos expuestos al riesgo de cumplimiento de la Ley 8204 reciban la debida capacitación y actúen de conformidad. Constitución. El Comité está constituido por al menos un miembro de Junta Directiva con experiencia afín a la materia y el Gerente General o la persona que lo sustituya. El Comité invitara a sus sesiones, con voz pero sin voto, a funcionarios que mayor contacto tengan con la materia a su cargo y a cualesquiera otros.19 Funciones. Las funciones, y otras sobre la operativa del Comité se norman en el Reglamento del Comité de Cumplimiento de la Ley Ni al Comité de Cumplimiento ni al Oficial de Cumplimiento le corresponde asegurar el cumplimiento a nivel micro, de transacción específica, de la Ley 8204 por parte de todas y cada una de las unidades de línea de Lafise Agencia de Seguros, pues esto es función, en primera instancia, de los ocupantes de cargos que entran en contacto con estos riesgos, de las jefaturas de los departamentos involucrados y de la Gerencia General. Al Comité de Cumplimiento tampoco le corresponde la supervigilancia del cumplimiento por parte de las diversas dependencias de Lafise Agencia de Seguros de otra normativa que no sea la Ley 8204, pues esta labor corresponde al Comité de Auditoria. En razón de economías de escala, y para mejor coordinar la labor institucional, el Comité de Cumplimiento de Lafise Agencia de Seguros será el mismo de Banco Lafise, ampliado para incorporar un miembro de Junta Directiva y el Gerente de Lafise Agencia de Seguros. Artículo 22. Comité de Tecnología de Información. Objetivo. El objetivo del Comité de Tecnología de Información (en lo sucesivo Comité) es apoyar a la Junta Directiva y a la Administración superior de Lafise Agencia de Seguros en los siguientes asuntos: a) La definición de asuntos estratégicos de la tecnología de información (TI), relativos a hardware, software, equipo humano ( brainware ), la optimización de su uso y seguridad. El Comité no participará en la consideración de asuntos operativos, sino solo en los estratégicos. b) La elaboración de las políticas en materia de TI. c) En velar por la actualización y la eficacia del Plan de Continuidad del Negocio en materia de TI. d) La comunicación sistemática con el Comité de Gestión Integral de Riesgos; y suplirle información sobre el status del subcomponente TI en la evaluación del Riesgo Operativo de Lafise Agencia de Seguros.20 Constitución. El Comité estará constituido por ocho (8) miembros, así: Un miembro de Junta Directiva de Banco Lafise, quien lo presidirá. Un miembro de Junta Directiva de Lafise Agencia de Seguros. El Gerente General del Banco Lafise. Gerente General de Lafise Agencia de Seguros. ViceGerente General de Administración y Finanzas del Banco Lafise. ViceGerente General de Banca Corporativa del Banco Lafise. Gerente de Crédito y Riesgo del Banco Lafis.e Gerente de TI del Banco Lafise, quien actuará como Secretario del Comité. En todas las sesiones participará, con voz pero sin voto, el Auditor de Banco Lafise y de Lafise Agencia de Seguros. De igual manera participarán cualesquiera otras personas, internas o externas a Lafise Agencia de Seguros, que el Comité invite. Las intervenciones de los Auditores Internos podrán constar, de manera resumida, en las actas de las respectivas sesiones cuando ellos lo consideren necesario. Las de otros invitados solo cuando el Comité lo disponga. Funciones. Las funciones, y otras sobre la operativa del Comité se norman en el Reglamento del Comité de Tecnología de Información. En razón de economías de escala, y para mejor coordinar la labor institucional, el Comité de Tecnología de Información de Lafise Agencia de Seguros será el mismo de Banco Lafise, ampliado para incorporar un miembro de Junta Directiva y el Gerente de Lafise Agencia de Seguros. Capitulo V. AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA Artículo 23. 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