Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie-faktur-elektronicznych/ippp3-4512-971-15-2-jf
Timestamp: 2017-09-26 07:07:39+00:00

Document:
Czy w związku z przyjętym modelem archiwizacji i obiegu faktur Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku od towarów i usług z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej?
IPPP3/4512-971/15-2/JFinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 listopada 2015 r. (data wpływu 26 listopada 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 26 listopada 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.
Sp. z o. o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostarczania rozwiązań telekomunikacyjnych i należy do grupy kapitałowej L. (dalej: Grupa). W celu prowadzenia działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa towary i usługi oraz otrzymuje od kontrahentów faktury dokumentujące zakupy. Faktury spełniają wymogi określone w art. 106b i kolejnych Ustawy VAT. Faktury wpływają do Wnioskodawcy zarówno w formie papierowej (pocztą na adres w Polsce) jak i elektronicznej (na adres mailowy wskazany przez Spółkę).
Faktury otrzymane na adres w Polsce w formie papierowej są skanowane i przesyłane w formie elektronicznej na adres mailowy Spółki, a następnie oryginały przesyłane są do spółki z Grupy w Wielkiej Brytanii (dalej: Spółka z WB), gdzie podlegają archiwizacji. Faktury w formie elektronicznej, po ich wpłynięciu na właściwy adres e-mail, są drukowane przez Spółkę z WB i wprowadzane do elektronicznego systemu archiwizacji faktur (dalej: SA).
Spółka z WB oznacza na fakturach datę ich wpływu. Jednakże, w przypadku faktur papierowych, data może być w rzeczywistości późniejsza o kilka dni od daty, w której dokumenty wpłynęły na adres Spółki. SA umożliwia łatwy i bezzwłoczny dostęp do otrzymanych faktur. Są one przechowywane w sposób uporządkowany oraz umożliwiający ich szybkie odnalezienie. Każdej fakturze nadawany jest numer porządkowy. SA umożliwia wyszukiwanie dokumentów ze względu na nazwę dostawcy, numer faktury oraz inne dane zawarte na fakturze.
SA nie daje możliwości zmiany jakichkolwiek danych dotyczących faktury wprowadzonej do systemu. Pliki archiwizowane są w formacie PNG Image. Dostęp do SA jest zapewniony jedynie autoryzowanym pracownikom, którym jest on niezbędny do realizacji ich zadań służbowych. Dostęp podlega limitowaniu poprzez użycie indywidualnych danych logowania.
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione, stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
Czy w związku z przyjętym modelem archiwizacji i obiegu faktur Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku od towarów i usług z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej...
W związku z przyjętym modelem archiwizacji i obiegu faktur Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku od towarów i usług z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm., dalej: Ustawa VAT) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 Ustawy VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Na podstawie art. 106m ust. 4 Ustawy VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 Ustawy VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 Ustawy VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Według art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy VAT).
Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.
W opinii Wnioskodawcy właśnie taka sytuacja ma miejsce w opisywanym przypadku. SA umożliwia szybki dostęp do dokumentów księgowych, zatem w przypadku kontroli podatkowej lub skarbowej możliwe będzie szybkie udostępnienie organom żądanych dokumentów. Biorąc powyższe pod uwagę, wymogi przewidziane w art. 112a Ustawy VAT są w przypadku Wnioskodawcy spełnione.
Analiza opisu stanu faktycznego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzą do wniosku, że w opisanej sprawie stosowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania faktur w postaci elektronicznej spełnia warunki określone w art. 106m Ustawy VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur w postaci elektronicznej jest zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego.
Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy VAT, Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
W ocenie Wnioskodawcy, takie faktury dają prawo do odliczania podatku naliczonego.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 Ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji potwierdzają prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 Ustawy VAT.
Podsumowując, Wnioskodawca jest zdania, że przyjęty przez niego model obiegu i archiwizacji dokumentów jest prawidłowy i pozwala na odliczenie podatku VAT.
Ponadto, podobne stanowisko prezentują organy podatkowe, m.in.: interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1433/14/KP; interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1429/14/JP; interpretacja wydana 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD; interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie faktur elektronicznych > IPPP3/4512-971/15-2/JF

References: art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 88