Source: http://bip.bialystok.rio.gov.pl/index.php?r=11&s=157&v=81
Timestamp: 2020-04-02 00:21:32+00:00

Document:
Data utworzenia: 2004-10-15 12:41
Data modyfikacji: 2004-10-15 12:42
Data publikacji: 2004-10-15 12:42
przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Kołakach Kościelnych
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 września 2004 roku (znak: RIO.IV.6011 - 6/04), o treści jak niżej:
Pani Barbara Wasiulewska
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, za okres 2003 roku przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kołaki Kościelne na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane
w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Badaniu poddano zagadnienia z zakresu ustanowienia i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy. Uregulowania w tej materii zawarte są w dwóch dokumentach, tj. regulaminie organizacyjnym Urzędu i instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych. Ustalenia dotyczyły braku w regulaminie wskazań, co do roli Wójta w systemie kontroli wewnętrznej, natomiast w strukturze organizacyjnej występuje sekretarz, dla którego regulamin przewiduje zadania w systemie kontroli, a które to stanowisko nie jest obsadzone.
Natomiast w instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, obowiązującej w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych gminy, nie określono terminów realizacji dokumentów finansowo – księgowych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, nie ustanowiono procedur kontrolnych w odniesieniu do gospodarki środkami transportowymi,
a także nie uwzględniono w niej specyfiki jednostek oświatowych, w tym gospodarki żywieniowej w tych jednostkach itp. – opis na stronach 3 i 4 protokołu kontroli.
W zakładowym planie kont, wprowadzonym zarządzeniem wójta, nie uwzględniono zastosowania komputera przy sporządzaniu list płac oraz nie określono rodzaju ewidencji analitycznej, jaka ma być prowadzona dla poszczególnych kont – strona 4 protokołu kontroli.
W myśl opisu na stronie 11 protokołu kontroli, w przedmiocie zaciągania zobowiązań, tj. zawierania umów z kontrahentami ustalono między innym, że niektóre umowy – zlecenia, a szczególnie zawierane przez Dyrektora Zespołu Szkół nie zawierały podpisu skarbnika – głównego księgowego. Obowiązek kontrasygnaty (podpisu) skarbnika na umowach powodujących powstanie zobowiązań wynika z postanowień art. 46 ust. 1 ustawy z dnia
8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zm.) oraz art. 35 ust. 1 pkt 3 i ust. 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zm.).
Przy zawieraniu umów – zleceń w kilku przypadkach nie określono wartości (ceny) zamówienia, a w innych ilości zamówionych towarów stosownie, do postanowień art.
2 ustawy z 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050) – ceny towarów i usług uzgadniają strony zawierające umowy – strona 11 protokołu kontroli.
W toku kontroli zagadnień z zakresu dokonywania wydatków ustalono, iż
w przypadku opisanym na stronie 27 protokołu kontroli, niewłaściwe sklasyfikowano wydatki, z naruszeniem treści przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków… (Dz.U. Nr 46 ze zm.).
Badanie prawidłowości stosowania procedur opracowywania i uchwalania planów finansowych przez jednostki organizacyjne gminy, pozwoliło ustalić, co opisano na stronie 33 protokołu kontroli, iż nie przedkładano Radom Pedagogicznym szkół projektów planów finansowych, celem ich zaopiniowania. Stanowi to naruszenie postanowień art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 1996 roku Nr 67, poz. 329 ze zm.).
W zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym stwierdzono, że
w Urzędzie Gminy nie prowadzono ewidencji dróg - obowiązek prowadzenia ewidencji
w tym zakresie nałożony został ustawą z 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. z 2000 roku Nr 71, poz. 838 ze zm.), w szczególności treścią art. 10 ust.11 tej ustawy oraz rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z 28 lutego 2000 roku
w sprawie numeracji i ewidencji dróg … (Dz.U. Nr 32, poz. 393) – strona 44 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji dotyczącej składników majątkowych, stwierdzono i opisano na stronie 46 protokołu kontroli, następujące uchybienia naruszające wskazane przepisy:
- brak ilości, tj. mb sieci wodociągowej w miejscowości Kołaki Czachy i Wiśniówek;
- brak numerów fabrycznych tych składników, które je posiadają, celem bliższej ich identyfikacji,
- brak daty zakupu samochodów strażackich,
- brak określenia powierzchni działki pod wysypiskiem śmieci,
- nie określono wartości pomp głębinowych, a tylko przyjęto je w ewidencji ilościowo.
Badaniu poddano także zagadnienia z zakresu podatkowych dochodów gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych. Kontrola w tym zakresie prowadzona była pod kątem prawidłowości i powszechności wymiaru i poboru należności podatkowych, kompletności prowadzonej ewidencji księgowej oraz rzetelności i prawidłowości sporządzanych sprawozdań. Ustalenia dotyczyły między innymi.
Jak wskazuje opis na stronie 12 protokołu kontroli, dla ewidencji księgowej
w zakresie podatków nie opracowano wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w procesach przetwarzania danych, ponadto nie określono zasad archiwizacji danych, naruszając art. 10 ustawy o rachunkowości.
Wynikiem kontroli było ustalenie, opisane na stronie 19 protokołu kontroli, niewłaściwego prowadzenia rejestru wydanych zaświadczeń, w sprawach zaległości podatkowych, z naruszeniem wskazań w tym zakresie wynikających z treści przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz. U. Nr 240, poz. 2067).
Ponadto, w myśl opisu ze stron 6 i 7 protokołu kontroli, inkasenci (sołtysi) nie terminowo rozliczali się z zainkasowanych kwot należności podatkowych, z naruszeniem terminów wskazanych w art. 47 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.). Należy zauważyć, iż w myśl wskazań art. 51 §3 wymienionej ustawy, nie wpłacone przez inkasenta w terminie podatki stanowią zaległość podatkową, od której nalicza się na zasadach art. 53 i następnych, odsetki za zwłokę. Jednocześnie należy wskazać, że na zasadach wynikających z § 4a art. 47 Ordynacji podatkowej, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może wyznaczyć późniejszy termin płatności dla inkasentów.
W toku badania zagadnień z zakresu inwestycji i remontów stwierdzono uchybienia naruszające postanowienia ustawy
- w ogłoszeniach o przetargach jak również w specyfikacji istotnych warunkach zamówienia nie podawano do publicznej wiadomości kryteriów którymi, zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, obowiązek ten został narzucony art. 30 pkt. 9 ustawy o zamówieniach publicznych – pkt 5/wydatki inwestycyjne i remontowe,
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do postanowień art. 28 a ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostki spoczywa na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 35 ustawy
Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:
1. Dokonanie analizy oraz uzupełnień wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej pod kątem ich zgodności z przepisami art. 35a ustawy o finansach publicznych, a także „Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” określonymi przez Ministra Finansów, spełniając wymóg bieżącej aktualizacji uregulowań wewnętrznych celem zapewnienia, że jednostka działa zgodnie z przepisami prawa oraz zapewnienia zgodności pomiędzy zakresami czynności poszczególnych pracowników, a faktycznie wykonywanymi przez nich zadaniami.
2. Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.
3. Konstruowanie umów z kontrahentami w sposób wyczerpujący określających zakres wartościowy i rzeczowy przedmiotu zamówienia.
4. Prawidłowe księgowanie wydatków, z uwzględnieniem wskazanych przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej.
5. Przedkładanie radom pedagogicznym szkół projektów planów finansowych celem ich zaopiniowania.
6. Uzupełnienie ewidencji środków trwałych o elementy wskazane w treści protokołu kontroli i części opisowej wystąpienia.
7. Założenie i prawidłowe prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń w sprawach zaległości podatkowych, z uwzględnieniem wskazanych przepisów.
8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie terminowego rozliczania inkasentów
z pobranych należności podatkowych.
10. Przestrzeganie obowiązku zamieszczania w ogłoszeniach o przetargach oraz w s.i.w.z. wskazań co do wartości kryteriów do oceny ofert.
O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową
w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Odsłon dokumentu: 116550075
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116550075 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |

References: art. 1
 art. 5
 art. 46
 art. 35
 art.
2
 art. 41
 art. 10
 art. 10
 art. 47
 art. 51
 art. 53
 art. 47
 art. 30
 art. 28
 art. 35
 art. 9
 art. 35
 art. 9