Source: http://docplayer.it/2071821-Manuale-di-gestione-dei-documenti-cartacei-delle-strutture-della-giunta-regionale-del-veneto.html
Timestamp: 2016-10-22 16:45:06+00:00

Document:
⭐Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto
Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto
Download "Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto"
1 Direzione Regionale Affari Generali P.O. Protocollo Informatico e Archiviazione Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto (DGR 28/11/2003, n. 3648, Disposizioni, Allegato A, punto 3)2 3 Indice 1 Introduzione. Obiettivi, ambiti e definizioni preliminari Che cos è, a cosa e a chi serve il manuale 1.2 Ambito di applicazione 1.3 Atti preliminari Area organizzativa omogenea (AOO) e Servizio Protocollo Archivio Generale Unità organizzative di coordinamento (UOC) Unità operative utenti (UOU) 2 2 Il registro informatico di protocollo. Generalità Rilevanza giuridico-probatoria del registro di protocollo 2.2 Le operazioni di protocollazione. Definizioni Registrazione di protocollo. Dati minimi Segnatura di protocollo. Dati minimi 2.3 Introduzione del registro di protocollo unico ed eliminazione dei registri di protocollo interni 2.4 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico 2.5 Operazioni di annullamento Annullamento dell intera registrazione Annullamento di informazioni non assegnate dal sistema. (Aggiornamento) 2.6 Registrazione a fronte. Divieto 2.7 Registro di emergenza 5 Richiesta; Autorizzazione; Utilizzo del registro di emergenza; Fase di ripristino; 2.8 Gli utenti / operatori presso le Strutture (UOU) Individuazione e abilitazione degli utenti Compiti delle Strutture Compiti del Servizio PAG 2.9 Modalità di accesso al registro di protocollo. Norme comportamentali 7 3 Il documento. Definizione e caratteristiche Documenti in partenza. Definizione ed elementi di base a) Identificazione dell AOO - Giunta Regionale del Veneto; b) L'intitolazione della struttura produttrice; c) L oggetto del documento; c.1) Oggetto e dati personali; d) Il destinatario singolo o multiplo; d.1) Documento da inviarsi a più destinatari in ingente numero; e) Sottoscrizione autografa in originale; f) Qualifica rivestita dal sottoscrittore g); Unità Operativa proponente il documento; h) Nominativo del responsabile dell'unità Operativa; i) 4 I4 Nominativo, riferimenti telefonici e di posta elettronica dell'autore del documento; l) Iniziali del redattore del documento; m) Il numero di eventuali allegati presenti; n) L indice di classificazione; o) Modalità di trasmissione; o.1) Trasmissione di documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari 3.2 Documenti in arrivo Documenti interni 4 Flusso documentale in partenza Protocollazione e predisposizione per il recapito Registrazione di protocollo in partenza La Struttura produttrice del documento; L oggetto del documento; Il destinatario singolo o multiplo; L indice di classificazione; Il numero di eventuali allegati presenti; L'Unità Operativa proponente il documento; La modalità di trasmissione del documento Casistica particolare relativa alla registrazione dei dati Oggetto con dati personali Destinatari esterni multipli in numero ingente Registrazione di dati in merito al contenuto del documento Segnatura di protocollo Numero di protocollo / Codice Struttura; Data di protocollo Confezionamento e predisposizione per la trasmissione Raccomandate e assicurate a) Caso particolare. Notificazione degli atti a mezzo delle Poste Fax sostitutivi Telegrammi 4.2 Consegna alle Poste e recapito Spedizione tramite corrrieri privati Consegna di raccomandate e assicurate 5 Flusso documentale in arrivo Recapito alle Strutture. Generalità e compiti del Servizio PAG Posta raccomandata indirizzata a Strutture Centrali Altra corrispondenza recapitata in busta chiusa alle Strutture Centrali 5.2 Protocollazione della documentazione Apertura della corrispondenza 17 a) Condizioni di sicurezza b) Casistica particolare II5 Documenti relativi a gare d appalto; Buste indirizzate nominativamente a dipendenti regionali presso le Strutture; Notificazione di atti a mezzo messo autorizzato consegnati in busta chiusa Protocollazione di documento in arrivo Destinatario a) Caso particolare: Documento con destinatari multipli interni proveniente da Pubblica Amministrazione soggetta alle norme che disciplinano il flusso documentale (DPR 445/2000) Oggetto 19 a) Caso particolare: Oggetto contenente dati personali Mittente Casistiche particolari: Lettere anonime Protocollo e data dell atto ricevuto Allegati Posta Raccomandata Data e ora di arrivo Indice di classificazione Registrazione di dati in merito al contenuto del documento Segnatura di protocollo a) Casistica particolare: Segnatura di documenti relativi a gare d appalto Assegnazione (Movimentazione) 22 a) Generalità; b) Procedura Tipologie di particolare protocollazione 23 a) Documenti ricevuti via fax e rapporto con altri loro esemplari; b) Fatture, note di accredito e altri documenti a rilevanza contabile; c) Domande di immissione in graduatorie e simili; d) Documenti digitali allegati a comunicazioni ; e) Ricevute di ritorno di notificazione degli atti a mezzo delle Poste Corrispondenza erroneamente pervenuta 25 a) Corrispondenza non di competenza di alcuna delle Strutture regionali; b) Corrispondenza di competenza di Struttura diversa a quella in indirizzo Compiti di protocollazione del Servizio PAG Corrispondenza non in busta chiusa Corrispondenza con destinatario generico Domande di partecipazione e offerte di gara; istanze di immissione in graduatorie regionali Protocollazione differita e registrazione di data arrivo Rilascio di ricevuta di documenti 27 III6 5.2.8 Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo Registrazione particolare mediante applicativi informatici specifici per richieste su moduli-esemplari unici 6 Flusso documentale interno Compiti del Servizio PAG. L aggiornamento del sistema 6.2 Compiti delle Strutture Struttura mittente. Protocollazione della documentazione Casistica particolare in merito alla trasmissione a) Corrispondenza riservata per personale in Servizio presso una Struttura; b) Uso del fax Struttura destinataria Accettazione Inoltro ad altre Strutture Rifiuto 31 IV7 1 Introduzione. Obiettivi, ambiti e definizioni preliminari Dal 1 gennaio 2004, la Giunta Regionale del Veneto, con la Deliberazione 28 novembre 2003, n.3648 (DGR 3648/2003), si è dotata di un unico registro informatico di protocollo, per tutte le Strutture afferenti alla Giunta Regionale e al Gabinetto del Presidente della Regione. Con lo stesso provvedimento, inoltre, si sono previsti i successivi strumenti di indirizzo tecnicooperativo su aspetti cruciali dei flussi documentali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la trasmissione dei documenti informatici, l uso dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione, ecc. (Allegato A alle Disposizioni per la gestione del flusso documentale nella Giunta Regionale del Veneto approvate con la DGR 3648/2003), secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo confluito nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il Testo unico sulla documentazione amministrativa. (Testo Unico). Questo manuale costituisce il primo di questi strumenti. 1.1 Che cos è, a cosa e a chi serve il manuale Il presente manuale, previsto al punto 3 dell allegato A) alle Disposizioni per la gestione del flusso documentale nella Giunta Regionale del Veneto approvato con DGR 3648/2003, definisce e disciplina nei suoi aspetti tecnici la gestione dei documenti cartacei prodotti o ricevuti dalle Strutture Regionali nell esercizio delle loro funzioni. Esso è pertanto rivolto ai dirigenti, ai responsabili di uffici e agli operatori di protocollo come strumento di lavoro per la gestione dei documenti presso le Strutture. 1.2 Ambito di applicazione Il manuale disciplina le attività di produzione, registrazione, trasmissione e ricezione dei documenti su supporto cartaceo presso gli organi e le strutture facenti capo alla Presidenza e alla Giunta Regionale. 1.3 Atti preliminari In conformità al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, la Giunta Regionale, con la DGR 3648/2003, ha introdotto nel panorama organizzativo dell ente e con riferimento esclusivo alle procedure di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi l Area Organizzativa Omogenea, le Unità Organizzative di Coordinamento e le Unità Operative Utenti Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Servizio Protocollo Archivio Generale Le Strutture della Giunta Regionale del Veneto e del Gabinetto della Presidenza costituiscono, ai fini della tenuta del protocollo, della gestione del flusso documentale e degli archivi, un unica AOO Giunta Regionale del Veneto (come istituita dalla DGR 3648/2003; cfr. anche art. 5 delle Disposizioni). Questo comporta che unico dev essere il Registro informatico di protocollo e unico il Servizio Protocollo e Archivio Generale (Servizio PAG, art. 7 delle Disposizioni) che coordina la gestione dei flussi documentali dal protocollo all archivio. Tale funzione di coordinamento è svolta dalla Struttura della Giunta Regionale competente alla gestione del protocollo informatico ed archiviazione, che cura, altresì, le attività di ricezione e spedizione degli invii a mezzo posta e i rapporti con i soggetti gestori dei servizi postali sul territorio (Poste) per le Strutture centrali della Giunta Regionale Unità organizzative di coordinamento (UOC) Ogni Unità Organizzativa di Coordinamento (UOC) coincide, ad un primo livello organizzativo dell AOO, con una Segreteria Regionale e le Strutture della Giunta Regionale che ad essa funzionalmente afferiscono. I compiti delle UOC sono delineati dall art. 8 delle Disposizioni. 18 1.3.3 Unità operative utenti (UOU) Le unità operative utenti (UOU) sono l'insieme delle funzioni e delle risorse umane, organizzative e tecnologiche finalizzate alla corretta gestione del protocollo e dei flussi documentali operanti nelle Strutture organizzative dell ente. I compiti delle UOU sono delineati dall art. 9 delle Disposizioni. 29 2 Il registro informatico di protocollo. Generalità Il registro informatico di protocollo è un sistema che si compone innanzitutto di un nucleo applicativo di base che assolve alla funzionalità minima prevista dal Testo Unico, in quanto permette che siano svolte le operazioni di registrazione, le operazioni di segnatura del documento e le operazioni di classificazione. Il sistema è, inoltre, integrato con funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali ed alla accessibilità alle informazioni. 2.1 Rilevanza giuridico-probatoria del registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico (Consiglio di Stato, sent. 1993, I, 838) e, in quanto tale, fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché di tutto ciò che egli attesta essere stato dichiarato o fatto dalle parti in sua presenza e da lui compiuto (artt Codice Civile), con responsabilità civile e penale connessa a tale funzione. Chi registra a protocollo, dunque, ha la responsabilità di attestare sul registro (atto pubblico) gli elementi per l univoca e indubbia identificazione dei documenti ricevuti o spediti dall Ente. L addetto responsabile della registrazione, invece, nulla deve valutare circa il merito del contenuto del documento registrato. 2.2 Le operazioni di protocollazione. Definizioni Per protocollazione di un documento si intende la procedura con cui si attesta l'ingresso di un documento nell'ambito dell'aoo e lo si rende univocamente riconoscibile. Essa è schematicamente divisa nelle seguenti due operazioni, da svolgersi in immediata successione senza soluzione di continuità, per ciascun documento: Registrazione di protocollo. Dati minimi Consiste nella memorizzazione, nel registro informatico, almeno di: numero e data di registrazione di protocollo assegnati automaticamente dal sistema e non modificabili; mittenti e destinatari; oggetto del documento; data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile; numero e sommaria descrizione degli eventuali allegati; indice di classificazione del documento Segnatura di protocollo. Dati minimi Consiste nell apposizione o associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, almeno di: denominazione dell' AOO - Giunta Regionale del Veneto; Struttura UOU responsabile della registrazione; numero progressivo di protocollo; data di protocollo; indice di classificazione del documento. Il registro informatico di protocollo dell AOO Giunta Regionale del Veneto, dunque, è un atto pubblico originario che fa fede di quanto in esso dichiarato ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti in esso riscontrabili. 310 La registrazione dei documenti avviene secondo una numerazione unica e progressiva per tutta la AOO, che riparte da uno ad ogni nuovo anno solare. 2.3 Introduzione del registro di protocollo unico ed eliminazione dei registri di protocollo interni Con l entrata in vigore del sistema disegnato dalla DGR 3648/2003 e in virtù dell istituzione di un unica AOO, sono cessati di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli di Struttura o altri sistemi di registrazione della corrispondenza diversi dal registro di protocollo unico dell AOO Giunta Regionale del Veneto (Registro). 2.4 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Ogni registrazione informatica di protocollo produce un record nel sistema informatico che viene progressivamente accodato in una base dati. I campi numero e data di registrazione non sono alterabili nemmeno dall'amministratore. Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata nel sistema con modalità in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Il sistema fornisce in chiaro l'elenco degli aggiornamenti e le relative informazioni su di essi (operatore, data, ora e caratteristiche di operazioni svolte). L applicativo non consente di effettuare cancellazioni di registrazione: in alternativa è previsto, a cura del Servizio PAG, l'annullamento di una registrazione (cfr. Punto 2.5 Operazioni di annullamento.) 2.5 Operazioni di annullamento Le operazioni di annullamento possono riguardare l intera registrazione (annullamento di informazioni generate automaticamente dal sistema), o le singole informazioni non assegnate automaticamente dal sistema (aggiornamento della registrazione) Annullamento dell intera registrazione Per quanto concerne le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di una sola di esse determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo. Tale operazione è autorizzata ed eseguita a cura del Servizio PAG su formale richiesta del responsabile della Struttura UOU che ha effettuato la registrazione. La richiesta deve riportare il numero di protocollo da annullare e i motivi dell annullamento. Nel record di protocollo apparirà in forma visibile la dicitura di Annullato e sulla registrazione annullata non potrà essere più effettuato alcun aggiornamento Annullamento di informazioni non assegnate dal sistema (aggiornamento) Per le altre informazioni registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione o che potrebbero ingenerare dubbi sull individuazione univoca del documento, è eseguito dall utente abilitato alla registrazione a protocollo e comporterà l aggiornamento del campo stesso con i dati corretti. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate insieme alla data, all ora ed all autore della modifica. 2.6 Registrazione a fronte. Divieto Ad ogni documento corrisponde un unico numero di protocollo, e viceversa. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per un documento in arrivo e per un documento in partenza, 411 neppure se la pratica si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. 2.7 Registro di emergenza Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il registro informatico di protocollo, ogni registrazione necessaria, urgente ed improcrastinabile deve essere effettuata su un supporto cartaceo, denominato Registro di emergenza (R/E). L autorizzazione all uso del registro d emergenza, il suo utilizzo, ed il ripristino dei dati nel registro informatico di protocollo seguono le seguenti fasi. 1. Richiesta E in capo ai responsabili delle singole Strutture la richiesta al Servizio PAG dell attivazione della registrazione in modalità di emergenza, qualora si verifichino contemporaneamente le seguenti eventualità: Impossibilità effettiva di accedere al registro informatico di protocollo da nessuno dei PC in dotazione della Struttura; Necessità, urgenza e impossibilità di differire oltre la registrazione di protocollo; Impossibilità effettiva di accedere al registro informatico di protocollo da qualche altro PC in dotazione ad altre Strutture nella stessa sede/palazzo. La richiesta dovrà dare atto delle tre condizioni sopra dette. 2. Autorizzazione E in capo al Servizio PAG l autorizzazione all uso del registro cartaceo di protocollo d emergenza, una volta verificata, di concerto con la Direzione Sistema Informatico, l anomalia tecnica ed appurata l impossibilità di prevedere in tempi brevi la sua risoluzione. L autorizzazione del Servizio PAG sarà inviata alla Struttura interessata e riporterà l identificativo del R/E. 3. Utilizzo del registro di emergenza La Struttura procederà, dunque, all annotazione, sulla prima pagina dell apposito modello cartaceo, dell identificativo del R/E, della causa, della data e dell ora di inizio dell interruzione delle procedure informatiche di registrazione. L identificativo del R/E dovrà essere riportato in intestazione di ciascun foglio del R/E, ed i fogli medesimi numerati progressivamente. Da quel momento in poi, dovranno essere effettuate solo le registrazioni improcrastinabili (es.: scadenza di termini per l invio di documenti, necessità di rilasciare a mittenti esterni ricevuta del documento, scadenza di gare, ecc.) fino alla fine dell emergenza. La prima registrazione sul R/E avrà il numero 1, la seconda il 2 e così via fino all ultima prima della fine dell emergenza. Oltre ai consueti dati minimi, la segnatura di protocollo in emergenza dovrà riportare tra parentesi, subito dopo il numero attribuito, l identificativo del R/E. Analogamente, le ricevute da consegnare a soggetti esterni che lo richiedano dovranno riportare come dati di registrazione, la data di annotazione sul R/E e il numero seguito, tra parentesi, dall identificativo del registro. L efficacia della registrazione è garantita dal numero attribuito dal R/E e a quel numero deve farsi riferimento per l avvio dei termini del procedimento amministrativo. 4.Fase di ripristino 512 La fine dell emergenza ed il ripristino delle normali prestazioni del sistema verrà comunicata dal Servizio PAG, su conforme attestazione della Direzione Sistema Informatico. La Struttura dovrà, dunque, immediatamente cessare dalla registrazione sul R/E e chiudere il registro cartaceo annotando nell ultima pagina utilizzata la data e l ora della fine dell emergenza ed il numero complessivo di registrazioni effettuate dal suo inizio. Gli utenti della Struttura potranno, da quel momento, riprendere le normali modalità di registrazione utilizzando il registro informatico di protocollo. I fogli con le registrazioni effettuate in emergenza, sottoscritti dal responsabile della Struttura, saranno immediatamente inviati al Servizio PAG via fax con nota di trasmissione protocollata. Alla ricezione del R/E utilizzato, il Servizio PAG provvederà a configurare il profilo di accesso della Struttura per il ripristino dei dati registrati in emergenza sul registro informatico di protocollo. Successivamente, gli utenti della Struttura procederanno ad inserire nel registro informatico di protocollo i dati registrati in emergenza, avendo cura di verificare l esatta corrispondenza tra i dati annotati sul R/E e quelli inseriti nei nuovi records ripristinati. I documenti annotati nel R/E e ripristinati nel Registro recheranno, pertanto, due numeri: uno del R/E e uno del Registro. Per ogni successiva emergenza, le registrazioni in emergenza ripartiranno sempre da 1, ma su R/E diversamente denominati. 2.8 Gli utenti / operatori presso le Strutture (UOU) La complessa articolazione della Giunta Regionale conduce al decentramento della funzione di gestione della corrispondenza presso le Strutture UOU, che, dunque, sono chiamate a svolgere le operazioni di protocollazione con le modalità descritte nel presente manuale Individuazione e abilitazione degli utenti Le operazioni di individuazione degli utenti e l attribuzione dei permessi di accesso sono procedure co-gestite dalle Strutture UOU e dal Servizio PAG Compiti delle Strutture La Direzione Risorse Umane comunica al Servizio PAG la data e gli estremi dei provvedimenti organizzativi di attivazione di nuove Strutture regionali UOU. Le Strutture devono: Comunicare al Servizio PAG la designazione del personale da abilitare all accesso al registro informatico di protocollo, da scegliersi esclusivamente tra personale in servizio presso l ente a tempo indeterminato o determinato. In tale ultima ipotesi dovrà essere specificata la data di fine rapporto presso la Struttura. Comunicare al Servizio PAG la cessazione dell utente abilitato dalle mansioni relative alla protocollazione presso la Struttura (per trasferimento, cessazione del rapporto di lavoro, mutamento di mansione, ecc.) e la conseguente necessità di inibire il relativo accesso. Richiedere eventuali abilitazioni temporanee per la contemporanea assenza degli utenti abilitati, o in previsione di straordinari afflussi di corrispondenza in arrivo o partenza in carico alla Struttura. In 613 entrambe le eventualità, la richiesta dovrà indicare il termine dell abilitazione richiesta Compiti del Servizio PAG In adempimento alle Disposizioni (art. 7, c.2. a), il livello di abilitazione per l accesso al Registro di protocollo è attribuito dal responsabile del Servizio PAG al personale designato dai dirigenti delle Strutture. E facoltà del Servizio PAG procedere a verifiche sull utilizzo delle abilitazioni concesse e, di concerto con i responsabili delle Strutture, disporre eventualmente la revoca delle abilitazioni in eccesso rispetto al normale carico di gestione della corrispondenza presso la Struttura. 2.9 Modalità di accesso al registro di protocollo. Norme comportamentali L abilitazione all accesso al registro è attribuita a ciascun utente con la consegna allo stesso di una coppia di login / password personale, a cui è legato uno specifico profilo di accesso. La comunicazione della coppia login/password è effettuata in busta chiusa da ritirarsi personalmente dal dipendente che ne attesterà la ricevuta nelle forme stabilite dal Servizio PAG. L accesso al Registro informatico di protocollo è da effettuarsi esclusivamente nell orario di presenza in servizio, con finalità inerenti lo svolgimento delle competenze assegnate, nel rispetto delle norme sul segreto d ufficio. Richiamando, qui, la natura di atto pubblico del registro di protocollo e la conseguente funzione notarile di chi registra (Cfr. precedente punto Rilevanza giuridicoprobatoria del registro di protocollo), è necessario prestare particolare attenzione al momento della protocollazione, in quanto, la non fedele registrazione o l alterazione dei dati relativi ai documenti registrati può costituire falso in atto pubblico. Se, ad esempio, è ammessa la correzione di errori ortografici, o la rettifica delle modalità di trasmissione (fax o posta), non può essere modificata la descrizione dell oggetto sostituendola con un altra non univocamente riferibile al medesimo documento. Si richiama quindi agli utenti la necessità di non utilizzare altre login e password che i propri, da considerarsi rigorosamente personali e non cedibili, proprio per evitare di dover rispondere di azioni commesse da altri soggetti. Nell accesso e nell utilizzo del registro informatico di protocollo devono essere, infine, applicate le disposizioni di sicurezza comuni a tutto il patrimonio informativo della Giunta Regionale. Si evidenzia, dunque, con particolare riguardo alla protezione della password personale, la necessità di rispettare le norme comportamentali per gli utenti emanate con DGR 05/03/2004, n. 584 e di quant altro verrà disposto per le Strutture. 714 3 Il documento. Definizione e caratteristiche Per documento cartaceo (documento) va intesa ogni rappresentazione grafica su supporto cartaceo del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, prodotta o acquisita dalle Strutture della Giunta Regionale. Con riguardo al loro flusso rispetto all AOO, i documenti si distinguono in: 3.1 Documenti in partenza. Definizione ed elementi di base I documenti sono in partenza quando sono prodotti dalle Strutture e sono destinati a soggetti non appartenenti alla AOO. Ogni documento in partenza va redatto in almeno due esemplari sottoscritti in originale, di cui almeno uno in carta intestata originale. Il secondo, che riporterà la dicitura copia può essere anche una fotocopia. Al destinatario sarà trasmesso l esemplare in carta intestata originale (salvi i casi particolari; cfr. infra). Il secondo esemplare copia andrà conservato nel fascicolo del procedimento oggetto del documento. I documenti in partenza da sottoporre a registrazione di protocollo conterranno almeno i seguenti elementi: a) Identificazione dell AOO - Giunta Regionale del Veneto Tale identificazione sarà prestampata sui fogli costituenti il documento con modalità e forme previste dalle disposizioni adottate dalla Giunta Regionale in merito all immagine coordinata della Regione Veneto ai sensi della Legge 7 giugno 2000, n b) L'intitolazione della struttura produttrice e suo indirizzo prestampati o predisposti completi di riferimenti telefonici, di fax e di posta elettronica. c) L oggetto del documento L oggetto non deve contenere riferimenti nominativi di soggetti privati. Esso non deve dare informazioni circa il merito del procedimento, ma solo consentire di individuarlo compiutamente. Dovrà essere completo dei rinvii alle eventuali registrazioni nel protocollo dell AOO Giunta Regionale immediatamente collegate (documenti precedenti riscontrati, o cui si fa seguito, ecc.). c.1) Oggetto e dati personali Se non strettamente necessario, nell oggetto non dovranno comparire dati personali in qualunque forma soggetti alla tutela prevista dal D.Lgs. 30/06/2003, n.196 Codice in materia di protezione di dati personali. (Codice Privacy) e relativi ai destinatari, o altri soggetti all interno del documento. Tale cautela dovrà riguardare particolarmente: dati sensibili, ovvero i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; dati giudiziari, ovvero i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative 815 dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; In caso contrario, il responsabile della registrazione di protocollo sarà tenuto ad omettere la registrazione di tali dati (vedi sotto, punto Oggetto con dati personali). d) Il destinatario singolo o multiplo I soggetti potranno essere destinatari: per competenza, ove non diversamente specificato; per conoscenza (se specificato tale); per tramite (se specificato tale). L indirizzo dev essere completo degli elementi necessari e sufficienti a garantirne il corretto recapito. d.1) Documento da inviarsi a più destinatari in ingente numero Il caso si presenta, ad esempio, per richieste di offerte in relazione ad appalti; comunicazioni in merito a sanzioni amministrative, tasse e tributi regionali; comunicazioni in merito all erogazione di contributi e sovvenzioni; comunicazioni su scadenze di termini previsti, ecc. In tale eventualità potranno essere trasmessi ai singoli destinatari esemplari del documento sottoscritti in copia protocollati con le modalità sotto esposte (vedi punto 4). Nel fascicolo del procedimento relativo andrà conservato un esemplare del documento con sottoscrizione autografa originale cui andrà unita, anch essa sottoscritta dal firmatario del documento, la lista completa dei destinatari. e) Sottoscrizione autografa in originale (salvi i casi particolari.vedi supra e infra) del responsabile dell atto f) Qualifica rivestita dal sottoscrittore g) Unità Operativa proponente il documento con riferimenti telefonici e di posta elettronica h) Nominativo del responsabile dell'unità Operativa i) Nominativo, riferimenti telefonici e di posta elettronica dell'autore del documento (estensore concettuale del documento) l) Iniziali del redattore del documento (esecutore della digitazione del testo) se diverso dall'autore m) Il numero di eventuali allegati presenti n) L indice di classificazione ricavato dal titolario di classificazione La redazione e modifica del titolario spettano al Servizio PAG, su conforme parere espresso dai responsabili delle strutture. Il software propone il quadro di classificazione specifico della Struttura composto di indici comuni a tutta l AOO - Giunta Regionale e di indici specifici che descrivono i procedimenti svolti da ciascuna. Struttura. Ogni indice è comprensivo della descrizione degli atti ad esso riconducibili. 9 Vedere altro
COMUNE DI CASTELFIDARDO ********* MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO - I N D I C E - INTRODUZIONE Pag. 5 Premessa Individuazione di una unica Area Organizzativa Omogenea Dettagli Manuale di gestione del protocollo informatico
Manuale di gestione del protocollo informatico ALLEGATO A 1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni...2 2. Le tipologie documentarie...3 2.1. Documenti in arrivo...3 2.2. Documenti in partenza...4 Dettagli COMUNE DI OSIMO Provincia di ancona MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
COMUNE DI OSIMO Provincia di ancona MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO INDICE AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINISIONE Pag. 1 Definizione dei termini usati Dettagli MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD
FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD s.c. a r.l. MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD Tel. 011/2402632 Dettagli Città di Portogruaro Provincia di Venezia REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DA PARTE DELL UFFICIO PROTOCOLLO
Città di Portogruaro Provincia di Venezia REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DA PARTE DELL UFFICIO PROTOCOLLO Approvato dalla G.C. con deliberazione n. 201 del 7.9.2000 INDICE CAPO Dettagli Manuale di Gestione del Protocollo, dei documenti e degli archivi
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Copyright Questo dell Azienda Ospedaliera di Padova è il frutto della personalizzazione, effettuata a cura del gruppo di lavoro della S.C. Amministrazione Dettagli MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE
MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE AOODRVE Ufficio Scolastico Regionale del Veneto MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO PPS-PRO-MM-DRVE-2.0 INDICE PREMESSA...4 Dettagli MANUALE DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
MANUALE DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO ALLEGATO A Deliberazione UdP del 4 settembre 2012, n. 71 1 PREMESSA Il progetto Archivi del Consiglio nasce con la deliberazione dell Dettagli ARPA Agenzia Regionale per la Protezione dell Ambiente
ARPA Agenzia Regionale per la Protezione dell Ambiente Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000) Sommario SEZIONE I DISPOSIZIONI GENERALI... Dettagli MARINA MILITARE ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
MARINA MILITARE ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA COMSUBIN Manuale di gestione del protocollo informatico Edizione 2012 (art. 5 del D.P.C.M. in data 31 ottobre 2000) ATTO DI APPROVAZIONE Dettagli COMUNE DI PADOVA. Manuale di gestione del protocollo informatico e del Servizio archivistico comunale
COMUNE DI PADOVA Manuale di gestione del protocollo informatico e del Servizio archivistico comunale Padova 2003 Questo manuale è stato scritto dal Comitato di progetto, nominato dalla Giunta comunale Dettagli INTRODUZIONE. Il presente manuale viene redatto secondo lo schema proposto dall Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione.
INTRODUZIONE Il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal DPR 28 dicembre 2000 n 445 e ss.mmm.ii. (Testo Unico sulla documentazione amministrativa) è stato introdotto il 1 gennaio 2002. Il D.P.C.M. Dettagli PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Reg.delib.n. 2834 Prot. n. VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA PROVINCIALE O G G E T T O: Ulteriore modifica della deliberazione della Giunta provinciale n. 1322 del giorno Dettagli MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO
COMUNE DI PECETTO TORINESE CAP 10020 - PROVINCIA DI TORINO Sede Municipale di via Umberto I n.3 Tel. 0118609218/9- Fax 0118609073 e mail:info@comune.pecetto.to.it Partita IVA 02085860019 - C.F. 90002610013 Dettagli COMUNE DI BAGNOLO IN PIANO Provincia di Reggio Emilia MANUALE DI GESTIONE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
COMUNE DI BAGNOLO IN PIANO Provincia di Reggio Emilia MANUALE DI GESTIONE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI APPROVATO CON DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE N.113 DEL 13/12/2004 Dettagli MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI DEL MUNICIPIO II
MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI DEL MUNICIPIO II Indice 1 AMBITO DI APPLICAZIONE... 8 1.1 PREMESSA... 8 1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE... 9 1.3 SISTEMA DI MONITORAGGIO E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE... Dettagli Adottato con Decreto del Direttore Generale n. 574/SAGNI del 04 febbraio 2015
MANUALE DI GESTIONE Art. 4 - DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui Dettagli Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi dell Università degli Studi di Milano-Bicocca
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi dell Università degli Studi di Milano-Bicocca (artt. 3 e 5 DPCM 3 dicembre 2013) Edizione 01/2014 - Rev. 01 Sommario Dettagli MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Premessa Il Manuale di gestione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali, è uno strumento Dettagli ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO
ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE DEL N. 174 DEL 28/12/2006 COMUNE DI CASTEL GOFFREDO MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (artt. 3 e 5 DPCM Dettagli qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali Dettagli Comune di Vigonza Via Cavour n.16 35010 PD Tel.049 8090211 fax 049 8090200
Comune di Vigonza Via Cavour n.16 35010 PD Tel.049 8090211 fax 049 8090200 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELLA TENUTA, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 1 INDICE CAPO I AMBITO DI Dettagli Servizio per la gestione informatica del protocollo. MANUALE di GESTIONE
Servizio per la gestione informatica del protocollo MANUALE di GESTIONE Approvato con deliberazione di giunta comunale n. 39 del 17/04/2007 SOMMARIO 1. PRINCIPI GENERALI...6 1.1 definizioni di riferimento...6 Dettagli La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico nell'i.c. di Castellucchio (MN)
La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico nell'i.c. di Castellucchio (MN) Mario Varini Flussi documentali e protocollo informatico nell'ic di Castellucchio (MN) pag. 1 di 76 mario.varini@gmail.com Dettagli MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO e ARCHIVIO. aggiornamento
Comune di Castel San Pietro Terme SERVIZI AL CITTADINO U.O. PROTOCOLLO, GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO Piazza XX Settembre n. 3 40024 Castel San Pietro Terme (Bologna) Tel. 051/6954111 Fax 051/6954141 Dettagli PREMESSA. - Asl di Pavia (Azienda Mandante) - Asl di Cremona (Azienda Mandante)
CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA IBRIDA, DEL RELATIVO SERVIZIO DI RECAPITO, DEI SERVIZI POSTALI, DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI Dettagli Regolamento di protocollazione e archiviazione dei documenti
Regolamento di protocollazione e archiviazione dei documenti Approvato con deliberazione del Consiglio Provinciale n 350-340512 del 10 febbraio 2004 Indice CAPO I PROTOCOLLAZIONE 1 Art. 1 Ambito di applicazione Dettagli TESTO UNICO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE REGIONE AUTONOMA FRIULI-VENEZIA GIULIA AZIENDA PER L ASSISTENZA SANITARIA N. 3 ALTO FRIULI-COLLINARE-MEDIO FRIULI TESTO UNICO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Ai Dettagli Azienda Ospedaliera "S.Maria" Terni. Via Tristano di Joannuccio 05100 Terni. Tel.: +39 0744.2051 Fax: +39 0744.205006. www.aospterni.
Regolamento per il rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati personali trattati con l ausilio di strumenti elettronici, per la custodia degli strumenti elettronici, per il corretto uso Dettagli 2016 © DocPlayer.it Privacy Policy | Condizioni del servizio | Feed-back

References: art. 5
 art. 7
 art. 8
 art. 9
 Art. 4
 Art. 1