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Timestamp: 2018-12-13 18:32:00+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 690 DE 2000
RESOLUCIÓN 690 DE 04 DE FEBRERO DE 2000
CONTENIDO:DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES. SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y PRODUCCIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y CARTILLAS POR PARTE DE DICHA ENTIDAD.
DIARIO OFICIAL N°:43885 DE FEBRERO 8 DE 2000
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 3757 DE 2003 ARTÍCULO 18 DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
RESOLUCIÓN 690 DE 2000
“Por la cual se establece el procedimiento para la creación, modificación y producción de formas y formularios, instructivos y cartillas, en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.
(Nota: Derogada por la Resolución 3757 de 2003 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
Que se hace necesario establecer las pautas generales para la creación, modificación y producción de formas y formularios, instructivos y cartillas tanto en medio impreso como en medio magnético, en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de unificar y estandarizar los procedimientos de diseño, rediseño, homologación, determinación de necesidades, así como la generación y control de existencias de los mismos;
Que para los efectos antes referidos y con base en la competencia legal, es necesario determinar la responsabilidad específica de cada una de las áreas o dependencias directamente relacionadas con el proceso, así como los resultados de ellas esperados, dentro de los plazos y límites establecidos,
ART. 1º—Aspectos generales. Para los efectos de esta resolución se entiende por formas y formularios:
Formas: Son impresos y/o archivos magnéticos que se utilizan para consignar información específica de manera repetitiva, en situaciones idénticas de tratamiento de datos. Por lo general, son de carácter interno y en ocasiones son utilizadas por contribuyentes responsables y usuarios para adelantar algún tipo de trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Formularios: Son impresos oficiales y/o archivos magnéticos destinados para que los contribuyentes, responsables y usuarios consignen información sobre aspectos formales o sustanciales, como sujetos pasivos que son de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Por lo general, son empleados en la autodeterminación y pago de los tributos.
Tanto las formas como los formularios deberán cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se registrarán en la ficha técnica que para el efecto elaborará la subsecretaría de planeación:
1. Nombre o identificación: Llevarán un nombre que la diferencie y de acuerdo con su objetivo y contenido, que corresponda a un proceso o parte de él, para fácil identificación.
2. Logotipo: Todas las formas y formularios impresos y/o de archivos magnéticos contendrán el logotipo de la entidad, el que se ceñirá a los requerimientos del manual de identidad visual expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
3. Prenumeración: Se utiliza como mecanismo de control.
En los formularios, por lo general, se ubica en la parte inferior centro. La numeración está conformada por catorce (14) dígitos. De éstos, los siete (7) primeros son fijos y los siete (7) restantes son variables de manera consecutiva.
Los siete (7) primeros dígitos tienen el siguiente significado: los primeros cuatro (4) hacen referencia al año de impresión; el quinto (5) a la casa impresora, el sexto (6) y séptimo (7) corresponden al número del documento. Los anteriores códigos son asignados por la subsecretaría de planeación.
Los siete (7) dígitos siguientes hacen relación al consecutivo de producción, el cual inicia cada año con el 0000001.
La dependencia que controla la utilización de la forma o formulario, indicará a partir de qué número se iniciará dicho consecutivo.
En los formularios para presentación por medio magnético, el sistema adjudicará automáticamente un número que identificará el respectivo documento.
Todos los campos referentes al año, se manejarán con cuatro (4) dígitos.
4. Codificación: El código del formulario es asignado por la subsecretaría de planeación y se colocará en el extremo inferior izquierdo. Está conformado por trece (13) caracteres alfanuméricos con el siguiente significado:
Los cuatro (4) primeros son alfabéticos y corresponden a la sigla del nombre de la entidad, los dos (2) siguientes son del área del usuario, de conformidad con el código asignado a cada dependencia mediante resolución del director general, los tres (3) siguientes a un consecutivo de formas codificadas por área y los cuatros (4) últimos al año de elaboración o modificación.
El anterior código será ser igual tanto para el formulario impreso como para el utilizado en medios magnéticos.
5. Distribución o tráfico: Es necesario indicar en la parte inferior centrada, las áreas, dependencias, entidades o personas entre las cuales debe distribuirse el original y las copias de las formas y formularios.
6. Características especiales: Contendrá mecanismos de control, notas o escritos especiales, por ejemplo, hologramas o especificación de entrega del formulario al usuario en forma gratuita. En el caso de los formularios destinados a la comercialización, llevarán impreso el precio de venta al público, en el lugar que indique la subsecretaría de planeación. Esta información debe imprimirse en una parte visible, sin que entorpezca la legibilidad del mismo.
7. Instructivos: Las formas y formularios estarán acompañados de las respectivas instrucciones para su diligenciamiento. En algunos casos, éstas pueden ser complementadas con cartillas que amplían la información al contribuyente, usuario o responsable, facilitando con ejemplos o mayores explicaciones la elaboración del documento.
Al elaborar una forma o formulario, por medio impreso, se considerarán los siguientes criterios:
Tamaño: Se procurará que la elaboración de diseños se haga en formas estándar, es decir, en tamaño carta, media carta, oficio, medio oficio, etc.
Calidad: Hace referencia a las necesidades de textura, presentación y peso del papel, así como a los aspectos relacionados con el uso y conservación de los documentos.
Seguridad: Cuando la forma o formulario lo amerite, se indicará los casos en que es necesario la utilización de tintas, tipos de papel e impresiones especiales.
Ahorro: Corresponde a la necesidad de utilizar el mínimo de formas o formularios, instructivos y cartillas y a la simplificación de su contenido y diligenciamiento.
ART. 2º—Toma de decisiones sobre formularios, instructivos y cartillas. La definición sobre la creación, modificación, contenido y producción de formularios, instructivos y cartillas corresponde a los grupos de análisis, al comité de formularios y al comité de dirección, de que trata la presente resolución.
La subsecretaría de planeación será la encargada de efectuar las convocatorias para las reuniones del comité de formularios y de remitir a la secretaría de desarrollo institucional los formularios aprobados por el mismo, para que sean sometidos a aprobación definitiva por parte del comité de dirección de la entidad.
ART. 3º—Creación, conformación y funciones del comité de formularios. Créase el comité de formularios para el área tributaria y aduanera, el cual estará integrado así:
1. En el área tributaria: Por los subdirectores de fiscalización tributaria, cobranzas, recaudación, normalización de Pymes; por los subsecretarios de recursos físicos, recursos financieros y comercial; por los jefes de las oficinas jurídica, de estudios económicos y de servicios informáticos, quienes actuarán con voz y voto y por los subsecretarios de control interno y planeación. Este último actuará como secretario del comité.
2. En el área aduanera: Por los subdirectores de comercio exterior, fiscalización aduanera, control cambiario, técnica aduanera; por los jefes de las oficinas jurídicas, de estudios económicos, de servicios informáticos, subsecretarios de recursos físicos, recursos financieros y comercial, quienes actúan con voz y voto y por los subsecretarios de control interno y planeación. Este ultimo actuará como secretario del comité.
La función básica de este comité será la de aprobar, mediante los parámetros establecidos, el contenido de los formularios para el correspondiente año fiscal.
PAR. 1º—La participación de los miembros de este comité es indelegable.
PAR. 2º—Las decisiones se adoptarán con el voto de seis (6) de los miembros del comité, quedando establecido que los que no asistan acogerán íntegramente lo decidido o que quienes no puedan asistir cuentan con la opción de hacer llegar su concepto por escrito frente a los temas de la agenda con suficiente antelación a la respectiva reunión. Tal escrito podrá considerarse dentro de la discusión sin que reemplace la asistencia, de modo que la votación será valida únicamente tomando en cuenta a los asistentes.
PAR. 3º—Sin perjuicio de todo lo anterior y cuando sea pertinente, podrán asistir otros funcionarios que conozcan del tema a tratar, de acuerdo con la invitación de los respectivos jefes de área.
ART. 4º—Conformación de grupos de análisis. El análisis de nuevos formularios, instructivos y cartillas o la modificación de los existentes se hará a través de grupos de análisis, conformados por los servidores de la contribución que designen los correspondientes jefes de área que integran el comité de formularios. Dichos cambios serán apropiados igualmente para las declaraciones que deban presentarse en medio magnético.
Grupo I tributario: Es el encargado de la definición, creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarias, incluyendo recibo oficial de pago impuestos nacionales.
Estará integrado por servidores de la contribución de la subsecretaría de control interno, oficina jurídica, oficina de estudios económicos, subdirección de recaudación, subdirección de cobranzas, subdirección de fiscalización tributaria y subdirección de normalización de Pymes.
La subdirección de fiscalización tributaria será la responsable de coordinar el grupo de análisis tributario, mantener el archivo de todas las propuestas así como el original de las actas que se generen y de remitir copia de las mismas a la subsecretaría de planeación.
Grupo II aduanero: Es el encargado de la definición, creación, contenido y modificación de formularios aduaneros e instructivos y cartilla de instrucciones para la declaración de importación, incluyendo la declaración andina del valor en aduana y recibo oficial de pago tributos aduaneros y sanciones cambiarias.
Estará integrado por funcionarios de la oficina jurídica, oficina de estudios económicos, subsecretaría de control interno, subdirección de comercio exterior, subdirección de fiscalización aduanera, subdirección de recaudación, subdirección de control cambiario y subdirección técnica aduanera.
La subdirección de comercio exterior será la responsable de coordinar el grupo de análisis aduanero, mantener el archivo de todas las propuestas así como el original de las actas que se generen y de remitir copia de las mismas a la subsecretaría de planeación.
PAR. 1º—Los grupos a que se refiere el presente artículo deberán elaborar un cronograma de trabajo controlado por el coordinador respectivo, pudiéndose dividir en subgrupos para la ejecución de las tareas asignadas. De cada sesión deben quedar actas con sus anexos debidamente firmadas por los participantes, copias de las cuales deben ser remitidas a la subsecretaría de planeación, con el fin de que ésta apropie las modificaciones correspondientes a los formularios y convoque al comité de formularios.
PAR. 2º—Para garantizar la continuidad del trabajo, la participación de los servidores de la contribución designados para los grupos de análisis de que trata este artículo, será intransferible a otros funcionarios; por tanto, quienes no asistan a las reuniones deberán actualizarse en relación con las labores realizadas y acoger íntegramente lo que en ellas se haya establecido.
PAR. 3º—Cuando existan dificultades para asistir a una reunión del grupo, podrá enviarse por escrito la opinión frente al tema a tratar en ella, con la debida anticipación. En todo caso, la inasistencia de más de dos de los integrantes ocasionará su aplazamiento.
PAR. 4º—(Nota: Adicionado por la Resolución 4871 de 2001 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
PAR. 4º—(Nota: Adicionado por la Resolución 5643 de 2001 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Creación, modificación producción y comercialización de formularios, instructivos y cartillas
ART. 5º—Dependencias responsables:
Dirección general: Profiere los actos administrativos relacionados con la adopción, prescripción, supresión, eliminación y utilización de los formularios.
Comité de dirección: Es el que aprueba las versiones definitivas de los formularios.
Comité de formularios: Revisa y aprueba en su totalidad la versión final de los formularios, instructivos y cartillas elaborados por los grupos de análisis, la cual será presentada posteriormente por la secretaría de desarrollo institucional al comité de dirección para su concepto y aprobación.
El comité de formularios eventualmente atiende los aspectos relacionados con la producción de estampillas u otros documentos de seguridad. En todos los casos de sus actuaciones dejará constancia en las actas respectivas, debidamente firmadas por todos los participantes.
Grupos de análisis: Encargados de proponer la creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarias y aduaneras, y del recibo oficial de pago, según el caso, dejando constancia de sus actuaciones en actas firmadas por todos los participantes.
Secretario general: Fija las tarifas para las publicaciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con destino a la circulación externa; dirige el proceso de contratación, distribución custodia y producción de los formularios.
Secretaría de desarrollo institucional: Remite las versiones definitivas de los formularios, instructivos y cartillas aprobada por el comité de formularios al comité de dirección, con el fin de que se conceptúe y se dé la aprobación final a los mismos.
Subsecretaría de planeación: Verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los formularios, instructivos y cartillas.
Elabora la ficha técnica; vela por su archivo y el de los diseños aprobados.
Asigna códigos a los formularios y a la casa impresora.
Aprueba los artes finales presentados por la casa impresora e informa a la subsecretaría de recursos físicos.
Remite a las subdirecciones de fiscalización tributaria y de comercio exterior, las versiones vigentes de las cartillas de instrucción, con el fin de que le efectúen los ajustes conforme a las decisiones del comité.
Envía a la subsecretaría de recursos físicos las especificaciones técnicas de los formularios, cartillas e instrucciones con el fin de que se adelante el proceso de contratación respectivo.
Envía a la oficina jurídica las versiones definitivas de los formularios junto con las especificaciones técnicas, para que proceda a elaborar los proyectos de resolución por medio de los cuales se oficializan.
Actúa como coordinador y secretario del comité de formularios.
El despacho y la división de organización y control de calidad de la subsecretaría de planeación aseguran e impulsan permanentemente el cumplimiento de los procesos de definición, creación, contenido y modificación de diseño, revisión, contratación e implementación de los formularios, cartillas e instructivos, al igual que los compromisos señalados en los comités que se celebren.
Subdirección de fiscalización tributaria: Define la calidad.
Subdirección de recaudación: Establece la consistencia del contenido de las secciones de liquidación y pago de los tributos, los procesos de validación y convenios adelantados con las entidades autorizadas para recaudar; determina conjuntamente con las áreas técnicas y la subsecretaría de recursos físicos y la subsecretaría comercial, la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Así mismo comunica y conviene con las entidades recaudadoras los procedimientos, trámites y exigencias que se deriven de la adopción o modificación de los formularios.
Oficina de estudios económicos: Colabora en la definición del contenido de los formularios, instructivos y cartillas, en lo relacionado con las necesidades de información estadística.
Oficina de servicios informáticos: En el evento de presentarse modificaciones, debe evaluar el impacto que sobre los sistemas de información tendrá la nueva versión de formularios, recibo oficial de pago, instructivos y cartillas y emite el concepto técnico respectivo; establece los ajustes necesarios en el hardware y software de la entidad; suministra la información sobre número de contribuyentes y declaraciones presentadas en el período anterior, así como la información sobre ubicación de los contribuyentes y medios para distribuir en forma personalizada los formularios y asigna los códigos a los renglones, cuando a ello hubiere lugar.
En coordinación con la subdirección de recaudación, elabora las especificaciones técnicas que remitirán a las entidades autorizadas para recaudar y define el plan de pruebas, previo a la entrada en vigencia de los nuevos formularios.
Subdirección de comercio exterior: Define la calidad, contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas aduaneras, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los remite directamente a la oficina jurídica para su revisión.
Establece conjuntamente con la subdirección de recaudación, la subsecretaría de recursos físicos y la subsecretaría comercial, la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Esta información se tendrá en cuenta en el momento de la contratación. Adicionalmente, cuando se requiera, define la cantidad de estampillas que deben producirse.
Subsecretaría de recursos financieros: Participa en el comité de formularios y aprueba las nuevas versiones, teniendo en cuenta la viabilidad presupuestal para su contratación.
Subsecretaría de recursos físicos: Es la responsable de los procesos de contratación, administración de existencias, distribución gratuita, almacenamiento y la reimpresión de los formularios, recibo oficial de pago y cartillas, conjuntamente con la subsecretaría comercial.
Subsecretaría comercial: Establece conjuntamente con el secretario general, las áreas técnicas y la subsecretaría de recursos físicos la cantidad de formularios instructivos y cartillas a producir, la determinación del precio de venta al público y el plan de comercialización, mercadeo y distribución de los mismos, información que se tendrá en cuenta en el momento de la contratación.
Subsecretaría de control interno: Garantiza la consistencia del procedimiento y su concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y economía, proponiendo nuevos controles y evaluando la efectividad de los existentes. El acatamiento de los procedimientos será responsabilidad de quienes lo apliquen siendo la subsecretaría de control Interno, la que evalúe los mecanismos de control utilizados.
PAR 1º—Los jefes de las áreas señaladas en el artículo 4º de esta resolución, son responsables de conformar y coordinar el trabajo de los respectivos grupos de análisis.
PAR 2º—Las demás subdirecciones, subsecretarías, oficinas y administraciones son responsables del suministro de propuestas para un adecuado diseño de los formularios, instructivos y cartillas.
ART. 6º—Procedimiento para la definición de la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas. Para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas debe seguirse el siguiente procedimiento:
1. En la primera semana del mes de marzo de cada año las jefaturas de las áreas del nivel central, solicitarán a sus dependencias funcionales de los niveles central, regional/especial, local y delegado, la presentación de propuestas de creación o modificación de formularios, instructivos y cartillas, debidamente soportadas.
2. Dentro de los términos establecidos en la presente resolución, las dependencias remiten a los coordinadores de los grupos de análisis las propuestas de creación o modificación de diseño y contenido, con el soporte respectivo.
3. Recibidas las propuestas, los grupos de análisis inician la evaluación de todas las propuestas y definen cuáles deben ser aprobadas. De las deliberaciones de cada grupo se dejarán actas elaboradas por el coordinador respectivo, copia de las mismas se remiten a la subsecretaría de planeación junto con los prediseños de formularios, contenidos, instructivos, cartillas y soportes respectivos, dentro de los términos señalados en la presente resolución.
4. La subsecretaría de planeación recibe las versiones definitivas del coordinador de los grupos de análisis y procede a apropiar las modificaciones en los diseños de los formularios e instructivos. Terminada esta labor, entrega a la oficina de servicios informáticos los nuevos formularios con el fin de que se asignen los códigos a los renglones, cuando a ello hubiere lugar.
5. La oficina de servicios informáticos asigna y remite a la subsecretaría de planeación dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a su recibo, los códigos de los nuevos campos de los formularios cuando a ello hubiese lugar.
6. Con base en los datos suministrados por la oficina de servicios informáticos la subsecretaría de planeación efectúa los ajustes correspondientes y convoca a comité de formularios.
7. Una vez el comité de formularios revisa y aprueba las versiones definitivas de los formularios, la subsecretaría de planeación realiza los ajustes correspondientes, si los hubiere, y los remite a la secretaría de desarrollo Institucional para que posteriormente, ésta las someta a consideración del comité de dirección.
8. Las decisiones adoptadas por el comité de dirección serán inmodificables a menos que exista disposición legal en contrario. Lo anterior, en aras de garantizar el desarrollo normal y oportuno del proceso de contratación. Quien autorice o incluya modificaciones posteriormente será responsable de las demoras que se generen en el proceso.
9. Posteriormente, la subsecretaría de planeación remite el diseño final con la respectiva ficha técnica a la subsecretaría de recursos físicos, dentro de los términos establecidos en la presente resolución, para que continúe con el proceso de contratación y a la subsecretaría de control Interno, para que verifique la aplicación de los controles respectivos.
10. La subsecretaría de planeación entregará los diseños finales de los formularios tributarios, aduaneros, guías y cartillas de instrucciones, a la casa impresora, para la elaboración de los artes finales y su aprobación dentro de los términos que la misma establezca.
11. Una vez aprobados los artes finales, la subsecretaría de planeación los remite en fotocopia a la subsecretaría de recursos físicos, con el fin de que se verifique el cumplimiento del contrato.
12. La subdirección de recaudación señalará a la oficina de servicios informáticos los criterios para generar los datos que permitan al contratista elaborar las guías que se establezcan en el contrato para la distribución de los documentos por correo.
13. Una vez la subdirección de recaudación valide la información de que trata el numeral anterior, la entrega a la subsecretaría de recursos físicos para que ésta, a su vez, remita al contratista el medio magnético (cinta, cartucho o disquete) que contiene la información que aparecerá en la guía.
14. La oficina jurídica se encargará de proyectar para la firma del director general de Impuestos y Aduanas Nacionales la resolución por medio de la cual se adoptan los formatos y formularios que se requieran en la entidad.
La subsecretaría de planeación, debe velar por el cumplimiento de los términos y compromisos de que tratan los artículos 6º y 7º de la presente resolución, alertando cuando sea del caso a la dependencia correspondiente.
ART. 7º TRANS.—(Modificado).* Términos dentro del proceso. Presentar por parte de los jefes de área las propuestas de las modificaciones y los ajustes a los formularios tributarios y aduaneros correspondientes a la siguiente vigencia. Del 1º de marzo a 17 de mayo de 2000.
Estudiar de las propuestas recibidas y apropiación de las modificaciones a los formularios por parte del Grupo de Análisis Tributario y Aduanero y elaboración de las actas correspondientes. Del 24 de mayo al 23 de junio de 2000.
Remisión de actas y prediseños de formularios por parte de los Coordinadores de los Grupos de Análisis a la Subsecretaría de Planeación. 30 de junio de 2000.
Introducción por parte de la Subsecretaría de Planeación de las modificaciones aprobadas por los Grupos de Análisis y los diseños de los formularios e instructivos y remisión a la Oficina de Servicios Informáticos. Del 4 de julio al 30 de agosto de 2000.
Asignación de códigos por parte de la Oficina de Servicios Informáticos. Del 1º al 11 de agosto de 2000.
Ajuste a los formularios conforme al concepto de la Oficina de Servicios Informáticos por parte de la Subsecretaría de Planeación. Del 15 al 18 de agosto de 2000.
Celebración de Comité de Formularios y aprobación de versión definitiva. Aduaneros: 3 de septiembre de 2000.
Tributarios: 29 de agosto de 2000.
Definición de cantidades y presentación del plan de distribución por parte de la Oficina de Estudios Económicos, la Subdirección de Recaudación, la Subdirección de Comercio Exterior, la Subdirección de Fiscalización Tributaria, la Subsecretaría de Recursos Físicos, la Subsecretaría Comercial y las áreas invitadas que se consideren necesarias, coordinadas por la Subsecretaría de Planeación. 1º de septiembre de 2000.
Remisión por parte de la Subsecretaría de Planeación de los diseños de los formularios definitivos junto con las especificaciones técnicas a la Subsecretaría de Recursos Físicos para el proceso de contratación. 8 de septiembre de 2000.
Ajustes a las cartillas tributarias y aduaneras para la nueva vigencia por parte de los correspondientes Grupos de Análisis. Aduaneros: Del 6 al 26 de septiembre de 2000. Tributarios: Del 2 de septiembre al 13 de octubre de 2000.
Remisión por parte del Subdirector de Fiscalización Tributaria y del Subdirector de Comercio Exterior de los textos de las cartillas de instrucciones para revisión legal. Aduaneros: del 29 de septiembre de 2000.
Tributarios: El 18 de octubre de 2000.
Revisión de contenido y solidez legal de las cartillas por parte de la Oficina Jurídica. Aduaneros: Del 3 al 30 de octubre de 2000.
Tributarios: Del 20 octubre al 20 de noviembre de 2000.
Remisión por parte de la Oficina Jurídica de los textos definitivos de las cartillas a la Subsecretaría de Planeación. Aduaneros: El 2 de noviembre de 2000.
Tributarios: El 22 de Noviembre de 2000.
(Nota: Modificado por la Resolución 4871 de 2001 artículo 2º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
(Nota: Modificado por la Resolución 5643 de 2001 artículo 2º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
(Nota: Modificado por la Resolución 3895 de 2002 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
*(Nota: Modificado por la Resolución 7029 de 2002 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Creación, diseño o modificación de formas
ART. 8º—Presentación de propuestas. Las diferentes dependencias de las áreas y administraciones pueden presentar diseños para la creación o modificación de formas, para lo cual deberán cumplir con el procedimiento que se indica a continuación:
1. Cada dependencia propone a su respectiva jefatura o a la división de planeación en el caso de las administraciones, la creación o modificación de una forma, de acuerdo con las necesidades detectadas.
2. La jefatura de la dependencia o la división de planeación respectiva debe proceder a validar las propuestas. En caso de ser aprobadas las remite a la jefatura de área en el nivel central para que evalúe y emita concepto de la forma y los soportes de la creación o modificación.
3. En los casos en los cuales el área del nivel central considere conveniente la creación o modificación, esta presentará el proyecto a las áreas involucradas del nivel central, para que conceptúen sobre su utilización y diseño.
4. Las áreas involucradas del nivel central emiten concepto y lo remiten a la jefatura del área responsable.
5. Una vez realizados los ajustes, el área del nivel central responsable de la propuesta presenta la versión definitiva a la subsecretaría de planeación, con el correspondiente prediseño, o con la información sobre la modificación que debe introducirse. En cualquiera de los casos debe enviarse el instructivo, señalar la cantidad que debe imprimirse, numeración y los tráficos correspondientes.
6. La subsecretaría de planeación elabora dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo el diseño respectivo y la ficha técnica y los remite al área del nivel central para la verificación de las modificaciones introducidas con las solicitadas.
7. La jefatura del área del nivel central envía dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la subsecretaría de planeación para elaboración del arte final, codificación y especificaciones técnicas.
8. La subsecretaría de planeación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, remite el arte final y especificaciones técnicas al área del nivel central, quien a su vez lo envía a la subsecretaría de recursos físicos, con la información sobre cantidad, plan de distribución y numeración requerida, para que proceda ordenar la producción en forma directa o a través de contrato.
Homologación de formas y formularios y otros aspectos afines
ART. 9º—Formas y formularios homologados. Se consideran homologadas las formas y formularios que han sido presentados a la subsecretaría de planeación, han recibido de ésta la codificación respectiva y se han incluido en el archivo técnico que reposa en la división de organización y control de calidad. Es obligatorio para todas las áreas de la entidad utilizar formas debidamente homologadas.
Las divisiones de planeación, cuando así lo establezca la dirección regional o la administración especial, deben solicitar a la subsecretaría de planeación la homologación de formas por intermedio del área responsable en el nivel central, con el fin de lograr su estandarización para todas las administraciones. En todo caso, la subsecretaría de planeación llevará el archivo de las formas homologadas.
Para este propósito se debe cumplir con el procedimiento establecido en la presente resolución sobre creación, modificación y diseño de formas, formularios y cartillas.
ART. 10.—Requerimientos de formas homologadas. Cada jefatura de área debe realizar el análisis de necesidades de formas para ser utilizadas durante el año. Esta información se reporta a la subsecretaría de recursos físicos a más tardar en la primera semana del mes de octubre de cada año, para que se proceda a las provisiones respectivas, realice los suministros y mantenga las existencias requeridas.
PAR.—A partir de la vigencia de la presente resolución, ninguna dependencia podrá utilizar formas que no se encuentren debidamente homologadas. En consecuencia, si existen formas que no cumplan con este requisito, las respectivas dependencias deberán solicitar su homologación, siguiendo el mismo proceso establecido para las formas nuevas.
ART. 11.—Fecha de solicitud para entregas adicionales de formas. En los casos en los cuales se requieran entregas adicionales a la primera, la jefatura de la dependencia presentará al almacén general la solicitud respectiva, por escrito, con una anticipación no inferior a quince (15) días y las que demanden reimpresiones con dos (2) meses de anticipación.
Si la solicitud de reposición incluye modificación u homologación, debe hacerse con una anticipación a la fecha de utilización no inferior a tres (3) meses.
ART. 12.—Producción de las formas y formularios. Corresponde a la subsecretaría de recursos físicos realizar el proceso de contratación o autorización de producción. En relación con la reimpresión de formas y formularios, su control y distribución se hará conjuntamente con la subsecretaría comercial.
ART. 13.—Determinación de necesidades de impresión de formularios, instructivos y cartillas. La estimación de consumo para el período de un año debe considerar, además de los requerimientos de las áreas, como mínimo, los siguientes criterios:
• Número de declaraciones presentadas en el período anterior (en forma impresa o como declaración electrónica).
• Cantidades consumidas en el período anterior.
• Frecuencia de presentación o cantidad de períodos gravables por año.
• Formas y canales de distribución.
• Cantidades a distribuir por canal.
• Porcentaje de desperdicio.
• Porcentaje para capacitación y uso interno de las áreas.
• Porcentaje para el proceso de fiscalización.
• Porcentaje que debe ser mantenido en stock de seguridad.
Los mismos criterios pueden ser utilizados para la producción de formas.
ART. 14.—Plan de distribución gratuita de formas y formularios. El plan de distribución de formas y formularios de distribución gratuita debe ser presentado mediante escrito a la subsecretaría de recursos físicos por el área correspondiente, el cual debe incluir:
• Cantidades a ser distribuidas por administración.
• Formas de entrega.
• Fecha de iniciación de la distribución.
• Frecuencia y período de entrega.
ART. 15.—Circularización de saldos de formas. Como mecanismo de control y medida de emergencia, la subsecretaría de recursos físicos debe realizar consultas a las administraciones sobre las existencias en la fecha, con el fin de ejercer control en ellas y hacer redistribuciones entre las administraciones, cuando se requiera.
Sin perjuicio de lo anterior, la administración deberá solicitar oportunamente a la subsecretaría de recursos físicos el suministro de las formas requeridas para garantizar su servicio.
ART. 16.—Recopilación de formularios sin vigencia. La subsecretaría comercial recibirá los formularios y cartillas que a 31 de diciembre de cada año, no hayan sido comercializados y los enviará a la subsecretaría de recursos físicos para que allí se proceda a darles de baja.
ART. 17.—Manejo de existencias de formularios. El almacenamiento o bodegaje, de las existencias de formularios en la entidad es responsabilidad de la subsecretaría de recursos físicos a través del almacén general. El stock mínimo de formularios del año fiscal y anteriores para su comercialización y venta, deberá ser establecido por la subsecretaría de recursos físicos y la subsecretaría comercial.
ART. 18.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 3469 del 27 de mayo de 1998.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 4 de febrero de 2000.

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 ARTÍCULO 18

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