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Timestamp: 2018-04-20 19:59:52+00:00

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﻿ Glossar zur Behördenberatung, Anbietung, Bewertung und Übernahme – Brandenburgisches Landeshauptarchiv
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Glossar zur Behördenberatung, Anbietung, Bewertung und Übernahme
Abgabe/Übergabe
Vorbereitung und Transport archivwürdigen Schriftgutes an das Brandenburgische Landeshauptarchiv
Abgabeverzeichnis (auch Übergabeverzeichnis)
listet alle zur Abgabe/Übergabe an das Brandenburgische Landeshaupt-
archiv bestimmten archivwürdigen
Akten in tabellarischer Form
Beleg für die Übernahme archivwürdigen Schriftgutes für die abgebende Behörde/Einrichtung
wird in zweifacher Ausfertigung in Papierform den zu übergebenden Akten beigelegt und in elektronischer Form per E-Mail an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt
enthält folgende Angaben zu den einzelnen Akten: Aktennummer, Aktenzeichen, Aktentitel, Bandnummer, Zeitraum von, Zeitraum bis, Bemerkungen
Ableitungen zum Aktenplan
stellen eine Erweiterung des Aktenplanes dar
auf der Ebene der Betreffseinheit des Aktenplanes können Ableitungen gebildet werden
müssen in Absprache mit der Organisationseinheit erfolgen, die den Aktenplan verwaltet und fortschreibt
1. Feste Ableitung: ergänzende Ordnungsmöglichkeit nach festge-
schriebenen Merkmalen
2. Freie Ableitung: dient der sachliche Untergliederung einer
Betreffseinheit
Ablegen/Aufbewahren
umfasst die Ablage von Schriftstücken in geeigneten Schriftgutbehältern
und die technische Lagerung der Schriftgutbehälter in der Registratur/Altregistratur
Anforderungen an Registraturräume sollten denen an Archivmagazine
nicht nachstehen (siehe Merkblatt des BLHA: „Anforderungen an Registraturräume und -Registraturgutbehälter“)
Abteilungsregistratur
verwaltet und verwahrt den gesamten Aktenbestand einer Abteilung
Akte (siehe auch Aktenarten und Aktentypen)
geordnete Zusammenstellung von Dokumenten gleichen Betreffs (Sachakte) oder gleicher Schriftstückarten (Serienakte)
trägt als eindeutiges Identifikationsmerkmal ein eigenes Aktenzeichen
Aktenarten (nach Schriftträgern)
Papierakte umfasst ausschließlich analoges Schriftgut auf Papier
Hybridakte setzt sich aus Dokumente in Papier- und in elektronischer Form zusammen, die in Teilakten verwaltet werden und aufeinander verweisen müssen
elektronische Akten bestehen ausschließlich aus elektronischem Schriftgut (Metadaten, Dateien, E-Mails etc)
Aktenautopsie (auch Einzelbewertung)
ist die Durchsicht jeder Akte oder auch stichprobenartige Durchsicht von
Aktengruppen in einer Behörde/Einrichtung
stellt ein sehr zeitaufwändiges Verfahren dar
ist notwendig, wenn die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnisses zu unpräzise sind
sollte für die Listenbewertung weitestgehend reduziert werden, da die Bewertungsentscheidung personen- und situationsbedingt ist
in Vorbereitung der Erarbeitung eines Bewertungskataloges oder auch
eines Bewertungsmodells notwendig
aktenführende Stelle
federführende Organisationseinheit, die die Akten entsprechend ihrer im
Geschäftsverteilungsplan abgebildeten Zuständigkeiten bildet und für die
Dauer ihrer aktuellen Nutzung verwahrt
Aktennummer/laufende Nummer
fortlaufende Nummerierung des zu übergebenden Archivgutes
wird in Absprache mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv für
jede zu übergebende archivwürdige Akten einmalig und damit eindeutig
sie ist Teil der Archivsignatur, mit der eine Akte aus dem Zwischenarchiv
oder dem Endarchiv durch die abgebende Stelle bestellt und ausgeliehen
Aktenplan/Aktenplandatei
hierarchisch Ordnungsrahmen für die Aktenbildung und -kennzeichnung
ermöglicht den Zugriff auf die Akten nach Sachgesichtspunkten
beinhaltet die Darstellung aller behördlichen Aufgaben
ist sachbezogen und systematisch gegliedert
wird in Papier- oder elektronischer Form geführt
Aktenplanarten
Teilaktenplan: wird nur von einer Organisationseinheit einer Behörde/Einrichtung verwendet z.B. Gemeinsame Landesplanung; SVP
Gesamtaktenplan: wird von der allen Organisationseinheiten einer Behörde/Einrichtung verwendet z.B. MWFK, MW, MBJS
Einheitsaktenplan: wird von mehreren – meist gleichförmigen – Behörden/Einrichtungen verwendet z.B. Staatliche Schulämter
Ressort- oder Generalaktenplan: wird von allen Behörde/Einrichtungen
eines Ressorts – teilweise bundesweit- verwendet z.B. Justiz und Finanzen (bundesweit), Inneres (landesweit)
Aktenplankennzeichen
Nummer oder alphanumerisches Kurzzeichen für eine Betreffseinheit im
kennzeichnet Inhalt und Entstehungszweck einer Akte
ist bei Sach- und Serienakten die konkretisierte Betreffsbezeichnung aus dem Aktenplan
ist bei Verfahrensakten die Angabe von Kläger, Beklagtem und Klagegegenstand
ist bei Ermittlungsakten die Angabe von Verdächtigem und Ermittlungsgegenstand
ist bei Personalakten der Name des Beamten oder Tarifbeschäftigten
Unterscheidung erfolgt in Sach-, Serien- und Handakten sowie Mitwirkungsakten
Einzelsachakte: enthält nur einen Sachverhalt, betrifft einen Geschäftsvorgang
Sammelsachakte: enthält Schriftstücke mit fehlender inhaltlicher und
formaler Begrenzung
Sondersachakte: nach einem formalen Merkmal oder inhaltlich normierten Querschnittsaspekt (z. B. Presseäußerungen, Stellungnahmen, Statistik, Organisation).
Fallakte: durch ein bestimmtes formales Merkmal gekennzeichnet (z.B.
Namen, Kundennummer, fortlaufende Nummer)
Serienakten: nach Schriftstückarten wie z.B. Protokolle, Rundschreiben
Handakten dienen dem persönlichen Wissensmanagement und dürfen
keine Originale beinhalten
Mitwirkungsakten: umfassen Kopien der Dokumente, die im Rahmen
der Mitzeichnung (Beteiligung/Mitwirkung) entstanden sind und die im
Original in der federführenden Akte abgelegt werden, daher dürfen Mit-
wirkungsakten keine Originale enthalten
Verzeichnis aller auf Grundlage des Aktenplanes tatsächlich gebildetenAkten in einer Organisationseinheit bzw. einer Behörde/Einrichtung
dient dem Nachweis des gesamten Aktenbestandes
als Form kommen Liste, Kartei und Datei in Frage
Mindestangaben:
Laufzeit von (Anlegedatum bzw. Eröffnung der Akte)
Laufzeit bis (Weglegedatum bzw. Schließung der Akte)
Standort (Angabezum Aufbewahrungsort)
setzt sich zusammen aus dem Organisationskurzzeichen, dem Aktenplankennzeichen, das um ein Ableitungskennzeichen ergänzt sein kann, der Ordnungsnummer der Einzelsachakte und ggf. dem Kennzeichen der Sondersachakte
in der Justiz: setzt sich das Aktenzeichen aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Registerzeichen, der lfd. Nr. der Akte und dem Jahrgang zusammen
formaler Aufbau bei Sachakten:
1. aktenführende Stelle (Organisationskurzzeichen)
2. Aktenplankennzeichen und Ableitungskennzeichen
3. lfd. Nr. der Akte
Altregistratur
verwaltet und verwahrt das nicht mehr für die laufende Bearbeitung benötigte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist jedoch noch nicht abgelaufen ist in dafür geeigneten Räumen (siehe: Hinweise des BLHA für die Ausstattung von Registraturen)
öffentliche Archive sind Einrichtungen, denen die Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder
deren Vereinigungen, bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern oder
sonstigen Stellen nach dem Belegenheitsprinzip (Bund und Länder) nicht
mehr benötigtes Schriftgut zur Übernahme anbieten müssen
alle bei den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder deren Vereinigungen, bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern oder sonstigen Stellen des Landes (Stellen des Landes) entstandene archivwürdigen Unterlagen
die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt gemäß § 5 Absatz 1
BbgArchivG ausschließlich dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv
legt den Zeitraum fest, in dem Schriftgut nach seiner Schlie-
ßung/Weglegung noch für einen Bearbeitungsrückgriff in der Behör-
de/Einrichtung bereitzuhalten ist
ist für jede Betreffseinheit des Aktenplanes bzw. Fallaktenserie festzule-
schrittweise und kontrollierte Verringerung des vorhandenen Schriftgutes unter Beachtung der Anbietungspflicht gemäß § 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG
auch Abgabe von Schriftgut an andere Behörden/Einrichtungen infolge von Aufgabenverlagerung
Überführung des nicht mehr laufend benötigten Schriftgutes in die Altschriftgutverwaltung (Altregistratur oder Zwischenarchiv)
Anbietung des Schriftgutes, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist,
an das Endarchiv
Form und Ablauf der Abgabe/Übergabe von archivwürdig bewertetem Schriftgut wird im Merkblatt „Hinweise des BLHA für die Übergabe von
Archivgut“ beschrieben
datenschutzgerechte Vernichtung des nicht archivwürdigen Schriftgutes
gemäß § 15 Registraturrichtlinie – RegR
Aussonderungsverzeichnis
listet das gesamte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, für die Bewertung durch das Brandenburgische Landeshauptarchiv
ist nach Möglichkeit elektronisch unter Verwendung des Aktenverzeichnisses und/oder Aussonderungskataloges zu erstellen
wird in zweifacher Ausfertigung in Papierform und in elektronischer Form per E-Mail an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt
umfasst für jede auszusondernde Akte die Angaben: Aktenzeichen, Aktentitel, Akteninhalt, Bandnummer, Zeitraum von, Zeitraum bis, Bemerkungen, Leerspalte für: Bewertungsentscheidung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
förmliche Gestaltung siehe: Dateivorlagen im Kapitel Handreichungen
Auswahlverfahren für massenhaft gleichförmiges Schriftgut
bewusste Stichprobe wie z.B. Buchstabenauswahl, Geburtsmonate oder -jahre, jahrgangsweise
Zufallsstichprobe mit Zufallszahlen unter Verwendung von Standardsoftware oder spezieller Software des Registraturbildners
Beispielarchivierung nach definierten Kriterien
Band/Bandnummer
kann innerhalb einer Akte gebildet werden, wenn der Aktenumfang dies
serielles Schriftgut (Protokolle, Rundschreiben, Erlasse) eines bestimmten Zeitraumes werden in Bänden chronologisch abgelegt
Bearbeiterablage/Bearbeiterregistratur
Schriftgut, das bei einer Bearbeiterin oder einem Bearbeiter dezentral
abgelegt und aufbewahrt wird
das BLHA berät gemäß § 3 Absatz 2 BbgArchivG die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte, Einrichtungen, Landesbetriebe und -anstalten bei der Schriftgutverwaltung insbesondere der Registraturorganisation und der Aussonderung von Schriftgut
Informationen aus dem Schriftgut oder Schriftgut selbst wird für die Bearbeitung bereit gestellt
umfasst auch die Bereitstellung von Informationen und die Vorlage von Schriftgut für Betroffene und deren Rechtsvertreter im Vollzug des Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetzes (AIG vom
Beifügen von Unterlagen zu einem bestehenden Vorgang
Wiedervorlegen von Vorgängen oder Akten
Übersendung von Akten an andere Behörden
Feststellung über die Archivwürdigkeit von Schriftgut
1. Authentizität und Quellenwert (Originalität bzw. Federführung)
2. Informationswert, der sich aus dem Akteninhalt ergibt
3. Evidenzwert, der sich aus dem Entstehungszusammenhang des Schriftgutes, seiner Entstehungszeit und der Bedeutung des Re-
gistraturbildners ergibt
4. Schaffung dauernde Rechtssicherheit gegenüber dem Bürger z.B. bei Adoptionsakten
5. Schaffung einer Ersatzüberlieferung bei Überlieferungsverlusten
oder -lücken
Methoden der Bewertung massenhaft gleichförmiger Unterlagen:
1. Vollarchivierung bei herausragender Bedeutung der Angelegenheit z.B. Durchführung der Bodenreform und Abwicklung der Bodenreform
2. Auswahlarchivierung nach bewusster- oder Zufallsstichprobe
3. Totalkassation wegen offensichtlich sehr geringem historischen
Wert der Angelegenheit
wird in der Regel auf der Basis des Aktenplanes für eine Behör-
de/Einrichtung angefertigt
legt für jede Betreffseinheit nach Prüfung formaler und inhaltlicher Kriterien (meist nach vorheriger Aktenautopsie) fest, ob sie archivwürdig ist oder vernichtet werden kann
erfordert detaillierte Kenntnisse des Organisationsaufbaus und der Arbeitsweise einer Behörde/Einrichtung
sichert Transparenz und Kontinuität der Bewertungsentscheidung für einen längeren Zeitraum
stärkt die Eigenverantwortung der abgabepflichtigen Stellen
erfordert kontinuierliche Fortschreibung und engen Kontakt zur abliefernden Stelle um Überlieferungsverluste zu vermeiden
wird für Querschnitts- und Fachaufgaben der gesamten Verwaltung
(Land, Kommune) erarbeitet
setzt die genaue Kenntnis der Schriftgutverwaltung und der Geschäftsprozesse voraus
Bewertungsprotokoll
wird im Rahmen der sogenannten Listenbewertung für jedes Aussonderungsverzeichnis gefertigt
hält die grundsätzlichen Motive der Bewertungsentscheidung fest
1. aussondernde Stelle/Registraturbildner
2. zeitliche Angaben zum Bewertungsvorgang
3. Nennung des bewertenden Archivars
4. Umfang des bewerteten Schriftgutes
5. summarische Begründung der Entscheidung nach Aktenplanpositionen oder einzelne Begründung für jede Akte
6. Aussonderungsverzeichnis mit Einzelentscheidungen
Brandenburgisches Landeshauptarchiv (BLHA)
Einrichtung im Sinne von § 12 Abs. 1 des Landesorganisationsgesetzes vom 25. April 1991 (GVBl. S. 148) im Geschäftsbereich des für das Archivwesen zuständigen Landesministeriums
zuständig für das Archivgut des Landes und damit Endarchiv für die bei
den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten entstandenen Unterlagen
ist auch zuständig für Unterlagen von Stellen des Bundes im Sinne von §
2 Absatz 3, 8 und 9 des Bundesarchivgesetzes
übernimmt auch Archivgut von juristischen Personen des öffentlichen Rechts und von kommunalen Stellen sofern diese kein eigenes Archiv unterhalten
unterhält gemäß § 5 Absatz 5 BbgArchivG ein Zwischenarchiv für die obersten Landesbehörden
übernimmt im Einvernehmen mit den Eigentümern auch Unterlagen natürlicher oder juristischer Personen des Privatrechts aufgrund letztwilliger Verfügungen oder Schenkungen
berät gemäß § 3 Absatz 2 BbgArchivG die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen
entscheidet gemäß $ 5 Absatz 1 BbgArchivG über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen
verwahrt die archivwürdigen Unterlagen gemäß § 3 Absatz 1 BbgArchivG auf Dauer und erschließt sie um sie allgemein nutzbar zu machen
nimmt Aufgaben der Archivberatung und Archivpflege wahr indem es die kommunalen Stellen nebst ihre Archive und natürliche und juristische Personen des Privatrechts nebst ihre Archive bei der Sicherung und
Nutzbarmachung ihre Archivgutes sowie bei der Aus- und Weiterbildung
des in diesen Archiven tätigen Archivpersonals unterstützt (Archivberatung)
ein- oder mehrseitiges Schriftstück ggf. mit Anlagen, das papiergebunden oder elektronisch erstellt und verwaltet wird (Fax, E-Mail, Datenbank und andere Dateien)
dazu gehören auch alle ergänzende n Angaben (z. B. Metainformatio-
nen), die zum Verständnis der Informationen notwendig sind
DOMEA-Konzept
heißt: Information, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang
ist das deutsche Organisationskonzept für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung mit seinen Erweiterungsmodulen und einem Anforderungskatalog, der ein „Lastenheft“ bei der DOMEA-Zertifizierung von IT-gestützten Vorgangsbearbeitungssystemen umfasst
wurde durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) entwickelt
definiert verbindliche Kriterien für elektronische Unterlagen wie:
2. Integrität und Authentizität
3. Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke
4. Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns
gemeint ist die Anbietung von Schriftgut durch die Stellen des Landes
gemäß § 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG
Hauptverantwortung für die Bearbeitung eines Vorgangs gemäß den
Festlegungen des Geschäftsverteilungsplanes
umfasst die Verantwortung dafür, dass alle Stellen, deren Beteiligung zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich war, tatsächlich beteiligt und alle Geschäftsgangvermerke beachtet worden sind
wird im Aktenplan für jede Betreffseinheit konkret festgelegt
stellt ein wichtiges Bewertungskriterium dar um die Originale von Mehrfachüberlieferungen (Wissensmanagement- oder Handakten) zu unterscheiden
umfasst die Eingangs- und Vorgangsbearbeitung
kann mündlich und schriftlich vollzogen werden
mündlich vollzogener Geschäftsgang bedarf der nachträglichen schriftlichen Dokumentation durch Protokoll, Vermerk oder Verfügung
gibt die sachliche Gliederung der Aufgaben einer Behörde/Einrichtung
enthält Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen
grenzt die Arbeitsgebiete voneinander ab
ordnet den Bediensteten eigene Aufgabengebiete zu
ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für ein- und ausgehende Schriftstücke
1. Organisationskurzzeichen
2. Aktenplankennzeichen
3. Tagebuchnummer/Jahrgang oder Aktennummer und Dokumentennummer/Jahrgang aus Registratursystemen (PRODEA,
VISkompakt, DOMEA etc)
Listenbewertung
die Bewertungsentscheidung wird auf Grundlage eines Aussonderungsverzeichnisses für jede einzelne auf diesem Verzeichnis gelistete Akte getroffen
sind die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnis zu unpräzise, müssen Aktenautopsien vorgenommen werden, da sonst Fehlentscheidungen getroffen werden können
Metadaten/-informationen
sind beschreibende inhaltliche Merkmale sowie formale Ordnungsmerkmale zu Dokumenten, Vorgängen und Akten
ist die vom Federführenden zu verantwortende Beteiligung anderer Organisationseinheiten, die zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich ist
Stufe 1: Zusammenfassung von Schriftstücken zu Vorgängen
Stufe 2: Ablegen oder Anordnen von Schriftstücken in einer Akte
Stufe 3: Reihen der Akten durch die aktenführende Stelle oder die Registratur
1. numerische Ordnung: Ablage nach fortlaufenden Nummern, wird
oft bei Serienschriftstücken verwendet (z.B. Rundschreiben, Protokolle)
2. alphabetische Ordnung: Grundlage ist die DIN 5007 „Einheits-ABC-Regeln“, wird meist bei personenbezogenen Akten bzw. Schriftstücken verwendet
3. geografische Ordnung: findet bei überwiegend örtlichen Gesichtspunkten Anwendung
4. sachbezogene Ordnung: Bildung von Vorgängen (gleicher Betreff)
Arten der Reihung
1. kaufmännisch: jüngstes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle
2. buchmäßig („Behördenablage“): ältestes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle
Postdatei/-tagebuch
weist alle eingehenden Schriftstücke und deren Verbleib sowie deren abschließende Bearbeitung (Ausgang) nach
dient der Kontrolle der Vollständigkeit der Bearbeitung
erleichtert die Zuordnung zu bereits bestehenden Vorgängen und deren
1. Eingangsdatum
2. Geschäftszeichen
5. Federführung (Organisationseinheit oder Bearbeiter)
6. Ausgangsdatum
kann in analoger oder digitaler Form geführt werden
Registraturmitarbeiter
größere Abteilungs-, Zentral- oder Altregistraturen sollten von für diese Aufgaben ausgebildeten qualifiziertes Personal einsetzen
als Ausbildungsberufe kommen infrage: Verwaltungsfachangestellte/~er und
Fachangestellte/~er für Medien- und Informationsdienste
sollten keine ausgebildeten Beschäftigte zur Verfügung stehen, sollten
die Möglichkeiten einer berufsbegleitenden Ausbildung mindestens aber
Lehrgangsbesuche an der Landesakademie für öffentliche Verwaltung
oder hausinterne Fortbildungsveranstaltungen organisiert werden
Registraturordnung
regelt die Grundsätze des Geschäftsganges und die Ablauforganisation der Schriftgutverwaltung innerhalb einer Behörde/Einrichtung
dient dem zum leichteren Wiederauffinden von Dokumenten und Akten
Bearbeitungsstand einer Angelegenheit ist schnell rekonstruierbar
Stufe 1 Nachweis aller ein- und ausgehenden Schriftstücke in Postdatei-
oder -tagebuch
Stufe 2: Beschriftung und Nachweis aller Akten in einem Aktenverzeichnis
Schlusszeichnung
Übernahme der Verantwortung für den Inhalt des Entwurfs im jeweiligen
Vorgesetzte darf den zur Abzeichnung oder Schlusszeichnung vorgelegte Entwurf jedoch nicht den Vermerk bzw. Bericht des Federführenden förmlich oder sachlich ändern
sind alle bei der Erfüllung der Aufgaben erstellten und/oder empfangenen Dokumente und ihre Anlagen, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung
Bericht: ausführliche Aufzeichnung über eine Dienstreise, ein mündliches
oder fernmündliches Gespräch, die vorgangsrelevante und begründende
Sachverhalte beinhaltet
Entwurf: Ausfertigung eines Bescheides, der noch nicht ab- und mitgezeichnet ist
Erlass: Entscheidung oder Anordnung einer übergeordneten Dienststelle
Niederschrift oder Protokoll: Aufzeichnung über eine Sitzung oder Konferenz
Reinschrift: Ausfertigung eines Bescheides für die Versendung
Verfügung:. Anordnungen über die Bearbeitung einer Angelegenheit, diefestlegt, wie und in welcher Reihenfolge die Bearbeitung erfolgen soll;wird dazu fortlaufend nummeriert; Kürzel „V” steht vor dem 1. Verfügungspunkt; ist zu jedem Vorgang zu fertigen (§ 12 Satz 1 GGO)
Vermerk: skizzenhafte Aufzeichnung über eine Dienstreise, ein mündliches oder fernmündliches Gespräch, die vorgangsrelevante und begründende Sachverhalte beinhaltet
dient der Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit und Kontinuität des Ver-
waltungshandelns im Sinne von Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes
organisatorisch: Aufgabenträger in der Behöre/Einrichtung
inhaltlich: Ordnen, Registrieren, Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut
Vernichtung/Kassation
darf dann – datenschutzgerecht gemäß § 15 Registraturrichtlinie – RegR
– erfolgen wenn die Genehmigung durch das BLHA erteilt wurde (gemäß bestehenden Vereinbarungen über Ausnahmen von der Anbietungspflicht oder nach Einzelaktenbewertung)
kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten zu einer
Teileinheit einer Akte
Übernahme der Verantwortung für den Inhalt des Vermerks bzw. der Verfügung durch den Federführenden
als Form kommt Unterschrift oder Paraphe (Namenskürzel) in Frage
verwaltet und verwahrt den gesamten Aktenbestand einer Behörde/Einrichtung in dafür geeigneten Registraturräumen (siehe Hinweise
des BLHA für die Ausstattung von Registraturen)
Einrichtung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs, die der Aufbe-
wahrung von Unterlagen der obersten Landesbehörden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und aus denen das Archivgut noch
nicht ausgewählt worden ist, dient (§ 2 Abs. 4 BbgArchivG)
umfasst die von einem öffentlichen Archiv zur vorläufigen Aufbewahrung in ein Zwischenarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist
liegt weiterhin in der Verantwortung der abgebenden Stelle und kann durch diese ausgeliehen werden
eine Benutzung diese Unterlagen durch Dritte ist nur mit Zustimmung der abgebenden Stelle möglich und erfolgt auf der Grundlage des Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz des Landes Brandenburg
nicht archivwürdiges Zwischenarchivgut wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzgerecht vernichtet
archivwürdiges Schriftgut wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in den Endarchivbestand, der vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv verwaltet wird, überführt

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