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⭐PREMESSA Codice Etico 2i Rete Gas
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1 CODICE ETICO 12 PREMESSA Il presente codice etico (il Codice Etico ) è stato inizialmente approvato in data 16 marzo 2011 dal Consiglio di Amministrazione di Enel Rete Gas S.p.A. (precedente denominazione sociale di 2i Rete Gas S.p.A., C.F., P.IVA e n. di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano ) e successivamente in ragione della fusione per incorporazione in data 1 gennaio 2015 nella società controllante F2i Reti Italia S.r.l., CF, P.IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano , la quale a Sua volta in pari data è stata trasformata da società a responsabilità limitata in società per azioni e ha assunto la denominazione sociale della società incorporata 2i Rete Gas S.p.A. - è stato recepito e approvato dal Consiglio di Amministrazione di 2i Rete Gas S.p.A., CF, P.IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano ( 2i Rete Gas ), in data 23 dicembre 2014, con efficacia dal 1 gennaio Il Codice Etico definisce in dettaglio i principi etici e comportamentali ai quali 2i Rete Gas, le società da questa controllate (e pertanto parte del Gruppo 2i Rete Gas e soggette alla direzione e coordinamento, ai sensi dell art ss. del Codice Civile, di 2i Rete Gas) ) e i rispettivi dipendenti e collaboratori (nonché tutte le altre persone di seguito indicate come destinatarie del Codice Etico) sono tenute ad ispirarsi e conformarsi nello svolgimento delle proprie attività. La missione di 2i Rete Gas è di generare valore nel mercato della distribuzione del gas, a vantaggio delle esigenze dei clienti, dell investimento degli azionisti e degli obbligazionisti, nonché delle aspettative di tutte le persone che lavorano all interno del Gruppo 2i Rete Gas. Come meglio specificato nel testo del presente Codice Etico, 2i Rete Gas opera al servizio delle comunità, nel rispetto dell ambiente e della sicurezza delle persone, con l impegno di assicurare alle prossime generazioni un mondo migliore. Nel segno della summenzionata continuità applicativa, il presente Codice Etico riafferma come interesse primario dell azione di 2i Rete Gas il mantenimento e lo sviluppo del rapporto di fiducia con i propri stakeholders (i.e., gli azionisti, gli obbligazionisti, i collaboratori, i clienti, i fornitori e i partner di 2i Rete Gas, nonché, in un accezione più allargata, tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di 2i Rete Gas, quali le comunità locali, le associazioni ambientaliste, le generazioni future, ecc.). La centralità del rapporto con gli stakeholders è fondamentale tanto in ottica esterna che interna: sotto il primo punto di vista, il rispetto dei principi contenuti nel presente Codice Etico favorisce gli investimenti degli azionisti e degli obbligazionisti, la fedeltà dei clienti, l attrazione delle migliori risorse umane, un rapporto stabile e forte con i fornitori, e l affidabilità verso i creditori. Da un punto di vista interno, poi, l osservanza del Codice Etico contribuisce a creare un ambiente di lavoro sereno e stimolante, permettere il pieno utilizzo del potenziale umano di 2i Rete Gas e consentire a quest ultima di valutare, prendere ed attuare le decisioni strategiche ed organizzative con chiarezza, correttezza, onestà e rapidità. Il Codice Etico è pertanto costituito: dai principi generali sulle relazioni con gli stakeholders, che definiscono in modo astratto i valori di riferimento nelle attività di 2i Rete Gas; 23 dai criteri di condotta verso ciascuna classe di stakeholders, che forniscono nello specifico le linee guida e le norme alle quali i collaboratori di 2i Rete Gas sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di comportamenti non etici; dai meccanismi di attuazione, che descrivono il sistema di controllo per l osservanza del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento. I principi e le disposizioni del presente Codice Etico hanno come destinatari i componenti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e di altri organi di controllo di 2i Rete Gas e delle Società del Gruppo 2i Rete Gas, nonché i dirigenti, i dipendenti ed i collaboratori legati al Gruppo da rapporti contrattuali a qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei (il Personale 2i Rete Gas ). Inoltre, 2i Rete Gas richiede a tutte le imprese collegate o partecipate e ai principali fornitori e partner di adottare una condotta in linea con i principi generali del presente Codice Etico. 2i Rete Gas si impegna a promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte del Personale 2i Rete Gas e di tutti gli stakeholders, i quali potranno presentare in qualsiasi momento osservazioni e suggerimenti che 2i Rete Gas terrà in debita considerazione in vista di futuri aggiornamenti del testo del Codice Etico. 2i Rete Gas, per mezzo dell Organismo di Vigilanza di cui al Modello 231 di 2i Rete Gas, monitora attentamente sull osservanza delle disposizioni del Codice Etico e adotta eventuali misure sanzionatorie e correttive. 34 INDICE PARTE I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO 6 Capitolo 1 Principi generali 7 PARTE II DISPOSIZIONI SPECIALI 10 Capitolo 2 Criteri di condotta nelle relazioni con gli azionisti 11 Capitolo 3 Criteri di condotta nelle relazioni con i collaboratori 12 Capitolo 4 Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti 17 Capitolo 5 Criteri di condotta nelle relazioni con i fornitori 18 Capitolo 6 Criteri di condotta nelle relazioni con autorità pubbliche 20 Capitolo 7 Criteri di condotta nelle relazioni con la collettività 22 PARTE III ATTUAZIONE, SUPERVISIONE E CONTROLLO 24 Capitolo 8 Attuazione, supervisione e controllo 25 45 PARTE I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO 56 CAPITOLO 1 Principi generali 1.1 Legalità Nell ambito della propria attività professionale, il Personale 2i Rete Gas è tenuto a rispettare integralmente e diligentemente le leggi vigenti, le disposizioni statutarie, il Codice Etico e i regolamenti interni (in primis, il Modello 231 di 2i Rete Gas). In nessun caso sarà concesso al Personale 2i Rete Gas di violare disposizioni normative o regolamentari sulla base della presunta argomentazione che tale violazione era finalizzata al perseguimento di un interesse di 2i Rete Gas. Resta inteso che l obbligo di agire nel rispetto della legalità non dovrà limitarsi a un dato meramente formale, ma dovrà essere integrato da, e interpretato secondo, i principi di buona fede, correttezza e buon senso, come meglio esplicitato di seguito. 1.2 Correttezza Principio fondamentale che dovrà essere tenuto in primaria considerazione da parte del Personale 2i Rete Gas è quello della correttezza. Più in particolare: (a) nella sottoscrizione e gestione dei rapporti contrattuali che implicano l instaurarsi di relazioni gerarchiche (in special modo con i collaboratori), 2i Rete Gas si impegna a fare in modo che, all interno del Gruppo 2i Rete Gas, l autorità sia esercitata con equità e correttezza, evitando qualsiasi abuso. In particolare, 2i Rete Gas garantisce che l autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il valore del Personale 2i Rete Gas; (b) nella conduzione di qualsiasi attività, devono essere evitate situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni (anche diversi dal Personale 2i Rete Gas) siano, o possano anche solo apparire, in confitto di interesse. Ad esempio, sono considerate come situazioni da evitare il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa o si avvantaggi personalmente di opportunità d affari dell impresa, ovvero una situazione nella quale i rappresentanti di un cliente del Gruppo 2i Rete Gas, di fornitori, o di istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione; (d) i contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. 2i Rete Gas e le Società del Gruppo 2i Rete Gas si impegnano a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti; (e) è da evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto di 2i Rete Gas o delle Società del Gruppo 2i Rete Gas cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali la controparte si sia venuta a trovare; e (f) il Personale 2i Rete Gas è tenuto a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, nell impostare i rapporti con l azienda, gli stakeholders siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, 2i Rete Gas (o la relativa Società del Gruppo 2i Rete Gas) ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile. 67 1.3 Tutela ambientale Consapevole dei rischi connessi alla propria attività e dei benefici che essa può apportare all ambiente, ove correttamente eseguita, il Gruppo 2i Rete Gas pone la tutela dell ambiente in primaria considerazione e, a tal fine, si impegna a programmare le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze ambientali, anche alla luce dell importanza che la tutela ambientale ricopre per le generazioni future. Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna dunque a perseguire un modello di sviluppo sostenibile nel tempo, incentrato su una attenta valutazione dell impatto ambientale e paesaggistico delle proprie attività, nonché a prevenire i rischi per le popolazioni e per l ambiente non solo nel rispetto della normativa vigente, ma tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle più avanzate tecnologie disponibili. 1.4 Responsabilità verso la collettività 2i Rete Gas è consapevole dell influenza, anche indiretta, che le attività del Gruppo 2i Rete Gas possono avere sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché dell importanza dell accettazione sociale delle comunità nelle quali opera. Per questo motivo, 2i Rete Gas intende operare e condurre i propri investimenti in maniera socialmente sostenibile, nel rispetto delle comunità locali e nazionali, sostenendo, per quanto possibile, iniziative di valore culturale e sociale, anche al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione e accettazione sociale. 1.5 Imparzialità Nella selezione del Personale 2i Rete Gas, dei fornitori e/o partner, nonché nei rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano, il Gruppo 2i Rete Gas non pratica alcuna discriminazione in base all età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose. 1.6 Qualità dei servizi e dei prodotti Il Gruppo 2i Rete Gas intende offrire i propri servizi alle migliori condizioni qualitative e di prezzo esistenti sul mercato. Nel fare ciò, il Gruppo 2i Rete Gas orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei servizi. 1.7 Valore delle risorse umane 2i Rete Gas considera il Personale 2i Rete Gas come un fattore indispensabile per il successo aziendale. Per tale motivo, 2i Rete Gas tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore. 1.8 Integrità della persona Consapevole della fondamentale importanza dell integrità fisica e morale del Personale 2i Rete Gas nonché di terzi, 2i Rete Gas e le Società del Gruppo 2i Rete Gas garantiscono condizioni di lavoro rispettose della normativa applicabile, della dignità individuale, delle regole comportamentali della 78 buona educazione. Come meglio espresso nel Paragrafo 3.8 che segue, 2i Rete Gas fa quanto in proprio potere affinché nell ambiente di lavoro non si verifichino episodi di intimidazione, mobbing o stalking, richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno. 1.9 Azionisti e Obbligazionisti Fermo restando quanto sarà meglio detto nel Capitolo 2 che segue, l azionista e l obbligazionista non sono solo una fonte di finanziamento, ma un soggetto con opinioni e preferenze morali di vario genere. Per orientarsi nelle decisioni di investimento e nelle delibere societarie necessita perciò di tutta l informazione rilevante disponibile. 2i Rete Gas crea le condizioni affinché la partecipazione degli azionisti e degli obbligazionisti alle decisioni di loro competenza sia diffusa e consapevole, assicura la parità di informazione e, inoltre, tutela l interesse di 2i Rete Gas, degli azionisti e degli obbligazionisti da iniziative non improntate a principi di trasparenza e correttezza. 2i Rete Gas si adopera affinché le performance economico/finanziarie siano tali da salvaguardare e accrescere il valore dell impresa, al fine di remunerare adeguatamente il rischio che gli azionisti e gli obbligazionisti assumono con l investimento dei propri capitali Tutela della Concorrenza Il Gruppo 2i Rete Gas intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante, così come da qualsiasi altra pratica commerciale che non sia conforme alla normativa vigente in tema di concorrenza tra imprese Riservatezza Il Gruppo 2i Rete Gas assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Inoltre, il Personale 2i Rete Gas è tenuto a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l esercizio della propria attività, come nel caso di insider trading o manipolazione del mercato. 89 PARTE II DISPOSIZIONI SPECIALI 910 CAPITOLO 2 Criteri di condotta nelle relazioni con gli azionisti 2.1 Corporate governance Il Gruppo 2i Rete Gas adotta un sistema di corporate governance ispirato ai più elevati standard di trasparenza e correttezza nella gestione dell impresa. Il sistema di governo societario adottato da 2i Rete Gas, oltre a costituire uno strumento essenziale per assicurare l efficace gestione e il valido controllo delle attività in ambito aziendale, è orientato: alla creazione di valore per gli azionisti; alla qualità del servizio ai clienti; al controllo dei rischi d impresa; alla consapevolezza della rilevanza sociale dell attività in cui 2i Rete Gas è impegnata e della conseguente necessità di considerare adeguatamente, nel relativo svolgimento, tutti gli interessi coinvolti. Le strutture di governance preposte al perseguimento di tali obiettivi sono principalmente l Assemblea degli Azionisti, il Consiglio di Amministrazione, il Presidente, il Direttore Generale e il Collegio Sindacale di 2i Rete Gas. In materia di controllo interno, il Gruppo 2i Rete Gas adotta un apposito sistema che ha lo scopo di accertare l adeguatezza dei diversi processi aziendali in termini di efficacia, efficienza ed economicità; garantire l affidabilità e la correttezza delle scritture contabili e la salvaguardia del patrimonio aziendale e assicurare la conformità degli adempimenti operativi alle normative interne ed esterne ed alle direttive ed indirizzi aziendali aventi la finalità di garantire una sana ed efficiente gestione. L affidamento da parte del Gruppo 2i Rete Gas dell incarico di revisione del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato avviene in piena trasparenza e nel rigoroso rispetto della normativa vigente. 2.2 Comunicazione La comunicazione del Gruppo 2i Rete Gas nei confronti dei propri stakeholders (anche attraverso il sito internet e i i mass media) è improntata al rispetto del diritto all informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi. Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività, salvaguardando, tra le altre, le informazioni sensibili e i segreti industriali. È evitata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione. 1011 CAPITOLO 3 Criteri di condotta nelle relazioni con i collaboratori 3.1 Selezione del Personale 2i Rete Gas La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. Il Gruppo 2i Rete Gas esclude alcuna forma di favoritismo, nepotismo, o clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione del Personale 2i Rete Gas, evitando ad esempio che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato. Il Gruppo 2i Rete Gas non stipula contratti di lavoro autonomo o subordinato, nei confronti di quei dipendenti che hanno svolto la revisione contabile delle società del Gruppo, per i 36 mesi successivi: alla scadenza del contratto tra 2i Rete Gas e la stessa società di revisione; oppure al termine del rapporto contrattuale tra il dipendente e la società di revisione. La norma si estende a tutte le Società del Gruppo 2i Rete Gas. 3.2 Costituzione del rapporto di lavoro Il Personale 2i Rete Gas presta la propria attività nei confronti del Gruppo 2i Rete Gas in virtù di regolari contratti (di consulenza o di rapporto subordinato), restando categoricamente esclusa qualsiasi forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del rapporto di lavoro, ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a: caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere; elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro; norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all attività lavorativa. Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l accettazione dell incarico sia basata su un effettiva comprensione. 3.3 Gestione del Personale 2i Rete Gas Il Gruppo 2i Rete Gas evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori. Nell ambito dei processi di gestione e sviluppo del Personale 2i Rete Gas, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (ad esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti). L accesso a ruoli e incarichi è anch esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità nell organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli. La valutazione del Personale 2i Rete Gas è effettuata in maniera oggettiva, tenendo in 1112 considerazione l impegno e la qualità del lavoro svolto dalla singola persona. Nei limiti delle informazioni disponibili e della tutela della privacy, la funzione personale opera per impedire forme di nepotismo. Riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza di ciascun membro del Personale 2i Rete Gas, in modo che quest ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata. 2i Rete Gas mette a disposizione dei propri dipendenti strumenti informativi e formativi con l obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del Personale 2i Rete Gas. La formazione è assegnata a gruppi o a singoli sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale e sulla base di tematiche relative alla salute e alla sicurezza nei luoghi di lavoro. È assicurato il coinvolgimento del Personale 2i Rete Gas nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Il Personale 2i Rete Gas deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio. L ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente al responsabile di formulare le decisioni finali; il collaboratore deve, comunque, sempre concorrere all attuazione delle attività stabilite. 3.4 Interventi sull organizzazione del lavoro Nell organizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale. 2i Rete Gas si attiene, perciò, ai seguenti criteri: gli oneri delle riorganizzazioni del lavoro devono essere distribuiti il più uniformemente possibile tra tutti i collaboratori, coerentemente con l esercizio efficace ed efficiente dell attività d impresa; in caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque esplicitati, il collaboratore può essere assegnato a incarichi diversi rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le sue competenze professionali. 3.5 Sicurezza e salute 2i Rete Gas si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sul luogo di lavoro all interno del Gruppo 2i Rete Gas, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il Personale 2i Rete Gas; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l interesse degli altri stakeholders. Obiettivo del Gruppo 2i Rete Gas è proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo all interno delle società, ma anche con i fornitori, le imprese, i partner ed i clienti coinvolti nella propria attività. A tal fine, una capillare struttura interna, attenta all evoluzione degli scenari di riferimento e al conseguente mutamento dei pericoli, realizza interventi di natura 1213 l introduzione di un sistema integrato di organizzazione e di gestione della salute e sicurezza sul lavoro; una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere; l adozione delle migliori tecnologie in relazione al grado di evoluzione delle stesse; il controllo e l aggiornamento delle metodologie di lavoro; la sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso; la programmazione della prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l influenza dei fattori dell ambiente di lavoro; la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale; l impartire adeguate istruzioni ai lavoratori; l apporto di interventi formativi e di comunicazione. 2i Rete Gas, inoltre, si adopera per il miglioramento continuo dell efficienza delle strutture aziendali e dei processi che contribuiscono alla continuità dei servizi erogati e alla sicurezza nazionale, tra cui la partecipazione ad iniziative organizzate dalla Protezione Civile o da altre autorità pubbliche. 3.6 Tutela della privacy La privacy del Personale 2i Rete Gas è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che il Gruppo 2i Rete Gas richiede a ciascun collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy. 3.7 Integrità e tutela della persona Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a tutelare l integrità morale del Personale 2i Rete Gas garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (e.g., ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali). 3.8 Molestie/mobbing All interno del Gruppo 2i Rete Gas non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità morale, etica o religiosa della persona (per esempio, l esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate). E altresì vietata qualsiasi molestia o violenza che sia riferita alle diversità personali e/o culturali. A titolo meramente esemplificativo, è fatto assoluto divieto di: indurre i propri collaboratori a favori sessuali mediante l influenza del proprio ruolo ovvero proporre relazioni interpersonali nonostante un espresso o evidente non gradimento; o 1314 alludere in maniera offensiva o sconveniente a disabilità e menomazioni fisiche o psichiche o forma di diversità culturale, religiosa o di orientamento sessuale. E fatto espresso divieto di praticare qualsiasi pratica di mobbing all interno del Gruppo 2i Rete Gas. A titolo meramente esemplificativo, è fatto assoluto divieto di: porre in essere ingiustificate interferenze con l esecuzione delle prestazioni lavorative, al fine di ostacolare o rendere maggiormente gravosa l esecuzione di queste ultime; non assegnare alcuna mansione ad un dipendente o collaboratore per un prolungato periodo di tempo senza che tale inattività sia giustificata da un particolare motivo; o assegnare ad un dipendente o collaboratore, per un prolungato periodo di tempo, compiti o mansioni degradanti o, comunque, corrispondenti ad un inquadramento lavorativo palesemente inferiore. 3.9 Doveri del Personale 2i Rete Gas Il Personale 2i Rete Gas deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni richieste ed è tenuto a segnalare tramite gli appositi canali, qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dalle procedure interne. Il Personale 2i Rete Gas deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l integrità, la riservatezza e la disponibilità. È tenuto a elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta. Il Personale 2i Rete Gas è tenuto ad evitare le situazioni in cui si possano manifestare confitti di interessi e ad astenersi dall avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare confitto di interessi le seguenti situazioni: svolgere una funzione di vertice (per es. Consigliere, Direttore Generale, Direttore di funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i familiari; curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso fornitori; accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con il Gruppo 2i Rete Gas. Nel caso in cui si manifesti anche solo l apparenza di un confitto di interessi il Personale 2i Rete Gas è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa la funzione di audit interno di 2i Rete Gas, che ne valuta caso per caso l effettiva presenza. Il collaboratore è tenuto, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso in cui queste possano apparire in confitto di interessi con il Gruppo 2i Rete Gas. Il Personale 2i Rete Gas è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni appartenente al 1415 Personale 2i Rete Gas deve: utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati; evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l interesse dell azienda. Il Personale 2i Rete Gas è responsabile della protezione delle risorse affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per il Gruppo 2i Rete Gas. Il Gruppo 2i Rete Gas si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, ecc.). Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, il Personale 2i Rete Gas è tenuto a: adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici; non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all immagine aziendale; e non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi e/o, in ogni caso, non strettamente connessi e funzionali alla propria attività lavorativa Alcool e sostanze stupefacenti E fatto divieto al Personale 2i Rete Gas di trovarsi sotto l effetto di sostanze alcoliche, stupefacenti o di analogo effetto nel corso della propria attività lavorativa. Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a favorire le azioni sociali previste in tale ambito dai contratti di lavoro. E fatto divieto di: detenere, consumare, offrire o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti o di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e/o nei luoghi di lavoro; fumare nei luoghi di lavoro. Il Gruppo 2i Rete Gas favorisce, ove logisticamente possibile, la creazione di eventuali zone riservate ai fumatori e allo stesso tempo conferma il proprio impegno nella salvaguardia della salubrità dei posti di lavoro. 1516 CAPITOLO 4 Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti 4.1 Rapporti, contratti e comunicazioni con i clienti Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti. I contratti e le comunicazioni con i clienti del Gruppo 2i Rete Gas (ivi inclusi i messaggi pubblicitari) sono: chiari, semplici, intellegibili formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dai relativi interlocutori (ad esempio evitando che le comunicazioni siano comprensibili solo agli esperti, illustrando in modo chiaro ogni costo); conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette (quali ad esempio l inserimento di pratiche o clausole vessatorie); completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente; disponibili sul sito internet aziendale. Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti senza avvalersi di eccessive pressioni e sollecitazioni, e impegnandosi a non utilizzare strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri. Infine, è cura del Gruppo 2i Rete Gas comunicare in maniera tempestiva ogni informazione relativa a: eventuali modifiche al contratto; eventuali variazioni delle condizioni economiche e tecniche di erogazione del servizio e/o vendita dei prodotti; esiti di verifiche compiute nel rispetto degli standard richiesti dalle Autorità di controllo. 4.2 Stile di comportamento del Personale 2i Rete Gas Lo stile di comportamento del Personale 2i Rete Gas nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi/prodotti offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualità percepita dalla clientela finale. 4.3 Coinvolgimento della clientela Il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a dare sempre riscontro ai suggerimenti e ai reclami da parte dei clienti e delle associazioni a loro tutela avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi (ad esempio, servizi di call center, indirizzi di posta elettronica). È cura del Gruppo 2i Rete Gas informare i clienti del ricevimento delle loro comunicazioni e dei tempi necessari per le risposte che, comunque, dovranno essere brevi. Nei limiti del possibile, il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a consultare le associazioni a tutela dei consumatori per i progetti che abbiano un impatto rilevante sulla clientela. 1617 CAPITOLO 5 Criteri di condotta nelle relazioni con i fornitori 5.1 Scelta del fornitore Fermo restando l indiscusso valore dei rapporti professionali che il Gruppo 2i Rete Gas ha sviluppato e mantenuto nel tempo con i propri fornitori, i processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per il Gruppo 2i Rete Gas, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell ottica di un indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione. In particolare, fatta eccezione per casi di comprovata urgenza, il Personale 2i Rete Gas addetto a tali processi è tenuto a: non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e trasparenti; e assicurare ad ogni gara una concorrenza sufficiente con un numero adeguato di imprese. Per alcune categorie merceologiche, 2i Rete Gas dispone di un albo fornitori i cui criteri di qualificazione non costituiscono barriera di accesso. Per 2i Rete Gas sono requisiti di riferimento: la disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, ecc.; l esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui le specifiche 2i Rete Gas lo prevedano, di sistemi di qualità aziendali adeguati (ad esempio ISO 9000), nonché il rispetto della normativa in materia di sicurezza sul lavoro; nel caso in cui la fornitura comprenda know-how o diritti di terzi, l ottenimento da parte del fornitore di una quota significativa di valore aggiunto. In ogni caso, nell ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività per il Gruppo 2i Rete Gas, adotta comportamenti non in linea con i principi generali del presente codice, il Gruppo 2i Rete Gas è legittimato a prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione. 5.2 Integrità e indipendenza nei rapporti All interno del Gruppo 2i Rete Gas le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio. I medesimi principi si applicano anche ai soggetti con i quali vengono sottoscritti contratti di consulenza. La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza. Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo: non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più vantaggioso; 1718 di norma, sono evitati i progetti vincolanti di lungo periodo con contratti a breve termine che necessitano di continui rinnovi con revisione dei prezzi, oppure contratti di consulenza senza un adeguato trasferimento di know-how, ecc.; particolare attenzione dovrà essere dedicata alla stipula e gestione di contratti il cui importo stimato sia particolarmente rilevante rispetto al volumi di affari del fornitore. Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, è favorita la rotazione periodica delle persone preposte agli acquisti e sono inoltre predisposte: la separazione dei ruoli tra l unità richiedente la fornitura e l unità stipulante il contratto; un adeguata possibilità di ricostruire delle scelte adottate; la conservazione delle informazioni nonché dei documenti ufficiali di gara e contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti e richiamati nelle procedure interne di acquisto. Infine per garantire trasparenza nei rapporti 2i Rete Gas predispone un sistema di monitoraggio degli assetti proprietari dei propri fornitori. 5.3 Tutela degli aspetti etici nelle commesse Nella prospettiva di conformare l attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a richiedere, per particolari commesse, requisiti di tipo sociale (ad esempio la presenza di un sistema di gestione ambientale) ed il rispetto della normativa in materia di sicurezza. Conformemente a quanto previsto nel Modello 231 2i Rete Gas, le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano meccanismi sanzionatori, tesi anche ad evitare reati che possano comportare responsabilità amministrativa a carico di 2i Rete Gas e delle Società del Gruppo 2i Rete Gas. A tal fine, nei singoli contratti sono predisposte apposite clausole. In particolare, nei contratti con i fornitori di paesi a rischio, definiti tali da organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono: l adesione da parte del fornitore a specifici obblighi sociali (ad esempio, misure che garantiscono ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile); e la possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le sedi operative dell impresa fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti. 1819 CAPITOLO 6 Criteri di condotta nelle relazioni con autorità pubbliche 6.1 Rapporti con l Autorità per l Energia Elettrica e il Gas 2i Rete Gas opera in un mercato regolamentato e, attraverso la preziosa opera del Personale 2i Rete Gas, coopera attivamente con l Autorità per l Energia Elettrica e il Gas (l Autorità di Settore ), non solo quando tale cooperazione venga richiesta dall Autorità di Settore stessa, bensì tenendo un atteggiamento propositivo e mettendo a disposizione il proprio know-how e la propria esperienza in un mercato complesso come quello della distribuzione del gas, al fine di contribuire al disegno di un sistema di regole e di mercato chiaro ed efficiente. Il Personale 2i Rete Gas è tenuto ad avere nei rapporti con l Autorità di Settore, comportamenti caratterizzati da trasparenza, correttezza e tracciabilità. Tali rapporti sono esclusivamente riservati alle funzioni e posizioni competenti, i cui ruoli, poteri e responsabilità sono definiti nelle relative procedure aziendali. 6.2 Antitrust e organi regolatori 2i Rete Gas dà piena e scrupolosa osservanza alle regole antitrust e alle Authority regolatrici del mercato. 2i Rete Gas fornisce le linee guida in materia di politica della concorrenza a tutte le Società del Gruppo 2i Rete Gas e fornisce il necessario supporto al management. 2i Rete Gas non nega, nasconde, manipola o ritarda alcuna informazione richiesta dall Autorità di Settore, dall Autorità Garante per la Concorrenza e il Mercato e da qualsiasi altro organo di regolazione, impegnandosi a collaborare attivamente nel corso delle procedure istruttorie. Per garantire la massima trasparenza, 2i Rete Gas si impegna a non trovarsi con dipendenti di qualsiasi autorità pubblica e loro familiari in situazioni di confitto di interessi. 6.3 Regali, omaggi e benefici Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile al Gruppo 2i Rete Gas. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, revisori, consiglieri di 2i Rete Gas e delle Società del Gruppo 2i Rete Gas, sindaci o a loro familiari, che possa influenzare l indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio. Tale norma inderogabile concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli ricevuti. Si precisa poi che per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, promessa di un offerta di lavoro, ecc.). In ogni caso, il Gruppo 2i Rete Gas si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici se noti delle aziende o degli enti con cui ha rapporti. Gli omaggi di 2i Rete Gas e delle Società del Gruppo 2i Rete Gas si caratterizzano perché volti a promuovere la brand image del Gruppo 2i Rete Gas. I regali offerti salvo quelli di modico valore devono essere gestiti e autorizzati secondo le procedure aziendali e devono essere adeguatamente documentati. Il Personale 2i Rete Gas che riceva omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie 1920 consentite, è tenuto a darne comunicazione al proprio immediato superiore e questi alla funzione di audit interno di 2i Rete Gas, che ne valuta l appropriatezza e l eventuale necessità di restituzione. 6.4 Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni Il Gruppo 2i Rete Gas non finanzia partiti né in Italia né all estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano come fine esclusivo la propaganda politica. Il Gruppo 2i Rete Gas si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (e.g., tramite concessione di strutture 2i Rete Gas, accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti di consulenza ecc.). Il Gruppo 2i Rete Gas non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un confitto di interessi (e.g., associazioni ambientaliste o a tutela dei consumatori), restando tuttavia inteso che valuta la possibilità di cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per specifici progetti in base ai seguenti criteri: la finalità principale o sostanziale del progetto è riconducibile alla missione del Gruppo 2i Rete Gas; la destinazione delle risorse è chiara e documentabile; è stata ottenuta una espressa autorizzazione da parte delle funzioni preposte alla gestione di tali rapporti nell ambito del Gruppo 2i Rete Gas. Ogni rapporto con le istituzioni di Stato o internazionali è riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a valutare le implicazioni dell attività legislativa e amministrativa nei confronti del Gruppo 2i Rete Gas, a rispondere a richieste informali e ad atti di sindacato ispettivo (e.g., interrogazioni, interpellanze, ecc.), o comunque a rendere nota la posizione su temi rilevanti per 2i Rete Gas. A tal fine, il Gruppo 2i Rete Gas si impegna a: instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali a livello internazionale, comunitario e territoriale; rappresentare gli interessi e le posizioni delle Società controllate in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva. Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti, i contatti con gli interlocutori istituzionali avvengono esclusivamente tramite referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dal vertice di 2i Rete Gas. 2i Rete Gas adotta specifici modelli organizzativi per la prevenzione dei reati nei confronti della pubblica amministrazione. 20 Vedere altro
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