Source: http://intranet.fsv.cuni.cz/FSVINT-2705.html
Timestamp: 2017-05-26 00:01:26+00:00

Document:
Intranet fakulty sociálních věd - Opatření děkana č. 6/2016	Přehled vnitřních předpisů, opatření a pokynů děkana a tajemnice fakulty. Dlouhodobé záměry a výroční zprávy. Vnitřní předpisy
Název: Organizace pracovních cest na FSV UK
Účinnost: 25. 1. 2016
V Praze dne 18. 1. 2016 PhDr. Jakub Končelík, Ph.D. děkan fakulty
V souladu s ustanovení zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění se vydává toto opatření, které stanovuje pravidla a postupy pro realizaci pracovních cest a nárokování cestovních náhrad zaměstnanců FSV UK v Praze. Článek 1 Základní pojmy
Článek 2 Vyplňování cestovních příkazů Podpis vysílané osoby. Cestovní příkaz na předepsaném formuláři musí být vyplněn a podepsán vysílanou osobou. Podpisy odpovědných pracovníků. Cestovní příkaz musí být dále podepsán:
disponentem finančních zdrojů nadřízeným zaměstnance vysílaného na pracovní cestu; v případě zaměstnanců jednotlivých institutů se nadřízeným rozumí ředitel příslušného institutu
Podpis nadřízeného a disponenta finančních zdrojů vyřizuje sám zaměstnanec před odevzdáním cestovního příkazu. Podpis zaměstnance oddělení vědy, tajemníka a děkana vyřizuje REO.
způsob dopravy (letadlo, vlak, autobus, vlastní osobní automobil); pokud se pracovní cesta uskuteční osobním autem zaměstnance, je nutné vyplnit řádně přílohy k cestovnímu příkazu; zaměstnanec do cestovního příkazu musí uvést všechny použité dopravní prostředky v rámci pracovní cesty (včetně např. taxi, MHD),
Schválení pracovní cesty. Pracovní cesta bude vyúčtována a proplacena pouze tehdy, byla-li v okamžiku odjezdu řádně schválena. Po schválení cesty nemůže zaměstnanec podmínky uvedené v cestovní příkazu měnit či upravovat. Pakliže nastala změna skutečnosti oproti podmínkám uvedeným v cestovním příkaze, je zaměstnanec povinen tuto skutečnost zaměstnavateli oznámit (viz. čl. 3).
Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty. Pracovní cesta může být přerušena z důvodu na straně zaměstnance (např. dovolená zaměstnance v zahraničí) pouze po předchozí dohodě se zaměstnavatelem zastoupeným nadřízeným pracovníkem dle čl. 2 odst. 2. Před cestou je nutné vymezit přerušení pracovní cesty na cestovním příkaze datem, časem a místem. Při přerušení pracovní cesty před výkonem práce náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Jiné náhrady (stravné, ubytování a další) zaměstnanci nepříslušejí. Obdobně se postupuje při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce.
Finanční krytí. Na každém cestovním příkazu se dále uvádí číslo účetního střediska - finanční zdroj, ze kterého budou vzniklé náklady hrazeny. Pokud bude cesta hrazena z účelových prostředků fakulty (grant, apod.), cestovní příkaz musí být doplněn vyjádřením osoby, která je oprávněna se jmenovanými prostředky nakládat (u grantů hlavní řešitel). Ohledně hrazení cest v rámci programu ERASMUS+ se vyjadřuje fakultní koordinátor. Pokud se bude cesta hradit z provozních prostředků institutu či součásti, vyjadřuje se k finančnímu krytí vedoucí pracoviště. Jestliže zaměstnanec nenárokuje povinnou náhradu (tj. za stravné, ubytování, jízdné), je dále nutné vysvětlit, jakým způsobem budou cestovní výdaje hrazeny. Úhrada z vlastních prostředků zaměstnance není přípustná. Na náhradu stravného je nutné určit zdroj financování i v případě, že jsou zaměstnanci během pracovní cesty bezplatně poskytnuta všechna jídla, tzn. jídla mající charakter snídaně, oběda nebo večeře, neboť pro krácení stravného je zákonem určena horní hranice tak, aby zaměstnanci zbyly finanční prostředky na občerstvení.
Použití taxi. Použití taxi je možné v nočních hodinách (z bezpečnostních důvodů) a dále v případě převážení nadměrného zavazadla.
Záloha na zahraniční pracovní cestu. Fakulta poskytne zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, a to na základě vyplněného tiskopisu Žádost o zálohu na pracovní cestu do zahraničí, který zaměstnanec podává REO současně s cestovním příkazem. Má-li být poskytnuta záloha, cestovní příkaz musí zaměstnanec odevzdat REO minimálně 5 pracovních dnů před odjezdem na pracovní cestu. Neuskuteční-li se pracovní cesta, musí být záloha ihned vrácena (nejpozději do dvou pracovních dnů ode dne, kdy se zaměstnanec dozví, že se pracovní cesta neuskuteční). Nevrátí-li zaměstnanec zálohu, bude mu sražena ze mzdy při nejbližší výplatě. Změna skutečností rozhodná pro výši cestovní náhrady. Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady. Například o tom, že je nutno pro splnění pracovního úkolu pracovní cestu prodloužit (nebo zkrátit) nebo že nemůže použít určený dopravní prostředek. Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný prostředek.
potvrzení o absolvování školení řidičů,
Veškeré doklady nutné k použití osobního vozu stačí předat REO při prvním vyslání na pracovní cestu, kdy využije soukromý osobní automobil, a následně zaměstnance REO informovat pouze o změnách v dokladech. Veškeré doklady k použití soukromého vozidla budou archivovány u REO. Náhrada. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele soukromé silniční motorové vozidlo, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.Zaměstnanci bude poskytnuta náhrada jízdních výdajů ve výši součtu základní náhrady za každý 1 km jízdy a náhrady výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu pouze v případě, že jej o použití soukromého osobního vozidla na pracovní cestu požádá jeho nadřízený (vedoucí pracoviště) a tuto žádost schválí svým podpisem tajemník fakulty. Pro tuto žádost se použije formulář Žádost zaměstnavatele o použití soukromého silničního motorového vozidla na pracovní cestu.
Školení řidičů. V souladu se zákoníkem práce č. 262/2006 Sb., § 103 odst. 2 a § 349 odst. 1, je nutné, aby každý zaměstnanec, který používá k pracovním cestám soukromé motorové vozidlo, absolvoval školení řidičů. V rámci tohoto školení musí zaměstnanec složit zkoušku z předpisů o bezpečnosti a z pravidel silničního provozu. Doba platnosti zkoušky je pro účely pracovních cest na FSV UK 6 let. O této zkoušce je vydáno školitelem potvrzení, jehož kopie je přílohou každého cestovního příkazu. Bez tohoto potvrzení nesmí pracovník soukromé vozidlo ke služební cestě použít.
U vyúčtování, u kterých jsou podklady převzaty podatelnou UK FSV nejpozději desátý pracovní den po návratu (nepočítá se den příjezdu), děkanát zaručuje jeho řádné zpracování do patnácti pracovních dnů od okamžiku, kdy budou podklady kompletní. Zaměstnanec předkládá REO písemné doklady (vždy originály) k vyúčtování pracovní cesty včetně vyplněného formuláře pro vyúčtování pracovní cesty a závěrečné zprávy, vše na předepsaném formuláři (k dispozici na webových stránkách fakulty, sekce formuláře). Při použití soukromého osobního automobilu zaměstnanec po návratu předkládá také „Přehled o době jízdy a čerpání bezpečnostních přestávek“. Vyúčtování potvrdí svým podpisem zaměstnanec, nadřízený pracovník, který rozhodl o konání pracovní cesty a disponent finančních zdrojů. Vypracované vyúčtování podepisuje referent REO, vedoucí ekonomického oddělení a tajemník fakulty. O výsledku vyúčtování je zaměstnanec informován referentem REO.
Náhrady při použití osobního vozidla. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele soukromé silniční motorové vozidlo, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč.
Průměrné ceny pohonných hmot jsou stanoveny vyhláškou MPSV pro rok 2016 následovně:
29,70 Kč / 1 litr
33,00 Kč / 1 litr
29,50 Kč / 1 litr
Náhrada prokázaných výdajů za ubytování. Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
Náhrada nutných vedlejších výdajů. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Jedná se např. o konferenční poplatky, cestovní zdravotní pojištění, vystavení víza, dálniční poplatky, parkování či garážování vozidla (bylo-li zaměstnavatelem použití osobního silničního motorového vozidla před nástupem na pracovní cestu povoleno), poplatky za úschovu zavazadel, zhotovení kopií dokumentů apod. Všechny výdaje musí být doloženy účtenkou. Tuzemské stravné. Sazby stravného při tuzemských pracovních cestách zaměstnanců v roce 2016 jsou stanoveny vyhláškou MPSV a pro zaměstnance FSV jsou stanoveny takto:
pracovní cesta v trvání 5 - 12 hodin 70,- Kč
106,- Kč pracovní cesta delší než 18 hodin
Zahraniční stravné. Vyúčtování stravného se řídí zákoníkem práce a souvisejícími předpisy. Dle § 163 zákoníku práce odst. 7 je zakázáno rozšiřovat důvody pro neposkytnutí stravného stanovené v odstavcích 5 a 6 zákona. Nárok na zahraniční stravné vzniká konkrétní hodinou překročení české hranice a zaniká konkrétní hodinou opětovného překročení české hranice při návratu (u letecké dopravy konkrétní hodinou odletu a přistání). Zaměstnanci bude poskytnuto stravné za každý kalendářní den, v němž pobýval v zahraničí, a to dle níže uvedených účetních pravidel.
Základní sazby stravného při zahraničních pracovních cestách zaměstnanců pro rok 2016 jsou stanoveny vyhláškou Ministerstva financí. Přehled základních sazeb stravného pro jednotlivé země naleznete zde: http://www.mfcr.cz/cs/legislativa/legislativni-dokumenty/2015/vyhlaska-c-309-2015-sb-23173.
Zrušené předpisy. Tímto opatřením se ruší Opatření děkana č. 3/2015 Organizace tuzemských a zahraničních pracovních cest.
PhDr. Natálie Švarcová PhD.

References: zákona č. 262
 čl. 3
 čl. 2
 § 103
 § 349
 § 163