Source: https://www.jusmeum.de/gesetz/zdpersav
Timestamp: 2020-01-21 10:20:25+00:00

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Auf Grund des § 36 Abs. 8 des Zivildienstgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. September 1994 (BGBl. I S. 2811), der durch Artikel 29 der Verordnung vom 21. September 1997 (BGBl. I S. 2390) geändert worden ist, verordnet das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend:
Diese Verordnung gilt für die Personalakten
der Zivildienstpflichtigen und
der Wehrpflichtigen, der Berufssoldatinnen und Berufssoldaten, der Soldatinnen und Soldaten auf Zeit sowie der Reservistinnen und der Reservisten, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, sobald dieser Antrag beim Bundesamt für den Zivildienst (Bundesamt) eingegangen ist.
§ 2 Grundakte, Teilakten, Nebenakten
§ 3 Tauglichkeitsakte
(1) Die Tauglichkeitsakte dient der personenbezogenen Dokumentation ärztlicher Unterlagen, die die Tauglichkeit des Zivildienstpflichtigen betreffen.
(2) Die Tauglichkeitsakte ist als Teilakte getrennt von den übrigen Personalunterlagen zu führen. Während der Ableistung des Zivildienstes wird die Tauglichkeitsakte beim Ärztlichen Dienst des Bundesamtes geführt.
(3) Einsicht nehmen dürfen nur die Ärzte und Ärztinnen sowie das sonstige Personal des Ärztlichen Dienstes und des für die Heilfürsorge zuständigen Referats sowie der fachaufsichtlich vorgesetzte Arzt oder die fachaufsichtlich vorgesetzte Ärztin. Wird die Tauglichkeitsakte in einem Rechtsstreit beigezogen, darf auch das für die Durchführung des Rechtsstreits zuständige Personal Einsicht nehmen.
§ 4 Sachakten
(1) Als Sachakten gehören nicht zu der Personalakte
die im Zusammenhang mit der Gewährung der Heilfürsorge entstehende Akte einschließlich der im Falle einer Zivildienstbeschädigung oder einer Unfallerkrankung anfallenden Unterlagen (§ 35 des Zivildienstgesetzes),
Prozessakten auf Grund von Gerichtsverfahren, soweit es sich nicht um Gerichtsverfahren wegen der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer handelt,
die im Verfahren über die Unabkömmlichstellung (§ 16 des Zivildienstgesetzes) beim Ausschuss für Unabkömmlichstellung entstehenden Unterlagen.
(2) Sachakten nach Absatz 1 Nr. 1 und 2 sind von der zuständigen Organisationseinheit des Bundesamtes zu führen.
§ 5 Weitergabe der Personalakte
(1) Für die Rückgabe der Personalakte gilt § 12 Abs. 2 bis 4 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes.
(2) Für Zwecke der Kostenfestsetzung in einem Verwaltungsgerichtsverfahren, an dem eine Wehrersatzbehörde beteiligt ist, ist die Personalakte kurzfristig an die Wehrersatzbehörde zurückzugeben, sofern eine Auskunft nicht ausreicht. Die Personalakte ist an die Wehrersatzbehörde zurückzugeben, wenn festgestellt wird, dass der Musterungsbescheid noch nicht unanfechtbar ist.
(3) Liegt ein Antrag auf Versorgung nach den §§ 47 bis 48 des Zivildienstgesetzes vor, übersendet das Bundesamt, sofern der Antragsteller einwilligt, dem zuständigen Versorgungsamt eine Ablichtung der Tauglichkeitsakte und der für das Verfahren erforderlichen Teile der Heilfürsorgeakte.
§ 6 Aufbewahrung der Personalakte
§ 7 Aufbewahrungsfristen; Vernichtung der Personalakte
§ 8 Ersetzung der Urschrift
(1) Personenbezogene Daten dürfen nur für Zwecke der Durchführung des Zivildienstgesetzes und des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes sowie zur Einleitung oder Durchführung von Verfahren zum Widerruf der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
(2) Bei erstmaliger Speicherung personenbezogener Daten ist die oder der Betroffene von der Art der gespeicherten Daten zu benachrichtigen. Dies geschieht durch Übersendung eines Merkblattes durch das zuständige Kreiswehrersatzamt bei Erteilung der Nachricht über die Abgabe der Antragsunterlagen an das Bundesamt oder durch Aushändigung des Merkblattes durch das Bundesamt nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer.
(3) Das Bundesamt übersendet Zivildienstpflichtigen und sonstigen Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, auf Antrag eine Zusammenstellung der zu ihrer Person gespeicherten Daten.
§ 10 Zugriff auf gespeicherte personenbezogene Daten
(1) Das Personal des Bundesamtes darf nur auf die gespeicherten personenbezogenen Daten Zugriff haben, die zur Erledigung seiner Aufgaben erforderlich sind.
(2) Das Personal der Verwaltungsstellen darf nur auf die bei den Verwaltungsstellen zur Unterstützung der Wahrnehmung der Verwaltungsaufgaben gespeicherten personenbezogenen Daten Zugriff haben, die zur Erledigung seiner Aufgaben erforderlich sind.
(3) Die erforderlichen Kontrollmaßnahmen richten sich nach der Anlage zu § 9 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes.
§ 11 Übermittlung personenbezogener Daten durch das Bundesamt
(1) Für die Löschung automatisiert verarbeiteter personenbezogener Daten von Zivildienstpflichtigen und sonstigen Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, gelten dieselben Fristen wie für die Vernichtung der entsprechenden Akten.
(2) Vor der Löschung ist eine Überführung von nicht personenbezogenen Teildaten in eine Statistikdatenbank zulässig.
(3) Für die Löschung der bei Verwaltungsstellen und Zivildienstgruppen gespeicherten personenbezogenen Daten gelten die gleichen Fristen wie für die Vernichtung der Nebenakten.
(4) Die im Zusammenhang mit der Durchführung von Einführungsdiensten von den Zivildienstschulen gespeicherten personenbezogenen Daten sind spätestens sechs Monate nach Lehrgangsende zu löschen. Die Aufbewahrungsfristen der zahlungsbegründenden Unterlagen für die abgerechneten Einführungslehrgänge bleiben hiervon unberührt. Die im Zusammenhang mit der Durchführung von staatsbürgerlichen Bildungsveranstaltungen gespeicherten personenbezogenen Daten der Teilnehmer sind spätestens ein Jahr nach der letzten Anmeldung zu löschen.
(1) Zivildienstpflichtige und sonstige Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, können auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Zivildienstverhältnis und nach der Entscheidung über den Antrag Einsicht in ihre vollständige Personalakte verlangen. Ihren Bevollmächtigten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend.
(2) Die Akteneinsicht kann im Bundesamt, in dem zum Wohnort der oder des Einsicht Verlangenden nächstgelegenen Kreiswehrersatzamt oder in einer Zivildienstgruppe erfolgen. Eine Versendung an die oder den Einsicht Verlangenden erfolgt nicht. Einer bevollmächtigten Rechtsanwältin oder einem bevollmächtigten Rechtsanwalt kann die Akte zugesandt werden. Eine Versendung von Akten ins Ausland ist nicht zulässig.
(3) Die Fertigung von Kopien oder Abschriften durch den Antragsteller ist zulässig, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.
(1) Auskünfte an Dritte über personenbezogene Daten von Zivildienstpflichtigen und sonstigen Personen, die einen Antrag nach § 2 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes gestellt haben, dürfen nur erteilt werden, wenn
eine besondere gesetzliche Regelung dies erlaubt,
der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen von Dritten dies erfordert,
die Durchführung eines Verfahrens zur Rücknahme oder zum Widerruf der Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer oder
die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Allgemeinwohls dies erfordert.
(2) Die Betroffenen sind außer im Falle des § 36 Abs. 3 Satz 8 des Zivildienstgesetzes über den Inhalt und den Empfänger oder die Empfängerin der Auskunft schriftlich zu informieren.
§ 15 Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht
Personenbezogene medizinische Daten, die im Rahmen der Gewährung der Heilfürsorge oder anlässlich von Nach-, Einstellungs-, Dienstfähigkeits- und Entlassungsuntersuchungen festgestellt werden, dürfen von den medizinischen Einrichtungen, behandelnden oder mit der Erstellung von Gutachten beauftragten Ärzten und Ärztinnen dem Ärztlichen Dienst und dem für die Gewährung der Heilfürsorge zuständigen Personal des Bundesamtes offenbart werden, soweit dies insbesondere zur Beurteilung der Verwendungs- und Dienstfähigkeit des Zivildienstpflichtigen oder zur Abrechnung der Kosten erforderlich ist.
Stand: Geändert durch Art. 1 V v. 7.11.2003 I 2261
2002, 4025: BGBl I

References: § 36
 § 2

§ 2

§ 3

§ 4

§ 5
 § 12

§ 6

§ 7

§ 8
 § 2

§ 10
 § 9

§ 11
 § 2
 § 2
 § 2
 § 36

§ 15
 Art. 1