Source: http://www.asc-csa.gc.ca/fra/publications/rv-0405-0102.asp
Timestamp: 2015-05-27 19:55:28+00:00

Document:
Programme de subventions et contributions à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies spatiales - Agence spatiale canadienne
Programme de subventions et contributions à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies spatiales
Projet # 04/05 01-02
préparé parla Direction - Vérification, évaluation et examen Mars 2005
1.5 Description du programme de S&C
2.0 Direction des communications et des affaires publiques
2.1 Contributions pour la sensibilisation des jeunes à l'espace
2.2 Subventions à l'appui de la sensibilisation à l'espace et de l'éducation
2.3 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
2.4 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
3.0 Direction générale, technologies spatiales
3.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études supérieures et aux bourses
de recherches post-doctorales
3.2 Programme d'appui aux partenariats de recherches ASC / CRSNG
3.3 GEOIDE
- Réseaux de Centres d'Excellence (RCE)
3.4 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
3.5 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
4.0 Direction générale, sciences spatiales
4.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études supérieures et aux bourses
4.2 Appui de l'ASC aux chaires de recherches industrielles du CRSNG
4.3 Programme de mise en valeur des sciences spatiales
4.4 Programme d'appui à des conférences spatiales scientifiques et techniques
4.5 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
4.6 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
5.0 Bureau des astronautes canadiens (BAC)
5.1 Stages en médecine aérospatiale
5.2 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
5.3 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
6.0 Direction des relations extérieures
6.1 Appui de l'ASC à l'université internationale de l'espace
6.2 Programme d'appui à des conférences spatiales scientifiques et techniques
6.3 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
6.4 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
7.0 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF)
8.0 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)
9.0 Politique sur la vérification des comptes de l'ASC
Annexe B - Dépenses de S&C par direction
Annexe C - Plan d'action de la gestion
L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les systèmes, les procédures et les ressources en place, dans tous les aspects de la gestion du programme de subventions et contributions (S&C) à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies spatiales sont efficaces, efficients et économiques.
Le programme de S&C approuvé par le Conseil du Trésor (CT) est composé de 11 éléments. Diverses directions et directions générales sont responsables de la livraison du programme, d'où l'importance de conserver des liens entre les différents intervenants à l'ASC via le Comité de coordination du programme de S&C.
Notre vérification a révélé que la majorité des secteurs conserve des dossiers administratifs permettant d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
D'autre part, des secteurs devraient accorder une attention particulière à la tenue de leurs dossiers administratifs.
Voici les principales recommandations que l'on devrait retenir de cette vérification de la gestion du programme :
S'assurer du respect des modalités de paiement stipulées dans les ententes de subventions et contributions pour les différents éléments du programme. (rapports, factures, etc...).
Effectuer la vérification des comptes conformément à la politique en la matière.
S'assurer de procéder à la vérification de l'admissibilité des bénéficiaires, normalement, avant d'effectuer un paiement, en corroborant l'information du formulaire de demande avec les documents justificatifs requis.
S'assurer d'utiliser les critères d'évaluation tels qu'approuvés par le CT lors de l'évaluation des demandes de subventions et contributions.
Revoir périodiquement les risques identifiés dans le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF). De plus, s'assurer que les mesures d'atténuation associées à ces risques sont toujours pertinentes.
Mettre en place un système de collecte de données afin de mesurer la performance du programme de façon régulière, analyser les résultats obtenus à savoir s'ils correspondent à ceux attendus selon le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) et ajuster le cadre de gestion relatif à la livraison du programme en conséquence.
De plus, dans un contexte où l'accent est mis sur les résultats, la dernière recommandation est d'autant plus importante qu'elle constitue la seule façon dont dispose l'ASC de rendre compte du bien fondé d'un programme, à savoir si celui-ci sert bien l'intérêt public, et ce, spécialement lorsque vient le temps de demander le renouvellement d'un programme au CT ou lors d'une revue de programme effectuée par le gouvernement fédéral.
Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du SCT et aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.
Ce projet de vérification s'inscrit dans le cadre du plan de vérification de 2004-2005 qui a été approuvé par le Comité de vérification. L'inclusion de cette vérification au plan annuel est conforme au CVAR / RBAF annexé à la soumission au CT. Le CVAR mentionne qu'une vérification du programme, tant pour le volet subventions que pour le volet contributions, de même qu'un examen du plan de gestion des risques seront effectués au cours de la deuxième année du programme.
L'objectif de ce projet de vérification consiste à évaluer dans quelle mesure les systèmes, les procédures et les ressources en place, dans tous les aspects de la gestion du programme, sont efficaces, efficients et économiques.
Le projet de vérification a porté sur les dépenses encourues dans le cadre du programme au cours de l'exercice financier 2004-2005. Advenant le cas où des dépenses n'avaient pas encore été encourues relativement à certains éléments du programme en 2004-2005, nous avons examiné celles effectuées en 2003-2004 pour ces éléments.
Cette mission de vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification prescrites à la Politique de vérification interne du SCT ainsi qu'aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI) qui exigent notamment de fixer des objectifs de vérification appuyés par des critères de vérification.
une phase d'exécution une phase de rapport et de divulgation des résultats
Le programme de S&C composé de 10 éléments de programme a été approuvé par le CT le 24 septembre 2002 et demeurera en vigueur jusqu'en 2007-2008. Des subventions d'une valeur maximale de 3 millions de dollars et des contributions d'une valeur maximale de 2 millions de dollars par exercice seront attribuées dans le cadre du programme.
Une modification au Programme de S&C a été approuvée par le CT le 31 août 2004. Cette modification a permis l'ajout d'un nouvel élément au programme soit le Programme de subventions à l'appui de la sensibilisation à l'espace et à l'éducation.
La Programme de S&C à l'appui de la sensibilisation, de la recherche et de la formation en sciences et technologies (S&T) spatiales est livré par le biais de plusieurs directions, soit :
La Direction générale, technologies spatiales
La Direction générale, sciences spatiales
La Direction des communications et des affaires publiques
Le Bureau des astronautes canadiens et,
La Direction des relations extérieures.
L'annexe B fait état de la valeur des subventions et contributions octroyées au cours de l'exercice 2003-2004 ainsi que de celles budgétées pour l'exercice 2004-2005.
Au cours de la période vérifiée, la Direction des communications et des affaires publiques a octroyé des contributions dans le cadre du Programme de contributions pour la sensibilisation des jeunes à l'espace. Cet élément du Programme de S&C soutient des projets, des initiatives et des événements qui sont conçus pour atteindre les jeunes canadiens de tout le pays afin de les sensibiliser aux activités spatiales en leur offrant des occasions formelles et informelles de se renseigner sur les sciences et les technologies spatiales au Canada. Cet élément a également pour but de favoriser leur participation à des activités scientifiques et technologiques en les exposant au contenu du Programme spatial canadien.
Des subventions dans le cadre d'un nouvel élément du Programme de S&C approuvé par le CT le 31 août 2004 ont également été octroyées cette année. Les objectifs de cet élément du Programme de S&C sont les mêmes que ceux des contributions à l'exception que celui-ci s'adresse aux élèves et aux enseignants, comparativement au programme de contributions qui s'adresse aux organismes à but non lucratif ou aux établissements d'enseignement.
Notre vérification a révélé qu'une attention particulière devrait être accordée aux dossiers administratifs conservés par bénéficiaire afin d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
En effet, nous avons noté que des améliorations pourraient être apportées aux éléments suivants du cadre de gestion du programme en place :
La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer :
que les contributions sont versées en tenant compte de l'atteinte des objectifs de rendement énoncés dans l'accord concernant une contribution ou à titre de remboursement des coûts admissibles engagés ou des dépenses effectuées par un bénéficiaire ;
qu'un bénéficiaire s'est conformé aux conditions d'un accord concernant une contribution et a droit à ce paiement avant que le ministère effectue un paiement dans le cadre de l'entente.
Notre examen de quelques dossiers les plus récents a révélé que les ententes de contributions rédigées contenaient bien une clause relative à la procédure de demande de paiement qui se lisait ainsi :
Le Ministre verse la contribution à l'égard des coûts admissibles encourus sur la base de demandes détaillées, lesquelles sont :
Certifiées par un dirigeant dûment autorisé du bénéficiaire; et,
Accompagnées de précisions sur tous les coûts inclus et présentés en fonction des grands éléments énumérés à l'Annexe A.
Pour ce qui est de la demande de paiement au moment du rapport final, la clause pertinente stipule que :
Dans un délai de trente jours civils après la date d'achèvement, le bénéficiaire présente au Ministre un rapport final sur le projet, accompagné :
D'un état financier final pour le projet ;
D'un relevé détaillé de tous les coûts admissibles encourus et payés dans l'exécution du projet ;
De l'attestation par un dirigeant dûment autorisé du bénéficiaire que les coûts admissibles indiqués dans le relevé détaillé
Ont été encourus et payés ; et,
Se rapportent au projet tel que décrit à l'annexe A ;
D'un chèque à l'ordre du Receveur général du Canada en remboursement de toute somme payée d'avance par le Ministre et excédant la somme à laquelle le bénéficiaire a droit aux termes de la présente entente;
Sur approbation du rapport final, le Ministre verse au bénéficiaire le solde de la contribution. Le Ministre n'est pas tenu de verser le solde si le rapport final ou un document d'accompagnement est présenté plus de trente jours civils après la date d'achèvement et que le retard n'est pas justifié d'une manière jugée satisfaisante par le Ministre.
Lors de notre examen des dossiers, nous avons noté que :
De façon générale, les états financiers du projet accompagnaient la réclamation finale, cependant les dépenses qui y étaient identifiées n'étaient pas toujours les mêmes que celles apparaissant à la demande originale et qui avaient été considérées comme admissibles.
Des listes détaillées de toutes les dépenses admissibles encourues n'étaient pas présentes dans tous les dossiers. Dans ces cas, il n'était donc pas possible de faire un lien entre les coûts admissibles autorisés par catégorie de dépense et les coûts réclamés.
Des attestations par un dirigeant dûment autorisé à l'effet que les coûts ont été encourus et payés et qu'ils se rapportent au projet tel que décrit à l'annexe A n'étaient pas présentes dans quelques dossiers et lorsqu'elles l'étaient, celles-ci n'étaient pas conforme à l'entente.
Le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert, mentionne que :
conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), aucun paiement n'est fait à moins qu'une personne détenant des pouvoirs délégués satisfaisants n'atteste que le bénéficiaire est admissible au paiement ou y a droit. Dans le cas des subventions, l'agent autorisant le paiement aux termes de l'article 34 doit être convaincu que le bon montant est attribué à la bonne personne.
Dans le cas des contributions, l'agent autorisant le paiement doit être convaincu que le remboursement demandé par le destinataire est fondé sur des dépenses admissibles ou des coûts qui ont été réellement acquittés conformément aux conditions d'un accord valide. Pour s'assurer directement que tel est le cas, l'agent devrait examiner les pièces justificatives de la demande de remboursement. (Aucune disposition de la Politique sur les paiements de transfert n'empêche l'agent de projet de demander des preuves documentaires à l'appui d'une demande de remboursement telles que des reçus, des feuilles de paie et des chèques traités par la banque).
L'acceptation de dépenses est une question de crédibilité et de preuve. En règle générale, quand les coûts rencontrent l'essai d'admissibilité décrit ci-dessus et que l'officier est satisfait qu'ils ont été en réalité encourus pour des activités indiquées dans l'accord, on permet le remboursement. Des méthodes d'échantillonnage statistique basées sur une approche de gestion du risque peuvent être employées pour la vérification des demandes de remboursement. L'étendue de la vérification devrait être basée sur des critères comme le profil de risque des destinataires, l'expérience du personnel administrant le programme, la sensibilité ou la matérialité des demandes de remboursement.
Une fois la demande de paiement (intérimaire ou finale) reçue, nous avons noté que le responsable de la gestion du programme effectuait une vérification des dépenses et/ou des chèques de la façon suivante :
En ce qui concerne la vérification des dépenses, à savoir si celles-ci avaient été payées, seule la copie recto des chèques avait été obtenue et l'examen que nous avons fait de cette copie indiquait que les chèques n'avaient pas encore été encaissés puisqu'aucun codage additionnel estampillé par la banque n'apparaissait sur le recto des chèques.
Pour ce qui est de la justification des dépenses, tel que mentionné ci-haut, la vérification des pièces justificatives devrait se faire sur une base d'échantillonnage. Or, l'examen des dossiers a révélé que la plupart du temps, des preuves à l'appui de toutes les dépenses étaient demandées, que ces dépenses soient de 5 $ ou 15 000 $. Il en résulte dans certains cas une multitude de pièces justificatives au dossier. La photocopie de tous ces documents (par le bénéficiaire) et l'examen qui s'en suit par le responsable du dossier à l'ASC consomme beaucoup de temps de part et d'autre. L'utilisation d'une méthode de vérification par échantillonnage, en sélectionnant par exemple les montants les plus élevés ou encore ceux qui nécessitent une attention particulière dû à leur nature permettrait de réduire le temps consacré à la vérification des réclamations, tout en conservant l'assurance que la demande de paiement est justifiée.
La Politique sur les paiements de transfert du SCT, traitant de la gestion de la trésorerie et de paiements anticipés sur les contributions stipule que :
Les paiements de transfert ne doivent pas être versés aux bénéficiaires avant que le besoin ne se manifeste;
Les paiements doivent concorder avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie
Les ministères doivent tenir compte des principes prudents de gestion de trésorerie lorsqu'ils décident d'octroyer le paiement anticipé d'une contribution, c'est-à-dire que le montant de chaque paiement anticipé doit être limité aux besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions mensuelles d'encaisse du bénéficiaire; et,
Lorsque des versements et des paiements anticipés sont nécessaires pour répondre aux objectifs du programme, les ministères doivent être guidés par les dispositions de l'Annexe B de la Politique sur les paiements de transfert afin de ne pas excéder la fréquence de paiement d'avance admissible.
Notre examen des dossiers a révélé que des paiements anticipés ont été versés dans quelques cas. Or, dans les dossiers administratifs, outre une demande écrite de la part du bénéficiaire justifiant les raisons de la demande de paiement anticipé, il n'y a pas de documents telles des prévisions mensuelles d'encaissements et de décaissements supportant les besoins de trésorerie immédiats. De plus, dans certains cas, l'ASC n'était pas la seule entité à contribuer au projet.
Selon le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert, il incombe au requérant de faire la preuve ouvertement que les paiements anticipés sont essentiels à l'exécution de l'accord. Pour ce faire, il produit habituellement une prévision détaillée des flux de trésorerie pour la durée de l'accord.
Afin de se conformer à la politique du SCT mentionnée ci-haut, des documents faisant état des besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions mensuelles d'encaisse du bénéficiaire ainsi qu'une analyse sommaire de ceux-ci devraient être inclus dans les dossiers administratifs des bénéficiaires.
La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer que les critères d'évaluation prédéterminés dans le cas des demandes dans des catégories de subventions et pour des contributions sont rendus publiques et appliqués de façon uniforme.
Lors de notre vérification, nous avons noté que les critères d'évaluation tels qu'énoncés dans les termes et conditions de cet élément du programme de S&C avaient été rendus publiques puisqu'ils sont disponibles en tout temps sur le site internet de l'ASC. D'un autre côté, l'un des critères devant être évalué, soit la « transférabilité du projet à d'autres organismes à but non lucratif ou établissements d'enseignement qui offrent des possibilités d'apprentissage formel ou informel » ne fait pas partie des critères évalués selon la grille d'évaluation officielle.
S'assurer du respect des modalités stipulées dans les ententes de contribution ayant trait aux documents à soumettre dans le cas de demandes de paiement.
Instaurer l'utilisation d'une méthode de vérification par échantillonnage pour ce qui est de la vérification des réclamations et s'assurer de faire la vérification de l'encaissement des chèques comme il se doit.
Lorsque des paiements anticipés sont faits, s'assurer de conserver au dossier non seulement le justificatif qualitatif mais également des documents faisant état des besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions mensuelles d'encaisse du bénéficiaire pour toute la durée de l'accord ainsi qu'une analyse sommaire de ceux-ci.
Ajouter le critère relatif à la « transférabilité du projet à d'autres organismes à but non lucratif ou établissements d'enseignement qui offrent des possibilités d'apprentissage formel ou informel » à la grille d'évaluation des projets.
Au cours de l'exercice, des subventions ont été octroyées à des étudiants et des enseignants afin de défrayer les coûts associés à une conférence qui a eu lieu à Vancouver en octobre 2004. Notre vérification a révélé qu'une attention particulière devrait être accordée aux dossiers administratifs conservés par bénéficiaire afin d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
Vérification de l'admissibilité des bénéficiaires
La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer que la vérification des critères constants d'admissibilité et de qualification d'un bénéficiaire d'une subvention est effectuée, et ce, normalement avant d'effectuer un paiement, y compris un versement. Toutefois, le fait qu'une subvention ne soit pas soumise à une vérification n'empêche pas d'effectuer une vérification après le paiement.
Notre vérification a révélé que la vérification de l'admissibilité du bénéficiaire, à savoir si l'élève était inscrit dans un établissement d'enseignement exploité au Canada, le cas échéant, n'était pas effectuée en corroborant l'information apparaissant sur le formulaire de demande à des documents justificatifs, tel une confirmation d'inscription à un établissement d'enseignement ou un relevé de note de l'élève. Le seul fait que l'élève ait coché la case appropriée sur le formulaire n'est pas suffisant pour les fins de vérification de l'admissibilité du bénéficiaire.
De plus, notre examen des 41 dossiers de subventions octroyées dans le cadre de cette conférence a révélé que 3 élèves bénéficiaires n'étudiaient pas au Canada. En effet, l'un d'eux étudiait en Alsace et deux aux États-Unis. Ces trois bénéficiaires n'étaient donc pas admissibles au programme. Une vérification en bonne et due forme de l'admissibilité des bénéficiaires aurait permis de déceler cet état de fait tôt dans le processus d'examen de la demande d'aide.
Base de paiement et moment du versement
Les termes et conditions de cet élément du programme de S&C stipulent que la subvention sera fondée sur les besoins en trésorerie associés à la participation à l'événement approuvé et sera payée au bénéficiaire avant l'événement.
Dans le cas présent, le versement des 41 subventions octroyées dans le cadre de cette conférence a été fait en novembre, soit après l'événement, ce qui contrevient à l'énoncé des termes et conditions ci-haut.
Si, suite à une analyse de la demande, l'on considère qu'il y a un réel besoin de trésorerie pour inciter le bénéficiaire à participer à l'événement, il serait essentiel d'effectuer le paiement avant l'événement.
Cet élément du programme de S&C vise à subventionner la participation des élèves ou des enseignants à des événements à vocation éducative. Pour ce faire, il est énoncé ce qui suit quant aux coûts admissibles dans les T&C du programme :
Les coûts admissibles seront établis avec précision pour chaque proposition et couvriront les dépenses associées à la participation à un événement :
Les coûts de transport vers le lieu où se tient l'événement;
Les coûts d'hébergement pour la durée de la participation à l'événement;
L'allocation de repas (établie selon les règles du gouvernement) pour la durée de la participation à l'événement.
Les frais d'inscription et les dépenses associées à l'acquisition ou à l'élaboration de matériel en vue de l'événement.
Notre examen des montants de subventions octroyés aux bénéficiaires dans le cadre de la conférence à Vancouver a révélé que, pour des bénéficiaires provenant d'une même province, par exemple l'Ontario, les subventions variaient de 695 $ à 1600 $.
Un examen plus en détail des coûts admissibles approuvés a révélé que les allocations pour repas variaient largement d'un bénéficiaire à l'autre, tout dépendant du montant demandé. Ceux-qui demandaient moins recevaient moins alors que ceux qui demandaient plus, à condition que la demande n'excèdait pas le taux de l'allocation pour repas du Conseil du Trésor (CT), recevaient plus. Il semble donc y avoir des iniquités entre les bénéficiaires provenant d'une même région.
Il en est de même pour ce qui est des frais d'hôtel, en effet, certains se sont vus octroyer des coûts admissibles pour une occupation simple et d'autres pour une occupation double. Le prix varie en conséquence, soit du simple (300 $) au double (600 $).
Afin de s'assurer de traiter tous les bénéficiaires équitablement et également éviter de prendre beaucoup de temps pour procéder à l'analyse des coûts admissibles de chacune des demandes, il aurait été plus aisé d'établir un montant forfaitaire de subvention pour les candidats tout dépendant de leur province de résidence. Ainsi, tous les candidats résidants dans une même province se serait vu octroyer la même subvention.
Cette façon de faire aurait permis au gestionnaire du programme de procéder à l'évaluation des coûts admissibles de façon globale pour 3 ou 4 régions du pays d'où provenaient les candidats et non de faire une analyse indépendante des coûts admissibles pour chacune des 41 demandes d'aide.
S'assurer d'effectuer le paiement des subventions tel que mentionné dans les termes et conditions de cet élément du programme, soit, avant la tenue de l'événement.
Revoir la façon d'évaluer les demandes d'aide afin d'optimiser le temps consacré à l'examen des coûts admissibles et d'être équitable.
Voir section 7.0 du présent rapport.
Voir section 8.0 du présent rapport.
Au cours de l'année, la Direction générale technologies spatiales a octroyé des suppléments de bourses d'études supérieures et de recherches de concert avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), tel que le prévoit l'annexe 1 du programme de S&C. Ces bourses ont pour objectif entre autres, de favoriser la recherche de pointe en sciences et technologies spatiales et d'encourager les étudiants aux cycles supérieurs et les chercheurs-boursiers au post-doctorat à poursuivre leurs travaux de recherches dans les installations de l'ASC et/ou d'organismes associés.
Cette année, l'Agence, en partenariat avec le CRSNG a également octroyé des subventions dans le cadre du programme d'appui aux partenariats de recherches. Ce programme a pour objectif de favoriser la recherche de pointe en sciences et technologies spatiales qui intéresse grandement l'industrie et ayant un potentiel d'application élevé, en encourageant la collaboration en matière de recherche et développement (R&D) entre les entreprises aérospatiales et les universités.
De plus, tel que prévu à l'entente de trois ans se terminant au 31 mars 2005, un troisième versement d'une subvention de 100 000 $ par année a été fait à GEOIDE dans le cadre du programme de Réseaux de centres d'excellence (RCE). Ce programme faisait partie des programmes venant à échéance au 31 mars 2005.
3.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études supérieures et aux bourses de recherches post-doctorales
De façon générale, nous avons observé que les dossiers administratifs conservés par bénéficiaire permettaient d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
Par ailleurs, nous avons noté que des améliorations pourraient être apportées aux éléments suivants du cadre de gestion du programme en place :
Notre vérification a révélé que la vérification de l'admissibilité du bénéficiaire, à savoir s'il était citoyen canadien ou résident permanent du Canada au moment de présenter sa demande de suppléments n'était pas effectuée en corroborant l'information apparaissant sur le formulaire de demande à un document justificatif, tel le numéro d'assurance sociale (NAS). Le seul fait que l'élève ait coché la case appropriée sur le formulaire n'est pas suffisant pour les fins de vérification de l'admissibilité du bénéficiaire et, de ce fait, contrevient à la Politique sur les paiements de transfert du SCT ainsi qu'aux T&C du programme.
La gestionnaire du programme nous a mentionné que le NAS était demandé pour le paiement afin satisfaire à des exigences de la comptabilité centrale et non pour les fins de vérification de l'admissibilité du candidat. Elle nous a cependant assuré qu'à l'avenir, le NAS serait demandé avant de procéder au paiement et que la vérification de l'admissibilité se ferait à ce moment-là.
Par ailleurs, lors de la vérification de l'admissibilité du candidat à l'aide du NAS, la gestionnaire du programme devra s'assurer que le NAS ne débute pas par le chiffre 9 car, selon l'information obtenue de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), les NAS débutants par le chiffre 9 sont octroyés à des gens qui ne sont ni citoyen canadien ni résident permanent.
L'article 9 de l'Annexe 1 de la décision du CT mentionne que l'ASC communiquera avec le CRSNG afin de confirmer le versement de suppléments pour une deuxième année. Il en est de même pour le premier versement.
La gestionnaire du programme nous a mentionné que le CRSNG n'était pas avisé lorsque des paiements de suppléments étaient versés aux étudiants mais qu'effectivement, une confirmation devrait être envoyée au CRSNG de façon à les tenir au courant puisqu'il s'agit d'un programme conjoint et du même coup, pour être en conformité avec les termes et conditions du programme.
Direction générale technologies spatiales
S'assurer de procéder à la vérification de l'admissibilité des bénéficiaires, normalement avant d'effectuer un paiement, en corroborant l'information du formulaire de demande avec les documents justificatifs requis.
S'assurer de communiquer avec le CRSNG afin de confirmer le versement de suppléments.
Suite à notre examen de l'un des deux dossiers pour lesquels des dépenses ont été effectuées cette année, nous avons observé que le dossier administratif conservé permettait d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
Depuis plusieurs années déjà, l'ASC verse une montant annuel de 100 000 $ à GEOIDE dans le cadre du programme des Réseaux de centres d'excellence(RCE), ce programme fait partie des programmes de S&C de l'ASC qui viendront à échéance le 31 mars 2005.
L'ASC a renouvelé son entente avec GEOIDE pour une période de trois ans qui se terminera le 31 mars 2005. Le dernier paiement relatif à cette entente de subvention a eu lieu en janvier 2005.
Notre vérification de ce programme a consisté entre autres à déterminer si la gestion avais mis en place les recommandations faites dans le rapport de vérification daté de mars 2002 et pour lesquelles le suivi effectué en mars 2004 avait révélé que la gestion n'avait toujours pas mis en place les recommandations proposées.
Les principales recommandations pour lesquelles aucune action n'avait été prise étaient les suivantes :
Conserver, dans un dossier administratif, la documentation concernant les budgets et l'avancement des projets financés.
S'assurer que la structure des coûts des projets financés respecte celle approuvée par le CT.
Notre vérification a révélé que le paiement de 100 000 $ effectué en janvier 2005 n'était pas supporté par des documents justificatifs. En effet, le paiement a été fait sur présentation d'une facture non accompagnée des documents suivants requis selon l'entente :
Un rapport d'activités décrivant de façon succincte les activités de recherche subventionnées;
Un plan de travail couvrant la mise en œuvre des activités de recherche;
Un budget décrivant les coûts admissibles prévus pour l'exercice financier à venir; et,
Un rapport sur les progrès accomplis au cours de l'exercice financier précédent.
De plus, la subvention a été versée en un seul versement en janvier 2005 alors que l'entente stipulait que la réclamation initiale correspondant à 50 % de la subvention serait soumise au plus tard 30 jours après le début de l'exercice financier et que le solde serait versé dans les trente jours de l'acceptation par le Ministre d'une mise à jour des coûts admissibles présentée par le bénéficiaire.
Notre vérification a révélé qu'en fait, aucun coût admissible n'avait été présenté avec la demande de paiement initiale, et, conséquemment, aucune mise à jour des coûts admissibles n'avait été présentée par le bénéficiaire ultérieurement.
D'un autre côté, le gestionnaire du programme nous a soumis un document intitulé
« Documentation sur les projets de recherche GEOIDE » préparé par la firme Sinetix Inc. en novembre 2004. Ce document se veut un document de support au paiement de 100 000 $ effectué au cours de l'année fiscale 2003-2004.
Nous avons examiné le document en question et avons soumis plusieurs questions et commentaires au gestionnaire du programme mais ces questions sont demeurées sans réponse.
S'assurer de conserver au dossier administratif les pièces justificatives requises selon l'entente de subvention.
Au cours de l'année, la Direction générale sciences spatiales a octroyé des subventions dans le cadre de plusieurs éléments du programme de S&C :
Des suppléments de bourses d'études supérieures et de recherches ont été octroyés de concert avec le CRSNG. Ces bourses ont pour objectif entre autres, de favoriser la recherche de pointe en sciences et technologies spatiales et d'encourager les étudiants aux cycles supérieurs et les chercheurs-boursiers au post-doctorat à poursuivre leurs travaux de recherches dans les installations de l'ASC et/ou d'organismes associés.
Des sommes ont été versées à des universités dans le cadre de l'élément « Appui aux chaires industrielles » du programme de S&C, lequel a pour objectif d'aider les universités à miser sur leurs forces actuelles pour atteindre la masse critique nécessaire à l'exécution de recherches de grande envergure dans les domaines des sciences et du génie qui présentent un intérêt pour l'industrie et le Programme spatial canadien.
Des sommes ont également été versées à des universités dans le cadre du programme de mise en valeur des sciences spatiales, lequel a pour objectif de maximiser les retombées scientifiques au Canada, grâce au financement de projets et d'activités liés aux sciences spatiales dans des domaines comme les études initiales sur les instruments, l'analyse de données et les autres études universitaires dans les disciplines spatiales.
De plus, cette année, pour une première fois, des subventions ont été octroyées à des universités dans le cadre du programme d'appui à des conférences spatiales. Ces subventions ont pour objectif de favoriser la diffusion des connaissances scientifiques et des technologies spatiales entre les divers intervenants du secteur, auprès d'auditoires spécialisés, et/ou de tribunes influentes dans d'autres sphères d'activités au moyen d'événements, de séminaires et d'ateliers.
4.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études supérieures et aux bourses de recherches post-doctorales
Notre vérification a révélé que la vérification de l'admissibilité du bénéficiaire, à savoir s'il était citoyen canadien ou résident permanent du Canada au moment de présenter sa demande de suppléments n'était pas effectuée en corroborant l'information apparaissant sur le formulaire de demande à un document justificatif, tel le numéro d'assurance sociale (NAS). Le seul fait que l'élève ait coché la case appropriée sur le formulaire n'est pas suffisant pour les fins de vérification de l'admissibilité du bénéficiaire tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT ainsi que selon l'Annexe 1 des T&C du programme de S&C.
Le gestionnaire du programme nous a mentionné que le NAS était demandé pour le paiement afin de satisfaire à des exigences de la comptabilité centrale. Il nous a cependant assuré qu'à l'avenir, le NAS serait demandé avant de procéder au paiement et que la vérification de l'admissibilité se ferait à ce moment-là.
Par ailleurs, lors de la vérification de l'admissibilité du candidat à l'aide du NAS, le gestionnaire du programme devra s'assurer que le NAS ne débute pas par le chiffre 9 car, selon l'information obtenue de RHDCC, les NAS débutants par le chiffre 9 sont octroyés à des gens qui ne sont ni citoyen canadien ni résident permanent.
Le gestionnaire du programme nous a mentionné que le CRSNG n'était pas avisé lorsque des paiements de suppléments étaient versés aux étudiants. Une confirmation devrait être envoyée au CRSNG de façon à les tenir au courant puisqu'il s'agit d'un programme conjoint et du même coup, cela permettrait d'être en conformité avec les termes et conditions du programme.
Direction générale sciences spatiales
Lors du processus de sélection et d'approbation des récipiendaires des chaires industrielles, il est fait mention dans les T&C du programme que la recommandation ainsi que le rapport formulé par le comité du CRSNG devraient être soumis à l'ASC pour fins d'examen avant de procéder à l'approbation d'une nouvelle subvention.
Ces documents n'étaient pas au dossier.
De plus, toujours selon les T&C, suite à l'examen d'une demande, l'ASC devrait aviser le CRSNG de la décision rendue, à savoir si le projet a été retenu et le montant de la subvention qui sera octroyé.
Aucune information à cet effet n'apparaissait dans le dossier.
S'assurer de consigner au dossier administratif du bénéficiaire la recommandation ainsi que le rapport formulé par le comité du CRSNG et faire part au CRSNG des décisions rendues par l'ASC suite à l'analyse des demandes et consigner cette information dans le dossier administratif.
Lors du processus de paiement des sommes versées dans le cadre de cet élément du programme, il est fait mention dans les T&C du programme que le gestionnaire du programme et le conseiller scientifique établiront le progrès réalisé vers l'atteinte des objectifs fixés dans la soumission originale à partir des critères d'évaluation des T&C. On y mentionne également que chaque récipiendaire sera avisé par écrit du résultat de l'évaluation annuelle.
Notre vérification a révélé qu'en fait, le récipiendaire n'était pas avisé par écrit du résultat de l'évaluation annuelle. Le gestionnaire du programme nous a mentionné que selon lui, si le paiement était effectué, implicitement, cela veut dire que l'évaluation a été positive.
Enfin, l'évaluation des progrès réalisé vers l'atteinte des objectifs fixés n'est pas faite en tenant compte des T&C du programme comme mentionné ci-haut.
Afin de se conformer aux termes et conditions approuvés du programme :
S'assurer de consigner au dossier administratif du bénéficiaire une copie du document qui a été acheminé au bénéficiaire lui confirmant le résultat de l'évaluation annuelle.
Procéder à une évaluation annuelle de l'avancement du projet en fonction des objectifs fixés dans la soumission originale et ce, à partir des critères d'évaluation énoncés dans les termes et conditions du programme.
Notre examen des cinq demandes approuvées en 2004-2005 a révélé que les demandes de subventions soumises ne contenaient pas les lettres d'appui des autorités compétentes des organisations de parrainage tel que requis selon les T&C du programme. En fait, sur le formulaire d'analyse utilisé afin de s'assurer du respect des critères d'éligibilité, la case mentionnant que les lettres de support des organisations de parrainage ont été examinées est cochée mais les lettres ne sont pas au dossier administratif.
Notre vérification a révélé que lors de l'évaluation des demandes, le critère « pertinence des ressources financières allouées à l'événement » n'avait pas été examiné puisqu'il ne faisait pas partie du formulaire standard utilisé pour l'évaluation des demandes. Or, ce critère fait partie de ceux devant être évalué selon les T&C du programme.
Dans plusieurs cas examinés, l'ASC, suite à son évaluation des demandes a décidé d'octroyer une subvention moindre que le montant demandé initialement sans se soucier de savoir quel organisation allait financer le montant non subventionné par l'ASC. Une analyse financière plus en profondeur devrait être effectuée afin de déterminer si le bénéficiaire a la capacité financière de mener à terme le projet.
Nous avons également noté que dans la plupart des cas examinés, la liste de contrôle utilisée pour la vérification des critères d'éligibilité n'était ni datée ni signée.
Notre examen des cinq dossiers a révélé que deux d'entre eux contenaient des coûts n'apparaissant pas dans la liste des coûts admissibles tels qu'énoncés dans les T&C du programme.
En effet, les frais d'administration, de même que les frais d'inscription à la conférence ainsi que les dépenses reliées à l'hébergement des visiteurs ne font pas partie des coûts admissibles. Les coûts admissibles relatifs aux frais de voyage sont ceux des conférenciers invités et non ceux des visiteurs.
Direction générale, sciences spatiales
S'assurer de conserver au dossier administratif les lettres d'appui des autorités compétentes des organisations de parrainage soumises avec la demande de subvention.
Lors de l'évaluation des demandes, s'assurer d'évaluer la pertinence des ressources financières allouées à l'événement.
Lors de l'évaluation des demandes, porter une attention particulière aux dépenses soumises afin de s'assurer qu'elles fassent partie des coûts admissibles énoncés dans les T&C du programme.
Voir section 7.0 du présent rapport
Voir section 8.0 du présent rapport
Au cours de l'année, le Bureau des astronautes canadiens a octroyé quatre bourses de 6 000 $ chacune dans le cadre du programme de subvention de stages en médecine aérospatiale.
L'ASC et la NASA ont convenu d'offrir aux étudiants et résidents canadiens en médecine une formation en médecine aérospatiale au Johnson « Space Center Aerospace Medicine Clerkship Program » et au « Kennedy Space Center Biomedical Office ».
L'objectif de cet élément du programme de S&C est de fournir des occasions de formation aux étudiants et résidents en médecine dans le domaine des travaux cliniques, opérationnels et de recherches associés à la médecine spatiale, particulièrement ceux liés aux programmes de la navette spatiale et de la Station spatiale internationale.
Le principal résultat attendu de ce programme est de créer un bassin de médecins canadiens possédant des connaissances spécialisées dans diverses disciplines de la médecine spatiale.
Par ailleurs, nous avons noté que quelques améliorations pourraient être apportées aux éléments suivants du cadre de gestion du programme en place :
Notre vérification a révélé que la vérification de l'admissibilité du bénéficiaire, à savoir s'il était citoyen canadien ou résident permanent du Canada au moment de présenter sa demande de subvention n'était pas effectuée en corroborant l'information apparaissant sur le formulaire de demande à un document justificatif, tel le NAS. Le seul fait que l'élève ait coché la case appropriée sur le formulaire n'est pas suffisant pour les fins de vérification de l'admissibilité du bénéficiaire tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
Par ailleurs, lors de la vérification de l'admissibilité du candidat à l'aide du NAS, la gestionnaire du programme devra s'assurer que le NAS ne débute pas par le chiffre 9 car, selon l'information obtenue de RHDCC, les NAS débutants par le chiffre 9 sont octroyés à des gens qui ne sont ni citoyen canadien ni résident permanent.
Engagement des fonds
Selon la Politique sur les engagements de l'ASC, pour établir un engagement, une réquisition interne écrite doit être complétée et autorisée par le gestionnaire responsable du budget sous l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Par la suite, les agents financiers ont la responsabilité de procéder à l'engagement. Pour ce faire, il est recommandé d'utiliser le formulaire « Demande interne de biens et services ».
En ce qui concerne l'engagement des fonds d'un montant de 24 000 $ pour les bourses octroyées en 2004-2005, nous avons noté qu'il a été fait par une personne ne détenant pas de délégation financière à cet égard.
S'assurer de procéder à l'engagement des fonds tel que prescrit dans la Politique sur les engagements de l'ASC.
Au cours de l'année, la Direction des relations extérieures a octroyé une subvention de 100 000 $ à la Fondation canadienne pour l'Université internationale de l'espace (FCUIE / CFISU) ainsi qu'une somme de 75 000 $ à l'Université internationale de l'espace (UIE / ISU) dans le cadre de l'élément « Appui de l'ASC à l'Université internationale de l'espace » du programme de S&C.
Cet élément du programme de S&C a pour objectif d'appuyer le fonctionnement annuel de l'UIE et la FCUIE, d'offrir aux jeunes Canadiens la possibilité d'acquérir une formation internationale et multidisciplinaire sur l'espace grâce au Programme d'été de l'ISU, et d'encourager les jeunes Canadiens à entreprendre une carrière dans le secteur spatial.
Un deuxième élément du programme de S&C a été utilisé cette année, en effet, une subvention de 5 000 $ a été versée à un organisme dans le cadre du Programme d'appui à des conférences spatiales scientifiques et techniques.
De façon générale, nous avons observé que les dossiers administratifs conservés permettaient d'assurer une piste de vérification adéquate tel que requis par la Politique sur les paiements de transfert du SCT.
Par ailleurs, nous avons noté que des améliorations pourraient être apportées à l'élément suivant du cadre de gestion du programme en place :
Lors de notre vérification, tel que mentionné à la section du rapport concernant les subventions octroyées dans le cadre de cet élément du programme de S&C par la direction générale, Sciences spatiales, nous avons noté que la grille d'évaluation utilisée ne contenait pas de critère relatif à la pertinence du niveau des ressources financières allouées à l'événement alors que celui-ci fait partie des critères devant être évalués selon les T&C de cet élément du programme de S&C.
De concert avec la direction générale sciences spatiales qui offre également ce type de subventions, il serait important de revoir les critères d'évaluation apparaissant sur le formulaire d'évaluation afin de s'assurer qu'ils sont en conformité avec les T&C approuvés pour cet élément du programme de S&C.
Revoir les critères d'évaluation contenus dans la grille d'évaluation afin de s'assurer qu'ils soient en conformité avec ceux approuvés par le CT.
La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que :
les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant […] aux contributions doivent renfermer un cadre fondé sur les risques servant entre autres à la vérification des bénéficiaires des contributions;
les ministères doivent élaborer un cadre de vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions; et,
la politique du gouvernement consiste à gérer les paiements de transfert en tenant compte des risques, de leur complexité, de l'obligation d'obtenir des résultats et d'utiliser judicieusement les ressources.
Selon le Guide du CVAR, ces exigences sont atteintes par le développement d'un CVAR.
En septembre 2002, le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) qui accompagnait la soumission au CT a été approuvé. Chaque direction se devait à ce moment-là de mettre en œuvre les mesures d'atténuation identifiées afin de palier aux risques s'appliquant aux éléments du programme de S&C qui les touchaient.
De façon générale, nos discussions avec les responsables du programme de S&C des différentes directions ont révélé que, malgré le fait que le plan de gestion des risques n'avait pas été suivi avec une rigueur absolue, dans l'ensemble, plusieurs mesures d'atténuation des risques ont été mises en œuvre durant la conduite du programme.
De concert avec les responsables des différents éléments du programme de S&C, nous avons examiné la mise en œuvre de chacune des mesures d'atténuation identifiées dans le CVAR et il en est ressorti ce qui suit :
Nous sommes satisfaits que la plupart des mesures d'atténuation ont été mises en œuvre. Leur application a permis de réduire à un niveau acceptable les risques identifiés.
Nous sommes satisfaits qu'un bon nombre de mesures d'atténuation ont été mises en œuvre. Leur application a permis de réduire à un niveau acceptable certains des risques identifiés. Par ailleurs, certaines mesures d'atténuation identifiées à la section « Partenariats » devraient être revues à savoir si elles sont toujours pertinentes et, le cas échéant, celles-ci devraient être mises en application. D'un autre côté, si celles-ci ne sont plus jugées pertinentes, elle devraient être modifiées en conséquence.
Nous avons constaté que quelques mesures d'atténuation ont été mises en œuvre. Leur application a permis de réduire à un niveau acceptable certains risques identifiés. Par ailleurs, un bon nombre de mesures demeurent à être mises en œuvre.
Nous sommes satisfait que la plupart des mesures d'atténuation ont été mises en œuvre. Leur application a permis de réduire à un niveau acceptable certains risques identifiés.
Le plan de gestion des risques n'a pas été mis en œuvre.
Mettre en œuvre le CVAR.
Passer en revue régulièrement les risques ainsi que les mesures d'atténuation identifiés dans le CVAR.
S'assurer que toutes les mesures d'atténuation identifiées dans le CVAR sont pertinentes et les modifier au besoin.
La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant […] aux contributions doivent renfermer un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères d'évaluation servant à l'évaluation de l'efficacité des paiements de transfert. De plus, la Politique d'évaluation du SCT mentionne que les gestionnaires ont la responsabilité de surveiller le rendement des politiques, des programmes et des initiatives - de prendre des décisions éclairées et de rendre des comptes.
En septembre 2002, le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) qui accompagnait la soumission au CT a été approuvé. Chaque direction se devait à ce moment-là de mettre en place des systèmes de collecte de données afin de surveiller tout au long du programme les progrès réalisés vers l'atteinte des résultats escomptés (extrants / résultats immédiats / résultats intermédiaires et finals) identifiés dans le CGRR.
Notre examen a révélé que, de façon générale, les attentes fixées dans le RMAF n'ont pas été mesurées.
De plus, nos discussions avec les responsables des différents éléments du programme de S&C ont révélé qu'en général, les attentes à court terme étaient réalistes, pertinentes et aisément mesurables par contre, celles à plus long terme, bien qu'elles soient réalistes et pertinentes, sont plus difficilement mesurables étant donné qu'elles touchent habituellement une plus large population que les bénéficiaires directs.
Plus spécifiquement, notre examen a révélé ce qui suit :
Une base de données sur Oracle a été mise en place afin de permettre la collecte d'information relative aux contributions versées et extraire différents rapports sur les résultats au besoin. Par ailleurs, à ce jour, les subventions ne sont pas incluses dans cette base de données. De plus, même si cette base de données est disponible, elle n'est pas utilisée pour la production de rapports de rendement afin de mesurer les résultats tels qu'ils sont attendus selon le CGRR. Elle est plutôt utilisée dans le but d'extraire des rapports sur les résultats requis en fin d'année.
Aucun système de collecte de données n'a été mis en place afin d'évaluer le rendement. Par ailleurs, pour certaines attentes, l'information requise pour mesurer le rendement est disponible mais non mesurée pour l'instant.
Aucun système de collecte de données n'a été mis en place afin d'évaluer le rendement.
Aucun système de collecte de données n'a été mis en place afin d'évaluer le rendement. Par ailleurs, les responsables nous ont mentionné que pour ce qui est des résultats à court terme, les attentes identifiées pourront aisément être mesurées à l'aide d'un sondage qui serait envoyé aux bénéficiaires. Par contre, pour ce qui est des attentes à plus long terme, elles seront plus difficiles à mesurer puisqu'elles touchent la médecine spatiale canadienne en général. Aucune base de données n'est présentement maintenue à cet effet à l'ASC. Une attention particulière devrait donc être apportée à ces attentes afin de déterminer si elles sont toujours pertinentes et déterminer de quelle façon les résultats pourraient être mesurés.
Aucun système de collecte de données n'a été mis en place afin d'évaluer le rendement. Par ailleurs, le directeur, Relations extérieures nous a mentionné que pour ce qui est des résultats à court terme, les attentes identifiées pourraient aisément être mesurées puisque l'information pour ce faire est soit, déjà dans les dossiers administratifs maintenus ou encore disponible auprès de la FCUIE. Par contre, pour ce qui est des attentes à plus long terme, le directeur nous a mentionné que, par manque de temps et de ressources, aucun système de collecte de données n'a été mis en place.
Mettre en place un système de collecte de données afin de mesurer la performance du programme de façon régulière, analyser les résultats obtenus à savoir s'ils correspondent à ceux attendus selon le CGRR et ajuster le cadre de gestion relatif à la livraison du programme, s'il y a lieu, en conséquence.
Revoir les attentes à plus long terme afin de déterminer si elles sont toujours pertinentes et les modifier si requis.
La politique sur la vérification des comptes de l'ASC a pour objectif de veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l'objet d'une vérification qui soit à la fois rentable et efficace tout en respectant les exigences en matière de contrôle.
En raison de leur nature hautement politique et délicate et de la sensibilité face à l'opinion publique, un niveau de risque « élevé » a été attribué aux subventions et contributions.
Puisque selon cette politique, les opérations qui sont considérées comme des opérations à risque élevé sont exclues des populations échantillonnées et sont examinées intégralement au stade du paiement, les paiements de subventions et contributions devraient donc être vérifiés à 100 %.
Lors du processus de vérification des comptes, les commis des services de la comptabilité ont la responsabilité d'effectuer la vérification selon l'article 33 de la LGFP en appliquant le plan d'échantillonnage, de communiquer les erreurs et les mesures correctives requises pour que le paiement soit conforme aux exigences de l'article 33, d'en assurer le suivi auprès des commis financier des groupes organisationnels et de maintenir des statistiques sur les erreurs relevées.
Afin d'assurer une vérification des comptes adéquate, le processus de vérification devrait inclure un appariement entre la demande de paiement et les documents justificatifs qui accompagnent la demande de paiement (entente de contribution / lettre de subvention). De plus, les ententes soumises devraient également faire l'objet d'une vérification à savoir si les clauses relatives aux conditions de paiement ont été respectées et les livrables reçus, le cas échéant (par ex. : rapport d'avancement).
Il est donc de la responsabilité du service de la comptabilité de mettre en place les procédures nécessaires dans le but d'effectuer cette vérification. Si des documents additionnels doivent être obtenus des commis financiers des groupes organisationnels ou si des vérifications doivent être effectuées dans les dossiers administratifs conservés dans les secteurs, il est du devoir du service de la comptabilité d'effectuer cette vérification. En d'autres termes, lors de la vérification des comptes, le commis au service de la comptabilité doit s'assurer que l'article 34 de la LGFP a été exercé comme il se doit. Le service de la comptabilité devrait également conserver une trace des étapes franchies lors de cette vérification.
Lors de notre vérification des demandes de paiement nous n'avons pas été en mesure de nous assurer qu'une vérification des comptes avait été effectuée conformément à la politique. Selon les commis au service de la comptabilité, la demande de paiement n'était pas systématiquement corroborée avec les pièces justificatives lorsque celles-ci n'accompagnaient pas ladite demande de paiement et, dans tous les cas, le paiement était tout de même effectué.
Nous avons également relevé un cas au sein de la direction générale sciences spatiales où un paiement a été fait par le service de la comptabilité malgré que la signature sous l'article 34 de la LGFP ne figurait pas sur la demande de paiement.
Gestion intégrée - service de la comptabilité
S'assurer de procéder à la vérification des comptes conformément à la politique en la matière.
L'objectif général de ce projet de vérification consiste à évaluer dans quelle mesure les systèmes, les procédures et les ressources en place, dans tous les aspects de la gestion du programme de S&C, sont efficaces, efficients et économiques.
Objectif #1 : S'assurer que les politiques, procédures et mécanismes de contrôle en place permettent d'assurer la conformité des critères d'admissibilité et d'évaluation, du processus d'approbation et des méthodes de paiement avec les conditions de chaque élément du programme. Critère 1.1 : Les procédures en vigueur permettent de s'assurer que les différentes phases de réalisation du programme (promotion, vérification de l'admissibilité, approbation des propositions, vérification des paiements, etc.) sont menées conformément aux conditions des divers éléments du programme.
Critère 1.2 : Des formulaires standards de demandes de participation au programme sont utilisés.
Critère 1.3 : Les demandes soumises au programme sont évaluées conformément aux critères établis dans les conditions.
Critère 1.4 : Les comités d'examen comportent des experts dans les domaines couverts par les critères d'évaluation des divers éléments du programme.
Objectif #2 : S'assurer que le programme est géré avec diligence raisonnable et en conformité avec les lois et politiques pertinentes (notamment les articles 32, 33 et 34 de la LGFP et la Politique sur les paiements de transfert du SCT).
Critère 2.1 : La répartition des responsabilités entre les agents chargés de gérer le programme est adéquate.
Critère 2.2 : Le programme est exécuté conformément aux politiques du SCT en matière de gestion financière et de paiement de transfert.
Critère 2.3 : Le pouvoir d'approbation est délégué uniquement avec les moyens appropriés de contrôle et de répartition des responsabilités.
Critère 2.4 : Les stratégies de recrutement et de formation du personnel en vigueur assurent une diligence raisonnable dans la réalisation du programme et la prestation des services à la clientèle.
Critère 2.5 : Les procédures en place assurent une collaboration efficace entre les différents secteurs de l'ASC pour ce qui est de la réalisation du programme.
Objectif #3 : S'assurer que les ententes de contribution et les lettres de subvention sont en conformité avec les conditions du programme et que les conditions des ententes de contribution sont respectées.
Critère 3.1 : Les ententes de contribution et les lettres de subvention entre l'ASC et les bénéficiaires reflètent correctement les conditions des éléments du programme.
Critère 3.2 : Les pratiques de surveillance opérationnelle et financière sont conformes aux principes de la diligence raisonnable.
Critère 3.3 : Des délais précis sont fixés aux bénéficiaires pour présenter des rapports d'étape, des relevés de dépenses ou d'autres activités de validation.
Critère 3.4 : Les dépenses réclamées sont admissibles en vertu des ententes, ont été payées et sont conformes au niveau de financement autorisé.
Objectif #4 : Obtenir l'assurance que le plan de gestion des risques en place est efficient.
Critère 4.1 : Le processus de gestion des risques permet de faire adéquatement ce qui suit :
repérer les événements ou facteurs externes et internes susceptibles de compromettre la réalisation du programme
mesurer la probabilité qu'un événement se produira
évaluer les conséquences sur le programme si un événement défavorable se produit
déterminer les actions à mettre en œuvre afin de mitiger les risques identifiés
Critère 4.2 : Le processus mis en place pour la surveillance des risques permet aux gestionnaires du programme d'évaluer l'efficacité des plans d'évaluation et de réponse, de reconnaître les changements non prévus et de traiter les nouveaux risques avec les mesures d'intervention appropriées.
Critère 4.3 : Le personnel affecté à la gestion et à l'administration des éléments du programme possède les connaissances et les compétences requises pour traiter les risques.
Objectif #5 : Obtenir l'assurance que le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) en place est efficient.
Critère 5.1 : Un CGRR respectant les politiques du SCT en matière de surveillance et d'évaluation du rendement du programme est en place.
Critère 5.2 : Les indicateurs de mesure de la performance sont pertinents et permettent aux gestionnaires de surveiller les progrès vers l'atteinte des résultats.
Critère 5.3 : Les systèmes de collecte de données en place sont efficients.
Critère 5.4 : Les données réelles sur le rendement des éléments du programme sont utilisées de façon à ajuster la livraison du programme.
au 24 février 2005
- Contributions sensibilisation des jeunes à l'espace (Annexe IX)
- Subventions sensibilisation à l'espace et l'éducation (nouvel élément)
49 973 $
241 267 $
70 461 $
- Réseaux de centres d'excellence
- Programme conjoint ASC / Réseaux de centres d'excellence
- Suppléments aux bourses du CRSNG (Annexe I)
129 988 $
239 933 $
223 266 $
- Appui aux partenariats de recherches ASC / CRSNG (Annexe III)
Total Technologies spatiales
505 788 $
411 733 $
323 266 $
60 433 $
- Chaires de recherches industrielles du CRSNG (Annexe IV)
- Programme de mise en valeur des sciences spatiales (Annexe VII)
301 761 $
- Appui à des conférences spatiales (Annexe VIII)
Total Sciences spatiales
512 194 $
567 943 $
368 642 $
- Stages en médecine aérospatiale (Annexe VI)
Total Bureau des astronautes canadiens
- Appui à l'Université internationale de l'espace (Annexe X)
Total Relations extérieures
1 408 982 $
1 424 943 $
966 369$
Réf. Recommandation
2.1 Contribution. Pour la sensibilisation des jeunes à l'espace
i. S'assurer du respect des modalités stipulées dans les ententes de contribution ayant trait aux documents à soumettre dans le cas de demandes de paiement.
Agent com, sens. espace et apprentissage
Nous avons demandé aux organismes de soumettre des lettres certifiant que les dépenses avaient été encourues et payées et ce, depuis mars/avril 2004. Nous demandons maintenant aux organismes de soumettre les lettres de certification en utilisant les termes exacts tels qu'ils sont indiqués dans les ententes.
Pour les paiements faits à partir du 31 mars 2005
ii. Instaurer l'utilisation d'une méthode de vérification par échantillonnage pour ce qui est de la vérification des réclamations et s'assurer de faire la vérification de l'encaissement des chèques comme il se doit.
Les factures étaient demandées par le passé et ce, en accord avec les avis reçus des experts aux finances de l'ASC. Cette pratique sera remplacée par l'utilisation d'une méthode de sélection de dépenses (factures et/ou chèques) par échantillonnage où les montants seront sélectionnés en fonction de leur nature ou de leur valeur.
iii. Lorsque des paiements anticipés sont faits, s'assurer de conserver au dossier non seulement le justificatif qualitatif mais également des documents faisant état des besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions mensuelles d'encaisse du bénéficiaire pour toute la durée de l'accord ainsi qu'une analyse sommaire de ceux-ci.
Selon les recommandations des services juridiques de l'ASC lors du développement des ententes de contributions standards, une demande écrite de paiement anticipé détaillant les besoins en terme d'avance de fonds selon le déroulement du projet tel que décrit dans l'entente de contribution était demandée. Toutes les demandes à venir de paiements anticipés incluront un budget détaillé justifiant les besoins de fonds immédiats.
Débutera au cours de la prochaine ronde d'octroi de contributions Avril 2005
iv. Ajouter le critère relatif à la « transférabilité du projet à d'autres organismes à but non lucratif ou établissements d'enseignement qui offrent des possibilités d'apprentissage formel ou informel » à la grille d'évaluation des projets.
A été modifié pour les sessions d'évaluation d'avril 2005.
i. S'assurer de procéder à la vérification de l'admissibilité des bénéficiaires, normalement, avant d'effectuer un paiement, en corroborant l'information du formulaire de demande avec les documents justificatifs requis.
Des modifications ont été apportées au formulaire de demande de subvention afin de s'assurer que les personnes qui font une demande rencontrent les critères d'éligibilité approuvés par le CT. Les étudiants et les éducateurs doivent maintenant soumettre une preuve à l'effet qu'ils sont présentement inscrits à une institution académique ou qu'ils y travaillent (pour les éducateurs) afin de corroborer l'information apparaissant sur le formulaire de demande. Cette preuve peut être sous la forme d'une lettre d'un professeur ou d'un employeur, d'un relevé de note ou d'un talon de paye en ce qui concerne les éducateurs.
À partir d'avril 2005
ii. S'assurer d'effectuer le paiement des subventions tel que mentionné dans les termes et conditions de cet élément du programme, soit, avant la tenue de l'événement.
À l'avenir, les subventions seront payées avant la tenue de l'événement, suite à l'approbation de la demande.
iii. Revoir la façon d'évaluer les demandes d'aide afin d'optimiser le temps consacré à l'examen des coûts admissibles et d'être équitable.
Des modifications ont été apportées au formulaire de demande de subventions ainsi qu'au formulaire d'évaluation et ces changements seront reflétés lors de la prochaine série d'évaluation de subventions qui seront octroyées pour un événement à venir. Les personnes qui appliquent n'ont plus à soumettre les coûts détaillés de l'opportunité d'apprentissage à laquelle elles veulent participer. Afin d'obtenir un financement équitable pour supporter un événement particulier, le niveau de financement sera fixé selon les lignes directrices du CT en matière de voyage (hôtel, repas) auquel on ajoutera le coût de la conférence ainsi que les coûts de transport aérien moyen tout dépendant du lieu de provenance et de la destination.
3.0 Direction générale technologies spatiales
3.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études
i. S'assurer de procéder à la vérification de l'admissibilité des bénéficiaires, normalement avant d'effectuer un paiement, en corroborant l'information du formulaire de demande avec les documents justificatifs requis.
Dir. Générale tech. spatiales
Directeur gestion des technologies et applications
Selon la procédure, tous les critères d'amissibilité, sauf la citoyenneté, sont vérifiés avant d'envoyer la lettre d'offre au candidat. La procédure a été modifiée pour que le gestionnaire vérifie que le NAS du récipiendaire ne commence pas par un « 9 », confirmant ainsi que le candidat est bien un citoyen canadien ou un résident permanent, et ceci, avant de recommander le paiement du supplément.
ii. S'assurer de communiquer avec le CRSNG afin de confirmer le versement de suppléments.
Un rapport sur les paiements effectués en 2003 et 2004 sera envoyé à NSERC.
La procédure indique maintenant clairement que le gestionnaire doit informer NSERC lorsque les paiements sont effectués.
3.2 GEOIDE
Une révision du dossier GEOIDE va être faite afin de s'assurer que toutes les pièces justificatives soient incluses dans le dossier. Un rapport final sera soumis en juillet 2005
4.0 Direction générale sciences spatiales
4.1 Suppléments de l'ASC aux bourses d'études
Demander le NAS des candidats qui auront été retenus pour l'octroi d'une bourse et ce, avant de procéder au paiement (une photocopie de la carte d'assurance sociale sera exigée pour effectuer cette vérification).
Nous ajouterons à nos procédures cet élément de communication au CRSNG
4.2 Appui de l'ASC aux chaires de recherches industrielles du CRSNG i. S'assurer de consigner au dossier administratif du bénéficiaire la recommandation ainsi que le rapport formulé par le comité du CRSNG et faire part au CRSNG des décisions rendues par l'ASC suite à l'analyse des demandes et consigner cette information dans le dossier administratif.
1. Nous nous assurerons de demander au CRSNG un exemplaire du rapport du comité d'évaluation et nous le consignerons au dossier du bénéficiaire.
2. Nous consignerons la notification des décisions au CRSNG dans le dossier administratif.
i. S'assurer de consigner au dossier administratif du bénéficiaire une copie du document qui a été acheminé au bénéficiaire lui confirmant le résultat de l'évaluation annuelle.
Nous consignerons la notification au bénéficiaire dans le dossier administratif
ii. Procéder à une évaluation annuelle de l'avancement du projet en fonction des objectifs fixés dans la soumission originale et ce, à partir des critères d'évaluation énoncés dans les termes et conditions du programme.
Le gestionnaire du programme fera une évaluation annuelle de l'avancement du projet selon les critères énoncés dans les termes et conditions du programme avant d'effectuer le paiement
4.4 Programme d'appui à des conférences spatiales
i. S'assurer de conserver au dossier administratif les lettres d'appui des autorités compétentes des organisations de parrainage soumises avec la demande de subvention.
Dorénavant, les lettres d'appui des autorités compétentes des organisations de parrainage seront conservées dans le dossier administratif du bénéficiaire.
ii. Lors de l'évaluation des demandes, s'assurer d'évaluer la pertinence des ressources financières allouées à l'événement.
Dans le cas où nous recommandons l'octroi d'un financement inférieur à celui demandé, nous exigerons de l'appliquant qu'il indique comment il pourra toujours tenir l'événement. Par ailleurs, dans tous les cas, la pertinence des ressources financières allouées à l'événement sera examinée et ce critère d'évaluation sera ajouté à ceux évalués.
iii. Lors de l'évaluation des demandes, porter une attention particulière aux dépenses soumises afin de s'assurer qu'elles font partie des coûts admissibles énoncés dans les T&C du programme.
Nous nous assurerons que les coûts soumis et acceptés soient compatibles avec les coûts admissibles énoncés dans les T&C du programme.
5.0 Bureau des astronautes canadiens
Immédiatement après la sélection des récipiendaires de subventions par le comité de sélection, l'éligibilité du récipiendaire sera vérifiée à l'aide du NAS et autres documents pertinents. Avant de procéder à une annonce publique, le gestionnaire du programme informera le directeur du BAC quant aux noms des candidats sélectionnés respectant les critères d'éligibilité et la façon dont ceux-ci ont été vérifiés.
ii. S'assurer de procéder à l'engagement des fonds tel que prescrit dans la Politique sur les engagements de l'ASC.
L'engagement de la dépense sera effectué en conformité avec la Politique sur les engagements de l'ASC en utilisant un formulaire de réquisition interne de biens et services. La réquisition interne sera signée par la personne responsable du budget (détenant la délégation financière à cet effet).
6.2 Programme d'appui à des conférences spatiales
Gestionnaire politique industrielle
DRE va effectuer une évaluation des besoins d'utilisation de ce programme. Considérant qu'il s'agit d'une première utilisation de ce programme par la Direction en 2004/05, il sera nécessaire d'en évaluer la récurrence.
Si l'utilisation s'avère récurrente, DRE entend rencontrer la direction générale des sciences spatiales (qui utilise plus fréquemment ce programme), afin d'évaluer la possibilité d'utiliser les mêmes critères d'évaluation, en conformité avec les termes et conditions de cet élément du programme selon la soumission de l'ASC au Conseil du Trésor.
i. Mettre en œuvre le CVAR
DRE - Gestionnaire politique industrielle
DRE va mettre sur pied un comité ad-hoc d'au moins deux personnes pour mettre en œuvre le CVAR afin de s'assurer que les risques dus aux facteurs internes soient atténués (ressources humaines, régie du programme, système d'information). Le comité pourra se réunir deux fois par année autant pour la mise en œuvre que la revue des risques.
ii. Passer en revue régulièrement les risques ainsi que les mesures d'atténuation identifiés dans le CVAR.
BAC - Agent de projet
Comm - Agent com, sens. espace et apprentissage
Tech. Spat. Directeur gestion des technologies et applications Sciences spatiales Directeur général
DRE - Gestionnaire politique industrielle À chaque année, suite à la sélection des récipiendaires des subventions, le gestionnaire du programme révisera les risques associés au programme ainsi que les mesures d'atténuation identifiées dans le CVAR et le modifiera au besoin afin de s'assurer que les risques et les mesures d'atténuation sont appropriés.
Continue - annuellement à partir de mai 2005
Nous réviserons les risques associés aux S&C une fois par année, avant le 15 septembre, date limite pour soumettre les propositions.
La direction générale technologies spatiales (TS) révisera annuellement les risques et les mesures d'atténuation.
Nous allons réviser annuellement les risques ainsi que les mesures d'atténuation identifiés dans le CVAR et les modifier, si nécessaire, afin de s'assurer de leur mise en œuvre durant la conduite du programme.
Le comité révisera deux fois par année les risques et les mesures d'atténuation
Les membres du comité participeront aux activités du comité de l'Agence sur les S&C
iii. S'assurer que toutes les mesures d'atténuation identifiées dans le CVAR sont pertinentes et les modifier au besoin.
DRE - Gestionnaire politique industrielle Idem
Nous allons mettre en oeuvre les mesures d'atténuation requises sur une base annuelle, suite à l'examen des risques.
Une mise à jour du CVAR sera effectuée en regard aux éléments de programme offerts par la direction générale technologies spatiales.
Le CVAR sera passé en revue afin de s'assurer que les mesures d'atténuation identifiées sont pertinentes et des modifications seront effectuées au besoin.
i. Mettre en place un système de collecte de données afin de mesurer la performance du programme de façon régulière, analyser les résultats obtenus à savoir s'ils correspondent à ceux attendus selon le CGRR et ajuster le cadre de gestion relatif à la livraison du programme, s'il y a lieu, en conséquence.
Suite au stage en médecine aérospatiale, un sondage sera envoyé aux récipiendaires à tous les ans ou deux ans, pour une période de 5 ans afin de mesurer la performance du programme en rapport avec les résultats prévus identifiés dans le CGRR. Une clause sera ajoutée dans les termes et conditions des lettres d'entente demandant aux récipiendaires d'informer le gestionnaire de programme de changements à leurs coordonnées, entre autres, s'ils ont déménagé ou s'ils ont participé à des activités reliées à la médecine aérospatiale liées aux résultats attendus du programme. Sur une base annuelle, la rétroaction des récipiendaires de même que les sondages seront examinés et le cadre de gestion relié à la livraison du programme sera modifié si requis.
Continue - annuellement à partir de mai 2005 Comm - Agent com, sens. espace et apprentissage
Toutes les demandes de S&C seront entrées dans la base de données ORACLE et des rapports seront générés basé sur les résultats attendus selon le CGRR et ce, en avril de chaque année à partir de la prochaine année fiscale.
Tech. Spat. Directeur gestion des technologies et applications
L'implantation du RMAF fait partie des tâches prévues en 05/06. L'effort investi dans cet exercice devra être en proportion des fonds qui sont alloués pour les différents éléments du programme.
Sciences spatiales - Directeur général
Nous allons mettre en place un système de collecte de données. À chaque année, suite aux résultats de sondages reçus des récipiendaires, nous allons analyser ces réponses en rapport avec les résultats attendus selon le CGRR. Nous ajusterons, si nécessaire, le cadre de gestion relatif à la livraison du programme.
Tel que mentionné lors de la vérification, la collecte de données pour les attentes (résultats immédiats) à court terme n'est pas problématique puisque les documents sont jusqu'à maintenant versés et maintenus dans le dossier. Cependant pour la collecte de données à long terme (résultats intermédiaires et finaux), un comité de deux personnes sera formé pour mettre en place un système de collecte (un tableau sera à développer pour les fins d'enquête).
ii. Revoir les attentes à plus long terme afin de déterminer si elles sont toujours pertinentes et les modifier si requis.
Les attentes à plus long terme ont été revues dans la soumission au CT relatives à des modifications à apporter au programme de S&C faite à l'automne 2004. L'approbation du CT est attendue sous peu.
En attente de la décision du CT
Les objectifs à long terme seront révisés avant la prochaine période de soumission de propositions prévue en septembre 2005 et ce, basé sur les résultats attendus établis de façon réaliste. Si des modifications sont nécessaires, elles seront soumises à la direction Vérification, évaluation et examen pour approbation avant d'être soumises au CT.
Une revue des attentes à long terme sera faite afin de déterminer si elles sont toujours pertinentes et s'il est possible de mettre un système de collecte de données en place pour un coût raisonnable.
Les objectifs à long terme seront revus afin de déterminer s'ils sont toujours pertinents et reflètent bien les objectifs du programme. Si des modifications sont requises, celles-ci seront acheminées à la direction Vérification, évaluation et examen pour avis et conseils.
Un comité de deux personnes sera formé pour revoir les attentes à long terme.
Gest. compt. red. compt. & pol
Les procédures de vérification seront précisées dans la politique sur la vérification des comptes pour obtenir les pièces justificatives, pour assurer une vérification des clauses relatives aux conditions de paiement et pour que soient documentées les différentes étapes de vérification. L'annexe A sera revue pour ré-évaluer les catégories d'opérations et les risques qui y sont rattachés en fonction de la nature des programmes et du montant des versements.

References: l'article 34
 l'article 34

L'article 9
 l'article 32
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 34