Source: http://hochschulball.de/datenschutzerklaerung/
Timestamp: 2018-11-21 16:19:43+00:00

Document:
Datenschutz – Bochumer Hochschulball
Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen, deshalb haben wir hier alle Informationen zum Datenschutz beim Hochschulball für Sie zusammengestellt. Wir informieren Sie über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über die Ihnen zustehenden Datenschutzrechte.
Bild-/ Tonaufnahmen beim Hochschulball
Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Kartenkauf
Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Website hochschulball.de
Beim Bochumer Hochschulball werden Bild- und Tonaufnahmen (Foto- und Videoaufnahmen, sowie ggf. Interviews mit reinen Tonaufnahmen) erstellt, sowohl durch anwesende Pressefotografen als auch durch einen oder mehrere von uns beauftragte Eventfotografen und ein von uns beauftragtes Fotostudio, um dieses Event und die Teilnahme einzelner Personen zu dokumentieren.
Fotos der Pressefotografen und Interviews von Journalisten werden gemäß Presserecht in den Medien (z. B. Tagespresse) veröffentlicht, wir stellen der örtlichen Presse auch ggf. weitere uns vorliegende Fotos zu journalistischen Zwecken zur Verfügung.
Wir erstellen eine Online-Fotogalerie der Fotos unseres Eventfotografen Volker Wiciok, dort können Sie den Hochschulball Revue passieren lassen. Sie erreichen die Fotogalerie durch den angebotenen Hyperlink auf unserer Webseite (Impressionen der letzten drei Hochschulbälle).
Zusätzlich bietet unser Fotostudio-Partner Picture People Ihnen die Möglichkeit, in einem passwortgeschützten digitalen Fotoalbum Erinnerungsfotos einzusehen und zu bestellen (kostenpflichtig).
Auf YouTube stellen wir insbesondere einen kurzen Film mit einigen Highlights des Hochschulballs zusammen, dieser Film ist auch als Sponsorenfilm auf unserer Website www.hochschulball.de eingebettet, wir behalten uns vor, mehrere YouTube-Filme/Videos anzufertigen und zu veröffentlichen.
Während des Hochschulballs haben Sie bei Bildaufnahmen Ihrer Person jederzeit das Recht, den Fotografen oder die Fotografin ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass Sie nicht aufgenommen werden möchten (zum Beispiel durch ein abwehrendes Stop-Handzeichen). Insbesondere dann, wenn Sie (allein oder zusammen mit anderen) freundlich in die Kamera schauen, geht der Fotograf oder die Fotografin davon aus, dass Sie mit der Aufnahme einverstanden sind. Es kann aber auch vorkommen, dass Bilder, auf denen Sie erkennbar sind, aufgenommen werden ohne dass Sie es bemerken.
Von den angefertigten Bildern wird eine Vielzahl ausgewählt und zum Zweck der Berichterstattung über den Bochumer Hochschulball sowie als Werbung für den nächsten Hochschulball veröffentlicht, und zwar im Internet (insbesondere hochschulball.de, akafoe.de), in der von unserer Webseite hochschulball.de verlinkten Fotogalerie unseres Fotografen Volker Wiciok unter www.lichtblick-fotos.de, in Printmedien (z. B. Tagespresse), in digitalen Medien, in der Hochschulball-Broschüre (Print und digital), im AKAFÖ-Jahresbericht (gedruckt und digital), in sozialen Medien (insbesondere auf der Facebookseite des AKAFÖ und auf Instagram).
Wenn Sie auf einem bestimmten Bild erkennbar sind und der weiteren Veröffentlichung widersprechen möchten, können Sie uns das jederzeit mitteilen (mit genauer Angabe des Bildes und wo es veröffentlicht ist), am einfachsten per Email an presse@akafoe.de. Dieses Bild wird dann an der von Ihnen genannten Veröffentlichungsstelle von uns gelöscht, allerdings kann eine bis dahin erfolgte Veröffentlichung im Internet nicht rückgängig gemacht werden, soweit einmal veröffentlichte Internetseiten abgespeichert wurden, bleibt ein solches Foto dort weiter zugänglich. Auch für den Fall, dass das Bild in einer Broschüre, einem Bericht oder einem Video enthalten ist, kann es sein, dass die Verbreitung und Verwendung fortgesetzt wird, sofern das AKAFÖ an der weiteren Verwendung schutzwürdige Interessen nachweist, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.
Darüber hinaus werden viele Fotos des Bochumer Hochschulballs von dem Fotostudio in einem Fotoalbum in einem passwortgeschützten Bereich im Internet veröffentlicht werden, mit der Möglichkeit, diese Bilder zu bestellen (kostenpflichtig). Die Internetadresse und das Passwort werden am Ball-Abend allen mitgeteilt, und Sie finden einen Hyperlink auf unserer Website hochschulball.de. Falls ein bestimmtes Foto, auf dem Sie erkennbar sind, aus dem passwortgeschützten Fotoalbum gelöscht werden soll, teilen Sie das bitte direkt unserem Partner PicturePeople mit, die Kontaktdaten finden Sie auf der Fotoalbum-Website. Das entsprechende Foto wird dann kurzfristig aus dem Fotoalbum entfernt.
Selbstverständlich entstehen auch viele private Bildaufnahmen während des Hochschulballs, und evtl. Bildaufnahmen durch die Hochschulen sowie die Sponsoren und beteiligten Firmen, wir verhängen kein Bildaufnahmeverbot, die Verantwortlichkeit für die jeweiligen Aufnahmen liegt dann bei den jeweiligen Akteuren.
Wir hoffen, die Fotos vom Hochschulball sind eine schöne Erinnerung an dieses Event und Sie haben Freude daran!
Ausführliche Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Bildern erhalten Sie in unserer Information zum Datenschutz für Bild-/ Tonaufnahmen beim Hochschulball.
Wenn Sie eine Karte reservieren, nutzen Sie dafür das Onlineformular, das ab dem bekanntgegebenen Datum freigeschaltet ist. Dort sind einzutragen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, postalische Adresse, Telefon sowie die Anzahl und Art der reservierten Karten.
Auch dann, wenn die Kartenreservierung bzw. der Kartenkauf persönlich oder telefonisch stattfinden, werden dieselben Daten erhoben.
Kurz nach der Online-Reservierung erhalten Sie an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Reservierungsbestätigung. In dieser Reservierungsbestätigung werden Ihnen die Bestell-Nummer mitgeteilt, der Rechnungsbetrag und unsere Bankverbindung. Nach Geldeingang und ab dem mitgeteilten Datum erhalten Sie Ihre bestellten Karten per Post.
Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden personenbezogene Daten verarbeitet. In folgenden Text informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir diese verarbeiten, und welche Datenschutz-Rechte Ihnen zustehen. Die Anpassung dieser Datenschutzinformation an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.
Wie verwenden wir Cookies? Wie funktioniert das Opt-out?
Wie nutzen wir Matomo (früher: Piwik)? Wie funktioniert dabei das Opt-out?
Wie nutzen wir Kartenmaterial von Google-Maps?
Wie nutzen wir Google Web Fonts?
Verantwortlicher für die Website hochschulball.de ist:
Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten des AKAFÖ:
Datenschutzbeauftragte des AKAFÖ AöR
Telefon: Bitte nutzen Sie die zentrale Telefonnummer, die Datenschutzbeauftragte ruft Sie zurück oder Sie erhalten die Durchwahl.
Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von Ihnen für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name Ihres Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von Ihnen verwendeten Geräts und zum von Ihnen verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von Ihnen aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien.Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, weil die Webseiten entsprechend Ihrer Anforderung angezeigt werden, und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, weil die statistische Auswertung und die Kontrolle im Falle einer rechtswidrigen Nutzung ein berechtigtes Interesse darstellen. Spätestens nach sieben Tagen werden diese Daten bei uns insoweit gelöscht, als sie einen Personenbezug ermöglichen könnten, sodass alle Logfiledaten bei uns nur noch anonymisiert vorliegen, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer längeren Datenspeicherung verpflichtet.
Einen Überblick über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Kartenverkauf haben wir weiter oben für Sie zusammengestellt, darauf wird verwiesen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten, die Sie uns beim Kartenkauf zur Verfügung stellen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Wir bewahren die Daten als Buchhaltungsnachweis für 10 Jahre auf.
Auf unserer Webseite finden Sie Bildaufnahmen der letzten Hochschulbälle. Einen Überblick über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Bildaufnahmen haben wir weiter oben für Sie zusammengestellt, auf diese Informationen wird verwiesen. Rechtsgrundlage für die Anfertigung und Veröffentlichung unserer Bildaufnahmen ist unsere AGB. Mit Kauf bzw. Verwendung einer Eintrittskarte erteilen Sie Ihre Zustimmung zur Anfertigung und Veröffentlichung von Bildaufnahmen vom Hochschulball. Rechtsgrundlagen sind darüber hinaus §§ 22-24 KUG iVm. § 5 Abs. 7 DSG NRW, sowie § 3 Abs. 1 DSG NRW, denn Öffentlichkeitsarbeit ist erforderlich, um die Aufgaben als Studierendenwerk zu erfüllen, insbesondere die Aufgaben gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 4 Studierendenwerksgesetz NRW. Bildaufnahmen werden archiviert und zu Dokumentationszwecken aufbewahrt, eine Löschung ist nicht vorgesehen.
Ihre Daten werden von den bei uns zuständigen Personen und Stellen verarbeitet. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, falls dies in dieser Datenschutzerklärung im Einzelnen beschrieben ist, und in folgenden Fällen:
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt, falls Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt im Rahmen von Auftragsverarbeitung, gemeinsamer Verantwortlichkeit oder als Datenübermittlung, soweit dies erforderlich ist, um eine sonst durch uns selbst ausgeführte Dienstleistung oder Datenverarbeitungstätigkeit durch einen oder mehrere von uns ausgewählte Vertragspartner erfüllen zu lassen. Diese arbeitsteilige Übertragung einzelner Aufgaben an andere Unternehmen dient der Effizienz, Schnelligkeit und Kostengünstigkeit unseres Leistungsportfolios. Wir setzen Vertragspartner aus folgenden Kategorien ein: Fotografen, Postdienstleister, Druckereidienstleister, Transportdienstleister, Telefondienstleister, Webprovider, IT-Dienstleister, Buchhaltungsdienstleister, Fachfirmen zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung.
Rechtsgrundlage dieser Datenübermittlungen: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a, soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage für eine Datenweitergabe an Behörden oder öffentliche Stellen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO, denn dies erfolgt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind. Rechtsgrundlage im Falle der Verfolgung eigener Rechtsansprüche ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der Wahrnehmung unserer Rechte. Rechtsgrundlage für die arbeitsteilige Übertragung einzelner Aufgaben an andere Unternehmen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an Effizienz, Schnelligkeit und Kostengünstigkeit unseres Leistungsportfolios.
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Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, oder an unsere Datenschutzbeauftragte, die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf. Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Zusätzlich zu diesen Informationen verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen über das AKAFÖ und unsere Verarbeitung Ihrer Daten bekannt sind und die wir Ihnen in Zukunft mitteilen werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, an unsere Zentrale oder an unsere Datenschutzbeauftragte. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/ Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt.

References: Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 5
 § 3
 § 2
 Art. 6
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