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Timestamp: 2019-07-22 10:13:36+00:00

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Es obligatorio registrar libros de contabilidad en papel | Gerencie.com.
Por Gerencie.com 10 octubre, 2008
A pesar de las opiniones del Consejo de estado y de la misma Superintendencia de sociedades, todo parece indicar que es obligatorio inscribir en el registro mercantil los libros de contabilidad en papel, aunque tal vez no sea obligatorio imprimir la contabilidad en ellos.
Sobre este tema, la Superintendencia de sociedades se ha pronunciado ampliamente mediante oficio 115-085226 de agosto 26 de 2008, en el cual expone lo siguiente sobre la obligatoriedad de registrar libros de papel verdadero:
En este sentido la Corte Constitucional señaló que la ley 527 de 1999 dió aplicación al principio de los "equivalentes funcionales" que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas." Agrega que la citada ley adoptó el criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel."
Y concluyó la Corporación que "los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley."
En cuanto a las personas y actos sujetos a registro, el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, señala que se deberán registrar en el registro mercantil: "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles" y en concordancia con lo anterior, el artículo 39 establece que el registro de los libros de comercio se llevará de la siguiente forma: "1. En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y 2. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior".
Respecto a la forma de llevar los libros por parte de los comerciantes, el artículo 48 ibídem establece: "Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios".
Señala el artículo 50 ídem: "La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno".
De otra parte, el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 en relación con la forma de llevar los libros, indica: "Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables…".
En armonía con lo antes expuesto el artículo 1 del Decreto 2620 del 23 de diciembre de 1993 dispone: "Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros".
Así mismo el artículo 6 de la Ley 527 de 1999, -Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones-, dispone que cuando una norma exija que la información conste por escrito, este requisito queda satisfecho con un menaje de datos, si la información contenida en éste es susceptible de consulta posterior. En similitud con esto, el artículo 12 de la referida ley expresamente establece "…Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".
Sobre el particular la Superintendencia de Industria y Comercio expresó: "Ahora bien, teniendo en cuenta que los comerciantes deben inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio, la forma de hacer tal registro está por ahora referida a documentos físicos, en papel, de tal suerte que, aunque es posible conservar los libros en medio técnico, magnético o electrónico –en tanto que se garantice su reproducción exacta- su registro presupone la existencia del soporte físico y hasta tanto el registro previo de los libros en un medio diferente al papel no sea posible, deben seguirse llevando en papel aquellos libros cuyo registro sea obligatorio". (Concepto 06076353 del 29 de agosto de 2006).
Según lo anterior, es obligatorio registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio, y el único libro que se puede registra es uno de papel, pues hasta la fecha no ha sido diseñado un mecanismo o procedimiento que permita registrar un libro electrónico [Parece que vamos varios pasos a tras de la tecnología].
No obstante, se puede concluir que si bien es obligatorio el registro de libros de papel, no necesariamente es obligatorio su impresión, puesto que el Consejo de estado ha considerado que los registros contables llevados en medios magnéticos son válidos como prueba, de modo que podríamos decir que es suficiente con registrar los libros de papel y luego guardarlos en una caja donde las polillas no le hagan daño, puesto que con esto se ha cumplido con la obligación de registrar los libros; y para que la contabilidad se considere llevada en debida forma, no es necesario que esté impresa en papel.
En conclusión, es obligatorio registrar los libros en papel pero no sería obligatorio imprimir la contabilidad en ellos.
paula andrea arias Dice:
febrero 6th, 2018 a las 1:01 pm
investigaciones a nivel legal, administrativo, tributario y de mas
me han servido de mucho en mi campo laboral
paula andrea arias garcia

References: artículo 28
 artículo 39
 artículo 48
 artículo 50
 artículo 128
 artículo 1
 artículo 6
 artículo 12
 artículo 39