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Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 1 - PDF
Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 1
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Marina Valenzuela Sevilla
1 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 1 Resumen En el departamento de sistemas de SEAT la gestión de incidencias, problemas y cambios varía en función del proveedor de la aplicación sobre la que se da servicio, el área afectada y otros condicionantes. Además, existe un procedimiento manual y descentralizado para el análisis de dichos datos. El análisis de tal cantidad de información se lleva mediante ficheros Excel, combinados, con formatos diferentes, que requieren la introducción de datos manualmente. Estos procesos manuales suponen una gran inversión de tiempo por parte de los responsables involucrados en este proceso y puede haber errores. Esta inversión de tiempo en estas tareas implica un coste para la empresa y una disminución de la calidad en otros campos. Este proyecto pretende optimizar estas tareas de gestión mejorando así el servicio. Para ello, se realizarán una serie de mejora centradas en dos puntos: la mejora de procesos y la creación de un cuadro de mando. Con la mejora de los procesos se pretende optimizar el tiempo dedicado a la gestión de incidencias, problemas y cambios. El cuadro de mando debe servir para mejorar el servicio prestado así como ser conocedor del estado actual de las aplicaciones con el fin de adelantarse a las incidencias futuras y disminuir las actuales. Como resultado de este proyecto se podrá observar una disminución del tiempo invertido en la elaboración de informes así como una reducción de las incidencias. Además se automatizará la recopilación y presentación de datos reduciendo así los errores y facilitando el análisis de la situación a los mánagers.
3 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 3 Sumario RESUMEN 1 VOLUMEN I GLOSARIO 5 1. INTRODUCCIÓN Origen y motivación del proyecto Objetivos y beneficios del proyecto Alcance del proyecto LA EMPRESA Y EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS SEAT El departamento de sistemas en SEAT Organización y Sistemas (FO) Introducción a FO ITIL Tecnología de la información Procesos ITIL Estrategia del Servicio Diseño del Servicio Transición del Servicio Operación del Servicio Mejora del Servicio SITUACIÓN INICIAL: GESTIÓN DE LA OPERACIÓN DEL SERVICIO EN SEAT Gestión de incidencias Introducción Gestión de incidencias en SEAT Gestión de problemas Introducción Gestión de problemas en SEAT Gestión de cambios Introducción Gestión de cambios en SEAT Gestión de cambios con el proveedor P... 41
4 Pág. 4 Memoria 5. MEJORA DE PROCESOS Seguimiento de la gestión de incidencias Descarga en HPSM Elaboración del informe (Status Report) y análisis de datos Seguimiento de la gestión de problemas Seguimiento de la gestión de cambios Reporte global Seguimiento del servicio HERRAMIENTA PARA EL SOPORTE: CUADRO DE MANDO Estructura del cuadro de mando Pestañas de información Pestañas de datos Funcionamiento del cuadro de mando RESULTADOS Presentación de informes y análisis Reducción de incidencias Aumento de cambios ESTUDIO ECONÓMICO Coste del proyecto Ahorros derivados del proyecto Periodo de retorno PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO FACTORES SOCIO-ECONÓMICOS Y AMBIENTALES 95 CONCLUSIONES 97 AGRADECIMIENTOS 98 BIBLIOGRAFÍA 99 VOLUMEN II: ANEXO A: CÁLCULO DE LA PRIORIDAD DE UNA INCIDENCIA ANEXO B: MANUAL DE DESCARGA DE DATOS ANEXO C: LENGUAJE VBA MACROS ANEXO D: PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
5 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 5 Glosario 5005: Número de teléfono interno para ponerse en contacto con el Service Desk. Por este motivo, a veces se conoce a dicho SD con el nombre de AI: análisis de impacto de un cambio. AM (Application manager): Es la persona del departamento que está encargada del mantenimiento de la aplicación. ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio): contrato escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio. BBDD: Bases de datos. CAB (Change Advisory Board): Comité de Cambios, máximo órgano de aprobación de las Peticiones de Cambio. Cambio: Alta, modificación o baja de un componente o servicio, sus atributos, o sus relaciones. CI (Configuration Item): elemento de configuración. CM (Cuadro de Mando): El cuadro de mando es un sistema que nos informa de la evolución de los parámetros fundamentales del negocio. E-CAB (Emergency CAB): Comité de Cambios de Emergencia encargado de aprobar los cambios que necesiten aprobación inmediata ya que son fundamentales para el funcionamiento de procesos críticos. EDI: son las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrónico de datos. El sistema EDI permite el intercambio (envío y recepción) de documentos comerciales por vía telemática. Error conocido: Estado de un problema una vez identificada la causa raíz y para el cual existe solución temporal o se ha identificado una solución definitiva al problema. FO-6: Denominación del departamento dónde se ha realizado el proyecto (ver más en el punto 2.La empresa y el departamento de sistemas).
6 Pág. 6 Memoria FSC (Forward Schedule of Changes): Calendario de cambios previstos. Documento de planificación que contiene el detalle de todos los cambios aprobados y las fechas propuestas para su implementación. HPSM (HP Service Manager): Herramienta del grupo Volkswagen utilizada para registrar incidencias. IM: sirve para referirse a una incidencia registrada en la herramienta HPSM (viene del inglés, Incident Management ). También se le llama ticket. Incidencia: evento que no forma parte de la operativa normal de un servicio que provoca, o puede provocar, la interrupción, el mal funcionamiento o la degradación en la calidad del servicio, aunque no sea apreciado por el usuario final. Indicador: Parámetro que permite evaluar de forma cuantitativa la eficacia y/o eficiencia de los procesos. Los indicadores pueden medir la percepción del cliente acerca de los resultados (indicadores de percepción) o bien variables intrínsecas del proceso (indicadores de rendimiento). Es recomendable que la organización establezca indicadores de rendimiento y/o percepción al menos de sus procesos estratégicos y clave. Interacción: Incidencia que es resuelta por el primer nivel de resolución (Service Desk). ITIL: (del inglés Information Technology Infrastructure Library), es un conjunto de conceptos y prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general. KPI: del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso, centrándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado. Véase Indicador en la página anterior. Legacy: sistema informático (equipos informáticos o aplicaciones) que ha quedado anticuado pero continúa siendo utilizado por el usuario (típicamente una organización o empresa) y no se quiere o no se puede reemplazar o actualizar de forma sencilla. PIR (Post-Implementation review): Revisión post-implementación que nos garantiza que el objetivo para el que se solicitó el cambio se ha cumplido. Problema: avería o mal funcionamiento persistente en un componente o servicio que causa una degradación de su operatividad y cuya causa raíz es desconocida.
7 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 7 PSA (Projected Service Availability): Disponibilidad de servicio planificada. Documento que contiene la disponibilidad de los servicios, que se verán afectados según el FSC. RFC: Request for Change o petición de cambio: Solicitud de realización de un cambio. SAP: software modular para la gestión empresarial. SD o Service Desk: conjunto de recursos tecnológicos y humanos, para prestar servicios con la posibilidad de gestionar y solucionar todas las posibles incidencias de manera integral, junto con la atención de requerimientos relacionados a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). SOLTRA: abreviatura de solicitud de trabajo al proveedor. Es la herramienta que se utiliza para la petición de cambios con un proveedor en concreto (por motivos de confidencialidad le llamaremos Proveedor P). SPK (Systeme Produktion Logistik): Sistemas Producción y Logística, departamento encargado del mantenimiento de los sistemas que afectan a procesos comerciales de la empresa. SR (service request): petición de servicio al proveedor. Task (Orden de trabajo): Conjunto de tareas a realizar dentro de un cambio. TI (tecnologías de la información): Herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones. Ticket: cuando se abre una incidencia en la herramienta HPSM se dice que se ha abierto un ticket. También llamado IM.
9 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Introducción Este Proyecto ha sido realizado en el departamento de Organización y Sistemas de SEAT ante el deseo de mejorar la gestión del servicio. De él se espera una mejora en los procesos de gestión así como un mayor control y conocimiento del estado de las incidencias, problemas y proyectos de dicho departamento Origen y motivación del proyecto El departamento en el cual se ha realizado el proyecto es el encargado de velar por el buen funcionamiento de los sistemas informáticos que dan soporte a las áreas de gestión de la empresa. Sus funciones son, además del control de las incidencias, las de gestionar los proveedores y los servicios que aportan a nuestra empresa a través del Supplier Management, controlando y coordinando la instalación y ejecución de proyectos informáticos. Así pues, su función es la de alinear las necesidades de la empresa con el trabajo de los proveedores. Es decir, el departamento sirve de nexo entre el trabajador de SEAT y el proveedor que mantiene los programas informáticos. Una de las tareas más importantes es la de gestionar las incidencias. El departamento debe hacer un seguimiento de las mismas para asegurarse de su correcta resolución así como plantear (junto al proveedor del servicio) posibles soluciones para evitar que se repitan. El origen del proyecto es la necesidad de implantar un modelo de gestión del servicio estándar para todo el departamento en el cual se ha realizado el proyecto. Tras un primer análisis se ha detectado que dicha gestión varía en función del proveedor de la aplicación informática, del área afectada, del mánager de la aplicación, etc. provocando que no se puedan analizar los datos de forma conjunta. Así pues, cada mánager tiene constancia del estado de su aplicación pero no se tiene una visión global dentro del departamento. Esta descentralización puede provocar que se dupliquen trabajos y que se desaprovechen análisis realizados por otros trabajadores. Desde el departamento de sistemas se quiere mejorar el apartado operativo basándose en la metodología ITIL. Para ello, plantea los puntos de partida sobre los cuáles trabajar para implantar las mejoras deseadas. La gestión de Incidencias, Problemas y Cambios varía en función del proveedor de la aplicación sobre la que se da servicio, el área afectada y otros condicionantes.
10 Pág. 10 Memoria Actualmente existe un procedimiento manual y descentralizado para el análisis de dichos datos. No hay un proceso centralizado de revisión. El análisis de tal cantidad de información se lleva mediante ficheros Excel, combinados, con formatos diferentes, que requieren la introducción de datos manualmente. Estos procesos manuales suponen una gran inversión de tiempo por parte de los responsables involucrados en este proceso y puede haber errores. Esta inversión de tiempo en estas tareas implica un coste para la empresa y una disminución de la calidad en otros campos. El departamento se da cuenta de un problema cuando ya ha ocurrido. No hay informes de estado elaborados desde el departamento (si desde los proveedores) Objetivos y beneficios del proyecto El primer objetivo del proyecto es el de mejorar la gestión del servicio del departamento de sistemas de la empresa. Muchos procesos de la gestión de incidencias pueden mejorarse con el fin de reducir los tiempos de resolución, adelantarse a las incidencias futuras y disminuir las actuales. El segundo objetivo es la implantación de un cuadro de mando para el seguimiento de dicha gestión. Con este cuadro de mando se pretende disponer de una herramienta que permita monitorizar los procesos del departamento con el fin de detectar problemas o mejoras potenciales. Además, el cuadro de mando servirá de base para elaborar los distintos informes que se quieren presentar a nivel interno (reuniones de seguimiento del departamento) o a otras áreas de negocio. El proyecto abarca el análisis de la situación actual, establecer la metodología para recopilar la información necesaria para el cuadro de mando, la elaboración de dicha herramienta y la implementación de los procesos definidos para la mejora de la gestión del servicio. Además, todas las tareas realizadas durante el proyecto deben quedar documentadas con el fin de que se pueda dar continuidad al proyecto. Los dos objetivos principales demandados por el departamento son: Mejora de los procesos de gestión basándose en ITIL.
11 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 11 Implantar un cuadro de mandos interno y externo. Otros objetivos derivados son: Mostrar historiales de volumetría para cada aplicación/ mánager. Mostrar estadísticas (KPI s) para las incidencias/problemas/cambios automáticamente (número de incidencias, %cerradas, tiempo de resolución, etc.). Detectar y mostrar casos especiales para que el usuario pueda gestionarlos. A saber: o Incidencias con más de X días de antigüedad. o Peticiones de servicio/problemas/cambios pendientes de acciones los mánagers. o Problemas/Cambios sin avance en los últimos X días. Determinar o estimar ahorros de Incidencias y quejas a través de los problemas o cambios hechos. Cumpliendo estos objetivos el departamento espera obtener una serie de beneficios tales que: Informes de estado internos/a las áreas de forma semiautomática. Mejorar la calidad de los datos presentados (reducir el número de errores resultado de inputs manuales y ficheros Excel vinculados). Ahorro de tiempo y dinero. Mayor y mejor relación con las áreas. Fácil análisis de datos para la mejora del servicio. Alertas automáticas ante situaciones problemáticas Alcance del proyecto A continuación se define aquello que queda dentro del alcance del proyecto. Cualquier punto realizado durante el proyecto que no esté incluido a continuación es una mejora voluntaria pero no obligatoria para el éxito del proyecto Establecer una metodología estándar para la recopilación de la información. Marcar pautas para el análisis de dicha información. Crear un Cuadro de Mandos interno/externo. Documentar todo el proceso. Automatizar o Sistematizar la recopilación de datos.
12 Pág. 12 Memoria Medición del estado del servicio al empezar este Proyecto y seguimiento para determinar resultados. Traspaso a siguiente PM.
13 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág La empresa y el departamento de sistemas 2.1. SEAT SEAT S.A. (Sociedad Española de Automóviles de Turismo) es un fabricante de automóviles español fundado el 9 de mayo de 1950 por el Instituto Nacional de Industria (INI), el extinto holding industrial del Estado. Actualmente es una compañía subsidiaria del grupo alemán Volkswagen, junto a Audi, Bentley, Bugatti, Lamborghini, y Škoda. SEAT se posiciona en el mercado y en el Grupo Volkswagen como un fabricante con perfil juvenil y deportivo. A su vez dentro del grupo, la marca SEAT se ha desarrollado como un conjunto de compañías subsidiarias (Grupo SEAT) siendo 'SEAT, S.A.' la compañía matriz. Las oficinas centrales de SEAT S.A. se encuentran en el complejo industrial de SEAT en Martorell, cerca de Barcelona, inaugurada por el Rey en el En el año 2000, la producción anual de vehículos alcanzó las unidades; en total, hasta 2013, se han construido más de 18 millones de automóviles de los cuales algo más de 8 millones en la planta de Martorell. Actualmente, tres cuartas partes de la producción anual se exportan a más de setenta países de todo el mundo. Ahora SEAT es la empresa líder en el mercado español de coches, y apunta a ampliar su mercado en Europa así como en los países emergentes como China, Rusia, etc... El estandarte de la empresa es el Seat Ibiza que en 2014 ha cumplido su 30º aniversario. Con más de 5 millones de unidades vendidas a lo largo de las tres últimas décadas, el Ibiza puede presumir de ser el modelo más vendido de Seat; y también el más exportado con 3,5 millones de unidades enviadas a más de 75 países, entre los que destacan Italia, Francia, Alemania o México, según ha destacado la firma. El Ibiza fue el primer modelo que Seat diseño y desarrolló por completo. Cuando se empezó a fabricar, el Ibiza costaba unas pesetas, lo que hoy equivaldría a euros según la marca, y se convirtió en un símbolo de los años ochenta en España.
14 Pág. 14 Memoria SEAT en el siglo XXI: Ellos mismos se describen como una empresa dinámica, con espíritu joven que apuesta por el diseño y que busca constantemente crear nuevos niveles de calidad en el placer de conducir. Esta visión de su negocio se ve plasmada en la implementación de su nuevo lema ENJOYNEERING, donde se intenta fusionar la precisión y la calidad de la marca para poder disfrutar mucho mejor de la tecnología de nuestro coche. En 2013 también incorporaron el nuevo logo e identidad corporativa, intentando renovarse y empezar una nueva era. Tanto estos aspectos como los nuevos productos lanzados al mercado durante el 2013 satisfacen las necesidades de los clientes y han ayudado a SEAT a reforzar su presencia dentro del mercado Europeo y a conquistar de nuevos. Además de ser una referencia automovilística del país, también es el primer inversor industrial, ya que cada año destina más de 300 millones de Euros a I+D, especialmente a impulsar la electromovilidad. En los últimos años también ha impulsado proyectos orientados a la eficiencia y ahorro energético, como la implantación de la mayor instalación fotovoltaica de España y de la industria europea: SEAT al Sol. Con estas iniciativas SEAT quiere promover la investigación y desarrollo dentro de su sector y a la vez mantener el liderazgo con el compromiso con el medio ambiente. El Centro Técnico de Martorell cuenta con una de las instalaciones más modernas del mundo en el sector de la automoción, ya que es el único que es capaz de diseñar, desarrollar, fabricar y comercializar sus propios vehículos en las mismas instalaciones. Actualmente SEAT cuenta con centros de producción en Martorell (Barcelona), Zona Franca, Prat de Llobregat, Palmela (Portugal), Bratislava (Eslovaquia) y Mladá Boleslav (República Checa), y emplea a más de 14,000 personas.
15 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág El departamento de sistemas en SEAT SEAT se estructura de la siguiente manera. En lo más alto de la jerarquía encontramos al presidente, Jürgen Stackmann. Después se divide en 7 vicepresidencias: compras, finanzas y organización, comercial, investigación y desarrollo, producción, relaciones gubernamentales e instituciones entre SEAT y Grupo VOLKSWAGEN España y RRHH. Figura 1. Organigrama Seat Debido a la extensión de las diferentes vicepresidencias, solo se analizará el departamento F, o finanzas y organización, donde se han realizado las prácticas correspondientes y el Trabajo de Fin de Grado. SEAT se estructura de la siguiente manera. En lo más alto de la jerarquía encontramos al presidente, Jürgen Stackmann. Después se divide en 7 vicepresidencias: compras, finanzas y organización, comercial, investigación y desarrollo, producción, relaciones gubernamentales e instituciones entre SEAT y Grupo VOLKSWAGEN España y RRHH. Debido a la extensión de las diferentes vicepresidencias, solo se analizará el departamento F, o finanzas y organización, donde se han realizado las prácticas correspondientes y el Proyecto de Final de Carrera. Dentro de esta vicepresidencia se encuentran 7 departamentos: Controlling (FC), Planificación Financiera (FG), Organización y Sistemas (FO), Tesorería (FT), Impuestos y Aduanas (FI), Administración (FA) y por último, Finanzas SEAT y Componentes (XF).
16 Pág. 16 Memoria Figura 2.1. Organigrama Finanzas y Organización Organización y Sistemas (FO) Su tarea es la de elaborar el Plan de Sistemas de la Compañía, es decir, ocuparse de todo lo que tiene a que ver con la informática y el soporte que los software dan a la empresa. Gestiona también los proveedores y los servicios que aportan a nuestra empresa a través del Supplier Management, controlando y coordinando la instalación y ejecución de proyectos informáticos. Además sus funciones principales son las de valorar lo que los proveedores aportan a la empresa en términos económicos y de servicio, asegurarse que los objetivos de los contratos sean alineados con los objetivos de la empresa y desarrollar nuevos contratos con los proveedores según las necesidades de SEAT. Este trabajo se divide en diferentes departamentos (desde FO-1 hasta FO-7). Cada uno de estos FO s se encarga de cubrir las distintas áreas de negocio de la empresa. FO-1 Organización: se encarga de recursos inmobiliarios, viajes de negocio FO-2 IT-Governance: se encarga de Planes de Inversiones y todo lo relacionado con la gestión de los demás FO s. FO-3 Procesos y Sistemas de Desarrollo del Producto: dan soporte a los sistemas de diseños de coches y procesos de producción. FO-4 Procesos y Sistemas de Producción y Logística: dan soporte a todos los sistemas relacionados con la fabricación de coches. FO-5 Procesos y Sistemas SPK: que se encarga de dar soporte a los sistemas de las áreas comerciales FO-6 Procesos y Sistemas de las Áreas de Gestión: la explicación detallada se encuentra a continuación. FO-7 Gestión de Arquitectura e Infraestructura: departamento de IT Services.
17 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Introducción a FO6 Como lo estipulado en la sección anterior, FO6, también conocido como Procesos y Sistemas de las Áreas de Gestión, se encarga de dar soporte y servicio a los sistemas de información a 8 áreas diferentes. Esto significa que FO6 basa su servicio en clientes internos. Estos son: Controlling (FC), Gestión y Planificación Financiera (FG), Tesorería (FT), Impuestos y Aduanas (FI), Administración (FA),Finanzas Seat Componentes (XF), Presidencia(G), Recursos Humanos(S) y Compras(B). Es decir, a los sistemas de las áreas de Presidencia, de RRHH, de Organización y Sistemas y Compras. Como podemos observar en la figura 1 esto supone la mitad de las áreas de la empresa, lo que nos da una idea de la magnitud del trabajo que absorbe este módulo. Debido a la variedad de áreas que cubre FO-6, y teniendo en cuenta que los procesos de negocio de cada área son completamente distintos, el departamento se subdivide en pequeños grupos especializados en algunas de estas áreas. Figura 2.2. Estructura organizativa FO-6 FO-6 se compone de 5 subdivisiones dependiendo del área a la cuál dan servicio: Finanzas y Controlling: Da soporte al área de Organización y Finanzas: Administración, Impuestos y Aduanas, Tesorería, GRC y Planificación Financiera y Controlling.
18 Pág. 18 Memoria RRHH: Da soporte al área de Recursos Humanos y al módulo FA-1 de administración (Nóminas). Presidencia: Da soporte al área de presidencia. Compras: Da soporte al área de Compras. Estrategia de Información (Bussines Intelligence): Soporte horizontal a distintas áreas. Se encarga del mantenimiento de BBDD. Las prácticas se realizaron dentro del departamento FO-6, aunque este proyecto fue impulsado por el grupo de Finanzas y Controlling liderado por el señor Daniel Vallejo. Por este motivo, durante la realización del mismo se ha centrado más la atención en aquellas áreas propias de Finanzas y Controlling (de ahora en adelante FO-6/1).
19 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág ITIL 3.1. Tecnología de la información Se conoce como tecnología de información (TI) a la utilización de tecnología específicamente computadoras y ordenadores electrónicos - para el manejo y procesamiento de información específicamente la captura, transformación, almacenamiento, protección, y recuperación de datos e información. Los orígenes de la TI son recientes. Aunque el nombre de tecnología de información se remonta a los años 70, su utilización en los negocios data de mediados del siglo XX, durante la segunda guerra mundial. Sin embargo, ha sido en los últimos 20 años donde ha alcanzado niveles de uso y aplicaciones tan variadas y ubicuas, que se ha convertido en un área de gran amplitud e impacto en todos los aspectos de la vida cotidiana incluyendo la gerencia de cualquier empresa, en la cual hoy en día es casi indispensable. Desde el surgimiento de Internet, se ha incorporado masivamente a la TI el aspecto de comunicación, con lo cual se suele hacer referencia a un tema aún más amplio, conocido como Tecnología de Información y Comunicaciones, o TIC. El departamento o equipo que dentro de una organización ejerce las funciones de TI se encarga de estudiar, diseñar, desarrollar, implementar y administrar los sistemas de información utilizados para el manejo de datos e información de toda la organización. Estos sistemas, a su vez, comprenden aplicaciones o software, y equipos o hardware. El departamento de SEAT en el cual se ha realizado este proyecto corresponde a uno de estos departamentos. A medida que los precios de los equipos de computación bajan, su capacidad aumenta, y se hacen más fáciles de usar, la TI se utiliza en nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones son diversas. Hoy en día, la mayoría de las empresas medianas y grandes (y cada día más pequeñas y micro-empresas) utilizan la TI para gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados, facturación, cobranza, pagos, compras, y mucho más. SEAT no es una excepción, y todos los procesos que se desarrollan en la empresa están apoyados de una manera u otra en algún elemento de TI.
20 Pág. 20 Memoria 3.2. Procesos ITIL Para asegurarse de que la implantación y el manejo de estas herramientas de TI se llevan a cabo de forma correcta, existen una serie de conceptos y prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general. Existen varias metodologías en el mundo, una de las más reconocidas es ITIL (del inglés Information Technology Infrastructure Library). La Gestión de Servicio ITIL está actualmente integrada en el estándar ISO ITIL es un método sistematizado y práctico para optimizar los servicios ofrecidos por las organizaciones de TI. Está formado por un conjunto consistente de Buenas prácticas que promueve la eficiencia y efectividad en la gestión de los servicios de TI. Entre diferentes objetivos de esta metodología destacan: Mejorar la calidad de los servicios TI ofrecidos. Evitar problemas asociados a dichos servicios. Ofrecer un marco de actuación para solucionar los problemas con el menor impacto posible. Actualmente ITIL se encuentra en su versión 3 (v3). Las diferentes etapas de este proceso son: 1. Estrategia del Servicio 2. Diseño del Servicio 3. Transición del Servicio 4. Operación del Servicio 5. Mejora Continua del Servicio Figura 3.1. Etapas ITIL A continuación se explica brevemente en qué consiste cada etapa y veremos más detalladamente el apartado de operación del servicio ya que es sobre el que se hace énfasis en este proyecto. La siguiente información del capítulo 3 se ha extraído de [1] Estrategia del Servicio La fase de Estrategia del Servicio es central al concepto de Ciclo de vida del servicio y tiene como principal objetivo convertir la Gestión del Servicio en un activo estratégico.
21 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 21 Para conseguir este objetivo es imprescindible determinar en primera instancia qué servicios deben ser prestados y por qué han de ser prestados desde la perspectiva del cliente y el mercado. Una correcta Estrategia del Servicio debe: Servir de guía a la hora de establecer y priorizar objetivos y oportunidades. Conocer el mercado y los servicios de la competencia. Armonizar la oferta con la demanda de servicios. Proponer servicios diferenciados que aporten valor añadido al cliente. Gestionar los recursos y capacidades necesarios para prestar los servicios ofrecidos teniendo en cuenta los costes y riesgos asociados. Alinear los servicios ofrecidos con la estrategia de negocio. Elaborar planes que permitan un crecimiento sostenible. Crear casos de negocio para justificar inversiones estratégicas. La fase de Estrategia del Servicio es el eje que permite que las fases de Diseño, Transición y Operación del servicio se ajusten a las políticas y visión estratégica del negocio. Una correcta implementación de la estrategia del servicio va más allá del ámbito puramente TI y requiere un enfoque multidisciplinar que ayude a responder cuestiones tales como: Qué servicios debemos ofrecer? Cuál es su valor? Cuáles son nuestros clientes potenciales? Cuáles son los resultados esperados? Qué servicios son prioritarios? Qué inversiones son necesarias? Cuál es el retorno a la inversión? Qué servicios existen ya en el mercado que puedan representar una competencia directa? Cómo podemos diferenciarnos de la competencia? Diseño del Servicio La principal misión de la fase de Diseño del Servicio es la de diseñar nuevos servicios o modificar los ya existentes para su incorporación al catálogo de servicios y su paso al entorno de producción.
22 Pág. 22 Memoria El Diseño del Servicio debe seguir las directrices establecidas en la fase de Estrategia y debe a su vez colaborar con ella para que los servicios diseñados: Se adecuen a las necesidades del mercado. Sean eficientes en costes y rentables. Cumplan los estándares de calidad adoptados. Aporten valor a clientes y usuarios. El Diseño del Servicio debe tener en cuenta tanto los requisitos del servicio como los recursos y capacidades disponibles en la organización TI. Un desequilibrio entre ambos lados de la balanza puede resultar en servicios donde se vean comprometidas bien la funcionalidad o bien la garantía. El proceso de diseño del servicio no es estanco y debe tener en cuenta que los procesos y actividades involucrados incumben a todas las fases del ciclo de vida. Una correcta implementación del Diseño del Servicio debe ayudar a responder cuestiones tales como: Cuáles son los requisitos y necesidades de nuestros clientes? Cuáles son los recursos y capacidades necesarias para prestar los servicios propuestos? Los servicios son seguros, ofrecen la disponibilidad necesaria y se garantiza la continuidad del servicio? Son necesarias nuevas inversiones para prestar los servicios con los niveles de calidad propuestos? Están todos los agentes involucrados correctamente informados sobre los objetivos y alcance de los nuevos servicios o de las modificaciones a realizar en los ya existentes? Se necesita la colaboración de proveedores externos? Transición del Servicio La misión de la fase de Transición del Servicio es hacer que los productos y servicios definidos en la fase de Diseño del Servicio se integren en el entorno de producción y sean accesibles a los clientes y usuarios autorizados. Sus principales objetivos se resumen en: Supervisar y dar soporte a todo el proceso de cambio del nuevo (o modificado) servicio. Garantizar que los nuevos servicios cumplen los requisitos y estándares de calidad estipulados en las fases de Estrategia y la de Diseño.
23 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 23 Minimizar los riesgos intrínsecos asociados al cambio reduciendo el posible impacto sobre los servicios ya existentes. Mejorar la satisfacción del cliente respecto a los servicios prestados. Comunicar el cambio a todos los agentes implicados. Para cumplir adecuadamente estos objetivos es necesario que durante la fase de Transición del Servicio: Se planifique todo el proceso de cambio. Se creen los entornos de pruebas y preproducción necesarios. Se realicen todas las pruebas necesarias para asegurar la adecuación del nuevo servicio a los requisitos predefinidos. Se establezcan planes de roll-out (despliegue) y roll-back (retorno a la última versión estable). Se cierre el proceso de cambio con una detallada revisión post-implementación. Como resultado de una correcta Transición del Servicio: Los clientes disponen de servicios mejor alineados con sus necesidades de negocio. La implementación de nuevos servicios es más eficiente. Los servicios responden mejor a los cambios del mercado y a los requisitos de los clientes. Se controlan los riesgos y se dispone de planes de contingencia que eviten una degradación prolongada del servicio. Se mantienen correctamente actualizadas las bases de datos de configuración y activos del servicio. Se dispone de una Base de Conocimiento actualizada a disposición del personal responsable de la operación del servicio y sus usuarios Operación del Servicio La fase de Operación del Servicio es, sin duda, la más crítica entre todas. La percepción que los clientes y usuarios tengan de la calidad de los servicios prestados depende en última instancia de una correcta organización y coordinación de todos los agentes involucrados. Todas las otras fases del Ciclo de Vida del Servicio tienen como objetivo último que los servicios sean correctamente prestados aportando el valor y la utilidad requerida por el cliente con los niveles de calidad acordados. Es evidente que de nada sirve una correcta estrategia, diseño y transición del servicio si falla la entrega.
24 Pág. 24 Memoria Por otro lado es prácticamente imposible que la fase de Mejora Continua del Servicio sea capaz de ofrecer soluciones y cambios sin toda la información recopilada durante la fase de operación. Los principales objetivos de la fase de Operación del Servicio incluyen: Coordinar e implementar todos los procesos, actividades y funciones necesarias para la prestación de los servicios acordados con los niveles de calidad aprobados. Dar soporte a todos los usuarios del servicio. Gestionar la infraestructura tecnológica necesaria para la prestación del servicio. Uno de los aspectos esenciales en la Operación del Servicio es la búsqueda de un equilibrio entre estabilidad y capacidad de respuesta. La estabilidad es necesaria pues los clientes requieren disponibilidad y muestran resistencias al cambio. Por otro lado las necesidades de negocio cambian rápidamente y eso requiere habitualmente rapidez en las respuestas. Normalmente los cambios correctamente planificados no tienen que afectar a la estabilidad del servicio pero esto requiere la colaboración de todos los agentes implicados en la Operación del Servicio que deben aportar el feedback necesario. Para evitar los problemas de inestabilidad es conveniente adoptar una actitud proactiva que permita dar respuestas a las nuevas necesidades de negocio de una forma progresiva. La actitud reactiva provoca que los cambios sólo se implementen cuando la organización TI se ve obligada a responder a estímulos externos lo que usualmente provoca un estado de urgencia que no es conducente a una correcta planificación del cambio. Es también esencial encontrar un correcto equilibrio entre los procesos de gestión internos orientados a gestionar y mantener la tecnología y recursos humanos necesarios para la prestación del servicio y las demandas externas de los clientes. La organización TI no debe comprometerse en la prestación de servicios para los que carezca de capacidad tecnológica o los necesarios recursos humanos ni tampoco caer en el error de engordar en exceso la infraestructura TI encareciendo innecesariamente el coste de los servicios prestados. Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del Servicio son: Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.
25 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 25 Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo posible. Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación del servicio. Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del servicio Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de carácter restringido Monitorización del servicio Dentro del apartado de operación, uno de los puntos más importantes a la hora de hacer el seguimiento es la monitorización. La monitorización consiste en la observación atenta de una determinada situación con el fin de detectar cambios a lo largo del tiempo. En el contexto de la fase de Operación del servicio, la monitorización implica: Monitorizar los CIs y actividades clave. Asegurarse de que se cumplen las condiciones establecidas y, en caso contrario, advertir al grupo adecuado. Asegurar que el rendimiento y utilización de los componentes, sistemas, etc. están dentro de un rango previsto. Detectar niveles anormales de actividad en la infraestructura. Detectar cambios no autorizados. Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Rastrear las salidas al negocio y garantizar que casan con los requisitos de calidad y rendimiento acordados. Rastrear cualquier información empleada para medir los KPIs Factores de éxito y riesgos Entre los factores de éxito y retos a los que se debe confrontar la correcta implementación de la Fase de Operación del Servicio se encuentran: Disponer de personal convenientemente formado sobre los procesos y actividades necesarias para una correcta gestión del servicio. Contar con el adecuado soporte tecnológico que facilite y automatice, cuando esto sea posible, las actividades asociadas a la prestación y gestión del servicio.
26 Pág. 26 Memoria Contar con el apoyo necesario de los órganos de dirección de la organización TI para disponer de los recursos y capacidades necesarias. Disponer de las métricas adecuadas para evaluar la calidad de la operación del servicio. Generar los informes y documentación necesarios para la futura mejora del servicio. Trabajar en estrecha colaboración con las unidades de negocio para conocer sus necesidades y garantizar que estas son cubiertas Mejora del Servicio Como en cualquier ámbito y especialmente en el de la tecnología, los tiempos modernos nos exigen continuos cambios y éstos deben tener un solo objetivo en el campo de la gestión de servicios TI: ofrecer mejores servicios adaptados a las siempre cambiantes necesidades de nuestros clientes y todo ello mediante procesos internos optimizados que permitan mayores retornos a la inversión y mayor satisfacción del cliente. Pero este objetivo de mejora sólo se puede alcanzar mediante la continua monitorización y medición de todas las actividades y procesos involucrados en la prestación de los servicios TI: Conformidad: los procesos se adecúan a los nuevos modelos y protocolos. Calidad: se cumplen los objetivos preestablecidos en plazo y forma. Rendimiento: los procesos son eficientes y rentables para la organización TI. Valor: los servicios ofrecen el valor esperado y se diferencian de los de la competencia. Los principales objetivos de la fase de Mejora Continua del servicio se resumen en: Recomendar mejoras para todos los procesos y actividades involucrados en la gestión y prestación de los servicios TI. Monitorizar y analizar los parámetros de seguimiento de Niveles de Servicio y contrastarlos con los SLAs en vigor. Dar soporte a la fase de estrategia y diseño para la definición de nuevos servicios y procesos/ actividades asociados a los mismos. Los resultados de esta fase del ciclo de vida han de verse reflejados en Planes de Mejora del Servicio que incorporen toda la información necesaria para: Mejorar la calidad de los servicios prestados. Incorporar nuevos servicios que se adapten mejor a los requisitos de los clientes y el mercado. Mejorar y hacer más eficientes los procesos internos de la organización TI.
27 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Situación inicial: Gestión de la operación del servicio en SEAT Una vez vistos todos los procesos de la gestión basada en la metodología ITIL, en este proyecto nos centraremos en el análisis y la mejora de tres puntos del proceso Gestión de la operación. La elección de estos tres puntos es debida a las necesidades del departamento. Dado que SEAT es una empresa con largo recorrido, la mayoría de los sistemas llevan años implantados por lo que la gran mayor parte de los recursos van dedicados a los problemas del día a día de dichos sistemas. Se estudiaran los siguientes tres puntos: Gestión de incidencias: monitorización y seguimiento de las incidencias registradas en HPSM. Gestión de problemas: estudio de causas comunes en las incidencias con el objetivo de agruparlas para su resolución. Gestión de cambios: análisis y propuestas de cambio en las aplicaciones para solucionar incidencias y problemas o realizar una mejora en el servicio. Para entender cómo se relacionan estos puntos entre ellos ver Figura 4.1. Relación incidencia, problema y cambio Gestión de incidencias Introducción La gestión de Incidencias en SEAT se rige por un documento interno llamado Diseño_logico_Gestión de IncidenciasV1.2 [2] que se puede encontrar en la red interna de la empresa. Este documento describe el diseño lógico del Proceso de Gestión de Incidencias de SEAT. Por diseño lógico se entiende la descripción del proceso con el flujo de las actividades que lo componen y los roles que intervienen. En este punto se resumirá dicho documento haciendo hincapié en los puntos necesarios para la comprensión del proyecto.
28 Gestión de Cambios Gestión de Problemas Gestión de Incidencias Pág. 28 Memoria El proceso de Gestión de Incidencias es un proceso reactivo utilizado por la organización de soporte que se encarga de resolver de forma efectiva las incidencias reportadas por los usuarios y las incidencias de infraestructura detectadas, con el foco principal de restablecer la operación normal del servicio con la máxima celeridad posible, minimizando el impacto y de acuerdo con las necesidades de los clientes. Se denomina incidencia a cualquier evento que no forma parte de la operativa normal de un servicio que provoca, o puede provocar, la interrupción, el mal funcionamiento o la degradación en la calidad del servicio, aunque no sea apreciado por el usuario final. Es necesario diferenciar una incidencia de un problema. Se define como problema una avería o mal funcionamiento persistente en un componente o servicio que causa una degradación de su operatividad y cuya causa raíz es desconocida. Se identifica en base a una o más incidencias con síntomas comunes o bien de una única incidencia significativa y cuya causa es desconocida. Una vez identificada la causa raíz de un problema y para el cual existe solución temporal o se ha identificado una solución definitiva el problema pasa a ser un error conocido. La siguiente imagen representa las relaciones entre incidencia, problema y error conocido: Incidencia Incidencia Incidencia Incidencia Incidencia Problema Error Conocido Dia gnosis RFC Cambio Figura 4.1. Relación incidencia, problema y cambio Además, en la gestión de Incidencias se tratarán diferentes tipologías: Incidencia (IN): Cualquier evento que implique el mal funcionamiento o degradación del servicio, o pueda causarlo en breve, aunque no sea apreciado por el Cliente.
29 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 29 Petición de Servicio (SR, del inglés Service Request): Solicitudes de servicio que pueda realizar el usuario y que deberán estar incluidas en un Catálogo. Solicitud de información (SUP, del inglés support): Información que pueda necesitar el usuario sobre los sistemas que utiliza. Queja: Reclamación formal sobre la resolución de una incidencia, tiempos de respuesta, tiempos de resolución, calidad de la información recibida, calidad de la atención recibida. Los objetivos del proceso de Gestión de Incidencias son: Gestionar el ciclo de vida de la incidencias Restablecer la operación normal del servicio lo antes posible (Operación del servicio dentro de los límites del Acuerdo de Nivel de Servicio o ANS) Minimizar el impacto negativo de incidencias en la operación de negocio Asegurar la calidad y disponibilidad de servicio de acuerdo con los Acuerdos de Nivel de Servicio. Mantener la comunicación entre la organización de TI y sus clientes acerca del estado de una incidencia sobre un servicio Gestión de incidencias en SEAT En el ámbito de SEAT, las responsabilidades del proceso de gestión de incidencias son: Detección y registro de incidencias Clasificación de las incidencias y soporte inicial Investigación y diagnóstico Resolución y restauración Cierre de las incidencias Comunicación y Control de las incidencias La gestión de incidencias en Seat sigue un proceso basado en un Service Desk (SD). Este Service Desk se conoce como 5005 (número al que se llama o notifica vía mail de la aparición de una Incidencia) y se encarga de los dos primeros puntos anteriores y en algunos casos de todo el proceso (reseteo de contraseñas, dudas, etc.). Este servicio está subcontratado por lo que sólo se ha tenido acceso a la información más básica del mismo. La figura 6 nos muestra el flujo estándar de gestión de incidencias en SEAT.
30 Pág. 30 Memoria Figura 4.2. Proceso de gestión de incidencias en SEAT
31 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 31 En la siguiente tabla se explica cada paso de forma resumida: Nº Procedimiento Entrada / Desencadenante Descripción Salida / Criterio de Finalización 1.1 Registro de la Llamada / correo del usuario Una llamada o correo del Interacción registrada con interacción usuario al Service Desk para código de interacción. informar de una incidencia, petición, solicitud de Notificación realizada información, reclamación o queja El agente de primer nivel recibe y atiende al usuario y evalúa si es una llamada nueva o es llamada relacionada con otra actualmente abierta El agente identifica al usuario, revisa la información, la clasifica por el tipo de llamada (incidencia, petición, solicitud de información, reclamación o queja), categoriza (según modelo definido en la ficha del servicio) y la prioriza (según el impacto, usuarios afectados, urgencia) Una vez registrada la interacción, se enviará una notificación automática al usuario afectado y a los usuarios definidos en la herramienta, según la definición de notificaciones definida en el capítulo de este documento. 1.2 Registro de Incidencia derivada de una La incidencia, petición, solicitud Incidencia registrada con incidencia, interacción de información o reclamación código de incidencia. petición, solicitud de información, reclamación Petición derivada de una interacción se crea a raíz de una interacción previa. (1.1) o directamente debido al Solicitud de información derivada monitorizado.
32 Pág. 32 Memoria Nº Procedimiento Entrada / Desencadenante Descripción Salida / Criterio de Finalización de una interacción El agente de primer o segundo Queja derivada de una nivel procederá a crear interacción incidencia. Monitorización El agente puede indicar si la incidencia está relacionada con otra actualmente abierta del mismo servicio El agente puede indicar si se trata de una incidencia nueva. 1.3 Asignación de Incidencia registrada El agente realiza una primera Incidencia asignada en el incidencia, petición, solicitud Petición registrada valoración y la resuelve o asigna al grupo de resolución grupo de resolución de información, reclamación Solicitud de información registrada especializado. Se envía una notificación al Queja grupo de resolución asignado siguiendo la definición de notificaciones definida en el capítulo Se determina si la incidencia necesita un escalado inmediato. Se deberá seguir el procedimiento de Quejas 1.4 Diagnostico / Incidencia asignada El agente revisa el ticket, revisa Solicitud para cerrar el ticket resolución en 1er Nivel Petición asignada Solicitud de información asignada los detalles, analiza para diagnosticar e identificar las acciones necesarias para resolverlo lo antes posible Solicitud para escalar el ticket Queja asignada 1.5 Diagnostico / Incidencia asignada El especialista asignado acepta Solicitud para cerrar el ticket resolución en 2o Nivel Petición asignada Solicitud de información asignada el ticket, revisa los detalles, realiza un análisis para diagnosticar e identificar las acciones necesarias para Solicitud para escalar el ticket Reclamación asignada resolver la incidencia lo antes
33 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 33 Nº Procedimiento Entrada / Desencadenante Descripción Salida / Criterio de posible Finalización 1.6 Reapertura Incidencia registrada Petición registrada Solicitud de información registrada El usuario muestra su disconformidad con el cierre de su interacción y solicita revisión de la misma Interacción nueva creada. Incidencia reabierta. Queja registrada 1.7 Resolución de Incidencia resuelta El nivel que resuelve revisa los Ticket resuelto y cerrado incidencia, petición, solicitud Petición resuelta detalles de la incidencia y se comunica con el usuario para de información, reclamación Solicitud de información resuelta obtener la confirmación. El ticket deberá dejarlo en estado Cierre incidencia Queja resuelta Resolved hasta obtener dicha confirmación del usuario. Una vez obtenida la confirmación se procede al cierre de la incidencia mediante botón Close 1.8 Cierre de Incidencia cerrada Finalizado el procedimiento 1.8, Incidencia, prtición, solicitud interacción Petición cerrada se cierra toda interacción relacionada. de información, reclamación cerrada. Solicitud de información cerrada Se envía una notificación al Usuario notificado Reclamación cerrada usuario siguiendo la definición de notificaciones definida en el Interacción cerrada capítulo Notificaciones Incidencia / petición A través de este procedimiento se realizarán las notificaciones pertinentes que deben ser emitidas durante el proceso de Gestión de Incidencias. En la tabla se detalla el evento que dispara cada notificación, así como el medio de envío de la notificación Notificación correspondiente realizada Tabla 4.1. Pasos del proceso de gestión de incidencias
34 Pág. 34 Memoria Para entender la complejidad de dicha gestión hay que recalcar que el servicio no siempre viene dado por el mismo proveedor. El servicio de las aplicaciones de FO-6 viene dado por más de 5 proveedores diferentes. Al hablar de diferentes niveles de resolución se está diferenciando qué grupo resolutorio está trabajando en la incidencia. Si el SD no fuese capaz de resolver la incidencia la escalaria al siguiente nivel. A continuación se explican las funciones y obligaciones de los diferentes niveles en la gestión de incidencias: Nivel 1 de Resolución de Incidencias: Service Desk o punto único de contacto (5005). Recibe todas las llamadas desde los usuarios o desde los niveles técnicos que requieren abrir incidencias. Registra, filtra y clasifica (categoría y prioridad) todas las solicitudes de registro recibidas. Primer nivel de resolución de incidencias basándose en el sistema de gestión del conocimiento que se establezca. Bajo las condiciones definidas en el propio Proceso de Gestión de Incidencias y de acuerdo a la Matriz de Transferencia, transferirán las incidencias a los niveles adecuados de resolución. Los sistemas de monitorización generarán eventos que pueden asociarse a una, varias o ninguna incidencia. Se deberán registrar los eventos que afectan a usuario final en la herramienta de etiquetaje (HPSM). Este nivel se encarga de resolver las incidencias más básicas como reseteo de contraseñas, problemas con los accesos a los ordenadores de la empresa, instalación de programas, etc Además, en caso de no poder resolver la incidencia, deberán escalarla al grupo correspondiente (ya sea al siguiente nivel del SD o al proveedor oportuno). La gente que trabaja en el SD debe tener conocimiento de las herramientas de SEAT así como un conocimiento básico de los procesos que cubren dichas aplicaciones para poder derivar las incidencias al grupo oportuno. Teniendo en cuenta de que solo en FO-6 se mantienen más de 100 aplicaciones, queda patente que el conocimiento de dichas personas acerca de las aplicaciones será básico y en ningún caso deberán resolver incidencias debidas a problemas internos en los programas. Nivel 2 de Resolución de Incidencias: Especialistas técnicos (Incident Specialist o Analyst) del Service Desk Reciben las solicitudes de resolución de incidencias transferidas por los Agentes de primer nivel. Solicitan la intervención de proveedores externos sin transferir la responsabilidad.
35 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 35 Dados sus conocimientos técnicos especializados, investigarán/resolverán las incidencias que por su complejidad técnica no puedan ser resueltas en primer nivel. Están divididos en grupos resolutorios, con conocimientos técnicos avanzados especializados en cada uno de los sistemas o tecnologías a las que dan soporte. Los sistemas de monitorización generaran eventos que pueden asociarse a una, varias o ninguna incidencia. Se deberán registrar los eventos que afectan a usuario final en Service Manager. Este nivel también es propio del SD aunque se compone de pequeños grupos especializados en diferentes campos: bases de datos, interfaz, conexiones entre aplicaciones, etc Si no fueran capaces de resolver la incidencia, deberán escalarla al proveedor oportuno. Nivel 3 de Resolución de Incidencias: Fabricantes y proveedores externos Dados sus conocimientos técnicos especializados, investigarán/resolverán las incidencias que por su complejidad técnica no puedan ser resueltas en el segundo nivel. Estará formado principalmente por proveedores externos y fabricantes. Son el nivel más alto en la cadena de resolución de incidencias. Dado que los colaboradores pueden no tener acceso a la herramienta de SEAT, la comunicación con ellos se realizará por los canales que se establezcan para cada colaborador (correo electrónico, etc.), tanto para el envío de la incidencia como para la recepción de respuesta, solución, etc. Todo correo enviado / recibido, deberá ser adjuntado en la herramienta Service Manager, así como toda llamada realizada o recibida. Los sistemas de monitorización generaran eventos que pueden asociarse a una o varias incidencias. Se deberán registrar los eventos que afectan a usuario final en Service Manager. Independientemente del flujo que siga una incidencia, esta debe ser registrada por el SD en el programa HPSM. Las incidencias que se resuelvan en el primer nivel (es decir, en la primera llamada) de resolución se registrarán en dicho programa como interacción y se etiquetarán con el modelo SDXXXXXXX. Las incidencias que se escalen al nivel dos o tres de resolución se etiquetarán como IMXXXXXXX. En la figura 4.3 podemos ver el flujo de una incidencia.
36 Pág. 36 Memoria Figura 4.3. Flujo de una incidencia hasta su resolución Y en la figura 4.4 podemos ver una captura del menú de registro de una incidencia. Figura 4.4. Menú registro de incidencias en HPSM
37 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Gestión de problemas Introducción Las funciones principales de la Gestión de Problemas son: Investigar las causas subyacentes a toda alteración, real o potencial, del servicio TI. Determinar posibles soluciones a las mismas. Proponer las peticiones de cambio (RFC) necesarias para restablecer la calidad del servicio. Realizar Revisiones Post Implementación (PIR) para asegurar que los cambios han surtido los efectos buscados sin crear problemas de carácter secundario. La Gestión de Problemas puede ser: Reactiva: Analiza los incidentes ocurridos para descubrir su causa y propone soluciones a los mismos. Proactiva: Monitoriza la calidad de la infraestructura TI y analiza su configuración con el objetivo de prevenir incidentes incluso antes de que estos ocurran Gestión de problemas en SEAT Actualmente en la empresa no existe un documento oficial que determine las pautas a seguir en el proceso de gestión de problemas. Es decir, no hay una norma que indique a los proveedores cuándo deben abrir un problema dependiendo de la criticidad del sistema o del proceso que cubre. Así pues, hasta la implementación dicho proceso y con independencia del sistema informático, los diferentes proveedores de servicio de SEAT deberán abrir un problema, al menos, en los siguientes casos (gestión reactiva): Por cada incidencia de Prioridad 1 (ver Anexo A: cálculo de la prioridad de una incidencia). Para incidencias repetitivas. Inicialmente se abrirá un problema cuando una incidencia se produzca 7 veces a lo largo de un mes o 4 veces dentro de la misma semana. Todos los problemas se documentarán en Service Manager.
38 Pág. 38 Memoria En caso de que sea necesaria la participación de diferentes grupos, será el Problem Manager del proveedor el que involucre a los mismos. Si los grupos son de diferentes proveedores, será el Problem Manager del Proveedor que tenga más peso en el problema el encargado de liderar el problema. Además de lo anteriormente citado, si el proveedor o el mánager de la aplicación ven indicios de poder prevenir incidencias con algún cambio, deberán abrir un problema para proceder con la medida preventiva (gestión proactiva). Para seguir dicho procedimiento se han establecido reuniones quincenales entre el Problem Manager del proveedor y un portavoz de FO-6. En dichas reuniones se repasa la evolución de problemas ya abiertos, se estudia la posibilidad de abrir nuevos y se priorizan aquellos que se cree conveniente. Como resultado de dicha reunión se establecen unos plazos de resolución. Además, mensualmente el proveedor publica un histórico de los problemas donde actualiza el estado y muestra los datos más relevantes del problema (tickets de ahorro mensual, cambio asociado, horas a invertir en la solución, etc.). Los estados en los que se puede encontrar un problema son: In analysis: El proveedor está analizando la causa y estimando las acciones a emprender para solucionar el problema. Pending Approval: El proveedor ha planteado una posible solución, el departamento de SEAT debe valorar si sigue adelante o no. In implementation: La solución ha sido aprobada y se están realizando los cambios. Closed: El problema ha finalizado satisfactoriamente. Rejected: El problema no ha sido aprobado por el departamento de SEAT por el motivo que sea. Se descarta la propuesta del proveedor.
39 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Gestión de cambios Introducción Consideramos cambio toda modificación de un componente físico o lógico de TI que puede influenciar en los servicios prestados. De manera general, se entiende como Cambio cualquier alta, modificación o baja, variación en los atributos y/o relaciones de los elementos de configuración que soportan los servicios de TI. El proceso de Gestión de Cambios pretende ejecutar eficientemente los cambios, con un nivel de riesgo controlado, tanto para los servicios de TI nuevos como para los ya existentes. El objetivo es asegurarse de que se utilizan métodos y procedimientos consistentes para manejar eficiente y rápidamente todos los cambios. La Gestión de Cambios es un proceso que se inicia con una petición de la implementación de un cambio (RfC) y finaliza con la petición implementada o rechazada Gestión de cambios en SEAT La gestión de cambios en SEAT se rige por el documento Procedimiento de Gestión de Cambios [3] que se puede encontrar en la red interna de la empresa. El diseño lógico está basado en el proceso genérico de Gestión de Cambios de ITIL [4] y las características concretas propias de SEAT. Los objetivos que se plantean son: Gestionar el inicio, planificación, revisión e implementación de todos los cambios propuestos. Realizar eficientemente los cambios aprobados, con un riesgo controlado tanto para los servicios de TI nuevos como para los ya existentes. Gestionar y controlar los cambios a través de métodos y procedimientos estandarizados. Controlar la planificación de cualquier cambio en los elementos de la infraestructura de sistemas, aplicaciones y servicios. Proporcionar un mecanismo para el registro adecuado de los cambios y de la información asociada a su implantación. Asegurar que se implementan sólo los cambios aprobados y registrados según prioridades basadas en los compromisos de servicio y estrategia de empresa. Aumentar la estabilidad del entorno minimizando el impacto del cambio y en especial, minimizar la ocurrencia de incidentes relacionados con cambios.
40 Pág. 40 Mejorar la utilización de los recursos, incrementando de este modo la eficiencia. Memoria Alcance de la Gestión de Cambios en SEAT: Alcance Gestionar los cambios dentro del ámbito del proceso Autorizar, Categorizar y Aprobar todos los cambios Supervisar el calendario de cambios/fsc Analizar y valorar de forma global los impactos y los riesgos de los cambios Implementación de los Cambios (Paso a Producción) Revisiones postimplementación de cambios (PIR) Revisión del proceso de Gestión de Cambios Fuera de alcance Construir los cambios (Desarrollo y Pruebas) Analizar y asesorar el rendimiento de los sistemas y aplicaciones de TI (Gestión de Capacidad) Actualizar la información de los componentes de la infraestructura (Gestión de Configuración) Controlar y gestionar el código, la documentación y los procedimientos de las aplicaciones(desarrollo y Pruebas, Paso a Producción, Gestión de Configuración) Gestión de Proyectos Planificación de servicios Control de SOLTRAS Seguimiento histórico Tabla 4.2. Alcance de la gestión de cambios en SEAT Los puntos subrayados son mejoras que se han introducido en el presente proyecto. La parte de este proyecto solo ha afectado al servicio con un proveedor (se consideró que la gestión de cambios con otros proveedores ya se realizaba de la manera deseada) por lo que a continuación se explica cómo funciona dicha gestión con el proveedor que a partir de ahora llamaremos P :
41 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Gestión de cambios con el proveedor P Los cambios con el proveedor P se gestionan a través de una herramienta local llamada SOLTRA. El funcionamiento de esta herramienta se basa en un flujo de estados en cada uno de los cuales hay un responsable (SEAT-P). En cada estado, el responsable deberá cumplimentar datos, elaborar informes, aceptar pruebas, etc hasta llegar a la implantación del cambio. Para entender algunos datos que se expondrán durante el proyecto, se debe tener en cuenta que el servicio con el proveedor se estructura con una bolsa de horas. A principio de año se establece un presupuesto dedicado a cambios y a cambio de este pago el proveedor pone a disposición del departamento una bolsa de horas a consumir durante todo el año. Es obligación del departamento gestionar y optimizar dichas horas ya que estas no se pueden ampliar una vez concluidas. El flujo será diferente dependiendo del tipo de cambio a implementar. Existen dos tipos de cambio Evolutivo Un evolutivo es un cambio permanente en una aplicación, cuyo esfuerzo no superará las 240 horas (cambios que requieran mayor inversión deberán tratarse como proyectos). Dentro de este grupo se engloban: Cambios en la funcionalidad de la aplicación (nuevas funciones, nuevos requerimientos legales, etc.). Implementación de parches. Cambios en la definición de las interfaces entre aplicaciones o entre la información intercambiada entre ambas. Cambios en la interfaz. Etc Las etapas se pueden ver en la figura 4.5:
42 Pág. 42 Memoria Figura 4.5. Flujo de un evolutivo Las diferentes etapas se describen a continuación: Generada: Se crea la solicitud en la herramienta Pendiente prevaloración: Se espera a la estimación en horas (orientativa y no vinculante). Pendiente aprobar prevaloración: Los evolutivos empiezan a incurrir contra la bolsa de horas al final de este estado. Pendiente análisis de impacto: Se espera a la estimación real. Pendiente aprobar análisis de impacto: Si se está de acuerdo con las horas propuestas así como en los alcances, etc se acepta el trabajo. Trabajo autorizado Trabajo en realización: Proveedor trabajando en el cambio. Pendiente validación pruebas: El desarrollo se ha acabado y se pide al solicitante que realice pruebas (el proveedor ya las ha hecho) y que dé el visto bueno de que cumple los requerimientos y por tanto se puede pasar al CAB para aprobar despliegue a producción. Pruebas aceptadas: SEAT da el OK (a nivel no productivo).
43 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 43 Pendiente de validar implantación: Se ha puesto en producción y se solicita la confirmación del FO de que está desplegado de manera correcta en el entorno productivo para dar por finalizado el evolutivo. Conforme con el trabajo realizado: SEAT da el OK (a nivel productivo). Finalizada. Rechazada: estado en el que queda al no aprobar prevaloración o AI Service request Una Service Request (petición de servicio) es una acción tomada ante peticiones anormales o situaciones inesperadas. En ningún caso deben derivar en SR situaciones repetitivas o actividades que requieran más de una acción. Posibles casos de SR son: Reportes/Extracciones de datos en los casos en las que no exista un proceso específico. Cambios de datos en medios productivos. Cambios en los parámetros de los sistemas/configuración. Análisis de Logs bajo demanda. Procesos fuera del plan marcado. Monitorizaciones especiales bajo demanda. Gestión, administración y soporte a usuarios finales. Las etapas son las mismas que las descritas en el apartado anterior (Evolutivos) con la única diferencia de que las SR no necesitan prevaloración y una vez generadas pasan directamente al estado Pendiente generar análisis de impacto.
44 Pág. 44 Memoria
45 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Mejora de procesos En el punto anterior vimos la teoría acerca de la gestión de incidencias, cambios y problemas y como está determinada en SEAT. Los procesos antes descritos se cumplían pero no se analizaba dicha gestión a posteriori, perdiéndose información valiosa como tiempos de resolución por aplicación, número de incidencias atascadas según el departamento, qué aplicaciones mejoran y cuáles van empeorando su servicio, etc Tal cantidad de información se guardaba tanto en la herramienta HPSM en el caso de incidencias, como en servidores internos para el caso de problemas y cambios. Se disponía del conocimiento, solo hacía falta explotarlo. A continuación se explican las medidas tomadas para el análisis de los datos en cada tipo de gestión Seguimiento de la gestión de incidencias Una vez registrada la incidencia en la herramienta HPSM es decisión de cada uno utilizar esta información de una manera u otra. En FO-6 se ha decidido aprovechar el conocimiento que se puede extraer de dicha información para mejorar el servicio, anticiparse a problemas y detectar casos críticos tales como incidencias atascadas, repetitivas, mal catalogadas, etc A continuación veremos el proceso general de descarga y análisis de IM s que se decidió seguir en el departamento. Para ello primero se explicarán unos cuantos conceptos: Cuadro de Mando: Se trata de un Excel desde el cuál se hace el seguimiento de las incidencias, cambios y problemas. En él se centraliza toda la información deseada y se generan gráficos y estadísticas para su análisis. (Ver punto 6.Herramienta para el soporte: Cuadro de mando). Responsable CM: persona encargada de mantener y actualizar el cuadro de mando. Report: Informe mensual o quincenal que se presenta a la dirección.
46 Pág. 46 Memoria Figura 5.1. Proceso revisión de tickets En la figura 5.1 podemos ver un ejemplo de proceso de análisis. Este proceso en concretos es el de la revisión mensual de incidencias. Así pues, los pasos a seguir son: Descarga de datos y actualización del Cuadro de mando Elaboración del informe (semanal, quincenal, mensual, anual.) Detección de casos anómalos o situaciones críticas. Envío de los datos a los AM. Análisis por parte del mánager de la aplicación. Solución de problemas (por parte del proveedor si así se cree conveniente. A continuación se explican los diferentes pasos del proceso de análisis de incidencias Descarga en HPSM La aplicación permite exportar la búsqueda realizada en formato.xls o cualquier otro formato de texto/hoja de cálculo. Por defecto se hará una extracción en formato.csv que permitirá registrar los datos en el CM. Así pues, el archivo resultante se dejará alojado en un servidor ya
47 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 47 establecido por defecto para que al actualizarse el CM dichos datos sean copiados al mismo correctamente Elaboración del informe (Status Report) y análisis de datos Una vez introducidos los datos en el CM este generará automáticamente una serie de tablas y gráficos que reportaremos en los informes de estado correspondientes, ya sean internos (FO- 6/FO-61) o para presentar a alguna Área en particular. Estos informes se componen de varias partes diferenciadas Cuadro de mando integral. Resumen del servicio Como ya se ha mencionado, estos informes de estado se harán en función del objetivo del análisis o de la reunión. La mayoría de meses se utilizará para conocer el estado del servicio en un momento determinado. Para ello se ha preparado una pestaña del CM que muestra un resumen del estado del servicio con las características más importantes (Figura 5.2) y que servirá para todos los informes que elaboren ya que muestra una visión general sin profundizar. Para este resumen del servicio se han escogido los siguientes parámetros: Incidencias Prio 1: Comparativa de incidencias de prioridad 1 respecto mes anterior. Meses sin incidencias de prioridad 1. Total IM s: Total de tickets registrados para el mes en cuestión y comparativa respecto al mismo mes del año anterior. Nota: Se ha escogido comparar respecto al mismo mes del año anterior ya que los procesos de negocio de un mes respecto al siguiente varía, y no muestranla realidad en cuanto a la variación de incidencias. Por ejemplo, en enero de cada año se hace el cierre financiero, por lo que es lógico que aquellas aplicaciones que soporten dicho proceso verán incrementadas sus incidencias. Si comparamos pues las incidencias ocurridas en enero (mes crítico) y febrero (mes normal) es lógico que se disminuyan las incidencias, pero ello no indica una mejora en la gestión. En cambio, comparando Enero 2013 vs Enero 2014, si que nos puede dar una idea de si se ha mejorado o no el servicio. Average time to close: días de media en cerrar una incidencia en el mes en cuestión y comparativa respecto al año pasado. ( Estos 3 Kpi s van acompañados de semáforos automáticos: verde si hay mejora, amarillo para un resultado igual que el anterior y rojo en caso de peor resultado )
48 Pág. 48 Memoria Total IM s por departamento: volumetría y porcentaje de las IM s del mes según los equipos de FO-6 (FI-CO, RRHH, etc. Ver punto Introducción a FO-6). Comparativa respecto al mes del año pasado de tickets por equipos de FO-6. IM s del mes divididas según prioridad y categoría (incident, request for information, service request). Figura 5.2. Resumen del servicio
49 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Análisis históricos: tendencias Una vez visto el resumen del estado del servicio, se debe analizar el porqué de la situación, ya sea para encontrar los errores cometidos o para detectar qué se ha hecho bien para mejorar el servicio. Así pues, se harán dos análisis históricos para tener una visión de la evolución en el tiempo. El primero de ellos (Figura 5.3) muestra la evolución dentro del mismo año de los tres tipos de tickets. Este gráfico ayuda a determinar qué meses son críticos para cada aplicación o para el departamento en general (el CM permite filtrar este gráfico para solo una aplicación, para todas las aplicaciones de una persona en concreto, para un área determinada, etc ) Figura 5.3 Evolución anual de incidencias El segundo gráfico (figura 5.4) es una comparativa tanto anual como mensual. En ella podemos ver la evolución de la volumetría de incidencias. Con este gráfico podemos hacer un análisis más profundo acerca de los procesos que no han funcionado bien. Por ejemplo, de este gráfico para una aplicación en concreto, observamos que el año 2013 ha sido generalmente mejor, pero detectamos un aumento considerable de las incidencias en el mes de Enero respecto al mismo mes del año pasado. Esto nos permitiría que se centraran los recursos en analizar y mejorar aquellos procesos que intervienen en esa época del año.
50 Pág. 50 Memoria Este gráfico también ayuda a hacer una estimación de cómo acabará el mes. Normalmente se hace una extracción de este tipo a mediados de mes para ver que aplicaciones se están acercando peligrosamente a los valores del año pasado para atacar esas incidencias. Figura 5.4. Evolución interanual de las incidencias Una vez visto el global entre años, y el anual por tipo de incidencia, se realizará un paso más y se extraerá la variación del mes en cuestión (Año A-1 vs Año A) desglosado por tipo de incidencia (Figura 5.5). Este análisis es importante ya que, a pesar de en un mes en concreto puede haber un aumento considerable de incidencias, pueda ser debido a incidencias del tipo petición de información y no por incidencias puras (mal funcionamiento de la aplicación). Por ejemplo, si en una aplicación se añade un nuevo módulo y los usuarios no son formados acerca de su uso, es probable que en los primeros meses abran muchas incidencias debido a dudas respecto a cómo hacer una actividad. Esta situación se soluciona formando a los usuarios, pero no afecta al rendimiento de la aplicación. Así pues, es importante localizar la causa para aplicar un correctivo en consecuencia.
51 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 51 Figura 5.5. Comparativa por tipo de incidencia y año
52 Pág. 52 Memoria Tickets antiguos Otro punto que se quería mejorar era el de las incidencias que tardaban mucho en resolverse. Las incidencias no quedaban siempre atascadas por falta de solución. En ocasiones, el propio usuario conseguía resolver la incidencia por sus propios medios pero no lo comunicaba a través de la herramienta y por ello aparecía en estado pendiente. Otras veces la solución de la incidencia dependía de un trabajador externo (proveedores, técnicos, etc ) y no se controlaba debidamente el cumplimiento de la resolución desde el departamento de SEAT. Por el motivo que fuera, no interesa nunca en la gestión de incidencias que aparezca un gran número de incidencias pendientes desde hace mucho tiempo. Por una parte, engorda la lista de tareas pendientes y por otro da mala imagen a la hora de presentar los resultados a las áreas o a los superiores. Por ello, se propuso limpiar dicha lista estableciendo un proceso de revisión de incidencias pendientes. Tras un primer análisis se decidió tomar como tiempo límite los dos meses naturales para la resolución de una incidencia. (Aunque el 90% de las mismas se resuelve en cuestión de minutos o horas, algunas de aquellas que derivan en cambios en la aplicación requieren más tiempo). El proceso a seguir se muestra en la Figura 5.6. A modo de resumen, la herramienta utilizada (cuadro de mando) detecta y marca aquellas incidencias que cumplan las siguientes características: Estado pendiente desde hace 2 meses o más. Última actualización de estado de hace más de una semana (este criterio se añade ya que una incidencia puede llevar 3 meses abiertas pero el proveedor notificó hace 2 días de una fecha de finalización). Una vez la herramienta marca dichas incidencias, el encargado del CM deberá filtrar las incidencias por mánager y enviárselas para que analice cada caso. A partir de aquí, es responsabilidad del mánager de la aplicación el cierre o solución de la misma hasta la próxima revisión.
53 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 53 Figura 5.6. Proceso de revisión de tickets antiguos
54 Pág. 54 Memoria A continuación se explica el proceso en función del responsable: Responsable del Cuadro de mando: Es el encargado de actualizar la herramienta y enviar la lista de incidencias detectadas a cada mánager de la aplicación (AM). Deberá hacer el seguimiento para asegurarse de que las incidencias se cierran o al menos se localiza cuál es el motivo de su demora en el cierre. AM: Tras recibir la lista de incidencias debe asegurarse de quién es el responsable de su estado y si está bien catalogada como pendiente. Si no es así debe informar al responsable del CM de la mala catalogación y proceder al cierre de la incidencia. Si está pendiente, deberá informar al responsable para que avance en la solución o para preguntar cuál es el motivo de la demora. FO-X: En caso de que la demora se deba a una acción pendiente por parte de un compañero de otro FO el mánager deberá ponerse en contacto con él y proceder a la solución. Proveedor: Si el trabajo está pendiente del proveedor deberá establecerse contacto con él para asegurarse de que se cumplen los plazos pactados (Service Desk): En el caso de que el AM detecte que el estado de la incidencia no es correcto o que la misma no pertenece a su grupo (está mal catalogada) deberá comunicárselo al Service Desk para que corrijan el error en la herramienta. Para apoyar dicho proceso, en las reuniones quincenales del departamento se dedicará un espacio de tiempo a repasar la evolución de este tipo de tickets. Para empezar se hará una comparativa respecto a la reunión anterior para ver que aplicaciones han reducido el número de incidencias pendientes, cuáles han aumentado o en cuáles no se ha conseguido reducir el número. Podemos ver un ejemplo de comparativa en la figura 5.7. Una vez vista la evolución, se mostrará una tabla con el desglose de dichas incidencias según la tipología y se indicará si la resolución está pendiente de otro departamento o si ya se ha creado la SOLTRA (solicitud de trabajo). En ambos casos se considerará que las incidencias están controladas ya que están en proceso de cierre. (Figura 5.8).
55 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 55 Figura 5.7. Número de incidencias abiertas desde hace más de 2 meses por periodo y diferencia respecto a la última reunión Figura 5.8. Número de incidencias abiertas desde hace más de 2 meses por tipología y estado
56 Pág. 56 Memoria 5.2. Seguimiento de la gestión de problemas Como ya se explicó en el punto 4.2 Gestión de problemas, dicha gestión no está formalmente estandarizada en la empresa. Aun así, dentro de FO-6 se han establecido reuniones quincenales con los proveedores para tratar los temas más importantes y priorizar aquellos problemas más críticos. Debido a estas reuniones se ha establecido un proceso de revisión de problemas a realizar antes de dichas reuniones con el fin de conocer la evolución de los mismos y poder preparar el encuentro con el proveedor. Figura 5.9.Proceso de revisión de problemas Los pasos a seguir son: Descargar el archivo que el proveedor actualiza quincenalmente en su servidor y actualizar el CM. El CM separa aquellos problemas que requieren de acción por parte de FO-6 y los lista por aplicación. El responsable del CM debe coger dicha lista y distribuirla a los AM para que gestionen las acciones correspondientes.
57 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 57 Además, en los informes de estado que se elaboran hay un apartado dedicado a problemas. Por lo general, y si nadie del equipo pide un análisis más exhaustivo de algún punto, en el informe de estado se presentan dos diapositivas relacionadas con los problemas. La primera de ella es una foto del estado actual de los problemas para conocer cuántos están en fase de implementación y cuales están pendientes de aprobarse. (Figura 5.10). Figura Resumen del estado de los problemas En la tabla de arriba se muestran la cantidad de problemas por estado y por departamento. Como ya hemos dicho, la mayoría de los estudios se centran en el sub-departamento de Finanzas y Controlling (FO-61), por lo que abajo se desglosan los problemas por aplicación informática para que cada mánager pueda localizar los de su responsabilidad. El detalle de cada problema se enviará al responsable vía mail para que realice las acciones pertinentes. De manera más general, mensualmente (o a petición del jefe del departamento) se mostrará una evolución de los problemas abiertos y cerrados (figura 5.11).
58 Pág. 58 Memoria Figura 5.11 Historial de problemas abiertos/cerrados
59 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Seguimiento de la gestión de cambios Como en los puntos anteriores, la importancia de este apartado es el de monitorizar y conocer el estado del servicio. Recordemos que en la gestión de cambios, nos hemos centrado solo en el servicio de un proveedor. Aun así, sí que se mostrará, aunque sea de manera puramente informativa, la volumetría de los cambios realizados en todo el departamento (y para todos los proveedores). Así pues por una parte tendremos información general, y por otra información más detallada del proveedor P Reporte global En este punto se presentará el histórico de cambios por tipología, debido a la cantidad de información a presentar, se realizan dos presentaciones, por una parte una tabla con los valores numéricos (figura 5.12) y un gráfico histórico para ver la evolución de forma rápida (figura 5.13). Nota: los ejemplos mostrados son para el conjunto total del departamento. Para realizar los análisis se filtraban estos datos según varios factores y se comparaban entre ellos para estudiar posibles acciones para mejorar el servicio (por aplicación, por proveedor, etc ) Figura Número de cambios realizados por tipología
60 Pág. 60 Memoria Figura Histórico de cambios Seguimiento del servicio El siguiente paso será analizar la situación actual del servicio. Como se ha explicado en el punto Gestión de cambios con el proveedor P existen dos tipos de cambio: evolutivos y peticiones de servicio (SR). Cada punto explicado a continuación se debe elaborar en el informe para ambos tipos Número de evolutivos/sr abiertos y cerrados en el mes en cuestión por aplicación y cantidad de horas invertidas. El objetivo de mostrar esta información es poder localizar en qué aplicaciones se están dedicando más esfuerzos. Por una parte, para entender qué aplicaciones generan más problemas (recordemos que un cambio es una acción correctiva a un problema o a un conjunto de incidencias) es interesante mostrar la cantidad de cambios que se hacen por aplicación (figura 5.14). Además de esto, también se deberá analizar la cantidad de horas que se invierte por aplicación (figura 5.15) para entender la magnitud de dichos cambios. No es lo mismo una aplicación en la que se realicen cinco cambios mensuales de solo 1 hora, que otra en la que solo se realice un cambio pero se necesiten invertir 50 horas. En el primer caso probablemente sean pequeños cambios de mejora, en el segundo es signo de una mala programación del sistema.
61 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 61 Figura Número de cambios realizados por aplicación SOLTRAS ABIERTAS EN EL MES X Departamento Finanzas y Controlling Año apertura 14 Mes apertura 01 Etiquetas de fila Cuenta de FC Hours ADUANAS 4 AUTOFACTURA PROVEEDORES 2 CS00 CONFORMACIÓN DE FACTURAS 2 DOCUMENTUM CCYF 2 FACTURA TELEMATICA EDI 1 FAUCO 4 SAP FI - LEGACY GATEWAY 1 SAP SEAT FI/ByC - Balances y Cierres 2 SAP SEAT FI/CCyF - Cuentas Corrientes y Facturación 3 SAP SEAT FI/TR - Tesorería 4 Total general 25 Figura Horas invertidas en cambios por aplicación.
62 Pág. 62 Memoria Evolutivos/SR según estado actual y comparativa respecto periodo anterior Otro punto interesante es el conocer en qué estado se encuentran los cambios actualmente (ver Gestión de cambios con el proveedor P ). Esto nos da una idea de lo cargado que está el proveedor actualmente y de la cantidad de cambios que tenemos en espera (pendientes de aprobar). Este análisis nos ayudará a saber cuándo es necesario priorizar cambios o si es posible demandar más en ese momento. Estos datos se compararan siempre con los de 15 días atrás para conocer la inercia y ver si se está reduciendo la cola, aumentando, etc (Figura 5.16). Figura Número de cambios en función del estado actual (el año indica el año en el cuál se demandó el cambio) El objetivo de esta información es mostrar la cantidad de cambios que tenemos en la cola y en qué estado se encuentran para ayudar en la toma de decisiones.
63 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Situación de la bolsa de horas Como los recursos para elaborar cambios son las horas contratadas, el seguimiento económico se debe hacer de las mismas. Cada semana, con los datos facilitados por el proveedor, se decidió elaborar un cuadro de seguimiento de la bolsa de horas (figura 5.17). Figura Control de la bolsa de horas para cambios Las columnas son: Client: Empresa de la compañía (dentro del grupo SEAT existen varias compañías) a la que se da el servicio. App Group: Diferentes tecnologías utilizadas (cada aplicación se clasifica dentro de uno de los siguientes grupos según su tecnología: SAP, Legacy, EDI ). Sub-Area: Área de la empresa. Yearly Budget: bolsa de horas anual. YTD Budget: Horas que se deberían llevar hasta el momento (cálculo ponderado). YTD Produced: Horas consumidas reales. YTD Desviation: Indica la desviación existente (desviación de las horas ya consumidas respecto las que deberían llevarse según el cálculo YTD Budget).
64 Pág. 64 Memoria Authorized Initiated: Horas ya aprobadas pero aún no consumidas. Deben tenerse en cuenta ya que en un futuro próximo se ejecutrarán.
65 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Herramienta para el soporte: Cuadro de mando El cuadro de mando es la herramienta que permite centralizar toda la información y generar los gráficos y las tablas utilizadas para realizar los reportes y los análisis mencionados en el proyecto. Debido a las necesidades del proyecto y al poco presupuesto disponible, se decidió realizar el cuadro de mando mediante la herramienta Microsoft Excel. A pesar de ser un programa básico, su fácil dominio permite utilizar dicha herramienta a cualquier persona que sepa usar Excel y sus posibilidades eran suficientes para cubrir los objetivos Estructura del cuadro de mando A continuación explicaremos cada pestaña del Excel. En las imágenes se puede ver como en algunas pestañas existen cuadros de colores con nombres. Estos cuadros sirven de hipervínculo para ir de una pestaña a otra del Excel. Diferenciamos dos tipos de pestañas: las que generan gráficos e información, y las que sirven de base de datos. Nota: algunos términos aparecen en inglés debido a que los informes que servían de base de datos eran reportados en ese idioma Pestañas de información Estas pestañas son las necesarias para generar los reportes o para consultar algún estado en un momento determinado Índice Pestaña inicial, desde aquí podemos navegar a cualquiera de las otras pestañas informativas mediante hipervínculos. Este método de navegación está pensado para aquellas veces en las que sólo se desee mostrar cierta información. Así pues, por ejemplo, si utilizamos el cuadro de mando para una reunión con un proveedor, esconderemos la barra de pestañas del Excel para qué no sepan de qué información disponemos, cómo la organizamos, etc. Y ocultaremos aquellos hipervínculos que no queramos mostrar.
66 Pág. 66 Memoria Además, un usuario que no tenga experiencia con esta herramienta podrá encontrar la información de manera más intuitiva. Figura 6.1.Indice del cuadro de mando Como se puede observar, cada bloque de gestión (incidencias, cambios y problemas) se ha agrupado en un color para que se detecte fácilmente Gestión de incidencias Pestaña en la que se encuentra el resumen del servicio visto en el apartado Esta pestaña se alimenta de los datos que se encuentran en la pestaña Tablas IM s. No se podrán cambiar datos desde esta pestaña aunque si quitar y añadir los gráficos para ajustar el informe así como se considere oportuno. Si se quiere filtrar la información según un parámetro, un mes, etc se deberá hacer desde la pestaña Tablas IM s ya que los gráficos de este apartado están vinculados a esas tablas dinámicas.
67 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 67 Figura 6.2. Pestaña de gestión de incidencias Tablas IM s Hoja de cálculo donde se encuentran todas las tablas dinámicas referentes a las incidencias. Desde estas tablas se realizarán los filtros adecuados para que se muestre la información deseada.
68 Pág. 68 Memoria Figura 6.3. Pestaña Tablas IM s Gráficos IM Pestaña en la cual se generarán todos los gráficos necesarios para el control y seguimiento de las incidencias. Desde aquí se podrá consultar cualquier información o KPI que se estime oportuna, así como copiar cualquier gráfico que resulte interesante en el informe de estado.
69 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 69 Figura 6.4. Pestaña Gráficos IM s Gestión de Cambios Nos muestra la volumetria y el histórico de cambios según su categoría. Podemos filtrar dicho historial por aplicación/departamento/área.
70 Pág. 70 Memoria Figura 6.5. Pestaña gestión de incidencias Graf Evol/SR Esta ventana es igual tanto para evolutivos como para SR (tienen una pestaña cada tipología pero el contenido es el mismo). La figura 6.6 muestra una parte de la hoja en la que podemos encontrar 3 tablas que son las utilizadas en la primera slide de evolutivos/sr del status report. Aquí podemos ver las SOLTRAS abiertas/cerradas de cada mes y el estado en la que se encuentran las SOLTRAS pendientes. Estas tablas se alimentan de las hojas Historical Evolutivos/SR. La segunda parte de la hoja (figura 6.7) es el seguimiento económico, o concretamente el Budget de horas para FO6. La tabla se alimenta de la hoja Budget evolutivos/sr.
71 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 71 Figura 6.6. Pestaña de tablas de cambios Figura 6.7. Tabla de información de la bolsa de horas de cambios
72 Pág. 72 Memoria Gestión de problemas Pestaña que se alimenta de la base de datos alojada en Historical Problems para mostrar la volumetría de problems según el área, departamento, estado, etc. Figura 6.8. Pestaña gestión de cambios Pestañas de datos Las pestañas explicadas a continuación son hojas de datos que se alimentan de la información ya existente y la ordenan de la forma deseada para la elaboración de tablas y gráficos. Estas pestañas no deben ser modificadas por el usuario bajo ningún concepto (se protegerán con contraseña) aunque si se pueden consultar para conocer el detalle de la incidencia, problema o cambio a consultar Historical IM s Pestaña donde se almacena el histórico de incidencias (figura 6.9).
73 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 73 Figura 6.9. Pestaña de histórico de incidencias En esta pestaña es dónde se almacenarán los datos que descarguemos de HPSM y que sirven de base para las tablas dinámicas de la pestaña Gráficos IM s. Se han creado unas columnas extras que eran necesarias para el Report. Los datos que aparecen aquí son: Nº de ticket: referencia. VW Service Filter (SUP/SUP-Purchasing): tipología de servicio. Descripcion del ticket- Open time: Hora y día de apertura de la incidencia. Close time: Hora de cierre y solución. Status: Estado actual de la incidencia. Assigment Group: Grupo resolutor. Affected Service: Nombre de la aplicación. Category: Tipo de incidencia (incidencia, petición de información,etc ) Priority: Prioridad (ver Anexo A).
74 Pág. 74 Mes (de apertura) Año (de apertura) Departamento dentro de FO6 (encargado de su seguimiento) Memoria Días abierta (antes de cerrarla): tiempo en resolver la incidencia o en caso de no estar cerrada, tiempo que lleva abierta. Los puntos en cursiva son datos calculados después de la descarga por el excel ya que se consideraron útiles Tickets antiguos Pestaña donde se listan las incidencias abiertas y se localizan las que llevan más de dos meses abiertas. Figura Pestaña de tickets antiguos
75 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 75 En esta pestaña es dónde se almacenarán los datos que descarguemos de HPSM y que sean fruto de un filtro de tickets actualmente abiertos (más detalle en el punto 6.2 Funcionamiento del cuadro de mando). Los datos que aparecen aquí son: Nº de ticket: referencia. VW Service Filter (SUP/SUP-Purchasing): tipología de servicio. Descripcion del ticket- Open time: Hora y día de apertura de la incidencia. Close time: Hora de cierre y solución. Status: Estado actual de la incidencia. Assigment Group: Grupo resolutor. Affected Service: Nombre de la aplicación. Category: Tipo de incidencia (incidencia, petición de información,etc ) Priority: Prioridad (ver Anexo A). Mes (de apertura) Año (de apertura) Departamento dentro de FO6 Días abierta (antes de cerrarla) Proveedor: empresa encargada del mantenimiento. >2M: si lleva abierta más de dos meses o no. Los puntos en cursiva son datos calculados después de la descarga. La diferencia básica entre esta base de datos y la histórica es que esta solo contiene tickets abiertos, calcula los días que lleva abierta la incidencia y si lleva más de 2 meses aparece el valor en rojo. Además, localizar el proveedor que tiene la incidencia en su tejado nos ayuda valorar el servicio prestado. En la parte superior encontramos una tabla que muestra los tickets con más de 2 meses de antigüedad por proveedor y subequipo dentro de FO-6.
76 Pág. 76 Memoria Budget evolutivos/sr No es más que los datos númericos del Budget de horas para cambios, estos datos se extraen de los informes del proveedor y permiten elaborar la tabla de la figura 6.7. Figura Pestaña de datos de la bolsa de horas para cambios Historical evolutivos/sr Última pestaña de Cambios. Es una extracción del histórico de SOLTRAS en el cuál se añaden algunos campos (la estructura de la pestaña es idéntica a la de Historical IM s). Los puntos que se extraen del report del proveedor son: Task: número identificador. Description: descripción del cambio. App. Id.: identificador de la aplicación (interno del proveedor). App. Name: nombre de la aplicación. Client: Seat, Seat Sport,etc App.Group: Legacy,SAP,etc
77 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 77 Area: Departamento de SEAT al cuál pertenece la aplicación. Change Type: evolutivo / SR. Serv. Interruption : Si hace falta interrumpir el servicio para instaurar el cambio. Status : Estado del cambio Est. Req. Date : fecha estimada de entrega de la pevaloración (según contrato). Est. Del. Date : fecha real de entrega de la prevaloración. I.A. Req. Date: fecha estimada de entrega del análisis de impacto (según contrato). I.A. Del. Date: fecha real de entrega del análisis de impacto. I.A.Accept.Date: fecha en que se acepta el cambio. Rollout Init.Estim: fecha estimada de entrega del cambio. Rollout Agreed : fecha en la que se acepta el cambio. Rollout Real: fecha en la que se entrega el cambio por parte del proveedor. Reject. Date: fecha en que se cancela el cambio % Progress FC Hours Hours Current ETC 14XX Est.Final Usuario Actual Usuario Emisor A partir de ellos se calculan otros: Departamento Responsable: a partir del usuario actual podemos determinar si la SOLTRA está pendiente de FO6, del área o del proveedor Días Prevaloración= Est. Del. Date- Est. Req. Date Cumple_Prevaloración: Si cumple con el requisito de entregar la prevaloración en menos de 6 días laborables. Días valoración= I.A. Del. Date - I.A. Req. Date Cumple_Valoración: Si cumple con el requisito de entregar el análisis de impacto en menos de 6 días laborables. Año apertura Mes apertura
78 Pág. 78 Memoria Año Cierre Mes Cierre Historical Problems Base de datos extraída del informe mensual del proveedor más algunos datos añadidos (la estructura de la pestaña es idéntica a la de Historical IM s). Entre otros valores necesarios para el proveedor, destacan los siguientes campos: FO Problem Type: proactivo/reactivo. Date Raised: fecha inicio Problem description: descripción del problema. "Work-around": si hubo una acción correctiva Priority: prioridad Affected System(s): aplicación afectada Average number of tickets raised/month: incidencias al mes que ahorrará el problema. Average time spent solving ticket: tiempo medio de solución de este tipo de incidencia. Estimated solution effort: horas dedicadas a la solución. Status: estado. Date Solution Proposed: fecha propuesta de solución. Date Solution Accepted: fecha en la que SEAT acepta la solución. Date Closed: fecha de cierre del problema. Departamento Año Mes Área
79 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Master Data Hoja con diferente información utilizada para calcular datos extra. Por ejemplo, a partir del estado de una SOLTRA devolvemos el campo responsable gracias a la siguiente conversión: Estado Responsable %Progreso Conforme con el trabajo realizado Proveedor 100 Finalizada Finalizada 100 Generada FO6 0 Pdte Validar Pruebas SEAT >0 Pendiente aprobar Análisis de Impacto FO6 <FC Hours Pendiente de aprobar la Prevaloración FO6 0 Pendiente de Prevaloración Proveedor 0 Pendiente emisión SEAT 0 Pendiente generar Análisis de Impacto Proveedor 0 Pendiente validar implantación SEAT >70 Pruebas aceptadas Proveedor >70 Trabajo autorizado Proveedor <FC Hours Trabajo en realización Proveedor <100 Rechazada Rechazada 0 Tabla 6.1. Responsable según el estado del cambio
80 Pág. 80 Memoria Esta tabla se aloja en Master Data y mediante la función BUSCARV es consultada cuando es necesario Departamentos Listado de todas las aplicaciones con el departamento al cuál pertenecen (Compras, RRHH, Finanzas y Controlling.) y el área Festivos Relación de días festivos en SEAT (sirve para calcular días hábiles en cuanto a resolución de IM s, tiempo de entrega de análisis, etc ) Proveedores Relación de los Service Manager groups con los proveedores. Sirve para saber, según el grupo resolutor de una incidencia, el proveedor que ha trabajo en ella 6.2. Funcionamiento del cuadro de mando Para saber cómo se actualiza el cuadro de mando ver Anexo B: Manual de descarga de datos.
81 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág Resultados La principal mejora, y el resultado final de esta parte del proyecto es la monitorización de todo este proceso. Gracias a esta monitorización se desprenden los análisis y correcciones de los temas oportunos. Gracias a estas mejoras se han conseguido disminuir las incidencias y mejorar la calidad de la gestión de cambios Presentación de informes y análisis En las siguientes tablas se ven los ítems conseguidos con esta monitorización/reporte: Información disponible y que se muestra en los informes. Información imposible de recopilar con los datos disponibles. Información disponible pero que no se quiere mostrar por algún motivo. CM FO6 Como se observa en la tabla 7.1, se ha conseguido monitorizar el histórico de todos los tipos de gestión deseados. Además, con el cuadro de mando se pueden filtrar las incidencias, los problemas y parte de los cambios por departamento y por aplicación. Solo ha quedado por reportar información a nivel de usuario, es decir, ser conocedor de la persona que abre la incidencia o que pide el cambio. Esta información no se ha podido mostrar debido a que la herramienta de la cual se extrae la información (HPSM) no la registra. En algunos procesos también se ha conseguido instaurar el envío de mails para dar información. CM Áreas En la figura 7.2 podemos ver la información reportada a las áreas. Lógicamente los tickets antiguos es una información que salvo deseo expreso del área no se muestra ya que puede dar una idea equivocada de la gestión (no siempre es culpa del departamento de sistemas). Tampoco se dará ninguna información a nivel usuario.
82 Pág. 82 Memoria Tabla 7.1. Información reportada en los informes internos Tabla 7.2. Información reportada en los informes a áreas
83 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 83 Una vez determinada la información a reportar, se decidió establecer un calendario para saber cuándo y a quién hay que reportar. Básicamente existen 3 tipos de informes con sus respectivos días: 1. Cuadro de Mando FO-6: Cuadro de mando de todo el equipo de FO-6, es mensual y salvo cambio expreso se presenta en la primera reunión de equipo de cada mes (1er martes de cada mes). 2. Cuadro de Mando FO-61: Cuadro de mando exclusivo del equipo de Finanzas y Controlling. Es quincenal y se presenta en las reuniones de FO-61 de los jueves. 3. Cuadro de Mando a Áreas: Cuadro de mando (más resumido que los anteriores) que da soporte a las reuniones con las Áreas. Normalmente se mantendrá una reunión semestral con cada Área (fecha a determinar) Fuera de estos, se podrá realizar un Cuadro de Mando siempre que así se estime oportuno (cierres de proyectos, seguimiento puntual de una aplicación, etc.). El calendario que se propuso es el de la figura 7.1. Este calendario ha servido durante la segunda fase del proyecto de guía a la hora de elaborar los informes y establecer reuniones con las áreas. De esta forma se ha podido establecer una rutina para que las partes interesadas empezarán a saber cuándo dispondrían de dicha información con el objetivo de participar activamente de la misma, plantear dudas, mejoras, etc
84 Pág. 84 Memoria ENERO FEBRERO MARZO ABRIL L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D MAYO JUNIO JULIO AGOSTO L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D Bank Holidays Reuniones Áreas Status Reports Proyectos + Project Plan(3r día hábil del mes). Actualización Facturación Tesorería Forecast económico + KPI's (4o día hábil de cada mes) Administración Reunión de departamento semanal FO6 Reunión quincenal FO61 + Cuadro de Mando Cuadro de Mando FO6 Controlling Figura 7.1. Calendario de presentación de informes
85 Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 85 Esta metodología de reporte, a la vez que las mejoras implantadas en el proyecto, han mejorado el conocimiento que los trabajadores del departamento tenían acerca de la situación del servicio. Este proyecto les ha ayudado a organizarse mejor, a priorizar tareas, a conocer el estado del servicio, a agilizar incidencias atascadas, a abrir cambios para solucionar problemas que no se habían detectado antes, etc Desde el inicio del proyecto se han elaborado una serie de informes que antes eran inexistentes (tabla 7.3). Tabla 7.3. Número de informes elaborados durante el proyecto Además de los informes internos, los informes a las áreas han permitido dar transparencia en cuanto al trabajo realizado por el departamento. Antes del proyecto solo se presentaba a las áreas los resultados del año. Con el nuevo proceso se mantiene reuniones semestrales y se explica el porqué de la reducción o aumento de incidencias, los esfuerzos realizados para mejorar el servicio, que aplicaciones de su área son críticas y se les hace partícipes de las mejoras. Otro punto importante es optimización del tiempo. Los primeros reportes se realizaron en septiembre de 2013 y se hacían de forma manual (descargando los datos y realizando gráficos hasta elaborar un informe a medida). Con la automatización del cuadro de mando se agilizó este proceso y se ha conseguido un ahorro de tiempo considerable: Tiempo invertido en preparar un informe en septiembre 13 = 3 horas Tiempo invertido en preparar un informe actualmente= ½ hora Ahorro del 84% de tiempo.
86 Pág. 86 Memoria 7.2. Reducción de incidencias El registro de incidencias en SEAT con el programa HPSM empezó en Mayo de Después de un año se detectó que no se conseguían reducir las incidencias. Este proyecto empezó en Junio y se empezó a implementar a partir de Septiembre. Gracias a los procesos definidos en él y a la ayuda del cuadro de mando los encargados de las aplicaciones pudieron empezar detectar focos en los que mejorar el servicio. Desde el mes de Septiembre se pueden ver los resultados (Figura 7.2). Figura 7.2. Histórico de incidencias de FO-6 Como ya se ha explicado, es imposible comparar meses diferentes debido a que la carga de las aplicaciones es diferente. Pero si se comparan los meses en años diferentes se puede observar que a partir de septiembre hay una reducción del número de incidencias. Los datos numéricos se encuentran en la tabla 7.4. Además de reducir las incidencias, se observa que dicha reducción es cada vez más pronunciada (figura 7.3). Esto es debido a que los cambios derivados de los análisis no son automáticos sino que se requieren de un tiempo hasta su implementación. Así pues, los cambios empezados en Septiembre van dando sus frutos a medida que se van implementando. Al finalizar las prácticas en SEAT, se había conseguido reducir hasta un 33% las incidencias en el mes de Marzo y la dinámica seguía siendo descendiente.
87 Mayo'13 Junio'13 Julio'13 Agosto'13 Septiembre'13 Octubre'13 Noviembre'13 Diciembre'13 Enero'14 Febrero'14 Marzo'14 %Variación Análisis y mejora de los procesos de gestión de los sistemas de información en SEAT. Pág. 87 Mes Diferencia respecto año anterior Variación Enero % Febrero % Marzo % Abril 688 Mayo % Junio % Julio % Agosto % Septiembre % Octubre % Noviembre % Diciembre % Tabla 7.4. Evolución del número de incidencias respecto al mismo mes del año anterior 40% 30% 20% 10% 0% -10% -20% -30% -40% Mes Variación Figura 7.3. Evolución de la variación de incidencias
88 Pág. 88 Memoria 7.3. Aumento de cambios La mencionada reducción de incidencias no fue fruto solo de la mejora en la solución de las mismas. Desde que se empezaron a detectar incidencias con la misma causa, se fueron elaborando cambios para ir dando solución a los problemas. Así pues, en la figura 7.4 se puede observar el aumento de los cambios desde septiembre como resultado de los esfuerzos en realizar mejoras. Si analizamos este gráfico junto a la figura 7.3 se observa que la reducción de incidencias va ligada a este aumento en los cambios. Figura 7.4. Evolución del número de cambios

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