Source: https://fsv.cuni.cz/opatreni-c-26/2017
Timestamp: 2019-11-14 03:39:52+00:00

Document:
Opatření č. 26/2017 | Fakulta sociálních věd UK
Opatření č. 26/2017
Opatření děkana č. 26/2017
V Praze dne 30. září 2017
V souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti a vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, dále „zákon o účetnictví“, se vydává toto opatření, které upravuje oběh a zpracování účetních dokladů.
1.2 Pro účely tohoto opatření se oběhem účetních dokladů rozumí plynulý proces od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu přes ověřování (přezkušování) a zaúčtování, až po jeho archivaci. Na tomto procesu se podílejí jak pracovníci účtárny, tak pracovníci ostatních pracovišť, kteří přímo ovlivňují úplnost a pravdivost účetních údajů, jejich kvalitu a vypovídací schopnost a včasné předložení dokladu k účetnímu zpracování.
1.3 Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti:
1.3.1 označení účetního dokladu,
1.3.2 obsah účetního případu a jeho účastníky,
1.3.3 peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
1.3.4 okamžik vyhotovení účetního dokladu,
1.3.5 okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle 3.1.4.
1.3.6. podpisový záznam, kterým se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního předpisu nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě (§33a, odst. 4 zákona o účetnictví) osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Skutečnosti podle odstavců 1.3.1. až 1.3.6 prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.
1.4 Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.
1.5 Daňový doklad podle zákona o dani z přidané hodnoty je účetním dokladem s náležitostmi daňového dokladu podle příslušného ustanovení zákona o dani z přidané hodnoty.
2.1 Příkazce operace je vždy vedoucí zaměstnanec oprávněný hospodařit s ucelenou částí rozpočtu (děkan, tajemník fakulty, proděkan, ředitel institutu, tajemník institutu, vedoucí součástí, řešitelé rozpočtových a mimorozpočtových grantů, a nebo pověřený vedoucí zaměstnanec oprávněný k nakládání s prostředky konkrétního pracoviště nebo projektu). V pověření musí být jednoznačně vymezen rozsah delegovaných pravomocí, viz. formulář intranet FSV „Pověření vedoucího zaměstnance působností příkazce operace“. Hlavním příkazce operace je na FSV děkan, který dále pověřuje ostatní zaměstnance.
2.2 Správce rozpočtu je vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu fakulty a dalších součástí (vedoucí Ekonomického oddělení) nebo jeho části (tajemník institutu nebo součásti)nebo pověřený zaměstnanec další součásti či odboru fakulty (vedoucí oddělení vědy, projektový účetní apod.,) viz formulář intranet FSV „Pověření zaměstnance působností správce rozpočtu“. Hlavním správcem rozpočtu FSV včetně hospodaření s fondy je vedoucí ekonomického oddělení.
Správcem rozpočtu nesmí být osoba, která je zároveň na témže středisku příkazcem operace.
2.3 Hlavní účetní je zaměstnanec ekonomického oddělení děkanátu fakulty odpovědný za vedení účetnictví fakulty a dalších součástí.
2.4 Limitovaný příslib je navržená a odsouhlasená výše budoucího závazku, kde není znám konkrétní dodavatel ani výše budoucího závazku. Stanoví se jen horní hranice výdaje.
2.5 Individuální příslib je navržená a odsouhlasená výše budoucího závazku, kde je předem znám věřitel a výše závazku (objednávka, smlouva – formulář na intranetu).
2.6 Operace je pro účely tohoto opatření prodej a nákup a další účetní úkony s tím spojené.
2.7 Závazek je finanční povinnost, která vzniká fakultě vůči druhé straně.
2.8 Nárok je právo na finanční plnění, které fakulta uplatňuje vůči druhé straně.
formálního, tj. kontrola úplnosti všech náležitostí účetních dokladů předepsaných zákonem o účetnictví, vč. ověřování oprávněnosti pracovníků, kteří účetní operaci nařídili nebo schválili (podpisové vzory). Toto přezkušování provádějí pracovníci účtárny zásadně před zaúčtováním účetních dokladů. Při přezkušování přípustnosti posuzuje odpovědný pracovník, není-li účetní operace v rozporu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace. Pokud zjistí nepřípustnost účetního případu, je povinen neprodleně o tom prokazatelným způsobem uvědomit nadřízeného pracovníka, v závažných případech informuje tajemníka fakulty, případně děkana fakulty.
Účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být jak uspořádány, tak archivovány způsobem, aby při případné kontrole mohly být použity jako důkazní prostředky. Doklady se archivují podle požadavků zákonů, a to zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů.
3.5.Při oběhu dokladů se využívají zejména tyto kontrolní metody a kontrolní postupy
a. zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky a jeho porovnání s příslušnou dokumentací,
b. sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky,
c. šetření a ověřování skutečností týkajících se operací.
a. schvalovací postupy, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací a které tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění, jsou realizovány v působnosti příkazce operace,
b.operační postupy, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, a které zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich dokumentace a sestavování účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a zpráv,
c.hodnotící postupy, které zajišťují posouzení údajů o provedených operacích ukládaných v zavedených informačních systémech a obsažených v účetních, jiných finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich porovnání se schválenými rozpočty a vyhodnocení jejich důsledků na celkové hospodaření.
4.1 Předmět úpravy
Ustanovení tohoto opatření se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů ověřujících provedení hospodářských operací, o nichž se účtuje v účetnictví, např. – faktur a dobropisů, dokladů k ostatním platbám, dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmů a srážek z mezd, dokladů při pracovních cestách, pokladních dokladů. Toto opatření neupravuje režim výkonu spisové služby (podatelny), který je předmětem zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb.
4.2 Oběh dokladů – výdajová část
4.2.1 Objednávky
Při dodávkách zboží, prací a služeb od externích dodavatelů zabezpečovaných pomocí objednávek (viz. formulář intranet FSV „Objednávka“), musí být dodrženy tyto zásady:
objednávky jsou vystavovány ekonomickým oddělením v číselné řadě s počátkem od číslovky „1“ (jedna) počínaje začátkem kalendářního roku a s označením příslušného roku, a to na základě podepsaného požadavku příslušného pracoviště,
objednávky jsou vyhotovovány ve dvou vyhotoveních s tím, že jedno vyhotovení podepsané objednávky bude připojeno k faktuře přijaté na základě objednávky, jedno vyhotovení bude založeno v ekonomickém oddělení po dobu archivační doby.
4.2.2 Dodavatelské faktury
4.2.2.1 Příjem faktur
faktury jsou přijímány v podatelně. Prostřednictvím podatelny jsou předávány ke zpracování osobám, odpovědným za účetní případ – ekonomickému oddělení,
v ekonomickém oddělení pověřený pracovník u došlé faktury ověří, zda obsahuje všechny náležitosti účetního záznamu a daňového dokladu – tzv. formální správnost dokladu. V případě, že faktura neodpovídá požadavkům zákona o dani z přidané hodnoty, vrátí ji neodkladně dodavateli k přepracování,
zkontrolovaná faktura (bez formálních chyb) je zapsaná do knihy faktur a opatřena „průvodním listem faktury“ (tzv. košilkou – viz. formulář intranet „Průvodní list faktury“).
4.2.2.2 Ověření správnosti a placení faktur
Pověřený pracovník ekonomického oddělení ověří dle podpisových vzorů oprávněnost podepsaných osob a předá faktury vedoucí ekonomického oddělení k podpisu. Faktury nad 20 tis. Kč jsou předkládány ke schválení tajemníkovi fakulty. Hlavní účetní provede předběžnou finanční kontrolu po vzniku závazků a připojí svůj podpis na průvodní list faktury. Po opatření průvodního listu faktury všemi požadovanými podpisy je faktura předána finanční účtárně k úhradě. Po obdržení výpisu z účtu z peněžního ústavu, zapíše účetní datum úhrady do knihy došlých faktur a předá k zaúčtování v souladu s platným účtovým rozvrhem.
4.2.3 Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd
4.2.3.1 Podklady pro zpracování mezd jsou spojeny zejména s těmito operacemi:
se získáním podkladů pro výpočet mezd u pracovníků zaměstnaných na základě dohod (o provedení práce, o pracovní činnosti),
s vyplácením odměn zaměstnanců.
Odměny zaměstnanců jsou vypláceny na základě návrhu (viz. formulář intranet FSV „Návrh na přiznání odměny“) podepsaného a zdůvodněného příkazcem operace a potvrzeného podpisem správce rozpočtu, vedoucího útvaru odměňovaného pracovníka, děkana a tajemníka fakulty.
Návrh na výplatu odměny je předkládán v jednom vyhotovení s uvedením čísel středisek pro krytí vyplacených odměn do 26. dne daného měsíce. Pokud bude návrh dodán po tomto datu, bude odměna vyplacena v následujícím měsíci.
4.2.3.2 Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy:
4.2.4 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách
Organizace tuzemských a zahraničních pracovních cest včetně oběhu dokladů je stanovena Opatřením děkana č. 6/2016 a dodatky k tomuto opatření, případně aktuálně platným opatřením děkana.
4.2.5 Doklady k účtování cenin
Nákup cenin zabezpečuje pověřený pracovník (pokladní), který zároveň vede evidenci cenin (např. stravenky).
4.2.6 Doklady k účtování majetku
Účtování o pořízení, zařazení do užívání a vyřazení majetku (DHM, DNM, DDHM a DDNM) zabezpečuje pracovník ekonomického oddělení. V tomto případě postoupí pověřený pracovník ekonomického oddělení fakturu nejprve pracovníkovi pro správu majetku k zaevidování. Záznam o zařazení do evidence majetku včetně přiděleného inventárního čísla bude zapsán na průvodní list faktury, evidence bude podepsána a faktura předána zpět. Správa majetku v dalších úkonech ve věci vedení a vyřazování majetku se řídí Opatřením děkana č. 29/2016, a dodatky k tomuto opatření, případně aktuálně platným opatřením děkana.
4.2.7 Doklady k ostatním platbám
Na ostatní platby, které je účetní jednotka povinna provádět na základě smlouvy a na ně není vystavena od dodavatele faktura (zálohy, nájemné apod.), vyhotoví příslušné podklad pro vystavení vnitřního účetního dokladu a postupuje se dále podle odst. 4.1.2.2 tohoto opatření.
4.3 Oběh dokladů – příjmová část
4.3.1 Vystavování dokladů
a) Faktury za výkony (služby aj.) vystavuje na základě pokynu pověřeného pracovníka příslušného pracoviště finanční účtárna. Ta odpovídá za to, že vystavená faktura je věcně i formálně v pořádku (viz náležitosti účetního/daňového dokladu). Originál faktury je odeslán odběrateli. Kopie faktury je ponechána ve finanční účtárně (bod 3.1)
b) při platbách v hotovosti pokladní doklady vydává pracovnice pokladny.
4.3.2 Likvidace vystavených dokladů
4.3.3 Oběh bankovních dokladů
a) Bankovními doklady se pro účely tohoto opatření rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.
b) Příkazy k úhradě vystavuje pověřený pracovník finanční účtárny. Příkaz podepisují zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům u příslušné banky podle platných podpisových vzorů a podle propozic banky.
c) Výpisy z účtu jsou denně elektronicky přijímány finanční účtárnou prostřednictvím služby „Moje banka„. Na základě výpisu z účtu provede pověřených pracovník finanční účtárny kontrolu realizovaných plateb.
d) V případě zjištěné neprovedené platby provádí pověřených pracovník opravný příkaz k úhradě.
e) Na základě výpisu z běžného účtu se následně provede zaúčtování proběhlých plateb – přijatých i provedených. Bankovní výpis je po zpracování založen.
4. 3.4 Oběh pokladních dokladů
Pokladní operace smí provádět jen zaměstnanec, se kterým byla uzavřena smlouva o hmotné odpovědnosti podle zákoníku práce (dále jen „pokladní“). V případě jeho dlouhodobé nepřítomnosti zastupuje zaměstnanec, kterého jmenuje vedoucí ekonomického oddělení.
Dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty podepisuje pracovník oprávněný jednat v pracovně právních vztazích zaměstnanců fakulty (děkan fakulty nebo jím zmocněný pracovník dle vzoru vystaveného na intranetu („Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty“). Originál dohody je založen v osobní složce zaměstnance v personálním referátu.
Výdajový pokladní doklad vystavuje pokladní na základě dokladu (např. zálohy, vyúčtování drobného vydání, náhrady cestovních výdajů)podepsaného příkazcem operace a správcem rozpočtu při výdeji peněz z pokladny. Na výdajovém pokladním dokladu musí být podpis příjemce peněz a pokladní.
4.4 Podpisové vzory
a) oprávněni vydávat a schvalovat dispozice s finančními prostředky (rozpočtovými i nerozpočtovými u peněžních ústavů. Seznam podpisových vzorů zajišťuje a aktualizuje ekonomické oddělení prostřednictvím rektorátu UK. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů, kopie je uložena v účtárně.
b) oprávněni schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty. Seznam podpisových vzorů zajišťuje ekonomické oddělení ve spolupráci s jednotlivými pracovišti a řešiteli projektů vědy a výzkumu. Seznam podpisových vzorů je uložen v ekonomickém oddělení.
c) odpovědni za správu rozpočtu fakulty či dalších součástí fakulty
V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně plynoucích pravomocí a odpovědností u pracovníků, kteří mají oprávnění podle odst. 4.3 písm. a, b, c , oznámí vedoucí příslušné organizační jednotky tuto změnu neprodleně ekonomickému oddělení a současně mu předá aktualizované podpisové vzory (viz. formulář intranet FSV „Podpisové vzory – aktualizace“).
Ekonomické oddělení vyhotoví podpisové vzory hlavní účetní, pracovnic účtárny a pokladní. Podpisové vzory jsou uloženy v ekonomickém oddělení.
5. 1.Zajištění dodávek zboží, prací a služeb v rámci limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle 27 , § 31 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o veřejných zakázkách“)
Dodávky zboží, prací a služeb jsou zajišťovány formou individuálních příslibů, tj. objednávek a smluv, limitovaných příslibů (viz. formuláře intranet FSV) a nákupů za hotové. Z dodávek zboží jsou vyloučeny nákupy alkoholických nápojů, není možné uplatňovat jejich proplácení. Výjimku tvoří dodávky šumivých vín a tichých vín jako propagačního předmětu.
Další výjimkou jsou nákupy či úhrada za požívání alkoholických nápojů, pokud se jedná o součást plnění pracovních úkolů zaměstnance nebo je s plněním těchto úkolů obvykle spojeno, např. pracovní jednání se zahraničním partnerem. Tyto výdaje jsou financované z hospodářské činnosti.
Nákup běžných provozních potřeb v hodnotě do 10.000,-Kč bez DPH výhradně spotřebního charakteru, a nejedná-li se o nákupy drobného dlouhodobého hmotného majetku od 3.000,- Kč bez DPH, lze pořídit bez objednávky.
Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 10.000,-Kč bez DPH do hodnoty 200.000,-Kč bez DPH jsou zajišťovány formou objednávky. U objednávek nad 100.000 Kc může tajemník rozhodnout o tom, že namísto objednávky bude uzavřena smlouva.
Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 200.000,-Kč bez DPH do hodnoty limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle zákona o veřejných zakázkách, jsou realizovány formou smlouvy uzavírané po provedeném výběru dodavatele na základě výzvy k podání nabídky.
Pokud to vyžaduje povaha předmětu zakázky, mohou být smlouvy uzavírány i na dodávky zboží, prací a služeb, jejich hodnota nedosáhne 100,- Kč bez DPH.
5.3.1 Smlouvy
Objednatel zakázky předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu návrh příslušné smlouvy ve třech výtiscích doložený „Průvodním listem ke smlouvě“ (viz. formulář intranet FSV). Návrh smlouvy musí být odsouhlasen příkazcem operace, právníkem fakulty, vedoucím ekonomického oddělení fakulty a tajemníkem fakulty. Odsouhlasení formou podpisu či parafy se uskuteční na tzv. průvodním listu ke smlouvě.
Jeden výtisk smlouvy včetně kopie doporučení hodnotící komise a kopie rozhodnutí zadavatele je založen u objednatele. Druhý výtisk smlouvy včetně originálů veškeré dokumentace k výběru dodavatele a „Průvodního listu smlouvy“ je založen na ekonomickém odboru, který odpovídá za archivaci těchto dokumentů. V případě smluv, jejichž hodnota přesáhne 50.000,-Kč bez DPH, je objednatel povinen předat na ekonomické oddělení tuto smlouvu v elektronické podobě ke zveřejnění na profilu zadavatele podle §147a dost. 2 písm. A) zákona o veřejných zakázkách a Opatření rektora č. 18/2016. Tuto povinnost musí splnit nejpozději do 5 dnů od jejího uzavření.
5.3.2 Objednávky
Viz. článek 4, bod 4.2.1.
Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 10. 2017 a ruší tím opatření děkana č. 33/2016.
Mgr. Tomáš Gec – tajemník FSV UK
Bc. Hana Pokorná, DiS. - vedoucí EO

References: zákona č. 563
 zákona č. 563
 § 8
 zákona č. 563
 zákona č. 235
 zákona č. 589
 zákona č. 592
 zákona č. 499
 § 31
 zákona č. 134
 §147