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Timestamp: 2017-07-23 06:54:49+00:00

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1 26ª Biennale Internazionale delle Attrezzature e dell Aftermarket Automobilistico 26 th International Biennial Exhibition of Automotive Equipment and Aftermarket Products BOLOGNA, ITALY MAGGIO/MAY 2015 Fascicolo Regolamenti Regulations Folder Regolamento tecnico di manifestazione Regolamento del quartiere fieristico Fascicolo sicurezza Exhibition technical regulations Exhibition centre regulations Safety file Copia per l Espositore Copy for the Exhibitor Quartiere Fieristico di Bologna (I) Maggio 2015 Bologna Exhibition Centre (I) May2 REGOLAMENTO TECNICO DI MANIFESTAZIONE 1 ) AVVERTENZA PRELIMINARE Per «BolognaFiere» si intende Fiere Internazionali di Bologna Spa Per «Organizzatore» si intende PROMOTEC Srl 2) DISPOSIZIONI GENERALI 2.A. - Data svolgimento, sede ed orario del Salone. Il Salone avrà luogo dal 20 al 24 maggio 2015 nel Quartiere Fieristico di Bologna con orario dalle 9,00 alle 18,00 (Domenica 24 maggio 2015 dalle 9.00 alle 16.00). Gli Espositori potranno accedere agli stand a partire dalle ore 8,30 fino alle ore 19,00. Il giorno 20 maggio 2015 gli Espositori potranno accedere agli stand dalle ore 8,00. 2.B. - Disponibilità degli stand: consegna. Gli stand dovranno essere messi a disposizione degli Espositori a partire dal giorno 15 maggio 2015 e dovranno essere completati entro il giorno precedente all inaugurazione del Salone. L Espositore dovrà assicurarsi che l allestitore prescelto si impegni al rispetto del suddetto termine, inserendo nel contratto la clausola dei tempi di realizzazione. 2.C. - Accesso al quartiere durante il periodo di allestimento degli stand. L accesso al Quartiere Fieristico di Bologna può avvenire solo previo accreditamento dei dati anagrafici dell Espositore nella sezione GATE di BolognaFiere accessibile dall Area Riservata Espositore del sito Le credenziale di accesso saranno inviate a ciascun Espositore dall Organizzatore. Gli Espositori ed i propri allestitori/fornitori, che non si accrediteranno nella sezione GATE, e non provvederanno alla stampa dei documenti di ingresso, non saranno autorizzati ad accedere al Quartiere Fieristico, nei periodi di allestimento e disallestimento della Manifestazione. L iter prevede infine che l Espositore effettui la procedura di Assegnazione Incarico nei confronti delle proprie aziende allestitrici e fornitrici; grazie all Assegnazione Incarico sarà possibile trasmettere, alle suddette aziende, una password che consentirà loro di registrare i dipendenti ed i mezzi all interno della propria personale area riservata e stampare i relativi documenti di ingresso. I fornitori/trasportatori che accederanno al Quartiere, per conferire materiale su incarico dell Espositore, dovranno essere in possesso anche di apposito Documento Di Trasporto (DDT) recante i dati indentificativi dell Espositore di interesse, quali ragione sociale dell Espositore, padiglione, stand. Ai fornitori che si presenteranno con Documento Di Trasporto sprovvisto di tali dati, sarà negato l accesso al Quartiere Fieristico. Secondo quanto previsto dalla vigente normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, è responsabilità dell Espositore (committente) verificare, in relazione ai lavori da affidare, il possesso dei requisiti tecnicoprofessionali delle aziende affidatarie, di tutte le imprese esecutrici e dei lavoratori autonomi che interverranno nel Quartiere Fieristico per conto dell Espositore. Nel periodo di allestimento degli stand l accesso delle persone e dei veicoli al Quartiere Fieristico dovrà avvenire nel rispetto del seguente orario: venerdì 15 maggio dalle ore 8,00 alle ore 18,00 sabato 16 maggio dalle ore 8,00 alle ore 18,00 domenica 17 maggio dalle ore 8,00 alle ore 18,00 previa autorizzazione lunedì 18 maggio dalle ore 8,00 alle ore 19,00 martedì 19 maggio dalle ore 8,00 alle ore 19,00 con possibilità per gli allestitori presenti all interno del Quartiere Fieristico di continuare i lavori per un ora dopo il suindicato orario di accesso, ossia fino alle ore 19,00 venerdì 15/05/2015, sabato 16/05/2015 e domenica 17/05/2015 e per due ore, cioè fino alle ore 21,00 nelle giornate di lunedì 18/05/2015 e martedì 19/05/2015. L accesso degli automezzi da trasporto nei padiglioni è vietato: uniche eccezioni ammesse saranno i carrelli elevatori elettrici o muniti di marmitte catalitiche, nonché i mezzi esplicitamente autorizzati dal personale di controllo dei padiglioni (in caso di oggettive impossibilità alternative per lo scarico di materiali particolarmente ingombranti e pesanti). La sosta nelle adiacenze dei padiglioni si dovrà limitare al tempo strettamente necessario alle operazioni di scarico e carico di merci ed attrezzature: i veicoli non utilizzati per tali operazioni dovranno essere sistemati nelle zone riservate al parcheggio. In particolare non sono consentiti lo scarico e la sosta di contenitori o parti staccabili di veicoli non semoventi. BolognaFiere e l Organizzatore potranno definire, anche ai fini della normativa sulla sicurezza del lavoro, particolari criteri di accesso al Quartiere Fieristico durante i lavori di allestimento, nonché limitare l accesso dei mezzi e/o prevedere addebiti in caso di permanenza dei mezzi fuori dagli spazi e/o tempi definiti dall Organizzatore. In particolare, qualora gli autoveicoli ed i mezzi in generale, permangano nel Quartiere Fieristico oltre le due ore, verranno addebitati all Espositore, attraverso la cui password è stato accreditato il veicolo, l importo di e 200,00 (Duecento/00 Euro) oltre IVA. Per motivi connessi alla sicurezza, agli Espositori ed agli allestitori operanti per loro conto, è vietato utilizzare, all interno del Quartiere Fieristico, carrelli elevatori, gru semoventi, piattaforme aeree, ecc., di loro proprietà; per tali esigenze dovranno ricorrere agli Spedizionieri Ufficiali di BolognaFiere, a garanzia della più stretta osservanza delle norme di sicurezza. Le disposizioni di cui sopra non si applicano agli automezzi da trasporto dotati di braccio gru a bordo, che però, possono operare all interno dei padiglioni solo se dotati di tubazioni per lo smaltimento dei fumi di scarico dei motori all esterno dei padiglioni stessi. In casi particolari possono essere richieste deroghe, motivandole adeguatamente, alla Divisione Operations di BolognaFiere, previa consegna della certificazione di idoneità dei mezzi che si intende utilizzare e del Personale conducente. In caso di autorizzazione, ai richiedenti verrà addebitato un importo come rimborso costi amministrativi e di controllo per la gestione di tali autorizzazioni (per ulteriori informazioni rivolgersi alla Divisione Operations). Per le condizioni si fa riferimento al modulo di richiesta autorizzazione per utilizzo mezzi di sollevamento da sottoscrivere al momento del rilascio dell autorizzazione. In caso di introduzione ed utilizzo di mezzi di sollevamento senza preventiva autorizzazione, BolognaFiere effettua il blocco immediato del mezzo e ne richiede l allontanamento dal Quartiere Fieristico. Si rende noto che il giorno 19 maggio 2015 sarà tassativamente vietato comunque l accesso di automezzi all interno di tutti i padiglioni mentre si potrà continuare ad operare anche tramite carrelli a mano, eventualmente prenotati presso il fornitore di BolognaFiere, con recapito nel Quartiere Fieristico. 2.D. - Allontanamento dei campionari e degli allestimenti. Riconsegna degli stand. L accesso al Quartiere Fieristico per l allontanamento dei campionari e degli allestimenti sarà il seguente: lunedì 25 maggio 2015 dalle ore 8,00 alle ore 18,00 martedì 26 maggio 2015 dalle ore 8,00 alle ore 18,00 con possibilità per gli allestitori presenti all interno del Quartiere Fieristico di continuare i lavori per un ora dopo il suindicato orario di accesso, ossia fino alle ore 19,00. Lo sgombero degli stand, ovunque ubicati, dovrà essere completato entro le ore19,00 del giorno 26 maggio In difetto, vi sarà provveduto d ufficio considerando quanto rimasto sullo stand come materiale di rifiuto da avviare alle discariche pubbliche e l Espositore sarà tenuto al rimborso di tutte le spese dirette ed indirette sostenute per lo sgombero, oltre ad una penale di e 200,00 e fatti salvi eventuali rimborsi per maggiori danni. L Espositore assume a proprio esclusivo carico ogni responsabilità in ordine ai danni o furti che dovessero verificarsi sia durante lo svolgimento del Salone, che durante l allestimento che successivamente. 2.E. - Modalità di pagamento. Il pagamento dei corrispettivi dovuti per la partecipazione al Salone dovrà essere effettuato nei tempi e nei modi previsti dalla domanda di partecipazione. Il «buono d uscita», pur non potendo essere rilasciato agli Espositori che non abbiano provveduto al saldo di ogni propria posizione debitoria diretta od indiretta, non costituirà quietanza di pagamento degli importi dovuti per la partecipazione al Salone e sarà valido per il solo veicolo in esso indicato. 2.F. - Assicurazione - Esoneri/assunzioni e limitazioni di responsabilità Durante l orario di apertura dei padiglioni, l Espositore dovrà vigilare il proprio stand direttamente o attraverso proprio personale. BolognaFiere, pur provvedendo per tutta la durata del Salone e per tutti i giorni previsti per l allestimento e lo sgombero degli stand ad un servizio generale di vigilanza diurna e notturna all interno del Quartiere Fieristico, negli orari di chiusura al pubblico ed agli espositori, è esonerato da ogni e qualsiasi responsabilità in ordine a furti e/o danni che dovessero verificarsi nei confronti dell Espositore. EXHIBITION TECHNICAL REGULATIONS 1) PRELIMINARY NOTICE BolognaFiere stands for Bologna Fairs Authorities SpA Organizer stands for Promotec Srl 2) GENERAL RULES 2.A. - Dates, location and opening times of the Exhibition The Exhibition will be held at Bologna Exhibition Centre from 20 to 24 May 2015 and will be open to visitors from 9:00 a.m. until 6:00 p.m. (Sunday 24 May 2015 from 9:00 a.m. to 4:00 p.m.). Exhibitors may enter exhibition halls every day from 8:30 a.m. and stay there up till 7:00 p.m. On 20 May Exhibitors may enter stands starting from 8:00 a.m. 2.B. - Availability of stands Handover Stands shall be available to Exhibitors from 15 May 2015 and stand set-ups must be completed by the day before the opening of the show. The Exhibitor must make sure that the chosen stand fitter will comply with the abovementioned deadline, by including this clause in the supply contract. 2.C. - Access to the Exhibition Centre during stand fitting Only exhibitors and their stand fitters or suppliers who have registered at BolognaFiere Gate through will be allowed to enter the Exhibition Centre on stand mounting / dismounting days. A personal password will be ed to each exhibitor. BolognaFiere Gate will then act as a cascade authorization system and the exhibitors will be able to authorize their appointed stand fitters by sending them a password, so that these latter can, in turn, register their own staff and vehicles and print passes. Exhibitors and their stand fitters/ suppliers who have not registered at BolognaFiere GATE, or have not printed any entry passes, will not be allowed into the Trade Fair Center on stand mounting / dismounting days. Suppliers / truckers entering the Trade Fair Centre to deliver materials on behalf of the Exhibitor must carry an International Consignment Note indicating the Exhibitor s company name, hall and stand number. Suppliers / truckers with an International Consignment Note not indicating the aforementioned details will not be allowed into the Trade Fair Center. In compliance with current work health and safety regulations, the Exhibitor will vouch for the technicalprofessional fitness of the contractors (appointed companies or independent professionals) operating on his behalf at the Exhibition Centre. During stand set-up, staff and vehicles may enter the Exhibition Centre as follows: Friday, 15 May 8:00 a.m. - 6:00 p.m. Saturday, 16 May 8:00 a.m. - 6:00 p.m. Sunday, 17 May 8:00 a.m. - 6:00 p.m. upon authorization Monday, 18 May 8:00 a.m. - 7:00 p.m. Tuesday, 19 May 8:00 a.m. - 7:00 p.m. Stand builders already inside the Exhibition Centre may continue to work for one hour after the closing times given above, that means until 7:00 p.m. on Friday May 15, Saturday May 16 and Sunday May 17 and until 9:00 p.m. on Monday, May 18 and Tuesday, May 19, Vehicles are not allowed into the exhibition halls. The only exceptions allowed are electric forklifts or catalytic exhaust forklifts, and any other vehicles expressly authorised by the personnel in charge for hall control (where it is objectively impossible to offload particularly bulky and heavy materials in any other way). Parking next to the halls shall be strictly limited to load and unload goods and equipment. Vehicles not used for such operations must be parked in the designated areas. Specifically, it is forbidden to unload and park containers and non mobile trailers. In compliance with safety regulations BolognaFiere and the Organizer may fix specific standards to access the Exhibition Centre during stand fitting, such as limiting vehicle admittance and/or charging for parking vehicles out of areas and/or times designated by the Organizer. Particularly if the stay of cars and other vehicles in the Exhibition Centre is longer than two hours, the Exhibitor who registered the vehicle using his personal password will be charged e (Twohundred Euro) plus VAT. For safety reasons, Exhibitors and stand fitters working on the exhibitor s behalf may not use their own lift trucks, travelling cranes, aerial work platforms, ect. inside the exhibition centre. If such equipment is required, a hire application must be submitted to the BolognaFiere Official Forwarder so as to ensure strict compliance with safety standards. The aforementioned provisions do not apply to trucks with cranes on board, which however may be used inside the exhibition halls only if equipped with pipes for discharging exhaust fumes outside the halls. Requests for exceptions, with adequate justification, may be made to the BolognaFiere Operations Division, and must be submitted together with the certification of suitability of the relevant vehicles and driver. lf authorization is granted, the applicants will be charged a fee to cover the administration and verification costs associated with these authorizations. For conditions, see form Request for authorization to use lifting equipment. lf lifting equipment is introduced and used without prior authorization, BolognaFiere will immediately have the vehicle stopped and request that it be removed from the Exhibition Centre. On 19 May vehicle access to the halls will be strictly prohibited; stand furnishers may continue to work using hand-pulled trolleys which, if necessary, may be hired from the Fair supplier whose office is located in the Exhibition Centre. 2.D. - Removal of exhibited material and stand fittings - Handing back of stands Stand dismantling operations and removal of exhibited material have to be carried out as follows: Monday 25 May 2015, 8:00 a.m. - 6:00 p.m. Tuesday 26 May 2015, 8:00 a.m. - 6:00 p.m. Stand builders already inside the Exhibition Centre may continue to work for one hour after the closing times given above, that means until 7:00 p.m. Wherever located, stands must be cleared by 7.00 p.m. on 26 May In the event that the cleaning is not finished by the deadline indicated above, any material left in the stand will be considered as waste material to be disposed of and the defaulting Exhibitor will be obliged to refund all direct and indirect expenses for stand cleaning and waste removal and to pay a fine of e together with any possible reimbursement for damages. The Exhibitor assumes all liabilities for damages or thefts that might occur before, during and after the exhibition and on stand mounting days. 2.E. - Terms of payment Payment of the fees due for participation in the Exhibition shall be made within the times and in the manner specified in the application form. Exit notes will not be issued to Exhibitors who have not settled their direct or indirect payment yet. In any case, this note will not be considered as a receipt of payment of the sums due for participation in the Exhibition, and will be considered valid only for the vehicle therein indicated. 2.F. - Insurance policies Release/assumption and limitation of liability During the opening time of the exhibition, the Exhibitor must watch over his own stand either directly or through his own staff. Although BolognaFiere provides a general day and night security service inside the Exhibition Centre during closing times for Visitors and Exhibitors for the entire duration of the Exhibition and during stand installation and dismantling periods, it is hereby released from all responsibility in respect of possible theft or damage suffered by the Exhibitor. The same exemption applies for the Organizer. The Exhibitor shall be liable to BolognaFiere for all direct and indirect damage which, for any reason, is attributable to him or to this staff (including damage caused by furnishings or systems set up either by the Exhibitor or by third parties, even if they have been tested by BolognaFiere). 23 Tale esonero si intende esteso anche all Organizzatore. L Espositore sarà responsabile anche verso BolognaFiere di tutti i danni diretti ed indiretti che per qualsiasi causa siano attribuibili a lui od a personale per suo conto operante (ivi compresi i danni provocati dagli allestimenti o dagli impianti eseguiti in proprio o da terzi da lui incaricati, ancorché collaudati da BolognaFiere). Il risarcimento dei danni dipendenti da furto o danneggiamenti che dovessero verificarsi a scapito dell Espositore anche al di fuori dell orario di apertura dei padiglioni (ivi compresi tutti i giorni previsti per l allestimento e lo sgombero degli stand) avverrà solo tramite coperture assicurative e nei limiti/condizioni ivi previste. L Espositore beneficerà delle seguenti assicurazioni stipulate da BolognaFiere e concordate con l Organizzatore il cui costo è già compreso nella Tassa Fissa di Iscrizione. a) garanzia All Risks, (inclusi incendio e furto) per danni materiali e diretti ad arredamento, allestimento, attrezzature e merci nello stand, esclusi denaro, valori, preziosi e simili ed escluso il software installato su elaboratori elettronici ed esclusi i danni da mancato uso dell arredamento, dell allestimento, delle attrezzature e delle merci durante il periodo di svolgimento del Salone: copertura di e ,00 a primo rischio assoluto (inclusi incendio e furto), con franchigia assoluta di e 300,00 per ogni danno elevata ad e 600,00 per i danni verificatisi dopo la chiusura della manifestazione. b) garanzia per Responsabilità Civile verso Terzi dell Espositore, comprendente i danni da incendio: massimale unico di e ,00; c) garanzia per Responsabilità Civile verso prestatori di lavoro dell Espositore: massimale per sinistro e ,00 con limite di e ,00 per persona. d) rinuncia da parte dell Assicuratore ad ogni rivalsa verso tutti gli Espositori, l Organizzatore e BolognaFiere. Le coperture assicurative sopra indicate sono disciplinate dalle condizioni e limitazioni riportate nell apposito modulo disponibile sul sito ufficiale della manifestazione Dette coperture non escludono la responsabilità dell Espositore per tutti i rischi che secondo l autonoma valutazione dell Espositore non fossero garantiti o che superassero i limiti di copertura sopra riportati. L Espositore stesso dovrà provvedere alle opportune coperture assicurative integrative. In particolare, in funzione dell esistenza di un sistema di videosorveglianza, l Espositore prende atto che, in caso di furto, la relativa denuncia alla Pubblica Autorità deve pervenire all Assicuratore entro sette giorni dalla conclusione della manifestazione e che il mancato rispetto del termine può comportare la perdita del diritto all indennizzo. L Assicuratore curerà anche la gestione dei sinistri e le procedure di liquidazione al termine della manifestazione. In ogni caso l Espositore si obbliga ad inserire nelle coperture integrative la rinuncia dell assicuratore ad ogni azione di rivalsa verso gli Espositori, l Organizzatore e BolognaFiere, ed in difetto dovrà tenerli sollevati da ogni azione che dovesse essere svolta nei loro riguardi. Preso atto di quanto sopra, l Espositore, comunque, (per sé e per i propri collaboratori od incaricati) espressamente esonera l Organizzatore e BolognaFiere da ogni responsabilità per perdite od avarie che per qualsiasi ragione dovessero verificarsi nello spazio espositivo assegnatogli, durante lo svolgimento del salone o durante l allestimento e disallestimento dello stand, e di quanto ivi si trova, ed assume a proprio carico la responsabilità degli eventuali danni causati anche a terzi dalla gestione dello spazio espositivo o da quanto immesso nello stesso, e non coperti nei termini e modi sopra indicati o attivati dall Espositore stesso. L Organizzatore e BolognaFiere declinano ogni responsabilità per danni consequenziali, danni da immagine, perdita di fatturati ecc. Anche per i danni diretti l Espositore accetta che l Organizzatore e BolognaFiere limitino la propria responsabilità ai limiti e massimali delle coperture assicurative sopra riportati. L Espositore accetta tali limitazioni di responsabilità. 3) ALLESTIMENTI E DIVIETI 3.A. - Definizione del tipo di allestimento e procedure di approvazione Gli allestimenti degli stand, indipendentemente dalla loro superficie, sono classificati in: - Allestimenti STANDARD - Allestimenti FUORI STANDARD Sono considerati FUORI STANDARD gli allestimenti che presentino anche una sola delle seguenti caratteristiche: - Strutture metalliche tralicciate tipo Americane con luce strutturale libera superiore a m 8,00 o sviluppo complessivo superiore a m 32 - Strutture orizzontali metalliche o di materiale diverso con luce libera superiore a m 4,50 - Sistemi di ancoraggio a strutture di BolognaFiere (appendimenti) - Pedane con altezza di oltre 0,80 m Sono inoltre da considerarsi allestimenti fuori standard tutte le strutture realizzate in area esterna con superficie superiore a 75 m 2. Premesso che il Quartiere Fieristico ha ottenuto l agibilità degli spazi espositivi secondo uno schema base di allestimento tradizionale, ovvero con i parametri definiti STANDARD, è fatto obbligo, all Espositore che intendesse proporre un allestimento avente anche una sola delle caratteristiche elencate precedentemente, trasmettere tramite fax o posta elettronica certificata all Organizzatore ed BolognaFiere, entro 20 giorni prima dell inizio dell allestimento ufficiale per l eventuale approvazione, il progetto dell allestimento fuori standard timbrato e firmato da tecnico abilitato. Nel caso in cui l Espositore non sia in possesso di progetto di allestimento fuori standard firmato da tecnico abilitato, è possibile richiederne preventiva verifica a BolognaFiere tramite apposito modulo disponibile sul sito ufficiale della manifestazione Per le strutture fuori standard, nel caso in cui non venga trasmesso a BolognaFiere il relativo progetto timbrato e firmato, si procederà d ufficio con la verifica e la validazione, con un addebito all Espositore pari al doppio della tariffa prevista per il servizio indicato nel modulo sopracitato. BolognaFiere di riserva in ogni caso, il diritto di non consentire il montaggio degli allestimenti fuori standard che non siano stati preventivamente approvati. Per gli allestimenti fuori standard è obbligatorio il collaudo statico che verrà eseguito esclusivamente a cura di BolognaFiere. A fronte di ciò all espositore verrà addebitato l importo corrispondente alla tipologia dell allestimento, indicato nell apposito modulo disponibile sul sito ufficiale della manifestazione La realizzazione di strutture metalliche tralicciate (tipo Americane ) di particolare complessità (sviluppo complessivo superiore a 32 m, computando sia le strutture verticali che orizzontali, e/o luce strutturale libera superiore a 8 m), o di strutture orizzontali metalliche o di materiale diverso con luce libera superiore a m 4,50 è comunque subordinata alla trasmissione (tramite fax o posta certificata) a BolognaFiere del progetto della struttura, a firma di tecnico abilitato, corredato da relazione di calcolo comprendente le condizioni di carico che si avranno nelle fasi di montaggio e smontaggio, in base alla metodologia di costruzione prevista, nonché di certificato di corretto montaggio, a fine lavori. In ogni caso, BolognaFiere ha sempre la facoltà di esaminare i progetti degli stand che per importanza, dimensioni e pericolosità risultino al di fuori degli standard degli allestimenti tradizionali; l Espositore ha l obbligo di fornire gli elaborati tecnici ed i nominativi dei tecnici responsabili per la parte strutturale e per la parte allestimenti, per gli aspetti riguardanti salute e sicurezza sul lavoro nonché per gli impianti. Identico obbligo sussiste per gli stand eseguiti sulle aree esterne. Sarà facoltà di BolognaFiere richiedere l intervento della Commissione di Vigilanza per i locali di pubblico spettacolo. 3.B. - Allestimento degli stand L Espositore dovrà contenere il proprio allestimento entro la superficie assegnatagli, individuabile o mediante righe a vernice, o nastri adesivi, ove non esistano altri elementi di riferimento. L allestimento dovrà essere contenuto all interno dei riferimenti indicati a terra a mezzo nastro o vernice. All interno dei padiglioni gli allestimenti non dovranno superare tassativamente l altezza di m 4,00, anche tenuto conto degli spessori dovuti a pavimentazioni rialzate, corpi illuminanti, supporti dei corpi illuminanti anche a traliccio e insegne, a condizione che i le strutture i cui lati si affacciano sugli stand contigui siano perfettamente verniciate in tinta unita con colore neutro. Gli allestimenti all interno dei padiglioni devono garantire la reciproca piena visibilità per cui non sono ammesse pareti perimetrali che la ostruiscano per più del 50% (non frazionabile) di ogni fronte espositivo. É vietata la realizzazione di allestimenti su più livelli. É fatto obbligo agli espositori con un area a 3 lati aperti o ad isola l invio del progetto dell allestimento (pianta ed assonometria e/o prospetti quotati) all indirizzo mail entro il 20 Febbraio Appendimenti e ancoraggi sono possibili solo nei pad e 36. I punti di appendimento e ancoraggio alle strutture dei padiglioni potranno essere realizzati esclusivamente a cura di BolognaFiere, che eseguirà anche il collaudo degli stessi. Inviare richiesta di fattibilità tramite mail a I carichi sospesi ed i relativi sistemi di sospensione, devono essere realizzati secondo quanto previsto dalla Lettera Circolare del Ministero dell Interno del 01/04/2011, ovvero prevedendo, oltre al sistema di collegamento principale (es. tirante, fascia, fune, catena, asta) anche un collegamento di sicurezza (p.e. tirante, fascia, fune, catena, sistemi estensibili anticaduta, ecc.). Per carichi sospesi devono intendersi strutture americane (semplici o tipo ring ) o altre tipologie di travi/ strutture e tutti i relativi carichi (a titolo non esaustivo ma esemplificativo: schermi, proiettori, casse audio, fari, motori per il sollevamento di altro sotto-strutture, ecc.) che siano vincolati a una struttura superiore o inferiore o tramite un organo di sollevamento. Gli elementi di cui sopra devono essere in possesso di tutte le documentazioni di cui alla citata Lettera Circolare. E obbligatorio per ogni Espositore installare nel posteggio, in posizione ben visibile ed accessibile, ed adeguatamente segnalati, estintori a norma, in quantità adeguata alla superficie dello stand, pari ad uno ogni m 2 50 di superficie o frazione di essa. Gli estintori dovranno essere del tipo a polvere da kg. 6, per classe di incendio 13A 89 B-C, omologati ai sensi del D.M. del 20 dicembre L Espositore può richiedere il noleggio degli estintori direttamente a BolognaFiere. In caso d inadempienza, BolognaFiere potrà provvedere d ufficio alla consegna, nel posteggio, degli estintori necessari, addebitando il relativo costo maggiorato. Compensation for damages deriving from such theft or damage occurred to the Exhibitor - even outside the hall opening hours and including all days for stand installation and dismantling - shall be made by means of insurance policies only and within the limits established therein. The Exhibitor shall benefit from the following insurance policies taken out by BolognaFiere and arranged with the Organizer, the cost of which is already included in the fixed registration fee: a) All Risks warranty (including insurance against fire and theft) covering material and direct damage to furnishings, stand fittings, equipment and goods in the stand, except cash, items of value and similar, also excluding software installed in computers and excluded damages for non use of furnishings, stand fitting, equipment and goods during the exhibition - with a coverage amounting to e 40, as full first loss cover (including fire and thefts), with absolute excess of e 300,00 per claim, increased to e 600,00 for damages sustained after the end of the exhibition; b) Exhibitor s Third Party Liability cover, including fire damage: single limit of liability e 50,000, ; c) Exhibitor s Employees Liability cover: limit of liability e 3,000, per claim with a limit of e 2,000, per person d) the insurer waives the right to any claims against all Exhibitors, the Organizer and BolognaFiere The above mentioned insurance policies are governed by the general conditions and limitations reported in the appropriate Form available on the official exhibition website These insurance policies do not release the Exhibitor from liability in respect of all risks which, according to the independent assessment of the Exhibitor, are not covered or exceed the limits of cover as set out above. The Exhibitor shall take out such supplementary cover, as he deems appropriate. In particular, in consideration of a working video surveillance system operating inside the Exhibition Centre, the Exhibitor takes note that, in case of theft, the pertinent report to the Public Authority must reach the Insurers within seven days after the end of the Exhibition. Non-observance of this deadline prevents the policy holder from being entitled to compensation. The Insurer will also take care to handle claims and settlements at the end of the Exhibition. In any event the Exhibitor hereby undertakes to include in the supplementary insurance cover a clause in which the insurer waives any action of recourse or redress against the Exhibitors, the Organizer and BolognaFiere, and in default he shall indemnify and hold them harmless from any action that may be brought against them. Having taken note of the foregoing, the Exhibitor nevertheless (on his own account or for his assistants, employees or agents) expressly relieves the Organizer and BolognaFiere from any liability for loss or damage that may occur in his exhibiting area during the exhibition or during construction and dismantling operations and in respect of anything located therein. The Exhibitor accepts sole liability for any damage caused to third parties by the running of the exhibiting area and by anything introduced therein and which is not covered in the terms or manner indicated above or by additional insurance policy taken out directly by the Exhibitor. The Organizer and BolognaFiere accept no responsibility for consequential damages, damage to image, loss of revenues. As regards direct damages, the Exhibitor accepts that the liability of the Organizer and BolognaFiere is limited to insurance limits as stated above. The Exhibitor accepts these limits of liability. 3) STAND FITTING AND PROHIBITIONS 3.A. - Assembly classification and their approval Regardless of their size, stand assemblies are classified as STANDARD assembly NON-STANDARD assembly Stands with one or more of the following features are classified as NON-STANDARD: - Latticed metal ( American ) structures with clear structural free span exceeding 8 m, or with total length exceeding 32 m - Horizontal metal / non-metal structures with clear span exceeding 4.50 m - Suspension points for BolognaFiere anchorage structures - Platforms exceeding 0.80 m (height). All outdoor structures exceeding 75 m 2 shall be considered non-standard as well. As the Exhibition Centre is only considered fit for use with traditional stands, i.e. stands with STANDARD parameters, the Exhibitor who is going to set up a stand with at least one of the above listed features must fax or (Certified ) the project (signed and stamped by a qualified technician) to the Organizer and BolognaFiere at least 20 days before official stand mounting starts. If the Exhibitor does not have a sketch of his non-standard stand signed by an authorized technician, he may request one to BolognaFiere through the relevant form available at The construction of complex latticed metal ( American ) structures (total length exceeding 32 m., calculating both vertical and horizontal structures, and/or with clear structural span exceeding 8 m.) or horizontal metal or non-metal structures with clear span exceeding 4.50 m. as well as intermediate floors, is subject to the transmission (by fax or certified ) to BolognaFiere of the structure s design, signed by a qualified engineer/ architect, inclusive of a calculation report specifying load conditions during assembly and disassembly based on the construction method involved, as well as the certificate of correct assembly (at the end of work). Non-standard assemblies whose sketch has not been submitted, duly signed and stamped, to BolognaFiere, will be subject to a mandatory inspection by BolognaFiere. The Exhibitor will be charged twice the amount related to the type of assembly, as indicated in the aforementioned form. BolognaFiere reserves the right to prevent setting up of non-standard assemblies that have not been expressly approved in advance. For non-standard assembies, a static test performed solely by BolognaFiere is mandatory. For this test, the Exhibitor will be charged a fee that corresponds to the assembly type, as indicated in the form available at www. autopromotec.com. Under all circumstances, BolognaFiere reserves the right to examine the project of those stands that, owing to their dimensions and potential danger, are not considered as conventional fittings. The Exhibitor must provide technical documents and the name of technicians in charge of structures and fittings, for health- and safety-related matters, as well as systems. Stands set up in external areas are subject to the same obligation. BolognaFiere has the right to request the intervention of a Supervisory Committee for places of public entertainment. 3.B. - Stand mounting The Exhibitor must limit his fitting to the area assigned, marked out either by painted lines or adhesive tape. Inside the halls, fittings may not exceed a standard height of 4.00 m, including raised flooring, lighting systems and lighting supports, truss beams and logos, provided that structures whose sides face adjoining stands are perfectly finished and painted white. Fittings inside the halls must ensure full visibility, therefore only external walls with no more than 50% (indivisible) coverage are allowed. Multi-storey stands are not permitted under any circumstances. Exhibitors with a 3 or 4 open-side stand must their stand plans (layouts and axonometric projections and/or perspective drawings) to: by February 20, Suspension points and anchors are allowed in halls and 36 only. Suspension points for anchorage to the hall structures shall be provided and tested solely by BolognaFiere. Feasibility requests must be ed to: Suspended loads and the related suspension systems must be realized in accordance with the provisions of the Circular Letter of the Italian Ministry of Internal Affairs dated 01/04/2011, i.e. considering, apart from the main linkage (e.g. tie-rod, band, rope, chain, pole) also a safety linkage (e.g. tie-rod, band, rope, chain, anti-fall systems). Suspended loads refers to lattice structures (simple or ring type) or other types of beams/structures and their loads (including, but not limited to, for example screens, projectors, speakers, lights, engines for lifting other structures, etc.) which are linked to an above or below structure by means of a lifting device. The above-mentioned must be accompanied by all the documents mentioned in the aforesaid Circular Letter. Every Exhibitor is required to install at its stand, in a clearly visible, accessible, and indicated position, approved fire extinguishers in a sufficient number based on the stand s surface area (one extinguisher for every 50 m2 of surface area or fraction thereof). The extinguishers must be 6 kg powder type for fire class 13A 89 B-C, approved for purposes of Italian Ministerial Decree of 20 December The Exhibitor may lease such fire extinguishers directly from BolognaFiere. In case of default, BolognaFiere may deliver the necessary extinguishers directly to the stand and charge the appropriate higher cost. Glass walls in direct contact with the public must be in conformity with regulations in force and UNI standards. In halls , false ceiling made up of reticular or drilled panels are allowed, provided that they do not prevent the proper use of the sprinkler fire-fighting system. The Exhibitor will be solely responsible for the stability and the compliance of fittings with the fire-prevention regulations currently in force, and he expressly relieves BolognaFiere and the Organizer in respect to any damage which might ensue as a result of design and construction defects, including measurements inferred from the detailed drawings of the area assigned. Any job involving changes in the fixed and movable property of BolognaFiere, (such as reinforcements, adaptations, excavations, holes made in frames, walls, structures, pillars and floors), may only be carried out with the prior written authorisation of BolognaFiere, and at the sole expense and under the responsibility of Participants. The Exhibitor shall be held liable in this respect for the whole duration of the exhibition, until the stand is handed back to BolognaFiere. Prior to the start of works, the Participant must pay to the Organizer the cost for restoring the modified structures to their original state, a task which will be performed by the Organizer. 3.C. - Waste management It is strictly forbidden for Exhibitors, during all stages of the exhibition, to leave waste and residue in exhibit halls 34 4 Le pareti vetrate a diretto contatto con il pubblico devono essere conformi alle normative vigenti ed alle norme UNI. Nei padiglioni , sono ammessi controsoffitti solo se realizzati con pannelli a griglia o forati che consentano il corretto uso dell impianto antincendio a pioggia (Sprinkler). Ogni responsabilità in ordine alla statica ed alla conformità dei materiali di allestimento alla normativa antincendio attualmente in vigore è esclusivamente a carico dell Espositore, il quale esonera espressamente BolognaFiere e l Organizzatore per i danni che potrebbero derivare da difetti di progettazione e di costruzione, compresi anche i dimensionamenti desunti dai disegni particolareggiati delle superfici occupate. Qualsiasi lavoro che comporti varianti allo stato degli immobili e del materiale mobile di BolognaFiere (rinforzi, modifiche, scavi, perforazioni agli infissi, alle pareti, alle strutture; alle colonne, nei pavimenti) può essere effettuato solo dietro preventiva autorizzazione scritta di BolognaFiere, a cura e spese e sotto la responsabilità dei partecipanti. Tale responsabilità permane a carico dell Espositore per tutto il periodo del Salone e fino alla riconsegna dello stand a BolognaFiere. Prima dell inizio dei lavori il partecipante è tenuto a versare all Organizzatore l importo delle spese necessarie per la rimessa allo stato originario alla quale provvederà direttamente l Organizzatore. 3.C. - Gestione rifiuti É fatto divieto agli Allestitori/Espositori, durante tutte le fasi della manifestazione, di abbandonare materiali di risulta e/o rifiuti speciali nelle aree espositive e nelle zone di perimetro del Quartiere Fieristico. I rifiuti ed i materiali residui ai lavori di allestimento e di disallestimento dovranno essere smaltiti a cura dell Espositore e/o suoi incaricati, e i corridoi dei padiglioni dovranno essere mantenuti liberi da qualsiasi tipo di materiale di risulta o di ingombro. In fase di allestimento e di disallestimento, per ogni padiglione saranno predisposti appositi cassonetti per la raccolta ed il conferimento dei materiali e dei rifiuti sopracitati. La verifica della corretta applicazione di quanto disposto, per la gestione dei rifiuti e materiali residui, verrà effettuata da personale specializzato di BolognaFiere, presente in ogni padiglione, durante l orario di apertura del quartiere. Le singole anomalie rilevate saranno registrate e trasmesse ai competenti organi interni. Ogni difformità comporterà nei confronti dell Espositore l applicazione di una penale a titolo di rimborso delle spese necessarie a BolognaFiere per la gestione dei rifiuti abbandonati, per un importo minimo pari a e 300,00 + iva per ogni 16 m 2 di superficie occupata dall Espositore. É facoltà dell Espositore e/o suoi incaricati, assegnare alla società BolognaFiere S.p.A. l incarico di raccogliere e smaltire i rifiuti prodotti. 3.D. - Divieti. Agli Espositori è vietato in particolare: - Applicare carichi o appoggiare materiale alle strutture dei padiglioni, alle pareti, alle palificazioni per illuminazione, ecc. - Attaccare o appendere alle suddette componenti: manifesti, cavi, pannelli, stendardi, adesivi. - Per il fissaggio al pavimento di moquette o materiali similari è fatto assoluto divieto di utilizzare nastri biadesivi a forte aderenza e con supporto interno cartaceo o di debole consistenza. - Danneggiare le attrezzature di proprietà di BolognaFiere e le strutture dei padiglioni. - Utilizzare propri mezzi di sollevamento, fatte salve espresse deroghe concesse da BolognaFiere - Abbandonare materiale di risulta e/i rifiuti di qualsiasi natura - Svolgere ogni iniziativa spettacolare o di intrattenimento, di qualsiasi tipo, natura e caratteristiche, ancorché limitata all interno dello stand o finalizzata alla presentazione dei prodotti senza la preventiva autorizzazione da parte della Direzione di BolognaFiere L Espositore assume a suo esclusivo carico la responsabilità civile e penale per eventuali danni causati dalla inosservanza o dalla violazione delle norme vigenti e di tutte le prescrizioni riportate nel presente Regolamento e nel Fascicolo Sicurezza, obbligandosi inoltre a tenere sollevato BolognaFiere e l Organizzatore da eventuali richieste risarcitorie avanzate da terzi. L Espositore dovrà informare il proprio personale e le aziende per esso operanti nel Quartiere Fieristico circa le prescrizioni e i divieti del presente Regolamento e del Fascicolo Sicurezza circa le Condizioni Generali di Partecipazione al Salone. L inosservanza delle presenti norme e di quelle in materia riportate dalle Condizioni Generali di Partecipazione dà diritto a BolognaFiere a prendere provvedimenti cautelativi nei confronti della ditta, ad esempio, con posizione antincendio irregolare, che potranno comportare, nel caso venissero adottate delle misure integrative delle condizioni globali di sicurezza, l addebito delle corrispondenti spese che preventivamente vengono valutate non inferiori a e 300,00/modulo o alla ingiunzione di smobilitazione parziale o totale dello stand e la dichiarazione di non agibilità dello stand stesso. 4) SERVIZI GENERALI 4.A. - Assistenza tecnica agli Espositori. L Organizzatore, attraverso la propria Segreteria di Manifestazione, è a disposizione degli Espositori per fornire tutti i ragguagli tecnici sui servizi generali predisposti nell ambito del Quartiere. I servizi di seguito indicati potranno essere richiesti ai Fornitori Ufficiali, i cui nominativi sono disponibili sul sito ufficiale della manifestazione nell eventualità che gli Espositori non dispongano di proprie attrezzature o non intendano utilizzare il proprio personale: - AGENZIA VIAGGI - COMPAGNIA DI ASSICURAZIONE - IMPIANTI ELETTRICI - IMPIANTI IDRICI - PULIZIA STAND - RISTORAZIONE - SPEDIZIONIERE Si precisa che: i servizi di trasporto, carico e scarico merci e di facchinaggio all interno del Quartiere Fieristico, sono organizzati esclusivamente dallo Spedizioniere di BolognaFiere. Per introduzione nel Quartiere di merci di provenienza estera da esporre quali campioni, gli Espositori dovranno rendere edotto BolognaFiere utilizzando l apposito modulo. Nel Quartiere Fieristico funzionano i seguenti servizi: ristoranti alla carta, self-service, e, a richiesta, break cocktail e forniture di prodotti direttamente agli stand. 4.B. - Responsabilità dei servizi. BolognaFiere e l Organizzatore disciplinano ma non organizzano i servizi di cui al capitolo 5 e pertanto declinano ogni responsabilità in merito alla loro esecuzione. Eventuali reclami dovranno essere inoltrati per iscritto direttamente alle ditte prestatrici dei servizi e dovranno essere comunicati, soltanto per conoscenza a BolognaFiere e all Organizzatore. 5) SERVIZI TECNICI Nei limiti degli impianti a propria disposizione, BolognaFiere può provvedere all erogazione ai singoli stand di energia elettrica, di acqua e di aria compressa nonché al collegamento degli stand stessi alla rete telefonica. Per ciò che riguarda i seguenti impianti: 5.A. - Impianti IMPIANTI ELETTRICI IMPIANTI IDRICI IMPIANTI DI ARIA COMPRESSA SERVIZIO TELEFONICO E SERVIZIO CONNESSIONE INTERNET IMPIANTI DI GAS TECNICI PER SALDATURA, TAGLIO E TECNICHE AFFINI Si specifica che il relativo servizio dovrà essere richiesto con l impiego dell apposito modulo, nel quale sono indicate le condizioni del servizio stesso, le tariffe e le specifiche operative. L allacciamento alla rete potrà essere effettuato solo da personale delle ditte incaricate da BolognaFiere, che ne individuerà il punto di fornitura a suo insindacabile giudizio. 6) SERVIZI SPECIALI 6.A. - Pass espositori e contrassegni per auto L Espositore potrà scaricare dalla propria area riservata sul sito previa registrazione dei nominativi, i Pass Gratuiti Espositore nelle quantità sotto indicate: N. 4 pass espositori per stand fino a 32 m 2 N. 8 pass espositori per stand fino a 64 m 2 N. 12 pass espositori per stand fino a 96 m 2 N. 16 pass espositori per stand fino a 160 m 2 N. 20 pass espositori per stand fino a 192 m 2 N. 25 pass espositori per stand oltre 200 m 2 All Espositore verranno inoltre rilasciati contrassegni per parcheggi auto, in rapporto alla superficie dello stand, and in areas surrounding the Trade Fair Center. Waste and residue from set-up work must be disposed of by the Exhibitor and/or its employees, and all hall aisles must be kept free of all waste and rubbish. Waste produced during set-up and knock-down must be delivered to the waste separation and recycling areas in the Exhibition Centre and separated by type (paper, glass, metal, plastic, and undifferentiated). BolognaFiere personnel, present in every hall during operation hours, will verify the respect of rules for the management of waste and residue. All violations will be reported to the local authorities. Non-observance will result in the Exhibitor being charged the cost of collection and disposal, for a minimum amount of e 300,00 for every 16 m 2 of area occupied by the Exhibitor). The Exhibitor and/or its employees may assign BolognaFiere the task of managing the waste produced. 3.D. - Prohibitions It is strictly forbidden for the Exhibitor to: - Apply loads to or lean material against the hall structures, walls, lighting pillars, etc. - Attach or hang from the above structures posters, cables, panels, banners or stickers - Use strong double-sided adhesive tape and tape with internal paper backing or tape of weak consistency to fix carpets or similar materials to the floor - Damage equipment belonging to BolognaFiere as well as the structures of the halls - Use their own lifting equipment unless a specific exemption is granted by BolognaFiere - Abandon pieces of stand construction materials and/or residues of any kind - Stage performance or entertainment of whatever kind, nature or characteristic, even if confined to the stand or intended to present or promote products without the prior written authorization of BolognaFiere General Management. The Exhibitor accepts sole civil and criminal liability for damage caused by the non-observance or infringement of the rules in force and of all the requirements set out in these Regulations and in the Safety File. The Exhibitor shall also hold harmless BolognaFiere and the Organizer in respect to any claims for compensation made by third parties. The Exhibitor shall inform his own staff and the firms operating on his behalf in the Exhibition Centre about requirements and prohibitions as set out in these Regulations and in the Safety File, as well as in the General Conditions of Participation in the Exhibition. In the event of non-observance of the these rules and the relevant provisions set out in the General Conditions for Participation, BolognaFiere may take actions against any firm defaulting, for example, on the fire-prevention regulations. In the event that supplementary measures to the general safety rules are adopted, said action may entail the charging of the relative costs, estimated not less than e per basic exhibiting stand or an order requiring the partial or total disassembly of the stand and a declaration that the stand is unfit for use. 4) GENERAL SERVICES 4.A. - Technical support to Exhibitors The Organizer through its Exhibition Office provides Exhibitors with any technical information on general services available within the Fairground. The Exhibitors may request to Official Suppliers, whose names are reported on the Exhibition website www. autopromotec.com, the services listed hereunder, if they do nor have or intend to utilize equipment and personnel of their own: - TRAVEL AGENCY - INSURANCE COMPANY - ELECTRICAL INSTALLATIONS - PLUMBING - CLEANING OF STANDS - CATERING - FORWARDING AGENT Material handling, load and download as well as porterage services are organized only by BolognaFiere Forwarding Agent. Should goods be temporarily imported from abroad as exhibit samples, the Exhibitors must advise BolognaFiere by means of the appropriate Form. The following facilities can be found inside the Exhibition Centre: restaurants, self-service and, upon request, catering to the stands for breaks, cocktails and similar. 4.B. - Service responsibility BolognaFiere and the Organizer control but do not organize the services listed at paragraph 5, therefore they decline any responsibility relating to services provided. Any claim must be sent in writing directly to the Service Company, with copy to BolognaFiere and the Organizer only for their information. 5) TECHNICAL SERVICES Within the limits of the installations available, BolognaFiere may supply to the single stands electric power, water, and compressed air, as well as telephone connections. 5.A. - Systems POWER SYSTEMS WATER SYSTEMS COMPRESSED AIR SYSTEMS TELEPHONE AND INTERNET SERVICE TECHNICAL GAS SYSTEMS FOR WELDING, CUTTING AND SIMILAR TECHNIQUES The above-mentioned systems can be requested through the appropriate form, including the conditions of supply, rates and technical details. Connection to the power grid must be carried out only by personnel from companies appointed by BolognaFiere, who will identify what they consider to be the most suitable connection point. Their judgment in this matter shall be final. 6) SPECIAL SERVICES 6.A. - Exhibitor passes and vehicle parking permits Exhibitors will receive via , after registering each member of their stand staff at: en/login.php, the following amounts of free exhibitor passes: - no. 4 exhibitor passes for stands up to 32 m 2 - no. 8 exhibitor passes for stands up to 64 m 2 - no. 12 exhibitor passes for stands up to 96 m 2 - no. 16 exhibitor passes for stands up to 160 m 2 - no. 20 exhibitor passes for stands up to 192 m 2 - no. 25 exhibitor passes for stands over 200 m 2 Exhibitors will also receive vehicle parking permits - according to the size of their stands - entitling them to park their vehicles in the parking areas designated by BolognaFiere until spaces remain available. The Exhibitor is responsible for the correct use of these passes and for the behaviour of all persons using them. 6.B. - Visitor E- invitation Cards Exhibitors will be allowed to send their customers up to 1,000 free e-invitation cards through the related service available inside their Reserved Area at Additional e-invitation cards must be requested through our Show Office. 6.C. - Catalogue The catalogue will contain information provided by the Exhibitors through the related form available inside their Reserved Area at by February 20, The Exhibitor shall assume all liability for all information and data entered online, relieving the Organizer and his suppliers, representatives, employees and partners, of any claims for compensation or refunds, and also relieving the Organizer and the aforementioned parties of any charges derived from actions undertaken by the Exhibitor or people authorized by the Exhibitor to access the Catalogue section in his Reserved Area through his username and password. Advertising spaces are available for purchase through the related form. 6.D. - Commercial information Business Centre inside the Exhibition Centre is at Exhibitors disposal free of charge to promote contacts with foreign buyers. Exhibitors are therefore requested to kindly fill in the appropriate form available on the official exhibition website Vedere altro
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