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⭐FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICA DE RETENCIÓN DE REGISTROS. Revisión: octubre de 2009
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Sara Montoya Prado
1 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICA DE RETENCIÓN DE REGISTROS Revisión: octubre de 2009 A. Objeto Franklin Electric, Co., Inc., y sus empresas subsidiarias y filiales (en conjunto, la Empresa ) reconocen como buena práctica empresarial retener los registros corporativos y comerciales de manera uniforme, sistemática y confiable. Los objetos de la presente Política de Retención de Registros (la Política ) son los siguientes: 1. Establecer uniformidad en la gestión, la retención, el almacenamiento y la eliminación de registros; 2. Garantizar la conservación de registros relacionados con acciones legales, procesos judiciales o investigaciones gubernamentales pendientes, coaccionadas, razonablemente previsibles o contempladas; 3. Garantizar que los registros necesarios para el funcionamiento de la Empresa se conserven de manera eficaz de modo de poder acceder a ellos cuando sea necesario, al mismo tiempo que disminuyen el volumen y el costo de almacenamiento de registros que la Empresa ya no requiere; 4. Cumplir con los requisitos reglamentarios y legales que correspondan para la retención y la eliminación de registros; y 5. Garantizar que las responsabilidades para la implementación de la presente Política se expliquen y asignen de manera clara. B. Definiciones 1. Registros de la Empresa - significa todos los datos, documentos o registros que se crean, reciben o conservan como parte de las actividades comerciales de la Empresa. Esto incluye, entre otros, documentos impresos e información electrónica. 2. Documentos - significa todas las notas, memorandos, mensajes, informes, análisis, recibos, formularios, programas, cuadros, gráficos y materiales relacionados que se encuentran en forma física, o que existan y/o se almacenen en forma electrónica en computadoras de escritorio, computadoras portátiles, asistentes digitales personales u otros dispositivos electrónicos capaces de almacenar dicha información. 3. Información Electrónica - significa todos los documentos, la información y los datos, incluidos todos los Registros de la Empresa almacenados en un medio2 electrónico (por ejemplo, discos rígidos de computadoras, mensajes de correo electrónico, mensajes de voz, discos, cintas, sitios web, Intranet, extranet, bases de datos, etc.), independientemente del software que se usa para generar el Documento o elemento. 4. Retención Judicial - significa un proceso que interrumpe de manera temporal la eliminación de todos los Documentos y Registros de la Empresa (ya sean impresos o electrónicos) de conformidad con la presente Política. La Retención Judicial debe ponerse en práctica de inmediato cuando se sospecha o confirma que se necesitará información específica para un proceso judicial o normativo. C. Alcance de esta Política Las declaraciones incluidas en la presente Política no limitarán la autoridad de ninguna otra Política de la Empresa. La Política se aplica a todos los empleados de la Empresa, incluidos, entre otros, los empleados temporales y toda persona que tenga acceso a los Registros de la Empresa y los pueda usar por algún motivo relacionado con las operaciones de la Empresa. Todos los empleados que crean, reciben, usan o gestionan Registros de la Empresa deben cumplir con la presente Política. La presente Política se aplica a todo tipo de Registro de la Empresa que ésta haya creado o recibido en el transcurso de sus operaciones comerciales. Quedan específicamente excluidos de la presente Política los directores, contratistas independientes, consultores y demás personas que no sean empleados. Estas personas ajenas a la Empresa deben cumplir con las obligaciones de retención que se incluyan en el contrato correspondiente que hayan celebrado con la Empresa. Se realizaron todos los esfuerzos posibles para identificar los requisitos legales de la conservación de registros en los Estados Unidos. Sin embargo, al seguir la política de cumplimiento de todas las leyes locales y federales en relación con la creación, retención y eliminación de registros, las unidades comerciales, filiales y subsidiarias en otros países son responsables de identificar aquellas áreas que difieren de las instrucciones de la presente Política. D. Principios y Prácticas La Empresa elaboró la presente Política a fin de orientar a sus empleados en la gestión de Registros de la Empresa (según se definió anteriormente) en el transcurso de su ciclo de vida, de acuerdo con prácticas legales y comerciales sensatas. Todos los Registros de la Empresa constituyen importantes activos de la Empresa y no pertenecen a departamentos o individuos y deben retenerse o eliminarse de acuerdo con los siguientes principios y prácticas. 1. Propiedad de Registros. Ningún empleado tiene derecho alguno a los Registros de la Empresa, incluidos aquellos que ayudaron a crear. En consecuencia, todos los Registros de la Empresa están sujetos a la presente Política y deben gestionarse, retenerse y destruirse de acuerdo con la presente Política. 23 Los derechos de propiedad intelectual de todos los Registros de la Empresa continuarán siendo propiedad de la Empresa a perpetuidad. La propiedad intelectual incluye, entre otros, marcas comerciales registradas, patentes, diseños registrados, solicitudes de derechos y el derecho a solicitar tales derechos, invenciones, marcas comerciales no registradas, nombres comerciales y razones sociales, derechos de autor, derechos de diseño no registrado, bases de datos y derechos de bases de datos y todos los demás derechos similares de propiedad exclusiva que puedan existir en cualquier parte del mundo. Los derechos de propiedad intelectual también abarcan renovaciones, extensiones, restauraciones, consentimientos y solicitudes en relación con los tipos de propiedad anteriores. 2. Responsabilidades del Empleado. Todo empleado que genera, recibe o almacena Registros de la Empresa en cualquier ubicación tiene las siguientes responsabilidades: Crear todos los Documentos de acuerdo con la Política del Código de Conducta y Ética Comercial de la Empresa vigente en ese momento. Mantener la confidencialidad de la información confidencial y patrimonial exclusiva de la Empresa de acuerdo con el Código de Conducta y Ética Comercial, así como el Contrato de Confidencialidad o de Información patrimonial de cada Empleado. Mantener, retener y destruir, según corresponda, Registros de la Empresa conforme a la presente Política; y Mantenerse informado del contenido de la Política de Uso de Tecnología de la Información de la Empresa y actuar conforme a ella. A fin de cumplir con la presente Política, cada empleado debe tomar las siguientes medidas: Analizar su Información Electrónica e impresa aproximadamente cada 90 días para identificar los Registros de la Empresa que deben retenerse o eliminarse; Eliminar Documentos, archivos o Información Electrónica cuya retención no sea necesaria según la presente Política; Si la presente Política exige la retención a largo plazo, guardar la Información Electrónica o los registros impresos para su almacenamiento a largo plazo; para ello, debe usar la misma descripción de tipo de Documento que se emplea en el Programa de Retención de Documentos analizado en la Sección D.7 siguiente; 34 Al jubilarse o desvincularse de la Empresa, cada empleado debe devolver a ésta todos los Registros de la Empresa. 3. Responsabilidades del Departamento Legal. El departamento legal tiene las siguientes responsabilidades: Analizar la presente Política y brindar actualizaciones al Programa de Retención de Documentos en tanto así lo exijan los cambios de las leyes o las operaciones comerciales de la Empresa; Emitir notificaciones de Retenciones Judiciales para los departamentos correspondientes, según lo exijan las Reglas Federales de Procedimiento Civil para un litigio o una investigación gubernamental o normativa; y Responder a indagaciones relacionadas con la implementación y el cumplimiento de la presente Política. 4. Reuniones para la Gestión de Registros. Para facilitar la implementación de la presente Política, el departamento legal de la Empresa celebrará una Asamblea anual para la Gestión de Registros con los distintos departamentos de la Empresa. El objetivo de la Asamblea es analizar temas relacionados con la Política y brindar asesoramiento, realizar recomendaciones sobre la retención y eliminación y proporcionar información periódica al departamento legal en cuanto al estado de la presente Política. 5. Gestión/Unidades Comerciales. El gerente de cada subsidiaria, filial o unidad comercial debe informar de inmediato al departamento legal al comienzo de un litigio o cuando este sea razonablemente previsible para poder considerar una respuesta adecuada, incluida la suspensión de la presente Política mediante la emisión de una Retención Judicial. 6. Creación de Registros. Hasta el momento en que los empleados deban retener o destruir Registros de la Empresa de acuerdo con la presente Política, dichos empleados tienen la responsabilidad de establecer métodos razonables de acceso físico y lógico a los Registros de la Empresa que controlan. La Empresa asume el compromiso de crear y mantener registros completos, precisos y confiables de todas sus actividades comerciales. Queda estrictamente prohibida la creación de registros engañosos o falsos en relación con las actividades de la Empresa. Todos los Registros de la Empresa deben crearse con el objetivo específico de comunicar o documentar asuntos comerciales. Todos los individuos que creen Registros de la Empresa deben actuar de manera responsable, legal y profesional en relación con su creación de Registros de la Empresa. 45 7. Retención de Registros. El Programa de Retención de documentos de la Empresa se creó para garantizar que los Registros de la Empresa se conserven en tanto exista una exigencia legal y operativa, y que los Registros de la Empresa obsoletos se eliminen de manera uniforme y controlada. El Programa de Retención tiene por meta orientar las decisiones de gestión de la Empresa y procurar que los empleados cumplan con los requisitos aprobados de conservación de registros. El Programa de Retención establece el período adecuado de retención para diversos tipos de Registros de la Empresa de acuerdo con las obligaciones vigentes de retención que la ley impone, así como las necesidades y los requisitos operativos de la Empresa. El Programa de Retención se publica en el sitio de la Intranet de la Empresa, y detalla los Registros de la Empresa en orden alfabético. Para su comodidad, se incluirá en la Intranet un Programa de Retención ordenado por departamento. Las siguientes pautas y procedimientos regirán la retención de Registros de la Empresa. Cumplimiento del Programa de Retención - La Empresa asume el compromiso de retener y eliminar los Registros de la Empresa conforme a los períodos de retención dispuestos en el Programa de Retención. El Programa de Retención es la única autoridad oficial para la retención y la eliminación de Registros de la Empresa. El Programa de Retención se deriva del trabajo completado con las distintas divisiones de la Empresa y se encuentra disponible en la Intranet de la Empresa. Período de Retención - Los períodos de retención indicados en el Programa de Retención deben ser tan breves como sea posible a fin de reducir al mínimo el volumen de Registros de la Empresa, sin dejar de cumplir con los requisitos legales, contractuales, normativos u operativos. Los Registros de la Empresa no deben conservarse por más tiempo del período indicado en el Programa de Retención ni eliminarse antes de que caduque el período de retención indicado. Requisitos Conflictivos de Retención - El Programa de Retención incluye una lista de registros o categorías de registros que indican los períodos mínimos para la retención de Registros de la Empresa. Si se presenta un conflicto entre el Programa de Retención y cualquier otro requisito reglamentario o normativo de retención de registros, se aplicará el período de retención más largo. Cuando diversos registros con distintos períodos de retención se consideren una unidad, el período de retención de la unidad completa estará determinado por el tipo de registro cuyo requisito de retención sea más largo. 8. Requisitos de Correo Electrónico. El contenido de la correspondencia, incluida aquella en formato de correo electrónico, determinará su período de retención adecuado. Los documentos adjuntos (o incluidos en un mensaje de correo electrónico) 56 deben analizarse de forma independiente para fines de retención. Como regla general, los documentos adjuntos a la correspondencia enviada desde la Empresa son duplicados que no es necesario retener. Los mensajes de correo electrónico que, según se determine, constituyan Registros de la Empresa deben guardarse con tal carácter y no en el sistema de software de correo electrónico de la Empresa. La Empresa se reserva el derecho a modificar el formato electrónico del mensaje de correo electrónico y sus archivos adjuntos, a fin de satisfacer los objetivos de la presente Política. Los empleados tienen específicamente prohibido reenviar mensajes de correo electrónico de la Empresa a sus cuentas de correo electrónico personales, así como guardar dichos mensajes en CD, unidades Zip o dispositivos similares. Todos los mensajes de correo electrónico que contengan Registros de la Empresa deberán guardarse con tal carácter. Los mensajes de correo de voz que se reciban en el servidor de correo electrónico deben eliminarse dentro de los 30 días posteriores a su recepción. La Empresa se reserva el derecho a prohibir específicamente PST (archivos de Tabla de Almacenamiento personal, es decir, aquellos que se usan para almacenar copias locales de mensajes, eventos de calendario, contactos y demás elementos en Microsoft Outlook). Esta prohibición, si se implementa y cuando esto suceda, incluirá, entre otras acciones, archivar mensajes de correo electrónico en Outlook y guardar mensajes de correo electrónico en unidades Zip, CD, etc. Los mensajes de correo electrónico que constituyan Registros Comerciales deben retenerse en tal carácter y no en Outlook. Los mensajes de correo electrónico que se retengan en Outlook deben borrarse después de 24 meses en el caso de empleados no cruciales y de 36 meses para empleados cruciales. Los empleados cruciales son los directivos, vicepresidentes y directores departamentales. 9. Documentos que No Es Necesario Retener. Todo documento que no constituya un Registro de la Empresa y los siguientes Documentos específicamente, entre otros, no necesitan ser retenidos una vez que cumplan su función y deberán eliminarse dentro de los 12 meses posteriores a su creación (tenga en cuenta, sin embargo, que el material debe retenerse si resulta pertinente para un litigio razonablemente previsible o pendiente que se relacione con la Empresa o si se vincula a una auditoría del Servicio de Ingresos Internos): 67 Notas personales, correspondencia y mensajes de correo electrónico personales; y Material diverso sin valor comercial, legal o institucional apreciable, como es el caso de las comunicaciones de eventos sociales en la oficina o boletines del tablero de anuncios ajenos a asuntos comerciales. 10. Eliminación de Registros. Se deben eliminar los Registros de la Empresa en el transcurso normal de las actividades comerciales y de acuerdo con la presente Política. Todos los Registros de la Empresa deben retenerse de acuerdo con el Programa y toda Retención Judicial vigente. En ningún caso es posible eliminar un Registro de la Empresa sujeto a una Retención Judicial. La destrucción de Registros de la Empresa sujetos a retenciones judiciales puede dar lugar a sanciones y multas para la Empresa o los empleados individuales. Cuando finaliza el período de retención especificado, y luego de obtener las aprobaciones necesarias, los Registros de la Empresa deben eliminarse a través de medios adecuados a su naturaleza o nivel de confidencialidad (por ejemplo, triturar, reciclar, eliminar). La presente Política y el Programa de Retención se aplican a todos los Registros de la Empresa, sin importar el medio en que existan. El almacenamiento de Registros de la Empresa una vez transcurrido el período de retención establecido en la presente Política representa un costo de almacenamiento innecesario para la Empresa, evita la obtención y el acceso eficientes de los registros necesarios e impide la aplicación uniforme de la presente Política. En consecuencia, solo se permitirán excepciones a la presente Política en situaciones extraordinarias y de acuerdo con necesidades comerciales continuas o requisitos legales. Todas las excepciones deben solicitarse a través del representante de la unidad comercial, y el Departamento Legal es el encargado de aprobarlas. Los Registros de la Empresa cuya eliminación se haya autorizado deberán destruirse utilizando medios que garanticen su destrucción segura y total. Al firmar la presente Política, usted certifica que ha eliminado todos los Documentos que superaron el período de retención correspondiente, tal como se define en el Programa. La Empresa se reserva el derecho a implementar algún software u otro programa que automáticamente realice búsquedas en los discos rígidos y los servidores de red para garantizar el cumplimiento de los requisitos de eliminación. 78 11. Revisión Anual. Cada subsidiaria, filial o unidad comercial llevará adelante un proceso de revisión y eliminación de archivos al menos una vez por año. Este proceso debe consistir de lo siguiente: Identificar y eliminar copias múltiples e innecesarias de Documentos, incluidos los borradores; Analizar y destruir Documentos que hayan superado su período de retención necesario; e Identificar, agrupar y etiquetar documentos que deban retenerse y, de ser necesario, transferir al sitio de almacenamiento designado para Registros de la Empresa o de Información Electrónica. Los Documentos se eliminarán de acuerdo con el Programa, a excepción de aquellos que se encuentren sujetos a una Retención Judicial. 12. Copias. Se espera que los empleados eliminen de manera habitual las copias adicionales de los Registros de la Empresa, borradores, copias duplicadas de registros y registros transitorios, a fin de reducir al mínimo la gestión de registros innecesarios. A menos que el Programa especifique lo contrario, no guarde borradores de los Documentos una vez que el Documento se haya terminado. 13. Retenciones Judiciales; Suspensión de la Eliminación de Registros. La Empresa adoptó la presente Política para procurar tomar todas las medidas razonables a fin de preservar y proteger evidencia que probablemente sea pertinente para un litigio, una demanda, una auditoría o una investigación pendiente o razonablemente anticipada. Independientemente de cualquier período de retención establecido, después de que la Empresa o alguno de sus directivos o empleados tenga conocimiento de un pleito, un proceso judicial, una demanda o una investigación legal potencial o efectiva, todos y cada uno de los Registros de la Empresa que conozca o razonablemente deba conocer, que puedan ser relevantes para el caso o para los que existe una posibilidad razonable de que se soliciten durante una búsqueda o estén sujetos a una solicitud de búsqueda pendiente, deben conservarse hasta que el caso concluya. A fin de evitar la eliminación accidental de dichos Registros de la Empresa, ésta, a través del departamento legal, entregará a los Empleados afectados un memorando de Retención Judicial en el que se detallará el alcance de la suspensión de la presente Política. Deben conservarse todos los Registros de la Empresa sujetos a una Retención Judicial. Dichos Documentos no deben modificarse, eliminarse ni desecharse por ningún motivo, sin importar el período de retención establecido en el Programa de Retención. 89 La Empresa se reserva el derecho de implementar algún software u otro programa que automáticamente realice búsquedas y retenga registros junto con una Retención Judicial. El departamento legal de la Empresa puede emitir una notificación de finalización de Retención Judicial en la cual se indicará que los eventos que dieron lugar a la Retención Judicial fueron resueltos y que los Registros de la Empresa anteriormente sujetos a la Retención Judicial se retendrán y eliminarán de acuerdo con el período de retención establecido en el Programa de Retención. E. Auditorías, Reformas y Administración 1. Revisión Anual de la Política. Al menos una vez por año, la Empresa revisará la presente Política y determinará si algún requisito legal, fiscal o comercial justifica realizar reformas a la misma. La Empresa podrá, en cualquier momento, reformar, modificar, anular o revocar la totalidad o parte de la presente Política o adoptar una o más políticas nuevas en su lugar. 2. Revisión Periódica de Cumplimiento. El Gerente de Auditoría Interna de la Empresa es responsable de realizar una revisión periódica del cumplimiento de la presente Política por parte de la Empresa e informar las prácticas de gestión de registros de la Empresa a los departamentos Legal y de Auditoría Interna de la Empresa. 3. Denuncias e Incumplimiento. Todo empleado que tenga conocimiento de una infracción de la presente Política deberá informarla de inmediato al Director de Finanzas de la Empresa, el Gerente de Auditoría Interna o a través de la Línea Directa de Ética e Integridad. El incumplimiento de la presente Política puede exponer a los empleados y la Empresa a medidas disciplinarias (que pueden incluir el despido), procesos penales, sanciones y multas, cargos de obstrucción de la justicia, cargos de alteración de evidencia en un pleito o un proceso normativo, además de exponer a la Empresa a un desacato o perjudicar gravemente a la Empresa en un litigio. 4. Administración y Orientación Interna. El Director Financiero, junto con los departamentos Legal y de Auditoría Interna, es responsable de la administración de la presente Política, incluidas la revisión y la evaluación de su cumplimiento, así como de decidir las medidas en caso de incumplimiento de la presente Política. Toda pregunta en cuanto a la categoría que corresponde un registro en particular o las solicitudes de excepciones a la Política deben dirigirse a los departamentos Legal y de Auditoría Interna de la Empresa o a la persona que éstos designen. 910 5. Supervisión Electrónica y Aplicación. La Empresa se reserva el derecho a implementar todo tipo de tecnología, programa, software u otros medios para exigir automáticamente el cumplimiento de la presente Política. Esto incluye, entre otros métodos, archivado automático, eliminación automática y búsqueda electrónica de servidores y discos rígidos. 1011 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICA DE RETENCIÓN DE REGISTROS He recibido, leído y comprendido y estoy de acuerdo en cumplir en todos los aspectos con la Política de Retención de Registros de la Empresa, revisada en octubre de Salvo lo que se indica a continuación, no he realizado ningún acto ni he participado en ningún acto, ni realizaré ningún acto ni participaré en ningún acto que esté prohibido por la presente Política o que pueda ocasionar el incumplimiento de ésta: (Si la respuesta es ninguno, escriba Ninguno ). Si tengo conocimiento de algún tipo de información o acto que pudiese modificar las excepciones indicadas anteriormente, notificaré de inmediato al Director Financiero o al Gerente de Auditoría Interna por escrito o a través de la Línea Directa de Ética e Integridad. Acepto informar todos los detalles que este pueda solicitar de un modo razonable. Mi firma a continuación certifica que he analizado todos los Documentos bajo mi control y no retendré ninguno que haya alcanzado o superado su período de retención. Firmado este día de de Firma: Nombre (en letra de imprenta): Cargo: Lugar: Documentos relacionados
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References: artículo 232
 artículo 12
 artículo 21
 Real Decreto 
 REAL DECRETO 
 Artículo 6
 Resolución 
 Artículo 29
 REAL DECRETO 
 artículo 18
 ARTÍCULO 1
 Artículo 19
 artículo 9
 artículo 9