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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA A EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES - PDF
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Ana Isabel Paz Ramos
1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Octubre de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO Evaluar la capacidad y eficiencia de los empleados administrativos en el desarrollo de su trabajo y determinar los puntos alcanzados durante el período evaluado. ALCANCE Desde la planeación de la etapa de evaluación de los empleados públicos y trabajadores oficiales de la Universidad señalados en la parte considerativa, hasta el archivo del registro de la evaluación en la historia laboral de cada uno de ellos. NORMATIVIDAD Reglamento (Art ) (Acuerdo Consejo Superior 074 de 980) Acuerdo Consejo Superior 050 de 990 (Puntos por méritos para profesionales) Resoluciones 526 de 2008 y 584 de 204 (Competencias laborales de los cargos de la Universidad) DRH: División de Recursos Humanos. DSI: División de Servicios de Información. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental. UAA: Unidad Académica o Administrativa. SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Recursos Humanos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES El presente procedimiento aplica para los empleados públicos y trabajadores oficiales de las siguientes Unidades : División de Planta Física, Sección de Comedores y Cafetería y División de Publicaciones, y para los profesionales adscritos a la Vicerrectoría Académica que se encuentran en comisión en el Hospital Universitario de Santander. La evaluación del desempeño para las demás UAA se realiza a través de la intranet. Un empleado se evaluará una sola vez si se ha mantenido en el mismo cargo y si su Jefe Inmediato es el mismo. En caso contrario, el empleado debe ser evaluado tantas veces como haya cambiado de cargo y de Jefe Inmediato. En este último caso, la cuantificación de la evaluación definitiva para el empleado será igual a la ponderación de las diferentes en función de la duración de cada cambio. En caso de que un empleado no estuviese de acuerdo con el resultado de la calificación, puede recurrir al recurso de reposición y en caso de éste no resultar favorable, tendrá derecho a la apelación. En este procedimiento debe entenderse como calificador de un empleado, a su Jefe Inmediato. El evaluado será aquel empleado que sea objeto de Evaluación de Desempeño. La acumulación de puntos por méritos es un requisito para el ascenso del Profesional (Acuerdo Consejo Superior 050 de 990). Corresponde al Comité de Evaluación, diseñar las herramientas de evaluación apropiadas, al igual que la fijación de las pautas para acumulación de puntos por méritos con fines de ascenso (Reglamento del : Arts. 85, 90 y 94) La evaluación debe basarse en principios de objetividad, imparcialidad y equidad, y tener en cuenta las actuaciones positivas y negativas del calificado durante el lapso que abarca la calificación. En el caso de que por no realizarse oportunamente la evaluación se afecte en sus derechos al evaluado, éste podrá solicitar que la efectúe el Jefe Superior Inmediato del evaluador que omitió la evaluación.
2 Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO. Genera listado. Genera en el SIRH listados en los que se muestre por empleado la siguiente información: nombre, apellido, categoría, cargo actual y unidad, histórico de cargos. RASIRH: Listados generales è Generales. Listado 2.Estructura listado general y por UAA 2. Estructura el listado por cada UAA a evaluar, teniendo en cuenta los cambios de cargo y los cambios de jefes inmediatos de cada uno de los empleados. 3. Elabora carta para los Jefes de las UAA Carta y cuadro 4. Firma cartas 5. Envía cartas a DCGD 6. Radica y envía cartas y cuadros 3. Elabora carta para cada uno de los Jefes de las UAA, en la cual incluye las indicaciones generales a tener en cuenta en la evaluación, la ruta de acceso en intranet para disponer de los formatos de evaluación así como la fecha límite para la remisión a la DRH de las debidamente diligenciadas; y elabora el cuadro por cada UAA el cual incluye información del evaluado, período a evaluar y tipo de formato a diligenciar, el cual se anexa a la carta. 4. Firma las cartas dirigidas a cada uno de los Jefes de las UAA. 5. Envía a la DCGD las cartas con sus debidos cuadros soporte para la radicación y despacho a cada una de las UAA. 6. Radica y envía a los Jefes de las UAA cartas y cuadros soportes. Jefe División de Recursos Humanos DCGD
3 Página 3 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO 7. Recibe carta y realiza las Presenta petición Si 8. Solicita reconsideración No 7. Recibe la carta y los cuadro soportes, evalúa a los empleados a su cargo notificándolos personalmente sobre el resultado de la evaluación. Si el evaluado no estuviese de acuerdo con el resultado de la evaluación puede presentar petición de reconsideración ante su evaluador. 8. Solicita al evaluador reconsideración de la evaluación que le realizó, dentro de los dos (2) días siguientes. Evaluado FTH.3 Evaluación de desempeño Nivel Directivo - Ejecutivo, FTH.4 Evaluación de desempeño Nivel Profesional, FTH.5 Evaluación de desempeño Nivel - Operativo, FTH.74 Evaluación de desempeño Nivel Asesor y FTH.75 Evaluación de desempeño Nivel Técnico. 9. Reconsidera la evaluación 9. Revisa la evaluación efectuada y notifica al evaluado la decisión tomada. 0. Envía a la DRH 0. Envía las diligenciadas y firmadas, por el evaluador y los evaluados a la DRH, dejando copia de las mismas en la dependencia para la posterior verificación de los compromisos establecidos. Presenta petición Si No Pág. 4 Si la reconsideración solicitada fuere desfavorable, podrá recurrir en el término de dos (2) días ante el Vicerrector. Evaluado. Solicita reconsideración. Si está en desacuerdo con la reconsideración de la evaluación, presenta petición ante el Vicerrector. Evaluado 2. Cita al Comité de Evaluación 2. Cita al Comité de Evaluación para tratar y decidir sobre la solicitud, previa comunicación del Vicerrector. Jefe de la DRH 2
4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 4 de Solicita concepto 3. Solicita concepto del Comité de Evaluación. Vicerrector 4. Resuelve petición Acta 4. Resuelve petición presentada, analizando las objeciones y toma la decisión definitiva mediante Acta del Comité de Evaluación. El Comité de Evaluación tendrá un plazo de seis (6) días para rendir su concepto documentado. Comité de Evaluación 5. Resuelve petición y envía carta 5. Resuelve petición presentada en un plazo de cinco (5) días, notificando al evaluado el resultado de la petición presentada, mediante carta. Vicerrector Carta 6. Realiza cambios 6. Realiza los cambios a que haya lugar conforme a lo resuelto por el Comité de Evaluación. Asuntos 7. Clasifica 7. Clasifica las en dos categorías: Profesionales y no Profesionales. Asuntos 8. Consolida resultados 9. Revisa resultados 20. Envía solicitud a Jefe de Unidad 3 8. Consolida el resultado de la calificación numérica de las. 9. Revisa del consolidado las calificaciones de las con puntaje igual o inferior a 69 puntos. 20. Envía al Jefe de la Unidad a la cual está adscrito el evaluado con puntaje igual o inferior a 69 puntos, la solicitud de aplicación del Plan de Mejoramiento Individual del, con sus debidas instrucciones. Asuntos Asuntos Jefe de la DRH FTH.6 Plan de Mejoramiento Individual del
5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 5 de Remite Plan de Mejoramiento 2. Remite a la DRH el Plan de Mejoramiento Individual para el diligenciado. 22. Gestiona ejecución de compromisos 22. Gestiona la ejecución de los compromisos establecidos dentro del término acordado en el Plan de Mejoramiento Individual para el. 23. Verifica cumplimiento 23. Verifica el cumplimiento de los compromisos definidos. 24. Revisa cumplimiento 24. Revisa el cumplimiento de los compromisos establecidos dentro del término acordado en el Plan de Mejoramiento Individual para el. Es Profesional? No 25. Archiva Si Dependiendo de la categoría de clasificación de las se realiza el correspondiente trámite. 25. Si las son del personal No Profesional se archivan en las Historias Laborales. Auxiliar DRH FIN 26. Determina puntajes 26. Si las son del personal Profesional, determina los puntos por méritos para cada profesional. 27. Genera listado de puntajes 27. Genera un listado de los puntos por méritos de todos los Empleados Públicos Profesionales evaluados. 28. Prepara proyecto de Resolución 28. Prepara proyecto de Resolución para el reconocimiento de los puntos por méritos mediante el Listado de Puntos por Mérito. Proyecto de Resolución 4
6 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 6 de Envía proyecto de Resolución 30. Registra puntajes de mérito 29. Envía el proyecto de Resolución en medio físico y vía correo electrónico a la Secretaría General. 30. Registra en el SIRH el Listado de Puntos por Mérito para profesionales contenido en la Resolución. Auxiliar Asuntos 3. Archiva FIN 3. Archiva de los Profesionales en las Historias Laborales. Auxiliar Asuntos
7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 0 Octubre de 2004 Creación del Documento 02 Enero 24 de 2008 Adaptación al nuevo formato de procedimiento y actualización y adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento. 03 Abril 4 de 2008 Actualización de los formatos empleados para la evaluación de desempeño. 04 Abril 2 de 2009 Se aclaran las actividades 3, 4, 8 y 9. Se suprimen las actividades 28 y Septiembre 5 de 20 Inclusión de la Resolución 526 de 2008 en la Normatividad, de las actividades del 9 al 24 y del documento de referencia de la actividad 7; Modificación de las Consideraciones, de las actividades 3, 8, 9, 0, 4, 5, 29, 30 y de los responsables de las actividades, 5, 30 y Febrero 27 de 203 Mayo 29 de 204 Modificación de las actividades 9 y 20 en lo relacionado con el puntaje para aplicación del Plan de Mejoramiento Individual, y numeración de actividades dentro del diagrama. Inclusión de Trabajadores Oficiales en el nombre del procedimiento. Modificación del objetivo, alcance, normatividad, consideraciones y actividades y 2.

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 Resolución 
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