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Timestamp: 2019-08-24 19:50:58+00:00

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Buchführungspflicht – Definition nach HGB & Steuerrecht
Definition Buchführungspflicht
Für wen gilt die Befreiung der Buchführungspflicht?
Wirkt sich die Versteuerungsart auf die Buchführungspflicht aus?
Grundsätzlich müssen alle Kaufleute ihre Geschäftsvorfälle nach § 238 I HGB systematisch dokumentieren, um für sich selbst und notfalls für Dritte (Öffentlichkeit) die Lage ihres Unternehmens nach außen hin darstellen zu können.
Es ist die Pflicht der Kaufleute, eine systematische Dokumentation zur Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu erstellen und gegebenenfalls zu veröffentlichen. Die Bücher muss ein Kaufmann stets nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung führen und darin alle seine Geschäfte und auch seine Vermögenslage darstellen. Alles muss so übersichtlich und nachvollziehbar gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb einer angemessen Zeit einen Überblick verschaffen kann. Außerdem muss man die Geschäftsvorfälle genau nachvollziehen können.
Die Bilanz gewährt einen Überblick über die Gesamtlage eines Unternehmens. Einen detaillierten Einblick in die Tätigkeiten und Vorgänge der Firma erlaubt die Buchführung. Jeder der nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als Kaufmann gilt, ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet.
Es gelten gemäß Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz größenabhängige Ausnahmeregelungen. Dazu kommen Ausnahmeregelungen für bestimmte Berufsgruppen. Die Pflicht zur Buchführung darf allerdings nicht mit der Pflicht verwechselt werden, seine Ausgaben und Einnahmen zu erfassen. Dabei geht es stattdessen um die Art und Weise, in der dieser Geldfluss zu erfassen ist.
Die Buchführungspflicht beginnt generell mit der Aufnahme des Handelsgewerbes. Bei einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) beginnt die Buchführungspflicht bereits vor dem Handelsregistereintrag bei Geschäftsbeginn. Die Buchführungspflicht endet mit dem Erlöschen der Kaufmannseigenschaft oder der Löschung aus dem Handelsregister.
Die derivative Buchführungspflicht stammt aus dem Steuerrecht und wird auch abgeleitete Buchführungspflicht genannt. Sie ist in § 140 AO (Abgabenordnung) erwähnt: „Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.“
Was ist originäre Buchführungspflicht?
Die originäre Buchführungspflicht ist die Verpflichtung, aufgrund der jährlichen Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. Diese Pflicht besteht aber nicht nur für Kaufleute, sondern nach § 141 AO auch für alle Land- und Forstwirte.
In § 141 AO werden auch die Voraussetzungen für andere Gewerbetreibende aufgelistet, die der Buchführungspflicht unterliegen. Dazu müssen sie und die Land- und Forstwirte mindestens eine der vier folgenden Forderungen erfüllen:
Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze von mehr als 600 000 Euro im Kalenderjahr
selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25 000 Euro
einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60 000 Euro im Wirtschaftsjahr
Nach § 238 HGB und § 141 AO sind Kaufleute und Gewerbetreibende nach Steuerrecht und Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet. Dabei wird unterschieden zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung. Die einfache Buchführung (Ermittlung von Einnahmen und Ausgaben) wird am Jahresende (Ende des Kalenderjahres) in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zusammengefasst. Die doppelte Buchführung wird mittels eines Kontenrahmens durchgeführt und endet abschließend mit der Erstellung der Bilanz für das Kalenderjahr.
Mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich eine EÜR automatisch erstellen.
Für die Pflicht zur doppelten Buchführung sind gesetzliche Einkommensgrenzen vorgeschrieben. Alle Freiberufler und Kleingewerbetreibenden, die unterhalb dieser Gewinngrenze/Umsatzgrenze liegen, müssen nur eine einfache Buchführung machen und am Jahresende eine EÜR erstellen. Dasselbe gilt für Kleinunternehmer, die aufgrund ihres niedrigen Umsatzes nicht nur von der Umsatzsteuerpflicht, sondern auch von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit sind. Alle, die über der Umsatzgrenze liegen, hauptsächlich große Firmen, AGs und GmbHs, müssen eine doppelte Buchführung machen.
Ab wann gilt die doppelte Buchführungspflicht?
Schon seit 2016 gilt für alle Gewerbetreibenden und Kaufleute eine neue Grenze für die Anwendung der doppelten Buchführung. Wer mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr oder einen höheren Umsatz als 600.000 Euro pro Jahr erwirtschaftet, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Außerdem muss eine Bilanz erstellt werden. Für alle anderen gilt die EÜR, die seit 2018 über ein amtliches Formular zu erstellen ist.
Im Steuerrecht dient die Pflicht zur Buchführung alleine der Ermittlung der Steuerlast. Die Buchführung muss im Steuerrecht häufig noch komplexer sein als im Handelsrecht. Die Buchführung hilft außerdem bei der Ermittlung der Ertrags- und Substanzsteuern. Für Unternehmen, die bereits nach dem Handelsgesetzbuch zur Buchführung verpflichtet sind, gilt diese Pflicht auch im Hinblick auf die Besteuerung.
Die Steuerrechtliche Buchführungspflicht betrifft vor allem die Ertrags- und Substanzsteuern. Der Steuerpflichtige muss nicht nur nach § 238 HGB, sondern auch nach § 140 AO alle Bücher ordentlich führen und erstellen. Daraus ergeben sich später die Steuern, die er abführen muss. Zudem ergeben sich aus der Buchführung auch die Umsatzsteuerbeträge, die ans Finanzamt abzuführen sind.
Wichtig hierfür sind die derivative Buchführungspflicht, sowie die originäre Buchführungspflicht nach den Vorgaben des § 141 AO.
Unternehmen müssen in regelmäßigen Abständen Abschlüsse erstellen, denen eine jährliche Bestandsaufnahme (Inventur) vorausgeht. Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende sind gemäß Steuerrecht buchführungspflichtig, wenn sie
Einen jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 600.000 Euro erwirtschaften
Gewinne aus Gewerbebetrieb pro Wirtschaftsjahr in Höhe von mehr als 60.000 Euro verbuchen können
Einen jährlichen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 Euro erzielen.
Die Buchführungspflicht beinhaltet für Gewerbetreibende, die alle Voraussetzungen zur Buchführungspflicht erfüllen, eine Mindestaufzeichnungspflicht. Nach dieser ist ein Wareneingangsbuch § 143 AO und ein Warenausgangsbuch §144 AO zu führen. Die Buchführungspflicht beginnt ab dem der Mitteilung durch das Finanzamt folgenden Geschäftsjahr. Ein Beispiel: Hat das Finanzamt die Pflicht zur Buchführung am 1.12.2016 festgestellt und beginnt das Geschäftsjahr des betreffenden Unternehmens am 1.1.2017, so ist das Unternehmen ab Neujahr 2017 buchführungspflichtig.
Nach den handelsrechtlichen Vorschriften müssen Kaufleute mittels der systematischen Dokumentation ihrer Geschäftsvorfälle (Entstehung und Abwicklung) einen Überblick über ihre Unternehmenslage vermitteln. Daher sind alle Kaufleute zur Buchführung verpflichtet.
Die Pflicht zur Buchführung beginnt mit der Aufnahme des Handelsgewerbes, beim Kann- und Formkaufmann mit dem Eintrag ins Handelsregister. Bei der OHG kann die Pflicht auch schon früher beginnen (§ 123 HGB). Sie endet mit dem Erlöschen der Kaufmannseigenschaft oder der Einstellung des Gewerbes beim Istkaufmann. Beim Kann- und Formkaufmann und bei den Handelsgesellschaften endet sie mit der Löschung im Handelsregister.
Die Umsatzgrenzen 600.000 und 700.000 Euro
Bis zum 31.12.2015 galt noch eine Umsatzgrenze von nur 500.000 Euro. Diese wurde jedoch ab dem Wirtschaftsjahr 2016 auf 600.000 Euro angehoben.
Eine abweichende Grenze, nämlich 700.000 Euro Umsatz gilt seitdem als neue Grenze für Genossenschaften. Sie können dann nämlich Vergünstigen wie die Kapitalgesellschaften beanspruchen. Dazu ist es notwendig, dass zwei von drei Voraussetzungen erfüllt werden: eine Bilanzsumme von 350.000 Euro, ein Umsatz von über 700.000 Euro und maximal 10 Beschäftigte.
Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, also Unternehmen der Rechtsform OHG, GmbH oder AG zum Beispiel. Außerdem alle eingetragenen Kaufmänner mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro. Die Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen werden müssen, aber trotzdem die oben genannten Umsätze oder Gewinne erwirtschaften, müssen ebenfalls die doppelte Buchführung anwenden.
Freiberufler und Kleingewerbetreibende gelten als Minderkaufleute und müssen mindestens eine einfache Buchführung erledigen, die sie am Ende mit der Einnahmenüberschussrechnung abschließen.
Alle Vollkaufleute sind nach dem Handelsgesetzbuch zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen am Jahresende eine Bilanz erstellen. Insofern ist eigentlich jeder zu einer Art der Buchführung verpflichtet.
Kleinunternehmer Buchführungspflicht
Kleinunternehmer sind dadurch definiert, dass sie nur einen Umsatz von 17.500 € pro Jahr beziehungsweise ausnahmsweise 50.000 € erwirtschaften. Daher erreichen sie nicht die erforderliche Umsatzgrenze, die sie zur Buchführung verpflichtet. Sie können daher eine einfache Buchführung sowie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.
Buchführungspflichtige Kaufmänner
Alle Kaufleute sind nach § 238 I HGB dazu verpflichtet, eine Buchführung zu machen. Daher ist die Kaufmannseigenschaft der ausschlaggebende Punkt für die Pflicht zur Buchführung. Nach § 1 HGB handelt es sich bei jedem, der ein Handelsgewerbe betreibt, um einen Kaufmann, genauer gesagt einen Ist-Kaufmann.
Ist ein eingetragener Kaufmann buchführungspflichtig?
Wer im Handelsregister als e. K. eingetragen ist, ist zunächst nach § 241 a HGB von der Buchführungspflicht befreit, aber nur dann, wenn er nicht die Umsatz- und Gewinngrenzen von 600.000 € beziehungsweise 60.000 € überschreitet. Wer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren diese Grenzen überschreitet, ist zur Buchführung verpflichtet.
Der Istkaufmann ist ein Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt. Daher ist er gemäß § 1 HGB und § 238 I HGB zur Buchführung verpflichtet.
Ein Kannkaufmann erfüllt nicht die Voraussetzungen des Istkaufmanns, hat sich aber freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Daher ist auch er buchführungspflichtig.
Nichtkaufleute und die Buchführungspflicht
Wer ein Kleingewerbe, Betriebe der Land- und Forstwirtschaft oder einen freien Beruf ausübt, betreibt keinen Gewerbebetrieb, der buchführungspflichtig ist. Jeder, der keinen vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb besitzt, ist ein Nichtkaufmann und daher nicht buchführungspflichtig nach dem Handelsrecht.
Für diesen Personenkreis verlangt aber das Steuerrecht nach § 141 AO beim Vorliegen der Gewinn- und Umsatzgrenzen trotzdem eine Buchführung, wenn der Umsatz über 600.000 Euro liegt oder der Gewinn über 60.000 Euro beträgt oder wenn die selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Fläche einen Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro besitzt.
Welche Rechtsformen sind buchführungspflichtig?
Die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht hängt von der Größe und Rechtsform des Unternehmens ab. Neben den Ist-, Kann- und Vollkaufleuten sind auch Formkaufleute zur Buchführung verpflichtet. Darunter fallen Personengesellschaften mit unbeschränkter Haftung wie die OHG, GbR oder PartG sowie die haftungsbeschränkten Rechtsformen wie die GmbH, UG oder auch die GmbH & Co. KG. Und natürlich die Kapitalgesellschaften wie die GmbH, Unternehmergesellschaften, Aktiengesellschaften und Genossenschaften.
Es gibt juristische Personen des öffentlichen Rechts (Bund, Länder, Gemeinden) und juristische Personen des Privatrechts (Kapitalgesellschaften). Sie sind rechtsfähig, können aber nur durch ihre Organe (Mitglieder) handeln, die auch mit ihrem Vermögen für die Verbindlichkeiten (wie Steuern) haften. Sie haben nach dem Steuergesetz eine sogenannte „steuerliche Teilrechtsfähigkeit“ und müssen Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer abführen. Daher sind sie nach dem Steuerrecht zu einer Buchführung verpflichtet.
Kapitalgesellschaften wie die GmbH, AG, UG, KGaA, gGmbH unterliegen ebenfalls der Buchführungspflicht. Alle Handelsgesellschaften sind nach § 6 HGB Formkaufleute und daher zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.
Personengesellschaften mit unbeschränkter Haftung wie die OHG, GbR oder PartG unterliegen der Buchführungspflicht.
Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft, die genau wie die AG, UG, KGaA und gGmbH der Buchführungspflicht unterliegt. § 13 (3) GmbHG: „Die Gesellschaft gilt als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs“
Buchführungspflicht für Kleingewerbetreibende?
Kleingewerbetreibende betreiben keinen buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb nach dem Handelsrecht. Sie unterliegen jedoch den Gewinn- und Umsatzgrenzen, die durch § 141 AO vorgegeben werden. Trotzdem benötigen sie eine Buchführung, wenn der Umsatz über 600.000 Euro liegt oder der Gewinn über 60.000 Euro beträgt. Sie müssen ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen und am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) erstellen.
Bei der Befreiung der Buchführungspflicht sprechen wir von der Befreiung der doppelten Buchführung. Denn mindestens eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen auch diejenigen erstellen, die keine doppelte Buchführung und Bilanzierung vornehmen müssen.
Freiberufler, zu denen Rechtsanwälte, Journalisten, Steuerberater oder Ärzte gehören, sind gewöhnlich keine Kaufleute nach HGB. Diese Berufsgruppen sind daher in der Regel daher nicht zur Buchführung verpflichtet. Kleinere Unternehmen zählt man häufig zu den Nichtkaufleuten und sind daher nicht zur Buchführung verpflichtet. Dennoch bestehen keine eindeutigen Größen zur Abgrenzung. Nach dem Steuerrecht (§ 141 AO) müssen auch sie aber beim Vorliegen der Gewinn- und Umsatzgrenzen trotzdem eine Buchführung machen. Liegt der Jahresumsatz eines Unternehmens unter 600.000 Euro oder wird weniger als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erwirtschaftet, ist das Unternehmen nicht zur Buchführung verpflichtet.
Ist ein Rechtsanwalt buchführungspflichtig?
Der Rechtsanwalt gehört zu den freien Berufen und besitzt keinen Gewerbebetrieb. Er ist daher nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet, sondern muss seine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen und am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Alle Freiberufler (dazu zählen Rechtsanwälte, Heilpraktiker, Ärzte, Architekten, Steuerberater oder auch Künstler (Musiker, Schriftsteller)) müssen mangels Gewerbebetrieb keine doppelte Buchführung machen. Sie müssen allerdings ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben dokumentieren und am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Freiberufler, deren Jahresumsatz höher als 600.000 Euro ist oder deren jährlicher Gewinn mehr als 60.000 Euro beträgt, sind auch dann nicht buchführungspflichtig. Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht buchführungspflichtig sind, müssen lediglich für das Finanzamt eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen.
Auch für den Steuerberater als Freiberufler ohne Gewerbebetrieb gilt die handelsrechtliche Befreiung von der Buchführung. Nach Steuerrecht ist er jedoch genau wie Ärzte oder Anwälte dazu verpflichtet, seine Betriebseinnahmen und -ausgaben zu dokumentieren und am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Jeder, der Steuern bezahlen muss, muss auch eine Buchführung machen. Dabei hat das Unternehmen jedoch die Wahl zwischen der Soll-Versteuerung und der Ist-Versteuerung. Beziehungsweise ist jedes Unternehmen grundsätzlich zur Soll-Versteuerung verpflichtet, kann aber auf Antrag die Ist-Versteuerung vornehmen. Der Unterschied zwischen den beiden Versteuerungen wirkt sich auf die Liquidität der Firma aus.
Bei dieser Variante wird die fällige Umsatzsteuer direkt nach der Rechnungsstellung an den Kunden ans Finanzamt überwiesen. Maßgeblich hierfür ist das Rechnungsdatum, nicht der tatsächliche Zahlungseingang des Kunden.
Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst nach dem Zahlungseingang des Kunden ans Finanzamt abgeführt.
Vorteil der Ist-Versteuerung
Der große Vorteil liegt darin, dass das Unternehmen nicht mit der Umsatzsteuer in Vorleistung gehen muss, sondern erst bezahlt, wenn das Geld des Kunden eingegangen ist. Dadurch ergibt sich eine höhere Liquidität. Das ist besonders für kleine Firmen ein großer Vorteil.
Bedingungen für die Ist-Versteuerung
Es gibt drei Voraussetzungen, um die Ist-Versteuerung durchführen zu dürfen:
Das Unternehmen darf nicht bilanzierungspflichtig sein, muss also unter der Umsatz- und Gewinngrenze von 600.000 € / 60.000 € liegen.
Es muss sich um einen Freiberufler handeln.
Das Unternehmen ist zwar buchführungspflichtig (GmbH, OHG, UG) lag aber im letzten Abrechnungsjahr unter der Umsatzgrenze von 500.000 Euro.
Ein Geschäftsvorfall betrifft immer mindestens zwei Konten. Man bucht immer „Soll an Haben“. Konten werden in Bestandskonten, Erfolgskonten sowie Sach- und Personenkonten unterschieden, alle Konten sind im Kontenrahmen erfasst. Die Bücher der Buchführung werden in Grundbuch als Journal, Hauptbuch mit allen Sachkonten sowie Nebenbücher als Erläuterungen bestimmter Sachkonten unterteilt. Jeder Geschäftsvorfall wird in zwei Büchern erfasst, daher ist von der doppelten Buchführung die Rede.
Form, Umfang & Inhalt
Die Buchführung darf in elektronischer Form oder in Papierform durchgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass im Zuge der heutigen Digitalisierung gewisse Vorschriften dafür zu beachten sind. Dokumente können nicht einfach eingescannt und Originale entsorgt werden. Viele Unterlagen gelten nur dann, wenn sie im Original aufbewahrt und auf Verlangen vorgezeigt werden können (Beweiskraft). E-Mails müssen im Original abgespeichert werden, samt aller Anlagen. Ein aufbewahrter Papierausdruck und eine gelöschte E-Mail sind ebenfalls nicht zulässig.
Die Buchführung muss nach den Vorschriften der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erledigt werden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen im Schreiben vom 14. November 2014 ausformuliert und erläutert.
Belege und Rechnungen unterliegen gewissen Aufbewahrungspflichten, die du einhalten musst!
Wichtig ist, dass alle Buchungen und Aufzeichnungen, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Das bedeutet, dass die Buchführung lückenlos alle Geschäftsvorfälle enthält. Es dürfen keine hinzugefügt oder weggelassen werden. Alle Buchungen müssen sachlich und formal richtig vorgenommen werden und sind auch zeitnah zu buchen.
Im Zusammenhang mit der Buchführung ergeben sich immer wieder Fragen, besonders von Firmengründern, die sich nicht sicher sind, wie sie die Buchführung am besten erledigen sollen. Oder ob sie überhaupt buchführungspflichtig sind. Die sicherste Lösung ist auf jeden Fall die Beratung durch einen Steuerberater, der auch bei der Abwicklung der verschiedenen Steuern und Abgaben helfen kann. Außerdem kann er am Ende des Jahres die EÜR oder die Bilanz erstellen. Um während des Wirtschaftsjahres alle Belege richtig und ordentlich zu buchen und auch Ausgangsrechnungen korrekt zu erstellen, hilft eine gute Buchhaltungssoftware. Sie erleichtert es auch ungeübten Buchhaltern, den Überblick zu bewahren und macht es am Ende leichter, alle notwendigen Daten an den Steuerberater und an das Finanzamt zu übertragen.

References: § 238
 § 140
 § 141
 § 141
 § 238
 § 141
 § 238
 § 140
 § 141
 § 143
 §144
 § 238
 § 1
 § 241
 § 1
 § 238
 § 141
 § 6
 § 13
 § 141