Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/420112018022
Timestamp: 2019-05-25 13:32:13+00:00

Document:
Tartu linna dokumendihaldussüsteemi põhimäärus – Riigi Teataja
Tartu linna dokumendihaldussüsteemi põhimäärus
Tartu linna dokumendihaldussüsteemi põhimäärus - sisukord
§ 14 Kasutajaõigused
§ 16 Andmete säilitamine
RT IV, 20.11.2018, 22
Vastu võetud 13.11.2018 nr 16
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 2 ja lg 3, § 30 lg 1 p 2, Tartu Linnavolikogu 21. jaanuari 2016. a määruse nr 102 "Tartu linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine" alusel kooskõlas avaliku teabe seaduse §§-ga 11 ja 435.
(1) Määrusega kehtestatakse Tartu linna dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) pidamise kord.
(2) Registri lühinimi on GoPro.
Registri eesmärk on:
1) Tartu linna ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide haldamine;
2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.
(1) Registri vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus.
(3) Linnasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigustäita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).
(1) Registri volitatud töötlejad on Tartu linna ametiasutused ja ametiasutuse hallatavad asutused.
(3) Tartu linna ametiasutuse, struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigustäita volitatud töötleja ülesandeid.
Registri pidamist finantseeritakse Tartu linna eelarvest.
(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T2S2.
(2) Volitatud töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.
Volitatud töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
7) mil viisil dokument saabus (DVK, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);
8) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;
9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
1) koostaja nimi;
3) vormistaja nimi;
4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);
5) registreerimisnumber ja kuupäev;
6) sarja tähis;
7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;
9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);
10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
12) dokumendi lisad;
13) edastamise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);
14) teavitatavate nimed;
15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
11) Riigi Teatajas avaldatud akti link (vastuvõetud määruse puhul);
12) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.
2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
5) juhataja;
7) osavõtjad;
8) puudujad;
9) kutsutud;
10) külalised;
11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
13) protokolli kantud istungi käik ja otsused;
14) volikogu istungi stenogramm.
2) linna esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;
4) täitmise kontrollija nimi;
5) lepingu number või tähis;
6) registreerimisnumber;
7) allkirjastamise kuupäev;
8) lepingu objekt/teema;
9) lepingu maksumus;
10) kehtivuse algus ja lõpp;
11) sarja indeks;
12) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
13) muutmis- ja lugemisõigused;
14) lepingu liik.
Registrisse kantakse andmed teistest andmekogudest infosüsteemide andmevahetuskihi vahendusel järgmiselt:
1) rahvastikuregistrist füüsiliste isikute kohta;
2) äriregistrist juriidiliste isikute, riigi- ja kohaliku omavalitsuse üksuste ametiasutuste ja hallatavate asutuste kohta;
3) aadressiandmete süsteemist koha-aadresside kohta;
4) liiklusregistrist sõiduki omanike ja vastutavate kasutajate kohta;
5) teabeväravast www.eesti.ee füüsilise isiku aktiveeritud e-posti aadressi kohta.
(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse volitatud töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
§ 14. Kasutajaõigused
(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Tartu Linnavalitsuse poolt kehtestatud korras.
(1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Tartu linna veebilehe kaudu aadressilt www.tartu.ee seaduses sätestatud korras.
(2) Igal isikul on õigustutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale või volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.
(3) Andmete väljastamine on tasuta.
§ 16. Andmete säilitamine
(1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
(2) Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 1. jaanuar.
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Tartu Linnavalitsus.
õigusteenistuse juhataja asetäitja linnasekretäri ülesannetes

References: § 14

§ 16
 § 6
 § 30

§ 14

§ 16