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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE - PDF
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Xavier Macías Vargas
1 CALIFICACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,5 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4, IDENTIFICACIÓN 4, EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? OBSERVACIONES La caracterización del proceso de Gestión Financiera (AGFC v1) registra los productos, así como los usuarios internos y externos de la información contable. En la guía para el manejo de la información contable AGFG.03 (v1), se detalla el procedimiento que debe seguir cada grupo generador de hechos económicos, en aras de reflejar información contable. En el manual del proceso de gestión financiera (v1), se identifica el procedimiento y los formatos a utilizar por parte de las distintas dependencias proveedoras de información que alimentan el proceso contable, documento que se encuentra en proceso de actualización. Adicional a las directrices impartidas por la Contaduría General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, se tiene la Guía AGFG03 v1 para el Manejo de la Información Contable, adoptado dentro del manual de Gestión Financiera desde el 2012, guía que actualmente se encuentra en proceso de actualización; de igual forma, mediante resolución 1710 del 29 de diciembre de 2015, se adoptó la guía de recaudo de dinero por trámites, sanciones y procedimientos (AGFG.04v3), directiva 013 del 15 d abril de 2015 donde se adoptó el formato de reintegro de solicitud de dinero de trámites migratorios AGFF.03 (v2) y formato certificación para reintegro de dinero de trámites migratorios AGFF.04 (v2). 5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Como resultado de los ejercicios de auditoria y/o acompañamiento adelantadas por la Oficina de Control Interno, se han identificado oportunidades de mejora, e igualmente se han propuesto acciones preventivas o correctivas por parte de los operadores de los procesos, así por ejemplo en materia contractual y de ingresos. 6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? 7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Acorde con las normas y procedimientos vigentes. En el ejercicio de los roles de acompañamiento y evaluación que realiza la Oficina de Control Interno, se han verificado de manera selectiva los documentos que soportan las cifras; así por ejemplo: contratos, facturas, órdenes de pago, comprobantes de pago, resoluciones, entre otros. En el mismo sentido las notas a los estados financieros revelan En cada uno de los controles establecidos en el flujo de información financiera, se realiza la verificación de los documentos requeridos y las confrontaciones de datos que garantizan la consistencia de los soportes Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICACIÓN 4, Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Con ocasión de la evaluación de Control Interno, adelantada al proceso de gestión contractual, se advirtieron algunas inconsistencias mínimas en las descripciones contenidas en los documentos que soportan los hechos económicos objeto de verificación. Se trata de funcionarios con experiencia en el proceso contable, quienes han recibido capacitación relacionada, especialmente de la Administración SIIF Nación II, Adicionalmente, en caso de duda se eleva consulta a los entes correspondientes. Se dispone de un equipo de funcionarios con conocimiento y experiencia en el proceso contable, quienes se actualizan en la C.G.N, y la Administración SIIF Nación II. En caso de duda se elevan consultas a los órganos competentes, de hecho se formularon cinco consultas por escrito a la Contaduría General de la Nación y algunas telefónicas para precisar el tratamiento contable a aplicar. En el ejercicio de los roles de acompañamiento y evaluación que realiza la Oficina de Control Interno, se han verificado de manera selectiva los documentos que soportan las cifras; así por ejemplo: contratos, facturas, órdenes de pago, comprobantes de pago, resoluciones, entre otros. En el mismo sentido las notas a los estados financieros revelan: En cada uno de los controles establecidos en el flujo de información financiera, se realiza la verificación de los documentos requeridos y las confrontaciones de datos que garantizan la consistencia de los soportes. Con ocasión de la evaluación de Control Interno, adelantada al proceso de gestión contractual, se advirtieron algunas debilidades en los documentos que soportan los hechos económicos objeto de verificación. Una vez interpretados los hechos económicos por parte de los profesionales del área financiera, se registran a nivel de subcuenta según corresponda en el SIIF Nación. Dentro de las verificaciones selectivas efectuadas por parte de la Oficina de Control Interno, no se detectaron situaciones que evidencien la falta de inclusión de hechos económicos en el proceso contable. Los hechos económicos se reconocen conforme a las cuentas y subcuentas clasificatorias del catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación.
2 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? REGISTRO Y AJUSTES 4,5 Los hechos económicos se reconocen conforme a las cuentas y subcuentas clasificatorias del catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación. Algunas veces se realizan ajustes manuales si hay lugar a ello. Se consulta el Régimen de Contabilidad Pública, que se encuentra disponible en el portal web de la Contaduría General de la Nación. De ser necesario se eleva consulta a dicha Entidad, así por ejemplo se formularon cinco consultas por escrito y algunas telefónicas para precisar el tratamiento contable a aplicar. Está parametrizado con el SIIF Nación II. 3,0 Los hechos económicos se reconocen conforme a la dinámica establecida en el catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación. Algunas veces se realizan ajustes manuales de información que no es procesada automáticamente por parte del SIIF Nación II, así como a correcciones de errores de registros automáticos realizados incorrectamente en los módulos del sistema. Tal como se registra en las notas a los estados financieros, se cuenta con conciliaciones bancarias las cuales presentan partidas pendientes por depurar. Con el fin de garantizar la consistencia de los saldos de las operaciones recíprocas con otras entidades, se realiza ejercicio de circularización; una vez allegadas las respuestas se analizan y se efectúan los ajustes si hay lugar a ello Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? Se elaboran boletines diarios de tesorería, los cuales permiten verificar oportunamente la información correspondiente a los ingresos y egresos de bancos, así como las demás situaciones presentadas en la tesorería que se deban conocer para analizar y determinar su posible efecto contable. Así mismo, es preciso mencionar que los registros en los rubros presupuestales en el SIIF Nación, están armonizados con los asientos contables en forma automática. Se ha realizado una verificación de levantamiento físico de los bienes de la entidad, de cuyo ejercicio se efectúan las actualizaciones de la información si hay lugar a ello, para posterior envío al Grupo Financiero. Los hechos económicos se reconocen conforme a las cuentas y subcuentas clasificatorias del catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación. Algunas veces se realizan ajustes manuales de información que no es procesada automáticamente por parte del SIIF Nación, así como a correcciones de errores de registros automáticos realizados incorrectamente en los módulos del sistema. Seguimiento mensual a los soportes con la información susceptible de registro contable, para la actualización oportuna y precisa de los estados financieros de la entidad. Se cuenta con el control del SIIF Nación II. Este punto de control esta parametrizado a través del SIIF Nación. Como ejercicio de autocontrol, el área de pagaduría lleva registro de órdenes de pago por recursos nación y propios, a fin de determinar que estos pagos correspondan a los recursos desembolsados, igualmente, se identifican novedades tales como dobles pagos, cuentas sin girar, entre otros, además de apoyar la elaboración de las conciliaciones bancarias a cargo de contabilidad. De otra parte, el SIIF Nación II genera consecutivos de los comprobantes contables donde se registran los hechos económicos. Se atienden las directrices establecidas en el régimen de contabilidad pública, dada la naturaleza de Migración Colombia dentro de la organización del Estado y lo establecido por la DIAN en materia de impuestos. 29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente? El módulo contable del SIIF ha tenido mejoras en aras de garantizar el procesamiento de la información financiera; sin embargo, aún es necesario acudir a otras herramientas como hojas de cálculo para el manejo de inventarios y Kactus para liquidación de la nómina. Se realiza verificación constante sobre la funcionalidad del Módulo Contable del aplicativo SIIF Nación II y la incidencia de la operación de los demás módulos del sistema en los registros contables generados de forma automática, efectuando los requerimientos necesarios a la Mesa de Ayuda de la Administración SIIF Nación, para que se hagan las verificaciones que se requieran Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Se adelantó valorización de algunos predios, de conformidad con lo establecido a la resolución 620 de 2008 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi; respecto a los cálculos de depreciación, se efectuaron por el método de línea recta, operaciones que se llevan en archivo Excel, actualmente la entidad se encuentra adelantando la parametrización del SEVEN, aplicativo destinado par el manejo de los inventarios de la entidad, con el fin de minimizar un posible cálculo erróneo. Los registros contables están asociados a un soporte como facturas, órdenes de pago, comprobantes de pago, resoluciones, entre otros.
3 32 33 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,7 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS 4, INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4, ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,1 47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? 4,5 3,0 Los hechos económicos son incorporados a la contabilidad en comprobantes contables, de forma automática en el SIIF Nación. Estos son generados a partir de los comprobantes contables, los cuales a su vez son soportados en documentos fuente de las operaciones. Estos son generados automáticamente en el SIIF Nación a partir de los comprobantes contables, los cuales a su vez son soportados en documentos fuente de las operaciones. Los saldos de los reportes contables se generan en concordancia con las cifras contenidas en los libros de contabilidad, proceso facilitado por la parametrización en el SIIF Nación II. Con ocasión a la evaluación sobre la liquidación de aportes a seguridad social y parafiscal, se vio la necesidad de revisar y actualizar la parametrización del sistema Kactus. De igual forma, la entidad se encuentra adelantando la parametrización del SEVEN, aplicativo destinado para el manejo de los inventarios de la entidad, por cuanto actualmente se lleva en forma manual en archivo Excel. Los informes en materia contable que a la entidad le corresponde rendir, se realizan con la debida oportunidad en los formularios definidos, en el portal web de Migración Colombia se publican los estados financieros mensualmente. Estas revelan situaciones que dada su importancia, ameritan explicación de los estados financieros. Las notas son diligenciadas de conformidad con los formatos establecidos para tal fin por la Contaduría General de la Nación, donde se incluyen variables de tipo cualitativo y cuantitativo. Los formatos de la Contaduría General de la Nación para la presentación de las notas a los estados financieros, facilitan el ejercicio de comparación y concordancia entre la descripción cualitativa y las cifras, las que son verificadas por el personal idóneo. Los informes en materia contable que a la entidad le corresponde rendir, se realizan con la debida oportunidad en los formularios definidos para las categorías de la información, en el portal web de Migración Colombia se publican los estados financieros mensualmente. El balance general y el estado de actividad financiera, económica social y ambiental son publicados en el portal web de la entidad mensualmente, debidamente certificados, de igual forma la página está habilitada para que los interesados consulten información financiera de la entidad. Las notas a los estados financieros no reflejan indicadores; sin embargo, dentro del manual de gestión financiera se tienen indicadores que miden el desempeño de la ejecución presupuestal de gastos e ingresos. Las notas suministran información adicional para una mejor comprensión de los usuarios de la información, adicionalmente el balance general, el estado de actividad financiera, económica social y ambiental y el estado de cambios en el patrimonio se prepara y presenta de manera comparativa. Especialmente se toma atenta nota a la ejecución presupuestal, por otra parte la Oficina de Control Interno analiza la información contable, la que es utilizada como insumo para la construcción del plan de trabajo de la vigencia. La fuente para generar los informes es el sistema SIIF Nación, los que registran unificación en las cifras. Producto de las evaluaciones adelantadas por parte de la Oficina de Control Interno, se ha advertido que los controles identificados para la valoración de los riesgos no son adecuados, por tanto se hace necesario revisar y ajustar estas acciones de control y en general el mapa de riesgos del proceso. 48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 3,0 Además del soporte que brinda la Oficina de Planeación en materia de actualización de mapas de riesgos, la Oficina de Control Interno dentro de sus roles de evaluación y seguimiento y, de asesoría y acompañamiento, ha identificado algunos factores de riesgo de índole contable, generando las recomendaciones del caso. Adicionalmente, el DAFP capacitó en materia de administración de riesgos, eventos a los que se extiende invitación a los diferentes procesos.
4 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? El Grupo Financiero, realiza seguimiento mensual a la entrega de los soportes con la información susceptible de registro contable por parte de las demás áreas de la Unidad; Así mismo, se realiza trabajo conjunto con los encargados de suministrar información de otras dependencias para registro contable, con el fin de aclarar inquietudes, atender observaciones y así garantizar la calidad de la información contable. De otra parte, el proceso de gestión financiera ha venido realizando periódicamente el reporte de autoevaluación establecido a nivel institucional. Las responsabilidades se detallan en los diagramas de flujo de los distintos procesos, así como en las guías que hacen parte del manual de Gestión Financiera, en la actualidad está en etapa de revisión y actualización. Las responsabilidades se detallan en los diagramas de flujo de los distintos procesos, en las guías que también hacen parte del manual de Gestión Financiera, así como en el manual de funciones y competencias laborales adoptado mediante resolución 0922 del 27 de julio de Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Además del régimen de contabilidad pública que se encuentra disponible en la página web de la Contaduría General de la Nación, al interior del proceso de gestión financiera han surgido prácticas que inciden en la contabilidad que es necesario documentarlas. 53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Dentro de manual de Gestión Financiera se encuentran documentados los siguientes procedimientos: registro contable de la obligación presupuestal AGFP.08 (v1), ejecución de pagos AGFP.07 (v1), formulación ejecución del programa anual mensualizado de caja PAC, devolución de recursos consignados a favor de la entidad AGFP.05 (v1), administración de ingresos e inversión forzosa AGFP.04 (v1), entre otros, los cuales se encuentran ilustrados a través de flujogramas. 54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Tal como se registra en las notas a los estados financieros, existen partidas producto de ejercicios de conciliaciones bancarias pendientes por depurar. Con el fin de garantizar la calidad y confiabilidad en la información recaudada, producto de los trámites y servicios que presta la entidad, se implementó el recaudo a través del código de barras, minimizando así, las capturas manuales sobre los ingresos. Durante la vigencia, se realizaron dos ejercicios de baja de bienes formalizadas mediante resoluciones 267 y 886 de 2015, lo que ocasionó un retiro de estos bienes de la respectiva cuenta del activo. 55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los bienes y obligaciones se encuentran individualizados; aquellos elementos que están bajo la responsabilidad de los funcionarios, son administrados en forma manual en archivo Excel Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Durante el 2015, se realizó el avalúo de algunos bienes inmuebles de la entidad. En la entidad, las funciones contables están bajo la responsabilidad del Grupo de Gestión Financiera, creado según resolución 297 de Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? Las funciones contables recaen sobre cuatro funcionarias, quienes son Contadoras Públicas. Durante el 2015, los funcionarios que apoyan labores contables participaron en los conversatorios y capacitaciones organizadas por la Administración SIIF Nación. Con ocasión del cambio de representante legal, se dio cumplimiento al Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, contemplado en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública de la Contaduría General de la Nación; dicho documento hace parte del informe de gestión señalado en la ley 951 de En circular 041 del 04 de diciembre de 2015 se impartieron instrucciones tendientes al cierre de dicha vigencia. Se dispone de tablas de retención documental del Grupo Financiero, sin embargo, requieren de un ajuste encaminado a evitar la duplicidad documental, y si es del caso estudiar la viabilidad de cargar la documentación en el sistema de gestión documental ORFEO.
5 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,46 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,56 ADECUADO IDENTIFICACIÓN 4,69 ADECUADO CLASIFICACIÓN 4,50 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES 4,50 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,68 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,86 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,50 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,13 ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,13 ADECUADO RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE (no incluye 3.0) SATISFACTORIO (no incluye 4.0) ADECUADO
6 FORTALEZAS CONTROL INTERNO CONTABLE 1. En materia de recaudos por concepto de trámites y servicios, la implementación del código de barras ha contribuido a mejorar el proceso integralmente, lo cual se ve reflejado en términos de calidad y confiabilidad de la información, al minimizarse la operación manual de los ingresos. Cabe señalar que esta modalidad se inició en el 2014 en el nivel central y se ha ido ampliando a nivel nacional. 2. Dado que la información presupuestal es un insumo básico en el proceso contable, se destaca que progresivamente el Ministerio de Hacienda ha efectuado mejoras al SIIF Nación, de tal forma que los registros contables cada vez apliquen de forma automática. 3. En materia de procedimientos y regulaciones internas, con la expedición de la Resolución 1710 del 29 de diciembre de 2015, se adoptó la tercera versión de la guía de recaudo de dinero por trámites, sanciones y procedimientos "AGFG.04" y el formato soporte que hace parte del manual del proceso de gestión financiera. Así mismo, este proceso cuenta entre su equipo de trabajo con funcionarios con experiencia y conocimientos contables (contadores públicos). DEBILIDADES 1. Aunque a nivel institucional se ha avanzado en gestión de riesgos, persisten algunas debilidades tanto en la identificación de riesgos financieros, como en la definición de controles, lo cual se traduce en la necesidad de revisar y actualizar el mapa de riesgos del proceso de gestión financiera. En este sentido, es necesario advertir la importancia de depurar las partidas conciliatorias que figuran en las conciliaciones bancarias. 2. Pese a que se han implementado algunos procedimientos dentro de la Subdirección Administrativa y Financiera en procura de mejorar la calidad de la información contable, aún no se han documentado en los manuales de procedimientos, tal es el caso de aquellos referentes al manejo de los ingresos por trámites y servicios a través del Grupo de soporte a la Gestión Regional. 3. Las tablas de retención documental del Grupo Financiero, requieren de un ajuste encaminado a evitar la duplicidad documental, y si es del caso estudiar la viabilidad de cargar la documentación en el sistema de gestión documental ORFEO. 4.- Como resultado de la evaluación a los controles implementados en la liquidación y pago de aportes a la seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales y parafiscales), se identificó entre otros aspectos, debilidades en los controles, situación que puede comprometer la calidad de la información contable de la entidad. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 1. Se han actualizado algunos procedimientos internos que están documentados y hacen parte del manual del proceso de gestión financiera. RECOMENDACIONES 1. Revisar la viabilidad de implementar dentro del proceso de gestión financiera, indicadores de tipo contable, por cuanto los que se llevan en la actualidad solamente reflejan el comportamiento presupuestal. 2. Dado que entre otros, el objetivo del control interno es definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos, es necesario revisar los controles identificados en el proceso de gestión financiera encaminados a mitigar los riesgos. 3. Documentar las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable, suficiente y comprensible. 4. Fortalecer el ejercicio de conciliación entre dependencias, con el fin de que la información contable fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. 5. Dado que la información que se produce en las diferentes dependencias, es la base para reconocer contablemente los hechos económicos realizados, es necesario documentar y/o actualizar los procedimientos internos, más aun cuando mediante resolución 2412 del 17 de diciembre de 2013 se creó el Grupo de Soporte a la Gestión Regional.

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