Source: https://www.ddmkralupy.cz/ochrana-osobnich-udaju/
Timestamp: 2018-08-18 18:01:11+00:00

Document:
Ochrana osobních údajů - DDM Kralupy nad Vltavou
Dům dětí a mládeže Kralupy nad Vltavou, jakožto správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.
Školské zařízení zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména tedy v souladu se Nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR) a dále v souladu s platnou národní legislativou.
Kontaktní údaje školského zařízení: Dům dětí a mládeže Kralupy nad Vltavou, sídlem Smetanova 168, 278 01 Kralupy nad Vltavou, IČO: 70566542, ID datové schránky: 5y5tgq2
e-mail: zdebohmova@gmail.com
Podrobné informace ke zpracování osobních údajů v rámci jednotlivých účelů zpracování naleznete níže v přílohách (Vyřizování podnětů, stížností, petic.doc, Základní právní dokumentace školského zařízení.doc, Úplata za zájmovou činnost.doc, Školní matrika.doc, Tábory, výlety a jiné příležitostné akce.doc, Před pracovní vztahy.doc.... a další viz níže)
K jakým účelům a na základě jakých právních titulů školské zařízení osobní údaje zpracovává?
Školské zařízení zpracovává osobní údaje na základě těchto právních titulů: plnění právní povinnosti správce, plnění smlouvy, plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci a souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.
Školské zařízení využívá následující právní tituly zpracování osobních údajů pro následující účely zpracování osobních údajů:
o účely zpracování přímo související s osobními údaji žáků a zákonných zástupců žáka:
- zpracování osobních údajů v matrice školského zařízení
- zpracování osobních údajů v rámci přijímání k zájmovému vzdělávání
- zpracování osobních údajů v deníku zájmového útvaru
- zpracování osobních údajů při vedení evidence úrazů žáků
- zpracování osobních údajů při pořádání táborů, výletů a jiných příležitostných akcích
- zpracování osobních údajů při zpracování úplaty za zájmové vzdělávání
o účely zpracování související s osobními údaji fyzických osob:
- zpracování osobních údajů při vyřizování žádostí o informaci dle zákona č. 106/1999 Sb.
- zpracování osobních údajů při vyřizování podnětů, stížností, petic
- zpracování osobních údajů v rámci vedení účetnictví školského zařízení
o účely zpracování přímo související s osobními údaji zaměstnanců školského zařízení a jiných fyzických osob:
- zpracování osobních údajů v rámci vedení základní právní dokumentace školského zařízení
- zpracování osobních údajů při vedení osobního spisu zaměstnance
- zpracování osobních údajů v rámci předpracovních vztahů
- zpracování osobních údajů v rámci vedení evidence úrazů a nemocí z povolání
- zpracování osobních údajů při vedení mzdového účetnictví
- zpracování osobních údajů při vedení evidence školení vč. BOZP a PO
- zpracování osobních údajů při vedení evidence pracovní doby
- zpracování osobních údajů při vedení evidence cestovních náhrad
- zpracování smluv vč. doplňkové činnosti školského zařízení
- zpracování osobních údajů v rámci prezentace školského zařízení (webové stránky, výroční zprávy, prezentace výtvarných děl,…)
- předávání osobních údajů organizátorovi akce nebo poskytovateli služeb při organizaci táborů, výletů a jiných příležitostných akcí
- zveřejňování osobních údajů v rámci prezentace školského zařízení (s ohledem na přiměřenost zpracování, množství a provázanost osobních údajů)
- zasílání sdělení o akcích školského zařízení
Podrobné informace ke zpracování osobních údajů v rámci jednotlivých účelů zpracování naleznete v přílohách.
Zpracovává školské zařízení zvláštní (citlivé) kategorie osobních údajů?
Školské zařízení zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů žáků a zaměstnanců v následujícím rozsahu.
Školské zařízení zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů žáků, zejm. údaje o zdravotním stavu žáků, údaje o znevýhodnění dítěte (mentální, tělesné, zrakové nebo sluchové postižení, závažné vady řeči, závažné vývojové poruchy učení, závažné vývojové poruchy chování, souběžné postižením více vadami nebo autismem), údaje uvedené v doporučení školských poradenských zařízení, posudky poskytovatelů zdravotních služeb.
Školské zařízení zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. § 28 odst. 2 písm. f), g) zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen školský zákon); § 9 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví; § 2 odst. 4 vyhlášky MŠMT č. 107/2005 Sb., o školním stravování; vyhláška MŠMT č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů)
Školské zařízení tyto údaje zpracovává na základě právního titulu uvedeného v čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR - zpracování je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie nebo členského státu nebo kolektivní dohodou podle práva členského státu, v němž se stanoví vhodné záruky týkající se základních práv a zájmů subjektu údajů.
Školské zařízení zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů zaměstnanců, zejm. údaje o zdravotní způsobilosti a zdravotním stavu, údaje o odsouzeních a trestech dostupné z rejstříku trestů.
Školské zařízení zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících; zákon č. 373/2011, o specifických zdravotních službách; vyhláška MZCR č. 79/2013 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách).
Z jakých zdrojů školské zařízení osobní údaje získává?
Školské zařízení získává osobní údaje zejména od subjektu údajů.
Školské zařízení může získávat osobní údaje od jiného subjektu než subjektu údajů, ovšem pouze na základě oprávnění stanoveného zvláštními právními předpisy.
Komu školské zařízení osobní údaje poskytuje?
Pro vedení mzdového účetnictví a účetnictví DDM poskytuje některé údaje externí firmě. Zpracovatelem těchto osobních údajů je podnikající fyzická osoba Michaela Otcovská, sídlem Smetanova 481, 273 06 Libušín, IČO: 74333054, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, pro účely vedení mzdového účetnictví.
Jakým způsobem školské zařízení zajišťuje ochranu osobních údajů?
Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, organizační i technickou kontrolou. Školské zařízení disponuje technickými, bezpečnostními a organizačními opatřeními, jimiž je zajištěna ochrana zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.
Dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány dle skartačních lhůt nastavených spisovým a skartačním řádem školského zařízení. Po uplynutí skartačních lhůt jsou osobní údaje buď skartovány, nebo předány k archivaci. Podrobnější stanovení lhůt k likvidaci naleznete v odkazech na jednotlivé agendy.
Uplatnit svá práva může subjekt údajů písemně na adrese školského zařízení, elektronicky do datové schránky školského zařízení, nebo osobně u ředitele školského zařízení na výše uvedené adrese.
Subjekt údajů má právo požadovat po školském zařízení, aby mu sdělilo informaci o tom, zda zpracovává osobní údaje, které se ho týkají. Pokud školské zařízení osobní údaje zpracovává, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje a informace o zpracování obdržet.
Informaci ve stanoveném rozsahu (čl. 15 GDPR), případně kopii zpracovávaných osobních údajů, vyhotoví školské zařízení bez zbytečného odkladu, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, například prostřednictvím opakovaných žádostí uplatňovaných krátce po sobě, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Žádost o potvrzení a přístup.doc)
Subjekt údajů může požádat o opravu osobních údajů, které se ho týkají, v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Po obdržení žádosti školské zařízení bezodkladně omezí zpracování osobních údajů do doby ověření jejich správnosti a provedení případné opravy.
Po ověření, případně opravení osobních údajů, školské zařízení bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů o tom, že byla ověřena správnost osobních údajů, případně provedena oprava, omezení zpracování bude zrušeno a ve zpracování osobních údajů bude školské zařízení dále pokračovat. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Žádost o opravu.doc)
ubjekt údajů může požadovat po školském zařízení, aby zlikvidovalo jeho osobní údaje a dále je neuchovávalo. Školské zařízení vymaže osobní údaje za následujících podmínek:
- pokud je již nepotřebuje pro účel, za kterým je shromáždila
- pokud školské zařízení zpracovává osobní údaje protiprávně.
Školské zařízení nevymaže osobní údaje, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je školské zařízení pověřeno, případně jsou-li splněny další podmínky z výjimky práva na výmaz dle čl. 17 odst. 3 GDPR.
O provedení (neprovedení) výmazu informuje školské zařízení subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Žádost o výmaz.doc)
Subjekt údajů může požádat školské zařízení, aby omezilo zpracování osobních údajů, které se ho týkají, a to v následujících případech:
- subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby školské zařízení mohlo přesnost osobních údajů ověřit
- školské zařízení již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody školy převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
O omezení zpracování osobních údajů školské zařízení bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.
Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, školské zařízení omezení neprodleně zruší. O zrušení omezení bude školské zařízení subjekt údajů dopředu bezodkladně informovat.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Žádost o omezení zpracování.doc)
Subjekt údajů může toto právo uplatnit pouze v případě, že je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a zároveň je založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na plnění smlouvy. Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl školskému zařízení, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil.
Na základě podmínek stanovených GDPR nelze v současné době toto právo subjektů údajů realizovat, neboť ve školském zařízení neprobíhá takové zpracování osobních údajů, na které by se toto právo vztahovalo.
Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu a plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Jakmile školské zařízení námitku proti zpracování obdrží, bez zbytečného odkladu omezí zpracování osobních údajů subjektu údajů, jež námitku podal a námitku posoudí. V rámci posouzení námitky musí školské zařízení prokázat, že má pro zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují na zájmy a svobodami subjektu údajů – tzv. balanční test. V případě, že školské zařízení prokáže oprávněné důvody zpracování, je oprávněno osobní údaje dále zpracovávat; pokud školské zařízení oprávněné důvody neprokáže, musí zpracování osobních údajů ukončit.
O výsledku řízení informuje školské zařízení subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od doručení žádosti. Pokud školské zařízení prokáže oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, informuje zároveň subjekt údajů o ukončení omezení zpracování osobních údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by námitky byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné jim nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Námitka proti zpracování.doc)
Subjekt údajů může kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu ztrácí školské zařízení právní titul pro zpracování osobních údajů a subjektu údajů vzniká právo na výmaz osobních údajů. Školské zařízení na základě uplatnění tohoto práva vyhledá a zlikviduje všechny osobní údaje zpracovávané na základě odvolaného souhlasu.
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Odvolání souhlasu.doc)
Formulář ke stažení naleznete níže v přílohách (Stížnost dozorovému orgánu.doc)
Účetnictví.docx[27,56 kB]
Smlouvy, vč. smluv souvisejících s doplňkovou činností školy.docx[26,89 kB]
Přihláška k zájmovému vzdělávání.docx[27,06 kB]
Prezentace školského zařízení.docx[25,06 kB]
Poskytování informací dle zákona č. 1061999 Sb..docx[25,41 kB]
Osobní spis zaměstnance.docx[29,18 kB]
Mzdové účetnictví.docx[28,75 kB]
Evidence úrazů žáků.docx[28,35 kB]
Evidence úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců.docx[27,45 kB]
Evidence školení zaměstnanců.docx[26,82 kB]
Evidence pracovní doby včetně přesčasové práce zaměstnanců.docx[26,72 kB]
Evidence cestovních náhrad zaměstnanců.docx[26,40 kB]
Deník zájmového útvaru.docx[27,34 kB]
Předpracovní vztahy.docx[27,70 kB]
Tábory, výlety a jiné příležitostné akce .docx[27,08 kB]
Školní matrika.docx[27,25 kB]
Stížnost dozorovému orgánu.docx[15,23 kB]
Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.docx[16,49 kB]
Námitka proti zpracování.docx[18,39 kB]
Žádost o omezení zpracování.docx[16,22 kB]
Žádost o výmaz.docx[15,15 kB]
žádost o opravu.docx[14,52 kB]
Žádost o potvrzení a přístup.docx[15,29 kB]
Úplata za zájmové vzdělávání.docx[27,16 kB]
Základní právní dokumentace školského zařízení.docx[25,55 kB]
Vyřizování podnětů, stížností, petic.docx[25,41 kB]

References: zákona č. 106
 § 28
 zákona č. 561
 § 9
 zákona č. 258
 § 2
 čl. 9
 zákona č. 373
 čl. 17
 čl. 21
 zákona č. 1061999