Source: https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-approvisionnements/section/5
Timestamp: 2018-12-16 11:36:44+00:00

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Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur - Achatsetventes.gc.ca
5. Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur
5.1 Aperçu de l'évaluation et la sélection des entrepreneurs
5.5 Procédure d'évaluation
Le but premier de l'évaluation des soumissions est de déterminer la meilleure soumission recevable, conformément à la méthode de sélection et d'évaluation précisée dans le document de demandes de soumissions, parmi l'ensemble des soumissions reçues avant la date de clôture précisée dans la demande de soumissions.
La soumission recevable offrant la meilleure valeur au Canada n'est pas nécessairement celle ayant le prix le plus bas. Afin de déterminer la meilleure soumission, il faut suivre une procédure systématique et logique couvrant tous les aspects de l'évaluation.
Avant de commencer l'évaluation technique et financière des soumissions, il faut s'assurer que tous les renseignements exigés à la date de clôture des soumissions sont disponibles et prêts à être communiqués aux évaluateurs. Il incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'établir si les soumissions reçues sont complètes, comme il est indiqué dans la demande de soumissions, avant de procéder à une évaluation plus approfondie des soumissions. Il faut vérifier, entre autres :
que les attestations et les garanties nécessaires à la clôture de l'offre sont incluses;
que les soumissions sont convenablement signées;
que le soumissionnaire est correctement identifié (particulièrement important dans le cas de coentreprises);
l'acceptation des modalités de la demande de soumissions et du contrat subséquent, telle que la période de validité des soumissions;
la capacité de respecter un calendrier de livraison clairement identifié comme impératif, comme c'est indiqué dans la demande de soumissions;
si la soumission comporte des conditions (p. ex., limitation de la responsabilité); ou
que toutes les pièces exigées en vertu de la demande de soumissions pour déterminer l'admissibilité de la soumission sur le plan technique, ont été soumises.
Nota : Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats développe et utilise une liste de contrôle identifiant toutes les exigences, qui peut être utilisée par la suite tout au cours de l'évaluation de chaque soumission.
L'évaluation des soumissions doit être effectuée conformément aux procédures indiquées dans la demande de soumissions. Elles doivent répondre aux exigences de la demande de soumissions sur le plan contractuel, technique et financier. Un processus d'évaluation juste, ouvert et transparent est un aspect important du processus d'achat. En règle générale, les soumissions financières ne devraient être envoyées aux évaluateurs techniques qu'après que l'évaluation technique soit complétée.
5.5.5 Attestations, déclarations et preuves
Les attestations, les déclarations et les preuves sont des documents indépendants qui corroborent les renseignements fournis dans le cadre d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement. Ces documents sont indépendants des exigences relatives à l’évaluation des soumissions, mais ils sont obligatoires pour mener à bien le processus d’évaluation des soumissions. Des références personnelles peuvent également être incluses en vertu de cette politique, mais seulement si leur utilisation ne modifie pas le fond d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement, ou n’intègre pas de nouveaux renseignements qui pourraient améliorer la note ou le classement d’une soumission.
Des attestations, des déclarations ou des preuves obligatoires peuvent être demandées à la clôture des soumissions. Cependant, en vertu de cette politique, les soumissionnaires ne doivent pas être tenus de fournir ces documents à la clôture des soumissions, sauf si les documents demandés sont inclus dans la section Exceptions ci-dessous. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tous les documents d’invitation à soumissionner précisent les attestations, les déclarations et les preuves requises. Si ces documents n’ont pas été fournis à la clôture des soumissions, TPSGC avisera les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu’ils doivent fournir ces documents dans un délai de deux jours ouvrables suivant l’avis donné par TPSGC. (Remarque : Ce délai est fondé sur l’attente de TPSGC selon laquelle ces documents devraient être facilement accessibles aux soumissionnaires, aux offrants ou aux fournisseurs.)
Une fois qu’ils auront été avisés, les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qui ne fourniront pas les documents exigés dans un délai de deux jours ouvrables seront informés par le Ministère que leur soumission, leur offre ou leur arrangement est non recevable et ne fera l’objet d’aucun autre examen.
L’autorité contractante doit appliquer l’exigence relative au délai de « deux jours ouvrables » à toute clause du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) qui lui permet actuellement de prescrire un délai à l’intérieur duquel une attestation, une déclaration ou une preuve doit être fournie.
Les exceptions suivantes sont permises :
Dispositions relatives à l’intégrité – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir un formulaire de déclaration dûment rempli ou une liste des directeurs ou des propriétaires, conformément aux conditions énoncées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension.
Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure dans leur soumission, leur offre ou leur arrangement une attestation selon laquelle ils correspondent à la définition approuvée d’une entreprise autochtone.
Politique sur le contenu canadien – Les soumissionnaires, l’offrant ou le fournisseur doit fournir une attestation, conformément aux conditions énoncées dans la Politique sur le contenu canadien (voir la section 3.130 Politique sur le contenu canadien).
Immatriculation et évaluation préalable de l'outillage flottant – Les soumissionnaire, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir, dans leurs soumissions, le certificat indiqué dans la clause uniformisée d'achat R2710T- Instructions générales - Services de construction - Exigences relatives à la garantie de soumission, sous la rubrique IG06.
Exigence relative aux documents prouvant la capacité financière – Les agents de négociation des contrats doivent, en collaboration avec le Groupe d’analyse des coûts et des prix, déterminer les renseignements financiers que sera tenu de fournir un sous-ensemble de soumissionnaires au cours de la phase d’évaluation des soumissions ainsi que le délai dans lequel ils devront fournir ces renseignements.
Demandes de soumissions comportant des dépouillements publics – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure, dans leurs soumissions, les attestations, les déclarations et les preuves précisées dans la demande de soumissions.
5.10 Confidentialité des soumissions
5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité
Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) que l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences relatives à la sécurité précisées dans la demande de soumissions. Cette vérification peut être faite en appelant le centre d'appel de la DSIC et demander une feuille du statut sécuritaire du soumissionnaire retenu. L’agent de négociation des contrats ne doit pas se fier uniquement sur le système de gestion de l’information sur les fournisseurs (SGIF) puisqu’il peut ne pas être à jour. La demande à la DSIC pour une feuille du statut sécuritaire devrait contenir l'information suivante : le numéro de contrat proposé, le nom et l'adresse complète de l'entrepreneur proposé, le cas échéant, l’adresse du lieu de réalisation des travaux, ainsi que le niveau de sécurité indiqué dans le contrat proposé. Si le fournisseur possède l'attestation de sécurité appropriée, l'agent de négociation des contrats doit signer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) à la case 16 et l'ajouter en annexe au contrat subséquent. Dans le cas de commandes subséquentes à une offre à commandes ou de contrats découlant d’un arrangement en matière d’approvisionnement, il incombe à l’utilisateur de vérifier que l’entrepreneur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
IMPORTANT : Si l’on exige des attestations de sécurité pour les TI, la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander à la DSIC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché, et non d’autorisations d’ensemble dont les organisations sont titulaires.
Pendant la période du contrat, le client doit s'assurer que le statut sécuritaire du personnel de tout entrepreneur ou sous-traitant qui aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée, à des établissements de travail ou à des systèmes du gouvernement dont l'accès est réglementé en vertu du contrat a été vérifié auprès de la DSIC. L'agent de négociation des contrats participe à cette vérification, au besoin.
Lorsque les attestations de sécurité sont obligatoires, elles doivent être obtenues avant le commencement des travaux. Il existe toutefois des situations où l'entrepreneur ou les employés de l'entrepreneur doivent commencer les travaux de façon urgente avant que le processus de sécurité ne soit complété. Dans ce cas, communiquer avec la DSIC pour des suggestions d'options. Toutefois, pour une demande de soumissions concurrentielle, la méthode de sélection doit être suivie; par conséquent, tout délai doit être conforme aux procédures de la demande de soumissions.
Si, à tout moment durant la période du contrat, l'agent de négociation des contrats constate qu'un sous-traitant dont le statut sécuritaire n'a pas été vérifié auprès de la DSIC aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, l'agent de négociation des contrats doit consulter la DSIC pour s’assurer que les LVERS nécessaires relatives au contrat de sous-traitance sont présentées et que le sous-traitant satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
5.16 Conformité en matière d’intégrité
Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande), d'émettre une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) si le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat ou suspendu. Certaines accusations, déclarations de culpabilité ou autres circonstances, comme décrit dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, rendront ou peuvent rendre le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur inadmissible à l'obtention d'un contrat ou suspendu.
Il n'est pas nécessaire de suivre le processus de vérification d’intégrité dans les cas suivants :
les commandes subséquentes aux offres à commandes;
les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) (remarque : en règle générale, une vérification de l’intégrité n’est pas requise au moment d’attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA, cependant, une vérification de l’intégrité sera nécessaire pour attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA émis avant le 4 avril 2016, lorsque les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité auront été incorporées par renvoi à la demande de soumissions);
les autorisations de tâches;
les modifications de contrats, sauf si les modifications visent les dispositions relatives à l’intégrité ou des membres du conseil d’administration;
les achats effectués au moyen de cartes d’achat;
les contrats dont la valeur de la transaction est inférieure à 10 000 $ (TPS/TVH incluses) (voir la Politique pour la définition de valeur de la transaction);
tout autre contrat ou type de contrat mentionné à la section 4.b) de la Politique ou directive émise à la suite de la Politique.
Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande d’une valeur transactionnelle de plus de 10 000 $ incluant la TPS/TVH), d'émettre une OC ou un AMA, ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent soumettre au registraire les renseignements sur le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur au moyen du portail du Service de la base de données de l'intégrité (SBD).
Les réponses sont généralement obtenues dans un délai de 4 heures pour les demandes courantes, et dans un délai de 2 heures pour les demandes urgentes, soumises les jours ouvrables, entre 8 h et 16 h, heure normale de l’Est.
Liste des administrateurs ou propriétaires :
Les agents de négociation des contrats ne sont pas tenus de vérifier si les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs auraient dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Ils doivent simplement soumettre au registraire les renseignements fournis par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
Si un soumissionnaire, offrant ou fournisseur n'a pas fourni de liste des administrateurs ou propriétaires avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit soumettre la dénomination sociale complète, l'adresse et le NEA du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu ainsi que le numéro de la demande de soumissions (ou le numéro de contrat proposé) au registraire.
Le registraire déterminera si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur aurait dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Si cela s'avère être le cas, il fera part de cette exigence à l’agent de négociation des contrats, qui avisera le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur de son obligation de fournir une telle liste dans un délai recommandé de dix jours ouvrables. Le défaut de fournir ces renseignements dans le délai précisé par l’agent de négociation des contrats rendra la soumission, l’offre ou l’arrangement non recevable. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves.
Réponses à la vérification :
Trois réponses sont possibles (décrites ci-dessous). L'agent de négociation des contrats doit conserver une copie du courriel de confirmation du registraire dans le dossier d'achat. Ce processus et les échéanciers estimés peuvent être retardés si des renseignements supplémentaires sont requis par le SBD afin de lui permettre de faire une détermination.
« Résultat d'intégrité – Le fournisseur n'est pas inadmissible. (Aucune correspondance) » : Cette réponse confirme que l'agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat, émettre l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou publier la liste des fournisseurs qualifiés.
« Inadmissibilité confirmée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur est suspendu ou inadmissible à l’obtention d’un contrat , ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d'approvisionnement, ou à voir son nom figurer dans la liste des fournisseurs qualifiés. Dans des situations exceptionnelles, l'agent de négociation des contrats peux demander une exception relative à l’intérêt public afin d’attribuer un contrat a un fournisseur inadmissible.
« Attention la diligence raisonnable doit être appliquée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible. Cependant, le niveau de délégation pour conclure la transaction a été élevé au niveau du sous-ministre adjoint ou du directeur général comme indiqué dans le courriel de confirmation de la vérification. Cette information est pour la discussion et la prise de décisions interne seulement et, à ce titre, ne devrait jamais faire l'objet de discussions avec des parties externes.
Dans les cas où la réponse reçue indique « Inadmissibilité confirmée » ou « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », les agents de négociation des contrats doivent consulter le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca et obtenir l’approbation requise stipulée à l’Annexe 6.4.1 – Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale.
Dans les cas où le registraire d’inadmissibilité et de suspension doit confirmer l’identité d’une personne en raison d’une réponse concernant la vérification de l’intégrité, le registraire s’adressera directement à la personne visée pour obtenir une réponse (comme une date de naissance).
Processus de vérification des modifications :
Lorsqu’ils modifient un contrat, les agents de négociations des contrats doivent proposer les conditions générales qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité les plus récentes conformément à l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité, paragraphe d. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi si l’entrepreneur accepte que les nouvelles dispositions relatives à l’intégrité soient incluses dans les modifications de contrat et le contrat existant contient des dispositions relatives à l’intégrité antérieure au mois de juillet 2015.
Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi dans le cas de modifications de contrats, lorsque le dossier ne contient aucune preuve de vérification antérieure.
Si une vérification a déjà été effectuée, que les résultats figurent au dossier et que les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées, aucune autre mesure n’est requise.
S’il est déterminé qu’un entrepreneur est inadmissible ou suspendu pendant que le contrat est en vigueur, le registraire d’inadmissibilité et de suspension communiquera avec l’agent de négociation des contrats qui a demandé la vérification de l’intégrité à l’égard de ce contrat en particulier. Cet agent, avec l’aide du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), déterminera si le contrat peut être résilié pour manquement. Si tel est le cas, le SIPA offrira son aide à l’agent. Un l'entrepreneur inadmissible ou suspendu peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC si le contrat n'est pas résilié.
Sensibilisation et prévention : Avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'offre ou la soumission retenue doit être examinée par un agent de négociation des contrats ayant complété la formation sur le truquage des offres (sensibilisation et prévention). Il peut s'agir du même agent de négociation des contrats affecté au dossier d'approvisionnement.
Pour en savoir plus au sujet de l'intégrité, consulter les articles suivants
3.51 Aperçu de l'intégrité;
4.21 Dispositions relatives à l'intégrité;
8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité;
8.90 Cession de contrats.
5.20 Recours à des spécialistes ou à des experts compétents
Les agents de négociation des contrats doivent tirer profit des connaissances des spécialistes ou des experts compétents en la matière. Ces personnes sont en mesure de fournir des conseils dans leur domaine de compétence, chaque fois qu'un tel recours pourrait être utile ou approprié pour formuler une recommandation ou confirmer une décision.
Les experts et les spécialistes comprennent : les Services juridiques, les agents des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée, les agents de contrôle de la qualité des contrats, les analystes de coûts et les conseillers en gestion des risques, les vérificateurs, les responsables des politiques, les spécialistes de l'approvisionnement écologique, les agents d'éthique, les responsables des ressources humaines, les chefs d'équipe des biens et des services, les agents du secteur de l'engagement des clients, les agents de négociation des contrats d'expérience, les représentants de l'industrie, etc.
5.25 Recours à des surveillants de l'équité
Lorsqu'un surveillant de l'équité a été embauché pour appuyer un processus d'achat, il doit fournir des rapports écrits à la Direction générale de la surveillance (DGS), conformément à l'énoncé des travaux reproduit dans son contrat, attestant l'équité du processus d'achat.
Si le surveillant de l'équité observe une situation qui constitue ou qui pourrait constituer une lacune en matière d'équité, il fera part de ses inquiétudes à l'équipe du projet afin de résoudre la question. Lorsqu'il est impossible de parvenir à une résolution, le surveillant de l'équité doit immédiatement en aviser la DGS.
Le surveillant de l'équité doit déposer un rapport définitif auprès de la DGS, lequel comprend notamment l'attestation globale d'assurance de l'équité de l'activité sous surveillance et toutes les lacunes constatées et non réglées en matière d'équité. Ce rapport sera rendu public après sa présentation à la haute gestion.
5.30 Éclaircissements
5.35 Évaluation des soumissions
Le client est responsable de l'évaluation de la partie technique des soumissions et l'élément de gestion, s'il y a lieu. TPSGC est responsable de l'évaluation des modalités contractuelles et de la partie financière des soumissions. Les soumissions doivent satisfaire à toutes les exigences et tous les critères obligatoires définis dans la demande de soumissions. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences obligatoires (comme un cautionnement de soumission ou tout autre renseignement ou document) ou à tout autre critère d'évaluation obligatoire (technique, financier ou autre) seront déclarées non recevables.
Pour les niveaux de complexité de 1 à 3 inclusivement, l’évaluation des risques liés aux achats peut établir qu’il est nécessaire de procéder à une évaluation par les pairs des résultats de l’évaluation des soumissions. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, l’examen des résultats de l’évaluation des soumissions est obligatoire. Pour obtenir plus de renseignements sur le processus d’évaluation par les pairs, voir l’article 5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs. Dans tous les autres cas, une fois l’évaluation des soumissions terminée, les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les résultats de cette évaluation avant d’attribuer le contrat.
Dans certains cas, des universitaires ou autres experts en la matière peuvent être appelés à participer à l'évaluation. Cela sera clairement indiqué dans la demande de soumissions le cas échéant. En règle générale, les tiers qui prennent part à l'évaluation ou à la préparation des soumissions doivent préalablement signer un accord de non-divulgation et un autre en matière de conflit d'intérêts.
Les soumissions doivent être évaluées conformément aux critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions. Bien qu'il revienne aux soumissionnaires de présenter des soumissions claires et bien structurées, ces dernières doivent être examinées d'une façon diligente et minutieuse, afin de s'assurer qu'il n'y manque aucune information importante. Les évaluateurs ne peuvent faire appel à des critères ou à des facteurs qui ne font pas partie de la demande de soumissions ou tirer des conclusions de faux renseignements contenus dans les soumissions. Dans la mesure du possible, les es mêmes évaluateurs devraient évaluer toutes les soumissions. Lors de l'évaluation des soumissions, les évaluateurs doivent considérer toutes les données essentielles de la soumission, en évitant de fonder leur évaluation sur des critères non divulgués.
Il faut conserver les documents se rapportant à l'évaluation des soumissions. Les évaluateurs doivent soumettre l'original ou une copie de toutes leurs notes et communications relatives à l'évaluation à l'agent de négociation des contrats pour qu'il les classe dans le dossier d'achat. Tous ces renseignements sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, il ne faut pas détruire les feuilles de travail des évaluateurs même si l'information qu'elles renferment se retrouve dans d'autres documents d'évaluation. À la suite d'une décision pertinente du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), on a constaté que les feuilles de travail des évaluateurs font partie intégrante du processus d'évaluation et représentent une partie du dossier sur le marché ainsi qu'une partie du registre de toutes les communications ayant influé sur le marché au sens des accords commerciaux internationaux. Leur destruction constitue une violation des accords commerciaux internationaux. Bien que l’Accord de libre-échange canadien ne comprenne pas de dispositions à cet effet, le TCCE considère qu'il est essentiel de conserver des documents complets dans le cadre de cet accord en vue de promouvoir l'équité et l'ouverture des procédures d'achat. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.
5.40 Évaluation technique des soumissions
Le ministère client est responsable d'évaluer la partie technique des soumissions.
Lorsque l'évaluation technique est terminée, le ministère client doit fournir un rapport à l'agent de négociation des contrats décrivant les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements sur les soumissions non recevables et les motifs pour lesquels elles ont été déclarées non recevables. Chaque personne ayant participé à l'évaluation technique en tant qu'évaluateur doit signer le rapport.
Les documents complets, y compris les notes, les feuilles de travail, etc., rédigés durant le processus ou de l'évaluation des soumissions, doivent être conservés dans le dossier d'achat de TPSGC aux fins de référence.
5.40.1 Évaluation des critères techniques obligatoires
Les critères obligatoires sont évalués sur une base de réussite/échec. Les soumissions qui ne répondent pas aux critères obligatoires seront déclarées non recevables.
L'agent de négociation des contrats doit exposer clairement dans le dossier d'achat la raison pour laquelle une soumission a été déclarée non recevable.
5.40.5 Évaluation des critères techniques cotés
Seules les soumissions qui satisfont aux critères obligatoires seront cotées par points, selon le cas. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission technique afin que le mérite relatif de chaque soumission puisse être déterminé. Le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère coté doit être spécifié dans la demande de soumissions.
Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considérée comme recevable, et souvent elle doit également obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. La demande de soumissions doit indiquer clairement les seuils minimaux obligatoires à respecter.
Au fil des ans, on a constaté de nombreuses plaintes déposées auprès du TCCE alléguant que le système de pointage à l'égard de certains critères était injuste. Cependant, dans la plupart des cas, le TCCE a affirmé qu'il ne peut procéder à une nouvelle pondération des points attribués, à moins que le traitement de la soumission qui fait l'objet de l'enquête n'équivaille à un déni de traitement équitable. En l'absence d'un tel déni de traitement équitable, TCCE s'en remet généralement au jugement des évaluateurs qui sont mieux qualifiés pour évaluer la valeur d'une soumission. Toutefois, le TCCE intervient s'il juge que les évaluateurs ont incorrectement appliqué la méthode et les critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions.
5.45 Évaluation financière des soumissions
5.50 Sélection du soumissionnaire retenu
Le soumissionnaire retenu doit être sélectionné conformément à la méthode précisée dans la demande de soumissions.
5.55 Rejet des soumissions, offres ou arrangements
5.55.1 Rôle de l'agent de négociation des contrats
L'agent de négociation des contrats ne doit pas évaluer les soumissions/offres/arrangements reçus d'un fournisseur si ce dernier est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement. (Les soumissions incluent les soumissions sous des arrangements en matière d'approvisionnement).
Une offre à commandes doit être mise de côté pour un fournisseur qui est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement.
La décision de rejeter une soumission, offre ou arrangement en raison d'une MCRF peut être prise en tout temps jusqu'à l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Il faut vérifier si une MCRF figure dans le SIF à la date de clôture en régime concurrentiel et avant de contacter un fournisseur lorsqu'il s'agit d'un contrat à fournisseur unique. De plus, avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, il faut de nouveau vérifier dans le SIF.
S'il existe une MCRF au fichier du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur, l'agent de négociation des contrats verra clairement un avis l'indiquant en consultant le SIF. L'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) n'empêchera pas l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement à un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur visé par une MCRF. Par conséquent, il appartient à l'agent de négociation des contrats de vérifier si le fournisseur est assujetti à une MCRF.
5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement
Le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement, conformément aux sections applicables intitulées « Rejet d’une soumission » des instructions uniformisées 2003, 2004, 2006, 2007, et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), appartient à l'agent de négociation des contrats responsable de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements. Toutefois, pour les soumissions, les offres ou les arrangements que l'on envisage rejeter conformément aux alinéas 1(c) et 1(d) et aux sous-alinéas 1(f)(i) et 1(f)(ii), le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement appartient au directeur général compétent.
5.55.10 Avis adressé au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur
L'avis d'intention de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement conformément aux sections applicables mentionnées à l'article 5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement devrait être transmis par téléphone, puis confirmé par lettre ou télécopie. Le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur dont la soumission, l'offre ou l'arrangement est rejeté est réputé avoir reçu cet avis au moment de l'appel téléphonique. La personne qui fait l'appel devrait noter dans le dossier la date et l'heure de la communication, ainsi que le nom de son interlocuteur.
L'avis d'intention doit faire état des faits et des motifs de la décision de rejeter la soumission, l'offre ou l'arrangement. Toutefois, lorsqu'une soumission, une offre ou un arrangement est rejeté conformément à l'alinéa 1(a) ou (b) de la section applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA parce qu'une MCRF est imposée, il est suffisant tout simplement de faire référence à cette MCRF.
5.55.15 Examen
Un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur, sauf un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur exclu conformément à l'alinéa 1(b) de l'article applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA , peut demander au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) d'examiner la décision de rejet de sa soumission, son offre ou son arrangement. La décision de mettre en attente le processus d'évaluation des soumissions et d'attribution du contrat, de façon à allouer plus de temps pour qu'on puisse examiner la décision de rejet, est à l'entière discrétion du SMA/DGA.
L'examen effectué par le SMA/DGA donnera lieu à une enquête, puis à une décision. Cette décision peut avoir des effets qui débordent du cadre de l'achat dont le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur a été rejeté. Lorsque la décision est prise, on doit informer par écrit le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur des résultats.
5.60 Capacité financière de l'entrepreneur
5.65 Soumissions basses identiques - meilleure valeur
Si l'on reçoit des soumissions basses identiques, la Politique sur les marchés du CT( paragraphe 10.8.17) indique que le contrat sera attribué en fonction de la meilleure valeur. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'agent de négociation des contrats l'estime à propos :
on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'un rendement global satisfaisant, plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des soumissions plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne la préférence à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.
Lorsque deux soumissions identiques (ou plus) sont présentées, on doit privilégier le soumissionnaire qui assume la totalité ou une partie du risque relatif au rajustement du taux de change à celui qui refuse d'assumer un tel risque, à la condition toutefois que la soumission retenue demeure la plus avantageuse pour le Canada. De plus, on doit retenir le soumissionnaire qui accepte d'assumer la totalité du risque associé au rajustement du taux de change, de préférence à celui qui accepte d'assumer une partie seulement d'un tel risque.
Lorsque aucune des situations ci-dessus ne s'applique, on peut utiliser une méthode qui permet de départager les soumissions identiques et qui a été acceptée par les parties (le Canada et les soumissionnaires ayant présenté des soumissions identiques). Par exemple, on pourrait tirer à pile ou face. On doit aussi obtenir un avis juridique sur la solution mutuellement convenue.
5.70 Une seule soumission recevable
Une seule soumission recevable d’une valeur supérieure à 1 000 000 $
Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec un analyste des coûts pour déterminer si une analyse plus approfondie s'impose, comme il est précisé dans les conditions obligatoires énoncées dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prix (PDF). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
Une seule soumission recevable d’une valeur inférieure ou égale à 1 000 000 $
Lorsqu'un une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services d'un analyste des coûts afin d'établir si une analyse plus approfondie est nécessaire (consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (PDF)). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
Une seule soumission recevable d'un soumissionnaire étranger
Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, et que cette soumission a été soumise par un fournisseur provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), ou comprend la participation significative d'un sous-traitant étranger provenant d'un tel pays allié, l'agent de négociation des contrats devrait, afin de s'assurer que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient le fournisseur pour mener une vérification de l'équité et du caractère raisonnable de la soumission. Le service peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.
5.75 Aucune soumission recevable
Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de l'émission d'une demande de soumissions concurrentielle, la demande de soumissions doit être annulée. Pour plus de renseignements sur la réémission d'une demande de soumissions, voir l'article 4.100 Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle.
5.80 Collusion, fraude et truquage des soumissions
L'agent de négociation des contrats doit informer les Services juridiques et son directeur immédiat lorsqu'il existe une possibilité d'activités de truquage des soumissions, de collusion ou de fraude. Lorsque ce sera jugé nécessaire, les Services juridiques collaboreront aux discussions ultérieures avec le Bureau de la concurrence Canada, un organisme fédéral indépendant chargé de l'administration et de la mise en vigueur de la Loi sur la concurrence . La collusion des soumissions est traitée à l'article 47 de la Loi.
Les cas suivants sont des exemples d'activités possibles de truquage des soumissions :
sans motif apparent, les taux ou les prix des soumissions sont beaucoup plus élevés que ceux des listes de prix publiées, des estimations des coûts techniques ou que les taux et les prix de soumissions antérieures présentées par les mêmes fournisseurs;
le soumissionnaire retenu donne des travaux de sous-traitance aux fournisseurs qui présentent des soumissions plus élevées pour le même projet;
des soumissionnaires utilisent des termes identiques pour décrire des articles non standard, ou présentent des soumissions identiques pour de tels articles;
selon certaines indications, des échanges inhabituels ont eu lieu entre les fournisseurs, avant la présentation des soumissions, en ce qui concerne le prix des soumissions, ou la répartition des clients, ou les références aux « prix de l'industrie », à « l'autoréglementation de l'industrie », etc.;
le même fournisseur est le soumissionnaire retenu pour des clients précis, ou dans des endroits géographiques, ou encore pour des travaux d'ampleur ou de type précis, et que ses autres soumissions sont rejetées de façon systématique;
il existe une constance évidente de rotation systématique ou régulière de soumissions la plus basse.
Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables et plus à la suite de la demande de soumissions concurrentielle, et qu'aucune ne représente une juste valeur, l'agent de négociation des contrats devrait examiner la demande pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et d'émettre de nouveau la demande.
Le paragraphe 10.6.6 de la Politique sur les marchés du CT mentionne : que « Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle. »
L'agent de négociation des contrats doit mener toutes les négociations. Dans le cas d'un besoin de nature technique, l'agent devrait mener les négociations en collaboration avec le client. Un rapport sur les négociations doit être versé au dossier contractuel.
Pour les achats assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), les agents de négociation des contrats doivent tenir des négociations conformes aux conditions de ces accords. Voir à l'Article 1014 : Règles de négociation du chapitre 10 de l'Accord de libre-échange nord-américain, l'article 19.11 : Négociation de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne ou à l'Article XII : Négociation de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce ou l’article 512 : Négociation de l’Accord de libre-échange canadien. Les différents accords de libre-échange bilatéraux ont les mêmes règles que l'ALENA.
Pour les achats non assujettis à l'ALENA, à l'AECG, à l'OMC-AMP ou à l’ALEC,
lorsqu'une demande de soumissions a été émise, il est possible d'entreprendre des négociations :
avant que ne soit terminée l'évaluation des soumissions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
après l'évaluation des soumissions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable a été évaluée, mais qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même;
La capacité de prouver que le même soumissionnaire sera choisi, qu'il y ait ou non négociation avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) ne changera pas durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même possibilité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et meilleures.
lorsqu'un appel d'offres a été émis et que l'on a reçu plusieurs soumissions recevables, mais où ni la soumission la plus basse ni les autres soumissions ne représentent une juste valeur, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler la demande et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les soumissionnaires;
lorsqu'une demande de prix a été émise, on devrait éviter d'entreprendre des négociations.
5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions
5.95 Évaluation des soumissions provenant d'une coentreprise
Les coentreprises peuvent répondre à la demande de soumissions conformément aux conditions de la demande. L'article pertinent des instructions uniformisées 2003, 2006 et 2008 du guide des CCUA permet que des soumissions proviennent d'une coentreprise, et fournit plus de détails à ce sujet.
Si le contrat est attribué à une coentreprise, tous les membres de la coentreprise seront responsables individuellement de l'exécution de tout contrat. (Voir les instructions uniformisées précitées.)
Si une évaluation de la capacité financière est requise, alors tous les membres d'une coentreprise seront évalués.
5.100 Considérations liées aux programmes spéciaux
Durant l'évaluation des soumissions, il faut tenir compte, suivant les cas, de divers programmes, comme ceux touchant le contenu canadien, l'approvisionnement écologique et le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Les exigences d'équité en matière d'emploi sont décrites à l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.
5.105 Rapport d'évaluation
On doit préparer un rapport d'évaluation décrivant en détail l'examen des soumissions, y compris tout éclaircissement sur les soumissions ainsi que les renseignements sur la façon dont la décision définitive a été prise pour classer et choisir les soumissionnaires.
Le rapport d'évaluation devrait comprendre les critères d'évaluation, la justification pour chaque critère obligatoire et cotation numérique, ainsi que les noms et les coordonnées de tous les évaluateurs.
Toutes les personnes qui participent à l'évaluation des soumissions doivent signer le rapport d'évaluation.
Les notes prises au cours de l'évaluation doivent être conservées telles quelles et faire partie du dossier d'achat aux fins de vérification.
Certains secteurs ou certaines régions ont établi des listes de vérification pour aider les agents de négociation des contrats au moment de tabuler les soumissions. Elles devraient être utilisées lorsqu'elles sont offertes.
5.110 Communications avant l'attribution du contrat
Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi
Le Programme de contrats fédéraux (PCF) pour l'équité en matière d'emploi vise à corriger les inégalités en matière d'emploi touchant quatre groupes désignés, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Son objectif consiste à favoriser l'équité afin que personne ne se voie refuser un emploi pour des motifs autres que ses compétences.
En juin 2013, un PCF simplifié a été établi. Ce programme est axé sur les résultats et permet aux entrepreneurs de déterminer les initiatives les mieux adaptées à leur organisation en ce qui a trait à l'atteinte des objectifs d'équité en matière d'emploi. Le seuil du Programme est fixé à un million de dollars et les sanctions liées à l'inadmissibilité s'appliquent à tous les contrats visant l'achat de biens et de services.
Les exigences du PCF sont présentées dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (paragraphes 4.2.5 et 8.3.1, et Appendice D).
Pour obtenir des renseignements généraux sur le PCF, consulter le site Web d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) – Programme du travail.
Le PCF pour l'équité en matière d'emploi s'applique dans les cas suivants :
les achats effectués au nom d'un ministère ou d'un organisme fédéral figurant à l'Annexe 1, colonne I de l'Annexe I.1 ou à l'Annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques (par exemple, la Corporation commerciale canadienne, figurant à l'Annexe III, n'est pas assujettie au PCF) et qui sont visés par la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor;
tous les contrats et toutes les offres à commandes pour l'achat de biens et de services, à l'exception de ceux visant :
l'achat ou la location de biens immobiliers;
la construction (ce qui ne comprend pas les services d'architecture et de génie qui sont assujettis au PCF).
Le PCF impose des obligations particulières aux autorités contractantes et aux responsables des offres à commandes ainsi qu'aux entrepreneurs dans les cas suivants :
Lorsque les entrepreneurs se voient attribuer des contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) ou émettre une offre à commandes dont la limite des commandes subséquentes est fixée à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
Lorsqu'un soumissionnaire ou un offrant :
n'est pas assujetti à la Loi sur l'équité en matière d'emploi (p. ex. entités sous réglementation provinciale, entités enregistrées dans des pays étrangers);
a un effectif combiné d'au moins 100 employés permanents à temps plein et/ou permanents à temps partiel au Canada;
fait des affaires directement avec le Canada (à titre d'entrepreneur principal et non de sous-traitant).
Obligations des entrepreneurs assujettis au PCF pour l'équité en matière d'emploi
Un soumissionnaire ou un offrant assujetti au PCF doit avoir conclu une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi avec EDSC-Programme du travail ou doit remplir et signer le formulaire Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi et l'envoyer à EDSC-Programme du travail avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes.
Si le soumissionnaire ou l'offrant est une coentreprise, chacun des membres de la coentreprise doit déterminer s'il est assujetti au PCF et, le cas échéant, doit se conformer aux exigences pour conclure une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi conformément au paragraphe a. ci-haut.
Une fois qu'un soumissionnaire ou offrant assujetti au PCF se voit attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes pour des commandes subséquentes estimées à au moins 1 000 000 $, l'entrepreneur ou l'offrant doit s'acquitter de son engagement à mettre en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi en vertu de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi. Il s'agit d'un engagement permanent, qui n'est pas en vigueur seulement pendant la durée du contrat ou de l'offre à commandes pour lequel l'entente a été conclue initialement.
Obligations des autorités contractantes et des responsables des offres à commandes
Une fois qu'il a été déterminé que le ministère ou l'organisme client et la nature du besoin sont assujettis au Programme des contrats fédéraux (PCF), les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient demander et obtenir auprès des soumissionnaires / fournisseurs, le cas échéant, la preuve nécessaire de la conformité au PCF, à savoir un Accord valide et actuel pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi dûment signé par un exécutif autorisé de l'entreprise ou un numéro valide d’Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi délivré par Emploi et Développement social Canada - Travail (EDSC - Travail). La validité du numéro de l’Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matirèe d’emploi peut être validée en le comparant avec le numéro indiqué pour cette organisation / fournisseur sur la liste des employeurs certifiés du PCF à la page Programme de contrats fédéraux .
Les autorités contractantes et les responsables des offres à commandes ont, en vertu du PCF pour l'équité en matière d'emploi, différentes obligations selon la nature du document d'approvisionnement et la valeur estimée des contrats subséquents ou des commandes subséquentes à une offre à commandes (y compris toutes les taxes applicables).
Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA)
Pour une DAMA, le modèle uniformisé d'approvisionnement doit comprendre un préavis (Partie 6B – Clauses du contrat subséquent) pour informer les fournisseurs de la possibilité que le PCF puisse s'appliquer aux documents d'approvisionnements découlant des arrangements en matière d'approvisionnement.
Contrats estimés à moins de 1 000 000 $
Pour les contrats estimés à moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou un ministère client est de moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables) :
Dans les offres à commandes, la clause « Limite des commandes subséquentes » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer un montant de moins de 1 000 000 $.
Tous les documents de demandes de soumissions et les demandes d'offres à commandes doivent comprendre une attestation du soumissionnaire ou de l'offrant, conformément à la Partie 5 des modèles uniformisés d'approvisionnement, déclarant que le soumissionnaire ou l'offrant ne figure pas sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF à la page Programme de contrats fédéraux . (Pour connaître les exceptions, se reporter à l'article 5 de la présente Annexe.)
Au moment de l'attribution du contrat ou de l'émission d'une offre à commandes, l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes doit vérifier l'authenticité de l'attestation à l'aide de la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF d'EDSC-Programme du travail d'après les noms figurant sur la soumission ou l'offre. Si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant, ou même un seul nom de la liste des membres du soumissionnaire ou de l'offrant dans le cas où le soumissionnaire ou l'offrant serait une coentreprise, figure sur la liste, la soumission ou l'offre est irrecevable.
Dans les offres à commandes, la clause « Attestations » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer que, si l'offrant est ajouté par EDSC-Programme du travail à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF pour avoir omis de se conformer aux exigences relatives à l'équité en matière d'emploi pendant la période de l'offre à commandes, l'offre à commandes peut être mise de côté. Le Secteur de la politique, des risques, de l'intégrité et de la gestion stratégique informera les responsables des offres à commandes dans l'éventualité où un offrant serait ajouté à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans ce cas, les responsables des offres à commandes suivront les procédures d'évaluation des mises de côté habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
Dans le cadre d'un processus concurrentiel où plusieurs soumissions ou offres sont reçues, les soumissionnaires ou les offrants seront considérés non conformes si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans le cadre d'un tel processus, les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient vérifier si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste avant le début du processus d'évaluation afin d'éviter à eux­-mêmes et à leurs clients de faire du travail inutile. Il n'y a aucune obligation d'évaluer les soumissions irrecevables.
Contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus
Pour les contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour TPSGC ou un ministère client est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables) :
Les obligations énoncées aux alinéas i. à iv. du paragraphe b. ci-haut s'appliquent également aux contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et aux offres à commandes dont la limite de commande est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
Les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes doivent inclure une deuxième attestation concernant, cette fois, les renseignements factuels sur les soumissionnaires ou les offrants, tel qu'il est indiqué dans la Partie 5 – Attestations des modèles uniformisés d'approvisionnement et à l'annexe intitulée Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi - Attestation. Cette deuxième attestation est également requise au moment de l'attribution d'un contrat ou de l'émission d'une offre à commandes. Les renseignements recueillis sont utilisés par l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes pour déterminer si les soumissionnaires ou les offrants sont assujettis ou non au PCF et ainsi déterminer les clauses à inclure dans le document d'approvisionnement.
Lorsque le soumissionnaire ou l'offrant n'est pas assujetti au PCF, aucune autre clause ne doit être ajoutée au document d'approvisionnement.
Lorsque le soumissionnaire est assujetti au PCF, une clause autorisant la résiliation du contrat advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par le soumissionnaire et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Le cas échéant, les autorités contractantes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
Tel qu'il est prévu à l'alinéa iv. du paragraphe b. ci-haut, toutes les offres à commandes doivent comprendre une clause autorisant la mise de côté d'une offre à commandes advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par l'offrant et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Lorsque l'offrant est assujetti au PCF et que les commandes subséquentes sont estimées à 1 000 000 $ ou plus, une clause supplémentaire autorisant la résiliation de la commande subséquente doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Dans le cas où les commandes subséquentes seraient de 1 000 000 $ ou plus, advenant une violation, les responsables de l'offre à commandes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe. Cette exigence ne s'applique pas aux commandes subséquentes de moins de 1 000 000 $.
Dans un contexte non concurrentiel, si le nom d'un soumissionnaire ou d'un offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF, ce soumissionnaire ou cet offrant ne doit pas se voir attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes, sauf lorsqu'il est requis de le faire en vertu d'une obligation légale ou judiciaire ou lorsque le Canada l'estime nécessaire dans l'intérêt public pour des raisons incluant, mais sans s'y limiter :
le contrat ou l'offre à commandes ne peut être exécuté que par une seule personne;
un préjudice économique.
L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit obtenir l'autorisation préalable de son directeur général ou de son directeur général régional et documenter son dossier. L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit faire part de toute exception à EDSC-Programme du travail à l'adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdsc.gc.ca.
Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change

References: l'article 4
 l'article 5
 l'article 4
 l'article 47
 l'Article 1014
 l'article 19
 l'article 5
 l'article 5
 l'article 5
 l'article 5