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Timestamp: 2017-05-23 08:05:03+00:00

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Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011 | Office des transports du Canada
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Table of Contents Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011
Partie I : Loi sur l'accès à l'information
Partie II : Loi sur la protection des renseignements personnels
Annexe A : Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information
Annexe B : Objet des demandes d'accès et réponses pour 2010-2011
Annexe C : Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Annexe D : Délégation de pouvoirs
L'Office des transports du Canada est un organisme administratif indépendant du gouvernement du Canada. Il exerce deux principales fonctions au sein du réseau de transport fédéral :
Comme tribunal quasi judiciaire, l'Office règle, informellement et par l'intermédiaire du processus décisionnel formel, une gamme de différends liés au transport commercial et au transport des consommateurs, notamment les questions d'accessibilité pour les personnes ayant une déficience. Il a les attributions d'une cour lorsqu'il statue sur les différends.
Comme organisme de réglementation économique, l'Office prend des décisions, accorde des autorisations et délivre des permis et des licences aux transporteurs de compétence fédérale.
Selon l'article 72 de la LAI, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l'application de la LAI au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.
2. Explication du rapport statistique récapitulatif
L'annexe A présente le formulaire SCT 350-62 intitulé « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information » qui contient les données statistiques sur les demandes de consultation officielles déposées auprès de l'Office.
Au cours de la période visée, l'Office a traité dix demandes. Elles se répartissent comme suit en pourcentage et selon leur provenance : 23% des médias, 46% du secteur commercial et 31% du grand public.
Résultat des demandes traitées
De ces dix demandes, deux ont entraîné une divulgation entière, quatre ont entraîné une divulgation partielle, deux n'ont pu être traitées, une a été transférée et une autre a été abandonnée par le demandeur. L'annexe B fournit la liste des sujets des demandes reçues ainsi que les réponses de l'Office.
En outre, l'Office a été consulté onze fois par d'autres organismes gouvernementaux qui répondaient à des demandes de documents relevant de leur compétence, mais qui provenaient de l'Office.
L'article 16 de la LAI a été invoqué une fois pour protéger l'intégrité des systèmes de communication.
L'article 19 de la LAI a été invoqué quatre fois pour protéger des renseignements personnels.
L'article 20 de la LAI a été invoqué deux fois pour protéger des renseignements commerciaux de nature confidentielle.
L'article 21 de la LAI a été invoqué une fois pour protéger les activités de l'Office.
Cinq demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours, deux dans un délai de 31 à 60 jours et trois dans un délai de 61 à 120 jours.
L'Office se conforme aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor pour l'application des frais. Des frais sont exigés pour le traitement de toute demande. Toutefois, si la demande porte sur des renseignements auxquels le public a accès, les frais sont remboursés et la demande est traitée de manière informelle.
Aucuns frais pour la recherche ou la préparation n'ont été exigés pendant la période visée. Toutefois, si l'Office reçoit une demande qui exigerait une recherche particulièrement longue ou complexe, les frais entraînés seraient estimés et facturés, à moins qu'il y ait manifestement obligation d'informer le public.
L'Office examine une dispense des frais au cas par cas. Une dispense est accordée pour des frais de recherche et de préparation de moins de 25 $, puisqu'il serait peu rentable de percevoir un montant aussi minime.
Coûts de personnel et d'exploitation
Le coût total d'application de la LAI a été d'environ 61 593 $. Tous ces coûts sont rattachés aux coûts de personnel. Pour calculer les coûts de personnel, on a multiplié le taux horaire moyen de rémunération de l'Office par le nombre d'heures consacrées aux activités liées à l'accès à l'information. Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations internes et avec d'autres ministères, de la production du rapport annuel et des rapports statistiques, de la mise à jour des publications sur Info Source, de la divulgation proactive, de l'offre de conseils, de la tenue de consultations concernant les demandes informelles, de la participation à des réunions, de la formation et des activités administratives générales.
Ces coûts ne tiennent pas compte du temps consacré par les responsables des programmes et les gestionnaires supérieurs à l'exercice de leurs responsabilités au titre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, notamment l'examen des documents à divulguer et la prestation de conseils au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
3. Organisation des activités liées à l'accès à l'information
Au sein de l'Office, c'est le président qui est chargé de l'administration de la LAI et de la réglementation et des politiques connexes, et c'est à lui qu'incombe la responsabilité des décisions prises. Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l'Office; une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l'annexe D.
Le gestionnaire des Services de gestion des documents et de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Office et détient, avec l'avocat général de l'Office, des pouvoirs délégués en la matière. Le coordonnateur reçoit l'appui d'un analyste principal de l'AIPRP à temps plein, et le personnel des Services de gestion des documents fournit, à temps partiel, une aide pour le traitement des demandes, au besoin.
Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles, puis les transmet au directeur général de la direction générale appropriée. Le rassemblement des documents se fait par le bureau de première responsabilité avec l'aide des Services de gestion des documents. L'examen et l'analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur, les gestionnaires des programmes experts en la matière et la Direction générale des services juridiques de l'Office.
Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l'Office, par l'entremise de l'avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.
4. Mise en œuvre du programme d'accès à l'information
La mise en œuvre du programme d'accès à l'information n'a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d'ordre administratif. Conformément à une directive du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'Office publiera en 2011-2012, un sommaire des demandes traitées chaque mois. Le Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2010-2011 sera également affiché sur le site Web de l'Office.
Un exposé sur la gestion de l'information, qui comprend un bref aperçu de la LAI sur l'accès à l'information, a été présenté aux nouveaux employés et mis à la disposition des employés actuels. Plusieurs exposés informels d'information sur l'AIPRP ont eu lieu à l'intention du personnel, et une séance d'information sur l'AIPRP a été élaborée et sera obligatoire pour tout le personnel en 2011-2012.
5. Mécanismes officiels et informels
Presque toutes les demandes de renseignements sont traitées de façon informelle par la direction générale compétente, puisque bon nombre des documents de l'Office sont habituellement rendus publics. La plupart des renseignements fournis à l'Office par les demandeurs et les autres parties sont mis à la disposition du public pour consultation. L'Office verse à ses archives publiques les documents concernant une instance qui sont déposés auprès de lui, à moins que la personne qui les dépose ne présente une demande de traitement confidentiel.
Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur de l'accès à l'information uniquement lorsqu'on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu'ils pourraient constituer une exception. Les demandes officielles sont traitées de façon informelle si les renseignements demandés n'ont manifestement pas besoin d'être protégés.
6. Politiques et procédures organisationnelles
À l'heure actuelle, l'Office actualise ses politiques relatives à l'AIPRP et à la gestion de l'information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L'approbation des politiques est prévue pour 2011-2012.
Aucune plainte ni enquête n'a été reçue pendant la période visée.
Comme tribunal quasi judiciaire, l'Office, informellement et par l'intermédiaire du processus décisionnel formel, une gamme de règle de différends liés au transport commercial et au transport des consommateurs, notamment les questions d'accessibilité pour les personnes ayant une déficience. Il a les attributions d'une cour lorsqu'il statue sur les différends.
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), proclamée en 1983, protège les renseignements personnels des citoyens canadiens et des résidants permanents que le gouvernement canadien possède sur eux. La LPRP accorde aux personnes le droit d'examiner ces renseignements et protège les renseignements personnels en prescrivant la façon dont le gouvernement peut les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer. Toute personne peut également demander la rectification de renseignements personnels qui, selon elle, sont erronés ou incomplets, et exiger qu'il soit fait mention des rectifications qui ont été demandées, mais refusées.
Selon l'article 72 de la LPRP, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l'application de la LPRP au sein de cet organisme. Le présent rapport vise la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.
L'annexe C présente le formulaire SCT 350-63 intitulé « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ».
Au cours de la période visée, l'Office a reçu quatre demandes d'accès à des renseignements personnels. L'Office ne conserve pas un grand nombre de fichiers de renseignements personnels, et le nombre de demandes d'accès à ces renseignements est habituellement faible.
Résultat de la demande traitée
Deux demandes ont entraîné une divulgation partielle et deux n'ont pu être traitées.
L'article 26 de la LPRP a été invoqué deux fois pour protéger des renseignements à propos d'une autre personne.
Deux demandes ont été traitées dans le délai prescrit de 30 jours et deux dans un délai de 31 à 60 jours.
Le coût total d'application de la LPRP a été d'environ 58,692 $. Tous ces coûts sont rattachés aux coûts de personnel. Pour calculer les coûts de personnel, on a multiplié le taux horaire moyen de rémunération de l'Office par le nombre d'heures consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels. Ces coûts comprennent le coût de traitement des demandes, des consultations, de traitement des questions de protection des renseignements personnels, de production du rapport annuel, de mise à jour des publications sur Info Source et des activités administratives générales.
3. Organisation des activités liées à la protection des renseignements personnels
Au sein de l'Office, c'est le président qui est chargé de l'administration de la LPRP, de la réglementation et des politiques connexes, et c'est à lui qu'incombe la responsabilité des décisions prises. Le président délègue des responsabilités en la matière à des employés de l'Office; une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs indiquant les responsabilités déléguées et leurs délégataires est jointe à l'annexe D.
Le coordonnateur reçoit et administre toutes les demandes officielles et détermine qui sera chargé de les traiter et de trouver les documents. L'examen et l'analyse des documents se font conjointement par le coordonnateur et la Direction générale des services juridiques de l'Office.
Les réponses aux demandes officielles sont rédigées par le coordonnateur, puis acheminées pour approbation au président de l'Office, par l'entremise de l'avocat général. Un dossier distinct est tenu pour chaque demande, et un document de suivi sert à enregistrer les mesures administratives qui ont été prises. Il incombe au coordonnateur de gérer les consultations entre les ministères et les tiers.
4. Mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels
La mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels n'a soulevé ni problème, ni préoccupation importante d'ordre administratif. La division de l'AIPRP devra se concentrer à faire connaître la LPRP et les exigences de la politique pour les recueillir, les utiliser, les communiquer, les conserver et les éliminer.
Un exposé sur la gestion de l'information, qui comprend un bref aperçu de la LPRP sur la protection des renseignements personnels, a été présenté aux nouveaux employés et mis à la disposition des employés actuels. Plusieurs exposés informels d'information sur l'AIPRP ont eu lieu à l'intention du personnel, et une séance d'information sur l'AIPRP a été élaborée et sera obligatoire pour tout le personnel en 2011-2012.
Les demandes informelles sont acheminées au coordonnateur uniquement lorsqu'on soupçonne que les renseignements demandés sont de nature délicate et qu'ils pourraient constituer une exception.
La plupart des demandes des employés de l'Office concernant les renseignements contenus dans les fichiers normalisés de renseignements personnels sont traitées de manière informelle par la Direction des ressources humaines.
À l'heure actuelle, l'Office examine et actualise ses politiques relatives à la protection des renseignements personnels et la gestion de l'information pour que ces dernières tiennent compte du récent renouvellement des politiques effectué par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
8. Fichiers inconsultables
L'Office n'a aucun fichier de renseignements personnels qui a été approuvé comme fichier inconsultable en vertu du paragraphe 18(2) de la LPRP.
9. Usage et divulgation des renseignements
Des renseignements personnels ont été publiés dans Info Source, conformément aux fins prescrites. Au cours de l'année visée par le rapport, l'Office n'a divulgué des renseignements qu'en vertu de l'alinéa 8(2)a).
Il n'y a eu cette année aucune nouvelle activité de jumelage ou de partage de données.
Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été entreprise et terminée au cours de la période visée.
Institution : Office des transports du Canada
Période visée par le rapport : 1 avril 2010 au 31 mars 2011
SourceNombre de demandesMédias
DemandesNombre de demandes nbsp;Reçues pendant la période visée par le rapport
Disposition des demandesNombre de demandesTOTAL
1. Communication totale
2. Communication partielle
3. Aucune communication (exclusion)
4. Aucune communication (exemption)
6. Traitement impossible
7. Abandon de la demande
8. Traitement non officiel
SectionNombre de demandes Art. 13(1)(a)
Art. 15(1) Relations internationales
SectionNombre de demandesArt. 68(a)
Art. 68 (c)
Délai de traitementNombre de demandes30 jours ou moins
TypeNombre de jours de retard30 jours ou moins31 jours ou plusTOTAL
VII Traduction
Traductions TotalTraductions demandées :
Traductions préparées : De l'anglais au français
Traductions préparées : Du français à l'anglais
Méthode de consultationTotalCopies de l'original
TypeFrais net perçusTOTAL
Dispense de fraisNombre de fois$25 $ ou moins
DépensesMontantTOTAL
Années-personnes (nombre décimal)0,78045
DescriptionNombre de demandesReçues pendant la période visée par le rapport
Disposition des demandesTotalTOTAL
1. All disclosed / Communication totale
2. Disclosed in part / Communication partielle
3. Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion)
4. Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption)
5. Unable to process / Traitement impossible
6. Abandonned by applicant / Abandon de la demande
7. Transferred / Transmission
SectionNombre de demandesArt. 18(2)
Art. 23 (a)
Art. 23 (b)
SectionNombre de demandesArt. 69(1)(a)
Délai de traitementTotal30 jours ou moins
TraductionsTotalTraductions demandées
Traductions préparées :Du français à l'anglais
MéthodeTotalCopies given / Copies de l'original
DescriptionTotalCorrections demandées
Années-personnes (nombre décimal)0,7437
Table 2 : Délégation de pouvoirs – Accès à l'information
MesureArticle de la Loi sur l'accès à l'informationFondé de pouvoirsAvocat généralCoordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels1. Avis suite à une demande d'accèsAviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle du document.
2. Transfert à une autre institution Transmettre la demande au responsable d'une autre institution davantage concernée.
3. Prolongation de délai Prolonger les délais et donner des avis à la personne qui a fait la demande et au Commissaire à l'information.
4. Droits supplémentaires Déterminer les droits supplémentaires exigibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 7 du Règlement, avis par écrit à l'auteur de la demande, dispense de droits.
5. Version de la communication Déterminer s'il est de l'intérêt public de traduire le document demandé dans une des deux langues officielles.
6. Communication sur support de substitution Déterminer s'il est nécessaire et raisonnable de donner accès au document dans un support de substitution à une personne ayant une déficience sensorielle.
7. Exceptions Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant :
8. Prélèvements Déterminer si l'information faisant l'objet d'une exception peut être retirée de la communication.
9. Communication dans le but d'une publication Déterminer s'il convient de refuser la communication s'il y a des motifs raisonnables de croire que la communication sera publiée dans les quatre-vingt-dix jours suivant la demande.
10. Avis aux tiers Donner un avis écrit au tiers de l'intention de divulguer l'information contenue dans la communication qui pourrait toucher celui-ci et prolonger le délai prévu.
11. Avis aux tiers - observations Examiner les observations du tiers, prendre une décision quant à la communication du document, donner avis de sa décision au tiers et autoriser la présentation orale des observations.
12. Recommandation du Commissaire à l'information Avis écrit envoyé à la personne qui a fait la demande et au tiers à propos de la décision de donner communication sur la recommandation du Commissaire à l'information.
13. Informer le Commissaire à l'information de l'engagement du tiers Mentionner au Commissaire à l'information le nom du tiers qui a reçu l'avis prévu au paragraphe 27(1) ou qui l'aurait reçu si l'Office avait eu l'intention de donner communication du document.
14. Droit de présenter des observations Présenter les observations au Commissaire à l'information dans le cadre d'une enquête.
Le coordonnateur de l'AIPRP, l'avocat conseil, l'avocat et le personnel relié au programme peuvent donner de l'information au cours de l'enquête.
15. Avis au Commissaire à l'information de mesures prises ou proposées Lorsqu'approprié, donner avis au Commissaire à l'information des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite.
16. Communication accordée au plaignant Lorsque la décision de communiquer a été prise, accorder la communication.
17. Avis au tiers (demande de recours en révision devant la Cour) Sur réception d'un avis de recours en révision devant la Cour en vertu des articles 41 ou 42, donner un avis écrit de la demande au tiers.
18. Avis à la personne qui a fait la demande (demande de recours en révision par un tiers) Aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.
19. Règles spéciales Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) (a) ou (b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l'institution fédérale concernée peut demander que l'audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
20. Exclusion des renseignements protégés des manuels Refus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d'exceptions.
21. Rapport annuel Présenter le rapport annuel au Parlement.
Table 3: Délégation de pouvoirs – protection des renseignements personnels
MesureArticle de la Loi sur la protection des renseignements personnelsFondé de pouvoirsAvocat généralCoordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels1. Communication des renseignements personnels Autoriser la communication des renseignements personnels pour des fins de recherche et dans l'intérêt du public ou l'intérêt du particulier.
2. Demandes d'organismes d'enquête Conserver une copie des demandes ainsi qu'une mention des renseignements communiqués.
3. Avis de communication au Commissaire à la protection de la vie privée dans le cas de l’alinéa 8(2)m)
Aviser le Commissaire de la communication de renseignements personnels d’intérêt public et pouvant clairement favoriser les particuliers auxquels les renseignements sont reliés.
4. Relevé Conserver un relevé de l'usage ou de la communication de renseignements personnels lorsque l'usage ou la communication ne figure pas à l'InfoSource, et joindre le relevé aux renseignements personnels.
5. Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'usages compatibles Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage qui a été fait des renseignements ou pour lequel ils ont été communiqués, lorsque cet usage ou communication ne figure pas à l'InfoSource et actualiser l'information dans l'édition suivante du répertoire.
6. Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels Verser tous les renseignements personnels qui relèvent de l'Office dans des fichiers de renseignements personnels.
7.Réponse aux demandes de communication Aviser par écrit la personne qui a fait la demande, qui n'est pas un employé ou un agent de l'Office, de ce qu'il sera donné ou non communication des renseignements et procéder à la communication si l'accès est permis.
8. Prorogation du délai Proroger le délai de réponse aux demandes de communications.
9. Version de la communicationDécider de la nécessité de faire traduire les renseignements.
10. Communication sur support de substitutionDéterminer s'il est nécessaire et raisonnable de communiquer à une personne ayant une déficience sensorielle les renseignements sur un support de substitution.
11. Fichiers inconsultables Refuser la communication des renseignements personnels versés dans des fichiers inconsultables.
12. Exceptions Déterminer s'il convient ou non d'exempter les renseignements suivants de la communication de renseignements personnels demandés par une partie autre que les employés ou les agents de l'Office, de refuser la communication et d'exercer un pouvoir discrétionnaire, le cas échéant :
Les recours visés aux articles 41 ou 42 et portant sur les cas de refus de donner communication (ou recours en révision) en raison des alinéas 13(1) a) ou b) ou de l'article 15 (affaires internationales ou défense), l’institution fédérale concernée peut demander que l’audition ait lieu dans la région de la capitale nationale et elle peut demander que les observations soient faites ex parte.
20. Exclusion des renseignements protégés des manuelsRefus de communication partielle de manuels, conformément aux critères d’exceptions.
21. Rapport annuelPrésenter le rapport annuel au Parlement.
Back to top Date de modification : 2015-09-14

References: l'article 72

L'article 16

L'article 19

L'article 20

L'article 21
 l'article 72

L'article 26
 Art. 13

Art. 15

Art. 68

Art. 23

Art. 23
 l'article 7
 l'article 15
 l'article 15