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If. Serviços de Apoio - PDF
If. Serviços de Apoio
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Lavínia Veiga Aleixo
1 If. Serviços de Apoio2 Festa Desenho e Paisagem.3 Serviços Centrais Valores em euros Encargos com pessoal Despesas de funcionamento Iniciativas próprias Investimentos Total Receitas A actuação dos Serviços Centrais, em 2009, orientou-se pela prossecução dos três grandes objectivos inicialmente propostos, nomeadamente: consolidar os processos de redução dos custos de funcionamento através da optimização dos investimentos que se têm vindo a efectuar nas instalações técnicas (eléctricas e electromecânicas) e da aplicação de mecanismos de controlo; assegurar a continuidade dos padrões de qualidade alcançados que permitiram a classificação do edifício da Fundação como edifício saudável; dinamizar o processo de divulgação de actividades da Fundação designadamente através das vendas de publicações e produtos. Nesse sentido, podem destacar-se as seguintes acções. Investimentos Neste particular, deu-se continuidade ao programa de renovação e modernização dos espaços e equipamentos, designadamente: no que respeita à instalação eléctrica, concluíram-se os trabalhos de substituição de quatro quadros eléctricos parciais, dos pisos inferiores do edifício da sede, com interligação ao sistema de gestão técnica centralizada, ficando assim praticamente concluída a substituição dos cerca de 70 quadros eléctricos da Fundação; prosseguiu o processo de requalificação das áreas Relatório Balanço e Contas 20094 do subpalco onde foram instaladas salas de ensaio para os instrumentistas da Orquestra Gulbenkian e criado um novo espaço complementar para arquivo; renovou-se o sistema de elevação e suspensão da canópia do palco do Grande Auditório; e no Instituto Gulbenkian de Ciência procedeu-se à requalificação dos armazéns contíguos ao parque de estacionamento daquele instituto, dotando-os de novas funcionalidades como balneários e armazém de equipamentos mecânicos. Eficiência energética e ambiente Na sequência do programa de eficiência energética desenvolvido nos últimos dois anos, o edifício da Fundação foi considerado pelo programa da Comissão Europeia greenbuilding como seu parceiro, em Abril de Esta distinção é dada aos edifícios que, na sequência de programas como o que foi desenvolvido na Fundação, venham a obter reduções no consumo de energia primária superiores a 25 por cento. No âmbito da utilização de energias renováveis iniciou-se, ainda, o projecto de análise da viabilidade técnico-económica da instalação de um sistema de aquecimento e arrefecimento solar no edifício-sede. Qualidade Sendo importante, para a consolidação da imagem da Fundação, manter constantes os padrões de qualidade exigida e percebida pelos seus públicos, tanto no acolhimento dos seus espaços, como no atendimento que lhes é prestado, foi criado o Núcleo de Apoio à Qualidade, cuja missão é identificar, actuar e controlar rotinas, procedimentos e soluções que assegurem a manutenção dos níveis de qualidade definidos. Em 2009, verificou-se na monitorização dos consumos uma maior interiorização das preocupações ambientais, de que é exemplo o material de embalagem papel e sacos de plástico utilizado nas lojas da Fundação. Durante o ano, os sacos de plástico foram substituídos por material reciclável e as embalagens de oferta foram substituídas por papel mais fino e menos poluente. Planeamento, organização e apoio a eventos Em 2009, os Serviços Centrais asseguraram o apoio técnico e logístico a 199 espectáculos a que assistiram pessoas e apoiaram 433 eventos (congressos, colóquios e conferências) que trouxeram à Fundação cerca de 79 mil participantes. Este elevado número de actividades exigiu aos Serviços Centrais um esforço acrescido de planeamento e coordenação das condições técnicas e logísticas exigíveis em cada momento, com o objectivo de assegurar a sua concretização segundo os padrões de qualidade que caracterizam a Fundação. Fundação Calouste Gulbenkian Serviços Centrais5 Promoção, divulgação e vendas A actividade, promoção e divulgação através de vendas foi muito positiva, tendo reflectido o sucesso da programação de dois grandes eventos em 2009 a exposição de Darwin, no primeiro semestre, e a 4.ª edição da Festa dos Livros Gulbenkian no segundo semestre que impulsionaram a procura cruzada de bilhetes de museus e exposições, publicações, artigos e actividades educativas, normalmente disponíveis na Fundação. A Fundação aproveitou a oportunidade para, perante a elevada afluência de público esperada para estes dois eventos, programar e executar a criação de novos produtos para venda, de novas visitas temáticas, de apresentações de livros relacionados com estes eventos, e de campanhas de promoção e divulgação direccionadas. A venda de objectos na Festa representou este ano cerca de 30 por cento dos proveitos anuais das vendas de artigos promovidos pelo Museu e pelos Serviços Centrais. Assistiu-se ainda ao crescimento das linhas Museu, cam, Jardim e Infantil, que também beneficiaram da afluência de público aos dois eventos que marcaram as vendas em A distribuição directa de publicações a livreiros tem crescido de forma sustentada desde a sua implementação em finais de 2007, devido ao trabalho de acompanhamento do mercado e também à criação de campanhas promocionais das nossas edições direccionadas para o tipo de público de cada rede livreira. Salienta-se que a venda das edições do Museu e do Centro de Arte Moderna aumentou, respectivamente, 36 por cento e 20 por cento em valor. O número de cartões Gulbenkian, que ascendeu a 538 no final de 2009, aumentou para o dobro no espaço de um ano, o que indicia uma boa aceitação do público relativamente aos benefícios oferecidos pelo Cartão Gulbenkian. Esta base de clientes já constitui um bom canal para promoção e divulgação das actividades da Fundação. Programa Educativo nos Jardins Gulbenkian As actividades educativas nos Jardins Gulbenkian têm tido cada vez mais procura por parte do público que visita a Fundação. Para além das oficinas para famílias e das visitas para adultos, em 2009 iniciámos um conjunto de actividades para escolas de forma a garantir um maior leque de oferta. De todas as actividades destacamos a 1.ª Festa Desenho e Paisagem, que decorreu no dia 21 de Março com o mote da chegada da Primavera e que proporcionou a cerca de mil pessoas a possibilidade de participarem em 24 oficinas relacionadas com o desenho, a pintura e a paisagem, espalhadas por diferentes pontos dos Jardins Gulbenkian Relatório Balanço e Contas 20096 Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo O Serviço de Orçamento, Planeamento Valores em euros e Controlo tem por missão assegurar Encargos com pessoal a preparação técnica do Orçamento Despesas de funcionamento e Plano de Actividades e efectuar Investimentos o acompanhamento físico e Total financeiro das acções aprovadas, designadamente através da realização de relatórios periódicos. Assegura, também, a gestão dos sistemas de informação e a realização de projectos de reorganização dos processos de trabalho quer do ponto de vista dos procedimentos, quer em termos informáticos. As funções de Auditoria Interna da Fundação inserem-se, igualmente, na esfera de actuação deste Serviço. Sistemas de informação O principal projecto de investimento informático foi a instalação da nova versão sap erp 2005 em substituição da versão 4.6c que vigorava há dez anos a que se associou a migração da base de dados de Oracle para sql e a instalação da sap Solution Manager. Este projecto, de cariz essencialmente técnico, foi iniciado em 2008, prolongou-se durante o primeiro semestre de 2009 e permitiu efectuar a reengenharia de alguns processos em utilização na Fundação, que se encontram agora disponíveis na nova versão. As principais melhorias funcionais foram as seguintes: Instalação do Liquidity Planner, que consistiu na adaptação à Fundação do módulo de tesouraria do sap, e que veio permitir, designadamente, a edição automática dos mapas de fluxos de caixa e da posição bancária. Desenvolvimento de uma funcionalidade integrada no sistema para suportar as requisições de compra e a gestão dos projectos, a nível interno, do Instituto Gulbenkian de Ciência, que veio substituir o sistema Reqsys que funcionava em paralelo ao sap. São de destacar ainda outros projectos informáticos, designadamente: Bolsas e subsídios O ano de 2009 constituiu um marco importante na utilização generalizada dos concursos on-line, por parte de todos os serviços da Fundação que concedem bolsas e subsídios. Os desenvolvimentos desta aplicação foram efectuados em dois domínios: i) acompanhamento da aplicação no que toca à vertente de concursos on-line e gestão documental; e ii) afinação da aplicação de forma a potenciar as suas capacidades e a conferir uma maior usabilidade levando a um melhor desempenho por parte dos utilizadores. Quanto ao primeiro ponto, foram desenvolvidos todos os interfaces necessários com o sistema de gestão documental e as aplicações satélite MyFile e Site dos Avaliadores. O segundo ponto baseia-se na introdução Fundação Calouste Gulbenkian Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo7 de novas funcionalidades em diversos ecrãs bem como a disponibilização de novos relatórios de apoio às funções dos gestores de processos, agilização no tratamento da renovação das candidaturas e do acompanhamento dos processos numa fase subsequente à concessão da bolsa/subsídio. Customer Relationship Management (crm) Este projecto consistiu no desenvolvimento de uma aplicação para o registo de reservas e de informação sobre os destinatários das acções do Programa Gulbenkian Educação para a Cultura Descobrir. O crm encontra-se numa fase de estabilização. A criação de mecanismos de agilização do trabalho na marcação de eventos foi uma preocupação premente ao longo do ano. O interface com a Bilheteira entrou também numa fase estável e o projecto de integração do crm com o sítio avançou sem grandes percalços. Foi também um ano dedicado ao início do desenvolvimento das estatísticas com base nos dados inseridos nesta aplicação e que irão assumir uma importância crescente ao longo das próximas épocas. Foram ainda implementados pequenos mecanismos, visando melhorar a relação entre os participantes das actividades educativas e a Fundação. Gestão de contactos É um novo projecto, iniciado no final do ano e que se prolongará para 2010; pretende uniformizar, a curto/médio prazo, a gestão de contactos na Fundação, utilizando a aplicação Microsoft CRM Dynamics, com vista a integrar numa só plataforma todos os contactos da Fundação, mas mantendo uma gestão individualizada da informação dos vários departamentos que assim o pretenderem. Actualmente, o sistema está em produção no Serviço de Música, tendo sido garantido um interface com os contactos criados pela Bilheteira e desenvolvido todo um trabalho de migração de contactos da aplicação anteriormente utilizada. Bilheteira A venda dos ingressos nos museus e exposições passou a ser efectuada através desta aplicação com vantagens operacionais consideráveis. Foram também desenvolvidos novos módulos que permitem a classificação etária dos utentes, a criação de uma base de dados de clientes no crm da Fundação e a criação automática de eventos minimizando o esforço necessário. Está a ser desenvolvido um novo módulo, com previsão de conclusão em 2010, com vista à agilização dos processos relativos à entrega e contabilização dos valores monetários. Melhorias no opas Foi criado um subsítio na intranet da Fundação onde é disponibilizada toda a informação sobre os eventos organizados pelo Serviço de Música. Este sítio agrega informação dos dois sistemas, Artifax e opas, bem como disponibiliza um repositório central de documentação onde são guardados todos os documentos relativos à organização dos eventos. Foi desenvolvido um interface com o sap que permitirá a criação automática de requisições. Esta funcionalidade será uma mais-valia muito importante em termos de esforço necessário para efectuar os pagamentos aos intervenientes dos concertos. Paralelamente, foram efectuadas diversas acções de formação avançada uma vez que o conhecimento sobre a aplicação é cada vez maior. Melhorias no Artifax Está em curso um projecto que permitirá agilizar os processos de pedido de realização de eventos. Serão disponibilizados na intranet formulários electrónicos que vão permitir aos serviços e programas efectuar os respectivos pedidos; associados a esses formulários existirão workflows de aprovação bem como mecanismos de criação automática dos eventos no Artifax. Informação de gestão: foi efectuada a montagem técnica do Framework de Reporting e Analysis que permitirá desenvolver um projecto global de Informação de Gestão em Destacamos a Relatório Balanço e Contas 20098 criação de cerca de 40 relatórios nas áreas de bolsas e subsídios, Descobrir, Bilheteira, ingressos nos museus, Cartão Gulbenkian, Artifax e In-Arte. Cartão Gulbenkian Foram criados alguns automatismos e interfaces entre diversas aplicações que permitiram a extracção de informação de gestão, com vista ao acompanhamento operacional desta iniciativa. A renovação do parque informático envolveu, como é habitual, a substituição dos equipamentos obsoletos. Na área de infra-estruturas de servidores, há a assinalar: i) a expansão do ambiente de virtualização para sistemas de produção, aproveitando o facto de os equipamentos estarem em fim de vida e dos bons resultados dos testes desenvolvidos no ano anterior; e ii) a concretização de dois projectos-piloto de tecnologia a virtualização de desktops, com vista a reduzir custos na renovação e manutenção dos postos de trabalho dos utilizadores e a instalação do sistema de monitorização de performance, cuja finalidade é garantir a análise on-line da performance de todos os sistemas e aplicações informáticas. Os custos das actividades desenvolvidas pela área de sistemas de informação atingiram , dos quais (67 por cento) correspondem aos encargos com os contratos de manutenção e licenciamento das aplicações e ao contrato de gestão dos sistemas informáticos. A restante parcela diz respeito a projectos de desenvolvimento ( ) e à renovação do parque informático ( ). Organização Na sequência das recomendações dos auditores, foi iniciado um projecto de revisão do inventário de bens de imobilizado, executado pela Contabilidade e Serviços Centrais, com o apoio do sector de Organização do sopc. Trata-se de actualizar a base de dados sap, que contava com 26 mil bens de imobilizado (equipamento básico e administrativo), o que envolve, designadamente, verificar a existência dos bens, abater as falhas justificadas, harmonizar as designações e colocar as etiquetas. O trabalho prolongar-se-á para 2010, tendo sido realizado cerca de 30 por cento do trabalho estimado. Ao longo do ano, foram desenvolvidas muitas tarefas de reorganização de processos de trabalho quer em resposta a solicitações das várias unidades orgânicas, quer porque se impunha alguma reengenharia de processos de trabalho, associadas aos projectos de informatização em curso. Destacam-se, a título de exemplo, os seguintes: i) criação da base de dados para organização, gestão e produção de mailings das visitas de estudo das escolas à exposição de Darwin; ii) organização dos dados históricos das bolsas do pgad (1963 a 2008) e das bolsas e subsídios de viagem de curta duração (2000 a 2009), com o objectivo de optimizar a validação e actualização dos dados e já prevendo a produção de indicadores; iii) organização da base de dados para as teses do pgad; iv) criação de procedimentos, bases de dados e templates para a gestão do Cartão Gulbenkian e para listas de espera de pedidos às Vendas; v) formação dos responsáveis por produção de mailings (Armazém, revista Colóquio/Letras, Gabinete do Presidente e Comunicação) na utilização dos templates optimizados para a máquina endereçadora do Expediente; vi) apoio ao Serviço Jesuíta para os Refugiados, em parceria com o Programa de Desenvolvimento Humano, na operacionalização da recolha de candidaturas e administração da base de dados do projecto Médicos Imigrantes. Fundação Calouste Gulbenkian Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo9 Foi também dado suporte técnico e organizativo à realização de inquéritos e questionários, para recolha de opiniões lançados, interna ou externamente, pela Fundação. Auditoria Interna No âmbito da Auditoria Interna cuja missão é verificar o cumprimento das normas e procedimentos instituídos na Fundação e propor as correcções ou melhorias consideradas adequadas realizaram-se as seguintes acções: auditoria às autorizações de despesas de 15 unidades orgânicas e verificação da sua conformidade com as Normas de Execução Orçamental; verificação dos registos, efectuados em 2009, relativos às aquisições e doações de obras de arte (Centro de Arte Moderna e Conselho de Administração), no inventário de imobilizado da Contabilidade e no inarte. Para além dos processos de auditoria referidos, mantiveram-se as seguintes acções e acompanhamento corrente: verificação do cumprimento das decisões do Conselho de Administração relativas à atribuição de subsídios e bolsas de estudo; análise das contas correntes de terceiros clientes, empregados e fornecedores; análise às reconciliações bancárias verificação dos cheques pendentes Relatório Balanço e Contas 200910 11 Serviço de Comunicação O Serviço de Comunicação tem por missão apoiar a divulgação pública das actividades da Fundação Calouste Gulbenkian, gerir activamente os Encargos com pessoal Despesas de funcionamento Iniciativas próprias instrumentos que contribuem para Total a formação da imagem pública da Total publicações Fundação, assegurar a coerência Newsletter gráfica dos suportes de comunicação externa e interna dos diversos serviços e promover o acesso à informação interna de agenda, por parte de todos Agenda Mensal os funcionários da Fundação. O Serviço de Comunicação desempenha também as funções de porta-voz da Fundação e do presidente. Pela natureza da sua missão, o Serviço de Comunicação é um serviço transversal, disponível para apoiar todos os outros serviços da Fundação, na sua comunicação externa e interna. No ano de 2009, as acções desenvolvidas e que merecem destaque foram as seguintes: Valores em euros Presidente e Conselho de Administração Além de responder às solicitações dos media, enquanto porta-voz do presidente e da Fundação, o Serviço de Comunicação garantiu a distribuição diária do clipping on-line e de recortes de imprensa pelos gabinetes do presidente e dos restantes membros do Conselho de Administração. Organizou conferências de imprensa, bem como outras iniciativas de contacto com os jornalistas convocadas pelo presidente, ou por membros do Conselho de Administração, e assessorou o Gabinete do Presidente nas relações com a Comunicação Social. Para a conferência O Ambiente na Encruzilhada. Por Um Futuro Sustentável, que teve lugar em Outubro, o Serviço coordenou também a divulgação aos media e a distribuição de materiais, tendo, na ocasião, criado um serviço de informação específico (via correio electrónico) e um minissítio, à semelhança do que sucedera com a conferência de Relação com os media A acção do Serviço de Comunicação centrou-se, em grande medida, na elaboração de planos de comunicação e eventos programados pelos vários serviços da Fundação. Neste âmbito, foram organizadas visitas pré-inaugurais de jornalistas às principais exposições temporárias exibidas durante o ano, difundidos mais de uma centena de comunicados de imprensa e facilitadas entrevistas a conferencistas, premiados e outros especialistas envolvidos nas acções e programas conduzidos pela Fundação, assim como a responsáveis da própria instituição. Ao longo do ano, Relatório Balanço e Contas 200912 Fundação Calouste Gulbenkian Serviço de Comunicação13 o Serviço procurou promover e organizar os eventos relacionados com a criação dos novos Programas Gulbenkian, bem como das actividades públicas da Fundação. Foi ainda renovado o protocolo de parceria com o sítio Parlamento Global, assinado em 2008, uma iniciativa da sic, Rádio Renascença e jornal Expresso, com vista à produção de conteúdos na área da cidadania. Comunicação externa Ao longo de 2009, foram editados 10 números da Newsletter, com tiragem média de 10 mil exemplares, e 12 números do desdobrável Agenda Mensal, com uma tiragem mé-dia de 15 mil exemplares. A Newsletter procurou, sem deixar de registar os factos relevantes da actividade da Fundação, chamar a atenção dos seus leitores para eventos programados para o mês seguinte ao da sua saída. Foi ainda criada a distribuição por via electrónica, de modo a assegurar uma maior difusão das actividades da Fundação. Por sua vez, a Agenda Mensal permitiu a divulgação, de modo sintético, do calendário das iniciativas abertas ao público. Além de estar à disposição dos visitantes nas instalações da sede, Livraria, Biblioteca de Arte e museus, manteve-se a sua distribuição nos principais centros para turistas da Área Metropolitana de Lisboa (hotéis, museus, Turismo de Lisboa, etc.). A agenda dos eventos pôde também, neste período, ser consultada pelo público quer no sítio da Fundação, quer nos três ecrãs plasma instalados na sede. Responsável pela página internet da Fundação, o Serviço continuou a tarefa de renovar o sítio existente, com novas funcionalidades e inteiramente operado pelo Serviço. Neste âmbito da comunicação digital, manteve-se o envio de uma Newsletter digital, em português, e a participação em várias redes sociais, tais como YouTube, Facebook e Twitter. O Serviço de Comunicação concebeu e realizou, em diversas ocasiões, cartazes, convites, desdobráveis e catálogos que serviram de suporte à divulgação de conferências, exposições, programas e outro tipo de realizações promovidas pelos serviços. Pontualmente, apoiou o acolhimento de visitas de jornalistas e outros grupos às instalações da Fundação. Compra de espaço publicitário O Serviço garantiu a compra de espaço publicitário nos vários órgãos de comunicação social, encarregando-se do texto, desenho gráfico, reserva e tramitação dos anúncios que os diversos serviços da Fundação lhe solicitaram, envolvendo montantes superiores a (preço de tabela). Comunicação interna A actualização permanente do canal Notícias da intranet e a manutenção do serviço diário de media e clipping, via correio electrónico, para todos os funcionários, constituíram uma das actividades de maior destaque Relatório Balanço e Contas 2009 Documentos relacionados
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