Source: http://docplayer.pl/537318-Procedury-prawa-i-zyciowe-ich-rozwiazania-czyli-zeszyt-dobrych-praktyk-wspolpracy-w-subregionie-zachodnim-wojewodztwa-slaskiego.html
Timestamp: 2018-03-22 16:24:48+00:00

Document:
Procedury PRAWA i ŻYCIOWE ich rozwiązania, czyli Zeszyt Dobrych Praktyk współpracy w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego - PDF
Procedury PRAWA i ŻYCIOWE ich rozwiązania, czyli Zeszyt Dobrych Praktyk współpracy w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego
Download "Procedury PRAWA i ŻYCIOWE ich rozwiązania, czyli Zeszyt Dobrych Praktyk współpracy w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego"
1 Procedury PRAWA i ŻYCIOWE ich rozwiązania, czyli Zeszyt Dobrych Praktyk współpracy w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego Poradnik rekomendowany do stosowania przez organizacje pozarządowe oraz jednostki samorządu terytorialnego w procedurze udzielania dotacji na zadania publiczne. Powstał jako rezultat projektu pt.: PRAWO i ŻYCIE - lobbing na rzecz ujednolicenia interpretacji prawa w relacjach pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi Rybnik, grudzień 2008 r.
2 SPIS TREŚCI 1. Od autorów Historia powstania Federacji FOPSZ Opis projektu Prawo i Życie Uchwała - Program roczny współpracy Ogłaszanie konkursów Oferty Umowy o zleceniu zadania znaczenie i dopuszczalne zmiany Sprawozdanie końcowe Protokół niezgodności, czyli pytania skierowane do Śląskiego RIO Przykłady dobrych praktyk
3 1. Od autorów Szanowni czytelnicy niniejszej publikacji - zamierzeniem autorów projektu Prawo i życie lobbing na rzecz ujednolicenia interpretacji prawa w relacjach pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi była próba wypracowania kompromisowych, przyjaznych rozwiązań w relacjach pomiędzy tzw.: działaczami i urzędnikami. Na treść niniejszego opracowania ma jednak wpływ fakt, że autorami są ludzie mocno związani ze stowarzyszeniami, a więc i myślący kategoriami trzeciego sektora. Dlatego będzie można odnieść wrażenie, że poruszane i akcentowane w Zeszycie Dobrych Praktyk sprawy faworyzują wyłącznie organizacje pozarządowe. Nic bardziej mylnego. W tym miejscu mamy do Państwa prośbę. Postawmy się w roli naszych partnerów, spróbujmy się wczuć w ich problemy, bo to jest klucz do sukcesu. Mimo iż pracownicy administracji i działacze stowarzyszeń, to mieszkańcy tej samej społeczności, to jednak obie te grupy posługują się innym językiem. Ta inność to na pewno efekt funkcjonowania obu grup w odmiennych obszarach aktywności społecznej. Rzadkością jest, aby obie grupy przenikały się, próbowały poznać specyfikę działania drugiej strony. Wzajemna nieznajomość powoduje niezrozumienie, a czasami wręcz wrogość. Przedstawiciele organizacji pozarządowych nie mają ochoty na poznanie restrykcyjnych przepisów prawnych, które muszą egzekwować urzędnicy, z kolei pracownicy samorządowi nie zastanawiają się nad problemami, które stoją przed działaczami, kiedy, np. brakuje środków na prowadzenie zajęć z dziećmi lub niepełnosprawnymi. Potrzebującym nie można kazać czekać na pomoc przez kilka miesięcy. Każda ze stron ma ważne powody, aby narzekać nawzajem na siebie, ale tak naprawdę nikt nie próbuje nawet zrozumieć ograniczeń drugiej strony. Inne języki, inne światy, inne problemy, a recepta wydaje się być prosta. Jesteśmy sąsiadami, parafianami, urzędnikami, przedsiębiorcami, rolnikami i działaczami jesteśmy mieszkańcami lokalnej społeczności rozmawiajmy, negocjujmy i wypracowujmy kompromis. Wtedy nie straszna będzie kontrola RIO, kiedy z drżeniem serca oczekujemy decyzji, czy będzie RIO BRAVO czy RIO GRANDE. Nie łamiąc przepisów prawa i wprowadzając przyjazne a zarazem zrozumiałe dla wszystkich procedury wewnętrzne będziemy pewni, że żadna ze stron nie zostanie nieprzyjemnie zaskoczona. Zdecydowaliśmy się na użycie w tym opracowaniu języka NGO sowców. Ludzi, którzy mają często problem ze zrozumieniem języka prawniczego. Doszliśmy do wniosku, że pracownicy samorządowi szybciej poradzą sobie ze słownictwem trzeciego sektora niż na odwrót. Niniejszy zeszyt jest adresowany zarówno do pracowników administracji publicznej, jak i do przedstawicieli organizacji pozarządowych z prośbą o wdrożenie w miarę możliwości u siebie zawartych w nim postulatów i rekomendacji. Staraliśmy się wyciągnąć na światło dzienne te wszystkie problemy, które nurtują w codziennej praktyce, tak urzędników, jak i działaczy. Zaproponowane rozwiązania są poparte, konkretnymi wzorami dokumentów, które funkcjonują w gminach Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego. Jeśli w innych gminach można stosować w taki sposób prawo lub procedury, to i u was można, a nawet trzeba, wprowadzić te same rozwiązania. W końcu, obowiązujące w Polsce prawo mamy wszędzie takie samo. A może się mylimy? Arkadiusz Skowron Krystyna Kryszewska Piotr Dominiak 3
4 2. Historia powstania Federacji FOPSZ Historia tego przedsięwzięcia sięga czterech lat wstecz, kiedy to powstał projekt: Koalicja Organizacji Pozarządowych, czyli KOP dla wzmocnienia instytucjonalizacji III sektora. Celem projektu, finansowanego przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej, było wzmocnienie i zintegrowanie organizacji pozarządowych różnych branż, działających na terenie Subregionu Zachodniego, obejmującego powiaty: Rybnik, Jastrzębie-Zdrój, Żory, powiat rybnicki, powiat wodzisławski, powiat raciborski. Założycielami nieformalnego związku stowarzyszeń było 28 organizacji z obszaru Subregionu. Dnia 1 grudnia 2003 r., w wyniku realizacji projektu odbyła się wizyta studialna w Wałbrzychu i Jeleniej Górze, gdzie powstały jedne z pierwszych Koalicji Organizacji Pozarządowych w Polsce. Do końca grudnia 2003 r. stworzono bazy danych organizacji pozarządowych działających na obszarze Subregionu Zachodniego w 7 branżach: Ochrona zdrowia i pomoc społeczna Edukacja, nauka i młodzież Rozwój regionalny i rynek pracy Ekologia Rozwój demokracji i prawa człowieka Kultura i sztuka Sport i turystyka 17 lutego 2004 r. zorganizowano Konferencję pt.: Porozumienia lokalnych NGO s korzyści płynące z integracji środowiska. Głównym zadaniem konferencji było zapoznanie przedstawicieli władz, jak również III sektora z Subregionu Zachodniego z zagadnieniem budowania koalicji. Na tej konferencji przedstawiono projekt porozumienia koalicji (regulamin później przekształcony w statut federacji), przeprowadzono dyskusje w branżach, ustalono termin kolejnego spotkania, podczas którego mieli zostać wybrani przedstawiciele poszczególnych branż, którzy będą je reprezentować na forum koalicji. Praca koordynatora projektu i asystentów przedstawicieli branż skupiała się głównie na skonsolidowaniu sektora i jego wzmocnieniu (m.in. poprzez spotkania w poszczególnych branżach i szkolenia). W marcu 2004 r. nastąpiło włączenie przedstawiciela branży ochrona zdrowia i pomoc społeczna do komisji oceniającej projekty w powiecie wodzisławskim. W kwietniu tegoż roku w ramach projektu udało się przekazać kilku organizacjom sprzęt komputerowy. 6 maja 2004 r. odbyła się kolejna konferencja pt.: Europejskie sieci organizacji pozarządowych - praktyczne aspekty funkcjonowania koalicji w Europie 23 czerwca 2004 r. KOP zorganizowała spotkanie wszystkich organizacji pozarządowych Subregionu Zachodniego, chętnych do wstąpienia do koalicji. Wcześniej przesłane zostały deklaracje przystąpienia i prośba o oddelegowanie dwóch przedstawicieli do koalicji. Na spotkaniu przedstawiono efekty tworzenia koalicji. Rybnickie stowarzyszenia zaproszono do prac nad uchwałą o współpracy z III sektorem w Rybniku, ustalono harmonogram prac mających na celu powołanie Rady Reprezentantów. W efekcie realizacji projektu, pt.: Koalicja Organizacji Pozarządowych, czyli KOP dla wzmocnienia instytucjonalizacji III sektora, które przekształciło się w walne zebranie powstaje Forum Organizacji Pozarządowych Subregionu Zachodniego. Sygnatariusze tego zebrania przyjęli regulamin, wzór deklaracji przystąpienia do Forum oraz wybrali Radę Reprezentantów FOPSZ. Na czele Rady stanęła p. Krystyna Kryszewska 4
5 Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Katowicach zaproponował włączenie Przewodniczącej Rady Reprezentantów Krystyny Kryszewskiej do komisji oceniającej projekty z terenu województwa śląskiego w zakresie polityki społecznej. W okresie późniejszym została dokooptowana do komisji w zakresie zapobiegania narkomanii i komisji dot. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. W wyniku powyższego Krystyna Kryszewska zrezygnowała z funkcji przewodniczącej Rady Reprezentantów. Wybrano ponownie 5-osobową Radę Reprezentantów, przewodniczącym został Arkadiusz Skowron, który do chwili obecnej przewodniczy Radzie. Stowarzyszenie CRIS, jako członek FOPSZ otrzymało w sierpniu 2005 r. dofinansowanie z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich na rozpoczęcie działań szkoleniowo-integracyjnych trzeciego sektora na obszarze Subregionu. Tytuł projektu Koalicja Organizacji Pozarządowych, czyli KOP dla wzmocnienia instytucjonalizacji III sektora (lipiec grudzień ,00 zł). W wyniku realizacji tego zadania, na spotkaniu wyjazdowym w Suchym Borze ( r.) zapadły zmiany w strategii sposobu federalizowania NGO s. Wcześniejsza próba stworzenia branżowych sieci nie przyniosła spodziewanych efektów. Działania skupiły na tworzeniu gminnych Koalicji Organizacji Pozarządowych. Sformułowano atrakcyjniejszy cel wyłonienie reprezentacji do organizacji prac nad rocznymi programami współpracy samorządu z organizacjami, czyli rozpoczął się proces tworzenia instytucji rzeczniczej III sektora. Treścią projektu były szkolenia dla członków FOPSZ oraz organizacja dwóch konferencji promocyjnych. Dodatkowo, w tym samym czasie, Rada FOPSZ podjęła się organizacji debat przedwyborczych kandydatów na sejm RM, w pięciu miastach powiatowych. Przeprowadzono w sumie cztery spotkania z mieszkańcami. Po zakończeniu projektu FIO w grudniu 2005 wydana została ulotka informacyjna dotycząca działań FOPSZ. Kolejnymi działaniami FOPSZ było dalsze wzmacnianie organizacji należących do Forum oraz pozyskiwanie kolejnych członków. We wrześniu 2006 r. FOPSZ ponownie otrzymał dofinansowanie z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich. Projekt zakładał kontynuowanie działań wcześniejszego programu pod nazwą Potrzeba następnego KOP-a. Kontynuacja i wzmocnienie współpracy między organizacjami pozarządowymi Subregionu Zachodniego Woj. Śląskiego (wrzesień czerwiec ,00 zł). Większy nacisk został położony na regionalną federalizację organizacji, tak by organizacje, poprzez wyłonienie reprezentatywnych przedstawicieli, uzyskały możliwość stania się rzeczywistym partnerem samorządu. Silna i uprawomocniona reprezentacja NGO s miała efektywniej włączać się w tworzenie programów współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi. Projekt zakładał zorganizowanie: a) dwóch spotkań we wszystkich gminach i powiatach subregionu (28 jednostek samorządu terytorialnego (j.s.t), czyli 56 spotkań), które w efekcie miały doprowadzić do wyłonienia reprezentacji do kontaktów z samorządem (gminne i powiatowe koalicje), b) 12 szkoleń dla organizacji, c) pięciu festiwali NGO w miastach powiatowych, d) stworzenie strony www poświęconej federalizacji, e) konkursu w kategoriach: przyjazny samorząd, przyjazny sponsor, najlepsza organizacja pozarządowa. Planuje się kontynuowanie konkursu w przyszłości miałby się stać wydarzeniem corocznym, f) rejestracja związku stowarzyszeń w Krajowym Rejestrze Sądowym. 5
6 Rezultatem tego projektu było powołanie do życia silnej Federacji Organizacji Pozarządowych Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego, zdolnej do wyłonienia reprezentatywnej grupy przedstawicieli, którzy mają być pełnoprawnym partnerem dla władz samorządowych tego terenu. Zadanie się całkowicie powiodło, 27 czerwca 2007 roku na spotkaniu statutowym ponad 40 przedstawicieli organizacji pozarządowych uzgodniło treść statutu przyszłej federacji, pod nazwą Forum Organizacji Pozarządowych Subregionu Zachodniego. Następnego dnia trzy organizacje tj. Rybnicki Młodzieżowy Klub Sportowy, Centrum Rozwoju Inicjatyw Społecznych i Raciborskie Stowarzyszenie Kulturalne ASK na spotkaniu założycielskim uchwaliły powstanie federacji. Efektem dodatnim tego projektu było włączenie się federacji w akcję uaktywniania wyborców i zachęcania ich do aktywnego uczestnictwa w wyborach samorządowych. W ramach ogólnopolskiej akcji koordynowanej przez Fundacje Batorego pod nazwą MASZ GŁOS, MASZ WYBÓR. Forum zorganizowało, wspólnie z lokalnymi mediami i stowarzyszeniami, pięć debat kandydatów na Prezydentów i Burmistrzów miast w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego. Debaty odbyły się w Raciborzu, Żorach, Rybniku i Rydułtowach. Kolejną ważną datą w historii FOPSZ był dzień rejestracji federacji. Sam proces trwał aż 6 miesięcy. W dniu 14 grudnia 2007 r. Sąd Rejonowy w Gliwicach, sekcja KRS zarejestrowała FOPSZ. W skład zarządu weszli delegowani przez stowarzyszenia założycielskie przedstawiciele: Arkadiusz Skowron przewodniczący, Krystyna Kryszewska sekretarz i Piotr Dominiak skarbnik. Zarząd stworzył zręby działalności federacji. Uzyskano nr REGON, NIP oraz otworzono rachunek w banku. Dzięki temu federacja po raz pierwszy, jako podmiot prawny wystąpiła samodzielnie do Funduszu Inicjatyw Obywatelskich z własnym projektem, pt.: PRAWO i ŻYCIE - lobbing na rzecz ujednolicenia interpretacji prawa w relacjach pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi (lipiec- grudzień ,00 zł). Projekt Prawo i Życie jest pionierskim działaniem na terenie Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego, a może i w Polsce, kształtującym relacje pomiędzy administracją publiczną a organizacjami pozarządowymi, realizowanym przy udziale obydwu sektorów. Zakłada on podjęcie działań na rzecz ujednolicenia praktykowanych procedur oraz interpretacji przepisów ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie w zakresie udzielania dotacji organizacjom pozarządowym. Potrzeba jego realizacji wyniknęła między innymi z trudności, jakie powstają w chwili korzystania przez organizacje pozarządowe z dotacji publicznych (od momentu ogłoszenia konkursu do rozliczenia dotacji), czy uchwalania rocznych programów współpracy gmin z organizacjami pozarządowymi. Założonym efektem projektu ma być przyjęcie przez obie strony, tj. samorządową i pozarządową, spisu dobrych praktyk, które będą obowiązywać w przyszłości. Terenem bezpośredniego oddziaływania projektu był obszar wybranych 9 gmin z terenu Subregionu. Następnie Zeszyt Dobrych Praktyk, jako rezultat projektu zostanie przesłany do wszystkich organizacji pozarządowych i organów administracji samorządowej, jako rekomendowana propozycja do wdrożenia w swoich procedurach dotacyjnych. Na zakończenie projektu odbędzie się konferencja podsumowująca połączona z Walnym Zebraniem Delegatów FOPSZ. Na tym Zebraniu zapadną dalsze decyzje, co do losu federacji. 6
7 3. Opis projektu Prawo i Życie PRAWO i ŻYCIE - lobbing na rzecz ujednolicenia interpretacji prawa w relacjach pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi Projekt zakłada podjęcie działań na rzecz ujednolicenia praktykowanych procedur oraz interpretacji przepisów ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie w zakresie relacji pomiędzy administracją publiczną i organizacjami pozarządowymi. W efekcie projektu planowane jest przyjęcie przez obie strony tj. samorządową i pozarządową spisu dobrych praktyk, które będą obowiązywać w przyszłości. Terenem oddziaływania projektu będzie obszar wybranych 9 gmin z terenu Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego, a bezpośrednimi beneficjentami będą organizacje pozarządowe i organy administracji samorządowej. W pierwszej fazie projektu zostaną wytypowane osoby reprezentujące organizacje pozarządowe z terenów gmin, które przystąpią do projektu (podział na gminy: wiejskie, miejskie i miast powyżej mieszkańców). Osoby te będą następnie przeszkolone w zakresie obowiązującej ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie (nacisk na tematykę związaną z uchwalaniem rocznych programów współpracy, procedury konkursowe i rozliczenie dotacji). Następny etap to doprowadzenie do konsultacji z organizacjami w poszczególnych gminach, dotyczących problemów i specyficznych rozwiązań praktykowanych przez samorządy. Po konsultacjach problemy i niektóre lokalne procedury zostaną przeanalizowane i poddane ocenie ekspertów. Wynikiem analizy będą wnioski ujednolicone przez trzeci sektor i zaproponowane w każdej gminie, w której będzie realizowany projekt. Jeśli, zaproponowane przez przedstawicieli organizacji pozarządowych i administracji samorządowej, rozwiązania zostaną odrzucone z powodu niezgodności z obowiązującymi interpretacjami, np.: organów nadzorujących samorządy, nastąpi proces sporządzenia protokołu (raport) niezgodności i przedstawienia przez federację problemu przed RIO, US lub SKO. Ostatecznie, po zakończeniu projektu, zostanie wydany Zeszyt Dobrych Praktyk, które w drodze kompromisu zaakceptowały wszystkie strony projektu, tj. stowarzyszenia, samorząd i administracja sprawująca nadzór. Zeszyt Dobrych Praktyk zostanie przesłany do samorządów wszystkich szczebli oraz do 300 organizacji pozarządowych mających siedzibę na terenie Subregionu, celem ewentualnego wykorzystania w codziennej pracy. Harmonogram projektu 1. LIPIEC - SIERPIEŃ - Rekrutacja gmin do udziału w projekcie. Dokonany zostanie wybór 9 gmin (podział ze względu na liczebność gmin: wiejskie, wiejsko-miejskie i duże miasta). 2. SIERPIEŃ - WRZESIEŃ - Przeprowadzenie szkoleń w każdej gminie, 2 szkolenia jednodniowe dla przedstawicieli organizacji pozarządowych. Tematyka szkoleń będzie dotyczyła praw i obowiązków w obszarze współpracy z samorządem. W szkoleniach przewidywany jest udział ok osób. 3. WRZESIEŃ - Wyłonienie lidera lokalnej społeczności, którego rolą będzie monitorowanie procesu realizacji projektu na terenie swojej gminy oraz bieżące kontakty z lokalną administracją. 4. WRZESIEŃ lub PAŹDZIERNIK - Przeszkolenie liderów w zakresie prawnych aspektów funkcjonowania samorządów, narzędzi pozwalających monitorować prace samorządów, w tym sposobów komunikacji i współpracy 7
8 z mediami. Przeprowadzony zostanie jeden trzydniowy blok szkoleniowy (weekend) 20 godzin dydaktycznych. 5. PAŹDZIERNIK - Sporządzenie raportu o sytuacji w gminie. Lokalni liderzy będą mieli za zadanie przeprowadzić badania lokalnego środowiska poprzez wywiady z organizacjami pozarządowymi. Wskazanie słabych i mocnych stron relacji pomiędzy samorządem i organizacjami pozarządowymi. Badania przedstawione zostaną w formie raportu. 6. PAŹDZIERNIK - LISTOPAD - Organizacja spotkań przedstawicieli organizacji pozarządowych z przedstawicielami samorządów. W ramach spotkań będzie przedstawiony raport i omówione zostaną kwestie sporne. 7. PAŹDZIERNIK - LISTOPAD - Efektem końcowym konsultacji będzie protokół niezgodności pomiędzy stronami projektu, który zostanie przesłany do Śląskiej Regionalnej Izby Obrachunkowej lub innej instytucji nadzorującej w celu określenia swojego stanowiska w kwestiach spornych raportu. 8. LISTOPAD - GRUDZIEŃ - Ostatecznie po zakończeniu projektu zostanie wydany Zeszyt Dobrych Praktyk, które w drodze kompromisu zaakceptowały wszystkie strony projektu, tj. stowarzyszenia, samorząd i administracja sprawująca nadzór. 8
9 4. Uchwała - Program roczny współpracy Projekt Prawo i życie odnosi się do praktycznych rozwiązań, jakie funkcjonują na terenie samorządów biorących udział w projekcie. Jednostki samorządu terytorialnego (j.s.t.) z mocy praw zawartych w ustawach o samorządzie: gminnym, powiatowym i województwa są zobowiązane do współpracy z działającymi na jego terenie organizacjami pozarządowymi (i podmiotami z art. 3 ust. 3 ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie u.d.p.p.) Współpraca powinna się zawierać w obszarach wymienionych w art. 4 u.d.p.p. Jednak wybór formy i zakresu współpracy należy do organu j.s.t. Wynika to z zasady suwerenności stron. Ten fakt w istotny sposób ma wpływ na relacje i kontakty j.s.t. z organizacjami pozarządowymi. W piątym roku funkcjonowania u.d.p.p. programy roczne współpracy, jako uchwały organu stanowiącego j.s.t. w zasadzie nie zmieniają się od momentu ich pierwszego uchwalenia. W trakcie realizacji projektu obie strony, tj. administracja publiczna i organizacje pozarządowe, w większości przypadków nie widziały potrzeby corocznego konsultowania uchwały programu rocznego współpracy. Przedstawiciele środowiska NGO wskazywali jako przyczynę, przede wszystkim brak inicjowania tego procesu przez pracowników j.s.t. Z kolei urzędnicy odpowiedzialni za kontakty z organizacjami pozarządowymi podawali jako główną przyczynę brak zainteresowania jakimikolwiek zmianami ze strony pomiotów III sektora. Być może brak wzajemnych, częstych wymian informacji jest tak na prawdę prawdziwą przyczyną takiego stanu rzeczy. Zasada suwerenności stron, o której wspomniałem na wstępie powoduje, że każda ze stron czuje się na tyle ważna, że oczekuje pierwszego kroku od drugiej strony. Jeśli nie wprowadzamy istotnych zmian w uchwale program roczny współpracy, np. obszarów współdziałania, to omówmy inne sprawy dotyczące procesu dotowania. Ustalmy wspólnie, np.: brzmienie priorytetów w poszczególnych obszarach, terminy ogłaszania konkursów, sposób sporządzania kosztorysu oferty, w tym określmy preferowane koszty, które będzie można opłacić z dotacji, czy też zastanówmy się nad sposobem oceny, opiniowania składanych ofert. Taki dialog pozwoli nam osiągnąć dwa cele. Po pierwsze zapewni bezpośredni kontakt pomiędzy obiema stronami, po drugie spełni cel szkoleniowo-informacyjny. Jak wynika ze zgromadzonych ankiet najważniejszym postulatem byłoby zapisanie niektórych spraw bezpośrednio w uchwale. Chodzi tu przede wszystkim o zawarcie w uchwale zapisów o ogłaszaniu konkursów dotacyjnych oraz o tworzeniu ciał opiniujących oferty składane na zadania publiczne. Drugi postulat jest o tyle trudny do spełnienia, gdyż prawo jasno stanowi, że tylko organ wykonawczy j.s.t. (wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu, zarząd województwa) ma prawo i ponosi całkowitą odpowiedzialność za udzielanie dotacji. Ale czy nie ma sposobu, aby decyzję organu wykonawczego j.s.t. przed ostatecznym jej wydaniem uspołecznić, poddać konsultacji w gronie fachowców lub niezaangażowanych w procesie ubiegania się o dotacje przedstawicieli organizacji pozarządowych. Te gremia nie są po to, aby podejmować decyzję, ale po to, aby zagwarantować obiektywność podejmowanej decyzji. Innym aspektem takiego procesu konsultowania jest kolejna wartość. Osoby, które biorą udział w pracach takich kolegiów opiniujących często zmieniają optykę myślenia. Nie są już tylko stroną pokrzywdzoną, roszczeniową, która otrzymała za małą dotację lub w ogóle odrzucono jej wniosek. Opiniując oferty same podejmują decyzje, a że uczestnictwo w pracach komisji nie jest tajne, mają szanse obronić wnioski o przyznanie dotacji w swoim środowisku. Taka osoba jest najlepszym 9
10 i najbardziej wiarygodnym nauczycielem dla środowiska III sektora w gminie. Trzeba zaznaczyć, że aby proces tej specyficznej edukacji był w pełni obiektywny, wymiana członków takich gremiów, powinna się odbywać, co najmniej dwa razy w kadencji samorządu. Dobrym, według autorów niniejszego projektu, przykładem wzoru uchwały programu rocznego współpracy jest uchwała Rady Gminy Rydułtowy, która z niewielkimi retuszami doskonale od czterech lat reguluje współpracę pomiędzy administracją samorządową i organizacjami pozarządowymi. Uchwała zawiera nie tylko zapisy o terminach ogłaszania konkursów i zespole opiniującym, ale także zawiera zapis o deklaracji j.s.t., o dofinansowaniu projektów i ofert, które otrzymały dotacje ze źródeł spoza budżetu Rydułtów. Polecamy rozważyć wprowadzenie takiego rozwiązania w waszej gminie, czy też powiecie. Jest to doskonała wędka motywująca organizacje do zwiększonej aktywności w szukaniu pieniędzy na realizację własnych pomysłów poza terem macierzystej gminy. Jeszcze jeden ważny moment, na który zwracają uwagę stowarzyszenia działające np.: w obszarze pomocy społecznej, osób niepełnosprawnych i kulturze fizycznej. Specyfika działalności tych stowarzyszeń to praktycznie działalność nieprzerwana, tzw. działalność całoroczna. Organizacje te nie mają szans przerwać swojej działalności na okres miesiąca czy nawet dwóch tygodni. Podopieczni tych organizacji nie zrozumieją faktu zamknięcia świetlicy środowiskowej lub sali gimnastycznej z powodu braku dotacji. Same organizacje pozarządowe wyraziły opinię, że pierwsze miesiące kalendarzowe w roku, kiedy realizowane są projekty o przyznawane dotacji, są okresem najważniejszym w ich działalności, np.: dla sekcji narciarskiej. Tu ogromny apel do pracowników j.s.t., aby przeprowadzić konkursy naboru ofert jeszcze w roku poprzedzającym wykonywanie zadań publicznych o charakterze całorocznym. Istnieje taka możliwość w sensie prawnym i logicznym, a najlepszym przykładem jest ogłoszenie takich konkursów w Rydułtowach, Rybniku, a ostatnio także i w Wodzisławiu Śląskim. Tak jest też w wielu innych miastach Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego, czyli problem tkwi nie w obowiązującym prawie, ale wyłącznie sferze organizacyjno-technicznej. Być może rozwiązaniem jest możliwość podpisania umów na dotacje wieloletnie. Tej możliwości nie wykorzystuje żadna z j.s.t. W opinii pracowników samorządowych, taką możliwość wyklucza zapis w ustawie o finansach publicznych (u.f.p)., chociaż, ustawa o pomocy społecznej daje możliwość zawierania umów wieloletnich. Jednak jest przykład samorządu w Polsce, który także i z tym problemem sobie poradził. Polecam lekturę na stronie internetowej Poznania. Jeśli prawo obowiązujące w Polsce jest dla wszystkich równe, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z doskonałego przykładu, który ułatwia życie zainteresowanym stronom, a wieloletnia stabilność organizacji pozarządowej pozwala na rozwój i doskonalenie swoich działań na rzecz lokalnej społeczności. Realizowane zadania publiczne są na pewno bardziej efektywne i przewidywalne, dają satysfakcję nie tylko organizacji, ale też i samorządowi, a przede wszystkim beneficjentowi ostatecznemu, jakim jest mieszkaniec gminy. 10
11 5. Ogłaszanie konkursów Często niedoceniany moment procedury udzielania dotacji, jakim jest ogłoszenie otwartego konkursu ofert okazuje się, prawdopodobnie najistotniejszą częścią procedury zlecania zadań publicznych. Ogłoszenie konkursowe musi zawierać elementy składowe w swojej treści, które określone są w art. 13 ust. 2 u.d.p.p. Zdaniem Wojciecha Lachiewicza: jeśli w ogłoszeniu konkursowym nie przewidziano pewnych rodzajów czynności proceduralnych, to ten fakt uniemożliwia ich przeprowadzenie w dalszym postępowaniu o udzieleniu dotacji ( Materiały warsztatowe, Ustroń 4 października 2007r. wydane przez Rybnickie Centrum Edukacji zawodowej w ramach projektu Odziedzicz pracę ). To ważna informacja. Okazuje się, że uchwała j.s.t., tzn. program roczny współpracy, jest dokumentem mniej istotnym w procesie udzielania dotacji od ogłoszenia konkursowego. Tą tezę poparł w swoich wykładach podczas realizacji niniejszego projektu Artur Gluziński, który stwierdził w trakcie szkoleń dla liderów ngo w Brennej, że ogłoszenie konkursowe nie jest uzależnione od uchwalenia programu rocznego przez organ stanowiący j.s.t., choć otwarty konkurs ofert, jako jedna z form współpracy finansowej samorządu z NGO, powinien wypływać z rocznego programu współpracy. Otwarty konkurs ofert może ogłosić wójt, burmistrz, prezydent z własnej inicjatywy, bez oglądania się na odpowiednią uchwałę Rady Gminy. W tym przypadku podstawą ogłoszenia konkursu jest art. 13 ust 1 u.d.p.p. i prowizorium budżetowe lub budżet gminy. Takie postawienie sprawy potwierdza fakt, że ogłoszenie otwartego konkursu ofert jest najważniejszym momentem, mającym istotny wpływ na dalszy kształt procedury udzielania dotacji na zadania publiczne. Michał Guć stwierdził, że ogłoszenie konkursowe jest analogią do istotnych warunków zamówienia publicznego wynikającego z ustawy o zamówieniach publicznych (u. z.p) ( Ustawa o pożytku publicznym i o wolontariacie - poradnik dla samorządów, FRLD, Warszawa 2004 r.). Według jego opinii, źle sformułowane ogłoszenie przetargowe naraża samorząd na konieczność powtórzenia przetargu, a więc i na stratę czasu. Nieprecyzyjne treści zawarte w ogłoszeniu dotacyjnym skutkują takim samym efektem, przy czym konsekwencje mogą by bardziej uciążliwe dla organizacji pozarządowych. Przesunięcie terminu przyznania dotacji dla niektórych stowarzyszeń może zakończyć się tragicznie, tak i w przypadku wykonywania zadań całorocznych, jak i pojedynczych imprez. Szczególnie dotyczy to imprez, które powinny, ze względu na swój charakter być realizowane w pierwszych miesiącach roku kalendarzowego. Częstym przypadkiem, zauważonym przez beneficjentów niniejszego projektu są różnice pomiędzy: treścią uchwały w części dotyczącej obszarów lub priorytetów współpracy na dany rok, a ogłoszeniem konkursowym. Wygląda to tak, że co innego ustalono z organizacjami podczas procesu konsultacji programu rocznego, a co innego samorząd chce realizować. Szczególnie dotyczy to sytuacji, w której obszar ustalony w uchwale j.s.t. jest uszczegółowiony i rozbity na priorytety. W tym miejscu zwrócono szczególną uwagę na dość częstą praktykę takiego zawężenia priorytetu, według którego ofertę może złożyć tylko jedna organizacja. Na pewno takie działania nie mają nic wspólnego z otwartym konkursem, spełniającym wymóg zachowania zasady zdrowej konkurencji. Proponujemy, aby na takie zadania ogłaszać odrębne konkursy lub skorzystać z tzw. własnej inicjatywy organizacji pozarządowej na wykonanie zadania publicznego w trybie art. 12 u.d.p.p. Wracając do treści ogłoszenia otwartego konkursu ofert, to właśnie w tym dokumencie należy umieścić sformułowania zapisów dotyczących np.: zasad negocjacji ofert w przedmiocie weryfikacji ich zakresu meryto- 11
12 rycznego i finansowego, powołania komisji opiniującej oferty, powierzania niektórych zadań, okresu realizacji zadania (powyżej 12 miesięcy), czy też warunki wykazania wkładu własnego niefinansowego. Abstrahując nieco od tematu, warto wziąć pod uwagę głos organizacji pozarządowych, aby w treści ogłoszenia o otwartym konkursie nie określać na sztywno wysokości procentowej wkładu własnego w realizacji zadania jako niezbędnego minimum. Taki zapis powinien być umieszczony raczej w części dotyczącej kryteriów oceny ofert, a następnie można mu nadać odpowiednią wagę punktową, która będzie miała pożądany wpływ na ocenę całej oferty. To nie koniec. Oprócz obligatoryjnych informacji wynikających z art. 13 ust. 2 u.d.p.p., treść ogłoszenia o otwartym konkursie może zawierać zapisy o zakresie dopuszczalnej zmiany w kosztorysie umowy na wykonanie zadania bez potrzeby aneksowania umowy o dotację. Ogłoszenie jest też właściwym miejscem na określenie katalogu wydatków niekwalifikowanych, o ile taki katalog został wcześniej uzgodniony w procesie konsultacji z organizacjami pozarządowymi. Jak widać z powyższego, ogłoszenie o otwartym konkursie ofert urasta do rangi najważniejszego dokumentu procedury zlecania zadań publicznych. Pominięcie istotnych zapisów w tym dokumencie dla obu stron, tj. administracji publicznej i trzeciego sektora, powoduje nieodwracalne skutki w dalszym procedowaniu dotacji. W trakcie realizacji naszego projektu żadna ze stron nie wspomniała ani razu, aby treść ogłoszenia konkursowego była przedmiotem wspólnych konsultacji. Rekomendujemy, aby ten stan zmienić. W corocznych spotkaniach dotyczących konsultacji w sprawie uchwały rocznego programu współpracy proponujemy, aby rozszerzyć zakres konsultacji o omówienie treści ogłoszenia konkursowego. Owszem, organ wykonawczy j.s.t. nie ma takiego obowiązku, ale przecież naczelną zasadą współpracy pomiędzy oboma sektorami powinna być zasada jawności i partnerstwa (przykład ogłoszenia konkursowego Rybnik str. 31). 12
13 6. Oferty Organizacja pozarządowa może z własnej inicjatywy złożyć ofertę realizacji zadań publicznych bądź organ administracji publicznej ogłasza otwarty konkurs ofert. W pierwszym przypadku organ administracji publicznej, w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy, rozpatruje celowość realizacji określonego zadania przez organizacje pozarządowe, oceniając stopień w jakim oferta odpowiada priorytetom zadań publicznych, czy daje gwarancję realizacji zadań zgodnie ze standardami właściwymi do zadania, czy odpowiednio wykorzysta środki na realizację przedsięwzięć. W drugim przypadku organ administracji publicznej ogłasza otwarty konkurs ofert, co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Oferta powinna zawierać, zgodnie z atr. 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w szczególności: szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, termin i miejsce realizacji zadania, kalkulację przewidywanych kosztów, informację o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej składającej ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie, informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania, w tym o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł, deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania. Istotnym elementem oferty, zgodnie z rozporządzeniem MP i PS z dnia 27 grudnia 2005 r., jest określenie celu i rezultatu, jaki mają zapewnić projekt, opis działań służących jego realizacji, harmonogram działań, szczegółowy kosztorys, który określa kategorie wydatków, ich koszty, podanie innych źródeł finansowania z określeniem ich wysokości. Procedura wyboru oferty może również przewidywać dopuszczalność zmiany treści oferty, od złożenia do rozstrzygnięcia. Taka informacja powinna się jednak znaleźć w ogłoszeniu o konkursie. Dopuszczalne jest, aby przy podpisywaniu umowy był inny harmonogram zadania i inny kosztorys, aniżeli w ofercie pierwotnej, nie może to jednak powodować zmian, które w efekcie spowodowałyby wykonanie zadania odbiegającego od ogłoszenia w konkursie. Prezentujemy przykładową ofertę, jaka naszym zdaniem spełnia wymogi jasnej, przejrzystej i pełnej z punktu widzenia zarówno ustawy, jak i oczekiwań organizacji pozarządowych w rozdziale: Przykłady dobrych praktyk. Organ administracji publicznej przy rozpatrywaniu ofert ocenia możliwość zrealizowania zadania przez organizację, kalkulację kosztów realizacji zadania, uwzględniając przy tym wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania. Organ administracji publicznej obowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty, ustosunkować się do spełnienia przez organizację pozarządową wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu. Organizacje, przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego zobowiązują się do wykonania go w zakresie i na zasadach określonych w umowie. Organ administracji publicznej zobowiązuje się do przekazania na realizację zadania odpowiednich środków publicznych w formie dotacji. 13
14 7. Umowy o zleceniu zadania znaczenie i dopuszczalne zmiany Po dokonaniu wyboru ofert, z organizacją zawierana jest umowa w formie pisemnej. W przypadku powierzenia zadania umowa może być zawarta na czas realizacji zadania lub na czas określony. Umowa reguluje zlecanie zadań, które mają nastąpić, nie dopuszcza realizacji działań, które już miały miejsce, jak również sfinansowania wydatków z tym związanych, zapłaconych ze środków własnych. Wzór umowy określa załącznik nr 2 do rozporządzenia MP i PS. Nie zawiera on jednak wszystkich elementów, które są istotne i charakterystyczne dla umów. Brak jest informacji o terminie i sposobie rozliczenia udzielonej dotacji, dlatego taka informacja powinna się znaleźć w umowie. Organ administracji publicznej kontroluje i ocenia realizację zadania. Dotyczy to w szczególności stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych, prowadzenia wymaganej dokumentacji, zgodnej z przepisami prawa i postanowieniami umowy. Zarówno organizacji pozarządowej, jak i samorządowi powinno zależeć na tym, by umowa była sporządzona prawidłowo i nie rodziła negatywnych skutków. Na co należy zwracać uwagę? Na pierwszy plan wysuwa się zagadnienie dotyczące daty podpisania umowy na zlecenie zadania. Na to pytanie śląska RIO nie dała jednoznacznej odpowiedzi. Jest jednak dowód, w postaci umowy o przyznaniu dotacji, pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej a naszą federacją. Mimo że umowę podpisano 3 września 2008 r. mogliśmy zgodnie z zapisami w 2, tejże umowy pokrywać koszty związane z realizacją zadania już od 1 lipca 2008 r. Na dzień dzisiejszy nie polecamy korzystać z tego casusu. Być może w przyszłości wykładnia prawa w tej materii zmieni się. Do tej sprawy powrócimy w rozdziale dotyczącym stanowiska Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach. Być może w tej kwestii istnieje prostsze rozwiązanie. Proponujemy wykorzystywać konstrukcje wieloletnich umów dotacji dla tych stowarzyszeń, które od wielu lat wykonują swoje zadania na rzecz lokalnej społeczności, są one bowiem sprawdzone i stabilnie organizacyjnie. Jeśli organizacje wykonują zadania o charakterze pracy całorocznej, ciągłej od wielu lat, to co stoi na przeszkodzie, aby ogłosić w wybranych priorytetach konkurs na zadanie wieloletnie? Analogią takich rozwiązań są funkcjonujące w budżetach gmin tzw. wieloletnie programy inwestycyjne, czyli zapisane w budżecie gminy zadania inwestycyjne, które są realizowane przez gminę dwa, trzy lub więcej lat. Można zarzucić temu pomysłowi brak profesjonalizmu, bo przecież, ani autorzy publikacji ani tym bardziej przedstawiciele organizacji pozarządowych nie są finansistami samorządowymi. Takie rozwiązania stosuje samorząd miasta na prawach powiatu Poznań. Jeśli tam można, to i na Śląsku także może się udać. Drzwi są już otwarte, nie ma potrzeby ich wyważać. Kolejnym elementem, który jest często umieszczany w umowach na wykonania zadania publicznego jest w wpis o tzw. udziale procentowym wkładu własnego. Wpisanie na sztywno takiego zapisu w umowie może spowodować komplikacje podczas realizacji zadania. Jeśli zapis wkładu 14
15 własnego dotyczy wyłącznie środków finansowych, to może zdarzyć się sytuacja (sygnalizowali ten fakt uczestnicy spotkań w trakcie projektu), w której nawet wieloletni darczyńcy, przekazujący pieniądze na działalność stowarzyszenia, ze względów np. zmiany obowiązującego prawa podatkowego, bez wcześniejszego uprzedzenia, przekażą organizacji darowiznę rzeczowa a nie finansową. Na warunki wykonania projektu ten fakt nie ma wpływu, ale na warunki wywiązania się ze swoich zobowiązań zawartych w umowie na dotację, ma to ogromne znaczenie. Organizacja pozarządowa, podpisując umowę cywilno-prawną bierze na siebie obowiązki wynikające z zapisów tejże umowy. Jak ocenią ten fakt kontrolerzy organów nadzoru, jeśli zdeklarowany procent wkładu własnego finansowego w umowie nie został wykonany przez organizację pozarządową? Czy zadanie jest wykonane, czy też nie? Kolejnym newralgicznym momentem dla organizacji pozarządowych jest rozbicie dotacji na transze. Nie będę opisywał tematu dotyczącego problemu oszacowania wysokości transzy w zależności od zaangażowania środków finansowych w trakcie realizacji zadania (harmonogram). Wielu fachowców ma problemy z przybliżonym oszacowaniem takich kwot. Ten problem nie wydaje się być najważniejszy. Przekazywanie kolejnej transzy niejednokrotnie przedłuża się w czasie o miesiąc lub więcej. To częsty zarzut, jakie czynią organizacje. Owszem poprzedzająca transza musi być rozliczona w części dotacji, ale przedłużający się okres rozliczenia transzy (błędne rozliczenia, źle opisane faktury lub ich brak, urlopy pracowników samorządowych itp.), powoduje sztuczny podział wykonania zadania. Bo czy można inaczej powiedzieć o sytuacji, w której przez długi okres brakuje środków fiansowych na wykonanie zadania, którego wcześniej nikt nie przewidywał. Proponujemy, aby potraktować sprawozdanie częściowe, jako formę monitoringu wykonania zadania, a nie jako wiążące rozliczenie części zadania, do którego nie będzie później można powrócić. Przecież wiążącym dokumentem jest sprawozdanie końcowe wykonania zadania. Dokument ten pokazuje całe zadanie, sposób jego realizacji i najważniejsze końcowy rezultat, który był zakładany w ofercie, a który samorząd przyjął do realizacji w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. Argumentem na takie traktowanie sprawozdania częściowego zadania jest możliwość zalecanego zapisu w umowie, a dotyczącego możliwości kwotowego lub procentowego przesuwania pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków bez konieczności zmiany umowy. Taki zapis ułatwia życie obu stronom. Czasami pozwolą na wyrównanie kwot w poszczególnych grupach wydatków pod koniec wykonania zadania lub przenieść część dotacji na te wydatki, które zostały niedoszacowane w momencie spisywania umowy na zadanie publiczne. Tu dochodzimy do kosztorysu do umowy. Kosztorys, jako załącznik nr 2 do umowy (wynikający ze wzoru umowy na zlecenie zadania - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z grudnia 2005 r.) nie ma określonego wzoru. Tu strony mogą samodzielnie opisać sposób wykonania zadania. Najczęściej samorządy proszą organizacje pozarządowe o zweryfikowanie kosztorysu do wysokości udzielanej dotacji, przyjmując wzór z oferty na zadanie publiczne. Mamy inną propozycję. Nie komplikujmy sobie życia. Jeśli wzór kosztorysu, jako załącznika do umowy nie jest narzucony, to proponujemy wykorzystać wzór z tabeli ze sprawozdania z wykonania zadania. Różnica pomiędzy obiema tabelami jest zasadnicza. Tabela ze sprawozdania końcowego nie posiada tzw. kolumn kalkulacyjnych. Po podjęciu decyzji przez organ j.s.t. o wysokości dotacji, łatwiej nam jest pogrupować budżet w kategoriach wydatków, niż ponownie kalkulować kwoty 15
16 poszczególnych kategorii wydatków pomniejszonych w stosunku do złożonej oferty na wykonanie zadania publicznego. Kalkulowanie staje się sztuczne, bo zaczynamy liczyć od sumy, czyli od tyłu. A czy trafimy z taką samą ceną jednostkową w fakturach lub rachunkach, jak przyjęliśmy w kosztorysie do umowy? Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że to się udaje bardzo rzadko, szczególnie w projektach całorocznych. Poniżej przedstawiam wzór wypracowany przez zespół autorów niniejszej publikacji. Prawo w żaden sposób nie zostanie złamane a życie pokaże, że takie podejście do tego dokumentu ulży naszym wzajemnym relacjom w procesie realizacji dotacji. 16
17 8. Sprawozdanie końcowe Szczegółowe warunki sprawozdania z realizacji zadania publicznego są określane w umowie o realizację tego zadania. Dlatego w momencie podpisywania umowy należy mieć całkowitą świadomość tego, jak będzie wyglądało sprawozdanie. Co więcej, świadomość tę należy mieć szczególnie w momencie przygotowywania wniosku o dotację. Sprawozdanie z realizacji zadania dzieli się na dwie podstawowe części. Pierwsza z nich dotyczy sprawozdania merytorycznego, druga sprawozdania finansowego. Obydwie części sprawozdania muszą być ze sobą spójne. Z kolei całość sprawozdania powinna być w zgodna z informacjami zapisanymi najpierw w ofercie, a później w umowie i w skorygowanym kosztorysie oraz harmonogramie. Umowa zawarta z organizacją określa terminy składania sprawozdań. W przypadku sprawozdania końcowego jest to termin 30 dni, po zakończeniu realizacji zadania. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie merytoryczne musi zawierać opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców. Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. Sprawozdanie musi zawierać liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania. Należy w nim użyć tych samych miar, które były wykorzystane w ofercie realizacji zadania. Pozwala to łatwiej ocenić, czy zadanie zostało zrealizowane zgodnie z ofertą. W opisie realizacji zadania należy odnieść się do wszystkich zaplanowanych wcześniej działań, opisać zakres, w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnić ewentualne odstępstwa w ich realizacji (zarówno w kwestii zakresu, jak i harmonogramu realizacji). W sprawozdaniu musi również znaleźć się informacja czy cele i rezultaty, które założyliśmy w ofercie, zostały osiągnięte w określonym wymiarze. Ponadto, gdy nie zostały one osiągnięte lub zostały osiągnięte, ale w mniejszym niż zakładany wcześniej wymiar, należy wyjaśnić powody tej sytuacji. W praktyce dopuszczalne są sytuacje, kiedy organizacja, realizując zadanie nie osiągnie w pełni wszystkich zakładanych celów i rezultatów. Również dopuszczalne są odstępstwa od planowanego zakresu działań i zakładanego harmonogramu. Ustawodawstwo uwzględnia specyfikę funkcjonowania organizacji pozarządowych i realizowania przez nie zadań publicznych. O ile w trakcie realizacji zadania pojawiają się trudne do przewidzenia sytuacje, to dopuszcza się możliwość korekt w zakresie merytorycznym, które co szczególnie ważne nie wymagają zmiany umów i ich załączników. Wymagane są jedynie wyjaśnienia na etapie sprawozdania, poparte przekonywującą argumentacją. Sprawozdanie finansowe z realizacji zadania publicznego. Część finansowa sprawozdania z realizacji zadania publicznego jest już bardziej wymagająca i podlega ostrzejszym kryteriom. Tutaj również są możliwe odstępstwa, ale jedynie takie, które zostały opisane w podpisanej wcześniej umowie. Dlatego bardzo duży nacisk kładziemy na zawarcie w umowie określonych zapisów, które mogą ułatwić życie obydwu stronom i pozostają w zgodzie z obowiązującym prawem. Mamy tu na myśli głównie dopuszczenie możliwości dokonywania przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu w ustalonych proporcjach, bez obowiązku zmiany umowy czy podpisywania aneksu. Warto w umowie zawrzeć także szczegółowe zapisy mówiące o tym, w jaki sposób powinny być opisane załączane do sprawozdania kopie faktur i rachunków. 17
18 Załączniki do sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe składane przez organizację, zawiera wyłącznie spis wszystkich faktur i rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Wydatki te muszą dokładnie pokrywać się z wydatkami określonymi w kosztorysie załączonym do umowy, chyba że została dopuszczona możliwość dokonywania przesunięć. Spis ten powinien zawierać numery faktur i rachunków, daty ich wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części zostały pokryte z dotacji oraz rodzaj towaru lub usługi. Proponujemy w tym miejscu zrezygnować z wymogu załączania kopii faktur i rachunków do sprawozdania. Takie rozwiązanie nie zmusza organizacji do kopiowania setek dokumentów, zaś urzędnik kontrolujący realizację zadania również ma łatwiejszą pracę. Analizuje on wówczas zestawienie dokumentów potwierdzających realizację zadania, a nie setki stron dołączonych kopii. Urzędnicy sprawdzający prawidłowość wydatkowania środków zawsze mają możliwość skontrolowania oryginalnych dokumentów. Organizacja jest bowiem zobowiązana do przechowywania oryginalnych dokumentów, które powinny być opatrzone na odwrocie pieczęcią organizacji, a także powinny zawierać opis mówiący z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie towaru, usługi lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych. Kontrolujący może zażądać wglądu w te dokumenty zarówno w trakcie, jak i po zrealizowaniu zadania. Ponadto organizacje są zobowiązane załączać do sprawozdań: listy uczestników i publikacje wydane w ramach realizacji projektu. W przypadku list uczestników należy pamiętać, że jednostki samorządu terytorialnego mogą finansować z własnego budżetu tylko te zadania, które dotyczą zaspokajania potrzeb jej własnych mieszkańców. Dlatego w przypadku zadań finansowanych z budżetu samorządów, listy obecności uczestników projektu powinny zawierać informację o miejscu zamieszkania. Organizacje są obowiązane załączać także inne materiały dokumentujące działania, tj. raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji, a także koniecznie dokumentować działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych). Rozliczanie wkładu własnego finansowego. Grantodawca może zażądać od organizacji dowodów potwierdzających wykorzystanie do realizacji zadania zadeklarowanego wcześniej wkładu własnego. Wymóg ten ma zastosowanie wyłącznie na żądanie organu zlecającego wykonanie zadania. Nie jest zatem obowiązkiem organizacji składającej sprawozdanie finansowe, aby załączać dokumenty potwierdzające udział wkładu własnego w realizację zadania. Dokumenty takie muszą się znajdować w siedzibie organizacji i być odpowiednio opisane. W przypadku finansowego wkładu własnego dowodem są faktury i rachunki. Rozliczanie wkładu własnego niefinansowego (rzeczowego). Podobnie jak w przypadku finansowego wkładu własnego, tak i w przypadku niefinansowego (rzeczowego) wkładu własnego, organ zlecający wykonanie zadania może zażądać od organizacji dowodów na zapewnienie tego wkładu. Wówczas należy przedstawić dokumenty potwierdzające, np. pracę wolontariuszy (porozumienia o współpracy, określające rodzaj i ilość wykonywanej pracy oraz jej wycenę). 18
19 Zaakceptowanie sprawozdania przez jednostkę samorządu terytorialnego. W kwestii terminu i sposobu zaakceptowania sprawozdania przez j.s.t. przepisy prawne są niejednoznaczne. W odniesieniu do zadań zleconych w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie jest podany termin, w jakim od chwili złożenia sprawozdania ma zostać ono zatwierdzone. Można tu zastosować przepisy z Kodeksu Prawa Administracyjnego, a także ustawy o finansach publicznych, co spowoduje, że termin ten będzie wynosił 30 dni. Wobec braku jasnych rozwiązań w tej materii proponujemy wprowadzenie w rocznym programie współpracy zapisów mówiących o sposobie zatwierdzania sprawozdań. Sugerujemy także, aby po ostatecznym zatwierdzeniu sprawozdania, wysyłać do organizacji pisemną informację o tym fakcie. 19
20 9. Protokół niezgodności, czyli pytania skierowane do Śląskiego RIO 1. Ogłaszanie konkursów na zadania publiczne. Największym problemem dla organizacji pozarządowych realizujących zadania publiczne o charakterze całorocznym (np.: w obszarze pomocy społecznej lub kulturze fizycznej) jest ogłaszanie konkursów na realizację zadań publicznych dopiero po uchwaleniu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (j.s.t.) na dany rok. Często się zdarza, że budżet jest uchwalany w grudniu, a czasami nawet w styczniu lub w lutym. W konsekwencji, a także w związku z zapisami w ustawie o pożytku publicznym i o wolontariacie, konkursy są rozstrzygane w marcu, a nawet w kwietniu danego roku. Ta sytuacja dotyczyła większości gmin, które brały udział w projekcie, ale problem zdaje się dotyczyć przeważającej części j.s.t. w Subregionie Zachodnim Województwa Śląskiego. W opinii organizacji pozarządowych taki stan rzeczy powoduje kompletne rozbicie efektywności i możliwości prawidłowej realizacji zlecanych zadań publicznych. Dodatkowo, późne zlecanie zadań powoduje kolejne konsekwencje. Otóż organizacje pozarządowe, finansując, przez pierwsze miesiące roku, zadania z własnych środków, nie mogą wykazać tych wydatków w swoich sprawozdaniach (częściowych lub końcowym) z powodu wydatkowania tych środków przed podpisaniem umowy dotacji. Idąc dalej tym tokiem, organizacje pozarządowe mają problem z wykazaniem odpowiedniego poziomu wkładu własnego w realizowanych projektach dotacyjnych, co często stawia je w niekorzystnym świetle, jako organizacje nieporadne lub wręcz oszukańcze. Jednocześnie są gminy, które procedurę konkursową, włącznie z rozstrzygnięciem, przeprowadzają w roku poprzedzającym zlecenie zadania publicznego. W tych gminach podpisywane są umowy dotacji na wykonanie zadania publicznego już na początku roku kalendarzowego. Pytanie: Czy opóźnianie przez j.s.t. zlecania zadań publicznych na zadania całoroczne można potraktować jako pewnego rodzaju niegospodarność? W ogłoszeniach konkursowych stawiane są przecież wymagania przed organizacjami pozarządowymi: zagwarantowania efektywności, jakości, terminowości i oszczędności środków publicznych przy wykonaniu zadania, a jednocześnie całoroczne zadania publiczne są wspierane dopiero od II kwartału roku kalendarzowego. 2. Data podpisania umowy o udzielenie dotacji. Podstawą zlecenia zadania jest umowa przewidziana w art. 16 ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie. Powszechna jest interpretacja stosowana przez j.s.t., że nie można zlecić działań, jakie dokonały się przed zawarciem umowy, ani zagwarantować sfinansowania wydatków, które organizacja pozarządowa zapłaci ze środków własnych zanim zawarła umowę. Właśnie w tej sprawie pracownicy j.s.t. najczęściej powołują się na wytyczne inspektorów RIO. Z drugiej strony treści prawne zawarte we wzorze umowy dotacji mają charakter mieszany i są wyrazem przenikania się prawa administracyjnego, prawa finansowego oraz prawa cywilnego. Gdyby zastosować wyłącznie zapisy ustawy o finansach publicznych, to wyżej zacytowane stwierdzenie dotyczące daty podpisania umowy dotacji i dalszych związanych konsekwencji z tym związanych, jest jasne i niepodlegające dalszej dyskusji. Jednak prawo cywilne, o które opiera się także umowa dotacji przewiduje taką możliwość, o ile obie strony zgodzą się na zaliczenie pewnych czynności lub działań, w tym wkładów finansowych, które 20

References: art. 3
 art. 4
 art. 13
 art. 13
 art. 12
 art. 13
 art. 16