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APRUEBA NUEVO ESTATUTO INTERNO PARA LA DIRECCIÔN DE COMPRAS V CONTRATACION PUBLICA. SANTIAGO, 25 ABR PDF
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Rosa Rosario Carrizo Alvarado
1 i:: CeccOn ChileCompra APRUEBA NUEVO ESTATUTO INTERNO PARA LA DIRECCIÔN DE COMPRAS V CONTRATACION PUBLICA. SANTIAGO, 25 ABR VISTOS: Lo dispuesto en a Ley Niimero , de 2003, Ley de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en el ArtIculo 41, del DFL N 1, de 2001, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de Ia Ley , Orgánica Constitucional de Bases Generales de Ia Administración del Estado; el DFL N 40, de 2004, del Ministerio de Hacienda; Ia Resolución N 1600, de 2008, de Ia ContralorIa General de Ia Repáblica, que establece normas sobre exención del trémite de toma de razón, y el Decreto N 1.313, de 2012, del Ministerlo de Hacienda, que designa el cargo de Director de Ia Dirección de Compras y Contratación Pblica. CONSIDERANDO: Que corresponde al Director de Ia Dirección de Compras y Contratación Pblica Ia dirección superior, Ia organización y Ia administración del Servicio. Que por resolución exenta N 211B, de 2011, se aprobó el Estatuto Interno refundido de esta Dirección, que determinaba las funciones de cada una de las Divisiones, Departamentos y sus Unidades respectivas, junto con Ia delegación de funciones que alli se establecian. Que es necesario efectuar ajustes al señalado Estatuto Interno para responder adecuadamente a los nuevos requerimientos institucionales y a los compromisos y desaflos asumidos par el Servicio de Ia manera más eficiente y eficaz posible, optimizando los recursos disponibles. Lo anterior, vengo en dictar lo siguiente: 1
2 Chi1eConwra ruy cjt Lr\. Direcdón RESU ELVO EXENTA N / B 1. Déjese sin efecto Ia resolución exenta N 211, de 2011, de esta Dirección, que fija texto refundido del Estatuto Interno DCCP. 2. Apruébese el Estatuto Interno de Ia Dirección de Compras y Contratación Páblica, disponible en Ia intranet institucional, en el Sistema de Gestión de ChileCompra, documento denominado "D-DIR-003 Estatuto Interno', Ia cual deber estar permanente disponible en su version actualizada. 3. PublIquese el texto refundido del Estatuto en el banner de gobierno transparente que mantiene esta Dirección en cuyo texto deberé estar permanente disponible en su version actualizada. 4. NotifIquese el presente acto a todos los funcionarios de esta Dirección. Anótese, Reg Istrese y ComunIq uese, ROBERTO P1 ;. ctor sm/ k lf(;tot r 2
3 ESTATUTO INTERNO DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACIÔN PUBLICA i:. I i: T:Ul)
4 INDICE ANTECEDENTESGENERALES.2 2 ORGANIZACION FUNCIONAL DE LA DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PLIBLICA UNIDADAUDITOR1AINTERNA AREA GESTION ESTRATEGICA AREA ESTUDIOS E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS AREA COMUNICACIONES Y MARKETING AREA RELACIONES INTERNACIONALES Y ESTRATEGICAS DIVISION JURIDICA DIVISION TECNOLOGIA Y NEGOCIOS DIVISION CONVENIOS MARCO DIVISION DE SERVICIO AL CLIENTE AREAPERSONASYCULTURA AREA ADMINISTRACION Y FINANZAS AREA DESARROLLO Y SATISFACCION DE COMPRADORES AREADESARROLLODEMERCADO AREA DE DESARROLLO Y SATISFACCION DE PROVEEDORES DELEGACION DE FUNCIONES ADMINISTRACION DE PERSONAL COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS Compras y Contrataciones a través de Trato Directo, Convenio Marco, Licitaciones y Convenios de Suministro Servicios Gene rales y Básicos PAGODEBIENESYSERVICIOS Resoluciones de Pago Pagos ADMINISTRACION DE CONTRATOS CONTRATOS ESTRATEGICOS CUENTAS CORRIENTES LICITACIONES PCJBLICAS BAJO LA MODALIDAD DE CONVENIO MARCO RESPUESTAAOFICIOS SUSCRIPCION DE CONVENIOS DEL SERVICIO DE BIENESTAR PRO CEDIMIENTOS... 17
5 1 ANTECEDENTES GENERALES La Dirección de Compras y Contratación Püblica (o Dirección ChileCompra) es a institución que administra el Sistema de Compras Póblicas de Chile, ChileCompra, a través del cual los organismos del Estado realizan de manera autónoma sus compras y contrataciones y las empresas pueden ofrecer sus productos y servicios. La operación del Sistema de Compras Piblicas de Chile, ChileCompra, se basa en los principios de transparencia y eficiencia y opera con un sólido marco regulatorio nico, basado en Ia gratuidad, Ia universalidad, Ia accesibilidad y a no discriminación. Es un Servicio Páblico descentralizado, dependiente del Ministerio de Hacienda, y sometido a a supervigilancia del Presidente de Ia Repüblica. Se creó con Ia Ley de Compras Piblicas N y comenzó a operar formalmente el 29 de agosto de ORGANIZACIÔN FUNCIONAL DE LA DIRECCIóN DE COMPRAS V CONTRATACION PUBLICA Para el cumplimiento de su misión y objetivos estratégicos Ia Dirección ChileCompra se organiza funcionalmente en Divisiones, Areas y Unidades, as cuales dependen directamente de Ia Dirección y les corresponde asegurar Ia coritinuidad operacional de los procesos de su émbito, el cumplimiento de los objetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucional comprometidas y los compromisos con Ia Poiltica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra y las funciones especificas que se señalan a continuación: 2.1 UNIDAD AUDITORIA INTERNA Esta Unidad es Ia encargada de otorgar apoyo y asesorla al Director de a Dirección de Compras y Contratación Páblica, a objeto de evaluar y contribuir a Ia mejora de Ia eficacia de los procesos de Ia institución y Ia gestión de riesgos y control de los mismos, mediante una estrategia preventiva, proponiendo politicas, planes, programas y medidas de control para el fortalecimiento de Ia gestión institucional, Ia promoción de Ia probidad y transparencia, Ia prevención de Ia corrupción y el salvaguardo de los recursos que les han sido asignados. Para el cumplimiento de lo anterior, las funciones de AuditorIa Interna son las siguientes: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando ademés las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas. b) Asesorar y proponer a Ia Dirección politicas y acciones de aseguramiento orientados a Ia prevención y administración de riesgos asociados a Ia gestión de Ia institución. c) Apoyar al Representante de Ia Dirección para Ia Calidad, en Ia correcta operación del Sistema de Gestión Institucional, velando por el cumplimiento de sus politicas y procedimientos. d) Evacuar informes en materia de su competencia a petición del Director e informar de sus resultados tanto al Director como al Auditor General de Gobierno. e) Planificar las Auditorias, objetivos y otras revisiones, utilizando Ia metodologia de gestión en base a riesgos u otra metodologia aprobada por el Consejo, que permita Ia identificación, prevención y evaluación de los riesgos relevantes de a Dirección.
6 f) Efectuar tareas de seguimiento dentro de su ámbito adecuándose a las directrices que imparta el Director y el Consejo de AuditorIa Interna General de Gobierno. g) Promover Ia coherencia de las politicas y actividades de a Unidad de Auditorla Interna, respecto de aquellas emanadas de Ia autoridad Presidencial, del Ministro de Hacienda y de las orientaciones entregadas por el Consejo de Auditorla Interna General de Gobierno. h) Coordinar politicas, planes, y programas de auditorla interna al interior de a Dirección de Compras y Contratación Pblica con un enfoque en base a riesgos. i) Otros que le sean asignados por a Dirección. 2.2 AREA GESTION ESTRATEGICA El Area de Gestión Estratégica tiene por objetivo velar por Ia implementación y cumplimiento de Ia estrategia institucional, asegurando el alineamiento y coordinación entre el trabajo realizado por las areas de Ia Institución con los objetivos estratégicos planteados por Ia Dirección ChileCompra. Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ambito, considerando además as actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el analisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n i d as. b) Asesorar y apoyar a las areas en el proceso de adopción estratégica, propiciando Ia coordinación inter area para el cumplimiento de los objetivos institucionales y el desarrollo de los programas. c) Apoyar el proceso de planificación estratégica y el proceso de control de gestión del ciclo de proqramación anual de Ia Dirección ChileCompra. d) Monitorear el cumplimiento de los objetivos estratégicos, los lineamientos gubernamentales, las metas de eficiencia institucional comprometidas y los compromisos con Ia PolItica de Ia Calidad de Ia Dirección ChileCompra, ademas de proponer acciones correctivas en caso de desviación. e) Coordinar Ia ejecución del Plan Estratégico de a organización, analizar y evaluar el avance de Ia implementación de Ia Estrategia y preparar información de gestión respecto a ella. f) Realizar el seguimiento del control de avance de los programas y proyectos de Ia institución, como también de riesgos asociados a éstos. g) Apoyar a Ia institución en a optimización de procesos y en Ia identificación de mejoras a los mismos, de manera de mejorar continuamente el desempeño de Ia organización. h) Implementar y mantener el sistema de gestión institucional sustentado en el modelo de mejora continua y de gestión de excelencia, a través de Ia operación del Sistema de Gestión de Ia Calidad integrado con el Sistema de Gestión de Seguridad de Ia Información. i) Otros que le sean asignados por Ia Dirección. 2.3 AREA ESTUDIOS E INTELIGENCIA DE NEGOCIOS El Area de Estudios e Inteligencia de Negocios, tiene por objetivo asesorar mediante Ia realización de estudios y análisis de información a Ia Dirección y a las areas del negocio, en las definiciones fundamentales que orienten sus labores especificas, con el fin de contribuir a que éstas puedan cumplir con los objetivos propuestos, y asi Ia Dirección ChileCompra alcance las metas que se ha planteado
7 Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando ademés las actividades de administración eficiente de los recursos, gestion de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el anãlisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n ida s. b) Asesorar a las areas de negocios de Ia institución, de forma de asegurar Ia utilidad y pertinencia de Ia información solicitada/utilizada. c) Proporcionar información estratégica para Ia toma de decisiones de los clientes internos y fomentar el uso de dicha información, a través de investigación y analisis alineados con los objetivos de Ia institución y de las areas del negocio. d) Investigar el comportamiento de los clientes/actores en el sistema de compras püblicas, orientándose a identificar los drivers de dicho comportamiento (especificamente en: satisfacción, probidad, acceso y eficiencia). e) Fomentar Ia investigación del mercado de las compras piblicas en universidades y centros de estudios. f) Disear y definir las fuentes oficiales de información de Ia Institución, implementando instrumentos de extracción de información del mercado páblico (encuestas periódicas y un datawarehouse), particularmente para medir y controlar el comportamiento, de instituciones que realizan sus compras a través del mercado ptiblico, en materias de transparencia y calidad. g) Mantener el diseño del Datawarehouse institucional y generar Ia información oficial respecto del mercado páblico y sus actores. h) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección. 2.4 AREA COMUNICACIONES Y MARKETING El Area de Comunicaciones y Marketing es Ia encargada de asesorar y apoyar a Ia Dirección en las comunicaciones estratégicas para su posicionamiento entre Ilderes de opinion y stakeholders. Asimismo asesorar en el diseño e implementación de a estrategia de las comunicaciones internas en Ia Dirección ChileCompra. Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su émbito, considerando ademés las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el anélisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas, b) Crear, desarrollar, instalar y mantener a imagen corporativa de Ia Dirección ChileCompra, sus plataformas y servicios. c) Difundir y gestionar el posicionamiento de Ia marca ChileCompra y sus submarcas, entre sus distintos segmentos de clientes y stakeholders, a través de sus canales de comunicación disponibles y Ia realización de estudios yb mediciones correspondientes. d) Comunicar los objetivos estratégicos de Ia Dirección ChileCompra a sus clientes, ciudadania, Ilderes de opinion, medios de comunicación y todos sus stakeholders. e) Generar, editar y/o supervisar todas las comunicaciones efectuadas por Ia institución que se difundan a través de los canales de comunicación disponibles. f) Apoyar las comunicaciones internas en Ia Dirección ChileCompra, fortaleciendo Ia transparencia y el alineamiento estratégico. g) Otros que le sean asignados por Ia Dirección. 4
8 i AREA RELACIONES INTERNACIONALES V ESTRATEGICAS EL Area de Reaciones Inernacionates y Estratégcas es a encargada de desarroflar, amphar y fortaiecer e ro de a Dirección ChUeCompra en e ámbito de sus r&aciones estratégicas, buscando y desarroliando as mejores ahanzas y grupos de trabajo que resuften de importancia estratécjica para a institución, tanto con organismos yb instituciones nacionales e internacionaics, péhhcos o privados, en temas de contratación pábiica y otros que Ic sean de interés, apuntando principaimente al intercamblo de as mejores prácticas en compras pébucas, asi como en materias compiementarias yb aflnes a a misma (transparencia sustentabuidad, responsabhdad social, Ubre competencia, etc), buscando posicionar a Ia Dirección ChiieCornpra como un actor reievante y estratégico, a través del desarroilo de nuevas redes de contacto o bien fortaleciendo as ya existentes, asi corno coordinando a nivei institucionai as acciones reiacionadas a a materia, Para ci cumphrniento de io anterior, esta area tiene as siguientes funciones: a) Estahiecer, impiementar, operar y mejorar continuarnente os procesos de su arnhito, considerando ademés as actividades de adrninistración eficiente de los recursos, gestión de os cont:ratos asignados a su cargo, ci control de gestión respectivo, asi como ci anélisis y estión de os riesqos potenciales para ci adecuado cumphmento de metas e iniciativas dee n d as h) Disedar e impiernentar a estrategia de relaciones internacionaies y generación de ahanzas y/o redes péblico/privado para ci posicionarniento de a Dirección ChileCompra. c) Disehar, desarrohar y coordinar alianzas pbhco/privadas, tanto con personas, organismos o instituciones chilenas o extranjeras, que fornenten a presencia y participación de ChiieCornpra en ehas corno actor relevante, ci) Mantener una participación activa en las redes en las cuales la Dirección ChileCompra forma pa rte, e) identificar las mejores précticas relacionadas con cornpras pciblicas, en SUS diferentes érnbitos, y proponer a a Direcciôn, en casos necesarios, a adopción de las mismas. f) Reaiizar cooperación horizontal e intercambio experiencias y conocimientos con los paises y organismos que asi io requieran, g) Actuar corno enlace y coordinador de materias relacionadas con a temética de sustentabiiidad a nivel institucionai, tanto con organismos yb instituciones nacionales e internacionaies, pébiicos o privados. h) Otras que Ic scan asignadas por ia Dirección, 26 DIVISION JURIDICA La Division JurIdica tiene coma mision veiar porque ci Sistema de Compras y Contrataciones POhiicas cumpia con ci marco reguiatorio vigente, asi como apoyar ci desarrollo de los procesos de a institucion, asegurando que se ajusten a Ia normativa teniendo las siguientes funciones principales: a) Estahiecer, impiementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su Ombito, considerando ademos as actividades de administracion eliciente de los recursos, gestión de los contratos asiqnados a su cargo, ci control de gestion respectivo, asi como ci anolisis y qestion de los riesgos potenciaies para ci adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n ida s. h) Proponer los ajustes al marco regulatorio que permitan hacer evolucionar ci Sisterna de Compras POblicas, c) Asesorar juridicarnente a las Divisiones y Areas especiahzadas de a DirecciOn
9 d) Operar a Ley do Transparencia a a cual so encuentra afecta a Dirección CheCornpra e) Asumir a representación juridica de a Dirocción ante tribunales o cualquier otra instancia jurisdiccional o administrativa, segith sea necesario. 1) Tramitar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento do Ia Dirección, q) Elahorar yb visor, seg(in sea ci caso, directivas y oficios circulares con ci fin do quo los organismos pi)hlicos apliquen do Ia forma rns adecuada, a normativa do compras p)biicas. b) Responder las consuftas de orden juridico quo efecti'ien as entidades pibiicas. ) Control y revision juridica do os procedimientos do contratacion de a DirecciOn ChileCompra, asegurar ci ajuste a Ia normativa vigento do os procesos do contratacion quo so realicen en a DirecciOn por parte do cuaiquier DivisiOn o Departarnento. j) Elahorar, revisor y visor las bases do as propuestas poblicas, privadas o los torminos de referenda en ci caso de tratos directos. k) Elaborar as resoluciones que correspondan en los mencionados procesos de contratacion, ya sean act-os administrativos de aprobacion o modificacion de bases, do adjudicacion, de declaracion do desierta do a propuesta, do inadmisihilidad, etc. I) VisaclOn legal de procesos do licitacion, revisar actas, resoluciones y evaluaclon efectuada, m) Elaborar contratos y verilicar cumplimiento de roquisitos legales solidtados en cada caso. (antocodentes legales, inscripcion do ChileProveodores, etc.). n) Revisor procedencia legal de aplicacion do multas, torminos anticipados do contrato, cobro de boletas de garantlas. 0) Revisar factihilidad de donuncia ante organismos compotentes de los reclamos de usuarios, quo sean enviados por a DivisiOn de Client-es, p) VisaciOn de resoluciones do pago de conformidad a los procodimientos definidos. ci) Capacitor sobre normativa do contratacion poblica a os usuarios do as entidades poblicas en coordinacion con Area do Compradores. r) Resolver por ordon del Director todas aqueflas solicitudes de informacion quo con ocasion do Ia aplicacion do Ia Icy N se reciban en esta DirocciOn, s) Coordinar ant-c el rosto de las unidades Ia actualizacion de los contenidos del Banner de Transparencia Activa. t) Ct-ms que Ic sean asignados por a DirecciOn. 2.7 DIVISION TECNOLOGIA V NEGOCIOS La DivisiOn do TecnologIa y Negocio tiene como mision velar por a continuidad, integridad y disponibilidad de las plataformas tocnoiogicas, quo administra Ia DirecciOn ChiloCompra. Asirnismo deho liderar Ia implementacion tocnologica del diseho y desarrollo do proyectos yb prograrnas orientados a soportar Ia ostrategia de negocios de Ia institucion. Para el curnphmiento do lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, irnplernentar, operar y rnejorar continuarnento los procesos de su Ombito, considorando adernos las actividados do administracion oficiente de os recursos, gestion de los contratos asignados a su cargo, el control do gestion respectivo, asi corno ci andlisis y gestion de los riesgos potenciales para el adecuado cumplirniento de metas e iniciativas d of in ida s. b) Apoyar a Ia DirecciOn ChileCompra on el diseho, implernontacion, mantoncion y mejora de ap!icaciones y sisternas. c) Administrar y mantener Ia infraestructura tecnologica, informotica y soporte interno de Ia DirecciOn do Compras y ContrataciOn POblica, asegurando Ia disponibilidad y correcto funcionarniento do los sistemas y Plataformas mt-cmos do Ia DirecciOn do Compras y ContrataciOn POblica (SharePoint, CRM, Joomla, PYR u otros).
10 d) Apoyo en el desarrollo y /0 implementación de proyectos que tengan como foco principal el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, asegurando su cumplimiento de acuerdo a esténdares de calidad en los desarrollos de software y su disposición en producción. e) Velar por a integridad, disponibilidad y confidencialidad de a información en los distintos sistemas informticos, a través de controles establecidos en normas internacionales referentes a seguridad de Ia información. ISO/IEC 27001:2005 f) Administración eficiente de los recursos tecnológicos de Ia institución, gestionando proyectos de desarrollo e integración e interconectando los distintos sistemas internos. g) Gestionar el desarrollo tecnológico y evolución de las distintas plataformas del Sistema de Compras Püblicas, considerando a administración, evaluación de proyectos tecnológicos y nuevos desarrollos, garantizando una plataforma estable y confiable. h) Generar las condiciones para a integración de Ia plataforma de compras pciblicas con sistemas de otros organismos páblicos, a través de herramientas tecnológicas asociados a los procesos de Ia cadena de abastecimiento. i) Desarrollar Ia función de administrador de Ia plataforma de licitaciones del Estado jjjççadoubhco.ci para Ia Dirección ChileCompra. j) Otros que le sean asignados por Ia Dirección. 28 DIVISION CONVENIOS MARCO La Division de Convenios Marco tiene como objetivo incrementar el uso eficiente de los recursos del Estado de Chile, a través de poilticas, estrategias y procesos de compras mediante el uso de Convenios Marco y compras requeridas por terceros, generando condiciones mâs ventajosas para los compradores y facilitando el acceso y competitividad para los proveedores. Para el cumplimiento de lo anterior, esta rea tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su âmbito, considerando adems las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el anlisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas. b) Analizar el mercado de las compras páblicas y sus posibilidades de optimización y agregación de valor, evaluando Ia viabilidad de potenciales convenios marco y/o pertinencia de los ya existentes. c) Diseñar y gestionar el modelo de negocios de cada Convenios Marco para el uso eficiente de los recursos del Estado y a satisfacción de compradores y proveedores, procurando incrementar Ia eficiencia y aplicabilidad de los mismos, considerando criterios de sustentabilidad. d) Desarrollar el proceso de Licitación de Convenio Marco, contemplando etapas tales como diseño y preparación de bases, convocatoria, evaluación y adjudicación de ofertas y puesta en producción del convenio marco en Ia tienda electrónica. e) Gestionar Ia operación de los Convenios Marco y de los servicios prestados a sus clientes compradores y proveedores durante su periodo de vigencia. f) Realizar Ia gestión de precios y condiciones més ventajosas de los productos y servicios de Ia Tienda electrónica g) Gestionar los estándares y niveles de servicio de los productos y servicios y soporte a compradores y proveedores de Convenio Marco, asegurando Ia calidad de servicio y Ia orientación al cliente. h) Desarrollar y mantener Ia Tienda Electrónica, asi como proponer e implementar soluciones de negocio para los Convenios Marco y su tienda on line. i) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección.
11 2.9 DIVISION DE SERVICIO AL CLIENTE La Division de Servicio al Cliente tiene por objetivo proporcionar asistencia y orientación oportuna y de calidad a todos nuestros clientes -compradores y proveedores-, en el uso del sistema de compras páblicas y en materias de gestión de abastecimiento, a través de servicios de alta disponibilidad y accesibilidad, que integran conocimiento y tecnologia, con elfin de satisfacer sus necesidades reales, como asi mismo fortalecer a presencia de ChileCompra en regiones, acercando los servicios a Ia comunidad. Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ámbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el analisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas. b) DiseFiar, desarrollar y ejecutar una estrategia multicanal de atención a clientes compradores y proveedores, entregando asesoria de primer nivel, una rápida y correcta solucion a sus consultas y gestionando los reclamos que éstos presenten. c) Gestionar y mediar los reclamos interpuestos por proveedores del Estado en contra de organismos compradores de manera de aclarar y solucionar sus discrepancias yb mejorar Ia tasa de cumplimiento en Ia fecha de pago comprometida por los organismos compradores d) Disei9ar e implementar un modelo de atención presencial de clientes compradores y proveedores, tanto en regiones como en Santiago, gestionando y coordinando actividades que den cuenta de a estrategia institucional y el posicionamiento de los centros ChileCompra. e) Identificar y evaluar probleméticas masivas que nos presenten nuestros clientes, a través de los distintos canales de atención, con el fin de desarrollar, al interior de Ia institución, soluciones que impacten positivamente en Ia satisfacción de nuestros clientes y hagan mas eficiente nuestro sistema de atención. f) Otros que le sean asignados por Ia Dirección o su superior jerárquico AREA PERSONAS Y CULTURA El Area de Personas y Cultura tiene por objetivo apoyar y asesorar a Ia DirecciOn y jefaturas de Ia institución, en Ia implementación de Ia estrategia y el logro de los objetivos institucionales, velando por una correcta ejecución de las orientaciones y politicas de desarrollo de personas, asequrando un equipo de trabajo caracterizado por su alto nivel de profesionalización, en una organizacion de calidad, que promueve el desarrollo integral de las personas que a componen en un clima laboral armónico, de colaboracion y compromiso. Asimismo, generar las condiciones necesarias en Ia organización, que permita a sus miembros, desarrollar sus funciones en conciliación con su vida personal, contribuyendo a su calidad de vida y bienestar, propiciando estilos de vida saludable y buenas practicas laborales en un ambiente de respeto, trato justo e igualdad de oportunidades. Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ambito, considerando ademés las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el anélisis y
12 gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n d as. b) Asegurar el cumplimiento del marco legal en materia de recursos humanos y materias relacionadas. c) Apoyar y asegurar Ia implementación de Ia nueva estrategia institucional, generando las condiciones y herramientas necesarias para a instalación de una cultura basada en Ia confianza con énfasis en Ia innovación y en el servicio al cliente. d) Diseñar, implementar y evaluar programas para Ia administración de Ia gestión del cambio minimizando sus impactos en Ia cultura y a calidad de vida de las personas. e) Asesorar a Ia Dirección, Jefes de Division y Departamento en los procesos relativos a las relaciones laborales de Ia Dirección ChileCompra. f) Administrar el Ciclo de Vida Laboral, apoyando todas sus etapas, desde que a persona ingresa a a Institución, los periodos de actualización, mejoramiento y desarrollo hasta su desvinculación. g) Generar competencias y habiudades en Ia organización coherentes con Ia nueva estrategia y conducentes a su implementación, propiciando un desarrollo integral de las personas para instalar una gestión eficiente y de excelencia con énfasis en el trabajo colaborativo en una cultura que fomente Ia innovación. h) Administrar el Servicio de Bienestar de Ia Institución y las funciones que de él se desprendan. i) Generar condiciones tendientes a conciliar trabajo y familia, generando estndares que propendan a una mejor calidad de vida de los funcionarios instalando buenas prácticas laborales en un ambiente de colaboración, interacciones entre pares y jefaturas y de los funcionarios en general, en forma armónica y de respeto, impactando positivamente en Ia motivación, compromiso y adhesion a Ia organización. j) Coordinar Ia implementación de PolIticas en materias de Higiene y Seguridad, Prevención, de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo. k) Otros que le sean asignados por Ia Dirección AREA ADMINISTRACION V FINANZAS El Area de Administración y Finanzas tiene como objetivo asesorar a Ia Dirección en materias estratégicas relativas a gestión presupuestaria y financiero contable, asi como apoyar en materia de administración general, de gestión de abastecimiento de bienes y servicios necesarios para a correcta operación de a Institución, que comprende a Ia Dirección ChileCompra, los Centros Regionales ChileCompra y el Tribunal de Contratación Püblica. Para el cumplimiento de lo anterior, esta rea tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su mbito, considerando ademés las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el anélisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n ida s. b) Administrar y gestionar el ciclo presupuestario de Ia organización: Formular, gestionar, controlar y supervisar Ia ejecución presupuestaria de Ia Institución. c) Llevar Ia contabilidad institucional y generar los reportes contables requeridos por las entidades que regulan Ia materia. d) Realizar debida y oportunamente los pagos de remuneraciones, previsionales, de impuestos, de proveedores, etc. de acuerdo a las instrucciones y normativas que regulan Ia materia, e) Coordinar, controlar y monitorear el cumplimiento de Ia Gestión de Contratos de Ia Institución, asegurando el cumplimiento de los hitos relevante sobre Ia ejecución de los mismos.
13 f) Asegurar el uso eficiente de los recursos püblicos en materia de abastecimiento de Ia Institución, dando cumplimiento a Ia normativa vigente. g) Asegurar las condiciones materiales para Ia operación de Ia Institución, procurando Ia optima y oportuna provision, asignación y utilización de los recursos materiales y de servicios básicos necesarios para el funcionamiento institucional (a nivel local y regional). h) Velar por el debido resguardo de los distintos activos, instrumentos financieros, bienes y otros que se encuentren a nombre de Ia institución o bajo su administración. Asimismo registrar, custodiar, devolver y cobrar los distintos documentos de garantla que posea Ia institución. I) Controlar, resguardar y disponibilizar Ia documentación de Ia Institución, velando por que esta se encuentre debidamente registrada y digitalizada. j) Otros que le sean asignados por Ia Dirección. 2d2 AREA DESARROLLO Y SATISFACCIÔN DE COMPRADORES El Area de Desarrollo y Satisfacción de Compradores tiene por objetivo perfeccionar y desarrollar servicios que permitan contar con compradores piiblicos que realicen procesos de abastecimiento de calidad, con elevados niveles de satisfacción con los servicios que Ia Dirección ChileCompra les pro porciona. Para el cumplimiento de lo anterior, esta area tiene las sigulentes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su ambito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el análisis y gestion de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas. b) Asesorar y apoyar a instituciones páblicas en gestión de abastecimiento, con foco en procesos de compras estratégicos o complejos, mediante un apoyo continuo durante todo el proceso. c) Mantener y perfeccionar Ia oferta de capacitación en temáticas bésicas y profundizar Ia oferta de cursos avanzados para los clientes compradores con experiencia. d) Desarrollar competencias en gestión de abastecimiento en los clientes compradores, a través de Ia acreditación y capacitación de los mismos. e) Diseño e implementación de proyectos orientados a prevenir y corregir conductas inadecuadas de los clientes compradores en los procesos de abastecimiento al interior de sus organismos. f) Generar mecanismos de escucha activa a compradores, identificando las brechas de satisfacción y oportunidades de mejora a los servicios que Ia Dirección ChileCompra provee, asi como el desarrollo de nuevos productos yb servicios que tiendan a completar el ciclo de abastecimiento. g) Otros que le sean asignados por a Dirección. 2d3 AREA DESARROLLO DE MERCADO El Area de Desarrollo de Mercado tiene por objetivo velar y fomentar el funcionamiento eficiente del sistema de compras ptiblicas, a través de Ia optimizacion de los puntos de encuentro entre compradores y proveedores, en coordinacion con las areas de Desarrollo y SatisfacciOn de Compradores y de Proveedores, para incrementar los niveles de satisfaccion de los clientes, asi como Ia probidad y transparencia del sistema. Para el cumplimiento de lo anterior, esta érea tiene las siguientes funciones: 10
14 a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su émbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas d efi n ida s. b) Desarrollar y administrar el "Observatorlo de Compras Páblicas", cuyo objetivo es Ia creación de un espacio de exploración y conocimiento del ciclo de abastecimiento, a través del monitoreo de procesos, detección temprana de buenas y malas prcticas, y a gestión activa de los mismos, a fin de aumentar los niveles de probidad, integridad y satisfacción en el sistema de compras püblicas. c) Propiciar el encuentro entre a oferta y Ia demanda detectando las brechas en Ia interacción entre clientes proveedor y comprador, fomentado canales fluidos de comunicación en un marco de probidad y transparencia y acciones correctivas respecto al "desencuentro". d) Cautelar y revisar de manera proactiva, el funcionamiento de las Plataformas, resguardando Ia coherencia en las reglas de negocio, para facilitar y promover Ia interacción fluida entre clientes compradores y proveedores. e) Generar, administrar y mantener las redes de trabajo con clientes compradores y proveedores estratégicos y stakeholders que permitan fomentar el desarrollo del mercado de as compras p a b Ii cas" f) Identificar, evaluar y desarrollar soluciones innovadoras de negocio que impacten eficazmente y de manera transversal el encuentro entre compradores y proveedores, incrementando Ia eficiencia y competitividad del Mercado Püblico y los niveles de satisfacción de los clientes. g) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección AREA DE DESARROLLO Y SATISFACCION DE PROVEEDORES El Area de Desarrollo y Satisfacción de Proveedores tiene por objetivo facilitar Ia participación de nuestros clientes proveedores en el sistema de las compras püblicas, potenciando el acceso y competitividad en los procesos de yenta, basado en los principios de transparencia, probidad y eficiencia, con un servicio enfocado en Ia satisfacción de los clientes. Para el cumplimiento de lo anterior, esta érea tiene las siguientes funciones: a) Establecer, implementar, operar y mejorar continuamente los procesos de su mbito, considerando además las actividades de administración eficiente de los recursos, gestión de los contratos asignados a su cargo, el control de gestión respectivo, asi como el análisis y gestión de los riesgos potenciales para el adecuado cumplimiento de metas e iniciativas definidas. b) Generar condiciones para que las empresas nacionales y extranjeras tengan acceso a Ia demanda por bienes y servicios de los diferentes organismos pablicos del Estado de Chile. c) Definir e implementar una estrategia de segmentación y fidelización de clientes proveedores que participan en los procesos de compras pciblicas, entregándoles herramientas y servicios que faciliten su crecimiento. d) Fortalecer las competencias de nuestros clientes proveedores considerando programas de formación, que permitan alcanzar un nivel adecuado en el conocimiento de las compras pablicas, logrando mejorar el proceso de yenta y abastecimiento al Estado. e) Diseñar e implementar nuevos productos/servicios que agreguen valor a los clientes proveedores del mercado pablico. f) Generar redes y convenios de colaboración en el mbito del fomento empresarial, para promover el desarrollo tecnologico en las empresas, participando activa y colaborativamente. 11
15 g) Diseñar, mantener, y administrar a operación del Registro Nacional de Proveedores ChileProveedores, diseñando a estrategia y proponiendo las iniciativas necesarias para asegurar Ia disponibilidad del Registro de Proveedores y su desarrollo comercial. h) Otras que le sean asignadas por Ia Dirección. 3 DELEGACION DE FUNCIONES 3.1 ADMINISTRACIÔN DE PERSONAL La administración de personal se encuentra delegada en: 1. El Jefe del Area Personas y Cultura, o su subrogante o suplente, segin sea el caso, para las siguientes resoluciones y actos de orden administrativo: a) Feriado legal y acumulación de feriados b) Permisos con goce de remuneraciones c) Permiso sin goce de remuneraciones d) Licencias médicas y gestionar recuperación de S.I.L. e) AsignaciOn familiar f) Asignación de antiguedad g) Horas extraordinarias h) Compensación de horas extraordinarias i) Comisiones de servicio, cometido funcional y viáticos correspondientes j) Descuentos por atrasos e inasistencias k) Beneficio de sala cuna y JardIn infantil I) Otorgamiento de certificados de personal m) Contratación de alumnos en préctica 2. La justificación horaria y los asuntos señalados en las letras a), b), c), h) solicitados por los Jefes de Area, serán consultados previamente al Director. 3.2 COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice Ia Institución, se realizará de acuerdo a lo estipulado en Ia normativa legal vigente. La tramitación interna de las compras y contrataciones se efectuaré de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos internos de Ia institución. La publicación de las resoluciones en Ia plataforma de licitaciones del Estado que adjudiquen o declaren desierta las compras y contrataciones de bienes y servicios, seré responsabilidad del Area de Administración y Finanzas; como asi también lo ser Ia publicación y envio de las respectivas órdenes de compra. Se excluye de estas responsabilidades las (icitaciones concernientes a Convenios Marco. Se exceptüa Ia emisión de resoluciones de compra, para todas aquellas compras realizadas a través de Convenio Marco, hasta un monto de 100 UTM (impuestos incluidos), de conformidad con dictamen N , de 2009, de Ia Contralorla General de Ia Repáblica, de 4-IX
16 3.2.1 Compras y Contrataciones a través de Trato Directo, Convenio Marco, Licitaciones y Convenios de Suministro Servicios Generales y Básicos A. Compras y Contrataciones inferiores a 100 UTM (impuestos incluidos) El Encargado de Abastecimiento o en su defecto el Jefe del Area de AdministraciOn y Finanzas 0 quien lo subrogue resolver estas compras, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento vigente correspondiente. B. Compras y Contrataciones superiores a 100 UTM e inferiores a 200 UTM (impuestos incluidos) Resolver y ejecutará estas compras y contrataciones el Jefe de Area de Administración y Finanzas o quien lo subrogue, requiriendo previamente Ia visación de Ia Division Juridica. C. Compras y Contrataciones superiores a 200 UTM (impuestos incluidos) El Director de Ia Dirección ChileCompra o quien le subrogue, de acuerdo a Decreto del Ministerio de Hacienda que disponga a correspondiente subrogación. 3.3 PAGO DE BIENES Y SERVICIOS Resoluciones de Pago En materia de actos administrativos (resoluciones) de pagos de bienes y servicios, deléguese en el Jefe primer subrogante del Director o quien lo suceda segon Ia normativa vigente, de acuerdo con los procedimientos vigentes respectivos. Con el objeto de poder materializar un pago a un tercero se requerirá siempre, salvo aquellos que correspondan a compras que se realicen por Caja Chica, Convenio Marco y Convenio de Suministro de Servicios Generales (hasta un monto de 100 UTM, impuestos incluidos), que Ia resolución de adjudicación de Ia compra yb autorización del contrato contemple Ia autorización del pago de los productos y servicios contratados, previa presentación de informe de recepción conforme. Los pagos regulares de servicios bsicos y de operación interna (electricidad, agua, telefonia fija y celular, conexión a internet, gastos comunes, correo); servicios generales (servicios de aseo, servicios de vigilancia); arriendo (oficinas y estacionamientos); otros gastos en bienes y servicios de consumo (contribuciones, pagos de retiro de basura), serán autorizados por el Jefe de Administración y Finanzas o quien lo subrogue en a función, previo Informe de Recepción Conforme sin requerir resolución de pago Pagos En materia de pagos el acto de realizar transferencias electrónicas o en su defecto Ia suscripción de cheques bancarios, de acuerdo con los procedimientos vigentes respectivos, estará radicado en el Director, en el Jefe de Division JurIdica, el Jefe Area de Personas y Cultura, en el Jele de Area de Administración y Finanzas, en el Encargado de Contabilidad y Tesoreria y en el Encargado de Abastecimiento. 13
17 Las funciones de pagos, reportes y control señaladas en este numeral son asumidas por el Jefe del Area de Administración y Finanzas y el Encargado de Contabilidad y TesorerIa, quienes concurrirán simulténeamente a dichos pagos. En caso de ausencia de alguno de ellos Ia función ser asumida por el Encargado de Abastecimiento, por el Jefe del Area de Personas y Cultura, por el Jefe del Division JurIdica o por el Director de Ia Dirección ChileCompra subsidiariamente. El proceso de pago ser establecido en detalle en el procedimiento respectivo. 3.4 ADMINISTRACION DE CONTRATOS Los administradores de contrato serán individualizados mediante Resolución del acto administrativo que apruebe,dicho contrato, en Ia cual se delegarán las siguientes funciones, sin perjuicio de ello, el Jefe de Area tiene Ia responsabilidad de velar por el debido cumplimiento de dicho contrato: a) Administrar Ia operación del contrato y ser contraparte técnica para el coordinador del contrato definido por el Proveedor, b) Monitorear el seguimiento y avance de as actividades y de los hitos de los contratos, velando por el cumplimiento de cada uno de ellos de conformidad a lo establecido en el contrato. c) Monitorear y controlar el cumplimiento de los niveles de servicio obligados a los proveedores y analizar las observaciones que al respecto éstos formulen. d) Monitorear los plazos comprometidos en el respectivo contrato, asi coma autorizar las modificaciones de plazos que sean necesarias. e) Reportar los hitos relevantes del contrato, las problemáticas de operación y gestión, avances, posibles riesgos, atrasos, incidentes, multas y cualquier otro tema relevante sobre Ia marcha y ejecución del contrato. f) Solicitar al proveedor de los servicios los antecedentes y respaldos que en cada caso estime necesarios para justificar el cumplimiento de las obligaciones que le impone el correspondiente contrato. g) Exigir todas las acciones de mitigación en caso de que el producto o serviclo presente retrasos. h) Exigir las asignaciones de tiempo comprometidas en Ia oferta técnica del proveedor de los servicios de todos los miembros de su equipo de trabajo para Ia puesta en marcha y operacion del presente contrato. i) Otorgar Ia recepcion conforme a Ia entrega a Iiberación de productos a servicios contratados. j) Llevar control de los pagos e informar su procedencia, sobre Ia base del presupuesto disponible. Asimismo, el control de garantias cuando corresponda. k) Autorizar Ia aplicación de multas cuando procedan de acuerdo ai correspondiente contrato, asi como sugerir sabre el cobro de garantias de cumplimiento de contrato y otras sanciones que correspondan segin contrato. I) Sugerir Ia renovación del contrato, en caso que corresponda. m) Sugerir a Ia Dirección ChileCompra el término anticipado del contrato derivado del incumplimiento de las obligaciones que el mismo impone al proveedor de los productos a servicios. n) Coordinar y asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el oportuno cumplimiento del cantrato. o) Generar toda Ia documentación, informes y reportes que exige el contrato, segin los formatos y condiciones preestablecidos para cada uno de ellos. Cumplir con el procedimiento de Gestión de Contratos, definido par Ia institución. p) Registrar y mantener actualizada Ia información y documentación asociada al contrato Dirección ChileCompra en repositorio destinado para ella. q) Evaluar las causales de término del contrato, segiin requerimiento del Director. 14
18 3.4.1 CONTRATOS ESTRATEGICOS La responsabilidad de gestionar los contratos estratégicos de a Dirección ChileCompra y de asegurar Ia continuidad de los servicios contratados a través de éstos, son los siguientes: a) Servicios de DataCenter - Jefe Division TecnologIa y Negocio b) Servicios de Mesa de Ayuda - Jefe DivisiOn Servicio al Cliente C) Servicios de Registro Nacional de Proveedores - Jefe Area Desarrollo y Satisfacaón de Proveedores. 35 CUENTAS CORRIENTES La Dirección dispondrá para efectos de los pagos señalados anteriormente, de las siguientes cuentas corrientes: 1. Para Ia operación de los aportes fiscales y diferentes ingresos de a Dirección ChiteCompra, y para transferencias a las distintas cuentas corrientes que posee Ia Institución en entidades bancarias privadas, se utilizar Ia Cuenta Unica Fiscal del Banco Estado N Para Ia operación de los aportes fiscales y aportes de los afitiados, asi coma los pagos de bienes y servicios, del Servicio de Bienestar de Ia Dirección ChileCompra, se utilizará Ia Cuenta Unica Fiscal Subsidiaria del Banco Estado N Los distintos pagos que realice Ia institución, sern Ilevados a cabo a través de las siguientes cuentas corrientes que se mantienen con el Banco Santander baja los siguientes criterios: : para pagos (hacia un mismo beneficiario) que sean inferiores o Iguales a 200 UTM. El saldo méximo promedlo mensual en a cuenta corriente será de UTM : para pagos (hacia un mismo beneficiarlo) que sean superiores a 200 UTM. Se incluye el pago de remuneraciones, pagos previsionales y de impuestos que superen las 200 UTM : para pagos asociados a Ia administracion de fondos provenientes de organismos püblicos, organismos internacionales a agencias de cooperación nacional e internacional que requieran una cuenta corriente exclusiva, a excepción de los pagos previsionales, de impuestos y de proveedores que su origen este dado par descuentos voluntarios en las remuneraciones del personal contratado bajo dicha administración de fondos para pagos asociados al Tribunal de Compras, a excepción de los pagos previsionales, de impuestos y de proveedores que su origen este dado par descuentos voluntarios en las remuneraciones del personal del Tribunal de Compras. 4. Sabre las cuentas corrientes señaladas en el numeral 1 y 3 podrén girar los siguientes funcionarios, quienes deberén estar debidamente registrados en los respectivos bancos a objeto de tener Ia calidad de giradores (apoderados) ante Ia entidad bancaria: Encargado de Abastecimiento de mayor anuguedad del Area de Administración y Finanzas Encargado de Contabilidad y Tesorerla del Area de AdministraciOn y Finanzas Jefe de Area de Administración y Finanzas Jefe de Area de Personas y Cultura 15
19 Jefe de Division.JurIdica o Director 5. Sobre Ia cuenta corriente señalada en el numeral 2, podrn girar los siguientes funcionarios, quienes deberán estar debidamente registrados en el banco a objeto de tener Ia calidad de giradores (apoderados) ante a entidad bancaria: Jefe de Area de Personas y Cultura Jefe de Area de Administración y Finanzas Jefe del Servicio de Bienestar Director 6. Los giradores (apoderados) de las distintas cuentas corrientes de Ia Institución tendrán Ia facultad para, que en representación de ésta, puedan solicitar el cobro, a beneficio de Ia Institución, de cualquier documento de garantia que hubiesen presentado los distintos proveedores de bienes o servicios para el fiel cumplimiento de contratos, licitaciones o cualquier otra actividad que demande Ia presentación de este tipo de documento y que como consecuencia de incumplimientos genere el cobro de estos a través de Ia respectiva resolución. 7. Los giradores (apoderados) de las distintas cuentas corrientes de Ia Institución tendrán Ia facultad para, que en representación de ésta, puedan concurrir de manera conjunta, al menos 2 de ellos, para: Comprar y vender moneda extranjera. Dar órdenes de pago en moneda extra njera. Liquidar remesas de divisas. Autorizar cargos en cuenta corriente para operaciones de comercio exterior y cambios. 8. En materia de apertura o cierre de cuentas corrientes bancarias, contratación 0 cierre de productos o servicios bancarios yb financieros (tarjetas corporativas, tarjetas de débito, entre otros) se delega en el Jefe de Area de Administración y Finanzas y en el Encargado de Contabilidad y TesorerIa, dichas facultades, debiendo concurrir los citados funcionarios en forma conjunta e informar a Ia Contralorla General de Ia RepOblica. 9. Tanto Ia apertura de las cuentas corrientes como su cierre deberân ser autorizados mediante resolución, como asi el iniclo o cese de contrato respecuvo. 3.6 LICITACIONES PUBLICAS BAJO LA MODALIDAD DE CONVENIO MARCO En materia de Licitaciones Püblicas bajo Ia modalidad de Convenio Marco, delégase en el Jefe de Division de Convenios Marco, las siguientes facultades: aplicación de sanciones a proveedores de convenio marco de conformidad con el procedimiento establecido en las respectivas bases de licitación, aprobar los términos anticipados y emitir todos los demás actos administrativos que se requieran durante Ia vigencia de los referidos contratos de convenio marco, todo ello previa visación de Ia Division JurIdica. 3.7 RESPUESTA A OFICIOS La respuesta a oficios de los clientes, compradores y proveedores, que ingresen a esta Dirección por medios fisicos, será responsabilidad de Ia DivisiOn Servicio al Cliente. Si se tratase de oficios escritos porjefes de servicio, el responsable de Ia firma en el oficio de respuesta ser el Jefe de Ia DivisiOn Servicio al Cliente, o su subrogante o suplente, segon sea el caso. De lo contrario, Ia 16
20 respuesta a dichos oficios seré evacuada con a firma de cualquiera de las jefaturas de departamento de Ia Division Servicio al Cliente o con Ia del Jefe de Ia Division. Tratndose de solicitudes que impliquen una o varias modificaciones a Ia base de datos de Mercado PibIico, se requerirá el visto bueno previo del Director del servicio. 3.8 SUSCRIPCION DE CONVENIOS DEL SERVICIO DE BIENESTAR La suscripción de convenios del Servicio de Bienestar, se encuentra delegada en ei Jefe del Servicio de Bienestar, o su subrogante o suplente, segán sea el caso, previa autorización del Consejo Administrativo del mismo. a) Convenios con otros Servicios de Bienestar u otras entidades que otorguen prestaciones de bienestar social u otras de seguridad social, tendientes a utilizar los centros recreativos o vacacionales que cualquiera de ellos posea o administre. b) Convenios de colaboración con empresas, destinados a obtener ventas al contado o a crédito de toda clase de bienes, mercaderias o servicios para satisfacer las necesidades de sus a fi Ii a dos. c) Asimismo, convenios con profesionales e instituciones del rea de a salud y otras entidades, con el propósito de mejorar el nivel de atención y servicios que entreguen a sus afiliados. 4 PROCEDIMIENTOS La descripción de los procesos y procedimientos de las distintas reas de Ia institución, asi como Ia actualización y mantención de éstos, ser responsabilidad de cada una de ellas. Dichos procesos y procedimientos se documentan y controlan en el Sistema de Gestión de Ia Dirección ChileCompra. Este sistema permite no solo Ilevar Ia documentación de los procedimientos, sino que permite Ia gestión de estos procesos bajo el enfoque de calidad. 17
ChileCompra. 4. La anterior, vengo en dictar Ia siguiente:
L)ireccori ChileCompra, Innovación Acceso. Servicto DIRECCION DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA - CHILECOMPRA SANTIAGO, 07 marzo 2011 VISTOS: La dispuesto en Ia Ley Nümero 19.886, de 2003, Ley de Bases

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