Source: http://docplayer.cz/30839510-Posta-slovenije-d-o-o-maribor-navodila-za-delo-z-web-aplikacijo-postno-okence-pri-vas.html
Timestamp: 2018-06-23 20:14:02+00:00

Document:
POŠTA SLOVENIJE d. o. o MARIBOR NAVODILA ZA DELO Z WEB APLIKACIJO POŠTNO OKENCE PRI VAS - PDF
Download "POŠTA SLOVENIJE d. o. o MARIBOR NAVODILA ZA DELO Z WEB APLIKACIJO POŠTNO OKENCE PRI VAS"
1 POŠTA SLOVENIJE d. o. o MARIBOR NAVODILA ZA DELO Z WEB APLIKACIJO POŠTNO OKENCE PRI VAS Maribor, 28. marec 2014
2 1. UVOD NAMESTITEV APLIKACIJE Zahteve za strojno in programsko opremo Kvalificirano digitalno potrdilo Dostop do aplikacije Namestitev osnovnih komponent NASTAVITEV APLIKACIJE Namestitev perifernih naprav Nalaganje naslovnikov Priprava baze naslovnikov DELO Z APLIKACIJO Prijava v aplikacijo Izbira datuma oddaje pošiljk in št. popisa oddanih pošiljk Funkcionalnosti aplikacije Prijava Oddaja pošiljk Pregled oddaj Odprti Zaprti Zaključeni Izpisi Iskanje pošiljk po naslovniku Iskanje pošiljk po številki oddajnega popisa Iskanje pošiljk po nazivu storitve Iskanje pošiljk po sprejemni številki Iskanje pošiljk s storitvijo poštnino plača naslovnik Iskanje storniranih pošiljk Iskanje pošiljk po opombi Nastavitve Namestitev perifernih naprav Stroškovna mesta Sledenje pošiljk Testiranje povezave SPREJEM POŠTNIH POŠILJK Splošno Sprejem po posameznih vrstah pošiljk Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovora, paket dobavitelja Poslovni paket isti naslovnik Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki Mednarodni poslovni paket, Mednarodna paleta Hrvaška, Paket v mednarodnem prometu Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška ZUP, ZPP in ZKP (osebno); ZPP in ZKP (posredno); Priporočeno pismo
3 5.2.7 Vrednostno pismo Standardno pismo Navadno pismo Dopisnica Tiskovina Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest Navadni paket Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih Storniranje sprejetih pošiljk
4 1. UVOD Web aplikacija Poštno okence pri vas (v nadaljevanju: aplikacija) je namenjena sprejemu poštnih pošiljk, označevanju plačane poštnine na pošiljkah ter izpisovanju sprejemne in spremljajoče dokumentacije. Podatki o sprejetih pošiljkah se po zaključenem sprejemu posredujejo na sprejemno pošto v elektronski obliki. Uporabniku prav tako omogoča vnos in shranjevanje osnovnih podatkov o naslovniku ter iskanje pošiljk in naslovnikov glede na postavljene kriterije. Možen je tudi izpis nekaterih dodatnih dokumentov, kot je izpis pošiljk s storitvijo poštnino plača naslovnik, izpis pošiljk po stroškovnih mestih itd. Pred pričetkom uporabe aplikacije vam svetujemo, da si pazljivo preberete navodila. 2. NAMESTITEV APLIKACIJE 2.1 Zahteve za strojno in programsko opremo Za normalno in nemoteno delovanje aplikacije mora vaš računalnik ustrezati minimalnim zahtevam. Glede strojne opreme to pomeni: PC-kompatibilen osebni računalnik z: minimalno 1,5 GB RAM-a (priporočljivo 2 GB) oziroma po zahtevah operacijskega sistema, hitrostjo procesorja minimalno 2000 Mhz (priporočljivo 2500 Mhz) oziroma po zahtevah operacijskega sistema, vhodno izhodnimi vmesniki za priklop tiskalnikov in tehtnice. Računalnik mora imeti toliko vhodno izhodnih vmesnikov, kot bo priklopljenih perifernih naprav. Primer: priklopi se tehtnica, tiskalnik nalepk, laserski tiskalnik itd.); laserski tiskalnik za izpis različnih izpisov, kot so popis oddanih pošiljk, oddajnica, spremnica itd.; termični tiskalnik nalepk za izpis nalepk (Datamax Ovation ali Zebra TLP2844); tehtnica (Mettler Toledo, Libela). Pri termičnih tiskalnikih za izpis nalepk in tehtnicah je pomembno, da je komunikacija nastavljena na način, kot jo uporabljamo v sistemu Pošte Slovenije, zato se pred nakupom obrnite na nas za podrobnejše informacije. Programska oprema: operacijski sistem Windows XP ali Windows Vista ali Windows 7 Internet Explorer 8.0 ali Internet Explorer Kvalificirano digitalno potrdilo Za varno dostopanje do aplikacije potrebujete kvalificirano digitalno potrdilo, ki ga izda Certifikatska agencija POŠTA CA. Na vsako delovno mesto, na katerem opravljate sprejem pošiljk, mora biti nameščeno različno kvalificirano digitalno potrdilo torej, toliko delovnih mest kot imate, toliko kvalificiranih digitalnih potrdil potrebujete. 2.3 Dostop do aplikacije Do aplikacije dostopate prek spletnega naslova 4
5 2.3.1 Namestitev osnovnih komponent Za pravilno delovanje aplikacije morate predhodno namestiti naslednje komponente: Zahtevane komponente za delovanje aplikacije Za delovanje aplikacije je treba namestiti naslednje pakete: WebPostnoOkence.ActiveX (www.posta.si) Paket je podpora za tiskanje, tehtanje ter razne predoglede tiskanja in prikaz certifikatske shrambe. Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 (www.microsoft.com) Microsoftov paket - več o tem paketu najdete na njihovi spletni strani. Namestitev ActiveX komponente Na spletni povezavi najdete povezavo do WebPostnoOkence.ActiveX.cab datoteke, ki jo namestite na svoj računalnik. Datoteko razpakirajte in zaženite PS.WebPostnoOkence.ActiveX.Setup.msi. Aktivira se čarovnik, ki vas vodi po korakih namestitve. Slika 1: Čarovnik za namestitev ActiveX komponente Vpis zahtevane vrednosti v register Vpis je potreben v primeru uporabe Internet Explorer 7.0. Vpis vrednosti izvrši naslednji ukaz ki ga vpišete v cmd: reg add "HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Internet Explorer\MAIN\FeatureControl\FEATURE_STF_Scale_Min" /v iexplore.exe /t REG_DWORD /d 100 /f 5
6 Slika 2: Vpis zahtevane vrednosti v register Odstranitev stare ActiveX komponente in namestitev nove ActiveX komponente; Na nadzorni plošči v programih izberite WebPostnoOkence.ActiveX, kliknite desni gumb na miški in izberite Uninstall kot je prikazano na sliki (slika 3). Slika 3: Programi Prikazal se bo čarovnik ki vas bo vodil po korakih za odstranitev ActiveX komponente, ko bo postopek odstranitve končan, ponovno namestite ActiveX komponento kot je opisano v predhodni točki (Namestitev ActiveX komponente). Najpogostejše napake pri namestitvi osnovnih komponent Pojavi se okno: Napaka pri inicializaciji ActiveX komponente 6
7 Rešitev: ActiveX komponenta ni pravilno nameščena oziroma ni nameščena. Pokličite pomoč uporabnikom na telefonsko številko NASTAVITEV APLIKACIJE V nadaljevanju so podani postopki za nastavitev in prilagoditev aplikacije. Postopek nastavitve aplikacije se sproži ob prvem zagonu oz. pri spremembah pri perifernih napravah (nova naprava, nove nastavitve itd.). 3.1 Namestitev perifernih naprav Aplikacija zahteva podporo perifernih naprav za nemoteno delo. Glede na potrebe uporabnika aplikacije so prilagojene zahteve po perifernih napravah. Periferne naprave se nastavijo za posamezno delovno mesto in izbranega komitenta. V primeru, da se iz istega delovnega mesta prijavljate pod različne komitente, je treba izvesti nastavitve perifernih naprav za posameznega komitenta. Nastavitve perifernih naprav se izvedejo v gradniku nastavitve, in sicer izberete zavihek periferne naprave. Odpre se okno nastavitve, v katerem so omogočeni trije zavihki: tiskalnik: v tem oknu se izvedejo nastavitve za laserski tiskalnik, s katerim se tiskajo spremnice, popisi oddanih pošiljk, oddajnice itd. Tiskanje na tiskalnik je izvedeno prek sistemskega gonilnika za izbrani tiskalnik. Kot tiskalnik za tiskanje iz spletne aplikacije se lahko uporabijo tudi omrežni tiskalniki. Glede na tip tiskalnika se lahko nastavijo odmiki. Aplikacija omogoča, da sami določite, ali želite, da se vam pri delu v aplikaciji prikazujejo predogledi tiskanja spremnic, popisov oddanih pošiljk itd. Aplikacija deluje tako, da prikaže predogled tiskanja. Če ne želite, da se vam predogledi tiskanja prikažejo, označite gradnik uporabi direktno tiskanje. V navedenem primeru se bo po aktivaciji gumba spremnica oz. natisni želen obrazec samodejno izpisal. Slika 4: Okno nastavitve / tiskalnik 7
8 termični tiskalnik nalepk: v tem oknu se izvedejo nastavitve za tiskalnik za tiskanje nalepk, ki se uporablja za tiskanje nalepk, s katerimi se opremijo pošiljke. Trenutno je aplikacija prilagojena na tiskalnike Datamax Ovation ali Zebra TLP2844. Tiskanje na tiskalnik je izvedeno prek sistemskega gonilnika za izbrani tiskalnik. Kot tiskalnik za tiskanje iz aplikacije se lahko uporabijo tudi omrežni tiskalniki. Glede na tip tiskalnika se lahko nastavijo odmiki. Razred tiskalnika se izbere DPL (če imate nameščen Datamax tiskalnik) oz. EPL (če imate nameščeno Zebro). tehtnica: v tem oknu se izvedejo nastavitve za tehtnice, ki so povezljive z aplikacijo. Komunikacija med tehtnico in delovno postajo se izvaja prek serijske povezave RS232 (COM1,COM2...). Glede na konfiguracijo serijskih vrat delovne postaje se izvedejo nastavitve. Prav tako se nastavi hitrost komunikacijskih vrat. Aplikacija že sama ponudi standardizirano vrednost, ki jo lahko ustrezno spremenite. V primeru, da se uporablja tehtnica, ki ni povezljiva z aplikacijo, se v meniju "Tip tehtnice" izbere "Brez". V tem primeru se masa pošiljk v aplikacijo vnaša ročno. Najpogostejše napake pri uporabi perifernih naprav Tiskalnik: Tiskalnik ne tiska Rešitev: tiskalnik ni nameščen, ni nameščen pravilen tiskalnik, za izbranega komitenta ni nameščen tiskalnik. Izpis na tiskalniku ni poravnan Rešitev: nastaviti je treba odmike za izbrani tiskalnik. Termični tiskalnik nalepk: Tiskalnik ne tiska Rešitev: tiskalnik ni nameščen, ni nameščen pravilen tiskalnik, za izbranega komitenta ni nameščen tiskalnik, tiskalnik nima vstavljenih nalepk oz. niso pravilno nameščene. Izpis na nalepki ni poravnan Rešitev: nastaviti je treba odmike za izbrani tiskalnik. Tehtnica: Tehtnica ne prikazuje teže 8
9 Rešitev: tehtnica ni vključena, tehtnica ni priključena na delovno postajo, komunikacijska vrata ne delujejo, komunikacijski kabel ni pravilno nameščen. S tehtnico ni mogoče komunicirati Rešitev: napačno nastavljena komunikacijska vrata, napačno konfigurirana komunikacijska vrata, napačno izbrana komunikacijska vrata. Tehtnica prikazuje napačno težo Rešitev: pravilno se morajo nastaviti podatki za komunikacijo, pravilno je treba nastaviti komunikacijska vrata. 3.2 Nalaganje naslovnikov Pri sprejemu knjiženih pošiljk je treba pri sprejemu pošiljke vnesti oz. določiti podatke o naslovniku pošiljke. Podatke o naslovnikih pošiljk se v aplikacijo vnesejo na tri načine: Podatke o naslovnikih lahko vnašate kar v aplikacijo, kjer imate možnost, da se podatki o vnesenih naslovnikih shranjujejo. Pri sprejemu nadaljnjih pošiljk shranjenega naslovnika izberete iz seznama. Vnos naslovnikov je opredeljen v poglavju Oddaja pošiljk. Uporabniki, ki že imate svoje baze naslovnikov, lahko te prenesete v aplikacijo in shranite na dva načina: Baza naslovnikov se shrani v sistemu Pošte Slovenije - POŠTA. V tem primeru se naslovniki prenesejo samo prvi dan uporabe aplikacije oz. lahko po potrebi tudi kasneje. Podatke je treba pripraviti v CSV formatu. Sistem je primeren za uporabnike, ki imate bazo naslovnikov do 5000 naslovnikov po posameznem komitentu. Omogočeno je tudi avtomatsko dodajanje naslovnikov v preneseno podatkovno bazo. Baza naslovnikov je shranjena v sistemu uporabnika - LOKALNO. V tem primeru uporabnik ob vsakokratnem zagonu aplikacije opravi prenos podatkov o naslovnikih v aplikacijo. Podatki so shranjeni v CSV formatu. Ob prijavi v aplikacijo je treba izvesti nalaganje le teh v samo aplikacijo. Pri uvozu naslovnikov se prejšnje stanje podatkov prepiše. Navedeno možnost uporabljajo predvsem uporabniki z večjimi bazami naslovnikov. Pri tem pa si lahko uporabnik pripravi tudi različne baze naslovnikov (za posamezno stroškovno mesto, po tipih strank itd.) in v aplikacijo naloži tisto, ki jo trenutno potrebuje. Avtomatsko dodajanje naslovnikov v primeru, ko je baza naslovnikov shranjena v sistemu Pošte Slovenije ali pa v primeru, ko naslovnik vnaša podatke o naslovnikih kar v aplikacijo, poteka na dva načina: 9
10 I. V oknu za sprejem pošiljk (zavihek oddaja pošiljk) se nov naslovnik doda tako, da se v polja za vnos naslovnika vnesejo ustrezni podatki, polje dodaj naslovnika na seznam se aktivira s kljukico. Vnos naslovnikov na naveden način je opredeljen v poglavju Oddaja pošiljk. Slika 5: Okno za sprejem pošiljk, ki se odpre po aktivaciji zavihka oddaja pošiljk II. Urejanje seznama naslovnikov: Naslovniki se lahko dodajajo, brišejo, prav tako je omogočeno popravljanje vnosov. Izberete zavihek naslovniki in odprete okno urejanje naslovnikov. V oknu se izpiše seznam vseh naslovnikov, ki so bili preneseni v aplikacijo in prav tako tisti, ki so bili k prenesenemu seznamu dodani naknadno s pomočjo gumba dodaj oz. tisti, ki so bili dodani v oknu za sprejem pošiljk. Slika 6: Okno urejanje naslovnikov (naslovniki shranjeni pri nas) V oknu urejanje naslovnikov je omogočeno polje izberi csv datoteko z naslovniki, v katerem s pomočjo gumba za iskanje (browse ) poiščete datoteko z naslovniki, ki je shranjena v vašem sistemu. Datoteko dodate z gumbom uvoz. V tem primeru, ko so omogočeni naslednji gumbi: dodaj: po aktivaciji gumba dodaj se odpre okno za vnos podatkov o naslovniku; 10
11 Slika 7: Okno naslovnik spremeni: na seznamu izberete naslovnika, za katerega želite podatke dopolniti oz. spremeniti. Aktivirate gumb spremeni. Odpre se okno naslovnik, v katerem se lahko dopolnijo oz. popravijo vnosi; briši: na seznamu izberete naslovnika, ki ga želite odstraniti s seznama. Aktivirate gumb briši in označen naslovnik bo odstranjen; uvoz: z gumbom uvoz se naložijo naslovniki, ki bodo ostali v aplikaciji naloženi tudi takrat, ko boste aplikacijo zapustili. To pomeni, da se gumb uvoz uporablja za nalaganje naslovnikov takrat, ko imate naslovnike shranjene pri Pošti Slovenije in jih boste naložili samo pred prvo uporabo aplikacije oz. po potrebi. Preden aktivirate gumb uvoz v polju izberi csv datoteko z naslovniki izberete datoteko, ki jo želite naložiti. Če navedeno ne boste storili vam bo naložilo zadnjo izbrano datoteko. Ko aktivirate gumb uvoz, vas aplikacija opozori, da se bodo obstoječi naslovniki, ko boste uvozili datoteko, izbrisali. Izbrisali se bodo vsi naslovniki, ki se nahajajo na seznamu, ne glede, ali so bili v aplikacijo preneseni ali so bili naknadno vneseni. Slika 8: Opozorilo, da se bodo obstoječi naslovniki izbrisali Po potrditvi z gumbom OK, se vam odpre okno za iskanje datotek med dokumenti, shranjenimi na delovnem mestu. Izberete ustrezno CSV datoteko in sprožite nalaganje baze. Z gumbom cancel prekinete uvoz in se vrnete v osnovno okno. naloži: v primeru, ko ima uporabnik naslovnike shranjene v sistemu pošte naveden gumb ni omogočen. izvoz: uporabniki, ki imajo naslovnike shranjene v sistemu pošte, lahko te tudi izvozijo. Po aktivaciji gumba izvoz se odpre csv. datoteka s podatki, ki jo lahko shranite v vašem sistemu. 11
12 Dodajanje naslovnikov v primeru, ko je baza naslovnikov shranjena v sistemu uporabnika: Uporabniki, ki imajo bazo shranjeno v svojem sistemu, bazo naslovnikov popravijo v svojem sistemu, saj se ta v web aplikaciji ne shranjuje. Zaradi navedenega ob naslednjem zagonu aplikacije ponovno naložite naslovnike. Zaradi tega gumbi dodaj, spremeni, briši, uvoz in izvoz niso omogočeni. Omogočeni so naslednji gumbi: naloži: v oknu urejanje naslovnikov je omogočeno polje izberi csv datoteko z naslovniki, v katerem s pomočjo gumba za iskanje (browse ) poiščete datoteko z naslovniki, ki je shranjena v vašem sistemu. Datoteko dodate z gumbom naloži. izvoz: podatke o naslovnikih lahko tudi izvozite. Po aktivaciji gumba izvoz se odpre csv. datoteka s podatki, ki jo lahko shranite v vašem sistemu. Slika 9: Okno urejanje naslovnikov (naslovniki shranjeni v sistemu uporabnika) V oknu Urejanje naslovnikov je omogočen tudi iskalnik podatkov o naslovnikih. Najpogostejše napake pri rokovanju s podatki o naslovnikih Naslovnika ni mogoče dodati Rešitev: niso vpisani vsi zahtevani podatki, uporabnik je že dodan. Naslovniki niso vidni v seznamu Rešitev: naslovniki še niso vpisani, naslovniki še niso uvoženi, naslovniki so vpisani pod drugega komitenta. Gumb naloži ni omogočen Rešitev: za izbrano delovno mesto je določeno, da so podatki o naslovnikih posneti v sistemu Pošte Slovenije. Prosimo, obrnite se na vašega skrbnika pogodbe. Gumb uvozi ni omogočen Rešitev: za izbrano delovno mesto je določeno, da se podatki o naslovnikih shranjujejo lokalno pri naslovniku. Prosimo, obrnite se na vašega skrbnika pogodbe. Pojavi se okno: Pri uvozu naslovnikov je prišlo do napake! 12
13 Rešitev: niso vpisani vsi zahtevani podatki, struktura CSV datoteke ni pravilna Priprava baze naslovnikov Uvoz naslovnikov v sistem je omogočen prek zunanje datoteke v CSV formatu, ki mora biti v spodaj podani strukturi. Polja CSV datoteke naslovnikov morajo biti vpisana po naslednjem zaporedju: ime in priimek oz. naziv, ulica/naselje, hišna št., številka poštnega predala, poštna številka, kraj, država, državaiso, ID/davčna številka, telefonska številka, elektronski naslov, dodatni naziv, opomba, pomembne zaznambe. Obvezni podatki, ki so potrebni pri sprejemu knjiženih pošiljk, so ime in priimek oz. naziv, država, državaiso. V zapisu posameznega podatka (naziv, naslov itd.) ne sme biti podpičja. Na sliki so obvezni podatki, ki so potrebni, da je uvoz naslovnikov uspešen, označeni z rdečo barvo. Prav tako mora biti zaveden eden izmed podatkov: ulica in hišna številka oz. številka poštnega predala oz. oznaka za poštno ležečo pošiljko. Slika 10: Struktura CSV datoteke Prikaz nepravilnih zapisov V formi za prikaz nepravilnih zapisov se prikažejo zapisi, ki so pomanjkljivi. V tem primeru manjka en od zahtevanih podatkov: ime in priimek oz. naziv, država, državaiso. 13
14 Slika 11: Prikaz nepravilnih zapisov 14
15 4. DELO Z APLIKACIJO 4.1 Prijava v aplikacijo Do aplikacije dostopate prek brskalnika Internet Explorer, in sicer se aktivira spletni naslov Na spletnem naslovu se odpre osnovno okno, do katerega lahko dostopate vsi uporabniki svetovnega spleta. V tem osnovnem oknu so navedeni osnovni podatki o aplikaciji, obvestila, navodila za uporabo, itd. Slika 12: Osnovno okno V času prijave v aplikacijo se morajo izklopiti periferne naprave (tehtnica, tiskalnik za tiskanje nalepk itd.), saj v nasprotnem primeru lahko pride do motenj v komunikaciji (tehtnica ne pošilja mase itd.). Predlagamo, da se periferne naprave izklopijo, ko zapustite aplikacijo. Če perifernih naprav niste izklopili in zato te ne delujejo pravilno, jih izklopite in ugasnite računalnik (stanje Log Off). Periferne naprave prižgete šele, ko ste se na novo prijavili v aplikacijo. V aplikacijo se prijavite s pomočjo gradnika prijava uporabnika. Ob prvi prijavi je treba vnesti aktivacijo delovnega mesta, zato se odpre okno, v katerem se vnese aktivacijska koda, ki jo prejmete skupaj s sporočilom o pričetku uporabe aplikacije. 15
16 Slika 13: Okno aktivacija delovnega mesta Postopek prijave v aplikacijo poteka tako, da najprej izberete in potrdite certifikat, pod katerim dostopate v aplikacijo. Slika 14: Izbira in potrditev certifikata Po potrditvi certifikata se odpre okno, v katerem se izbere pogodbenik, pod katerega dostopate v aplikacijo. Omogočen vam je dostop do tistih komitentov, pogodb in podružnic, ki imajo vnesen certifikat, ki je nameščen na tem delovnem mestu. Navedeno pomeni, da lahko uporabnik vidi in dostopa samo do svojih podatkov. Ob prijavi v aplikacijo izberete naziv komitenta, pogodbo in podružnico ter vnesete geslo. OPOZORILO: Paziti na pravilno izbiro pogodbe in podružnice, saj ta lahko pomeni različno sprejemno pošto, oziroma vam zagotavlja ločen vnos podatkov za pripravo računa, ločenega po stroškovnih mestih. Prav tako izbira prave pogodbe vpliva na obračunavanje popustov, ki so določeni za posamezno pogodbo. Geslo vam dodeli Pošta Slovenije in ga prejmete skupaj s sporočilom o pričetku uporabe aplikacije. O vsaki spremembi gesla se dogovorite z vašim skrbnikom pogodbe. 16
17 Slika 15: Prijava uporabnika Najpogostejše napake pri prijavi uporabnika: Nimate nameščenega certifikata za delo s programom Rešitev: vaša delovna postaja nima nameščenega certifikata, obrnite se na vašega skrbnika pogodbe Vpišite pravilno geslo za prijavo Rešitev: za izbranega komitenta ste vpisali napačno geslo Napaka pri branju nastavitev Poštnega okenca. Rešitev: izvedite nastavitve aplikacije. Pokličite pomoč uporabnikom Napaka pri branju podatkov izbranega komitenta Rešitev: podatki komitenta niso pravilni. Pokličite pomoč uporabnikom Napaka pri branju podatkov stroškovnih mest komitenta Rešitev: izvedite nastavitev stroškovnih mest Nimate veljavnega certifikata za delo z aplikacijo Rešitev: posredovanega certifikata ni izdala Pošta Slovenije Pred pričetkom dela v aplikaciji se izbere datum oddaje pošiljk na sprejemni pošti in številka oddaje za določen dan. 17
18 4.1.1 Izbira datuma oddaje pošiljk in št. popisa oddanih pošiljk Aplikacija odpre okno izbira obračunskega datuma in št. popisa oddanih pošiljk. Uporabnik lahko pošiljke opremi za tekoči datum ali pa za prihodnje dni. Navedeno lahko opravlja sočasno. Prav tako lahko za določen dan pripravi več oddaj. OPOZORILO: Izbere se tisti dan, ko bodo pošiljke dejansko oddane na pošti. Izbrani datum bo izpisan na pošiljkah in na popisu oddanih pošiljk in/ali oddajnici, ki bo posredovana sprejemni pošti. V polju obračunski datum aplikacija prednastavi tekoči datum. Če pripravljate pošiljke za prihodnje dni, v polje vnesete datum oddaje pošiljk oziroma ga izberete v koledarčku, ki se aktivira ob kliku v navedeno polje. Tako pripravljene pošiljke se ne smejo oddati na pošti pred ali po izbranim datumom. Če bi to vseeno želeli, jih morate stornirati in sprejeti ponovno tako, da bo na pošiljkah ustrezen datum. Postopek stornacije oziroma preklica je opisan v poglavju 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk. Po opravljeni izbiri datuma se v polju številka popisa oddanih pošiljk izbere številka oddaje. Če za naveden datum še ni bila pripravljena oddaja, aplikacija ponudi nov popis oddanih pošiljk, ki ga le potrdite z gumbom potrdi. V primeru, ko je za določen datum že pripravljena ena ali več oddaj, se številke teh izpišejo v polju in izberete tisto, kateri boste dodali še nadaljnje pošiljke. Če ne želite dodati pošiljk k obstoječim popisom oddanih pošiljk, ki so kreirani za določen datum, ampak želite pričeti s pripravo novega popisa oddanih pošiljk, izberete možnost»nov«. Slika 16: Okno izbira obračunskega datuma in št. popisa oddanih pošiljk OPOZORILO: Če pošiljk ne oddate tistega dne, kot je bil izbran obračunski datum morate pošiljke stornirati in jih ponovno vnesti. 18
19 4.2 Funkcionalnosti aplikacije Po uspešni prijavi in izbiri obračunskega datuma se odpre glavno okno, ki ga sestavljajo naslednji gradniki: Prijava Oddaja pošiljk Pregled oddaj Izpisi: o Pošiljke po naslovniku, o Pošiljke po številki oddajnega popisa, o Pošiljke po nazivu storitve, o Pošiljke po sprejemni številki, o Pošiljke s PPN omogoča izpis pošiljk, za katere ste uporabili storitev poštnino plača naslovnik, o Storno pošiljke omogoča izpis pošiljk, ki so bile stornirane in zato niso bile posredovane na sprejemno pošto; o Pošiljke po opombi. Nastavitve: o Periferne naprave (nastavitev perifernih naprav je opredeljena v poglavju 3.1 Namestitev perifernih naprav), o Stroškovna mesta, o Pregled sistemskih nastavitev (do navedenih nastavitev dostopa le administrator). Naslovniki Sledenje pošiljk Testiranje povezave Zaradi varnosti lahko uporabnik dela v aplikaciji le v roku ene ure od zadnje opravljene transakcije. Po tem obdobju se mora uporabnik ponovno prijaviti v aplikacijo. V ta namen se v vnosnem oknu prikazuje čas, po preteku katerega, se bo izvedla avtomatska odjava iz aplikacije. Slika 17: Okno s prikazom časa, po preteku katerega se bo izvedla avtomatska odjava iz aplikacije Prijava Delovanje gradnika je opisano v poglavju 4.1 Prijava v aplikacijo Oddaja pošiljk Po izbiri in potrditvi obračunskega datuma sprejema se pokaže glavno vnosno okno oddaja pošiljk, ki je namenjeno izbiri pošiljke, vrsti prometa, storitev, vnosu podatkov o naslovniku, vpisu morebitne opombe in/ali izbiri stroškovnega mesta ter za izpolnitev posebne položnice pri sprejemu poslovnega paketa s storitvijo odkupnina. 19
20 Slika 18: Okno oddaja pošiljk Sprejemate lahko naslednje pošiljke: Poslovni paket (notranji promet) Poslovni paket - isti naslovnik (notranji promet) Poslovni paket večjih dimenzij (notranji promet) Paleta (notranji promet) Tovor (notranji promet) Paket dobavitelja (notranji promet) PG pošiljka na m 3 (notranji promet) PG pošiljka v kos (notranji promet) Mednarodni poslovni paket (mednarodni promet) Mednarodni poslovni paket isti naslovnik (mednarodni promet - Hrvaška) Mednarodna paleta (mednarodni promet Hrvaška) Paket do 10 kg (notranji in mednarodni promet) Paket do 10 kg s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Paket nad 10 kg (notranji in mednarodni promet) Navadni paket (notranji promet) ZUP (pismo v upravnem postopku), ZPP (pismo v pravdnem postopku) in ZKP (pismo v kazenskem postopku) osebno (notranji promet) ZPP (pismo v pravdnem postopku) in ZKP (pismo v kazenskem postopku) posredno (notranji promet) Priporočeno pismo (notranji in mednarodni promet) Priporočeno pismo s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Vrednostno pismo (notranji in mednarodni promet) Vrednostno pismo s storitvijo (notranji in mednarodni promet) 20
21 Standardno pismo (notranji in mednarodni promet) Standardno pismo s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Navadno pismo (notranji in mednarodni promet) Navadno pismo s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Dopisnica (notranji in mednarodni promet) Dopisnica s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Tiskovina (notranji in mednarodni promet) Tiskovina s storitvijo (notranji in mednarodni promet) Hitra pošta po Sloveniji (notranji promet) Hitra pošta znotraj mest (notranji promet) Polja in gumbi Šifra storitve: v polju se prikaže šifra storitve, ko je bila določena pošiljka izbrana. Prav tako se lahko pošiljka izbere tako, da se šifra storitve vpiše v navedeno polje in potrdi s tabulatorjem; Slika 19: Polje šifra storitve Naziv pošiljke: v polju so izpisane vrste pošiljk, ki se lahko sprejemajo v aplikaciji. Sprejem pošiljk poteka na dva načina, in sicer: o univerzalne storitve: v polju naziv pošiljke lahko za pošiljke, ki spadajo pod univerzalne storitve, izbirate med pošiljko brez storitve in med pošiljko s storitvijo (Primer: priporočeno pismo in priporočeno pismo s storitvijo); o ostale pošiljke so v navedenem polju omogočene samo enkrat (Primer: paleta, naslovljena direktna pošta itd.). Uporabnik šele po izbiri pošiljke določi ali bo pošiljki dodana storitev ali ne; 21
22 Slika 20: Polje naziv pošiljke Vrsta prometa: v navedenem polju izberete želeno vrsto prometa, ki je odvisna od izbora pošiljke, in sicer notranji promet (za pošiljke, katerih naslovniki so v Sloveniji) in mednarodni promet (za pošiljke, katerih naslovniki so v tujini). Slika 21: Polje vrsta prometa Država: v navedenem polju se vnese država naslovnika. Državo izberete iz spustnega seznama, v katerem lahko naslovnika poiščete na naslednje načine: o s pomočjo smernih tipk označite želeno državo in jo potrdite s tabulatorjem, o želeno državo označite in izberete s klikom miške, o državo označite tako, da vnesete prvo črko države in jo nato potrdite s tabulatorjem, o prav tako lahko državo označite tudi tako, da vnesete iskalni niz (več začetnih črk imena države) in jo nato potrdite s tabulatorjem. V primeru, ko v polju vrsta prometa izberete notranji promet, v polju država vnos države ni potreben, saj aplikacija ponudi državo Slovenija. Slika 22: Polje država 22
23 Storitve: v polju se izpišejo storitve, ki se lahko dodajo izbrani pošiljki. Storitev se pošiljki doda tako, da se odkljuka v okvirčku pred besedilom. Slika 23: Polje storitve Vplačilni dokument: v primeru, ko imate s Pošto Slovenije sklenjeno pogodbo o pogodbenem vplačevanju poštnine pri sprejemu poslovnih paketov, poslovnih paketov isti naslovnik in poslovnih paketov večjih dimenzij, lahko ob sprejemu označite storitev vplačnina po pogodbi PP, v polju vplačilni dokument pa označite, katero vrsto dokumenta ste priložili pošiljki. Izbirate lahko med tremi možnostmi: o vplačilo poštne nakaznice: navedeno možnost izberete takrat, ko pošiljki priložite poštno nakaznico; o vplačilo UPN brez OCR vrstice: navedeno možnost izberete takrat, ko pošiljki priložite vplačilni dokument UPN brez OCR vrstice. Naveden vplačilni dokument lahko izpišete tudi v web aplikaciji; o vplačilo UPN z OCR vrstico: navedeno možnost izberete takrat, ko pošiljki priložite vplačilni dokument UPN z OCR vrstico. Naveden vplačilni dokument lahko izpišete tudi v web aplikaciji. Znesek vplačnine se vam ne zaračuna ob oddaji pošiljke, temveč se znesek prenese med podatke za izstavitev računov, ko dostavna pošta ob vročitvi opravi vplačilo zneska odkupnine s pomočjo vplačilnega dokumenta. Slika 24: Polje vplačilni dokument Masa in gumb preberi maso: v polju masa se zavede podatek o masi pošiljke v gramih, in sicer se s tehtnice v navedeno polje podatek o masi pošiljke prenese ob aktivaciji gumba preberi maso. Če tehtnica ni priključena, se masa vnese v polje masa s pomočjo tipkovnice. Količina: v polju se vnese število sprejetih pošiljk. Aplikacija sama ponudi vrednost 1. 23
24 Odkupnina: navedeno polje se omogoči, če uporabnik označi storitev odkupnina. V polje se vnese znesek odkupnine. Izpis UPN brez OCR vrstice oz. izpis UPN z OCR vrstico ter polji sklic in namen Aplikacija omogoča ob sprejemu poslovnega paketa, poslovnega paketa-isti naslovnik, tovora, poslovnega paketa večjih dimenzij, Hitre pošte po Sloveniji in Hitre pošte znotraj mest ter paketa s storitvijo v primeru izbrane storitve odkupnina tudi izpis univerzalnega vplačilnega naloga brez OCR vrstice in univerzalnega vplačilnega naloga z OCR vrstico (obr. UPN z OCR). Če ste registrirani za uporabo UPN z OCR vrstico, vam lahko v aplikaciji omogočimo izpis navedenega vplačilnega dokumenta. Če želite, da se ob spremnici izpiše tudi UPN z OCR vrstico, označite gradnik izpis UPN z OCR vrstico. Odprlo se vam bo okno izpis UPN z OCR vrstico, v katerem v vnosna polja namen, rok plačila in sklic, vnesete ustrezne podatke. V polji namen in rok plačila lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z zahtevanim zneskom plačila. Besedilo v posameznem polju sme vsebovati največ 17 znakov, vključno s presledki. V polje sklic vnesete številko sklica. V primeru, da je znesek odkupnine večji od 1000,00 EUR se uporabniku izpiše UPN brez OCR vrstice, prav tako se prikaže naslednje opozorilo: Odkupnina presega največjo možno vrednost 1000,00 EUR, ki je določena za UPN z OCR zapisom. Natisnil se vam bo UPN brez OCR zapisa. Navedeno pomeni, da bo naslovniku ob vročitvi zaračunana vplačnina po ceniku za UPN brez OCR vrstice, ki je praviloma nekoliko višja. V polje sklic se mora obvezno vnesti številka, ki je kontrolirana po modulu 12. Če sklic ne bo pravilen, bo posebna položnica izdana v nasprotju s standardi, kar pomeni, da bo naslovnik plačal večjo vplačnino ob vročitivi pošiljke s storitvijo odkupnina. Pri modelu za zapis reference št. 12 velja, da je dolžina podatkov 13 znakov, vključno s kontrolno številko, ki se izračuna po modulu 11. Podrobnejše informacije glede pravil za oblikovanje in uporabo referenc oz. sklicev pri opravljanju plačilnih storitev najdete na spletni strani Združenja bank Slovenije: Slika 25: Okno izpis z OCR vrstico Po vnosu podatkov o pošiljki je treba sprejem opraviti s pomočjo gumba spremnica. Pri tem se v tiskalnik vstavi obrazec (Obrazec številka UPN), na katerem je na zadnji tretjini A4 lista predtiskan prazen obrazec UPN. 24
25 Pri izpisu UPN brez OCR vrstice postopate po enakem postopku kot pri izpisu UPN z OCR vrstico, in sicer lahko izbirate med dvema referencama: o SI: je slovenska referenca in je označena s predpono SI, ki ji sledi niz številk; o RF: navedena referenca je priporočena s pravili SEPA za kreditna in debetna plačila in je označen s predpono RF, ki ji sledi niz številk in/ali črk. Aplikacija vam ponudi prednastavljeno možnost za izbiro reference SI. Slika 26: Okno izpis UPN brez OCR vrstice Polje za vnos sklica je sestavljeno iz dveh polj, in sicer v prvo vnesete dvomestno številko modela, po katerem poteka izračun (primer: 00, 12, itd.). V drugo polje pa se vnese vsebina modela, ki je sestavljena iz največ 22 znakov, od tega do 20 številk in največ dva vezaja (primer za model 12: 1236). Uporabnik sam izbere številko modela in število podatkov v vsebini modela, ki jih bo uporabljal za številčno označevanje reference. Vsebina modela je lahko izpisana z enim, dvema ali s tremi podatki. Dolžina enega podatka je omejena na 12 številčnih znakov, tako da vsi trije podatki skupaj nimajo več kot 20 številčnih znakov, ne glede na število uporabljenih vezajev. Izjema je model 12, kjer je dolžina podatka 13 znakov. Pri nekaterih modelih se zavede tudi kontrolna številka, ki se izračuna po modulu 11. Vsa pravila za oblikovanje in uporabo referenc pri opravljanju plačilnih storitev najdete na spletni strani Združenja bank Slovenije: Izpis vplačilnega naloga HUB: Prav tako je ob sprejemu mednarodnega poslovnega paketa in mednarodnega poslovnega paketa isti naslovnik za državo Hrvaška s storitvijo odkupnina omogočen izpis vplačilnega naloga HUB (obrazec HUB-3A z memorandumom, v nadaljevanju: HUB). Če bo pošiljki priložen hrvaški vplačilni dokument HUB, bodo odkupnine nakazane na račun na Hrvaškem (pri hrvaški banki). Zato boste morali v tem primeru na Hrvaškem odpreti nerezidenčni račun (če na Hrvaškem še nimate podružnice oz. registriranega podjetja). Naslovnik bo plačal vplačilo obrazca HUB po ceniku Hrvaške pošte. Naveden račun sporočite skrbniku pogodbe, da se naredijo nastavitve v sistemu za samodejni izpis HUB. 25
26 Ob oddaji mednarodnega poslovnega paketa Hrvaška in mednarodnega poslovnega paketa isti naslovnik Hrvaška s storitvijo odkupnina (priložen je HUB) je lahko naslovnik pošiljke pravna ali fizična oseba. Pošiljatelj je lahko le pravna oseba. Postopek opreme paketov: Če ob sprejemu pošiljke želite tudi izpis plačilnega dokumenta HUB označite gradnik Izpis plačilnega naloga HUB, ki je omogočen v oknu za vnos dodatnih podatkov za spremnico CP 72 EU. Slika 24: Okno za vnos dodatnih podatkov za spremnico CP 72EU Odprlo se vam bo okno za izpis plačilnega dokumenta Izpis HUB, kjer v vnosna polja Znesek odkupnine v HRK, Namen, Rok plačila in Sklic vnesite ustrezne podatke. V polje Znesek odkupnine v HRK vpišete znesek odkupnine preračunan v hrvaške kune (HRK), torej znesek odkupnine, ki ste ga v polje odkupnina zavedli v EUR sedaj zavedete še v HRK. Znesek odkupnine je omejen na maksimalno EUR, kar trenutno znaša ca HRK (menjalni tečaj september 2013). Kateri menjalni tečaj se ob tem uporabi je vaša odločitev, pri tem pa upoštevajte, da se bo znesek, ki ga zavedete v HRK izpisal na vplačilni dokument, kar pomeni, da se bo ta znesek zaračunal stranki ob vročitvi pošiljke. Enako kot v notranjem prometu se bodo naslovniku prišteli še stroški vplačila zneska odkupnine na transakcijski račun. V polje Namen lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z zahtevanim zneskom plačila. Pri tem pa se bo to besedilo zapisalo v 3. in 4. vrstico v polju Opis plačanja na HUB-u. Po navodilu Hrvaške pošte se v prvo in drugo vrstico navedenega polja samodejno zapiše oznaka za odkupnino»otkupnina«in sprejemna številka paketa. V polju Rok plačila se vpiše predvideni rok plačila. Naveden datum je težko določiti, ker pošiljatelj nima podatka, kdaj bo pošiljka vročena, zato je naveden podatek le informativne narave. Polje Sklic je sestavljeno iz dveh polj: v prvo polje vnesite dvomestno številko modela, po katerem poteka izračun (primer: 18, 12 itd.). V drugo polje pa vnesite vsebino modela, ki je sestavljena iz največ 22 znakov (odvisno od modela). 26
27 Slika 25: Okno Izpis HUB Po vnosu podatkov o pošiljki se v tiskalnik vstavi obrazec (obrazec HUB-3A z memorandumom), na katerem je na zadnji tretjini A4-lista predtiskan prazen obrazec HUB. Vsa pravila za oblikovanje in uporabo referenc pri opravljanju plačilnih storitev pridobite od banke, pri kateri imate odprt račun. Vrednost: navedeno polje se omogoči, če se označi storitev vrednostno poslovanje oziroma označena vrednost. V polje se vnese označena vrednost pošiljke. Poštnina: v polju se prikaže bruto znesek poštnine zmanjšan za morebiten popust. Vnos in popravki v polju niso možni. Polja naziv pošiljke, storitve, odkupnina, vrednost in naslovnik se lahko zaklenejo: z aktiviranjem gumba zakleni ostanejo izbrane vrednosti v določenih poljih označene za sprejem nadaljnjih pošiljk z enakimi lastnostmi, torej se polja ne izpraznijo. Uporaba polj ni obvezna. Polja zakleni delujejo le v okviru iste šifre storitve, kar pomeni, da delujejo le v okviru istega masnega razreda. Polje se aktivira tako, da uporabnik klikne na ikono s ključavnico, ki se nahaja nad navedenimi polji. Slika 27: Ikona zakleni Tiskanje naslovnika: ko označimo checkbox tiskanje naslovnika in nato sprožimo potrjevalne gumbe nalepka, nalepka in potrdilo oz. brez nalepke se izpiše še dodatna nalepka, na kateri so zapisani podatki o naslovniku. Nalepka se praviloma prilepi v desni spodnji del ovojnice, in sicer na način, da je naslov prikazan v skladu s priporočili določenimi v Priročniku za pravilno naslavljanje poštnih pošiljk. Potrjevalni gumbi: s potrjevalnimi gumbi potrdimo sprejem pošiljke o Nalepka: z gumbom potrdite sprejem pošiljke in natisnete nalepko. o Brez nalepke: z gumbom potrdite sprejem pošiljke in ob tem ne natisnete nalepke. Gumb je namenjen sprejemu navadnih pošiljk, ki so označene z oznako»poštnina plačana pri pošti «oziroma pošiljke v mednarodnem prometu z oznako»postage paid Slovenia«. 27
28 o Spremnica: Pri sprejemu paketa, poslovnega paketa, palete, poslovnega paketa večjih dimenzij, poslovnega paketa - isti naslovnik, Hitre pošte po Sloveniji in Hitre pošte znotraj mest aplikacija ponudi možnost izpisa spremnice. V tem primeru je vnos podatkov o naslovu naslovnika obvezen. o Začni več paketov: Z gumbom sprožimo začetek sprejema storitve poslovni paket - isti naslovnik in mednarodni poslovni paket isti naslovnik. Postopek sprejema je naveden v poglavju Poslovni paket isti naslovnik in Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška. o Zadnji paket: Z gumbom opravimo sprejem zadnjega paketa v seriji sprejema storitve poslovni paket - isti naslovnik in mednarodni poslovni paket isti naslovnik. Postopek sprejema je naveden v poglavju Poslovni paket isti naslovnik in Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška. o Pregled PPIN: Z gumbom izpišemo seznam poslovnih paketov oz. mednarodnih poslovnih paketov za določeno serijo. Postopek sprejema je naveden v poglavju Poslovni paket isti naslovnik in Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška. o Nalepka in potrdilo: Z gumbom potrdite sprejem pošiljke in natisnete nalepko in dodatno nalepko, ki se nalepi na povratnico (priporočena pisma in paketi s storitvijo povratnica) oz. na vročilnico (sodna in upravna pisma). Slika 28: Potrjevalni gumbi Naslovnik: V aplikacijo lahko prenesete svojo datoteko z naslovniki. Postopek prenosa naslovnikov je opisan v poglavju 3.2 Nalaganje naslovnikov. Prenesene naslovnike poiščete in izberete v polju za iskanje naslovnikov, ki se nahaja na vrhu okna naslovnik. Slika 29: Iskalnik za iskanje naslovnikov Do seznama naslovnikov dostopate tako, da kliknete na puščico v desnem delu polja. Nato v polje vnesete del ali celoten naziv oz. ime in priimek naslovnika. Prav tako lahko naslovnike iščete po delu naziva oz. imena in priimka naslovnika in sicer tako, da najprej v polje vnesete oznako %, nato pa še en ali več znakov oz. črk (npr. začetek druge, tretje, četrte itd. besede naziva). Aplikacija vam bo ponudila seznam naslovnikov, ki ustrezajo vnesenim kriterijem. Iz seznama izberete želenega naslovnika. V primeru, ko želite v sami aplikaciji dodati naslovnika, ga vnesete tako, da ustrezno vpišete podatke v določena polja. Vnos v določeno poje je obvezen glede na vrsto pošiljke, ki se sprejema oz. glede na način sprejema: o Ime in priimek/naziv: vnos je obvezen v primeru sprejema knjižene pošiljke oz. izpisa spremnice; o Dodatni naziv: v navedeno polje se vnesejo dodatni podatki o nazivu, in sicer se v skladu s Priročnikom za pravilno naslavljanje pošiljk lahko vnesejo podatki o podružnici, imenu in 28
29 priimku prejemnika, če je pošiljka naslovljena na podjetje, v katerem je naslovnik zaposlen itd. o Ulica/Naselje: vnos obvezen v primeru izpisa spremnice. Pri pošiljkah, naslovljenih na poštno ležeče, se v polju Ulica/Naselje vpiše oznaka Poštno ležeče oziroma za pošiljke v mednarodnem prometu oznaka Poste restante ; o Hišna številka: vnos obvezen v primeru izpisa spremnice ; o Številka poštnega predala: vnos obvezen v primeru izpisa spremnice; o Naslovna pošta: vnos je obvezen v primeru sprejema knjižene pošiljke oz. izpisa spremnice. V navedeno polje lahko vnesete del ali celotno poštno številko oz. naziv naslovne pošte in aplikacija vam bo ponudila spustni seznam pošt, ki vsebujejo vnesene kriterije. Nato iz spustnega seznama izberete naslovno pošto; o Država; o Iden./Davča številka; o Telefonska številka: vnos je obvezen v primeru izpisa spremnice za pošiljko, ki smo ji dodali storitvi Klic 1 oziroma Klic 2 oz. v mednarodnem prometu, ko smo dodali storitev Obveščanje SMS; o Elektronski naslov: vnos je obvezen v primeru izpisa spremnice za pošiljko, ki smo ji dodali storitev Obveščanje ; o Opomba: v polje opomba vnesete raznovrstne zaznamke o sprejeti pošiljki. Večina uporabnikov v navedeno polje vnaša podatke kot so številka kupca, opravilna številka, številka dopisa itd. V gradniku izpisi je nato omogočeno iskanje pošiljk po vneseni opombi. Opombe se lahko vnesejo v CSV datoteko z naslovniki, lahko pa jih vnesete v sami aplikaciji in jo shranite skupaj s podatki za določenega naslovnika (primerno v primeru, ko se v opombi vodijo stalni podatki, kot so številka kupca itd.). Lahko pa ob vsakokratnem sprejemu opombo vpišete in je pri tem ne shranite (primerno v primeru, ko se v opombo zavedejo številke računov, številke naročil itd.). o Pomembne zaznambe: polje pomembne zaznambe je namenjeno opombam uporabnika, ki pa se vidijo samo v web aplikaciji, torej niso vidne na spremnicah in sprejemni dokumentaciji. Pri sprejemu knjiženih pošiljk (vse pošiljke, ki imajo sprejemno številko s črtno kodo) je treba vnesti vse podatke o naslovniku oz. se lahko vnesejo posamični podatki, in sicer v polji ime in priimek/naziv in naslovna pošta (velja za knjižene pisemske pošiljke). Glede na izbrano vrsto pošiljke bo aplikacija od vas zahtevala posamezne vnose. 29
30 Slika 30: Okno za vnos podatkov o naslovniku V spodnjem delu okna je polje dodaj naslovnika v seznam. Kljukica v potrditvenem polju pomeni, da bodo vneseni podatki za posameznega naslovnika shranjeni in jih boste lahko naslednjič priklicali. Navedena funkcija deluje le, če ste se opredelili, da boste imeli za navedenega komitenta naslovnike shranjene na lokaciji POŠTA. Podrobnejša opredelitev lokacij je navedena v poglavju 3.2 Nalaganje naslovnikov Pregled oddaj Okno pregled oddaj je namenjeno pregledu oddaj, stornaciji pošiljk in zaključku oddaje ter tiskanju spremljajoče dokumentacije. Slika 31: Okno pregled oddaj Izbirate lahko med naslednji gradniki: Odprti: seznam popisov oddanih pošiljk, ki še niso bili posredovani na sprejemno pošto; Zaprti: seznam popisov oddanih pošiljk, ki so že bili posredovani na sprejemno pošto vendar še s strani sprejemne pošte niso bili sprejeti; Zaključeni: seznam popisov oddanih pošiljk, ki so že bili sprejeti s strani sprejemne pošte. Navedeni popisi vsebujejo podatke le o tistih pošiljkah, ki so bile sprejete. 30
31 Odprti Po potrditvi gumba odprti se vam v polju izpišejo vse odprte oddaje, torej predaje, ki še niso bile posredovane na sprejemno pošto. Podrobnosti o sprejetih pošiljkah se prikličejo tako, da izberete ustrezno številko oddaje in aktivira gumb podrobnosti. V zavihku pošiljke oddaje se izpišejo vse pošiljke, ki so knjižene na izbrano oddajo. V navedenem oknu je omogočeno tudi storniranje pošiljk, ki je podrobneje opisano v poglavju 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk. V zavihku detajli oddaje se zapiše rekapitulacija po skupini posameznih storitev s pripadajočimi podatki o poštnini, pri kateri so že upoštevani pogodbeno določeni popusti. Slika 32: Okno z detajli oddaje Zaključevanje oddaje Odprta oddaja se lahko zaključi le na dan, ki je označen kot obračunski datum, torej datum, ki je bil predhodno označen kot dan oddaje pošiljk. Odprto oddajo zaključite tako, da ustrezno oddajo označite in aktivirate gumb podrobnosti. Po preveritvi ali so vsi podatki o pošiljkah ustrezno vneseni, se aktivira gumb zaključi oddajo. Oddaja dobi status zaprt, kar pomeni, da je bila oddaja posredovana na sprejemno pošto. Prav tako je onemogočeno kakšno koli popravljanje oziroma dodajanje podatkov za zaključeno oddajo. Podatke za določeno oddajo je možno popravljati samo za odprte oddaje, ki nimajo obračunskega datuma starejšega od tekočega datuma. Po zaključku oddaje se omogoči gumb natisni, ki sproži izpis vse spremljajoče dokumentacije, in sicer: popis oddanih pošiljk: to je dokument, v katerem so zapisani podatki o sprejemu knjiženih pošiljk (vse pošiljke, ki imajo sprejemno številko s črtno kodo) in ga je potrebno priložiti pošiljkam ob oddaji na pošti. Dokument natisnete v enem izvodu; oddajnica: to je dokument, v katerem so zapisani podatki o sprejemu navadnih pošiljk (standardna in navadna pisma, dopisnice in navadni paketi). Tudi oddajnico je treba priložiti pošiljkam ob oddaji na pošti. Omogočen je tudi izpis odprtih oddaj po stroškovnih mestih, in sicer se po izbiri ustreznega stroškovnega mesta v polju stroškovno mesto in ponovni aktivaciji gumba odprti izpiše seznam vseh oddaj, v katerih je bil del pošiljk ali pošiljke v celoti sprejete pod izbrano stroškovno mesto. Slika 33: Okno stroškovno mesto 31
32 Zaprti Po potrditvi gumba zaprti se v polju izpišejo vse zaprte oddaje, torej oddaje, ki so že zaključene in so bile posredovane na sprejemno pošto. Pri tem pa sprejemna pošta še ni opravila sprejema pošiljk. Podrobnosti o sprejetih pošiljkah se prikličejo tako, da se izbere ustrezna številka oddaje in aktivira se gumb podrobnosti. V zavihku pošiljke oddaje se izpišejo vse pošiljke, ki so knjižene na izbrano oddajo. V gradniku zaprti ni omogočeno storniranje pošiljk, saj je bila oddaja že zaključena. Na enak način kot v gradniku odprti se v zavihku detajli oddaje uporabniku zapiše rekapitulacija po skupini posameznih storitev s pripadajočimi podatki o poštnini, pri kateri so že upoštevani pogodbeno določeni popusti. Slika 34: Okno detajli oddaje Omogočanje je tudi tiskanje spremljajoče dokumentacije, in sicer se omogoči gumb natisni, ki sproži izpis: popisa oddanih pošiljk: to je dokument, v katerem so zapisani podatki o sprejemu knjiženih pošiljk (vse pošiljke, ki imajo sprejemno številko s črtno kodo) in ga je potrebno priložiti pošiljkam ob oddaji na pošti, oddajnice: to je dokument, v katerem so zapisani podatki o sprejemu navadnih pošiljk (standardna in navadna pisma, dopisnice in navadni paketi). Tudi oddajnico je potrebno priložiti pošiljkam ob oddaji na pošti. Prav tako si tudi v gradniku zaprti lahko posamezne oddaje izpišete po stroškovnih mestih, in sicer se po izbiri ustreznega stroškovnega mesta v polju stroškovno mesto in ponovni aktivaciji gumba zaprti izpiše seznam vseh oddaj, v katerih je bil del pošiljk ali vse pošiljke sprejete pod izbrano stroškovno mesto Zaključeni V gradniku zaključeni se v polju izpišejo vse zaključene oddaje, torej oddaje, ki so že zaključene in je sprejem pošiljk sprejemna pošta že potrdila. Na seznamu so navedene le tiste pošiljke, ki jih je pošta sprejela v prenos. Če kakšna pošiljka, ki je bila vnesena v aplikacijo s strani pošiljatelja, kasneje ni bila oddana, jo sprejemna pošta izbriše iz seznama oz. jo doda na seznam v primeru, da je bila pošiljka oddana in predhodno ni bila vnesena v aplikacijo s strani pošiljatelja. Gradnik zaključeni deluje enako kot v prejšnji točki opisani gradnik zaprti. 32
33 4.2.4 Izpisi Aplikacija omogoča iskanje sprejetih pošiljk, in sicer lahko iščete le podatke za tistega uporabnika in podružnico, ki je bil izbran ob prijavi v aplikacijo. Sprejete pošiljke se lahko iščejo po naslednjih kriterijih: po naslovniku, po številki oddajnega popisa, po nazivu storitve, po sprejemni številki, po PPN, po storniranih pošiljkah, po opombi. Prav tako je omogočena evidenca pošiljk sprejetih s storitvijo poštnino plača naslovnik (v nadaljevanju PPN) in pošiljk, ki so bile stornirane in zato niso bile posredovane na sprejemno pošto. V zavihku izpisi je omogočen izvoz podatkov o oddanih pošiljkah iz aplikacije. Izvoz podatkov poteka tako, da se v izbranem izpisu vnesejo ustrezni iskalni kriteriji. Prikazali se vam bodo najdeni podatki o pošiljkah, ki jih lahko izvozite v vaš sistem, in sicer z gumbom zvozi v excel. Odpre se csv. datoteka s podatki o naslovnikih, ki jo lahko shranite na ustrezno mesto v vašem računalniku (my computer). Na izpisih so podatki prikazani v različnih stolpcih. V nadaljevanju je opredeljen pomen podatkov v stolpcih za prikaz podatkov o količini in cenah pošiljk: količina: v polju količina je prikazano skupno število pošiljk, ki jih je uporabnik opremil v aplikaciji, pošiljke, ki jih je ob sprejemu dodala sprejemna pošta in prav tako pošiljke, ki jih sprejemna ob sprejemu ni potrdila; dejanska količina: v navedenem polju je prikazano skupno število pošiljk, ki jih je sprejemna pošta potrdila kot sprejete. Za pošiljke, katerih oddaje so še odprte, je prednastavljena vrednost 0. Ko dobi oddaja status zaključen in sprejemna pošta sprejem pošiljke tudi potrdi, se v navedenem polju prikaže ustrezno število pošiljk; poštnina: v stolpcu poštnina se prikaže znesek poštnine, ki kot osnovo za izračun upošteva število pošiljk zavedenih v polju količina. To pomeni, da je prikazana poštnina tudi za morebitne pošiljke, ki niso bile potrjene s strani pošte. Torej je prikazan podatek poštnini v tem stolpcu zgolj informativen; dejanska poštnina: v stolpcu potrjena poštnina se prikaže znesek poštnine, ki kot osnovo za izračun upošteva število pošiljk zavedenih v polju potrjena količina. To pomeni, da je to poštnina, ki je bila zavedena ob potrditvi sprejema v aplikaciji UPO in bo zato prikazana na računu, ki ga bo prejel uporabnik za opravljene storitve; skupaj dejanska poštnina: v tem polju se prikaže skupen znesek poštnine, ki je prikazana v stolpcu potrjena poštnina. Torej je za izbrano obdobje in ostale izbrane kriterije (stroškovno mesto, naslovnik, št. oddaje itd.) prikazan znesek poštnine, ki bo viden tudi na računu Iskanje pošiljk po naslovniku Aplikacija omogoča iskanje pošiljk za določenega naslovnika, ki so bile oddane na sprejemni pošti v izbranem obdobju. Iskanje pošiljk deluje tako, da v polji datum od in do vnesete ustrezne vrednosti. Prav tako lahko označite tudi stroškovno mesto, če ste ga pri sprejemu pošiljk izbrali. Nato v polje naziv vnesete delni ali celotni naziv naslovnika oz. označite gradnik ID DDV in v polje vnesete delno ali 33
34 celotno identifikacijsko številko stranke. Iskanje po identifikacijski pošiljki je omogočeno le v primeru, ko je bil naveden podatek vnesen ob sprejemu pošiljke. Če iščete vse vaše pošiljke, jih prav tako poiščete v iskalniku po naslovniku, in sicer vnesete le podatek o obdobju. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 35: Izpis pošiljk po naslovniku Iskanje pošiljk po številki oddajnega popisa Aplikacija omogoča iskanje pošiljk po številki oddaje na sprejemno pošto za izbrano obdobje. Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnji točki opisano iskanje pošiljk po naslovniku, in sicer se po izbiri obdobja in morebitnega stroškovnega mesta vnese številka oddajnega popisa. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 36: Izpis pošiljk po številki oddajnega popisa Iskanje pošiljk po nazivu storitve Aplikacija omogoča iskanje pošiljk po vrsti storitve, ki je bila izbrana ob oddaji pošiljke. Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnjih točkah opisano iskanje, in sicer se po izbiri obdobja in morebitnega stroškovnega mesta v polju naziv pošiljke izbere ustrezna storitev. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 37: Izpis pošiljk po vrsti pošiljke 34
35 Iskanje pošiljk po sprejemni številki Aplikacija omogoča iskanje knjiženih pošiljk po sprejemni številki. Iskanje deluje le za knjižene pošiljke, saj je bila samo tem pošiljkam ob sprejemu dodeljena sprejemana številka. Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnjih točkah opisano iskanje, in sicer se po izbiri obdobja in morebitnega stroškovnega mesta v polju sprejemna številka vnese 13 mestna sprejemna številka pošiljke. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Ker se po določenem obdobju sprejemna številka ponovi, se v primeru izpisa več rezultatov prava pošiljka določi na podlagi obračunskega datuma. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 38: Izpis pošiljk po sprejemni številki Iskanje pošiljk s storitvijo poštnino plača naslovnik Aplikacija omogoča iskanje poslovnih paketov, poslovnih paketov večjih dimenzij, poslovnih paketov isti naslovnik in palet katerim je bila izbrana storitev poštnino plača naslovnik (v nadaljevanju PPN). Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnjih točkah opisano iskanje, in sicer se po izbiri obdobja in morebitnega stroškovnega mesta v polju sprejemna številka vnese sprejemna številka pošiljke. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj Iskanje storniranih pošiljk Aplikacija omogoča iskanje storniranih pošiljk. Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnjih točkah opisano iskanje, in sicer se izbere obdobje in morebitno stroškovno mesto. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 39: Izpis storniranih pošiljk 35
36 Iskanje pošiljk po opombi Aplikacija omogoča vnos opomb pri sprejemu pošiljk. Uporabnik lahko vnese različne opombe kot so šifra kupca, opravilne številke dokumenta, itd.. Prav tako je omogočeno iskanje pošiljk po navedeni opombi. Iskanje pošiljk deluje enako kot v prejšnjih točkah opisano iskanje, in sicer se po izbiri obdobja in morebitnega stroškovnega mesta v polju opomba vnese delna ali celotna opomba. Iskanje po opombi je omogočeno le v primeru, ko je bil naveden podatek vnesen ob sprejemu pošiljke. Po vnosu vseh kriterijev se aktivira gumb filter, ki sproži izpis podatkov o pošiljki. Za izpis navedenih podatkov se aktivira gumb tiskaj. Slika 40: Izpis pošiljk po opombi Nastavitve V aplikaciji si uporabniki lahko nastavijo periferne naprave in stroškovna mesta Namestitev perifernih naprav Nastavitve perifernih naprav so opredeljene v poglavju 3.1 Namestitev perifernih naprav, v nadaljevanju so podani glavni napotki, ki jih morajo uporabniki upoštevati pri nastavitvah tiskalnikov Vsak uporabnik mora pred pričetkom dela v aplikaciji ustrezno nastaviti odmike. Uporabniki, ki uporabljajo izpis vplačilnih dokumentov, morajo pred pričetkom dela v aplikaciji pravilno nastaviti odmike tako, da se bodo ustrezno izpisali tudi vplačilni dokumenti: o besedilo se mora zapisati v za to predvidena polja; o pri uporabnikih UPN z OCR zapisom mora biti OCR zapis ustrezno poravnan Stroškovna mesta Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želite razpolagati s podatkom o tem, katera organizacijska enota, oddelek, oziroma stroškovno mesto v podjetju je opravilo sprejem določene pošiljke. Sprejete pošiljke ločujete po stroškovnih mestih, in sicer lahko poljubno izberete ime stroškovnega mesta. Različni uporabniki stroškovna mesta ločijo po delavcih, ki opravljajo vnos v aplikacijo, lahko ločijo po oddelkih, ki so pošiljke pripravljali, itd. Stroškovna mesta se vnesejo v zavihku nastavitve, kjer se izbere gradnik stroškovna mesta. V oknu urejanje stroškovnih mest se novo stroškovno mesto doda v oknu, ki se aktivira po zagonu gumba dodaj. V polje naziv se vpiše ime stroškovnega mesta. 36
37 Slika 41: Okno za vnos stroškovnega mesta Gradnik aktivnost stroškovnega mesta pomeni, da se pod to stroškovno mesto še lahko vnašajo pošiljke. Ko navedeni gradnik odznačimo se stroškovno mesto ne bo več prikazovalo na seznamu, v sprejemnem oknu. Prav tako se lahko obstoječa stroškovna mesta urejajo, in sicer v oknu, ki se aktivira po zagonu gumba spremeni, lahko označite ali je stroškovno mesto še aktivno ali neaktivno. Slika 42: Okno za urejanje stroškovnega mesta Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice. Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe Sledenje pošiljk Za sprejete pošiljke se lahko dostopa tudi do podatkov o statusih pošiljk, ki jih je pošiljka prejela med prenosom. Torej je omogočen dostop do aplikacije Sledenje pošiljk. Iskanje pošiljk se izbere želen datum oz. obdobje in aktivira se gumb filter. Izpiše se seznam vseh pošiljk, ki ustrezajo izbranem kriteriju. Iz seznama se izbere ustrezna pošiljka, in sicer se obarva modro. Aktivira se gumb išči pošiljko. Pod oknom za izpis seznama pošiljk se odpre okno, v katerem so prikazani podatki o statusu pošiljk. Če pošiljka ni bila sprejeta na sprejemni pošti, se prikaže obvestilo»za izbrano sprejemno številko ni podatka«. 37
38 Slika 43: Okno za izpis podatkov o statusih pošiljk Testiranje povezave Navedeno funkcionalnost uporabnikom omogočala testiranje hitrosti prenosa podatkov. Ob zaznanih težavah zaradi hitrosti delovanja aplikacije se te javijo v Področje informacijske tehnologije (Denis Horvat na tel. št , mail: oz. na pomoč uporabnikom na tel. št Skupaj z njimi bo nato uporabnik izvedel test hitrosti prenosa podatkov. 5. SPREJEM POŠTNIH POŠILJK 5.1 Splošno Preden začnete sprejemati pošiljke se prepričajte, da je tehtnica vklopljena in umerjena (merilna naprava nastavljena na 0). Odvisno od pošiljk, ki jih želite sprejeti potrebujete: termični tiskalnik za izpis nalepk (malih) za sprejem pisemskih pošiljk; tiskalnik za izpis A4 formata za sprejem poslovnega paketa, poslovnega paketa-isti naslovnik, poslovnega paketa večjih dimenzij, palete, pošiljk Hitre pošte in paketnih pošiljk v mednarodnem prometu, popisa oddanih pošiljk, oddajnice in različnih evidenc s podatki o sprejetih pošiljkah. OPOZORILO: Periferne naprave se morajo ugasniti, ko uporabnik konča z delom v web aplikaciji in ugasne računalnik. Še posebej to velja za tehtnico. Če navedenega ne storite, pri naslednjem zagonu aplikacije komunikacija s tehtnico ne bo delovala. Na to vas bo web aplikacija opozorila z obvestilom: Pri inicializaciji nastavitev je prišlo do napake. Tehtanje ne bo mogoče. Podrobnosti: Access to the port COM1 is denied. 38
39 Vzrok težave je v tem, da se lahko pri ponovnem zagonu računalnika komunikacijska vrata (COM port) nastavijo drugače pri predhodnih nastavitvah. Kar pomeni, da če je v aplikaciji nastavljeno, da je tehtnica priključena na COM 1, se lahko v tem primeru nova nastavitev izvede na COM 2. Posledica je, da povezava s tehtnico ne bo delala. Težavo odpravite tako, da se odjavite iz aplikacije in ugasnete računalnik oz. ga nastavite na stanje Log Off. Sočasno ugasnete tudi periferno napravo v tem primeru tehtnico. Po ponovnem zagonu računalnika se lahko izvede prijava v web aplikacijo. Prav tako se ob prijavi v web aplikacijo prižgejo tudi periferne naprave. Na takšen način se komunikacija s tehtnico ponovno vzpostavi. Če kljub navedenemu komunikacija s periferno napravo ne bo ustrezna, se prosimo obrnite na vašega skrbnika pogodbe oz. na pomoč uporabnikom na telefonsko številko Po kliku na zavihek oddaja pošiljk in izbiri datuma sprejema se odpre glavno vnosno okno, v katerem se sprejemajo pošiljke. Sprejem pošiljk, če uporabljate tehtnico povezljivo z aplikacijo Na tehtnico položite pošiljko, ki jo želite sprejeti ter med ponujenim naborom s pomočjo miške izberite vrsto pošiljke. Nato izberite vrsto prometa notranji promet oziroma mednarodni promet. Če izberete mednarodni promet v polju država izberite naslovno državo. Ko izberete pošiljko in vrsto prometa potrdite preneseno maso z gumbom preberi maso. Masa se bo zapisala v polju masa. Sprejem pošiljk, če uporabljate tehtnico, ki ni povezljiva z aplikacijo V sprejemnem oknu med ponujenim naborom s pomočjo miške izberite vrsto pošiljke. Nato izberite vrsto prometa notranji promet oziroma mednarodni promet. Če izberete mednarodni promet v polju država izberite naslovno državo. V polje masa vnesete maso pošiljke. Po vnosu oziroma prenosu mase se v polju storitve omogočijo morebitne storitve, ki jih ustrezno označite. Nato se v polju poštnina izpiše znesek poštnine za pošiljko (izpiše se poštnina z upoštevanim morebitnim popustom). Če sprejemate standardno pismo, navadno pismo, dopisnico ali navadni paket, ni treba vnesti podatkov o naslovniku, ampak lahko takoj natisnete nalepko, na kateri so podatki o plačani poštnini. Če je na neknjiženih pošiljkah že oznaka o plačani poštnini (»Poštnina plačana pri pošti «oziroma pošiljke v mednarodnem prometu z oznako»postage paid Slovenia«) potem lahko sprejem pošiljk opravite tudi tako, da ne natisnete nalepke. V tem primeru sprejem potrdite z gumbom brez nalepke. V primeru, da ste izbrali dodatno storitev povratnica oz. sprejemate sodna in upravna pisma lahko z gumbom nalepka in potrdilo natisnete tudi dodatno nalepko, ki jo namestite na povratnico oz. vročilnico. Za ostale pošiljke je potrebno vnesti tudi nekatere podatke o naslovniku. Na obveznost vnosa vas aplikacija opozori z obvestilom. 39
40 Slika 44: Obvestilo o obveznem vnosu podatkov o naslovniku. Prav tako se polja, v katera je treba vnesti podatke o naslovniku, ki so zahtevani za določeno vrsto pošiljke, obarvajo roza. V nadaljevanju so naštete pošiljke, ki zahtevajo vnos podatkov o naslovniku in minimalni nabor zahtevanih podatkov: Poslovni paket [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Ulica/Naselje in Hišna številka oziroma Številka poštnega predala, Poštna številka in Naslovna pošta; če se uporabi storitev KLIC 1 ali KLIC 2 je obvezen tudi vnos Telefonske številke], Poslovni paket isti naslovnik [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Ulica/Naselje in Hišna številka oziroma Številka poštnega predala, Poštna številka in Naslovna pošta; če se uporabi storitev KLIC 1 ali KLIC 2 je obvezen tudi vnos Telefonske številke], Poslovni paket večjih dimenzij [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Ulica/Naselje in Hišna številka oziroma Številka poštnega predala, Poštna številka in Naslovna pošta; če se uporabi storitev KLIC 1 ali KLIC 2 je obvezen tudi vnos Telefonske številke], Paleta [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Ulica/Naselje in Hišna številka oziroma Številka poštnega predala, Poštna številka in Naslovna pošta; če se uporabi storitev KLIC 1 ali KLIC 2 je obvezen tudi vnos Telefonske številke], Tovor [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Ulica/Naselje in Hišna številka oziroma Številka poštnega predala, Poštna številka in Naslovna pošta; če se uporabi storitev KLIC 1 ali KLIC 2 je obvezen tudi vnos Telefonske številke], Paket dobavitelja [obvezni so Ime in Priimek/Naziv (vnese se naziv pošte), Poštna številka in Naslovna pošta], Mednarodni poslovni paket [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Država, Poštna številka in Naslovna pošta], Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Država, Poštna številka in Naslovna pošta], Mednarodna paleta Hrvaška [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Država, Poštna številka in Naslovna pošta], Paket (notranji in mednarodni promet) [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], ZUP, ZPP, ZKP osebno [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], ZPP, ZKP posredno [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], Priporočeno pismo (notranji in mednarodni promet) [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], Vrednostno pismo (notranji in mednarodni promet) [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], Hitra pošta po Sloveniji [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta], Hitra pošta znotraj mest [obvezni so Ime in Priimek/Naziv, Poštna številka in Naslovna pošta]. 40
41 Če želite priklicati naslovnika, ki ga že imate shranjenega v bazi, v polje naslovnik, kliknete na puščico v desnem delu okna in iz spustnega seznama izberete ustreznega naslovnika. Prav tako lahko vnesete samo del naziva naslovnika in sicer tako, da najprej v polje vnesete oznako %, nato pa še en ali več znakov oz. črk (npr. začetek druge, tretje, četrte itd. besede naziva). Odprl se vam bo seznam vseh naslovnikov, ki imajo v naslovu vnesene pogoje. Med njimi s pomočjo smerne tipke izberete želenega in izbor potrdite s tabulatorjem. Aplikacija omogoča ob sprejemu poslovnega paketa, poslovnega paketa-isti naslovnik, poslovnega paketa večjih dimenzij, tovora, Hitre pošte po Sloveniji, Hitre pošte znotraj mest ter paketa s storitvijo v primeru izbrane storitve odkupnina, tudi izpis univerzalnega plačilnega naloga z ali brez OCR vrstice (UPN z ali brez OCR vrstice). Uporabniki, ki želijo uporabljati UPN z OCR vrstico, se morajo za uporabo navedenega ustrezno registrirati pri ustreznih inštitucijah. Uporabnik pri sprejemu pošiljk v vnosnem oknu označi storitev odkupnina, nato se omogoči izpis UPN brez OCR vrstice ali izpis UPN z OCR vrstico. Po označitvi navedenega gradnika se odpre okno, v katerem se v vnosni polji namen in sklic ustrezno vnesejo zahtevani podatki. V polje namen lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z zahtevanim zneskom plačila. Besedilo sme vsebovati največ 34 znakov (17 v vsaki vrstici polja namen), vključno s presledki. V polje sklic vnesete številko sklica na posebni položnici. V polje sklic morate obvezno vnesti številko, ki je kontrolirana po modulu 11. Če sklic ne bo pravilen, bo posebna položnica izdana v nasprotju s standardi, kar pomeni, da bo naslovnik plačal večjo vplačnino ob vročitvi pošiljke s storitvijo odkupnina. Sprejem pošiljke potrdite tako, da aktivirate enega od potrjevalnih gumbov, ki se omogočijo glede na vrsto pošiljke (nalepka, spremnica, brez nalepke). Gumb aktivirate tako, da ga kliknete z miško oz. če je bil izbran ta gumb se sprejem potrdi z entrom. V nadaljevanju so navedene posebnosti, na katere morate biti pozorni pri sprejemu posamezne vrste pošiljk. 5.2 Sprejem po posameznih vrstah pošiljk Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovora, paket dobavitelja Poslovne pakete, poslovne pakete večjih dimenzij, palete in tovora lahko oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano izvajanje dejavnosti in imajo s Pošto Slovenije sklenjeno ustrezno pogodbo. Paket dobavitelja lahko oddajo dobavitelji Pošte Slovenije, ki imajo sklenjeno ustrezno pogodbo. V prenos se oddajo skupaj s spremnico. Poslovni paket mora ustrezati naslednjim velikostim in masi: najdaljša stranica: do 150 cm, seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: do 300 cm, najmanjša velikost naslovne strani: 16,5 x 23,5 cm, največja masa: do 50 kg. Kot poslovni paket večjih dimenzij se šteje poslovni paket, ki izpolnjuje enega od navedenih pogojev: najdaljša stranica: presega 150 cm (največ 200 cm), 41
42 seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: presega 300 cm (največ 550 cm), največja masa: do 100 kg. Kot paleta se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem: največja dimenzija osnovne ploskve: 120 x 100 cm, največja višina: do 150 cm, največja masa: do 600 kg, blago, naloženo na paleto, ne sme presegati zunanjih dimenzij osnovne ploskve, blago na paleti mora biti ustrezno zaščiteno pred poškodbami in razsutjem. Kot tovor se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem: pošiljka se šteje kot tovor, če poslovni paket večjih dimenzij in/ali paleta presega predpisane velikosti in/ali maso ali pa je blago na paleto naloženo tako, da presega zunanje dimenzije osnovne ploskve palete, seštevek dolžine in največjega obsega, ki ne sme biti merjen po dolžini: do 650 cm, največja masa: do 600 kg, najdaljša stranica: do 400 cm. Paket dobavitelja ustreza pogojem za poslovni paket. Posebnosti pri sprejemu Poslovnega paketa Za Vrsto prometa lahko izberete samo notranji promet. Poslovni paket se lahko odda z naslednjimi storitvami: dobavnica, dostava do 10. ure, dostava po 16. uri, dostava med 18. in 20 uro (storitev se lahko izbere samo za določena mesta) prevzem na pošti, pazljivejše ravnanje, odkupnina poslovni paket (če izberete storitev odkupnina poslovni paket,, se vam opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma ček, poseben postopek sprejema je opisan v točki Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki, poštnino plača naslovnik, označena vrednost, klic 1, klic 2, podpis dokumentov dodatek na posebno obliko, poslovni paket-isti naslovnik (poseben postopek sprejema je opisan v poglavju Poslovni paket isti naslovnik). Odločitev za posamezno storitve lahko izključuje izbiro druge. Npr. če izberete storitev dostava do 10. ure, ne morete istočasno izbrati tudi storitve dostava po 16. uri. Aplikacija avtomatsko prilagaja nabor storitev glede na vašo izbiro. Če ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in/ali označena vrednost, morate vnesti v označena polja vrednost odkupnine in/ali označeno vrednost. 42
43 Sledi vnos podatkov o naslovniku. Za poslovni paket je obvezen vnos imena in priimka oziroma naziva naslovnika, celoten naslov (ulica/naselje in hišna številka oziroma številka poštnega predala) ter poštna številka in naslovna pošta. Če ste izbrali storitev klic 1 ali klic 2, boste morali vnesti tudi telefonsko številko naslovnika. V primeru, da ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in ste registrirani za uporabo UPN z OCR vrstico, vam program omogoča izpis spremnice s priloženim vplačilnim dokumentom. V ta namen morate po vnosu zahtevanih podatkov o naslovniku obvezno izbrati gradnik Izpis UPN z OCR vrstico. V oknu se izpolni polje namen in polje sklic. UPN z OCR vrstico se izpisuje le za zneske odkupnin do višine 1000,00 EUR. V primeru, da je znesek odkupnine večji od 1000,00 EUR se uporabniku izpiše UPN brez OCR vrstice, prav tako se prikaže naslednje opozorilo: Odkupnina presega največjo možno vrednost 1000,00 EUR, ki je določena za UPN z OCR zapisom. Natisnil se vam bo UPN brez OCR zapisa. Navedeno pomeni, da bo naslovniku ob vročitvi zaračunana vplačnina po ceniku za UPN brez OCR vrstice, ki je praviloma nekoliko višja. Po vnosu obveznih podatkov lahko izpišete spremnico paketa ali nalepko. Nato lahko nadaljujete s sprejemom pošiljk. Če sprejemate istovrstne pošiljke predlagamo, da uporabite gumbe zakleni, s katerimi vam bodo po opravljenem sprejemu pošiljke, vrednosti v poljih ostale označene. Spremnica, ki se natisne po aktivaciji gumba spremnica, se natisne na laserskem tiskalniku na navaden bel papir (A4 format). Če ste za poslovni paket izbrali storitev odkupnina poslovni paket in uporabljate izpis vplačilnega dokumenta (obrazec UPN z oz. brez OCR vrstice), spremnico natisnete na laserskem tiskalniku na obrazec številka UPN. Izpisano spremnico oziroma spremnico s posebno položnico vstavite v zato pripravljeno vrečko na naslovni strani paketa. Sprejem poslovnega paketa večjih dimenzij in palete poteka podobno, le nabor storitev je drugačen oziroma okrnjen. Poslovni paket večjih dimenzij se lahko odda z naslednjimi storitvami: dobavnica, pazljivejše ravnanje, odkupnina poslovni paket (če izberete storitev odkupnina poslovni paket, se vam opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma čeki, poseben postopek sprejema je opisan v točki Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki, poštnino plača naslovnik, označena vrednost, klic 1, klic 2, podpis dokumentov. Paleta se lahko odda z naslednjimi storitvami: dobavnica, poštnino plača naslovnik, označena vrednost, klic 1, klic 2, podpis dokumentov. 43
44 Tovor se lahko odda z naslednjimi storitvami: dobavnica, pazljivejše ravnanje, odkupnina tovor (če izberete storitev odkupnina tovor, se vam opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma čeki, poseben postopek sprejema je opisan v točki Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki, poštnino plača naslovnik, označena vrednost, klic 1, podpis dokumentov Poslovni paket isti naslovnik Storitev poslovni paket - isti naslovnik lahko uporabite takrat, ko želite v sklopu ene oddaje poslati več poslovnih paketov istemu naslovniku. Masa posameznega poslovnega paketa ne sme presegati 50 kg in pri tem skupna masa vseh poslovnih paketov za istega naslovnika ne sme presegati 500 kg. Če skupna masa preseže 500 kg, je treba pričeti z novo skupino poslovnih paketov-isti naslovnik. Sprejem poslovnih paketov - isti naslovnik poteka zaporedoma, dodajanje paketov po zaključku sprejema ni mogoče. Če želite po zaključku sprejema paketov za določenega naslovnika, za tega naslovnika sprejeti še več paketov, potem jih sprejmete kot novo serijo poslovnih paketov - isti naslovnik. Če uporabljate tehtnico, ki je povezljiva z aplikacijo, na tehtnico položite prvi paket in v oknu naziv pošiljke na seznamu pošiljk poiščete Poslovni paket isti naslovnik ter ga označite in v oknu vrsta prometa označite notranji promet. Ko izberete pošiljko in vrsto prometa aktivirate gumb začni več paketov. Po zagonu gumba začni več paketov se odpre okno vnos skupnih storitev. V navedenem oknu se lahko označijo naslednje storitve: o dostava do 10. ure, dostava po 16. Uri, dostava med 18. in 20. uro in prevzem na pošti: navedene storitve se zaračunajo za vsak paket. Storitve se označijo na spremnici v polju storitve na vsakem paketu; o klic 1, klic 2 in PPN: navedene storitve se zaračunajo samo enkrat. Storitve se označijo na spremnici v polju storitve na vsakem paketu. Storitev PPN pa se še posebej označi na zadnjem paketu v polju PPN _ EUR, in sicer na način kot je predpisan za posamezno vrsto PPN; o odkupnina, vplačnina po pogodbi, trajni nalog, čeki, dobavnica in podpis dokumentov: pri storitvah vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki mora biti pošiljka oddana s storitvijo odkupnina. Navedene storitve se zaračunajo samo enkrat. Storitev se označi samo na zadnjem paketu v polju storitve. K paketu pa morajo biti priloženi ustrezni dokumenti (vplačilni dokument, specifikacija, dokumenti itd.). Storitve, ki jih boste izbrali v tem oknu, bodo veljale za vse poslovne pakete (celo serijo), namenjene istemu naslovniku. Če izberete storitev odkupnina poslovni paket, lahko dodatno izberete tudi dodatne storitve, kot so - vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma čeki. Morebitne dodatne storitve za prvi in ostale poslovne pakete za istega naslovnika izberete (dodate) kasneje. 44
45 Slika 45: Vnosno okno skupne storitve V vnosnem oknu se vnese masa za prvi paket. Če je tehtnica priključena, se na tehtnico položi prvi paket in masa bo prenesena avtomatsko, v tem primeru potrdite preneseno maso z gumbom potrdi maso in masa se bo zapisala v polju masa. V sprejemnem oknu med ponujenim naborom s pomočjo miške izberete morebitno dodatno storitev, in sicer lahko izbirate med pazljivejšim ravnanjem, označeno vrednostjo in dodatkom na posebno obliko. V primeru, da ste izbrali storitev označena vrednost, se v polje vrednost vnese tudi vrednost pošiljke. Pri sprejemu prvega paketa se vnesejo oz. se iz nabora izberejo podatki o naslovniku. Pri sprejemu nadaljnjih paketov za navedenega naslovnika so polja s podatki o naslovniku napolnjena. Sprejem paketa se potrdi z gumboma spremnica oz. z gumbom nalepka, če ste izpolnili ročni obrazec spremnica. 45
46 Slika 46: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem prvega poslovnega paketa-isti naslovnik Aplikacija bo ponudila predogled izpisa spremnice. V predogledu vam aplikacija ponudi prednastavljen tiskalnik, vendar lahko v polju tiskalnik izberete poljuben tiskalnik, ki je nameščen na tem delovnem mestu oz. kot mrežni tiskalnik. V polju število kopij se ustrezno vpiše število kopij spremnice, ki jih želite natisniti. Tiskanje se aktivira z gumbom tiskaj. 46
47 Slika 47: Predogled tiskanja za spremnico Aplikacija vam omogoča tudi možnost, da se vam predogled tiskanja ne prikaže, temveč se spremnica takoj natisne. Kje in kako opravite navedeno nastavitev aplikacije je opredeljeno v poglavju 3.1 Namestitev perifernih naprav. Po istem postopku se opravi sprejem ostalih paketov. Zadnji paket za določeno serijo pa se sprejme po posebnem postopku, in sicer: o po vnosu podatkov o zadnjem paketu se aktivira gumb zadnji paket; o če se med skupnimi storitvami izbere storitev odkupnina se odpre okno za vnos zneska odkupnine, v katerega se vpiše znesek odkupnine, ki se ga potrdi z gumbom potrdi. Če je bila izbrana tudi storitev vplačnina po pogodbi se v polju vplačilni dokument označi tudi vrsta dokumenta, ki je priložena zadnjemu paketu. V polju znesek vplačnine se nato prikaže znesek vplačnine, ki ga bo plačal pošiljatelj. Če imate nastavljeno možnost izpisa vplačilnega dokumenta (UPN z oz. brez OCR vrstice), za izpis navedenega dokumenta izberete ustrezen gradnik (izpis UPN brez OCR vrstice oz. Izpis UPN z OCR vrstico). Na zadnji spremnici za določeno serijo poslovnih paketov - isti naslovnik, se bo izpisal tudi izbran vplačilni dokument. OPOZORILO: v tiskalnik se pred tiskanjem zadnje spremnice vstavi predtiskan obrazec za izpis vplačilnega dokumenta. Slika 48: Vnosno okno odkupnina Po potrditvi se vrnete v vnosno okno za sprejem pošiljk, kjer se aktivira ustrezen potrjevalni gumb, za izpis spremnice se aktivira gumb spremnica, za izpis nalepke pa gumb nalepka. 47
48 Po izpisu spremnice oz. nalepke se zaključi sprejem serije poslovnega paketa - isti naslovnik tako, da se aktivira gumb končaj več paketov. OPOZORILO: Če se gumb končaj več paketov ne aktivira, se sprejem serije poslovnih paketov - isti naslovnik ne zavede. V tem primeru je treba sprejem paketov ponovno vnesti v aplikacijo. Že natisnjene spremnice oz. nalepke se zavržejo. V okviru ene serije poslovnega paketa - isti naslovnik je omogočeno tudi storniranje paketov, in sicer se aktivira gumb pregled PPIN. V oknu pregled PPIN se iz seznama izberejo paketi, ki jih želimo stornirati. Ob izbiri posameznega paketa aktiviramo gumb izbriši, da se zapis obarva rdeče. Za dokončno potrditev izbrisa pošiljk je treba aktivirati gumb potrdi. Slika 49: Vnosno okno pregled PPIN Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki Vplačnina po pogodbi (VPL PG) je storitev, s katero pošiljatelj določi, da bo vplačnino za pošiljke s storitvijo odkupnina plačal sam. To pomeni, da se od naslovnika izterja samo znesek odkupnine. Navedeno storitev lahko izvajajo samo uporabniki, ki imajo s Pošto Slovenije sklenjeno posebno pogodbo o pogodbenem vplačevanju vplačnine. Ob izbiri storitve Odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev. Če izberete storitev vplačnina po pogodbi, se v oknu vplačilni dokumenti, izpišejo vrste plačilnih dokumentov. Izberete tistega, ki ga boste priložili pošiljki. Slika 50: Okno vplačilni dokumenti 48
49 Trajni nalog (TN) je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine s trajnim nalogom na osebnem računu. Navedeno storitev lahko izvajajo samo uporabniki, ki imajo s Pošto Slovenije sklenjeno posebno pogodbo. Ob izbiri storitve odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev. Če izberete storitev trajni nalog, se naslovniku ob vročitvi ne bo zaračunal znesek odkupnine, temveč vam ga bo poravnal s trajnim nalogom. Spremnici se zato priloži pooblastilo za trajni nalog na osebnem računu. Čeki je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine v več obrokih s čeki osebnih računov. V primeru plačila odkupnine s čeki mora biti pošiljka oddana s storitvijo odkupnina. Prav tako mora biti spremnici priložena specifikacija, s katero je določeno število obrokov, zneski in datumi zapadlosti obrokov. Popisni list, ki je lahko del specifikacije oziroma je sama specifikacija bo pošiljatelju vrnjena skupaj s čeki naslovnika Mednarodni poslovni paket, Mednarodna paleta Hrvaška, Paket v mednarodnem prometu Mednarodni poslovni paket je pošiljka v mednarodnem prometu, ki jo lahko za določene države v prenos oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano izvajanje dejavnosti, in je naslovljena na pravno osebo (ne velja v primeru dodatne storitve odkupnina) ali fizično osebo. Velikosti in masa paketa morajo ustrezati naslednjim pogojem: največja velikost: dolžina 150 cm, pri čemer seštevek dolžine in največjega obsega, ki ne sme biti merjen po dolžini, ne sme presegati 300 cm, največja masa: 30 kg (za Hrvaško in Srbijo je dovoljena masa 50 kg). Paket je pošiljka, ki se evidentira pri sprejemu (dobi sprejemno številko) in vročitvi in lahko ima označeno vrednost. Velikosti in masa paketa morajo ustrezati naslednjim pogojem: najmanjša velikost naslovne strani: 16,5 x 23,5 cm, največja velikost: do 150 cm po katerikoli velikosti, pri čemer seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno, ne sme presegati 300 cm, največja masa: 30 kg. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke paket prikazan na naslednji način: paket do 10 kg, paket do 10 kg s storitvijo, paket nad 10 kg. Glede na lastnosti paketa izberete ustrezno postavko. Za Mednarodne poslovne pakete, Mednarodne palete - Hrvaška in Pakete v mednarodnem prometu se po aktivaciji gumba Spremnica odpre dodatno vnosno okno. Vnosna polja se aktivirajo glede na to, ali je država naslovnica članica EU ali ne. Prav tako vas aplikacija opozori na to, v katera polja je vnos podatkov obvezen in v katera ne. Dodatne podatke vnesite v skladu z naslednjimi navodili, ki so potrebni za pripravo spremnice, in sicer: Podatke izpolnite z velikimi tiskanimi črkami v jeziku, ki se uporablja v naslovni državi (lahko tudi v angleškem ali francoskem jeziku). Zaradi morebitnega carinjenja morate opisati vsebino paketa. Pošiljka, opremljena z nečitljivimi ali pomanjkljivimi podatki, lahko povzroči zamudo ali druge nevšečnosti pri prenosu. Lažni podatki lahko privedejo do zaplembe paketa. Vaša dolžnost 49
50 je, da preučite izvozne in uvozne zahteve v odpravni in naslovni državi ter se pozanimate, katere dokumente je potrebno priložiti. Polja za izpolnitev so naslednja: - Natančen opis vsebine (1): opišite točen popis vsega blaga v pošiljki, - Količina (2): zraven popisa vsebine vnesite točne količine blaga, - Neto masa (v kg) (3): zraven popisa posameznih vsebin vnesite za vsako vsebino točno maso, - Skupna bruto masa (4): vnesite skupno bruto maso pošiljke z embalažo (v kg), ki ustreza masi za izračun poštnine, - Vrednost (5) carinska: vnesite deklarirano carinsko vrednost blaga za posamezno vrsto blaga, - Skupna vrednost (6): vnesite deklarirano skupno carinsko vrednost blaga (seštevek vseh posameznih carinskih vrednosti blaga v pošiljki), - Tarifna št. (7): vnesite 6-mestno številko blaga, če je na voljo, - Država porekla blaga (8): vnesite državo, v kateri je bilo blago izdelano/obdelano ali sestavljeno, - Poštnina (9), DDV: IZPOLNI POŠTA! - Vrsta pošiljke (10): Označite ustrezen kvadrat. Navedena oznaka pošiljatelja in naslovnika ne oprošča obveznosti za izpolnitev spremnice in carinske izjave in ne pomeni nujno, da bo blago v naslovni državi oproščeno carinskih vrednosti. BLAGOVNI VZORCI so predmeti, ki predstavljajo za carino nepomembno vrednost in se uporabljajo za iskanje naročil blaga tiste vrste, ki jo predstavljajo. DOKUMENTI so sredstvo, ki vsebuje skupek podatkov ali je namenjeno vnosu podatkov, in glede na svojo kakovost in naravo predstavljajo za carino nepomembno vrednost. DARILA so predmeti, ki jih pošiljatelj poklanja naslovniku in zanje ne bo prejel plačilo iz tujine, za carino pa predstavljajo nepomembno vrednost. - Opombe (11)(npr. obvezna karantena blaga, sanitarna/flitosanitarna inšpekcija ali druge omejitve): Če je za vsebino paketa predpisana karantena ali druge omejitve (rastline, prehrambeni izdelki), morate na to opozoriti in predložiti ustrezne dokumente. - Št. licence/potrdila (12), Št. certifikata/potrdila (13), Št. računa (14): Če je pošiljki priložena licenca ali certifikat, vpišite številko. Za vse blagovne pošiljke morate predložiti račun. - Datum in podpis pošiljatelja (15): Pošiljatelj s podpisom potrjuje, da so podatki na premnici in carinski izjavi resnični in točni ter da paket ne vsebuje nobenega nevarnega predmeta, prepovedanega z zakoni ali s poštnimi ali s carinskimi predpisi. Ostali podatki na mednarodni spremnici: - Ime, priimek in naslov oz. naziv pošiljatelja, vključno z državo. - Ime, priimek in naslov oz. naziv naslovnika, vključno z naslovno državo. V primeru, da razpolagate s tel. št. naslovnika, jo vpišite. Podatek je lahko koristen v primeru, da je treba naslovnika poklicati (nedosegljiv, dodatni dokumenti za carino ipd.). - Označena vrednost v veljavni valuti, za katero bo vsebina paketa zavarovana, če poštni predpisi to dovoljujejo. Na podlagi vpisane 50
51 vrednosti se bo v polje Označena vrednost v DTS prenesla ekvivalentna vrednost v DTS (posebna obračunska enota). - Znesek odkupnine, če želi pošiljatelj dobiti od naslovnika plačilo za vsebino paketa preko poštnega sistema. - Št. računa in naziv banke. - Označite navodila v primeru nevročljivosti paketa. Vse dodatne stroške ob vrnitvi paketa nosi pošiljatelj. Slika 51: Vnosno okno za vnos podatkov za mednarodne poslovne pakete za pošiljke izven EU Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška Mednarodni poslovni paket isti naslovnik Hrvaška ustreza pogojem za mednarodni poslovni paket, pri tem pa se lahko odda le za naslovno državo Hrvaško. Storitev Mednarodni poslovni paket - isti naslovnik lahko uporabite takrat, ko želite v sklopu ene oddaje poslati več mednarodnih poslovnih paketov istemu naslovniku. Masa posameznega poslovnega paketa ne sme presegati 50 kg in pri tem skupna masa vseh poslovnih paketov za istega naslovnika ne sme presegati 500 kg. Če skupna masa preseže 500 kg, je treba pričeti z novo skupino poslovnih paketov-isti naslovnik. 51
52 Sprejem mednarodnih poslovnih paketov isti naslovnik poteka zaporedoma, dodajanje paketov po zaključku sprejema ni mogoče. Če želite po zaključku sprejema paketov za določenega naslovnika, za tega naslovnika sprejeti še več paketov, potem jih sprejmete kot novo serijo mednarodnih poslovnih paketov isti naslovnik. Če uporabljate tehtnico, ki je povezljiva z aplikacijo, na tehtnico položite posamezni paket, po vnosu skupnih storitev in za posamezni paket pritisnete gumb prenesi maso. Po zagonu gumba začni več paketov se odpre okno vnos skupnih storitev. V navedenem oknu se lahko označijo naslednje storitve: o Obveščane SMS in storitvi se označita na zadnjem paketu, pri tem pa se vnese tudi podatek o elektronskem naslovu oz. mobilni telefonski številki; o odkupnina (ODK MPPIN HR) in dobavnica (DOB MPPIN HR): Storitev se označi samo na zadnjem paketu v polju storitve. K paketu pa morajo biti priloženi ustrezni dokumenti (vplačilni dokument, dokumenti itd.). Storitve, ki jih boste izbrali v tem oknu, bodo veljale za vse poslovne pakete (celo serijo), namenjene istemu naslovniku. Morebitne dodatne storitve za prvi in ostale mednarodne poslovne pakete za istega naslovnika izberete (dodate) kasneje. Slika 52: Vnosno okno skupne storitve V vnosnem oknu se vnese masa za prvi paket. Če je tehtnica priključena, se na tehtnico položi prvi paket in masa bo prenesena avtomatsko, v tem primeru potrdite preneseno maso z gumbom potrdi maso in masa se bo zapisala v polju masa. V sprejemnem oknu med ponujenim naborom s pomočjo miške izberete morebitno dodatno storitev, in sicer lahko izbirate med pazljivejšim ravnanjem, označeno vrednostjo in dodatkom na posebno obliko. Pri sprejemu prvega paketa se vnesejo oz. se iz nabora izberejo podatki o naslovniku. Pri sprejemu nadaljnjih paketov za navedenega naslovnika so polja s podatki o naslovniku napolnjena. Sprejem paketa se potrdi z gumboma spremnica oz. z gumbom nalepka, če ste izpolnili ročni obrazec. 52
53 Slika 53: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem prvega mednarodnega poslovnega paketa-isti naslovnik Po aktivaciji gumba Spremnica se odpre dodatno vnosno okno. Vnosna polja se aktivirajo glede na to, katere storitve ste izbrali. Prav tako vas aplikacija opozori na to, v katera polja je vnos podatkov obvezen in v katera ne. Dodatne podatke vnesite v skladu z navodili, ki so navedena pri napotkih pri sprejemu mednarodnega poslovnega paketa. Po opravljenem vnosu bo aplikacija ponudila predogled izpisa spremnice. V predogledu vam aplikacija ponudi prednastavljen tiskalnik, vendar lahko v polju tiskalnik izberete poljuben tiskalnik, ki je nameščen na tem delovnem mestu oz. kot mrežni tiskalnik. Tiskanje se aktivira z gumbom tiskaj. 53
54 Slika 54: Predogled tiskanja za spremnico Aplikacija vam omogoča tudi možnost, da se vam predogled tiskanja ne prikaže, temveč se spremnica takoj natisne. Kje in kako opravite navedeno nastavitev aplikacije je opredeljeno v poglavju 3.1 Namestitev perifernih naprav. Po istem postopku se opravi sprejem ostalih paketov. Zadnji paket za določeno serijo pa se sprejme po posebnem postopku, in sicer: o po vnosu podatkov o zadnjem paketu se aktivira gumb zadnji paket; o če se med skupnimi storitvami izbere storitev odkupnina se odpre okno za vnos zneska odkupnine, v katerega se vpiše znesek odkupnine, ki se ga potrdi z gumbom potrdi. Če imate nastavljeno možnost izpisa vplačilnega dokumenta HUB, za izpis navedenega dokumenta izberete ustrezen gradnik in na zadnji spremnici za določeno serijo mednarodnih poslovnih paketov - isti naslovnik, se bo izpisal tudi vplačilni dokument. OPOZORILO: v tiskalnik se pred tiskanjem zadnje spremnice vstavi predtiskan obrazec za izpis vplačilnega dokumenta HUB. Po potrditvi se vrnete v vnosno okno za sprejem pošiljk, kjer se aktivira ustrezen potrjevalni gumb, za izpis spremnice se aktivira gumb spremnica, za izpis nalepke pa gumb nalepka. OPOZORILO: Če se gumb zadnji paket ne aktivira, se sprejem serije mednarodnih poslovnih paketov - isti naslovnik ne zavede. V tem primeru je treba sprejem paketov ponovno vnesti v aplikacijo. Že natisnjene spremnice oz. nalepke se zavržejo. V okviru ene serije mednarodnega poslovnega paketa - isti naslovnik je omogočeno tudi storniranje paketov, in sicer se aktivira gumb pregled PPIN. V oknu pregled PPIN se iz seznama izberejo paketi, ki jih želimo stornirati. Ob izbiri posameznega paketa aktiviramo gumb izbriši, da se zapis obarva rdeče. Za dokončno potrditev izbrisa pošiljk je treba aktivirati gumb potrdi. 54
55 Slika 55: Vnosno okno pregled PPIN ZUP, ZPP in ZKP (osebno); ZPP in ZKP (posredno); Pisma v upravnem postopku (ZUP), pisma v pravdnem postopku (ZPP) in pisma v kazenskem postopku (ZKP) so knjižene pisemske pošiljke, katerih prenos določajo posebni zakoni in morajo ustrezati pogojem za priporočeno pismo. V prenos se sprejemajo skupaj s sprejemnimi listinami (popis oddanih pošiljk). Pošiljke ZUP, ZPP in ZKP lahko pošiljate le v notranjem prometu. Po vnosu zahtevanih podatkov izpišete nalepko, ki jo nalepite v desni zgornji kot naslovne strani pošiljke. Na nalepki so osnovni podatki o sprejemu (datum, masa pošiljke in sprejemna pošta) ter črtna koda s sprejemno številko pošiljke. Prav tako se lahko natisne potrdilo, ki se prilepi na vročilnico Priporočeno pismo Priporočeno pismo je zaprta pošiljka, ki se evidentira pri sprejemu in vročitvi. V prenos se sprejema skupaj s sprejemno listino (popis oddanih pošiljk). Priporočeno pismo je pošiljka, ki ustreza naslednjim velikostim in masi: najmanjša velikost v pravokotni obliki: 90 x 140 mm, največja velikost v pravokotni obliki: seštevek dolžine, širine in višine 900 mm, pri čemer največja izmed teh treh velikosti ne sme presegati 600 mm, najmanjša velikost v obliki valja: seštevek dolžine in dveh premerov 170 mm, pri čemer dolžina ne sme biti manjša od 100 mm, največja velikost v obliki valja: seštevek dolžine in dveh premerov mm, pri čemer največja posamezna velikost ne sme presegati 900 mm, največja masa: 2 kg. 55
56 Priporočena pisma lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu. Za priporočeno pismo v notranjem prometu lahko izberete naslednje storitve: odkupnina (ODK), povratnica (AR), osebna vročitev (OS), podpis dokumentov (PD). Za priporočeno pismo v mednarodnem prometu lahko izberete naslednje storitve: prednostno (A), odkupnina (ODK), povratnica (AR). V aplikaciji je v polju naziv pošiljke priporočeno pismo prikazano na naslednji način: priporočeno pismo, priporočeno pismo s storitvijo. Glede na lastnosti pisma izberete ustrezno postavko. Za vse naštete storitve je potrebno pošiljke opremiti tudi z ustreznimi nalepkami. Nalepke za označevanje storitev odkupnina, povratnica, osebna vročitev in prednostno dobite na vsaki pošti Vrednostno pismo Vrednostno pismo je zaprta pošiljka, ki se evidentira pri sprejemu in vročitvi ter ima označeno vrednost. Masa in velikosti morajo ustrezati pogojem za priporočeno pismo. V prenos se sprejema skupaj s sprejemno listino (popis oddanih pošiljk). Vrednostna pisma lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu (v države, s katerimi ima Pošta Slovenije sklenjene ustrezne dogovore). Za vrednostno pismo v notranjem prometu lahko izberete naslednje storitve: odkupnina (ODK), povratnica (AR), osebna vročitev (OS). Za vrednostno pismo v mednarodnem prometu lahko izberete naslednje storitve: prednostno (A), odkupnina (ODK) v države, s katerimi ima Pošta Slovenije sklenjene ustrezne dogovore, povratnica (AR). V aplikaciji je v polju naziv pošiljke vrednostno pismo prikazano na naslednji način: vrednostno pismo, vrednostno pismo s storitvijo. Glede na lastnosti pisma izberete ustrezno postavko. Za vse naštete storitve je potrebno pošiljke opremiti tudi z ustreznimi nalepkami. Nalepke za označevanje storitev odkupnina, povratnica, osebna vročitev in prednostno dobite na vsaki pošti Standardno pismo Standardno pismo je zaprta pošiljka v pravokotni obliki, izdelana iz neprosojnega papirja. Prosojni papir se lahko uporabi le za prosojno okence, skozi katerega se sme videti le naslovnikov naslov. Velikosti in masa standardnega pisma so: 56
57 najmanjša velikost: 90 x 140 mm, največja velikost: 165 x 235 mm, največja debelina: 5 mm, največja masa: 20 g. Na standardnem pismu mora biti pravilno in čitljivo napisan naslovnikov naslov, sicer se šteje za navadno pismo. Standardno pismo ne sme vsebovati izbočenih in trdih predmetov. Ni ga dovoljeno zapirati s spenjalnikom ali z drugimi sredstvi, ki bi lahko poškodovala druge pošiljke in naprave. Standardno pismo lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu. V primeru, da ste izbrali Vrsto prometa - mednarodni, lahko za standardno pismo izberete tudi storitev prednostno (A). Podatkov o naslovniku ni potrebno vnašati. Če ste izbrali storitev prednostno, je potrebno pošiljko opremiti tudi z ustrezno nalepko, ki jo dobite na pošti. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke standardno pismo prikazano na naslednji način: standardno pismo, standardno pismo s storitvijo. Glede na lastnosti pisma izberete ustrezno postavko Navadno pismo Navadno pismo je zaprta pošiljka, ki ustreza naslednjim velikostim in masi: najmanjša velikost v pravokotni obliki: 90 x 140 mm, največja velikost v pravokotni obliki: seštevek dolžine, širine in višine 900 mm, pri čemer največja izmed teh treh velikosti ne sme presegati 600 mm, najmanjša velikost v obliki valja: seštevek dolžine in dveh premerov 170 mm, pri čemer dolžina ne sme biti manjša od 100 mm, največja velikost v obliki valja: seštevek dolžine in dveh premerov mm, pri čemer največja posamezna velikost ne sme presegati 900 mm, največja masa: 2 kg. Navadno pismo lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu. V primeru, da ste izbrali Vrsto prometa - mednarodni, lahko za navadno pismo izberete tudi storitev prednostno. Podatkov o naslovniku ni potrebno vnašati. Če ste izbrali storitev prednostno, je potrebno pošiljko opremiti tudi z ustrezno nalepko, ki jo dobite na pošti. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke navadno pismo prikazano na naslednji način: navadno pismo, navadno pismo s storitvijo. Glede na lastnosti pisma izberete ustrezno postavko Dopisnica Dopisnica je pošiljka v pravokotni obliki, izdelana iz kartona ali dovolj trdega papirja. Velikosti in masa dopisnice so: najmanjša velikost: 90 x 140 mm, največja velikost: 120 x 235 mm, največja masa: 20 g. 57
58 Kot dopisnica se šteje tudi razglednica. Če tem pogojem ne ustreza, se šteje za navadno pismo. Dopisnico lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu. V primeru, da ste izbrali Vrsto prometa - mednarodni, lahko za dopisnico izberete tudi storitev prednostno. Podatkov o naslovniku ni potrebno vnašati. Če ste izbrali storitev prednostno, je potrebno pošiljko opremiti tudi z ustrezno nalepko, ki jo dobite na pošti. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke dopisnica prikazano na naslednji način: dopisnica, dopisnica s storitvijo. Glede na lastnosti dopisnice izberete ustrezno postavko Tiskovina Tiskovina je odprta pošiljka, ki vsebuje knjige, kataloge, časopise in periodični tisk. Masa in velikosti morajo ustrezati pogojem za navadno pismo.v zgornji levi kot naslovne strani tiskovine mora pošiljatelj napisati ali odtisniti oznako»tiskovina«, oziroma v mednarodnem prometu»printed papers«. Tiskovino lahko pošiljate v notranjem in mednarodnem prometu. V primeru, da ste izbrali Vrsto prometa - mednarodni, lahko za tiskovino izberete tudi storitev prednostno. Podatkov o naslovniku ni potrebno vnašati. Če ste izbrali storitev prednostno, je potrebno pošiljko opremiti tudi z ustrezno nalepko, ki jo dobite na pošti. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke tiskovina prikazana na naslednji način: tiskovina, tiskovina s storitvijo. Glede na lastnosti tiskovine izberete ustrezno postavko Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest Hitra pošta je pošiljka, za katero veljajo krajši roki prenosa. Velikosti Hitre pošte morajo ustrezati velikostim paketa. Največja masa Hitre pošte v notranjem prometu je 50 kg, v mednarodnem prometu pa 30 kg Navadni paket Navadni paket je pošiljka v notranjem prometu, ki ne sme vsebovati lomljivih predmetov in mora ustrezati naslednjim velikostim in masi: najmanjša velikost naslovne strani: 16,5 x 23,5 cm, največja velikost: do 150 cm po katerikoli velikosti, pri čemer seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno, ne sme presegati 300 cm, največja masa: 20 kg. V aplikaciji je v polju naziv pošiljke Navadni paket prikazan na naslednji način: navadni paket do 10 kg, navadni paket nad 10 kg. Glede na lastnosti paketa izberete ustrezno postavko. 58
59 5.3 Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želijo sprejemati pošiljke ločeno za posamezne oddelke, enote oziroma stroškovna mesta. Stroškovno mesto vnesete v gradniku nastavitve, kjer izberete postavko stroškovna mesta. Postopek vnosa stroškovnega mesta je opisan v poglavju Stroškovna mesta. Pri sprejemu pošiljk pod različna stroškovna mesta vam aplikacija omogoča dve možnosti: za posamezno stroškovno mesto se pripravi posebej oddaja oz. popis oddanih pošiljk, in sicer takrat, če potrebujete ločen popis oddanih pošiljk za vsako stroškovno mesto. Vsak uporabnik za določen dan pripravi svojo oddajo pošiljk (svoj popis oddanih pošiljk), in sicer tako, da ob prvi prijavi v aplikacijo izbere datum oddaje in nato v polju številka popisa oddanih pošiljk izbere postavko nov. Pri naslednjih prijavah za določen dan pa vedno izberete številko popisa oddanih pošiljk, pod katerega ste sprejemali pošiljke. Pred sprejemom pošiljk pa nato v vnosnem oknu v polju stroškovno mesto izberete vaše stroškovno mesto. Pošiljke, ki bodo sprejete na naveden način bodo evidentirane pod navedeno stroškovno mesto. pripravi se ena oddaja, v kateri pa so opredeljena različna stroškovna mesta. Če ne potrebujete ločenega popisa oddanih pošiljk, vendar želite vseeno evidentirati sprejem pošiljk po posameznih stroškovnih mestih lahko pripravite samo eno oddajo pošiljk (en popis oddanih pošiljk) v kateri pred sprejemom pošiljk označite ustrezno stroškovno mesto v polju stroškovno mesto. Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice. Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe. 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk Možnost storniranja oziroma razveljavitve sprejema pošiljk morate uporabiti: pri pošiljkah, ki jih iz kakršnegakoli vzroka ne boste mogli oddati na pošti isti dan, kot ga imajo označene na nalepki (pisemske pošiljke, pošiljke Hitre pošte, paketi in navadni paketi) oziroma na spremnici (poslovni paketi, poslovni paketi večjih dimenzij in palete), za pošiljke, ki jim boste po izpisu nalepke oziroma spremnice spremenili storitve, za pošiljke, ki jim boste po izpisu nalepke oziroma spremnice spremenili vsebino, če po izpisu nalepke oziroma spremnice spremenite vrsto pošiljke (npr. namesto pisma boste oddali paket). Storno pošiljk opravite v oknu pregled oddaj. Stornacijo pošiljk lahko opravite samo za oddaje, ki še niso bile zaključene. Na seznamu odprtih oddaj izberete ustrezno oddajo in aktivirate gumb podrobnosti. V zavihku pošiljke oddaje se nahajata dva gumba storniraj vse in storniraj izbrane. Če boste stornirali eno ali izbran del pošiljk v določeni oddaji potem pošiljko označite tako, da naredite kljukico v polju pred zapisom pošiljke in aktivirate gumb storniraj izbrane. Če boste opravili stornacijo celotne oddaje potem pošiljke označite tako, da aktivirate gumb storniraj vse. Aplikacija bo prikazala opozorilo z naslednjim besedilom "Ali ste prepričani, da želite stornirati vse pošiljke?". 59
60 Slika 56: Opozorilo, ki se izpiše ob stornaciji celotne oddaje Z gumbom OK se opravi stornacija celotne kreirane oddaje. Z gumbom Cancel pa se vrnete v osnovno okno. 60

References: ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP 
 ZKP