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⭐MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y ADQUISICIÓN DE BIENES
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y ADQUISICIÓN DE BIENES
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Santiago Sevilla Sánchez
1 REGISTRO Y ADQUISICIÓN DE BIENES2 ASUNTO: PROMULGACIÒN CAP: SEC: FECHA: 1/48 El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de fecha aprobó la información contenida en el Manual de Normas y Procedimientos de Registro y Adquisición de Bienes Muebles, Servicios, Materiales y Suministros el cual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Registro a través del Sistema Integrado de Administración Financiera. Este Manual, es producto del Convenio de Cooperación de Transferencia Tecnológica entre la Universidad Experimental del Táchira y la Universidad Central de Venezuela, fundamentado en los criterios y lineamientos del Sistema Integrado de la Gestión y Control de las Finanzas, SIGECOF, para los entes descentralizados del Sector Universitario Oficial. Y de acuerdo a las necesidades de ambas Instituciones. En consecuencia a partir de la presente fecha entra en vigencia el manual, quedando bajo la responsabilidad del Vicerrectorado Administrativo el hacer cumplir con las disposiciones contenidas en él, así como velar por su ejecución y actualización. Caracas, a los del mes de del Prof. Elizabeth Marval Vicerrector Administrativo Dr. Antonio París Rector3 ASUNTO: HOJA DE APROBACIÒN CAP: SEC: FECHA: 2/48 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NORAIDA IRIARTE LUZ MAYELA TOLOSA Fecha: Fecha: Fecha:4 ASUNTO: INDICE CAP: SEC: FECHA: 3/48 PROMULGACIÓN HOJA DE APROBACIÓN INTRODUCCIÓN CAPITULO I 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objetivos y Alcance 1.2 Base Legal 1.3 Normas Generales del Proceso CAPITULO II 2. NORMAS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 2.1 Adquisición de Bienes Muebles, Materiales, Suministros Servicios. 2.2 Recepción de Bienes Muebles, Materiales, Suministros Servicios 2.3 Registro y Mantenimiento de Proveedores. 2.4 Salidas de Almacén 2.5 Entradas de Almacén FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS5 ASUNTO: INTRODUCCIÒN CAP: SEC: FECHA: 4/48 El presente manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a la Universidad, en la administración y registro de las transacciones de gastos que se realicen con cargo a las adquisiciones de bienes muebles, materiales y suministros, así como la contratación de servicios de acuerdo a los criterios de la centralización normativa y la descentralización operativa. En términos conceptuales las adquisiciones están representadas por erogaciones realizadas por las distintas unidades consumidoras o solicitantes, para la obtención de bienes muebles, materiales y suministros o la contratación de un servicio, con el fin de cumplir con sus actividades administrativas y operativas. Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrán optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestión administrativa. En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Adquisiciones de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios y está conformado por tres capítulos: Capítulo I Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y alcance del manual, la base legal vigente y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Registro y Adquisiciones de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios. Capítulo II Presenta las normas específicas y los distintos procedimientos y flujogramas que intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas, además se establecen los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de la Universidad.6 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.1 FECHA: 5/48 OBJETIVO Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y pasos necesarios para la adquisición de bienes muebles, materiales y suministros y la contratación de servicios por parte de las distintas unidades consumidoras que conforman la Universidad, además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este proceso a fin de procurar una gestión eficaz y efectiva. ALCANCE Este manual está dirigido a todas las Unidades Solicitantes y Consumidoras de la Universidad con competencia para generar solicitudes de materiales y suministros al almacén o para generar requisiciones con el fin de adquirir bienes muebles, materiales y suministros y la contratación de servicios. De igual forma, está dirigido a las unidades administradoras encargadas de la gestión de la solicitud o requisición y la tramitación efectiva del pago.7 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.2 FECHA: 6/48 BASE LEGAL Empresariales. Constitución Bolivariana de la República de Venezuela, Gaceta Oficial Nro del Sección Quinta de la Ejecución del Presupuesto de la República y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales. Art Con relación a la gestión fiscal. Título V Del Sistema de Contabilidad Art Presupuestos públicos anuales de gastos. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N de fecha 17 de diciembre de 2001 Art. 9. Órganos sujetos a la Ley. Capítulo II. Del Control Interno. Capítulo IV. De las Cuentas. Capítulo V. Del Control de Gestión. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial N de fecha 09 de enero de 2003 Título II Del Sistema Presupuestario. Sección Primera Disposiciones Generales, Normas Comunes. Sección Segunda Organización del Sistema de Presupuesto. Sección Tercera de la Estructura de la Ley de Presupuesto. Sección Cuarta de la Formulación del Presupuesto de la República, y de sus Entes Descentralizados sin Fines Pública. Título IX de las Responsabilidades. Ley de Universidades. (08 de septiembre de 1970). Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha 8 de septiembre de Art. 09 De la autonomía de las Universidades. Art. 12 De la personalidad Jurídica y Patrimonio de las Universidades. Art. 13 Del presupuesto de las Universidades Nacionales. Art. 26. De las atribuciones del Consejo Universitario. Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional (31 de Enero 1977) Art. 19. Son bienes nacionales. Titulo XIII. De las Licitaciones y Remates Capítulo de las Licitaciones. Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones (13 de Noviembre del 2001) Art. 01. Del Objeto del Reglamento de Licitaciones. Art. 67. De la Licitación Anunciada Internacionalmente.8 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.2 FECHA: 7/48 Art. 72. Del Proceso de Licitación Selectiva. Art. 76. De los Procedimientos para Licitaciones. Arts. 87, 88. Del Proceso de Adjudicación Directa. Art De la Declaración de Nulidad de los Procedimientos y Contratos Art De las Sanciones. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. Decreto 1.417, del 31 de Julio de Gaceta Oficial extraordinaria Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos (Gaceta Oficial Nro de Octubre de 1999) TÍTULO I De la simplificación de los trámites administrativos. CAPÍTULO II. De la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administración. Pautas para la Racionalización del Gasto en las Universidades Nacionales. (Vr-Ad 0520 del 15 de Febrero de 1995) Art. 08. Del destino de los Ingresos Propios. Resolución del Ministerio de Ciencia y Tecnología N 079 del 11/07/2002 (Gaceta Oficial N del 10/07/2001). Arts. 01, 02, 03, 04 Y 05. Sobre los Criterios Técnicos que deben Cumplir los Organismos de la Administración Pública Nacional para la Adquisición de Equipos, Sistemas de Computación y Procesamiento de Datos. Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y Documentos Electrónicos. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nº Extraordinaria de 1º de julio de 1981 Art. 03. De los Funcionarios y demás personas que presten servicio en la Administración Pública. Art. 07. De los Actos Administrativos. Art. 10. De las limitaciones de los Actos Administrativos. Art. 19. De la Nulidad de los Actos Administrativos. Art. 31. De los Documentos y Expedientes Administrativos. Art De las Sanciones. Toda aquellas Normativas Legales Aplicables al Registro y Adquisición de Bienes. Art. 72. De la Publicación de los Actos Administrativos9 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.3 FECHA: 8/48 NORMAS GENERALES 1. Se entiende por adquisición de bienes muebles, materiales, suministros y servicios la acción que realiza las unidades solicitantes y consumidoras de adquirir todos aquellos insumos necesarios para la operatividad de la unidad. 2. La Unidad Administradora en el momento de contratar servicios o adquirir bienes deberá regirse por la normativa que le corresponda según el caso (Ley de Licitaciones o Reglamento Interno). 3. Todo compromiso debe contar con disponibilidad presupuestaria, en caso contrario será considerado nulo y acarreará responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria, para el funcionario público que ejecute dicho trámite. 4. Para toda adquisición de bienes muebles, materiales, suministros y contratación de servicios, cuyos montos sean menor a 200 UT se requerirá una sola cotización y los niveles de aprobación para autorizar la compra o contratación de servicios serán las Autoridades Rectorales y Decanos. 5. Para la adquisición de los bienes o servicios cuyos montos sean mayor o igual a 200 UT y menores a UT deberán solicitarse un mínimo de tres (3) cotizaciones, teniendo preferencia el proveedor que garantice los términos exigidos por la institución en cuanto a cantidad, oportunidad (tiempo y lugar de entrega), condiciones de pago y calidad. Los niveles de aprobación para autorizar la compra o contratación de servicios serán las Autoridades Rectorales y Decanos. 6. Para la adquisición de bienes o servicios cuyos montos sean mayores a UT y menor a UT, se efectuarán mediante el proceso de Licitación Selectiva y los niveles de aprobación serán la Comisión de Licitación, el Rector y el Consejo Universitario. 7. Para la adquisición de bienes o servicios cuyos montos sean mayores a UT, se efectuarán mediante el proceso de Licitación General y los niveles de aprobación serán la Comisión de Licitación, el Rector y el Consejo Universitario. 8. Se podrá proceder por adjudicación directa, independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del órgano o ente contratante, mediante acto motivado justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: a. Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad10 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.3 FECHA: 9/48 del mismo. b. Si se trata de la adquisición de obras artísticas o científicas. c. Cuando la información suministrada por el Registro Nacional de Contratistas indica que los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un solo fabricante o proveedor o cuando las condiciones técnicas de determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia d. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricación de equipos, la adquisición de bienes o la contratación de servicios, en los que no fuere posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios. e. Cuando se decrete estado de alarma, de conmoción interior o exterior. f. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo organismo o ente. g. Cuando se trate de servicios básicos indispensables para el funcionamiento de la institución. h. Si se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio que pudiera resultar en perjuicio para el ente contratante. i. En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de interés general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento ochenta (180) días hábiles, conforme a un plan excepcional de desarrollo económico y social, aprobado previamente en Consejo de Ministros. En Consejo de Ministros se definirán con precisión las obras, servicios y adquisiciones que serán objeto de adjudicación directa, así como los órganos o entes encargados de su ejecución. 9. Cuando el monto de la compra es mayor a 500 UT el proveedor a seleccionar deberá estar inscrito en el Registro de Proveedores. 10. Los anticipos a proveedores no deberán superar el 30% del monto de la compra. 11. Para otorgar un anticipo del pago a proveedores éste deberá consignar fianza de anticipo por el 100% del monto otorgado. 12. Para la adquisición de equipos de computación se deberá requerir el aval de la Unidad de Informática de la facultad o dependencia correspondiente. En caso de no poseer Unidad de Informática solicitará aval a la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones. 13. Se le aplicará Cláusula Penal al proveedor cuando no cumpla con lo11 ASUNTO: ASPECTOS GENERALES CAP: I SEC: 1.3 FECHA: 10/48 acordado en el contrato aplicándosele un porcentaje equivalente al ocho por ciento (8%) como multa por cada día de retraso en la entrega de los bienes o materiales. 14. El sistema suministrará la información de la solicitud o requisición y el estatus o nivel en el que se encuentra en cualquier momento que se desee.12 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO CAP: II SEC: 2.1 FECHA: 11/48 ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS Normas que regulan el Procedimiento 1. En toda adquisición de bienes y servicios deberá existir una Orden de Servicio, una Orden de Compra o un contrato debidamente suscrito entre ambas partes, que contenga todas las condiciones que lo regirán, incluidas las garantías. Así mismo deberá existir la disponibilidad presupuestaria. 2. Los bienes muebles materiales y suministros deberán registrarse por el costo total de adquisición, producción, construcción o intercambio. 3. Las unidades solicitantes deberán realizar semestralmente (a principio y a mediados del año) el programa de sus necesidades de bienes muebles, materiales y suministros de acuerdo a su Plan Operativo Anual. 4. El expediente electrónico se comenzará a conformar desde el momento que se genera. 5. requisición o solicitud de bienes muebles, materiales, suministros o servicios. 6. Los documentos que conforman el expediente deberán tener registrado un mismo número que lo identifique. 7. El expediente estará conformado por: a. Requisición. b. Solicitud de Cotizaciones. c. Ofertas o Cotizaciones recibidas. d. Análisis de Ofertas. e. Comunicación al proveedor de la no aceptación de la oferta. f. Orden de Compra u Orden de Servicio. g. Informe de Recepción o Informe de Conformidad. h. Fianza de anticipo o Carta de Fiel Cumplimiento, según corresponda. 7. A objeto de dar celeridad al proceso de adquisición tendrán validez aquellas cotizaciones recibidas vía correo electrónico o fax. 8. La Unidad Consumidora deberá elaborar un informe de recepción al momento de recibir el bien, material o suministro y la respectiva Factura o Nota de Entrega por parte del Proveedor. 9. Las requisiciones de bienes muebles, materiales, suministros y servicios pueden ser: a. Bienes y suministros de uso directo13 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO CAP: II SEC: 2.1 FECHA: 12/48 (equipo de computación, mobiliario, entre otros) b. Materiales de stock (papelería, útiles y suministros de oficina, entre otros). c. Contratación de servicios profesionales, técnicos entre otros. 10. La selección del proveedor debe efectuarse sin establecer diferencias entre ellos, es decir las adquisiciones se harán a personas naturales o jurídicas legalmente establecidas y con base a un precio razonable, calidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y demás garantías ofrecidas. 11. Toda adquisición de bienes muebles, materiales y suministros deberá realizase a través de una Orden de Compra. 12. La Contratación de Servicios deberá realizarse a través de una Orden de Servicio. 13. Toda Orden de Compra u Orden de Servicio deberá identificar el proveedor, especificaciones de la compra o el servicio, costo unitario, costo total, observaciones, condiciones de entrega y pagos, entre otros elementos.14 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS CAP: II SEC: 2.1 III I FECHA: 13/48 DESCRIPCIÒN UNIDAD SOLICITANTE 1. Determina que la necesidad de adquisición de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, esté sujeta al Plan Operativo Anual (POA) de la unidad. 2. De no estar establecido en el POA, no realiza la solicitud o inicia trámite de modificación presupuestaria, a través del proceso de Modificación Presupuestaria. 3. Si está establecido en el POA actúa de acuerdo al tipo de necesidad. 4. Si el requerimiento corresponde a un Servicio verifica si éste puede ser atendido por personal de la institución Si puede ser atendido internamente realiza solicitud a la unidad correspondiente Si no puede ser atendido internamente verifica disponibilidad presupuestaria de acuerdo a costos estimados (continúa con los pasos 6.1 y 6.2.) 5. Si corresponde a una solicitud de bienes muebles, materiales o suministros, accesa el sistema para verificar la existencia en el almacén Sí existe en el almacén genera Solicitud de Bienes Muebles, Materiales y Suministros y realiza apartado de lo solicitado en el sistema. Remite Solicitud de Bienes Muebles, Materiales y Suministros al almacén de acuerdo al procedimiento de Salida de Almacén. 5.2 En el caso que no exista en el almacén continúa con el procedimiento. 6. Verifica en el sistema disponibilidad presupuestaria de acuerdo a costos estimados. 6.1.Si no posee disponibilidad presupuestaria no realiza la solicitud o tramita modificación presupuestaria, según el proceso de Modificación Presupuestaria. 6.2.Si posee disponibilidad presupuestaria genera Requisición de acuerdo a la necesidad de bienes muebles, materiales, suministros y servicios. Genera precompromiso y solicita firma de ejecutor. 7. Remite Requisición a la Unidad Administradora para su tramitación UNIDAD ADMINISTRADORA / UNIDAD EJECUTORA LOCAL 8. Recibe Requisición de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, según sea el caso. 9. Verifica la información de la requisición según monto estimado. 9.1 En caso de ser una Licitación, inicia el Proceso de Licitación conforme a15 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS CAP: II SEC: 2.1 FECHA: 14/48 la Ley respectiva. 9.2 En caso de no aplicar proceso de licitación consulta el registro de proveedores Si existe selecciona proveedor. (Ver paso 10) Si no existen proveedores. Va al Procedimiento de Registro y Mantenimiento de Proveedores para realizar una nueva inclusión o actualización en el Registro y Mantenimiento de Proveedores. 10. Accesa el sistema e ingresa los datos necesarios para generar la Solicitud de Cotizaciones. 11. Envía Solicitud de Cotizaciones u ofertas a los proveedores seleccionados. 12. Recibe las cotizaciones u ofertas de los proveedores. 13. Ingresa al sistema y elige la opción de ofertas e incorpora los datos solicitados. 14. Evalúa y selecciona, definiendo la mejor oferta considerando la relación preciocalidad, conjunta-mente con la aprobación de la Unidad Solicitante y la Autoridad Competente. 15. Remite carta a los proveedores no seleccionados. 16. Compara el monto del precompromiso con la oferta seleccionada De no tener precompromiso suficiente, verifica si existe disponibilidad presupuestaria De tener disponibilidad presupuestaria realiza ajuste del precompro-miso y va paso Si no posee disponibilidad presupuestaria anula la solicitud o tramita modificación presupuestaria. Ver manual de Modificación Presupuestaria De tener precompromiso suficiente, realiza ajuste del mismo de ser necesario y genera Orden de Compra u Orden de Servicio de acuerdo al requerimiento. Solicita firma de la Unidad Ejecutora. Genera el registro del compromiso y la actualización del Cronograma de Desembolsos o Pagos. 17. Imprime Orden de Compra u Orden de Servicio (2) ejemplares, envía un ejemplar al proveedor por medio más expedito y archiva otro en el expediente físico. 18. Conforma expediente electrónico y físico con: requisiciones, solicitud de cotizaciones, ofertas recibidas, análisis de las ofertas, carta a los proveedores no seleccionados, Orden de Compra u Orden de Servicio para su control y auditoria posterior. 19. Informa a la Unidad Solicitante la fecha de entrega por parte del proveedor del (los) bien(es), material(es) o servicio(s) solicitado(s). 20. Verifica si el proveedor requiere de un16 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS CAP: II SEC: 2.1 FECHA: 15/48 pago por anticipado para el despacho de lo solicitado. 21. De requerir un pago por anticipado realiza Procedimiento de Fianzas y Garantías. Ver Manual de Fianzas y Garantías. 22. Tramita el adelanto de pago, respaldado por la Orden de Compra, continua con el Manual de Programación y Emisión de Pago, el procedimiento de Ordenamiento de Pago. 23. De no requerir anticipo verifica si es un servicio o un bien. 24. De ser compra de un bien mueble, materiales o suministro va al procedimiento de Recepción de Bienes, Muebles y Materiales. 25. De ser un servicio, recibe contrato y fianza de fiel cumplimiento, cuando corresponda por parte del proveedor. Archiva contrato y fianza de fiel cumplimiento. 26. Accede al sistema seleccionando la opción Informe de Recepción de Servicios, llena los datos indicados de ser necesario y envía para autorización por parte del ejecutor. Va al manual de Programación y Emisión de Pago del procedimiento Ordenamiento de Pagos.17 PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO: 2.1. ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRADORA / UNIDAD EJECUTORA LOCAL SI Genera "Solicitud de Bienes, Muebles, Materiales y Suministros" y realiza apartado en Almacén. Solicitud de Bienes Muebles,Materiales y Suministros Remite "Solicitud de Materiales y Suministros" al Almacén. Realiza procedimiento de "Salida de Almacén" I SI Verifica si existe en el almacén? Determina que la necesidad de adquisición de bienes muebles, materiales, suministros o servicios, este sujeto al Plan Operativo (POA) Esta incluido en el POA? Realiza proceso de acuerdo a la necesidad I I SI Corresponde a una solicitud de bienes, muebles, materiales o suministros? NO No procede la solicitud o inicia tramite de modificación presupuestaria NO Verifica disponibilidad presupuestaria según costo estimado (en caso de tenerlo) Tien e disponibilidad? NO No realiza solicitud o tramita una modificación presupuestaria Realiza proceso de "Modificación Presupuestaria" I NO SERVICIO NO SI Realiza proceso de "Modificación Presupuestaria" Verifica si puede ser atendido por personal de la institución Atendido por personal propio? Realiza solicitud a la unidad correspondiente Elige la opción "Requisición" y se incorporan los datos solicitados según la necesidad bienes, muebles, materiales, Suministros y servicios, con lo cual se genera el registro del precompromiso. Se espera la firma del ejecutor. Requisición 1 SI Remite "Requisición" a la Unidad Administradora 1 De ser una Licitación Inicia el proceso de Licitación conforme a la Ley respectiva Va al proceso de Licitación. Conforme a la Ley respectiva Recibe "Requisición" según la necesidad (bienes muebles, materiales, suministros y servicios). Verific a la información de la requisición según monto estimado? Sí Selecciona los proveedores Genera "Solicitud de Cotización" y remite a los proveedores seleccionados Solicitud de cotizaciones Proveedores I I Caso contrario Consulta el Registro de Proveedores Existen proveedores? Cotizaciones / Oferta Recibe cotizaciones u ofertas de los proveedores Ingresa al sistema y elige la opción de ofertas e incorpora los datos solicitados No Registro y Mantenimiento de Proveedores Análisis de Cotizaciones E SI Se recibe contrato y fianza de file cumplimiento cuando corresponda por parte del Proveedor. Archiva contrato y fianza de file cumplimiento Expediente de la Requisición 2 NO Es un Servicio? Conforma expediente electrónico y físico con: " requisiciones, solicitud de cotizaciones, ofertas recibidas, "Análisis de las cotizaciones", Carta a los proveedores no seleccionados "Orden de Compra" u "Orden de Servicio para su control. carta a los proveedores no seleccionados Se informa a la Unidad Solicitante fecha de entrega por parte del proveedor de el(los) bien(es), material(es) o servicio(s) solicitado(s). I NO Ofertas Recibidas Análisis de Ofertas Orden de Compra u Orden de Servicio Pago Anticipado Va al procedimiento de Recepción de Bienes Muebles y Materiales Requisición Solicitud de Cotizaciones I Expediente de la Requisición Verifica si el proveedor requiere pago anticipado para el despacho de lo solicitado C SI I E P Va al manual de Fianzas y Garantías Tramita el adelanto del pago con un ejemplar de la Orden de Compra Compara el monto del precompromiso con el de la oferta seleccionada I Evalúa y selecciona, definiendo la mejor oferta considerando la relación precio-calidad y garantía, tiempo de entrega, conjuntamente con la aprobación de la Unidad Solicitante y la Autoridad Competente. Remite carta a los proveedores no seleccionados. Ofertas Seleccionadas Contrato/Fianza de file cumplimiento P C Accede al sistema seleccionando la opción "Informe de Recepción de Servicios" llena los datos indicados de ser necesario y envía para autorización por parte del ejecutor. Va al manual de "Programación y Emisión de Pago" el procedimiento "Ordenamiento de Pagos". I Verifica si tiene disponibilidad presupuestaría? NO NO SI Precompromiso Suficiente? SI Elige la opción "Orden de Compra", o la opción "Orden de Servicio" según sea el caso y espera en ambos casos la firma del Ejecutor (ajusta precompromiso de ser necesario) y se genera el compromiso. P C P Va al Manual de " Programación y Emisión de Pago" el procedimiento de "Ordenamiento de Pago" No realiza solicitud o solicita una modificación presupuestaria Va al manual de "Modificación Presupuestaria" Imprime dos ejemplares de la "Orden de Compra" u "Orden de Servicio" según el caso y remite un ejemplar al proveedor por medio mas expedito y archiva otra en el expediente físico para su control. Orden de Compra u Orden de Servicio Orden de Compra u Orden de Servicio Proveedor I Control Interno 2 P Registro Presupuestario 13/ 04/ 04 C Momento Contable18 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS CAP: II SEC: 2.2 FECHA: 16/48 RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES, MATERIALES, SUMINISTROS O SERVICIOS. Normas que regulan el Procedimiento 1. Se entiende por Recepción de Bienes Muebles, Materiales, Suministros o Servicios la actividad que realiza la Unidad Consumidora al recibir de parte del proveedor lo requerido en la orden de compra o de servicio, según sea el caso. modelo, así como cualquier dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. 6. La unidad consumidora elaborará el Informe de Recepción para el caso de recepción de bienes muebles, materiales, suministros y servicios. 2. Las entregas de Bienes Muebles, Materiales, Suministros o Servicios serán realizadas por el proveedor en las fechas y lugar previamente establecidos. 3. Si al momento de recibir la mercancía, se considera que no se ajusta a los requerimientos, la unidad receptora notificará de inmediato por escrito al proveedor, quien deberá retirarlo del sitio dentro de tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega. 4. La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la mercancía o el bien que éstos coincidan con la Orden de Compra o la Orden de Servicio. 5. La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibirla mercancía, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que corresponda, seriales, marca,19 ASUNTO: NORMAS Y DESCRIPCCIÒN DE LOS PROCEDIMIENTOS CAP: II SEC: 2.2 FECHA: 17/48 DESCRIPCIÒN UNIDAD CONSUMIDORA 1. Recibe del proveedor los bienes, muebles, materiales y suministros solicitados con la Nota de Entrega y Factura. 2. Verifica que lo entregado coincida con lo facturado y con la Orden de Compra que generó la solicitud (con base a la normativa establecida para tal fin). 3. En caso de conformidad total, accesa al sistema y elabora Informe de Recepción de acuerdo a los renglones establecidos en la orden de compra. 4. Aprueba informe y da conformidad de pago. El sistema genera el registro presupuestario y contable del causado. 5. Envía Factura y Nota de Entrega a la Unidad Administradora (Ir al paso 9). 6. En caso de inconformidad, devuelve mercancía al proveedor de ser el caso. Solicita al proveedor el cumplimiento de la Orden de Compra. 6.1.Si puede cumplir, solicita pronta entrega de la mercancía (regresa al paso 1). 6.2.Si no puede cumplir con lo solicitado, informa que debe remitir una carta a la unidad solicitante para anular la Orden respectiva. Recibe comunicación y realiza proceso de modificación anulando la Orden de Compra. 7. En caso de conformidad parcial accesa al sistema y elabora informe de Recepción e incorpora los bienes, materiales o suministros recibidos, de acuerdo al renglón establecido en la orden de compra. 7.1 Coloca el informe como Recepción Parcial y verifica con el proveedor si va a realizar pronta entrega del faltante. En caso que: Va a realizar entrega del faltante, mantiene el Informe de Recepción con estatus de entrega parcial. Al recibir el faltante, actualiza Informe de Recepción del estatus de Recepción Parcial a Conforme pago (regresa al paso 5) No va a realizar entrega del faltante, Solicita al proveedor comunicación Informan-do las razones de la entrega parcial de la Orden de Compra. Al recibir la comunicación realiza Modificación de la Orden de Compra, actualiza el Informe de Recepción y da conformidad de pago. 8. Remite Nota de entrega y factura a la Unidad Administradora y archiva la Orden de Compra para su control. En caso de modificación remite soportes a la Unidad Administradora/Ejecutora. UNIDAD ADMINISTRADORA 9. Recibe la Factura y Nota de Entrega debidamente avalada por la Unidad Mostrar más
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