Source: https://scs.onboarding.reos.software/privacy?accomodation=f374cc0bda2e498cbf1f756549b6ac42
Timestamp: 2020-08-06 22:01:35+00:00

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Datenschutzhinweise für Mietinteressenten und Mieter für das Studentische Wohnen im W27 Heilbronn
Wir nehmen den Schutz deiner persönlichen Daten sehr ernst und sind bestrebt, dich umfassend über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu informieren. Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben dir Auskunft darüber, auf welche Art und Weise und zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten von dir verarbeiten, wenn du Mietinteressent oder Mieter für das studentische Wohnen im W27 Heilbronn bist.
Deine personenbezogenen Daten erheben wir grundsätzlich bei dir selbst. Als gesetzliche Grundlage dient insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist die:
E-Mail: w27@mail.schwarz
2. Bewerbung für ein Apartment
2.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
2.1.1. Pflichtangaben, welche du während des Bewerbungsprozesses machen musst:
Wenn du dich für eines unserer Apartments bewirbst verarbeiten wir u. a. deine Stammdaten, wie Name, Vorname und Geburtsdatum, deine Adress- und Kontaktdaten sowie deine CampusCard ID, falls du eine solche besitzt, auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt damit wir deine Bewerbung bearbeiten sowie ein möglicherweise daraus entstehendes Mietverhältnis vorbereiten können.
Des Weiteren verarbeiten wir u. a. dein Ausweisdokument, wie z. B. den Personalausweis oder Reisepass, Angaben zu deinem Immatrikulationsstatus inkl. Matrikelnummer (bei Studenten) oder deinem Arbeitgeber (bei Mitarbeitern des Bildungscampus Heilbronn), Angaben zu deinem Berufsstand, deiner Staatsangehörigkeit und, wenn du nicht die Staatsangehörigkeit eines EU-Staates besitzt, deinem Visum auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin dich eindeutig zu identifizieren bzw. deine Berechtigung für einen Apartmentplatz zu prüfen.
Ebenfalls auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir den von dir gewählten Nutzernamen sowie dein gewähltes Passwort, um dir einen Zugang zu unserem Online-Portal für die Verwaltung deiner (Mieter-) Daten bereitzustellen.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir zudem Angaben zu Verwandtschaftsverhältnissen und Erziehungsberechtigten, wenn eine Bewerbung im Namen eines oder mehrerer Erziehungsberechtigten für einen minderjährigen Studenten erfolgt oder eine Einwilligung des oder der Erziehungsberechtigten hinterlegt wird. Bei diesen Angaben handelt es sich nur um Pflichtangaben, wenn du minderjährig bist.
2.1.2. Freiwillige Angaben, welche du während des Bewerbungsprozesses machen kannst:
Soweit du dich für ein behindertengerechtes Apartment bewirbst, verarbeiten wir mit deiner Einwilligung Angaben zu deiner Behinderung bzw. deinem Behindertenausweis (Gesundheitsdaten), um zu prüfen, ob du berechtigt bist ein solches Apartment zu mieten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
Wenn Du dich im Bewerbungsprozess dazu entscheidest uns einen Gehaltsnachweis und / oder eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung zu übermitteln, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin deine Zahlungszuverlässigkeit und -fähigkeit festzustellen.
Du kannst bereits während der Bewerbung für ein Apartment deine Zahlungsdaten angeben. In diesem Fall verarbeiten wir die Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, um dir nach dem Ende eines möglichen Mietverhältnisses deine Kaution wieder auszahlen zu können.
2.1.3. Technisch bedingte Datenverarbeitungen:
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO protokollieren wir zudem deine An- und Abmeldungen in unserem Online-Portal zur Mieterverwaltung. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei darin im Falle eines Ausfalls oder einer Fehlfunktion des Systems nachvollziehen zu können, durch wen dieses genutzt wurde und ob diese Nutzung ggf. zu einer Fehlfunktion geführt hat.
2.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
Die von dir im Bewerbungsprozess angegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente können im Ausnahmefall, z. B. bei technischen Supportleistungen, für die REOS GmbH, Brandshofer Deich 68, 20539 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer Anbieter des Online-Portals ist, über welches deine Bewerbung erfolgt und auf welchem deine Daten abgespeichert werden.
Deine personenbezogenen Daten können der Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm zugänglich sein, da diese in unserem Auftrag ebenfalls Supportleistungen für das Online-Portal erbringt.
Anlassbezogen können deine Daten im erforderlichen Umfang an weitere Empfänger übermittelt werden, soweit diese in unserem Auftrag Leistungen erbringen und hierfür deine Daten verarbeiten müssen.
2.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet uns personenbezogene Daten für deine Bewerbung zur Verfügung zu stellen. Solltest du uns gegenüber keine entsprechenden Angaben machen, werden wir deine Bewerbung jedoch nicht bearbeiten können und ablehnen.
Die von dir im Bewerbungsprozess angegebenen bzw. übermittelten personenbezogenen Daten löschen wir, für den Fall, dass wir deine Bewerbung ablehnen, spätestens nachdem wir dir die Ablehnung mitgeteilt haben. Dein im Bewerbungsprozess hochgeladenes Ausweisdokument sowie dein ggf. hochgeladenes Visum löschen wir unverzüglich, nachdem wir deine Identität bzw. deine Aufenthaltsberechtigung geprüft haben.
Sollte deine Bewerbung erfolgreich sein und wir gehen mit dir ein Mietverhältnis ein, speichern wir die entsprechenden Daten ab dem Ende des Mietverhältnisses für eine Dauer von bis zu 12 Jahren.
Protokolldaten für die Nutzung des Online-Portals zur Mieterverwaltung speichern wir für eine Dauer von 60 Tagen, ab der jeweiligen Nutzung.
3. Miete eines Apartments
3.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wenn du eines unserer Apartments mietest verarbeiten wir u. a. deine Stammdaten, wie Name und Geburtsdatum, deine Adress- und Kontaktdaten, deine Zahlungsdaten, deine Unterschrift, Angaben zu Mietbeginn und -ende sowie Angaben zu dem von dir verbrauchten Strom, Wasser sowie Verbrauch der Heizung, Angaben zu deinem Immatrikulationsstatus sowie deine Matrikelnummer (bei Studenten) bzw. deinem Beschäftigungsstatus bei deinem Arbeitgeber (bei Mitarbeitern des Bildungscampus Heilbronn) sowie die ID deiner CampusCard auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt damit wir das mit dir bestehende Mietverhältnis durchführen bzw. abrechnen können.
Auf der genannten Grundlage verarbeiten wir zudem Angaben zu der von dir für den Internetzugang genutzten Hardware (MAC-Adresse), der IP-Adresse sowie den von dir für den Zugang gewählten Nutzernamen sowie dein gewähltes Passwort, um dir eine entsprechende Internetverbindung mittels W-Lan bzw. Lan zur Verfügung zu stellen.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO werden Informationen darüber erfasst, wann die Internetverbindung durch dich verwendet wurde und wie viele Daten dabei übertragen wurden. Diese Daten der Nutzer werden aggregiert (zusammengefasst), sodass sie keinem einzelnen Nutzer mehr zugeordnet werden können und werden durch uns für statistische Zwecke genutzt (z. B. Anzahl Benutzer pro Tag und Gesamtzahlen über Up- und Download aller Benutzer im vergangenen Monat), um die Funktionsfähigkeit des Netzwerks aufrechtzuerhalten und ausreichend Bandbreite zur Verfügung stellen zu können.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir den von dir gewählten Nutzernamen sowie dein gewähltes Passwort, um dir einen Zugang zu unserem Online-Portal für die Verwaltung deiner (Mieter-) Daten bereitzustellen.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO protokollieren wir zudem deine An- und Abmeldungen im Online-Portal zur Mieterverwaltung. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei darin, im Falle eines Ausfalls oder einer Fehlfunktion des Systems nachvollziehen zu können, durch wen dieses genutzt wurde und ob diese Nutzung ggf. zu einer Fehlfunktion geführt hat.
3.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
Deine personenbezogenen Daten können im Ausnahmefall, z. B. bei technischen Supportleistungen, für die REOS GmbH, Brandshofer Deich 68, 20539 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer Anbieter des Online-Portals ist, über welches die Verwaltung deines Mietverhältnisses erfolgt.
Deine Stammdaten (Name, Vorname), Adressdaten für dein Apartment sowie Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) und Schadensmeldungen werden anlassbezogen im erforderlichen Umfang an von uns beauftragte Dienstleistungsunternehmen übermittelt, damit diese mögliche von uns oder dir in deinem Apartment festgestellte Schäden beheben und Reparaturarbeiten durchführen.
Um dir eine Internetverbindung mittels W-Lan und Lan zur Verfügung zu stellen, übermitteln wir deine Stammdaten (Name, Vorname), Angaben zu der von dir genutzten Hardware (MAC-Adresse), die Zeiten deiner An- und Abmeldung im Netzwerk, die Menge deines übertragenen Datenvolumens, deine IP-Adresse sowie deinen Benutzername und Passwort für das Netzwerk an die FREDERIX Hotspot GmbH, Oskar-Winter-Straße 9, 30161 Hannover, welche in unserem Auftrag Teile der Infrastruktur sowie das Internet bereitstellt und entsprechenden Support erbringt. Diese Daten können zudem der Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm zugänglich sein, welche in unserem Auftrag ebenfalls Teile der Infrastruktur betreibt und entsprechende Supportleistungen erbringt.
Um deine Daten innerhalb der digitalen Klingelanlage für das Wohnheim zu hinterlegen sowie dir Zugang zur Briefkastenanlage zu ermöglichen, übermitteln wie deine Stammdaten (Name, Vorname) und die Adresse deines Apartments an die Erwin Renz Metallwarenfabrik GmbH & Co KG, Boschstraße 3, 71737 Kirchberg/Murr, welche die genannten Anlagen in unserem Auftrag betreibt.
Wir übermitteln deine Stammdaten (Name, Vorname), die Adresse deines Apartments sowie die ID deiner CampusCard zudem an die IntraKey technologies GmbH, Wiener Straße 114-116, 01219 Dresden, da diese in unserem Auftrag entsprechende Zutrittsberechtigungen der CampusCard-Nutzer verwaltet und konfiguriert.
Für die Abrechnung deines Mietverhältnisses, der Kaution sowie möglicher von dir verschuldeten Reparaturkosten übermitteln wir deine Stammdaten (Name, Vorname), Adressdaten sowie Zahlungsdaten in erforderlichem Umfang an die Schwarz Dienstleitung KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm, welche die Abrechnung in unserem Auftrag vornimmt.
3.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Durch den Abschluss des Mietvertrages bist du verpflichtet uns die personenbezogenen Daten von Dir zur Verfügung zu stellen, welche für uns erforderlich sind, um eine ordnungsgemäße Durchführung und Abrechnung des Mietverhältnisses sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere deine Stammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten und Zahlungsdaten. Solltest Du uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir kein Mietverhältnis mit dir eingehen bzw. durchführen.
Deine personenbezogenen Daten speichern wir ab dem Ende des Mietverhältnisses für eine Dauer von bis zu 12 Jahren.
Protokolldaten für die Nutzung des Online-Portals zur Mieterverwaltung speichern wir für eine Dauer von 60 Tagen ab der jeweiligen Nutzung. Deine Zugangsdaten zum Online-Portal (Benutzername und Passwort) werden neun Monate nach Mietende gelöscht.
4. Nutzung des Online-Portals zur Mieterverwaltung
4.1. Protokolldateien
4.1.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung des Online-Portals werden Protokolldateien mit folgendem Inhalt erzeugt:
· Der Webseite, von der du unsere Seite aufrufst;
· Der IP-Adresse;
· Dem Zugriffsdatum und der Zugriffszeit;
· Der Anfrage des Clients;
· Dem http-Antwort-Code;
· Der übertragenen Datenmenge;
· Der Information über den von dir verwendeten Browser und das von dir verwendete Betriebssystem.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich hierbei aus dem Schutz des Online-Portals und der Verhinderung von missbräuchlichem bzw. betrügerischem Verhalten bei jedem Zugriff eines Nutzers auf diese Webseite.
4.1.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
4.1.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Du bist weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Die genannten Daten werden technisch bedingt jedoch verarbeitet sobald du unsere Seite aufrufst. Wenn du uns die Daten nicht zur Verfügung stellen möchtest kannst du unsere Webseite leider nicht nutzen.
4.1.4. Speicherdauer
Die Daten werden für eine Dauer von 60 Tagen gespeichert.
Innerhalb des Online-Portals kommen sogenannte „Cookies“ zum Einsatz. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch dieser Webseite vom Web-Server an dein Endgerät (PC, Notebook, Smartphone oder Tablett) gesendet und dort in dem von dir verwendeten Internetbrowser gespeichert werden. Die zum Einsatz kommenden Cookies können verschiedene Funktionen erfüllen.
Du kannst deinen Browser so einstellen, dass er dich über die Platzierung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für dich transparent. Zudem kannst du den Browser so einstellen, dass er generell keine Cookies akzeptiert oder nur Cookies von einzelnen Anbietern ablehnt. Wir möchten dich jedoch darauf hinweisen, dass hierdurch u. U. die Funktionalität dieser Webseite beeinträchtigt sein kann.
4.2.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir nutzen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO folgende Cookies, um die technische Verfügbarkeit und Funktionalität unserer Seite sicherzustellen. Unserer berechtigtes Interesse folgt aus den dargestellten Zwecken. Durch die Cookies wird eine Session-ID generiert, die der Zuordnung der Session zum Benutzerdatensatz dient.
· „XSRF-TOKEN“ zur Verifizierung von Formularübertragungen
· „reos_onboarding_session“ zur Zuordnung des Browsers zum Benutzerdatensatz
· „reos_tss_session“ zur Zuordnung des Browsers zum Benutzerdatensatz bei Nutzung der TSS-App/TSS-Web
4.2.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
Die von den Cookies generierten Daten können im Ausnahmefall, z. B. bei technischen Supportleistungen, für die REOS GmbH, Brandshofer Deich 68, 20539 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer Anbieter des Online-Portals ist, über welches die Verwaltung deines Mietverhältnisses erfolgt.
4.2.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Du bist weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Solltest du uns die genannten Daten nicht zur Verfügung stellen wollen, kannst du dies mittels der erwähnten Einstellungen verhindern.
Die genannten Cookies werden für eine Dauer von zwei Stunden gesetzt.
5. Deine Betroffenenrechte
Du hast das Recht, nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Zusätzlich hast du bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) deiner personenbezogenen Daten.
Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO beruht, steht dir nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Soweit du einer Datenverarbeitung widersprichst, unterbleibt diese zukünftig, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen, die das Interesse des Betroffenen am Widerspruch überwiegen.
Sofern du selbst die verarbeiteten Daten zur Verfügung gestellt hast, steht dir ein Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO zu.
Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruht, kannst du die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Wende dich bitte in den zuvor genannten Fällen, bei offenen Fragen oder im Falle von Beschwerden schriftlich oder per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten. Zudem steht dir ein Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem du wohnst oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.
6. Kontakt Datenschutzbeauftragter
Solltest du weitere Fragen zur Verarbeitung deiner Daten oder zur Ausübung deiner Rechte haben, kannst du dich an den zuständigen Datenschutzbeauftragten beim Verantwortlichen wenden:
E-Mail: datenschutz@mail.schwarz

References: Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 15
 Art. 6
 Art. 21
 Art. 20
 Art. 6
 Art. 9