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Timestamp: 2018-12-14 01:46:21+00:00

Document:
﻿ CIRCULAR EXTERNA 53 DE 2011
CIRCULAR EXTERNA 53 DE 22 DE DICIEMBRE DE 2011
CONTENIDO:IMPARTE INSTUCCIONES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA.
TEMAS ESPECÍFICOS:CONTRATO DE CORRESPONSALÍA, OFICINA DE REPRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN FINANCIERA DEL EXTERIOR
CIRCULAR EXTERNA 53 DE 2011
Ref.: Oficinas de representación y contratos de corresponsalía.
Este despacho, en uso de las facultades establecidas en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, se permite modificar el capítulo quinto del título I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de actualizarlo a lo previsto por los artículos 4.1.1.1.1 y siguientes del mencionado decreto, y adoptar algunos reportes de información.
Se anexan las páginas modificadas y los anexos correspondientes.
CAPÍTULO V- Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
Información de las oficinas de representación y/o representantes de instituciones financieras y del mercado de valores del exterior
La información solicitada en el presente anexo debe ser remitida a esta superintendencia por parte de los representantes legales de las oficinas de representación de entidades financieras y del mercado de valores del exterior.
Dicha información también deberá ser suministrada en el evento en que la promoción y publicidad de los productos y servicios de la(s) entidad(es) del exterior sea realizada a través de un representante, en lo que resulte aplicable.
Medio de envío: Medio magnético - correo electrónico dirigido a las Delegaturas Institucionales que correspondan, así:
Delegatura para intermediarios financieros:	ofrep_interfin@superfinanciera.gov.co
Delegatura para intermediarios de valores y otros agentes:	cuenta_propia@superfinanciera.gov.co
Delegatura para pensiones, cesantías y fiduciarias:	ofrep_fiduciarias@superfinanciera.gov.co
Formalidad: La información presentada debe encontrarse suscrita por el representante legal.
Corte de la información: Anual.
Periodicidad de envío: Dentro de los tres (3) primeros meses de cada año calendario. Si no existe información para reportar deberá emplearse la abreviatura S/I (sin información). En caso de que los datos requeridos no apliquen, deberá utilizarse la expresión N/A (no aplica).
II. Información de las oficinas de representación.
1. Informe sobre la gestión desarrollada durante el año inmediatamente anterior, especificando lo siguiente:
a) Los productos y servicios promocionados.
b) El número de quejas o reclamaciones presentadas ante la oficina de representación.
c) El nombre completo, tipo y número de identificación de las personas que figuran como promotores o agentes comerciales de la oficina de representación en Colombia, indicando de manera detallada las funciones y facultades conferidas por la entidad representada a cada uno de ellos.
2. Informe sobre la situación financiera de la entidad representada que se encuentre a disposición de la oficina de representación o del representante.
3. Actualización del plan general de funcionamiento de la oficina de representación.
4. Número de certificaciones del deber de asesoría recaudadas durante el periodo.
III. Información de la entidad representada.
1. Entidad que supervisa la actividad del país de origen de la institución del exterior.
2. Nombre completo de la entidad.
3. Domicilio principal (indicando ciudad y país).
5. Número de fax.
7. Página de internet.
8. Nombre completo de las personas designadas por la entidad representada para reportar toda la información necesaria respecto de la oficina de representación.
9. Número de teléfono, fax, dirección y correo electrónico de la persona de contacto.
CAPÍTULO V- Oficinas de representación y contratos de corresponsalía.
Información general de los contratos de corresponsalía
La información solicitada en el presente anexo debe ser remitida a esta superintendencia por parte de los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que hayan celebrado contratos de corresponsalía con instituciones del exterior.
Medio de envío: Medio magnético correo electrónico dirigido a la Delegatura para intermediarios de valores y otros agentes: cuenta_propia@superfinanciera.gov.co
Corte de la información: Semestral.
Periodicidad de envío: Dentro de los quince (15) primeros días de los meses de julio y enero. Si no existe información para reportar deberá emplearse la abreviatura S/I (sin información). En caso de que los datos requeridos no apliquen, deberá utilizarse la expresión N/A (no aplica).
II. Información general de los contratos de corresponsalía.
2. Especificación de los productos y servicios promocionados.
3. Número de certificaciones de debida asesoría recaudadas durante el respectivo semestre.
4. Informe sobre la situación financiera del organismo representado que se encuentre a disposición de la sociedad comisionista de bolsa o corporación financiera.
5. Número de quejas o reclamaciones presentadas ante el corresponsal.
Información de las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior
La información solicitada en el presente anexo debe ser remitida a esta superintendencia por parte de los representantes legales de las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior.
Medio de envío: Medio magnético - correo electrónico dirigido a la Delegatura para aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros del exterior: segurossolvencia@superfinanciera.gov.co
II. Información de las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior.
1. Informe sobre la gestión desarrollada durante el año inmediatamente anterior, especificando los productos y servicios promocionados y el número de quejas o reclamaciones presentadas ante la oficina de representación.
2. Informe sobre la situación financiera de la entidad representada que se encuentre a disposición de la oficina de representación.
5. Relación que contenga las modalidades de todos los contratos suscritos, indicando: (i) ramos involucrados; (ii) identificación de las entidades cedentes, es decir las entidades aseguradoras con las cuales contrataron; (iii) máxima capacidad de aceptación por riesgo y el máximo cúmulo que se puede reasegurar con su intervención en contratos de exceso de pérdidas catastrófico de conformidad con lo previsto en el numeral 7 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010; y (iv) vigencia de los mismos.
CAPÍTULO V-Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
La actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, se rige además de lo previsto en la Ley 964 de 2005, el estatuto orgánico del sistema financiero y el Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contempladas en el presente capítulo, en lo que les resulte aplicable.
2. Régimen de apertura de oficinas de representación y contratos de corresponsalía.
El régimen de apertura de las oficinas de representación y contratos de corresponsalía de instituciones del exterior se regirá por lo establecido en el artículo 4.1.1.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.
Las instituciones del exterior que pretendan establecer una oficina de representación en Colombia y las instituciones del mercado de valores del exterior que opten por celebrar un contrato de corresponsalía, deben presentar a la Superintendencia Financiera de Colombia, SFC, la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución del exterior interesada o por parte del futuro corresponsal, según sea del caso, junto con los documentos señalados en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, en español o con su respectiva traducción oficial a este idioma.
No obstante, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá solicitar documentación adicional para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios.
Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para los documentos otorgados en el exterior y deberán ser actualizados cuando a ello hubiere lugar, sin perjuicio del deber de información previsto en este capítulo.
3. Excepciones al régimen de apertura.
4. Actividades autorizadas.
Las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior que tengan establecidas oficinas de representación debidamente autorizadas por la SFC, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores o las corporaciones financieras que hayan suscrito contratos de corresponsalía con las entidades del mercado de valores del exterior, sólo podrán realizar las actividades que se señalan en los artículos 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda.
En tal virtud, las actividades de promoción o publicidad que desarrollen las oficinas de representación y los corresponsales, deberán limitarse a los productos y servicios autorizados por la SFC en la correspondiente resolución de apertura o de autorización del contrato respectivo, según sea el caso. La promoción o publicidad de productos o servicios diferentes o adicionales a los autorizados por la SFC, requerirá la autorización previa de este ente de supervisión, sin perjuicio de las sanciones a las que hubiere lugar, en el evento en que dicha actividad se realice sin la autorización correspondiente.
5. Representación de las instituciones del exterior a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en Colombia.
No están obligadas a tener oficina de representación en Colombia, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las filiales, subsidiarias o agencias establecidas en el extranjero de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores establecidas en el país, ni las instituciones del exterior que tengan en Colombia una filial o subsidiaria autorizada para realizar actividad financiera, reaseguradora o del mercado de valores. Sin embargo, La realización de actos de promoción o publicidad requiere de la autorización previa de la SFC.
En todo caso, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de la representación a la que se refiere el presente numeral, le serán aplicables las reglas previstas en dicha norma sobre oficinas de representación.
El representante legal designado por la institución del exterior en los términos del numeral 1º del artículo 4.1.1.1.5 del mencionado decreto, o su apoderado, deberá presentar ante la SFC la documentación pertinente a que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo además lo siguiente:
a. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
b. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución solicitante, en donde se designe la persona natural que actuará como representante y se dedicará a promocionar o publicitar los servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación en el Decreto 2555 de 2010.
c. La hoja de vida de la persona que actuará como representante.
La institución del exterior podrá realizar actos de promoción o de publicidad haciendo uso de la red de oficinas de la entidad establecida en el país en los términos del numeral 5° del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En este caso, la institución del exterior deberá informar a la SFC acerca de cuál o cuáles de las oficinas de su red adelantarán estas labores.
6. Representación de varias instituciones del exterior.
Una misma oficina de representación o la entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, de conformidad con el parágrafo 1º del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, puede representar a varias instituciones del exterior, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación deberá ser acreditada ante esta superintendencia.
En este evento, cada una de las instituciones del exterior representadas deberá obtener la autorización para establecer una oficina de representación e implementar los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien entre los productos o servicios promovidos o publicitados por cada una de las instituciones del exterior representadas.
7. Localización de la oficina de representación del exterior y de su representante.
Una vez sea autorizada la apertura de una oficina de representación por la SFC, su representante deberá informar al grupo de registro de este organismo, la ciudad, la dirección, números de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico, así como cualquier dato necesario para su localización.
Dicha información también deberá ser suministrada por el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
Las oficinas de representación, y el representante, al igual que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las entidades del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior.
Cuando una institución del exterior, en virtud de lo previsto en el numeral 5 del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia para realizar actos de promoción o de publicidad, deberá adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.
Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones extranjeras, y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.
Tratándose de los eventos previstos en el parágrafo 1º del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, deberán implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.
9. Cambio de dirección.
El representante de la oficina de representación y los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las instituciones del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben informar los cambios de dirección al Grupo de Registro de la SFC y al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores según corresponda (RNAMV), el respectivo traslado, indicando la nueva dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización, de manera inmediata a su ocurrencia.
En el mismo término, el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las reglas especiales contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, debe informar al Grupo de Registro de la SFC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.
10. Oficinas promotoras.
En el evento en que las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que hayan celebrado un contrato de corresponsalía, decidan establecer oficinas promotoras en lugares diferentes a los de su domicilio, en los términos del numeral 5º del artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, se deberá, en forma inmediata, dar previo aviso de tal hecho al Grupo de Registro de la SFC.
Así mismo, en estos casos, deberá llevarse a cabo la actualización inmediata en Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV) de ser necesario.
11. Clausura de las oficinas de representación y finalización de la actividad de representación o corresponsalía.
Sin perjuicio de la información o documentación que solicite la SFC para los efectos del presente numeral, deberán informarse los mecanismos de comunicación que se implementarán para que los clientes de las entidades del exterior que, al momento de la clausura de la oficina, de la finalización de la actividad de representación o la terminación del contrato de corresponsalía, mantengan vínculos con la institución del exterior puedan presentar peticiones o reclamaciones y cuenten con información relacionada con la institución del exterior.
12.1. Obligaciones generales.
, La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deberán:
a. Llevar un registro contable separado de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
b. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
c. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
d. Conservar un inventario de los bienes que posee
12.2. Obligaciones especiales.
a) Deber de información.
Los representantes de las oficinas de representación y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, , deben dar estricto cumplimiento al mandato de información a los clientes potenciales o actuales de la entidad del exterior previsto en el artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010. Este mismo mandato debe ser atendido por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, de conformidad con lo previsto por el literal b) del numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
Además de lo anterior, deberán informar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los mecanismos disponibles para la presentación de quejas o reclamaciones relacionados con la actividad que desarrollan y advertir que los mismos no cuentan con un defensor del consumidor financiero en nuestro país.
En desarrollo del deber previsto en el artículo 4.1.1.1.9 antes citado, las entidades a las que se refiere el presente numeral, deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar que estarán informando de tales circunstancias a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior de manera adecuada y oportuna.
En la papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen, se debe indicar con claridad que se trata de una oficina de representación en Colombia, de la representación de una institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior o de una actividad de corresponsalía y cuál será la entidad que va a prestar el servicio u ofrecer el producto promovido o promocionado.
El cumplimiento de los deberes que se mencionan en el presente numeral, deberá encontrarse debidamente documentado.
b) Deber de asesoría profesional.
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como los representantes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras corresponsales, deberán brindar una asesoría profesional a a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, en los términos del inciso segundo del artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010.
Las entidades a las que se refiere el presente numeral, deberán solicitar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior constancia del cumplimiento del suministro de la información a la que se refiere el citado artículo.
c) Otros deberes especiales.
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como los representantes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras corresponsales, deberán adoptar las medidas necesarias para (i) evitar que las operaciones de la entidad del exterior puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma, de conformidad con lo establecido por el literal b) del numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y (ii) abstenerse de efectuar o recibir, directamente o por interpuesta persona, dinero o valores en pago de operaciones realizadas por la institución del exterior, o cualquier otro acto que implique el ejercicio de actividades prohibidas por el artículo 4.1.1.1.8 del Decreto 2555 de 2010.
12.3. Deberes especiales para los eventos previstos en el artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010
Los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior autorizadas por la SFC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 tienen, además de los deberes antes señalados, los siguientes:
a. Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como las instrucciones impartidas por la SFC.
b. Velar porque exista independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de tal forma que el público pueda diferenciar entre unas y otras.
c. Velar porque toda promoción de productos y servicios se encuentre debidamente documentada.
13. Régimen de publicidad.
Las entidades a las que se refiere el presente capítulo deben solicitar autorización de la SFC para desarrollar campañas que tengan por objeto promover o publicitar en el país a la entidad representada y sus servicios. Para el efecto, deben presentar previamente a la SFC para su respectiva autorización los programas de promoción o de publicidad que pretendan divulgar en el territorio nacional.
14. Representación.
15. Facultades de la Superintendencia Financiera de Colombia.
De conformidad con lo previsto en el artículo 4.1.1.12 del Decreto 2555 de 2010, el cual atribuyó a la SFC facultades de inspección, vigilancia y control respecto de las oficinas de representación de instituciones del exterior, la SFC podrá imponer cualquiera de las sanciones establecidas en la normatividad vigente y en el evento que se evidencie el incumplimiento de las disposiciones legales aplicables a los asuntos a los que se refiere el presente capítulo, procederá a informar al organismo de regulación y de supervisión de la institución del exterior infractora, el desconocimiento a las normas de promoción y publicidad de servicios financieros, aseguradores o del mercado de valores en territorio colombiano o a residentes en Colombia.
16. Remisión de información.
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deberán remitir a esta superintendencia la información que se solicita en los anexos del presente capítulo, en los términos y periodicidad que en los mismos se indican.
Sin perjuicio de lo anterior, cualquier modificación en la información presentada para obtener la aprobación de la apertura de la oficina o la autorización del contrato de corresponsalía, según corresponda, deberá ser informada de manera inmediata a esta superintendencia.
Así mismo, deberá informarse cualquier proceso de reorganización que afecte a la institución del exterior, los cambios de razón o denominación social, o medidas equivalentes a la toma de posesión.

References: artículo 11
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