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Timestamp: 2019-10-17 05:55:29+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 2546 DE 1998
RESOLUCIÓN 2546 DE 02 DE JULIO DE 1998
CONTENIDO:SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD. SE DETERMINAN LOS DATOS MÍNIMOS, LAS RESPONSABILIDADES Y LOS FLUJOS DE LA INFORMACIÓN DE LAS PRESTACIONES DE SALUD.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1100 DE AGOSTO 15 DE 1998, PG. 163
“Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y los flujos de la información de prestaciones de salud en el sistema general de seguridad social en salud”.
en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los numerales 2º y 3º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 3º del Decreto 1292 de 1994,
ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto definir los datos sobre prestaciones de salud, su estructura y características; establecer los procedimientos para su generación, actualización y administración; y fijar las responsabilidades de las instituciones integrantes del sistema general de seguridad social en salud-SGSSS, independientemente de su naturaleza jurídica.
ART. 2º—Campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución serán objeto de aplicación y de obligatorio cumplimiento por parte de: los organismos de dirección, vigilancia y control del SGSSS; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud; las entidades promotoras de salud y administradoras del régimen subsidiado; los prestadores de servicios de salud; las compañías de seguros que expiden el seguro obligatorio de accidentes de tránsito; y las demás instituciones de salud y seguridad social en salud.
ART. 3º—Definiciones. Se adoptan las siguientes definiciones para el sistema integral de información del SGSSS.
Prestaciones de salud. Por prestaciones de salud, en el sistema integral de información del SGSSS, se entienden todas aquellas atenciones de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, que se prestan a la población como parte de un plan estándar de beneficios del SGSSS, ó de atenciones que se prestan, por fuera de los planes, a personas no afiliadas al sistema.
Entidades administradoras de planes de beneficios. Para el sistema integral de información del sgsss, las entidades administradoras de planes de beneficios son todas aquellas entidades responsables de la atención de salud de una población específica, en razón de un plan de aseguramiento o por disposición del sistema. Estas son: las entidades promotoras de salud-EPS y las que se asimilen, para el plan obligatorio de salud del régimen contributivo–POS; las administradoras del régimen subsidiado-ARS, para el plan obligatorio de salud del régimen subsidiado - POS-S; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud para las atenciones cubiertas con recursos de oferta; las compañías de seguros para accidentes de tránsito y el Fosyga para accidentes de tránsito y eventos catastróficos.
Contenidos mínimos de datos sobre prestaciones de salud. Los contenidos mínimos son un conjunto de datos cuya denominación, estructura y características se han unificado y estandarizado para todos los integrantes del sistema. Se refieren a la identificación del prestador de los servicios de salud, del usuario que recibe la atención, de la atención propiamente dicha y del motivo que generó la atención (diagnóstico y causa externa).
Registro individual de atención. Es el conjunto de datos relativos a las atenciones individuales de consulta, procedimientos, hospitalización, atención de urgencias y acciones de promoción y prevención. El registro individual de atención hace parte del proceso de facturación de los servicios de salud.
Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta: consulta médica general y especializada, odontológica general y especializada y las consultas realizadas por otros profesionales de la salud, según la clasificación de tipos de consulta y especialidades definidos para el sistema.
Los datos de procedimientos son aplicables a todos los procedimientos diagnósticos, terapéuticos y preventivos contenidos en los planes de beneficios.
Los datos de hospitalización son los generados en la hospitalización médica, quirúrgica y obstétrica.
Fuente de los datos sobre prestaciones de salud. La fuente de los datos de prestaciones de salud es el proceso de atención en salud a una persona usuaria, de la cual se hace un registro de datos en la historia clínica y se genera un registro individual de atención.
Procesos informáticos. Los procesos informáticos son los siguientes:
— Actualización. Consiste en el registro primario del dato, la modificación, eliminación y el ingreso de estos a medios magnéticos o electrónicos.
— Validación. Consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la correspondencia con la definición, estructura y características definidas en esta resolución, la correspondencia con los valores y la referencia cruzada entre variables.
— Organización. Consiste en el ordenamiento de los datos sobre prestaciones de salud que genera la institución, de acuerdo con las estructuras estandarizadas que maneja el sistema integral de información, en términos de registros primarios o consolidados.
— Administración de los datos. Consiste en la conservación, depuración y eliminación de la información en las bases de datos del sistema y en el establecimiento de los niveles de control y seguridad de los datos.
— Transferencia de datos. Consiste en el envío de los datos utilizando un medio de comunicación magnético o electrónico, que permita la actualización de los mismos entre las diferentes entidades del sistema.
— Disposición de datos. Consiste en la oferta de información de dominio público en medios masivos de comunicación.
ART. 4º—Obligatoriedad del registro individual de atención. Los prestadores de servicios de salud en el sistema integral de Información deberán diligenciar los registros individuales de atención, como soportes únicos de información de la atención, en forma sistemática y rutinaria de acuerdo con los contenidos mínimos de datos, para el pago de los servicios de salud por parte de las entidades administradoras de planes de beneficios.
PAR. 1º—Las administradoras de planes de beneficios sólo podrán solicitar documentos soporte de la prestación del servicio de salud para autorizar su pago, diferentes a los registro individuales de atención, cuando se encuentren inconsistencias en estos, teniendo en cuenta las normas sobre derecho a la intimidad, secreto profesional y ética médica.
ART. 4º—(sic) Los prestadores de servicios, dentro de su propio sistema de información, deben incluir los contenidos mínimos de los registros individuales de atención.
ART. 5º—(Modificado).* Identificación de la información. Los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios, deberán identificar los registros individuales de atención, manuales o automáticos, de acuerdo con la siguiente definición y estructura:
Dato Descripción Long. Valor permitido Diligencia Observación
Identificación de la entidad administradora
Código de la entidad administradora Código asignado a la entidad administradora para su identificación en el sistema. 6 Tabla de entidades administradoras de planes de beneficios. IPS Codificación establecida por el Ministerio de Salud y la Superintendencia de Salud.
Código del prestador en el SGSSS. Código asignado al prestador de servicios para su identificación en el sistema. 10 Tabla de prestadores de servicios de salud. IPS Dos (2) dígitos para el departamento, Tres (3) dígitos para el municipio, cinco (5) dígitos para el secuencial del prestador dentro del municipio.
Número de la factura Número asignado por la DIAN para la facturación de servicios por parte de personas jurídicas. Cuando es una persona natural este número debe ser el número consecutivo utilizado para identificar sus cuentas de cobro. 10 Todos IPS
Identificador del usuario Número de identificación del usuario en el sistema 15 IPS
Tipo de usuario Identificador que determina el tipo de usuario 1 C = Contributivo
V = Vinculado
P = Particular
O = Otro. EPS, ARS, IPS. Diligenciado por: -La EPS, cuando el usuario es contributivo. -La ARS cuando el usuario es subsidiado. -La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro.
Tipo de afiliado Identificador que determina el tipo de afiliado en el sistema 1 C = Cotizante.
B = Beneficiario.
A = Adicional. EPS Diligenciable sólo por la EPS para usuarios pertenencientes al régimen contributivo
Ocupación Código de la ocupación del usuario del servicio de salud 3 Tabla de ocupaciones EPS, ARS Código de la ocupación según la clasificación de la OIT. Diligenciable por la EPS cuando el usuario es contributivo o por la ARS cuando el usuario es subsidiado
Grupo de atención especial Identificador para determinar los grupos poblacionales de atención especial en el sistema 1 I = Indígena
D = Desplazado
O = Otro DLS diligenciable por la DLS para grupos de usuarios que se identifican como población con cubrimientos de atenciones de salud especial
Unidad de medida de la edad Identificador que determina el valor de la edad 1 A = Edad en años
M = Edad en meses
D = Edad en días IPS
Valor de la edad Edad del usuario al momento de la atención de salud 2 IPS En años cumplidos para mayores de un año.
• En meses cumplidos para mayores de un mes y menores de un año.
• En días cumplidos para los menores de un mes.
Sexo Código del sexo del usuario 1 M = Masculino.
F = Femenino. EPS, ARS, IPS Diligenciado por:
• La EPS cuando el usuario es contributivo.
• La ARS cuando el usuario es subsidiado.
• La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro
Residencia habitual Código del lugar de residencia habitual del usuario 5 EPS, ARS,. IPS Dos (2) para el departamento, tres (3) dígitos para el municipio. Según división político administrativa diligenciado por:
• La EPS, para usuarios es contributivos.
• La ARS para usuarios es subsidiados.
• La IPS para usuarios es vinculados, particular u otros
Zona de residencia Código de la característica geográfica del lugar de residencia habitual del usuario 1 U = Urbano
R = Rural. EPS, ARS, IPS Diligenciado por:
• La EPS, cuando el usuario es contributivo.
• La IPS cuando el usuario es vinculado, particular u otro.
*(Nota: Modificado por la Resolución 1832 de 1999 artículo 3º del Ministerio de Salud).
ART. 6º—(Modificado).* Datos de consulta. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de consulta con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5º, y los de atención y motivo de la consulta, de acuerdo con la siguiente estructura y características:
Fecha de la atención Fecha de realización de la atención de consulta 10 IPS Día, mes y año
Tipo de consulta Código del tipo de consulta definido en el sistema, según la disciplina profesional que la realice 2 Tabla de tipos de consulta IPS Codificación de tipos de consulta definido en el sistema
Código de la especialidad Código de la especialidad definido en el sistema 2 Tabla de especialidades IPS Codificación de especialidades definidas en el sistema
Días de incapacidad Número de días que fue incapacitado el usuario 3
Condición de la usuaria Identificador para determinar si la usuaria se encuentra en embarazo 1 1 = Embarazo primer trimestre.
2 = Embarazo segundo trimestre.
3 = embarazo tercer trimestre.
4 = No embarazada IPS. Diligenciable sólo cuando la consulta se realiza a mujeres
Conducta Identificador de las decisiones del profesional de salud en relación con el manejo del paciente 1 1 = Prescripción de medicamentos IPS
1 2 = Ordenación de procedimientos diagnósticos.
1 3 = Ordenación de procedimientos terapéuticos.
1 4 = Remisión
1 5 = Interconsulta
1 6 = Contrarreferencia
1 7 = Orden de hospitalización
1 8 = Control
1 9 = Ninguna
Motivo que origina la atención
Causa externa Identificador de la causa externa que origina la atención 2 1 = Accidente de trabajo,
2 = Accidente de tránsito,
3 = Otro tipo de accidente,
4 = Evento catastrófico,
5 = Lesión por agresión,
6 = Lesión auto infligida,
7 = Maltrato,
8 = Enfermedad general,
9 = Enfermedad profesional,
10 = Otra IPS
Código del diagnóstico Código del diagnóstico confirmado o presuntivo 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Tipo de diagnóstico Identificador para determinar si el diagnóstico es confirmado o presuntivo 1 I = Impresión diagnóstica,
N = Confirmado nuevo,
R = Confirmado repetido IPS
Consulta de primera vez o repetida en el año Identificador para determinar si la consulta es de primera vez o repetida en el año 1 P = Primera vez
R = Repetida EPS, ARS, DLS/DDS Diligenciado por cada una de las administradoras cuando aplique.
ART. 7º—(Modificado).* Datos de procedimientos. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de procedimientos, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5º, y los de atención y motivo del procedimiento, de acuerdo con la siguiente estructura y características:
Fecha del procedimiento Fecha de realización del procedimiento 10 IPS Día, mes y año
4 = No embarazada IPS Aplicable sólo en procedimientos en mujeres
Clase de procedimiento Identificador para determinar la clase de procedimiento según la localización institucional del paciente 1 1 = En atención ambulatoria,
2 = En atención hospitalaria,
3 = En urgencia IPS
Tipo de procedimiento Identificador del tipo de procedimiento según la finalidad del mismo 1 1 = Diagnóstico.
2 = Terapéutico.
3 = Protección específica.
4 = Detección temprana IPS
Procedimiento Código de procedimiento realizado al usuario 5 Tabla de procedimientos IPS Código de procedimiento según la reglamentación que expide el Ministerio de Salud
Personal que atiende Identificador para determinar el personal que atiende el procedimiento 1 1 = Médico especialista,
2 = Médico general,
3 = Enfermera,
4 = Auxiliar de enfer.
5 = Otro IPS Diligenciable obligatoriamente cuando es un procedimiento obstétrico de parto y aborto
Diagnóstico previo Código del diagnóstico previo a la realización del procedimiento 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Diagnóstico posterior Código del diagnóstico posterior a la realización del procedimiento 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Compilación Código del diagnóstico de la compilación si la hubo 4 IPS Según la CIE novena revisión
Condición del paciente Justificación médica para la realización de procedimientos complejos de urgencias 80 IPS Descripción textual abreviada
(1) Los datos relativos al motivo deben ser diligenciados sólo para procedimientos quirúrgicos y diagnósticos.
Se exceptúan los datos de procedimientos de pruebas de laboratorio clínico, patología y radiología simple, los cuales se especifican en el artículo 8º, de la presente resolución.
ART. 8º—(Modificado).* Datos de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de procedimientos de laboratorio clínico y de patología, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5º, de acuerdo con la siguiente estructura y características:
Clase de procedimiento Identificador para determinar la clase de procedimiento según la localización del paciente 1 1 = En atención ambulatoria,
Procedimiento Código de procedimiento al usuario 5 Tabla de procedimientos IPS Código del procedimiento según la reglamentación que expida el Ministerio de Salud
ART. 9º—(Modificado).* Datos de la hospitalización. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de hospitalización, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5º, y los de hospitalización y motivo que originó la atención, de acuerdo con la siguiente estructura y características:
Vía de ingreso a la institución Identificador para determinar las puertas de entrada del usuario (a) a la institución 1 U = Urgencias,
C = Consulta externa o programada,
R = Remitido,
N = Nacido en la institución IPS
Fecha de ingreso Fecha de ingreso del usuario a la institución 10 IPS Día, mes y año
Hora de ingreso Hora de ingreso a la institución 4 IPS Hora y minutos
Fecha de egreso Hora de egreso de la institución 10 IPS Día, mes y año
Hora de egreso Hora de egreso a la institución 4 IPS Hora y minutos
Condición de la usuaria Identificador para determinar si la usuaria se encuentra en embarazo 1 1= Embarazo primer trimestre.
4 = No embarazada IPS Aplicable sólo a hospitalización en mujeres
Días de estancia Número de días de permanencia en la institución 3 IPS Número de días de estancia
Estado a la salida Identificador para determinar la condición de salida del usuario 1 V = Vivo (a),
M = Muerto (a) IPS
Días de incapacidad Número de días que fue incapacitado el usuario 3 IPS
Causa externa Identificador de la causa que origina la atención 2 1= Accidente de trabajo,
Diagnóstico de ingreso Código del diagnóstico al ingreso del usuario 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Diagnóstico de egreso Código del diagnóstico de egreso del usuario 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Compilación Código de diagnóstico de la compilación si la hubo 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE novena revisión
Cuando en la hospitalización se realicen procedimientos, estos deben ser registrados tal como se establece en los artículos 7º y 8º de esta resolución.
ART. 10.—(Modificado).* Datos de recién nacidos. Los prestadores de servicios de salud deberán registrar los datos relativos a la condición de la madre y del recién nacido, encadenados a los datos de hospitalización, cuando ésta ha sido para atención obstétrica y a los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5º, de acuerdo con la siguiente estructura y características.
En el caso de parto múltiple se debe registrar los datos de condición de recién nacido para cada niño (a). Los datos del recién nacido deben coincidir estrictamente con los datos del certificado de nacido vivo.
Datos de la condición de la madre
Período de gestación Número de semanas de gestación 2 IPS Al momento del parto
Control prenatal identificador para determinar si la madre tuvo control prenatal 1 S = Si,
N = No IPS
Causa de muerte de la madre Código de la causa básica de muerte de la madre, si ocurrió 10 Tabla de causas de mortalidad IPS Debe ser igual al de registro de defunción
Fecha de muerte de la madre Fecha de muerte de la madre, si ocurrió 10 IPS Día, mes y año
Datos de la condición del recién nacido
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del recién nacido 10 IPS Día, mes y año
Sexo Identificador del sexo del recién nacido 1 IPS
Peso Peso en gramos del recién nacido 4 H = Hombre,
M = Mujer IPS
Talla Talla en centímetros del recién nacido 2 IPS
Diagnóstico del recién nacido Código del diagnóstico del recién nacido, en caso de presentar patología 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE, novena revisión
Apagar a los 5 minutos Identificador para determinar el valor del apgar a los 5 minutos de nacido 1 1 = Menor de 4,
2 = De 4 a 6,
3 = De 7 a 10 IPS
Causa de muerte del niño Código de la causa básica de muerte del niño, si ésta ocurrió en las primeras 24 horas de nacido 4 Tabla de causas de mortalidad IPS Según la codificación para mortalidad
Fecha de muerte del niño Fecha de muerte del niño 10 IPS Día, mes y año
ART. 11.—(Modificado).* Datos sobre atención de urgencias. Los prestadores de servicios de salud deberán generar el registro individual de urgencias, con los datos de identificación del prestador y del usuario, definidos en el artículo 5, de acuerdo con la siguiente estructura y características.
Cuando en la urgencia se realicen interconsultas y procedimientos, estos deben ser registrados tal como se establece en los artículos 6º, 7º y 8º de esta resolución.
Datos de la atención de urgencias
Fecha de ingreso Fecha de ingreso del usuario 10 IPS Día, mes y año
Hora de ingreso Hora de ingreso del usuario 4 IPS Hora y minutos
Fecha de salida Fecha de salida del usuario 10 IPS Día, mes y año
Hora de salida Hora de salida del usuario 4 IPS Hora y minutos
Condición de la usuaria Identificador para determinar si la usuaria se encuentra en embarazo 1 1 = Embarazo primer trimestre
2 = Embarazo segundo trimestre
3 = embarazo tercer trimestre
4 = No embarazada IPS
Horas de observación Número de horas de permanencia en observación 3 IPS
Estado a la salida Identificador para determinar la condición de salida del usuario 1 V = Vivo
M = Muerto IPS
Días de incapacidad Número de días que fue incapacitado el usuario 3 IPS Número de días de incapacidad
Conducta Identificador de las decisiones del profesional de salud en relación con el manejo del paciente 1 1 = Alta de la tensión IPS
1 2 = Prescripción de medicamentos
1 3 = Observación en urgencias
1 4 = Remitido a otro nivel de complejidad
1 5 = Orden de hospitalización
Causa externa Identificador de la causa que origina la atención 2 1 = Accidente de trabajo
2 = Accidente de tránsito
3 = Otro tipo de accidente
4 = Evento catastrófico
5 = Lesión por agresión
6 = Lesión auto infligida
7 = Maltrato
8 = Enfermedad general
9 = Enfermedad profesional
Diagnóstico de ingreso Código del diagnóstico del ingreso del usuario 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE, novena revisión
Diagnóstico a la salida Código del diagnóstico a la salida del usuario 4 Tabla de diagnósticos IPS Según la CIE, novena revisión
ART. 12.—Otros datos sobre atenciones de salud. Los datos y soportes de otros componentes de la atención, tales como: los medicamentos, los dispositivos (prótesis, órtesis, material de osteosíntesis, injertos, válvulas) y otros elementos necesarios para la atención dentro de los planes de beneficios, harán parte de la información de la factura.
ART. 13.—De las codificaciones de uso común. Las codificaciones de uso común serán únicas para todos los integrantes del SGSSS. El Ministerio de Salud mantendrá actualizada las codificaciones de división político-administrativa, instituciones, ocupaciones, tipos de consulta, especialidades, diagnósticos, procedimientos, medicamentos, causas de muerte y otras que se requieran en el sistema. Dichas codificaciones serán suministradas por la dirección de sistemas de información a todos los integrantes del sistema.
Procedimientos Informáticos para los Datos de Prestación de Servicios
ART. 14.—Procesos informáticos en los prestadores de servicios de salud. Los prestadores de servicios son responsables de los siguientes procesos informáticos:
1. En la actualización de datos, deben: I) estandarizar las formas de registro manual o automatizado, que incluyan los contenidos y la estructura definida en la presente resolución; II) hacer el registro de los datos simultáneamente con la prestación de la atención (registros individuales de atención) y III) garantizar la confiabilidad y validez de los datos sobre prestaciones de salud.
2. En la validación de los datos, previamente a su transferencia, debe verificarse la consistencia de éstos, en cuanto a los valores que asumen las variables y la referencia cruzada de las mismas.
3. En la transferencia de datos a las entidades administradoras de planes de beneficios, deben enviar los registros individuales de atención junto con la respectiva factura, a las entidades administradoras de planes de beneficios, dentro del mes siguiente de la prestación de la atención de salud. Los registros individuales de atención, como soportes únicos de la atención facturada, deben ser enviados en medio magnético o electrónico, según el anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de la presente resolución.
Las atenciones cubiertas con recursos de oferta, deben ser enviadas por el prestador a la dirección local de salud respectiva.
Los prestadores de servicios de salud que hayan realizado contratación por capitación están obligados, en igual forma, a registrar y enviar mensualmente los datos sobre las atenciones de salud, con la misma estructura definida en esta resolución.
(Nota: Adicionado y modificado parcialmente por la Resolución 1832 de 1999 artículos 4º y 5º del Ministerio de Salud).
ART. 15.—Procesos informáticos en las entidades administradoras de planes de beneficios. Las entidades administradoras de planes de beneficios están obligadas a garantizar la confiabilidad y calidad de la información sobre prestaciones de salud, la oportunidad en la entrega al Ministerio de Salud y la conformación de su propia base de datos sobre atenciones de salud.
Las direcciones departamentales, distritales y locales de salud, que actúan como administradoras para la prestación de las atenciones de salud a la población vinculada y de las atenciones cubiertas con recursos de oferta, deben llevar a cabo los mismos procesos informáticos y conformar la base de datos de las atenciones de la población de su ámbito territorial.
Estos procesos informáticos aplican de idéntica forma al manejo de datos sobre prestaciones de salud por eventos catastróficos y accidentes de tránsito, sin perjuicio de otros requerimientos especiales que establezca el Ministerio de Salud, para estos casos.
Para los anteriores efectos, las administradoras de planes de beneficios, son responsables de los siguientes procesos informáticos:
1. En la actualización de datos, deben recibir los datos enviados por los prestadores, verificar su procedencia y el período reportado y encadenar los datos recibidos para conformar su propia base de datos de atenciones.
2.(Modificado).* En la validación de los datos, deben verificar que la estructura de los archivos corresponda con la estructura establecida, que los datos sean consistentes y verificar que los campos de las tablas de datos estén diligenciados en su totalidad.
3.(Modificado).* En la organización de la información para ser enviada al Ministerio de Salud, deben generar a partir de su base de datos de prestaciones de salud, los datos organizados que requiere el sistema integral de información del sgsss. en este proceso de organización, se deben incluir los datos que estas deben generar en forma primaria y que complementan los datos recibidos de los prestadores.
4. En la transferencia de datos, al Ministerio de Salud, deben enviar los registros individuales de atención, en medio magnético o electrónico, según el anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de esta resolución.
Las entidades administradoras de planes de beneficios deberán transferir los datos de las atenciones prestadas en el mes inmediatamente anterior, antes del día treinta (30) de cada mes. Cuando los prestadores hayan facturado atenciones prestadas de meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlas en el reporte del mes, aclarando que dicha información corresponde a otro período.
*(Nota: Los numerales 2º y 3º fueron modificados por la Resolución 1832 de 1999 artículo 6º del Ministerio de Salud).
ART. 16.—Procesos informáticos del Ministerio de Salud.
1. En la actualización de datos, el Ministerio de Salud, a través del administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía-Fosyga, de acuerdo con las disposiciones vigentes, debe recibir la información y actualizar sus bases de datos, encadenando periódicamente la información recibida de las entidades administradoras de planes de beneficios y conformar la base de datos de atenciones, con la información de todo el país.
2. En la validación de datos, el Ministerio de Salud, a través del administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía-Fosyga, previo a la actualización de las bases de datos, debe: verificar la procedencia y períodos informados; solicitar a las entidades administradoras de planes de beneficios la información que no ha sido enviada; verificar que la estructura de los archivos corresponda a la establecida y que los campos de las tablas de datos estén diligenciados completamente. Las inconsistencias identificadas deberán ser reportadas a las entidades administradoras de planes de beneficios para su corrección.
3. (Modificado).* En la retroalimentación de información a los organismos de dirección territorial, el Ministerio de Salud enviará trimestralmente a cada dirección departamental de salud, en archivos planos, los datos de atenciones de su departamento, desagregado por municipio (lugar de residencia de las personas) y por EPS y ARS. Las direcciones departamentales deben entregar la información a sus respectivos municipios, cada cuatro (4) meses.
La información de cada municipio contendrá los datos de las atenciones de la población cubierta por el régimen contributivo en cada EPS, las atenciones del POS-S de la población cubierta por el régimen subsidiado en cada ARS, las atenciones prestadas a la población subsidiada por fuera del POS-S y las atenciones a población vinculada.
4. En la disposición de información para el Sistema, el Ministerio de Salud, debe generar periódicamente la información consolidada y agrupada, a nivel nacional, para uso común de todos los actores del sistema general de seguridad social en salud. Igualmente el Ministerio de Salud debe permitir el acceso a las bases de datos a los usuarios del SGSSS autorizados que la requieran.
*(Nota: El numeral 3 fue modificado por la Resolución 1832 de 1999 artículo 10 del Ministerio de Salud).
ART. 17.—Actualización de la información epidemiológica. Las direcciones departamentales y distritales de salud deben informar a las entidades administradoras de planes de beneficios los casos confirmados de las patologías de control, que fueron notificadas por los prestadores como casos presuntivos. Las entidades administradoras de planes de beneficios deberán actualizar sus bases de datos de prestaciones de servicios de salud, con esta información.
ART. 18.—Registros individuales de atención y el proceso de facturación institucional. Los prestadores de servicios de salud deben acompañar la factura, para efectos del pago, con los respectivos registros individuales de atención, a fin de facilitar la revisión y verificación oportuna de las atenciones por parte de las entidades administradoras de planes de beneficios.
(Nota: Modificado parcialmente por la Resolución 1832 de 1999 artículo 7º del Ministerio de Salud).
ART. 19.—Aspectos administrativos para la remisión de información. Las entidades administradoras de planes de beneficios o los prestadores de servicios de salud, según el caso, deben entregar los archivos de datos en medios magnéticos acompañados de un documento firmado por el representante legal, en el que se certifique que la información remitida es veraz y obedece a las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución.
Las entidades administradoras de planes de beneficios comunicarán a los prestadores de servicios de salud y el Ministerio de Salud a las entidades administradoras de planes de beneficios la no aceptación de los archivos recibidos en medios magnéticos o electrónicos, cuando estos sean ilegibles, presenten defectos físicos o no cumplen con lo establecido en el numeral 2.4 del anexo de especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, que hace parte integrante de esta resolución.
Las instituciones a las que no se les hayan aceptado los archivos enviados en medios magnéticos o electrónicos, dispondrán de cinco días hábiles para efectuar las correcciones solicitadas.
ART. 20.—Término de aplicación. Las entidades a las que se refiere la presente resolución, contarán con un plazo de seis (6) meses, a partir de la fecha de su expedición, para dar cumplimiento a sus disposiciones.
ART. 21.—Reserva, custodia y conservación de los datos. Las entidades a las que se refiere la presente resolución, deben responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de prestación de servicios de salud que generen y/o usen.
ART. 22.—Sanciones. La entrega no oportuna o la falta de veracidad de la información, acarreará las sanciones establecidas en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993.
ART. 23.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
(Nota: Modificada parcialmente por la Resolución 1832 de 1999, en relación con la estructura de los datos, la transferencia de los mismos y el establecimiento de períodos de cumplimiento en la generación y transferencia de los datos).
ANEXO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DATOS DE PRESTACIONES DE SALUD
De conformidad con lo establecido en esta resolución y con el fin implementar los mecanismos de transferencia de datos de prestaciones de salud, se imparten las siguientes instrucciones:
1. Especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud, de las instituciones prestadoras de servicios de salud a las entidades administradoras de planes de beneficios.
Los prestadores de servicios de salud, deben remitir los datos a las entidades administradoras de planes de beneficios, en archivos en medio magnético con la siguiente estructura de registros:
1.1. Archivo de consultas:
Nombre del archivo: ACCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AC. Archivo de consultas (2 dígitos)
• CODIGOADM. Código de la entidad administradora, asignado por el Ministerio de Salud y/o la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
• DDMMAAAA. A partir del 9º dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No se debe utilizar ningún tipo de separador.
Diseño del registro de datos de consulta:
Dato Long.
Código del prestador en el SGSSS 10
Código de la entidad administradora 6
Número de la factura 10
Identificación del usuario 15
Tipo de usuario 1
Unidad de medida de la edad 1
Valor de la edad 2
Zona de residencia 1
Fecha de la atención 10
Tipo de consulta 2
Código de la especialidad 2
Días de incapacidad 3
Condición de la usuaria 1
Conducta prescripción de medicamentos 1
Conducta ordenación de procedimientos diagnósticos 1
Conducta ordenación de procedimientos terapéuticos 1
Conducta remisión 1
Conducta interconsulta 1
Conducta contrarreferencia 1
Conducta orden de hospitalización 1
Conducta control 1
Ninguna conducta 1
Causa externa 2
Código del diagnóstico 4
Tipo de diagnóstico 1
1.2. Archivo de procedimientos:
Nombre del archivo: APCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AP: Archivo de procedimientos (2 dígitos)
• CODIGOADM: Código de la entidad administradora, asignado por el Ministerio de Salud y/o la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
• DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No se debe utilizar ningún tipo de separador.
Diseño del registro de datos de procedimientos:
Dato Long
Fecha del procedimiento 10
Clase de procedimiento 1
Tipo de procedimiento 1
Personal que atiende 1
Diagnóstico previo 4
Diagnóstico posterior 4
Complicación 4
Condición del paciente 80
1.3. Archivo de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple.
Nombre del archivo: ALCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AL. Archivo de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple (2 dígitos)
• DDMMAAAA. A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No se debe utilizar ningún tipo de separador.
Diseño del registro de datos de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple
1.4. Archivo de hospitalización.
Nombre del archivo: AHCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AH: Archivo de hospitalización (2 dígitos)
Diseño del registro de datos de hospitalización
Vía de ingreso a la institución 1
Fecha de ingreso 10
Hora de ingreso 4
Fecha de egreso 10
Hora de egreso 4
Días de estancia 3
Estado a la salida 1
Diagnóstico de ingreso 4
Diagnóstico de egreso 4
1.5. Archivo de recién nacidos:
Nombre del archivo: ANCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AN: Archivo de recién nacidos (2 dígitos)
Diseño del registro de datos de recién nacidos:
Período de gestación 2
Causa de muerte de la madre 4
Fecha de muerte de la madre 10
Fecha de nacimiento 10
Diagnóstico del recién nacido 4
Apgar a los 5 minutos 1
Causa de muerte del niño 4
Fecha de muerte del niño 10
1.6. Archivo de urgencias.
Nombre del archivo: AUCODIGOADMDDMMAAAA donde:
• AU: Archivo de atención de urgencias (2 dígitos)
Diseño del registro de datos de urgencias:
Fecha de salida 10
Hora de salida 4
Horas de observación 3
Conducta observación de urgencias 1
Conducta remitido a otro nivel de complejidad 1
Diagnóstico a la salida 4
2. Especificaciones técnicas para la transferencia de datos de prestaciones de salud de las entidades administradoras de planes de beneficios al Ministerio de Salud.
Las entidades administradoras de planes de beneficios deben remitir los datos al Ministerio de Salud, a través del administrador fiduciario del fondo de solidaridad y garantía - Fosyga, en archivos con la siguiente estructura de registros:
2.1. Registro de identificación y control general.
Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
2.2 Registro de identificación y control por volumen.
Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
Diseño del registro de identificación y control por medio magnético
2.3. Registros de datos.
Son los registros que siguen al registro de identificación y control por medio de envío y contienen la información de las atenciones prestadas a los afiliados.
2.3.1. Archivo de consultas:
• CODIGOADM. Código de la entidad administradora, asignado por el Ministerio de Salud y/0 la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
Diseño del registro de datos de consulta
Tipo de afiliado 1
Grupo de atención especial 1
Consulta de primera vez o repetida en el año 1
2.3.2. Archivo de procedimientos:
• AP. Archivo de procedimientos (2 dígitos)
Diseño del registro de datos de procedimientos
2.3.3. Archivo de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple.
• AL. Archivo de procedimientos de laboratorio clínico, patología y radiología simple (2 dígitos).
• CODIGOADM. Código de la entidad administradora, asignado por el Ministerio de Salud y/o la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos).
2.3.4. Archivo de hospitalización:
Diseño del Registro de datos de hospitalización:
2.3.5. Archivo de recién nacidos:
2.3.6. Archivo de urgencias:
2.4. Especificaciones tecnológicas para la remisión de información.
Los formatos tecnológicos. La información debe presentarse en medio magnético, aceptándose cualquiera de los siguientes formatos tecnológicos:
a) CD-ROM, de 74 min., 650 Mb;
b) Cartridges, de 750 pies, 400 Mb con compresión a 800, tipo minicartridges;
Los medios físicos deben ser rotulados con la siguiente información:
• Código de la entidad.
• El nombre y el teléfono del responsable.
• Número de remisión.
• Fecha de remisión.
El medio físico debe enviarse en sobre de manila cerrado y marcado con la misma información que identifica el medio físico.
Características del formato del archivo plano. Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
• Los datos deben ser grabados en el archivo plano, como alfanuméricos
• El separador de campos debe ser coma y ser usado exclusivamente para este fin
• El fin de registro debe ser el caracter “Enter”.
• No debe venir ningún campo sin información.
(Nota: El presente anexo fue modificado parcialmente por la Resolución 1832 de 1999 artículos 11, 12, 13 y 14 del Ministerio de Salud).

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 artículo 173
 artículo 3
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 3
 artículo 5
 artículo 5
 artículo 8
 artículo 5
 artículo 5
 artículo 5
 artículo 5
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 6
 Resolución 
 artículo 10
 Resolución 
 artículo 7
 artículo 173
 resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución