Source: http://gamee.cz/22373-chyby-pri-zadostech-o-dotaci-podruhe
Timestamp: 2018-01-23 07:55:23+00:00

Document:
Hlavními činiteli podílejícími se na ekonomickém růstu jsou bez pochyby podnikatelské subjekty soukromé sféry. Právě pro podnikatelské subjekty je primárně určen Operační program podnikání a inovace (dále jen OPPI), který je hlavním programovým dokumentem realizace politiky hospodářské a sociální soudržnosti v sektoru průmyslu a významným nástrojem realizace Koncepce rozvoje malého a středního podnikání na období 2007-2013. Dobré podnikatelské prostředí vytváří kvalitní podmínky pro úspěšný vznik a rozvoj konkurenceschopných firem s následným posilováním hospodářské a sociální soudržnosti. OPPI je orientován právě na odstranění a eliminaci problémů a nedostatků plynoucích z nekvalitních podmínek podnikatelského prostředí. Jeho hlavním globálním cílem je zvýšení konkurenceschopnosti sektoru průmyslu a služeb a rozvoj podnikání.
K dosažení globálního cíle slouží finanční prostředky koncentrované ve vymezených prioritních osách. Tyto jsou dále členěny do 15 programů podpory vyznačujících se vlastními specifickými cíly.
Problematika dotací může být pro mnoho soukromých subjektů velmi zajímavá, protože nabízí dodatečné finanční zdroje, formou nenávratné výpomoci, která jim může pomoci nejen zrealizovat vlastní projekty a plány, ale také investovat nové zdroje do dalšího rozvoje vlastní společnosti. Právě tento druh podpory již mnoha subjektům usnadnil realizaci projektů, jež pouze z vlastních zdrojů nebyli schopni zabezpečit. Pro získání podpory je nezbytné o ni požádat prostřednictvím žádosti o dotaci, jejíž zpracování je časově a administrativně značně náročné. Také celý proces realizace projektu podléhá řadě povinností, které jsou žadatelé a příjemci povinni splnit. Žadatelé a příjemci se v průběhu celého projektového cyklu dopouští řady pochybení. Jakých chyb se tyto subjekty dopouštějí a čím projekty a dotace komplexně ohrožují, se blíže věnuje tento článek.
Každý subjekt, který chce dosáhnout na finanční zdroje z jakýchkoli dotačních titulů, musí mít nejdříve důkladně promyšlený projektový záměr a následně projít, někdy zbytečně zdlouhavým a časově náročným, procesem projektového cyklu.
Důležitým pojmem, který je vhodné si v souvislosti s projektovým cyklem vysvětlit, je samotný Projekt. Projekt lze definovat jako celek různých aktivit. Tyto aktivity jsou předem stanoveny, je určeno jejich přesné zaměření (předmět projektu), jasně specifikované cíle, určený harmonogram všech dílčích činností a definován přesný rozpočet. Kim Handelman a kolektiv uvádí:
„Projekt má jen dočasný charakter, pevně daný začátek a konec, jeho výsledkem je vytvoření nějakého unikátního produktu nebo služby a můžeme říct, že projekt je dokončen, jestliže jsou naplněny cíle a záměry investorů.“
Projekt musí být realizovatelný a řádně specifikovaný, veškeré stanovené cíle a časové a finanční nastavení musí být realistické. Dále by měl naplňovat stanovené cíle a záměry v předem vymezeném období a měl by se tak vypořádat s problémy, jejichž řešení je požadováno již v předmětu projektu.
Projekt musí splňovat určitá formální kritéria, která jsou předem dána, v případě projektů předkládaných k přiznání dotace, musí splňovat veškeré náležitosti a podmínky daného programu (naplnění cíle programu). Cíle projektu musí být v souladu s cíly odpovídajícího operačního programu.
Před zahájením realizace projektu by měl být ustanoven projektový tým a jasně specifikované role jednotlivých členů. Dále by měla být vypracována analýza, která prokáže, zda je možné projekt realizovat a následně udržet jeho záměr i do budoucna (doba udržitelnosti je určena programem). Vhodné je i vypracování finanční a ekonomické analýzy, která příjemci prozradí, zda budou přínosy z projektu vyšší než náklady na něj a realizace projektu se mu tedy vyplatí. Tyto analýzy jsou realizovány jako studie proveditelnosti (u některých programů též projektové záměry či podnikatelské záměry) a jsou požadovány téměř u všech projektů financovaných ze zdrojů EU. V případě OPPI jsou tyto studie povinnými přílohami u všech programů podpory. Někdy může být tato část časově velmi náročná, žadatel by tedy měl počítat s určitou časovou rezervou pro splnění těchto, pro projekt nezbytných, kroků.
Tak, jak jsou definovány např. jednotlivé druhy dotací, i projekty lze rozlišit podle různých kritérií.
Nejčastěji se můžeme setkat s následujícím rozdělením projektů:
a) podle orientace finančních prostředků:
- investiční (též tvrdé projekty): primárně pořízení investičního majetku;
- neinvestiční (též měkké projekty): podpora realizace činností, kdy pořízení majetku je pouze podpůrnou aktivitou (vzdělávání, sociální služby, apod.).
b) podle délky řešení projektu:
- krátkodobé: do 1 roku;
- střednědobé: 2-4 roky;
- dlouhodobé: více než 4 roky.
c) podle věcné struktury:
- jednotematické: projekt zaměřen na jedno věcné téma;
- vícetematické: projekt zaměřen na více věcných témat současně.
d) podle výše finanční podpory (závisí na Operačním programu):
- malé;
Průběh projektového cyklu
Dříve než začne samotná realizace projektu, je nutné udělat několik kroků, aby byl projekt správně specifikován. V rámci první, analytické, fáze je prvním krokem provedení analýzy cílových subjektů (koho se projekt dotkne) a určení případných partnerů (účastníků) projektu. Dále by měla být provedena analýza problémů a cílů a určena strategie jak těchto cílů dosáhnout. V rámci druhé, plánovací, fáze by měly být specifikovány ukazatele, které po ukončení realizace (řešení) projektu pomohou určit, zda bylo dosaženo pokroku. Projekt může být velmi kvalitně nastaven, ale ne vše musí jít podle plánu. K eliminaci těchto rizik je nezbytné určit předpoklady a případná rizika, která by mohla mít negativní vliv na implementaci a udržitelnost projektu. V neposlední řadě by mělo být zajištěno administrativně-technické zázemí, personální zajištění a finanční zdroje. V konečné fázi by měl být vytvořen harmonogram celého projektu a naplánovány konkrétní aktivity, které musí mít pevně stanovený časový rámec. Jeho nedodržení či neuskutečnění jedné z určených aktivit může mít za následek nedodržení předem definovaného harmonogramu a v konečném důsledku to může vést k neúspěchu celého projektu.
Způsob jakým je celý projekt naplánován a realizován určuje tzv. projektový cyklus, který definuje základní aktivity projektu. „Projektový cyklus je celý proces od promyšlení projektového záměru, nalezení vhodného dotačního titulu a zdroje financování, zpracování žádosti, předložení žádosti k posouzení, uskutečnění projektu, administrace a vyhodnocení projektu.“ „Projektový cyklus představuje souvislý proces, ve kterém každá fáze poskytuje podklady pro další, navazující fázi“ . Jednotlivé fáze se musí vzájemně doplňovat a musí být řízeny dle stejných principů a pravidel.
Pojem projektového cyklu je možné chápat také jako širší pojetí. Například MPO definuje projektový cyklus v rámci OPPI jako vyhlašování programů, podávání žádostí, hodnocení žádostí, výběr projektů, realizace projektů, platba, kontrola a zprávy z realizace projektů.
Identifikace a příprava projektu
Nejprve je nutné mít prvotní myšlenku, na jejíž základě je důkladně analyzována situace, problémy, potřeby, dílčí záměry a aktivity. Na základě těchto údajů je následně identifikován a formulován záměr projektu. Velmi důležité je také zajištění finančních prostředků pro realizaci projektu a zjištění, kterému programu podpory záměr odpovídá. Po ukončení této fáze přechází projekt do fáze druhé, příprava.
Záměr projektu je již definován, je vypracována i finanční analýza. Je však nutné veškeré závěry ještě jednou přehodnotit a definitivně určit všechny plány a cíle projektu. Dochází k určení realizačního týmu lidí, kteří budou na projektu pracovat a účastníků projektu, dále je důležité určit časový harmonogram, celkový rozpočet projektu, finanční zajištění a důkladně si promyslet veškerá rizika a hrozby. Je velmi důležité se této fázi důkladně věnovat, protože dobré naplánování je základem kvalitního a úspěšného projektu.
V této fázi dochází k posuzování projektu řídícím orgánem, který přijímá žádost o podporu. Hodnotí ji a analyzuje dle formální a věcné přijatelnosti. Žádost je podrobena analýze finančních, sociálních a technických aspektů projektu a současně zkoumá, zda neporušuje horizontální témata (priority) . Důležité je také to, aby byly poskytnuty veškeré potřebné informace, jako je realizovatelnost (proveditelnost) projektu, jeho efektivita, implementace a jeho přínosy. Žadatel i řídící orgán mezi sebou navazují kontakt, který spočívá v komunikaci a výměně, upřesňování a doplňování informací. Konečným výstupem je doporučení či nedoporučení projektu k financování.
V této fázi dochází ke kompletnímu vyhodnocení návrhu projektového záměru rozhodovacím orgánem (v případě OPPI je rozhodovacím orgánem MPO) a je přijato rozhodnutí financování či odmítnutí projektu. Výstupem je akceptace podmínek poskytnutí dotace žadatelem a vydání rozhodnutí (o poskytnutí podpory) poskytovatelem podpory. Rozhodnutí obsahuje základní opatření, podmínky a pravidla provedení platby. Poskytnutá dotace je účelová, tzn., že ji lze použít pouze na daný účel, uvedený v rozhodnutí.
Implementace a monitorování
V této fázi je uskutečněna realizační část projektu, kdy jsou veškeré finanční prostředky použity k dosažení účelu a cílů projektu. Tato fáze obsahuje uzavření dodavatelských smluv, výstavbu, rekonstrukci, nákup potřebného zařízení, apod. Zpravidla dochází k tzv. monitorování (monitoringu) projektu, kdy je nutné prokázat, že projekt splňuje veškeré podmínky a kritéria. Důležité je proto definovat problémy projektu a zvolit co nejúčinnější prostředky k jejich eliminaci.
Fáze hodnocení představuje poslední fázi projektového cyklu. Hodnotí efektivnost a dopady projektu ve srovnání se stanovenými cíly. Obsahuje objektivní vyhodnocení průběhu a dokončení realizace, způsob implementace a dosažené výsledky. Cílem hodnocení je určení naplnění cílů, účinnosti, efektivnosti, dopadů a udržitelnosti projektu. Hodnocení může probíhat v průběhu realizace projektu (mid-term), v jeho závěru (final evaluation) nebo po ukončení realizace (ex-post).
Vzhledem k zaměření článku na chyby žadatelů v rámci Operačního programu podnikání a inovace, poslouží tato kapitola k bližšímu seznámení s programem jako takovým, jeho orgány a současně také celým procesem administrace žádosti o dotaci OPPI. Kapitola obsahuje důležité informace a skutečnosti, kterých si žadatelé mnohdy nejsou vůbec vědomi, a proto v nich také často chybují.
„OPPI je hlavním dokumentem Ministerstva průmyslu a obchodu ČR, na jehož základě je České republice poskytována finanční podpora podnikatelům, a to jak ze zdroj ů státního rozpočtu, tak z prostředků Evropské unie. Konkrétně z Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF), zaměřeného na podporu rozvoje a strukturálních změn regionů, jejichž rozvoj zaostává a hospodářská a sociální přeměna čelí strukturálním obtížím.
Operační program OPPI byl vypracován Ministerstvem průmyslu a obchodu ČR na období 2007-2013 v návaznosti na hlavní strategické dokumenty CR. Je hlavním programovým dokumentem realizace politiky hospodářské a sociální soudržnosti v sektoru průmyslu a významným nástrojem realizace Koncepce rozvoje malého a středního podnikání. OPPI byl schválen vládou 15. listopadu 2006 usnesením č. 1302/2006 a následně byl předložen Evropské komisi k oficiálnímu projednání společně s Národním strategickým referenčním rámcem.“
Globálním cílem OPPI je následující:
■ zvýšení konkurenceschopnosti sektoru průmyslu a služeb;
■ rozvoj podnikání;
■ udržení přitažlivosti České republiky, regionů a měst pro investory;
■ podpora inovací;
■ stimulace poptávky po výsledcích výzkumu a vývoje;
■ komercializace výsledků výzkumu a vývoje;
■ podpora podnikatelského ducha;
■ podpora růstu hospodářství založeného na znalostech pomocí kapacit pro zavádění nových technologií a inovovaných výrobků, včetně nových informačních a komunikačních technologií.
K dosažení globálního cíle mají sloužit určité finanční prostředky, které jsou koncentrovány na vymezené prioritní osy. Tyto osy jsou charakterizovány jednotlivými specifickými cíli, jichž je dosahováno pomocí podpor určitých oblastí. Ty jsou rozděleny do speciálně vytvořených programů podpory, jejichž prostřednictvím je realizována konkrétní podpora podnikatelských subjektů.
Program Rozvoj napomáhá dotacemi do technologického vybavení urychlit rozvoj malých a středních podniků. Pomocí investic do moderních technologií program podněcuje rozvoj firem ve vybraných regionech a odvětvích české ekonomiky. Projekty mohou žadatelé realizovat pouze v regionech se soustředěnou podporou státu na léta 2007- 2013, protože program Rozvoj má naplňovat cíl podpořit růst výkonů a konkurenceschopnosti malých a středních podniků (dále jen MSP) v regionech s vyšší mírou nezaměstnanosti vedoucí ke zlepšení jejich pozice na trhu a růstu počtu pracovních míst. V rámci programu je možné podpořit pouze pořízení nových technologických zařízení s vyššími technickými a užitnými parametry či realizaci projektů zvyšující efektivnost procesů. V souvislosti s výše uvedeným musí dojít v průběhu realizace projektu k udržení, případně růstu počtu pracovních míst.
Tento program podpory slouží k poskytnutí prostředků na rozšíření nebo zavedení informačních a komunikačních technologií (hardware, software) v malých a středních podnicích. Dotace má pomoci zefektivnit vnitřní chod firmy nebo její vnější vztahy. Cílem tohoto programu je podpořit konkurenceschopnost malých a středních podniků (MSP) prostřednictvím kvalitativně vyššího využití jejich potenciálu v oblasti pořizování a rozšiřování prvků ICT (informační a komunikační technologie).
Program ICT a strategické služby je zaměřen na rozvoj informační a znalostní společnosti a je určen všem podnikům, kteří chtějí vyvíjet vlastní softwarová řešení nebo vytvářet tzv. centra strategických služeb, a tím urychlit rozvoj tohoto progresivního odvětví v České republice. V rámci programu ICT a strategické služby je možné podpořit dva typy projektů. Varianta I. - dotace na hmotný a nehmotný majetek a Varianta II. - dotace na osobní náklady na zaměstnance na nově vytvořených pracovních místech. Varianty nelze vzájemně kombinovat. Pro tento program podpory byla stanovena vstupní kritéria, kterými je vytvoření předem určeného počtu nových pracovních míst dle velikosti podniku a podporované aktivity; a minimální požadovaná investice do dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku.
Orgány OPPI
Pro poukázání na nejobvyklejší chyby žadatelů o dotace, bylo nezbytné oslovit orgány podílející se jak na administraci žádosti o podporu tak i na následné kontrole realizace projektu. Právě zaměstnanci těchto subjektů poskytli informace a data, jež tvoří základ praktické části diplomové práce. Dále v textu se krátce zaměřím právě na tyto orgány.
Řídícím orgánem OPPI, celkové odpovědným za implementaci programu, je MPO, sekce strukturálních fondů. Zprostředkujícími subjekty (implementačními orgány) jsou Agentura pro podporu podnikání a investic - CzechInvest, příspěvková organizace MPO a pro implementaci programů podpory ve formě úvěrů a záruk také Českomoravská záruční a rozvojová banka.
Z výše uvedeného je zřejmé, že pro potřeby této práce jsou významnými orgány zejména MPO, sekce strukturálních fondů a agentura CzechInvest. Právě s těmito vybranými subjekty proběhne v rámci praktické části práce přímá konfrontace formou řízených rozhovorů. Na základě zjištěných skutečností bude provedena analýza nejčastěji se vyskytujících chyb ze strany žadatelů.
Ministerstvo průmyslu a obchodu CR
„Ministerstvo průmyslu a obchodu České republiky (dříve Ministerstvo hospodářství ČR) je ústředním orgánem státní správy pro státní politiku v oblasti průmyslu, obchodu, surovin a ekonomických vztahů vůči zahraničí. MPO bylo zřízeno s účinností od 1. listopadu 1992 zákonem č. 474/1992 Sb., kterým byl změněn zákon č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy České republiky. Tento kompetenční zákon (ve znění pozdějších předpisů) vymezuje základní působnost ministerstva.“
■ průmyslovou politiku, energetickou politiku, obchodní politiku v kontextu jednotného trhu EU, proexportní politiku, tvorbu jednotné surovinové politiky a využívání nerostného bohatství;
■ podporu podnikání a investování v oblasti zpracovatelského průmyslu i průmyslového výzkumu a vývoje, techniky a technologií včetně využití evropských fondů v této oblasti;
■ vnitřní obchod a ochranu zájmů spotřebitelů v kontextu evropské spotřebitelské politiky;
■ podporu malých a středních podniků, s výjimkou regionální podpory podnikání, a pro rozvoj živnostenského podnikání a využívání evropských fondů v této oblasti;
■ technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví;
■ elektronické komunikace a poštovní služby.
„MPO jako řídící orgán OPPI je pod dohledem Monitorovacího výboru odpovědný za správné a efektivní řízení OPPI. Odpovědnost řídicího orgánu je upravena cl. 60 obecného nařízení ke strukturálním fondům a Fondu soudržnosti. Řídicí orgán zejména:
■ odpovídá za přípravu, projednání OPPI a jeho předložení Evropské komisi;
■ zajišťuje, aby operace, které jsou vybírány pro financování, byly vybírány podle kritérií pro operační program;
■ ověřuje dodání spolufinancovaných produktů a služeb a skutečně vynaložené náklady v souladu s předpisy;
■ zajišťuje, aby příjemci a jiné subjekty zapojené do provádění vedli buď zvláštní účetní systém, nebo odpovídající účetní kód pro všechny transakce související s operací;
■ stanovuje závazné postupy pro uchování dokumentů týkající se výdajů nezbytných pro provádění auditů;
■ řídí práci monitorovacího výboru.“
Platby žadatelů má na starost Finanční útvar MPO, odbor rozpočtu a financování.
„Agentura pro podporu podnikání a investic CzechInvest je státní příspěvková organizace podřízená MPO. Jejím hlavním úkolem je posilovat konkurenceschopnost české ekonomiky prostřednictvím podpory malých a středních podnikatelů, podnikatelské infrastruktury. V rámci komunikace mezi státem, podnikateli a Evropskou unií zastřešuje CzechInvest celou oblast podpory podnikání ve zpracovatelském průmyslu, a to jak z prostředků EU, tak ze státního rozpočtu.
Agentura CzechInvest založila na začátku roku 2004 síť třinácti regionálních kanceláří ve všech krajských městech. Funkcí těchto kanceláří je zejména poskytovat informace o možnostech podpory podnikání ze strukturálních fondů EU a pomáhat firmám realizovat svou investici.“
V rámci OPPI administruje CzechInvest projekty jednotlivých dotačních programů; komunikuje s žadatelem od podání žádosti až po ukončení procesu monitorování; zajišťuje ekonomické hodnocení žadatelů a projektů; zajišťuje administraci žádostí o platbu a monitoring; a nastavuje efektivní postupy pro budování absorpční kapacity OPPI.
Dotační žádost do programu OPPI
Aby bylo dále možné specifikovat chyby žadatelů, je zcela nezbytné představit průběh celého procesu podání žádosti o podporu v rámci OPPI. Veškeré potřebné informace o způsobu předkládání projektů a procesech souvisejících se samotnou realizací projektů poskytuje žadatelům o dotaci dokument Pokyny pro žadatele a příjemce dotace (dále jen Pokyny).
Pokyny jsou vydávány pouze v elektronické verzi a jsou průběžně aktualizovány. Skládají se ze dvou částí:
1. část obecná - je společná pro všechny dotační programy
2. část zvláštní - odráží specifika daného programu podpory
Žádost o dotaci do OPPI je předkládána ve dvou fázích - Registrační žádost (dále jen RŽ) a Plná žádost (dále jen PŽ), a to formou elektronických formulářů, které jsou k dispozici v internetové aplikaci eAccount na webových stránkách www.CzechInvest.org/eaccount.
Žadatel o dotaci předkládá nejdříve RŽ, a to, jak bylo řečeno výše, prostřednictvím internetové aplikace eAccount. Aby bylo možné RŽ podat, musí žadatel vlastnit elektronický podpis (neboli kvalifikovaný certifikát) a účet žadatele, tzv. Master účet.
Master účet zakládá v aplikaci eAccount vždy statutární zástupce společnosti (organizace). Zakladatel Master účtu spravuje prostřednictvím aplikace eAccount projekty, zakládá podřízené účty (uživatele), k nimž přiděluje projekty a oprávnění k provádění jednotlivých činností. K jedné společnosti, respektive jednomu IC, lze založit pouze jeden Master účet.
Při zakládání hlavního účtu je zapotřebí znalosti základních údajů o společnosti, jako je IC, sídlo společnosti, statutární orgány, kontaktní údaje a zejména údaje zveřejněné v Registru ekonomických subjektů (klasifikace ekonomických činností CZ-NACE). Všechny uvedené údaje v Master účtu musí korespondovat s údaji uvedenými v platném výpisu z obchodního rejstříku. Tyto jsou následně zkopírovány do žádosti.
Aplikace eAccount
Pro snížení administrativní náročnosti a zefektivnění procesů administrace byl pro program OPPI vytvořen nový systému „eAccount“ pro on-line přijímání žádostí - systém elektronické výměny údajů a dokumentů ve vztahu s žadateli. Díky této aplikaci mohou žadatelé vyplňovat formuláře, předkládat žádosti a dodávat potřebné přílohy elektronickou formou. Do aplikace eAccount se přihlašuje standardním způsobem pomocí uživatelského jména a hesla přímo na stránkách CzechInvestu. Uživatelé zde naleznou veškeré informace, které v souvislosti s podáním projektu a jeho realizací budou potřebovat. Aplikace eAccount žadatelům umožňuje zakládat nové projekty a přehledně řídit a kontrolovat již probíhající projekty. Dále slouží k podávání registrační a plné žádosti, žádosti o platbu, zpráv o průběhu projektu. Prostřednictvím aplikace může žadatel okamžitě komunikovat s projektovým manažerem, reagovat na jeho požadavky či podávat žádosti o prodloužení termínu a jiné změny v projektu. Současně mu umožňuje průběžně sledovat proces administrace a aktuální stav hodnocení žádosti.
Po přihlášení do aplikace se v horní části obrazovky nachází devět záložek. Jednotlivé záložky jsou postupně zpřístupněny podle aktuální fáze projektu.
Záložky aplikace eAccount jsou následující
1. Seznam projektů: obsahuje seznam již podaných projektů;
2. Projekt: na této záložce se nacházejí detaily projektu, jako je (registrační číslo, stav projektu, jeho název atd.); z této záložky lze sledovat lhůty projektu a žádat o jejich prodloužení, vstoupit do seznamu všech dokumentů, které byly do aplikace vloženy, zahájit změnové řízení či odstoupit od projektu;
3. Registrační žádost: obsahuje registrační žádost o podporu, jejíž součástí jsou informace o žadateli a obecné informace o projektu (záměr projektu, místo realizace atd.); posuzuje se zde záměr projektu a finanční zdraví žadatele na základě vyplněného formuláře Finančních výkazů);
4. Plná žádost: v rámci této fáze je podávána kompletní dokumentace; PŽ je podávána pouze v případě schválení RŽ; žadatel zde poskytuje detailní informace o projektu (popis projektu, rozpočet projektu, závazné ukazatele projektu, formulář finanční realizovatelnosti projektu (dále jen FRP) atd.);
5. Žádost o platbu: obsahuje formulář žádosti o platbu; žádost o platbu je vázána na ukončení realizace či etapy projektu;
6. Monitoring projektu: obsahuje formuláře zpráv z realizace projektu. Monitorovací zpráva je předvyplněna údaji předloženými při podání projektu a žadatel uvádí aktuální údaje k ukazatelům; přes tuto záložku dochází k sledování naplnění hodnot, ke kterým se žadatel zavázal (plnění podmínek poskytnutí dotace);
7. Výběrová řízení: tato záložka slouží k administraci výběrových řízení vztahujících se k předmětu projektu a vkládání potřebné dokumentace;
8. Nástěnka projektu: záložka slouží ke komunikaci mezi žadatelem a implementační agenturou (projektovým manažerem); žadatel je zde informován o případných chybách a nedostatcích, lhůtách, postupu hodnocení projektu a je vyzýván k opravení chyb, vysvětlení či doložení některých skutečností; o příchozích zprávách je žadatel informován prostřednictvím emailových zpráv doručovaných na adresu, kterou uvedl v aplikaci eAccount;
9. Doplňkové údaje projektu: záložka eviduje údaje a prohlášení žadatele o získání podpory v režimu de minimis v posledních třech účetních období (kalendářních či hospodářských letech); možnost a zároveň povinnost vyplnění údajů o de minimis platí pro žadatele, kteří ve svém projektu v plné žádosti mají naplánovány způsobilé výdaje na de minimis rozpočtové položky a tedy i de minimis dotaci.
Registrační žádost obsahuje zjednodušený rozsah údajů. Formální kontrolou a kontrolou přijatelnosti žádostí o dotaci je pověřena agentura CzechInvest. RZ je podávána pouze elektronicky prostřednictvím webové aplikace eAccount. Je zde posuzován záměr projektu a finanční zdraví žadatele na základě vyplněných Finančních výkazů (formuláře Finančních výkazů, dále jen formuláře FV). Na základě obecných informací o projektu dojde přibližně do 10 dnů k posouzení přijatelnosti projektu a žadatele. Ten je o výsledku rozhodnutí informován prostřednictvím nástěnky projektu. Po posouzení přijatelnosti je žadatel vyzván k podání plné žádosti.
Registrační žádost obsahuje:
základní údaje (název programu a aktuální stav projektu);
základní údaje o žadateli (obchodní jméno, sídlo, IC, údaje o statutárních zástupcích, oblasti CZ-NACE, kontaktní osoby);
základní údaje o projektu (název projektu, stručný popis projektu, doplňující informace k projektu, odhad celkových způsobilých výdajů, požadovanou dotaci, předpokládané datum zahájení a ukončení projektu a předmět řešení projektu dle CZ-NACE);
adresu místa realizace; a
prohlášení žadatele (slouží k odeslání registrační žádosti pomocí odkazu Odeslat RŽ po odsouhlasení všech prohlášení na této stránce).
Formulář FV je podkladem pro vypracování hodnocení finančního zdraví žadatele, tzv. ratingu. To je nutné jako jedno z kritérií přijatelnosti. Rating posuzuje momentální situaci podniku a některé faktory ovlivňující jeho budoucnost. Cílem ratingu je objektivní vystižení výchozí situace (likvidita, solventnost, rentabilita), která může být rozhodující pro schopnost realizovat a udržet projekt. Podkladem pro vyplnění formuláře jsou účetní výkazy za poslední dva roky a za aktuální čtvrtletí posledního neuzavřeného účetního roku, jakož i další informace o firmě, jako je počet zaměstnanců, odvětví podnikání (CZ-NACE), doba podnikání, struktura tržeb, atd. Na závěr je společnost ohodnocena tzv. ratingovým stupněm - A; B+; B; B-; C+; C; C-, kdy podmínkou je dosáhnout hodnocení do stupně C+, včetně. V opačném případě je projekt vyřazen z hodnocení.
Před samotným odesláním musí být v seznamu dokument vloženy povinné přílohy (např. Výkazy zisků a ztrát a Rozvahy za poslední dvě účetně uzavřená období) a vygenerovaná RŽ. Veškeré dokumenty musí být následně elektronicky podepsány. Po odeslání je RŽ automaticky přiděleno registrační číslo. Žadatel je prostřednictvím nástěnky dále informován o procesu hodnocení RŽ. V případě, že projekt splňuje veškerá formální kritéria a rating (ekonomické hodnocení) žadatele je přijatelný, informuje projektový manažer žadatele o schválení RŽ, lhůtě pro podání plné žádosti (týdny až měsíce, dle programu) a datu vzniku způsobilých výdajů (datum přijetí RŽ). Proces posouzení přijatelnosti trvá průměrně 10 dnů.
Plná žádost včetně všech jejích příloh se podává, stejně jako RŽ pouze elektronicky. Elektronický formulář plné žádosti je opět vyplňován on-line přímo v aplikaci eAccount na záložce Plná žádost.
Plná žádost obsahuje následující informace (záložky):
- Informace o projektu (většina údajů je převzata z RŽ, některé údaje je možné pozměnit, některé však už přepsat nejdou; needitovatelné údaje je možné změnit prostřednictvím změnového řízení, v tomto případě však dochází k prodloužení celého procesu);
- Harmonogram projektu (název etapy projektu, požadovaná dotace a datum zahájení a ukončení projektu, žadatel uvede jednu případně více etap);
- Rozpočet - způsobilé výdaje (položky patřící pod investiční výdaje na hmotný a nehmotný majetek a neinvestiční výdaje a položka pro uvedení celkové hodnoty nezpůsobilých výdaj ů; pro každou etapu je nutné vyplnit zvláštní rozpočtovou tabulku);
- Rozpočet - zdrojová část (zdroje financování projektu; hodnoty sumy zdrojů, procentní míry podpory a požadované dotace jsou převzaté z rozpočtu způsobilých výdajů a RŽ; žadatel dále doplní k jednotlivým zdrojům financování přesné hodnoty);
- Horizontální ukazatele (evidovány jsou tyto ukazatele: Vliv na rovné příležitosti, Vliv na Životní prostředí (ŽP) a Vliv na udržitelný rozvoj);
- Závazné ukazatele (viz zvláštní podkapitola níže);
- Monitorovací ukazatele (ukazatele slouží pro monitorování přínosů celého programu);
- Přílohy (žadatel vkládá veškeré potřebné dokumenty a soubory, které jsou v rámci předložení žádosti povinné a nezbytné.; tyto přílohy následně podepíše elektronickým podpisem);
přílohami povinnými pro všechny programy podpory jsou:
formulář Finanční realizovatelnost projektu (data pro hodnocení předloženého projektu, a to jak z pohledu jeho finanční realizovatelnosti, tak i jeho efektivnosti; výsledné hodnocení je žadateli nepřístupné, je však k němu přihlíženo při hodnotícím procesu);
Podnikatelský záměr (obsahuje podrobné informace o žadateli, realizovaném projektu, vztahu projektu ke strategii žadatele, příčiny a přínosy realizovaného projektu, technická stránka projektu, výpočet způsobilých výdajů, finanční analýzu projektu a jiné důležité informace požadované osnovu podnikatelského záměru; každý program podpory má stanovenu vlastní osnovu; každý záměr je hodnocen dle programových výběrových kritérií);
vygenerovaný dokument PŽ.
- Prohlášení a závazky (záložka slouží k odeslání PŽ).
Protože má být tato práce mj. věnována také pochybením žadatelů/příjemců dotace, která mohou vést až odejmutí dotace, je rozhodující částí plné žádosti záložka Závazné ukazatele. Jedná se o takové ukazatele, kterých je žadatel povinen realizací projektu dosáhnout. U jednotlivých Závazných ukazatelů se evidují následující atributy: název, jednotka (předem dáno k programu) a cílová hodnota k datu ukončení projektu. Tyto ukazatele budou kontrolovány k datu ukončení projektu resp. po dobu následného monitorování. Jedná se o hodnotu ukazatele, kterou je žadatel s koncem realizace projektu povinen splnit. Nesplnění závazných ukazatelů může znamenat odejmutí celé dotace nebo její části.
Každý jednotlivý program podpory OPPI má stanoveny vlastní závazné ukazatele. V textu níže jsou tyto blíže specifikovány. Pozornost je věnována pouze prioritní ose 2 Rozvoj firem, 2.2 Podpora nových výrobních technologií, ICT a vybraných strategických služeb (tzn. programům Rozvoj, ICT v podnicích a ICT a strategické služby).
Pro program Rozvoj je definován níže uvedený ukazatel:
■ Počet instalovaných technologií.
Pro program ICT v podnicích byly definovány tyto ukazatele:
■ Software a práva duševního vlastnictví (počet typů pořízeného software, dále jen SW);
■ Hardware a ostatní stroje a zařízení (zde je vybírána jedna z možností Ano/Ne, zda byly pořízeny dané technické prostředky (PC, notebooky; Servery; Vstupní zařízení; Výstupní zařízení; a Ostatní);
■ Outsourcované činnosti (počet outsourcovaných činností či funkcí definovaných na základě SLA (tj. Service Level Agreement).
Pro program ICT a strategické služby jsou definovány níže uvedené ukazatele:
■ Závazný počet nových pracovních míst (počet nových pracovních míst vytvořených v přímé souvislosti s realizací projektu, obsazených zaměstnanci, kteří vykonávají odbornou činnost dle žádosti o podporu; počtem zaměstnanců se chápe přepočtený počet pracovních jednotek);
■ Investice do projektu (povinná investice do dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku využívaného pro zajištění aktivit projektu).
Po vyplnění všech záložek je možné PŽ odeslat. Odeslání žádosti proběhne ze záložky Prohlášení a závazky, kde žadatel stiskne tlačítko „Potvrdit a odeslat plnou žádost“.
Realizace projektu a související náležitosti
Po podání žádosti a schválení RZ je žadatel oprávněn začít realizovat projekt. Samotná realizace má však vlastní pravidla a specifika stanovená OPPI. Přiblížení průběhu realizace projektu, přes jeho hodnocení a výčet povinností vyplývajících z podmínek programu, až po žádost o platbu, je věnována tato kapitola. Opět je zde poukázáno zejména na takové povinnosti, na něž žadatelé a později příjemci často zapomínají.
Průběh realizace projektu lze znázornit jednoduchým schématem definujícím jednotlivé kroky a činnosti, kterými musí žadatel o podporu v rámci OPPI projít. Samotný proces začíná zpracováním žádosti o podporu, jehož průběhu byla věnována předcházející kapitola. Po předložení žádosti dochází k hodnocení projektu, na jehož základě je projekt doporučen či nedoporučen k financování. V případě schválení projektu dochází k vydání Rozhodnutí, projekt je kompletně zrealizován a žadatel může podat Žádost o platbu. V průběhu realizace projektu je žadatel povinen předkládat průběžné pololetní zprávy a při ukončení realizace také zprávu závěrečnou. Řídící orgán je dále oprávněn provést kdykoli kontrolu na místě a vydat nápravná opatření. Při splnění veškerých podmínek dojde na závěr k proplacení dotace.
Již v době přípravy plné žádosti je možné začít s realizací projektu. Způsobilé výdaje jsou definovány, jako výdaje přímo související s realizací projektu a prokazatelně přímou vazbou na výstup projektu. Tyto výdaje mohou být vynaloženy nejdříve v den přijatelnosti projektu, čímž se rozumí den, kdy poskytovatel dotace či zprostředkující subjekt žadateli písemně potvrdí, že v zásadě splňuje podmínky přijatelnosti daného programu (tj. schválení RŽ).
Po přijetí plné žádostí agenturou CzechInvest dochází k hodnocení předkládaného projektu. Před samotným hodnocením kontroluje agentura CzechInvest podle daných požadavků jednotlivých programů splnění přijatelnosti projektu a žadatele a splnění formálních náležitostí žádosti. Pokud je žádost neúplná či formálně nesprávná, je žadatel vyzván k jejímu doplnění nebo odstranění nedostatků. Po posouzení formálních náležitostí a přijatelnosti se posuzuje také finanční přijatelnost žadatele. Po kontrole PŽ a požadovaných příloh ze strany CzechInvestu získá žadatel na základě dokumentu Vyrozumění žadatele o postupu projektu do dalšího hodnocení, zaslaného prostřednictvím aplikace eAccount, elektronickou informaci, že projekt postoupil do dalšího hodnocení. V opačném případě je mu sděleno, že jeho žádost je z dalšího hodnocení vyřazena s uvedením důvodu nepřijatelnosti.
„Hodnocení žádostí o dotaci je prováděno s využitím minimálně dvou externích hodnotitelů, kteří žádost posuzují dle struktury výběrových kriterií. Výsledné hodnocení je provedeno hodnotitelskou komisí programu, která na základě dosažených výsledků doporučí nebo nedoporučí žádost Řídicímu orgánu k podpoře, popř. si vyžádá další podklady.“ „Členy komise jsou na základě své odbornosti zástupci implementační agentury, Ministerstva průmyslu a obchodu ČR, odborných a podnikatelských asociací a svazů, krajů atd.“ Konečné rozhodnutí o tom, zda je projekt schválen či nikoliv, je na Řídícím orgánu (MPO), kdy MPO může schválit pouze projekty doporučené Hodnotitelskou komisí. Následně žadatel obdrží Podmínky k podpisu. Po obdržení Podmínek podepsaných žadatelem, MPO jako Řídicí orgán, vydá Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Hodnocení v rámci dané výzvy probíhá kolově (platí pro program Rozvoj) nebo kontinuálně (platí pro programy ICT v podnicích a ICT a strategické služby). V případě kolového systému je příjem žádostí časově omezen a dotace jsou schváleny po vyhodnocení všech obdržených žádostí. V kontinuálním systému jsou dotace pro projekty schvalovány průběžně.
V případě schválení projektu je vložena do seznamu dokumentů aplikace eAccount elektronická podoba dokumentu „Podmínky poskytnutí dotace“ (dále jen Podmínky) včetně příloh, které tento dokument obsahuje. Po odsouhlasení a podpisu Podmínek ze strany příjemce dojde k vydání samotného Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen Rozhodnutí).
„Podmínky stanovuje poskytovatel (MPO) podle § 14 odst. 3 písm. g) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, jako nedílnou součást písemného Rozhodnutí o poskytnutí dotace.“ Podmínky jsou základním dokumentem definujícím povinnosti příjemce dotace vůči poskytovateli dotace. Tyto podmínky musí příjemce dotace splnit v souvislosti s použitím dotace. Rozhodnutí poskytovatel vydá teprve poté, co žadatel Podmínky akceptuje a elektronicky podepíše. Podmínky mj. stanovují pravidla, jimiž je příjemce povinen se řídit po celou dobu realizace projektu a také po dobu udržitelnosti projektu, která je stanovena dle velikosti podniku (pro MSP jsou to 3 roky, pro velké podniky 5 let).
Do Podmínek jsou vložena data Plné žádosti. Dodržení daných limitů je pro příjemce podpory závazné a jejich nesplnění může znamenat nevyplacení části či celé dotace. Zvýšená pozornost by měla být věnována především cílové hodnotě a termínu pro splnění závazných ukazatelů, což bývá zpravidla datum ukončení projektu.
Součástí Podmínek jsou také jejich přílohy. Tyto jsou tvořeny Pravidly pro výběr dodavatelů, Pravidly pro publicitu, Pravidly způsobilosti výdaj ů, případně Pravidly etapizace. Povinnost případných dalších příloh se mohou dle programu podpory lišit.
V případě zjištěných nedostatků může žadatel požádat o změnu Podmínek projektového manažera agentury CzechInvest prostřednictvím Nástěnky v aplikaci eAccount. O schválení změn však rozhoduje již MPO.
Mezi nejvýznamnější podmínky, kterým je žadatel/příjemce dotace zavázán, patří:
■ vedení analytického účetnictví;
■ dodržení specifikovaných Závazných ukazatelů;
■ provedený výběr dodavatele zakázky tvořící způsobilé výdaje projektu dle Pravidel pro výběr dodavatelů;
■ zajištění publicity projektu dle Pravidel pro publicitu.
Po akceptaci a podpisu Podmínek proběhne kontrola dokumentů. V případě jejich úplnosti a správnosti MPO vydá Rozhodnutí o poskytnutí dotace, které příjemce obdrží do datové schránky. V případě, že se jedná o fyzickou osobu, která datovou schránku nevlastní, je Rozhodnutí zasláno poštou.
Rozhodnutí o poskytnutí dotace stanovuje maximální částku finančních prostředků, která může být příjemci z programu OPPI na daný projekt poskytnuta. Navyšování částky dotace projektu není možné v žádné fázi projektu.
Jeden nejčastějších důvodů odejmutí dotace bývá nedostatečně provedené výběrové řízení na dodavatele. Žadatel je povinen řídit se a postupovat dle Pravidel pro výběr dodavatelů. Dodržení těchto postupů je nutné pro řádnou realizaci projektu a následné vyplacení dotace. Při výběru je možné postupovat také v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů s přihlédnutí ke specifikům každé jednotlivé zakázky. V praxi žadatelé postupují zpravidla spíše dle Pravidel pro výběr dodavatelů platných pro OPPI.
„Pravidla pro výběr dodavatelů (dále jen „Pravidla“) stanovují závazný postup příjemce dotace (dále jen „Zadavatel“) při:
a) Zadávání zakázek malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 000,- Kč bez DPH a zároveň nedosahuje 2 mil. Kč (resp. 6 mil. Kč u stavebních prací);
b) Výběru dodavatele v případech, kdy hodnota zakázky dosahuje 2 mil. Kč (6 mil. Kč u stavebních prací) a Zadavatel se nemusí řídit zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“). Sektorový zadavatel postupuje dle těchto Pravidel v případě zadávání podlimitních veřejných zakázek a zakázek malého rozsahu v hodnotě vyšší než 500 000 Kč bez DPH.
Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je Zadavatel povinen postupovat dle § 13 Zákona.“
Tato pravidla se nevztahují na veřejné zakázky, které je Zadavatel povinen zadávat dle Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů; na nákup a nájem nemovitostí; na nákup výhradních práv; či na zakázky, které Zákon o veřejných zakázkách výslovně vylučuje ze své působnosti (např. zakázky dle § 18, § 19 odst. 2).
Celá administrace výběrového řízení (dále jen VR) probíhá prostřednictvím záložky Výběrová řízení aplikace eAccount. V rámci VR je nezbytné vytvořit řadu dokumentů. Příjemce dotace je do aplikace eAccount povinen vložit do 15 dnů od ukončení VR a nejpozději do podání Žádosti o platbu (dále jen ŽoPl) níže uvedené dokumenty:
- zadávací dokumentace;
- vítězná nabídka;
- zpráva z výběrového řízení;
- smlouva uzavřená s vítězem výběrového řízení;
- inzerát z obchodního věstníku; inzerát z centrální adresy (pokud je smluvní částka výběrového řízení větší než 50 000 000,- Kč bez DPH) či inzerát z Tenders Electronic Daily (pokud je smluvní částka výběrového řízení větší než 100 000 000,- Kč bez DPH).
Od 1. 7. 2010 je nutné u každého výběrového řízení projektu přiřadit vazbu na příslušnou etapu (ŽoPl). Výběrové řízení je třeba přiřadit k té etapě, v níž budou nárokovány výdaje, které se k danému VR vztahují. Po schválení výběrového řízení může žadatel dané výběrové řízení přiřadit k účetnímu dokladu a podat ŽoPl. Účetní doklady jsou následně porovnávány přímo s VR. V případě, že výběrové řízení projektu není schváleno, nelze k němu vazbu na ŽoPl přiřadit.
Vybrané náležitosti/principy VR dle Pravidel pro výběr dodavatelů :
■ výběr dodavatele musí být, transparentní, nediskriminační (viz zejména §44 odstavec 9 zákona 137/2006 Sb.) a dodržovat rovný přístup;
■ zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené finanční limity jednotlivých kategorií;
■ zadávací dokumentace obsahující vybrané náležitosti (přesnou charakteristiku zakázky; předpokládanou hodnotu zakázky; kritéria pro hodnocení; obchodní podmínky; lhůty a termíny; a další);
■ zadávací dokumentace musí být v souladu s vyhlášením zakázky (= inzerátem);
■ mezi vyhlášením výběrového řízení a termínem pro předkládání nabídek musí být s ohledem na předmět zakázky dostatečně dlouhá doba pro zpracování nabídek dle daných minimálních lhůt podle výše zakázky;
■ zadavatel se při hodnocení musí řídit pouze nabídkami uchazečů a hodnotit je podle předem stanovených kritérií.
Povinnosti v realizaci projektu
V rámci realizace projektu je žadatel/příjemce dotace povinen držet se při vlastní činnosti dalších definovaných pravidel. Zde je možné jmenovat Pravidla pro publicitu, Pravidla způsobilosti výdaj ů a v případě etapizovaného projektu také Pravidla etapizace.
Pravidla pro publicitu - povinná propagace a publicita
V případě, že je projekt podpořen z veřejných prostředků, je žadatel/příjemce dotace povinen dle čl. 8.1 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 o tom informovat veřejnost a zviditelnit tak skutečnost, že byl projekt podpořen ze zdrojů Strukturálních fondů EU a prostředků státního rozpočtu CR. Pro různé typy aktivit jsou stanoveny různé minimální požadavky na publicitu, které je nutné dodržet. V případě nedodržení těchto pravidel může být žadatel na dotaci krácen. Úplné odejmutí dotace z toho důvodu nebývá uplatňováno. Žadatel má zpravidla možnost uvést vše do pořádku v daném termínu.
V případě sledovaných programů podpory prioritní osy 2 Rozvoj firem, 2.2 Podpora nových výrobních technologií, ICT a vybraných strategických služeb, lze výdaje na povinnou propagaci a publicitu zahrnout do způsobilých výdajů projektu pouze u programu ICT v podnicích. U zbývajících programů je žadatel povinen investovat vlastní finanční prostředky.
Vybrané náležitosti povinné propagace a publicity :
■ součástí opatření musí být vlajka EU a tzv. standardní text, které nelze zobrazovat odděleně, ale pouze v následujícím formátu:
I EVROPSKÁ UNIE
■ příjemce dotace je povinen řídit se Pravidly pro publicitu od začátku realizace projektu, tedy i před podpisem Rozhodnutí a o provedených opatřeních k publicitě projektu je příjemce povinen informovat prostřednictvím pravidelných monitorovacích zpráv agenturu CzechInvest;
■ u infrastrukturálních projektů a projektů pořízení, výstavby, úprav či rekonstrukce budov (možné u programu ICT a strategické služby) jsou prostředky povinné publicity velkoplošné reklamní panely a pamětní desky (plakety);
■ u projektů pořízení dlouhodobého movitého/hmotného majetku je v průběhu jeho realizace nutné použít plakátů, štítků či samolepek obsahujících informaci o spolufinancování projektu Evropskou unií; při pořízení movitého dlouhodobého hmotného majetku s veřejným příspěvkem nad 500 000,00 EUR se umisťují i pamětní desky;
■ pořízení software, patentů, licencí know-how atd. je možné propagovat prostřednictvím nástrojů publicity, jako jsou propagační materiály (brožury, letáky, informační materiály); plakáty, štítky či samolepky, internetové stránky žadatele; atd.;
■ u mzdových nákladů podpořených z veřejného příspěvku jsou možnými prostředky publicity vlajka EU a standardní text v záhlaví pracovních smluv či na dohodách o provedení práce/o pracovní činnosti; plakát, štítek či samolepka u vstupu na pracoviště zaměstnanců, jejichž mzdy jsou podpořeny z veřejného příspěvku.
Způsobilé výdaje mohou vznikat nejdříve dnem, kdy agentura CzechInvest žadateli písemně prostřednictvím nástěnky aplikace eAccount potvrdí, že v zásadě splňuje podmínky. Jedná se o tzv. datum přijatelnosti projektu, které následuje po provedení kontroly RŽ. Od tohoto okamžiku mohou začít vznikat způsobilé výdaje. Pouze na způsobilé výdaje bude žadateli poskytnuta dotace. Výdaje vzniklé před datem přijatelnosti projektu nelze považovat za způsobilé. Datum přijatelnosti projektu je závazně stanoveno v Podmínkách.
Vybrané náležitosti způsobilosti výdajů dle Pravidel způsobilých výdajů :
■ v rámci položek označených jako investiční jsou způsobilé jen výdaje na pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku;
■ každý způsobilý výdaj musí být prokazatelně nezbytný pro realizaci projektu a mít přímý vztah k projektu - splnění účelu projektu;
■ aktivace a leasing nejsou způsobilými výdaji, pokud text programu nestanoví jinak;
■ bližší specifikace výdajových druhů stanoví výzvy do příslušných programů.
Způsobilost veškerých výdajů končí datem ukončení projektu, k němuž se váží níže uvedená Pravidla způsobilých výdajů :
■ datum ukončení projektu je rozhodné pro stanovení, zda již byl naplněn účel projektu a je možné proplatit konečnou částku dotace na projekt; k tomuto datu je příjemce dotace povinen splnit závazný ukazatel;
■ příjemce dotace je povinen ukončit projekt nejpozději v den plánovaného ukončení projektu dle harmonogramu v Podmínkách poskytnutí dotace;
■ za ukončení projektu se považuje datum vydání kolaudačního souhlasu; datum vydání Rozhodnutí o uvedení do zkušebního provozu; datum uvedení majetku do stavu způsobilého k užívání; datum úhrady poslední dlužné částky dodavatelům; datum uskutečnění posledního zdanitelného plnění v rámci plánovaného ukončení projektu (úhradu dlužné částky dodavatelům je možné provést i po ukončení projektu v případě že datum uskutečnění zdanitelného plnění daného případu nastalo nejpozději v den plánovaného ukončení projektu.
Za způsobilý výdaj nelze v žádném případě považovat:
■ DPH - pokud lze uplatnit nárok na její odpočet;
■ úroky z úvěrů, splátky úvěru;
■ výdaje na soudní spory;
■ penále, pokuty.
Žadatel má možnost rozdělit projekt na více etap. Jednotlivé etapy musí splňovat Pravidla etapizace projektu a současně musí odpovídat harmonogramu prací na základě předem stanovených podmínek. „Jednotlivé etapy se mohou překrývat a jejich termíny jsou pouze orientační. Závazný je jen termín ukončení celého projektu bez ohledu na etapy. Počet etap a výše dotace na jednotlivé etapy však závazné jsou a není možné je měnit bez předchozího souhlasu poskytovatele dotace.“
Vybrané náležitosti etapizace projektu dle Pravidel etapizace projektu :
■ jednotlivé etapy musí být uzavřeným logickým celkem; ukončené konsolidovaným výstupem; a kontrolovatelné;
■ rozdělení plateb na etapy je možné, pouze pokud jsou splněny následující podmínky:
- minimální výše plánované dotace na etapu je 500 000 Kč;
- plánovaná doba trvání jedné etapy nesmí být kratší než 3 měsíce;
- limity výš uvedené neplatí v případě závěrečné etapy;
■ nelze rozdělit na etapy projekt s plánovanou dobou realizace kratší než je 6 měsíců.
Ostatní povinnosti žadatele dle Podmínek poskytnutí dotace
V rámci realizace projektu a po jejím dokončení má příjemce řadu povinností vyplývajících z Podmínek poskytnutí dotace. Mezi nevýznamnější povinnosti vzhledem k tématu této práce patří zejména níže uvedené:
■ vést účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky:
- příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci);
- předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost;
- při kontrole příjemce poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu;
■ účtovat o majetku, příjmech a výdajích souvisejících s projektem na zvláštních analytických účtech, resp. na samostatné hospodářské středisko či zakázku, aby bylo průkazné, zda konkrétní výdaj je či není vykazován na projekt.
Změny v projektu dle Podmínek poskytnutí dotace
Protože je žadatel povinen řídit se veškerými ustanoveními v podepsaných Podmínkách, je velmi důležité, aby se s těmito povinnostmi důkladně seznámil a v případě jakýkoli změn, které jsou v rozporu s Podmínkami, vše řádně konzultoval s poskytovatelem podpory. Provedení některých změn je možné i po podpisu Podmínek. Pro provedení tzv. nepodstatných změn postačí oznámení věci projektovému manažerovi prostřednictvím Nástěnky a jeho souhlas. V případě, že v rámci realizace projektu dojde k významnějším změnám, je nezbytné implementační orgán nejen informovat, ale současně také podat Žádost o změnu Podmínek poskytnutí dotace k Rozhodnutí o poskytnutí. „Žádost o změnu je následně posouzena projektovým manažerem a postoupena ke schválení Ministerstvu průmyslu a obchodu. Běžná lhůta je 30 dnů, složité případy mohou trvat až 60 dnů. Nejsou povoleny takové změny, které by svou povahou byly podstatné a vedly k tomu, že by se projekt mohl odchýlit od původně stanovených cílů.“ Následně je vypracován Dodatek k Rozhodnutí a Podmínkám, který musí být akceptován oběma zúčastněnými stranami. Žádost o změnu Podmínek je nutné podat dříve, než nastane termín splnění dané povinnosti. Pokud žadatel podá žádost o změnu Podmínek až poté, co měla být určitá povinnost splněna, není možné již jeho žádosti vyhovět. Obecně je doporučeno konzultovat všechny změny, které v průběhu realizace projektu nastanou, s projektovým manažerem prostřednictvím Nástěnky, ještě dříve než k nim dojde. Díky této komunikaci se žadatel/příjemce dotace dozví, zda dané změny vyžadují změnu Podmínek či nikoliv a zda jsou vůbec přípustné.
Dle Podmínek je žadatel povinen řídit se ve věci změn projektu následujícími ustanoveními :
■ realizovat projekt v souladu se žádostí o poskytnutí dotace, která byla podkladem pro rozhodnutí;
■ příjemce dotace může písemně požádat o jakoukoliv změnu Podmínek či Rozhodnutí, a to prostřednictvím eAccount; poskytovatel změnu schválí nebo zamítne;
■ příjemce dotace je povinen písemně informovat poskytovatele o změnách svého majetkoprávního či formálně-právního postavení, jako je např. přeměna společnosti dle zvláštního zákona (spojení či rozdělení společnosti, změna právní formy), snížení základního kapitálu, zrušení a vstup do likvidace, prohlášení; tyto změny nesmí porušovat jiné body Podmínek;
■ poskytovatel nemůže povolit takovou změnu, která by vedla k porušení stálosti operací, snížení hodnoty závazného ukazatele o více než 10 % není přípustné.
Monitoring v realizaci
V průběhu realizace projektu musí žadatel/příjemce dotace dbát pravidel, která stanovují Podmínky. Jedná se pravidelné poskytování požadovaných informací o průběhu realizace projektu poskytovateli podpory prostřednictvím monitorovacích (pololetních) zpráv a současně také doplňující a závěrečné zprávy. Žadatel/příjemce dotace je povinen předávat poskytovateli prostřednictvím aplikace eAccount údaje nezbytné pro sledování hodnot závazných a monitorovacích ukazatelů a umožnit tak poskytovateli průběžné sledování přínosů projektu.
Dále je příjemce dotace povinen umožnit v průběhu realizace projektu (etapy) nebo po jejím ukončení vykonání kontroly na místě. Příjemce je o této kontrole zpravidla vyrozuměn předem zasláním písemného oznámení „Oznámení o konání kontroly“ a výzvy k poskytnutí potřebné dokumentace. Žadatel/příjemce pak musí poskytnout kontrolním orgánům potřebné informace a doklady související s realizací projektu, umožnit jim vstup do svých objektů a na své pozemky nebo do objektů a na pozemky, které využívá ke své činnosti. Současně je jeho povinností umožnit v plném rozsahu poskytovateli, resp. jiným kontrolním orgánům, provedení kontroly účetnictví a realizace projektu, tak jak vyplývá ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů; Monitoring probíhá jak v průběhu realizace projektu (tzn. před jeho proplacením), tak i po jejím ukončení a poskytuje zpětnou vazbu z hlediska realizace projektů i celého programu. „Hlavním cílem monitorování je průběžné zjišťování pokroku v realizaci projektů, porovnávání získaných informací s výchozím předpokládaným plánem a poskytování zpětné vazby z hlediska realizace projektů i celého programu.
Příjemce dotace reportuje příslušné ukazatele za program a jejich hodnoty vykazuje ve zprávách z realizace. Tyto ukazatele jsou stanoveny v Plné žádosti v aplikaci eAccount. Příjemce dotace má v aplikaci eAccount k dispozici kalendář, který uvádí, jaký typ zprávy je třeba vyplnit k příslušnému datu. Pro žadatele/příjemce je zcela závazné, podat danou zprávu vždy k datu, jež mu bylo poskytovatelem CzechInvestem určeno. Žadatel je sám odpovědný za včasné předložení všech zpráv. Žadatel je povinen plnit závazné ukazatele v rozsahu a termínu, k jakému se zavázal v Podmínkách. V případě nedosažení cílových hodnot závazných ukazatelů ve stanoveném termínu hrozí žadateli sankce.“
Monitorování jednotlivých projektů v realizaci je prováděno prostřednictvím následujících typů zpráv :
1) Průběžná zpráva z realizace projektu (etapová nebo pololetní) - zprávu předkládá příjemce po podpisu Rozhodnutí, vždy za celé ukončené období (etapa, pololetí) a to i zpětně od začátku realizace projektu před podepsaným Rozhodnutím; touto zprávou dokládá průběžnou realizaci projektu a jeho vývoj.
a) Průběžná etapová zpráva - podává se společně s Žádostí o platbu za etapu, tzn. je předkládána jen u projektů, které jsou etapizovány;
b) Průběžná pololetní zpráva - podává se pátý den následující po skončení předmětného období.
2) Závěrečná zpráva z realizace projektu - zprávu předkládá příjemce dotace po ukončení realizace projektu současně s Žádostí o platbu za projekt nebo za poslední etapu.
Poskytovatel podpory může kdykoli kontrolou ověřit, zda dané zprávy zobrazují skutečný stav. Zjištění nedostatků může vést až částečnému nebo úplnému odnětí dotace.
Nárok na vyplacení dotace vzniká zpětně po splnění Podmínek a uhrazení způsobilých výdajů žadatelem. Příjemce dotace žádá o proplacení prostřednictvím Žádosti o platbu. „ŽoPl lze podat až po ukončení etapy/projektu, tzn. platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené odpovídajícími doklady. Termín pro podání ŽoPl je nejpozději 6 měsíců od plánovaného data ukončení projektu, nebo od data vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (datum uvedené na Rozhodnutí), dle toho, která skutečnost nastane později. Po uplynutí této lhůty je Řídící orgán oprávněn ŽoPl zamítnout.
Příjemce připraví Žádost o platbu, kterou předává elektronicky včetně povinných příloh a účetních dokladů prostřednictvím záložky Žádost o platbu internetové aplikace eAccount. Přílohy ŽoPl a vygenerovaný formulář ŽoPl se zasílají na centrálu Agentury CzechInvest v papírové formě. Od 1. 3. 2010 se u programu Rozvoj a ICT v podnicích přílohy žádosti o platbu v papírové formě zasílají na podatelnu MPO. “
„Agentura provádí kontrolu Žádosti o platbu. Žádost o platbu je kontrolována z hlediska věcné správnosti, souladu s harmonogramem a rozpočtem projektu, kontroly faktur a jejich úhrad. Následně na základě jejich zjištění postoupí příslušní pracovníci agentury MPO návrh na proplacení celé částky uvedené v Žádosti o platbu, nebo návrh na krácení částky z důvodu uvedení nezpůsobilých výdajů v Žádosti žadatelem anebo návrh na zamítnutí Žádosti o platbu. Konečné rozhodnutí, zda je Žádost o platbu proplacena v celé míře, krácena či zamítnuta, je na MPO.“
Hlavní záložky ŽoPl jsou následující:
1. Obecné informace o příjemci;
2. Účetní doklady: záložka slouží k zapisování veškerých účetních dokladů a dokladů o úhradě týkající se projektu; každá záložka účetního dokladu je dále rozdělena na čtyři podzáložky, kterými jsou:
- Detail účetního dokladu (zde je uvedena případná vazba účetního dokladu na VR);
- Úhrady účetního dokladu;
- Rozpočtové položky (zde se způsobilé výdaje vyplněné v detailu účetního dokladu přiřazují k odpovídající rozpočtové položce; po zapsání se způsobilé výdaje rozpočtové položky načítají do hlavní záložky Rozpočet);
- Přílohy (zde se uvádějí přílohy vztahující se přímo k danému účetnímu dokladu - kopie účetního dokladu, objednávky, kupní smlouvy, atd.);
3. Úhrady: po rozkliknutí záložky se ukáže Přehled úhrad účetních dokladů; příjemce zde ke jednotlivým položkám vyplní datum a částku úhrady;
4. Úhradové doklady: záložka slouží k vložení příloh úhradového dokladu a uvedení potřebných informací (výpis z bankovního účtu, paragon, zápočet, apod.);
5. Rozpočet: na této záložce je uveden rozpočet projektu a jeho případné etapy; tento slouží pouze k nahlížení a není zde možné nic měnit; údaje se načítají ze záložky Účetní doklady - Rozpočtové položky; rozpočet je rozdělen do dvou tabulek (první tabulka slouží jako přehled rozpočtových položek ŽoPl, které byly zadány k jednotlivým účetním dokladům; druhá tabulka je zaměřena na údaje týkající se Požadované dotace za projekt a za etapu dle Podmínek).
6. Financování: na této záložce jsou zobrazeny informace týkající se financování projektu, zde příjemce vyplní všechny údaje pro veřejné spolufinancování a soukromé spolufinancování;
7. Přílohy - tato záložka slouží ke vkládání příloh ŽoPl (smlouva o bankovním účtu, úhradové doklady, účetní doklady, atd.);
8. Dokumentace: záložka slouží k vygenerování a podepsání dokumentu ŽoPl, který se po vytištění předává se všemi přílohami na centrálu Agentury CI nebo v případě programu Rozvoj a ICT v podnicích na Podatelnu MPO.
9. Prohlášení: záložka slouží k odeslání ŽoPl ; na této záložce lze také od Žádosti o platbu odstoupit kliknutím na tlačítko Odstoupit.
10. Nástěnka: záložka slouží ke komunikaci mezi žadatelem a pověřeným pracovníkem Agentury CzechInvest v případě zjištění nesprávných údajů v ŽoPl (může se jednat například o podání dodatečného vysvětlení, odstranění nedostatků, apod.).
Další specifika a podrobný návod vyplnění ŽoPl nalezne příjemce dotace v Pokynech pro žadatele a příjemce dotace z Operačního programu Podnikání a inovace - obecná část v kapitole 5 Žádost o platbu.
Příjemce dotace by se měl řídit dále při podání ŽoPl následujícími vybranými pokyny:
■ ve formuláři se vyplňují částky uvedené v haléřích zaokrouhleně na celé koruny;
■ čísla uvedená v přílohách musí souhlasit s údaji v eAccount;
■ účetní a úhradové doklady musí být číslovány dle daného pořadového čísla v Přehledu účetních/úhradových dokladů v eAccount;
■ seřazené a očíslované přílohy musí být společně s vytištěným formulářem ŽoPl fyzicky doručeny na centrálu CzechInvestu, příp. na Podatelnu MPO (viz text výše);
■ účetní doklady musí být v souladu se skutečnými daty realizace projektu; tzn., že datum úhrady poslední faktury nesmí být pozdější než skutečné datum ukončení realizace etapy/projektu a stejně tak datum vystavení faktury nesmí být dřívější než skutečné datum zahájení realizace etapy/projektu;
■ každý účetní doklad musí být doložen přílohou Kopie účetního dokladu a každý úhradový doklad musí být doložen přílohou Kopie úhradové dokladu;
■ každá první Žádost o platbu musí mít přiloženou přílohu Kopie smlouvy o bankovním účtu.
4 Udržitelnost projektu
Nejen v průběhu realizace projektu, ale také po jejím ukončení je příjemce dotace povinen řídit se Podmínkami, které mu mj. ukládají povinnost předkládat poskytovateli průběžně informace o ukončené realizaci projektu a udržení plánovaných výstupů/účelu. K tomuto slouží monitorovací zprávy, které budou společně s náležitostmi, kterých se musí příjemce v rámci udržitelnosti projektu držet, popsány v dalším textu. Doba udržitelnosti se počítá od data ukončení projektu a její délka se řídí velikostí podniku, kdy pro malé a střední podniky činí tato doba 3 roky a pro velké podniky pak 5 let.
V době udržitelnosti se příjemce řídí zejména níže uvedenými ustanoveními Podmínek:
■ archivace veškeré dokumentaci k projektu, která není uložena v aplikaci eAccount včetně účetnictví po dobu deseti (10) let následujících po roce, v němž byla vyplacena poslední část dotace, zároveň však nejméně do doby uplynutí tří (3) let od uzávěrky Operačního programu Podnikání a inovace;
■ příjemce dotace nesmí po dobu pěti (5) let (3 let v případě MSP) ode dne skutečného ukončení projektu ukončit svoji podnikatelskou činnost, při níž je využíván dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, jehož pořizovací cena byla zahrnuta do způsobilých výdajů projektu;
■ zachovat v podpořeném regionu NUTS II (tj. mít ve vlastnictví) dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek, jehož výdaje na pořízení jsou zahrnuty do způsobilých investičních výdajů projektu, a to po dobu 5 let (3 let v případě MSP) ode dne ukončení projektu;
■ příjemce dotace je povinen být vlastníkem nebo nájemcem nemovitostí, kde bude projekt realizován, a to po dobu nejméně 5 let ode dne ukončení projektu (3 let v případě MSP);
■ do ukončení monitorování projektu je žadatel povinen informovat předem poskytovatele o změnách svého majetkoprávního a formálně-právního postavení;
■ příjemce dotace není oprávněn převést práva a povinnosti vyplývající z Rozhodnutí na jiný subjekt; poskytovatel však může s převodem těchto práv vyslovit na žádost příjemce dotace v případech hodných zvláštního zřetele písemný souhlas (ve formě dodatku k Rozhodnutí), ve kterém uvede podmínky převodu;
■ umožnit v plném rozsahu poskytovateli, resp. jiným kontrolním orgánům, provedení kontroly účetnictví a realizace projektu, tak jak vyplývá ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů;
■ poskytnout kontrolním orgánům potřebné informace a doklady související s realizací projektu, umožnit jim vstup do svých objektů a na své pozemky nebo do objektů a na pozemky, které využívá ke své činnosti;
■ předávat poskytovateli prostřednictvím aplikace eAccount údaje nezbytné pro sledování hodnot závazných a monitorovacích ukazatelů a umožnit tak poskytovateli průběžné sledování přínosů projektu.
4.1 Monitoring v době udržitelnosti
Monitorování jednotlivých projektů v po ukončení realizace/v době udržitelnosti je prováděno prostřednictvím následujících typů zpráv:
1) Doplňující zpráva - zprávu podává příjemce dotace pouze jednou, a to následující rok po roce, kdy bylo plánováno ukončení realizace projektu. V této zprávě jsou vykazovány monitorovací ukazatele za rok, který předchází roku, kdy bylo plánováno ukončení projektu. Pokud příjemce zahájí i ukončí projekt v jednom roce, nebude tuto zprávu podávat; zpráva se podává pro zachování kontinuity časové řady sledovaných údajů;
2) Monitorovací zpráva - zprávy podává příjemce podpory 1x za rok (vždy k 5. 1. daného roku), a to druhý, třetí a čtvrtý rok následující po roce, kdy bylo plánováno ukončení realizace projektu. V první monitorovací zprávě jsou vykazovány monitorovací ukazatele za rok plánovaného ukončení projektu.
4.2 Veřejno-správní kontrola na místě
Po proplacení je nutná následná průběžná kontrola dodržování Podmínek, kterou zajišťuje zejména MPO a agentura CzechInvest. Konkrétně se jedná o kontrolu v místě realizace. Kontrola na místě realizace projektu je prováděna formou veřejně-správní kontroly dle zákona č. 320/2001 Sb. Tato kontrola zahrnuje fyzické a finanční prověření jednotlivých projektů a umožňuje ověřit, že realizace projektu probíhá v souladu s Podmínkami. Po ukončení projektu je po dobu udržitelnosti namátkově vykonávána následná projektová kontrola. Předmětem kontroly je nejen dodržování Podmínek, ke kterým se příjemce zavázal, ale současně také ověření souladu informací, uvedených v monitorovacích zprávách s reálným stavem.
„Příjemce dotace je o konání kontroly vyrozuměn minimálně 5 pracovních dní před konáním kontroly formou zaslání písemného Oznámení o konání kontroly a výzvy k poskytnutí dokumentace do aplikace eAccount a rovněž do datové schránky. V případě fyzické osoby, která datovou schránku nevlastní, je oznámení zasláno poštou.
Příjemce dotace je povinen výkon takovéto kontroly umožnit a poskytnout nezbytnou součinnost.
Průběh kontroly může být následující:
1. zjištění základních údajů na místě - stručné seznámení se společností, prohlídka provozu, pořízeného vybavení atd.,
2. shromáždění a vyhodnocení účetní a technické dokumentace k projektu,
3. výstupem z kontroly je Protokol o výsledku kontroly na místě - obsahuje zhodnocení souladu realizace projektu s Podmínkami a skutečnostmi, uvedenými v žádosti o platbu. Součástí Protokolu je seznam zjištěných závad a chybějící dokumentace včetně termínu, do kdy je příjemce podpory povinen nedostatky odstranit. Kontrolovaný subjekt má možnost do 5 kalendářních dnů od předání Protokolu o výsledku kontroly podat vedoucímu kontrolní skupiny písemné námitky k tomuto Protokolu.
U příjemce dotace může být provedena také kontrola mimo implementační strukturu OPPI:
■ Nejvyšším kontrolním úřadem CR;
■ Ministerstvem financí;
■ Finančním úřadem;
■ Evropskou Komisí;
■ Evropským účetním dvorem;
■ Evropským úřadem pro potírání podvodného jednání (OLAF).“
„Při zpětném zjištění porušení Podmínek ze strany příjemce dotace bude příjemce dotace vyzván k vrácení obdržených prostředků na účet poskytovatele. Pokud nebudou prostředky ve stanoveném termínu vráceny, bude věc předána k dalšímu postupu místně příslušnému finančnímu úřadu.“
Analýza častých chyb žadatelů v projektech OPPI
Analýza nejčastěji se vyskytujících chyb v žádostech vychází z údajů poskytnutých projektovými manažery CzechInvestu, analytikem ratingu CzechInvestu, zaměstnankyní Ministerstva průmyslu a obchodu a současně také zaměstnanci Finančního ředitelství v Brně. Veškerá data byla získána prostřednictvím řízených rozhovorů a následné emailové korespondence s danými osobami.
Praktická část této práce má za úkol definovat a analyzovat časté chyby žadatelů o podporu ve formě dotace v projektech spadajících pod prioritní osu 2 Rozvoj firem, 2.2 Podpora nových výrobních technologií, ICT a vybraných strategických služeb Operačního programu Podnikání a inovace. Současně má také poskytnout doporučení těmto žadatelům, případně příjemcům, jak se vyvarovat vlastních chyb a ulehčit tak práci nejen sobě, ale také všem činným orgánům.
Dle dostupných informací a statistik je možné také analyzovat, v jakých fázích projektového cyklu dochází k nejčastějšímu vyřazení projektu z hodnocení, což pro žadatele znamená ztrátu možnosti dosáhnout na evropské peníze ve formě dotace. K vyřazení projektu může dojít z mnoha důvodů. Počínaje nedostatečným finančním ratingem, nedoporučujícím posudkem hodnotitele konče. Za zamítnutými žádostmi stojí mnohdy vlastní nepozornost a pochybení žadatele, příp. příjemce. Proto je část praktické části práce věnována také právě této problematice. Pro zjednodušení se zaměřuji pouze na vyřazení žádosti v průběhu jejího hodnocení, tzn. od registrační žádosti přes plnou žádost až po vydání Rozhodnutí.
Více než polovina podaných žádostí o dotaci je vyřazena či zmítnuta např. pro nesplnění formálních kritérií, z důvodu odstoupení žadatele, nedostatečného finančního ratingu, nedoporučujících posudků externích hodnotitelů apod. Zbývající části žádostí je dotace přiznána ve formě podepsaného Rozhodnutí. Žadatel tak má ve chvíli podání žádosti cca 50% šanci, že se mu podaří na finanční příspěvek ve formě dotace dosáhnout a pomoci tak své firmě obstát v dnes již značné konkurenci a i nadále rozvíjet své podnikání a činnosti s ním spojené.
I když bylo u programů ICT v podnicích a Rozvoj podáno v první výzvě těchto programů o 109 (resp. o 180) žádostí více, konečný počet podepsaných Rozhodnutí je v obou výzvách téměř totožný. Tato skutečnost vypovídá mj. o tom, že jsou postupem času žadatelé více informovaní, zkušení a schopni vyvarovat se tak někdy naprosto zbytečných chyb, které mnohdy vedou až k zamítnutí projektu. Současně je také zapotřebí zohlednit předem určené alokace jednotlivých výzev a programů. Pro program ICT v podnicích byla alokace určená pro první výzvu 0,5 mld. Kč, oproti tomu ve druhé výzvě činila tato alokace 1 mld. Kč. U programu Rozvoj byly původně alokované zdroje první výzvy v průběhu navýšeny ze 757,5 mil. Kč až na 2,4 mld. Kč, na druhou výzvu poté byly alokovány zdroje ve výši 2 mld. Kč. Na základě těchto informací je možné předpokládat, že stejné množství podepsaných Rozhodnutí ve srovnání jednotlivých výzev, s finančními alokacemi pravděpodobně tolik nesouvisí. Žádosti zpracovávané v rámci druhých vyhlášených výzev byly tedy pravděpodobně zpracovány kvalitněji.
Co se týče případů, kdy příjemci odstoupili od projektu po vydání Rozhodnutí, lze konstatovat, že jich bylo mnohonásobně více v prvních výzvách všech zkoumaných programů, nežli tomu bylo u druhých výzev. Opět je možné, že k tomuto docházelo zejména z důvodu nedostatečné informovanosti žadatelů, kteří při samotné realizaci projektu byli nuceni ze závažných důvodů bránících úspěšnému dokončení vlastní realizace a udržení jejich výstupů od vlastní realizace odstoupit. K takovému jednání vede příjemce zejména jejich vlastní pochybení a nepozornost. Samotným pochybením, kterých se příjemci v rámci realizace dopouštějí, je věnována samostatná podkapitola. Tato pochybení mohou vést, jak již bylo uvedeno dříve, až k odstoupení příjemce od projektu, v horším případě i odvodu dotace.
Časté chyby žadatelů v níže uvedených oblastech:
■ Registrace projektu (registrační žádost)
■ Období přípravy plné žádosti a všech potřebných příloh
■ Hodnocení plné žádosti vč. podnikatelského záměru
■ Období realizace a udržitelnosti projektu
Registrace projektu (registrační žádost)
Na začátku celého projektového cyklu stojí registrace projektu, která probíhá, jak již bylo uvedeno v teoretické části práce, formou registrační žádosti. Ta je vytvořena a následně vygenerována v elektronickém systému eAccount a následně elektronicky odeslána ke schválení agentuře CzechInvest. Už ve fázi registrační žádosti se žadatelé dopouštějí někdy naprosto zbytečných chyb. Tyto je možné rozdělit do dvou skupin, a to na chyby opravitelné a neopravitelné, vedoucí k zamítnutí projektu. Ve většině případů pochybení ze strany žadatelů se jedná o opravitelné chyby. Jediným důvodem zamítnutí projektu bývá zpravidla pouze nedostatečné finanční zdraví (hodnocení C a horší), tzv. rating žadatele (společnosti/subjektu). Výpočet ratingu vychází z ekonomických údajů daného subjektu, převzatých z Rozvah a Výkazů zisku a ztráty, jejichž hodnoty jsou předem dané. Finanční hodnocení tedy žadatel nemůže žádným způsobem ovlivnit.
Důvodem k zamítnutí může být také neodpovídající záměr vzhledem k zaměření programu či neoprávněnost žadatele. K takovýmto zamítnutím dochází však minimálně. Veškerá pochybení včetně vyčíslení jejich výskytu, kterých se žadatelé ve fázi registrací projektů dopouštějí, jsou přehledně uvedena v tabulce níže. Z důvodu komplexnosti je zde zahrnuto také množství nedostatečných finančních ratingů, i když se fyzicky nejedná o pochybení žadatele.
Množství vyřazených registračních žádostí je odhadováno v průměru na 15 %. Jak je možné vyčíst již ze statistiky schvalování žádostí za uzavřené výzvy prioritní osy 2.2 OPPI v podrobnějším členění uvedené v textu dříve, pohybuje se toto množství v rozmezí od 5 % za program Rozvoj I., až po 20 % v případě programu ICT v podnicích I.
Chyby žadatelů se v registračních žádostech do jednotlivých programů v některých oblastech značně liší. Toto může být dáno zejména odlišností žadatelů - podporovaných subjektů. Zatímco u programu ICT v podnicích a Rozvoj se jedná ve většině případů o výrobní podniky, u programu ICT a strategické služby tvoří skupinu žadatelů hlavně podniky zabývající s vývojem SW. Zaměříme-li se na ekonomickou stránku, je tento obor specifický tím, že v určitém období subjekty působící v tomto oboru činnosti negenerují téměř žádné zisky, protože se plně věnují vývoji vlastního produktu. Teprve poté jej umístí na trh a začínají generovat zisk. Z tohoto důvodu pak dochází k tomu, že daný subjekt nedisponuje dostatečným finančním ratingem a jeho žádost je tak vyřazena z hodnocení. Tuto hypotézu je možné potvrdit na základě výše uvedených údajů v tabulce, kde množství vyřazených žádostí z důvodu nedostatečného finančního ratingu do programu ICT a strategické služby dosahuje až dvojnásobku množství žádostí takto vyřazených v rámci programů ICT v podnicích a Rozvoj.
Žadatelé také často opomenou doložit povinné přílohy, kterými jsou v případě registrační žádosti finanční výkazy za poslední dvě uzavřená účetní období dokládající pravost údajů ve formuláři Finančních výkazů (těmto je věnována zvláštní podkapitola). Dle statistiky se tak stává nejčastěji u programu ICT a strategické služby (cca 30 %). Proč tomu tak je, můžeme však pouze odhadovat. Může se jednat o méně pozorné subjekty, ale také o jejich pokus oklamat finanční rating. Jak jsem již uvedla výše, právě subjekty, podávající žádost do programu ICT a strategické služby, často nevyhoví požadovanému finančnímu ratingu. Mohou se tedy pokusit uvést mírně upravené (vylepšené) údaje do formuláře Finančních výkazů sloužících pro výpočet ratingu, aby po ekonomické stránce požadavkům programu vyhověly. Jedná se však o pouhou možnost, tato myšlenka není nějak potvrzena.
Žadatelé také často uvádějí údaje, které ne zcela odpovídají údajům, které mají registrovány v obchodním rejstříku či v registru ekonomických subjektů. Aplikace eAccount je elektronicky propojena s administrativním registrem ekonomických subjektů ARES sdružujícím identifikační údaje ekonomických subjektů. V případě, že je některý z údajů uvedených v registrační žádosti odlišný od údaje v registru ARES, je žadatel na tuto skutečnost upozorněn formou propustné chyby při odesílání RŽ a žadatel má možnost tento nesoulad opravit. V případě, že tak neprovede, bude následně vyzván projektovým manažerem k opravě, bude mu navrácena registrační žádost a celý proces se tímto opět zbytečně protáhne. Těchto chyb se nejméně dopouštějí žadatelé programu ICT a strategické služby (průměrně se jedná o 3 ze 100 žádostí). Naopak nejčastěji je toto opravováno v případě programu ICT v podnicích (průměrně se jedná o 10 ze 100 žádostí).
Dalším pochybením ze strany žadatelů, které lze považovat za značně významné, je špatné uvedení oblasti činnosti dle klasifikace CZ-NACE, i když množství chyb je zcela zanedbatelné (0,32 - 1,5 %). Programy jsou specifické v tom, že oprávněný žadatel musí podnikat (v nadpoloviční míře pro program ICT v podnicích) v podporované oblasti, kterou je výrobní (pro program ICT v podnicích také stavební) sektor, u programu ICT a strategické služby zejména obor činnosti v informačních technologiích. Právě této podmínky si často žadatelé nejsou vědomi a neuvádějí tak aktuální informace týkající se oblasti podnikání. Žadatelé mohou být projektovým manažerem vyzváni k doložení této skutečnosti. V případě, že nesplní podmínku programu, je jejich žádost následně zcela vyřazena z hodnocení.
CZ-NACE kódy se uvádějí také pro zaměření projektu. Program ICT v podnicích je specifický v tom, že se jedná zpravidla o zavádění informačních systémů či jiných softwarových řešení, která mají vliv komplexně na celý chod společnosti. Obvykle tedy nelze některé činnosti ze zaměření projektu vyloučit. Tuto skutečnost si řada žadatelů neuvědomuje a uvádí tak chybné údaje. Obvykle jsou tito žadatelé vyzváni projektovým manažerem k opravě. Chybné CZ-NACE kódy uvádí dle interních statistik CzechInvestu přibližně 33 % žadatelů do programu ICT v podnicích. U programů ICT a strategické služby a Rozvoj jsou tyto chyby zcela ojedinělé, systém kontroluje podpořitelnost uvedeného sám, a zda projekt spadá opravdu do uvedené skupiny CZ-NACE kódů je v této fázi nekontrolovatelné (možno opravit při podání PŽ).
V rámci programu ICT a strategické služby často žadatelé nedostatečně popíší záměr projektu a také buď vůbec, nebo zcela nedostatečně popíší nově vzniklé pozice v rámci projektu (jedná se o povinnost danou pravidly programu). Projektový manažer CzechInvestu pak není schopen ověřit způsobilost záměru a je nucen tyto informace dodatečně po žadateli vyžadovat. Současně lze do této kategorie chyb zařadit, v případě výběru neinvestiční varianty programu, také chybné vyčíslení mezd participujících zaměstnanců, které bývají často značně nadhodnocené a je nezbytné tyto údaje dodatečně upravit. Výše uvedených pochybení se v rámci jmenovaného programu dopouští až 40 % žadatelů. U programů ICT v podnicích a Rozvoj postačí stručný popis projektu a není nezbytné záměr podrobněji specifikovat. Popis záměru je tedy zpravidla dostatečný. V případě nejasností si projektový manažer vyžádá doplnění, takových případů je však oproti programu ICT a strategické služby minimum (2 - 4 %).
V menší míře se pak objevují chyby jako:
■ chybné elektronické podpisy (jedná se zejména o případy, kdy dokumenty podepisují osoby, které nejsou oprávněny jednat jménem subjektu; či nesplnění povinnosti podpisu více osob současně);
■ chybně uvedena velikost podniku (omezení pro programy Rozvoj a ICT v podnicích, kde jsou oprávněnými žadateli pouze malé a střední podniky);
■ špatný (programu neodpovídající) záměr - nepochopení výzvy (nej častěji se jedná o záměnu programů Inovace x Rozvoj či ICT a strategické služby x ICT v podnicích);
■ špatný výběr varianty projektu u programu ICT a strategické služby;
■ u programu Rozvoj neoprávněnost žadatele vzhledem k místu realizace - nepodporované drobné podniky v obcích do 2 000 obyvatel.
Doporučením agentury CzechInvest je číst důkladně veškeré dokumenty (zejména Pokyny pro žadatele a příjemce a jednotlivé texty Výzev vč. příloh) a nápovědy v aplikaci eAccount a následně podle nich také postupovat. Často takto žadatelé nejednají a dopouštějí se pak naprosto zbytečných chyb, kterých se lze vyvarovat již od počátku. Veškeré dokumenty jsou přitom volně dostupné v elektronické verzi na webových stránkách agentury CzechInvest či MPO a pro žadatele je tedy zcela jednoduché se k těmto dokumentům dostat. Uvedená doporučení platí následně také pro všechny další fáze celého procesu.
Nejčastější chyby v souvislosti s finančními výkazy a formulářem Finančních výkazů
K registrační žádosti žadatel vyplňuje formulář Finančních výkazů. Tento formulář si elektronicky stáhne z aplikace eAccount, následně jej vyplní vlastními ekonomickými ukazateli (za dva poslední účetně uzavřené roky + aktuální kvartál) a doloží finančními výkazy ve formě Rozvah a Výkazů zisku a ztráty. Právě na základě těchto údaj ů je vypočten finanční rating. V případě nedostatečného ratingu je žádost, jak již bylo uvedeno dříve, vyřazena z hodnocení.
V rámci vyplňování formuláře FV se žadatelé dopouštějí nej častěji níže uvedeného (dle statistiky se v 15 % všech formulářů FV vyskytuje minimálně jedna z níže uvedených chyb):
■ nejsou vyplněny údaje za aktuální čtvrtletí nebo údaje v jiném ze sloupců formuláře;
■ údaje v elektronickém formuláři FV neodpovídají údaj ům z doložených finančních výkazů (nepatrné odchylky v řádu jednotek tis. Kč způsobené zaokrouhlováním účetních programů jsou tolerovány);
■ jsou vyplněna neaktuální data, tzn. doba mezi datem uzavření „aktuálního čtvrtletí“ z formuláře FV a datem podání registrační žádosti je delší než 6 měsíců;
■ je vyplněn nesprávný typ formuláře finančního výkazu (subjekt vedoucí daňovou evidenci vyplní formulář pro subjekty vedoucí účetnictví apod.);
■ je-li formulář FV vyplněn za 4. kvartál roku, nejsou doloženy výkazy za příslušný rok;
částky jsou chybně vyplněny v Kč namísto v tisících Kč.
Každé z výše uvedených pochybení je opravitelné a každý žadatel má možnost daný údaj na výzvu analytika ratingu uvést na správnou míru. Dochází tak ovšem ke zbytečnému prodloužení schvalovacího procesu a dodatečnému zatěžování nejen samotného žadatele, ale také zaměstnanců implementační agentury. Tito se pak nemohou dostatečně a kvalitně věnovat dalším projektům a proces vyhodnocování celé výzvy se tak stává časově mnohem objemnějším.
Období přípravy plné žádosti a všech potřebných příloh
Od data schválení registrační žádosti začíná žadatelům běžet tzv. lhůta pro předložení plné žádosti, která činí u všech sledovaných programů tři měsíce. V průběhu těchto tří měsíců může dojít v některých případech také k odstoupení žadatele od projektu. Ten takto činí obvykle ze závažných důvodů, které ohrožují úspěšné dokončení realizace předloženého projektu či nesplnění povinných kritérií/ukazatelů.
Také případům, kdy je žadatel nucen od projektu odstoupit, předchází jeho pochybením vlastní připravenosti. Tady hovoříme o takových chybách, mezi které patří např. nedostatečně promyšlený záměr, nedostatečná analýza vlastních finančních prostředků, nedostatečná úvěrová připravenost, apod. Všechny tyto chyby pak žadatele vedou až k odstoupení od projektu a ztrátě možnosti získat dodatečné finanční prostředky použitelné pro další rozvoj firmy.
Důvodů k odstoupení může být celá řada. V tabulce níže je uveden výčet těch nej častějších včetně jejich kvantifikace.
Naprostá většina žadatelů, kteří v době přípravy PŽ dojdou k rozhodnutí projekt nerealizovat, postupují tak, že PŽ vůbec nepředloží agentuře CzechInvest k hodnocení. Takovéto projekty agentura k datu podání PŽ automaticky zamítá a vyřazuje z hodnotícího procesu. Důvod nepodání PŽ však zůstává neznámý, avšak pravděpodobně se jedná o totožné důvody, jako při odstoupení s udáním důvodu (viz statistika).
Někdy jsou žadatelé nuceni odstoupit od realizací svých projektů a současně i od žádostí o dotace, také v případech, které nejsou zcela zaviněny jejich přímým pochybením. V případě, že některý subjekt podá žádost o dotaci, automaticky přebírá veškeré závazky všech dalších subjektů (úřadů, dodavatelů) vstupujících do realizace projektu. U výstavby se tak může jednat o stavební úřad a vydání stavebního povolení, u projektové dokumentace se jedná o architektonickou kancelář či architekta, v případě pořízení technologie vstupuje do hry dodavatel atd. Právě tyto subjekty nemusí vždy reagovat dle předpokládaných termínů a ne vždy odpovídá výsledek požadavkům. Žadateli tak hrozí nesplnění některých povinností (doložení povinných příloh apod.), termínů a ukazatelů vyplývajících z pravidel programu a hrozí mu tak případný odvod třeba i části dotace, ale také i možná sankce. Právě tyto okolnosti mnohdy vedou žadatele k odstoupení a přehodnocení celého záměru realizace projektu.
V některých případech také žadatelé nedostatečně promyslí vlastní záměr a s vidinou snadno získaných peněz podávají na poslední chvíli RZ. V průběhu přípravy PŽ a všech povinných příloh pak zjistí, že jejich původní záměr vykazuje značné nedostatky a rozhodnou se od realizace projektu raději ustoupit. Takových případů je však dle projektových manažerů CzechInvestu minimum.
Hodnocení plné žádosti včetně podnikatelského záměru
Snad nejvíce chyb se žadatelé dopouštějí při zpracování plných žádostí a všech povinných příloh, zejména pak podnikatelských záměrů. Často nepostupují dle pokynů implementačního orgánu a případné nejasnosti či vzniklé potíže vůbec nekonzultují. Veškeré chybně uvedené údaje pak musí být opraveny a uvedeny na správnou míru, chybějící náležitosti pak dodatečně zpracovány. Jak již bylo dříve několikrát zmíněno, dochází tak ke zbytečnému zatěžování nejen zaměstnanců agentury CzechInvest, ale i žadatelů samotných.
Zaměříme-li se na identifikační údaje žadatele v PŽ, je možné ve statistice spatřit, že chybná data související s CZ-NACE kódy či údaji v registru ARES oproti RŽ mnohonásobně poklesly. Toto je způsobeno tím, že již v rámci podaných RŽ byli žadatelé nuceni údaje opravit. Tyto jsou následně kopírovány do plné žádosti a bývají tudíž zpravidla již aktuální a správné. Například u uvedených CZ- NACE se v rámci PŽ dopustí uvedení chybného údaje pouze 4 % žadatelů, oproti tomu se v případě RZ dopouští pochybení 33 % žadatelů. U RŽ bývají projektoví manažeři CzechInvestu ještě benevolentní a mnohdy RŽ schválí i když nejsou údaje zcela aktuální. U plných žádosti však musí být veškeré náležitosti v naprostém pořádku.
Jedním z důvodů, který může vést až k odejmutí dotace, je nesplnění závazných ukazatelů stanovených žadatelem v PŽ a následně také potvrzených v Podmínkách. Žadatelé nepostupují při jejich výpočtu zcela správně pouze u programu ICT v podnicích, kde je 50 % všech žádostí chybně vyplněna právě v této části. Toto může být způsobeno odlišností typů závazných ukazatelů vážících se k jednotlivým programům. U programu Rozvoj se jedná o počet nově pořízených technologií, u programu ICT a strategické služby je to pak počet nově vzniklých pracovních míst a povinná investice do projektu. Hodnoty jsou kontrolovány systémem (jedná se o minimální hodnoty a jeho spodní hranici kontroluje systém), tudíž není možné provést chybu, která by byla při kontrole PŽ odhalitelná. Žadatel je systémem „přinucen“ hodnoty opravit dle jeho požadavků.
Zda jsou uvedené hodnoty ve skutečnosti pravdivé však projektový manažer nemá možnost zjistit. Oproti tomu u programu ICT v podnicích jsou závazné ukazatele svým způsobem specifické a postup jejich výpočtu může být těžko pochopitelný (viz kapitola věnovaná závazným ukazatelům). Právě tato specifičnost je pravděpodobně důvodem tak vysoké chybovosti. Aby se předešlo možnému nepochopení uvedených hodnot projektovým manažerem, má žadatel povinnost přiložit k žádosti dokument Způsob výpočtu závazných ukazatelů. Rada žadatelů postupuje při výpočtu ukazatelů špatně (nejčastěji se jedná o špatné zařazení do kategorie závazného ukazatele), což díky dokumentu odhalí projektový manažer již při podání PŽ. Následně o tom informuje žadatele a podá doporučení prostřednictvím nástěnky. Žadatel poté upraví jednotlivé hodnoty tak, aby odpovídaly metodice. Výši ukazatelů pak musí také splnit, jinak může o dotaci přijít. Většina pochybení však pramení z toho, že žadatelé nečtou nápovědu aplikace eAccount. Zde je metodika výpočtu závazných ukazatelů nejen popsána, ale jsou zde uvedeny také praktické příklady, pomocí nichž by měl být žadatel schopen při výpočtu postupovat správně.
Zaměříme-li se na rozpočet projektu, ze statistiky zjistíme, že nejvíce v této oblasti chybují žadatelé programu ICT v podnicích. Konkrétně se jedná o 20 % chybných žádostí, u programů Rozvoj a ICT a strategické služby je toto číslo rovno 4, resp. 0,5 %. Tato skutečnost je pravděpodobně způsobena opět odlišností jednotlivých programů a s tím souvisejících způsobilých výdajů, které tvoří jednotlivé položky rozpočtu projektu. Dle interních informací CzechInvestu se naprostá většina chyb týká chybného zařazení (záměn) do rozpočtových položek. Mezi nejčastější záměny patří právě u programu ICT v podnicích zařazení služeb poradců, expertů, studie pod ostatní služby (outsourcing).
Jak již bylo dříve uvedeno, v případě programu ICT a strategické služby, může žadatel vybírat ze dvou variant. Za prvé jsou to investice do dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, za druhé pak mzdové náklady (ve. pojistného) zaměstnanců, participujících na projektu. Při výběru neinvestiční varianty projektu, kdy se žadatel rozhodne čerpat finanční prostředky na mzdy zaměstnanců, je vysoká pravděpodobnost, že zcela nepochopí metodiku výpočtu způsobilých výdaj ů a výsledné hodnoty potom budou nadhodnocené a vyčíslení mezd chybné. Toto můžeme pozorovat ve statistice, kde hodnoty chybných žádostí dosahují 70 % v případě nadhodnocených mzdových nákladů a 30 % v případě chybného vyčíslení mezd. Žadatelé často nepamatují na stanovené mzdové stropy a často pak vykazují přehnaně vysoké sumy. Mezi časté chyby patří také použití nesprávného procenta pojistného.
Snad nejvyšší množství chybných žádostí je možné vysledovat dle statistiky u pochybení v rámci monitorovacích ukazatelů, avšak pouze u programu ICT a strategické služby. Konkrétně se jedná o uvedení špatných termínů, k nimž jsou vykazovány dané hodnoty (tři druhy, každý má jiné výchozí datum). Žadatelé nečtou nápovědu aplikace eAccount nebo ji zcela nepochopí a věc pak nekonzultují. 95 % všech žádostí je následně nutné vracet žadatelům k opravení dle metodiky programu. U programu ICT v podnicích a Rozvoj se jedná o jednotné datum, které je u programu ICT v podnicích dostatečně jasně specifikováno přímo na záložce monitorovacích ukazatelů, u programu Rozvoj je toto datum automaticky generováno. Žadatel tak přesně ví, k jakému datu má určené hodnoty vykázat.
V případě, že se žadatel rozhodne projekt rozdělit do několika dílčích částí - etap, je nezbytné postupovat v souladu s Pravidly etapizace. Případy, kdy žadatelé takto nečiní, není možné ve statistikách vysledovat, protože aplikace eAccount tuto skutečnost hlídá a kontroluje. V případě, že jednotlivé etapy Pravidlům etapizace odporují, je žadatel systémem na chybu upozorněn a nucen daná data opravit. K projektovým manažerům se pak dostanou už jen správně etapizované projekty a vyčíslení těchto chyb je tak roven nule.
Každá PŽ je kompletní pouze při doložení povinných příloh. Ty však nebývají doloženy vždy dostatečně. Často žadatelé chybují při dokládání právních vztahů k nemovitostem, dotčených projektem. Mezi nej častější chyby patří v případě nájmu délka trvání smluvního vztahu. Agenturou CzechInvest jsou tolerovány pouze takové nájemní smlouvy, které jsou uzavřeny minimálně na dobu realizace projektu a následnou dobu udržitelnosti (3, resp. 5 let) či smlouvy uzavřené na dobu neurčitou. Většina těchto smluv však uvedeným požadavkům neodpovídá. Povinností žadatele je toto opravit a doložit minimálně dodatek upravující stávající nájemní smlouvu. Pro případy, kdy dochází k uzavření nové nájemní smlouvy nebo dodatku ke stávající smlouvě musí žadatel dbát toho, aby datum uzavření smlouvy/dodatku předcházelo datu zahájení projektu. Doložení právních vztahů k nemovitostem se váže pouze k programům ICT v podnicích a ICT a strategické služby, v případě programu Rozvoj tato povinnost není. Skutečnost, že žadatelé nejčastěji chybují právě ve správném doložení těchto dokumentů, dokazuje výše uvedená statistika, podle níž je předloženo CzechInvestu 59 % chybných žádostí v programu ICT v podnicích a 30 % žádostí programu ICT a strategické služby. Oproti tomu, v případě programu Rozvoj činí toto číslo pouze 3 %.
Z nájemních smluv nebo dokládaných výpisů z katastru nemovitostí (listů vlastnictví) není mnohdy možné zjistit, zda uvedená parcela odpovídá adrese místa realizace. V tomto případě je nezbytné na výzvu projektového manažera doložit čestné prohlášení.
■ chybějící náležitosti v přílohách (razítka, podpisy apod.);
■ adresa místa realizace (chybně uvedena adresa, případně neuvedena všechna místa realizace) - toto je specifické zejména pro program ICT v podnicích, jedná se až o 6 % žádostí;
■ chybné provádění úkonů z důvodu neschopnosti pracovat se systémem;
■ špatně uvedené údaje k de minimis;
■ je uvedeno datum zahájení projektu, které předchází datu schválení RŽ;
■ v případě programu ICT a strategické služby je uvedeno, že je program v souladu s IPRM, zatímco dané město žádný takový plán nemá nebo má a projekt není v souladu s jeho obsahem;
■ nekorespondující data PŽ s podnikatelským záměrem - toto je specifické zejména pro program ICT a strategické služby, jedná se až o 15 % žádostí.
Žadatelé často chybují také v podnikatelském záměru, který tvoří jednu z povinných příloh PŽ. Tento dokument je současně jediným podkladem externích hodnotitelů sloužící k vyhodnocení žádosti. Projekt je následně doporučen, doporučen s výhradami či nedoporučen k financování. Významné pochybení žadatele při zpracování podnikatelského záměru je ve většině případů nenávratné a může znamenat, při nedostatečném bodovém ohodnocení, až ztrátu možnosti získat dotaci. Jak již bylo uvedeno v předchozím textu věnovaném chybám v PŽ, podnikatelský záměr musí korespondovat s daty uvedenými v PŽ. Toto platí zejména při vyčíslení závazných ukazatelů.
Nejvýznamnější je pro podnikatelský záměr jeho obsahová stránka, která má vycházet z dané Osnovy podnikatelského záměru, volně dostupné na webových stránkách CzechInvestu věnovaných jednotlivým programům podpory. Dle podnikatelského záměru hodnotí externí hodnotitel celý projekt. Nedostatečné zaměření se na obsahovou stránku záměru může znamenat nízké bodové ohodnocení, jež je základem pro doporučení k financování. Mezi nejvýznamnější pochybení související s obsahovou stránkou podnikatelských záměrů, vyskytující se až u téměř 11 % žádostí, patří zejména níže uvedené:
podnikatelský záměr neobsahuje dostatečné informace potřebné pro hodnocení (dle výběrových kritérií, které jsou žadatelům volně k dispozici v elektronické verzi na webových stránkách agentury CzechInvest);
podnikatelský záměr není dostatečně konkrétní, veškeré informace jsou spíše obecné;
nedostatečný popis předmětu projektu - záměr nepopisuje skutečnou podobu projektu;
nedostatečný technický popis řešení projektu;
nedostatečně popsané aktivity projektu a zdůvodnění jejich realizace;
nedostatečný popis přínosů projektu a jejich kvantifikace (v případě, že je toto možné), nedostatečné zdůvodnění kvantifikovaných přínosů (jak k daným číslům zpracovatel podnikatelského záměru došel);
nedostatečné zdůvodnění realizace projektu (stavu před realizací, proč je projekt realizován a co má podniku jeho realizace přinést).
Při stanovení celkové výše investice a požadované dotace vychází žadatel obvykle z předem promyšleného rozpočtu. I přesto osahuje až 15 % podnikatelských záměrů nedostatečně podrobný rozpočet a popis jednotlivých rozpočtových položek. Hodnotitel pak není schopen rozpoznat jejich důležitost a potřebnost, v horším případě nemá ani povědomí o tom, co se pod některými položkami skrývá. Nejčastěji se jedná o uvedení souhrnných položek, které již žadatel dále nerozklíčuje a rozpočet se tak stává značně neprůhledným. Program Rozvoj však tvoří výjimku. Způsobilými výdaji jsou zde pouze tři položky, které jsou naprosto jasně dané. Projekty jsou pak obvykle zaměřeny na pořízení výrobní technologie, jež obvykle tvoří jedinou položku rozpočtu a žadatel tak nemá snad ani možnost v tomto pochybit. Navíc je zde rozdíl proti kontinuálním výzvám, kde může být větší benevolence v kontrole a umožnění opravy. V kolové výzvě se přistupuje ke kontrole striktněji a kontrolují se zpravidla pouze formální náležitosti. Toto souvisí také s potřebnou rychlostí kontroly celé výzvy.
Údaje jako spolupráce s vysokou školou či jakýmkoli jiným subjektem, které jsou v záměru zmíněny, je nezbytné následně také doložit jakýmkoli dokumentem deklarujícím uvedenou spolupráci. Bez tohoto dokladu není hodnotitel povinen přiznat projektu body vycházející ze splnění tohoto hodnotícího kritéria. To samé platí také v případě vlastnictví certifikátů a jiných ocenění.
Při zaměření se na problémy spojené s harmonogramem projektu, je možné ze statistiky zjistit, že zde dochází k pochybení pouze v rámci podnikatelských záměrů programu ICT v podnicích. Zatímco ostatní programy jej řeší hlavně na úrovni etap v rámci dotačního projektu, u programu ICT v podnicích se objevují chyby v harmonogramu týkající se vlastní implementace. Žadatelé často zapomínají na možná rizika, potřebu proškolení zaměstnanců či na nezbytný čas na implementaci. Realizace projektu se pak obvykle protáhne oproti původním očekáváním a je nezbytné provést změnu v Rozhodnutí. Tato chyba je zcela zbytečná a může mj. vypovídat také o nedostatečně promyšleném záměru.
Na závěr této podkapitoly bych se chtěl zaměřit na neinvestiční variantu projektů programu ICT a strategické služby. Konkrétně se jedná o chybné vyčíslení a nadhodnocení mezd participujících zaměstnanců (30 % žádostí), vyčíslení množství nově vzniklých pracovních míst (25 % žádostí) a nedostatečný popis povinné investice do dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (0,3 %). Problematice chybného vyčíslení mezd byla již věnována část předchozího textu a to v souvislosti s vyplňováním hodnot do plné žádosti. Proto se zde zaměřím pouze na zbylé dvě oblasti problémů, s nimiž se žadatelé mohou při zpracování podnikatelského záměru potkat.
Žadatel je povinen vytvořit v rámci realizace daný počet nově vzniklých pracovních míst relevantních zaměření projektu (přesný počet je stanoven ve výzvě a je závislý zejména na velikosti podniku žadatele). Splnění této podmínky je ověřováno prostřednictvím ukazatele relevantních pozic pro projekt vyjádřených v ročních pracovních jednotkách (dále jen RPJ) před zahájením realizace projektu a po jeho ukončení. Dané hodnoty jsou uváděny do PŽ. Chybně uvedené (a vypočtené) relevantní pozice pro projekt v RPJ se objevují až u 25 % podnikatelských záměrů. Právě vyčíslení dle metodiky RPJ řada žadatelů zcela nepochopí a uvádí zde chybné údaje, z toho pak pramení naprosto zbytečné pochybení vedoucí až k nesplnění závazného ukazatele (množství nových pracovních míst) a tím ohrožení celé dotace.
Další povinností žadatele je naplnit stanovenou výši povinné investice do hmotného a nehmotného majetku souvisejícího s projektem. Tyto náklady však nejsou zařazeny, v případě neinvestiční varianty projektu, do způsobilých výdaj ů a žadatel musí celou investici profinancovat sám z vlastních prostředků. Protože se jedná o nezpůsobilé výdaje, získávají žadatelé pocit, že nemusí investici popisovat. Avšak bez přiblížení investice není hodnotitel schopen posoudit, zda pořízený majetek opravdu souvisí se záměrem projektu.
Mimo výše popsané se v podnikatelských záměrech vyskytují také následující chyby:
■ uvádění přesných názvů pořizovaného majetku (před provedením výběrového řízení);
■ projekt neodpovídá zcela podporovaným aktivitám (může se stát, že dané aktivity budou z projektu odstraněny);
■ zahrnutí nezpůsobilých výdajů do způsobilých (dané výdaje budou z rozpočtu odstraněny, žadatel si pak ovšem musí dát pozor na výši povinné investice);
■ nedostatečně popsaná marketingová strategie u programu Rozvoj (chyba vede ke snížení bodů v rámci hodnocení a dopouští se ji až 20 % žadatelů);
■ nedostatečně popsaný vliv na životní prostředí u programu Rozvoj (projekt musí mít pozitivní dopad na životní prostředí, chyba vede ke snížení bodů v rámci hodnocení a dopouští se jí až 5 % žadatelů).
Nejčastější chyby v souvislosti s formulářem Finanční realizovatelnosti projektu
Další povinou přílohou je kromě podnikatelského záměru pro všechny sledované programy formulář Finanční realizovatelnosti projektu. Nevyhovující ekonomické hodnocení vycházející právě z tohoto formuláře, vede až k zamítnutí celého projektu. V rámci vyplňování formuláře FRP se žadatelé mohou dopouštět a dopouštějí odstranitelných chyb, na něž jsou žadatelé obvykle upozorněni analytiky ratingu a jsou vyzvání k jejich opravě.
Dle statistiky se ve 25 % všech formulářů FRP vyskytuje minimálně jedna z níže uvedených opravitelných chyb :
■ kolonka „Celkové náklady projektu“ v záhlaví formuláře FRP je vyplněna chybnou částkou (správná částka odpovídá celkovým způsobilým i nezpůsobilým výdaj ům na pořízení investice včetně DPH);
■ kolonka „Předpokládané datum ukončení provozování investice“ musí obsahovat poslední rok, ve kterém budou žadateli z projektu plynout tržby/výnosy (avšak nemůže být kratší, než doba odepisování investice);
■ nedostatečně vyplněné tabulky (je třeba vyplnit tabulky formuláře FRP nejméně do roku odpovídajícímu předpokládanému datu ukončení provozování investice nebo ukončení odepisování (podle toho, která doba je delší) a připočíst tři/pět let pro monitoring);
■ nejsou vyplněny tržby/výnosy investice za jednotlivé roky;
■ daňová sazba v řádku není vyplněna vůbec nebo chybně;
■ v jednotlivých letech jsou uvedeny předpokládané náklady na pořízení investice, aniž by byly tyto výdaje kryté financováním v části „Zdroje financování projektu“;
■ hodnota v řádku „Pořízení dlouhodobých investic projektu bez DPH“ se musí rovnat řádku „Celkem“, kde se zahrnují veškeré způsobilé výdaje na pořízení dlouhodobého majetku bez DPH, neponížené o dotaci;
■ obdržení dotace předpokládané v témže roce, kdy byla podána RŽ (je doporučováno vyplnit v dalším roce po ukončení dané etapy);
■ není vyplněna část „Účetní výkazy, finanční plán“ (kvalifikovaný odhad vývoje jednotlivých položek finančních výkazů celé společnosti);
■ kontrola aktiv a pasiv v řádku musí být pro všechna období rovna nule;
■ kontrola rovnosti hospodářského výsledku musí být pro všechna období rovna nule;
■ částky jsou chybně vyplněny v Kč namísto v tisících Kč.
Období realizace a udržitelnosti projektu
V období realizace je žadatel/příjemce povinen řídit předem danými povinnostmi a pravidly, kterým, jejichž náležitostem byla věnována již teoretická část práce. Po ukončení realizace projetu a jeho proplacení podává příjemce Žádost o platbu. Ve všech výše uvedených procesech se žadatelé a příjemci dopouštějí chyb. A právě těm jsou věnovány další části textu.
Jak je možné sledovat v dalším textu, nejsou statistiky související s touto kapitolou již rozděleny dle jednotlivých programů podpory. Doposud se jednalo o pochybení v takových fázích projektu, v nichž jsou podmínky sledovaných programů odlišné. V případě realizace a udržitelnosti projektu mají však žadatelé a příjemci naprosto stejné podmínky a povinnosti, tudíž je zcela zbytečné statistiky od sebe oddělovat.
Výběrové řízení tvoří jednu z nejvýznamnějších povinností žadatele v procesu realizace projektu. Korektnost VR kontroluje projektový manažer agentury CzechInvest, případně odpovědný zaměstnanec MPO, a to dle předem daných metodik. V případě, že se jedná o nejasný případ, pak je věc předána k vyjádření právníkům MPO. Nesprávné provedení či úplné opomenutí realizace VR může pro žadatele/příjemce znamenat až odvod části či celé dotace a současně také možné uložení sankce. Jakékoli pochybení obvykle není možné již napravit, protože v době zjištění této skutečnosti má zpravidla žadatel investici již zrealizovanou a zaplacenou. Nové VR tedy není možné dodatečně provést a ze způsobilých výdajů se tak stávají výdaje nezpůsobilé. To samé lze tvrdit také v případech, kdy žadatel VR vůbec neprovede.
Nejvíce žadatelé chybují v používání diskriminačních opatření, a to až ve 20 % provedených VR. Diskriminace je velice složitý právní pojem a je nutné jej posuzovat případ od případu. Mezi taková opatření patří například uvádění přesných parametrů (výška, délka, barva, technické parametry apod.) či neadekvátní požadavky na kvalifikační předpoklady vzhledem k zakázce (např. příliš vysoké požadavky na pojištění odpovědnosti, certifikace, reference apod.). Současně žadatelé uvádí velmi často již v zadávací dokumentaci konkrétní obchodní názvy či značky. Tohoto pochybení se dopouští až 15 % žadatelů/příjemců realizujících VR.
Přibližně 10 % žadatelů/příjemců pak chybuje ve špatně zvolených hodnotících kritériích a jejich specifikaci v zadávací dokumentaci či nedostatečně archivuje potřebnou dokumentaci vážící se k danému VR. U stejného procenta VR se objevuje také chybějící ustanovení závazku ze strany dodavatele umožnit případnou kontrolu.
Minimálně (2 - 5 % VR) se pak objevují pochybení jako:
■ špatná návaznost zadávacích podmínek na podnikatelský záměr či inzerátu v obchodním věstníku - rozpor v technických parametrech poptávaných strojů, rozdílné počty kusů oproti žádosti apod.;
■ chybějící dokumentace k procesu VR podle platných Pravidel pro výběr dodavatelů;
■ nedostatečný obsah dokumentace VR (chybí povinné informace či povinná publicita);
■ chyby v procesu hodnocení nabídek - chybný výpočet hodnot kritérií, v případě více kritérií jejich chybné vážení, následný chybný výpočet hodnocení nabídek; mylné hodnocení úplnosti a formální správnosti všech podaných nabídek (hodnocení nevyhovujících nabídek);
■ špatně vypracovaná zpráva z výběrového řízení - chybějící povinné informace, nedostatečně popsané odůvodnění přidělení bodového hodnocení dílčím nabídkám, chybějící podpisy hodnotící komise apod.
Žadatelé/příjemci se také často dopouští chyb, které nejsou ve statistice zahrnuty, avšak jsou pro správný výběr dodavatele důležité.
■ neprovedené VR, v případě kdy mělo proběhnout;
■ neakceptace požadavků stanovených v zadávací dokumentaci či nabídnutých v nabídkách při následném uzavření smlouvy s vítězným dodavatelem;
■ špatné rozdělení projektu na dílčí zakázky.
V případě, že žadatel podá žádost o dotaci, případně ji již získá, je povinen informovat širokou veřejnost o tom, že část zdrojů, které investoval do projektu, pochází z veřejných zdrojů a Evropské unie. Při provádění jednotlivých opatření musí činit v souladu s Pravidly pro publicitu. V případě, že příjemce nepostupuje v souladu s těmito Pravidly, je mu obvykle ze strany poskytovatele uložena povinnost uvést vše do pořádku v předem stanoveném termínu. Avšak v případě, že na tuto skutečnost dojde kontrola z Finančního úřadu, může být žadatel za nesplnění podmínek sankciován. Jakých chyb se nejčastěji žadatelé a příjemci dopouštějí, je možné vysledovat z tabulky níže. Data byla získána od projektového manažera CzechInvestu. Protože však nebylo možné čerpat z databáze obsahující potřebné informace, nejsou uvedená data podložena žádnou konkrétní statistikou. Projektový manažer zde vycházel spíše z vlastních zkušeností.
Ve věci povinné propagace a publicity chybují žadatelé/příjemci asi nejméně. Mezi nejčastější chyby můžeme zařadit chybějící billboard/pamětní deska v případech, kdy měl být tento prostředek publicity použit či chybějící informace na webových stránkách příjemce dotace. Těchto chyb se dopouští 4, respektive 3 % žadatelů a příjemců. Naopak pouze 1 % projektů chybuje ve věci nesprávných rozměrů požitých billboardů/pamětních desek či nedodržení povinné minimální plochy na nich, věnované informacím o EU.
U 2 % projektů se pak objevují chyby jako:
■ nedostatečné označení samolepkami - někde chybí nebo jsou značně poničené až nečitelné, je nezbytné nálepky obnovovat;
■ v rámci programu ICT v podnicích žadatel zahrne do způsobilých výdajů položky povinné publicity a propagace také výdaje, které s touto položkou vůbec nesouvisí (propagační materiály, letáky, účast na veletrhu apod.); žadatelé si vyloží rozpočtovou položku povinné publicity zcela chybně a v rámci těchto výdajů poté vyžadují mj. také nezpůsobilé výdaje; toto je však z pohledu způsobilosti výdajů zcela neoprávněné jednání, takové položky jsou proto z rozpočtu projektu odstraněny;
■ nevhodně či nedostatečně zvolená povinná publicita - např. příliš malé štítky pro velké stroje, chybějící označení pro nehmotný majetek apod.;
■ pamětní tabulky, štítky nebo billboardy neobsahují všechny informace, které by obsahovat měly (např. druh projektu, číslo projektu apod.);
■ chybějící fotodokumentace o splnění povinné publicity - toto se týká zejména stavebních akcí (použití billboardů);
■ porušení povinnosti archivovat důkazy o splnění povinné publicity - archivace fotodokumentace.
Mezi další chyby, patřící do této skupiny pochybení, patří také použití špatné grafiky publicity. Žadatelé a příjemci používají špatné barvy, podobu vlajky EU či použijí příliš malá loga v porovnání s logem příjemce dotace.
V případě podaných Žádostí o platbu je téměř 100 % vráceno žadatelům k doplnění. Chyby, kterých se příjemci v rámci ŽoPl dopouštějí, mají zpravidla charakter opravitelných chyb. Většinou se jedná o drobné překlepy a chyby z nepozornosti. Věcná strana ŽoPl je obvykle správná, chybný je např. pouze variabilní symbol. Avšak i malá chyba musí být příjemcem dotace v ŽoPl opravena aby korespondovala se všemi doklady a jinými náležitostmi projektu. Velice důležitá je opět komunikace s projektovým manažerem, který má daný projekt na starost. Někdy mohou být v případě včasného požádaní o výjimku povoleny i různé přesuny a změny týkající se způsobilých výdajů a tedy i ŽoPl.
Konečné proplacení Žopl je závislé mj. také na splnění vybraných náležitostí, jako je splnění závazných ukazatelů a jejich doložení prostřednictvím inventárních karet či korektní výběr dodavatele. Protože jsou závazné ukazatele odvozovány obvykle z rozpočtu projektu, jsou to právě karty majetku, které dokládají jejich naplnění. V nesplnění závazných ukazatelů do ukončení projektu chybuje pouze 1 % příjemců. V případě programu ICT a strategické služby je nezbytné doložit také naplnění povinné minimální investice do hmotného a nehmotného majetku. Zde chybuje však již 30 % příjemců. Také nezpůsobilý majetek je dokládán jako způsobilé výdaje, tzn. inventárními kartami.
Tyto karty jsou dokládány společně se závěrečnou zprávou a poslední ŽoPl. Pro splnění pravidel způsobilosti investičních výdaj ů je nezbytné, aby byly veškeré nárokované položky zahrnuty do dlouhodobého majetku. Způsobilý je pouze a jen takový majetek, resp. náklady na jeho pořízení, který je zařazen v majetku, tzn. částka na inventární kartě. V případech, kdy dojde k pořízení jiného majetku, který do této skupiny není možné vzhledem k jeho hodnotě zařadit, musí žadatel přijmout taková opatření, aby byl veškerý pořizovaný majetek majetkem odpisovaným (dlouhodobým). Mezi taková opatření patří například zpracování interní směrnice snižující hodnotu dlouhodobého majetku či vytváření tzv. souborů majetku. V případě těchto souborů by však měl být na inventární kartě vztahující se k danému majetku, uveden také podrobný výčet položek, které byly do souboru zařazeny. Tohoto pochybení, tzn. špatného zaúčtování (chybějící inventární karty, rozpor s žádostí o dotaci, apod.) se dopouští přibližně 40 % žadatelů. Pokud žadatel není schopen dlouhodobý majetek prostřednictvím karet majetku doložit, má zpravidla možnost majetek přeúčtovat a uvést vše do souladu s pravidly programu. Ze strany kontroly finančních úřadů však tuto možnost žadatel nedostane a nesplnění této podmínky pak vede k uložení postihu.
Jak bylo uvedeno výše, další náležitostí, která je před samotným proplacením ŽoPl kontrolována, je korektnost provedení VR. Bez schváleného VR není možné podat ŽoPl. Právě špatně provedené výběrové řízení může vést k odejmutí dotace, v lepším případě jeho částečnému krácení ve formě zamítnutí ŽoPl. Z tohoto důvodu by měl žadatel dbát na jeho 100% správnost a to v souladu s Pravidly pro výběr dodavatelů.
Data k chybám vztahující se k samotnému formuláři (záložce aplikace eAccount) ŽoPl vychází z dokumentu „Nejčastější chyby žadatelů v žádosti o platbu“ vydaného agenturou CzechInvest. Níže uvedené informace pochází tedy zejména z právě jmenovaného dokumentu.
Nejčastěji příjemci dotací chybují v rámci správného vyplnění ŽoPl v níže uvedeném:
■ špatně uvedený variabilní symbol (70 %): do kolonky „Variabilní symbol“ se zapisuje variabilní symbol uvedený na faktuře, nikoliv její číslo nebo číslo faktury z účetnictví;
■ nedostatečný zápis příloh (60 %): v ŽoPl musí být zapsány všechny přílohy, které žadatel zasílá na CzechInvest; příjemce často chybuje v zařazení správného vazebního objektu a kopie úhradového dokladu;
■ špatné označená návaznost či neuvedená návaznost dokladů na VR (60 %).
Úhrady účetních dokladů musí být provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní doklad orazítkován dodavatelem. Jestliže není úhrada provedena dle těchto pravidel, musí být doloženo potvrzení od dodavatele. Pokud je úhrada provedena společně s více fakturami, resp. částka úhrady neodpovídá hodnotě faktury, je nutné dodat faktury, které jsou součástí úhrady, příp. podat vysvětlení. Na bankovním výpise musí být zobrazen název banky nebo její logo, číslo účtu žadatele nebo jeho název. Úhrady nedostatečně dokládá přibližně 50 % příjemců.
Povinností příjemců je mj. doložit k Žádosti o platbu všechny povinné přílohy dle jednotlivých programů, v čem chybuje 50% všech příjemců. Obecně lze říci, že ve většině případů chybí předávací protokoly, dokumenty k výběrovému řízení, protokoly o zařazení majetku do užívání, objednávky, dodací listy, nájemní a jiné smlouvy. Seznam povinných příloh je uvedený vždy ve zvláštní části Pokynů pro žadatele pro daný program.
Příjemci programu ICT a strategické služby nesprávně vyplňují v předepsaných mzdových tabulkách měsíční fond pracovní doby v hodinách (dále jen MFPD), výši hrubých mezd a počet hodin odpracovaných na projektu. MFPD a hrubá mzda uvedená v předepsaných mzdových tabulkách musí být v souladu s doloženým mzdovým listem. Počet hodin odpracovaných na projektu musí být v souladu s výkazem práce. Dále si žadatelé chybně nárokují svátky a dovolenou. Při nárokování svátků a dovolené je třeba rozlišit na jaký úvazek je zaměstnanec u žadatele zaměstnán a zároveň jakým úvazkem pracuje na projektu. Jednotlivé varianty jsou uvedeny v Návodce pro dokládání materiálů k Žádosti o platbu, která je uveřejněná na webových stránkách CzechInvestu. V případě odměn, které jsou zúčtované za delší období, žadatelé často tyto odměny nerozpouští zpětně do mzdy (např. v případě pololetních odměn zúčtovaných v červnu se poměrně rozpustí do mzdy za leden až červen). Z důvodu vysoké chybovosti docházelo v průběhu vyhlašování jednotlivých výzev ke změnám mzdových tabulek, které měly vést k eliminaci chybovosti. V současnosti lze chybovost vyčíslit ve výši 30 % doložených mzdových tabulek.
Chybného zapsání zálohových a zúčtovacích faktur se dopouští až 20 % příjemců. Zálohové faktury se zapisují zvlášť jako samostatný účetní doklad. Z nich jsou také stanoveny způsobilé výdaje. Zúčtovací faktury se v případě, kdy jsou vystaveny na nulovou hodnotu, nezapisují. Pouze se přikládají k zálohovým fakturám. Jestliže je konečná faktura vystavena na částku, ze které chce žadatel nárokovat způsobilé výdaje, je nutné ji do soupisky zapsat. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují.
V případě jednoetapových projektů a u závěrečné etapy u víceetapových projektů žadatelé v Žádosti o platbu uvádí, až ve 20 %, chybné datum skutečného ukončení projektu. Při stanovení data skutečného ukončení projektu je třeba vycházet z Podmínek poskytnutí dotace. Zde příjemce nalezne informaci, co se rozumí dnem skutečného ukončení projektu.
U 20 % ŽoPl projektový manažer narazí také na chyby, jako:
■ chybné zaokrouhlování (pokud je faktura vystavena v CZK zapisuje se její hodnota na celá čísla zaokrouhlená směrem dolů a stejně tak částka způsobilých výdaj ů; naopak v případě faktur vystavených v cizí měně musí žadatel zapsat cenu včetně dvou desetinných míst, tj. uvést částku přesně podle údaj ů na faktuře);
■ zahrnutí DPH do způsobilých výdajů (i když je na zahraniční faktuře DPH vyčísleno, nesmí si plátce DPH tuto částku uvést do způsobilých výdajů).
Přibližně 15 % příjemců se pak v ŽoPl dopouští minimálně jedné z níže uvedených chyb:
■ chybný přepočet způsobilých výdajů vyjádřených v cizí měně (v případě úhrady faktury v cizí měně, se způsobilé výdaje přepočítávají kurzem České národní banky ke dni úhrady);
■ chybný zápis celkové ceny účetního dokladu (uvádí se hodnota faktury včetně DPH);
■ chybný elektronický podpis Žádosti o platbu (chybějící plná moc apod.);
■ u programu ICT a strategické služby, kde tvoří jednu z položek způsobilých výdajů mj. také nájemné, zahrnují příjemci do této položky i nezpůsobilé výdaje (např. parkovné, energie apod.); toto je kontrolováno zejména prostřednictvím nájemních smluv, kde jsou uvedeny jednotlivé položky, které jsou do výše nájmu zahrnuty.
V menší míře (2 - 10 %) se pak podle množství výskytu v ŽoPl objevují níže uvedené chyby:
■ nedodržení termínu pro podání žádosti o platbu, tzn. do 6 měsíců od ukončení realizace projektu;
■ nedodržení lhůty pro odstranění všech nedostatků žádosti o platbu (v součtu se jedná o 3 měsíce);
■ doložení faktur proplacených ještě před datem vzniku způsobilých výdajů nebo naopak po datu ukončení realizace projektu (dochází k odstranění takových položek z rozpočtu projektu);
■ chybné zařazení do rozpočtových položek (žadatelé/příjemci si nejsou vždy jisti věcnou náplní všech rozpočtových položek jejich schváleného rozpočtu a zařazují způsobilé výdaje chybně; na faktuře také často neoznačí použité rozdělení nárokované částky do jednotlivých rozpočtových položek);
■ nedoložení bankovní smlouvy k účtu, na který chce příjemce zaslat dotaci;
■ chybně uvedené datum vystavení smlouvy nebo objednávky (pokud existuje k faktuře objednávka nebo smlouva, musí žadatel zapsat datum vystavení objednávky nebo datum podpisu smlouvy k účetnímu dokladu);
■ chybné uvedení měny účetního dokladu nebo úhrady (pokud je faktura vystavena v EUR a hrazena v CZK, příjemce chybně napíše měnu účetního dokladu CZK, protože v té měně byla provedena úhrada; dále chybně zapisuje měnu úhrady v případech, kdy zadal příkaz do banky v EUR, ale úhrada je provedena z účtu vedeného v CZK měně).
V případě etapizovaných projektů nemusí zamítnutí ŽoPl znamenat konec projektu. Nevyčerpané prostředky jedné etapy je možné přesunout do etapy další.
Fyzická realizace projektu a jeho udržitelnost
V rámci realizace projektu musí příjemce dbát, aby postupoval v souladu s podepsaným Rozhodnutím, respektive Podmínkami. Na co by se měl příjemce dotace nejvíce zaměřit nejen v době realizace, ale také udržitelnosti projektu, aby o dotaci nepřišel, bylo blíže popsáno již v teoretické části práce. Na základě údajů získaných zejména prostřednictvím fyzických kontrol na místě a poskytnutých projektovým manažerem CzechInvestu a zaměstnankyní MPO, byla zpracována statistika chyb, kterých se příjemci nejčastěji dopouštějí. Současně byla tato problematika konzultována se zaměstnanci Finančního ředitelství v Brně, jež poskytli informace zejména k Sankcím, které příjemcům ze strany Finančních úřadů hrozí.
Ze 100 kontrolovaných projektů v rámci kontrol na místě provedených MPO bylo 65 % takzvaně problematických, kterým byla uložena nápravná opatření, 35 % pak tvořily kontroly bez nedostatků. Problematickými oblastmi (tedy nejčastějšími chybami) byly:
- výběrová řízení,
- nepředložení požadované dokumentace,
- analyticky vedené účetnictví o majetku pořízeném z dotace,
- plnění závazných ukazatelů,
- plnění povinné publicity projektu,
- chyby v Žádostech o platbu.
Provádí-li kontrolu na místě poskytovatel, dává obvykle žadatelům a příjemcům možnost uvést vše v daném termínu do pořádku. V případě, že kontrolu provádí pověřený příslušný Finanční úřad, možnost nápravy zde neexistuje.
Pojme-li poskytovatel u některého z příjemců podezření na porušení rozpočtové kázně, dává podnět k prověření skutečnosti příslušnému Finančnímu úřadu. Ten následně provede kontrolu na místě, podá vyjádření poskytovateli a uloží příslušné postihy, zpravidla ve formě odvodu dotace. Tuto kontrolu však provádí také na vlastní popud. Může se jednat například o problémové subjekty, či subjekty u nichž má Finanční úřad podezření na porušení rozpočtové kázně.
V případě kontroly prováděné Finančním úřadem se tento řídí a kontroluje pouze povinnosti vyplývající z podepsaného Rozhodnutí a všech jeho příloh. Veškerá penalizace podléhá Podmínkám a ustanovení/článku věnovanému Odvodu za porušení rozpočtové kázně. V případě, že příjemce poruší některou z povinností, jejíž sankcionování není upraveno v Podmínkách, je Finanční úřad povinen odejmout celou dotaci a současně také příjemce penalizovat (dle §14 a 15 Zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů).
Nečastěji příjemci dotace chybují v nedodržení termínu předložení monitorovacích zpráv a to i přesto, že je systém eAccount na tento termín dostatečně dopředu upozorňuje. Rada příjemců si vůbec neuvědomuje, že nedodržení termínů předložení jednotlivých zpráv je porušením Podmínek a tudíž i porušením rozpočtové kázně. V případě, že tuto věc začne řešit Finanční úřad, hrozí příjemci uložení penále za každý den prodlení. Pochybení v této povinnosti se dopouští až 10 % příjemců, což je vzhledem k důsledkům, jaké toto jednání může mít, značně vysoké číslo. V případě průběžných zpráv, které je příjemce povinen poskytovateli předkládat v průběhu realizace projektu v pololetních intervalech, příjemci chybují oproti zprávám monitorovacím pouze ve 4 % všech realizovaných projektů. Vyšší chybovost v případě monitorovacích zpráv může vyplývat zejména z toho, že příjemci na tuto povinnost po ukončení realizace projektu již často zapomínají.
Inspekce také často narazí na pochybení příjemce v rámci realizace VR, a to až u 5 % kontrolovaných projektů. Při fyzické kontrole na místě již dochází ke kompletní kontrole veškeré dokumentace vztahující k VR, kterou je žadatel povinen archivovat. Nejčastěji bývá zjištěna zejména chyba v hodnocení nabídek, v dokumentech o průběhu VR či neschopnost předložit všechny podané nabídky. Ve 3 % projektů také dochází ke zjištění, že realizace projektu neproběhla v souladu s uzavřenými smlouvami na základě VR. V případě, že na případné nesrovnalosti přijde kontrola poskytovatele a věc je možné dát do pořádku, přidělí kontrola zpravidla příjemci termín nápravy a umožní mu tak uvést vše do souladu s Pravidly pro výběr dodavatelů. Závažnost chyby je řešena projektovým manažerem CzechInvestu ve spolupráci s MPO, případně je věc předána k přezkoumání některému z Finančních úřadů. Pokud pak pochybení v uskutečněném VR odhalí právě kontrola Finančního úřadu, dochází již k odejmutí dotace, případně její části a současně také k penalizaci subjektu.
Příjemce dotace je povinen dle Podmínek archivovat veškerou dokumentaci k projektu, která není uložena v aplikaci eAccount (tj. především dokumentaci výběrových řízení na dodavatele, smlouvy s dodavateli, faktury, dodací listy apod.) včetně účetnictví po dobu deseti let následujících po roce, v němž byla vyplacena poslední část dotace, zároveň však nejméně do doby uplynutí tří let od uzávěrky Operačního programu Podnikání a inovace. Originály těchto dokladů a jiné potřebné informace související s realizací projektu je současně povinen na vyžádání poskytnout kontrolním orgánům. Uvedené podmínky vycházející z podepsaného Rozhodnutí však přibližně 3 % příjemců porušují a ohrožují tak vlastní udržení dotace. Na porušení jakéhokoli ustanovení Rozhodnutí/Podmínek pohlíží Finanční úřad jako na porušení rozpočtové kázně. Za porušení ustanovení povinné archivace příjemci hrozí odebrání celé výše dotace, navíc je mu finančním úřadem vyměřeno penále.
Dle Podmínek má příjemce vůči poskytovateli dotace oznamovací povinnost v případě jakýkoli změn, které u příjemce dotace nastaly. Konkrétně se může jednat například o přesun pořízeného majetku mimo místo realizace, změnu sídla, změnu názvu společnosti, změnu statutárních zástupců apod. Těmito změnami však nesmí porušovat jiné body Podmínek. Oznamovací povinnost porušují cca 3 % příjemců. Těmto pak hrozí dle Podmínek postih ve výši až do 1 % z celkové částky dotace uvedené v Rozhodnutí.
Z pohledu významnosti chyb, kterých se příjemci nejen v době realizace projektu dopouštějí, stojí za zmínění chybné účtování o majetku, příjmech a výdajích souvisejících s projektem či pochybení v prováděných opatřeních povinné publicity zejména chybným či nedostatečným označením. Zde sice postupují chybně pouze 2 % příjemců dotace, avšak jedná se vzhledem k jejich snadnému ověření o jedny z nevýznamnějších povinností podléhající kontrole. Dle Podmínek je příjemce dotace povinen účtovat o majetku, příjmech a výdajích souvisejících s projektem tak, aby byla průkazná jejich souvislost (zda je konkrétní výdaj vykazován na projekt). Děje se tak prostřednictvím vedení analytického způsobu účetnictví (na zvláštních analytických účtech, se stejným analytickým znakem u všech aktuálních účtů projektu), vytvořením samostatného hospodářského střediska popřípadě jiným vhodným způsobem. Příjemce dotace by tak měl být schopen předložit na vyžádání kontrolním a auditním orgánům úplný přehled způsobilých výdajů (účetních operací) souvisejících s realizovaným projektem.
Přibližně 2 % příjemců chybují dle statistiky také v tom, že v rámci projektu nepořídí všechny položky, které měli původně v plánu pořídit. Neuvědomují si však, že tímto zpravidla hrozí mj.nenaplnění předem určených závazných ukazatelů, které mnohdy odpovídají množství pořizovaného majetku. Při nesplnění hodnoty závazného ukazatele pak příjemci hrozí odebrání dotace. Mnohdy tato pochybení pramení v chybném pochopení metodiky určování závazných ukazatelů (například metodika určování RPJ u programu ICT a strategické služby), kde pak žadatelé uvádějí neodpovídající hodnoty. V těchto případech je možně požádat poskytovatele podpory o povolení změny hodnoty daného ukazatele a zajistit tak jeho naplnění. Změna hodnot těchto ukazatelů není možná po termínu ukončení realizace projektu. Poskytovatel pak takovým žádostem nevyhoví.
Minimálně (cca v 1 % projektů) se pak příjemci dopouštějí pochybení v porušení dalších omezujících podmínek pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace, jako je například zákaz zatěžování právy jiných osob, zákaz převodu majetku nebo pronájmu bez předchozího souhlasu MPO apod.
V rámci vlastní realizace projektu příjemci také často chybují v níže uvedeném:
■ realizace projektu neprobíhá zcela podle plánu stanoveného v podnikatelském záměru/žádosti o dotaci (pak je nutné určit míru závažnosti; je důležité vše konzultovat, finální odchýlení pak nemusí být závažnou chybou);
■ bylo pořízeno více položek, než bylo plánováno v projektu a poskytovatel dotace nedal povolení nebo nebyl požádán o povolení takovéhoto dodatečného nákupu (pořízení položek nad rámec původního záměru pak příjemce hradí plně vlastních finančních zdrojů);
■ byly pořízeny položky s jinými parametry/funkčností než bylo plánováno v projektu (v případě, že se jedná o lepší technologii, pak je vše v pořádku; příjemce však musí dbát Pravidel pro výběr dodavatelů - aby daná technologie nebyla v rozporu z realizovaným VŘ).
Veškeré dotace a návratné finanční výpomoci hrazené ze státního rozpočtu podléhají Zákonu č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon). Podle § 14 odst. 3 písm. g) výše uvedeného Zákona stanovilo Ministerstvo průmyslu a obchodu Podmínky, které tvoří nedílnou součást Rozhodnutí. Na jakékoli porušení těchto Podmínek je pohlíženo jako na porušení rozpočtové kázně, které se řídí Zákonem, zejména pak § 14 a 15.
V případě porušení rozpočtové kázně je jediným orgánem oprávněným v této věci rozhodovat, příslušný Finanční úřad, který je následně také prověřen prozkoumáním situace a provedením řádné kontroly. Na základě zjištěných skutečností vedoucích k potvrzení porušení rozpočtové kázně pak Finanční úřad postupuje v souladu s ustanovením Podmínek - Odvod za porušení rozpočtové kázně a v souladu se Zákonem. Není zde již žádným způsobem umožněna náprava.
Nejčastější důvody porušení rozpočtové kázně, dle Výsledků činnosti ÚFO FŘ v Brně za rok 2010 , tvoří níže uvedené:
■ nesplnění podílu vlastních zdrojů na financování akce;
■ nedodržení stanovených časových a finančních parametrů akce;
■ opožděné proplacení dotovaných mezd a pojistného;
■ neobsazení dotovaného pracovního místa po určenou dobu;
■ ukončení podnikání dříve než je umožněno v Podmínkách;
■ nevynaložení předepsaného objemu celkových nákladů (výdajů);
■ neúčelové vynaložení dotace;
■ nedodržení závazných projektových parametrů akce;
■ chybný postup při výběru dodavatelů, apod.
Při zjištění jakéhokoli pochybení v souvislosti s plněním Rozhodnutí (Podmínek, a všech příloh), přistupuje zaměstnanec Finančního úřadu pověřený kontrolou subjektu, k opatření ve formě odvodu dotace a současně také penalizaci subjektu. V případě pochybení v ustanoveních, jejichž porušení je upraveno zvláštním článkem Podmínek, postupuje pracovník v souladu s těmito pravidly. Porušení rozpočtové kázně v ostatních případech je postiženo odvodem ve výši, v jaké byla porušena rozpočtová kázeň. Odvod za porušení rozpočtové kázně však nemůže být vyšší než celková částka dotace. Uložené penále pak může dosahovat až 100 % odvedené výše dotace. Pokud však odvod tvoří max. 5 % výše dotace, není penále uplatněno. Penále se pak řídí vždy platebními výměry.
V případě, že finanční úřad přistoupí k postihu a navrhne nápravná opatření ve formě odvodu dotace, může příjemce dotace požádat o prominutí. Tuto žádost posuzuje Ministerstvo financí CR, které následně žádosti příjemce vyhoví či nikoliv. Nejčastěji bývá vyhověno subjektům, jež byly potrestány z důvodu pozdního odevzdání monitorovací zprávy, tzn. nesplnění jedné ze stanovených Podmínek vážící se k povinnému monitoringu projektu.
Při jakékoli změně v projektu je příjemce dotace, jak již bylo několikrát zmíněno, o tom neprodleně informovat poskytovatele. V případě, že se jedná o změnu, která podléhá Podmínkám, je nezbytné dodatečně vypracovat a potvrdit oběma zúčastněnými stranami Dodatek k Rozhodnutí a Podmínkám. Pakliže kontrola Finančního úřadu objeví jakoukoli změnu oproti podepsaným Podmínkám, bude takový Dodatek striktně požadovat. Poskytovatel s příjemcem by si měli vše v dostatečném předstihu vyjasnit, včas reagovat a provést změnu. Finanční úřady příjemcům doporučují, po poskytovateli takový Dodatek vyžadovat, a následně jej důkladně uschovat pro případnou kontrolu.
Doporučení žadatelům a příjemcům podpory
Na začátku veškerého pochybení ze strany žadatelů je jejich nedostatečná připravenost před započetím realizace projektu. Jak již bylo uvedeno v počátku práce, měl by každý žadatel důkladně promyslet celou realizaci projektu, jeho výstupy a realizační tým, který by měl bezproblémové dokončení realizace zabezpečit. Současně je důležité provést taková finanční opatření, která povedou ke zdárnému cíli. Na začátku by měl každý žadatel provést finanční analýzu s ohledem na zdroje a výstupy projektu. Dále by měl zahájit, v případě potřeby cizích zdrojů, jednání s bankami o poskytnutí úvěrů a půjček. Součástí finančních analýz by měla být také revize vlastních zdrojů. Rada žadatelů s vidinou možnosti získat dodatečné finance formou dotace, na takové věci zapomíná a záležitosti související se zabezpečením projektu nedostatečně promyslí. Na tato vlastní pochybení pak obvykle přijdou až průběhu přípravy PŽ nebo v horším případě až po získání dotace a zahájení vlastní realizace projektu. Prvním doporučením je tedy důkladné promyšlení nejen samotného projektového záměru, ale také dalších pro realizaci projektu potřebných náležitostí, jako je například finanční či personální zajištění.
V průběhu přípravy dotační žádosti by měl žadatel postupovat dle platných pokynů a postupů, jež jsou velmi kvalitně a podrobně zpracovány v podpůrných dokumentech dostupných na webových stránkách poskytovatele podpory. Jedná se zejména o:
■ Výzvu a text programu;
■ Pokyny pro žadatele a příjemce dotace z OPPI - obecná část;
■ Pokyny pro žadatele a příjemce - speciální část, vč. všech povinných příloh;
■ Obecná pravidla způsobilosti výdajů pro OPPI 2007-2013;
■ Příručku způsobilosti výdajů;
■ Pravidla pro výběr dodavatelů;
■ Pokyny k úspěšné realizaci výběrového řízení na dodavatele;
■ Pravidla pro publicitu;
■ Pravidla etapizace;
■ Návodku pro dokládání materiálů k Žádosti o platbu v OPPI;
■ Povinné přílohy k Žádosti o platbu v OPPI;
■ Návodku - vazba UC na výběrové řízení projektu;
■ a jiné podpůrné dokumenty, jsou-li zpracovány.
I když si žadatelé výše uvedené dokumenty, mnohdy i několikrát, důkladně pročtou, nastanou případy, kdy si neví rady. V této chvíli mají hned několik možností. Nejdříve by se měl pokusit věc dohledat v již přečtených dokumentech, případě pak použít nápovědu aplikace eAccount. Tato je velmi přehledně zpracována a poskytuje cenné rady, návody a informace ke správnému vyplnění žádosti.
V případě, že i přes toto si žadatel pořád neví rady může využít služeb Zelené informační linky o programech podpory podnikání , kde jsou na telefonu připraveni zkušení odborníci, jež poskytnou volajícímu potřebnou radu a pokusí se jej navést správným směrem.
Současně je také důležité, aby se žadatel dostatečně dopředu seznámil s Podmínkami vážícími se k jednotlivým programům podpory. Vzorové dokumenty žadatel opět nalezne na webových stránkách poskytovatele. Znění Podmínek je čas od času aktualizováno, avšak pro představu, co žadatele při získání dotace čeká, je tento dokument zcela postačující. Následně po schválení projektu bude již pro příjemce tento dokument zcela závazný. Proto by posledním možným momentem seznámení se s jeho obsahem měla být doba bezprostředně před jeho akceptací. Případně nastalé změny je pak obecně doporučeno zavčas konzultovat s poskytovatelem podpory (prostřednictvím projektového manažera CzechInvestu).
Příjemce by se měl zaměřit zejména na:
■ dodržování stanovených termínů;
■ splnění závazných ukazatelů;
■ dodržení harmonogramu;
■ dodržení rozpočtu, příp. dodržení podmínek přesunů mezi jednotlivými rozpočtovými položkami;
■ povinnost vést analytické účetnictví;
■ povinnost archivace dokumentů souvisejících s projektem;
■ zachování výstupu projektu po dobu udržitelnosti;
■ povinnost monitoringu;
■ a dodržení všech platných postupů dle jednotlivých Pravidel (příloh Podmínek).
Snahou agentury CzechInvest je umožnit žadatelům zpracovat žádost vlastními silami. Poskytují tedy dostatek informačních kanálů a také přístup zaměstnanců je velmi vstřícný. Avšak v některých případech není, i přes veškerou snahu agentury, v silách žadatele žádost zpracovat. V takových případech má možnost využít služeb jedné z mnoha poradenských společností. Na současném trhu existuje mnoho takových firem, které poskytují komplexní poradenské služby týkající se nejen zpracování žádosti, ale také dohled nad realizací projektu, včetně všech náležitostí, jako jsou výběrová řízení či povinná publicita. Při výběru takové společnosti by měli žadatelé dbát zejména odborných zkušeností zpracovatelů a také úspěšnost žádostí, které jimi byly zpracovány. Stejně jako na jiných trzích zde figurují subjekty, jež neodvedou svou práci kvalitně, ale také subjekty, které platí za zkušené dotační poradce. Je tedy důležité si danou společnost řádně prověřit, poptat více takových firem a následně provést důkladný výběr.
Dotační období pro Českou republiku se v současnosti blíží ke konci. Vzhledem k této skutečnosti intenzivně narůstá množství žadatelů, kteří chtějí touto cestou financovat své podnikání. Než je ale dosaženo kýžených výsledků a potřebná částka „přistane“ žadateli na účtu je zapotřebí absolvovat dlouhou cestou administrace. V tomto procesu je pro žadatele nejstěžejnější kvalitně zpracovat podnikatelský záměr a podat žádost se všemi patřičnými přílohami, vše v souladu s podmínkami zvoleného dotačního programu.
V období přípravy plné žádosti a všech potřebných příloh žadatelé nejvíce odstupují od projektů z důvodů potíží s financováním projektu, změnou strategie projektu, chybně promyšleného záměru či neuvedením žádného důvodu (především žadatelé v programu ICT a strategické služby). Veškerá tato pochybení vychází z nedostatečně promyšleného záměru a jiných skutečností, jež s úspěšnou realizací projektu neoddělitelně souvisí.
Hodnocení plné žádosti vč. podnikatelského záměru je oblastí nejvíce náročnou pro dotčené zaměstnance implementační agentury, která hodnotí projekt po formální stránce. Při hodnocení plné žádosti jsou nejčastějšími pochybeními žadatelů v programu ICT v podnicích chyby v metodice výpočtu závazných ukazatelů, chybné zařazení pořizovaných investičních položek do rozpočtu a nedostatečně doložené přílohy. Žadatelé v programu ICT a strategické služby se potýkají s nekorespondujícími daty v registrační žádosti a plné žádosti a dále nejčastěji chybují ve specifikaci monitorovacích ukazatelů, což jsou konkrétní termíny, k nimž jsou vykazovány dané hodnoty. Žadatelé všech programů se ve stejné míře potýkají s chybným vyplněním formuláře Finanční realizovatelnosti projektu. Klíčovou přílohou plné žádosti je podnikatelský záměr, v němž se žadatelé v programu ICT v podnicích nejvíce potýkají s obsahovou stránkou, harmonogramem a nedostatečně podrobným rozpočtem a popisem jednotlivých položek. Žadatelé v programu ICT a strategické služby vykazují nejčastěji chybný výpočet a uvedení relevantních pozic pro projekt v ročních pracovních jednotkách a chybné vyčíslení mezd. V programu Rozvoj žadatelé nejčastěji nedostatečně popisují marketingovou strategii.
V Období realizace a udržitelnosti projektu jsou klíčovými průběh výběrového řízení, povinná publicita, žádost o platbu a samotná realizace projektu, včetně žádosti o platbu. V této oblasti jsou uváděny nej častější chyby bez ohledu na program. Ve výběrovém řízení se žadatelé nejvíce potýkají s tím, že uvádí v zadávací dokumentaci konkrétní názvy obchodních názvů a značek, špatně volí výběrová kritéria a dopouští se dalších diskriminačních opatření. V rámci povinné publicity žadatelé nedostatečně informují veřejnost o tom, že jim byla poskytnuta dotační podpora. Konkrétně nejsou používány prostředky publicity jako webové stránky nebo billboard/pamětní deska. Proces Žádosti o platbu definuje jako nejčastější chyby špatně uvedenou návaznost či neuvedenou návaznost dokladů na výběrové řízení, špatně uvedený variabilní symbol, nedostatečný zápis příloh, špatné zaúčtování investičních a neinvestičních výdajů projektu či nedostatečné doložení úhrad. V období realizace a udržitelnosti projektu pak dochází nejčastěji k nedodržení termínů pro předkládání monitorovacích zpráv.
Prvním doporučením, jež bylo navrženo, je důkladné promyšlení nejen samotného projektového záměru, ale také dalších pro realizaci projektu potřebných náležitostí, jako je například finanční či personální zajištění. V průběhu přípravy dotační žádosti by pak měl žadatel postupovat dle platných pokynů a postupů, jež jsou velmi kvalitně a podrobně zpracovány v podpůrných dokumentech dostupných na webových stránkách poskytovatele podpory. Při samotném vyplňování žádosti a jiných administrativních formulářů souvisejících s projektem, je obecně doporučeno využívat služeb nápovědy aplikace eAccount. Pro radu se žadatelé a příjemci mohou také telefonicky obrátit na Zelenou informační linku o programech podpory podnikání, kde jsou připraveni zkušení odborníci poskytnout požadované informace. Aby si byl žadatel dopředu vědom, co vše ho při získání dotace čeká, je důležité, aby se dostatečně dopředu seznámil s Podmínkami tvořícími součást Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Posledním možným momentem seznámení se s obsahem Podmínek měla být doba bezprostředně před akceptací Rozhodnutí.
Někdy není v silách žadatele, kvalitně zpracovat žádost a následně také zabezpečit bezproblémový průběh realizace a splnění všech náležitostí projektu, za využití pouze vlastních kapacit. V takových případech má možnost využít služeb jedné z mnoha poradenských společností. Na současném trhu existuje mnoho takových firem. Při výběru takové společnosti by měli žadatelé poptat více firem, následně si dané subjekty řádně prověřit, a na závěr provést důkladné výběrové řízení.
CZK Czech koruna = česká koruna
CZ-NACE Klasifikace ekonomických činností (nahrazuje OKEČ)
ERDF Evropský fond pro regionální rozvoj
FRP Finanční realizovatelnost projektu
FV Finanční výkaz
IPRM Integrovaný plán rozvoje měst
MFPD Měsíční fond pracovní doby
MSP Malé a střední podniky
MU Monitorovací ukazatel/e
MV Monitorovací výbor
OLAF Evropský úřad pro potírání podvodného jednání
PC Personal computer = počítač
PŽ Plná žádost
RPJ Roční pracovní jednotky
RŽ Registrační žádost
SLA Service Level Agreement (= dohoda o úrovni poskytovaných služeb)
ZU Závazný/é ukazatel/e
ŽoPl Žádost o platbu

References: § 14
 zákona č. 218
 § 13
 Zákona č. 137
 § 18
 § 19
 §44
 čl. 8
 zákona č. 563
 zákona č. 586
 § 11
 zákona č. 563
 zákona č. 320
 zákona č. 552
 zákona č. 320
 zákona č. 552
 zákona č. 320
 §14
 Zákona č. 218
 § 14
 § 14