Source: https://es.scribd.com/doc/64007279/Guia-General-de-Auditoria-Publica-Agosto-2011
Timestamp: 2015-11-27 08:19:35+00:00

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P. 1Guia General de Auditoria Publica Agosto 2011Guia General de Auditoria Publica Agosto 2011|Views: 6.343|Likes: 44Publicado porLuis PeraltaMore info:Published by: Luis Peralta on Sep 05, 2011Copyright:Attribution Non-commercialAvailability:Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate content|Agregar a la colecciónSee moreSee lesshttps://es.scribd.com/doc/64007279/Guia-General-de-Auditoria-Publica-Agosto-201107/22/2013pdftextoriginalSectionsAUDITORÍA PÚBLICAPRESENTACIÓNOBJETIVOMARCO JURÍDICOI. ETAPAS DE LA AUDITORÍAI.1 PLANEACIÓNPLANEACIÓN GENERALCarta de PlaneaciónCronograma de Actividades a DesarrollarINICIOOrden de auditoría y Acta de inicioOficios ComplementariosPLANEACIÓN DETALLADAI.2 EJECUCIÓNFases de la EjecuciónProcedimientos y Técnicas de AuditoríaPapeles de TrabajoI.3 INFORMECédulas de observacionesInforme de AuditoríaII. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONESAspectos a considerarCédulas de seguimientoOficio de seguimientoIII. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍAIV.1 ObjetivoIV.3. Obtención de evidenciaV. ANEXOSAnexo 2
Cronograma de Actividades a DesarrollarActa de Inicio de AuditoríaAnexo 8
Oficio de Envío de Informe de AuditoríaAnexo 11
Oficio de Resultados de SeguimientoSUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTALGUÍA GENERAL DE AUDITORÍA PÚBLICA Actualizada a Agosto de 2011
AUDITORÍA PÚBLICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PRESENTACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . OBJETIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . MARCO JURÍDICO I. ETAPAS DE LA AUDITORÍA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.1 PLANEACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PLANEACIÓN GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Carta de planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . INICIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Orden de auditoría y Acta de inicio. . . . . . . . . . . . . . . Oficios complementarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PLANEACIÓN DETALLADA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.2 EJECUCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fases de la ejecución. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimientos y técnicas de auditoría. . . . . . . . . . . . Papeles de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.3 INFORME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédulas de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . II. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES. . . . . . . . . Aspectos a considerar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédulas de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . III. IV. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA. . . . . . . . . ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PÚBLICOS. IV.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IV.2 Integración del expediente con presunta responsabilidad administrativa. . . 1 1 1 1 2 2 3 3 3 4 4 4 5 6 6 7 9 11 11 12 13 13 14 14 14 15 15 16
IV.3 IV.4
Obtención de evidencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elaboración del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19 21 25 27 28 30 32 34 37 39 41 43 43 48 50 53 53 57 59 63 64 65 66
IV.5 Envío del Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..... V. ANEXOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Carta de planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . Orden de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acta de inicio de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédulas de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marcas de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédula de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de envío de informe de auditoría. . . . . . . . . . . . Informe de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédula de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de resultados de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . Cédula de supervisión de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . Cédula de supervisión de seguimiento. . . . . . . . . . . . Cédula única de auditoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modelo de informe para casos de presunta responsabilidad administrativa Formato de oficio para solicitar documentación a la dependencia o entidad auditada Formato de oficio para solicitar documentación a la Tesorería de la Federación Formato de oficio para solicitar información al Administrador Local de Auditoría Fiscal Formato de oficio para solicitar información al Registro Público de la Propiedad y del Comercio
así como la modificación del diverso el 16 de junio de 2011. conocimientos y experiencia del grupo auditor. en su caso. como un marco de referencia para garantizar su calidad y homogeneidad. y en la Procuraduría General de la República.
OBJETIVO Proporcionar el instrumento de apoyo que facilite y estandarice las actividades del trabajo de auditoría pública en la Administración Pública Federal. la formulación del Informe de presunta responsabilidad administrativa de los servidores públicos y la integración del expediente respectivo.
. Revisiones y Visitas de Inspección el 12 de julio de 2010. de la Contraloría Interna de la SFP. y de las Áreas de Auditoría Interna de los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Esta Guía General pretende orientar el desarrollo de las actividades de auditoría pública. desde su planeación hasta la presentación del informe de auditoría.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
AUDITORÍA PÚBLICA PRESENTACIÓN Con motivo de la publicación en el Diario Oficial de la Federación del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. la Secretaría de la Función Pública ha considerado conveniente actualizar la Guía General de Auditoría Pública que aplica el personal de la Unidad de Auditoría Gubernamental. Su aplicación total o parcial puede variar en función de las características del ente auditado y del juicio. así como el seguimiento de las observaciones planteadas y.
. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
I. respectivamente. Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. Revisiones y Visitas de Inspección.1
Las Normas Generales de Auditoría Pública relacionadas con la planeación y con los sistemas de control son la Cuarta y Quinta.
La auditoría pública se realiza en tres etapas y con el seguimiento a las observaciones determinadas. como se muestra a continuación:
s u p e r v i s i ó n
PLANEACIÓN GENERAL ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
se registrará en el documento denominado Cronograma de Actividades a Desarrollar. se realicen en el tiempo y forma programados. misma que contará con su visto bueno y la autorización de los Directores Generales Adjuntos de la SFP. las razones que originen las variaciones importantes. según el anexo 1. realizada para la formulación de dicho programa y. en el que también se describirán las actividades que el grupo de auditores efectuará desde el inicio hasta su conclusión.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
PLANEACIÓN GENERAL Objetivo Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar. se complementará el Cronograma de Actividades a Desarrollar con el tiempo real utilizado y. definiéndose al servidor público que fungirá como Jefe de Grupo. aspectos que se precisarán en la carta de planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar. Cronograma de Actividades a Desarrollar El tiempo programado para llevar a cabo la auditoría. del Titular del Área de Auditoría Interna del OIC. determinar los objetivos y actividades generales de la auditoría. La Carta de Planeación adicionalmente incluirá el nombre y cargo del personal participante en la auditoría. o bien. en su caso. así como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados. en el ámbito de sus respectivas competencias. según el anexo 2. Para las auditorías incluidas en los programas anuales se retomarán los resultados de la investigación previa. en su caso. Al finalizar la auditoría. quien será el responsable de su elaboración. se complementará con información actualizada.
. Es responsabilidad del Jefe de Grupo vigilar que las actividades determinadas para alcanzar el objetivo de las auditorías. Carta de Planeación La información obtenida en la investigación previa se incluirá en el documento denominado Carta de Planeación.
se elaborarán los oficios que sean necesarios para la obtención de información que permita a los auditores cumplir con el objetivo de la auditoría. con fundamento en el numeral 17 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. así como modificar el objeto o el periodo a revisar. Orden de auditoría y Acta de inicio La práctica de la auditoría invariablemente se llevará a cabo mediante mandamiento escrito que se denomina Orden de Auditoría.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
INICIO Objetivo Notificar al auditado el inicio formal de la auditoría. En el anexo 3 se incluye el modelo de orden de auditoría. mediante oficio suscrito por el servidor público que emitió la orden de auditoría o por quien lo supla en su ausencia. En todos los casos el Titular de la Unidad auditada y/o el servidor público designado para atender los requerimientos de información deberán proporcionar de manera oportuna y veraz la misma. fracción I inciso c) o fracción III del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Revisiones y Visitas de Inspección. presentar al grupo de auditores que participará en la misma. se hará del conocimiento del Titular de la Unidad Auditada. según
. en los plazos en que le sean solicitados. Se turnará copia a las instancias que en cada caso se requiera. b. Dirigirse al servidor público a quien se giró la orden de auditoría y contener el nombre y domicilio de la Unidad Auditada. Fundamentarse en el artículo 311. Lo anterior. En el anexo 4 se incluye el modelo del acta de inicio de auditoría. reducir o sustituir a los auditores. de conformidad a lo establecido en los numerales 14 y 15 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. esto conforme al numeral 18 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. Con posterioridad. Revisiones y Visitas de Inspección el cual deberá: a. Oficios Complementarios Si en la ejecución de la auditoría se requiere ampliar. e informarle los alcances y trabajos a desarrollar. Revisiones y Visitas de Inspección. con su respectiva Acta de Inicio. mismos que no deberán exceder de 5 días hábiles.
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corresponda. se sustituyen. con el señalamiento de que el oficio se hace en alcance de la orden de auditoría respectiva. inspección de documentos. registros y operaciones a las que se sujetará la auditoría. mediante el empleo. c. En un ejemplar de este oficio se recabará el sello de la unidad auditada y la firma de recibido de su Titular. se incorporan o se retiran de la auditoría y/o describir de manera concreta en qué consiste la modificación del objeto o el periodo a revisar. alcance. Citar a los auditores que a partir de la fecha del oficio. Para lo anterior se considera el análisis de la información complementaria y del estudio y evaluación del control interno. PLANEACIÓN DETALLADA Objetivo Determinar la naturaleza. entre otros. Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la Secretaría de la Función Pública conforme a las atribuciones que les confiere el Reglamento Interior de la SFP. lo que permitirá al auditor conocer el ambiente de control y el grado de confianza que podrá depositar en el concepto a revisar. d. Estar firmado por los servidores públicos de los Órganos Internos de Control. observación. oportunidad y procedimientos por aplicar para cada uno de los conceptos a revisar. La suficiencia o insuficiencia del control interno en el trabajo de auditoría se representa de la manera siguiente:
Eficiencia del control interno Mayor Menor Confianza en la información Mayor Menor Profundidad requerida en las pruebas de auditoría Menor Mayor
La comprensión del control interno se da a través de la indagación. de los siguientes métodos:
relevante y pertinente que permita al auditor conocer la situación de los conceptos revisados. debe ser cuidadoso y explícito en la formulación de sus solicitudes. para emitir una opinión sólida.
Las cuatro fases de la ejecución se describen enseguida: a) Recopilación de datos El auditor público se allega de la información y documentación para el análisis del Concepto a revisar. así como la normatividad a la que se encuentran sujetas.2
Las Normas Generales de Auditoría Pública relacionadas con esta etapa de la auditoría son la Séptima. Objetivo Obtener evidencia suficiente. La ejecución del trabajo de auditoría pública consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica y sistemática para que el auditor público se allegue de los elementos informativos necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Gráfico Consiste en la presentación de las actividades y elementos que conforman un proceso mediante gráficas y esquemas. los registros y periodicidad con que se realizan. Fases de la Ejecución Recopilar.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Descriptivo Consiste en la identificación y clasificación de las actividades de un proceso. sustentada y válida. registrar y analizar información.
I. incluidas las áreas y personal que intervienen.
. competente. Octava y Novena. Cuestionarios Consiste en la formulación de preguntas enfocadas a la obtención de información específica.
así como la fecha de firma y del compromiso para la solventación de las observaciones. Las técnicas de auditoría más comunes en el trabajo de auditoría pública son las siguientes: 1. Esta conclusión se asentará en los papeles de trabajo diseñados por cada auditor público y. en caso de determinarse irregularidades.
d) Evaluación de los resultados La evaluación de los resultados sólo es posible si se toman como base todos los elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado y sustentados con evidencia documental que pueda ser constatada. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor público que. podrá identificar en los datos e información del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias
. cargo y firma del Titular de la Unidad auditada. las disposiciones legales y normativas que se incumplen. c) Análisis de la información Consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle. comprobación y conclusión sobre los Conceptos a revisar. de los servidores públicos directamente responsables de atender las observaciones planteadas y de los auditores responsables de coordinar y de supervisar la ejecución de la auditoría. el análisis será más extenso. el monto del presunto daño patrimonial y/o perjuicio. mediante las cuales el auditor público obtiene bases sólidas para fundamentar sus conclusiones. en su caso. Estudio general.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
b) Registro de datos Se lleva a cabo en Cédulas de trabajo. así como de las partes importantes. y no basarse en suposiciones. cuyas especificaciones más adelante se detallan. se incluirán en cédulas de observaciones. en las que se asientan los datos referentes al análisis. significativas o extraordinarias que lo constituyen. Apreciación sobre las características generales del área y del Concepto a revisar. nombre. en las que se consignarán. Procedimientos y Técnicas de Auditoría Conjunto de técnicas de investigación aplicables a un Concepto a revisar. y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. las recomendaciones. Si el Concepto a revisar específico muestra irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades. basado en su preparación y experiencia. La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación directa con el resultado del estudio y evaluación de control interno.
. por su importancia. Esta técnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situación que se analiza. 4. así como el análisis de movimientos. en su caso. Examen físico de bienes materiales o documentos. Con esta técnica el auditor público puede obtener información y formarse un juicio sobre algunos hechos. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman el Concepto a revisar. por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra. Negativa: Se envían datos al confirmante y se le solicita dé respuesta sólo si está en desacuerdo con la información presentada. 2. por ejemplo. de informar de una manera válida sobre ella (autenticidad de un hecho. por lo tanto. entre otros. Esta técnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmación. operación o saldo). 6.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
que pudieran requerir atención especial. Confirmación. Indirecta. que conteste por escrito al auditor público y proporcione la información que se solicita.
Positiva: Se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la información y que emita sus comentarios. se estime conveniente hacerlos constar en acta administrativa. Esta técnica sirve de orientación. ésta se elaborará conteniendo. el análisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance. El análisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que directamente soportan un registro contable o presupuestal. datos y comentarios emitidos por servidores públicos del ente auditado. Declaración. operaciones o saldos del ente auditado y del Concepto a revisar. Obtención de la comunicación escrita de una persona independiente al ente auditado. puede realizarse mediante una solicitud de información o una comparecencia donde la declaratoria del servidor público quede asentada en un acta. movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. que consiste en el estudio de los movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados. Manifestación por escrito con la firma de servidores públicos que emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor público. Inspección. ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información sobre saldos. con objeto de cerciorarse de su existencia o autenticidad. Obtención de información. Análisis. que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y.
Investigación. los siguientes elementos:
5. Cuando ocurran eventos en el desarrollo de la auditoría y que. constituidos en unidades homogéneas y significativas. Puede ser aplicada de diferentes formas:
Revisiones y Visitas de Inspección. Motivo del acta (firma de observaciones. Certificación. de conformidad con el numeral 19.
Las actas se elaborarán en tres tantos como mínimo con firmas autógrafas. Cálculo. o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribución. Datos generales de cuando menos dos testigos de asistencia. declaraciones y/o aclaraciones. Hechos. Se entregará un tanto al servidor público del ente auditado. mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.
9. Verificación matemática de alguna operación o partida. Papeles de Trabajo La aplicación de los procedimientos de auditoría se hace constar en Cédulas de trabajo. el auditor asistirá directamente al domicilio del tercero y levantará un acta de la visita. hora y fecha del acto. de preferencia y cuando sea aplicable). así como unidad administrativa de adscripción (de quienes hayan participado en el acto de inicio. Referencia al número y fecha de la orden de auditoría. cierre de la auditoría u otros). Presencia física para constatar cómo se realiza una operación o evento. conclusión y supervisión del trabajo.
8. En este caso. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho. Observación. las cuales deben contener el soporte documental de la planeación. hecho que quedará asentado en el acta. hecho que se hará constar en el cuerpo de las mismas. Cierre y firma del acta. otro tanto se integrará al expediente de la auditoría y el tercero. ejecución. Nombre y cargo de los asistentes.
.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Lugar. los auditores actuantes nombrarán a dichos testigos. En caso de negativa. 7. de lo contrario. Mediante esta técnica el auditor público se cerciora de la ejecución de procesos. se integrará al expediente del caso con presunta responsabilidad administrativa. también se integrará al expediente de la auditoría. de proceder.
El auditor podrá realizar visitas de verificación para solicitar documentación a terceros y compararla con la presentada por la unidad auditada. fracción III del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías.
Son señales que se anotan junto a la información registrada por el auditor público para evidenciar las investigaciones realizadas. competencia. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. c) Marcas. Por lo anterior. cuya documentación deberá cubrir las características de suficiencia. se integrará al expediente que se envíe al área de responsabilidades o a la autoridad competente.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Las Cédulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera:
Cédulas sumarias: Contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e información que conforman el Concepto a revisar. Cédulas analíticas: Contienen datos e información detallada del concepto revisado y los procedimientos de auditoría aplicados. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes cédulas.
El número de cédulas a utilizar dependerá de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. La documentación original o en copia certificada que compruebe una presunta responsabilidad administrativa.
. Se sugiere que éstos se anoten con lápiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. los auditores públicos deberán contar con los sistemas de índices numéricos.10 -
. a estos documentos se les deberá dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor público. Estas claves se conocen como índices. alfabéticos o alfanuméricos que consideren más adecuados. que se anotan para cruzar los datos. siempre y cuando lleve la anotación de dónde se obtuvo y cómo se verificó la veracidad de la información en él contenida. referencias y marcas de auditoría: a) Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo. siendo de uso obligatorio y homogéneo para los auditores públicos. relevancia y pertinencia. En lo general. a excepción de aquéllos que sustentan las observaciones. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. b) Referencias. hacen referencia a las cédulas analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado. sin que en ella se efectúen anotaciones. En el anexo 5 se mencionan los requisitos mínimos que deben contener las Cédulas de trabajo. Si llegan a utilizarse reportes y resúmenes elaborados por las áreas revisadas. Lo importante es el ordenamiento lógico que se les dé dentro de los expedientes de auditoría y la anotación de la conclusión a la que se llegó. basta con dejar marcas en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados.
Su objetivo es emitir la opinión general o juicio respecto de la situación de los conceptos auditados. b) Estar completas y suficientemente detalladas. e) Ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora. Los papeles de trabajo y demás documentos que se hayan generado u obtenido formarán parte del expediente de auditoría. marcas. a manera de ejemplo. de tal manera que permitan su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad. d) Ser pulcras. su Reglamento. Las reglas generales para la elaboración de las Cédulas de trabajo son: a) Identificar el concepto a revisar. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y demás ordenamientos legales que sobre el particular se expidan. deben integrarse en legajos ordenados de manera lógica.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Para efectos de esta guía. legibles y ordenadas lógicamente. iniciales y rúbricas del auditor público que la elaboró y del Jefe de Grupo como evidencia de la supervisión que realizó. antes de su presentación formal en el informe de auditoría. se relacionan las marcas más comunes en el trabajo de auditoría pública. con el fin de evitar la alteración de su contenido. cruces. preferentemente se integrará en un legajo específico. I. la fecha de elaboración de la cédula. referencias y notas. La documentación que por sus características se clasifique como confidencial o reservada.
. lo importante es que desde el inicio de la auditoría el auditor público señale su significado al calce de su cédula o en una cédula de marcas. apoyada en la evidencia obtenida.
Cédulas de observaciones La presentación de las observaciones a los responsables de la operación revisada y de la unidad auditada se llevará a cabo en reunión. con un índice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. c) Contener fuentes de información.11 -
.3 INFORME
La Décima Norma General de Auditoría Pública se refiere al Informe. en el anexo 6. en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. así como dar a conocer los resultados del trabajo desarrollado.
El informe de auditoría debe contener la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública y aplicado los procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. podrá concertar con los servidores públicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solución a las situaciones observadas y a la problemática esencial que las ocasiona. a través del documento denominado Informe de Auditoría. la Unidad de Auditoría Gubernamental y la Contraloría Interna de la SFP. Si en el curso de la auditoría se detectan presuntas responsabilidades de tipo administrativo y/o penal. se procederá a elaborar el Informe de presunta responsabilidad administrativa y a integrar el respectivo expediente.12 -
. en el ámbito de sus respectivas competencias. La importancia de la cédula de observaciones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemática detectada. Dicho informe se genera en dos tantos originales. elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas. Revisiones y Visitas de Inspección. mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado. así como de personal con atribuciones para tomar decisiones. junto con los originales de las cédulas de observaciones. La discusión permite al auditor público tener plena confianza y solidez en los planteamientos detallados en las cédulas de observaciones. las autoridades de los Órganos Internos de Control.
Informe de Auditoría Una vez firmadas las cédulas de observaciones por los responsables de su atención o sustentadas con el acta correspondiente en caso de negativa.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
En dicha reunión se solicitará la participación del personal involucrado en los hallazgos determinados. Asimismo. así como a los demás servidores públicos que en cada caso se requiera. de los cuales uno se entrega al auditado con copia simple de las observaciones firmadas. obteniendo en su caso. (Numeral 20 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. En el anexo 7 se presenta el modelo de la cédula de observaciones. del origen de la misma y de las recomendaciones para su solución. al Titular de la dependencia o entidad. darán a conocer los resultados determinados en la auditoría al Titular de la unidad auditada. Para la formulación del informe se estará a lo establecido en el numeral 21 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. Revisiones y Visitas de Inspección).
respectivamente. b) Fortalecer la comunicación con la unidad auditada para llevar a cabo un seguimiento permanente de las observaciones determinadas. Aspectos a considerar Para el seguimiento de las observaciones referido en el numeral 23 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones para la Realización de Auditorías. con objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias. las recomendaciones propuestas en las cédulas de observaciones. II. los auditores públicos recopilarán y registrarán datos.
. d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones. competente. las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cédulas de observaciones de los informes emitidos en auditorías anteriores e informar el avance de su solventación. asimismo. hasta su solventación. en los términos y plazos acordados.13 -
. se recomienda: a) Comprometer al Titular de la unidad auditada en la atención de las recomendaciones. Objetivo Verificar que las unidades auditadas atiendan. en tiempo y forma. analizarán la información y evaluarán los resultados. en términos generales. aplicarán los procedimientos de auditoría que consideren necesarios para contar con la evidencia suficiente. c) Promover que la unidad auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones. se refiere a: La revisión y comprobación de las acciones realizadas por el auditado para atender. Revisiones y Visitas de Inspección. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES
La Onceava Norma General de Auditoría Pública se relaciona con el seguimiento de las recomendaciones para la atención de las observaciones y. Con el fin de que la instancia de control pueda orientar los seguimientos.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
En los anexos 8 y 9 se presentan los modelos de oficio de envío y del Informe de auditoría. pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones.
El éxito. En el anexo 10 se incluye el modelo de las cédulas de seguimiento. Por esta razón se ha elevado a la categoría de
. se estará a lo dispuesto en el numeral 23 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías.
Oficio de seguimiento Una vez comentadas las cédulas de seguimiento. ya que teniendo una adecuada supervisión es posible controlar y reforzar las actividades que se realizan en ella. Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental o de la Contraloría Interna de la SFP.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
e) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones. se informarán los resultados determinados en el seguimiento al Titular de la unidad auditada y a las instancias que en cada caso se requiera. mediante oficio girado por el Titular del Órgano Interno de Control.
Cédulas de seguimiento Las cédulas de seguimiento hacen referencia al avance en la atención de las observaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por la unidad auditada permitieron la solución de la problemática. anexando para tal efecto las cédulas de seguimiento. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
La Sexta Norma General de Auditoría Pública establece que la supervisión deberá realizarse desde los trabajos de la planeación hasta la conclusión de la auditoría. Revisiones y Visitas de Inspección. En el anexo 11 se incluye el modelo del oficio de seguimiento. efectividad y calidad de una auditoría dependen en gran medida de la supervisión y conocimiento que se le den a la misma en todos los niveles jerárquicos. se incluirá también el nombre y la firma del auditor público que realizó el seguimiento y del Jefe de Grupo. Las cédulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable de la unidad auditada.14 -
. Para la elaboración de las cédulas de seguimiento. III.
tramitar el procedimiento al que se refieren los artículos 19.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
norma. IV. revisiones. relevante y pertinente.1 Objetivo Proporcionar un marco de referencia que facilite y estandarice la elaboración de los informes de presunta responsabilidad administrativa de servidores públicos en todos sus apartados. d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva. además de obtener evidencia suficiente. la cédula única de auditoría. f) Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos de auditoría. con la evidencia documental que soporte la irregularidad detectada y disponer de los elementos indispensables para dar vista a las autoridades competentes y que éstas puedan. b) Buscar que el desarrollo de las auditorías se logre con la máxima eficiencia. esta Guía es aplicable para aquellos casos de presunta responsabilidad que se determinen en las auditorías. e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría. ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PÚBLICOS
IV. 20 y 21 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y resolver en su oportunidad lo conducente. La supervisión persigue los siguientes objetivos: a) Incrementar la calidad de las auditorías. g) Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar las irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia. visitas de inspección o en el seguimiento de las observaciones que practiquen los Titulares de los Órganos Internos de Control y de
. en función de los objetivos planteados.15 -
. c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública. Por lo anterior. En los anexos 12 y 13 se encuentran los formatos de cédulas de supervisión de auditoría y de seguimiento. conforme a sus facultades. competente. así como para la debida integración del expediente. a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las funciones de auditoría pública. y en el anexo 14. eficacia y economía. en apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable. a través de la revisión constante del trabajo del auditor público.
Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera. tal como: documentos presupuestarios. Aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría que se consideren necesarios. de conformidad con los numerales 25. eficacia. así como el personal de la Unidad de Auditoría Gubernamental y de la Contraloría Interna de la SFP. Papeles de Trabajo. legales y de operación que se involucren con el proceso revisado y se relacionen directamente con la irregularidad. IV. de resultar procedente. es reunir los elementos de juicio que soporten las irregularidades detectadas de acuerdo al caso específico. Tratamiento de Irregularidades. actuando siempre con estricto apego a las disposiciones jurídicas. a efecto de integrar debidamente el expediente de presunta responsabilidad. ante los órganos de procuración de justicia. al igual que el resto de la Guía. en su caso.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Auditoría Interna en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y en la Procuraduría General de la República. Séptima. este apartado contiene elementos de carácter enunciativo más no limitativo. Octava. con cuidado y diligencia profesional en la selección de pruebas y evidencias. a través de la unidad administrativa facultada para tal efecto. en tiempo y forma. Lo anterior.2 Integración del expediente con presunta responsabilidad administrativa
Objetivo: Obtener y ordenar de manera cronológica la evidencia documental relacionada con los hechos y las irregularidades determinadas.
Referencia Actividad Realizar las gestiones necesarias para la obtención de toda la evidencia documental. eficiencia y confidencialidad. tales como: inspección física. con la máxima diligencia. Revisiones y Visitas de Inspección.16 -
. y. documental y testimonial. contables. con estricto apego a las atribuciones y facultades que tienen conferidas en los ordenamientos legales correspondientes. se denuncien los actos u omisiones de los servidores públicos que puedan ser susceptibles de reproche penal. administrativos. y Novena.
. por lo que los auditores comisionados realizarán todas las acciones que consideren necesarias en relación al trabajo de auditoría y de acuerdo al caso específico. cuyo objetivo prioritario. a iniciar el procedimiento administrativo de responsabilidades. La debida integración y remisión del informe de presunta responsabilidad permitirá que la autoridad competente tramite y resuelva. Es importante mencionar que. 26 y 27 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. Evidencia. al contar con elementos suficientes que conlleven. Cuidado y Diligencia Profesionales.
con el fin de evitar la alteración de su contenido. o bien. por lo que éstos deberán ser idóneos para relacionarse con los hechos que dieron origen a las irregularidades detectadas. sin que en ella se efectúen anotaciones. referencias. e invocar el fundamento legal aplicable. Las cédulas deben ser elaboradas con bolígrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora. considerando que los documentos. deben contener el nombre. se indique que el documento que se certifica es copia fiel del original que se tuvo a la vista.1   Quien realice la certificación se encuentre facultado para tal efecto en la ley o reglamento respectivo. los documentos certificados deberán obtenerse mediante oficio emitido por el área o ente auditado. Papeles de Trabajo. sin perder de vista que los auditores que firman las cédulas hayan sido incluidos en la orden de auditoría.17 -
. Tratamiento de Irregularidades. asimismo.
Tratándose de certificaciones realizadas por Fedatario Público. título o rubro revisado. Normas Generales de Auditoría Pública: Novena. La documentación que compruebe una presunta responsabilidad administrativa. Elaborar las cédulas sumarias y analíticas necesarias para la integración de los importes. fuente de datos y conclusiones.
. institución bancaria o terceros. y se integrará al expediente que se envíe a las áreas competentes. deberá estar necesariamente vinculada con los actos u omisiones considerados como irregulares y relacionados con la hipótesis normativa (disposición jurídica aparentemente violentada). Normas Generales de Auditoría Pública: Octava. permiten probar o confirmar algo.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad Analizar y estudiar los documentos que conformarán el expediente. En la leyenda de certificación. será indispensable que: 2. Para el caso en que se requieran copias certificadas de la documentación. en el oficio de ampliación de auditores comisionados. cifras y datos que faciliten la identificación de la documentación e información que integra el expediente. cargo y firma de quien la elaboró y supervisó. contar con fecha de elaboración. marcas y su significado.
conforme se fueron desarrollando los hechos. lineamientos y procedimientos internos transgredidos.. En caso de que el expediente sea voluminoso. para lo cual será necesario colocar una etiqueta al frente de la portada de cada uno de los legajos que incluya la referencia. mismos que deberán ser identificados con separadores debidamente rotulados. invariablemente. incluirlos como anexo 4. Incluir copia de los artículos de las leyes. vigentes en la época en que se suscitaron los hechos mismos que deberán estar relacionados con los actos u omisiones que propiciaron la(s) irregularidad(es).1
6. políticas. del servidor público presunto responsable. en copias certificadas que acredite fehacientemente la
. Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. orden de auditoría (2) y acta de inicio de auditoría (3). clasificarla en la cédula de respectiva.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad Ordenar de manera cronológica la evidencia documental que soporta la irregularidad. Evidencia. se propone incluir no más de quinientas fojas a cada uno de ellos. cada uno de los cuales constituirá un anexo (se enumerarán con dígitos arábigos). deberán corresponder a los antecedentes de creación de la entidad (incluyendo sólo aquellos datos relevantes de la misma). Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. deberá existir un documento que confirme fehacientemente que dicha normatividad fue hecha del conocimiento. 2 y 3. Los anexos 1. 5 En el caso de los manuales de organización y de políticas y procedimientos o cualquier otra normatividad en la que se establezcan obligaciones a los servidores públicos. reducción o sustitución de auditores comisionados. por ejemplo: de 1 de 3. Evidencia. es decir. 6. Evidencia. manuales. y Octava. o en su caso.2
6. marco jurídico de la dependencia.4 Integrar en el último anexo del expediente la documentación solicitada a la Unidad Administrativa de personal. entidad o Procuraduría General de la República (1). Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. etc.18 -
6. Integrar el expediente por bloques de documentación. de tal forma que la autoridad correspondiente cuente con la evidencia suficiente que soporte la(s) irregularidad(es).3
. En caso de contar con oficios de ampliación. Papeles de Trabajo. 2 de 3. éstos deberán estar publicados en el Diario Oficial de la Federación. estatutos orgánicos. identificando su orden y el total de legajos que lo conforman. y agregar el título con el que se identifique el asunto. Incluir tantos anexos como se considere necesario. 3 de 3. oportunamente. agregando las actas de hechos o informe respectivo. y posteriormente. reglamentos.
iniciando la numeración a partir del anexo 1. obtener de los servidores públicos involucrados constancias por escrito de las actividades realizadas u omitidas y relacionadas con la irregularidad. En su caso. último domicilio registrado. registro federal de contribuyentes con homoclave.3. se deberán aportar todos aquellos elementos probatorios documentales. (El foliado se realizará a lápiz cuando se envíe para revisión y a tinta cuando se envíe en forma definitiva a las áreas correspondientes). elaborando el acta correspondiente a cada servidor público cuestionado. que demuestren las irregularidades señaladas en el informe. tipo de contratación (base y confianza).
IV. Obtención de evidencia
Objetivo: Obtener la documentación soporte que acredite los actos irregulares
Referencia Actividad El auditor debe conocer.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad calidad de servidor(es) público(s) de aquellas personas físicas que resulten presuntos responsables. y que hubieran sido detectadas con motivo de las auditorías. correspondientes a la época en que se presentó la irregularidad). CURP. en su caso. movimientos internos de personal (altas y bajas. es decir. tal comparecencia deberá hacerse ante persona facultada para recibir la declaración. determinar la(s) presunta(s) responsabilidad(es) administrativa (as) por actos u omisiones atribuibles a servidores públicos. En caso de hacer constar hechos donde el servidor público reconozca actos u omisiones objeto de la irregularidad. Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta. hacer constar tales hechos en
. documentos con los que se evidencien las conductas atribuibles a los servidores públicos considerados como presuntos responsables por los actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad aplicable. contrato. percepciones a la fecha de los hechos. Sistemas de Control Interno. 1. analizar y evaluar los sistemas de control interno mediante una exhaustiva revisión de los procesos operativos en los que se haya(n) encontrado alguna(s) posible(s) irregularidad(es) y.19 -
. tales como: nombramiento. 7 Verificar que no se omita ningún folio. o en su caso. Evidencia. Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. actas de gobierno en las que conste la designación. En la integración del expediente de presunta responsabilidad administrativa. credencial o identificación del centro de trabajo (vigente a la fecha en que ocurrió la irregularidad). Foliar consecutivamente todos los documentos anexos al expediente.
fecha y hora de inicio. Obtener copia de la identificación de las personas que intervienen en el acta.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad forma cronológica. La designación. volúmenes o cifras exactas.20 -
. Para los casos en que exista la necesidad de instrumentar actas de hechos: El acta es un documento público elaborado por el personal comisionado o habilitado para hacer constar en forma circunstanciada los hechos. por el contrario deberán estructurarse de tal forma que conlleven a obtener respuestas que proporcionen manifestaciones espontáneas. si no fuera posible recabar copias certificadas. en la que deberán constar cantidades. se ostente
. 3 En el caso de documentos públicos la documentación debe recabarse en copia certificada en atención a que las copias simples pueden objetarse en cuanto autenticidad o exactitud. En caso de que alguna de las personas que intervienen en el acta. Identificación de los auditores. especificando que la misma fue cotejada con el original y transcribir su contenido en un acta que deberá ser firmada por el particular facultado. La designación de los testigos realizada por la persona con quien se entiende la diligencia o en su caso. Evidencia. Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. en primera persona y no como narración de los auditores. Dicho documento deberá cumplir los requisitos formales siguientes:   4      El lugar en que se lleva a cabo. Datos de la orden de auditoría o documento que legitime las actuaciones de los servidores públicos. éstas no deben contener respuestas cerradas (“si” y “no”). asentando los datos de la credencial que lo identifica. En caso de formular preguntas. Evidencia. Normas Generales de Auditoría Pública: Séptima. asentando los datos de las credenciales oficiales que los acreditan. actos u omisiones observados durante el desarrollo de una auditoría. nombre y cargo de la persona con quien se entiende la diligencia. las que deberán contener la firma de cada uno de ellos. obtener de los terceros involucrados aquellos documentos y evidencias que sustenten la irregularidad y dejar constancia de éstas mediante el (las) acta(s) respectiva(s). De ser factible. por el personal comisionado. obtener copia simple. mediante los procedimientos que se consideren necesarios y en apego a las atribuciones y facultades que rigen el trabajo de auditoría. si se trata de documentos privados provenientes de terceros (también particulares).
y Séptima. quienes tendrán distintos grados de participación. Normas Generales de Auditoría Pública: Tercera. Proemio Antecedentes de la auditoría Hechos Presunto daño patrimonial y/o perjuicio Presuntos responsables y precisión de las irregularidades Conclusiones del informe
. se sugiere que éstas se estampen también en el espacio correspondiente para la firma.    Mencionar en el cuerpo del Acta que la misma fue leída en presencia de quienes intervinieron en ella.21 -
. de acuerdo con el modelo de informe del apéndice de esta guía. Obtener las firmas de todos y cada uno de los que en ella intervengan. como mínimo. los siguientes apartados: 1 I.4. III. IV. clara. considerando que la responsabilidad administrativa puede ser atribuida a una o más personas. V. Elaboración del informe. congruente y precisa la información relativa a todos y cada uno de los apartados que conforman el informe. Evidencia.
Referencia Actividad Elaborar el informe de manera cronológica. de acuerdo a las funciones inherentes al empleo. II. Objetivo: Describir de manera cronológica. clara. el cual deberá incluir. poner a la vista el documento que acredite fehacientemente tal carácter. VI. Con la finalidad de identificar a quién corresponden las rúbricas contenidas en el acta. deberá solicitarse preferentemente en copia certificada. Cuidado y Diligencia Profesionales. cargo o comisión.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad como representante legal o apoderado de una persona moral.
Identificar a los servidores públicos presuntos responsables por actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad que resulte aplicable. concisa y congruente. a los servidores públicos que en ejercicio de sus funciones hayan omitido la revisión o autorizado tales actos. posteriormente. precisa. de conformidad con las disposiciones aplicables. de tal forma que los actos u omisiones sean debidamente narrados y soportados con la evidencia documental que los acredite. atendiendo en primer término a aquellas personas que directamente hayan ejecutado los actos u omisiones y.
Referencia Actividad IV.
así como los correspondientes a la orden y acta de inicio de auditoría. Cada vez que se mencione un documento se citará el anexo y las fojas donde se
. el periodo en que se suscitaron los actos u omisiones de los servidores públicos que dieron origen a la irregularidad (incluyendo la fecha exacta). fundamento legal.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad VII.22 -
. funciones y atribuciones. Indicar la fecha y forma en que se comunicó al Titular de la unidad auditada. en su caso. fecha de constitución. objetivos. estableciendo en forma precisa y sintetizada: el periodo de revisión en que se llevó a cabo la auditoría. Datos de los auditores que elaboraron el informe
Indicar en el Proemio del informe. 3. para el caso de entidades. objetivo de la misma. describiendo los siguientes aspectos: 1. citar los datos del documento con el que se informó al titular de la unidad auditada dicha circunstancia (oficio e informe de auditoría en donde se hizo mención). nombre y cargo del servidor público que recibió la orden y atendió la visita. Fecha. y. los datos relativos a las modificaciones del personal comisionado (ampliación o sustitución). y nombre y cargo de quien expidió la orden. en su caso. especificando la consecuencia. Fecha y número de la orden de auditoría. para lo cual deberá levantarse el acta de inicio de auditoría. asegurándose que éste cuente con facultades para tal efecto. Antecedentes de la dependencia o entidad auditada. el daño. perjuicio o riesgo al que se expuso el patrimonio de la dependencia. entidad o Procuraduría General de la República. tales como: datos de su legal existencia. y. 2. 4. el inicio de la práctica de la auditoría. reducción o sustitución del personal de auditoría en la comisión. mencionando el nombre y cargo del servidor público con quien se entendió la diligencia. En caso de ampliación. los nombres completos de los auditores designados en la orden de auditoría que rinden el informe. 5. En el apartado de Antecedentes de la auditoría se mencionarán los datos de la dependencia o entidad auditada. nombre del servidor público al que se dirigió.
enunciando todos los documentos integrados en el expediente. presupuestales. Normas Generales de Auditoría Pública: Quinta. en su caso. y Octava. detallada y cronológica todas y cada una de las acciones que tengan relación directa o indirecta con la irregularidad. las cuales deberán ser suficientes. tiempo y lugar (qué. describiendo detalladamente cómo se cuantificó y con base en cantidades. relatar en forma clara. Con base en la evidencia documental obtenida.23 -
. determinar si se obtuvo un beneficio indebido. balanzas de comprobación. Papeles de Trabajo. En cada acción se deberán mencionar las circunstancias de modo. indicar el monto del Presunto daño patrimonial y/o perjuicio. registros contables.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad localiza dentro del expediente. Octava. Normas Generales de Auditoría Pública: Primera. Sistemas de Control Interno. Sexta. Evidencia. y Novena. Papeles de Trabajo. Mencionar el nombre. cómo. Séptima. cargo y área de adscripción de los servidores públicos que participaron en los hechos irregulares. Quinta. pertinentes y por ende contundentes. tal como se aprecia en el apéndice de esta guía. Evidencia. indicando los números y denominaciones de las cuentas y partida(s) presupuestal(es) afectada(s). puntualizando que debe existir un nexo entre el documento observado. En su caso. sin conjugarlos. de resultados. quién. con la finalidad de que los hechos puedan ser confirmados y la conducta irregular acreditada. mismo que deberá ser debidamente cuantificado. la conducta irregular y el precepto legal transgredido). Sistemas de Control Interno. Para la narración del apartado de Hechos deberá atenderse a la documentación relativa a las pruebas obtenidas. relevantes. Independencia. idóneas. auxiliares contables. Perjuicio: Es la privación de cualquier ganancia lícita que debiera haberse obtenido
. documentado y acreditado contablemente (estados financieros. volúmenes o especificaciones de las operaciones relacionadas con las irregularidades.) Daño patrimonial: Es la pérdida o menoscabo sufrido en el patrimonio del Estado por la falta de cumplimiento de una obligación. Señalar las irregularidades sin perder de vista cuál era el deber jurídico de obrar. En el apartado de Presunto daño patrimonial y/o perjuicio se debe mencionar el monto del daño y/o perjuicio ocasionado por el o los actos u omisiones de los servidores públicos de la dependencia o entidad auditada. Séptima. Tratamiento de Irregularidades. especificando si el acto irregular fue de acción u omisión. Supervisión del Trabajo de Auditoría. y. etc. cuándo y dónde se hizo o se omitió hacer).
se hará mención de que con dicha afectación se registra el presunto daño patrimonial debido a que corresponden a partidas de naturaleza deudora (de gasto) registradas en cuentas del estado de resultados y por lo tanto disminuyen el patrimonio de la dependencia o entidad. sino por servidor público y en atención al periodo de que se trate. inventarios. así como la temporalidad. se describirá la conducta (acto u omisión en que incurrió) del servidor público debidamente probada.. Ambos supuestos pudieran presentarse en detrimento de la dependencia o entidad. especificar las bases para la cuantificación y exponer las operaciones y referencias para llegar al monto atribuido. En el apartado de Presuntos responsables es importante especificar la conducta presuntamente atribuible a cada uno de los involucrados. 7 En el apartado de Precisión de las irregularidades redactar todas y cada una de las irregularidades determinadas. ya sea administrativa o penal. mencionar las disposiciones contables específicas aplicables para su registro en cuentas de resultados. Se recomienda presentarlos en un cuadro con dos columnas: 6 En la columna del lado izquierdo se identificará el nombre completo del servidor público. etc. anexando las disposiciones del caso). Dejando clara evidencia de que la conducta del servidor público tuvo como efecto una irregularidad. cargo y área de adscripción vigente a la fecha en que ocurrieron los hechos. los cuales deberán ser congruentes con la documentación que soporte la irregularidad. ya que una irregularidad pudo haber sido realizada por uno o varios servidores públicos. no sólo de manera general y por año. etc. el cual se presenta en el estado de situación financiera.) se deberá mencionar que dicha cuenta se encuentra excedida en el monto correspondiente al presunto daño patrimonial y que éste se registrará en cuentas de resultados una vez que se materialice (cuando se defina la incobrabilidad de la cuenta por cobrar. c) En caso de que el monto de la irregularidad se encuentre reflejado en alguna cuenta del estado de situación financiera (cuentas por cobrar. b) En aquellos casos que la irregularidad se refiera a gastos o adquisiciones improcedentes registradas o reflejadas en cuentas de costos o gastos. así como el periodo en que se cometió la irregularidad.24 -
Referencia Actividad con el cumplimiento de la obligación. En la columna del lado derecho. congruente y concisa aún y cuando se
. cuando se venda o consuma el bien. de manera clara. Con base a la descripción del registro contable efectuada en el apartado de Hechos se mencionará lo siguiente: a) Delimitar el importe del presunto daño patrimonial o perjuicio causado.
IV. Realizar en el apartado de Conclusiones del informe una síntesis del informe. del OIC ó de la Contraloría Interna de la SFP. el Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental. desde el inicio de elaboración de dicho informe.25 -
. el nombre del servidor público. lo presentará de manera oficial al área de responsabilidades competente. En caso de requerirse el auxilio. Mencionar en cada irregularidad. Envío del informe
Objetivo: Entregar el informe de presunta responsabilidad administrativa al Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental o al Titular del OIC.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Referencia Actividad describan en el capítulo de hechos. su opinión y en su caso asesoría no vinculante para la elaboración de dicho informe. mediante oficio lo remitan a las áreas competentes. conforme al (Numeral 25 de las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías. Insertar al final del documento nombre. cuidando que las irregularidades y los montos que ahí se citen. correspondan a los mencionados en todos los apartados del informe. el presunto daño patrimonial y/o perjuicio ocasionado. el Titular de la Unidad de Auditoría Gubernamental. Para la elaboración del informe de presunta. éstas designarán un servidor público como asesor. resaltando las irregularidades. del OIC ó de la Contraloría Interna
. de las áreas de responsabilidades de los Órganos Internos de Control o de la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. el auditor responsable se podrá auxiliar del Área de Responsabilidades de los Órganos Internos de Control. 2 Si derivado del análisis del informe y expediente de presunta responsabilidad administrativa se identificaran conductas presumiblemente constitutivas de delito. a efecto de que brinde asesoría no vinculante al auditor responsable. según corresponda. los preceptos legales y normatividad transgredidos. se podrá auxiliar de la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la SFP. Revisiones y Visitas de Inspección). a la Dirección General Adjunta de Responsabilidades e Inconformidades. para que.5. cargo y área de adscripción. al Titular de la Contraloría Interna de la SFP. en el ámbito de competencia de esta última. En el caso de la Unidad de Auditoría Gubernamental. incluir su rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen. hasta su conclusión. la Dirección General Adjunta de Auditoría podrá solicitar para la elaboración de los informes de presunta responsabilidad administrativa. En el caso de la Contraloría Interna. así como los preceptos legales y normatividad interna infringida. Una vez concluido el Informe de presunta responsabilidad administrativa y el expediente respectivo. cargo y firma de los auditores que elaboraron el informe. o bien. quienes en el ejercicio de sus atribuciones. además. tramitarán y resolverán lo conducente.
Referencia Actividad de la SFP. En su caso. solicitarán la opinión de la Unidad de Asuntos Jurídicos de la SFP. según corresponda. realizará las acciones que corresponda en términos de las disposiciones aplicables.
ya que deberán ajustarse a las necesidades o circunstancias de cada auditoría. los Titulares de los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y en la Procuraduría General de la República. atendiendo a sus atribuciones y a sus disposiciones internas. quienes los utilizarán con las adecuaciones pertinentes.
Los formatos que se presentan a continuación deberán considerarse enunciativos más no limitativos. Dichos formatos y sus instructivos están diseñados para el uso en las auditorías practicadas por el personal de la Unidad de Auditoría Gubernamental. así como los Titulares de las Áreas de Auditoría Interna y la Contraloría Interna de la Secretaría de la Función Pública.
7. atraso en el registro o desarrollo de funciones. 8. 5. Nombre completo del personal asignado a la auditoría. resultados más importantes de auditorías anteriores. Alcance general referido al ejercicio o periodo y Concepto a revisar.
Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeación (Directores Generales Adjuntos de la SFP. antigüedad de las operaciones. su estructura.del OIC. Antecedentes de la Unidad Auditada. Nombre de la Unidad Auditada. 9. información financiera y presupuestaria. con la descripción de: objetivo del área. en su caso. preciso. Número de la auditoría que se practica. las iniciales de su nombre. así como los demás elementos que permitan al auditor público tener un conocimiento general antes de iniciar la auditoría. medible y alcanzable. de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas.
14. ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC. actitud del personal auditado. Objetivo de la auditoría. Descripción
. Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores públicos para la ejecución de la auditoría como pueden ser: especialidad de las operaciones.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 1 Carta de Planeación Instructivo de llenado
Identificador 1.
6. 13. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo de auditorías –detallado. Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeación. 12. con excepción de las auditorías no programadas. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeación. marco legal aplicable.
10. actividades que realiza. firma y rúbrica para identificar sus papeles de trabajo. según sea el caso. el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo de Auditorías.
. Nombre del ente correspondiente. Fecha de elaboración de la carta de planeación. De ser necesario se justificarán las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores públicos. La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditoría en el tiempo y con el personal asignado y. 4. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro. para reducir el efecto de la problemática que pudiese incidir en la ejecución de la auditoría. distribución física de las áreas de trabajo. principales políticas y funciones. en el ámbito de sus respectivas competencias). 3.
Autorizó (14) Nombre y firma
. CARTA DE PLANEACIÓN Ente: (1) No.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
OIC. UAG ó Contraloría Interna de la SFP. de auditoría (2) Unidad Auditada (3) Fecha: (4)
Clave de programa y descripción de la auditoría (5) Antecedentes (6) Objetivo (7) Alcances (8) Problemática (9) Estrategia (10) Personal Comisionado (11) Nombre iniciales Firma Rúbrica
Elaboró (12) Nombre y firma
Visto Bueno (13) Nombre y firma
dentro de cada una de sus etapas. 3. la segunda. Mes al que se refieren las actividades. 8. por cada actividad. 13. Estos renglones se refieren. ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC. mismas que sirven de referencia para identificar quién es el responsable de cada actividad. al tiempo en que se estima llevar a cabo una actividad y. Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma.Anexo 2 Cronograma de Actividades a Desarrollar Instructivo de llenado En este documento se representa de manera gráfica la programación y cumplimiento de las actividades de auditoría. en el ámbito de sus respectivas competencias). Totales de días programados y de días utilizados. en primera instancia. de la auditoría. Número de la auditoría que se practica. 15. Nombre de la Unidad Auditada. 6. al tiempo real en que se realizó. Totales de días programados y de días utilizados. 2. según sea el caso. Descripción
Identificador 1. 4. respectivamente. 11. 5. Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (Directores Generales Adjuntos de la SFP.del OIC. Iniciales y nombre de los auditores públicos comisionados. Iniciales de los auditores a los que se les asignó la actividad. Nombre del ente correspondiente. Descripción de las actividades. 7.30 -
. Su llenado se realiza rellenando los cuadros de días y actividades con los formatos de sombreado mostrados en la parte inferior izquierda del formato. Número consecutivo de las actividades. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma. 10. respectivamente. de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de Auditorías o el número que le corresponda tratándose de auditorías no programadas. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo de auditorías –detallado. 9. 12.
. (8) T M es :
No. UAG ó Contraloría Interna de la SFP 1 Cronograma de Actividades a Desarrollar Área por Auditar: (2) Clave del programa y descripción de la auditoría (4) No. (6) Actividad (7) Aud.OIC. de auditoría: (5)
Sábados y Domingos Asueto Estimado
E (9) R (9) E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R (11) (11)
Estimado: Real:
Iniciales del auditor que realiza la actividad
T: E: R:
Tiempo Estimado Real
(13) Elaboró
(14) Vo.
(15) Autorizó
Nombre. de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP. alcances de la auditoría y periodo por revisar. Objeto. ó de quien lo supla. Nombre y cargo del servidor público a quien se dirige la orden y el domicilio donde se ubica la Unidad Auditada. Nombre y firma del Titular de OIC. 7. Número de la auditoría. 6. 2. cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia de la orden. 9. 8. Personal comisionado en la auditoría. UAG ó Contraloría Interna de la SFP.32 -
Anexo 3 Orden de Auditoría Instructivo de llenado
Identificador 1. 3. 5. Localidad y fecha de elaboración de la orden de auditoría. con la indicación de la persona designada como Jefe de Grupo y del Coordinador de la auditoría. Normatividad federal en la que se fundamente la emisión de la orden de auditoría. 4. Nombre del ente correspondiente. Descripción
. dependiendo del ente a auditar.
a quienes se servirá proporcionar los libros principales y auxiliares. Auditores Públicos: (6) . la cual se practicará a: (7) y abarcará el periodo (7).33 -
. Para tal efecto se servirá proporcionar a los CC. UAG ó Contraloría Interna de la SFP (1) ORDEN DE AUDITORÍA NÚMERO (2)
(3) Asunto: Se ordena la práctica de auditoría (4) Presente Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable. reportes. se le notifica que se auditará esa unidad administrativa en sus áreas o cualquier otra instalación. (9)
. así como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecución de la auditoría. (8)
c.c.OIC.p. y con fundamento en lo dispuesto por (5) . correspondencia y demás efectos relativos a sus operaciones financieras.
Atentamente. registros. presupuestales y de consecución de metas que estimen necesarios.
Contiene los datos a detalle de las circunstancias. 3. incluyendo el folio de la foja siguiente. Ejemplo 7. La leyenda quedará al centro del último renglón y. el resto de éste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja. Orden 200 Año 03 Consecutivo 001 Folio 20003001
Al finalizar una hoja. el que corresponderá al folio. 4.
El acta de inicio se levanta en dos ejemplares. Dos dígitos siguientes los dos últimos dígitos del año. Ejemplo: ---------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------De la misma manera. Con objeto de hacer ilustrativa el Acta de Inicio de Auditoría.
9. documentos y personas que intervienen en el acto. Se recomienda un folio de 8 dígitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha: Primeros 3 dígitos: número de la orden de auditoría. centrado y. Menciona quiénes intervienen en el acto y el objetivo del mismo. Últimos 3 dígitos: un número consecutivo de tres dígitos. Describe. Ejemplo: --------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------------
8. en caso de que el texto quede a la mitad del renglón. tanto a la izquierda como a la derecha. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.. 2. se incluyen los aspectos por describir. contendrá la leyenda “Viene del folio”. 5.. en su apartado de hechos. las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye su cierre.. el último renglón deberá hacer referencia a la foja que continúa. El acta se transcribe a renglón continuo y. el primer renglón del folio siguiente. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta.
. tanto a la izquierda como a la derecha.
El formato anexo indica el modelo que se utilizará como acta y los datos que contendrá.34 -
. iniciando siempre con el número 001. con la leyenda Pasa al folio.. por lo que en su elaboración deben guardarse las formalidades que se mencionan a continuación:
1. 6. se utilizarán guiones.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Acta de Inicio de Auditoría Aspectos a considerar en su elaboración El Acta de Inicio de Auditoría es un documento de carácter oficial que narra las circunstancias específicas del inicio de una auditoría. con firmas autógrafas al final y se rubricarán cada una de las fojas que la constituyen.. Segundo ejemplar: Se integrará al expediente de auditoría. con la siguiente distribución: Primer ejemplar: Se entrega al servidor público con quien se entendió la diligencia. se utilizarán guiones.
----------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido. Distrito Federal. (nombre del titular de la unidad auditada) en este momento designa al C. los CC. a quien en este acto se le devuelve por así haberlo solicitado. ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta). hacen constar que se constituyeron legalmente en las oficinas que ocupa (anotar el nombre de la unidad auditada). Registro Federal de Contribuyentes). hacen entrega formal del original de la orden de auditoría (anotar el número y fecha de la orden de auditoría). Acto seguido se solicita al C. Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP (o por quien lo supla. emitida por el Titular del Órgano Interno de Control. (anotar el nombre del servidor público con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso de negativa serán nombrados por los auditores actuantes). (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos. documento con que se identifican. (nombre del titular del área visitada incluyendo su cargo). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae. quienes aceptan la designación. los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada. se solicita al servidor público que la recibe se identifique. exhibiendo éste (anotar el tipo y número de la identificación que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide). (citar el nombre completo y puesto del servidor público a quien está dirigida la orden de auditoría). (o la localidad donde se levanta el acta). acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditoría que nos ocupa. en el cual también se estampó el sello oficial de la unidad administrativa visitada. expedidas por (mencionar el área que expide las credenciales). procedieron a identificarse en el orden mencionado con las credenciales números: (anotar los números de credenciales institucionales de cada auditor público). (anotar el nombre y cargo del servidor público) como la persona encargada (enlace) de atender los requerimientos de información relacionados con la auditoría. quedando designados los CC. siendo las (anotar la hora del inicio del acto) horas. de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C.35 -
. (mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores públicos adscritos a los Órganos Internos de Control. Unidad de Auditoría Gubernamental o Contraloría Interna de la SFP (en caso de OICs citar el nombre del ente). domicilios oficiales o particulares. mes y año correspondiente). quien firma para constancia de su puño y letra en un ejemplar de la misma orden. del día (anotar el día. quien acepta la designación y en el acto se identifica con _____________________(solicitar que la designación se realice a través de oficio)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pasa al folio 20003002-------------------------------------------------20003002 .----------Los auditores públicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos a desarrollar. mismos que estarán enfocados a (mencionar el objeto y los alcances de la auditoría y el ejercicio o periodo por auditar). a efecto de hacer constar los siguientes:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante la presencia del C. documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografía del servidor público que la presenta) una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a su portador.--------------------------------------------------------------El C.ÓRGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA
folio 20003001
seguido del ente)
C. del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes número (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado).---------Asimismo. previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial. originario de (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado). de los cuales se entrega uno al servidor público con el que se entendió la diligencia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (mencionar el nombre del área que intervino en el acta. (nombre y firma de la persona que atendió la diligencia) C. UAG ó Contraloría Interna de la SFP
(nombre y firma de los auditores participantes) Testigos de Asistencia
(nombre y firma del testigo)
. según lo disponen la fracción I del artículo 247 del Código Penal Federal y 8. manifiesta llamarse como ha quedado asentado. previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los folios los que en ella intervinieron. siendo las (anotar la hora de conclusión del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.---------------------------------------------No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de esta diligencia. hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las órdenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido. tener la edad de (anotar la edad del visitado) años.36 -
. haciéndose constar que este documento fue elaborado en dos ejemplares. con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia). dice que en este acto recibe el original de la orden de auditoría número (citar el número y fecha de la orden de auditoría).ÓRGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA
-----------------------------------------------------viene del folio 20003001----------------------------------------------El C. fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. estado civil (anotar el estado civil del visitado). (nombre y firma de la persona designada como enlace)
Por el OIC.
Nombre de la unidad auditada. Iniciales del auditor que elaboró la cédula. marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido. haciendo uso de conectores. Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cédula. Al calce de la cédula se incluyen las notas aclaratorias que procedan. Enseguida se describen algunos requisitos mínimos que deben contener las Cédulas de trabajo:
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nombre del ente correspondiente. analítica.37 -
. Opinión del auditor respecto de la situación de los Conceptos revisados. Número de auditoría. Iniciales del Jefe de Grupo. Descripción
. rúbrica y fecha. Tipo de cédula: sumaria. Nombre específico del Concepto a revisar. Al calce de la cédula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cédula de marcas).SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 5 Cédulas de trabajo Instructivo de elaboración La ejecución de los procedimientos de auditoría se registra en Cédulas de trabajo. las cuales se realizan conforme a las necesidades de información que requiere analizar y registrar el auditor público. El cuerpo de la cédula debe identificar claramente los datos ahí asentados. rúbrica y fecha.
Nombre del ente: (1) Unidad Auditada: (2) Número de auditoría: (3) Concepto a revisar: (4) Tipo de cédula: (5)
Elaboró (6) Fecha (6) Revisó (7) Fecha (7)
(8) Cuerpo de la Cédula
no incluirse en tabulaciones. revisado o localizado
Verificado contra registros
Verificado contra documento original o expediente
Confrontado contra evidencia física. etcétera
Documento o asunto pendiente por aclarar. revisar o localizar
Documento o asunto pendiente aclarado.
Marca Significado
Cifra que no debe ser considerada. Es decir. se utiliza cuando algún dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles. sin embargo. simplificando con ello su papel de trabajo. sumatorias. inventarios. ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados
. que permita su fácil consulta.39 -
. mismas que deberán ser definidas al calce de la cédula o en una “cédula de marcas” al final del expediente. A continuación se presentan las marcas más comunes que se utilizan en el trabajo de auditoría.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 6 Marcas de Auditoría Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando. pueden ser utilizadas otras marcas.
existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:
Notas A C D
Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cédula que dependen uno de otro. explicar o hacer alguna acotación sobre un dato.
. haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra. pero con diferentes niveles de desagregación. Se utilizan para ampliar.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Adicionalmente a las marcas descritas. cifra o elemento incluido en la cédula de trabajo. Las notas son referencias alfabéticas dentro de la cédula de trabajo. que son explicadas al calce del mismo.
Nombre del sector al que pertenece el ente. Importe expresado en miles de pesos. que deberá ser reembolsado. Nombre. Observación Título: Describir de manera concisa el concepto de la observación. Importe revisado. cargo y fecha de firma. Fecha compromiso: Anotar día. Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos. Nombre de la unidad auditada. Número asignado a la observación dentro de la auditoría. Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas. programas u operaciones del concepto susceptible de revisar. con la identificación de los elementos que la constituyen y. Fecha de elaboración de la Cédula de Observaciones.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 7 Cédula de Observaciones Instructivo de llenado
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nombre del ente correspondiente. reglamentos y toda normatividad transgredida. Clasificación de la observación conforme se señale en los “Lineamientos Generales para la Presentación de los Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica”. Importe expresado en miles de pesos. Fundamento legal: En su caso. en su caso. quien debe firmar cada cédula anotando su nombre.41 -
. conductas u omisiones detectadas. que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora. cuando proceda cuantificar. que forma parte del importe identificado en el punto 5 como fiscalizable. hechos. 14 Observación: Plantear de manera clara y precisa las situaciones. en su caso. por los actos u omisiones descritos en la observación. mes y año en el que el servidor público responsable encargado de su atención se compromete a atender las recomendaciones propuestas. indicar los artículos o referencias de las leyes. expresado en miles de pesos. la integración de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos. Descripción
. Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo detallado. Recomendaciones: Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solución a los hechos observados. sin exceder de un plazo de 45 días hábiles. que deberá ser aclarado. en su caso. Número de auditoría. Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente. Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo. cargo y firma del auditor público que detectó la observación y del Jefe de Grupo.
cargo y firma
._____de_____ (2) Número de auditoría: (3) Número de observación: (4) Monto fiscalizable: (5) Monto fiscalizado: (6) Monto por aclarar: (7) Monto por recuperar: (8) Riesgo: (9)
Ente: (1) Unidad Auditada: (12) Observación (14) Título Observación
Sector: (10)
Clave: (11) Clave de programa y descripción de la auditoría (13) Recomendaciones (15) Correctiva:
Fecha compromiso (16) Fundamento legal:
Auditor Nombre.42 -
. cargo y firma
Jefe de Grupo Nombre. (1) Cédula de Observaciones
hojas No.SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
OIC. UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
UAG ó de la Contraloría Interna de la SFP. Número de la auditoría que corresponda. de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo del OIC. Clave del programa y descripción de la auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado. Número de la auditoría que corresponda. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado.
Anexo 9 Informe de Auditoría Instructivo de llenado
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre del ente correspondiente. Nombre de la unidad auditada. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. Número total de las hojas que integran el oficio de envío. con negritas entre paréntesis. para identificar la información que se debe incluir en cada espacio. de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de los Órganos Internos de Control. Número consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del índice y se numerará una vez que se cuente con el informe completo. UAG ó de la Contraloría Interna de la SFP o el que le corresponda a la auditoría no programada. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado. Unidad de Auditoría Gubernamental y Contraloría Interna de la SFP. Registro presupuestario del ente. Número total de hojas que integran el informe de auditoría a partir del índice. Registro presupuestario del ente. Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 8 Oficio de Envío de Informe de Auditoría Instructivo de llenado
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre del ente correspondiente.43 -
Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir.del OIC. Descripción
Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir. Número consecutivo de las hojas del oficio de envío. para identificar la información que se debe incluir en cada espacio. con negritas entre paréntesis.de los Órganos Internos de Control.
. Nombre de la unidad auditada. o el que le corresponda a la auditoría no programada.
Fecha: (anotar la fecha de envío del informe). UAG ó Contraloría Interna de la SFP
c. de auditoría: (4) Clave: (6) Clave de programa y descripción de auditoría (8)
Ente: (1) Unidad auditada: (7)
Sector: (5)
Oficio No. Atentamente
Nombre y firma del Titular del OIC.
. le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes.44 -
.p. UAG ó Contraloría Interna de la SFP. Al respecto.: (2) de (3)
No. cargo y adscripción de los servidores públicos a los que se enviará copia del informe). de las cuales sobresalen las siguientes: (Redactar brevemente las observaciones que se consideren más importantes). Informo a usted que a partir de la fecha comprometida para su atención. (anotar el número que corresponda). a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con la unidad auditada en las cédulas de observaciones correspondientes. realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta constatar su solución definitiva. se adjunta el informe de la auditoría practicada a (indicar la unidad auditada). En el informe adjunto se presentan con detalle las observaciones determinadas.OIC. (Anotar el nombre del servidor público a quien se dirigió la orden de auditoría) (Cargo del destinatario) (Domicilio oficial del destinatario) En relación con la orden de auditoría No. (1)
Hoja No. que previamente fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención. (anotar el número de la orden de auditoría) de fecha (mencionar la fecha de emisión de la orden de auditoría). (Nombre. y de conformidad con los artículos (anotar el fundamento legal).
UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
Objeto y periodo revisado
Resultado de los Trabajos Desarrollados
IV.: (2) de (3)
V. Antecedentes de la auditoría
II.OIC. de auditoría: (4) Clave: (6) Clave de programa y descripción de auditoría (8)
ÍNDICE Hoja (anotar el número de hoja donde se ubica cada capítulo) I.45 -
Cédulas de Observaciones
OIC. sin que sea una transcripción de las observaciones determinadas. II.
Resultados de los Trabajos Desarrollados Resumir las deficiencias u omisiones detectadas en la auditoría con la finalidad de captar la atención e interés hacia aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolución.2
III. fecha de notificación y los datos de quien la recibió. esto se mencionará conforme al oficio respectivo. y aplicando los procedimientos de auditoría necesarios en cada caso.: (2) de (3)
No. Periodo revisado Señalar de manera clara y precisa los alcances de la auditoría. (1)
. también podrá destacar aquellos aciertos que fueron identificados. Indicar la fecha de inicio y conclusión de la auditoría (esta última deberá coincidir con la fecha del oficio de envío del informe). e indicar los principales procedimientos utilizados.1
Objeto y periodo revisado Objeto Mencionar de manera clara y concisa los propósitos que se persiguieron con la auditoría. Incluir la declaración de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública. las áreas o conceptos evaluados. UAG ó Contraloría Interna de la SFP. El objetivo del informe va más allá de evidenciar los errores o deficiencias. de auditoría: (4) Clave: (6) Clave de programa y descripción de auditoría (8)
I. así como su objetivo primordial. determinados desde su planeación. cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporción porcentual respecto de sus universos particulares. Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditoría y en caso de sustitución o incorporación de personal asignado. Señalar la unidad que se auditó. debe hacerse referencia a los elementos de éxito que permitieron la consecución de los objetivos. En este sentido. así como el número y fecha de la orden de auditoría.
Antecedentes de la auditoría Indicar la causa que dio origen a la auditoría.46 -
II. el periodo revisado (lapso en el que se realizaron las operaciones revisadas).
el cumplimiento de objetivos y metas. indicar los logros alcanzados.
V. de auditoría: (4) Clave: (6) Clave de programa y descripción de auditoría (8)
IV. UAG ó Contraloría Interna de la SFP.
Cédulas de Observaciones En este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables de las unidades auditadas. aplicable y concreto para la solución de las áreas de oportunidad detectadas en la auditoría y para promover la eficiencia de operación. las cuales también deben estar firmadas por los auditores públicos que intervinieron en la auditoría. (1)
Hoja No. en su caso.47 -
. La recomendación general consiste en un planteamiento objetivo. apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e información de la unidad auditada.: (2) de (3)
Conclusión Expresar la opinión que el auditor público se forma sobre la situación de los Conceptos revisados.
.OIC.
. entre otros).SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 10 Cédula de Seguimiento Instructivo de llenado
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Nombre del ente correspondiente. tal como se encuentran en la cédula de observaciones original. Monto por aclarar determinado en la observación original. Iniciales de la instancia fiscalizadora que generó la observación (AE. Número asignado a la observación en la auditoría original. montos aclarados y/o recuperados. Porcentaje de avance alcanzado a la fecha del seguimiento. Número de seguimiento. UAG. fundamentos legales no se incluyen. Monto por recuperar determinado en la observación original. Número de auditoría en la que se generó la observación. Argumentos para dar por solventada o no la observación. Clave presupuestaria del ente auditado. Saldo por recuperar del monto determinado en la observación original. Transcribir la observación y recomendación original a la cual se dio seguimiento. Nombre y firma del auditor público que practicó el seguimiento y del Jefe de Grupo. OIC. Número consecutivo que corresponde a la cédula y al total de las cédulas elaboradas en el seguimiento. Saldo por aclarar del monto determinado en la observación original. Nombre de la unidad auditada a la que se practica el seguimiento de las observaciones. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. ASF. Resumen de las acciones implantadas por las áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en la observación original. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado-.48 -
de DATOS DEL SEGUIMIENTO Número de Seguimiento: (8) Saldo por aclarar: (9) Saldo por recuperar: (10) Avance: (11)
Ente: (1) Unidad Auditada: (14) Observación (16) Observación Original
Sector: (12)
Clave: (13) Clave de programa y descripción de la auditoría: (15) Situación Actual (17)
Recomendaciones Originales
. UAG ó Contraloría Interna de la SFP (1) Cédula de Seguimiento
DATOS ORIGINALES Número de Auditoría: (2) Número de Observación: (3) Instancia fiscalizadora: (4) Monto por aclarar: (5) Monto por recuperar: (6)
Hoja No.49 -
Importe pendiente de atender. Días transcurridos a partir de la fecha del informe de la auditoría en que se determinó la observación. Lugar. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. Nombre del Titular del ente al que se practicó el seguimiento y domicilio oficial. Descripción
. Número de hoja del oficio y del total de las hojas que lo integran. unidad auditada. Número de observaciones registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC). mes y año en que se emite el oficio. Anotar nombre de la instancia fiscalizadora. Número total de observaciones por atender. día.50 -
. Número total de observaciones a las que se dio seguimiento. Número de oficio que le corresponda. Trimestre que se reporta. número de la observación original y breve descripción de la observación. Número de observaciones atendidas. Número de observaciones determinadas en el trimestre que se reporta. Número de seguimiento.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexo 11 Oficio de Resultados de Seguimiento Instructivo de llenado
Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Nombre del ente correspondiente.
OIC. de Seguimiento: (4) TRIMESTRE: (5)
ENTE: SECTOR
TITULAR DEL ENTE AL QUE SE PRACTICÓ EL SEGUIMIENTO Y DOMICILIO OFICIAL (6)
OFICIO No ( 7) (8)
Informo a usted que en el (5) trimestre de este ejercicio se dio seguimiento a las recomendaciones de (9) observaciones.
. . se constató que (10) fueron atendidas.51 -
. por lo que el saldo a la fecha del presente informe es de (12) observaciones integradas de la siguiente forma: Instancia fiscalizadora Auditor externo Auditoría Superior de la Federación Órgano Interno de Control Unidad de Auditoría Gubernamental Otras instancias Total Clasificación: Alto Riesgo Antigüedad: Mayor a 18 meses Saldo inicial Atendidas Determinadas Saldo final
Mediano Riesgo: de 6 a 18 meses:
Bajo Riesgo Menor a 6 meses
. UAG ó CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP (1)
OFICIO DE RESULTADOS DE SEGUIMIENTO
HOJA No. Del análisis a la documentación e información que fue proporcionada al personal auditor. en este mismo periodo se determinaron (11) observaciones. __(2)_DE __ (2) No. cuyos avances fueron comentados y aceptados por los servidores públicos de mandos medios y superiores responsables de atenderlas.
sobre las cuales realizaremos el seguimiento correspondiente.52 -
. __(2)_DE __ (2) No. Las instancias que correspondan
HOJA No. UAG ó CONTRALORÍA INTERNA DE LA SFP (1) c.OIC. registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC). ATENTAMENTE TITULAR DEL OIC. existen (16) observaciones cuya atención depende de otras instancias. a fin de constatar la atención de las mismas.c. así como promover el fortalecimiento de los sistemas de control y la eficiencia de las operaciones. Al respecto agradeceré gire sus instrucciones a fin de que se instrumenten las medidas correctivas y preventivas pendientes. de Seguimiento: (4) TRIMESTRE: (5)
Del saldo destaca (n) por su importancia la (s) que a continuación se menciona (n):
TRANSCURRIDOS DESDE LA OBSERVACIÓN
IMPORTE EN MILES
Instancia fiscalizadora: (14) Unidad auditada: (14) (13) N° de observación: (14) Breve descripción: (14) (15)
Asimismo.p.
. Nombre del ente correspondiente. según sea el caso. Día. Nombre y firma de la persona que revisó el cumplimiento de los requisitos de la cédula de supervisión de auditoría o de seguimiento. o quien asuma el cargo. mes y año de la elaboración de la cédula. Descripción
. no. Nombre y firma del Jefe de Grupo. 2. ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC. 7. Nombre de la unidad a la que se practica la auditoría. (Directores Generales Adjuntos de la SFP. 3. 4. Registro del cumplimiento del aspecto revisado (sí.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Anexos 12 y 13 Cédula de supervisión de auditoría y de seguimiento Instructivo de llenado
Identificador 1. 6. en el ámbito de sus respectivas competencias). Número de la auditoría. 5. no aplica-n/a-).
La muestra seleccionada para su revisión fue representativa. sin que haya evidencia documental en exceso. competente. Los papeles de trabajo se encuentran ordenados. pruebas y objetivos específicos de cada uno de los conceptos a revisar se llevaron a cabo conforme se estableció en la planeación detallada. competencia. enlazando las cédulas de trabajo con la evidencia documental. Las Cédulas de Observaciones se encuentran enlazadas con las cédulas de trabajo mediante cruces de auditoría. Los oficios de solicitud de información se fundamentaron legalmente. El alcance. de auditoría: (2) Unidad auditada: (3) No. conclusión y recomendación general. El universo de cada uno de los conceptos a revisar incluye todos los elementos que lo conforman. pertinente y relevante. Las Cédulas de Observaciones incluyen fecha compromiso de atención. El contenido del informe incluye la problemática general acorde con las observaciones. El Cronograma de Actividades a Desarrollar es congruente con la Carta de Planeación e incluye los tiempos programados y reales de las actividades. UAG ó Contraloría Interna en la SFP (1) CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE AUDITORÍA Ente: (1) No.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
OIC. reducción o sustitución del grupo de auditores se mencionó en el informe. el objetivo. La ampliación. La ampliación. oportunidad. Todos los hallazgos determinados por los auditores públicos se encuentran incluidos en las Cédulas de Observaciones. de acuerdo con el objetivo de la auditoría. cargo y firma de los responsables de atenderlas.54 -
rev. pertinencia y relevancia. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Concepto La orden de auditoría contiene el fundamento legal correcto e incluye a los auditores públicos comisionados. así como el nombre. Los papeles de trabajo cubren las características de suficiencia. así como la normatividad transgredida. técnicas y procedimientos de auditoría. con base en el desarrollo de los procedimientos registrados en el programa de trabajo. con índices. Las cédulas de trabajo muestran el análisis de la información. objetivo y alcances de la auditoría. cruces y marcas de auditoría. (4)
. Se encuentran claramente definidos los criterios empleados para determinar la muestra seleccionada para su revisión. resultados. Las Cédulas de Observaciones se encuentran sustentadas con cédulas de trabajo y evidencia documental suficiente.
. reducción o sustitución del grupo de auditores fue notificada al auditado mediante oficio debidamente fundamentado. conceptos y periodo a revisar El Acta de Inicio de Auditoría se encuentra suscrita por todos los participantes. incumplida u omitida. alcances. Las observaciones fueron concertadas con la unidad auditada. Las Cédulas de Observaciones contienen los hallazgos detectados. antecedentes.
No. 21 22 23 24 25
Concepto El informe fue oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y útil. Los resultados de la auditoría fueron notificados a la unidad auditada y a las instancias correspondientes. El informe se encuentra firmado por los Titulares del OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP, según sea el caso y dentro del ámbito de sus respectivas competencias. Se integró el expediente de la auditoría de manera ordenada, con cédulas, informes, anexos y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas. Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades administrativas fueron comentados con el Área de Responsabilidades y se están atendiendo sus recomendaciones para la correcta integración de los informes y expedientes correspondientes.
rev. (4)
Aclaraciones o comentarios:
Elaboró (5) Jefe de Grupo
Revisó (6)
OIC, UAG ó Contraloría Interna de la SFP (1) CÉDULA DE SUPERVISIÓN DE SEGUIMIENTO Ente: (1) No. de auditoría: (2) Unidad auditada: (3) No. concepto 1 2 3 4 5 6 Se dio seguimiento a la totalidad de observaciones pendientes a la fecha del seguimiento, incluyendo las determinadas por diversas instancias fiscalizadoras (AE, ASF, OIC, UAG, etc.). Se elaboraron las Cédulas de Seguimiento correspondientes en las que se asentaron las acciones realizadas por las unidades auditadas para atender las recomendaciones. El seguimiento se encuentra sustentado con evidencia documental suficiente, competente, pertinente y relevante. Las cédulas de seguimiento y su evidencia documental se encuentran enlazadas mediante índices y cruces de auditoría. Las cédulas de seguimiento fueron comentadas con la unidad auditada y se obtuvo la firma del responsable de atender las recomendaciones. El oficio de resultados de seguimiento fue oportuno, objetivo, claro y conciso. rev. (4)
Anexo 14 Cédula Única de Auditoría Instructivo de llenado
Identificador 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Nombre del ente correspondiente. Nombre completo de la unidad a la que se practicó la auditoría. Clave del programa y descripción de auditoría de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado-. Número de la auditoría. Fecha en que dio inicio la auditoría. Fecha en que concluyó la auditoría. Tiempo real empleado en la auditoría (días). Periodo que abarcó la revisión de los conceptos auditados. Nombre del Jefe de Grupo. Cantidad de auditores que participaron en la auditoría. Clasificadas por tipo de auditoría (rubros). Cantidad de observaciones del rubro respectivo. Cantidad total de observaciones derivadas de la auditoría. Señalar el monto total susceptible de fiscalizar o auditar (importe de las partidas o cuentas). Importe total que representaron los rubros o conceptos auditados. Importe que deberá ser aclarado. Importe que deberá ser reembolsado, en su caso. En caso de seguimiento de las observaciones, se anotará la cantidad de observaciones de acuerdo con cada concepto. Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento. Cantidad de observaciones a las que se dio solución. Cantidad de observaciones que aunque están siendo atendidas no se encuentran solventadas. Saldo por aclarar de los montos determinados en la observación original. Saldo por recuperar de los montos determinados en la observación original. Nombre y firma del Jefe de Grupo. Nombre y firma de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, según sea el caso; ó Titular del Área de Auditoría Interna del OIC, o quien asuma el cargo, en el ámbito de sus respectivas competencias. Descripción
OIC.58 -
miles de pesos (14) (15) (16) (17) Autorizó (25) nombre y firma
CÉDULA ÚNICA DE AUDITORÍA Ente auditado: (1)______________________________________________________________ Unidad auditada:(2)______________________________________________________________ Clave de programa y descripción de la auditoría:(3)__________________ Número de auditoría:(4)_______________________ Fecha de inicio:(5)____________________Fecha de término:(6)_________________________ Tiempo real empleado:(7)______________Periodo auditado:(8)_________________________ Nombre del Jefe de Grupo:(9)_____________________________________________________ Cantidad de auditores asignados:(10)_____ Observaciones determinadas Rubro (11) cantidad (12) Seguimiento Concepto Observaciones originales Solventadas No solventadas Saldo por aclarar Saldo por recuperar cantidad (18) (19) (20) (21) (22) (23)
Montos concepto Fiscalizable Fiscalizado Monto por aclarar Monto por Recuperar Elaboró: (24) nombre y firma
) con personalidad jurídica y patrimonio propio …(Anexo 1 fojas a ) 2. ___________________. C. Unidad de Auditoría Gubernamental y Contraloría Interna de la SFP. 000/00 a nombre del C. etc.A.
Asunto: Se envía Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa. según consta con la firma autógrafa del mencionado servidor público y sello de acuse de recibo que aparece en dicha orden (Anexo 2. emitió la orden de auditoría No. con el objeto de verificar y promover el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable durante el(los) ejercicio(s) ____(alcance de la auditoría). S. Por lo anterior. Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP.59 -
. se considera la existencia de un presunto daño patrimonial a la entidad por $(monto determinado debidamente integrado y acorde al soporte documental y papeles de trabajo) y un posible perjuicio por (especificar la causa que sea). UAG ó Contraloría Interna de la SFP) Los que suscribimos (nombre completo de los auditores comisionados a la auditoría que suscriben el informe) Auditores adscritos al Área de Auditoría Interna de los Órganos Internos de Control. Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP. I. Antecedentes
1._________________________ (Nombre del OIC. Fojas a )
. titular de __(cargo) de __ (unidad auditada)___. (Según decreto de creación.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Anexo 15 Modelo de Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa aplicable a los Órganos Internos de Control.) (La entidad) es un _____(organismo descentralizado del Gobierno Federal.”). nos permitimos someter a su atenta consideración el Informe de Presunta Responsabilidad Administrativa derivado de la auditoría 000/00 practicada a (Unidad auditada) en relación a (breve descripción de la irregularidad. etc.V. datos y cifras reportados en el informe anexo son ficticios. Titular del Órgano Interno de Control. de C. Nota: Las situaciones. La orden fue recibida el ____ de ______ de 20__ por ______(especificar el nombre y cargo del servidor público a quien se entregó el documento). empresa de participación estatal mayoritaria. (nombre). acta constitutiva. por ejemplo: el contrato de compraventa derivado de la licitación pública 123/ABC-02 celebrado entre la entidad y la empresa “Abastecedora automotriz . El ___ de ____ de 20__ el C.
____ de _______ de 200__.000. (Anexo 8. El __ de ______ de 20__ se celebró el contrato de compraventa de refacciones… (continuar con la descripción detallada del contrato. (Anexo 7. periodicidad.60 -
. Fojas a . Fojas a ). ________. 2. El mismo día. indicando objeto contractual. se precisan los siguientes: II.”)…. la convocatoria para participar en la licitación pública… (describir breve y claramente la primera situación o acto que da origen a la irregularidad) (Anexo 5. (Anexo 6.) 4. El __ de ______ de 20__ se celebró la junta de aclaración de las bases de licitación.100. montos y conductas. informó al C.00. considerando en todo momento las funciones y atribuciones que corresponden a cada uno de los presuntos responsables de conformidad con la normatividad aplicable al momento de acontecer el hecho narrado). la (incorporación o sustitución de personal al equipo de trabajo de la auditoría). Dicho importe resulta ser mayor en $800. se formuló el acta de inicio de la auditoría con folios 06402001 al 06402002 ante la presencia del C (nombre completo y cargo del servidor público con quien se atendió la diligencia) (Anexo 3.000. los cuales deberán relatarse en forma cronológica y confirmando que de todos y cada uno de los hechos.00. que fue pagado al proveedor con el cheque No. El oficio fue recibido el ___ de ____ de 20__ por __(nombre completo y cargo del servidor público con quien se atendió la diligencia) según consta en el sello de acuse de recibo que aparece en dicho oficio. adjudicó el contrato de compraventa de … a la empresa proveedora de vehículos empresa “Abastecedora Automotriz . obren en el expediente las documentales que los sustenten. de _(unidad auditada)__.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
3.000. teniendo especial cuidado al citar nombres. el Titular del Órgano Interno de Control Unidad de Auditoría Gubernamental ó Contraloría Interna de la SFP. Fojas a ) 3. La adquisición de las refacciones se realizó con cargo a la cuenta número __(agregar número y denominación de la cuenta)__ por el importe contratado de $8. El __ de ______ de 20__ se publicó en el Diario Oficial de la Federación y otros medios. monto de la operación. y que resultó ganador en la
. Mediante oficio No. Hechos 1. Fojas a) 5. vigencia.V. de C.00 al monto ofertado por este proveedor de $7. elaborándose el acta respectiva. __(nombre completo y cargo del servidor público a quien se dirigió el oficio)_. Asimismo. S. Fojas a )._____ de fecha ___ de _____ de 20___. El __ de ______ de 20__ el Comité de Adquisiciones. y la narración sucinta de todos y cada uno de los hechos de que se tenga conocimiento.300. 4. fechas. mencionar los datos del acta respectiva o del informe en donde se hizo constar la sustitución o ampliación de personal.A. Del análisis a la documentación proporcionada por la entidad. etc. de fecha _______.
IV. el cual deberá corresponder con el alcance de la auditoría y el rubro revisado en la misma.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
licitación (aclarar cómo se acredita la irregularidad). Iniciar con aquel servidor público a quien directamente se atribuye la conducta contraria a la ley. Presunto Daño Patrimonial y/o Perjuicio Con las conductas y omisiones de los servidores públicos y terceros involucrados (en caso de existir).00 determinado por la diferencia entre el importe de la adquisición contratada y pagada al proveedor “Abastecedora Automotriz . deberá mencionarse la relación directa con la(s) fracción(es) del artículo 8º de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.61 -
Incluir a todos y cada uno de los presuntos responsables.A.000. la conducta irregular y la norma específica transgredida (se sugiere agregar una síntesis de los preceptos legales infringidos.”. Narrar la relación lógica existente entre los hechos. Las conductas de omisión deberán redactarse de manera afirmativa. S. cargo. y por presunto responsable. área de adscripción (en base a la documentación que lo acredita con ese carácter) y periodo en que se cometió la irregularidad. Expresar por separado.
. por lo que esta diferencia constituye el monto del daño patrimonial. Por ejemplo: “El servidor público omitió conducirse con imparcialidad en…etc.V. si es que existió algún perjuicio.” Precisar el daño patrimonial y cómo se registró. Dar especial atención al periodo en que aconteció la irregularidad.
. de C. en concordancia con la documentación soporte y los papeles de trabajo que conforman el expediente de presunta responsabilidad administrativa. se generó un daño patrimonial por $800. Incluir las irregularidades detectadas para cada servidor público. Presuntos Responsables
Servidor Público Mencionar nombre completo. Posteriormente. Detallar en base a la normatividad aplicable transgredida las funciones y atribuciones que el servidor público tenía asignadas. y el importe ofertado por el cual ganó la licitación. Lo anterior. así como indicar el perjuicio debidamente confirmado y cuantificado por año. siendo minuciosos al valorar su aplicabilidad a cada caso concreto. especificando lo que la entidad dejó de percibir a consecuencia de las conductas de los servidores públicos. atendiendo los aspectos mencionados. Conducta Describir la conducta (acción u omisión) atribuible al servidor público. perfectamente confirmada y soportada en documentos. con la intención de evidenciar claramente la irregularidad). (Anexo 9 fojas ___ a ___) III.
. esos recursos fueron aplicados __(destino final y real de los recursos. En el anexo (especificar el número del anexo) de este informe. se localiza la fotocopia simple de los preceptos legales infringidos. Conclusión (Incluir una sinopsis del contenido del informe) Con las conductas (acción u omisión) de los servidores públicos mencionados. así como la documentación relativa a la confirmación de la calidad de los presuntos responsables como servidores públicos en el momento en que aconteció la irregularidad. VI. precisando con claridad las conductas u omisiones de los presuntos responsables. Continuar con la narración de las irregularidades indicando en todo momento la conducta que debió ser observada de acuerdo con la normatividad aplicable y precisando con base en los hechos y documentos que los soportan la manera en que ésta se transgredió. cuidando que exista una relación lógica entre la conducta u omisión y el daño y/o perjuicio causado o la consecuencia final que lesione el actuar de la función pública). profesión número de cédula profesional y firma
Nombre del auditor comisionado. se infringieron los siguientes preceptos legales: (especificar los artículos de la ley o normatividad interna transgredidos. 3. así como una breve explicación de la relación lógica existente entre la conducta irregular y cada precepto legal). ATENTAMENTE
Nombre del auditor comisionado. que constituyan la inobservancia de la normatividad). Sin embargo. profesión número de cédula profesional y firma
. Con la suscripción del contrato se originó… (precisar en que consistió la irregularidad. y considerando los datos de identificación señalados en el cuadro anterior. el incumplimiento o conducta contraria a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Existió disposición de recursos presupuestales a cargo de__(la entidad)__ con objeto de (destino de los recursos de acuerdo con el contrato o documento que le dio origen). Precisión de las Irregularidades 1. 2.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Servidor Público atendiendo al orden definido por el grado de participación en la comisión de la irregularidad.
_____ de fecha ____ de __________ de 20__.. con el objeto de cumplir con los trabajos de auditoría encomendados. 79 fracción XII y 80 fracción II. solicito gire sus apreciables instrucciones a fin de que mediante oficio firmado por los servidores públicos autorizados. de la Contraloría Interna de la SFP. 41 fracción V.63 -
. 45 fracción V. UAG ó Contraloría Interna de la SFP)__. el Director General Adjunto de Auditoría respectivamente. artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (en caso de entidad). el Titular del Órgano Interno de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC). ATENTAMENTE
(NOMBRE Y CARGO)
. ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN Y/O DIRECTOR DE (ESPECIFICAR DE QUÉ UNIDAD ADMINISTRATIVA) Derivado de la auditoría practicada al amparo de la orden No. así como de los estados de cuenta en los que se identifique el cobro de dichos cheques. reitero a usted mi atenta y distinguida consideración. de fecha(s) _______ de _______de 20__. se requiera al Banco __(mencionar denominación)__ proporcione copia certificada del anverso y reverso del(los) cheque(s) número(s) ________. Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia. en correlación con los artículos 8. numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (para el caso de que solicite la información el Titular de la UAG. el Director General Adjunto de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad. inciso a). Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto. fracción XVI. 26 fracción XIII. 29 fracción VI. de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. sea turnada la documentación a __ (Órgano Interno de Control.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Anexo 16 Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Dependencia o Entidad Auditada Lugar y fecha NOMBRE DEL DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN. con fundamento en el artículo 25 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (en caso de dependencia). a__(unidad auditada de esta Dependencia o Entidad)__.
UAG ó Contraloría Interna de la SFP) al amparo de la orden de auditoría___ está realizando una auditoría al área de (unidad auditada) en esta (Dependencia o Entidad). atentamente se le solicita requiera a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores copia certificada del anverso y reverso del(los) cheque(s) No. C. contratista o prestador de servicio)___. Agradeceré a usted que una vez atendida la solicitud de referencia. ATENTAMENTE
. así como el manejo honesto y eficiente de los recursos públicos. 45 fracción V. 29 fracción VI. 79 fracción XII y 80 fracción II. (en caso de dependencia). se le solicita proporcione copia certificada del estado de cuenta en el que se identifique el cobro de los títulos de crédito citados con anterioridad. ______ a cargo de la Institución Bancaria (nombre correcto de Banco). F. reitero a usted mi atenta y distinguida consideración. artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (en caso de entidad). UAG ó Contraloría Interna de la SFP)__. De igual manera.P. el Director General Adjunto de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad. el día ___ de _______ 20___ a favor de ___(proveedor. Esta (e)_ (Órgano Interno de Control. D. Belén de las Flores Deleg.64 -
. artículos 8. 4° Piso Col. Con la seguridad de contar con su colaboración al respecto. con el objeto de promover la eficacia en su gestión. numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (para el caso de que solicite la información el Titular de la UAG. 41 fracción V. A. sea turnada a la brevedad posible a esta _( Órgano Interno de Control. inciso a). el Director General Adjunto de Auditoría respectivamente. Con fundamento en el artículo 25. de la Contraloría Interna de la SFP. 01110. Lugar y fecha TESORERO DE LA FEDERACIÓN Constituyentes nº 1001 Edif.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Anexo 17 Formato de Oficio para Solicitar Documentación a la Tesorería de la Federación. de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. librado(s) por ___(dependencia o entidad)__. el Titular del Órgano Interno de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC) en correlación con el 108 de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. Álvaro Obregón México. fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 26 fracción XIII.
. 29 fracción VI. a fin de que nos sea proporcionado. 8. en su caso. el Director General Adjunto de Auditorías Directas adscrito a esa Unidad. aviso de alta y baja del contribuyente ______________________ en razón de que dicha información es indispensable para las investigaciones que conforme a sus facultades realiza esta dependencia del Ejecutivo Federal. 79 fracción XII y 80 fracción II. de la Contraloría Interna de la SFP. se le solicita de la manera más atenta su intervención. el Titular del Órgano Interno de Control ó el Titular de Auditoría Interna del OIC). de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 41 fracción V. 45 fracción V. artículo 10 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (en caso de entidad). Agradezco de antemano la atención que sirva dar a la presente petición y aprovecho la oportunidad para reiterarle mi más distinguida consideración. NO REELECCIÓN. a la brevedad posible. (en caso de dependencia). el Director General Adjunto de Auditoría respectivamente. 26 fracción XIII. el domicilio fiscal y.
.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
(NOMBRE Y CARGO) Anexo 18 Formato de Oficio para Solicitar Información al Administrador Local de Auditoría Fiscal Lugar y fecha
ADMINISTRADOR LOCAL DE AUDITORÍA FISCAL DE (LUGAR O REGIÓN) (Domicilio) Con fundamento en el Artículo 25. fracción XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. inciso a). Contraloría Interna de la SFP u Órgano Interno de Control en ___(dependencia o entidad)__. a través de la Unidad de Auditoría Gubernamental.
ATENTAMENTE SUFRAGIO EFECTIVO. numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública (para el caso de que solicite la información el Titular de la UAG.
Conforme a las atribuciones conferidas a la Secretaría de la Función Pública. Sin otro particular por el momento. Con motivo de lo anterior. D. al amparo de la Orden No.________ de fecha _____ practica auditoría a __________________. contratistas o prestadores de servicios) que participaron en las operaciones referidas. CUAUHTÉMOC MÉXICO.P. en su caso. Por lo tanto. aprovecho la oportunidad para reiterarle mi más distinguida consideración ATENTAMENTE (NOMBRE Y CARGO)
. VILLALONGIN No. solicito su amable intervención para que esa Institución a su cargo nos proporcione a la brevedad. C. las fechas de alta y baja correspondientes.
Lugar y fecha _________________________________ DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y DEL COMERCIO DEL D. es necesario contar con información adicional de los distintos (proveedores. específicamente al rubro de ___________.F.SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Anexo 19 Formato de Oficio para Solicitar Información al Registro Público de la Propiedad y del Comercio. información referente a si se encuentra registrada la empresa _______________. esta (e)_ Contraloría Interna. 15 COL.66 -
. y. Unidad de Auditoría Gubernamental u Órgano Interno de Control en ____(dependencia o entidad)___.F.
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References: artículo 311
 artículo 247
 artículo 8
 artículo 10
 artículo 25
 artículo 10
 artículo 25
 artículo 10
 Artículo 25