Source: http://www.przetargipubliczne.pl/archiwum/art,8679,pelnomocnictwo-wystawione-po-terminie-otwarcia-ofert.html
Timestamp: 2019-11-20 10:40:17+00:00

Document:
Przetargi Publiczne / Archiwum / Pełnomocnictwo wystawione po terminie otwarcia ofert
Strona główna Archiwum Listopad 2019 Prowadzenie postępowania Pełnomocnictwo wystawione po terminie otwarcia ofert
Data publikacji: 30-10-2019 Autor: Agnieszka Dylong
Tagi: pełnomocnictwo przesłanki odrzucenia oferty
W ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) nie określono zasad udzielania pełnomocnictw w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oczywiste jest jednak, że wykonawcy mogą udzielać pełnomocnictw osobom, które w ich imieniu składają oferty, poświadczają dokumenty za zgodność z oryginałem, składają wyjaśnienia w odpowiedzi na pisma zamawiającego itd. Ponieważ w pzp kwestia pełnomocnictw nie została uregulowana, to na mocy art. 14 ust. 1 pzp stosuje się w tym zakresie przepisy ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc), gdzie w art. 98–109 kc szczegółowo uregulowano kwestie związane z udzielaniem pełnomocnictw.
Prawidłowe umocowanie
Żeby działania pełnomocnika w imieniu mocodawcy były skuteczne, konieczne jest, aby pełnomocnik był umocowany prawidłowo w chwili, gdy te działania podejmuje. Czynność prawna dokonana przez osobę nieposiadającą stosownego umocowania jest bowiem nieważna (art. 103, 104 kc w zw. z art. 14 pzp). Jeśli zamawiający stwierdzi, że oferta została złożona przez osobę nieprawidłowo umocowaną, to oferta taka podlega odrzuceniu:
Wyrok KIO z 16 stycznia 2015 r. (KIO 2787/14)
„Przepis art. 89 ust. 1 pkt 8 p.z.p. nakazuje zamawiającemu odrzucenie oferty nieważnej na podstawie odrębnych przepisów. Doktryna i orzecznictwo wiążą zastosowanie przywołanej normy przede wszystkim z wadliwością oświadczenia woli stanowiącego ofertę, w szczególności w kontekście umocowania osoby, która podpisała ofertę do dokonania tej czynności”.
Dlatego też tak istotne jest, aby zamawiający, badając ofertę złożoną w toku postępowania o udzielenie zamówienia, weryfikował także prawidłowość udzielonego pełnomocnictwa. Weryfikacja ta polega przede wszystkim na ustaleniu, czy osoby, które udzieliły pełnomocnictwa, były do tego uprawnione. Kwestie te wynikają z odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) bądź z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Niejednokrotnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z całym ciągiem kolejno następujących po sobie pełnomocnictw, kwestia ta może przysporzyć zamawiającemu trudności.
Jeśli zamawiający stwierdzi, że pełnomocnictwo nie zostało do oferty w ogóle złożone bądź jest nieprawidłowe (np. zbyt wąski zakres działania dla pełnomocnika), to zobowiązany jest zastosować art. 26 ust. 3a pzp, zgodnie z którym jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Na marginesie warto dodać, że przed nowelizacją z lipca 2016 r. kwestia uzupełniania pełnomocnictw była uregulowana w art. 26 ust. 3 pzp (aktualnie przepis ten nie dotyczy pełnomocnictw).
Wyrok KIO z 4 stycznia 2012 r. (KIO 2754/11)
„Ratio legis przepisu art. 26 ust. 3 p.z.p. jest jasne. Postępowanie uzupełniające ma zapobiegać eliminowaniu z postępowania wykonawców, którzy popełnili drobne błędy, i konieczności wyboru w takich sytuacjach mniej korzystnych ofert. Jednym z błędów, który podlega uzupełnieniu w tym trybie, jest niezłożenie pełnomocnictwa lub złożenie pełnomocnictwa wadliwego”.
Co istotne, jeśli zamawiający stwierdzi jakiekolwiek braki w zakresie pełnomocnictw, zobligowany jest zastosować art. 26 ust. 3a pzp – co podkreśliła Izba w wyżej cytowanym wyroku: „Przepis art. 26 ust. 3 p.z.p. ma charakter obligatoryjny na co wskazuje sformułowanie «wzywa», a nie «może wezwać» i obliguje zamawiającego do wezwania wykonawcy celem uzupełnienia pełnomocnictw w sytuacjach uregulowanych w tym przepisie, tj. w sytuacji niezłożenia pełnomocnictwa lub złożenia pełnomocnictwa wadliwego”. Warto także dodać, że dana osoba pełniąca rolę pełnomocnika może się pojawić już po złożeniu oferty, np. przy składaniu wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny – wtedy także do pisma kierowanego do zamawiającego należy dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo. Jeśli zamawiający stwierdzi braki w takim pełnomocnictwie, to także zobowiązany jest zastosować art. 26 ust. 3a pzp: „(…) omawiany przepis znajduje zastosowanie do całego postępowania o udzielenie zamówienia i nie ma przy tym znaczenia, czy brak w zakresie pełnomocnictwa występuje przy pierwszej, czy kolejnej czynności podejmowanej przez wykonawcę w postępowaniu” (wyrok KIO z 4 stycznia 2012 r., KIO 2754/11).
Jaka data na pełnomocnictwie?
W przypadku składania pełnomocnictwa w związku z wezwaniem na podstawie art. 26 ust. 3 pzp pojawiają się wątpliwości w zakresie tego, jaka data powinna na nim widnieć, albo inaczej – jak postąpić z pełnomocnictwem, którego data udzielenia jest późniejsza niż termin składania ofert. Należy podkreślić, że z żadnego przepisu prawa nie wynika, aby pełnomocnictwo dla swej ważności musiało zawierać datę, choć niewątpliwie taka jest praktyka: „Jakkolwiek jest wskazane, aby data sporządzenia pełnomocnictwa była w nim podana, to jednak jej brak nie czyni pełnomocnictwa nieważnym. Dodatkowe informacje, jak na przykład data udzielenia pełnomocnictwa, nie mają z reguły wpływu na ważność samego umocowania” (wyrok KIO z 9 kwietnia 2019 r., KIO 500/19).
Być może więc najbezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby niezamieszczanie na pełnomocnictwie daty. Z drugiej strony data zamieszczona na pełnomocnictwie zawiera pewnego rodzaju domniemanie, że w tym określonym dniu pełnomocnictwo zostało udzielone, ułatwiając zamawiającemu ustalenie, czy pełnomocnik w dniu składania ofert był do tego umocowany. W literaturze wskazuje się bowiem, że: „Za prawidłowo uzupełnione pełnomocnictwo należy uznać takie, które zostało wystawione przed dniem dokonania czynności przez pełnomocnika, a więc w przypadku złożenia oferty – przed datą jej podpisania i złożenia. Jeżeli zaś dokument pełnomocnictwa wystawiony jest w dacie po dokonaniu czynności przez pełnomocnika, to uzupełnienie nie odniesie pożądanego efektu – czynność prawna została bowiem dokonana przez osobę do tego nieuprawnioną, a samo uzupełnienie dokumentu nie pozwoli na konwalidację czynności”1.
Powyższego poglądu, zgodnie z którym uzupełnione pełnomocnictwo nie może być wystawione po dacie składania ofert, nie można jednak przyjmować bezkrytycznie. Jak słusznie podkreśla się w literaturze: „Wskazanie w dokumencie pełnomocnictwa daty jego sporządzenia późniejszej od daty składania ofert nie stanowi przesłanki odrzucenia oferty. Udzielenie pełnomocnictwa (rozumianego jako umocowanie) może bowiem nastąpić także w formie ustnej, a nie tylko pisemnej. (…) Od udzielenia pełnomocnictwa odróżnić jednak należy jego wykazanie przed zamawiającym, stanowiące jeden z wymogów skuteczności złożenia oferty tego aktu procesowego i tym samym podejmowania czynności procesowych przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy”2. W konsekwencji w orzecznictwie można spotkać dość liberalne podejście do uzupełniania pełnomocnictw:
Wyrok KIO z 16 kwietnia 2010 r. (KIO/UZP 410/10)
„(…) uzupełnienie dokumentów, w tym pełnomocnictwa, stanowi właściwie dokonaną czynność, gdy mimo daty wystawienia dokumentów po upływie terminu składania ofert, potwierdzają one spełnianie wymagań określonych przez zamawiającego nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. (…) Gdyby przyjąć stanowisko Odwołującego o obowiązku uzupełnienia pełnomocnictwa, ale w taki sposób, że wystawienie pełnomocnictwa ma nastąpić w terminie (z datą) nie późniejszym niż upływ terminu składania ofert, wówczas przepis art. 26 ust. 3 Pzp nie miałby sensu, a wykonawcy zobowiązywani byliby do wystawiania dokumentów z datą wsteczną, co jest niedozwolone i niemożliwe do spełnienia”.

References: art. 14
 art. 98
 art. 14
 art. 89
 art. 26
 art. 26
 art. 26
 art. 26
 art. 26
 art. 26
 art. 26
 art. 26