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Timestamp: 2017-02-27 03:24:36+00:00

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PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN OPERACIONES AEROPUERTO, VERACRUZ y CORRESPONSALÍAS. - PDF
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1 PR-AD-06 Febrero de OBJETIVO: Establecer y conocer los lineamientos relacionados con la emisión de Facturas por las operaciones de despachos realizados en las aduanas de Aeropuerto, Veracruz y de los servicios realizado a través de los Corresponsales; así también definir las instrucciones para las áreas involucradas y que las actividades se desarrollen en forma oportuna buscando la correcta aplicación de los requisitos de los clientes, la normatividad vigente y respetando las políticas internas de Universal International Services, S.A. de C.V. 2. ALCANCE: Aplica a todas las operaciones efectuadas por los clientes de Universal International Services, S.A. de C.V. a través de las aduanas aérea, marítima y sus diferentes corresponsales. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Director General Autorizar Notas de Crédito 3.2 Gerente de Administración y Finanzas Revisar Reportes Gerenciales de Facturación Enviar Reporte Gerencial para revisión en la Junta de Indicadores al Representante de la Dirección. Registrar con los documentos legales, los datos de clientes nuevos en el sistema Actualiza información de archivo de Gastos Fondo Financiamiento FPRAD-06-02, relacionados con la operación Recibir semestralmente de Gerente de Nuevos Proyectos, Gerente de Operación Aérea y Gerente de Operación Portuaria, la actualización de la información establecida, para continuar con la facturación de los clientes regulares. Revisar las Notas de Crédito 3.3 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes Entregar al Gerente de Administración y Finanzas para cada cliente nuevo Minuta (Cliente Prospecto) FPRNP y Requisitos del mismo. Revisar semestralmente y actualizar, cuando sea el caso, los Requisitos del Cliente FPRNP y entregarlos al Gerente de Administración y Finanzas Entregar al Gerente de Administración y Finanzas, copia de la Cotización de Importación y/o Exportación por Aeropuerto FPRNP-01-05, Cotización de Importación y/o Exportación por Veracruz FPRNP y/o Corresponsales, de los clientes regulares cuando ésta haya cambiado. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: 1 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL2 PR-AD-06 Febrero de Gerente de Operación Aérea y Gerente de Operación Portuaria Entregar al Gerente de Administración y Finanzas, Minuta de los clientes regulares con la información complementaria de condiciones especiales negociadas y mencionar si procederán cambios en los Requisitos del Cliente, notificando de esta situación al Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes. Revisar diariamente para su control, los expedientes de los clientes que ya han sido facturados. Entrega los tabuladores previamente negociados con los Corresponsales Revisar semestralmente y actualizar la información de clientes regulares, modificando la Cotización de Importación y/o Exportación por la aduana que le corresponde y los Requisitos del Cliente para entregarlos al Gerente de Administración y Finanzas 3.5 Jefe de Tráfico AICM / Coordinadora de Tráfico / Jefe de Tráfico Veracruz Entregar oportunamente al Auxiliar de Facturación, los expedientes de los clientes completos para la elaboración de la factura correspondiente por los expedientes de Aeropuerto y enviar por paquetería la documentación original de los expedientes de la oficina de Veracruz Enviar diariamente correo electrónico al Auxiliar de Facturación con la relación de los expedientes de los clientes entregados para facturación. Realizar las aclaraciones al Auxiliar de Facturación que le sean requeridas para agilizar la facturación de los expedientes de los clientes. Revisar diariamente el Portal Digital y verificar que se encuentren los archivos relacionados con el área de Tráfico. Recibir Cuenta de Gastos por parte del corresponsal. Coteja comprobación de gastos, anticipos y facturación correcta del corresponsal. 3.6 Auxiliar de Facturación / Auxiliar Revisar que los expedientes de los clientes estén completos y contengan los archivos en ambos formatos pdf y xml. Enviar correctamente a expedientes del Portal Digital, los archivos pdf y xml que le correspondan. Validar en el expediente físico completo Listo para facturar. Alimentar y actualizar la Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA-01-07, Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV con los datos de facturación y especificar las causas por las que se suspende la facturación. Enviar respuesta al correo del Jefe de Tráfico, por la recepción de expedientes completos, informar de los incompletos y apuntar los motivos de la devolución. Recibir comprobaciones de gastos de operaciones Aeropuerto y anexar cuando sea necesario, la respectiva copia al expediente indicado por referencia. Realizar la captura de comprobaciones de gastos realizados por transferencias de operaciones Veracruz. Consultar Carta de Instrucciones FPRCL y/o Pizarra del Sistema de Transporte FPRCL , Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA-01-07, Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV para investigar las condiciones especiales por fletes terrestre o por información no detalladas en expediente para la facturación de Veracruz y Corresponsalías. Consultar al Auxiliar Contable sobre los anticipos que no se encuentren en sistema.3 PR-AD-06 Febrero de 16 Elaborar e imprimir la facturación, revisar y entregar al Mensajero la documentación completa de soporte para ser enviada a los clientes. Enviar diariamente correo a Gerente de Administración y Finanzas, Gerente de Operación Aérea, Jefe de Cobranzas y Mensajero con la relación de la facturación entregada. Enviar diariamente el reporte de Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV Realizar archivo de facturación por los expedientes de Veracruz y Corresponsalías. Entregar al área de Tráfico los expedientes que cumplieron con el proceso de facturación. Atender las solicitudes recibidas para la elaboración de facturas complementarias y por refacturación y consultar las fechas de cierre de mes de los clientes Solicitar la elaboración de Notas de Crédito enviando la información de soporte y explicar las causas para dicho trámite Realizar los Reportes Gerenciales de Facturación y enviar Reportes del Cierre del mes. 3.7 Jefe de Facturación y Recursos Humanos Revisar, autorizar y generar los archivos de la facturación diaria; verificar la totalidad de los gastos relacionados y comprobar la aplicación correcta del tabulador de los servicios, incluyendo fletes. Solicitar la información complementaria para continuar con la facturación. Verificar en el Portal Digital que los archivos electrónicos relacionados con el área de facturación, correspondan al expediente. Revisar y guardar en el Portal de Clientes los expedientes completos Señalizar a como evidencia, el expediente físico de Operaciones Aeropuerto y archivo de facturación de Operaciones Veracruz y Corresponsalías, que cumplen con los requisitos Revisar la Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA-01-07, Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV-02-15, verificar que la información esté correcta y aclarar diferencias del reporte Realizar las aclaraciones necesarias y proporcionar al Jefe de Cobranza la información requerida relacionada con la facturación. Revisar las fechas de cierres de los clientes y notificar suspensión de cuentas a Auxiliar de Facturación y Auxiliar. 3.8 Auxiliar Contable Realizar diariamente la captura de Anticipos de los clientes en sistema. Consultar al Jefe de Tesorería sobre los Anticipos pendientes y generarlos oportunamente. Revisa al final del mes si existen movimientos pendientes por afectar. 3.9 Jefe de Cobranza y/o Mensajero Revisar diariamente correo de la facturación, verificar que la documentación esté completa y confirmar su recepción al Auxiliar de Facturación. Solicitar la aclaración de la información cuando existan diferencias. Elaborar Notas de Crédito 3.10 Ejecutivo de Tráfico y/o Tramitador Veracruz Organizar el archivo de los expedientes ya facturados.4 PR-AD-06 Febrero de 16 Alimentar Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV con las indicaciones del Gerente de Operación Portuaria sobre condiciones especiales. 4. DESARROLLO: 4.1 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes TABULADORES DE CLIENTES NUEVOS Entrega documento impreso o envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas Minuta (Cliente prospecto) FPRNP y Requisitos del Cliente FPRNP del cliente para la elaboración de la(s) Factura(s) (ver PR-NP-01 Nuevos Proyectos y Atención a Cliente) 4.2 Gerente de Operación Aérea y Gerente de Operación Portuaria Envía los documentos legales al Gerente de Administración y Finanzas y/o notifica de la información registrada y disponible en el sitio FTP. a) Copia de la Cédula Fiscal. b) Comprobante de Domicilio y si aplica, Aviso de Cambio de Domicilio. 4.3 Gerente de Administración y Finanzas Captura los datos del cliente nuevo y entrega documento impreso o reenvía mediante correo al Jefe de Facturación y Recursos Humanos, Minuta (Cliente prospecto) FPRNP y Requisitos del Cliente FPRNP para que a partir de esta información elabore la facturación. 4.4 Gerente de Operación Aérea, Gerente de Operación Portuaria y Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes TABULADORES DE CLIENTES REGULARES En caso de que se negocien condiciones urgentes y/o especiales con los clientes o derivado de la revisión de los puntos importantes que afecten directamente la información involucrada con la facturación, entregará a más tardar al día siguiente de su reunión, documento impreso o envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas, Minuta (formato libre) (ver PR-NP-01 Nuevos Proyectos y Atención a Cliente)5 PR-AD-06 Febrero de Gerente de Atención a Clientes y Nuevos Proyectos Actualiza Requisitos del Cliente FPRNP cuando éstos hayan cambiado y entrega documento impreso o envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas. (ver PR-NP-01 Nuevos Proyectos y Atención a Cliente) 4.6 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes, Gerente de Operación Aérea y Gerente de Operación Portuaria. 4.7 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes y Gerente de Operación Aérea y Gerente de Operación Portuaria 4.8 Gerente de Operación Aérea Gerente de Operación Portuaria y Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes Semestralmente, en los meses de Junio y Diciembre, revisarán la información existente para cada cliente, Minuta (Cliente prospecto) FPRNP-01-02, Cotización de Importación y/o Exportación por Aeropuerto FPRNP-01-05, Cotización de Importación y/o Exportación por Veracruz FPRNP y Requisitos del Cliente FPRNP Informarán a Gerente de Administración y Finanzas mediante correo el status de los clientes y enviarán la fecha compromiso para la entrega documentación pendiente que sea necesaria incluir, tratando que sea a la brevedad para mantener actualizada la información. Entregan la documentación impresa necesaria impresos o envían mediante correo electrónico para completar la información de los clientes revisados respetando las fechas compromiso. De no existir cambios, confirman por correo electrónico la vigencia de Minuta FPRNP-01-02, Cotización de Importación y/o Exportación por Aeropuerto FPRNP-01-05, Cotización de Importación y/o Exportación por Veracruz FPRNP y Requisitos del Cliente FPRNP con la finalidad de seguir aplicando las mismas condiciones en la facturación del cliente. TABULADORES DE CORRESPONSALÍAS Entrega documento impreso o envía mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas y Jefes de Tráfico, las condiciones especiales o urgentes negociadas con los clientes, con los diferentes corresponsales o por la revisión de los puntos importante y que afecten directamente en el procedimiento de facturación. ANTICIPOS 4.9 Auxiliar Contable Con la información recibida diariamente por correo electrónico, registra los que correspondan, en Reporte de Control de Anticipos FPRAD-06-6 PR-AD-06 Febrero de y realiza oportunamente la captura de los Anticipos en el sistema (ver Procedimiento Tesorería PR-TS-01) Auxiliar Contable En caso de existir dudas sobre el importe de los impuestos o por la confirmación del depósito del cliente consulta al Jefe de Tesorería la situación del depósito que se trate. Cuando el Anticipo se trate por un importe diferente de los impuestos, consulta al Gerente de Operación Aérea. Aclarada la situación, procede a realizar de inmediato la captura del Anticipo solicitado en el sistema, y confirma al Auxiliar de Facturación y/o Auxiliar para que continúe con su procedimiento REVISIÓN DE EXPEDIENTES ENVIADOS A FACTURACIÓN 4.11 Jefe de Tráfico AICM / Veracruz / Coordinadora de Tráfico Verifica que los expedientes de los clientes estén completos, los entrega al Auxiliar de Facturación ; y envía diariamente correo con la relación de estos expedientes para su facturación, debiendo enviar su información dentro del horario establecido, después de la hora indicada se considerarán como entregados al día siguiente. El expediente completo de las operaciones en Aeropuerto debe contener la siguiente documentación, y las copias respectivas: a) Pedimento(s) b) Guía Aérea c) Anticipo (para Maniobras o Fletes Aéreos) anexo Confirmación con correo electrónico y/o copia del Comprobante de Transferencia o Depósito. d) La indicación del Financiamiento de Impuestos. e) Relación completa de gastos de operación. f) Copia del Comprobante de Montacargas cuando corresponda. g) Carta o Correo del cliente, informando la(s) Referencia(s) para incluir en la factura. h) Hoja de Cálculo y Manifestación de Valor. Nota: Si al momento de la entrega del expediente del cliente no cuentan con la Manifestación de Valor y entregan de manera extemporánea deberán enviar notificación de dicha situación mediante una relación enviada por correo, directamente a Jefe de Cobranza y Mensajero. i) La indicación del Proveedor de Servicio de Transporte utilizado y la copia de Factura (Talón) del Transportista cuando corresponda. j) Indicar si cuenta con archivos editables (COVE)7 PR-AD-06 Febrero de 16 k) Indicar en el expediente que los archivos digitales se encuentren en el Portal Digital. Para las operaciones realizadas en la oficina de Veracruz y por Corresponsales se requiere revisar que el expediente contenga la siguiente documentación, adicional a los incisos desde a) hasta k): l) Relación completa en la portada del expediente, de los Gastos de Operación y los Comprobantes Originales. m) Anexos del despacho. Para las operaciones realizadas por un Corresponsal el Jefe de Tráfico de la oficina de Veracruz, recibe la cuenta de gastos, captura en la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV la fecha de entrega de expediente. Revisa de los documentos recibidos: n) Que el corresponsal entregue todos los comprobantes de los gastos realizados. o) Que el anticipo enviado concuerde con el mencionado en la factura. p) Que el corresponsal facture conforme a los tabuladores preestablecidos. Los comprobantes están completos y la factura del corresponsal, es correcta? Si: Envía al Auxiliar de Facturación el expediente. No: Se hacen las aclaraciones pertinentes hasta contar con la información correcta. El Jefe de Tráfico de la oficina de Veracruz, envía diariamente, vía correo electrónico al equipo de Facturación, la información de la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV con la relación de estos expedientes. Ejecutivo de Tráfico y/o Tramitador Alimenta la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV con la información del Servicio del Transportista o con las indicaciones recibidas del Gerente de Operación Portuaria y que sea necesario registrar.8 PR-AD-06 Febrero de 16 Cuando los Ejecutivos de Tráfico reciban los comprobantes de las Transferencias o Depósitos por Anticipos de los Clientes, deberán reenviar por correo a las áreas correspondientes: al grupo de trabajo de Facturación, Jefe de Tesorería y Jefe de Cobranza Auxiliar de Facturación 4.13 Auxiliar de Facturación Coteja la relación recibida y revisa el contenido de los expedientes a facturar. Están completos los expedientes? Si: Confirma por correo electrónico, la recepción de los expedientes completos; continua con el procedimiento contando con un día hábil para concluir la facturación. No: Devuelve expedientes a Jefe de Tráfico de Aeropuerto, alimenta en Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV las causas por las cuales detiene la facturación; espera respuesta de las respectivas áreas de Tráfico y por estos expedientes pendientes regresa a la actividad 4.11 Por los comprobantes de gastos del cliente, realiza envío de los archivos en formato pdf y xml al Portal Digital y en el expediente físico que se encuentre completo, anota Listo como indicación y control para proceder a facturar. Elabora la Pro Forma de Facturación únicamente de los expedientes completos, cuidando los siguientes aspectos: a) Fecha de Facturación b) Datos del cliente c) Número de Referencia d) Número de Pedimento e) Descripción de la Mercancía f) Fecha de Pago del Pedimento g) Tipo de Cambio h) Gastos efectuados por cuenta del cliente i) Cotización de Importación y/o Exportación por la aduana correspondiente y/o Minuta (Cliente Prospecto) FPRNP (según aplique). j) Minuta (formato libre), si la hay. k) Requisitos del Cliente FPRNP l) Copia de la factura del Servicio de Transporte, cuando corresponda. m) Anexo de archivos en el Portal Digital. n) Carta de Instrucciones FPRCL en las operaciones portuarias y por corresponsalías.9 PR-AD-06 Febrero de 16 o) Anticipo(s) del cliente Auxiliar de Facturación. En caso de no tener Minuta (Cliente Prospecto) FPRNP-01-02, Minuta (formato libre), Cotización de Importación y/o Exportación por Aeropuerto FPRNP-01-05, Cotización de Importación y/o Exportación por Veracruz FPRNP y Requisitos del Cliente FPRNP necesarios para la facturación del cliente, detiene la elaboración de la Pro Forma de Facturación, registra la causa en el Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV y notifica al Jefe de Facturación y Recursos Humanos Jefe de Facturación y Recursos Humanos 4.16 Auxiliar de Facturación 4.17 Gerente de Operación Aérea y/o Jefe de Tráfico y/o Coordinadora de Tráfico 4.18 Auxiliar de Facturación Solicita la información complementaria En caso de que algún comprobante de gastos tenga los datos incorrectos, no se cuente con información importante de los archivos en pdf y xml, esté pendiente el registro en la comprobación de gastos o tengan diferencias en importes, detienen la elaboración de las facturas hasta que reúna todos los requisitos o las aclaraciones pertinentes, registra en Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA-01-07, Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV y devuelve expedientes a Jefe de Tráfico. Cuando tenga conocimiento de los detalles del expediente del cliente que se hayan omitido, realizará las anotaciones o correcciones que correspondan para completar la información y deberá entregarlo al día siguiente. Verifica en Requisitos del Cliente FPRNP las indicaciones para su Financiamiento, mismas que se deberán reflejar en la elaboración de la Pro Forma de Facturación de acuerdo al esquema establecido. Para clientes sin Financiamiento y clientes con Financiamiento de Impuestos: cuenta con el Anticipo respectivo? Si: Aplica en la Pro Forma de Facturación que corresponda.10 PR-AD-06 Febrero de 16 No: Consulta al Auxiliar Contable y detiene la elaboración de la Pro Forma de Facturación, hasta contar con el Anticipo solicitado, como lo indica la actividad 4.10, segundo párrafo Auxiliar de Facturación 4.20 Jefe de Facturación y Recursos Humanos Una vez reunida toda la información, finaliza la Pro Forma de Facturación, imprime y entrega junto con la documentación de soporte, para su revisión y autorización. Revisa la Pro Forma de Facturación, considerando la información de los archivos de control de gastos, anticipos del cliente, anticipos enviados a corresponsales, tabuladores de servicios y Carta de Instrucciones FPRCL por fletes realizados. Están correctos los datos? Si: Autoriza, afecta, genera archivos de facturación en el sistema y devuelve las facturas al Auxiliar de Facturación, pasa a la actividad 4.23 No: Regresa al Auxiliar de Facturación para que realice las correcciones Auxiliar de Facturación 4.22 Jefe de Facturación y Recursos Humanos Realiza de inmediato las correcciones en la Pro Forma de Facturación y regresa a la actividad 4.20 Ingresa al Portal Digital, realiza la búsqueda del expediente para verificar que los archivos relacionados con la facturación, se encuentren correctamente asociados por pedimento o referencia. Si el expediente cumple con los requisitos de facturación, selecciona la opción configuración de expediente, donde lo asignará como completo y procede a Guardar. Señaliza el expediente físico o la respectiva cuenta de gastos a para prueba y comprobación de que se ha realizado en esta acción en el Portal Digital. Si existen incongruencias, solicita al Auxiliar de Facturación den solución a los inconvenientes, una vez corregido se revisa nuevamente para proceder a Guardar.11 PR-AD-06 Febrero de Auxiliar de Facturación Ingresa al Sistema, genera archivo cuando suceda el caso; recibe por correo electrónico las facturas elaboradas, o mediante el acceso al Portal Digital localiza el expediente, imprime y distribuye como se indica: a) Mensajero. (2 tantos) y documentación original como soporte para entregar a los clientes. (Ver PR-CB-01 Cuentas por Cobrar). b) Gerente de Operación Aérea. (1 copia) en expediente del cliente, para su archivo y control. c) Portal Digital; por los expedientes guardados se genera la notificación y entrega automática de los archivos electrónicos, que se recibe a más tardar al día siguiente y que podrá comparar con la facturación enviada, si fuese necesario Auxiliar de Facturación Notifica diariamente la relación de la facturación realizada, enviando correo electrónico a Gerente de Administración y Finanzas, Gerente de Operación Aérea, Jefe de Cobranza y Mensajero, y anota las observaciones que sean necesarias Mensajero Revisa el correo con la relación de la facturación, que esté completa la documentación y lo confirma de igual forma. En caso de que encuentre diferencias o requiera aclarar algunos detalles, así lo informa para que se busque una solución inmediata Jefe de Cobranza En caso de dudas recibidas por los clientes, del Mensajero o folios pendientes de la facturación, solicita al Jefe de Facturación y Recursos Humanos, mediante un correo electrónico su aclaración Jefe de Facturación y Recursos Humanos 4.28 Auxiliar de Facturación Envía respuesta a los correos electrónicos recibidos, con copia para Gerente de Administración y Finanzas; proporcionando la información complementaria que le sea requerida para agilizar los trámites del proceso que continúa después de la facturación. Registra correctamente en el Pizarra del Sistema de Tráfico AICM FPROPA y Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV los datos relacionados con la facturación: número de factura, fecha de elaboración, importe del flete y/o maniobras cobrados y anotación de causas en las que se suspende la facturación Imprime el reporte de Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos FPROPV actualizado y revisa que contenga la información correcta conforme a la facturación realizada, realiza las adecuaciones necesarias12 PR-AD-06 Febrero de 16 y finalmente envía el reporte correcto a Gerente de Administración y Finanzas y Director General. COMPLEMENTARIAS, REFACTURACIÓN Y NOTA DE CRÉDITO 4.29 Gerente de Operación Aérea y/o, Jefes de Tráfico y/o Jefe de Cobranza 4.30 Auxiliar de Facturación Realiza Solicitud de Factura Complementaria, Solicitud de Cancelación o Solicitud de Refacturación en formato libre, según sea el caso y envía mediante correo al equipo de trabajo de Facturación, explicando los motivos por los cuales se debe cancelar y/o elaborar una nueva factura, entregando el expediente y la cuenta de gastos en cuestión por las operaciones de Aeropuerto; en el caso de operaciones de Veracruz, el Auxiliar de Facturación, localiza la cuenta para proceder con la nueva factura. Cuando se reciba la solicitud de Refacturación de una cuenta, revisa la fecha de elaboración y dependiendo de ésta, procederá de la siguiente forma: Si la cuenta corresponde: Al mes en curso Solicita a Jefe de Facturación y Recursos Humanos, su cancelación directa en sistema A meses anteriores Elabora la Pro Forma de Facturación, anotando en el campo correspondiente la leyenda: Cancela y Sustituye FAS # o su abreviatura CANC-SUST Envía Solicitud de Nota de Crédito mediante correo a Jefe de Cobranza con anexos de la información de soporte: Factura del mes anterior y la Refacturación del mes en curso. Cuando ocurre una Refacturación solicitada con causas atribuibles al cliente, deberá aplicar invariablemente, el cargo adicional en la nueva Factura con el concepto de Refacturación Revisará si la factura original contiene Anticipo del Cliente. La cuenta corresponde al mes en curso?13 PR-AD-06 Febrero de 16 Si- No se realiza nuevo Anticipo. No- Reenvía correo solicitando la refacturación del Anticipo Auxiliar Contable Con la información recibida, procede a realizar de inmediato la captura del Anticipo solicitado en el sistema, por Refacturación de la cuenta y confirma al Auxiliar de Facturación para que continúe con la facturación Auxiliar de Facturación Regresa al punto 4.19 para integrar la cuenta de gastos por Refacturación, en el proceso de facturación Jefe de Cobranza Elabora la Nota de Crédito solicitada y la envía al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión Gerente de Administración y Finanzas Revisa la Nota de Crédito. Los datos son correctos? Si- Envía la Nota de Crédito al Director General para su autorización. No- Devuelve la Nota de Crédito para su corrección. CIERRE MENSUAL DE FACTURACIÓN Y ELABORACIÓN DE REPORTES 4.35 Jefe de Facturación y Recursos Humanos Revisa y consulta con Gerente de Operación Aérea, Jefe de Cobranza y Jefes de Tráfico las fechas de cierre mensual de los clientes y en su caso suspende la elaboración de las facturas hasta el siguiente mes. Adicionalmente, consulta con Jefe de Cobranza si tienen movimientos relacionados con los pagos o Notas de Crédito pendientes por ingresar al sistema. En caso de encontrar algún movimiento pendiente, notifica al Gerente de Administración y Finanzas Auxiliar Contable Revisa que en sistema los Anticipos y las Aplicaciones de Pagos estén afectados en su totalidad, y poder continuar con el cierre del mes. Suspende la captura en sistema de los movimientos que correspondan hasta el mes siguiente Auxiliar de Facturación y Auxiliar Revisa y confirma que ya no existen más movimientos por realizar y genera los reportes en sistema, los imprime en formato.pdf o.efax para enviar por correo a Gerente de Administración y Finanzas y da aviso a Jefe de Facturación y Recursos Humanos.14 PR-AD-06 Febrero de Jefe de Facturación y Recursos Humanos, Auxiliar de Facturación Archivo de Ventas del mes Reporte de Antigüedad de Saldos Aplicación de Pagos del mes Aplicación de Pagos (paloma) Solicita al Auxiliar de Soporte Técnico realice el respaldo de la información del mes y al recibir su confirmación, notifica a Gerente de Administración y Finanzas y al Auxiliar Contable para que proceda a la captura de anticipos del mes siguiente Auxiliar de Facturación 4.40 Gerente de Administración y Finanzas Con el cierre mensual concluido, realiza el Reporte Gerencial de Facturación Aeropuerto, Veracruz y Corresponsalías FPRAD-06-01; solicita la revisión de Jefe de Facturación y Recursos Humanos y éste último lo envía por correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión. Revisa y envía Reporte Gerencial de Facturación Aeropuerto, Veracruz y Corresponsalías FPRAD al Representante de la Dirección para revisión en la Junta de Indicadores. Fin del Procedimiento15 PR-AD-06 Febrero de REFERENCIAS: 5.1 Documentos: PR-CB-01 PR-AD-01 PR-NP-01 PR-TS Formatos: FPRNP FPRNP FPRAD FPRAD FPRAD FPRNP FPRNP FPROPA FPROPV FPRCL FPRCL N / A N / A N / A N / A N / A N / A Código Código Documento Cuentas por Cobrar Gastos de Operación Nuevos Proyectos y Atención a Clientes Procedimiento Tesorería Formatos Minuta (Cliente prospecto) Requisitos del Cliente Reporte Gerencial de Facturación Aeropuerto, Veracruz y Corresponsalías Gastos Fondo Financiamiento Reporte de Control de Anticipos Cotización de Importación y/o Exportación por Veracruz Cotización de Importación y/o Exportación por Aeropuerto Pizarra del Sistema de Tráfico AICM Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos Carta de Instrucciones Pizarra del Sistema de Transporte Proforma de Facturación Minuta (formato libre) Solicitud de Cancelación Solicitud de Refacturación Solicitud de Nota de Crédito Solicitud de Factura Complementaria 6. DEFINICIONES: NA 7. ANEXOS: NA16 PR-AD-06 Febrero de CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 07 Febrero 2014 Cambio de plan de trabajo que incluye en el procedimiento al Jefe de Facturación y Recursos Humanos y al Auxiliar, reasignación de actividades y modificación al Reporte Gerencial. 06 Enero 2013 Unificación de los Procedimientos de Facturación para los despachos realizados por las aduanas de Aeropuerto, Veracruz y Corresponsales 05 Mayo 2012 Se modificó todo el cuerpo del Procedimiento para ajustarlo al procedimiento real. 04 Abril 2011 Se modifican los puntos 4.8, 4.9 y 4.10, y se agregan puntos del 4.30 al Enero 2011 Se modifica completamente el procedimiento. 02 Junio, 2008 Se ajustó el orden de las actividades descritas en los puntos 4.1, 4.2 y 4.3, y se eliminó dentro de las responsabilidades la participación del Jefe de Cobranza, sustituyéndolo por el Auxiliar Contable (AICM) 01 Diciembre, 2007 Se modificó todo el cuerpo del Procedimiento para ajustarlo al procedimiento real. 00 Noviembre, 2006 Inicio del Sistema Documentos relacionados
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