Source: https://zakonczeniedzialalnosci.pl/2018/03/19/sprawozdania-finansowe-po-15-marca-2018/
Timestamp: 2018-05-21 11:15:14+00:00

Document:
Sprawozdania finansowe. Komu nowe zasady podniosą ciśnienie? - Zakończenie działalności
15 marca 2018 r. i sprawozdania finansowe. Ta data i te dokumenty zelektryzowały świat korporacyjnych prawników i ich klientów w ostatnim tygodniu. Jest poniedziałek, 19 marca 2018 r., emocje jeszcze nie opadły (bo w sumie przepis wszedł w życie, ale jeszcze żadnych z nim problemów nie mamy). O co więc właściwie chodzi? Czym sprawozdania finansowe “zasłużyły” sobie na to coraz większe (informacyjne) zamieszanie?
Ustawą nowelizującą ustawę o KRS i niektóre inne ustawy dodano do ustawy o KRS art. 19e. Zgodnie z treścią ust. 1:
ewentualnie – sprawozdanie z działalności.
Co jest potrzebne do elektronicznego złożenia dokumentów?
Po pierwsze, należy dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Opatrywać podpisem zgłoszenie będą osoby fizyczne będące członkami organu reprezentacji, wspólników uprawnionych do reprezentacji lub likwidatorów, ewentualnie syndyków. Utrudnieniem będzie w takiej sytuacji kwestia konieczności posiadania numeru PESEL, ujawnionego w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Jeśli wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji jest osoba prawna – wtedy odpowiednio podpisuje dokument osoba fizyczna uprawniona jako członek organu reprezentacji tej osoby prawnej, jej likwidator, syndyk lub wspólnik uprawniony do reprezentacji – posiadający numer PESEL.
Próba złożenia dokumentów przez prezesa zarządu będącego cudzoziemcem, nieposiadającego numeru PESEL (a przynajmniej nieujawnionego w KRS), kończy się następującym komunikatem:
Błąd! System nie znalazł osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających nr PESEL. Zgłoszenie nie będzie mogło być podpisane i wysłane. Dokumenty finansowe możesz złożyć do sądu jako załączniki do wniosku o wpis zmian w rejestrze. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS – sprawozdania finansowe i inne dokumenty.
Tutaj pojawia się zgrzyt w całej tej – wydawałoby się dobrze naoliwionej – machinie S24. Nie przewidziano bowiem dla osób nieposiadających numeru PESEL opcji na złożenie dokumentów do KRS w takiej formie “jak wszyscy” (czyt. bezpłatnie). Zgodnie z art. 19e ust. 6 ustawy o KRS:
W przypadku negatywnej weryfikacji wnioskodawca może złożyć dokumenty, o których mowa w ust. 1, wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2-5a, albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.
“Negatywna weryfikacja” to również sytuacja, w której np. prezes zarządu będzie próbował podpisać sprawozdania finansowe ePUAPem, a okaże się, że w rejestrze przedsiębiorców wprowadzono jego PESEL z literówką (np. 75120467566 zamiast 75120467556). Wówczas niestety trzeba wybrać płatną opcję złożenia dokumentów jako załączników do wniosku o wpis zmian w rejestrze.
Przepisy przejściowe i ułatwienia w początkowej fazie stosowania nowych przepisów
Żebyśmy totalnie zwariowali (my, prawnicy, przedsiębiorcy i księgowi), jeszcze w tym roku ułatwia nam życie. Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej, do dnia 30 września 2018 r. dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Natomiast niestety – nie ma szans, aby sprawozdanie finansowe zgłosił do KRS pełnomocnik spółki. Musi to zawsze uwierzytelnić osoba reprezentująca, wspólnik, likwidator, syndyk. Generalnie osoba z ujawnionym PESELem w KRS. Nie przewidziano rubryki dla prokurenta – on też nie będzie mógł złożyć sprawozdań.
Jeśli chcesz zobaczyć procedurę składania sprawozdania drogą elektroniczną, polecam Ci wpis na blogu mec. Moniki Markisz. Są też już wyjaśnione pierwsze wątpliwości w komentarzach.
Wpis na temat sprawozdań finansowych “po nowemu” popełniła również mec. Aneta Kułakowska, serdecznie zapraszam Cię na tego bloga, w szczególności, gdy jesteś członkiem zarządu w spółce z o.o.
W uzasadnieniu projektu wskazano, że chodzi o odciążenie sądów rejestrowych corocznie “zalewanych” przez dokumenty składane przez spółki. Projektodawcy wskazali, że orzecznik w gorącym okresie sprawozdawczym ma średnio 50-100 takich spraw dziennie! To strasznie dużo, więc nie dziwię się, że szukają wciąż sposobów na to, żeby jakoś to usprawnić. Przy okazji nastąpi też odciążenie składnic akt, które w niektórych sądach podobno nie mają już gdzie archiwizować dokumentów.
Jeśli masz problem ze złożeniem sprawozdania finansowego i chciałbyś skorzystać z pomocy naszej Kancelarii, koniecznie napisz!
Formularz kontaktowy znajdziesz w zakładce „Kontakt”.
AKTUALIZACJA 25.04.2018 r.
Jesteśmy już po pierwszej sprawie wniesionej do KRS po 15.03.2018 r.:
Joanna Marzec 20, 2018 o 11:50
Co w przypadku spółki zagranicznej, tj. kiedy w KRS nie ma nr PESEL?
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 20, 2018 o 20:37
@Joanno, jeśli dobrze rozumiem chodzi o spółkę polską, ale której członkowie zarządu/wspólnicy nie mają PESEL? W takiej sytuacji spółka ma dwie możliwości: członek zarządu występuje o nadanie PESEL i wtedy można korzystać z eKRS lub dokumenty spółka składa w zwykłej procedurze s24 (wniosek KRS-Z30 – “inne wnioski” na stronie portalu s24; wtedy można za pomocą pełnomocnika, w tej procedurze bezpłatnej niestety nie można). W razie czego służę pomocą.
Malgorzata Marzec 22, 2018 o 10:51
a czy obcokrajowiec – osoba z zarządu spółki polskiej musi mieć podpis kwalifikowany, aby złożyć dokumenty przez S24 (płatna opcja)? I drugie pytanie…rozumiem, że w sytuacji spółka z o.o. z udziałowcem i zarządem zagranicznym – złożyć dokumenty do S24 może pełnomocnik…kto nim może być? I co musi pełnomocnik posiadać aby złożyć wszystkie dokumenty przez S24?
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 23, 2018 o 14:17
@Pani Małgorzato, obcokrajowiec niestety przede wszystkim musi mieć PESEL – bez tego nie podpisze niczego w systemie S24 (ani ePUAPem, ani podpisem kwalifikowanym, bo weryfikacja przy podpisie kwalifikowanym następuje wyłącznie, gdy identyfikatorem w podpisie elektronicznym jest numer PESEL).
Natomiast odpowiadając na pytanie o pełnomocnika – musi być to pełnomocnik procesowy (np. radca prawny), taki, który złożyłby Państwa dokumenty również poprzednio – drogą papierową. Musi mieć konto na S24 i oczywiście podpis (kwalifikowany lub ePUAP).
Małgorzata Kwiecień 3, 2018 o 12:54
A skąd wynika (z jakich przepisów), ze pełnomocnik może złożyć SF? Pytałam w KRS i powiedziano mi, ze tylko zarząd. Inaczej mogą sprawozdania nie przyjąć. Szukałam sporo na ten temat i uzyskałam z Ministerstwa + w KRS odpowiedź , że składając przez S-24 zarząd nr PESEL mieć nie musi, bo go też nie zawsze dostanie. Tylko do tej bezpłatnej opcji musi być PESEL.
Krzysztof Kwiecień 17, 2018 o 12:43
Dzień dobry, czy wg Pani i innych osób poprzez system S24 można złożyć kopię sprawozdań podpisanych odręcznie przez członków zarządu a skopiowanych i podpisanych podpisem kwalifikowanym przez osobę, która nie jest ujawniona (i mająca PESEL) w KRS jako osoba uprawniona do reprezentowana ?
Katarzyna Marzec 21, 2018 o 09:19
Czy prokurent wpisany w KRS, gdzie ujawniony jest jego numer Pesel, po wyrobieniu sobie profilu e-puap będzie mógł złożyć elektronicznie, drogą bezpłatna sprawozdanie ?
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 23, 2018 o 14:19
@Katarzyna, niestety prokurent nie jest wymieniony w nowym art. 19e ust. 2 ustawy o KRS jako osoba uprawniona.
Michał Kowalski Marzec 21, 2018 o 10:39
jestem ciekawy jak Pani interpretuje przepis art. 38 w/w ustawy nowelizującej, który co prawda pozwala do 30 września 2018 r. załączać skany dokumentów finansowych do zgłoszenia lub wniosku, ale skany te muszą być podpisane także przez reprezentantów z ujawnionym PESELem w KRS.
Wydaje mi się, że składając sprawozdanie finansowe przez S24 (wniosek KRS-Z30 – „inne wnioski” na stronie portalu s24) zgodnie z tym przepisem skany dokumentów finansowych będzie musiał i tak podpisać reprezentant podmiotu z ujawnionym PESELem w KRS (nawet gdy wniosek przez S24 składa pełnomocnik).
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 28, 2018 o 10:30
Panie Mecenasie, ja bym tego jednak w ten sposób nie łączyła. Skany dokumentów złożonych przez “Bezpłatne zgłoszenie…” będą podlegały weryfikacji na poziomie systemu, czy zgadza się PESEL z KRS-u z PESELem z ePUAPu albo podpisu kwalifikowanego. Natomiast złożenie przez pełnomocnika przez S24 oznacza, że system nie weryfikuje zgodności numerów PESEL i wówczas nie bedzie “negatywnej weryfikacji”, jeśli elektroniczne dokumentów podpisze pełnomocnik, natomiast na skanach będą podpisy członków zarządu (nie posiadający PESELu).
A swoją drogą – miał już Pan może okazję składać po nowemu sprawozdanie jako pełnomocnik? Ciekawi mnie przebieg takiego postępowania przez S24.
Bożena Marzec 28, 2018 o 10:40
I już ostatnie pytanie : czy prokurent spółki może występować jako pełnomocnik, który złoży sprawozdanie przez S-24 ( podpisane przez zarząd skany ) ? Ewentualnie czy musi posiadać jakieś odrębne do tego pełnomocnictwo ? Będę wdzięczna za odpowiedź.
Michał Kowalski Marzec 28, 2018 o 23:35
Tak, złożyłem już sprawozdanie finansowe poprzez S24 po 15 marca 2018 r. (jako pełnomocnik spółki).
Musiałem wcześniej uzyskać dla siebie kwalifikowany podpis elektroniczny aby podpisać skany sprawozdań i uchwały zatwierdzającej (nie da się tego zrobić profilem zaufanym ePUAP). Wniosek oczywiście jest płatny (140 zł).
Wniosek uzyskał już sygnaturę akt. Czekam na teraz na wpis wzmianek w rejestrze.
W trakcie składania wniosku jedna rzecz wzbudziła moje wątpliwości – we wniosku oczywiście można wskazać, że działa w tym przypadku pełnomocnik procesowy i podać jego dane, ale w ostatnim etapie – podpisywania wniosku – nie ma dostępnej opcji podpisywania wniosku w imieniu spółki (podmiotu), lecz można go podpisać jedynie “w imieniu własnym” jako osoba fizyczna. Wydaje mi się, że jeżeli wniosek składa pełnomocnik procesowy, to powinna być dostępna opcja podpisu “w imieniu spółki”, ale być może to tylko niezrozumienie zasad działania S24.
Agata Marzec 30, 2018 o 13:53
A czy do wniosku składanego przez S24 przez pełnomocnika można dołączyć skany sprawozdań i dokumentów pozwiązanych (podpisanych w formie papierowej) bez konieczności opatrzenia tych dokumentów, przez osoby uprawnione do reprezentacji, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo ePUAPem?
Art. 38 ustawy zmieniającej wskazuje, że: “do dnia 30 września 2018 r. dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g, 3 i 4 ustawy zmienianej w art. 10, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.”
Czy ten przepis nie oznacza, że również do wniosku w S24 składanego przez pełnomocnika również należy złożyć skany dokumentów opatrzone podpisami elektronicznymi przez osoby reprezentujące spółkę?
I czy, w przypadku wieloosobowego Zarządu (kilku członków posiadających nr PESEL i kilku nie posiadających) oraz reprezentacji łącznej w postaci 2 członków zarządu, wystarczy jak tylko jeden z Członków Zarządu podpisze zgłoszenie i dokumenty do RDF i S24? Czy powinno to zrobić 2 członków zarządu zgodnie z reprezentacją?
Piotr Kwiecień 6, 2018 o 13:47
A w jaki sposób wykazał Pan umocowanie do reprezentacji? Dokument pełnomocnictwa również podpisany podpisem kwalifikowanym załączył Pan jako jeden z załączników do wniosku?
M.M Kwiecień 10, 2018 o 18:00
Jak dobrze, że zaglądam na ten blog. Możnazobacyć te same problemy od drugiej strony.
Miałem niedawno dokładnie ten sam problem. Dostałem na biurko wniosek o pierwszy wpis spółki S24, gdzie pełnomocnictwo jeśli czytać je uważnie, udzieliła nie spółka podlegająca wpisowi, ale osoba fizyczna w swoim imieniu. I drapałem się w głowę, czy to strona wybrała zły wzorek w systemie ( tudzież źle wypełniła) czy też technicznie nie da się inaczej. Nikt nie wiedział.
Ostatecznie wezwałem do złożenia prawidłowego, tj. gdyż tyle uczono nas, że pełnomocnictwo trzeba czytać bardzo precyzyjnie. A tekstu nie dało się przeskoczyć.
Uczulam wszystkich, aby nie ulegali złudzeniu, że sądy rejestrowe dobrze rozumieją działanie systemu elektronicznego. Nie rozumieją. Nie wiemy jak system wygląda “na wejściu”. Co więcej, jesteśmy co jakiś czas zaskakiwani zmianami w jego działaniu.
Karolina Rokicka-Murszewska Kwiecień 11, 2018 o 08:47
Dziękuję za cenny komentarz. Może dzięki temu będzie większe zrozumienie dla sądów w kwestii działania KRS (choć mam wrażenie, że pełnomocnicy doskonale “wczuwają się” w Państwa sytuację, bo sami mają z tą elektronizacją nielekko).
Bożena Marzec 23, 2018 o 14:43
Czy prokurent wpisany w KRS, gdzie ujawniony jest jego numer Pesel, po wyrobieniu sobie kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie mógł złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe spółki z o.o. przez S24 ( skany podpisane zgodnie z reprezentacją spółki ), oczywiście odpłatnie ?
I jeszcze jedna sytuacja :
Czy wpisany w KRS członek zarządu ( obcokrajowiec ), bez numeru Pesel, po wyrobieniu sobie kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie mógł złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe przez S24 , odpłatnie ?
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 23, 2018 o 14:49
@Pani Bożeno, odpowiedzi w moich komentarzach powyżej.
Bożena Marzec 23, 2018 o 14:53
Bożena Marzec 23, 2018 o 15:11
Pani Karolino, czyli podsumowując :
Mamy sprawozdania finansowe w formie papierowej, podpisane zgodnie z reprezentacją spółki z o.o. ( w moim przypadku przez Zarząd jednoosobowy- obcokrajowiec bez PESEL ).
Do końca września może je wysłać do KRS odpłatnie, jako skany, przez S24 np. radca prawny ( nie nasz prokurent ) posiadający nasze pełnomocnictwo i podpis (kwalifikowany lub ePUAP).
I pytanie najważniejsze : czy od 01.10.18 ta metoda też będzie możliwa ?
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 28, 2018 o 10:25
Pani Bożeno, od 1.10.2018 nie będzie możliwości wysyłania dokumentów w formie skanów. Będą musiały być to dokumenty przygotowane w specjalnym formacie.
Ania Marzec 26, 2018 o 13:41
Karolina Rokicka-Murszewska Marzec 28, 2018 o 10:02
@Ania, jeśli składasz sprawozdania w formie skanu przez zakładkę “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, wówczas nie uiszczasz opłaty i nie dołączasz formularza KRS-z30 (system sam pyta, za które lata i jakie dokumenty składasz).
joanna Marzec 29, 2018 o 09:51
Czy po wpisie sprawozdania finansowego do KRS, należy również złożyć ogłoszenie do MSIG?
Katarzyna Kwiecień 11, 2018 o 10:23
Tutaj w komentarzach pojawiają się rozbieżności. Jakie Państwo macie doświadczenia?
Bożena Kwiecień 11, 2018 o 10:26
Ja jeszcze raz dopytam. Czy prokurent samoistny ma wystarczające uprawnienia do wystąpienia jako pełnomocnik przy składaniu sprawozdań przez S24 ?
Beata Kwiecień 22, 2018 o 15:55
1. Jesli w KRS/dokumentach spolki nie ma PESELu cudzoziemca to jak system ma porownac PESEL z certyfikatu kwalifikowanego z PESELEM kontrolnym w KRS ?
2. W wywiadzie rzeczniczka KRS jasno powiedziala ze podpis elektroniczny wydany w dowolnym kraju UE jest wazny i mozna go uzywac, jakim to cudem wiec holender ktory ma podpis elektroniczny z holenderskiego dostawcy ktora nie slyszala o PESELU ma byc respektowany, kuriozum logiki.
Karolina Rokicka-Murszewska Kwiecień 25, 2018 o 10:41
przyznam szczerze, że nie mam pojęcia, jak system faktycznie zadziała w przypadku zagranicznego podpisu elektronicznego. Faktem jest, że osoby, które próbowały podpisać podpisem, w którym identyfikatorem był NIP, miały odmowę. Być może system będzie podlegał zmianom, ale trudno określić – w jakim kierunku.
Marcin Kwiecień 23, 2018 o 23:08
ciekawi jak mnie wygląda kwestia wniosku o wykreślenie spółki gdzie jednym z załączników jest sprawozdanie likwidacyjne. Czy od 15 marca 2018 r. taki wniosek należy rozbić na dwie części – papierową (NZW, oświadczenia likwidatorów oraz elektroniczną (obejmującą sprawozdanie likwidacyjne) ?
Karolina Rokicka-Murszewska Kwiecień 25, 2018 o 10:39
Panie Marcinie, przyznam szczerze, że jak na razie nie miałam okazji czegoś takiego składać. Zapewne w najbliższym czasie będę jednak to ćwiczyć w praktyce, bo obsługuję spółkę, która niedawno podjęła uchwałę o rozwiązaniu. Dam znać.
Marcin Kwiecień 25, 2018 o 12:53
bardzo dziękuję za odpowiedź. Jestem ciekawy jakie rozwiązanie Sąd uzna za prawidłowe. Nie zapomnijmy przy tym o art. 288 § 1 KSH stanowi, że wniosek o wykreślenie spółki składa się jednocześnie z zatwierdzonym sprawozdaniem likwidacyjnym. Rozbijając te czynności na dwie części chyba nie zachowamy owej “jednoczesności”.
Karolina Rokicka-Murszewska Kwiecień 25, 2018 o 13:21
W sumie prawda. I tak jeszcze pomyślałam, że “bezpłatne składanie…” ma zastąpić formularz KRS-Z30, a nie inne, które dotyczą kwestii sprawozdawczej. Więc chyba w przypadku likwidacji jednak wersja papierowa powinna być ok.
Marcin Kwiecień 25, 2018 o 13:26
No właśnie też mi się tak wydaje 😉 Podzielę się efektami bo widziałem, że sporo osób ma z tym dylemat.
Jacek Kwiecień 24, 2018 o 02:49
Witam, bardzo proszę o informację, czy można poprzez “Bezpłatne zgłoszenie…” złożyć wniosek KRS-Z03, o złożenie sprawozdań finansowych wraz z formularzem aktualizującym PKD (KRS-ZM). Pozdrowienia JSZ
Karolina Rokicka-Murszewska Kwiecień 25, 2018 o 10:01
Panie Jacku, nie można – jeśli chce Pan aktualizować PKD, prosze złożyć osobno KRS-z3 w formie papierowej (chyba, że spółka była zakładana w formie elektronicznej, to wówczas przez portal S24). Sprawozdanie finansowe natomiast proszę złożyć przez “bezpłatne zgłoszenie”.
Mikołaj Maj 5, 2018 o 17:18
Witam, tu wynika bardzo ważne pytanie:
Prowadzę spółkę zoo i jesteśmy (ja i jeszcze jeden wspólnik) obcokrajowcami. Nie mamy PESELu, niema już czasu na go wyrobienie. Czy można złożyć PAPIEROWO jeszcze w tym roku sprawozdanie finansowe? Dziękuję
Karolina Rokicka-Murszewska Maj 7, 2018 o 08:20
Panie Mikołaju, niestety nie ma takiej możliwości. Jako kancelaria świadczymy usługę składania sprawozdań przez system s24, zapraszam do kontaktu.
Weronika Maj 14, 2018 o 14:51
jeżeli spółka przekaże pełnomocnikowi dokumenty do przesłania, czy również należy przekazać mu skan pełnomocnictwa. Czy skan pełnomocnictwa należy załączyć do wniosku elektronicznego?
Karolina Rokicka-Murszewska Maj 17, 2018 o 19:05
Pani Weroniko, tak, pełnomocnictwo musi być załączone.
Dariusz Maj 19, 2018 o 22:37
W spółce z o.o. zarząd składa się z obcokrajowców. W jaki sposób możliwe jest złożenie sprawozdania finansowego do KRS?
Prezes zarządu stara się o nadanie numeru PESEL, następnie stara się o podpis kwalifikowany i składa płatny wniosek do KRS?
Czy istnieje inny sposób złożenia sprawozdania finansowego do KRS?
Poprzedni wpis: Zmiany? Lubię, ale nie zawsze są dobre
Następny wpis: Nowe stawki wynagrodzenia dla kuratorów w sprawach cywilnych

References: art. 19
 art. 19
 art. 40
 art. 38
 art. 19
 art. 38

Art. 38
 art. 69
 art. 10
 art. 288