Source: https://www.uprp.gov.pl/kontakt/Menu13,864,31,index,pl/
Timestamp: 2019-07-19 21:34:17+00:00

Document:
Kontakt - Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej
Rozpowszechnianie wydawnictw:
Biblioteka UPRP:
tel. (22) 579 01 61, 579 01 20
Zamawianie kopii dokumentacji patentowej:
faks (22) 579 03 78
Obsługa administracyjna skarg wpływających do Prezesa Urzędu:
Aleksandra Jabłońska - tel. (22) 579 04 24 w godzinach 8:00-16:00, pok. 121
Agnieszka Nejfert-Charłampowicz - tel. (22) 579 01 24 w godzinach 8:00-16:00, pok.121
Adres UPRP
Istnieje możliwość składania zgłoszeń oraz korespondencji w siedzibie UPRP:
- od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00 w Kancelarii Ogólnej Urzędu;
- w dni wolne od pracy oraz poza godzinami pracy Urzędu w portierni budynku;
- dla przesyłek kurierskich prosimy stosować kod pocztowy: 00-608 Warszawa.
Rzecznik prasowy UPRP
Rozpowszechnianie wydawnictw
Biblioteka UPRP
Obsługa administracyjna skarg wpływających do Prezesa Urzędu
Punkt spotkań z ekspertami Urzędu Patentowego RP mieści się w siedzibie Urzędu pod adresem:
Jeżeli chcesz uzyskać informację na temat statusu Twojej sprawy, na spotkaniu z Ekspertem Urzędu, wcześniej zarezerwuj termin spotkania:
W treści wiadomości należy podać swoje dane (imię, nazwisko, nr telefonu), imię i nazwisko eksperta, numer sprawy lub temat rozmowy oraz proponowany termin spotkania.
Termin spotkania z ekspertem jest potwierdzany wiadomością SMS.
System Komunikacji Niewerbalnej - proponujemy naszym Klientom innowacyjne rozwiązanie, które podnosi standardy obsługi klienta. Bezpośrednia obsługa on-line osób niesłyszących w Centrum Informacji o Ochronie Własności Przemysłowej odbywa się z wykorzystaniem tabletów lub urządzeń stacjonarnych.
W ramach proponowanego System Komunikacji Niewerbalnej zapewniamy:
Certyfikowani tłumacze języka migowego (T1 i T2)
Certyfikowani tłumacze języka angielskiego
Zapraszamy do krótkiej prezentacji usługi SKN
Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej, Al. Niepodległości 188/192, 00-950 Warszawa.
a) listownie: Al. Niepodległości 188/192, 00-950 Warszawa, skr. pocztowa 203,
b) w formie elektronicznej,
c) telefonicznie: infolinia (22) 579 01 77,
szczegóły na stronie Urzędu Patentowego RP: https://www.uprp.pl/kontakt/Menu09,864,31,index,pl/
W Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej funkcjonuje inspektor ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@uprp.pl. Inspektor ochrony danych rozpatruje sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu rozpatrzenia przesłanej do Urzędu Patentowego RP korespondencji. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO.
Pani / Pana dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Pani / Pana dane będą przetwarzane w okresie realizacji sprawy oraz czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
g) wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu rozpatrzenia korespondencji.
Oświadczenie o prywatności dotyczące organizacji oraz zarządzania wydarzeniami i spotkaniami przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej
Administratorem przetwarzanych danych osobowych w trakcie procesu organizacji oraz zarządzania spotkaniami/wydarzeniami jest Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (Urząd Patentowy). Pracami Urzędu Patentowego kieruje Prezes – Pani Alicja Adamczak.
Urząd Patentowy wyznaczył 5 głównych kierunków procesu organizacji i zarządzania spotkaniami/wydarzeniami, które obejmują przetwarzanie danych osobowych:
organizacja i rezerwacja spotkań;
organizacja i zarządzanie wydarzeniami;
nagrywanie audiowizualne/streamingowanie, fotografowanie wydarzeń;
rozpowszechnianie newslettera;
publikacje/wydawnictwa.
Ten rodzaj przetwarzania podlega przepisom o ochronie danych osobowych zawartych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 216/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) - zwanej dalej Ustawą.
Dane osobowe są przetwarzane przez Urząd Patentowy i zewnętrznych dostawców usług w celu organizacji wydarzeń i spotkań oraz zarządzania nimi, koordynowania wszelkich wymaganych działań uzupełniających, zarządzania finansami, a także w celach komunikacji/przejrzystości.
2. Na jakiej podstawie Urząd Patentowy może przetwarzać dane osobowe?
W zależności od celu, w jakim dane osobowe będą gromadzone, Urząd Patentowy przetwarza te dane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie:
ogólnego rozporządzenia o ochronie danych:
art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych - dobrowolne wyrażenia zgody osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie tych danych w precyzyjnie określonym celu,
art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych - przetwarzanie, jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Urzędzie Patentowym, np. w razie konieczności udostępnienia danych osobowych organom państwowym zgodnie z przepisami prawa krajowego oraz unijnego,
art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych - zrealizowania prawnie uzasadnionego interesu, np. przyjęcie zapytania i udzielenie na nie odpowiedzi.
normatywnych aktów prawnych niezbędnych do wykonania zadania publicznego powierzonego do wykonania administratorowi oraz wydanych na podstawie delegacji w nich zawartej aktów wykonawczych;
wewnętrznych przepisów Urzędu Patentowego dotyczących ochrony danych osobowych podczas przetwarzania i zarządzania spotkaniami/wydarzeniami.
W trakcie organizacji i zarządzania wydarzeniami przetwarzane są dane osobowe:
dla wnioskodawcy i gospodarza spotkania: imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe, podmiot/jednostka organizacyjna,
w przypadku pracowników Urzędu Patentowego: imię, nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, adres e-mail i numer telefonu;
w przypadku uczestników zewnętrznych: imię, nazwisko, podmiot/jednostka organizacyjna, adres e-mail.
W trakcie organizacji i zarządzania wydarzeniami przetwarzane dane osobowe zależą od konkretnego wydarzenia i mogą być podsumowane, jako:
ogólne dane identyfikacyjne: tytuł, imię, nazwisko, dane paszportowe/identyfikacyjne, adres e-mail, zajmowane stanowisko, organizacja/instytucja, kraj, miasto wyjazdu, dane bankowe w przypadku wniesienia opłat;
mobilne dane / potrzeby dietetyczne / inne potrzeby (jeśli wskazane przez uczestnika).
Ponadto, podczas wydarzenia, w zakres ten wchodzi możliwość dokonania nagrań audiowizualnych/streamingowanie, w tym możliwość wzięcia udziału w wywiadach/warsztatach itp. W takim przypadku zdjęcia, wypowiedzi, opinie, itp. mogą być przetwarzane w zależności od rodzaju i celu nagrania.
4. Kto ma dostęp do danych i komu są one ujawniane?
Gromadzone dane osobowe są użytkowane przez Urząd Patentowy oraz przez dostawców usług zaangażowanych w organizację i zarządzanie wydarzeniami/spotkaniami. Dostęp tym podmiotom jest udzielony tylko do danych osobowych niezbędnych do realizacji ich obowiązków w konkretnym wydarzeniu/spotkaniu na podstawie obowiązującego prawa lub zapisów stosownej umowy cywilno-prawnej. Dane osobowe, mogą być również dostępne dla zespołów wsparcia technicznego szczególnie Departamentu Informatyki oraz Biura Administracyjno-Gospodarczego odpowiedzialnych za zarządzanie narzędziami służącymi do organizacji wydarzeń/spotkań, jako że zespoły wsparcia posiadają uprawnienia administracyjne do danych przechowywanych w tych narzędziach/aplikacjach w celu wykonywania swoich zadań.
Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym je na podstawie umów z administratorem, ale tylko w celu i zakresie niezbędnym dla realizacji umowy, w tym m.in. podmiotom świadczącym usługi IT lub inne usługi zapewniające prawidłowe funkcjonowanie Urzędu Patentowego, przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.
Ponadto dane mogą zostać udostępnione podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa krajowego lub unijnego oraz na podstawie zawartych umów z organizacjami posiadającymi siedzibę na obszarze Unii Europejskiej.
W trakcie organizacji wydarzeń dane osobowe związane z wnioskami dotyczącymi usługi cateringowej podczas spotkań są dodatkowo ujawniane menedżerom usług w celu kontroli finansowej wydatków na usługi gastronomiczne. Te informacje, również są dostępne dla Biura Finansowo-Księgowego, jak również wszelkie inne informacje wymagane dla kontroli finansowej imprezy.
Odnośnie procesowania audio-wideo nagrywania/streamingowania, fotografowania, zespół odpowiedzialny za nagrywanie, jako jedyny ma dostęp do nieprzetworzonych nagrań audio- wideo/streamingowania, fotografowania i przetwarza je pod kontrolą administratora danych.
Odbiorcy danych osobowych mogą się różnić w zależności od rodzaju nagrania i celu wydarzenia. Natomiast cel może być uzależniony: od formy nagrania i emisji konkretnych minut, po dostępność na stronach internetowych Urzędu Patentowego w ramach tzw. komunikacji. Może przyjąć formę wewnętrznego wydawnictwa lub zostać wykorzystany do promocji ochrony własności przemysłowej lub określać przedmiot edukacji.
Dane osobowe są w szczególności dostępne za pośrednictwem wewnętrznych narzędzi komunikacji, takich jak wewnętrzna strona internetowa "Intranet", elektroniczny system obiegu dokumentów (EZD), wewnętrzne wydawnictwa, cykliczne wydawnictwa WUP oraz BUP, monitory projekcyjne wewnętrzne. Zdjęcia, prezentacje, transmisje na żywo lub nagrania uczestników i organizatorów mogą zostać udostępnione przez Urząd Patentowy w Internecie, w ramach działań promujących ochronę własności przemysłowej.
5. Jak chronimy i zabezpieczamy twoje informacje?
Administrator dołożył należytej staranności w celu odpowiedniego zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.
Dane osobowe przetwarzane w ramach zarządzania spotkaniami/wydarzeniami (w tym związanych nagraniami audiowizualnymi/streamingowaniem, fotografowaniem) są przechowywane w bezpiecznych systemach IT zgodnie ze standardami bezpieczeństwa obowiązującymi w Urzędzie Patentowym. Systemy i serwery są chronione hasłem i wymagają dostępu do autoryzacji nazwy użytkownika (loginu) i hasła. Informacje są bezpiecznie przechowywane w celu ochrony poufności i prywatności zawartych w nich danych.
Jeżeli którykolwiek z aspektów organizacji spotkań/wydarzeń jest realizowany przez usługodawcę, Urząd Patentowy monitoruje i weryfikuje wdrażanie wymaganych i niezbędnych organizacyjnych oraz technicznych środków bezpieczeństwa, w celu zapewnienia zgodności przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawa.
Wszystkie osoby zajmujące się danymi osobowymi w kontekście zarządzania spotkaniami/ wydarzeniami przechodzą szkolenie, uzyskują od administratora upoważnienie do przetwarzania danych oraz podpisują oświadczenie o zachowaniu w poufności, wszelkich informacji do których uzyskały dostęp.
6. Jak możesz uzyskać dostęp do swoich danych, prawa osoby, której dane dotyczą?
W zależności od celu przetwarzania oraz postanowień art. 15-22 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia - składając pisemny wniosek do administratora danych, na adres – Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej, Al. Niepodległości 188-192, 00-950 Warszawa, skr. pocztowa 203, wyraźnie określając swój wniosek.
Informacja o działaniach podjętych w sprawie wniosku przesłana zostanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku. W razie potrzeby okres ten może ulec wydłużeniu o kolejne dwa miesiące, biorąc pod uwagę złożoność i liczbę wniosków. Wnioskodawca, w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku, zostanie poinformowany o takim przedłużeniu terminu, wraz z wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia.
Dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do osiągnięcia celu, dla którego są przetwarzane lub do odwołania przez osobę, której dane dotyczą, zgody na ich przetwarzanie. Okres przechowywania może wynikać z postanowień zawartych w aktach normatywnych.
W przypadku ograniczenia przetwarzania, wszystkie dane zgromadzone w czasie formalnego odwołania powinny zostać zatrzymane do czasu zakończenia procedury odwoławczej.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o przekazanie do Urzędu Patentowego, na następujący adres e-mail: Centrum.Kontaktowe@uprp.gov.pl , tel.: (+48) 22 579 05 55, fax: (+48) 22 579 00 01
Możesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych Urzędu Patentowego adres e-mail: iod@uprp.pl
Skargi można w dowolnym momencie skierować do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, infolinia 606950000 – w przypadku, gdy konflikt nie został rozwiązany przez administratora danych lub inspektora ochrony danych.
Privacy statement regarding the organization and management of events and meetings by the Patent Office of the Republic of Poland.
The Polish Patent Office (“the Patent Office”) is the Data Controller of the personal data that are processed as part of the procedure of organization and management of meetings. The office is headed by the President, Mrs. Alicja Adamczak.
The Patent Office has designated 5 main aspects of the organization and management of meetings/events that include the processing of personal data. These are:
organization and reservation of meetings;
organization and management of events;
audio-visual recording/streaming, photographing of events/meetings;
distribution of the newsletter of the Polish Patent Office;
This processing operation is subject to Regulation (EU) 216/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (the General Data Protection Regulation) and the Polish Act on the Protection of Personal Data (Dz. U. [Polish Journal of Laws] of 2018, item 1000) of 10 May 2018.
Personal data are processed by the Patent Office and external service providers for the purpose of organization and management of events/meetings, coordination of any required follow-up activities, financial management as well as for communication/transparency purposes.
2. What are the legal bases for processing this data?
Depending on the purpose for which personal data are collected, the Patent Office processes such data in accordance with generally applicable laws, specifically pursuant to:
Art. 6. 1. (a) - consent the data subject has given to the processing of his or her personal data for one or more specific purposes;
Art. 6. 1. (c) - processing is necessary for compliance with a legal obligation the Patent Office is subject to, for example if it is necessary to disclose personal data to state authorities pursuant to national and EU law;
Art. 6. 1. (f) - processing is necessary for the purposes of the legitimate interests, e.g. responding to an inquiry submitted to the Patent Office.
normative legal acts necessary to perform a public task entrusted to the Data Controller and issued on the basis of a delegation of implementing acts contained therein;
internal regulations of the Patent Office regarding the protection of personal data during the processing and management of meetings/events.
In the course of organization and management of events, the personal data are processed as follows:
for the Requester and the Host of the meeting: name, surname, address, contact details, entity/organizational unit,
for the Participants of the meeting:
in case of the Patent Office staff: name, surname, position, organizational unit, telephone number and email,
in case of external Participants: name, surname, entity/organizational unit, telephone number and email.
In the course of organization and management of events, the processing of personal data depends on the specific event and can be summarised as follows:
general identification data: title, name, surname, passport/ID information, email, position held, organization/institution, country, city of departure, bank details in case of payment made of daily subsistence allowances;
mobile data/dietary needs/other needs (if indicated by the participant).
In addition, there is the possibility that sound, video, or audio-visual recordings will be made during an event/meeting, including the possibility of interviews/ participating in workshops, etc. If that is the case, images/photos, voice, statements, opinions, etc. may be processed depending on the type of recording and the purpose(s) of the recording.
4. Who has access to the data and to whom is it disclosed?
Personal data collected for the purpose of the organization and management of events/meetings will be accessed by the Patent Office and by the service providers involved in this process. Access will be granted only to the personal data necessary for these entities to fulfill their tasks in the context of a specific event/meeting (on a need-to-know basis). Personal data may be also disclosed to technical support teams, in particular, the Department of Information Technology and the Administrative and Economic Office responsible for the tools used for the organization of events/meetings because technical support teams need to have administrative rights over the data stored in such tools/applications to be able to perform their tasks.
Personal data may be also entrusted to entities that process such data on the basis of contracts with the Data Controller, but only for the purpose of and to the extent necessary for the performance of the contract, including entities providing IT services or other services ensuring the proper functioning of the Patent Office, where such entities process data only in accordance with the Data Controller's instructions.
In addition, the data may be provided to entities authorised under the national or EU law and on the basis of agreements made with organizations established within in the European Union.
In the course of organization of meetings, the personal data related to requests for catering services during meetings are disclosed to the service managers for the purpose of financial control on the spending for catering services. This information as well as any other information required for the financial control of the event is also accessible to the Administrative and Economic Office.
Regarding the process of sound, video and audio-visual recording/streaming/photographing, the team in charge of the recording are the only ones to have access to raw audio and video recordings/streaming/photographing, and they process the same under the responsibility of the Data Controller.
The recipients of personal data might vary depending on the type of the recording and the purpose of the meeting/event. The purpose can vary from minute-taking, to publication on the Patent Office website for communication. It may take the form of an internal publication or be used to promote the protection of industrial property or determine the subject-matter of education.
Personal data are accessible, in particular, through internal communication tools, such as the internal website “Intranet”, the electronic document flow system (Polish abbreviation: EZD), the in-house publications, periodical publications: “Wiadomości Urzędu Patentowego” [the “Communications of the Patent Office”] and Biuletyn Urzędu Patentowego [the ”Bulletin of the Patent Office”], in-house screens. Photos, presentations, live web-streaming and/or audio and video recording of speakers, participants and organisers might be made available freely on the internet as part of the Patent Office’s activities promoting the protection of industrial property.
The Data Controller shall exercise all due care to ensure that the personal data being processed are properly safeguarded, in particular against disclosure to unauthorised persons.
All personal data related to the management of meetings / events (including related audio-visual recordings/streaming/photographing) are stored in secure IT systems according to the security standards of the Patent Office. The systems and servers are password protected and require an authorized username (login) and password to access. The information is stored securely so as to safeguard the confidentiality and privacy of the data contained therein.
If any of the aspects of the organization of meetings/events is carried out by a service provider, the Patent Office, acting as the Data Controller for these aspects, will monitor and verify the implementation of the required organizational and technical security measures necessary to ensure compliance of the processing with the applicable law.
All persons dealing with personal data in the context of organization and management of meetings/events are required to undergo training on data governance, obtain authorization from the Data Controller to process such data and sign a confidentiality declaration.
6. How can you access your data/the rights of the data subject?
Depending on the purpose of processing and the provisions of Art. 15-22 of the General Data Protection Regulation, you have the right to request access to and rectification or erasure of personal data, or restriction of processing as well as the right to data portability.
This can be done by submitting a written request to the Data Controller to the following address: Patent Office of the Republic of Poland, Al. Niepodległości 188-192, 00-950 Warszawa, P.O. box 203, and by explicitly specifying your request.
We will provide information on action taken on your request without undue delay and in any event within one month of receipt of the request. That period may be extended by two further months where necessary, taking into account the complexity and number of the requests. We shall inform you of any such extension within one month of receipt of the request, together with the reasons for the delay.
Your personal data will be kept only for the time necessary to achieve the purpose for which they will be processed or until you withdraw your consent to such processing. The time limit for storing of the personal data may result from the provisions laid down in normative acts.
Should you have any queries concerning the processing of your personal data, please contact the Patent Office at the following e-mail address: Centrum.Kontaktowe@uprp.gov.pl, tel.: (+48) 22 579 05 55, fax: (+48) 22 579 00 01.
You may also consult Data Protection Officer of the Patent Office at: iod@uprp.pl.
In cases where the conflict is not resolved by the Data Controller and/or the Data Protection Officer, you may lodge a complaint with the President of the Office for Personal Data Protection, address: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, helpline +48 606 950 000.

References: art. 6

art. 6

art. 6

art. 6
 art. 15

Art. 6

Art. 6

Art. 6
 Art. 15