Source: https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,172490,dowody-ksiegowe-zakup-udokumentowany-wylacznie-paragonem.html
Timestamp: 2018-06-25 15:32:00+00:00

Document:
Dowody księgowe - zakup udokumentowany wyłącznie paragonem - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Rachunkowość » Księgi rachunkowe » Dowody księgowe - zakup udokumentowany wyłącznie paragonem
Dowody księgowe - zakup udokumentowany wyłącznie paragonem
Jakie dane powinien zawierać dowód księgowy? Czy prowadząc pełną księgowość można odnosić w koszty wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (np. za parkingi, za paliwo i inne wydatki) w przypadku braku możliwości uzyskania faktury? Czy taki paragon można uznać za fakturę uproszczoną?
1. Wymagania formalne stawiane dowodom księgowym
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.
Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości takie dowody powinny zawierać co najmniej:
Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie wymienione wyżej elementy spełniają wymóg kompletności. Należy jednak zauważyć, iż ustawa o rachunkowości określa również okoliczności, które pozwalają na niezamieszczanie na dowodach niektórych elementów. Otóż w myśl art. 21 ust. 1a tej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013 r. wprowadzonym ustawą z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce - Dz. U. poz. 1342), na dowodzie można zaniechać zamieszczania:
1) określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
2) określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
3) opisu operacji oraz jej wartości - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
4) podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów - jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
5) stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Za odrębne przepisy, o których mowa w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można uznać przepisy ustawy o VAT. Powyższe regulacje zezwalają m.in. na ujęcie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych udokumentowanych fakturami uproszczonymi, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
2. Faktura uproszczona - kiedy można ją wystawić i jakie dane powinna zawierać?
Mianem faktur "uproszczonych" określa się faktury wystawiane w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro). Na postawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktury takie mogą nie zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywców towarów lub usług oraz ich adresów, a także danych takich jak:
Co istotne warunkiem wystawienia faktur w uproszczonej formie jest umieszczenie w nich danych pozwalających określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.
Przypominamy, iż wystawienie faktury uproszczonej ma charakter fakultatywny i nie jest obowiązkowe, nawet jeśli kwota należności nie przekracza ww. wartości.
Przepisy ustawy o VAT w art. 106e ust. 6 wskazują sytuacje, w których nie można wystawić faktur uproszczonych, nawet jeżeli wartość należności jest niewielka. Faktury uproszczonej nie można wystawiać do:
Należy zauważyć, iż zakres danych, które obowiązkowo muszą być zamieszczone na fakturze uproszczonej, został określony w sposób zbliżony do zakresu danych wymaganych dla paragonów fiskalnych. Faktury uproszczone, tak jak paragony fiskalne, nie muszą zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywców oraz ich adresów.
3. Dane jakie powinien zawierać paragon w świetle przepisów o VAT
Jak wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363), paragon fiskalny zawiera co najmniej:
Należy zauważyć, iż w obecnym stanie prawnym na żądanie nabywcy sprzedawca umieszcza na paragonie fiskalnym numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy).
Jeżeli zgodnie z żądaniem nabywcy sprzedawca zamieści na paragonie jego NIP, a kwota transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, to paragon taki można uznać za fakturę uproszczoną (por. art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz art. 106h ust. 4 ustawy o VAT). Warto przy tym zaznaczyć, iż dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia VAT, jest zasadniczo faktura. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy otrzymany paragon spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną można będzie na jego podstawie dokonać odliczenia podatku naliczonego (jeżeli oczywiście dotyczy zakupów, które dają prawo do takiego odliczenia).
Taki paragon będzie podstawą ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczej zakupu towarów lub usług oraz kwoty VAT naliczonego.
Reasumując: Dla celów bilansowych, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy musi zawierać co najmniej elementy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem uproszczeń przewidzianych w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości (opisywaliśmy ww. wymagania na wstępie artykułu). Jeśli zatem paragon będzie zawierał dane wymagane prawem bilansowym można na jego podstawie wprowadzić daną operację gospodarczą do ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości nie wymaga, aby dowód księgowy zawierał NIP nabywcy. W przypadku zatem braku możliwości uzyskania faktury za dowód księgowy można uznać również paragon fiskalny nieuzupełniony o NIP nabywcy, jeżeli będzie posiadał elementy określone w ustawie o rachunkowości dla dowodu księgowego. Co istotne VAT z takiego paragonu (tj. bez NIP nabywcy) nie będzie jednak podlegał odliczeniu.
•Problemy Czytelników z wykazywaniem danych w pliku JPK_VAT
•Raport fiskalny w rejestrze sprzedaży VAT
•Sprzedaż towaru w ramach odwrotnego obciążenia zaewidencjonowana w kasie fiskalnej
•Dokumentowanie wydatków paragonem dla celów bilansowych i podatkowych
•Jak dokumentować wydatki zaliczane do kosztów podatkowych?
•Księgowanie na podstawie paragonu
•Polisa ubezpieczeniowa dowodem księgowym
•Sposób wystawiania faktur po centralizacji rozliczeń JST
•Dokumentowanie sprzedaży fakturą uproszczoną
•Kiedy paragon uprawnia do odliczenia VAT?
•Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

References: art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 21
 art. 21