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Timestamp: 2020-02-23 03:52:46+00:00

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RS 172.010.60 Ordinanza del 20 giugno 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE
172.010.60 Ordinanza del 20 giugno 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE
172.010.60
Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE
del 20 giugno 2018 (Stato 1° agosto 2018)
visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema automatizzato di gestione dei mandati (sistema) del Servizio linguistico del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio linguistico DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema
Il sistema consente al Servizio linguistico DFAE:
il ricevimento e la consegna di mandati di clienti relativi a prestazioni linguistiche (art. 5 cpv. 1 lett. a) tramite il portale online;
la registrazione e la gestione di mandati;
l’attribuzione di mandati a traduttori interni ed esterni;
l’elaborazione di statistiche e rapporti;
il controllo dei mandati;
la tracciabilità dell’assegnazione e del disbrigo dei mandati.
Il Servizio linguistico DFAE è responsabile del sistema.
Il sistema consiste in una banca dati con due portali online per l’accesso rispettivamente dall’interno del DFAE e dall’esterno del DFAE.
Sezione 2: Dati e diritti di trattamento dei dati
Art. 5 Dati personali registrati nel sistema
1 Il sistema contiene i dati delle persone seguenti:
collaboratori del DFAE che commissionano prestazioni linguistiche (clienti);
collaboratori del Servizio linguistico DFAE;
traduttori esterni che ricevono i mandati di traduzione.
2 I dati sono riportati nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
1 Per i clienti e i collaboratori del Servizio linguistico DFAE, l’indirizzo di posta elettronica e i dati concernenti l’unità organizzativa provengono dall’archivio centralizzato delle identità gestito dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione conformemente all’articolo 13 capoversi 1 e 4 dell’ordinanza del 19 ottobre 20161 sui sistemi di gestione delle identità e sui servizi di elenchi della Confederazione. Tali dati non possono essere modificati. I dati concernenti l’impiego dei collaboratori del Servizio linguistico DFAE sono registrati dal Servizio linguistico DFAE.
2 Per i traduttori esterni la registrazione dell’indirizzo di posta elettronica e dei dati concernenti l’impiego è effettuata dal Servizio linguistico DFAE.
3 Gli altri dati sono registrati autonomamente dalle persone interessate; le stesse possono trattarli in qualsiasi momento.
4 Gli altri diritti di trattamento sono riportati nell’allegato.
5 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per l’adempimento dei propri compiti.
6 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 7 Documenti
Nel sistema possono essere immessi tutti i documenti relativi ai mandati registrati.
Art. 8 Distruzione di serie di dati
1 Fatto salvo il capoverso 2, i dati sono distrutti dodici mesi dopo l’ultimo accesso.
2 I dati seguenti sono distrutti dieci anni dopo l’ultimo accesso:
secondo nome;
indirizzo di posta elettronica (nome utente);
dati concernenti l’unità organizzativa;
Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
2 L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.
3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte del Servizio linguistico DFAE.
Art. 10 Concessione del diritto di accesso
1 Il responsabile delle applicazioni concede i diritti di accesso individuali agli utenti del sistema.
1 Il Servizio linguistico DFAE provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
2 Esso garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati.
Il Servizio linguistico DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Tale regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
2 I verbali sono conservati al massimo per un anno.
La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2018.
(art. 5 cpv. 2 e 6 cpv. 4)
Dati e diritti di trattamento
Persone con diritti di accesso
Collaboratori del DFAE che ricorrono a prestazioni linguistiche
Pieni diritti di trattamento dei dati
Collaboratori del Servizio linguistico DFAE con funzioni di coordinamento
Traduttori che sono collaboratori del Servizio linguistico DFAE
Traduttori esterni
Traduttori che eseguono mandati per conto del Servizio linguistico DFAE
A. Dati dei clienti
Indirizzi di posta elettronica per la consegna
Dati concernenti l’unità organizzativa
B. Dati dei coordinatori
Indirizzo di posta elettronica (nome di login)
Secondo indirizzo di posta elettronica
NPA e luogo di lavoro
C. Dati dei traduttori interni
Indirizzo di posta elettronica (nome utente)
Prestazione e tempo
Combinazioni linguistiche (lingue di partenza e di arrivo)
Lingua di arrivo di appartenenza
Orari di lavoro (disponibilità)
Dati concernenti l’impiego (durata e tipo)
D. Dati dei traduttori esterni
Tipo di organizzazione (ruolo)
Prestazioni e tariffe incl. valuta e tariffa oraria
Capacità (disponibilità)
RU 2018 2579
Ordinanza del 20 giugno 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE

References: Art. 2

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10