Source: https://www.scribd.com/doc/56080548/Manual-de-Auditoria-Interna-Una-herramienta-indispensable-para-el-auditor
Timestamp: 2017-11-18 16:35:57+00:00

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Manual de Auditoría Interna. Una herramienta indispensable para el auditor
Uploaded by Alberto Salomon Alvarez
Manual de Auditoría Interna.
1. 2. 3. 4. 5. 6. Resumen Marco teórico conceptual sobre la Auditoría Interna Resultados generales y discusión Conclusiones Referencias Bibliográficas
Resumen Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad la ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro sentido de complemento y apoyo a la labor gerencial, por lo que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la empresa moderna, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una organización que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la actividad de Auditoría Interna bien organizada. El presente trabajo es una propuesta de Manual de Auditoría Interna, ha sido diseñado considerando las Normas de Auditoría Interna recientemente emitidas por el Ministerio de Auditoría y Control en Cuba y las regulaciones sobre Control Interno vigentes en el país. Este manual constituirá una guía o herramienta escrita que orientará y organizará el trabajo del auditor interno en aras de que contribuya al logro de los objetivos institucionales. Contiene las tareas a desarrollar en cada etapa del trabajo, incluye una metodología para la identificación, clasificación y cuantificación de los riesgos elaborada a partir de las exigencias que se establecen en la Resolución 297/03 sobre Control Interno, así como guías estandarizadas para ayudar al auditor interno a lograr la máxima calidad en aspectos tales como: la confección de Papeles de Trabajo, expedientes de auditoría e informes, contiene un programa de seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría. Palabras Claves: Auditoría, Auditoría Interna, Control Interno, manual, riesgos . Introducción La actividad de Auditoría Interna ha pasado a ocupar un importante papel en la empresa moderna, ya que las exigencias actuales, la evolución económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración y gestión de las empresas, han hecho que la dirección haya sentido la necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información, análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro sentido de complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización. La nueva imagen de la Auditoría Interna, necesita que todos los miembros de la organización la vean como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la organización y no como un instrumento fiscalizador y negativo. La Auditoría Interna nace en la década de los años 20 cuando los ger entes de las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran suficientes las auditorías anuales de los Estados Financieros realizados por auditores externos, sino que surgía la necesidad de una participación de los empleados para asegurar registros financieros precisos y oportunos, y así evitar el fraude.
La Auditoría Interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico - financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría económico - financiera a otro enfoque, que persigue proporcionar determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a los esperado o si son efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la empresa partiendo de la evaluación sistemática del proceso de Control Interno de la entidad. Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna de España, "En términos modernos la Auditoría Interna se concibe como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección." En la actualidad la Auditoría Interna constituye un amplio examen de la empresa o institución referido a sus planes y objetivos, métodos y controles, significación operacional y utilización de los recursos humanos y físicos. En Cuba desde los primeros años de constituida la República, la función de fiscalizar el patrimonio, los ingresos y gastos y asegurar el cumplimiento de leyes y disposiciones ha tenido numerosos cambios y esta se ha ejecutado por diferentes ministerios y organizaciones. El Decreto Ley No 159 De la Auditoría del 8 de junio de 1995 se asume por el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) creado por el Decreto Ley 219 el 25 de abril del 2001 como un organismo encargado de dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de la política del Estado y del gobierno en materia de Auditoría Gubernamental, Fiscalización y Control Gubernamental así como para regular, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría con la finalidad de normar la actividad de auditoría y establecer sus principios fundamentales mediante una legislación que tenga la suficiente jerarquía legal que obligue a su cumplimiento. Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la dirección y expectativas de la Auditoría Interna y en su papel dentro de la organización, a un punto tal, que en noviembre del año 2004 el MAC emite una nueva Resolución (100/2004) estableciendo normas específicamente para la Auditoría Interna. En esta resolución se establece que: "La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, Control Interno y dirección." Por otra parte con la implementación en Cuba de la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios sobre Control Interno, se presentan entre otros aspectos, las nuevas funciones que asume la Auditoría Interna como parte del proceso de diseño, implementación, análisis de riesgos, supervisión y monitoreo del nuevo sistema de Control Interno aprobado para cada organización. En Cuba los auditores internos para realizar su trabajo sólo cuentan con el Manual del Auditor del MAC que es un manual general para todos los auditores. Teniendo en cuenta las
nuevas exigencias que impone la actualidad respecto a la Auditoría Interna y lo importante que resulta la efectiva organización de esta actividad en las entidades cubanas consideramos que el auditor interno necesita un manual más específico, que agrupe los lineamientos, instrucciones de aplicación específica a la actividad adaptado a las exigencias actuales en cuanto a la normativa de Auditoría Interna y Control Interno vigentes, que le sirva de herramienta fundamental y cotidiana para organizar y realizar su trabajo en aras de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la organización y ser un verdadero apoyo a la labor gerencial. El aporte teórico del trabajo consiste en una propuesta de Manual de Auditoría Interna a partir de una amplia revisión bibliográfica de 48 citas, de ellas el 58.3 % corresponden a los últimos cinco años, por lo que se logra reunir y discutir un adecuado volumen de documentos actuales que sirvieron de base para arribar a un grupo de conclusiones acerca del desarrollo del tema tanto internacional como nacionalmente. La aplicación práctica esta dada por la obtención de una propuesta de Manual de Auditoría Interna que permitirá agrupar en un solo documento rector todo lo concerniente a las regulaciones de Control Interno y Auditoría Interna vigentes, facilitará el desarrollo del trabajo del auditor interno implicando más eficiencia y eficacia en sus resultados. En la investigación se utilizaron métodos teóricos y empíricos. Los métodos teóricos fundamentales fueron análisis y síntesis, inducción ± deducción y los métodos empíricos consistieron en el análisis documental, la observación y los análisis comparativos. Las técnicas utilizadas en la investigación fueron la observación directa, la entrevista no estandarizada y la recopilación de información. Marco teórico conceptual sobre la Auditoría Interna 1.1. La Auditoría Interna 1.1.1. Definición y clasificaciones Con relación al término auditoría podemos encontrar numerosas definiciones y clasificaciones, las más empleadas son aquellas que se distinguen por:
La procedencia de los auditores. El objetivo de la auditoría.
De acuerdo con la procedencia de los auditores, se clasifican entre Auditoría Externa y Auditoría Interna. El Decreto Ley 159 De la Auditoría en Cuba (1995) define la auditoría externa como: "El examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de Control Interno y contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan." La Auditoría Interna en Cuba se define según el Decreto Ley 159 De la Auditoría como: "El control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades, que comprende el examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general."
Una vez diferenciada la Auditoría Externa de la Auditoría Interna se realizará el análisis de esta última teniendo en cuenta las definiciones antes mencionadas, el criterio de otros autores al respecto y la evolución que la Auditoría Interna ha tenido hasta la actualidad. Cashin, Neuwert y Levy (1985) definen la Auditoría Interna como: "La denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes (...) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es responsable." Fernández (1993) define la Auditoría Interna como: (...) "Los ojos de la dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su situación y de los posibles problemas que puedan existir." Sin embargo, la profesión de Auditoría Interna ha cambiado radicalmente en los últimos años, los miembros del Instituto de Auditores Internos de España pensaban que la definición contenida en la Declaración de Responsabilidades aceptada hasta entonces no representaba la actual situación, tras arduas revisiones y discusiones el borrador con la nueva definición fue aprobado en junio 1999 en Quebec. (Hevia, 1999) Representada por Hevia (1999) presidente del Instituto de Auditoría Interna de España, la nueva definición considera a la Auditoría Interna como: "Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección." En Cuba las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la Auditoría Interna y en su papel dentro de la organización, a un punto tal, que en noviembre del año 2004 el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) emite una nueva Resolución estableciendo normas específicas para la Auditoría Interna. Se agregan a la definición antes referida del Decreto Ley 159 De la Auditoría consideraciones que nos hacen reflexionar y reconocer que esta actividad en nuestro país está siendo tratada con un enfoque moderno y adaptada a las exigencias actuales. La Resolución 100 (2004) del MAC plantea: "La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección." Estos servicios según el objetivo de la auditoría se clasifican como sigue:
Auditoría de gestión u operacional. Auditoría financiera o de estados financieros. Auditoría de cumplimiento. Auditoría de tecnologías de información. Auditoría de seguimiento o recurrente. Auditoría especial.
Como se ha podido apreciar las consideraciones que se le añaden a la concepción de la Auditoría Interna en Cuba dan un paso más al describirla no sólo como una función independiente sino también objetiva. Se trata de disipar la imagen antigua del auditor como juez al afirmar que se trata de una actividad no de inspección, sino más bien de consultoría, se concibe que la actividad agregue valor ya que toda actividad que la empresa realice debe estar encaminada a aportar valor, por último es un verdadero acierto incluir en la nueva definición un enfoque para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de control, de gestión de riesgos y de gobierno pues la Auditoría Interna debe estar más integrada en dichos procesos para así poder ayudar a la empresa a cumplir sus objetivos y asumir lo nuevos retos. 1.1.2. Objetivos de la Auditoría Interna Para Cashin, Neuwert y Levy (1985), "El objetivo de la Auditoría Interna es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo descargo de sus responsabilidades. Hasta este punto, la Auditoría Interna les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo e información de las actividades revisadas." Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría Interna deberían ser: mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la empresa de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la compañía." El destacado especialista canadiense en control del sector público Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo importante es que la Auditoría Interna debería actuar como una linterna para proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de controles y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además que: el nuevo objetivo de la Auditoría Interna debe ser construir relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de ayuda al gerente a corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de los objetivos. Para el consultor en administración de operaciones, León (2003) "Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de Control Interno (...), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas." En el mimo año, el presidente del Instituto de Auditores Internos de España afirma que en la actualidad "La comisión de auditoría y los departamentos de Auditoría Interna ayudan a mejorar el buen gobierno en las empresas y facilitan la transparencia". (Iturriaga, 2003) Según el Manual del Auditor en Cuba (2001) el objetivo fundamental de la Auditoría Interna es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a las entidades estatales..."
Teniendo en cuenta la evolución que la Auditoría Interna ha experimentado en Cuba se incluyen en la Resolución 100/04 del MAC nuevos objetivos que amplían el marco de trabajo del auditor interno hacia otras esferas de importancia para la empresa. 1.1.3. Marco normativo de la Auditoría Interna La práctica de la Auditoría Interna es una profesión respaldada por distintos organismos en el ámbito internacional. Entre los más reconocidos por la profesión se encuentran: el Instituto Internacional de Auditores Internos, y el Instituto de Auditores Internos de España. Uno de los aspectos que ha levantado más voces en estas instituciones ha sido lo relacionado con las normas y pautas que se deben seguir en este tipo de auditoría ya que estas normas son los criterios por los que se evalúa y juzga la eficacia de un departamento de Auditoría Interna y tratan de indicar como ha de ejercerse en la práctica la Auditoría Interna en cualquier tipo de organización. (Pérez, 2002) En Cuba el MAC como organismo de fiscalización superior del país encargado de regular, organizar, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría emitió el pasado 11 de noviembre del 2004 la Resolución 100/2004, a la cual nos referimos anteriormente, en ella se establecen las normas de Auditoría Interna esenciales para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. Se tuvo en cuenta en su elaboración, entre otras, las normas internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna, del Instituto Internacional de Auditores Inter nos, emitidas en diciembre del 2003. Las nuevas normas de Auditoría Interna establecidas son: 1. Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que deben tener los auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones a las que pertenecen.
2- Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza de las actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.
Planeamiento. Supervisión y revisión. Leyes y demás disposiciones legales. Calidad de la evidencia. Gestión de riesgos. Control Interno. Apoyo a la dirección estratégica.
3-Normas de Información: las normas de Información establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de consultoría y de auditoría.
Forma y contenido. Oportunidad y presentación.
Las normas de auditoría por las cuales se regulaban los auditores internos en Cuba eran las aplicables a todo el Sistema Nacional de Auditoría. Consideramos muy oportuno establecer una política con la adecuada homogeneidad en el ejercicio de la Auditoría Interna que defina los principios básicos que representan la actividad para elevar su eficacia y consecuentemente el control de los recursos de las entidades, así como contribuir a su uso más racional. Fue un verdadero acierto la emisión de esta Resolución ya que con la aplicación de estas normas quedarán establecidas las bases para medir verdaderamente el desempeño de la Auditoría Interna y se fomentará la mejora en los procesos y operaciones de la organización. 4. Funciones y ética del auditor interno Los auditores internos en el ejercicio de su profesión tienen establecidas las funciones que deben desarrollar, estas pueden variar en dependencia de los intereses y normas que se establezcan para desarrollar la actividad. En la Resolución 100 (2004) del MAC en el anexo II se establecen detalladamente las funciones generales y específicas que en el ejercicio del cargo deben cumplir los auditores internos. Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la obligación de regirse por el código de ética profesional que al efecto de la profesión se dicte por la sociedad. La experiencia ha demostrando que la adherencia a las normas más elevadas que se puedan establecer no es suficiente por sí misma. El público debe asociar la imagen del auditor con la de una "moral más alta de lo normal," por esa razón el auditor nunca debe permitir que sus intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que puedan dañar el prestigio de la profesión. (Cashin, Neuwert y Levy, 1985) La ética general, comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su conducta. Por lo general se consideran exigencias impuestas por la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias acciones. La ética del auditor es un caso especial de la ética general, como profesional la persona recibe pautas de conducta específicas, la ética del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente aceptados y que son los siguientes: (Manual del MAC, 2001)
Integridad. Objetividad. Competencia profesional. Confidencialidad. Profesionalidad. Independencia. Observancia de disposiciones normativas. Formación profesional.
1.2.1. Definición y componentes del Control Interno En 1992, tras varios años de trabajo y discusiones, se publica en Estados Unidos el informe COSO sobre Control Interno en el cual se muestra un nuevo concepto de Control Interno, este es difundido al mundo de habla hispana en asociación con el Instituto de Auditores Internos de España (IAI) en 1997. En Cuba, en la Resolución Económica del Quinto Congreso del Partido Comunista (1997) se señala: (...) "condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas..." Lo anterior demuestra que al igual que en el resto del mundo, en nuestro país ha sido necesario incluir dentro de la política económica, líneas de acción e investigación vinculadas con la necesidad del control y del papel que deben desempeñar los cuadros de dirección en todas las instancias en la custodia de los bienes y recursos que el Estado ha puesto en sus manos, para lo cual resulta imprescindible disponer de Control Interno. Muestra palpable de esto es la puesta en vigor de la Resolución 297(2003) del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), en esta se define el Control Interno como: "el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de la información. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas. Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad."
La nueva definición de Control Interno según esta Resolución, no difiere de la definición publicada en el informe COSO sobre Control Interno y vigente en la actualidad, sino que enfatiza cada uno de los elementos contenidos en él. Esta nueva concepción del Control Interno es muy diferente a la que se ha seguido con frecuencia en materia de control es donde se detectaban problemas e inmediatamente la dirección intentaba solucionarlo añadiendo controles, más personal, o más auditores; se creaban soluciones rápidas que generaban grandes, ineficientes y burocráticas estructuras de control que se deterioraban al paso del tiempo. La característica de proceso incluida en el concepto de Control Interno de la Resolución 297/03, refiere que sus elementos se integren entre sí y se implementen de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección, por lo que esta integrada por cinco componentes:
Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y comunicación. Supervisión y Monitoreo.
Padilla (2002) en el Boletín 2 de la Universidad de Costa Rica afirma: "Estos cinco componentes deben operar a través de todos los aspectos de la organización, ya que forman un sistema integrado, por consiguiente, las fortalezas en un área pueden compensar las debilidades en otra, proporcionando un nivel apropiado de control para los riesgos a que se enfrente la organización." Consideramos que para los auditores internos, el entendimiento de estos cinco componentes del Control Interno de una organización es fundamental. El ambiente de control se considera la base de los demás. En la evaluación de riesgos se le debe prestar especial atención a aquellos aspectos nuevos o que están teniendo cambio en la organización así como el análisis de los riesgos relevantes y la identificación de las causas. Las actividades de control deberán asegurarse de que incluyan controles preventivos, de detección y correctivos así como que respondan a los riesgos identificados. Una base muy importante de la estructura de control es la calidad de la información, de forma tal que llegue oportunamente, y por último el monitoreo de los controles internos donde el auditor tendrá en cuenta que su alcance y frecuencia depende de que los riesgos sean controlados y el nivel de confiabilidad de la administración con respecto al proceso de control. 1.2.2. Evaluación del Control Interno por el auditor El sistema de Control Interno, establecido en la entidad, debe ser estudiado y evaluado al iniciarse cualquier auditoría o estudio especial de auditoría por el auditor interno, con el objetivo de comprobar su cumplimiento, validez y suficiencia así como para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría. Los resultados proporcionarán al auditor la base para formular recomendaciones, para corregir desviaciones o para introducir mejoras en los controles insuficientes. Según Meigs (1976), existen diferentes técnicas a utilizar por el auditor interno para recopilar la información necesaria para el estudio y evaluación del sistema de Control Interno y verificar el cumplimiento de los Principios Generales de Control Interno en el segmento de la empresa sujeta a la auditoría, entre las más utilizadas se encuentran:
Los cuestionarios de Control Interno. La narración escrita de Control Interno. Los cuadros de Flujo de Control Interno.
Los auditores llevaran a cabo pruebas de cumplimiento, para determinar si los controles internos descritos en sus Papeles de Trabajo (P/T) realmente se usan y funcionan efectivamente, o sea, a través de estas, pueden determinar la validez de las respuestas de cuestionarios, descripciones u otro método empleado para evaluar el sistema de Control Interno y el grado de cumplimiento de los procedimientos y normas de la empresa establecidos en sus manuales, precisar las áreas de fuerza y debilidad en el sistema, evaluarán el sistema para determinar el grado en que pueden confiar en el mismo, basados en esa evaluación, se hacen modificaciones en el programa de auditoría y se amplían los procedimientos de auditoría. Sólo después de una evaluación del Control Interno están los auditores en posibilidad de trazar un programa de auditoría completo. Cashin, Neuwert y Levy (1985) plantean que: "Para revisar y evaluar los controles sobre los que se ha de depositar un alto grado de fiabilidad, el auditor debe obtener primero una imagen clara de cómo se supone que funciona el sistema. A continuación debe recopilarse la evidencia en forma de resultados de pruebas destinadas a mostrar si el sistema funciona tal y como se espera. Por último, debe evaluarse el sistema real para cerciorarse de que satisface las normas de un buen Control Interno."
Cook y Winkle (1994) opinan que: "En la etapa preliminar de revisión el auditor debe lograr comprender el ambiente de control del cliente. Sobre la base del conocimiento del ambiente de control y del flujo de operaciones el auditor debe decidir si confiará en el sistema de Control Interno..." Según Coopers & Lybrand (1997) en el informe COSO se plantea que: "Los auditores internos examinan directamente los controles internos y recomiendan mejoras a los mismos. Gracias a su posición y autoridad en el seno de una entidad, y a la objetividad en el desarrollo de sus actividades, desempeñan a menudo, un papel muy importante en el Control Interno eficaz." Según Capote (2000), "La implantación en una entidad u organización de un sistema de Control Interno o comprobación interna, como también se le conoce, limitará la comisión de fraudes y apropiaciones y precisaría las facultades a determinados ejecutivos y directivos, permitiendo evitar y detectar arbitrariedades, decisiones indebidas, incompetencia y otros hechos de más gravedad." Para Arenas (2001), "Los controles que se implanten dependerán de la naturaleza, tamaño y volumen de las transacciones, el grado de control que la dirección es capaz de ejercer, la distribución geográfica de la entidad y otros factores. Además la elección de esos controles puede estar determinada por la comparación del costo de dicha operación de control con los beneficios que se esperan obtener de su aplicación. En caso de no existir concordancia control - dimensión, podría peligrar el objetivo del sistema de Control Interno." Según Torrente y Cachón (2002), "El control tiene un carácter eminentemente selectivo, solamente se controla aquello que incide, de forma determinante, en el funcionamiento del sistema y, por tanto, en el cumplimiento de los objetivos finales. Por ello deben estar claramente definidas las variables a controlar y los valores o magnitudes esperados de las mismas." Precisar los riesgos por cada ciclo operacional y área fundamental, teniendo en cuenta las características de los mismos, permite al auditor tomar decisiones y establecer su estrategia en el proceso de la auditoría para la evaluación del Control Interno. (Carmona, 2003) La Resolución 102 (2004) del MAC establece: "Todo sistema de evaluación y calificación, en particular el de la auditoría, requiere de un análisis de riesgo...", la evaluación del Control Interno debe ser atendiendo a una lista de aspectos predeterminados, clasificados como muy importantes, de acuerdo con los principios, procedimientos y métodos de Control Interno determinando en que medida los incumplimientos de alguno de ellos, afectan los resultados obtenidos en la entidad. Consideramos que no se puede pasar por alto que la Resolución sobre Control Interno que se aplica uniformemente en Cuba trae consigo que el auditor tenga en cuenta al evaluar la efectividad del Control Interno, la implementación y la presencia de los cinco componentes del Control Interno, en cada segmento de la organización objeto de auditoría, independientemente del método que se utilice para llegar al resultado. Esto por supuesto trae consigo que a los cuestionarios que se tienen previamente elaborados se les incluya los cambios necesarios que enriquecerán favorablemente las técnicas y herramientas con que cuenta el auditor para llevar a cabo su trabajo. 1.2.3. El Control lnterno y la gestión de riesgos De manera quizás implícita, es decir, sin realizar una identificación conciente y enunciativa de los riesgos, la administración siempre ha considerado la existencia del riesgo en todas las actividades que integran su diario acontecer. Si no hubiese sido de esta manera no se habrían desarrollado los sistemas de Control Interno que de forma directa y conciente
intentan minimizar los posibles efectos derivados de la presencia del riesgo en toda actividad que se desarrolla en la empresa. El denominado informe COSO y la Resolución 297/03 articulan el Control Interno en cinco componentes relacionados entre sí, dependientes de las características de la organización y que constituyen lo que se requiere para poder cumplir los objetivos establecidos. La ausencia de uno de ellos dificulta la consecución de un Control Interno razonable. Uno de estos componentes es la evaluación de los riesgos, que se entiende por el proceso mediante el cual la organización identifica, evalúa y analiza de forma continua los riesgos que pueden ser relevantes para la consecución de los objetivos con un nivel de seguridad razonable. Se manifiesta que la seguridad es razonable pues no es posible que la entidad pueda conocer todos los riesgos a los que está y estará expuesta en cualquier momento, ni desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. Villarreal (1987) señala que: "Él más alto nivel de dirección requiere conocer cual es la exposición al riesgo de toda la entidad, pero también necesita saber, en que proporción contribuyen a la exposición del riesgo global, los ejecutivos que a él reportan y que son responsables, de las diferentes unidades que integran la empresa, estos a su vez deberán también conocer la exposición al riesgo de la unidad de que son responsables, unidad que se integra por quienes a él reportan y tienen la responsabilidad de ejercer control en su área de influencia." Según Coopers & Lybrand (1996), "La gestión de riesgos consiste en el establecimiento de medidas que tiendan a limitarlos o reducirlos." Para Rosés (2000), director asociado de la consulta Rosés Auditores & Asociados, "El riesgo cero no existe, pero se puede reducir notablemente identificando las amenazas que tiene la organización y elaborando un plan de acción para combatirlas." Padilla (2002) afirma: "En la actualidad, toda organización que pretenda alcanzar el éxito, sea pública o privada, debe identificar y administrar los riesgos eficientemente a través de un adecuado Control Interno." León (2003) plantea: "Los riesgos a los cuales están expuestas las empresas son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse bajo control". A partir de la necesidad de evaluar los riesgos y por la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimirlos y/o disminuirlos significativamente y conociendo que muy pocas empresas tienen políticas, planes y metodológicas sistemáticas conformadas para evitar los riesgos surgen herramientas como la matriz de Control Interno para ayudar a las empresas a enfrentar el gran reto de la administración de riesgos. León (2003) define la matriz de Control Interno como: "Una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad." Cada empresa debe contar con un sistema especifico de detección y valoración de riesgos según las características de la misma. Se recomienda que estos sean identificados y analizados al nivel de actividad, departamento y operación para poder estimar la importancia de los mismos, evaluar la probabilidad de ocurrencia y analizar como han de gestionarse. Según la Doctora Carmona (2003), "(...) se elabora de hecho el mapa de riesgos de la organización, de manera de que si en esas áreas de mayor riesgo los procedimientos de
control se incumplieran, es mayor el peligro para la organización de que los objetivos no se alcancen o que ocurran errores importantes. Por tanto conocer esos riesgos es importante para el auditor y en especial para la dirección. Es que los alerta: no se trata que la empresa no trabaje con riesgos, sino que a estos hay que gestionarlos." Como afirma Quiroc (2003), "El Control Interno y la administración de los riesgos son dos elementos inseparables, que dentro de una organización deben tener una consideración similar." A nuestro juicio el papel del auditor interno es fundamental en el proceso de gestión de los riesgos ya que debe apoyar a la administración examinando, evaluando, informando y recomendando sobre el cumplimiento y efectividad del proceso de administración de riesgos. No cabe duda, que la identificación de los riesgos constituye un componente fundamental del Control Interno y que ya sea con la matriz de Control Interno u otra herramienta o metodología diseñada por la propia empresa los riesgos deberán ser oportunamente gestionados. Si las empresas desean obtener una recompensa por acertar en las decisiones que incorporan incertidumbre, deben manejar oportunamente los riesgos que pueden afectar la actividad, y para esto deben conocerlos, valorarlos y seguirlos en forma continúa, teniendo en cuenta no sólo los peligros sino también las oportunidades que de ellos se derivan.
1.3. El plan de Auditoría Interna 1.3.1. Confección del plan de Auditoría Interna El auditor interno debe preparar un plan de trabajo que contemple las auditorías que ejecutará en un período de tiempo determinado, este debe ser presentado a la autoridad superior correspondiente de más alto nivel jerárquico para su aprobación. El plan de auditorías, ideal para la empresa, ha sido una preocupación para el auditor interno en todo momento: ¿cómo lograr que la Auditoría Interna no permanezca inmóvil y retenga y aumente su valor ante la alta gerencia cada día? Para tener éxito hoy en día, las organizaciones y los auditores internos deben diseñar un plan de auditoría centralizado en aquellas áreas de negocios significativas para los estados contables y que son vitales respecto al tipo de riesgo que enfrenta la empresa; el resultado no es sólo una auditoría eficiente, sino también una auditoría más efectiva. Como afirma Radburn (2002), "Los auditores internos deben preguntarse cuáles son las áreas de actividad más importantes de la organización. Una pregunta relacionada identificaría a aquellas áreas en las cuales, si algo saliera mal, se paralizaría toda la organización. Luego hace falta considerar que podría salir mal, calcular la probabilidad de una falla y las consecuencias de tal falla." Además agrega: "Quizá 10% o 15% de todos los recursos de auditoría deberían permanecer sin agenda programada y disponibles para asuntos inesperados y no planificados." La realidad es que los auditores no disponen de recursos ilimitados. No se puede auditar todo, pero todo no necesita ser auditado con el mismo nivel de detalle. El plan anual de auditoría debe reflejar la importancia relativa de los asuntos a ser auditados. En la actualidad, en Cuba el plan anual nominalizado de la actividad de auditoría se confecciona según lo establecido en la Resolución 40 (2003) del MAC, donde se emite un procedimiento que tiene como objetivo: "Establecer los métodos y sistemas para la elaboración, registro y control del plan anual de auditoría, así como la información de su
cumplimiento." El MAC emite y distribuye las directivas que sirven de base para la elaboración del plan anual del Sistema Nacional de Auditoría. A nuestro juicio, independientemente de que se consideren las directivas de trabajo que se reciban del MAC teniendo en cuenta la importancia que tiene para la organización en la actualidad la identificación de los riesgos y la imperiosa necesidad de accionar para ponerlos bajo control; la información obtenida a partir de la confección del mapa de riesgos global de la institución debe ser utilizada por el auditor interno para la confección del plan anual de auditorías que constituirán las prioridades a auditar en el centro por constituir los fundamentales riesgos que enfrenta la organización en el cumplimiento de los objetivos. 1.4. La ejecución de la auditoría 1.4.1. Exploración y planeamiento de la auditoría Según el Manual del Auditor del MAC (2001), "La exploración es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la auditoría con el propósito de conocer en detalles las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos." Los resultados de la exploración permiten, además, la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar, así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar. A nuestro juicio en la Auditoría Interna no se requiere desarrollar esta etapa ya que el auditor interno es un miembro más de la organización que posee un vasto conocimiento de esta, de sus fortalezas y debilidades, que confecciona su plan de auditorías a partir de un análisis detallado de los riesgos que enfrenta cada segmento de la organización. Su trabajo se basa generalmente en auditorías especiales donde se tienen en cuenta los riesgos y debilidades antes determinados. La segunda etapa consiste en el planeamiento de la auditoría. Durante mucho tiempo se ha considerado que la planificación constituye uno de los aspectos más importantes de una auditoría y así se ha reconocido específicamente repetidas veces en las declaraciones de la Asociación Internacional de Contadores Públicos y Auditores (AICPA). Slosse, Gordiez y Giordano (1999) afirman que: "La planificación es un proceso dinámico que si bien se inicia al comienzo de la labor de auditoría, puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las tareas, (...) la planificación es importante en todo tipo de tr abajo cualquiera que sea el tamaño del ente a auditar, es prácticamente imposible obtener efectividad y eficiencia sin una adecuada planificación. La planificación debe ser cuidadosa, creativa, positiva e imaginativa, debe tener en cuenta alternativas... " Si es la primera vez que se realiza una auditoría sobre una temática especifica, la mayor parte de la planificación debe hacerse sobre la marcha, a medida que se vaya acumulando la información necesaria. En la próxima auditoría que se realice puede llevarse a cabo la mayor parte de la planificación, antes de la auditoría, y pueden utilizarse como guía los P/T de la auditoría anterior. Teniendo en cuenta que la situación y las personas ca mbian, esto se determinaría una vez que el trabajo esta en marcha, entonces se introducirían mejoras en algunas áreas de la auditoría anterior, (Cashin, Neuwert y Levy,1985) Consideramos que la planificación del trabajo de Auditoría Interna asegura el desarrollo de una estrategia a ser seguida para el alcance de los objetivos de la auditoría o sea el establecimiento de un programa de trabajo. El auditor debe establecerse un calendario para
realizar las verificaciones, la información que necesita el auditor para planear la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de esta y con el tipo de auditoría a realizar. 1.4.2. Programas de auditoría Como producto de la planificación de la auditoría, se elaborarán los programas de auditoría para realizar el examen y obtener la evidencia necesaria, que respalde el trabajo. En el Manual de Auditoría Interna de Costa Rica (1989) se define el programa de auditoría como: "Una compilación racional, metódica y pormenorizada de prácticas comunes de auditoría y evaluación del sistema de Control Interno, basadas en normas, técnicas de auditoría y en procedimientos técnicos generalmente aceptados y aplicables total o parcialmente a todas las unidades administrativas de la institución." En el Manual de Auditoría Interna de la República del Salvador (2003) se establece que: "Los programas de auditoría mantendrán estrecha relación con los objetivos de la auditoría, ya que con estos se lograrán los resultados deseados, estos programas deben ser flexibles para que los procedimientos que contengan puedan ser adaptados a las circunstancias específicas del área objetivo de examen." Como cada auditoría tiene un carácter singular, cada programa debe adaptarse a las circunstancias que lo rodean. Algunos auditores utilizan un programa impreso, breve y estándar, como marco de referencia y ajustan el programa a los hechos y circunstancias pertinentes al encargo concreto. Si los programas se utilizan eficazmente pueden dar como resultado un ahorro de tiempo y proporcionar al auditor un enfoque más uniforme y una seguridad adicional de que los procedimientos importantes no se pasarán por alto. (Cashin, Neuwert y Levy, 1985) En nuestra consideración el empleo de programas de auditoría por el auditor facilita el cumplimiento del trabajo de una forma ordenada, le sirve de guía para no incurrir en omisiones o repeticiones de procedimientos, permite una mejor supervisión además de ahorrar tiempo al auditor en su labor. 1.4.3. Supervisión y revisión La supervisión y revisión está contemplada en las normas sobre el desempeño y en ella se establece que: "el trabajo de los auditores internos agrupados en una Unidad de Auditoría Interna, debe ser revisado por el jefe de grupo y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello." Esta norma implica dirigir los esfuerzos de los auditores y otros involucrados en la auditoría, para determinar si los objetivos se están alcanzando. Según la Resolución 100 (2004) del MAC, "La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la Auditoría Interna desde su inicio hasta la presenta ción del informe al nivel competente. La supervisión implica determinar si se están alcanzando los objetivos previstos en la Auditoría Interna y dirigir los esfuerzos de los auditores internos hacia su cumplimiento." Consideramos que en el caso que la actividad de Auditoría Interna se realice por una sola persona o sea un auditor interno de la propia organización, este deberá ser supervisado por el organismo superior para conocer las insuficiencias y fallas técnicas y mejorar la calidad de sus auditorías. 1.5. Evidencias de auditoría 1.5.1. Conceptos y clasificación
En la opinión del profesor Siguenza (1995), "La evidencia es uno de los fundamentos de la auditoría, estando constituida por todos aquellos hechos susceptibles de ser probados por el auditor en relación con las cuentas anuales que examina, que se le manifiesta a través de las técnicas de auditoría aplicadas y de acuerdo con el juicio profesional." La evidencia es la base de juicio del auditor. Esta consiste en la opinión del profesor Valderrama en: "Una disposición mental del auditor, y por esa razón, el proceso de obtención de la evidencia es complejo y será distinto para un auditor u otro en función de la capacidad de juicio de cada uno". (Valderrama, 1997) En la Resolución 100 (2004) del MAC, en las normas sobre desempeño de auditoría se incluye la calidad de la evidencia y se establece que: "Los resultados, las conclusiones y las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría deben estar basados en evidencias que cumplan los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia." En esta norma se considera que la evidencia se puede clasificar en:
Evidencia física. Evidencia documental. Evidencia testimonial. Evidencia analítica. Evidencia informática.
1.5.2. Definición y funciones de los Papeles de Trabajo (P/T) Para Meigs (1976) "El término Papeles de Trabajo es amplio; incluye toda la evidencia reunida por los auditores para mostrar el trabajo que han hecho, los métodos y procedimientos que han seguido, y las conclusiones a que han llegado..." Para Cashin, Neuwert y Levy (1985), "Los Papeles de Trabajo son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en la auditoría." Por su parte en el Manual de Auditoría Interna de la República del Salvador (2002) define los P/T como: "Registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes. Los Papeles de Trabajo también pueden ser almacenados en cintas, películas y otro medio." Como podemos apreciar todos los autores tienen un criterio similar sobre el termino "P/T", en nuestra consideración son instrumentos de importancia vital en la profesión de auditoría, es imprescindible que en su labor los auditores adquieran pericia y buen juicio en su diseño y uso ya que estos son el nexo que conecta los registros del cliente con el informe que emite el auditor. Los objetivos de los P/T están definidos en cierta medida por la literatura autorizada y la finalidad común de todas las auditorías. En el caso de las auditorías realizadas por el auditor interno que están dirigidas fundamentalmente a investigaciones especiales, operacionales o de procedimientos puede que requieran de P/T que no están considerados dentro de los más comunes, sin embargo los enfoques y técnicas generales son aplicables a la hora de diseñar cualquier P/T que necesite el auditor.
Los P/T sirven de ayuda en la realización y revisión del trabajo del auditor. La preparación de suficientes P/T facilita la realización de varias fases del trabajo de auditoría y constituyen el medio en que se basa el auditor para realizar sus trabajos, sirven como comprobación final al comparar la coordinación de las conclusiones individuales con la conclusión global sobre la propiedad de la opinión incluida en el informe final. 1.5.3. Confección y conservación de P/T Meigs (1976) afirma que: "Lo que distingue a los auditores con experiencia es su capacidad para producir Papeles de Trabajo que contengan toda la información esencial, sin incluir material superfluo..." Cashin, Neuwert y Levy (1985) afirman que: "Los Papeles de Trabajo deben estar protegidos y controlados, tanto durante la auditoría, como después de su finalización..." En el Manual del Auditor del MAC en Cuba (2001) se señala: "Dada la importancia que tienen los P/T, así como la imagen que proyectan del auditor, los mismos se deben confeccionar con el mayor cuidado y esmero posible..." En el Manual de Auditoría Interna de la República del Salvador (2003) se establece que: "Durante el desarrollo del trabajo, el auditor deberá poner en práctica el uso de técnicas para el manejo de los Papeles de Trabajo, ya que de ellos se deriva su protección, fácil localización y análisis para el informe respectivo; para esto considerará el uso de legajos." En la confección de los P/T es recomendable para el auditor la utilización de símbolos o marcas con el objetivo de dejar constancia de los actos ejecutados, o para determinar la cantidad de trabajo que ha sido realizado, estos símbolos tienen un significado y es obligatorio consignar en los P/T las marcas con su significación. En el Manual de Auditoría Interna de la República del Salvador (2003) se establece que: "Las marcas deberán ser uniformes, distinguibles y claras, de manera que puedan ser rápidamente escritas por el auditor que ejecuta el trabajo e identificables por quien lo supervise." Una vez terminada la auditoría se confecciona el expediente de esta, que puede estar formado por varios legajos en los cuales se archivan los P/T y demás documentos vinculados con la auditoría. En nuestra opinión los P/T, son un aspecto de suma importancia a tener en cuenta por los auditores, ya que, con frecuencia se les juzga por estos. Cuando se preparan en buena forma, con atención adecuada al arreglo, diseño y legibilidad; con encabezados completos, explicaciones de los orígenes y la comprobación del trabajo ejecutado, esto crea en los supervisores una sensación de confianza en los auditores que hacen el trabajo. Los P/T deben transmitir una impresión de sistema, de orden y de atención consistente al detalle, junto con una clara diferenciación entre lo importante y lo trivial. 1.6. Muestreo y otras técnicas de auditoría 1.6.1. Definición, objetivos y generalidades del muestreo En el Manual de Auditoría de la Corporación CIMEX S.A (1998) se define el muestreo como: "Él termino usado comúnmente para describir el proceso mediante el cual se obtiene información sobre un universo, examinado o revisado sólo una parte del mismo." Por su parte en el Manual del Auditor del MAC en Cuba (2001) se define el muestreo como: "La técnica de aplicación de un procedimiento sustantivo a menos de la totalidad de las partidas, asientos de una cuenta o clase de operaciones, con el fin de evaluar algunas
características de la función, área, tema, cuenta, materia o actividad y facilitar una conclusión con relación al universo completo de lo que se está auditando." Los objetivos de aplicar el muestreo en la auditoría son: extraer conclusiones sobre el universo del cual se extrajo la muestra, garantizar la corrección de las conclusiones obtenidas con relación a los registros analizados, posibilitar una base objetiva para las opiniones que emita el auditor, reducir el riesgo de auditoría, reducir el tiempo de la auditoría, reducir los gastos de recursos. (Blanco, 2002) La utilización de los procedimientos de muestreo constituye una de las razones básicas por las que se considera que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como una certificación absoluta del tema que se analiza. En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a realizar en el transcurso de la auditoría influye en gran medida la apreciación del auditor sobre la efectividad del Control Interno que tiene establecida la entidad o área auditada en el caso de los auditores internos. En la literatura consultada los autores no difieren en sus criterios sobre el muestreo como método necesario a disposición del auditor, ya que, el gran volumen de las operaciones o elementos a verificar en una auditoría, hace que esta sea muy costosa y se requiera de gran cantidad de tiempo para su ejecución. 1.6.2. Clasificación y riesgo del muestreo El muestreo puede ser estadístico o no. El muestreo estadístico emplea la teoría de la probabilidad para facilitar al auditor la planificación de una aplicación eficaz y efectiva del mismo. Lo que distingue el muestreo estadístico y el que no lo es, no es más que la capacidad que tiene el auditor para utilizar el muestreo estadístico. (Manual del MAC, 2001) El muestreo estadístico puede ser: aleatorio o sistemático. El muestreo no estadístico puede ser: Al azar, por bloques, estratificado. El auditor debe ser cuidadoso en la determinación de la muestra ya que debe precisar los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que va a utilizar en cada caso, cualquier tipo de muestreo que seleccione representa un riesgo, que esta dado por la posibilidad de seleccionar una muestra que no sea representativa, el auditor debe tener en cuenta el error de muestreo que esta dispuesto a tolerar. Este riesgo incluye:
El riesgo inherente o riesgo de que ocurran errores significativos. El riesgo de control de que el sistema de Control interno de la entidad que audita no detecte ni corrija los mencionados errores. El riesgo de detección, es el riesgo de que cualquier error importante no sea detectado en la auditoría.
Con el auge de la informatización en las empresas, el auditor se ve obligado a utilizar nuevas herramientas para realizar su trabajo o sea incrementar el uso y la aplicación de las técnicas de muestreo con la informática. Como plantea el Doctor Blanco (2002), "Paradójicamente, el empleo de un paquete de auditoría, (...) reduce drásticamente la necesidad de realizar muestreos, pues su velocidad y operacionalidad permite revisar y analizar grandes bases de datos en tiempos muy
reducidos, aumentando así la posibilidad de aumentar los tamaños de muestras y de eliminar o reducir considerablemente los riesgos por errores de muestreos y no muestreos." A nuestro entender con el grado de desarrollo que ha alcanzado la informática en la empresa moderna, en un reto tan exclusivo del auditor como es la responsabilidad de elegir la muestra adecuada, la obtención de esta, ayudado de una herramienta mucho más efectiva como es el uso de un programa de computación debe ser aprovechada al máximo, debiendo incorporar sus conocimientos de riesgos y Control interno en aras de obtener un resultado en la auditoría realmente eficiente. 1.6.3. Otras técnicas de auditoría En la ejecución de todas las auditorías se emplean diferentes técnicas, dirigidas a la búsqueda de las evidencias que determinan sus principales resultados y permiten disminuir el riesgo de error en la detección de deficiencias, violaciones y hechos de carácter delictivo. Según se refiere en el Manual de Auditoría de la Corporación Cimex SA (1998), la aplicación de técnicas de muestreo de simulación y sustantivas y su acción combinada con otras técnicas ampliamente empleadas como las de observación, confirmación, verificación, investigación, análisis y evaluación ayudan al auditor en la detección de las deficiencias. El Manual del Auditor del MAC (2001) refiere entre las principales técnicas: la inspección, observación y confirmación, agregando que existen varios tipos de confirmación: el POSITIVO que consiste en enviar el dato y pedir que contesten, si están conformes o no, el NEGATIVO que se solicita se responda sólo si están de acuerdo, y en el CIEGO no se da información y se solicitan datos necesarios para la auditoría. Consideramos que el auditor debe hacer uso de estas técnicas en el desarrollo de su trabajo ya que esto lo ayudará a contar con una mejor y suficiente materia de evidencia que le sirva de base para el informe de auditoría. 1.7. Informe de auditoría 1.7.1. Definición y objetivos del informe Según Cashin, Neuwert y Levy (1985), "Un informe consiste en cualquier comunicación escrita que haga referencia a la naturaleza y referencia de los servicios profesionales prestados. Puede tratarse de un documento formal o de una simple carta en donde se incluyan las conclusiones u opiniones profesionales a que se ha llegado como consecuencia de los servicios prestados." Bajo esta definición podrían considerarse como informes muchas de las comunicaciones hechas por los auditores, incluyendo los resultados de servicios fiscales en la asesoría a la dirección y en los estudios especiales. El objetivo del informe es el de formalizar los resultados a los que llegaron los auditores en la auditoría ejecutada y demás verificaciones vinculadas con el trabajo realizado, comunicar los resultados al máximo nivel de dirección de la entidad auditada y otras instanc ias administrativas, así como a las autoridades que corresponda, cuando esto proceda. (Manual del Auditor del MAC, 2001) 1.7.2. Confección del informe de auditoría Cashin, Neuwert y Levy (1985) aseguran que: "Escribir un buen informe de auditoría requiere algo más que unos conocimientos profundos de auditoría. Requiere una gran destreza para ordenar correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo", "(...) un informe bien planificado, bien escrito y presentado profesionalmente es un testimonio permanente y
altamente visible de las facultades de un auditor. No se debe pasar por alto el prestigio que puede dar." Se deben señalar algunos aspectos de interés a tener en cuenta por los auditores: se aconseja que el redactor que aspira a la excelencia debe disponer de un texto de referencia sobre construcciones gramaticales y de un diccionario muy completo, que el tono que se utilice debe ser significante y el lenguaje simple, claro, restringido y actual, la claridad, adecuación, concisión, tacto, estilo impersonal y la critica constructiva deberán tenerse muy en cuenta. En el Manual de Auditoría Interna de Costa Rica (1986) se específica: "Los hechos y otra información pertinente obtenida en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deben ser comentados con los funcionarios responsables a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier información adicional, y lograr a la vez, facilitar cualquier acción correctiva que sea necesaria." Los informes parten de los resúmenes de los temas y de las Actas de Notificación de los Resultados de auditoría parciales que se vayan elaborando y analizando con los auditados, respectivamente, en el transcurso de la auditoría (Manual de Auditoría del MAC, 2001) El destacado especialista canadiense Radburn (2002) opina que: "Los lectores de informes de auditoría generalmente no tienen tiempo para ordenar los resultados del informe de acuerdo con su orden de importancia. Este es un rol que le corresponde al auditor: indicar al gerente donde prestar atención." Agrega además, "He leído demasiados informes extensos de auditoría que detallan lo auditado en exceso. A menudo, no se indica qué puntos son importantes para el auditor (...), solamente se produce un listado de lo auditado. A veces ni siquiera se emiten conclusiones sobre la importancia de cada resultado de auditoría". Opina que los auditores debieran preguntarse si sus informes parecen profesionales, si son fáciles de leer o si están escritos en un lenguaje técnico que sólo entienden los auditores. Según Valero y Aguiar (2002), "El informe debe incluir solamente hechos importantes. La inclusión de hechos poco relevantes desvía la atención del lector." En nuestra opinión en el caso particular de la Auditoría Interna la emisión del info rme es uno de los medios mejores para ayudar a la dirección a medir su propio rendimiento, particularmente con respecto a la fiabilidad de los controles establecidos. Para la emisión de los informes las discusiones parciales que se realizan en el transcurso de la auditoría con los responsables y auditados son muy beneficiosas, no sólo, por el efecto psicológico, sino como medida de precaución contra errores o mal interpretaciones por parte del auditor, siempre teniendo cuidado de no ser presionado para que elimine una critica justa; además permite que se tomen las acciones correctivas ante determinadas situaciones aún sin necesidad de que se termine la auditoría. Consideramos que para lograr la confección de un informe de auditoría con la calidad que requiere se hace necesario que el auditor conozca y ponga en práctica los principios que se establecen y se recomiendan para ello. 1.7.3. Seguimiento a recomendaciones El auditor interno sirve e informa a la dirección, fundamentalmente su trabajo consiste en reforzar el Control Interno. En el desempeño de estas funciones aparecen importantes desviaciones de las que se da parte a la dirección a través de los informes de auditoría, se recomiendan métodos de corrección cuando es posible y se efectúa un seguimiento para comprobar que se han llevado a cabo debidamente. Como aseguran Cashin, Neuwert y Levy (1985), "Obviamente, la responsabilidad del auditor no desaparece hasta que se haya asegurado que se han llevado a cabo las acciones
recomendadas por la dirección." Agregan además(...) es normalmente responsabilidad de la dirección, la puesta en práctica de las recomendaciones de auditoría. Las recomendaciones hechas por la auditoría no deben permanecer mucho tiempo sin solución. Cuando hay una pronta y efectiva respuesta, las distintas unidades de la empresa recibirán rápidamente un mensaje y a su vez tomarán una acción inmediata para corregir cualquier deficiencia. Si el seguimiento no es rápido y firme, las unidades auditadas tendrán la impresión de que la dirección no apoya suficientemente el programa, y por lo tanto el trabajo de corregir deficiencias será mucho más difícil. Muchos jefes de auditoría piensan que un riguroso seguimiento es el factor más importante en un programa de Auditoría Interna con éxito. El auditor es el hombre clave en esta situación y su nivel en la empresa y el lugar que ocupa tienen mucho que ver con el seguimiento llevado a cabo por la dirección. El auditor puede facilitar este seguimiento diseñando informes para que sea fácil de realizar, y establecer su propio plan de acuerdo con los distintos niveles de dirección como ayuda a la realización rigurosa del seguimiento. En el Manual de Auditoría Interna de Co sta Rica (1986) se establece que: "La unidad de Auditoría Interna debe disponer de un programa de seguimiento de recomendaciones aceptadas por la administración activa, (...) con la finalidad de verificar si las mismas han sido puestas en práctica." Además señala: "Para facilitar el citado trabajo solicitará a la unidad administrativa correspondiente, referirse por escrito sobre la puesta en ejecución de dichas recomendaciones, y periódicamente deberá comprobar en el campo, la veracidad de dicha información e insistir sobre aquellas recomendaciones que no hayan sido puestas en práctica. Asimismo informará a la autoridad competente cualquier omisión sobre el particular que compruebe al respecto." Por su parte en el Manual de Auditoría Interna de la República del Salvador (2002) se establece que: "Durante el desarrollo de cada auditoría se dará seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones planteadas en informes de auditorías anteriores, cuyos resultados serán reflejados en el informe de la auditoría que ese realice." En Cuba, con el propósito de actualizar el seguimiento que desde su inicio debe darse a las medidas que adopte el auditado con vistas a erradicar las deficiencias consignadas en el Informe de Auditoría, en la Resolución 103 (2004) del MAC se establece que: "En los casos de auditorías evaluadas de deficiente o malo, se debe consignar en el informe de auditoría el término que dispone el auditado para remitir a la unidad organizativa de auditoría que realizó el trabajo, el plan de medidas elaborado con el objetivo de erradicar las deficiencias detectadas. El término que se establezca no debe de exceder de treinta (30) días naturales, contados a partir de la fecha de recepción del informe." A nuestro juicio el auditor interno a diferencia del auditor independiente tiene una función mucho más específica dentro de la empresa por lo que sus recomendaciones deben ser mucho más puntuales y específicas atacando las causas de los problemas observados ya que estas llevarían consigo un seguimiento hasta tanto los problemas detectados hayan sido corregidos para lo cual los auditores internos deben contar con un programa de seguimiento a recomendaciones. 1.8. La informática y la Auditoría Inter na 1.8.1. Generalidades sobre la informática en la auditoría Como plantea González (2002), "Desde fines del siglo pasado la auditoría y la informática son rectas de un mismo plano, y en este se cortan o cruzan en dependencia de la utilidad práctica de una relación que funde las nuevas ventajas tecnológicas con la experiencia acumulada en cuanto al control y la fiscalización de los recursos materiales y financieros."
Según Slosse, Gordiez y Giodano (1999), " La realidad que nos circunda nos muestra cada día con mayor intensidad que el procesamiento electrónico de datos ha cubierto un amplio espectro de aplicaciones debido fundamentalmente a dos de sus características principales: generación de información confiable y rapidez en su elaboración." Para González (2002), "El intercambio recíproco entre la auditoría y la informática se expresa en dos vertientes. Una, la auditoría de los sistemas informáticos y que se define como el conjunto de procedimientos y técnicas para evaluar la operatividad, la seguridad y las normas informáticas de una organización empresarial, y una segunda, signada por el empleo de los ordenadores en apoyo a la verificación y control de los activos de una entidad." Para Zavaro (2002), "Los trascendentales cambios operados en el mundo moderno, caracterizado por su incesante desarrollo, la acelerada globalización de la economía, el aumento de la vulnerabilidad y el amplio espectro de amenazas, han impuesto nuevos retos a la práctica de la profesión de auditoría, en particular a la Auditoría Interna." Consideramos que junto a los conocimientos del auditor, los sistemas informáticos afines constituyen una herramienta inapreciable para resumir en breve tiempo un gran número de información sin olvidar que el auditor interno en su desempeño tiene también la responsabilidad de velar por el adecuado empleo y utilización de los recursos informáticos. 1.8.2. La informática, el Control Interno y la Auditoría Interna La etapa actual de desarrollo humano, caracterizada por el procesamiento masivo de información por sistemas computarizados, requiere de enfoques de Control Interno adaptados a esas nuevas tecnologías. Sardiñas (2000) afirma: "Los controles que se establezcan sobre los sistemas automatizados de información se implementan distribuidos en todos aquellos puntos que la entidad estima conveniente, de acuerdo con la exigencia de la función a controlar y con la efectividad que se quiere alcanzar con ellos, o sea, cada uno de los controles que forman parte del sistema de Control Interno puede estudiarse individualmente y en relación con las causas de riesgo a enfrentar." Como plantea Wood (2002), Licenciado en Ciencias de la Computación: "El riesgo de auditoría se relaciona, en forma creciente, con la automatización de los procesos, la que no siempre es eficaz. La información puede ser preparada a los efectos de la auditoría, sin corresponder necesariamente a los resultados reales. Los actos por omisión, accidentales o intencionales pueden ser ocultados por quienes tienen el poder de acceder y los conocimientos para alterar los sistemas de información y sus datos." El Doctor Blanco (2003) asegura que: "El problema estriba entonces en diseñar un sistema informatizado contable que tenga la suficiente solidez como para que la parte computarizada asimile ciertas tareas de control, las más estructuradas, las más relacionadas con el proceso automatizado de la información y la parte humana, el resto de las tareas, aquellas que requieren de más creatividad o de habilidades típicamente humanas." En las situaciones que el auditor desea confiar en los controles del procesamiento debe evaluar los principales controles del departamento de sistemas para asegurase que los controles o las funciones en que se intenta confiar no hayan sufrido alteraciones que reduzcan su capacidad para evitar o detectar errores. En Cuba el desarrollo de la informatización ha conllevado a que el procesamiento de los datos primarios contables se haya incrementado sobre la base del uso de tecnologías de la información por lo que se ha hecho necesario tomar las medidas pertinentes que aseguren
un nivel razonable de seguridad en cuanto al uso de la informática y la contabilidad lo cual se manifiesta en la emisión de la Resolución 340/2004 conjunta del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y el Ministerio de la Informática y las Comunicaciones (MIC). La Resolución 340 (2004) del MFP, "Puso en vigor el procedimiento para dictaminar sobre el grado de adaptación a las normas contables cubanas de los sistemas contables financieros soportados sobre las tecnologías de la información", por lo que los productores o representantes de sistemas contables- financieros solicitarán este dictamen a las entidades autorizadas al efecto. En la Resolución 100(2004) del MAC en la norma de auditoría referente a la gestión de riesgos se incluyen los riesgos inherentes al ambiente de sistemas de información automatizados y se establece que: estos riesgos pueden provenir de deficiencias generales del sistema automatizado, desarrollo y mantenimiento de programas, soporte tecnológico de los sofwares de sistemas, operaciones, seguridad física y control sobre acceso a programas. Además, la naturaleza de los riesgos y las características del Control Interno integrado al sistema de información automatizado incluye lo siguiente: falta de rastro de las transacciones y falta de segregación de funciones. Consideramos que el auditor interno debe evaluar la eficacia y la eficiencia de los sistemas en uso y en desarrollo, analizar y evaluar críticamente los servicios de información de la entidad, en términos de controles, seguridad, cumplimiento de lo establecido, recomendando mejoras al Control Interno cuando lo requiere ya que sin un adecuado sistema de Control Interno, el sistema computarizado contable esta sencillamente incompleto y no puede utilizarse. 1.9. Manuales de auditoría 1.9.1. Definición y objetivos de los manuales "Un manual es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". (Reyes, 1992) Según Continolo (1973) el manual es: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operara en un determinado sector; una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo." En sentido general el objetivo que se persigue con los manuales es el de instruir a las personas acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc., precisar las funciones y relaciones para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo, servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, entre otras. 1.9.2. Manuales de Auditoría Interna Los documentos más importantes escritos sobre Auditoría Interna son los manuales sobre este tema. Estos consisten en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, o sea a la Auditoría Interna en forma particular. Aún cuando puedan existir declaraciones de política y procedimientos, boletines de la empresa y otras publicaciones con información relacionadas con la auditoría, estas se incorporan como una parte a tener en cuenta en el manual de Auditoría Interna.
Generalmente este expondrá, los objetivos de la auditoría, las normas de realización y el procedimiento de registro del tiempo, preparación del informe y otros asuntos de ámbito general. Casi siempre lo más importante del manual concierne a los detalles de los procedimientos de auditoría, (Cashin, Neuwert y Levy, 1985) Normalmente el contenido del manual reflejará la actitud del jefe de Auditoría Interna acerca de los manuales. Si cree que el auditor debe tener máxima flexibilidad, el manual contendrá pocos procedimientos de auditoría, si cree que el auditor debe guiarse por el manual, los procedimientos serán muy detallados. 1.9.3. Ventajas y desventajas del manual El uso del manual tiene ventajas y desventajas, el Auditor Interno debe sopesar estas consideraciones en cada caso particularmente. Ventajas: 1- Provee de un historial informativo concerniente a las políticas y procedimientos de auditoría. 2- Especifica las tareas mínimas de auditoría a realizar. 3- Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias. 4- Ayuda a la eficaz distribución del trabajo. 5- Es útil como un control del progreso del trabajo. 6- Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoría. 7- Provee de una guía útil para años posteriores. 8- Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisión del trabajo efectuado. 9- Provee de evidencias en un trabajo específico, si después surgiese un litigio. 10- Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos etc. Desventajas 1-Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el manual. 2- A menudo los procedimientos son mecánicos. 3-Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo. 4-Los manuales frecuentemente no están al día. En cuanto a todo lo relacionado anteriormente sobre los manuales, a nuestro juicio, resulta muy conveniente que el auditor interno cuente con un manual de Auditoría Interna o sea con una herramienta escrita que oriente su actividad teniendo en cuenta las especificidades que posee la misma y de esta forma con su trabajo cotidiano ayude a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, considerando que son muchas las ventajas que ofrece un manual y que las desventajas, que son las menos, pueden ser manejadas convenientemente con el buen juicio del auditor que se desempeñe. Resultados generales y discusión Se diseña un Manual de Auditoría Interna con un enfoque moderno y basado en las nuevas Normas de Auditoría Interna emitidas por el MAC, así como en las demás disposiciones recientemente emitidas en el país sobre Auditoría y Control Interno. La propuesta de Manual de Auditoría Interna está estructurada en siete capítulos que contienen aspectos
esenciales de conocimiento del auditor interno que van desde las generalidad es de la Auditoría Interna, hasta aspectos más puntuales y específicos para la actividad. Con esta propuesta de manual se logra organizar la actividad y agrupar en un solo documento y de forma sistémica los lineamientos e instrucciones de aplicación específica a la actividad. Su aplicación ayudará al auditor interno a realizar su trabajo en aras de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la organización y ser un verdadero apoyo a la labor gerencial. Resultados y discusión por capítulos del manu al. Capítulo 1. Elementos generales sobre la Auditoría Interna En este capítulo se presentan los elementos generales que debe conocer un auditor sobre la actividad, el nuevo concepto de Auditoría Interna, los servicios que prestan los auditores internos, la clasificación de los servicios, los atributos, las funciones generales y específicas que deben cumplir, así como los principios éticos fundamentales generalmente aceptados por los que se debe regir el auditor interno. En este capítulo se logra unificar toda la información general que necesita el auditor para su desempeño. Capítulo 2. El Control Interno y la Auditoría Interna En este capítulo se muestra a partir del nuevo concepto de Control Interno que se aplica en Cuba, las acciones que deben ejecutar los auditores internos al respecto, todo lo concerniente a los componentes del Control Interno y su evaluación por el auditor. Se ofrece una metodología para identificar, clasificar y cuantificar los riesgos que enfrenta la organización que pudieran afectar la consecución de los objetivos. La nueva metodología diseñada constituye una herramienta que facilitará el proceso de identificación, clasificación y cuantificación de los riesgos en las entidades, la información obtenida con este proceso orientará el trabajo del auditor interno hacia los fundamentales riesgos que enfrenta la organización. Se dedica un epígrafe a los riesgos inherentes al ambiente de sistemas de información automatizados y a la relación del Control Interno con la calificación de las auditorías según las recientes resoluciones emitidas al respecto. Se presenta todo un capítulo del manual para tratar los aspectos relacionados con el Control Interno y la gestión de riesgos dada la importancia que en la actualidad se le ha concedido al tema y su inmensa relación con el trabajo del auditor interno de diferentes formas. En el actual Manual del MAC no aparece el Control Interno con el enfoque moderno que se requiere en la actualidad a partir de la emisión de la Resolución 297/2003. En las nuevas Normas de Auditoría Interna se incluye el Control Interno como una nueva norma, pero no existe ningún documento que recoja en su totalidad toda la información que el auditor requiere al respecto. Capítulo 3. Confección del plan de Auditoría Interna En este capítulo se describen los elementos esenciales que debe tener en cuenta el auditor interno para confeccionar un plan de Auditoría Interna efectivo a partir de la identificación de los riesgos; estos serán las prioridades a auditar por constituir los principales riesgos que enfrenta la organización para el cumplimiento de los objetivos. Se incluyen otros elementos referidos a la documentación establecida para elaborar e informar el cumplimiento del plan anual de auditorías.
En el Manual del MAC se establece que el plan se elabore por las directivas que se emiten y distribuyen, además considerando otros aspectos como las prioridades de la entidad. Con la información obtenida a partir de la identificación de los riesgos según la metodología antes propuesta, el auditor interno contará con los elementos que necesita para confeccionar un plan de auditorías internas efectivo para la institución. Capítulo 4. La ejecución de la Auditoría Interna Este capítulo contiene los elementos esenciales a tener en cuenta por el auditor al planear la auditoría y se establece como será la supervisión y revisión en las entidades a partir de lo que establecen las nuevas Normas de Auditoría Interna. En este capítulo se incluye un epígrafe sobre los programas de auditoría ya que consideramos que cada centro debe incluir en su manual de Auditoría Interna los programas de auditoría diseñados específicamente para sus actividades esto facilita grandemente el trabajo del auditor interno ya que los programas de auditoría que aparecen en el Manual del MAC son generales y el auditor interno se enfrenta al reto de realizar auditorías a temas específicos que constituyen prioridades para el centro por constituir actividades de riesgo y para las cuales no posee los programas de auditoría. Las etapas de la auditoría: planeación y supervisión, aparecen recogidas en el Manual del MAC pero no según las nuevas Normas de Auditoría Interna. Capítulos 5. Evidencias en auditoría En este capítulo se expone la nueva clasificación de las evidencias según las Normas de Auditoría Interna vigentes y los requisitos básicos de la evidencia aspectos de suma importancia para el auditor ya que estas constituyen uno de los fundamentos de la auditoría, constituyendo la base de juicio razonable sobre los datos que se examinan. Se dedica un epígrafe a los Papeles de Trabajo y a los elementos fundamentales relacionados con estos. Se adjuntan guías estandarizadas que contienen los elementos fundamentales a tener en cuenta por el auditor para su confección y para la elaboración de los expedientes de auditoría. Se presenta además un epígrafe para exponer todo lo relacionado con el muestreo y otras técnicas de auditoría y los elementos esenciales a tener en cuenta por el auditor buscando la integración de los conocimientos de riesgos y Control Interno también a la forma de obtener evidencias en auditoría, en aras de lograr un resultado realmente eficiente. En el Manual del MAC y demás disposiciones sobre Auditoría Interna se establecen los requisitos, objetivos y elementos a tener en cuenta para confeccionar los Papeles de Trabajo y los expedientes de auditoría, no obstante, resulta poco práctico por su extensión chequear la calidad de estos, revisando los capítulos referidos a estos temas en el Manual del MAC, o en las resoluciones vigentes. El empleo de las guías estandarizadas que se proponen constituirán herramientas sencillas que agrupan en un solo documento toda la información que necesita el auditor interno ayudándolo a obtener la máxima calidad en estos aspectos, pueden ser aplicadas por el auditor interno antes, durante y después de la auditoría. Capítulo 6. El Informe de Auditoría Interna. En este capítulo se muestran las nuevas normas para la confección de los informes y una guía estandarizada para ayudar al auditor interno en la confección de los mismos. Se detallan además los requisitos que deben cumplir las recomendaciones de los informes de auditoría y se incluye un programa de seguimiento a las medidas adoptadas a partir de
estas, en aras de ayudar al auditor interno a realizar un seguimiento firme y riguros o. Este programa será utilizado en las comprobaciones que realiza el auditor en el campo. Los elementos a tener en cuenta para confeccionar los informes de auditoría se detallan en el Manual del MAC y las resoluciones vigentes, no obstante, el empleo de la guía estandarizada que se propone para la confección de los informes de auditoría constituirá una herramienta sencilla que agrupa en un solo documento toda la información que necesita el auditor interno, ayudándolo a obtener la máxima calidad. Por otro lado podemos agregar que en el Manual del MAC y demás regulaciones vigentes no aparece ningún programa de seguimiento (en el campo) a las medidas adoptadas a partir de las recomendaciones de los informes de auditoría con el fin de comprobar la veracidad de su cumplimiento. El programa de seguimiento a las medidas adoptadas a partir de las recomendaciones de los informes de auditorías que se adjunta al manual constituirá un medio sencillo pero efectivo de solucionar este aspecto tan puntual para el auditor interno. Capítulo 7. Relaciones entre el auditor y el organismo superior En este capítulo se establecen cuales son las relaciones del auditor interno con el organismo superior al cual esté subordinado. Quedan recogidas de forma escrita las obligaciones del auditor interno con el organismo superior en cuanto a la entrega de informaciones, a la periodicidad de las supervisiones y se esclarecen las obligaciones del auditor interno con este. Conclusiones
La metodología propuesta para la identificación, clasificación y cuantificación de los riesgos, constituirá una herramienta que facilitará este proceso en las entidades, los resultados que se obtengan con la aplicación de esta metodología orientarán el trabajo del auditor interno hacia los fundamentales ries gos que enfrenta la organización. Las guías estandarizadas confeccionadas, constituyen herramientas sencillas que agrupan en un solo documento toda la información que necesita el auditor interno para lograr la máxima calidad en aspectos tales como: la elaboración de Papeles de Trabajo, expedientes de auditoría e informes. El diseño de un programa de seguimiento para las medidas adoptadas en los planes de medida, posibilitará al auditor interno realizar un seguimiento firme y riguroso, directamente en el campo, con el fin de comprobar la veracidad de su cumplimiento. La propuesta de Manual de Auditoría Interna basado en las nuevas Normas de Auditoría Interna y en las regulaciones de Control Interno vigentes en Cuba contiene las tareas a desarrollar en cada etapa del trabajo, agrupa en un solo documento y de forma sistémica los lineamientos e instrucciones de aplicación específica a la actividad, su aplicación ayudará que el trabajo del auditor interno contribuya al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
La evolución del mundo, de los negocios, de la educación y el interés creciente por una administración eficiente y efectiva, han cambiado el enfoque del control. Sujeto a esto podemos afirmar que en la actualidad los cambios operados en materia de Control Interno a partir de la implantación de la Resolución 297 del MFP, trae como consecuencia la realización de un estudio de la misma de cada uno de los componentes que la integra n. Realizar un estudio de la Administración de los Riesgos de Control Interno: principales funciones y técnicas, permitirá identificar y valorar los riesgos de Control Interno, y por otra parte contribuirá a crear las bases metodológicas para establecer un diseño por área de resultado o área de responsabilidad, que permita conocer los principales riesgos que tendrá que asumir la entidad para el cumplimiento de sus objetivos. Introducción En este trabajo se realiza un estudio detallado de la evaluación de l os hoteles como empresa; su surgimiento y cuáles son sus características fundamentales. Además se muestra un procedimiento o metodología más factible de aplicar, para determinar los principales factores de riesgos de Control Interno en un hotel bajo régimen Todo Incluido, de acuerdo a las herramientas existentes a escala internacional. En este trabajo se realiza un estudio detallado de la evaluación de los hoteles como empresa; su surgimiento y cuáles son sus características fundamentales. Además se muestra un procedimiento o metodología más factible de aplicar, para determinar los principales factores de riesgos de Control Interno en un hotel bajo régimen Todo Incluido, de acuerdo a las herramientas existentes a escala internacional. 1 Orígenes de la empresa Hotelera Una vez identificados los tipos de riesgos y la clasificación de los mismos a escala internacional, es necesario conocer los orígenes de la empresa objeto de estudio, para conocer sus principales características y sus generalidades.
Los orígenes históricos de la hotelería según la OMT (Noticias, 1992), se encuentran en el negocio de las posadas, las que con el tiempo dan origen a los hoteles y restaurantes. Esta evolución ocurre lógicamente en relación estrecha con el desarrollo del comercio, los viajes y el propio desarrollo industrial de crecimiento, de manera muy diferente a la actual, en la que los costos, renta y motivación son los factores más importantes. Desde el año 500 a.C. aproximadamente hasta cerca del 500 d.C., se observa un proceso de crecimiento de las posadas en Grecia y en Roma. Durante el período medieval, desde el 500 hasta cerca del 1300, el comercio y los viajes se limitaron de forma drástica y éstos tuvieron especial relación con el desarrollo de la iglesia y las peregrinaciones, siendo los peregrinos alimentados y dándoseles cobijo en establecimientos eclesiásticos. Las Cruzadas tuvieron el efecto de favorecer los viajes y el comercio. El Renacimiento, desde aproximadamente el siglo XIV al siglo XV en el norte de Italia, Inglaterra y el norte de Europa, vio el resurgir de las posadas y las tabernas. La supresión de los monasterios en Inglaterra por Enrique VIII en 1536 forzó aún más el crecimiento de las posadas en este país. Previamente a 1775, las sociedades mas desa rrolladas para la época se consideraban pre-industriales. En el período comprendido entre 1775 -1875, como resultado de la llamada Revolución Industrial la Europa del noroeste y América del Norte, se industrializaron, y en el período comprendido entre 1875 y 1950 se desarrollaron las sociedades de consumo. Aproximadamente a principios de esa década se produjo un gran crecimiento económico y de la población mundial, y las sociedades industriales hicieron posible el incremento sostenido de las rentas en buena parte de la población de esos países, de tal forma que la posibilidad de viajar y frecuentar hoteles y restaurantes aumentaran. El hecho de que la gente viaje más, ha sido también determinante en el crecimiento de los hoteles y restaurantes. Conforme se fue abaratando el coste del viaje por la introducción de nuevas formas de transporte, y aumentó su comodidad (barco de vapor, ferrocarril, automóvil), el viajar se hizo posible para una parte de la población que no pertenecía a la élite. El avión comercial , en 1959, abrió la era de los viajes internacionales. (Bull, 1994)
Habida cuenta del explosivo crecimiento de la industria turística mundial en estos últimos 30 años y de la mundialización de los negocios, que seguirá incrementándose debido a la prolife ración de empresas multinacionales, con personal destinado a desplazarse contínuamente, el mercado mundial de hoteles crece a la par de esas actividades. Conforme a las previsiones globales del Consejo Mundial de Viajes y de Turismo (CMVT), publicadas en u no de los informes de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en 1997. Las tasas de crecimiento han conducido a la Organización Mundial del Turismo, OMT a preveer un aumento medio de 1018 millones de llegadas internacionales de turistas en el año 2010, o sea el doble de la década de 1990, alcanzando la cifra de 1550 billones de dólares. Quien dice turismo, dice hoteles, lo que significa que la incesante actividad turística precisa una amplia gama de alojamientos que van desde hoteles con servicio completo, pensiones con desayuno, propiedades a tiempo compartido, apartamentos amueblados, hasta el" bed and breakfast " (cama y desayuno), aunque debido a las nuevas exigencias que demandan los viajeros de nuestra época, los hoteles pequeños van desaparec iendo, como resultado de las grandes cadenas hoteleras provistas de la tecnología moderna, con personal altamente capacitado y servicios rápidos.(OMT, Noticias 1992) 1.1 La empresa hotelera como sistema: El hotel como empresa de servicio Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la empresa ³es toda organización de propiedad pública o privada cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad, o a una parte de ella, mediante el pago de los mism os´ y sistema ³conjunto de elementos interrelacionados y relacionados con el ambiente externo o entorno´. (Ramírez, 1995) Si se considera a la empresa como un conjunto de elementos, y éstos se encuentran en relación directa o indirecta con el entorno, en tonces la empresa es un sistema y que gráficamente se expone en la siguiente figura tomada del libro Hoteles, gerencia, seguridad y mantenimiento de César Ramírez Cavassa.(1995)
Según César Ramírez en; Hoteles, gerencia, seguridad y mantenimie nto existen dos clases o tipos de sistemas: Sistema cerrado: Es aquel que no tiene retroalimentación del ambiente, por ejemplo: el de alumbrado (interruptor). Sistema abierto: Es aquel que intercambia relaciones con el ambiente, por ejemplo: la empresa. César Ramírez, en Gestión Administrativa para empresas turísticas afirma que varios seguidores de la escuela Open Systems Approach (Ferrester, Churchman,Ackoff y Heyvaert) consideran que la empresa debe analizarse como un sistema abierto, esto es, capaz d e intercambiar energía con su entorno. Así como la empresa es un conjunto rodeado de un entorno en donde encuentra sus factores de producción (capital, mano de obra, tecnología y materia prima). Como sistema, la elección de su estructura debe resolver do s problemas fundamentales: La diferenciación de los elementos que la componen y su integración en todo. (Ramírez, 1995) El autor Jesús M. Beltrán Jaramillo (1992) define como elementos constitutivos del sistema el cliente, el producto, el proceso y los r ecursos. Gráficamente lo representa del modo siguiente:
Fundamenta que los mencionados elementos interactúan y son interdependientes, cumplen funciones diferentes y particulares, pero su conjunción lleva a la organización al logro de sus objet ivos como sistema que es. Es evidente y en ese sentido tomamos partido con el autor, que la relación e interacción está regulada por sistemas de retroalimentación que proveen el monitoreo constante acerca de los signos vitales de la gestión del sistema y sus partes. Estos signos vitales o factores clave para el éxito, son la efectividad, la eficacia, la eficiencia y la productividad.
1.1.1 El hotel como empresa de servicio En el marco de la organización económica empresarial, la hotelería cumple con una misión, o sea, adopta un rol que determina su funcionalidad y contribución al proceso operativo de la organización. En tal sentido, según Ramírez Cavassa (1995), de una simple actividad hospitalaria en siglos pasados, la hotelería pasó a convertirse e n una actividad organizada que obedece a aspectos técnicos, económicos y comerciales; ello le obliga a considerar su función del todo socioeconómica con un rol estrictamente de servicio. Tanto el viajero en goce del tiempo libre, como el viajero por negoc ios, necesitan, en su punto de llegada o de tránsito, un lugar de residencia y ciertas comodidades
y medios de trabajo, como teléfono, fax, salas de recreo, traductores, secretarias, ambientes de lectura, etc. Esto amplía de por sí, el concepto de residenc ia hotelera como un todo organizado, con opciones diversas encaminadas a cumplir con su rol de servicio. El hotel, como organización de tipo empresarial con fines de lucro y funciones administrativas diversas, requiere una gran profundización en su esenc ia y en sus objetivos. La administración de servicios es, ante todo, una actividad múltiple de conocimientos técnicos y humanos en lo referente a sistemas, administración, finanzas, planeación, seguridad, mantenimiento y presupuesto; así como de conocimiento de la personalidad, comportamiento individual y de grupos, necesidades, motivaciones, y vivencias sociales. El gerente o director general de un hotel, y los demás directivos, deben estar preparados en los dos tipos de disciplinas, si se pretende admin istrar de la manera más profesional y no empírica, un establecimiento hotelero. Las características atípicas de la empresa hotelera se presentan de manera diferente en función de la tipología de las empresas mismas. La tipología de las empresas hoteleras d eriva en primer lugar de la consideración de los sectores del mercado, o sea, de la calidad del servicio y de la diversidad de las prestaciones a disposición del cliente; en segundo lugar, de la consideración de la destinación prevaleciente del hotel, es decir de las expectativas que el turista desea encontrar y satisfacer. Según Juan López García (2004), existen diversas clasificaciones en el mundo de hoteles, en función de los servicios y diversidad de las prestaciones como son: Hotel de ciudad o de tr ánsito. Hotel de vacaciones. Hotel residencia. Motel. Hotel de cura. Viaje turístico. 1.2 La Tipología y descripción de la empresa hotelera La Revista Suplemento Apuntes No.6, la Habana, 2002, plantea, que existen varias formas para definir los ti pos de hoteles, y los principales son: § Por tamaño (Grandes, medianos y pequeños)
Esta clasificación se utilizo inicialmente bajo el criterio del número de habitaciones disponibles; sin embargo esta forma es poco objetiva, ya que para algunas ciudades un hotel de 100 habitaciones puede ser grande, pero en otra puede ser mediano. Revista Suplemento Apuntes, la Habana, 2002. § Según la Ubicación:  Hotel Metropolitano (Ciudad)  Hotel de Carretera (Moteles)  Hotel de Playa  Hotel de Montaña § Según su Tiempo de Operación:  Hotel Permanente: Que funciona todo el año.  Hotel de Estación: Opera en ciertas épocas del año generalmente por situaciones climáticas. Por ejemplo los Hoteles para esquiadores operan solo en invierno cuando las condiciones del clima permiten realizar deportes en la nieve. § Según la motivación de la Clientela: Este criterio se basa en las razones por las que los clientes se alojan en uno u otro hotel, dependiendo de las necesidades que tengan, por lo que los clasifica en:  Hotel Comercial: preferido por las personas que viajan por razones de negocio, debido a las facilidades y ubicación que ofrece.  Hotel Vacacional: cuenta con instalaciones, ubicación propia para viajeros en busca de ocio y recreación.  Hotel Residencial: adecuado para estadías prolongadas, sus habitaciones cuentan con instalaciones que facilitan una estadía larga como habitaciones con sala, desayunador cocineta con el equipo y utensilios necesarios para cocinar. § Según la Calidad: Existen varios sistemas para calificar la calidad de los servicios hoteleros; los que más se toman en cuenta son:
1) Sistema de vocablos descriptivos: Considerando el hotel de lujo como al de óptima categoría, le siguen en orden descendente, superior de primera, ordinario de primera, superior de turista y ordinario de turista 2) Sistema de clave de letras: La categoría óptima es AA siguiéndole en orden descendente, A, B, C, Y D. 3) Sistema de Diamantes: Utilizado por la AAA. 4) Sistema de estrellas: La categoría óptima es de cinco estrellas descendiendo hasta una estrella, este sistema es el más conocido y es el utilizado en Cuba. 1.2.1 Formas de Administración de la empresa hotelera Este criterio se refiere a la relación entre propietario y administrador. Muchos establecimientos de hospedaje, especialmente los hospedajes, hoteles pequeños y bed and breakfast, los administran sus propios dueños; pero también es común que un hotel tenga por dueño a una persona o personas y lo administren otras, por lo que la relación pr opietario- administrador puede ser principalmente de tres tipos como se describe en la Revista Industria turística. NC 87, España 2005:  Administrado por el mismo dueño.  Franquicia.  Contrato de Administración. Administrado por el mismo dueño Es la posesión directa de una o más propiedades por una persona o compañía. Los hospedajes y pequeños hoteles que pertenecen y son operados por un matrimonio o una familia, son ejemplos comunes de este tipo de propiedad. Las propiedades más grandes que perten ecen a una de las principales compañías hoteleras como Marriott o Hilton también se clasifican dentro de esta categoría, ya que son dueños de la propiedad. Una cadena es un grupo de hoteles que pertenecen o son administrados por una compañía. En general, tres o más unidades constituyen una cadena, pero las principales cadenas hoteleras tienen de 300 a 5000 propiedades. Franquicia Una franquicia es la autorización que da una compañía, o franquiciante, para utilizar las ideas, métodos (KNOW HOW) y marcas registradas de la compañía de
un negocio como Hotel o Restaurante al pagar una cuota inicial, el franquiciatario obtiene una licencia de marca registrada planos arquitectónicos, anteproyectos, diseños, capacitación y métodos de operación. El franquiciatari o es responsable de financiar la construcción de la propiedad. El franquiciatario puede ser un individuo, una sociedad, una corporación pequeña o un grupo de inversionistas y debe guiarse por los estándares de calidad y especificaciones de producto establ ecidos por el franquiciante, pero el franquiciatario es el dueño legal de la empresa. El contrato de franquicia es un contrato entre franquiciante y el franquiciatario, describe las obligaciones de ambos, así como las razones para la terminación del contrato. Los manuales de operación cubren temas tales como prácticas contables, procedimientos de mantenimiento, ventas y mercadotecnia publicitaria, contratación de personal, capacitación y control de inventario. Los estándares de operación son importantes en una organización franquiciataria. El franquiciatario que falla en los estándares de calidad puede perder la franquicia y todos los derechos y privilegios que esta conlleva. Contrato de administración Mediante un contrato de administración, el dueño d e una propiedad contrata a una compañía administradora de hoteles para operar el establecimiento. La compañía administradora debe presentar reportes financieros periódicos a los dueños y cumplir con las políticas referentes a la operación, administración, mantenimiento, contratación de personal y apariencia del hotel. Los contratos de administración liberan a la extensa cadena de las dificultades de administrar cientos de propiedades en diversas localidades. La empresa administradora local generalmente con oce mejor el mercado, las condiciones económicas, las mejores ubicaciones, los precios de los inmuebles y la escala de sueldos del área. Todos los hoteles, independientemente de sus características, desempeñan de
una manera u otra las mismas funciones bás icas: (Arteaga Prado, Yairin. Cruz Bravo, Martha, 2005)
 Funciones Administrativas.
 Planeación estratégica.  Control de ingresos egresos.  Contratación de recursos humanos.  Funciones Operativas.  Servicio al Cliente.  Limpieza y Mantenimiento.  Alimentos y Bebidas. Las funciones Administrativas se realizan por los siguientes departamentos:  Gerencia General, Recursos Humanos, Contabilidad, Mercadeo y Ventas. Las funciones de Operativas se realizan en los depart amentos de: En la División de Alimentos y Bebidas que incluye:  Cocina, Restaurante, Room Service, Bar, Eventos y Banquetes. En la División cuartos que incluye:  Recepción, Reservaciones, Telefonía, Ama de Llaves, Seguridad, Mantenimiento. 1.2.2 Organización de un Hotel Grande Las diversas instalaciones del resort forman un conjunto muy completo de la vida moderna. Para administrar y operar este sistema residencial complejo, se requiere un personal numeroso organizado en muchos departamentos. Ti ene los mismos ocho departamentos básicos que un hotel de mediana categoría, pero el número de unidades y el número de su personal son mayores. El resort es administrado por un director ejecutivo a quien le asiste un director o gerente general y un grupo de subdirectores o subgerentes. El departamento de relaciones humanas.
Es parte de una administración, responsable de reclutar y contratar empleados, de implantar programas de capacitación en servicio, y de poner en vigor las políticas y procedimientos del personal. Departamento de división de cuartos. Tiene un personal numeroso en recepción, ama de llaves y personal uniformado. La recepción se subdivide en departamentos más pequeños, separados, como son reservaciones, control de habitaciones, y comunic ación con los huéspedes. El departamento de ama de llaves se divide a su vez en dos sub -departamentos, el de aseo de habitaciones y el de lavandería. El departamento de personal uniformado es dirigido por un supervisor o capitán. Departamento de alimentos y bebidas. Además de todo lo que posee un hotel mediano, opera un restaurante de especialidades, una cafetería informal y un bar, para ofrecer a los huéspedes servicios optativos de alimentos y bebidas; también opera un comedor para empleado. Departamento de servicios a los huéspedes. Además de todo lo que posee un hotel mediano, tiene varias tiendas operadas por concesionarios independientes (dueños de negocios que rentan espacio del hotel). Departamento de comercialización y ventas. (market ing) El departamento de comercialización y ventas de un hotel grande puede constar de cinco unidades. Además de los departamentos de publicidad, ventas, y ventas de banquetes, puede contratarse a un gerente de ventas de convenciones de tiempo completo y a un gerente de convenciones, para vender y coordinar respectivamente estos servicios. El gerente de ventas de convenciones es responsable de planear las reuniones y determinar las tarifas. El gerente de convenciones coordina los servicios de las diversas d ivisiones o departamentos, como servicio de alimentos y bebidas, servicio de personal uniformado y mantenimiento, en tanto se lleva a cabo la convención. Departamento de contabilidad.
El departamento de contabilidad o contraloría cuenta con el personal c apaz de controlar todos los procesos, los recursos administrativos y de servios hoteleros, vela además por la organización de los mismos y registra los resultados obtenidos. Departamento de seguridad. El resort tiene un jefe de seguridad quien supervisa a un grupo de vigilantes de tiempo completo, a los detectives de casa y a los especialistas en sistemas de seguridad. Departamento de mantenimiento. El amplio departamento de mantenimiento de una propiedad grande es supervisado por el director de manteni miento quien contrata a un grupo de mecánicos, plomeros, carpinteros, y especialistas en alfombras y tapicerías. Perspectiva del empleo. Un vistazo a los organigramas de las propiedades en los ejemplos anteriores, revela la gran diversidad de personal qu e se requiere para mantener en funcionamiento a la industria de la hospitalidad. Muchos puestos son altamente especializados-particularmente los de alimentos y bebidas, contabilidad y mantenimiento-pero muchos otros-como el de recepción, ventas, y puestos de supervisión- requieren habilidades más generales con énfasis en la comunicación y en el contacto con el publico. Las oportunidades de progresar existen en todos los departamentos. Quizás en ningún otro campo existan oportunidades tan amplias para cada empleado, en cada nivel, no solo dentro del hotel sino en toda la industria mundial de la hospitalidad. 1.3 Propuesta de Diagrama para la Administración de los Riesgos para Hoteles bajo régimen Todo Incluido El hotel es una entidad de nueva apertura, por lo tanto no existen datos históricos que permita a la entidad trabajar en la reducción y administración de los riesgos al Control Interno. En tal sentido trabajar las bases de la Resolución 297 del MFP, que tiene implícita una serie de componentes importan tes y donde la Identificación de los Riesgos constituye uno de los elementos más importantes, a nuestro juicio, para propiciar que la entidad alcance la categoría según las auditorias de con control.
La propuesta de un Diagrama de Administración de los R iesgos para Hotel Todo Incluido, a partir del estudio detallado de la bibliografía existente y de conocer la estructura organizativa de la entidad objeto de estudio, el cual tenga un carácter ³proactivo´, pues la dirección esta dispuesta a trabajar sobre l os riesgos existentes para alcanzar los resultados esperados, es decir, crear las oportunidades adecuadas y capaces de hacer cumplir los objetivos deseados. Este proceso proactivo está en constante movimiento, e identifica cada riesgo existente, investigando detalladamente la información necesaria por cada área de resultado a medir, esto se realiza desde la base hasta la cima del organigrama, interrelacionando ideas para conocer cuáles son los factores de riesgos más importantes que influyan en el resulta do y los objetivos de la entidad. El mismo cuenta de tres etapas que a continuación describimos y se observa en la figura No. 8, Diagrama de Administración de los Riesgos para hotel bajo régimen Todo Incluido . La 1ra etapa consiste en identificar y cono cer detalladamente cada factor de riesgo, tanto interno como externo y por cada área de responsabilidad material. Para ello se pueden utilizar diferentes técnicas con el objetivo de obtener información, ya sea por datos históricos de diferentes auditorias, por informaciones internas, por historial de entidades semejantes, encuestas y por consulta a expertos. Debemos destacar, como hemos explicado anteriormente, que el hotel es de nueva apertura, por lo que no se cuentan con datos históricos que permitan realizar el diagnóstico efectivo, además que el hotel no se encuentra trabajando con la ocupación esperada y por ello existen pero no salen a relucir un conjunto de riesgos hoteleros, es por ello que aplicar la técnica ³consulta con expertos tanto internos como externos pero con basto conocimiento de Control´. Esta técnica permite obtener una información más amplia y precisa de cada factor de riesgo, con sus características y nivel asociado, así como también las causas y condiciones que originaron los mism os. La 2da etapa será analizar detalladamente cada uno de los riesgos detectados en la 1ra etapa para definir el impacto y la probabilidad de los mismos, para ser
ubicados en la matriz de priorización y conocer el nivel de riesgo determinante en el momento de la toma de una decisión correcta. En esta etapa se analiza, a través de análisis estadísticos, cuales son los riesgos más comunes por departamentos en los que se debe trabajar para evitarlos o disminuirlos. La 3ra y última etapa que definimos, es la planificación por cada una de las acciones específicas por factor de riesgos, así como el cronograma que da seguimiento a las acciones tomadas y los responsables del cumplimiento del mismo. Es preciso señalar que las tres etapas están en constante comuni cación y retroalimentación, pues cada factor de riesgo puede eliminarse al tomar las acciones necesarias, pero siempre dando cumplimiento a los objetivos trazados; por otra parte pueden surgir nuevos factores, además deberá estar previendo las características y condiciones actuales del medio.
1.4 Diagnóstico de los riesgos hoteleros aplicando la técnica de Mapeo de Riesgos Después de concebir el Diagrama de Administración de los Riesgos, como se explica en el punto 2.4, existen tres etapas par a identificar los riesgos y posteriormente evaluarlos, en tal sentido la 1ra Etapa se desarrolla a partir de la obtención de los principales factores de riesgos por cada Área de Resultado, identificando los riesgos por cada área de responsabilidad. (Ver Ta bla No.4)
Una vez conocidos cada uno de los factores de riesgos fundamentales por cada área de responsabilidad o de resultados clave, tenemos las bases fundamentales para la confección del Mapeo de Riesgos como técnica efectiva de identificación, análisis y evaluación de los riesgos y dando cumplimiento a las etapas 2 y 3 del Diagrama. En este sentido la Evaluación los Riesgos, en el sector hotelero y como componente vital de la resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios, queda definido en la Tabla No.5.
Debemos destacar que según la bibliografía consultada, existe el uso de esta técnica por diversos autores nacionales e internacionales y donde la confección del Mapa de Riesgos es trasmitida de forma similar por los autores Jua n López García (2004) y Juan Pablo Zorrilla (2004), en sus tesis. Creemos además que el Mapa de Riesgos es una técnica que posibilita crear el punto de partida por cada departamento con que cuenta el hotel, para dar constante seguimiento a los riesgos des de el área de acción, así se podrán prevenir cada uno de ellos. La descripción de cada uno de los elementos de las Tablas 4 y 5 es la siguiente: Factores de Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella acción que pueda afectar o entorpecer el normal des arrollo de las funciones de la entidad y que impidan el logro de los objetivos.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya presentado nunca. Niveles de Riesgo: El resultado de la aplicación de la escala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes. Control existente: especificar cual es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Causas y Condiciones: son los medios, circunstancias, factores, personas, condiciones y agentes que generan los riesgos. Acciones de Control: es la aplicación concreta de las opciones del manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del p lan de manejo del riesgo. Consideraciones: son las opciones y alternativas a considerar después de conocer los niveles de riesgos. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte de la comisión o grupo de trabajo. Responsables: son las personas encargadas de adelantar las acciones propuestas. El monitoreo debe estar a cargo de los responsables del área y del Comité o Grupo de Control Interno y su finalidad principal será la de aplicar los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. Conclusiones
A lo largo de este trabajo se realizó el estudio del Hotel como empresa, sus características y el diseño de los departamentos, así como las formas de administración, derivando las conclusio nes parciales siguientes: § Corresponde a la empresa hotelera como ninguna otra, operar no solo con eficiencia, sino con eficacia en todas las esferas y en particular en el ámbito del control de los recursos; siendo imperativo de la época desarrollar esa función en el medio de innumerables riesgos internos y externos que en un momento dado pueden manifestarse en la gestión, por lo que son imprescindible las estrategias y acciones encaminadas a la prevención. § Se describen las principales característica s y clasificaciones de los hoteles ya sea por tamaño, ubicación, categoría, tipo de administración. § Se diseñó un procedimiento basado en la confección del Diagrama de Identificación de los Riesgos para hoteles bajo régimen de Todo Incluido. El mismo se realizó a partir del análisis de diferentes criterios de identificación, pero a través del estudio de herramientas como el llamado Mapeo de Riesgos. Bibliografía 1. Arteaga Prado, Yairin. Cruz Bravo, Martha. La Gestion de los Riesgos en el sector del turismo. Cuba, 2005. 2. Beltrán Jaramillo, Jesús M. Indicadores de Gestión. España. 1992. 3. Baca, Gómez Antonio (1997). ³La Administración de Riesgos Financieros´. Articulo tomado de la revista Ejecutivos de Finanzas, publicación mensual, Año XXVI, No. 11, Noviembre, México. 4. Belmar Muñoz, Victor. Prevención de los riesgos, Implantación de un sistema de control de los riesgos de operación en la empresa. Colombia, 2005. 5. Bull, A., "Economía del Sector Turístico", Editorial Alcanza -Economía, España, 1994. 6. Díaz, Tinoco Jaime y Fausto Hernández Trillo (1996). Futuros y opciones financieros. Edita Limusa, México. 7. Dorta Velásquez, José Andrés. La evaluación de los riesgos como componente básico del sistema de Control Interno. España, 2004. 8. Koontz. H. Elementos de Administración. Editorial Mc Graw Hill, México, 1990. 9. Krugman, R. Paul y Maurice Obstfeld (1995). Economía Internacional. 3ª Edición, Editorial McGraw-Hill, España.
10. López, García, Juan (2004), Procedimiento Metodológico de la Ev aluación del Desempeño y el Perfeccionamiento del Control Interno y la Gestión, 2002. 11. Juan M. López García. Bases metodológicas Generales para el diseño e implementación de los Sistemas de Control Interno en Villa La Granjita, 2004. 12. Mejias, Revista Universidad EAFIT, 2002. 13. Pelegrin Pérez, Edmundo Lázaro. El Análisis de riesgo y los servicios de consultoria. Año 2002. 14. Pelegrin Pérez, Edmundo Lázaro. El Seguro Complemento o Alternativa para la Empresa Estatal Cubana. Año 2001. 15. Pelegrin Pérez, Edmundo Lázaro. La Administración de los Riesgos, su impacto en la empresa cubana. Cuba, UPR, 2006. 16. Ramírez Cavassa, César. Hoteles, gerencia, seguridad y mantenimiento. España, 1995. 17. Revista Industria turística. NC 87, Establecimiento d e alojamiento. Clasificación. Especificaciones generales, España, 2005. 18. Rodríguez, R., "Situación actual y perspectivas de la Administración de Riesgos en Cuba", en el 1er Seminario Nacional sobre Administración de Riesgos, Mayo 1998. 19. Seminario Nacional sobre Administración de Riesgos, "El Rol del Gerente de Riesgos en una organización", Mayo 1998. 20. Triber, J., "Economía del Ocio y el Turismo", Editorial Síntesis, España, 2000. 21. Zorrilla, Z. Juan Pablo (2004). La Administración de los Ries gos, México, 2004.
Msc. Lic. Julio Alejandro Rodríguez Díaz de Villegas
Licenciado en Economía. 2001. Universidad Central de Las Villas. Santa Clara, Villa Clara. Cuba. Graduado de Licenciatura en Economía en el año 2001, en la Universidad Central de Las Villas. Graduado de Master en Administración de Negocios en el año 2006, la Universidad Central de Las Villas. He trabajado directamente en empresas turísticas, específicamente en hoteles, como especialista económico y además ha atendido directamente el C ontrol Interno. Me he especializado en la investigación de los Riesgos de Control Interno, aplicando las técnicas más modernas para su identificación y valoración. julianovillegasarrobayahoo.es
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