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Principi di Organizzazione Modelli di organizzazione ex D.Lgs 231/2001 Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto per la prima volta nel. - ppt scaricare
PubblicatoPaolo Gambino
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Principi di Organizzazione Modelli di organizzazione ex D.Lgs 231/2001 Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la responsabilità in sede penale degli enti, che si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto illecito. Lampliamento della responsabilità mira a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio degli enti e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino allentrata in vigore della legge in esame, non pativano conseguenze dalla realizzazione di reati commessi, con vantaggio della società, da amministratori e/o dipendenti. Il principio di personalità della responsabilità penale li lasciava, infatti, indenni da conseguenze sanzionatorie, diverse dalleventuale risarcimento del danno, se ed in quanto esistente. Linnovazione normativa, perciò, è di non poco momento, in quanto né lente, né i soci delle società o associazioni possono dirsi estranei al procedimento penale per reati commessi a vantaggio o nellinteresse dellente. Ciò, ovviamente, determina un interesse di quei soggetti (soci, associati, ecc.) che partecipano alle vicende patrimoniali dellente, al controllo della regolarità e della legalità delloperato sociale. 2
Principi di Organizzazione È opportuno ricordare che questa nuova responsabilità sorge soltanto in occasione della realizzazione di determinati tipi di reati da parte di soggetti legati a vario titolo alla società o allente e solo nelle ipotesi che la condotta illecita sia stata realizzata nellinteresse o a vantaggio di tali società e enti. Dunque, non soltanto allorché il comportamento illecito abbia determinato un vantaggio, patrimoniale o meno, per lente, ma anche nellipotesi in cui, pur in assenza di tale concreto risultato, il fatto- reato trovi ragione nellinteresse dellente. 3
Principi di Organizzazione La normativa si applica solo per una certa tipologia di reati: - Art. 316-bis c.p. – malversazione a danno dello Stato - Art. 316-ter c.p. – indebita percezione di erogazioni a danno dello stato - Art. 640 c.p. – truffa in danno dello stato o di altro ente pubblico - Art bis c.p. – truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche - Art. 640-ter c.p. – frode informatica - Art. 317 c.p. – concussione - Art. 318 c.p. – corruzione per un atto di ufficio - Art. 319 c.p. – corruzione per un atto contrario ai doveri dufficio - Art. 319-ter c.p. – corruzione in atti giudiziari - Art. 321 c.p. – pene per il corruttore - Art. 322 c.p. – istigazione alla corruzione - Art. 453 c.p. – falsificazione di monete e spendita di monete false - Art. 454 c.p. – alterazione di monete - Art. 455 c.p. – spendita di monete falsificate - Art. 457 c.p. – spendita di monete falsificate ricevute in buona fede - Art. 459 c.p. – falsificazione di valori bollati - Art. 460 c.p. – falsificazione di carta filigranata - Art. 461 c.p. – fabbricazione di carta filigranata - Art. 464 c.p. – uso di valori bollati contraffatti 4
Principi di Organizzazione La normativa si applica solo per una certa tipologia di reati: - segue - Art c.c. – false comunicazioni sociali - Art c.c. – false comunicazioni sociali in danno ai soci e ai creditori - Art c.c. – falso in prospetto - Art c.c. – falsità nelle comunicazioni con società di revisione - Art c.c. – impedito controllo - Art c.c. – indebita restituzione di conferimenti - Art c.c. – illegale ripartizione degli utili e delle riserve - Art c.c. - illecite operazioni su azioni e quote - Art c.c. – operazioni in pregiudizio ai creditori - Art c.c. – formazione fittizia del capitale - Art c.c. – indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori - Art c.c. – illecita influenza dellassemblea - Art c.c. – Aggiotaggio Art c.c. – ostacolo allesercizio delle funzioni delle autorità di vigilanza 5
Principi di Organizzazione Sotto il profilo dei soggetti destinatari, la legge indica gli enti forniti di personalità giuridica, le società fornite di personalità giuridica e le società e le associazioni anche prive di personalità giuridica. Il quadro descrittivo è completato dallindicazione, a carattere negativo, dei soggetti a cui non si applica la legge, vale a dire lo Stato, gli enti pubblici territoriali nonché gli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale La platea dei destinatari è molto ampia e non sempre certa la linea di confine. Certamente sono ricomprese: - società di diritto privato che esercitino un pubblico servizio (in base a concessione, ecc.); - enti pubblici economici 6
Principi di Organizzazione La legge prevede un esonero da responsabilità dellente se si dimostra, in sede di procedimento penale per uno dei reati considerati, di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire la realizzazione degli illeciti penali considerati. Il sistema prevede listituzione di un organo di controllo interno allente con il compito di vigilare sullefficacia reale del modello. La norma stabilisce, infine, che le associazioni di categoria possono disegnare i codici di comportamento, sulla base dei quali andranno elaborati i singoli modelli organizzativi, da comunicare al Ministero della Giustizia, che ha trenta giorni di tempo per formulare le proprie osservazioni. l esonero dalle responsabilità dellente passa attraverso il giudizio didoneità del sistema interno di organizzazione e controlli, che il giudice penale è chiamato a formulare in occasione del procedimento penale La norma prevede ladozione del modello di organizzazione, gestione e controllo in termini di facoltatività e non di obbligatorietà. La mancata adozione non è soggetta, perciò, ad alcuna sanzione, ma espone lente alla responsabilità per gli illeciti realizzati da amministratori e dipendenti. Come già detto, lapplicazione delle sanzioni agli enti incide direttamente sugli interessi economici dei soci. Legittimamente i soci potrebbero esperire azione di responsabilità nei confronti degli amministratori inerti che, non avendo adottato il modello, abbiano impedito allente di fruire del meccanismo di esonero dalla responsabilità. 7
Principi di Organizzazione Caratteristiche essenziali per la costruzione di un modello di organizzazione, gestione e controllo. La norma si riferisce in pratica ad un tipico sistema di gestione dei rischi (risk management) che passa attraverso due fasi: a) identificazione dei rischi: ossia lanalisi del contesto aziendale per evidenziare dove (in quale area/settore di attività) e secondo quali modalità si possono verificare eventi pregiudizievoli e fraudolenti; b) progettazione del sistema di controllo (c.d. protocolli per la programmazione della formazione ed attuazione delle decisioni dellente): ossia la valutazione del sistema esistente allinterno dellente ed il suo eventuale adeguamento, in termini di capacità di contrastare efficacemente, cioè ridurre ad un livello accettabile, i rischi identificati. Sotto il profilo concettuale, ridurre un rischio comporta di dover intervenire (congiuntamente o disgiuntamente) su due fattori determinanti: 1) la probabilità di accadimento dellevento e 2) limpatto dellevento stesso. Per operare efficacemente il sistema non può ridursi ad una analisi una tantum bensì deve trattarsi di un processo continuo 8
Principi di Organizzazione 9
Principi di Organizzazione - segue La definizione di Rischio accettabile Un concetto assolutamente cruciale nella costruzione di un sistema di controllo preventivo è quello di rischio accettabile. Nella progettazione di sistemi di controllo a tutela dei rischi di business, definire il rischio accettabile è unoperazione relativamente semplice, almeno dal punto di vista concettuale. Il rischio è ritenuto accettabile quando i controlli aggiuntivi costano più della risorsa da proteggere (ad esempio: le comuni automobili sono dotate di antifurto e non anche di un vigilante armato). Nel caso del D. Lgs. n. 231/2001 la logica economica dei costi non può però essere un riferimento utilizzabile in via esclusiva. Comunque è invocabile, il generale principio del diritto penale, sintetizzato dal brocardo latino ad impossibilia nemo tenetur, (nessuno è tenuto a fare cose impossibili); esso rappresenta un criterio di riferimento ineliminabile anche se, spesso, appare difficile individuarne in concreto il limite. La soglia concettuale di accettabilità sta nel seguente assunto: sistema di prevenzione tale da non poter essere aggirato se non FRAUDOLENTEMENTE 10
Principi di Organizzazione - segue Occorre una elusione fraudolenta del modello organizzativo quale esimente ai fini dellesclusione della responsabilità penale dell Ente. lagente non solo dovrà volere levento reato (ad esempio corrompere un pubblico funzionario), ma potrà attuare il suo proposito criminoso soltanto aggirando fraudolentemente (ad esempio attraverso artifizi e/o raggiri) le indicazioni dellente. Lagente se vuol delinquere sarà costretto a forzare la struttura organizzativa, le procedure e i sistemi di controllo previsti e adottati dallEnte. I modelli che verranno quindi predisposti ed attuati a livello aziendale saranno il risultato dellapplicazione metodologica documentata, da parte di ogni singolo Ente, in funzione del proprio contesto operativo interno (struttura organizzativa, articolazione territoriale, dimensioni, ecc.) ed esterno (settore economico, area geografica), nonché dei singoli reati ipoteticamente collegabili alle specifiche attività dellente considerate a rischio. 11
Principi di Organizzazione - segue Passi operativi da seguire: 1. Inventariazione degli ambiti aziendali di attività Nell'ambito di questo procedimento di revisione dei processi/funzioni a rischio, è opportuno identificare, per le varie attività, funzioni e processi, i soggetti interessati dall'attività di monitoraggio, che in talune circostanze particolari ed eccezionali, potrebbero includere anche coloro che siano legati all'impresa da meri rapporti di parasubordinazione, quali ad esempio gli agenti, o da altri rapporti di collaborazione. Occorre porre in essere esercizi di due diligence tutte le volte in cui in sede di valutazione del rischio siano stati rilevati indicatori di sospetto (ad esempio conduzione di trattative in territori con alto tasso di corruzione, procedure particolarmente complesse, presenza di nuovo personale sconosciuto allente) afferenti ad una particolare operazione commerciale. Output : mappa delle aree aziendali a rischio. 12
Principi di Organizzazione - segue 2. Analisi dei rischi potenziali Lanalisi, propedeutica ad una corretta progettazione delle misure preventive, deve sfociare in una rappresentazione esaustiva di come le fattispecie fraudolente possono essere attuate rispetto al contesto operativo interno ed esterno in cui opera lazienda. A tal proposito è bene tener conto della storia dellente, cioè delle sue vicende passate, che delle caratteristiche degli altri soggetti operanti nel medesimo settore ed, in particolare, degli eventuali illeciti da questi commessi nello stesso ramo di attività. Output : mappa documentata delle potenziali modalità attuative degli illeciti nelle aree a rischio individuate al punto precedente. 13
Principi di Organizzazione - segue 3. Valutazione/costruzione/adeguamento del sistema di controlli preventivi I processi precedenti si completano con una valutazione del sistema di controlli preventivi eventualmente esistente e con il suo adeguamento quando ciò si riveli necessario, o con una sua costruzione quando lente ne sia sprovvisto. Tutto questo per garantire che i rischi siano ridotti ad un livello accettabile. L e componenti di controllo debbano comunque integrarsi in un sistema organico, nel quale occorre anche tener conto della dimensione dellimpresa e quindi non tutte necessariamente devono coesistere Output: descrizione documentata del sistema dei controlli preventivi attivato, con dettaglio delle singole componenti del sistema, nonché degli adeguamenti eventualmente necessari. 14
Principi di Organizzazione - segue Componenti (i protocolli) di un sistema di controllo preventivo 1. Codice Etico con specifico riferimento alle varie ipotesi fraudolente Ladozione da parte dell Ente di principi etici in relazione a particolari comportamenti costituisce la base su cui impiantare il sistema di controllo preventivo 2. Sistema organizzativo Impostare un Sistema organizzativo sufficientemente formalizzato e chiaro, soprattutto per quanto attiene allattribuzione di responsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica ed alla descrizione dei compiti, con specifica previsione di principi di controllo quali, ad esempio, la contrapposizione di funzioni. Nellambito del sistema organizzativo, attenzione andrà prestata ai sistemi premianti dei dipendenti capaci di indirizzare i dipendenti verso comportamenti virtuosi e verso lefficiente conseguimento degli obiettivi aziendali. 15
Principi di Organizzazione - segue 3. Procedure manuali e informatiche (sistemi informativi) I sistemi informativi devono essere tali da regolamentare lo svolgimento delle attività prevedendo gli opportuni punti di controllo (quadrature; approfondimenti informativi su particolari soggetti quali agenti, consulenti, intermediari). Una particolare efficacia preventiva riveste lo strumento di controllo rappresentato dalla separazione di compiti fra coloro che svolgono fasi (attività) cruciali di un processo a rischio. In questo campo, specifico interesse ricopre larea della gestione finanziaria, dove il controllo procedurale si avvale di strumenti consolidati nella pratica amministrativa, fra cui abbinamento firme; riconciliazioni frequenti; supervisione; separazione di compiti con la già citata contrapposizione di funzioni, (ad esempio fra la funzione acquisti e la funzione finanziaria. Particolare attenzione deve essere riposta sui flussi finanziari non rientranti nei processi tipici aziendali, soprattutto se si tratta di ambiti non adeguatamente proceduralizzati e con caratteri di estemporaneità e discrezionalità. In ogni caso è necessario che siano sempre salvaguardati i principi di trasparenza, verificabilità, inerenza allattività aziendale. 16
Principi di Organizzazione - segue 4. Poteri autorizzativi e di firma I poteri di firma vanno assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite, prevedendo, quando richiesto, una puntuale indicazione delle soglie di approvazione delle spese. 5. Sistema di controllo di gestione Il Controllo di gestione deve essere in grado di fornire tempestiva segnalazione dellesistenza e dellinsorgere di situazioni di criticità generale e/o particolare. Funzionale a questo è la definizione di opportuni indicatori per le singole tipologie di rischio rilevato (ad esempio accordi di intermediazione che prevedano pagamenti off-shore) 6. Comunicazione al personale e formazione La comunicazione deve riguardare ovviamente il codice etico ma anche gli altri strumenti quali i poteri autorizzativi, le linee di dipendenza gerarchica, le procedure, i flussi di informazione e tutto quanto contribuisca a dare trasparenza nelloperare quotidiano. La comunicazione deve essere: capillare, efficace, autorevole (cioè emessa da un livello adeguato), chiara e dettagliata, periodicamente ripetuta. Accanto alla comunicazione, deve essere sviluppato un adeguato programma di formazione rivolto al personale delle aree a rischio 17
Principi di Organizzazione - segue I principi di controllo Tutto il sistema deve comunque rispettare i seguenti principi di controllo: Ogni operazione, transazione, azione deve essere: verificabile, documentata, coerente e congrua. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale su cui si possa procedere in ogni momento alleffettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni delloperazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato loperazione stessa. La salvaguardia di dati e procedure in ambito informatico può essere assicurata mediante ladozione delle misure di sicurezza del sistema e degli archivi informatici attraverso la stesura, obbligatoria per legge, di un piano di sicurezza già previsto dal d. lgs n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) per tutti i trattamenti di dati effettuati con strumenti elettronici. Occorre procedere alladozione di misure di sicurezza tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. 18
Principi di Organizzazione - segue Un punto di riferimento utile con riguardo alle misure di sicurezza adottabili nellambito di un Modello organizzativo è costituito dallart. 34 del Codice della Privacy ex D.Lgs 196/2003, con particolare riferimento ai seguenti aspetti: a) autenticazione informatica; b) adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione; c) utilizzazione di un sistema di autorizzazione; d) aggiornamento periodico dellindividuazione dellambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici; e) protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici; f) adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, per il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi; g) tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla sicurezza; h) adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati. 19
Principi di Organizzazione - segue Nessuno può gestire in autonomia un intero processo. Il sistema deve garantire lapplicazione del principio di separazione di funzioni, per cui lautorizzazione alleffettuazione di unoperazione, deve essere sotto la responsabilità di persona diversa da chi contabilizza, esegue operativamente o controlla loperazione. Inoltre, occorre che: - a nessuno vengano attribuiti poteri illimitati; - i poteri e le responsabilità siano chiaramente definiti e conosciuti allinterno dellorganizzazione; - i poteri autorizzativi e di firma siano coerenti con le responsabilità organizzative assegnate. Documentazione dei controlli. Il sistema di controllo deve documentare (eventualmente attraverso la redazione di verbali) leffettuazione dei controlli, anche di supervisione. 20
Principi di Organizzazione - segue Il codice Etico Ladozione di principi etici rilevanti ai fini della prevenzione dei reati ex D. Lgs. 231/2001 costituisce un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo. Tali principi possono essere inseriti in un codice etico. In termini generali i codici etici sono documenti ufficiali dellente che contengono linsieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dellente nei confronti dei portatori dinteresse (dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, azionisti, mercato finanziario, ecc.). Tali codici mirano a raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, al di là ed indipendentemente da quanto previsto a livello normativo, e possono prevedere sanzioni proporzionate alla gravità delle eventuali infrazioni commesse. I codici etici sono documenti voluti ed approvati dal massimo vertice dellente. 21
Principi di Organizzazione - segue Contenuti minimi del codice Etico 1. Lente ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera. - Ogni dipendente dellente deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui lente opera. - Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con lente. Questultimo non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio. - I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti; qualora esistessero dei dubbi su come procedere lente dovrà informare adeguatamente i propri dipendenti. - Lente dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al codice etico. 2.Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. - Tutte le azioni e le operazioni dellente devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. - Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, alleffettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni delloperazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato loperazione stessa. 22
Principi di Organizzazione - segue 3. Principi base relativamente ai rapporti con gli interlocutori dellente: Pubblica Amministrazione, pubblici dipendenti e, nel caso di enti concessionari di pubblico servizio, interlocutori commerciali privati. Occorre specificare che alcuni comportamenti rientranti nella normale prassi commerciale possono essere ritenuti inaccettabili, quando non addirittura in aperta violazione di legge e/o regolamenti, se tenuti nei confronti di dipendenti della Pubblica Amministrazione o di funzionari che agiscono per conto della Pubblica Amministrazione. - Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, sia italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità duso di modico valore. - Si considerano atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti direttamente da enti italiani o da loro dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti sia in Italia che allestero. - Si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione. 23
Principi di Organizzazione - segue - lente non dovrà farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti dinteresse, e comunque il terzo deve uniformarsi alle stesse direttive impartite ai dipendenti. - nel corso di una trattativa daffari, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni: a) esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale; b) offrire o in alcun modo fornire omaggi; c) sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere lintegrità o la reputazione di entrambe le parti. - possono inoltre sussistere divieti legati ad assumere, alle dipendenze dellente, ex impiegati della Pubblica Amministrazione (o loro parenti), che abbiano partecipato personalmente e attivamente alla trattativa daffari, o ad avallare le richieste effettuate dallente alla Pubblica Amministrazione. - qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) commessa dallente o da terzi va segnalata tempestivamente alle funzioni interne competenti. Lente può contribuire al finanziamento di partiti politici, comitati, organizzazioni pubbliche o candidati politici purché nel rispetto delle normative vigenti. 24
Principi di Organizzazione - segue Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori Un punto qualificante nella costruzione del modello è costituito dalla previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle norme del codice etico, nonché delle procedure previste dal modello. Simili violazioni ledono infatti il rapporto di fiducia instaurato con lente e devono di conseguenza comportare azioni disciplinari, a prescindere dalleventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento costituisca reato. La valutazione disciplinare dei comportamenti effettuata dai datori di lavoro, salvo, naturalmente, il successivo eventuale controllo del giudice del lavoro, non deve, infatti, necessariamente coincidere con la valutazione del giudice in sede penale, data lautonomia della violazione del codice etico e delle procedure interne rispetto alla violazione di legge che comporta la commissione di un reato. Il datore di lavoro non è tenuto quindi, prima di agire, ad attendere il termine del procedimento penale eventualmente in corso. I principi di tempestività ed immediatezza della sanzione rendono infatti non soltanto non doveroso, ma altresì sconsigliabile ritardare lirrogazione della sanzione disciplinare in attesa dellesito del giudizio eventualmente instaurato davanti al giudice penale. Quanto alla tipologia di sanzioni irrogabili, in via preliminare va precisato che, nel caso di rapporto di lavoro subordinato, qualsiasi provvedimento sanzionatorio deve rispettare le procedure previste dallart. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali, dove applicabili. 25
Principi di Organizzazione - segue LOrganismo di Vigilanza Il D. Lgs. n. 231/2001 prevede che lente possa essere esonerato dalla responsabilità conseguente alla commissione dei reati indicati se lorgano dirigente ha, fra laltro: a) adottato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i reati considerati; b) affidato il compito di vigilare sul funzionamento e losservanza del modello e di curarne laggiornamento ad un organismo dellente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Laffidamento di detti compiti allOrganismo di vigilanza ed, ovviamente, il corretto ed efficace svolgimento degli stessi compiti sono, dunque, presupposti indispensabili per lesonero dalla responsabilità, sia che il reato sia stato commesso dai soggetti al vertice gerarchico, che dai soggetti sottoposti allaltrui direzione., La norma ribadisce, infine, che lefficace attuazione del Modello richiede, oltre allistituzione di un sistema disciplinare, una sua verifica periodica, evidentemente da parte dellorganismo a ciò deputato. 26
Principi di Organizzazione - segue Compiti, requisiti e poteri dellorganismo di vigilanza Nel dettaglio, le attività che lOrganismo di vigilanza è chiamato ad assolvere possono così schematizzarsi: 1. vigilanza sulleffettività del modello, che si sostanzia nella verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il modello istituito; 2. disamina in merito alladeguatezza del modello, ossia della sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire, in linea di massima, i comportamenti non voluti; 3. analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello; 4. cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del modello, nellipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni ed adeguamenti. Tale cura, di norma, si realizza in due momenti distinti ed integrati: 5. presentazione di proposte di adeguamento del modello verso gli organi/funzioni aziendali in grado di dare loro concreta attuazione nel tessuto aziendale. A seconda della tipologia e della portata degli interventi, le proposte saranno dirette verso le funzioni di Personale ed Organizzazione, Amministrazione, ecc., o, in taluni casi di particolare rilevanza, verso il Consiglio di Amministrazione; 6. follow-up, ossia verifica dellattuazione e delleffettiva funzionalità delle soluzioni proposte. 27
Principi di Organizzazione - segue Lorganismo di vigilanza presuppone una elevata e specifica professionalità. I principale requisiti richiesti sono: 1. Autonomia e indipendenza Per garantire la necessaria autonomia di iniziativa e lindipendenza è indispensabile che non gli siano attribuiti compiti operativi che, rendendolo partecipe di decisioni ed attività operative, ne minerebbero lobiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti e sul Modello. 2. Professionalità Per i compiti che occorre svolgere occorre possedere conoscenze nel campo del: a) campionamento statistico; b) tecniche di analisi e valutazione dei rischi; c) misure per il loro contenimento (procedure autorizzative; meccanismi di contrapposizione di compiti; ecc.); d) flow-charting di procedure e processi per lindividuazione dei punti di debolezza; e) tecniche di intervista e di elaborazione di questionari; f) elementi di psicologia; g) metodologie per lindividuazione di frodi; ecc. - Si tratta di tecniche che possono essere utilizzate a posteriori, per accertare come si sia potuto verificare un reato delle specie in esame e chi lo abbia commesso (approccio ispettivo); oppure in via preventiva, per adottare - allatto del disegno del Modello e delle successive modifiche - le misure più idonee a prevenire, con ragionevole certezza, la commissione dei reati medesimi (approccio di tipo consulenziale); o, ancora, correntemente per verificare che i comportamenti quotidiani rispettino effettivamente quelli codificati. 28
Principi di Organizzazione - segue 3. Continuità di azione Per garantire la continuità dellazione di controllo nel Modello organizzativo dovrebbe inoltre essere specificato che: a) le attività poste in essere dallOrgano di vigilanza non possano essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando però che lorgano dirigente è in ogni caso chiamato a svolgere unattività di vigilanza sulladeguatezza del suo intervento, in quanto allorgano dirigente appunto rimonta la responsabilità ultima del funzionamento (e dellefficacia) del modello organizzativo; b) lOrgano di vigilanza abbia libero accesso presso tutte le funzioni della Società - senza necessità di alcun consenso preventivo - onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti; c) lOrgano di vigilanza possa avvalersi - sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità - dellausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni. d) nel contesto delle procedure di formazione del budget aziendale, lorgano dirigente dovrà approvare una dotazione adeguata di risorse finanziarie, proposta dallOrgano di vigilanza stesso, della quale lOrgano potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.). e) la definizione degli aspetti attinenti alla continuità dellazione dellOrganismo, quali la calendarizzazione dellattività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali e il proprio funzionamento interno (regolamento interno) 29
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References: Art. 316
 Art. 316
 Art. 640
 Art. 640
 Art. 317
 Art. 318
 Art. 319
 Art. 319
 Art. 321
 Art. 322
 Art. 453
 Art. 454
 Art. 455
 Art. 457
 Art. 459
 Art. 460
 Art. 461
 Art. 464