Source: http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8877-PGP
Timestamp: 2017-10-23 16:58:11+00:00

Document:
8877-PGPCF - Droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude - Délai et mode de conservation des documents2
BOI-CF-COM-10-10-30-10-20140528
Version en vigueur du 18/10/13 au 28/05/14
2014-05-28T16:51:19.000+02:00
Le délai général de conservation de six ans, mentionné au premier alinéa de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
Il s'applique également pour ces mêmes documents et ceux dont l'administration peut prendre connaissance dans le cadre de l'exercice du droit de communication prévu aux articles L. 81 et suivants du LPF.
Remarque : Il est admis que les exploitants de spectacles ne conservent les coupons de contrôle et les souches des billets d'entrée utilisés que pendant un délai d'un an à compter de leur utilisation (BOI-TVA-DECLA-20-30-20-30 au II-D-1 § 280 à 300).
Par ailleurs, il est précisé que la durée de conservation de certains documents soumis au droit de communication est régie par des dispositions spécifiques. Par exemple, les données mentionnées à l'article L. 96 G du LPF sont conservées et traitées dans les conditions prévues à l'article L. 34-1 du code des postes et des communications électroniques : leur durée de conservation par les opérateurs de communications électroniques est d'un an à compter du jour de leur enregistrement. En conséquence, le délai prévu à l'article L. 102 B du LPF ne leur est pas applicable.
Les factures transmises par voie électronique dans les conditions prévues au VII de l'article 289 du code général des impôts (CGI) tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l'article 286 du CGI et l'article 289 du CGI. Elles doivent donc être conservées pendant le même délai de six ans en application de l'article L. 102 B du LPF, selon les modalités prévues aux II-A-2 § 110 et suivants.
Par ailleurs, conformément au premier alinéa du I de l'article L. 102 B du LPF, lorsque l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures papiers ou électroniques sont assurées par des contrôles mis en place par l'entreprise (« piste d'audit fiable »), les informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d'information constitutifs de ces contrôles, ainsi que la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doivent être conservés pendant le délai prévu au premier alinéa de l'article L. 102 B du LPF, soit six ans.
Le troisième alinéa du I de l'article L. 102 B du LPF prévoit que les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées pendant le même délai de six ans.
Les modalités et les délais de conservation prévus à l'article L. 102 B du LPF sont également applicables aux informations contenues dans les registres mentionnés à l'article 286 quater du CGI (CGI, ann. IV, art. 41 quater).
Les documents nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens doivent être conservés par les assujettis pendant un délai de six ans à compter de la date de l'opération faisant l'objet de cette déclaration (CGI, art. 289 C, 4 ; BOI-TVA-DECLA-20-20-40 au I § 20 et suiv.).
En application de l'article L. 102 D du LPF, tous codes, données, traitements ou documentation se rattachant aux logiciels de comptabilité ou de gestion ou aux systèmes de caisse doivent être conservés par les concepteurs et éditeurs de ces logiciels ou systèmes de caisse, ou toute autre personne intervenue techniquement sur leurs fonctionnalités, jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou le système de caisse a cessé d'être diffusé. Il convient de se reporter aux XIII-A-2 et 3 § 190 et 200 du BOI-CF-COM-10-80 pour plus de précisions sur les personnes concernées par cette obligation de conservation et la nature des renseignements à conserver, qui sont les mêmes que les personnes et renseignements concernés par le droit de communication prévu à l'article L. 96 J du LPF.
Exemple : Soit un logiciel commercialisé pour la première fois le 1er février N. Une nouvelle version de ce logiciel est commercialisée en remplacement de la première à compter du 15 juin N+1. Une troisième version remplace la deuxième à compter du 1er juillet N+4.
Le manquement à cette obligation de conservation entraîne l'application de l'amende prévue à l'article 1734 du CGI (BOI-CF-INF-10-40-20 au II-B § 25).
Cette obligation de conservation s'applique aux logiciels et systèmes de caisse qui sont en cours de commercialisation au 8 décembre 2013, date d'entrée en vigueur de l'article 20 de la loi n° 2013-1117 du 6 décembre 2013 relative à la lutte contre la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière.
L'article 298 sexdecies F du CGI prévoit un régime spécial de TVA à l'égard des personnes qui fournissent certains services par voie électronique. Ce régime spécial prévoit notamment la tenue d'un registre spécial des opérations relevant de son champ d'application. Ce registre devra être conservé pendant dix ans à compter du 31 décembre de l'année de l'opération (LPF, art. L.102 B, I).
En ce qui concerne les autres documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des finances publiques, l'administration fiscale ne peut que s'en tenir aux obligations prévues par les textes régissant la matière et desquels il résulte que ces documents doivent être conservés dans leur forme originale (RM Deliaune n° 8328, JO AN du 17 janvier 1970, p. 123 et 124).
L'article 1348 du code civil prévoit toutefois l'assimilation à I'original d'une copie dont celui qui s'en prévaut pourra établir qu'elle est la reproduction fidèle et durable.
En application du 3° du I de l'article 286 du CGI et du troisième alinéa du I de l'article L. 102 B du LPF, les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit, du point de vue fiscal, à une déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires doivent être conservées en original pendant le délai prévu au premier alinéa du I de l'article L. 102 B du LPF, soit six ans.
La conservation des documents comptables justificatifs et de tout autre document visé à l'article L. 102 B du LPF s'effectue de la manière suivante :
- sous leur forme originale pour les pièces justificatives d'un droit à déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires et notamment pour les factures d'achat et les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable visés au 1° du VII de l'article 289 du CGI ;
- en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable pour les autres documents justificatifs, notamment les factures de vente (cf. II-A-1 § 80).
Les factures transmises par voie électronique dans les conditions prévues au VII de l'article 289 du CGI tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l'article 286 du CGI et l'article 289 du CGI. Elles doivent donc être conservées, dans leur forme originale, dans les délais et conditions prévus par l'article L. 102 B du LPF, c'est-à-dire :
- sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise prévu au premier alinéa de l'article L. 169 du LPF, soit trois ans ;
Les même modalités de conservation s'appliquent pour les documents mentionnés au premier alinéa du I de l'article L. 102 B du LPF qui sont établis ou reçus sur support informatique.
Conformément au II-A-2 § 110, durant le délai de reprise triennal prévu au premier alinéa de l'article L. 169 du LPF, les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original, c'est-à-dire celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.
En effet, le changement de format informatique des factures électronique ne permet pas de garantir, conformément au V de l'article 289 du CGI, l'intégrité du contenu des factures électroniques.
Exemple : Une entreprise qui reçoit des factures sous le format informatique XML doit les conserver dans ce format, dans les délais et conditions prévus à l'article L. 102 B du LPF mais peut, à des fins de gestion, les convertir au format PDF.
Remarque : Lorsque, durant le délai prévu à l'article L. 102 B du LPF, l'environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels existants lors du contrôle. L'intégrité du contenu de ces fichiers doit être garantie lors de la conversion.
L’article 96 I de l’annexe III au CGI prévoit que les factures sous forme papier ou électronique dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité sont assurées par des contrôles établissant une piste d'audit fiable, conformément aux dispositions du 1° du VII de l'article 289 du CGI, ainsi que les éléments constitutifs de ces contrôles, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l'entreprise émettrice des factures et par l'entreprise destinataire de ces factures, dans les conditions et dans les délais fixés par l'article L. 102 B du LPF.
Le V de l'article 96 F de l'annexe III au CGI, relatif à la signature électronique « qualifiée » (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30) prévoit que les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature électronique, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est émise dans les conditions et les délais fixés par l’article L. 102 B du LPF.
En vertu de l'article 96 F bis de l'annexe III au CGI, cette obligation de conservation s'applique également aux factures sécurisées au moyen d'une signature électronique en application du 1° du VII de l'article 289 du CGI (signature électronique « avancée », signature électronique conforme au RGS de niveau une étoile, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30).
En application des dispositions de l'article 96 G de l'annexe III au CGI, les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur forme et contenu originel pendant le délai de six ans prévu à l'article L. 102 B du LPF.
La liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être conservés dans les conditions prévues à l'article L. 102 B du LPF.
Aux termes de l'article 96 I bis de l'annexe III au CGI les informations, émises ou reçues, des factures papier ou électroniques doivent être identiques.
L’émission ou la réception de factures électroniques en application du VII de l'article 289 du CGI impose aux entreprises des obligations en matière de conservation des fichiers informatiques. Le défaut de conservation constaté par les agents de l'administration, qu'il soit total ou partiel, pourra donc être sanctionné.
En application de l'article L. 102 C du LPF, afin de garantir les exigences visées au V de l'article 289 du CGI, les factures doivent être stockées sous la forme originale, papier ou électronique, et pour les factures électroniques, sous leur format original, sous lesquelles elles ont été transmises ou mises à disposition.
Le troisième alinéa de l'article L. 102 C du LPF prévoit que les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie électronique dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
Cette disposition s’applique aux factures transmises par voie électronique en application du VII de l'article 289 du CGI.
- les assujettis effectuent un stockage de leurs factures dans un autre État de l'Union européenne, chacun des États membres étant lié par la directive 2010/24/UE du Conseil du 16 mars 2010 concernant l'assistance mutuelle en matière de recouvrement des créances relatives aux taxes, impôts, droits et autres mesures et par le règlement UE du Conseil 904/2010 du 7 octobre 2010 concernant la coopération administrative et la lutte contre la fraude dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée. Dans cette hypothèse, l'accessibilité des factures par l'administration fiscale doit être garantie depuis le siège ou le principal établissement de l'entité vérifiée en cas de contrôle ;
La liste des pays liés à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévue par la directive 2010/24/UE du Conseil du 16 mars 2010 et le règlement UE du Conseil 904/2010 du 7 octobre 2010 est définie à l'arrêté du 15 mai 2013.
Lorsque les assujettis stockent leurs factures émises et reçues dans un serveur distant, les dispositions prévues à l'article L. 102 C du LPF et l'article R*. 102 C-1 du LPF, et par conséquent les principes édictés aux II-B-2 et 3 § 320 à 370 sont applicables.
La déclaration du lieu de stockage prévue au quatrième alinéa de l’article L. 102 C du LPF s’effectue sur papier libre. Elle comporte les noms et adresses des clients ou des tiers chargés du stockage ainsi que les périodes visées par celui-ci.
/bofip/8877-PGP

References: § 280
 l'article 289
 l'article 286
 l'article 289
 § 110
 l'article 286
 art. 41
 art. 289
 § 20
 § 190
 l'article 1734
 § 25
 l'article 20

L'article 298

L'article 1348
 l'article 286
 l'article 289
 § 80
 l'article 289
 l'article 286
 l'article 289
 § 110
 l'article 289
 l'article 289
 l'article 96
 l'article 96
 l'article 289
 l'article 96
 l'article 96
 l'article 289
 l'article 289
 l'article 289
 § 320