Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/411022020037?tegevus=telli-teavitus
Timestamp: 2020-03-31 20:08:18+00:00

Document:
Anija valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus – Riigi Teataja
Anija valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus
Anija valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus - sisukord
§ 6 Registri pidamise eesmärgid
§ 7 Registri pidamise alused
§ 9 Registri pidamise kulu
§ 10 Andmete töötlemise nõuded
§ 11 Registrisse andmete kandmine
§ 12 Registrisse kantavad andmed
§ 13 Registrisse kantud andmete muutmine
§ 15 Kasutajaõigused
§ 16 Juurdepääs registri andmetele
RT IV, 11.02.2020, 37
Vastu võetud 04.02.2020 nr 1
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 alusel.
Määrusega sätestatakse Anija Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) asutamise ja pidamise kord, sealhulgas vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.
Registri ametlik nimetus on Anija Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteem Amphora ja lühinimi Amphora.
Registri omanik on Anija vald.
(1) Registri vastutav töötleja on Anija Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus).
7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).
(1) Registri töötlejad on Anija Vallavalitsuse teenistujad ja töötajad (edaspidi töötleja) ning registri standardlahenduse pakkuja.
§ 6. Registri pidamise eesmärgid
1) Anija Vallavalitsusele saabunud ning selles koostatud dokumentide haldamine;
§ 7. Registri pidamise alused
(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.
(3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.
(3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
§ 9. Registri pidamise kulu
Registri arendamise ja pidamise kulu kaetakse üldjuhul Anija valla eelarvest.
§ 10. Andmete töötlemise nõuded
(2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Väärate andmete avastamisel registris parandab töötleja väärad andmed ühe tööpäeva jooksul.
§ 11. Registrisse andmete kandmine
§ 12. Registrisse kantavad andmed
2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;
7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, kellaaeg;
10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.
4) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetukstunnistamine ja muud olulised andmed);
13) protokolli kantud istungi käik ja otsused.
2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;
9) kehtivuse algus ja lõpp;
10) sarja indeks;
11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
12) muutmis- ja lugemisõigused;
13) lepingu liik.
§ 13. Registrisse kantud andmete muutmine
(1) Registrisse kantud andmeid muudab töötleja alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
§ 15. Kasutajaõigused
(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Anija Vallavalitsuse kehtestatud korras.
§ 16. Juurdepääs registri andmetele
(1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Anija valla veebilehe kaudu aadressilt www.anija.ee seaduses sätestatud korras.
(2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.
(3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõike 2 sätestatud juhul, mil teabenõudjal on kohustus tasuda 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest.
(4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
(1) Järelevalvete registri pidamise seaduslikkuse üle teostab Anija Vallavolikogu revisjonikomisjon ning teenistusliku järelevalve käigus Anija Vallavalitsus.
(2) Riikliku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.
(3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.
(4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.
(5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Anija Vallavalitsus.
(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
Riivo Noor
Heldi Laks

References: § 6

§ 7

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 15

§ 16
 § 433
 § 435

§ 6

§ 7

§ 9

§ 10

§ 11

§ 12

§ 13

§ 15

§ 16
 § 25