Source: http://miedzylesie.pl/5467/nr_10210_z_dnia_30042010_r_w_sprawie_instrukcji_obiegu_kontroli_i_archiwizowania_dokumentow_ksiegowych_w_urzedzie_miasta_i_gminy_w_miedzylesiu.html
Timestamp: 2017-08-22 03:27:49+00:00

Document:
﻿	Nr 102/10 z dnia 30.04.2010 r. w sprawie instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Międzylesiu. - Urząd Miasta i Gminy w Międzylesiu
Nr 102/10 z dnia 30.04.2010 r. w sprawie instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Międzylesiu.
w sprawie instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Międzylesiu
Na podstawie art.4 i 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity :Dz.U. Dz 2009 r. nr 152, poz.1223 ze zm.) zarządzam co następuje :
Przepis ogólne
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:
1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U.z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.),
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U Nr 157, poz. 1240 ze zm.),
3. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity : Dz.U.z 2007 r. nr 223 , poz.1655 ze zm ),
4. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów towarów usług (Dz. U. nr 54, poz.535 ze zm.)
5. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319; zm. Dz.U. Nr 69, poz. 636 z 2003 r.),
6. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2009 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 224, poz. 1799 ),
7. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz.U. nr 212,poz. 1337 ze zm.)
8. Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie „Standardów kontroli zarzadczej dla sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. MF nr 15 , poz. 84 )
9. Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.
1. Pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Międzylesiu z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym Załącznik Nr 3.
2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, jak:
– Zakładowy plan kont,
– Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem gminy
– Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
– Uchwała w sprawie umarzania i udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych,do których nie stosuje się przepisów Ordynacja podatkowa,
- dyspozycji w sprawie działań windykacyjnych,
– Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu,
– regulamin zamówień publicznych,
– regulamin kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i finansowych.
– jednostce – oznacza to urząd miasta i gminy
– kierowniku jednostki – oznacza to burmistrza gminy,
– księgowym – oznacza to skarbnika miasta i gminy.
CZĘŚĆ II Przepis szczegółowe
Dowody księgowe – dane ogólne
Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi:
1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.
3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.
Cechy dowodu księgowego.
1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:
– dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie),
– trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),
– rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),
– kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości),
– jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),
– chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),
– systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),
– identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym),
– poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),
– poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar),
– poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki),
– podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy).
Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
Funkcje dowodu księgowego.
1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje:
– funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,
– funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – jest to dowód w sensie prawa materialnego,
– funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania,
– funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.
2. Schemat ogólny dowodu księgowego zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji.
1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.
2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:
– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
3. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2) korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych ‑ sprostowania zapisów lub storn,
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody „pro forma”),
4) rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT).
5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.
Dowody księgowe – dane szczegółowe
Zasady sporządzania dokumentu do księgowania:
1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien :
1) być sporządzony wg ustalonego w jednostce wzoru,
2) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu,
3) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,
4) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,
5) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje,
6) zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danych sprecyzowano w dalszej części instrukcji – Część III szczegółowa),
7) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne),
8) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,
9) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,
10) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania,
11) w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem,
12) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie można poprawić pojedyńczych liter lub cyfr,
13) sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy,
14) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane.
2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.
Treść dowodu księgowego.
1. Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
– określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu),
– określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy),
– opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe – określoną także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT – wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług,
– datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej, również datę otrzymania zaliczki,
– podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument oraz nazwisko imię i podpis osoby uprawnionej do odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej,
– stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont),
– numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód),
– dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.
2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.
3. Dowody księgowe muszą być:
– rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
– kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1
– wolne od błędów rachunkowych.
4. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jak zapisano wyżej w § 8 ppkt. 11 i 12 niniejszego rozdziału jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosowanym uzasadnieniem.
5. Błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie noty korygującej.
6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać liter lub cyfr.
Rodzaje dowodów księgowych.
1. Dowody bankowe:
– bankowe dowody wpłaty i wypłaty – wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym.
Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne lub obce do banku dokonywane są na specjalnym druku „Bankowy dowód wpłaty”. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty w trzech egzemplarzach (przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku). Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie z bankowym dowodem wpłaty – odcinek III lub IV,
– polecenie przelewu – wydruk komputerowy lub wystawiony ręcznie -stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.
Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik referatu finansowego w trzech egzemplarzach, które, po podpisaniu przez upoważnione osoby, składa w banku. Po zrealizowaniu przelewu jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym jedną z kopii polecenia przelewu). Dopuszcza się stosowanie przelewów wystawionych przez kontrahentów – dołączonych do dokumentów stanowiących podstawę zapłaty (np. zapłata za energię elektryczną,gaz itp.),
– nota bankowa memoriałowa – dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony przez bank. Pracownik referatu finansowego sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką a bankiem,
– wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy ‑ sprawdza pracownik referatu finansowego z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku finansującego,
– czek gotówkowy – wystawiają upoważnieni pracownicy referatu finansowego w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rachunek, rozliczenie zaliczki, delegacja służbowa, faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów kierownika jednostki i księgowego bądź ich pełnomocników. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała. Anulowany czek pozostaje w grzbiecie czeków,
– umowa lokaty terminowej – kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez jednostkę – przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku , z którym zawarto umowę lokaty terminowej,
– wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej – oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy. Pracownik referatu finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki).
2. Dowody kasowe:
1) dowód wpłaty (kasa przyjmie),
2) dowód wypłaty (kasa wypłaci),
3) raport kasowy,
4) wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,
5) rozliczenie wyjazdu służbowego,
6) czek gotówkowy (do podejmowania gotówki z banku do kasy),
7) bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku),
8) kwitariusze przychodowe K 103.
3. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:
1) lista płac pracowników – oryginał,
2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – oryginał,
3) lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych – oryginał,
4) lista wynagrodzeń za czas choroby – oryginał,
5) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych – oryginał,
6) rachunek za wykonaną pracę zleconą – oryginał,
7) zlecenie wypłaty zaliczkowej – oryginał.
4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:
1) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),
2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol MT),
3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),
4) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol AT),
5) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały – oryginał,
6) likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),
7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,
8) obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,
9) wydzierżawienie środka trwałego – kopia,
10) oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol PT),
11) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego – oryginał,
12) protokół powstania szkody środka trwałego – oryginał,
13) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,
14) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OW),
15) likwidacja pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał (symbol LW),
16) zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał.
5. Dowody księgowe rozliczeniowe:
1) nota księgowa zewnętrzna – kopia,
2) nota księgowa wewnętrzna – oryginał,
3) polecenie księgowania – oryginał,
4) nota memoriałowa – oryginał,
5) nota obciążeniowa ogólna – oryginał,
6) nota uznaniowa ogólna – oryginał,
7) nota zewnętrzna ogólna – oryginał (symbol ustalony przez jednostkę zewnętrzną),
8) zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń – oryginał,
9) zestawienie przeksięgowań miesięcznych – oryginał,
10) zestawienie przeksięgowań rocznych – oryginał.
Dokumenty wyżej wymienione sporządza referat finansowy na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych.
6. Dowody księgowe pozostałe:
1) wewnętrzny rachunek na przekazaną darowiznę – oryginał,
2) wewnętrzny rachunek na przekazanie towarów na cele reprezentacji i reklamy – oryginał (sporządza pracownik dokonujący przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, w dwóch egzemplarzach – oryginał dla księgowości, kopię pozostawia w aktach),
7. Druki ścisłego zarachowania:
1 czeki gtówkowe,
2 kwitariusze – K 103,
3 arkusze spisu z natury,
4 dowody księgowe kasa wyda – KW,
5 karty drogowe.
Ewidencja prowadzona jest przez kasjera wg zakresu czynności i odrębnej instrukcji. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku.
Obieg dokumentów – dokumentowanie operacji księgowych
Zasady obiegu dowodów księgowych.
1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu.
2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:
– zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy stanowiskami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne stanowiska,
– zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,
– zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,
– zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych stanowisk, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia,
– zasada samokontroli obiegu – poszczególne stanowiska kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy.
3. Obowiązujący w urzędzie gminy „Terminarz obiegu dokumentów księgowych”, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.
Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń.
1. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są:
– listy płac pracowników,
– listy płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
– listy płac wynagrodzeń pracowników za czas choroby,
– listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych,
– listy wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, agencyjnej, o dzieło itp., albo przedstawione przez nich rachunki za wykonaną pracę.
2. Listy płac sporządza inspektor referatu finansowego w jednym egzemplarzu, na podstawie odpowiednio sporządzonych (przez odpowiedzialnych za to pracowników jednostki) i sprawdzonych dowodów źródłowych wymienionych w pkt. 1. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:
– okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,
– nazwisko i imię pracownika,
– sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,
– sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
– łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,
3. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:
1) akt powołania lub wyboru,
2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,
3) rozwiązanie umowy o pracę,
4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków służbowych, pisma określające wysokość nagród,
5) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych lub – potwierdzone przez kierownika jednostki‑ zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych,
6) rachunek za wykonaną pracę,
7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. (np. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy itp.)
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt. 1–5 wystawia pracownik prowadzący sprawy kadrowe na podstawie decyzji kierownika jednostki.
Dokumenty wymienione w ust. 3 pkt. 6–7 wystawia lub rejestruje i przekazuje do księgowości pracownik wg zakresu czynności.
5. Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia, ze względu na niewielkie rozmiary zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik zlecający pracę z przeznaczeniem: oryginał – dla wykonawcy; kopia – dla pracownika zlecającego pracę (po wykonaniu pracy załącza się ją do rachunku ust. 3 pkt. 6).
6. Umowę o pracę zleconą podpisuje kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Księgowy składa kontrasygnatę. Rachunki za wykonane prace zlecone potwierdza pracownik zlecający pracę i podlegają one kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.
7. Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, odpowiedzialni pracownicy przekazują do referatu finansowego w terminie do dnia 24 każdego miesiąca, za dany miesiąc.
8. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:
– należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
– należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,
– pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,
– pobranych, a nie rozliczonych zaliczek,
– innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika,
– kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.
9. Lista płac powinna być podpisana przez:
– osobę sporządzającą,
– pracownika kadr (pod względem merytorycznym),
– kierownika jednostki i księgowego, bądź ich pełnomocnika.
10. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 9, pracownik referatu finansowego sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu dla pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe; dla pozostałych wypłaty dokonuje upoważniony pracownik. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu, zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.
11. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie na dwa dni przed dniem kończącym każdy miesiąc, a jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy ,wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
12. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.
Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek.
1. W jednostce występują zaliczki gotówkowe:
1) stałe – zatwierdzane są przez kierownika jednostki dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów paliwa.
2) jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w urzędzie w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług.
2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie jednostki zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej – kierownika jednostki, jego zastępcy lub sekretarza, określających również środki komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym lub służbowym może wydać wyłącznie kierownik jednostki lub sekretarz na podstawie zawartej uprzednio umowy. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
3.Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez kierownika jednostki, księgowego lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 7 dni od daty pobrania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwoleń kierownika jednostki, pracownikom zatrudnionym w jednostce w stałym stosunku pracy może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzeń, jednak nie wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszone o zaliczkę na poczet podatku dochodowego należną od tego wynagrodzenia oraz o potrącenia składek, na które pracownik wyraził zgodę (np. PZU itp.). Pobrana na poczet wynagrodzeń zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższych wynagrodzeń.
5. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki.
Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:
– faktura VAT – oryginał,
– faktura korygująca – oryginał,
– rachunek – oryginał,
– nota korygująca – oryginał,
– protokół reklamacyjny – kopia,
– pro forma dowodu zakupu – oryginał – wezwanie do zapłaty,
– dowód zwrotu – kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych).
2. W zakresie zlecania zamówienia na zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych i robót inwestycyjnych obowiązuje w jednostce „Regulamin zamówień publicznych”. Przygotowanie w tym zakresie dokumentacji należy do kierownika odpowiedniego referatu. Pracownicy dokonujący zamówienia działają w porozumieniu z kierownikiem jednostki i księgowym lub z ich pełnomocnikami. Zamówienia zewnętrzne podpisuje kierownik jednostki i księgowy lub ich pełnomocnicy. Zbiorczy rejestr udzielonych zamówień publicznych prowadzi specjalista ds. zamówień publicznych na podstawie informacji przekazanych przez kierowników referatów.
3. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, sporządzany jest protokół. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje kierownik jednostki i kontrasygnuje główny księgowy.
Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku, ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.
Procedurę przetargową przeprowadza komisja d/s. przetargów w oparciu o przyjęty regulamin; jest ona odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a przy robotach inwestycyjnych, zlecanych za pośrednictwem inwestora zastępczego ‑ odpowiedzialny jest inwestor zastępczy.
4. Umowę na piśmie wraz z zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informację o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej odpowiedzialny pracownik przekłada do podpisu osobom wymienionym w statucie jednostki.
5. Umowa sporządzona jest co najmniej w trzech egzemplarzach, z których: oryginał dostarczony jest do referatu finansowego wraz z załącznikami najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu, jedna kopia przechowywana jest na stanowisku prowadzącym sprawy inwestycji, wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, drugą kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).
6. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.
7. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do inwestycji, do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu). Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:
– faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze inspektor d/s. infrastruktury technicznej potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycję z harmonogramu,
– faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,
– dowód lub dowody „OT” – przyjęcia środka trwałego,
– dowód lub dowody „PT” – przekazania – przejęcia środka trwałego.
8. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza inspektor infrastruktury technicznej lub inny pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z pracownikiem księgowości i przekazuje:
– oryginał i pierwszą kopię – do referatu finansowego, najpóźniej w terminie czternastu dni od sporządzenia,
– drugą kopię – dla pracownika odpowiedzialnego za przyjęty lub wyremontowany obiekt,
– trzecią kopię – dla pracownika prowadzącego dane zadanie inwestycyjne.
9. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.
W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dot. danego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie, w przypadku budynku lub budowli; parametry techniczne, numery fabryczne, rok produkcji, itp. – w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.
10. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych – udokumentowanie ich stanowi polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych.
11. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. stanowi faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotacje o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona.
12. Zlecenie usługi w zakresie opracowania dokumentacji winno odbywać się w trybie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, wymaga bezwzględnie formy umowy pisemnej, określającej: zakres opracowania, terminy wykonania, formę płatności, zakres odpowiedzialności wykonującego usługę oraz inne dane wg potrzeb jednostki.
Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług.
1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są:
– faktura VAT – kopia,
– faktura korygująca – kopia,
– nota korygująca – nota,
2. Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie:
1) sprzedaży mienia – przez referat finansowy na wniosek pracownika merytorycznego, prowadzącego bieżąco sprawy gospodarki nieruchomościami. Wniosek winien być przekazany do księgowości najpóźniej w dniu następnym od daty sporządzenia, celem wystawienia faktury, sporządzonej w trzech egzemplarzach:
– oryginał – kupującemu,
– pierwsza kopia – pozostaje w referacie finansowym,
– druga kopia – dla pracownika prowadzącego sprawy gospodarki nieruchomościami.
2) zwrotu kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych przez pracowników, jednostek obcych korzystających z telefonu urzędu i przez osoby pobierające energię z liczników urzędu – na wniosek pracownika merytorycznego – przez referat finansowy. Wniosek o wystawienie faktury winien być przekazany do referatu finansowego w terminie trzech dni od daty otrzymania faktury od operatora telekomunikacji i zakładu energetycznego. Faktura VAT sporządzana jest w trzech egzemplarzach:
– oryginał – dla korzystającego z telefonu,
– druga kopia – dla pracownika merytorycznego.
3. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy – dokument korygujący (faktura korygująca lub rachunek korygujący) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje:
– pierwszą kopię – referatowi finansowemu, niezwłocznie po sporządzeniu,
– drugą kopię pozostawia w swoich aktach.
W przypadku innych błędów, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia notę korygującą również w trzech egzemplarzach, przekazując je jak wyżej.
Dokumentowanie wykonania usługi.
1. Dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi jest zlecenie wykonania usługi. Wykonanie usług zlecają pracownicy urzędu, każdy w zakresie prowadzonych spraw na swoim stanowisku, po uzgodnieniu z kierownikiem jednostki i głównym księgowym.
2. W przypadku zlecenia na usługi jednorazowe – kopia przechowywana jest na stanowisku zlecającego do czasu wykonania usługi. Z chwilą wystawienia rachunku dołączana jest do rachunku, na którym zlecający potwierdza wykonanie zleconych prac i wraz z rachunkiem przekazuje do referatu finansowego, a oryginał otrzymuje zleceniobiorca.
3. Na usługi o charakterze ciągłym wykonywane przez dłuższy okres – oryginał zlecenia otrzymuje zleceniobiorca. Kopia po podpisaniu zlecenia przekazywana jest do referatu finansowego. W zależności od warunków płatności ustalonych w zleceniu, płatność następuje w okresach miesięcznych na podstawie rachunków; na oryginale rachunku osoba zlecająca potwierdza wykonanie pracy i przekazuje rachunek do referatu finansowego, który dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenia zawarte w rachunku.
4. W przypadku, gdy płatność następuje po zakończeniu okresu obowiązywania zlecenia – osoba zlecająca potwierdza wykonanie zlecenia na rachunku końcowym i przekazuje w ciągu dwóch dni do księgowości, która dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenie zawarte w rachunku.
5. Każdorazowo zapłata następuje po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników gotówką lub przelewem, w zależności od zawartych w zleceniu warunków płatności i w terminie określonym w zleceniu.
6. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty, pracownik, który zlecał usługę sporządza protokół reklamacyjny w trzech egzemplarzach, z których oryginał, do czasu załatwienia reklamacji, zatrzymuje na swoim stanowisku, a po załatwieniu reklamacji przekazuje do referatu finansowego wraz z zatwierdzoną przez kierownika jednostki decyzją o sposobie jej załatwienia.
7. W przypadku różnic obciążających jednostkę wymagana jest opinia radcy prawnego. Pracownik zlecający wykonanie usługi sporządza dokument rozliczeniowy – obciążający wykonawcę lub koszty jednostki w zależności od decyzji kierownika jednostki i przekazuje do księgowości (przy obciążeniu wykonawcy – przekazuje kopię dokumentu, w przypadku obciążenia kosztów jednostki – oryginał). Przekazanie dokumentów do księgowości następuje niezwłocznie po sporządzeniu.
Dokumentowanie i rozliczanie zakupów opału.
1. Zakupy opału podlegają ewidencji ilościowej (karta kontowa materiałowa ilościowo-wartościowa).
2. Kartoteki ilościowe opału na cele grzewcze prowadzone są przez pracownika referatu finansowego, wg ogrzewanych obiektów z rozbiciem na rodzaje opału.
3. Rozliczenie zużycia opału za okres sezonu grzewczego następuje w formie protokołu sporządzonego przez powołaną komisję, w oparciu o ustalone wewnętrznie normy zużycia dla poszczególnych obiektów.
4. Wzór protokołu komisyjnego rozliczenia opału stanowi Załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji.
Dowody dotyczące transportu
1. Karta drogowa –dokument wystawia inspektor ds. oświaty w jednym egzemplarzu o przekazuje kierowcy pojazdu za pokwitowaniem. Rejestr wydanych kart drogowych prowadzi w/w pracownik. Przed wydaniem nowej kart drogowej kierowca winien rozliczyć się z pobranej karty.
2. Miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia paliw silnikowych i olejów prowadzi inspektor ds. oświaty. Decyzje w sprawie przepałów i oszczędności podejmuje Burmistrz. Oryginał decyzji przekazywany jest do referat finansowego. Pierwsza kopia przechowywana jest w aktach prowadzącego, drugą otrzymuje osoba odpowiedzialna za samochód.
3. Miesięczne zestawienie kart drogowych sporządza pracownik wydający karty drogowe po zakończenia miesiąca kalendarzowego i w terminie 5 dni roboczych przekazuje do księgowości, do inspektora ,który księguje wydatki, celem sprawdzenia dołączając karty drogowe. Po sprawdzeniu zestawienie wraz z kartami drogowymi zwracane jest do pracownika, gdzie jest przechowywane zgodnie z instrukcją archiwowania dokumentów.
4. Protokół szkody w transporcie –oryginał protokołu wraz z decyzją Burmistrza o sposobie rozliczenia szkody przekazywany jest do referatu finansowego. Pierwsza kopia przechowywana jest łącznie z kartami drogowymi i miesięcznym zestawieniem, druga kopie otrzymuje osobowa uczestnicząca w powstaniu szkody.
5. Według powyższych zasad należy rozliczać zużycie paliwa zakupionego do samochodów i sprzętu OSP. Ewidencję kart drogowych i rozliczenia miesięczne prowadzi inspektor ds. oświaty. Stosowana winna być miesięczna karta drogowa pojazdu pożarniczego oraz miesięczna karta pracy pojazdu silnikowego.
Dokumentowanie inwentaryzacji.
1. W jednostce obowiązują dowody inwentaryzacyjne:
1) zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,
2) protokół likwidacji zużytych środków trwałych,
3) arkusz spisu z natury – oryginał,
4) protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej – oryginał,
5) oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją,
6) sprawozdanie z przebiegu spisu z natury,
7) oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji,
8) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
9) rozliczenie końcowe ilościowo-wartościowe,
10) protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych – oryginał,
11) decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych – oryginał.
2. Arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Druki te wydaje za pokwitowaniem odbioru, pracownik referatu finansowego przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach. Po zakończeniu spisu z natury przewodniczący komisji oddaje oryginał do pionu finansowego.
3. Protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (oryginał) sporządzany jest w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. Arkusze spisowe dla potrzeb inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej otrzymuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w trzech egzemplarzach. Po zakończeniu spisu oryginał przekazuje do referatu finansowego, po jednej kopii – zdającemu i przyjmującemu. Protokół z inwentaryzacji podpisuje zdający i przyjmujący, zatwierdza kierownik jednostki. W przypadku różnic, decyzje podpisuje kierownik jednostki.
4. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym oraz instrukcja w sprawie inwentaryzacji.
1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.
2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:
– merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,
– formalno-rachunkowym, co polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
3. Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, na skutek czego zachodzi konieczność terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami zgodnie z „Terminarzem obiegu dokumentów księgowych”, stanowiącym Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji. Obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, powinien odbyć się najkrótszą drogą.
4. Ponieważ poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu, kontrola winna obejmować także przestrzeganie obowiązujących zasad obiegu dowodów księgowych, wymienionych w Rozdz. IV § 11 pkt. 2.
5. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.
6. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w § 8 ust. 1 ppkt. 11 i 12 niniejszej Instrukcji.
Dekretacja dokumentów księgowych.
1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.
2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.
3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:
– segregacja dokumentów,
– sprawdzenie prawidłowości dokumentów,
– właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).
1) Segregacja dokumentów polega na:
– wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią),
– podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, środki specjalne, inwestycje, itp),
– kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).
2) Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany obszar działalności jednostki, ustalony w zakresie obowiązków. W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do właściwego referatu w celu uzupełnienia.
3) Właściwa dekretacja polega na:
– nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,
– umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany,
– do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć,
– wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych,
– określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych),
– podpisaniu przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną przez głównego księgowego do dekretacji.
4. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.
1. Podmioty sektora finansów publicznych, dla których wartość sprzedaży przekroczy kwotę corocznie ustaloną w ustawie z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, są zobowiązane zgłosić i zarejestrować swoją działalność we właściwym dla prowadzenia swojej działalności urzędzie skarbowym.
Od momentu zarejestrowania stają się podatnikami podatku VAT i o tym fakcie są zobowiązani powiadomić wszystkie podmioty gospodarcze w celu zmiany formy fakturowania.
2. Do udokumentowania operacji sprzedaży w jednostce, będącej podatnikiem podatku od towarów i usług VAT służą:
1) dla osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą, będących podatnikami podatku od towarów i usług:
a) faktury VAT
b) faktury korygujące VAT /wystawiane zawsze przez sprzedającego/ opatrzone klauzulą „KOREKTA”.
2) w szczególnie uzasadnionych przypadkach: zaginięcia faktury VAT lub jej niezawinionego zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury VAT. Duplikat każdorazowo sporządza wystawca umieszczając na fakturze oznaczenie „DUPLIKAT”.
3. Dla udokumentowania operacji zakupu towarów i usług w jednostce, będącej podatnikiem podatku od towarów i usług służą:
2) faktury korygujące VAT.
4. Faktury wymienione w pkt. 2 ppkt 1 lit. a i b, należy wystawiać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach
5. Nabywca towaru i usług, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące:
1) sprzedawcy towaru lub usługi,
2) nabywcy towaru lub usługi,
3) oznaczenia towaru lub usługi
– może wystawić notę korygującą.
Not korygujących nie można wystawiać w przypadku zaistnienia pomyłek określonych w rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w § 1 pkt 7.
6. Nota korygująca przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią.
7. Nota korygująca winna zawierać dane określone w w/w rozporządzeniu.
8. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej, zgadza się z treścią noty korygującej potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej i odsyła jej kopię /oryginał do wystawcy/.
9. Nota korygująca powinna być opatrzona napisem „NOTA KORYGUJĄCA”.
10. Podatnicy podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego zobowiązani są wystawiać fakturę VAT wewnętrzną w przypadku zaistnienia następujących zdarzeń:
2) przekazania przez podatnika towarów oraz świadczenia usług na potrzeby osobiste podatnika, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszeń a także zatrudnionych przez niego pracowników oraz byłych pracowników.
11. Ustala się następujące zasady wystawiania faktur VAT:
1) Faktury VAT wystawiane są w 3 egzemplarzach, z których:
a) oryginał otrzymuje nabywca,
b) pierwszą kopię otrzymuje referat finansowy
c) druga kopia pozostaje w referacie, który wystawił faktury VAT.
2) Faktury VAT wystawiane są w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi chyba, że inaczej stanowią szczególne przypadki powstania obowiązku podatkowego.
3) Wystawcą faktury VAT mogą być osoby posiadające upoważnienia kierownika jednostki do ich wystawiania.
4) Faktury VAT muszą być kolejno numerowane.
12. Zobowiązuje się osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT do bezwzględnego przestrzegania następujących zasad przy dokonywaniu sprzedaży towarów i usług:
1) w przypadku, gdy faktura VAT dotyczy sprzedaży opodatkowanej stawką: 0 %, 7 % lub jest zwolniona od podatku, powinna w swej treści bezwzględnie zawierać symbol SWW wyrobu lub PKWiU usługi,
2) faktura VAT sprzedaży winna zawierać nazwisko i imię oraz podpis osoby uprawnionej do jej odbioru lub, gdy odbiór osobisty faktury jest niemożliwy, pisemne oświadczenie /oryginał/ odbiorcy o upoważnieniu sprzedającego /wystawcy faktury/ do wystawienia faktury bez swojego /odbiorcy/ podpisu. Oświadczenie może być złożone również na zamówieniu.
3) oświadczenie, o którym mowa w pkt. 12 ppkt. 2 jest ważne bezterminowo, aż do pisemnego odwołania, z tym że oświadczenie złożone na zamówieniu dotyczy jedynie tego konkretnego zamówienia.
13. Zobowiązuje się osobe upoważnioną do wystawiania faktur VAT do sporządzania:
1) rejestrów sprzedaży opodatkowanej i niepodlegającej opodatkowaniu,
2) deklaracji VAT 7,
3) przelewów należnego urzędowi skarbowemu podatku VAT, wynikającego z deklaracji VAT 7.
14. Stosując w jednostce rejestr sprzedaży, sporządza się go za okresy miesięczne. W poszczególnych miesiącach ujmuje się w kolejnych rejestrach sprzedaży w sposób chronologiczny, według kolejnej numeracji, wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury VAT i faktury korygujące.
W kolejnych latach zakłada się nowe rejestry sprzedaży.
15. Dane wynikające z rejestrów sprzedaży wykazuje się w deklaracji VAT 7, sporządzanej co miesiąc i składanej do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W tym samym terminie na rachunek urzędu skarbowego odprowadza się należny budżetowi państwa podatek VAT. Dane, wykazane w deklaracji VAT winny być zgodne z danymi, wynikającymi z ewidencji księgowej.
16. W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur VAT ze sprzedaży towarów i usług, sporządzania rejestru sprzedaży, deklaracji rozliczeniowych, przelewów należnych budżetowi państwa podatków, faktur i not korygujących, ustala się następujący obieg dokumentów:
1) Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług winny być składane w sekretariacie urzędu. Na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, pracownik sekretariatu na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu .Rejestr faktur prowadzi na bieżąco upoważniony pracownik referatu finansowego Faktury gotówkowe, będące dowodem przy rozliczaniu zaliczek lub jednorazowych zakupów, należy zarejestrować w sekretariacie najpóźniej w następnym dniu po dokonaniu zakupu lub rozliczeniu zaliczki.
2) Po dokonaniu wstępnej dekretacji dokumentów przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, dokumenty o których mowa w pkt. 20 ppkt 1 przekazywane są do referatu finansowego.
3) Główny księgowy w tym samym dniu, a najpóźniej dnia następnego dekretuje dokumenty na poszczególne stanowiska pracy i przekazuje pracownikowi merytorycznemu do zaewidencjonowania i sprawdzenia ich zgodności pod względem rachunkowym.
4) Pracownik odpowiedzialny za otrzymane dokumenty wpisuje do rejestru faktur zgodnie z datą ich wpływu , przekazuje na poszczególne stanowiska pracy, odnotowując ten fakt w rejestrze faktur.
5) Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do:
a) sprawdzenia faktur i ich zgodności ze stanem faktycznym,
b) zatwierdzenia jedynie oryginałów faktur i faktur korygujących do zapłaty poprzez umieszczenie na odwrocie faktury opisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego tj. wydatku bieżącego,inwestycji,zakupów inwestycyjnych, z podaniem nr i daty umowu,zlecenia itp., oznaczenie referatu ……..Zamówienia publicznego dokonano w trybie artykułu ..ustawy Prawo zamówień publicznych. ................... dnia ......../. Podpis pracownika”.
c) na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze i zatwierdzenia jej do zapłaty, pracownicy merytoryczni składają swój podpis i wpisują datę dokonania ww. czynności. Następnie tak opisaną fakturę zwracają niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 3 dnia, do referatu finansowego. Datę zwrotu faktury do księgowości należy odnotować w rejestrze faktur niezwłocznie od jej otrzymania.
d) niedotrzymanie terminów określonych w pkt. 12 ppkt 2 i pkt. 20 ppkt 5 lit. c może spowodować wobec pracownika winnego niedotrzymania ww. terminów zastosowanie sankcji, przewidzianych przepisami kodeksu pracy,
e) faktury zawierające błędy określone w rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w pkt. 4, należy odesłać do wystawcy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. O fakcie odesłania faktury należy powiadomić referat finansowy, poprzez przekazanie do pracownika prowadzącego rejestr, kopii pisma o zwrocie faktury i umieszczeniu w rejestrze faktur daty odesłania faktury.
f) pracownik referatu finansowego, odpowiedzialny za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich urządzeniach księgowych, zobowiązany jest do ich ujęcia w zbiorach w porządku chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości.
17. Wszystkie dokumenty, będące podstawą wystawienia faktury VAT, faktury korygującej, noty korygującej, następnie rejestru sprzedaży, a w konsekwencji deklaracji VAT 7, winny być przekazane do referatu finansowego najpóźniej następnego dnia od zaistnienia faktu sprzedaży towaru lub usługi tak, by zachowany został termin ich fakturowania określony w pkt. 11 ppkt 2 niniejszego rozdziału.
18. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu do terminowego przekazywania dokumentów, o których mowa w pkcie 22 do referatu finansowego, stanowiących podstawę do wystawiania faktur VAT.
19. Wobec pracowników nie wywiązujących się z zapisu pkt 18 mogą zostać zastosowane sankcje karne wynikające z kodeksu pracy.
Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych.
1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez:
– system identyfikatorów, odrębnych dla każdego pracownika,
– hasła dostępu.
2. Pracownicy, posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych.
3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w:
1) Polityce bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych
2) Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych.
4. Dowody księgowe, po przekazaniu do referatu finansowego i zaksięgowaniu, nie mogą być wydawane z referatu, który przechowuje dowody. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego referatu, dokument można udostępnić, ale tylko na miejscu w referacie, która przechowuje te dowody.
5. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów, itp.), może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki, za pokwitowaniem.
6. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym, według poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki).
7. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach do tego celu przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania.
8. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego, dowody księgowe winny znajdować się w referacie finansowym, po tym okresie winny być przekazane do archiwum.
9. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów przekazanych do archiwum jednostki i terminowym przekazywaniem akt na makulaturę, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego, należy do pracownika referatu organizacyjnego, wyznaczonego przez kierownika jednostki.
1. Zasady prowadzenia przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych szczegółowo określa instrukcja w sprawie archiwizowania dokumentów :
1) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,
2) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,
3) zasada oznakowania akt:
– symbol literowy komórki organizacyjnej (referat finansowy),
– symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną),
– numer kolejny (rok np. 15/99),
4) zasady przechowywania akt:
– akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna,
5) zasada odpowiedzialności indywidualnej:
– każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności,
6) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:
– dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane, zgodnie z zasadami, o których mowa w ppkt. 3. Oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna strona teczki, w której jest przechowywany.
2. Wykaz akt finansowo-księgowych wg grup tematycznych archiwizowania dokumentów księgowych dla organów gmin, stanowi Załącznik Nr 9 do niniejszej instrukcji.
3. Oznaczanie kategorii dokumentacji:
Symbolem ”A” – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem „B” – oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnej:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,
2) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,
3) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
5. Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt, jak niżej:
1) akt planistycznych (dotyczące budżetu i środków pozabudżetowych),
2) akt rachunkowości i finansów,
3) dokumentacji płacowej,
4) dokumentacji inwentaryzacyjnej,
5) dokumentacji majątkowej,
6) dokumentacji podatkowej,
7) dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,
8) dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budżetu gminy, funduszy celowych i funduszy specjalnych.
Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie.
1. Mienie, będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.
2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.
3. Po zakończeniu pracy budynek jednostki (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty na klucz, okna pozamykane.
4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu jednostki.
5. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda kierownika jednostki lub jego pełnomocnika.
6. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być, po zakończeniu pracy, przechowywane w pozamykanych szafach.
1. Odpowiedzialność materialną i służbową pracownika za powierzone składniki majątku gminy określa kodeks pracy. Zgodnie z art. 124 § 1 i 2 kodeksu pracy, pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mu mienie wtedy, jeżeli zostało mu powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
2. Szczegółowe zasady odpowiedzialności za mienie jednostki określone zostały w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym jednostki oraz inwentaryzacji.
1. Tracą moc przepisy załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 1 Burmistrza Międzylesia z dnia 1 stycznia 2000 r.w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę Gminy oraz Zarządzenia nr 183/06 Burmistrza Miasta i Gminy Międzylesie z dnia 31 października 2006 r. wprowadzającego zmiany w instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Międzylesiu.
2. Zarządzenie powierzam do wykonania Skarbnikowi Miasta i Gminy.
Wykaz załączników do instrukcji:
1. Schemat ogólny dowodu księgowego.
2.Terminarz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych.
3. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu zasad przyjętych w Instrukcji.
4. Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzenia dowodów księgowych.
5. Wzór umowy zlecenia.
6. Wykaz własnych dowodów wewnętrznych stanowiących podstawę dokumentowania operacji gospodarczych.
7. Wzór protokołu z rozliczenia opału.
8. Wykaz akt finansowo-księgowych według grup tematycznych i archiwizowania dokumentów księgowych dla organów gmin.
9. Wykaz akt finansowo-księgowych według grup tematycznych i archiwizowania dokumentów księgowych.
obiegu, kontroli i archiwizowania
Schemat ogólny dowodu księgowego
Nazwa dowodu
Miejscowość wystawienia dowodu
Oznaczenie egzemplarza oryginał lub kopia
oraz numer kopii
PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU WYSTAWIAJĄCEGO
(dany dowód)
PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU OTRZYMUJĄCEGO
(oryginał danego dowodu)
Opis operacji gospodarczej lub finansowej
Inne elementy dodatkowe (podatek VAT – stawka i kwota)
Ogólna kwota dowodu (należność, zobowiązanie, suma wartości)
Data operacji Sposób zapłaty Termin zapłaty Inne informacje
(zdarzenia) o płatności
Przewozowe, techniczne
i inne operacje
i inne finansowe
(lub kwitującego
odbioru rzeczy lub pieniędzy)
wystawiającego
(nazwa jednostki – pieczęć)
obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych
Do referatu finansowego spływają dokumenty finansowe z następujących referatów :
2. Referat infrastruktury technicznej .
3. Referat gospodarki gruntami i rolnictwa.
4. Referat spraw obywatelskich.
5.Samodzielne stanowisko ds. Obsługi Rady Miejskiej
6.Samodzielne stanowisko ds. Oświaty
Rodzaj dokumentu wzór
Komórka przyjmująca
Wymiar wynagrodzenia pracowników nowo zatrudnionych,
przeniesienia pracowników
do 15 i 30 dnia
ds wynagrodzeń
Zasiłki chorobowe – druki L4
oraz inne zaświadczenia dotyczące
wypłaty z tytułu chorobowego
z adnotacją okresu zatrudnienia
Druk L 4
Niezwłocznie nie dłużej niż do7 dnia od zachorowania
przebywających na urlopach
do nagrody jubileuszowej
do odprawy emerytalnej i rentowej
Do 5-go dnia
zakończenia kwartału
Umowy o pożyczkę z ZFŚS
Rachunki gotówkowe sprawdzone
i rachunkowym podpisane
przez osoby uprawnione
przygotowane do podjęcia
gotówki z banku
Delegacje, ryczałty samochodowe,
rozliczenie zakupów,
wypłaty z ZFŚS, itp.
skompletowane i podpisane
Rachunki i faktury dotyczące
obrotu bezgotówkowego
sprawdzone i podpisane
deklaracje podatku VAT, itp.
Według wymagalnych terminów
Listy płac dotyczące wypłat
na koniec miesiąca,
skompletowane i zatwierdzone
przed ustalonym
terminem wypłaty
Zbiorcze zestawienie wszystkich
list płac danego miesiąca
– przygotowane do dokonania
Według wymaganych terminów
Szczegółowy wykaz potrąceń
z wynagrodzeń celem dokonania
Deklaracje ZUS – druk oryginał
Wykaz potrąceń pożyczek z ZFŚS
Do 25 każdego
Informacja o zarobkach dla celów
Każdorazowo według potrzeb
Oświadczenia, informacje,
Decyzja o wpisie do ewidencji
Wykaz osób, które zgłosiły
d/s. wymiaru
Decyzja o wykreśleniu z ewidencji
Wykaz osób, które
zlikwidowały działalność
Umowy najmu lokali użytkowych i dzierżawy nieruchomości
Inspektor finansowy
Codziennie po zadekretowaniu przez Sekretarza
Dowody finansowe wpływające
Wnioski i zaświadczenia dla celów wypłat ZUS
Każdorazowo wg potrzeb
Inspektor ds. wy6nagrodzen
INSPEKTOR DO SPRAW GOSPODARKI GRUNTAMI I ROLNICTWA
Wykaz nabywców
Umowy o oddaniu w wieczyste
użytkowanie gruntu,przekształcenia prawa użytkowania wieczystego
Wykaz wieczystych użytkowników
Rozdzaj dokumentu wzór
Umowy ,zlecenia przygotowane do podpisu pod względem rachunkowym
o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych w Instrukcji obiegu,
kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych
Niniejszym oświadczam, że przyjąłem /łam/ do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady, określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie obiegu dokumentów postępować zgodnie z zawartymi w niej ustaleniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z niniejszą Instrukcją podległych mi pracowników.
Wykaz stanowisk organizacyjnych Urzędu
którym przekazano egzemplarze
„Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania
dokumentów księgowych„
Zdzisław krutkiewicz
Wiesława Szerszeń
Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami i Rolnictwa
Krzysztof Ważgint
podpisów osób upoważnionych do zatwierdzenia
Piotr Kensicki
obiegu kontroli i archiwizowania
Umowa – Zlecenie Nr .......
W dniu ...............................................................w ........................................................................
pomiędzy .......................................................................................................................................
z siedzibą w ...................................................................................................................................
w imieniu którego działają: ...............................................................................................................
zwanym dalej ZLECENIODAWCĄ ....................................................................................................
zamieszkałym w ..............................................................................................................................
legitymującym się dowodem osobistym nr .......................................................................................
zwanym dalej ZLECENIOBIORCĄ, została zawarta umowa następującej treści:
1. ZLECENIODAWCA zleca a ZLECENIOBIORCA zobowiązuje się do wykonania następujących prac:
2. Z tytułu wykonanej pracy ZLECENIODAWCA zobowiązuje się wypłacić ZLECENIOBIORCY wynagrodzenie brutto w wysokości: .......................................................................................................................................
słownie ........................................................................................................................................
3. ZLECENIOBIORCA wykonywać będzie swe zadanie w miejscu i czasie wskazanym przez ZLECENIODAWCĘ
4. Umowa zostaje zawarta na czas
Od dnia .......................................... do dnia ................................................................................
5. Wypłata wynagrodzenia nastąpi po wystawieniu rachunku przez ZLECENIOBIORCĘ i stwierdzeniu przez ZLECENIODAWCĘ terminowego i prawidłowego wykonania pracy, będącej przedmiotem niniejszej umowy.
6. ZLECENIOBIORCA nie może powierzyć wykonania swych zadań innej osobie, a w razie naruszenia tego postanowienia ZLECENIODAWCA może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym.
7. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
8. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
9. Postanowienia dodatkowe.
10. Umowa została zawarta w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.
Wynagrodzenie ZLECENIOBIORCY podlega podatkowi dochodowemu na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów.
dokumentów księgowych.
własnych dowodów wewnętrznych stanowiących podstawę dokumentowania operacji gospodarczych
Rozliczenie zabezpieczenia należytego wykonania umów.
Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz zabezpieczenia na okres rękojmi.
Przyjęcie środka trwałego „OT”.
Protokół przekazania – przesunięcia środka trwałego „PT”.
Polecenie księgowania „PK”
........................... dnia............200... r.
z rozliczenia opału zakupionego przez jednostkę
za okres........................................
w obecności palacza Pana ........................................................................................................
Komisja stwierdza zużycie opału w następujących ilościach:
olej opałowy – ................ l
Powyższą ilość należy zdjąć ze stanu ewidencyjnego i dokonania rozliczenia w księgowości.
Palacz Podpisy członków komisji:
1. ................................. 1. ........................................
2. ................................. 2. ........................................
akt finansowo-księgowych
i archiwizowania dokumentów księgowych
dla organów gmin
Plany i sprawozdania jednostek podległych
Plany i sprawozdania zbiorcze
Statystyczne opracowania końcowe własne
Analizy (kompleksowe i problemowe) własne
Analizy jednostek podległych
Analizy zbiorcze
Meldunki i raporty sytuacyjne
Meldunki i raporty sytuacyjne własne
Meldunki i raporty sytuacyjne jednostek podległych
Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
Organizacja projektowania i programowania
Ewidencja stosowanych systemów i programów
Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami
Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń
użytkowanych przez urząd
przekazanych w użytkowanie innym jednostkom
Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości,
lokali, pomieszczeń
Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia
i nieruchomości własne
i nieruchomości jednostek podległych
Gospodarka nieruchomościami, lokalami
i pomieszczeniami
Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń
Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych
Dekoracje flagowe, estetyka
Ochrona przeciwpożarowa w obiektach własnych
Ochrona przeciwpożarowa w obiektach jednostek
Ochrona (strzeżenie) obiektów własnych
Ochrona (strzeżenie) obiektów jednostek podległych
Ochrona mienia własnego
Ochrona mienia jednostek podległych
Gospodarka środkami ruchomymi
Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
Żródłowe zaopatrzenia, dostawcy
Magazynowanie i użytkowanie ruchomości,
materiałów, narzędzi i pomocy biurowych
Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów
i pomocy biurowych
Upłynnienie ruchomości, narzędzi i pomocy
Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały
Kasacja i upłynnienie
Gospodarka materiałowa i narzędziowa
Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej
Ewidencja materiałów i narzędzi
Magazynowanie materiałów i narzędzi
Rozliczenie zużycia
Inwentaryzacja w urzędzie własnym
Inwentaryzacja w jednostkach podległych
Komisje inwentaryzacyjne własne
Komisje inwentaryzacyjne w urzędach i jednostkach
Inwestycje i remonty budowlane
Normatywy techniczne projektowania
Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych
i remontów kapitalnych
Zlecenia na wykonanie dokumentacji
Plany inwestycyjne i remontowe
Dokumentacja (prawna, techniczna i inna)
budynków typowych
Zlecenia, umowy
Protokoły odbioru, rozliczenia
Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe
Dokumentacja techniczno – prawna
Wykonawstwo remontów kapitalnych – umowy,
zlecenia, itp.
Wykonawstwo remontów bieżących
Przepisy prawne dotyczące transportu własnego
Zakupy i ewidencja środków transportu
Ewidencja środków transportu własnych
Ewidencja środków transportu jednostek podległych
Etaty samochodowe
Przebiegi samochodów własnych
Przebiegi samochodów jednostek podległych
Remonty kapitalne pojazdów
Przeglądy techniczne i remonty bieżące pojazdów
Części zamienne, narzędzia, sprzęt
Zezwolenie na prowadzenie służbowych samochodów
Ryczałty samochodowe – umowy na używanie
pojazdów prywatnych do celów służbowych
Budżet i rachunkowość
Opracowania i materiały dotyczące projektu
Projekty uchwał Rady i zarządzenia wójta
w sprawach związanych z budżetem
Opinia regionalnej izby obrachunkowej o projekcie
Ustalenie układu wykonawczego budżetu gminy
Analizy i weryfikacje planów finansowych
dysponentów budżetu
Ustalenie powiązań budżetu z gospodarką
pozabudżetową
Rozliczenie dochodów i wydatków jednostek
Rozliczenie dochodów budżetowych z urzędami
Rozliczenie subwencji ogólnej i dotacji celowych
Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł
ich powstania w zakresie zadań własnych gminy
ich powstania w zakresie zadań zleconych
Ewidencja wykorzystania środków budżetowych
według dysponentów w zakresie zadań własnych
według dysponentów w zakresie zadań zleconych
Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne
Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu
Opracowania i materiały w sprawach planowania
i realizacji środków pozabudżetowych
Rozliczenie dotacji ze źródeł pozabudżetowych
Ewidencja wykorzystania środków na realizację zadań
gospodarki pozabudżetowej
i gospodarstw pomocniczych
Plany finansowania inwestycji i ich realizacja
Finansowanie remontów kapitalnych
Finansowanie remontów bieżących
Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki
Ewidencja funduszy specjalnych i celowych
Realizacja funduszy specjalnych i celowych
– sprawozdania roczne
Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy
Ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych
Planowanie dochodów z podatków i opłat
oraz sprawozdania z ich realizacji
Rejestry podatkowe, ewidencja, wykazy
Akta podatkowo-wymiarowe
Podatek od działalności osób fizycznych
Współpraca z urzędem skarbowym i bankiem
Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat
Odsetki od środków finansowych gminy
Odsetki od pożyczek udzielonych przez gminę
Odsetki od terminowych spłat należności
Przepisy prawne dotyczące rachunkowości,
księgowości i obsługi kasowej
Księgi rachunkowe zadań własnych
Dowody księgowe (zadania własne)
Księgi rachunkowe zadań zleconych i powierzonych
Dowody księgowe (zadania zlecone)
Księgi rachunkowe innych należności
Dowody księgowe innych należności
Rozrachunki, roszczenia sporne
Deklaracje i rozliczanie podatku VAT
Rozliczenia, diety, ubezpieczenia
Rozliczenia delegacji służbowych
Dokumentacja wynagrodzeń za umowy
Ustalanie i odprowadzanie składek ubezpieczenia
społecznego pracowników
Raporty i dowody kasowe
Depozyty kasowe, wpłaty wadium
Rewizje i lustracje kasy
Nadzór głównego księgowego
Wytyczne i wyjaśnienia dla jednostek organizacyjnych
Harmonogramy wydatków i dochodów
Sprawy bankowe podległych jednostek
Inne sprawy dotyczące księgowości budżetu gminy
Ogólne zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentów księgowych zawarto w części IV Instrukcji.
Prognozowanie, planowanie i sprawozdawczość, statystyka
Własne plany roczne i prognozy wieloletnie
Własne plany okresowe
Plany roczne i wieloletnie jednostek podległych i innych
Plany okresowe jednostek podległych i innych
Sprawozdania własne za okres roczny i wieloletnie, zbiorcze i jednostkowe
Sprawozdania jednostek podległych i innych
Budżet, podatki, opłaty, rachunkowość, planowanie i wykonywanie budżetów
Opracowanie i materiały dotyczące projektowania budżetów
Budżet zbiorczy, zmiany i realizacja
Plany finansowe jednostek budżetowych, zmiany i realizacja
Dotacje celowe budżetu wojewódzkiego na realizację rządowych zadań zleconych
Fundusze specjalne i celowe, dotacje, subwencje
Nadzór nad wykorzystaniem dotacji przez jednostki dotowane
Subwencje z budżetu państwa
Subwencje wyrównawcze z budżetu państwa
Zasady współpracy z finansującymi bankami
Dochody z majątku powiatowego, dochody i wpłaty powiatowych jednostek organizacyjnych
Dochody z majątku powiatu
Dochody powiatowych jednostek organizacyjnych
Wpłaty powiatowych jednostek organizacyjnych
Emisja obligacji, akcji
Techniczne wykonanie emisji Obligacji
Zbywanie obligacji i wykup obligacji
Księgowość budżetowo-finansowa
Dokumentacja księgowa księgowości budżetowej
Dowody księgowe księgowości budżetowej
Dokumentacja księgowa inwestycji
Dowody księgowe inwestycji
Dokumentacja księgowa dochodów i wydatków zadań zleconych
Dowody księgowe dochodów i wydatków zadań zleconych
Księgowość podatków i opłat oraz innych należności
Dokumentacja księgowa księgowości podatków i opłat
Dowody księgowe księgowości podatków i opłat
Dokumentacja księgowa innych należności
Płace, delegacje służbowe
Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac
B-50*
Listy innych wynagrodzeń stanowiące podstawę do naliczenia rent i emerytury
Deklaracje RMUA
Raporty kasowe-oryginały
Nadzór nad rachunkowością, dokumentacją i obsługą kasową
Bieżący nadzór głównego księgowego
Majątek powiatu i Skarbu Państwa
Zbywanie, nabywanie i zamiana majątku Skarbu Państwa
Dzierżawa, najem, użyczenie lub oddanie w trwały zarząd majątku Skarbu Państwa
Użytkowanie wieczyste majątku Skarbu Państwa, jego znoszenie i przekształcenie w prawo własności
Opublikował: Ewa Siwek Data publikacji: 01-07-2015 10:51
Modyfikował: Ewa Siwek Data modyfikacji: 01-07-2015 10:51
Odwiedziny: Dzisiaj: 2036
W tym miesiącu: 187884
Od początku: 6050546

References: art.4
 art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 24
 art. 124