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Timestamp: 2018-08-18 12:54:13+00:00

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CIRCULAR EXTERNA 7 DE 25 DE FEBRERO DE 2003
CONTENIDO:LA SUPERBANCARIA IMPARTE INSTRUCCIONES A LAS ENTIDADES VIGILADAS SOBRE COMPOSICIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS, POSESIÓN DE LOS OFICIALES DE CUMPLIMIENTO Y LA OBLIGACIÓN DE ELEGIR UN DEFENSOR DEL CLIENTE, ENTRE OTRAS.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1212 DE ABRIL 15 DE 2003, PG.836
BOLETÍN N°:713 DE FEBRERO 25 DE 2003
Ref.: Adopción de mecanismos en cumplimiento de la Ley 795 de 2003. Modificaciones a los capítulos tercero y décimo del título I de la Circular Externa 7 de 1996.
Este despacho en uso de sus facultades legales y en particular de la establecida en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), considera necesario instruir a las entidades vigiladas sobre algunas medidas que deberán tomar para dar adecuado cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 numeral 8º, 98 numeral 4.2. y 326 numeral 2º literal g) EOSF recientemente modificados mediante la Ley 795 de 2003, relativos al funcionamiento de los órganos de administración de toda entidad.
En tal sentido, mediante la presente circular se imparten instrucciones sobre la forma como en adelante deberán conformarse las juntas directivas de las entidades vigiladas a fin de dar aplicación a la regla de independencia establecida en la Ley 795 de 2003 según la cual las juntas directivas, consejos directivos o de administración de las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC) no podrán estar integradas por un número de miembros principales y suplentes vinculados laboralmente a la respectiva institución que puedan conformar por sí mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier decisión, otorgando para su recomposición un plazo de un año que vence el 15 de enero de 2004.
De otra parte, se imparten instrucciones relacionadas con el trámite de posesiones ante la SBC, señalando, entre otros, el procedimiento que se surtirá a través del comité de posesiones de esta entidad y el deber legal de posesión de los funcionarios de las entidades vigiladas que desempeñen el cargo de oficial de cumplimiento a que se refiere el artículo 102 numeral 3º EOSF. Respecto de estos últimos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 326 numeral 2º literal g) EOSF, el plazo para su posesión vence el próximo 15 de julio de 2003. Es importante subrayar que no requerirán nuevamente de posesión y juramento aquellos oficiales de cumplimiento que desempeñándose actualmente en la respectiva entidad hayan sido posesionados previamente por la SBC para el ejercicio de algún otro cargo dentro de la misma.
Finalmente, como quiera que el artículo 98 numeral 4.2. dispone que las entidades vigiladas por la SBC deben contar con un defensor del cliente que actúe como vocero de los clientes o usuarios de la respectiva institución y que conozca las quejas relativas a la prestación de sus servicios, mediante la presente circular se recuerda el deber que con ocasión de la expedición de la Ley 795 de 2003, tienen los accionistas en asamblea general de efectuar la designación de dicho funcionario en los términos que establece el mencionado artículo. Lo anterior, sin perjuicio de las instrucciones que en la materia se impartan una vez el Gobierno Nacional establezca las reglas a las cuales deba sujetarse la actividad del defensor del cliente.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente, los capítulos tercero y décimo del título primero de la Circular Externa 7 de 1996 – Circular Básica Jurídica -, reorganizando la estructura temática de los mismos en los apartes modificados, para lo cual se anexan las respectivas páginas.
N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de las entidades vigiladas.
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos: 73 numeral 3º, 74 numeral 4º, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), las personas que hayan sido designadas como representantes legales, miembros de juntas directivas, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento de entidades vigiladas y representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior, deben tomar posesión de sus cargos ante la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), para lo cual se deben atender las instrucciones contenidas en el presente numeral.
• Los representantes para Colombia de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior;
• Miembros de junta directiva y/o consejo directivo o de administración, principales y suplentes,
• Los revisores fiscales, principales y suplentes,
• Los oficiales de cumplimiento
El ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SBC se abstenga de autorizar la posesión.
De conformidad con el artículo 28 de la Decreto 2150 de 1995, la posesión se entiende surtida con la autorización que imparta el comité de posesiones. El acto de posesión de directores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por la SBC no requiere de la presentación personal ante esta entidad de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995. De acuerdo con lo previsto en el artículo 8º de la Ley 153 de 1887, lo señalado anteriormente será aplicable de igual manera para el acto de posesión de los funcionarios a los que hace referencia el inciso primero del numeral 3º del artículo 102 del EOSF. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.
1.5. Reglas relativas a las renuncias de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento.
No obstante, los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas que se encuentren inscritos, lo seguirán siendo, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o con la indicación que efectúe el órgano societario competente de que el cargo queda suprimido o que no se designará reemplazo alguno, siempre que dicho evento se encuentre permitido en las normas y en los estatutos, de acuerdo con lo previsto en los artículos 164 y 442 Código de Comercio, y cuando se trate de separación inmediata del cargo.
2. Reglas sobre cambio de domicilio.
De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado.
La SBC, organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como ente de vigilancia y control de las personas que se dediquen a la actividad financiera, aseguradora y previsional, atenderá:
1.1. Información sobre la convocatoria a la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC).
El artículo 190 del Código de Comercio (C.Co.) dispone que “las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces”, a la vez que el artículo 186 establece: “Las reuniones se realizarán con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum".
Las entidades vigiladas deben comunicar a la SBC la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso
2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades.
2.2. Independencia de las juntas directivas.
Número de integrantes Quórum deliberatorio artículo. 437 Código de Comercio Mayoría de los miembros artículo 437 Código de Comercio Número máximo posible de miembros vinculados
En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad, se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 Código de Comercio, es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.
3.1. Delegación de la representación legal mediante el otorgamiento de poderes.
La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima al amparo y con los efectos previstos en los artículos 832 y siguientes del Código de Comercio, actos que al igual que pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.
El otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido de que los mismos no constituyen delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 Código de Comercio, ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. Tal representación voluntaria derivada del apoderamiento no tiene tampoco los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del Código de Comercio.
Por ello, en los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas se deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia) en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aun en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.
Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo, constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, razón por la cual la SBC en uso de las facultades conferidas en el artículo 326 numeral 5º literal a) EOSF, califica como práctica no autorizada el otorgamiento de este tipo de poderes.
3.2. Designación de representantes legales.
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 Código de Comercio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SBC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de esas entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.
Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SBC, la designación de los mencionados representantes legales deberá efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 79 de 1988.
4.1. Importancia de la revisoría fiscal.

References: artículo 326
 artículo 102
 artículo 326
 artículo 98
 artículo 28
 artículo 28
 artículo 8
 artículo 102
 artículo 208
 artículo 45
 artículo 44
 artículo 190
 artículo 186
 artículo 186
 artículo 437
 artículo 437
 artículo 440
 artículo 196
 artículo 326
 artículo 37