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Timestamp: 2020-02-27 18:19:21+00:00

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D - Secrétariat du Conseil du trésor
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Dans le contexte de l'article 46 de la loi, l'expression « dénominations locales » est liée au terme « identifiant ». L'identifiant d'un document se compose d'un « nom de référence distinct et non ambigu dans l'ensemble des dénominations locales où il est inscrit, ainsi que des extensions nécessaires pour joindre ce nom à des ensembles de dénominations universels ».
L'expression « ensemble de dénominations locales » fait donc référence aux coordonnées attribuées à un document donné par l'ordinateur où il est conservé, afin de le distinguer de l'ensemble des documents qui s'y trouvent. Ainsi, l'identifiant devra contenir les coordonnées qui correspondent au document voulu sur cet ordinateur local afin qu'il puisse y être retracé : nom de fichier non ambigu et éléments de la structure de répertoires où il est enregistré.
Dénominations universelles
Dans le contexte de l'article 46 de la loi, l'expression « dénominations universelles » est liée au terme « identifiant ». L'identifiant d'un document se compose d'un « nom de référence distinct et non ambigu dans l'ensemble des dénominations locales où il est inscrit, ainsi que des extensions nécessaires pour joindre ce nom à des ensembles de dénominations universels ».
L'expression « dénominations universelles » fait référence aux coordonnées requises pour retracer sur un réseau informatique universel comme Internet un ordinateur local où est conservé un document particulier.
Pour permettre de retracer ce document, l'identifiant devra donc en premier lieu permettre de retrouver l'ordinateur local, en fournissant son adresse ou le nom de domaine qui dirige vers cette adresse. Les coordonnées fournies dans l'identifiant quant à la localisation du document sur cet ordinateur local permettront par la suite de le récupérer. En pratique cependant, l'identifiant ou adresse du document contiendra toutes les informations nécessaires pour retracer le document en une seule opération.
Appareil, procédé ou mécanisme associé à une personne, une association, une société, un organisme de l'État ou un objet et destiné à l'identifier selon un degré de certitude requis.
Un dispositif d'identification peut être tangible ou logique. Les dispositifs d'identification tangibles sont souvent bien connus : le passeport, le permis de conduire, les empreintes digitales. Les dispositifs logiques d'identification s'appuient le plus souvent sur la cryptographie, comme la clé publique d'une personne ou encore sur la connaissance d'une information particulière, comme un mot de passe. Les dispositifs tangibles sont matériels, les autres s'appuient sur des informations.
Un certificat peut confirmer le lien entre une personne, une association, une société, l'état ou un objet et un dispositif d'identification (art. 47 et 56). Lorsque le dispositif d'identification comporte un élément secret, par exemple, une clé privée, la loi prévoit des obligations quant à sa confidentialité (art. 57 et 58).
Voir les articles 47, 56, 57 et 58.
Dispositif de localisation
Procédé, appareil ou mécanisme permettant de déterminer où se trouve une personne ou un objet.
Par exemple, il existe des dispositifs installés sur des automobiles et raccordés à des réseaux de communications qui permettent de localiser le véhicule en cas de vol ou pour d'autres motifs. L'article 43 de la loi interdit d'exiger qu'une personne soit liée à un dispositif permettant de savoir où elle se trouve. Une exception est faite lorsque la loi prévoit expressément cette possibilité afin de protéger la santé des personnes ou la sécurité publique.
Un « dispositif » est un terme générique maintes fois employé dans la loi. Il peut être défini comme étant tout appareil, procédé ou mécanisme permettant d'accomplir une fonction déterminée. Par exemple, il peut s'agir d'un dispositif ayant pour fonction d'identifier ou bien de localiser un objet, une personne, une association, une société ou un organisme étatique.
En vertu de l'article 8, le gouvernement peut décréter qu'un dispositif fondé sur des normes ou standards approuvés par un organisme reconnu à l'article 68 est apte à remplir une fonction déterminée et dans ce cas, il n'y a pas lieu de faire la preuve de ce fait.
Le dispositif qui est approuvé par une autorité reconnue peut produire des effets sans qu'il ne soit nécessaire de faire la preuve de sa capacité à accomplir cette tâche.
Voir l'article 8.
Il s'agit d'un objet constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous forme de mots, de sons ou d'images ou en un autre système de symboles.
L'information est l'élément de base du document. Mais l'information à elle seule ne suffit pas à constituer un document au sens de la loi. Elle doit être portée par un support. Sur le support qui la porte, l'information doit être délimitée, structurée de façon tangible ou logique. Cette délimitation et cette structuration se présentent différemment selon le support. De plus, l'information, de façon immédiate ou suite à une transcription, doit être intelligible sous forme de mots, de sons et d'images, pour être compréhensible par l'être humain.
La notion met ainsi l'accent sur l'information que porte le support plutôt que sur le support lui-même pour permettre l'interchangeabilité des supports.
Illustration : Un contrat exprimé en braille, une pièce musicale consignée sur un fichier MP3, une facture d'épicerie écrite sur un bout de papier, un texte consigné sur microfilm, un dessin fixé sur une toile, un plan d'architecte numérisé sur un support numérique.
Voir aussi le sujet Notion de document.
Document compressé
Document dont la taille a été réduite par l'application d'un algorithme de compression. Le document ainsi compressé peut être transmis ou archivé tout en occupant le moins de mémoire possible. Selon la loi, la compression d'un document ne lui enlève pas automatiquement son intégrité. Un document archivé sous forme compressé, pour autant que des méthodes et procédés appropriés aient été mis en oeuvre, pourra donc continuer de produire des effets juridiques.
Illustration : Certains logiciels courants peuvent créer des documents compressés dans des formats qui n'entraînent aucune perte d'information, comme « .zip », « .rar » ou « gz », à partir de presque tous les types de fichiers numériques existants. D'autres sont dédiés à la compression de certains types de fichiers particuliers : son haute fidélité, voix « téléphonique », images fixes, télécopies, vidéo et ainsi de suite.
Voir l'article 30.
Document fragmenté
Action de découper l'information en morceaux. Un document peut être fragmenté lorsqu'il est entreposé ou transmis.
Lors de l'entreposage d'un document sur un disque dur, l'information est répartie entre différents secteurs sur le disque. Grâce à la table d'allocation des fichiers, il est ensuite possible de reconstituer le document, même si les différents morceaux ne sont pas situés au même endroit physique ou à la suite les uns des autres.
Lors de la transmission par Internet, un document peut être fragmenté en paquets d'information. Ceux-ci emprunteront éventuellement diverses routes sur le Réseau. Ces paquets sont identifiés de manière à pouvoir donner lieu à une reconstruction du document original à sa destination.
Document préprogrammé
Document contenant des champs ou offrant des fonctions pouvant être remplis ou activés par l'utilisateur et qui permet de récolter les données.
La notion de document préprogrammé fait référence aux formulaires électroniques qui permettent les achats en ligne. Par exemple, un cyber-marchand qui prend les commandes de ses clients à l'aide d'un document préprogrammé devrait se plier aux exigences de l'article 35 et permettre à ceux-ci de corriger leurs erreurs lors de commandes.
Voir l'article 35.
Document remisé en cours de transmission
Conservation d'un document dans un lieu qui n'est pas sa destination finale.
Il existe plusieurs raisons pour qu'un document soit remisé en cours de transmission. L'exemple le plus courant est offert par le courrier électronique. Le serveur qui reçoit le courrier électronique le remise jusqu'au moment où l'utilisateur le récupère.
Le stockage sur un serveur cache est un autre procédé qui entraîne un remisage d'un document en cours de transmission. Dans ce cas, les informations sont gardées en mémoire par un serveur intermédiaire pour accélérer la consultation de documents souvent demandés par les utilisateurs.
Le document source est celui qui constitue la source première d'une reproduction (art. 12); celui qui a servi à effectuer une copie (art. 15 et 16) ou celui à partir duquel on a effectué un transfert de l'information d'un type de support à un autre (art. 17 et 18).
Voir les articles 12, 15, 16, 17 et 18.
Le document technologique est un document dont le support fait appel aux technologies de l'information notamment celles mentionnées au second paragraphe de l'article 1 : électronique, magnétique, optique, sans fil ou autres. L'établissement d'un statut juridique pour les documents technologiques constitue l'un des principaux objectifs de la loi.
Ainsi, le document technologique est un document réalisé en utilisant l'une ou l'autre des technologies capables de définir un objet dans lequel l'information est délimitée et structurée de façon à pouvoir être rendue intelligible sous la forme de mots, de sons ou d'images. Les documents technologiques dont l'information n'est pas, à première vue, intelligible, ou ceux qui doivent être fragmentés ou comprimés, voire même regroupés pour, par exemple, des fins de transmission ou de conservation, demeurent des documents s'ils rencontrent les conditions de l'article 4, c'est-à-dire si l'on est en mesure d'en préserver l'intégrité.
La notion de document technologique est, comme on le constate, beaucoup plus englobante que celle de document électronique, laquelle est incluse dans la première.
Par exemple, constituent des documents technologiques, les documents consignés dans des fichiers informatiques, un enregistrement musical sur CD ou ruban magnétique, une photographie numérique conservée en mémoire flash. Cette catégorie englobe aussi les documents multimédias. Une conversation orale nulle part fixée ne constitue pas un document. Cependant, si elle est captée et fixée sur un support, elle devient un document.
Voir les articles 1, 3 et 4.
Au sens général, « documentation » signifie selon le Petit Robert : « action de rechercher des documents pour appuyer une étude, une thèse; ensemble des documents recueillis ».
Dans le contexte de la loi, le terme réfère aux mentions exigées afin d'tablir que le document résultant du transfert a la même valeur juridique que le document source ainsi qu'à celles requises lors de la transmission de document pour dmontrer que le document reçu a la même valeur juridique que le document transmis.
En cas de transfert de document, la documentation requise est constituée de mentions démontrant que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. Les mentions minimales exigées sont : le format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert, le procédé de transfert utilisé et les garanties qu'il offre quant à la préservation de l'intégrité selon les indications fournies avec le produit. Cette documentation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert et y demeurer jointe.
En cas de transmission de document, pour qu'un document technologique reçu ait la même valeur que le document transmis, le mode de transmission choisi doit permettre de préserver l'intégrité des deux documents. Pour prouver un tel fait, on peut produire en preuve la documentation qui établit que le mode de transmission en protège l'intégrité. La documentation doit également faire état des moyens pris pour assurer la confidentialité du document transmis si la loi déclare confidentiels des renseignements contenus au document.
Voir les articles 17, 18, 30 et 34.
Documentation jointe directement ou par référence
Une documentation jointe directement pourrait prendre la forme d'une mention dans un fichier que le transfert a été fait par M. x à tel date et selon tel procédé. Une documentation jointe par référence fait plutôt appel à une documentation extérieure, une documentation spécialisée, une base de données de transactions, permettant d'associer au document, les éléments d'information requis pour documenter le transfert. C'est souvent la solution utilisée lorsque de nombreux documents doivent être associés à une même documentation.
Dans le cadre de la loi, l'article 17 exige que la documentation faisant preuve du transfert de support demeure jointe directement ou par référence au document original. Cette exigence découle de la nécessité de pouvoir retracer les méthodes utilisées et la personne ayant effectuée le transfert afin de garantir l'authenticité du document.
Domaine d'un réseau
Le domaine d'un réseau définit un ensemble d'ordinateurs regroupés dont la gestion, l'accès et le fonctionnement sont gouvernés par un même ensemble de règles. Un utilisateur ou un programme, une fois identifié en début de session, bénéficie des mêmes droits d'accès pour tout le domaine de réseau. Les ressources d'un domaine comporte donc un service de répertoire plus ou moins sophistiqué.
La loi prévoit que les répertoires doivent être rendus accessibles au public. L'une des modalités d'accès envisagée par le législateur a trait à la mise en place de procédures d'accès à un domaine d'un réseau directement ou par l'intermédiaire d'une personne afin de confirmer la validité d'un identifiant, d'un certificat ou encore d'un renseignement qu'il comporte.
Voir l'article 50.
Un dossier réfère à un ensemble de documents relativement à une personne ou à une question spécifique, par exemple, un dossier médical, un dossier de conduite automobile, un dossier scolaire.
La loi fait écho à ce sens courant ; à l'article 3, elle prévoit qu'un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents. La précision a son importance car plusieurs personnes ou entreprises gèrent leurs documents à l'aide de dossier, par exemple, dans le domaine des assurances, dans le domaine médical. La notion de dossier renvoie à un ensemble de documents de même qu'au contenant de ces documents

References: l'article 46
 l'article 46
 L'article 43
 l'article 8
 l'article 68
 l'article 8
 l'article 30
 l'article 35
 l'article 35
 l'article 1
 l'article 4
 l'article 17
 l'article 50
 l'article 3