Source: https://www.cavelier.com/en/news/?notic=231/noticia/Cavelier-Abogados-lo-asesora---Emergencia-Covid-19
Timestamp: 2020-07-13 15:25:00+00:00

Document:
Cavelier Abogados lo asesora - Emergencia Covid-19
NOTICIA - BOGOTÁ -> 2020-03-31
Esas son algunas novedades para enfrentar esta situación de emergencia desde el punto de vista laboral y comercial. Para este fin, hemos recopilado una lista de preocupaciones, que anunciamos a continuación
CIRCULAR 021 DE 2020: MEDIDAS DE PROTECCIÓN AL EMPLEO
El Ministerio de Trabajo recordó las medidas de protección al empleo con ocasión de la fase de contención del COVID-19, las cuales podrán ser autorizadas por los empleadores en cualquier sector de la economía:
Vacaciones anuales, anticipadas y colectivas
Permisos remunerados – Salario sin prestación del servicio
el empleador debe cumplir con todas sus obligaciones ante la aplicación de cualquiera de estas medidas, en particular las relacionadas con el pago del salario, los aportes al sistema de seguridad social, y todos aquellos derivados de la relación laboral.
CIRCULAR 01 DE 2020: LINEAMIENTOS DEL SENA
Se informaron algunos lineamientos para funcionarios, contratistas y aprendices. En cuanto a los aprendices, que se encuentran en etapa productiva, bajo la modalidad de contrato de aprendizaje, deberán acogerse a los parámetros y protocolos definidos por la empresa patrocinadora.
RESOLUCIÓN 803 DE 2020: SUSPENSIÓN DE CONTRATOS LABORALES
Se tramitarán de manera prioritaria las solicitudes de despidos colectivos o suspensión temporal de actividades. La entidad encargada es la Unidad Especial de Investigaciones Especiales de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) del Ministerio del Trabajo en Bogotá. Incluso las solicitudes que lleguen a las Direcciones Territoriales del país y oficinas Especiales deberán ser remitidas a dicha Unidad. Lo anterior, no quiere decir que el Ministerio de Trabajo dio vía libre a los empleadores para suspender los contratos o a efectuar despidos colectivos, sino para centralizar dichas peticiones por parte de los empleadores y evitar la destrucción del empleo en la que se alegue la existencia de una fuerza mayor, situación que le corresponde determinar al Juez del Trabajo.
1. DECRETO 398 DE 2020: REUNIONES NO PRESENCIALES PARA ASAMBLEAS Y JUNTAS
Aunque por regla general las reuniones ordinarias del órgano social competente se deben realizar de manera presencial antes del 31 de marzo de cada año, con esta disposición se abrió la posibilidad de celebrarlas de manera virtual. En esa medida, conforme lo señalado por el Decreto 398, las personas jurídicas que vayan a celebrar Asambleas o Juntas de forma no presencial deberán tener en cuenta lo siguiente:
Es necesario contar con la participación de todos los asociados, es decir, conforme lo establecido legal o estatutariamente.
La participación puede ser totalmente no presencial o mixta. Esto último hace referencia a presencia física y virtual.
Verificar que todos los asociados o miembros de la junta directiva puedan comunicarse de manera sucesiva y simultánea.
Confirmar la identidad de los participantes de tal manera que se garantice que en efecto sean los socios, sus apoderados o los miembros de Junta.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.
Se aplicarán las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, cuórum y mayorías de las reuniones presenciales.
Quienes a la presente fecha ya hubiesen convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020, podrán incluso con un día de anticipación a la celebración de esta, dar un alcance a la convocatoria informando que se llevara a cabo de manera no presencial conforme lo estipulado en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 modificada por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012 y el artículo 1 del Decreto 398 de 2020.
En dicho alcance se deberá indicar el medio tecnológico para acceder a la reunión y se deberá hacer por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
Es importante señalar que esta posibilidad de realizar reuniones no presenciales es una facultad de todas las personas jurídicas, sin excepción, por lo que recomendamos tener en cuenta lo señalado por la Ley 222 de 1992 y adicionalmente aplicar las reglas previstas por el Gobierno en este último Decreto.
2. DECRETO 434 DE 19 DE MARZO DE 2020: PLAZOS PARA RENOVAR MATRICULA MERCANTIL ENTRE OTROS REGISTROS.
Matricula mercantil, RUNEOL y demás registros que integran el RUES relacionados en el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012.
Para realizar estos registros, los comerciantes inscritos tienen plazo hasta el 3 de julio de 2020.
Se exceptúa de este plazo al Registro Único de Proponentes- RUP.
Las personas inscritas en el RUP tienen plazo para presentar la información para renovar su registro, a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020.
Personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en convocatorias para contratar con el Estado deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas en la ley.
Afiliación a Cámaras de Comercio
La renovación de la afiliación a Cámaras de Comercio de que trata el artículo 20 de la Ley 1727 de 2014, deberá realizarse a más tardar el 3 de julio de 2020.
Reuniones ordinarias de Asamblea
Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 podrán efectuarse dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. Si no fuese convocada, deberá reunirse por derecho propio el día hábil siguiente al mes en que finalice la emergencia, a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán la inspección a los accionistas o a sus representantes, durante los 15 días anteriores a la reunión. Estas normas serán aplicables tanto a las reuniones presenciales, no presenciales o mixtas.
3. CIRCULAR EXTERNA No. 100-000004 de 24 DE MARZO DE 2020
En virtud del Decreto 434 de 2020, la Superintendencia de Sociedades expidió esta circular, donde analizó las siguientes posibilidades de convocatoria de reuniones ordinarias:
Las sociedades que no han convocado a reunión ordinaria podrán acogerse al plazo del Decreto 434 de 2020 (dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional).
Convocatoria realizada que devino en imposible
Las sociedades que no pudieron o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad deberán realizar la nueva convocatoria conforme lo dispuesto en el decreto 434 de 2020.
Convocatoria realizada, pero con pretensión de hacer uso del plazo
Las sociedades que realizaron la convocatoria podrán en todo caso aplazar la fecha y realizarla de acuerdo con lo previsto en el Decreto 434 de 2020. Esto deberá informarse a todos los socios.
IMPORTANTE:En ninguna circunstancia será posible efectuar reuniones por derecho propio el día 1 de abril de 2020.
4. CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2020: SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES
La Superintendencia de Industria y Comercio, señaló que no es necesaria la autorización para tratar datos personales cuando se presenten situaciones de urgencia medica o sanitaria y podrán ser entregados a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales. En consecuencia, los operadores de telefonía móvil pueden entregar información a las “entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, quienes solo podrán utilizarlos para adoptar o implementar las medidas necesarias para prevenir, tratar o controlar la propagación del COVID-19 y mitigar sus efectos”.
No dude en contactar a nuestro equipo de Negocios o a nuestra socia Martha Bonett en caso de que requiera de su asesoría.

References: RESOLUCIÓN 
 artículo 19
 artículo 148
 artículo 1
 artículo 166
 artículo 20