Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/sentencia-2014-00044-de-abril-24-de-2014?documento=jurcol&contexto=jurcol_fedef4faa5b20128e0430a0101510128&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-09-21 07:21:38+00:00

Document:
﻿ SENTENCIA 2014-00044 DE ABRIL 24 DE 2014
SENTENCIA 2014-00044 DE 24 DE ABRIL DE 2014
CONTENIDO:AUTORIDADES JUDICIALES SON RESPONSABLES DE COMUNICAR A LOS SUJETOS PROCESALES CAMBIOS DE RADICACIÓN DEL PROCESO JUDICIAL. SE ESTABLECE QUE, LAS AUTORIDADES JUDICIALES TIENEN EL DEBER DE COMUNICAR EL CAMBIO DE RADICACIÓN DE UN PROCESO CUANDO ÉSTE HA SIDO OBJETO DE UN NUEVO REPARTO PARA GARANTIZAR LOS DERECHOS FUNDAMENTALES AL DEBIDO PROCESO Y ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DE LAS PARTES, POR ELLO LA IMPORTANCIA DE QUE ESA ACTUACIÓN SEA DE PLENO CONOCIMIENTO DE LOS SUJETOS PROCESALES, PUES SÓLO DE ESTA MANERA SE GARANTIZA Y PERMITE SU INTERVENCIÓN ACTIVA EN EL PROCESO EN PROCURA DE LA DEFENSA DE SUS INTERESES JURÍDICOS. DE ESTE MODO, LA INFORMACIÓN QUE LAS AUTORIDADES JUDICIALES SUMINISTRAN A LOS CIUDADANOS A TRAVÉS DE LOS DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN DEBE BRINDAR CONFIANZA Y SEGURIDAD A LAS PARTES SO PENA DE DEFRAUDAR EL PRINCIPIO CONSTITUCIONAL DE LA BUENA FE.
TEMAS ESPECÍFICOS:SUJETOS PROCESALES, PRINCIPIO DE LA BUENA FE, DERECHO AL DEBIDO PROCESO, CAMBIO DE RADICACIÓN DEL PROCESO, DERECHO DE DEFENSA, PRINCIPIO DE CONFIANZA LEGÍTIMA
Sentencia 2014-00044 de abril 24 de 2014
Rad.: 25000-23-41-000-2014-00044-01 (AC)
Actor: Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación
Demandado: Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá
Se decide la impugnación presentada contra el fallo del 29 de enero de 2014 proferido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, por medio del cual se negó el amparo de tutela instaurado por la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación.
La Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, en ejercicio de la acción consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política, acudió ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, con el fin de solicitar el amparo de sus derechos fundamentales al debido proceso, buena fe y confianza legítima, que estimó lesionados por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, al no comunicarle oportunamente del cambio de radicación del proceso de reparación directa instaurado por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado contra la entidad.
Teniendo en cuenta lo anterior, solicitaron al juez de tutela: I) se amparen sus derechos fundamentales al debido proceso, buena fe y confianza legítima; II) se decrete la nulidad de todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá a partir de la fijación en lista de fecha 5 de octubre de 2012; y III) se ordene al Juzgado accionado notificarle nuevamente la demanda de reparación directa instaurada por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado contra la entidad, a efectos de poder ejercer su derecho de defensa y contradicción.
La parte actora, expuso como fundamento de su solicitud, los hechos y consideraciones que se resumen a continuación (fls 1-7):
Indicó que mediante apoderado los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado presentaron demandada de reparación directa, solicitando que se declarara administrativamente responsable a la Dirección Nacional de Estupefacientes y al Ministerio de Justicia y del Derecho, por los presuntos daños y perjuicios ocasionados con el fallecimiento del señor Gerardo Martínez cuando este se encontraba realizando unas reparaciones locativas en una bodega administrada por la entidad.
Señaló que el 10 de agosto de 2011 se efectuó la radicación y reparto de la demanda, correspondiéndole al Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, quien mediante providencia de 8 de noviembre de 2011 la admitió y ordenó la notificación de las partes.
Manifestó que el día 3 de septiembre de 2012 se notificó por aviso de la acción de reparación directa identificada con el radicado 11001-33-31-033-2011-00228-00 incoada por el señor Marco Tulio Martínez delgado, y proveniente del Juzgado Treinta y Tres Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá.
Precisó que en dicha diligencia se le hizo entrega de la demanda, sus anexos y la corrección de la misma.
Aseguró que revisó diariamente los estados con la finalidad de verificar a partir de qué momento se fijaba en lista el asunto de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5º del artículo 207 del Decreto 01 de 1984, pero de acuerdo con lo consignado en el aplicativo de la Rama Judicial Siglo XXI, el proceso 11001-33-31-033-2011-00228-00, nunca fue fijado en lista.
Manifestó que el día 7 de marzo de 2013 recibió los oficios 149 y 150 del 6 de marzo de 2013, cuya referencia citaba “Ref.: reparación directa 2012-00028 de Marco Tulio Delgado contra Ministerio de Justicia”, suscritos por la Secretaría del Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, en los cuales se señalaba que “En cumplimiento de lo ordenado en auto del 29 de enero de 2013, este despacho ordena oficiar, a fin de que sirva allegar con destino al proceso de la referencia (...)”.
Afirmó que al darse cuenta que los citados oficios guardaban similitud en sus partes con el proceso 2011-00228, procedió a verificar el radicado 2012-00028 tanto en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI como en el expediente en físico, y se enteró que el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá había manifestado su impedimento para conocer del asunto y lo remitió al Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, quien aceptó el mismo y en virtud de las medidas de descongestión lo envió al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, quedando identificado entonces con el número 11001-33-31-034-2012-00028-00.
Sostuvo que de las anotaciones registradas en el Sistema Siglo XXI para el proceso 2011-00228-00, se denota que desde el 17 de enero de 2012 se registró la manifestación de impedimento de la Juez Treinta y Tres Administrativo para seguir conociendo del asunto, sin embargo, no se observa anotación en la que se señale que el Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, haya asumido el conocimiento del proceso y que a su vez haya aceptado el impedimento.
Aseveró que en las anotaciones en el proceso identificado con el número 2012-00028-00, se observa que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, mediante auto de 17 de abril de 2012, avocó el conocimiento del proceso, admitió la corrección de la demanda, y el 15 de agosto de 2012 remitió el proceso a la oficina competente para llevar a cabo la notificación, siendo posteriormente fijado en lista el 5 de octubre de 2012.
Explicó que por los hechos anteriores y en aras de salvaguardar la defensa de la Nación, impetró incidente de nulidad por violación al debido proceso, con fundamento en lo preceptuado en el numeral 9º del artículo 140 del Código de Procedimiento Civil, solicitando que se declarara la nulidad de las actuaciones desarrolladas en el proceso 2012-00028-00 a partir de la fijación en lista el 5 de octubre de 2012, con la finalidad de otorgarle la oportunidad de ejercer su derecho de defensa, contestando la demanda y solicitando pruebas.
Aseguró que en el incidente de nulidad argumentó, que en las actuaciones registradas en el proceso 2011-00228-00 no figuraba anotación posterior a la notificación por aviso, por lo que la entidad no tuvo oportunidad de enterarse del impedimento del Juzgado Treinta y Tres Administrativo, el cambio de radicación y el conocimiento que asumió el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá.
Destacó que las anteriores actuaciones debieron comunicárselas a la entidad en la notificación por aviso del 3 de septiembre de 2012, a efectos de que pudiera contestar la demanda y ejercer su derecho de contradicción.
Resaltó que por auto de 28 de mayo de 2013 el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, denegó el incidente de nulidad propuesto, argumentando que la notificación por aviso efectuada por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá se había llevado a cabo correctamente y que las anotaciones en el Sistema Siglo XXI reflejaban todas las actuaciones surtidas dentro del proceso.
Conocida la anterior decisión, interpuso recurso de apelación, y el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá mediante auto de 25 de junio lo concedió.
Afirmó que frente al auto que concedió la apelación, la parte demandante aportó memorial solicitando dejar sin efecto tal decisión por considerarlo improcedente, lo cual fue resuelto por el juzgado de manera negativa en auto de 6 de agosto de 2013.
Por su parte el Tribunal Administrativo de Cundinamarca mediante auto de 18 de octubre de 2013 admitió el recurso de alzada por encontrarlo procedente de conformidad con el artículo 181 numeral 6º del Código Contencioso Administrativo.
Contra la anterior decisión el apoderado del señor Marco Tulio Martínez interpuso recurso de reposición aduciendo que el artículo 181 del Código Contencioso Administrativo no prevé la apelación frente autos que niegan nulidades; esto fue resuelto por el Tribunal mediante auto de 6 de diciembre de 2013 decidiendo reponer el auto de 18 de octubre de 2013, por considerar que en efecto contra la providencia que resuelve nulidades procesales no procede el recurso de apelación, y en consecuencia ordenó remitir el expediente al juzgado de origen para que continúe el tramite respectivo.
Mediante sentencia del 29 de enero de 2014, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, negó el amparo solicitado mediante la acción de tutela interpuesta por las siguientes razones (fls. 146-166):
Señaló el Tribunal que de acuerdo con las actuaciones registradas por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá en el Sistema de Gestión Siglo XXI, respecto del proceso de reparación directa, se observa que en efecto se registró el impedimento del citado despacho judicial para seguir conociendo del asunto, lo que implicaba para la entidad actora en tutela, la carga de acercarse al juzgado para revisar personalmente el expediente, y de esta manera establecer cuál fue la decisión que se adoptó al respecto.
Manifestó que la Dirección Nacional de Estupefacientes tenía la carga procesal de hacerle el correspondiente seguimiento al proceso, pues no solamente era deber del apoderado de la entidad, sino también obligación de la institución, enterarse del destino que había tenido el impedimento ya referido.
Estimó que no es responsabilidad del juez contencioso de informarle personalmente a las partes cada una de las actuaciones que se surten en un proceso, pues para ello existen distintos mecanismos de notificación previstos por el legislador.
Precisó que de la actuación desarrollada por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá no se advierte vicio alguno que lleve a predicar la nulidad de lo actuado, pues este despacho una vez recibió el expediente proveniente del Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, procedió a continuar con el trámite correspondiente dentro de la acción de reparación directa.
Destacó que la confusión que alega la accionante se presentó al momento del registro en el sistema de gestión judicial mientras el proceso estaba siendo tramitado por los Juzgados Treinta y Tres y Treinta y Cuatro Administrativos de Bogotá.
Resaltó que el Sistema de Gestión Judicial no constituye un instrumento de notificación judicial, sino que se trata de un elemento auxiliar para facilitar el trámite y diligenciamiento de información, y por ende, le correspondía a la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, efectuar el correspondiente seguimiento personal del proceso, eventualidad que no ocurrió en el caso de autos, siendo esta en esencia la razón por la cual no tuvo conocimiento de las decisiones legalmente adoptadas y que considera trasgredieron sus derechos fundamentales.
En virtud de lo anterior, consideró que las actuaciones realizadas por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá no desconocieron los derechos fundamentales de la actora en tutela, por cuanto, talas acciones estuvieron ajustadas a las formalidades y términos procesales previstos por el legislador.
Mediante escrito visible a folios 171 a 173 del expediente de tutela, la entidad demandante impugnó la sentencia arriba descrita, por las siguientes razones:
Señala que las actuaciones que modificaron el despacho de conocimiento y la asignación de un nuevo radicado, se surtieron con anterioridad a que la entidad fuera parte dentro del trámite procesal, por cuanto datan del 26 de enero de 2012 y la Dirección Nacional de Estupefacientes se notificó por aviso el 3 de septiembre de 2012, en cuya diligencia se le puso en conocimiento el proceso con el radicado 2011-00228, tramitado por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá.
Manifiesta que solo tuvo conocimiento del nuevo radicado asignado al proceso de reparación directa (2012-00028), una vez recibió los oficios del Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, en los que se le solicitaba la remisión de algunos documentos para efectos probatorios, pero antes no tuvo la oportunidad de conocer la situación real del asunto.
Indica que al no comunicar el cambio de radicación del proceso al momento de ser notificada, esto es, el 3 de septiembre de 2012, no tuvo la oportunidad de ejercer su derecho de contradicción y defensa técnica, contestando la demanda.
Por lo anterior afirma que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, vulneró sus derechos fundamentales, cuando decidió continuar con el trámite del proceso sin corregir las irregularidades que se habían presentado en el mismo, pues al momento de ordenar la notificación de la parte demandada, debió informar las modificaciones surtidas en el proceso y asegurarse de que la entidad haya tenido pleno conocimiento de la existencia real del proceso para salvaguardad su derecho de defensa.
Por lo anteriormente expuesto solicita revocar el fallo impugnado y amparar sus derechos fundamentales al debido proceso, defensa, buena fe y confianza legítima, decretando la nulidad de todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá a partir de la fijación en lista de 5 de octubre de 2012.
Del Sistema de Información de la Rama Judicial, “Sistema de Gestión Siglo XXI”
Estima la Sala pertinente, realizar algunas consideraciones alrededor de la Sentencia T-686 de 31 de agosto de 2007 de la Corte Constitucional, M.P. Jaime Córdoba Triviño(1), por cuanto en esta providencia se realiza un estudio pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de gestión, otro punto que se resalta es la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema.
Para el asunto que ocupa actualmente la atención de la Sala, se transcribirán algunos apartes de la providencia de la Corte Constitucional relacionados con la naturaleza del historial de los procesos que se encuentra en el sistema de gestión, el cumplimiento de la publicidad de las actuaciones judiciales y la equivalencia funcional del mensaje de datos que informan sobre el historial del proceso y a la información escrita en el expediente.
El valor de los mensajes de datos relativos al historial de los procesos registrados en los sistemas de información computarizada de los despachos judiciales
“(...) De acuerdo a las definiciones establecidas en el artículo 2º de la Ley 527(2), no cabe duda que la información sobre el historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “mensaje de datos”, por cuanto se trata de información comunicada a través de un medio electrónico, en este caso la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Asimismo, la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento(3). Finalmente, es claro que los sistemas informáticos utilizados por los despachos judiciales para generar, enviar, archivar o procesar tales mensajes de datos configuran un “sistema de información” para los efectos de la Ley 527.
16. Tan loables propósitos solo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que pueda generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo contrario, la implementación de tales sistemas además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines.
(...) En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes (...).
20. En segundo lugar, existen diferencias entre el tipo de información que se transmite y la finalidad que con ella se cumple. Los actos de comunicación procesal a los que se refiere el acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006 son los actos a través de los cuales se realizan notificaciones por correo electrónico o se da a conocer el contenido íntegro de providencias judiciales(4), más no, como ocurre en este caso, actos de comunicación en los que simplemente se da a conocer el historial y la fecha de las actuaciones surtidas en un proceso. Por tal razón, tiene sentido exigir de los primeros el que en ellos se utilice firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley.
Como quedó dicho antes, una interpretación sistemática de dichas fuentes lleva a entender que los criterios de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes son los siguientes: (i) la información contenida en el mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; además de ello se debe garantizar (ii) la fiabilidad sobre el origen del mensaje; (iii) la integridad del mensaje; (iv) la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce; (v) la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos; (vi) el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa (...).
25. Es preciso introducir este último matiz, dado que no toda la información contenida en los expedientes se refleja en los historiales que aparecen en los sistemas de información computarizada de los despachos. Por tanto, los mensajes de datos registrados en estos últimos solo operan como equivalentes funcionales respecto de los datos que aparecen consignados en ellos. En relación con la información que no aparece es claro que no se da tal equivalencia funcional, y por eso para consultarlos las partes deben dirigirse directamente al expediente. Así, en el historial de un expediente que aparece en el computador del juzgado puede registrarse que en una fecha determinada se profirió sentencia, o se expidió un auto que ordena la práctica de pruebas. Para enterarse del sentido de la decisión adoptada en la sentencia, o de las pruebas ordenadas en el auto, es claro que las partes deben acudir directamente al expediente, puesto que el historial que aparece en los computadores del juzgado solo serviría como equivalente funcional de tales providencias si registrara su contenido completo. Si el adelanto en la implementación de medios tecnológicos en la administración de justicia lleva en el futuro a una completa sistematización de la información contenida en los expedientes, no existiría razón para dejar de considerar tales mensajes de datos como equivalentes funcionales que reemplacen por completo la revisión directa de los expedientes o de los órganos tradicionales de publicidad oficial de dicha información, siempre que se adopten las debidas medidas de seguridad, de manera similar a como ocurre en la actualidad con las bases de datos de jurisprudencia de las altas cortes, los cuales han suplido de manera eficiente el recurso a la lectura de las gacetas judiciales (...)”.
Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes
En la sentencia en comento, se señaló respecto del deber de los apoderados de consultar las actuaciones surtidas en los procesos, se indicó que este deber se cumple cuando se consulta personalmente en medio físico el expediente, o cuando se consulta por medios electrónicos, siempre que estas anotaciones tengan equivalencia funcional, en los siguientes términos:
“(...) Es necesario que la Corte se ocupe de establecer si, dada la equivalencia funcional que cabe establecer entre los datos registrados en el sistema de información del juzgado relativos al historial del proceso y la fecha de las actuaciones judiciales y los datos que, en relación con estos mismos aspectos, constan por escrito en los expedientes, puede afirmarse que las partes y sus apoderados satisfacen su deber de vigilancia respecto de dicha información con la consulta de la pantalla del computador del despacho judicial, o si es preciso que además cotejen los datos que allí aparecen con los registrados en el expediente.
29. En relación con el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales a cargo de los apoderados de quienes toman parte en un proceso, el Código Disciplinario del Abogado (L. 1123/2007) no define expresamente los alcances de dicho deber. Tan solo se limita a señalar, en su artículo 28 numeral 10, que es deber de los abogados “(a)tender con celosa diligencia sus encargos profesionales...” y en el artículo 37, numeral 1º, que constituyen faltas a la debida diligencia profesional, “... dejar de hacer oportunamente las diligencias propias de la actuación profesional, descuidarlas o abandonarlas”.
Si, como quedó establecido antes, los datos relativos al historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales registrados en los sistemas de información computarizada de los juzgados, constituyen equivalentes funcionales de la información escrita que reposa en los expedientes en relación con estos mismos datos, cabe concluir que los abogados satisfacen su deber de vigilancia, solo en relación con estos datos, se insiste en ello, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales (...)”.
De la anterior transcripción es dable concluir que el historial de los procesos (registrados en el sistema de información Siglo XXI) que pueden ser consultados en Internet y en el hardware dispuesto para el efecto en las Secretarias de los Despachos Judiciales tiene el carácter de un “mensaje de datos”.
La emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, porque a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales.
Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes, la Corte entendió que este se satisface con el seguimiento a los procesos, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, sin tener que acudir al expediente, siempre y cuando la información registrada en los sistemas de información computarizada constituyan un equivalente funcional de la información que reposa en el proceso.
Con todo, la Corte también resalta que la información no registrada en el Sistema debe ser revisada por el abogado directamente en el expediente.
Corresponde a la Sala establecer si el cambio de radicación de la demanda de reparación directa instaurada por el señor Marco Tulio Martínez Delgado y otros ciudadanos contra la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, que no fue informado a la entidad vulneró el derecho fundamental al debido proceso de esta última.
De los hechos y consideraciones expuestos por la accionante en el escrito de tutela, observa la Sala que en síntesis la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, plantea la vulneración de sus derechos fundamentales al debido proceso, defensa, buena fe y confianza legítima, por cuanto considera que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, no le informó del cambio de radicación de la demanda de reparación directa instaurada por el señor Marco Tulio Martínez Delgado contra la entidad.
Precisó la entidad accionante que en la diligencia de notificación por aviso del 3 de septiembre de 2012, se le dio a conocer que la demanda estaba siendo tramitada por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá con el radicado 2011-00228-00, cuando en realidad estaba siendo gestionada por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, con el radicado 2012-00028-00, en virtud de la aceptación del impedimento manifestado por el titular del Juzgado Treinta y Tres para conocer del asunto.
Destacó que debido a la anterior situación no se enteró de la fijación en lista el proceso, pues en el Sistema de Gestión Justicia Siglo XXI no aparecía tal actuación respecto del proceso 2011-00228-00, razón por la cual no pudo contestar la demanda y pedir pruebas para ejercer su derecho de defensa y contradicción.
Agregó que las actuaciones concernientes al cambio de radicación del proceso y el despacho de conocimiento no fueron registradas en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, dentro del asunto 2011-00228-00, por lo que no tuvo conocimiento de dichas modificaciones, a efectos de actuar oportunamente en la defensa de sus intereses.
Por su parte el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá al contestar la demanda de tutela, manifestó que no es cierto que a la Dirección Nacional de Estupefacciones se le dejaron de notificar todas las decisiones que por ley debían ponérsele en conocimiento, pues es claro que la entidad si fue notificada en legal forma del auto mediante el cual el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá admitió la demanda, proceso identificado en su momento con el radicado 2011-00228-00.
Señaló que una vez recibió el proceso, procedió a continuar con el trámite correspondiente bajo la radicación con la que le fue enviado, esto es, con el número 2012-000028-00.
Indicó el despacho accionado que en el expediente solo obra una actuación de trámite emanada del Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo, pronunciándose acerca del impedimento, pero no se señala procedimiento alguno tendiente al cambio de radicación.
Puso de presente que el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI contiene un módulo de actuación denominado “cambio de ponente”, previsto precisamente para los casos en que el proceso debe ser trasladado a otro despacho judicial por impedimento, por descongestión o por vencimiento de ponencia en casos de los jueces colegiados, sin embargo, los juzgados treinta y tres y treinta y cuatro y la oficina de apoyo, registraron la información en dicho módulo para la debida ilustración del usuario, así como tampoco existió una constancia clara de ese trámite en el expediente.
Con base en los anteriores argumentos y con el fin de resolver el problema jurídico planteado, considera la Sala pertinente realizar las siguientes precisiones acerca de la utilización de los medios electrónicos en la administración de justicia.
El Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de adoptar los mecanismos necesarios para implementar la tecnología al servicio de la administración de justicia, tal y como lo dispone el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 (estatutaria de la administración de justicia), y con el propósito de realizar las consultas de los procesos por medios electrónicos, implementó el sistema de gestión denominado Justicia Siglo XXI, a través del Acuerdo 1591 de 24 de octubre de 2002(5).
Posteriormente, mediante Acuerdo 3334 de 2 de marzo de 2006 se reglamentó la utilización de los medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, el cual fue adicionado por el Acuerdo 4937 de 8 de julio de 2008(6), en los siguientes términos:
“ART. 4º—(...) El código único de radicación de procesos está conformado por los doce (12) dígitos del código único de identificación geográfica del juzgado, seguido por once (11) dígitos correspondientes al código de identificación del proceso.
Cinco (5) dígitos para el consecutivo de radicación, se reinicia con 1 en cada cambio de año.
PAR.—Con el propósito de garantizar la consulta de los procesos judiciales cuando estos cambien de despacho judicial, la unidad de informática de la Sala Administrativa incluirá como criterios de búsqueda en la página web de la rama judicial la cédula de ciudadanía y el nombre del demandante”(7) (negrillas fuera del texto original).
Así se tiene que para garantizar que los procesos que cambien de despacho judicial, puedan seguirse consultando se adicionaron los criterios de búsqueda referente a los datos del demandante y demandado, lo cual indica que en la actualidad desde el año 2008(8), el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, permite la consulta del proceso vía Internet o en los despachos Judiciales, no solo con el número único de radicación, sino también con los datos de las partes del proceso, lo que genera mayor facilidad en el acceso al sistema de información y permite realizar de manera ágil las consultas.
De esta manera la información del historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados y en Internet, tiene el carácter de un mensaje de datos, por cuanto se trata de información comunicada a través de medios electrónicos, esto es la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida.
Así mismo, se destaca que los mensajes de datos son actos de comunicación procesal, los cuales cumplen con la finalidad de dar publicidad a las actuaciones surtidas en los procesos, que son de interés no solo de las partes, del Ministerio Público sino de otras autoridades judiciales y administrativas(9).
En definitiva, estos sistemas de información constituyen una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la información del trámite que sigue un proceso, lo cual se traduce en verdadero acceso a la administración de justicia.
Pero estos propósitos solo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que generen confianza legítima en los usuarios de la justicia. De lo contrario, el desarrollo de tales medios además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines.
De este modo, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran, lo cual sucede, si dichos datos guardan una relación fidedigna de la información escrita en los expedientes(10)”(11).
De otra parte, debe destacarse que los datos registrados en el Sistema de Gestión Justicia Siglo XXI, generan en las partes y en general en los usuarios de la administración de justicia una confianza legítima(12), pero se insiste que lo que no se encuentre registrado en él, debe ser consultado directamente en el expediente contentivo del proceso.
Dicho esto, y en aras de analizar si el juzgado accionado incurrió en una vulneración al debido proceso de la entidad tutelante, procede la Sala a destacar las siguientes actuaciones surtidas dentro del proceso de reparación directa instaurado contra la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación; de lo cual se infiere lo siguiente:
• Los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Teobaldo Martínez Delgado y Asdrúbal Martínez Delgado, instauraron demanda de reparación directa contra el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, por los presuntos daños y perjuicios causados con ocasión del fallecimiento del señor Gerardo Martínez, cuando este se encontraba realizando unas reparaciones locativas en una bodega administrada por la entidad en liquidación (fls. 11-29).
• El proceso fue repartido al Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá otorgándole como número de identificación el 11001-33-31-033-2011-00228-00, y este juzgado mediante auto de 8 de noviembre de 2011, admitió la demanda y ordenó notificar a las entidades demandas para que contestaran la misma (fl. 9).
• Con posterioridad y mediante auto de 17 de enero de 2012 el titular del Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá se declaró impedido para conocer del asunto y ordenó remitir el expediente al despacho que le seguía en turno para que decidiera si aceptaba o no el impedimento (fl. 127 vto.).
• Mediante auto de 21 de febrero de 2012 el Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, aceptó el impedimento manifestado por el titular del Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá (fl. 129(13)).
• El 6 de marzo de 2012 el Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá remitió el proceso a los juzgados de descongestión correspondiéndole por reparto al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, bajo el radicado 11001-33-31-034-2012-000-28-00 (fl. 129).
• La notificación por aviso fue realizada el 3 de septiembre de 2012, informando a la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, del auto de 8 de noviembre de 2011 y el contenido de la demanda de reparación directa (fl. 8).
• La información contenida en el aviso de notificación, es la siguiente (fl. 8):
“Proveniente del juzgado: Juzgado 33 Aditivo del Circuito de Bogotá
Expediente: 11001-33-31-033-2011-00228-00
Demandante: C.C. 87025440 Marco Tulio Martínez Delgado”.
• A partir del 5 de octubre de 2012 se da inicio por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá al término de fijación en lista del proceso de reparación directa (fl. 128 vto.), sin embargo no existe anotación alguna que permita inferir que se le hubiera comunicado a la Dirección Nacional de Estupefacientes el cambio no solo de radicado del proceso, sino del juez de conocimiento.
• Por auto de 29 de enero de 2013 proferido por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, se da inicio a la etapa probatoria (fl. 128 vto.), y se expiden los oficios 149 y 150 de 9 de marzo de 2013 solicitándole a la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, copia de algunos documentos para anexarlos como pruebas al proceso (fls. 82-83).
De acuerdo con lo anterior, se advierte que dentro de las anotaciones registradas en el radicado 11001-33-31-033-2011-00228-00, figura que la demanda de reparación directa se admitió mediante auto de 8 de noviembre de 2011, que el 17 de enero de 2012 el titular del Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá manifestó su impedimento para conocer del asunto, y que el proceso se notificó por aviso a la Dirección Nacional de Estupefacientes el 5 de septiembre de 2012, siendo estas las únicas actuaciones registradas en el sistema de gestión judicial para el mencionado radicado, sin que se pueda evidenciar una anotación sobre el cambio de radicación y de juzgado de conocimiento.
Así pues, teniendo en cuenta lo manifestado por la accionante en el escrito de tutela y conforme a los documentos aportados en el mismo, se evidencia que la diligencia de notificación por aviso, se llevó a cabo el 3 de septiembre de 2012 y en esta se dejó constancia que el proceso de reparación directa instaurado por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado contra la entidad, correspondía al radicado 11001-33-31-033-2011-00228-00, cuyo trámite se estaba adelantado en el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, haciéndole además entrega del auto admisorio de la demanda de fecha 8 de noviembre de 2011, proferido por el referido despacho judicial.
También se colige que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, mediante oficios 149 y 150 de 9 de marzo de 2013, requirió a la entidad actora en tutela, para que aportara copia de ciertos documentos a efectos de que obren en el expediente como prueba, y ante la incertidumbre del procedimiento que se estaba surtiendo con el radicado que se le citaba, la accionante procedió a verificar en el sistema de gestión judicial las actuaciones del mencionado radicado, enterándose por este medio, que el proceso había sido remitido al Juzgado Diecinueve Administrativo, que se había surtido la fijación en lista a partir del 5 de octubre de 2012 y que se encontraba en la etapa probatoria.
Por la anterior situación, la Dirección Nacional de Estupefacientes, formuló ante el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá incidente de nulidad por indebida notificación, el cual se negó mediante auto de 28 de mayo de 2013, aduciendo que el procedimiento se surtió en debida forma teniendo en cuenta que el auto de 8 de noviembre de 2011 proferido por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, gozaba de plena validez (fls. 84-101).
Conforme a lo expresado advierte la Sala, que debido al impedimento manifestado por el titular del Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá para conocer del asunto, el proceso de reparación directa instaurado por Marco Tulio Martínez Delgado, y radicado con el número 11001-33-31-033-2011-00228-00 se remitió al Juzgado Treinta y Cuatro Administrativo de Bogotá, quien una vez lo aceptó procedió a enviarlo a los juzgados de descongestión, y en el nuevo reparto que se hizo del expediente, este correspondió al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, con otro número de radicado, esto es, el 11001-33-31-034-2012-000-28-00.
El Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, continuó con el trámite del proceso hasta la etapa probatoria, sin advertir que el cambio de radicación no había sido informado a la parte demandada, y que las actuaciones que había adelantado se ingresaron al sistema de gestión judicial bajo el nuevo radicado, el cual era desconocido por la Dirección Nacional de Estupefacientes, desatendiendo de este modo los derechos al debido proceso, acceso a la administración de justicia y el principio de publicidad e información que debe regir en todas las actuaciones judiciales.
De esta manera, la falta de comunicación que le informara a la Dirección Nacional de Estupefacientes del nuevo número de radicado, no le permitió conocer las providencias dictadas por la Juez Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, dentro del proceso identificado con el radicado 11001-33-31-034-2012-00028-00, ni enterarse del inicio del término de fijación en lista, lo cual le impidió contestar oportunamente la demanda y solicitar las pruebas en ejercicio de su derecho de defensa, así como tampoco conoció el auto que abrió la etapa probatoria, pues como lo advierte la accionante, solo tuvo conocimiento de estas actuaciones cuando la oficiaron solicitándole documentos para anexarlos al proceso.
Cabe precisar, que la anterior situación desconoce además el principio de confianza legítima ya que la actora confió en el sistema de información de la rama judicial, pues la última actuación que se registró en el radicado 11001-33-31-033-2011-00228-00 fue la notificación por aviso que se le practicó, sin advertir que el proceso se había repartido a los juzgados de descongestión y que el mismo le había correspondido al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, con un nuevo número de radicación.
Es importante señalar que al interior del trámite de esta acción constitucional no obra prueba alguna que permita inferir que la mencionada novedad, esto es, el cambio de radicación, se haya comunicado a las partes, en especial a la entidad actora en tutela, lo cual como ya se manifestó imposibilitó el cumplimiento de la carga procesal que le correspondía en ejercicio de su legítimo derecho de defensa y contradicción, concerniente a contestar oportunamente la demanda y solicitar las pruebas que estimara necesarias para desvirtuar los supuestos que se le atribuía por los demandantes en el proceso de reparación directa.
Para la Sala, el deber de comunicar el cambio de radicación de un proceso cuando este ha sido objeto de un nuevo reparto garantiza los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de las partes, por ello la importancia de que esa actuación sea de pleno conocimiento de los sujetos procesales, pues solo de esta manera se garantiza y permite su intervención activa en el proceso en procura de la defensa de sus intereses jurídicos.
De este modo, la información que las autoridades judiciales suministran a los ciudadanos a través de los diferentes medios de comunicación debe brindar confianza y seguridad a las partes so pena de defraudar el principio constitucional de la buena fe.
En este punto, es del caso indicar que si bien los sujetos procesales de una actuación judicial tienen el deber de hacerles seguimiento a los asuntos en los que son partes para verificar las decisiones que toman los jueces al respecto y actuar oportunamente en defensa de sus intereses, también es cierto que las autoridades judiciales deben velar por el respeto y las garantías procesales de los sujetos, procurando asegurar los derechos al debido proceso, acceso a la administración de justicia y defensa de los ciudadanos, que en este asunto se traduce en el deber de comunicar el cambio de radicación del proceso, en virtud del nuevo reparto del cual fue objeto la acción de reparación directa.
Lo anterior porque en el momento en que el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá avocó el conocimiento del proceso ordinario debió informar a la entidad actora en tutela sobre el cambio de radicación y juez de conocimiento, a efectos de que las anotaciones registradas en el nuevo número de identificación que se le asignó al proceso después de haberse resuelto el impedimento del Juez Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, fueran consultadas por la Dirección Nacional de Estupefacientes.
De esta manera, pese a que la tutela es un mecanismo sumario y preferente creado para la protección de los derechos fundamentales, que se caracteriza por tener un carácter residual o supletorio, obedeciendo a la necesidad de preservar las competencias atribuidas por el legislador a las diferentes autoridades judiciales a partir de los procedimientos ordinarios o especiales, en los que también se protegen derechos de naturaleza constitucional, estima la Sala que en el presente asunto se hace necesaria la intervención del juez de tutela, habida cuenta que en el plenario se evidencia que la entidad demandante agotó los recursos ordinarios para buscar la protección de sus derechos fundamentales al debido proceso y defensa, y estos no fueron suficientes para advertir la flagrante vulneración de lo cual fue objeto, al no informársele por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá el cambio de radicación del proceso de reparación directa y el juez de conocimiento del mismo
Así pues, aunque el proceso ordinario se encuentra en etapa probatoria, considera la Sala que es procedente el amparo de tutela para la protección inmediata de los derechos fundamentales de la Dirección Nacional de Estupefacientes a efectos de evitar la configuración de un perjuicio irremediable.
Conforme a los anteriores planteamientos, la providencia impugnada será revocada y en su lugar, la Sala amparará los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación, para lo cual se anulará todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, a partir del auto de 5 de octubre de 2012 que fijó en lista el proceso de reparación directa impetrado por el señor los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado, identificado con el número de radicación 11001-33-31-034-2012-000-28-00, y se ordenará a la accionada que en el término máximo e improrrogable de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de la notificación de este fallo, disponga lo pertinente para rehacer las actuaciones judiciales anuladas.
REVÓCASE, por las razones expuestas en la parte motiva, la providencia impugnada. En su lugar se dispone: AMPÁRANSE los derechos fundamentales al debido proceso y de acceso a la administración de justicia de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación. En consecuencia:
DECLÁRASE la nulidad de todo lo actuado por el Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá, a partir del 5 de octubre de 2012, inclusive, que fijó en lista el proceso de reparación directa impetrado por los señores Marco Tulio Martínez Delgado, Asdrúbal Martínez Delgado y Teobaldo Martínez Delgado, identificado con el número de radicación 11001-33-31-034-2012-000-28-00.
ORDÉNASE al Juzgado Diecinueve Administrativo de Descongestión de Bogotá que en el término máximo e improrrogable de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de la notificación de este fallo, disponga lo pertinente para rehacer las actuaciones judiciales anuladas.
(1) Sentencia T-686 de 31 de agosto de 2007, M.P. Jaime Córdoba Triviño. Referencia Expediente T-1620094.
(2) Recogidas en el artículo 1º, literales i) y j) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, en los siguientes términos: mensaje de datos: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e Internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax. Sistema de información: es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
(3) El artículo 1º, literal a) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, define los “Actos de comunicación procesal” como “todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de estos con aquellos”.
(4) Dicho acuerdo determina su ámbito de aplicación en sus artículos 2º y 17 a 19, del siguiente modo:
“Artículo segundo. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo se aplicará en lo pertinente, a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensajes de datos y método de firma electrónica, así como en lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos y su presentación, en los términos de los respectivos códigos de procedimiento”.
Artículo décimo séptimo. En el procedimiento civil y contencioso administrativo. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, a las comunicaciones que envíen los despachos judiciales; a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y a la presentación y recepción de memoriales.
Artículo décimo noveno. En el procedimiento disciplinario. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento disciplinario, en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en su artículo 10 y en el artículo 102 de la Ley 734 de 2002.
(5) El cual se puede consultar en: http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/frames/index.jsp?idsitio=6&idseccion=167
(6) Al dar cumplimiento de la orden impartida por el numeral 5 de la parte resolutiva de la sentencia de 12 de junio de 2008 proferida dentro del trámite de tutela AC-00385-2008, por el Consejo de Estado, M.P. Ligia Lopez Díaz
(7) http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/frames/index.jsp?idsitio=6&idseccion=167
(8) Con posterioridad a dictarse las sentencias de tutela por esta corporación en el año 2008.
(9) Acuerdo 3334 de 2006, artículo 1º, literal a)
(10) Así lo consideró también la Corte Constitucional en la Sentencia T-686 de 2007
(11) Sentencia de 4 de septiembre de 2008, proferida por el Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, M.P. Ligia López Díaz, radicado 110010315000200800051901.
(12) Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, Sentencia de 4 de agosto de 2008, proferida por, C.P. María Inés Ortiz Barbosa, radicado 11001031500020080071700.
(13) Actuación registrada en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI de la Rama Judicial, dentro del proceso identificado con el radicado 11001-33-31-034-2012-00028-00.

References: artículo 86
 artículo 207
 artículo 140
 artículo 181
 artículo 181
 artículo 2
 artículo 28
 artículo 37
 artículo 95
 artículo 1
 artículo 1
 artículo 10
 artículo 102
 artículo 1