Source: https://www.kws.de/unternehmen/investor-relations/erklaerung-zur-unternehmensfuehrung/
Timestamp: 2018-06-24 03:10:38+00:00

Document:
Erklärung Zur Unternehmensführung - Investor Relations - Unternehmen - KWS SAAT SE
2016/2017: Inhalte auch gemäß Ziffer 3.10 Deutscher Corporate Governance Kodex (Corporate
Governance Bericht)
Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB (in der bis zum 18. April 2017 geltenden Fassung)
Eine verantwortungsvolle Unternehmensführung (Corporate Governance) hat bei der KWS SAAT SE seit jeher einen hohen Stellenwert. Die Basis unserer erfolgreichen Unternehmensentwicklung ist seit unserer Gründung vor über 160 Jahren unverändert geprägt von langfristigem Denken und nachhaltigem Handeln.
Der Kodexempfehlungen wird nahezu vollständig entsprochen
Vorstand und Aufsichtsrat haben sich im Berichtsjahr erneut mit der Erfüllung der Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex befasst. Als Ergebnis wurde die nachfolgende, auch auf www.kws.de/corporate-governance aufgeführte Entsprechenserklärung abgegeben, die den Empfehlungen des Kodex nahezu vollständig entspricht. Sie ist zudem im Geschäftsbericht 2016/2017 abgedruckt.
Der Vorstand und der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE erklären gemäß § 161 AktG, dass den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 seit der letzten Entsprechenserklärung vom Oktober 2016 entsprochen wurde und den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 seit deren Bekanntmachung im Amtlichen Teil des Bundesanzeigers am 24. April 2017 entsprochen wurde und gegenwärtig und künftig entsprochen werden soll, mit folgenden Ausnahmen:
Nach Ziffer 5.4.1 Absatz 2 Satz 2 des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Aufsichtsrat eine Regelgrenze für die Dauer der Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat festlegen. Dieser Empfehlung wird nicht entsprochen, da sie in familiengeprägten Gesellschaften wie der KWS SAAT SE die Rechte der an der Gesellschaft mehrheitlich beteiligten Familienaktionäre wesentlich einschränken würde.
Nach Ziffer 7.1.2 Satz 3 des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Konzernabschluss binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende und die Zwischenberichte binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein. Die KWS SAAT SE veröffentlicht den Konzernabschluss und die Zwischenberichte innerhalb des Zeitraums, den die Vorschriften für den Prime Standard der Deutschen Börse vorsehen. Bedingt durch den saisonalen Geschäftsverlauf ist die Einhaltung der im Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlenen Fristen nicht zu gewährleisten.
Einbeck, im Oktober 2017
Den Rahmen für die Unternehmensführung der KWS SAAT SE bilden die verschiedenen national und international gesetzlich verankerten Regelungen sowie die von der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex aufgestellten Empfehlungen. Darüber hinaus haben wir eigene Führungspraktiken entwickelt, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Viele von ihnen sind in einem entsprechenden Portal thematisch aufbereitet und jederzeit von unseren Mitarbeitern abrufbar. Besonders hervorzuheben ist dabei unsere Compliance Kultur, für deren Implementierung und Weiterentwicklung innerhalb der KWS Gruppe eine eigene Abteilung existiert, das Corporate Compliance Office. Mit dem KWS Compliance Management System („CMS“) werden alle Aspekte und Bereiche der Compliance Arbeit gesteuert, die von der Abteilung Corporate Compliance Office verantwortet werden.
Unsere Human Resource-Strategie enthält klar definierte Vorgaben, die sich mit den verschiedenen Aspekten von Arbeits- und Sozialstandards befassen. Konkretisiert haben wir diese Vorgaben in unseren Human Resource Rules, Guidelines and Procedures. Wesentliche Punkte sind dabei unter anderem der Ausschluss von Kinderarbeit und jeglicher Form von Zwangs- und Pflichtarbeit, die Chancengleichheit von Männern und Frauen sowie das klare Bekenntnis für umfassende Maßnahmen zur Förderung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes für unsere Mitarbeiter.
Vorstand und Aufsichtsrat der KWS SAAT SE arbeiten konstruktiv und im gegenseitigen Vertrauen zusammen. Beide Organe sind dem gemeinsamen Ziel verpflichtet, auf Basis der etablierten Unternehmensphilosophie nachhaltiges und langfristiges Wachstum zu generieren. Es besteht ein konstanter enger Kontakt zwischen dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates und dem Sprecher des Vorstandes sowie einzelnen Vorstandsmitgliedern. Zusätzlich trifft sich der Aufsichtsratsvorsitzende in monatlichen Sitzungen mit dem Gesamtvorstand. In diesen Sitzungen werden unter anderem die aktuelle Geschäftsentwicklung, die Strategie, Vorkommnisse von besonderer Wichtigkeit und das Risikomanagement intensiv erörtert.
Die Aufgabengebiete des Vorstandes sind in Geschäftsbereiche unterteilt, im Geschäftsverteilungsplan schriftlich festgehalten und auf der Homepage unter www.kws.de/corporate-governance veröffentlicht. Die einzelnen Mitglieder sind für die ihnen zugewiesenen Geschäftsbereiche unmittelbar verantwortlich, die gemeinsame Verantwortung für die Geschäftsführung bleibt hiervon unberührt. Der Vorstand entscheidet in seiner Gesamtheit über wesentliche Angelegenheiten der Gesellschaft. Diese sind in der Geschäftsordnung des Vorstandes aufgeführt, welche ebenfalls auf dem vorstehend genannten Bereich unserer Homepage einsehbar ist.
Vorstandssitzungen finden wöchentlich (halbtags) oder zweiwöchentlich (ganztags) statt. Sie dienen der Beschlussfassung des Gesamtvorstandes, der gegenseitigen Abstimmung und Unterrichtung über alle wichtigen Vorgänge aus den einzelnen Geschäftsbereichen. Jedes Vorstandsmitglied kann die Einberufung einer Vorstandssitzung beantragen. Laut Geschäftsordnung sollen notwendige Beschlüsse einstimmig gefasst oder nach vorheriger Aussprache mit der Mehrheit der Stimmen getroffen werden.
Der Vorstand hat im Berichtsjahr unverändert keine Ausschüsse gebildet. Interessenkonflikte einzelner Mitglieder wurden dem Aufsichtsrat gegenüber im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht mitgeteilt. Zum Ende des Geschäftsjahres 2016/2017 bestand der Vorstand aus vier Personen in unveränderter Zusammensetzung gegenüber dem Vorjahr.
Der Aufsichtsrat hat die Aufgabe, den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens regelmäßig zu beraten und zu überwachen. In Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen ist der Aufsichtsrat frühzeitig eingebunden. Wesentliche Geschäfte und grundlegende Entscheidungen über die weitere Entwicklung der KWS SAAT SE bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrates. Für die entsprechende Beschlussfassung ist die einfache Mehrheit ausreichend. Unverändert besteht der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern. Der Aufsichtsrat hat zudem seinem ehemaligen Mitglied Herrn Dr. Arend Oetker den Titel „Ehrenmitglied des Aufsichtsrates“ verliehen. Dieser ist nicht Mitglied des Aufsichtsrates und einem solchen nicht gleichgestellt; er verfügt insbesondere nicht über die organschaftlichen Rechte eines Mitglieds des Aufsichtsrates.
Der Aufsichtsrat ernennt einen Sprecher des Vorstandes, der die Arbeit im Vorstand koordiniert. Darüber hinaus hat er auf eine einheitliche Ausrichtung der Geschäftsführung hinzuwirken und kann jederzeit Auskünfte über einzelne Angelegenheiten von den Mitgliedern des Vorstandes verlangen.
Der KWS Aufsichtsrat hat für seine Zusammensetzung folgende Zielsetzungen: Mit Blick auf die internationale Geschäftstätigkeit der KWS soll dem Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit den Forderungen des DCGK eine ausreichende Anzahl an Aufsichtsratsmitgliedern mit internationalen Erfahrungen angehören. Alle von der Hauptversammlung gewählten Aktionärsvertreter des derzeitigen Gremiums sind in verantwortlichen Funktionen bzw. Organen international agierender Familienunternehmen tätig, sodass der Aufsichtsrat seine Zielsetzung im Hinblick darauf erfüllt.
Der Aufsichtsrat hat sich gemäß Ziffer 5.4.1. des Deutschen Corporate Governance Kodex mit der Frage der angemessenen Anzahl der unabhängigen Mitglieder der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat befasst und diese mit Beschluss vom 24. Juni 2015 auf 50 Prozent festgesetzt. Der Aufsichtsrat sieht als unabhängige Mitglieder Herrn Hubertus von Baumbach und Frau Catharina Claas-Mühlhäuser an und hat damit auch sein Ziel, dass 50 Prozent der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat unabhängig sein sollen, erreicht. Bei der Prüfung, welche Mitglieder als unabhängig anzusehen sind, hat sich der Aufsichtsrat auch an den Empfehlungen der Kommission 2005/162/EG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 lit. d, bb der Siebten Richtlinie des Rates 83/349/EWG orientiert.
Zur Wahl in den Aufsichtsrat sollen der Hauptversammlung nur Kandidaten vorgeschlagen werden, die das 72. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Hierbei soll auch auf Unabhängigkeit und Vielfalt (Diversity) geachtet werden. Auch diese entsprechenden Ziele des Aufsichtsrates werden aktuell umgesetzt.
Bei der aktuellen Zusammensetzung des Aufsichtsrates werden damit sämtliche der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele erfüllt. Darüber hinaus wird auch das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium ausgefüllt. Das Gesamtgremium ist auch mit Blick auf die jeweiligen Kompetenzen so zusammengesetzt, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen.
Der Vorsitzenden des Prüfungsausschusses, Herr Hubertus von Baumbach, verfügt über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren (‚Financial Expert‘).
Aufsichtsratssitzungen finden mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr statt. Die unverzügliche Einberufung des Aufsichtsrates kann unter Angabe des Zweckes und der Gründe von jedem Aufsichtsratsmitglied oder jedem Vorstand erfolgen. Im Berichtsjahr trat der Aufsichtsrat insgesamt zu fünf Sitzungen zusammen. Informationen zu den Schwerpunkten der einzelnen Sitzungen enthält der Geschäftsbericht 2016/2017 auf den Seiten 5 bis 9. Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat unverzüglich offen zu legen. Der Hauptversammlung wird über aufgetretene Interessenkonflikte berichtet. Interessenkonflikte einzelner Mitglieder wurden dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder bei Personenidentität dem stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gegenüber im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht mitgeteilt.
Im Geschäftsjahr 2016/2017 wurde Frau Dr. Marie Theres Schnell durch die Hauptversammlung am 15. Dezember 2016 neu in den Aufsichtsrat gewählt, nachdem Herr Dr. Arend Oetker sein Amt niedergelegt hatte. Zu weiteren Änderungen in der Zusammensetzung des Aufsichtsrates kam es nicht.
Der Aufsichtsrat hat im Berichtsjahr weiterhin drei Ausschüsse gebildet, die im Namen und in Vertretung des Gesamtaufsichtsrates die ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen, soweit dies gesetzlich zulässig ist: den Präsidialausschuss, den Prüfungsausschuss und den Nominierungsausschuss. Der Ausschussvorsitzende berichtet über die Beratungen und Beschlüsse des jeweiligen Ausschusses an den Aufsichtsrat. Die aktuelle Besetzung der Ausschüsse ist dem Geschäftsbericht 2016/2017 auf der Seite 7 zu entnehmen und hat sich im Vergleich zum Vorjahr im Präsidialausschuss und dem Nominierungsausschuss verändert. Die Besetzung des Prüfungsausschusses hat sich im Vergleich zum Vorjahr nicht verändert.
Dem Präsidialausschuss gehören der Vorsitzende des Aufsichtsrates, sein Stellvertreter sowie ein weiteres Mitglied des Aufsichtsrates an. Er bereitet die Entscheidungen des Gesamtaufsichtsrates über den Abschluss, die Verlängerung, die Änderung und die Beendigung der Anstellungsverträge des Unternehmens mit den Mitgliedern des Vorstandes vor. Zu seinen Aufgaben gehört darüber hinaus auch die Erarbeitung eines Vorschlages über die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstand, die regelmäßige Überprüfung sowie die Festsetzung der Gesamtvergütung für die einzelnen Vorstandsmitglieder. Darüber hinaus entscheidet der Ausschuss auch über die Regelung der rechtlichen Beziehungen zwischen der Gesellschaft und ihren ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern, die Genehmigung von Verträgen der KWS SAAT SE oder ihrer Tochtergesellschaften mit Aufsichtsratsmitgliedern gemäß § 114 AktG und der Genehmigung von Krediten an Mitglieder des Vorstandes und an Aufsichtsratsmitglieder nach §§ 89, 115 AktG.
Der Prüfungsausschuss besteht aus dem Aufsichtsratsvorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern des Aufsichtsrates und tagt mindestens dreimal im Jahr. An den Sitzungen und Telefonkonferenzen nehmen in der Regel auch der Finanzvorstand und/oder der Vorstandssprecher teil. Der derzeitige und im abgelaufenen Geschäftsjahr amtierende Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Hubertus von Baumbach, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung. Der Prüfungsausschuss überwacht die Richtigkeit der Abschlüsse des Unternehmens sowie des Risikomanagements und Compliance. Zu seinem Aufgabenbereich zählt auch die Unterbreitung eines Vorschlages zur Wahl des Abschlussprüfers an den Aufsichtsrat, die Festlegung der Prüfungsschwerpunkte des Abschlussprüfers, die Prüfung der Unabhängigkeit und Qualifikation des Abschlussprüfers, die Honorarvereinbarung und die Erteilung des Prüfungsauftrages.
Die Erteilung des Prüfungsauftrages erfolgte nach entsprechendem Beschluss der Hauptversammlung 2016 an die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover. Vor Unterbreitung des Wahlvorschlages an die Hauptversammlung wurde eine Unabhängigkeitserklärung des Wirtschaftsprüfers gemäß Ziffer 7.2.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex eingeholt. Mit dem Abschlussprüfer wurde vereinbart, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrates bzw. des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden. Darüber hinaus unterrichtet der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat unverzüglich über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrates und des Prüfungsausschusses wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben. Eine weitere Aufgabe des Prüfungsausschusses ist auch die Erörterung mit dem Vorstand über die Angemessenheit und Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems für die Finanzberichterstattung. Im Rahmen der Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses obliegt dem Prüfungsausschuss die Vorprüfung der Unterlagen zum Einzel- und Konzernabschluss sowie des zusammengefassten Lageberichtes. Der Prüfungsausschuss bereitet die Entscheidungen des Gesamtaufsichtsrates über die Billigung des Jahresabschlusses der KWS SAAT SE und des Konzernabschlusses der KWS Gruppe auf Basis des Berichtes des Abschlussprüfers vor und entwickelt einen Vorschlag zur Beschlussfassung des Vorstandes zur Gewinnverwendung. In einem direkten Dialog mit dem Finanzvorstand und dem Vorstandsprecher diskutiert der Prüfungsausschuss auch die Quartalsmitteilungen und den Halbjahresfinanzbericht sowie die begleitenden Pressemitteilungen.
Der Nominierungsausschuss der Gesellschaft setzt sich aus drei aus der Mitte des Aufsichtsrates zu wählenden Vertretern der Anteilseigner zusammen. Er unterbreitet Wahlvorschläge für die Wahlen der Vertreter der Anteilseigner für den Aufsichtsrat. Er schlägt dem Gesamtaufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vor und holt alle Informationen ein, die zur Beurteilung der Eignung der Kandidaten erforderlich sind.
Im Bericht des Aufsichtsrates auf den Seiten 5 bis 9 des Geschäftsberichtes der KWS Gruppe 2016/2017 sind nähere Details zur Arbeit des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse aufgeführt.
Die Aktionäre der KWS SAAT SE nehmen ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte im Rahmen der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung wahr. Zu den Aufgaben der Hauptversammlung zählt die Wahl von vier der sechs Aufsichtsratsmitglieder – nämlich der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat, die Beschlussfassung über die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, die Verwendung des Bilanzgewinnes, eventuelle Kapitalmaßnahmen, die Ermächtigung zur Ausgabe und zum Rückkauf eigner Aktien, Satzungsänderungen sowie die Wahl des Abschlussprüfers. Grundsätzlich gewährt jede Aktie des KWS SAAT SE eine Stimme. Jeder Aktionär ist berechtigt, an der Hauptversammlung, die traditionell am Unternehmenssitz in Einbeck stattfindet, teilzunehmen, dort das Wort zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten zu ergreifen, Gegenanträge zu stellen und Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu verlangen, sofern dies zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Bei der Hauptversammlung am 15. Dezember 2016 waren 84,4 % der Stimmrechte vertreten.
Für den Anteil von Frauen in Aufsichtsrat und Vorstand legt der Aufsichtsrat gemäß § 111 Abs. 5 AktG und Ziffer 5.4.1. DCGK jeweils eine Zielgröße und die Frist zu deren Erreichung fest. Der Aufsichtsrat hatte im Jahr 2015 erstmals entsprechende Beschlüsse gefasst. Der Anteil von Frauen sollte für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat mindestens 25 Prozent betragen und bis zum 30. Juni 2017 erreicht werden. Diese Zielgröße wurde zum Ablauf der Frist erreicht. Die Wahlordnung für die Wahl der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat sieht keine Ziel- oder Mindestgrößen für die Anteile von Frauen und Männern vor. Daher ergab die o.g. Zielsetzung rechnerisch für das Gesamtgremium 16,6 Prozent. Der Anteil von Frauen im Vorstand soll mindestens 25 Prozent betragen und ebenfalls bis zum 30. Juni 2017 erreicht werden. Diese Zielgröße wurde ebenfalls erreicht.
Darüber hinaus wurden vom Vorstand im Jahr 2015 für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstandes der KWS SAAT SE gemäß § 76 Abs. 4 ebenfalls konkrete Zielgrößen festgelegt. Der Vorstand beschloss das Ziel, einen Frauenanteil von 15 Prozent in der Führungsebene 1 und von zehn Prozent in der Führungsebene 2 bis zum 30. Juni 2017 zu erreichen. Beide Zielgrößen konnten bis zum Fristende nicht erreicht werden. In der ersten Führungsebene war die Nachbesetzung einer offenen Stelle zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollzogen. In der zweiten Führungsebene erfolgte bis zum Fristende kein personeller Wechsel, womit die Zielgröße nicht erreicht werden konnte.
Mit Ablauf der gesetzlichen Frist zum 30. Juni 2017 waren die Zielgrößen und –fristen neu festzulegen:
Somit beschloss der Aufsichtsrat gem. § 111 Abs. 5 AktG, dass der Anteil von Frauen und Männern für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat mindestens 25 Prozent betragen und der Anteil der Frauen und Männer im Vorstand der KWS SAAT SE ebenfalls weiterhin 25 Prozent betragen soll. Diese Zielgrößen sollen bis zum 30. Juni 2022 erreicht werden.
Für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstandes der KWS SAAT SE hat der Vorstand gemäß § 76 Abs. 4 neue Zielgrößen und -fristen festgelegt. Demnach setzt sich der Vorstand das Ziel, einen Anteil von 15 Prozent in der Führungsebene 1 und von zehn Prozent in der Führungsebene 2 bis zum 30. Juni 2022 zu erreichen.

References: § 289
 § 161
 Art. 1
 § 114
 § 111
 § 76
 § 111
 § 76