Source: https://icon24.pl/polityka-prywatnosci/
Timestamp: 2020-08-15 13:01:12+00:00

Document:
Polityka prywatności | Icon24
Polityka prywatności systemu Icon24
Stan na dzień 25 sierpnia 2019 roku
W niniejszej „Polityce Prywatności” wyjaśniamy stosowane przez nas praktyki w zakresie gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania określonych informacji, w tym danych osobowych użytkownika.
Traktując jako priorytet bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez serwis icon24.pl (dalej: „icon” lub „serwis”) dbamy aby wszystkie nasze działania pozostawały w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”). Wypełniając obowiązki informacyjne, dla zachowania transparentności i zrozumiałości stosowanych przez nas zasad ochrony Państwa danych osobowych, przedstawiamy Państwu niniejszą politykę prywatności.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych dla celów realizacji Umowy na korzystanie z systemu Icon jest Iconity Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Cicha 20, 40-116; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS – 0000348995; NIP: 6342740128, REGON: 241513939 (dalej „Iconity”).
Administratorem w odniesieniu do danych osobowych podanych przez Usługobiorcę tj. klientów Usługobiorcy, jego kontrahentów czy pracowników, które to dane Usługobiorca może wprowadzać do Serwisu (dane te mogą być zawarte np. na wprowadzanych przez Usługobiorcę fakturach), jest Usługobiorca. Na wypadek, gdyby nastąpiła konieczność przetwarzamy tych danych przez nas (np. poprzez prace techniczne na naszym serwerze, na którym dane będą przechowywane) Usługobiorca, zawierając Umowę, powierza Iconity, jako podmiotowi przetwarzającemu, dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1).
Przetwarzanie danych osobowych będzie miało charakter czynności polegających na:
aktualizacji struktury danych zawartych w bazie danych związanej z rozwojem systemu
prowadzeniu prac administracyjnych, konserwacyjnych oraz serwisowych na serwerach
weryfikacji przyczyn powstałych błędów oraz problemów związanych z funkcjonowaniem systemu
realizacji bieżącej obsługi systemu poprzez dział wsparcia technicznego
realizacji prac szkoleniowych oraz doradczych w zakresie wykorzystania i dostosowania systemu
parametryzacji i przygotowania elementów systemu dostosowanych do specyficznych wymagań Usługobiorcy
Jeśli Usługobiorca zamierza założyć konto „Użytkownika” oraz korzystać z naszych usług, zostanie poproszony o podanie nam swoich danych osobowych. Dane te mogą być przez nas przetwarzane we wskazanych poniżej celach, związanych z funkcjonowaniem Serwisu i świadczeniem usług w nim oferowanych. Usługi te mogą polegać przede wszystkim na prowadzeniu Twojego konta i udostępnianiu funkcji Icon.
W przypadku danych osób dedykowanych do realizacji umowy administrator informuje, iż dane te pozyskał od strony z którą zawarł umowę, tj. Usługobiorcy. Dane te mogą obejmować: imię i nazwisko, numer telefonu, adres email, stanowisko, dane firmy z którą osoba dedykowana do wykonania umowy współpracuje.
Cel przetwarzania Podstawa prawna Prawnie uzasadniony cel (jeżeli występuje)
Zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontaktowanie się z klientem w związku z jej realizacją a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych osób będących stronami umowy;
b) art. 6 ust. 1 lit f RODO w zakresie osób dedykowanych do wykonania umowy. Prawnie uzasadnionym celem administratora w zakresie danych dotyczących osób dedykowanych do wykonania umowy jest konieczność realizacji umowy.
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami związanymi z zawartą umową. art. 6 ust. 1 lit. f RODO Windykacja należności i prowadzenie postępowań przed sądowych, sądowych, a następnie egzekucyjnych.
Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów w tym dokumentów niezbędnych do rozliczeń. a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w stosunku do dokumentów których przechowywanie stanowi obowiązek prawny;
b) art. 6 ust. 1 lit f RODO w zakresie danych przechowywanych przez okresy niezbędne dla dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami. W stosunku do danych zawartych na dokumentach których okres przechowywania nie jest regulowany przepisami prawa, prawnie uzasadnionym interesem administratora w archiwizowaniu dokumentów jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.
w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone mogą być jedynie na podstawie posiadanych zgód Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów
W zależności od podejmowanych przez Usługobiorcę czynności, mogą to być:
Twoja zgoda wyrażona w Serwisie – jeśli zdecydujesz się na jej wyrażenie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), masz prawnie uzasadniony interes, polegający na przetwarzaniu w celach:
Możliwość cofnięcia zgody Usługobiorca ma w każdej chwili. Przetwarzanie danych do momentu cofnięcia przez Usługobiorcę zgody pozostaje zgodne z prawem.
Profilowanie/Przetwarzanie Danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na Usługobiorcę.
Zbieramy i analizujemy informacje nieosobowe dotyczące typu, modelu urządzenia, jego dostępnej pamięci, identyfikatora reklamowego oraz wszelkich technicznych informacji o użytkowniku, systemie operacyjnym i inne podobne informacje. Możemy zbierać ciasteczka zawierające ww. informacje. Informacje przechowywane są w celu usprawnienia działania Systemu oraz w celu automatycznego adresowania do użytkownika spersonalizowanych ofert. Zgodnie z art. 173 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 173 ust. 2 Prawa telekomunikacyjnego, jeśli nie chcesz, aby ciasteczka były zapisywane w pamięci Twojego urządzenia, powinieneś w odpowiedni sposób zmodyfikować ustawienia. Konfiguracja, która dopuszcza używanie ciasteczek oznacza, że wyrażasz na powyższą zgodę.
dane zawarte w umowach i pełnomocnictwach – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
dokumenty rozliczeniowe (w tym umowy) – księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
dokumenty związane z rękojmią – dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji będą przetwarzane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
dane przekazywane z wykorzystaniem formularza kontaktowego – przez czas prowadzenia sprawy z wykorzystaniem formularza, jednakże nie dłużej niż przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności, chyba że zostanie wniesiony sprzeciwu co do przetwarzania.
dane przetwarzane dla celów statystycznych – przez czas posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych innej niż cele statystyczne, po odpadnięciu podstawy prawnej przetwarzania dane osobowe dla celów statystycznych nie są przetwarzane.
Dane przetwarzane na potrzeby dochodzenia roszczeń i/lub związane z roszczeniami:
Podejmujemy wszelkie niezbędne środki do ochrony danych osobowych Usługobiorcy, jego firmy i wszelkich innych danych wprowadzanych do serwisu.
Na podejmowaną przez nas ochronę, składają się w szczególności:
system bezpieczeństwa transmisji danych – dane Usługobiorcy szyfrowane są przy użyciu klucza SSL (Secure Socket Layer) i praktycznie nie mogą być przechwycone i rozszyfrowane przez niepowołane osoby.
system kontroli dostępu do danych – tylko Usługobiorca oraz dedykowany administrator ma dostęp do danych, za pomocą wymyślonego przez siebie hasła ora udzielonych uprawnień.
system zabezpieczenia danych przed awarią urządzeń – wszelkie wprowadzone przez Usługobiorcę dane będą przechowywane w taki sposób, aby wyeliminować możliwość ich utraty w razie awarii sprzętu.
nie odpowiadamy za treść danych wprowadzanych przez Usługobiorcę.
Usługobiorca ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz danych swojej firmy i modyfikowania ich w każdej chwili.
Uprawnienia Usługobiorcy
Ponadto Usługobiorcy przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także żądania przeniesienia danych do innego administratora.
Usługobiorca ma również prawa do:
z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Usługobiorcy danych osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. na prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez administratora), w tym profilowania na podstawie tych przepisów,
Co do zasady nie sprzedajemy, nie udostępniamy ani nie przekazujemy zbieranych informacji innym podmiotom, chyba że obowiązek ich udostępnienia wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W związku z naszym serwisem korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych, którym mogą być przekazywane Twoje dane (wyłącznie w celach wskazanych w niniejszej polityce).
Poniżej znajduje się lista możliwych odbiorców danych Usługobiorcy:
podmioty powiązane z nami osobowo lub kapitałowo;
podmiot zapewniający system mailingowy;
podmiot administrujący systemami IT;
podmiot przechowujący nasze serwery;
odpowiednie organy publiczne w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do udostępnienia im danych;
Iconity gwarantuje sobie możliwość aktualizacji niniejszej polityki prywatności w dowolnym momencie. W takim wypadku, na stronie serwisu zostanie udostępniona stosowna informacja.
Korzystając z naszych usług, akceptujecie Państwo niniejszą politykę prywatności. W przeciwnym razie prosimy o niekorzystanie z usług Icon24. Dalsze korzystanie z naszych usług po wprowadzeniu zmian do tej polityki będzie uznane za akceptację ww. zmian.

References: art. 28
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 173
 art. 173
 art. 6