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Timestamp: 2020-08-15 01:45:15+00:00

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Manual interno de políticas y procedimientos - Joyería Mercurio
Manual interno de políticas y…
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 dela Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capitulo 25del Decreto 1074de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Articulo 13 del Decreto 1377 de 2013).
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
● Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos:
● Decreto 1377 de 2013
● Decreto 886 de 2014
● Circular 01 del 08 de noviembre 2016
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA en los términos y condiciones recogidos en la misma.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA, cuyos datos de contacto son los siguientes:
● Dirección: CRA 43ª # 6 sur – 15 LC 3144 CC OVIEDO, POBLADO, ANTIOQUIA.
● Correo gerencia@joyeriamercurio.com.co
● Teléfono: 3217713
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podran ejercer por las siguientes personas.
● Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
● Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
● Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
● Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. Sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Articulo 7 del Decreto 1377 de 2013).
Cumplidos los anteriores requisitos, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
El Oficial de Protección de Datos de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 3217713. Correo electrónico: gerencia@joyeriamercurio.com.co
11.1 . Derecho de acceso o consulta
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a EDIFICIO BENGALÍ P.H enviado, mediante correo electrónico a: gerencia@joyeriamercurio.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CRA 43ª # 6 sur – 15 LC 3144 CC OVIEDO, POBLADO, ANTIOQUIA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
● Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
● Visualización en pantalla.
● Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
● Correo electrónico u otro medio electrónico.
● Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA
Una vez recibida la solicitud, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA enviado, mediante correo electrónico a gerencia@joyeriamercurio.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CRA 43ª # 6 sur – 15 LC 3144 CC OVIEDO, POBLADO, ANTIOQUIA La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
● Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA , mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
● Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
● Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente.
● MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA , crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse al FR-16 Registro de incidencias y plan de acción.
● Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
● Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado.
● Finalmente, MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de la PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
● Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que violan la ley y que están penalizadas por ésta.
● Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los eventos indirectamente causados por la intervención humana.
● Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente relacionado con el comportamiento humano.
MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección
Minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.”
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el
artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad.
La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2020-03-15, las bases de datos responsabilidad de MERCURIO JOYERÍA Y RELOJERÍA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.

References: artículo 2
 artículo 9
 artículo 8
 artículo 2
 artículo 14
 artículo 4

artículo 12