Source: https://marsig.com/Privacy_Policy
Timestamp: 2019-04-24 03:51:10+00:00

Document:
A processing of personal data has always to be legitimated. Such legitimation could be a contract or an agreement with the person concerned, but can also based on a legal obligation. But also when the processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.
The operator of this website and its pages take the protection of your personal data very seriously. Hence, we handle your personal data as confidential information and in compliance with the statutory data protection regulations and this Data Protection Declaration. Whenever you use this website, a variety of personal information will be collected. Personal data comprises data that can be used to personally identify you. This Data Protection Declaration explains which data we collect as well as the purposes we use this data for. It also explains how, and for which purpose the information is collected. We herewith advise you that the transmission of data via the Internet may be prone to security gaps. It is not possible to completely protect data against third party access.
Personal data will be used for an accurate and uniform presentation of our websites. On the other hand theses data could also be used for evaluating the user behaviour with the aim to improve and enhance our web services. Another reason for collection of personal data is the prosecution after cases of abuse or attacks to our webserver. All of these cases are purposes of legitimate interests pursued by the controller acc. to Art. 6 Sect. 1 lit. f GDPR. The Controller takes care that the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data are not overridden.
Receivers are those employees of the Controller, which are engaged in IT or marketing operations.
In some instances, our website and its sub-pages use so-called cookies. Cookies do not cause any damage to your computer and do not contain viruses. The purpose of cookies is to make our website more user friendly, effective and more secure. Cookies are small text files that are placed on your computer and stored by your browser.
Cookies that are required for the performance of the electronic communications transaction or to provide certain functions you want to use, are stored on the basis of Art. 6 Sect. 1 lit. f GDPR. The website operator has a legitimate interest in storing cookies to ensure the technically error free and optimised provision of its services.
These server log files will not be permanently and systematically analysed by the Controller, but only be checked in case of malfunctions or evidences for an abuse of our website or our web server. Log files will be automatically deleted after 9 weeks, except they are needed for investigation purposes in the mentioned cases. This data is not merged with other data sources. An identification of persons by the Controller is impossible since the Processor is automatically shorten all IP addresses (pseudonymized).
This case is purpose of legitimate interests pursued by the controller acc. to Art. 6 (1) lit. f GDPR. The Controller takes care that the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data are not overridden.
For security reasons and to protect the transmission of content, this website uses either an SSL or a TLS encryption programme. You can recognise an encrypted connection by checking whether the address line of the browser switches from „http://“ to „https://“ and also by the appearance of the lock icon in the browser line. If the SSL or TLS encryption is activated, data you transmit to us cannot be read by third parties.
If you contact us by E-mail you decide the content of your e-mail by yourself. On the other hand some personal data have to be processed for the technical process of e-mailing, like e.g. your IP address and your sender's address. When your e-mail is running through the internet, different mail servers may be passed until reaching our destination mail server where our responsibility begins. In case your e-mail is not end-to-end encrypted, the mail content may be read by third parties.
If you intent to send us personal or confidental information consider other opportunities for a secure transfer. For example we offer an encrypted exchange server where you could upload your data. Please give us a call if you would like to use it.
For the operation of the e-mail service we are partially using the technical infrastructure of a Processor, 1&1 IONOS SE, residing at City of Montabaur, Germany. The Processor is working on behalf of the Controller and the processing is governed by a contract pursuant to Art. 28 (3) GDPR.
E-Mails, reaching us via our e-mail addresses with domain "@marsig.com" will be considered as business e-mails only and will be processed by employees or CEOs of the Controller. The processing of these data is based on Art. 6 para. 1 lit. b GDPR, necessary to the execution of a contract or to carry out pre-contractual measures. In all other cases, the processing is based on your consent (Article 6 (1) a GDPR) and/or on our legitimate interests (Art. 6 (1) lit f GDPR), since we have a legitimate interest in the effective processing of requests addressed to us.
In this connection "Processing" may mean the answering, printing, saving, forwarding and archieving of your e-mails including your e-mail address. Additionally we have to retain all business related e-mails due to the legal obligation of the German Commercial Law (HGB). For more details refer to 4.4 Data Storage Period (E-mails).
Recipients of e-mails are the employees or CEOs of the Controller, to whom your e-mail is addressed to. If you address your e-mail to one of our non-personal service addresses like e.g. info@marsig.com, the e-mail will be automatically forwarded to the designated person(s) responsible for that service. E-mails could also be exchanged between employees of the Controller.
For execution of contracts pursuant to Article 6 (1) lit. b GDPR, we have to forward complete e-mails or parts thereof to other Controllers occasionally. According to our business area these other Controllers could be e.g.: Classification Societies, Flag State Administrations, Flag State Representation Offices, Ship Agencies and Port Authorities, which could also reside outside European Union.
The Controller takes care, that any forwarding of personal data will only be carried out for particular contractual purposes where the personal data may be pseudonymized or reduced to a necessary minimum and where secured transmission will be preferred.
The Controller will forward e-mails to a third country or an international organisation outside EU only if the Commission has decided the third country or international organisation ensures an adequate level of protection (acc. to. Art. 45 GDPR) or appropreate safeguards and on condition that enforceable data subject rights and effective legal remedies for data subjects are available (acc. to Art. 46 GDPR) or binding corporate rules (acc. to Art. 47 GDPR). In the absence of the aforementioned conditions, any data transmission containing personal data must only be carried out under the derogations of Article 49 GDPR.
When forwarding e-mails which contain personal data, the person concerned will be set in cc to be completely informed about the distribution of its personal data.
We are saving all business related e-mails as documentation of our business processes. The Controller is subject to different legal retention periods. Business letters (where e-mails belong to) have to be retained for a period of 6 years as per § 257 Sect. 4 German Commercial Law (HGB) and § 147 Sect. 3 German Tax Code (Abgabenordnung). The retention period for documents with subject to tax is 10 years. At the end of the retention period all e-mails will be deleted.
For quick access e-mail addresses of regular business partners may be additionally saved in an electronic contact register which is accessable only by employees of the Controller. The register will be regularly checked and entries without relevance being removed.
Our newsletters may contain information from the wide area of shipping industry where we assume that our clients are interested in, like the coming into force of new IMO, EU and Coastal State rules in this regards. But also new products and solutions of the Controller (product advertising) may be announced.
This case is a purpose of legitimate interests pursued by the controller acc. to Art. 6 (1) lit. f GDPR. The Controller takes care that the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data are not overridden. The Controller sends newsletters to business partners as part of the contractual consultation task. Newsletters to other data subjects will only be sent with explicit consent of the person concerned.
Pursuant to Art. 21 (2) and (3) GDPR you've got the right to object to processing for direct marketing purposes. In that case the Controller will no longer process your data for such purposes.
Pursuant to Art. 7 (3) GDPR and § 51 Sect. 3 German Federal Data Protection Act (BDSG n.F.) you've got the right to withdraw a given consent at any time in case the data is being processed for the purposes of legitimate interests of the Controller in terms of Art. 6 (1) f GDPR.
Contact data of a data subjects which are used for the purpose of direct advertising by newsletters will be kept saved until withdrawing. After that they will be deleted, except they are used for further legitimate purposes.
If you send us a letter by ordinary mail, you decide on your personal data by yourself.
Processing of all business related mail is based on Art. 6 (1) 1 lit. b GDPR, necessary to the execution of a contract or to carry out pre-contractual measures. In all other cases, the processing is based on your consent pursuant to Art. 6 (1) a GDPR and/or on our legitimate interests pursuant to Art. 6 (1) lit. f GDPR, since we have a legitimate interest in the effective processing of requests addressed to us.
Mail will be mainly processes by the Assistance of the Management except mailings which are marked with "private" or "confidential". In this case the mailing will be forward to the corresponding recipient unopened.
In this connection "processing" may mean opening, reading, sorting, forwarding, filing or destroying (shreding).
Recipients are the employees or CEOs of the controller.
After electronic registration in a post book with date, subject and sender, any business related mail will be filed.
We are saving all mail as documentation of our business processes. The Controller is subject to different legal retention periods. Business letters have to be retained for a period of 6 years as per § 257 Sect. 4 German Commercial Law (HGB) and § 147 Sect. 3 German Tax Code (AO). The retention period for documents with subject to tax is 10 years. At the end of the retention period all sensitive paperwork containing e.g. confidential or personal data, will be destroyed by an engaged document shredder company (processor) and our incoming post book will be deleted as well.
Envelopes and packaging material containing personal data like e.g. sender's address will be shredded by ourselves or by our processor.
If you send us a fax, you decide by yourself which personal data you transmit to us. Please observe that our fax device is located in our office but accessable by all employees. In case you intend to transmit sensitive, confidential or personal data please take care that the particular recipient is available at the fax device. This could be checked by a call in advance of the fax transmission.
Processing of business related fax is based on Art. 6 (1) lit. b GDPR, necessary to the execution of a contract or to carry out pre-contractual measures. In all other cases, the processing is based on your consent (Art. 6 (1) a GDPR) and/or on our legitimate interests (Art. 6 (1) lit f GDPR), since we have a legitimate interest in the effective processing of requests addressed to us.
Facsimiles will be mainly processes by the Assistance of the Management. In this connection "processing" may mean reading, forwarding, filing or destroying (shredding).
After electronic registration in a post book with date, subject and sender, any business related faxes will be filed. Additionally the fax device itself is saving all incoming and outgoing fax transmissions with date, time and fax number in a fax journal.
We are saving all faxes as documentation of our business processes. The Controller is subject to different legal retention periods. Business letters (where facsimileys belong to) have to be retained for a period of 6 years as per § 257 Sect. 4 German Commercial Law (HGB) and § 147 Sect. 3 German Tax Code (Abgabenordnung). The retention period for documents with subject to tax is 10 years. At the end of the retention period all sensitive paperwork containing e.g. confidential or personal data, will be destroyed by an engaged document shredder company (processor) and our incoming post book will be deleted as well.
If you give us a call you decide by yourself the personal data you give to us by speech. You could also consider suppressing the automatic transmission of your telephone number (CLIP function) to avoid the meanwhile retention of your telephone number in our phones.
Telephone calls are based on Art. 6 (1) lit b GDPR, necessary to the execution of a contract or to carry out pre-contractual measures. In all other cases, the processing is based on your consent (Art. 6 (1) a GDPR) and/or on our legitimate interests (Art. 6 (1) lit f GDPR), since we have a legitimate interest in the effective processing of requests addressed to us.
We do not make any Direct Advertising by telephone.
Recipients are the employees or CEOs of the Controller. In case of a conference call all participants will be informed in advance. In case a call will be set to "open listening", the caller will be immediately informed that other participants could hear its speech.
Telephone calls will never be recorded with us. Depending on the single telephone device, last calls will be automatically saved with date, time and caller number. This caller list will be overwritten by newer entries as soon as this list has reached its maximum size. Additionally employees and CEOs have the opportunity to permanently save frequently used numbers within the telephone device's contact register with name and telephone number. All device contact registers will be checked and cleared on an annual basis.
If you give us your business card it may be sorted in a business card register located within our premises. Only this register as a "structured set of personal data" is subject to the regulations of the GDPR. Additionally your contact details may be taken over in our electronic contact register, which is available to the employees and CEOs of the Controller only.
The sorting of busness cards into our business card register or taking over of the contact details into the electronic contact register is based on Art. 6 (1) lit. b GDPR, necessary to the execution of a contract or to carry out pre-contractual measures. Further the processing is based on your consent as per Art. 6 (1) a GDPR since you have handed over the business card to us by yourself for the purpose that we get in contact with you.
Only employees and CEOs of the Controller have access to the business card register or the electronic contact register. We do not pass any contact details on 3rd parties, except its necessary for the execution of a contract (with the data subject or business partner the data subject belongs to) and the person concerned (data subject) is informed about the transmission of its contact data.
Your business card and your contact details in our electronic contact register will be removed/deleted as soon as they are not longer necessary for the a.m. purposes. The business card itself will be shredded in our office shredder.
You could apply for an employment with us by postal mail or e-mail. Please observe, that the transmission of personal data by e-mail is unsecure and mail content could be read by third persons. We offer to upload your application to our internet server by SSL/TLS encrypted transmission. Please call us for getting access in case you would like to use it.
The processing of applications is based on § 26 German Federal Data Protection Act (BDSG n.F.) for the purpose of an employment as well as on Art. 6 (1) lit. b GDPR to carry out pre-contractual measures.
In this connection „processing“ may mean the printing, sorting or filing into a structured set.
CEOs and the assistance of management are the recipients of your application. CEOs may consult the heads of departments or also other single employees of the Controller regarding the professional qualification of the applicant.
To defend action taken by a competitor or discrimination reproachs the Controller is saving any applications for 6 months. After that retention period electronic application documents will deleted and written applications sent back or, if desired, destroyed (shredded) by our Processor. An applicant may give a consent to retain its application for a longer period with the Controller, in case the Controller should consider it for future employments.
As "Data Subject" you've got different rights regarding the processing of your personal data. If you would like to exercise your rights please simply send a formless e-mail to the Controller or its Data Protection Officer. In special cases you may have to prove your identity with the Controller. The Controller has to react to your query within one month.
You've got the right to obtain from the Controller confirmation as to whether or not personal data are being processed, and where that is the case, access to the personal data and the following additional information: purpose of processing, categories of personal data, recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed including their forwarding to third countries outside of EU or International Organizations, the data storage period and source of the data in case they are not collected from the data subject directly.
On request, the Controller will provide you with a copy of your personal data for free.
You've got the right to obtain from the Controller without undue dela the rectification of inaccurate personal data.
You've got the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to the Controller, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another Controller without hindrance from the Controller.
Pursuant to Art. 21 (1) GDPR you've got the right to object, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data which is based on Art. 6 (1) lit e or f. The Controller will no longer process your personal data unless the Controller demostrates compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establisjment, exercise or defence of legal claims.
Pursuant to Art. 7 (3) GDPR and § 51 Sect. 3 German Federal Data Protection Act (BDSG n.F.) you've got the right to withdraw a consent at any time. The withdrawal of consent will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
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E-Mails, welche uns über unsere, ausschließlich geschäftlich genutzten, E-Mail Adressen mit der Adress-Endung „@marsig.com“ erreichen, werden durch uns als Geschäftspost für vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO angesehen und durch Angestellte unserer Firma entsprechend verarbeitet. „Verarbeiten“ kann in diesem Zusammenhang das Beantworten, das Ausdrucken, das Speichern, das Weiterleiten, das Archivieren Ihrer E-Mail einschließlich Ihrer E-Mail Adresse bedeuten.
Außerdem verarbeiten (hier: speichern) wir Ihre E-mails i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO, da wir einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen (siehe Speicherdauer von E-mails).
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Ist Ihre E-Mail an eine bestimmte Serviceadresse der Verantwortlichen gerichtet (z.B. info@marsig.com), wird diese automatisiert an die, für den jeweiligen Service zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Sind mehrere Mitarbeiter mit der Bearbeitung einer bestimmten vertraglichen Verpflichtung betraut, können betreffende E-mails innerhalb der Firma unter den Mitarbeitern weitergeleitet werden.
Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 lit. b, müssen mitunter empfangene E-Mail Inhalte oder komplette E-mails an andere Verantwortliche (externe Firmen, Organisationen, Behörden) weitergeleitet werden. Diese sind, entsprechend unserem Geschäftsfeld, z.B. Klassifikationsgesellschaften, Flaggenstaatenbehörden, Flaggenstaatenvertretungen, Hafenstaatenkontrollbehörden, Schiffsagenturen, etc., welche auch außerhalb der EU liegen können. Die Verantwortliche wird in diesen Fällen strikt darauf achten, dass die Weiterleitung von personenbezogenen Daten nur zu vertraglich festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken stattfindet, die personenbezogenen Daten pseudonymisiert oder aber auf ein notwendiges Minimum beschränkt sind und die Übertragung, soweit möglich und unter Beachtung der Art, des Umfangs, der Zwecke und der Umstände der Verarbeitung, über sichere Kommunikationswege erfolgt.
Bei Weiterleitung in ein Drittland außerhalb der EU, wird zusätzlich darauf geachtet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der Kommision für das Land existiert oder geeignete Garantien (z.B. Standard Datenschutzklauseln) vorliegen. Falls weder ein Angemessenheitsbeschluss noch geeignete Garantien vorhanden sind, werden personenbezogene Daten nur im Rahmen von Ausnahmen i.S.v. Artikel 49 DSGVO übermittelt.
Bei allen E-Mail Weiterleitungen oder bei E-mails, welche personenbezogene Daten von betroffenen Personen enthalten, wird die betroffene Person, soweit möglich, in cc (Carbon Copy) gesetzt, damit sie vollumfänglich über die Weiterleitung Ihrer Daten informiert ist.
Wir speichern sämtliche E-Mails zur Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge. Dabei sind wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterworfen. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe nach §257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 Abs. 3 Abgabenordnung beträgt einheitlich 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen beträgt 10 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen werden E-mails gelöscht.
Zusätzlich können E-Mail Adressen von Geschäftspartnern, mit denen wiederholt kommuniziert wird, zwecks schnellem Zugriff, in ein elektronisches Kontaktverzeichnis aufgenommen und gespeichert werden, auf welches die Mitarbeiter der Verantwortlichen Zugriff haben. Sofern der Zweck einer Geschäftsbeziehung nicht mehr gegeben ist, werden die personenbezogenen Daten der betroffenen Person aus dem elektronischen Kontaktverzeichnis gelöscht.
Unsere Newsletter können wichtige Informationen und Neuigkeiten zu schifffahrtsspezifischen Themen beinhalten, wie z.B. das Inkrafttreten neuer Regularien, sowie Produkte der Verantwortlichen, mit denen diese Regularien erfüllt werden können.
Durch die Verantwortliche werden E-Mail Newsletter, welche auch Produktwerbung enthalten können, nur an Geschäftspartner verschickt, da diese Informationen Teil der vertraglichen Beratungsdienstleistung ist. An andere betroffene Personen werden Newsletter nur mit ausdrücklicher Einwilligung verschickt.
Das Verschicken von Newslettern stellt ein berechtigtes Interesse der Verantwortlichen i.S.v. Artikel 6 Abs. 1 lit. f dar.
Entsprechend Art. 21 (2, 3) DSGVO haben Sie das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Verantwortlichen entsprechend Art. 6 (1) lit f DSGVO, so können Sie dieser Verarbeitung entsprechend Art. 7 (3) DSGVO und § 51 (3) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.) widerprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.
Die zum Zwecke des Newsletterbezugs erhobenen Kontaktdaten bleiben bis zur Abmeldung vom Newsletter bei uns gespeichert. Nach Abmeldung werden sie gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns verarbeitet werden, bleiben davon unberührt.
Wenn Sie uns eine Sendung (Brief, Päckchen, Paket) per Post oder Kurier zuschicken, bestimmen Sie selbst, welche personenbezogenen Inhalte Sie uns übermitteln.
Geschäftlich relevante Zusendungen werden durch uns als Geschäftspost für vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen i.S.v. Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO angesehen und, mit Ausnahme von „vertraulich“ oder „persönlich“ gekennzeichneten Sendungen, durch das Sekretariat verarbeitet. „Verarbeiten“ kann in diesem Zusammenhang das Öffnen, Lesen, Sortieren, Weiterleiten, Wegheften, Vernichten, etc. bedeuten.
Empfänger sind die Mitarbeiter der Verantwortlichen oder die Verantwortliche selbst.
Geschäftlich relevante Zusendungen werden durch uns in einem elektronisch geführten Posteingangsbuch registriert. Sofern die Sendung einen geschäftlichen Charakter besitzt, wird sie nach Kenntnisnahme durch den Adressaten, entsprechend einsortiert und abgeheftet.
Wir speichern Geschäftsbriefe zur Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge. Dabei sind wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterworfen. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe nach §257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 Abs. 3 Abgabenordnung beträgt einheitlich 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen beträgt 10 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen werden Geschäftsunterlagen bei einem Auftragsverarbeiter sicher vernichtet (Schredder) und das elektronische Posteingangsbuch gelöscht.
Briefumschläge und Verpackungsmaterialien, welche personenbezogene Absenderinformationen enthalten, werden über einen Auftragsverarbeiter sicher vernichtet (Schredder).
Wenn Sie uns ein Fax zusenden, bestimmen Sie selbst, welche personenbezogenen Inhalte Sie uns übermitteln. Beachten Sie bitte, dass unser Faxgerät zwar innerhalb unserer Firmenräumlichkeiten im Sekretariat steht, dieses aber allen Mitarbeitern zugänglich ist. Insbesondere bei der Übertragung von vertraulichen oder personenbezogenen Daten sollten Sie im Vorfeld anrufen, damit der entsprechende Empfänger am Gerät steht.
Geschäftlich relevante Faxsendungen werden durch uns als Geschäftspost für vertragliche Zwecke oder vorvertragliche Maßnahmen i.S.v. Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO angesehen und durch das Sekretariat verarbeitet. „Verarbeiten“ kann in diesem Zusammenhang das Lesen, Sortieren, Weiterleiten, Wegheften, Vernichten, etc. bedeuten.
Geschäftlich relevante Faxsendungen werden durch uns in einem elektronisch geführten Posteingangsbuch registriert. Sofern die Sendung einen geschäftlichen Charakter besitzt, wird sie nach Kenntnisnahme durch den Adressaten, entsprechend abgeheftet.
Wir speichern geschäftlich relevante Faxsendungen zur Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge. Dabei sind wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterworfen. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe nach §257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 Abs. 3 Abgabenordnung beträgt einheitlich 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen beträgt 10 Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen werden Faxe bei einem Auftragsverarbeiter sicher vernichtet (Schredder) und das elektronische Posteingangsbuch gelöscht.
Wenn Sie uns anrufen, bestimmen Sie selbst, welche personenbezogenen Daten Sie uns mitteilen und ob Sie z.B. Ihre Telefonnummer während des Anrufs unterdrücken.
Telefonate führen wir in erster Linie für vertragliche Zwecke oder vorvertragliche Maßnahmen i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO durch. Wir führen keinerlei Telefondirektwerbung durch.
Empfänger sind in den meisten Fällen die Mitarbeiter der Verantwortlichen. Sollten im Rahmen einer Telefonkonferenz mehrere betroffene Personen zusammengeschaltet werden, werden alle Beteiligten im Vorfeld darüber informiert. Werden Telefonate auf „Mithören“ gestellt, sodass weitere Personen im Raum ein Telefongespräch mithören können, wird der Anrufer sofort darüber informiert.
Gespräche werden nicht mitgeschnitten oder anderweitig gespeichert. In Abhängigkeit vom jeweiligen Telefonendgerät werden aber immer die jeweils letzten Telefonate mit Telefonnummer, Datum und Uhrzeit in einer Anrufliste gespeichert. Diese werden durch neuere Einträge automatisch überschrieben, sobald diese Liste voll ist. Außerdem können die Mitarbeiter häufige Telefonpartner mit Name und Telefonnummer ins Kontaktbuch des jeweiligen Telefons speichern.
Die gespeicherten Telefonkontakte auf den einzelnen Telefonen werden jährlich auf Notwendigkeit hin überprüft und ggf. gelöscht.
Im geschäftlichen Umfeld ist es üblich, die Kontaktdaten zwischen den Geschäftspartnern mittels Visitenkarten auszutauschen. Übergeben Sie uns Ihre Visitenkarte, kann diese bei uns in einem Visitenkartenregister aufbewahrt werden und unterliegt als „strukturierte Sammlung“ der DSGVO. Ferner können Ihre Kontaktdaten in ein elektronisches Kontaktverzeichnis übertragen werden, welches ausschließlich den Angestellten der Verantwortlichen zur Verfügung steht.
Die Ablage Ihrer Visitenkarte in einem Register und die Speicherung Ihrer Kontaktdaten dient ausschließlich der Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder vorvertraglichen Maßnahmen i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO.
Ausschließlich die Angestellten der Verantwortlichen haben Zugriff auf das Visitenkartenregister oder Ihre elektronisch gespeicherten Kontaktinformationen. Wir geben Ihre Kontaktinformationen nur an Dritte weiter, wenn dies für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen notwendig ist und Sie über die Weitergabe Ihrer Daten informiert wurden.
Ihre Visitenkarten und Ihre, im elektronischen Kontaktverzeichnis gespeicherte Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Sie können sich bei uns auf postalischem Wege oder per E-Mail bewerben. Bitte beachten Sie aber, dass das Versenden von personenbezogenen Daten per unverschlüsselter E-Mail unsicher ist und Dritte Einsicht in Ihre Daten erhalten könnten. Die Verantwortliche betreibt aus diesem Grund ein Internetportal mit Transportverschlüsselung (SSL/TLS), auf welches Sie Ihre Bewerbungsunterlagen gesichert hochladen können. Rufen Sie uns für die Bereitstellung eines Zuganges gerne an.
Die Verarbeitung von Bewerbungen durch die Verantwortliche ist für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses i.S.v. §26 BDSG nF und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen i.S.v. Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO notwendig. „Verarbeiten“ kann in diesem Zusammenhang das Ausdrucken, das Speichern und das Einsortieren in eine strukturierte Sammlung bedeuten.
Empfänger von Bewerbungen sind in erster Linie die Vertreter der Geschäftsführung der Verantwortlichen. Diese können zwecks Beratung auch die Leiter einzelner Firmenbereiche oder Einzelkollegen hinzuziehen.
Zur Abwehr von Konkurenzklagen oder Diskriminierungsvorwürfen beträgt die Speicherdauer nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens maximal 6 Monate. Danach werden elektronische Bewerbungsunterlagen gelöscht und schriftliche Bewerbungsunterlagen zurück geschickt oder (auf Wunsch) vernichtet. Bei Einreichung einer Bewerbung kann die betroffene Person Ihre Einwilligung für eine längere Speicherdauer geben, sofern ihre Bewerbung für weitere (zukünftige) Bewerbungsverfahren herangezogen werden soll.
Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie verschiedene Rechte. Wenn Sie von diesen Rechten Gebrauch machen möchten, können Sie sich z.B. gerne mit einer formlosen E-Mail an die Verantwortliche oder ihren Datenschutzbeauftragten wenden. Die ensprechenden E-Mail Adressen finden Sie in dieser Datenschutzerklärung unter Punkt 1 und 2. Unter Umständen müssen Sie zur Wahrnehmung Ihrer Rechte Ihre Identität gegenüber der Verantwortlichen eindeutig nachweisen. Die Verantwortliche muss innerhalb eines Monats nach Erhalt eines Antrags auf Ihre Anfrage reagieren.
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über folgende Informationen: Kategorie der personenbezogenen Daten, Zwecke der Verarbeitung, Empfänger oder Kategorie von Empfängern gegenüber denen die Daten offengelegt werden oder worden sind, Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen, Dauer der Speicherung, Herkunft der Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.
Die Verantwortliche stellt Ihnen unentgeltlich eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung.
Sie haben das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen zu verlangen.
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht geklärt wurde, ob die Gründe der Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die Verantwortliche zu übertragen.
Entsprechend Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund der Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Verantwortliche verarbeitet Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
Entsprechend Art. 21 Abs. 3 DSGVO haben Sie weiterhin das Recht, einer Verabeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen. In diesem Fall verarbeitet die Verantwortliche Ihre Daten nicht weiter.
Entsprechend Art. 7 Abs. 3 DSGVO und §51 Abs. 3 BDSG nF haben Sie weiterhin das Recht, einmal erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Wiederruf bleibt davon unberührt.
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Verantwortliche zu beschweren.

References: Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28
 Art. 6
 Art. 45
 Art. 46
 Art. 47
 § 257
 § 147
 Art. 6
 Art. 21
 Art. 7
 § 51
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 257
 § 147
 Art. 6
 § 257
 § 147
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 § 26
 Art. 6
 Art. 21
 Art. 6
 Art. 7
 § 51
 Art. 6
 §257
 §147
 Art. 21
 Art. 6
 Art. 7
 § 51
 §257
 §147
 §257
 §147
 Art. 6
 §26
 Art. 21
 Art. 21
 Art. 7
 §51