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Timestamp: 2017-03-23 03:38:11+00:00

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CODICE DI COMPORTAMENTO AZIENDALE DEL GRUPPO DIC NORME E LINEE DI INDIRIZZO - PDF
CODICE DI COMPORTAMENTO AZIENDALE DEL GRUPPO DIC NORME E LINEE DI INDIRIZZO
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1 CODICE DI COMPORTAMENTO AZIENDALE DEL GRUPPO DIC NORME E LINEE DI INDIRIZZO2 Cos è un codice di comportamento aziendale Il Gruppo DIC porta avanti con coerenza la propria missione in più di 60 paesi e territori del mondo offrendo "colore" e "comfort" grazie ad una gamma diversificata di prodotti, tra cui inchiostri da stampa, pigmenti organici e resine sintetiche per l'industria automobilistica, elettronica, alimentare, edilizia ed altri settori. L'attività di un'azienda può essere paragonata a uno sport di squadra in cui ogni giocatore è dotato di voglia di vincere, tecnica e competenza e gioca con gli altri componenti della squadra per analizzare la partita, costruire piani tattici e metterli in atto. Lo stesso vale per la gestione di un'impresa, dove si formulano e si realizzano piani aziendali o industriali per gestire i vari aspetti importanti relativi a prodotti e mercati e si affrontano le difficoltà della conduzione dell'impresa. Ogni singolo dipendente esercita un ruolo specifico in quanto componente della squadra al fine di realizzare il piano aziendale ed ottenere i risultati attesi. Uno dei tratti in comune tra l'attività aziendale e il gioco sportivo è che i componenti della squadra si spartiscono responsabilità e lavoro nell'intento di conseguire un obiettivo comune. Un altro tratto è il requisito minimo per la partecipazione all'attività, ossia la conoscenza e il rispetto di una serie di regole prestabilite. Quando viene violata una di queste regole si subisce una penalità. Le regole di un'attività aziendale comprendono varie leggi, regolamenti, norme sociali e direttive interne. Il presente Codice fissa lo standard comportamentale globale in modo tale che tutti i dipendenti del Gruppo DIC e del Gruppo Sun Chemical comprendano bene le regole e le rispettino nel gioco di squadra della conduzione di un'attività imprenditoriale. Desidero che il Gruppo DIC viva profondamente i propri valori aziendali: godere della fiducia di clienti, collaboratori, azionisti e di ogni altro soggetto con cui opera e conquistarsi e mantenere la reputazione di un'azienda con cui è desiderabile collaborare. In un ambiente di lavoro in costante evoluzione, le necessità e le aspettative degli stakeholder stanno diventando sempre più sofisticate e diversificate. Noi dobbiamo essere adattabili per potere affrontare queste sfide pur rimanendo sempre entro i confini di un comportamento etico e legale. Oltre ad avere una buona percezione del "fare la cosa giusta" e un elevato senso di responsabilità, come illustrato in questo Codice, nel misurarci con i nostri compiti e le nostre sfide dobbiamo compiere ogni sforzo al fine di condividere con gli altri i valori cui attribuiamo la massima priorità. Il Gruppo DIC vuole anche essere un soggetto imprenditoriale fidato e di buona reputazione nella società in cui opera e per questo partecipa al Global Compact delle Nazioni Unite. Inoltre, il Gruppo DIC conduce le proprie attività tenendo conto della norma ISO e degli standard di responsabilità sociale globale. Una condotta responsabile nel rispetto del presente Codice contribuisce allo sviluppo sostenibile della società e alla conservazione dell'ambiente, oltre a dare modo al Gruppo DIC di crescere in modo sostenibile. Luglio 2014 Yoshiyuki Nakanishi Direttore generale con rappresentanza, Presidente e Amministratore Delegato DIC Corporation i3 INDICE i Cosa è un codice di comportamento aziendale 1 Lo spirito DIC 2 I nostri valori 4 Quali sono i principi fondanti del codice comportamentale? È tutto?... 4 Come gestire le differenze nazionali... 5 A chi sono indirizzate le presenti Norme e Linee di indirizzo... 5 Che cos'è la conformità?... 5 Cosa fare quando si osserva una non conformità o un possibile problema di conformità?... 5 Cosa è la cooperazione in un'indagine?... 6 Chi può rispondere alle mie domande? I diritti del dipendente: rispetto, dignità, privacy Pari opportunità... 7 Molestie e discriminazioni... 7 Ritorsione... 7 Come segnalare un caso di molestia, discriminazione o ritorsione... 8 La privacy nel luogo di lavoro Ambiente, salute e sicurezza Tutela dell'ambiente, della salute e della sicurezza degli altri da parte dei dipendenti del Gruppo... 9 Il concetto di "atteggiamento responsabile" e i cicli di vita dei prodotti... 9 Il miglioramento continuo tramite obiettivi prefissati... 9 Il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili... 9 Istruzione e formazione... 9 Ispezioni e supervisione... 9 Conformità alle normative sulle sostanze chimiche Garanzia e gestione della qualità ii4 11 3 Dovere di evitare potenziali conflitti di interessi e di proteggere i beni del Gruppo Che cos'è un conflitto di interessi? Come devo utilizzare i beni del Gruppo? Come devo proteggere i dati e le informazioni riservate del Gruppo? Diritti di proprietà intellettuale Requisiti per la tenuta della documentazione relativa alle transazioni e della documentazione in genere Regole per l'accesso e l'uso di posta elettronica, telefoni e Internet Misure anti-corruzione Che cos'è la corruzione? Esempi di corruzione Come trattare con agenti, fornitori, consulenti, distributori, soci di joint venture e consorzi Quali altre parti di questo Codice devo rispettare? Sanzioni Rapporti con governi e funzionari pubblici Quando un regalo o un pagamento ad un funzionario pubblico o ad un collaboratore di un governo è improprio? Rapporti con clienti, fornitori e terzi in genere Mantenere il cliente soddisfatto Principi che regolano lo scambio di regali e la partecipazione ad eventi con terzi Dare: regole da rispettare nel fare regali o promuovere i nostri prodotti con i clienti o altri soggetti Ricevere: regole da rispettare nel ricevere regali o articoli promozionali da fornitori o altri soggetti Politica in materia di sconti e abbuoni5 Prassi ammesse secondo le leggi antitrust o sulla concorrenza? Regole che governano i rapporti con la concorrenza Che cos'è un patto di non concorrenza? Norme che regolamentano le informazioni sulla concorrenza Che cos'è la denigrazione? Per i dipendenti del Gruppo Sun Chemical e per le Società del Gruppo che operano negli Stati Uniti Come gestire le restrizioni agli scambi commerciali Cosa sono le leggi anti-boicottaggio? In che modo mi riguarda la regolamentazione del commercio internazionale? Antiriciclaggio e antiterrorismo Norme antiriciclaggio e antiterrorismo Lavoro forzato, lavoro minorile e minerali provenienti da zone di conflitto Divieto di lavoro forzato o obbligatorio Divieto di lavoro minorile Minerali provenienti da zone di conflitto Insider Trading Norme per contrastare l'insider trading Contabilità e controllo interno nella stesura del bilancio Che cos'è il "J-Sox"? Contabilità e rendicontazione APPENDICE A: Chi contattare per segnalare una violazione 30 APPENDICE B: Per i dipendenti del Gruppo Sun Chemical 46 Lo spirito DIC Lo "spirito DIC" è un concetto di gestione del Gruppo DIC che comprende la nostra idea di gestione, le nostre regole di gestione e i nostri principi comportamentali. La nostra idea di gestione "Color and Comfort by Chemistry" (Colore e comfort grazie alla chimica) La nostra idea di gestione definisce concettualmente l'attività commerciale che perseguiamo. Le nostre regole di gestione "Il Gruppo DIC, tramite un'innovazione continua, intende sviluppare in modo sostenibile la propria attività commerciale a vantaggio dei propri clienti, della società e dell'ambiente." I nostri valori aziendali sono i valori che intendiamo coltivare. Principi comportamentali Vogliamo essere in grado di captare con sensibilità i cambiamenti della società per portare avanti la nostra missione con coscienza ed essere sempre al passo con i tempi. Ci impegniamo ad incorporare i concetti di sostenibilità sociale ed ambientale nelle nostre attività imprenditoriali. Promettiamo solennemente di fare costantemente del nostro meglio per promuovere lo "spirito DIC". Rispetteremo l'autonomia e la libertà di iniziativa di ogni singolo dipendente nell'applicare il suo talento al perseguimento dei nostri valori e alla realizzazione della nostra idea imprenditoriale. 17 I nostri valori Durante lo svolgimento del lavoro necessario al perseguimento del nostro oggetto sociale è importante che ciascuno si attenga ai seguenti valori: Passione per l'eccellenza. Siamo motivati dall'orgoglio che ci deriva dalla consapevolezza di operare secondo i più alti standard e di fare del nostro meglio. Ci piace essere intraprendenti e lottare per migliorare continuamente la qualità, perché riteniamo che la passione per l'apprendimento e per la crescita sia la chiave dell'eccellenza. Ci impegniamo a perseguire le nostre finalità con entusiasmo, con la massima premura e determinazione, nonché con un atteggiamento vincente. Integrità. Siamo onesti, sinceri ed etici nel modo in cui trattiamo con i nostri clienti, fornitori e collaboratori e tra di noi. Lavoriamo con l'intento di costruire rapporti di fiducia reciproca e nel più rigoroso rispetto delle leggi che governano la nostra attività, non solo perché è un obbligo di legge, ma perché è la cosa giusta da fare. Innovazione. Siamo costantemente alla ricerca di soluzioni all'avanguardia che creino valore per i nostri clienti e per la società. Sosteniamo la creatività, il pensiero strategico e la persistenza dei nostri dipendenti nello sviluppare queste soluzioni. Perseguiamo un continuo progresso mediante l'evoluzione dei processi correnti e con la ricerca e lo sviluppo. Impariamo tanto dai nostri errori quanto dai nostri successi. Rispetto della sicurezza e dell'ambiente e promozione di uno spirito di comunità Una delle nostre massime priorità dal punto di vista della responsabilità sociale di un produttore di prodotti chimici è garantire la sicurezza delle nostre operazioni. Dobbiamo salvaguardare gli ambienti di lavoro perché la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti e di chi vive intorno a noi sono molto importanti. Sviluppiamo prodotti che possono essere fabbricati, usati e smaltiti in modo responsabile nei confronti dell'ambiente. Preserviamo le risorse. Incoraggiamo i nostri dipendenti ad assumere un ruolo attivo nelle comunità in cui vivono e lavorano. Responsabilità. Sia individualmente che come azienda, ci prendiamo la piena responsabilità delle nostre prestazioni e la proprietà dei prodotti 2 del nostro lavoro, in ufficio e in laboratorio come in fabbrica. Riconosciamo di dover rendere conto del risultato ultimo di ciò che facciamo e riconosciamo che le nostre prestazioni hanno un impatto diretto sul successo dei nostri collaboratori, dei clienti e dell'azienda tutta. Lavoro di squadra. Noi crediamo nelle illimitate possibilità della collaborazione. Raggiungiamo l'eccellenza dando la precedenza agli scopi collettivi piuttosto che agli interessi personali. Ci motiviamo ed incoraggiamo a vicenda e sosteniamo la più partecipata cooperazione tra colleghi di diversa provenienza ed esperienza. Rispettiamo le differenze individuali, la diversità di valori e condividiamo le nostre conoscenze all'interno del Gruppo. Rispetto per la persona. Crediamo nella dignità, nel valore e nel potenziale creativo di tutti. Riconosciamo la necessità di un equilibrio tra la vita lavorativa e la vita privata e trattiamo tutti i dipendenti in modo equo e coerente. Ricompensiamo e riconosciamo quanto ciascuno è in grado di realizzare, valorizziamo l'esperienza e desideriamo che tutti i nostri dipendenti siano partecipi e impegnati a dare il proprio contributo. Investiamo nella crescita e nello sviluppo personale ed offriamo ai nostri dipendenti un ambiente in cui tutti possano far sentire la propria presenza e sentirsi gratificati. Leadership. Siamo partner di lunga durata e leader mondiali nei nostri settori. Lavoriamo costantemente nell'intento di dare il meglio e migliorarci sia come azienda che come singoli individui. Apprezziamo molto le qualità di leadership personale, competenza, fiducia in se stessi e il desiderio ardente di superare le aspettative, ispirando gli altri a fare lo stesso. Forniamo ai nostri clienti prodotti e servizi della massima qualità. Lealtà e fedeltà. Ci sentiamo uniti nell'ambito del Gruppo e dimostriamo impegno e devozione sia nei confronti dei nostri clienti che tra di noi. Condividiamo generosamente quanto sappiamo, offrendo i nostri migliori consigli e il nostro incoraggiamento ai colleghi. Risolviamo i problemi con apertura e sincerità. Siamo fieri di far parte del Gruppo e ci sentiamo personalmente coinvolti. Crediamo fermamente di essere uniti nel percorrere insieme un lungo cammino.8 I nostri valori Coraggio. Apprezziamo ed incoraggiamo l'innovazione e l'assunzione cosciente del rischio a tutti i livelli. Siamo favorevoli al cambiamento e lavoriamo per superare le barriere che ostacolano il successo, restando flessibili e adattabili. Anche se il nostro ambiente dinamico spesso richiede risposte rapide e interventi audaci, non abbiamo timore di prendere iniziative né di sbagliare perché sappiamo che tentare e sbagliare fanno parte integrante dell'apprendimento. Attenzione al cliente. Il nostro obiettivo è semplice: fornire ad ogni cliente, sia interno che esterno, prodotti e servizi di qualità incontrovertibile, esenti da errore, puntualmente, sempre. Potenziamo le nostre attività per migliorare e ottimizzare il valore per i nostri clienti e lo facciamo cercando di prevedere le loro esigenze, andando oltre le richieste e impegnandoci continuamente per migliorare. Comunicazione. Sosteniamo e incoraggiamo la comunicazione aperta e la cooperazione più intensa tra i colleghi di diversa provenienza ed esperienza. Ci manteniamo sempre informati e ci sentiamo coinvolti nell'attività dell'azienda. Condividiamo liberamente le informazioni perché crediamo fermamente nello spirito di cooperazione dei nostri soci. Crediamo nello scambio libero e onesto di idee sia all interno che all esterno. Diritti umani. Crediamo che il rispetto per i diritti umani sia un elemento fondamentale per una società moderna sostenibile e ci battiamo per questo. Il Gruppo non tollera alcuna violazione dei diritti umani e rispetta i diritti umani dei propri dipendenti. Conformità della filiera. Le Società del Gruppo esigono che i fornitori delle proprie materie prime (compresi i distributori) rispettino le indicazioni contenute nella Guida "Supply Chain CSR Deployment Guidebook" del Gruppo DIC e le leggi applicabili, comprese quelle che mirano a sradicare la schiavitù e il traffico di esseri umani, come anche quelle intese ad eliminare ogni forma di corruzione nell'aggiudicazione degli appalti. Sostenibilità Il Gruppo DIC intende promuovere uno sviluppo che "soddisfi i bisogni del presente senza compromettere la possibilità di fare altrettanto per le prossime generazioni" e vuole essere un Gruppo che contribuisce al miglioramento sostenibile della società e dell'ambiente globale. Le presenti Norme e Linee di indirizzo sono una dichiarazione di intenti relative ai comportamenti individuali e aziendali e non costituiscono in alcun modo un vincolo contrattuale né altri diritti di impiego o garanzie di prosecuzione di impiego. Per i dipendenti di Sun Chemical: il vostro impiego, tranne ove specificamente indicato per iscritto nel contratto, è su base volontaria e può essere rescisso sia da voi che da Sun Chemical in qualsiasi momento, con o senza giusta causa e con o senza preavviso. 39 Quali sono i principi fondanti del codice comportamentale? Ogni dipendente di una Società del Gruppo DIC, è tenuto/a conoscere e rispettare il codice comportamentale che illustra i valori del Gruppo. Nessuno pretende che siate esperti legali. Il fulcro del discorso è "fare la cosa giusta". Le presenti norme e linee di indirizzo sono importanti per lo sviluppo di una serie di valori da condividere nella conduzione delle nostre attività. Le definizioni di "Gruppo" e "Società del Gruppo" nel presente Codice comportamentale si riferiscono a DIC Corporation e alle sue sussidiarie, comprese Gruppo Sun Chemical Coöperatief U.A., DIC Asia Pacific Pte. Ltd. e DIC (China) Co. Ltd., e le loro controllate e partner in joint venture sulle quali il Gruppo DIC esercita il controllo di gestione, ovunque si trovino. Forniamo ora un breve riepilogo delle norme a cui tutti i dipendenti delle Società del Gruppo devono attenersi: Rispettare tutte le leggi in vigore relative alla nostra attività; Essere onesti, equi e affidabili in tutti i rapporti; Evitare ogni conflitto di interessi tra il lavoro e la vita personale; Apprezzare la diversità attuando prassi di impiego eque con tutti i collaboratori; Contribuire a creare un luogo di lavoro sicuro e a proteggere l'ambiente; Rispettare i diritti, la dignità e la privacy dei colleghi dipendenti e degli altri individui con cui si tratta per conto della propria Società del Gruppo. Garantire che il nostro ambiente di lavoro sia esente da molestie e discriminazioni di ogni tipo; Proteggere le informazioni riservate e proprietarie del Gruppo dalla divulgazione impropria; Non accettare né offrire pagamenti, doni o regalie improprie a o da alcun cliente, 4 fornitore, funzionario pubblico o altro soggetto terzo; Non accettare informazioni riservate da altre persone fisiche o giuridiche, né firmare accordi di riservatezza a favore di terzi senza adeguata autorizzazione e supervisione legale; Non accettare alcun vincolo o obbligo contrattuale senza adeguata autorizzazione e supervisione legale; Assicurarsi che la documentazione finanziaria delle Società del Gruppo sia veritiera, completa, che rispecchi pienamente le transazioni descritte e sia conforme a tutte le leggi applicabili e le norme contabili; Assicurarsi che i rapporti di lavoro intrattenuti con i clienti, i fornitori, i concorrenti del Gruppo e i governi rispettino tutte le leggi applicabili, comprese quelle su concorrenza, antitrust, anticorruzione, operazioni finanziarie, fiscali e antiterrorismo; Mantenere una ferma opposizione e non cedere a richieste di organizzazioni antisociali come gruppi criminali organizzati o che perpetrano crimini basati sull'odio o terroristici. È tutto? Il breve riepilogo fornito in questa pagina non va inteso in senso limitativo o restrittivo delle Norme e delle Linee di indirizzo del Codice di comportamento aziendale, bensì serve per introdurre alcuni importanti concetti a sostegno dei valori del Gruppo. Per fare la vostra parte nel mantenere un alto standard di condotta e tutelare la reputazione del Gruppo saranno sufficienti un po' di buon senso ed una conoscenza di base dei principi etici e giuridici. Vi preghiamo di leggere bene le Norme e Linee di indirizzo del presente documento. Le spiegazioni ivi contenute vi aiuteranno ad individuare i problemi di ordine etico e giuridico nel momento in cui essi insorgano e vi aiuteranno a risolverli.10 Quali sono i principi fondanti del codice comportamentale? Come gestire le differenze nazionali Le Società del Gruppo operano a livello mondiale, perciò abbiamo fissato una serie di norme e linee di indirizzo. Il Gruppo sa bene che le leggi sono diverse in ogni paese e zona del mondo e che i dipendenti devono rispettare le leggi in vigore nei luoghi in cui lavorano e relative al lavoro che eseguono. Tuttavia questa è solo una regola minima. Quando le Norme e le Linee di indirizzo del Codice di comportamento aziendale sono più rigorose delle leggi locali, il Gruppo esige l'aderenza agli standard aziendali globali più rigorosi espressi qui. In tal modo possiamo assicurare un trattamento equo e coerente ai nostri dipendenti, clienti e fornitori in tutto il mondo. A chi sono indirizzate le presenti Norme e Linee di indirizzo Le presenti Norme e Linee di indirizzo valgono per tutti i dipendenti delle Società del Gruppo in tutto il mondo (compresi i direttori, i funzionari, i dipendenti part-time, temporanei, dislocati in altra sede o distaccati e i consulenti che agiscono per conto di Società del Gruppo DIC). Che cos'è la conformità? Le presenti Norme e Linee di indirizzo rispecchiano ed implicano la responsabilità congiunta delle Società del Gruppo e dei loro dipendenti, i quali tutti sono tenuti a rispettare le leggi che regolamentano le attività delle Società del Gruppo in tutto il mondo, ad aderire ai più alti standard etici e ad agire come membri responsabili delle comunità in cui operiamo. Le presenti Norme e Linee di indirizzo sono state strutturate in modo tale da fornire ai dipendenti del Gruppo in tutto il mondo il necessario orientamento per perseguire gli obiettivi delle Società del Gruppo nell'intrattenere rapporti di lavoro a livello mondiale. Tutti i dipendenti sono tenuti al rispetto delle presenti norme e linee di indirizzo, oltre che di tutte le leggi e i regolamenti dei vari stati e governi che riguardano le attività del Gruppo e di tutte le altre politiche e procedure che possano essere istituite dalla Società del Gruppo in cui lavorano. Ogni dipendente è tenuto a dichiarare di aver ben compreso tali Norme e Linee di indirizzo e di volervisi attenere, con l'aiuto della Società del Gruppo in cui lavora. Il successo del Gruppo nell'adempiere ai propri obblighi etici e giuridici dipende da ciascuno di noi, perciò siamo tenuti a chiedere consiglio prima che si verifichino eventuali problemi e a segnalare ogni violazione del presente Codice di comportamento aziendale. Non fa alcuna differenza se un dipendente commette atti illeciti o non etici a vantaggio proprio o di altri o se lo fa nell'incauto tentativo di apportare vantaggi alle Società del Gruppo. In parole semplici: ogni comportamento non etico o illecito è inaccettabile. Cosa fare quando si osserva una non conformità o un possibile problema di non conformità Vige l'obbligo di fare di tutto per garantire che la Società del Gruppo per cui si lavora operi sempre nel pieno rispetto del presente Codice di comportamento aziendale. Di conseguenza, tutti i dipendenti sono tenuti a segnalare ogni non conformità nota o sospetta alle norme sulla sicurezza, alla legge o ai regolamenti del Gruppo rivolgendosi a una delle persone preposte elencate nell'appendice A. Nel fare tale segnalazione è essenziale che la persona che segnala il problema NON conduca indagini per proprio conto, in quanto ciò potrebbe comportare complesse problematiche legali. Anche se non siete sicuri del fatto che un determinato comportamento costituisca effettivamente una non conformità, siete tenuti comunque a darne tempestivamente notizia. Tutte le segnalazioni relative a possibili non conformità a leggi o regolamenti del Gruppo saranno trattate in modo riservato per quanto sia possibile a seconda delle circostanze e saranno tempestivamente valutate con equità da un funzionario preposto dell'azienda, che poi adotterà le necessarie misure correttive. Se le segnalazioni sono fatte con tempestività, il Gruppo DIC può risolvere i problemi di conformità rapidamente. Il Gruppo sosterrà e tutelerà chiunque faccia in buona fede del proprio meglio per segnalare casi sospetti di non conformità. A seguito dell'indagine, anche se non venisse riscontrata alcuna irregolarità nell'attività segnalata, a condizione che la segnalazione sia stata fatta in buona fede e senza intenzioni malevole (ad esempio per diffamare deliberatamente qualcuno), la persona che ha fatto la segnalazione non sarà soggetta ad alcuna penalizzazione. 511 Quali sono i principi fondanti del codice comportamentale? Qualsiasi tipo di ritorsione contro una persona che abbia segnalato una possibile non conformità o che abbia partecipato ad un'indagine relativa ad una segnalazione è severamente vietata e costituisce una grave violazione del presente Codice di comportamento aziendale. Chiunque commetta atti di ritorsione sarà soggetto a sanzione disciplinare. Cosa comporta la cooperazione in un'indagine? Tutti i dipendenti sono tenuti a collaborare alle indagini svolte in merito ad ogni presunta violazione. Qualora si decida di adottare misure correttive, la Società del Gruppo coinvolta e la sua alta dirigenza decideranno quali interventi attuare per rettificare la situazione e prevenirne la ripetizione. Chi può rispondere alle mie domande? Le presenti Norme e Linee di indirizzo non possono dare delle risposte definitive a tutte le domande che potrebbero insorgere. Per tale ragione, dobbiamo fare affidamento sul nostro buon senso e sulla nostra capacità di giudizio per capire cosa è necessario per aderire agli elevati standard del Gruppo anche, quando opportuno, chiedendo consiglio su come comportarsi. Per domande relative alle presenti Norme e Linee di indirizzo e alle relative politiche o procedure delle Società del Gruppo per cui lavorate e alle leggi che regolamentano la vostra attività per conto della Società del Gruppo per cui lavorate o se sentite il bisogno di chiedere un consiglio o un parere su una questione etica o legale potete contattare una delle seguenti persone preposte, che ascolteranno le vostre segnalazioni o vi consiglieranno come comportarvi: il vostro diretto superiore o responsabile; un responsabile di livello più alto nella linea gerarchica di cui fate parte; le persone preposte elencate nell'appendice A. Per segnalare violazioni al presente Codice di comportamento aziendale contattare sempre una delle persone preposte elencate nell'appendice A. 612 1 I diritti del dipendente: rispetto, dignità, privacy Pari opportunità Il Gruppo riconosce che la propria forza più grande è costituita tal talento e dalla competenza del proprio personale. Abbiamo il dovere di garantire i più alti standard professionali e di lavorare nel rispetto reciproco, che deve stare alla base di ogni rapporto professionale. Una parte importante di ciò è l'assenza di discriminazioni, paura, molestie e altre problematiche sociali negative. Per questo il Gruppo si impegna a garantire che il proprio personale operi in un ambiente di lavoro basato il più possibile sulla libertà. Sebbene alcuni specifici programmi e regolamenti relativi al personale possano differire in alcuni particolari tra le diverse società, divisioni, unità operative, sussidiarie o affiliate, sono stati fissati degli obiettivi generali per orientare le attività del Gruppo in merito ai rapporti con i dipendenti. Il Gruppo intende: Garantire pari opportunità a tutte le persone nelle attività di reclutamento, assunzione, sviluppo, promozione, remunerazione e tutti gli altri termini e condizioni di impiego, senza distinzione di razza, religione, sesso, colore, età, stato civile, genere, orientamento sessuale, disabilità fisica o mentale, stato di veterano, origine nazionale o qualsiasi altra caratteristica tutelata dalla legge e secondo le leggi e le giurisdizioni applicabili; Mantenere un ambiente di lavoro professionale, sicuro, esente da discriminazioni e dove non si fa uso di droghe; Ricompensare e remunerare i dipendenti in base alle loro prestazioni e istituire una serie di premi interessanti. Molestie e discriminazioni I regolamenti del Gruppo e le leggi di molti paesi vietano ogni tipo di discriminazione, molestia, punizione, intimidazione e ritorsione nel luogo di lavoro e in qualsiasi altro ambiente legato alle attività lavorative e aziendali, come anche eventi o riunioni. I comportamenti vietati sono, fra gli altri: Molestie verbali: ossia insulti, commenti sprezzanti, minacce o linguaggio intimidatorio di natura etnica, razziale, religiosa o sessuale. Molestie visive: ossia materiali scritti, stampati o elettronici di contenuto dispregiativo, offensivo, minaccioso o umiliante, gesti, immagini o oggetti fisici mostrati, inviati ad altri o resi disponibili per la visione altrui che siano di natura offensiva, etnica, razziale, religiosa o sessuale. Molestie fisiche: ossia toccare, infastidire o comunque interferire fisicamente con la persona o con i suoi beni in modo non desiderato dalla persona stessa. Molestie sessuali: ossia avance sessuali indesiderate, con o senza una promessa implicita o esplicita di impiego, avanzamento di carriera o altro vantaggio o una minaccia di una conseguenza negativa sull'impiego nel caso in cui tale richiesta non venga soddisfatta. Discriminazione: ossia ogni discriminazione nell'impiego, ad esempio nell'assunzione, la promozione, la remunerazione, l'assegnazione di mansioni o di orari lavorativi e il licenziamento, basata sul genere, l'età, nazionalità, la razza, il colore della pelle, l'origine etnica, la religione, il credo, lo stato sociale, l'origine, lo stato civile, l'orientamento sessuale, la disabilità fisica o mentale o qualsiasi altro attributo tutelato dalle leggi e dai regolamenti applicabili. Punizioni fisiche: ossia maltrattamenti verbali e psicologici o costrizioni fisiche. Ritorsione La ritorsione può essere un atto avverso commesso nei confronti di un dipendente che abbia fatto una segnalazione interna o esterna o che abbia fornito prove/testimoniato a sostegno di un'indagine svolta a seguito di una segnalazione per discriminazione o molestia. La ritorsione è severamente vietata e chiunque violi questa regola sarà adeguatamente sanzionato. 713 I diritti del dipendente: rispetto, dignità, privacy Come segnalare un caso di molestia, discriminazione o ritorsione Le segnalazioni di molestie, discriminazioni o ritorsioni devono essere fatte ad una delle persone preposte elencate nell'appendice A. La privacy nel luogo di lavoro Una delle regole del Gruppo consiste nel rispettare tutte le leggi e le normative che regolamentano la privacy nel luogo di lavoro. Dipendenti e collaboratori devono però sapere che il loro diritto alla privacy può essere limitato per certi dati o documenti elettronici che vengono trattati, memorizzati o trasmessi mediante i sistemi informatici, le caselle di posta vocale e di posta elettronica o altre risorse tecniche o elettroniche del Gruppo e/o delle Società del Gruppo per cui lavorano, con l'eccezione dei dati o documenti mantenuti dal reparto Risorse Umane e di quanto specificamente previsto dalla legge. La Società del Gruppo per cui lavorate può superare tutte le password dei computer aziendali ai fini dell'ispezione, dello svolgimento di indagini o della ricerca di informazioni nei file o nelle caselle di posta vocale, o altri mezzi di comunicazione del Gruppo usati da un dipendente (nell'unione Europea sono in vigore leggi e direttive specifiche che tutelano e limitano quelli che sono considerati dati o informazioni private personali anche se memorizzate sui sistemi aziendali e il Gruppo rispetta tali leggi e direttive). Le leggi sulla privacy relative ai dati e alle informazioni di un dipendente identificabili come personali e non pubblici sono anche significativamente diverse nei vari paesi in risposta alla grande disponibilità di informazioni tramite i mezzi elettronici di comunicazione ed altri mezzi. Nel Gruppo vige la regola di rispettare tutte le leggi sulla privacy e le direttive dell'unione Europea relative ai dati considerati come personali e non pubblici relativi ai propri dipendenti. Poiché tali leggi sono complesse, le presenti Norme e Linee di indirizzo non possono indicare nel dettaglio tutti gli specifici interventi previsti dal Gruppo e dalle Società del Gruppo per cui lavorate. In linea generale il Gruppo richiede: l'aderenza alle procedure esistenti relative alla divulgazione all'interno o all'esterno di dati/informazioni identificabili come personali e non pubblici di un qualsiasi dipendente del Gruppo in base alla legge applicabile; la limitazione dell'accesso a dati/informazioni identificabili come personali e non pubblici ai dipendenti del Gruppo e ai fornitori esterni di servizi che hanno necessità di conoscere quei dati a fini amministrativi per la gestione della documentazione relativa a piani e programmi aziendali di previdenza sociale e assistenza sanitaria e altri benefit, e alle funzioni delle risorse umane per la gestione dei contratti di lavoro; il consenso scritto del dipendente prima della divulgazione di suoi dati identificabili come personali e non pubblici, per ogni proposta di condivisione con terzi esterni al Gruppo di dati diversi da quelli che è obbligatorio per legge conoscere per la necessaria amministrazione dei piani o programmi aziendali di assistenza sanitaria e previdenza sociale o d'altro tipo gestiti dalla Società del Gruppo per cui lavorate o comunque previsti o considerati ammissibili dalla legge; la salvaguardia dei dati degli exdipendenti secondo le stesse regole che vigono per quelli dei dipendenti correnti. 814 2 Ambiente, salute e sicurezza Tutela dell'ambiente, della salute e della sicurezza degli altri da parte dei dipendenti del Gruppo In qualità di soggetto imprenditoriale responsabile e di azienda produttrice e venditrice di sostanze chimiche, il Gruppo DIC riconosce che la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e delle proprie strutture, oltre alla tutela dell'ambiente, sono fondamentali per la dirigenza del Gruppo. Per questo, in base ad una dichiarazione di impegno per uno sviluppo sostenibile, il Gruppo DIC vuole contribuire al bene della società cercando costantemente di armonizzare le proprie attività con l'ambiente e la biodiversità, nonché producendo prodotti e tecnologie sicuri per l'ambiente. Il concetto di "atteggiamento responsabile" e i cicli di vita dei prodotti Avere un "atteggiamento responsabile" consiste nel prendere iniziative per adottare ed ottimizzare con coerenza misure di salvaguardia della salute, della sicurezza e dell'ambiente attraverso il ciclo di vita dei prodotti chimici del Gruppo DIC, dallo sviluppo all acquisto delle materie prime, alla produzione e distribuzione e fino al loro utilizzo, consumo finale e smaltimento. Il Gruppo DIC si impegna in modo proattivo in queste attività e i dipendenti devono: capire e tenere presente il concetto di "atteggiamento responsabile"; capire gli effetti sull'ambiente, la salute e la sicurezza d'un nuovo prodotto o processo produttivo dallo sviluppo e per tutta la vita utile, e ridurne al minimo gli effetti negativi. Il miglioramento continuo tramite obiettivi prefissati Il Gruppo DIC conduce le proprie attività in modo tale da: (i) mettere al primo posto la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e collaboratori e della comunità locale; (ii) promuovere sempre uno sviluppo sostenibile; e (iii) creare valore riducendo il carico ambientale. Per realizzare tutto questo il Gruppo DIC fissa degli obiettivi ed attua specifici programmi che mirano al miglioramento. 9 Vi chiediamo, in qualità di dipendenti del Gruppo DIC, di: Collaborare all'attuazione dei programmi relativi a salute e sicurezza del Gruppo DIC; Collaborare all'attuazione dei programmi di tutela dell'ambiente globale del Gruppo DIC; Conoscere i piani di preparazione alle emergenze elaborati dalla vostra società DIC e, in caso di emergenza, agire come richiesto dal relativo piano. Rispetto di leggi e regolamenti applicabili Il Gruppo DIC intende obbedire a tutte le leggi e i regolamenti in vigore che promuovono la protezione e la conservazione dell'ambiente, che promuovono la salute e la sicurezza di dipendenti, clienti, vicini confinanti e comunità locale, e che riguardano in qualsiasi modo la salute, la sicurezza e l'ambiente. Qualora si ritengano inadeguate le leggi e i regolamenti che tutelano la salute, la sicurezza e l'ambiente di un determinato paese, il Gruppo DIC chiede alle proprie società di applicare norme coerenti con i valori espressi in questo Codice. Il Gruppo DIC intende rispettare nella massima misura possibile le norme e le prassi di tutti i paesi impattati per quanto riguarda l'ambiente, la sicurezza e la salute, anche quando il rispetto di tali norme non sia reso obbligatorio dalla legge. I dipendenti del Gruppo DIC devono attenersi a tutte le leggi e i regolamenti applicabili, nonché ai regolamenti del Gruppo DIC, per quanto riguarda sicurezza, salute e ambiente. Istruzione e formazione Il Gruppo DIC eroga istruzione e formazione su sicurezza, salute e ambiente ai propri dipendenti. Tutti i dipendenti devono ricevere l'istruzione e la formazione erogate dalla propria Società del Gruppo DIC e migliorare la propria conoscenza e capacità di contribuire all'impegno della propria Società del Gruppo DIC per la sicurezza, la salute e l'ambiente. Ispezioni e supervisione Ogni dipendente del Gruppo DIC deve segnalare eventuali indagini richieste da un ente governativo relativamente a tematiche ambientali, di sicurezza o15 Ambiente, salute e sicurezza di salute alla persona designata dalla Società del Gruppo DIC del dipendente e, sotto la supervisione di tale persona, deve cooperare nell'ambito di eventuali indagini esterne o interne condotte dal Gruppo DIC. Conformità alle normative sulle sostanze chimiche Ogni paese e giurisdizione può avere leggi e regolamenti più o meno rigorosi che governano la produzione, l'importazione, l'esportazione e/o l'utilizzo di sostanze chimiche. Ogni Società del Gruppo deve rispettare non solo le leggi e i regolamenti del paese in cui si trova, ma anche quelle dei paesi in cui si trovano gli altri collaboratori e utilizzatori dei prodotti. I dipendenti devono sempre informarsi ed essere a conoscenza delle leggi e dei regolamenti in vigore che regolamentano l'uso delle sostanze chimiche, comprese quelle sulla registrazione di nuove sostanze chimiche, e sugli utilizzi e sulle quantità delle sostanze chimiche esistenti. Garanzia e gestione della qualità Il Gruppo considera la garanzia e la gestione della qualità pilastri fondanti della propria gestione imprenditoriale. I dipendenti devono contribuire alla diffusione di prodotti, servizi e informazioni che soddisfino i requisiti della clientela e del mercato, lavorando costantemente al miglioramento della qualità e sostenendo le attività di garanzia della qualità. 1016 3 Dovere di evitare potenziali conflitti di interessi e di proteggere i beni del Gruppo Ogni dipendente di una delle Società del Gruppo ha la responsabilità di adempiere ai propri doveri nell'interesse del Gruppo. Evitare conflitti di interessi, proteggere le informazioni riservate del Gruppo dall'utilizzo o dalla divulgazione non autorizzata e rispettare tutti i regolamenti applicabili del Gruppo che riguardano i beni del Gruppo e le interazioni con gli altri dipendenti sono i requisiti minimi che chiediamo. Che cos'è un conflitto di interessi? Un conflitto di interessi sorge quando si crea un potenziale divario, in una qualsiasi situazione, tra la lealtà ai propri interessi personali e/o a quelli di un soggetto terzo e gli obblighi nei confronti del Gruppo. Tipicamente i conflitti di interessi sorgono quando un dipendente usa la propria posizione per promuovere un interesse finanziario personale o per lavorare al di fuori della sua Società di appartenenza. Esiste un conflitto quando il comportamento privato della persona è in contrasto con gli interessi commerciali del Gruppo. Le attività che costituiscono un vero conflitto di interessi non sono mai accettabili, ma è meglio evitare anche le attività che possano apparire soggette a conflitto di interessi. Qualche esempio di conflitto di interessi: Ottenere un guadagno personale dalla prestazione di un opera o una consulenza in qualità di consulente, consigliere, dipendente o direttore di un'azienda concorrente, di un fornitore o di un cliente; Vendere prodotti o servizi che siano in concorrenza o comunque simili ai prodotti o ai servizi forniti da una Società del Gruppo; Gestire un'attività imprenditoriale esterna a scopo di lucro, tranne se espressamente autorizzata per iscritto dall'amministratore Delegato/Presidente o dal Direttore Finanziario/Amministrativo della propria società di appartenenza; usare apparecchiature, beni del Gruppo o tempo del proprio orario lavorativo in attività non relative al Gruppo, tranne quelle espressamente autorizzate per iscritto dall'amministratore Delegato/Presidente o dal Direttore Finanziario/Amministrativo della propria società di appartenenza; 11 Effettuare operazioni finanziarie con un concorrente, cliente o fornitore o possedere o controllare una partecipazione finanziaria nella sua attività che superi il 5% di compartecipazione in una società quotata in borsa; Trarre vantaggi personali da opportunità commerciali appartenenti di diritto alle Società del Gruppo; Intraprendere operazioni commerciali con il Gruppo per un guadagno o profitto personale, direttamente o indirettamente, proprio o di un convivente o di un famigliare senza il previo consenso scritto dell'amministratore Delegato/Presidente o del Direttore Finanziario/Amministrativo della propria società di appartenenza; Assumere famigliari o conviventi o avere tali soggetti in un unità aziendale sotto la propria responsabilità, salvo approvazione dell'amministratore Delegato/Presidente o del Direttore Finanziario/Amministrativo della propria società di appartenenza; Accettare remunerazione o altra forma di valore materiale da terzi per servizi forniti per conto della propria società di appartenenza; Accettare remunerazione o altra forma di valore materiale da terzi che hanno o propongono di avere un rapporto commerciale con una Società del Gruppo; Lavorare per due o più datori di lavoro contemporaneamente o trarre un guadagno personale dalla prestazione di lavoro o servizi in qualità di consulente, consigliere, dipendente o direttore di un'impresa esterna a scopo di lucro, salvo autorizzazione espressa per iscritto dell'amministratore Delegato/Presidente o del Direttore Finanziario/Amministrativo della vostra società di appartenenza; tale autorizzazione sarà normalmente concessa a meno che non vi sia un conflitto di interessi o un effetto avverso o anche la potenzialità di un conflitto di interessi o effetto avverso sulla propria prestazione lavorativa.17 La vostra responsabilità nell'evitare potenziali conflitti di interessi e nel proteggere i beni del Gruppo I dipendenti che violano queste norme sul conflitto di interessi possono essere soggetti a sanzioni disciplinari, compresa la risoluzione del contratto di lavoro e altre misure. Per qualsiasi dubbio su un possibile conflitto di interessi, il dipendente è tenuto, prima di impegnarsi nell'attività di natura dubbia, a presentare i relativi fatti alla persona preposta tra quelle elencate nell'appendice A. Come devo utilizzare i beni del Gruppo? I beni del Gruppo sono costosi da acquisire e da mantenere, perciò chiediamo a tutti i dipendenti di usarli solo per il loro uso consentito e di preservarne e mantenerne il valore e l'utilizzabilità. Ogni uso improprio, abuso o distruzione di beni del Gruppo sarà considerato grave violazione del vostro diritto di usare i beni del Gruppo in modo responsabile ed esclusivamente a scopo lavorativo. I macchinari, i telefoni cellulari ed altri dispositivi elettronici portatili, apparecchiature, computer, software, veicoli ed altri beni del Gruppo sono affidati ai dipendenti ad esclusivo uso lavorativo. I dipendenti devono utilizzare tali apparecchiature e gli altri beni del Gruppo nel rispetto delle regole stabilite dal Gruppo e dalla Società del Gruppo per cui lavorano, nonché di tutte le leggi, regole, normative, e tutele che governano il funzionamento di tali apparecchiature. I dipendenti devono limitare l'uso personale di tali apparecchiature e degli altri beni del Gruppo e non devono usarli per profitto personale o per esercitare attività illecite. I dipendenti non possono vendere, affittare, noleggiare, donare o comunque disporre delle apparecchiature o dei beni delle Società del Gruppo a proprio vantaggio o per scopi personali. Come devo proteggere i dati e le informazioni riservate del Gruppo? I dati proprietari e le informazioni riservate delle Società del Gruppo costituiscono uno dei loro asset di maggior valore. Le informazioni relative alle Società del Gruppo, ai loro prodotti, piani o affari che non sono generalmente di pubblico dominio sono da considerarsi riservate. La divulgazione impropria o non autorizzata di tali informazioni può danneggiare in modo importante la posizione del Gruppo nel mercato e causare la perdita di patrimonio. La divulgazione o l'uso improprio di queste informazioni può anche costituire un reato ed assoggettare la persona che lo ha commesso a multe e azioni legali fino alla possibile incarcerazione. Analogamente, gli elenchi di clienti, la documentazione relativa ai beni di proprietà e altre informazioni di ordine commerciale, anche se compilate da fonti pubbliche, sono di proprietà del Gruppo e non possono essere assunte o utilizzate a vantaggio personale. Le informazioni proprietarie del Gruppo devono essere contrassegnate come "riservate" e l'accesso alle stesse deve essere limitato alle sole persone che hanno un effettivo bisogno di conoscerle. Le chiediamo di tutelare tutti i dati e le informazioni riservate e di non divulgarle a terzi, non utilizzarle per guadagni personali o in concorrenza con le Società del Gruppo (tranne per quanto possa essere specificamente permesso previo consenso scritto e accettazione da parte della Società del Gruppo per cui lavora). Ciò vale non solo durante il periodo in cui siete alle dipendenze della società per cui lavorate, ma anche successivamente. Inoltre, i dipendenti sono anche responsabili dell'integrità e della tutela di tutti i dati e le informazioni commerciali, compresi quelli in formato elettronico e di casella di posta vocale. Le chiediamo di partecipare attivamente alla tutela dei dati e delle informazioni che Le sono stati affidati. Ad esempio, è proibito apportare modifiche inopportune ai dati e alle informazioni o distruggerle, deformarle o divulgarle. Lei è anche tenuto a garantire che tutti i dati e le informazioni riservate del Gruppo siano tenute in un luogo sicuro idoneo o protette mediante sistemi elettronici in modo da non essere rese disponibili a chi non abbia i relativi diritti di accesso. Le chiediamo, inoltre, di evitarne la divulgazione accidentale tramite dispositivi elettronici usati per la comunicazione wireless o cellulare non protetti dall'intercettazione. I dipendenti possono accedere solo a documenti, file o programmi, su computer o non, per i quali hanno il permesso di accesso, ma non possono accedere o scaricare dati/informazioni riservate (del Gruppo o di terzi) senza il permesso della persona incaricata dalla loro Società a gestire tali materiali. 1218 La vostra responsabilità nell'evitare potenziali conflitti di interessi e nel proteggere i beni del Gruppo I dipendenti dotati di accesso unico o speciale alla documentazione elettronica e alle non possono accedere a tale documentazione al di fuori del normale svolgimento delle proprie mansioni di assistenza o amministrazione di questi sistemi, senza la necessaria autorizzazione. La lettura, la duplicazione, la diffusione, la rimozione, il danneggiamento o l'alterazione non autorizzati di file, password, sistemi informatici o programmi o l'uso improprio delle informazioni ottenute mediante mezzi non autorizzati possono dare luogo a sanzioni disciplinari fino alla risoluzione del contratto di lavoro. Diritti di proprietà intellettuale Il Gruppo conserva, mantiene e utilizza i diritti di proprietà intellettuale relativi alle proprie attività, che comprendono brevetti, progetti registrati, marchi commerciali, know-how, dati tecnici e copyright. Le Società del Gruppo devono attenersi ai termini e alle condizioni di tutti i contratti di concessione di licenza d'uso stipulati con altri. Ad esempio, i dipendenti usano dei programmi software per l'elaborazione di testi, la rendicontazione finanziaria, la gestione di dati e altre applicazioni. La maggior parte dei programmi acquistati dalle Società del Gruppo è coperta da qualche forma di contratto di concessione in licenza d'uso che descrive i termini, le condizioni e gli usi consentiti. La legge internazionale sul copyright impone sanzioni civili e penali per la riproduzione e l'uso illecito di software concesso in licenza. Ogni utente deve essere a conoscenza delle restrizioni all'uso del software e deve attenersi a tali limitazioni. In caso di domande specifiche, siete pregati di rivolgervi al vostro rappresentante IT locale per ulteriori informazioni. I dipendenti non possono installare software personale o non autorizzato sulle apparecchiature e/o sull'hardware fornito dal Gruppo senza previo consenso scritto del funzionario preposto della sua società di appartenenza. I dipendenti non possono scaricare, installare, né utilizzare software piratato. Inoltre tutto il lavoro, le informazioni o le invenzioni sviluppate da chiunque nell'ambito del proprio lavoro appartengono alla Società in cui lavora. Tutti i prodotti del lavoro devono essere tempestivamente presentati e assegnati alla Società del Gruppo per cui si lavora. Requisiti per la tenuta della documentazione relativa alle transazioni e della documentazione in genere Tutti i pagamenti, le spese e le altre operazioni finanziarie effettuate per conto della Società del Gruppo per cui si lavora devono essere approvati, registrati e fatti con l'intento e la consapevolezza del fatto che l'intero importo di tali pagamenti deve essere esclusivamente utilizzato ai fini descritti nei documenti di appoggio dei pagamenti. Tutte le ricevute e gli esborsi devono essere descritti in modo completo e accurato nella documentazione della Società del Gruppo per cui si lavora e devono essere accompagnati da idonea documentazione che ne descriva gli scopi. Sono severamente vietate le prassi contabili false come fondi neri, "sommerso d'azienda" o conti segreti, mazzette o tangenti pagate a singoli soggetti e contributi illeciti trasferiti a gruppi e personaggi politici. Al fine di garantire il controllo più adeguato sugli esborsi di fondi è anche necessario aderire rigorosamente alle procedure e alle istruzioni emanate dalla propria società di appartenenza relative all'apertura e alla chiusura di conti bancari ed all'attribuzione dei necessari poteri di firma. Quali sono le regole per l'accesso e l'uso di posta elettronica, telefoni e internet? Il Gruppo permette l'accesso a Internet e ad altri servizi informativi nell'ambito dello svolgimento delle mansioni di lavoro e del perseguimento degli obiettivi aziendali. Internet deve essere utilizzato come strumento di lavoro e di apprendimento. Un occasionale breve accesso ad Internet a scopo di istruzione, sviluppo o formazione a vantaggio del Gruppo è accettabile qualora permetta all'utente di essere più efficiente sul lavoro e di migliorare le proprie attività lavorative e personali. Invece l'uso dei servizi via web o delle apparecchiature fornite dalla società di appartenenza per l'accesso ad Internet a scopo di divertimento, guadagno o altro uso personale deve essere sempre limitato, sia durante che dopo il lavoro. Inoltre, l'uso di tali servizi via web o apparecchiature per l'accesso ad Internet per giocare d'azzardo, visualizzare e/o partecipare ad attività pornografiche, accedere a contenuti offensivi, che possono infiammare gli animi o ad altri contenuti non professionali o per partecipare ad attività che violano le regole sulle molestie sessuali o d'altro tipo è severamente vietato. 1319 La vostra responsabilità nell'evitare potenziali conflitti di interessi e nel proteggere i beni del Gruppo Ogni Società del Gruppo ha determinati diritti di controllare e verificare lo storico delle attività svolte su Internet e nella posta elettronica, bloccare siti offensivi, illeciti e non pertinenti al lavoro al fine di garantire la conformità alle politiche del Gruppo o di negare o limitare l'accesso ad Internet. Qualora un utente di Internet che non sappia se un determinato sito viola le politiche del Gruppo o la legge, tale utente è tenuto a contattare il reparto che gestisce i sistemi IT o al personale addetto. Le attività su Internet e l'uso di telefoni cellulari e di altri dispositivi wireless sono considerate pubbliche, dunque ogni utente deve comportarsi in modo conseguente. I sistemi di posta elettronica via Internet che sono sotto il controllo della società di appartenenza possono essere usati per certe questioni riservate in conformità alle norme e ai regolamenti applicabili concernenti l'uso dell' e di Internet. Per comunicazioni particolarmente riservate è necessario avere la conferma del destinatario prima dell'invio. L'uso dei mezzi di comunicazione elettronica per comunicare e scambiarsi informazioni è ammesso a condizione che tale uso sia conforme a tutte le leggi, normative e regolamenti applicabili del Gruppo, comprese quelle che: regolamentano l'importazione e l'esportazione di tecnologia, software e dati; regolamentano la trasmissione di dati attraverso i confini nazionali e, in particolare, di dati personali che riguardano soggetti coperti da tutele della privacy; riguardano leggi sul copyright, sui marchi commerciali e sulla pubblicità; regolamentano l'uso aziendale interno secondo le relative regole del Gruppo. Il mancato rispetto delle leggi e delle norme applicabili può mettere a repentaglio la capacità della propria società di appartenenza di eseguire liberamente la propria attività utilizzando i mezzi elettronici. Per questo è importante che ciascuno di voi protegga questi beni attraverso un utilizzo opportuno. Si richiede, inoltre, di essere coscienti che tutte le comunicazioni che avvengono durante le attività del Gruppo per via telematica e/o casella vocale sono considerate documentazione di proprietà del Gruppo e/o della Società del Gruppo per cui lavorate). Secondo le leggi applicabili sulla privacy e secondo quanto più specificamente previsto nella sezione intitolata "I diritti dei dipendenti", il Gruppo si riserva il diritto di controllare ed accedere in qualsiasi momento ai contenuti dei messaggi e di altro materiale e ai dati creati, inviati o ricevuti sui propri sistemi. 1420 4 Misure anti-corruzione Il Gruppo ha dichiarato "tolleranza zero" per ogni forma di corruzione e pretende il più rigoroso rispetto di tutte le leggi applicabili nelle giurisdizioni in cui opera. Le presenti misure anticorruzione valgono per i rapporti d'affari e le operazioni che effettuiamo in tutti i paesi in cui operiamo. La conformità a queste norme non è negoziabile. Le Società del Gruppo non tollereranno che i propri direttori, responsabili, dipendenti, agenti o fornitori prendano parte (direttamente o indirettamente) a qualsiasi forma di corruzione. Che cos'è la corruzione? Corruzione è: offrire, promettere o dare; oppure chiedere o accettare: un vantaggio finanziario o di altro tipo; a/da un'altra persona o soggetto imprenditoriale (sia del settore pubblico che di quello privato); allo scopo di ottenere una prestazione o l esecuzione di una funzione o attività impropria da parte di qualcuno o di ricompensare tale prestazione impropria. Per "prestazione impropria" si intende un atto che costituisce violazione dell'aspettativa che una persona agisca in buona fede, in modo imparziale o da una posizione meritevole di fiducia. Alcuni esempi di corruzione La definizione di "corruzione" è molto ampia e non si limita ai pagamenti in denaro. Forniamo alcuni esempi di comportamenti considerati corrotti: pagamento in contanti o regalo fatto ad un cliente con la speranza o aspettandosi che questi aiuti il Gruppo a vincere una gara; qualsiasi somma (anche se minima) versata ad un funzionario pubblico per accelerare l'emissione di un permesso o per ottenere o velocizzare l'esecuzione di doveri o atti non discrezionali di routine (a volte chiamate anche "agevolazioni" o pagamenti fatti per "oliare"); l'offerta di viaggi in prima classe e/o di soggiorni in strutture di lusso ad un funzionario pubblico in visita ad uno stabilimento. Il Gruppo vieta tutti i pagamenti per "agevolare" o "oliare". Come trattare con agenti, fornitori, consulenti, distributori, soci di joint venture e consorzi In tutte le contrattazioni con agenti, fornitori, consulenti, distributori o altri partner commerciali che prestano i propri servizi a favore delle Società del Gruppo o con soci di joint venture o consorzi, i responsabili addetti del Gruppo devono garantire di essere a conoscenza della politica di "tolleranza zero" del Gruppo e di aver adottato e di rispettare politiche altrettanto rigorose al proprio interno. Non è mai accettabile "chiudere un occhio" o muoversi in base al principio "meglio non chiedere" per quanto riguarda le negoziazioni con i rappresentanti e partner commerciali delle Società del Gruppo perché i loro atti potrebbero esporre voi e/o le Società del Gruppo a responsabilità penale. È richiesta dunque l'esecuzione delle opportune verifiche di due diligence sui potenziali agenti, fornitori, consulenti, distributori, soci di joint venture ed altri partner commerciali che agiscono per conto delle Società del Gruppo. Quali altre parti di questo Codice devo rispettare? Si raccomanda di consultare anche le parti delle presenti Norme e Linee di indirizzo del Codice di comportamento aziendale intitolate "Rapporti con governi e funzionari pubblici" e "Rapporti con clienti, fornitori e terzi in genere", entrambe parte del presente manuale. Sanzioni Oltre all'assoggettamento a sanzioni disciplinari in caso di violazione del presente regolamento, esistono anche sanzioni penali gravi per le Società del Gruppo e i soggetti che siano accusati di aver commesso un atto di corruzione. Se siete a conoscenza o sospettate che sia stato commesso un atto di corruzione, siete obbligati a segnalarlo secondo la procedura descritta nel presente Codice di comportamento aziendale. 15 Vedere altro
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