Source: http://conveniosyproyectosunad.blogspot.com/
Timestamp: 2017-11-18 12:03:08+00:00

Document:
Procedimiento Convenios y Proyectos
Manual de Gestión Convenios y Proyectos
El manual de gestión se ha pensado como una herramienta de apoyo al gestor y/o responsable del proyecto a Nivel local, zonal o Nacional, pues permite ver paso a paso como ponerlo en marcha y como asegurar el logro de los objetivos propuestos, con calidad y con seguridad de obtener reconocimiento de gestión, de intervención social y de Sostenibilidad de los programas.El manual esta escrito a partir de la mesa técnica, recorriendo el proceso que en ella se desarrolla, seguido de las acciones y soportes que el responsable o gestor del convenio adelanta, antes del aval de la mesa técnica y después del aval, hasta finalizar el convenio.Como la Mesa Técnica ha sido también un espacio de reflexión y de toma de decisiones frente a las diferentes posibilidades que se presentan a nivel local, zonal y nacional, se incluyen las líneas de Acción de la Vicerrectoría de Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria.
Por otra parte, se incluye:
Reglamentación de SIDERPCO, Resolución 2421/07
Ficha técnica de registro de convenios,
Acta de aprobación de SIDERPCO local y/o zonal y
Ficha de seguimiento a convenios y proyectos
Formularios SNIES y SUE.
Los modelos de convenio, de actas de inicio y liquidación y de reuniones en general, de presentación de informes y de ejecución presupuestal, corresponden a los formatos determinados en la Oficina de Gestión de la Calidad de la UNAD.
I. Mesa Técnica
Es un espacio administrativo representativo de la alta dirección de la Universidad que vincula los diferentes estamentos y niveles de la organización, para facilitar, agilizar y apoyar la concertación, el desarrollo y la obtención de los objetivos propuestos en los proyectos gestionados a nivel local, regional y Nacional.
B. Cual es el soporte legal?
La Resolución No, 2421 del 17 de diciembre de 2007, da cuenta de la existencia de SIDERPCO, sus proyecciones y propósitos y por lo tanto legaliza los procesos que se desarrollan a nivel local, regional y nacional.
C. Para que sirve?
Como orientadora de la gestión, guardando lineamientos que protegen el desarrollo del proyecto, el cual corresponde a la misión de la Universidad en cualquiera de los campos en los que se concreten dichos programas y proyectos.
D. Cómo nos vinculamos a la Mesa Técnica?
Toda la comunidad académica y administrativa hace parte de la Mesa Técnica, en la medida que remita proyectos para el aval nacional correspondiente y que benefician con seguridad el CEAD o zona a la cual pertenezcan, en los niveles:
Local:Gestionando contactos y acciones que conduzcan a la prestación de:
Servicios especializados (Artículo 5 de la Resolución 2421/07) de la UNAD a las comunidades locales y regionales tales como:
Valoración de Programas y Políticas.
Servicios al público (Artículo 6 de la Resolución 2421/07) de carácter educativo:
Eventos: como: seminarios, talleres, conferencias, congresos, simposios, debates, ponencias, conversatorios, foros, encuentros, exposiciones y otros similares.
A través de la presentación al Comité zonal de SIDERPCO, de los proyectos locales para su aval correspondiente
Además de presentar el proyecto para recibir el aval correspondiente, proyectar la acción local y regional, mediante desarrollo y resultados de impacto social, al igual que hacer parte del Banco de buenas prácticas de la UNAD.
E. Cómo opera?
La mesa técnica tiene un proceso específico que a continuación se presenta para conocimiento de toda la comunidad Unadista. Ver Flujograma del proceso.
1. Registro previo del convenio en el aplicativo que identifica datos útiles tanto para el responsable del mismo, como para la Mesa técnica y el área de seguimiento de convenios.
2. Remisión del convenio en el formato establecido, el cual facilita la preparación del texto del convenio.
3. Adjuntar en esa remisión los siguientes documentos que hacen parte del convenio y tener en cuenta el Artículo 10 - Elementos mínimos para la presentación de programas o proyectos de proyección social y extensión universitaria (Resolución 2421/07) para su legalización y/o estudio:
Texto del convenio en el formato correspondiente,
Línea de acción de Proyección Social en la cual se enmarca.
Interventor y / o supervisor de cada una de las entidades.
Estudio de costo – beneficio,
Acta de aval de SIDERPCO local o zonal.
Cronograma General o por semanas del desarrollo del convenio.
Soportes de la entidad con la cual se va a firmar convenio:· Representación legal· Cédula del representante legal· Certificado de cámara de comercio no mayor de 30 días.
CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la contraparte ) para atender el convenio.
4. El punto focal de cada una de las zonas, revisa y estudia el proyecto y emite un concepto sobre el particular, no sin antes, si es el caso, haber solicitado ampliación o documento sobre el convenio remitido, para clarificar alguna parte o aspecto que lo requiera.
5. La Oficina jurídica (Contratación) estudia el convenio y emite concepto o solicita ajustes que presentará en la sesión de la Mesa Técnica.
6. Estudiado el convenio en Mesa Técnica, esta realiza dos acciones:· Avala el convenio, lo remite a contratación para su procesamiento y solicita el respectivo CDP para atender el convenio a la gerencia Administrativa y Financiera, o,· Determina ajustes, los cuales son comunicados a la Zona o CEAD interesado a través de la secretaría de la Mesa en forma inmediata y para que en la región se proceda de la misma manera.
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Página web de la Vicerrectoría de Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria
http://unad.siderpco.org/
Convenios con Alcaldías Municipales
Convenios con Gobernaciones
Resultados Semanales de la Mesa Técnica:
El Acta correspondiente se puede consultar en la página de la Vicerrectoría de Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria. Este enlace virtual, facilita la socialización de convenios, de ajustes, y de posibilidades locales y regionales.
II. Desarrollo del Proyecto o Convenio
A nivel Zonal, regional o local, una vez firmado el convenio por el Señor Rector o por quien él designe, siempre y cuando implique recursos presupuéstales, o por el Director de Nodo, cuando no implica Recursos Económicos, se procede al inicio del mismo, para lo cual han de desarrollarse pasos básicos (Artículo 11 de la Resolución 2421/07) como son:
A. Acta de inicio del mismo Modelo de Acta de Inicio (Contiene datos específicos que son básicos para la información SNIES, SUE y UNAD)
B. Listado digital (escaneado) de los asistentes con Apellidos y Nombres completos, número de cédula y firmas correspondientes. Formato SUE – IRE 3
C. Listado de Contratación de personal teniendo en cuenta los requerimientos exigidos por la oficina de contratación y de acuerdo con el proyecto que acompaña el Convenio Formato SUE - IRE2
D. Planes de trabajo y cronograma específico de cada uno de los profesionales o personal contratado Formato SUE – IRE4.
E. Cuentas de cobro mensuales de los profesionales o personal contratado, con los documentos requeridos (Cuenta de cobro, cédula de Ciudadanía, certificación bancaria, RUT, informe de actividades, información a terceros) para sus correspondientes pagos.
F. Datos de la entidad o contraparte con quien se firmó el Convenio o Alianza SUE-IRE 5
G. Informe de actividades y de ejecución
presupuestal con destino a la Interventoría del convenio proyecto o Alianza.
H. Informe bimestral de ejecución del convenio con destino al área de seguimiento de convenios
I. Informe bimestral de ejecución presupuestal con destino al área de seguimiento de convenios.
J. Diligenciamiento del aplicativo en línea, en los espacios relacionados con avances del convenio.
K. Acta de cierre
L. Informe final.
M. Liquidación presupuestal del convenio
Formato SUE – IRE 1.
III. Tipos de convenios, proyectos o Alianzas
Si bien la Resolución 2421/07, contempla en el Articulo 9. Las Categorías de proyectos de proyección social y extensión universitaria, es necesario dar orientaciones específicas sobre aquellos convenios, proyectos o Alianzas que dependiendo de su objeto, se atenderán de forma específica como los de articulación, movilidad, descuentos, SISSU entre otros.
De acuerdo con las decisiones tomadas en la sesión del Comité Nacional de SIDERPCO. Del 21 de abril de 2008. es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: El 10% correspondiente al carné electoral es un derecho que el ciudadano tiene y de hecho si así lo solicita debe concedérsele.
Todo descuento que se solicite dependerá del número de usuarios que se vinculen en el programa y en todo caso dependerá de la decisión rectoral que sobre el particular se tome.Se aclara que la UNAD no considera una política de cupos, así que se sugiere dentro de las gestiones correspondientes no se hagan compromisos en este sentido.
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Martha Leonor Becerra Martínez

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 Resolución 
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 Artículo 10
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