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⭐REGLAMENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN TELEFÓNICA, S.A.
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Catalina Soto Botella
1 REGLAMENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN TELEFÓNICA, S.A. 1/272 TÍTULO PRELIMINAR... 4 Artículo 1. Objeto Artículo 2. Interpretación Artículo 3. Modificación Artículo 4. Difusión TÍTULO I FUNCIONES GENERALES Y PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN... 5 Artículo 5. Funciones generales del Consejo de Administración Artículo 6. Funciones del Consejo de Administración en relación con empresas del Grupo Artículo 7. Principios de actuación del Consejo de Administración TÍTULO II. COMPOSICIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN... 6 Artículo 8. Composición cuantitativa Artículo 9. Composición cualitativa TÍTULO III. NOMBRAMIENTO Y CESE DE CONSEJEROS... 8 Artículo 10. Nombramiento, reelección y ratificación de Consejeros Artículo 11. Duración del cargo Artículo 12. Cese de los Consejeros TÍTULO IV. FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN... 9 CAPÍTULO I.- DISTRIBUCIÓN DE CARGOS... 9 Artículo 13. El Presidente del Consejo de Administración Artículo 14. El Vicepresidente del Consejo de Administración Artículo 15. El Secretario del Consejo de Administración Artículo 16. El Vicesecretario del Consejo de Administración Artículo 17. El Consejero Independiente Coordinador CAPÍTULO II.- NORMAS DE FUNCIONAMIENTO Artículo 18. Reuniones del Consejo de Administración Artículo 19. Desarrollo de las sesiones CAPÍTULO III.- COMISIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 20. Disposiciones generales Artículo 21. La Comisión Delegada Artículo 22. La Comisión de Auditoría y Control 15 Artículo 23. La Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno Artículo 24. La Comisión de Regulación Artículo 25. La Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial TÍTULO V. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONSEJEROS CAPÍTULO I.- DERECHO Y DEBER DE INFORMACIÓN Artículo 26. Derecho y deber de información /273 Artículo 27. Auxilio de expertos CAPÍTULO II.- OBLIGACIONES DE LOS CONSEJEROS Artículo 28. Deber de diligencia Artículo 29. Deber de lealtad Artículo 30. Deber de secreto Artículo 31. Manifestaciones concretas del deber de lealtad Artículo 32. Deberes específicos derivados de la condición de sociedad cotizada de la Sociedad Artículo 33. Responsabilidad de los Consejeros CAPÍTULO III. RETRIBUCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 34. Retribución de los Consejeros Artículo 35. Informe sobre las remuneraciones de los Consejeros TÍTULO VI. RELACIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 36. Relaciones con los accionistas Artículo 37. Relaciones con los accionistas institucionales Artículo 38. Operaciones con partes vinculadas Artículo 39. Relaciones con los mercados Artículo 40. Relaciones con el Auditor de Cuentas /274 Artículo 1. Objeto. TÍTULO PRELIMINAR 1. Este Reglamento tiene por objeto determinar los principios de actuación del Consejo de Administración de Telefónica, S.A. (en adelante, la Sociedad ) y de sus Comisiones, regular su organización y funcionamiento y fijar las normas de conducta de sus miembros, con el fin de alcanzar el mayor grado de eficiencia posible y optimizar su gestión. 2. Las normas de conducta establecidas en este Reglamento para los Consejeros serán de aplicación, en la medida en que resulten compatibles con su específica naturaleza, a los altos directivos de la Sociedad. Artículo 2. Interpretación. Este Reglamento se interpretará de conformidad con la ley y los Estatutos Sociales y atendiendo fundamentalmente a su espíritu y finalidad, correspondiendo al Consejo de Administración la facultad de resolver las dudas interpretativas que pudieran suscitarse en su aplicación. Artículo 3. Modificación. 1. Este Reglamento sólo podrá modificarse por el Consejo de Administración a propuesta del Presidente del Consejo de Administración, de cinco Consejeros o de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno. 2. Las propuestas de modificación deberán acompañarse de una memoria justificativa y ser informadas por la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno. Este informe no será necesario cuando la propuesta de modificación haya sido hecha por la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno. 3. El texto de la propuesta, la memoria justificativa de sus autores y, en su caso, el Informe de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno deberán adjuntarse a la convocatoria de la reunión del Consejo de Administración que haya de deliberar sobre ella, en cuyo Orden del Día deberá hacerse constar expresamente. Artículo 4. Difusión. 1. Los Consejeros y altos directivos tienen la obligación de conocer, cumplir y hacer cumplir este Reglamento. A tal efecto, el Secretario del Consejo de Administración facilitará a todos ellos un ejemplar del mismo. 2. Este Reglamento, así como sus posibles modificaciones, se pondrá en conocimiento de la Junta General de Accionistas, se comunicará a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, se inscribirá en el Registro Mercantil con arreglo a la ley, y estará disponible en la página web corporativa de la Sociedad y en su domicilio social, garantizándose así una amplia difusión entre los accionistas y el público inversor en general. 4/275 TÍTULO I. FUNCIONES GENERALES Y PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 5. Funciones generales del Consejo de Administración. 1. El Consejo de Administración es, conforme a lo dispuesto en la ley y en los Estatutos Sociales, el máximo órgano de administración y representación de la Sociedad, estando facultado, en consecuencia, para realizar, en el ámbito comprendido en el objeto social delimitado en los Estatutos Sociales, cualesquiera actos o negocios jurídicos de administración y disposición, por cualquier título jurídico, salvo los reservados por la ley o los Estatutos Sociales a la competencia exclusiva de la Junta General de Accionistas. 2. Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, el Consejo de Administración se configura básicamente como un órgano de supervisión y control, encomendando la gestión ordinaria de los negocios de la Sociedad en favor de los órganos ejecutivos y del equipo de dirección. 3. No podrán ser objeto de delegación aquellas facultades que la ley o los Estatutos Sociales reserven al exclusivo conocimiento del Consejo de Administración, ni aquellas otras necesarias para un responsable ejercicio de su función básica de supervisión y control. 4. En concreto, el Consejo de Administración se reserva la competencia de aprobar: A) Las políticas y estrategias generales de la Sociedad, y en particular: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Planes estratégicos, objetivos de gestión y presupuesto anual. Definición de la estructura del grupo de sociedades del cual la Sociedad es la entidad dominante (el Grupo ). Política de gobierno corporativo. Política de responsabilidad social corporativa. Política de retribuciones de los Consejeros y altos directivos. Política de dividendos y de autocartera. Política general de riesgos. B) Las siguientes decisiones: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) A propuesta del Presidente del Consejo de Administración, el nombramiento y eventual cese de los altos directivos, así como las condiciones básicas de sus contratos. La retribución de los Consejeros y de los altos directivos. La evaluación periódica del desempeño del Presidente del Consejo de Administración. La evaluación periódica del funcionamiento del Consejo de Administración y de sus Comisiones. La información financiera que la Sociedad deba hacer pública periódicamente. Las inversiones estratégicas. 5/276 (vii) La creación o adquisición de participaciones en entidades de propósito especial o domiciliadas en países o territorios que tengan la consideración de paraísos fiscales. C) Las operaciones que la sociedad realice con partes vinculadas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 de este Reglamento. Las competencias previstas en las letras B) y C) anteriores podrán ser adoptadas por razones de urgencia por la Comisión Delegada, con posterior ratificación por el Consejo de Administración. Artículo 6. Funciones del Consejo de Administración en relación con las empresas del Grupo. En relación con las sociedades que integran el Grupo, el Consejo de Administración, dentro de los límites legales, establecerá las bases de una adecuada y eficiente coordinación entre la Sociedad y las demás sociedades pertenecientes a dicho Grupo, respetando en todo caso la autonomía de decisión de sus órganos de administración y directivos, de conformidad con el interés social propio de la Sociedad y de cada una de dichas sociedades. A los fines mencionados y dentro de los límites referidos, el Consejo de Administración implantará los instrumentos necesarios para establecer unas adecuadas relaciones de coordinación basadas en el interés mutuo y, por tanto, con respeto a sus respectivos intereses sociales. Artículo 7. Principios de actuación del Consejo de Administración. 1. El Consejo de Administración desarrollará sus funciones de conformidad con el interés social, entendido como el interés de la Sociedad; y, en este sentido, actuará para garantizar la viabilidad de la Sociedad a largo plazo y maximizar su valor, ponderando además los intereses plurales legítimos, públicos o privados, que confluyen en el desarrollo de toda actividad empresarial. 2. El Consejo de Administración aprobará una política de plena información y transparencia frente a los mercados, velando por una correcta fijación de los precios de las acciones de la Sociedad. TÍTULO II. COMPOSICIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 8. Composición cuantitativa. 1. El Consejo de Administración estará formado por el número de Consejeros que determine la Junta General de Accionistas dentro de los límites fijados por los Estatutos Sociales. 2. El Consejo de Administración propondrá a la Junta General de Accionistas el número de Consejeros que, de acuerdo con las circunstancias reinantes en cada momento en la 6/277 Sociedad, resulte más adecuado para asegurar la debida representatividad y su eficaz funcionamiento. Artículo 9. Composición cualitativa. 1. El Consejo de Administración, en el ejercicio de los derechos de cooptación y de propuesta de nombramientos a la Junta General de Accionistas, procurará que en su composición los Consejeros externos o no ejecutivos representen una amplia mayoría sobre los Consejeros ejecutivos. Asimismo, el Consejo de Administración procurará que el número total de Consejeros independientes represente, al menos, un tercio del número total de miembros del Consejo de Administración. 2. A los efectos de este Reglamento, se considerarán: Consejeros ejecutivos: aquéllos que desempeñen funciones de alta dirección o sean empleados de la Sociedad o del Grupo. Consejeros externos: los que no sean Consejeros ejecutivos, integrándose dentro de dicha categoría los Consejeros dominicales, los independientes, y aquellos otros que no puedan ser considerados ni dominicales ni independientes. Consejeros dominicales: (i) aquéllos que posean una participación accionarial superior o igual a la que se considere legalmente como significativa o que hubieran sido designados por su condición de accionistas, aunque su participación accionarial no alcance dicha cuantía; y (ii) quienes representen y/o hayan sido designados a propuesta de accionistas de los señalados en el apartado (i) anterior. Consejeros independientes: aquéllos que, designados en atención a sus condiciones personales y profesionales, puedan desempeñar sus funciones sin verse condicionados por relaciones con la Sociedad, sus accionistas significativos o sus directivos. 3. El carácter de cada Consejero se explicará por el Consejo de Administración ante la Junta General de Accionistas que deba efectuar o ratificar su nombramiento. Asimismo, dicho carácter se revisará anualmente por el Consejo de Administración, previa verificación por la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, dando cuenta de ello en el informe anual de gobierno corporativo. 4. Lo dispuesto en este artículo se entiende sin perjuicio del derecho de representación proporcional legalmente reconocido a los accionistas y de las competencias de la Junta General de Accionistas. 7/278 TÍTULO III. NOMBRAMIENTO Y CESE DE CONSEJEROS Artículo 10. Nombramiento, reelección y ratificación de Consejeros. 1. Los Consejeros serán nombrados, reelegidos o ratificados por la Junta General de Accionistas o, con carácter provisional, por el Consejo de Administración, de conformidad con la ley y los Estatutos Sociales. 2. Las propuestas de nombramiento, reelección y ratificación de Consejeros que someta el Consejo de Administración a la consideración de la Junta General de Accionistas, y los acuerdos de nombramiento que adopte el propio Consejo de Administración en virtud de las facultades de cooptación que tiene atribuidas por la ley, deberán estar precedidas del correspondiente informe de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, y, en el caso de los Consejeros independientes, de la correspondiente propuesta. En caso de reelección o ratificación, dicho informe o propuesta de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno contendrá una evaluación del trabajo y dedicación efectiva al cargo durante el último período de tiempo en que lo hubiera desempeñado el Consejero propuesto. 3. El Consejo de Administración y la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno procurarán, dentro del ámbito de sus respectivas competencias, que la elección de quien haya de ser propuesto para el cargo de Consejero recaiga sobre personas de reconocida solvencia, competencia y experiencia, que se encuentren dispuestas a dedicar el tiempo y esfuerzo necesarios al desarrollo de sus funciones, debiendo extremar el rigor en relación con la elección de aquellas personas llamadas a cubrir los puestos de Consejeros independientes. Artículo 11. Duración del cargo. 1. Los Consejeros ejercerán su cargo durante el plazo máximo de cinco años. Podrán ser reelegidos una o más veces por períodos de igual duración máxima. 2. Los Consejeros designados por cooptación ejercerán su cargo hasta la fecha de la reunión de la primera Junta General de Accionistas que se celebre. 3. El Consejero que termine su mandato o que, por cualquier otra causa, cese en el desempeño de su cargo no podrá, durante el plazo de dos años, prestar servicios en otra entidad que tenga un objeto social similar o análogo al de la Sociedad o al de cualquiera de las sociedades que integren el Grupo o que compitan con la Sociedad. El Consejo de Administración, si lo considera oportuno, podrá dispensar al Consejero saliente de esta obligación o acortar el período de su duración. Artículo 12. Cese de los Consejeros. 1. Los Consejeros cesarán en el cargo cuando haya transcurrido el período para el que fueron nombrados o cuando así lo acuerde la Junta General de Accionistas en uso de las atribuciones que tiene conferidas por la ley. 8/279 2. Los Consejeros deberán poner su cargo a disposición del Consejo de Administración y formalizar la correspondiente dimisión en los siguientes casos: a) Cuando cesen en los puestos ejecutivos a los que estuviere asociado su nombramiento como Consejero o cuando desaparezcan las razones por las que fueron nombrados. b) Cuando se vean incursos en alguno de los supuestos de incompatibilidad o prohibición previstos por la ley. c) Cuando resulten gravemente amonestados por la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno por haber incumplido alguna de sus obligaciones como Consejeros. d) Cuando su permanencia en el Consejo de Administración pueda afectar al crédito o reputación de que goza la Sociedad en el mercado o poner en riesgo de cualquier otra manera sus intereses. 3. El Consejo de Administración no propondrá el cese de ningún Consejero independiente antes del cumplimiento del período estatutario para el que hubiera sido nombrado, salvo cuando concurra justa causa, apreciada por el Consejo de Administración previo informe de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno. En particular, se entenderá que existe justa causa cuando el Consejero hubiera incumplido los deberes inherentes a su cargo. También podrá proponerse el cese de Consejeros independientes de resultas de ofertas públicas de adquisición, fusiones u otras operaciones societarias similares que supongan un cambio significativo en la estructura de capital de la Sociedad. TÍTULO IV. FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CAPÍTULO I.- DISTRIBUCIÓN DE CARGOS Artículo 13. El Presidente del Consejo de Administración. 1. El Presidente del Consejo de Administración tendrá la condición de primer ejecutivo de la Sociedad y, en consecuencia, su nombramiento o renovación llevará aparejada la delegación, cuando así se acuerde, de todas las facultades y competencias del Consejo de Administración legalmente susceptibles de delegación, correspondiéndole la efectiva dirección de los negocios de la Sociedad, de acuerdo siempre con las decisiones y criterios fijados por la Junta General de Accionistas y el Consejo de Administración. 2. El Presidente del Consejo de Administración asumirá la presidencia de todos los órganos de gobierno y administración de la Sociedad, correspondiéndole ejecutar los acuerdos del propio Consejo de Administración y de la Comisión Delegada, órganos a los que representa permanentemente con los más amplios poderes, pudiendo adoptar, en casos de urgencia, las medidas que juzgue convenientes a los intereses de la Sociedad. 3. Asimismo, junto con el Presidente de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, corresponderá al Presidente del Consejo de Administración organizar y 9/2710 coordinar la evaluación periódica del Consejo de Administración, conforme a lo dispuesto en el artículo 23.b). 4 de este Reglamento. 4. Sin perjuicio de lo dispuesto anteriormente, siempre que el Consejo de Administración acuerde el nombramiento de una nueva persona para el desempeño del cargo de Presidente del Consejo de Administración, deberá determinar las facultades a delegar en el mismo en atención a las características de la persona y a las circunstancias concurrentes en dicho nombramiento. 5. El Consejo de Administración podrá acordar en cualquier momento el cese del Presidente del Consejo de Administración mediante acuerdo adoptado por la mayoría absoluta de votos entre los miembros concurrentes a la sesión, presentes o representados. Artículo 14. El Vicepresidente del Consejo de Administración. 1. El Consejo de Administración elegirá de entre sus Consejeros a uno o más Vicepresidentes, ejecutivos o no, que sustituyan al Presidente del Consejo de Administración por delegación, ausencia o enfermedad de éste y, en general, en todos los casos, funciones o atribuciones que se consideren oportunos por el Consejo de Administración o por el mismo Presidente del Consejo de Administración. 2. La sustitución del Presidente del Consejo de Administración por uno de los Vicepresidentes tendrá lugar por el que, en su caso, tuviere encomendadas funciones ejecutivas en la Sociedad y, en su defecto, por el Vicepresidente de mayor antigüedad en el cargo y, en caso de igual antigüedad, el de mayor edad. Artículo 15. El Secretario del Consejo de Administración. 1. El Consejo de Administración, a propuesta de su Presidente, y previo informe de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, designará un Secretario del Consejo de Administración, debiendo seguir el mismo procedimiento para acordar su cese. El Secretario del Consejo de Administración no necesitará ser Consejero. 2. El Secretario del Consejo de Administración auxiliará al Presidente del Consejo de Administración en el desarrollo de sus funciones y deberá velar por el buen funcionamiento del Consejo de Administración ocupándose, muy especialmente, de prestar a los Consejeros el asesoramiento y la información necesarias, conservar la documentación social, reflejar debidamente en los libros de actas el desarrollo de las sesiones del Consejo de Administración y dar fe de los acuerdos del mismo. 3. El Secretario del Consejo de Administración cuidará en todo caso de la legalidad formal y material de las actuaciones del Consejo de Administración, de su conformidad con los Estatutos Sociales, con los Reglamentos de la Junta General de Accionistas y del Consejo de Administración, y de que tengan presentes las recomendaciones de buen gobierno asumidas por la Sociedad y vigentes en cada momento. 4. El Secretario del Consejo de Administración será, además, el Secretario General de la Sociedad con las competencias que le atribuyen los Estatutos Sociales. 10/2711 Artículo 16. El Vicesecretario del Consejo de Administración. 1. El Consejo de Administración, a propuesta de su Presidente, y previo informe de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, podrá nombrar un Vicesecretario del Consejo de Administración para que asista al Secretario del Consejo de Administración o le sustituya en el desempeño de sus funciones en caso de ausencia o imposibilidad, debiendo seguir el mismo procedimiento para acordar su cese. El Vicesecretario del Consejo de Administración no necesitará ser Consejero. 2. Salvo decisión contraria del Consejo de Administración, el Vicesecretario del Consejo de Administración podrá asistir a las sesiones del mismo para auxiliar al Secretario del Consejo de Administración en la redacción del acta de la sesión. Artículo 17. El Consejero Independiente Coordinador. El Consejo de Administración, a propuesta de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, designará a uno de los Consejeros independientes como "Consejero Independiente Coordinador" ("Lead Director"), que desempeñará las funciones y cometidos siguientes: a) Coordinará la labor de los Consejeros externos que haya nombrado la Sociedad, en defensa de los intereses de todos los accionistas de la Sociedad, y se hará eco de las preocupaciones de dichos Consejeros. b) Solicitará del Presidente del Consejo de Administración la convocatoria del Consejo de Administración cuando proceda con arreglo a las normas de Buen Gobierno. c) Solicitará, en consecuencia, la inclusión de determinados asuntos en el Orden del Día de las reuniones del Consejo de Administración. d) Dirigirá la evaluación por el Consejo de Administración de su Presidente. CAPÍTULO II.- NORMAS DE FUNCIONAMIENTO Artículo 18. Reuniones del Consejo de Administración. 1. La facultad de convocar el Consejo de Administración y de formar, en su caso, el Orden del Día de sus reuniones corresponde al Presidente del Consejo de Administración, quien deberá, no obstante, convocarlo cuando así se lo soliciten tres Consejeros con indicación de los temas a tratar. El Consejo de Administración también podrá ser convocado por al menos un tercio de sus miembros indicando el Orden del Día, si, previa petición al Presidente del Consejo de Administración, éste sin causa justificada no hubiera hecho la convocatoria en el plazo de un mes. 11/2712 El Consejo de Administración se reunirá, de ordinario, una vez al mes y, a iniciativa del Presidente del Consejo de Administración, cuantas veces éste lo estime conveniente para el buen funcionamiento de la Sociedad. El calendario de las sesiones ordinarias se fijará por el propio Consejo de Administración antes del comienzo de cada ejercicio. El calendario podrá ser modificado por acuerdo del propio Consejo de Administración o por decisión del Presidente del Consejo de Administración, en cuyo caso la modificación deberá ponerse en conocimiento de los Consejeros a la mayor brevedad. 2. La convocatoria formal de las sesiones ordinarias se efectuará por carta, fax, telegrama o correo electrónico, y estará autorizada con la firma del Presidente del Consejo de Administración o la del Secretario o Vicesecretario del Consejo de Administración por orden del Presidente del Consejo de Administración. La convocatoria se cursará con una antelación mínima de tres días a la fecha prevista para su celebración. La convocatoria incluirá un avance sobre el previsible Orden del Día de la sesión y se acompañará de la información escrita que proceda y se encuentre disponible. En todo caso, el Presidente del Consejo de Administración gozará siempre de la facultad de someter al Consejo de Administración aquellos asuntos que estime conveniente, con independencia de que figuren o no en el Orden del Día de la sesión. 3. Cuando las circunstancias del caso así lo requieran, el Presidente del Consejo de Administración podrá convocar por teléfono, por fax o por correo electrónico, y con carácter extraordinario, al Consejo de Administración, sin respetar el plazo de antelación ni los demás requisitos que se indican en el apartado anterior. Artículo 19. Desarrollo de las sesiones. 1. El Consejo de Administración quedará válidamente constituido cuando concurran a la reunión, presentes o representados, más de la mitad de sus miembros en ejercicio. Los Consejeros deberán asistir personalmente a las sesiones del Consejo de Administración y, cuando excepcionalmente no puedan hacerlo, procurarán que la representación que confieran a favor de otro miembro del Consejo de Administración incluya, en la medida de lo posible, las oportunas instrucciones. Dichas delegaciones podrán conferirse por carta o por cualquier otro medio que asegure la certeza y validez de la representación, a juicio del Presidente del Consejo de Administración. 2. El Presidente del Consejo de Administración organizará los debates procurando y promoviendo la participación de todos los Consejeros en las deliberaciones. 3. A propuesta del Presidente del Consejo de Administración, los altos directivos de la Sociedad asistirán a las reuniones del Consejo de Administración cuando sea necesaria o conveniente su intervención, a fin de informar sobre asuntos propios de su competencia. 4. Los acuerdos se adoptarán en todo caso por mayoría absoluta de votos entre Consejeros concurrentes a la sesión, presentes o representados, salvo en los supuestos en que 12/2713 la ley exija para la validez de determinados acuerdos el voto favorable de un número mayor de Consejeros. 5. El Consejo de Administración podrá celebrarse en varias salas simultáneamente, siempre y cuando se asegure por medios audiovisuales o telefónicos la interactividad o intercomunicación entre ellas en tiempo real y, por tanto, la unidad de acto, dando fe el Secretario del Consejo de Administración de la identidad de los asistentes. 6. Excepcionalmente, cuando la urgencia así lo requiera, el Presidente del Consejo de Administración podrá proponer la adopción de acuerdos por escrito y sin sesión (fax, correo, correo electrónico, etc.), siempre que no se oponga a este procedimiento ningún Consejero. CAPÍTULO III.- COMISIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Artículo 20. Disposiciones generales. a) Comisión Delegada. Sin perjuicio de la delegación de facultades en favor del Presidente del Consejo de Administración y, en su caso, del Consejero Delegado o del Vicepresidente del Consejo de Administración, el Consejo de Administración designará en su seno una Comisión Delegada con capacidad decisoria de ámbito general y, consecuentemente, con delegación expresa de todas las facultades que corresponden al Consejo de Administración excepto las legal o estatutariamente indelegables. b) Otras Comisiones. 1. El Consejo de Administración podrá asimismo constituir una o varias Comisiones a las que encomiende el examen y seguimiento permanente de alguna área de especial relevancia para el buen gobierno de la Sociedad o para el análisis monográfico de algún aspecto o cuestión cuya trascendencia o grado de importancia así lo aconseje. Estas Comisiones no tendrán la condición de órganos sociales, configurándose como instrumentos al servicio del Consejo de Administración, a quien elevarán las conclusiones que alcancen en los asuntos o materias cuyo tratamiento monográfico éste les haya encomendado. 2. El Consejo de Administración determinará el número de miembros de cada Comisión y designará, a propuesta del Presidente del Consejo de Administración, los Consejeros que deban integrarla. Al objeto de facilitar la adecuada y fluida relación con la Sociedad, cada Comisión podrá tener asignado un alto directivo, el cual asistirá, con voz y sin voto, a las distintas sesiones que celebre la Comisión y al que se podrá encomendar la secretaría de la misma. En todo caso, el alto directivo deberá ausentarse de la reunión cuando, por la naturaleza de los asuntos a tratar, la Comisión lo estime oportuno. 3. Las Comisiones regularán su propio funcionamiento, nombrarán de entre sus miembros a un Presidente y a un Secretario, que podrá no ser miembro de la Comisión, y se reunirán previa convocatoria de su respectivo Presidente, debiendo elaborar anualmente un plan de actuaciones del que darán cuenta al Consejo de Administración. 13/2714 El calendario de las sesiones ordinarias de las Comisiones se fijará por cada una de ellas antes del comienzo de cada ejercicio. El calendario podrá ser modificado por acuerdo de la propia Comisión o por decisión de su Presidente, en cuyo caso la modificación deberá ponerse en conocimiento de los miembros de la Comisión a la mayor brevedad. Salvo que otra cosa se prevea en este Reglamento, las Comisiones quedarán válidamente constituidas con la asistencia, personal o por medio de representante, de, al menos, la mitad de sus miembros; y adoptarán sus acuerdos por mayoría de los concurrentes (presentes o representados) a la sesión. En caso de empate, el voto del respectivo Presidente será dirimente. De cada reunión que celebren las Comisiones se levantará por su respectivo Secretario la correspondiente acta, remitiéndose al Secretario del Consejo de Administración para su archivo y custodia. Las actas de las Comisiones del Consejo de Administración estarán en todo caso a disposición de los miembros del Consejo de Administración para su posible consulta. De los asuntos tratados por las Comisiones se dará cumplida cuenta al Consejo de Administración a fin de que éste tome conocimiento de dichos asuntos para el ejercicio de sus competencias. En lo no previsto especialmente se aplicarán a las Comisiones las normas de funcionamiento establecidas en este Reglamento en relación con el Consejo de Administración. 4. Los miembros de la alta dirección de la Sociedad asistirán a las sesiones de las Comisiones cuando, a juicio de su respectivo Presidente, sea necesaria o conveniente su intervención a fin de informar sobre asuntos propios de su competencia. 5. Sin perjuicio de la facultad del Consejo de Administración para constituir otras Comisiones con las atribuciones que estime oportuno conferirles, se constituirán en todo caso la Comisión de Auditoría y Control, la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, la Comisión de Regulación y la Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial. Artículo 21. La Comisión Delegada. a) Composición. La Comisión Delegada estará compuesta por el Presidente del Consejo de Administración, una vez haya sido designado miembro de la Comisión Delegada, y por un número de vocales no inferior a tres ni superior a diez, todos ellos Consejeros, designados por el Consejo de Administración. El Consejo de Administración procurará que los Consejeros externos sean mayoría sobre los Consejeros ejecutivos. En todo caso, la designación o renovación de los miembros de la Comisión Delegada requerirá para su validez el voto favorable de, al menos, dos tercios de los miembros del Consejo de Administración. 14/2715 b) Funcionamiento. La Comisión Delegada se reunirá cuantas veces sea convocada por su Presidente, celebrando de ordinario sus sesiones cada quince días. Actuarán como Presidente y Secretario de la Comisión Delegada los que lo sean del Consejo de Administración, pudiendo asimismo ser designados uno o varios Vicepresidentes y un Vicesecretario. La Comisión Delegada quedará válidamente constituida cuando concurran a la reunión, presentes o representados, más de la mitad de sus miembros. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de los Consejeros concurrentes (presentes o representados) a la sesión, siendo dirimente el voto del Presidente en caso de empate en la votación. c) Relaciones con el Consejo de Administración. La Comisión Delegada informará puntualmente al Consejo de Administración de los asuntos tratados y de las decisiones adoptadas en sus sesiones, estando a disposición de los miembros del Consejo de Administración copia de las actas de dichas sesiones. Artículo 22. La Comisión de Auditoría y Control. a) Composición. La Comisión de Auditoría y Control estará formada por el número de Consejeros que el Consejo de Administración determine en cada momento, no pudiendo ser en ningún caso inferior a tres, designados por el Consejo de Administración. Todos sus integrantes deberán ser Consejeros externos o no ejecutivos y, al menos, uno de ellos, Consejero independiente. En dicha designación, el Consejo de Administración tendrá en cuenta los conocimientos y experiencia en materia de contabilidad, auditoría o en ambas, así como de gestión de riesgos, que posean los designados. El Presidente de la Comisión de Auditoría y Control, cargo que en todo caso recaerá en un Consejero independiente, será nombrado de entre sus miembros y deberá ser sustituido cada cuatro años, pudiendo ser reelegido una vez transcurrido el plazo de un año desde su cese. b) Competencias. Sin perjuicio de cualquier otro cometido que le pudiera asignar el Consejo de Administración, la Comisión de Auditoría y Control tendrá como función primordial la de servir de apoyo al Consejo de Administración en sus funciones de supervisión y, en concreto, tendrá como mínimo las siguientes competencias: 1) Informar, a través de su Presidente, a la Junta General de Accionistas sobre las cuestiones que se planteen en su seno en materia de su competencia. 2) Proponer al Consejo de Administración, para su sometimiento a la Junta General de Accionistas, la designación del Auditor de Cuentas al que se refiere el artículo 15/2716 264 de la Ley de Sociedades de Capital, así como, en su caso, sus condiciones de contratación, el alcance de su mandato profesional y la revocación o renovación de su nombramiento. 3) Supervisar la auditoría interna, y, en particular: a) Velar por la independencia y eficacia de la función de auditoría interna; b) Proponer la selección, nombramiento y cese del responsable del servicio de auditoría interna; c) Proponer el presupuesto de ese servicio; d) Revisar el plan anual de trabajo de la auditoría interna y el informe anual de actividades; e) Recibir información periódica de sus actividades; y f) Verificar que la alta dirección tiene en cuenta las conclusiones y recomendaciones de sus informes. 4) Supervisar el proceso de elaboración y presentación de la información financiera regulada. En relación con ello, le compete supervisar el proceso de elaboración e integridad de la información financiera relativa a la Sociedad y al Grupo, revisando el cumplimiento de los requisitos normativos, la adecuada delimitación del perímetro de consolidación, y la correcta aplicación de los criterios contables, dando cuenta de ello al Consejo de Administración. 5) Supervisar la eficacia del control interno de la Sociedad y los sistemas de gestión de riesgos, así como discutir con el Auditor de Cuentas las debilidades significativas del sistema de control interno detectadas en el desarrollo de la auditoría. En relación con ello, le corresponde proponer al Consejo de Administración la política de control y gestión de riesgos, la cual identificará, al menos: a) los tipos de riesgo (operativo, tecnológico, financiero, legal y reputacional) a los que se enfrenta la sociedad; b) la fijación del nivel de riesgo que la Sociedad considere aceptable; las medidas para mitigar el impacto de los riesgos identificados en caso de que lleguen a materializarse; y c) los sistemas de control e información que se emplearán para controlar y gestionar los citados riesgos. 6) Establecer y supervisar un sistema que permita a los empleados comunicar, de forma confidencial y anónima, las irregularidades de potencial trascendencia, especialmente financieras y contables, que se adviertan en el seno de la Sociedad. 7) Establecer y mantener las oportunas relaciones con el Auditor de Cuentas para recibir información sobre aquellas cuestiones que puedan poner en riesgo la independencia de éste, para su examen por la Comisión, y cualesquiera otras 16/2717 relacionadas con el proceso de desarrollo de la auditoría de cuentas, así como aquellas otras comunicaciones previstas en la legislación de auditoría de cuentas y en las normas técnicas de auditoría. En todo caso, la Comisión de Auditoría y Control deberá recibir anualmente del Auditor de Cuentas la confirmación escrita de su independencia frente a la entidad o entidades vinculadas a ésta directa o indirectamente, así como la información de los servicios adicionales de cualquier clase prestados a estas entidades por el citado Auditor, o por las personas o entidades vinculados a éste de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente. 8) Emitir anualmente, con carácter previo a la emisión del informe de auditoría de cuentas, un informe en el que se expresará una opinión sobre la independencia del Auditor de Cuentas. Este informe deberá pronunciarse, en todo caso, sobre la prestación de los servicios adicionales a que hace referencia el punto 7) anterior. c) Funcionamiento. La Comisión de Auditoría y Control se reunirá, al menos, una vez al trimestre y todas las veces que resulte oportuno, previa convocatoria de su Presidente. En el desarrollo de sus funciones, la Comisión de Auditoría y Control podrá requerir la asistencia a sus sesiones del Auditor de Cuentas de la Sociedad, del responsable de la auditoría interna, y de cualquier empleado o directivo de la Sociedad. Artículo 23. La Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno. a) Composición. La Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno estará formada por el número de Consejeros que el Consejo de Administración determine en cada momento, no pudiendo ser en ningún caso inferior a tres, designados por el Consejo de Administración. Todos sus integrantes deberán ser Consejeros externos o no ejecutivos y la mayoría de ellos deberán ser Consejeros independientes. El Presidente de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno, cargo que en todo caso recaerá en un Consejero independiente, será nombrado de entre sus miembros. b) Competencias. Sin perjuicio de cualquier otro cometido que le pudiera asignar el Consejo de Administración, la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno tendrá las siguientes competencias: 1) Informar, con criterios de objetividad y adecuación a los intereses sociales, sobre las propuestas de nombramiento, reelección y cese de Consejeros y altos directivos de la Sociedad y de sus sociedades filiales, así como del Secretario y, en su caso, del Vicesecretario del respectivo Consejo de Administración evaluando las competencias, conocimientos y experiencias necesarios de los candidatos que deban cubrir las vacantes. 17/2718 2) Informar sobre las propuestas de nombramiento de los miembros de la Comisión Delegada y de las demás Comisiones del Consejo de Administración, así como la del respectivo Secretario y, en su caso, la del respectivo Vicesecretario. 3) Proponer al Consejo de Administración el nombramiento del Consejero Independiente de Coordinador de entre los Consejeros independientes. 4) Organizar y coordinar, junto al Presidente del Consejo de Administración, la evaluación periódica del Consejo de Administración, conforme a lo dispuesto en el artículo 13.3 de este Reglamento. 5) Informar sobre la evaluación periódica del desempeño del Presidente del Consejo de Administración. 6) Examinar u organizar, de la forma que se entienda adecuada, la sucesión del Presidente del Consejo de Administración y, en su caso, hacer propuestas al Consejo de Administración para que dicha sucesión se produzca de forma ordenada y bien planificada. 7) Proponer al Consejo de Administración, en el marco establecido en los Estatutos Sociales, la retribución de los Consejeros y revisarla de manera periódica para asegurar su adecuación a los cometidos desempeñados por aquéllos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 34 de este Reglamento. 8) Proponer al Consejo de Administración, en el marco establecido en los Estatutos Sociales, la extensión y cuantía de las retribuciones, derechos, y compensaciones de contenido económico, del Presidente del Consejo de Administración, de los Consejeros ejecutivos, y de los altos directivos de la Sociedad, así como las condiciones básicas de sus contratos, a efectos de su instrumentación contractual. 9) Elaborar y proponer al Consejo de Administración un informe anual sobre la política de retribuciones de los Consejeros. 10) Supervisar el cumplimiento de los códigos internos de conducta de la Sociedad y de las reglas de gobierno corporativo asumidas por ella, y vigentes en cada momento. 11) Ejercer aquellas otras competencias asignadas a la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno en este Reglamento. c) Funcionamiento. Adicionalmente a las reuniones previstas en el calendario anual, la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Buen Gobierno se reunirá cada vez que el Consejo de Administración de la Sociedad o el Presidente del Consejo de Administración soliciten la emisión de algún informe o la formulación de alguna propuesta en el ámbito de sus competencias y siempre que, a juicio del Presidente de la Comisión, resulte conveniente para el buen desarrollo de sus funciones. 18/2719 Artículo 24. La Comisión de Regulación. a) Composición. La Comisión de Regulación estará compuesta por el número de miembros, todos ellos Consejeros, que el Consejo de Administración determine en cada momento, no pudiendo ser en ningún caso inferior a tres, y debiendo ser mayoría los Consejeros externos. El Presidente de la Comisión de Regulación será nombrado de entre sus miembros. b) Funciones. Sin perjuicio de otras funciones que pueda atribuirle el Consejo de Administración, la Comisión de Regulación tendrá como mínimo las siguientes funciones: 1) Llevar a cabo, a través de su estudio, análisis y discusión, el seguimiento permanente de los principales asuntos de orden regulatorio que afecten en cada momento al Grupo. 2) Servir de cauce de comunicación e información en materia regulatoria entre el equipo de dirección y el Consejo de Administración, y, cuando proceda, elevar al conocimiento del Consejo de Administración aquellos asuntos que se consideren relevantes para la Sociedad o para cualquiera de las empresas del Grupo y sobre los que sea necesario o conveniente adoptar una decisión o establecer una estrategia determinada. Artículo 25. La Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial. a) Composición. La Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial estará compuesta por el número de miembros, todos ellos Consejeros, que el Consejo de Administración determine en cada momento, no pudiendo ser en ningún caso inferior a tres, y debiendo ser mayoría los Consejeros externos. El Presidente de la Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial será nombrado de entre sus miembros. b) Funciones. Sin perjuicio de otras funciones que pueda atribuirle el Consejo de Administración, la Comisión de Calidad del Servicio y Atención Comercial tendrá como mínimo las siguientes funciones: 1) Realizar el examen, análisis y seguimiento periódico de los índices de calidad de los principales servicios prestados por las empresas del Grupo. 2) Evaluar los niveles de atención comercial practicados por las empresas del Grupo a sus clientes. 19/2720 TÍTULO V. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONSEJEROS CAPÍTULO I.- DERECHO Y DEBER DE INFORMACIÓN Artículo 26. Derecho y deber de información. 1. Los Consejeros deberán informarse diligentemente sobre la marcha de la Sociedad, recabando a tal fin cuanta información sea necesaria o conveniente en cada momento para el buen y diligente desempeño de su cargo. A tal efecto, los Consejeros se hallan investidos de las más amplias facultades para obtener información sobre cualquier aspecto de la Sociedad, para examinar sus libros, registros, documentos y los demás antecedentes de las operaciones sociales. Dicho derecho de información se extiende también a las distintas sociedades del Grupo en la medida necesaria para hacer posible el cumplimiento de las funciones a que se refiere el artículo 6 de este Reglamento. 2. Con el fin de no perturbar la gestión ordinaria de la Sociedad, el ejercicio del derecho de información se canalizará a través del Presidente o del Secretario del Consejo de Administración, quienes atenderán las solicitudes de los Consejeros facilitándoles directamente la información u ofreciéndoles los interlocutores apropiados en el nivel de la organización que proceda. 3. La Sociedad facilitará el apoyo preciso para que los nuevos Consejeros puedan adquirir un conocimiento rápido y adecuado de la Sociedad, así como de sus reglas de gobierno corporativo, pudiendo al efecto establecer programas de orientación. Asimismo, la Sociedad podrá establecer, cuando las circunstancias así lo aconsejen, programas de actualización de conocimientos destinados a los Consejeros. Artículo 27. Auxilio de expertos. 1. Con el fin de ser auxiliados en el ejercicio de sus funciones, los Consejeros o cualquiera de las Comisiones del Consejo de Administración, podrán solicitar la contratación con cargo a la Sociedad de asesores legales, contables o financieros u otros expertos. El encargo ha de versar necesariamente sobre problemas concretos de cierto relieve y complejidad que se presenten en el desempeño del cargo. 2. La decisión de contratar dichos servicios ha de ser comunicada al Presidente del Consejo de Administración y se formalizará a través del Secretario del Consejo de Administración, salvo que por el Consejo de Administración no se considere precisa o conveniente dicha contratación. CAPÍTULO II.- OBLIGACIONES DE LOS CONSEJEROS Artículo 28. Deber de diligencia. 1. Los Consejeros deberán actuar con la diligencia de un ordenado empresario y de un representante leal, viniendo en virtud de ello obligados a: 20/27 Mostrar más
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