Source: https://www.cgm.com/cz/spa_2/gdprhis.cz.jsp
Timestamp: 2020-02-19 11:42:30+00:00

Document:
Zásady zpracování a ochrany osobních údajů v CGM
CompuGroup Medical Česká republika s.r.o., IČO 47902442, se sídlem Bucharova 2657/12, 158 00 Praha 13, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. C 131584 (dále jen "CGM" nebo "Správce osobních údajů") jako část skupiny CompuGroup Medical SE, považuje ochranu osobních údajů a zodpovědné nakládání s nimi za základní princip a svou prvořadou povinnost. CGM se zavazuje k přísnému dodržování platné legislativy a norem týkajících se ochrany osobních údajů.
Společnost CGM implementovala centrální systém řízení ochrany dat, který zajišťuje trvalou a vysokou úroveň ochrany osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.
Toto prohlášení o ochraně a zpracování osobních údajů slouží k naplnění zákonem stanovené informační povinnosti poskytování informací o nakládání s osobními údaji v rámci CGM a ve srozumitelné formě se zde dozvíte
jaké osobní údaje jsou v rámci CGM shromažďovány
Zásady zpracování a ochrany osobních údajů v CGM představují obecně platný dokument, který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen „Subjektu údajů“ nebo "Subjektů"). Samostatné zásady zpracování a ochrany osobních údajů se specifiky věnují uchazečům o zaměstnání, zaměstnancům CGM, externím spolupracovníkům CGM, a dále produktům a službám, které jsou poskytovány společností CGM.
Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. V souvislosti s poskytováním vlastních produktů a služeb může ze strany CGM obecně docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním vlastních služeb a produktů mezi CGM a vámi. Jedná se o zápisy osobní komunikace mezi zaměstnanci CGM a vámi během přímého kontaktu, písemné a elektronické komunikace, poskytování uživatelské podpory operátory CGM.
Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či k ochraně oprávněných zájmů, nicméně jejich zpracování umožní CGM zvyšovat kvalitu poskytovaných produktů a služeb, zaměřit se na vaše potřeby a zájmy, a případně vás informovat o nabídkách, které jsou pro vás vhodné. Zpracování těchto osobních údajů probíhá jen v případě udělení dobrovolného, informovaného souhlasu a jsou zpracovávány pouze po dobu platnosti tohoto souhlasu:
V rámci obchodních a marketingových činností a aktivit souvisejících s podporou produktů a služeb poskytovaných CGM jsou vaše osobní údaje shromažďovány a zpracovávány pro různé účely a v různém rozsahu.
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu CGM nebo na základě zákona – bez vašeho souhlasu, pro jiné pouze na základě vámi uděleného souhlasu.
2.1. Zpracování z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů CGM
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností CGM a pro ochranu oprávněných zájmů CGM je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby a produkty CGM poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely není vyžadován váš souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti CGM je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Pro účely přípravy a plnění smlouvy, kterou CGM se svými zákazníky uzavírá, resp. i po jejím skončení po dobu nezbytně nutnou pro vypořádání vzájemných práv a povinností, zpracovává CGM osobní údaje v rozsahu uvedeném ve smlouvě na základě a za účelem plnění smlouvy (jedná se zejména o akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní společnosti, IČO, DIČ, adresa sídla nebo místa podnikání, doručovací adresa, fakturační adresa, kontaktní telefon a emailová adresa, identifikační a kontaktní údaje zástupce zákazníka nebo osoby, kterou zákazník určí, bankovní spojení, podpis), a za účelem plnění povinností vyplývající ze závazných právních předpisů, zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 280/2009 Sb., Daňový řád a zákoníku práce.
V souvislosti s tímto zpracováním CGM uchovává vaše osobní údaje pouze po nezbytně nutnou dobu a archivuje dle zákonných lhůt, které ji jsou uloženy právními předpisy. Tyto zákony stanoví lhůtu pro zpracování osobních údajů minimálně 10 let od ukončení smluvního vztahu.
Zpracování osobních údajů za účelem poskytování uživatelské podpory
Zaměstnanci společnosti CGM zpracovávají vaše osobní údaje rovněž při plnění svých pracovně právních povinností v rámci nastavených interních procesů společnosti nebo závazků plynoucích z plnění smlouvy.
Účelem zpracování je poskytování telefonické a e-mailové uživatelské podpory a poradenství v oblasti užívání jednotlivých funkcí dodávaných produktů a služeb CGM, a vedení záznamů o poskytnutí služeb uživatelské podpory.
V rámci poskytování uživatelské podpory jsou zpracovávány identifikační údaje uživatele nebo třetí strany zastupující uživatele včetně jeho e-mailových a telefonických kontaktních údajů, a skutečností souvisejících s obsahem požadavku.
Osobní údaje pro shora uvedený účel jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, nebo po dobu 5 let, v závislosti na tom, která z uvedených událostí nastane později.
CGM zpracovává osobní údaje pro tyto dílčí účely v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány:
vyřizování podnětů a dotazů zpětnou vazbou při vyhodnocení našich produktů a služeb – oprávněný zájem CGM
hodnocení zákaznické spokojenosti – oprávněný zájem CGM
bezpečnost a řízení rizik – oprávněný zájem CGM
vymáhání pohledávek a ostatní spory – oprávněný zájem CGM
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv – oprávněný zájem CGM
evidence zneužívání produktů a služeb CGM – oprávněný zájem CGM
CGM zpracovává osobní údaje subjektu (v rozsahu akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní společnosti, IČO, DIČ, adresa sídla nebo místa podnikání, kontaktní telefon a emailová adresa, identifikační a kontaktní údaje zástupce zákazníka nebo osoby, kterou zákazník určí) již od chvíle, kdy projevíte zájem o produkt nebo službu společnosti. Osobní údaje jsou zpracovávány v rámci přípravných jednání pro účely posouzení vašich požadavků a potřeb.
V případě jednání mezi CGM a vámi o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, CGM zpracovává poskytnuté osobní údaje maximálně po dobu 3 měsíců od příslušného jednání, následně dochází k jejich archivaci až do doby promlčení všech případných nároků vyplývajících z jednání a činností souvisejících s jednáním o uzavření smlouvy a/nebo poskytnutí služby nebo produktu, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší.
Na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů je CGM oprávněna používat vaši emailovou adresu a kontaktní telefon za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se produktů či služeb poskytovaných CGM nebo produktů a služeb, které jsou obdobné těm, které vám CGM poskytuje či v minulosti poskytlo nebo na základě vámi uděleného dobrovolného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení a se zpracováním osobních údajů.
Osobní údaje (v rozsahu jméno a příjmení, věk, poštovní adresa, kontaktní telefon a emailová adresa, IP adresa), které jsou zpracovávány s vaším výslovným souhlasem, jsou uchovávány pouze po dobu trvání shora uvedeného účelu. V případě, že byl souhlas se zpracováním udělen za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti CGM a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků, jsou vaše osobní údaje zpracovávány po dobu 5 let od udělení souhlasu, případně do odvolání uděleného souhlasu.
Osobní údaje (v rozsahu oslovení, akademický titul, jméno a příjmení, poštovní adresa, kontaktní telefon a emailová adresa) vámi zadané přes kontaktní formuláře na webových stránkách CGM za účelem zpracování a zodpovězení vašeho požadavku jsou zpracovávány pověřenými zaměstnanci CGM po dobu, než je váš požadavek zodpovězen, nebo dokud neodvoláte udělený souhlas. Po zodpovězení vašeho požadavku je komunikace včetně e-mailu archivována po dobu maximálně 1 roku.
Zpracování osobních údajů za účelem realizace soutěží a průzkumů
V rámci propagační činnosti pořádá CGM pro své stávající i potenciální zákazníky mnoho různých akcí, soutěží a průzkumů. Podrobné informace o jednotlivých akcích jsou vždy včas zveřejněny v místě konání konkrétní akce. Účast na akcích je většinou podmíněna poskytnutím osobních údajů (v rozsahu nepřevyšující uvedený výčet – akademický titul, jméno a příjmení, věk, poštovní adresa, kontaktní telefon a emailová adresa), případně dalších informací potřebných pro účast na akci, např. odpovědi na soutěžní otázky, fotografie účastníků nebo jiných osob atd. Osobní údaje CGM zpracovává pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelu, pro který byly osobní údaje poskytnuty, nebo dokud nedojde k odvolání uděleného souhlasu. Podrobnější informace jsou vždy součástí podmínek o účasti na akci.
Obecně vaše osobní údaje CGM uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu a archivuje dle zákonných lhůt, které ji jsou uloženy právními předpisy. Tyto zákony stanoví lhůtu pro zpracování osobních údajů minimálně 10 let od ukončení smluvního vztahu. Po delší dobu od ukončení smluvního vztahu s CGM jsou vaše osobní údaje zpracovávány v případech, v nichž bylo ze strany CGM uplatněno právo u orgánů státní správy, soudů, orgánů činných v trestním řízení.
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. CGM má nastavena přísná vnitřní pravidla, která pravidelně prověřují zákonnost držení osobních údajů, a zajišťují že osobní údaje nejsou drženy déle, než je oprávněna. Po uplynutí zákonného důvodu je neprodleně proveden výmaz příslušných osobních údajů.
Osobní údaje, které jsou zpracovávány s vaším souhlasem, jsou uchovávány pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen. V případě, že byl souhlas se zpracováním udělen za účelem zařazení do databáze odběratelů newsletteru a dále za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti CGM a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků, jsou vaše osobní údaje zpracovávány po dobu 5 let od udělení souhlasu, případně do odvolání uděleného souhlasu. Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu může CGM uchovávat z titulu oprávněných zájmů CGM i po zániku souhlasu.
Předání osobních údajů, které CGM předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné a udělený souhlas je možné kdykoliv odvolat. Předání ostatních údajů je vyžadováno, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění právních povinností CGM nebo ochranu oprávněných zájmů CGM. Pokud takové údaje neposkytnete, nemůže vám CGM příslušný produkt, službu nebo jiné plnění, při kterém jsou od vás osobní údaj vyžadovány, poskytnout.
Některé údaje CGM shromažďuje a zpracovává pouze s vaším souhlasem. Jedná se především o údaje zpracovávané pro obchodní a marketingové účely.
V ostatních případech, kdy od vás CGM osobní údaje žádá, je jejich předání povinné. Typicky se jedná o sběr identifikačních údajů, které jsou potřeba k uzavření a plnění smlouvy s vámi, plnění jiných právních povinností nebo ochranu oprávněných zájmů CGM.
CGM získává osobní údaje jak přímo od Subjektů údajů, tedy od vás, tak obdobně od třetích osob, které vaše zájmy zastupují. Snahou CGM je udržovat evidované osobní údaje stále přesné a úplné, z tohoto důvodu mohou být osobní údaje také získávány z příslušných registrů zřízených v souladu s platnými právními předpisy, jako jsou veřejný rejstřík, živnostenský rejstřík, portál justice.cz, registry Ústavu zdravotnických informací a statistiky České republiky, přehledy České lékařské komory.
Všechny v tomto dokumentu uvedené osobní údaje uchovává a zpracovává CGM jako Správce osobních údajů. Stanovuje tedy shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení.
Pro zpracování osobních údajů CGM rovněž využívá služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají výhradně dle pokynů CGM. Zpracovatelé, kteří s CGM spolupracují jsou pečlivě vybíráni na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu předávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů mohou pro CGM provádět pouze zpracovatelé, a to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Takovými zpracovateli jsou zejména
v omezené míře a za předem stanovených podmínek obchodní a servisní partneři, regionální zástupci poskytující nabídkové a servisní služby, jejichž přehled včetně kontaktních údajů lze nalézt na jednotlivých produktových webech
marketingové a PR agentury v případě, kdy zpracovávají osobní údaje, aby CGM poskytly podporu v přípravě a koordinaci obchodních a reklamních aktivit, zejména pro účely nabízení vlastních produktů a služeb CGM prostřednictvím přímého marketingu a zasílání obchodních sdělení
specialistům na zákaznickou zkušenost, poskytující CGM služby v oblasti měření vaší spokojenosti s dodávanými produkty a službami
Pouze v nezbytném rozsahu jsou vaše osobní údaje předávány společnostem provádějícím audit činností společnosti CGM.
Dále je CGM povinna zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v případě, že nás o to požádají. Rovněž mohou být vaše osobní údaje předávány těmto subjektům na základě oprávněných zájmů CGM.
Společnost CGM obecně nepředává ani nemá v úmyslu předávat vaše osobní údaje příjemcům, kteří se nacházejí mimo Evropskou unii či Evropský hospodářských prostor. Pokud by však měly být, ve výjimečných případech, vaše osobní údaje předány příjemcům mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor, bude tak učiněno pouze v případě splnění podmínek uvedených v čl. 44 a násl. Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na CGM kdykoli obrátit, abyste získali informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění níže uvedených práv, která souvisejí s osobními údaji.
Vaše práva budou vyřízena obecně bezplatně. CGM si vás však dovoluje upozornit, že má právo požadovat přiměřený poplatek za vaši žádost nebo ji odmítnout, pokud je váš požadavek zjevně nedůvodný nebo nepřiměřený, zejména protože se opakuje. Výše poplatku nebude převyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. V případě potřeby budete požádáni o poskytnutí dodatečných informací, např. k potvrzení vaší totožnosti. Svá práva můžete uplatnit nejlépe na některé z poboček společnosti CGM nebo přímo u pověřence pro ochranu osobních údajů Ing. Martina Ročka prostřednictvím emailu dpo.cz@cgm.com.
Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, je CGM oprávněna tuto lhůtu prodloužit až na tři měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění budete samozřejmě informováni.
Máte právo vědět, jaké údaje o vás CGM shromažďuje a zpracovává, za jakým účelem, po jakou dobu, z jakých zdrojů vaše osobní údaje získává, komu je předává, kdo další je mimo CGM zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. Pokud si však nejste jisti, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete CGM požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou ze strany CGM zpracovávány. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup k osobním údajů můžete CGM požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů.
Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje, které o vás CGM eviduje, jsou nepřesné či neúplné, máte právo CGM požádat o jejich aktualizaci či doplnění́.
Za určitých okolností máte právo, aby vaše osobní údaje evidované v CGM byly vymazány. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu CGM vymaže, pokud je splněn některý z následujících důvodů
vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly v CGM zpracovávány,
odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný, a zároveň CGM nemá jiný důvod, proč tyto údaje potřebuje nadále zpracovávat (například pro obhajobu svých právních nároků),
využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které CGM zpracovává na základě oprávněných zájmů, a je shledáno, že oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, již pominuly
CGM si vás dovoluje upozornit, že výmaz dat se neuskuteční, pokud je zpracování údajů nezbytné mimo jiné:
osobní údaje CGM již nepotřebuje pro shora uvedené účely zpracování, ale jsou vámi požadovány pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků
pokud uplatňujete námitku proti zpracování založenému na našich oprávněných zájmech nebo na veřejných zájmech, po dobu, než jsou tyto údaje ověřeny ze strany CGM
V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste CGM udělili, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
V případě, že je to technicky možné a je to váš požadavek, CGM předá údaje přímo vámi určenému správci. V takovém případě však CGM nenese odpovědnost za data odeslaná jinému správci, protože předaná data již nejsou pod kontrolou CGM. Dále si vás CGM dovoluje upozornit, že vašemu požadavku nemusí být vyhověno, pokud by jím byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob (např. cizí osobní údaje, obchodní tajemství) nebo dané údaje jsou zpracovávány pro výkon veřejnoprávních úkolů nebo činnosti.
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu CGM. Jde-li o zpracování za účelem přímého marketingu, tedy aby vám CGM mohla nabízet relevantní produkty a služby, v takovém případě nebudou vaše osobní údaje pro přímý marketing dále zpracovávány. V ostatních případech je tak učiněno, pouze pokud nebudou prokázány závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování bylo pokračováno.
Námitky můžete podávat z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace, tedy CGM může od vás požadovat jejich adekvátní zdůvodnění.
V případech, kdy ke zpracování vašich údajů je vyžadován váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů (zejména pokud se bude jednat o údaje poskytnuté za účelem zpracování týkajícího se zařazení do databáze odběratelů newsletteru a dále za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti CGM a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků) po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů).
Pokud si přejete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat, můžete tak učinit kdykoliv bezplatně prostřednictvím emailové adresy obchod.cz@cgm.com nebo písemným prohlášením zaslaným na adresu Správce osobních údajů.
Návštěvníci internetových stránek společnosti CGM mohou svůj souhlas se zpracováním cookies odvolat postupem uvedeným na příslušných internetových stránkách.
9.8. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že CGM vaše osobní údaje zpracovává neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Příslušným dozorovým orgánem pro CGM je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

References: zákona č. 563
 zákona č. 235
 zákona č. 280
 § 7
 zákona č. 480
 čl. 44