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Timestamp: 2018-12-12 15:22:33+00:00

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Diese Datenschutzerklärung betrifft die Nutzung von mein.rotaract.de.
Die Datenschutzerklärung des Rotaract Deutschland Komitees (RDK) beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Nutzer und Partner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung, einer E-Mail-Adresse oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Solche Merkmale sind zum Beispiel der Beruf oder ein Lichtbild.
Das heißt also jede/r Nutzer/in von mein.rotaract.de.
Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. Das ist in unserem Fall vor allem das Rotaract Deutschland Komitee.
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Das ist in unserem Fall vor allem die Rotary Verlags-GmbH, die das gedruckte Mitgliederverzeichnis erstellt.
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. Konkret sind das die beiden Häkchen, was ihr am Ende dieser Erklärung setzt.
Rotaract Deutschland ist ein Zusammenschluss deutscher Rotaract Clubs (RACs), es wurde gegründet, um eine solide Arbeitsgrundlage für die Koordination der Belange der deutschen RACs und Distrikte auf nationaler und internationaler Ebene zu schaffen. Die Organisation fungiert als Informationsstelle für deutsche RACs und fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit der deutschen RACs im Sinne der Ziele von Rotaract (vgl. Art. 5 Grundordnung).
Der Sitz der Organisation befindet sich in Mainz (vgl. Art. 2 Grundordnung).
Rotaract Deutschland Komitee (RDK)
Das Rotaract Deutschland Komitee fungiert als Vorstand von Rotaract Deutschland. Dabei ist es eine von RI (Rotary International) anerkannte Multi District Information Organisation (MDIO). Darüber hinaus führt das Rotaract Deutschland Komitee die gemeinsamen auf der DeuKo (Deutschland-Konferenz) gefassten Beschlüsse der RACs und die sich daraus resultierenden Aufträge aus (vgl. Art. 6 Grundordnung).
Rotaract Deutschland Komitee - Ressort IT Infrastruktur
als Teil von Rotaract Deutschland
c/o Heidrun Rosendorn
An der Klaus 2
Kontakt: datenschutz@rotaract.de
Beauftragter für Datenschutz im rotarischen Jahr 2018/19: Fabian Krajewski
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zu dem Zweck, Kommunikation und Austausch innerhalb Rotaract Deutschlands zu ermöglichen. Mein.rotaract.de ist ein Dienst, der durch das Rotaract Deutschland Komitee den Mitgliedern von Rotaract Deutschland zur Verfügung gestellt wird, im ihrerseits eine Mitgliederverwaltung zu ermöglichen.
Einmal im Jahr wird im Auftrag von Rotaract Deutschland ein gedrucktes Mitgliederverzeichnis durch die Rotary Verlags GmbH (Geschäftsführer: Jürgen Hopf, Raboisen 30, 20095 Hamburg, Handelsregister: Hamburg HRB 70 266, USt-UdNr.: DE201978041) erstellt. Dafür werden Daten (Genaueres siehe unter 4.) an die Rotary Verlags GmbH übermittelt. Die Datenweitergabe erfolgt zu einem Stichtag, üblicherweise der 01. April eines Jahres. Zu diesem Zeitpunkt werden Daten übertragen, sofern ein Nutzer dem zugestimmt hat. Die Zustimmung erfolgt über die Auswahl der 2. Checkbox am Ende dieser Erklärung. Das Abdrucken eines Datensatzes einer Person im gedruckten Verzeichnis ist optional. Es werden nur solche Datensätze übertragen, bei denen zum Stichtag eine Zustimmung durch den Nutzer vorlag. Einzelne Daten, wie unter 4. Ausgeführt, können von der Veröffentlichung im Verzeichnis ausgeschlossen werden. Sollte die Zustimmung nach Ablauf des Stichtages zurückgenommen werden, wird der Datensatz zum nächsten Stichtag nicht erneut übertragen. Das Löschen eines Datensatzes aus einem bereits gedruckten Mitgliederverzeichnisses ist nicht möglich.
Um die Funktionsfähigkeit der Datenbank zu erhalten, können Auftragsdatenverarbeiter administrativen Zugang erhalten. Dieser Zugang ist zeitlich begrenzt und an den jeweiligen Wartungs- oder Reparaturzweck gebunden. Vor allem ist dabei an Christoph Thiel gedacht, der als ursprünglicher Programmierer von mein.rotaract.de das Resssort IT Infrastruktur bei technischen Problem unterstüzt.
Durch die Verwendung der vom Rotaract Deutschland Komitee (RDK) - Ressort IT Infrastruktur zur Verfügung gestellten Mitgliederverwaltung "mein Rotaract" erklärt sich das angemeldete Mitglied damit einverstanden, dass folgende Daten online in einer durch Passwort geschützten Datenbank gespeichert werden:
E-Mail-Adresse (Pflichtfeld, da eine gültige E-Mail-Adresse für die Anmeldung bei "mein Rotaract" notwendig ist)
Vor- & Nachname der angemeldeten Mitglied (Pflichtfeld) *
Club (Pflichtfeld) *
Diese Daten können freiwillig vom registrierten Mitglied hinterlegt werden:
Adresse in Form von Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort (dient z.B. dazu die "rotaract NEWS" zu verschicken) (optional) *
Telefon-/Handy-/Faxnummer (optional) *
Sprachen (optional) *
Beschäftigung (optional) *
ICQ-Nummer/Skype-Name/StudiVZ-Link/Facebook-Link/etc. (optional)
* Diese Daten werden in dem einmal im Jahr erscheinenden Mitgliederverzeichnis von Rotaract Deutschland veröffentlicht.
Bei der erfolgreichen Registrierung in "mein Rotaract" wird eine E-Mailweiterleitung vorname.nachname@rotaract.de generiert. Voraussetzung dafür ist, dass diese Weiterleitung noch nicht vergeben ist. Ist die Weiterleitung bereits vergeben, wird eine fortlaufende Ziffer dem Nachnamen angehängt. Außerdem erklärt sich das angemeldete Mitglied damit einverstanden, dass andere registrierte Mitglied in "mein Rotaract" nach eingepflegten Daten anderer Mitglieder suchen können. Eigene Adressen lassen sich als privat markieren und sind somit nicht für andere Mitglieder lesbar. Durch das Anklicken einer Adresse in "mein Rotaract" öffnet sich eine externe Seite zu Google Maps.
Das personenbezogene Kennwort, das zur Anmeldung bei "mein Rotaract" notwendig ist, wird gemeinsam mit der notwendigen E-Mail-Adresse verschlüsselt übermittelt. Nur das registrierte Mitglied kann seine persönlichen Daten ändern, es sei denn er erlaubt seinem aktuellen Clubvorstand durch Setzen eines Hakens bei der Registrierung in "mein Rotaract" dies zu tun. Kein anderes Mitglied, mit Ausnahme der Mitglieder des Ressorts IT Infrastruktur, ist in der Lage diese Daten zu editieren. Sämtliche Änderungen (sowohl Club- als auch Personenbezogen) werden in einer Historie gespeichert. Die jeweils gespeicherten Datensätze zur Person werden in keinem Fall im öffentlichen Bereich auf der Webseite von Rotaract Deutschland bekannt gegeben und befinden sich in einem durch ein Passwort geschützten Bereich.
Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet gedeckt von dieser Einverständniserklärung nur innerhalb der rotarischen Familie in Europa statt sowie an Auftragsdatenverarbeiter, sofern dies von der obigen Zweckbestimmung gedeckt ist. Insbesondere fungiert die Rotary Verlags GmbH als Subunternehmer zur Versendung der "rotaract NEWS" und zur Erstellung des jährlich erscheinenden "Mitgliederverzeichnis der deutschsprachigen Rotaract Clubs". Die Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.
Die Übermittlung der Clubdaten sowie des Namens der jeweiligen Clubpräsidenten bedarf einer gesonderten Zustimmung.
Mitglieder, die den Teilnahmebedingungen und der Datenschutzerklärung von "mein Rotaract" zugestimmt haben, können nach anderen Rotaractern suchen. Jeder Rotaracter hat die Möglichkeit beim Editieren seiner Adressdaten, durch Setzen des Hakens "Adresse nicht veröffentlichen" die Suche nach seinen eigenen Adressdaten zu unterbinden. Die in "mein Rotaract" hinterlegten Adressdaten werden jedoch zur Versendung der "rotaract NEWS" an die Rotary Verlags GmbH weitergeleitet. Adressen, bei denen der Haken "Adresse nicht veröffentlichen" gesetzt ist, werden nicht im "Mitgliederverzeichnis der deutschsprachigen Rotaract Clubs" abgedruckt.
Informationen zu den Zugriffsberechtigungen
Vollzugriff auf alle gespeicherten Daten hat
die Mitglieder des RDK - Ressort IT Infrastruktur und seine Beauftragten.
Auftragsdatenverarbeiter, sofern dies zur Wartung und Aufrechterhaltung der Funktion von mein.rotaract.de nötig ist.
Distriktsprecher und Assistent-Distriktsprecher sind in der Lage
Clubs anzulegen und zu löschen.
Distrikt-Mailinglisten zu verwalten.
Clubvorstände
können die Clubdaten editieren und E-Mailverteiler anlegen und editieren.
personenbezogene Daten von Mitgliedern des Clubs ändern, sofern das jeweilige Mitglied bei der Registrierung zu "mein Rotaract" dies eingewilligt hat.
editieren der persönlichen Daten und Anmeldung zum Programm "Rotary Nachwuchs Rotaract".
RDK - Medien & Kommunikation - News- und Verzeichnis-Redaktion bzw. Rotary Verlags GmbH
lesen aller für das Verzeichnis und zur Versendung der rotaract NEWS notwendigen Daten.
Nach Ende eines Clubjahres (30.06. um 23:59 Uhr) erlischt die Berechtigung in Daten einzusehen und/oder diese zu editieren. Die Rechte werden am 01.07. (00:00 Uhr, Beginn des neuen Clubjahres) neu gesetzt.
Teilnahme am Programm "Rotary Nachwuchs Rotaract"
Rotaract Distriktbeauftragte (RDB) und Governor können nur solche Daten von Mitgliedern einsehen, die in "mein Rotaract" dem "Rotary Nachwuchs Rotaract" (Häkchen bei "Teilnahme am Rotary Nachwuchs Rotaract") zugestimmt haben.
Aufforderung zur Aktualisierung
Von Zeit zu Zeit verschickt "mein Rotaract" automatisierte E-Mails, um die registrierten Mitglieder dazu aufzufordern, club- und/oder personenbezogene Daten zu aktualisieren. Auch beim An- bzw. Abmelden von E-Mailverteilern kann das Mitglied darüber mit einer E-Mail in Kenntnis gesetzt werden.
(Routinemäßige) Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
Sämtliche in der Datenbank gespeicherten personenbezogenen Daten werden nachdem das Mitglied die Mitgliedschaft bei "mein Rotaract" beendet hat vom Server gelöscht. Ausgeschlossen sind dabei Vor- und Nachname, falls diese Person Präsident eines Clubs, Distriktsprecher und/oder RDK- bzw. DAS‑Mitglied war.
Jede betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber eingeräumte Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressorts IT Infrastruktur als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Möchte eine betroffene Person dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressort IT Infrastruktur als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Die Anfragen werden schnellstmöglich bearbeitet. Eine Antwort ist abhängig von der Auslastung des Ressorts, erfolgt aber nicht später als nach Ablauf eines Monats nach Stellen der Anfrage.
Möchte eine betroffene Person dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressort IT Infrastruktur als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei der mein.rotaract.de gespeichert sind, veranlassen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressort IT als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Datenschutzbeauftragte des RDK oder ein Mitglied des Ressort IT wird veranlassen, dass dem Löschverlangen unverzüglich nachgekommen wird.
Wurden die personenbezogenen Daten vom RDK öffentlich gemacht und ist unsere MDIO als Verantwortlicher gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zur Löschung der personenbezogenen Daten verpflichtet, so trifft das RDK unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche, welche die veröffentlichten personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber in Kenntnis zu setzen, dass die betroffene Person von diesen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung sämtlicher Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Der Datenschutzbeauftragte des RDK oder ein Mitglied des Ressort IT Infrastruktur wird im Einzelfall das Notwendige veranlassen.
Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und eine betroffene Person die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die bei mein.rotaract.de gespeichert sind, verlangen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressort IT als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Datenschutzbeauftragte des RDK Rotaract oder ein Mitglied des Ressort IT wird die Einschränkung der Verarbeitung veranlassen.
Das RDK verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Namentlich ist hier die Dokumentation der Vor- und Nachnamen der Präsidenten zur Dokumentation der Historie der jeweiligen Rotaract-Clubs zu nennen.
Verarbeitet das RDK personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person gegenüber dem RDK der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird das RDK die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Die Einladungen zu Charterfeiern werden in diesem Kontext nicht als Direktwerbung gesehen, sondern vielmehr als Information. Von dem Verteiler charter-info@rotaract.de ist eine Abmeldung jederzeit möglich.
Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei mein.rotaract.de zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.
Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt an den Datenschutzbeauftragten des RDK oder ein Mitglied des Ressort IT wenden. Der betroffenen Person steht es ferner frei, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG, ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Ressort IT Infrastruktur als für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Hinsichtlich der Vor- und Nachnamen von Clubpräsidenten sowie des Abdrucks im Mitgliederverzeichnis sind die oben genannten tatsächlichen Einschränkungen zu beachten.
Art. 6 I lit. a DS-GVO dient dem RDK als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.
Als verantwortungsbewusste Multi-District-Information-Organisation (MDIO) verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen / Datenschutzerklärung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, wird die Gültigkeit der Nutzungsbedingungen / Datenschutzerklärung im Übrigen nicht berührt.
Teile dieser Erklärung wurden durch den Datenschutzerklärungs-Generator der Deutschen Gesellschaft für Datenschutz, in Kooperation mit der RC GmbH und der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE | Rechtsanwälte, der Muster Datenschutzerklärung generiert, erstellt.
Diese Erklärung entstand mit freundlicher Unterstützung von FCH MiCo, die Plattform für Compliance und Competence für den Mittelstand.
Stand: 11. März 2018.
© 2018 Rotaract Deutschland Komitee, Ressort IT Infrastruktur

References: Art. 5
 Art. 2
 Art. 6
 Art. 17
 Art. 89

Art. 6