Source: http://www.s-werk.eu/ds-gvo-auftragsverarbeitung-swerk.html
Timestamp: 2018-04-20 14:34:45+00:00

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Hier erfahren Sie zusammengefasst, was sich durch die DS-GVO ändert und wie Sie einen vom Gesetzgeber geforderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der S.WERK schließen – schnell, einfach und natürlich ohne zusätzliche Kosten.
Das Wichtigste zur Auftragsverarbeitung durch die S.WERK
Deshalb brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der S.WERK
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) muss jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten im Auftrag – also von einem Dienstleister – verarbeiten lässt, einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) abschließen.
Durch den Abschluss eines kostenfreien AV-Vertrags mit der S.WERK erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben der DS-GVO und vermeiden Bußgelder.
Grundlegende Informationen zur Auftragsverarbeitung
Eine Auftragsverarbeitung (nach altem BDSG: „Auftragsdatenverarbeitung“) liegt vor, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten, für die es verantwortlich ist, von einem Auftragnehmer (Dienstleister) weisungsgebunden verarbeiten lässt.
Die Weisungsgebundenheit bezüglich des Zwecks der Verarbeitung unterscheidet die Auftragsverarbeitung von der herkömmlichen Übertragung personenbezogener Daten an Dritte.
Bei der Auftragsverarbeitung betrachtet das Gesetz den Auftragsverarbeiter wie einen Teil des Unternehmens des Verantwortlichen (Auftraggebers). Dies erleichtert es, die Berechtigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus dem Verantwortungsbereich des Auftraggebers an den Auftragnehmer (Dienstleister) zu übertragen.
Ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie Subdienstleistern. Der Vertrag verpflichtet den Dienstleister unter anderem zur zweckgebundenen Datenverarbeitung und zum entsprechenden Schutz der Daten.
Das Vorliegen eines AV-Vertrags gehört neben der sorgfältigen Auswahl eines geeigneten Dienstleisters zu den wichtigsten Verpflichtungen des Auftraggebers (Verantwortlichen) einer Datenverarbeitung.
Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichten in diesem Bereich können mit einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro bzw. 2 Prozent des Jahresumsatzes geahndet werden.
Auftragsverarbeitung durch die S.WERK
Die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der S.WERK – S.WERK GmbH – beinhaltet verschiedene Facetten: Neben der Bereitstellung von Diensten und deren Wartung zählen hierzu vor allem der Support durch die S.WERK sowie die Dienstleistungen des Technischen Supports der S.WERK.
Hinzu kommen ggf. weitere Dienstleistungen rund um die Anwendungen, wie zum Beispiel die Unterstützung bei der Einrichtung von neuen Systemen (telefonisch, online oder vor Ort).
Im Zuge dieser Zusammenarbeit machen Sie uns personenbezogene Daten aus Ihrem Unternehmen zugänglich und beauftragen uns mit der „Verarbeitung“ dieser Daten zu einem bestimmten Zweck. Damit ist der Sachverhalt einer Auftragsverarbeitung im Sinne der DS-GVO erfüllt – mit Ihnen als „Verantwortlichem“ und der S.WERK als „Auftragsverarbeiter“.
Sie gewähren uns im Rahmen von Fernsupportsitzungen oder online erbrachten Dienstleistungen Zugriff auf personenbezogene Daten, um die von Ihnen benannten Probleme zu beheben oder gewünschte Änderungen vorzunehmen bzw. Sie dabei anzuleiten.
Sie senden uns für Zwecke des erweiterten Supports oder für die Durchführung sonstiger Dienstleistungen Datenbestände der S.WERK Anwendungen zu, die personenbezogene Daten enthalten.
Sie beauftragen uns mit der Unterstützung bei der Softwareeinführung oder mit individuellen Schulungsmaßnahmen vor Ort – unter Verwendung echter personenbezogener Daten aus Ihrem Unternehmen.
Zwar waren Sie schon nach dem bisherigen BDSG als Verantwortlicher in der Pflicht, die Verarbeitung überlassener personenbezogener Daten vertraglich abzusichern, jedoch waren die Strafen relativ gering.
Mit der DS-GVO sind die Strafen für Verstöße gegen gesetzliche Pflichten im Bereich des Datenschutzes deutlich verschärft worden – ein weiterer Grund, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu schließen.
Wir machen es Ihnen leicht, Ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen und Bußgelder zu vermeiden: Schließen Sie auf dieser Seite mit wenigen Klicks einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der S.WERK ab.
So schließen Sie mit wenigen Klicks den laut Gesetz erforderlichen Vertrag mit der S.WERK:
Lesen Sie den Text des Vertrags sorgfältig durch.
Füllen Sie die Felder vollständig aus und klicken Sie auf die Schaltfläche zur Bestätigung.
Im Nachgang erhalten Sie eine unverschlüsselte e-mail, in der Ihnen der Abschluss des Vertrags nochmals bestätigt wird. Sollten Sie die e-mail bis zum Ende des folgenden Werktags nicht erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Sollten Sie auch hier keine e-mail vorfinden, wenden Sie sich bitte an datenschutz@s-werk.eu.
nachstehend „Auftraggeber“ genannt:
nachstehend „Auftragnehmer“ genannt:
gemeinsam zusammen auch als „die Parteien“ bezeichnet.
1. Gegenstand und Dauer des Vertrags
Gegenstand dieses Vertrags zur Auftragsverarbeitung (nachstehend „AVV“ genannt) ist die ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Regelungen des Art. 28 DS-GVO in Bezug auf zwischen den Parteien vereinbarten „Vertragsleistungen“, welche den Kundenvertragsbedingungen entnommen werden können.
Die Kundenvertragsbedingungen sind hier abrufbar: http://www.s-werk.eu/agb
Grundsätzlich obliegen die Rechte und Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung dem Auftraggeber, wodurch der Auftragnehmer die Verarbeitung der Daten nur im Rahmen dieses AVV vornimmt.
Die verantwortliche Stelle ist und bleibt der Auftraggeber, der personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch den Auftragnehmer im Auftrag im Rahmen dieses AVV vornehmen lässt.
Der AVV läuft auf unbestimmte Zeit. Er endet zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung der jeweiligen Vertragsleistung für den jeweiligen Vertrag automatisch. Einer separaten Kündigung bedarf es nicht.
2.1. Art und Zweck der Verarbeitung von Daten
Zweck der Verarbeitung ist die Erbringung von Supportleistungen für die Produktlinien ITflexible und Hostingzone der S.WERK. Diese umfassen unter anderem:
- telefonischen Support,
- Fernzugriff auf IT-Systeme des Auftraggebers mittels Remoteverbindungen,
- Bearbeitung und Fehlerkorrekturen in Datenbeständen des Auftraggebers,
- Unterstützung bei der Softwareeinführung,
- Schulungen unter Verwendung personenbezogener Daten des Auftraggebers.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Dies ist z.B. durch entsprechende Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission gegeben (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO).
2.2. Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten
Die Übersicht der Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen sowie die verwendeten personenbezogenen Arten der Daten sind dem Merkblatt Nr. 15674 – „AVV: Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten“ – zu entnehmen.
Dieses Merkblatt ist hier abrufbar: https:////merkblatt/15674
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko entsprechenden angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme zu schaffen. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.
Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind im Merkblatt Nr. 15676 – „Technische und organisatorische Maßnahmen“ – beschrieben.
Dieses Merkblatt ist hier abrufbar: https:////merkblatt/15676
Akzeptiert der Auftraggeber die dokumentierten Maßnahmen, so werden sie Grundlage dieses AVV.
Soweit sich aus einer Prüfung bzw. einem Audit des Auftraggebers die Erkenntnis ergibt, dass Anpassungsbedarf besteht, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. Gehen die Anforderungen des Auftraggebers an das Schutzniveau über das hinaus, was der Auftraggeber im Vorfeld akzeptiert hat und handelt es sich dabei um keine Anforderungen, die der Auftragnehmer für sämtliche anderen Auftraggeber ohnehin umsetzen muss, so kann der Auftragnehmer für die Umsetzung eine angemessene Vergütung vom Auftraggeber verlangen.
Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Ausschließlich der Auftraggeber ist für die Umsetzung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich.
Der Auftragnehmer benennt einen Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind auf der Website des Auftragnehmers einzusehen.
Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die datenschutzrechtliche Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten - einschließlich der in diesem AVV eingeräumten Befugnisse - es sei denn, dass gesetzliche Vorschriften vorliegen, die zur Verarbeitung der Daten verpflichten.
7. Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben aus diesem AVV auf Anfrage mit den zuständigen Aufsichtsbehörden zusammen.
Die Parteien informieren sich gegenseitig über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit diese sich auf diesen AVV beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung im Rahmen dieses AVV ermittelt.
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, wird der Auftragnehmer - auf Nachfrage des Auftraggebers - in angemessener Art und Weise unterstützend tätig. Ihm steht für seine damit verbundenen Aufwände eine angemessene Vergütung zu.
Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme  Kontrollmaßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers zu ergreifen.
Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit
a) der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
b) der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
c) eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO  zugrunde gelegt wird.
Die jeweils aktuell eingesetzten Unterauftragnehmer sind dem Merkblatt Nr. 15675 – „AVV: Weitere Auftragsverarbeiter“ – zu entnehmen.
Dieses Merkblatt ist hier abrufbar: https:////merkblatt/15675
Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem AVV auf den weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen. Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftraggebers (mind. Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.
Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer, Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieses AVV durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen. Als Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann der Auftragnehmer auch Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutz-/Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit vorlegen.
Soweit dem Auftragnehmer für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber zeitliche oder finanzielle Aufwände entstehen, kann der hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.
10. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Den Auftragnehmer treffen neben den Regelungen dieses AVV alle gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber außerdem bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
c) die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen;
d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung;
e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit den Aufsichtsbehörden.
Der Auftragnehmer kann für seine Unterstützung gemäß der Buchstaben c bis e eine angemessene Vergütung verlangen. Für Unterstützungsleistungen, die auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer ebenfalls eine angemessene Vergütung verlangen.
11. Weisungsbefugnis des Auftraggebers
Seine mündlichen Weisungen bestätigt der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer unverzüglich zumindest in Textform.
12. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
Der Auftragnehmer stellt ohne das Wissen des Auftraggebers keine Kopien oder Duplikate der Daten des Auftraggebers her, es sei denn, dies ist für die Verarbeitung der Daten notwendig. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie in Hinblick auf Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten sind.
Nach Abschluss der durch die Vertragsleistung vereinbarten Services oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens jedoch mit Beendigung der Vertragsleistung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.
Dies gilt allerdings nur, soweit auf Seiten des Auftragnehmers keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bezüglich der Daten bestehen.
Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung während der Laufzeit der Vertragsleistung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Der Auftragnehmer kann diese jedoch, zu seiner Entlastung bei Vertragsende, dem Auftraggeber übergeben.
Die Haftung der Parteien nach diesem AVV ist in selber Art und Weise beschränkt, wie in der betreffenden Vertragsleistung festgehalten.
Sollten sich einzelne Bestimmungen dieses AVV als ungültig erweisen, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die ungültige Bestimmung ist durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des Vertrags an die Ungültigkeit des jeweiligen Punktes gedacht. Soweit dieser Vertrag eine unbewusste Regelungslücke enthält, ist diese durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des Vertrags an die Regelungsbedürftigkeit des jeweiligen Punktes gedacht.
Änderungen und Ergänzungen dieses AVV und aller seiner Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – sind gemäß der DS-GVO schriftlich abzufassen. Dies kann jedoch auch in einem elektronischen Format erfolgen. Weiter ist der ausdrückliche Hinweis darauf erforderlich, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung der Bedingungen dieses AVV handelt.
16. Beginn des Vertrags
Dieser AVV beginnt mit Bestätigung des Vertragsschlusses durch den Auftragnehmer, frühestens jedoch am 25. Mai 2018.
Die Annahme/Bestätigung des Vertragsschlusses durch den Auftragnehmer kann in einem elektronischen Format erfolgen.
17. Aufhebung bisheriger Verträge
Mit Beginn dieses AVV werden nach § 11 BDSG bestehende AVV aufgehoben und durch diesen neuen AVV ersetzt.
18. Verweise auf die DS-GVO
Alle in diesem Vertrag enthaltenen Verweise auf die DS-GVO gelten für die DS-GVO in ihrer jeweils aktuellen Fassung bzw. etwaige Nachfolgeregelungen.
Mit dem versenden dieser Nachricht haben Sie die aktuellen Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung durch die S.WERK gelesen und akzeptieren diese.
Telefax +49.9951.602 40-50

References: Art. 28
 Art. 44
 Art. 28
 Art. 5
 Art. 32
 Art. 38
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 32
 § 11