Source: http://docplayer.cz/1689637-Vnitrni-predpis-mestskeho-uradu-dvur-kralove-nad-labem-c-4-2007-spisovy-a-skartacni-rad-mestskeho-uradu-dvur-kralove-nad-labem.html
Timestamp: 2017-02-24 04:15:28+00:00

Document:
Vnitřní předpis Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem č. 4 / Spisový a skartační řád Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem - PDF
Vnitřní předpis Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem č. 4 / Spisový a skartační řád Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem
Download "Vnitřní předpis Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem č. 4 / 2007. Spisový a skartační řád Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem"
1 Vnitřní předpis Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem č. 4 / 2007 Spisový a skartační řád Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem č.j.: KTÚ/ / /noj Obsah: I. Spisová služba... str Úvodní ustanovení... str. 2 3 Příjem dokumentů v listinné podobě a příjem fotografických, filmových a zvukových záznamů... str. 3 5 Příjem dokumentů v digitální podobě... str. 5 6 Evidence dokumentů... str. 7 8 Vyřizování a podepisování dokumentů v listinné podobě... str Vyřizování a podepisování dokumentů v digitální podobě... str Odesílání dokumentů v listinné podobě... str Odesílání dokumentů v digitální podobě... str Ukládání dokumentů a spisovna... str II. Skartační řízení... str III. Závěrečná ustanovení... str IV. Přílohy... str2 I. SPISOVÁ SLUŽBA Úvodní ustanovení Město Dvůr Králové nad Labem (dále jen město) je ve smyslu 63 odst. 2 písm. d) zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen zákon o archivnictví), povinno vykonávat spisovou službu. Spisová služba je realizována pomocí software VERA. Ve smyslu tohoto ustanovení zákona je určeným původcem (dále jen původce ). Pro účely tohoto vnitřního předpisu se rozumí toto: a) původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl, v případě činnosti městského úřadu je původcem město, b) dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě písemné či digitální, c) spis je souhrn všech dokumentů týkajících se téže věci, d) uzavřený spis je spis, do kterého se nebudou již zakládat žádné dokumenty a není potřebný ani k nahlížení u zpracovatele, e) archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence, f) podle doby vzniku budou Státním okresním archívem v Trutnově za archiválie vždy vybrány dokumenty vzniklé do roku 1850, g) za archiválie jsou také vždy považovány fotografické, filmové a zvukové záznamy vzniklé do roku 1920, h) výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností, i) spisové znaky a podznaky označují jednotlivé druhy dokumentů a člení je podle činnosti. Členění spisových znaků a podznaků vydává ministerstvo vnitra v metodikách k vedení spisové služby. U každého spisového znaku jsou uvedeny skartační znaky a skartační lhůty, j) skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Trutnově. k) skartační znak "S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. l) skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S", 23 m) skartační lhůta udává v letech dobu, po kterou budou dokumenty uloženy ve spisovně před provedením skartačního řízení. Skartační lhůty jsou pouze doporučené a mohou být prodlouženy v souladu s příslušnou právní normou, potřebami obce a po dohodě se Státním okresním archivem v Trutnově, n) zaměstnancem se pro potřeby tohoto vnitřního předpisu rozumí jak osoba ve služebním poměru, pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu tak i pracovník města zařazený do Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem (dále jen městský úřad), o) zpracovatel je každý zaměstnanec, který vytváří vlastní dokument nebo zpracovává přijatý dokument, p) organizační jednotka je odbor nebo oddělení městského úřadu, q) správce pošty je zpravidla vedoucí zaměstnanec nebo jeho zástupce, r) rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentů v podacím deníku, s) pro důsledné sledování oběhu dokumentů a jejich evidenci je povinné dodržet pravidlo, že veškerá manipulace s dokumentem v listinné podobě musí také proběhnout v elektronické evidenci a toto je nutné dodržet i v opačném případě. Příjem dokumentů v listinné podobě a příjem fotografických, filmových a zvukových záznamů Centrální podatelna přijímá veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo odeslání. Centrální podatelna je pracoviště odboru všeobecné vnitřní správy, technickohospodářského oddělení městského úřadu, místnost označovaná jako centrální podatelna na adrese náměstí T.G.Masaryka č.p. 38, Dvůr Králové nad Labem a dále příjem dokumentů týkající se evidence vozidel přijímá podatelna na odboru dopravy a silničního hospodářství, Nedbalova č.p. 574, Dvůr Králové nad Labem. Příjem fotografických, filmových a zvukových záznamů se provádí pomocí průvodního dokumentu, který obsahuje seznam přijatých záznamů a ten bude opatřen číslem jednacím. Dále budou tyto záznamy evidovány pomocí zvláštních evidencí. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý výjimečně mimo centrální podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně. Povinností zaměstnance, jenž takovýto dokument přijal, je bezodkladně jej zaevidovat. Zaevidování se provede tak, že zaměstnanec odnese přijatý dokument na centrální podatelnu, která jej opatří podacím razítkem a číslem jednacím. Všechny došlé dokumenty, případně obálky dokumentů, v den, kdy byly doručeny, opatří centrální podatelna otiskem podacího razítka. Po zaevidování předá pracovník podatelny dokument k vyřízení. V případě dokumentů přijatých mimo centrální podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení. V případě přijetí a zaevidování dokumentu, který byl chybně adresován našemu úřadu, označí centrální podatelna takto přijatý dokument jako omyl a zajistí odeslání totožným způsobem jakým byl přijat (doporučeně, s dodejkou apod.) správnému adresátovi, je-li zřejmý, jinak zpět odesílateli. 34 Podací razítko obsahuje vždy: a) označení Město Městský úřad Dvůr Králové nad Labem, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, směrnice nebo vnitřní předpis města nebo městského úřadu též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů dokumentu, e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. Při příjmu dokumentu číslo jednací obsahuje vždy zkratku odboru, kterému byl dokument přiřazen, pořadové číslo dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. Číslo jednací má následující tvar: AAA/BBB-CC/DDD-EEEE/FFF kde: AAA je zkratka odboru BBB je pořadové číslo dokumentu v podacím deníku za daný rok CC CC je rok zaevidování dokumentu BBB DDD je pořadové číslo spisu za daný rok EEEE EEEE je rok vzniku spisu DDD FFF je login zpracovatele, který vyřizuje dokument Číslo jednací se postupně dotváří podle míry rozpracovanosti daného dokumentu. Při příjmu na centrální podatelně má číslo jednací pouze tvar: AAA/BBB-CC. Dále při přidělení správcem pošty zpracovateli má tvar: AAA/BBB-CC/FFF. Při přiřazení dokumentu do spisu zpracovatelem je do čísla jednacího doplněna poslední položka a to číslo spisu s rokem vytvoření spisu. Konečný tvar čísla jednacího má podobu: AAA/BBB-CC/DDD-EEEE/FFF. Při tvorbě dokumentů z vlastního popudu má číslo jednací tvar AAA/BBB-CC/DDD-EEEE/FFF již v okamžiku vytváření dokumentu u zpracovatele. Aktuální seznam loginů zpracovatelů a zkratek organizačních jednotek je vždy součástí podacího deníku k danému roku. Pracovníci centrální podatelny provedou rozdělení písemností podle věci a obsahu dokumentu na příslušné odbory. V případě, že není z věci nebo obsahu dokumentu zřejmé, který odbor by měl danou věc řešit, provede určení příslušného odboru tajemník úřadu. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá pracovník podatelny neotevřený dokument adresátovi, popřípadě jím určené osobě. V takovém případě obálku neoznačuje podacím razítkem a nepřiděluje číslo jednací. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné bezodkladné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu městského úřadu. V případě doručení dokumentu s označením Zvláštní skutečnosti, Vyhrazené nebo jiným stupněm utajení předá pracovník centrální podatelny neotevřený dokument prostřednictvím doručovací knihy na pověřené pracoviště (pracoviště krizového řízení), které vede samostatnou evidenci utajovaných informací a zvláštních skutečností. V případě doručení dokumentu s označením Výběrové řízení neotvírat předá pracovník centrální podatelny dokument na organizační jednotku neotevřený. Tento dokument bude evidován shodně jako běžné dokumenty jen s tím rozdílem, že podacím razítkem bude opatřena obálka dokumentu. 45 Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována městu do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla městu doručena, c) je-li opatřena podacím razítkem s číslem jednacím, d) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, e) v případě, že se jedná o anonymní podání. Příjem dokumentů v digitální podobě Pro příjem těchto dokumentů je zřízena elektronická podatelna na adrese podle vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, v platném znění (dále jen vyhláška o elektronických podatelnách). Doručená datová zpráva se eviduje a dále předává v souladu se zvláštními právními předpisy {vyhláška o elektronických podatelnách a zákon č. 486/2004 Sb., úplné znění zákona č. 227/2000 Sb. a o změně některých dalších zákonů, v platném znění (dále jen zákon o elektronickém podpisu)} upravujícími evidenci doručených písemností a další nakládání s nimi. Dokument v digitální podobě se považuje za doručený tehdy, je-li dostupný elektronické podatelně provozované podle výše uvedené vyhlášky o elektronických podatelnách a nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, v platném znění. Pokud je u přijaté datové zprávy zjištěn výskyt chybného formátu nebo softwaru, jež jsou způsobilé přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných městem, může být datová zpráva uložena jen mimo elektronickou podatelnu a to za předpokladu, že není ohrožena bezpečnost informačního systému města ani bezpečnost zpracovávaných informací. Taková datová zpráva není dostupná elektronické podatelně. Doručená datová zpráva se ukládá programově do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla přijata. Je-li k datové zprávě připojen kvalifikovaný certifikát a zaručený elektronický podpis založený na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "uznávaný elektronický podpis") nebo kvalifikovaný systémový certifikát a elektronická značka založená na tomto certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "uznávaná elektronická značka"), ukládají se spolu se zprávou. a) příjem dokumentů, které obsahují žádost o poskytnutí informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, tj. písemná žádost o informaci podle tohoto zákona, pozvánky apod. (nemusejí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem). Při vyřizování takto přijatých dokumentů se postupuje takto: 1. na dokument přijatý do ové schránky zpracovatele (mimo elektronickou podatelnu) je možno odpovědět přímo bez využití elektronické podatelny a bez zaručeného elektronického podpisu zpracovatele, 2. při příjmu dokumentu na adresu elektronické podatelny bez zaručeného elektronického podpisu, předá pracovník elektronické podatelny tento dokument elektronicky příslušnému vedoucímu zaměstnanci organizační jednotky a jeho zástupci (pro případnou nepřítomnost jednoho z uvedených). Vedoucí zaměstnanec nebo jeho zástupce překontroluje neprodleně obsah dokumentu a ujistí se, zda daný dokument nemá být opatřen zaručeným elektronickým podpisem (dokument, který podléhá například zákonům: č. 500/2004 Sb., správní řád, č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, apod.). Pokud dokument má být opatřen zaručeným elektronickým podpisem, musí vyzvat odesílatele o doplnění 56 zaručeného elektronického podpisu a znovu odeslání dokumentu na adresu elektronické podatelny V případě, že dokument nemusí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem, vedoucí zaměstnanec nebo jeho zástupce zajistí jeho vyřízení. Na tento dokument je možno odpovědět přímo bez využití elektronické podatelny a bez zaručeného elektronického podpisu zpracovatele (viz. bod a) 1.), b) příjem dokumentů, které musejí být opatřeny zaručeným elektronickým podpisem (podléhá například zákonům: č. 500/2004 Sb., správní řád, č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, apod.). Při vyřizování takto přijatých dokumentů se postupuje takto: 1. při příjmu dokumentu opatřeného zaručeným digitálním podpisem na elektronickou podatelnu je pracovník elektronické podatelny povinen u doručeného dokumentu v digitální podobě zjistit pomocí softwaru k tomu určeného platnost elektronického podpisu, platnost certifikátu, ověřit elektronickou značku certifikátu, ověřit elektronickou značku v seznamu zneplatněných certifikátů. U doručeného dokumentu v digitální podobě pracovník elektronické podatelny také ověřuje, zda se kvalifikovaný certifikát podepisující osoby nebo kvalifikovaný systémový certifikát označující osoby, nenacházejí v seznamu zneplatněných certifikátů s časem zneplatnění, který předchází času doručení datové zprávy. Rozhodným seznamem zneplatněných certifikátů je pro tyto účely seznam, jehož platnost začíná bezprostředně po čase doručení datové zprávy. Dále je povinností pracovníka podatelny zaslat potvrzení o doručení odesílateli neprodleně zasláním datové zprávy v souladu s ustanovením 3 vyhlášky o elektronických podatelnách, pokud je pracovník elektronické podatelny schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele. Součástí zprávy o potvrzení doručení je a) uznávaný elektronický podpis pracovníka elektronické podatelny b) datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla datová zpráva doručena, c) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci. Z důvodu, že nelze současnými technickými prostředky splnit podmínku převedení digitálních dokumentů do formátu, který zaručí jejich neměnnost, trvalost údajů a umožnit tak jejich následné čtení, musí pracovník elektronické podatelny převést tyto dokumenty do písemné formy odpovídající jejich podobě, kterou měly v době jejich převzetí. Svým podpisem a otiskem podacího razítka potvrdí shodu vytištěného dokumentu s dokumentem v době jeho převzetí a poznamená informaci o platnosti zaručeného elektronického podpisu, platné časové značky a velikosti dokumentu v jednotkách bytů. Pracovník elektronické podatelny zaeviduje dokument do evidence písemností s tím, že čas doručení datové zprávy je zaznamenán s přesností na sekundu a přidělí ho příslušné organizační jednotce {předání se provede všemi třemi způsoby: e- mail (pracovník elektronické podatelny zapíše do těla zprávy informaci: Tento byl podepsán platným zaručeným elektronickým podpisem. + jméno pracovníka elektronické podatelny), v evidenci písemností v software VERA a fyzicky}. 2. pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do ové schránky zpracovatele (mimo elektronickou podatelnu), postupuje se tak, že zpracovatel je povinen bezprostředně informovat odesílatele o tom, že je nutné adresovat tento dokument na adresu 67 Evidence dokumentů Podací deník je veden elektronickou formou za použití výpočetní techniky v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení v informačním systému RADNICE VERA, přičemž postupy jsou uvedeny v programové dokumentaci tohoto systému. Podací deník v tištěné formě je uložen v centrální podatelně. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti města, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti města, zapíše se jako "Vlastní", d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) stručný obsah dokumentu, f) název organizační jednotky města, které byl dokument přidělen nebo jméno, popřípadě jména a příjmení zpracovatele určeného k vyřízení, g) jak byl dokument vyřízen, komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu, h) u dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, zpracovatel tuto skutečnost uvede v kolonce "Vyřízeno" podacího deníku, i) v podacím deníku zpracovatel vyznačí návaznost připojovaných dokumentů (návaznost určuje shodné číslo spisu), j) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, k) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, l) poznámka v případě, že spis není uložen ve spisovně ihned po jeho uzavření zápis provede zpracovatel fyzicky do tištěného podacího deníku, m) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Tisková podoba podacího deníku je sestavena z aktuálních evidenčních údajů, historické změny se neuvádějí. Podací deník je nutné vytisknout jedenkrát do roka a to zpravidla poslední pracovní den v březnu následujícího roku. Tisk podacího deníku zajišťuje oddělení informatiky odboru KTÚ. Následnou vazbu do knih zajišťuje odbor všeobecné vnitřní správy. Dokumenty zaeviduje centrální podatelna v den, kdy jí byly doručeny. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti města se zapisují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly městu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Při potřebě změny umístění dokumentu do jiného spisu je nutné rozlišit, zda daný dokument má vytvořenou odpověď. V případě, že odpověď vytvořena nebyla, může správce pošty provést převod tohoto dokumentu mezi spisy. V případě, že byl již vytištěn podací deník, ve kterém se tento dokument vyskytuje, je nutné tuto změnu poznamenat i fyzicky do tištěného podacího deníku. V případě, že odpověď byla vytvořena, lze změnu umístění dokumentu do jiného spisu provést tak, že se provede zápis do původního spisu, ve kterém bude uvedeno číslo jednací přesouvaného dokumentu (toto číslo jednací se nebude měnit) a nové číslo spisu. Tento zápis bude taktéž opatřen číslem jednacím. Tato změna se také poznamená do podacího deníku jak elektronicky, tak i fyzicky. 78 Dokumenty jsou u zpracovatelů v příručních registraturách uloženy zpravidla kalendářní rok, ve kterém vznikly. Následující rok je zpravidla zpracovatelé předají spisovně. Dokumenty podléhající jiným evidencím (účetní doklady, rejstřík živnostenských podnikatelů, žádosti o dávky v hmotné nouzi, sociálních služeb apod.), nejsou součástí evidence písemností. Vzhled vytvářených dokumentů a jejich evidence se mohou lišit podle používaných evidencí. Zjistí-li zpracovatel, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu (viz. strana 9 - Vyřizování a podepisování dokumentů v listinné podobě). Došlé písemnosti musí být roztříděny a softwarově připraveny pro předání na jednotlivé odbory případně oddělení úřadu nejpozději do konce pracovní doby téhož dne, kdy byly centrální podatelnou přijaty. Zaevidované dokumenty si správci pošty přebírají osobně na centrální podatelně a to každý následující pracovní den od 07:30 do 08:30 hodin po jejich přijetí. Správce pošty, který fyzicky převezme dokumenty zapsané do softwarové evidence, potvrdí převzetí na centrální podatelně podpisem na předávacím protokolu a následně převezme dokumenty i elektronicky v softwaru VERA a to týž den, kdy převzal dokumenty na centrální podatelně fyzicky a to nejpozději do dvou hodin od převzetí. Před potvrzením je nutné, aby správce pošty zkontroloval, zda dokument je určený jeho organizační jednotce. V případě, že tomu tak není, vedoucí zaměstnanec tento dokument nepřevezme jak fyzicky tak i elektronicky. V případě, že se i přes kontrolu při přebírání dokumentů z centrální podatelny stane, že byla na odbor přijata písemnost, která mu nepřísluší, je nutné provést předání dokumentu zpět na centrální podatelnu pomocí odboru se zkratkou POD (vytvořen pro účely evidence písemností) jak fyzicky tak i elektronicky. Společně s podacím deníkem se pomocí softwaru VERA vytvářejí i rejstříky. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku. Přesahuje-li průměrný počet dokumentů evidovaných v podacím deníku za posledních 5 let v jednom roce číslo 3000, vede se vždy rejstřík jmenný a rejstřík věcný. Rejstřík je veden v digitální podobě s možností tisku. Pokud byly rejstříky vytištěny, jsou ukládány společně s podacím deníkem, k němuž byly vyhotoveny. Tisk rejstříků zajišťuje oddělení informatiky. Následnou vazbu do knih zajišťuje odbor všeobecné vnitřní správy. Evidence dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, případně zvláštní skutečnosti. Podrobnosti stanoví zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilostí, v platném znění a vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, platném znění (zvláštní skutečnosti zákon č. 240/2000 Sb., krizový zákon, v platném znění (dále jen krizový zákon) a nařízení č. 462/2000 Sb., k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 krizového zákona). Tajemník úřadu je povinen určit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu utajovaných informací. Ta vede jejich zvláštní evidenci a dohlíží na to, aby byly splněny náležitosti zmíněného zákona a vyhlášky od doručení nebo vzniku takových dokumentů až po jejich uložení a vyřazení. Evidenci Zvláštních skutečností vede pracoviště krizového řízení odboru všeobecné vnitřní správy. 89 Vyřizování a podepisování dokumentů v listinné podobě Dokument vyřizuje zpracovatel určený správcem pošty. Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, em, faxem), učiní o tom zpracovatel, který ho vyřizuje, záznam jako běžný způsob odeslání. Pokud je dokument vyřízen, musí být jeho součástí vždy konečné vyhotovení (minimálně ve dvojím vyhotovení minimálně jeden originál zůstává ve spisu), vyřízení v písemné podobě či jeho stejnopis opatřený všemi náležitostmi (zejména podpisem a datem předání k odeslání). Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod shodným číslem jednacím, pod kterým byl původní dokument doručen do centrální podatelny úřadu. Mezi podáním a vyřízením dokumentu může být vytvořen libovolný počet dokumentů týkajících se téže věci, ale tyto dokumenty mají jiná čísla jednací, přičemž jsou uloženy ve stejném spisu jako dokument původní. Po vyřízení dokumentu připojí zpracovatel pokyn k založení, datum a podpis. Bere-li se dokument na vědomí, zpracovatel pod podacím razítkem o tom uvede záznam a pokyn k založení. Povinností každého zpracovatele dokumentu je označit ho po vyřízení spisovým znakem, který odpovídá obsahu dokumentu, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu města. Toto označení provede zpracovatel do podacího razítka na písemnosti. Záznam, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu, se provádí pomocí software VERA modul evidence písemností. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce "Vyřízeno" podacího deníku. Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci, spojí ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí včetně příloh. Před uzavřením spisu, který není veden v rámci správního řízení, postačí soupis vedený v elektronické evidenci. Vytvoření soupisu všech jeho součástí může provést zpracovatel až před jeho uložením do spisovny. Součástí správního spisu je také seznam oprávněných úředních osob a soupis spisu ve smyslu správního řádu. Soupis součástí spisu není opatřen číslem jednacím a je ve spisu veden po celou dobu jeho vyřizování. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", se vyhotovuje na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. Dokumenty vzniklé z činnosti města se označují záhlavím s jeho názvem, sídlem a číslem jednacím. Pro označování dokumentů dále platí další právní předpisy, např. zákona 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění (dále jen zákon o obcích), zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění (dále jen správní řád). Ve vyřízení dokumentu se uvede také číslo jednací došlého dokumentu, tj. číslo jednací, pod nímž byl dokument zaevidován u odesílatele. Jeho uvedení slouží adresátovi k rychlému spojení odpovědi s původním podáním (s původním dokumentem). Toto číslo jednací doručeného dokumentu se neuvádí na obálce odesílaného dokumentu, ta obsahuje pouze číslo jednací městského úřadu, pod nímž je dokument zaevidován. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: a) datum - jako datum se uvádí den podpisu dokumentu, b) počet listů dokumentu, c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh a d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. 910 Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly. Evidenci razítek vede odbor všeobecné vnitřní správy. Evidence razítek obsahuje otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího a předávajícího zaměstnance. Podepisování dokumentů se řídí jinými vnitřními předpisy města a městského úřadu. Vyřizování a podepisování dokumentů v digitální podobě V případě, že zpracovatel při vyřizování dokumentů zjistí, že podaný dokument nemá všechny věcné náležitosti, zažádá o doplnění podání. Z důvodu, že nelze současnými technickými prostředky splnit podmínku převedení vytvořených digitálních dokumentů do formátu, který zaručí jejich neměnnost, trvalost údajů a umožnit tak jejich následné čtení, musí zpracovatel převést vytvořené dokumenty do písemné formy odpovídající jejich podobě, kterou měly v době jejich vytvoření. Svým podpisem a otiskem úředního razítka potvrdí shodu vytištěného dokumentu s dokumentem v době jeho vytvoření. V elektronické evidenci v software VERA označí zpracovatel tento dokument typem doručení s ověřeným el. podpisem a odešle jej adresátovi pomocí u se zaručeným elektronickým podpisem. Písemnost je doručena v okamžiku, kdy převzetí doručovaného dokumentu potvrdí adresát zprávou opatřenou jeho zaručeným elektronickým podpisem. Nepotvrdí-li adresát převzetí dokumentu nejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se nevrátila jako nedoručitelná, doručí zpracovatel dokument, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. a) Zpracovatel je povinen 1) zacházet s prostředkem (technické zařízení nebo programové vybavení, které se používá k vytváření elektronických podpisů), jakož i s daty pro vytváření elektronických značek s náležitou péčí tak, aby nemohlo dojít k jejich neoprávněnému použití, 2) uvědomit neprodleně poskytovatele certifikačních služeb, který vydal kvalifikovaný systémový certifikát, o tom, že hrozí nebezpečí zneužití jejich dat pro vytváření elektronických značek. b) zajistit, aby elektronický podpis pro vytváření elektronických značek, který používá, splňoval požadavky stanovené zákonem o elektronickém podpisu. c) za škodu způsobenou porušením povinnosti podle odstavce a) odpovídá zpracovatel, i když škodu nezavinil, podle zvláštních právních předpisů, zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, v platném znění (dále jen občanský zákoník), odpovědnost za vady podle zvláštních předpisů a občanského zákoníku tím není dotčena. Odpovědnosti se však zprostí, pokud prokáže, že ten, komu vznikla škoda, neprovedl veškeré úkony potřebné k tomu, aby si ověřil, že elektronická značka je platná a její kvalifikovaný systémový certifikát nebyl zneplatněn. Za účelem podpisu lze používat pouze zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb (dále jen "uznávaný elektronický podpis"). 1011 Odesílání dokumentů v listinné podobě Lhůty pro vyřizování písemností jsou stanoveny správním řádem, zákonem o obcích a dalšími obecně závaznými právními předpisy a jejich prováděcími předpisy. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení neprodleně (v den obdržení dodejky) připojí k příslušnému spisu. Dále je povinností zpracovatele doplnit v digitální evidenci datum doručení a případně datum nabytí právní moci v evidenci očekávaných doručenek. Odesílání dokumentu zajišťuje výpravna, která je součástí centrální podatelny. Náležitosti obálky: a) Odesílatel, b) Adresát, c) Číslo jednací, d) Popřípadě DOPORUČENĚ, pokud se nejedná o obálku s dodejkou. Odesílání dokumentů v digitální podobě Odesílaná datová zpráva se v elektronické podatelně ukládá do úložiště vypravených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla odeslána. Je-li k datové zprávě připojen uznávaný elektronický podpis oprávněného zaměstnance orgánu veřejné moci a jeho kvalifikovaný certifikát nebo uznávaná elektronická značka orgánu veřejné moci a její kvalifikovaný systémový certifikát, ukládají se spolu s datovou zprávou. Před odesláním dokumentu prochází datová zpráva kontrolou proti výskytu škodlivého kódu. Ukládání dokumentů a spisovna Spis tvoří všechny dokumenty týkající se téže věci. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt před uložením do spisovny. Spisovna je místo, vyhrazené k uložení všech uzavřených spisů a jiných dokumentů v rámci celého městského úřadu a Městské policie Dvůr Králové nad Labem po dobu trvání jejich skartační lhůty. Součástí každého spisu je soupis dokumentů s jejich čísly jednacími, který lze vytvořit pomocí elektronické evidence software VERA viz. dokumentace modul evidence písemností. Všichni zpracovatelé jsou povinni zařazovat dokumenty do spisů, kterým přidělili spisové a skartační znaky se skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Tímto zařazením dojde také k přiřazení spisových a skartačních znaků k samotnému dokumentu. Zařazení je nutné provést jak fyzicky, tak i v digitální evidenci. Spisy se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich uzavření, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl uzavřený spis déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku v tištěné podobě ručním zápisem. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů. Za splnění podmínek pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně odpovídá pracovník odpovědný za chod spisovny. 1112 Zpracovatelé před uložením do spisovny provedou kompletaci dokumentů podle obsahu spisu. Pokud možno zpracovatel zařadí do archivních krabic spisy se shodným spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou a archivní krabice opatří štítkem. Na štítku budou uvedeny následující údaje: a) odbor b) spisový znak c) skartační znak d) skartační lhůta e) popis dokumentů f) rok vzniku dokumentů g) číslo krabice Po kompletaci zpracovatel vytvoří předávací protokol ve dvou vyhotoveních. Jeden originál dostane pracovník odpovědný za chod spisovny a druhý originál zůstane zpracovateli s potvrzením o převzetí dokumentů pracovníkem spisovny. Předávací protokol lze vytvořit ze software VERA pouze s dokumenty, které jsou v něm již evidovány. Předávací protokol s dokumenty, které byly zpracovány před zavedením softwarové evidence (polovina roku 2003), musí být vytvořen bez této evidence. O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci pomocí knihy výpůjček. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu se v podacím deníku zapíše "Ztráta" a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Spisovna města je umístěna na adrese náměstí T. G. Masaryka č.p. 59. Spisovnu vede odbor všeobecné vnitřní správy, technickohospodářské oddělení. Vedoucí pracovník odpovědný za chod spisovny předkládá návrhy pro splnění stavebnětechnických a bezpečnostních podmínek umožňujících řádný výkon spisové služby. Spisovna městského úřadu by měla splňovat tyto stavebně-technické a bezpečnostní podmínky: a) neměla by být umístěna v oblastech ohrožených záplavami, b) měla by být situována mimo oblasti plynného a prašného znečištění, c) měla by mít zpracovánu bezpečnostní dokumentaci, jejíž součástí musí být opatření proti vniknutí nepovolaných osob do prostor spisovny, proti krádeži spisů a proti teroristickým útokům, d) měla by mít zpracovánu požární dokumentaci, měla by být vybavena elektronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a v prostorách pro uložení spisů by měly být pouze práškové hasicí přístroje, e) mechanická a elektronická zabezpečovací zařízení uvnitř budovy by měla být na všech místech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné, f) prostory spisovny bez přístupu veřejnosti by měly být zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí, g) klíče od všech vstupů do prostor spisovny by měly být uloženy u zaměstnance pověřeného správou spisovny, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vrácení, a v případech, kdy je vstup do prostor spisovny ovládán elektronicky, měla by být stanovena přístupová práva jednotlivých zaměstnanců spravujícím spisovnu, 1213 h) v prostorech pro umístění spisů by neměly vést vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace, i) prostory pro umístění spisů by měly být umístěny nad hladinou spodní vody, j) mělo by být zajištěno přirozené nebo umělé větrání k udržování stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory by měly být opatřeny přístroji k měření těchto hodnot, k) prostory k uložení spisů s magnetickým záznamem by měly být chráněny před účinky elektromagnetického pole. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, zdali spis obsahuje soupis dokumentů a následně, zdali jsou do něho zařazeny všechny dokumenty včetně příloh {kontrola úplnosti spisu by však měla proběhnout ještě před jeho předáním do spisovny k uložení zpracovatelem (event. vedoucím zaměstnancem)}, který spis vyřídil nebo z jehož činnosti vznikl) a uloží ho. 1314 II. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ Skartační řízení je souhrnem pracovních úkonů, prováděných při plánovitém vyřazování písemností a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Skartační řízení se provádí pravidelně, komplexně za celý úřad, a to za odborného dohledu Státního okresního archivu v Trutnově. Státní okresní archív v Trutnově provádí výběr archiválií. Skartační řízení je postup, v němž se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost města a městského úřadu. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá odbor všeobecné vnitřní správy. Povinností odboru všeobecné vnitřní správy je umožnit Státnímu okresnímu archivu v Trutnově dohled nad prováděním skartačního řízení a výběrem archiválií ve skartačním řízení. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě se Státním okresním archivem v Trutnově provedeno i později, pokud město dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost. K provedení skartačního řízení zajistí odbor všeobecné vnitřní správy sestavení skartační komise (zpravidla tříčlenné). Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy pracovník odpovědný za chod spisovny. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh vyhotovuje pracovník odpovědný za chod spisovny. Skartační návrh obsahuje: a) označení město - městský úřad, b) složení skartační komise, c) seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku, d) návrh termínu provedení skartačního řízení. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem "A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem "S". Dokumenty se skartačním znakem "V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem "A" nebo k dokumentům se skartačním znakem "S". Pracovník odpovědný za chod spisovny zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek Státnímu okresnímu archivu v Trutnově v listinné podobě ve dvojím vyhotovení opatřeném podpisem statutárního zástupce města. Skartační návrh může být zaslán i v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. Dokumenty se skartačním znakem "S" mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. Do nejbližšího příštího skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: a) ztráty jeho platnosti, b) jeho ztráty, c) jeho opotřebování. 1415 Evidenční pomůcky (podací deníky, rejstříky aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. Jelikož evidenční pomůcky slouží jako doklad o zaevidovaných dokumentech, musí být uloženy až do jejich vyřazení. Dříve nemohou být vyřazeny a předány k trvalém uložení do Státního okresního archivu v Trutnově nebo zničeny. Skartační lhůty dokumentů počínají plynout většinou dnem 1. ledna kalendářního roku následujícího po vyřízení dokumentu. U některých druhů dokumentů však počínají plynout až dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu, tedy poté, kdy dokument ztratí platnost (např. stavební spisy, smlouvy apod.). Během skartační lhůty by měl být vyřízený dokument uložen ve spisovně města a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Povinností zpracovatelů je zařadit do skartačního řízení všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty, mimo těch, které potřebují ke svému výkonu (viz. strana 7 Evidence dokumentů bod l.). Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud město nebo městský úřad potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí Státnímu okresnímu archivu v Trutnově. Záznam o prodloužení skartačních lhůt se provede v evidenci dokumentů ve spisovně. Pokud se zjistí, že prodloužení skartační lhůty se netýká pouze jednoho konkrétního dokumentu, ale skupiny dokumentů stejného druhu, provede se změna skartační lhůty také ve spisovém a skartačním plánu městského úřadu (např. ze lhůty S 5 na lhůtu S 10). V případě požadavku na samostatné vyřazování dokumentů může městský úřad požádat Státní okresní archiv v Trutnově dle 15 odst. 3 zákona o archivnictví o trvalý skartační souhlas na vyřazování přesně stanovených druhů dokumentů. Na základě souhlasu Státního okresního archivu v Trutnově budeme oprávněni vyřazovat takové druhy dokumentů samostatně bez jejich zařazování do skartačního řízení. Na základě skartačního řízení vyhotoví Státní okresní archív v Trutnově protokol o provedeném skartačním řízení. Protokol doručený městu projedná skartační komise, která jej předloží starostovi města. V případě, že město - městský úřad nesouhlasí s obsahem protokolu, může proti němu podat námitky ke Státnímu oblastnímu archivu v Zámrsku. Návrh námitek zpracovává odbor všeobecné vnitřní správy a předkládá ke schválení radě města. Při výběru archiválií jsou osoby provádějící výběr archiválií oprávněny vstupovat s vědomím města do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S" zabezpečí městský úřad jejich zničení, tuto povinnost plní odbor všeobecné vnitřní správy. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení Státního okresního archivu v Trutnově o jejich převzetí se ukládají u odboru všeobecné vnitřní správy a ve Státním okresním archivu v Trutnově, ve kterém jsou archiválie uloženy. 1516 III. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1) Při reorganizaci městského úřadu a při předávání spisů mezi zpracovateli je nutno dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů nebo k jejich ničení. 2) Městský úřad je povinen umožnit Státnímu okresnímu archivu v Trutnově odborný dohled nad skartačním řízením. 3) Tímto spisovým a skartačním řádem tajemník úřadu pověřuje vedoucího odboru všeobecné vnitřní správy, aby zajistil postup dle tohoto řádu u všech osob organizačně začleněných do struktury úřadu. 4) V případě, kdy osoby organizačně začleněné do struktury městského úřadu budou postupovat odlišně od tohoto spisového a skartačního řádu, je vedoucí odboru všeobecné vnitřní správy povinen bezodkladně informovat tajemníka úřadu, který příjme patřičná opatření k nápravě. 5) Při převzetí spisů od jiných zpracovatelů přebírá odpovědnost za kompletní stav spisů nový zpracovatel. Při tomto převzetí je nutné vytvořit protokol zároveň s fyzickou přebírkou. Při ukončení pracovního poměru se zpracovatelem je za kompletní stav jeho spisů zodpovědný příslušný vedoucí zaměstnanec. O předávání dokumentů a spisů musí vedoucí zaměstnanec vytvořit protokol, ve kterém bude kompletní seznam předávaných dokumentů a spisů spolu s potvrzením skutečnosti (vedoucí zaměstnanec provede fyzickou kontrolu, zda odpovídá skutečnost vytvořenému protokolu). Tento protokol bude přílohou k potvrzení o ukončení pracovního poměru, uloženém na oddělení personálním a mzdovém odboru kanceláře tajemníka úřadu. 6) Nedílnou součástí tohoto spisového a skartačního řádu jsou také přílohy č. 1 - Výčet dokumentů, které jsou vždy považovány za archiválie, č. 2 - Dokumenty, které se zpravidla neevidují v evidenci písemností v software VERA, č. 3 - Vzor podacího razítka, č. 4 - Vzor podacího deníku, č. 5 - Vzor skartačního návrhu, č. 6 - Spisový a skartační plán, č. 7 - Schéma koloběhu písemností. 7) Organizace zřízené Městem Dvůr Králové nad Labem provádějí oddělenou evidenci dokumentů podle vlastních spisových a skartačních řádů spolu se skartačním řízením. 8) Ustanovení tohoto vnitřního předpisu se nepoužijí, pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup. 9) Tento spisový a skartační řád vydává tajemník Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem v souladu s ustanovením 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích v platném znění. 10) Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem Současně ke dni pozbývá účinnosti vnitřní předpis č. 12/2003 spisový řád a vnitřní předpisy č. 9/2005 a 13/2005 skartační řády... Ing. Ondřej Kudrnáč tajemník MěÚ 1617 IV. PŘÍLOHY Seznam příloh: 1. Výčet dokumentů, které jsou vždy považovány za archiválie. 2. Dokumenty, které se zpravidla neevidují v evidenci písemností v software VERA. 3. Vzor podacího razítka. 4. Vzor podacího deníku. 5. Vzor skartačního návrhu. 6. Spisový a skartační plán. 7. Schéma koloběhu písemností. Příloha 1: Výčet dokumentů, které jsou vždy považovány za archiválie To znamená, že s nimi vždy musí být nakládáno jako s dokumenty (tzn. podléhají spisové službě) ve smyslu zákona o archivnictví: Dokumenty podle druhu: a) zápisy ze zasedání rady města a zastupitelstva města, b) zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích u orgánů a organizačních složek obcí, příspěvkových organizací obcí (včetně zrušených SLUŽBY Dvůr Králové n.l. v likvidaci, Domovní správa města), obchodních organizací založených orgány územní samosprávy (Městská nemocnice, a.s.), odborových organizací c) dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí, d) dokumentace významných staveb, e) kroniky všech typů, f) matriky narozených, oddaných, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství, g) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy, h) historické sčítací archy obyvatelstva, i) osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života, j) rukopisy významných literárních děl, k) podací deníky, rejstříky k nim a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby, l) privatizační projekty, Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace o: a) strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, b) majetkoprávních poměrech a jejich změnách v obecném měřítku, o konfiskacích a restitucích majetku, c) hranicích správních obvodů, symbolech územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a rozlučování obcí, d) sociální péče, pomoci v hmotné nouzi a úrovně bydlení, e) vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, 1718 f) vývoji a stavu dopravy a spojů, g) územním plánování, h) zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, i) geologických a půdních průzkumech, j) kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, k) životě a díle významných osobností, l) volebních výsledcích a výsledcích referend. Příloha 2: Dokumenty, které se zpravidla neevidují v evidenci písemností v software VERA (které nejsou označeny číslem jednacím): 1. brožury, 2. časopisy a noviny, 3. delegační lístky na schůze, 4. dodací listy, 5. doklady o přijetí pracovníka, 6. dotazníky, 7. dovolenky, 8. cestovní příkazy, 9. propustky,4 10. faktury, 11. hlášení - o doporučení do zaměstnání, o lázeňské léčbě, o nemocnosti, o oznámení o přijetí pracovníka, o požárech, o propuštění z vazby, 12. knihy, 13. kulturní programy, 14. mzdové listy, 15. oběžníky, 16. objednávky na zboží a práce, 17. osobní karty, 18. peněžní deníky, 19. plány a materiály komisí (kromě komisí RM a výborů ZM), 20. plány práce, 21. rozpisy dovolených, 22. poukazy pokladní služby, 23. pozvánky na různé akce (pokud se nevztahují ke správnímu řízení), 24. pracovní náplně, 25. pracovní smlouvy, 26. propagační a reklamní písemnosti, 27. přihlašovací lístky k trvalému pobytu, 28. různá dílčí hlášení a šetření, 1819 29. rybářské lístky, 30. sbírky zákonů, 31. sestavy půjček ze spořitelen, 32. statistická hlášení, 33. výkazy, 34. věstníky, 35. vstupenky, 36. soupis čísel jednacích spisu. Příloha 3: Vzor podacího razítka 1 MĚSTO MĚSTSKÝ ÚŘAD Dvůr Králové nad Labem Došlo:... Č.j.:... Listů dok.:... Poč. příloh:... poč. listů:... Číslo doporučené z. Zpracovatel Poznámka Příloha 4: Vzor podacího deníku Poř.číslo Datum doručení/ vzniku Doručeno od Číslo jednací odesílatele Stručný obsah Počet příloh Počet listů příloh Přiloženo Vyřizuje Datum odeslání/ vyřízení Adresát Uloženo Způsob vyřízení Počet příloh Počet listů příloh Spisový a skartační znak Záznam o vyřazení20 Příloha 5: Město Dvůr Králové nad Labem Městský úřad Dvůr Králové nad Labem náměstí T. G. Masaryka 38, Dvůr Králové nad Labem odbor všeobecné vnitřní správy Státní okresní archiv v Trutnově Komenského Trutnov Č.j.: Vyřizuje/linka Místo a datum Skartační návrh v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění, a podle spisového a skartačního řádu Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem, předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro naši činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Městského úřadu ve Dvůr Králové nad Labem, náměstí T.G. Masaryka č.p. 59. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí spisového a skartačního řádu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. Starosta Města Dvůr Králové nad Labem Počet listů: 1 + počet listů příloh 20 Zobrazit více
Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Obec: Žernov Adresa: Žernov 112, 552 03 Česká Skalice Směrnici zpracoval: Jitka Kropáčková Směrnici schválil: Mgr. Libor Mojžíš Projednáno a schváleno v ZO: Datum Více Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008
Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008 OBSAH Čl. 1. Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII. Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Svépravice
Obec Svépravice ORP Pelhřimov, kraj Vysočina SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obce Svépravice platný pro spisovou službu obce Svépravice č.: 08/2007 Schváleno usnesením zastupitelstva obce Svépravice č.: 003/05/2007/SV Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ
SPISOVÝ SKRTČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ ORGNIZCÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento spisový a skartační řád se vztahuje na základní (místní) organizace a (podnikové) koordinační výbory Odborového Více POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 9. 6. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE. Ochoz u Brna
Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Ratiboř 37, 377 01 Jindřichův Hradec IČO 00512711, TEL:. 384 380 917 e-mail:info@obecratibor.cz Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Ratiboři Úvodní Více Směrnice o spisové službě - Spisový řád
Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci... Více ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby jak vyplývá ze změn provedených vyhláškou č. 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví Více Příloha č. 2 Spisový a skartační řád
Příloha č. 2 Spisový a skartační řád 1 Starosta města Stráž pod Ralskem vydává v souladu s ustanovením 110 odst. 4 písm. e) zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů Více Obec Bednárec spisový a skartační plán
Obec Bednárec spisový a skartační plán Spisový znak heslo Skartační znak/lhůta A. OBECNÍ ÚŘAD 1. Všeobecné dokumenty, nelze-li je zařadit jinam A.11 dokumenty starosty a místostarosty V/10 A.12 spolupráce Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ
OBECNÍ ÚŘAD STAŘÍČ, CHLEBOVICKÁ 201, 739 43 STAŘÍČ, tel. : 558 660 260 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování dokumentů Více Spisový a skartační řád školy šk. zařízení
Spisový a skartační řád školy šk. zařízení Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který byl změněn Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Úvodní ustanovení Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými Více 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000
462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení o změně některých zákonů (krizový zákon) Vláda nařizuje podle 40 odst. 1 zákona č. 240/2000 Sb., Více ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.
Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Zlín ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Legislativní změny 3. Přestávka 4. Postup při vyřazování dokumentů Více Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová
Spisový a skartační řád datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 Ilona Ďurišová Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí vydává ke stanovení podmínek realizace spisové a archivní služby ve smyslu zákona Více Spisový řád. Úřad městyse Brankovice Náměstí 101. Obsah: I. Obecná ustanovení... 2. II. Úvodní ustanovení... 2. III. Příjem dokumentů...
Spisový řád Úřad městyse Brankovice Náměstí 101 Obsah: I. Obecná ustanovení...... 2 II. Úvodní ustanovení...... 2 III. Příjem dokumentů.... 2 IV. Autorizovaná konverze dokumentů... 3 V. Evidence dokumentů...... Více Spisový a skartační řád
Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331 530 02 Pardubice Č. j. 208/2013 Originál: Sekretariát Elektronická verze: Platnost od: 1.1.2014 Účinnost od: 1.1.2014 Platnost do: Počet příloh: 6 1. Více Místní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD V souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění a zákona o účetnictví č. 563/1991 Více VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle Více POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady
POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ určeno pro městské úřady POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, Více SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20 Více Spisový a skartační řád
Spisový a skartační řád vychází ze zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 646/2004 Sb. Schválen usnesením obecní rady ve Staré Huti ze dne 1.2.2006 (po posouzení Státním okresním Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Obecního úřadu Batňovice
Vnitřní směrnice obce Batňovice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu Batňovice 1Úvodní ustanovení 11Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby 12Cílem spisového a skartačního Více Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1
Čj.: AS-1709/1-2003 10. listopadu 2003 Metodický návod odboru archivní správy Ministerstva vnitra k vedení spisové služby, ukládání a vyřazování písemností vzniklých z činnosti obecních úřadů obcí s rozšířenou Více MĚSTO ŠTRAMBERK. Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Štramberk
Příkaz tajemníka Číslo: 2/2010 Strana: 1 Zpracovatel: Pracovní skupina Tajemníka MÚ Správce vnitřního předpisu: Oddělení vnitřní správy Platnost: 1.7.2010 Novelizace: Derogace: 2/2003 Rozdělovník: - Všem Více Spisový a skartační řád
Spisový a skartační řád Obecního úřadu Ráby Adresa: Ráby č.p. 5, 533 52 Staré Hradiště Spisový a skartační řád zpracoval: Josef Soukup Datum zpracování: 10.3.2015 Schváleno na ZO dne: 12.3.2015 Účinnost Více Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC
Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Úvod Aktuální stav novely v legislativním procesu Prezentované znění ještě není Více POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních Více č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na
Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním Více PRAVIDLA pro přijímání a vyřizování petic a stížností
PRAVIDLA pro přijímání a vyřizování petic a stížností Na základě zmocnění v 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje Rada města Písku tato pravidla, Více STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY SPISOVÝ ŘÁD ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY
Ročník 2006 Věstník ČLK STAVOVSKÝ PŘEDPIS č. 15 ČESKÉ LÉKAŘSKÉ KOMORY Představenstvo České lékařské komory podle zákona č. 220/1991 Sb., o České lékařské komoře, České stomatologické komoře, České lékárnické Více Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy
Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi Písemný styk a jeho význam Písemný Více 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY. ze dne 22. listopadu 2000
462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) Změna: 36/2003 Sb. Změna: Více 496/2004 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva informatiky ze dne 29. července 2004 o elektronických podatelnách
496/2004 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva informatiky ze dne 29. července 2004 o elektronických podatelnách Ministerstvo informatiky stanoví podle 20 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a Více MORAVSKOSLEZSKÝ KRAJ KRAJSKÝ ÚŘAD
MORAVSKOSLEZSKÝ KRAJ KRAJSKÝ ÚŘAD M E T O D I C K Ý P O K Y N k provedení Zásad vztahů orgánů kraje k příspěvkovým organizacím, které byly zřízeny krajem nebo byly na kraj převedeny zvláštním zákonem Úplné Více 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY
Systém ASPI - stav k 8.1.2012 do částky 1/2012 Sb. a 2/2012 Sb.m.s. Obsah a text 462/2000 Sb. - poslední stav textu 462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. Více Státní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček
Státní okresní archiv Chrudim http:\\vychodoceskearchivy.cz archivní inspektor Mgr. Petr Boček tel. 469 660 411 sekretariát tel. 469 660 406 přímá linka petr.bocek@soka-cr.cz Spisová služba u veřejnoprávních Více Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Metodický návod odboru archivní správy k vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Čj.: AS-582/2-2005 Praha 5. dubna 2005 Ministerstvo vnitra vydalo 13. prosince 2004 vyhlášku č. Více Spisový a skartační řád
Vnitřní předpis č. 1/2015 Spisový a skartační řád Ú č i n n o s t o d : 1. 5. 2 0 1 5 Ruší vnitřní předpis č. -/-- Tento vnitřní předpis je závazný pro všechny zaměstnance Obce Brloh zařazené do obecního Více Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne 1. 1. 2009 Spisový a skartační plán
1. Organizace a řízení Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ze dne 1. 1. 2009 Spisový a skartační plán ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Více Řád spisové služby (spisový a skartační řád)
O b e c H o m o l e u P a n n y Řád spisové služby (spisový a skartační řád) Čl. 1. Úvodní ustanovení 1. Řád spisové služby OÚ Homole u Panny (dále jen spisový řád ) je vydáván na základě 110 odst. 4/ Více Podrobnosti o označování písemností a jiných materiálů obsahujících zvláštní skutečnosti. Stanovení režimu evidence písemností
462/2000 Sb. NAŘÍZENÍ VLÁDY ze dne 22. listopadu 2000 k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon) ve znění nařízení vlády č. Více Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno
Skartační řízení Osnova popisu postupu na základě vyhlášky č. 442/2006 Sb., kterou se stanoví struktura informací zveřejňovaných o povinném subjektu způsobem umožňující dálkový přístup. 1. Identifikační Více Statut Bezpečnostní rady Města Vlašim
Statut Bezpečnostní rady Města Vlašim Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Bezpečnostní rada Města Vlašim ( dále jen bezpečnostní rada ) byla zřízena starostou Města Vlašim v souladu s ustanovením zákona č. 240/2000 Více Směrnice pro vyřizování stížností
č. 13 Směrnice pro vyřizování stížností Platnost: od 1.1.2006 Závaznost: Vydal: pro všechny zaměstnance školy a osoby v obdobném poměru Mgr. Eva Vanžurová, ředitelka školy Počet příloh: 1 Mgr. Eva Vanžurová Více Informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů. (podle 2 odst.3 vyhl. č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby)
Informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů (podle 2 odst.3 vyhl. č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby) Dokumenty doručované prostřednictvím provozovatele poštovních Více Harmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě
Harmonogram další práce zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Zázemí 1. Získat podporu vedení MČ a oprávnění Více Archivační a skartační řád
Český volejbalový svaz směrnice č. 2/2008 směrnice kategorie: C Archivační a skartační řád Úvod Ve smyslu platného zákona o archivnictví a spisové službě, příslušné prováděcí vyhlášky a zákona o účetnictví, Více Spisový a skartační řád - koncept
Spisový a skartační řád - koncept 0. Obsah 0. OBSAH... 1 1. ÚVOD... 2 2. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 2 3. ZÁKLADNÍ POJMY... 2 4. SPISOVÝ ŘÁD... 3 5. PŘÍLOHY:... 13-1 - 1. ÚVOD Účelem spisového a skartačního Více MĚSTO RAKOVNÍK ZPRACUJÍCÍ ORGÁN: MĚSTSKÝ ÚŘAD RAKOVNÍK KANCELÁŘ TAJEMNÍKA ÚŘADU
MĚSTO RAKOVNÍK ZPRACUJÍCÍ ORGÁN: MĚSTSKÝ ÚŘAD RAKOVNÍK KANCELÁŘ TAJEMNÍKA ÚŘADU SMĚRNICE UPRAVUJÍCÍ PRAVIDLA PRO VYŘIZOVÁNÍ STÍŽNOSTÍ A PETIC DRUH NORMY SMĚRNICE EVIDENČNÍ S 20/2009 ČÍSLO PLATNOST Dnem Více Spisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz
Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Legislativní změny 5. Přestávka 6. Postup při vyřazování dokumentů 7. Diskuse zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové Více 191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009
Obsah a text 191/2009 Sb. - poslední stav textu 191/2009 Sb. VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví Více ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY
Základní škol a mateřská škola Laškov, příspěvková organizace, se sídlem Laškov 21, 798 57 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY část: SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Č.j.: R09 /2015 Vypracoval: Schválil: Mgr. Lenka Blahová, Více Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické Více Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Částka: 57/2009 Sb. Rozeslána dne: 26. června 2009 Datum účinnosti od: 1. července 2009 Předpis ruší: 646/2004 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví Více ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz
ČESKÝ RYBÁŘSKÝ SVAZ RADA Nad Olšinami 31, 100 00 Praha 10 www.rybsvaz.cz Metodický pokyn k archivaci dokumentů Zpracovali: Ing. Václav Jiřinec Český rybářský svaz, Západočeský uzemní svaz Mgr. David Zdvořáček, Více Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška Více Čl. I. 1 Způsob vedení základní, druhotné. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví
Strana 2783 192 VYHLÁŠKA ze dne 8. června 2009, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Ministerstvo Více ŠKOLA JAKO ÚŘAD. 9. Archivační postupy. Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol
Název: Manuál pro vedoucí pracovníky škol Realizátor: Sykora Swiss Consulting CZ, s.r.o Projekt: Škola jako úřad reg. č. CZ.1.07/1.3.49/02.0015 ŠKOLA JAKO ÚŘAD 9. Archivační postupy 9.1 Úvod Archivace Více Výnos rektora č. 3/2009
V Praze 11. března 2009 Č.j. 900/09/725 PID 74112 Výnos rektora č. 3/2009 Spisový a skartační řád Akademie múzických umění v Praze S platností od 1. dubna 2009 vydávám tento výnos. 1 Spisový a skartační Více Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě OBEC PRACKOVICE NAD LABEM. Spisový a skartační řád
Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Spisový a skartační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 27.2.2015 Aktualizace ze dne 1.1.2016 OBEC PRACKOVICE NAD LABEM Spisový Více Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV.
Čj.: AS-196/2-2007 Praha 29. ledna 2007 Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Spisovou službou Více Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ
Základní škola Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21, okres Svitavy příspěvková organizace se sídlem 571 01 Moravská Třebová, Kostelní náměstí 21 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ Č.j.: Více Bezpečnostní rada obce s rozšířenou působností Klatovy JEDNACÍ ŘÁD BEZPEČNOSTNÍ RADY OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ KLATOVY
Bezpečnostní rada obce s rozšířenou působností Klatovy JEDNACÍ ŘÁD BEZPEČNOSTNÍ RADY OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ KLATOVY Klatovy 2011 1 Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Bezpečnostní rada obce s rozšířenou Více Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV
Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2010 ALDIS Hradec Králové 12. a 13.4.2010 Práce s dokumenty se na MPSV řídí Více Základní škola a Mateřská škola Sudice, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností Č.j.: Účinnost od: 2. 9. 2013
Základní škola a Mateřská škola Sudice, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností Č.j.: Účinnost od: 2. 9. 2013 Spisový znak: Skartační znak: Změny: Tato směrnice ruší všechny předcházející Více SPISOVÝ ŘÁD. Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů
Město Městský úřad Česká Třebová SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů V zájmu jednotné organizace Více Základní škola profesora Josefa Brože, Vlachovo Březí, okres Prachatice
Škola: Matiční gymnázium, Ostrava, příspěvková organizace Směrnice k vyřizování stížností č. ev. 3.4 Č.j.: GMAT/715/2013 Účinnost od: 10. 4. 2013 Spisový znak: 1.1.1 Skartační znak: A/10 Změny: V souladu Více MÍSTNÍ AKČNÍ SKUPINA SVATOJIŘSKÝ LES, o. s. Spisový řád. MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen Tento dokument byl zhotoven v Print2PDF.
Spisový řád MAS Svatojiřský les, o.s. Loučeň, říjen 2008 Obsah 1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ...3 1.1. CÍL, PŘEDMĚT, ROZSAH ÚPRAVY...3 1.2. ODPOVĚDNOST VE SPISOVÉ SLUŽBĚ...3 2. PŘÍJEM A EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ...3 Více Základní škola a mateřská škola Velké Meziříčí, Lhotky 42, příspěvková organizace. Spisový řád
Základní škola a mateřská škola Velké Meziříčí, Lhotky 42, příspěvková organizace Spisový řád I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád je vnitřní předpis školy/školského zařízení, který stanovuje pravidla pro Více Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.
6.4 Slovník archiv původce dokument archiválie Zařízení podle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Každý, z jehož Více Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ
Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, 360 01 Karlovy Vary IČ: 263 65 804 Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Označení dokumentu: SM1/2014 Počet stran: 6 Počet příloh: Více Spisový a skartační řád. Čl. 1. Úvodní ustanovení
Obec Vysoké Vysoké 34, 59191,Žďár nad Sázavou IČO:00842397 Směrnice č. 1/2011 Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování dokumentů 5. Podepisování dokumentů a užití Více ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY
Základní škola Praha 10 - Hostivař Kozinova 1000, 102 00 ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE ŠKOLY ČÁST: 11. SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Č. j.: 11 ZŠ - OSŠ /2016 Vypracovala: Mgr. Blanka Chuchlerová, ředitelka školy Schválila: Více Směrnice k vyřizování stížností
Základní škola Žďár nad Sázavou, Palachova 2189/35, příspěvková organizace 591 01 Žďár nad Sázavou Úvodní ustanovení 1. Příjímání stížností 2. Povinnosti 3. Povinnosti vedoucích zaměstnanců 4. Povinnosti Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY I. SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Účel Účelem spisového řádu Fotbalové asociace České republiky je stanovit zásady nakládání s písemnostmi ve FAČR tak, Více POKYN ŘEDITELKY ŠKOLY k vyřizování stížností, oznámení a podnětů
MATEŘSKÁ ŠKOLA OSTRAVA, Šafaříkova 9, příspěvková organizace POKYN ŘEDITELKY ŠKOLY k vyřizování stížností, oznámení a podnětů Název školy: Mateřská škola Ostrava, Šafaříkova 9, příspěvková organizace Pokyn Více Hlava I. Úvodní ustanovení. Čl. 1
Metodický návod k vedení evidence Národního archivního dědictví v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách, podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., Více Osnova kurzu Přípravný kurz k obecné části úřednické zkoušky 00. Úvodní kapitola 01. Informace o kurzu 02. Informace ke studiu 01. Právní předpisy ČR
Osnova kurzu Přípravný kurz k obecné části úřednické zkoušky 00. Úvodní kapitola 01. Informace o kurzu 02. Informace ke studiu 01. Právní předpisy ČR 01. Ústava České republiky 01. Historické souvislosti Více STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.
STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. IČO: 25657046, IZ: 600006425 (IZO:045270082) Tel.: 222516437, fax: 271776971 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘAD Čl.I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Pro zajištění řádného Více Postup Městského úřadu Kojetín při přijetí nalezené věci
Město Kojetín Masarykovo náměstí 20, 752 01 Kojetín vnitřní směrnice Postup Městského úřadu Kojetín při přijetí nalezené věci Čl.1 Úvodní ustanovení Vnitřní směrnice upravuje postup Městského úřadu Kojetín Více Spisový řád VZOR. I. Úvodní ustanovení. 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.
Spisový řád VZOR I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby. 2. Účelem spisového řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Obec Větrušice Vltavská 14, 250 67 Větrušice IČO: 24 09 74 tel.: 220941265 email: obec @vetrusice.cz, www.vetrusice.cz SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obsah: I. Úvodní ustanovení II. III. IV. Právní normy a předpisy Více Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016
Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem - Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne 30. března 2016 Část I Úvodní ustanovení Čl. 1 (1) Tento spisový a skartační řád stanovuje způsob Více KRAJSKÝ ÚŘAD PLZEŇSKÉHO KRAJE ---------------------------------------------------------------------------------------- S M Ě R N I C E S 1 /2009
KRAJSKÝ ÚŘAD PLZEŇSKÉHO KRAJE ---------------------------------------------------------------------------------------- S M Ě R N I C E S 1 /2009 O hospodaření s movitým majetkem Plzeňského kraje spravovaným Více S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D
S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D Obecná ustanovení Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě platném znění, vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, Více Čl. 3 Archivace a skartace písemností
Základní umělecká škola J. B. Foerstera,Valdštejnovo náměstí 1, 506 01 Jičín SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Čl. 1 Úvodní ustanovení Pro zajištění řádného nakládání s písemnostmi ve smyslu zákona č. Více SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Úvodní ustanovení. Spisový řád
Obecní úřad Kostice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu v Kosticích, vydaný dne 25.9.2006, v souladu se zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a změně některých předpisů a vyhláškou č. Více POKYN ŘEDITELKY ŠKOLY k vyřizování stížností, oznámení a podnětů
MATEŘSKÁ ŠKOLA OSTRAVA, Šafaříkova 9, příspěvková organizace POKYN ŘEDITELKY ŠKOLY k vyřizování stížností, oznámení a podnětů Název školy: Mateřská škola Ostrava, Šafaříkova 9, příspěvková organizace Pokyn Více Pravidla Rady města Velké Meziříčí pro přijímání a vyřizování stížností a petic. I. Stížnosti
Rada města Velké Meziříčí stanoví na základě 102 odst. 2 písm. n) z. č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, tato Pravidla Rady města Velké Meziříčí pro přijímání a vyřizování stížností Více SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...
SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací Více N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS
N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba historický úvod, obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní Více HLAVA I ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ. Čl. 1. Předmět úpravy
Metodika zpracování krizových plánů podle 15 až 16 nařízení vlády č. 462/2000 Sb., k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), Více Směrnice k vyřizování stížností
Olomouc, Směrnice k vyřizování stížností I. Obsah Úvodní ustanovení 1. Přijímání stížností 2. Povinnosti OKIS 3. Povinnosti vedoucích zaměstnanců 4. Povinnosti podatelny 5. Postup při vyřizování stížností Více 2017 © DocPlayer.cz Ochrana osobních údajů | Podmínky obsluhování | Kontaktní formulář

References: zákona č. 227
 zákona č. 106
 zákona č. 40
 zákona č. 128
 Čl. 1
 zákona č. 499
 Čl. 1
 zákona č. 499
 zákona č. 240
 zákona č. 240
 ZÁKONA č. 167
 ZÁKONA č. 167
 zákona č. 499
 Čl. 1
 zákona č. 128
 zákona č. 220
 zákona č. 240
 zákona č. 227
 Čl. 1
 zákona č. 240
 zákona č. 240
 zákona č. 499
 Čl. 1
 zákona č. 128
 zákona č. 128
 Čl. 1
 Čl. 1
 Čl.1
 Čl. 1
 zákona č. 499
 Čl. 3
 Čl. 1
 Čl. 1
 zákona č. 240