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Timestamp: 2019-11-13 18:28:45+00:00

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CURSOS DE FORMACIÓN para empleados de registros: modulo 2: Registro Mercantil - REGISTRADORES DE ANDALUCÍA ORIENTAL. Decanato territorial.
MÓDULO 2: REGISTRO MERCANTIL
Unidad 4: Organización del registro mercantil
Unidad 5: La calificación del registrador. Recursos
Unidad 6: Del conocimiento del contenido del registro mercantil
Unidad 7: Otras funciones del registro mercantil
1º) ¿Qué es el Registro Mercantil?
2º) ¿Cómo se determina la competencia territorial del Registro Mercantil?
3º) ¿Qué es el Registro Mercantil Central?
4º) ¿Qué es el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME)?
– Como institución jurídica
– Como oficina pública
– Como conjunto de libros
El Registro Mercantil es una institución jurídica y pública que depende del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de Registros y del Notariado (DGRyN), que lo define como “institución encaminada a la publicidad de la estructura personal y régimen de funcionamiento de las entidades inscritas”.
Su finalidad fundamental es facilitar al público datos relevantes para el tráfico mercantil relativos a los empresarios y sociedades inscritos, por lo que resulta de los libros, legajos y documentos depositados en el Registro.
Por tanto, debemos entender el Registro como:
1) Institución jurídica: Como tal, tiene por objeto la inscripción y publicidad de las sociedades y otros sujetos mercantiles, así como de sus actos y relaciones jurídicas que han debido ser previamente declarados conforme a derecho mediante la calificación del Registrador Mercantil, a cuyo cargo se encuentra. Tiene, además, encomendadas otras funciones como la legalización de libros, el depósito de cuentas y el nombramiento de expertos y auditores.
Es un registro jurídico, no un registro administrativo o simple base de datos, pues produce importantes efectos jurídicos derivados de los principios de legalidad, legitimación y fe pública.
2) Oficina pública: Es un organismo del Estado integrado por oficinas abiertas al público, a cargo de uno o varios Registradores Mercantiles que dependen jerárquicamente de la DGRyN y del Ministerio de Justicia.
Existe un Registro Mercantil en cada capital de provincia y en alguna otra población determinada por el Reglamento del Registro Mercantil.
Están a cargo del Registrador Mercantil en su doble aspecto de funcionario público -ya que tiene una función pública a la que se accede por oposición, dependiendo jerárquicamente de la Dirección General- y profesional del derecho, pues cobra por arancel y asume el riesgo de su actividad, siendo él el absoluto responsable de la organización de su oficina siguiendo las directrices marcadas por la Dirección General.
Como funcionario, debe calificar y controlar la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos en cuya virtud se solicita la inscripción, la capacidad y legitimación de los otorgantes y la validez de su contenido.
Como profesional del derecho, asesora y participa en la creación del mismo, mostrando la manera más adecuada para conseguir el fin perseguido por las partes, así como el modo más rápido de subsanar los defectos de los documentos presentados a inscripción.
Ejerce su función con independencia, responsabilidad y está remunerado por arancel.
3) Conjunto de libros: El Registro está formado por todos aquellos libros, legajos y documentos depositados en el mismo, bajo la responsabilidad del Registrador y respecto de los cuales es considerado su archivero natural.
El Registro Mercantil se organiza sobre la base de un Registro Central y varios territoriales, que están establecidos en todas las capitales de provincia y en Ceuta, Melilla, Eivissa, Maó, Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera , Valverde y Santiago de Compostela. Además, por razones del servicio, el Ministerio de Justicia, a propuesta de la Dirección General, podrá acordar que el Registrador Mercantil instale en otro término municipal una oficina abierta al público, conectada telemáticamente con su Registro, para la presentación y retirada de documentos y la obtención de publicidad formal.
Para determinar la competencia territorial se sigue el criterio del domicilio del empresario o sociedad. El Registro Mercantil se lleva por el sistema de folio personal; esto quiere decir por comerciantes y sociedades, a diferencia del Registro de la Propiedad, que se lleva por fincas (sistema de folio real).
El artículo 17 del Reglamento del Registro Mercantil establece el criterio del domicilio –entendiéndose por tal el lugar, dentro del territorio español, donde se establezca el centro de efectiva administración y dirección de la empresa, o en el que radique su principal establecimiento– tanto para la determinación del Registro en que hayan de inscribirse los sujetos inscribibles, como para la fijación del que haya de encargarse de legalizaciones, depósitos, nombramientos y demás operaciones registrales.
El Registro Mercantil Central, que tiene su sede en Madrid, es el organismo encargado de la centralización y publicación de la información registral que recibe de los Registros territoriales.
1.- La ordenación, tratamiento y publicidad meramente informativa de los datos que recibe de los Registros Mercantiles.
Los datos esenciales que los Registradores Mercantiles deben remitir inmediatamente después de haber practicado el asiento, se ordenan y elaboran informáticamente, permitiendo seleccionar los que se publicarán en el BORME. Se obtiene así una base de datos centralizada que permite dar una publicidad formal de los empresarios y sociedades inscritas a través de notas simples, advirtiendo su limitación, y sin que en ningún caso puedan expedirse certificaciones.
2.- El archivo y publicidad de las denominaciones de sociedades y entidades jurídicas.
Su misión es evitar la duplicidad en las denominaciones de las entidades mercantiles. Para ello, no puede constituirse una sociedad sin que, por certificación del Registro Mercantil central, se acredite que no existe otra sociedad con idéntica denominación. Certificación que se aportará al notario autorizante de la constitución y que éste incorporará a la escritura.
A la vez, trata de evitar la comercialización con los nombres, exigiendo que dicha certificación sea expedida a nombre de un promotor o fundador, o si se trata de un cambio de denominación, de la propia sociedad. Y estableciendo un plazo de caducidad de la misma por el transcurso de tres meses desde su expedición para otorgar la escritura pública, aun cuando se reserva el nombre durante seis meses.
Existen, asimismo, denominaciones reservadas y pueden inscribirse las denominaciones de origen a solicitud del correspondiente Consejo Regulador.
3.- La publicación del BORME.
4.- La llevanza del Registro relativo a las sociedades y entidades que hubieran trasladado su domicilio al extranjero sin perder la nacionalidad española.
En esta función actúa como registro territorial, sometido a las reglas del Reglamento del Registro Mercantil que le sean aplicables.
5.- La comunicación a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas de los datos relativos a las Sociedades Anónimas Europeas.
El BORME es una publicación oficial dividida en dos secciones:
1ª.- Llamada “De empresarios”, que, a su vez, tiene dos apartados: “actos inscritos” y “otros actos publicados en el Registro Mercantil”.
Publica los datos remitidos al Registro Mercantil Central por los Registros Mercantiles Territoriales.
2ª.- “De Anuncios y Avisos legales” que se remiten directamente por los interesados (como los de convocatoria de Junta, acuerdos de fusión, etc.).
Se publica los días laborales de Madrid y lo edita el Boletín Oficial del Estado.
Según el art. 2 del Reglamento del Registro Mercantil, el Registro tiene por objeto:
a) La inscripción de los empresarios y demás sujetos establecidos por la ley, y de los actos relativos a éstos, también determinados por la Ley y el Reglamento del Registro Mercantil.
c) La centralización y publicación de la información registral que será llevada a cabo por el Registro Mercantil Central.
d) La centralización y publicación de la información de resoluciones concursales.
Aquí nos vamos a ocupar únicamente de los sujetos y entidades susceptibles de inscripción. Para el art. 16 del Código de Comercio son los siguientes:
1.- Los empresarios individuales.
2.- Las sociedades mercantiles
3.- Las entidades de crédito y seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
4.- Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
5.- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la ley.
6.- Las agrupaciones de interés económico.
7.-Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
8.-Los actos y contratos que establezca la Ley.
En esta enumeración, que desarrolla el Reglamento del Registro Mercantil declarando obligatoria su inscripción, nos encontramos junto a auténticos sujetos de derecho (las sociedades, los empresarios…) con patrimonios pertenecientes a una pluralidad de inversores o pensionistas (los fondos).
Aquí hay que añadir como sujeto inscribible al emprendedor individual de responsabilidad limitada, que ha sido introducido por la ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores.
A cada uno de estos sujetos se le abre una hoja registral. (El Registro Mercantil es un registro de folio personal, a diferencia del Registro de la Propiedad, que es de folio real y se lleva por fincas). En ella se inscribirán todos los actos o circunstancias relativos a los mismos que determinen las leyes.
Los autores se han planteado si se trata de un sistema cerrado, es decir, si sólo pueden inscribirse los actos tipificados por la Ley o el Reglamento, o cabe la posibilidad de inscribir otros sujetos y actos no previstos en las normas. La mayoría considera que hay que atenerse a su inclusión en algún precepto legal, pero sería muy útil admitir en el Registro a aquellas personas jurídicas que pudieran adquirir la condición de empresarios, pues se beneficiarían tanto ellos como los terceros que contraten con los mismos. Así, por ejemplo, las comunidades de bienes con actividades empresariales no son inscribibles, aunque ya han sido recogidas en la legislación fiscal. Y, en la práctica, las UTE (Uniones Temporales de Empresas) son objeto de inscripción. Las Cajas de Ahorro, que son consideradas como fundación, también se inscriben. Y respecto a las Sociedades Civiles, una reforma reglamentaria introdujo la posibilidad de su inscripción, que fue declarada nula por el Tribunal Supremo al no tener rango de ley. Pero la Ley de Sociedades Profesionales ha ordenado la inscripción de aquellas sociedades civiles que se constituyan con los requisitos establecidos en ella.
En cuanto a las circunstancias inscribibles, tratándose de empresarios individuales serían: su identificación así como la de su empresa, los poderes generales y su modificación, revocación y sustitución, la apertura y cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales; las declaraciones judiciales que modifiquen la capacidad del empresario individual; el nombramiento para suplir, por causa de incapacidad o incompatibilidad, a quien ostente la guarda o representación legal del empresario individual, si su mención no figurase en la inscripción primera del mismo; las capitulaciones matrimoniales, el consentimiento, la oposición y revocación a que se refiere el Código de Comercio; las resoluciones judiciales dictadas en causa de divorcio, separación o nulidad matrimonial; los procedimientos de incapacitación del empresario individual, cuando no se hubiesen hecho constar en la inscripción primera del mismo; las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, del empresario individual; y, en general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el presente Reglamento.
La constitución de la sociedad, que necesariamente será la inscripción primera; la modificación del contrato y de los estatutos sociales; los aumentos y las reducciones del capital; la prórroga del plazo de duración; el nombramiento y cese de administradores, liquidadores, auditores, secretarios y vicesecretarios de los órganos colegiados de administración, aunque no fueren miembros del mismo; los poderes generales y las delegaciones de facultades, así como su modificación, revocación y sustitución, salvo los poderes generales para pleitos o de los concedidos para la realización de actos concretos; la apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales; la transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución y liquidación de la sociedad; la designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta; las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, de la sociedad y las medidas administrativas de intervención; las resoluciones judiciales o administrativas, en los términos establecidos en las Leyes y en este Reglamento; los acuerdos de implicación de los trabajadores en una sociedad anónima europea, así como sus modificaciones posteriores, de acuerdo con lo previsto en el Reglamento; el sometimiento a supervisión de una autoridad de vigilancia; y, en general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el presente Reglamento; la emisión de obligaciones u otros valores negociables, agrupados en emisiones, realizadas por sociedades anónimas o entidades autorizadas para ello y los demás actos y circunstancias relativos a los mismos cuya inscripción esté legalmente establecida; y la inscripción de la admisión y exclusión de cualquier clase de valores a negociación en un mercado secundario oficial.
Aquí no cabe una interpretación extensiva, sólo son inscribibles los actos que determinen las Leyes. Y no son inscribibles los actos relativos al tráfico propio de la empresa del sujeto inscribible, como ventas, hipotecas…
1º) Clases de inscripciones en el Registro Mercantil
2º) ¿Qué efectos produce la inscripción en el Registro Mercantil?
Para determinar los efectos del Registro Mercantil es preciso establecer primero el alcance de la inscripción. Fundamentalmente existen dos tipos de inscripción en el Registro Mercantil:
– Potestativa o voluntaria, como la del empresario individual no naviero, que deja a la voluntad de los interesados su inscripción.
-Obligatoria, para los demás sujetos, que es aquella que comporta una responsabilidad para quien no la solicita y tiene el deber de hacerlo. Y que supone que la falta de inscripción no pueda ser invocada por quien está obligado a procurarla. De igual modo, tampoco pueden legalizarse los libros de las empresas y sociedades que no consten inscritos.
Pero a diferencia de lo que ocurre con el Registro de la Propiedad, en el Reglamento del Registro Mercantil no existe una norma que prohíba la admisibilidad de los documentos no inscritos en los juzgados y oficinas públicas. Lo que aquí estaría más justificado al tratarse de una inscripción obligatoria.
Otra clasificación fundamental y distinta de la anterior es la que, atendiendo a los efectos que produce, distingue entre inscripción declarativa y constitutiva. En la inscripción declarativa los efectos esenciales del acto inscrito se producen con independencia de su inscripción, mientras que en la constitutiva, el acto no produce efectos mientras no se inscriba en el Registro Mercantil (no existe y no es válido mientras no conste inscrito).
La regla general en nuestro derecho es el carácter declarativo de la inscripción, pues el Registro publica un acto que ya existía y era válido, pero cuyos efectos jurídicos se refuerzan con la publicidad registral. Por excepción, es constitutiva la inscripción de las sociedades mercantiles, pues sin ella carecen de personalidad jurídica. Igualmente, y como consecuencia lógica de lo anterior, también lo es la fusión, escisión y transformación de una sociedad.
En el Registro Mercantil existen una serie de principios definidores del sistema registral que normalmente aparecen en un precepto concreto, pero que a veces hay que deducirlo de varios artículos. Algunos son básicamente instrumentales, que regulan el funcionamiento del Registro, como el de Rogación (la inscripción ha de ser siempre solicitada; el Registrador, salvo excepciones, no actúa nunca de oficio). Pero otros determinan los efectos jurídicos de la inscripción, como el Principio de Publicidad, en su doble vertiente:
– Material, el acto inscrito se presume conocido por todos y produce efectos frente a terceros y
– Formal, el Registro es público para quien tenga interés en conocer sus asientos.
La publicidad material tiene a su vez un doble aspecto:
– Positivo: el acto o contrato inscrito se presume conocido por todos. Aquí se enlaza con los Principios de Legitimación y Fe Pública Registral.
El primero determina que el contenido del Registro se presuma exacto y válido, al mismo tiempo que declara que los asientos del Registro están bajo la salvaguarda de los tribunales y producen todos sus efectos mientras no se declare su inexactitud. Se trata, por tanto, de una presunción que admite prueba en contrario (“iuris tantum”). Pues la inscripción no convalida los actos y contratos que sean nulo con arreglo a las leyes.
Pero si alguien confió en los pronunciamientos del Registro antes de que se inscriba su inexactitud, no resultará perjudicado en los derechos que hubiera adquirido si actuó de buena fe. Y este efecto es el llamado Principio de Fe Pública Registral, que en el ámbito del Registro Mercantil tiene mucha menos fuerza que en el Registro de la Propiedad, llegándose a preguntar algunos autores si realmente puede hablarse de tercero mercantil como figura semejante al tercero hipotecario. (Las diferencias son grandes porque el Registro Mercantil no es un registro de derechos, sino de personas, hechos y actos jurídicos y fundamentalmente no necesitan inscribir sus actos para resultar protegidos).
– Negativo: el acto o contrato sujeto a inscripción y no inscrito no se puede hacer valer frente a terceros, salvo que se pruebe que lo conocía.
En un principio los efectos de la inscripción se producían desde la fecha de la misma pero, desde la aparición del BORME, los actos y contratos sólo se opondrán a terceros desde su publicación en el mismo o pasados quince días desde la inscripción, si se prueba que no pudieron conocerlos. Determinados actos inscribibles se comunican al Registro Mercantil Central para su publicación en el BORME, y sólo tras esta publicación podrán ser opuestos a terceros de buena fe.
Por tanto, la producción de efectos de la inscripción se consigue a través de su publicación en el BORME, con lo que hemos pasado de un sistema de inscripción a uno de publicación, si bien lo que se publica en el BORME son los datos esenciales y es oponible todo lo que publica la inscripción. Y, además, se desplazan los efectos también en el tiempo, pues se da un plazo de quince días para que los terceros puedan llegar a conocer realmente el contenido del Registro.
Aquí es muy importante la buena fe. Esto significa que si el tercero conocía el acto se le opondrá aun cuando no se haya inscrito, o inscrito, aunque no hayan pasado quince desde su publicación en el BORME.
Por otra parte, el doble mecanismo de publicidad plantea el problema de la discordancia entre lo inscrito y lo publicado. En estos casos el tercero de buena fe (es decir, el que desconoce la discordancia) puede optar por lo publicado en el Registro o en el Boletín. La buena fe se presume, pero si se prueba la mala fe entonces prevalecerá siempre lo inscrito sobre lo inexactamente publicado en el BORME.
a) OFICINA Y LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL
1º) ¿Cuál es el horario de apertura al público del Registro Mercantil?
3º) Estructura y formalidades del Libro Diario de presentación de documentos.
4º) Estructura y formalidades de los Libros de Inscripciones
5º) Estructura y formalidades del Libro de Legalizaciones
6º) Estructura y formalidades del Libro de Depósito de cuentas
7º) Estructura y formalidades del Libro de Nombramiento de expertos independientes y de auditores
8º) Índice del Registro Mercantil
9º) Inventario del Registro Mercantil
10º) ¿Qué legajos se formarán en el Registro Mercantil?
11º) ¿Cómo se formaliza un legajo?
12º) ¿Cómo se organiza el Registro Mercantil?: el sisUNIDAD de hoja registral
b) LOS ASIENTOS DEL REGISTRO MERCANTIL
1º) Clases de asientos
2º) Plazo para la práctica de los asientos
3º) Vigencia del asiento de presentación y tiempo para practicarlo
1º) El asiento de presentación.- ¿quién puede solicitarlo?, ¿cómo se practica?
2º) Presentación por fax
3º) ¿Está el Registrador obligado a aceptar los documentos remitidos por Correo?
4º) ¿Cómo se determina la prioridad entre las inscripciones?
5º) El asiento de inscripción –Sujetos inscribibles en el Registro Mercantil
6º) ¿Es requisito imprescindible para la inscripción en el Registro Mercantil de los empresarios y sociedades la previa licencia administrativa
o su inscripción en Registros especiales?
7º) Inscripción de empresarios individuales.- Actos inscribibles.
8º) Inscripción de las sociedades en general.- Actos inscribibles
9º) ¿Quién tiene la facultad de certificar de los acuerdos sociales?
10º) ¿Quién puede elevar a documento público los acuerdos sociales?
11º) ¿Podrá inscribirse algún documento otorgado por un administrador no inscrito?
12º) ¿Cómo se inscribe la constitución de una sociedad?
13º) ¿Cómo se obtiene la certificación negativa de denominación del Registro Mercantil Central?
14º) ¿Cómo se inscribe una modificación de una sociedad ya inscrita (ya sea el objeto, los estatutos, el domicilio, etc.)?
15º) ¿Cómo se inscribe un aumento o reducción de capital de una sociedad?
16º) ¿Cómo se inscribe el nombramiento y cese de administradores, apoderados, liquidadores y demás representantes de una sociedad?
17º) ¿Cómo se inscribe la disolución y liquidación de una sociedad inscrita?
18º) ¿Se puede reactivar una sociedad disuelta?
El Registro Mercantil está abierto al público y, por tanto, se podrán presentar documentos, de lunes a viernes de nueve a diecisiete horas, salvo en el mes de agosto y los días 24 y 31 de diciembre que será hasta las catorce horas.
Se llevan los siguientes libros:
– Libro de Inscripciones y su Diario de presentación.
– Libro de Legalizaciones y su Diario de presentación.
– Libro de Depósito de cuentas y su Diario de presentación.
– Libro de Nombramiento de expertos independientes y auditores y su Diario de presentación.
Además se llevarán todos aquellos libros que los Registradores consideren oportunos o se establezcan en disposiciones especiales.
Asimismo, en 1983 se estableció la obligatoriedad de llevar un Libro Registro de Entrada, que recogiera todo documento, escrito, comunicación u oficio que se presente o reciba, aun cuando no sea susceptible de provocar inscripción en los libros del Registro. Se hará un breve asiento sin trascendencia jurídica.
Los libros son uniformes para todos los Registros, y los que tienen eficacia jurídico-registral habrán de ser legalizados por un miembro de la Junta de Gobierno del Colegio de Registradores, que certificará el número de folios que estén en blanco y la fecha, con el visto bueno del juez de Primera Instancia del lugar, que sellará todas las hojas y con la firma del Registrador en el momento de su apertura.
Todos los libros, que se enumerarán por orden de antigüedad, forman el archivo del Registro.
También aquí hay que tener en cuenta la ley de apoyo a los emprendedores pues su art.19 establece que el registro se llevará en formato electrónico mediante un sistema informático único en la forma que reglamentariamente se determine.
En el Registro Mercantil existen distintos Libros Diarios de presentación de documentos: de inscripciones, de legalizaciones, de depósito de cuentas y de nombramiento de expertos y auditores.
La Dirección General podrá autorizar la apertura de más de un Libro Diario cuando las necesidades del servicio así lo aconsejen.
Los Libros Diarios deberán llevarse por el procedimiento de hojas móviles, pudiendo elaborarse informáticamente o sustituirse por soporte informático. El Libro Diario de Presentación de documentos a inscripción podrá llevarse en libros encuadernados y foliados o en libros de hojas móviles. Los folios estarán enumerados correlativamente en el ángulo superior derecho.
Cada folio tendrá un margen en blanco para extender en él las notas marginales que procedan, separados del resto por dos líneas verticales formando columna en la que se consignará el número del asiento. Y en la parte superior de cada uno de los mismos se imprimirán en su lugar respectivo los epígrafes siguientes: notas marginales, número de los asientos y asiento de presentación. Las notas marginales de despacho pueden llevarse en un libro independiente, en cuyo caso en el margen del asiento de presentación sólo se hará la oportuna nota de referencia. En la parte superior de cada folio se imprimirán, en su lugar respectivo, los siguientes epígrafes: notas marginales, número de asiento y asientos de presentación.
Actualmente sólo existe un Libro de Inscripciones, sin distinguir ya entre empresarios individuales y sociedades.
Estos libros están compuestos por hojas móviles, numeradas correlativamente en el ángulo superior derecho, consignándose en cada una de ellas el tomo y Registro al que pertenecen y cada folio se dividirá en tres partes: un espacio lateral destinado a notas marginales, dos líneas verticales formando una columna con separación de dos centímetros para hacer constar en ella el número de inscripción o la letra de anotación, así como la clase de acto registrado y un espacio para extender las inscripciones, anotaciones y cancelaciones.
Los asientos se extenderán a máquina o por procedimientos informáticos debiendo quedar en todo caso asegurado el carácter indeleble de la escritura. Las notas marginales podrán practicarse también a mano o por estampilla.
Revestirá el sistema de hojas móviles, pudiendo llevarse por fichas materiales o por procedimientos informáticos. Se abrirá una hoja a cada empresario en la que constará:
– Los datos de la solicitud en el Libro Diario.
– Clases de libros legalizados.
– El número dentro de cada clase.
– La fecha de la legalización.
– Los datos del legajo en el que se archivará la instancia.
Se lleva necesariamente por el sistema de hojas móviles y los folios estarán numerados correlativamente en el ángulo superior derecho, conteniendo cada folio diversos espacios en blanco, separados por líneas verticales en los que se consignarán:
– El nombre y datos registrales del empresario.
– El tipo de documento depositado.
– Los datos de presentación en el diario de la solicitud.
– La fecha del depósito.
– Los datos de la carpeta o legajo en los que se incluyan los documentos.
En la parte superior de cada folio se imprimirán los epígrafes correspondientes
Tendrá también sus folios numerados correlativamente en el ángulo superior derecho y cada folio tendrá diversos espacios en blanco, separados por líneas verticales donde se consignarán, bajo los epígrafes impresos en la parte superior:
– El nombre y datos registrales de la sociedad o entidad.
– La fecha de la resolución del nombramiento.
– El nombre del experto o auditor nombrado.
– Los datos de presentación en el Diario.
– Los datos del legajo en el que se archiva la instancia.
Se llevará obligatoriamente por orden alfabético y por procedimientos informáticos al que se incorporará como mínimo la identificación del sujeto inscrito indicando:
– El domicilio.
– Tomo, folio de inscripción y número de hoja.
En todo Registro habrá un inventario con los libros, carpetas o legajos que existan en él, que será completado a final de cada año o modificado con lo que resulte del año anterior.
Siempre que un nuevo Registrador tome posesión del Registro Mercantil se hará cargo del mismo conforme a dicho inventario, que firmarán ambos Registradores, el entrante y el saliente.
En los Registros Mercantiles se formarán, por períodos cuya duración dependerá del movimiento del Registro, los siguientes legajos:
a) Mandamientos judiciales, resoluciones administrativas y demás documentos en cuya virtud se haya practicado la inscripción cuando no tengan matriz en protocolo notarial o archivo público.
d) Instancias de legalización de libros y de nombramiento de auditores y de expertos independientes.
e) Otros documentos o sus copias cuyo archivo o depósito se establezcan en disposiciones especiales o se juzgue conveniente por razones del servicio.
Los documentos se archivan en el legajo por orden cronológico de despacho y llevan el sello de la oficina referenciándose al asiento practicado. En éste también se hará constar el legajo y número que le corresponde en el mismo al documento archivado.
Los legajos se expurgarán a los seis años, salvo que por razón de su contenido estuvieran vigentes o se considerase oportuna su conservación.
Frente al sistema de folio real característico del Registro de la Propiedad, el Registro Mercantil adopta el sistema de folio personal. El Registro de la Propiedad se organiza por fincas, con independencia de quien sea su dueño; en el Registro Mercantil se abre una hoja para cada comerciante, sociedad o emprendedor individual.
En esta hoja se consignan, mediante asientos sucesivos numerados correlativamente, todos los actos inscribibles relativos a los mismos, desde su constitución a su disolución y liquidación. Las anotaciones preventivas y sus cancelaciones se identificarán mediante letras, por orden alfabético.
En el Registro Mercantil son cinco los tipos de asientos que se practican: asientos de presentación, inscripciones, anotaciones preventivas, cancelaciones y notas marginales. Como de los asientos de presentación y de las inscripciones nos vamos a ocupar más adelante, lo haremos aquí brevemente de los otros asientos.
a) Anotaciones preventivas: es un asiento principal, positivo y de carácter provisional. Su finalidad es permitir que acceda al Registro un título defectuoso mientras se subsana el defecto correspondiente o bien hacer constar el carácter litigioso de una situación registrada (por ejemplo, la impugnación de un acuerdo de Junta inscrito).
Sólo son posibles las anotaciones preventivas previstas expresamente por el legislador (sistema de “numerus clausus”). Son fundamentalmente las siguientes:
– Anotación de suspensión por defecto subsanable: tiene una duración de dos meses.
– Anotación de demanda de impugnación de acuerdos sociales.
– Anotación de suspensión de los acuerdos impugnados.
– Anotación de demanda de disolución judicial.
Estas tres anotaciones se cancelarán cuando se desestimen por sentencia firme, el demandante desista o caduque la instancia.
– Anotación de solicitud de acta notarial de la Junta,
– Anotación de publicación de complemento de convocatoria.
Éstas últimas tienen el efecto de cerrar el Registro a los acuerdos adoptados por la Junta si no constan en acta notarial o no se ha publicado el complemento de convocatoria. Y se cancelarán a los tres meses o antes, si se acredita la intervención del notario o la publicación del complemento.
b) Cancelaciones: Es un asiento accesorio de otro, de contenido negativo y definitivo, cuyo objeto es extinguir un asiento anterior para que cesen sus efectos registrales.
c) Notas marginales: Es un asiento accesorio de otro principal que se practica en su margen izquierdo y que puede tener por objeto:
– Conectar unos asientos con otros.
– Dejar constancia de la práctica de una operación registral.
– Referir brevemente una circunstancia que afecte al contenido del asiento principal, pero que no tiene relevancia suficiente para provocar una inscripción.
El ejemplo más importante es la nota marginal de cierre del Registro por haber causado baja en el Índice de Entidades de Hacienda, que determina que no pueda practicarse la inscripción de ningún documento, salvo la ordenada por la Autoridad judicial o la cancelación de la misma, que necesita el certificado del alta en el Índice.
Las inscripciones se practicarán dentro de los quince días siguientes al de la fecha de presentación del documento, o en los treinta días siguientes si media justa causa. En todo caso, deberán practicarse dentro del plazo de vigencia del asiento de presentación.
Cuando los documentos se hubiesen retirado antes de la inscripción, tuvieren defectos subsanables o existiera pendiente de despacho un título anterior, el plazo se contará desde la devolución, subsanación o despacho del título. Si esto ocurriera dentro de los últimos quince días del asiento de presentación, se entenderá prorrogado por un período igual al que falta para completar los quince días.
Si se hubiera interpuesto recurso gubernativo, el plazo empezará a contarse desde la fecha en que se notifique al Registrador la resolución.
Cuando se trate de constitución de sociedades existen unos plazos especiales según tengan estatutos tipo o no. En el primer caso deberán inscribirse en seis horas hábiles desde la recepción telemática de la escritura.
El asiento de presentación está vigente durante dos meses a contar desde la fecha en que se haya practicado (es por tanto menor que el del Registro de la Propiedad, que es de sesenta días hábiles). El asiento de presentación de las cuentas anuales tiene una vigencia de cinco meses.
Su duración se prorrogará:
– Cuando el documento fuera calificado negativamente, hasta sesenta días desde la fecha de la última notificación,
– Cuando se interponga recurso gubernativo contra la calificación del Registrador, hasta la resolución del mismo.
-Cuando se devuelvan o subsanen documentos o los complementarios se presenten dentro de los últimos quince días de vigencia, hasta completar los quince días de despacho.
La presentación de documentos se hará necesariamente durante las horas de apertura al público del Registro.
5º) El asiento de inscripción -Sujetos inscribibles en el Registro Mercantil
6º) ¿Es requisito imprescindible para la inscripción en el Registro Mercantil de los empresarios y sociedades la previa licencia administrativa o su inscripción en Registros especiales?
Al ingresar un documento en el Registro que pueda provocar una operación registral se practica un asiento de presentación en el Libro Diario que contendrá un breve resumen de su contenido y como mínimo expresará:
– Nombre y apellidos del presentante.
– Día y hora de presentación.
– Clase y fecha del documento.
– Objeto del mismo
– Nombre y apellidos de la autoridad, funcionario o particular que lo suscribe.
A diferencia de lo que ocurre en el Registro de la Propiedad, donde se exige interés legítimo para presentar un documento, en el Registro Mercantil puede presentar documentos cualquier persona, si bien va a ser considerada representante de quien tenga la facultad o el deber de solicitar la inscripción.
Al presentarse un título en el Registro se entregará un recibo expresivo de la clase de documento, día y hora de su presentación, y tomo y número del Diario en que se hubiera extendido el asiento, el cual habrá de ser devuelto al recoger el título. Si no fuera posible, se exigirá otro recibo acreditativo de la devolución.
Los documentos se presentan en el Libro Diario durante el horario de apertura al público. Todos los días, antes de practicar el primer asiento de presentación, se extiende una diligencia de apertura que no precisa la firma del Registrador y que expresará la fecha de que se trate. Finalizada la jornada hábil se extenderá la diligencia de cierre, que sí firmará el Registrador y que supondrá la conformidad con los asientos extendidos durante el día.
Durante toda la vigencia del asiento de presentación, y antes de la inscripción del documento, el presentante o interesado pueden retirarlo sin más nota que la expresiva de haber sido presentado. En estos casos, al margen del asiento del Diario se indicará la devolución, expresando su fecha y deberá firmarse por el presentante o interesado cuando el Registrador así lo exigiera.
La presentación de los títulos en el registro puede hacerse físicamente, en soporte papel, o bien telemáticamente. Esta posibilidad fue introducida por el artículo 112 de la Ley 24/2001, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y consagrada por la reforma del Reglamento Notarial llevada a cabo por R.D. 45/2007. En ella se establece que, salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en el Registro Mercantil deberán ser presentados por vía telemática y con firma electrónica reconocida del notario autorizante, interviniente o responsable del protocolo, en el plazo más breve posible y, en todo caso, el mismo día de su otorgamiento o el hábil siguiente. La remisión se hará, inexcusablemente, a través del Sistema de Información central del Colegio Notarial debidamente conectado con el Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad. El notario dejará constancia de ello en la matriz, así como, en su caso, de la correspondiente comunicación del Registro destinatario.
En el Reglamento del Registro Mercantil no se contempla la posibilidad de presentación directa en el Registro Mercantil de documentos desde la notaría autorizante, a diferencia de lo que ocurre con el Reglamento Hipotecario para el Registro de la Propiedad. Aunque aquí hay que tener en cuenta la modificación introducida por el Reglamento Notarial que, al regular la presentación telemática de documentos, establece que cuando ésta no sea posible por motivos técnicos, se presentarán los documentos por fax en los mismos términos que lo establecido para la presentación en el Registro de la Propiedad.
Por tanto, sólo es posible la presentación directa por fax desde la notaría cuando sea imposible técnicamente la presentación telemática.
El Reglamento del Registro Mercantil sólo obliga al Registrador a extender el asiento de presentación de los títulos que recibe por correo cuando sean remitidos desde otro Registro Mercantil o de la Propiedad en que se haya presentado por razones de urgencia o cuando sean remitidos por las autoridades judiciales o administrativas. En todos los demás casos queda al arbitrio del Registrador.
En caso de presentarse, se extenderá el asiento al final del día, consignando como presentante al remitente del documento.
La fecha del asiento de presentación es la que determina la prioridad entre las inscripciones, puesto que se considera como fecha de inscripción.
La prioridad entre dos o más inscripciones de igual fecha la determina la hora de presentación del documento.
El asiento de inscripción es un asiento principal, de contenido positivo y duración indefinida que se practica en el Libro de Inscripciones y que tiene por objeto los sujetos o entidades y los actos y circunstancias relativos a los mismos que señale la legislación. Deberá contener los siguientes extremos:
– Acta de inscripción: es la declaración formal de quedar extendido el asiento, expresando la naturaleza del acto o contrato objeto de inscripción.
– Clase, lugar y fecha del documento o documentos en cuya virtud se inscriben, datos de su autorización, expedición y firma indicando el notario autorizante o la autoridad judicial o administrativa que lo expida.
– Día y hora de presentación del título en el Registro Mercantil y número del asiento, tomo y folio del Diario.
– Fecha y firma del Registrador.
El Reglamento del Registro Mercantil declara obligatoria la inscripción de los siguientes sujetos:
d) Las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y entidades de previsión social.
f) Las agrupaciones de interés económico
h) Los fondos de inversión (si bien su legislación específica no recoge la obligatoriedad de su inscripción en el Registro Mercantil).
j) Las sucursales de cualquiera de los anteriormente enumerados.
m) Las demás personas o entidades que establezcan las leyes.
Además, potestativamente, pueden inscribirse en el Registro Mercantil los empresarios individuales que no sean navieros. Y deberán hacerlo si quieren legalizar sus libros. Y ya hemos visto que ahora también se inscriben los emprendedores individuales de responsabilidad limitada.
Por lo que respecta a las sociedades civiles, fueron reguladas en una reforma del Reglamento del Registro Mercantil declarada nula, por defectos de forma, al no tener rango de Ley. Ahora bien, la Ley de Sociedades Profesionales permite que éstas tengan forma civil y exige su inscripción en el Registro Mercantil para dotarlas de personalidad jurídica.
Las comunidades de bienes con actividad empresarial no son inscribibles aun cuando ya han sido recogidas en la legislación fiscal.
Como regla general, no puede practicarse la inscripción en el Registro Mercantil de un sujeto que pretenda realizar actividades sujetas a licencia o autorización administrativa si no se acredita su obtención, de la cual se hará la oportuna referencia en el asiento. Y esto mismo se aplicará a los actos posteriores también sujetos.
Por el contrario, no es necesaria la previa inscripción en los Registros administrativos para la inscripción en el Registro Mercantil, sin perjuicio de que cuando esta se produzca se consignen los datos de aquella en el Registro por medio de una nota marginal. Aquí existe una excepción importante: la Ley de Sociedades Laborales exige la previa inscripción de las mismas en el Registro del Ministerio de Trabajo (o de las Comunidades autónomas) para poder inscribir en el Registro Mercantil su constitución y las modificaciones que afecten al capital.
Cuando se habla de empresarios individuales hay que distinguir entre el naviero, el empresario individual y el emprendedor de responsabilidad limitada.. La inscripción del naviero exige escritura pública, mientras que la regla general para los demás y para la apertura y cierre de sus sucursales es una declaración dirigida al Registrador con firma legitimada.
La inscripción de las demás circunstancias de la hoja, que ahora veremos, se practicarán en virtud de escritura pública, documento judicial o certificación del Registro Administrativo, según proceda. Y la modificación de cualquiera de las circunstancias de la hoja se hará en virtud de un documento de la misma clase que el requerido para el acto modificado.
El contenido de la hoja registral es común para el naviero y los demás empresarios individuales. Se inscribirán en ella las siguientes circunstancias:
1) Identificación del empresario y su empresa, que necesariamente será la primera inscripción y expresará:
– Nombre comercial y, en su caso, rótulo del establecimiento.
– Domicilio del establecimiento principal y, en su caso, de las sucursales.
– Objeto de su empresa.
– Fecha del comienzo de sus operaciones.
Cuando sean menores o incapacitados se expresará la identidad de quien ostente su representación. Y cuando sean personas casadas, la identidad del cónyuge, fecha y lugar de celebración del matrimonio, inscripción en el Registro Civil y su régimen económico matrimonial.
2) Poderes generales, así como su modificación, revocación y sustituciones.
3) Apertura, cierre y demás actos relativos a sucursales.
4) Declaraciones judiciales que modifiquen su capacidad.
5) Nombramientos de quien, para suplir por causa de incapacidad o incompatibilidad, ostente la guarda o representación legal del empresario individual, si su mención no figurase en la inscripción primera del mismo.
6) Las capitulaciones matrimoniales, el consentimiento, la oposición y revocación a que se refieren los artículos 6 a 10 del Código de Comercio y las resoluciones judiciales dictadas en causa de divorcio, separación o nulidad matrimonial, o procedimientos de incapacitación del empresario individual, cuando no se hubiesen hecho constar en la inscripción primera del mismo.
7) Emisión de obligaciones y otros valores negociables emitidos antes de 1995, en que desapareció su posibilidad.
8) Las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, del empresario individual.
9) Y, en general, todos los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicables.
La inscripción de las sociedades en el Registro determina su personalidad jurídica. Por ello, necesariamente, la primera inscripción de la sociedad en el Registro será la de su constitución, que deberá otorgarse en escritura pública.
En la hoja abierta a la sociedad se inscribirán obligatoriamente los siguientes actos:
2) La modificación del contrato y de los estatutos sociales, así como los aumentos y las reducciones de capital.
4) El nombramiento y cese de administradores, liquidadores, auditores, secretarios y vicesecretarios de los órganos colegiados de administración; éstos dos últimos aunque no sean miembros de dichos órganos inscribiéndose tanto los miembros titulares como los suplentes.
6) La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales en los términos previstos reglamentariamente.
11) Los acuerdos de implicación de los trabajadores en una sociedad anónima europea, así como sus modificaciones posteriores, de acuerdo con lo previsto reglamentariamente.
12) El sometimiento a supervisión de una autoridad de vigilancia.
13) La emisión de obligaciones u otros valores negociables, agrupados en emisiones, realizadas por sociedades anónimas o entidades autorizadas para ello, y los demás actos y circunstancias relativos a los mismos cuya inscripción esté legalmente establecida.
14) La admisión y exclusión de cualquier clase de valores a negociación en un mercado secundario oficial.
15) En general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el presente Reglamento.
La sociedad actúa necesariamente a través de sus órganos (Junta, Asamblea, Consejo de Administración) y su voluntad, cuando dichos órganos sean colegiados, revestirá la forma de acuerdo. Estos acuerdos habrán de consignarse en un acta extendida o transcrita en el Libro de Actas correspondiente. Incluso cuando se trata de una sociedad unipersonal, las decisiones del socio único se han de consignar en acta. El acta contendrá, entre otras circunstancias necesarias, la fecha y lugar de celebración de la reunión, lista de asistentes, los acuerdos adoptados y la aprobación de la misma. Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el secretario del órgano, con el visto bueno de quien hubiera actuado como presidente. (No será necesaria la aprobación cuando se trata de acta notarial).
El contenido de los acuerdos adoptados por la sociedad puede conocerse a través de una certificación del acta, que cuando ha de inscribirse en el Registro Mercantil, debe contener todas las circunstancias necesarias para calificar la validez de los acuerdos adoptados. Para poder certificar de un acuerdo es necesario que conste en acta aprobada y firmada o en acta notarial.
Sólo puede certificar de los acuerdos sociales contenidos en el acta, el órgano de administración de la sociedad. Si se trata de un Consejo de Administración certificará el secretario o vicesecretario (sea o no administrador), con el visto bueno del presidente. No puede confundirse con el secretario de la Junta, que no siempre coincide con el secretario del Consejo.
En el caso de administrador único, es a éste a quien compete certificar. Si son varios mancomunados, a ellos conjuntamente o a quien tenga atribuido el poder de representación. Si son solidarios, a cualquiera de ellos.
Si se trata de una sociedad en liquidación, al liquidador.
En la asamblea de obligacionistas, al comisario.
En todo caso, es necesario que las personas que expidan la certificación tengan su cargo vigente e inscrito en el Registro Mercantil (si bien el Reglamento del Registro Mercantil permite que el administrador nombrado pueda certificar su propio nombramiento y elevarlo a público con determinadas cautelas).
Por excepción, en las sociedades unipersonales puede certificar tanto el órgano de administración como el propio socio único.
Cuando el acuerdo adoptado deba inscribirse en el Registro Mercantil y así lo exija su Reglamento tiene que elevarse a escritura pública.
La elevación a público de los acuerdos podrá realizarse tomando como base el acta o copia autorizada de la misma si es notarial, testimonio notarial o certificación de los acuerdos.
En principio, puede elevar a público los acuerdos la persona facultada para certificarlos que, como hemos visto, es el órgano de administración. También puede realizarse por cualquiera de los administradores con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil cuando hubieran sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en la que se tomaron los acuerdos.
Para que pueda elevarlos a público cualquier otra persona será necesaria una escritura de poder que, si es general, deberá constar inscrito en el Registro Mercantil.
Cuando se trata de socio único sus decisiones podrán ser ejecutadas y formalizadas por él mismo.
Hemos visto que la regla general es la previa inscripción del cargo de la persona que certifica el acuerdo social. Pero el art. 111 del Reglamento del Registro Mercantil contempla una excepción: cuando se nombra al titular de un cargo con facultad certificante, él mismo puede extender la certificación de su nombramiento siempre que vaya acompañada de la notificación fehaciente al anterior titular con cargo inscrito en el domicilio que consta en el Registro.
La inscripción no se practicará hasta transcurridos quince días desde la fecha del asiento de presentación para que los perjudicados puedan entablar las acciones oportunas. No será necesario está notificación cuando conste el consentimiento del anterior titular mediante su firma legitimada en dicha certificación o en documento separado, o se acredite debidamente la declaración judicial de ausencia o de fallecimiento, la incapacitación o la defunción de aquél.
La constitución de una sociedad es la primera inscripción de la Hoja Registral. Cualquiera que sea la forma social, requerirá presentar en el Registro una escritura pública que contenga el contrato social y los estatutos por los que se regirá su actividad, acompañados de una certificación del Registro Mercantil Central que acredite que no existe ninguna otra sociedad con la misma denominación que la que ahora pretende su inscripción.
También es necesario acompañar un documento que acredite la realidad de las aportaciones que constituyen el capital social, si bien esto ha variado con la ley de apoyo a los emprendedores que establece innecesario acreditarlas si los fundadores manifiestan en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores de la realidad de las mismas. Si son dinerarias, el certificado del depósito efectuado en una entidad de crédito a nombre de la sociedad y si no son dinerarias, y se trata de una sociedad anónima, un informe de un experto independiente valorándolas.
1) Identidad de los socios iniciales. Si sólo hay uno, se indicará el carácter de unipersonal.
2) La aportación de cada socio, así como las acciones o participaciones que reciba a cambio debidamente identificadas.
3) Los Estatutos, que son las normas que regulan la vida de la sociedad y que necesariamente contendrán:
b) Objeto social, indicándose los códigos de actividad económica (CNAE)
c) Duración de la sociedad. En las sociedades anónimas, duración de la sociedad y fecha de comienzo de sus operaciones. (En las sociedades limitadas, si no lo dicen los estatutos, la duración es indefinida y comienzan sus operaciones el día del otorgamiento de la escritura).
d) Domicilio de la sociedad.
e) Capital social y número de acciones o participaciones en que se divida.
f) Estructura del órgano de administración. En las sociedades de responsabilidad limitada es posible prever varios sistemas alternativos de administración.
g) Fecha del cierre del ejercicio social en las sociedades de responsabilidad limitada. (En las sociedades anónimas, si no hay pacto, será el 31 de diciembre).
h) Funcionamiento de la Junta General.
i) Régimen de las prestaciones accesorias, si las hubiera y
j) cláusulas sobre la transmisibilidad de las acciones o participaciones.
4) La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y representación de la sociedad.
5) Identidad de los auditores de cuentas, en su caso.
Asimismo, se harán constar los pactos y condiciones inscribibles que los socios juzguen conveniente establecer y no se opongan a las leyes ni a los principios societarios.
Ya hemos visto que es un documento necesario para la primera inscripción de las sociedades en el Registro Mercantil y cuyo objeto es evitar la duplicidad de denominaciones.
Se obtiene mediante una instancia privada (existe un modelo oficial) dirigida al Registrador Mercantil Central y presentada directamente o por correo.
Deberá hacer la solicitud uno de los socios constituyentes o promotores, y si se trata de una modificación de denominación inscrita, la propia sociedad, sin que puedan hacerlo en nombre propio los administradores o el socio único.
La solicitud podrá contener hasta tres nombres puestos por orden de preferencia. En la denominación no pueden incluirse expresiones contrarias a la ley o al orden público, ni pueden ser oficiales. Tampoco deben inducir a error en el tráfico mercantil sobre la identidad de la sociedad o su naturaleza.
El Registrador expedirá certificación en el plazo de tres días hábiles desde la recepción de la solicitud expresando únicamente si la denominación figura o no registrada. Y, en su caso, los preceptos legales en los que se basa su calificación desfavorable.
Una vez expedida la certificación negativa, ésta se incorpora a la Sección de Denominaciones con carácter provisional durante seis meses, contados desde la fecha de su expedición. Transcurrido ese plazo, si no se ha recibido comunicación de haberse practicado la inscripción de la sociedad o la modificación de sus estatutos en el Registro Mercantil correspondiente, la denominación caducará y se cancelará de oficio.
Para evitar la comercialización con los nombres, la certificación negativa tendrá una vigencia de tres meses a los efectos del otorgamiento de la escritura pública correspondiente. Si la certificación hubiera caducado, el interesado podrá solicitar otra nueva con la misma denominación siempre que estuviera dentro del plazo de los seis meses de la reserva. Y deberá acompañar la certificación caducada.
No se podrá autorizar ninguna escritura de constitución de sociedades o de modificación de denominación sin presentar al notario una certificación del Registro Mercantil Central, pues debe coincidir exactamente el nombre de la sociedad con el que conste en la certificación.
Cualquier modificación de circunstancias inscritas de las sociedades exige el otorgamiento de escritura pública que, una vez inscrita en el Registro Mercantil, se publicará en el BORME.
A la escritura se incorporará la certificación del acuerdo de la Junta por el que se modifique la sociedad, que contendrá todas las circunstancias necesarias para que el Registrador califique la validez de los acuerdos adoptados. Deberá contener los datos de la convocatoria, en la que se habrá expresado con claridad los extremos que han de modificarse y constará el quórum con el que se haya adoptado el acuerdo.
Además, dependiendo de la modificación, a la escritura pública deberán de acompañarla algunos documentos complementarios. Así:
a) Modificación de estatutos en general: cuando se trata de una sociedad anónima, los otorgantes deberán manifestar que se ha emitido un informe previo con la justificación de la modificación y su fecha, aunque no es necesario incorporarlo a la escritura. (Podrá prescindirse de este informe cuando se adopte el acuerdo en Junta Universal). Y en el anuncio de convocatoria deberá constar el derecho que tienen todos los accionistas a examinar el texto íntegro de la modificación y el informe sobre la misma. Cuando se trata de una sociedad de responsabilidad limitada, la ley sólo dice que los socios tienen derecho a examinar el texto íntegro de la modificación propuesta.
b) Modificación del objeto social: además del requisito anterior, cuando se trata de una sociedad anónima, los administradores han de manifestar en la escritura que ningún accionista ha hecho uso del derecho de separación o, si lo han hecho, que se le han satisfecho sus derechos previa amortización de sus acciones y reducción de capital.
También hay que tener en cuenta que, cuando la denominación de la sociedad hiciere referencia a una actividad concreta y esa actividad dejara de formar parte del objeto social como consecuencia de su modificación, será obligatorio que, simultáneamente, se inste el cambio de aquella, ya que la denominación nunca puede inducir a error en cuanto al objeto de la sociedad.
c) Cambio de denominación: junto a las reglas generales esta modificación necesita que la escritura venga acompañada de una certificación del Registro Mercantil Central que acredite que no existe otra sociedad con la misma denominación. Dicha certificación será solicitada a nombre de la propia sociedad, sin que pueda hacerlo un particular, aunque sea el administrador o el socio único.
d) Cambio de domicilio: hay que distinguir según el lugar a donde se traslada, puesto que tiene gran trascendencia ya que la competencia del Registro Mercantil la determina el domicilio social:
– Dentro del mismo término municipal: salvo que los estatutos digan otra cosa, el acuerdo pueden tomarlo los propios administradores reflejándose mediante escritura pública en el correspondiente asiento del Registro.
– Dentro de la misma provincia: será necesario acuerdo de la Junta General que, elevado a público, se hará costar en el Registro.
– Traslado a distinta provincia: un cambio de domicilio a provincia diferente supone un traslado de todo el historial de la finca a otro Registro Mercantil, que será el que corresponda según el nuevo domicilio acordado. En este caso, además de la certificación del acuerdo de la Junta, deberá presentarse en el nuevo Registro una certificación literal del Registro Mercantil de la provincia en la que figuraba inscrita la sociedad. Esta certificación tiene una vigencia de tres meses y supone el cierre de la hoja durante seis meses. Si transcurren sin que se reciba la comunicación de la inscripción en el nuevo Registro, se procederá de oficio a la reapertura de la hoja mediante diligencia. En el Registro de destino se abrirá una hoja registral, en la que, como inscripción primera, se transcribirá literalmente el contenido de la certificación y, como inscripción segunda, el cambio de domicilio, notificándolo de oficio al Registro de origen junto con los datos registrales de la nueva hoja. Estos datos se harán constar por nota de referencia y supone el cierre definitivo de la hoja registral. Hoja que puede reabrirse cuando de nuevo se modifique el domicilio y vuelva a la antigua provincia. En este caso basta un certificado literal de las inscripciones efectuadas en el anterior.
– Traslado al extranjero: se estará a lo dispuesto en los Convenios Internacionales vigentes en España y a las normas europeas que resulten de aplicación. La hoja no se cancelará hasta que se reciba una comunicación acreditando su inscripción y se extienda la nota de referencia con los nuevos datos registrales. Si el convenio previera el mantenimiento de la nacionalidad española, se procederá del mismo modo que cuando es a distinta provincia, sólo que aquí el Registro de destino es el Registro Mercantil Central.
Finalmente, en toda inscripción de modificación de estatutos se hará constar, además de las circunstancias generales, la nueva redacción dada a los artículos que se modifican y adicionan así como, en su caso, de los que se sustituyan. La inscripción de la modificación estatutaria exigirá una nota de referencia al margen de la inscripción en que consta inscrito el artículo modificado.
Como toda modificación estatutaria, necesita el otorgamiento de escritura pública que, después de su inscripción en el Registro Mercantil, se publicará en el BORME.
El acuerdo de aumento o reducción de capital deberá ser adoptado por la Junta General con los quórum especiales establecidos en la ley o en los estatutos, y en la convocatoria deberá expresarse, con la debida claridad, los extremos que hayan de modificarse, advirtiendo del derecho de información que corresponde a los socios.
La escritura pública debe recoger, además de los requisitos de carácter general para toda modificación estatutaria, la cuantía en que queda establecido el nuevo capital y el procedimiento utilizado para el aumento o reducción, así como la finalidad de esta última.
Y, siempre, incorporará la certificación del acta de la Junta en que se adoptó el acuerdo de aumento o reducción. Además, dependiendo de la contraprestación en el aumento y del tipo de reducción se acompañarán determinados documentos complementarios.
En la inscripción de aumento o de reducción de capital, que no podrá realizarse si los acuerdos correspondientes no se encuentran debidamente ejecutados, se hará constar en todo caso:
– El importe del capital aumentado o reducido.
– La identificación de las acciones o participaciones afectadas.
– La nueva redacción de los artículos estatutarios relativos al capital y a las acciones o participaciones.
Debemos distinguir cada uno de los supuestos:
a) Administradores: su nombramiento se inscribirá en virtud de una certificación del acuerdo de la Junta General en que fueron nombrados con la firma legitimada de quienes la expiden.
Excepcionalmente, y sólo para las sociedades anónimas, puede tratarse de un certificado del Consejo de Administración cuando la designación la haga el propio Consejo en el supuesto de cooptación, que ocurre cuando se produce una vacante en el seno del mismo dentro del plazo por el que fueron nombrados consejeros -sin que existieran suplentes- y éste designa, entre los accionistas, al que haya de cubrirla hasta que se reúna la primera Junta General.
También puede inscribirse el nombramiento en virtud del testimonio notarial del acta de la Junta o copia autorizada del acta notarial de la Junta en que se adoptó el acuerdo. Además podrá inscribirse el nombramiento mediante escritura pública en la que se acrediten las circunstancias del nombramiento y su aceptación.
La aceptación de los administradores puede resultar del mismo documento en que han sido nombrados o, si es posterior, dentro de otro documento con las mismas formalidades que el del nombramiento o de simple escrito con firma legitimada.
Hay que tener en cuenta la posibilidad de nombrar administrador a una persona jurídica. En este caso, es necesario, aportar una certificación del acuerdo adoptado por el órgano correspondiente de dicha persona jurídica, nombrando a la persona física que la represente en el ejercicio del cargo.
Por lo que respecta al cese hay que diferenciar:
– Si es voluntaria -dimisión- se practicará mediante escrito del interesado notificado fehacientemente a la sociedad, o en virtud de certificación del acta de la Junta General o del Consejo de Administración, con las firmas legitimadas notarialmente, en la que conste la presentación de dicha renuncia. El documento contendrá, necesariamente, la fecha en que la dimisión se haya producido. Ahora bien, cuando se trate de administrador único, éste no podrá renunciar sin acreditar que ha convocado Junta General para la designación del nuevo administrador.
– Si es por muerte o declaración de fallecimiento, se practicará en virtud de certificación del Registro Civil a instancia de la sociedad o de cualquier interesado.
– Si es removido de su cargo -cese-, podrá hacerse por cualquiera de los medios válidos para su designación o mediante testimonio de la resolución judicial firme por la que se le separa de su cargo.
Hay que tener en cuenta que, cuando la certificación de cese y nombramiento es expedida por el nuevo administrador y afecta al antiguo titular con facultad certificante, será preciso acompañar la notificación fehaciente al mismo (prevista en el art. 111 del Reglamento del Registro Mercantil) para que pueda oponerse a la práctica del asiento por falsedad de la certificación o falta de autenticidad del nombramiento.
b) Apoderados: al tratarse de un poder, su designación debe necesariamente constar en escritura pública, lo mismo que su revocación, modificación y sustitución.
Esta regla se aplica igualmente a los directores generales y gerentes, que al no ser representantes orgánicos de la sociedad deben ser nombrados y cesados por el órgano de administración en escritura pública.
c) Consejeros-delegados: la delegación de facultades dentro del Consejo supone un poder concedido por el mismo a uno o varios consejeros, por lo que requiere la correspondiente escritura pública. Sin embargo, la aceptación cuando no conste en la misma escritura, así como la renuncia y los acuerdos que revoquen la delegación de facultades concedida, podrá hacerse de la misma manera que la de los administradores.
d) Liquidadores: se aplican las mismas reglas que para los administradores, siendo también título inscribible el testimonio judicial de la sentencia firme que los hubiera nombrado.
En las sociedades de responsabilidad limitada, quienes eran administradores al tiempo de su disolución quedan convertidos en liquidadores, salvo que los estatutos digan otra cosa o la Junta que acuerde la disolución nombre otros.
e) Auditores de cuentas: para el supuesto normal de auditor nombrado por la Junta General se aplica la misma regla que para los administradores; esto es, basta la certificación del acuerdo con firmas legitimadas.
La disolución y liquidación de una sociedad son dos operaciones distintas y, por tanto, pueden llegar al Registro en momentos diferentes, si bien lo más frecuente es que se formalicen en un mismo acuerdo y den lugar a una sola inscripción.
a) Disolución: se practicará la inscripción en virtud de escritura pública en la que se recogerá la correspondiente certificación del acuerdo de la Junta. Si se trata de sociedades colectivas o comanditarias simples necesitará el concurso de todos los socios colectivos.
Si se trata de disolución de pleno derecho, el Registrador, a instancia de cualquier interesado o si se le hubiere solicitado cualquier certificación, extenderá de oficio una nota al margen de la última inscripción expresando que la sociedad ha quedado disuelta.
Cuando la disolución haya sido acordada judicialmente, se practicará la inscripción en virtud de testimonio judicial de la sentencia firme.
En la inscripción se hará constar, además de las circunstancias generales, la causa que la determina, el cese de los administradores, las personas encargadas de la liquidación y las normas que se hubieran acordado por la Junta general o la asamblea de socios para la liquidación y división del haber social.
b) Liquidación: para su inscripción deberá presentarse en el Registro la escritura pública que contenga la certificación del acuerdo de la Junta junto con el balance final de liquidación. En la misma se expresará que ha transcurrido el plazo para impugnarlo o que se ha satisfecho o garantizado el derecho de los acreedores sociales, así como que se ha procedido al reparto del haber social entre los socios. Si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada se relacionarán los socios y el valor de la cuota que les hubiere correspondido.
Se acompañarán los libros de la sociedad para su depósito en el Registro Mercantil o se manifestará en la escritura que quedan en poder de los liquidadores.
En principio pueden reactivarse todas aquellas sociedades que no se hubieran disuelto de pleno derecho (por transcurso del plazo por el que se constituyeron, por ejemplo).
Es necesario otorgar escritura pública que recoja el acuerdo de reactivación, que sólo es posible cuando:
– Haya desaparecido la causa que motivó la disolución
– El patrimonio no sea inferior al capital social y
– no se haya comenzado al pago de la cuota de liquidación a los socios.
El acuerdo de reactivación se publicará en el BORME y en un diario de los de mayor circulación de la provincia.
La escritura pública contendrá, además de las circunstancias anteriores, la declaración de los otorgantes sobre la inexistencia de oposición por parte de los acreedores y obligacionistas y, sobre todo, el nombramiento de los administradores y el cese de los liquidadores.
Finalmente, el acuerdo de reactivación deberá haber sido tomado con los requisitos y mayoría previstos para la modificación de estatutos, y una vez inscrito, se publicará en el BORME.
1º) ¿Qué es la calificación?
2º) ¿A quién corresponde la calificación? Supuesto de pluralidad de Registradores.
3º) ¿En qué plazo se debe realizar la calificación?
El Registrador hace efectivo el principio de legalidad mediante la calificación de los documentos. Esta función consiste en un examen de la adecuación de los mismos a los requisitos legales y reglamentarios.
Así, los Registradores calificarán bajo su responsabilidad:
– La legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicite la inscripción,
– La capacidad y legitimación de los que los otorgan y suscriben y,
– La validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y del contenido del Registro.
La calificación del Registrador se caracteriza por ser:
– Global y unitaria: la nota de calificación ha de incluir todos los defectos por los que proceda la suspensión o denegación del asiento solicitado,
– Uniforme: cuando un Registro Mercantil estuviera a cargo de más de un Registrador se procurará la unidad de criterio,
– Exclusiva e independiente: no puede apremiarse al Registrador a extender un asiento contrario a su calificación,
– Inexcusable: el Registrador no puede eludir en ningún caso la calificación de los documentos y
– Recurrible: los interesados tienen la posibilidad de recurrir la decisión del Registrador cuando éste suspenda o deniegue la inscripción. No cuando inscriba, porque los asientos están bajo la salvaguarda de los Tribunales mientras no se declaren nulos, y eso requiere un recurso judicial, no administrativo.
El resultado de la calificación puede ser:
– Positivo: se practica el asiento solicitado,
– Negativo: que, a su vez, puede ser total o parcial, pues cuando un título contuviera varios hechos, actos o negocios jurídicos inscribibles, independientes unos de otros, los defectos que se aprecien en uno de ellos no impiden la inscripción de los demás.
Y en cuanto a la propia calificación negativa, los defectos pueden ser subsanables -esto es, que no provocan la nulidad del título, permitiendo su corrección- o insubsanables -que requieren un nuevo otorgamiento-. En el primer caso, el Registrador suspenderá la inscripción, y en el segundo, la denegará.
Esta distinción entre faltas subsanables e insubsanables, lejos de ser sencilla, ha dado lugar a muchísimas controversias doctrinales. Lo que aquí nos interesa señalar es que las primeras mantienen la fecha de prioridad registral más allá de la duración del asiento de presentación, cuando la subsanación se produce dentro de la vigencia del mismo, pues se considera como fecha de inscripción la de la fecha del asiento de presentación. En cambio, la denegación no permite mantener la prioridad registral más allá de los dos meses de duración del asiento de presentación. Necesita un nuevo otorgamiento y un nuevo asiento de presentación. Como ejemplos de faltas subsanables podríamos citar la falta de expresión, o sin la claridad suficiente, de alguna de las circunstancias que deba contener la inscripción, o la no aportación de algún documento complementario. Y como falta insubsanable, la nulidad de la Junta que adoptó el acuerdo que se pretende inscribir por defecto de la convocatoria.
La calificación negativa exige siempre la expresión de las causas impeditivas y su fundamento jurídico, así como los medios de impugnación, el órgano ante quien deba recurrirse y el plazo para interponer el recurso.
La calificación negativa debe notificarse, dentro de los diez días hábiles siguientes, al presentante y al notario autorizante o a la autoridad judicial o administrativa que haya expedido el documento. Y en base a ella, los interesados podrán potestativamente:
– Instar la aplicación del cuadro de sustituciones para que otro Registrador califique de nuevo el título (en un plazo de quince días desde la notificación)
– Interponer recurso gubernativo ante la Dirección General de Registros y del Notariado (en el plazo de un mes desde la notificación) o
– Acudir directamente ante el Juzgado Mercantil (en el plazo de dos meses desde la notificación)
Hasta aquí hemos hablado de la calificación de los documentos por los que se solicita la inscripción de los actos o negocios que contienen en el Registro Mercantil. Pero, como sabemos, en éste se realizan otras funciones donde la calificación es más limitada. Así:
– en la legalización de los libros de los empresarios, la actuación del Registrador se contrae a comprobar si la solicitud de legalización cumple los requisitos legalmente establecidos,
– en el depósito de cuentas, se limita exclusivamente al examen de si los documentos son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la Junta General y si constan en ellos las firmas preceptivas y
– en el nombramiento de expertos y auditores no hay propiamente calificación, puesto que se trata de un expediente regido por normas que dejan poco margen a la discrecionalidad del Registrador. Se califica únicamente la oportunidad de su nombramiento.
La calificación la realiza el Registrador en cuya circunscripción territorial tenga su domicilio la sociedad que pretenda la inscripción del documento.
Cuando un Registro Mercantil estuviera a cargo de varios Registradores, el despacho de los documentos se hará conforme al convenio de distribución de materias o sectores que hayan acordado. Cuando el Registrador calificante aprecie defectos en un documento que impida practicar la inscripción lo pondrá en conocimiento del cotitular o cotitulares del sector para que, si alguno de ellos lo considera inscribible, extienda el asiento bajo su responsabilidad.
El plazo máximo para calificar es de quince días hábiles, contados desde la fecha de presentación. Ahora bien,
– cuando el título se hubiera retirado antes de la inscripción, los quince días se cuentan desde la devolución del mismo y
– cuando existiera pendiente de despacho un título anterior, se contarán desde la fecha de despacho de éste.
El plazo de quince días desde la fecha del asiento de presentación es también el plazo de inscripción, lo que hay que tener en cuenta cuando la calificación es positiva.
Cuando el Registrador incumple el plazo de calificación, el interesado podrá:
– bien instar la calificación en tres días improrrogables o,
– bien acudir al cuadro de sustituciones establecidos por la Dirección General para que un Registrador sustituto califique en quince días.
El incumplimiento del plazo de inscripción da lugar a una reducción del 30% de los honorarios, que el Registrador debe aplicar de oficio.
Aquí hay que tener en cuenta el plazo especial de seis horas hábiles para la constitución de sociedades con estatutos tipo.
1º) ¿Cuáles son los medios de publicidad del Registro Mercantil?
2º) ¿Cómo puede obtenerse la publicidad del Registro Mercantil?
3º) Publicidad formal de las cuentas anuales
GESTIÓN DEL IMPUESTO: PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
Como consecuencia del carácter público del Registro Mercantil, toda persona puede conocer el contenido de los asientos, así como de los documentos archivados y depositados en el mismo.
Los medios por los que se puede acceder a la información contenida en el Registro Mercantil son:
– La certificación del Registrador, que podrá ser tanto de los asientos del Registro como de los documentos archivados o depositados en el mismo. Se expedirá en el plazo de cinco días desde su solicitud.
– La nota simple informativa y la copia de los documentos archivados o depositados en el Registro. Ésta se expedirá en el plazo de tres días.
La certificación, que deberá llevar la firma del Registrador, es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos, mientras que la nota simple sólo tiene carácter informativo.
Los Registradores han de tener en cuenta la legislación de protección de datos personales, de cuyo cumplimiento son responsables. Asimismo, deben tratar los asientos registrales de modo que se haga efectiva su publicidad directa, impidiendo, al mismo tiempo, su manipulación o televaciado.
Las certificaciones y notas simples pueden solicitarse y obtenerse por personación en la oficina, por correo o por vía telemática, debiendo el Registrador remitirla en la misma forma. Además, se podrá consultar el contenido de las hojas registrales a través del FLEI (Fichero Localizador de Entidades Inscritas) en Internet.
Por lo que respecta a las solicitudes de publicidad formal en masa, deben atenderse por el Registrador siempre que:
– Se haga en cumplimiento de alguna disposición legal.
– Su objetivo satisfaga un interés público.
– Deriven de un convenio de colaboración suscrito con el Colegio de Registradores.
Las solicitudes quedan archivadas durante tres años de forma que pueda identificarse al solicitante, que se compromete a salvaguardar el derecho a la intimidad. Los Registradores harán constar la prohibición de incorporar los datos a ficheros o bases informáticas para la consulta individualizada de personas jurídicas.
a) Certificación expedida por el Registrador dentro de los cinco días siguientes a la solicitud.
b) Copia de los documentos depositados, que se expedirá en el plazo de tres días desde su solicitud, con indicación del número de hojas, fechas en que se extienden y con el sello del Registrador. Esta copia puede expedirse en soporte informático.
1º) ¿Quién puede legalizar sus libros en el Registro Mercantil?
2º) ¿Qué libros han de llevar los empresarios?
3º) ¿Dónde y cuándo se han de legalizar los libros de los empresarios?
4º) Procedimiento de la legalización
5º) ¿Qué ocurre si se presentan a legalizar los libros de un empresario que, no obstante estar obligado a estar inscrito en el Registro
Mercantil, no lo está?
b) DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES
1º) ¿Qué son cuentas anuales?
2º) ¿Quiénes están obligados al depósito de sus cuentas anuales?
3º) ¿Dónde y cuándo se presentan a depósito las cuentas anuales?
4º) ¿Cómo se presentan a depósito las cuentas anuales?
5º) ¿Cómo se efectúa el depósito de las cuentas anuales?
6º) ¿Qué sucede con los documentos depositados?
7º) ¿Qué sucede si se incumple la obligación legal de depositar las cuentas anuales?
c) NOMBRAMIENTO DE EXPERTOS INDEPENDIENTES Y AUDITORES DE CUENTAS
1º) ¿Quiénes son?
2º) ¿Cómo se solicita su nombramiento?
3º) ¿Cómo se designan?
El Código de Comercio impone a todo empresario la obligación de legalizar sus libros en el Registro Mercantil. En 1994 se amplío esta obligación a todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades, con lo que se incluyeron las Fundaciones, Asociaciones, Cooperativas, Comunidades de Bienes…
En general, en el Registro Mercantil se legalizan todos los libros de las sociedades o entidades, estén o no sujetas a inscripción, con excepción de los siguientes: los de las Comunidades de Propietarios (que se legalizarán en el Registro de la Propiedad correspondiente), los de los Organismos Oficiales y los de los Partidos Políticos.
Por lo que respecta a los comerciantes individuales, aun cuando no estén inscritos en el Registro Mercantil (recordemos que su inscripción es potestativa) la ley del IRPF les obliga a llevar su contabilidad según las normas del Código de Comercio cuando estén sujeto al impuesto en el Régimen de estimación directa.
Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada que permita el seguimiento cronológico de todas sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. A tal fin la norma mercantil exige, de forma expresa, la llevanza de los siguientes libros:
– Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
Además, están los llamados “libros societarios”, que se conciben para registrar determinados aspectos decisivos en la vida de la sociedad. Tales son:
– Libros de Actas: en él han de constar todos los acuerdos tomados por la Junta General y por los demás órganos colegiados de la sociedad. Debe llevarse un libro de actas por cada órgano (Libro de actas de la junta y libro de actas del consejo de administración). Necesariamente han de legalizarse antes de su utilización.
Hay que tener en cuenta que no puede legalizarse un nuevo libro de actas mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior, o la denuncia de su sustracción, o se presente acta notarial de su extravío o destrucción.
– Libro de acciones nominativas, para las sociedades anónimas y sociedades comanditarias por acciones.
– Libro registro de socios, para las sociedades de responsabilidad limitada.
Finalmente, es facultativa la legalización de los denominados “libros de detalle”, del libro diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios individuales y por la sociedad, como auxiliares de los libros de contabilidad y de los libros propios de las sucursales.
La competencia corresponde siempre al Registro Mercantil del domicilio del empresario o sociedad que haya de legalizar sus libros. El posterior cambio de domicilio social no afecta a la legalización, que conserva su validez.
Todos los libros se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Si la legalización se solicita fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de Legalizaciones.
La solicitud de legalización se efectuará mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil competente, debidamente suscrita y sellada, acompañada de los libros que deban legalizarse. En la instancia constarán las siguientes circunstancias:
– Relación de los libros cuya legalización se solicite, con expresión de si se encuentran en blanco o han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como el número de folios u hojas de las que se compone cada libro.
– Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita. (Hay que tener en cuenta que no pueden legalizarse libros iguales a los ya legalizados sin aportarlos. Si se han extraviado deberán acreditarlo por acta notarial, y si han sido robados, mediante denuncia a la policía).
De la presentación de los libros se practicará asiento en el Libro Diario de Legalizaciones en el que se hará constar la fecha de presentación de la instancia, se identificará al empresario solicitante y el número y clases de los libros a legalizar.
Si no apreciare defectos, el Registrador procederá a la legalización dentro de los quince días siguientes a su presentación, practicando el correspondiente asiento en el Libro de legalizaciones, haciendo constar esta circunstancia al margen del asiento de presentación y al pie de la solicitud, que quedará a disposición de los interesados junto con los libros. El otro ejemplar de la instancia quedará archivado en el Registro durante el plazo de seis años, en legajos formados anualmente por orden numérico y cronológico.
Cuando se trate de libros presentados en soporte magnético o telemáticamente el Registrador también calificará que el algoritmo generado por los correspondientes ficheros coincide con el que conste en la relación de libros presentada con la instancia. Si no median defectos, el Registrador devolverá el disco o soporte correspondiente y extenderá una certificación que, bajo su firma, identificará al empresario y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones.
5º) ¿Qué ocurre si se presentan a legalizar los libros de un empresario que, no obstante estar obligado a estar inscrito en el Registro?
Los empresarios individuales pueden formular la solicitud y obtener la legalización aun cuando no se encuentren inscritos en el Registro Mercantil. Al ser meramente potestativa su inscripción, salvo para el naviero, la legalización no exige que figuren inscritos.
Por el contrario, los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos, sólo podrán solicitar la legalización después de que se practique la inscripción de su constitución. Los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique.
Las cuentas anuales hacen referencia a un conjunto de documentos que reflejan la situación patrimonial y financiera de una sociedad. Constituyen un todo unitario aunque están formadas por:
– El balance, que recoge los bienes y derechos que integra el activo y las obligaciones que forman el pasivo. Expresa cuál es el patrimonio y la situación financiera de la empresa.
– La cuenta de pérdidas y ganancias, que comprende los ingresos y gastos del ejercicio, es decir, los resultados de la sociedad en ese año.
– La memoria, que aclara y explica la información contenida en los anteriores documentos.
Para facilitar su objetivo, dar una imagen fiel de la sociedad, la Ley de Sociedades de Capital establece una serie de reglas que aportan uniformidad y homologación a las cuentas, contribuyendo a facilitar su comprensión.
Las cuentas sociales son un concepto más amplio ya que, junto a las cuentas anuales, incluyen otros documentos obligatorios según el tipo y volumen de la sociedad, como el informe de gestión, el informe de los auditores, flujos de efectivo, la información medioambiental, etc.
Todo empresario está obligado a formular sus cuentas al cierre del ejercicio. Tratándose de sociedades, son sus administradores los obligados a formularlas dentro de los tres meses siguientes al cierre del mismo.
La legislación mercantil establece para algunas sociedades la obligatoriedad de depositar sus cuentas en el Registro Mercantil para atender al interés que diversas personas, ajenas a la gestión de la empresa -como los accionistas, trabajadores, acreedores, incluso la propia Administración-, tienen en conocer la verdadera situación de la sociedad.
Deben presentar a depósito sus cuentas todas las sociedades de capital, esto es, las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades comanditarias por acciones. También las sociedades de garantía recíproca, los fondos de pensiones y, en general, cualquier empresario al que una disposición legal le exija dar publicidad a sus cuentas anuales.
Los demás empresarios inscritos pueden solicitar el depósito de sus cuentas, debidamente formuladas, aun cuando no estén obligados a ello.
La presentación de las cuentas se ha de realizar en el Registro Mercantil del domicilio social y ha de hacerse dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas.
Esto supone que, si las cuentas se aprueban por la Junta General el último día del plazo legal, el 30 de junio, las cuentas deberán presentarse antes del 30 de julio.
Las cuentas presentadas fuera de plazo podrán ser depositadas, pero con la nota de presentación fuera de plazo.
Hasta el 1 de enero de 2000 las cuentas anuales e informes complementarios debían presentarse en soporte papel; a partir de esa fecha se pueden presentar, también, en soporte informático, en la forma determinada por la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de mayo de 1999. También es posible la presentación a través de procedimientos telemáticos.
Siempre se formularán en los impresos y modelos oficiales suministrados por el Registro Mercantil. Y, tratándose de soporte informático, cumplirá los requisitos de formato y contenido regulados por la citada Instrucción de la Dirección General.
De otra parte, pueden presentarse a depósito las cuentas anuales mediante:
– Su envío por correo o procedimiento análogo, si bien el Registrador no está obligado a realizar el asiento de presentación, salvo que le fueran remitidas por otro Registrador o por una autoridad judicial o administrativa si concurren razones de urgencia o necesidad.
– Su presentación en un Registro Mercantil o de la Propiedad del distrito en que se hayan firmado las cuentas, para que sean remitidas por fax o procedimiento similar, al Registro competente los datos para realizar el asiento de presentación.
1) Solicitud de depósito firmada por el presentante.
2) Certificación del acuerdo del órgano social competente que contenga la aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
Cuando se realice el depósito telemáticamente, la certificación deberá ir firmada electrónicamente y, a su vez, dichas firmas deberán ir legitimadas notarialmente con la firma electrónica avanzada del notario.
3) Un ejemplar de las cuentas anuales, debidamente identificado.
4) Un ejemplar del informe de gestión.
5) Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
6) Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
7) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
8) Declaración medioambiental de la empresa.
Presentada la documentación, se practica en el Libro Diario del Registro un asiento de presentación identificando al presentante y relacionando los documentos presentados. Este asiento tiene un plazo de duración de cinco meses, superior, por tanto, a los dos meses que constituye la regla general en el Registro Mercantil.
A continuación, dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador calificará bajo su responsabilidad:
– Si los documentos presentados son los exigidos por la ley,
– Si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios.
– Si constan las preceptivas firmas, establecidas reglamentariamente.
Cuando se hayan presentado en soporte magnético, también calificará que el algoritmo generado coincida con el que los administradores deben expresar en la certificación.
Si no aprecia defectos, el Registrador tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja abierta a la sociedad, haciendo constar esa circunstancia al pie de la solicitud, que quedará a disposición de los interesados.
Se conservan en el Registro Mercantil durante seis años, a contar desde el anuncio del depósito en el BORME.
Previa autorización de la Dirección General, podrá sustituirse por el almacenamiento mediante procedimientos informáticos de lectura óptica dotados de las garantías suficientes.
El depósito de las cuentas anuales y, en su caso, de los informes de gestión y del de los auditores, no constituye una opción para la sociedad, sino una obligación de imperativo cumplimiento. Su infracción puede dar lugar a una doble reacción: el cierre registral y la imposición de sanciones a la sociedad.
– Cierre registral: transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas, se cerrará la hoja registral a la inscripción de los actos y contratos de la sociedad. El plazo de un año tiene en cuenta los seis meses para celebrar la Junta General que ha de aprobar las cuentas, el mes para presentarlas y los cinco que dura el asiento de presentación.
Ahora bien, el cierre no es absoluto, puesto que no afecta:
– al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores,
– a la revocación o renuncia de poderes generales,
– a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y,
– a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Estamos hablando siempre de cuentas aprobadas. Cuando la Junta no aprueba las cuentas no pueden depositarse y, para evitar el cierre del Registro, se ha de acreditar esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración expresando su causa, o bien copia del acta notarial de la Junta en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Estos documentos han de presentarse dentro del plazo para depositar las cuentas y renovarse cada seis meses y son objeto de inscripción en el Registro y de publicación en el BORME.
El cierre del Registro tampoco se producirá cuando se interponga recurso gubernativo contra la suspensión o denegación del depósito o contra la resolución del Registrador sobre el nombramiento de auditores a petición de la minoría. En estos supuestos, el plazo de depósito se prorrogará hasta la resolución del recurso en el primer caso y tres meses más en el segundo.
La imposibilidad de depositar las cuentas de un ejercicio no afecta a la necesidad de depositar las de los ejercicios posteriores.
– Sanciones administrativas: además de producirse el cierre, la sociedad puede ser objeto de una sanción administrativa consistente en una multa cuya cuantía dependerá del volumen de la sociedad infractora. El sujeto pasivo es la propia sociedad y no los administradores, a pesar de ser ellos los obligados a depositar las cuentas. Esta infracción prescribe a los tres años.
Durante el primer mes de cada año los Registradores remitirán a la Dirección General de los Registros y del Notariado una relación alfabética de las sociedades que no hubieran cumplido en debida forma con la obligación de depositar las cuentas durante el año anterior.
Los expertos independientes tienen como misión la elaboración de un informe sobre las aportaciones no dinerarias a sociedades anónimas o comanditarias por acciones.
Los auditores deben verificar las cuentas anuales de las sociedades obligadas a ello, teniendo que nombrar auditor el Registrador Mercantil cuando:
a) La Junta general no hubiera nombrado a los auditores antes de que finalice el ejercicio a auditar.
b) Las personas nombradas no acepten el cargo dentro del plazo establecido o, por cualquier causa justificada, no puedan cumplir sus funciones.
c) Cuando, sin estar obligada la sociedad, lo solicite el 5% del capital social.
La solicitud de nombramiento se hará mediante instancia por triplicado, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social, expresando las circunstancias siguientes:
A) Para los expertos independientes:
Denominación y datos de identificación registral de la sociedad o nombre y apellidos de las personas que promuevan su constitución, así como su domicilio.
Descripción de los bienes, con indicación del lugar en que se encuentren, y el número y valor nominal y, en su caso, prima de emisión de las acciones a emitir como contrapartida.
B) Para auditores:
Presentada la instancia, se practicará en el Libro Diario el correspondiente asiento de presentación, donde se identificará al solicitante y al presentante, y se indicarán sucintamente, según los casos, los bienes a valorar o la denominación y datos registrales de la sociedad a auditar y la causa de la solicitud.
Practicado el asiento de presentación, se procederá a la apertura de un expediente numerado – cuya existencia se hará constar por nota al margen del asiento de presentación -, que recogerá todas las incidencias que se relacionan a continuación.
A) Para expertos independientes:
Dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador designará uno o, en su caso, varios expertos independientes entre las personas físicas o jurídicas que pertenezcan a profesión directamente relacionada con los bienes objeto de valoración o que se hallen específicamente dedicadas a valoraciones o peritaciones y que no estén incursos en causa de incompatibilidad.
El nombramiento se hace constar por diligencia en los ejemplares de la instancia presentada, uno de los cuales se entregará o remitirá al solicitante, otro será archivado en el Registro y el tercero se remitirá al experto. En caso de pluralidad de expertos, se enviarán fotocopias diligenciadas a cada uno de los nombrados.
El nombramiento se notificará al experto designado por cualquier medio que permita dejar constancia de la fecha en que se recibe la notificación y, en el plazo de cinco días a contar desde la fecha de la notificación, el nombrado debe comparecer ante el Registrador para aceptar el cargo, aceptación que se hará constar por diligencia en la instancia archivada en el Registro.
Transcurrido ese plazo sin haber comparecido el designado, cualquiera que fuese la causa que lo haya impedido, caducará su nombramiento, procediendo el Registrador a efectuar un nuevo nombramiento.
En los cinco días siguientes al del asiento de presentación, el Registrador trasladará a la sociedad afectada copia de la instancia y de los documentos adjuntos a ella, por cualquier medio que permita dejar constancia de la fecha en que se reciba la notificación. La sociedad sólo podrá oponerse al nombramiento solicitado si en el plazo de cinco días, a contar desde la fecha de la notificación, aporta prueba documental de que no procede el nombramiento o si niega la legitimación del solicitante. El escrito de oposición se archivará en el expediente.
Dentro de los cinco días siguientes al de la presentación del escrito de oposición, el Registrador resolverá según proceda, siendo su resolución recurrible ante la Dirección General de los Registros y del Notariado, en el plazo de quince días a contar de la fecha de notificación de la resolución.
Transcurrido el plazo de oposición sin haberse planteado ésta o, en otro caso, firme la resolución del Registrador, procederá éste al nombramiento solicitado. Para ello, en el mes de enero de cada año, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas remitirá al Registrador Mercantil Central una lista de los auditores inscritos en el Registro Oficial a 31 de diciembre del año anterior, por cada circunscripción territorial de los Registros Mercantiles existentes.
Recibida la lista, el Registrador Mercantil Central remitirá a cada Registrador Mercantil la lista correspondiente a su circunscripción y publicará en el Boletín Oficial del Registro Mercantil el día y la hora del sorteo público para determinar en cada circunscripción el orden de nombramientos. Efectuado el sorteo, se publicará en el Boletín Oficial del Registro Mercantil la letra del alfabeto que determine el orden de los nombramientos.
El nombramiento se hará constar por diligencia en los ejemplares de la instancia presentada, uno de los cuales se entregará o remitirá al solicitante, otro será archivado en el Registro y el tercero se remitirá al auditor nombrado. En caso de pluralidad de auditores o de nombramiento de suplentes, se enviarán fotocopias diligenciadas a cada uno de los nombrados. Al efectuar el nombramiento, el Registrador fijará la retribución a percibir por los auditores para todo el período que deban desempeñar el cargo o, al menos, los criterios para su cálculo.
Aceptado el cargo, el nombramiento de auditor se inscribirá en el Libro de nombramiento de expertos y auditores, indicándose el número de expediente y, además, en la hoja abierta a la sociedad extendiéndose las oportunas notas de referencia.
4º) ¿Cuál es su actuación?
A) Para expertos independientes.
Los expertos independientes elaborarán su informe por escrito razonado en el plazo de un mes a contar desde la fecha de la aceptación del nombramiento. Concurriendo circunstancias excepcionales, el Registrador, a petición del propio experto, podrá conceder un plazo mayor.
Si el informe no es emitido en el plazo concedido, caducará el encargo, procediéndose por el Registrador a un nuevo nombramiento, sin perjuicio de la responsabilidad en que pueda haber incurrido el experto por el incumplimiento de su mandato.
B) Para auditores.

References: artículo 17
 resolución 
 resolución 
 artículo 112
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución 
 resolución