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Ángela Campos Ríos
1 Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co Ref /2014/SGC SEÑORA PALACIO, Asunto: Procesos documentales acorde con la Resolución No de 2014 Respetada señora Sandra : El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No en la cual solicita información sobre el proceso documental acorde con la Resolución No de Al respecto nos permitimos señalar lo siguiente: Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia. DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República. El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del
2 programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos electrónicos de archivo. La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación AGN, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad. A continuación nos permitimos dar respuesta a su solicitud de información así: Las directrices señaladas en la Resolución 8934 de 2014 se encuentran alineadas con los aspectos de la gestión documental electrónica establecidos principalmente en los artículos 19, 21 y 46 a 49 de la Ley 594 de 2000, en el Decreto 2609 de 2012 y en concordancia con los artículos 5º a 13º de la Ley 527 de 1999, en tal sentido los procesos archivísticos desarrollados en las entidades vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán cumplirse a partir de lo dispuesto en esta Resolución 8934 de 2014 y de conformidad con los instrumentos archivísticos descritos en su artículo 3º. La gestión documental electrónica, el desarrollo e implementación de los procesos archivísticos y la adopción de tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) por parte de la entidades vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, implica que la generación y procesamiento de documentos electrónicos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en estas entidades, que es un deber articularse con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más
3 eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país. Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición final, búsquedas, informes, exportación etc ) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía etc ) las entidades públicas y las privadas con ocasión de la adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, deberán tener en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO (Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final y documentación de procesos de la gestión documental), NTC ISO y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización. La implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, - SGDEA exige como mínimo tener el Cuadro de Clasificación Documental como requerimiento funcional y la parametrización de las tablas de retención documental a fin de garantizar la correcta gestión de los documentos electrónicos de archivo. Así las cosas se requiere que al implementar SGDEA, se cumpla con especificaciones técnicas y requerimientos, que debe estar acompañado de políticas y procedimientos para que el sistema permita como mínimo: Reflejar el esquema de la documentación plasmada en los cuadros de clasificación y TRD
4 Controlar el ciclo vital del documento, es decir, desde la producción hasta la disposición final, este último proceso se encuentra reflejado en las TRD El SGDEA es una herramienta y por lo mismo no reemplaza los instrumentos archivísticos, entre ellos los cuadros de clasificación y las TRD Mantener la integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes, Series, Subseries), así como el vínculo archivístico de los documentos Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico Atender los principios archivísticos de procedencia y orden original Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo. Asegurar la preservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo Facilitar la utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes sistemas de información internos o externos. En relación con su inquietud sobre los aplicativos y equipos tecnológicos para la gestión documental, le informamos que tanto la Resolución expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación, siguen el principio de neutralidad tecnológica, establecida como principio orientador en la Ley 1341 de 2009 y en tal sentido no se sugiere el uso de alguna tecnología en particular, por cuanto, la competencia del AGN se centra en la emisión de políticas y directrices orientadas al cumplimiento de estándares y requisitos que deben reunir las aplicaciones para la gestión documental. Igualmente y para atender su solicitud de información sobre normativa y eventos de capacitación, le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas para archivos y la web así mismo a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental.
5 Aprovechamos la oportunidad para informarle que La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico TIADE, realizó la identificación de las principales normas técnicas internacionales de diferentes organismos de normalización como: ISO, AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales serán dispuestas paulatinamente al público para su consulta. La identificación involucra temas como gestión de documentos, sistemas de información, almacenamiento, repositorios digitales, medios ópticos, ente otros. A partir de la identificación se creó una matriz, la cual podrá consultar en: -ypublicaciones/herramientaslineamientos Esperamos que esta información sirva de base para los propósitos que la entidad ha emprendido para la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA; sin embargo en caso de cualquier inquietud al respecto, no dude en consultar nuevamente al AGN. En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cordialmente, JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - TIADE Anexos. N.A. Proyectó: Jorge William Triana Torres, Coordinador GGDAE TIADE Arturo Daniel López Coba Abogado Contratista. SNA AGN Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE AGN Archivado en la Serie: Conceptos técnicos JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ
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 Resolución 
 artículo 28