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Timestamp: 2019-04-20 01:15:40+00:00

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Abmahnung schreiben – Definition, Beispiele & Vorlage
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Bei dem Wort Abmahnung denkt man im Arbeitsrecht zunächst an den Warnschuss für den Arbeitnehmer, dass bei wiederholtem Fehlverhalten die Kündigung folgt. Als Vorwarnung findet man sie jedoch auch in anderen Rechtsbereichen, auf die wir in diesem Artikel genauer eingehen.
Eine Abmahnung ist grundsätzlich immer eine Rüge für ein Fehlverhalten. Damit wird beabsichtigt, dass die gemahnte Person künftig das beanstandete Verhalten unterlässt. Für den Fall, dass sich nichts verändert, werden bereits die Konsequenzen angedroht.
Angedrohte Konsequenzen bei fortgesetztem Fehlverhalten gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen in verschiedenen Rechtsbereichen, von denen wir uns nachher drei näher anschauen werden.
In folgenden Rechtsbereichen kommen Abmahnungen vor (in alphabetischer Reihenfolge):
Arbeitsrecht: Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer wegen Fehlverhalten abmahnen, dies ist aber auch umgekehrt möglich! Dazu kommen wir später separat.
Schuldrecht: Im Schuldrecht kann ein Schuldner unter Fristsetzung zum Schadensersatz aufgefordert werden. Hier tritt nach §281 (3) BGB eine Abmahnung an die Stelle einer Fristsetzung, wenn diese nach Art der Pflichtverletzung nicht in Betracht kommt. In den Bereich des Schuldrechts fallen übrigens auch die Mahnungen wegen Zahlungsverzug.
Im Strafrecht kommen Abmahnungen in Betracht bei Verletzungen des Persönlichkeitsrechts (Beleidigungen, Verleumdung, üble Nachrede; hier greifen §§185 ff. StGB). Dabei gelten reine Meinungsäußerungen, die auf Fakten beruhen (auch wenn sie unangenehm für den Betroffenen sind), nicht als Verleumdung.
Im Strafrecht besteht ein Unterlassungsanspruch sowie ein Anspruch auf Widerruf und Berichtigung und unter Umständen Schadensersatz. In diesem Fall wird der Gegner, bevor es vor Gericht geht, abgemahnt und kann eine Unterlassungserklärung abgeben. Gleichzeitig verpflichtet er sich, andernfalls eine Vertragsstrafe zu bezahlen. Eine solche Abmahnung und Unterlassungserklärungen helfen dabei, eine außergerichtliche und kostengünstigere Einigung zu erzielen.
Verwaltungsrecht: Im öffentlich-rechtlichen Bereich erlauben eine Vielzahl von Gesetzen die Abmahnung von Bürgern durch Behörden. Ziel ist es, bestimmte Missstände abzustellen. Beispielsweise kann eine Erlaubnis widerrufen werden, wenn der Antragsteller gesetzliche Auflagen nicht oder nicht rechtzeitig befolgt.
Wettbewerbsrecht: Hier werden konkurrierende Firmen gebeten, ein Verhalten zu unterlassen, üblicherweise in Verbindung mit hohen Vertragsstrafen.
Darüber hinaus sind auch Abmahnungen im Markenrecht, Presse- und Urheberrecht sowie bei Aktionen wie Spam-Mails (unerlaubter Werbung, unerwünschter Akquise etc.) möglich. Außerdem natürlich im Mietrecht.
Abmahnungen bei Zahlungsverzug
Mit dieser Art der Mahnungen wirst du in einer Firma häufig zu tun haben, da die Kunden ihren Verpflichtungen nicht immer pünktlich nachkommen. Daher solltest du dich mit diesem Thema besonders gut auskennen. Insbesondere deshalb, damit du eine rechtlich korrekte Abwicklung sicherstellen kannst.
Zunächst einmal ein Hinweis: Es ist zwar meistens üblich, aber nicht vorgeschrieben, den Kunden dreimal zu mahnen. Manche Firmen mahnen sogar noch viel öfter, was beim Kunden dann allerdings keinerlei Druck mehr ausübt. Es wird eher als Information angesehen.
Bevor du mahnst, musst du sicher sein, dass der Kunde wirklich im Verzug ist!
Unterschied zwischen Privat- und Geschäftskunden
Du musst bei den Mahnungen den Unterschied zwischen Geschäfts- und Privatkunden beachten. Dieser ergibt sich aus § 286 (3) BGB. Denn demnach geraten Privatleute nur in Verzug, wenn sie vorher (also in der Rechnung oder natürlich den AGBs) ausdrücklich darauf hingewiesen wurden, wann der Verzug beginnt.
Normalerweise beträgt die Frist 30 Tage, sie kann aber auch abweichend festgesetzt werden. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen Privat- oder Geschäftskunden handelt. Bei B2B-Geschäften ist der Leistungszeitpunkt wichtig. Denn hier versuchen machen Kunden, sich mit einer fehlenden Rechnung herauszureden.
Gesetzliche Grundlage § 286 (3) BGB:
Privatkunden immer auf Zahlungsfrist hinweisen
Merke dir also, dass du Privatkunden immer auf die Zahlungsfrist hinweisen musst. Zusätzlich musst du sie durch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung offiziell in Verzug setzen.
Geschäftskunden sind automatisch nach 30 Tagen im Zahlungsverzug
Vor der Neuerung des §286 BGB musste man die Schuldner noch extra und nachweislich in Verzug setzen. Geschäftskunden befinden sich aber jetzt „innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ automatisch in Verzug. Dafür muss nur gewährleistet sein, dass du die Leistung zweifellos vollständig erbracht hast.
Formulierung für Abmahnung: Muster
Wenn du das dreistufige Mahnverfahren dennoch durchführen möchtest, dann musst du auf die klassischen Steigerungen in der Formulierung achten. Das erste Schreiben sollte einer freundlichen Erinnerung entsprechen, in dem du den Kunden im Betreff auf die Rechnung und das Rechnungsdatum hinweist. Du kannst Formulierungen verwenden wie „Sicherlich haben Sie übersehen, dass die oben genannte Rechnung am xy zur Zahlung fällig war …“
Für die Mahnschreiben gibt es im Internet verschiedene Vorlagen und Muster, die du gratis downloaden kannst. Du kannst dir aber leicht selbst eigene Vorlagen erstellen. Wichtig ist, dass du die Rechnung samt Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag erwähnst, damit der Kunde sie schnell in seiner Buchhaltung finden kann.
Um Ausreden wie „Diese Rechnung hab ich gar nicht erhalten, können Sie die noch mal schicken?“ zu umgehen, senden viele Unternehmen automatisch eine Kopie der Rechnung mit. Das geht am schnellsten und du musst auch keine weitschweifigen Texte in dein Anschreiben setzen. Wichtig sind die verschiedenen Formulierungen, die du in eigene Worte packen kannst, wie im folgenden Beispiel beschrieben:
Die erste Mahnung schreiben
Hier weist du noch höflich auf die fehlende Zahlung hin: „Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung xy feststellen.“
Die zweite Mahnung schreiben
Nun musst du nachdrücklicher werden und dem Kunden eine Frist für den erwarteten Zahlungseingang setzen: „Bitte zahlen Sie umgehend den offenen Rechnungsbetrag in Höhe von … bis spätestens … auf unser untenstehendes Konto.“
Die dritte und letzte Mahnung schreiben
In der dritten Mahnung setzt du eine weitere Frist und drohst gleich gerichtliche Schritte an: „Leider konnten wir immer noch keinen Geldeingang feststellen. Daher setzen wir Ihnen hiermit eine letzte Frist bis zum … Sollten Sie auch diese Zahlungsfrist verstreichen lassen, sehen wir uns gezwungen, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten.“
Basierend auf dem Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr sowie §288 Abs. 5 BGB gilt: „Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro“. Wenn die Ausgaben nachweislich höher waren, kannst du auch mehr ansetzen.
Achtung: Diese Pauschale darf nur gegenüber Geschäftsleuten, nicht aber gegenüber Privatpersonen angesetzt werden!
Für die genaue Höhe von Mahngebühren gibt es keine Vorschrift. Außerdem musst du die Mahngebühr noch von den Bearbeitungskosten unterscheiden. Aber allgemein werden 2,50 Euro pro Mahnung als angemessen betrachtet.
Achtung: Mahngebühren dürfen nur erhoben werden, wenn der Kunde sich schon im Verzug befindet. Für das erste Schreiben, mit dem du ihn überhaupt in Verzug setzt, darfst du die 2,50 Euro noch nicht berechnen!
Basis für die Verzugszinsen ist für Geschäftskunden §288 Abs. 1 BGB: Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Basis für die Verzugszinsen der Privatkunden ist §288 Abs 2 BGB: Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Ein höherer Zins sowie die Geltendmachung eines weiteren Schadens sind nach Absatz 3 und 4 ebenfalls zulässig.
Achtung: Die Zinssätze beziehen sich auf ein Jahr und sind nicht einfach auf die Rechnungssumme aufzuschlagen!
Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank nach §247 BGB berechnet und im Bundesanzeiger veröffentlicht. Am 18.12.2018 wurde bekannt gegeben, dass der Basiszinssatz ab dem 01.01.2019 unverändert bei -0,88% liegt.
Beispiel: -0,88% + 9% = 8,12% pro Jahr. Bei einer Forderung von 5000 Euro und einem Verzug von 6 Wochen (=42 Tagen) berechnest du:
5000 € x 8,12% = 406€/360×42 = 47,37 € Verzugszins.
Wenn du schneller und sicherer rechnen möchtest, kannst du auf einen Online-Rechner zurückgreifen. Diesen findest du beispielsweise unter:
https://www.zinsen-berechnen.de/verzugszinsrechner.php
Gerade zwischen Firmen, die ähnliche Produkte herstellen, herrscht ein besonders starker Konkurrenzkampf. Was tun, wenn der Wettbewerber plötzlich ein (beinahe) identisches Produkt auf den Markt wirft und dabei vielleicht sogar Patente verletzt? Auch hier wirst du mit Abmahnungen reagieren müssen. Vorsorglich immer mit einem darauf spezialisierten Anwalt. Wichtige gesetzliche Regelungen hierzu findest du im UWG, dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. Außerdem ist das Unterlassungsklagengesetz mit anzuwenden.
Nach §2 Nr. 3 UWG sowie §8 Abs. 3 Nr. 2 UWG dürfen es nur Geschäftspersonen und auch nur Mitbewerber sein, die miteinander in einem konkreten Wettbewerbsverhältnis stehen. Daneben dürfen auch Verbände oder Wettbewerbsvereine eine Abmahnung aussprechen.
Eine solche Abmahnung muss den konkreten Anlass genau beschreiben und rechtlich begründen. Daneben muss darin der Gegner zur Unterlassung eines Verhaltens und Abgabe einer Unterlassungserklärung aufgefordert werden.
Für den Fall, dass er dies nicht innerhalb einer bestimmten Frist erledigt, sind gleichzeitig gerichtliche Schritte anzudrohen. Du kannst ihn außerdem zur Aufforderung der Erstattung deiner Anwaltskosten auffordern. Diese muss er dir ohnehin erstatten, aber meist wird dies dennoch in der Abmahnung erwähnt. Im Zweifelsfall ist noch eine Vollmacht beizufügen.
Wie im eingangs erwähnten Beispiel aus dem Strafrecht (Persönlichkeitsverletzung) soll mit einer solchen Abmahnung erreicht werden, dass der Fall nicht vor Gericht muss. Ein solches Verfahren ist nämlich zeit- und geldaufwendig. Außerdem könnte es passieren, dass der Abgemahnte dann um die Erstattung der Anwaltskosten (§93 ZPO) herumkommt, weil er ein „sofortiges Anerkenntnis“ abgibt.
Du willst also in erster Linie 3 Dinge geltendmachen:
Unterlassung. Dein Wettbewerber muss eine bestimmte Handlung unterlassen und eine sogenannte strafbewehrte Unterlassungserklärung abgeben. Damit verpflichtet er sich, bei einer weiteren Zuwiderhandlung eine hohe Strafe zu zahlen.
Ersatz von Rechtsanwaltskosten. Nach §12 Abs. 1 Satz 2 UWG kannst du einen Ersatz deiner Anwaltskosten verlangen: „Soweit die Abmahnung berechtigt ist, kann der Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangt werden.“ Die Höhe der Anwaltskosten richtet sich dabei immer nach dem Gegenstandswert.
Auskunft und Schadensersatz im Wettbewerbsrecht. Diese beiden Ansprüche sind zwar theoretisch möglich, kommen aber nur selten zum Tragen. Denn oft kann ein konkreter Schaden nicht genau beziffert und nachgewiesen werden.
Strategische Tipps bei Abmahnungen – für den Empfänger!
Es gibt bei zwei Arten von Abmahnungen im Wettbewerbsrecht: die berechtigten und die unberechtigten. Bevor du dich in den Rechtsstreit stürzt, solltest du prüfen, worum es sich in deinem Fall handelt und womit du am besten fährst.
Berechtigte Abmahnungen im Wettbewerbsrecht
Wenn du eine berechtigte Abmahnung erhalten hast, wird dich dein Konkurrent zur Abgabe der Unterlassungserklärung auffordern und den Ersatz seiner Rechtsanwaltskosten verlangen. Wenn du sicher bist, dass du künftig keine Verstöße mehr begehen wirst, kannst du das ruhig unterschreiben. Denn du verpflichtest dich ja darin für diesen Fall zur Zahlung einer hohen Vertragsstrafe.
Bist du dir nicht sicher, dann unterschreib nicht und nimm das Unterlassungsurteil in Kauf. Wenn du anschließend weitere Verstöße begehst, kann der Gegner nämlich nur noch ein Ordnungsgeld beantragen, das wesentlich günstiger ist. Der Nachteil liegt natürlich klar auf der Hand: Wenn du das Spielchen weiter treibst, kommen neue Unterlassungsansprüche auf dich zu und auch neue Abmahnungen.
Unberechtigte Abmahnungen im Wettbewerbsrecht
Wenn du der Ansicht bist, dass die Abmahnung nicht gerechtfertigt ist, dann gibst du natürlich erst recht keine strafbewehrte Unterlassungserklärung ab. Du könntest stattdessen eine Feststellungsklage einreichen, damit das Gericht zunächst prüft, ob der Anspruch deines Gegners an dich überhaupt besteht.
Falls du dich allerdings weigerst, eine Unterlassungserklärung abzugeben, kommen gerichtliche Schritte auf dich zu, das muss dir klar sein.
Daher ist es im Zweifelsfall wichtig, dass du dich von deinem Rechtsanwalt aufklären und beraten lässt.
Das UWG warnt in §8 Abs. 4 auch vor Missbrauch: 1/Die Geltendmachung der in Absatz 1 bezeichneten Ansprüche ist unzulässig, wenn sie unter Berücksichtigung der gesamten Umstände missbräuchlich ist, insbesondere wenn sie vorwiegend dazu dient, gegen den Zuwiderhandelnden einen Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen oder Kosten der Rechtsverfolgung entstehen zu lassen. 2/In diesen Fällen kann der Anspruchsgegner Ersatz der für seine Rechtsverteidigung erforderlichen Aufwendungen verlangen. 3/Weiter gehende Ersatzansprüche bleiben unberührt.
Dies kommt in der Praxis jedoch zum Glück sehr selten vor.
Das Urheberrechtsgesetz – Abmahnung wegen unerlaubter Bildernutzung
Das Urheberrechtsgesetz (UrhG) schützt verschiedene Werke der Literatur und Kunst, wie in §2 UrhG aufgeführt. Nr. 5 verweist auf die Fotos: „5. Lichtbildwerke einschließlich der Werke, die ähnlich wie Lichtbildwerke geschaffen werden“.
Häufig werden auf Webseiten Bilder nach Nr. 5 verwendet oder auch im Internet geteilt, die das Urheberrecht verletzen. Für die Rechtsverletzung ist es wichtig, ob die Fotos eine besondere „Schöpfungshöhe“ genießen und eine besondere künstlerische oder ästhetische Schöpfung darstellen (Lichtbildwerk). Ansonsten handelt es sich um ein Lichtbild (Foto, Schnappschuss). In diesem Fall folgen eine Abmahnung (Unterlassung) und eine Forderung von Schadensersatz nach §97 Abs. 2 Satz 1 UrhG.
Informationen zu DSGVO-Abmahnungen
Seitdem das neue Datenschutzgesetz in Kraft getreten ist, kommt es immer wieder zu Abmahnwellen wegen des falschen Umgangs mit personenbezogenen Daten. Noch immer werden dazu einige Unwahrheiten im Netz verbreitet und die Angst jedes Webseitenbetreibers geschürt. Über die DSGVO ließen sich mehrere Kapitel schreiben, was dieser Artikel leider nicht zulässt.
Alle wichtigen Hintergründe sind in der DSGVO gelistet und daraus ergeben sich für dich Pflichten, die das Impressum deiner Webseite betreffen. Unter anderem muss dein Kunde erfahren, ob und wofür du seine Daten speicherst und es ist ein Datenschutzbeauftragter als Ansprechpartner zu nennen. Du bist rechtlich auf der sicheren Seite, wenn du dir eine entsprechende DSGVO-konforme Seite mit der Hilfe eines Anwalts erstellen lässt. Dann hagelt es auch keine Abmahnungen!
Als Unternehmen wirst du eventuell damit konfrontiert werden, deine Mitarbeiter abzumahnen. Diese dürfen sogar dich als Chef abmahnen und mit einer sofortigen Kündigung drohen.
Erfahrungsgemäß ist Letzteres in großen Firmen meist kein Druckmittel, da Mitarbeiter als natürliche Rohstoffe jederzeit „nachwachsen“ können. Aber wenn es sich um gute Fachkräfte handelt, mit denen dir auch jahrelanges umfangreiches Wissen verloren geht, solltest du entsprechend darauf reagieren.
Im Arbeitsrecht stellt die Abmahnung eine Rüge für ein gezeigtes Fehlverhalten oder ein nicht gezeigtes erwartetes Verhalten dar, was in beiden Fällen eine Vertragsverletzung bedeutet.
Beispielsweise wird laut Arbeitsvertrag ein pünktliches Erscheinen erwartet und eine bestimmte Arbeitsleistung pro Tag. Wer ständig zu spät kommt und den Tag mit Raucherpausen vertrödelt, handelt nicht vertragskonform.
Und der Mitarbeiter, der sich falsch verhält, Kollegen mobbt oder den Chef beschimpft, legt ein unerwünschtes Fehlerverhalten an den Tag. Beides kann durch die Abmahnung gerügt werden. Gleichzeitig wird als Strafe bei Wiederholung eine Kündigung angedroht.
Auch du als Chef kannst abgemahnt werden, wenn du deine vertraglichen Pflichten nicht erfüllst. Beispielsweise wenn du den Lohn nicht bezahlst.
Die Abmahnungen selbst sind nicht konkret gesetzlich geregelt. Aber eine Abmahnung ist wichtig, da sie stets einer Kündigung vorangehen muss. Sie ist wichtig bei außerordentlichen (fristlosen) Kündigungen aufgrund eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers (verhaltensbedingte Kündigung).
Sie ist in § 314 Absatz 2 BGB geregelt und wird auch auf ordentliche (also fristgerechte) Kündigungen entsprechend angewandt.
314 (2) BGB besagt: Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.
Häufige Beispiele für Abmahnungsgründe
Wie schon oben erwähnt, kommen beispielsweise Unpünktlichkeit, Schlechtleistung, Arbeitsverweigerung, Beleidigung oder Mobbing infrage, aber auch im Krankheitsfall. Nicht wegen der Krankheit, sondern wegen verspätet abgegebener oder fehlender Krankmeldungen.
Die Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret aufführen, samt Datum und Umstand des Vorkommnisses. Außerdem müssen die Konsequenzen bereits angedroht werden. Die Abmahnungen sind in der Personalakte zu vermerken, wo sie mindestens zwei Jahre bleibt.
Eine schriftliche Abmahnung ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben, denn mündlich ist sie ebenfalls gültig. Aber die Schriftform ist im Streitfall beweiskräftiger.
Es gibt dabei auch keine Fristen, die einzuhalten sind. Wenn die Abmahnung vorsieht, dass beim nächsten Fehlverhalten die Kündigung erfolgt, kann dies sowohl am nächsten Tag als auch erst in einem halben Jahr erfolgen. Der Hintergrund ist klar: Die Vertragspartner sind dauerhaft dazu verpflichtet, den Vertrag einzuhalten und nicht nur während einer bestimmten Frist!
Anzahl der Abmahnungen bis zur Kündigung
Hier gibt es keine Vorschriften, es kommt eher auf den Einzelfall an. Bei geringfügigem Fehlerverhalten sind sicherlich auch mehrere Abmahnungen möglich, bevor es ernst wird.
Andererseits können Arbeitnehmer bei einem schweren Fehlverhalten auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden. Dann kann eine personenbedingte oder verhaltensbedingte Kündigung erfolgen. Ein Beispiel wäre hierfür eine körperliche Bedrohung des Vorgesetzten oder möglicherweise ein tätlicher Übergriff.
Wichtigkeit für den Kündigungsschutz
Wie oben erwähnt, kann erst nach der Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung erfolgen. Der Arbeitnehmer muss die Chance bekommen, sein Verhalten aufgrund der Rüge zu verändern. Tut er das nicht, geht man davon aus, dass auch zukünftig keine Änderung erfolgt und dann kannst du als Arbeitgeber die Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen wirksam aussprechen.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass sogar vor der außerordentlichen Kündigung eine Abmahnung erfolgen muss. Auch bei Diebstahl oder Betrug, die eigentlich einen erheblichen Verstoß gegen den Arbeitsvertrag darstellen, ist bei einem geringen Schaden zunächst eine Abmahnung notwendig. Gerade wenn es sich dabei um einen langjährigen Mitarbeiter handelt, der nie auffällig geworden ist, könnte man einen Bagatelldiebstahl noch mit einem einmaligen Ausrutscher abtun.
Ein abgemahnter Arbeitnehmer ist natürlich nicht erfreut. Er wird zunächst Beweise dafür suchen, dass die Abmahnung nicht gerechtfertigt ist und eine Gegendarstellung abgeben. Diese muss nach §83 Abs. 2 BetrVG in die Personalakte eingefügt werden.
Auch eine Beschwerde beim Betriebsrat (nach §85 Abs. 1 BetrVG) sowie eine Klage auf Rücknahme der Abmahnung kann auf dich als Chef jetzt zukommen. Am Ende steht der Kündigungsschutzprozess. Daher musst du unbedingt vermeiden, eine nicht berechtigte Abmahnung auszusprechen.
Quellensteuer Aufbewahrungsfristen Lieferscheine

References: §281
 § 286
 § 286
 §286
 §288
 §288
 §288
 §247
 §2
 §8
 §12
 §8
 §2
 §97
 § 314
 §83
 §85