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ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL INSTITUTO DE CIENCIAS MATEMÁTICAS PROYECTO DE GRADUACIÓN - PDF
ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL INSTITUTO DE CIENCIAS MATEMÁTICAS PROYECTO DE GRADUACIÓN
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Alejandra Padilla Rojas
1 ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL INSTITUTO DE CIENCIAS MATEMÁTICAS PROYECTO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: MAGÍSTER EN GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD Y LA CALIDAD TEMA DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL CALL CENTER EN UNA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2008 AUTORES OSCAR ROLANDO FIALLOS GONZÁLEZ CINDY ROXANA SOLEDISPA NAVARRETE Guayaquil- Ecuador AÑO 20122 DEDICATORIA Este proyecto está dedicada con mucho cariño a mis padres, Daniel y María por su amor, sacrificio constante y apoyo incondicional. A mis hermanas Karen y Katherine porque son mi fuente motivadora. Y a las mujeres más maravillosas que he podido conocer, mis abuelas, Lucinda y Beatriz. Cindy Roxana Soledispa Navarrete Este trabajo lo dedico a mis padres Adela y Vicente, gracias por todo su esfuerzo, su apoyo y por la confianza que depositaron en mí. A mi hermana por su apoyo incondicional. A mi gran hermano el cual me ayudado con sus buenas ideas, tolerancia en los buenos y malos momentos. Y para Judith que aunque ya no estés aquí conmigo sin importar donde te encuentres siempre te llevo en mis recuerdos y corazón. Oscar Rolando Fiallos González ii3 AGRADECIMIENTO Mi gratitud principalmente está dirigida a Dios por brindarme sabiduría y fortalecer la fe, a nuestros maestros que nos ayudaron en nuestra formación académica, a nuestro directora de proyecto por su paciencia y apoyo, a la ESPOL por brindarme la oportunidad de forjar nuestros conocimientos y a mi compañera de proyecto con quien he compartido momentos inolvidables en estos 2 largos años de la maestría. Oscar Rolando Fiallos González Gracias a Dios por darme salud, inteligencia, unos padres maravillosos y por guiar cada paso de mi vida. Gracias a mis padres, Daniel y María por estar siempre a mi lado y creer en mí. Gracias a mis hermanas Karen y Katherine por su amistad incondicional. Gracias a mi compañero de proyecto por emprender juntos este viaje. Cindy Roxana Soledispa Navarrete iii4 DECLARACIÓN EXPRESA La responsabilidad por los hechos y doctrinas expuestas en este Proyecto de Graduación, nos corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual del mismo, corresponde exclusivamente al ICM (Instituto de Ciencias Matemáticas) de la Escuela Superior Politécnica del Litoral. Oscar Rolando Fiallos González Cindy Roxana Soledispa Navarrete iv5 TRIBUNAL DE GRADUACIÓN MIM. Elkin Angulo PRESIDENTE DEL TRIBUNAL MPC. Miriam Ramos DIRECTORA DEL PROYECTO MPC. Diana Montalvo VOCAL DEL TRIBUNAL v6 FIRMA DE AUTORES Oscar Rolando Fiallos González Cindy Roxana Soledispa Navarrete vi7 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN... xii OBJETIVOS... xiv OBJETIVOS GENERALES... xiv OBJETIVOS ESPECÍFICOS... xiv CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOLOGÍA PHVA ASPECTOS CLAVE DE UN SISTEMA DE CALIDAD MAPA DE PROCESOS PRINCIPIOS DE LA CALIDAD... 3 CAPÍTULO II SITUACIÓN ACTUAL DEL CALL CENTER ANTECEDENTES MISIÓN VISIÓN ORGANIGRAMA VALORES SERVICIOS TIPOS DE CLIENTES PROCESO DE SELECCIÓN CALL CENTER PROBLEMAS COMUNES DEL SERVICIO ESTRUCTURA DE FUNCIONES CAPÍTULO III LEVANTAMIENTO DEL PROCESO DEL CALL CENTER ORGANIGRAMA MAPA DE PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO ANÁLISIS FODA DIAGRAMA DE PARETO DIAGRAMA DE ISHIKAWA vii8 CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE DATOS TELEVISIÓN INTERNET TELEFONÍA METODOLOGÍA DE MEDICIÓN FORMA DE MEDICIÓN POBLACIÓN OBJETIVO CARTAS DE CONTROL PARA LA PROPORCIÓN DE RECLAMOS NO CONFORMES CON MUESTRAS VARIABLES PASO 1: SELECCIONAR EL OBJETIVO PASO 2: DETERMINAR EL TAMAÑO DE MUESTRA Y EL INTERVALO DE MUESTREO PASO 3: OBTENER LA INFORMACIÓN Y REGISTRAR EN EL FORMULARIO APROPIADO PASO 4: CALCULAR LA LÍNEA CENTRAL Y LOS LÍMITES DE CONTROL PASO 5: DETERMINAR LOS LÍMITES DE CONTROL REVISADOS PASO 6: IMPLEMENTAR LA CARTA DISEÑO DE EXPERIMENTO CAPÍTULO V EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD DEL PROCESO DEL CALL CENTER CON RESPECTO A LA NORMA ISO 9001: DOCUMENTOS OBLIGATORIOS REGISTROS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS viii9 CONTENIDO DE FIGURAS Pág. Figura 1.1. Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad Basado en Procesos... 1 Figura 1.2. Ciclo de Deming... 2 Figura 2.1. Instalaciones del Call Center... 6 Figura 2.2. Instalaciones del Call Center Figura 3.1. Organigrama Call Center Figura 3.2. Mapa de Procesos del Call Center Figura 3.3. Flujo de Proceso del Call Center Figura 3.4. Diagrama de Pareto-Televisión Figura 3.5. Diagrama de Pareto-Internet Figura 3.6. Diagrama de Pareto-Telefonía Figura 3.6. Diagrama de Ishikawa-Televisión Figura 3.7. Diagrama de Ishikawa-Internet /Telefonía Figura 4.1. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Figura 4.2. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Figura 4.3. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Figura 4.4. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Figura 4.5. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Figura 4.6. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Figura 4.7. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Figura 4.8. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Figura 4.9. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Figura Gráfica P Corregida de Reclamos No Conformes-Televisión Figura Gráfica P Corregida de Reclamos No Conformes-Internet ix10 CONTENIDO DE TABLAS Pág. Tabla 2.1. Problemas comunes de Televisión... 8 Tabla 2.2. Problemas comunes de Internet Tabla 2.3. Problemas comunes de Telefonía Tabla 3.1. Análisis FODA Tabla 3.2. Problemas Comunes-Televisión Tabla 3.3. Problemas Comunes-Internet Tabla 3.4. Problemas Comunes-Telefonía Tabla 4.1. Valor Objetivo para Televisión Tabla 4.2. Parámetro de Calidad para la Provisión de Servicio de Valor Agregado de Internet27 Tabla 4.3. Parámetro de Calidad para la Telefonía Fija Tabla 4.4. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Tabla 4.5. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Tabla 4.6. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Tabla 4.7. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Tabla 4.8. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Tabla 4.9. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Tabla Diseño de Experimento de Un Solo Factor Tabla Anova Tabla 5.1. Check List Procedimientos Documentados ISO 9001: Tabla 5.2. Check List Registros ISO 9001: x11 ABREVIATURAS SGC: Sistema de Gestión de Calidad SAC: Sistema de Atención al Cliente STI: Soporte Técnico de Internet IVR: Interactive Voice Response, que se traduce del inglés como Respuesta de Voz Interactiva TV: Televisión CRM: Customer Relationship Management, que se traduce del inglés como la administración basada en la relación con los cliente SUPERTEL: Superintendencia de Telecomunicaciones CONATEL: Consejo Nacional de Telecomunicaciones xi12 INTRODUCCIÓN El presente trabajo consiste en la realización del Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones. El propósito de este sistema es identificar los procesos estratégicos, de realización y de apoyo relacionados con los productos que se obtienen del Call Center, mejorando los tiempos de respuesta y satisfaciendo las necesidades de sus diferentes tipos de clientes. El objetivo de este trabajo es mejorar cualitativa y cuantitativamente la atención que brinda el Call Center a sus diferentes tipos de clientes, cumpliendo con sus expectativas y con los requisitos legales pertinentes. La metodología sugerida para este proyecto está basada en los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 como base para la mejora continua. Se trata de una Norma Internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC); y, está centrada en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo con el fin de administrar y mejorar la calidad de sus productos. En el desarrollo de los capítulos de este proyecto se han contemplado los siguientes aspectos: inicialmente se dan a conocer algunas de las definiciones que se aplican en un SGC; posteriormente se realizó una verificación de la situación actual en la que se encontraba el negocio; y, para el desarrollo de esta propuesta se realizó el levantamiento de información del proceso del Call Center, en donde se aplicaron herramientas como: Diagrama de Pareto e Isikawa. Adicionalmente se realizó un análisis estadístico sobre los tiempos de respuestas ante problemas reportados al Call Center, aplicando cartas de control para proporción de reclamos no conformes con muestras variables y xii13 también se realizó un diseño de experimento de un solo factor con el que se pretende determinar si los diferentes tipos de Servicio (Televisión, Internet y Telefonía) tienen incidencia sobre el tiempo de atención de reclamos. Finalmente se realizó una evaluación de la conformidad del proceso del Call Center con respecto a la norma ISO 9001:2008 para posteriormente ejecutar el respectivo Manual de Calidad del Call Center en dónde se incluyeron cada uno de los puntos de la norma. xiii14 OBJETIVOS Mediante el Sistema de Gestión de Calidad se espera la mejora del proceso y que a su vez este sistema le permita: Gestionar la operación del Call Center en base a procesos. Optimizar los Tiempos de Respuesta para la atención de los Clientes. Evitar multas y/o sanciones por incumplimiento de los requisitos legales pertinentes. OBJETIVOS GENERALES Mejorar cualitativa y cuantitativamente la atención que brinda el Call Center a sus diferentes tipos de clientes, cumpliendo con sus expectativas y con los requisitos legales pertinentes. Diseñar un Sistema de Gestión de Calidad mediante la aplicación de la Norma ISO 9001:2008. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer la política y objetivos de calidad de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa. Diseñar la estructura organizacional para el Sistema de Gestión de Calidad. Elaborar documentos tales como procedimientos y formatos necesarios, para que los procesos sean manejados de una manera ordenada y eficiente. Definir y clasificar los procesos organizacionales en estratégicos, claves y de apoyo que permitan controlar y mejorar el desempeño de los mismos. Diseñar una propuesta de mejoramiento de los procesos actuales de la empresa. xiv15 16 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CAPÍTULO I 1.1. MARCO TEÓRICO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) no es más que una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, es planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en el cumplimiento de los requisitos del cliente y en el logro de la satisfacción del mismo. [1] Figura 1.1. Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad Basado en Procesos Fuente: Libro ISO Calidad en los Servicios Año: 2001 ICM Capítulo I - 1 ESPOL17 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad METODOLOGÍA PHVA Esta metodología puede aplicarse a todos los procesos, conocida como el bucle de la calidad de Ewdard Deming. [1] PLANIFICAR.- Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. HACER.- Implementar los procesos. VERIFICAR.- Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. ACTUAR.- Formar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Figura 1.2. Ciclo de Deming Fuente: Libro ISO Calidad en los Servicios Año: ASPECTOS CLAVE DE UN SISTEMA DE CALIDAD Los puntos clave para poner en marcha un sistema de calidad: [1] ICM Capítulo I - 2 ESPOL18 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad 1. Cumplimiento de requisitos 2. Definición de un método de trabajo 3. Ejecución de un método de trabajo 4. Medir los resultados 5. Actuar basándose en los resultados MAPA DE PROCESOS Es una representación gráfica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas a realizar y su trayectoria. [1] PRINCIPIOS DE LA CALIDAD Tomado de la ISO 9000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario. [2] ENFOQUE AL CLIENTE.- Las organizaciones dependen de sus clientes y, por lo tanto, deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. LIDERAZGO.- Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL.- El personal, a todos los niveles, es la esencia de la organización, y su total compromiso posibilita que sus actividades sean usadas para el beneficio de la organización. ICM Capítulo I - 3 ESPOL19 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad ENFOQUE BASADO EN PROCESOS.- Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN.- Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. MEJORA CONTINUA.- La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIÓN.- Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.- Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. ICM Capítulo I - 4 ESPOL20 21 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CAPÍTULO II 2.1. SITUACIÓN ACTUAL DEL CALL CENTER ANTECEDENTES La empresa de Telecomunicaciones objeto de este proyecto fue fundada en 1986, fecha en la que inició la construcción e instalación de los sistemas de cable y aerocable, llegando con redes de distribución a varios sectores de las principales ciudades del país. En septiembre de 1987 abre sus puertas al público para entregar lo último en tecnología y lo más actualizado en televisión mundial a sus suscriptores, llevando hasta sus hogares programación de contenido cultural, familiar, deportes, noticias, películas, música, infantil y mucho más. Desde aquella fecha ha incrementado la cartera de clientes con suscriptores a nivel nacional. El crecimiento masivo ha permitido llegar a todos los sectores de las ciudades de Quito, Guayaquil, Cuenca, Loja, Ambato, Portoviejo, Manta, Ibarra, Tulcán, Salinas, Riobamba y Machala. Es la compañía líder a nivel nacional en su género, ha alcanzado el 90% de participación en el mercado, lo que le ha permitido convertirse en una empresa moderna y orientada a maximizar la calidad de sus servicios en beneficio de sus clientes. ICM Capítulo II - 5 ESPOL22 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad La infraestructura del Call Center es de aproximadamente 130, está ubicado en el Norte de Guayaquil en Avenida Juan Tanca Marengo Km 2.5. Figura 2.1. Instalaciones del Call Center Foto: Oscar Fiallos y Cindy Soledispa La integridad del personal (seguridad física e industrial, higiene y salud laboral), se revisa periódicamente en cuanto a su funcionalidad y uso de los equipos de protección personal en el entorno de sus actividades. El Call Center está sujeto al cumplimiento de normas, leyes y estatutos vigentes para su debido funcionamiento MISIÓN "Proveer las mejores alternativas de negocio, entretenimiento, educación y actualización a través de los servicios de Televisión por suscripción, Telefonía fija e Internet de Banda Ancha que ofrecemos, manteniéndonos siempre a la vanguardia del mercado con la tecnología de punta e innovación constante de nuestros productos y la calidad en servicio de nuestro capital humano." VISIÓN "Somos un Grupo Empresarial/Corporativo sólido de capital 100% ecuatoriano. Ofrecemos soluciones integrales de Televisión por ICM Capítulo II - 6 ESPOL23 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad suscripción, Telefonía fija e Internet de Banda Ancha, orientadas a satisfacer las necesidades de innovación y crecimiento del mercado de telecomunicaciones en el Ecuador, y contribuir con el desarrollo del país brindando oportunidades de progreso y trabajo a sus habitantes" ORGANIGRAMA Durante el levantamiento de la información de la situación actual del Call Center, se pudo observar que no cuenta con un organigrama estructural VALORES Calidad Honestidad Responsabilidad La excelencia en el servicio El mejoramiento continuo Ética profesional SERVICIOS Entre los servicios que ofrece la empresa de Telecomunicaciones están: Televisión Internet banda ancha Telefonía fija TIPOS DE CLIENTES Los clientes con los que cuenta son personas naturales y jurídicas a nivel del territorio nacional. ICM Capítulo II - 7 ESPOL24 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad PROCESO DE SELECCIÓN CALL CENTER El proceso de selección de personal se lleva a cabo entre los departamentos de Recursos Humanos y Control de Calidad. Los candidatos son entrevistados y rinden pruebas de test psicológicas. Una vez aprobados por Recursos Humanos pasan al departamento de Control de Calidad, para rendir una prueba de llamada telefónica, que consiste en evaluar su actitud de servicio, manejo del estrés y soluciones brindadas. Posteriormente los aspirantes realizan una escuela durante dos semanas, en donde aprenderán los procesos básicos del Call Center y la solución a los problemas comunes de cada una de las áreas de Televisión, Internet y Telefonía PROBLEMAS COMUNES DEL SERVICIO TELEVISIÓN A continuación se detallan los problemas comunes del servicio de Televisión, los cuales deben ser solventados por el Call Center. MOTIVOS - Problemas PROBLEMAS DE AUDIO Y VIDEO SERVICIO CORTADO HISTORIAL DE TICKETS CONTROL REMOTO NO FUNCIONA FACTURACIÓN ORDEN DE SERVICIO : COORDINACIÓN FACTURA / REVISTA NO RECIBIDA Tabla 2.1. Problemas comunes de Televisión Fuente: Informes del Call Center ICM Capítulo II - 8 ESPOL25 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Problemas de Audio y Video.- son problemas que se presentan con el color de la pantalla y el audio, dependiendo del color que muestre el TV se debe dar soporte al inconveniente. Servicio Cortado.- es cuando el servicio ha sido cortado y hay algún inconveniente, es decir, el cliente puede haber cancelado y aún no refleja el pago en el sistema por lo cual se ve afectado su servicio ó efectivamente el servicio está cortado por falta de pago. Historial de Tickets.- son problemas reincidentes o que ya han sido reportados y aún no están solucionados. Control Remoto No Funciona.- son problemas con el control remoto, cuando generalmente se ha desconfigurado. Facturación.- son inconvenientes presentados con el valor facturado, o con notas de crédito pendientes. Orden de Servicio: Coordinación.- son visitas programadas de operaciones por inconvenientes en el servicio. Factura/Revista No Recibida.- es cuando el cliente no ha recibido la factura o la revista. INTERNET A continuación se detallan los problemas comunes del servicio de Internet, los cuales deben ser solventados por el Call Center. ICM Capítulo II - 9 ESPOL26 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad MOTIVOS-Problemas NO NAVEGA (SIN SERVICIO) SERVICIO CORTADO (Internet) NAVEGACIÓN CORREO HISTORIAL TICKETS Tabla 2.2. Problemas comunes de Internet Fuente: Informes del Call Center No Navega (Sin servicio).- es cuando el cliente está sin servicio de internet. Navegación.- problemas con la navegación, puede presentarse lentitud en el servicio o intermitencia. Correo.- problemas con el servicio de correo, no recibe o envía mails. TELEFONÍA A continuación se detallan los problemas comunes del servicio de Telefonía, los cuales deben ser solventados por el Call Center. MOTIVOS-Problema NO TIENE TONO DE MARCAR HISTORIAL DE TICKETS FACTURA NO RECIBIDA SERVICIO CORTADO CALL BARRING NO PUEDE REALIZAR LLAMADAS Tabla 2.3. Problemas comunes de Telefonía Fuente: Informes del Call Center No Tiene Tono de Marcar.- cliente no puede realizar ni recibir llamadas. ICM Capítulo II - 10 ESPOL27 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Call Barring.- no puede realizar llamadas a los números No puede realizar llamadas.- puede que el servicio esté bloqueado por solicitud del titular del contrato o puede ser por problemas con el servicio, el quipo puede estar mal conectado ESTRUCTURA DE FUNCIONES Actualmente el Call Center lleva sus actividades sin un Manual de Funciones formal, sin embargo las responsabilidades de cada empleado están claramente identificadas. La Gerencia del Call Center se encarga de velar por el correcto funcionamiento del Call Center de acuerdo a las normas internas y es quien reporta directamente a la Gerencia de Servicio al Cliente. Los Supervisores son quienes realizan el control de los operadores o asesores a su cargo, están encargados de vigilar que cumplan con las normas internas del Call Center, que se encuentren debidamente uniformados, que utilicen correctamente los recursos suministrados para el desarrollo de sus labores, tales como, diademas, bases telefónicas, computadores. El Jefe del Call Center está encargado de mantener comunicación directa con los Supervisores a fin de conocer las necesidades o inconvenientes suscitados, además de mantener reportes. ICM Capítulo II - 11 ESPOL28 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad El área de control de calidad está encargada de realizar escuchas o evaluaciones a las llamadas que receptan los asesores a través del Call Center, a fin de asegurar la calidad del servicio, estas evaluaciones consisten en escuchar 5 grabaciones escogidas al azar: 2 de problemas, 2 de solicitudes y 1 de consultas; son escuchadas y evaluadas de acuerdo a los parámetros establecidos, mismos que se encuentran en un formato de evaluación que está en el sistema, el resultado es una calificación en donde si el asesor obtuvo menos de 70 se irá a retroalimentación con un asesor de calidad, esta retro consiste en mantener una reunión con el asesor de calidad que lo evaluó a fin de hacerle caer en cuenta cuales fueron sus errores y esclarecer las dudas que existan en el proceso en el que haya incurrido la falta o error. Figura 2.2. Instalaciones del Call Center Foto: Oscar Fiallos y Cindy Soledispa ICM Capítulo II - 12 ESPOL29 30 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CAPÍTULO III 3.1. LEVANTAMIENTO DEL PROCESO DEL CALL CENTER Actualmente el Call Center no cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad, durante el conocimiento del negocio se realizó un mapa del proceso del Call Center, Organigrama y el Flujo del Proceso, por lo que tuvimos la oportunidad mediante la entrevista al personal y evidencias, de identificar los siguientes problemas generales que afronta el Call Center ORGANIGRAMA La empresa de Telecomunicaciones no contaba con un organigrama por lo que se creó la siguiente estructura de acuerdo con la información recopilada en la visita a las instalaciones. El Call Center para el desarrollo de sus actividades se encuentra estructurado por 3 áreas: SAC, STI, Telefonía. El personal que labora en estas áreas: SAC: cuenta con 8 Supervisores y 95 Asesores. STI: cuenta con 4 Supervisores y 25 Asesores. Telefonía: cuenta con 4 Supervisores y 23 Asesores. ICM Capítulo III - 13 ESPOL31 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad GERENTE DE CALL CENTER ASISTENTE DE GERENTE DE CALL CENTER JEFE DE CALL CENTER JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Coordinador Control de Calidad Asesores de Control de Calidad Supervisor SAC (8) Supervisor STI (3) Supervisor Telefonía (4) Asesores (95) Asesores (25) Asesores (23) Figura 3.1. Organigrama Call Center Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: MAPA DE PROCESO Se estableció un mapa de procesos siguiendo el modelo de la norma ISO 9001:2008 de forma general en donde se puede observar los procesos principales como el de Tv Pagada, Internet, Telefonía. ICM Capítulo III - 14 ESPOL32 SATISFACCIÓN CLIENTES: Personas Naturales y Jurídicas PROVEEDORES: Proveedores de Software y Hardware, Empresa de Limpieza Rubasa, Objetel, Suptel, Empresa Contacto lógico (Telemercadeo) y Suministros Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad LÓGICA DEL NEGOCIO.- Brindar la mejor tecnología del país en cuánto a servicios de: TV Pagada, Internet, Telefonía PROCESOS DEL NEGOCIO: Tv Pagada, Internet, Telefonía Procesos Estratégicos ACCIONISTAS Contrato cliente (firmado) Letra de cambio firmada. Número de contrato. Datos del clientes: dirección, teléfono, correo) Auditoría a Cliente.: Verificación de datos y deudas. Autorización Contrato. Asignación fecha Instalación. Tv Pagada: Pay Channels, eventos deportivos, Paquetes familiares, Premium, Gold, pague x ver. Internet: Limitados, Ilimitados Telefonía: Regulares, Residenciales, Corporativos, Virtuales. Orden de Instalación Servicio. Coordinación visita de instalación (franja horaria) Hoja de ruta o ficha técnica. Monitoreo de Instalación. Factura de Venta Comercial/Nota Procesos de apoyo RECURSOS HUMANOS SISTEMAS OPERACIONES HEAD-END Figura 3.2. Mapa de Procesos del Call Center Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: 2012 ICM Capítulo III - 15 ESPOL33 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama general del proceso del Call Center. SI FIN Administrativo Solución Inmediata CONSULTA SI Administrativo/ Tecnico NO Departamento de Backoffice (Genera caso/ ticket) SI Departamento de Redes (Genera caso/ticket) Filtros de Llamadas por IVR Datos del Cliente PROBLEMA Requerimiento De Nivel I Técnico Daño General SI FIN SOLICITUD NO Solución Inmediata NO NO Departamento de Operaciones (Se ingresa visita técnica) SI FIN Nivel II Asesores telefónicos con perfil de Ingeniería Solución inmediata NO Departamento de Backoficce (Genera caso/ ticket) Figura 3.3. Flujo de Proceso del Call Center Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: 2012 ICM Capítulo III - 16 ESPOL34 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad En la Figura 3.3. se muestra el Flujo de Proceso del Call Center, se realizó un flujo general de cómo funciona la atención en el Call Center desde que ingresa la llamada hasta su fin. Cuando la llamada ingresa el cliente escucha una grabación conocida con el nombre de IVR, la cual le dará las opciones a escoger para su llamada, una vez que el cliente escoge una de las opciones será atendido por un asesor telefónico el cual deberá confirmar los datos del cliente, mismos que le aparecen en la pantalla del CRM, el asesor receptará el requerimiento del cliente y lo registrará dependiendo el caso como Consulta, Problema o Solicitud. Esta primera atención la realiza un asesor de nivel I, el cual realizará los procedimientos básicos para solventar el requerimiento y en los casos de Internet de ser necesario transferirá la llamada a STI (nivel II-Internet). Los asesores tanto de nivel I como de nivel II deberán indicar al cliente el paso a realizar o le informarán lo que está sucediendo según el caso. La solución puede ser dada en el Call Center siguiendo los procedimientos establecidos para la solución de consultas, problemas y/o solicitudes, o dependiendo del requerimiento puede ser escalado a otras áreas tales como: Back Office, Redes y Operaciones ANÁLISIS FODA Para conocer la situación real en que se encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que existen en el mercado y que afectan directamente al funcionamiento del negocio se ha realizado un Análisis FODA que se muestra a continuación: ICM Capítulo III - 17 ESPOL35 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad AMENAZAS Telmex está bajando los precios y aumentando los planes (canales y velocidad) para atraer más clientes. DirecTV bajó drásticamente los precios para atraer clientes de toda clase social (antes era considerado como un servicio para clase social alta o media alta) OPORTUNIDADES Llegar a sectores dónde aún no se brinda el servicio. Dar promociones que la competencia no puede cubrir. Ampliar las zonas bonos. UNIVISA está utilizando tecnología digital para su servicio. (Ellos brindan servicio por antena y nosotros con aerocable seguimos instalando equipos análogos). Hoy en día es fácil y a veces barato conseguir equipos clonados (modems o mac adress), decodificadores piratas y antenas satelitales. Malas referencias del servicio. Como hay más empresas que se puede solicitar el servicio; un cliente le cuenta a 10 personas acerca de mala experiencia que tuvo con la empresa. FORTALEZAS Más de 20 años en el mercado y 90% de participación, lo que hace que la mayoría de personas elija la empresa no porque a probado el producto o le dieron una referencia sino por la cantidad de años dando servicio. Vendedores en muchos puntos estratégicos de la ciudad. Brinda servicio en ciudades que la competencia aún no logra llegar Ejemplo: Ambato, Riobamba. Se puede hacer el pago del servicio en agencias de bancos con más prestigio en el país como son: Guayaquil, Bolivariano, Pacifico, Servipagos. Planes de servicio de distintos precios, es decir hay servicio según canales y precios para toda clase social. DEBILIDADES No todos los sectores de las ciudades que ofrece el servicio esta cableado. Por la cantidad de años ofreciendo el servicio algunos equipos externos (cables, nodos) e internos (decos y controles remotos instalados en oficinas o domicilios) generan problemas en la calidad de servicio (mala señal o poca velocidad, ruido en la línea). Si se va la energía eléctrica los clientes se quedan sin telefonía EXCEPTO los clientes que tienen batería en su nodo (que no son muchos). Mucho tiempo en espera para que le contesten a cliente. Por más que se contrata personal para el call center, cuando hay daños o activaciones de partidos los clientes siempre tienen que esperar más de 20 minutos a que se los atienda, por lentitud en sistema o por poco personal. Equipos análogos en sectores digitalizados o Equipos digitales de tecnología pasada (el equipo es muy grande). Tabla 3.1. Análisis FODA Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: 2012 ICM Capítulo III - 18 ESPOL36 Llamadas Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad DIAGRAMA DE PARETO A través de esta herramienta podemos representar en forma decreciente el grado de importancia o peso que tienen los diferentes problemas que afronta el Call Center. Para esto hemos tomado datos de los problemas comunes, teniendo como resultado la siguiente información: TELEVISIÓN MOTIVOS - Problema Llamadas Frecuencia Simple Frecuencia Acumulada PROBLEMAS DE AUDIO Y VIDEO ,62% 60,62% SERVICIO CORTADO ,80% 77,41% HISTORIAL DE TICKETS 907 7,96% 85,38% CONTROL REMOTO NO FUNCIONA 723 6,35% 91,73% FACTURACIÓN 367 3,22% 94,95% ORDEN DE SERVICIO : COORDINACIÓN 348 3,06% 98,01% FACTURA / REVISTA NO RECIBIDA 227 1,99% 100,00% Total Llamadas ,00% Tabla 3.2. Problemas Comunes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa DIAGRAMA DE PARETO TV 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Llamadas Frecuencia Acumulada Problemas Frecuentes Figura 3.4. Diagrama de Pareto-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo III - 19 ESPOL37 Llamadas Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET MOTIVOS-Problemas Llamadas Frecuencia Simple Frecuencia Acumulada NO NAVEGA (SIN SERVICIO) ,38% 67,38% SERVICIO CORTADO (Internet) ,91% 85,28% NAVEGACIÓN 696 6,77% 92,05% CORREO 438 4,26% 96,31% HISTORIAL TICKETS 379 3,69% 100,00% Total Llamadas ,00% Tabla 3.3. Problemas Comunes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa DIAGRAMA DE PARETO INTERNET ,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Llamadas Frecuencia Acumulada Problemas Frecuentes Figura 3.5. Diagrama de Pareto-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo III - 20 ESPOL38 Llamadas Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEFONÍA MOTIVOS-Problema Llamadas Frecuencia Simple Tabla 3.4. Problemas Comunes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Frecuencia Acumulada NO TIENE TONO DE MARCAR ,71% 48,71% HISTORIAL DE TICKETS ,37% 64,08% FACTURA NO RECIBIDA 82 11,78% 75,86% SERVICIO CORTADO 71 10,20% 86,06% CALL BARRING 49 7,04% 93,10% NO PUEDE REALIZAR LLAMADAS 48 6,90% 100,00% Total Llamadas % DIAGRAMA DE PARETO TELEFONÍA 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Llamadas Frecuencia Acumulada Problemas Frecuentes Figura 3.6. Diagrama de Pareto-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo III - 21 ESPOL39 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad DIAGRAMA DE ISHIKAWA Una vez identificados los principales problemas pocos vitales procederemos a buscar las posibles causas que los originan. TELEVISIÓN Daño General Problema de señal No hay mantenimiento preventivo Falta de control y supervisión Problemas con el servicio Tecnología poco actualizada Problema en acometida Elemento dañado Malas condiciones de equipos Mantenimento Televisión dañada Problema de Audio y video Elemento dañado Daño de redes Daño causado Por terceros Problema en el cajetín Figura 3.6. Diagrama de Ishikawa-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: 2012 ICM Capítulo III - 22 ESPOL40 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET Y TELEFONÍA Servicio cortado Daño General Equipo inhibido Falta de pago Problema de reconexión Cliente no ha pagado Sistema no reconectó después de pago Problema en acometida Sistema registra pago No registra Débito Falta de control y supervisión Problemas con el servicio Tecnología poco actualizada Falta de reseteo Moden no conectado a la corriente Reseteo manual o del sistema Elemento dañado Modem dañado No navega/no tiene tono de marcar Elemento dañado Problema en el cajetín Conectado en puerto errado Daño de redes Daño causado por terceros Equipo desconectado Figura 3.7. Diagrama de Ishikawa-Internet /Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Año: 2012 ICM Capítulo III - 23 ESPOL41 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad De acuerdo al análisis realizado mediante los diagramas de Ishikawa de los problemas comunes de cada uno de los servicios (Televisión, Internet y Telefonía), podemos concluir que en las figuras 3.6 y 3.7 la causa más frecuente es el elemento dañado. Esto se genera, posiblemente, debido a que la empresa de Telecomunicaciones no realiza cambios de elementos de manera preventiva, ni revisiones continuas para verificar el estado de dichos elementos. ICM Capítulo III - 24 ESPOL42 43 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CAPÍTULO IV 4.1. ANÁLISIS DE DATOS En este proyecto considerando la naturaleza de los datos obtenidos, usaremos las denominadas Cartas de Control para la Proporción de Reclamos No Conformes con Muestras Variables. Las cartas de control son una técnica muy útil para el monitoreo de los procesos, cuando se presentan variaciones anormales, observaciones que salen de los límites de control, es señal de que se debe tomar acción para remover esa fuente de variabilidad anormal. Su uso sistemático proporciona un excelente medio para reducir la variabilidad y asegurar la calidad. En este proyecto se desea medir el cumplimiento del Tiempo Promedio de Resolución de Reclamos, a fin de investigar si el proceso está dentro del límite de tiempo establecido, de acuerdo a lo que dictan los Parámetros de Calidad de la Superintendencia de Telecomunicaciones y el Consejo Nacional de Telecomunicaciones, para cada uno de los servicios. Se analizará el tiempo promedio medido en horas continuas, que los abonados esperan para que su reclamo procedente reportado en cualquier punto de contacto del proveedor del servicio sea resuelto o atendido. Se entenderá que las horas continuas corren en días calendario. ICM Capítulo IV - 25 ESPOL44 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEVISIÓN En concordancia al Reglamento de Sistemas de Audio y Video por Suscripción aprobado con Resolución CONATEL-2010 de 21 de diciembre de 2010, y la Resolución No CONATEL-08 de 15 de mayo de 2008 se han establecido Formularios de Reporte de los Índices de Calidad de Servicio y Usuarios para los sistemas de audio y video por suscripción que se deben entregar trimestralmente a la Superintendencia de Telecomunicaciones, para el cumplimiento de cada uno de los índices de calidad de servicio, basados en los requisitos establecidos en Normas Técnicas vigentes y demás normativa reglamentaria vigente. De acuerdo a lo establecido por el Reglamento de Audio y Video por suscripción Cap. 8 De la Calidad del Servicio Art Sin perjuicio de las obligaciones contenidas en los títulos habilitantes, así como de lo previsto en el ordenamiento jurídico vigente, el proveedor del servicio de audio y video por suscripción, deberá cumplir lo siguiente: Atención de Reclamos.- El parámetro a considerarse es el tiempo promedio de resolución de reclamos, que se define como el tiempo promedio medido en horas continuas que los usuarios esperan para que un reclamo reportado a través del centro o persona responsable de atención al cliente del proveedor del servicio, sea resuelto. Valor Objetivo para Televisión De acuerdo a lo establecido por la CONATEL los valores objetivos para la atención de reclamos de Televisión deben ser resueltos en el 90% de los casos en menos de 24 horas, del 91% al 95% de los casos en menos de 48 horas y del 96% al 99% de los casos en ICM Capítulo IV - 26 ESPOL45 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad menos de 72 horas. Los lineamientos a seguirse se muestran en la siguiente tabla: Porcentaje de Valor objetivo (h) Casos <24 90% <48 91% - 95% <72 96% - 99% Tabla 4.1. Valor Objetivo para Televisión Fuente: CONATEL INTERNET Para la Telefonía Fija, mediante Resolución CONATEL PARÁMETRO DE CALIDAD PARA LA PROVISIÓN DEL SERVICIO DE VALOR AGREGADO DE INTERNET NOMBRE: TIEMPO MÁXIMO DE RESOLUCIÓN DE RECLAMOS GENERALES FUNCIÓN GENERAL: Gestión del Servicio FUNCIÓN ESPECIFICA: Atención al Cliente CRITERIO: Velocidad Tabla 4.2. Parámetro de Calidad para la Provisión de Servicio de Valor Agregado de Internet Fuente: CONATEL Valor Objetivo para Internet Valor objetivo mensual: Máximo 7 días calendario para el 98% de reclamos TELEFONÍA Para la Telefonía Fija, mediante Resolución CONATEL PARÁMETRO DE CALIDAD PARA TELEFONÍA FIJA NOMBRE: TIEMPO PROMEDIO DE RESOLUCIÓN DE RECLAMOS GENERALES FUNCIÓN GENERAL: Gestión del Servicio FUNCIÓN ESPECIFICA: Atención al Cliente Tabla 4.3. Parámetro de Calidad para la Telefonía Fija Fuente: CONATEL CRITERIO: Velocidad ICM Capítulo IV - 27 ESPOL46 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Valor Objetivo para Telefonía Valor objetivo mensual 5 días (120 horas continuas) METODOLOGÍA DE MEDICIÓN FORMA DE MEDICIÓN Todos los parámetros referidos serán medidos a través del sistema de atención de reclamos del operador POBLACIÓN OBJETIVO Para el desarrollo de los análisis estadísticos trabajaremos con todos los reclamos reportados por los abonados, durante el período de medición fijado en 3 meses desde Marzo a Mayo del CARTAS DE CONTROL PARA LA PROPORCIÓN DE RECLAMOS NO CONFORMES CON MUESTRAS VARIABLES PASO 1: SELECCIONAR EL OBJETIVO En la realización de la carta de control se tomaron todos los reclamos ingresados y el evento que se tomó para la muestra, fueron todos aquellos reclamos que no cumplieron con la disposición regida por la Superintendencia de Telecomunicaciones, en cuanto a los reclamos reportados por los clientes, para cada uno de los servicios. ICM Capítulo IV - 28 ESPOL47 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad PASO 2: DETERMINAR EL TAMAÑO DE MUESTRA Y EL INTERVALO DE MUESTREO En nuestro caso, tal como se indicó anteriormente se trabajará con todos los reclamos reportados por los clientes por problemas típicos que pueden presentarse dentro del servicio. Los datos fueron agrupados por fecha. El conteo en horas, de los reclamos no conformes se obtiene del resultado de, la fecha de ingreso del reclamo menos la fecha de cierre del mismo, validando que esté fuera de los parámetros establecidos por la Supertel para cada uno de los servicios: Televisión, Internet, Telefonía PASO 3: OBTENER LA INFORMACIÓN Y REGISTRAR EN EL FORMULARIO APROPIADO Resumen de datos agrupados por fechas, tomados del total de reclamos reportados por los abonados. TELEVISIÓN A continuación en las Tablas se muestran las observaciones de los reclamos ingresados: ICM Capítulo IV - 29 ESPOL48 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Muestra Fecha Reclamos Reclamos No Reclamo Ingresados Conformes 1 02/03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ Tabla 4.4. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 03/04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ Tabla 4.5. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 30 ESPOL49 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 02/05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ Tabla 4.6. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa INTERNET A continuación en las Tablas se muestran las observaciones de los reclamos ingresados: ICM Capítulo IV - 31 ESPOL50 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 01/03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ Tabla 4.7. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 02/04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ Tabla 4.8. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 32 ESPOL51 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 02/05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ /05/ Tabla 4.9. Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa TELEFONÍA A continuación en las Tablas se muestran las observaciones de los reclamos ingresados: Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 02/03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ /03/ Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 ICM Capítulo IV - 33 ESPOL52 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 03/04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ /04/ Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes 1 5/2/ /3/ /4/ /5/ /6/ /9/ /10/ /11/ /12/ /13/ /16/ /17/ /25/ Tabla Reclamos Ingresados vs. Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo IV - 34 ESPOL53 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad PASO 4: CALCULAR LA LÍNEA CENTRAL Y LOS LÍMITES DE CONTROL Los datos tienen los siguientes límites de control, donde es el tamaño de cada subgrupo. Para el cálculo de la tenemos que sumar el total de reclamos ingresados y el total de reclamos no conformes, para luego dividir este resultado y obtener la proporción con respecto a los datos: Límite de Control Superior LCS p 3 p(1 p) n i Límite de Control Inferior LCI p 3 p(1 p) n i Límites de Advertencia para Sigma LCS p p( 1 p) n i LCI p p( 1 p) n i Límites de Advertencia para Dos Sigma LCS p 2 LCI p 2 p(1 p) n i p(1 p) n i ICM Capítulo IV - 35 ESPOL54 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEVISIÓN Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/03/ ,29 0,42 0,11 0,25 0,31 0,20 0,36 0, /03/ ,26 0,46 0,06 0,25 0,32 0,18 0,39 0, /03/ ,29 0,54 0,00 0,25 0,35 0,16 0,44 0, /03/ ,40 0,84 0,00 0,25 0,45 0,06 0,64 0, /03/ ,21 0,41 0,12 0,25 0,31 0,20 0,36 0, /03/ ,17 0,44 0,09 0,25 0,31 0,19 0,38 0, /03/ ,27 0,59 0,00 0,25 0,37 0,14 0,48 0, /03/ ,23 0,42 0,10 0,25 0,31 0,20 0,37 0, /03/ ,41 0,44 0,08 0,25 0,32 0,19 0,38 0, /03/ ,14 0,50 0,02 0,25 0,34 0,17 0,42 0, /03/ ,30 0,55 0,00 0,25 0,35 0,16 0,45 0, /03/ ,43 0,46 0,07 0,25 0,32 0,19 0,39 0, /03/ ,13 0,53 0,00 0,25 0,35 0,16 0,44 0, /03/ ,15 0,43 0,09 0,25 0,31 0,19 0,37 0, /03/ ,23 0,49 0,03 0,25 0,33 0,18 0,41 0, /03/ ,36 0,65 0,00 0,25 0,39 0,12 0,52 0,00 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 ICM Capítulo IV - 36 ESPOL55 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEVISIÓN Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 03/04/ ,11 0,36 0,00 0,13 0,20 0,05 0,28 0, /04/ ,16 0,24 0,06 0,13 0,16 0,09 0,20 0, /04/ ,38 0,48 0,00 0,13 0,24 0,01 0,36 0, /04/ ,06 0,26 0,04 0,13 0,17 0,08 0,22 0, /04/ ,30 0,30 0,00 0,13 0,18 0,07 0,24 0, /04/ ,09 0,25 0,06 0,13 0,17 0,09 0,21 0, /04/ ,09 0,26 0,04 0,13 0,17 0,08 0,21 0, /04/ ,11 0,24 0,06 0,13 0,16 0,09 0,20 0, /04/ ,67 0,70 0,00 0,13 0,32 0,00 0,51 0, /04/ ,30 0,44 0,00 0,13 0,23 0,02 0,34 0, /04/ ,09 0,24 0,06 0,13 0,17 0,09 0,21 0, /04/ ,07 0,26 0,04 0,13 0,17 0,08 0,21 0, /04/ ,17 0,26 0,05 0,13 0,17 0,08 0,21 0, /04/ ,17 0,27 0,03 0,13 0,17 0,08 0,22 0, /04/ ,17 0,29 0,00 0,13 0,18 0,07 0,24 0,01 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 37 ESPOL56 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEVISIÓN Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/05/ ,26 0,48 0,12 0,30 0,36 0,24 0,42 0, /05/ ,42 0,57 0,03 0,30 0,39 0,21 0,48 0, /05/ ,07 0,56 0,04 0,30 0,39 0,21 0,48 0, /05/ ,44 0,51 0,09 0,30 0,37 0,23 0,44 0, /05/ ,63 0,58 0,02 0,30 0,39 0,21 0,49 0, /05/ ,15 0,48 0,12 0,30 0,36 0,24 0,42 0, /05/ ,22 0,50 0,09 0,30 0,37 0,23 0,44 0, /05/ ,08 0,49 0,11 0,30 0,36 0,24 0,43 0, /05/ ,67 1,00 0,00 0,30 0,56 0,04 0,83 0, /05/ ,44 0,76 0,00 0,30 0,45 0,15 0,61 0, /05/ ,32 0,47 0,13 0,30 0,36 0,24 0,42 0, /05/ ,45 0,71 0,00 0,30 0,44 0,16 0,58 0, /05/ ,19 0,54 0,06 0,30 0,38 0,22 0,46 0, /05/ ,37 0,49 0,11 0,30 0,36 0,24 0,43 0, /05/ ,38 0,68 0,00 0,30 0,43 0,17 0,55 0, /05/ ,31 0,53 0,07 0,30 0,38 0,22 0,45 0, /05/ ,26 0,54 0,06 0,30 0,38 0,22 0,46 0, /05/ ,75 0,99 0,00 0,30 0,53 0,07 0,76 0, /05/ ,20 0,57 0,02 0,30 0,39 0,21 0,48 0,12 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo IV - 38 ESPOL57 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 01/03/ ,36 0,72 0,20 0,46 0,55 0,37 0,63 0, /03/ ,60 1,00 0,00 0,46 0,68 0,24 0,91 0, /03/ ,45 0,91 0,01 0,46 0,61 0,31 0,76 0, /03/ ,52 0,75 0,17 0,46 0,56 0,36 0,65 0, /03/ ,34 0,72 0,20 0,46 0,55 0,37 0,64 0, /03/ ,89 0,96 0,00 0,46 0,63 0,29 0,79 0, /03/ ,57 0,86 0,06 0,46 0,59 0,33 0,73 0, /03/ ,39 0,73 0,19 0,46 0,55 0,37 0,64 0, /03/ ,35 0,68 0,24 0,46 0,53 0,39 0,61 0, /03/ ,52 0,76 0,16 0,46 0,56 0,36 0,66 0, /03/ ,67 0,85 0,07 0,46 0,59 0,33 0,72 0, /03/ ,57 1,00 0,00 0,46 0,65 0,27 0,84 0, /03/ ,50 0,75 0,17 0,46 0,56 0,36 0,66 0, /03/ ,56 0,75 0,17 0,46 0,56 0,36 0,65 0, /03/ ,52 0,77 0,15 0,46 0,56 0,36 0,67 0, /03/ ,14 0,86 0,06 0,46 0,59 0,33 0,73 0,19 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 ICM Capítulo IV - 39 ESPOL58 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/04/ ,71 0,71 0,00 0,23 0,39 0,07 0,55 0, /04/ ,12 0,46 0,01 0,23 0,31 0,16 0,38 0, /04/ ,23 0,59 0,00 0,23 0,35 0,12 0,47 0, /04/ ,19 0,46 0,01 0,23 0,31 0,16 0,38 0, /04/ ,47 0,54 0,00 0,23 0,34 0,13 0,44 0, /04/ ,12 0,43 0,04 0,23 0,30 0,17 0,37 0, /04/ ,05 0,53 0,00 0,23 0,33 0,14 0,43 0, /04/ ,13 0,56 0,00 0,23 0,34 0,13 0,45 0, /04/ ,24 0,47 0,00 0,23 0,31 0,16 0,39 0, /04/ ,21 0,57 0,00 0,23 0,35 0,12 0,46 0, /04/ ,18 0,62 0,00 0,23 0,36 0,11 0,49 0, /04/ ,32 0,42 0,05 0,23 0,30 0,17 0,36 0, /04/ ,30 0,46 0,01 0,23 0,31 0,16 0,38 0,09 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 40 ESPOL59 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/05/ ,45 0,69 0,04 0,37 0,48 0,26 0,58 0, /05/ ,36 0,80 0,00 0,37 0,51 0,22 0,66 0, /05/ ,63 0,88 0,00 0,37 0,54 0,20 0,71 0, /05/ ,37 0,61 0,12 0,37 0,45 0,29 0,53 0, /05/ ,18 0,59 0,15 0,37 0,44 0,30 0,51 0, /05/ ,30 0,62 0,12 0,37 0,45 0,28 0,54 0, /05/ ,54 0,65 0,08 0,37 0,46 0,27 0,56 0, /05/ ,41 0,68 0,06 0,37 0,47 0,27 0,57 0, /05/ ,41 0,65 0,09 0,37 0,46 0,28 0,55 0, /05/ ,21 0,66 0,07 0,37 0,47 0,27 0,57 0, /05/ ,35 0,62 0,12 0,37 0,45 0,29 0,53 0, /05/ ,60 1,00 0,00 0,37 0,58 0,15 0,80 0, /05/ ,48 0,63 0,11 0,37 0,45 0,28 0,54 0, /05/ ,56 0,85 0,00 0,37 0,53 0,21 0,69 0, /05/ ,14 0,64 0,09 0,37 0,46 0,28 0,55 0,19 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo IV - 41 ESPOL60 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEFONÍA Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/03/ ,36 0,64 0,00 0,25 0,38 0,12 0,51 0, /03/ ,24 0,51 0,00 0,25 0,33 0,16 0,42 0, /03/ ,33 1,00 0,00 0,25 0,50 0,00 0,75 0, /03/ ,29 0,47 0,03 0,25 0,32 0,17 0,39 0, /03/ ,36 0,52 0,00 0,25 0,34 0,16 0,43 0, /03/ ,28 0,51 0,00 0,25 0,33 0,16 0,42 0, /03/ ,33 0,55 0,00 0,25 0,35 0,15 0,45 0, /03/ ,31 0,49 0,01 0,25 0,33 0,17 0,41 0, /03/ ,09 0,47 0,02 0,25 0,32 0,17 0,40 0, /03/ ,25 0,71 0,00 0,25 0,40 0,10 0,55 0, /03/ ,26 0,55 0,00 0,25 0,35 0,15 0,45 0, /03/ ,30 0,48 0,00 0,25 0,33 0,17 0,41 0, /03/ ,24 0,45 0,05 0,25 0,31 0,18 0,38 0, /03/ ,15 0,43 0,06 0,25 0,31 0,19 0,37 0, /03/ ,20 0,58 0,00 0,25 0,36 0,14 0,47 0,02 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 ICM Capítulo IV - 42 ESPOL61 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEFONÍA Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 03/04/ ,23 0,51 0,00 0,24 0,33 0,15 0,42 0, /04/ ,19 0,44 0,06 0,24 0,31 0,18 0,37 0, /04/ ,20 0,57 0,00 0,24 0,35 0,13 0,46 0, /04/ ,15 0,46 0,04 0,24 0,32 0,17 0,39 0, /04/ ,27 0,57 0,00 0,24 0,35 0,13 0,46 0, /04/ ,29 0,73 0,00 0,24 0,40 0,08 0,56 0, /04/ ,33 1,00 0,00 0,24 0,49-0,01 0,74 0, /04/ ,20 0,65 0,00 0,24 0,38 0,11 0,51 0, /04/ ,33 0,67 0,00 0,24 0,38 0,10 0,53 0, /04/ ,58 0,61 0,00 0,24 0,36 0,12 0,49 0, /04/ ,23 0,49 0,01 0,24 0,33 0,16 0,41 0, /04/ ,39 0,51 0,00 0,24 0,33 0,15 0,42 0, /04/ ,08 0,45 0,05 0,24 0,31 0,17 0,38 0, /04/ ,17 0,77 0,00 0,24 0,42 0,07 0,59 0, /04/ ,42 0,61 0,00 0,24 0,36 0,12 0,49 0, /04/ ,25 0,56 0,00 0,24 0,35 0,13 0,46 0, /04/ ,33 0,52 0,00 0,24 0,33 0,15 0,43 0,05 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 43 ESPOL62 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad TELEFONÍA Elementos de la Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes con Muestras Variables Muestra Fecha Reclamo Reclamos Ingresados Reclamos No Conformes Proporción de Reclamos No Conformes LCS LCI SIGMA SUP SIGMA INF 2 SIGMA SUP 2 SIGMA INF 1 02/05/ ,25 0,59 0,00 0,23 0,35 0,11 0,47 0, /05/ ,20 0,55 0,00 0,23 0,34 0,12 0,44 0, /05/ ,18 0,61 0,00 0,23 0,35 0,10 0,48 0, /05/ ,20 0,62 0,00 0,23 0,36 0,09 0,49 0, /05/ ,27 0,61 0,00 0,23 0,35 0,10 0,48 0, /05/ ,25 0,51 0,00 0,23 0,32 0,13 0,41 0, /05/ ,26 0,43 0,03 0,23 0,29 0,16 0,36 0, /05/ ,35 0,47 0,00 0,23 0,31 0,15 0,39 0, /05/ ,19 0,54 0,00 0,23 0,33 0,12 0,44 0, /05/ ,12 0,53 0,00 0,23 0,33 0,13 0,43 0, /05/ ,11 0,65 0,00 0,23 0,37 0,09 0,51 0, /05/ ,13 0,67 0,00 0,23 0,38 0,08 0,52 0, /05/ ,25 0,86 0,00 0,23 0,44 0,02 0,65 0,00 Tabla Carta de Control para Proporciones de Reclamos No Conformes Muestras Variables-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM Capítulo IV - 44 ESPOL63 Proporción Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad GRÁFICAS DE CONTROL TELEVISIÓN 0,9 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión 0,8 0,7 0,6 UCL=0,6481 0,5 0,4 0,3 0,2 _ P=0,2543 0,1 0,0 LCL= Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales 15 Figura 4.1. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 En el mes de Marzo 2012 para el servicio de Televisión el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura ,8 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0,0 UCL=0,3035 _ P=0,1319 LCL= Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.2. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 ICM Capítulo IV - 45 ESPOL64 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad En el mes de Abril 2012 para el servicio de Televisión el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura ,0 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión 0,8 0,6 1 UCL=0,553 0,4 0,2 _ P=0,283 0,0 1 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.3. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Resultados de la prueba para la gráfica P de Reclamos No Conformes TV Mayo 2012: PRUEBA 1. Un punto más que las 3 desviaciones estándares desde la línea central. La prueba falló en los puntos: 5 y 8. Es decir que en estos días 7 y 11 de mayo el proceso falló. De acuerdo a los datos revisados en estos días se presentaron las siguientes novedades: 7 de mayo: hubo mantenimiento por parte de la empresa eléctrica y afectaron el servicio durante la realización de ese trabajo, el departamento de Redes solucionó el percance en 24 horas. ICM Capítulo IV - 46 ESPOL65 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad 11 de mayo: hubo daño general a causa de un componente en mal estado, el departamento de operaciones cambió el componente el mismo día. INTERNET 1,0 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet 0,8 UCL=0,857 0,6 0,4 _ P=0,458 0,2 0,0 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales 15 Figura 4.4. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo 2012 En el mes de Marzo 2012 para el servicio de Internet el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura 4.4. ICM Capítulo IV - 47 ESPOL66 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad 0,8 0,7 0,6 1 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet 0,5 0,4 UCL=0,4475 0,3 0,2 _ P=0,2283 0,1 0,0 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.5. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 Resultados de la prueba para la gráfica P de Reclamos No Conformes Internet Abril 2012: PRUEBA 1. Un punto más que las 3 desviaciones estándares desde la línea central. La prueba falló en el punto: 1. Es decir que el 2 de abril el proceso falló. De acuerdo a los datos revisados el 2 de abril hubo una caída en el servicio que fue resuelta por Redes el mismo día. ICM Capítulo IV - 48 ESPOL67 Proporción Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet 1,0 0,8 0,6 UCL=0,627 0,4 _ P=0,356 0,2 0,0 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.6. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa En el mes de Mayo 2012 para el servicio de Internet el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura 4.6. TELEFONÍA A continuación se muestra la Gráfico 1.1. Gráfica P de los Reclamos No Conformes: 1,0 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía 0,8 0,6 UCL=0,582 0,4 0,2 _ P=0,248 0,0 LCL= Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.7. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Marzo ICM Capítulo IV - 49 ESPOL68 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad En el mes de Marzo 2012 para el servicio de Telefonía el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura ,0 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía 0,8 0,6 UCL=0,521 0,4 0,2 _ P=0,241 0,0 LCL= Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.8. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 En el mes de Abril 2012 para el servicio de Telefonía el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura 4.8. ICM Capítulo IV - 50 ESPOL69 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad 0,9 0,8 0,7 0,6 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía UCL=0,8559 0,5 0,4 0,3 0,2 _ P=0,2273 0,1 0,0 LCL= Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura 4.9. Gráfica P de Reclamos No Conformes-Telefonía Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa En el mes de Mayo 2012 para el servicio de Telefonía el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura PASO 5: DETERMINAR LOS LÍMITES DE CONTROL REVISADOS Las gráficas de control de los tres servicios fueron sometidas a pruebas de control para verificar si los límites están dentro de los rangos. Podemos observar que existen proporciones fuera de los límites de control, para el gráfico de control de Televisión mes de Mayo y para el gráfico de control de Internet mes de Abril. Por lo tanto estás gráficas deben ser corregidas omitiendo estos valores que sobrepasan los límites de control, una vez que se ha verificado que corresponden a eventos aislados. ICM Capítulo IV - 51 ESPOL70 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Para realizar este procedimiento se deben repetir los pasos anteriores para obtener nuevamente las gráficas corregidas. A continuación con la ayuda de Minitab hemos calculado las gráficas de control revisadas para Televisión e Internet, eliminando los puntos fuera de control. TELEVISIÓN 1,0 Gráfica P de Reclamos No Conformes-Televisión 0,8 0,6 UCL=0,559 0,4 0,2 _ P=0,288 0,0 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura Gráfica P Corregida de Reclamos No Conformes-Televisión Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Una vez eliminados los puntos 5 y 8 que se encontraban fuera de control, podemos notar en el mes de Mayo 2012 para el servicio de Televisión, que el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura ICM Capítulo IV - 52 ESPOL71 Proporción Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad INTERNET Gráfica P de Reclamos No Conformes-Internet 0,6 0,5 0,4 UCL=0,4324 0,3 0,2 _ P=0,2171 0,1 0,0 LCL=0, Muestra Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Figura Gráfica P Corregida de Reclamos No Conformes-Internet Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Fecha: Abril 2012 Una vez eliminado el punto 1 que se encontraba fuera de control, podemos notar en el mes de Abril 2012 para el servicio de Internet, que el proceso se encuentra bajo control tal como lo muestra la gráfica P de la Figura PASO 6: IMPLEMENTAR LA CARTA Se usarán los límites de control revisados como referencia para el proceso DISEÑO DE EXPERIMENTO DISEÑO DE EXPERIMENTO DE UN SOLO FACTOR Mediante este diseño de experimento de un solo factor se pretende determinar si los diferentes tipos de Servicio (Televisión, Internet y Telefonía) tienen incidencia sobre el tiempo de atención ICM Capítulo IV - 53 ESPOL72 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad de reclamos. A continuación se realizó el experimento tomando 10 réplicas aleatorias por tipo de servicio sobre la variable de respuesta que es el tiempo de atención de reclamos. Al correr el experimento se obtuvieron los siguientes resultados: SERVICIO TIEMPO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS TOTALES Y i Televisión Internet Telefonía Tabla Diseño de Experimento de Un Solo Factor Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa El contraste de hipótesis que se plantea es: vs. : Las medias de los niveles son iguales : Al menos una de las medias es distinta Teniendo claras las hipótesis y habiendo corrido el experimento, se procede a realizar los cálculos matemáticos que permitan llegar al estadístico de prueba para tomar una decisión. ) - =694 ICM Capítulo IV - 54 ESPOL73 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad ANOVA Fuente de Variación Suma de Cuadrados Grados de Libertad Cuadrado Medio Servicios /2= /1788=0.19 Error /27=1788 Total Tabla Anova Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa Se obtiene un valor de = 0.19, con un nivel de significancia de 0.05, teniendo 2 grados de libertad del factor y 27 del error, se procede a buscar en la tabla de la distribución y se obtiene un valor de Como 0.19<3.354 entonces se concluye que las medias de los tiempos de atención de reclamos son iguales y por lo tanto se acepta. Es decir que el tiempo de atención de reclamos no está directamente influenciado por tipo de servicio. ICM Capítulo IV - 55 ESPOL74 75 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CAPÍTULO V 5.1. EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD DEL PROCESO DEL CALL CENTER CON RESPECTO A LA NORMA ISO 9001:2008 Se realizó una evaluación de la conformidad del proceso del Call Center con respecto a la norma ISO 9001:2008 mediante entrevistas, check list y recorrido a las instalaciones. Los requisitos generales de la documentación de la Norma ISO 9001:2008 son: [3] Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. (Ver Anexos) Manual de la calidad. (Ver Anexos) Procedimientos documentados. (Ver Anexos) DOCUMENTOS OBLIGATORIOS La Tabla 5.1. muestra el diagnóstico general resultado de la comparación con la norma ISO 9001:2008. ICM Capítulo V - 56 ESPOL76 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CLAUSULA ISO 9001:2008 PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO ISO 9001:2008 CUMPLE CONTROL DE DOCUMENTOS x CONTROL DE REGISTROS x AUDITORIA INTERNA x 8.3 CONTROL PRODUCTOS NO CONFORMES x ACCION CORRECTIVA x ACCION PREVENTIVA x Tabla 5.1. Check List Procedimientos Documentados ISO 9001:2008 Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa SI NO PA OBSERVACIONES No existe un procedimiento documentado para la aprobación, revisión, ni control de cambios de los documentos. No existe un procedimiento documentado para la identificación, legibilidad, almacenamiento de los registros. No existe un procedimiento documentado para la función de auditorías internas, en el que se consideren los criterios de planificación, los criterios propios de la auditoría y los métodos para determinar el alcance y lafrecuencia de cada auditoría, bajo un enfoque de procesos. No existe un procedimiento documentado para los productos no conformes, con las evidencias correspondientes a su reinspección o nueva verificación, señalando el cumplimiento de los requisitos. No existe un procedimiento documentado que evidencie acerca de la formulación de acciones correctivas consistentes con la magnitud de las no conformidades y problemas encontrados. No existe un procedimiento documentado que evidencie acerca de la formulación, desarrollo y seguimiento a la eficacia de acciones preventivas consistentes con la magnitud de los problemas potenciales detectados REGISTROS A continuación la Tabla 5.2. muestra los registros que recomienda la norma, algunos obligatorios y otros cuando sea aplicable. APARTADO ISO 9001: Revisión por la dirección. x e) Educación, formación, habilidades y experiencia. x 7.1 d) REGISTRO REQUERIDO Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos. Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma. SI NO PA x x CUMPLE OBSERVACIONES Se evidencia que la alta dirección realiza revisiones de la información de indicadores, actas de reunión, etc. para su análisis previo a la toma de decisiones. Se evidencia registro de la competencia del personal, en función de su educación, formación (entrenamiento), habilidades y experiencia. Se evidencia todo el flujo del proceso mediante las grabaciones. Se evidencia la revisión de los requisitos relacionados con el producto. ICM Capítulo V - 57 ESPOL77 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad APARTADO ISO 9001:2008 SI NO PA Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. x No aplica. No realizan diseño y desarrollo d) a) 7.6 REGISTRO REQUERIDO Resultados de las revisiones del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria. Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria. Resultados de la validación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria. Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria. Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. Según se requiera por las organizaciones, demostrar la validación de los procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores. Identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de algún otro modo, se considere inadecuado para su uso. La base utilizada para la calibración o la verificación del equipo de medición cuando no existen patrones de medición nacionales o internacionales. Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo de medición no está conforme con los requisitos. Tabla 5.2. Check List Registros ISO 9001:2008 Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa x CUMPLE x x x x x x x x x OBSERVACIONES No aplica. No realizan diseño y desarrollo. No aplica. No realizan diseño y desarrollo. No aplica. No realizan diseño y desarrollo. No aplica. No realizan diseño y desarrollo. No aplica. Este proceso pertenece a los departamentos de Compras y Marketing. Se evidencia que control de calidad monitorea el proceso de atención. El call center lleva la trazabilidad registrada por número de contrato. Se evidencia que la propiedad del cliente es protegida y salvaguardada dentro del proceso de atención. No aplica. Este proceso pertenece al departamento de Network. No aplica. Este proceso pertenece al departamento de Network. 7.6 Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición. x No aplica. Este proceso pertenece al departamento de Network. Se evidencian informes de auditorías Resultados de la auditoría interna y de las actividades de seguimiento. x internas solicitadas por la alta dirección o el cliente Se evidencia que se mantienen registros Identificación de la(s) persona(s) responsable(s) de la liberación del x de la persona que autoriza la liberación producto. del producto. Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción Se evidencia que existen registros de las 8.3 tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan x no conformidades y las acciones que se obtenido. tomaron posteriormente e) Resultados de la acción correctiva. x Se evidencia el resultado de las acciones tomadas para eliminar la causa de la no conformidad d) Resultados de la acción preventiva. x No se evidencia registro de las acciones tomadas. ICM Capítulo V - 58 ESPOL78 79 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CONCLUSIONES Luego de desarrollo de este proyecto podemos concluir lo siguiente: Se ha logrado crear valor en los procesos, ya que se identificaron y establecieron los procesos claves, estratégicos y de apoyo para dar soporte a la empresa en términos de organización. Se desarrolló el esquema del organigrama y las funciones específicas del Call Center. Esto da más realce a la imagen corporativa y a su compromiso con la calidad y la mejora continua. Se ha implementado un esquema productivo y de calidad con el desarrollo del mapa de procesos para el Call Center, el cual incluyó una reingeniería del mismo, ya que no contaba con una estructura claramente definida. Con la ayuda de herramientas estadísticas como diagrama de pareto e Ishikawa se pudieron identificar cuáles son los problemas comunes que afronta el Call Center y se analizaron las causas que los originan, para cada uno de los servicios (Televisión, Internet y Telefonía). Durante este análisis se pudo observar que la causa más frecuente es el elemento dañado. Se analizaron los datos mediante el uso de cartas de control de productos no conformes para muestras variables, para lo cual se tomó como referencia lo establecido en los Indicadores del Call Center, según lo establecido por la Supertel, para cada uno de los servicios. Los resultados gráficos de este análisis arrojaron que: Televisión: el proceso estuvo fuera de control los días 7 y 11 de mayo. Internet: el proceso estuvo fuera de control el 2 de abril. Telefonía: el proceso estuvo bajo control. ICM 59 ESPOL80 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad Los problemas surgidos en estas fechas fueron por mantenimiento, elemento dañado y problema de redes, esto dio origen a que el proceso estuviera fuera de control, sin embargo fue corregido. Se realizó un diseño de experimento (Anova), a fin de estudiar la incidencia que tiene el tiempo de resolución de reclamos respecto al servicio del que proviene, este análisis demostró que con un 95% de confianza, algunas medias de los tiempos de atención de reclamos son iguales. Es decir que el tiempo de atención de reclamos no está directamente influenciado por tipo de servicio. Se evaluó el proceso del Call Center con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2008, y con la evidencia obtenida se elaboró el Manual de Calidad del Call Center. Se elaboró un Manual de Calidad el cual contiene las políticas de calidad del Call Center, una descripción muy general del Sistema de Calidad, y tiene como función servir como guía del sistema, e indicar mediante referencias cuáles son los documentos que desarrollan cada requisito de la norma ISO 9001:2008. Además servirá de para la elaboración de procedimientos, instrucciones de trabajo, etc. a fin de asegurar que las operaciones se realicen de manera ordenada y coordinada. ICM 60 ESPOL81 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad RECOMENDACIONES Continuar con la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad, que le permita el desarrollo continuo. Entender y mejorar la calidad en sus procesos, para garantizar el éxito, el crecimiento y una posición competitiva. Capacitar al personal de manera constante, el personal capacitado es un agente de cambio y de productividad, son la esencia de la organización. Es un aspecto clave en el desarrollo de la organización y el sistema de calidad, su capacidad para administrar el talento humano. Involucrar a todo el personal en el proceso de mejora continua. Planificar y realizar auditorías internas que permitan identificar elementos que puedan aportar a la mejora. Utilizar herramientas estadísticas que le permitan a la organización conocer el comportamiento de sus procesos, interpretar sus resultados y emprender acciones de mejora; y al mismo tiempo aumentar la satisfacción del cliente al garantizar la Calidad en forma continua de los servicios que brinda. ICM 61 ESPOL82 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad BIBLIOGRAFÍA [1] Senlle Andrés-Martínez Eduardo-Martínez Nicolás, ISO 9000:2000 Calidad en los Servicios, Ediciones Gestión 2000, Barcelona [2] ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario, Publicado por la Secretaría Central de ISO, Ginebra-Suiza. [3] ISO/TC 176/SC 2/N 525R2, Conjunto de documentos para la Introducción y el Soporte de la serie de normas ISO 9000: Orientación sobre los Requisitos de Documentación de la Norma ISO 9001:2008, 15 de octubre de [4] ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos, Publicado por la Secretaría Central de ISO, Cuarta Edición , Ginebra- Suiza. [5] Montgomery Douglas C., Control Estadístico de la Calidad, Editorial Limusa S.A. de C.V. Grupo Noriega Editores, Tercera Edición, México ICM 62 ESPOL83 6384 85 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad MATRIZ DE SUFICIENCIA ISO 9001:2008 CLAUSULA NOMBRE CLAVE PROCEDIMIENTO REGISTROS 4.1 PROCESOS REQ. DOCUMENTACION MANUAL CONTROL DE DOCUMENTOS x Control de los Documentos CONTROL DE REGISTROS x Control de los Registros 5.1 COMPROMISO DIRECCION 5.2 CLIENTE 5.3 POLITICA OBJETIVOS PLANIFICIACION RESPONSABILIDADES REPRESENTANTE COMUNICACIÓN REVISION DIRECCION x Revisión por la Dirección INFORMACION REVISION DIRECCION RESULTADOS REVISION DIRECCION 6.1 RRHH GENERALIDADES DE RRHH COMPETENCA FORAMACION CAPACITACION x Educación, Formación, Habilidades y Experiencias 6.3 INFRAESTRUCTURA 6.4 CONDICIONES TRABAJO Evidencia de que los procesos de 7.1 PLANIFICACION PRODUCCION x REQUISITOS PRODUCTOS REVISION REQUISITOS PRODUCTO x COMUNICACIÓN CLIENTE Anexo 1. Matriz de Suficiencia ISO 9001:2008 Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledisp realización y el producto resultante cumplen los requisitos. Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma. ICM ESPOL86 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad MATRIZ DE SUFICIENCIA ISO 9001:2008 CLAUSULA NOMBRE CLAVE PLANEACIÓN DISEÑO ENTRADAS DISEÑO x RESULTADOS DISEÑO REVISIÓN DISEÑO DESARROLLO x VERIFICACIÓN DISEÑO DESARROLLO x VALIDACIÓN DISEÑO DESARROLLO x CONTROL DE DISEÑO DESARROLLO x COMPRAS x INFORMACIÓN COMPRAS VERIFICACIÓN COMPRAS CONTROL PRODUCCIÓN PROCEDIMIENTO REGISTROS Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Resultados de las revisiones del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria. Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria. Resultados de la validación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria. Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria. Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. Anexo 1. Matriz de Suficiencia ISO 9001:2008 Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM ESPOL87 Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para el Call Center en una empresa de Telecomunicaciones de la ciudad de Guayaquil basado en la norma ISO 9001:2008 Maestría en Gestión de la Productividad y Calidad CLAUSULA NOMBRE CLAVE MATRIZ DE SUFICIENCIA ISO 9001: VALIDACIÓN PRODUCCION x TRAZABILIDAD x PROPIEDAD CLIENTE x PRESERVACIÓN PRODUCTO 7.6 CONTROL EQUIPO MEDICIÓN x 8.1 MEDICIÓN ANÁLISIS FODA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (OPCIONAL) MÉTODO AUDITORÍA INTERNA x Auditoría Interna x SEGUIMIENTO PROCESO SEGUIMIENTO PRODUCTO x 8.3 CONTROL PRODUCTOS NO CONFORMES x PROCEDIMIENTO Control de Producto no Conforme x REGISTROS Según se requiera por las organizaciones, demostrar la validación de los procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores (OPCIONAL) VALIDACIÓN. Identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito(opcional) IDENTIFICACIÓN. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de algún otro modo, se considere inadecuado para su uso (OPCIONAL) NO ADECUADA O DAÑADA. Validez de los resultados de las mediciones, Calibración de los Equipos CALIBRACIÓN Y VERIFICACIÓN. Resultados de la auditoría interna y de las actividades de seguimiento. Identificación de la(s) persona(s) responsable(s) de la liberación del producto. Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN TOMADA. 8.4 ANÁLISIS DATOS MEJORA CONTINUA ACCIÓN CORRECTIVA X Acciones Correctivas X Resultados Acciones Tomadas ACCIÓN PREVENTIVA X Acciones Preventivas X Resultados Acciones Tomadas Anexo 1. Matriz de Suficiencia ISO 9001:2008 Realizado por: Oscar Fiallos / Cindy Soledispa ICM ESPOL88 89 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 1 ADVERTENCIA: Este documento es propiedad del CALL CENTER y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario. Elaborado: Revisado: Aprobado: Fecha: Fecha: Fecha: PRO-0190 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 1 POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CALIDAD 1.1. MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICA INSTITUCIONAL POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE CALIDAD91 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Proveer las mejores alternativas de negocio, entretenimiento, educación y actualización a través de los servicios de Televisión por suscripción, Telefonía fija e Internet de Banda Ancha que ofrecemos, manteniéndonos siempre a la vanguardia del mercado con la tecnología de punta e innovación constante de nuestros productos y la calidad en servicio de nuestro capital humano." VISIÓN "Somos un Grupo Empresarial/Corporativo sólido de capital 100% ecuatoriano. Ofrecemos soluciones integrales de Televisión por suscripción, Telefonía fija e Internet de Banda Ancha, orientadas a satisfacer las necesidades de innovación y crecimiento del mercado de telecomunicaciones en el Ecuador, y contribuir con el desarrollo del país brindando oportunidades de progreso y trabajo a sus habitantes" 1.2. POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD Dirige sus actividades de prestación de servicios con un enfoque de mejoramiento continuo. Para lo cual dispone del personal competente y de la infraestructura tecnológica adecuada, cumpliendo los requisitos legales aplicables a sus actividades, de tal forma que se garantice la satisfacción de los requisitos del cliente, con un manejo confidencial y oportuno de la información. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE CALIDAD Mantener un crecimiento anual en el negocio de cobranza. Lograr una participación interna por unidad estratégica de negocio.92 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Mantener una rentabilidad operativa por unidad estratégica de negocio. Asegurar la satisfacción del cliente que nos permita lograr su fidelidad. Mantener personal competente y motivado. Mantener una plataforma de tecnología de la información adecuada, disponible y segura. Garantizar la mejora continua de los procesos. Garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable a la organización.93 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 2 PRESENTACIÓN DE CALL CENTER 2.1. OBJETO 2.2. ALCANCE 2.3. DESCRIPCIÓN IDENTIFICACIÓN PRESENTACIÓN SERVICIOS ORGANIGRAMA94 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO Este capítulo tiene por objeto proporcionar una descripción del CALL CENTER, de sus actividades y de los medios con que cuenta para la consecución de sus objetivos ALCANCE Este capítulo es de aplicación al CALL CENTER como organización DESCRIPCIÓN IDENTIFICACIÓN NOMBRE: Telecomunicaciones DOMICILIO: Avenida Juan Tanca Marengo Km ANTECEDENTES La empresa de Telecomunicaciones, fue fundada en Fecha en la que inicio la construcción e instalación de los sistemas de cable y aerocable, llegando con redes de distribución a varios sectores de las principales ciudades del país. En septiembre de 1987 abre sus puertas al público para entregar lo último en tecnología y lo mas actualizado en televisión mundial a sus suscriptores, llevando hasta sus hogares programación de contenido cultural, familiar, deportes, noticias, películas, música, infantil y mucho más. Desde aquella fecha a incrementado la cartera de clientes con suscriptores a nivel nacional. El crecimiento masivo ha permitido llegar a todos los sectores de las ciudades de Quito, Guayaquil,95 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Cuenca, Loja, Ambato, Portoviejo, Manta, Ibarra, Tulcán, Salinas, Riobamba y Machala. Es la compañía líder a nivel nacional en su género, ha alcanzado el 90% de participación en el mercado, lo que le ha permitido convertirse en una empresa moderna y orientada a maximizar la calidad de sus servicios en beneficio de sus clientes SERVICIOS Entre los servicios que ofrece la empresa de Telecomunicaciones están: Televisión Internet banda ancha Telefonía fija ORGANIGRAMA GERENTE DE CALL CENTER ASISTENTE DE GERENTE DE CALL CENTER JEFE DE CALL CENTER JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Coordinador Control de Calidad Asesores de Control de Calidad Supervisor SAC (8) Supervisor STI (3) Supervisor Telefonía (4) Asesores (95) Asesores (25) Asesores (23) Figura 2.1. Organigrama Call Center96 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 3 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 3.1. OBJETO 3.2. CAMPO DE APLICACIÓN, EXCLUSIÓN Y JUSTIFICACIÓN 3.3. ABREVIATURAS97 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO El objeto de este Manual de la Calidad es describir el Sistema de Gestión de la Calidad del CALL CENTER, de acuerdo con los requisitos de la norma: ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos CAMPO DE APLICACIÓN, EXCLUSIÓN Y JUSTIFICACIÓN El Sistema de Gestión de la Calidad descrito en este Manual de la Calidad se aplica al proceso del CALL CENTER. A continuación se detalla las cláusulas que han sido excluidas y su justificación: APARTADO ISO 9001:2008 NOMBRE DE LA CLÁUSULA JUSTIFICACIÓN 7.3 Diseño y desarrollo El call center no realiza diseño y desarrollo sobre el servicio que ofrece Proceso de compras Este proceso pertenece al departamento de compras. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición Este proceso pertenece al departamento de Network. Tabla 3.1. Cláusulas excluidas en el Manual de Calidad Call Center 3.3. ABREVIATURAS SGC: Sistema de Gestión de Calidad CC: Call Center PG: Procedimiento General IG: Instructivo General98 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.1. OBJETO 4.2. ALCANCE 4.3. DESCRIPCIÓN REQUISITOS GENERALES REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN GENERALIDADES MANUAL DE LA CALIDAD CONTROL DE LOS DOCUMENTOS CONTROL DE LOS REGISTROS99 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO Este capítulo tiene por objeto describir y definir el Sistema de Gestión de la Calidad del Call Center, así como su estructura documental para asegurar un funcionamiento eficaz del mismo, de forma que, los servicios y productos proporcionados satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, poniendo especial atención en la mejora continua del Sistema y en la planificación de la calidad como medidas preventivas para evitar la aparición de situaciones no deseables ALCANCE Los documentos y actividades descritos en este capítulo son de aplicación a las actividades del CALL CENTER sometidas al Sistema de Gestión de la Calidad DESCRIPCIÓN REQUISITOS GENERALES El Sistema de Gestión de la Calidad implantado en el CALL CENTER se fundamenta en la gestión por procesos, para lo cual se cumplirán los siguientes requisitos: a) Identificar los procesos, tanto estratégicos como de apoyo, necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad; b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos; c) Determinar los recursos, métodos y criterios para asegurar el funcionamiento efectivo y el control de los procesos en todos sus niveles; d) Asegurar la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y el seguimiento de los procesos; e) Medir, realizar el seguimiento y analizar los procesos identificados;100 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 f) Implantar las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora continua. Estas actividades se muestran en el Mapa de Procesos del Call Center, los procesos identificados se documentan y desarrollan en los Procedimientos Generales, Instructivos Generales y en la Ficha del Proceso REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN GENERALIDADES El Sistema de Gestión de la Calidad del CALL CENTER está descrito y se implanta a través de los documentos que se describen a continuación: Manual de Calidad: Es el documento básico que expresa de forma ordenada la política, organización y directrices generales de actuación del CALL CENTER para aquellas actividades propias o relacionadas con la Calidad. El Manual de Calidad del CALL CENTER se desarrolla en conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001: Manual de Descripción de Funciones: Es el documento que contiene la descripción de funciones de los cargos existentes en el CALL CENTER. El Manual de Descripción de Funciones se desarrolla en conformidad con los reglamentos y leyes aplicables. Procedimientos Generales: Desarrollan los criterios establecidos en el Manual de Calidad del CALL CENTER. Describen como se realizan las actividades definidas, cuándo y por quién.101 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Ficha de Procesos: Para gestionar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad se genera una ficha para cada uno de los procesos identificados en el presente manual. Registros: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas requeridos por la norma ISO 9001:2008 y los establecidos por el CALL CENTER. Formatos: Son hojas normalizadas destinadas a recoger información derivada de una actividad concreta que se lleva a cabo en relación con el Sistema de Gestión de la Calidad o con trabajos técnicos concretos. Una vez cumplimentados se convierten en registros de calidad. Documentos Internos: Son documentos que describen las características del gobierno del CALL CENTER, cuya información es aplicada en el desarrollo de los trabajos y con influencia vinculante en la calidad de los mismos (estatuto, reglamentos,etc.). Documentos Externos: Son documentos que no han sido elaborados y cuya información es aplicada en el desarrollo de los trabajos y con influencia vinculante en la calidad de los mismos (normas de calidad, legislación, publicaciones técnicas, requisitos de clientes, etc.).102 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: Manual de la Calidad El objeto del presente Manual de la Calidad es establecer la Política de Calidad, identificar los procesos y sus interrelaciones y describir los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad desarrollado e implantado en el CALL CENTER. Constituye el documento básico que sirve de referencia y del que emanan todas las actuaciones necesarias para garantizar que los servicios objeto de la actividad del CALL CENTER, son conformes con las especificaciones que los definen, satisfacen las necesidades y expectativas de nuestros clientes y, por consiguiente, sean de la calidad requerida, proporcionando a su vez evidencia objetiva de ello. El CALL CENTER ha establecido y mantiene actualizado este Manual de Calidad que incluye: a) El campo de aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad según se define en el Capítulo 3. b) Los procedimientos documentados o referencia a ellos según se establece en los correspondientes capítulos; c) Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, según se describe n el punto de este capítulo, y se complementa en el resto del Manual de la Calidad. El Manual de la Calidad se gestiona, utiliza y distribuye de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento General para el Control de la Documentación (PG/GG/01).103 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: CONTROL DE LOS DOCUMENTOS El control de los documentos y de los registros se lo gestiona a través del proceso Calidad del Sistema y de sus respectivos procedimientos. El sistema establecido por el CALL CENTER asegura que los documentos: Son identificados con su número de revisión y fecha de la misma; Son revisados y aprobados por las personas autorizadas; Son distribuidos y están disponibles para su uso en todas las localizaciones requeridas; Permanecen legibles, claramente identificables y recuperables; Son retirados y/o destruidos cuando se consideran obsoletos, y se les aplica una identificación adecuada si se conservan con cualquier propósito; Son elaborados de forma comprensible y aceptable para el personal que ha de utilizarlos; En el Procedimiento General para el Control de la Documentación (PG/CC/01) se describe la metodología utilizada para el control de documentos CONTROL DE LOS REGISTROS El cumplimiento de los requisitos especificados en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como el funcionamiento efectivo de éste, se evidencia por medio de los104 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 registros asociados a los procesos descritos en este Manual de la Calidad. Las pautas de carácter general establecidas por el CALL CENTER para la identificación, recopilación, clasificación, acceso, registro, almacenamiento, mantenimiento, recuperación y disposición de los registros de la calidad se describen en el Procedimiento General para el Control de los Registros (PG/CC/02).105 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 OBJETO 5.2 ALCANCE 5.3 DESCRIPCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ENFOQUE AL CLIENTE POLÍTICA DE CALIDAD PLANIFICACIÓN OBJETIVOS DE LA CALIDAD PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COMUNICACIÓN INTERNA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN GENERALIDADES INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN RESULTADOS DE LA REVISIÓN106 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO Este capítulo tiene por objeto definir las responsabilidades en materia de calidad propias de la Dirección, así como las competencias y las relaciones del personal, a fin de cumplir con la Política de Calidad y los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, recogido en el presente Manual de Calidad ALCANCE Este capítulo aplica a las actividades realizadas, que tengan influencia en la calidad de los servicios y productos suministrados DESCRIPCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN El Gerente del Call Center proporciona evidencia de su compromiso para el desarrollo y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad: Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, mediante la Política de Calidad; Estableciendo la Política de Calidad y los Objetivos Estratégicos de la Calidad; Llevando a cabo las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad; Asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios para la realización de las actividades del Call Center ENFOQUE AL CLIENTE Con el cumplimiento de las disposiciones establecidas en este Manual de Calidad, el Gerente del Call Center se asegura de que las necesidades y expectativas de los clientes se determinan, se107 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 convierten en requisitos y son satisfechas con el propósito de lograr de forma continua la satisfacción de los clientes POLÍTICA DE CALIDAD Se define en el Capítulo 1 de este manual, por lo que su actualización y control va ligada al mismo PLANIFICACIÓN OBJETIVOS DE LA CALIDAD Los Objetivos de la Calidad se definen mensualmente en las reuniones de planificación estratégica y son coherentes con los Objetivos Estratégicos de la Calidad y la Política de Calidad. Estos objetivos se establecen en las funciones y niveles pertinentes, son susceptibles de ser medidos y se encuentran asociados a indicadores (cuando se considere necesario), para facilitar su seguimiento a lo largo del tiempo PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza con el fin de cumplir con los requisitos definidos en el punto del Capítulo 4 de este Manual de Calidad y para cumplir los Objetivos de la Calidad. La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad del Call Center incluye: Los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando lo definido en este Manual de Calidad, Los recursos necesarios;108 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 La mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. La consecución de los Objetivos de la Calidad relacionados a los Objetivos Estratégicos de la Calidad del Call Center. Para asegurar la consecución de cada Objetivo de la Calidad, el Responsable del Proceso, con la colaboración de las personas que se considere oportuno, define documentalmente, si aplican: Responsable/s de su consecución. Recursos necesarios. Actividades a realizar. Indicador/es asociado al objetivo y la meta. Periodicidad de su seguimiento y su responsable. El seguimiento y registro del grado de cumplimiento de los Objetivos de la Calidad lo realizará el área de Control de Calidad. El Gerente del Call Center dos veces al año, en los meses de julio y enero respectivamente, realizará el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN El Call Center tiene definidas las responsabilidades, las competencias y las relaciones del personal, a fin de cumplir con la Política de la Calidad y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad implantado.109 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El Organigrama Estructural del Call Center, se encuentra en el apartado del Capítulo 2 de este Manual de Calidad. Las funciones, responsabilidades y perfil profesional de los órganos detallados en el organigrama general se encuentran descritas en el Manual de Descripción de Funciones REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN El Gerente del Call Center designa al Jefe de Control de Calidad como Representante de la Dirección para la Calidad, el cual con independencia de otras responsabilidades, tiene responsabilidad y autoridad para: Asegurar que los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad son establecidos y mantenidos; Informar al Gerente del Call Center del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo las necesidades para la mejora; Promover el conocimiento de los requisitos de los clientes COMUNICACIÓN INTERNA Todo el personal del Call Center colabora para que la comunicación se realice de forma que se asegure la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. La comunicación puede ser: Verbal entre las personas de la organización. Escrita cuando así esté requerido específicamente en el Sistema de Gestión de la Calidad.110 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 La comunicación verbal se realizará a través de los siguientes medios: Ponencias. Reuniones. Comunicación entre las personas integrantes del Call Center Difusiones. La comunicación escrita se realizará a través de los siguientes canales: Los documentos, impresos o registros establecidos específicamente por el Call Center, en casos concretos. Comunicados internos, red informática, Intranet, etc. Publicaciones. Cartel de anuncios REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN GENERALIDADES El Gerente del Call Center realizará, una vez al año una revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, para asegurar su continua consistencia, adecuación y efectividad INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN Entre la información de entrada para la Revisión del Sistema por la dirección, se incluye la siguiente: Resultados de auditorías; Información recibida de los clientes; Funcionamiento de los procesos y conformidad de los productos; Situación de las acciones correctivas y preventivas;111 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la Dirección; Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad; Recomendaciones para la mejora. El seguimiento de la planificación y de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad, se lo realizará independientemente de la revisión por la dirección, tal como se lo describe en la sección de este manual de la calidad RESULTADOS DE LA REVISIÓN De cada reunión se levantará un acta en la que se reflejarán los asistentes, asuntos tratados y acuerdos adoptados en relación con: La mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos; La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente; Las necesidades de recursos; El Jefe de Control de Calidad es el responsable de la documentación y archivo de la misma.112 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 OBJETO 6.2 ALCANCE 6.3 DESCRIPCIÓN RECURSOS HUMANOS GENERALIDADES COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO113 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO Este capítulo tiene por objeto describir y definir la metodología implantada en el Call Center para identificar y proporcionar en el momento adecuado, los recursos necesarios para: Implantar, mantener y mejorar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y su eficacia, y Aumentar la satisfacción de los clientes, mediante el cumplimento de los requisitos ALCANCE El alcance de este capítulo son los recursos humanos y materiales necesarios para la realización de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad DESCRIPCIÓN RECURSOS HUMANOS GENERALIDADES EL personal del Call Center, es competente en función de la titulación aplicable a cada puesto, formación, experiencia y habilidades prácticas COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN Las funciones y responsabilidades de las autoridades y del personal del Call Center, están descritas en el Manual de Descripción de Funciones. La dependencia jerárquica queda establecida en el organigrama incluido en el Capítulo 2 de este Manual de Calidad.114 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Se considerará competente al personal del Call Center, que cumpla con los requisitos de titulación, formación, habilidades y experiencia aplicables al cargo que desempeñará. En cuanto a las habilidades para el cargo, estas de forma general se consideran recomendables pero no es exigible su valoración. Los registros de las competencias del personal, son gestionados en la oficina de recursos humanos (proceso de recursos humanos). Se elaborará un Programa de Formación para el mejoramiento de las competencias, según las necesidades detectadas por alguno de los siguientes métodos: Cuando el personal designado para realizar una función no tiene la formación suficiente. Cuando los resultados obtenidos en una actividad no son satisfactorios y pueden ser atribuibles al personal. Cuando se producen cambios en la organización. Propuestas internas y externas. Los programas de formación del personal se revisarán con una periodicidad anual. Para dar cumplimiento a los programas de formación el responsable del proceso estudiará la participación de su personal en aquellos cursos, que se impartan, externos a la empresa, y si se consideren de interés para su actuación. En caso contrario se definirán las medidas internas para su formación. La eficacia de las actividades de formación llevadas a cabo, relacionadas con la Gestión de la Calidad, deberán ser115 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 evaluadas por el responsable jerárquico superior del que depende la persona que ha realizado la actividad formativa, mediante el sistema que considere más adecuado al objeto de conocer la efectividad de la formación. Los criterios en base a los cuales se juzgan como eficaces las acciones formativas podrán ser, entre otros, examen o prueba, entrevista con el asistente, evaluación de los cuestionarios de satisfacción, informe de los expositores, etc. A través de la descripción de cada uno de los puestos, el personal del Call Center es consciente de la relevancia e importancia de sus actividades, y cómo contribuyen a la consecución de los objetivos de la calidad INFRAESTRUCTURA El Call Center posee la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos aplicables a los servicios que presta. En este sentido, se dispone de: Edificios, espacio de trabajo e instalaciones. Equipos para los procesos, incluyendo Hardware y Software, determinados y proporcionados por los responsables de los procesos, con el apoyo de la Vicepresidencia de Sistemas (proceso de Servicios Informáticos) AMBIENTE DE TRABAJO Se asegura que el ambiente de trabajo sea apropiado, para lo cual se consideran los siguientes puntos: Aseo, orden y distribución de las áreas de trabajo y equipo.116 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Control periódico de las condiciones de trabajo y de las actividades de los trabajadores. Factores humanos tales como métodos de trabajo adecuados. Control y mantenimiento periódico de las instalaciones, de los equipos de trabajo, así como la comprobación de su correcto funcionamiento. El análisis, en especial de los riesgos que puedan afectar a las trabajadoras en situación de embarazo, parto reciente o lactancia. Botiquines para primeros auxilios. Espacios de trabajo, pasillos y servicios sanitarios. Escaleras y andamios. Alumbrado, ventilación. Cableado, extensiones y conexiones eléctricas. Agentes dañinos, tales como ruidos, vibraciones y polvos. Salidas normales y de emergencia. Sistema de prevención de incendios. Patios, paredes, techos y caminos.117 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 7 REALIZACIÓN DEL SERVICIO 7.1 OBJETO 7.2 ALCANCE 7.3 DESCRIPCIÓN PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DISEÑO Y DESARROLLO COMPRAS PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DE LOS EQUIPOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN118 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO El objeto del presente capítulo es describir las siguientes actividades: Planificación de la realización del servicio o producto; Las relacionadas con el cliente; Propiedades del Cliente 7.2. ALCANCE Este capítulo es de aplicación a las actividades necesarias para la realización del servicio/producto, relacionados a los procesos de Televisión, Internet y Telefonía DESCRIPCIÓN PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO Los procesos relacionados a los servicios que presta el Call Center son: el proceso de Televisión, Internet y telefonía. En los apartados siguientes de este capítulo se describe como se planifica y se lleva a cabo los procesos descritos. En la planificación del proceso general, se determinan, cuando es apropiado, lo siguiente: a) Los objetivos de la calidad, y los requisitos para el servicio; b) La necesidad de establecer procesos y documentación, y proporcionar recursos e instalaciones específicas para la ejecución del servicio; c) Las actividades necesarias de verificación, validación, seguimiento, e inspección, para la prestación del servicio,119 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 mediante el establecimiento de indicadores en la ficha de procesos, y los criterios de aceptación correspondientes; d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad de los procesos y de los servicios resultantes PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO El responsable del Call Center debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente y debe asegurarse de que: a) Los requisitos para la prestación del servicio están definidos (incluyendo los legalmente establecidos que sean aplicables); b) Los requisitos definidos por el cliente son confirmados antes de su aceptación, (incluyendo aquellos que sean proporcionados de forma verbal); c) Se dispone de la capacidad para cumplir con los requisitos definidos por los clientes o aplicables por imperativo legal a los servicios prestados. d) Cuando se cambian los requisitos identificados, el Responsable del Proceso evalúa los cambios y su incidencia, e informa al personal afectado DISEÑO Y DESARROLLO El Call Center no realiza diseño y desarrollo sobre el servicio que ofrece.120 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: PROCESO DE COMPRAS Este proceso pertenece al departamento de compras PROPIEDADES DEL CLIENTE Los materiales propiedad del cliente, instalaciones y maquinaria, son tratados con extremo cuidado y atendiendo a las indicaciones de uso comunicadas por el cliente. Cualquier tipo de deterioro de los materiales propiedad del cliente es tratado como un producto no conforme según lo definido en el tratamiento y solución ante estas no conformidades es comunicado y consensuado con el cliente CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Este proceso pertenece al departamento de Network.121 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 CAPÍTULO 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 OBJETO 8.2 ALCANCE 8.3 DESCRIPCIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE AUDITORIA INTERNA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ANÁLISIS DE DATOS MEJORA MEJORA CONTINUA ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA122 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: OBJETO El objeto de este capítulo es establecer la sistemática empleada para definir, planificar e implementar procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad de los servicios prestados, asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, la consecución de la mejora continua y la satisfacción del cliente ALCANCE Este capítulo es de aplicación a los procesos descritos a continuación: Satisfacción del cliente; Auditoría Interna; Seguimiento y medición de los procesos; Seguimiento y medición del servicio o producto; Control de producto no conforme; Análisis de datos; Mejora continua; y Acciones Correctivas y Preventivas. La Gestión de la Satisfacción del cliente, de las Auditorias, del tratamiento de las No conformidades, y de las Acciones correctivas y preventivas se la realiza de acuerdo a lo establecido en el proceso Calidad del Sistema y en los respectivos procedimientos DESCRIPCIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Es responsabilidad del Coordinador de Control de Calidad, gestionar las actividades necesarias para, según proceda en cada caso, resolver las reclamaciones o emprender las acciones de mejora que resulten adecuadas.123 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: AUDITORÍA INTERNA El CALL CENTER establecerá un plan anual de auditoría interna al Sistema de Gestión de la Calidad, para determinar si el Sistema: Es conforme con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Ha sido efectivamente implantado y se mantiene actualizado El Gerente del Call Center realizará la planificación y organización de las auditorías con arreglo a un calendario, previo a las indicaciones de la Gerencia de Atención al Cliente. Se informará a la Gerencia de Atención al Cliente los resultados de la auditoría. Las auditorías internas se realizarán de acuerdo con el procedimiento PG/CC/03 Auditorías Internas SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS El CALL CENTER tiene definidos en este Manual de Calidad, sus procesos y la relación entre ellos. Así mismo, realiza las actividades periódicas de medida descritas en la ficha de proceso. El seguimiento del grado de cumplimiento de los indicadores de los procesos se realizará con la frecuencia que aplique para cada indicador. El responsable de efectuar el seguimiento será el Jefe de Calidad ó el Coordinador de Control de Calidad, y dejará registro de haberlo llevado a cabo, cuando sea aplicable, de los procesos que permiten124 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 demostrar la capacidad de éstos para alcanzar los resultados previstos. En el caso de que no se alcancen los resultados previstos, el Responsable del Proceso establecerá las correcciones ó acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del servicio/producto SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO O PRODUCTO Al objeto de asegurar que el resultado del proceso de prestación del servicio y/o los productos que se realizan, alcanzan un nivel de calidad que satisfaga las necesidades y expectativas del cliente, se definirán las especificaciones a controlar para cada uno de los servicios y productos, y se comprobará en cada uno de ellos CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME La detección de las no conformidades puede producirse, entre otras, de las siguientes formas: a) No conformidades aparecidas como consecuencia de auditorías internas o externas y revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad. b) No conformidades aparecidas durante la realización del producto o servicio. c) No conformidades aparecidas durante las actividades de seguimiento del proceso y/o del servicio. d) No conformidades derivadas de reclamaciones. En todos los casos cuando se detecte una no conformidad se pondrá en conocimiento del Coordinador de Control de Calidad donde se ha125 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 detectado la no conformidad, quien la documentará y adoptará las disposiciones necesarias para su solución, y enviará una copia del informe de no conformidad al Jefe de Control de Calidad. En cualquier caso el Sistema establece y garantiza que cuando se detecta cualquier no conformidad, se toman todas las medidas necesarias para corregir la situación y, si procede, se adoptan las acciones correctivas o preventivas que resulten apropiadas. Cuando para resolver una no conformidad sea necesario una modificación o repetición de la actividad, esta será inspeccionada de la misma forma que la original con el fin de comprobar su conformidad. El sistema indicado en este apartado se desarrolla en el procedimiento PG/CC/04 No Conformidades ANÁLISIS DE DATOS El CALL CENTER determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y para identificar donde pueden realizarse mejoras. Esto incluye datos generados por las actividades de medición y seguimiento y por cualquier otra fuente relevante, así como la utilización de los métodos aplicables incluyendo las técnicas estadísticas. La organización analiza estos datos para proporcionar información sobre: a) Satisfacción y/o insatisfacción de los clientes; b) Conformidad con los requisitos especificados;126 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 c) Características de los procesos, servicio/producto y sus tendencias; En el análisis de datos se utilizarán cartas de control para producto no conforme con muestras variables de acuerdo a las especificaciones descritas en la ficha de proceso. Adicionalmente se podrá usar diseño de experimento de un solo factor para conocer la relación que existe entre un servicio y otro, y como afecta esto a la atención del servicio del Call Center. En las reuniones de Revisión del Sistema por la Gerencia de Atención al Cliente, se analizan estos datos y se utilizan como herramienta para la puesta en marcha de mejoras, de acuerdo con lo establecido en el siguiente apartado MEJORA MEJORA CONTINUA La Gerencia de Atención al Cliente del CALL CENTER establece la Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad como medio para alcanzar la mejora continua en la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo, el análisis de datos, los resultados de las auditorías, las acciones correctivas y preventivas y la Revisión del Sistema por la Gerencia de Atención al Cliente son fuentes de información para detectar oportunidades de mejora. En las reuniones de revisión, se analizan las oportunidades de mejora que se hayan detectado en los diferentes procesos.127 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 En cualquier caso, todo el personal del CALL CENTER podrá realizar a su superior las sugerencias de mejora que crea oportunas, para que éste, si lo cree oportuno, las canalice a sus superiores ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA La Gerencia de Atención al Cliente del CALL CENTER considera como elemento importante para la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, evitar la aparición de no conformidades. Para ello, tras el análisis y evaluación de éstas, pondrá los medios necesarios para evitar su reaparición. Con el fin de eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales y evitar que éstas ocurran en el futuro, el CALL CENTER ha establecido un procedimiento para la implantación y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas, las cuales deben ser proporcionales a la magnitud de los problemas detectados o potenciales y a los riesgos que de dichos problemas puedan derivarse y de forma que se asegure su eficacia. Para ello se evalúa de forma continua el funcionamiento de los procesos generales de realización de los servicios objeto de la actividad del CALL CENTER, estableciendo y manteniendo un sistema de información continua sobre dicho funcionamiento. Las fuentes de información para la adopción de acciones correctivas o preventivas provienen de:128 MANUAL DE CALIDAD CALL CENTER Revisión: 01 Revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad; Auditorías internas; Auditorías externas; Las reclamaciones de los clientes; Los registros de no conformidad. Para el tratamiento de datos pueden utilizarse técnicas estadísticas y gráficas de presentación de datos con el fin de detectar e identificar aquellas actividades que tienen el impacto más adverso sobre el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad o la calidad del servicio. Los cambios definitivos en el Sistema de Gestión de la Calidad sólo se introducen, cuando proceda, una vez se hayan comprobado, los efectos positivos de la corrección propuesta. El sistema de actuación se detalla en el procedimiento PG/CC/05 Acciones Correctivas y Preventivas.129 130 FICHA DEL PROCESO: Edición: CALL CENTER Fecha: OBJETIVO: RESPONSABLE: Contar con una estructura organizacional acorde a las necesidades del Call Center bajo los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008 ENTRADAS: Contrato cliente (firmado) Letra de cambio firmada Número de contrato Datos del clientes: dirección, teléfono, correo Auditoría a Clte.: Verificación de datos y deudas Autorización Contrato Asignación fecha Instalación Necesidades de Capacitación PROCESO DE ENTRADA: Marketing Ventas Operaciones Agencias Head End NOC Redes ACTIVIDADES: 1. Reclutamiento 2. Evaluación 2. Selección 3. Capacitación 4. Asistencia Telefónica 5. Programas de Formación DOCUMENTOS ASOCIADOS: horas continuas). Elaborado por: Gerente de Call Center SALIDAS: Contrato cliente (firmado) PROCESO DE SALIDA: Operaciones Agencias Manual de Calidad REGISTROS: Programa de Formación Retroalimentación Atención al Cliente por Contrato SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO: Atención de reclamos de Televisión deben ser resueltos en el 90% de los casos en menos de 24 horas, del 91% al 95% de los casos en menos de 48 horas y del 96% al 99% de los casos en menos de 72 horas. Tiempo máximo de resolución de reclamos generales de Internet, máximo 7 días calendario para el 98% de reclamos. Tiempo promedio de resolución de reclamos generales Telefonía, valor objetivo mensual 5 días (120 Aprobado por: PR01 1 may-12 Jefe de Control de Calidad Gerente de Call Center PRO-01131 132 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CALL CENTER Revisión: 1 ADVERTENCIA: Este documento es propiedad del CALL CENTER y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario Realizado: Revisado: Aprobado: Fecha: Abril de 2012 Fecha: Abril de 2012 Fecha: Abril de 2012133 MANUAL DE FUNCIONES CALL CENTER Revisión: 01 CONTENIDO El Manual de Descripción de Funciones del CALL CENTER está compuesto por las siguientes fichas: 1. Gerente del Call Center 2. Jefe de Call Center 3. Jefe de Control de Calidad del Call Center 4. Coordinador de Control de Calidad 5. Asesor de Control de Calidad 6. Supervisor de Call Center 7. Asesor de Call Center134 GERENTE DE CALL CENTER Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 28 años en adelante Indiferente Licenciado en Comunicación, Licenciado en Mercadotecnia, Ingeniero Industrial y de Sistemas, Licenciado en Administración, Licenciado en Sistemas, o cualquier otra carrera profesional siempre y cuando el candidato compruebe experiencia laboral en Centros de Atención Telefónica (CAT). Maestría Profesional con título universitario X Carrera Intermedia Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 5 años en puestos de mando en CAT (jefe, coordinador, gerente). Responsable Analítico Estratega Organizado Comprometido con su trabajo Líder Definir las estrategias a seguir para mejorar el Nivel de Servicio ofrecido al cliente. Cumplir con los objetivos de nivel de servicio planteados para el Call Center. Cumplir con los objetivos de venta y mercadeo planteados para el Call Center. Dirigir las campañas de Telemercadeo cumpliendo los objetivos de venta definidos por la Dirección Comercial. Dirigir las campañas de contacto telefónico con el cliente, cumpliendo con los objetivos planificados (voz del cliente, cobranza, información, entre otras). Dimensionar la cantidad requerida de Operadores para la operación óptima del Call Center. Elaborar el presupuesto anual de egresos del Call Center. Elaborar los requerimientos de contratación de personal de acuerdo a las políticas. Dar seguimiento diario al nivel de servicio ofrecido por el Call Center. Vigilar el cumplimiento de los objetivos de venta del grupo de Telemercadeo e implementar las acciones correctivas cuando no se logren las metas planificadas. Coordinarse con el Jefe de Control de Calidad para el proceso de evaluación a Operadores, de manera135 GERENTE DE CALL CENTER Revisión: 01 que se logren los niveles de calidad deseados en el Call Center. Asistir a la reunión semanal de gestión liderada por el Gerente de Atención al Cliente. Liderar reuniones semanales con Coordinador y Supervisores del Call Center para monitorear cumplimiento a objetivos de las áreas, y para fijar acciones correctivas en caso de que existan desviaciones. Dar seguimiento a la solución de las acciones acordadas en la junta semanal de gestión que estén bajo su responsabilidad. Coordinarse con las Gerencias de Operaciones y Agencias, para la solución oportuna de los requerimientos presentados por el cliente, respetando los tiempos compromisos definidos para cada tipo de requerimiento. Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Conocimiento de Sistemas de Control del Call Center Excel básico Planeación Presupuestos Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 5 Planificar 5 Gestionar 5 Liderar 5 Interactuar 5136 JEFE DE CALL CENTER Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 26 años en adelante Indiferente Licenciado en Comunicación, Licenciado en Mercadotecnia, Ingeniero Industrial y de Sistemas, Licenciado en Administración, o cualquier otra carrera profesional siempre y cuando el candidato compruebe experiencia laboral en Centros de Atención al Cliente (CAC). Maestría Profesional con título universitario (requisito no X indispensable en caso de comprobar experiencia laboral deseada) Carrera Intermedia Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 3 años en áreas de atención al cliente, y al menos 2 años de experiencia con gente a su cargo. Responsable Analítico Estratega Organizado Comprometido con su trabajo Honesto Implementar las estrategias a seguir para mejorar el Nivel de Servicio, de acuerdo al plan estratégico elaborado por la Gerencia del Call Center. Cumplir con los objetivos definidos por el Gerente del Call Center. Monitorear la solución oportuna de los requerimientos presentados por los clientes. Coordinarse con las Jefaturas de Operaciones y el Coordinador del Call Center, para la solución oportuna de los requerimientos presentados por el cliente, respetando los tiempos compromisos definidos para cada tipo de requerimiento. Supervisar activamente para que atiendan al cliente de acuerdo a los parámetros de calidad definidos. Definir las acciones correctivas a implementar, necesarias para mejorar el nivel de servicio. Dar seguimiento a la solución de las acciones acordadas en la junta semanal de gestión que estén bajo su responsabilidad. Otras señaladas por el Gerente del Call Center.137 JEFE DE CALL CENTER Revisión: 01 Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Manejo de archivos Excel básico Planeación Presupuestos Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 4 Gestionar 5 Liderar 4 Interactuar 4138 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 24 años en adelante Indiferente Licenciado en Comunicación, Licenciado en Mercadotecnia, Ingeniero Industrial y de Sistemas, Licenciado en Administración, o cualquier otra carrera profesional siempre y cuando el candidato compruebe la experiencia laboral requerida. Maestría Profesional con título universitario X Carrera Intermedia Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 3 años en áreas de atención al cliente. Responsable Analítico Buen comunicador Comprometido con su trabajo Capacidad de síntesis Honesto Mejorar el nivel de servicio que ofrecen los Operadores, Counters y Técnicos del SAC. Actualizar los manuales de procedimientos de las áreas del SAC, de manera que se documenten las mejores prácticas en post de la mejora continua. Aplicar evaluaciones a personal del SAC de acuerdo a las políticas de control de calidad. Coordinar el proceso de control de calidad de órdenes de servicio efectuadas por el área de operaciones a través del seguimiento. Actualizar el tablero de indicadores del Call Center de acuerdo a la matriz de responsabilidades. Procesar semanalmente resultados de campaña de control de calidad de órdenes de servicio realizadas por el área de Operaciones. Actualizar semanalmente tablero de indicadores del Call Center. Coordinar el proceso de capacitación del personal. Coordinar el proceso de auditorías a las distintas áreas, validando que los procesos y políticas descritas en el manual de calidad. Preparar el documento semanal en power point donde se recaban los indicadores. Asistir a la reunión semanal de gestión liderada por el Gerente de Atención al Cliente. Llevar la minuta de la junta semanal de gestión liderada por el Gerente de Atención al Cliente. Dar seguimiento a la solución de las acciones acordadas en la junta semanal de gestión que estén139 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 bajo su responsabilidad. Otras señaladas por el Gerente de Call Center. Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Call Center Capacitación Procesos Excel básico Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 4 Gestionar 4 Liderar 4 Interactuar 4140 COORDINADOR DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 24 años en adelante Indiferente Licenciado en Comunicación, Licenciado en Mercadotecnia, Ingeniero Industrial y de Sistemas, Licenciado en Administración, Licenciado en Sistemas, o cualquier otra carrera profesional siempre y cuando el candidato compruebe experiencia laboral en Centros de Atención Telefónica (CAT). Maestría Profesional con título universitario X Carrera Intermedia Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 2 años en call center, y al menos 2 años de experiencia con gente a su mando. Responsable Analítico Buen comunicador Capacidad de supervisión activa Organizado Comprometido con su trabajo Cumplir con los objetivos de nivel de servicio planteados para el Call Center. Liderar las reuniones con supervisores para la revisión de indicadores del Call Center y la toma de acciones correctivas. Realizar los indicadores del Call. Monitorear la labor de los supervisores de manera que se cumplan los procedimientos y políticas del Call Center. Monitorear día a día en tiempo real los índices de nivel de servicio del Call center, y de los operadores (eficiencias, tiempos promedios de llamada, abandonos), vigilando que estén dentro de los parámetros definidos para el Call Center. Coordinación con el área de Operaciones, Redes y Tecnología, para la información y solución de problemas técnicos del cliente. Actualizar el IVR cuando se requiera informar al cliente sobre problemas o fallos en la red, o cualquier otra información que la Gerencia del Call Center considere pertinente comunicar. Asistir a la reunión semanal de gestión liderada por el Gerente del Call Center. Dar seguimiento a la solución de las acciones acordadas en la junta semanal de gestión que estén bajo su responsabilidad. Otras señaladas por el Gerente del Call Center.141 COORDINADOR DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Call Center Excel básico Recursos humanos Comercial Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 4 Gestionar 4 Liderar 4 Interactuar 4142 ASESOR DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 22 años en adelante Indiferente Comunicación, Comercial, Administración, o cualquier otra área profesional siempre y cuando el candidato compruebe la experiencia laboral requerida. Maestría Profesional con título universitario Carrera Intermedia X Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 1 año en áreas de atención al cliente, recursos humanos, calidad, ó procesos. Responsable Analítico Buen comunicador Capacidad de supervisión activa Organizado Comprometido con su trabajo Aplicar campañas de voz del cliente definidas por Supervisor de Control de Calidad. Aplicar campañas de percepción del cliente sobre calidad del servicio ofrecido por el área de Operaciones. Aplicar campañas de información al cliente. Aplicar campañas de percepción del Cliente utilizando el módulo del CRM. Aplicar campañas de información al cliente utilizando el módulo del CRM. Participar en las capacitaciones señaladas por el área de Recursos Humanos y Gerencia del Call Center. Participar en las juntas semanales de gestión aportando ideas para mejorar el nivel de servicio brindado al cliente. Otras señaladas por el Jefe de Control de Calidad. Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Call Center Excel básico Recursos humanos Comercial143 ASESOR DE CONTROL DE CALIDAD Revisión: 01 Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 2 Gestionar 2 Liderar 2 Interactuar 3144 SUPERVISOR DE CALL CENTER Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 24 años en adelante Indiferente Comunicación, Comercial, Administración, o cualquier otra área profesional siempre y cuando el candidato compruebe la experiencia laboral requerida. Maestría Profesional con título universitario Carrera Intermedia X Estudiante universitario Bachiller Preparación básica Al menos 1 año en call center, y al menos 1 año de experiencia con gente a su mando. Responsable Analítico Buen comunicador Capacidad de supervisión activa Organizado Comprometido con su trabajo Garantizar la atención telefónica al cliente bajo los parámetros de calidad definidos por la Gerencia del Call Center (tiempo de espera, tiempo de llamada, llamadas atendidas, llamadas abandonadas). Vigilar la correcta gestión de los operadores para que den una solución oportuna a los requerimientos planteados por el cliente. Participar semanalmente la reunión con supervisores para la revisión de indicadores del Call Center y la toma de acciones correctivas. Monitorear en tiempo real día a día la labor de los operadores de manera que se cumplan los procedimientos y políticas del Call Center (eficiencias, tiempos promedios de llamada, abandonos). Retroalimentar al final del día a los operadores que tuvieron un resultado por debajo de los parámetros de calidad aceptados. Autorizar notas de crédito a clientes de acuerdo a los niveles de aprobación publicados por el área de Administración y Finanzas. Coordinación con el área de Operaciones, Redes y Tecnología, para la información y solución de problemas técnicos del cliente. Asistir a la reunión semanal de gestión liderada por el Gerente del Call Center. Dar seguimiento a la solución de las acciones acordadas en la junta semanal de gestión que estén bajo su responsabilidad. Otras señaladas por el Coordinador del Call Center.145 SUPERVISOR DE CALL CENTER Revisión: 01 Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Call Center Excel básico Recursos humanos Comercial Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 3 Gestionar 4 Liderar 4 Interactuar 4146 ASESOR DE CALL CENTER Revisión: 01 Perfil deseado: Concepto Sexo Edad Estado civil Área de preparación profesional Escolaridad mínima requerida Experiencia laboral Otras Cualidades Requeridas Contribución Esperada: Aspectos fundamentales que debe garantizar como resultado de su gestión. Funciones Generales: Funciones Específicas: Descripción de cada concepto Indiferente 20 años en adelante Indiferente Comunicación, Comercial, Administración, o cualquier otra área profesional siempre y cuando el candidato compruebe la experiencia laboral requerida. Maestría Profesional con título universitario Carrera Intermedia Estudiante universitario X Bachiller Preparación básica Al menos 1 año en call center ó en áreas de atención al cliente. Responsable Analítico Buen comunicador Capacidad de supervisión activa Organizado Comprometido con su trabajo Solucionar los requerimientos de los clientes dentro de los parámetros de calidad definidos por la Gerencia del Call Center y la Jefatura de Control de Calidad. Atender y solucionar los problemas presentados por los clientes. Atender y gestionar los requerimientos de cambios de servicio presentados por los clientes. Solventar cualquier duda del cliente referente a los servicios (ventas, cobranza, cambios de servicio, problemas). Contestar las llamadas de los clientes atendiendo sus requerimientos. Atender y dar solución a los problemas de los clientes. Atender cualquier solicitud de deserción de los clientes. Coordinación con el Supervisor ante cualquier duda o dificultad para encontrar una solución a los requerimientos del cliente. Asistir a la sesiones de evaluación y retroalimentación de la Jefatura de Control de Calidad. Ejecutar las acciones correctivas bajo su responsabilidad generada durante las sesiones de evaluación de resultados. Otras señaladas por el Coordinador del Call Center y/o Supervisor.147 ASESOR DE CALL CENTER Revisión: 01 Áreas de conocimiento deseadas Administración de Personal Atención al Cliente Call Center Excel básico Recursos humanos Comercial Perfil de Habilidades requeridas (1 Bajo 5 Alto) HABILIDAD NIVEL Comunicar 4 Planificar 2 Gestionar 3 Liderar 2 Interactuar 2148 149 PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: 1 ADVERTENCIA: Este documento es propiedad del CALL CENTER y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario Realizado: Revisado: Aprobado: Fecha: Abril de 2012 Fecha: Abril de 2012 Fecha: Abril de 2012150 PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: 01 ÍNDICE 1. OBJETO 2. RESPONSABILIDADES 3. DESARROLLO 3.1. ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN 3.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS 3.3. IDENTIFICACIÓN 3.4. DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS 3.5. MODIFICACIONES 3.6. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO 3.7. DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO 3.8. FICHAS DE PROCESOS 3.9. MANTENIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS 4. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA151 Manual de Calidad Procedimientos Generales y Formatos Manual de Descripción de Funciones Documentos Externos Documentos Internos Ficha de Proceso PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: OBJETO Este procedimiento describe el proceso que se sigue para el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del CALL CENTER y los formatos diseñados para elaborar los documentos o para generar registros. La gestión de los registros se describe en el PG/CC/02 Control de Registros. 2. RESPONSABILIDADES Elaborar JC/CC JC/CC CC CC/EA JC/CC Identificar JC/CC GCC NA JC/CC/EA JC/CC Revisar CC JC JC JC JC Aprobar GCC GCC GCC GCC GCC Actualizar Listado Documentos en Vigor CC CC CC CC CC Actualizar lista de Distribución CC CC CC CC CC Distribuir Documentos CC CC CC CC CC Archivar Documentos Obsoletos CC CC CC CC CC Proponer Cambios TP TP NA TP TP Analizar Cambios GCC GCC NA GCC GCC GCC: Gerente Call Center JC: Jefe de Calidad CC: Coordinador de Calidad EA: Ejecutor de la Actividad TP: Todo el Personal152 PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: DESARROLLO INICIO Elaborar / Modificar Identificar /Cambio de Versión Revisar y Aprobar Actualizar Listado de Documentos Actualizar Lista de Distribución Distribuir los Documentos Archivar los Documentos Obsoletos FIN 3.1. Elaboración y Modificación Los procedimientos tienen la siguiente estructura: Objeto: Describe la finalidad del documento. Responsabilidades: Se describen en forma tabular, salvo que la complejidad aconseje indicar las responsabilidades en el texto, en cuyo caso se suprimiría este apartado. Desarrollo: Se utilizarán preferentemente flujogramas, complementados con textos aclaratorios cuando sea necesario. Documentación asociada: Lista de procedimientos, formatos y documentos de origen externo que son necesarios para realizar la actividad descrita.153 PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: Revisión y Aprobación de documentos Para la revisión se utilizan los siguientes criterios: El documento es técnicamente correcto? Es coherente con el resto de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad? Está elaborado de forma comprensible y aceptable para el personal que ha de utilizarlo? Es legible y está claramente identificado? El número de revisión de los documentos se generará de manera secuencial, comenzando por Identificación Los Procedimientos Generales se identifican con el siguiente código: PG/CC/XX Donde XX es un número secuencial, comenzando por 01. La Ficha de Procesos del Mapa de Procesos del CALL CENTER será codificada de la siguiente manera: PRO-XX PRO: Proceso. XX: es un número correlativo comenzando por el 01. Los Formatos se desarrollan de forma simultánea con el documento en que se referencian. Se identifican con el código: XXYYZZ-R Donde XX: indica el documento del que emanan. MC: Manual de la Calidad. PG: Procedimiento General. PRO: Procesos.154 PG/CC/01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Revisión: 01 YY: es el nº del Procedimiento. ZZ: es el nº correlativo comenzando por 01. R: es el nº de revisión, comenzando por 01. Se mantiene un Listado de Documentos en Vigor (formato PG0101), por el responsable indicado en el apartado 2 Responsabilidades. Para asegurar la actualización del Listado de Documentos en Vigor se verificará mensualmente la vigencia de los documentos contenidos en esta lista. Esta verificación se realizará independientemente de las actualizaciones que se deban realizar en la lista por la generación de nuevas versiones de los documentos Distribución de los Documentos Con el fin de facilitar la distribución de los documentos del SGC, se establecen dos sistemas de distribución: 1. A través de la intranet para los documentos generales en medio digital. 2. Por medio de las listas de distribución con la identificación del documento en medio impreso como copia controlada. A efectos de la distribución y control de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en medios físicos, se establecen dos tipos de copia: controladas y copias no controladas, figurando tal identificación en la portada de dichos documentos. 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