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Timestamp: 2017-03-25 23:29:51+00:00

Document:
Linee guida, in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti
amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalita' di pubblicazione e diffusione sul web - 2 marzo 2011
vedi anche [comunicato stampa] [scheda informativa]
guida, in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti
amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalita' di pubblicazione e diffusione sul web. (Pubblicato
sulla GU n. 64 del 19-3-2011 )
del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del
dott. Daniele De Paoli, segretario generale; Visto lo schema di provvedimento recante ÇLinee guida in materia di trattamento
di dati personali effettuato da soggetti pubblici per finalita' di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e documenti adottati
dalle pubbliche amministrazioniÈ approvato in via provvisoria dal Garante il
16 dicembre 2010 e, in pari data, sottoposto a consultazione previa pubblicazione sul sito web dell'Autorita'; Visti i commenti e le osservazioni pervenuti a questa Autorita' a seguito
della consultazione per la quale era stato fissato il termine del 31 gennaio
2011; Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno
2003, n. 196); Vista la disciplina rilevante in materia di trasparenza e pubblicita'
dell'attivita' amministrativa; Vista la documentazione in atti; Viste le osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario generale
ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatore il prof. Francesco Pizzetti; Delibera:
1. di adottare le ÇLinee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da
soggetti pubblici per finalita' di pubblicazione e diffusione sul webÈ
contenute nel documento allegato quale parte integrante della presente
deliberazione (Allegato 1); 2. che copia del presente provvedimento sia trasmessa al Ministero della
giustizia-Ufficio pubblicazione leggi e decreti, per la sua pubblicazione
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai sensi dell'art. 143,
comma 2, del Codice. Roma, 2 marzo 2011 Il presidente e relatore
Allegato 1 IL
guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalita'
di pubblicazione e diffusione sul web
Sommario 1. Ambito
di applicazione 1.1. Riscontro
all'interessato in caso di accesso ai propri dati personali: non applicabilita'
delle presenti Linee guida 2. Premessa
2.1. Pubblicazione
di dati personali sulla base di espresse previsioni normative 2.2. Pubblicazione
di informazioni personali strettamente necessaria al perseguimento di
finalita' istituzionali 2.3. Pubblicazione
di informazioni alla luce della recente riforma normativa in materia di
trasparenza delle pubbliche amministrazioni 2.4. Pubblicazione
di informazioni personali su richiesta dell'interessato 2.5. Sindacabilita'
delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati personali 3. Trasparenza,
pubblicita' e consultabilita' di atti e documenti:
definizioni 3. 1. Trasparenza
3. 2. Pubblicita'
3. 3. Consultabilita'
4. Trasparenza,
valutazione delle tre grandi finalita' perseguibili mediante la pubblicazione on line 5. Accorgimenti
tecnici in relazione alle finalita' perseguite 5. 1. Motori
di ricerca 5. 2. Tempi
proporzionati di mantenimento della diffusione dei dati 5. 3. Duplicazione
massiva dei file contenenti dati personali 5. 4. Dati
esatti e aggiornati 6. Fattispecie
esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi normative A. Trasparenza
A. 1. Informazioni
riferite agli addetti ad una funzione pubblica A. 1.1. Trasparenza
dell'attivita' delle pubbliche amministrazioni senza dati personali A. 2. Situazione
patrimoniale di titolari di cariche e incarichi pubblici A. 3. Ruoli
del personale e bollettini ufficiali A. 4. Albo
dei beneficiari di provvidenze di natura economica B. Pubblicita'
degli atti amministrativi e albo pretorio on line B. 1. Concorsi
e selezioni pubbliche B. 2. Graduatorie,
elenchi professionali ed altri atti riguardanti il personale C. Consultabilita'
di atti e documenti C. 1. Elenchi
del collocamento obbligatorio dei disabili 1.
Ambito di applicazione L'attuale
processo di innovazione e digitalizzazione della pubblica amministrazione e'
caratterizzato da numerose iniziative, anche legislative, volte a migliorare l'efficienza, l'efficacia e la qualita' delle prestazioni e dei servizi erogati dai soggetti pubblici mediante l'incremento dell'utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche. Le recenti disposizioni 1 in materia di trasparenza e pubblicita' dell'azione amministrativa e quelle sulla consultabilita' degli atti prevedono
in capo ai soggetti pubblici diversi obblighi di messa a disposizione delle
relative informazioni da realizzare con modalita' di divulgazione e ambiti di conoscenza di tipo differente, comportando, a seconda dei casi,
operazioni di comunicazione oppure di diffusione di dati personali2
disciplina sulla protezione dei dati personali regola la comunicazione
e la diffusione delle informazioni personali in maniera tendenzialmente
uniforme, indipendentemente dalle modalita' tecniche utilizzate; cio', sia nei
casi in cui i dati personali siano resi noti mediante una pubblicazione cartacea, sia laddove tali informazioni siano messe a disposizione on
line tramite una pagina web. Le
presenti "Linee guida" hanno, pertanto, lo scopo di definire un primo
quadro unitario di misure e accorgimenti finalizzati a individuare
opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti ad applicare in
relazione alle ipotesi in cui effettuano, in attuazione alle disposizioni
normative vigenti, attivita' di comunicazione o diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali per finalita' di trasparenza, pubblicita' dell'azione amministrativa, nonche' di consultazione di atti su
iniziativa di singoli soggetti. 1.1.
Riscontro all'interessato in caso di accesso ai propri dati personali: non
applicabilita' delle presenti Linee
sono presi in considerazione in questo provvedimento i casi in cui i
soggetti pubblici sono destinatari di istanze di accesso ai dati personali,
in quanto il dare conoscenza all'interessato delle informazioni in possesso dell'amministrazione non configura un'operazione di
comunicazione (artt. 4, comma 1, lett. l) e 7 del Codice). 2.
soggetti pubblici possono utilizzare informazioni personali per lo svolgimento
delle proprie funzioni istituzionali anche in mancanza di una norma di legge o
di regolamento che preveda espressamente il trattamento di dati personali
e non devono richiedere il consenso dell'interessato (artt. 18, commi 2 e
4, 19,comma 1, del Codice). Resta fermo che per la comunicazione e la
diffusione devono comunque essere applicate le regole di cui ai punti
successivi. 2.1.
Pubblicazione di dati personali sulla base di espresse previsioni
relazione alle sole operazioni di comunicazione e di diffusione, le pubbliche
amministrazioni, nel mettere a disposizione sui propri siti istituzionali dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi (in forma integrale, per estratto, ivi compresi gli allegati), devono
preventivamente verificare che una norma di legge o di regolamento preveda
tale possibilita' (artt. 4, comma 1, lett. l) e m), 19, comma 3, 20 e 21, del Codice) 3 fermo restando comunque il generale divieto di
diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei singoli interessati (artt. 22, comma 8, 65, comma 5, 68, comma 3, del Codice). 2.2.
Pubblicazione di informazioni personali strettamente necessaria al perseguimento
di finalita' istituzionali Le
amministrazioni possono inoltre pubblicare sul proprio sito web informazioni
che contengono dati personali, eventualmente anche tratti da atti e documenti amministrativi, qualora tale divulgazione, che deve essere
sempre sorretta da un'adeguata motivazione, costituisca un'operazione strettamente necessaria al perseguimento delle finalita' assegnate all'amministrazione da specifiche leggi o regolamenti, e riguardi
informazioni utili a far conoscere ai destinatari le sue attivita' e il suo
funzionamento 4 o a favorire l'accesso ai servizi prestati
dall' amministrazione.5 Resta
comunque fermo che non possono essere comunicate o diffuse informazioni
riferite agli utenti se non nei casi in cui tali operazioni sono esplicitamente previste da una legge o da un regolamento. Resta fermo inoltre che la pubblicazione di dati personali aventi natura sensibile e'
consentita solo se autorizzata da espressa disposizione di legge nella quale
siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalita' di rilevante interesse pubblico perseguite ovvero qualora tale operazione sia identificata nel regolamento che l'amministrazione e' tenuta ad adottare,
previo parere conforme del Garante (art. 20, commi 1 e 2, del Codice). 2.3.
Pubblicazione di informazioni alla luce della recente riforma normativa in
materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioni Le
amministrazioni possono infine disporre la pubblicazione sul proprio sito
web di informazioni personali individuate -sulla base di precisi obblighi normativi, in parte previsti dal d.lg. n. 150/2009, in parte da altre normative previgenti- nel Programma triennale per la trasparenza e l'integrita' che ciascuna amministrazione e' tenuta ad adottare in conformita' alle "Linee guida per la predisposizione del Programma
triennale per la trasparenza e l'integrita'", adottate il 14 ottobre 2010 dalla Commissione indipendente per la valutazione, la trasparenza e l'integrita' delle amministrazioni pubbliche (Civit) 6
tale quadro, qualora l'amministrazione decida, sulla base di una valutazione responsabile e attenta ai limiti richiamati e in particolare a quelli
di cui al punto 2.2, di prevedere la pubblicazione di ulteriori dati,
in assenza di specifici obblighi normativi e in aggiunta a quelli elencati
nelle Linee guida della Civit, dovra' motivare adeguatamente la propria scelta nell'ambito dello stesso Programma triennale, dimostrando l'idoneita'
di tale pubblicazione, in relazione alle finalita' perseguite, e il rispetto
dei principi di necessita', proporzionalita' e pertinenza dei dati 7
Pubblicazione di informazioni personali su richiesta dell'interessato
dei rapporti intercorrenti con l'amministrazione pubblica, gli interessati possono formulare specifiche richieste volte a ottenere che
taluni propri dati personali siano pubblicati sul sito istituzionale
dell'amministrazione. Tali
richieste possono riguardare informazioni personali che sono gia' nella
disponibilita' dell'amministrazione in quanto acquisite per lo svolgimento
delle proprie funzioni istituzionali, ovvero che possono essere conferite facoltativamente dall'interessato allo specifico scopo di consentirne la
diffusione (art. 13, comma 1, lett. b), del Codice). E'
facolta' dell'amministrazione valutare se prendere in esame tali richieste di
pubblicazione, che comunque potranno essere accolte solo all'esito di
un'attenta verifica con cui si accerti che tale operazione sia compatibile
con lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali e che i dati oggetto
di diffusione on line risultino pertinenti e non eccedenti rispetto alle
finalita' perseguite 8 . 2.5.
Sindacabilita' delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati personali Tutte
le decisioni assunte dalle amministrazioni in relazione alla pubblicazione
sui propri siti istituzionali di atti e documenti contenenti dati
personali possono essere oggetto di sindacato da parte del Garante al fine di verificare che siano rispettati i principi di necessita',
proporzionalita' e pertinenza dei dati (artt. 3 e 11, comma 1, del Codice). 3.
Trasparenza, pubblicita' e consultabilita' di atti e documenti: definizioni Ferme
restando le specifiche definizioni che le norme di settore stabiliscono, ai soli fini della corretta applicazione delle indicazioni fornite con
le presenti Linee guida, si ritiene utile fornire di seguito la definizione di trasparenza, pubblicita' e consultabilita' di atti e
documenti amministrativi in relazione alla attivita' di comunicazione o
diffusione di dati personali svolta dai soggetti pubblici attraverso i propri
siti istituzionali. 3.1.
Trasparenza La
disponibilita' sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e documenti amministrativi, contenenti dati personali, per finalita' di trasparenza e' volta a garantire una conoscenza generalizzata delle informazioni concernenti aspetti dell'organizzazione
dell'amministrazione al fine di assicurare un ampio controllo sulle
capacita' delle pubbliche amministrazioni di raggiungere gli obiettivi,
nonche' sulle modalita' adottate per la valutazione del lavoro svolto dai
dipendenti pubblici. 3.2.
Pubblicita' La
disponibilita' on line per finalita' di pubblicita' e' volta a far conoscere l'azione amministrativa in relazione al rispetto dei principi di
legittimita' e correttezza, nonche' a garantire che gli atti amministrativi
producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti
conseguenti da parte degli interessati. Tale pubblicita' puo' configurarsi anche come uno strumento della trasparenza poiche' funzionale a rendere conoscibile l'attivita' delle pubbliche amministrazioni . 3.3.
Consultabilita' La
disponibilita' sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e
documenti amministrativi per finalita' di consultabilita' e' volta a
consentire la messa a disposizione degli stessi solo a soggetti
determinati -anche per categorie- al fine di garantire in maniera agevole la
partecipazione alle attivita' e ai procedimenti amministrativi. 4.
Trasparenza, pubblicita' e consultabilita' di atti e documenti: valutazione
delle tre grandi finalita' perseguibili mediante la pubblicazione on line
previsioni normative in materia di trasparenza, pubblicita' e consultabilita'
degli atti, preordinate ad assicurare un certo grado di conoscenza dell'operato della pubblica amministrazione, non perseguono finalita'
analoghe. Le
pubbliche amministrazioni, pertanto, sono tenute, in primo luogo, a valutare quali specifiche finalita' sono rinvenibili dalle disposizioni
legislative o regolamentari che prevedono un particolare regime di conoscibilita' di informazioni, atti e documenti amministrativi. In
particolare, occorre distinguere i casi in cui, in relazione alla attivita' di
comunicazione o diffusione di dati personali attraverso la pubblicazione di atti e documenti amministrativi sui siti istituzionali, si perseguano
finalita' di: A.
Trasparenza; B.
Pubblicita'; C.
Consultabilita'. Tali
valutazioni devono essere effettuate dalle amministrazioni pubbliche, nel
rispetto dei principi di necessita' e proporzionalita' del trattamento dei dati
personali (artt. 3 e 11 del Codice), in modo da garantire modalita'
differenziate di messa a disposizione di dati e documenti tenendo conto delle
diverse finalita' sopra evidenziate e descritte nel par. 3, delle tipologie di informazioni oggetto di divulgazione, nonche' degli strumenti e dei mezzi utilizzati per assicurarne la conoscibilita', affinche' siano correttamente rispettati i diritti degli interessati. 5.
Accorgimenti tecnici in relazione alle finalita' perseguite A fronte della messa a disposizione on line di atti e documenti amministrativi contenenti dati personali, ivi inclusi gli obblighi di
pubblicazione aventi effetto di pubblicita' legale (compreso l'albo
pretorio on line), occorre individuare idonei accorgimenti volti ad
assicurare forme corrette e proporzionate di conoscibilita' di tali informazioni impedendo la loro indiscriminata e incondizionata
reperibilita' in Internet, garantendo il rispetto dei principi di qualita' ed
esattezza dei dati e delimitando la durata della loro disponibilita' on line
tenuto presente, inoltre, che la diffusione indiscriminata di dati personali
basata su un malinteso e dilatato principio di trasparenza puo' determinare
conseguenze gravi e pregiudizievoli tanto della dignita' delle persone quanto della stessa convivenza sociale.
questi che si dilatano ulteriormente quando la diffusione dei dati e la loro
messa a disposizione avvenga on line. Infatti,
questo metodo di diffusione presenta pericoli e criticita' specifiche che
possono riguardare la difficolta' di garantire che i dati siano a
disposizione solo per un periodo determinato dalla normativa di settore (nei casi in cui tali norme prevedano un termine), che siano conosciuti
solo da chi abbia diritto a conoscerli (nei casi in cui il diritto non e'
esteso a tutti ma solo a certe categorie di cittadini) e, infine, che non
possano essere manipolati o indebitamente acquisiti e memorizzati da chi dovrebbe al massimo limitarsi a prenderne conoscenza (come avviene nel caso in cui non siano adottate adeguate misure di sicurezza). Deve inoltre sempre essere tenuto presente il pericolo oggettivo costituito dai motori di ricerca
che "decontestualizzano il dato" estrapolandolo dal sito in cui e'
contenuto, e trasformandolo in una parte -non controllata e non controllabile-
delle informazioni che di una persona sono date dal motore di ricerca
stesso, secondo una "logica" di priorita' di importanza del tutto
sconosciuta e non conoscibile all'utente. 5.
1. Motori di ricerca E'
necessario stabilire se i dati siano reperibili mediante motori di ricerca
esterni ovvero - come appare preferibile - mediante funzionalita' di
ricerca interne al sito. La seconda soluzione va infatti privilegiata, in
linea generale, in quanto assicura accessi maggiormente selettivi e coerenti
con le finalita' di volta in volta sottese alla pubblicazione assicurando, nel contempo, la conoscibilita' sui siti istituzionali delle informazioni che si intende mettere a disposizione 10
. Si pensi al caso della pubblicazione delle informazioni e di dati
nell'apposita sezione del sito istituzionale dell'amministrazione denominata "Trasparenza, valutazione e merito" di cui si prevede,
per facilitarne l'accesso e la consultazione, la raggiungibilita' da un link
posto nella pagina iniziale del sito stesso. A tale scopo, alla luce dell'attuale meccanismo di funzionamento dei piu'
diffusi motori di ricerca, in relazione ai dati personali di cui si intende
limitare la diretta reperibilita' on line tramite tali strumenti, e' possibile utilizzare regole di accesso convenzionali concordate nella
comunita' Internet 11 ,12 . Resta impregiudicato l'utilizzo di strumenti idonei ad agevolare la reperibilita', all'interno del sito istituzionale dell'amministrazione, delle informazioni e dei documenti oggetto di divulgazione. 5.
2. Tempi proporzionati di mantenimento della diffusione dei dati Le
esigenze di trasparenza, pubblicita' e consultabilita' degli atti, proprio in
relazione alla circostanza che i dati personali in essi contenuti sono
diffusi sul web, devono comunque tenere anche conto della necessita' di
individuare un congruo periodo di tempo entro il quale devono rimanere disponibili
(in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato) che non
puo' essere superiore al periodo ritenuto, caso per caso, necessario al raggiungimento degli scopi per i quali i dati stessi sono resi pubblici. Come
detto, la diffusione illimitata e continua in Internet di dati personali
relativi ad una pluralita' di situazioni riferite ad un medesimo
interessato, costantemente consultabili da molteplici luoghi e in qualsiasi
momento, puo' comportare conseguenze pregiudizievoli per le persone
interessate, specie se si tratta di informazioni non piu' aggiornate o relative ad avvenimenti risalenti nel tempo contenute anche in atti e
provvedimenti amministrativi reperibili on line che hanno gia' raggiunto gli
scopi per i quali si era reso necessario renderli pubblici. In
tale quadro, nelle ipotesi in cui specifiche disposizioni di settore individuino determinati periodi di tempo per la pubblicazione di
atti e provvedimenti amministrativi (es., art. 124, d.lg. n. 267/2000
riguardante le deliberazioni del comune e della provincia che devono essere
affisse all'albo pretorio, nella sede dell'ente, per quindici giorni consecutivi), i soggetti pubblici sono tenuti ad assicurare il rispetto dei
limiti temporali previsti, rendendoli accessibili sul proprio sito web durante
il circoscritto ambito temporale individuato dalle disposizioni normative di riferimento, anche per garantire il diritto all'oblio degli interessati 13 . Nei
casi in cui, invece, la disciplina di settore non stabilisce un limite
temporale alla pubblicazione degli atti, vanno individuati -a cura delle
amministrazioni interessate- congrui periodi di tempo entro i quali
mantenerli on line 14 . La predetta congruita' va commisurata alle esigenze sottese alle finalita' di trasparenza, di pubblicita' o di consultabilita' di volta in volta perseguite, sempre
che queste non abbiano carattere di permanenza15
. Piu' in particolare, in relazione alla finalita' di trasparenza potrebbe risultare necessario individuare periodi di tempo ragionevoli di permanenza dei dati in rete, proprio al fine di garantire a chiunque una
effettiva e immediata accessibilita' alle informazioni16
. Tempi piu' circoscritti, invece, devono riguardare la disponibilita' on line dell'atto o del documento pubblicato per finalita' di pubblicita', avuto anche riguardo ai termini previsti dalla legge per
l'impugnazione dei provvedimenti oggetto di pubblicazione. Trascorsi
i predetti periodi di tempo specificatamente individuati, determinate
notizie, documenti o sezioni del sito devono essere rimossi dal web o privati degli elementi identificativi degli interessati ovvero, in
alternativa, laddove l'ulteriore diffusione dei dati sia volta a soddisfare esigenze di carattere storico-cronologico, gli stessi vanno sottratti all'azione dei comuni motori di ricerca, ad esempio, inserendoli in un'area di archivio consultabile solo a partire dal sito
stesso o in un'area ad accesso riservato 17 . 5.
3. Duplicazione massiva dei file contenenti dati personali Devono essere
adottate opportune cautele per ostacolare operazioni di duplicazione massiva
dei file contenenti dati personali da parte degli utenti della rete,
rinvenibili sui siti istituzionali delle amministrazioni, mediante l'utilizzo di software o programmi automatici, al fine di ridurre il rischio di riproduzione e riutilizzo dei contenuti informativi in ambiti e contesti differenti. A tale scopo si puo' fare ricorso ad accorgimenti consistenti, ad esempio, nell'uso di firewall di rete in grado di riconoscere accessi che risultino anomali per numero rapportato all'intervallo di tempo di riferimento oppure di opportuni filtri applicativi che, a fronte delle citate anomalie, siano in grado di rallentare l'attivita' dell'utente e di mettere in atto adeguate contromisure. Gli accorgimenti che si intende utilizzare devono comunque
essere conformi ai principi di fruibilita', di usabilita' e di accessibilita' dei siti istituzionali delle pubbliche amministrazioni, garantendo in particolare l'accessibilita' alle informazioni riprodotte on line anche alle persone disabili 18
4. Dati esatti e aggiornati Per
garantire la qualita' dei dati trattati, le amministrazioni pubbliche,
nel procedere nei casi previsti alla divulgazione on line di informazioni
personali, sono tenute a mettere a disposizione soltanto dati esatti e
aggiornati (art. 11, comma 1, lett. c), del Codice). In tale quadro, assume
particolare rilievo l'obbligo posto in capo alle amministrazioni pubbliche di garantire "che le informazioni contenute sui siti siano
conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito" 19 anche utilizzando, ove opportuno, copie
di documenti originali20 . A
tale fine occorre adottare idonee misure per eliminare o ridurre il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni delle informazioni e dei documenti resi disponibili tramite Internet. Un utile accorgimento consiste, ad esempio, nell'indicazione, tra i dati di contesto riportati all'interno del
contenuto informativo dei documenti 21 , delle fonti attendibili
per il reperimento dei medesimi documenti. Un ulteriore accorgimento la cui
adozione potra' essere valutata dalle amministrazioni interessate, anche in relazione a specifiche categorie di documenti, e' la sottoscrizione del documento pubblicato sul sito web con firma digitale22
o altro accorgimento equivalente, in modo da garantirne l'autenticita' e
l'integrita'. Il
rischio della decontestualizzazione e' strettamente correlato alla possibilita'
che i contenuti informativi disponibili sul sito istituzionale siano
accessibili mediante l'utilizzo di motori di ricerca esterni ovvero siano
reperibili attraverso la consultazione di siti dove sono ospitate copie dei
medesimi contenuti informativi. Pertanto,
ogni file oggetto di pubblicazione sui siti istituzionali, potendo essere
letto in un altro ambito e in un momento successivo alla sua diffusione,
dovrebbe prevedere l'inserimento dei "dati di contesto" (es. data di aggiornamento, periodo di validita', amministrazione, segnatura
di protocollo o dell'albo). 6.
Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi normative A.
TRASPARENZA In
presenza dei presupposti legislativi o regolamentari che legittimano
le operazioni di comunicazione e di diffusione, le pubbliche
amministrazioni sono tenute a verificare in concreto quali siano i dati personali, ritenuti pertinenti per il corretto svolgimento delle proprie
funzioni istituzionali, che devono essere resi conoscibili mediante la loro messa a disposizione sui siti istituzionali (artt. 11, 18 e 19 del Codice).
procedimento di selezione dei dati personali che possono essere resi
conoscibili on line deve essere particolarmente accurato nei casi in cui
tali informazioni siano di tipo sensibile o giudiziario o, in particolare,
qualora riguardino dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita
sessuale. Un quadro di garanzie particolarmente stringente protegge, infatti, i dati sensibili e giudiziari prevedendo espressamente che i soggetti pubblici possono trattare tali informazioni solo se in concreto
indispensabili per svolgere le attivita' istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati
personali di natura diversa (art. 22 del Codice). A.
1. Informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica Il
legislatore ha individuato, nel corso del tempo, molteplici obblighi di
pubblicazione on line di dati, dando luogo a una forte frammentazione della
disciplina. 1.
Rispondono all'esigenza fondamentale di garantire la trasparenza amministrativa anche le disposizioni che, novellando l'art. 19 del Codice,
sono intervenute sul tema della conoscibilita' delle notizie riguardanti lo svolgimento delle prestazioni e la relativa valutazione di
"chiunque sia addetto ad una funzione pubblica". Come gia'
evidenziato, la pubblicazione di tali informazioni sul sito istituzionale dell'amministrazione risponde in gran parte a specifici obblighi
normativi in materia di trasparenza esplicitati dalle citate Linee guida della Civit. Alla luce della predetta disposizione, possono quindi essere
oggetto di diffusione anche ulteriori dati, riguardanti le attivita' svolte da dipendenti pubblici e la loro valutazione complessiva, ad
esclusione di quelli strettamente connessi al rapporto di lavoro del singolo con l'amministrazione o ai dettagli della valutazione 23
. Cio', sempre a condizione che la loro pubblicazione, sorretta da un'adeguata motivazione, sia prevista nel Piano triennale per la trasparenza e l'integrita' che ogni amministrazione e' tenuta a predisporre, nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza. Le
disposizioni citate escludono, invece la conoscibilita', salvo nei casi
previsti dalla legge, delle "notizie concernenti la natura delle infermita'
e degli impedimenti personali o familiari che causino l'astensione dal
lavoro, nonche' le componenti della valutazione o le notizie concernenti il
rapporto di lavoro tra il predetto dipendente e l'amministrazione, idonee a
rivelare taluna delle informazioni di cui all'articolo 4, comma 1, lett.
d)" del Codice (v. art. 14, comma 1, lett. b), l. 4 novembre 2010, n.
183). Resta
ferma, comunque, la possibilita' di rendere conoscibili dati personali, anche sensibili, attinenti allo svolgimento e alla valutazione delle prestazioni dei dipendenti pubblici alle condizioni e nei limiti
previsti dalla disciplina sul diritto di accesso ai documenti
amministrativi di cui alla l. 7 agosto 1990, n. 241 24
Specifiche disposizioni legislative fissano i limiti massimi delle
retribuzioni e degli emolumenti direttamente o indirettamente erogati a
carico delle pubbliche finanze per rapporti di lavoro dipendente o autonomo, le quali impongono alle amministrazioni l'obbligo di rendere
noti sul proprio sito web i relativi atti di spesa con l'indicazione dei nominativi dei destinatari e dell'ammontare del compenso quale condizione indispensabile per l'attuazione dei medesimi atti di spesa (art.
3, commi da 44 a 52-bis, l. 24 dicembre 2007, n. 244) 25
. 3. Per quanto riguarda i curricula professionali di dirigenti, segretari
comunali e provinciali, nonche' di titolari di posizioni organizzative, di funzioni di valutazione e misurazione della performance e di incarichi di
indirizzo politico-amministrativo, il riferimento del legislatore all'obbligo
di pubblicazione del vigente modello di curriculum europeo non puo' comportare
la riproduzione di tutti i suoi contenuti sui siti istituzionali dell'amministrazione, in ragione unicamente delle finalita' di trasparenza
perseguite (art. 11, comma 8, lett. e), f), e h), d.lg. n. 150/2009, e art.
21, comma 1, l. n. 69/2009). Tale
modello, infatti, contiene l'indicazione di dati personali eccedenti o
non pertinenti rispetto alle legittime finalita' di trasparenza
perseguite, in quanto risponde alle diverse esigenze di favorire l'incontro
tra domanda e offerta di lavoro e la valutazione di candidati. Prima di pubblicare sul sito istituzionale il curriculum europeo va quindi operata una selezione delle informazioni in esso contenute ritenute
pertinenti in relazione agli incarichi svolti o alle funzioni pubbliche
ricoperte dal personale interessato quali, ad esempio: -
informazioni personali (dati anagrafici, amministrazione di appartenenza, qualifica e/o incarico ricoperto, recapito telefonico dell'ufficio, e-mail istituzionale); -
dati riguardanti i titoli di studio e professionali, le esperienze lavorative
(incarichi ricoperti, capacita' linguistiche e nell'uso delle tecnologie, partecipazione a convegni e seminari, pubblicazioni, collaborazione
a riviste, ecc.); -
ulteriori informazioni di carattere professionale indicate dall'interessato.
Deve inoltre essere garantita agli interessati la possibilita' di aggiornare
periodicamente il proprio curriculum ai sensi dell'art. 7 del Codice. 26
Non appare giustificato riprodurre sul web informazioni quali i cedolini dello stipendio, dati di dettaglio risultanti dalle dichiarazioni
fiscali, oppure riguardanti l'orario di entrata e di uscita di singoli
dipendenti, l'indirizzo del domicilio privato, il numero di telefono e l'indirizzo
di posta elettronica personale (diversi da quelli ad uso professionale), ovvero informazioni attinenti allo stato di salute di persone identificate, quali le assenze verificatesi per ragioni di salute. 5.
Per quanto riguarda le modalita' di messa a disposizione dei dati personali
sulla sezione dei siti istituzionali dei soggetti pubblici dedicata
appositamente a "Trasparenza, valutazione e merito", si ritiene
che debbano essere privilegiati canali o modalita' di ricerca interni ai
medesimi siti limitando, attraverso idonei accorgimenti, l'indicizzazione da
parte dei motori di ricerca esterni, nonche' la creazione di copie cache
presso gli stessi motori di ricerca. Resta invece ferma la possibilita' di
utilizzare strumenti idonei ad agevolare la reperibilita', all'interno dei
siti istituzionali delle amministrazioni, delle informazioni e dei documenti oggetto di divulgazione. A.
1.1. Trasparenza dell'attivita' delle pubbliche amministrazioni senza dati
personali Il
perseguimento della finalita' di trasparenza dell'attivita' delle pubbliche
amministrazioni puo' avvenire anche senza l'utilizzo di dati personali. In
tale quadro, quindi, non si ravvisa la necessita' di adottare alcuna specifica cautela qualora le pubbliche amministrazioni ritengano di
pubblicare sul sito web informazioni non riconducibili a persone identificate o identificabili (es. dati quantitativi aggregati per uffici riguardanti
i livelli retributivi ed accessori risultanti dai contratti collettivi o
da atti interni di organizzazione; tassi di assenza e di maggiore
presenza del personale; informazioni relative alla performance dell'amministrazione; obiettivi assegnati agli uffici insieme ai relativi indicatori e ai risultati complessivi raggiunti; l'ammontare complessivo
dei premi collegati alla performance stanziati e di quelli effettivamente distribuiti; dati relativi al grado di differenziazione nell'utilizzo della premialita', informazioni concernenti la dimensione
della qualita' dei servizi erogati, notizie circa la gestione dei pagamenti e
le buone prassi). A.
2. Situazione patrimoniale di titolari di cariche e incarichi pubblici Uno
specifico regime di conoscibilita' riconducibile alle esigenze di trasparenza
della pubblica amministrazione e' previsto dalla legge 5 luglio 1982, n. 441,
sulla pubblicita' della situazione patrimoniale di coloro che ricoprono
cariche pubbliche o incarichi di rilievo pubblico. Tale norma dispone espressamente che esclusivamente i "cittadini iscritti nelle liste elettorali per le elezioni della Camera dei Deputati" possono, mediante la messa a disposizione, consultare legittimamente il bollettino
nel quale sono riportati i dati riguardanti la situazione patrimoniale di titolari di cariche elettive e di cariche direttive di alcuni enti (artt. 8 e
9). Nell'ambito
del suesposto quadro normativo deve, tuttavia, rilevarsi che una distinta
modalita' e' prevista per la consultabilita' dei dati in questione con
riferimento agli enti territoriali per i quali, infatti, la legge n. 441/1982 dispone che la pubblicazione individuata dall'art. 9 sopra
richiamato sia effettuata, su appositi bollettini, senza pero' limitare la conoscibilita' di tali informazioni ai soli cittadini elettori della
Camera dei Deputati. In forza della predetta specificazione normativa, le
regioni e gli enti locali, nel pubblicare sul proprio bollettino la situazione patrimoniale dei consiglieri e le spese sostenute per la propaganda elettorale, possono dare ampia diffusione ai propri bollettini e
alle informazioni ivi riportate, anche mediante la riproduzione dei bollettini
stessi sui propri siti istituzionali. Ulteriori
disposizioni prevedono che talune informazioni relative agli amministratori
locali e regionali (dati anagrafici, lista o gruppo di appartenenza o di collegamento, titolo di studio e professione esercitata) vengano
raccolte dal Ministero dell'interno in un'apposita anagrafe di cui chiunque
ha il diritto di prendere visione ed estrarre copia, anche su supporto informatico. In considerazione dell'ampio regime di conoscibilita'
previsto per tali informazioni riferite agli amministratori, deve ritenersi consentita la loro messa a disposizione per via telematica da parte delle amministrazioni regionali e degli enti locali interessati attraverso i rispettivi siti istituzionali (art. 76 d.lg. n. 267/2000). A.
3. Ruoli del personale e bollettini ufficiali 1.
Sono parimenti riconducibili alle esigenze di trasparenza dell'apparato amministrativo anche gli obblighi posti in capo a ciascuna
amministrazione dello Stato di pubblicare sul proprio sito web il ruolo dei
dirigenti, dando avviso della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale. Nel
ruolo, che l'amministrazione deve aver cura di tenere secondo principi di completezza
e trasparenza, nonche' di pertinenza e non eccedenza dei dati, vanno rese pubbliche le sole informazioni individuate nel dettaglio dalla disciplina di settore (cognome, nome, luogo e data di nascita; data di inquadramento
nella fascia di appartenenza o in quella inferiore; data di primo inquadramento nell'amministrazione; incarichi conferiti ai sensi dell'articolo 19, commi 3 e 4, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165 con l'indicazione della decorrenza e del termine di scadenza) (artt. 1, comma 7,
e 2, commi 1 e 3, d.P.R. 23 aprile 2004, n. 108). 2.
Sono soggetti a pubblicazione obbligatoria anche i ruoli di anzianita'
dei dipendenti pubblici che ciascuna amministrazione e' tenuta a
predisporre, annualmente, in modalita' cartacea, dandone avviso nel proprio
bollettino ufficiale (art. 55, comma 5, d.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3). Dal 1¡
gennaio 2007, per ragioni di efficacia ed economicita', la pubblicazione a
stampa dei ruoli di anzianita' delle amministrazioni statali e' stata sostituita con la riproduzione in rete dei medesimi documenti 27
: i ruoli di anzianita' del personale sono pertanto ora disponibili in formato elettronico su un portale di servizi integrato finalizzato alla diffusione telematica degli stampati e delle pubblicazioni ufficiali dello
Stato28
. Poiche'
la disciplina di settore in questione non individua nel dettaglio le
informazioni che devono essere riportate nei ruoli, occorre nel caso di
specie effettuare un'opportuna selezione in modo da rendere conoscibili soltanto i dati necessari a determinare l'anzianita' di servizio, evitando l'inserimento di notizie non pertinenti, eccedenti o riguardanti stati, qualita' o situazioni personali ovvero informazioni idonee a rivelare
dati sensibili (es. mutilato o invalido civile; aspettativa per motivi di salute o distacco per motivi sindacali). Sul
menzionato portale delle pubblicazioni ufficiali dello Stato sono consultabili
in formato digitale anche i bollettini ufficiali che le amministrazioni statali
sono tenute a pubblicare mensilmente, sui quali vengono riportati atti normativi e disposizioni generali, nonche' provvedimenti di organizzazione concernenti anche il personale dell'amministrazione. Per
cio' che concerne gli atti riferiti a ciascun dipendente, la normativa di
riferimento stabilisce che nei bollettini ufficiali va data notizia, in particolare, degli atti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera, ad encomi ed onorificenze, a sanzioni disciplinari, alla responsabilita' verso l'amministrazione e i terzi, nonche' all'invalidita' per causa di guerra
o di lavoro e alle infermita' contratte per causa di servizio (art. 24, commi
1 e 3, d.P.R. 3 maggio 1957, n. 686). Anche
in tale caso si ritiene opportuno suggerire che nella predisposizione
di tali pubblicazioni, rese disponibili on line, le amministrazioni
interessate riportino solo informazioni pertinenti, non eccedenti e - laddove vengano in rilievo dati sensibili o giudiziari- indispensabili,
rispettando il divieto di diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute
dei dipendenti adottando a tale fine idonei accorgimenti quali l'utilizzo di omissis, diciture generiche o codici numerici. Non
vi sono ostacoli, comunque, alla diffusione per via telematica degli atti
generali di organizzazione e gestione del personale la cui conoscibilita'
risponda ad esigenze di carattere informativo diffuso (es. decreti, circolari,
bandi di concorso, ecc.). A.
4. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica 1.
Le amministrazioni dello Stato, le regioni, comprese quelle a statuto
speciale, e le province autonome di Trento e Bolzano, gli enti locali e gli
altri enti pubblici sono tenuti ad istituire l'albo dei soggetti, ivi comprese
le persone fisiche, cui sono stati erogati in ogni esercizio finanziario contributi, sovvenzioni, crediti, sussidi e benefici di natura economica a carico dei rispettivi bilanci e devono provvedere ad aggiornarlo annualmente (d.P.R. 7 aprile 2000, n. 118). Il
previsto regime di conoscibilita', anche on line, dei medesimi albi risponde all'esigenza di rendere trasparente l'azione amministrativa,
anche in ordine all'utilizzo delle risorse finanziarie da parte dei
soggetti eroganti, nonche' all'esigenza di assicurare la partecipazione dei cittadini al procedimento amministrativo di concessione dei contributi consentendo l'accesso alle relative informazioni. Entrambe
le suesposte esigenze sono soddisfatte mediante la pubblicazione, sui
siti delle pubbliche amministrazioni individuate dalla norma in esame, degli
elenchi di beneficiari di provvidenze economiche e di altri atti che
riconoscono agevolazioni, sussidi o altri benefici. In tali elenchi possono
essere riportati i soli dati necessari all'individuazione dei soggetti
interessati (nominativi e relativa data di nascita), l'esercizio finanziario relativo alla concessione del beneficio, nonche' l'indicazione
della "disposizione di legge sulla base della quale hanno luogo le erogazioni" medesime (art. 1, comma 2, del d.P.R. n. 118/2000). Non
risulta invece giustificato diffondere ulteriori dati non pertinenti
quali l'indirizzo di abitazione, il codice fiscale, le coordinate bancarie
dove sono accreditati i contributi, la ripartizione degli assegnatari
secondo le fasce dell'Indicatore della situazione economica equivalente-Isee ovvero informazioni che descrivano le condizioni di indigenza in cui versa
l'interessato. Non
devono inoltre essere riportate negli albi diffusi on line informazioni
idonee a rivelare lo stato di salute degli interessati (artt. 22, comma 8, e
68, comma 3, del Codice). Si pensi, in tale caso, all'indicazione: ¥ dei titoli
dell'erogazione dei benefici (es. attribuzione di borse di studio a
"soggetto portatore di handicap", o riconoscimento di buono
sociale a favore di "anziano non autosufficiente" o con l'indicazione, insieme al dato anagrafico, delle specifiche patologie
sofferte dal beneficiario) 29 ; ¥ dei criteri di attribuzione (es. punteggi attribuiti con l'indicazione degli
"indici di autosufficienza nelle attivita' della vita quotidiana" 30
); ¥ della destinazione dei contributi erogati (es. contributo per "ricovero in struttura
sanitaria oncologica"). Per
quanto riguarda le modalita' di messa a disposizione dei dati personali
contenuti nell'albo, che possono essere riportati nei siti istituzionali dei
soggetti pubblici che erogano tali benefici, si suggerisce di privilegiare
canali o modalita' di ricerca interni ai medesimi siti limitando, attraverso idonei accorgimenti, l'indicizzazione da parte dei motori di
ricerca esterni, nonche' la creazione di copie cache presso gli stessi motori
di ricerca. Resta invece ferma la possibilita' di utilizzare strumenti idonei ad agevolare la reperibilita', all'interno dei siti istituzionali delle
amministrazioni, delle informazioni riguardanti i beneficiari individuati
nell'albo. B.
PUBBLICITA' DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI E ALBO PRETORIO ON LINE E'
necessario verificare se i dati personali contenuti in atti e documenti
messi a disposizione sul sito istituzionale devono essere resi conoscibili all'intera collettivita' dei consociati (quindi liberamente reperibili da
chiunque sul sito istituzionale), ovvero ai soli utenti che hanno richiesto un
servizio, ovvero agli interessati o ai contro interessati in un procedimento amministrativo (utilizzando in tale caso regole per garantire un'accessibilita' selezionata). Nell'adempimento
degli obblighi di pubblicazione on line di atti e provvedimenti
amministrativi aventi effetto di pubblicita' legale di cui alla legge n. 69/2009, risulta sproporzionato, rispetto alla finalita' perseguita, consentirne l'indiscriminata reperibilita' tramite i comuni motori di ricerca, essendo invece ragionevole delimitarne la pubblicazione in una
sezione del sito istituzionale, limitando l'indicizzazione dei documenti e il
tempo di mantenimento della diffusione dei dati con gli accorgimenti indicati
nel par. 5 delle presenti Linee guida. B.
1. Concorsi e selezioni pubbliche L'ordinamento
prevede particolari forme di pubblicita' per gli esiti delle prove concorsuali
e delle graduatorie finali di concorsi e selezioni pubbliche (es. affissione presso la sede degli esami, pubblicazione nel bollettino
dell'amministrazione interessata o, per gli enti locali, all'albo pretorio).
Tale regime di conoscibilita' assolve principalmente alla funzione di rendere note le decisioni adottate dalla commissione esaminatrice e dall'ente pubblico procedente anche per consentire il controllo sulla
regolarita' delle procedure concorsuali o selettive da parte dei soggetti
interessati. Le
previsioni normative che disciplinano la pubblicazione di graduatorie,
esiti e giudizi concorsuali prevedono espressamente la diffusione dei
relativi dati personali, anche mediante l'utilizzo del sito istituzionale
dell'amministrazione di riferimento. Al
riguardo, devono ritenersi appropriate quelle modalita' di diffusione
on line di graduatorie, esiti e giudizi concorsuali che consentono di
rendere agevolmente conoscibili agli interessati i dati personali ivi riportati consultando il sito istituzionale dell'amministrazione
pubblica competente, evitando nel contempo che i medesimi dati siano liberamente
reperibili utilizzando i comuni motori di ricerca esterni. E' invece possibile consentire ai partecipanti alla procedura concorsuale di accedere
agevolmente ad aree del sito istituzionale nelle quali possono essere riportate anche eventuali ulteriori informazioni rese disponibili ai soli
aventi diritto sulla base della normativa in materia di accesso ai documenti
amministrativi (elaborati, verbali, valutazioni, documentazione
relativa a titoli anche di precedenza o preferenza, pubblicazioni,
curricula, ecc.), attribuendo agli stessi credenziali di autenticazione (es.
username o password, n. di protocollo o altri estremi identificativi forniti
dall'ente agli aventi diritto, ovvero mediante utilizzo di dispositivi di
autenticazione, quali la carta nazionale dei servizi). Devono
ritenersi certamente pertinenti ai fini della pubblicazione on line gli elenchi
nominativi ai quali vengano abbinati i risultati di prove intermedie, gli
elenchi di ammessi a prove scritte o orali, i punteggi riferiti a singoli
argomenti di esame, i punteggi totali ottenuti. Appare
invece eccedente la pubblicazione di dati concernenti il recapito di
telefonia fissa o mobile, l'indirizzo dell'abitazione o dell'e-mail, i titoli
di studio, il codice fiscale, l'indicatore Isee, il numero di figli disabili, i risultati di test psicoattitudinali. B.
2. Graduatorie, elenchi professionali ed altri atti riguardanti il personale Analoghe
cautele devono essere adottate in relazione alle pubblicazioni
effettuate nel quadro delle ordinarie attivita' di gestione di rapporti di lavoro (es., graduatorie di mobilita' professionale; provvedimenti relativi all'inquadramento del personale, all'assegnazione di sede, alla
progressione di carriera, all'attribuzione di incarichi dirigenziali). C.
CONSULTABILITA' DI ATTI E DOCUMENTI Specifiche
disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere a
disposizione atti e documenti amministrativi a persone legittimate o che
ne facciano richiesta, al fine di consentire la partecipazione dei consociati all'attivita' amministrativa o nell'ambito dell'erogazione di
servizi. Per attuare tali esigenze sottese alle previste ipotesi di
consultabilita' di atti e documenti su iniziativa di singoli soggetti, le
amministrazioni possono parimenti avvalersi delle tecnologie telematiche, il cui utilizzo generalizzato e' anche in tali casi espressamente incentivato dal legislatore allo scopo di facilitare il rapporto con i
consociati e incentivare l'utilizzo dei servizi pubblici in rete. 31
Specifiche disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere a disposizione atti e documenti amministrativi a persone legittimate o che ne
facciano richiesta, al fine di consentire la partecipazione dei consociati
all'attivita' amministrativa o nell'ambito dell'erogazione di
servizi. Per attuare tali esigenze sottese alle previste ipotesi di consultabilita' di atti e documenti su iniziativa di singoli soggetti,
le amministrazioni possono parimenti avvalersi delle tecnologie telematiche, il cui utilizzo generalizzato e' anche in tali casi espressamente incentivato dal legislatore allo scopo di facilitare il
rapporto con i consociati e incentivare l'utilizzo dei servizi pubblici in
rete. In
queste ipotesi, risultando determinabili a priori i soggetti o le categorie di soggetti legittimati a conoscere le informazioni detenute dalle pubbliche amministrazioni (es. destinatari del provvedimento, terzi interessati
e contro interessati, ecc.), non e' in linea generale giustificato, alla luce del principio di proporzionalita', consentire, al di fuori dei casi espressamente previsti, l'accesso on line libero e incondizionato, senza applicare criteri selettivi, alla consultazione di atti e documenti contenenti
informazioni personali, specie se aventi natura sensibile. In
tale quadro e' opportuno, quindi, privilegiare modalita' di accessi
dedicati ai soli aventi diritto (che ne abbiano fatto specifica
richiesta) selezionando, a tal fine, anche preliminarmente, nell'ambito dei
singoli atti e documenti, le sole informazioni da rendere consultabili. Si
ritiene utile evidenziare che le informazioni ritenute non pertinenti o
eccedenti ai fini della loro pubblicazione on line, ivi comprese quelle idonee a rivelare lo stato di salute, possono naturalmente essere
trattate dall'amministrazione competente per lo svolgimento dei propri
compiti istituzionali ed essere oggetto di richieste di accesso da parte degli aventi diritto (es. l. n.
tale prospettiva si ritiene che le informazioni personali contenute in
atti e documenti da rendere consultabili possano essere reperibili, ad esempio, a partire da una sezione del sito istituzionale
dell'amministrazione ad accesso selezionato (ad es. Intranet o Extranet) o attraverso l'attribuzione alle persone legittimate di una chiave
personale di identificazione informatica secondo le regole stabilite in materia dal Codice dell'amministrazione digitale nel caso in cui l'accessibilita' ai dati e documenti venga assicurata nell'ambito di
servizi erogati in rete dall'amministrazione 32
1. Elenchi del collocamento obbligatorio dei disabili Il
trattamento dei dati riferito alle persone disabili da parte di soggetti
pubblici effettuato nell'ambito delle attivita' previste dalla disciplina
sul collocamento mirato puo' ritenersi, in termini generali, lecito anche in
quanto rispondente alle finalita' di rilevante interesse pubblico
individuate dal Codice (artt. 73, comma 2, lett.i), e 112, comma 1, lett. a)) 33
. In tale quadro, le disposizioni di legge in materia di diritto al lavoro e di collocamento di disabili appartenenti a categorie protette e centralinisti telefonici non vedenti, nel prevedere la formazione
di elenchi e graduatorie dei soggetti che hanno diritto al collocamento obbligatorio, ne stabiliscono un generico regime di pubblicita34
regime di conoscibilita' di tali documenti, stabilito per legge, puo' essere
assicurato anche attraverso la loro messa a disposizione on line, purche'
vengano prescelte modalita' che ne impediscano la libera consultabilita' in
Internet, tenuto conto che gli elenchi e le graduatorie del collocamento obbligatorio contengono informazioni idonee a rivelare lo stato di salute delle persone iscritte (nominativi degli interessati associati allo
stato di disabilita' o all'appartenenza alle altre categorie di aventi
diritto al collocamento). Nell'utilizzare le
tecnologie telematiche per attuare il previsto regime di pubblicita' delle predette liste, le amministrazioni devono, pertanto, adottare idonei
accorgimenti volti a impedire che vengano diffusi dati sulla salute (artt.
22, comma 8, e 68, comma 3, del Codice), rendendo conoscibili le informazioni
riportate in tali elenchi ai soli soggetti richiedenti per le sole finalita'
previste dalla specifica normativa di riferimento o a coloro che vi abbiano
interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti (es. attribuendo
a tali soggetti idonee credenziali di accesso, quali username o password,
n. di protocollo o altri estremi correlati alla richiesta di iscrizione nelle
liste, ovvero ancora predisponendo, nei siti istituzionali, aree ad accesso
parimenti selezionato).
NOTE 1 Le recenti novita' introdotte
dal legislatore dispongono che la trasparenza "e' intesa come accessibilita' totale (...) delle informazioni concernenti ogni aspetto dell'organizzazione, degli indicatori relativi agli andamenti gestionali e all'utilizzo delle risorse per il perseguimento delle funzioni istituzionali, dei risultati dell'attivita' di misurazione e
valutazione....(...)" con il principale "scopo di favorire forme difuse di controllo del rispetto dei principi di buon andamento e imparzialita'",
anche a garanzia della legalita' e dello sviluppo della cultura
dell'integrita' (d.lg. 27 ottobre 2009, n. 150, recante Attuazione della
legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttivita'
del lavoro pubblico e di eficienza e trasparenza delle pubbliche
amministrazioni). 2 Tali obblighi si aggiungono a quelli previsti da normative previgenti in relazione ai quali il Garante
si e' gia' pronunciato in passato, rilevando che, in linea di principio,
non sussiste alcuna incompatibilita' di fondo tra le disposizioni in materia di protezione dati personali e determinate forme di conoscibilita' di informazioni riconducibili alla trasparenza dell'azione amministrativa. V. Provv. 19 aprile 2007, recante "Linee guida in materia di trattamento dei dati personali per finalita' di pubblicazione e di diffusione di atti e documenti di enti locali" (pubblicato in G.U. 25 maggio 2007, n. 120); v. anche, con specifico riferimento al regime di pubblicita' degli atti relativi alle procedure
concorsuali, all'organizzazione degli uffici e alle retribuzioni di
titolari di cariche e incarichi pubblici, Provv. 14 giugno 2007, recante
"Linee guida in materia di trattamento di dati personali dei lavoratori
per finalita' di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico"
(pubblicato in G.U. 13 luglio 2007, n. 161). 3 E' ovviamente sempre
consentita la diffusione in Internet di un avviso che indichi le modalita'
con le quali determinati documenti possono essere consultati, in quanto esso
non comporta, di regola, la pubblicazione di dati personali. 4 Si fa riferimento, in
particolare, alle attivita' di informazione e comunicazione istituzionale
dell'amministrazione di cui alla l. 7 giugno 2000 n. 150; v. sul punto le
Linee guida per i siti web della PA redatte da DigitPa ai sensi dell'art. 4
della Direttiva 8/09 del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione del 26 novembre 2009. 5 Ad es., l'universita' puo' pubblicare sul sito web i dati identificativi dei docenti delle singole
facolta' contestualmente ai corsi di insegnamento e ai relativi orari
dell'attivita' didattica. 6 V. cit. d.lg. n. 150/2009,
artt. 11, commi 2 e 8, 13, commi 5, 6, e 8. 7 Ad es. nei rapporti di lavoro
si pensi all'esigenza di prendere in considerazione l'opportunita' di
pubblicare talune informazioni personali nell'interesse del lavoratore al fine di valorizzarne l'esperienza professionale. 8 Ci si riferisce, ad esempio,
alla possibilita' per una pubblica amministrazione, nel quadro dello svolgimento delle funzioni istituzionali volte a favorire la trasparenza della propria organizzazione, di riconoscere ai propri
dipendenti che ne facciano specifica e libera richiesta, di pubblicare le
loro foto sul sito istituzionale, al fine di migliorare, ad esempio, il rapporto fra operatori ed utenti (allo stato, specifiche disposizioni normative prevedono a tale scopo l'obbligo dell'esibizione dei cartellini
identificativi). 9 In proposito si vedano anche le indicazioni relative alla pubblicazione on line fornite nelle
sopra citate Linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l'integrita' della Civit (v. par. 4. 1.1 e 4.1.2) 10 V., ad esempio, artt. 21,
comma 1, l. n. 69/2009, e 11, comma 1, d.lg. n. 150/2009. 11 Si fa riferimento, a titolo
esemplificativo, all'inserimento di metatag noindex e noarchive nelle
intestazioni delle pagine web o alla codifica di regole di esclusione
all'interno di uno specifico file di testo (il file robots.txt) posto sul
server che ospita il sito web configurato in accordo al Robot Exclusion
Protocol (avendo presente comunque come tali accorgimenti non siano immediatamente efficaci rispetto a contenuti gia' indicizzati da parte dei motori di ricerca Internet, la cui rimozione potra' avvenire secondo le modalita' da ciascuno di questi previste). 12 Per approfondimenti, si consulti, a tal proposito, la Url: http://www.robotstxt.org/. 13 V. Provv. del Garante del 10
novembre 2004, riguardante "Motori di ricerca e provvedimenti di Autorita' indipendenti: le misure necessarie a garantire il c. d.
"diritto all'oblio. 14 A titolo esemplificativo, e'
possibile utilizzare a questo scopo sistemi di web publishing e Cms (Content
management systems) in grado di attribuire, anche mediante l'utilizzo di parole-chiave (meta-dati), un intervallo temporale di permanenza
della documentazione all'interno del sito istituzionale, consentendone una sua agevole rimozione, anche in forma automatica. In assenza di meccanismi automatizzati di gestione del termine di scadenza della medesima
documentazione, andrebbero inoltre previste procedure di verifica della
validita' temporale e del requisito di disponibilita' al pubblico delle
informazioni ivi contenute, da programmare con cadenza periodica o in seguito ad un aggiornamento dell'informazione. V. anche le
citate Linee guida per i siti web della PA del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione. 15 Si pensi, ad esempio, al ruolo dei dirigenti che l'amministrazione e' tenuta a pubblicare sul proprio sito istituzionale ai sensi dell'art. 1, comma 7,
d.P.R. 23 aprile 2004, n. 108, garantendo l'esattezza, l'aggiornamento e la
completezza dei dati ivi contenuti. 16 A titolo esemplificativo, il
lasso temporale della pubblicazione sul sito istituzionale dei curricula dei
dirigenti va commisurato al periodo di permanenza in servizio dell'interessato presso l'amministrazione di riferimento, fermo restando il diritto di quest'ultimo di ottenere l'aggiornamento dei dati che lo
riguardano. 17 Si fa riferimento a sezioni
del sito accessibili soltanto previa autenticazione informatica degli utenti. 18 V., al riguardo, art. 53 d.lg.
7 marzo 2005, n. 82, recante "Codice dell'amministrazione
digitale"; v. anche d.P.R. 1 marzo 2005, n. 75, e d.m. 30 aprile
2008 "Regole tecniche disciplinanti l'accessibilita' agli strumenti
didattici e formativi a favore degli alunni disabili". 19 Art. 54, comma 4, d.lg. n.
82/2005. 20 V. artt. 1, commi 1, lett.
i-bis e ss., 22 e ss. d.lg. n. 82/2005. 21 V. le cit. Linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e
l'integrita' della Civit. 22 Si rinvia, al riguardo, alle regole tecniche sulla firma digitale dettate da DigitPA reperibili
sul sito istituzionale dell'ente: http://www.digitpa.gov.it/ . 23 Si pensi ad es. alle informazioni concernenti gli orari di entrata e uscita, le assenze, il
cedolino dello stipendio, ecc. 24 V. artt. 59 e 60 del Codice. 25 Con il Provv. del 21 gennaio
2010 il Garante ha formulato il parere sullo schema di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri in materia di "Pubblicita' degli
incarichi conferiti dalle amministrazioni pubbliche.
26 V. Provv. del Garante 16
luglio 2009 in materia di "Pubblica amministrazione: dirigenza e
assenze e presenze del personale, e circolare del Dipartimento della funzione pubblica presso la Presidenza del Consiglio
dei Ministri n. 3/2009. 27 V. Circolare del Ministero
dell'economia e delle finanze del 14 novembre 2006, n. 83198. 28 V.
http://www.sistemamodus.eu/index.html/. 29 Ai sensi dell'art. 1, comma 2,
d.P.R. n. 118/2000 cit., per ciascun soggetto che figura nell'albo viene indicata solo la disposizione di legge sulla base della quale hanno luogo le erogazioni di provvidenze economiche (si pensi, ad esempio, alla indicazione dei riferimenti della legge regionale che individua i finanziamenti che possono essere erogati dai comuni per il riconoscimento di benefici economici); appare invece ridondante l'indicazione della legge che individua le categorie di persone aventi
diritto ai benefici qualora tale indicazione sia idonea a rivelare lo
stato di salute degli interessati (es., l. 12 marzo 1999, n. 68, recante
"Norme per il diritto al lavoro dei disabili"; l. 5 febbraio 1992,
n. 104, recante "Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e
i diritti delle persone handicappate"; l. 21 maggio 1998, n. 162,
recante "Modifiche alla L. 5 febbraio 1992, n. 104, concernenti misure
di sostegno in favore di persone con handicap grave"; l. 30 marzo
1971, n. 118 recante "Conversione in legge del d.l. 30 gennaio 1971,
n. 5 e nuove norme in favore dei mutilati ed invalidi civili"). 30 C.d. scala Adl o di Katz. 31 Art. 3-bis l. n. 241/1990;
artt. 2, comma 5, 3 e 50 d.lg n. 82/2005. 32 Art. 64, comma 2, d.lg. n.
82/2005; v. anche le citate Linee guida per i siti web della PA del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione del 26 novembre
2009, par. 4.5. 33
33 Artt. 1 e 6, l. n. 68/1999 cit.; art. 4, comma 1, lett. a) ed e), d.lg. n.
469/1997 cit.; artt. 20 e 86, comma 1, lett. c), punto 2, del Codice. 34
34 V. rispettivamente, l. n. 68/1999 cit. e l. n. 113/1985 cit.

References: art. 124
 art. 14
 art.
21
 art. 53
 Art. 54
 Art. 3
 Art. 64
 art. 4