Source: http://oiei.fi/forum/index.php?topic=1733.0
Timestamp: 2020-04-01 16:49:38+00:00

Document:
Hallituksen kokoukset 4-7/2013
Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokoukset 4-7/2013 (Luettu 1699 kertaa)
« Viimeksi muokattu: 03.10.2013, 18:30:20 ip kirjoittanut Jarkeldo »
Vs: Hallituksen kokoukset 4-7/2013
« Vastaus #1 : 03.10.2013, 17:47:11 ip »
Paikka: Kajaaninkatu 9 A1
Aika: 9.5.2013 klo 16:00
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16:12.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat Leena H, Jori H, Jenni R, Jarkko I, Susanna V, Elina V ja Markku P.
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jenni ja Susanna.
Luettiin 8.4. pidetyn kokouksen 4/2013 pöytäkirja.
Taiteiden yön jäsenmaksulasku (50 €) oli saapunut ja se maksetaan.
Oli saapunut kielteinen tilavuoropäätös viikonlopuista 28.-30.6. ja 5.-7.7.
Evätyn vuoron sijasta annetaan alkujaan kesäpäiviä varten tarkoitettu tilavuoro larppikäyttöön.
Lisäksi oli vastaanotettu päätös s-treffivuorosta kesän aikana.
Ropecon Ry:lle oli lähetetty avustushakemus.
Tilillä rahaa 5845,21 euroa
Kassassa rahaa 760 euroa
Oulun kaupunki on maksanut yhdistykselle vuositukea 5165 euroa.
Maksettu postilokeron vuokra ja sen myöhästymisestä aiheutuneet perintämaksut.
Korvauksia maksettu Karoliina K:lle tanssileiristä ja Mikko H:lle kevätpäivien bensakulut. Vastaisuudessa hallituksen kuuluu katsoa, että kaikkiin tapahtumiin budjetoidaan myös bensakulut. Muita kuluja olivat keskeneräisten proppien kerholle maksettu tuki, tilinpäätöksen postituskulut ja s-treffiruokaan käytetyt rahat.
Markku pyrkii saamaan julisteen valmiiksi kuluvan kuun loppuun mennessä. Hankkeen kustannusarvio noin 100 €.
Katsottiin, että 50 kappaletta voisi olla asiallinen määrä. Saida J:lle voitaisiin ehdottaa 30 euron nimellinen hyvitystä kuvien ottamisesta. Hankkeen kustannusarvio noin 550 €.
Leena aikoi käynnistää äänestyksen t-paitojen kuvista heti kokouksen jälkeen. Päätettiin, että tilataan t-paitoja vasta Ropeconin jälkeen. Kustannusten (paitakuvan seula ja muut) arveltiin kohoavan noin 300 euroon. Seulan hankkimisen jälkeen voidaan ensin tilata yksittäisiä huppupaitoja ja esimerkiksi myöhemmin syksyllä tilata samalla seulalla suuri määrä t-paitoja.
§8.4 Teltta
Ropecon Ry:ltä on pyydetty teltan tekemistä varten 220 euron avustusta. Oletetun avustuksen ja OIEI:n talousarvion nojalla todettiin, että yhdistyksellä on varaa lähteä telttahankkeeseen. Materiaaleja voidaan siis ryhtyä hankkimaan. Kustannusarvio noin 500 euroa. Julisteiden ja kalenterien on tarkoitus olla valmiita Ropeconiin mennessä. Paitahanketta taas ei tarvitse saada kokonaisuudessaan valmiiksi vielä silloin, vaan pohditaan sen sijaan esimerkiksi paitamallien valmiiksi saattamista ja mahdollisuutta tilata yksittäin näitä malleja noudattavia huppupaitoja.
Kokoustauko 16:45 – 16:50.
9.3. Karpaattien yö – toteutunut budjetti saapunut. Käsiteltiin. 16,97 euroa
tappiota, hyväksyttiin.
4.5. Operaatio 417, Sanginjoella – tapahtumaraporttia ja budjettia odoteltiin vielä.
19.-21.4. Historiallisten tanssien kevätleiri, Jyväskylä, 5 OIEI:läistä
osallistui, heistä 4 alle 29.
20-21.4. Operation Belarus - Milsim tapahtuma - Pikkaralan pienlentokenttä – kukaan ei käynyt.
7.-9.6. Haudan heimoa - Tuuli turjalta tulevi, Korouoman suojelualue – budjetti
käsiteltiin. Ehdotettiin OIEI:n myönnettiin 136,28 euroa tukea, pelimaksu 17 euroa.
Jäsenvastaavaksi vaihdettiin varajäsenvastaavana muutenkin toimiva Elina.
15.6. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Muhos – käsiteltiin budjetti, myönnettiin 131 euroa
13.7. Metsänreuna 2: Amor vincit omnia, Sanginjoella
26.-28.7. Ropecon 2013 – yhdistyspöytä varattu
Vulcanalia – ilmoittautumisen eräpäivä 30.5.
Vulcanalian ilmoittautumisen eräpäivä on 30.5.
§12 Kesän tilavuorot
S-treffit Kaijonharjun nuorisotalolla: ma 18-21 3.6., 17.6., 12.8. ja 26.8.
Niinan pyytämää vuoroa ei ollut suotu. Korvaavana vuorona kesäpäiville alkujaan kaavailtu 9.-11.8.
Seuraavan kokouksen ajankohdaksi ehdotettiin alustavasti maanantaita 3.6. klo 18:30, paikkana Kaijonharjun nuorisotalo.
« Viimeksi muokattu: 03.10.2013, 18:31:57 ip kirjoittanut Jarkeldo »
« Vastaus #2 : 03.10.2013, 17:50:23 ip »
Hallituksen kokous 06/2013
Paikka: Kajaaninkatu 9 A 1, Oulu
Aika: 19.6.2016 klo 19.00
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.16.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen jäsenet Susanna V, Jori H, Jenni R, Markku P, Leena H, Viivi J ja Elina V.
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi ja Jenni.
Luettiin ääneen edellisen kokouksen pöytäkirja.
Ei uutta postia. Keskustellaan postilokeron lakkautusmahdollisuudesta myöhemmin.
Tilillä rahaa 4773,91 euroa
Kassassa rahaa 725,55 euroa
Jäsenkassassa rahaa 60,00 euroa
Maksettiin matkakulukorvauksia Retkikunta Anderson & Peralta:sta Karoliina K:lle, Elisa H:lle, Jenny K:lle, Jukka-Pekka H:lle sekä Kaisa V:lle.
Tanssileirin matkakuluja korvattiin Susanna V:lle ja Kaisa V:lle. Lisäksi
maksettiin 50 euroa Taiteiden yön jäsenmaksua, 450 euroa viikinkitelttakankaista, 10 euroa Ropeconin järjestöpöytäpaikasta ja 350 euroa Wanhan Tyllin vuokraa Kosmos II:ta varten.
§7.2 Toteutunut vuosibudjetti
Käsiteltiin vuoden 2013 tähän mennessä toteutunutta vuosibudjettia. Koska näyttää siltä, että osa tälle vuodelle suunnitelluista projekteista (kalenteri ja juliste) jää toteutumatta, päätettiin siirtää 40 euroa varastohankintoihin.
Hyväksytään jäseniksi Jonne H, Eeva S, Mikko L, Mikael K, Maija N ja Emmi T.
Markku ei tällä haavaa pysty tekemään julistetta. Päätettiin siirtää projektia myöhemmäksi, kunnes sille taas on aktuaalista tarvetta.
Kalenteri ei enää ehdi toteutua ennen suunniteltua määräpäivää eli Ropeconia. Päätettiin, että jäsenet pyrkivät omatoimisesti kuvaamaan oman kuukautensa ennalta päätetyn kuukausijaon mukaan.
Leena yrittää hoitaa asian.
Kangas on saapunut ja teltta toteutuu. Oulun keskiaikaseuralta saatu pitkäaikaislainaan keskiaikapaviljonki, joka korjataan käyttökuntoon. Elina ja Markku perivät kulut Oieiltä myöhemmin.
4.5. Operaatio 417, Sanginjoella. Tapahtumaan osallistui 11 henkilöä, joista 10 oieiläistä. Alle 29-vuotiaita 6. Toteutunut +17,33 euroa alkuperäisestä budjetista, Oiein tuen määrä 54,07 euroa. Tapahtumaraportti ja toteutunut budjetti liitteenä.
14.5. K-treffit. Osallistui 4 oieiläistä, joista 3 alle 29-vuotiasta.
7.-9.6. Haudan Heimoa, Posiolla. Tapahtumaan osallistui 17 henkilöä, joista kaikki
oieiläisiä. Alle 29-vuotiaita 11. Toteutunut +26,05 euroa alkuperäisestä budjetista, Oiein tuen määrä 110,23 euroa. Tapahtumaraportti ja toteutunut budjetti liitteenä.
11.6. K-treffit. Osallistui 6 oieiläistä, joista 3 alle 29-vuotiasta.
15.6. Kosmos II, Muhoksella. Tapahtumaraporttia ja toteutunutta budjettia odotellaan.
18.5. Retkikunta Anderson & Peralta, Rovaniemellä.– Tapahtumaraporttia odotellaan.
13.7. Metsänreuna 2: Amor vincit omnia, Sanginjoki. Käsiltetiin budjetti ja päätettiin laskea pelimaksua. Myönnetty Oiein tukea 137 euroa. Budjetti liitteenä.
26.-28.7. Ropecon 2013, Espoo. Jori H on yhteistyössä Cryon Perttu V:n kanssa hakenut onnistuneesta Oulun kaupungilta nuorten NERO-toimintarahaa Conibussille. Kaupunki myönsi 450 euroa, pohjakassaksi Cryo myönsi 200 euroa, Kuudes rinki 100 euroa ja Oiei 100 euroa. Mikäli bussi saadaan täytettyä odotusten mukaan, ei yhdistysten myöntämää pohjakassaa tarvita. Conibussin budjetti sekä kaupungille lähetetty hakemus liitteenä.
16.-18.8.Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna.
22.8. Oulun taiteiden yö.
11.9. Vulcanalia, Oulu. Oiei on ilmoittautunut tapahtumaan.
31.7. Syksyn leirikeskusvuorojen haun määräpäivä.
Iin museopäivät kaipasivat oheistoimintaa, joten Oiei lähettää edustuksen paikalle. Järjestäjät ovat kyselleet mahdollisuudesta maksaa osallistujien matkakorvaukset suoraan Oieille, joka jakaisi korvaukset asianmukaisesti eteenpäin. Pyyntöön suostuttiin.
Sovitaan internetitse.
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20.27.
« Viimeksi muokattu: 03.10.2013, 18:34:09 ip kirjoittanut Jarkeldo »
« Vastaus #3 : 03.10.2013, 17:55:03 ip »
Paikka: Pub Graali, Oulu
Aika: 10.9.2013 klo 19:00
Puheenjohtaja Leena H avasi kokouksen kello 19:13.
Läsnä olivat hallituksen jäsenet Leena H, Susanna V ja Viivi J sekä varajäsenet Elina V, Markku P ja Anna-­Maija R. Lisäksi kokouksessa vierailivat hallituksen ulkopuolisina osallistujina Mikko H, Jenny K ja Kreetta A.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Yhdistyksen sihteerin poissaollessa kokouksen sihteeriksi valittiin Viivi J.
Tarkastajiksi valittiin Susanna V ja Elina V.
Pöytäkirja 6/2013 luettiin ääneen. Ei huomautettavaa.
Tilavuoropäätökset, 12.8.2013
Kutsu Suoma­kiertueelle yhdelle hengelle.
§ 6.2 Lähetetty posti
Tilavuorohakemukset nuorisoasiainkeskukselle.
Tilillä rahaa 3801,26 euroa
§ 7.2 Kassojen tilanne
Kassassa rahaa 498,55 euroa
Jäsenkassassa 60 euroa
§8.1 Liittyneet jäsenet
Hyväksyttiin jäseneksi Emmi T.
14.­16.6. Kosmos II ­ Tsaarin Aikaan, Muhos -­ 42 osallistujaa, joista 23 alle 29­vuotiaita. Budjetti käsitellään seuraavassa kokouksessa.
13.7. Metsänreuna II Amor vincit omnia, Sanginjoki - Raporttia ja budjettia odotellaan.
10.8. OIEI:n kesäpäivät, Koppana - 19 osallistujaa, joista 10 alle 29-­vuotiaita. Tulos ­1,63 €.
K­treffit:
9.7. 7 osallistujaa, 3 alle 29 v.
13.8. 11, 6 alle 29 v.
S­treffien kesäevakko (osallistujamäärät s­treffivihkossa)
10.6. Tivoliretki, (5, joista 3 alle 29 v.)
24.6. Tanssiharjoitukset ja Louhen Korppien promokuvausta, Järvitie 6
1.7. Arttu Kurttilan näyttelynavajaiset Kulttuuribingolla
8.7. Maikin tervetuloa kotiin­treffit, Karjasilta
15.7. Tiedonkaari 6, kerhohuone
27.7. Kahvila Bisketti
29.7. City Biljard, Välkkylä
5.8. Puistokahvit, Välivainio
12.8. Viivin syntymäpäivätreffit, Järvitie 6
§ 9.2 Muut menneet tapahtumat
7.7. Iin kotiseutumuseon museopäivä (10 OIEI:läistä, joista 7 alle 29 v.) ­ Viivi tekee raportin
26.­28.7. Ropecon XX, Espoo (22 OIEI:läistä joista 16 alle 29 v.)
2.­4.8. Sotahuuto 2013, Padasjoki (4 OIEI:läistä joista 4 alle 29 v.)
16­18.8. Kuninkaantekijät, Hauho (3 OIEI:läistä joista 3 alle 29 v.)
16.­18.8. Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna (5 OIEI:läistä joista 4 alle 29 v.)
8.­10.11 Kekrijuhla, Sanginjoki (Anna-­Maija R)
13.­15.12. Auringon Etuvartio III ­ Jotunien mailla, Sanginjoki (Elina V)
marras­joulukuu: Łódź/Litzmannstadt 1944, Karjasilta (Elisa H, Anna­-Maija R) Budjettiarviossa pyydetty OIEI:n tukea 33€. Hallitus lisäsi 10€ yllättäviin kuluihin ja budjetti hyväksyttiin tuloksella ­43€.
Kokoukseen saapuivat Jenny K (19:34) ja Kreetta A (19:38)
11.9. Vulcanalia­järjestömessut, Oulun yliopisto
­ yhdistyksen toimintaa esittelevät ja fuksisuunnistusrastin valvojina toimivat Jenni
R, Anna-­Maija R ja Viivi J
14.­15.9. Tracon, Tampere
­ järjestöpöytää pitämässä Elisa H, Anna­-Maija R, Hanne S ja Viivi
J. Elisa ja Anna­-Maija pelauttavat tapahtumassa lisäksi Turvallista matkaa -minilarpin.
27.­29.9. Maracon XXXI, Kaijonharjun nuorisotalo (CRYO ry)
28.9. Zombie Walk Oulu (Mikko H, Karoliina K)
­ tapahtumalle myönnettiin Mikon anomuksesta 50€ julistekuluihin sekä korvaus kuittia vastaan kohtuullisiin lupamenoihin poliisilaitokselle.
18.10. Nälkänotko, Hankasalmi
§11 Tilavuorot
Myönnetyt vuorot:
8.­10.11.2013 Sanginjoki (Anna-­Maija R)
13.­15.12.2013 Sanginjoki (Elina V)
31.1.­2.2.2014 Sanginjoki (Hanne S)
14.­16.3.2014 Sanginjoki (Hanna P)
23.­25.5.2014 Sanginjoki (Matti­-Pekka H)
Evätyt vuorot:
25.­27.10. tai 15.­17.11. Sanginjoki (Matti­-Pekka H)
§12 S­treffivastaava
S­treffivastaavana on elo­syyskuun ajan toiminut Leena H.
S­treffivastaavana loka­joulukuussa toimii Juuso V.
§13 Syyskokous
Yhdistyksen syyskokous pidetään 28.10.2013 kello 19 Kaijonharjun nuorisotalolla, Kalevalantie 5. Kutsu lähetetään viimeistään 14.10.2013. Syyskokousta varten valmistellaan ehdotus jäsenmaksuksi sekä toimintasuunnitelma ja talousarvio, jotka lähetetään jäsenistölle kutsun mukana.
Susanna V, Anna-Maija R ja Viivi J ovat muodostaneet työryhmän järjestämään tanssileiriä Ouluun alkuvuonna 2014. Ryhmä valmistelee menoarvion, jotta tapahtumaa voidaan varautua tukemaan. Hallitus päätti, että yhdistyksen postilaatikko lakkautetaan ennen seuraavaa laskutuskautta kustannusten ja alhaisen käyttöasteen vuoksi. Leena hoitaa irtisanomisen. Jatkossa yhdistyksen posti ohjataan esimerkiksi jonkun hallituslaisen kotiosoitteeseen.
Keskiviikko 9.10.2013 kello 18, Kajaaninkatu 9A1
Keskiviikko 6.11.2013 kello 18, Kajaaninkatu 9A1
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19:58
« Viimeksi muokattu: 03.10.2013, 18:37:11 ip kirjoittanut Jarkeldo »

References: §8

§12

§7

§ 6

§ 7

§8

§ 9

§11

§12

§13