Source: https://www.profit-gutschein.de/so-gehts/gutschein-prozess/
Timestamp: 2020-01-23 01:26:36+00:00

Document:
proFIT Gutschein: Gutschein-Prozess
Prozess aus der Sicht des
Gesundheitsanbieters
PORTAL­BESCHREIBUNG
Abwicklung eines Gutscheinsystems mit zwei Tarifen:
proFIT bietet zwei Modelle an, mit denen Unternehmen die Angebote der Gesundheitsanbieter steuer- und sozialabgabenfrei nutzen können.
Modell 1: Tarif Sachbezug i.S. § 8 Abs.2 Satz 11 EStG sowie R 19.6 Abs. 1 Satz 1 LStR
Modell 2: Tarif Prävention i.S. § 3 Nr. 34 EStG i.V.m. § 20 u. 20a SGB 5
KONTAKTAUFNAHME UND GUTSCHEINE BESTELLEN
Um proFit Gutscheine für Ihrer Mitarbeiter bestellen zu können, melden Sie sich auf unserer Homepage unter der Rubrik „So geht’s“ über die Navigation „Als Arbeitgeber registrieren“ an – unser Online-Formular führt Sie einfach durch alle Schritte der Anmeldung
Sie können uns auch direkt telefonisch kontaktieren – gerne beraten wir Sie und unterbreiten Ihnen ein passendes Angebot.
BESTELLUNG TARIF SACHBEZUG
Arbeitgeber bestellt den Sachbezugstarif für interessierte Mitarbeiter – der Wert der Gutscheine und die Höhe des Mitarbeiterbudgets sind frei wählbar
Sollen Steuervorteile genutzt werden, darf die monatliche Aufladung den Wert von 44,- € oder anlassbezogen 60,- € nicht übersteigen
BESTELLUNG TARIF PRÄVENTION
Arbeitgeber bestellt den Präventionstarif für interessierte Mitarbeiter – der Wert der Gutscheine und die Höhe des Mitarbeiterbudgets sind frei wählbar
Sollten Steuervorteile genutzt werden, darf die jährliche Aufladung den Wert von 500,- € je Mitarbeiter nicht übersteigen
Die Aufladung kann in mehreren Stufen erfolgen
AUFLADUNG MITARBEITERKONTO – ZUR GUTSCHEINERSTELLUNG
Arbeitgeber erhält Zugang zum Administrationsbereich (über Webseite proFIT – Login)
Upload / Eingabe der Mitarbeiterdaten erfolgt durch den Arbeitgeber oder durch proFIT
Budget pro Mitarbeiter wird in Mitarbeiterkonten aufgeladen
Gutscheine werden durch Mitarbeiter in benötigter Höhe selbst erstellt, als PDF oder QR-Code auf’s Smartphone
oder Gutscheine werden durch proFIT per PDF versendet oder per Post ausgeliefert
Mitarbeiter erhält Zugangsdaten und sucht sich über den Fitnessfinder seinen Wunsch-Gesundheitsanbieter
Angebote des Arbeitgebers werden gut sichtbar präsentiert
Beim Präventionstarif werden ausschließlich Präventionsangebote im Fitnessfinder angezeigt
Sofern vom Gesundheitsanbieter gewünscht, wird eine Verlinkung zur Online-Kursbuchung zur Verfügung gestellt
EINLÖSUNG GUTSCHEIN BEI DER AKZEPTANZSTELLE
Der Anbieter überprüft die Berechtigung des Gutscheinüberbringers – die Gesundheitsmaßnahme wird erbracht – die Abrechnung erfolgt über proFIT
Alle für den Präventionstarif erforderlichen Dokumente wie Leistungsnachweise und Zertifikate werden im Gesundheitssystem hinterlegt
MONATLICHE NEUAUFLADUNG UND RESTGUTHABEN
Beim Sachbezugstarif ist ein Dauerauftrag zur monatlichen Aufladung möglich – nicht genutzte Guthaben können nach Ablauf gutgeschrieben werden
Beim Präventionstarif können nicht verbrauchte Guthaben für das Folgejahr gutgeschrieben werden oder es erfolgt eine Rückerstattung
DOKUMENTE – REPORTING – STATISTIKEN
Alle Dokumente wie Rechnungen, Leistungsnachweise und Zertifikate werden im Gesundheitssystem hinterlegt und Berechtigten zugänglich gemacht
proFIT bietet für die Personalabteilung einen unterstützenden Report über die Gutscheinnutzung an
Des Weiteren können bei der proFIT statistische Auswertungen angefordert werden
Sie können sich auf unserer Homepage unter der Rubrik „So geht’s“ über die Navigation „Als Gesundheitsanbieter registrieren“ anmelden – unser Online-Formular führt Sie einfach durch alle Schritte der Anmeldung
Gerne können wir Ihnen auch ein Anmeldeformular per Post zusenden
TEILNAHMEBEDINGUNGEN FÜR SACHBEZUGSANGEBOTE UNSERER GESUNDHEITSPARTNER
Die BFH-Rechtsprechung ermöglicht Unternehmen, Gutscheine gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG als monatliche Sachzuwendung steuer- und sozialabgabenfrei zu gewähren
Neben einer guten Qualität Ihrer Angebote sind keine weiteren (steuerrechtlichen) Bedingungen zu erfüllen
TEILNAHMEBEDINGUNGEN FÜR PRÄVENTIONSANGEBOTE UNSERER GESUNDHEITSPARTNER
Wenn Sie Präventionsangebote in unserem Fitnessfinder einstellen möchten, besteht die steuerrechtliche Anforderung der §§ 3 Nr. 34 EStG; 20 Abs. 1 SGB V und 20 a SGB V
Sie benötigen ein gültiges Zertifikat der Zentralen Prüfstelle für Prävention nach § 20 Abs. 1 SGB V oder eine vergleichbare Qualifikation
IHRE ANGEBOTE ZUM PRÄVENTIONSTARIF
Dieser Tarif erlaubt Ihren Teilnehmern, sich im breiten Feld der Präventionsmaßnahmen zu bewegen
Die Gutscheine müssen unbedingt zweckgebunden gem. des Präventionsleitfadens eingesetzt werden – hierzu zählen Bewegungskurse, Ernährungskurse, Suchtprävention und Stressbewältigung
Angebote müssen nach § 20 Abs. 1 SGB V zertifiziert sein
Mitarbeiter erhalten von ihrem Arbeitgeber ein Budget von 100,- bis 500,- € im Jahr, das sie für Gesundheitsleistungen ausgeben können
Entsprechend höheres Budget bei keiner Nutzung von Steuervorteilen möglich
IHRE ANGEBOTE ZUM SACHBEZUGSTARIF
Dieser Tarif erlaubt Ihren Teilnehmern, alle Gesundheitsmaßnahmen zu nutzen: von Aquasport, Bewegung, Fitness, Tanz, Entspannung bis hin zu Gesundheitsberatung und Coaching (ideal auch für Mitgliedsbeiträge, private Zuzahlungen etc.)
Arbeitgeber können durch den monatlichen Sachbezug von 44,- € bis zu 528,- € pro Jahr erhalten
Wenn das Unternehmen keine Steuervorteile nutzen möchte, kann das Jahresbudget des Mitarbeiters auch höher ausfallen
Die gewählte Gesundheitsmaßnahme des Teilnehmers muss über den vorgelegten Gutscheintarif abzurechnen sein. Der Präventionstarif ist eingeschränkt nur für Präventionsmaßnahmen abrechenbar.
Ihr Teilnehmer bringt seinen Gutschein als A6-Format (Original) oder als Ausdruck in A4-Format mit. Alternativ kann Ihr Teilnehmer seinen Gutschein in benötigter Höhe selbst erstellen, als Ausdruck, QR-Code oder Zahlencode auf Papier oder QR-Code auf seinem Smartphone
Ihr Teilnehmer wurde gebeten, mit Ihnen abzustimmen, in welcher Form der Gesundheitsgutschein bei Ihnen eingelöst werden kann
Wichtige Hinweise zur Gutscheinannahme
Die alten, orangefarbenen Gutscheine können Sie weiterhin annehmen
Der Teilnehmer muss sich vor Einlösung des Gutscheins ausweisen können – gleichen Sie die Ausweisdaten mit den Gutscheindaten ab
Es wird dringend empfohlen, den Gutschein-Code in Ihrem persönlichen Bereich unter der Rubrik „Gutscheine einlösen“ zu prüfen – alle Informationen zum Gutschein wie Inhaber, Guthaben, Tarif und Gültigkeit werden dort angezeigt
ABRECHNUNG ANGENOMMENER GUTSCHEINE
Die alten, orangefarbenen Gutscheine können Sie uns wie gehabt via Mail, Scan oder Post zusenden
Die seit 2016 eingeführten neuen Gutscheine müssen Sie uns zur Abrechnung nicht zusenden – durch die Eingabe des QR-Codes in unserem Gutscheinsystem erfolgt die Rechnung an uns ganz automatisch
Die Fakturierung der Präventionsmaßnahme an den Teilnehmer läuft ebenfalls über unser System nahezu voll automatisch
Sie können Ihr Unternehmen in unserem Fitnessfinder präsentieren
Beschreiben Sie Ihre Einrichtung und lassen Sie Ihr Logo / Slogan, Ihre Werbetexte und Öffnungszeiten anzeigen – wir zeigen Ihre Web-Adresse und verlinken auf Ihre Homepage
Sie können sich und Ihre Einrichtung mit eigenen Bildern präsentieren oder Ihre Interessenten mit einem Video überzeugen
Alle erstellten Abrechnungen an Ihre Teilnehmer (beim Präventionstarif) und ggf. alle eingereichten Zertifikate sowie alle Rechnungen an und von proFIT werden online in Ihrem persönlichen Bereich als PDF abgelegt
Ebenso werden Vertragsdokumente in Ihrem Konto online nur Ihnen zugänglich gemacht
Einführung proFIT Gutschein
Mehr Informationen zu den Angeboten von proFIT erhält der Arbeitnehmer über:
E-Mail von proFIT
proFit Facebook-Gruppe
im proFIT Fitness-Finder, dieser befindet sich im persönlichen Bereich des Mitarbeiters
Suche über PLZ, Suchbegriffe, Art der Einrichtung möglich
Gutschein als Papier erhalten
Gutschein per Post von proFIT oder direkt vom Arbeitgeber
Gutschein elektronisch selbst erstellen
Arbeitnehmer erstellt seinen Gutschein in benötigter Höhe selbst als Ausdruck
Neu: Übertragung des Gutscheins als QR-Code auf das Smartphone oder QR-Code als Zahlencode (z.B. auf beliebigen Papier)
Teilnahme an einem Angebot
Kontaktdaten befinden sich im Fitnessfinder.
Kurs / Angebot beim Gesundheitsanbieter buchen
Beim Gesundheitsanbieter nachfragen, welche Form der Gutscheineinlösung neben der gängigen Gutscheinabgabe möglich ist.
Andere Formen der Gutscheinabgabe: QR Code auf dem Smartphone oder QR-Code als Zahlencode (z.B. auf beliebigen Papier)
Sie müssen sich beim Gesundheitsanbieter ausweisen können
Abgabe des Gutscheins z.B. am Empfang des Studios
Übersendung des Gutscheins an den Gesundheitsanbieter per PDF
Übersendung des QR-Codes des Gutscheins an den Gesundheitsanbieter
Abgabe als QR-Code auf dem Smartphone
Gesundheitsmaßnahme mit proFIT Gutschein bezahlen
Restguthaben wird im virtuellen Konto aktualisiert
Ist der Gutschein höher als der Rechnungsbetrag, kann der Dienstleister einen Gutschein über den Restbetrag ausstellen, Barauszahlung ist nicht möglich
Reicht der Gutscheinwert zur Zahlung nicht aus, kann privat zugezahlt werden
Gutschein in Kombination mit
Krankenkassenzuschuss für Zuzahlungen für Präventionskurse, die meist zu 80% von den Krankenkassen getragen werden. (Voraussetzung ist, dass der Kursanbieter auch ein Partner der proFIT ist)
Rezepten für z.B. Zuzahlungen zum Physiotherapie-Rezept. (Voraussetzung ist, dass Ihr Therapeut auch ein Partner der proFIT ist.)
Mitgliedsbeiträge beim Sachbezugstarif, zur Zahlung von Mitgliedsbeiträgen für z.B. Fitnessstudios oder Mitgliedsbeiträgen für andere Gesundheitsmaßnahmen. (Voraussetzung ist, dass das Studio auch ein Partner der proFIT ist.)
Wunschanbieter vorschlagen
Wenn der Wunsch-Gesundheitsanbieter noch kein proFIT-Partner ist, melden Sie uns diesen unter der Rubrik „Wunsch-Gesundheitsanbieter vorschlagen“.
Wir informieren Sie von unserer Kontaktaufnahme bis zur Teilnahme Ihres Wunschanbieters.
Achtung! Beim Präventionstarif bitte nur Wunschanbieter, die im Feld der Prävention tätig sind, vorschlagen. Fragen Sie ggfs. beim Anbieter nach, ob dieser zertifiziert ist.

References: § 8
 § 3
 § 20
 § 8
 § 20
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