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Timestamp: 2018-02-18 20:50:16+00:00

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Oficina de Planeamiento y Presupuesto R.P. Nº IPEN/PRES I. PRESENTACIÓN - PDF
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Oficina de Planeamiento y Presupuesto R.P. Nº IPEN/PRES I. PRESENTACIÓN
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María Elena Aranda Chávez
1 R.P. Nº IPEN/PRES I. PRESENTACIÓN Mediante el Decreto Supremo Nº EM, publicado en Diario Oficial El Peruano del 17 de diciembre del 2005, aprueba el Reglamento de Organización de Funciones ROF del Instituto Peruano de Energía Nuclear, el mismo que determina la estructura hasta el segundo nivel de desagregación organizacional; que comprende los Órganos de Gobierno, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo y de Línea. Así como a las Oficinas y Direcciones pertenecientes a los Órganos correspondientes, todos enmarcados en los objetivos y funciones establecidos en la Ley Nº 21875, Ley Orgánica del IPEN Considerando el avance de la ciencia y la tecnología, la promulgación de nuevas leyes relacionadas a las funciones y el quehacer del IPEN, el proceso de la modernización del Estado, la automatización de los sistemas, el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados, se hace necesario, la actualización del Manual de Organización y Funciones del IPEN. El Manual de Organización y Funciones MOF, como documento normativo de gestión que describe las funciones específicas a nivel de cargo, se desarrolla a partir de la Organización y Funciones Generales establecidas en el ROF, teniendo por finalidad fijar la Estructura Orgánica inmediatamente inferior a las Direcciones y Oficinas, definidas previamente en el ROF, hasta el tercer nivel de desagregación Funcional, señalizándole a las diversas Unidades Orgánicas de las Institución la Función Principal y sus Funciones Generales. Asimismo, el Manual de Organización y Funciones determina las Funciones Específicas, Líneas de Autoridad, Responsabilidad, Coordinación y Requisitos Mínimos de los Cargos definidos en el Cuadro para Asignación del Personal CAP; considerándose estos como Células Básicas de la Organización. 1
2 R.P. Nº IPEN/PRES II. ASPECTOS GENERALES 2.1 Objetivo El Manual de Organización y Funciones MOF del IPEN tiene como objetivo adecuar el funcionamiento organizacional a las Funciones determinadas en el Reglamento de Organización y Funciones ROF, así como a los retos que se presentan al IPEN, como Institución pública encargada de normar, promover, supervisar y desarrollar la investigación y las aplicaciones nucleares, a aportar con soluciones técnicas en el ámbito de su competencia a la mejora de la competitividad del país y la calidad de vida de la población. El contenido del presente MOF está en armonía con el Cuadro para Asignación de Personal CAP, aprobado mediante Resolución Suprema Nº EM y publicado el 17 de julio del 2006, especificándose las funciones asignadas a los cargos considerados. El CAP tuvo su primera modificación el 09 de Julio del 2007, aprobada mediante Resolución de Presidencia Nº IPEN/PRES, la segunda modificación se realizó el 27 de Febrero del 2008 aprobada mediante Resolución de Presidencia Nº IPEN/PRES. El presente Manual de Organización y Funciones está conformado por tres partes principales: Primero: El Cuadro Orgánico de Cargos en toda la Organización del IPEN y considerados en el CAP para el normal funcionamiento de la Institución. Segundo: Funciones Principales, Funciones Generales, Cuadro Orgánico de Cargos y Especificación de Funciones de cada Cargo asignado de las Unidades Orgánicas al segundo nivel de desagregación de la Organización. Tercero: Descripción de las Funciones Específicas, Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Coordinación de los Cargos asignados a cada una de las Unidades Orgánicas consideradas en la Estructura Orgánica de la Institución. 2.2 Alcance El ámbito de aplicación del presente Manual es a todas las Unidades Orgánicas y a todo el personal que integra y conforman la Organización del Instituto Peruano de Energía Nuclear. El presente Manual establece las funciones a cumplir por todo el personal que ocupe los Cargos considerados en el CAP en las distintas Unidades Orgánicas del IPEN. 2.3 Base Legal 1. Decreto Ley Nº 21875, Ley orgánica del Instituto Peruano de Energía Nuclear IPEN 2. Resolución Jefatural Nº INAP/DNR del , aprueba la Directiva INAP/DNR Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones ; 3. Decreto Supremo Nº EM, aprobó el Reglamento de Organización y Funciones ROF del IPEN; 4. Resolución Suprema Nº EM, que aprueba el Cuadro para Asignación de Personal CAP IPEN; 5. Resolución de Presidencia Nº IPEN/PRES, que aprueba el Reordenamiento de Cargos del Cuadro para Asignación de Personal CAP IPEN; 6. Resolución de Presidencia Nº 09 IPEN/PRES, que aprueba el Reordenamiento de Cargos del Cuadro para Asignación de Personal. 7. Resolución de Presidencia Nº 09 IPEN/PRES que aprueba la Actualización del Clasificador de Cargos. 2
3 R.P. Nº IPEN/PRES III. INDICE PAGINA I. INTRODUCCIÓN 01 II. ALCANCE 02 III. BASE LEGAL 02 IV. ORGANIGRAMA 04 V. CUADRO ORGANICO DE CARGOS 05 CAPITULO I: ORGANOS DE GOBIERNO ALTA DIRECCION 1.1 PRESIDENCIA DIRECCION EJECUTIVA SECRETARIA GENERAL 13 CAPITULO II: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 2.1 OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 28 CAPITULO III: ORGANOS DE ASESORAMIENTO 3.1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO 42 CAPITULO IV: ORGANO DE APOYO 4.1 OFICINA DE ADMINISTRACION 53 APITULO V. ORGANOS DE LINEA 5.1 DIRECCION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO DIRECCION DE PRODUCCION DIRECCION DE SERVICIOS DIRECCION DE TRANSFERENCIA TECNOLOGICA OFICINA TECNICA DE LA AUTORIDAD NACIONAL 222 3
4 R.P. Nº IPEN/PRES 4
5 V. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ÓRGANOS DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN PRESIDENCIA 001 Presidente FP 1 Ministro de Energía y Minas 002 Secretaria Ejecutiva AP 1 Presidente DIRECCIÓN EJECUTIVA 003 Director Ejecutivo EC 1 Presidente 004 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director Ejecutivo SECRETARÍA GENERAL 005 Secretario General DS 1 Director Ejecutivo 006 Secretaria Ejecutiva AP 1 Secretario General Unidad de Imagen Institucional 007 Especialista Administrativo ES 1 Secretario General 008 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de Unidad de Imagen Institucional Unidad de Archivo y Gestión Documentaria 009 Especialista Administrativo ES 1 Secretario General 010 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de Unidad de Arc. y Tram. Doc. 011 Auxiliar Administrativo AP 1 Jefe de Unidad de Arc. y Tram. Doc. Unidad de Defensa Nacional y Seguridad Integral Física 012 Especialista en Defensa y Seguridad ES 1 Secretario General Técnico Administrativo AP 3 Jefe de Un. de Def. Nac. y Seg. Fis Auxiliar Administrativo AP 5 Jefe de Un. de Def. Nac. y Seg. Fis. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 021 Jefe de Control Institucional DS 1 Contralor General de la República Unidad de Auditoría Financiera y Administrativa 022 Especialista en Auditoría ES 1 Jefe de Control Institucional Unidad de Auditoría Operativa y de Investigación 023 Especialista en Auditoría ES 1 Jefe de Control Institucional ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA 024 Director de Asesoría Jurídica DS 1 Director Ejecutivo 025 Especialista en Asuntos Legales ES 1 Director de la Of. de Asesoría Jurídica 026 Secretaría Ejecutiva AP 1 Director de la Of. de Asesoría Jurídica OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO 027 Director de Planeamiento y Presupuesto DS 1 Director Ejecutivo 028 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de Planeamiento y Presupuesto 029 Técnico Administrativo AP 1 Director de Planeamiento y Presupuesto Unidad de Planeamiento 030 Especialista Administrativo ES 1 Director de.planeamiento y Presupuesto Unidad de Presupuesto Especialista Administrativo ES 2 Director de Planeamiento y Presupuesto Unidad de Racionalización 033 Especialista Administrativo ES 1 Director de Planeamiento y Presupuesto ÓRGANO DE APOYO OFICINA DE ADMINISTRACIÓN 034 Director de Administración DS 1 Director Ejecutivo 035 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de la Of.de Administración 036 Técnico Administrativo AP 1 Director de la Of.de Administración Unidad de Contabilidad 037 Contador ES 1 Director de la Of.de Administración Especialista Administrativo ES 2 Jefe de la Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería 040 Especialista Administrativo ES 1 Director de la Of.de Administración Especialista Administrativo ES 2 Jefe de la Unidad de Tesorería 5
6 043 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de la Unidad de Tesorería Unidad de Logística 044 Especialista Administrativo ES 1 Director de la Of.de Administración Área de Abastecimientos 045 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de la Unidad de Logística 046 Auxiliar Administrativo AP 1 Jefe del Área de Abastecimiento Área de Servicios Internos 047 Especialista en Mantenimiento AP 1 Jefe de la Unidad de Logística Especialista en Mantenimiento ES 2 Jefe del Área de Servicios Internos Técnico Administrativo AP 3 Jefe del Área de Servicios Internos Técnico AP 4 Jefe del Área de Servicios Internos Auxiliar AP 4 Jefe del Área de Servicios Internos Unidad de Control Patrimonial 061 Especialista Administrativo ES 1 Director de la Of.de Administración 062 Auxiliar AP 1 Jefe del Área de Control Patrimonial Unidad de Recursos Humanos 063 Jefe de Recursos Humanos EJ 1 Director de Administración Especialista Administrativo AP 2 Jefe de Unidad de Recursos Humanos Técnico Administrativo AP 2 Jefe de Unidad de Recursos Humanos Auxiliar Administrativo ES 3 Jefe de Unidad de Recursos Humanos ÓRGANOS DE LÍNEA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO 071 Director de Investigación y Desarrollo DS 1 Director Ejecutivo 072 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de Investigación y Desarrollo SUB DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA 073 Sub Director de Investigación Científica EJ 1 Director de Investigación y Desarrollo División de Aplicaciones Biológicas Investigador Científico Tecnológico ES 4 Jefe de Div. Aplicaciones Biológicas División de Técnicas Analíticas Nucleares Investigador Científico Tecnológico ES 5 Jefe de Div.Tecnicas Analíticas Nucl. SUB DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO 083 Sub Director de Desarrollo Tecnológico EJ 1 Director de Investigación y Desarrollo División de Materiales Investigador Científico Tecnológico ES 7 Jefe de División de Materiales Especialista Tecnológico Nuclear ES 5 Jefe de División de Materiales 096 Técnico AP 1 Jefe de División de Materiales DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN 097 Director de Producción DS 1 Director Ejecutivo 098 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de Producción 099 Técnico AP 1 Director de Producción SUB DIRECCIÓN DE OPERACIÓN DE LA PLANTA DE PRODUCCIÓN Sub Director de Operación de la Planta de EJ 1 Director de Producción 100 Producción. División de Radioisótopos Especialista en Desarrollo de Productos ES 13 Jefe de División de Radioisótopos Especialista Tecnológico Nuclear ES 5 Jefe de División de Radioisótopos Especialista en Mantenimiento ES 2 Jefe de División de Radioisótopos 121 Técnico en Radioprotección AP 1 Jefe de División de Radioisótopos Técnico AP 9 Jefe de División de Radioisótopos Auxiliar AP 3 Jefe de División de Radioisótopos SUB DIRECCIÓN DE OPERACIÓN DE REACTORES NUCLEARES 134 Sub Director de Operación de Reactores EJ 1 Director de Producción Nucleares División de Reactores Nucleares Especialista en Operación y Mant ES 8 Jefe de División de Reactores Nucl Especialista en Radioprotección ES 2 Jefe de División de Reactores Nucl Especialista Tecnológico Nuclear ES 4 Jefe de División de Reactores Nucl. 149 Investigador Científico Tecnológico ES 1 Jefe de División de Reactores Nucl. 150 Especialista en Gestión ES 1 Jefe de División de Reactores Nucl Especialista en Mantenimiento ES 4 Jefe de División de Reactores Nucl. 155 Auxiliar AP 1 Jefe de División de Reactores Nucl. División de Nucleoelectricidad Especialista Tecnológico Nuclear ES 3 Jefe de División de Nucleoelectricidad DIRECCIÓN DE SERVICIOS 159 Director de Servicios DS 1 Director Ejecutivo 160 Especialista en Gestión ES 1 Director de Servicios 161 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de Servicios 6
7 162 Técnico AP 1 Director de Servicios 163 Técnico Administrativo AP 1 Director de Servicios SUB DIRECCIÓN DE SEGURIDAD RADIOLÓGICA 164 Sub Director de Seguridad Radiológica EJ 1 Director de Servicios División de Protección Radiológica, Ocupacional y Ambiental Especialista Tecnológico Nuclear ES 5 Jefe de Div. de Pr. Rad., Ocup. y Amb Auxiliar AP 2 Jefe de Div. de Pr. Rad., Ocup. y Amb. División de Metrología y Dosimetría de Radiaciones Especialista Tecnológico Nuclear ES 5 Jefe de Div. Metr. y Dosim. de Radiac. División de Gestión de Residuos Radiactivos Especialista Tecnológico Nuclear ES 3 Jefe de Div.Gestión Residuos Radiact. 180 Auxiliar AP 1 Jefe de Div.Gestión Residuos Radiact. SUD DIRECCIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS 181 Sub Director de Servicios Tecnológicos EJ 1 Director de Servicios División de Industria e Hidrología Especialista Tecnológico Nuclear ES 11 Jefe de Div. de Industria e Hidrologia Técnico AP 2 Jefe de Div. de Industria e Hidrologia División de Instrumentación Nuclear Especialista Tecnológico Nuclear ES 6 Jefe de Div. Instrumentación Nuclear 200 Técnico AP 1 Jefe de Div. Instrumentación Nuclear DIRECCIÓN DE TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA 201 Director de Transferencia Tecnológica DS 1 Director Ejecutivo 202 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director de Transferencia Tecnológica SUB DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 203 Sub Director de Gestión del Conocimiento EJ 1 Director de Transferencia Tecnológica Centro Superior de Estudios Nucleares 204 Especialista Tecnológico Nuclear ES 1 Director de Transferencia Tecnológica 205 Técnico Administrativo AP 1 Jefe del Centro Sup. de Estud. Nucl. 206 Auxiliar Administrativo AP 1 Jefe del Centro Sup. de Estud. Nucl. Centro de Información y Documentación 207 Especialista en Gestión del Conocimiento ES 1 Director de Transferencia Tecnológica 208 Técnico Administrativo AP 1 Jefe del Centro de Inform. y Docum. SUB DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA 209 Sub Director de Gestión de la Tecnología EJ 1 Director de Transferencia Tecnológica División de Cooperación Técnica y Asuntos Internacionales 210 Especialista en Cooperación Técnica ES 1 Director de Transferencia Tecnológica 211 Técnico Administrativo AP 1 Jefe Div. Cooper.Técnica Internacional División de Tecnología de la Información Especialista en Tecnología de la Inform ES 4 Jefe Div. Tecnología de la Información Técnico en Sistemas de Información AP 3 Jefe Div. Tecnología de la Información 219 Auxiliar Administrativo AP 1 Jefe Div.Tecnología de la Información OFICINA TECNICA DE LA AUTORIDAD NACIONAL 220 Director de la Oficina Téc. de la Aut. Nac DS 1 Presidente 221 Secretaria Ejecutiva AP 1 Direct. Of. Técnica de la Aut. Nacional 222 Auxiliar Administrativo AP 1 Direct. Of. Técnica de la Aut.Nacional Departamento de Fiscalización 223 Jefe del Departamento de Fiscalización EJ 1 Direct. Of.Técnica de la Aut.Nacional Especialista en Seguridad Radiológica ES 6 Jefe del Departamento de Fiscalizac. Departamento de Autorizaciones 230 Jefe del Departamento de Autorizaciones EJ 1 Direct. Of.Técnica de la Aut.Nacional Especialista en Seguridad Radiológica ES 6 Jefe del Departamento de Autorizac. 7
8 CAPITULO I ORGANOS DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN 1.1 PRESIDENCIA FUNCIÓN PRINCIPAL La Presidencia del IPEN constituye el más alto nivel de decisión del Instituto y como tal aprueba la política, los objetivos y metas en armonía con la política del Sector. El Presidente ejerce las funciones de Titular del Pliego y la Representación Legal del Instituto y actúa como Autoridad Nacional en el ámbito de la energía nuclear. FUNCIONES GENERALES a. Establecer los lineamientos y aprobar la política Institucional en concordancia con la política sectorial y con los planes y política general del Gobierno. b. Ejercer la función de Autoridad Nacional en última instancia administrativa, en el ámbito de las aplicaciones de la Energía Nuclear, de la protección física de materiales e instalaciones nucleares y en el uso de fuentes de radiación ionizante. c. Aprobar las Normas técnicas específicas y Directivas adicionales necesarias para facilitar la aplicación de la Ley de Regulación del uso de fuentes de radiación ionizante y de su Reglamento. d. Aprobar los objetivos, planes, programas, actividades, proyectos, convenios y acuerdos para cumplir con la misión institucional. e. Aprobar el proyecto de presupuesto anual del IPEN y controlar su ejecución de acuerdo a los dispositivos legales pertinentes. f. Visar el Plan Anual de Control elaborado por la Oficina Control Institucional g. Presentar al Ministro de Energía y Minas la propuesta de Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro para Asignación de Personal de la Institución para su aprobación. h. Aprobar el Manual de Organización y Funciones, el Presupuesto Analítico de Personal, el Reglamento Interno de Trabajo y otros instrumentos de gestión institucional. i. Designar al Director Ejecutivo, al Secretario General, a los titulares de los cargos de confianza y a los representantes de la Institución. j. Designar a los Directores de los Órganos de Línea, de Asesoramiento y de Apoyo. k. Representar al Instituto ante las autoridades y los Organismos Nacionales e Internacionales. l. Suscribir los Convenios de Cooperación con Instituciones Nacionales e Internacionales relacionados con la promoción, difusión y desarrollo de la ciencia y tecnología. m. Resolver en última instancia los recursos administrativos. n. Elevar al Ministerio de Energía y Minas y a las dependencias estatales correspondientes los proyectos de dispositivos legales relacionados con los fines y objetivos del IPEN. o. Realizar otras funciones en el ámbito de su competencia. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN PRESIDENCIA 001 Presidente FP 1 Ministro de Energía y Minas 002 Secretaria Ejecutiva AP 1 Presidente 8
9 FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS: ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN PRESIDENCIA 001 Presidente FP 1 Ministro de Energía y Minas a. Establecer los lineamientos y aprobar la política Institucional en concordancia con la política sectorial y con los planes y política general del Gobierno. b. Formular el Plan Anual de Actividades de la Presidencia acorde con las políticas de la institución y el Plan Estratégico (PEI) c. Ejercer la función de Autoridad Nacional en última instancia administrativa, en el ámbito de las aplicaciones de la Energía Nuclear, de la protección física de materiales e instalaciones nucleares y en el uso de fuentes de radiación ionizante. d. Supervisar el cumplimiento y ejecución de las Metas en el marco del Plan Operativo institucional e. Aprobar las Normas técnicas específicas y Directivas adicionales necesarias para facilitar la aplicación de la Ley de Regulación del uso de fuentes de radiación ionizante y de su Reglamento. f. Aprobar los objetivos, planes, programas, actividades, proyectos, convenios y acuerdos para cumplir con la misión institucional. g. Aprobar el proyecto de presupuesto anual del IPEN y controlar su ejecución de acuerdo a los dispositivos legales pertinentes. h. Visar el Plan Anual de Control elaborado por la Oficina de Control Institucional i. Presentar al Ministro de Energía y Minas la propuesta de Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro para Asignación de Personal de la Institución para su aprobación. j. Aprobar el Manual de Organización y Funciones, el Presupuesto Analítico de Personal, el Reglamento Interno de Trabajo y otros instrumentos de gestión institucional. k. Designar al Director Ejecutivo, al Secretario General, a los titulares de los cargos de confianza y a los representantes de la Institución. l. Designar a los Directores de los Órganos de Línea, de Asesoramiento y de Apoyo. m. Representar al Instituto ante las autoridades y Organismos Nacionales e Internacionales. n. Suscribir los Convenios de Cooperación con Instituciones Nacionales e Internacionales relacionados con la promoción, difusión y desarrollo de la ciencia y tecnología o. Resolver en última instancia los recursos administrativos. p. Elevar al Ministerio de Energía y Minas y a las dependencias estatales correspondientes los proyectos de dispositivos legales relacionados con los fines y objetivos del IPEN. q. Realizar otras funciones en el ámbito de su competencia. El Presidente, depende funcional y administrativamente del Ministro de Energía y Minas. El Presidente, tiene autoridad funcional y administrativa sobre el Director Ejecutivo, Secretario General, Director de la Oficina Técnica de la Autoridad Nacional, Directores de Línea y personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Presidente coordina con el Ministerio de Energía y Minas y autoridades de Organismos Públicos y Privados a nivel nacional, e internacional, relacionado con sus funciones y competencias. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título profesional en ciencias o ingeniería 2. Conocimientos de ofimática 3. Conocimiento del idioma inglés 1. Experiencia profesional de 6 años en cargos directivos o de gerencia 1. Liderazgo para la conducción de equipos de trabajo Buenas relaciones a nivel profesional y personal. 9
10 ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN PRESIDENCIA 002 Secretaria Ejecutiva AP 1 Presidente a. Recibir, registrar, clasificar y sistematizar la documentación que ingresa y que se emite del despacho de la Presidencia, manteniendo absoluta reserva de la misma. b. Efectuar el seguimiento para que se cumplan los plazos señalados para la documentación que ingresa y que se emite. c. Actualizar la agenda del Presidente. d. Organizar y actualizar permanentemente los archivos de gestión de Presidencia. e. Velar por la seguridad y conservación de los documentos. f. Redactar documentos con criterio propio, de acuerdo a lineamientos e instrucciones generales, tomar dictado y digitar documentos. g. Preparar tablas en hojas de cálculo y gráficos. h. Elaborar y ordenar la documentación para las reuniones de trabajo del Presidente i. Coordinar con instituciones externas y con las diferentes unidades orgánicas de la Institución. j. Mantener una existencia apropiada de útiles de oficina, encargarse de su distribución y efectuar los pedidos necesarios. k. Mantener actualizado el registro e inventario de los bienes, en coordinación con el Área de Control Patrimonial. l. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Presidente, en el ámbito de su competencia. La Secretaria Ejecutiva, depende funcional y administrativamente del Presidente. RESPONSABILIDAD No tiene personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, la Secretaria Ejecutiva coordina internamente con las Secretarias Ejecutivas de las Oficinas y Direcciones. Externamente, coordina con las Secretarias de los organismos públicos y privados relacionados con las funciones y competencias, por encargo del Presidente. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título de Secretaria Ejecutiva 2. Buena redacción, gramática y trato al cliente 3. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia laboral de 1 año 1. Organización de Archivos. 10
11 1.2. DIRECCIÓN EJECUTIVA FUNCIÓN PRINCIPAL La Dirección Ejecutiva constituye el más alto nivel de decisión después de la Presidencia del Instituto. El Director Ejecutivo es el funcionario de confianza de más alto nivel, tiene las funciones de dirigir, coordinar, supervisar, ejecutar y controlar las actividades y el funcionamiento de las unidades orgánicas y es la más alta autoridad administrativa de la Institución. El Director Ejecutivo depende de la Presidencia y tiene las funciones siguientes: FUNCIONES GENERALES a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades técnicas y administrativas y el funcionamiento de los órganos de línea y de los órganos de apoyo y asesoría de la Institución. b. Proponer el Plan Operativo Institucional, evaluar permanentemente su cumplimiento y presentar el Informe Anual de Resultados a la Presidencia del IPEN. c. Evaluar y controlar el cumplimiento de objetivos, planes, programas, actividades, proyectos, convenios y acuerdos. d. Proponer a la Presidencia las medidas técnicas, administrativas y de política institucional orientadas al mejoramiento continuo de la gestión. e. Emitir Resoluciones Directorales y dictar medidas normativas orientadas a mejorar el funcionamiento y la seguridad de la Institución. f. Realizar otras funciones en el ámbito de su competencia y las que le delegue el Presidente de la Institución. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA 003 Director Ejecutivo EC 1 Presidente 004 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director Ejecutivo 11
12 FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS: ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA Nº de CAP Cargo Estructural Código Total Dependencia Jerárquica Funcional 003 Director Ejecutivo EC 1 Presidente a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades técnicas y administrativas y el funcionamiento de los órganos de línea y de los órganos de apoyo y asesoría de la Institución. b. Formular el Plan Anual de Actividades de la Dirección Ejecutiva, acorde con las políticas de la institución y el Plan Estratégico (PEI). c. Revisar la propuesta del Plan Operativo Institucional y presentar a la Presidencia del IPEN para su aprobación d. Supervisar el cumplimiento y ejecución de las Metas en el marco del Plan Operativo institucional e. Evaluar permanentemente las actividades especificadas del Plan Operativo y presentar el Informe Anual de Resultados a la Presidencia del IPEN. f. Evaluar y controlar el cumplimiento de objetivos, planes, programas, actividades, proyectos, convenios y acuerdos. g. Proponer a la Presidencia las medidas técnicas, administrativas y de política institucional orientadas al mejoramiento continuo de la gestión. h. Emitir Resoluciones Directorales y dictar medidas normativas orientadas a mejorar el funcionamiento y la seguridad de la Institución. i. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Presidente, en el ámbito de su competencia. El Director Ejecutivo, depende funcional y administrativamente del Presidente de la Institución. El Director Ejecutivo, tiene autoridad funcional y administrativa sobre el personal a su cargo, Secretario General, Directores de Oficinas y Direcciones. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Director Ejecutivo externamente, coordina con funcionarios de Organismos Públicos y Privados relacionado con sus funciones y competencias. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título profesional universitario 2. Conocimiento de ofimática 3. Conocimiento del idioma inglés 1. Experiencia laboral 1. Liderar, motivar y dirigir equipos de trabajos. 12
13 ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA 004 Secretaria Ejecutiva AP 1 Director Ejecutivo a. Recibir, registrar, clasificar y sistematizar la documentación que ingresa y que se emite del despacho de la Dirección Ejecutiva, manteniendo absoluta reserva de la misma. b. Efectuar el seguimiento para que se cumplan los plazos señalados para la documentación que ingresa y que se emite. c. Actualizar la agenda del Director Ejecutivo. d. Organizar y actualizar permanentemente los archivos de gestión de Dirección. e. Velar por la seguridad y conservación de los documentos. f. Redactar documentos con criterio propio, de acuerdo a lineamientos e instrucciones generales. Tomar dictado y digitar documentos. g. Preparar tablas en hojas de cálculo y gráficos. h. Elaborar y ordenar la documentación para las reuniones de trabajo del Director i. Coordinar con instituciones externas y con las diferentes unidades orgánicas de la Institución. j. Mantener una existencia apropiada de útiles de oficina, encargarse de su distribución y efectuar los pedidos necesarios. k. Mantener actualizado el registro e inventario de los bienes, en coordinación con el Área de Control Patrimonial. l. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Director Ejecutivo, en el ámbito de su competencia. La Secretaria Ejecutiva, depende funcional y administrativamente del Director Ejecutivo. RESPONSABILIDAD No tiene personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, la Secretaria Ejecutiva coordina internamente con las Secretarias Ejecutivas de las Oficinas y Direcciones. Externamente, coordina con las Secretarias de los Organismos Públicos y Privados relacionados con las funciones y competencias, por encargo del Director. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título de Secretaria Ejecutiva 2. Buena redacción, gramática y trato al cliente 3. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia laboral de 1 año 1. Capacidad de organizar archivos. 13
14 1.3 SECRETARÍA GENERAL FUNCIÓN PRINCIPAL La Secretaria General es la unidad encargada de brindar apoyo y asesoría a la Presidencia y la Dirección Ejecutiva en la gestión institucional y de orientar, conducir y controlar las actividades de imagen Institucional, de defensa nacional y seguridad integral física así como del archivo y la gestión documentaria, de acuerdo con la política y directivas impartidas por la Alta Dirección. La Secretaria General depende jerárquicamente del Director Ejecutivo y tiene las funciones siguientes: FUNCIONES GENERALES a. Brindar apoyo y asistencia técnica y administrativa a la Presidencia, a la Dirección Ejecutiva y a los Directores y Funcionarios de las unidades orgánicos de la Institución. b. Actuar como Secretario Técnico de los Consejos Consultivos. c. Proponer las políticas y estrategias de imagen institucional, información, protocolo y relaciones públicas. d. Apoyar y asesorar a la Presidencia y la Dirección Ejecutiva en asuntos de política de comunicación, información al público y de imagen institucional, organizar, dirigir y supervisar el desarrollo de las respectivas actividades. e. Planear, dirigir, coordinar y supervisar las actividades institucionales relacionadas con el Sistema de Defensa Nacional y seguridad integral física. f. Organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de archivo y gestión documentaria, de acuerdo con las normas establecidas. g. Administrar el registro, archivo y difusión de los dispositivos que emanen de la Alta Dirección y de otras direcciones, según corresponda. h. Certificar la documentación oficial expedida por funcionarios de la Institución. i. Realizar otras funciones específicas que se le asignen, en el ámbito de su competencia. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL 005 Secretario General DS 1 Director Ejecutivo 006 Secretaria Ejecutiva AP 1 Secretario General Unidad de Imagen Institucional 007 Especialista Administrativo ES 1 Secretario General 008 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de Unidad de Imagen Institucional Unidad de Archivo y Trámite Documentario 009 Especialista Administrativo ES 1 Secretario General 010 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de Unidad Archivo y Tram. Doc. 011 Auxiliar Administrativo AP 1 Jefe de Unidad Archivo y Tram. Doc. Unidad de Defensa Nacional y Seguridad Integral Física 012 Especialista en Defensa y Seguridad ES 1 Secretario General Técnico Administrativo AP 3 Jefe de Unid. Def.Nac.y Seg.Ing.Fis Auxiliar Administrativo AP 5 Jefe de Unid. Def.Nac.y Seg.Ing.Fis. 14
15 FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS: ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL Nº de CAP Cargo Estructural Código Total Dependencia Jerárquica Funcional 005 Secretario General DS 1 Director Ejecutivo a. Brindar apoyo y asistencia técnica y administrativa a la Presidencia, a la Dirección Ejecutiva y a los Directores y Funcionarios de las unidades orgánicos de la Institución. b. Formular el Plan Anual de Actividades de la oficina acorde con la política de la institución y el Plan Estratégico (PEI) c. Actuar como Secretario Técnico de los Consejos Consultivos. d. Supervisar el cumplimiento y ejecución de las Metas en el marco del Plan Operativo institucional. e. Proponer las políticas de imagen institucional, comunicaciones, defensa nacional, defensa civil. f. Organizar y supervisar las actividades relativas a la gestión documentaria y archivística de la Institución. g. Supervisar las actividades de Defensa Nacional y Seguridad Integral Física h. Aprobar, supervisar y evaluar las actividades de imagen institucional y comunicaciones para mantener un adecuado posicionamiento institucional, velando por el establecimiento y mantenimiento de una efectiva información a la opinión pública. i. Supervisar el mantenimiento de la relación óptima con los medios de difusión y prensa, verificando que se informe oportunamente y adecuadamente a la comunidad nacional e internacional sobre las actividades institucionales. j. Certificar la documentación oficial de la institución. k. Brindar, apoyar y asesorar asuntos de su competencia a las unidades orgánicas de la institución. l. Expedir resoluciones en aquellas materias que le hayan sido delegadas. m. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Director Ejecutivo, en el ámbito de su competencia. El Secretario General, depende funcional y administrativamente del Director Ejecutivo. El Secretario General, tiene autoridad funcional y administrativa sobre el personal de la Unidad de Imagen Institucional Unidad de Defensa Nacional y Seguridad Física y Unidad de Archivo y Trámite Documentario. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Secretario General coordina internamente con la Oficina de Control Institucional, Directores de Oficinas y Direcciones. Externamente, coordina con instituciones públicas y privadas en relación a sus funciones y competencias y por encargo del Director Ejecutivo. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título profesional en ciencias, ingeniería, derecho o ramas afines 2. Conocimiento de ofimática 3. Conocimiento del idioma inglés 1. Experiencia de 3 años en gestión o gerencia 1. Motivar, liderar y dirigir equipos de trabajo. 15
16 ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL 006 Secretaria Ejecutiva AP 1 Secretario General a. Recibir, registrar, clasificar y sistematizar la documentación que ingresa y que se emite del despacho, de la Secretaría General, manteniendo absoluta reserva de la misma. b. Efectuar el seguimiento para que se cumplan los plazos señalados para la documentación que ingresa y que se emite. c. Actualizar la agenda del Secretario General. d. Organizar y actualizar permanentemente los archivos de gestión de la Secretaría General. e. Registrar, reproducir, distribuir y conservar las Resoluciones expedidas por la Presidencia y la Dirección Ejecutiva. f. Velar por la seguridad y conservación de los documentos. g. Redactar documentos con criterio propio, de acuerdo a lineamientos e instrucciones generales. Tomar dictado y digitar documentos. h. Preparar tablas en hojas de cálculo y gráficos. i. Elaborar y ordenar la documentación para las reuniones de trabajo del Secretario General. j. Coordinar con instituciones externas y con las diferentes unidades orgánicas de la Institución. k. Mantener una existencia apropiada de útiles de oficina, encargarse de su distribución y efectuar los pedidos necesarios. l. Mantener actualizado el registro e inventario de los bienes, en coordinación con el Área de Control Patrimonial. m. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Secretario General, en el ámbito de su competencia. La Secretaria Ejecutiva, depende funcional y administrativamente del Secretario General. No tiene personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, la Secretaria Ejecutiva coordina internamente con las Secretarias Ejecutivas de las Oficinas y Direcciones. Externamente coordina con las Secretarias de Entidades Públicas y Privadas, relacionado con las funciones y competencias y por encargo del Secretario General. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título de Secretaria Ejecutiva 2. Buena redacción, gramática y trato al cliente 3. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia laboral de 1 año 1. Capacidad de organizar archivos. 16
17 UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL FUNCIÓN PRINCIPAL La Unidad de Imagen Institucional es el área que tiene por objeto programar, organizar, coordinar y ejecutar acciones relacionadas a la proyección de una imagen institucional, así como programar, organizar y ejecutar las acciones relacionadas a publicaciones, comunicación e información de la institución y establecer los mecanismos adecuados de comunicación interna y externa con la finalidad de mantener e incrementar el posicionamiento obtenido ante la comunidad nacional. La Unidad de Imagen Institucional depende de la Secretaría General y tiene las funciones siguientes: FUNCIONES GENERALES a. Programar, organizar y ejecutar las actividades de relaciones públicas, de comunicación e información. b. Proponer y coordinar programas de difusión sobre las actividades científico tecnológicas y culturales. c. Mantener relación permanente con el periodismo y medios de difusión, informando oportunamente de las actividades institucionales. d. Programar y conducir las visitas guiadas a las instalaciones del IPEN, proporcionando información necesaria. e. Coordinar actividades de protocolo. f. Planificar, programar, organizar, dirigir y evaluar las actividades de imagen institucional, comunicación, información y relaciones públicas de la institución para mantener un adecuado posicionamiento institucional en base a los lineamientos de políticas aprobados por la institución. g. Mantener relaciones permanentes con los medios de difusión y la prensa en general, a fin de mantener informado a la opinión pública sobre los objetivos, planes, programas, productos servicios y actividades oficiales. h. Proponer y desarrollar actividades de promoción y difusión de la imagen institucional a través de la difusión de la web, de artículos técnicos en revistas locales y nacionales, material de divulgación para diversos grupos objetivo, visitas a las instalaciones del IPEN, exposiciones itinerantes de diverso nivel educativo, coordinar la participación en ferias y eventos especializados brindando información para fomentar el uso y la aceptación pública de la tecnología. i. Elaborar, editar y publicar boletines, revistas, artículos, comunicados presentaciones, afiches y otros, relacionados con las actividades institucionales. j. Establecer una estrategia y actividades de comunicaciones para contribuir a la mejora del clima laboral y organizacional. k. Elaborar reportes de prensa diarios sobre asuntos nacionales e internacionales de interés de la Alta Dirección y mantener informada sobre cualquier tipo de información emitidas por los medios de comunicación en relación a la institución o a sus funcionarios, respecto a sus funciones, así como realizar una evaluación, análisis y recomendaciones. l. Programar, coordinar, atender y supervisar el desarrollo formal de los asuntos protocolares tales como: ceremonias, actividades y eventos, en los que participan las autoridades del IPEN o sus representantes. m. Administrar y mantener permanentemente actualizada la página Web institucional, de acuerdo a las disposiciones legales establecidas. n. Evaluar la opinión interna y externa a la gestión institucional o. Realizar otras funciones que se le asigne el Secretario General en el ámbito de su competencia. 17
18 FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS: ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL Unidad de Imagen Institucional 007 Especialista Administrativo ES 1 Secretaría General a. Planificar, formular y ejecutar planes, programas y actividades orientadas a proporcionar la mejora y difusión del prestigio e imagen institucional evaluando periódicamente sus resultados. b. Coordinar, conducir, supervisar y evaluar las actividades que realice la institución desde el punto de vista de la imagen institucional. c. Coordinar y conducir el protocolo de las actividades en las que participe la Alta Dirección. d. Coordinar y conducir las ceremonias oficiales que se realicen en la institución. e. Redactar notas informativas sobre actividades destacadas para los informativos institucionales y la prensa, manteniendo permanentemente informada a la opinión pública. f. Establecer y mantener buenas relaciones con los medios de prensa. g. Fomentar el intercambio de información con organismos nacionales, internacionales, entidades públicas y privadas vinculadas a la institución. h. Difundir las actividades internas a fin de promover la participación de los trabajadores y la mejora del clima organizacional. i. Supervisar la página Web institucional de acuerdo a las normas vigentes. j. Supervisar las actividades de producción de material audiovisual. k. Supervisar y conducir las visitas a la institución así como las exposiciones itinerantes de acuerdo al programa de difusión institucional. l. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Secretario General en el ámbito de su competencia. El Especialista Administrativo depende funcional y administrativamente del Secretario General. El Especialista Administrativo, tiene la autoridad funcional y administrativa directa sobre los Técnicos Administrativos. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Especialista Administrativo coordina internamente con los especialistas de las Oficinas y Direcciones. Externamente coordina con los diversos medios de comunicación, sector educativo, sector empresarial y autoridades de gobierno, relacionadas con las funciones y competencias, por encargo del Secretario General. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título profesional en Ciencias de la Comunicación, Derecho o ramas afines 2. Conocimiento de ofimática 3. Conocimiento del idioma inglés. 1. Experiencia profesional de 5 años 1. Buenas relaciones interpersonales, trato agradable, buena dicción y redacción y capacidad de liderazgo y de trabajo en equipo. 18
19 ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL Unidad de Imagen Institucional 008 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de la Unidad de Imagen Institucional a. Diseñar y crear afiches, murales, paneles, logotipos y otros diseños gráficos. b. Realizar trabajos de diagramado para impresión de folletos, revistas y similares. c. Desarrollar trabajos de pre prensa (distribuir colores y dimensiones del diseño en tamaño original para su posterior producción). d. Desarrollar logotipos o figuras en alto relieve o tercera dimensión. e. Participar en la formulación de bocetos y de diagramación final. f. Diseñar y editar publicaciones electrónicas. g. Desarrollar páginas Web y preparar material informativo y gráfico. h. Diseñar y desarrollar presentaciones en Power Point y multimedia. i. Realizar toma fotográfica y fílmica de las diversas actividades institucionales y reproducirlas en diversos formatos para su distribución. j. Grabar y editar videos de actividades de interés institucional. k. Apoyar las actividades de divulgación en centros educativos, universitarios y otros así como las exposiciones itinerantes. l. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Responsable de la Unidad. El Técnico Administrativo, depende funcional y administrativamente del Responsable de la Unidad. No tiene personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Técnico Administrativo coordina internamente con los Técnicos de las Oficinas y Direcciones. Externamente coordina con Entidades Públicas y Privadas relacionadas con las funciones y competencias, por encargo del Responsable de la Unidad. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Titulo de técnico en áreas afines a las funciones de la unidad donde desarrollará sus actividades 2. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia laboral de 3 años 1. Buenas relaciones y habilidades para trabajo en equipo 19
20 1.3.2 UNIDAD DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTARIA FUNCIÓN PRINCIPAL La Unidad de Archivo y Trámite Documentario, es la unidad orgánica encargada de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas institucionales, interviniendo directamente en los procesos de transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación. Asimismo es responsable del registro y distribución segura de la correspondencia externa. En ambos casos debe tender a la automatización y sujetarse a las disposiciones legales correspondientes. La Unidad de Archivo y Trámite Documentario depende de la Secretaria General y tiene las funciones siguientes: FUNCIONES GENERALES a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del Archivo Central y de la Mesa de Partes de acuerdo a las normas establecidas. b. Propiciar el cumplimiento de las Normas Técnicas del Sistema Nacional de Archivos y proponer las disposiciones o procedimientos internos que sean necesarias. c. Coordinar, supervisar, asesorar y controlar la implementación, el funcionamiento y el desarrollo archivístico en los archivos de gestión, periférico y central. d. Proporcionar servicios de información archivística a las unidades orgánicas solicitantes y verificar su devolución. e. Realizar las acciones necesarias para asegurar la documentación que se recepcione como la que se tramite llegue a su destino, supervisando el flujo documentario a través de un sistema automatizado de control de documentos, implementando acciones de calidad. f. Brindar atención adecuada y oportuna en las Mesas de Partes y asesorar a los usuarios sobre requisitos, formularios, modelos de documentos y otros necesarios para la presentación de sus documentos o expedientes, en armonía con las disposiciones legales. g. Informar a los usuarios sobre el estado de trámite de sus documentos. h. Tramitar la documentación dirigida al exterior, a nivel local, nacional e internacional, solicitando los recursos necesarios para su oportuna distribución. i. Realizar otras funciones que se le asignen en el ámbito de su competencia. 20
21 FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS: ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL Unidad de Archivo y Gestión Documentaria 009 Especialista Administrativo ES 1 Jefe de la Unidad de Arc. y Gest. Doc. a. Formular el Plan Anual de Trabajo Institucional de Archivo, evaluar e informar su cumplimiento al Archivo General de la Nación, en los plazos y forma establecidos por las normas legales correspondientes. b. Representar al IPEN ante el Archivo General de la Nación. c. Supervisar, organizar y coordinar las labores archivísticas y velar por la conservación del acervo documental institucional. d. Proponer, actualizar y modernizar las disposiciones internas necesarias sobre los diversos Procesos Técnicos del Sistema Nacional de Archivos. e. Programar, coordinar y controlar las actividades de recepción y distribución de la correspondencia tanto a nivel interno como local, nacional e internacional. f. Supervisar las actividades de la Mesa de Partes Principal y brindar asesoría a las Mesas de Partes Periféricas, unificando los reportes de documentos efectuados por éstas, garantizando la atención al público en los horarios establecidos g. Realizar el seguimiento y coordinar la atención en los plazos previstos, de los requerimientos de información recibidos en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. h. Ejercer las funciones de administrador del sistema automatizado de trámite documentario institucional, emitiendo los reportes y estadísticas necesarios. i. Actuar como Fedatario institucional. j. Realizar otras funciones que le encargue la Secretaria General el ámbito de su competencia. El Especialista Administrativo, depende funcional y administrativamente del Secretario General El Especialista Administrativo, tiene mando directo sobre el Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Especialista Administrativo coordina internamente con Especialistas de diversas unidades orgánicas, Oficinas y Direcciones. las Externamente, por encargo del Secretario General, coordina con el Archivo General de la Nación, con la empresa privada de mensajería que la institución elija y otras entidades relacionadas con las funciones y competencias. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Título profesional en ciencias, ingeniería, administración, economía o contabilidad 2. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia profesional de 2 años 1. Capacidad para trabajo en equipo 21
22 ÓRGANO DE GOBIERNO ALTA DIRECCIÓN SECRETARÍA GENERAL Unidad de Archivo y Gestión Documentaria 010 Técnico Administrativo AP 1 Jefe de la Unidad de Arc. y Gest. Doc. a. Ejecutar los Procesos Técnicos del sistema Nacional de Archivos, garantizando la conservación del acervo documental, de conformidad con a las normas legales correspondientes. b. Velar por la conservación y ordenamiento del acervo documental institucional en general y en especial de los documentos con valor permanente. c. Asesorar, supervisar, recepcionar, verificar e incorporar al patrimonio documental, las transferencias de archivos que las diferentes unidades orgánicas deben efectuar. d. Elaborar los listados de documentos a eliminar y realizar los trámites correspondientes hasta su disposición final. e. Brindar los servicios de búsqueda, préstamo o reproducción de información archivística, velando por su devolución al archivo correspondiente. f. Recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia interna procedente de las diversas sedes institucionales, observando seguridad, orden, celeridad, discreción y cuidado. g. Realizar otras funciones específicas que le asigne el Responsable de la Unidad, en el ámbito de su competencia. El Técnico Administrativo, depende funcional y administrativamente de la Unidad de Archivo y Trámite Documentario. No tiene personal a su cargo. DE COORDINACIÓN Para el cumplimiento de sus funciones, el Técnico Administrativo coordina internamente con los Técnicos de las Oficinas y Direcciones. Externamente, por encargo del Responsable de la Unidad, coordina con las Instituciones Públicas y Privadas relacionadas con las funciones y competencias. Requisitos Mínimos: EN FORMACION ACADÉMICA: 1. Titulo de técnico en áreas afines a las funciones de la unidad donde desarrollará sus actividades 2. Conocimiento de ofimática 1. Experiencia laboral de 1 año 1. Buenas relaciones y habilidades para trabajo en equipo. 22

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