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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO. Introducción - PDF
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José Quintana Godoy
1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO Jefe de Control Interno Período Evaluado a: Abril 30 de 2013 Introducción ISAURO CABRERA VEGA La mediante Resolución 0639 del 22 de octubre de 2012 creó el Comité de Coordinación Sistema de Gestión Integral, órgano de coordinación y asesoría del Director General de la Entidad para la definición y diseño de estrategias, políticas y lineamientos orientados a la determinación, implementación, adaptación, funcionamiento, fortalecimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral. Para la vigencia 2013 la ACR con el liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación redefinió algunas de las fechas de cumplimiento de actividades para el Plan de Implementación del Sistema de Gestión Integral. Todas las dependencias de la ACR han asumido el compromiso y el reto de trabajar armónicamente para lograr desde la construcción del Sistema de Gestión Integral mejorar sistemáticamente las prácticas y aplicación de los procedimientos, en busca de la eficacia, eficiencia y transparencia para el ejercicio de las funciones. Avances 1.1. Ambiente de Control 1. Subsistema Control de Estratégico Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos En el marco de la sensibilización y comunicación del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia, se elaboró una estrategia de comunicación en trabajo conjunto con el grupo de comunicaciones y, en el marco de dicha estrategia, se ha realizado lo siguiente: a. Elaboración de documento de estrategia de comunicación. b. Definición del concepto que se quiere transmitir del sistema de gestión y definición de cambio de nombre para personalizarlo y darle identidad con el proceso de reintegración, de esta manera se llega a la definición del nombre de Sistema Integrado de Gestión para la Reintegración SIGER.
2 c. Definición de la imagen del SIGER. Para la escogencia de la imagen y el eslogan se elaboró una encuesta aplicada a 68 colaboradores que mediante el voto eligieron el actual logo del sistema. Socialización de la nueva imagen del SIGER. d. Presentación al equipo de apoyo a la implementación de la estrategia de comunicación del SIGER, donde se trataron los siguientes temas, en esta reunión se presentó: Resumen avance en la implementación del SGI, Estado documental de procesos a febrero de 2013, Actualización portal SIR, Actualización Mapa de Procesos, Plan de Implementación del SGI 2013, rol y participación requerida del equipo de apoyo a la implementación del SIGER. e. Envío el día 30 de abril de 2013 un correo electrónico desde la cuenta en el cual se informaba sobre la nueva imagen del sistema y toda su identidad gráfica. f. Publicación de información en el portal Wiki ACR, en la página de la Oficina Asesora de Planeación en el enlace Novedades, sobre el cambio y la nueva imagen del SIGER. g. Publicación de información en el portal Wiki ACR, en la página de la Oficina Asesora de Planeación en el enlace SIGER sobre qué es el sistema, marco normativo y las resoluciones que se han emitido al interior de la entidad. Código de ética: la ACR cuenta a la fecha con un documento preliminar Proyecto de Código de Ética y falta la validación de los principios por parte de la Dirección General y la socialización a todo el talento humano de la organización. Hacemos un llamado para que las metas que se tienen programadas se cumplan en los tiempos acordados, como este compromiso Políticas de Administración del Talento Humano El Manual de funciones de la ACR se encuentra establecido en las siguientes Resoluciones: - Resolución 003 de Resolución 751 de Resolución 344 de 2013 El manual de funciones Resolución 344 de 2013, en su artículo 3 se establece las "Competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos". Valores y Principios. La Oficina de Talento Humano tiene definidos algunos valores y principios, los cuales no ha surtido los trámiles elementales de discusión aprobación implementación y socialización al interior de la ACR, creo que definirlos y enunciarlos es el principio de lo que es el derrotero de los valores y principios que debemos acatar y proponer en el cumplimiento de nuestras actividades. Nuevamente hacemos una invitación a la oficina de planeación y a talento humano para cumplir con lo que nos proponemos.
3 Política del Talento Humano: El documento que establece la política de talento humano se encuentra para revisión validación de la Oficina Asesora de planeación. Igualmente el Grupo de Talento Humano se encuentra terminando de caracterizar los procedimientos de esta dependencia y se espera culminar con esta labor en mayo de Plan Institucional de Capacitación y Programa de Bienestar: La ACR definió el Plan Institucional de Capacitación -PIC, mediante Resolución N. 332 de 2013 y el Programa de bienestar social y de salud ocupacional mediante Resolución N de Estilo de Dirección. Código de Buen Gobierno: Este documento se encuentra en etapa preliminar está pendiente la revisión del grupo directivo. La socialización al interior de la ACR, para que posteriormente sea validado por parte de la oficina de planeación.. Avance del 80%. Y la meta era del 100% a abril 30 del Falta mayor agilidad por parte de los interesados para el cumplimiento de la meta El normograma Institucional tiene un avance promedio del 81%. El estado de los normograma por proceso es el siguiente: Terminados Evaluación Control y Mejoramiento Atención al ciudadano Gestión administrativa y financiera Gestión de Comunicaciones Gestión Tecnológica y de la Información Soporte y Asesoría Jurídica Direccionamiento Estratégico Diseño y planificación para la reintegración Adquisición de bienes y servicios Avanzados Gestión del Talento Humano - 80% Seguimiento y evaluación de la reintegración - 80% No iniciado Implementación para la reintegración - 0% Gestión de corresponsabilidad. -0% 1.2. Direccionamiento Estratégico
4 Planes y Programas En desarrollo del componente de planes y programas, la ACR cuenta con el plan estratégico para la vigencia , para la vigencia 2013 se elaboró el plan de acción institucional y los planes operativos por grupo, los cuales se encuentran disponibles para consulta en la página web de la entidad. Los resultados a marzo 31 muestran un cumplimiento del 87%, un rezago moderado del 9% y unos indicadores que presentan un incumplimiento críticos y representan el 4% de total evaluado en el trimestre. De conformidad con el plan estratégico para la vigencia 2013 se tienen 66 indicadores, donde 23 estaban con metas del primer trimestre del 2013 producto de este análisis. Política del SGI: Se elaboró dos propuestas de política del SIGER que están pendientes de validación por parte del Comité de Coordinación de la Entidad. Las propuestas son las siguientes: - En la Agencia Colombiana para Reintegración nos comprometemos a trabajar articuladamente y con los más altos estándares de calidad en el retorno de la población desmovilizada a la legalidad, rigiéndonos por los principios del buen gobierno, el uso eficiente de los recursos humanos, físicos y financieros, de tal manera que contribuyamos a la paz, la seguridad y la convivencia ciudadana, a través de la participación de personal competente, creativo e innovador, así como en el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. - En la trabajamos con sentido de compromiso y dedicación en el retorno de la población desmovilizada a la legalidad de forma sostenible, siguiendo las políticas del buen gobierno, haciendo uso eficiente de los recursos humanos, físicos y financieros, con el fin de atender con eficacia, eficiencia y efectividad las necesidades de nuestros usuarios y partes interesadas a través de la participación de un personal competente, creativo e innovador y el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, de tal manera que contribuyamos a la paz, la seguridad y la convivencia ciudadana Modelo de operación La ACR para la vigencia 2013 realizó una modificación al mapa de procesos quedando con trece (13) procesos como se muestra a continuación.
5 La ACR ha venido trabajando en la caracterización de los procesos y el avance general en el cumplimiento, según información de la Oficina de Planeación es del 84%. A continuación se presentan los avances en el tema para cada uno de los procesos. Procesos con caracterizaciones terminadas: Evaluación Control y Mejoramiento Atención al Ciudadano Gestión Administrativa y Financiera Gestión de Comunicaciones Gestión Tecnológica y de la Información Diseño y Planificación para la Reintegración Soporte y Asesoría Jurídica Procesos con caracterizaciones avanzadas: Direccionamiento Estratégico - 95% Gestión del Talento Humano - 95% Implementación para la Reintegración - 50% Seguimiento y Evaluación de la Reintegración - 85% Adquisición de Bienes y Servicios - 70%
6 Procesos con caracterización No iniciada: Gestión de Corresponsabilidad - 0% Estructura Organizacional. La estructura organizacional de la entidad se encuentra definida en el Decreto 4138 de Por el cual se crea la de Personas y Grupos Alzados en Armas y se establecen sus objetivos y estructura Administración de Riesgos La ACR ha logrado avanzar significativamente en el tema de administración de riesgos. Ya se cuenta con una Metodología de Gestión del Riesgo aprobada y validada al igual que sus instrumentos de aplicación. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, y en virtud de lo previsto en el artículo 73 de la citada ley cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, asignando al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalar una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la estrategia, la ACR en el mes de abril de 2013 elaboró Mapa de riesgos de corrupción en el marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2013, el cual se encuentra publicado en la página web en donde se puede consultar. upcion/paginas/default.aspx Avances 2.1. Actividades de Control Políticas de Operación 2. Subsistema de Control de Gestión La ACR ha avanzado en la definición de las políticas de operación de los procesos, los métodos de operación y los controles. Estas políticas se encuentran establecidos en los manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos. Y para el caso específico de las políticas de operación se establecen en los manuales de operación de los procesos.
7 Procedimientos En el tema de los procedimientos obligatorios que establece la NTCGP 1000: 2009 Numerales 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, y la fecha se tienen establecidos los procedimientos de Control de documentos y Control de Registros (incluidos en el Manual de Gestión y Control de Documentos) y los de Auditoría Interna, Acciones preventivas y Acciones correctivas (incluidos en el Manual de Auditoría Interna) Controles La ACR ha establecido sus controles en la documentación de los procesos y en las políticas de operación Indicadores La definición del sistema de medición a través de indicadores se encuentra incluido en la caracterización de los procesos, dentro de ellos se han incluido indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Igualmente se han incluido indicadores para evaluar el cumplimiento de las metas planificadas en los planes estratégico, de acción y operativo. La ACR ha avanzado en la elaboración del Manual de Seguimiento, que tiene como propósito establecer los criterios técnicos y metodológicos para definir y realizar el seguimiento y medición de los planes, programas, proyectos y proceso a fin de contar con información oportuna y de calidad, que permitan establecer comportamientos, diferencias y tendencias, como base para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo de la gestión institucional. Este documento se encuentra elaborado y pendiente de validación Manual de operaciones o de Gestión Integral Este documento referencia todos los documentos del SIGER por lo cual la ACR espera contar con este producto en octubre de Información Información primaria Para el cumplimiento del elemento información primaria en la Entidad se tienen los siguientes productos: - Caracterización de procesos: en las cuales se identifican insumos de información interna y externa requerida para la operación de los diferentes procesos. - Matriz de flujos de información - Matriz de medios de comunicación.
8 La ACR ha avanzado en un 95% en la elaboración del documento Manual del Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Denuncias PQRS, este trabajo ha estado soportado en la Resolución 795 de 2012 y en los estándares de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias impartidos en el documento Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Secretaria de Transparencia. Este documento se encuentra en la OAP en fase de revisión y aprobación. En lo corrido de 2013 el Grupo de Atención al Ciudadano adelantó una campaña virtual a través de la cual se dio a conocer a los funcionarios el ABC de las PQRS y tips de atención de las mismas. Para el tema de satisfacción del cliente y la metodología para la medición, la ACR avanzó en la elaboración de un documento denominado Metodología para la Medición de la Satisfacción del cliente y el cual se encuentra en fase de revisión y aprobación por parte de la OAP. La Oficina de Atención al Ciudadano para el primer trimestre de 2013 elaboró Informe de Comportamiento de Peticiones, quejas y Reclamos teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No del 26 de Noviembre de Por la cual se reglamenta el trámite de Peticiones, Quejas, reclamos y sugerencias ante la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas y se dictan otras disposiciones.
9 Información secundaria Mediante la Resolución 0121 del 2013, se conformó el Grupo de Gestión Documental, el cual se encuentra integrado por siete técnicos, un profesional universitario y un profesional especializado, funcionarios que soportan la actividad diaria que se desprende de las funciones generales de gestión documental, archivo y correspondencia. Con corte al 30 de abril de 2013 se elaboró un borrador del Manual de Correspondencia de la Agencia, el cual comprende los lineamientos para manejo del sistema de correspondencia SIGOB, se entregó al Comité de Archivo y Correspondencia dentro del Manual de Gestión Documental, el 9 de abril de 2013 para comentarios y aprobación. Se adelantaron gestiones para contactar a PNUD que es la entidad propietaria del software utilizado por la Agencia para el envío y recibo de la correspondencia, con el fin de recibir una nueva capacitación del SIGOB, de manera que se pueda mejorar la infraestructura y uso del software. Se adjunta copia de la comunicación. Igualmente, se acordó la colaboración del área de Tecnología para avanzar en el tema del PNUD. Paralelamente a la elaboración del Manual se están realizando actividades de organización e instrucción documental, la primera jornada de organización de Archivos de Gestión mediante lineamientos de proceso técnicos fue realizada en el mes de abril de 2013 Control Interno de la ACR adelantó una auditoria a La gestión documental, determinando una serie de hallazgos y recomendaciones pues en términos generales se debe emprender un proyecto que de manera definitiva muestre avances en la organización de los documentos de la ACR. De esa auditoria se desprendió un plan de mejoramiento que ya se encuentra en marcha Sistemas de información. La ACR y con el liderazgo de la Oficina de Tecnologías de la Información elaboró la matriz de sistemas de información disponibles para la operatividad de la ACR, en donde se establecen los servicios, las opciones de consulta y operación y a que dependencia están asignadas. Actualmente la ACR cuenta con los siguientes Sistemas, Aplicativos y Herramientas disponibles para la consulta y para la operación: - HOMINIS - Es el software utilizado para la nomina - SIIF - Sistema Integrado de Información Financiera. Aplicación desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación
10 y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable. - SIPRES - Antigua aplicación de consulta local para contabilidad - SIGEP - Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP. Es una herramienta tecnológica del Departamento Administrativo de la Gestión Pública, que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrir los organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control, organización electoral y organismos autónomos. - SIGOB: Aplicativo de correspondencia de la ACR - HP Service Manager: Mesa de Ayuda - SIR - Sistema de Información para la Reintegración. Aplicación desarrollada por la (ACR), que apoya a la entidad en la administración, prestación de servicios, control y seguimiento del proceso de reintegración de los beneficiarios del programa: los individuos desmovilizados, sus familias y la comunidad - PQR:MILLENIO: Aplicativo para peticiones, quejas, reclamos. - WEB - web es un concepto que en general, se utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática. Por lo anterior intranet como tal no es un aplicativo. - INTRANET - Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y recursos tecnológicos. Por lo anterior intranet como tal no es un aplicativo. - STATA software estadístico - SRA - Sistema Web desarrollado por la Agencia Colombiana para la Reintegración (ACR), como herramienta de apoyo al SIR. - SHAREPOINT - Aplicativo de Microsoft desarrollado como una plataforma de colaboración empresarial actualmente utilizada por la ACR para compartir archivos y también como plataforma de desarrollo de la página web de la entidad. - JTRAC - es una aplicación web de gestión y seguimiento de incidencias utilizado por la ACR para la gestión de requerimientos y atención de incidentes en la Oficina de Tecnologías. Es importante anotar que es una herramienta gratuita. - VISIO - Aplicativo de Microsoft desarrollado como una plataforma para documentación de flujos de trabajo. - ENTERPRISE ARCHITEC: diseño de estructuras web - ADOBE AUDITION: edición de audio - ALADINO: Sistema de Inventarios - DEJAWIN: Consulta de inventarios en contabilidad - ARGIS: Estructuras de diseño de espacios
11 Para el tema de las Políticas de uso de Sistemas de Información. Se avanzó en la elaboración del primer borrador del documento de políticas en cumplimiento del Plan Operativo de la OTI. Este documento se encuentra en revisión y validación. Las políticas establecidas dentro de este documento son: Política del manejo y custodia de los bienes de cómputo; Política del uso y custodia de la información Política del uso, instalación y desinstalación del software y hardware; Política del uso de cuentas de usuario y claves de acceso; Política del uso del servicio de correo electrónico institucional; Política del uso del servicio de internet institucional; Política de la capacitación Comunicación Pública La ACR desde febrero de 2013 cuenta con un Manual de Operación del Proceso Gestión de Comunicaciones que se encuentra publicado en la página de la entidad Para esta vigencia también se cuenta con la matriz de flujos de información y comunicación interna y externa, y el plan de medios. Avances 3.1. La Autoevaluación 3. Subsistema de Control de Evaluación Autoevaluación del Control y de la Gestión En coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno se elaboró Informe Ejecutivo Anual - Modelo Estándar De Control Interno - MECI Vigencia 2012, en cumplimiento con las directrices dadas por el DAFP para el tema. Por solicitud de la Oficina Asesora de Planeación en el mes de Febrero 13 de 2013 Control Interno realizó una charla en el tema de Cultura del Control con el fin de unificar criterios para el tratamiento de los controles al interior de los procedimientos de la ACR Evaluación Independiente Evaluación del Sistema de Control Interno Control Interno elaboró Informe anual de evaluación control interno contable Vigencia 2012, de conformidad con lo establecido en la Resolución 357 de julio 23 de 2008.
12 En coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno se elaboró Informe Ejecutivo Anual - Modelo Estándar De Control Interno - MECI Vigencia 2012, en cumplimiento con las directrices dadas por el DAFP para el tema Auditoría Interna. En Comité de Coordinación del Sistema de Gestión Integral realizado el 1 de marzo de 2013 la ACR a través de sus miembros dio aprobación al Programa Anual de Auditorias 2013 presentado por la Oficina de Control Interno. De acuerdo a lo anterior la Oficina de Control Interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditorias 2013 y en ejercicio del rol de Evaluación y Seguimiento para el primer cuatrimestre de 2013 ejecutó las siguientes auditorias: - Auditoría de Gestión: Austeridad del Gasto. Informe Final Febrero 27 de Dirección General ACR. - Auditoría Especial: Gestión documental. Inventarios y administración de bienes. Subdirección Administrativa y Financiera Presupuesto. Subdirección Administrativa y Financiera Pagos. Marzo 18 de Secretario General ACR. - Auditorias de Gestión a los Centros de Servicio: Centro de Servicio de Villavicencio: Abril 5 de 2013 Centro de Servicio de Barranquilla: Abril 19 de 2013 Centro de Servicio de Cartagena: Abril 19 de 2013 Centro de Servicio de Caucasia: Abril 26 de 2013 Centro de Servicio de Medellín: Abril 26 de 2013 A la fecha de corte de este informe y de acuerdo a la solicitud realizada por la Secretaria General según MEM del 1 de abril de 2013, Control Interno se encuentra ejecutando la Auditoria Especial para los 132 casos de cartas de participantes que no cuentan con carta de instrucción de desembolsos de los proyectos asociativos Seguimientos En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1474 de 2011, Artículo 76..La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página Web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Se elaboró Informe de Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Con corte diciembre 31 de 2012, el cual fue entregado en Marzo 6 de 2013 a Dirección General ACR.
13 En cumplimiento con la Circular Externa de la Contraloría General de la Republica del 13 de febrero de 2013, la Oficina de Control Interno elaboró Informe de Cumplimiento del registro de la Contabilidad de la Ejecución Presupuestal en el SIIF Nación con fecha 1 de marzo de 2013 dirigido al Director General de la ACR. En cumplimiento con la Circular 017 del 1 de junio de 2011 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, Control Interno elaboró el Informe correspondiente a Derechos de Autor para la Vigencia 2012, el 28 de enero de Planes de Mejoramiento Institucional La ACR suscribió Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de la Republica para un hallazgo cuyo tema corresponde al Proyecto de inversión ( Implementación y desarrollo de acciones para la reintegración de desmovilizados en comunidades receptoras nacional ). Se formularon 4 actividades las cuales se esperan finalizar en junio de La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con el DAPRE en la vigencia 2011 para la Auditoria Integral al procesos de gestión contractual Alta Consejería para la Reintegración Social y Económica de personas y grupos alzados en armas ACR, este seguimiento se remitió a la Secretaria General de la ACR, quienes procedieron a dar trámite y respuesta al DAPRE el 19 de marzo de Procesos Actualmente se encuentra en ejecución el Plan de Mejoramiento de Gestión documental y se espera realizar el primer seguimiento al corte del primer semestre de la vigencia Individuales A la fecha de esté informe la ACR no cuenta con planes de mejoramiento individuales. Observaciones - En el tema de aprobación documental y de los productos del Plan de Implementación de la ACR se recomienda agilizar el tema de revisión y validación de los mismos conforme al avance que se han reportado para cada uno de los procesos. - - Es importante seguir trabajando armónicamente con todas las dependencias de la ACR en el fortalecimiento de nuestro Sistema de Gestión Integral. - - Es importante que la ACR priorice el tema de gestión documental y demanda de recurso humano competente para atender las necesidades en materia de
14 intervención, organización y digitalización documental, al igual que la formulación, implementación, capacitación y seguimiento de la Tablas de Retención Documental. Original Firmado ISAURO CABRERA VEGA Jefe de Control Interno Elaboró: Yesnith Suárez Ariza - Mayo 17 de 2013

References: Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 3
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 73
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 Artículo 76