Source: http://www.juramagazin.de/78979.html
Timestamp: 2020-04-06 01:49:34+00:00

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﻿ Landesbeamtengesetz (LBG)
Eine Petentin hatte sich im Sommer 2001 für eine Tätigkeit als Angestellte einer Behörde beworben. Bei einer Nachfrage, warum ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, wurde auf längere Fehlzeiten aus Krankheitsgründen verwiesen, die in ihrer Personalakte zu einer Ausbildungszeit, welche sie im Jahre 1993 abbrechen musste, gespeichert gewesen seien.
Für die Speicherung von Fehlzeiten aus Krankheitsgründen sieht das Landesbeamtengesetz (LBG) klare Fristen vor, die analog auch für die Personalaktenführung von Angestellten gelten. Nach § 56 f. Abs. 3 LBG sind Unterlagen über Erkrankungen fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren und nach Abs. 4 mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Im Falle der Petentin hätten die Angaben über Fehlzeiten aus Krankheitsgründen also mit Ablauf des Jahres 1998 gelöscht werden müssen. Bei einer Prüfung des Sachverhalts stellte sich heraus, dass diese Löschung tatsächlich stattgefunden hatte. Bei den in Rede stehenden Unterlagen handelte es sich um die Ergebnisse einer von der Behörde angeordneten amtsärztlichen Untersuchung, die Grundlage der Entscheidung zur Entlassung der Petentin aus dem Ausbildungsverhältnis war. Ihre Speicherung war zulässig, da sie obligatorischer Teil der Personalakte sind. Hierzu gehören nämlich auch Unterlagen, die die Art und Weise erhellen, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren.
Die Aktenführung der Behörde war daher nicht zu beanstanden.
Bei der Prüfung dieser Eingabe befassten wir uns auch generell mit der Speicherung von krankheitsbedingten Fehlzeiten in der Berliner Verwaltung. Dabei mussten wir feststellen, dass für die fristgemäße Löschung der Fehlzeiten von Beschäftigten nur unzureichende Vorkehrungen getroffen worden sind, mithin diese Fristen häufig überschritten werden. Den Personalakten wird generell ein Personalblatt vorangestellt, auf welchem fortlaufend die Zeiträume von Erkrankungen der Beschäftigten eingetragen werden. Die entsprechenden Vorgaben wurden durch Rundschreiben der Senatsverwaltung für Inneres den Behörden bekannt gemacht.
Hinweise auf Löschungspflichten hinsichtlich dieser Eintragungen enthielten diese Rundschreiben nicht.
Dies führte dazu, dass Fehlzeiten über Jahre gespeichert blieben und für Einsichtnehmende jederzeit die
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten der Beamtinnen und Beamten ist in § 56 f LBG geregelt.
Nach § 56 f Abs. 2 Satz 1 LBG sind Unterlagen u.a. über Erkrankungen fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit problematisiert die Führung von Aktenvorblättern für Personalakten der Beamtinnen und Beamten, auf denen die Fehlzeiten chronologisch ohne vorgesehene Löschungsfristen vermerkt werden, als mit dem Gesetz nicht vereinbar. LBG nach Ablauf der Fünfjahresfrist gelöscht werden. unterliegen die Personalaktenvorblätter nicht der gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Anders als die Erkrankungsanzeigen, die nach der Fünfjahresfrist des § 56 f Abs. 2 Satz 1 LBG zu entfernen sind, lässt die schlichte Auflistung der Fehlzeiten im Aktenvorblatt keinen Rückschluss auf die Art der Erkrankung zu, wie es z. B. durch die Angabe des Arztes und der ärztlichen Fachrichtung auf der Erkrankungsanzeige der Fall ist. Zudem ist die Kenntnis von Fehlzeiten über einen längeren Zeitraum wesentlich im Hinblick auf die Einleitung eines Verfahrens zur Zurruhesetzung wegen Dienstunfähigkeit nach §§ 77, 78 LBG. Abschließend sei darauf hingewiesen, dass die kürzeren Aufbewahrungsfristen des § 56 f Abs. 2 Satz 1 LBG der Verwaltungsvereinfachung und nicht dem Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung der Beamten dienen.
Die „Handakte" eines Petenten, die bei seiner Dienststelle geführt wird, enthielt u. a. medizinische Gutachten des Betriebsarztes, Beurteilungen von Vorgesetzten und Unterlagen über einen zurückliegenden Arbeitsrechtsstreit.
Das Führen einer Nebenakte zur Personalakte (häufig auch als Handakte bezeichnet) ist nach § 56 Abs. 2 Satz 3 LBG zulässig, wenn die personenverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist, ihre Aufgabenerfüllung aber das Bereithalten bestimmter Personalaktendaten erforderlich macht. Dieser Grundsatz gilt auch für Außenstellen einer Behörde, wenn diese selbst Aufgaben der Personalverwaltung wahrnehmen und hierfür das Führen einer Nebenakte zwingend erforderlich ist. Für die Aufgabenerfüllung erforderliche Unterlagen dürfen nur dann in die Nebenakte aufgenommen werden, wenn sie im Original oder als Kopie in der Grund- bzw. Teilpersonalakte enthalten sind. Somit kann die Nebenakte nur spiegelbildlich Teile der eigentlichen Grundakte wiedergeben, nie jedoch selbständig einen Bereich des Beschäftigungsverhältnisses dokumentieren. Eine Prüfung der Eingabe durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten, an den sich der Petent ebenfalls gewandt hatte, ergab, dass die Nebenakte Dokumente enthielt, die für die Aufgabenerfüllung der Außenstelle nicht erforderlich waren (wie medizinische Gutachten, die ohnehin auch innerhalb der Personalakte besonders geschützt werden müssen, und Angaben zu einem früheren Arbeitsrechtsstreit). Überdies befanden sich dort auch Unterlagen, die generell nicht in einer Personalakte hätten abgelegt werden dürfen. Die Prüfung hat zur Bereinigung der Akte geführt.
Die Eingabe betraf einen Missstand, der in der betreffenden Behörde, die von der Natur der Sache her in großem Umfang mit Nebenakten arbeitet, nicht auf die Personalakte des Petenten beschränkt ist. Der behördliche Datenschutzbeauftragte hatte daher eine Dienstanweisung der Behördenleitung angekündigt, die die Grundsätze zum Führen von Nebenakten regeln sollte.
Trotz einer Mahnung auch unsererseits ist bis heute eine solche Dienstanweisung nicht erlassen worden.
Mitarbeiter eines Unternehmens beschwerten sich bei uns darüber, dass in den in ihrem Betrieb öffentlich ausliegenden Wählerlisten zur Betriebsratswahl hinter dem jeweiligen Namen auch die Geburtsdaten der Betroffenen aufgeführt wurden.
Nach der Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz hat zwar der Wahlvorstand eine Liste mit allen wahlberechtigten Betriebsangehörigen zu führen, in der auch das Geburtsdatum der Wähler verzeichnet ist. Diese ausführliche Liste soll aber nur dem Wahlvorstand selbst zur Verfügung stehen, der über die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl zu wachen hat. Das Geburtsdatum ermöglicht es ihm, die Wahlberechtigung nach § 7 BetrVG (18 Jahre) festzustellen sowie ­ bei Namensgleichheit in größeren Unternehmen ­ die jeweiligen Wähler genau zu identifizieren. Im Betrieb öffentlich auszulegen ist nach § 2 Abs. 4 der Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz jedoch nicht dieses Original, sondern ein Abdruck der Wählerliste, der die Geburtsdaten aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes der Betroffenen nicht enthalten soll. Bestehen Zweifel an der Wahlberechtigung nach § 7 BetrVG eines in der Liste aufgeführten Beschäftigten, so kann der Wahlvorstand um Überprüfung gebeten werden.
Erkenne dich Selbst mit Hilfe deines Arbeitgebers
Ein Unternehmen hatte seinen Mitarbeitern aufgegeben, einen siebzig Punkte umfassenden Fragebogen zur Analyse des Persönlichkeitstyps auszufüllen. Die Analyse kam geradezu unverfänglich daher: „Welcher Typ sind Sie? Lernen Sie Ihr Strickmuster besser kennen.
Was sind die Vorzüge Ihres Musters? Wofür ist es besonders geeignet? Wir arbeiten in unserem Personalentwicklungsteam seit Jahren mit dem folgenden typologischen Fragebogen. (...) Bei diesem Fragebogen gibt es keine Verlierer. Jeder erfährt seine persönliche Stärken. Das ist das Reizvolle daran. Sie können also spontan und ohne Furcht vor unangenehmen Enthüllungen Ihre Kreuze setzen: Es gibt kein falsch oder richtig. Je offener Sie antworten, desto klarer ist das Bild, das Sie von Ihren eigenen Stärken bekommen."
Das Personalentwicklungsteam interessierte sich dann vor allem dafür, ob die Probanden bei geselligen Anlässen möglichst viele Leute kennen lernen wollen oder sich lieber auf einige Bekannte konzentrieren, ob sie, was andere betrifft, in ihrem Kollegen-/Bekanntenkreis eher auf dem Laufenden oder nicht auf dem neuesten Stand seien. Beantwortet werden sollte auch die Frage, ob man sich nach einem Kauf wohler fühle, oder aber wenn der Kauf noch bevorsteht. Auch für die Auffassung zur perfekten Beziehung interessierten sich die Personalentwickler. So sollten die Probanden angeben, ob sie es bevorzugen.

References: § 56
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