Source: https://www.nettask.de/de/loesungen/dehosted-exchange/rechtssichere-e-mail-archivierung.html
Timestamp: 2018-07-23 09:31:59+00:00

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Die rechtssichere E-Mail Archivierung für Ihr Business.
Rechtssichere E-Mail Archivierung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.
Einfach und unkompliziert. Wir kümmern uns darum, dass Ihre E-Mail Korrespondenz gesetzeskonform aufbewahrt wird.
Rechtssichere E-Mail Archivierung für moderne Unternehmen.
Seit dem 1. Januar 2017 gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) vollumfänglich und uneingeschränkt. Somit wird die Archivierung aller Geschäftsdaten, ob physisch oder elektronisch, zur gesetzlichen Pflicht.
Damit ersetzen die GoBD die bisher vorhandenen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Das bedeutet für Unternehmen, dass Geschäftsunterlagen - auch in Form von E-Mails - für sechs bis 10 Jahre rechtssicher archiviert werden müssen.
Das bedeutet, dass alle nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen gemeldet werden müssen. Ist dies der Fall, müssen betroffene Unternehmen mit entsprechend hohen Teilschätzungen bis hin zu Geldbußen und Steuerstrafverfahren rechnen. Nachträgliche Arbeitsprozessanpassungen und Korrekturen können zudem hohe Kosten verursachen. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, wie z.B. auf einem separaten Storage genügt den Anforderungen des Gesetzgebers nicht.
Mithilfe des GoBD Mail Archivs wird der E-Mail-Verkehr entsprechend den gesetzlichen Vorgaben über viele Jahre hinweg originalgetreu, vollständig und manipulationssicher aufbewahrt.
Alle Vorteile der rechtssicheren E-Mail Archivierung auf einen Blick.
Die rechtlichen Anforderungen werden automatisch erfüllt - Sie müssen sich um nichts kümmern.
Ihre E-Mails werden vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar aufbewahrt.
Alle Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff gesichert.
Die E-Mail Archivierung erfolgt automatisch und komplett im Hintergrund.
Verfügbarkeit & Zugriff.
Ihre Daten sind bei Bedarf schnell verfügbar. Auf Wunsch händigen wir Ihnen gern einen konformen Auszug für das Finanzamt und andere Behörden aus.
Geschäftsunterlagen müssen für mindestens 6-10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Dies ist mit einem GOBD Mail Archiv ganz einfach möglich.
Welche E-Mails müssen rechtssicher archiviert werden?
Unter Geschäftsdokumente fallen alle Unterlagen, die Sie auch in Briefform sicher aufbewahren würden, z. B. Auftragsbestätigungen, Angebote, Rechnungen sowie Handelsbriefe etc. - Und mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung neu hinzugekommen auch Kassensysteme.
Wie sollten E-Mails vor Manipulation am besten geschützt und gespeichert werden?
Für die sichere Archivierung ist es wichtig, dass die E-Mails nicht nachträglich verändert werden können. Es reicht also nicht, die E-Mails in einem einfachen Ordner abzulegen. Für die ordnungsgemäße Langzeitarchivierung benötigen Sie ein digitales Archivsystem aus der Cloud. Denn genau auf diese Weise werden Ihre E-Mails optimal archiviert, verfügen über ein Backup und sind sicher vor Manipulationen.
Eine vollautomatisierten Cloud-Lösung wie Exchange ist flexibel skalierbar und garantiert Ihnen eine rechtssichere Langzeitarchivierung. In Exchange ist das GoBD Mail Archiv über ein Addon zubuchbar und die rechtssichere E-Mail Archivierung nach den GoBD Regelungen geschieht automatisch im Hintergrund. Somit können Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern und müssen sich keine Gedanken darum machen, denn alles geschieht von selbst.
Wie funktioniert die rechtssichere E-Mail Archivierung?
Gesetzliche Vorgaben und Fristen.*
Elektronische Daten müssen laut dem Gesetzgeber genauso archiviert werden wie manuell erstellte Aufzeichnungen (§ 238 HGB). Dafür gelten folgenende Anforderungen zu denen Sie die dazugehörigen Paragraphen finden.
Auf Steuern bezogene Buchführungspflichten: § 90 Abs. 3 AO, § 141 AO, § 143 AO, § 144 AO § 22 UStG; § 4 EStG, § 41 EStG
Mitwirkungspflichten: § 146 Absatz 6 AO, § 200 AO
Datenzugriff durch Finanzbehörden: § 147 Absatz 6 AO, § 194 AO, § 196 AO
Datenformate für die Übermittlung: § 147 Absatz 2 AO
Maschinelle Auswertbarkeit: § 147 Absatz 2 AO
Zeitnahe Buchungen: 3 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
Buchführungspflicht: § 238 HGB
Aufbewahrung von Dokumenten: § 257 HGB
Aufbewahrungen von Rechnungen: § 14b Absatz 1 UStG
Geordnete Aufbewahrung: § 147 Absatz 1 AO
§ 90 Mitwirkungspflichten der Beteiligten, Absatz 3, AO (Abgabenordnung)
Gesamter Gesetzestext
§ 140 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen, AO (Abgabenordnung)
§ 141 Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger, AO (Abgabenordnung)
einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60 000 Euro im Wirtschaftsjahr oder einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60 000 Euro im Kalenderjahr
§ 143 Aufzeichnung des Wareneingangs, AO (Abgabenordnung)
(1) Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen.
(2) Aufzuzeichnen sind alle Waren einschließlich der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder für fremde Rechnung, erwirbt; dies gilt auch dann, wenn die Waren vor der Weiterveräußerung oder dem Verbrauch be- oder verarbeitet werden sollen. Waren, die nach Art des Betriebs üblicherweise für den Betrieb zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erworben werden, sind auch dann aufzuzeichnen, wenn sie für betriebsfremde Zwecke verwendet werden.
den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung
§ 144 Aufzeichnung des Warenausgangs, AO (Abgabenordnung)
§ 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Absatz 1 und 6, AO (Abgabenordnung)
§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Absatz 1, 2 und 6, AO (Abgabenordnung)
§ 194 Sachlicher Umfang einer Außenprüfung, AO (Abgabenordnung)
§ 196 Prüfungsanordnung, AO (Abgabenordnung)
§ 200 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen, Absatz 1, AO (Abgabenordnung)
§ 238 Buchführungspflicht, HGB (Handelsgesetzbuch)
§ 239 Führung der Handelsbücher, Absatz 2, HGB (Handelsgesetzbuch)
§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen, Absatz 1, HGB (Handelsgesetzbuch)
Einkommenssteuergesetz.
§ 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen, Absatz 3, 4a und 7, EStG (Einkommenssteuergesetz)
(4a)1Schuldzinsen sind nach Maßgabe der Sätze 2 bis 4 nicht abziehbar, wenn Überentnahmen getätigt worden sind.2Eine Überentnahme ist der Betrag, um den die Entnahmen die Summe des Gewinns und der Einlagen des Wirtschaftsjahres übersteigen.3Die nicht abziehbaren Schuldzinsen werden typisiert mit 6 Prozent der Überentnahme des Wirtschaftsjahres zuzüglich der Überentnahmen vorangegangener Wirtschaftsjahre und abzüglich der Beträge, um die in den vorangegangenen Wirtschaftsjahren der Gewinn und die Einlagen die Entnahmen überstiegen haben (Unterentnahmen), ermittelt; bei der Ermittlung der Überentnahme ist vom Gewinn ohne Berücksichtigung der nach Maßgabe dieses Absatzes nicht abziehbaren Schuldzinsen auszugehen.4Der sich dabei ergebende Betrag, höchstens jedoch der um 2050 Euro verminderte Betrag der im Wirtschaftsjahr angefallenen Schuldzinsen, ist dem Gewinn hinzuzurechnen.5Der Abzug von Schuldzinsen für Darlehen zur Finanzierung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleibt unberührt.6Die Sätze 1 bis 5 sind bei Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 sinngemäß anzuwenden; hierzu sind Entnahmen und Einlagen gesondert aufzuzeichnen.
§ 41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug, EStG (Einkommenssteuergesetz)
(1)1Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte (Absatz 2) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen.2In das Lohnkonto sind die nach § 39e Absatz 4 Satz 2 und Absatz 5 Satz 3 abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Absatz 3 oder § 39e Absatz 7 oder Absatz 8) zu übernehmen.3Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Absatz 5 Satz 1 die Lohnabrechnung. 4Ferner sind das Kurzarbeitergeld, das Schlechtwettergeld, das Winterausfallgeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, der Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045) sowie die nach § 3 Nummer 28 steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge einzutragen. 5Ist während der Dauer des Dienstverhältnisses in anderen Fällen als in denen des Satzes 4 der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen, so ist dies jeweils durch Eintragung des Großbuchstabens U zu vermerken. 6Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet und ist dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben, so ist dies durch Eintragung des Großbuchstabens S zu vermerken. 7Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates vorzuschreiben, welche Einzelangaben im Lohnkonto aufzuzeichnen sind und Einzelheiten für eine elektronische Bereitstellung dieser Daten im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Lohnsteuer-Nachschau durch die Einrichtung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle zu regeln. 8Dabei können für Arbeitnehmer mit geringem Arbeitslohn und für die Fälle der §§ 40 bis 40b Aufzeichnungserleichterungen sowie für steuerfreie Bezüge Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen werden. 9Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. 10Die Aufbewahrungsfrist nach Satz 9 gilt abweichend von § 93c Absatz 1 Nummer 4 der Abgabenordnung auch für die dort genannten Aufzeichnungen und Unterlagen.
(2)1Betriebsstätte ist der Betrieb oder Teil des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. 2Wird der maßgebende Arbeitslohn nicht in dem Betrieb oder einem Teil des Betriebs des Arbeitgebers oder nicht im Inland ermittelt, so gilt als Betriebsstätte der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung des Arbeitgebers im Inland; im Fall des § 38 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 gilt als Betriebsstätte der Ort im Inland, an dem die Arbeitsleistung ganz oder vorwiegend stattfindet. 3Als Betriebsstätte gilt auch der inländische Heimathafen deutscher Handelsschiffe, wenn die Reederei im Inland keine Niederlassung hat.
§ 14b Aufbewahrung von Rechnungen, Absatz 1, UStG (Umsatzsteuergesetz)
§ 22 Aufzeichnungspflichten, UStG (Umsatzsteuergesetz)
(4a) Gegenstände, die der Unternehmer zu seiner Verfügung vom Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet verbringt, müssen aufgezeichnet werden, wenn an den Gegenständen im übrigen Gemeinschaftsgebiet Arbeiten ausgeführt werden,es sich um eine vorübergehende Verwendung handelt, mit den Gegenständen im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen ausgeführt werden und der Unternehmer in dem betreffenden Mitgliedstaat keine Zweigniederlassung hat oderes sich um eine vorübergehende Verwendung im übrigen Gemeinschaftsgebiet handelt und in entsprechenden Fällen die Einfuhr der Gegenstände aus dem Drittlandsgebiet vollständig steuerfrei wäre.
(4d) Im Fall der Abtretung eines Anspruchs auf die Gegenleistung für einen steuerpflichtigen Umsatz an einen anderen Unternehmer (§ 13c) hat der leistende Unternehmer den Namen und die Anschrift des Abtretungsempfängers sowie die Höhe des abgetretenen Anspruchs auf die Gegenleistung aufzuzeichnen;der Abtretungsempfänger den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, die Höhe des abgetretenen Anspruchs auf die Gegenleistung sowie die Höhe der auf den abgetretenen Anspruch vereinnahmten Beträge aufzuzeichnen. Sofern der Abtretungsempfänger die Forderung oder einen Teil der Forderung an einen Dritten abtritt, hat er zusätzlich den Namen und die Anschrift des Dritten aufzuzeichnen. Satz 1 gilt entsprechend bei der Verpfändung oder der Pfändung von Forderungen. An die Stelle des Abtretungsempfängers tritt im Fall der Verpfändung der Pfandgläubiger und im Fall der Pfändung der Vollstreckungsgläubiger.
(6) Das Bundesministerium der Finanzen kann mit Zustimmung des Bundesrates durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen darüber treffen, wie die Aufzeichnungspflichten zu erfüllen sind und in welchen Fällen Erleichterungen bei der Erfüllung dieser Pflichten gewährt werden können, sowieUnternehmer im Sinne des Absatzes 5 von der Führung des Steuerhefts befreien, sofern sich die Grundlagen der Besteuerung aus anderen Unterlagen ergeben, und diese Befreiung an Auflagen knüpfen.
Je nach Rechtsform, Branche oder gewerberechtlichen Vorschriften können für steuerrechtlich relevante Daten (nach § 140 AO) noch weitere Gesetze gelten, zum Beispiel:
§ 26 Vorlage von Jahresabschluß, Lagebericht und Prüfungsberichten, Kreditwesengesetz (KWG)
§ 55 Verstärkte Sorgfaltspflichten, Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG)
§ 91 Organisation. Buchführung, Aktiengesetz (AktG)
§ 41 Buchführung ff., GmbH-Gesetz (GmbHG)
§ 33 Buchführung; Jahresabschluss und Lagebericht, Genossenschaftsgesetz (GenG)
*Diese Aufzählungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.
Ihre Mails erhalten den besten Schutz vor Manipulation & gewähren Sicherheit bei einer Revisionsprüfung.
Ihre Daten sind bestens geschützt, da ein externer Zugriff auf das Archiv nur nach dem Vier-Augen-Prinzip gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) möglich ist.
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References: § 90
 § 141
 § 143
 § 144
 § 22
 § 4
 § 41
 § 146
 § 200
 § 147
 § 194
 § 196
 § 147
 § 147
 § 239
 § 238
 § 257
 § 14
 § 147

§ 90

§ 140

§ 141

§ 143

§ 144

§ 146

§ 147

§ 194

§ 196

§ 200

§ 238

§ 239

§ 257

§ 4
 § 4

§ 41
 § 39
 § 39
 § 39
 § 3
 § 93
 § 38

§ 14

§ 22
 § 140

§ 26

§ 55

§ 91

§ 41

§ 33