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⭐CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
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Daniel Salas Piñeiro
1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO C-BGC-01 Versión 2.0 Mayo, 20142 Control de Revisión Versión Descripción del cambio REGISTROS DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO Realizado por Aprobado por Fecha 1.0 Documento original Organización y Procesos Directorio 12/ Actualización Departamento Legal del Banco del Austro S.A. Directorio 28/05/2014 EL PRESENTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DEL BANCO DEL AUSTRO S.A. NINGUNA PARTE DE ESTE DOCUMENTO PUEDE SER REPRODUCIDO O TRANSMITIDO, MEDIANTE ALGÚN SISTEMA O MÉTODO, ELECTRÓNICO O FÍSICO (INCLUYENDO EL FOTOCOPIADO, LA GRABACIÓN O CUALQUIER SISTEMA DE RECUPERACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN), SIN EL CONSENTIMIENTO POR ESCRITO DEL DIRECTORIO DEL BANCO. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 2 de 193 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO INTRODUCCIÓN... 4 Artículo 1. Concepto... 4 Artículo 2. Fuentes y Objetivos del código de Buen Gobierno Corporativo... 4 Artículo 3. Sobre la Junta General de accionistas... 5 Artículo 4. Sobre el Directorio... 7 Artículo 5. Representación Legal Artículo 6. Sobre el comportamiento Ético Artículo 7. Sobre los Comités Artículo 8. Sobre los Órganos de Control Artículo 9. Sobre las Políticas Retribuciones Rendición de Cuentas Transparencia Manejo de la Información Riesgos Conflicto de Interés Sucesión de Directivos Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 3 de 194 INTRODUCCIÓN Con el propósito de aplicar los principios de transparencia, que son parte de las exigencias básicas de responsabilidad social y procurar operatividad de los principios de buen gobierno corporativo, las instituciones del sistema financiero incorporan en su Estatuto, reglamentos, manuales, políticas internas y en la estructura organizacional, los derechos y deberes mínimos de los miembros del Directorio, tales como: diligencia, lealtad, comunicación y tratamiento de los conflictos de intereses, la no competencia, secreto, uso de activos y derecho a la información, entre otros; que además serán de cumplimiento obligatorio para todas las instancias de la organización. Es importante destacar que el Gobierno Corporativo no es un instrumento individual sino más bien un concepto que incluye el debate sobre las estructuras apropiadas de gestión y control de las empresas. También incluye las reglas que regulan las relaciones de poder entre los accionistas, el Consejo de Administración o Directorio, la Administración, y, por último, pero no menos importante, las partes interesadas tales como los empleados, los proveedores, los clientes y el público en general. Artículo 1. Concepto Es el conjunto de prácticas que Banco del Austro adopta, implementa y cumple, el mismo que proporciona una estructura a través de la cual se fijan los objetivos de la Institución y se determinan los medios para lograrlos y monitorearlos. Más allá de los objetivos planteados por la Entidad, El Buen Gobierno Corporativo tiene el afán de lograr transparencia, responsabilidad, razonabilidad y permanencia con los distintos grupos de interés que forman parte de la Institución. Artículo 2. Fuentes y Objetivos del código de Buen Gobierno Corporativo Este código contiene una síntesis de los Principios de Gobierno Corporativo a los que el BANCO DEL AUSTRO S.A. se adhiere y que se derivan de su Estatuto Social, su Código de Ética, Reglamentos, recomendaciones de organismos internacionales y de las disposiciones legales aplicables. Las normas y principios de gobierno corporativo tienen por objeto perfeccionar los procedimientos de autorregulación, transparencia de la Información, responsabilidad social, comunicación y tratamiento de los conflictos de interés, no competencia, secreto y uso de activos entre otros. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 4 de 195 Banco del Austro cuenta con diferentes órganos de Gobierno Corporativo, quienes tienen la misión de conducir y administrar la entidad dentro de un marco legal establecido en nuestro Estatuto, el mismo que contempla las directrices de aplicación, las cuales buscan alcanzar su objetivo social. La estructura organizacional de nuestra institución a través de la cual se genera un Gobierno Corporativo está conformada por: la Junta General de Accionistas, el Directorio, la Administración representada por la Gerencia General, Gerentes Generales Adjuntos y demás Gerencias Nacionales, el Comité Ejecutivo, Subgerencias, y otros funcionarios que establezca la Junta General de Accionistas o el Directorio. Igualmente, se considera como órganos de Gobierno Corporativo, los órganos de control y los diferentes comités Normativos e Internos. El objetivo primordial de Banco del Austro, es fomentar y preservar la confianza del público, para lo cual es deber institucional potenciar una cultura y un procedimiento ético enmarcado en los valores, misión y visión organizacional, que se vea reflejado en las actividades diarias, las mismas que guardarán armonía con las disposiciones legales y administrativas de los respectivos organismos de control, a través de las Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo, que garanticen la correcta aplicación de los distintos Códigos, Reglamentos, Políticas, Estatuto Social y Normativa que para el efecto han sido y serán creados; todo esto encaminado a mantener un mejoramiento continúo en la interacción de los distintos grupos de interés, para alcanzar los objetivos de la Institución a corto y largo plazo. Artículo 3. Sobre la Junta General de accionistas El gobierno del Banco del Austro se ejercerá a través de la Junta General de Accionistas, que es su Órgano Supremo y se considerará legalmente constituida, cuando los accionistas hubieren sido legalmente convocados y se encuentren reunidos con el quórum legal establecido en el Estatuto vigente. La relación del Banco del Austro con sus accionistas responde a los principios de igualdad de trato entre accionistas, transparencia y suministro de amplia y continua información, para que todos ellos puedan conocer de manera precisa la situación del Banco del Austro y ejercer plenamente sus derechos. La Junta General de Accionistas, constituida con arreglo a lo dispuesto en las Leyes vigentes, el Estatuto Social, los Códigos y Reglamentos representará a todos los accionistas y ejercerá los plenos derechos del Banco, siendo sus decisiones ejecutivas y obligatorias para todos los accionistas, incluso para los que hayan votado en contra de las mismas y los que no hayan asistido a la reunión. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 5 de 196 El Directorio promoverá la participación informada de los accionistas en las Juntas Generales y facilitará que la Junta General de Accionistas ejerza efectivamente las funciones que le son propias conforme a la Ley, el Estatuto Social y el Reglamento de Junta General de Accionistas Los principales derechos y deberes de los accionistas, a su vez miembros de la Junta General de Accionistas se encuentran especificados en el Reglamento General de Junta de Accionistas, en el Estatuto Social y en las Leyes correspondientes. Entre las más importantes están: - Intervenir en las Juntas Generales, y votar cuando sus acciones le concedan el derecho a voto según lo establecido en el Estatuto Social. - Integrar los órganos de administración o fiscalización si fueren elegidos en la forma prescrita en el Estatuto del Banco, el Reglamento de Junta General de Accionistas y las demás Leyes aplicables; - Gozar de preferencia para la suscripción de acciones en el caso de aumento de capital; - Impugnar las resoluciones emitidas por la Junta General y demás organismos del Banco, en los casos establecidos en la Ley, el Reglamento de Junta General y en el Estatuto Social; - Negociar libremente sus acciones; - Disponer de amplia y precisa información sobre los asuntos que fueren objeto de debate y decisión en la Junta General; - Examinar en el domicilio social del Banco del Austro, la documentación que se vaya a presentar o se presente en las Juntas Generales, tales como informe del Gerente General y Directorio, estados financieros, actas, libros y otros, ya sea de manera previa o posterior a la celebración de las mismas; a efecto de promover la participación informada de los accionistas en las Juntas Generales y facilitar que la Junta General de Accionistas ejerza efectivamente las funciones que le son propias conforme a la Ley, el Reglamento de Junta General de Accionistas y al Estatuto Social; - Comunicar al Banco del Austro, la participación accionarial que tuvieran en el capital de las entidades de la competencia, considerando el límite establecido en la Ley, así como los cargos y las funciones que ejerzan en las mismas Las principales atribuciones de la Junta General de Accionistas constan detalladas en su respectivo Reglamento, en el Estatuto Social y en las leyes aplicables a la materia: Podemos resaltar las siguientes: - Elegir y remover a los directores principales y suplentes de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Social y en el Reglamento de Junta General. Para la designación de los directores principales y suplentes se garantiza el derecho de las minorías de acuerdo con las normas que dicte la Superintendencia de Bancos y Seguros; Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 6 de 197 - Conocer y resolver sobre el informe del Directorio relativo a la marcha del negocio, los estados financieros y distribución de utilidades, el informe del auditor externo y el informe del auditor interno; - Aprobar la política referente al nivel de remuneraciones y compensaciones del directorio y la alta gerencia - Acordar las reformas al Estatuto Social del Banco del Austro; - Decidir sobre el aumento o disminución del capital social autorizado o la disminución del capital suscrito o pagado, la disolución o liquidación del Banco, fusión, escisión o traspaso de la totalidad de activos del Banco; - Aprobar el aumento del capital autorizado; - Resolver sobre la prórroga del plazo de duración del Banco o sobre su liquidación anticipada; - Elegir al Auditor Externo - Designar al Auditor Interno - Designar al representante que integrará el Comité de Retribuciones; - Designar al representante del Comité de Ética; - La Junta General de Accionistas, como instancia de fijación de objetivos y estrategias, podrá delegar al Directorio para que formule dichos objetivos y estrategias. Artículo 4. Sobre el Directorio Sin perjuicio de las facultades de la Junta General de Accionistas, el Directorio es el máximo órgano de administración del Banco. Es la principal instancia de Gobierno Corporativo. El Directorio centra sus actuaciones en la función general de supervisión, controlando que los órganos ejecutivos y el equipo de dirección, en quienes delega la gestión ordinaria del Banco, actúen conforme a las estrategias aprobadas y a los objetivos marcados. El criterio que ha de gobernar en todo momento la actuación del Directorio, es el desarrollo y crecimiento del Banco, así como la creación de valor para el conjunto de accionistas con criterios de sostenibilidad y visión de largo plazo. El Directorio promoverá que la dirección de la empresa persiga el desarrollo y crecimiento del Banco según lo indicado en el párrafo anterior y que tenga los incentivos correctos para hacerlo. La creación de valor, en interés de los accionistas necesariamente habrá de desarrollarse por el Directorio respetando las exigencias impuestas por el ordenamiento jurídico, cumpliendo de buena fe los contratos y compromisos concertados con los clientes, trabajadores, proveedores, financiadores y otros grupos de interés del Banco y, en general, observando una responsable conducción de los negocios y en definitiva las Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 7 de 198 4.1.- Conformación.- El Directorio de la Institución está integrado por cinco Directores Principales elegidos por la Junta General de Accionistas, que además elegirá igual número de suplentes. Los Directores Principales y Suplentes durarán dos años en el ejercicio de sus funciones, pudiendo ser reelegidos indefinidamente; continuarán en sus cargos, aún vencido el periodo de su elección, hasta que sean legalmente reelegidos o designados sus sucesores. Para la designación de Directores Principales y suplentes, se garantiza el derecho de las minorías, de acuerdo a las normas vigentes Sesiones Sesiones Ordinarias.- El Directorio sesionará en el domicilio principal del Banco, cuantas veces considere necesarios, pero no menos de una vez por mes. El Presidente o quien haga sus veces convocará oportunamente a sus miembros por escrito de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Directorio, el Estatuto Social y demás leyes aplicables Sesiones Extraordinarias.- Podrán reunirse en sesión extraordinaria, sin previa convocatoria para tratar cualquier asunto de su competencia, cuando se encuentre presente el quórum necesario, exista consenso con el orden del día a tratar y decidan por unanimidad constituirse en Directorio, para lo cual estarán a lo dispuesto en el Reglamento de Directorio, El Estatuto Social y las Leyes correspondientes Los principales derechos y deberes de los directores, se encuentran especificados en el Reglamento de Directorio, en el Estatuto Social y en las Leyes correspondientes, siendo estos: Deber de diligencia.- Los directores cumplirán los deberes establecidos por la Ley, Reglamentos y el Estatuto Social, con el propósito de tener presente la protección de los intereses del público; Deber de lealtad.- Los directores deberán obrar de buena fe en interés del Banco del Austro S.A., con la honestidad y escrupulosidad del gestor de negocios ajenos. No podrán servirse del nombre de la Institución o de su cargo en la misma para realizar operaciones por cuenta propia o de personas a ellos vinculadas; Deber de comunicación y tratamiento de los conflictos de interés.- Los directores deberán comunicar a los cuerpos colegiados cualquier situación de conflicto, directo o indirecto, que pudieran tener frente al interés general del Banco del Austro S.A. En caso de existir conflicto de interés en algún tema que se presente al Directorio o en los comités en que participe, el director deberá abstenerse de votar; Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 8 de 199 Deber de no competencia.- Los directores comunicarán la participación accionarial que tuvieran en el capital de las entidades de la competencia, así como los cargos y las funciones que ejerzan en las mismas; (Las disposiciones del inciso precedente no se aplicarán para el caso de los grupos económicos y/o financieros) Deber de secreto y confidencialidad- Los directores en el ejercicio de su cargo y después de cesar en él, deberán guardar secreto de todo tema, asunto o aspecto de carácter confidencial, datos o antecedentes que conozcan como consecuencia del ejercicio de su cargo, conforme lo establece el artículo 90 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero; Derechos.- Derecho al uso de los activos.- Los directores no podrán utilizar o disponer para su uso personal los activos del Banco del Austro S.A., ni tampoco valerse de su posición para obtener una ventaja de carácter económico o patrimonial; y, Derecho de información.- Para el adecuado desempeño de sus funciones, los directores podrán exigir información sobre cualquier aspecto del Banco del Austro S.A., examinar los estados financieros, registros, documentos, contactar con los responsables de las distintas gerencias, salvo que se trate de información confidencial. Asimismo, podrán disponer de información acerca de los asuntos a tratar en cada sesión del Directorio Las atribuciones de los directores, se encuentran detallados en el Reglamento de Directorio, en el Estatuto social y en las Leyes correspondientes, siendo las más relevantes: - Expedir, reformar o derogar reglamentos internos, manuales y demás normativa interna, así como las que corresponden al manejo del patrimonio de la institución y sus negocios; - Ordenar dirigir y regular las operaciones del Banco, así como la política y en general el giro de sus negocios; - Aprobar o reformar el presupuesto anual del Banco, que será sometido a su consideración por el Gerente General; - Nombrar y remover al Presidente del Directorio, al Vicepresidente del Directorio, al Gerente General, Gerentes Generales Adjuntos y a los miembros de los Comités Normados e Internos; - A propuesta del Gerente General, nombrar y remover a otros Gerentes del Banco, así como determinar sus atribuciones; - Examinar la gestión del Gerente General y más funcionarios del Banco; - Estudiar las cuentas, balances, situación financiera, el diagnóstico de riesgo y su impacto en el patrimonio, el cumplimiento del plan estratégico y otros documentos preparados por el Gerente General así como el informe anual correspondiente y tomar las decisiones que estimen apropiadas, acompañado de su propio informe de labores; ; Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 9 de 1910 - Analizar y pronunciarse, en lo que sea aplicable, respecto a las operaciones activas y pasivas que individualmente excedan del dos por ciento (2%) del patrimonio técnico; - Supervigilar la contabilidad ordenando los cambios que en ella deban efectuarse de considerarlo necesario; - Decidir sobre la apertura y cierre o traslado de sucursales, agencias, ventanillas de extensión u oficinas de representación en el país y en el exterior; - Revisar información relacionada a la liquidez del Banco y fiscalizar la caja, cartera, cédulas y valores, por lo menos una vez cada 6 meses, o cuantas veces estime necesario por sí o por delegación; - Autorizar la compra o venta de bienes inmuebles, así como hipotecarlos y en general, gravarlos de cualquier forma, cumpliendo previamente con las disposiciones legales correspondientes; - Presentar a consideración de la Junta General de Accionistas un informe anual sobre la marcha de los negocios del Banco y la propuesta sobre la distribución de utilidades; - Presentar proyectos de reforma del Estatuto Social del Banco del Austro S.A., - Resolver los aumentos del capital suscrito hasta los límites del capital autorizado y aprobar la suscripción y pago de los aumentos de capital, de acuerdo a lo preceptuado en la Ley, en las Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria y el Estatuto social; - Aplicar la política y la escala recomendada por el Comité de Retribuciones y aprobada por la Junta General para fijar las remuneraciones y compensaciones de los ejecutivos y miembros del directorio; - Remitir a la Junta General de Accionistas para su designación la nómina de las firmas calificadoras de riesgos presentada por el comité de auditoría; - Conocer las comunicaciones del organismo de control y disponer el cumplimiento de las resoluciones adoptadas; - Presentar a la Junta General General de Accionistasla terna propuesta por el Comité de Auditoría para la designación de auditores externos e interno; - Aprobar y reformar el Código de Ética y el de Buen Gobierno Corporativo; - Velar por el cumplimiento estricto de las políticas y lineamientos de las Buenas Prácticas de Gbierno Corporativo; - Presentar a la Junta General un informe detallado sobre las buenas prácticas de gobierno corporativo; - Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, Resoluciones dictadas por la Superintendencia de Bancos y de la Junta General y del mismo Directorio. El Directorio pondrá énfasis en la aprobación de estrategias y políticas sobre gestión de riesgos, y se asegurará que la Alta Gerencia se encuentre monitoreando la efectividad de los controles de riesgo, de igual manera vigilará que la entidad mantenga capital suficiente y acorde con el nivel de exposición de los distintos riesgos. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 10 de 1911 4.5.- Del Presidente.- El Presidente del Directorio será elegido por los Directores del Banco y durará dos años en el ejercicio de su cargo, pudiendo ser reelegido indefinidamente Las Atribuciones del Presidente se encuentran señaladas en el Reglamento del Directorio, en el Estatuto Social y las demás Leyes correspondientes Además de las atribuciones en el Directorio, le corresponde entre otras: - Firmar las actas de las sesiones de la Junta General y las del Directorio; - Firmar con el Gerente General, los certificados provisionales y los títulos de acciones; - Intervenir a nombre del Banco, con el Gerente General en las escrituras de reforma del Estatuto; - Convocar a sesiones de Junta General y de Directorio y dirimir con su voto aquellos asuntos en que hubiere empate en las votaciones. - Presentar a la Junta General Ordinaria de Accionistas a nombre del Directorio, su informe anual de labores, respecto de la marcha operativa y financiera, el cumplimiento de los objetivos institucionales y las posiciones de riesgo asumidas por la entidad; - Velar por la observancia de las recomendaciones de buen gobierno asumidas por el Banco, y asegurar que los procedimientos y reglas de gobierno sean respetados y regularmente revisados. Artículo 5. Representación Legal.- Tanto el Gerente General como los Gerentes Generales Adjuntos, tienen la representación legal del Banco, con todas las facultades que están determinadas en la ley y el Estatuto social, pudiendo actuar individual o conjuntamente. Tienen a su cargo, la ejecución de las operaciones de la Institución y su administración interna, de acuerdo con las disposiciones de la Ley y el Estatuto Social complementados con las resoluciones que dicte el Directorio. Serán elegidos por el Directorio y durarán en sus funciones dos años, pudiendo ser indefinidamente reelegidos Los Deberes y Derechos del Gerente General se encuentran especificados en el Estatuto Social y en las Leyes correspondientes.- DEBERES.- Se consideran deberes del Gerente General, los mismos establecidos para los Directores constantes en el artículo cuatro, punto tres, literales a, b, c, d, y e de este Código. DERECHOS.- a) Derecho al uso de los activos.- El Gerente General no podrá utilizar para su uso personal los activos del Banco del Austro S.A., ni tampoco valerse de su posición para obtener una ventaja económica o patrimonial; y, b) Derecho de información.- Para el adecuado desempeño de sus funciones, El Gerente General podrá exigir información sobre cualquier aspecto del Banco del Austro S.A., Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 11 de 1912 examinar los estados financieros, registros, documentos y contactar con los responsables de las distintas gerencias Las Atribuciones del Gerente General se encuentran contempladas en el Estatuto Social y en las Leyes correspondientes.- Entre las principales están: - Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del Banco, con todas las facultades que determina la Ley, el estatuto social, y los distintos reglamentos; - Designar y remover a los funcionarios y empleados del Banco cuyo nombramiento no corresponda a otro órgano de Gobierno institucional, salvo que el Directorio señale otro procedimiento para tales designaciones; - Ejecutar las negociaciones y operaciones del Banco y velar porque se cumpla la ley, los Reglamentos y Resoluciones del Directorio y de los Comités Normativos e Internos; - Suscribir los documentos públicos o privados que fueren necesarios en representación del Banco; - Constituir Procuradores Judiciales; - Organizar y revisar la contabilidad y los inventarios; - Revisar por sí o por delegación caja, cartera y cuantos archivos del Banco crea necesario; - Presentar un informe semestral de sus actividades al Directorio y cuantos informes especiales le sean solicitados por el mismo; así como el estado de situación financiera anual y el estado de resultado integral; - Presentar al Directorio un presupuesto anual; así como el informe presupuestario de cada mes decurrido; - Presentar al Directorio proyectos de reglamentos o reformas a éstos; - Cuando hubiere sido previamente convocado deberá, salvo casos de fuerza mayor debidamente justificados, asistir obligatoriamente a las sesiones de Directorio, únicamente con voz informativa; - Informar al directorio, al menos mensualmente, de las operaciones de crédito, inversiones y contingentes realizadas con una misma persona o firma vinculada, que sean superiores al dos por ciento (2%) del patrimonio técnico de la institución. Una copia de tal informe se archivará con el acta de la respectiva sesión del directorio; - Poner en conocimiento del directorio, en la próxima reunión que éste celebre, toda comunicación de la Superintendencia que contenga observaciones y cuando así lo exija, dejando constancia de ello en el acta de la sesión en la que constará, además, la resolución adoptada por el directorio. Copia certificada se remitirá a la Superintendencia dentro de los ocho días siguientes de realizada la sesión; - Todos los demás deberes y atribuciones que por la ley, el estatuto social y los diferentes Reglamentos correspondan. - La Alta Gerencia debe asegurar la aplicación efectiva de las políticas y procesos para la gestión de riesgos en el marco del plan estratégico aprobado y de acuerdo con el perfil de riesgo de la entidad. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 12 de 1913 Artículo 6. Sobre el comportamiento Ético.- Los Directores, Funcionarios y Empleados actuaran en beneficio de nuestros clientes apegados a los estándares de servicio al cliente difundidos por el Banco y con el compromiso de servir a la sociedad y de quienes individualmente la integran. Demostrar permanentemente, el compromiso de expresar con transparencia, de manera precisa, oportuna, razonable, veraz, y completa a sus clientes y usuarios, las condiciones de las operaciones, asegurándose de que los productos y servicios ofrecidos han sido informados con claridad y que han sido entendidos a cabalidad, incluyendo precios y tasas, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial. El Banco se opone a cualquier tipo de influencia, presión o imposición que efectúen clientes para conseguir condiciones privilegiadas o excepcionales en los productos o servicios que brinda. Para mantener un ambiente adecuado de convivencia tanto dentro de la Institución, como con todos los grupos de interés, Banco del Austro a emitido un Código de Ética que tiene como objetivo ofrecer a nuestros Accionistas, Directores, Funcionarios, Ejecutivos y Empleados una guía específica acerca de la conducta profesional adecuada. Artículo 7. Sobre los Comités.- Comités Normativos e Internos.- La Junta General y el Directorio, en lo que a cada uno le corresponda, designará a los miembros que conformarán los Comités Normativos de acuerdo a las disposiciones dictadas por los organismos de control; y, los Comités Internos de acuerdo a las necesidades que considere la Administración, los cuales se remitirán a las disposiciones contenidas en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros, a sus respectivos reglamentos; y, en lo que fuere pertinente, a lo que disponga la administración del Banco del Austro. a) Comité de Retribuciones b) Comité de Auditoría, c) Comité de Administración Integral de Riesgos, d) Comité de Ética e) Comité de Cumplimiento; y f) Comisión de Calificación de Activos de Riesgos. Comités Internos: El Directorio podrá establecer o suprimir los comités Internos que estime pertinentes, sujeto únicamente a las necesidades y requerimientos tanto del Directorio como de la Administración. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 13 de 1914 El Directorio, designará a los miembros de los Comités Normativos e Internos cuando así corresponda, teniendo presente los conocimientos, aptitudes y experiencia de cada Director en las materias relativas a las funciones que debe desempeñar cada Comité. El Directorio emitirá un reglamento de funcionamiento de cada uno de los Comités donde constarán asuntos relacionados con el proceso formal para su conformación, su gestión, funciones y atribuciones. Los Comités mantendrán informado al Directorio de los asuntos tratados y acuerdos adoptados en sus sesiones, según como lo establezcan sus respectivos reglamentos. Los Comités mantendrán informado al Directorio de los asuntos tratados y acuerdos adoptados en sus sesiones. Para ello, el presidente de cada Comisión informará de su trabajo en la primera sesión del Directorio posterior a la reunión de la correspondiente del Comité. Artículo 8. Sobre los Órganos de Control El Directorio como instancia principal de un Buen Gobierno Corporativo es el encargado de realizar el seguimiento de los objetivos y las estrategias; para el correcto desempeño de esta importante tarea se han creado diferentes niveles de control organizacional con el fin de mantener un adecuado acercamiento y control interno Niveles de Control Organizacional Organismos de Control Externo El Banco del Austro está sujeto al control externo de los siguientes organismos: Superintendencia de Bancos y Seguros Entidad encargada de la supervisión y control del sistema financiero, en todo lo cual se tiene presente la protección de los intereses del público. Banco Central del Ecuador Entidad que tiene como funciones instrumentar, ejecutar, controlar y aplicar las políticas monetaria, financiera, crediticia y cambiaria del Estado y, como objetivo velar por la estabilidad de la moneda. Institución que, entre sus principales funciones tiene, controlar el encaje bancario, las reservas mínimas de liquidez, la determinación y control de tasas de interés, y administrador del sistema de pagos. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 14 de 1915 Auditoria Externa El Auditor Externo persona natural o jurídica, hará las veces de Comisario de la institución en los términos establecidos en La ley de Compañías y además tendrá las funciones que se determinan en la ley General de Instituciones del Sistema Financiero, en las leyes de carácter tributario y en las disposiciones que dicte la Superintendencia de Bancos y Seguros. Calificadora de Riesgo Las empresas calificadoras identificarán los riesgos a los que se exponen las entidades sujetas a calificación que incluirán los riesgos sistémicos existentes dentro del sector financiero, y analizarán las políticas y procedimientos de administración y gestión de los mismos y su respectivo monitoreo. Organismos de Control Interno A efecto de definir e integrar los niveles de control interno en la organización; se establece que el control interno es un proceso realizado por la Junta Directiva, Administradores, el Comité Ejecutivo, la alta Gerencia y demás funcionarios y empleados del Banco; diseñado para proporcionar seguridad razonable en el cumplimiento de los tres objetivos fundamentales relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el cumplimiento de las leyes y normativa vigentes. Auditoría Interna: El auditor interno velará, al menos, porque las operaciones y procedimientos de la institución se ajusten a la ley, al estatuto, a los reglamentos internos, a la técnica bancaria y a los principios contables aceptados por la Superintendencia de Bancos y Seguros. Además son responsabilidades propias del auditor interno vigilar el funcionamiento adecuado de los sistemas de control interno; velar por el cumplimiento de las resoluciones de la junta general de accionistas, del directorio y de la Superintendencia; y, suscribir los estados financieros conjuntamente con el representante legal y el contador general. Es la responsable de evaluar y monitorear el sistema de control interno. La Alta Gerencia.- Nivel jerárquico dentro de la organización que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran el gerente general, los gerentes generales adjuntos, gerentes nacionales, gerentes regionales y otros profesionales responsables de ejecutar las disposiciones del directorio, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 15 de 1916 Prevención de lavado de activos.- Es la adopción de medidas de control, orientadas a prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de las transacciones bancarias, puedan ser utilizadas como instrumento para lavar activos y/o financiar delitos. Para ello, las medidas de prevención deben cubrir toda clase de servicios o productos financieros, sin importar que se realicen en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, proveedores y usuarios de la institución del sistema financiero. Revisoría y Control Es el control concurrente encargado de prevenir y detectar las posibles debilidades que se pudieran generar en la ejecución de los procesos, debido a inobservancia de las normas establecidas, evitando así posibles consecuencias negativas tanto económicas como reputacionales. Contraloría.- Instancia encargada del control, monitoreo y seguimiento a la gestión de las distintas áreas del Banco, respecto al cumplimiento de los planes operativos y de acción alineados al Plan Estratégico; así como vigilar que se observen las políticas y procedimientos que rigen el ordenamiento para el adecuado funcionamiento de las Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo. Artículo 9. Sobre las Políticas.- Las políticas tienen por objeto orientar las acciones administrativas internas, que rigen las decisiones en el seno de la organización. Sin perjuicio de las políticas existentes y futuras, para el cumplimiento de los Principios de Buen Gobierno Corporativo se desarrollado las siguientes: 9.1. Retribuciones.- Las remuneraciones de los funcionarios del Banco de Austro S.A., son aprobadas por la Junta General de Accionistas, mediante la política respectiva, la misma que es propuesta por el Comité de Retribuciones. Las políticas de retribuciones establecidas aseguran y guardan concordancia con los principios de Gobierno Corporativo, la normativa ecuatoriana vigente y la ética, de manera que estén alineadas con la gestión prudencial de riesgos y estructurada bajo la consideración del horizonte de tiempo de éstos. Garantizan además el cumplimiento de criterios adecuados para reducir los incentivos no razonables, incentivando tanto en la alta dirección, mandos medios y bajos un comportamiento ético en el cumplimiento de sus respectivas funciones. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 16 de 1917 9.2. Rendición de Cuentas.- La Política de Rendición de Cuentas tiene como principal objetivo transmitir a los diferentes grupos de interés, accionistas, socios, empleados y sociedad en general, mediante canales adecuados de información tanto interna como externa las diferentes acciones desarrolladas dentro del marco legal y ético por parte de los órganos de gobierno de la Organización, sobre el cumplimiento de los objetivos y responsabilidades otorgados, tanto de las instancias definidas en el interior de la organización como de la organización hacia la sociedad Transparencia.- La divulgación transparente, exacta y oportuna de la información es un proceso clave en la estrategia de Gobernabilidad del Banco del Austro. Sin perjuicio de lo anterior, se velará por la protección de la información confidencial de propiedad del Banco. Dicha información podrá ser divulgada solamente en conformidad con las políticas de la institución o en virtud de exigencias legales. Los principales medios de información hacia nuestros grupos de interés son: Sitio Web Memoria anual Estados Financieros de acuerdo a la normativa vigente. La información que se entregue a nuestros grupos de interés considerará la dimensión financiera, social y ambiental, de acuerdo a los objetivos de triple resultado. La finalidad de nuestra Política de transparencia es expresar de manera precisa, oportuna, razonable, veraz, y completa a nuestros clientes y usuarios financieros, acerca de los productos, servicios y costos de los mismos, incorporando en la publicad de la entidad principios de competencia leal y de buena práctica de negocios, evitando elementos que pudieran inducir a una interpretación errónea de las características de los productos y servicios que ofrece la entidad, a su vez determinar los principios que regirán a directivos, funcionarios y empleados, sobre su responsabilidad acerca del manejo y resguardo de información activa y pasiva de sus clientes, en apego a la reserva y sigilo bancario, asegurando que los mismos se abstengan de revelarla y usarla en beneficio personal o de terceros. Además deberán abstenerse de divulgar información confidencial de los distintos grupos de interés a la que pudieran acceder por el desempeño de sus funciones Manejo de la Información.- Banco del Austro S.A. dará fiel cumplimiento al debido uso de la información garantizando su integridad, confidencialidad y disponibilidad para los diferentes grupos de interés, acorde a las políticas de clasificación de información: pública, privada, sensible y Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 17 de 1918 confidencial aprobada en el banco y alineada a las leyes y normativas vigentes en el país sobre el acceso y divulgación de información. Así como; es de responsabilidad de los diferentes grupos de interés el uso que le den a la misma de acuerdo a los privilegios de acceso que dispongan para el cumplimiento de sus funciones Riesgos.-. El Banco del Austro administra el Riesgo Integral, considerando las mejores prácticas y cumpliendo con los requerimientos legales y regulatorios de nuestro país. El Banco, consciente de la importancia de este aspecto desarrollará todas sus capacidades para que los riesgos relevantes de todas las actividades y negocios del Banco se encuentren adecuadamente identificados, medidos, gestionados y controlados, y establece, a través de la política general de control y gestión de riesgos, los mecanismos y principios básicos para una adecuada gestión Conflicto de Interés.- Se entiende por conflicto de interés cualquier circunstancia, hecho o posición personal, que interfiera con la capacidad del director, ejecutivo o colaborador, para tomar decisiones objetivas, en el mejor interés del Banco, o bien tomar para sí mismos o encaminar a terceros, una oportunidad de negocios a través del uso de propiedad, información o posición corporativa. Las Políticas determinarán la forma de evaluar y resolver los conflictos de interés en caso de que se presente entre los accionistas o socios y la entidad controlada, considerando las relaciones de propiedad y gestión de los accionistas y asociados, directores de la entidad o entidades integrantes del grupo financiero, que puedan generar conflictos de interés a fin de revelarlas., de tal manera que los directores, funcionarios y empleados de Banco del Austro se abstengan de intervenir en cualquier situación en las cuales sus intereses personales, estén o aparenten estar en conflicto con los intereses de la Institución, impidiendo el desempeño de sus funciones y obligaciones de manera íntegra y objetiva. De igual manera en caso de que se presentaren o conocieren tales conflictos de interés, sean reportados a la brevedad posible a las instancias correspondientes Sucesión de Directivos.- La planificación de la sucesión de los principales administradores es un elemento clave del buen gobierno del Banco, tendiente a asegurar en todo momento una transición ordenada en su liderazgo. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. Versión: 2.0 Página: 18 de 1919 Los Directores serán designados, reelegidos o ratificados por la Junta General de conformidad con las previsiones contenidas en las leyes pertinentes y en el Estatuto Social. La propuesta de nombramiento debe recaer en personas de reconocida solvencia personal y profesional, con suficiente capacidad de dedicación al cargo y sin intereses incompatibles con el mismo. La Junta General de Accionistas velará especialmente porque, en la selección de las personas que hayan de desempeñar el cargo de Director, se realice acorde con las exigencias establecidas en la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero y las demás que fueren aplicables. En los procesos de selección, se incorpora el principio de considerar prioritariamente a sus colaboradores en las oportunidades laborales que se presenten evidenciando que los conocimientos, experiencia y habilidades de los mismos serán valorados imparcialmente. En cuanto a la sucesión de ejecutivos, el banco ha determinado la identificación de sus posibles sucesores y ha implementado para ellos un plan de formación y desarrollo específico, el mismo que debe contener todos los espacios requeridos en los que la persona pueda fortalecer las competencias necesarias con el fin de cubrir las exigencias del cargo meta. Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada. 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