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Progetto Co.ge. Situazione generale al 31 maggio PDF
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1 Progetto Co.ge. Situazione generale al 31 maggio 2012
2 RIFERIMENTI PER IL PROGETTO
3 1. Codice meccanografico della Vs Scuola 2. Denominazione Scuola 3. Indirizzo completo e numero di telefono 4. Nominativo del DS e del DSGA DS DSGA 5. Eventualmente il vostro numero di cellulare 6. Software gestionale utilizzato (SIDI, SISSI, Argo, AXIOS ecc.) 7. Istituto cassiere 8. Scadenza convenzione di cassa attuale 9. Implementazione Ordinativo Informatico Locale? 10. Codice Fiscale 11. Codice IBAN
4 RIFERIMENTI SCUOLE LOMBARDIA AIROLDI MARIAGRAZIA ISTITUTO COMPRENSIVO OGGIONO (LC) CANCIANI DANIELA ISTITUTO COMPRENSIVO MERATE (LC) MICHELE AMBROSIO ISTITUTO COMPRENSIVO CAPRIOLO (BS) CAMPIONI ADRIANO ISTITUTO COMPRENSIVO LECCO 1 (LC) CATERINA RUNFOLA Liceo Scientifico e Classico A. Banfi VIMERCATE (MB)
5 Premessa Il progetto di definizione di un modello di controllo di gestione e rifacimento del D.I. 44/2001 nasce da precise indicazioni contenute negli atti di indirizzo di questo Ministero per l anno 2010, 2011 e 2012 e dalla necessaria attività di ripristino del corretto andamento di bilancio delle Istituzioni Scolastiche, nonché da un necessario allineamento con le normative più recenti. A tal fine nel novembre del 2010 il Capo Dipartimento prof. Giovanni Biondi, in accordo con il Direttore Generale del Bilancio dott. Marco Filisetti, ha avviato il gruppo di lavoro Co.Ge. a cui stanno partecipando 150 scuole e con cui hanno fino ad ora interagito ben oltre 2700 scuole d Italia. La selezione del campione di scuole è stata fatta considerando i bilanci scolastici, la copertura per indirizzi e la volontarietà della partecipazione all iniziativa. Il particolare dinamismo delle scuole del gruppo di lavoro è stato fattore propulsivo fondamentale per raggiungere i primi obiettivi nei tempi stabiliti e con risultati positivi. MIUR - DGPFB - Uff. II 5
6 Contenuti Il progetto ha come compito: riscrivere il decreto di contabilità delle scuole ridefinire il piano dei conti attivare meccanismi e progetti di fund raising avviare una serie di progetti che potessero abilitare nuovi meccanismi di gestione abilitare accordi quadro a favore delle scuole ridefinire e riprogrammare i software che le scuole utilizzano per le loro attività Attivare meccanismi di controllo di gestione Abilitare processi di contenimento della spesa Aumentare l efficacia organizzativa tramite strumenti di innovazione nel rispetto della legge sull automazione nella pubblica amministrazione Il progetto prevede la conclusione dei lavori a fine MIUR - DGPFB - Uff. II 6
7 Attività propedeutiche Prima di avviare il progetto è stata condotta un analisi sui bilanci delle scuole e sono state effettuate una serie di visite presso le scuole per comprendere i bisogni ed individuare le problematiche. Sono state visitate nel periodo gennaio 2010 ottobre 2010 oltre 100 scuole per definire una mappa di temi ed una scaletta di priorità che fossero una buona base per l avvio del progetto. MIUR - DGPFB - Uff. II 7
8 Moduli progettuali Modulo normativo Nuovo DI 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale e Buone prassi Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo Ismea Accordo ABI Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software Sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto CoGe Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 8
9 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 9
10 Che cosa è: Nell ottica di definire una contabilità ed un controllo di gestione basati sul principio Activity Based Costing occorre identificare le seguenti macrocategorie: aggregazione delle azioni in attività o categorie di risorse al fine di semplificare le attribuzioni ai prodotti delle risorse consumate; rilevazione del costo delle attività relative alle risorse consumate; identificazione dei centri di attività; selezione delle determinanti di costo per la prima fase di allocazione ai pools di costo o centri di attività; selezione delle determinanti di costo per la seconda fase di allocazione. Per definire un budget occorre poter disporre dei seguenti segmenti: Stabilire assieme al budget, che è il segmento annuale di un programma a più lungo termine, un obiettivo coerente nel tempo; Tradurre il programma di gestione in termini quantitativi, ossia in termini economico-finanziari, cioè in unità monetarie che permettono di rendere omogenei programmi settoriali esprimibili solo con differenti unità di misura e quindi non comparabili fra loro; Definire il carattere globale abbracciando tutte le aree funzionali e i livelli organizzativi; articolazione per centri di responsabilità con budgets settoriali ; Suddividere per intervalli di tempo infrannuali in grado di rendere tempestivo in caso di disfunzioni l intervento direzionale. L obiettivo finale si traduce in autonomia e responsabilità delle scuole, ovvero nella capacità, fatto salvo la copertura dei costi per tutte le scuole, di avere maggiori titoli di qualità per poter ottenere fondi ulteriori
11 Gli obiettivi del sistema di controllo di gestione 1. dotare l intero sistema scolastico pubblico di strumenti di controllo di gestione miranti a migliorare la qualità, l efficienza e la sostenibilità della spesa dei singoli Istituti, rafforzando così una reale autonomia fondata su una responsabile e professionale gestione dei centri di costo e ricavo, 2. assicurare al Ministero riscontri oggettivi e formalizzati sui risultati economico-finanziari del sistema scolastico con riferimento agli obiettivi assegnati allo stesso, al fine di garantire le risorse economiche in misura adeguata rispetto a bisogni effettivamente misurabili, 3. assicurare al personale dirigente e docente della scuola un supporto tecnico-strumentale per migliorare il governo della spesa in coerenza con l effettivo conseguimento degli obiettivi della funzione formativa e didattica, 4. favorire, attraverso la qualità della gestione, l attrazione di risorse aggiuntive pubbliche e private verso gli istituti scolastici a supporto dei loro programmi
12 L attrazione di risorse aggiuntive La necessità di risorse economiche aggiuntive è un dato evidente. I meccanismi di attrazione di risorse verso la scuola sono, invece, del tutto artigianali e primitivi, perlopiù lasciati alla iniziativa spontanea degli Istituti. E del tutto logico pensare a moderni meccanismi di fund raising, finalizzati ad incrementare la dotazione degli IS a supporto dei loro programmi. Per una efficiente ed efficace attività di attrazione risorse sono necessarie tre condizioni: progetti di qualità, che sono nella piena responsabilità degli IS, nell esercizio della loro autonomia, una gestione manageriale che offra garanzie di efficienza e trasparenza, per la quale questo progetto opera, un dispositivo di marketing e comunicazione potente, cui il Ministero può offrire un supporto consistente (si penso solo alla possibilità di varare accordi di sistema con le fondazioni bancarie, le grandi imprese, ecc.).
13 Metodologia La nuova architettura contabile nasce con l obiettivo di restituire coerenza alle registrazioni contabili ed assicurare l omogeneità dei dati. In particolar modo, considerate le diverse esigenze di controllo delle Istituzioni Scolastiche e del Ministero, il modello di contabilità analitico gestionale progettato, permetterà ai due attori principali di ottenere una serie di informazioni d interesse a diverso livello di dettaglio Per fare ciò ci sarà bisogno di strutturare un percorso metodologico finalizzato alla costruzione di un primo modello di controllo. La fase di controllo ha un duplice obiettivo: 1.accertare i risultati; 2.reperire informazioni per la revisione del processo di programmazione. La fase di controllo consente inoltre di: verificare il modo in cui gli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione siano stati conseguiti; accertare che la gestione sia correttamente attuata; intervenire sulle cause alla base degli scostamenti (differenze tra dati di budget e dati consuntivi) che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi.
14 Metodologia dimensioni Il primo passo per la costruzione di un modello di controllo è rappresentato dalla definizione delle dimensioni dell analisi e degli attributi informativi. DIMENSIONI Individuazione delle dimensioni di analisi in modo da offrire una visione comune dei fenomeni chiave; in particolare le ottiche di analisi da cui, a nostro avviso, non è possibile prescindere sono: Entità organizzativa Entità geografica Entità offerta formativa Entità organizzativa - esempio 1. Scuola elementare 2. Scuola media 3. Scuola superiore 3.1 Licei 3.2 Istituti tecnici 3.3 Istituti Professionali Classico Scientifico Entità geografica - esempio 1. Nord 2. Centro 3. Sud e Isole 3.1 Campania 3.2 Sicilia 3.3 Puglia Napoli Caserta Entità off. formativa - esempio 1. Attività 2. Progetti 3. Gestioni Econ. 2.1 Progetti scientifici 2.2 Progetti di lingua 2.3 Progetti di musica Inglese Francese
15 Metodologia attributi DIMENSIONI Definite le dimensioni delle analisi è necessario delimitare il perimetro informativo, individuando gli attributi. Individuazione degli attributi informativi in modo da identificare le informazioni utilizzabili in fase di analisi: Dati contabili Dati extracontabili Di seguito alcuni esempi per differenziare le due categorie di informazioni. ATTRIBUTI DATI CONTABILI ESEMPIO Entrate per fonte di finanziamento Entrate per tipologia di destinazione Spese per natura Spese per tipologia di destinazione DATI EXTRACONTABILI - ESEMPIO Numero alunni Numero docenti Numero personale ATA Localizzazione geografica
16 Metodologia obiettivi Individuate le dimensioni dell analisi e definito il perimetro informativo, il passaggio obbligato in un processo di controllo è dato dalla definizione degli obiettivi. OBIETTIVI Gli obiettivi del controllo sono legati alla tipologia di attore interessato: le scuole avranno la necessità di verificare dati spesso molto dettagliati; il MIUR avrà l obiettivo di monitorare l andamento generale, con la possibilità di verifica puntuale di alcune situazioni non target. Gli obiettivi solitamente sono espressi in maniera concettuale; ad esempio: misurare la capacità della scuola di innovare l offerta formativa L obiettivo espresso in forma concettuale deve essere trasformato in un oggetto misurabile; ad esempio: trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti. Infatti i progetti possono essere considerati una innovazione all interno dell offerta formativa standard delle scuole; la capacità innovativa può essere espressa dalla capacità di spesa, e quindi d investimento, della scuola su tali innovazioni formative
17 Metodologia indicatori OBIETTIVI Selezionando gli aspetti più significativi dell obiettivo, è possibile identificare informazioni (variabili) che ne riducano la complessità generale individuando quello che in statistica si definisce un rapporto di indicazione; dal rapporto di indicazione si derivano gli INDICATORI. In base all esempio precedente le variabili individuate sono: spesa per progetti, numero di alunni, ultimi 5 anni. L indicatore è: (Spesa per progetti / numero alunni) serie storica 5 anni Gli indicatori rappresentano quindi la combinazione di una serie di variabili, dipendenti dagli obiettivi di controllo e dalle dimensioni dell analisi e dagli attributi informativi; è poco utile infatti individuare obiettivi a cui non è possibile dare risposta per mancanza di dati. INDICATORI Ad esempio, che utilità avrebbe estrapolare un indicatore che risponda all obiettivo di monitorare i tempi di collocamento professionale in ambito Ho.Re.Ca. (Hotellerie- Restaurant-Café) dei diplomati all istituto Alberghiero, se non ci sono dati disponibili? Nota: discorso inverso sarebbe quello di costruire un data warehouse, in relazione ad una serie di obiettivi di controllo.
18 Il modello di controllo per la scuola Dal punto di vista operativo, il processo di controllo attuabile dalle singole Istituzioni scolastiche, deve rispondere principalmente all obiettivo di monitorare componenti economiche e gestionali di dettaglio; dal punto di vista logico può essere rappresentato come segue: I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole devono essere acquisisti dal sistema di Controllo. I dati disponibili nel Data Base vengono estrapolati in relazione alle voci presenti sulla scheda di controllo; la Dati contabili Dati extracontabili combinazione di tali dati consente di ottenere l indicatore richiesto. Le elaborazioni permettono di ottenere informazioni aventi rilevanza gestionale che vengono organizzate in prospetti. Scheda di controllo INDICATORE REPORT L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o Reportistica) Il report rappresenta lo strumento di presentazione dei risultati relativi alla misurazione dell obiettivo.
19 Il modello di controllo per la scuola OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti SCHEDA DI CONTROLLO INDICATORE VARIABILI spese per progetti / numero alunni totale spese per progetti (5 anni) numero alunni (5 anni) INDICATORE numero alunni spese per progetti spese prog. / alunni totale spese per progetti / n. alunni anno x-4 x-3 x-2 x-1 x A - dati extracontabili B - dati contabili B/A - indicatore REPORT spese per progetti per alunno SCHEDA DI CONTROLLO esempio numerico INDICATORE totale spese per progetti / n. alunni anno numero alunni spese per progetti spese prog. / alunni
20 Il modello di controllo per il MIUR Il modello di controllo del MIUR deve invece necessariamente essere più sofisticato rispetto a quello delle singole scuole; l obiettivo è quello di assicurare il monitoraggio dell andamento generale ma nello stesso tempo garantire il controllo di situazioni specifiche considerate non target. Gli obiettivi di controllo del MIUR saranno quindi diversi da quelli delle scuole. Si propone di seguito un esempio: OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti dalle scuole superiori del Nord Italia INDICATORE DIMENSIONI ATTRIBUTI spese per progetti / numero alunni scuole superiori nord Italia progetti totale spese per progetti (5 anni) numero alunni (5 anni)
21 Il modello di controllo per il MIUR Per il MIUR l obiettivo primario è quello di misurare i risultati sulle diverse dimensioni di analisi; tale misurazione è il primo step che consente nel contempo di creare una base informativa. Trend di spesa per alunno, delle scuole superiori del Nord per la realizzazione dei progetti? ENTITÀ ORGANIZZATIVA Y Scuole superiori Scuola elementare Scuola media Scuola superiore Attività Progetti Gestioni economiche Z ENTITÀ OFFERTA FORMATIVA X ENTITÀ GEOGRAFICA Nord Centro Sud e isole Il secondo step è quello di estrapolare le informazioni necessarie per il raggiungimento dell obiettivo. DATI CONTABILI Spese per progetti DATI EXTRACONTABILI Numero alunni
22 Il modello di controllo per il MIUR I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole devono essere quindi acquisisti dal sistema di Controllo del MIUR; all'interno di tale sistema questi dati verranno elaborati secondo varie Ottiche di Analisi e trattati con delle Tecniche Gestionali. Queste elaborazioni permettono di ottenere informazioni aventi rilevanza gestionale che vengono organizzate in prospetti. L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o Reportistica) Report per tipologia di scuola I report sono predisposti secondo varie ottiche in funzione degli utenti Report per tipologia di liceo Report per area geografica UTENTI Report per tipologia di progetti
23 Il modello di controllo per il MIUR REPORT 150 spese progetti per alunno - scuole superiori - Nord Italia
24 Il modello di controllo per il MIUR Si propone infine un ultimo esempio. OBIETTIVO trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per l acquisto di beni di consumo diversificata per area geografica. INDICATORE spese per beni di consumo / numero alunni DIMENSIONI area geografica ATTRIBUTI totale spese per beni di consumo (5 anni) numero alunni (5 anni)
25 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 25
26 1.1. Public Governance Premessa Il profondo processo di riforma del settore pubblico ha determinato un radicale mutamento nelle modalità con cui le politiche pubbliche sono definite ed attuate. In particolare si può intendere con il termine public governance questa nuova modalità di cura dell'interesse comune che si basa sul coordinamento e il coinvolgimento di tutti gli attori pubblici e privati. L attuazione della Single Euro Payments Area (SEPA), coordinata dall industria bancaria europea, può essere pertanto letta alla luce di questo nuovo modello partecipato e collaborativo di perseguimento dell interesse pubblico.
27 SEPA e PA È importante evidenziare quale sia l interesse pubblico sottostante alla SEPA. Il progetto SEPA ha come obiettivo finale quello di consentire ai cittadini, alle imprese e alle Pubbliche Amministrazioni europee di effettuare pagamenti elettronici in euro all interno dell area SEPA1 in condizioni di efficienza e sicurezza analoghe a quelle oggi esistenti nei singoli paesi; ad ogni cliente è pertanto consentito di accedere al proprio conto indipendentemente dal paese in cui è situato il suo prestatore di servizi di pagamento così da poter disporre operazioni di pagamento o incasso verso qualsiasi conto corrente.
28 L interesse pubblico sottostante alla SEPA è dunque particolarmente rilevante dal momento che va ad incidere su elementi cruciali quali l efficienza, l innovazione e la competitività. Pertanto l adesione delle pubbliche amministrazioni al progetto SEPA risulta essere fondamentale per almeno tre ragioni: 1 - l attuazione della SEPA può costituire un occasione per rilanciare il processo di digitalizzazione della PA attraverso l attuazione dei piani di e- Government e, dunque, un ulteriore occasione per migliorare la qualità dei servizi offerti al pubblico2; 2 - la SEPA rappresenta una occasione per sollecitare presso gli enti una piena attuazione dell Ordinativo Informativo Locale (OIL), mettendo in atto una rivisitazione dei processi e delle tecnologie di pagamento ed incasso in un ottica di totale automatizzazione; 3 - le PA possono svolgere una funzione di impulso e volano nel processo nazionale di migrazione ai nuovi strumenti SEPA, dal momento che in Italia i pagamenti pubblici rappresentano una quota elevata del totale dei pagamenti elettronici.
29 Piano di e-government 2012 Il Piano di e-government 2012 promosso dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'innovazione Renato Brunetta, definisce un insieme di progetti di innovazione digitale che, nel loro complesso, si propongono di modernizzare, rendere più efficiente e trasparente la Pubblica Amministrazione, migliorare la qualità dei servizi erogati a cittadini e imprese e diminuirne i costi per la collettività, contribuendo a fare della Pubblica Amministrazione un volano per lo sviluppo dell economia del Paese. In particolare, tra i suddetti obiettivi del Piano, si segnalano l obiettivo n 1 denominato Scuole che ha lo scopo di connettere in rete tutte le scuole e dotarle di strumenti e servizi tecnologici avanzati e l obiettivo n 20, denominato Dematerializzazione, avente come oggetto la riduzione di tutti i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati.
30 Progetti MIUR Il MIUR ha avviato una serie di iniziative per l automazione e la semplificazione dei processi di lavoro delle istituzioni scolastiche. -Automazione del processo di sottoscrizione dei contratti di lavoro tra Scuola (Dirigente scolastico) e Personale supplente; -Dematerializzazione del processo di trasmissione del contratto a MEF- RGS e Service Personale Tesoro (SPT); - Dematerializzazione del processo di mobilità del personale docente; - Comunicazioni relative ad assenze ed emolumenti accessori del personale; -Denunce di infortuni all INAIL. Il progetto relativo all introduzione dell OIL presso le istituzioni scolastiche rappresenta un ulteriore esempio di dematerializzazione dei processi amministrativi che consentirà di informatizzare e semplificare presso le scuole di ogni ordine e grado le attività connesse agli incassi e pagamenti, integrandole negli applicativi oggi forniti con il sistema SIDI.
31 SIDI Bilancio Gestione Ordinativo Informatico Locale Bergamo 16/02/2012
32 Il contesto di riferimento (1/2) Il comparto dell'istruzione ricopre un ruolo di primaria importanza ai fini di un coerente sviluppo materiale ed intellettuale del sistema Paese. Di conseguenza, la gestione ed il finanziamento dei bilanci delle scuole hanno un ruolo fondamentale per l'efficace svolgimento delle loro funzioni istituzionali. Il MIUR sta operando, attraverso le progettualità poste in essere dal Gruppo Co.Ge., nell ottica di: efficientare la gestione amministrativa e finanziaria delle scuole; digitalizzare i processi operativi delle scuole; migliorare i rapporti e creare sinergie tra Istituzioni Scolastiche ed Istituti bancari.
33 Il contesto di riferimento (2/2) Il gruppo Co.Ge. ha posto in essere una serie di interventi volti a valorizzare le relazioni tra scuole e mondo bancario, sia in termini di automazione della gestione dei flussi di cassa, sia in un ottica più strategica di costruzione di un colloquio strutturato volto a promuovere sistemi di finanziamento dell Istruzione attraverso la collaborazione con le banche. Il primo prodotto della collaborazione tra il comparto Istruzione (MIUR) e il mondo bancario (ABI) è rappresentato dall implementazione del servizio OIL (Ordinativo Informatico Locale), attivo dal Settembre 2011, dopo una prima fase di sperimentazione su un gruppo ristretto di scuole del gruppo Co.Ge.. Modalità e regole di utilizzo del servizio sono disciplinate dalla Circolare MIUR del 5 agosto 2011, protocollo
34 Ordinativo Informatico Locale (1/2) L'Ordinativo Informatico Locale (OIL) nasce con lo scopo di realizzare un colloquio efficace, standardizzato ed in linea con gli indirizzi dell Amministrazione Digitale, tra Istituzione Scolastica e Banca. L OIL è l insieme delle risorse informatiche ed organizzative necessarie per automatizzare l iter amministrativo adottato dalle scuole per l ordinazione delle entrate e delle spese all Istituto cassiere. Consente di: integrare il sistema di contabilità finanziaria della scuola con le procedure del cassiere per consentire tra le stesse un colloquio automatizzato bidirezionale; veicolare tutti gli ordini di pagamento (mandati di pagamento) e di incasso (reversali di incasso) intercorrenti tra la scuola e l istituto cassiere utilizzando modalità telematiche standard, ed eliminando la predisposizione e l invio su cartaceo.
35 Processo Dematerializzazione Archivio cartaceo Mandati/Reversali SCUOLA Firma digitale BANCA Pagamenti/Riscossioni Pagamenti/Riscossioni Conservazione sostitutiva MIUR SIDI e altri fornitori Debitori/Creditori pagina 35
36 Utilizzo e fornitura del servizio OIL (1/2) Ai sensi della Circolare MIUR del 5 agosto 2011, l utilizzo dell OIL è obbligatorio ed indipendente dal fornitore di software utilizzato per l applicativo contabile. Le scuole che utilizzano il SIDI Bilancio aderiranno al protocollo OIL direttamente all interno del sistema SIDI e dal quel momento usufruiranno di tutti i vantaggi derivanti dall OIL mentre le altre Istituzioni Scolastiche dovranno rivolgersi al proprio fornitore. LE ISTITUZIONI SCOLASTICHE GLI ISTITUTI BANCARI usufruiscono gratuitamente del servizio OIL hanno l obbligo di utilizzo del servizio sono tenuti ad introdurre e a mettere a disposizione delle scuole il servizio OIL sono tenuti a fornire gratuitamente la dotazione connessa al servizio (2 KIT di firma digitale) Eventuali servizi aggiuntivi offerti dalle banche, ad esempio servizi di consulenza e formazione, non rientrano nella convenzione stipulata tra il MIUR e l ABI, e sono dunque a carico della Scuola.
37 Utilizzo e fornitura del servizio OIL (2/2) L Associazione Bancaria Italiana (ABI) ha invitato le banche, in qualità di cassieri delle scuole, a cogliere questa opportunità ponendo in essere ogni utile iniziativa per agevolare l adozione dell OIL e per completare il processo di utilizzo delle nuove tecniche. Le Istituzioni Scolastiche devono dunque attivarsi comunicando al proprio cassiere la volontà di adottare il nuovo servizio OIL. Sarà quindi obbligatorio l inserimento dell OIL nei prossimi bandi di gara e tale elemento sarà comunque previsto come condizione di partecipazione per le banche offerenti il servizio di cassa.
38 Archiviazione e conservazione elettronica Con l avvio dell OIL, le Banche non dovranno più richiedere i documenti cartacei, pertanto le Istituzioni Scolastiche non avranno più la necessità di stampare ed archiviare mandati e reversali. Gli obblighi della conservazione elettronica della documentazione saranno assolti dal sistema informativo del MIUR per le Istituzioni Scolastiche che utilizzano il SIDI Bilancio. Per tutte le altre scuole, in accordo con DigitPA, sarà possibile attivare il processo di conservazione entro sei mesi dall avvio dell utilizzo della procedura OIL.
39 Potenziali vantaggi POTENZIALI VANTAGGI Semplificazione dei processi di pagamento e di incasso con conseguente riduzione dei tempi di lavoro Omogeneizzazione delle procedure operative e riduzione delle attività ripetitive (possibilità di destinare le risorse liberate ad altre attività) Mitigazione del rischio di incorrere in errori con conseguente riduzione dei tempi di controllo Conformità alle norme di digitalizzazione degli archivi e conservazione elettronica dei documenti. Potenziale riduzione dell impiego della carta, con conseguente razionalizzazione degli spazi di archiviazione Possibilità di utilizzare la dotazione della firma digitale per accedere ad altri servizi
40 Benefici attesi BENEFICI ATTESI* Risparmi in tempi di ricerca e controllo, pari a circa giornate (tempo utile riutilizzabile dalla scuola). Risparmio in mq di archiviazione per mq. Risparmi economici in materiale di stampa pari a circa annui. Risparmi in numero di fogli di carta (278mln annui), pari a circa 2 mln. (*) Dati stimati a seguito di una prima analisi del MIUR effettuata prendendo a riferimento l intero panorama scolastico Italiano
41 Stato di avanzamento SCUOLE BANCHE Numero di scuole che utilizzano l OIL 150 Numero di scuole che lo utilizzeranno entro tre mesi 2500 Numero di scuole previste per fine Banche pronte a offrire i servizi OIL UBI, Banca Popolare di Bergamo, Popolare di Sondrio Monte Paschi di Siena, Banca delle Marche, Carige Banca Popolare di Cremona Banche quasi attive Unicredit, Intesa SanPaolo, BNL Cedacri, BPM, Bcc Battipaglia, Bcc Comuni Cilentani, C.R. Parma, Banco Popolare, Credito Valtellinese
42 Passi preliminari pagina 42
43 Passi preliminari Comunicare al proprio istituto cassiere la volontà di utilizzare le nuove funzionalità per la gestione dell OIL; Ricevere dall istituto cassiere 2 kit di firma digitale (uno per il DS e uno per il DSGA); Testare, con l eventuale supporto dell istituto cassiere, la corretta installazione ed il corretto funzionamento dei dispositivi di firma digitale; Utilizzare la funzione disponibile sul SIDI (Verifica Firma Digitale) per la verifica della compatibilità del kit di firma digitale; Unicamente nel caso in cui la funzione di verifica compatibilità restituisce esito positivo confermare la volontà di aderire all OIL; Inserire nel SIDI il corretto codice ente BT; Verificare il corretto valore del parametro Java Usa formato ClientHello compatibile con SSL 2.0. pagina 43
44 Passi preliminari Comunicare al proprio istituto cassiere la volontà di utilizzare le nuove funzionalità per la gestione dell OIL Nella richiesta di attivazione OIL indirizzata al proprio cassiere, è necessario che le scuole comunichino: l applicativo di bilancio utilizzato (SIDI o il nome del fornitore) il nome del DS e del DSGA per i quali è richiesto il kit di firma l indirizzo del DS e del DSGA Allegare: copia dei documenti di identità in corso di validità degli assegnatari dei kit copia dei codici fiscali degli assegnatari dei kit pagina 44
45 Passi preliminari Utilizzare la funzione disponibile sul SIDI (Verifica Firma Digitale) per la verifica della compatibilità del kit di firma digitale pagina 45
46 Passi preliminari Utilizzare la funzione disponibile sul SIDI (Verifica Firma Digitale) per la verifica della compatibilità del kit di firma digitale pagina 46
47 Passi preliminari Utilizzare la funzione disponibile sul SIDI (Verifica Firma Digitale) per la verifica della compatibilità del kit di firma digitale Se durante il processo di verifica vengono visualizzati dei messaggi di errore l utente deve contattare il numero verde descrivendo nel dettaglio l errore o il comportamento anomalo riscontrato. La comparsa di eventuali messaggi di errore indica il fallimento del processo di validazione. pagina 47
48 Passi preliminari Unicamente nel caso in cui la funzione di verifica compatibilità restituisce esito positivo confermare la volontà di aderire all OIL pagina 48
49 Passi preliminari Inserire nel SIDI il corretto codice ente BT Non appena è stato ottenuto tale codice è necessario inserirlo nel sistema SIDI tramite la funzione accessibile dal menù Area Attività di Supporto -> Istituti Cassieri Il sistema propone l elenco dei conti correnti attivi, si dovrà dunque selezionare un conto dall elenco cliccare su Modifica pagina 49
50 Passi preliminari Inserire nel SIDI il corretto codice ente BT pagina 50
51 Passi preliminari Verificare il corretto valore del parametro Java Usa formato ClientHello compatibile con SSL 2.0 Accedere al Pannello di Controllo di Windows scegliere la voce di menu Java pagina 51
52 Passi preliminari Verificare il corretto valore del parametro Java Usa formato ClientHello compatibile con SSL 2.0 pagina 52
53 Gestione distinta OIL pagina 53
54 Creazione distinta OIL La distinta di trasmissione contiene i titoli (mandati e reversali) da inviare all istituto cassiere Selezionare la voce di menu Area Gestionale Movimenti -> Distinta trasmissione OIL pagina 54
55 Creazione distinta OIL Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di emesso o stampato. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli di non interesse. pagina 55
56 Firma DSGA Selezionare la voce di menu: Area Gestionale Movimenti -> Distinta trasmissione OIL Per apporre la firma digitale è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter pagina 56
57 Firma DSGA Il sistema prospetta una finestra con il riepilogo delle operazioni già effettuate o ancora da effettuare, sulla distinta selezionata. Nella colonna stato elaborazione sono evidenziati i passi eseguiti. pagina 57
58 Firma DSGA Selezionare il pulsante Apponi firma Questa funzione richiede l utilizzo della smart card del DSGA pagina 58
59 Firma DSGA Il DSGA appone la firma dopo aver inserito la smart card nell apposito lettore e aver digitato il PIN pagina 59
60 Firma DS Selezionare la voce di menu: Area Gestionale Movimenti -> Distinta trasmissione OIL Per apporre la firma digitale è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter pagina 60
61 Firma DS Il sistema prospetta una finestra con il riepilogo delle operazioni già effettuate o ancora da effettuare, sulla distinta selezionata. Nella colonna stato elaborazione sono evidenziati i passi eseguiti. pagina 61
62 Firma DS Selezionare il pulsante Apponi firma Questa funzione richiede l utilizzo della smart card del DS pagina 62
63 Firma DS Il DS appone la firma dopo aver inserito la smart card nell apposito lettore e aver digitato il PIN pagina 63
64 Download distinta La funzione consente all utente di scaricare la distinta che poi dovrà essere inviata all istituto cassiere. Per scaricare la distinta: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter pagina 64
65 Download distinta La funzione viene attivata selezionando Download distinta e premendo il tasto Visualizza dettaglio passo pagina 65
66 Download distinta Selezionare successivamente Scarica Si consiglia di prendere nota del nome del file e del percorso dove è stato salvato il file sul pc. pagina 66
67 Invio distinta all istituto cassiere L utente deve connettersi all Home Banking dell istituto cassiere e visualizzare la sezione dedicata ad OIL. A questo punto potrà essere effettuato nel sistema di Home Banking dell istituto cassiere, l upload del file della distinta SIDI precedentemente scaricata sul pc. pagina 67
68 Ricezione esito dall istituto cassiere L Utente dovrà verificare se sia presente il file dell esito della trasmissione della distinta precedentemente caricata. L Istituto cassiere evidenzia in un file di tipo trasmissivo la corretta ricezione del file della distinta ed evidenzia in un file di tipo applicativo il corretto contenuto del file della distinta. L utente effettuerà il download del file di esito dal sistema di Home Banking. Si consiglia di prendere nota del nome del file e del percorso dove è stato salvato il file sul pc, questa informazione sarà necessaria per ricercare il file nella successiva fase di caricamento dell esito nel sistema SIDI. pagina 68
69 Caricamento esito elaborazione nel SIDI La funzione consente all utente di caricare l esito restituito dalla banca. Per caricare l esito selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter Da notare che gli esiti potranno essere relativi a ordinativi presenti in diverse distinte: non è necessario caricare esiti di ordinativi presenti in un unica distinta. Il sistema SIDI riconosce automaticamente gli ordinativi e aggiorna il loro stato indipendentemente dalla distinta che conteneva gli ordinativi. pagina 69
70 Visualizzazione esito distinta nel SIDI Il Sistema automaticamente aggiorna lo stato delle distinte interessate dagli esiti caricati. pagina 70
71 Visualizzazione esito ordinativi nel SIDI Il Sistema automaticamente aggiorna lo stato degli ordinativi interessati dagli esiti caricati. pagina 71
72 Cancellazione distinta Selezionare Cancella distinta e poi Visualizza dettaglio passo pagina 72
73 Cancellazione distinta Selezionare Cancella e poi Conferma Da notare che le distinte che risultino nello stato di: trasmessa ricevuta elaborata rifiutata non possono essere cancellate. pagina 73
74 Annullamento distinta Questa funzione consente la creazione di una distinta di annullamento da inviare all istituto cassiere. Selezionare la voce di menu: Area Gestionale Movimenti -> Annullamento OIL pagina 74
75 Annullamento distinta Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di annullato. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli di non interesse. pagina 75
76 Annullamento distinta Il sistema visualizza il riepilogo della distinta creata. Si consiglia di trascrivere il numero che il sistema ha attribuito alla distinta creata. Questa informazione sarà necessaria per ricercare la distinta nelle successive fasi di lavorazione. pagina 76
77 Annullamento distinta Il sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa la tipologia annullamento. pagina 77
78 Annullamento distinta Per inviare all istituto cassiere le informazioni relative ai titoli annullati, si dovrà procedere con tutti i successivi passi di elaborazione: firma del DSGA, firma del DS, download della distinta e invio del file all istituto cassiere. pagina 78
79 Storno distinta Per storno mandato si intende il cambio del progetto di riferimento del mandato (es. da P1 a P2). Per storno reversale si intende il cambio del piano dei conti delle entrate (es. da a 1.1.2). Selezionare la voce di menu: Area Gestionale Movimenti -> Distinta Storno OIL pagina 79
80 Storno distinta Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di riscosso o pagato. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli di non interesse. pagina 80
81 Storno distinta Il sistema visualizza il riepilogo della distinta creata. Si consiglia di trascrivere il numero che il sistema ha attribuito alla distinta creata. Questa informazione sarà necessaria per ricercare la distinta nelle successive fasi di lavorazione. pagina 81
82 Storno distinta Il sistema crea una nuova distinta e ne associa la tipologia storno. pagina 82
83 Storno distinta Per inviare all istituto cassiere le informazioni relative ai titoli stornati, si dovrà procedere con tutti i successivi passi di elaborazione: firma del DSGA, firma del DS, download della distinta e invio del file all istituto cassiere. pagina 83
84 Vincoli pagina 84
85 Vincoli Nella creazione dei mandati l utente deve seguire le seguenti regole: Con il tipo pagamento BONIFICO BANCARIO E POSTALE valorizzare sempre l IBAN del beneficiario. pagina 85
86 Vincoli Cosa è il SEPA CREDIT TRANSFER? Il bonifico SEPA Credit Transfer (SCT) è un servizio che permette al debitore (ordinante) di impartire alla propria Banca un ordine di pagamento in euro a favore di un suo creditore (beneficiario) la cui Banca ha sede in Italia o in un Paese SEPA. Aderiscono all'area SEPA 27 Stati Membri dell Unione Europea più Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera. pagina 86
87 Vincoli Cosa è il SEPA CREDIT TRANSFER? L utilizzo del servizio è possibile solo se la Banca del beneficiario offre a sua volta il servizio di bonifico SCT. E possibile per il cliente indicare la data nella quale desidera sia eseguita l operazione di bonifico SCT. Il tempo massimo di esecuzione entro il quale i fondi dovranno essere accreditati al beneficiario è fissato dalle regole SEPA in tre giorni lavorativi dalla data di accettazione dell ordine da parte della banca del richiedente, oppure dalla data di esecuzione indicata dal cliente se successiva alla data di accettazione. pagina 87
88 Vincoli Nella creazione dei mandati l utente deve seguire le seguenti regole: Con il tipo pagamento SEPA CREDIT TRANSFER valorizzare sempre l IBAN del beneficiario. pagina 88
89 Vincoli Nella creazione dei mandati l utente deve seguire le seguenti regole: Con il tipo pagamento ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE valorizzare sempre il numero del conto corrente postale. pagina 89
90 Vincoli Nella creazione dei mandati l utente deve seguire le seguenti regole: Con il tipo pagamento DISPOSIZIONE DOCUMENTO ESTERNO valorizzare sempre i riferimenti del documento cartaceo (F24, RAV, MAV. pagina 90
91 Vincoli Nella creazione dei mandati e delle reversali l utente deve seguire le seguenti regole: Se il BOLLO è esente valorizzare sempre la causale di esenzione pagina 91
92 Vincoli Nella creazione dei mandati e delle reversali l utente deve seguire le seguenti regole: Per gli ordinativi di regolarizzazione il bollo è sempre valorizzato con ESENTE BOLLO e come causale potrete usare Documento a regolarizzazione di sospesi pagina 92
93 Casi esenzione bollo Per l'entrata sono esenti da imposta di bollo: - quietanze per importi fino a euro 77,47 - quietanze di qualsiasi importo per versamenti disposti dall'ente sul proprio conto di tesoreria (o di cassa) per il tramite di un proprio dipendente, cui va intestata o rilasciata la quietanza con indicazione della qualifica o almeno della qualità di "dipendente - quietanze relative alla riscossione di corrispettivi di operazioni assoggettate ad IVA (se tale circostanza risulti dal contesto della reversale emessa dall'ente beneficiario): su di esse si annota: "Corrispettivo di operazione assoggettata ad IVA - quietanza per incasso di mutui l'imposta sostitutiva comprende l'imposta di quietanza pagina 93
94 Casi esenzione bollo Per l'entrata sono esenti da imposta di bollo: - quietanze non rilasciate rimaste allegate alla rispettiva matrice perché non volute dal versante - quietanze rilasciate all'agente della riscossione (ex esattore) per il versamento delle rate dei ruoli - quietanze rilasciate per la riscossione di imposta sulla pubblicità, imposta sulle affissioni, tassa occupazione spazi ed aree pubbliche, tasse concessioni comunali, imposta di soggiorno ed altri proventi di carattere tributario. I contributi dovuti ai comuni per il rilascio delle concessioni edilizie ai sensi della legge , n. 10 (c.d. oneri di urbanizzazione) non hanno carattere tributario pagina 94
95 Casi esenzione bollo Per l'entrata sono esenti da imposta di bollo: - quietanze rilasciate staccandole dal bollettario delle entrate delle U.S.L. per l'introito dei tickets ex art. 12 L. 181/ quietanze staccate dal bollettario delle entrate per la sistemazione di rapporti interni con il tesoriere-cassiere (come ad esempio per l introito del capitale rimborsato in seguito ad estrazione o scadenza di titoli, per la riscossione di cedole scadute, ecc.) - quietanze compilate per sistemazione contabili, anche se staccate dal bollettario, recanti la annotazione, in conformità della pertinente reversale, "movimento interno" pagina 95
96 Casi esenzione bollo Per l'entrata sono esenti da imposta di bollo: - quietanze per introito di somme o valori depositati in garanzia o per semplice custodia presso pubbliche amministrazioni statali o locali; DEPOSITI CAUZIONALI - quietanze relative alla riscossione di oblazioni a scopo di beneficenza a condizioni che sull'atto risulti tale scopo (sussidi) - quietanze relative a contrassegno per invalidi, atti relativi a soggetti non abbienti, atti concernenti minori e interdetti, atti delle onlus - quetanze relativi a biglietti e abbonamenti per il trasporto pubblico - quietanze relativi a atti concernenti la scuola dell obbligo o l asilo pubblico pagina 96
97 Casi esenzione bollo Per l'entrata sono esenti da imposta di bollo: - quietanze per incassi effettuati per mezzo di assegni di conto corrente postale o di vaglia postale, limitatamente ai versamenti rivenienti dal servizio di c/c postale e purché si tratti di quietanze non rilasciate (art. 13, p. 1 T.P.I.) - quietanze poste in essere da amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi ed associazioni, nonché comunità montane, aziende speciali ed U.S.L., semprechè vengano tra loro scambiate pagina 97
98 Casi esenzione bollo Per la SPESA, sono esenti da imposta di bollo: - pagamenti di importo non superiore a euro 77,47 - pagamenti di somme anticipate o rimborsate all'economo o ad altro dipendente che agisce per conto e nell'interesse dell'ente - quietanze per il rimborso dei titoli del debito pubblico, buoni del Tesoro, certificati speciali di credito ed altri titoli obbligazionari emessi dallo Stato - quietanze relative al versamento di contributi o quote associative ad associazioni politiche, sindacali, religiose, assistenziali, culturali, sportive - quietanze relative ad oblazioni a scopo di beneficenza a condizione che sull'atto risulti tale scopo (sussidi) pagina 98
99 Casi esenzione bollo Per la SPESA, sono esenti da imposta di bollo: - quietanze relative al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad IVA a condizione che contengano la liquidazione dell'iva, ovvero l'indicazione che trattasi di documenti emessi in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad IVA. Il Comune o l'ente ordinante deve dichiarare sul mandato di pagamento "corrispettivo di operazione assoggettata ad IVA"; analoga dichiarazione deve annotare il beneficiario sulla eventuale ricevuta rilasciata su foglio separato - ricevute relative al pagamento di contributi previdenziali, per assicurazioni sociali obbligatorie ed assegni familiari - ricevute relative al pagamento di indennità e rendite concernenti le assicurazioni sociali obbligatorie pagina 99
100 Casi esenzione bollo Per la SPESA, sono esenti da imposta di bollo: - atti e documenti (e, quindi, anche le quietanze) posti in essere da amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi e associazioni, nonché dalle comunità montane sempre che vengano tra loro scambiati. Sono incluse le aziende municipalizzate e le unità sanitarie locali - quietanze degli stipendi, pensioni, paghe, assegni, premi, indennità e competenze di qualunque specie relative a rapporti di lavoro subordinato - compensi ai componenti gli uffici elettorali (art. 9, comma 2, legge , n. 53) - conti degli esattori ed agenti della riscossione dei tributi in genere - quietanze relative al pagamento di borse di studio e di presalari pagina 100
101 Casi esenzione bollo Per la SPESA, sono esenti da imposta di bollo: - quietanze relative al pagamento delle rate di mutui (quota ammortamento capitale e relativi interessi) (art. 15 D.P.R. n. 601/1973: l'imposta sostitutiva è comprensiva dell'imposta di bollo) - quietanze per restituzione di somme o valori depositati in garanzia o per semplice custodia presso pubbliche amministrazioni statali o locali (depositi cauzionali) - quietanze derivanti da rapporti interni con il tesoriere (compenso di tesoreria, rimborso di spese ripetibili, copertura carte contabili, interessi, reimpiego di titoli estratti o scaduti, ecc) - quietanze relative ai versamenti disposti in conto corrente postale, assolte mediante allegazione della ricevuta di versamento postale (tagliando del bollettino restituito dall'ufficio Postale) pagina 101
102 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 102
103 Il gruppo di lavoro È stato costituito un gruppo di lavoro composto dall Associazione Bancaria Italiana e le principali 15 banche del paese che ha lavorato per sei mesi alla definizione dei nuovi modelli di convenzione di cassa ed alla realizzazione dell OIL Questa esperienza sarà rappresentata come miglior esperienza della collaborazione tra Banche e PA in Italia dalla stessa ABI nel convegno «Forum della PA» organizzato dall ABI a palazzo Altieri Roma in data 23/24 Febbraio 2012 MIUR - DGPFB - Uff. II 103
104 La nuova convenzione I vantaggi ottenuti con la nuova convenzione di cassa: Miglioramento dei tassi applicati grazie alla nuova indicizzazione ed anche all inserimento della possibilità di vincolare le cifre depositate Miglior gestione delle anticipazioni di cassa oggi possibili anche per la partecipazione a progetti Evidenti vantaggi grazie al cambio del ruolo del cassiere che si trasforma in consulente (pertanto vincolato al rispetto della MIFID) Possibilità di utilizzare i nuovi strumenti di efficienza e di automazione messi a disposizione dal sistema bancario Miglior gestione delle carte di credito e degli strumenti di pagamento Garanzia di adeguamento continuo dei tassi rispetto al mercato MIUR - DGPFB - Uff. II 104
105 Agenda Premessa Il Progetto Co.Ge. e il Protocollo MIUR ABI Il nuovo schema di Convenzione di Cassa I fattori di innovazione
106 Premessa (1/2) Il comparto dell'istruzione ricopre un ruolo di primaria importanza ai fini di un coerente sviluppo materiale ed intellettuale del sistema Paese. Di conseguenza, la gestione ed il finanziamento dei bilanci delle scuole hanno un ruolo fondamentale per l'efficace svolgimento delle loro funzioni istituzionali. In tale contesto, assumono rilevanza: le numerose relazioni tra mondo bancario e Istituzioni Scolastiche che, per la creazione delle migliori condizioni operative e per l'assolvimento dei propri compiti, devono poter instaurare efficaci rapporti di servizio e finanziamento. l'evoluzione dei criteri di gestione amministrativa e contabile delle Istituzioni Scolastiche. i progressi nell'informatizzazione e nel rinnovamento tecnologico delle modalità di gestione dei servizi di pagamento e di riscossione necessari per migliorare l operatività ed agevolare i rapporti finanziari intercorrenti tra banche, scuole, cittadini e imprese.
107 Premessa (2/2) L evoluzione tecnologica rappresenta quindi elemento chiave per lo sviluppo e il miglioramento dei servizi connessi alla dimensione Istruzione, attraverso la messa a disposizione di soluzioni che facilitano il colloquio fra Istituzioni e cittadini, promuovono la diffusione dell informazione e il confronto dialettico fra gli interlocutori del processo formativo e che supportano e ottimizzano i processi gestionali che sottostanno l erogazione dei servizi. La valorizzazione dell istruzione, della formazione e della ricerca, nonché il ruolo prioritario ricoperto dall innovazione tecnologica in tale processo, trovano riscontro: nelle linee guida dell Atto di Indirizzo 2012 del Ministro dell Istruzione, dell Università e della Ricerca; nelle progettualità poste in essere dal gruppo di lavoro Co.Ge., volte all ottimizzazione dei processi amministrativi e gestionali delle Istituzioni Scolastiche; nel Protocollo MIUR-ABI, che concretizza i risultati conseguiti dal gruppo Co.Ge., con riferimento all automazione dei processi connessi alla gestione finanziaria delle scuole.
108 Il progetto Co.Ge. e il Protocollo MIUR ABI PROGETTO Co.Ge. Nel contesto di una generale ottimizzazione dei processi amministrativi e gestionali delle Istituzioni Scolastiche, il gruppo di lavoro ha operato nell ambito della valorizzazione delle relazioni tra scuole e mondo bancario, sia in termini di automazione della gestione dei flussi di cassa, sia in un ottica più strategica di costruzione di un colloquio strutturato volto a promuovere sistemi di finanziamento dell Istruzione attraverso la collaborazione con le banche. PROTOCOLLO MIUR-ABI Il protocollo sancisce la collaborazione sistematica tra ABI e MIUR, volta sia a consolidare i risultati raggiunti nella creazione di sistemi evoluti di gestione degli incassi e dei pagamenti, sia ad operare interventi più profondi di rivoluzione delle modalità di interazione fra Istituzioni Scolastiche e banche, con particolare attenzione al tema delle operazioni finanziarie sulla liquidità e i crediti per progetti formativi.
109 La nuova Convenzione di Cassa Il nuovo schema di Convenzione di Cassa nasce dalla sinergia tra MIUR ABI e il gruppo di lavoro Co.Ge., nell ottica del processo di evoluzione intrapreso dal comparto Istruzione. L obiettivo di fondo è di evolvere il rapporto tra il mondo bancario e quello delle Istituzioni Scolastiche. Il nuovo schema di convenzione è suddiviso in 20 articoli: 1. AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA 2. OGGETTO DELLA CONVENZIONE 3. CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO 4. RISCOSSIONI 5. PAGAMENTI 6. PAGAMENTI CON CARTE 7. GESTIONE DELLE LIQUIDITÀ 8. ANTICIPAZIONE DI CASSA 9. APERTURE DI CREDITO PER PROGETTI FORMATIVI 10. FIRME E TRATTAMENTO DATI PERSONALI 11. TRASMISSIONE DI ATTI E DOCUMENTI 12. AMMINISTRAZIONE TITOLI E VALORI 13. VERIFICHE 14. TASSI DEBITORI E CREDITORI 15. COMPENSO E SPESE DI GESTIONE 16. IMPOSTA DI BOLLO 17. DURATA DELLA CONVENZIONE 18. STIPULA DELLA CONVENZIONE 19. RINVIO, CONTROVERSIE E DOMICILIO DELLE PARTI 20. NORMA TRANSITORIA
110 I fattori di innovazione Redditività del capitale impegnato a MIGLIORAMENTO DELLA REDDITIVITÀ DEL CAPITALE IMPEGNATO La scuola, nell ambito delle risorse finanziarie disponibili ad esclusione di quelle trasferite dallo Stato, può concordare con la banca l effettuazione di operazioni di gestione finanziaria della liquidità che assicurino la conservazione del capitale impegnato e per un tempo non superiore alla disponibilità delle risorse stesse. La scuola, può migliorare la redditività del capitale impegnato, concordando con la banca tempi e modalità di vincolo delle giacenze. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 2 (OGGETTO DELLA CONVENZIONE) Art. 7 (GESTIONE DELLE LIQUIDITÀ)
111 I fattori di innovazione Digitalizzazione delle operazioni b DIGITALIZZAZIONE DELLE OPERAZIONI DI INCASSO E DI PAGAMENTO Lo scambio dei dati tra scuola e banca avviene attraverso sistemi informatici I precedenti ordinativi di incasso e di pagamento, in forma cartacea, sono sostituiti dall Ordinativo Informatico Locale (OIL), strumento di automatizzazione dell iter amministrativo adottato dalle scuole per l ordinazione delle entrate e delle spese all istituto cassiere Evoluzione delle componenti correlate all OIL: dotazione firma digitale, creazione e gestione dei codici personali di accesso RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 3 (CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO) Art. 4 (RISCOSSIONI) Art. 5 (PAGAMENTI)
112 I fattori di innovazione Strumenti di incasso evoluti c INTRODUZIONE DI STRUMENTI DI INCASSO EVOLUTI (MAV, RID, POS) La scuola può dotarsi di strumenti di incasso evoluti al fine di ottimizzare e velocizzare le fasi di riscossione Tra gli strumenti individuati, si evidenziano: 1.Servizio MAV (pagamento Mediante Avviso): permette di effettuare l'incasso crediti attraverso la spedizione, ai debitori, di bollettini pagabili presso sportello bancario o ufficio postale. 2.RID (Rapporto Interbancario Diretto): servizio di incasso crediti basato su un'autorizzazione continuativa conferita dal debitore alla banca di accettare gli ordini provenienti da un creditore. 3.Incasso domiciliato: servizio che consente di impartire disposizioni telematiche di incasso a scadenza ed importo predeterminati, pagabili dai debitori sin dal giorno successivo all'invio. 4.Acquiring (POS fisico e virtuale): soluzioni per la gestione dei pagamenti con carte di credito o debito. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 4 (RISCOSSIONI)
113 I fattori di innovazione Strumenti di pagamento evoluti d INTRODUZIONE DI STRUMENTI DI PAGAMENTO EVOLUTI (CARTE DI CREDITO) La scuola può dotarsi di strumenti di pagamento evoluti al fine di evitare l utilizzo di contanti; può essere richiesto alla banca il rilascio di carte aziendali di credito, di debito e prepagate. La scuola dovrà trasmettere alla banca il provvedimento con il quale vengono individuati i soggetti autorizzati ad effettuare i pagamenti con carte nonché i limiti di utilizzo. Ai sensi dell art. 14 comma 1 del D.I. 44/2001, tali strumenti di pagamento possono essere utilizzati in caso di: o organizzazione di viaggi di istruzione; o rappresentanza dell'istituto scolastico in Italia e all'estero; o organizzazione e partecipazione a seminari e convegni. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 6 (PAGAMENTI CON CARTE)
114 I fattori di innovazione Anticipazioni di cassa e MODIFICHE AL SERVIZIO DI ANTICIPAZIONE DI CASSA Nel caso di mancata disponibilità di fondi ed al fine di sopperire a momentanee esigenze di cassa, la scuola può richiedere alla banca una anticipazione di cassa, pari ad una % dei trasferimenti erogati a titolo di dotazione ordinaria. Viene quindi sostituita la precedente modalità operativa che prevedeva un anticipazione per il pagamento dei mandati relativi alle retribuzioni del personale in servizio presso l Istituto e al versamento delle ritenute previdenziali, assistenziali ed erariali nel limite massimo di due mensilità Gli interessi a carico della scuola sulle somme anticipate, decorrono dalla data dell effettivo utilizzo della somma. La banca procede all immediato rientro delle anticipazioni utilizzate non appena si verifichino entrate. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 8 (ANTICIPAZIONE DI CASSA)
115 I fattori di innovazione Aperture di credito f INTRODUZIONE DEL SERVIZIO DI APERTURA DI CREDITO La banca, su richiesta dell Istituzione Scolastica e sulla base dell erogazione di finanziamenti statali o comunitari, può concedere, alle migliori condizioni di mercato da concordare di volta in volta, aperture di credito finalizzate alla realizzazione di progetti formativi. La richiesta deve essere corredata dalla documentazione attestante la conclusione dell iter autorizzativo dei progetti e la data della conseguente erogazione dei finanziamenti statali o comunitari. La durata massima del servizio è di 18 mesi. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 9 (APERTURE DI CREDITO PER PROGETTI FORMATIVI)
116 I fattori di innovazione Durata della convenzione g PREDETERMINAZIONE DELLA DURATA DELLA CONVENZIONE L articolo 17 individua la durata massima della convenzione di cassa tra scuola e banca, nel limite massimo di 3 anni, prorogabile per un periodo massimo di 6 mesi. Sostituisce l articolo 13 del precedente schema di convenzione, che non prevedeva una predeterminazione della durata massima dell accordo tra Istituzione Scolastica e banca. RIFERIMENTI CONVEZIONE DI CASSA Art. 17 (DURATA DELLA CONVENZIONE)
117 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 117
118 I fattori di innovazione a MIGLIORAMENTO DELLA REDDITIVITÀ DEL CAPITALE IMPEGNATO b DIGITALIZZAZIONE DELLE OPERAZIONI DI INCASSO E DI PAGAMENTO c INTRODUZIONE DI STRUMENTI DI INCASSO EVOLUTI (MAV, RID, POS) d INTRODUZIONE DI STRUMENTI DI PAGAMENTO EVOLUTI (CARTE DI CREDITO) e MODIFICHE AL SERVIZIO DI ANTICIPAZIONE DI CASSA f INTRODUZIONE DEL SERVIZIO DI APERTURA DI CREDITO g PREDETERMINAZIONE DELLA DURATA DELLA CONVENZIONE
119 Premessa Le istruzioni per il rinnovo degli inventari e la rivalutazione dei beni fornite con la circolare n. 8910, 2 dicembre 2011 mirano a: Assicurare uniformità di comportamento e di procedimento Dare maggiore significatività alle scritture contabili obbligatorie Rendere omogenee le risultanze inventariali Migliorare l'attività di vigilanza sui beni stessi.
120 Quadro Normativo (1/3) In applicazione dell'art. 21 della Legge n. 59/1997 e dell'art. 2 del D.P.R. n. 233/1998 alle istituzioni scolastiche è stata attribuita personalità giuridica e autonomia amministrativa. L'acquisizione della personalità giuridica ha reso le istituzioni scolastiche capaci di essere titolari di diritti reali su beni immobili e mobili. La gestione dei beni di proprietà delle istituzione scolastiche trova disciplina nel Titolo II del Regolamento concernente le istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (D.I. 44/2001)
121 Quadro Normativo (2/3) Le disposizioni in materia di tenuta degli inventari sono contenute negli articoli dal 23 al 28 del Titolo II del Regolamento Contabile (D.I. 44/2001) Ai sensi dell'art. 24, comma 9 del Regolamento contabile (D.I. 44/2001) ogni dieci anni si procede al rinnovo degli inventari ed alla rivalutazione dei beni posseduti.
122 Quadro Normativo (3/3) Il DPR 4 agosto 2001, n. 352 modificativo dell'articolo 12, comma 4, del DPR 8 marzo 1999, n 275, ha stabilito, tra l'altro, l'applicazione del D.I. n. 44/2001 con decorrenza 1 settembre Di conseguenza, nell'anno 2002, le istituzioni scolastiche autonome, per lo svolgimento dell'attività finanziaria connessa con l'esercizio delle funzioni istituzionali, hanno predisposto per la prima volta il programma annuale come indicato dal comma 3 dell'articolo 2 del D.I. 44/2001. Ai fini della Tenuta degli Inventari e della Stesura del Programma Annuale il Regolamento contabile è, quindi, entrato in vigore il 1 gennaio Pertanto, Il termine decennale per il rinnovo degli inventari e la rivalutazione dei beni, previsto dall'art. 24, comma 9 del Regolamento Contabile coincide con la situazione dei beni esistente al 31 dicembre 2011.
123 Ambito di Applicazione Ambito di Applicazione Soggettivo Oggettivo Tutte le Istituzioni Scolastiche Beni che costituiscono Il Patrimonio delle II.SS
124 Esclusi dall Applicazione Soggettivo Esclusi dall'applicazione - I.S della Regione Sicilia - I.S delle Province di Trento e Bolzano - I.S della Regione Valle d'aosta - Convitti Nazionale ed Educandati femminili dello Stato - Scuole statali annesse ai Convitti - Scuole ed istituti a carattere atipico di cui alla parte I tit. II capo III, del d.l.vo 297/94: Istituto statale romagnoli per educatori minorati vista Istituti per sordomuti e istituti per non vedenti Scuola nazionale professionale di massofisioterapia Oggettivo i beni appartenenti al patrimonio dello Stato, degli Enti locali o di altri soggetti e da questi concessi in uso (art. 23, comma 2, del D.I. 44/2001)
125 Patrimonio delle Istituzioni Scolastiche Patrimonio delle Istituzioni Scolastiche Immobili: sono quelli che non possono essere spostati normalmente da un luogo all'altro senza che ne resti alterata la loro struttura e destinazione Beni Immobili sono, secondo l'art. 812 c.c., il suolo, le sorgenti, i corsi d'acqua, gli alberi, gli edifici e le altre costruzioni, anche se unite a scopo transitorio al suolo e, in genere, tutto ciò che è naturalmente o artificialmente incorporato al suolo. Sono, altresì, reputati immobili per determinazione di legge i mulini, i bagni e gli altri edifici galleggianti quando sono saldamente assicurati alla riva o all'alveo e sono destinati ad esserlo in modo permanente per la loro utilizzazione. Beni mobili: si ricavano per esclusione. Ai sensi dell'art 24, 1 comma i beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche si distinguono in immobili e mobili secondo le norme del Codice civile.
126 Inventariazione beni di proprietà delle Istituzioni Scolastiche A norma degli articoli 24 e 29 del D.I. 44/2001 i beni di proprietà delle istituzioni scolastiche devono essere iscritti in distinti inventari, Precisamente sono: - BENI MOBILI I beni mobili si iscrivono in inventario: In ordine cronologico con numerazione progressiva ed ininterrotta con elementi idonei a qualificarne la: - Categoria - Provenienza - Ubicazione - Quantità o numero - Stato di conservazione - Valore - Eventuale rendita - BENI IMMOBILI - BENI DI VALORE STORICO ARTISTICO - LIBRI E MATERIALE BIBLIOGRAFICO - VALORI MOBILIARI
127 Categorie di Beni Mobili Categorie Beni Mobili (circ. M.P.I. n. 253/2000) Categorie Beni Mobili (circ. M.I.U.R. n. 8910/2011) I Beni costituenti le dotazioni di ufficio (mobilio, suppellettili ed arredamenti del convitto) I Beni mobili costituenti la dotazione degli uffici (mobili, arredi e complementi di arredi), beni mobili per uso specifico, quali laboratori, officine, etc. II Libri e pubblicazioni, ecc. (biblioteca) III Materiale scientifico, di laboratorio, etc. (Musei, gabinetti e laboratori scientifici, materiale didattico e scientifico, macchine e attrezzi dei laboratori ed officine industriali) III Materiale scientifico, di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche, etc. IV Beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario, etc.) V Mezzi di trasporto (automezzi, natanti, etc.)
128 Beni mobili Registrati (libretto di bordo R.D. n. 746/1926) Categorie Beni immobili dati catastali, valore ed Libri e Materiale eventuale rendita, Bibliografico eventuale esistenza si inventariano di diritti a favore quelli non destinati di terzi, alle biblioteche di classe destinazione d'uso e alla consultazione quotidiana e utilizzo attuale Valori mobiliari registrati specificando: tipologia, valore, emittente e scadenza del titolo Beni di valore storico-artistico (conservare con cura i documenti che attestino l'avvenuta stima del valore e ogni altro elemento utile ad individuarne la specifica qualificazione
129 Categorie TIPOLOGIA INVENTARIO CATEGORIA SOTTOCATEGORIA % BENI Note BENI MOBILI DOT AZIONI (Beni mobili costituenti la dotazione degli uffici, delle tipografie dei laboratori, delle officine, dei centri meccanografici ed elettronici con i relativi supporti e pertinenze non aventi carattere didattico) MAT ERIALI ( Materiale scientifico, di laboratorio didattico, oggetti di valore, metalli preziosi, strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche) 10 MACCHINARI PER UFFICIO 20 MACCHINARI 20 TRAPANI, TAGLIAERBA E ATTREZZATURE DA GIARDINAGGIO ECC. IMPIANTI E ATTREZZATURE 5 20 PC, T ABLET, NOT EBOOK, NET BOOK, ST AMPANT I, FOT OCOPIAT RICI, 25 FAX, SERVER, UNIT À DI BACKUP, HARD DISK EST ERNI, L.I.M. Uso Didattico VIDEOPROIET T ORI, SCANNER, VIDEOCAMERE, FOT OCAMERE, ECC. MICROSCOPI, T ELESCOPI, SPET T ROFOT OMET RI, MODELLI DI SCHELET RI, PLANET ARI, LAVAGNE LUMINOSE, DIAPROIET T ORI, 5 PROIET T ORI, IMPIANT I DI AMPLIFICAZIONE, FORNI, T ORNI, PRESSE, AT T REZZAT URE AGRICOLE, T UT E DI PROT EZIONE, MASCHERE PER Uso Didattico L'ELET T ROSALDAT URA, OCCHIALI DI PROT EZIONE, CASCHI DI PROTEZIONE, CAMICI, SCARPE ANTINFORTUNISTICA, ECC. STRUMENTI MUSICALI 20 BATTERIE, PIANOFORTI, VIOLINI, TROMBE, ECC. METALLI PREZIOSI n.p. ANIMALI 20 BOVINI, OVINI, SUINI ECC. OPERE DELL'INGEGNO E BENI IMMATERIALI 20 SOFTWARE PRODOTTO MEZZI DI TRASPORTO MOBILI E ARREDI PER UFFICI, PER ALLOGGI E PERT INENZE, PER LOCALI AD USO SPECIFICO EQUIPAGGIAMENT O E VEST IARIO HARDWARE E SUPPORT I AUDIOVISIVI PER AT T IVIT A' DIDAT T ICHE BENI IMMOBILI BENI IMMOBILI BENI IMMOBILI n.p. BENI DI VALORE ST ORICO ART IST ICO BENI DI VALORE ST ORICO ART IST ICO IMPIANT I E AT T REZZAT URE PER ATT IVIT A' DIDAT T ICHE MEZZI DI T RASPORT O STRADALI LEGGERI MEZZI DI T RASPORT O ST RADALI PESANT I ED AUTOMEZZI AD USO SPECIFICO MEZZI DI T RASPORT O AEREI E MARIT T IMI BENI DI VALORE ST ORICO ART IST ICO MATERIALE BIBLIOGRAFICO MATERIALE BIBLIOGRAFICO MATERIALE BIBLIOGRAFICO BUS, PULMINI, CAMION, TRATTORI E MACCHINARI AGRICOLI ECC. 5 VELIVOLI, BARCHE A VELA, BARCHE A MOTORE ECC. VALORI MOBILIARI VALORI MOBILIARI VALORI MOBILIARI n.p. PARTECIPAZIONI, ALTRI TITOLI n.p. ARMADI, ARMADI A GIORNO, VET RINE, CASSEFORT I, CASSET T E PORT AVALORI, CASSET T IERE, SCRIVANIE, DIVANI, LIBRERIE, PANCHE, POLT RONE, SEDIE, PORT A COMPUT ER, PORT A ST AMPANT E, TAVOLI, APPENDI ABITI, PORTA OMBRELLI ECC. PC, T ABLET, NOT EBOOK, NET BOOK, CELLULARI, T ELEFONI, ST AMPANT I, FOT OCOPIAT RICI, FAX, T ELEX, DIST RUGGI DOCUMENT I, SERVER, UNIT À DI BACKUP, VIDEOPROIET T ORI, SCANNER, VIDEOCAMERE, FOT OCAMERE, PROIET T ORI, SCHERMI DI PROIEZIONE, LAVAGNE LUMINOSE, DIAPROIETTORI ECC. IMPIANT I DI RISCALDAMENT O E CONDIZIONAMENT O; IMPIANT I T ELEFONICI, IMPIANT I D'ALLARME (OVE DI PROPRIET À DELLA SCUOLA) ECC. CARRELLO PORT A SCOPE, T UT E DI PROT EZIONE, SCARPE ANT INFORT UNIST ICA, VEST IARIO PER USO NON DIDAT T ICO ECC. ORO, ARGENT O E BENI COMPOST I DA MET ALLI DI PREGIO, OGGET T I D'ARTE ECC. BREVET T I E OPERE DI INGEGNO PRODOT T I DALLA SCUOLA O PER CUI SIANO ST AT I ACQUIST AT I I DIRIT T I DI SFRUT T AMENT O, SOFT WARE DI PROPRIETÀ, CONCESSIONI, DIRITTI DI SFRUTTAMENTO MARCHI ECC BICICLET T E, T ANDEM, AUT OVET T URE, MOT OVEICOLI, CICLOMOT ORI ECC. T ERRENI, FABBRICAT I AGRICOLI, INDUST RIALI, URBANI, DIRIT T I REALI DI GODIMENTO DIPINT I, AFFRESCHI, SCULT URE, ST AT UE, DISEGNI, INCISIONI, GIOIELLI, ARGENTI, VETRI, VASI, PORCELLANE, ARREDI E ARAZZI ECC. LIBRI E MAT ERIALE BIBLIOGRAFICO NON APPART ENENT I ALLE BIBLIOT ECHE DI CLASSE E NON UT ILIZZAT I PER LA CONSULT AZIONE QUOTIDIANA ECC. Uso Amministrativo
130 Categorie Pubblicazioni periodiche Bollettini ufficiali Riviste Beni non inventariabili Materiale didattico Cancelleria Piccole calcolatrici Materiale per le pulizie Portapenne, Cestini, scope Facile Consumo Timbri, Stampati Piccole taglierine Floppy, dvd, Etc. Oggetti fragili Materiali Minuti di laboratorio Audiocassette Videocassette cd
131 Biblioteche di Classe e Materiali dei laboratori e delle officine Biblioteche di Classe I beni costituenti le biblioteche di classe - per lo più libri e dizionari, ma anche regoli, atlanti, normografi, eccetera, conservati per una consultazione immediata nel corso delle lezioni - non sono soggetti ad inventariazione. La mancata inventariazione non comporta, ovviamente, l'abdicazione delle funzioni di vigilanza e di tutela sui beni appartenenti a ciascuna Istituzione scolastica statale I singoli regolamenti interni - adottati a norma dell'articolo 10, comma 3, del decreto legislativo 16 aprile 1994, n dovranno prevedere apposite regole per monitorare, in particolare, l'uso, la conservazione, l'acquisizione, il reintegro e la dismissione dei beni delle biblioteche di classe. Materiali dei laboratori e delle officine Per tali beni dovranno essere seguite le ordinarie modalità di inventariazione. Per ragioni di opportunità e trasparenza, i docenti affidatari che, a norma dell'articolo 27 del 'Regolamento', hanno avuto l'incarico della custodia del materiale in argomento assistono i membri della commissione durante la fase della ricognizione.. Della presenza o dell'assenza - malgrado l'invito formale - dovrà essere dato atto nel pertinente verbale relativo alle operazioni materiali svolte.
132 Rinnovo Inventari STEP 1 Nomina Commissione per il Rinnovo degli Inventari STEP 2 Ricognizione dei Beni STEP 3 Sistemazioni Contabili STEP 4 Aggiornamento dei valori STEP 5 Redazione nuovi Inventari
133 Rinnovo Inventari STEP 1 STEP 1 Nomina Commissione per il Rinnovo degli Inventari Con atto formale del D.S. 3 componenti: - D.S. - D.S.G.A - Doc/ATA In casi particolari possono essere 5 Si insedia e stila il cronoprogramma dei lavori Tutta la documentazione inerente ai lavori della Commissione dovrà restare agli Atti d'ufficio Il D.S. valuta la necessità di impiegare altro personale per coadiuvare la Commissione nella fase della Ricognizione dei Beni
134 Rinnovo Inventari STEP 2 I lavori della Commissione sono sintetizzati in apposit Processo Verbale (pv/base) STEP 2 Ricognizione dei Beni Non è indispensabile la contemporanea presenza di tutti i componenti la Commissione La Commissione Al pv/base si allega: segnala notizie - pv/1 beni esistenti al concernenti lo - pv/2 beni mancanti Stato d'uso - pv/3 beni non più utilizzabili dei Beni o fuori uso - pv/4 beni immobili e valori mobiliari
135 Rinnovo Inventari STEP 3 Beni rinvenuti durante la ricognizione corrispondono a quelli iscritti in invenrio: E' Sufficiente aggiornare il valore dei beni ed eventualmente le notizie relative all'ubicazione ed alla categoria STEP 3 Sistemazioni Contabili Rinvenuti, ma non iscritti in Inventario, si verifica la legittimità del titolo giuridico e si procede con l'assunzione in carico Mancanti, il DS attiva la procedura prevista dall'art. 26 D.I. 44/2001 Beni rinvenuti non corrispondono a quelli iscritti in inventario Errori di scritturazione, si procede con le opportune correzioni
136 Rinnovo Inventari STEP 4 Applicando il procedimento dell'ammortame nto Non si aggiorna il valore dei beni acquisiti nel secondo semestre 2011 Per tutti i beni acquisiti fino al convenzionalment e il valore del bene si aggiorna dal 2008 Aliquote annuali come da circolare n. 4/RGS del STEP 4 Aggiornamento dei valori L'aliquota annua si applica sul costo storico Il criterio dell'ammortamento non si applica a: Beni immobili, Valori mobiliari, Beni di valore storicoartistico
137 Rinnovo Inventari STEP 5 Elencazione di tutti i beni esistenti al Tutti i nuovi inventari Previsti dall'art 24 D.I. 44/2001 Sui beni mobili materiali si applica Il nome I.S., il numero d'inventario E la categoria (o l'inventario) STEP 5 Redazione nuovi Inventari
138 Operazioni di riscontro Al termine delle operazioni di Rinnovo Inventariale i valori aggiornati dei beni risulteranno nei nuovi inventari al 1 gennaio Le variazioni complessivamente annotate in ciascuno degli inventari, chiusi al 31 dicembre 2011 devono corrispondere alle variazioni indicate nei modelli compilati dalla Commissione per il Rinnovo degli Inventari (totale delle colonne Differenza dei modelli PV/1 e PV/4) Sul Conto del Patrimonio (prospetto dell'attivo modello K) dovrà essere indicato il totale delle variazioni e il totale dei valori aggiornati dei beni.
139 Ulteriori operazioni di riscontro I Revisori dei Conti procederanno con controlli a campione per riscontrare la corrispondenza tra le risultanze inventariali (classificazione, valore, ecc) e l'effettiva esistenza dei beni mobili, dei libri e materiale bibliografico, nonché dei beni di valore storico-artistico (compresa esatta identificazione, cioè apposizione del numero d'inventario). Il controllo sui beni immobili sarà esclusivamente di tipo documentale, salvo eccezioni da motivare adeguatamente, richiedendo all'i.s. una visura ipocatastale aggiornata. Anche il controllo sui valori mobiliari sarà di tipo documentale (potrebbe trattarsi anche di valori dematerializzati) Le attività di riscontro sugli Inventari ad opera dei Revisori dei Conti non possono giustificare visite aggiuntive.
140 Esiti dei riscontri L'esito dei riscontri eseguiti, seppure in modo sintetico, sarà descritto nei pertinenti verbali dei revisori dei conti. Solo gravi irregolarità nelle operazioni di rinnovo degli inventari possono giustificare l'espressione di un parere negativo da parte dei revisori dei conti sul conto consuntivo dell'esercizio finanziario Rimangono impregiudicate, al di là del parere espresso sul conto consuntivo, tutte le azioni esperibili nei confronti dei presunti responsabili, finalizzate al reintegro di un eventuale danno patrimoniale subito dall'istituzione scolastica.
141 Inventario SIDI (1/10) Ricognizione OFF-Line Procedura ON-Line DB Inventario Vecchio Inventario Ricognizione Off-line Trasferiment o Dati Migrazione Dati altri Sistemi Beni Istituzioni Scolastiche Ricognizione On-line Nuovo Inventario
142 Inventario SIDI (2/10) La funzione di Ricognizione Off-Line effettua il censimento dei Beni facenti parte del patrimonio scolastico. La funzione può essere copiata in un pc portatile o un tablet ed in questo modo consentire, al personale scolastico preposto, di effettuare la Ricognizione Inventariale in maniera estremamente agevole. Il personale scolastico può infatti eseguire il sopralluogo in ogni ubicazione portando con se il pc portatile ed utilizzare la funzione Ricognizione Off-Line per censire velocemente i beni
143 Inventario SIDI (3/10) La Ricognizione Off-Line è un applicazione Excel composta da 4 fogli. I primi tre fogli, sono fondamentali per registrare in modo preciso e dettagliato ed in modo organizzato i Beni facenti parte dell Istituzione scolastica. Si deve quindi definire nel miglior modo possibile, in base alle esigenze dell Istituto, le SEDI, le UBICAZIONI e i MACRO ARTICOLI.
144 Inventario SIDI (4/10) Foglio excel per inserimento dati Sedi Foglio excel per inserimento dati Ubicazioni
145 Inventario SIDI (5/10) Foglio excel per inserimento dati Macro Articolo Foglio excel per inserimento dati Bene Inventariabile
146 Inventario SIDI (6/10) La nuova applicazione «Gestione Inventario» cambia look, con una nuova veste grafica si presenta rinnovata nella struttura e nella navigazione. Estremamente intuitivo, un modo più veloce e semplice per avere a portata di mano tutto ciò che serve.
147 Inventario SIDI (7/10) Nella nuova applicazione «Gestione Inventario» saranno disponibili una serie di pulsanti di aiuto on-line di diverso livello. Help a livello di Applicazione Help a livello di Funzione Help a livello di Campo Blog - Inventario Tasti rapidi richiamo funzioni di maggior utilizzo
148 Inventario SIDI (8/10) Inoltre saranno disponibili e sempre attivi, una serie di indicatori riguardanti le attività Inventariali. Questi indicatori segnalano la quantità di Beni inseriti, validi e da rettificare, suddivisi per Tipologia Inventario. Altri indicatori segnalano invece lo stato dell attività in corso, e le possibili funzioni attivabili. Questi due simboli, presenti nella videata in basso a sinistra indicano: se è stato effettuato un trasferimento dati dal Foglio Excel (Ricognizione Off-Line) al Data Base in rete se è stata effettuata una migrazione dati da altri archivi
149 Inventario SIDI (9/10) Nella nuova «Gestione Inventario» il menù è posizionato nella barra orizzontale in alto nello schermo, ed il primo livello è organizzato in tre macro titoli. Selezionando una delle voci presente nel primo livello, si aprirà una «tendina» che renderà disponibili un altra serie di funzioni. Il menù ha uno scorrimento orizzontale, è consente di avere a disposizione le voci legate all argomento selezionato. Le singole operazioni, (riguardanti la voce selezionata), sono disponibili nei tab della finestra attiva al centro dello schermo.
150 Inventario SIDI (10/10) Menù «Gestione Inventario» e relative funzioni. «Attività di supporto» «Inventario» «Stampe» Inoltre è attiva una nuova modalità di segnalazione anomalie ed esiti proceduralidi
151 Agenda Premessa La Circolare n. 2233/2012 Sintesi contenuti Approfondimento raccordo dati inventario con modello K
152 Premessa L attribuzione alle Istituzioni Scolastiche di personalità giuridica e autonomia amministrativa, e pertanto della titolarità di diritti reali su beni immobili e mobili (L. n. 59/1997 e D.P.R. n. 233/1998), rende rilevante la capacità da parte delle scuole di attuare una gestione appropriata del patrimonio, che si sostanzia non solo nella capacità di tutela e utilizzo adeguato dei beni, bensì anche nell esatta e completa identificazione / catalogazione dei beni e nella corretta individuazione del valore ad essi correlato. Gli aspetti connessi alla gestione patrimoniale delle Istituzioni scolastiche sono disciplinati: in via generale, nel Regolamento concernente le "Istruzioni generali sulla gestione amministrativo - contabile delle istituzioni scolastiche (Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001, n. 44), Titolo II. in modalità più specifica, nella Circolare Ministeriale n del 1 dicembre 2011, che fornisce istruzioni in materia di rinnovo degli inventari dei beni appartenenti alle Istituzioni Scolastiche.
153 La Circolare n. 2233/2012 La Circolare n del , redatta dal MIUR con la collaborazione tecnica del Ministero dell Economia e delle Finanze, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale di Finanza, è finalizzata, in aggiunta alla normativa precedentemente citata, a fornire chiarimenti ed indicazioni operative con riferimento ad alcuni aspetti della gestione dei beni appartenenti alle Istituzioni Scolastiche statali. La Circolare, relativamente agli aspetti di gestione dell inventario, si articola nei seguenti capitoli: 1. ASPETTI RELATIVI ALLA GESTIONE DEI BENI MOBILI 2. IL DIRETTORE NELLA FUNZIONE DI CONSEGNATARIO 3. PASSAGGIO DI CONSEGNE 4. ISTITUZIONI SCOLASTICHE OGGETTO DI PROVVEDIMENTI DI DIMENSIONAMENTO 5. RICOGNIZIONE DEI BENI MOBILI 6. ELIMINAZIONE DEI BENI DALL INVENTARIO
154 Sintesi contenuti Il Direttore nella funzione di consegnatario La funzione di consegnatario è affidata dal D.I. 44/2001 al Direttore (articolo 24, comma 7), senza la necessità di un atto di nomina e indipendentemente dalla formalizzazione del passaggio di consegne con il precedente Direttore. Il Direttore non può delegare la sua funzione di consegnatario e permane come unico responsabile della gestione di tutti i beni, anche in caso di nomina di consegnatari ausiliari. La nomina di eventuali consegnatari ausiliari è effettuata dal Direttore su indicazione vincolante del Dirigente Scolastico, così come accade per i docenti affidatari di cui all'art. 27 del D.I. 44/2001.
155 Sintesi contenuti Passaggio di consegne Ai sensi dell art. 24 comma 8 del D.I. 44/2001, il passaggio di consegne deve essere effettuato tra il Direttore cessante e il Direttore subentrante mediante ricognizione materiale dei beni, in presenza del Dirigente Scolastico e del presidente del Consiglio di istituto. Ai fini delle trasparenza, il passaggio di consegne deve essere formalizzato in apposito verbale, con evidenza della tipologia, quantità e valore complessivo dei beni inventariati. Il passaggio di consegne deve essere effettuato entro 30 giorni dal momento in cui il Direttore entrante abbia assunto l incarico. Il Dirigente Scolastico è tenuto ad adottare le idonee iniziative per consentire il rispetto di predetto termine. In caso di mancata partecipazione del Direttore uscente al passaggio di consegne, il Dirigente Scolastico e il Direttore subentrante, con l assistenza del Presidente del Consiglio d Istituto, procedono a redigere e sottoscrivere il verbale di passaggio di consegne, avendo cura di esplicitare e documentare le ragioni del procedimento adottato. Nel caso in cui non si verifichi il formale passaggio di consegne, il Direttore subentrante è corresponsabile in solido, unitamente al Direttore uscente, della gestione patrimoniale.
156 Sintesi contenuti Istituzioni Scolastiche oggetto di provvedimenti di dimensionamento Come specificato dalla nota 30 luglio 2010, n. 8409, nel caso di provvedimenti di dimensionamento (cessazioni, accorpamenti, fusioni, ecc.), per quanto attiene alla gestione del patrimonio e in particolare al trasferimento di gestione tra consegnatari, si seguono le disposizioni del D.I. 44/2001, art. 24 comma 8, in tema di passaggio di consegne. In particolare, deve essere sempre redatto un apposito verbale che formalizza l avvenuta consegna dei beni tra i consegnatari interessati, con la sottoscrizione anche del Dirigente Scolastico dell Istituzione cedente. L elenco dei beni riportato nel passaggio di consegne costituisce titolo valido per il discarico degli stessi dall inventario di provenienza e il corrispondente carico nelle scritture dell Istituzione destinataria o, nel caso di costituzione ex novo di una Istituzione scolastica statale, per l impianto nelle relative scritture.
157 Sintesi contenuti Ricognizione dei beni mobili La ricognizione dei beni mobili scaturisce generalmente dalle seguenti circostanze: scadenza del termine quinquennale dall ultima ricognizione (art. 24, comma 9, del D.I. 44/2001); passaggio di consegne (art.24, comma 8, del D.I. 44/2001); iniziativa del Direttore. La ricognizione consiste nel riscontro tra le risultanze dell inventario e la situazione effettiva, attraverso un controllo fisico dei beni. L esito della ricognizione deve essere formalizzato in apposito documento, nel quale devono essere descritte le operazioni compiute e la situazione accertata. Il documento di cui sopra deve essere sottoposto al visto del Dirigente Scolastico, che, sulla base delle risultanze emerse, provvede ad adottare gli eventuali provvedimenti necessari alla tutela dei beni ovvero al loro reintegro, fornendo adeguata e tempestiva informazione al Consiglio di Istituto (o di Circolo).
158 Sintesi contenuti Eliminazione dei beni dall inventario (1/5) Il procedimento per l eliminazione dei beni mobili dall inventario è disciplinato principalmente dagli articoli del D.I. 44/2001 In linea generale, Il discarico dei beni mobili presuppone un apposito provvedimento, adottato dal Dirigente Scolastico, corredato dalla documentazione giustificativa, il quale deve indicare, in caso di mancanze o danneggiamenti, l obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili ovvero l avvenuto accertamento dell inesistenza di cause di responsabilità amministrativa, dandone adeguata motivazione. Per quanto riguarda le modalità operative di discarico, possono essere individuate due diverse tipologie di procedimenti, a seconda che il bene da eliminare dall inventario sia nel possesso giuridico e materiale dell Istituzione scolastica statale o meno: beni inutilizzabili o, al contrario, ancora integri e comunque suscettibili di riuso (materiali di risulta, beni fuori uso, beni obsoleti e beni non più funzionali). beni illecitamente sottratti oppure perduti per eventi fortuiti (furto o mancato rinvenimento riconducibile a furto, forza maggiore o mancato rinvenimento riconducibile a forza maggiore).
159 Sintesi contenuti Eliminazione dei beni dall inventario (2/5) MATERIALI DI RISULTA E BENI FUORI USO Si riportano di seguito le principali azioni da effettuare per il discarico dei beni: relazione del Direttore al Dirigente Scolastico; verbale della Commissione per il fuori uso ; provvedimento del Dirigente Scolastico per la cessione o l eliminazione dei beni; accertamento, a cura del Dirigente Scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all obbligo di vigilanza o di custodia dei beni e consequenziali azioni di reintegro patrimoniale; vendita, con avviso da pubblicarsi nell albo dell Istituzione scolastica statale, ed aggiudicazione dei beni al miglior offerente; in caso di gara non andata a buon fine, cessione a trattativa riservata onerosa o gratuita; nell ipotesi in cui né la cessione a titolo oneroso né a titolo gratuito abbiano dato esito, destinazione dei beni allo smaltimento con provvedimento motivato del Dirigente Scolastico. NOTA: fermo restando l iter procedimentale delineato, il Dirigente Scolastico nell osservanza dei principi di economicità, efficacia e trasparenza che sorreggono l azione amministrativa avrà cura di valutare a monte, esclusivamente per i beni assolutamente inservibili e privi di alcun valore, la maggior proficuità di un diretto avvio alla discarica pubblica o allo smaltimento.
160 Sintesi contenuti Eliminazione dei beni dall inventario (3/5) BENI OBSOLETI E BENI NON PIÙ FUNZIONALI Si riportano di seguito le principali azioni da effettuare per il discarico dei beni: relazione del Direttore al Dirigente Scolastico; verbale della Commissione per il fuori uso ; provvedimento del Dirigente Scolastico per la cessione dei beni; vendita, con avviso da pubblicarsi nell albo dell Istituzione scolastica statale, e aggiudicazione al miglior offerente o vendita per mezzo di trattativa privata ad altri enti pubblici non economici; in ultima ipotesi, cessione gratuita dei beni soltanto ad un altra Istituzione scolastica statale
161 Sintesi contenuti Eliminazione dei beni dall inventario (4/5) FURTO (O MANCATO RINVENIMENTO RICONDUCIBILE A FURTO) Si riportano di seguito le principali azioni da effettuare in caso di furto: denuncia presentata da parte del Dirigente Scolastico alla locale autorità di pubblica sicurezza; relazione del Direttore al Dirigente Scolastico; accertamento, a cura del Dirigente Scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all obbligo di vigilanza o di custodia dei beni; provvedimento di discarico inventariale del Dirigente Scolastico; eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.
162 Sintesi contenuti Eliminazione dei beni dall inventario (5/5) FORZA MAGGIORE (O MANCATO RINVENIMENTO RICONDUCIBILE A FORZA MAGGIORE) Si riportano di seguito le principali azioni da effettuare in casi di forza maggiore: relazione del Direttore al Dirigente Scolastico; accertamento, a cura del Dirigente Scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all obbligo di vigilanza o di custodia dei beni; provvedimento di discarico inventariale del Dirigente Scolastico; eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.
163 Approfondimento raccordo dati inventario con modello K Facendo seguito alle Istruzioni per il rinnovo degli inventari e dei beni appartenenti alle Istituzioni scolastiche statali (Circolare n del 02/12/2011) e alle indicazioni operative presenti nella Circolare n del 02/04/2012, al fine di poter procedere ad una affidabile certificazione della consistenza degli elementi attivi e passivi del patrimonio, si ravvisa la necessità di esplicitare il legame tra le categorie e sottocategorie di inventario e le voci del Conto del Patrimonio presenti nel Modello K allegato al Conto Consuntivo. Tale legame tra le categorie e sottocategorie di inventario e le voci del Conto del Patrimonio presenti nel Modello K, viene riportato in apposito file excel.
164 Tipologia Inventario Categoria Sottocategoria % Beni Note Ex categ. Inven. SISSI Descrizione Attività Codici Conto Patrimoniale Armadi, armadi a giorno, vetrine, casseforti, cassette portavalori, cassettiere, scrivanie, divani, librerie, panche, poltrone, sedie, porta Mobili e arredi per uffici, per alloggi e pertinenze, per locali ad uso specifico 10 computer, porta stampante, tavoli, appendiabiti, porta ombrelli, ecc. 01 Mobilio 04 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali Macchinari per uso ufficio 20 PC, tablet, notebook netbook, cellulari, telefoni, stampanti, fotocopiatrici, fax, telex, distruggi documenti, server, unità di backup, videoproiettori, scanner, videocamere, fotocamere, proiettori, schermi di proiezione, lavagne luminose, diaproiettori, ecc. 01 Mobilio 04 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali Trapani, tagliaerba e attrezzature da giardinaggio, ecc I Beni mobili costituenti la dotazione degli uffici, delle tipografie dei laboratori, delle officicne, dei centri Macchinari 20 meccanografici ed elettronici con i relativi supporti e pertinenze non 04 Macchine ed attrezzi dei laboratori e delle officine 09 A II 002 Impianti e macchinario aventi carattere didattico Impianti di riscaldamento e condizionamento, impianti telefonici, impianti d'allarme (ove di proprietà della scuola) ecc. Macchine ed Impianti e attrezzature 5 04 attrezzi dei laboratori e 09 A II 002 Impianti e macchinario delle officine Carrello porta scope, tute di protezione, scarpe antinfortunistica, ecc. Macchine ed Equipaggiamento e vestiario attrezzi dei laboratori e 09 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali delle officine Hardware e supporti audiovisivi per PC, tablet, notebook, netbook, stampanti, fotocopiatrici, fax, server, Beni mobili attività didattiche 25 unità di backup, hard disk esterni, L.I.M., videoproiettori, scanner, videocamere, fotocamere, ecc. 03 Materiale didattico e scientifico 07 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali Microscopi, telescopi, spettrofotometri, modelli di scheletri, planetari, lavagne luminose, diaproiettori, proiettori, impianti di amplificazione, forni, torni, presse, attrezzature agricole, tute di protezione, maschere Impianti e attrezzature per attività didattiche 5 per elettrosaldatura, occhiali di protezione, caschi di protezione, camici, scarpe antinfortunistica, ecc. 02 Gabinetti e laboratori scientifici 09 A II 002 Impianti e macchinario Materiale scientifico, di laboratorio III didattico, oggetti di valore, metalli preziosi, strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche Strumenti musicali Batterie, pianoforti, violini, trombe, ecc. Gabinetti e laboratori 07 A II 002 Impianti e macchinario scientifici Metalli preziosi n.p. Oro, argento e beni composti da metalli di pregio, oggetti d'arte, ecc. 02 Materiale didattico e scientifico 08 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali Animali 20 Bovini, ovini, suini, equini, ecc. 02 Materiale didattico e scientifico 08 A II 003 Attrezzature industriali e commerciali Brevetti e opere di ingegno prodotti dalla scuola o per cui siamo stati acquistati i diritti di sfruttamento, software di proprietà, concessioni, IV Beni immateriali Opere dell'ingegno e software prodotto 20 diritti di sfruttamento marchi, ecc. 03 Materiale didattico e scientifico 08 A I 001 Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Mezzi di trasporto stradali leggeri 20 Biciclette, tandem, autovetture, motoveicoli, ciclomotori, ecc. V Mezzi di trasporto Mezzi di trasporto stradali pesanti ed automezzi ad uso specifico 10 Bus, pulmini, camion, trattori e macchinari agricoli ecc. 04 Macchine e attrezzi dei laboratori e delle officine (se 09 A II 004 Mezzi di Trasporto mezzi di trasporto) Mezzi di trasporto aerei e marittimi Velivoli, barche a vela, barche a motore, ecc. 5 Terreni, fabbricati agricoli, industriali, urbani, diritti reali di godimento Beni Immobili Beni Immobili Beni Immobili * Immobili 03 A II 001 Terreni e fabbricati n.p. Dipinti, affreschi, sculture, statue, disegni, incisioni, gioielli, argenti, Beni di valore storico artistico Beni di valore storico artistico Beni di valore storico artistico vetri, vasi, porcellane, arredi e arazzi, ecc. 06 Musei 06 A II 006 Altri beni Materiale bibliografico EX II Materiale bibliografico Materiale bibliografico 5 n.p. Libri e materiale bibliografico non appartenenti alle biblioteche di classe e non utilizzati per la consultazione quotidiana ecc. 05 Biblioteca 05 A II 006 Altri beni Valori mobiliari Valori mobiliari Valori mobiliari n.p. Partecipazioni, altri titoli. * 02 B III 001 Titoli dello stato 02 B III 002 Altri Titoli
166 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Analisi dei costi Modello costo base Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 167
167 I contenuti della nuova convenzione Definizione di un contratto standard che non contenga, come gli attuali, vincoli sul rimborso dei sinistri Un tetto massimo sui costi in base ai sinistri avvenuti nella scuola (risparmio stimato per le scuole 8 mln euro) Standardizzazione dei prodotti assicurativi (risparmio per le famiglie 10 mln euro) MIUR - DGPFB - Uff. II 168
168 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge MIUR - DGPFB - Uff. II 169
169 Intrascuola MIUR - DGPFB - Uff. II 170
170 Un processo ad oggi esistente ma confuso produzione acquisti manutenzioni Nuovi fondi per le scuole vendita marketing MIUR - DGPFB - Uff. II 171
171 Un filiera di produzione che genera valore agrari alberghieri itis licei Scuole turismo Convitti Producono in base alle esigenze degli alberghieri e convitti Garantiscono livelli di produzione anche per le mense/ricreazioni Acquistano in priorità dagli agrari Producono tramite le esercitazioni didattiche per le scuole Fanno manutenzione ed assistenza per le scuole Garantiscono la conservazione del patrimonio delle scuole Supportano la gestione dei prodotti anche via ecommerce Supportano la rete intrascuola nel marketing e nella comunicazione Realizzano iniziative didattiche residenziali sfruttando la rete intrascuola Garantiscono gli agganci con strutture residenziali anche internazionali Garantiscono ospitalità alle iniziative didattiche incrociate Fruiscono delle produzioni di alberghieri agrari ed itis MIUR - DGPFB - Uff. II 172
172 Con poco molto As is To be MIUR - DGPFB - Uff. II 173
173 Brand e gestione del Marchio MIUR - DGPFB - Uff. II 174
174 L idea Un progetto per la valorizzazione delle risorse del capitale immateriale degli Istituti Scolastici per aumentare la reputazione ed il brand e per alimentare fonti continuative di autofinanziamento. MIUR - DGPFB 175
175 Il percorso Costruire insieme una scuola nuova con un affermata identità e un significativo spirito di appartenenza degli alunni e delle famiglie. Gestendo strumenti di autofinanziamento e di comunicazione a disposizione degli Istituti per la loro crescita e autonomia. MIUR - DGPFB 176
176 I punti di attenzione La concentrazione degli Istituti infatti consentirà di avere scuole sempre più importanti dal punto di vista del numero di studenti iscritti e dal punto di vista della dimensione che sul «mercato» l Istituto stesso andrà ad assumere. I vantaggi che si potranno avere da una gestione opportuna e mirata della propria identità, del proprio brand, potranno essere importanti ed articolati. MIUR - DGPFB 177
177 I dati Da un indagine svolta all inizio dello scorso anno scolastico dall Osservatorio Nazionale Feder-consumatori è stato appurato che le famiglie spendono in media per un anno scolastico, oltre alla spesa destinata all acquisto dei libri, una cifra pari a 450 euro a studente, impiegata per l acquisto di zaino, astuccio, quaderni, quadernoni e materiale vario di cancelleria e abbigliamento. È subito evidente come, ad esempio, un Istituto che conti su 1000 iscritti, generi una possibile percentuale di guadagno davvero importante a livello di ritorno economico, ovvero circa euro annue per le casse dell Istituzione scolastica. Le scuole non riescono ad acquisire fondi per sponsorizzazioni salvo casi particolari perché l azienda non riconosce il «valore» del prodotto scuola. Da una ricerca svolta dalla DGPFB risulta che le imprese sarebbero interessate a sponsorizzare le scuole qualora ci fosse un chiaro filo conduttore verso le famiglie. MIUR - DGPFB 178
178 I primi passi È evidente che occorre strutturare il prodotto scuola affinché sia «vendibile» e soprattutto credibile verso terzi (ndr imprese e territorio). In primis quindi la creazione di una identità scolastica riconoscibile ed applicabile, tramite la rinnovata consapevolezza della famiglia dell importanza dell istituzione. MIUR - DGPFB 179
179 La base Creare un brand nuovo ed accattivante che sia riconosciuto ed accettato dagli alunni, magari facendo in modo che siano gli stessi a sceglierlo. MIUR - DGPFB 180
180 Il percorso: segue Farsi affiancare da una società di gestione del marchio che permetta di realizzare un percorso di comunicazione a costo zero per la scuola Attivare un meccanismo di ecommerce per veicolare i prodotti brandizzati e della scuola per un ritorno economico immediato Raccogliere tramite la società individuata le sponsorizzazioni di terzi MIUR - DGPFB 181
181 Abbasso la carta! MIUR - DGPFB - Uff. II 182
182 Le comunicazioni nelle scuole avvengono tutte in modalità cartacea Interne tra docenti (esempio ordini del giorno/servizio) Tra segreteria e docenti Tra docenti e studenti Tra segreteria e studenti L obiettivo è dematerializzare le comunicazioni della scuola
183 Un grande risparmio di tempo per le segreterie La dematerializzazione del cartaceo significa eliminare la carta trasformando i documenti in formato digitale. La convenienza può essere valutata in termini di rapporto tra costi e benefici considerando il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione. Ovviamente bisogna predisporre dei piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche. L obiettivo finale è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione documentale efficace e produttiva nella Scuola con la conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione. Si stima un risparmio medio di costi di euro per scuola annui
184 La firma digitale il client apre una comunicazione cifrata con la Tavoletta LCD sulla base di un algoritmo AES a 128 bit a chiave simmetrica. La chiave di comunicazione cambia all inizio di una nuova sessione. Lo scambio delle chiavi è ottenuto per mezzo dell algoritmo Diffie-Hellman-Merkle, che consente a due entità (DRIVER nel PC e PAD) di stabilire una chiave condivisa e segreta utilizzando un canale di comunicazione pubblico senza la necessità che le due parti si siano scambiate informazioni o si siano incontrate in precedenza. Cliente Operatore RAO Il cliente appone la firma sulla Tavoletta LCD in presenza dell operatore/rao
185 Accordo CONAD MIUR - DGPFB - Uff. II 186
186 Intercettare le risorse Il gruppo di lavoro COGE nei suoi contatti con il mondo delle imprese per la gestione dei progetti di fund raising ha avuto modo di entrare in relazione con CONAD (3000 punti vendita in tutta Italia) e condividere una proposta di promozione commerciale ma con un ritorno verso la scuola stessa. Infatti CONAD lancerà a breve una campagna di fidelizzazione la cui raccolta punti servirà per portare tecnologia a Scuola. Oltre tre milioni di euro saranno destinati per investimenti in tecnologia a favore delle scuole tramite l acquisto di laboratori didattici di informatica e di lingue. L iniziativa si rivolge principalmente alle scuole primarie e secondarie di primo grado. MIUR - DGPFB - Uff. II 187
187 Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Agenda Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole MIUR - DGPFB - Uff. II Cruscotto coge 188
188 Fatturazione elettronica 1/3 Modello scambio fatture per public procurement
189 Fatturazione elettronica 2/3 Il processo per la fatturazione elettronica nelle scuole
190 Fatturazione elettronica 3/3 I passi Il fornitore crea la fattura come un documento statico e non modificabile. Il fornitore appone il riferimento temporale e la firma digitale al documento prima di emettere la fattura trasmettendola in formato elettronico al Sistema di Interscambio (SDI). Il Sistema di Interscambio (SDI) dialoga con l IPA al fine di ricevere ulteriori informazioni relative all inoltro della fattura elettronica. Il Sistema di Interscambio (SDI) recapita la fattura elettronica al sistema informativo centralizzato SIDI. Il SIDI sottopone il documento alla verifica della firma per constatarne l integrità e, se non vi sono errori formali, invia al sistema di interscambio (SDI) una conferma/rifiuto di presa in carico entro i termini previsti. Il SIDI invia la fattura al sistema di conservazione sostitutiva, entro quindici giorni dall'emissione il responsabile della conservazione appone la marca temporale sull insieme delle fatture, o su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte delle fatture per chiudere il processo di conservazione. Il sistema SIDI predispone la fattura per renderla disponibile nell ambito dei Flussi SIIS. Il sistema localericeve la fattura elettronica grazie ai flussi realizzati nell ambito del progetto SIIS. Il sistema locale rende disponibile la fattura elettronica alla scuola. La scuola interroga il sistema locale dove trova la fattura elettronica trasmessa dal fornitore e i dati contabili della fattura inseriti direttamente nel sistema locale. La scuola invia il riscontro di acquisizione della fattura al SIDI tramite flussi SIIS.
191 Mercato Elettronico Consip 1/2 Accesso diretto dal SIDI AL MEPA di Consip tramite identità federata Navigando sul catalogo è possibile verificare l offerta di beni e/o servizi offerti sul MePA. I principali vantaggi del Mercato Elettronico sono: risparmi di tempo sul processo di acquisizione di beni e servizi sotto soglia trasparenza e tracciabilità dell intero processo d acquisto ampiamento delle possibilità di scelta per le Amministrazioni, che possono confrontare prodotti offerti da fornitori presenti su tutto il territorio nazionale soddisfazione di esigenze anche specifiche delle Amministrazioni, grazie a un ampia e profonda gamma di prodotti disponibili e la possibilità di emettere richieste di offerta Integrazione dei dati relativi all acquisto nel SIDI Bilancio
192 Mercato Elettronico Consip 2/2 Integrazione dei dati relativi all acquisto nel SIDI Bilancio
193 Verso un nuovo sistema in funzione delle esigenze delle scuole SIDI con attuale veste grafica MIUR - DGPFB - Uff. II 194
194 Verso un nuovo sistema in funzione delle esigenze delle scuole Nuova veste grafica e nuove modalita navigazione MIUR - DGPFB - Uff. II 195
195 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge MIUR - DGPFB - Uff. II 196
196 Situazione applicativa attuale
197 Situazione in divenire
198 Gestione Bilancio Architettura attuale Scuole 560 Scuole Queste scuole pagano mediamente annui ciascuna Scuole 420 Scuole Axios Bilancio Infoschool Bilancio Sissi Bilancio Argo Bilancio Internet SIDI Bilancio 380 Scuole Altri Sistemi Bilancio Nota: Il numero delle scuole per Fornitore è stato dedotto dai flussi di Bilancio Scuole Queste scuole non pagano nessun onere per l utilizzo del software pagina 199
199 Architettura attuale Criticità Manutenzione evolutiva/correttiva frammentata su diversi fornitori. Elevata gravosità economica pubblica. Eterogenea formazione tecnica del personale utente. Difficoltosa gestione tecnico/amministrativa da parte del MIUR: utilizzo di funzionalità e processi non omogenei da parte delle scuole per la gestione del Bilancio. I dati sul Bilancio risiedono in locale e devono essere inviati sul SIDI tramite flussi. pagina 200
200 Gestione Bilancio Nuova Architettura Scuola B Scuola C Scuola A Scuola D SIDI Bilancio Internet Scuola F Scuola E pagina 201
201 Nuova Architettura Punti di forza Manutenzione evolutiva/correttiva centralizzata. Sostanziale diminuzione dell impegno economico pubblico. Omogenea formazione tecnica del personale utente. Semplificazione della gestione tecnico/amministrativa da parte del MIUR: stesse funzionalità per tutti gli utenti. Informazioni centralizzate sul SIDI: non c è più necessità di invio e gestione dei flussi. Punti di attenzione Possibile parallelismo temporaneo delle attività sui due sistemi (locale e SIDI). Circoscritto intervento manuale dell operatore per la configurazione delle entità da migrare. pagina 202
202 Sistema Integrato - i passi per arrivare al nuovo sistema pagina 203
203 Sistema Integrato il nuovo sistema Le segreterie utilizzano solo il sistema SIDI attraverso il quale svolgono tutte le attività ivi comprese quelle di interscambio ed interoperabilità Il SIDI è lo strumento che consente l interoperabilità e l interscambio Attraverso SIDI le informazioni vengono custodite all interno del MIUR I sistemi locali vengono dismessi definitivamente pagina 204
204 Sistema Integrato - Esempio gestione assenze pagina 205
205 Sistema Integrato - Esempio gestione assenze pagina 206
206 Soluzione proposta per la migrazione I dati che saranno migrati sul SIDI sono: Anagrafe Creditori Anagrafe Debitori Residui Attivi Residui Passivi Per la migrazione sono utilizzate le funzionalità di export in xml dei sistemi locali. La sperimentazione è in corso su 2 scuole che utilizzano i sistemi Argo e Axios. Progressivamente si potranno estendere i processi/strumenti per la migrazione anche ad altri sistemi locali. pagina 207
207 Processo di migrazione (2/2) Migrazione Elenco dei debitori dell istituto scolastico sul SIDI Bilancio. Elenco dei creditori dell istituto scolastico sul SIDI Bilancio. Residui attivi. Residui passivi. Verifica e integrazione Controllo correttezza e completezza dati migrati. Eventuale riclassificazione dei residui attivi/passivi migrati. Eventuale imputazione dei dati di bilancio sul SIDI, inseriti in corso d anno sul sistema locale. pagina 208
208 Workflow pagina 209
209 Chi fa cosa (1/2) ATTIVITA GRUPPO RESPONSABILE Società/Istituto Analisi del processo di migrazione Servizio di Consulenza RTI - HP ES Implementazione processo di migrazione Stesura linee guida utente per migrazione Apertura nuovo esercizio finanziario Riclassificazione residui su nuovo esercizio Creazione Export per processo migrazione Configurazione iniziale scuola su SIDI Bilancio per nuovo esercizio finanziario Sviluppo SW / Servizio di Consuelnza Servizio di Consulenza Utenti Utenti Utenti Utenti RTI - HP ES RTI - HP ES Istituto Scolastico Istituto Scolastico Istituto Scolastico Istituto Scolastico pagina 210
210 Chi fa cosa (2/2) ATTIVITA GRUPPO RESPONSABILE Società/Istituto Configurazione PdC e Progetti specifici Impostazione iniziale istituto cassiere, saldi iniziali e entità propedeutiche Utenti Utenti Istituto Scolastico Istituto Scolastico Processo di migrazione Utenti Istituto Scolastico Revisione processo di migrazione Servizio di Consuenza RTI HP ES Revisione linee guida utente per migrazione Servizio di Consulenza RTI HP ES pagina 211
211 Processo di supporto alla migrazione Avvio attività Realizzazione dell area informativa e di supporto al processo. Avvio campagna di comunicazione. Adesione scuola all iniziativa Predisposizione modalità di adesione all iniziativa. Pianificazione delle adesioni Definizione calendario di migrazione coerente con la richiesta di migrazione. Notifica alla scuola del periodo di attività di migrazione previsto Invio comunicazione di inizio processo. Gestione situazioni anomale Le scuole devono intervenire sull interfaccia di migrazione quando questa non riesce a transcodificare i dati dai sistemi locali al SIDI. Termine migrazione Le scuole notificano il termine delle attività. Start-up gestione bilancio su SIDI Avvio normale attività di bilancio su piattaforma SIDI. pagina 212
212 Supporto continuo alle attività di migrazione Durante tutto il processo di migrazione Service Desk. Consulenti tecnici per il supporto di II livello. Attività continua di individuazione di soluzioni a problematiche comuni che possano essere fornite subito dal Service Desk. Aggiornamento continuo sull area informativa e predisposizione di FAQ. pagina 213
213 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 214
214 Le principali problematiche da considerare Le prime risultanze emerse nel corso dell analisi sull impianto di un servizio di consulenza help desk: Necessità di una consulenza amministrativa a tutto tondo Le scuole mostrano livelli di preparazione differenti Due tipi di supporto Informativo (help desk): erogazione dei flussi - date importi e motivazioni, normativo - come fare per Interpretativo (consulenza): applicazione delle circolari, risoluzione di casi specifici, interpretazione delle norme, supporto all attività dei revisori
215 La necessità Le prime necessità sull impianto di un servizio di help desk: Creare un nucleo di persone competenti che possano rispondere alle esigenze informative delle scuole (punto 1 diapositiva precedente) Serve personale con esperienza di scuola (si possono utilizzare i dsga gruppo coge) affiancati da personale amministrativo Serve un sistema informativo adeguato Serve un forum on line ed una postazione di gestione delle telefonate Serve un ufficio della dgpfb che sia responsabile delle risposte e che non sia direttamente coinvolto nelle attività operative
216 I numeri Carichi di lavoro per la struttura help desk: Da stime iniziali: Telefonate medie informative che il servizio riceverebbe giornalmente: dalle 400 alle 600 Telefonate medie che il servizio potrebbe assolvere, supponendo un organico di un coordinatore, due dsga e due amministrativi, 250~300telefonate ricevute dal servizio giorno: 300~400 evase giorno: 200
217 I rischi Il pericolo è nella qualità delle risposte e nel dimensionamento della struttura: Primi rischi: Il gruppo deve essere altamente qualificato per poter dare risposte immediate e puntuali Occorre monitorare bene i primi periodi per evitare la saturazione della struttura e quindi una mancata riposta
218 A che punto siamo Individuati i dsga disponibili per l iniziativa ed il possibile coordinatore Iniziata la realizzazione dei software necessari
219 Agenda Modulo normativo Nuovo di 44 Nuovo piano dei conti Aziende speciali Manuale contabile Manuale organizzativo Bilancio sociale Controllo di Gestione Ordinativo Informatico Locale Automazione amministrativa (cad) Convenzione di cassa Inventari Rinnovo decennale Circolare operativa Convenzioni assicurative Modulo Organizzativo Progetti di fund raising Appunti digitali Naviotica Intrascuola Brand e comunicazione Accordo ismea Accordo abi Benchmark e buone prassi Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) Rifacimento software sidi Rifacimento moduli software scuole Nuovi moduli software scuole Cruscotto coge Help Desk Formazione MIUR - DGPFB - Uff. II 220
Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Dipartimento per la Programmazione Direzione Generale per la Politica Finanziaria e per il Bilancio Progetto Co.Ge. Gestione Ordinativo Informatico
Progetto Co.Ge. I nuovi software per le scuole
Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Dipartimento per la Programmazione Direzione Generale per la Politica Finanziaria e per il Bilancio Progetto Co.Ge. I nuovi software per le scuole

References: art. 12
 Art. 2
 Art. 7
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 5
 Art. 4
 art. 14
 Art. 6
 Art. 8
 Art. 9
 articolo 17
 articolo 13
 Art. 17
 art. 24
 art. 24