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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Formulado por: Elizabeth Cortés Mesa Vilma Deyanira Sánchez Ulloa Ibeth Manrique Zarate José Alfredo Guerrero Monroy - PDF
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María Luz Alcaraz Arroyo
1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Formulado por: Elizabeth Cortés Mesa Vilma Deyanira Sánchez Ulloa Ibeth Manrique Zarate José Alfredo Guerrero Monroy Aprobado por: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo mediante Acta del 03 del 30 de septiembre de 2013 Actualización Aprobada mediante Acta 02 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 25 de Abril de 2014 SECRETARIA GENERAL Subdirección Administrativa y Financiera Grupo de Archivo y Correspondencia Bogotá, D. C., Febrero de 2014 Versión 2.0 12 Contenido INTRODUCCIÓN... 5 ANTECEDENTES... 5 JUSTIFICACIÓN... 6 OBJETIVO... 7 MARCO LEGAL... 7 ÁMBITO DE APLICACIÓN COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN E IMPORTANCIA CONSIDERACIONES BÁSICAS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS CONCEPTOS BÁSICOS ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico de Archivo Plan Anual de Acción Institucional Comité Institucional de Desarrollo Administrativo REQUISITOS TÉCNICOS Tablas de Retención Documental y Valoración Documental Manuales de procesos y procedimientos PROCESOS Proceso de Comunicación Estratégica y Servicio al Ciudadano Proceso direccionamiento Estratégico Procesos Misionales Proceso de Control Migratorio Proceso de Extranjería Proceso Verificación Migratoria Procesos de Apoyo Proceso de Gestión del Talento Humano Proceso de Gestión Contractual Proceso de Gestión Administrativa Proceso de Gestión Financiera Procesos de Evaluación y Seguimiento Proceso de Control Disciplinario Interno Proceso de Seguimiento y Medición Mapa de Procesos REGLAMENTO DE ARCHIVO FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN3 1.11. GOBIERNO EN LÍNEA Y ANTI TRÁMITES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Investigación preliminar sobre Migración Colombia Entrevista con los productores de documentos Análisis e interpretación de la información compilada Presentación y Aprobación Ajustes y Actualizaciones Aplicación PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Normalización de la producción documental Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Política cero papel y gestión electrónica del documento Seguimiento a la implementación de la política eficiencia administrativo y cero papel Firma digital y Electrónica RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Guía para la Administración de Comunicaciones Oficiales ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA Archivos de Gestión Fondos Acumulados CONSULTA Formulación de la Consulta Articulación del Sistema de Gestión Documental con otras aplicaciones Software de Gestión Documental - Orfeo Actualización de Platinum Reserva de la información Estrategias de Búsqueda Inventarios documentales Tablas de Retención Documental Índices Descripción norma ISAD(G) CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Almacenamiento y Conservación Custodia de Expedientes de Historias de Extranjeros Infraestructura para Archivo Restauración Documental DISPOSICIÓN FINAL FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Archivo de gestión Archivo Central4 Archivo Histórico TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Transferencias primarias Transferencias Secundarias CONCLUSIÓN5 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000; por la cual se expide la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, establece que las entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Adicionalmente el capítulo II y anexo del Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se dictan disposiciones en materia de Gestión Documental, establecen la obligación y la metodología para la elaboración, aprobación e implementación del Programa de Gestión Documental. En observancia a lo establecido anteriormente, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia ha formulado el Programa de Gestión Documental, el cual contiene el conjunto de acciones administrativas, técnicas y operativas a corto, mediano y largo plazo tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservación y acceso. El Programa de Gestión Documental PGD, ilustra de manera detallada la planeación para la ejecución de los procesos de gestión documental de la entidad incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos y la implementación de nuevas tecnologías para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestión institucional, tanto para sus procesos internos como para la cadena de procesos de los servicios que presta a los ciudadanos nacionales y extranjeros, en desarrollo a lo previsto en las políticas de Gobierno en Línea GEL y Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Con la ejecución del PGD, Migración Colombia busca lograr la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización e implementación de modelos y formatos para la producción documental, la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que faciliten la preservación y el cuidado del medio ambiente, la normalización en los procedimientos de recepción, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería, para regularizar el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos, mediante la implementación del Sistema de Gestión Documental, bajo los preceptos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y la preservación de documentos, mediante la implementación de la Tabla de Retención Documental, con la cual se normalizarán las, transferencias primarias, la recuperación, preservación, conservación de la Información,la disposición final de los documentos y la organización de los archivos, de acuerdo con los criterios técnicos archivísticos establecidos para tal fin. ANTECEDENTES El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011 creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad, denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. 56 En Migración Colombia, como resultado de la supresión del DAS y el traslado de la funciones de Extranjería, el proceso de organización de archivos se inició en el 2012, con la cesión del Contrato Interadministrativo de prestación de servicios 143 de 2010 suscrito entre el DAS y el Archivo General de la Nación, cuyo objeto fue la realización del inventario documental y la organización archivística correspondiente al archivo de extranjería del Departamento Administrativo de Seguridad DAS, teniendo en cuenta los aspectos legales y técnicos establecidos para tal fin, y demás normas proferidas por el Archivo General de la Nación. En el marco del Contrato Interadministrativo de prestación de servicios 143 de 2010, se organizaron un total de dos mil seiscientos (2.600) metros lineales de documentación, de los cuales ochocientos ochenta y nueve (889) se constituyeron en transferencia secundaria entregada al Archivo General de la Nación y los restantes un mil setecientos once (1.711) entraron a ser parte del archivo de gestión de Migración Colombia. Es importante resaltar que los archivos correspondientes a la serie documental Historias de Extranjeros contiene toda la información relacionada con la identidad y movimiento del extranjero en el país, con la información más completa y única sobre cada uno de los visitantes al país: edad, sexo, condición civil, motivos de ingreso, permanencia, reseña decadactilar, entre otra información de los extranjeros que han permanecido por diferentes motivos en el territorio nacional. Esta información facilita las investigaciones detalladas y puntuales sobre el movimiento migratorio, circunstancias que han acompañado dicho movimiento, estadísticas relacionadas con perfiles, motivos de ingreso, actividades del extranjero en el país, impacto en la economía y en el orden social. ALCANCE El Programa de Gestión Documental se formula en directa relación con el Plan Estratégico Institucional, el cual establece a mediano plazo la ejecución del Proyecto de Inversión Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental a nivel Nacional para la organización y preservación del patrimonio documental de extranjeros transferido a Migración Colombia y se proyecta contemplar de manera integral la documentación generada a partir de la entrada en funcionamiento de la entidad, buscando desarrollar y fortalecer las competencias misionales y administrativas del personal a cargo de la operación, así como las condiciones generales de su conservación. Dentro del concepto de cadena de valor del Plan Estratégico Institucional de Migración Colombia, la ejecución del Programa de Gestión Documental, le permitirá a la entidad desarrollar actividades de soporte tendientes al manejo y control de información contenida en los archivos con criterios de confiabilidad y oportunidad, minimizando las debilidades institucionales en lo que respecta a los controles y seguridad de los archivos, mediante el aprovechamiento de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción y administración de documentos y expedientes electrónicos. Todos los aspectos contemplados en el Programa de Gestión Documental están dirigidos tanto para los archivos generados durante la fase activa del DAS, que fueron entregados a Migración Colombia en razón a las funciones asumidas por esta entidad, como para los generados y recibidos a partir de la puesta en marcha de la entidad. JUSTIFICACIÓN En desarrollo de lo previsto en los artículos 19 y 21 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, y en el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, Migración Colombia debe desarrollar todas las acciones necesarias para la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del Programa de Gestión Documental tendiente a desarrollar procesos relacionados con la normalización de formas y formularios electrónicos, a la formulación de planes de riesgo operativo para la preservación de documentos vitales o esenciales, la administración de documentos electrónicos, la tercerización de la custodia y administración, descentralización de archivos y digitalización, 67 administración de documentos gráficos, sonoros y audiovisuales, la capacitación y formación de los servidores, en materia de gestión documental. Teniendo en cuenta lo anterior, la formulación inicial del Proyecto de Inversión, cuyo horizonte va hasta el 2016, incluye actividades específicas únicamente para la organización física de los archivos generados y entregados por el DAS, la custodia y administración y la digitalización de documentos para consulta. Teniendo en cuenta que de los archivos recibidos, una vez efectuadas transferencias secundarias, Migración Colombia debe administrar archivos generados por el DAS que se encuentran activos y por consiguiente entran al flujo documental de la Entidad, se hace necesario actualizar el proyecto de Inversión para garantizar la disponibilidad, conservación, preservación de dicha documentación, ampliando su horizonte y recursos hasta la vigencia Adicionalmente desde la creación de Migración Colombia y su entrada en operación a partir del 2012, se han venido generando archivos que igualmente deben ser objeto de organización física, administración y custodia, lo cual sumado al hecho de que se cuenta con una nueva normatividad respecto a la generación, administración y control de documento y expediente electrónico contenida en el Capítulo V, con especial énfasis en los artículos 58 y 59 de Ley 1437 de 2011, en el Decreto1151 de 2008 por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones y en el Decreto 2609 de 2012, por medio del cual, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, se hace necesario ampliar el horizonte del proyecto y adicionar el producto Documento y Expediente Virtual, con lo cual se obtendrán soluciones que permitan desarrollar sistemas de información para implementar la política eficiencia administrativa y cero papel. OBJETIVO Suministrar los lineamientos para la normalización y aplicación de los procedimientos en la producción, recepción, trámite, organización, conservación y disposición final de los documentos, así como para la implementación del documento y expediente electrónico en Migración Colombia, facilitando el acceso y la consulta de la información de manera segura, eficiente, ágil y confiable, garantizando la prestación eficaz de servicios de información a usuarios y ciudadanos. MARCO LEGAL Ley 43 de Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables. Ley 962 de Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. Decreto 2150 de Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2363 de Sobre la firma electrónica. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de8 Decreto 2693 de Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. Acuerdo 039 de 2002: Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. Acuerdo 04 de 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Acuerdo 05 de 2013, Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras disposiciones. Circular No. 004 de Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Circular Externa No 004 de Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de las Entidades Señaladas en la Ley 1444 De 2011 Circular Externa No. 002 de Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. Circular Externa No. 005 de Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. Directiva 0049 del 13 de Marzo de Sobre la política cero papel en Migración Colombia. Directiva interna 017 de Políticas de seguridad de la información para Migración Colombia. Código Disciplinario Único: artículo 34: deberes y artículo 35: Prohibiciones de los funcionarios públicos. ÁMBITO DE APLICACIÓN En la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el responsable de garantizar la implementación y de hacer seguimiento al Programa de Gestión Documental es el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación de la entidad, mediante la formulación y ejecución de los Planes Anuales de Acción para los procesos de Gestión Documental e Implementación de la Política Eficiencia Adminsitrativa y Cero papel contemplada en la Directiva 49 de El Programa de Gestión Documental se aplica a la documentación producida y/o recibida por la entidad, sus dependencias, funcionarios y contratistas que presten servicios a la entidad, en desarrollo de las funciones asumidas por Migración Colombia, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital), en que se produzca. Los Jefes de Oficina, Subdirectores, Coordinadores de Grupos de Trabajo, Directores Regionales y Coordinadores de Centros Facilitadores y Puestos de Control Migratorio, velarán porque se aplique lo establecido en este programa, de conformidad con los lineamientos impartidos por el nivel central y las normas sobre la materia. Cada funcionario que genere, reciba y administre documentos de archivo debe conocer e implementar el Programa de Gestión Documental. El Programa de Gestión Documental será socializado a todos los funcionarios de la entidad, utilizando los diferentes canales de comunicación existentes y estableciendo los recursos necesarios para garantizar su aplicación. 89 1. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1.1. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA El Programa de Gestión Documental de Migración Colombia se entiende como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a establecer los lineamientos para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos, de conformidad con los parámetros y metodologías del Archivo General de la Nación. Su aprobación se surte a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de Migración Colombia creado mediante Resolución 0455 de Con la implementación del Programa de Gestión Documental, Migración Colombia podrá aplicar los procesos archivísticos incorporando el uso de la tecnología para la gestión de documentos, dentro del concepto de Archivo Total, para los procesos tales como producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos tomando como base las Tablas de Retención Documental, la cual contiene, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con base en el principio de eficiencia que rige la función administrativa y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos CONSIDERACIONES BÁSICAS El Programa de Gestión Documental, toma en cuenta las siguientes consideraciones: Administrativas: Mediante la implementación del Programa de Gestión Documental se busca optimizar los recursos físicos y económicos de Migración, a través del uso de medios tecnológicos que permitan brindar servicios a los ciudadanos y proveedores e interactuar con las entidades de la administración pública; con la calidad, la eficiencia y la agilidad requeridas, atendiendo a las políticas definidas para la estrategia Gobierno en Línea a través del Programa Agenda de Conectividad. El PGD permite adoptar mecanismos tendientes a evitar la duplicidad de documentos, mediante la optimización del uso de tecnologías de información y de comunicaciones, facilitando el seguimiento y evaluación de la gestión pública. Económicas: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticas: Es importante conocer los fundamentos que rigen la gestión documental, como son el principio de procedencia y principio de orden original, así como los conceptos básicos que permitan una mejor comprensión del programa de gestión documental: 1.3. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Dentro del PGD, la función archivística se desarrollará con base en los principios definidos en la Ley General de Archivos: 910 Principio de procedencia: Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro del mismo en su lugar de origen. Cada documento debe guardar relación con el órgano que lo ha producido respetando la estructura jerárquica de la entidad. Principio de orden natural: Conservación de los documentos en el orden secuencial de producción. La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo CONCEPTOS BÁSICOS Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo de Gestión: aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo Histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. Accesibilidad: La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. Bases de datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida. 1011 Cartográficos: Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros). Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Correos Electrónicos (comunicaciones El correo electrónico ( ): es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link adjuntar que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento Electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documentos Ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software. Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente Ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Expediente Electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados. Firma Autógrafa: hace referencia a la firma que una persona plasma en un documento con su propio puño y letra. Implica que es la persona quien directamente debe firmar, por tanto no es posible firmar mediante una herramienta mecánica como un sello un computador, pues no tendrá validez debido a que la ley ha sido específica respecto al tipo y modo de la firma. Firma Digital: La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido 1112 modificado después de efectuada la transformación. Esta firma digital está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. Firma Digitalizada - Mecánica: Se trata de una simple representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner, que puede ser pegada en cualquier documento. Firma Electrónica: Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Formularios Electrónicos: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: Formularios de contacto o Formularios para peticiones, quejas y reclamos. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión Electrónica de Documentos (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservar información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestión de Documentos (Records Management): Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. Herramientas de Búsqueda: Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de documentos o registros dentro del archivo de una institución. Imagen, Videos y Audio Digital: Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano. Índice Electrónico: constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo. Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto. Mensajes de Datos Generados Mediante Redes Sociales: Este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros). Páginas Web: Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe 1213 visualizarse y también aplicaciones embebidas con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas. Deben establecer su actualización, producir y aprobar la publicación. Programa de Gestión Documental: Modelo integral de gestión de la documentación que recibe o produce la entidad ajustado a la normatividad y procesos archivísticos alineados con los objetivos y metas estratégicas. Registro (registration): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Sistemas Electrónicos de Gestión Documental (Electronic Records Management): Conjunto de programas, utilizados para recuperar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. Sistema de Gestión de Documentos (records System): Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico de Archivo El Programa de Gestión Documental se estructura a partir de los resultados del Diagnóstico Integral del Sistema de Gestión Documental, elaborado en el 2012 y actualizado en el 2013 por Migración Colombia, mediante el cual se identificaron los diferentes aspectos relacionados con la infraestructura de los archivos, condiciones medioambientales, unidades de conservación; además de los aspectos sobre organización y descripción archivística, tanto a Nivel Central, como de las Regionales a nivel nacional Plan Anual de Acción Institucional Para efectos de ejecutar el Programa de Gestión Documental por vigencias, se vienen programando actividades por vigencias contenidos en los Planes de Acción de Gestión Documental, Eficiencia Administrativa y Cero Papel Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Se constituyó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, por medio de la Resolución 455 del 24 de abril de 2013, como la instancia orientadora del modelo integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo, de conformidad a los señalado en el Decreto 2609 de 2013, el cual en concordancia a lo señalado en el Acuerdo 04 de 2013, del Archivo General de la Nación es el responsable entre otros, de aprobar las TRD y TVD 1314 1.6. REQUISITOS TÉCNICOS Los requisitos técnicos hacen referencia a las condiciones o instrumentos técnicos previos a la implementación del PGD, tales como manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Actualmente Migración Colombia cuenta con los siguientes requisitos técnicos: Tablas de Retención Documental y Valoración Documental Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, la entidad suscribió el Contrato Interadministrativo 122 de 2102 con la sociedad Servicios Postales Nacionales S.A , la cual fue presentada ante el Comité Evaluador del Archivo General de la Nación, quien emitió concepto de convalidación, mediante radicado No del 12 de diciembre de 2013, en el cual se solicitó realizar ajustes, los cuales se están realizando para someterlos nuevamente ante esa instancia y posteriormente adoptarla e implementarla a nivel nacional. De igual manera se suscribió contrato 116 de 2013 con Servicios Postales Nacionales para la elaboración de la TVD, la cual se encuentra en proceso de ajustes para su aprobación Manuales de procesos y procedimientos Migración Colombia cuenta con manuales de procesos y procedimientos, formas y formatos regulados a través de Guías, manual de funciones y procedimientos, tablas de retención documental y tablas de valoración documental. Para la gestión documental se ha adoptado normas técnicas y normatividad en general. Los siguientes manuales por proceso hacen parte de los documentos del Sistema Integrado de Gestión adoptado mediante Resolución de la Dirección para su aplicación: 1.7. PROCESOS Proceso de Comunicación Estratégica y Servicio al Ciudadano Resalta la importancia de la participación ciudadana en decisiones de impacto de la Entidad, y así validar la gestión pública que realiza, con miras al cumplimiento de las prácticas del buen gobierno. En consecuencia cada servidor público de Migración Colombia, cumple un papel fundamental en el servicio al ciudadano, al estar facultados para proporcionar información de los diversos procedimientos y servicios ofrecidos, recibir las peticiones del público y procesar la información resultante, dado que sus acciones y actitudes son la imagen de la institución frente a la ciudadanía. La Gestión enfocada en el Ciudadano, requiere como un primer paso esencial el convencimiento claro que él es el eje de la gestión pública y que toda la organización se alinea con el propósito de satisfacer sus expectativas y necesidades Proceso direccionamiento Estratégico En este se encuentran los lineamientos de carácter estratégico que orientan la gestión de la entidad, por lo que se presentan diferentes procedimientos en materia de planeación y procesamiento y análisis de información estratégica, entre otros Procesos Misionales 1415 En el marco del Sistema integrado de Gestión, Migración Colombia cuenta con documentos a nivel de caracterización de procedimientos, guías, instructivos y formatos, conformando Manuales para cada uno de los procesos misionales, de apoyo y evaluación y seguimiento que permiten el correcto funcionamiento de la entidad. Proceso de Control Migratorio Incluye procedimientos para el control del ingreso y salida del territorio nacional de los colombianos y extranjeros. Realizar el análisis de la dinámica migratoria para identificar las oportunidades o riesgos derivados de la misma y la proyección de propuestas que orienten la formulación de la Política Migratoria por parte del Gobierno Nacional. Ejercer el Control Migratorio en los Puestos de Control Migratorio: Aéreos, Terrestres, Marítimos y Fluviales, a través de la autorización y registro del ingreso o la salida del país, de acuerdo a las características de los migrantes, realizando la verificación del cumplimiento de los requisitos legales establecidos. Proceso de Extranjería Regula los procesos de la Subdirección de Extranjería relacionados con la prestación eficiente de servicios y la correcta expedición de documentos migratorios a ciudadanos nacionales y extranjeros, en los 27 Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio con funciones de Extranjería, con que la entidad cuenta en el territorio nacional. Proceso Verificación Migratoria Es la verificación de los ingresos, la permanencia, las visas, la ocupación, la profesión, el oficio o la actividad que adelantan los extranjeros en el territorio nacional, así como la confirmación de la autenticidad de los documentos, la comprobación de parentesco, la verificación de convivencia marital y la confirmación de cumplimiento de los extranjeros. Controla verificación también se refiere a las actividades relacionadas con su permanencia en el territorio colombiano Procesos de Apoyo Proceso de Gestión del Talento Humano Contiene procedimientos para la selección e incorporación del talento humano, la permanencia y el retiro del mismo, dándole una estructura integral, en busca del mejoramiento continuo, siempre pensando en satisfacer a los diferentes usuarios, tanto internos como externos. Proceso de Gestión Contractual Establece preceptos generales aplicables a la gestión contractual, fijando parámetros de actuación que permitan identificar las responsabilidades que competen a cada uno de los actores partícipes de la gestión contractual y que se traduzcan en procesos de selección de contratistas transparentes y eficientes que generen contratos ejecutados para satisfacer intereses públicos y cumpliendo los fines que la Ley impone a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. Proceso de Gestión Administrativa Los procedimientos que conforman este manual permiten cumplir con el objetivo establecido para el proceso de Gestión Administrativa. Dichos procedimientos se encuentran relacionados con el almacenamiento, distribución, registro de inventario, aseguramiento, baja y disposición final de los bienes; así mismo, están incluidos los 1516 procedimientos para gestionar la prestación de servicios generales y el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles de Migración Colombia. El Manual sirve como instrumento para la consulta permanente por parte de los funcionarios de Migración Colombia, permitiendo unificar criterios e identificando quién y cómo realizan las actividades, así como la organización, eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de las mismas. Proceso de Gestión Financiera Esta herramienta sirve para que todos los funcionarios de la entidad conozcan y apliquen los procedimientos con el fin de dar cumplimiento a las normas legales vigentes, así mismo, como apoyo para el desarrollo de las actividades financieras dentro de la institución, tales como el flujo de la cadena presupuestal, los ingresos, egresos, el análisis, la verificación y la consolidación de la información, entre otros. Igualmente, es un soporte para las entidades y dependencias que ejercen vigilancia y el control en el tema financiero Procesos de Evaluación y Seguimiento Proceso de Control Disciplinario Interno Establece los procedimientos que se deben desarrollar en el Control Disciplinario Interno, buscando con los mismos el cumplimiento de los fines señalados en la Ley y la claridad en la realización de las actividades propias de la Subdirección, responsable de la ejecución de este proceso. Proceso de Seguimiento y Medición Contiene los roles que legalmente corresponde, en términos de asesoría, acompañamiento, evaluación, y seguimiento debidamente planificados, procedimientos que se reflejan en el manual de calidad de la entidad. Es importante señalar que este instrumento de control de gestión, facilita interactuar con cada uno de los procesos de Migración Colombia a nivel central y regional, lo que permitirá tener una visión actualizada de la organización, para apoyar el mejoramiento continuo de los servicios que ofrece la Unidad a sus usuarios, en cumplimiento del Decreto 4062 de Mapa de Procesos 1617 1.8. REGLAMENTO DE ARCHIVO Dentro del Manual de Gestión Administrativa se cuenta con la Guía para la Administración de Comunicaciones Oficiales y la Guía para la Organización de Archivos de Gestión. Con el propósito de contar con una herramienta que reúna todos los aspectos de la gestión documental, basados en la Ley 594 de 2000, se diseñará el reglamento de Archivo para la entidad, el cual reúna todos los aspectos relacionados con las fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas establecidas en materia de archivos y documentos, coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación del Grupo de Archivo y Correspondencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad y Comités de Tecnología FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD La producción documental de Migración Colombia se encuentra regulada en los Manuales por proceso, los cuales incluyen los formatos de uso común y obligatorio, adoptados por la entidad. Cada uno de los formatos cuenta con la codificación respectiva SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión, regulado en la entidad a través del Comité respectivo, creado mediante Resolución 63 de 2012, el cual tiene como función la de asesorar, dirigir, coordinar y controlar los asuntos relacionados con el Sistema de Control Interno, el Modelo estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad, se articula con la Gestión Documental en las siguientes actividades: Creación y diseño de formas y formatos Determinación y mejoramiento de flujos documentales para optimizar la producción de documentos que garantice la eficiencia administrativa en concordancia con los principios del Programa de Gestión Documental de eficiencia, economía y control y seguimiento GOBIERNO EN LÍNEA Y ANTI TRÁMITES A través de Comité de Gobierno en Línea y Anti Trámites de Migración Colombia, creado mediante Resolución 62 de 2013, el cual tiene como función la de garantizar la adecuada implementación de la estrategia Gobierno en Línea por parte de la entidad, de manera que contribuya con la construcción de un estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación, se articulan las siguientes actividades: Publicación en la Web de las Tablas de Retención Documental, inventarios documentales de los archivos y de documentación para eliminación, así como el Programa de Gestión Documental en concordancia con los principios de coordinación y acceso, disponibilidad y orientación al ciudadano. Implementación del Software de Gestión Documental a partir del cual se desarrollarán procesos de interoperabilidad con las aplicaciones por proceso tanto de la entidad como con las entidades con las que se comparte información misional y de apoyo en concordancia con los principios de modernización y protección de la información y de los datos. 1718 1.12. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL El artículo 24 de la Ley 594 de 2000, señala Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Las Tablas de Retención Documental - TRD son una herramienta archivística necesaria para la gestión documental. Esta permite la clasificación de los documentos generados y recibidos por la entidad, en razón a las funciones asumidas por las dependencias de la Unidad, facilitando la optimización y racionalización de la producción de los documentos. Las TRD se elaboraron con base en los principios básicos, esto son teniendo en cuenta la estructura orgánico funcional de la entidad con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte en que se generen. Las TRD son parte fundamental del Programa de Gestión Documental de la entidad, mediante su aplicación se garantiza la adecuada organización de los archivos, facilitando la recuperación de la información y dándoles una oportuna disposición final. Para dar cumplimiento a lo establecido en la mencionada normatividad la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, inicio actividades en octubre de 2012 para la elaboración de las TRD, a través del contrato 122 de 2012 suscrito con Servicios Postales Nacionales Para la elaboración de la Tabla de Retención Documental se aplicó la siguiente metodología señalada por el Archivo General de la Nación: Investigación preliminar sobre Migración Colombia Compilación de la información institucional: Se compiló información de la estructura orgánica funcional de la entidad como: Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (Decretos, resoluciones, acuerdos, directivas, entre otros) Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y actos administrativos de creación de grupos internos de trabajo y asignaciones de funciones Entrevista con los productores de documentos Se hicieron entrevistas a todos los jefes de Áreas del nivel central (Dirección, Subdirecciones, Oficinas y Grupos) y a nivel regional en Andina y Caribe, con el fin de aplicar la encuesta unidad documental para la definición de: Unidades documentales Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Valoración primaria de los documentos Análisis e interpretación de la información compilada Una vez compilada la información institucional, se hizo el análisis estableciendo: Cuadro de clasificación documental Series y subseries con los respectivos tipos documentales. 1819 Valoración y selección documental: identificación de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. Relación de normas internas y externas para la valoración documental de las series y/o subseries documentales. Definición y alcance de las series y subseries Presentación y Aprobación Una vez elaborada la propuesta de TRD para cada dependencia del nivel central, se sometió a consideración del respectivo jefe de Área, socializándolas y ajustándolas en la medida en que así se requirió, así mismo para las Regionales que se tomaron como modelo. Estas fueron avaladas en primera instancia por cada jefe. Las TRD de Migración Colombia fueron sometidas a consideración del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, quien emitió concepto de favorabilidad mediante Acta de Reunión del 21 de julio de De igual manera se expidió Resolución Interna No del 24 de junio de 2013, por medio de la cual se aprueban las TRD para Migración Colombia. Finalmente estas TRD fueron presentadas ante el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, acompañada con los anexos que soporten su elaboración. El AGN emitió concepto de convalidación, solicitando ajustes, mediante comunicación radicada con No del 12 de diciembre de Ajustes y Actualizaciones Migración Colombia está realizando los ajustes de la TRD, de acuerdo con el concepto emitido, el cual contempla aspectos como: anexos, organigrama, relación de series con funciones, denominación de series, codificación, retención documental y disposición final. Estos ajustes serán sometidos a consideración del AGN, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo 004 de Una vez convalidada la TRD por parte del AGN, serán aplicadas y se podrán efectuar actualizaciones cuando se presenten las siguientes situaciones: Existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. Existan cambios en las funciones. La entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación Se presenten cambios en el marco normativo del país Se transformen tipos documentales físicos en electrónicos Se generen nuevas series y tipos documentales Se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos. Necesidad de suprimir una serie y/o subserie documental Reestructuraciones de la estructura orgánico funcional de la entidad (creación, fusión o supresión de dependencias) Para todos los casos los ajustes serán efectuados por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinación con las áreas afectadas Aplicación 1920 Con base en la Resolución y una vez convalidadas por parte del Comité Evaluador de Documentos del AGN, su aplicación es de obligatorio cumplimiento. Para su aplicación, el Grupo de Archivo y Correspondencia ha venido realizando las siguientes acciones: Difusión de las TRD y el instructivo para su aplicación Difusión de la normas sobre organización de archivos de gestión. Capacitaciones a nivel Nacional según el Plan de Capacitación Presencial sobre Gestión Documental, para funcionarios de la Unidad Administrativa especial Migración Colombia emitida por la Secretaria General con fecha 08 de Marzo de Esta capacitación contempla todos los aspectos básicos necesarios para la aplicabilidad de esta herramienta. Acompañamientos y seguimiento, de acuerdo con lo contemplado en el Plan Anual de Gestión. 2. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Migración Colombia viene aplicando la guía EDG.01 (v1), donde se establecen los lineamientos que se deben tener en cuenta para la elaboración de documentos y registros, los cuales son utilizados en cada uno de los procesos que hacen parte de la entidad y de esta manera adoptar acciones necesarias para el mejoramiento continuo y la calidad de la información procesada en Migración Colombia, basados en el cumplimiento de las normas constitucionales y legales. Esta guía permite definir el procedimiento para la elaboración, aprobación, codificación y manejo de los documentos y registros que producen las dependencias de la Entidad, lo cual permite la unificación, presentación, distribución y su correcta utilización. La Guía EDG.01 (V1) define la jerarquía de los documentos, los cuales se encuentran divididos en dos clases: Documentos externos: Documento generado por terceros y que se requiere para llevar a cabo los procesos en la Unidad, son: Leyes, decretos, resoluciones, normas técnicas, informes, estudios, investigaciones, planos, especificaciones y en general, toda información necesaria para la prestación del servicio. Documentos Internos: Son aquellos que orientan de forma general y específica las actividades de la Unidad y están clasificados así: Documentos estratégicos: Aquellos en los cuales se refleja la dirección y política a seguir institucionalmente, como por ejemplo: PEI, Políticas, Planes, Programas y Proyectos. Documentos dispositivos: Aquellos en los que la autoridad expresa una voluntad que debe ser cumplida, como por ejemplo las resoluciones, directivas y circulares. Documentos operacionales: Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, por ejemplo, órdenes de trabajo, informes, expedientes disciplinarios, contratos, entre otros. Documentos informativos: Cuando recogen una información determinada. El contenido de cada uno de los anteriores documentos cumple con las siguientes características: Veraz y actualizado Preciso y concreto Didáctico y ameno Coherente con otros documentos Libre de enmendaduras 20 Mostrar más
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