Source: http://www.intermedix.cz/cz/spa_4/basic_page__12___4__with_right_column_632.cz.jsp
Timestamp: 2020-08-03 09:40:29+00:00

Document:
Zásady zpracování a ochrany osobních údajů v Intermedixu
Intermedix Česká republika s.r.o., IČO 27435423, se sídlem Bucharova 2657/12, 158 00 Praha 13, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. C 112521 (dále jen "Intermedix" nebo "Správce osobních údajů") jako část skupiny CompuGroup Medical SE, považuje ochranu osobních údajů a zodpovědné nakládání s nimi za základní princip a svou prvořadou povinnost. Intermedix se zavazuje k přísnému dodržování platné legislativy a norem týkajících se ochrany osobních údajů.
Společnost Intermedix implementovala centrální systém řízení ochrany dat, který zajišťuje trvalou a vysokou úroveň ochrany osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.
Toto prohlášení o ochraně a zpracování osobních údajů slouží k naplnění zákonem stanovené informační povinnosti poskytování informací o nakládání s osobními údaji v rámci Intermedix a ve srozumitelné formě se zde dozvíte:
jaké osobní údaje jsou v rámci Intermedix shromažďovány
jak je s nimi nakládáno
z jakých zdrojů jsou osobní údaje získávány
k jakým účelům jsou využívány
komu jsou vaše osobní údaje poskytovány
Zásady zpracování a ochrany osobních údajů v Intermedix představují obecně platný dokument, který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen „Subjektu údajů“ nebo "Subjektů"). Samostatné zásady zpracování a ochrany osobních údajů se specifiky věnují uchazečům o zaměstnání, zaměstnancům Intermedix, a dále produktům a službám, které jsou poskytovány společností Intermedix.
1.1 Základní identifikační, adresní a kontaktní údaje
Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. V souvislosti s poskytováním vlastních produktů a služeb může ze strany Intermedix obecně docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů
kontaktní telefon a emailová adresa
identifikační a kontaktní údaje vašeho zástupce nebo kontaktní osoby, kterou určíte
podpis (v listinné nebo digitální podobě včetně metadat podpisu)
1.2. Údaje z komunikace se zákazníkem
Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním vlastních služeb a produktů mezi Intermedix a vámi. Jedná se o zápisy osobní komunikace mezi zaměstnanci Intermedix a vámi během přímého kontaktu nebo písemné a elektronické komunikace.
identifikační údaje volajícího
skutečnosti související s obsahem sdělení v závislosti na povaze komunikace
1.3. Údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu
Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či k ochraně oprávněných zájmů, nicméně jejich zpracování umožní Intermedix zvyšovat kvalitu poskytovaných produktů a služeb, zaměřit se na vaše potřeby a zájmy, a případně vás informovat o nabídkách, které jsou pro vás vhodné. Zpracování těchto osobních údajů probíhá jen v případě udělení dobrovolného, informovaného souhlasu a osobní údaje jsou zpracovávány pouze po dobu platnosti tohoto souhlasu
údaje o využívání vlastních produktů a služeb
další údaje získané marketingovými průzkumy
2. Zpracování osobních údajů a příslušná oprávnění
V rámci obchodních a marketingových činností a aktivit souvisejících s podporou produktů a služeb poskytovaných Intermedix jsou vaše osobní údaje shromažďovány a zpracovávány pro různé účely a v různém rozsahu.
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Intermedix nebo na základě zákona – bez vašeho souhlasu, pro jiné pouze na základě vámi uděleného souhlasu.
2.1. Zpracování z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Intermedix
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Intermedix a pro ochranu oprávněných zájmů Intermedix je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby a produkty Intermedix poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely není vyžadován váš souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti Intermedix je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Zpracování osobních údajů za účelem uzavření či plnění smluvního vztahu
Pro účely přípravy a plnění smlouvy, kterou Intermedix se svými zákazníky uzavírá, resp. i po jejím skončení po dobu nezbytně nutnou pro vypořádání vzájemných práv a povinností, zpracovává Intermedix osobní údaje v rozsahu uvedeném ve smlouvě na základě a za účelem plnění smlouvy (jedná se zejména o akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní společnosti, IČO, DIČ, adresa sídla nebo místa podnikání, doručovací adresa, fakturační adresa, kontaktní telefon a emailová adresa, identifikační a kontaktní údaje zástupce zákazníka nebo osoby, kterou zákazník určí, bankovní spojení, podpis), a za účelem plnění povinností vyplývající ze závazných právních předpisů, zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 280/2009 Sb., Daňový řád a zákoníku práce.
Poskytnutí osobních údajů pro tento účel zpracování je povinné. V případě jejich neposkytnutí není možné smlouvu platně uzavřít.
V souvislosti s tímto zpracováním Intermedix uchovává vaše osobní údaje pouze po nezbytně nutnou dobu a archivuje dle zákonných lhůt, které ji jsou uloženy právními předpisy. Tyto zákony stanoví lhůtu pro zpracování osobních údajů minimálně 10 let od ukončení smluvního vztahu.
Další základní dílčí účely zpracování osobních údajů
Intermedix zpracovává osobní údaje pro tyto dílčí účely v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.
poskytování, zajišťování provozu a vyúčtování produktů a služeb – plnění smlouvy
vyřizování podnětů a dotazů zpětnou vazbou při vyhodnocení našich produktů a služeb – oprávněný zájem Intermedix
řešení stížností a reklamací poskytovaných produktů a služeb – plnění zákonných povinností
plnění zákonných daňových povinností – plnění zákonných povinností
poskytování osobních údajů pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s orgány státní správy, soudy, orgány činnými v trestním řízení – plnění zákonných povinností
bezpečnost a řízení rizik – oprávněný zájem Intermedix
vymáhání pohledávek a ostatní spory – oprávněný zájem Intermedix
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv – oprávněný zájem Intermedix
2.2. Zpracování údajů se souhlasem pro obchodní a marketingové účely
Zpracování osobních údajů za účelem jednání s potenciálním zákazníkem
Intermedix zpracovává osobní údaje subjektu (v rozsahu akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní společnosti, IČO, DIČ, adresa sídla nebo místa podnikání, kontaktní telefon a emailová adresa, identifikační a kontaktní údaje zástupce zákazníka nebo osoby, kterou zákazník určí) již od chvíle, kdy projevíte zájem o produkt nebo službu společnosti. Osobní údaje jsou zpracovávány v rámci přípravných jednání pro účely posouzení vašich požadavků a potřeb.
V případě jednání mezi Intermedix a vámi o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, Intermedix zpracovává poskytnuté osobní údaje maximálně po dobu 3 měsíců od příslušného jednání, následně dochází k jejich archivaci až do doby promlčení všech případných nároků vyplývajících z jednání a činností souvisejících s jednáním o uzavření smlouvy a/nebo poskytnutí služby nebo produktu, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší.
Zpracování osobních údajů za účelem zasílání newsletteru, obchodních sdělení a nabídek produktů a služeb prostřednictvím elektronických prostředků
Na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů je Intermedix oprávněn používat vaši emailovou adresu a kontaktní telefon za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se produktů či služeb poskytovaných Intermedix nebo produktů a služeb, které jsou obdobné těm, které vám Intermedix poskytuje či v minulosti poskytlo nebo na základě vámi uděleného dobrovolného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení a se zpracováním osobních údajů.
Osobní údaje (v rozsahu jméno a příjmení, věk, poštovní adresa, kontaktní telefon a emailová adresa, IP adresa), které jsou zpracovávány s vaším výslovným souhlasem, jsou uchovávány pouze po dobu trvání shora uvedeného účelu. V případě, že byl souhlas se zpracováním udělen za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti Intermedix a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků, jsou vaše osobní údaje zpracovávány po dobu 5 let od udělení souhlasu, případně do odvolání uděleného souhlasu.
Zpracování osobních údajů za účelem vyřízení dotazů zadaných přes kontaktní formuláře
Osobní údaje (v rozsahu oslovení, akademický titul, jméno a příjmení, poštovní adresa, kontaktní telefon a emailová adresa) vámi zadané přes kontaktní formuláře na webových stránkách Intermedix za účelem zpracování a zodpovězení vašeho požadavku jsou zpracovávány pověřenými zaměstnanci Intermedix po dobu, než je váš požadavek zodpovězen, nebo dokud neodvoláte udělený souhlas. Po zodpovězení vašeho požadavku je komunikace včetně e-mailu archivována po dobu maximálně 1 roku.
Obecně vaše osobní údaje Intermedix uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu a archivuje dle zákonných lhůt, které ji jsou uloženy právními předpisy. Tyto zákony stanoví lhůtu pro zpracování osobních údajů minimálně 10 let od ukončení smluvního vztahu. Po delší dobu od ukončení smluvního vztahu s Intermedix jsou vaše osobní údaje zpracovávány v případech, v nichž bylo ze strany Intermedix uplatněno právo u orgánů státní správy, soudů, orgánů činných v trestním řízení.
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. Intermedix má nastavena přísná vnitřní pravidla, která pravidelně prověřují zákonnost držení osobních údajů, a zajišťují že osobní údaje nejsou drženy déle, než je oprávněna. Po uplynutí zákonného důvodu je neprodleně proveden výmaz příslušných osobních údajů.
Osobní údaje, které jsou zpracovávány s vaším souhlasem, jsou uchovávány pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen. V případě, že byl souhlas se zpracováním udělen za účelem zařazení do databáze odběratelů newsletteru a dále za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti Intermedix a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků, jsou vaše osobní údaje zpracovávány po dobu 5 let od udělení souhlasu, případně do odvolání uděleného souhlasu. Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu může Intermedix uchovávat z titulu oprávněných zájmů Intermedix i po zániku souhlasu.
4. Povinnost subjektu údajů osobní údaje předávat
Předání osobních údajů, které Intermedix předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné a udělený souhlas je možné kdykoliv odvolat. Předání ostatních údajů je vyžadováno, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění právních povinností Intermedix nebo ochranu oprávněných zájmů Intermedix. Pokud takové údaje neposkytnete, nemůže vám Intermedix příslušný produkt, službu nebo jiné plnění, při kterém jsou od vás osobní údaj vyžadovány, poskytnout.
Některé údaje Intermedix shromažďuje a zpracovává pouze s vaším souhlasem. Jedná se především o údaje zpracovávané pro obchodní a marketingové účely.
V ostatních případech, kdy od vás Intermedix osobní údaje žádá, je jejich předání povinné. Typicky se jedná o sběr identifikačních údajů, které jsou potřeba k uzavření a plnění smlouvy s vámi, plnění jiných právních povinností nebo ochranu oprávněných zájmů Intermedix.
Intermedix získává osobní údaje jak přímo od Subjektů údajů, tedy od vás, tak obdobně od třetích osob, které vaše zájmy zastupují. Snahou Intermedix je udržovat evidované osobní údaje stále přesné a úplné, z tohoto důvodu mohou být osobní údaje také získávány z příslušných registrů zřízených v souladu s platnými právními předpisy, jako jsou veřejný rejstřík, živnostenský rejstřík a portál justice.cz.
Všechny v tomto dokumentu uvedené osobní údaje uchovává a zpracovává Intermedix jako Správce osobních údajů. Stanovuje tedy shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení.
Pro zpracování osobních údajů Intermedix rovněž využívá služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají výhradně dle pokynů Intermedix. Zpracovatelé, kteří s Intermedix spolupracují jsou pečlivě vybíráni na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu předávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů mohou pro Intermedix provádět pouze zpracovatelé, a to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Takovými zpracovateli jsou zejména
marketingové a PR agentury v případě, kdy zpracovávají osobní údaje, aby Intermedix poskytly podporu v přípravě a koordinaci obchodních a reklamních aktivit, zejména pro účely nabízení vlastních produktů a služeb Intermedix prostřednictvím přímého marketingu a zasílání obchodních sdělení
poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury v případě, kdy spravují interní systémy pro správu osobních údajů pro účely vnitřních administrativních potřeb
Vaše osobní údaje mohou být předávány také dalším Subjektům, které se nachází v roli správce. Jedná se zejména o společnost CompuGroup Medical SE (Spolková republika Německo)
Pouze v nezbytném rozsahu jsou vaše osobní údaje předávány společnostem provádějícím audit činností společnosti Intermedix.
Dále je Intermedix povinen zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v případě, že nás o to požádají. Rovněž mohou být vaše osobní údaje předávány těmto subjektům na základě oprávněných zájmů Intermedix.
7. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor
Společnost Intermedix obecně nepředává ani nemá v úmyslu předávat vaše osobní údaje příjemcům, kteří se nacházejí mimo Evropskou unii či Evropský hospodářských prostor. Pokud by však měly být, ve výjimečných případech, vaše osobní údaje předány příjemcům mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor, bude tak učiněno pouze v případě splnění podmínek uvedených v čl. 44 a násl. Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně i manuálně. V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely nabízení obchodu a služeb nejsou vaše data předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se vás jiným způsobem významně dotýkalo.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na Intermedix kdykoli obrátit, abyste získali informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění níže uvedených práv, která souvisejí s osobními údaji.
Vaše práva budou vyřízena obecně bezplatně. Intermedix si vás však dovoluje upozornit, že má právo požadovat přiměřený poplatek za vaši žádost nebo ji odmítnout, pokud je váš požadavek zjevně nedůvodný nebo nepřiměřený, zejména protože se opakuje. Výše poplatku nebude převyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. V případě potřeby budete požádáni o poskytnutí dodatečných informací, např. k potvrzení vaší totožnosti. Svá práva můžete uplatnit nejlépe v sídle společnosti Intermedix nebo přímo u pověřence pro ochranu osobních údajů Ing. Martina Ročka prostřednictvím emailu dpo.cz@cgm.com.
Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, je Intermedix oprávněna tuto lhůtu prodloužit až na tři měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění budete samozřejmě informováni.
Máte právo vědět, jaké údaje o vás Intermedix shromažďuje a zpracovává, za jakým účelem, po jakou dobu, z jakých zdrojů vaše osobní údaje získává, komu je předává, kdo další je mimo Intermedix zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. Pokud si však nejste jisti, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete Intermedix požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou ze strany Intermedix zpracovávány. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup k osobním údajů můžete Intermedix požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů.
Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje, které o vás Intermedix eviduje, jsou nepřesné či neúplné, máte právo Intermedix požádat o jejich aktualizaci či doplnění́.
9.3. Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)
Za určitých okolností máte právo, aby vaše osobní údaje evidované v Intermedix byly vymazány. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu Intermedix vymaže, pokud je splněn některý z následujících důvodů
vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly v Intermedix zpracovávány,
odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný, a zároveň Intermedix nemá jiný důvod, proč tyto údaje potřebuje nadále zpracovávat (například pro obhajobu svých právních nároků),
využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které Intermedix zpracovává na základě oprávněných zájmů, a je shledáno, že oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, již pominuly
ukáže se, že uskutečňované zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Intermedix si vás dovoluje upozornit, že výmaz dat se neuskuteční, pokud je zpracování údajů nezbytné mimo jiné:
pro jiný účel, který je s původním účelem slučitelný
9.4. Právo na omezení zpracování osobních údajů
Za určitých okolností můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly po omezenou dobu předmětem žádných dalších operací zpracování. Zpracování osobních údajů je omezeno vždy když
uplatňujete právo na opravu, po dobu, než je ověřena přesnost vašich údajů
osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu
osobní údaje Intermedix již nepotřebuje pro shora uvedené účely zpracování, ale jsou vámi požadovány pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků
pokud uplatňujete námitku proti zpracování založenému na našich oprávněných zájmech nebo na veřejných zájmech, po dobu, než jsou tyto údaje ověřeny ze strany Intermedix
9.5. Právo na přenositelnost osobních údajů
V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste Intermedix udělili, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
V případě, že je to technicky možné a je to váš požadavek, Intermedix předá údaje přímo vámi určenému správci. V takovém případě však Intermedix nenese odpovědnost za data odeslaná jinému správci, protože předaná data již nejsou pod kontrolou Intermedix. Dále si vás Intermedix dovoluje upozornit, že vašemu požadavku nemusí být vyhověno, pokud by jím byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob (např. cizí osobní údaje, obchodní tajemství) nebo dané údaje jsou zpracovávány pro výkon veřejnoprávních úkolů nebo činnosti.
9.6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu Intermedix. Jde-li o zpracování za účelem přímého marketingu, tedy aby vám Intermedix mohla nabízet relevantní produkty a služby, v takovém případě nebudou vaše osobní údaje pro přímý marketing dále zpracovávány. V ostatních případech je tak učiněno, pouze pokud nebudou prokázány závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování bylo pokračováno.
Námitky můžete podávat z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace, tedy Intermedix může od vás požadovat jejich adekvátní zdůvodnění.
9.7. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
V případech, kdy ke zpracování vašich údajů je vyžadován váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů (zejména pokud se bude jednat o údaje poskytnuté za účelem zpracování týkajícího se zařazení do databáze odběratelů newsletteru a dále za reklamními a marketingovými účely, tj. zejména nabízení produktů a služeb společnosti Intermedix a za účelem zasílání obchodních sdělení a nabídek prostřednictvím elektronických prostředků) po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů).
Pokud si přejete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat, můžete tak učinit kdykoliv bezplatně prostřednictvím emailové adresy info@intermedix.cz nebo písemným prohlášením zaslaným na adresu Správce osobních údajů.
Návštěvníci internetových stránek společnosti Intermedix mohou svůj souhlas se zpracováním cookies odvolat postupem uvedeným na příslušných internetových stránkách.
9.8. Právo podat stížnost u dozorového orgánu
Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, pokud se domníváte, že Intermedix vaše osobní údaje zpracovává neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Příslušným dozorovým orgánem pro Intermedix je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
V případě dotazů, týkajících se zpracování vašich osobních údajů a vyřízení vašich dotazů a stížností kontaktujte prosím pověřence pro ochranu osobních údajů.

References: zákona č. 563
 zákona č. 235
 zákona č. 280
 § 7
 zákona č. 480
 čl. 44