Source: http://www.csc-scc.gc.ca/aiprp/007006-1005-fra.shtml
Timestamp: 2017-12-13 07:32:29+00:00

Document:
﻿ Rapport annuel, Loi sur l'accès à l'information 2010-2011
Rapport annuel, Loi sur l'accès à l'information 2010-2011
Points saillants et accomplissements pour 2010–2011
Rapport statistique pour l'année 2010–2011
Aux termes de l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information , le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant chaque exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Service correctionnel du Canada ( SCC) s'est acquitté de ses responsabilités relatives à l'accès à l'information au cours de la période visée par le présent rapport, soit l'exercice 2010–2011.
Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada, la Commission nationale des libérations conditionnelles, l'Agence des services frontaliers du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité et trois organismes d'examen, dont le Bureau de l'enquêteur correctionnel.
La Division de l'AIPRP comprend une directrice, deux gestionnaires des opérations, un gestionnaire unité des politiques et de la formation, cinq chefs d'équipe ainsi que neuf analystes principaux, 20 analystes, sept analystes subalternes ainsi qu'une équipe de support de neuf employés. La Division engage aussi des employés temporaires afin de rencontré les délais dans la charge de travail. La Division compte un total de 55 ETP.
Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information , l'AIPRP a des responsabilités à l'endroit des entités suivantes :
Le public : Offre des lignes directrices se rattachant aux demandes d'accès à l'information détenue par le SCC; répond aux demandes faites en vertu de la LAI; offre des clarifications sur les types de dossiers sous la responsabilité du SCC; et présente des explications relatives aux processus et aux délais prévus dans la LAI. Le SCC a également l'obligation de prêter assistance aux gens qui cherchent à obtenir des dossiers qui se trouvent dans une institution gouvernementale.
Le SCC : Répond aux demandes officielles et non officielles présentées en vertu de la LAI; offre des conseils liés à l'interprétation et à l'application de la Loi ; élabore et met en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices afin de s'assurer que la Loi est bien appliquée; et promeut la sensibilisation et la compréhension en ce qui concerne la Loi en offrant de la formation.
Les commissariats à l'information et à la protection de la vie privée : Coopère avec le Commissariat à l'information afin de résoudre des plaintes déposées par les auteurs d'une demande en expliquant ou en défendant les décisions du SCC en ce qui concerne la demande.
Séances de formation et d'information : Offre des séances de formation conçues pour familiariser les employés du SCC avec les exigences de la LAI, ce qui comprend la formation particulière aux exceptions et aux exclusions, à la gestion de l'information, aux affaires fédéro–provinciales, etc.
Rapport annuel au Parlement : L'AIPRP prépare et soumet deux rapports, un sur la LAI et l'autre sur la LPRP, à l'intention du ministre, qui les présentera à son tour au Parlement.
Les responsabilités découlant de l'application de la Loi sur l'accès à l'information , comme l'avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d'autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l'AIPRP du Service par l'intermédiaire d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L'approbation de toutes les exceptions relève de la directrice et des gestionnaires. La délégation de pouvoirs pour les communications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relève du commissaire, du sous–commissaire et du commissaire adjoint, politiques.
POINTS SAILLANTS ET ACCOMPLISSEMENTS POUR 2010-2011
L'Unité des politiques et de la formation a été créée en 2008, dans l'objectif d'élaborer un plan exhaustif d'apprentissage et de formation pour les affaires liées à l'AIPRP, dont le traitement des demandes aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels . L'unité aide aussi à élaborer des politiques et des procédures à l'intention de la Division de l'AIPRP et à s'assurer qu'on offre aux BPR des conseils et de l'aide de façon systématique.
L'Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental lorsqu'il s'agit d'élaborer et d'offrir des séances de formation au personnel de l'administration centrale, des administrations régionales et des établissements à l'échelle du Canada en ce qui concerne les enjeux liés à l'accès à l'information. Au cours de l'année visée par le présent rapport, l'Unité a offert plusieurs séances de formation à ses employés portant sur des dispositions particulières de la Loi sur l'accès à l'information . Les dispositions sont les suivantes : paragr. 13(1) – Renseignements obtenus à titre confidentiel; art. 14 – Affaires fédéro–provinciales; art. 17 – Sécurité des individus; art. 18 – Intérêts économiques du Canada; art. 20 – Renseignements de tiers; et art. 23 – Secret professionnel des avocats. Compte tenu de la nature complexe de ces dispositions, l'Unité avait pour objectif d'éclaircir les nuances et de créer une culture de sensibilisation en ce qui concerne certaines dispositions de la Loi afin d'assurer une application consistante. L'Unité est composée de trois ETP permanents, mais elle espère poursuivre l'expansion dans les années à venir.
Dîners-conférences sur l'AIPRP : En décembre 2010, on a reconnu le besoin d'offrir des séances de formation au personnel de l'AIPRP afin d'uniformiser l'application de la Loi et de promouvoir une culture d'apprentissage continu. Jusqu'à maintenant, huit séances portant sur différentes exceptions ont été offertes au personnel de l'AIPRP, dont quatre en français et quatre en anglais. En tout, 35 employés ont participé à ces séances. Compte tenu de la réussite de cette entreprise, l'unité des politiques et de la formation de l'AIPRP continuera à offrir à son personnel ces séances de formation internes.
Séances de formation à l'intention du personnel du SCC, ce qui comprend la formation offerte au personnel des établissements de la région des Prairies (210 employés au total). Le personnel comprend les agents correctionnels, le personnel administratif, les agents de libération conditionnelle et d'autres personnes qui travaillent avec les délinquants.
Formation à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP (15 employés). Actuellement, les cinq agents de liaison de l'AIPRP dans les régions sont relativement nouveaux et ont besoin d'une formation spécialisée. L'Unité des politiques et de la formation a rencontré en tête à tête trois agents de liaison et a par la suite offert une séance de formation sur place de trois jours à l'intention de tous les agents de liaison (13 ont participé), dont les employés de l'AC et des régions.
L'AIPRP a offert une séance d'orientation aux nouveaux directeurs et sous–directeurs d'établissement (15 personnes). Les représentants de l'AIPRP ont également communiqué avec le personnel responsable de la gestion de l'information (GI) et de la sécurité de l'AC pour s'assurer que l'AIPRP est intégrée au Programme d'orientation des nouveaux employés du SCC.
L'Unité des politiques et de la formation offre maintenant à tous les secteurs du SCC, y compris les régions, qui cherchent à obtenir de la formation, des conseils en matière de politiques et de lignes directrices et des interprétations de la Loi , un nouveau compte courriel GEN–NHQ particulier aux affaires de Politiques et formation, leur permettant de transmettre directement leurs questions et leurs préoccupations à l'unité. L'Unité des politiques et de la formation offre également une série de présentations à des fins de formation personnalisées auxquelles peuvent se reporter le personnel et les apprenants.
Nous avons reçu des commentaires positifs en ce qui concerne notre site web et nos séances de formation et nous espérons les élargir et les perfectionner ultérieurement.
L'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP a créé toute une gamme d'outils de référence visant à contribuer à l'éducation de la Division de l'AIPRP et des employés du SCC en ce qui concerne leurs rôles et leurs responsabilités. Le SCC a également rédigé des bulletins liés aux nouvelles directives, portant particulièrement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information , ainsi que plusieurs présentations à des fins de formation liées à des exceptions et à des exclusions précises. En outre, le commissaire adjoint a rédigé des lignes directrices à l'égard des documents temporaires afin d'aider le personnel de l'AIPRP à respecter les directives régissant l'élimination et la conservation de documents, conformément à la réglementation de Bibliothèque et Archives Canada.
Un Guide de conformité, créé à titre de document faisant autorité pour tous les employés de l'AIPRP. Il présente entre autres une description des étapes à suivre pour le traitement d'une demande d'accès à l'information, un examen de cas particuliers d'exception et d'exclusion et une analyse des responsabilités de la Division en ce qui a trait aux consultations. Le Guide devrait offrir au personnel les ressources et l'information nécessaires pour répondre à bien des questions au chapitre de l'accès à l'information.
Le SCC s'est engagé à mettre en pratique des normes uniformes relatives à la réception et au traitement de toutes les demandes d'accès à l'information. Une politique interne qui régit le traitement des demandes officielles a été créé et distribuée à l'échelle de l'organisation. Essentiellement, cela permettra de s'assurer que les auteurs d'une demande reçoivent une réponse normalisée et efficiente, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la responsabilisation . Le Commissariat à l'information a manifesté son soutien à l'égard de la politique durant ses enquêtes.
Dans le but de renforcer la sensibilisation aux politiques et lignes directrices relatives à la Loi sur l'accès à l'information , la Division de l'AIPRP du SCC a mis à jour son site intranet ainsi que son site Web public. Dans le but de contribuer à l'éducation de l'ensemble du personnel du SCC en ce qui concerne des questions liées à l'AIPRP, le site InfoNet contient de l'information liée aux politiques et aux procédures, aux directives, à la prévention de l'atteinte à la vie privée et aux rapports connexes et aux procédures d'EFVP, ainsi qu'une liste de conseils et de bulletins sur l'AIPRP. Il contient également un mécanisme de formation qui permet à des personnes ou à des groupes de présenter directement une demande de formation à l'Unité des politiques et de la formation. En outre, comme il est susmentionné, l'Unité des politiques et de la formation possède maintenant son propre compte courriel où il est possible d'envoyer des questions liées à la Loi sur l'accès à l'information .
Afin de voir les modifications du site Internet de la Division de l'AIPRP, veuillez visiter l'adresse suivante: http://cscweb.csc-dev-scc/aiprp/index-fra.shtml
Le SCC cherche à publier une liste non exhaustive des sommaires de demandes d'accès à l'information sur son site public de l'AIPRP afin d'offrir aux auteurs d'une demande un moyen facile de procéder. Ce projet présente des difficultés considérables pour la Division de l'AIPRP puisque la plupart des demandes de l'AI traite des renseignements personnels visant la clientèle du SCC.
Chiffres en matière de conformité
La Division de l'AIPRP du SCC a travaillé fort pour améliorer son taux de conformité au cours des dernières années. Depuis l'année 2008–2009, le taux de conformité de la Division de l'AIPRP s'est considérablement amélioré. Le progrès à ce chapitre est notamment le fruit de l'embauche, de la formation et du maintien en poste d'analystes principaux ainsi que de l'engagement de la Division à l'égard de l'amélioration de sa conformité globale. Le SCC s'engage à améliorer ses taux de conformité.
Le tableau suivant montre l'amélioration des taux de conformité de la Division de l'AIPRP du SCC au fil des dernières années.
Au fil des dernières années, la Division de l'AIPRP a vu la taille et la complexité de sa charge de travail augmenter considérablement. À mesure que le SCC mettra en œuvre de nouveaux programmes et de nouvelles priorités, le public présentera davantage de demandes. Les activités de renouvellement des infrastructures du SCC amèneront les gens à demander des détails particuliers sur le projet, dont des renseignements sur les contrats gouvernementaux, le logement futur et à long terme pour une population grandissante et les décisions du Cabinet qui nécessitent la consultation avec d'autres ministères.
Actuellement, l'AIPRP traite plus de 600 demandes officielles d'accès à l'information et de 35 à 40 demandes non officielles. l'AIPRP verra probablement de 150 à 200 demandes d'accès officielles et de 50 à 60 demandes d'accès non officielles supplémentaires au fil des prochaines années. L'augmentation totale des demandes d'accès à l'information depuis l'année 2000–2001 est de 40 %.
Le tableau suivant montre l'augmentation constante des demandes d'accès à l'information au cours des dernières années :
La Division de l'AIPRP du SCC est l'une des rares organisations qui rédige actuellement de l'information à la main. La Division procède à un déploiement d'un système de gestion des cas et de filtrage électronique, connu sous le nom Access Pro. La date de déploiement est fixée pour la mi-mai 2011 et entraînera l'informatisation de plusieurs milliers de pages.
En 2010–2011, le SCC a reçu 604 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui constitue une augmentation considérable par rapport à l'exercice 2009–2010. Toutefois, 84 demandes ont été reportées de la période précédente, pour un total de 688 demandes. En tout, 141 demandes ont été reportées à 2011–2012. Pour le Rapport Statistiques, veuillez réfère au Annexe B.
Demandes officielles reçues (y compris les reports)
En plus des demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information , la Division a traité 92 demandes de consultation d'autres institutions gouvernementales, ainsi que 35 demandes non officielles, surtout des rapports de vérification et d'évaluation internes au SCC et des articles de recherche.
Des 604 demandes reçus, la majorité des demandes proviennent du public, pour un total de 368; medias comptent 136 demandes; 44 demandes reçus du secteur des entreprises; 26 demandes d'academia; 19 demandes d'organisations ainsi que 11 des parties politiques.
Le tableau suivant démontre les demandes reçus :
Des 547 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 121 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 183 demandes ont donné lieu à une communication partielle. Dans 36 cas, les renseignements ont été entièrement retenus pour cause d'exception et, dans 16 cas, l'information a été exclue. Le SCC n'a pas pu traiter 92 demandes; une a été traitée de façon non officielle, 96 ont été abandonnées et deux ont été transférées à d'autres institutions fédérales.
Renseignements obtenus à titre confidentiel 16
Affaires fédéro–provinciales 11
Affaires internationales et défense 15
Application de la loi et enquête 182
Intérêts économiques 22
Renseignements personnels 175
Renseignements de tiers 25
Activités du gouvernement (avis) 173
Examens et vérifications 8
Secret professionnel des avocats 27
Interdictions fondées sur d'autres lois 6
Renseignements devant être publiés 23
Documents de bibliothèque ou de musée 6
Documents confidentiels du Cabinet 11
Au total, 183 prorogations ont été nécessaires durant la période visée par le présent rapport. Comme les demandes sont de plus en plus longues et complexes et nécessitent un plus grand délai de programmation lorsqu'elles supposent des statistiques, le temps de recherche nécessaire à cette fin augmente.
Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 307 demandes en moins de 30 jours; 107 dans un délai de 31 à 60 jours; 88 dans un délai de 61 à 120 jours; et 45 dans un délai de plus de 121 jours. La majorité des demandes ayant nécessité un long délai de traitement exigeaient des consultations obligatoires avec d'autres ministères fédéraux.
Dans les cas où des renseignements pouvaient être communiqués, des copies ont été fournies à 294 personnes, des examens ont eu lieu dans deux cas et, dans huit cas, un examen des documents a été demandé et on a fait des copies par la suite.
Une proportion importante de la charge de travail de la Division de l'AIPRP tient à la participation à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l'ASFC, la GRC, le SCRS ainsi que CIC, le BEC et la Commission des libérations conditionnelles du Canada afin de donner suite aux consultations dans un délai convenable.
Au cours de la période 2010–2011, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 92 demandes de consultations d'autres institutions traitant des demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information .
Le Commissariat a avisé le SCC de 76 plaintes en ce qui a trait aux réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information traitées par le SCC. À la fin de la période visée par le présent rapport, 44 conclusions ont été publiées pour ces plaintes.
Retard 13
Prorogation 4
Refus — Exceptions 22
Aucun Document 11
Parmi ces conclusions, dix (10) ont été jugées bien fondées, la majorité découlant du délai de traitement. Au total, 14 plaintes ont été abandonnées; 14 ont été jugées non fondées; et six (6) ont été résolues dans le cadre de l'enquête. Le reste des plaintes (32) fait toujours l'objet d'une enquête.
Non fondée 14
Fondée 10
Résolue – Recommandation 6
Résolue – Pas de recommandation 0
Réglée 0
Non étayée 0
Le SCC travaille diligemment dans le but de sensibiliser le grand public à l'environnement et à la clientèle uniques au SCC. À cette fin, la Division de l'AIPRP a offert deux séances de formation sur la sécurité préventive à 40 enquêteurs et a offert une formation à ses intervenants, dans le but d'améliorer la compréhension de l'organisation. Compte tenu de l'accueil favorable qu'a réservé la CPVP à la formation, le SCC a élargi les séances au Commissariat. Le SCC espère poursuivre les séances.
En tout, 6 507,85 $ ont été recueillis en vertu du Règlement sur l'accès à l'information . On a recueilli 2 515 $ en frais de traitement des demandes, et les 5 $ de frais initiaux pour les auteurs d'une demande de rapport d'un comité d'enquête concernant des incidents de blessures graves ou décès d'un délinquant ont été levés aux termes de l'obligation de prêter assistance.
Une (1) requête à été déposée à la cour fédérale contre le SCC concernant une réponse émise suite à une demande d'AI. Cependant l'individu a déposé un Notification de désistement avant la date du procès.
En tout, 1 212 634,00 $ ont été dépensés en salaires, et 20 147 $, en dépenses opérationnelles.
Commi-ssaire

References: l'article 72
 art. 14
 art. 17
 art. 18
 art. 20
 art. 23