Source: https://www.scribd.com/doc/88759414/ABC-Contratacion-en-Colombia-Espanol-Ingles
Timestamp: 2017-05-24 10:31:44+00:00

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Regime of Contracts in Colombia
. es necesario el aprovisionamiento de bienes y servicios por parte de los órganos públicos mediante la contratación. fundado en la prevalencia del interés general. El Estatuto de la Contratación Publica en Colombia.
Dado el interés público inherente a la totalidad de la gestión estatal.
Régimen Contractual en Colombia
English P. de manera que el ofrecimiento más favorable es aquel que resulte con el más alto puntaje o con la mayor calificación. sino que implica la observancia por parte de las entidades de la ponderación detallada. garantizar los principios. 21
Es una ley de principios que deben prevalecer:
La administración debe otorgar idéntica oportunidad para participar a todos aquellos que se encuentren en condiciones de ofertar lo requerido por ella. Para el cumplimiento de los fines del Estado. precisa y concreta de los factores de calificación previstos en los pliegos de condiciones. de manera preponderante.
En cuanto a las condiciones del contrato y de la oferta. entre cuyos fines esenciales se encuentra el servir a la comunidad y promover la prosperidad general. por qué y como se toman las decisiones que inciden sobre el desarrollo de aquella. en este principio. Para lo cual se expidió.
English P. motivo por el cual los procesos de selección de contratistas. Colombia es un Estado Social de Derecho. deberes y derechos consagrados constitucionalmente. 20
Las entidades Colombianas tienen la obligación legal de seleccionar a sus contratistas a través de licitación o concurso público y solo excepcionalmente de manera directa en los casos expresamente dispuestos en la ley. armónica y eficaz. Luego el objeto de los contratos no es otro que la adquisición de bienes y servicios tendientes a lograr los fines del Estado en forma legal. para que
P. de acuerdo con los factores establecidos en el pliego de condiciones y su ponderación.
De conformidad con la Constitución Política. es el cuerpo de normas que regulan la actividad pre contractual y contractual. la comunidad tiene derecho a conocer quienes. 21
Se entiende por licitación pública el proceso de selección utilizado por las entidades estatales mediante el cual escoge a sus contratistas a través de una invitación de carácter público que se dirige a todas las personas potencialmente interesadas en ejecutar un contrato.Estatuto de Principios
English P. se inspiran. esta favorabilidad en la elección no es discrecional.
Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos. Enajenación de bienes. del artículo 30 de la ley 80 de 1993. 7. según sea el caso. Los contratos de encargo fiduciario celebrados por las entidades territoriales según los requisitos previstos en la Ley 1150 de 2007. bolsas de productos o compras por catalogo) para garantizar la eficacia de la gestión contractual. 1. 4. 2. la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública. 6. presenten ofertas entre las que se escogerá la más favorable. previo cumplimiento de lo previsto en los numerales 2o. 3. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas. 8. 5.
La contratación directa es una modalidad de contratación de carácter excepcional. la entidad estatal destinataria de la misma la estudiará en el término máximo de tres (3) meses y si encuentra que el proyecto no es viable así se lo comunicará por escrito al interesado. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.en igualdad de condiciones y bajo criterios objetivos garantizados por el pliego de condiciones. permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto. 6. en la práctica. Para los contratos interadministrativos. obra o servicio. las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien. En esta modalidad de selección se premia el talento y la experiencia en la contratación de consultoría por encima del precio. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. En este último caso. prevé los siguientes eventos en los cuales es procedente esta modalidad de contratación: 1. en los que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de pre calificación. Para la contratación de bienes y servicios en el sector de Defensa y del DAS que requieran reserva en su contratación.
Iniciativa del contrato de concesión de obra por parte de particulares
English P. 4. En los casos de Urgencia manifiesta. 7. La licitación pública. la ley de Contratación Publica en Colombia. 3.
P. Presentada la oferta. Se debe presentar la oferta en tal sentido a la respectiva entidad estatal en la que se incluirá. puedan adelantarse procesos simplificados (uso de subastas a la inversa. como mínimo. criterios de experiencia. su prefactibilidad técnica y financiera y la evaluación de su impacto ambiental. Para la ejecución de trabajos artísticos o de prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión. creando las condiciones para un desarrollo vigoroso de esta área. entre otras cosas. 2. Para el arrendamiento o adquisición de inmuebles. En caso contrario. 5. y 3o. 9. expedirá una resolución mediante la cual ordenará la apertura de la licitación. por lo que su aplicación es de carácter restrictivo. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. partiendo de la iniciativa privada. La contratación de menor cuantía. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. En efecto. la descripción de la obra. La contratación cuyo proceso de licitación haya sido declarado desierto.
La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar. Para los contratos de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. de los diseños y de la interventoría de las obras publicas. entre otros. responsable. se reserva para objetos de carácter complejo y mayor valor. 5
En el parágrafo 2 del artículo 32 del Estatuto de Contratación se autoriza la celebración de contratos de concesión para la construcción de una obra pública. capacidad intelectual y de organización de los proponentes. Contratación de empréstitos.
condiciones y especificaciones acordadas. los salarios. Así mismo deberán presentar los documentos que acrediten los requisitos exigidos por la entidad estatal en el pliego de condiciones. cuando requieren asumir una tarea económica particularmente importante. Los riesgos que cubre la garantía son: el cumplimiento del objeto del contrato. esto es:
Quienes pueden contratar con el Estado Colombiano
English P. buen funcionamiento de equipos y provisión de repuestos. 2. Garantía de seriedad de la oferta: esta cubre el riesgo de la firma del contrato al momento de su adjudicación. aunar recursos financieros y tecnológicos y mejorar la disponibilidad de equipos. el impacto social y ecológico de la obra. la estabilidad de la obra. destacándose principalmente la descripción y el valor de la obra. póliza que ampare la calidad de los estudios por tres (3) años.
Las garantías en la contratación estatal son así: los contratistas deben prestar garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los proponentes deben prestar garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos. que les permita distribuirse de algún modo los riesgos que pueda implicar la actividad que se acomete. de acuerdo con los términos. prestaciones sociales e indemnizaciones. el manejo del anticipo. cuya capacidad se limita al desarrollo de su objeto social. según el caso pero conservando los consorciados su independencia jurídica. unión temporal.
¿Cuáles son las garantías que se deben presentar en los procesos de contratación estatal?
English P. las personas jurídicas. y la responsabilidad civil que debe cubrir a la administración por daños que se causen a terceros con ocasión de la ejecución de un contrato estatal. 24
Como principio general pueden contratar con el Estado las personas legalmente capaces para celebrar negocios jurídicos. indicarán con precisión si pretenden organizarse como consorcio. el contrato de concesión se celebrará con su representante legal. por lo tanto si el contratista que es adjudicatario del contrato decide no firmar el mismo se hará exigible la mencionada garantía. el documento de intención consistirá en una promesa de contrato de sociedad cuyo perfeccionamiento se sujetará a la condición de que el contrato se le adjudique. 3. calidad del servicio.
Las personas naturales que tienen la posibilidad de obligarse por sí mismas y sin el ministerio o autorización de otra persona. En estos casos deberán adjuntar a la propuesta un documento en el que los interesados expresen claramente su intención de formar parte de la asociación propuesta. Sociedades proyecto o asociaciones futuras. sociedad o bajo cualquier otra modalidad de asociación que consideren conveniente. figuras utilizadas como un instrumento de cooperación entre empresas. el análisis de los riesgos previsibles. Los proponentes podrán presentar diversas posibilidades de asociación con otra u otras personas naturales o jurídicas cuyo concurso consideren indispensable para la cabal ejecución del contrato de concesión en sus diferentes aspectos. siempre que cumpla plenamente con los requisitos exigidos en el mismo. En el artículo 4 del Decreto 4533 de 2008 se establecen los requisitos con los que deben cumplir las ofertas. Garantía única de cumplimiento: tiene su vigencia durante toda la etapa contractual y cubre los siniestros que se presenten por incumplimiento del contratista durante la ejecución de la obra. a lo que expresamente se obliguen. Cuando se proponga constituir sociedades para estos fines.Si dentro del plazo de la licitación no se presenta otra propuesta.
1. así como la experiencia y capacidad financiera del oferente. Para el efecto. 1. 2. Su plazo es igual al de la adjudicación y las aseguradoras cubren el siniestro de la no firma del contrato y adicionalmente. las condiciones técnicas y financieras. la entidad estatal adjudicará el contrato al oferente inicial en el término señalado en el respectivo pliego. También puede celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales. 7
. los estudios financieros así como cualesquiera otros necesarios para su desarrollo. Una vez expedida la resolución de adjudicación y constituida en legal forma la sociedad de que se trate.
la entidad publicará para cada proceso de licitación. 3. 26
¿Cómo obtienen los contratistas información sobre los procesos de contratación de las entidades estatales?
La entidad contratante debe garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. Deben ser en su estructura y contenido.
Este proyecto debe ser lo más cercano posible al pliego definitivo y abarcar el contenido integral del futuro pliego de condiciones. Fiducia mercantil en garantía. 2. lo estudien. y de esta manera hagan todas las observaciones y preguntas que consideren del caso. la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario único. Póliza de seguros. lo más cercano que sea posible.La vigencia de la garantía coincide con la etapa contractual. 4. pues cuando se hace referencia a ésta. como su nombre lo indica. En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el Secop en el día en que deba realizarse la publicación a que se refiere el inciso segundo del artículo 4° del decreto 2474 de 2008. 9
. tales como la identificación de la necesidad del contrato. informando el lugar donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso. cuyo sitio web será indicado por su administrador. su ajuste al plan de necesidades y al plan de compras y la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos (técnicos. entre otros: el proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. La publicidad en los proceso de contratación se debe hacer en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación. Es decir. se publicarán. Así mismo deben publicarse las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones que presenten los posibles oferentes y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. Endoso en garantía de los títulos valores. 6. Como proyecto que es. los recursos presupuestales disponibles para su financiación. Esto garantizará que los interesados opinen sobre todo su contenido. La no presentación del reporte o del plan de acción señalado anteriormente acarreará la violación del decreto reglamentario y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables. Cartas de crédito stand by. 5. selección abreviada y de concurso de méritos. De tal manera que luego de una buena planeación. un aviso en un diario de amplia circulación nacional. Depósito de dinero en garantía. Con base en lo anterior. El proyecto debe contener toda la información y todas las “reglas de juego” que regirán en el proceso contractual. se entiende el lapso dentro del cual debe ocurrir el siniestro. económicos y jurídicos. es un proyecto de lo que serán los pliegos de condiciones finales.
Segunda Etapa: Publicaciones de Proyecto de Pliegos y Convocatoria Pública ¿Qué es el proyecto de pliegos?
El proyecto de pliegos.
English P. o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión. se presenta al público para que todos los interesados lo conozcan. 26
Primera Etapa: Planeación en la Contratación Estatal
En la planeación del contrato se deben fijar los requerimientos de la contratación. Garantías bancarias a primer requerimiento.
¿Qué tipo de garantías se tienen como permitidas?
English P. que la exigibilidad de la garantía única no es necesario hacerla dentro del término de vigencia de la misma. se celebrará el contrato si éste se ajusta a las necesidades de la entidad para cumplir con el servicio. al proyecto definitivo de pliego de condiciones. según el caso. departamental o municipal.
El acta de liquidación de mutuo acuerdo. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública. a través de éste se permite al público la consulta de toda clase de información referente al proceso contractual. 17. En él se encuentra toda la información que requieren los usuarios para interactuar con este sistema de información. y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha. 10. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder al proceso de la conformación dinámica de la oferta en la licitación pública. 3. 6. El informe de evaluación a las propuestas. 12. se hace referencia a cada uno de estos documentos y su oportunidad para publicarlos.
¿Qué es Portal Único de Contratación?
El Portal Único de Contratación es una página de Internet. 2. en la selección abreviada y concurso de méritos con propuesta técnica simplificada (PTS). 11
. y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. En los casos de licitación pública.
¿Cuáles son los plazos para realizar las publicaciones?
El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. ¿Dónde se encuentra ubicado el Portal Único de Contratación? El Portal Único de Contratación está ubicado en la página Web http://www. o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda. en el caso de la licitación y concurso de méritos con propuesta técnica detallada (PTD). 14. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 5. modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta. La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. El aviso de la convocatoria pública. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 13. 18. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección. El acto administrativo de adjudicación del contrato. las adiciones. 15. o. o el acto administrativo de liquidación unilateral. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones. Estos documentos son: 1. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. 7. La publicación electrónica de los actos y documentos descritos debe hacerse en la fecha de su expedición.co.Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el Secop. a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. deben tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario único de Contratación Pública.gov. administrada por el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). El contrato. o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato. 4.contratos. que permita a los habitantes conocer su contenido. A su vez. Su principal objetivo es garantizar la transparencia y la publicidad en la selección de los contratistas particulares.
P. Mediante este sistema se cumple la mayoría de los requisitos de publicidad en el proceso de contratación pública. 11. Las adendas a los pliegos de condiciones. 8. 16. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. El acto administrativo de suspensión del proceso.
¿Qué tipo de información se publica en el SECOP?
Pese a que más adelante en este Manual. 9. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.
mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección. Estos hechos pueden ser imputables a las partes o ajenos a ellas. 8)
Factores de Selección – Condiciones de Cumplimiento y Evaluación
Factores y criterios que serán tenidos en cuenta para la evaluación y la adjudicación del contrato. siempre que la posibilidad de negociación de los contenidos contractuales posterior a la adjudicación de los contratos estatales es prácticamente nula. bajo la premisa de que los interesados ya han tenido la oportunidad de opinar y de ser oídos en el trámite de elaboración de los pliegos definitivos. Solicitarle a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que la entidad considere indispensables. Así se está minimizando la posibilidad de que se susciten controversias. se hará la convocatoria pública una vez evaluadas las observaciones y propuestas presentadas por los interesados a los proyectos de pliego de condiciones.
En los procesos de selección por licitación. selección abreviada y concurso de méritos.30 Num. (Ley 80 de 1993 Art. es importante resaltar lo anterior. y.
Resolución de Apertura del proceso de selección
La Resolución de Apertura del proceso de selección es un acto administrativo mediante el cual se ordena: 1. comentarios. como cambios en circunstancias económicas. radica en que los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones. Por lo anterior. Se tendrán que indicar el número de publicaciones que se deberán realizar y el intervalo de tiempo entre cada una de ellas.
Designación. siempre que se estimen relevantes. ellos podrán realizar las observaciones que consideren necesarias para aclarar el contenido de sus ofertas. 13
. por así llamarlos.
Tercera Etapa: Apertura de la Licitación Pública y Pliegos Definitivos ¿Qué información contiene el Acto Administrativo de apertura?
•	•	•	Se deberá determinar el objeto del contrato. En el pliego de condiciones deberá establecerse un término por medio del cual las entidades deban: 1. la apertura del proceso de selección. administrativa. pero ajustados conforme las observaciones y complementaciones hechas por los particulares. conforme al artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 que indica que. tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. La competencia para proferirlo radica en el representante legal de la entidad. Evaluar las propuestas. documentos y estudios previos.
Es relevante el conocimiento de este término por parte de los proponentes. operacional y financiera así como la experiencia y la capacidad de organización serán objeto de verificación para aceptar la participación de un oferente. 2. políticas o sociales que pueden llevar a que no se cumplan los flujos y resultados esperados y alterando el equilibrio económico de las prestaciones. quien tiene competencia para delegar esta función. debido a que dependiendo de lo que se diga en el informe de evaluación. Los pliegos de condiciones definitivos son los mismos proyectos de pliegos. o en su defecto tendrá que publicar información acerca del lugar exacto en donde se pueden consultar los pliegos de condición. que la entidad contratante desee adoptar.¿Cuál es la importancia de las observaciones y sugerencias que se presentan al proyecto de pliego de condiciones?
La importancia de estos. 2. la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.
P. La Resolución de apertura del proceso de selección es propiamente un acto administrativo de carácter general. La capacidad jurídica. “Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación. Se tendrá que ordenar la publicación de los pliegos definitivos en la página Web que crea la entidad.
¿Qué es un pliego de condiciones definitivo?
Es el acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y que se tiene como futura entre las partes. Asignación y Tipificación del Riesgo
Durante el plazo de ejecución del contrato se pueden presentar diferentes factores de riesgo. mas no será objeto de calificación o puntaje.
Antes del acto de apertura del proceso. conceptos y decisiones que se rindan o adopten.
¿Cuál es el objetivo de las audiencias de aclaraciones?
Clarificar el alcance y contenido de los pliegos de condiciones.
Lo importante de esta audiencia que el oferente debe saber es que se discutirá sobre los riesgos previsibles. con copia a todos aquéllos que retiraron los pliegos. Por el principio de transparencia los interesados tienen la oportunidad de conocer y controvertir los informes.
¿En qué consiste la audiencia de riesgos?
El objeto de esta audiencia será la de realizar por parte de los interesados unas propuestas. por parte del proponente. Adicionalmente. con anterioridad a la presentación de las ofertas. sobre las observaciones al proyecto de pliego en materia de riesgos. o en cuanto a quién es el que soportará tales riesgos. y en general a lo que tenga que ver en la tipificación. los pliegos de condiciones de las entidades estatales deberán señalar el momento en el que. De lo anterior puede concluirse que los pliegos deben conocerse antes de la audiencia. Se realiza con las ofertas que obtuvieron la calificación de admisible en los criterios de evaluación y se denominaron válidas. la audiencia puede presentarse: 1. estimación y asignación de los riesgos previsibles en el desarrollo y ejecución del contrato. O en la misma audiencia de que trata el artículo 30 del estatuto de contratación. Por eso el pliego establece los momentos en que se permite el conocimiento de tales actuaciones con la posibilidad de que se puedan realizar observaciones.
¿En qué momento puede llevarse acabo esta audiencia sobre riesgos?
A criterio de la entidad. los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva”
¿Cómo finaliza esta audiencia?
Esta audiencia finaliza con un acta. 2. donde participarán además del jefe de la entidad o al delegado para el caso. basadas en observaciones que tengan al proyecto de pliego de condiciones en lo que se refiere a cómo fueron tipificados los riesgos previsibles por parte de la entidad. porque al presentar las ofertas se entiende que se acepta. la distribución de los riesgos previsibles.
Cuarta Etapa: Preparación de las Ofertas.
¿Hasta cuándo se pueden solicitar aclaraciones?
Es importante señalar que los interesados en el proceso pueden solicitar aclaraciones dentro del plazo de la licitación. es por el equilibrio económico del contrato. 15
. Audiencias y Adjudicación Audiencia de Adjudicación
La adjudicación deberá realizarse en audiencia pública. que se refiere a la audiencia de aclaraciones. y conforme lo señala el estatuto contractual pueden darse situaciones tales como modificaciones que hayan resultado pertinentes para el pliego de condiciones o también la prórroga del término para la presentación de las ofertas. En esta audiencia y previo a la decisión de adjudicación los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad a las observaciones realizadas a los informes de evaluación. Los interesados en ofertar deberían asistir a estas audiencias. Los oferentes pueden expresar sus inquietudes u observaciones que tengan con relación a los pliegos de condiciones. que estaban contenidos en el pliego de condiciones.
El orden de elegibilidad resulta de: La aplicación del cumplimiento de los requisitos de orden jurídico y técnico y. o en cuanto a la cuantificación de los mismos.
P.En las licitaciones públicas. De la aplicación de la formula dispuesta en el pliego de condiciones. y es un deber de las entidades contestarlas por escrito. que más adelante se explicará. los demás proponentes e interesados en asistir. pues es la oportunidad que la ley les otorga de participar de manera activa en la consecución de sus propios intereses.
para que no se presenten conflictos con los demás proponentes.
English P. Con respecto a esta garantía es preciso recordar que como excepción al régimen habitual de seguros consagrado en el Código de Comercio.
English P. la garantía única de cumplimiento no se termina automáticamente por incumplimiento en el pago por parte del contratista. mediante el cual se designa al oferente escogido. que aunque tenga cierto grado de discrecionalidad. debe estar motivada. es decir el futuro suscriptor del contrato. razón por la cual no es necesario que las entidades públicas contratantes exijan a los contratistas adjuntar los recibos de pago.
La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a paz y salvo. ya que es una actuación regulada. 34
Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término que se haya señalado.¿Qué es el acto de adjudicación?
El acto de adjudicación es un acto administrativo que profiere la entidad.
¿Qué pasa una vez el adjudicatario suscribe el contrato?
English P. Será entonces al segundo proponente mejor calificado quien la entidad podrá adjudicarle el contrato mediante acto motivado. los cual se mantiene vigente con la Ley 1150 de 2007. en la motivación deben plasmarse los motivos que llevaron a la entidad a escoger tal oferta como la mejor. como tampoco la oferta. A partir de ese momento se convierte en el adjudicatario. se le hace exigible la póliza de seriedad que constituyó previamente en calidad de sanción. según el caso. sin perjuicio de que procedan las acciones correspondientes al reconocimiento de los perjuicios no cubiertos por el valor de los depósitos o la garantía. 34
Se debe constituir la póliza única de cumplimiento. 34
¿El acto de adjudicación debe estar motivado?
El acto de adjudicación no debe estar sujeto a ningún tipo de condición.
.Aerial view.
P. In order to achieve the purposes of the State. and the most favourable bid will be chosen. founded on the prevalence of the general interest. to select contractors through a public invitation addressed to all persons potentially interested in performing the contract. harmoniously.Statute of principles
The following are the overriding principles:
The Administration must give equal opportunities for participation by all those who are in a position to make an offer for what the Administration requires.
With regard to the conditions of contract and offer. and effectively. accurate and specific weighting of the factors of scoring or classification given in the Terms of Reference. The regulation of pre-contractual and contractual activities in Colombia is contained in the Public Procurement Law. guaranteed by the Terms of Reference. and their weighting. on equal conditions and objective criteria.
According to its Constitution. or with the highest classification. goods and services must be acquired by public agencies through contracts. such that the most favourable offer will be that which obtains the highest score. and guarantee the principles.
A public tender is a selection process used by State agencies. the community is entitled to know who takes decision which affect its development. but implies that the entities concerned engage in detailed. may present their bids. this favourability in choice is not discretionary. so that they. public tenders are reserved for projects of a complex. and why and how they are taken. high-value nature.
Colombian State agencies are legally obliged to select their contractors through tenders or public contests. Therefore. the object of a contract is no more than the acquisition of goods and services designed to achieve the purposes of the State legally. and one of its essential purposes is to serve the community and to promote general prosperity. in cases expressly stated in the law. and only exceptionally by direct appointment.
Given the public interest inherent to all activities of the State. duties and rights contained in the Constitution. 21
. Colombia is a Social State of Law. in accordance with factors established in Terms of Reference. and therefore the processes of selection of contractors are inspired dominantly by this principle.
2. technical and financial prefeasibility. Contracting loans. the list of the qualifying candidates will be formed by a public invitation. or For the execution of artistic work or the provision of professional support services. 1. in the terms indicated in the Terms of Reference. which require confidentiality in contracting. so that a limited list of offers can be drawn up. whose participation is considered to be essential for the proper execution of the concession contract in its different aspects. For the rental or acquisition of property. The contracting of goods and services required for the defence and national security. and an evaluation of environmental impact Once the offer is made. the circumstances of contracting. or Disposal of assets.
1. offered on legally constituted product exchanges.2 and 30. talent and experience in consultancy contracting is valued more than price. Where there is only one source of offer in the market. 3. Contracting for minor amounts. 23
. The proposal must be presented to the appropriate State agency. Inter. 5. for designs and inspection of public works. and if it finds that the project is not viable. creating conditions for vigorous development of the area. amongst other things. Proposers may choose from a range of possibilities of association with one or more natural or legal persons.3 of Law 80/1993. in accordance with the requirements of law 1150/2007. Contracting in which the tender process has been declared abandoned. in which systems of open competition or preliminary qualification can be used. 2. the State entity receiving it will study it within three months. Contracts for the development of scientific and technological activities. 7. and organization of the proposers. If preliminary qualification is used. subject to compliance with the terms of Subsections 30. the State agency will award the contract to the initial proposer. 9.2 of the Procurement Law gives authorization for concession agreements to be signed for the construction of public works. since its application is of a restricted nature. such as reverse auctions. it will inform the proposer in writing. The acquisition or supply of goods and services of uniform technical characteristics and common use by entities.
Manifest urgency. starting from private initiative. as the case may be. mail order purchases. 6. or the amount or purpose of the asset. amongst other things. Contracts for the provision of health services. with responsibility. 3. 8. in order to guarantee the effectiveness of contractual activities. and will at least include a description of the work. If no other proposal has been presented within the term of the tender. 5. it will issue a resolution in which it will order the opening of a tender.
A short process is a mode of objective selection for cases in which the characteristics of the object to be contracted.
Initiative of concession contract by the private sector
Section 32. Otherwise. 4. 6. the Procurement Law in Colombia provides for the following events in which this mode of contracting is in order:
P. Escrow agreements made by regional government agencies. For this. they will clearly indicate whether they intend to organize
Direct contracting is a mode is an exceptional one. In this mode of selection.administrative contracts. criteria of experience. Goods produced by or intended for agricultural purposes. 7. using. product exchanges. 4. For the contracting of goods and services in the defence sector and for the security police (DAS). provided that the proposal meets all the requirements of those Terms of Reference. intellectual capacity.Contests of merit
This is the mode suited for the selection of consultancy projects. In effect. work or service allow simplified processes to be applied.
a bond covering the quality of studies for three years. Once the resolution of award is issued. 2. and the insurance company covers the loss arising from failure to sign the contract. Private individuals who are able to oblige themselves. but maintaining the legal independence within the consortium. temporary union. and improve the availability of equipment. or any other mode of association which they consider convenient. That is to say.
Performance guarantee: This is valid throughout the term of the contract.themselves as a consortium. persons legally capable of doing juristic business may contract with the State. bring in the financial and technological resources. or Project companies or future associations. expressed in the Terms of Reference. 1. and any other studies required to develop the work. conditions and specifications agreed. the guarantee will be called upon. following the terms. which are figures used as an instrument of cooperation between companies. the financial studies. In such cases.
P. they must present the documents demonstrating that the requirements of the State entity. principally. since it is directly related to it. fidelity for the downpayment. Bid bond: The bond covers the risk of signature of the contract at the time of award. and without the ministrations or authorization of another. when they require to undertake an economic task of particular importance. function of equipment and provision of spares. 3. whose capacity is limited to the pursuit of their corporate object. When the proposal is to incorporate the company for this purpose. and it is understood that this is the time period within which the loss must occur. have been met.
4. technical and financial conditions. Likewise. and bidders must provide a bid bond for their bids. The term is equal to that of the award. and therefore. the document of intent will consist of the promise to incorporate. the description and value of the work. and the company in question is duly incorporated. which will allow them in some way to distribute risks which may be implied in the activity undertaken. the concession contract will be made with its legal representative. a document in which the interested parties clearly express their intention of forming part of the association proposed must be attached to the bid. as the case may be. the analysis of foreseeable risks. and third-party liability to cover damages caused to third parties by reason of the performance of a State contract. and formalization will be subject to the condition that the contract is awarded to that bidder. Legal persons. 25
. quality and stability of work or service. in other words:
1. Article 4 of Decree 433/2008 establishes requirements which offers or bids must satisfy. social and ecological impact of the work. and the experience and financial capacity of the proposer or bidder. if the award-winning contractor decides not to sign the contract. The risks covered by the guarantee are: performance of the object of the contract. the enforcement of the performance bond does not need to be exercised within the term of the bond itself. Consortia and temporary unions. and whatever other express obligation there may be. employer liability. and covers losses which may arise due to breach by the contractor in the course of work.
As a general principle.
2. The validity of the guarantee is the same as the term of the contract.
What guarantees must be provided in the processes of State contracting?
The guarantees required in State contracting are the following: contractors must provide a performance guarantee for their obligations under the contract. corporate entity.
Without prejudice to the publication of the contract on SECOP. The structure and content of the draft should be as close as possible to the final Terms of Reference. which allows the public to be aware of its content. or failing that. such as the identification of the need for the contract. The electronic publication of the acts and documents described must be set up on the date of issue. through the Procurement Portal. Bank guarantees payable on the first demand. The general term for it to remain there will be up to
Stages of the contractual process
Stage one: Planning in State contracting
The planning of the contract sets out the requirements of the contracting process. establish that it is in accordance with the plan of needs and the purchasing plan. with good planning. the public entity of the tender.
How do contractors obtain information on the contracting processes of State entities?
The contracting entity must ensure publicity in everything associated with the contracting process. and then make observations or put questions they consider relevant. Insurance policy. economic and legal). or SECOP is not available on the day on which the publication should be made under Section 4. and indication of a physical or electronic place where studies and previous studies and documents may be consulted. the contract will be made if it matches the needs of the entity to comply with the service. Standby letters of credit. place an announcement in a national.
P. budget resources available to finance it. and public invitation What is the draft Terms of Reference?
Draft Terms of Reference. except for those which are expressly subject to confidentiality. study it. is a proposal for the final conditions of the Terms of Reference. which will be indicated by its webmaster. 4. 3. or some other mechanism determined in general by the regional administrative authority.
Stage 2: Publications of the project of the draft Terms of Reference. and it is presented to the public so that all interested parties may be aware of it. as presented by potential bidders. dereliction of the functional duties of those responsible. the publication will cover the Terms of Reference. for each tender. will publish. Publicity in the contracting process is effected on the public procurement electronic system (SECOP). Escrow. indicating the way in which publicity will be given to other acts in this process.What type of guarantees are permitted?
1. short process and contest of merit. and therefore. account must be taken of regulations which apply to the gazetting of the contract in Diario Unico de la Contratación Pública. The draft should be as close as possible to the final Terms of Reference. or failing that. as the case may be. and should cover the entire contents of the future final Terms of Reference. Endorsement of securities in guarantee. departmental or municipal newspaper with wide circulation. and the preparation and scope of studies and previous studies and designs (technical. 27
. Failure to present a report and/or plan of action as indicated above will entail a breach of the regulatory decree. Based on this. in other social media which provide the same dissemination. If there are no appropriate technological media. 2. or Cash deposit in guarantee. which will be applied to the contractual process.2 of Decree 2474/2008. and this will be appraised by the competent authorities in accordance with the Disciplinary Code. This will ensure that the interested parties will express their opinions on the entire content. in the Gaceta Oficial of the regional entity involved. Therefore. along with the document which contains the comments of the entity on the observations presented. The draft must contain all the information and all the “rules of the game”. informing the place were the proposed Terms of Reference and the definitive version of the same can be consulted free. must be published. It is a draft. The observations and suggestions relating to the Terms of Reference. 6. as the name suggests. 5. all within the next three working days.
and the appropriate moment to publish them. and evidence that information has been sent to the Chamber of Commerce for the public tender. The draft Terms of Reference. 15. Note of record of the hearing for the allocation of foreseeable risks. The publication of the Terms of Reference does not oblige the entity to open the selection process. The announcement of the public invitation. and general clarifications presented in the selection process.
6. Addenda to the Terms of Reference. in the case of a tender and all contest of merit. to open the selection process. The general administrative act ordering opening of the selection process. contratos. 5. or subsequently.
4. and replies to the same.
The record of the hearing for a clarification of Terms of Reference. and This contains all the information required by users to interact with the information system. The principal objective is to guarantee transparency and publicity in the selection of private-sector contractors. Evaluation report on bids or proposals. Also. the record of the public hearing of the award must also be provided. it also allows the public to consult all kinds of information with regard to the contracting process. 9.
What are the terms for effecting publication?
The Terms of Reference will be published at least 10 working days in advance of the date of the act ordering the opening. 14. They are listed here. 7. The contract. because interested parties have had the opportunity to express their opinions and to be heard and during the procedure for the preparation of the final Terms of Reference. and the document which contains the appreciation of the entity with regard to the observations presented.
18. with a detailed technical proposal. and not less than five working days of the same date. 2.
What is the Procurement portal?
The Procurement portal is an internet page administered by SECOP. The final Terms of Reference. 1.
What kind of information is published in SECOP?
Later in this manual there is reference to each of these documents. The system satisfies most of the requirements of publicity in the process of public procurement. and: to publish the final Terms of Reference. this will minimize the possibility that controversy could arise. 29
. Record of liquidation by mutual agreement. as the case may be. The administrative act suspending the process. 16. 13. with simplified technical proposals.2 years after the date of liquidation of the contract or the effective date of the administrative act declaring abandonment. or the administrative act of unilateral liquidation. which gives the following orders: 1. 11. if considered relevant. 3. and supplements or suspensions and information on sanctions imposed in the course of execution of performance of the contract. 10.gov.
What is the importance of the observations and suggestions presented in the Terms of Reference?
The importance of such “comments” is that the final Terms of Reference may include matters proposed in them. In time.
P. Observations and suggestions regarding the Terms of Reference. Where is the Procurement portal? The Procurement portal is at http://www.co. 12. The administrative act awarding the contract.
Resolution to open the selection process
The resolution to open the selection process is administrative act. 8. in the short process and contest of merit. The record of the declaration of abandonment. 2. The act of revocation of the administrative act of opening the tender. and indication of the physical or electronic place in which previous studies and documents can be consulted. 17. In the case of a tender. The report verifying the enabling requirements for access to the process of the dynamic formation of the offer in a public tender.
or failing that. based on observations they may have to the Terms of Reference. It must indicate the number of publications to be made and the interval of time between each of them and the next. all matters related to the specification. and 2. and It will order the publication of the final Terms of Reference in the entity´s webpage.
What is the content of a risk hearing?
The purpose of this hearing will be for interested parties to make proposals. which the contracting entity wishes to adopt. experience and organizational capacity will be the object of verification for the purpose of qualifying the bidder/proposer. 31
What are the final Terms of Reference?
This is fundamentally a juristic act.
It is important that this term be known to bidders or proposals. The competency to issue it lies with the legal representative of the entity. assignation and specification of risk
A number of risk factors may arise during the performance of the contract.8)
Selection factors . administrative. since the possibility of negotiation of contractual content subsequent to award of state contract is practically nil. who can also delegate this function. Request bidders or proposers to make clarifications or explanations which the entity considers essential. Therefore. or may be alien to them. in order to establish a definitive distribution”. estimation and assignation of foreseeable risks that might arise during the development and performance of the contract. to establish the regulations for the contractual relationship which is taken to be a future state of affairs between the parties. short process or contest of merit. the public invitation is made after evaluation of the observations and proposals presented by interested parties to the Terms of Reference. specification and assignation of foreseeable risks involved in contracting. but adjusted to take account of the observations and complementary elements provided by private parties.In the selection process for a tender. The resolution to open a selection process is properly an administrative act of a general nature (ordering the opening of the selection process). the Terms of Reference of State entities must indicate the moment at which. and in general. It is important to emphasize this point. These aspects will not be the object of assessment or scoring. bidders and the entity will review the assignation of risks. or with regard to their quantification. political and social circumstances which may mean that flows are not complied with. Section 30. or in respect of the party to which the risks of the project are assigned. In public tenders. such as changes in economic. it must publish information as to the exact place where the Terms of Reference can be consulted. prior to the presentation of bids. thus altering the economic equilibrium of contractual relations.
Designation. The Terms of Reference must establish a term within which the entity must: 1. operating and financial capacity. Evaluate bids or proposals. Article 4 of Law 1150/2007 says that “Terms of Reference or their equivalent must include an estimate. documents and previous studies. These events may be attributable to the parties. since they may make observations on the content of the evaluation report if they need to clarify the content of their offers or bids (Law 80/1993.
Stage 3: Opening of public tender and final Terms of Reference What information does the administrative act opening a tender contain?
• • • It determines the object of the contract.
P. or that expected results are not achieved.conditions of compliance and evaluation
The following are factors and criteria which will be taken into account in the evaluation and award of contract: Legal. with regard to how the foreseeable risks are described or specified by the contracting entity. The final Terms of Reference are the same as the draft terms.
How does the hearing end?
The hearing ends with a note of record. he becomes the winning bidder/proposer. and this refers to the economic equilibrium of the contract. which are contained in the Terms of Reference. it must be motivated. with a copy to all those who acquired the Terms of Reference. nor may the bid/proposal.At what moment can the risk hearing be held?
This is at the discretion of the contracting entity.
What is the act of award?
The act of award is an administrative act of the contracting entity. The act of award may not be subject to any kind of condition. it may be concluded that the Terms of Reference must be known prior to the hearing. or At the same hearing described in Article 30 of the Procurement Law.e.
P. and the hearing may take place: 1. From this. and all the bidders/prospers and other interested parties will participate. because this is the opportunity which the law gives them to play an active part in securing their own interests. or indeed. so that conflict will not arise with the other bidders. The motivation must explain the reasons which led the contracting entity to choose the bid awarded as the best. Therefore.
The order of eligibility is the result of: the application of compliance with requirements of a legal and technical nature. where the head of the contracting entity or his delegate will take part.
What is the object of the clarification hearings?
To explain the scope and content of the Terms of Reference Bidders/proposers may express their concerns or observations in relation to the Terms of Reference. hearings and award Award hearing
The award must be made at a public hearing.
Stage 4: Preparation of bids or proposals. 33
. naming the bidder/ proposer selected. an extension of time for the presentation of bids/proposals. Further. the Terms of Reference must establish the moment at which such elements may be made known. referring to the hearing for clarifications. As of that moment. interested parties have the opportunity to become acquainted with reports. since this is a regulated action.
Must the act of award be motivated?
Applying the principle of transparency. and the application of the formula given in the Terms of Reference. as required by the Procurement Law. with respect to observations on risk matters in the draft Terms of Reference. the interested parties may make their observations on the reply given by the entity to the observations made on the evaluation reports. i. valid bids/proposals. opinions and decisions provided or adopted. 2. and the contracting entity is bound to answer them in writing. with the possibility of making observations. the presentation of a bid or proposal is tantamount to an acceptance by the bidder/proposer of the distribution of foreseeable risks. At this hearing. Prior to the act opening the process.
At what point can clarifications be requested?
It should be noted that those interested in the process may request clarifications within the term of the tender. the future signatory of the contract. that is. and dispute them. and after the award has been announced. and there may be situations that cause amendments or changes to be made which are relevant to the Terms of Reference.
The important point about this hearing that the bidder/proposer needs to know is that the discussion will be on foreseeable risks. and although it enjoys a certain degree of discretion. This is effected for the bids/proposals that were qualified as admissible in the evaluation criteria. as explained below. Prospective bidders/proposers must attend these hearings.
What happens once the successful bidder/ proposersigns the contract?
The performance bond must be set up. therefore it is not necessary for contracting entities to demand that receipts for premium payments be attached to the contract. the performance bond does not terminate automatically if the contractor fails to pay the premium. as the case may be.
Liquidation of the contract
The liquidation of the contract is intended to establish the final adjustments to accounts. In relation to this guarantee. without prejudice to action for the recognition of damages not covered by the value of the deposits or the guarantee. the second-best bid may be awarded the contract.
. At this point. it should be remembered that as an exception to the habitual regime of insurance contained in the Commercial Code.Signature of contract
If the successful bidder/proposer fails to sign the contract within the term indicated. and it remains valid under the terms of Law 1150/2007. by recognizing balances in favour of one of the parties. and to close off the business. the bid bond will be called as a penalty. in a motivated act. or for each to declare that the other is in good standing with it.
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