Source: http://www.unicauca.edu.co/docs/comunicados/mejoramiento.htm
Timestamp: 2017-12-12 21:43:55+00:00

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Período Informado Septiembre de 2006 a julio de 2007
Fecha de Evaluación [2] 30 de julio de 2007
Implementación de medidas de autocontrol en deferentes dependencias Universitarias 4 31/08/2006 30/12/2007 52 1,60 40% El equipo MECI, previo diagnóstico, realizó capacitación en el tema y desarrolla un plan de trabajo que recoge las acciones y actividades que por dependencias deben adelantarse para la caracterización de sus procesos y procedimientos por áreas, y la determinación de sus controles. La Oficina de Control Interno acompaña esta labor. La prueba del ejercicio consta en el archivo de gestión del Equipo Meci. Equipo MECI
2 19 02 001 CI A pesar que la Universidad ha elaborado el Mapa de Riesgos, este se encuentra desactualizado, no tiene definidos los responsables de las evaluaciones y carece de algunos indicadores para su medición. Las acciones identificadas para manejar los riesgos no son tomadas como insumo para la implementación de actividades de control. Actualizar el Mapa de Riesgos de la Universidad del Cauca. Se desarrollarán actividades de participación para la actualización del mapa de riesgos de la Universidad del Cauca, involucrando a todas las dependencias administrativas y unidades académicas, iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca. Mapa riesgos 1 31/08/2006 28/02/2008 78 0,30 30%
La Universidad, con asesoría y acompañamiento de la La Oficina de Control Interno elaboró una cartilla guía de riesgos y adelanta un proceso de automatización para el levantamiento del Mapa de riesgos, considerando el plan prospectivo 2012, con acciones a las cuales se asignaron cronogramas y responsables. El proceso de automatización se encuentra a prieba. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
3 19 02 002 CI La Entidad no ha diseñado un plan de contingencia que involucre hallazgos de control de carácter preventivo. Al respecto, la Universidad se compromete a realizar las siguientes actividades para llevar a cabo el prediseño y el diseño del Plan de Contingencia: identificación de posibles contingencias, determinación de acciones para atenderlas, capacidad de reacción ante la posibilidad de ocurrencia. Diseñar el plan de contingencia correspondiente a la Universidad del Cauca. Identificar los riesgos prioritarios para construir el plan de contingencia. iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca Un plan de contingencia. 1 31/08/2006 28/02/2008 78 0,05 5% El Plan de contingencia dependerá del avance del mapa de riesgos. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
4 19 02 002 CI La información de la cartera, especialmente la de mayor antigüedad no es actualizada permanentemente, situación que genera riesgo para su recuperación. Clasificar los deudores Universitarios en nivel de riesgo. Identificación de los factores necesarios para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios. Estudio 2 31-Ago-06 30-Ago-07 52 1 50% Si bien la Universidad recientemente crea el Área de Crédito y Cartera, en el transcurso de la vigencia 2006 realizó una depuración de la cartera causada, durante los últimos 9 años, logrando una recuperación significativa respecto de la vigencia 2005. Como puede observar el ente de Control, la rotación de esta certera es de un período menor a 6 meses. Lo que obliga en los casos del pre y posgrado a aplicar la deuda dentro del respectivo período académico siguiente. Actualmente la Universidad adelanta diagramación del software necesario para complementar el software de finanzas a fin de que este Sistema contenga la información, tanto de la academia como de terceros a los cuales la Institución presta servicios. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Profesional de Crédito y Cobranzas. División Financiera y sistemas
5 19 02 003 C Los instrumentos implementados por la Universidad para verificar la actualización permanente de los procesos presentan deficiencias en la coordinación entre las áreas involucradas, por cuanto la aplicación de los indicadores no se refleja en las acciones de monitoreo. Ajustar los instrumentos necesarios para la actualización permanente de los procesos que involucre a toda la Universidad del Cauca. Determinación y revisión de los instrumentos no adecuados para la actualización de los procesos Instrumentos ajustados 1 31-Ago-06 30/12/2007 69 0,4 40% Se trabajó en la definición y puesta en operación de un nuevo Sistema de información de investigacion interactivo, más robusto, escalable y flexible con capacidad de soportar mayor volumen transaccional. El proceso estará en capacidad de operar plenamente, incluyendo lo referente a la gestión del presupuesto a finales del 2007.
7 19 03 006 CI A pesar que la Universidad posee un sistema de información y de procesos articuladores de la docencia, la investigación, la proyección social y la administración, no ha construido un sistema de indicadores de gestión universitaria en los tres componentes que permita evaluar los resultados. Determinar los indicadores de gestión a aplicar Realizar el estudio para determinar un conjunto de indicadores de gestión universitaria en los componentes a evaluar. El estudio para estructurar los Indicadores de gestión. 1 31-Ago-06 30/12/2007 69 0,4 40% Se trabajó en la definición y puesta en operación de un nuevo Sistema de información de investigacion interactivo, más robusto, escalable y flexible con capacidad de soportar mayor volumen transaccional. El proceso estará en capacidad de operar plenamente, incluyendo lo referente a la gestión del presupuesto a finales del 2007.
10 11 01 002 G En los seguimientos aparecen actividades realizadas en las facultades que no estaban formuladas en el plan. De lo anterior se deduce que no se realizan en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el Plan de Acción, cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado. Mejorar las herramientas de seguimiento, evaluación de la gestión Universitaria. Orientación y acompañamiento a las diferentes unidades académico administrativas Capacitación 1 31-Ago-06 30-Ago-07 52 1 100% Se efectuó una evaluación al plan de acción del 2006 en noviembre del mismo año.
12 11 01 002 Dentro de los presupuestos de inversión de los proyectos se estiman pagos mensuales de estímulos económicos a los docentes por sus labores de investigación y desarrollo. Se observa que se programan para tres docentes una dedicación de horas semanales al proyecto dentro de la labor académica pagada por la Universidad, no obstante el formato de labor académica reporta un número de horas diferente, sin que se evidencien soportes que justifiquen las modificaciones. Por lo anterior, se concluye que la Entidad continua presentado debilidades en los mecanismos de control establecidos para el pago de los estímulos económicos, tampoco realiza seguimiento a las horas asignadas por la Universidad como parte de la labor de investigación Coordinar procedimientos entre las Vicerrectorias de Investigaciones (convenios y proyectos de investigación), Académica (Tiempo asignado en la labor académica de los profesores en investigación y el seguimiento de los avances por la interventoría del jefe de Departamento) Administrativa (pago de los estímulos). Elaboración de un único formato que permita la verificación de los diferentes instancias para el pago real de los estímulos. Establecer y adoptar procedimientos y formatos respectivos. Formato, Documentos soporte, normas de procesos y procedimientos 1 31-Ago-06 30-Ago-07 52 0,8 80% Se realizaron reuniones de evaluación de procesos y procedimietos de asignación de estímulos económicos, acorde a la reglamentaciones vigente, acordándose las formalización del trámite de reconocimiento y pago.
Se encuentra a prueba un formato digital interactivo, para gestionar el trámite de reconocimiento de estímulos económicos a personal docente y administrativo.
13 11 01 001 G El promedio de deserción inter-semestral para el año 2005 fue del 8.2%, es decir que por cada 100 estudiantes matriculados 8 desertan. Sin embargo, es difícil hacer un comparativo porque la Universidad no presentó datos del año 2004, lo cual dificulta analizar los efectos de la deserción sobre la cobertura. Establecer las causas de retiro de los estudiantes Identificar las causas de la deserción. Elaborar un proceso académico-administrativo, en el cual el estudiante que deserta, cumpla con el requisito de informar el motivo exacto por el cual se retira 1 31-Ago-06 30-Ago-07 52 0,73 73% Diseño de un aplicativo de seguimiento a las deserciones, se establecerá una interfase con Facultad por programas académico, que consolidará informaciónn estadística y otro (con igual propósito) para expedición de paz y salvos de estudiantes. Se programa la entrega al 30 de mayo /2007.
Existe cuadro estadístico elaborado por la División de Salud Integral, actualizado a 30 de marzo. Vicerrectorias Académica y Administrativa, decanos, División de Admisiones, registro y Control Académico, División de Sistemas. Salud integral
14 11 02 002 G Los programas de Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, y Filosofía, Geografía, Maestro en Música no han obtenido el registro calificado, que es el reconocimiento que hace el Estado del cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad para el adecuado funcionamiento, contraviniendo lo estipulado en el artículo 22 del Decreto 2566 de 2003: “Para poder ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior se requiere contar con el registro calificado del mismo”. La Entidad aclara que esta situación se presenta porque el Ministerio de Educación Nacional no ha promulgado las Resoluciones, o no ha designado pares evaluadores y las visitas de los pares se efectuaron recientemente. Al respecto el Ministerio ha indicado que las instituciones de educación superior podrán continuar ofreciendo el programa hasta tanto se resuelve por esa parte la situación. Continuar con el proceso de obtención del registro calificado de los programas de: Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, Filosofía, Geografía y Maestro en Música La Universidad del Cauca cumplió cabalmente con registrar ante el MEN mediante el sistema SACES los programas mencionados en el plazo establecido según las resoluciones especificas para cada programa académico, es importante aclarar la situación de los programas ante el ministerio así: Fisioterapia y Fonoaudiología se encuentran en espera de Resolución MEN; Geografía y Maestro en Música están dando respuesta de auto al MEN, Historia se encuentra en espera de asignación de pares por el MEN, Oficios de requerimiento respecto a la solicitud de registro calificado de los programas en mención 4 31-Ago-06 30-Ago-07 52 4 100% Se envía oficio 4.36-010 19/02/07 a la Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior MEN.
El Ministerio de Educación Nacional otorgó el Registro Calificado a los programas de: Filosofía ( resolución 124 del 18/01/ 07), por siete años; Fisioterapia y Fonoaudiología ( resolución 904 del 28/02/07 (consultar home del portal), Geografía (resolución 2354 del 2007) por siete años.
Para el programa de historia se espera la asignación de pares académicos evaluadores por parte del MEN.
El programa de Maestro en Música recibió Auto condicionado por parte del Ministerio de Educación Nacional, otorgando un plazo de tres meses de plazo para el cumplimioento de las condiconesseñaladas por CONACES. La unidad de medida de la meta está cumplida en un 100% toda vez que los oficios de requerimiento por programa fueron enviados en su momento. Vicerrectoría Académica
18 01 002 P Las Resoluciones expedidas durante vigencia 2005 para la vinculación de docentes ocasionales, medio tiempo y horas cátedra para las Facultades, suscritas por el Consejo Superior de la Universidad presentan inconsistencias de contenido, en los tiempos de vinculación como es el caso de la siguiente resolución” Resolución 095 se expide el 27 de septiembre de 2005 y el personal se vincula desde el 23 de septiembre de 2005.2004 a los siguientes profesionales..:”, error que se repite en la misma Resolución en el artículo 2º y en el parágrafo que hace referencia a la Facultad de Ingeniería Civil, Ingeniería Electrónica, Vicerrectoría Académica. Aunado a lo anterior, con la vinculación realizada mediante las anteriores Resoluciones la Universidad se arriesga a que se configuren contratos laborales a término indefinido o contratos realidad. Minimizar las inconsistencias ocasionadas por legalización de hechos cumplidos, involucrando a las autoridades académico-administrativas que intervienen en el trámite de vinculaciones de profesores ocasionales y catedráticos Recalcar en las instancias académico administrativas los aspectos formales y sustanciales relacionados con la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos. Concientizar y responsabilizar a las mismas, por las inconsistencias que se presenten en dichos Reuniones semestrales con los Estamentos involucrados en el tema 2 31-Ago-06 31-Ago-07 52 2 100% La Universidad del Cauca ha insistido en reuniones con las instancias involucradas en la vinculación de docentes, acerca de los requisitos formales y sustanciales de vinculación de docentes, y ha implementado con la División de Recursos Humanos, mecanismos de control que evitan la ocurrencia de hechos cumplidos.
28 18 01 002 P Al confrontar la ejecución presupuestal del rubro Adquisición de Bienes con los respectivos contratos de suministro de medicamentos se encontró que no existen informes de supervisión de los contratos; el valor de los contratos no coincide con la sumatoria de las Notas de Suministro; se efectuaron adiciones al valor de los contratos mediante otro si, antes de terminar su ejecución sin que se tenga una justificación o motivo de la adición y se realizan contratos de suministros que sobrepasan la vigencia presupuestal. Elaboración de informes de Supervisión de Contratos por parte de los Interventores. Establecer un control de saldos de registro presupuestal y verificar fechas de terminación de contratos de suministro de medicamentos. Presentación de Informes de supervisión. Revisión de saldos de registro Presupuestal y acta parcial de la liquidación del respectivo contrato. Informes de Supervisión. Revisión de saldos de registro presupuestal. Revisión de actas parciales de liquidación de contratos 4 31-Ago-06 30-Ago-07 52 3,88 97% La Unidad de Salud ha adelantado las siguientes acciones: 1) Informes de revisión de contratos: Mediante oficio CI 047 del 27 de diciembre de 2006 se hizo auditoria integral al proceso de licitación de medicamentos al año 2006. 2) Revisión de saldos de registro presupuestal. Oficios varios durante el año 2006 de interventoría de e adquisición de bienes a la Empresa SITIS (software asistencial)
de febrero del 2007, expedido por la Tesorería.
41 17 01 009 F La Universidad a pesar de tener un Área de Crédito y Cobranzas, presenta debilidades en las acciones y procedimientos a seguir frente al comportamiento anormal de la cartera, no se producen informes oportunos para tenerlos como referente en la toma de decisiones en este aspecto, a pesar de la gestión adelantada por la entidad. El listado de cartera por edades que se genera no es oportuno lo que no permita determinar el saldo actual de los deudores, lo que incide en el incremento de la cartera vencida. Implementar un mecanismo que permita la actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación. Estudio, creación y puesta en marcha del mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el primer año. Estudio, mecanismo y 50 % de actualización 3 31-Ago-06 30-Ago-07 52 1,5 50% Si bien la Universidad recientemente crea el Área de Crédito y Cartera, en el transcurso de la vigencia 2006 realizó una depuración de la cartera causada, durante los últimos 9 años, logrando una recuperación significativa respecto de la vigencia 2005. Como puede observar el ente de Control, la rotación de esta cartera es de un período menor a 6 meses. Lo que obliga en los casos del pre y posgrado a aplicar la deuda dentro del respectivo período académico siguiente. Actualmente la Universidad adelanta diagramación del software necesario para complementar el software de finanzas a fin de que este Sistema contenga la información, tanto de la academia como de terceros a los cuales la Institución presta servicios. Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera
42 17 01 009 F Del total de cartera por edades a estudiantes de $703 millones, el 56 % corresponde a mas de 360 días, lo que evidencia falta de mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de los valores adeudados. por falta de un software integral . De la misma manera la Universidad no cuenta con información suficiente estadística o de comportamiento que le permita evaluar las solicitudes de financiación de manera que el riesgo de recaudo disminuya. Implementar un mecanismo que permita la actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación. Estudio, creación y puesta en marcha del mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el primer año. Estudio, mecanismo y 50 % de actualización 3 31-Ago-06 30-Ago-07 52 1,5 50% Aplica respuesta anterior.. Para información del Ente de Control puede observarse que la cifra del hallazgo ha sido reducida a un valor de $120.579219,oo respecto de la cifra y hallazgo mencionados. Puede evidenciarse que los mecanismos de recuperación implementados en vigencia 2006 mostraron prontos resultados respecto del comportamiento de la cartera de los últimos 9 años. Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera
45 17 01 007 F Un estudiante de Medicina no ha cancelado matricula desde el año 1998 y el saldo a la fecha según contabilidad asciende a $13.9 millones sin incluir intereses, a pesar de ello, la oficina Jurídica no ha adelantado acciones por concepto de estudiantes morosos ni por servicios financiados a particulares, lo que hace que se acumule la deuda semestre a semestre y sea mas difícil su cobro. Al respecto la Entidad esta implementado los procedimientos para esta área y aún no ha definido normas internas. Clasificar dicha cuenta y demás dentro de los deudores universitarios en nivel de riesgo. Identificación de los factores necesarios para la clasificación del riesgo de este deudor. Elaboración de estudio de factores de riesgo y posibilidad de cobrabilidad 1 31-Ago-06 30-Ago-07 52 0,6 60% Vicerrectoría Administrativa Profesional Universitaria responsable de Crédito y Cartera
50 1202001 La Universidad muestra avances en cuanto a la elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca, lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales. Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos. Efectuar los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros. Este estudio se presentará al Consejo Académico. Evaluaciones una vez por semestre 2 31-Ago-06 30-Jun-07 43 1 50% 1. Deserción Estudiantil: Este punto se encuentra ligado al numero 13
54 1404002 Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó cuenta de cobro a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005 por $180.1 millones, valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos recursos no ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron depositados en la cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin de financiar el contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva cuenta de cobro a la Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7 millones. Lo anterior evidencia que la Universidad del Cauca celebró contratos de prestación de servicios con el Consejo Superior de la Judicatura números 019/03, 027/04 y 055/04, los que ejecuta a través de convenios con la FAUCA sin girar los recursos y financiándolos posteriormente con recursos de otros convenios. Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para la forma de pago, poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y constituyéndose en una presunta falta disciplinaria. Depurar, conciliar y establecer responsabilidades. Depuración de las cuentas. Conciliaciones de las cuentas. Establecimiento de responsabilidades. Información ante autoridad competente. Depuraciones y conciliaciones 1 31-Ago-06 31-Ago-07 52 0,65 65% La funcionaria encargada de la liquidación de los convenios de la ínea Fauca hace entrega de la siguientes Actas de Liquidación Final de los Convenios del Consejo Superior de la Judicatura: El convenio OJ-70 de 2004 que ampara el Contrato JO-27/04, Acta de Reunión que soporta el convenio OJ-71 de 2004 y ampara el Contrato OJ-19 de 2003, el convenio OJ- 10 de 2005 y el convenio OJ-63 de 2005. suscritos entre la Fundación General de Apoyo y la Universidad del Cauca que apoyan los contratos suscritos con el Consejo Superior de la Judicatura.
especificando el beneficiario, la fecha del pago y el concepto,
los cuales se encuentran cargados a cada uno de los convenios del
Consejo Superior de la Judicatura. Vicerrectoría Administrativa Profesional universitaria delegada para esa función, interventoría División Financiera
56 1704001 El comprobante de egreso 11137 por $47 mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones, el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca. Los comprobantes de Egreso que menciona el hallazgo de la CGR, se encuentran en trámite “ ORIGINAL ENVIADO A LA PROCURADURÍA PARA CONCILIACIÓN CON FAUCA”, este procedimiento no se encuentra a cargo de la funcionaría encargada de la liquidación de los convenios de la línea Fauca, porque no hacen parte de los gastos de dichos convenios

References: artículo 22
 Resolución 
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 artículo 2