Source: https://www.swp-berlin.org/datenschutz/datenschutzerklaerung-fuer-veranstaltungen/
Timestamp: 2018-12-11 22:11:55+00:00

Document:
Datenschutzerklärung für Veranstaltungen an der SWP - SWP
Vielen Dank für Ihr Interesse an der Arbeit der SWP und ihren Forschungsergebnissen.
um künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können,
zur Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Adressbestand der SWP übernommen werden sollten, weil Sie für unsere Forschung oder als Empfänger/in unserer Forschungsergebnisse von Bedeutung sind,
ausschließlich wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird, auch zur Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen, die auch zur Öffentlichkeitsarbeit der SWP verwendet werden können.
Aufgrund der Sicherheitslage der SWP müssen Sie für den Einlass zur Veranstaltungen einen gültigen Lichtbildausweis vorzeigen. Er dient dem Abgleich mit der Teilnehmerliste. Wir erheben keinerlei Daten von Ihrem Ausweis.
Ihre Daten werden von uns nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling i.S.v. Art. 22 DSGVO verwende
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Dauer der Speicherung
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck der Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse sind insoweit das Interesse der SWP und der Teilnehmenden an spezialisierter Vernetzung sowie das Interesse der SWP an der Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben, nämlich der Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung, wofür die durch die Vernetzung zu erlangenden Kontakte dienlich sind.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks der SWP, nämlich die Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung. In der SWP werden Themen über Jahre und Jahrzehnte verfolgt und immer wieder aufgegriffen, ggf. auch in einer anderen Forschungsgruppe. Hierfür ist es erforderlich, auf die Konzepte für Veranstaltungen einschließlich ihrer Zusammensetzung (Verteiler/Teilnehmerlisten) zurückgreifen zu können. Wir gehen davon aus, dass Ihre Interessen dem nicht entgegenstehen, da zu den Veranstaltungen der SWP nicht eine undifferenzierte Öffentlichkeit eingeladen wird, sondern ein gezielt ausgewähltes Fachpublikum.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck der Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Adressbestand der SWP übernommen werden sollten, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks der SWP, nämlich die Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung. Hierfür benötigen unsere Wissenschaftler Informationen über politische und gesellschaftliche Akteure und unser Distributionsmanagement die verarbeiteten Daten, um eine zielgruppenspezifische Ansprache und Belieferung geeigneter Adressaten mit unseren Publikationen sicherzustellen.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 147 AO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich des Controllings, der Betrugs- und der Korruptionsbekämpfung und der Dokumentation unserer Tätigkeit ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen, um unsere Arbeit ordnungsgemäß fortsetzen und weiterhin Zuwendungen erhalten zu können, der sparsame und zweckdienliche Einsatz unserer Mittel, die Betrugs- und Korruptionsbekämpfung und die Sicherstellung, dass unsere Arbeit unseren ethischen Anforderungen entspricht.
Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen und die folgende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Dokumentation und Bekanntmachung der Arbeit der SWP und der satzungsgemäßen und sinnvollen Mittelverwendung, die in der heutigen Zeit oftmals Foto- und Filmaufnahmen erfordert, bei geeigneten Veranstaltungen auch die Dokumentation und öffentliche Verbreitung des gesamten oder wesentlichen Inhalts der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zum Zweck von Identitätsprüfungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen der SWP wie der Teilnehmer der Veranstaltung sind der Schutz der Veranstaltung vor Störungen und die Sicherheit der Teilnehmenden.
Wir löschen Ihre Daten bei Geschäftsbriefen und anderen steuerrelevanten Unterlagen bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen bis zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach Entstehen. Zum Zweck der Veranstaltung, der Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung und ggf. der Sicherheitsüberprüfung löschen wir Ihre Daten drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung; zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis bis zum 31. März des vierten Kalenderjahres, das auf den letzten Informationsversand folgt. Die Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Datenbestand der SWP aufgenommen werden sollten, erfolgt innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung, danach werden Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, wird für jede einzelne Veranstaltung geprüft, ob die Daten in Zukunft für diesen Zweck von Bedeutung bleiben werden. Ist dies der Fall, werden Einladungs-Verteiler und Teilnehmerlisten von Veranstaltungen grundsätzlich zeitlich unbefristet gespeichert. Es wird jedoch spätestens nach Ablauf von 30 Jahren und folgend spätestens alle zehn Jahre überprüft, ob eine fortgesetzte Speicherung erforderlich ist; wenn nicht, werden die Daten gelöscht. Bei Identitätsprüfungen erfolgt keine Speicherung, sondern nur beim Einlass eine Überprüfung anhand eines Personaldokuments.
Zum Zweck der Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich des Controllings, der Betrugs- und der Korruptionsbekämpfung und der Dokumentation unserer Tätigkeit verarbeiten wir Ihre Daten maximal bis zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach Entstehen.
Zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen und zur Öffentlichkeitsarbeit der SWP erfolgt eine grundsätzlich unbefristete Verarbeitung. Es wird jedoch spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres des Veranstaltungsendes überprüft, ob die Foto- und Filmaufnahmen weiterhin benötigt werden und wenn ja, ob eine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann. Ergibt die Überprüfung, dass wegen der Bedeutung der Veranstaltung zunächst keine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann, erfolgt eine erneute Überprüfung bis spätestens 31. Dezember des auf die jeweils letzte Überprüfung folgenden Jahres.
Zugriff auf Ihre Daten haben unser Distributionsmanagement, unser Konferenzmanagement, die mit der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung betrauten Personen, technisch notwendig auch unsere IT-Administratoren. Zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, haben die hiermit betrauten Mitarbeiter Zugriff auf Einladungsverteiler und Teilnehmerlisten. Zum Zweck der Vernetzung sind Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre Institution auch den anderen Teilnehmenden zugänglich. Foto- und Filmaufnahmen, die veröffentlicht oder sonst für Zwecke der Dokumentation oder Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet werden, können jedermann zugänglich sein. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir uns für bestimmte Tätigkeiten eines Auftragsverarbeiters bedienen, der Ihre Daten ausschließlich für diese Tätigkeiten in unserem Auftrag verwendet. Dieser ist strikt an unsere Weisungen gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten oder weitergeben.
6. Freiwillige Angabe Ihrer Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben. Ohne Angabe der in der Anmeldung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht akzeptieren. Sollten Sie uns am Einlass nicht auf Verlangen Ihre Identität anhand eines Lichtbildausweises nachweisen, können Sie keinen Zutritt zur Veranstaltung erhalten.
Wenn Sie Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an unsere Datenschutzbeauftragte wenden: datenschutz(at)swp-berlin.org.

References: Art. 22
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 5
 Art. 24
 Art. 6
 Art. 6
 § 147
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6