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CÓDIGO TIPO FICHERO HISTÓRICO DE SEGUROS DEL AUTOMÓVIL - PDF
CÓDIGO TIPO FICHERO HISTÓRICO DE SEGUROS DEL AUTOMÓVIL
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Lorena Cabrera Cárdenas
1 CÓDIGO TIPO FICHERO HISTÓRICO DE SEGUROS DEL AUTOMÓVIL (Código Inscripción Registro Agencia Protección de Datos Nº ) 1
2 Índice 1. EXPOSICION DE MOTIVOS 3 2. AMBITO SUBJETIVO TITULAR - RESPONSABLE DEL FICHERO EMPRESA DE SERVICIOS DE TRATAMIENTO AUTOMATIZADO ENTIDADES USUARIAS DEL SERVICIO 4 3. COMISION DE CONTROL 5 4. SEGURIDAD SEGURIDAD DEL FICHERO 6 5. RESPONSABILIDAD 8 6. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DATOS DEL FICHERO PROCESOS DE CONSULTAS DEBER DE COMUNICACIÓN AL AFECTADO DERECHOS DE LOS AFECTADOS DERECHO DE ACCESO DERECHO DE RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DERECHO DE OPOSICIÓN INCUMPLIMIENTO DEL CODIGO TIPO: RÉGIMEN SANCIONADOR BAJA DE ENTIDADES PARTICIPANTES DURACION DEL CODIGO TIPO 17 ANEXOS 18 2
3 1. EXPOSICION DE MOTIVOS Las entidades aseguradoras que operan en seguro del automóvil a través de su Asociación Empresaria, UNESPA, desarrollaron un Fichero Histórico de Seguros del Automóvil que fue inscrito en la Agencia Española de Protección de Datos en Octubre de El Fichero Histórico, cuya regulación se desarrolla en este Código Tipo, se fundamenta jurídicamente en la Disposición Adicional Sexta de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, por la que se incluyó un nuevo párrafo segundo en el artículo 24.3 de la Ley 30/1995, de 8 de noviembre, de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados (actualmente artículo 25.4 del Real Decreto Legislativo 6/2004) que expresa: Las entidades aseguradoras podrán establecer ficheros comunes que contengan datos de carácter personal para la liquidación de siniestros y la colaboración estadístico actuarial con la finalidad de permitir la tarificación y selección de riesgos y la elaboración de estudios de técnica aseguradora ( ). Desde su implementación, este Fichero ha contribuido a promover la transparencia en el mercado del seguro del automóvil y la aplicación equitativa y suficiente de las tarifas a los riesgos asegurados. Los asegurados han tenido un mayor acceso al conjunto de ofertas del sector y han podido buscar la que más se adecuara a sus necesidades al permitírsele tener conocimiento de sus propios datos de siniestralidad, factor esencial para el cálculo de la prima del seguro. Por su parte las entidades aseguradoras han podido tener una información exacta y precisa del riesgo que complementara la facilitada por el tomador en la solicitud de seguro, en su deber de declaración del riesgo. Lo que fue una iniciativa privada, se trasladó primero al Reglamento de la Ley de Responsabilidad Civil y Seguro (Real Decreto 7/2001) para, ulteriormente, recogerse en la Directiva 2005/14/CE, de 11 de mayo, con idéntica fundamentación y período de observación a la que motivó la creación del Fichero dentro del sector asegurador español. Así, en su Considerando 19, establece la Directiva: La persona que desee suscribir un nuevo contrato de seguro de vehículo automóvil con otro asegurador debe poder justificar la siniestralidad producida en su contrato anterior. El titular de la póliza debe tener derecho a solicitar en cualquier momento una declaración sobre los siniestros, o sobre la ausencia de los mismos, en que se haya visto involucrado el vehículo o vehículos cubiertos por el contrato de seguro al menos durante los cinco años anteriores de la relación contractual. La empresa de seguros, o un organismo que haya sido designado por un Estado miembro para proporcionar un seguro obligatorio o suministrar tales declaraciones, debe proporcionar dicha declaración al titular de la póliza en los 15 días siguientes a la solicitud. Este precepto ha sido transpuesto en el ordenamiento jurídico español por la Ley 21/2007, de 11 de julio, en cuyo artículo 2, epígrafe 7, se establece: 7. Las entidades aseguradoras deberán expedir a favor del propietario del vehículo y del tomador del seguro del vehículo asegurado, en caso de ser persona distinta de aquél, previa petición de cualquiera de ellos, y en el plazo de quince días hábiles, certificación acreditativa de los siniestros de los que se derive responsabilidad frente a terceros, correspondientes a los cinco últimos años de seguro, si los hubiere o, en su caso, una certificación de ausencia de siniestros. El desarrollo de este precepto está en el artículo 9 del Real Decreto 1507/2008, de 12 de septiembre, que prevé expresamente que la expedición de la certificación acreditativa de siniestros o de ausencia de los mismos, pueda realizarse directamente por las entidades aseguradoras o por medio de los ficheros comunes establecidos por éstas para la selección y 3
4 tarificación de riesgos a los que se refiere el artículo 25.4 del Texto Refundido de la Ley de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados ( Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre) que habilita a las entidades aseguradoras para establecer ficheros comunes que contengan datos de carácter personal para la liquidación de siniestros y la colaboración estadístico actuarial con la finalidad de permitir la tarificación y selección de riesgos y la elaboración de estudios de técnica aseguradora. En base a lo anterior, el Fichero, recoge los datos relativos a los contratos así como el historial de siniestros de cada tomador o contratante de seguro de automóviles durante los últimos cinco años de vigencia de su póliza, al objeto de facilitar al momento de la suscripción del contrato información rigurosa y contrastada de los datos de siniestralidad mediante la puesta en común de la información obtenida a través de pólizas y siniestros, que permitirá completar la facilitada por el propio tomador y que puede no ser conocida o recordada por éste. Se entiende por siniestro el acaecimiento del hecho que, previsto en el contrato, es susceptible de dar lugar al pago de la indemnización por la entidad aseguradora con cargo a la póliza suscrita por el tomador. Además del tomador del seguro, tienen acceso a los datos las entidades adheridas al Fichero, quienes lo podrán utilizar para realizar consultas, siempre a instancia del tomador, en el momento que este solicite de la solicitud para la suscripción de nuevas pólizas, y de este modo, poder hacer una valoración técnica y objetiva del riesgo, así como la correcta aplicación de las tarifas de prima que tengan recogidas en sus bases técnicas. El contenido del Fichero está adecuado a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y a su Reglamento de desarrollo, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. El Fichero se rige por el presente Código Tipo que se formula a los efectos y en los términos del artículo 32 de la LOPD y de los artículos 71 a 78 del Reglamento, estando depositado en el Registro General de Protección de Datos con el número El Código Tipo se publicitará en la página web de UNESPA: y en la página web de TIREA: en las que se explicitarán los procedimientos de ejercicio de derechos de los interesados con el objeto de facilitarles el acceso al Fichero. 4
5 2. AMBITO SUBJETIVO 2.1. Titular - Responsable del Fichero Del presente fichero es titular la Unión Española de Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras (UNESPA), domiciliada en Madrid, c/ Núñez de Balboa, 101, que como Asociación Profesional de empresarios, se constituye al amparo de la Ley 19/1977 y el Real Decreto 873/1977 de 22 de abril, para la representación, gestión y defensa de los intereses económicos, sociales y profesionales, comunes, de sus asociados. (Artículo 1 de los Estatutos de esta Asociación), sin perjuicio del régimen de responsabilidad de las entidades aseguradoras adheridas al fichero descrito en el artículo 6. UNESPA tiene personalidad jurídica, autonomía y plena capacidad de obrar para el cumplimiento de sus fines, dentro de las disposiciones legales y estatutarias y como responsable del Fichero, cumplirá lo establecido en la Ley Orgánica de protección de datos de carácter personal y en sus normas de desarrollo, fundamentalmente en lo relativo a preservar los derechos individuales de los afectados, en cuanto al acceso, rectificación y cancelación y oposición, con independencia de lo previsto en el artículo 8 en cuanto a las obligaciones que recaen sobre las entidades aseguradoras Empresa de servicios de tratamiento automatizado La gestión informática y el tratamiento de datos del Fichero se realiza por Tecnologías de la Información y Redes para las Entidades Aseguradoras, S.A. (TIREA), en cuyo domicilio social, Ctra. Las Rozas El Escorial Km 0.3, C.P.: 28231, Las Rozas, Madrid, se emplaza físicamente el mismo y se encargará de llevar a cabo las actividades que garanticen la prestación de los servicios informáticos, incluyendo la realización de los controles necesarios para asegurar que no se realiza un uso indebido del Fichero. En el contrato de servicios suscrito por UNESPA y TIREA, ésta viene obligada: A mantener la más absoluta confidencialidad sobre los datos almacenados, intercambiados, o que se obtengan como consecuencia del procesamiento de los mismos. No utilizar los datos incorporados al Fichero para ninguna finalidad distinta de la prevista en este Código Tipo. Incorporar al Servicio estrictos controles de seguridad que eviten un uso indebido de la información por cualquier entidad, garantizando en todo caso el cumplimiento de la legislación vigente en materia de la protección de datos de carácter personal. A estos efectos, TIREA debe cumplir íntegramente las normas de seguridad de los sistemas informáticos recogidas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Presentar a UNESPA el resultado de la auditoria bianual de seguridad del Fichero. Garantizar el cumplimiento estricto de la Ley Orgánica 15/1999 y de su Reglamento de desarrollo en la función que tiene encomendada de facilitar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. El personal de TIREA que tenga cometidos en relación con el Fichero, especialmente quienes tengan asignadas responsabilidades en relación con el ejercicio de derechos de la LOPD, tendrán 5
6 la formación requerida en materia de protección de datos, siendo responsable de la tramitación de los expedientes de ejercicio de derechos, letrado especializado en la materia Entidades usuarias del servicio Podrán adherirse al Fichero todas las entidades aseguradoras habilitadas para operar en España en el ramo de responsabilidad civil de automóviles, sean o no asociadas a UNESPA, teniendo como único requisito imprescindible que estén inscritas en el Registro Especial de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones. Las entidades aseguradoras que quieran incorporarse al Fichero deberán firmar, a través de representante legal con poder suficiente, el Boletín de Adhesión al Fichero en el que se incorpora a todos los efectos este Código Tipo que deberá ser aceptado expresamente, comprometiéndose a cumplir estrictamente todos y cada uno de sus preceptos. En el Boletín de Adhesión se incluirá, además, la designación de las personas que actuarán como interlocutores (titular y suplente) y el Responsable de Seguridad de la entidad, al objeto de coordinar más eficazmente la canalización de las informaciones, así como para agilizar los trabajos de campo y toma de decisiones. Los interlocutores de protección de datos de las entidades aseguradoras deberán tener la formación necesaria en esta materia, con el objeto de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que impone este Código Tipo, especialmente en relación con los derechos de los afectados, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 de este Código Tipo. La entidad aseguradora adherida quedará identificada mediante un código de compañía que figurará en toda recepción y envío de información que realice, comunicándose las altas en el Fichero a la Agencia Española de Protección de Datos, al objeto de que queden incorporadas al Código Tipo. A estos efectos, el Código de la Entidad será el que conste en el Registro de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones. La entidad, cuando ello proceda por ser aplicable la legislación española, deberá tener inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos los Ficheros de los que provengan los datos que van a ser cedidos al Fichero Histórico de Seguros del Automóvil. 6
7 3. COMISION DE CONTROL Se constituye una Comisión de Control en UNESPA integrada por 2 representantes de ésta Asociación, uno de los cuales actuará como Secretario, 2 representantes de TIREA y 6 representantes de entidades aseguradoras adheridas al Fichero, estos últimos serán elegidos entre las entidades adheridas y su mandato será por dos años, pudiendo ser reelegidos por períodos de igual duración. Los miembros de la Comisión de Control deben tener formación en materia de protección de datos. Además de las competencias que expresamente se le asignan en este Código Tipo, le corresponden a la Comisión las que siguen: Potestad para determinar, tanto al inicio de funcionamiento del Fichero como durante su vigencia, la adhesión de entidades o su exclusión por falta de adecuación a los requisitos técnicos o de seguridad de los datos. Establecer las directrices y comunicar las instrucciones a las entidades aseguradoras para el correcto funcionamiento del Fichero. Controlar el cumplimiento de las normas de funcionamiento en cuanto al acceso y transmisión de datos de las entidades, así como en los requerimientos de información en el ejercicio de los derechos de acceso, oposición, rectificación y cancelación por parte de los asegurados. Vigilar, mediante los mecanismos de control y seguridad establecidos, el respeto al buen uso del Fichero. Instruir los expedientes por posibles infracciones de conformidad con lo regulado en el artículo 8 de este Código Tipo. Recabar información de las entidades aseguradoras sobre el funcionamiento y prestación del Servicio, así como anomalías, dudas y sugerencias que sobre el mismo puedan realizarse. Conocer de los recursos que presenten los afectados por las controversias que pueden surgir entre éste y la entidad aseguradora respecto a la procedencia de la rectificación, cancelación y oposición de los datos, en los términos expresados en el artículo 7.2. de este Código Tipo. En período entre sesiones conocerá de estos recursos la Secretaría de la Comisión que dará cuenta en la siguiente reunión de la misma sobre los recursos planteados y su Resolución, para ratificación de la Comisión. 7
8 4. SEGURIDAD 4.1. Seguridad del fichero El Fichero Histórico tiene implementado medidas de seguridad de nivel medio, de conformidad con lo previsto en el Real Decreto 1720/2007, garantizando el cumplimiento estricto de la Ley Orgánica de Protección de Datos y de su Reglamento de desarrollo que consisten en particular en las siguientes: 1. Los datos del Fichero no pueden ser objeto de volcado en la base de datos de la Entidad, su consulta únicamente puede realizarse caso a caso. La Entidad se compromete a no imprimir o grabar los datos a que acceda a través de consulta al Fichero. 2. Tras permitir el acceso, sólo se podrá obtener información del Fichero cuando media petición de aseguramiento por el tomador, quien deberá aportar imprescindiblemente su número de póliza y cualquiera de los tres datos siguientes: nombre y apellidos; DNI o cualquier otro documento de identificación, y/o matrícula del vehículo. Sin el dato del número de póliza no se puede acceder al Fichero. 3. Para preservar la confidencialidad de los datos y poder depurar responsabilidades en caso de mal uso de los mismos, en toda la información extraída del Fichero quedará reflejada: fecha, hora y entidad que accede. 4. Registro de incidencias. Si se produce un incidente de seguridad TIREA se pondrá en contacto inmediatamente con el Responsable de Seguridad de la entidad aseguradora. Por TIREA se recogerá la incidencia en la Aplicación de Consultas de Incidencias, conde se hará constar: tipo de incidencia, momento en el que se ha producido y persona que la ha detectado. 5. Gestión de soportes. Todos los soportes que necesitan ser almacenados son inventariados de modo que se conoce la información que contiene. Existe un registro de entrada y salida de soportes en el que se incluye la fecha de entrada y salida. Cuando un soporte va a ser desechado o inutilizado se usan procedimientos de borrado o inutilización que impiden su legibilidad o reutilización. 6. Bloqueo y cancelación de datos. Si el afectado, tras la solicitar el acceso a sus datos, del que queda constancia informática y documental, ejerce el derecho de rectificación, cancelación u oposición, sus datos quedan bloqueados hasta que se resuelva. Si se acepta la solicitud, se procede al bloqueo definitivo de los datos que sólo estarán disponibles si media solicitud de la Administración, Jueces o Tribunales. Por su parte, las entidades adheridas deberán adoptar medidas de seguridad de nivel medio e incluir en el documento de seguridad a que obliga el Real Decreto1720/2007, un capítulo específico sobre los medios empleados para garantizar la seguridad de los datos del Fichero Histórico, especialmente la relativa a funciones y obligaciones de las personas autorizadas por la entidad para acceder al Fichero. Cuando la información contenida en el fichero vaya a ser utilizada por UNESPA para la elaboración de informes de técnica aseguradora o con fines únicamente estadísticos, se presentará de forma disociada para que sea imposible relacionarla con ninguna persona en particular. 8
9 5. RESPONSABILIDAD Cada Entidad cedente asume la total responsabilidad sobre la veracidad de los datos e informaciones que facilite al Fichero así como por el incumplimiento de cualesquiera obligaciones derivadas de éste Código Tipo, comprometiéndose a enviar la información que se detalla en el artículo 6, y a remitir, cuando lo solicite UNESPA, los documentos necesarios para acreditar la exactitud de los mismos. A tal efecto, se establece un régimen sancionador en el presente Código Tipo a fin de garantizar la observancia de la Legislación de Protección de Datos por las entidades adheridas. Igualmente se responsabiliza de la confidencialidad y del buen uso que, por su parte, se realice de la información, evitando el tráfico de ésta o su uso inadecuado. Además, la Entidad impedirá la utilización de la información del Fichero para cualesquiera otras finalidades que no sean las previstas en este Código Tipo así como divulgar información personal o confidencial. Especialmente a no publicar en medios públicos o privados las informaciones obtenidas a través del Fichero. 9
10 6. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO La Entidad adherida se compromete a enviar la información a que se refiere este artículo, según la periodicidad y procedimientos informáticos que se detallan a continuación: Previamente a la adhesión de una entidad aseguradora al Fichero, TIREA deberá comprobar que cumplen los requisitos técnicos necesarios para poder adherirse al Fichero, así como los estándares de calidad de la información, elevando informe a la Comisión de Control de adecuación al sistema. Adherida la entidad al Fichero, debe enviar todas las pólizas vigentes y los siniestros vinculados a dichas pólizas de los cinco años inmediatamente anteriores. Una vez concluida esta primera etapa, mensualmente se enviará la información de nuevos contratos y modificaciones de pólizas y siniestros que ya estuvieren en el Fichero. En todos los procesos se efectúan las necesarias modificaciones y altas de los movimientos correctos y se devuelven a la entidad aquellos que no hayan satisfecho los controles de validación. En cualquier momento las entidades pueden mandar procesos de actualización especiales para atender las solicitudes de los afectados en ejercicio de los derechos que la Ley Orgánica les otorga. TIREA bloqueará automáticamente los datos de pólizas no vigentes y siniestros que tengan más de cinco años de antigüedad. Para garantizar la veracidad de los datos que se remiten al Fichero estos deben provenir, en todo caso, de los Registros de Pólizas y de Siniestros que, con carácter obligatorio se establecen en el artículo 65 del Reglamento de la Ley de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados, sometidos al control y supervisión de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones Datos del Fichero El Fichero contendrá los siguientes datos: Vehículo asegurado. Datos del tomador: Nombre y Apellidos o razón social; D.N.I., N.I.F., Pasaporte o Tarjeta de Residencia del tomador del seguro. Datos del contrato: Coberturas que se incluyen dentro del grupo de ramos denominado Seguro del Automóvil así como las coberturas recogidas en los ramos Asistencia y Defensa Jurídica. Período de vigencia del contrato. Datos del siniestro: Cobertura afectada por cada siniestro. Fecha del siniestro. 10
11 Existencia de daños materiales y/o corporales. Importe del siniestro (en los supuestos en los que el siniestro esté pendiente de liquidación o pago el campo relativo a importe quedará en blanco poniéndose de este modo de manifiesto su situación de pendiente). Las Entidades se comprometen a informar al Sistema de todas las variaciones de la producción de pólizas y de la situación de los siniestros, a fin de mantener correctamente actualizadas las informaciones contenidas en el Fichero Procesos de Consultas Las Entidades adheridas podrán realizar consultas al Fichero, según los modelos propuestos en la plataforma tecnológica, que no permite en ningún caso volcar el fichero en su base de datos. Para efectuar las consultas, la entidad, ante la solicitud de aseguramiento del interesado, deberá identificarle correctamente debiendo informar al Sistema mediante las claves necesarias: Cinco últimos dígitos de la póliza en vigor en otra entidad aseguradora Y, Al menos uno de los tres datos siguientes: Nombre y apellidos del tomador. Número del Documento identificativo. Matrícula del vehículo. Como respuesta a la consulta efectuada, el Sistema facilitará a la Entidad la información que se encuentre en el Fichero relativa a pólizas suscritas, sus correlativos períodos de cobertura, así como de los siniestros y las garantías afectadas. En la información que arroja el Sistema no aparecerán datos personales del tomador del seguro, información sobre primas, ni valoraciones personales de ningún tipo. Desde el Servicio se realizará el registro y notaría de todas las consultas realizadas clasificadas por entidad Deber de comunicación al afectado En cumplimiento de lo establecido por el artículo del Real Decreto Legislativo 6/2004 de ordenación y supervisión de los seguros privados, y previamente a ceder datos a los ficheros comunes, las entidades aseguradoras vendrán obligadas a informar a los afectados de la intención de ceder sus datos al fichero, de la finalidad de éste, con indicación de su responsable y del procedimiento para ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Dicha notificación será uniforme para todas las entidades aseguradoras adheridas y se incluye el modelo de la misma en el presente Código Tipo. 11
12 7. DERECHOS DE LOS AFECTADOS Los datos son personalísimos, por ello los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, únicamente pueden ser ejercidos por las personas físicas o sus representantes legales, debiendo acreditar su identificación de acuerdo con lo previsto en la LOPD, y en su Reglamento de desarrollo. El ejercicio de estos derechos se practicará ante TIREA que, como encargada del tratamiento, ha sido autorizada contractualmente por UNESPA para atender por su cuenta, las solicitudes de ejercicio por los afectados de sus derechos. El ejercicio de los derechos deberá llevarse a efecto o bien de forma presencial en las oficinas de TIREA o mediante solicitud por escrito. El interesado debe aportar en cualquier caso DNI, NIF, Pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en caso de que actúe mediante representante, autorización expresa del interesado, todo ello con la finalidad de impedir el ejercicio de derechos a quién no sea el interesado. En el supuesto de que el domicilio que figure en el documento de identidad sea distinto del que solicita se remita la información, los documentos y correspondencia se remitirá al domicilio que figure en el documento de identidad, salvo que se manifieste otro y se acredite suficientemente, dado que, al tratarse de un derecho personalísimo deben adoptarse las mayores salvaguardas para asegurar que quien ejercita el derecho sea el propio interesado y garantizar la privacidad y confidencialidad de sus datos. Las comunicaciones escritas deben dirigirse a TIREA, Ctra. Las Rozas El Escorial Km 0.3, C.P.: 28231, Las Rozas, Madrid (fax nº ). Para facilitar el ejercicio de derechos se establecen documentos normalizados que se incorporan como Anexo de este Código Tipo Derecho de acceso Recibida la solicitud de acceso junto al documento de identidad del interesado, TIREA emitirá certificación en el plazo de 10 días hábiles, en la que hará constar la integridad de datos que sobre esa persona contiene el Fichero. En el supuesto de que no se adjunte copia del documento de identificación o de la autorización, cuando los datos no se correspondan con el solicitante o no conste información del interesado en el Fichero, se remitirá también en el plazo de 10 días hábiles, escrito denegando el acceso o manifestando la inexistencia de información. En el escrito de denegación del acceso, se indicará la causa de tal denegación, concediendo al interesado la posibilidad de subsanar los errores que existan en su petición. El derecho de acceso sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses Derecho de rectificación, cancelación y oposición Si el afectado ejercita los derechos rectificación y cancelación, deberá formular su solicitud con la indicación de los datos que, por considerar incorrectos o inexactos, quiere que sean modificados o cancelados y aportando cuantos documentos avalan su pretensión. Si lo que se ejercita es el derecho de oposición deberá fundamentar la causa por la cual considera que sus datos no deben ser objeto de tratamiento automatizado. Si la rectificación o cancelación afecta a datos personales de identificación y con la documentación aportada por el afectado resultare suficientemente probado el error o la 12
13 inexactitud, se procederá automáticamente a su modificación o cancelación, comunicándolo a la Entidad aseguradora. Cuando la solicitud verse sobre la existencia y/o cuantía de los siniestros, el responsable del fichero dará traslado de la solicitud a la entidad aseguradora que haya facilitado el dato, al objeto de que en el plazo de ocho días hábiles resuelva de forma motivada sobre su procedencia. La información que sobre el afectado contenga el fichero quedará bloqueada hasta que se resuelva la solicitud. Si la entidad no se pronuncia, TIREA mantendrá el bloqueo cautelar de los datos del afectado, y se le comunicará tanto a éste como a la entidad aseguradora que deberá proceder a su rectificación o cancelación, en los términos pedidos por el tomador del seguro en su solicitud, en la primera actualización de información. Realizada la necesaria comprobación por TIREA, si la entidad no hubiera procedido a dicha rectificación o cancelación, los datos quedarán definitivamente bloqueados. Si la entidad aseguradora resuelve oponiéndose a la rectificación o cancelación solicitada, deberá motivar su posición que será trasladada por TIREA al interesado. indicándole que la misma puede ser recurrida ante la Comisión de Control en el plazo de quince días hábiles desde que recibió la comunicación, mediante presentación de escrito en que razone su petición y los documentos en que fundamenta la misma. Recibido el escrito de recurso, se resolverá por la Comisión de Control en el plazo de quince días hábiles Derecho de oposición Cuando se ejercite el derecho de oposición habrá que atender a la causa de tal solicitud y a los motivos en que fundamenta su pretensión el solicitante. Se seguirá idéntico procedimiento que el descrito para los derechos de rectificación y cancelación. No obstante y, en los casos en que se desestime y acredite por la entidad aseguradora la improcedencia de la oposición, TIREA podrá, tras comunicarlo al afectado, proceder de oficio al bloqueo de los datos y elevar consulta a la Agencia de Protección de Datos para clarificar la procedencia de tratamiento automatizado de los datos. El bloqueo definitivo de datos de un interesado por ejercicio del derecho de oposición implica que en caso alguno podrá incorporarse nuevamente información al Fichero respecto a ésta persona, ni aún cuando rectifique su posición y solicite ser nuevamente integrado en el Fichero. 13
14 8. INCUMPLIMIENTO DEL CODIGO TIPO: RÉGIMEN SANCIONADOR La Comisión de Control intervendrá en todos los supuestos en los que se ponga de manifiesto el incumplimiento de las normas que informan el Fichero, especialmente cuando se trate del uso desproporcionado, abusivo o, cualquier utilización distinta a los fines para los que ha sido creado. La Comisión actuará bien a instancia de cualquier entidad adherida o de oficio cuando se detecten anomalías a través de los Controles de Seguridad incluidos en la aplicación informática, porque se evidencia a través las solicitudes de rectificación y cancelación ejercidas por los tomadores, o por los informes de control y estadísticas de utilización INFRACCIONES a) Son Infracciones leves: Retraso injustificado de la Entidad en la contestación al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Error de la Entidad en los datos remitidos, puesto de manifiesto por el ejercicio del derecho de rectificación, cancelación u oposición del titular, que afecte a menos del 25 % de los supuestos de ejercicio de derecho de rectificación. Por las infracciones leves se impondrá sanción de apercibimiento. b) Son Infracciones graves: Utilización de los datos del fichero sin haberse formulado solicitud de aseguramiento por el tomador o para finalidad distinta de la contemplada en el artículo 2 de este Código Tipo, cuando tenga carácter ocasional o aislado. Error de la Entidad en los datos remitidos, puesto de manifiesto por el ejercicio del derecho de rectificación, cancelación u oposición del titular, que afecte a más del 25 % y menos del 50 % de los supuestos de ejercicio de derecho de rectificación. Comisión de tres infracciones leves en el plazo de un año natural. Por la infracción grave se impondrá sanción de suspensión de la utilización del fichero por la Entidad de hasta un año. c) Son Infracciones muy graves: Vulneración del deber de confidencialidad de los datos y la conservación y almacenamiento, por cualesquiera procedimientos, de los consultados al Fichero. Reincidencia en la utilización de los datos del fichero sin haberse formulado solicitud de aseguramiento por el tomador o para finalidad distinta de la contemplada en el artículo 2 de este Código Tipo. Error de la Entidad en los datos remitidos, puesto de manifiesto por el ejercicio del derecho de rectificación, cancelación u oposición del titular, que afecte a más del 50 % de los supuestos de ejercicio de derecho de rectificación. Comisión de tres infracciones graves en el plazo de un año natural. 14
15 Por las infracciones muy graves se impondrá sanción de baja en el fichero PROCEDIMIENTO Tramitación La instrucción del procedimiento le corresponde a la Comisión de Control que, actuando de conformidad con los principios de audiencia y contradicción, resolverá en un plazo máximo de quince días hábiles desde que se concluya la investigación de los hechos que den lugar a la incoación de expediente. Para llevar a cabo las investigaciones, la Comisión de Control podrá valerse de cuantos medios considere pertinentes para el esclarecimiento de los hechos, entre otros, de la intervención de auditores independientes, pudiendo adoptar medidas cautelares para preservar los derechos de terceros. La entidad o entidades aseguradoras afectadas por el expediente vienen obligadas a prestar toda su colaboración a la Comisión de Control o a quién ésta encomiende funciones de investigación. El expediente finalizará con declaración de sobreseimiento o, si se dedujera la comisión de infracciones, con Informe propuesta en que se recojan circunstanciadamente los hechos y las pruebas practicadas, así como la infracción deducida de los mismos Resolución Para la resolución del asunto, UNESPA, designará un experto independiente que conocerá en única instancia del asunto, a la vista del expediente y del Informe Propuesta, emitido por la Comisión de Control. El experto, tras oír nuevamente a la entidad o entidades aseguradoras afectadas, dictará Resolución en la que motivadamente se determine la sanción a la vista de la infracción imputada. La Resolución dictada por el experto independiente no será recurrible, viniendo obligadas las partes a su inmediata ejecución. En el caso de que la sanción sea la baja de la entidad aseguradora del Fichero, se procederá al bloqueo de los datos aportados por la misma, conservándose únicamente a efectos de los requerimientos que puedan formularse por las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales y comunicándose con carácter inmediato a la Agencia Española de Protección de Datos para su baja del Fichero. 15
16 9. BAJA DE ENTIDADES PARTICIPANTES Las Entidades podrán, por propia decisión, causar baja del Convenio mediante la notificación por escrito de su voluntad, a cuyos efectos deberá enviar una notificación por escrito firmada por persona autorizada de la Entidad a la Comisión donde se exprese dicha intención. Esta comunicación deberá ser hecha, al menos con dos meses de antelación respecto a la fecha en que deseara causar baja. En tal situación se procederá en la fecha en que deba ser efectiva la baja, al borrado de todos los datos aportados por la entidad, salvo aquellos que estén en situación de bloqueo definitivo por ejercicio de derechos de protección de datos y, especialmente por el derecho de oposición, con el objeto de que no vuelvan a integrarse indebidamente en el Fichero por comunicación ulterior de otra entidad aseguradora. La baja de cualquier Entidad deberá ser comunicada por escrito a la Agencia Española de Protección de Datos. 16
17 10. DURACION DEL CODIGO TIPO El presente Código Tipo tiene una duración indefinida, si bien, por el propio desarrollo del Fichero o por imperativos legales, podrá ser modificado para su actualización o adecuación. Los cambios a introducir en tales situaciones, serán elaborados y propuestos por la Comisión de Control, para su aprobación por la Agencia Española de Protección de Datos y dándose posteriormente comunicación al resto de participantes. 17
18 MODELOS DE COMUNICACIÓN DE LA ENTIDAD ASEGURADORA AL TOMADOR En virtud de la autorización que concede el Texto Refundido de la Ley de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados, Unión Española de Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras (UNESPA) ha creado el Fichero Histórico de Seguros de Automóviles para la tarificación y selección de riesgos, constituido con la información aportada por las Entidades Aseguradoras en el que se recogen sus antecedentes siniestrales de los cinco últimos años, en los términos expresados en la Ley de Responsabilidad Civil y Seguro. Le comunicamos que los datos sobre su contrato de seguro del automóvil y los siniestros vinculados a éste, de los últimos cinco años, si los hubiere, serán cedidos al citado fichero común. Si desea ejercitar los derechos de acceso para conocer sus antecedentes siniestrales, o para la rectificación, cancelación de sus datos u oposición al tratamiento, puede dirigirse por escrito a TIREA, Ctra. Las Rozas El Escorial Km 0.3, C.P.: 28231, Las Rozas, Madrid debiéndose identificar mediante DNI, Pasaporte o Tarjeta de Residencia o al fax nº Si desea información sobre el Fichero y cómo ejercitar sus derechos, el teléfono de información al que puede dirigirse es el
19 BOLETIN DE ADHESIÓN AL FICHERO HISTORICO DE SEGUROS DEL AUTOMOVIL D., en representación de la entidad, inscrita en el Registro Especial de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, con el número y domiciliada en. El interviniente declara que el poder con el que actúa no ha sido revocado ni limitado y que es bastante para obligar a su representada y, al efecto MANIFIESTA 1. Que la entidad aseguradora está habilitada para operar en España en seguros del automóvil. 2. Que la entidad a la que representa se adhiere al Fichero Histórico de Seguros del Automóvil, del que es titular UNESPA, a cuyos efectos declara haber recibido y analizado el Código Tipo que lo reglamenta, aceptando su cumplimiento en todos sus términos y asumiendo la integridad de obligaciones que del mismo se deriva para la entidad. 3. Que la entidad tiene implementadas medidas de seguridad que garantizan la confidencialidad y seguridad en el tratamiento y transmisión de los datos. 4. A los efectos previstos en el artículo 2.3. del Código Tipo: a. Es Responsable de Seguridad de la entidad ante el responsable del Fichero y el Encargado del tratamiento D., (indicar cargo y datos de contacto). b. Es Interlocutor de la entidad ante el responsable del Fichero y el encargado del tratamiento D., (indicar cargo y datos de contacto), actuando como sustituto D. (indicar cargo y datos de contacto). En, UNESPA Núñez de Balboa nº MADRID 19
20 EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO DATOS DEL RESPONSABLE DEL FICHERO Nombre: UNIÓN ESPAÑOLA DE ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS (UNESPA) Oficina de Acceso: TIREA - Ctra. Las Rozas El Escorial Km 0.3 C.P.: Localidad: LAS ROZAS Provincia: MADRID (fax nº ) DATOS DEL SOLICITANTE 1 (Importante) D/Dª, mayor de edad, con domicilio en la C/ nº, Localidad Provincia C.P. con D.N.I, del que acompaña fotocopia, por medio del presente escrito manifiesta su deseo de ejercer su derecho de acceso, de conformidad con el artículo 15 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre (LOPDCP), y en los artículos 27 a 30 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se desarrolla la misma y en consecuencia. SOLICITA.- Información respecto a los datos que sobre su historial de aseguramiento figuran en el Fichero Histórico de Seguros del Automóvil del que es titular Unión Española de Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras (UNESPA). En, a de de fotocopia perfectamente legible en su integridad, del D.N.I., Pasaporte o Tarjeta de Residencia. En caso de actuar a través de representación, deberá aportase autorización expresa del interesado. Los documentos y correspondencia se remitirá al domicilio que figure en el documento de identidad, salvo que se manifieste otro y se acredite suficientemente, dado que, al tratarse de un derecho personalísimo tenemos que adoptar las mayores salvaguardas para asegurar que quien ejercita el derecho sea el propio interesado y garantizar la privacidad y confidencialidad de sus datos. 20
AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS CALLE SAGASTA, 22-28004 MADRID TELÉFONO 91 3996200
RECOMENDACIONES DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS EN RELACIÓN CON EL FICHERO HISTÓRICO DE SEGUROS DEL AUTOMÓVIL, DEL QUE ES RESPONSABLE LA UNIÓN ESPAÑOLA DE ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS,
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References: artículo 24
 artículo 25
 Real Decreto 
 artículo 2
 artículo 9
 Real Decreto 
 artículo 25
 Real Decreto 
 Real Decreto 
 artículo 32
 Real Decreto 
 artículo 6
 artículo 8
 Real Decreto 
 artículo 7
 artículo 8
 artículo 7
 Real Decreto 
 artículo 6
 artículo 65
 Real Decreto 
 artículo 2
 artículo 2
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 2
 artículo 15
 Real Decreto