Source: https://www.gofin.pl/prawo-pracy/17,1,101,256006,zakres-stosowania-podpisow-elektronicznych-w-sprawach.html
Timestamp: 2020-07-13 05:43:04+00:00

Document:
Zakres stosowania podpisów elektronicznych w sprawach kadrowych - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Prawo pracy » Inne zagadnienia » Zakres stosowania podpisów elektronicznych w sprawach kadrowych
W firmie wdrożyliśmy system do bezkontaktowego podpisywania dokumentów. Działa on na takiej zasadzie, że jedna osoba przygotowuje dokument, później wpisuje adresy e-mail, imiona i nazwiska osób podpisujących i rozsyła do podpisu. Osoby, które mają dokument podpisać, nie muszą logować się do systemu ani mieć konta. Korzystają z gotowych czcionek i wzorów podpisu w systemie. Czy tę postać możemy wykorzystać w sprawach kadrowych, np. do podpisywania umów z pracownikami, aneksów, świadectw pracy, list obecności, wniosków urlopowych, zaświadczeń o zarobkach i innych dokumentów, jak zgody czy uchwały zarządu?
Dokumenty powstające w trakcie rekrutacji oraz stosunku pracy mogą być sporządzane i przekazywane na różne sposoby, tj.: w formie pisemnej lub elektronicznej oraz w postaci papierowej lub elektronicznej. Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W efekcie taki dokument będzie traktowany tak samo, jak złożony w formie pisemnej (art. 781 K.c. w zw. z art. 300 K.p.).
Na temat elektronizacji komunikacji w stosunkach pracy pisaliśmy w UiPP nr 7/2018, str. 62-66.
Pracodawca może wykorzystać formę elektroniczną, gdy przepisy:
wprost przewidują taki wariant, jak np. art. 251 § 5 K.p. zobowiązujący do zawiadomienia inspekcji pracy o zawarciu umowy na czas określony wykraczającej poza limity zatrudnienia terminowego,
zastrzegają rygor nieważności przy niezachowaniu formy pisemnej, jak np. przy umowach o zakazie konkurencji (art. 1013 K.p.), bowiem jej zastąpienie poprawną formą elektroniczną wywoła oczekiwane skutki ze względu na wspomnianą równoważność obydwu form.
Zwracamy uwagę! Kwalifikowany podpis elektroniczny (dalej e-podpis), który jest konieczny przy formie elektronicznej, to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.). Tak go definiuje art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162 ze zm.), dalej ustawy o usługach zaufania, która zastąpiła ww. ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Pozostaje to w zgodzie z definicją z art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym... (Dz. Urz. UE L 257/73 z 28.8.2014), dalej rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej.
Ważne: Kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Takie rozumienie e-podpisu z powodu braku odrębnych unormowań stosuje się również w sferze prawa pracy. Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu (motyw 49 preambuły i art. 25 ust. 2 rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej oraz art. 18 ust. 1 ustawy o usługach zaufania).
E-podpis jest zbędny przy postaci elektronicznej, której pojęcie nie jest nigdzie zdefiniowane, lecz przyjmuje się, że jest to rodzaj formy dokumentowej, ograniczonej do nośników cyfrowych (art. 772 K.c.). Jej zastosowanie oznacza posługiwanie się (przygotowanie, przekazywanie, archiwizowanie) dokumentów wyłącznie w wersji zdigitalizowanej (por. stanowisko Departamentu Komunikacji Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii udostępnione naszemu Wydawnictwu 13 marca 2018 r., opublikowane w UiPP nr 7/2018, str. 62).
Dostawca systemu bezkontaktowego podpisywania dokumentów może dostarczać wszystkie typy podpisów elektronicznych w rozumieniu regulacji rozporządzenia o identyfikacji elektronicznej, włącznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W sprawach kadrowych, w których jest wymagana forma pisemna (np. umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia czy wypowiedzenie umowy o pracę) zwykle rekomendowane jest pozostanie przy tej formie z uwagi na takie stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy w tej kwestii - decyzja w tej sprawie należy jednak do Czytelnika, jeśli systemem są objęci wszyscy pracownicy, a przypisane im podpisy są e-podpisami. W tych przypadkach, w których nie ma zastrzeżenia jakiejkolwiek formy albo jest wskazana wprost postać elektroniczna, podpisy udostępnione w systemie mogą być używane. Część dokumentów kadrowych wynikających z prawa pracy, które mogą być podpisywane elektronicznie wskazujemy w tabeli.
Ważne: W odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach decyzja o ich formie i sposobie podpisania powinna odpowiadać potrzebom instytucji, dla której będzie ono sporządzane.
Obowiązek wystawienia zaświadczenia nie wynika wprost z regulacji prawnych, lecz ma źródło w założeniach ustawodawstwa prawa pracy, w tym w obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika, w którym mieści się dostarczanie pracownikowi informacji i dokumentów dotyczących stosunku pracy (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, C.H. Beck 2019, kom. do art. 94, a także postanowienie SN z 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314). Jeśli natomiast chodzi o dokumenty przygotowywane na podstawie innych przepisów niż prawo pracy, ich formę i tym samym sposób podpisywania określają te przepisy, np. wspólnicy spółki z o.o. mogą podejmować uchwały w systemie elektronicznym (art. 2401 K.s.h.), a zarząd takiej spółki - w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 208 § 52 K.s.h.).
Wybrane rodzaje dokumentów kadrowych, które mogą być podpisywane elektronicznie:
wymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego niewymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego
umowa o pracę i zmiana jej warunków (tzw. aneks) oraz informacja o warunkach zatrudnienia i ich zmianie - podpisy pracodawcy i pracownika
(art. 29, art. 291, art. 6710 K.p.) oświadczenie kandydata do pracy/pracownika dotyczące danych osobowych - podpis odpowiednio kandydata, pracownika
(art. 221 § 5 K.p.)
oświadczenie o wypowiedzeniu definitywnym lub zmieniającym lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia - podpis pracodawcy lub, w pierwszym i trzecim przypadku, pracownika
(art. 30 § 3 i art. 42 § 1 K.p., a także wyroki SN z 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15 i 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 58/09, uchwała SN z 2 października 2002 r., sygn. akt III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481) zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza katalog danych przekazywanych obowiązkowo lub na podstawie konkretnych przepisów - podpis pracownika
(art. 221a K.p., art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO)
zgoda na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia za pracę - podpis pracownika
(art. 91 § 1 K.p.) informacja o numerze rachunku płatniczego, na który mają być dokonywane wypłaty wynagrodzenia - podpis pracownika
(art. 86 § 3 K.p.)
świadectwo pracy - podpis pracodawcy, mimo braku zastrzeżenia jakiejkolwiek formy w art. 97 K.p. i rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu o świadectwie pracy, z treści tych przepisów wynika forma pisemna wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - podpis pracownika
umowa o zakazie konkurencji - podpis pracodawcy i pracownika
(art. 1011 § 1 i art. 1012 K.p.) informacja o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania - podpis pracodawcy
(art. 949 K.p.)
umowa szkoleniowa - podpis pracodawcy i pracownika
(art. 1034 § 1 K.p.) wniosek o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej - podpis pracownika
(art. 9412 K.p.)
rozkład czasu pracy - podpis pracodawcy
(art. 129 § 3 K.p.) wniosek o wydanie świadectwa pracy oraz upoważnienie do odbioru tego dokumentu przez inną osobę - podpis pracownika
(art. 97 § 11 K.p. i § 3 i 5 rozporządzenia o świadectwie pracy)
wniosek o urlop bezpłatny oraz zgoda pracownika na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy - podpis pracownika
(art. 174 § 1 i art. 1741 § 1 K.p.) zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy - podpis pracodawcy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia o świadectwie pracy)
wniosek o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy - podpis pracownika
(art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142, art. 143, art. 144, art. 150 § 5 K.p.) wniosek o urlop wypoczynkowy, w tym na żądanie - podpis pracownika
(art. 162-163, art. 1672 K.p.)
wniosek o urlop związany z rodzicielstwem, łączenie tego urlopu z pracą lub obniżenie wymiaru etatu - podpis pracownika
(art. 1791 § 1 i 4, art. 180 § 8, art. 1821d § 1, art. 1821e § 2, art. 1823 § 2, art. 1824, art. 1867 § 1, art. 183 § 6, art. 186 § 7 K.p.) ewidencjonowanie czasu pracy, w tym listy obecności
(art. 149 K.p. i § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz. U. poz. 2369)
•Zasady rozwiązywania stosunków pracy w czasie występowania zagrożenia koronawirusem
•Przechowywanie wniosków urlopowych w postaci papierowej albo elektronicznej
•Zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej
•Informacja dla Czytelników
•Faktury VAT RR wystawiane w formie elektronicznej
•Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w programie kadrowym
•Opublikowano ustawę zmieniającą ustawę o rachunkowości
•Zapewnienie integralności dokumentacji pracowniczej powadzonej w postaci elektronicznej
•NIP-8 w formie e-zgłoszenia
•Rejestracja firmy w CEIDG on-line
•NIP-8 w formie elektronicznej
•Podpisywanie sprawozdania finansowego i odpowiedzialność za sprawozdanie
•Jak mieć dostęp on-line do akt sądowoadministracyjnych?
•Skutki złożenia VAT-7 w formie papierowej
•Dokumenty dla pracownika na koniec zatrudnienia
•Podatnik nie wystawia dla siebie UPL-1
•UPL-1 dla prezesa zarządu spółki z o.o.

References: art. 300
 art. 251
 art. 131
 art. 3
 art. 25
 art. 18
 art. 94
 art. 291
 art. 6710
 art. 42
 art. 4
 art. 7
 art. 97
 art. 1012
 art. 1741
 art. 142
 art. 143
 art. 144
 art. 150
 art. 1672
 art. 180
 art. 1821
 art. 1821
 art. 1823
 art. 1824
 art. 1867
 art. 183
 art. 186