Source: https://es.scribd.com/doc/169493273/Manual-de-Normas-y-Procedimientos-Del-Departamento-de-Compras-Ucla
Timestamp: 2017-07-20 20:48:43+00:00

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Manual de Normas y Procedimientos Del Departamento de Compras UclaCargado por Liliana JiménezIntereses relacionadosBudgetGovernmentPoliticsBusinessBusiness (General)Calificación y estadísticas0.0 (0)Acciones de documentosDescargaCompartir o incrustar documentosInsertarVer másCopyright: Attribution Non-Commercial (BY-NC)Precio de lista: $0.00Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentEl Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del añodos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”. Base Legal 1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134. Decreto 6,233 Julio 2008. 2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de 2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008. 3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24 de Abril de 2009. 4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha 19 de Mayo de 2009. 5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21. 6. Normas Generales de Control Interno. 7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta 28. 8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y Anticipo a Proveedores. 10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nº 39.503 del 6 de septiembre de 2010. 11. Reglamento Interno para el funcionamiento de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores, Obras Menores, Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que
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integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y prestación de servicios. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Describir los procesos definidos para la Contratación de Bienes y Servicios para lograr la adecuada prestación de los servicios administrativos, así como, proporcionar a los responsables de la administración de los recursos financieros y en general a los usuarios de la Institución, lineamientos, parámetros y criterios que contribuyan a sistematizar las actividades y con ello, propiciar el uso racional y adecuado de los recursos que conforman el patrimonio de la Universidad.
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Alcance Este manual está dirigido al Departamento de Compras, Comisión de Contratación de Bienes y Servicios y unidades académicas-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” las cuales intervienen en los procesos inherentes a Contrataciones Públicas.
1. En concordancia a lo señalado en la Ley de Contrataciones Públicas la adquisición de bienes y contratación de servicios, se realizará de acuerdo a las siguientes modalidades:
Tipo de Contratación Monto en Unidades Tributarias Mayor a 2.500 hasta 5.000 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios Modalidades de Contratación Modalidad de pago Unidad Contratante Autorización y Firma Adjudicación del Contratista
Orden de Compra Convenio Marco Orden de Compra Contrato Convenio Marco
Comisión de Contratación Vicerrector Administrativo
Mayor a 5000 hasta 20.000
Mayor a 20.000
Parágrafo Único: Todos los procesos de contrataciones que se ejecute de acuerdo a lo señalado en el artículo 21, se regirán según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 2. Todo contrato de adquisición de bienes o prestación de servicios deberá tener su origen a través de una requisición. Los funcionarios autorizados para firmar estos documentos son el Rector, los Vicerrectores, los Decanos, Directores y Jefes de las unidades que sean responsables de la ejecución presupuestaria. 3. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios.
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Cuando se trate de bienes o servicios con características técnicas especiales, las unidades solicitantes podrán contactar al proveedor a objeto de verificar la pertinencia del bien o servicio requerido. Cuando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio u obra, este regulado por una normativa o ley de la República, la unidad solicitante deberá remitir al Departamento de compras la exposición de motivos por los cuales debe adquirir ese bien, contratar ese servicio u obra, para que ésta solicite la autorización ante la instancia respectiva. El Departamento de Compras, establecerá el procedimiento para la solicitud de compras reguladas por normativa o ley de la República, fijando el cronograma para su recepción y tramitación a nivel institucional. Las unidades ejecutoras serán las receptoras de los bienes y servicios requeridos por Departamento de Compras y serán responsables de distribuirlos a las unidades que dependan de ellas según los requerimientos internos. Para la adquisición de bienes o prestación de servicio, los mismos podrá ser efectuados a través de un contrato marco u orden de compra, según el caso. Para la adquisición de equipos de computación, ejecución de obras, las unidades académicas-administrativas deberán requerir el aval técnico a la Comisión de Informática y Dirección de Planta Física (según sea el caso).
10. Las unidades intervinientes en los procesos de contrataciones de la UCLA, deberán aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya que su omisión constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 11. Para todas las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades, la unidad usuaria deberá efectuar las actividades previas que garanticen una adecuada selección, además de preparar el presupuesto base indicado en la Ley de Contrataciones Públicas. Asimismo, se debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas sin indicar marca comercial, determinación de las ventajas económicas y técnicas.
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Las razones técnicas. a que hace referencia la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. deberán ser previamente calificadas por la unidad contratante según su capacidad legal. la selección de la oferta que merezca la adjudicación. Consultas de Precios y Contrataciones Directas. financiera y técnica.
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. Las motivaciones particulares de la selección. las empresas participantes. deberán ser elaboradas por las unidades usuarias de las diferentes dependencias de la Universidad.5%  Concurso Abierto 2%
16. si fuere el caso. cuando el participante recomendado para el otorgamiento de la adjudicación.12. debe contener además:     La identificación de los miembros de la Comisión de Contrataciones La modalidad de selección aplicada y su objeto. económicas y financieras en el que se fundamente la evaluación.
El informe de Recomendación de la Comisión de Contrataciones. En las modalidades de Concurso Cerrado. 14. así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción. En caso de haberse delegado la revisión técnica. La aplicación de medidas de promoción de desarrollo económico. La definición de las especificaciones técnicas contenidas en el Pliego de Condiciones. se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración.
15. no haya ofrecido el precio más bajo. 13. Los porcentajes para la determinación del Compromiso de Responsabilidad Social cuando corresponda. Los procesos de contrataciones cuyos montos superen las 2500 UT deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social así como las garantías y solvencias requeridas. se calculará de acuerdo a lo siguiente:  Consulta de Precios 1%  Concurso Cerrado 1. si fuere el caso. La identificación de los participantes y oferentes.
18. el cual será firmado por todos los Miembros de la Comisión y por el Secretario. manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación.
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. De contado: 10 días hábiles después de entregado el bien y factura. excepto los declarados confidenciales debe realizarse durante el horario de atención al público. Documentos relacionados con modificaciones de los contratos.
17. Finiquito. suspensión. Formularios para el pago o valuaciones. con al menos dos (2) días hábiles de anticipación. si fuere el caso. lectura y copiado de los documentos del expediente de contratación. Aprobaciones de pago.
Lugar y fecha del informe. el Departamento de Compras. c.
20. se deben incorporar los documentos que se relacionen con:           Garantías Actas de inicio. previa solicitud por escrito de la empresa participante. 19. b. por la unidad contratante en el caso de la UCLA. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior. Anticipo a proveedores según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas. terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes. y el voto salvado de algún miembro de la Comisión de Contrataciones y el informe correspondiente. la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia. Evaluación de actuación o desempeño del contratista. Las condiciones de pago que se establezcan en el contrato marco u orden de compra por adquisición de bienes o contratación de servicios serán determinadas por el Departamento de Compras de acuerdo al siguiente criterio: a. si fuere el caso. si lo hubiere. servicios y obras. El expediente de contratación deberá ser archivado. El examen. Anticipo para gastos. Pagos realizados. En la Administración del Contrato. Liberación de garantías.
para ser archivada en el expediente. Si es ante la Unidad solicitante. delega sus competencias en lo referido a la adjudicación. el monto restante se pagará de contado a 10 días hábiles después de entregado el bien. las cuales deberán consignar una fianza bancaria. e) Los jefes de unidades deberán vigilar por el cumplimiento en la entrega del bien y garantía para ejecutar las fianzas en caso de incumplimiento por parte del proveedor y deberán notificarlo al Departamento de Compras. Con excepción de las compañías de seguros. esta debe enviar copia de la Fianza al Dpto. declaratoria de desierta. la misma deberá presentarse en forma previa a la entrega del mencionado anticipo.
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. se podrán otorgar a discrecionalidad de la institución y según los lineamientos emitidos por la Dirección de Finanzas. El importe del anticipo que se otorgue deberá pactarse bajo la condición de precio fijo y para asegurar la aplicación correcta del anticipo. Para el anticipo a proveedores rigen los siguientes criterios: a) Aquellos proveedores que soliciten anticipo. en la figura del Rector para contratos de bienes o servicios mayores a dos mil quinientas unidades tributarias (2500 UT). suspensión. c) El Departamento de Compras devolverá previa solicitud por escrito la fianza al proveedor cuando la unidad ejecutora haya notificado que se realizó el control perceptivo por parte del Departamento de Bienes Nacionales y que haya cumplido con los compromisos pactados. d) El anticipo a proveedores podrá otorgarse hasta por un 50% del monto total de la Orden de Compra o monto adjudicado.Los criterios b y c. en atención a lo establecido en el articulo 42 de la ley de Contrataciones Públicas. 21. de acuerdo al caso. terminación y nulidad de la contratación de bienes y/o servicios. b) Las fianzas deben ser otorgadas por una compañía de seguros o institución bancaria. deberán presentar como garantía una fianza de anticipo ante la unidad solicitante o ante el Departamento de Compras. de Compras. El Consejo Universitario.
22. equivalente a la totalidad del monto otorgado.
Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde se establecen precios unitarios por cada renglón. Orden de Servicio: Documento que respalda la solicitud y entrega de materiales o servicios requeridos a los proveedores adjudicados a través de Contrato Marco. sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil y penal que resulten procedentes.
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7. 5. para alguno de los órganos y entes sujetos a la Ley de Contrataciones públicas. Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos a la Ley de Contrataciones Públicas. suministra un bien o presta un servicio no profesional ni laboral. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias del órgano o ente contratante. sino uniformar su uso e implantación del mismo. no se persigue establecer definiciones que coincidan con las generalmente aceptadas. Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal.23. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad. técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS A los efectos de facilitar la comprensión del presente manual. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darán lugar a la imposición de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias. 2.
. 1. el cual se ejecutará mediante requisición y orden de compra según las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar. en virtud de un contrato sin que medie relación de dependencia. a continuación se explica la terminología utilizada en él. 4. establecidas para efectuar la Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes. 6.
cada una según los montos que les corresponde (>2500 UT y <=2500 UT respectivamente) Sistema Referencial de Precios: Estructura de precios para los renglones de artículos o productos más solicitados por las unidades académicas y administrativas. formular el requerimiento ante la unidad contratante. son unidades contratantes.
12. celebrada el día veintiséis de octubre del año dos mil once. Pliego de Condiciones: Es el documento donde se establecen las reglas básicas.
13. Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas. evaluar la actuación y desempeño del contratista durante la contratación para la adquisición de bienes o prestación de servicios.
10. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación. Para el caso de la Universidad tanto el Departamento de Compras como cada unidad ejecutora de presupuesto. en su sesión Nº 2158 Ordinaria. Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la Adquisición de Bienes.8.
Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica. preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes o prestación de servicios.
Dr. prestar un servicio a ejecutar una obra. Francesco Leone Rector
9. cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien.
Dado. sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Francisco Ugel Secretario General
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. 11. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. requisitos o especificaciones que rigen para las modalidades.
los movimientos ejecutados por las diferentes unidades 5.01
Consolidación Programación de Compras Institucionales
Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programación de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de Contrataciones. 2. será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales. Cada unidad académica-administrativa. 4. deberá dar acceso al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras. El Departamento de Compras.
Normas Específicas 1. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras. dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 3. informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.
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. será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras. El Departamento de Compras.Procesos de Dirección
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Código P. El Departamento de Compras.
Terminado el plazo. Emite reporte de Programación Consolidada. listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD. Emite reporte de consolidación de compras. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras. 5. 24. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico. y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal. 8. 2. 10. Remite vía Web circular a las Unidades AcadémicoAdministrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva. Revisa en la página web del Sistema Nacional de Contrataciones a través del Módulo Electrónico de Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. 7. 6. en el lapso establecido por el Departamento de Compras.
Unidad AcadémicaAdministrativa
Jefe de Compras y Funcionarios del Dpto.01
1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Código P. de Compras Unidad AcadémicaAdministrativa
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. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas. cierra el Módulo de Programación de Compras. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión. 3. 4. la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.
Sistema Nacional de Contrataciones (SNC)
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. Verifica los registros de la Programación de Compras: 13. Si existe alguna discrepancia. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.Administrativa. b.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico . a. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente. 3. 2. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones pertinentes. 5. genera automáticamente el consolidado de la Universidad como único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones. c. 4. detallando los ítems a modificar y apertura nuevamente el Sistema. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC.01
Consolidación Programación de Compras Institucionales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
1. Si toda la información está correcta. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema Nacional de Contrataciones.
analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad. 2. a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades. Emite circular para las unidades académicas-administrativas señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones. 3.
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. Elabora el listado de rubros centralizados.
Normas Específicas 1. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional. eficacia y economía. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional. que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones. podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 4. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado Administrativo para su consideración.02
Análisis de la Programación de Compras Institucional Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de la programación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia.500 U. a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas. 3. el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2. 2. El Departamento de Compras.
Código P. 2. en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo. 4.snc. se realizará a través de la página web www. 2.03
Sumario de Contrataciones Trimestrales Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes. Normas Específicas:
1. 3. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa.ve. Emite reporte de Sumario Consolidado.
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. deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente. las compras efectuadas durante determinado Trimestre. estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas. Envía circular. Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones. 3. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones. en el lapso establecido para ello.
Formularios Utilizados Descripción
Unidad AcadémicoAdministrativa
ElectrónicoFísico
1.gob. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en
el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre.
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. 9. 8. Emite reporte de unidades que no cerraron. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC. b. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo.
13. de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del trimestre ejecutado a través del sistema. cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones. a. Si no posee errores. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva. 10. el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas. Jefe de Compras
14. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente.03
Jefe de Compras y/o Funcionarios del Departamento Unidad AcadémicaAdministrativa
5. 6. se le informa tanto por correo electrónico como vía telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Sumario de Contrataciones Trimestrales DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
12. la culminación de la fase de transcripción del Sumario. el reporte del sumario trimestral a nivel institucional. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD. Emite reporte consolidado de sumario trimestral. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico. Terminado el plazo. Si posee errores la información en el sistema.
el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.04
Asignación de Claves a Usuarios Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras. 4.
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.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño. 2. envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico .Administrativa en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos. 3. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de programación de compras. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves y editar la información de cada usuario. el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones.
sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento.
Formularios Utilizados Código Descripción
MPC-F. Normas Específicas: 1.Físico
Jefe de Compras /Jefe Sectorial de Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Compras 1. deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio.
Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma.
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. 3. Trimestralmente.
2.07 Reporte Ordenes de Compras
Electrónico . Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras. cualquier inconveniente que se presente. realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales. 2. la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores. señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha.05
Seguimiento a la Orden de Compra Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados.
Seguimiento a la Orden de Compra
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. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida. indicando los motivos señalados por el proveedor. 5. Jefe Sectorial de Compras
Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta. elabora un informe dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y fines consiguientes.
4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento.
Código MPC-01
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Si el monto de la contratación supera las 20. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras vía electrónica y de forma física debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante. 3. elaborar el Informe de Recomendación para la adjudicación. 6. deberá someter el expediente estructurado a la Comisión de Contrataciones para su aprobación. 7.000 UT se realizará Concurso Abierto. Cada unidad será la responsable del control presupuestario según la requisición realizada. Asimismo. Normas Específicas 1. c. Para ello. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores. aval de la comisión de informática. análisis de las ofertas. La requisición será elaborada por la unidad ejecutora quien deberá presentar como anexos la documentación requerida según el tipo de bien que se solicita. a.000 UT se realizará una consulta de precios. 8. análisis de las ofertas. De acuerdo al monto de la contratación. 5. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. b. en caso de equipos de computación. siendo la Comisión de Contrataciones la responsable de la selección de proveedores.000 UT hasta 20. siendo el Departamento de Compras el responsable de la selección de proveedores.000 UT se realizará un Concurso Cerrado. Por ejemplo. 4.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. análisis de las ofertas.
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. Si el monto de la contratación supera las 5.500 UT hasta 5. la requisición deberá tener anexo el pre-compromiso que avale la misma.06
Recepción de Requisiciones Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse parar la recepción de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos. El proveedor una vez recibida la notificación de adjudicación tendrá cinco (5) días hábiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) días hábiles para la entrega de orden de compra o firma del contrato. El registro de las requisiciones lo realizará la unidad ejecutora. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria para cubrir el gasto de la compra a efectuar. se asignarán los responsables del proceso de contratación. elaborar el informe de recomendación para la adjudicación. 2. Si el monto de la contratación supera las 2. La requisición tendrá un número correlativo que será asignado a través del sistema integrado administrativo (SIAD). conforme a la normativa que lo regula.
Remite legajo de documentos: requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) + calificación de las empresas al Jefe de Compras. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s) y otros documentos. 3. 7. Da ingreso en el SIAD para el análisis respectivo y entrega al Jefe de Departamento.
Jefe Sectorial de Compras
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. 2. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s). verifica el monto de la solicitud y los rubros a adquirir. 4. sella la requisición o solicitud en señal de conformidad y devuelve la copia a la unidad solicitante. como electrónicamente vía SIAD + pre-compromiso + autorización de la Dirección de Informática o Planta Física (según el caso) dependiendo del bien o servicio requerido.06
Recepción de Requisiciones Formularios Utilizados Código Descripción MC-F01 Requisición de Materiales Origen Responsable Medio
Jefe de Departamento Sección de Contrataciones e Importaciones
Jefe de la Unidad ElectrónicoUnidad Solicitante Físico AcadémicoAdministrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. presupuesto base mediante ofertas. revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de las empresas actualizadas en el ramo a contratar. Una vez recibido el listado. especificaciones técnicas de la contratación. y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las especificaciones (disponibilidad presupuestaria.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. económica y financiera. elabora la calificación de las empresas indicando el nivel estimado de contratación y calificación legal. Recibe de las unidades académicas-administrativas la Requisición de Materiales y Equipos tanto en físico en original y copia. 5. firmas autorizadas y anexos según el caso) firma.
Recepción de Requisiciones Responsable Jefe de Departamento DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 8. Si es mayor a 5. b. 3. requisición (es) + precompromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso).PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. entrega documentos haciendo firmar por el comprador al momento de entrega. Hace firmar la relación de requisiciones al Jefe de Departamento. c. Recibe requisición (es) + pre-compromiso (s) + informe (s) respectivo (s)) + calificación de las empresas (de ser el caso). Si es Consulta de Precios
1. Si es mayor a 2. Una vez firmada la relación. 11. Recibe requisición(es) + pre-compromiso(s) + informe(s) respectivo(s)) + calificación de las empresas y solicita mediante comunicación reunión con la Comisión de Contrataciones para presentar las solicitudes recibidas.000 UT se entrega documentos para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente al Jefe de Compras 10. entregan documentos al Jefe de Compras para ejecutar el procedimiento Consulta de Precios.000 UT y menor a 20.000 UT. 9. 2. De acuerdo a la decisión por parte de la Comisión de Contrataciones.
Miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios
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. Elabora e imprime una relación del sistema donde se visualizan las requisiciones anexas. deciden el número de empresas a ser invitadas y entregan documentos al Jefe de Compras para la elaboración del pliego de condiciones y estructuración del expediente de la contratación.000 UT. Recibe del Jefe de Departamento. Revisan y analizan las requisiciones recibidas y determinan el supuesto cuantitativo para la modalidad de contratación. Si es mayor a 20. a. y entrega a la Secretaria para la distribución interna. Asigna el comprador. 4.500 UT y menor a 5. i.
Recepción de Requisiciones
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad ii. Si es Concurso Cerrado o Abierto: 1.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Entrega documentos al Jefe de Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Pliego de Condiciones.
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La ejecución de este procedimiento se realizará considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. igualdad. se deberá tramitar el pre-compromiso.07
Selección de Proveedores por Consulta de Precios Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de los proveedores por consultas de precios. competencia y publicidad.000 U. y para montos superiores a 4.
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. El Departamento de Compras es la unidad contratante en la modalidad de selección por consulta de precios. de acuerdo a las normas institucionales. 8. Todo proveedor de bienes deberá estar inscrito en el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA para montos que sobrepasen las 600 U.T. las solicitudes de ofertas. las invitaciones. 7. se deberá elaborar una invitación con las especificaciones técnicas señaladas en las requisiciones recibidas por las unidades académicas-administrativas. 9. Para toda contratación se deberá establecer un presupuesto base. preparación de órdenes de compras u contratos. Para iniciar cualquier modalidad de selección de proveedores.T. análisis de las mismas. 4. Normas Específicas 1. 5. Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso. 3. leyes y reglamentos a fin de cumplir con los principios de transparencia. será el responsable de elaborar el Acta de Inicio.El proveedor tendrá tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega de la invitación para enviar la respectiva oferta. Para la consulta de precios. 10. informe de recomendaciones y formar el expediente.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. El comprador deberá realizar el análisis de las ofertas en dos (2) días hábiles. deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratista. La unidad contratante. 6.. 2.
así como el compromiso de responsabilidad social. reservándose las acciones legales establecidas en nuestra legislación.07
Selección de Proveedores por Consulta de Precios Normas Específicas 11. 14.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. las invitaciones a las empresas participantes podrán ser efectuadas mediante remisión escrita. por fax o correo electrónico. y se debe mantener en el expediente de la contratación constancia del envío y la recepción de las invitaciones remitidas.En las Consultas de Precios.La unidad contratante deberá formar el expediente para la Consulta de Precios para Adquisiciones de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:  Orden de requisición  Disponibilidad presupuestaria  Presupuesto Base  Documentación legal de la empresa  Solvencia laboral vigente  Inscripción en el Registro de Contratista y Proveedores UCLA  Acta de Inicio  Invitaciones  Solicitud de ofertas  Análisis de las ofertas (cuadro comparativo)  Orden de compra o servicio  Informe de Recomendación  Nota de entrega del bien o servicio  Control perceptivo  Factura  Compromiso de Responsabilidad Social cuando supera las 2.  Solicitud de aclaratoria (si las hubiere)  Exposición de motivo (si fuere el caso)
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. 12.En la invitación se deberá incluir lo relacionado a las garantías y solvencias requeridas. tal como lo señala la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. la unidad usuaria deberá elaborar la evaluación del desempeño y enviarla vía electrónica al Servicio Nacional de Contrataciones. En este caso. 13.El proveedor que incumpla la totalidad o parte de las condiciones originalmente establecida en la invitación podrá ser excluido del registro de proveedores de la Universidad y ésta podrá rescindir el contrato unilateralmente.500 UT.
3.4. 1.2.2. Si la entrega es vía fax o correo electrónico. 1. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA y selecciona examinando como mínimo a tres posibles proveedores. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega. Si la entrega es personal.
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. Si existe uno solo. Elabora invitación con las especificaciones técnicas señaladas en la (s) requisición (es) recibida (s) y hace firmar por el Jefe de Compras.4. anota en el formulario “Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas” la fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia de la invitación. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios. Recibe la (s) requisición (es) (Física y Electrónica) + precompromiso + informe de la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el bien o servicio adquirir y efectúa un análisis técnico de la misma. 1. aplica lo establecido en el artículo 87 de la Ley de Contrataciones Públicas. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P.1.4.07
Selección de Proveedores por Consulta de Precios
MC-F01 MC-M01 MC-M02 MC-F02 Requisición de Materiales Invitación Acta de Inicio Entrega de Requisición y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas
Unidad AcadémicoAdministrativa Departamento de Compras Departamento de Compras Departamento de Compras
Jefe de Unidad Comprador Comprador Comprador
Electrónico -Físico Físico Físico Físico
MC-F03
Departamento de Comprador Físico Compras DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. 1. anexa comprobante de recepción del fax y solicita acuse de recibo de la empresa en papel membretado sellado y firmado. 1.1. 1.
7.7.5. Al recibir las ofertas. Determina si el pre-compromiso cubre el gasto. solicita a la Comisión de Contrataciones el nombramiento de una Comisión Técnica en el caso de consultas de precios que por su cuantía supere las 2.5.  Análisis de Ofertas.
1. en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles revisa las mismas y coteja la firma para verificar que sean las autorizadas por la empresa.  Aprobación Comisión de Informática (si fuera el caso)  Aprobación Dirección de Planta Física (Si fuera el caso)  Ofertas.3.4.  Informe de recomendación.6. Espera por las ofertas de parte de los proveedores en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles. Si los proveedores invitados no cotizan deberán informar por escrito las razones por lo cual no cotizan y se deberá buscar otros proveedores adicionales e iniciar nuevamente el proceso. De ser necesario.1. efectúa el análisis de las ofertas. Elabora el Informe de Recomendación.  Remite expediente al Jefe de Compras para su autorización. informa por escrito a la unidad y solicita incremento al precompromiso. 1.7.7. Si no cumple se descalifica al proveedor.7.500 UT.
1.2. Elabora cuadro comparativo de análisis de ofertas para determinar que cumplan con lo exigido en la invitación 1. Estructura el expediente de la contratación con los siguientes documentos:  Requisición. 1. 1.  Pre-compromiso  Autorización de la unidad (si fuere el caso).PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P.7.07
Selección de Proveedores por Consulta de Precios DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. De no cubrir el monto correspondiente a la compra.
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1. según formato establecido para ello.
6. 5. Presenta expediente de la contratación ante la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios de la UCLA. procede a ejecutar procedimiento 08. anexando el acta de adjudicación e informando fecha para la entrega de las fianzas o cheque de gerencia y firma del contrato.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 4. Recibe expediente de la contratación. procede a ejecutar el procedimiento 09. devuelve expediente al Comprador para la elaboración del Acta de Adjudicación. Notifica por escrito a la(s) empresa(s) adjudicadas.
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. 7. 8. Si la contratación se efectúa por contrato marco. Si la contratación se efectúa por orden de compra.07
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 2. revisa el análisis de las ofertas e informe de recomendación. Envía a la unidad usuaria copia del acta de adjudicación. Recibe expediente de la contratación. 9. 3. para la aprobación y asignación del Compromiso de Responsabilidad Social. analiza y autoriza el proceso de contratación. Una vez considerada la compra por la Comisión de Contrataciones. elabora acta de adjudicación para ser firmada por la máxima autoridad.
el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Abierto. 9. En el pliego de condiciones se deberá incorporar el Compromiso de Responsabilidad Social. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea Superior a 5. cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. se deberá contar con la disponibilidad respectiva. En toda modalidad de contratación se deberá estructurar un expediente que contenga los documentos generados en el proceso. En toda modalidad de contratación.
10. tendrá la responsabilidad de coordinar las actividades previas al concurso cerrado.
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. se deberá establecer el Presupuesto Base en función al Sistema Referencial de Precios. efectuar las invitaciones. La Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. Para toda modalidad de contratación. Los procesos inherentes a las modalidades de contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 7. fijado por el Departamento de Compras.08
Selección de Proveedores por Concurso Cerrado y Abierto
Establecer las actividades a ejecutarse para la selección de proveedores en las modalidades de contratación.000 UT. La Adjudicación en la modalidad de Consulta de Precios. se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 5. 6. La Unidad Contratante en la modalidad de contratación por Concurso Cerrado o Abierto. será la Comisión de Contrataciones. 11. 8.000 UT hasta 20. 4. Normas Generales 1. el proceso de selección de proveedores se realizará por Concurso Cerrado. 2. 3. seleccionar los proveedores. a fin de dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades. dependiendo del tipo de contratación. recibir las ofertas y preparar el informe de recomendación. Concurso Cerrado y Abierto estará bajo la potestad de la máxima autoridad de la Universidad.000 UT. Para iniciar un proceso de selección de proveedores. Cuando el monto de la Adquisición de Bienes o Servicios sea superior a 20. así como las garantías y solvencias requeridas. se deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.
Cuando el rubro a contratar se relacione con la población estudiantil. el acuse de recibo de la invitación en papel membretado.La invitación deberá indicar la dirección de la página web donde aparece publicado el pliego de condiciones. Asimismo. 12. 13. 15. firmado y sellado por el responsable de la misma.
MC-M04 MC-M02 MC-M05 MC-M01 MC-F07 MC-M03 Pliego de Condiciones Acta de Inicio Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Invitación Listado de Asistencia de Empresas Convocatoria
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones
Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión Secretaria de Comisión la la la la la la
Físico Físico Físico Físico Físico Físico
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.El Departamento de Compras. será la unidad encargada de publicar el pliego de condiciones en la página web de la Institución. 16.08
Normas Específicas.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. se hace invitación a la Dirección de Auditoría Interna en calidad de observador.La Sección de Contrataciones e Importaciones. es la unidad encargada de elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados. 14.La empresa deberá informar al Departamento de Compras. se debe invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato y Federación de Centros de Estudiantes.
Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. solvencias y garantías. Estructura el expediente de la contratación. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras
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. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisición (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + selección de empresas a ser invitadas. señalado por la Comisión de Contrataciones. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones.. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5. Elabora el acta de inicio del proceso.08
Selección de Proveedores por Concurso Cerrado
1. Remite vía web pliego de condiciones a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto.
Dpto. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 3. ii. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. 7. 5. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). 6. 2. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. tales como: i.000 U. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. b.T. 8. 4. Si las contrataciones son recurrentes: a.
Una vez reunidos. 12. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. Remite a las empresas vía fax o correo electrónico la invitación verifica su recepción y solicita acuse de recibo de la empresa por escrito en papel membretado y sellado 14. Elabora Lista de Asistencia de empresas. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios. revisan. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que todo esté conforme. Elabora Invitación indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la elaboración de las invitaciones. 15.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. avalan el pliego de condiciones y firman el Acta de Inicio. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones
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. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de recepción de ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. 11.08
Selección de Proveedores por Concurso Cerrado DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
9. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 17. Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el acto público de recepción y apertura de ofertas. 10. 16. 13.
Lista de Asistencia Proveedores k. Invitaciones e. Acto motivado (si lo hubiere) i. Acta de Inicio f.08
Dpto. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones
18. Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Convocatorias j.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Requisiciones b. Hoja de Observaciones Proveedores
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. Pliego de Condiciones d. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g. Pre-Compromisos c. Solicitudes de aclaratoria (si las hubiere) h. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas l. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a.
8. 2. elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de responsabilidad social. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones
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..PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 4. señalado por la Comisión de Contrataciones. ii. 9. Elabora Cronograma de Actividades. verifica que todo esté conforme y emite convocatoria a los miembros de la Comisión para la revisión y aprobación del Pliego de Condiciones. Recibe información técnica por parte de las unidades e incorpora cualquier información adicional que se requiera así como el compromiso social empresarial. Coordinación de Comedores (Comedores) iv. Dirección Servicios Generales (Áreas Verdes. 6.T. 5. Solicita a las unidades académicas y administrativas la información técnica a ser incluida en el pliego de condiciones. Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y Servicios de Centrales Telefónicas). 3. Estructura el expediente de la contratación. Recibe de la Comisión de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s).000 U. Remite vía web pliego de condiciones y cronograma de actividades a los miembros de la comisión para su conocimiento y posterior revisión en conjunto. b. 7. Vigilancia y Seguros Patrimoniales). Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20. solvencias y garantías.09
Selección de Proveedores por Concurso Abierto
1. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de la contratación. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+ acta de inicio + expediente de la contratación al Jefe de Departamento. Elabora el acta de inicio del proceso. tales como: i. Si las contrataciones son recurrentes: a. Dirección de Transporte (Parque Automotor (Seguro) iii.
Firman el Acta de Inicio.09
10.Elabora Lista de Asistencia de empresas.Realiza la publicación del Pliego de Condiciones en el Módulo de Publicación Electrónica del SNC.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades + acta de inicio verifican que todo esté conforme. 16. Dirección de Auditoría Interna y a las personas asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de cotejo en señal de haber sido informados y archiva en el expediente de la contratación 18. Hoja de Observaciones Proveedores y archiva en el expediente de la contratación.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta Público de Recepción y Apertura de Ofertas y hace firmar por el Presidente de la Comisión. Una vez reunidos. 15. 13. Web de la UCLA.
Dpto.Una vez aprobada la Publicación del Pliego de Condiciones por el SNC. 14. 11.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. publica en la Pág. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de inicio para la publicación de los mismos.Emite comunicación a la unidad ejecutora para solicitar quienes serán las personas asignadas para participar en el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas. 12. 17. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. con 72 Horas de anticipación. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 35/88
. revisan y avalan el pliego de condiciones.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los integrantes de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios.
Entrega expediente de la contratación a la Secretaria de la Comisión de Contrataciones mediante memorándum. Acta de Inicio f. Acta de Recepción y Apertura de Ofertas j. Invitaciones e.09
Dpto. Pliego de Condiciones d. Requisiciones b. para el inicio del acto público de Recepción y Apertura de Ofertas con los siguientes documentos: a. Lista de Asistencia Proveedores i. Hoja de Observaciones Proveedores
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 36/88
. Pre-Compromisos c.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones
19. Convocatorias h. Acta de Recepción del Pliego de Condiciones g.
Código P.10
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para la Recepción y Apertura de Ofertas, según lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
1. El proceso de Recepción y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora previstas, en presencia de los siguientes miembros: a. Presidente(a) de la Comisión. a. Secretario(a) de la Comisión b. Director(a) de Servicios Generales c. Director(a) de Finanzas. d. Jefe(a) de Compras. e. Consultor(a) Jurídica f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del proceso. g. Los proveedores que participan en el proceso. h. Una comisión técnica, en calidad de observadores, integrada por dos personas, quienes serán nombradas por la unidad solicitante (estos pueden ser el jefe de la unidad y un experto en la materia). 2. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá coordinar la firma del control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de sobre. 3. El secretario(a) de la Comisión de Contrataciones, deberá entregar a los proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del proceso de contratación donde participen. Formularios Utilizados
MC-F07 MC-M06 MC-M05
Control de Asistencia Empresas Hoja de Observaciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas A y B
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 37/88
Recepción y Apertura de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secretaria Comisión de Contrataciones
1. El día y hora pautados proceden a dar recepción y apertura de ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B). 2. Extrae del expediente de la contratación, el control de asistencia y la hace firmar por los representantes de las empresas en orden de llegada. 3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al final de la apertura de sobres. 4. Extrae del Expediente, Acta de Recepción y Apertura de Sobre A y B. 5. Da inicio a la recepción y apertura de ofertas, llama a los proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les solicita la cédula de identidad y se van abriendo los sobres ”A” en el mismo orden. 6. Revisan el contenido del sobre “A” Aspectos Legales y Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones. a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los documentos originales con su cédula de identidad y se hace firmar el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas. b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la descalificación del proveedor, hace firmar por el mismo y se lee en voz alta a todos los presentes. 7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de llegada, para que presenten el sobre “B” el cual contiene la Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta. 8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de Responsabilidad Social y con la fianza. a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leída y se descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor descalificado y se le entrega copia del acta para que libere su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta original al presidente de la Comisión de Contrataciones.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 38/88
Presidente del Comisión de Contrataciones
9. Lee en voz alta, lo contentivo en la oferta (montos de las cotizaciones, la garantía de la compra), y se revisa que lo solicitado se encuentre en el sobre consignado por el proveedor.
10.Una vez concluido el Acto Público de Recepción y Apertura de Ofertas: 10.1. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres A por todos los proveedores y por los miembros de la Comisión de Contrataciones. 10.2. Hace firmar el Acta de Apertura de Sobres B por las Secretaria de la empresas que quedaron calificadas y por los miembros Comisión de de la Comisión de Contrataciones. Contrataciones 11.Fotocopia el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas (Sobres A y B), entrega copia a cada proveedor, al representante de Auditoría Interna y unidad solicitante. 12.Recoge las hojas de observaciones, une con todos los documentos consignados por los proveedores más actas y los introduce en el expediente de contrataciones. 13.Hace entrega de las ofertas a la Comisión Técnica mediante formato de entrega de ofertas para el análisis y elaboración del informe. 14.Entrega al Departamento de Compras, expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas para el análisis financiero y de recomendación.
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Código P.11
Análisis de Ofertas Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el análisis de las ofertas calificadas en la Recepción y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo estipulado en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Normas Específicas 1. La Comisión Técnica para el análisis de las ofertas deberá considerar un presupuesto base según los bienes o servicios a contratar. 2. La comisión técnica tendrá un lapso de dos (02) días hábiles para analizar las ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) día hábil para concurso cerrado, a fin de emitir opinión al respecto. 3. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de elaborar el informe financieros y de recomendación de las empresas participantes, en un lapso de cuatro (4) días para concurso abierto y tres (3) días para concurso cerrado. 4. La máxima autoridad deberá otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento, deberá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del informe de recomendación emitido por la Comisión de Contrataciones.
MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-F05 Informe Financiero Informe de Recomendaciones Acta de Adjudicación Asignación del Compromiso de Responsabilidad Social
Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras Dpto. Compras
Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones Comisión de Contrataciones
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Gaceta Universitaria N° 128 40/88
Elabora el informe técnico proponiendo la mejor oferta del servicio en cuanto a especificaciones técnicas. Recibe del Jefe de Compras. 2.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas en un día hábil para concurso cerrado y dos (2) días hábiles para concurso abierto. Dpto.
9. 4. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B. Compras Jefe de Compras Dpto. entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para el análisis financiero. expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. Elabora convocatoria a los miembros de la Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios para el análisis y firma de los informes financieros y recomendación. Compras Sección de Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras Jefe de Compras Jefe Sectorial de Compras (Sección Contrataciones e Importaciones) Jefe de Compras/Comisión de Contrataciones 6.11
Responsable 1. 8. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). revisa lo recibido y firma dejando constancia en el formato de cotejo.
12. Recibe de la Comisión Técnica el informe y remite a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del informe de recomendación.
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. Comisión Técnica 3. Recibe de la Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. Recibe expediente de la contratación + sobres A y B de las empresas calificadas. 5.
Análisis de Ofertas DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Recibe del Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones. efectúa análisis y prepara el informe financiero en un lapso de un (1) día hábil si es concurso cerrado y dos (2) días hábiles si es concurso abierto. 10. Entrega informe técnico + ofertas recibidas al Jefe de Compras. Entrega al Jefe de Compras expediente de la contratación + sobres A y B. 11. el informe de la Comisión Técnica y en un (1) día hábil elabora el informe de recomendación. oficio con las ofertas recibidas. Informe Financiero y Recomendación + Informe Técnico (si es el caso). Espera el informe de la Comisión Técnica para elaborar el informe de recomendación.
analizan y firman el Informe Financiero y Recomendación.
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. Elabora Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta dos (2) originales y dos (2) copias (según el caso) y anexa documentos respectivos. Asignan el compromiso de responsabilidad social. Remite mediante memorándum. Acta de Adjudicación o Acta de Declaratoria Desierta publica en la página web módulo Contrataciones Públicas.11
Análisis de Ofertas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad En la fecha indicada en la convocatoria. se reúnen. Si la contratación es mediante Concurso abierto. Recibe Informe Financiero y Recomendación firmados por los miembros de la Comisión de Contrataciones y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). informa a la empresa adjudicada. Si la contratación es mediante adjudicación directa. Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso) con los documentos respectivos para la firma de la máxima autoridad. Devuelven documentos al Jefe de Compras para la elaboración del Acta de Adjudicación o Declaratoria Desierta (según el caso). Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente y Concurso cerrado remite vía correo. Compras Jefe de Compras
20.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. 18. Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras 19. 15.
Responsable Miembros de la Comisión de Contrataciones Bienes y Servicios Dpto. 21. Forma legajo con los siguientes documentos: originales Acta de Adjudicación + Informe de Recomendación + Informe Financiero e introduce dichos documentos en el expediente de contratación. 16.
22. Recibe contrato de servicio. 29.11
Análisis de Ofertas 22. Adquisición de bienes. entrega el expediente de la contratación al comprador asignado para elaborar la orden de compra o contrato marco. Archiva nuevamente el expediente
Jefe de Compras Sección Contrataciones e Importaciones Jefe Sectorial de Compras
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. 26.2. 24.1. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta Declaratoria Desierta (según el caso). Remite copia del contrato al Departamento de Compras para su incorporación al expediente 27.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Unidad Solicitante 25. Remite a la Dirección de Extensión copia del Acta de Adjudicación + Asignación de Compromiso de Responsabilidad Social para su control y seguimiento. elabora contrato y hace firmar por la máxima autoridad y el representante legal de la empresa adjudicada. Recibe copia del acta de adjudicación. Si la contratación corresponde: 22. Recibe de la unidad solicitante. contrato de servicio y entrega a la Sección de Contrataciones e Importaciones para la incorporación al expediente de la contratación 28. Si es servicio. (ir paso 25) 23. remite mediante memorándum copia acta de adjudicación a la unidad solicitante para la elaboración del contrato. extrae el expediente del archivo e incorpora el contrato de servicio. verifica el proceso de contratación ejecutado.
Normas Específicas 1. La Universidad podrá conceder prórrogas para la entrega de la mercancía. Acta de Inicio 3. Análisis de Ofertas 7. la Universidad podrá rechazar la entrega de mercancía faltante. La secretaria del Departamento de Compras mantendrá actualizado el archivo de los expedientes de compras y el control de las compras en proceso. rescindir el contrato y reclamar al proveedor la indemnización estipulada en el contrato. 3. Pre-Compromiso 4. siempre que el proveedor lo solicite por causa justificada. 6. 2. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. Al entregar la orden de compra al proveedor.12
Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración y procesamiento de las órdenes de compras. Aprobación Dirección de Planta Física (si fuere el caso) 10.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Cuando las mercancías no fuesen entregadas en los lapsos establecidos. conforme la normativa vigente. Aprobación Comisión Informática (si fuere el caso) 9. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (según el caso)
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. Informe de Recomendación 8. El expediente según la modalidad de contratación deberá contener: 1. Requisición 2. Invitación 5. la misma llevará anexo la carta compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse la adquisición del bien. 5. 4. Ofertas.
Recibe orden de compra + expediente de la contratación. según el tipo de compra. Une la (s) orden (es) de compra (s) con los documentos respectivos. 7. Entrega a la secretaria orden (es) de compra (s) junto al expediente para el envío a la Dirección de Finanzas. 3. 8. aprueba y firma. Genera relación en el SIAD en original y copia. 2. transcribe la información referida a la compra a efectuar y genera la (s) orden (es) de compra (s) en original y cinco (5) copias. en original y copia. 10.12
MC-F04 MC-M11 Orden de Compra Carta Compromiso Proveedor
Comprador/Jefe de Compras Comprador/Jefe de Compras
ElectrónicoFísico Físico
1. De estar todo correcto.Archiva copia la relación. Revisa el expediente de la contratación a procesar. Recibe orden (es) de compra (s) junto al expediente de la contratación.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Jefe de Compras Secretaria
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. 4. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD). 9. verifica e ingresa al sistema SIAD. 5. Revisa orden (es) de Compra (s) para verificar la información contenida y chequea que los soportes estén completos. conforma la misma y entrega al Jefe de Compras. Entrega orden de compra + expediente de la contratación al Director de Servicios Generales para la firma y envía a la Dirección de Finanzas junto a la relación elaborada en SIAD. 6.
c.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Código P. Remite original a la unidad académica-administrativa junto a memorando de remisión. Si la condición de la orden de compra es devuelta: 11. 12.12
Elaboración de la Orden de Compra DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
11. d.Una vez procesada la Orden de Compra respectiva por la Dirección de Finanzas. f. Fecha de entrega y fecha de vencimiento. Archiva relación en el expediente según el proceso realizado.  3ra. Copia Expediente del Proveedor.Recibe orden de compra devuelta.
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. Copia a Contabilidad Financiera. Envía copia de la orden de compra junto a un memorando de remisión a las unidades siguientes:  1era. De ser necesario se comunican con Jefe de la unidad ejecutora. b. el cual indica: nombre de la empresa. (Ir paso 12) 11. registra en el sistema la entrada y coteja que los soportes recibidos concuerden con los enviados con anterioridad.  4ta. a. analiza y consulta al comprador sobre el particular.2.  2da. e. Copia Bienes Nacionales. Si la condición de la orden de compra es aprobada: a.1.Decide junto al comprador sobre la situación y entrega a la secretaria documentos remitidos por la Dirección de Finanzas para efectuar las correcciones según el caso planteado. Departamento 13. Nº de orden. Copia Archivo Departamento  5ta. Copia a Contabilidad Presupuestaria. Elabora vía SIAD comprobante de entrega de la orden. Revisa el motivo de la devolución y entrega al Jefe de Compras. Se comunica con el proveedor para que retire copia de la orden de compra y firme el comprobante de entrega. Nº de Secretaria Rif. Archiva expediente de la contratación. revisa.
Recibe los documentos devueltos por la Dirección de Finanzas.12
14.PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
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.Envía nuevamente los documentos a la Dirección de Finanzas para su revisión. 15. ingresa al sistema SIAD. actualiza el status de la orden de compra.
Una vez firmado el contrato. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y envía con memorándum para la firma del Rector. El contrato marco podrá tener una duración correspondiente a un período fiscal. distribuye de acuerdo a lo siguiente: a. 2. Revisa el expediente de la contratación a procesar. El contrato marco contendrá como anexo el listado de materiales adjudicados según la modalidad de contratación. 3. Un Original Expediente de la Contratación c.
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. elabora contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo 1). Entrega expediente de la contratación a la Secretaria para su archivo. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la empresa adjudicada para la firma del contrato. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s) b. Una Copia a la Dirección de Finanzas 5. Normas Específicas 1. a fin de dar respuesta a las necesidades de las unidades académicas y administrativas. 2.13
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboración del Contrato Marco conforme la normativa vigente.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración Contrato Marco Objetivo:
Código P. 4.
MC-M10 Contrato Marco
Comprador/Jefe de Compras
Imprime un original y dos copias de la orden de servicio. 5.14
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la solicitud de los insumos requeridos por las unidades académicas-administrativas mediante orden de servicio ante los proveedores adjudicados según contrato marco. firma y hace firmar por el Jefe de Compras y coloca sello. 4.
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. La ejecución del contrato marco lo realizará el Departamento de Compras mediante la emisión de orden de servicio para los proveedores adjudicados. Solicita mediante comunicación escrita vía fax o correo electrónico nueva oferta a los proveedores. organiza según los rubros. módulo de compra y elabora orden de servicio. Normas Específicas 1. a fin de constatar los precios actuales vs iniciales. 2. para determinar variaciones. La orden de servicio deberá ser anexada al expediente de la contratación.
MC-F06 Orden de Servicio
1. 6. 2. Ingresa al SIAD. 3. Verifica las ofertas iniciales presentadas por las empresas adjudicadas en las diferentes modalidades de contratación. Recibe ofertas por los proveedores seleccionados y efectúa análisis comparativo de los precios ofertados.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio Objetivo:
Código P. Recibe requisiciones + pre-compromisos según el cronograma establecido por el Departamento de Compras para la administración del Contrato Marco según los rubros centralizados.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Emisión Orden de Servicio
Código P. Remite copia de la orden de servicio a la unidad solicitante para su control y posterior pago al proveedor. De lo contrario. Forma legajo de documentos con requisiciones + pre-compromiso + ofertas + copia orden de servicio y archiva en el expediente de la contratación.14
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad Entrega orden de servicio a los proveedores.
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. remite por fax o correo electrónico solicitando acuse de recibo por la misma vía. Si es personal. entrega original al representante de la empresa y hace firmar la copia en señal de recibido.
según lo establecido en la normativa interna a fin cumplir con los requerimientos de las unidades académicasadministrativas.  Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra
Código P. 7.  formulario anexo orden de compra (de ser el caso)  Memorandum de remisión  Relación emitida por el jefe de compra.  copia de la orden de compra.
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.) Apartado Presupuestario
Electrónico Físico
F-03 (Manual FR. 8. elabora relación de salida de documentos y remite a la Dirección de Finanzas para la revisión. Recibe de la Unidad Ejecutora: el Formato de Modificación Presupuestaria en original y tres (3) copias + copia de la orden de compra + formulario anexo orden de compra (de ser el caso) + Memorándum de remisión. 5. Recibe los documentos según el movimiento efectuado.15
Objetivo: Establecer las actividades a ejecutarse para realizar las anulaciones o modificaciones de las órdenes de compras. 3. Entrega al Jefe de Departamento. Recibe solicitud de modificación o anulación de orden de compra. Hace firmar por el Director de Servicios Generales. 6. 2. 4. revisa e ingresa al sistema para la realizar el movimiento respectivo y firma. Ingresa al sistema para darle salida a los documentos en el SIAD. Ingresa al sistema y da entrada de los documentos. Compras Secretaria
1. Entrega los documentos a la secretaria para la distribución.
9.2. Copia – Contabilidad Financiera.1. 4ta. Copia – Contabilidad Presupuestaria.2.4.1.
Dr.1.1. 12. Remite copia del formulario modificación presupuestaria a las siguientes unidades: 14. 2da. 14. 14. 3ra. Ordinaria.1. Francisco Ugel Garrido Secretario General
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.1. recibe modificación presupuestaria. Copia – Bienes Nacionales 14. Si es una modificación de datos o anulación de la orden de compra. 11.1.1.3.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS Anulaciones o Modificaciones Orden de Compra DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO
Código P.5. Copia – Expediente de la contratación. realiza las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situación. en su Sesión N° 2158.1.
Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.1. se archiva en el Departamento. Recibe copia de la relación de salida de documentos firmada en la Dirección de Finanzas y archiva como soporte del trámite efectuado.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se corresponda con los enviados.1. 13. 10.1.Unidad Ejecutora 14. copia orden de compra y relación de envío. Copia .Una vez revisado por la Dirección de Finanzas. 14.Distribuye original de la modificación presupuestaria de la siguiente manera: 13. celebrada el día de 26 de octubre dos mil once. Si es una modificación por incremento o disminución a la Orden de Compra se entrega al proveedor. 5ta. De faltar algún documento. 1era.Da entrada en el SIAD. 13. Francesco Leone Durante Rector
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Código MPC-01 Actualización Septiembre 2011
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Código MPC-01 Fecha Septiembre 2011
FORMULARIOS Formatos Código MC-F01 MC-F02 MC-F03 MC-F04 MC-F05 MC-F06 MC-F07 Descripción Requisición Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas Análisis de Ofertas Orden de Compra Asignación Compromiso Responsabilidad Social Orden de Servicio Control de Asistencia Empresas
Modelos Código MC-M01 MC-M02 MC-M03 MC-M04 MC-M05 MC-M06 MC-M07 MC-M08 MC-M09 MC-M10 MC-M11 Descripción Invitación Acta de Inicio Convocatoria Pliego de Condiciones Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Observaciones del Proveedor Informe Financiero Informe Recomendación Acta de Adjudicación Contrato Marco Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor)
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REQUISICION DE MATERIALES Y EQUIPOS RO
Código Unidad Solicitante Unidad Solicitante
Nombre del Solicitante Firma del Solicitante
Código Unidad Ejecutora
Destino de lo solicitado
DETALLE DE LA SOLICITUD Descripción del Material
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 1
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. Compromiso Nro.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Requisición Nro.
de Requisición: No. de Licitación: Fecha: Fecha de Vencimiento
Entrega de Requisiciones y Recepción de Ofertas
Proveedor Fecha de Entrega o Envío Requisición Nombre de quien recibe No.Unidad Solicitante: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES No. de Fax Recepción de Ofertas Consignado Fecha Recibida por por la Unidad Observaciones
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 2
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Partida Genérica Especifica SubEspecifica
Selecció n del Product o
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 3
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. de Requisición: Pag. Fecha:
ANALISIS DE COTIZACIONES
PROVEEDORES CODIFICACIÓN Ítem Código Pres.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Unidad Solicitante: Código: No.
Solic Bienes Nac.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ORDEN DE COMPRA Nro.A. Numérico Unidad.Específica Control Importe
CODIFICACION DEL MATERIAL
Total Sin I.A.V. Proveedor Arch.
Orig. Proveedor Contabilidad Financiera
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. Importe de la Orden Director de Servicios Generales Materiales o Servicio Fecha Recibido por
Exp.V.
DATOS DEL PROVEEDOR Nombre Rif Dirección
DATOS DEL PEDIDO Condiciones de Pago Lugar Entrega Fecha
DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Nombre de la Unidad Código Jefe de la Unidad
DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN O SERVICIO Nombre de la Unidad Código Dirección
CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Partida Genérica Específica Sub. Total I.
Cualquier otro proyecto social. Aportes en dinero o especies a programas sociales determinados por el Estado o Instituciones sin fines de lucro 6. 4. Creación de nuevos empleos permanentes 3. Proyectos de Desarrollo Socio‐Comunitario 2. ACTIVIDADES A EJECUTAR OBSERVACIONES: Vo Bo.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL” LISANDRO ALVARADO” VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 4 COMISIÒN DE CONTRATACIONES
ASIGNACIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (CRS) CONCURSO: COMPAÑÍA CONTRANTE: FECHA REALIZACION: MONTO DE CONTRATACIÓN LA MONTO CRS: PERÍODO DE EJECUCIÓN COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 1. Comisión Contrataciones‐UCLA: de Responsable Contratante Empresa Fecha: Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 5
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. Venta de bienes a precios solidarios o al costo 5. Formación socio productiva de integrantes de la comunidad.
Unid/Med
DETALLE DE LO SOLICITADO Descripción
Sub-Total IVA Total Factura
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Formato Nº 6
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.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE COMPRAS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara
Descripción de la Contratación:
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Formato Nº 7
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Presidente de la Comisión de Contrataciones
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 1
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Del mismo modo se indican las especificaciones esenciales: Descripción Condiciones de entrega o ejecución Tiempo de validez de la oferta Criterios de evaluación
de El oferente deberá presentar su propuesta citando el respectivo No _________________. Atentamente. en la oportunidad de invitarle a participar en la ___________________ No ______ correspondiente a _______ ___________________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN
Barquisimeto. a más tardar el día ___________ a las ______. en la siguiente dirección: ___________________________________________________________.de ______ 201__
Tengo el agrado de dirigirme a usted. Presentar Garantía de Fiel Cumplimiento._____________________________________ Representantes de la Empresa: ________________ Ciudad. deben tener en cuenta que la calificación técnico administrativa para este proceso contempla los siguientes requisitos:    Estar inscrita o actualizada en el Registro de contratistas y proveedores de la UCLA. Las empresas interesadas. Cumplir con el Compromiso de Responsabilidad Social. Sres.
Las empresas seleccionadas fueron: Nombre Empresa Nivel Estimado de Contratación Calificación Financiera El proceso de contratación se realizará de acuerdo al siguiente cronograma: (Descripción del cronograma según la modalidad de contratación)
En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones: _______________________ Presidente ______________________ Miembro __________________________ Miembro __________________________ Miembro
___________________________ Secretario (a) _______________________ Miembro
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 2
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.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISION DE CONTRATACIÒN
Hoy lunes ___________________. siendo las __________. en concordancia a lo establecido en el artículo 107 de la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. __________________ relacionado con (nombre de la modalidad de contratación) por un monto estimado de________________. se da inicio al procedimiento de contratación Nro.
De: Asunto: Convocatoria
REF. Me dirijo a usted. a las __________ en el ____________________________ Agradeciendo su presencia.
Atentamente. en la oportunidad de convocarlo a la APERTURA DE SOBRES. “(Colocar Descripción). 0251-2591484-2591486
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo Nº 3
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. Concurso Abierto N°. correspondiente a la referencia arriba indicada. Morán entre 21 y 22 Quinta Morelyz. teléfono. la cual se efectuará el día __________. fax.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Dirección de Servicios Generales Departamento de Compras No. me suscribo de usted.
Presidente Comisión de Contrataciones
Una voz del pensamiento Av.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Barquisimeto – Estado Lara
COMISION DE CONTRATACIONES PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO CERRADO ACTO UNICO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA
CONCURSO CERRADO N°.
Objeto: Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4
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ve.edu.Barquisimeto. y serán respondidas por esta misma vía al email que a tal efecto haya indicado cada participante. Acto Público de Recepción y Apertura de la Oferta Económica: Fecha:
Hora: Lugar: 
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo Nº 4
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Solicitud de Aclaratorias: Las dudas deberán ser remitidas al correo electrónico: compra@ucla.
CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN
con experiencia en el ramo asegurador. CRITERIOS GENERALES: a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de selección de un
proveedor para la prestación del servicio requerido.165 de fecha 24-04-2009. el día ___________ a las _________-.
c) Los Productores. La Contratación de _______________________________.181 de fecha 19-05-2009.000. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. publicada en Gaceta Oficial N°. las cuales revisten de carácter contractual ante futuras acciones legales. es la de garantizar el buen funcionamiento de sus Actividades Académicas. periodicidad y condiciones que se detallan en él. para la ______________________. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia.
La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.ºº). participa a las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas.
El presente Concurso Cerrado. Las necesidades a satisfacer por la Universidad a través de este Concurso Cerrado. Decreto 4998. Corredores o Sociedades de Corretaje sólo podrán presentar una
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. y por las demás Leyes y Normas Internas de la UCLA. la cual debe ser presentada ante LA COMISION DE CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”.F.000.Estimados Señores: Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. ________ . que el proceso de CONCURSO CERRADO N°.39. inscritas en la Superintendencia de Seguros.39. en el _________________________________________. en tal sentido las Compañías de Seguros sólo podrán presentar una única oferta bien por si misma o bien a
b) través de un único intermediario (productores. OBJETO DEL CONCURSO CERRADO. deberán ajustarse y regirse por lo establecido en el presente pliego y las características técnicas y de servicios a realizar. mediante una Eficiente y Eficaz prestación del Servicio de ___________________. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros.
Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán estar Inscritas en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) y presentar un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs. corredores de seguro ó sociedades
de corretaje) debidamente autorizado para ello. tiene por Objeto la Contratación de ______________________desde el __________ hasta el ____________”. se realizará mediante la modalidad de exigir en un mismo acto la presentación de la voluntad de participar y la documentación necesaria. 10.
1. basándose en lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.. de Investigación.
2. Ley de Contrataciones Públicas. publicado en Gaceta Oficial N°. Extensión y Administrativas.
La Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Los oferentes deberán presentar sus ofertas en los renglones descritos en las especificaciones de la Contratación. Oferta Económica. la Comisión de Contrataciones podrá solicitar por escrito a las empresas participantes. documentos de calificación y ofertas. a la Oferta que reporte mayores beneficios a la Institución.
3. contentivos de manifestación de voluntad de participar. CADA UNA EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. En este mecanismo la calificación y evaluación serán realizadas simultáneamente. que serán consignadas en sobres cerrados y sellados. Financieros y Técnicos. El acto de contratación tendrá como modalidad. Técnicos y Financieros.
Los referidos sobres serán identificados con la siguiente etiqueta: NOMBRE DE LA EMPRESA PARTICIPANTE: ____________________
CONCURSO CERRADO Nº: ____________ SOBRE: ________________________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ______________________
CONTENIDO DEL SOBRE “A” TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS Y/O SOLVENCIAS QUE SE SOLICITEN (SALVO QUE SEA REQUERIDA EN ORIGINAL). deberán cumplir con la normativa legal vigente en el país. será causal de rechazo de su oferta. que no estén apegadas a los requerimientos dispuestos en el presente pliego de condiciones. Dichos sobres serán identificados de la siguiente forma:
Sobre A: Sobre B:
Aspectos Legales. la información adicional que considere conveniente para aclarar o complementar la documentación consignada.d)
oferta en nombre y representación de una (01) Empresa de Seguros. con separadores. La oferta y demás documentos que formen parte integrante de ésta. debidamente firmados en cada uno de sus folios y enumerados (requisito indispensable). Los servicios prestados. No se admitirán propuestas alternativas y/o condicionadas. deberán estar redactados en idioma español. Económicos. evaluará las ofertas y otorgará la Adjudicación. La descalificación del oferente. y serán colocados de forma ordenada en carpetas encuadernadas.
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. acto único con apertura de sobres. no podrán actuar en representación de varias compañías de seguros dentro del mismo proceso. siempre y cuando las mismas hayan calificado en los aspectos Jurídicos. es decir. Con posterioridad a la presentación de los documentos requeridos en este proceso. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán ser presentados en el orden solicitado.
O. Acta Constitutiva y Estatutos con sus respectiva publicaciones y modificaciones si las hubiere. Cooperativa y/o de la Persona debidamente Autorizada para este Concurso Cerrado. Las empresas participantes en este Proceso de Concurso Cerrado deberán presentar Copia de la documentación que le acredite un Patrimonio Propio No Comprometido (PNC) al 31/12/2008 Mayor o Igual a Diez Millones de Bolívares Fuertes (Bs.F. Solvencia Municipal donde tenga el domicilio la empresa. 1. Original y Copia de Dos (2) referencias Bancarias dirigidas a la UCLA. Las Empresas deberán presentar una Declaración Jurada firmada por su Representante Legal en Original y Copia. 8. donde den Fe de estar Solventes para el mes de MAYO de 2009 ó a la fecha de este Concurso Cerrado. En esta Declaración Jurada se deberá indicar lo siguiente: “Queda entendido que la Universidad podrá descalificar a la empresa participante si ésta a la fecha señalada por esta Institución no consigne los Originales de las Solvencias y demás Documentos citados en esta Declaración Jurada.000.
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. establecido en el Artículo 90 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. 12. y la Solvencia Laboral.. 9.000. ó Mayor o Igual que el Ciento Cinco por Ciento (105%) del Margen de Solvencia. publicada en Gaceta Oficial No.ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. En caso de que el Representante Legal no asista al acto. Copia de los Estados Financieros Auditados por un Contador Público y Visados por el Colegio de Contadores Públicos. 5. reclamo alguno ante cualquier Organismo Público y Tribunales de la República por parte de esa empresa. Original y Copia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. éste deberá Autorizar mediante Comunicación escrita firmada por él en Original y Copia a la Persona que lo representará indicando el nombre. e-mail de la Empresa y/o Productor de Seguros. Copia del Registro Mercantil. Copia del Certificado de Inscripción (Vigente) ante la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) de la Empresa y No. en las siguientes obligaciones: RIF. Las Cooperativas deberán consignar en conjunto con la información solicitada Copia del Certificado de Cumplimiento (Vigente) emitido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP). de Credencial del Productor o Corredor de Seguros (Vigente). Copia de la Dirección. 3.S. 2. INCES S.ºº). 6.285 de fecha 18 de Septiembre de 2001. apellido. 11. 4. cédula de identidad y nacionalidad de quien lo va a representar en el Proceso de Concurso Cerrado. correspondiente al último ejercicio económico. 13. Teléfonos. 7. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. 37. correspondientes a los tres (3) últimos Ejercicios Económicos. salvo que la constitución de la Empresa sea menor a un año. Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta. Certificado de Inscripción en el Sistema Nacional de Contrataciones. sin que esta acción de lugar a 10. Fax. Original y Copia de la Carta de Manifestación de Voluntad de participar en el Concurso Cerrado firmada por el Representante Legal de la Empresa o por persona debidamente Autorizada para tal fin. 10.
1. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. recientes para la fecha de recepción de los documentos y apertura de sobres de este Concurso Cerrado. 16. 4. 3.
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. 6. productor. se exhorta a las Empresas o Cooperativas y Productores a no descuidar la presentación total de los requerimientos anteriormente descritos. 8. 15. La Oferta Económica debe estar debidamente firmada en cada una de sus páginas por el Representante Legal de la Empresa. será imputado a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado. Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin.14. 2. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor. 9. Currículum detallado de la persona. 7. deberá presentar como requisito indispensable los Originales de la documentación solicitada en los Aspectos Legales y Financieros Numerales 4. Original y Copia de Comunicación escrita mediante la cual se aceptan los términos y condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus respectivos anexos que forman parte integral del mismo. 5. La Oferta Económica se presentarán en moneda nacional (Bs. 10 y 11. la no presentación de la misma a la fecha señalada por la Universidad es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales por parte de los Oferentes. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “A” referido a los ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS. productor o agente de seguro autorizado por la empresa aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA. OFERTA ECONOMICA. discriminadas según las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo No. Dirección y Fechas de Prestación. La empresa propondrá solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso Cerrado. Teléfonos. Declaración de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social. b. desde el ________ hasta el ___________. Presentación del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para ____________________________– desde el _________ hasta el ______________”. acompañado de las direcciones de los Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestará la debida atención. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa. 1. 1.F) y deberá ceñirse estrictamente a lo requerido en el Formato Anexo No. por cuanto el resultado de evaluación del servicio prestado por este a la Universidad. Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestación de este tipo de servicio indicando: Clientes. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la ____________________. “NOTAS IMPORTANTES”: a. para su respectiva verificación. CONTENIDO DEL SOBRE “B”: EN ORIGINAL Y ACOMPAÑADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS. corredor. 6.
dirección y coordinación de actividades administrativas o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. la cual citamos a continuación: Art. “NOTAS IMPORTANTES”: La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre “B” referido a la OFERTA ECONOMICA. 1759. no puede afectar los costos de la presente contratación. derivado del articulado indicado en la Ley. en la Sala de Reuniones del Vicerrectorado Administrativo. 8 “No deberán participar en las licitaciones públicas. INFORMACIÓN ADICIONAL: a. 5. la cual tendrá incidencia en la selección del contratista. Ordinaria. En este caso. es causal inmediato de descalificación del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado. ni aquellas empresas referidas en el Artículo No 27 de la “Normativa para la Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA)”. rechazar aquellas que no se ajusten a las condiciones establecidas en el Pliego y/o tomar cualquier otra decisión que considere oportuna y conveniente a sus intereses sin que ellos den lugar a reclamo alguno por parte de los participantes. en la oferta debe indicarse de manera explicita. de fecha 07/03/2007. contrato. aquellas empresas que pertenezcan a personas que ejerzan funciones dentro de la Universidad. y Prestadoras de Servicios cuyas Directivas Actuales o Pasadas incluyan miembros de la Comunidad Universitaria en calidad de Personal Docente. así como Estudiantes bajo la condición de Activos. podrá solicitar cualquier información adicional que considere conveniente o necesaria. En ningún caso se admitirán ingresos al recinto donde se desarrolla el proceso de Concurso Cerrado después de la hora fijada.
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. suspender este Proceso de Concurso Cerrado. c. que la Responsabilidad Social es el compromiso del ente contratante con la sociedad.ESTABLECIMIENTO DEL COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL.
Según lo establecido en el Decreto N°. ni se admitirán ofertas después del día y la hora de consulta. la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. se solicita que dicho compromiso vaya dirigido a ____________________________________. extender los plazos. aprobada en Consejo Universitario en su Sesión No. LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS. No se aceptarán Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. reservándose el derecho de modificar esta convocatoria. esta Comisión decide que el Compromiso de Responsabilidad Social. Igualmente deberán inhibirse de participar aquellas personas que tengan nexos familiares con funcionarios de la Institución responsable del proceso de compras. En este sentido.929. Administrativo y Obrero (Activos y Jubilados). La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” durante el estudio y análisis de los documentos presentados en los Sobres “A” y “B”. de igual manera deben tener presente los oferentes. debe ser dirigido por la naturaleza de la contratación. pago. Queda entendido que el monto de _______________________. la donación que aportará la empresa contratista.” b. los cuales serán entregados a la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” o __________________________ el día _________________.
una Garantía de Mantenimiento de la Oferta de Servicio. referente al presente Concurso Cerrado.
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. y Prestadoras de Servicios. CADA UNA EN CARPETAS Y ENCUADERNADAS. Las Empresas o Cooperativas y Productores de Seguros. publicado en la GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA N° 5561 DEL 28 DE NOVIEMBRE DE 2001 y demás Disposiciones de carácter legal emitidas por la Superintendencia de Seguros. se procederá a la devolución de la garantía. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS.edu. La referida Fianza.ºº). RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS O COOPERATIVAS Y PRODUCTORES DE SEGUROS. una vez cumplida con la Universidad las obligaciones derivadas de la Contratación de las Pólizas de Seguros. mediante la presentación de una Fianza de Fiel Cumplimiento. 1. 28. Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros. los días __________ al _____________ y serán respondidas al email que haya colocado el participante.ve. le serán remitidas a todas las empresas invitadas. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No.545. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS (Fianza de Fiel Cumplimiento o Cheque de Gerencia a favor de la UCLA).000. debidamente notariada o mediante cheque de gerencia a favor de la UCLA.d. debe ser a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y es obligatorio que en la misma se identifique la Universidad en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. La Empresa o Cooperativa que resulte favorecida con la Buena Pro.F. En caso de cualquier duda o información adicional relacionada con la Documentación. si no resultaren responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía definitiva y una vez transcurrido el plazo de la misma. por la suma de TRES MIL BOLÍVARES FUERTES SIN CÉNTIMOS (Bs. publicado en Gaceta Oficial No. de igual forma las aclaratorias. otorgada por una Institución Financiera o Empresa de Seguros. con sede en Barquisimeto Estado Lara. deberán ser remitidas al correo electrónico compra@ucla.475 de esa misma fecha”. 3. deberán presentar en éste Proceso de Concurso Cerrado. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. Cooperativa y Otras Formas Asociativas. los Aspectos Legales y Financieros. dudas y cualquier información o modificación al Pliego de condiciones. Las Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas. serán responsables de sus actuaciones de conformidad con lo establecido DECRETO LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS No. al momento de Abrir el “Sobre B”. el representante legal o autorizado de la Empresa.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres
“SOBRE A” Concurso ______________________ No. con la finalidad de proceder al acto de apertura de sobres correspondiente al Concurso (Descripción del Concurso) EMPRESAS PARTICIPANTES EMPRESA ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ ______________ __________ REPRESENTANTE No. las Empresas participantes. C. FIRMA Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto.I. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486
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. (Descripción del Concurso)
Hoy lunes ___________________. se reunieron en _______________________de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. REF. las siguientes personas: __________________________ miembros principales de la Comisión de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. de Compras Av. siendo las __________. Observadores e invitados especiales.
” En conformidad con lo anteriormente expuesto firman los miembros de la Comisión de Contrataciones:
Una voz del Pensamiento Dirección de Servicios Generales Dpto. de Compras Av. Morán entre 21 y 22 Quinta Moreliz Teléfonos: 2591484-2591486
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. el cual señala “una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas. procederá en el acto fijado.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMISIÓN DE CONTRATACIONES Acta de Apertura de Sobres Concursos Abiertos 011/2009
OBSERVACIONES DE LA COMISIÓN DE CONTRATACIONES _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
En concordancia a lo establecido en el artículo 54 de la ley de Contrataciones Públicas. dejando constancia en el acta de esto. y de cualquier observación que se formule al respecto. a la apertura y verificación de su contenido.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara
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cuya apertura de sobre se realizó el (indicar el día. Considerando. así como. lo solicitado en el pliego de contratación y los estados financieros de cada una de las empresas. rendimiento de la misma.
Este informe expone los índices y conclusiones de la evaluación financiera a las empresas que participaron en el proceso. el grado de solvencia y endeudamiento que presentan. el análisis de los estados financieros de las empresas por medios de los cuales se deducirán los indicadores que definirán la capacidad de contratación. fecha y hora de realización).UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES
Informe Financiero de las Empresas Participantes
Contratación: __________________________________________
Hoy (colocar el día. fecha y año) se elabora el informe financiero de (cantidad en letras y número de las empresas analizadas) empresas las cuales participaron en el proceso de concurso N°______________ y se mencionan a continuación:
La finalidad del concurso es: (describir el objeto del concurso) Se realiza un análisis exhaustivo apegado a lo expuesto a la Ley de Contrataciones Públicas vigente.
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(Descripción de los diferentes índices financieros de las empresas analizadas) Índice de Solvencia y Liquidez Rotación de Cuentas por Cobrar Rentabilidad Rendimiento sobre los Activos Endeudamiento Factor de Rendimiento y Riesgo Financiero Nivel de Contratación
De conformidad con lo anteriormente expuesto.
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. firman los integrantes del Comité de Contrataciones.I.
seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas participantes. se procedió al acto de Recepción Única de Ofertas Definitivas de este proceso. las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos:
(Colocar la descripción de la licitación) Empresas Costo
Apegado a lo dispuesto en el artículo _____ de la Ley de Contrataciones Vigente. a los efectos de analizar los aspectos legales. En fecha (colocar el día de la semana. mes y año. a su vez se evalúa experiencia basado en la revisión de los documentos constitutivo de la empresa y los que sustentan su vigencia legal. capacidad de contratación y costo. económicos y financieros y las ofertas que presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratación arriba indicado. lugar y hora). las siguientes personas (mencionar las personas asistentes señalando su número de cédula).
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. se adopta los siguientes criterios generales: Evaluación de aspectos legales. financieros y técnicos. económicos. fecha en letra y número. fecha y año) reunidos en (indicar el lugar de reunión) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES
Informe de Recomendación Contratación: __________________________________________
Hoy (colocar el día.
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.EVALUACION DEL ASPECTO LEGAL
(Colocar las observaciones encontradas sobre este aspecto)
EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LAS OFERTAS
ANALISIS DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES
(Este espacio está referido a las conclusiones del análisis efectuado por la Comisión Técnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en el proceso de contratación)
De conformidad con lo antes expuesto firman los miembros del Comité de Contrataciones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
1. mes y año).UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” COMITE DE CONTRATACIONES Barquisimeto-Estado Lara
CONCURSO __________N° _______ En Barquisimeto.). al Concurso (describir el proceso de concurso señalando número del proceso y fecha de realización). Lo recomendado por el Comité de Contrataciones en su informe de Adjudicación N° ________. a los (colocar la fecha en letras y números. en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias. El Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.I. (nombre del Rector con C.
Otorgar la Adjudicación a la empresa: (colocar el nombre de la empresa) correspondiente a la (describir el proceso de concurso y el compromiso social asumido por el adjudicatario)
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a quien en lo adelante y a los efectos de este contrato marco se le denominará EL/LOS PROVEEDOR (ES). electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Estado Lara. con sede en Barquisimeto. venezolano. El presente contrato marco regula las condiciones para el suministro y entrega del material que soliciten las diferentes unidades académicasadministrativas de la UCLA de acuerdo a la lista de materiales señaladas en el pliego de condiciones. inserta bajo el Nº 34. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional de la República de Venezuela Nº 980 del 7 de noviembre de 1967 publicado en la Gaceta Oficial Nº 28. representada en este acto por __________________________________________________________.672 de fecha 11 de enero de 2006.1. de esa misma fecha.425.239.
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.. _________________________________.UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Vice Rectorado Administrativo
CONTRATO MARCO PARA EL SUMINISTRO DE XXXXXX
Entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. con domicilio en Barquisimeto. quien para los efectos de este contrato se denominará LA UNIVERSIDAD. FRANCESCO LEONE DURANTE. inscritas en el Registro Mercantil ______________________________________________________________
Según Acta de Adjudicación otorgada en fecha ______________. perteneciente a la modalidad de contratación _________. se ha convenido en celebrar el presente CONTRATO MARCO en la Universidad. mayor de edad. numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO 1. Tomo 112 de los Libros de Autenticaciones la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto en fecha 18 de mayo de 2006. según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de mayo de 2006. debidamente autorizado por el Consejo Universitario en su Sesión Ordinaria Nº 1.475. por una parte y por la otra. acorde con lo dispuesto en el artículo 26. representada en este acto por el Rector. Licenciado en Contaduría pública identificado con la Cédula de Identidad Nº 5. Estado Lara.
Vencido este término.
TERCERA: SUMINISTRO
3. impuestos. las condiciones específicas señaladas en el pliego de condiciones anexo.
2.2. señale el pliego de condiciones. la cual podrá ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisión gubernamental que afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria.1. en un período no mayor de diez (10) días calendarios. se dará como aprobada la nueva lista de precios. explicando las razones del incremento.
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.2. tendrán una vigencia de tres (3) meses. en caso de que no exista una comunicación por parte de la UCLA. Ésta será analizada de acuerdo al procedimiento que a tal efecto.
2.1.1.1. anterior mediante comunicación dirigida a la Comisión de Contrataciones. VARIACIÓN DEL SUMINISTRO Se podrán introducir incrementos sustanciales a las cantidades o número de unidades de bienes a ser suministrados basados en este contrato marco. entre otros. VIGENCIA Los precios acordados para el suministro de requerimientos serán los que se deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que resulten adjudicados. en la medida que las unidades académicas-administrativas así lo requieran y se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera respectiva.
Forman parte integrante del presente contrato. De producirse tal decisión ambas partes revisarán y ajustarán este contrato. VARIACIÓN DEL PRECIO
En los trimestres sucesivos los proveedores podrán ofertar nuevos precios por la razón expuesta en el numeral 2.
1. la unidad académica-administrativa podrá en caso de ser necesario. ENTREGA Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones técnicas.
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. a través del Departamento de Compras. Los proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a los requerimientos de las unidades académicas-administrativas. GARANTÍA DEL MATERIAL EL PROVEEDOR.3.
4. enviar un representante a retirar el material en las oficinas del PROVEEDOR. LAPSO DE ENTREGA EL PROVEEDOR.
4. desde la fecha de facturación (entrega) del material vendido. por defecto de fabricación del mismo.4. STOCK
EL PROVEEDOR. así como también el cumplimiento de todas las especificaciones solicitadas con respecto a equipos y maquinarias. el material debe ser entregado en un tiempo no mayor a 24 horas a la unidad académica-administrativa. debiendo determinar de común acuerdo. se compromete a mantener en su stock el material especificado en el listado suministrado junto al acta de adjudicación. las causas que originan el reclamo de garantía. Asimismo. garantizando su calidad y perfecto funcionamiento. respetando las especificaciones técnicas y condiciones de la oferta.CUARTA: MATERIAL
4. de ser el caso. En caso de Emergencia o imprevistos.
4. La opinión del fabricante será determinante para el trato de la garantía. se compromete a suministrar el material a las unidades académicas-administrativas dentro un plazo de cinco (5) días calendario.2. conviene en dar una garantía de acuerdo a las características del material.
designará un funcionario que realizará labores de supervisión y vigilancia en los términos siguientes:  Cumplimiento en la entrega de insumos y la emisión de los pagos. EL PROVEEDOR.2. La Universidad.191 y 193 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. dando aviso a la otra parte con una anticipación de 30 días. SEPTIMA: SEGUIMIENTO 7.1. Queda entendido que el contrato mantendrá su vigencia durante el periodo de aviso.1. Corresponde a los proveedores seleccionados la obtención de las autorizaciones y solvencias. Son causales de terminación anticipada de este contrato las señaladas en el artículo 127 de la Ley de Contrataciones Públicas y los artículos 190.
7.  Cumplimiento de especificaciones. En dicho caso se levantará un acta en la que se consignará las circunstancias que la han motivado y la situación de hecho derivada de la misma.  Servicio Técnico.1.QUINTA: CONDICIONES DE PAGO 5. Se establece una vigencia desde_______ hasta_________. según el instrumento de Evaluación de Proveedores emitido por el Sistema Nacional de Contratistas.
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. Cualquiera de las partes si así lo deseare. a partir de la fecha de recepción de la factura por parte de la unidad académica-administrativa SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO 6. así como para obtener el pago de los mismos por parte de las unidades académicas-administrativas de la UCLA. puede dar por terminado este contrato.  Servicio o atención al cliente.  Cumplimiento de garantías.2. se somete a las evaluaciones que deberán efectuar las unidades académicas y administrativas de la Universidad. a través del Departamento de Compras.3.
7. PAGO Todos los materiales incluidos en el presente contrato serán pagaderos en un plazo no mayor a 15 días calendario. tanto oficiales como particulares que se requieran para la entrega de los suministros objeto de este contrato. 6.
Oportuno y Cabal Cumplimiento de todas las Obligaciones contenidas en las Cláusulas del Contrato a suscribir con LA UNIVERSIDAD y que asume con motivo de dicha contratación.OCTAVA: GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO El PROVEEDOR se obliga a presentar a la firma de este contrato. emitida por una Institución Bancaria o Empresa de Seguros. debidamente Notariada o Mediante Cheque de Gerencia a favor de LA UNIVERSIDAD. en Barquisimeto a…. una FIANZA O GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO. de un mismo tenor y a un solo efecto. con sede en Barquisimeto Estado Lara. por un monto equivalente al 15% del monto del contrato por concepto de Fiel. La referida Fianza debe ser a nombre de LA UNIVERSIDAD.
POR LA UCLA
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. Así mismo es obligatorio que en la misma se identifique a LA UNIVERSIDAD en los siguientes términos: “La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 980 de fecha 07 de Noviembre 1967. 28. en todas sus hojas. firman y rubrican el presente contrato. creada mediante Decreto del Ejecutivo Nacional No. por duplicado. publicado en Gaceta Oficial No.475 de esa misma fecha”. En prueba de conformidad de cuanto antecede.
A.  Al momento de la entrega de materiales. equipos o servicio que sean adquiridos estarán sujetos a ser inspeccionados por parte de los entes encargados de la U.  Los materiales. El incumplimiento por parte de “EL PROVEEDOR”.L. podrá dar origen a la rescisión total o parcial de la Orden de Compra por parte de “LA UNIVERSIDAD”. sellada y firmada por el Jefe de Compras y Director de Servicios Generales. quedando sobreentendido que “EL PROVEEDOR” acepta lo expuesto en este compromiso. equipos o servicio. prenumerada.C. de algunas de puntos aquí escritos. debe informar por escrito a la Unidad Solicitante.Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Vice-Rectorado Administrativo Dirección de Servicios Generales Departamento Compras
COMPROMISO DEL PROVEEDOR Señor proveedor si resulta favorecido con la compra debe cumplir con los requisitos y condiciones siguientes:  La forma de pago establecida por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es de Contado o Crédito.(s) recibirá(n) una Orden de Compra oficial.
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.  Antes de realizar la entrega (24 horas antes) de materiales. Se le(s) recomienda abstenerse de admitir o ejecutar pedidos de cualquier otra forma (Cuando es por esta Vía). para ser contados a partir de la fecha en que le es entregada la Orden de Compra _________________  Indique si prestan mantenimiento________________________________________ Nota: Si su oferta es acertada Ud. equipos o servicio. debe presentar la Factura (que cumpla con los requisitos exigidos por la Unidad) y la Garantía  Si la Cotización es por un aparato o equipo indique:
a) Plazo de la Garantía _____________________________________________ b) Garantía de Repuestos en el mercado _______________________________
 Indique Plazo de la entrega de materiales. equipos o servicio.
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 Artículo 12
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