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Timestamp: 2019-01-21 12:52:07+00:00

Document:
General Assembly "Extraordinary" August 2012 - syn2cat - HackerSpace.lu
General Assembly "Extraordinary" August 2012
From: 2012/08/25 19:00
Till: 2012/08/25 22:00
Mandatory registration: No
Attendees: Kwisatz, Thierry, Nick17, Sid, Gunstick, Perforin, NPU, The metalgamer, Prometheus, Destructive, Muling, Stereo, Kubark42, Trollchen, Mullebutz, Arniebabe, Mich, Steve, Rif, Thierry
This is an extraordinary General Assembly to vote on some suggested statute modifications and re-elect the administrative council.
[edit] Order of the day
Presentation and vote on statute changes
Discharge of current council
Vote on a new administrative council
Selection of two treasury revisers
Candidatures should be sent to mailto:office@hackerspace.lu
The minutes are over here.
Gunstick Secretary Sun, 05 Aug 2012 18:00:00 +0200
Kwisatz Treasurer Thu, 09 Aug 2012 10:07:11 +0200
Sid Treasurer Sat, 11 Aug 2012 18:56:21 +0200
NPU Sun, 05 Aug 2012 20:42:03 +0200
stereo Secretary Thu, 9 Aug 2012 00:31:04 +0200
thierry Fri, 24 Aug 2012 09:58:14 +0200
muling Fri, 24 Aug 2012 10:29:10 +0200
Your proxy must bring a valid proof of delegation to the GA.
bartek kwisatz PGP
k NPU PGP
annemannen steve signature
BisLy prometheus signature
ffraenz Thierry signature
hardfalcon muling PGP
Kris Stereo PGP
Thus members (virtually) present: 29
Members required: 25
[edit] Suggested changes to the statutes
Loi des A.S.B.L: http://www.mj.public.lu/legislation/asbl_fondations/2009_Loi_21_avril_1928.pdf
See this file for the latest version of the statutes that have legal standing. You may suggest modifications up to 24 hours before the start of the general assembly.
For reference, you can find the a.s.b.l. law at the justice ministery
[edit] Suggested amendments by kwisatz
Remove the siège from the statutes so that statute changes are not required to move the siège. Also remove old siège.
[edit] Art. 1 old:
[...]   qui a son siège au 189, av. de la faïencerie, L-1511 Luxembourg
[edit] Art. 1 new:
Streamline the objectives, allow to maintain more than a single venue
[edit] Art. 2 old:
* mets à dispostion aux diverses associations et individus intéressés une infrastructure élaborée
(locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)
[edit] Art. 2 new:
* de gérer et d'exploiter un ou plusieurs locaux aménagés de facon à remplir ces mêmes objectifs,
* de mettre à disposition d'autres associations et individus son infrastructure (locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)
* d'organiser des manifestations culturelles, artistiques ou autres afin de poursuivre ses objectifs.
Also be ideologically and religiously neutral
[edit] Art. 3 old:
[edit] Art. 3 new:
Completing missing statement
[edit] Art. 4 old:
[edit] Art. 4 new:
Explicitly allow monthly payments
[edit] Art. 6 old:
[edit] Art. 6 new:
List modalities on which a member loses his membership status
[edit] Art. 7 old:
[edit] Art. 7 new:
Le conseil d'administration peut considérer démissionnaire le membre qui,
soit après un délai de trois mois à compter de l'Assemblée Générale ordinaire n'a pas payé la cotisation annuelle lui incombant,
soit accuse un retard supérieur à trois mois sur la cotisation mensuelle,
soit présente lors des assemblés générales annuelles, deux absences consécutives non excusées.
The law states that only the General Assembly can decide on excluding a member for good.
[edit] Art. 8 old:
[edit] Art. 8 new:
Tout membre lésant d'une manière quelconque les intérêts de l'association peut en être exclu par ordonnance du Conseil d'Administration.
L’exclusion devra être confirmée par l’assemblée générale des membres statuant à la majorité des deux tiers des suffrages.
Elle ne peut avoir lieu que pour un motif grave, l’intéressé ayant été entendu dans sa justification.
Reform and simplify election of the administrative council and be more concise regarding the exact procedures, majorities, etc.
Grouped amendments
[edit] Art. 9 old:
de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier, élus par
* L'élection des secrétaires fait l'objet d'un vote à part.
* Les élections des secrétaires et des membres du Conseil d'Administration se font par vote secret et à la majorité simple.
* Un Administrateur sortant est rééligible.
* Les candidats doivent être membres effectifs et majeurs.
* Les candidatures doivent être adressées au Conseil d'Administration avant le début de l'Assemblée Générale.
En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la faculté de désigner parmi les membres effectifs
de l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale suivantes.
personnes même non - membres actifs auxquels il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale.
Ces personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil d'Administration.
[edit] Art. 9 new:
L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier.
Tout candidat ayant reçu en votes plus que la moitié du nombre des membres
effectifs qui sont présents ou représentés, à l'Assemblée Générale sera élu au
conseil d'aministration.
* la mandature est d'une année à partir de l'assemblé générale ordinaire;
* le vote se fait par bulletins secrets, chaque membre effectif disposant d'un bulletin;
* un administrateur sortant n’est pas re-élu d'office mais peut se porter candidat;
* les candidats doivent être membres effectifs et majeurs à la date de l'assemblée générale;
* les candidatures pour un mandat d'administration doivent être adressées par écrit au Conseil d'Administration au moins 48 heures avant l'Assemblée Générale;
* chaque membre dispose d'autant de voix qu'il y a de postes à pourvoir et peut donner au maximum deux voix à chaque candidat.
Le Conseil d’Administration ainsi élue choisi, parmi ses membres, un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier.
Il est tenu de respecter la distribution des voix attribuées aux administrateurs.
[edit] Art. 10 new:
Tout administrateur peut démissioner à tout moment par voie de notification écrite
au Conseil d’Administration ou - dans le cas d’une démission de
l’ensemble des administrateurs - à l’Assemblé Générale. La démission n’entrera en
vigueur qu’au moment où un successeur a été élu ou co-opté.
En cas de démission du conseil d’administration tout entier, les administrateurs en
exercice seront tenus de continuer à remplir leurs fonctions
jusqu'à ce que leur démission soit acceptée par l'Assemblée Générale.
En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la
faculté de désigner, à l'unanimité, parmi les membres effectifs de
l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale
Art. 10 → Art. 11
[edit] Art. 12 new:
En outre, le Conseil peut s'adjoindre, à l'unanimité, soit temporairement, soit
définitivement, des personnes même non - membres actifs auxquels
il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale. Ces
personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil
Only take decisions if there is a strong majority, so that they will last.
[edit] Art. 11 old:
Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande d'un autre Administreur (sic).
Il ne peut délibérer valablement que si la moitié plus un de ses membres sont présents.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité simple.
En cas d'égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
[edit] Art. 13 new:
Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande de la majorité du conseil.
Il ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres est présente.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des deux tiers des présents.
En cas d’égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.
Add tasks that are legally required to be done by the general assembly.
[edit] Art. 12 old:
[edit] Art. 14 new:
2. la nomination et révocation des administrateurs et réviseurs de caisse
5. l'exclusion d'un membre
Note: this allows us to entirely remove Arts. 17 and 21
[edit] Art. 17. old
L'Assemblée Générale délibère et vote sur les questions qui lui sont déférées par les présents statuts et par le Conseil d'Administration,
qui soumet à son approbation le compte des recettes et des dépenses.
L'Assemblée Générale désigne parmi les membres effectifs au moins deux réviseurs de caisse,
qui, après avoir vérifié les comptes, présentent un rapport à l'Assemblée Générale.
[edit] Art. 21 old
be more explicit who is the general assembly and how a convocation can be sent.
[edit] Art. 13 old:
L'Assemblée Générale se rassemble au moins une fois par année en date et au lieu fixé par la convocation.
La convocation, émise par le Conseil d'Administration, est faite par écrit avec un préavis de deux semaines au moins et comporte l'ordre du jour.
Si toutefois la convocation écrite n'est pas envoyée dans le délais prévu de deux semaines,
les membres pourront être convoqués par tout membre avec un préavis d'une semaine avec l'accord d'un quart des membres effectifs.
Il est loisible aux membres de se faire représenter par un autre membre dûment mandaté.
Chaque membre ne peut représenter tout au plus qu'un autre membre.
[edit] Art. 15 new:
L'Assemblée Générale, qui se compose de tous les membres effectifs de l'association,
se rassemble au moins une fois par année en date et au lieu fixé par la convocation.
La convocation de l'assemblée générale se fait au moins quinze jours avant la date fixé,
Il est loisible aux membres de se faire représenter par un autre membre moyennant une procuration.
Chaque membre présent ne peut faire valoir qu'une seule procuration.
Require minutes to be sent and entered to the RCSL
[edit] Art. 14 old:
Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d'Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.
[edit] Art. 16 new:
Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.
Les décisions de l’Assemblé Générale seront portées à connaissance des membres et des tiers par un rapport qui sera diffusé par courriel et déposé au Registre de Commerce.
Art. 15 → Art. 17
Art. 16 → Art. 18
Allow management of more than a single venue.
[edit] Art. 18 old:
L'espace surnommé « Hackerspace » est géré par les secrétaires de l'association.
S'y ajoute un groupe de travail composé de membres effectifs spécifiquement désignés par le Conseil d'Administration.
[edit] Art. 19 new:
Chapitre VI – Gérance des locaux de l’association
Les locaux sous gestion de l’association sont gérés par le Conseil d'Administration de l'association.
Il est loisible au Conseil de désigner, parmi les membres effectifs,
une ou plusieurs personnes chargées avec la gestion journalière d’un local qu'ils exerceront en bon père de famille.
[edit] Art. 19 old:
[edit] Art. 20 new:
Tout projet initié dans un local doit être porté à connaissance du Conseil d'Administration.
Le Conseil se réserve le droit d'interdire ou d'avorter l'exécution d'un projet s'il
[edit] Art. 20 old:
proposition du Conseil d'Administration, spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès au local dit « Hackerspace » ainsi que toute autres
dispositions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
[edit] Art. 21 new:
L'association dispose d'un règlement interne, validé par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration,
spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès aux locaux ainsi que toute autre disposition nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
Art. 22 --> Art. 22
Explicitly allow PGP signed mails as official communication.
[edit] Art. 23 new:
Pour l’ensemble des documents et signatures requises par la loi et les présents statuts, un courrier électronique
signé à l’aide d’une clé PGP vérifié par au moins deux autres membres ou d’un autre certificat émis par une autorité légale reconnue équivaut lettre missive signée à la main.
Art. 23 old --> Art. 24 new
[edit] Texte coordonné
There is also a new version of the complete statutes available for your reading pleasure. You can read and comment on it over at Google Docs.
[edit] Suggested amendments by Gunstick
[edit] set voting rights dependent on membership
You should have the right to vote or apply for office only if you have paid your membership for the 3 months before the assembly. Alternative: if you have been member since 1st January of the current year. I propose here "3 months" but this may lead to discussions from what date on you count. SO this is the rule: If the GA is on 25th of August and the member paid his first contribution only on 26th May then he has no voting right.
[edit] Art. 15 old:
Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au
moins, ont un droit de vote et les résolutions
sont prises à la majorité simple des voix des membres présents, sauf
dans le cas où il en est décidé autrement par les statuts ou par la loi.
[edit] Art. 17 new:
Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au moins
et dont les cotisations dues les 90 derniers jours sont payées le jour avant la date de l'assemblée,
ont un droit de vote égal. Les résolutions sont prises à la majorité simple
des voix des membres présents, sauf si la loi ou les statuts en stipulent autrement.
[edit] change names of secretaries
Either name them president and vice president, or name them president and secretary. This to be more consistent with our daily talking and other asbls.
The following is based on the new statutes. If they are only partially voted and this change is accepted, the final statutes would need to have all occurences of secretaire general and secretaire adjoint replaced by president and vice-president
[edit] old Art 9
L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres
au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes et
représentées à l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
des voix attribuées aux administrateurs.
[edit] new Art 9
au moins et de dix au plus, dont un président, un vice-président et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes
et représentées à l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un président,
un vice-président et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
[edit] old Art 11
[edit] new Art 11
L'association est valablement engagée par la signature d'un président ou vice-président
[edit] old Art 13
Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire
ou sur demande de la majorité du conseil.
[edit] new Art 13
Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un des présidents
En cas d’égalité des voix, celles des présidents présents sont prépondérantes.
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References: Art. 1
 Art. 1
 Art. 2
 Art. 2
 Art. 3
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 7
 Art. 8
 Art. 8
 Art. 9
 Art. 9
 Art. 10

Art. 10
 Art. 11
 Art. 12
 Art. 11
 Art. 13
 Art. 12
 Art. 14
 Art. 17
 Art. 21
 Art. 13
 Art. 15
 Art. 14
 Art. 16

Art. 15
 Art. 17

Art. 16
 Art. 18
 Art. 18
 Art. 19
 Art. 19
 Art. 20
 Art. 20
 Art. 21

Art. 22
 Art. 22
 Art. 23

Art. 23
 Art. 24
 Art. 15
 Art. 17