Source: https://www.nrc-cnrc.gc.ca/fra/transparence/acces_information/rapport_annuel/2011_2012/index.html
Timestamp: 2018-05-25 08:44:35+00:00

Document:
ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2011-2012 - Loi sur l'accès à l'information - Conseil national de recherches Canada
ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2011-2012 - Loi sur l'accès à l'information
ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2011-2012 - Loi sur l'accès à l'information (PDF, 1,09 Mo)
Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le vingt-septième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2011-2012. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le président a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP).
De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d'accès à l'information sont conformes au régime créé par la Loi sur l'accès à l'information. Comme le lui permet l'ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le groupe de l'AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG).
Le groupe de l'AIPRP du CNRC est actuellement constitué d'un coordonnateur et d'un agent à temps plein. Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du PARI-CNRC, l'agent de liaison en matière d'AIPRP de la DRH, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation. Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC.
Conformément à l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, l'Institut canadien de l'information scientifique et technique du CNRC (ICIST-CNRC) et ses différents centres d'information sont les lieux désignés où le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. La bibliothèque principale de l'ICIST-CNRC est située à l'édifice M-55 du complexe du chemin de Montréal à Ottawa (Ontario) et les centres d'information du CNRC sont répartis un peu partout au pays.
L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Dans la présente section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.
Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu 67 (soixante-sept) nouvelles demandes d'accès à l'information. L'origine des demandes se répartissait comme suit : six (6) provenaient des médias, treize (13) d'entreprises, deux (2) d'organismes et quarante-six (46) du public en général. Quatre (4) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de soixante et onze (71) demandes à traiter au cours de la période visée.
Le CNRC a traité soixante-quatre (64) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de sept (7) demandes a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière. Les demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation :
Subventions et contributions, y compris le Programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) - 9
Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes - 40
Centre canadien de matériaux de construction - 3
Non spécifique et transfert à un autre organisme ou à un ministère - 1
Version accessible des demandes d'accès à l'information au total au cours de la période visée.
Version accessible des demandes d'accès à l'information qui relevent de différents secteurs de l'organisation
Subventions et contributions, y compris le Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC)
Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes
Non spécifique et transfert à un autre organisme ou à un ministère
L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l'article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans onze (11) cas. Les prorogations étaient principalement engendrées par des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie.
En bref, sur soixante-quatre (64) demandes traitées, quarante-sept (47) ont été complétées dans les 30 jours, sept (7) ont été complétées entre 31 à 60 jours et neuf (9) ont été complétées entre 61 et 120 jours. Un des dossiers a dépassé le délai de 365 jours parce qu'il faisait l'objet d'une enquête par le bureau du Commissariat à l'information du Canada; il est demeuré inactif jusqu'à ce que le demandeur abandonne sa demande. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.
D'autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements quant à la possibilité de divulguer des renseignements qui émanent du Conseil national de recherches. Au cours de la période de référence, trente-quatre (34) demandes de consultation de ce genre ont été reçues d'autres ministères fédéraux. Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné au CNRC afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.
La section du rapport statistique sur les exemptions répertorie le nombre de demandes où des exemptions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 18(b), 19(1), 20(1) (b)(c)(d) et 21(1)(a)(b) de la Loi.
L'alinéa 18(b) (Intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans un (1) cas parce que la communication de l'information demandée aurait porté préjudice à la position concurrentielle du CNRC. L'article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué dix (10) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu. L'article 20 (Renseignements de tiers) a été invoqué dans cinq (5) cas. L'exception utilisée en vertu de l'article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Le tiers en question a été consulté conformément à l'article 27 de la Loi et a donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements le concernant.
Au cours de l'année écoulée, l'article 21 (Avis, etc.) a été invoqué dans trois (3) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s'agissait d'avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d'activités et des stratégies.
On observe une forte tendance à la hausse des demandes d'accès à l'information, plus particulièrement de la part des médias et du public. Il y a une diminution des exemptions invoquées par rapport à l'année précédente, qui peut être due à la hausse des demandes relative aux contrats. Les statistiques indiquent une augmentation du délai de traitement. La hausse observée dans les demandes des médias reflète une tendance qui découle des changements organisationnels.
Nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années.
Le rapport statistique annuel 2010-2011 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B.
Au cours de l'exercice, le bureau de l'AIPRP a mis en œuvre, en collaboration avec les Services de gestion des documents, une campagne de sensibilisation à la gestion de l'information. Dans le cadre de cette campagne, un cours sur l'AIPRP et la gestion de l'information au CNRC (3 heures) a été organisé et inscrit au catalogue des cours du centre d'apprentissage de la Direction des ressources humaines. Les cinq cours suivants, prévus au catalogue, ont été offerts dans le cadre de cette initiative conjointe :
28 avril 2011 : 12 participants
23 juin 2011 : 20 participants
30 août 2011 : 19 participants
22 septembre 2011 : 18 participants
15 décembre 2011 : 14 participants
Les séances de formation suivantes ont été offertes, en plus des cours prévus au programme officiel :
16 mai 2011 : Agents de gestion du matériel : 20 participants
19 mai 2011 : Direction des communications : 23 participants
7 juin 2011 : Services stratégiques de la DSGI : 13 participants
Des séances d'information informelles et des séances d'orientation des nouveaux employés ont été offertes à un nouvel agent des communications et au vice-président. Un directeur a demandé une séance de formation d'appoint sur l'AIPRP.
Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de 76 questions parlementaires reçues durant la période d'avril 2011 à mars 2012. De plus, sept (7) rapports de harcèlement, à la fois préliminaires et finals, ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels.
Dans le cadre de la réponse du CNRC aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) et à leur administration, le Comité de la haute direction (CHD) du CNRC a été informé de l'élaboration de trois documents connexes : 1. Protocole relatif à la protection des renseignements personnels utilisés à des fins non administratives, 2. Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et 3. Gabarit du Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie. En outre, le CHD a approuvé la nouvelle Politique de gestion des renseignements personnels du CNRC. Ces documents, ainsi que des lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels ont été postés sur le site Web interne du CNRC. Ces outils ont été complétés par des séances de formation et ont permis de sensibiliser le personnel à l'importance de ces questions au sein de l'organisme.
Trois plaintes ont été déposées contre le CNRC en 2011-2012. Dans le dossier A2011-0026 et dans le dossier A2011-0043, le demandeur a allégué que le CNRC avait appliqué des exemptions de manière inappropriée pour lui refuser l'accès aux dossiers. Dans le dossier numéro A2011-0047, le demandeur s'est plaint que le CNRC avait failli à lui fournir les dossiers demandés. Ces trois enquêtes se poursuivent au Commissariat à l'information.
La plainte en suspens pour l'année financière 2010-2011 (A2010-0010) fait toujours l'objet d'une enquête au sein du Commissariat à l'information.
Dans le cas de la plainte en suspens (2009-0010) qui avait été portée contre le CNRC en 2009-2010 concernant la prorogation du délai, le dossier a été clos et la plainte a été jugée non fondée. Le Commissariat à l'information a aussi informé le bureau de l'AIPRP que le demandeur avait abandonné sa demande d'accès aux dossiers.
Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels (PDF, 443 Ko)
Période visée par le rapport : 01/04/2011 to 31/03/2012
Part 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Part 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
Aucun document n
Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas \xC3\xA9té prorogé
Part 3 - Prorogations
Part 4 - Frais
Part 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
Part 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Part 7 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

References: l'article 72
 l'article 72
 l'article 71

L'article 9
 l'article 27
 L'article 19
 L'article 20
 l'article 20
 l'article 27
 l'article 21