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⭐PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PDG
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Gabriel Villalba Robles
1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PDG INSTITUTO CARO Y CUERVO Fecha de aprobación: Documento en aprobación Fecha de vigencia: Responsable de elaboración : Grupo de Gestión Coordinado por Nora Stella Garzón Morales y funcionarios colaboradores (Pilar Gonzalez, Gisella Gamba, Wilson Mauricio Macias, Omar Pinto, Hector Rodríguez, Germán Téllez y Ficher Parra)2 Página 2 de 24 Contenido INTRODUCCIÓN CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD Misión Visión Política de Calidad Objetivos de la calidad Mapa de Procesos Estructura Orgánica Codificación de Dependencias PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Alcance Objetivo General Objetivos Específicos Procedimiento de Planeación Diagnóstico integral de Gestión Actualización de los instrumentos archivísticos Procedimiento de producción Procedimiento de Gestión y Trámite Procedimiento de Organización Procedimiento de Transferencias Procedimiento Disposición de los documentos y valoración Procedimiento Preservación a largo plazo Público al que va dirigido Referentes para el desarrollo del P.G.D Aspectos Normativos Requerimientos económicos... 183 Página 3 de Requerimientos Administrativos Requerimientos Tecnológicos Requerimientos Archivísticos Fases de Implementación Programas Especificos a desarrollar Programa de capacitación Programa de auditoria y control Programa de reducción de consumo de papel Glosario Anexos... 244 Página 4 de 24 INTRODUCCIÓN Conforme al artículo 21 del Título V de la Ley General de Archivos Ley 594 de el Instituto Caro y Cuervo, por ser un establecimiento público elaboró su Programa de Gestión, entendido este como el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación 1, con el fin de orientar su política archivística. Dicho Programa en adelante P.G.D.- se estructuró de acuerdo a los requerimientos establecidos igualmente en el Decreto 2609 de , y en las necesidades de la entidad las cuales fueron identificadas en tres momentos claves: el primero, los resultados del Diagnóstico en el estado de organización de los archivos contractuales en el año 2012, el segundo, en la evalución de los resultados de la Encuesta FURAG del año 2013 y por último la visita técnica solicitada al Archivo General de la Nación A.G.N.- en el En estas situaciones, los resultados generales se resumen en el no cumplimiento a satisfacción de la Ley General de Archivos en los aspectos de planeación, presupuesto, infraestructura, la actualización e implementación de los siguientes instrumentos archivísticos: Cuadros de Clasificación C.C.D.-, Tablas de Retención T.R.D.-, Plan Institucional de Archivo de la Entidad P.I.N.A.R.-, Bancos Terminológicos, Inventario, Modelo de Requisitos, Inventarios es. Es por esto, que el Instituto Caro y Cuervo formuló un plan de trabajo durante las vigencias tendiente al proceso de Actualización del Programa de Gestión ; el mismo, se articuló al Plan Estratégico vigente a la fecha- en el aspecto de Modernizacion Administrativa y Organizacional del Instituto Caro y Cuervo numeral 1 3. Posteriormente, y gracias a las mesas de trabajo con las entidades pertenecientes al sector cultura 4 lideradas a su vez por el A.G.N.- se reorientaron algunas actividades de mejoramiento para subsanar las situaciones que afectaron el normal desarrollo de la Gestión. Antes de continuar, es preciso informar al lector, que en el año 2010, a raiz del Decreto 2712 del 28 de julio, se produjo una reestructuración de la entidad, la cual implicó modificaciones en la estructura formal constituida en aquel entonces -la cual data del año con la consecuente supresión y creación de dependencias. Esto a su vez implicó el desarrollo de nuevas actividades, determinación de funciones, 1 Tomado del Manual Implementación de un Programa de Gestión, publicación del Archivo General de la Nación del año 2014, pág Decreto que reglamentó el Título V de la Ley Información tomada del link: 4 Son entidades adscritas al Ministerio de Cultura los siguientes establecimientos públicos: Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICAHN-, el Archivo General de la Nación Instituto Caro y Cuervo. Hacen parte del Ministerio como Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica: el Museo y la Biblioteca Nacional.5 Página 5 de 24 planes y programas, incidiendo en el cumplimiento y ejecución de las mismas. De ahí que la aplicación de las políticas archivísticas se encuentren en una primera fase de ejecución cuyo punto de partida lo ha constituido la actualización de las Tablas de Retención realizadas a finales del año 2014, pues la producción documental de la entidad constituida por los registros relacionados con los procesos de investigación y divulgación, en conjunto con los documentos que reflejan el desarrollo administrativo durante 73 años han carecido de un manejo adecuado que garanticen su organización, conservación y consulta de acuerdo a los lineamientos que sobre el tema se han desarrollado. Puesto en perspectiva, la problemática que se plantea en la orientación de organización documental del Instituto Caro y Cuervo, identifica la necesidad de elaborar un Programa de Gestión atendiendo las particularidades de la entidad sin obviar, claro está, la estructura propuesta por el A.G.N., la cual se encuentra documentada en el Manual Implementación de un Programa de Gestión publicado por esa misma entidad en el año 2014 y las normas reglamentarias que se han publicado a la fecha. En consecuencia, el Programa de Gestión del Instituto Caro y Cuervo que se expone a continuación, se articuló a partir de las orientaciones recibidas por el Archivo General de la Nación en la vigencia pasada, que se resumen en priorizar el proceso de ordenación documental de la entidad iniciando con la actualización de las Tablas de Retención a la par con el ejercicio de la actualización y documentación de los procedimientos, teniendo en cuenta el estado de transición en el que se encuentra el Instiuto a raíz de la reestructuración del Es por ello que este documento inicia con la caracterización de la entidad, su misión, visión, política de calidad, mapas de procesos, organigrama, codificación de las dependencias; seguidamente por la planeación de actividades a corto, mediano y largo tiempo y los resultados que se esperan según los aspectos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración, establecidos por ley. Dado lo anterior, con este documento se pone en marcha el proceso de organización de los archivos de la entidad durante el período Acta visita del AGN 2014.6 Página 6 de CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD El Instituto Caro y Cuervo es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, cuyo objetivo misional está dirigido a promover y desarrollar la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las lenguas en el territorio nacional y de sus literaturas, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y su valoración estética. Con este fin, el ICC asesora al Estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento y conservación del patrimonio inmaterial de la nación. De igual manera preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la cultura colombiana Misión El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana Visión En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad Política de Calidad El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos tendientes a optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el patrimonio idiomático de la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de interés en términos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva. 6 Tomado del Acuerdo 02 de 2010 Por el cual se adoptan los Estatutos del Instituto Caro y Cuervo, artículo 47 Página 7 de Objetivos de la calidad Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos institucionales. Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y oportuna las necesidades de los clientes internos y externos. Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y Cuervo. Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios su asignación oportuna y la racionalización en el gasto. Implementar políticas de gestión del talento humano del Instituto Caro y Cuervo orientadas a su desarrollo integral. Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales Mapa de Procesos Los procesos se han dividido en cuatro niveles de procesos: los Estratégicos, Misionales, Apoyo y los de Control y Evaluación. El mapa de procesos y la documentación que lo soporta se encuentra publicada en el link pdf.8 Página 8 de Estructura Orgánica (publicado en página web Codificación de Dependencias A través de la Resolución No del 7 de octubre de 2013, se implementó y adoptó la codificación de las unidades administrativas del Instituto Caro y Cuervo. La misma quedó determinada de la siguiente manera: SUBSECCIÓN CÓDIGO DIRECCIÓN GENERAL ICC-DG-100. Planeación y Sistemas ICC-DG - PSIS -101 Control Interno de Gestión ICC-DG-CIG -102 SUBDIRECCIÓN ACADEMICA ICC-DG-SAC-200 Investigación ICC-DG-SAC - INV Unidad Docente Seminario Andrés Bello ICC-DG-SAC - SAB- 202 Divulgación Editorial ICC-DG-SAC - DE Biblioteca ( ICC-DG-SAC - BBT SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ICC-DG-SAF-300 Control Interno Disciplinario ICC-DG-SAF-301 Gestión Financiera ICC-DG-SAF-GF- 302 Talento Humano ICC-DG-SAF- TH- 303 Gestión ICC-DG-SAF - GD Gestión Contractual ICC-DG-SAF - GC Recursos Físicos ICC-DG-SAF- RF - 3069 Página 9 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. Alcance Diseñar e implementar el Programa de Gestión P.G.D.- para el Instituto Caro y Cuervo teniendo en cuenta las necesidades de la entidad y las normas vigentes en Colombia que sobre materia archivística se han publicado. En este sentido se programó para las vigencias el desarrollo de diferentes activdiades enmarcadas en los procesos definidos en el Decreto 2609 de 2012 articulo 9-. Dichas actividades se encuentran descritas en el numeral 2.3 del presente texto, denominado objetivos específicos Objetivo General Actualizar y normalizar los procedimientos de Gestión de la entidad con las directrices que ha establecido el Archivo General de la Nación, en cuanto a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo 2.3. Objetivos Específicos Procedimiento de Planeación El Archivo General de la Nación define este procedimiento como el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomáticos y su registro en el sistema de gestión documental 7. Actividades programadas: - Diagnostico Integral de Gestión - Actualización de instrumentos archivísticos 7 Decreto 2609 de 2012.10 Página 10 de Diagnóstico integral de Gestión 8. El diagnóstico permitirá evaluar las condiciones administrativas, de infraestructura, caracteristicas de la documentación, volúmenes, capacidad técnica y tecnológica necesaria para la conceptualización del Programa de Gestión. Esta información será la base para identificar los requisitos de desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. El diagnostico se realizará en cada una de las sedes de la entidad ubicadas en la calle 10 No Casa de Cuervo- y en el kilómetro 24 autopista norte via Sopó Yerbabuena-. un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Productos del diagnóstico Aspecto Actividades Entradas Salidas Tiempo de ejecución Responsables Diagrama jerárquico que representa la estructura orgánica, objetivos, procesos y funciones del Instituro Caro y Cuevo. - Manual de procesos y procedimientos actualizados - Manual de procesos y procedimientos actualizados Planeación y Sistemas Talento Humano Administración Análisis de Actividades de la Institución Diagramas que representan el flujo de los procesos y procedimientos identificando y especificando las áreas que producen y reciben documentos Determinación de procedimientos susceptibles a la automatización a fin de implementar el sistema de documentos electrónicos de archivo -SGDEA Directrices para la creación y diseño de documentos (físicos y electrónicos) Actualización del listado maestro de documentos Crear, actualizar y difundir periódicamente el registro activo de la información Vigencia Todas las dependencias y Planeación y Sistemas Gestión Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas, Gestión y Comunicaciones y Prensa Actualización de los instrumentos archivísticos. Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística (Tomado de la página web 8 Esta actividad se enmarca en el proceso de planeación requerido para la conceptualización del y el diseño del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Manual Implementación de un Programa de Gestión, publicación del Archivo General de la Nación del año 2014) y se define como la evaluación del archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos (Tomado de Pautas para diagnostico integral de Archivos, 2003, pag.15)11 Página 11 de 24 Productos de la actualización de los instrumentos archivísticos Aspecto Actividades Entradas Salidas Administración Actualización de los Instrumentos archivísticos Tablas de Retención vigentes validadas por el Archivo General de la Nación Cuadros de Clasificación Bancos Terminológicos Inventario Modelo de requisitos Mapas de procesos Tablas de control de acceso Tiempo de ejecución Vigencia Responsables Grupo de Gestión Grupo de Gestión Grupo de Gestión Grupo de Gestión Planeación y Sistemas Grupo de Gestión Procedimiento de producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área, competencia para el trámite, procesos en que actúa y los resultados esperados. Actividades programadas: - Normalización de la producción (Establecimiento de aspectos, tanto formales como de estilo y recepción de los documentos). - Normalización de la recepción de documentos (Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica)12 Página 12 de 24 Productos de la normalización y recepción documental Aspecto Actividades Entradas Salidas Producción Elaboración normalización de documentos- y procedimientos de recepción Tablas de Retención Identificación de los medios de recepción establecidos en la entidad (correo electrónico, correo tradicional, mensajería, página web, otros) Definición de tipologías documentales Normalización de formatos y formularios Instructivos para el diligenciamiento de plantillas, formatos y formularios de la entidad Políticas de adecuado uso de la reprografía Actualización de registros y documentos de los procedimientos Unificar el registro y radicación de documentos tramitados por la entidad Directrices para la simplificación de los trámites de la entidad y permitir su automatización Definicioń de procedimientos para la recepción de documentos (físicos y electrónicos) Recomendaciones de adquisición de dispositivos tecnológicos destinados al área de Gestión para la digitaliación de los documentos Tiempo de ejecución Vigencia Vigencia Responsables Gestión Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas y grupos de trabajo Gestión y grupos de trabajo Planeación y Sistemas y grupos de trabajo Gestión Planeación y Sistemas y Atención al Ciudadano Gestión Gestión Procedimiento de Gestión y Trámite Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponiblidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que sufre el documento hasta la resolución de los asuntos Actividades programadas: En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.13 Página 13 de 24 Productos de Gestión y Trámite Aspecto Actividades Entradas Salidas Directrices para la implementación de mecanismos para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos (Identificacioń de dependencias y determinacioń de competencia, Enrutamiento de documentos a dependencia competente, Registro de control de entrega de documentos recibidos) Tiempo de ejecución Responsables Gestión y Grupos de Trabajo Gestión y Trámite Recepción de solicitudes y respuesta Analisis de proceso de distribución de los documentos Determinación de servicios de archivo y determinación de medios tecnológicos para facilitar interacción con los usuarios Vigencia Gestión, Atención al Ciudadano, y Comunicaciones y Prensa Elabaración de Tablas de Control de acceso Gestión, Planeación y Sistemas y Comunicaciones y Prensa Establecimiento de los formatos de préstamo de documentos Planeacion y Sistemas Políticas de consulta de documentos Gestión Definición de controles y seguimiento a comunicaciones Gestión Procedimiento de Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlos y describirlo adecuadamente Actividades programadas: - Definir las pautas para la clasificación, ordenación y descripción documental14 Página 14 de 24 Productos de organización Aspecto Actividades Entradas Salidas Organización Clasificación, ordenación y descripción Tablas de Retención y Valoración Instructivos de organización de archivos de gestión y sistemas de ordenación Programa de sensibilizaciones Definición de programa de descripción multinivel Cronograma de seguimiento de aplicación de Tablas de Retención Tiempo de ejecución Vigencia Responsables Gestión y Grupos de Trabajo Procedimiento de Transferencias Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos Actividades programadas: - Preparar la documentación a transferir al Archivo Central conforme a los lineamientos técnicos de ordenación documental Productos de Transferencias Aspecto Actividades Entradas Salidas Transferencias Plan de preparaciòn de transferencias Tablas de Retención y Valoración Cronograma de transferencias documentales Plan de seguimiento organización de documentos según procedimientos técnicos establecidos Inventarios documentales de transferencias Plan de migraciación o emulación y transferencia de metadatos. Tiempo de ejecución Vigencia Responsables Gestión y Grupos de Trabajo Procedimiento Disposición de los documentos y valoración Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención T.R.D.- o en las Tablas de Valoración T.V.D.-15 Página 15 de 24 Actividades programadas: - Aplicar la disposición final que se registra en las TRD y/o TVD. Esto implica que cada serie o subserie se le aplique previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotado sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Productos de Disposición de los documentos Aspecto Actividades Entradas Salidas Disposición de los documentos Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Tablas de Retención y Valoración Validación de aplicación de procedimientos establecidos en las T.R.D., y T.V.D. Registro de los procedimienotos de valoración aplicados con sus respectivos metados Implementación de herramientas tecnológicas para la conservación documental Tiempo de ejecución Vigencia Responsables Gestión Gestión Gestión Procedimiento Preservación a largo plazo Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registo o almacenamiento. Actividades programadas: Definira las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamnte documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiada.16 Página 16 de 24 Productos de Preservación a Largo Plazo Aspecto Actividades Entradas Salidas Preservación a largo plazo Implementación del Sistema Integrado de Conservación Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Diagnostico integrado de conservación de documentos e informe de acción puntual Elaboración del plan de Conservación para los documentos físicos y análogos Establecimiento de requisitos para la preservación de documentos electrónicos de arhivo desde su momento de creación hasta su disposición final Actualización del mapa de riesgos Tiempo de ejecución Vigencia Responsables Gestión Gestión Gestión Planeación y Sistemas 3. Público al que va dirigido Este documento está dirigido a usuarios internos como los miembros de la alta Dirección, servidores públicos, contratistas; y a usuarios externos representados por instituciones públicas y privadas, y ciudadanos en general Cabe anotar, que en el año 2014, el Grupo de Planeación y Sistemas realizó una caracterización de los usuarios de acuerdo con los lineamientos dados por la Dirección de Gobierno en Línea y su política GEL. Esta activiad se desarrolló teniendo en cuenta los procesos misionales de la entidad, es por ello, que esta actividad contempló el proceso de caracterización de Usuarios del Seminario Andrés Bello unidad académica del instituto. 4. Referentes para el desarrollo del P.G.D 4.1. Aspectos Normativos Constitución Política de Colombia Artículos 8,15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95,112 y 313 Normas (Leyes y Decretos)17 Página 17 de 24 Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones Ley 527 de Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Ley 1474 de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública Ley 1437 de Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1564 de Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de Por la cual se reglamenta el Titulo V de la Ley General de Archivos, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión para todas las entidades del estado. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los Archivos del Estado. Decreto 0106 de. Por el cual se reglamenta el Titulo VIII de la Ley General de Archivos Decreto 1515 de Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos Generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones Decreto 2578 de Por el cual se corrige el artículo 8 y los literales 5 y 6 del artículo 12 del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales. Decreto 019 de Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procdiemientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2364 de Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones Decreto 2482 de Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto 2693 de Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencial 04 de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. Acuerdo AGN 002 de Por medio del cual se establecen los criterios básicos para cración, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 004 de Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, presentación e implementación de las tablas de retención y valoración documental.18 Página 18 de 24 Acuerdo AGN 005 de Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Circular Externa AGN de. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención. Circular Externa AGN- 005 de Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Circular Externa AGN-002 de Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Circular Externa AGN-004 de Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos 4.2. Requerimientos económicos Es la apropiación de los recursos para el cumplimiento de los compromisos que en el se estipulen con el fin de realizar las siguientes actividades: Actualización del programa de gestión documental. Organización de expedientes. Organización de fondos acumulados. Aplicación de Tablas de Retención Consultoría para implementación de un Gestor de Correspondencia. Consultoría para implementación del SGDEA La ejecución y cumplimiento de estas actividades están determinadas en la apropiación de los recursos propuestos en cada uno de los procedimientos - planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo- establecidos en el presente documento. Para este año, los recursos asignados fueron de diecisiete millones seiscientos mil pesos ($ ) representandos, en la contratación de un tecnológoco en Gestión que se encarga de apoyar las actividades de organización -conforme a los criterios archivísticos establecidos en las normas reglamentarias de la Ley 594 de de ciento sesenta y un (161) expedientes contractuales de la vigencia Tomado de la página web: 20PLAN%20DE%20ACCION%20COMPLETO.pdf19 Página 19 de Requerimientos Administrativos En este aspecto, se debe interrelacionar el Programa de Gestión con las demás actividades administrativas de la entidad, en este sentido, se debe conformar un grupo interdisciplinario para la ejecución de las actividades propuestas, a fin de identificar roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes. Es por ello que en la actualidad se encuentra en proceso de ejecución el diseño de la Matriz RACI, herramienta propuesta por el A.G.N. en el Manual de implementación de un Programa de Gestión. Dicho instrumento, será entregado en el mes de abril del año en curso. Inicialmente, las actividades a desarrollar, están en cabeza de los coordinadores de Planeación y Sistemas, Gestión, Comunicaciones y Prensa Requerimientos Tecnológicos El Instituto Caro y Cuervo tiene proyectado en el proceso de renovación y modernización tecnológica, implementar el sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombia sobre materia archivística. Para ello, requiere contar con diagnóstico identificado en el proceso de Planeación del P.G.D., y la asesoría permanente del A.G.N. para desarrollar dicha actividad. En este sentido se busca: Identificar los requisitos funcionales para el SGDEA que comprende: Captura y registro Clasificación y Organización Seguridad y Control Consulta Retención y Disposición 4.5. Requerimientos Archivísticos El Instituto Caro y Cuervo a la fecha cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos se encuentran en proceso de validación con el A.G.N: Tablas de Retención Cuadros de Clasificación Igualmente en la página web, el usuario puede encontrar: Manual de Funciones Manual de Procesos y Procedimientos La versión vigente de las T.R.D.20 Página 20 de Fases de Implementación La implementación del P.G.D. se prevé a mediano plazo, durante el período y la segunda para los años Estas actividades se articularon al Plan Estratégico vigente en el aspecto de Modernizacion Administrativa y Organizacional del Instituto Caro y Cuervo. La ejecución de este programa, se reitera, dependerá de la participación de todo los grupos de trabajo además de los recursos presupuestales asignados. Adicionalmente, se propone la ejecución de programas específicos los cuales se identifican a continuación 5.1. Programas Especificos a desarrollar El proceso de desarrollo e implementación de Programa de Gestión estará sustentada a su vez en el desarrollo y ejecución de los siguientes programas durantes las vigencias -2018: Programa de capacitación Brindar herramientas conceptuales y metodológicas en materia de gestión documental a los funcionarios del Instituto a fin de cumplir con los procedimientos establecidos en el Programa de Gestión. Las actividades a ejecutar están enmarcados en los procedimientos de capacitación del Grupo de Talento Humano y coinciden con el Plan Anual de Capacitaciones Programa de auditoria y control Realizar seguimiento al proceso de implementación del P.G.D. del Instituto Caro y Cuervo y definir acciones correctivas que mejoren el desempeño de la gestión documental. Las actividades a realizar en este programa están especificadas en los procedimientos de auditoría que realiza la oficina de Control Interno de la entidad y las mismas registradas en el Plan Anual de Auditoría que se realiza en el Instituto Programa de reducción de consumo de papel Reducir el consumo de papel en todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo mediante la implementación de estrategias que promuevan el cambio de hábitos en los funcionarios y contratistas, que contribuyan a mejorar la gestión administrativa en forma eficiente, eficaz y efectiva, de tal manera que se logre la reducción de recursos (dinero, tiempo, espacio, papel, etc.). Igualmente contribuir en el cumplimiento de la política ambiental del Instituto. Para ello se requiere: Propiciar campañas de sensibilización y capacitación dirigidas al personal de la entidad, acerca de la importancia de reducir el consumo de papel, impresiones y fotocopias Mostrar más
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