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UNIVERSIDAD DE ATACAMA DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS Registro I APRUEBA MANUAL GENERAL DE TRANSPARENCIA PASIVA DE LA UNIVERSIDAD DE ATACAMA. - PDF
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Víctor Manuel Mendoza Valverde
1 UNIVERSIDAD DE ATACAMA DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS Registro I APRUEBA MANUAL GENERAL DE TRANSPARENCIA PASIVA DE LA UNIVERSIDAD DE ATACAMA. ; COPIAPÓ, julio 05 de 2013 RESOLUCIÓN EXENTA N 193 V I S T OS: Lo dispuesto en los D.F.L N 37 Y 151, de 1981, el Decreto Supremo N 338, de 2010, todos del Ministerio de Educación Pública, la Resolución N 1600, de 2008, de la Contraloría General de la República y el Decreto UDA N 010, de 2000 y sus modificaciones: CONSIDERANDO: Contralora. Rectoría: Pasiva de la Universidad de Atacama: El ORD. N 210, de 25 de junio de 2013, de la señora La PROV. N 371, de 28 de junio de 2013, de RESUELVO: 1. APRUÉBASE Manual General de Transparencia Introducción El marco normativo aplicable en la Universidad, con respecto a la Transparencia Pasiva, está contenido en diversas fuentes: el texto de la Ley , sobre Transparencia de la Función Pública y Acceso a la Información de la Administración del Estado; en el Decreto Supremo N 13 de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto del Reglamento de la Ley N ; en las Instrucciones Generales N l, N 6 y N 10, del Consejo para la Transparencia. El Manual General de Transparencia Pasiva, tiene como objeto poner a disposición de la comunidad y del público en general, en forma sencilla, el procedimiento por el cuál la ciudadanía puede solicitar la información pública de la Universidad, que no esté disponible a través del sitio Universidad de Atacama transparente. El presente manual desarrolla el proceso que permite cumplir con el principio de acceso a la información pública de la admisión del Estado y con el derecho fundamental de todo ciudadano y ciudadana de ejercer esta garantía constitucional. De modo simple, este manual ilustra ajustada a la normativa vigente, sobre los pasos del proceso antes señalado: La Recepción de Solicitud de Información, cumplimiento de requisitos de forma y fondo; El Procesamiento de la Solicitud y la Preparación de la Información, gestión interna para cumplir con el requerimiento; La Entrega de la Información Solicitada, plazos, formas y excepciones; y la Denegación de Información Fundada, si fuese el caso, lo que da lugar al Derecho de Amparo consagrado en la Ley, tramitado ante el Consejo para la Transparencia. Qué es Transparencia Pasiva? Transparencia Pasiva es el mecanismo por el cual los órganos del Estado, facilitan a la ciudadanía el ejercicio del derecho constitucional de acceso a la información pública. Por ello, el sujeto activo en la relación ciudadanía-estado es el propio ciudadano. En ese contexto, la Universidad, a través del Secretario General, responde las solicitudes que los particulares interesados realicen amnarahns en la T.PV O
2 Hoja N 2, Resol. Ex. N 193, Fecha : julio 05 de 2013, Reg. I Qué obligaciones tienen las Unidades y el Secretario General de la Universidad de Atacama respecto de la Transparencia Pasiva? Toda la información que generan las unidades u órganos de la Universidad de Atacama es de carácter público, salvo aquella que expresamente y fundamentada en la Ley y sus Estatutos sea señalada como reservada o secreta. Para el cumplimiento de los requerimientos de Transparencia Pasiva, es obligación de estas unidades y órganos poner a disposición del Secretario General, la información que esta señale, tanto en plazo como en forma. Si las unidades u órganos universitarios no responden debidamente a los requerimientos del Secretario General, la Universidad se expone a incumplir con lo mandatado en la Ley de transparencia, con las consiguientes multas y sanciones que la misma ley prevé, las que afectan directamente a Decanos, Directores y Jefes de Unidades u Órganos Universitarios, incluyendo al Rector. s~ Las unidades y órganos universitarios deben incorporar al quehacer diario de sus responsabilidades, lo concerniente al pleno cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Transparencia. El Secretario General, debe velar porque la información que se entregue a solicitud de un tercero, se ajuste a principios establecidos en esta normativa. De manera, el Secretario General deberá dar cuenta periódica del número de requerimientos de información recibidos en el período, así como también hacer una relación de las materias involucradas en dichos requerimientos y la información entregada. Además de lo anterior, el Secretario General, deberá resolver sobre la pertinencia de entregar la información que soliciten terceros en aras de proteger los intereses institucionales, los derechos de terceros y el cumplimiento de las funciones y misión institucional. EL PROCESO DE TRANSPARENCIA PASIVA De la Recepción de Solicitud de Acceso a la Información Pública Quién puede solicitar información de la Universidad de Atacama? Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la administración del Estado, en la forma y condiciones que la Ley de Transparencia establece. Cuáles son las vías para solicitar información? Toda solicitud de acceso a la información de la Universidad, que no esté publicada en el sitio web Universidad Transparente (www.transparencia.uda.cl) sólo podrá ser formulada por escrito, a través de los sitios electrónicos especificados para la recepción o presencialmente en las oficinas de la Secretaria General de la Universidad de Atacama Área Norte, Pabellón Central segundo piso, ubicado en Copayapu N 485, Copiapó, Región de Atacama, Chile, en días hábiles de 9:00 a 13:00 horas; o por correo postal a la misma dirección.
3 Hoja NÜ3, Resol. Ex. N 193, Fecha : julio 05 de 2013, Reg. I La Secretaria General es la única unidad universitaria encargada de la recepción de las solicitudes de información pública. Cualquier otra unidad u órgano que por defecto recibiere alguna de estas solicitudes, deberá remitirlas obligatoriamente, al día hábil siguiente, a las oficinas de la Secretaria General. Qué requisitos son necesarios para solicitar información de la Universidad? La solicitud debe contener los siguientes datos, de forma obligatoria: Nombre, apellidos y dirección del solicitante y su apoderado, en su caso. Identificación clara de la información que se requiere. Unidad u órgano interno competente a quien se dirige la petición. Firma del solicitante estampada por cualquier medio habilitado. El o la solicitante deberá indicar el medio a través del cual recibirá las notificaciones y la información solicitada: ya sea vía correo electrónico, envío a su domicilio por correo postal o de manera personal en las oficinas de la Secretaria General; además del formato de entrega de la información. Al momento de la recepción de la solicitud, se deberá entregar un recibo o copia que acredite la fecha y hora de presentación, el número de ingreso asignado y el contenido de lo solicitado. De modo alternativo, la Secretaría General puede enviar un correo electrónico al solicitante, con lo cual se entenderá emitido el recibo de recepción. Si la solicitud no cumple con los requisitos formales, contenidos en el artículo 12 de la Ley , el Secretario General comunicará al requirente la necesidad de subsanar o completar la información en el plazo de 5 días hábiles, de no hacerlo, se entenderá por desistida. El Secretario General deberá analizar y resolver si la Universidad de Atacama es competente y tiene atribuciones para responder la solicitud presentada. Para ello podrá solicitar antecedentes a quien corresponda. Si la Universidad de Atacama careciere de competencia y/o atribuciones para responder al requerimiento, el Secretario General deberá derivar la solicitud al órgano que sí lo sea, como lo señala el artículo 13 de la Ley Tal hecho deberá ser comunicado al requirente, con la justificación que el caso amerite, dando por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante la universidad. Dicha notificación incluirá una copia del acto en virtud del cual se derivó y la fecha de envío. El órgano receptor del envío por derivación, deberá oficializar la recepción de la solicitud en cuestión, entendiéndola como un ingreso nuevo. Del Procesamiento de la Solicitud y la Preparación de la Información En esta etapa, el Secretario General comenzará a efectuar la búsqueda de toda la información que obre en poder de la Universidad de Atacama, de sus unidades y órganos dependientes, en cualquier formato que le sirva para dar respuesta a la solicitud formulada.
4 Cuando la información solicitada se encuentre a disposición permanente del público, cualquiera sea el medio, se deberá comunicar al solicitante con la mayor precisión posible acerca de la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información. Evacuada la comunicación en los términos previstos en el artículo 14 de la Ley , se entenderá que esta Universidad ha cumplido con su obligación de informar. La información que no esté a disposición permanente del público y que esté libre de las excepciones de acceso que señala la Ley , y que más adelante se desarrollan, quedará en condición de ser proporcionada al requirente, en la forma y por el medio que él haya señalado en su solicitud, procurando ajustarse estrictamente a la petición realizada. El Secretario General dispondrá la gratuidad de la entrega o informará los costos directos de reproducción. De la Entrega de la Información Cuál es el plazo que tiene la Universidad para la entrega de información pública solicitada por Ley de Transparencia? La Universidad de Atacama, a través del Secretario General, tiene el plazo de 20 días hábiles, contados desde la recepción de la solicitud de información o desde que se subsanen los vicios de forma o se complete la información requerida en la misma. Excepcionalmente, este plazo puede ser prorrogado por una sola vez y por el término de 10 días hábiles, cuando existan circunstancias que hagan difícil reunir la información solicitada. En qué formato se entrega la información solicitada por Ley de Transparencia? La información solicitada se entregará en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto de la Universidad, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles en la Secretaría General. La notificación del acto administrativo que pone término al procedimiento de acceso a la información, debe ser comunicada a través del medio escogido por el requirente, y en caso de no señalarlo se aplicarán supletoriamente las reglas de los artículos, 46 y 47 de la ley ; es decir, mediante carta certificada dirigida al domicilio del solicitante. La etapa de entrega de la información solicitada culmina con la certificación del acto que permite la consumación del derecho de acceso, lo cual se podrá efectuar a través de un formulario denominado "Acta de Entrega de Información", al que se debe adjuntar toda la documentación que permita acreditar que la información fue entregada: Comprobante de envío de correo postal, impresión de correo electrónico, firma del solicitante en caso de entrega presencial en las oficinas de la Secretaría General. De las Excepciones y particularidades en la Entrega de Información Oposición de Terceros: EL Secretario General deberá analizar previamente si la información solicitada afecta los derechos de terceras personas y, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 20 de la ley, deberá notificarlo al tercero o terceros afectados, dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que ejerzan la facultad que a éstos les asiste de oponerse a la entrega de información.
5 El derecho de oposición del tercero deberá ejercerse por escrito dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de su notificación. Si se niega, deberá hacerlo expresamente, por escrito y con indicación de la causa a motivo que lo justifique. En este caso, el Secretario General comunicará al solicitante esta circunstancia, otorgando copia de la oposición. Sólo en caso de no deducirse oposición alguna, la Universidad deberá entender que el tercero ha accedido a la entrega de la información, sin necesidad de certificación. Sin embargo, tratándose de datos sensibles, en ausencia de oposición, se entenderá que el tercero no accede a la publicidad, debiendo aplicar, de ser procedente, el principio de divisibilidad respecto de los documentos que los contengan. Expurgación de Documentos: El Secretario General deberá comunicar por escrito al solicitante que la información requerida ha sido expurgada, bajo autorización de la Circular N de 1981 de la Contraloría General de la República, con lo cual se impide la entrega de información y se da por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante la Universidad de Atacama. Protección de Datos Personales: Si la entrega contiene datos de carácter personal y el requirente indicare ser su titular, se procederá a la entrega presencial, cerciorándose de la identidad del mismo. Si la entrega de la información contiene datos sensibles de otras personas y siempre que no hayan sido requeridos, éstos serán tachados. Lo mismo acontecerá con datos sensibles de un tercero que aun siendo notificado, no ha manifestado consentimiento. Esos datos serán tachados en virtud del principio de divisibilidad. Causales de Secreto o Reserva de la Información: Las únicas causales de secreto o reserva en cuya virtud se podrá denegar total o parcialmente el acceso a la información, son las contenidas en el artículo 21 de la Ley Secretaría General deberá mantener un registro de la información de la Universidad de Atacama, que haya sido declarada afectada por alguna causal de secreto o reserva, de acuerdo a lo señalado en Instrucción General N 3 del Consejo para la Transparencia. ^ De la Denegación de Información Fundada y el Derecho de Amparo Si en el procesamiento de una solicitud de acceso a la información pública de la Universidad de Atacama, diera a lugar a alguna de las excepciones de entrega formuladas en el acápite anterior, el Secretario General deberá comunicar la denegación al acceso a la información. La negativa se formulará por escrito, mediante la correspondiente comunicación, la que deberá ser fundada, especificando con exactitud la causal legal invocada y las razones de hecho y de derecho que en cada caso motiven su decisión. Por último, el requirente tiene el derecho de recurrir ante el Consejo para la Transparencia, solicitando amparo a su derecho de acceso a la información, cuando éste le haya sido denegado, para lo cual tendrá el plazo de 15 días hábiles contados desde la fecha de notificación, o expirado el plazo de 20 días para la entrega de la misma, sin que la haya sido proporcionada en efecto, o bien, comunicada la prórroga respectiva. A partir de entonces, tanto la Universidad de Atacama, representada por la Secretaría General como el o los requirentes, se ajustarán al procedimiento detallado en los artículos 25 y siguientes de la Ley
6 HojaN 6, Resol. Ex. N 193, Fecha: julio 05 de 2013, Reg. I Anótese, y remítase a la Contraloría de la Universidad, para su control\ Comuniqúese una vez tramitado totalmente el acto. RODRIGO PÉREZ LISICIC Secretario General J \M/RPL/DMV/avu. "- Distribución: Contraloría Interna Rectoría Vicerrectoría Académica - Secretaría General Facultades (distribuir a Unidades dependientes) Direcciones (entregar copia a Unidades dependientes) Instituto Tecnológico - Sede Vallenar Depto. Control Curricular Depto. Contabilidad y Presupuesto Depto. Computación Depto. Finanzas y F.S.C.U. Biblioteca Decretación

References: RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 12
 artículo 13
 artículo 14
 artículo 20
 artículo 21