Source: https://www.bistum-trier.de/home/corona-virus-informationen/informationen-fuer-mitarbeiterinnen-und-mitarbeiter/
Timestamp: 2020-08-13 10:54:05+00:00

Document:
Corona-Virus-Informationen »
letzte Aktualisierung der Seite: 3. Juli - 11 Uhr
„Unser kirchlicher Auftrag ist die Solidarität mit der gesamten Gesellschaft. Gleichzeitig müssen wir unsere Verantwortung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick behalten.“
Für die Dienststellen des Bistums und Hauptberufliche in der Pastoral
Dienstanweisung aktuell (1. Juli bis 31. August 2020)
Änderungen zum Vorgängerschreiben (27. Mai) sind kursiv gesetzt.
Generalvikar von Plettenberg schreibt (1. Juli): "Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Sommerferien stehen bevor – Zeit für mehr Ruhe und Erholung für uns alle. Auch in dieser Zeit gilt es, Vorsicht walten zu lassen und Rücksicht aufeinander zu nehmen, damit es nicht zu einer zweiten Infektionswelle mit dem Corona-Virus kommt. Wie schnell und umfassend sich eine Nachlässigkeit in den Grundregeln Abstand – Hygiene – Atemschutz rächen kann, ist in diesen Tagen allenthalben in den Nachrichten zu sehen. Von daher bitte ich eindringlich darum, auch im Urlaub, wenn Sie unterwegs sind, nicht leichtfertig zu werden.
Ich verlängere mit nur wenigen kleinen Änderungen die bisher geltende Dienstanweisung bis zum 31. August 2020. Nach den Sommerferien werden wir dann überprüfen, inwieweit es zu weiteren Lockerungen kommen kann.
Begleitschreiben von Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg - zum 2. Juli 2020 Switch
Begleitschreiben von Generalvikar Dr. Ulrich Graf von Plettenberg an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - 2. Juli 2020
A. Dienstanweisung für die Dienststellen des Bistums Switch
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten unter Berücksichtigung der geltenden Hygienevorschriften an ihrem dienstlichen Arbeitsplatz, sofern nicht nach Vorlage eines fachärztlichen Attestes, das die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe bestätigt, oder aufgrund der Notwendigkeit häuslicher Betreuung von Kindern oder zu pflegenden Angehörigen mit der/dem Dienstvorgesetzten die Arbeit am häuslichen Arbeitsplatz vereinbart wurde oder nicht Telearbeit vereinbart ist. Die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe ist ggfs. durch ein Attest zu belegen. Bei einer ggf. notwendigen Priorisierung werden persönliche und dienstliche Belange sorgfältig abgewogen. Sofern ärztlich bestätigt wurde oder die Gefährdungsbeurteilung dies nahelegt, dass eine Beschäftigung am regulären Arbeitsplatz nicht erfolgen sollte, soll ein häuslicher Arbeitsplatz genutzt werden. Die Vorgesetzten sorgen dann für eine entsprechende Arbeitsorganisation. Kann die vertraglich vereinbarte individuelle Wochenarbeitszeit nicht vollumfänglich von zu Hause aus oder durch eine Dienstplanregelung (Schichtbetrieb) erbracht werden, geht dies in diesen Fällen nicht zu Lasten der Mitarbeitenden.
Die Abstandsgebote sind auch in den Büros einzuhalten. Die Einzelnutzung von Büroräumen ist zu priorisieren.
Wenn es bei einzelnen Dienststellen zu Schichtdiensten kommen sollte, sind die zuständigen MAVen bzgl. der Änderung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit gemäß § 36 Absatz 1 Nr. 1 MAVO zu beteiligen.
Die jeweiligen Vorgesetzten der Dienststellen, der Strategie- und Zentralbereiche, der Kanzlei und des Offizialates, der Stabsstellen und der Büros der Weihbischöfe gewährleisten, dass eine Gefährdungsbeurteilung vom fachlichen Vorgesetzten vorliegt. Diese wird vor Ort aufbewahrt.
Der Publikumsverkehr ist grundsätzlich nach Terminvereinbarung wieder zugelassen. Sofern die Abstandsregeln nicht einzuhalten sind, ist eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen.
Im Falle des andauernden Homeoffice ist das dienstliche Telefon – wo technisch möglich – auf die dienstliche Handynummer umzuleiten, um während der üblichen Dienstzeiten auch weiterhin telefonisch erreichbar zu sein. Wir bitten diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die kein Diensthandy haben, eindringlich um ihre Unterstützung dafür, dass ihr Diensttelefon auch auf ihre private Rufnummer weitergeleitet werden kann, um in dieser Situation telefonisch erreichbar zu bleiben.
Die Weiterleitung dienstlicher Dateien außerhalb des gesicherten Netzwerkes ist aus Gründen der Datensicherheit untersagt (siehe auch Datenschutzrechtliche Hinweise zum Homeoffice im Intranet und auf dieser Seite weiter unten.
Die feste technische Zeitbegrenzung auf den 15. Mai 2020 für alle aufgrund der Corona-Maßnahmen vom Strategiebereich 2 autorisierten Fernzugänge wurde entfernt. Dadurch wird ein besser angepasster Übergang in Richtung Regelbetrieb ermöglicht.
Bitte beachten Sie, dass die inhaltliche Einschränkung der Zugänge weiter bestehen bleibt. Die Freischaltung aufgrund der Corona-Maßnahmen ist keine Freigabe zur Dauernutzung und ist auch nicht mit einem normal zu beantragenden Heimarbeitsplatz zu verwechseln. Bei einer weiteren Stabilisierung der Lage können die Zugänge mit einer entsprechenden Vorlaufzeit jederzeit widerrufen werden. Zum jetzigen Zeitpunkt ist es jedoch nicht notwendig, die Verlängerung des Fernzuganges zu beantragen.
Des Weiteren bitte ich bei der Nutzung von anderen Videokonferenz-Anbietern die datenschutzrechtlichen Hinweise unter https://t1p.de/bistum-tr-mitarbeiterinfo-corona. zu beachten (auf dieser Seite weiter unten).
a) Dienstgespräche und Sitzungen von internen Mitarbeitenden können bei Vorhandensein ausreichend großer Räumlichkeiten und unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln mit physischer Präsenz abgehalten werden. Sofern die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht im Protokoll aufgeführt werden, muss eine Anwesenheitsliste geführt werden.
b) Die Sitzungen von Räten und Gremien sind mit einer schriftlich dokumentierten Gefährdungsbeurteilung und unter Wahrung der Infektionsschutzregeln zulässig. Sofern die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht im Protokoll aufgeführt werden, muss eine Anwesenheitsliste geführt werden.
c) Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mit Übernachtungen, einschließlich Exerzitien, sind möglich, wenn Infektionsschutzregeln durch die Tagungshäuser und Veranstalter eingehalten werden und Übernachtungen im Einzelzimmer möglich sind.
a) Für Mitarbeitende, die im oder zur Unterstützung des Katastrophenschutzes, der Feuerwehr oder der Sicherheitsbehörden der Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten nachkommen und bei denen die Arbeitsbefreiung gesetzlich vorgesehen ist, gilt § 36 Abs. 2 KAVO.
c) Mitarbeitende, die sich freiwillig und ehrenamtlich, ohne unter eine der Kategorien nach a)
oder b) zu fallen, dem Katastrophenschutz, der Feuerwehr, im Gesundheitswesen oder einer Hilfsorganisation zur Verfügung stellen, können dies regelmäßig nur außerhalb der Dienstzeit tun. Es handelt sich in diesem Fall um eine freiwillige, nicht um eine dienstliche Tätigkeit, d.h. dass die Tätigkeit privat geschieht und entsprechend nicht durch das Bistum bzw. die Berufsgenossenschaft versichert ist.
Der bisherige Punkt 8: "Bereits beantragter und genehmigter Urlaub..." ist gestrichen.
Dienstfahrten innerhalb des Bistums bedürfen der ausdrücklichen Absprache mit der/dem Dienstvorgesetzten. Dienstreisen über die Bistumsgrenze hinaus müssen vom jeweiligen Vorgesetzten genehmigt werden.
Betriebsausflüge und andere geplante Großveranstaltungen sind bis 31. Oktober 2020 abzusagen.
B. Dienstanweisung an alle Priester, Diakone, Pastoral- und Gemeindereferent/innen, –assistent/innen in der Pfarreiseelsorge Switch
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten wieder an ihren Dienststellen und ihren jeweiligen Einsatzorten entsprechend der vereinbarten pastoralen Tätigkeitsfelder. Dafür entwickeln sie angemessene Arbeitsweisen unter Beachtung der geltenden Regelungen.
Ausgenommen sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die
nach Vorlage eines fachärztlichen Attestes (einzureichen über den/die Fachvorgesetzte/n an die Abteilung ZB 1.2 im BGV), das die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe bestätigt oder
die aufgrund der Notwendigkeit häuslicher Betreuung von Kindern oder zu pflegenden Angehörigen mit der/dem Dienstvorgesetzten die Arbeit am häuslichen Arbeitsplatz vereinbart wurde.
Bei einer ggf. notwendigen Priorisierung werden persönliche und dienstliche Belange sorgfältig abgewogen. Sofern ärztlich bestätigt wurde, dass eine Beschäftigung am regulären Arbeitsplatz nicht erfolgen sollte, soll ein häuslicher Arbeitsplatz genutzt werden. Die Vorgesetzten sorgen dann für eine entsprechende Arbeitsorganisation.
Wenn die vertraglich vereinbarte individuelle Wochenarbeitszeit nicht vollumfänglich von zu Hause aus oder durch eine Dienstplanregelung (Schichtbetrieb) erbracht werden kann, geht dies in diesen Fällen nicht zu Lasten der Mitarbeitenden.
Die jeweiligen Vorgesetzten der Dienststellen gewährleisten, dass eine Gefährdungsbeurteilung gemäß Anlage 1 vorliegt. Diese wird vor Ort aufbewahrt.
2. Der Publikumsverkehr ist grundsätzlich wieder zugelassen. Sofern die Abstandsregeln nicht einzuhalten sind, ist eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen oder sind geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
3. Alle sind verpflichtet, falls erforderlich auch über den privaten PC, ihre Dienstmails zu bearbeiten und diese mehrmals täglich abzurufen.
4. Das dienstliche Telefon ist auf die dienstliche Handynummer (falls kein Diensthandy vorhanden auf die private Handy- oder Festnetznummer) umzuleiten, um auch weiterhin telefonisch erreichbar zu sein. Die Erreichbarkeit ist dauerhaft zu gewährleisten. Wer wann wie erreichbar ist, ist in ortüblicher Weise zu kommunizieren.
5. Die interne Kommunikation im Intranet und auf der Homepage des Bistums Trier ist regelmäßig aufzurufen, um sich über evtl. neu entstehende Sachlagen und Anweisungen zu informieren.
6. a) Dienstgespräche und Sitzungen von Pastoralteams und Hauptamtlichen können bei Vorhandensein ausreichend großer Räumlichkeiten und unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln auch mit physischer Präsenz abgehalten werden. In diesem Falle muss eine Liste der Teilnehmenden geführt werden, damit evtl. Ansteckungswege nachverfolgt werden können.
b) Der Arbeitsbereich Arbeitsschutz hat Kriterien für eine Bewertung der zur Verfügung stehenden Besprechungsräume erstellt.
c) Die Sitzungen von Räten und Gremien sind mit einer schriftlich dokumentierten Gefährdungsbeurteilung zulässig.
d) Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mit Übernachtungen, einschließlich Exerzitien sind möglich, wenn Infektionsschutzregeln durch die Tagungshäuser und Veranstalter eingehalten werden und Übernachtungen im Einzelzimmer möglich sind.
e) In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass am 28. April 2020 die Gesamt MAV und der Dienstgeber eine Dienstvereinbarung zur Einführung und Verwendung einer Cloud-Computing-Lösung (G Suite) abgeschlossen haben, die neue, virtuelle Formen der Zusammenarbeit fördert. Nähere Informationen zur G Suite als solcher sind unter www.cloud.bistum-trier.de zu finden. Die Dienstvereinbarung, die Nutzungsbedingungen und das Antragsformular stellen wir im Portal zur Verfügung.
f) Des Weiteren bitte ich bei der Nutzung von anderen Videokonferenz-Anbietern die datenschutzrechtlichen Hinweise unter https://t1p.de/DS-Videokonferenz-Corona zu beachten. (auf dieser Seite weiter unten)
7. Es gilt weiterhin die Vertrauensarbeitszeit. (weitere Sätze aus diesem früheren Punkt sind gestrichen).
8. Notwendige Dienstfahrten aus seelsorglichem Anlass innerhalb der Diözese werden auf die dringlichsten Anliegen beschränkt. Dienstreisen über die Bistumsgrenze hinaus müssen vom jeweiligen Vorgesetzten genehmigt werden.
9. Seelsorgerinnen und Seelsorger können bei Bedarf der Sicherheitsbehörden, des Katastrophenschutzes, der Feuerwehr oder anderer Hilfsorganisationen zur Eindämmung der Pandemie unter folgenden Bedingungen Arbeitsbefreiung erhalten:
10. Bitte beachten Sie auch die Dienstanweisung des Generalvikars für die Dienststellen des Bistums und passen Sie diese in Abstimmung mit der örtlichen MAV auf Ihren Verantwortungsbereich an.
"Bleiben Sie behütet – ich wünsche uns allen eine entspannende Sommerzeit."
Letzte Aktualisierung: 25. Mai 2020 - 15:30 Uhr
Fragen zu Heimarbeitsplätzen und zum Datenschutz
Hier finden Sie datenschutzrechtliche Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten/Akten während einer Heimarbeitsphase im Rahmen der dienstgeberseitigen Corona-Maßnahmen:
Videokonferenzen (Ergänzung vom 25. Mai - 15:30 Uhr) Switch
Die Gewährleistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb der kirchlichen Dienststellen gehört zu den Verantwortungsbereichen der/des jeweiligen Vorgesetzten bzw. Dienststellenleitungen (vgl. §§ 26 und 27 KDG).
Manchmal reicht es nicht aus, in einer Telefonkonferenz miteinander zu arbeiten, in diesen Fällen ist eine Videokonferenz zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich.
Wenn Sie zu einer solchen Videokonferenz durch verantwortliche Stellen, etwa aus anderen (Erz-)Diözesen, eingeladen werden, können Sie davon ausgehen, dass dort für die datenschutzrechtliche Prüfung und Rechtskonformität gesorgt wurde. Diese Verantwortung liegt bei der einladenden Stelle. Für den Fall, dass Sie sich darüber weiter informieren möchten, könnten Sie sich, sofern diese nicht mitgeliefert wird, die entsprechende Datenschutzerklärung anfordern.
In den Fällen, in der Sie selbst zu einer Videokonferenz einladen möchten, obliegt Ihnen, als verantwortliche Stelle, die Prüfung der Erforderlichkeit. Sie erfolgt in Absprache mit der/dem jeweiligen Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten. Für diese Fälle geben wir folgende Entscheidungs- und Verfahrenshinweise vor der Realisierung von Videokonferenzen:
Der/Die Veranstalter/in der Videokonferenz prüft, in Absprache mit der/dem Vorgesetzen bzw. Weisungsbefugten, die „Erforderlichkeit“ einer Videokonferenz unter Beachtung des § 7 Abs. 1 c) KDG und den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, (…dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt/
Datensparsamkeit/Datenvermeidung). Stellt der/die Veranstalter/in, in Absprache mit dem/der Vorgesetzen bzw. Weisungsbefugten, nach dieser Prüfung fest, dass tatsächlich eine Videokonferenz zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben erforderlich ist, sind die Risiken abzuwägen. Es gilt durch kluge Überlegungen zu verhindern, dass bei der Videokonferenz unbefugt mitgehört wird, und mit vorausschauender Planung dafür zu sorgen, dass in der Videokonferenz keine sensiblen Informationen bzw. sensible personenbezogene Daten zu bestimmten oder bestimmbaren Personen, weder im gesprochenen Wort noch im Bild, geteilt werden. Hinweise hierzu vgl. Nr. 7.
Während einer Videokonferenz werden etliche personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet (z.B. Videobilder der Teilnehmer/innen, Teilnehmer-/-Kontaktdaten der genutzten Rechner, ggf. Telefonnummer, das gesprochene Wort, Informationen und Gesprächsinhalte, etc.). Deshalb prüft der/die Veranstalter/in der Videokonferenz vorab die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung dieser Daten (z.B. Einwilligung der Teilnehmer/innen nach § 6 Abs. 1 b KDG).
Nun zur Schaffung der technischen und der in jedem Fall notwendigen rechtlichen Voraussetzungen, zum Thema „Auftragsverarbeitung“ und zur „Beteiligung der MAV“.
Nutzen Sie, wann immer es möglich ist, die für Sie kostenfreien und gesicherten IT- und Kommunikationssysteme des Bistums Trier. Sowohl der notwendige Vertrag zur Auftragsverarbeitung als auch das Beteiligungsverfahren der Gesamt-MAV sind bereits abgeschlossen. Die Technik für Videokonferenzen steht zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierzu auch die ‚Nutzungsbedingungen IT-Systeme Bistum Trier vom 28.04.2020 und die Anlage 1 Datenschutzerklärung‘ und das Beantragungsverfahren für den erforderlichen Service. Für Beschäftigte des Bistums Trier im Sinne des § 4 Nr. 24 KDG sowie darüber hinaus auch für sonstige Beschäftigte mit arbeitsrechtlichen Rechtsverhältnissen zum Bistum Trier ist die Nutzung der IT-Systeme des Bistums Trier verpflichtend.
Die Bekanntmachung der Nutzungsbedingungen erfolgte im Portal, zu finden unter: > Arbeitsplatz > Bibliothek > Dokumente-Verzeichnis > Informationssysteme > Nutzungsbedingungen IT-BISTUM) und im Kirchlichen Amtsblatt (KA Juni 2020).
Die Formulare zur Beantragung finden Sie ebenfalls im Portal unter: > Arbeitsplatz > Bibliothek > Dokumente-Verzeichnis > Informationssysteme > Anträge Bistum IS.
Bei anderen Produkten bzw. Anbietern des freien Marktes steht für die verantwortliche Stelle/den/die Vorgesetzte/n, neben der Schaffung der oben genannten rechtlichen Voraussetzungen, auch die Klärung der Kostenfrage vor einer möglichen Nutzung noch an. Evtl. muss auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Die alleinige Verantwortung für die Entscheidung, einen Auftragsverarbeiter des freien Marktes zu wählen, und sich evtl. daraus ergebende Folgen trägt die jeweils verantwortliche Stelle. Einige Beurteilungskriterien zur Prüfung eines geeigneten Anbieters finden Sie unter diesem Link.
4. Eine Videokonferenz im IT-System des Bistums Trier kann nur von internen Nutzerinnen und Nutzern angelegt/gestartet werden (Interne Nutzende=Beschäftigte des Bistums Trier im Sinne des § 4 Nr. 24 KDG sowie darüber hinaus auch sonstige Beschäftigte mit arbeitsrechtlichen Rechtsverhältnissen zum Bistum Trier). Diese haben, sofern die Zugangsberechtigung noch nicht vorliegt, vorher über den/die Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten einen Benutzerantrag gestellt und ein Benutzerkonto erhalten.
Es können auch externe Personen zur Videokonferenz eingeladen werden. Die Teilnahme von externen Personen an einer Videokonferenz ist von deren Einwilligung abhängig. Eine Teilnahme ist auch ohne Bildübertragung möglich.
Im Falle von minderjährigen externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist die revisionsfähige Einwilligung der Personensorgeberechtigen Voraussetzung. Die Nachweisführung obliegt der verantwortlichen Stelle, Dienststelle oder Einrichtung des Bistums Trier. Für externe bzw. auswärtige Teilnehmerinnen und Teilnehmer wird ein Link zur Verfügung gestellt. Hierzu verweisen wir auf die Datenschutzerklärung, zu lesen unter diesem Link (PDF-Download).
Sofern die Videokonferenz vom Veranstalter/von der Veranstalterin in Absprache mit der/dem Vorgesetzten bzw. Weisungsbefugten als erforderlich erkannt wurde, empfiehlt es sich, auch wenn der Teilnehmerkreis aus internen Nutzerinnen und Nutzern besteht, vorher die Einwilligung der Teilnehmenden einzuholen. Eine Einwilligung ist in jedem Fall erforderlich, wenn der/die Mitarbeiter/in im Homeoffice arbeitet und bei der Videokonferenz u. U. persönliche Verhältnisse oder Videoaufnahmen von Familienmitgliedern mit übertragen werden könnten (Einwilligung vgl. 7.1 f).
Die Teilnehmer/innen sollten sich bei Bedarf vorher mit dem Tool vertraut gemacht haben. Hierzu stehen Einweisungen zur Verfügung. Nutzen Sie hierzu gerne die Unterstützungsseite, wo Sie Anleitungen, Tipps und Tricks zum Cloud-Computing finden (https://cloud.bistum-trier.de). Dort erhalten Sie auch die Möglichkeit der freiwilligen Teilnahme zu kurzen Einweisungen per Webinar (Videokonferenz) und können sich hierzu jeweils unter Einweisungen anmelden. Zusätzlich stehen Ihnen auf dieser Webseite Einweisungsvideos sowie weiteres Lernmaterial zur Verfügung.
Lesen Sie weiter im nächsten Punkt 7 : Checkpunkte bei Videokonferenzen zwischen internen Nutzerinnen und Nutzern aus datenschutzrechtlicher Sicht.
Weiterlesen (Videokonferenzen) - Ergänzung vom 25. Mai: Punkt 7/8 Checkpunkte bei Videokonferenzen... Switch
Checkpunkte bei Videokonferenzen zwischen internen Nutzerinnen und Nutzern aus datenschutzrechtlicher Sicht. Ausführliche Tipps und Hinweise zu Videokonferenzen mit den IT-Systemen des Bistums Trier finden Sie unter: https://cloud.bistum-trier.de.
Punkt 7 (1): Die verantwortliche Stelle bzw. der/die Veranstalter/in...
...definiert den Teilnehmerkreis (z.B.: Achten Sie auf die Autorisierung der Teilnehmer zu den beabsichtigten Gesprächsthemen). Die Teilnehmerliste versenden Sie bitte nicht mit der Einladung. Sie dient zunächst einmal dazu, dass Sie bzw. der Moderator/Organisator die Kontrolle darüber hat, wer alles eingeladen wurde und wer sich letztlich alles zur Konferenz hinzuschalten möchte.
...klärt das grundsätzliche Einverständnis der Kolleginnen und Kollegen zur gemeinsamen Videokonferenz und klärt darüber auf, dass eine aktive Teilnahme auch ohne Übertragung der Videoaufnahmen, falls gewünscht, möglich ist (bei der hier beschriebenen Videokonferenzschaltung ist es möglich, dass der/die einzelne Teilnehmer/in die Kamera wie gewünscht ein- und ausschalten kann. Darüber hinaus ist es in den IT-Systemen des Bistums Trier möglich, neben der Kamera-Live-Schaltung, ein Bild einzuscannen, welches dann während der Konferenz angezeigt wird. Dieses Bild kann auch ein Foto des/der Teilnehmers/in sein. Die Einwilligung zur Verwendung der Abbildung der jeweiligen Person gilt als erteilt, wenn der/die Teilnehmer/in darüber aufgeklärt ist und anschließend persönlich die Abbildung dort einstellt oder auch das Foto wieder entfernt bzw. austauscht.
...informiert ggf. den/die Teilnehmer/in darüber, dass in den IT-Systemen des Bistums Trier eine Aufzeichnung standardmäßig unterbunden ist, also technisch gar nicht stattfinden kann.
Bei Auftragsverarbeitern anderer Systeme des freien Marktes informiert und vereinbart die verantwortliche Stelle, egal ob im Büro oder zu Hause, bestenfalls schriftlich in der Einladung die Teilnehmenden, ob eine Aufzeichnung erfolgen wird, wo diese anschließend für den benötigten Zeitraum von … (wenige Stunden oder ein Tag) zum Download zur Verfügung steht und dass sie danach, bestenfalls automatisch, sofort gelöscht wird.
...klärt die Moderations- und Gesprächsregeln und führt eine Klärung herbei, welche Arten von Dokumenten nicht in der Videokonferenz geteilt werden dürfen (z. B. Dokumente mit personenbezogenen Daten und/oder sensiblen Informationen). Falls über Fälle von bestimmten oder bestimmbaren Personen gesprochen werden muss, sind Pseudonyme nach § 4 Nr. 6 KDG vor der Konferenz festzulegen und zu verwenden. Bitte achten Sie darauf, keine Leistungsbewertungen/-benotung einzelner Teilnehmer/innen in der Videokonferenz vorzunehmen.
...terminiert die Videokonferenz.
...lädt zur Videokonferenz ein. Hinweise zum Verfahren der Einladung mit den IT-Systemen des Bistums Trier finden Sie unter: https://cloud.bistum-trier.de.
Für den Fall, dass die verantwortliche Stelle einen anderen Anbieter/Auftragsverarbeiter gewählt hat, müssten die Zugangsmodalitäten entsprechend selbstständig geklärt und angepasst werden.
Zugewiesene Zugangsdaten dürfen in keinem Fall ohne Genehmigung der für die Organisation der Videokonferenz verantwortlichen Stelle weitergegeben werden.
Punkt 7 (2) Einwilligung, Einloggen und Identifikation:
Einwilligung von externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist erforderlich. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind durch den Veranstalter darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung auf jeden Fall freiwillig ist. Fls erforderlich, oder auf Verlangen der betroffenen Person, muss der/die Veranstalter/in auf die möglichen Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen (→ zunächst einmal kann er/sie nicht teilnehmen).
Die Einwilligung der Teilnehmenden erfolgt im IT-System des Bistums Trier elektronisch, durch den Teilnehmer unmittelbar vor der Konferenz. Im Falle der Einladung von auswärtigen Teilnehmer/innen kann auch eine zusätzliche schriftliche Einwilligung erforderlich sein. Darüber informiert Sie die jeweils verantwortliche Stelle.
Der/Die Teilnehmer/in nutzt den übersandten Link oder Berechtigungscode und schaltet sich zur Videokonferenz hinzu.
Der/Die Moderator/in identifiziert den/die Teilnehmer/in in der Videokonferenz und bestätigt oder lehnt ggf. die Teilnahme ab.
Es ist durch die verantwortliche Stelle eine Verfahrensbeschreibung nach § 31 KDG „Videokonferenz“ anzufertigen (aber nicht zwingend vor Einführung). Obwohl wir es als sinnvoll erachten und empfehlen, dass sich die verantwortliche Stelle die sich aus dem Verzeichnis ergebenden Fragen vor der Einführung der Videokonferenzen (für sich) klärt.
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir seitens des Bischöflichen Generalvikariates zu technischen Fragen sowie etwaiger entstehender Kosten der jeweiligen auf dem freien Markt befindlichen Anbieter derzeit keinerlei Auskunft, Unterstützungs- oder Serviceleistungen anbieten können.
Anfragen zur Unterstützung für IT-Systeme des Bistums Trier richten sie bitte an helpdesk(at)bgv-trier.de. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Fragen zu Fremd- und Privat-Systemen nicht beantwortet werden können.
Telefonkonferenzen (Ergänzung vom 25. März) Switch
Datenschutzrechtliche Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten/Gesprächsinhalten während einer Heimarbeitsphase (z.B. bei Telefonkonferenzen) im Rahmen der dienstgeberseitigen Corona-Maßnahmen:
Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r bzw. Weisungsbefugte/r entschieden hat, dass Sie von zu Hause aus arbeiten können und Ihr Antrag auf einen Fernzugang zum Bistumsnetzwerk vom SB 2 genehmigt wurde, beachten Sie zur Realisierung von Telefonkonferenzen bitte folgendes:
Nutzen Sie, wann immer es möglich ist, die für Sie kostenfreien und gesicherten IT- und Kommunikationssysteme des Bistums Trier. Telefonkonferenzen mit bis zu 15 Teilnehmenden sind möglich. Die Anleitung hierzu befindet sich im Portal unter „Arbeitsplatz > Bibliothek > Corona > Telefonkonferenz“
Die Gewährleistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb der kirchlichen Dienststellen gehört zu den Verantwortungsbereichen der/des jeweiligen Vorgesetzten bzw. Dienststellenleitungen. (vgl. §§ 26 und 27 KDG).
Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r bzw. Dienststellenleiter/in oder ein von ihm/ihr beauftragte/r Weisungsbefugte/r entschieden hat, mit einem anderen, auf dem freien Markt verfügbaren Anbieter zu arbeiten (z.B. für Telefonkonferenzen) ergehen folgende Hinweise:
Nutzen Sie zur Registrierung Ihre dienstliche Mail Adresse ( BGV- bzw. Bistums-E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Pfarrbüros bzw. der kirchlichen Dienststelle/Einrichtung)
Achten Sie bitte darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, der ein EU-DSGVO bzw. KDG-konformes Produkt anbietet. Hinweise hierzu finden Sie in der jeweiligen Datenschutzerklärung. Der Unternehmenssitz und die Server des Anbieters sollte in Deutschland oder im europäischen Wirtschaftsraum liegen. Eine gültige ISO Zertifizierung ist ein weiteres positives Indiz für eine Vertrauenswürdigkeit. Businessversionen bieten oft höhere Sicherheitsstandards. Bitte erkundigen Sie sich unbedingt vorher in den AGBs und FAQs des Anbieters zu den Registrierungsmodalitäten und den personenbezogenen Daten, die an den Anbieter übertragen werden (z. B. IP Adresse, Telefonnummer, Name, Vorname).
Bei der Beauftragung des Anbieters kann der Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung notwendig sein, der die Voraussetzungen des § 29 KDG erfüllen muss.
Bitte prüfen Sie ob alle Inhalte und Informationen (Ihre personenbezogenen Daten UND die Gesprächsinhalte) vom Anbieter geschützt werden (z.B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Firewalls, NAT-Router, Verschlüsselung, SOC-2-Compliance und die Bereitstellung über IP VPN). Je sensibler die Inhalte der Telefonkonferenz desto höher der Schutzbedarf. Bitte nutzen Sie in diesen Fällen z.B. Pseudonyme, um die Identität der betroffenen Personen zu schützen (z.B. Frau S., Herr K., die Teilnehmer des Seminars).
Es können auch Kosten für die Teilnehmenden an Telefonkonferenzen entstehen. Bitte erkundigen Sie sich auch hierzu vorher in den AGBs und FAQs des Anbieters.
Die Einwilligung des Mitarbeiters zur Nutzung des privaten Telefons ist auch aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich. Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung der betroffenen Personen beruht. Sie bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.
Videokonferenzen müssen aus datenschutzrechtlicher Sicht zur Durchführung der jeweiligen Aufgaben erforderlich sein. Dabei sind unbedingt auch die Grundsätze der Datenverarbeitung (§ 6 und 7 KDG) zu beachten (= Rechtmäßigkeit, Datensparsamkeit, dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt). Deshalb ergeht die datenschutzrechtliche Empfehlung im Normalfall auf Videokonferenzen zu verzichten. Erforderlich können Videoberatungen, z.B. im Falle der Lebensberatung, sein. Hier stehen den Lebensberatungsstellen die erforderlichen Informationen und zertifizierten Anbieter zur Verfügung.
Heimarbeitsplatz und Datenschutz Switch
Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r entschieden hat, dass Sie von zu Hause aus arbeiten können und Ihr Antrag auf einen Fernzugang zum Bistumsnetzwerk vom SB 2 genehmigt wurde, beachten Sie bitte folgendes:
Sofern möglich die Unterlagen mit personenbezogenen Daten aller drei Datenschutzklassen in den Büros des BGV oder Ihrer Dienststelle einscannen und über das geschützte BGV-Netz an die dienstlichen E-Mail-BGV-Adressen der Kollegen/Kolleginnen im Home-Office senden.
Wenn Ihr/e Vorgesetzte/r entschieden hat, dass Sie die zur Arbeit benötigten Akten mit nach Hause nehmen müssen, bedürfen diese einer besonderen Sorgfaltspflicht. Die unberechtigte Kenntnisnahme dieser Akten durch Dritte muss ausgeschlossen werden.
Es empfehlen sich in diesem Fall besondere Schutzmaßnahmen, wie z.B.
Virtualisierter Arbeitsplatz über Fernzugriff im geschützten BGV- Netzwerk sowie die dienstliche Mailadresse zum Arbeiten nutzen,
Transport der Unterlagen in einem geschlossenen Umschlag oder einem anderen Behältnis,
nicht mehr mitnehmen als unbedingt erforderlich,
dienstliche Unterlagen sollen auch zu Hause sicher aufbewahrt werden, bestenfalls in einem abschließbaren Schrank,
das Arbeitszimmer sollte nach Möglichkeit separat, und, bei eigener Abwesenheit, abschließbar sein,
wenn der Partner/Kinder oder andere Dritte sich im Haus aufhalten, sollte der Computer auch bei kurzzeitigem Verlassen gesperrt werden,
sensibler und datenschutzkonformer Umgang mit der Vernichtung von Unterlagen und Ausdrucken, falls kein privater Schredder (keine Streifen bitte!) vorhanden ist, bitte Papiere mit zurück ins BGV bringen und über die silberne Tonne datenschutzkonform entsorgen (BITTE NICHT über den Hausmüll!!!)
im Einzelfall kann es erforderlich sein, dem Arbeitgeber und der zuständigen Datenschutzaufsicht zu Kontrollzwecken eine Zugangsmöglichkeit einzuräumen.
Die Übersichten zum Datenschutz als PDF - Download
Teil 3 - Videokonferenzen
Teil 2 - Telefonkonferenzen
Teil 1 - Datenschutz im Homeoffice
Datenschutzrechtliche Fragen richten Sie bitte gerne an Ihre Stabsstelle Betrieblicher Datenschutz, datenschutz(at)bgv-trier.de
oder datenschutz-pfarreien(at)bgv-trier.de (für Pfarreien)
oder datenschutz-telefonseelsorge(at)bgv-trier.de (für Telefonseelsorgestellen)
oder datenschutz-lebensberatung(at)bgv-trier.de (für Lebensberatungsstellen)
Hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bistums können sich im internen Mitarbeiterportal informieren. Dort sind auch alle Informationen und Rundschreiben bereitgestellt - auch spezielle Hinweise für das Bischöfliche Generalvikariat und die angeschlossenen Dienststellen. Wir stellen hier nur einige öffentliche Informationen zur Verfügung - zur schnellen Information.
Änderungen zu den Informationen vom 13. März sind kursiv kenntlich gemacht.
(neu 19.3.): Was kann ich tun, wenn ich aufgrund einer Vorerkrankung für mich eine Gefährdung sehe? Switch
Die Bedenken sollen dem Dienstvorgesetzten mitgeteilt werden. Dieser prüft, ob durch Homeoffice der Kontakt zu anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und damit die Gefährdung minimiert werden kann. Wenn Homeoffice nicht möglich ist, soll versucht werden, die Person zeitlich oder räumlich zu trennen. Dies kann durch Schichtarbeit oder Einzelbüros organisiert werden.
Eine Freistellung aufgrund der Gefährdung ist nicht möglich.
Bei besonderer Gefährdung ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom behandelnden Arzt vorzulegen. Unabhängig hiervon kann sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter durch Nutzung der Möglichkeiten des Arbeitszeitkontos, Inanspruchnahme von Erholungsurlaub oder Freistellung ohne Bezüge schützen, falls er dies für erforderlich hält.
Muss die/der Mitarbeitende seine Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig melden und den Grund der Erkrankung mitteilen? Switch
Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber rechtzeitig mitzuteilen und spätestens am vierten Tag seiner Erkrankung ein ärztliches Attest vorzulegen. Er ist aber nicht verpflichtet, auch die Art seiner Erkrankung mitzuteilen.
Bei einer Pandemie wie dem aktuellen Coronavirus ist eine derartige Mitteilungspflicht aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber gegeben. Diesem muss es schließlich ermöglicht werden, rechtzeitig entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen zu können.
(neu 17.3.) Welche alternativen Formen der Zusammenarbeit sind zu nutzen? Switch
Telefongespräche und –konferenzen (BGV-Telefonanlage: Während eines Anrufs auf „Weiter“ und „Konferenz“ drücken, weitere/n Teilnehmer/in anrufen, wiederholen um weitere Personen zum Konferenzruf hinzuzufügen)
Verstärkte Nutzung von Email-Verkehr
Nutzung des Intranets (Bildung von Share-Gruppen)
So weit wie möglich, sollen Aufgaben in Heimarbeit bearbeitet werden.
Zusammenkünfte von ganzen Arbeitsbereichen oder Abteilungen sind zu vermeiden, damit nicht im Falle einer Corona-Infektion die gesamte Personalbesetzung in Quarantäne muss.
Eine Option ist es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Arbeitsbereiches in zwei Teams einzuteilen, in denen jeweils alle notwendigen Funktionen und Arbeitsanforderungen abgedeckt sind. Im wochenweisen Wechsel arbeiten die Teams in Heimarbeit bzw. in Büropräsenz. Dabei dürfen die Mitglieder der Teams nicht überschneidend miteinander in persönlichen Kontakt treten, auch nicht privat.
In Büros mit Publikumsverkehr ist die Erreichbarkeit sicherzustellen. Der Publikumsverkehr selbst dagegen ist einzustellen.
Was ist zu tun, wenn im näheren Umfeld eine Coronaverdacht aufgetreten ist, aber noch keine Quarantänemaßnahme von Seiten des Gesundheitsamts angeordnet ist bzw. nur empfohlen wird? Switch
Wir möchten zum Schutz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Dienststellen Möglichkeiten der Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit nutzen. Die laut KAVO geltende Rahmenarbeitszeit wird aufgehoben zur Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsmöglichkeiten sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Dienststelle. Die Arbeitszeit kann damit in Absprache mit der/dem Vorgesetzten in ein Zeitfenster gelegt werden, indem möglichst wenig Publikumsverkehr und wenig Kontakte zu Personen gegeben sind.
Die Möglichkeiten von Heimarbeit sollen genutzt werden dort, wo es technisch (= Vorhandensein eines Token) machbar ist und dienstliche Belange nicht entgegenstehen.
Was passiert, wenn die Schule oder Kindertagesstätte wegen des Coronavirus geschlossen wird und die Kinderbetreuung durch die Eltern nicht gewährleistet werden kann? Switch
Nach allgemeinen Grundsätzen müssen sich die Eltern um eine anderweitige Betreuungsmöglichkeit bemühen. Haben sie keinen Erfolg, liegt für einen von ihnen ein Leistungshindernis nach § 275 Abs. 3 BGB vor, da es unter Umständen nicht zumutbar ist, das Kind allein zu Hause zu lassen.
Gemäß § 36 Abs. 3 KAVO stellt der Dienstgeber den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern drei Arbeitstage zur Klärung der Kinderbetreuung bei Kindern unter 14 Jahren bei Entgeltfortzahlung zur Verfügung. Lässt sich danach keine adäquate Betreuungsmöglichkeit finden, muss die weitere Betreuung über eigenen Urlaub, Nutzung der Möglichkeiten des Arbeitszeitkontos, Heimarbeit oder Freistellung ohne Bezüge geregelt werden. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihre/Ihren Vorgesetzte/n.
Welche Entgeltfortzahlung ergibt sich nach dem Infektionsschutzgesetz? Switch
Ist ein Mitarbeiter an einem Virus erkrankt, gelten die Bestimmungen gemäß § 25 Abs. 1 KAVO „Entgelt im Krankheitsfall“.
„Gemäß § 56 Abs. 1 IfSG erhält derjenige, der als Ausscheider, Ansteckungsverdächtiger, Krankheitsverdächtiger oder als sonstiger Träger von Krankheitserregern im Sinne von § 31 Satz 2 IfSG beruflichen Tätigkeitsverboten unterliegt oder unterworfen ist und dadurch einen Dienstausfall erleidet, eine Entschädigung in Geld. […]
Die Entschädigung erfolgt bis zu sechs Wochen lang in Höhe des regulären Gehalts. Dauert die behördliche Maßnahme länger als 6 Wochen, erhalten die Betroffenen eine Entschädigung in Höhe des Krankengeldes, das auch die gesetzliche Krankenkasse zahlen würde: Das sind 70 Prozent des Bruttogehalts, aber nicht mehr als 90 Prozent des Nettogehalts. Zudem ist die Summe auf 109,38 Euro pro Tag gedeckelt (Stand 2020).“
Quelle: BDA die Arbeitgeber, Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, Stand 17.02.2020
Im Übrigen besteht auch bei einer Pandemie kein genereller Anspruch auf Freistellung unter Fortzahlung des Entgeltes.
(neu 17.3.) Kann durch den/die Vorgesetze Urlaub angeordnet werden? Switch
Eine einseitige Urlaubsanordnung durch den Dienstgeber ist nicht möglich. Lediglich sofern der/die Mitarbeiter/in von sich aus Urlaub beantragt, kann und sollte dem stattgegeben werden. Letzteres könnte der Fall sein bei einer persönlichen Risikoabwägung.
Wer sind Ihre Ansprechpartner/-innen in wichtigen Fragen? Switch
Dies entnehmen Sie bitte dem Rundschreiben des Generalvikars an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom 13. März 2020 bzw. vom 17. März 2020 (erreichbar über das Mitarbeiter/innen-Portal)
(c) Foto: Bundesregierung
Die Bundesregierung hat eine "Corona-Warn-App" entwickelt. Alle Informationen und die Möglichkeit zum Download der App für Android- und Apple-Geräte finden Sie auf dieser Seite. Mitarbeitende können die App auf freiwilliger Basis auf ihren dienstlichen Mobiltelefonen installieren.
Gefährdungsbeurteilung Dienststellen (Stand: 27. Mai)
Bewertungskriterien zur Nutzung von Besprechungsräumen (Aktualisierter Stand 27. Mai 2020)
Schutzmaßnahmen in der Seelsorge im häuslichen Umfeld, in Einrichtungen, Kliniken und Hospizen
Hier finden Sie zum Download eine PDF mit
Hinweisen zu Schutzmaßnahmen in der Seelsorge im häuslichen Umfeld, in Einrichtungen/Kliniken/Hospizen
Hinweise zur notwendigen Seelsorge(nicht-priesterliche und priesterliche Dienste, Sterbebegleitung, Rituale und Sakramentenspendung) bei Schwerstkranken und Sterbenden in Einrichtungen/Kliniken/Hospizen, die NICHT an COVID-19 erkrankt sind
Hinweise zur notwendigen Seelsorge (nicht-priesterliche und priesterliche Dienste, Sterbebegleitung, Rituale und Sakramentenspendung) bei Patienten und Patientinnen, die an COVID-19 erkrankt sind und ausschließlich in Kliniken versorgt werden
Hinweise zu Schutzmaßnahmen in der Seelsorge im häuslichen Umfeld, in Einrichtungen/Kliniken/Hospizen
Allgemeine Informationen aus dem Bistum
Bitte informieren Sie sich zum aktuellen Stand und zu weiteren Dienstanweisungen und Regelungen auf unserer Themenseite zur Corona-Krise.

References: § 36
 § 36
 § 7
 § 6
 § 4
 § 4
 § 4
 § 31
 § 29
 § 275
 § 36
 § 25
 § 56
 § 31