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2.2 Mantener la documentación organizada de manera orgánica e integral que se genere como producto de las actividades del Programa. - PDF
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Guillermo Fernández Núñez
4 DIRECTIVA Nº -2009/DVMPEMPE/DN PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN, CUSTODIA, CONSERVACIÓN INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL DEL PROGRAMA DE EMERGENCIA SOCIAL PRODUCTIVO CONSTRUYENDO PERÚ I. OBJETIVO Orientar las acciones archivísticas para la organización, control, custodia, conservación y transferencia al Archivo Central de toda documentación generada por las unidades orgánicas y Oficinas Zonales del Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Perú (en adelante el Programa). II. FINALIDAD 2.1 Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos que generen las distintas unidades orgánicas y Oficinas Zonales en los archivos del Programa. 2.2 Mantener la documentación organizada de manera orgánica e integral que se genere como producto de las actividades del Programa. 2.3 Facilitar la localización de los documentos para obtener de forma inmediata la información requerida. 2.4 Preservar la conservación física del soporte y del texto de los documentos. III. ALCANCE La presente Directiva es de obligatoria aplicación a todas las unidades orgánicas de la Oficina Nacional y Oficinas Zonales del Programa. IV. BASE LEGAL 4.1 Decreto de Urgencia Nº , Creación del Programa de Emergencia Social Productivo A Trabajar Urbano. 4.2 Ley No , Ley que autoriza crédito suplementario en el Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2007 y dicta otras medidas - Vigésima Cuarta Disposición Complementaria y Final. 4.3 Resolución Ministerial Nº TR, que aprueba el Manual de Operaciones del Programa Construyendo Perú. 4.4 Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 4.5 Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. 4.6 Decreto Supremo Nº JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº Resolución Jefatural Nº AGN/J, que aprueba Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. 4
5 4.8 Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba la Directiva Nº AGN-DGAI. 4.9 Resolución Jefatural Nº AGN/J, que aprueba el Reglamento de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación. V. DEFINICIONES 5.1 Acervo Documentario: Es toda documentación e información (administrativa, contable, técnica, legal, etc.) generada por la Unidad Productora en cumplimiento de sus funciones. 5.2 Clase Documental: Es la clasificación que se otorga a los documentos: Técnicos o Administrativos. 5.3 Serie Documental: Conjunto de documentos que poseen características similares o comunes, por ejemplo: el mismo tipo de documento o asunto, así como la correspondencia (cartas, oficios, memos, informes, resoluciones, órdenes de compra, órdenes de servicio, etc.) 5.4 Tipo Documental: Es la pieza documental generada por una Unidad Productora que cuenta con contenido informativo y soporte homogéneos, por ejemplo: los Expedientes Técnicos, las Resoluciones con todos sus antecedentes, las órdenes de servicios con sus antecedentes, etc. El soporte del tipo documental no debe exceder de 200 folios. En dicho caso se deberá utilizar otro soporte. 5.5 Unidad de Archivamiento: Es el soporte del documento: files, archivos de palanca, cajas de archivo, etc. 5.6 Unidad Productora: Está constituida por las Unidades Orgánicas y Oficinas Zonales, según la estructura organizacional establecida en el Manual de Operaciones del Programa. 5.7 Volumen Documental: Es la cantidad de documentos que forman parte del Archivo de cada Unidad Productora, el cual se mide en metros lineales. VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. Organización y control de documentos: Es un proceso que consiste en el desarrollo de acciones para clasificar, ordenar, y signar los documentos generados por las Unidades Productoras del Programa con criterios comunes y con un tratamiento integral y organizado, facilitando la localización de la documentación generada Cada Unidad Productora deberá organizar el acervo documentario que produzca en función a la Clase Documental a la que pertenezca, utilizando para ello la unidad de archivamiento más apropiada. 5
6 Serie Documental En el caso que se utilice el fólder de palanca como unidad de archivamiento para archivar una Serie Documental (Archivo Administrativo) en el lomo del fólder de palanca se deberá consignar los siguientes datos, de conformidad con el Anexo Nº 01: a. El nombre o siglas de la Unidad Productora. b. Denominación de la Serie Documental (Oficios, Memorando, Memorando Circulares, Memorando Múltiples, Cartas, Informes Técnicos, Informes Legales, entre otros). c. El rango en el que se encuentra la numeración de los documentos que conforman la Serie Documental (número del primer y del último documento). d. El periodo de tiempo en el cual se emitieron los documentos que conforman la Serie Documental (fecha de emisión del primer y del último documento de la Serie Documental). e. El año de emisión de los documentos que conforman la Serie Documental. La serie documental no debe exceder de 200 folios. En dicho caso se deberá utilizar otra unidad de archivamiento. Tipo Documental La Unidad Productora deberá contar con un registro de cada Tipo Documental que genere, de forma tal que se permita su rápida ubicación. Cada Tipo Documental debe encontrarse en la unidad de archivamiento más apropiada, teniendo en consideración el volumen de información que contenga. El Tipo Documental deberá estar debidamente identificado, consignándose los siguientes datos: a. El nombre o siglas de la Unidad Productora. b. Denominación del Tipo Documental c. El año de emisión del Tipo Doumental. El tipo documental no debe exceder de 200 folios. En dicho caso se deberá utilizar otra unidad de archivamiento Adicionalmente, en el caso de las unidades técnicas u Oficinas Zonales, se deberá contar con un Archivo Técnico que contenga la documentación relativa a los proyectos, según la modalidad de intervención, la cual debe encontrarse ordenada conforme se describe a continuación (Anexo 2): a. Asistencia técnica: File 1: Modalidad del Concurso y Proyectos Especiales 1. Planos de la zona urbana delimitada por las municipalidades correspondientes. 2. Cartillas y reportes de las actividades realizadas durante la asistencia técnica según modalidad de intervención. 6
7 3. Cronograma de las actividades realizadas. b. Evaluación de proyectos: File 2: Modalidad del Concurso y Proyectos Especiales. 1. Reportes de cada una de las etapas debidamente firmadas. 2. Asignación de proyectos a evaluadores externos. 3. Reportes de proyectos controlados, de ser el caso. File 3: Modalidad del Concurso y Proyectos Especiales. 1. Proyecto preliminar (copia). 2. Formatos de la evaluación de elegibilidad. 3. Proyecto definitivo. 4. Formatos de la evaluación de viabilidad. 5. Documentos previos a la firma del convenio. 6. Copia fedateada del convenio. Sin perjuicio de la información señalada anteriormente, los files citados deberán contener toda la información solicitada en las Bases de las Convocatorias Regulares u otros Proyectos Especiales para que el proyecto sea declarado viable Conservación y custodia documental: Para mantener la integridad física de la unidad de archivamiento y el texto de los documentos, el responsable de los archivos de cada Unidad Productora deberá tener en consideración las siguientes medidas de preservación y conservación: a) La infraestructura que alberga el archivo de cada Unidad Productora debe ser de material noble, con buena iluminación y ventilación, sin conexiones eléctricas expuestas, sin lavaderos, baños y otros lugares que generen humedad. b) Las Unidades de Archivamiento deben ser almacenadas en anaqueles metálicos (ángulos ranurados) que tengan una separación mínima de 15 cm. con relación al piso. c) En el caso de emplear cajas archiveras tendrán que contar con las siguientes características: Largo: 38 cm., Ancho: 19 cm., Altura: 30cm. Material: Cartón prensado de 4mm., reforzado y forrado interior y exteriormente. Tapa y 2 anillos metálicos. d) Se debe contar con extintores de polvo químico seco. e) No deberá mantenerse depósitos de combustible, ceras o cualquier otro producto inflamable, en el ambiente en el que se mantenga el archivo. f) Revisión de los riesgos internos y externos del edificio: ubicación geográfica, muros de contención, canales de lluvias, paredes, techos, ventanas y posibles grietas, etc. g) Realizar una revisión general del sistema de energía eléctrica. La llave general deberá estar en perfecto estado. 7
8 h) Desactivar el sistema eléctrico al finalizar el día. i) Señalizar los ambientes con carteles en tamaños adecuados (pasadizos, zonas de riesgo, zonas seguras, etc.) y ubicación de extintores. j) Evitar obstáculos en pasadizos, puertas y escapes, para facilitar la evacuación. k) No colocar documentos en el piso, porque corren el peligro de desmoronarse y de humedecerse en caso de ocurrir una inundación. l) Elaborar un listado de las Series Documentales consideradas más valiosas, a fin de priorizar su evacuación en caso de suscitarse un siniestro de gran magnitud. m) Mantenerse enterados de la ubicación de: a) Las series documentales más valiosas, b) Llave general del sistema eléctrico y de agua potable y c) Caja de emergencia Transferencia de documentos La transferencia de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos del archivo de la Unidad Productora al Archivo Central del Programa, al vencimiento de los períodos de retención establecidos en los programas de control de documentos La Unidad de Logística, a través del Responsable del Archivo Central del Programa, formulará el cronograma anual de transferencia de documentos y lo remitirá a las Unidades Productoras Para la transferencia de documentos, preferentemente se utilizará como Unidad de Archivamiento las cajas de archivo, las mismas que deben contar con las características señaladas en el literal c) del numeral de la presente Directiva Como regla general en cada caja de archivo se empacará una serie documental, manteniendo el orden que tuvo en la Unidad Productora correspondiente En el caso de la transferencia de documentos de las Oficinas Zonales al Archivo Central del Programa, en función a su contenido, las cajas de archivo se clasificarán en: Archivo Administrativo: Serán considerados documentos administrativos todos los documentos correlativos de uso continuo, por ejemplo: Oficios, Memorando, Memorando Circulares, Memorando Múltiples, Cartas, Informes, entre otros. Archivo Técnico: Son los archivos que cada Oficina Zonal ejecuta en calidad de Proyectos, archivados en forma cronológica, numero de convenio y según los códigos de las Oficinas Zonales Las cajas de archivo que contienen la documentación a transferirse al Archivo Central del Programa, serán rotuladas en el lado frontal, de acuerdo a lo señalado en el Anexo 3 de la presente Directiva Concluida la transferencia de la documentación al Archivo Central de Programa, el Responsable del Archivo Central anotará en la parte central de cada caja de archivo el número correlativo que le corresponda dentro del archivo. Luego señalará en el 8
9 inventario de transferencia de documentos la ubicación de la unidad de archivamiento respectiva Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formulario de transferencia de documentos en original y dos copias, el mismo que será elaborado y remitido por el Responsable del Archivo Central de la Unidad de Logística a cada Unidad Productora El original del inventario servirá para organizar el inventario general de transferencia que será ordenado cronológicamente de acuerdo al ingreso de los documentos del archivo. La primera copia será archivada por el Responsable del Archivo Central de la Unidad de Logística y la segunda será devuelta a la Unidad Productora correspondiente. VII. RESPONSABILIDADES 7.1 Las sanciones a las personas que prestan servicios al Programa por infracciones en contra del patrimonio archivístico se regulan de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación, aprobado por la Resolución Jefatural Nº AGN/J. 7.2 La Oficina de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Logística verificará el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva. VIII. DISPOSICIÓN FINAL La presente directiva entrará en vigencia al día siguiente de su aprobación, encargándose a la Oficina de Administración y Finanzas su difusión. 9
10 Anexo 1 El nombre o siglas de la Unidad Productora (Dirección, Oficina, Unidad y Oficina Zonal. MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO xxx RESOLUCIONES xxxx Denominación de la Serie Documental (Oficios, Memorando, Memorando Circular, Memorando Múltiple, Cartas, Informes Administrativos - técnicos, de manejo interno y externo- Interinstitucional usuarios, otros) El número del volumen (cada volumen sólo puede contener un máximo de 200 folios) VOLUMEN I Del _ Al _ El rango en el que se encuentra la numeración de los documentos que conforman la Serie Documental (número del primer documento y del último) El periodo de tiempo en el cual se emitieron los documentos que conforman la Serie Documental (fecha de emisión del primer documento y del último documento de la Serie Documental). 200_ 10
11 Anexo 2 File Nº 1 y Nº 2 MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO Oficina Zonal Nombre de la Oficina Zonal Área de Asistencia Técnica y Evaluación.. FILE Nº. Volumen Nº Indicar la etapa (Asistencia Técnica o evaluación de proyecto) incluir las siglas R o PE según corresponda, ejm: Asistencia Técnica R. Evaluación de Proyectos - PE Para el caso de la modalidad de concurso indicar el Nº de Convocatoria y para la modalidad de Proyectos Especiales indicar el Nº de intervención por año, Ejm: XI Convocatoria, 1ª Intervención de Proyectos Especiales 200X Folios: del. al. 200_ 11
12 File Nº 3 MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO Oficina Zonal Área de Asistencia Técnica y Evaluación.. FILE Nº. Volumen Nº.. Folios: del. Al. 200_ Nombre de la Oficina Zonal Indicar la etapa (Asistencia Técnica o evaluación de proyecto) incluir las siglas R o PE según corresponda, ejm: Asistencia Técnica R. Evaluación de Proyectos - PE Para el caso de la modalidad de concurso indicar el Nº de Convocatoria y para la modalidad de Proyectos Especiales indicar el Nº de intervención por año, Ejm: XI Convocatoria, 1ª Intervención de Proyectos Especiales 200X Indicar Nº de convenio según modalidad de intervención. 12
13 Denominación de la Serie Documental (Oficios, Memorando, Memorando Circular, Memorando Múltiples, Cartas, Informes Administrativos - técnicos, de manejo interno y externo- Interinstitucional usuarios, otros) MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO XXX Oficio/ Carta / xxx El nombre o siglas de la Unidad Productora (Dirección, Oficina, Unidad, Oficina Zonal).. Indicar si se trata de Archivo Administrativo o Técnico Del _ Al _ 200_ Nº DE CAJA 1 El rango en el que se encuentra la numeración de los documentos que conforman la Serie Documental (número del primer documento y del último) Anexo 3 13
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