Source: http://www.coomultrasan.com.co/institucional/secciones-53-s/politica-de-tratamiento-de-datos.htm
Timestamp: 2018-01-20 14:33:53+00:00

Document:
Coomultrasan Multiactiva - INSTITUCIONAL [ Política de Tratamiento de Datos ]
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LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE SANTANDER - COOMULTRASAN, -en adelante Coomultrasan- con NIT 890.201.063-6, asociación cooperativa sin ánimo de lucro, legalmente constituida según escritura pública No.1022 del 9 de mayo de 1963 de la notaria primera del circulo de Bucaramanga, con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga en la Carrera 35A No.48 – 57 (Bucaramanga), es responsable del tratamiento de los datos personales, por lo que pone presente a toda la comunidad la política de tratamiento de la información, que regirá la gestión de los datos personales contenidos en las bases de datos en las cuales ostente la calidad de responsable o encargado del tratamiento.
CAPÍTULO I DISPOSICIONES
De conformidad con la ley 1581 de 2012, artículos 15 y 20 de la Constitución Política se extiende el presente documento con el fin de definir y estructurar en Coomultrasan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
La presente política será aplicada de manera específica para el tratamiento de datos de carácter personal que realice Coomultrasan.
Entiéndase por base de datos según la ley el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; y por dato personal debe entenderse cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Las Políticas contenidas en el presente documento aplican a todas las bases de datos que maneja Coomultrasan, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
Lo anterior, debe interpretarse bajo las excepciones que la ley 1581 de 2012 ha establecido mediante su artículo 2.
De manera específica se da cumplimiento al artículo 13 del decreto 1377 de 2013. La política es el reflejo de Coomultrasan por adoptar una cultura organizacional que respete la privacidad de las personas de las cuales se tiene información personal.
Coomultrasan define los siguientes conceptos para facilitar la interpretación de la presente política.
Asociados: Persona natural o jurídica que, mediante el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la Cooperativa, se vincula a la entidad y se beneficia de los servicios y programas sociales que desarrolla.
Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectué cualquier tipo de trámite o solicitud ante Coomultrasan a cuenta de quien autoriza.
Interesados: Personas naturales o jurídicas que han entregado información de contacto y que se encuentran interesadas en la asociación, o compra de productos y/o servicios ofrecidos por Coomultrasan.
Cliente: Persona natural o jurídica que ha adquirido algún tipo de producto ofrecido por Coomultrasan, y que reconoce que su información puede ser utilizada para ofrecer cobro de obligaciones económicas, ofrecimiento de descuentos, promociones de productos y/o servicios adicionales, servicios pos venta e invitación a eventos organizados o patrocinados por Coomultrasan.
Deudor solidario: El deudor solidario es una persona –natural o jurídica-, que respalda la obligación adquirida por el asociado o por el deudor principal. Para los efectos de la presente política, los derechos y obligaciones del asociado o deudor principal se extienden al deudor solidario en cuanto al tratamiento de su información personal.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de Coomultrasan, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Coomultrasan, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.
Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por Coomultrasan para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que Coomultrasan realiza cualquier tipo de tratamiento.
Usuario: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser asociados, COOMUTRASAN les presta un servicio (distintos a los financieros).
Usuario de salud: Son aquellas personas naturales que por remisión de su Entidad Promotora de Salud, Administradora de Riesgos Laborales, Aseguradora o de manera particular acude a Coomultrasan para recibir atención en salud.
Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes físicas de Coomultrasan y que son captados por el sistema interno de video vigilancia. Con su ingreso aceptan que pueden ser grabados, con las condiciones que más adelante se señalan.
COOMULTRASAN realiza el tratamiento de los datos personales base en los principios que consagra la Ley 1581 de 2012, a saber:
a) Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por COOMULTRASAN debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
d) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COOMULTRASAN en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley;
f) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Coomultrasan actúa bajo el principio de buena fe consagrado en la Constitución Nacional, y asimismo, espera que sus titulares lo hagan, especialmente cuando entregan datos personales, se presume que son veraces, y cuando suministran datos de terceros (referencias, conyugues, entre otros).
CAPÍTULO II AUTORIZACION
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales lo siguiente: a) Quién recopila la información (responsable o encargado) b) Qué recopila (datos que se suministren) c) Para qué recoge los datos (las finalidades). d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados, e) Si se recopilan datos sensibles.
El cliente, usuario, asociado, proveedor, y demás personal relacionado con Coomultrasan, denominado en este documento como el titular, deberá previamente manifestar la aceptación para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por cuenta de Coomultrasan.
Esta manifestación del cliente, usuario, asociado, proveedor, y demás personal relacionado con la Cooperativa deberá hacerse de manera expresa, libre, voluntaria.
COOMULTRASAN, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, deberá disponer de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La Autorización que confiere el Titular se hará para los fines que la norma contiene.
La autorización que conceda el titular, deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Los datos personales suministrados directamente por el titular, se presumen veraces aprendiendo al principio de buena fe, estipulado en la Constitución Nacional en el artículo 83.
Coomultrasan hizo efectivo en el año 2013 el mecanismo alternativo para legitimar el tratamiento de los datos personales del que habla el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
ARTÍCULO 9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
Llevar a cabo el proceso de vinculación de los diferentes asociados.
Llevar a cabo la gestión, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual o laboral así como mantenimiento de históricos de relaciones comerciales por los plazos legalmente establecidos.
Compilar y actualizar los datos personales de los titulares identificados al interior de la Cooperativa.
Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad y salud en el trabajo.
Realizar consultas y reportes en las centrales de información, entidades de consulta de bases de datos, operadores de información o ante otras entidades con las que pretenda establecer alianzas o vínculos con el fin de verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios, en especial sobre el nacimiento, modificación, extinción de obligaciones contraídas por el asociado, titular de la obligación y su deudor solidario.
Contactar a las referencias de los titulares de la obligación y sus codeudores en los eventos en que no haya sido posible el contacto directamente.
Reportar ante los operadores de información de que trata la ley 1266 de 2008 el estado del cumplimiento (positivo o negativo) de las obligaciones económicas derivadas de obligaciones económicas.
Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
Informar a los asociados y empleados sobre los cambios reglamentarios y citaciones a los eventos que se organicen.
Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
Capturar imágenes de los visitantes en general que se encuentren en locaciones de Coomultrasan con fines de seguridad.
Capturar imágenes de los asistentes a eventos que se organicen o patrocinen con fines de registro y difusión de la actividad.
Establecer la condición de asegurabilidad del asociado/cliente o titular de obligaciones económicas ante Coomultrasan.
Dar trámite a la reclamación del titular de obligaciones económicas asegurado, de acuerdo a las políticas de aseguramiento ante un tercero asegurador debidamente constituido acorde a la legislación vigente.
Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso con los dispositivos tecnológicos provistos por Coomultrasan para el desarrollo de las funciones de los trabajadores y proveedores.
Finalidades del Tratamiento – Unidades de Salud
Adicional a las anteriormente mencionadas, Coomultrasan utiliza la información de sus usuarios de salud para asegurar la adecuada prestación de los servicios de salud, facturar los servicios de salud a las entidades promotoras de salud, ARL´s, aseguradoras y entidades responsables del pago; diligenciar el Registro Individual de la Prestación de los Servicios de Salud (RIP´S), adelantar procesos de auditoria asistencial, campañas de promoción y prevención y en el desarrollo de las políticas de salud pública. Estos pueden ser utilizados para:
Dar atención oportuna y de calidad en la prestación de los servicios de salud del primer nivel de atención (baja y mediana complejidad) en las unidades de salud de Coomultrasan. Esta finalidad por su condición especial, es reglamentada de manera detallada en capítulos posteriores.
Realizar actividades relacionadas con la prestación de los servicios de salud en desarrollo de su propósito misional y que incluye pero no se limita a actividades de información, comercialización, facturación, recaudo, estadísticas y gestión de quejas, peticiones y reclamos; así mismo, para las actividades propias relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud y demás normas legales y reglamentarias que lo regulan.
Contactar a los usuarios a través de medios telefónicos (fijo, celular), físicos, personales y/o digitales (SMS, Chat, correo electrónico y demás medios que así puedan considerarse) para aspectos relacionados con la prestación de los servicios de salud
Enviar notificaciones de cambios o mejoras en los procesos de prestación de los servicios de salud, nuevos servicios e información considerada de interés en salud.
Consolidar bases de datos propias de la prestación del servicio que permitan adelantar investigaciones, análisis estadísticos, estudios de riesgos y el desarrollo de nuevos servicios y/o productos, de acuerdo con la normatividad vigente.
ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos, como el caso de los trabajadores, asociados, usuarios de salud, clientes, proveedores, entre otros.
No obstante lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
Para la adecuada prestación de servicios de salud, será necesario que el equipo de salud conozca datos sensibles de los usuarios, sin embargo, el usuario al momento de la recolección de los mismos durante los procesos de atención asistencial, tiene el derecho de abstenerse a suministrarlos o responder las preguntas relacionadas con este tipo de datos. No obstante, la efectiva atención en salud estará supeditada al conocimiento de los datos clínicos del usuario, diagnósticos, antecedentes, hábitos e historial clínico.
ARTÍCULO 11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION
En aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, Coomultrasan pone a disposición los siguientes canales de atención para recepcionar las consultas y reclamos que formulen los titulares en relación con la protección de sus datos personales:
El titular podrá hacer su consulta a COOMULTRASAN por medio de la Página web www.coomultrasan.com.co;
Por escrito a la siguiente dirección: Carrera 35ª # 48 – 57 (Cabecera – Bucaramanga, Santander) dirigido a la oficina de mercadeo.
Por correo electrónico a la dirección servicioalcliente@coomultrasan.com.co bajo el Asunto “Protección de datos personales”, para la recepción digital de los documentos que contengan la consulta o el reclamo.
Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando Coomultrasan determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
Si el titular se halla inconforme con la respuesta recibida o considera que la misma no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la notificación de la respuesta para pedir que sea revaluada en los casos en que haya sido desfavorable a sus intereses.
Estar dirigida a Coomultrasan Multiactiva
Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
El responsable designado para recepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares es el área de Mercadeo, con apoyo del Área Jurídica y del Oficial de Protección de Datos.
ARTICULO 13. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION
COOMULTRASAN garantiza la seguridad de la información suministrada por el titular y diseñara los mecanismos idóneos para este fin bajo la observancia del Principio de seguridad que dispone que la información sujeta a Tratamiento por el responsable que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; igualmente se atenderá al Principio de confidencialidad según el cual todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012.
CAPITULO IV GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ARTICULO 14. ALCANCE DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR LOS ASPIRANTES A CARGOS.
Cuando los titulares suministren hojas de vida de manera virtual o física sin estar frente a una convocatoria, se entenderá que han autorizado el tratamiento de sus datos personales, bajo la conducta inequívoca establecida en el decreto 1377 de 2013 cómo forma de autorización.
Los aspirantes a ocupar un cargo en Coomultrasan, al momento de entregar su hoja de vida y soportes durante el proceso de selección de personal, deberán acompañar la respectiva autorización para el tratamiento de su información personal de acuerdo con las finalidades previamente enunciadas. Con la entrega de la hoja de vida, el aspirante da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.
ARTICULO 15. RELACIÓN LABORAL.
Los aspirantes a ocupar un cargo en la empresa, durante el proceso de selección de personal, deberán acompañar la respectiva autorización para el tratamiento de su información personal de acuerdo con las finalidades previamente enunciadas.
Para el correcto desarrollo de los procesos de selección y contratación de personal, Coomultrasan requiere recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos. Por lo anterior, las únicas finalidades del tratamiento corresponden a la ejecución de las actividades propias de la vinculación laboral, la capacitación, el desarrollo del contrato, el bienestar del personal y en general la gestión del talento humano.
CAPITULO V BASES DE DATOS ESPECIALES
ARTICULO 16. IMÁGENES POR VIDEOVIGILANCIA. Coomultrasan podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes u oficinas. La existencia de estos mecanismos se informa a los visitantes y distintos titulares cuya imagen es capturada, a través de anuncios de video vigilancia ubicados de manera estratégica en sitios visibles para su fácil identificación. El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime, tales como baños o áreas privadas.
El sistema es utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, e instalaciones. La información capturada podrá ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades judiciales o administrativas con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
ARTICULO 17. INFORMACIÓN DE SALUD. Coomultrasan realiza tratamiento de historias clínicas, que se entiende cómo “Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por el paciente, terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.”
En algunos casos Coomultrasan es Responsable de esta información o Encargado del tratamiento, según la calidad jurídica que le atiende. De cualquier manera, siempre se respeta la Resolución 1995 de 1999.
Para esta base de datos, las finalidades se circunscriben al otorgamiento de servicios de salud (de primer nivel de baja y mediana complejidad) en las mejores calidades, su evaluación posterior, medición y mejora continua, así como el seguimiento de las disposiciones contenidas en la citada resolución.
Los usuarios interesados en consultar sus historias clínicas pueden presentar solicitudes de copia de manera personal o autorizando a un tercero conforme al procedimiento definido por Coomultrasan.
El interesado deberá tener en cuenta que los datos de la historia clínica son reservados y que únicamente los suministrará a quien el paciente autorice, sin detrimento de las excepciones de ley.
ARTICULO 18. INFORMACIÓN DE EVENTOS. Coomultrasan constantemente realiza o participa en eventos que persiguen el otorgamiento de rifas, beneficios o situaciones similares a los asociados, usuarios, clientes, o interesados. En estos eventos, se toman evidencias fotográficas de los asistentes, por lo que Coomultrasan en respeto de la presente política, informa de dicha acción mediante avisos de privacidad exhibidos en presentaciones, pendones o similares, o por comunicaciones verbales. De cualquier manera, la información que se publica no pretende identificar a los titulares en particular, sólo guardar evidencia del evento.
CAPITULO VI RESPONSABILIDAD DE COOMULTRASAN FRENTE A LA INFORMACIÓN DE SALUD Y EN GENERAL DATOS SENSIBLES
ARTICULO 19. RECOLECCIÓN, TIPO Y FINALIDAD DE DATOS DE SALUD. Coomultrasan obtiene datos de sus usuarios en ejercicio de la prestación de sus servicios de salud; así mismo, obtiene información recopilada a través de transmisión voluntaria del usuario en los procesos de atención asistencial; datos considerados de carácter sensible. Esta información sólo es utilizada para la adecuada prestación de los servicios de salud. Coomultrasan Multiactiva en los diferentes formatos que suscriben los usuarios, informa de las condiciones del tratamiento de datos personales, de acuerdo a la normatividad aplicable y lo definido en el Artículo 8 de esta política, así como también emplea el uso de avisos visibles en las sedes de atención. Las finalidades de los datos de salud se especifican en el Artículo 9 de esta política.
PARÁGRAFO: Cuando Coomultrasan recolecte datos personales con el propósito de suministrarlos a entidades administrativas en ejercicio de sus funciones, no será necesaria la autorización de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Coomultrasan en ejercicio de su propósito misional en salud maneja datos sensibles de los titulares; y prohíbe a sus trabajadores, colaboradores, contratistas, y en general a toda persona con acceso a esta información, divulgar datos considerados de carácter sensible de acuerdo a la ley y normatividad vigente, tales como origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de menores de edad.
En todo caso, el usuario al momento de la recolección de los mismos durante los procesos de atención asistencial, tiene el derecho de abstenerse a suministrarlos o responder las preguntas relacionadas con este tipo de datos.
ARTICULO 20. DE LA RELACIÓN DE DATOS CON LAS EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD- ARL-ASEGURADORAS Y EN GENERAL CLIENTES INSTITUCIONALES. Cuando Coomultrasan en el marco de un contrato o convenio institucional actúa en calidad de Institución Prestadora de Salud –IPS, accede a los datos personales de los usuarios afiliados, en razón a que una Entidad Promotora de Salud, Aseguradora, Administradora de regímenes especiales de salud, Administradora de Riesgos Laborales o cualquier otra entidad, previamente los recolecto. En tal sentido, Coomultrasan cumplirá los deberes que le son atribuibles en calidad de encargado del tratamiento, mientras que el Responsable se encuentra obligado a recolectar las autorizaciones, e informar cualquier novedad frente al cese del tratamiento. En este sentido, debe atenderse a la ponderación entre el derecho a la protección de datos personales, y el de la salud y vida de los usuarios.
ARTICULO 18. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
ARTICULO 19. VIGENCIA DE LA PTI. El presente política rige a partir del día 28 de julio de 2013. En el año 2016, mes de Octubre sufrió una modificación sustancial y fue informado previamente a los titulares por correos electrónicos masivos y avisos en la página web.

References: artículo 2
 artículo 13
 artículo 83
 artículo 10

ARTÍCULO 9

ARTÍCULO 10

ARTÍCULO 11

ARTÍCULO 12
 Resolución 
 Artículo 8
 Artículo 9
 artículo 10