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Timestamp: 2020-07-04 12:01:09+00:00

Document:
Resolución de 14 de diciembre de 2018, de la Subsecretaría, por la que se publican dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y se aprueban y actualizan los correspondientes calendarios de conservación de series documentales del departamento
En su sesión del día 13 de diciembre de 2017, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emitió nuevos dictámenes favorables tanto a las propuestas relativas a series comunes presentadas por el Grupo de Trabajo de Series Comunes, que afectan a este Departamento y a diferentes organismos vinculados al mismo; como las presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Archivos Históricos Provinciales, alguna de las cuales puede afectar también a determinadas Unidades vinculadas al Departamento, por referirse a series documentales cuya tramitación correspondió, en un determinado corte cronológico, a las Direcciones Provinciales del antiguo Instituto Nacional de Previsión (INP), de las cuales puede aún quedar testimonio en los archivos de las Direcciones Provinciales del Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS).
Dictámenes favorables a propuestas presentadas por los Grupos de Trabajo de Valoración de Series Comunes y de Archivos Históricos Provinciales, creados en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos:
– CSCDA 78/2017 Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: transportes (223) (1935 - […]).
– CSCDA 79/2017 Expedientes económicos de gasto: Gastos corrientes en bienes y servicios: Gastos diversos (Publicidad y Propaganda) (226. 02) (1984 - […]).
– CSCDA 80/2017 Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: Gastos diversos; jurídicos, contenciosos (226.03) ([1888] - […]).
– CSCDA 81/2017 Expedientes de elaboración de disposiciones generales (1834 - […]).
– CSCDA 56/2017 Expedientes de reconocimiento, valoración y calificación del grado de discapacidad (1970- fecha de transferencia CCAA) // Direcciones Provinciales del INP (1970-1978).
Segundo. Autorizar las eliminaciones y transferencias aplicables en virtud de los calendarios de conservación a los que se refiere el apartado primero de esta Resolución, sujetas a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en los dictámenes.
a) El Archivo Central y todos los organismos de los servicios centrales, periféricos o en el Exterior del Ministerio Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.
c) Las unidades que, con dependencia orgánica de otros Departamentos de la Administración General del Estado, custodien documentación generada en el ejercicio de competencias bajo dependencia funcional del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, y a la que sean de aplicación dichos dictámenes.
Cuarto. Las transferencias resultantes de la aplicación de estos dictámenes al Archivo Central del Ministerio de Empleo y Seguridad se harán conforme a las Instrucciones sobre la transferencia de documentos administrativos al Archivo Central del Departamento y sobre su consulta y préstamo internos aprobadas por Resolución de la Subsecretaría de Trabajo e Inmigración de 10 de mayo de 2010, y a las Instrucciones de esta Subsecretaría de 21 de octubre de 2013, por las que se modifican y complementan provisionalmente las anteriores. Las transferencias de servicios periféricos del Ministerio que deban realizarse a los Archivos Históricos Provinciales, conforme a lo previsto en el artículo quinto del Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil, y a lo dispuesto en el artículo 12 del citado Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, se realizarán según las normas para transferencias existentes en el respectivo Archivo Histórico provincial o centro análogo que desempeñe esas funciones y, supletoriamente, conforme a las referidas Instrucciones, en lo que resulte de aplicación.
Quinto. Las eliminaciones de documentos en papel resultantes de la aplicación de estos dictámenes se realizarán conforme a las Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la Administración General del Estado de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf) y a las Instrucciones provisionales para la eliminación de documentación administrativa disponibles en la Intranet del Departamento. Conforme al artículo 7, apartado 3 del Real Decreto 1164/2002, se deberá hacer llegar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de diez días desde las actuaciones, un ejemplar del acta de destrucción, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación eliminada en metros de estantería y régimen de custodia interna o externa de la documentación, así como de los demás requisitos recogidos en dicho artículo 7, apartado 1.e) del referido Real Decreto, conforme al modelo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos disponible en su web y en la Intranet del Departamento (Inicio>Estudios, Bibliotecas y Archivos>Archivo>Calendario de conservación>Instrucciones y formularios de eliminación de documentación administrativa):
Dictamen CSCDA Clasificación/Serie documental Selección Transferencia Acceso
Muestra a conservar Regla
1.01 Gobierno y Dirección.
1.01.03 Gestión de la política normativa y otros instrumentos jurídicos.
1.01.03.02 Tramitación de los proyectos normativos.
81/2017 Expedientes de elaboración de disposiciones generales (1834 – […]).
a) Vicesecretaría General Técnica y Subdirección General de Relaciones con CC. AA e Informes sobre S.S. e Inmigración y Emigración:
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento. CT CT CT Sí 10 Central L1
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por otros ministerios en los que el departamento sea coproponente.
– Disposiciones generales elaboradas por otros Departamentos. ET 5 años ET – – –
b) Oficialía Mayor:
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento como proponente/coproponente: ejemplar del R.D. aprobado en Consejo de Ministros. CT CT CT Sí 10 Central
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por otros departamentos: ejemplar del R.D. aprobado en Consejo de Ministros. ET 5 años ET – – –
c) Otras Unidades y organismos vinculados (centros proponentes):
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento: si el informe preceptivo de la SGT consta en el expediente de la Vicesecretaría General Técnica o de la Subdirección General de Relaciones con CC. AA e Informes sobre S.S. e Inmigración y Emigración. ET 5 años ET – – –
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento: si el informe preceptivo de la SGT no consta por algún motivo en el expediente de la Vicesecretaría General Técnica o de la Subdirección General de Relaciones con CC. AA e Informes sobre S.S. e Inmigración y Emigración pero se conserva en el Centro directivo que propone la disposición. CP – Conservación parcial del informe preceptivo de la SGT y (en su caso)del R.D. aprobado en Consejo de Ministros y diligenciado por el Ministerio de la Presidencia; eliminación del resto del expediente. 5 años Ver Regla conservación Muestra 10 Central
– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por otros ministerios en los que el departamento sea coproponente. ET 5 años ET – – –
d) Cualquier Unidad.
– Expedientes de disposiciones tramitados antes de la Ley de Procedimiento Administrativo de 17/07/1958. CT CT CT Sí 10 Central
78/2017 Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: transportes (223) (1935 – […]) //. Unidades de administración financiera y gestión económica, unidades con capacidad de contratación / gestión de gasto: S.G. de Administración Financiera; Cajas Pagadoras y subcajas adscritas a otras unidades y centros directivos; pagadurías, cajas y habilitaciones de organismos autónomos; Unidades Administrativas responsables del Fondo de Maniobra / Cajas pagadoras de Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social; Intervención Delegada en el MITRAMISS; Intervención General de la Seguridad Social.
Conservación total de documentación anterior a 1940*. Eliminación total del resto (ET) a partir de los 10 años, salvo muestra anual de un expediente. 15 (1) No – – L
79/2017 Expedientes económicos de gasto: Gastos corrientes en bienes y servicios: Gastos diversos (Publicidad y Propaganda) (226. 02) (1984 – […])//. Unidades de administración financiera y gestión económica, unidades con capacidad de contratación / gestión de gasto: S.G. de Administración Financiera; Cajas Pagadoras y subcajas adscritas a otras unidades y centros directivos; pagadurías, cajas y habilitaciones de organismos autónomos; Unidades Administrativas responsables del Fondo de Maniobra / Cajas pagadoras de Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social; Intervención Delegada en el MITRAMISS; Intervención General de la Seguridad Social.
Conservación total de documentación anterior a 1940*. Eliminación total del resto (ET) a partir de los 10 años, salvo muestra anual de un expediente de cada modalidad (propaganda, publicidad y publicaciones). 7 (2) No – – R
80/2017 Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: Gastos diversos; jurídicos, contenciosos (226.03) ([1888] – […]) //. Unidades de Gestión Económica. Puede afectar también en la fase de propuesta de gasto a: Unidades de apoyo / asesoramiento jurídico; Unidades de tramitación y propuesta de recursos; Unidades de Recursos Humanos; Intervenciones Delegadas y similares (Unidades de Gestión Económica: S.G. de Administración Financiera; Cajas Pagadoras y subcajas adscritas a otras unidades y centros directivos; pagadurías, cajas y habilitaciones de organismos autónomos; Unidades Administrativas responsables del Fondo de Maniobra / Cajas pagadoras de Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social; Intervención Delegada en el MITRAMISS; Intervención General de la Seguridad Social).
Conservación total de documentación anterior a 1940*. Eliminación total del resto (ET) a partir de los 15 años, salvo muestra anual de un expediente. 15 (2) No – – R
2.03 Seguridad Social.
2.03.09 Servicios Sociales de la Seguridad Social.
56/2017 Expedientes de reconocimiento, valoración y calificación del grado de discapacidad (1970– fecha de transferencia CCAA) // Direcciones Provinciales del INP (1970–1978).
Eliminación total (ET) a los 5 años desde la fecha de defunción del titular; o a los 100 años desde el inicio del expediente. 5/100 1 expediente anual Muestra 5 Central R
Abreviaturas: CSCDA: Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos; INSHT: Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo; SEPE: Servicio Estatal Público de Empleo; CT: conservación total (conservación permanente); EP: Eliminación parcial; ET: Eliminación total; L: Acceso libre para cualquier solicitante sin necesidad de acreditar especial derecho o interés; R: El acceso requiere solicitud previa (requiere la previa valoración de los derechos concretos del solicitante; la información contenida en la documentación, legislación aplicable al caso e intereses dignos de atención en juego).
Muestra: Expedientes anteriores a 1940 y un expediente anual en cada Unidad, que se trasferirán al Archivo Central/Histórico Provincial correspondiente en intervalos de 5 años.
Salvo supuestos de inadmisión a trámite comprendidos en el artículo 18 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

References: Resolución 
 artículo 12
 Real Decreto 
 artículo 7
 Real Decreto 
 artículo 7
 artículo 18