Source: https://www.audatis-manager.de/funktionen/
Timestamp: 2020-03-28 20:14:01+00:00

Document:
Datenschutzmanagementsystem effizient und effektiv - audatis MANAGER
Funktionen des audatis MANAGER
Wir bieten Ihnen ein Datenschutzmanagementsystem mit umfangreichen Funktionen
Mit folgenden Funktionen bietet der „audatis MANAGER“ den Nutzen, Ihr Datenschutzmanagement effizienter und effektiver durchzuführen
Auftragsverarbeitungen (AV) und AV-Vereinbarungen (AVV)
Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Auftragsverarbeitungen (AVV) und dokumentieren Sie bei Bedarf automatisch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für den Auftragsverarbeiter.
Beschreiben Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung und nutzen Sie dafür zahlreiche Vorlagentextbausteine zur schnelleren Bearbeitung.
Erstellen Sie ein gesetzeskonformes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und nutzen Sie dieses als zentrale Dokumentationsstelle in Ihrem Datenschutzmanagementsystem.
Mit unserem E-Learning können Sie webbasierte Datenschutzschulungen direkt mit den enthaltenen Inhalten durchführen oder diese an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Organisieren Sie alle Tätigkeiten im Datenschutz gemeinsam und verteilen Sie Aufgaben an die Fachverantwortlichen und sonstige Beteiligte.
Mit dem Maßnahmen- und Projektplan behalten Sie die Übersicht und verwalten alle Arbeitspakete in Ihrem Datenschutzmanagementsystem.
Mit unserem Assistenten für Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle melden Ihre Mitarbeiter diese intern und Sie behalten die Meldefristen für die Aufsichtsbehörden im Blick.
Verwalten Sie alle Arten von Betroffenenanfragen (z.B. Auskunft, Löschung, Widerruf) und beantworten Sie diese zentral mit wenig Aufwand durch unsere Vorlagen.
Dokumentieren Sie an zentraler Stelle alle datenschutzrelevanten Informationen, Schulungen und Verpflichtungen Ihrer Mitarbeiter.
Erstellen Sie einfach Berichte (z.B. Tätigkeitsberichte) und greifen Sie dabei automatisch auf Informationen und KPIs Ihres Datenschutzmanagementsystems zu.
Sie können alle Aktivitäten des (externen) Datenschutzbeauftragten erfassen und darüber Auswertungs- und Abrechnungsinformationen exportieren.
Mit der Dateiablage lässt sich eine zentrale Datenspeicherung und ein sicherer Datenaustausch zwischen den Benutzern des audatis MANAGERs ermöglichen.
Über das sichere Nachrichtensystem lassen sich Informationen sicher austauschen, auch wenn keine verschlüsselten E-Mails genutzt werden können.
In der Group-Version können Sie beliebig viele Mandanten verwalten und Vorlagen an zentraler Stelle pflegen und mandantenübergreifend nutzen.
Verwalten Sie alle Arten von Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen und erstellen Sie mit unserem Assistenten die notwendigen Vereinbarungen hierfür.
Führen Sie bequem die Abwägung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten durch und erhalten Sie dabei automatisch die notwendige Dokumentation.
Der audatis MANAGER lässt sich derzeit in deutscher und englischer Benutzersprache nutzen und unterstützt mit UTF-8 alle gängigen Sprachen zur Datenschutz-Dokumentation.
Ihnen stehen die aktuellsten Gesetzestexte auf Basis der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und weiterer Datenschutzgesetze zur Verfügung.
Bei uns werden alle Daten verschlüsselt übertragen und auch innerhalb der Datenbank verschlüsselt gespeichert.
Verwalten Sie interne und externe Benutzer und legen Sie für diese individuelle Rollen und Rechte ganz nach Bedarf fest.
Mit unserem Generator erstellen Sie individuelle Datenschutzerklärungen für Ihre Internetseiten.
Verwalten Sie alle Mitarbeiter - auch ohne Benutzerzugang - und erstellen Sie für diese notwendige Dokumentationen oder laden Sie diese zum E-Learning ein.
Verknüpfen Sie das Datenschutzmanagement mit Ihrem IT-Inventar für eine einfache Steuerung Ihrer Informationssicherheit und Verwaltung der Firmenwerte.
Sie erhalten von uns über 200 Vorlagentextbausteine aus dem Datenschutz für eine einfache Bearbeitung und können diese beliebig bearbeiten und erweitern.
Führen Sie Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) samt Risikomanagement direkt im audatis MANAGER durch.
Digitalisieren Sie den Umgang mit Einwilligungen und Widerrufen und lassen Sie diese durch die Betroffenen online erledigen.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiternachweise z.B. zur Verpflichtung auf den Datenschutz, die Einhaltung von Richtlinien u.a. revisionssicher online bestätigen.
Zur Dokumentation Ihrer Aktivitäten als Datenschutzbeauftragter bietet die Software Ihnen die Möglichkeit, alle durchgeführten Tätigkeiten mit Datum, Zeit und diversen Metadaten zu erfassen. Daraus lassen sich Ihre Aktivitäten für den regelmäßigen Tätigkeitsbericht automatisiert weiterverarbeiten oder Sie nutzen als externer Datenschutzbeauftragter die Software zur Übertragung der Daten in Ihre Abrechnungssoftware (inkl. abrechenbaren Zeiten, Kilometerabrechnung, Pauschalenabrechnung, weiteren Reisekosten).
Über die Aktivitäten-Schnellerfassung können Sie so auch von unterwegs mit dem Smartphone jederzeit Ihre Tätigkeiten nachhalten.
Wir stellen Ihnen stets die aktuellen Gesetzestexte zum Datenschutz zur Verfügung (aktuell: BDSG, DS-GVO, TMG, TKG, LDSG, DSG Österreich).
So können Sie direkt in der Anwendung die referenzierten Rechtsgrundlagen einsehen.
Natürlich ist unsere Software in der Lage die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz mit den oben dargestellten Funktionen abzubilden.
Bei der Erstellung und Ausgabe von Dokumenten können Sie aktuell zwischen der EU DS-GVO, dem Datenschutzgesetze der katholischen Kirche (KDG) sowie der evangelischen Kirche (DSG-EKD) wählen.
Um die Anforderungen der DS-GVO in Bezug auf die Anfragen betroffener Personen einzuhalten, steht Ihnen in dieser Funktion neben der Dokumentations- auch eine Erinnerungsfunktion zur Verfügung. Damit verpassen Sie keine Fristen (1 Monat bzw. 3 Monate) mehr bei der Beantwortung von Anfragen.
Es werden derzeit folgende Typen von Anfragen berücksichtigt:
Mit zahlreichen Vorlagen, Filtern und Einstellungen lassen sich Anfragen schnell und gezielt bearbeiten und die notwendigen Informationen bereitstellen. Außerdem können durch die integrierten Workflows Aufgaben in der Organisation verteilt werden.
Um die erforderlichen Arbeiten im Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen und dabei nichts zu vergessen, können im Datenschutzmanagementsystem Aufgaben erstellt und Benutzern zugewiesen werden.
Jedem Benutzer steht eine individuelle Aufgabenliste mit erhaltenen und delegierten Aufgaben sowie deren Status zur Verfügung. Als Datenschutzbeauftragter bietet die Software Ihnen stets einen Überblick über alle Aufgaben, deren Abarbeitung Sie zusätzlich überwachen können.
Automatische Bearbeitung von Aufgaben z.B. durch Prüfungen speichern
Die Benutzerverwaltung liefert Ihnen eine übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller für den audatis MANAGER angelegten Benutzer. Neben der Dokumentation von Namen, E-Mailadressen und Benutzerrollen ermöglicht Ihnen dieses Modul auch eine einfache Verwaltung der vergebenen Berechtigungen inklusive unkomplizierter Umstellung der Verantwortlichkeiten im Falle des Ausscheidens oder Neueintritts von Mitarbeitern – das kann eine enorme Erleichterung für Ihr Datenschutzmanagement bedeuten!
Es können neben den vordefinierten Benutzerrollen beliebig viele eigene Rollen angelegt und mit individuellen Berechtigungen versehen werden. Es können alle Funktionen deaktiviert, lesend, schreibend und löschend berechtigt werden.
Dabei können Textbausteine, Variablen aus der Mandantenverwaltung, Maßnahmenpläne und Aktivitäten oder auch aktuelle Übersichten zu Auftragsverarbeitungen, Verarbeitungstätigkeiten oder durchgeführten E-Learnings automatisch eingefügt werden.
Der fertige Bericht steht Ihnen als Word-Dokument zur Verfügung. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Berichten bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis.
Mit diesem Assistenten können alle Benutzer Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle im ersten Schritt auf deren gesetzliche Meldepflicht gem. Art. 33 DS-GVO hin erfassen und somit dokumentieren lassen.
Optional kann das Formular auch freigegeben und z.B. im Intranet für alle Mitarbeiter zur Meldung verfügbar gemacht werden, ohne dass hierfür ein Benutzer im audatis MANAGER benötigt wird.
Im zweiten Schritt kann eine interne Meldung an den Datenschutzbeauftragten und die weiteren Verantwortliche abgesetzt werden, welche eine Aufgabe zur Überprüfung des Vorfalls erstellt. Die hinterlegten Benutzer werden nach 24 h, 48 h und 71 h erneut an diese Aufgabe erinnert, damit eine Meldepflicht nach 72 h nicht unbeachtet verstreicht.
In der anschließenden Prüfstufe werden alle Daten erfasst, welche für die Meldung bei einer Aufsichtsbehörde oder zur Begründung, warum keine Meldung erfolgt, notwendig sein können.
Workflowintegration für einfache und schnelle Prüfung und Meldung von Datenschutzvorfällen
Optionaler SMS-Versand zur Benachrichtigung der Benutzer zusätzlich zu E-Mails
Mit der Dokumentations- und Nachweisverwaltung können Sie individuelle Listen anlegen und dort entsprechende Mitarbeiter zuordnen, welche z.B. an einer Schulung teilnehmen sollen, eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterschreiben sollen oder an die bestimmte Schlüssel ausgegeben wurden, etc.
Sofern die Aktivität erledigt wurde können Sie oder z.B. die Personalabteilung dies an zentraler Stelle im Datenschutzmanagementsystem dokumentieren und nachhalten. Damit haben Sie stets den Überblick von SOLL und IST Stand.
Import von Mitarbeiterdaten aus CSV-Dateien möglich
Erstellen Sie assistentengeführte Vereinbarungen gem. Art. 26 DS-GVO für die gemeinsam Verantwortlichen.
Mit unserem Modul: Internetseiten haben Sie die Möglichkeit Datenschutzerklärungen für Ihre Webseiten individuell und rechtssicher zu erstellen.
Dabei bieten wir im Datenschutzmanagementsystem einen Fragebogen mit derzeit über 100 verschiedenen Elementen und Diensten, mit welchen Sie Ihre individuellen Anforderungen zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Datenschutzerklärung abdecken können.
Als Ergebnis erhalten Sie eine Datenschutzerklärung, welche Sie auf Ihre Webseite kopieren können inkl. eines HTML-Codes für Webdesigner.
Im Fragebogen können folgende Inhalte und Dienste berücksichtigt werden:
Begriffe und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Blogs, Online-Shops, Benutzerregistrierungen
Werbeplattformen und Conversiontracking
Social Media Seiten (u.a. Facebook, LinkedIn, Twitter, XING)
Newsletterversand und verschiedene Anbieter
Plugins anderer Dienste (z.B. Google APIs, Maps, Vimeo, YouTube, etc.)
Sofern Sie das berechtigte Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO als rechtliche Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten heranziehen, müssen Sie dieses berechtigte Interesse dokumentieren und darlegen.
Mit unserer eingebauten Funktion für eine Interessenabwägung, können Sie dies im Handumdrehen erledigen.
Das Modul IT-Inventarisierung ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller eingesetzten Anwendungen, IT-Systeme und Netzwerke an einem oder mehreren Unternehmensstandorten. Des Weiteren können die individuellen Schutzbedarfe für Systeme, Standorte und Netzwerke im Datenschutzmanagementsystem hinterlegt und verwaltet werden.
Dies ist als Vorstufe für ein ausgereiftes Risikomanagement notwendig, welches wir im laufenden Jahr bereitstellen werden. Bis dahin kann jedoch bereits der risikoorientierte Ansatz der DS-GVO bei der Planung von technischen und organisatorischen Maßnahmen angewendet werden, da der Schutzbedarf bereits in der Verarbeitungstätigkeit definiert und durch die Verknüpfungen mit Anwendungen, IT-Systemen, Standorten, Netzwerken und Organisationen nach dem Maximalprinzip auswertbar wird.
In der „Group“ Version steht Ihnen eine Mandantenverwaltung zur Verfügung. Damit können Sie mehrere Rechtseinheiten anlegen und somit das Datenschutzmanagement für mehrere Einheiten / Firmen / Mandanten durchführen.
Auftragsverarbeitungen, Berichte, E-Learnigs, technische und organisatorische Maßnahmen, IT-Anwendungen, Verarbeitungstätigkeiten und vieles mehr können in übergeordneten Mandanten erstellt und dokumentiert und anschließend für die Nutzung in untergeordneten Mandanten zur Verknüpfung oder als Vorlage freigegeben werden.
Maßnahmen- und Projektpläne, Vorlagentextbausteine und Online-AV-Vereinbarungen können von einem auf einen anderen Mandanten kopiert werden.
Sie erhalten außerdem eine mandantenübergreifende Maßnahmenübersicht, damit Sie Ihre Abarbeitung nach Priorität, Status oder Verantwortlichkeiten sortieren und planen können.
Vorlagen zentral erstellen, pflegen und freigeben
Inhalte auf andere Mandanten kopieren
Hier können die erforderlichen Maßnahmen mit Status und Beschreibung sowie Verantwortlichem und Zieldatum versehen werden. Die Bearbeitung kann direkt im Maßnahmenplan des Datenschutzmanagementsystems dokumentiert werden und ist somit für alle Beteiligten transparent abrufbar.
Verwaltung mehrerer Projekte mit Statusübersicht
In vielen Fällen wird Ihnen die Dokumentation und Bedienung in deutscher Sprache ausreichen. Zur Benutzung der Software ermöglichen wir jedoch allen Benutzern die individuelle Auswahl ihrer präferierten Sprache aus den verfügbaren Sprachversionen.
Zusätzlich stellen wir auch die Hilfetexte und Gesetzestexte in der jeweiligen Sprache zur Verfügung. Die Dokumentation von Inhalten kann in beliebigen Sprachen erfolgen.
Aktuell werden als Standardsprachen Deutsch und Englisch unterstützt. Französisch und Spanisch sind bis Anfang 2019 geplant. Optional können aber auch weitere Sprachen hinzugebucht werden.
Die Mitarbeiterverwaltung ermöglichen Ihnen die Verwaltung aller Mitarbeiter mit Namen, E-Mailadressen, Personalnummer und deren Zuordnung zu den jeweiligen Organisationseinheiten. Die Daten stehen dann für die weitere Verwendung in den anderen Modulen des audatis MANAGERs zur Verfügung.
Für die Nutzung der Dokumentations- und Nachweispflichten sowie für den Einsatz von E-Learnings benötigen Ihre Mitarbeiter keinen „Benutzer“ im audatis MANAGER, und werden damit auch nicht zu den Benutzern gezählt, sondern können über die Mitarbeiterverwaltung verwaltet werden.
Die Organisationsverwaltung ermöglicht Ihnen die Darstellung und Pflege der organisatorischen Hierarchiestufen (z.B. Bereichen, Abteilungen, Teams) Ihres Unternehmens.
Die Daten stehen dann für die weitere Verwendung in den anderen Modulen des audatis MANAGERs zur Verfügung und können damit die fachliche Zugehörigkeit von Inhalten zu einer Abteilung etc. für den einfachen Überblick abbilden.
Benachrichtigungsfunktion für Fachverantwortliche bei Prüfung von Auftragsverarbeitungen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und allen anderen Prüfaktivitäten
Die Beschreibungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 DS-GVO sind u.a. für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten notwendig und auch für jede Auftragsverarbeitung unerlässlich.
Sie können unser Datenschutzmanagementsystem nutzen, um beliebig viele technische und organisatorische Maßnahmenbeschreibungen anzulegen (z.B. für jeden Standort oder spezielle Verfahren) und zu verwalten.
Außerdem können Sie individuell anpassbare Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.
Neben einer sicheren Datenübermittlung durch SSL/TLS-Verschlüsselte Internetverbindungen (https://) werden die eingegebenen Daten im audatis MANAGER bereits direkt in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Selbst Administratoren des IT-Systems haben damit keinen Zugriff auf Ihre gespeicherten Inhalte.
Dies betrifft nicht nur die personenbezogenen Daten zu Mitarbeitern, sondern auch hinterlegte Daten zu Auftragsverarbeitung, Verarbeitungstätigkeiten, und allen anderen im audatis MANAGER dokumentierten Inhalten.
Wir erfüllen damit auch die Anforderung zur Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
Die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist für den Datenschutzbeauftragten oft eine undankbare und langwierige Aufgabe. Mit unserem Datenschutzmanagementsystem erstellen Sie dieses Verzeichnis (früher auch als Verfahrensverzeichnis bezeichnet) auf Knopfdruck oder binden die Ansprechpartner in den Fachabteilungen in die Bearbeitung mit ein. Damit haben Sie schnell eine Übersicht aller Verfahren mit Bezug zu personenbezogenen Daten und sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden.
Darüber hinaus ist das Verzeichnis als Werkzeug für den Datenschutzbeauftragten unerlässlich, um z.B. im Fall von Datenpannen reaktiv oder bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen proaktiv tätig werden zu können.
Sie können weiterhin jede angelegte Verarbeitungstätigkeit als Vorlage speichern, für neue Verarbeitungstätigkeiten übernehmen und müssen diese lediglich anpassen. Außerdem können Sie individuelle Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.
NEU: Optionale Vorlagenpakete als fertige Muster
Optional bieten wir Ihnen fertige Vorlagenpakete für Verzeichnisse gem. Art. 30 DS-GVO verschiedener Branchen an. Damit reduzieren Sie Ihren Dokumentationsaufwand um mehrere Tage und müssen lediglich eine Anpassung an lokale Abweichungen vornehmen.
Ausfüllen oder Ergänzen von Verarbeitungstätigkeiten an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
Export aller Verarbeitungstätigkeiten (jeweils einzeln oder alle – als internes oder behördliches Verzeichnis) im CSV- oder Word-Format möglich
Gruppenvorlagen speichern und nutzen oder Verarbeitungstätigkeiten mit anderen Organisationseinheiten verknüpfen. So können Sie z.B. in Unternehmensgruppen oder als externer DSB gleichartige Verarbeitungstätigkeiten einmal anlegen und mehrfach verwenden
Der audatis MANAGER wird bereits mit über 200 Vorlagentextbausteinen geliefert, u.a. aus den Bereichen:
Datenschutzvorfälle und Sofortmaßnahmen
Maßnahmenbeschreibungen für technische und organisatorische Maßnahmen
Schutzbedarfsstufen
Verarbeitungstätigkeiten (Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Kategorien von Betroffenen, etc.)
ausgeliefert, um Ihnen so eine schnelle Dokumentation der datenschutzrelevanten Verfahren und Tätigkeiten zu ermöglichen.
Darüber hinaus können auch individuelle Textbausteine erstellt oder vorhandene angepasst und für die Verwendung in anderen Modulen gespeichert werden.
Einfach und strukturiert kann nun die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) samt Risikomanagement direkt im audatis MANAGER durchgeführt werden.
Die Datenschutz-Folgenabschätzung baut auf den Eingaben im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Das Risikomanagement ermöglicht eine Einstufung des Risikos von Verarbeitungstätigkeiten. Hierfür gibt es anpassbare Risikokategorien und eine Risikomatrix. In der Risikomatrix können Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadenauswirkungen zugeordnet werden, welche dann zum gewünschten Risikoniveu führt.
Für die Datenschutz-Folgenabschätzung muss ebenfalls eine Risikomatrix angelegt werden. Hierbei sind Risikobehandlungsmöglichkeiten zu definieren, welche im Rahmen der DSFA angeboten werden.
Mit diesem Modul können Sie schnell und einfach online Einwilligungen einholen.
Gerade bei großen Aktionen wie z.B. Messebesuchen, Fotoaktionen oder anderen Werbeaktivitäten lassen sich online und automatisiert Einwilligungen einholen, per E-Mail-Verifikation (Double-Opt-In) absichern und auch den Widerruf jederzeit darstellen.
Sie können unter Online Einwilligungen die E-Mail-Texte und Inhalte festlegen und schon nach wenigen Minuten mit dem Einsammeln der Einwilligungen über einen einfachen Link beginnen.
Die eingesammelten Einwilligungen lassen sich jederzeit exportieren und weiterverarbeiten.
Für den erfolgreichen Abschluss einer Einwilligung wird jeweils eine Online-Einwilligungs-Lizenz verbraucht. Diese können direkt in den Rechnungs- und Lizenzdaten des Hauptmandanten für alle Mandanten erworben und dann bedarfsweise über die Mandantenübersicht – Online-Einwilligungs-Lizenzen verteilt werden.
Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, Nachweisdokumente z.B. Richtlinien, Verpflichtungen zum Datenschutz, etc. Ihren Mitarbeitern digital zur Verfügung zu stellen und diese elektronisch bestätigen zu lassen.
Die Inhalte und Dokumente werden für die Mitarbeiter dabei im audatis PORTAL zur Verfügung gestellt und werden für den Mandanten nachweislich vom Mitarbeiter bestätigt. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, da manuelle Prozesse wie das Verteilen, Unterschreiben lassen und Einsammeln von Dokumenten wegfällt. Sie haben unter dem audatis PORTAL – Mitarbeiternachweise verwalten jederzeit den Überblick über den Stand der bestätigten Dokumente.
Für die Zuweisung von Mitarbeitern samt Bestätigungsprozess und Nachweisdokument als PDF wird jeweils eine Mitarbeiternachweis-Lizenz verbraucht. Diese können direkt in den Rechnungs- und Lizenzdaten des Hauptmandanten für alle Mandanten erworben und dann bedarfsweise über die Mandantenübersicht – Mitarbeiternachweis Lizenzen verteilt werden.

References: Art. 33
 Art. 26
 Art. 6
 Art. 32
 Art. 32
 Art. 30