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Andrés Toledo Ojeda
1 Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 1 de D _ S Sb AG AC CTI E IMT S ACTAS Actas Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Acta Lista de asistencia Antecedentes Anexos yio Registros Seguimiento Resolución 650 de Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al Archivo Histórico ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS FINANCIEROS Administración de Cuentas Bancarias Cuadro comparativo de ofertas (revisión, estudio y aprobación Legislación aplicable: Decreto Ley 410 de 1971: de comercio Art. 48 al 59; Superintendencia Bancaria, concepto 26 por SG) de agosto de 1993; Superintendencia Bancaria: circular externa Solicitud de apertura 007 de 1996, Título 1, Capítulo L; Superintendencia Bancaria: Oficios relacionados con el registro de firmas circular 042 de 2001; Ley 795 de 2003 Art. 22; PGF02 Reportes de transacciones rechazadas con soportes Solicitud de reintegros Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores Solicitud de referencias administrativos, contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar Certificaciones el CERTIFICACIONES Certificaciones Financieras Numeral 19 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Solicitud Resolución 039 de 2011; Copia Certificación Eliminar documentos físicos por perder los valores administrativos, legales yio técnicos COMUNICACIONES OFICIALES Peticiones Quejas Requerimientos y Solicitudes (PQRyS) Solicitud Respuesta Anexos yio soportes Numeral 19 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Resolución 039 de Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, contables, legales yio técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
2 Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 2del D Sb AG j AC CT E MTj S Numeral 19 An'.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Requerimientos Entes de Control Requerimiento Resolución 039 de Respuesta Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina Anexos yio soportes totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Extracto bancario Lista de control auxiliares de bancos Libro auxiliar de Bancos (SIIF) Comunicaciones oficiales y soportes documentales Formato de conciliación PGF02; Conciliaciones Cuentas por Pagar Relación de cuentas por pagar Libros auxiliares de Cuentas por Pagar (SIIF) Ejecución presupuestal a 31 de diciembre de cada año Comunicaciones oficiales y soportes documentales Formato de conciliación (de acuerdo con el procedimiento) PGF02; Conciliaciones Inventario de Almacén Reportes contables del PCT (Aplicativo de manejo de bienes e inventarios) Libros auxiliares de activos (SllF) Soportes documentales de cambios de la cuenta de activos (copias Actos administrativos de transferencias yio bajas, notas de almacén, entradas y salidas almacén, etc.) Comunicaciones oficiales y Formato de conciliación (de acuerdo con el procedimiento) PGF02;
3 f: REPÚBLICA DE COLOMBIA Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 3 de S 1 Sb AG j AC CT 1 E MT 5 NORMATIVIDAD (PROCEDIMIENTO Conciliaciones Reservas Presupuestales Informes de los supervisores donde discriminan el valor a constituir de reserva Libros auxiliares Comunicaciones oficiales y soportes documentales Formato de conciliación (de acuerdo con el procedimiento) PGF02; EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTO Caja menor Gastos Generales Numeral 02 Art.l Grupo de Gestión Financiera y Contable, Formatos de solicitud de desembolso Resolución 039 de Legalizaciones Conciliaciones bancarias Formatos de arqueo Caja menor de Viáticos Numeral 02 Art. 1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Formatos de solicitud de desembolso Resolución 039 de Legalizaciones Conciliaciones bancarias Formatos de arqueo Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP Numeral 04 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Solicitud disponibilidad presupuestal (formato Hoja de Ruta) Resolución 039 de 2011, PGF01; Certificado de disponibilidad presupuestal Aplicar proceso técnico de reproducción con fines de consulta a Solicitud modificación / anulación disponibilidad presupuestal la totalidad de la serie. Eliminar documentos físicos por perder los Certificado modificación /anulación disponibilidad presupuestal Comprobantes de ajustes contables Comprobante de ajuste Soporte del ajuste
4 Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 4del D Ts 1 Sb AG AC CT 1 E MT S Comprobantes de movimientos cuentas bancarias, Copia extracto bancario y/o reporte SIIF con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perderlos Notas de crédito o débito bancarias Comprobante de transacción bancaria (PAG047 o PAG049) Documentos soporte de giros realizados Declaraciones Tributarias 2 13 Original recibo oficial de pago (formulario DIAN) Copia Orden de Pago Presupuestal de Gasto (PAG049) Soportes (listados de terceros) Modificaciones Presupuestales Numerales y 12 Mi Grupo de Gestión Financiera ' Solicitud de modificación presupuestal Contable, Resolución 039 de 2011, PGF01; Copia Acto Administrativo que autoriza la modificación Aplicar proceso tecnico de reproducción a la totalidad de la serie Reporte de registros de créditos y contra créditos Nómina y aportes patronales Copia Orden de Pago de pago de nómina Copias CDP, RP Registro de Obligación Presupuestal proceso de picado y reciclaje de los documentos, Oficio remisorio de solicitud de pago Resumen consolidado de nómina Distribución aportes Ley 100 por funcionario Consolidado de deducciones por tercero Listado de pagos netos por funcionario yio Listado de nómina por funcionario Copia Orden de Pago de deducciones de nómina Listado de deducciones por tercero Copias Ordenes de Pago a beneficiario final (por tercero) Copia(s) Orden(es) de Pago aportes parafiscales y cesantías Copias CDP y RP Registro de Obligación Presupuestal
5 !' REPÚBLICA DE COLOMBIA Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 5 del D S Sb AG AC CT E MT S Ordenes de Pago OP Consecutivo comprobante Orden de Pago Presupuestal de Gasto (PAG047) Registro de Obligación Presupuestal Documentos soportes según el procedimiento Adiciones, anulaciones, modificaciones, reducciones de Obligaciones Presupuestales y/o Ordenes de Pago Soportes de las adiciones, anulaciones, modificaciones, reducciones de Obligaciones Presupuestales y/o Ordenes de Pago Registro Presupuestal de Compromiso RP Numera! 04 Art.ff Grupo de Gestión Financiera y Contable, Solicitud de registro con soportes Resolución 039 de 2011, PGF01; Certificación registro presupuestal del compromiso Aplicar proceso técnico de reproducción con fines de consulta a Solicitud modificación / anulación registro presupuestal del la totalidad de la serie. Eliminar documentos físicos por perderlos compromiso Certificado modificación / anulación registro presupuestal del compromiso Reservas Presupuestales Reporte de reserva presupuestal o Copias de RP pendientes por obligar Numerales 07 y 12 Ah. 1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Resolución 039 de 2011, PGF01; GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión de carácter externo Numerales 7, 8, 11, y 14 Ah. 1' Grupo de Gestión Financiera Comunicaciones oficiales (producidas y recibidas en y Contable, Resolución 039 de desarrollo de las funciones asignadas) Eliminar documentos físicos por perder os valores Anexos y/o soportes administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
6 Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 6 de 7 D S Sb AG AC CT E MT S Gestión de carácter interno Comunicaciones oficiales (producidas y recibidas en desarrollo de las funciones asignadas) Anexos y/o soportes 2 6 Numerales 7, 8, 11, 13 y 14 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Resolución 039 de Eliminar documentos físicos por perder los valores administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos INFORMES Informe de Ejecución Presupuestal Balance general Libros oficiales y auxiliares contables Informe de saldos y movimientos Estado de actividad financiera, económica y social Notas y anexos a los estados financieros Estado de cambios en el Patrimonio Operaciones reciprocas PGF01; PGF03; con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perder os valores administrativos, legales ylo técnicos. Se debe aplicar el Informe de Gestión Solicitud Oficio remisorio Informe Anexos Numeral 17 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Resolución 039 de valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe aplicar el Informe Entes de Control Formulario CGN Saldos y movimientos Formulario CGN Saldos de operaciones reciprocas Anexos Copia oficios remisorios de informe de operaciones recíprocas a la entidad correspondiente Copia oficio remisorio de los formularios a la Oficina de Control Interno PGF03; proceso de picado y reciclaje de los dccumentos.
7 MinJusticla.Vur.3/.10 do.10,'c41 y cie:~o REPÚBLICA DE COLOMBIA Oficina Productora: 4004 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Página 7 de 7 D S Sb AG AC CT E MT S PROGRAMAS Y PROYECTOS Programa Anual mensualizado de Caja PAC Proyecto Solicitudes de PAC mensual Reportes de PAC Seguimiento Numeral 02 Art.1 Grupo de Gestión Financiera y Contable, Resolución 039 de Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión de la Entidad. CONVENCIONES : Retención: Disposición Final: Resolución lig: D dependencia s_ serie documental Sb subserie documental AG archivo de gestión AC archivo central APROBACIÓN _ O Mil 2014 A. CT conservación total E eliminación MT medios técnicos Firma:, S selección Nombre: Oriol Ramírez Algecira Myriam Stella Ortiz Quintero 1" ette Moros Leó Cargo: Coordinador Grupo de Gestión *),.. \\ Coordi z dora Grupo de Secretaria General Financiera y Contable Administrativa estión
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL. Talento Humano CODIGO DEPENDENCIA: 220
AS~il(INQ(wool de eferna Jurídico del E~tadQ Códlgo:GD.F.l0 Ve lón: CDIG UNIDAD ADMINISTRATIVA: 00 Talento Humano CDIG DEPENDENCIA: 0 CDlG RETENCIN DISPSICIN Subsenes ARCHIV ARCHIV Subsene GESTlN CENTRAL

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