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Timestamp: 2019-06-20 15:38:17+00:00

Document:
Graziano Geraldo Mancini
1 2010 Progetto Istanze On Line 4 febbraio 2010
2 INDICE 1 INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA SIMBOLI USATI E DESCRIZIONI PROGETTO ISTANZE ON LINE COS È E A CHI È RIVOLTO NORMATIVA DI RIFERIMENTO PROCESSO DI LAVORO COSA SONO LE CREDENZIALI DI ACCESSO REGISTRAZIONE AL SISTEMA ISTANZE ON LINE PREREQUISITI PER LA REGISTRAZIONE INTRODUZIONE PRIMA PARTE DELLA REGISTRAZIONE RICEZIONE CODICE PERSONALE TEMPORANEO E CONFERMA STAMPA MODULO DI ADESIONE E PREPARAZIONE DOCUMENTAZIONE La Delega IDENTIFICAZIONE PRESSO UNA SEGRETERIA SCOLASTICA O UN UFFICIO RICEZIONE DI CONFERMA ATTIVAZIONE UTENZA E ACCESSO ALL AREA ISTANZE ON LINE GLOSSARIO...25 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 2 di 25
3 1 INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA La presente guida vuole rappresentare uno strumento informativo e un supporto operativo per gli utenti che dovranno utilizzare gli strumenti informatici per la presentazione delle Istanze on line. Nello specifico la presente guida tratterà la fase di Registrazione che consentirà agli utenti di accreditarsi alla procedura per la gestione delle Istanze on line. 1.1 SIMBOLI USATI E DESCRIZIONI Simbolo Descrizione Accanto alla lente d ingrandimento viene approfondito l argomento trattato nel paragrafo precedente. Accanto al divieto di transito sono indicate le operazioni non permesse. Accanto all uomo che legge il giornale sono riportate notizie utili al miglioramento dell'operatività. Accanto al segnale di STOP sono evidenziati aspetti cui prestare attenzione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 3 di 25
4 2 PROGETTO ISTANZE ON LINE 2.1 COS È E A CHI È RIVOLTO Il progetto Istanze on Line consente di presentare le domande afferenti ai principali procedimenti amministrativi che coinvolgono il personale della scuola, utilizzando gli strumenti offerti dalle tecnologie eliminando quindi la necessità di gestione e trattamento della versione cartacea dell istanza. 2.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Il progetto rappresenta la nuova modalità di presentazione delle domande basato sul Codice dell Amministrazione Digitale (CAD), che sancisce il diritto da parte dei cittadini ad interagire con la Pubblica Amministrazione. I riferimenti normativi 1 sono disponibili alla voce Normative dell area Istanze On Line raggiungibile dal sito web del Ministero. Riportiamo di seguito alcuni articoli chiave del Codice: 1. art. 34 ( Norme particolari per le pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati ); 2. art. 64 ( Modalità di accesso ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni ); 3. art. 65 ( Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ). Art. 34. Norme particolari per le pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati Comma 2. Per la formazione, gestione e sottoscrizione di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascuna amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa, regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui all'articolo 71. Art. 64. Modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni. 1 Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82, pubblicato sulla G.U. del 16 maggio 2005 n. 112, aggiornato dal decreto legislativo n. 159 del del 4 aprile 2006, pubblicato sulla G.U. del 29 aprile 2006 n. n.99 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 4 di 25
5 Comma 2. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete da esse erogati che richiedono l'autenticazione informatica anche con strumenti diversi dalla carta d'identità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, purché tali strumenti consentano di accertare l'identità del soggetto che richiede l'accesso. Art.65. Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. Comma 1. Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dell'articolo 38, commi 1 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono valide: a. ; b. ; c. quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo 64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente e fermo restando il disposto dell'articolo 64, comma 3. Comma 2. Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate su sito secondo le modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento; resta salva la facoltà della Pubblica Amministrazione di stabilire i casi in cui è necessaria la sottoscrizione mediante la firma digitale. Link utili per Approfondimenti: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 5 di 25
6 3 PROCESSO DI LAVORO Il progetto Istanze on line si articola in due momenti principali, il primo propedeutico al secondo: La Registrazione da parte dell utente (funzione disponibile dal 21 di Aprile 2008); L Inserimento dell Istanza on line da parte dell utente (la disponibilità delle funzioni di inserimento delle istanze è legata alle scadenze dei procedimenti amministrativi a cui l istanza stessa si riferisce). Di seguito sono illustrati nel dettaglio i passi della Registrazione. La Guida Operativa tratta il processo e la procedura relativi alla Registrazione. 3.1 COSA SONO LE CREDENZIALI DI ACCESSO Per accedere ai Servizi on line (istanze) sono necessarie credenziali di accesso con le seguenti caratteristiche: Username: nome.cognome ; di norma si seguono le regole dell accesso alla casella di posta elettronica istituzionale; Password di Accesso: codice alfanumerico da utilizzare per l accesso ai Servizi on line. Per gli utenti di posta elettronica istituzionale si utilizzerà la stessa password; Codice Personale: necessario per l inserimento delle istanze, viene inviato alla fine della procedura di registrazione e deve essere cambiato al primo accesso ai Servizi on line dopo l identificazione. Se l utente non effettua la procedura di Registrazione non potrà usufruire del servizio delle Istanze on line. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 6 di 25
7 4 REGISTRAZIONE AL SISTEMA ISTANZE ON LINE 4.1 PREREQUISITI PER LA REGISTRAZIONE Per procedere alla Registrazione l interessato deve avere a propria disposizione: un Personal Computer con connessione ad Internet e Acrobat Reader; un indirizzo di posta elettronica. Tale indirizzo potrà essere o istituzionale per coloro che ne hanno diritto o già ne dispongono, personale nel caso in cui non se ne abbia diritto; un documento di identità valido; il codice fiscale. 4.2 INTRODUZIONE Con la procedura di Registrazione, gli utenti ottengono le credenziali di accesso (Username, Password di accesso e Codice Personale) al Sistema Istanze Online su cui saranno resi disponibili i moduli delle domande insieme ad altri servizi a corredo. La registrazione si compone dei seguenti passi: Accesso alla sezione Istanze on line - Registrazione presente sul sito Inserimento dati anagrafici e recapiti dell interessato (telefono, indirizzo di residenza, casella di posta elettronica ecc ) Ricezione per posta elettronica delle credenziali di accesso (Username, Password di Accesso, Codice Personale temporaneo) e del Modulo di adesione Conferma della ricezione della mediante inserimento del Codice Personale temporaneo ricevuto in un apposita funzione della sezione Istanze on line Stampa del modulo di adesione Riconoscimento fisico presso la Segreteria Scolastica prescelta (essenziale per garantire l identificazione di chi redige istanze con strumenti informatici e la validità del documento informatico) Sostituzione del Codice Personale temporaneo con uno di propria scelta Conclusione della procedura di Registrazione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 7 di 25
8 La Username e la password di accesso coincidono con quelle della posta elettronica istituzionale per gli utenti che già la possiedono. Per gli utenti che non hanno diritto a tale casella viene generata una Username che ne segue le stesse regole, anche se momentaneamente non viene attivata la rispettiva casella di posta elettronica. 4.3 PRIMA PARTE DELLA REGISTRAZIONE L utente deve accedere al sito del Ministero della pubblica istruzione ( e all apposita sezione Istanze on line Leggere attentamente le informazioni riportate e fare clic su Registrazione Anche in questo caso è necessario leggere attentamente le informazioni riportate, che indicano i requisiti e i documenti necessari per poter procedere. Per proseguire fare clic su: Procedi alla Registrazione RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 8 di 25
9 In questa schermata occorre: Inserire i propri dati anagrafici e valorizzare i campi con le informazioni richieste. Inserire nello spazio in alto i caratteri presenti nell immagine visualizzata Terminata l operazione fare clic su Conferma ; il sistema effettuerà in automatico i controlli di congruenza sui dati inseriti. Come di consueto i campi contrassegnati con l asterisco (*) sono obbligatori. Il sistema prevede un associazione automatica dei Comuni alle Province, man mano che la selezione viene effettuata. I pulsanti Aggiorna servono a effettuare manualmente tale associazione qualora le impostazioni del browser non lo consentano (es. javascript disabilitato). Se si seleziona una Nazione di nascita estera, non sarà necessario inserire ulteriori informazioni su Provincia e Comune. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 9 di 25
10 Se l utente che procede alla Registrazione ha diritto alla casella di posta elettronica istituzionale, ma non ne è in possesso, il sistema prospetterà il messaggio di avviso riportato nella figura sottostante (o uno analogo, nel caso di utenti appartenenti al Personale Amministrativo) subito dopo la pressione del tasto Conferma. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 10 di 25
11 Se il sistema contiene già dati anagrafici associati al codice fiscale specificato, e questi sono diversi da quelli specificati dall utente, il sistema presenta una maschera di confronto e chiede all utente se vuole proseguire con la registrazione o tornare indietro e modificare i dati. Il sistema utilizzerà per la registrazione i dati specificati dall utente Se il sistema non conosce i dati anagrafici associati al codice fiscale specificato, il passo successivo sarà l inserimento delle informazioni relative al domicilio, alla tipologia di documento di riconoscimento e le domande di sicurezza. Qualora l utente sia già conosciuto dal sistema informativo del Ministero della Pubblica Istruzione, verranno prospettati in automatico: i Dati della Struttura Organizzativa i dati anagrafici e la casella istituzionale Nel caso di possesso di casella nel detta casella verrà utilizzata dal sistema per ogni comunicazione verso l utente. L utente può comunque indicare una casella di posta privata. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 11 di 25
12 La schermata serve a valorizzare i campi relativi al domicilio, alla casella e- Mail ed eventualmente ai recapiti telefonici. Tale passaggio è fondamentale perché la documentazione viene inviata all indirizzo di posta elettronica indicato, pertanto è necessaria la massima accuratezza nell inserimento dei dati. ATTENZIONE: nel caso venga specificato un numero di telefono cellulare, esso dovrà essere inserito SENZA il prefisso internazionale (p. es o +39) la spunta della casella Invio informazioni via SMS è necessaria, se si desidera ricevere informazioni o avvisi via SMS al numero di telefono cellulare specificato RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 12 di 25
13 ATTENZIONE: Il servizio di invio SMS non è disponibile quando il sistema emette la segnalazione sotto riportata: Nel caso in cui il servizio di invio SMS non sia disponibile, è comunque possibile esprimere la propria volontà di ricevere SMS informativi attraverso la spunta della relativa casella. Alla riattivazione del servizio e comunque solo dopo il completamento della procedura di registrazione- sarà possibile richiedere l invio dell SMS per la validazione del numero di telefono cellulare specificato, attraverso la funzionalità Variazione numero di telefono cellulare e preferenze invio SMS presente nel menu Gestione Utenza presente all interno dell Area Riservata ATTENZIONE: La validazione potrà essere effettuata soltanto DOPO aver completato la procedura di registrazione. non è attualmente possibile utilizzare numeri di telefono cellulare non italiani per ricevere informazioni o avvisi via SMS RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 13 di 25
14 Nell ultima parte della schermata si devono selezionare le caratteristiche del documento di riconoscimento con cui si effettuerà il riconoscimento fisico presso un istituto scolastico o un ufficio provinciale o regionale, e le domande di sicurezza per il recupero dei codici. Valorizzare i campi con le informazioni richieste e terminare l operazione con un clic su Conferma. Le domande per il recupero della password di accesso e del codice personale vanno impostate per evitare problemi all utente che li dimentica senza averli registrati e conservati (in luogo sicuro). Dopo aver confermato l inserimento dei dati verrà prospettata una pagina con informazioni utili che l utente dovrà leggere attentamente e fare clic su Accetto per proseguire con l ottenimento dei codici. Nella stessa pagina è presente anche il link per accedere al modulo di adesione che l utente potrà salvare su disco oppure aprire e utilizzare le funzioni di Acrobat Reader per salvare o stampare. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 14 di 25
15 Fare clic su Accetto per proseguire con l ottenimento di username, password e Codice Personale temporaneo. Proseguendo con la procedura di registrazione il Modulo verrà anche inviato alla casella nel (se in possesso dell utente) o a quella indicata in uno dei passi precedentemente descritti. Viene prospettata la schermata di riepilogo della Username e la Password, che verranno inviati anche alla casella si consiglia di stamparli e conservarli in luogo sicuro, nel caso di ritardi o errori nell invio della . Fare clic su Esci per terminare l operazione. 1. Oltre ai dati prospettati (Username e Password di Accesso), nella casella di indicata, verrà inviato il Codice Personale Temporaneo. 2. Il sistema invierà, oltre al Modulo di Adesione, anche il Modulo di Delega, da utilizzarsi qualora l utente che si è registrato abbia la necessità di delegare un altra persona per il riconoscimento presso una Segreteria RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 15 di 25
16 Scolastica o un Ufficio. 3. La regola generale è che tutti gli allegati ai messaggi devono essere stampati e presentati in sede di Riconoscimento fisico in presenza. 4. Nel caso in cui l utente abbia selezionato la casella Invio informazioni via SMS, il sistema genererà un codice alfanumerico che verrà inviato via SMS al numero di telefono cellulare specificato: la mancata ricezione di tale SMS non pregiudica l esito della registrazione. ATTENZIONE: l SMS verrà inviato solo se il servizio SMS è attivo al momento della richiesta. Agli utenti in possesso di casella di nel verranno assegnate la stessa Username e la Password di Accesso utilizzate per l accesso a detta casella. Nel caso di errore nell invio dell SMS, il sistema presenta un opportuno messaggio di avvertimento: ricordiamo comunque che il mancato invio dell SMS non pregiudica l esito della registrazione. Il messaggio di sistema, inoltre, riporta le informazioni utili per effettuare, successivamente, la validazione del numero di telefono cellulare. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 16 di 25
17 4.4 RICEZIONE CODICE PERSONALE TEMPORANEO E CONFERMA Terminata la compilazione del modulo di registrazione online, l utente riceverà una con il Codice Personale temporaneo. Se, per motivi tecnici, non viene recapitata la con il codice personale temporaneo o essa viene cancellata per errore, è possibile - accedendo di nuovo ai servizi POLIS - chiedere il re-invio del codice stesso. Come da indicazioni presenti nella , egli dovrà confermare tale ricezione accedendo all Area Riservata Istanze On Line: Inserire la Username e la Password di accesso nei campi corrispondenti In caso di possesso di casella di posta istituzionale Username e Password saranno le stesse. Per problemi riguardanti la casella di posta elettronica istituzionale si prega di consultare l area Assistenza nella sezione Posta Elettronica del sito ATTENZIONE: nel caso di dimenticanza di Username e/o Password, utilizzare le funzioni di utilità evidenziate nel box a lato. Fare clic su Entra RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 17 di 25
18 ATTENZIONE: nel caso vengano commessi più di 5 errori consecutivi, in 15 minuti, nell inserimento della password associata alla Username specificata, il sistema bloccherà l accesso a detta Username per 15 minuti, segnalando il tempo di attesa rimanente ad ogni successivo tentativo di accesso. Successivamente occorre inserire negli appositi campi: 1. il Codice Fiscale 2. il Codice Personale temporaneo ricevuto nella Fare clic su Conferma RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 18 di 25
19 La conferma della ricezione del Codice Personale Temporaneo deve essere effettuata prima del riconoscimento fisico presso la scuola. La funzionalità Invio nuovo Codice Personale Temporaneo consente all utente di ricevere, nella sua casella di posta elettronica, un nuovo Codice Personale. La funzionalità Modifica indirizzo privato e invio nuovo Codice Personale Temporaneo consente di modificare l indirizzo di posta elettronica (nel caso di casella non istituzionale) e ricevere di conseguenza un nuovo codice personale temporaneo nella casella indicata. Il sistema prospetterà un messaggio di conferma per l avvenuta operazione. Fare clic su Esci RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 19 di 25
20 4.5 STAMPA MODULO DI ADESIONE E PREPARAZIONE DOCUMENTAZIONE Terminata la fase di conferma descritta nel paragrafo precedente l utente dovrà effettuare il riconoscimento fisico presso la Segreteria Scolastica o Ufficio da lui scelto. Prima di recarvisi è necessario stampare il modulo di adesione ricevuto per . Il formato del modulo di adesione è PDF, visualizzabile con Adobe Reader. Il modulo riporta informazioni amministrative (oggetto della richiesta, condizioni ecc ) e anagrafiche inserite precedentemente nel sistema dall utente (dati anagrafici, indirizzo di posta elettronica) LA DELEGA Nel caso in cui l utente sia impossibilitato a recarsi presso la Segreteria Scolastica per il riconoscimento fisico, può delegare un altra persona. In questo caso l utente che si è registrato dovrà predisporre: il Modulo di Adesione compilato e firmato preliminarmente il Modulo di Delega compilato e firmato (firma del delegante) la fotocopia fronte-retro del documento di riconoscimento e del codice fiscale sia del delegante che del delegato da allegare al Modulo di Delega Il Delegato dovrà portare anche la copia originale del documento di riconoscimento e del codice fiscale. Il Delegato firmerà il Modulo di Delega (già firmato dal delegante) davanti al pubblico ufficiale della Segreteria Scolastica. 4.6 IDENTIFICAZIONE PRESSO UNA SEGRETERIA SCOLASTICA O UN UFFICIO Nella fase di identificazione l utente, deve necessariamente munirsi di: Stampa del Modulo di adesione Documento di riconoscimento indicato nel Modulo di Adesione e Fotocopia fronte retro dello stesso RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 20 di 25
21 Tesserino del codice fiscale rilasciato dal Ministero dell'economia e delle Finanze o la tessera sanitaria rilasciata dal Ministero della Salute. La documentazione descritta nel paragrafo precedente deve essere presentata alla Segreteria Scolastica o Ufficio al momento dell identificazione per accertare l identità del richiedente (cd. riconoscimento fisico) di fronte ad un Pubblico Ufficiale (Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi). 4.7 RICEZIONE DI CONFERMA ATTIVAZIONE UTENZA E ACCESSO ALL AREA ISTANZE ON LINE L utente, al termine del riconoscimento fisico presso la scuola, riceverà in automatico una di conferma dell attivazione della propria utenza. A questo punto ha le credenziali per poter accedere ai servizi online (Istanze) sul sito e effettuare operazioni. L utente in questa fase dovrà avere a disposizione: Username: da formato nome.cognome o nome.cognome + numero (es. marco.rossi13) Password di Accesso: codice alfanumerico da utilizzare per l accesso ai Servizi on line. Per gli utenti di posta elettronica istituzionale si utilizzerà la stessa password. Codice Personale Temporaneo: viene ottenuto alla fine della procedura online e deve essere cambiato al primo accesso ai Servizi on line. Utilizzare per l accesso ai servizi on line Username e Password di accesso Al primo accesso il sistema chiederà di cambiare il codice personale temporaneo. Nella schermata prospettata è necessario inserire negli appositi campi: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 21 di 25
22 il codice personale temporaneo ricevuto per il nuovo codice personale nei due campi predisposti Infine fare clic su Conferma E possibile richiedere il reinvio del codice personale temporaneo tramite l apposito link RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 22 di 25
23 Nel caso di richiesta di reinvio del codice personale temporaneo, il sistema richiederà all utente di rispondere correttamente alla DOMANDA PER IL RECUPERO DEL CODICE PERSONALE La risposta corretta causerà l invio della contenente l informazione desiderata Se l utente specifica i dati corretti, il sistema prospetta un messaggio di conferma per l avvenuta operazione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 23 di 25
24 Il nuovo codice personale dovrà avere tra 8 e 10 caratteri alfanumerici e deve essere specificato nei campi nuovo codice personale e conferma nuovo codice personale L utente a questo punto potrà effettuare l accesso ai servizi on line tenendo ben presente la differenza tra la password di accesso ai servizi on line e il codice personale (da lui modificato al primo accesso) che serve ad effettuare le operazioni (es. inserimento Istanze). RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 24 di 25
25 5 GLOSSARIO Username Password di accesso nome.cognome o nome.cognome + numero (es. marco.rossi13) secondo le regole del servizio Posta Elettronica del Ministero (la username coincide per gli utenti in possesso della casella di posta istituzionale) E un codice alfanumerico da utilizzare per l accesso ai Servizi on line. Per gli utenti di posta elettronica istituzionale si utilizzerà la stessa password. Codice Personale E un codice aggiuntivo richiesto per confermare l identità nella gestione delle proprie istanze. Viene inviato alla fine della procedura online e dovrà essere cambiato al primo accesso ai Servizi on line DOPO il riconoscimento fisico presso la scuola o l ufficio. Codice di Validazione del numero di telefono cellulare E un codice aggiuntivo generato dal sistema e inviato via SMS al numero di telefono cellulare indicato dall utente ogni qual volta sia necessario validare detto numero. La ricezione di tale codice non pregiudica comunque il buon esito della registrazione. La validazione del numero di telefono cellulare diventa necessaria quando l utente ha espresso la volontà di ricevere SMS informativi dal Ministero della Pubblica Istruzione RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi Pagina 25 di 25

References: art. 34
 art. 64
 art. 65
 Art. 34
 Art. 64
 Art.65