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Timestamp: 2019-04-26 06:25:04+00:00

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PREGUNTAS FRECUENTES FACTURACIÓN ELECTRONICA DIAN COLOMBIA
Carrera 15 No 98-42 of. 401 Edf. Office Point – Bogotá
¿Sí la DIAN no ha elegido a un contribuyentes como facturador electrónico, se puede postular voluntariamente para poder utilizar este esquema?
Si, no solo los obligados si no quienes se acojan voluntariamente tienen la posibilidad de facturar electrónicamente, para la lo cual requieren cumplir con las pruebas de habilitación.
Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste esquema.
¿Qué es el proceso de habilitación de un obligado a facturar electrónicamente que a optado hacerlo de forma Directamente?
Son las actividades técnicas establecidas por la DIAN, a través de las cuales se valida que el software del facturador electrónico cumple con los requisitos Tecnicos y legales
¿Qué es lo que se habilita a quien pretenda facturar electrónicamente?
Lo que se habilita ante la DIAN es el software que expide facturas electrónicas, notas débito y crédito.
¿Quién se habilita cuando un obligado a facturar hace su desarrollo tecnológico por cuenta propia; usa la Facturación Gratuita DIAN o quién lo hace cuando el obligado elige un proveedor tecnológico autorizado?
En todos los casos el habilitado será el obligado a facturar electrónicamente sin importar la modalidad a través de la cual disponga el software para facturar.
¿Cuáles son las normas existentes sobre facturación electrónica?
El Artículo 616-1, 511, 615, 617, 618, 684-2 del Estatuto Tributario.
El Decreto 2242 de 2015. Recopilado en el 1625 de 2016
¿Quién se habilita en el caso que el obligado a facturar electrónicamente opere a través de un mandatario?
El mandatario también deberá surtir el proceso de habilitación.
¿La habilitación como Facturador Electrónico se realiza por una única vez o debe actualizarse en algún evento?
El proceso de habilitación deberá realizarse nuevamente en los siguientes eventos:
c) Por cancelación de la autorización al proveedor tecnológico realizada por la DIAN
¿Cuáles son algunos de los requisitos que deben cumplir los proveedores tecnológicos de facturación electrónica?
1. Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
2. Certificación en la norma ISO 27001
3. Patrimonio líquido igual o superior a veinte mil (20.000) UVT. Activos fijos como minimo que correspondan a (10.000 UVT) .
Según 1.6.1.4.1.12 del Decreto 1625 de 2016 luego de haber sido presentada la solicitud con todos los requisitos establecidos, la DIAN dispone de 2 meses para resolverla.
Puede solicitar la autorización entregando carta de compromiso de aportarla dentro de los 2 años siguientes a la fecha en que es autorizado.
¿Cuánto es el plazo para aportar la acreditación en la norma ISO 27001 si no se presenta con la solicitud de autorización de un proveedor tecnológico?
El solicitante a proveedor tecnológico dispone de 2 años para acreditar el cumplimiento de este requisito.
El Decreto 1625 de 2016 establece que el cumplimiento de los requisitos será permanentemente y validado por la DIAN. Se podrá generar la cancelación de la autorización.
¿Cuáles son las obligaciones de los prestadores de servicios tecnológicos?
Deben proveer los servicios de facturación electrónica con sujeción a las condiciones establecidas en el Decreto 1625 y en las resoluciones vigentes.
1. Cuando el proveedor decida terminar con su actividad económica. 2. Si el proveedor no aporta la acreditación en la norma ISO 27001 a la DIAN dentro de los dos años siguientes a la autorización otorgada.
Puede seleccionar otro operador e iniciar a facturar dentro de los tres meses siguientes. Si desea facturar directamente dispondrá de seis meses para reanudar la facturación electrónica.
Es un registro en el cual figuran relacionados los obligados a facturar electrónicamente, quienes voluntariamente decidieron hacerlo, los adquirentes que decidan recibir factura en formato electrónico y los proveedores tecnológicos autorizados.
¿Cuál es la función del catálogo de participantes?
Registrar a los sujetos que facturan y/o reciben facturas en medio electrónico, al igual que los proveedores de este servicio.
¿Cuál es la información que tiene el catálogo?
• Identificación de los participantes (Nit, nombre o razón social).
• Información técnica necesaria, mínimo casilla de correo electrónico para entrega de factura, notas crédito y débito electrónicas.
• La información de los autorizados por los participantes en el proceso de facturación.
¿De acuerdo con la normatividad cuales de las siguientes condiciones debe cumplir una factura electrónica?
a. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
b. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
c. Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario.
¿Qué características tiene el formato estándar de factura electrónica establecido por la DIAN?
a. El formato estándar de factura electrónico establecido por la DIAN está estructurado en XML.
b. Se construye usando el estándar UBL V2.
c. Tiene campos extensibles.
Debe indicarse el NIT del adquirente y si el adquirente no tiene NIT indicar el tipo de documento y el número.
¿Cómo se garantiza el principio de neutralidad tecnológica con la adopción de la Factura Electrónica?
La neutralidad tecnológica está garantizada porque los contribuyentes podrán elaborar sus servicios de facturación electrónicas en las tecnologías de su preferencia
No, es un certificado diferente al expedido por la DIAN. Debe obtenerse con las entidades autorizadas por la ONAC.
Sí, deben ser firmadas el 100% de las facturas como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad.
¿El obligado a facturar debe disponer de una persona para que firme cada una de las facturas que emita?
La firma electrónica o digital que se utilice para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica, tiene los mimos alcances probatorios de la firma autógrafa, y por ello puede ser utilizada por su poseedor para la suscripción de cualquier documento electrónico que lo requiera.
Es un valor alfanumérico calculado al utilizar los datos de la factura y la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN, de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico 3.
¿Qué es el acuse de recibo de la Factura electrónica?
Es el mensaje de datos a través del cual un adquirente manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información.
¿En el modelo de Factura Electrónica es obligatorio emitir acuse de recibo?
Sí, es obligatorio expedir el acuse de recibo para los adquirentes que reciban la factura electrónica.
¿Es obligatorio emitir acuse de recibo de la factura electrónica, cuando se entrega representación gráfica?
Para quienes reciben una representación gráfica pueden hacer el acuse de recibo, por escrito, o en los medios que disponga el facturador
La DIAN propone uno cuya adopción es opcional por los involucrados. En todo caso este formato no se remite a la DIAN. Lo deben conservar los participantes.
El término de remisión es de máximo 48 horas siguientes a la generación.
¿Qué es la representación gráfica de una factura electrónica?
Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán, entre otros, para los adquirentes que no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para la recepción de la factura en el formato estándar de generación XML.
¿Cuáles condiciones técnicas debe cumplir la representación gráfica de la factura electrónica.
Debe cumplir con los elementos gráficos como códigos bidimensionales tipo QR e incluir el CUFE.
Las notas débito y/o crédito, deberán ser expedidas cuando se presenten situaciones que hagan variar el valor de la factura inicialmente expedida por anulaciones, devoluciones, rescisiones o resoluciones totales o parciales
El formato electrónico de expedición de las notas débito y crédito es en XML y corresponde al definido por la DIAN.
¿Es obligatorio usar notas débito y/o crédito?
Si, es obligatorio, es el único mecanismo para anular total o parcialmente una factura electrónica
¿Qué se debe hacer en caso de rechazar una factura?
El adquierente debe notificarlo al vendedor y éste debe expedir la nota crédito electrónica correspondiente.
¿Qué se valida a una factura electrónica cuando es recibida por un adquirente?
1. Que pueda ser leida.
2. Que cumpla con las condiciones establecidas en el decreto de facturación electrónica.
3. Que cumpla los de requisitos propios de la operación comercial.
¿Cómo podrán facturar los obligados a facturar que tengan inconvenientes técnicos para hacerlo?
Podrá hacerlo con la modalidad de facturación por contingencia de talonario, en las condiciones establecidas en la Resolución 055 de 2016..
¿En qué sistemas se pueden presentar inconvenientes técnicos?
3. En el sistema de recepción de facturas de la DIAN (No opera la factura de contigencia para este caso)
Un obligado a facturar, que lo haga electrónicamente, podrá utilizar los documentos equivalentes a la factura que la normativa le autoriza para sus ventas.
¿Qué sucede con los actuales obligados a facturar por computador, con la expedición del Decreto 1625 de 2016?
Ellos podrán seguir facturando por este medio, salvo que sean seleccionados por la DIAN o voluntariamente facturen electrónicamente, luego de haber sido habilitados para hacerlo
Un obligado a facturar que lo haga electrónicamente y cambie de razón social, deberá hacer el trámite para inhabilitar los rangos de facturación existentes y solicitará unos nuevos rangos de numeración.
Las responsabilidades relacionadas con la obligación de facturar electrónicamente que deben ir en la casilla 53 del RUT son:
37. Obligado a Facturar Electrónicamente
38. Facturación Electrónica Voluntaria
39. Proveedor Tecnológico Autorizado
¿Se pueden actualizar de forma virtual el RUT para las responsabilidades de factura electrónica?
Teniendo en cuenta que para determinar estas responsabilidades debe mediar resolución la actualización solamente la puede realizar sólo la DIAN.
¿Dónde se hacen las pruebas de habilitacion de los interesados en facturar electrónicamente?
La DIAN tiene disponible una plataforma de pruebas de habilitación para los sofware de facturación electrónica (Cuando se selecciona un proveedor tecnológico no se requieren pruebas de habilitación). Toda la información sobre el proceso de habilitación se encuentra en la Guía de Usuario Externo de Facturación Electrónica.
n ¿Para habilitar el software es necesario enviar un mínimo de facturas, todas éstas pueden ser de prueba?
La DIAN tiene parametrizado un mínimo de 100 transacciones exitosas de prueba para habilitar un software de facturación.
Los documentos electrónicos (facturas, notas débito y crédito) necesitan ser aprobadas por la DIAN antes de enviarlas al adquiriente.
El modelo de facturación adoptado no contempla que la DIAN apruebe previa o posteriormente las facturas electrónicas, las notas débito y/o crédito. Se hacen algunas verificaciónes la información se encuentra en la Guía de Usuario Externo de Facturación Electrónica.
¿Se puede conocer y tener trazabilidad de cada factura expedida?
La DIAN dispone del servicio para que los contribuyentes que facturaron electrónicamente y remitieron los documentos a la DIAN, consulten el estatus de cada una de las facturas luego de realizadas las validaciones correspondientes.
Los rangos de numeración que autoriza la DIAN tienen diferentes periodos de vigencia que van desde 6 meses hasta 2 años de acuerdo con lo establecido en la Resolución 55 de 2016
¿La facturación en contingencia implica tener los formatos pre impresos?
Si, se deben cumplir con todos los requisitos de la facturación por talonario
¿Al momento de enviar la factura electrónica a través del servicio informático la DIAN emite y envía inmediatamente una respuesta al facturador electrónico?
La DIAN informa el recibo exitoso del ejemplar de las facturas electrónicas, mediante un mensaje automático trasmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN al obligado a facturar electrónicamente.
¿Qué sucede si el facturador electrónico no recibe o pierde la respuesta?
Puede consultar el resultado de la validación de las facturas electrónicas ingresando al servicio dispuesto por la DIAN.
¿Se contempla algún proceso de anulación/cancelación de facturas aprobadas, por ejemplo?
La anulación de las facturas se hace a través de notas crédito.
Cuando la DIAN no pueda acceder a la información de la factura recibida, así lo comunicara al remitente y éste dispone de hasta 48 horas para volver a entregar el documento a la DIAN.
¿Cómo se garantiza la recepción de la factura electrónica cuando no hay medios electrónicos de entrega?
Quienes facturen de forma electrónica entregaran la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tienen medios para recibir electrónicamente la factura electrónica.
¿Todos los receptores de facturas electrónicas deben disponer de alguna tecnología?
Para la recepción de una factura electrónica lo único requerido es una dirección electrónica a donde llegaran los documentos electrónicos. No obstante los receptores tendran la posibilidad de automatizar la interoperabilidad con sus sistemas empresariales.
¿Los rangos de números de pruebas de facturas para pruebas son controlados?
La DIAN entrega rangos de numeración para las pruebas de habilitación, los cuales se entregaran de forma automática por el servicio electrónico desarrollado por la Entidad y es uno de los criterios que se verifican en las facturas.
¿Dónde pueden registrar observaciones o datos varios en un tag o grupo de ellos cuando lo requiere la operación de un comercio?
Podrán buscar dentro de los diferentes campos definidos a nivel mundial para el ESTÁNDAR UBL 2.0 de e-comerce y si aun así no lo encuentran, podrán definir una extensión adicional a estos campos siempre y cuando maneje las estructuras del estándar mencionado.
¿Al firmar electrónicamente como proveedores tecnológico, documentos de un tercero se entra a ser deudor solidario?
La normativa establece que en todos los casos el responsable es el obligado facturar de forma electrónica seleccionado por la DIAN o quien lo hace de forma voluntaria, así facture a través de un Proveedor Tecnológico. Sin perjuicio de los acuerdos comerciales y legales acordados entre los facturadores y proveedores.
¿El proyecto de factura electrónica está enfocado al segmento B2B (Negocio a Negocio)?.
No, La factura electrónica se emitirá en transacciones comercial B2B o B2C sin ninguna distinción, pudiendo el facturador hacer uso de los documentos equivalentes autorizados por la ley.
Importe Impuesto (detalle): Importe del impuesto retenido ¿Es obligatorio enviar el impuesto del ICA en la factura electrónica?
Es un campo informativo que puede o no ser liquidado en la factura, sobre todo porque es un dato para la aplicación de una retención por el pagador en caso que aplique.
Porcentaje: Porcentaje a aplicar es obligatorio enviar la base del impuesto (19%, 5%) o sólo se puede enviar el valor del impuesto (valor de IVA, Valor de Impuesto al consumo, etc) sin especificar el porcentaje del impuesto?
El formato XML permite que se discriminen todos los elementos necesarios para la liquidación del impuesto.
Con respecto al recibo exitoso de facturas en el servicio electrónico de la DIAN: ¿Cómo es la respuesta automática?
La respuesta automática que se genera será la que se obtenga de la conexión Web service indicando la recepción del archivo con un tamaño establecido. Podrá consultarse en el servicio Web la recepción de las facturas.
Con relación a los rangos de numeración, ¿Se podrá autorizar más de un rango para el mismo prefijo?
Si es posible que un prefijo disponga de más de un rango de numeración, pero sólo un consecutivo.
En la numeración para la facturación por contingencia se puede solicitar más de un rango de números.
Para la numeración de las facturas en contingencia se podrán usar los prefijos que requiera el contribuyente.
Los datos del CUFE que viajen en las pruebas hacia los servicios pueden ser NO-Reales (simulados) ?.
Los datos que se utilizaran para las pruebas pueden ser simulados, sin embargo la construcción y cálculo del CUFE debe observar el procedimiento establecido usando los datos de las facturas de prueba.
El WebService está para enviar uno a uno cada Documento Electrónico (Factura de Venta, Nota Debito, Nota Crédito, Factura de Exportación y Factura de Contingencia)? Y el Servicio FTP esta para enviar masivamente Documentos Electrónicos (Factura de Venta, Nota Debito, Nota Crédito, Factura de Exportación y Factura de Contingencia)?
Quienes facturen electrónicamente podrán elegir cualquiera de las dos formas para entregar a la DIAN los documentos electrónicos generados según lo requiera.
Para las pruebas de habilitación la DIAN proporciona un certificado digital para pruebas?
Las facturas serán firmadas con certificados digitales provistos por entidades de certificación abiertas acreditadas ante la (ONAC) Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, el cual es necesario que adquiera el facturador interesado en las pruebas.
¿Cómo se obtienen los rangos de numeración para pruebas?
Al ingresar y registrarse en el servicio de pruebas de habilitación se entregaran entre otros elementos, los rangos con los cuales podrá realizar las pruebas.
La documentación del webservice de respuesta indica claramente los códigos de error de todos los posibles problemas que pueda reportar la DIAN al recibir una factura, cuál es el código de retorno de éxito?
El código que indica la recepción exitosa del archivo es el 200, en la versión actual del anexo 5 tiene la siguiente descripción: "Es común que se muestre esta respuesta cuando la petición pasa las validaciones iniciales de estructura del documento xml e integridad entre éste y los elementos NIT, InvoiceNumber e IssueDate."
¿Cuándo el documento fue recibido exitosamente implica que cumple con los requisitos de la normativa comercial y la tributaria?
El mensaje “"Ejemplar recibido exitosamente"” es del webservice, y no se refiere a que el contenido del UBL-INVOICE cumple con los requisitos de la normativa de factura electrónica; se refiere solo a que el documento está bien formado en el entorno XML.
¿Cómo se verifica que el certificado digital con el que se realiza la firma no está revocado? ¿Se va a contar con algún servicio para esto?
Las Entidades de Certificación Digital publican las Políticas de Certificación Digital en Internet. Allí se realiza la verificación de las firmas revocadas.
Un Obligado a facturar electronicamente OFE puede tener varios certificados activos para firmar?
Puede tener la cantidad de certificados digitales que necesite para atender eficazmente la operación comercial.
¿De qué esta compuesto el activo fijo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2242 de 2016 y de qué se componen?
Para efectos de lo establecido como requisito para los proveedores tenológicos, corresponden a propiedad, planta y equipo.
Si un obligado a facturar lo hace a través de un software arrendado, ¿se considera que lo hace directamente?, o ¿El arrendatario tiene que ser proveedor técnologico?
Esta forma se considera facturación directa y debe realizar pruebas de habilitación.
Como soporte contable la factura debe cumplir con la normativa correspondiente. Sin embargo, si el tipo de negocio lo requiere puede involucrar la opción multi idioma.
¿El acuse de recibo de la factura electrónica se debe entregar a la DIAN?
No debe entregarse a la DIAN, es un documento del comerciante, que podría solicitarlo la DIAN en las labores de control fiscal propias de la misión.
¿Factura de Contingencia debe llevar CUFE?
La factura de contingencia no debe llevar CUFE
¿Para facturar electrónicamente se requiere disponer de prefijos para identificar a los diferents puntos de facturación?
De acuerdo con la Resolución 0055-2016 cada establecimiento de comercio debe tener su propio rango de facturación y se identifican con su prefijo.
Los prefijos van a ser únicamente letras, únicamente números o va a ser alfanumérico?
El sistema en línea de numeración permite que el solicitante incluya entre [0..4] caracteres alfa-numéricos;
Al generar el CUFE y se envía un valor negativo (-1000), ¿se concatena el valor con el símbolo de negativo que viene en el valor?
Los valores que se incluyen en el CUFE tienen que ver con valores numéricos positivos o cero.
No hay carácter separador.

References: Artículo 616
 artículo 617
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
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