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Timestamp: 2015-03-03 08:58:08+00:00

Document:
Comité des Ministres - Règlement financier et dispositions annexes du Conseil de l'Europe
1117e réunion – 29 juin 2011
(Point 11.2)
REGLEMENT FINANCIER ET DISPOSITIONS ANNEXES DU CONSEIL DE L’EUROPE
TITRE II – FINANCEMENT – RECETTES ET CONTRIBUTIONS – FONDS DE ROULEMENT
TITRE III – LE PROGRAMME ET BUDGET
Chapitre 1 – Structure – Présentation – Adoption
Chapitre 2 – Comité du budget
Chapitre 3 – Exécution du Budget
TITRE IV – GESTION DES AVOIRS – IMMOBILISATIONS – STOCKS – COMPTABILITE
Chapitre 1 – Gestion des avoirs
Chapitre 2 – Immobilisations
Chapitre 3 – Stocks
Chapitre 4 – Reporting
TITRE V – AUDIT INTERNE
TITRE VI – APPROBATION DES COMPTES
TITRE VII – AUDITEUR EXTERNE
TITRE VIII – COMITE D’AUDIT
AUDITEUR EXTERNE PROCEDURE DE NOMINATION DE L’AUDITEUR EXTERNE
COMITE DU BUDGET PROCEDURE DE NOMINATION DES MEMBRES DU COMITE DU BUDGET
Le présent Règlement énonce les règles concernant :
- le Programme et le Budget du Conseil de l’Europe (ci-après « l'Organisation ») ;
- les contributions des Etats membres et les autres recettes ;
- la gestion des fonds mis à la disposition du Secrétaire Général pour le fonctionnement de l’Organisation ;
- les états financiers et les comptes de gestion budgétaire de l’Organisation ;
- le Comité du budget, l’Auditeur externe, l’Auditeur interne, le Comité d’audit et le Trésorier de l’Organisation.
Le Secrétaire Général est responsable devant le Comité des Ministres de la bonne gestion administrative et financière de l’Organisation. Il veille à assurer une administration efficace de l’Organisation et un usage économe des ressources placées à sa disposition. A cette fin, il met en place un système de gouvernance incluant notamment : la gestion des risques, le contrôle interne, l’audit interne, l’établissement d’indicateurs de performance et l’évaluation des résultats.
1. L’exercice financier a une durée de un an allant du 1er janvier au 31 décembre de la même année. A compter du 1er janvier 2012, le Programme et le Budget couvrent deux exercices financiers consécutifs (ci-après « le biennium »).
2. Le Programme et le Budget constituent un document intégré. Le Programme fixe les objectifs de l’Organisation pour le biennium, ainsi que les résultats attendus et les indicateurs de performance. Le Budget autorise les recettes et les dépenses budgétaires de l’Organisation pour la mise en œuvre du Programme pour chacun des exercices financiers du biennium.
3. Le Secrétaire Général propose, et le Comité des Ministres approuve, le Programme et le Budget selon les modalités définies par le présent règlement.
1. Toutes les recettes et toutes les dépenses de l'Organisation doivent être inscrites aux budgets de l’Organisation.
2. Cependant, le Comité des Ministres peut créer, suivant des modalités qu'il détermine, des comptes ayant un objectif spécifique (comptes spéciaux) et disposant de leurs ressources propres. Les objectifs de ces comptes doivent être conformes aux objectifs définis par le Statut du Conseil de l'Europe.
Le Secrétaire Général fait tenir une comptabilité de l’Organisation conformément aux dispositions des articles 61 à 64 ci-après. Il rend compte de sa gestion dans les conditions prévues au Titre IV du présent règlement.
Le Programme et le Budget sont établis et les comptes sont tenus en euros.
Les contributions obligatoires, les contributions volontaires et les recettes diverses constituent les recettes de l’Organisation.
1. Le montant total des contributions obligatoires pour chaque exercice est déterminé de façon à assurer la couverture des crédits autorisés dans le Programme et le Budget de l’Organisation pour le même exercice tel que défini à l'article 17 ci-dessous, déduction faite du montant estimé des recettes diverses.
2. Le montant des contributions obligatoires pour chaque exercice est réparti entre les Etats membres en application de l'article 38.b du Statut, la contribution de chaque Etat étant calculée suivant les modalités arrêtées par le Comité des Ministres.
1. Les contributions obligatoires sont payables en euros. Toutefois, le Secrétaire Général peut inviter, au moment de l'appel à contributions obligatoires, certains Etats membres à payer tout ou partie de celles-ci dans leur monnaie nationale, si l'Organisation a besoin de ces devises.
2. Dans ce cas, il est fait application de la parité de l’euro telle qu'elle est établie par la Banque centrale européenne le jour de l'envoi de l'appel à contributions aux Etats membres.
2. Le solde de la contribution à payer est à régler avant la fin de la période de six mois prévue par l'article 39 du Statut.
3. Le Comité des Ministres est informé de la liste des Etats membres dont les contributions n’auraient pas été payées selon les dispositions ci-dessus.
4. Les Etats membres qui n'auraient pas acquitté la totalité de leur contribution avant la fin de la période de six mois prévue par l’article 39 du Statut auront à verser un intérêt mensuel simple de 0,5 % sur les sommes restant dues au premier jour de chacun des six mois qui suivent, et de 1 % sur les sommes restant dues au premier jour de chaque mois par la suite.
5. Le compte du budget des recettes est crédité des montants des contributions appelées. Si tout ou partie d'une contribution reste impayée à la clôture de l'exercice, les montants restés impayés restent inscrits sur un compte débiteur.
6. Le Comité des Ministres est tenu informé de la situation des contributions impayées selon le calendrier qu’il détermine et en tout état de cause à l'occasion de la présentation des comptes annuels.
1. Les contributions volontaires, dons et legs qui sont faits à l'Organisation peuvent être acceptés par le Secrétaire Général, qui peut également conclure des contrats avec des tiers pour financer conjointement des activités. Toutefois, le Secrétaire Général informera le Comité des Ministres des cas où ces contributions volontaires dons et legs, ou arrangements de financement conjoint sont assortis d'une affectation déterminée et, préalablement, lorsqu'ils sont assortis de conditions ou lorsque leur emploi est susceptible d'entraîner des charges financières pour l'Organisation.
2. Le montant de ces contributions volontaires, dons et legs, reste comptabilisé en attente d’affectation en attendant que le Comité des Ministres décide de son affectation et en arrête les modalités d'emploi.
3. Les contributions volontaires, dons et legs, et arrangements de financement conjoint contractés par le Secrétaire Général sont affectés au budget ou compte spécial approprié. Dans les cas de crédits affectés à un compte spécial, les soldes non dépensés avant la fin de l’exercice sont automatiquement reportés à l’exercice suivant et ce jusqu’à l’achèvement de l’activité à laquelle ils étaient dédiés. Tout crédit restant sera alors affecté conformément aux instructions du donateur ou par décision du Comité des Ministres.
1. Un fonds de roulement constitué par des versements des Etats membres est mis à la disposition de l'Organisation pour assurer en toute période les disponibilités de trésorerie nécessaires au fonctionnement de l'Organisation. Le montant versé par chaque Etat membre au fonds de roulement est inscrit à son crédit.
2. Le montant de ce fonds est fixé par le Comité des Ministres en fonction des besoins. La part de chaque Etat membre est déterminée, au moment de la fixation du montant du fonds, sur la base du pourcentage retenu pour la contribution de l'année en cours.
3. Dans le cas où des prélèvements de caractère définitif ont été faits sur le fonds de roulement, le Comité des Ministres prend les mesures nécessaires pour le reconstituer.
Si au cours de l'exercice, les disponibilités de trésorerie sont épuisées, le Secrétaire Général prend les dispositions nécessaires pour assurer le paiement des dépenses. Il en informe le Comité des Ministres et le Comité du budget.
1. Tout nouveau membre dont l'instrument d'adhésion est déposé dans le courant d'un exercice acquitte, au titre de celui-ci, une contribution dont le montant est fixé par le Comité des Ministres. Cette contribution est enregistrée comme recette au Budget de l'exercice en cours.
2. Le Comité des Ministres détermine en même temps le montant que le nouveau membre doit acquitter au fonds de roulement.
3. Ces montants doivent être payés dans un délai de six mois à compter de la date d’envoi de l’appel à contribution et font l’objet du paiement d’intérêts de retard comme indiqué à l’article 10.
La contribution de tout membre associé est fixée par le Comité des Ministres conformément à l'article 38 du Statut. Ces contributions sont comptabilisées comme recettes.
Le Comité des Ministres examine les conséquences financières du retrait ou de la suspension d'un membre en application des articles 7 et 8 du Statut et prend les dispositions appropriées.
1. Le Programme et le Budget de l'Organisation comprennent le Budget général et les budgets des accords partiels et est composé de piliers, secteurs et lignes de programme.
2. Le Budget général groupe les dépenses et les recettes de l'Organisation. Il comprend le Budget ordinaire, le Budget extraordinaire, le Budget du Fonds européen de la jeunesse, le fonds de réserve des pensions ainsi que tout autre budget subsidiaire.
3. Le Programme et le Budget doivent inclure des informations sur les contributions volontaires estimées pour chaque exercice du biennium.
Les budgets annexes prévus à l’article 17 peuvent être établis par le Comité des Ministres.
Le Secrétaire Général établit tous les deux ans un projet de Programme et de Budget pour le biennium et le soumet au Comité des Ministres avant le 1er novembre de l’année qui précède le biennium concerné, accompagné de l'avis du Comité du budget.
a) un tableau des dépenses classées par pilier, secteur et ligne de programme ainsi que des titres, chapitres et articles correspondants ;
b) les objectifs, résultats attendus, indicateurs de performance et ressources pour chaque ligne de programme ;
c) un tableau des dépenses et des recettes, classées par catégorie, ainsi que les dépenses et les recettes approuvées pour l’exercice précédent et les comptes de gestion budgétaire pour le dernier exercice clos ;
d) le plafond salarial ainsi que le plafond salarial de l’exercice précédent et le tableau des dépenses correspondant au plafond salarial pour le dernier exercice clos ;
e) un tableau des postes et un tableau des fonctions par grades et par grandes entités administratives, ainsi qu’au 30 juin de l’année précédant le biennium ;
f) les informations relatives au fonds de réserve des pensions ;
g) une présentation des aspects généraux du projet de Programme et de Budget pour le biennium ainsi que la méthodologie utilisée pour la préparation du Budget et leurs incidences sur l’évolution des activités de l’Organisation, y compris une comparaison avec les années précédentes, et leurs implications budgétaires ;
h) l’avis de l’Assemblée parlementaire conformément à la Résolution Res(53)38, sur la partie du Budget qui la concerne.
Les budgets des accords partiels et leurs budgets annexes le cas échéant sont établis conformément à la réglementation applicable. Ils groupent les dépenses supplémentaires résultant de ces accords qui sont à répartir entre les Etats y participant et les recettes diverses qui viennent en atténuation de ces dépenses. Pour chaque exercice financier du biennium, ils prévoient une contribution au fonds de réserve des pensions et une participation forfaitaire annuelle aux dépenses administratives du Budget ordinaire calculée sur la base du montant des dépenses administratives incluses au Budget du deuxième exercice du biennium précédent.
En cas de besoin, le Secrétaire Général, de sa propre initiative ou à la demande du Comité des Ministres présente, en cours d'exercice, dans un budget rectificatif, à l'approbation du Comité des Ministres, des propositions de crédits supplémentaires pour l’exercice concerné accompagnées d’une explication sur les voies et les moyens proposés pour les couvrir. Le Comité des Ministres en décide sur avis du Comité du budget.
1. Le Comité des Ministres approuve le Programme du biennium et le Budget pour le premier exercice ainsi que le Budget du deuxième exercice, à titre provisoire, avant le début du biennium.
2. Avant le 30 juin du premier exercice financier, le Secrétaire Général soumet au Comité des Ministres un projet de Programme et de Budget ajusté pour le deuxième exercice, accompagné de l’avis du Comité du budget.
3. Le Comité des Ministres approuve le Budget et le cas échéant le Programme révisé du deuxième exercice avant le 1er novembre du premier exercice du biennium.
Lorsque le Programme et le Budget ne sont pas approuvés conformément aux dispositions de l’Article précédent, le Comité des Ministres autorise le Secrétaire Général à effectuer des dépenses sur une base mensuelle d’un montant n’excédant pas un douzième du total du Budget de l’exercice précédent et à appeler des contributions auprès de chaque Etat membre d’un montant égal à un tiers de ses contributions de l’exercice précédent selon les dispositions de l’article 10.
1. Il est institué un Comité du budget composé de onze experts aux compétences reconnues en matière d'administration et de finance, désignés par le Comité des Ministres pour un mandat de trois ans renouvelable.
2. Cinq experts sont désignés sur présentation des gouvernements des cinq Etats membres payant les plus fortes contributions au Budget général de l'Organisation.
3. Six autres experts sont désignés sur présentation des gouvernements des autres Etats membres.
4. Onze membres suppléants sont désignés par le Comité des Ministres, dans les mêmes conditions, au titre de chacun des Etats dont un candidat est désigné membre titulaire.
5. Les membres du Comité du budget agissent en qualité d'experts indépendants et de conseillers du Comité des Ministres.
a) le projet de Programme et de Budget, les projets de crédits supplémentaires et, d'une manière générale, les projets entraînant des dépenses nouvelles ;
b) le rapport de suivi prévu à l’article 65 ;
c) les comptes annuels prévus à l’article 61 et le rapport de l’auditeur externe pour l’exercice précédent ;
f) les transferts de titre à titre visés à l'article 28 du présent règlement ;
7. Les avis du Comité du budget sont consignés dans un rapport. Si le Comité n'est pas unanime sur une question, le rapport indique les différents avis exprimés.
8. Le Secrétaire Général fournit au Comité du budget toute l'aide et la documentation dont celui-ci peut avoir besoin à temps pour lui faciliter l'accomplissement de sa tâche. 9. Un règlement d'ordre intérieur, approuvé par le Comité des Ministres, détermine les règles de fonctionnement du Comité du budget.
1. L'approbation du Programme et du Budget pour un exercice donné par le Comité des Ministres vaut autorisation pour le Secrétaire Général de procéder au recouvrement des recettes et, notamment, à l'appel des contributions auprès des Etats membres et d'engager et de payer les dépenses pour l’exercice concerné dans la limite des crédits ouverts sans préjudice des dispositions de l’article 27.
1. Afin d’assurer la pleine exécution du Programme, le Secrétaire Général est autorisé à engager, à compter du 1er octobre de l’exercice précédent, les crédits du budget du deuxième exercice du biennium dans la limite de 5 % par ligne de programme jusqu’à approbation du Budget du deuxième exercice.
2. Lorsque des circonstances exceptionnelles rendent indispensable de prendre des engagements financiers dont l'exécution s'étend au-delà du biennium, le Comité des Ministres donne, suivant la procédure budgétaire prévue au présent règlement, les autorisations d'engagement nécessaires et ouvre dans les budgets successifs les crédits de paiement qui s'y rapportent.
1. En cas de besoin, le Secrétaire Général est autorisé à effectuer des transferts à l'intérieur de chaque titre du Budget pour un exercice donné dans les conditions fixées par le Comité des Ministres lors de l'approbation du Budget de ce même exercice. Tout autre transfert doit être autorisé préalablement par le Comité des Ministres. Le Comité des Ministres sera immédiatement informé des transferts entre les lignes de programme d’un montant excédant 10 % de la ligne de programme sur laquelle le transfert est crédité et de celle de laquelle il est débité, ou de 100 000 €.
2. Nonobstant les dispositions de l’article 28, paragraphe 1, le Secrétaire Général est autorisé à effectuer des transferts de nature technique, notamment ceux qui concernent l’imputation des dépenses de personnel et l’allocation de provisions communes. Article 29
1. Les crédits budgétaires qui n’ont pas été engagés à la clôture de l’exercice sont annulés et traités conformément à l’article 68.
2. Afin d’assurer la pleine exécution du Programme au cours d’un biennium, le Secrétaire Général peut demander l’autorisation de reporter sur la deuxième année les crédits budgétaires du premier exercice, concernant des activités dont l'exécution aurait été retardée du fait de circonstances exceptionnelles, en vue de la mise en œuvre de ces activités. Ce report est autorisé par le Comité des Ministres après avis du Comité du budget.
3. Un report de crédits budgétaires d’un biennium sur le biennium suivant ne peut avoir lieu que dans des circonstances exceptionnelles ; il doit être autorisé par le Comité des Ministres sur demande du Secrétaire Général et après avis du Comité du budget.
L'exécution du Budget est assurée suivant le principe de la séparation de fonctions entre les ordonnateurs et le Trésorier. A cette fin, le Secrétaire Général nomme, pour chaque exercice, en tant qu'ordonnateurs, de hauts fonctionnaires à qui il déléguera par écrit le pouvoir d'autoriser les dépenses. Le Secrétaire Général nomme également un haut fonctionnaire qui assure les fonctions de Trésorier.
Les ordonnateurs visés à l'article 30 sont responsables au nom du Secrétaire Général de la bonne gestion financière des crédits budgétaires ; ils veillent à la conformité au Règlement financier de l'ensemble des transactions et s’assurent que les procédures adéquates de contrôle interne sont en place pour les secteurs dont ils sont responsables. Ceci porte en particulier sur l’imputation des dépenses par rapport aux crédits, l'engagement des dépenses pour la réalisation des programmes et des objectifs, la constatation des droits à recouvrer, l'émission des ordres de recouvrement et de paiement. Ils procèdent, en tant que de besoin, à la délégation par écrit de ces fonctions à des gestionnaires de centres de coûts et définissent les limites et conditions dans lesquelles ceux-ci doivent exercer cette délégation.
Le Trésorier assume la responsabilité de la conservation et du maniement des fonds et valeurs de l'Organisation. Il assume également les autres responsabilités prévues par le présent règlement, particulièrement en ce qui concerne le paiement des dépenses et le recouvrement des recettes.
Section 2 – Constatation et recouvrement des recettes budgétaires
1. Les ordonnateurs ou, par délégation, les gestionnaires des centres de coûts s’assurent que pour tout service rendu par l’Organisation à un tiers une facture est établie et comptabilisée dans les livres de l’Organisation.
2. Des factures peuvent être établies directement par le Trésorier.
1. Le Trésorier s'assure de la comptabilisation du montant concerné et procède à son recouvrement.
2. Toute créance jugée irrécouvrable par le Trésorier est mise en instance de non-valeur dans les états financiers en attendant qu'une décision soit prise par le Comité des Ministres.
Tout versement en espèces fait à l’Organisation donne lieu à délivrance d'un récépissé dont une copie doit être transmise au Trésorier.
Section 3 – Gestion des crédits budgétaires
Les ordonnateurs ou, par délégation, les gestionnaires des centres de coûts gèrent, dans les limites et conditions de leur délégation, les crédits dont ils sont responsables en vertu de l’article 31. Ils procèdent à l'engagement, à la liquidation et à l'ordonnancement des dépenses et en assurent le suivi.
A. Engagement des dépenses et passation des marchés
1. Aux fins du présent règlement, il faut entendre par « engagement » tout acte ayant pour effet d'engager financièrement l'Organisation à l'égard d'un agent ou d'un tiers ou d’un fournisseur de biens ou services refacturés au sein de l’Organisation.
2. Tout engagement doit faire l’objet d’une réservation de fonds préalable dans le système de gestion comptable pour le montant estimé de la dépense.
3. L'acte d'engagement ne peut être accompli que par les ordonnateurs ou, par délégation, par les gestionnaires des centres de coûts qui doivent se conformer aux dispositions du présent règlement.
Les ordonnateurs ou, par délégation, les gestionnaires des centres de coûts doivent maintenir les engagements dans la limite des crédits dont la gestion leur a été déléguée par le Secrétaire Général.
Dans le cas d'une insuffisance de crédits relatifs à des dépenses ayant un caractère obligatoire, le Secrétaire Général peut en autoriser le paiement et entamera ensuite immédiatement la procédure de régularisation budgétaire appropriée conformément aux dispositions prévues par le Règlement financier.
1. Les contrats portant sur l’achat par l’Organisation de biens, services ou travaux, ainsi que les contrats cadre et les contrats de partenariat sont conclus après un appel d'offre publique international. 2. Toutefois, les contrats peuvent être négociés directement avec les fournisseurs dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence si la dépense totale prévue ne dépasse pas 55 000 € hors taxes. Dans ce cas, l’ordonnateur ou, par délégation, le gestionnaire de centre de coûts compétent, doit néanmoins veiller à contracter dans les meilleures conditions, en consultant si possible au moins trois fournisseurs et en conservant dans le dossier des pièces relatives à cette consultation ou, le cas échéant, les justificatifs qui l'ont rendue impossible.
3. De même, les contrats peuvent être négociés directement avec les fournisseurs :
a) si la dépense concerne un achat d’un montant inférieur à 2 000 € hors taxes, ou inférieur à 5 000 € hors taxes pour les prestations intellectuelles pour lesquelles le critère de base du choix est l’expertise technique du prestataire ;
b) si l'appel à la concurrence n'a donné aucun résultat ou a abouti à des prix inacceptables ;
c) lorsque la Commission des marchés visée à l'article 42 estime que :
i. la procédure d'appel à la concurrence ne peut être appliquée en raison d'une urgence imprévue, non imputable au service concerné ; ou
ii. des nécessités techniques ou des situations de fait ou de droit justifient que la prestation soit assurée par un fournisseur déterminé.
Dans ces deux cas, l’ordonnateur, ou par délégation, le gestionnaire de centre de coûts doit se soucier d'obtenir les meilleures conditions techniques et financières possibles.
4. Les montants prévus aux alinéas 2 et 3 de cet article sont automatiquement actualisés par décision du Secrétaire Général tous les trois ans, le 1er
janvier, sur la base de l’indice des prix à la consommation dans la zone euro pour tenir compte de l'évolution des prix. Ils sont arrondis au millier d’euro le plus proche.
1. L'appel à l’offre publique internationale s'effectue sur la base d'un cahier des charges adressé à tous les concurrents et précisant, notamment, la nature des prestations, les clauses qui figureront dans le contrat, les délais de soumission des offres et les garanties exigées par l’Organisation.
2. Les participants à l'appel d'offre doivent adresser leur offre sous pli fermé et/ou par courrier électronique à la Commission des marchés instituée par l'article 42 ci-après selon les modalités définies par l’appel d’offre. L’ouverture des offres est supervisée par l’Auditeur interne.
1. Il est institué une Commission des marchés dont la composition est fixée par arrêté du Secrétaire Général qui informera préalablement le Comité des Ministres de sa composition.
2. La Commission des marchés a pour mandat de :
- déterminer l'étendue de l'appel d'offre public auquel il doit être procédé ;
- décider du support le plus approprié pour la publication de l’appel d’offres ;
- procéder à l'évaluation des offres reçues ;
- décider de l’offre à accepter sur la base de la recommandation de l’ordonnateur.
3. La Commission des marchés peut être consultée sur tout autre problème relatif à l'appel d'offre publique, à l'établissement du contrat et à l'exécution de celui-ci.
Tous les contrats sont conclus par écrit et doivent comprendre un descriptif détaillé des biens ou services à fournir ou travaux à exécuter.
B. Ordonnancement des dépenses
L’ordre de paiement est l'acte par lequel l'ordonnateur ou, par délégation, le gestionnaire de centre de coûts donne au Trésorier l'ordre de payer une dépense. La responsabilité de l’ordre de paiement incombe à l’ordonnateur.
Le Trésorier est habilité à payer sans ordre de paiement les dépenses calculées conformément aux barèmes en vigueur. Dans ces cas, le titre de paiement vaut autorisation.
1. La préparation d’un ordre de paiement par l'ordonnateur ou, par délégation, par le gestionnaire du centre de coûts requiert de vérifier et certifier :
- l’existence des droits du créancier ;
- les éléments comptables communiqués au Trésorier, notamment l’exercice de rattachement de la dépense ;
- que les biens ont été réceptionnés, les services rendus, ou les travaux exécutés avant la fin de l’exercice concernée et conformément aux dispositions du contrat ; et
- la somme à payer.
2. Pour le paiement de toute dépense, l’ordre de paiement doit comporter les éléments suivants :
a) l'objet de la dépense ;
b) le numéro de commande ;
c) l’autorisation de l'ordonnateur ou, par délégation, du gestionnaire du centre de coûts ou de la personne autorisée par lui à approuver la dépense ;
d) la demande de paiement du fournisseur ;
e) la somme à payer ;
f) le nom et l’adresse du fournisseur ainsi que toute indication concernant les modalités du paiement à effectuer ;
g) les conditions de règlement ;
h) la date de la réception des biens, des services ou des travaux et la certification de leur conformité avec la commande.
3. Lorsque les documents originaux relatifs aux éléments mentionnés à alinéa précédent doivent être conservés dans les dossiers de l’ordonnateur, des copies certifiées peuvent les remplacer en vue de procéder au paiement.
Section 4 – Paiement des dépenses
Le paiement libère l'Organisation de ses obligations envers ses créanciers.
Le Trésorier assure le paiement des dépenses dans la limite des disponibilités de trésorerie sans préjudice des dispositions de l’article 13.
Avant de procéder au paiement, le Trésorier s'assure :
- de la régularité de l'ordre de paiement ;
- de la régularité des documents justificatifs ;
- de l'exactitude de la désignation du fournisseur ;
- des retenues à effectuer au titre des acomptes ou à tout autre titre.
1. Lorsque le Trésorier constate une irrégularité dans l'ordre de paiement, il en réfère à l’ordonnateur avant de procéder au paiement.
2. Lorsque l’ordonnateur maintient l'ordre de paiement contre l'avis du Trésorier, la Trésorier en réfère au Secrétaire Général pour décision. Dans le cas où le Secrétaire Général confirme l’ordre de paiement, cet ordre devient exécutoire pour le Trésorier et est signalé à l’Auditeur externe.
Le Trésorier peut verser des acomptes lorsque les règles internes applicables ou les contrats prévoient l’accord de tels acomptes.
1. Les fonds de l'Organisation sont déposés en banque.
2. Le Trésorier prend les dispositions nécessaires pour que soient productives d'intérêt les disponibilités dont il n'est pas prévu un emploi immédiat et arrête avec la Commission des marchés les dispositions de mise en concurrence des placements financiers.
1. En vue du paiement de menues dépenses courantes ou si le fonctionnement d'un service justifie la décentralisation de certains paiements, l'ordonnateur peut instituer des régies d'avance dont il fixe les modalités de fonctionnement. Les régisseurs d'avances rendent compte, par l'intermédiaire de l'ordonnateur, de leur gestion au Trésorier à qui ils fournissent tous états et pièces nécessaires.
2. A cet effet, le Trésorier ou toute autre personne à laquelle il aura spécifiquement délégué son autorité pour ce faire peut ouvrir des comptes en banque au nom de l'Organisation.
1. Une immobilisation est une ressource contrôlée par l’Organisation dont celle-ci peut attendre des avantages économiques et dont la valeur peut être estimée de façon fiable.
2. Les immobilisations sont détenues pour contribuer dans le long terme à la production de biens et à la prestation de services, pour leur location à des tiers ou pour des buts administratifs. Les immobilisations doivent être utilisées par l’Organisation pour une durée supérieure à un exercice.
1. Les ordonnateurs assurent la tenue d’inventaires de toutes les immobilisations constituant le patrimoine de l’Organisation.
2. Ils prennent les dispositions nécessaires pour l’entretien et la surveillance de toutes les immobilisations achetées et imputées à leurs budgets respectifs. Ils en effectuent périodiquement l’inventaire et au moins une fois à la fin de chaque exercice.
1. Au moment de la réception des immobilisations, les numéros d’inscription aux inventaires sont portés en référence sur chaque article et sur les pièces de liquidation.
2. Les ventes d’immobilisations d’occasion font l'objet d'une publicité appropriée et selon le règlement interne applicable.
Les ordonnateurs fournissent toute information nécessaire à la comptabilisation et l’évaluation du coût des immobilisations ainsi que les pièces justificatives y afférentes.
La cession, la mise au rebut et toute disparition par perte, vol, ou pour quelque cause que ce soit, d’immobilisations inventoriées, est notifiée au Trésorier par l'ordonnateur concerné.
Les stocks sont des ressources contrôlées par l’Organisation qui se présentent sous la forme de matières ou de fournitures, destinées à des fins de production, de consommation, de vente ou de distribution.
Les mouvements des biens consommables tels que les fournitures de bureau sont suivis de manière à permettre le contrôle de leur consommation. Les ordonnateurs organisent des inventaires périodiques ainsi que la valorisation des stocks qui ont été acquis et imputés au budget de leur service et ce au moins une fois par an en fin d’exercice.
Chaque ordonnateur fournit toute information nécessaire à la comptabilisation, l’évaluation du coût des stocks ainsi que les pièces justificatives y afférentes.
1. Le Secrétaire Général tient les comptes annuels de l’Organisation. Ils sont libellés en euros et doivent comporter :
a) les états financiers de l’Organisation ;
b) les comptes de gestion budgétaire par lesquels le Secrétaire Général fait rapport sur le résultat final de l’exercice budgétaire approuvé par le Comité des Ministres.
2. Ces comptes doivent être présentés à l’Auditeur externe avant le 31 mars de l’année suivant l’exercice auquel ils se réfèrent.
1. Les états financiers de l’Organisation sont préparés conformément aux Normes comptables internationales du secteur public (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS).
2. Les principes adoptés et les modalités de leur application sont présentés dans la note relative aux politiques comptables qui accompagne chaque année les états financiers.
Les comptes de gestion budgétaire comportent, pour l’exercice, une réconciliation du résultat du budget et du budget approuvé. Ils incluent :
a) dans le cas des recettes : i. les contributions obligatoires des Etats pour l’exercice concerné ;
ii. les factures émises au titre des biens livrés ou des services rendus à des tiers au cours de l’exercice ;
iii. toute autre recette relative à l’exercice ;
b) les dépenses encourues au cours de l’exercice ;
c) un récapitulatif des transferts de crédits effectués au cours de l’exercice ; et
d) le solde des crédits non dépensés à la fin de l’exercice.
Le Trésorier conserve sous forme matérielle ou numérique les pièces comptables pour une période de dix ans.
1. A compter du premier biennium, le Secrétaire Général présente au Comité des Ministres, avant le 15 septembre, un rapport intermédiaire de suivi pour l’exercice en cours précisant, pour chaque ligne de programme, les résultats attendus et les ressources utilisées.
2. Avant le 31 mars, le Secrétaire Général présente au Comité des Ministres un rapport de suivi sur la mise en œuvre du Programme et Budget de l’exercice précédant. Le rapport indique les résultats atteints et les ressources utilisées pour chaque ligne de programme.
1. Le Secrétaire Général nomme un Auditeur interne chargé de l’évaluation des systèmes de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance et de contribuer à leur amélioration. L’Auditeur interne s’assure que le contrôle interne soit conduit conformément aux dispositions du présent règlement et que des procédures appropriées de gestion administrative et financière soient mises en œuvre.
2. L’Auditeur interne est nommé pour une période de six ans, renouvelable une seule fois ; sa nomination ne devient effective qu’après approbation du Comité des Ministres.
3. L’Auditeur interne fait directement rapport au Secrétaire Général qui informera le Comité des Ministres. Les fonctions de l’Auditeur interne sont incompatibles avec toute fonction en dehors des activités de son service.
4. L’Auditeur interne effectue les audits conformément aux normes professionnelles d’audit interne généralement reconnues, en particulier celles établies par l’Institut des auditeurs internes, ainsi que conformément aux dispositions de la Charte d’audit interne établie par le Secrétaire Général.
Les comptes établis en application des articles 61 à 64 sont soumis à l’Auditeur externe conformément aux conditions fixées au Titre VII ci-après.
Après examen du rapport de l’Auditeur externe et des observations éventuelles du Secrétaire Général, le Comité des Ministres donne, avant le 31 décembre de l'année suivante, décharge au Secrétaire Général de sa gestion pour l'exercice en cause. Le résultat des comptes de gestion budgétaires de l’exercice est retourné aux Etats membres sauf si le Comité des Ministres en décide autrement.
1. L'Auditeur externe est l'institution supérieure de contrôle des finances publiques d'un Etat membre, représentée de manière appropriée selon la législation nationale de cet Etat membre. Il est désigné par le Comité des Ministres pour une période de cinq ans, non renouvelable.
2. Seul le Comité des Ministres peut démettre l'Auditeur externe de ses fonctions au cours de son mandat, sur la proposition d'un ou plusieurs Etats membres.
3. Pour mener un examen local ou spécial, l'Auditeur externe peut engager les services de l’institution supérieure de contrôle des finances publiques d'un autre Etat membre.
4. L'Auditeur externe est complètement indépendant et seul responsable de la conduite de l'audit.
5. L'Organisation met à la disposition de l'Auditeur externe l'aide et l'assistance techniques nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
1. L’audit est réalisé conformément aux normes internationales d’audit généralement acceptées.
2. L’audit est réalisé au siège de l’Organisation et en tous autres locaux de l’Organisation, en tant que de besoin.
3. Le Secrétaire Général met à la disposition de l’Auditeur externe et de ses collaborateurs toutes les pièces justificatives et les registres, documents et dossiers dont il estime nécessaire d'avoir connaissance pour effectuer son contrôle. L’Auditeur externe peut demander aux fonctionnaires de l'Organisation toutes les informations dont il estime avoir besoin. L’Auditeur externe et ses collaborateurs ne doivent pas divulguer d'information de nature confidentielle ou restreinte dont ils ont eu connaissance et doivent n’en faire usage qu’en relation directe avec la conduite de l’audit. L’Auditeur externe peut attirer l’attention du Comité des Ministres si des informations dont il estime avoir besoin aux fins de l’audit lui ont été refusées.
1. L’Auditeur externe a pour mission de s'assurer que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects substantiels, une image sincère de la situation financière et du solde des opérations et flux de trésorerie de l’Organisation et qu’ils sont préparés conformément aux normes IPSAS. Il s’assure également que les comptes de gestion budgétaire donnent, dans tous leurs aspects substantiels, une image sincère des enregistrements financiers et des transactions de l’Organisation et qu’ils sont préparés conformément à ce règlement et aux autres règles ou directives applicables telles qu’édictées par le Comité des Ministres. S’il l’estime utile, l’Auditeur externe fait des observations concernant l’aspect économique, l’efficience et l’efficacité des procédures financières, du système comptable et de l’administration et gestion de l’Organisation.
2. En procédant à ces vérifications, l’Auditeur externe s’assure notamment que :
a) les comptes annuels sont conformes aux livres et registres comptables de l’Organisation ;
b) le système comptable et les comptes annuels comprennent toutes les opérations financières effectuées par l'Organisation au cours de l'année ;
c) toutes les dépenses budgétaires sont effectuées conformément à la destination des crédits et sont restées dans la limite de ces derniers tels qu'ils apparaissent au Budget, rectifié en tant que de besoin ;
d) la gestion des fonds spéciaux éventuellement créés et des recettes affectées éventuellement perçues, en application de l'article 4, 2e alinéas, a été effectuée conformément aux dispositions qui les régissent ;
e) les opérations sont appuyées par des pièces justificatives appropriées ;
f) les fonds et titres en dépôt font périodiquement l'objet d'attestations délivrées par les dépositaires et, pour les avoirs en numéraire, de procès-verbaux de caisse ;
g) les inventaires sont tenus de façon régulière et font l'objet de contrôles appropriés ;
h) les contrôles internes, y compris l’audit interne, sont adéquats et fiables.
3. Les commentaires d’audit concernant tout point au cours de la certification des comptes sont immédiatement communiqués au Secrétaire Général et au Trésorier.
1. Au plus tard le 31 mai1 suivant l’exercice objet de l’audit, l’Auditeur externe formule une opinion sur les états financiers et les comptes de gestion budgétaire et la signe ; cette opinion :
- identifie les comptes examinés ;
- décrit la portée et l’étendue de la procédure d’audit ; et - atteste, selon le cas :
a) que les états financiers donnent une image sincère de la position financière du Conseil de l’Europe à la fin de l’exercice et du solde de ses opérations au cours de l’exercice considéré ; il atteste également que les comptes de gestion budgétaire reflètent correctement les enregistrements financiers et les transactions de l’Organisation ;
b) que les états financiers sont établis conformément aux Normes comptables internationales applicables au secteur public, et aux principes comptables énoncés dans les notes aux états financiers ; et que les comptes de gestion budgétaire sont préparés conformément au Règlement financier ou toute autre règle ou directive applicable telle qu’établie par le Comité des Ministres ;
c) que la cohérence de l’application des principes comptables est préservée d’un exercice à l’autre ;
d) que les transactions sont conformes au Règlement financier et aux autorisations budgétaires.
2. L’Auditeur externe présente, pour le 31 mai au plus tard, un rapport à l'intention du Comité des Ministres dans lequel il consigne ses observations sur les comptes annuels et tout autre point visé aux articles 71 et 72 ci-dessus.
Le rapport mentionne :a) la portée et la nature de la vérification de l’Auditeur externe et de tous changements dans la portée et la nature de cette vérification, et précise notamment si toutes les informations et explications demandées ont été obtenues ;
b) les éléments affectant la complétude et l’exactitude des comptes annuels, par exemple : - toute recette ou tout montant à recevoir qui n’a pas été correctement comptabilisé(e) ;
- les dépenses qui ne sont pas convenablement justifiées ;
c) d’autres points devant être portés à l’attention du Comité des Ministres, par exemple :
- des fraudes avérées ou présumées ;
- le gaspillage ou l’utilisation indue d’actifs financiers ou autres de l’Organisation (quand bien même la comptabilisation des transactions serait correcte) ;
- des dépenses susceptibles d’entraîner des dépenses supplémentaires à grande échelle pour l’Organisation ;
- tout dysfonctionnement dans le système général ou les réglementations détaillées régissant le contrôle des recettes et des dépenses, ou des fournitures, équipement et matériel de l’Organisation ou dont l’Organisation est responsable ; - des dépenses non conformes à l’objectif des crédits budgétaires concernés, après avoir tenu compte des transferts dûment autorisés entre crédits budgétaires ;
- des dépenses excédant les crédits alloués, tels que modifiés par des transferts dûment autorisés ;
d) l’exactitude ou non, telle que déterminée par inventaire et examen, des enregistrements comptables appropriés relatifs aux fournitures, équipement et matériel de l’Organisation ou dont l’Organisation est responsable ; et
e) les transactions comptabilisées dans un exercice précédent pour lesquelles un complément d’information a été obtenu, ou celles qui seront comptabilisées dans un exercice ultérieur et dont il est estimé souhaitable que le Comité des Ministres soit informé par avance.
3. Avant de transmettre son rapport au Comité des Ministres, l’Auditeur externe donne au Secrétaire Général la possibilité de fournir des explications sur les observations contenues dans le rapport.
4. Le rapport de l’Auditeur externe, accompagné des comptes annuels ayant fait l’objet de l’audit, est transmis au Comité des Ministres.
5. Le rapport d’audit externe doit être présenté au Comité des Ministres par le chef de l'institution supérieure de contrôle des finances publiques nommée comme Auditeur externe ou, en cas d’empêchement imprévisible, par un autre haut fonctionnaire exerçant une fonction de représentation TITRE VIII – COMITE D’AUDIT
1. Un Comité d’audit est établi par le Comité des Ministres2.
Le Secrétaire Général prend les dispositions nécessaires pour l'application du présent règlement et en arrête les modalités d'exécution.
1. Le présent Règlement financier est applicable à compter du 29 juin 2011.
2. Les dispositions du règlement précédent et les modalités d'application qui en découlaient sont abrogées à compter de la même date.
PROCEDURE DE NOMINATION DE L’AUDITEUR EXTERNE
L’Auditeur externe sera nommé pour un mandat de cinq exercices budgétaires.
2. Présentation des candidatures – Calendrier
- En principe, la désignation d'un nouvel Auditeur externe doit intervenir au cours d’une réunion des Délégués du mois de décembre qui précède la première année du mandat du nouvel Auditeur externe ;
- la désignation prévue d’un Auditeur externe sera notifiée par le Secrétariat aux gouvernements avant le 30 juin du dernier exercice sur lequel l’Auditeur externe sortant doit faire rapport et les candidatures déposées au Secrétariat avant le 15 octobre de la même année ;
- à la dernière réunion des Délégués des Ministres du mois de septembre, le Secrétariat rappellera des Délégués des Ministres cette date limite en faisant état des candidatures déjà enregistrées ;
- un document indiquant les candidatures reçues à la date du 15 octobre sera diffusé immédiatement après cette date ; il présentera les candidatures des institutions supérieures de contrôle des finances publiques et l’appréciation du Secrétariat relative aux critères détaillés au paragraphe 3 ci-après ;
- dans le cas d'une interruption d'un mandat d’Auditeur externe avant le terme de cinq ans, la procédure pour la désignation d’un nouvel Auditeur externe pour une nouvelle période de cinq ans devra être engagée sans délai.
1. Le processus de sélection devra s’attacher essentiellement à la qualité du service d’audit, à l’expertise professionnelle et à l’expérience de l’audit d’organisations internationales. Le coût de l’audit ne sera pris en compte qu’une fois que les aspects qualitatifs auront donné satisfaction.
2. Les candidatures devront être accompagnées des documents suivants, dans l’une des langues officielles de l’Organisation :
- les textes législatifs nationaux garantissant l’indépendance de l’institution supérieure de contrôle des finances publiques dans le pays dont relève le candidat ;
- un descriptif des activités nationales et internationales de l’institution supérieure de contrôle des finances publiques dont relève le candidat, avec une indication des divers audits réalisés et des domaines de spécialités qui pourraient être intéressants pour le Conseil de l’Europe ;
- une copie du dernier rapport annuel de l’institution supérieure de contrôle des finances publiques dont relève le candidat ;
- une présentation de l’approche envisagée pour l’audit, l’effectif et le niveau des collaborateurs qui y participeront ;
- l’indication du niveau de maîtrise de l’une des langues officielles de l’Organisation ;
- une estimation du nombre total auditeurs/jours par an qui seront consacrés à l’audit ;
- un devis pour les honoraires d’audit (libellé en euros) couvrant les dépenses salariales relatives à l’audit, les coûts de logistique et les frais de déplacement.
3. Le Comité d’audit donnera un avis consultatif au Comité des Ministres sur la conformité des candidatures reçus aux critères de sélection. 4. Procédure de vote
- Si un seul candidat est présenté pour pourvoir le poste vacant, sa désignation peut se faire sans qu'il soit procédé à un vote, s'il n'y a pas d'objection ;
- au cas où deux candidats ou plus sont présentés pour la vacance, les modalités
de vote ci-dessous s’appliquent3 :
- le scrutin à lieu à bulletin secret ;
- le/la candidat(e) ayant recueilli la majorité simple des voix au sens de l’article 10.4 du Règlement intérieur pour les réunions des Délégués des Ministres (c'est-à-dire, la moitié plus un du nombre des Délégués possédant le droit de vote) et le plus grand nombre de voix sont déclarés élus ; - si le siège demeure vacant après le premier tour de scrutin, il est procédé à un deuxième tour de scrutin. Le/la candidat(e) ayant recueilli le nombre de voix le plus élevé est déclaré(e) élu(e) ;
- les bulletins de vote utilisés pour les votes indicatifs secrets mentionnés à l'alinéa précédent donneront la liste des candidats par ordre alphabétique de l'Etat membre. Le président indiquera en séance le moment auquel le Secrétariat devra distribuer les bulletins de vote.
PROCEDURE DE NOMINATION DES MEMBRES
DU COMITE DU BUDGET
Le mandat des membres du Comité du budget se termine le 31 décembre de la 3e année d'exercice.
- En principe, la désignation des membres doit intervenir au cours de la réunion des Délégués des Ministres du mois de décembre qui précède la première année du mandat des membres ;
- la vacance des mandats sera notifiée par le Secrétariat aux gouvernements avant le 30 juin de la dernière année de ces mandats et les candidatures déposées au Secrétariat avant le 15 octobre de ladite année ;
- le document concernant cette notification contiendra tous les éléments d'information appropriés, notamment (a) le rappel des dispositions prévues à l'article 25 du Règlement financier, (b) la liste des Etats membres avec indication des taux de contribution respectifs au Budget ordinaire, ces taux étant ceux qui seront en vigueur le premier jour des mandats pour lesquels les vacances sont notifiées, (c) la liste des Etats dont étaient ressortissants les experts ayant déjà siégé au Comité du budget ;
- à la réunion des Délégués des Ministres du mois de septembre, le Secrétariat rappellera aux Délégués la date limite pour le dépôt de candidatures en faisant état des candidatures déjà enregistrées ;
- un document indiquant les candidatures reçues à la date du 15 octobre sera diffusé dans les meilleurs délais après celle-ci ;
- dans le cas d'interruption d'un mandat avant le terme de trois ans, la proposition d'un remplaçant pour la période restant à courir sera soumise dans les meilleurs délais au Comité des Ministres par le même Etat qui avait proposé le membre dont le mandat a été interrompu.
3. Procédure de vote
- Si le nombre de candidats afférents à une des deux catégories d'Etats est égal au nombre de sièges à pourvoir, leur désignation en qualité de membres peut se faire sans qu'il soit procédé à un vote ;
- au cas où le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir, les modalités
de vote ci-dessous s’appliquent4 :
- le ou les candidats ou candidates ayant recueilli la majorité simple des voix au sens de l’article 10.4 du Règlement intérieur pour les réunions des Délégués des Ministres (c'est-à-dire, la moitié plus un du nombre des Délégués possédant le droit de vote) et le plus grand nombre de voix sont déclarés élus ; - si un siège, ou plus, demeure(nt) vacant(s) après le premier tour de scrutin, il est procédé à un deuxième tour de scrutin. Le ou les candidats ou candidates ayant recueilli le nombre de voix le plus élevé sont déclarés élus. En exprimant leurs préférences, les Délégués gardent à l'esprit l'opportunité d'assurer un certain renouvellement des Etats dont les experts siègent au Comité du budget et une présence raisonnable au sein du Comité du budget des experts en fonction du niveau du taux de contribution des Etats dont ils sont ressortissants. La procédure ultérieure est arrêtée à la lumière des résultats du vote indicatif ou des votes indicatifs suivants au scrutin secret, le cas échéant ;
- les bulletins de vote utilisés pour les votes indicatifs secrets mentionnés à l'alinéa précédent donneront la liste des candidats en distinguant, pour autant que nécessaire, les candidats présentés par les cinq Etats qui versent les plus fortes contributions au Budget, des autres candidats. Les candidats seront cités par ordre alphabétique, l'Etat d'appartenance étant mentionné entre parenthèse ;
- un membre suppléant du Comité du budget est désigné au titre de chaque Etat dont le candidat est désigné membre titulaire, dans la mesure où ces Etats présentent un candidat comme membre suppléant. 1 La date limite applicable pour l’Auditeur externe en fonction à la date d’adoption de ce Règlement financier révisé sera le 30 juin.
2 Résolution CM/Res(2011)1 adoptée le 12 janvier 2011.
3 Conformément à la décision des Délégués du 17 novembre 2010 (cf. CM/Del/Dec(2010)1098/1.5).
4 Conformément à la décision des Délégués du 17 novembre 2010 (cf. CM/Del/Dec(2010)1098/1.5).
1117e réunion des Délégués des Ministres (Salle CM) / 29 juin 2011 Documents connexes
CM/Del/Dec(2013)1185/11.6F / 22 novembre 2013 CM/Del/Dec(2013)1185/11.6/annexe29F / 22 novembre 2013 CM/Del/Dec(2011)1117/11.2F / 5 juillet 2011 Règlement financier et dispositions annexes du Conseil de l'Europe / 20 novembre 2013 Activities

References: l'article 17
 l'article 38
 l'article 39
 l'article 38
 l'article 28
 l'article 30
 l'article 42
 l'article 42
 l'article 4
 l'article 25