Source: http://cccartagena.org.co/es/registros-publicos/registro-mercantil
Timestamp: 2018-06-19 14:11:49+00:00

Document:
Registro Mercantil | Cámara de Comercio de Cartagena
Todos los empresarios matriculados deben renovar su matricula y la de sus establecimientos comerciales
El Registro Mercantil es un archivo público donde se asientan las matrículas de los comerciantes (personas naturales y jurídicas), sus establecimientos de comercio, se inscriben los actos, libros y documentos que la ley exige, para que se cumpla el propósito de dar publicidad a cada uno de ellos, por lo tanto, personas ajenas al comerciante pueden tener acceso a toda la información que reposa en el mismo.
Normatividad del Registro Mercantil
Ley 1727 de2014
Nuevos Formularios para trámitar Registro Mercantil
Formulario para Establecimiento de Comercio (Anexo 1)
Formulario para Renovación de Matrícula Mercantil (Con más de 1 año pendiente de renovar personas naturales o juridicas o sucursales) (Anexo 3)
Formulario para Renovación de Matrícula Mercantil (Con más de 1 año pendiente de renovar Establecimiento de comercio, sucursales y agencias) (Anexo 4)
Guías de cómo tramitar Registro Mercantil
Constitución de sociedades por escritura pública
Constitución sociedades por acciones simplificadas
Matrícula de establecimiento de comercio, agencias o sucursales
Elaboración de Actas del Registro Mercantil
¿Qué requisitos mínimos debe tener un acta?
Las actas son el instrumento para registrar las reuniones de los diferentes órganos de la persona jurídica y deberán contener como mínimo:
Número del acta y nombre de la entidad.
Lugar, fecha y hora de la reunión.
Clase de reunión del órgano que se reúne (ordinaria, extraordinaria, etc.).
La convocatoria a la reunión (quién la hizo, forma y antelación)
Señalar el quórum deliberatorio (número de miembros asistentes).
Quórum decisorio (número de miembros asistentes que aprueban las decisiones)
Hora de cierre de la reunión y constancia de aprobación del acta.
¿Cómo se pueden aprobar las actas?
Aprobación en la reunión: Terminada la reunión del órgano que se reúne, se redacta el acta de manera inmediata es aprobada por todos los asistentes a la misma.
Aprobación en reunión posterior: Es cuando el contenido del acta es aprobado por el mismo órgano en una reunión posterior. En estos casos se lleva a cabo una revisión de las dos actas para efectos de cumplir con el control de legalidad registral.
Por medio de delegados: Generalmente esta forma de aprobación es utilizada en órganos con un número considerable de miembros que designan o eligen un grupo de personas que se encargarán de verificar el contenido del acta y expresar su aprobación. Estos delegados deberán firmar la respectiva acta.
¿Cómo debo presentar copias de actas para su registro?
Recuerde que el acta original debe reposar en el archivo de la persona jurídica y si estamos ante actas de asamblea deben estar consignadas en el libro respectivo.
Copia del acta original: Esta debe estar autorizada por el secretario de la reunión o del representante legal de la persona jurídica.
Copia de acta por transcripción: Esta transcripción del acta debe tener constancia de firmado (Fdo) de presidente y secretario de la reunión, y deberá estar autorizada por el secretario de la reunión o por el representante legal de la persona jurídica.
Fotocopia tomada del libro de actas: Esta deberá estar autorizada por el secretario de la reunión o por el representante legal de la persona jurídica.
En cualquiera de los tres casos se puede presentar para el registro fotocopia de los casos anteriores, siempre y cuando el documento que fue fotocopiado tenga la respectiva autorización del secretario o del representante legal de la entidad.
Es el procedimiento por el cual cada comerciante lleva a cabo la actualización de sus datos generales y de su información financiera.
¿Cuándo debe renovar?
Cada año el comerciante deberá llevar a cabo la RENOVACIÓN de su matrícula y la de sus establecimientos de comercio entre el 1º de enero y el 31 de marzo. El incumplimiento de esta obligación le acarreará sanciones económicas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio hasta de diecisiete (17) SMMLV. Este trámite podrá llevarlo a cabo de manera electrónica por intermedio de nuestra página web http://www.cccartagena.org.co/es/servicios/servicios-en-linea (Art. 33 del Código del Comercio).
Cuando se trata de personas jurídicas disueltas y en estado de liquidación no podrán llevar a cabo la renovación de su matrícula mercantil, por disposición del artículo 31 de la Ley 1429 de 2010.
¿Cuáles son los beneficios por renovar?
Es preciso señalar que el artículo 33 del Código de Comercio establece que la renovación de la matrícula mercantil cada año entre el 1º de enero y el 31 de marzo es una obligación legal, sin embargo, el cumplir con esta obligación trae consigo unos beneficios al matriculado:
Publicita la calidad de comerciante, haciéndolo visible frente a posibles clientes, por cuanto se muestra como cumplidor de sus deberes legales.
Genera seguridad, confianza y estabilidad, haciéndola más competitiva en el mercado.
Facilita la participación en licitaciones y obtención de créditos ante entidades financieras.
Posibilidad de ser afiliado, por lo tanto, puede elegir y ser elegido como miembro de junta directiva de la CCC.
Es garantía de entrada a la base de datos empresarial más importante del país, integrada por las cámaras de comercio de las principales ciudades. Representa oportunidades comerciales para su negocio, así como acceso a la participación en ruedas de negocios, ferias y misiones comerciales, entre otras actividades de promoción del comercio nacional e internacional.
Evita las sanciones de la Ley 1727 de 2014.
Se denomina Clasificación Industrial internacional Uniforme. Esta codificación fue elaborada por la Organización de las Naciones Unidas que ha sido aprobada por el DANE y el propósito es que el comerciante se autoclasifique con la actividad económica más acertada.
¿Dónde consultar el código CIIU acorde a mi actividad?
Usted puede consultar su código CIIU en la Resolución 000139 del 21 de noviembre de 2012 de la Dian en nuestra página web o en cualquiera de nuestras sedes y seccionales, para efectos de autoclasificarse.
¿Qué es un libro de comercio y cuales debe inscribir?
Es el documento en el cual el comerciante registra sus operaciones contables e información diferente a esta como es el caso de las actas del máximo órgano o de los socios. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio (modificado por el artículo 175 del decreto 19 de 2012) establece que se deben registrar el libro de actas de asamblea de accionistas y el libro de accionistas para las sociedades por acciones; el libro de junta de socios y el libro de socios para las sociedades de personas.
Los comerciantes personas naturales no registran en cámara de comercio ninguno de los libros de comercio.
¿Qué debe hacer si hay pérdida o destrucción de un libro de comercio?
Es necesario que se realice la respectiva denuncia ante las autoridades.
Sobre la cancelación de la matrícula mercantil
¿Qué debe presentar para cancelar la matrícula mercantil?
Para los comerciantes personas naturales es suficiente con presentar un documento firmado por el titular en donde señale su decisión de cancelar la misma, recomendamos utilizar el formato sugerido en nuestra página web.
Las personas jurídicas cancelan su matrícula mercantil cuando presentan el acta o documento donde el máximo órgano aprueba la liquidación de la persona jurídica.
Sin embargo, es importante que el comerciante ya sea persona natural o jurídica se encuentre al día en su renovación.
¿Qué pasa si renuevo y solicito la cancelación de la matrícula mercantil?
Como se ha indicado para que la cámara de comercio proceda con la cancelación de la matrícula del comerciante, este debe estar al día con su obligación de renovar, por lo tanto, deberá pagar por este concepto por los años anteriores e inclusive el mismo año en que se solicita el trámite de cancelación, siempre y cuando sea posterior al 31 de marzo del año que transcurre.
Cuando el comerciante cumple con su obligación legal de renovar entre el 1º de enero y el 31 de marzo y dentro de los 10 días hábiles siguientes presenta la cancelación de la matrícula mercantil, el comerciante solicitará la devolución del dinero pagado por concepto de renovación, pero la solicitud de cancelación deberá ser presentada antes del 31 de marzo del año respectivo.
Sobre la depuración del Registro
La Ley 1727 de 2014 en su artículo 31 estableció que las cámaras de comercio deberán depurar el registro único empresarial y social (RUES), cancelando las matrículas de las personas naturales y los establecimientos de comercios (incluyendo agencias y sucursales) que no hayan renovado su matrícula mercantil en los últimos cinco años; en cuanto a las personas jurídicas (sociedades, empresas unipersonales, etc) no se les cancela la matrícula, pero se disuelven y quedan en estado de liquidación.
Sobre procedimientos posteriores a la inscripción
¿Cuándo debe ir a la DIAN?
El comerciante deberá acudir a la DIAN cuando no tramitó su RUT en la página www.dian.gov.co, para efectos de llevar a cabo dicho registro y obtener el NIT, terminado este trámite deberá presentar copia del certificado RUT para efectos de incluir el NIT en el certificado mercantil (personas naturales) o de existencia y representación legal (personas jurídicas).
Para solicitar si es del caso autorización y vigencia de numeración para facturar según lo dispuesto por la Resolución 000055 de julio 14 de 2016 de la DIAN.
¿La cámara de comercio al matricular el comerciante otorga licencias de funcionamiento?
No, el comerciante deberá solicitar ante las autoridades respectivas las diferentes licencias de funcionamiento como es el caso de sanidad, bomberos, derechos de autor, etc.
Formato cesión gratuita establecimiento de comercio
Formato cambio de datos establecimiento de comercio
Formato compra-venta de establecimiento de comercio
Formato cambio de datos personas naturales y jurídicas
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RUP- Registro Único de Proponentes ›

References: artículo 31
 artículo 33
 Resolución 
 artículo 28
 artículo 175
 artículo 31
 Resolución