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Timestamp: 2019-10-18 16:49:43+00:00

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ACUERDO 32 DE 14 DE AGOSTO DE 2018
CONTENIDO:MODIFICA EL ACUERDO 5 DE 2018 EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA Y DE LA SECRETARÍA JUDICIAL DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ -JEP-, Y ADICIONA Y MODIFICA LOS ACUERDOS 6 Y 9 DE 2018 Y EL ACUERDO 17 DE 2018, EN LO RELACIONADO CON LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA Y DE LA SECRETARÍA JUDICIAL DE LA JEP.
ACUERDO AOG 32 DE 2018
“Por el cual se suprimen, se crean y se trasladan unos empleos de la planta de personal de la secretaría judicial a la planta de personal del despacho de la presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), se crean los manuales de específicas funciones y se modifica la estructura organizacional de la presidencia y la secretaría judicial de la JEP”.
en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las previstas en el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017, precisado en su alcance por la Corte Constitucional en Sentencia C-674 de 2017 y el capítulo 4 del Reglamento general de la Jurisdicción Especial para la Paz,
Que el artículo 12 del Acuerdo 1 de 2018 de la plenaria de la Jurisdicción Especial para la Paz —Reglamento general de la JEP— establece que “La JEP tendrá un órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la jurisdicción. De tal forma, se enfoca en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.
Que el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017, señala que, con el fin de garantizar el funcionamiento y la autonomía administrativa, presupuestal y técnica de la Jurisdicción Especial para la Paz, el Órgano de Gobierno de la JEP ejerce de manera exclusiva, y solo durante el tiempo de vigencia de la misma, todas las funciones asignadas a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura establecidas en el Acto Legislativo 2 de 2015 y en la Ley 270 de 1996, respecto al gobierno y administración de esta jurisdicción.
Que el numeral 9º del artículo 85 de la Ley 270 de 1996 establece como función de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura la determinación de las plantas de personal de las corporaciones judiciales, para lo cual cuenta con la prerrogativa de crear, suprimir, fusionar y trasladar cargos y determinar sus funciones y requisitos, siempre que con estas decisiones no se exceda el monto global fijado para el respectivo servicio en la ley de apropiaciones iniciales.
Que en ese orden de ideas, el artículo 115 del Reglamento general de la JEP indica que “El órgano de gobierno de la JEP, en ejercicio de su función de definir y adoptar una planta de personal global y flexible, puede crear, suprimir, fusionar y reubicar los empleos de la JEP. En desarrollo de esta facultad no podrá establecer obligaciones a cargo del tesoro que excedan el monto global fijado para el respectivo servicio en el presupuesto de gastos o Ley de Apropiaciones”.
Que asimismo, el artículo 116 del enunciado reglamento en relación con los requisitos para ser funcionario o empleado de la JEP dispuso lo siguiente:
“ART. 116.—Condiciones y requisitos para ser funcionario o empleado. La nomenclatura, clasificación y los requisitos de los empleos de la JEP son los establecidos mediante acuerdo por la presidencia y la secretaría ejecutiva de conformidad con el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017.
Los funcionarios y empleados de la JEP son de libre nombramiento y remoción, salvo los magistrados y magistradas, el director o directora de la UIA y el secretario ejecutivo o secretaria ejecutiva.
Una vez adoptado el presente reglamento y de conformidad con el artículo anterior, el órgano de Gobierno e lo JEP podrá modificar la nomenclatura, clasificación y requisitos de los empleos, previo análisis y justificación técnica presentada por la secretaría ejecutiva a solicitud del Órgano de Gobierno, de conformidad con las pautas y buenas prácticas de la Guía de rediseño institucional de entidades públicas del orden nacional”.
Que mediante Acuerdo 5 de 2018, modificado por el Acuerdo 17 de 2018 se estableció la planta de personal de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), dentro de la cual se constituyó la planta de personal de la secretaría judicial de la JEP, así:
Secretaría judicial Nº de empleos Denominación de empleos Grado
1 Profesional especializado (relator) 33
13 Profesional especializado 33
5 Citador 5
5 Oficinistas tribunal 5
Que la Secretaría Judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), cuenta con catorce (14) empleos de profesionales especializados grado 33, de los cuales se requiere suprimir cinco (5) y trasladar dos (2) para el despacho de la presidencia de la JEP dentro de los cuales se encuentra el concebido como relator, los otros siete (7) empleos seguirán adscritos a la señalada secretaría.
Que de la misma forma, esa secretaría tiene dentro de su estructura organizacional siete (7) empleos de profesional universitario grado 15, de los cuales se requiere suprimir tres (3), trasladar uno (1) al despacho de la presidencia de la JEP y los otros tres (3) seguirán adscritos al despacho de la secretaría judicial desarrollando sus funciones de acuerdo a la distribución efectuada por el jefe de la dependencia y de conformidad con el Manual específico de funciones asignado y/o modificado para cada uno de los cargos.
Que en ese sentido, resulta necesaria la supresión de cinco (5) empleos de profesional especializado grado 33 y tres (3) empleos de profesional universitario grado 15, para crear los siguientes empleos, así:
Nº de empleos Denominación de empleos Grado Dependencia
1 Profesional universitario 21 Presidencia
3 Auxiliar judicial 2 Presidencia
4 Auxiliar judicial 4 Secretaría judicial
1 Técnico de centro u oficina de servicios y/o equivalentes 11 Presidencia
2 Técnico de centro u oficina de servicios y/o equivalentes 11 Secretaría judicial
1 Citador 5 Secretaría judicial
12 Total 5 Secretaría judicial
Que los empleos anunciados se prevé que sean provistos con servidores públicos que cumplan con las labores de tipo profesional, técnico y de apoyo, para lograr los fines esenciales de la JEP, en desarrollo de las actividades, judiciales propias de la Entidad.
Que teniendo en cuenta el propósito principal que tiene que desarrollar la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), es pertinente indicar que la mayoría de las funciones propias de dicha dependencia, son de carácter técnico, consistentes en dar apoyo a los trámites administrativos y judiciales de la jurisdicción, cuya meta es más viable alcanzarla con funcionarios vinculados en cargos de nivel técnico y no en cargos del nivel profesional.
Que de la misma forma, el artículo 77 del Reglamento general de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), estableció que las funciones que ejerce la secretaría judicial son de apoyo administrativo y judicial a las salas, secciones y a la presidencia de la JEP, en el sentido de organizar todos los trámites y documentos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y fines de cada una de ellas.
Que la secretaría ejecutiva de la JEP realizó el análisis técnico y presupuestal de la propuesta de modificación inmersa en el presente, la cual está debidamente aprobada por el proceso financiero de la entidad.
Que la mencionada secretaría certificó que los empleos que se pretenden suprimir y trasladar se encuentran en vacancia definitiva y, por consiguiente, no existe afectación presupuestal alguna para la entidad.
Que en ese sentido se hace necesario suprimir cinco (5) empleos de profesional especializado grado 33 y tres (3) empleos de profesional universitario grado 15, crear los doce (12) empleos citados, trasladar dos (2) empleos de profesional especializado grado 33 dentro de los cuales se encuentra el concebido como relator y un empleo de profesional universitario grado 15 de la secretaría judicial, para que estos desarrollen sus funciones en el despacho de la presidencia de la JEP, y crear los respectivos manuales específicos de funciones, en el entendido de establecer la nomenclatura, el propósito principal, las funciones y los requisitos mínimos de estudio y experiencia de los empleos pertinentes.
Que por consiguiente, se hace necesario modificar la estructura organizacional de la secretaría judicial y la presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
ART. 1º—Suprimir los siguientes empleos de la planta de personal de la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz.
5 Profesional especializado 33
3 Profesional universitario 15
ART. 2º—Crear los siguientes empleos en la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), así:
— Secretaría Judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
— Despacho de la presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP). (Relatoría)
— Despacho de la presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
ART. 3º—La secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), cumplirá las funciones asignadas con la planta de empleos que se señala a continuación:
7 Profesional especializado 33
16 Auxiliar judicial 4
2 Técnico de centro u oficina de servicios y/o equivalentes 11
6 Citador 5
ART. 4º—Trasladar dos (2) empleos de profesional especializado grado 33 dentro de los cuales se encuentra el concebido como relator y un (1) empleo de profesional grado 15 de la planta de personal de la secretaría judicial, para la planta de personal del despacho de presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), la cual cumplirá la misionalidad y las funciones asignadas con la planta de empleos que se señala a continuación:
Despacho presidente Nº de empleos Denominación de empleos Grado
1 Profesional universitario 21
1 Profesional universitario - (relatoría) 15
1 Técnico de centro u oficina de servicios y/o equivalentes - (relatoría) 11
3 Auxiliar judicial - (relatoría) 2
ART. 5º—Adicionar el artículo 1º del Acuerdo 6 de 2018, el cual fue modificado y adicionado por los acuerdos 9 y 17 de 2018, en el sentido de incluir en la estructura organizacional del despacho de la presidencia y de la secretaría judicial de la JEP los manuales de funciones y competencias laborales de los siguientes empleos:
1 Profesional especializado (relator) 33 Presidencia
1 Profesional especializado 33 Presidencia
1 Profesional universitario - (relatoría) 15 Presidencia
3 Auxiliar judicial - (relatoría) 2 Presidencia
1 Técnico de centro u oficina de servicios y/o equivalentes – (relatoría) 11 Presidencia
Despacho presidencia de la JEP
Denominación del empleo: Profesional especializado grado 33 (relator)
Área: Presidencia - Relatoría
Titular, publicar y divulgar oportunamente las providencias proferidas por la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
1. De conformidad con el orden del día de las salas y secciones, verificar las providencias que han sido aprobadas, descargarlas en medio magnético y proceder a estandarizarlas en el formato adoptado por la JEP.
2. Titular y clasificar temáticamente las providencias proferidas por la JEP y proceder a su publicación de acuerdo con los lineamientos impartidos.
3. Verificar que las providencias proferidas por la JEP se encuentren relacionadas en el sistema administrador de relatoría de la entidad.
4. Elaborar tesauros que contenga, además de las providencias de las salas y secciones del Tribunal, las providencias y conceptos de la Corte Suprema de Justicia; Corte Constitucional y del Consejo de Estado sobre temas constitucionales, penales, derechos humanos, justicia transicional, los tratados y convenios internacionales sobre derechos humanos y la doctrina nacional y extranjera referente a temas de derecho constitucional, derechos humanos, derecho penal y justicia transicional.
5. Elaborar mensualmente el boletín de jurisprudencia de la JEP.
6. Elaborar líneas jurisprudenciales cuando así se le requiera.
7. Realizar la sistematización de la jurisprudencia en coordinación con otros empleados designados por la Presidencia.
8. Hacer fichas con contenido literal según clasificación por temas.
9. Preparar trimestralmente el material para la elaboración de la Gaceta de las salas y secciones del Tribunal para la Paz y enviar los medios magnéticos a la imprenta. Ello incluye la elaboración de índices alfabéticos y un índice general. Así mismo, alimentar con esta información la base de datos ISIS.
10. Publicar en el portal de la Jurisdicción Especial para la Paz todas las providencias de la corporación.
11. Elaborar y publicar el índice contentivo de las disposiciones adoptadas por la corporación, así como de las providencias de tutela y de salvamentos y aclaraciones de los fallos.
12. Recibir, relacionar y clasificar las providencias proferidas, analizarlas, determinar el problema jurídico, la tesis respectiva y titularlas en debida forma. Para el efecto se tendrá en cuenta la metodología de elaboración de bancos de datos jurídicos.
13. Presentar informes de gestión, incluyendo medición y análisis de indicadores, relacionados con las actividades de titulación y consultas jurisprudenciales de competencia de la JEP.
14. Atender las consultas que le formulen los usuarios internos o externos en materia jurisprudencial que sean de la órbita de su competencia.
15. Coordinar el equipo de trabajo a las que se les asignen funciones de relatoría.
16. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas de los sistemas de gestión.
17. Responder los derechos de petición que sean de la órbita de su competencia.
18. Llevar un registro de las normas suspendidas, anuladas, derogadas y/o modificadas.
Conocimiento de jurisprudencia funciones y objetivos de la jurisdicción especial para la paz
Título de formación profesional en derecho. Cinco (5) años de experiencia profesional.
Título de posgrado en áreas relacionadas.
Gestionar el fortalecimiento de la capacidad administrativa y el desempeño eficiente y eficaz de las funciones de la Presidencia de la corporación.
Título de formación profesional en ciencias sociales, económicas, administrativas, financieras o ingeniería.
Título de posgrado en áreas relacionadas. Cinco (5) años de experiencia profesional.
Denominación del empleo: Profesional universitario grado 21
Asesorar a la presidencia de la JEP para investigar, desarrollar actividades y adelantar procesos de gestión de la entidad.
1. Tramitar los asuntos administrativos de la presidencia y preparar sus respectivas comunicaciones.
5. Atender los asuntos judiciales que por reparto le sean asignados.
6. Emitir concepto sobre los asuntos que le encomiende el presidente.
7. Preparar las respuestas de los derechos de petición relacionados con su área.
8. Coordinar la programación de las salas de audiencia solicitadas en préstamo.
9. Asistir y participar en reuniones, foros y comités cuando así se lo delegue el presidente.
10. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato.
Análisis y argumentación jurisprudencial
Título de formación profesional en ciencias sociales, económicas, administrativas, financieras o ingeniería. Cuatro (4) años de experiencia profesional.
Denominación del empleo: Profesional universitario grado 15
Asesorar a la presidencia de la JEP en la elaboración de políticas, planes, programas e implementación de sistemas informáticos relacionados con la Relatoría.
1. Participar en la definición de políticas, programas, planes y proyectos aplicables a las tecnologías de la información de la relatoría de la entidad.
2. Diseñar políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la relatoría de la entidad.
3. Desarrollar el software de gestión con el fin de mejorar los procesos y procedimientos a cargo de la presidencia de la JEP.
4. Emitir concepto técnico de software y hardware que sean competencia de la presidencia de la JEP.
5. Diseñar proyectos de mejoramiento tecnológico y adoptar una metodología para el desarrollo de sistemas de información, administración de equipos, redes de comunicación y soporte a la infraestructura tecnológica de la JEP en relación con la relatoría.
6. Verificar que ordenadores, escáner, impresoras, servidores y unidades UPS se encuentren en perfecto estado y en funcionamiento para el cumplimiento de la misionalidad de la presidencia.
7. Elaborar estudios de factibilidad necesarios en los proyectos de sistematización que sean competencia de la presidencia de la JEP.
8. Asesorar la elaboración del manual de software y hardware de la JEP.
9. Administrar las redes de comunicación, servidores y bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar la eficaz prestación de los servicios técnicos y de apoyo que sean competencia de la presidencia de la JEP.
Título de formación profesional en ingeniería de sistemas. Dos (2) años y seis (6) meses experiencia profesional.
Denominación del empleo: Técnico grado 11
Prestar apoyo en la ejecución en los procesos de sistemas asociados con la relatoría de la JEP.
1. Actualizar el inventario de ordenadores, escáner, impresoras, servidores y unidades UPS asignados a la relatoría.
2. Disponer que los puestos de trabajo cuenten con las herramientas tecnológicas necesarias para el ejercicio de sus funciones.
3. Elaborar actas de entrega de ordenadores, impresoras, escáner y demás dispositivos tecnológicos asignados al proceso de la relatoría.
4. Suministrar insumos para la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos.
5. Archivar documentos relacionados con la relatoría de la JEP.
6. Velar por la adecuada instalación y mantenimiento de los equipos de cómputo asignados a los servidores públicos que desarrollan sus funciones en el proceso de relatoría.
7. Realizar un mantenimiento periódico a servidores y ordenadores, impresoras, escáner, unidades UPS y demás dispositivos tecnológicos.
Título de formación tecnológica o técnica profesional en ingeniería de sistemas. Dos (2) años de experiencia relacionada.
Denominación del empleo: Auxiliar judicial grado 2
Apoyar el trámite de los procesos que son de competencia de las salas y secciones de la secretaría judicial, de conformidad con las directrices impartidas por el órgano de gobierno de la entidad para el proceso de relatoría.
1. Asistir al relator en la revisión del orden del día de las salas y secciones, verificar las providencias que han sido aprobadas para proyectarlas en respectivo formato institucional.
2. Asistir en la titulación y clasificación temática de las providencias proferidas y apoyar en la publicación de acuerdo con los lineamientos impartidos, previa verificación del relator.
3. Apoyar al relator en la identificación de descriptores y restrictores basándose en la metodología del tesauro jurisprudencial.
4. Apoyar en la elaboración del índice de las providencias de acuerdo con los lineamientos establecidos por la JEP.
5. Asistir al relator en la presentación de informes de gestión, incluyendo medición y análisis de indicadores, relacionados con las actividades de titulación y consultas jurisprudenciales de competencia de las salas o secciones.
6. Cargar las providencias extractadas y tituladas en el sistema establecido por la JEP, previa verificación del relator.
7. Apoyar al relator en la atención de las consultas que le formulen los usuarios internos o externos en materia jurisprudencial y los demás temas de su competencia.
8. Apoyar en el proceso de elaboración del boletín jurisprudencial de la JEP.
9. Proyectar las respuestas a los derechos de petición que sean de su competencia.
10. Preparar el registro de las normas suspendidas y anuladas del nivel nacional que sean aplicables a la JEP.
11. Atender al público en general.
Reglamento interno de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP)
Título de formación tecnológica o técnica profesional judicial o en procedimientos judiciales o secretariado, o haber aprobado tres (3) años de estudios superiores en derecho, sistemas y/o administración. Tener un (1) año de experiencia relacionada o haber aprobado tres (3) años de estudios superiores en derecho, administración y/o sistemas y tener tres (3) años de experiencia relacionada.
Cargo del jefe inmediato: Secretario general de la secretaría judicial
Prestar apoyo en la ejecución en los procesos de sistemas de la secretaría judicial de la JEP.
1. Actualizar el inventario de ordenadores, escáner, impresoras, servidores y unidades UPS.
3. Elaborar actas de entrega de ordenadores, impresoras, escáner y demás dispositivos tecnológicos de la secretaría judicial.
5. Archivar documentos del proceso de sistemas de la secretaría judicial.
6. Velar por la adecuada instalación y mantenimiento de los equipos de cómputo asignados a los servidores públicos de la dependencia.
7. Realizar un mantenimiento periódico a servidores y ordenadores, impresoras, escáner, unidades UPS y demás dispositivos tecnológicos de conformidad con las directrices impartidas por el jefe inmediato. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato.
Título de formación tecnológica o técnica profesional en ingeniería de sistemas, administración o economía. Dos (2) años de experiencia relacionada.
Denominación del empleo: Auxiliar judicial grado 4
Apoyar el trámite de los procesos que son de competencia de las salas y secciones de la secretaría judicial, de conformidad con las directrices impartidas por el órgano de gobierno de la entidad.
1. Revisar los documentos o memoriales allegados a la secretaría e impartirles el trámite a que haya lugar.
2. Organizar y actualizar los registros y archivos de gestión de la sala o sección correspondiente.
3. Dar cumplimiento a las órdenes impartidas en las decisiones judiciales, de conformidad con las directrices del jefe inmediato.
4. Registrar las actuaciones de los procesos en los sistemas de información de la JEP que sean de su competencia.
5. Coordinar la logística para la celebración de todo tipo de audiencias.
6. Realizar los trámites de comunicación y/o notificar las providencias y demás actos administrativos que sean competencia de la sala o sección correspondiente, en virtud de la normatividad vigente.
7. Revisar que en cada expediente se cumplan los términos y los propósitos señalados en la ley o por el funcionario que lo expide.
8. Coordinar la entrega de los expedientes de su competencia a los despachos que corresponda.
9. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas a que haya lugar.
10. Realizar las solicitudes a que haya lugar, en relación con el requerimiento de información o documentación a las entidades oficiales y privadas, para resolver un caso.
11. Informar permanentemente al jefe inmediato el estado de los procesos asignados a la sala o sección correspondiente.
Título de formación tecnológica o técnica profesional judicial o en procedimientos judiciales o secretariado o haber aprobado tres (3) años de estudios superiores en derecho, sistemas y/o administración. Tener un (1) año de experiencia relacionada, o haber aprobado tres (3) estudios superiores en derecho, administración y/o sistemas y tener tres (3) años de experiencia relacionada.
Denominación del empleo: Citador
Apoyar la ejecución de los procesos que se desarrollan en la secretaría judicial para lograr la consecución de los objetivos de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
1. Atender las instrucciones que le imparta el jefe inmediato.
2. Conservar el archivo de los documentos que se gestionan en el área y que sean de su competencia.
3. Tramitar los documentos enviados y recibidos en la secretaría judicial, de las salas y secciones del tribunal de la Jurisdicción Especial para la Paz asignados por correspondencia.
4. Notificar personalmente las providencias de conformidad con el ordenamiento legal.
5. Trasladar los expedientes a las diferentes dependencias.
6. Asistir en la entrega y recibo de expedientes.
7. Organizar los expedientes, clasificarlos y entregarlos en el respectivo despacho del magistrado o magistrada que competa, dejando constancia de su entrega.
8. Apoyar los trámites de entrega y recibo de correspondencia.
9. Contribuir en la organización del registro y archivo de los expedientes.
10. Llevar los expedientes a los despachos judiciales del país a que haya lugar.
11. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas de los sistemas de gestión.
13. Entregar los actos administrativos y demás documentos producidos por la secretaría judicial a los despachos de los magistrados y magistradas o a las dependencias que se indique.
14. Proceder a realizar las diligencias de notificación de conformidad con la providencia que así lo ordene.
15. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asignen el jefe inmediato, la Constitución y la ley.
Diploma de bachiller Tres (3) años de experiencia relacionada.
ART. 6º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el Acuerdo 5 de 2018 en relación con la estructura organizacional del despacho de la presidencia y de la secretaría judicial de la JEP, y adiciona y modifica en lo pertinente los artículos 1º de los acuerdos 6 y 9 de 2018 y el artículo 5º del Acuerdo 17 de 2018, en lo relacionado con los manuales específicos de funciones del despacho de la presidencia y de la secretaría judicial de la JEP.
Dado en Bogotá, D.C., a 14 de agosto de 2018.

References: artículo 12
 artículo 85
 artículo 115
 artículo 116
 artículo 77
 artículo 1
 artículo 5