Source: http://docplayer.es/9727964-Procedimiento-viaticos-y-gastos-de-viaje-del-proceso-de-gestion-de-tesoreria-y-cartera.html
Timestamp: 2019-02-23 14:06:11+00:00

Document:
Gonzalo Caballero Zúñiga
1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN El procedimiento Gestión viáticos y gastos de viaje, del proceso de Gestión tesorería y cartera hace referencia a la solicitud de comisión, autorización mediante acto administrativo, al pago de los viáticos y gastos de viaje y a la legalización de la comisión de servicios. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, nivel central y en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Además, en el extranjero cuando sea autorizada. Los clientes internos son: Las Dependencias de la SNR, La Dirección Financiera, la Oficina Asesora de Planeación, el Grupo de Administración del Talento Humano, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y la Secretaria General; los clientes externos es el sistema financiero a través del cual se pagan los viáticos y las aerolíneas. ALCANCE: Inicia: Solicitud de la Comisión y diligenciamiento del formato (Cronograma de actividades de comisión en el Despacho). Qué hace?: Solicitar la comisión y diligenciar el formato Cronograma de actividades de comisión en el Despacho, una vez este con el Visto Bueno del Señor Superintendente se diligencia el formato de solicitud de viáticos, entregar a Secretaria General con el cronograma firmado. Se envía al Grupo de Apoyo administrativo y logístico de la Secretaria General, para calcular el valor del pasaje aéreo si lo amerita la comisión y validar la información con la firma en el formato. Remitir formato al grupo de Administración del talento humano para la liquidación de los viáticos y gastos de viaje. Liquidar los viáticos y valida la información con la firma del jefe del grupo en el formato y anexar soporte de liquidación, verificar el rubro presupuestal que origina la comisión y direcciona la solicitud: Si la comisión corresponde al Presupuesto de Funcionamiento remite la documentación al Grupo de Presupuesto y si la comisión corresponde al Presupuesto de Inversión direcciona la información al Grupo de formulación y Evaluación de Proyectos; las dos instancias verifican que la solicitud cuente con recursos disponibles y que el objeto de la comisión este dentro de las actividades previstas por cada presupuesto. Una vez efectuada la verificación de procedencia de la comisión con la validación de las firmas requeridas en el formato se remite a la Dirección Financiera para la expedición del CDP.
2 Página:2 El certificado de disponibilidad presupuestal se remite junto con el formato y todos los documentos anexos al Grupo de Talento Humano para la elaboración de la resolución y se presenta al Ordenador del gasto para la firma junto con el formato y todos sus anexos. Una vez firmada la resolución, el grupo de apoyo administrativo y logístico solicita la expedición de los tiquetes aéreos si la comisión aprobada lo contempla, remite copia de la resolución con el formato y todos sus anexos a la Dirección Financiera para autorizar el pago de la comisión. El funcionario o funcionarios que se comisionen deben formalizar en un documento el informe sobre el cumplimiento del objeto de la comisión y el plan de mejoramiento que se derive de las actividades realizadas. Termina: La presentación del cumplido y el informe de comisión para su legalización. 2. RESPONSABLES: Responsable Estratégico: Superintendente de Notariado y Registro. Responsable Operativo: Director Financiero, Coordinador Grupo Apoyo Administrativo y Logístico y Coordinador Grupo de Talento Humano. 3. DEFINICIONES: VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE: reconocimiento en dinero que hace la Superintendencia de Notariado y Registro a los empleados públicos por los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando por previa resolución deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo. Para el pago de viáticos y gastos de viaje a contratistas, deberá estar estipulado en el contrato PHVA Planeación: Inicia con la gestión y apropiación de los recursos logísticos, humanos y financieros del procedimiento. Las comisiones a ejecutarse por la entidad acorde a las necesidades misionales y de apoyo administrativo.
3 Página:3 Gestión presupuestal para apropiar los recursos financieros requeridos en una vigencia fiscal. Hacer: Solicitar la comisión y diligenciar el formato Cronograma de actividades de comisión en el Despacho, una vez este con el Visto Bueno del Señor Superintendente se diligencia el formato de solicitud de viáticos, entregar a Secretaria General con el cronograma firmado. Se envía al Grupo de Apoyo administrativo y logístico de la Secretaria General, para calcular el valor del pasaje aéreo si lo amerita la comisión y validar la información con la firma en el formato. Remitir formato al grupo de Administración del talento humano para la liquidación de los viáticos y gastos de viaje. Liquidar los viáticos y valida la información con la firma del jefe del grupo en el formato y anexar soporte de liquidación, verificar el rubro presupuestal que origina la comisión y direcciona la solicitud: Si la comisión corresponde al Presupuesto de Funcionamiento remite la documentación al Grupo de Presupuesto y si la comisión corresponde al Presupuesto de Inversión direcciona la información al Grupo de formulación y Evaluación de Proyectos; las dos instancias verifican que la solicitud cuente con recursos disponibles y que el objeto de la comisión este dentro de las actividades previstas por cada presupuesto. Una vez efectuada la verificación de procedencia de la comisión con la validación de las firmas requeridas en el formato se remite a la Dirección Financiera para la expedición del CDP. El certificado de disponibilidad presupuestal se remite junto con el formato y todos los documentos anexos al Grupo de Talento Humano para la elaboración de la resolución y se presenta al Ordenador del gasto para la firma junto con el formato y todos sus anexos. Una vez firmada la resolución, el grupo de apoyo administrativo y logístico solicita la expedición de los tiquetes aéreos si la comisión aprobada lo contempla, remite copia de la resolución con el formato y todos sus anexos a la Dirección Financiera para autorizar el pago de la comisión. El funcionario o funcionarios que se comisionen deben formalizar en un documento el informe sobre el cumplimiento del objeto de la comisión y el plan de mejoramiento que se derive de las actividades realizadas. Termina: La presentación del cumplido y el informe de comisión para su legalización.
4 Página:4 Verificación: Valor agregado que deja el comisionado al proceso misional de la entidad. La necesidad de la comisión, el tiempo de ejecución de la comisión, el resultado final y la legalización de la comisión. Los recursos disponibles para la realización de comisiones. Actuar: Establecer actividades de mejora continua a efectos de garantizar que cada comisión, cumpla con el objetivo establecido. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN CÓMO? Descripción de actividades: 1. El área interesada de la comisión diligencia el formato Cronograma de Actividades de Comisión (GF-- FR-03). Lo presentan al Despacho del Señor Superintendente para el Visto Bueno. Solicitar Comisión 2. Una vez firmado el Cronograma se diligencia el formato de Comisión sea por funcionamiento o por inversion (ver formato de solicitud y autorización de comisión), con la firma del jefe de la dependencia que solicita la comisión y remite a Secretaria General con todos los anexos incluyendo el cronograma con el Visto Bueno, soportes y justificación a la que haya lugar. El jefe de la dependencia que solicita la comisión deberá verificar que los días a viaticar son de lunes a viernes (sin incluir sábados, domingos o lunes festivos) Responsable: Jefe de la Dependencia. Valor agregado: efectivo control sobre el manejo de los viáticos Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia.
5 Página:5 Herramientas de control: La Comisión deberá solicitarse como mínimo con diez días hábiles previos a la comisión. Descripción de actividades 1. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo, recibe formatos con el visto bueno del Superintendente para empezar el debido trámite de la comisión. 2. Revisa requerimiento de tiquetes aéreos si la comisión lo amerita y firmar el formato. 3. Iniciar trámite de solicitud de tiquetes y reservas respectivas acorde a requerimientos de la comisión Verificar comisión y requerimiento de pasajes aéreos Los tiquetes aéreos el de ida se expedirá en las horas de la mañana de 6:00 a.m a 9:00 a.m y el de regreso se expedirá en las horas de la tarde a partir de las 5:00 p.m. ( La única excepción son los de territorio nacional de difícil acceso se tendrá en cuenta con los itinerarios de las aerolíneas) El funcionario que expide los tiquetes deberá verificar que el tiquete de ida y regreso este dentro de la misma semana y en días hábiles laborales. El funcionario que expide los tiquetes no podrá hacer cambios de fecha de tiquetes ni de rutas de destino ni cambios de itinerario. 4. Enviar formato al Grupo de Administración del Talento Humano para la liquidación viáticos y gastos de viaje. Responsable: Coordinador grupo de Apoyo Administrativo Valor agregado: efectivo control sobre el manejo de los viáticos Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: La Comisión deberá solicitarse como mínimo con diez días hábiles previos a la comisión.
6 Página:6 Descripción de actividades: 1. El Grupo de Administración del Talento Humano, verifica los datos de la persona que esta comisionada y hace liquidación de los viáticos y gastos de viaje. Si la Comisión corresponde a las Oficinas de Registro o Notarias que queden ubicadas en la Sabana de Bogota se deberá realizar su objetivo durante un día en caso de demorar mas de un día deberá justificar el porque necesita mas tiempo para llevarse acabo el objetivo a cumplir. 2. Enviar formato de solicitud y autorización de comisión firmada por el coordinador de grupo de Talento Humano, con la liquidación de los viáticos anexa. Liquidar viáticos y gastos de viaje 3. Verificar el rubro presupuestal que origina la comisión y direcciona la solicitud: Si la comisión corresponde al Presupuesto de Funcionamiento remite la documentación al Grupo de Presupuesto y si la comisión corresponde al Presupuesto de Inversión direcciona la información al Grupo de formulación y Evaluación de Proyectos Responsable: Coordinador Grupo de Talento Humano Valor agregado: efectivo control sobre el manejo de los viáticos. Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Resolución reglamentaria de comisión. Planta de personal. Herramientas de control: La Comisión deberá solicitarse como mínimo con diez días hábiles Descripción de actividades: Dar Viabilidad presupuestal Grupo de formulación y evaluación de proyectos: 1. Verifica si el objeto de la comisión está establecido dentro del plan de inversión y la actividad tiene recursos disponibles para emitir lista de chequeo firmada por el Coordinador del Grupo y el Jefe de Planeación.
7 Página:7 2. El coordinador del Grupo de formulación y evaluación de Proyectos deberá firmar el formato de solicitud de comisión y enviarlo al Grupo Financiera. Grupo de Presupuesto. 1. Verifica la disponibilidad Presupuestal, coloca su firma en el formato solicitud de comisión Responsable: Coordinadores de grupo de Talento Humano, Coordinador Grupo de Presupuesto y Director Financiero Valor agregado: efectivo control sobre los recursos apropiados tanto en funcionamiento como en inversión. Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia, Proyectos de Inversión registrados para la respectiva vigencia. Herramientas de control: Viabilidad presupuestal para ser efectiva la comisión. Descripción de actividades 1. Expedir CDP 2. Enviar al Grupo de Talento Humano para expedir acto administrativo. Expedir el CDP Responsable: Coordinador Grupo de Presupuesto Valor agregado: efectivo control sobre el manejo del presupuesto de la entidad Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: La Comisión deberá solicitarse como mínimo con diez días hábiles
8 Página:8 Acto administrativo de autorización de la comisión Descripción de actividades 1. Recibir solicitud de comisión con anexos y CDP, revisar valores según comisión. 2. Elaborar acto administrativo: hacer firmar resolución por parte del ordenador del gasto. 3. Entregar la información de tiquetes aéreos al comisionado: fecha y hora de salida y fecha y hora de regreso. 4. Remitir acto administrativo firmado y numerado a Dirección Financiera para el pago de la comisión. Ver procedimiento pagos. Responsable: Registro Coordinador Grupo de Talento Humano Valor agregado: efectivo control sobre el manejo del presupuesto de la entidad Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: La Comisión deberá solicitarse como mínimo con diez días hábiles Descripción de actividades 1. Entregar informe de comisión: El funcionario o funcionarios que se comisionen deben formalizar en un documento el informe sobre el cumplimiento del objeto de la comisión y el plan de mejoramiento que se derive de las actividades realizadas. Legalizar comisión 2. La certificación de cumplimiento de comisión, deberá entregarse a la Dirección Financiera-Grupo de Tesorería y cartera- para efectos de legalizar la comisión, dentro de los tres días siguientes al regreso de la comisión Responsable: Profesionales Universitario Valor agregado: efectivo control sobre el manejo de los viáticos Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia.
9 Página:9 Herramientas de control: Tendrá cinco días hábiles para entregar los cumplidos e informe ejecutivo de comisión. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Metodologías. Ley de presupuesto de la vigencia. Normatividad sobre inversión forzosa. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión 00: Versión: de junio de Se realiza el Procedimiento Versión: de noviembre de Se realizan ajustes al procedimiento 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre GF--FR- 01 Formato comisión de viáticos por Inversión GF--FR- 02 Formato comisión de viáticos por Funcionamiento GF--FR- 03 Cronograma de Actividades de comisión
10 Página:10 Elaboró: Yurley Díaz García Tec. Administrativo Fecha: Revisó: Horacio Revelo Guerrero Jefe Oficina Asesora de Planeación Fecha: Aprobó: Jorge Enrique Vélez García Superintendente de Notariado y Registro Concepción Farfán Montaño Coordinador Grupo Apoyo Administrativo y Logístico Fecha: 10 noviembre de noviembre de noviembre de 2010
INSTITUTO COLOMBIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR - ICETEX PROCESO AUDITADO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
Código: F180 Versión: 1 Fecha: 15/04/2009 Página 1 de 4 FORMATO INFORME AUDITORÍA DE GESTIÓN INSTITUTO COLOMBIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR - ICETEX PROCESO AUDITADO: GESTIÓN

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