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Timestamp: 2016-12-05 18:36:38+00:00

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⭐CODE of ETHICS and BUSINESS CONDUCT
1 CODE of ETHICS and BUSINESS CONDUCT Policy: Descrizione, parole chiave, contenuto: Process Owner: Approvato da: Codice Etico (CEBC) Etica aziendale; codice di condotta; conflitti d'interesse; pagamenti impropri; integrità; frode; riservatezza; regali e ospitalità. A. Bizzaro, Human Resources Dir. G.Moletto, CEO Versione: 1 Data: 24 Aprile 2013 Funzione Responsabile: Allegati: Riferimenti ad altre procedure: Human Resouces Nessuno Regolamento anti corruzione Regali e spese di rappresentanza Dichiarazione di relazioni o conflitti di interesse con fornitori HMI Business Ethics Policy HMI Procedures for Reporting and Investigating Incidents Involving Fraudolent Activities. Page 1 of 132 INTRODUZIONE Hearst Magazines Italia, insieme alle società che essa controlla, opera al servizio dei suoi clienti, nei settori dell editoria e dell informazione. Tale obiettivo è raggiunto grazie al lavoro dei professionisti (donne e uomini) che lavorano al suo interno, alle risorse messe a disposizione dagli investitori, alla collaborazione delle imprese che forniscono beni e servizi e alla collettività con cui opera. La consapevolezza di questi rapporti e delle responsabilità che comportano è da sempre parte della cultura aziendale della Società. IL CEBC Il presente Codice Etico - Code of Ethics and Business Conduct ( CEBC ) è finalizzato alla presentazione dei valori e dei principi con i quali Hearst Magazines Italia opera ed ai quali chiede ai propri stakeholder di adeguarsi. Il rispetto dei principi e delle linee guida del CEBC rappresenta non solo un elemento imprescindibile della condotta professionale dei nostri dipendenti e dei nostri professionisti, ma anche il modo in cui la società accresce il valore del lavoro svolto. Affinché il CEBC sia un riferimento per il comportamento per tutti i nostri interlocutori ed i nostri dipendenti e giornalisti, è essenziale che venga vissuto da ciascuno in modo concreto, contribuendo, in tal modo, al rafforzamento della qualità reputazionale dell intero Gruppo Hearst. MISSION Valorizzare I nostri brands al fine di rafforzare la relazione con i nostri consumatori e creare contenuti editoriali altamente attrattivi per i nostri inserzionisti, attraverso l eccellenza nei prodotti, l efficienza nei costi e la qualificata rete di contatti tra i clienti pubblicitari. APPLICAZIONE Il presente Codice è destinato a disciplinare i comportamenti di tutti gli stakeholder della società Hearst Magazines Italia. Esso si prefigge la volontà di informarli sulla mission aziendale e richiedere il rispetto dei propri valori aziendali e, correlate ad essi, le proprie linee guida di comportamento. I principi in esso contenuti sono destinati a (i Destinatari ): gli Amministratori; i dipendenti: impiegati, quadri, giornalisti e dirigenti; i collaboratori esterni (inclusi i rapporti di somministrazione e di stage); i nostri rappresentanti, ovvero tutti coloro che, direttamente od indirettamente, stabilmente o temporaneamente, operano in nome e per conto di Hearst Magazines Italia; i nostri clienti ed i nostri fornitori; tutte le società del gruppo Hearst; Hearst Magazines Italia si impegna a: divulgare il contenuto del CEBC ed a renderlo disponibile a tutti i propri portatori di interessi; a mettere a disposizione dei destinatari la dotazione necessaria affinché possano essere attuate le disposizioni in esso contenute; ad implementare le necessarie attività di monitoraggio sul rispetto delle norme e delle indicazioni del CEBC; ad applicare sanzioni adeguate in caso di violazioni delle norme e dei principi in esso contenuti. Page 2 of 133 I NOSTRI VALORI GUIDA I valori guida di Hearst Magazines Italia per il raggiungimento degli obiettivi precedentemente descritti sono: Qualità Credere nella crescita continua del nostro standard qualitativo attraverso l innovazione, la creatività, il rispetto delle normative vigenti, la professionalità, i comportamenti etici, l apertura al cambiamento e la tenacia nella ricerca delle soluzioni. Essere sempre orientati verso l esterno, osservando con attenzione il mondo, la società e il mercato al fine di proporre contenuti di grande qualità, originalità, attendibilità ed indipendenza. Instaurare un rapporto di fiducia con i nostri consumatori, interpretandone le esigenze e creando un vincolo di solidarietà e lealtà, e con i nostri clienti pubblicitari, aiutandoli efficacemente nelle loro strategie di comunicazione. Informazione indipendente L informazione e la libertà di espressione sono i fondamenti dell attività di Hearst Magazines Italia e delle testate che operano per suo conto. Per questa ragione, Hearst Magazines Italia incoraggia e protegge l autonomia editoriale e giornalistica, il pluralismo nei contenuti editoriali e nelle informazioni e la loro diffusione, sempre comunque nel rispetto dei valori del Gruppo, al fine di assicurare ai consumatori una informazione autonoma, imparziale, corretta, completa e non lesiva. Valorizzazione delle persone e della professionalità Hearst Magazines Italia valorizza le competenze, le potenzialità, la proattività e l impegno delle proprie persone; per fare questo, Hearst Magazines Italia adotta criteri di valutazione equi, chiari e omogenei. La partecipazione ed il contributo ai processi decisionali dell azienda, nell ambito delle proprie attribuzioni, secondo capacità e competenza, rappresenta una colonna portante per l attività di Hearst Magazines Italia. Creazione di valore per gli azionisti Perseguire sempre la redditività dei nostri prodotti, delle nostre iniziative e dell azienda nel suo complesso. Creare prodotti che mantengano a lungo il proprio successo. Preservare le condizioni che garantiscono la redditività nel tempo, requisito essenziale per lo sviluppo dell azienda. LINEE GUIDA DI COMPORTAMENTO La presente sezione riporta le linee guida di comportamento a cui Hearst Magazines Italia chiede di attenersi nello svolgimento della propria attività professionale. Esse vanno intese quale parte integrante del rapporto contrattuale in essere con Hearst Magazines Italia. Rispetto delle leggi delle norme e dei regolamenti Hearst Magazines Italia opera nel rispetto delle leggi e delle normative vigenti. È politica di Hearst Magazines Italia rispettare tutte le leggi, le regole e le normative in vigore in tutti i paesi in cui opera. Hearst Magazines Italia conduce i propri affari con integrità ed onestà, ispirandosi ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza e apertura al mercato. L integrità morale è un dovere costante di tutti i soggetti Destinatari che lavorano con Hearst Magazines Italia e per Hearst Magazines Italia. Page 3 of 134 Gli amministratori ed i dipendenti di Hearst Magazines Italia, nonché coloro che a vario titolo collaborano con la stessa o la rappresentano, devono, nell ambito delle rispettive competenze, osservare le leggi ed i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui Hearst opera. In tale contesto rientra anche l attenzione ed il rispetto delle normative che regolano la concorrenza, sia sul mercato nazionale che a livello internazionale. Conflitti di interessi Tra Hearst Magazines Italia ed i propri dipendenti e collaboratori sussiste un rapporto di piena fiducia, nell ambito del quale è dovere primario del dipendente e del collaboratore utilizzare i beni dell impresa e le proprie capacità lavorative esclusivamente per la realizzazione dell interesse societario, in conformità ai principi fissati nel CEBC, che rappresentano i Valori cui la Società si ispira. Inoltre gli Amministratori, i dipendenti i collaboratori a vario titolo ed i rappresentanti devono evitare ogni situazione ed astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli della Società o che possa interferire ed intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell interesse dell impresa. Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre ad essere in contrasto con le norme di legge e con i principi fissati nel CEBC, risulta pregiudizievole per l immagine e l integrità aziendale. Amministratori, dipendenti, collaboratori e rappresentanti devono quindi escludere ogni possibilità di sovrapporre o comunque incrociare, strumentalizzando la propria posizione funzionale, le attività economiche rispondenti ad una logica di interesse personale e/o familiare e le mansioni che ricoprono all interno della Società. In caso di violazione, Hearst Magazines Italia provvederà a porre in essere le misure idonee per far cessare la situazione. Esempi di conflitti di interesse includono le seguenti casistiche (non esaustive): occupazione concorrenziale o non concorrenziale al di fuori del contratto di lavoro Hearst. I dipendenti, in linea con quanto previsto dalla lettera di assunzione, non possono assumere altri incarichi se non preventivamente comunicati e concordati con l azienda. I collaboratori che dovessero assumere altri incarichi devono comunicarlo all azienda al fine di consentire le opportune valutazioni, nel rispetto delle norme contrattuali stesse. i dipendenti o rappresentanti non possono avere un interesse finanziario diretto o indiretto o un legame con una entità che fornisce, acquista, o ha rapporti aziendali con la Società. i dipendenti, i collaboratori e i rappresentanti non possono svolgere attività per conto della società con parenti o membri della famiglia, o con qualsiasi società di cui tali persone sono funzionari, direttori o proprietari o rivestono una posizione di influenza o sotto circostanze in cui tali persone possono ottenere benefici da tali accordi, senza l'autorizzazione scritta, ottenuta in anticipo, dell'ufficio Risorse Umane o dell Ufficio Legale di Hearst Magazines Italia, che effettuano le opportune valutazioni. Il Gruppo Hearst ha definito delle procedure interne atte a disciplinare in maniera esaustiva e specifica le linee guida di comportamento in materia di conflitto di interesse (Si veda a tal proposito il contenuto della HMI Business Ethics policy e della HMI Declaration of Interests in Suppliers ). I dipendenti, i collaboratori e i rappresentanti sono tenuti a comunicare immediatamente qualsiasi conflitto di interesse reale o sospetto al proprio superiore, o al proprio referente aziendale, per i non dipendenti, non appena vengano a conoscenza dello stesso. L accertamento da parte di Hearst Magazines Italia che la situazione non generi un conflitto di interesse non deve essere valutata quale deroga alle regole relative ai conflitti di interesse. Indipendenza L indipendenza è un valore centrale per Hearst Magazines Italia. Hearst Magazines Italia si impegna a porre in essere delle misure preventive per salvaguardare l indipendenza dei propri dipendenti e dei propri collaboratori nei confronti delle controparti della Società. Tutti i dipendenti ed i collaboratori di Hearst Magazines Italia devono segnalare eventuali situazioni che potrebbero compromettere la propria indipendenza. Page 4 of 135 Riservatezza e tutela della privacy L attività svolta dalla Società, per propria natura, richiede in determinati ambiti, l acquisizione, la conservazione ed il trattamento di dati, documenti ed informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti, nei quali la Società sia parte attiva ed i cui contenuti non sono pubblicamente disponibili. L uso o la divulgazione non autorizzati di questi potrebbe essere dannoso per gli interessi della società. Inoltre, le banche dati della Società contengono o possono contenere, dati personali protetti dalla normativa sulla privacy, tali da non poter essere resi noti all esterno, o dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni alla Società stessa. Pertanto, ciascun dipendente e ciascun collaboratore, è tenuto a tutelare la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni apprese nel corso ed in funzione della propria mansione/attività/responsabilità lavorativa. Tutte le informazioni, i dati, siano essi acquisiti od elaborati, sono di proprietà della Società e pertanto non possono essere utilizzati, divulgati o comunicati in assenza di una preventiva e specifica autorizzazione da parte del personale preposto e competente. Nell ambito di tale attività, Hearst Magazines Italia, si impegna a proteggere le informazioni ed i dati relativi ai propri dipendenti, ed ai propri interlocutori, comunque ed a qualunque livello coinvolti nell attività lavorativa. Rispetto della persona e pari opportunità Hearst Magazines Italia non consente alcun tipo di discriminazione, sia essa dovuta a differenze di età, genere, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e/o sindacali, od a credenze religiose. Tutti i dipendenti, collaboratori ed i rappresentanti di Hearst Magazines Italia devono operare e comportarsi nel rispetto di tali indicazioni e garantendo eque e pari opportunità a tutti i propri interlocutori. I processi e le procedure legate alla gestione delle Risorse Umane sono tali da garantire il rispetto della persona e le pari opportunità sui luoghi di lavoro. Concorrenza leale negli affari I dipendenti, i collaboratori ed i rappresentanti sono tenuti ad agire con integrità e correttezza in tutti i rapporti tenuti per conto della società. In nessun caso i dipendenti, i collaboratori o i rappresentanti devono accettare doni che vengano dati come premio o come incentivo per entrare in accordi d'affari con persone o aziende con cui la società svolge la propria attività. Allo stesso modo, regali non devono essere devoluti a terzi o a funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o incaricati di Pubblico Servizio che agiscono in veste ufficiale con lo scopo di esercitare indebita influenza su una decisione a favore della società. Linee guida specifiche atte a disciplinare tali aspetti sono riportate all interno del documento Hearst Corporation Regolamento anti-corruzione, distribuito a tutti i dipendenti collaboratori e rappresentanti. Inoltre, i dipendenti, i collaboratori ed i rappresentanti sono tenuti a dichiarare i propri interessi o qualsiasi rapporto con un fornitore della società. Interessi nei confronti di un terzo fornitore possono includere (esempi non esaustivi): a) una partecipazione o proprietà (parziale o totale) di una azienda fornitrice. Questo non include partecipazioni in una società per azioni quotata attraverso uno strumento di investimento, come ad esempio un fondo pensione o libretto di risparmio. La quota di partecipazione deve essere tale da influenzare il processo decisionale con il fornitore. Un esempio potrebbe essere il possesso in via permanente di una società fornitrice del Gruppo Hearst Magazines Italia da parte del dipendente, del collaboratore o del rappresentante oppure del loro partner, o di un membro stretto della loro famiglia o nucleo familiare, o di un collega in affari; b) il coinvolgimento col management, ad esempio un Director o Non-Executive Director, che implichi una certa influenza nel processo decisionale. Un esempio potrebbe essere la capacità di influenzare il prezzo al quale vengono date le forniture a Hearst Magazines Page 5 of 136 Italia da parte del dipendente, del collaboratore o del rappresentante oppure del loro partner, o di un membro stretto della loro famiglia o nucleo familiare, o di un collega in affari; c) se si è stati impiegati o si è lavorato in passato con un fornitore che ora è fornitore di Hearst. I dipendenti, i collaboratori ed i rappresentanti sono tenuti a dichiarare il loro interesse nei confronti di un fornitore non appena vengano a conoscenza di esso. Tale dichiarazione deve essere fatta mediante la compilazione del modello Dichiarazione di relazioni o conflitti di interesse con fornitori ( Declaration of Interests in Suppliers ) ogni qual volta Hearst Magazines Italia utilizzi un nuovo fornitore. La mancata comunicazione di un legame con un fornitore potrebbe portare ad azioni disciplinari. Integrità finanziaria, amministrazione, contabilità e bilancio Le situazioni contabili ed i bilanci rappresentano fedelmente i fatti di gestione (economica, patrimoniale e finanziaria) secondo criteri di trasparenza, accuratezza e completezza. Ogni transazione ed ogni avvenimento sociale è correttamente registrato nel sistema di contabilità aziendale, secondo quanto indicato dalla legge e dai principi contabili di riferimento. Ogni transazione, inoltre, deve essere preventivamente autorizzata dal personale competente e tale da garantire che la registrazione sia verificabile, completa, legittima e coerente. Nessun documento finanziario è modificato o firmato da persone che non hanno l autorità appropriata. Ogni dato registrato deve essere documentato e conservato agli atti della Società, e la documentazione a supporto deve permettere la completa ed accurata ripercorribilità di quanto registrato, consentendo: di registrare accuratamente il fatto di gestione, di determinare le caratteristiche e le ragioni alla base della registrazione e di ricostruire cronologicamente l attività eseguita. Non saranno costituiti od istituiti per nessuno scopo o attività fondi non comunicati o non registrati. Ogni dipendente è tenuto, in funzione del proprio livello di responsabilità, a collaborare, affinché qualsiasi fatto attinente la gestione della Società, sia coerentemente, correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità Ad ogni dipendente o rappresentante si richiede integrità morale e professionale al fine di salvaguardare i libri contabili e la documentazione della società e dell eventuale joint venture. Trasparenza e completezza dell informazione ai soci Hearst Magazines Italia assicura una corretta, completa e trasparente informativa ai propri Soci in ordine a tutti i fatti significativi concernenti la propria gestione sociale. Tutte le comunicazioni che la Società rilascia a terzi rispondono ai requisiti di veridicità, completezza ed accuratezza. Nell ambito dello svolgimento della propria attività professionale Hearst Magazines Italia assicura, oltre che l aderenza e la conformità alla normativa di riferimento, il rigore richiesto dalla professione di giornalista e il rispetto dei principi deontologici di riferimento. Libertà di stampa Hearst Magazines Italia crede formalmente in una informazione autonoma, chiara, completa, veritiera e non viziata da alcun pregiudizio. Per tale ragione tutela la libertà di stampa e di espressione dei propri giornalisti e di coloro che operano per le testate del Gruppo. Page 6 of 137 Sicurezza sul lavoro Hearst Magazines Italia si impegna a tutelare la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e collaboratori attuando quanto disciplinato dal D. Lgs. 81/08 e ritiene fondamentale, nell espletamento della propria attività economica, la salvaguardia del benessere dei lavoratori. Le decisioni prese dal management di Hearst Magazines Italia in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro sono sempre orientate al rispetto delle norme di legge e alle loro evoluzioni. Tutela dell ambiente La tutela dell ambiente e la salvaguardia delle risorse naturali sono importanti obiettivi aziendali: Hearst Magazines Italia si impegna affinché il comportamento di tutti i dipendenti, dei collaboratori e dei soggetti terzi con i quali la Società intrattiene rapporti d affari sia orientato al principio di rispetto e tutela della natura e dell ambiente circostante. Hearst Magazines Italia si impegna a fornire ai propri dipendenti e collaboratori un luogo di lavoro sano e sicuro e di condurre le proprie attività in maniera ecologicamente compatibile, osservando le leggi e le normative in vigore in materia di ambiente. Rapporti con i dipendenti Le persone sono la colonna portante dell attività di Hearst Magazines Italia e la crescita professionale del nostro capitale umano rappresenta il motore dello sviluppo di Hearst Magazines Italia. Affinché le capacità e le competenze di ogni dipendente siano valorizzate appieno, facendo sì che ognuno esprima il proprio potenziale, le funzioni aziendali competenti, dovranno adoperarsi affinché: nel processo di selezione ed assunzione dei dipendenti non sia seguito alcun criterio discriminante e non equo, legato a sesso, età, nazionalità, religione, etnia, opinioni politiche e sindacali; sia garantita ad ogni dipendente uguale opportunità di crescita professionale ed economica; sia applicato il criterio del merito e della competenza professionale nell adozione di ogni decisione / valutazione nei confronti del dipendente. Ai dipendenti è richiesto di contribuire a mantenere, sul luogo di lavoro, un clima aziendale di reciproco rispetto e collaborazione, e di non porre in essere comportamenti tali da ledere la dignità, l onore e la reputazione di ognuno. I dipendenti non devono porre in essere comportamenti tali da risultare molesti, creando un ambiente di lavoro ostile nei confronti di singoli lavoratori o gruppi di lavoratori, con ingiustificate interferenze nel lavoro altrui o la creazione di ostacoli ed impedimenti nelle prospettive professionali. La Società non ammette molestie di carattere sessuale, intendendo per tali, la subordinazione di possibilità di crescita professionale o di altro vantaggio alla prestazione di favori di natura sessuale o proposte di relazioni interpersonali private che, per il fatto di essere sgradite al destinatario, possano turbarne la serenità. Rapporti con i fornitori ed i clienti Hearst Magazines Italia richiede ai propri fornitori ed ai propri clienti, il rispetto dei principi etici contenuti all interno del presente CEBC, ritenendo tale aspetto fondamentale per l instaurazione di un corretto rapporto di natura commerciale. Per quanto attiene ai rapporti con i clienti ed i fornitori, è richiesto ai dipendenti, ai collaboratori ed ai rappresentanti della Società di: attenersi alle disposizioni del CEBC; Page 7 of 138 rispettare le procedure interne di selezione dei clienti e dei fornitori e di valutazione del loro grado di affidabilità, solvibilità, del loro nome e reputazione e del rischio reputazionale in capo ad Hearst Magazines Italia; fornire informazioni in linea con gli standard qualitativi richiesti da Hearst Magazines Italia. Ai clienti ed ai fornitori è richiesto di osservare e rispettare nei rapporti con i dipendenti ed i collaboratori di Hearst Magazines Italia, le disposizioni di legge applicabili sul territorio nazionale e sul territorio in cui si opera, e le disposizioni espressamente previste dai contratti. E fatto divieto assoluto ai dipendenti, ai collaboratori ed ai rappresentanti di Hearst Magazines Italia di ricevere o richiedere alcuna forma di corrispettivo (pagamenti, donazioni beni od altre utilità), salvo nel caso di beni od altre utilità pari ad un valore modico, ragionevole usuale e non sontuoso, tale da non compromettere l immagine aziendale, l interesse della società e la scelta del rispettivo cliente e/o fornitore e tale da non compromettere l oggettività del rapporto commerciale con la controparte. Qualora il dipendente, collaboratore o rappresentante riceva pressioni o venga condizionato nella selezione, scelta o all instaurazione nonché mantenimento dei rapporti commerciali con le controparti, deve darne immediatamente comunicazione al proprio diretto superiore o referente aziendale e al Direttore delle Risorse Umane o alla Direzione Finanziaria e Legale. E fatto divieto assoluto ai dipendenti, ai collaboratori ed ai rappresentanti di Hearst Magazines Italia di offrire alcuna forma di corrispettivo (pagamenti, donazioni di beni od altre utilità) salvo nel caso di beni od altre utilità pari ad un valore modico, ragionevole usuale e non sontuoso, tale da non compromettere la capacità di giudizio o di scelta del cliente e/o della controparte e comunque nel rispetto del Regolamento Anti-Corruzione. Qualora un dipendente e/o un collaboratore vangano a conoscenza di tali forme di comportamento, devono darne tempestivamente informazione rispettivamente al Direttore delle Risorse Umane o al Direttore Finanziario e Legale. Rapporti con gli organi di informazione Per quanto attiene ai rapporti con gli organi di informazione ed i mass media in generale, con i quali la Società intrattiene rapporti di marketing, comunicazione ed informazione, essi sono esclusiva responsabilità delle Funzioni aziendali a ciò preposte e dedicate. Gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori ed i rappresentanti non possono e non devono fornire informazioni o comunicazioni all esterno della Società, in assenza di dovuta autorizzazione della funzione competente; in presenza di tale autorizzazione le informazioni fornite devono essere veritiere, accurate, complete, omogenee e nel rispetto della trasparenza. La partecipazione in nome della Società o in rappresentanza della stessa, a comitati e associazioni di ogni tipo, siano esse scientifiche, culturali o di categoria, deve essere regolarmente autorizzata dalla Società, nel rispetto delle procedure interne. Gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori, ed i rappresentanti che siano invitati, in nome della Società o in rappresentanza della stessa, a partecipare a convegni, congressi o seminari, o a redigere articoli, saggi o pubblicazioni in genere, sono tenuti ad ottenere la preventiva autorizzazione del Responsabile a ciò preposto circa i testi, le relazioni e qualsiasi altro documento a tal fine predisposto. Rapporti con la Pubblica Amministrazione L assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni ed Istituzioni Pubbliche è riservata esclusivamente alle Funzioni aziendali preposte ed autorizzate. E pertanto necessario che venga raccolta e conservata la documentazione atta a ricostruire il percorso procedurale attraverso il quale Hearst Magazines Italia è entrata in contatto con tali soggetti pubblici e ciò anche al fine di tenere costantemente sotto controllo il rispetto delle procedure interne aziendali e delle eventuali evoluzioni delle stesse. Hearst Magazines Italia, attraverso i propri dipendenti, collaboratori o rappresentanti non deve promettere, richiedere, offrire a o ricevere da pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di altre Pubbliche Istituzioni, sia nazionali che Page 8 of 139 internazionali, pagamenti, beni od altre utilità, per promuovere o favorire i propri interessi e trarne vantaggio od in grado di ledere la parzialità di giudizio della Pubblica Amministrazione. Non è pertanto ammessa, nei rapporti con i pubblici ufficiali e o incaricati di pubblico servizio, alcuna forma di regalo o beneficio gratuito, promesso, richiesto, offerto o ricevuto, che possa essere interpretato come eccedente la normale pratica commerciale o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all attività aziendale. E peraltro ammesso che, in occasione di particolari ricorrenze, Hearst Magazines Italia, possa omaggiare secondo consuetudine, alcuni interlocutori ivi compresi i rappresentanti di Pubbliche Amministrazioni, con beni di modico valore esclusivamente seguendo le procedure previste dal Regolamento Anti-Corruzione. Corporate Governance La reputazione e la salvaguardia dell immagine rappresentano un valore di importanza fondamentale per Hearst Magazines Italia e tutte le società del Gruppo Hearst; a tal fine è necessario che nell amministrazione e nell operatività quotidiana, siano osservati, nell interesse dei soci, dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti coloro i quali sono o saranno in relazioni d affari e/o commerciali con la Società o comunque in contatto con il gruppo, i principi di governance maggiormente idonei a garantire la realizzazione più efficace ed efficiente delle attività sociali, nel rispetto delle regole del buon governo societario e delle disposizioni del presente CEBC. La tutela dell integrità del capitale sociale, degli interessi dei creditori e in genere dei terzi, fa parte del patrimonio Etico di riferimento di Hearst Magazines Italia. Pertanto, la Società si impegna ad operare, affinché non siano eseguite azioni in pregiudizio ai propri collaboratori, creditori, fornitori ed al mercato in generale. Omaggi a terzi Gli omaggi a terzi sono ammessi solo se di modesta entità, ovvero solo se non possono essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi dal destinatario, nel rispetto della procedura Regali e spese di rappresentanza ( Gift and Hospitality ) e del Regolamento anti corruzione. È fatto divieto di erogare omaggi e liberalità a funzionari e/o rappresentanti della Pubblica Amministrazione con lo scopo di influenzarne l indipendenza di giudizio. Hearst Magazines Italia ha definito delle linee guida interne atte a disciplinare il comportamento legato agli omaggi a funzionari e/o rappresentanti della Pubblica Amministrazione nel Regolamento Anti- Corruzione. Frode La frode è definita come 'travisamento intenzionale o mancata comunicazione di un fatto o di fatti che si traducono in danni o perdite. I dipendenti o rappresentanti devono assicurare che le loro azioni e i propri comportamenti evitino sia in pratica che in apparenza un comportamento fraudolento, che può comprendere, ma non solo, quanto segue: appropriazione indebita o furto di beni o interessi aziendali; utilizzo della propria posizione all'interno della Società, per ottenere indebitamente favori personali o tangenti da un'altra persona o entità esterna o a svantaggio della società; fornire false rappresentazioni o dichiarazioni, sia scritte che orali, a soggetti esterni con il fine di procurarsi indebitamente un trattamento di favore o di evitare conseguenze negative che risulterebbero da una completa e corretta informativa (ad esempio, preparazione di bilanci falsi o fuorvianti) I Destinatari rappresentanti della presente Codice che sospettano una frode sono tenuti a segnalarlo al proprio superiore diretto, ovvero al proprio referente interno in caso di non dipendenti, o al Direttore delle Risorse Umane, ovvero al Direttore Finanziario e Legale per i non dipendenti, ma comunque anche al Direttore Internal Audit o direttamente all Audit Committee Hot line del Gruppo Hearst chiamando il seguente numero , così Page 9 of 1310 come riportato dal Regolameto anti corruzione e dalle procedure di Gruppo Business Ethics Policy e Procedures for Reporting and Investigating Incidents Involving Fraudolent Activities. Beni aziendali e strumenti informatici Il personale deve usare comportamenti responsabili e rispettosi delle procedure operative predisposte per l utilizzo dei beni aziendali, documentando, ove richiesto il loro impiego. I beni aziendali, ed in particolare gli strumenti di comunicazione (apparecchi telefonici, personal computer, rete aziendale) devono considerarsi degli strumenti lavorativi; non è quindi consentito il loro utilizzo per attività o in modalità che possano ledere o che siano in contrasto con i valori aziendali. Telefoni cellulari, personal computer portatili, tablets, chiavette per connessione ad internet sono assegnati al personale in ragione dell attività lavorativa; pertanto, l utilizzo degli stessi dovrà essere limitato ad esigenze di carattere professionale e lavorativo, se non diversamente specificato. E vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento del sistema informatico o telematico od intervenire illegalmente con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico o telematico od ad esso pertinente. La posta elettronica e la connessione alla rete internet devono considerarsi degli strumenti lavorativi non è quindi consentito il loro utilizzo per attività o in modalità che possano ledere o che siano in contrasto con i valori aziendali. L accesso a siti di dubbia moralità non è consentito dalle policy di Hearst Magazines Italia. L uso della carta intestata e del logo di Hearst Magazines Italia sono riservati esclusivamente al personale della Società autorizzato all utilizzo, per il solo perseguimento delle finalità aziendali. Per comunicazioni interne i dipendenti ed i collaboratori della Società devono utilizzare solamente carta bianca, ovvero moduli appositamente predisposti dalla Società. Antiriciclaggio La Società Hearst Magazines Italia, nel corso della propria attività lavorativa non dà corso ad attività volte alla ricettazione ed / od al riciclaggio di denaro proveniente da fonti criminali e/o criminose, o comunque di provenienza illecita o dubbia. Nessuno dei dipendenti, dei collaboratori e dei rappresentanti deve essere implicato, in alcun modo o circostanza, in vicende relative al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali. Per tale ragione, prima di stabilire relazioni di natura commerciale o di differente natura, è obbligatorio per tutti i dipendenti, collaboratori ed i rappresentanti coinvolti assicurarsi circa l integrità morale, la reputazione della controparte. La Società ha previsto una serie di attività obbligatorie, attraverso le quali procedere alla qualificazione dei fornitori e dei clienti, o comunque delle controparti con le quali la Società intende collaborare. La Società si impegna a rispettare tutte le norme, le disposizioni ed i regolamenti vigenti sul territorio nazionale e sul territorio dei paesi in cui opera, in materia di riciclaggio del denaro. Responsabilità individuali Questo CEBC si propone quale guida per il mantenimento degli standard etici che tutelano i beni e la reputazione di Hearst Magazines Italia. Il CEBC si rivolge a tutti i Destinatari (gli Amministratori, i dipendenti, i collaboratori i rappresentanti, i clienti ed i fornitori), a prescindere dal luogo di lavoro o della sede in cu operano; ognuno di essi deve osservare e aderire formalmente alle linee guida del Codice. A tutti i Destinatari di Hearst Magazines Italia è richiesto di: Avere sempre comportamenti etici. La convinzione di agire a vantaggio di Hearst Magazines Italia non può giustificare in alcun modo l adozione di comportamenti in contrasto con i Valori e i Principi del CEBC. Rispettare il contenuto del CEBC. Ognuno è responsabile della reputazione di Hearst Magazines Italia: questo significa che tutti i Destinatari devono ispirare la Page 10 of 1311 propria condotta quotidiana ai Valori e ai Principi di comportamento contenuti all interno del CEBC. Sollevare quesiti quando necessario. L opinione di ciascuno è importante. Se non si è sicuri della correttezza di un comportamento, proprio o di altri, è bene confrontarsi, utilizzando le risorse e le modalità messe a disposizione e suggerendo dei miglioramenti laddove ritenuto necessario. Nei rapporti con i propri colleghi, il dipendente di Hearst Magazines Italia deve comportarsi con correttezza, considerazione, cortesia e cordialità; non possono e non devono essere usate espressioni sconvenienti ed offensive. Le informazioni apprese, per iscritto o verbalmente, da un collega nell esercizio della propria professione od occasionalmente, non possono essere divulgate all esterno. Ai dipendenti di Hearst Magazines Italia è chiesto di avere comportamenti responsabili e rispettosi delle procedure operative predisposte per l utilizzo dei beni aziendali, documentando, ove richiesto il loro impiego. I beni aziendali, ed in particolare gli strumenti di comunicazione (apparecchi telefonici, rete internet aziendale, personal computer), devono considerarsi degli strumenti lavorativi; non è quindi consentito il loro utilizzo per attività o in modalità che possano ledere o che siano in contrasto con i valori aziendali. Telefoni cellulari, personal computer portatili, tablets, chiavette per connessione ad internet sono assegnati al personale in ragione dell attività lavorativa; pertanto, l utilizzo degli stessi dovrà essere limitato ad esigenze di carattere professionale e lavorativo, se non diversamente specificato. Responsabilità del Management Tutti coloro che hanno funzione di responsabilità e coordinamento devono dare l esempio, agendo con integrità e dimostrando nei comportamenti quotidiani l importanza che per Hearst Magazines Italia ha la coerenza con i Valori riportati all interno del presente Codice. Per questo, tutti coloro che hanno funzione di responsabilità e coordinamento devono: essere un modello di riferimento nel mostrare che cosa significa comportarsi con integrità; assicurarsi che ciascuno conosca e possa avere accesso alle risorse messe a disposizione per seguire i principi adottati; definire obiettivi chiari e quantificabili, che promuovano un comportamento coerente con i Valori e le Linee Guida di comportamento di Hearst Magazines Italia; rafforzare continuamente i principi adottati e promuoverne il rispetto a tutti i livelli dell organizzazione; rispondere in modo adeguato a coloro che sollevano dubbi e quesiti in buona fede; essere pronti a fornire delle spiegazioni in caso di comportamenti inadeguati propri o delle persone che agiscono sotto la propria responsabilità. Qualora per l esecuzione dell attività, Hearst Magazines Italia si avvalga di esperti o lavori a stretto contatto con altri professionisti, al Management è richiesto di verificare ed accertarsi che questi adottino comportamenti compatibili con le norme contenute e descritte all interno del presente Codice. VIOLAZIONI DEL CEBC E SISTEMA SANZIONATORIO La violazione delle disposizioni contenute nel CEBC e nelle procedure aziendali ad esso correlate, comporta, a carico dei responsabili di tali violazioni compatibilmente con quanto previsto dal quadro normativo vigente l applicazione dei provvedimenti sanzionatori riportati nel seguito. I provvedimenti applicabili ai destinatari del CEBC sono i seguenti: Page 11 of 1312 relativamente ai dipendenti, l osservanza delle norme del CEBC e delle procedure aziendali ad esso connesse, deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dagli stessi assunte ai sensi e per gli effetti dell art del Codice Civile ( Diligenza del prestatore di lavoro ). I comportamenti in violazione delle regole comportamentali previste nel CEBC sono considerati inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto lavorativo in essere e hanno rilevanza anche quali illeciti disciplinari, nel rispetto delle norme vigenti (in particolare CCNL di categoria) e dei regolamenti di settore vigenti (art. 7 dello Statuto dei Lavoratori). La tipologia e l entità delle sanzioni disciplinate dalle previsioni contrattuali collettive ed individuali saranno applicate tenendo conto: o dell intenzionalità del comportamento o del grado di negligenza, imprudenza o imperizia evidenziata dal dipendente; o del comportamento complessivo del Dipendente, in particolare riguardo alla sussistenza di precedenti sanzioni disciplinari; o della posizione funzionale e delle mansioni svolte dal dipendente; o di altre particolari circostanze rilevanti che accompagnino la violazione. Per quanto riguarda i Collaboratori e/o soggetti aventi relazioni d affari con Hearst Magazines Italia, quale che sia il rapporto, anche temporaneo, che li lega alla stessa, l inosservanza delle norme del CEBC e delle procedure aziendali potrà, se del caso, costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell incarico e potrà comportare una richiesta di risarcimento dei danni subiti da Hearst Magazines Italia. In riferimento agli Amministratori e ai Sindaci, gli organi sociali competenti adotteranno le misure di tutela ritenute più opportune, nell ambito di quelle previste dalla normativa vigente. A CHI RIVOLGERSI Cosa è richiesto ai dipendenti di Hearst Magazines Italia: Prima di prendere una decisione o di rispettare una direttiva, è necessario chiedersi: Ho letto il contenuto del CEBC? Ho dei dubbi sul contenuto del Codice? Il mio comportamento è conforme allo spirito e alle disposizioni di legge e delle politiche Hearst Magazines Italia? Il mio comportamento è conforme ai Valori di riferimento di Hearst Magazines Italia e ai principi etici e professionali? Ciò che ho deciso di fare è la cosa giusta da fare? Sarei in grado di spiegare le ragioni alla base della mia decisione qualora fosse resa pubblica? Sono costantemente aggiornato sui principi etici, legali e deontologici per lo svolgimento della mia attività? Sono a conoscenza dell esistenza di persone di riferimento in Hearst Magazines Italia a cui rivolgermi se ho dei dubbi di natura etica? Chiedo ai miei colleghi di comportarsi in modo Etico, rispettando il contenuto del presente Codice? Si raccomanda di segnalare ogni sospetta violazione delle normative e dei principi professionali di riferimento da parte di collaboratori e di terzi in contatto con Hearst Magazines Italia. Poiché esistono diverse possibilità per confrontarsi e/o chiedere aiuto, è importante scegliere la più adatta alla situazione: la prima persona alla quale fare riferimento è sempre il proprio diretto superiore od in alternativa il proprio Direttore di Funzione. Page 12 of 1313 In alternativa, ci si può rivolgere: al Direttore Risorse Umane; al Direttore Finanziario e Legale al Direttore Internal Audit; all Audit Committe del Gruppo Hearst Provvedimenti disciplinari possono essere presi nei confronti di: ogni dipendente, giornalista o collaboratore che autorizzi, partecipi o nasconda informazioni riguardanti un azione che violi il contenuto del CEBC; ogni supervisore che approvi o non tenti di prevenire o segnalare una violazione del CEBC. Page 13 of 13 Vedere altro
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