Source: https://archivo.cartagena.es/reglamento_archivo.asp
Timestamp: 2017-08-23 08:04:25+00:00

Document:
Reglamento del Archivo | Cómo funcionamos | Acerca del Archivo | Archivo Municipal de Cartagena
Estás en: Acerca del Archivo > Cómo funcionamos > Reglamento del Archivo
El Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo, especializado en la gestión y el tratamiento de la documentación, y en su custodia y divulgación.
El Archivo Municipal administra, custodia y divulga el patrimonio documental del Ayuntamiento de Cartagena, en cualquier soporte y creado por cualquier medio.
Artículo 2. Del Patrimonio Documental que integra el Archivo Municipal
El acceso a la documentación.
Analizar e identificar la documentación administrativa.
Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación, durante su gestión administrativa en los diferentes órganos auxiliares y departamentos de la Administración Municipal y controlar su aplicación.
Establecer criterios y normas para las transferencias y el ingreso de documentación en el Archivo General.
Efectuar las propuestas de conservación y eliminación de documentación, de acuerdo con las leyes y normas vigentes.
Marcar directrices para la correcta instalación de los documentos y establecer las condiciones idóneas que han de cumplir los locales de depósito.
Establecer las condiciones del préstamo de documentos para su consulta en las dependencias municipales y mantener un registro de documentos prestados.
Poner a disposición del público los instrumentos de descripción documental para facilitar el acceso de los usuarios a la documentación.
Promover la difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento mediante exposiciones, publicaciones, conferencias, servicios didácticos y demás actividades encaminadas a mostrar y divulgar dicho patrimonio documental, que forma parte del patrimonio histórico de la ciudad.
CAPÍTULO II - DEL PERSONAL
El Archivo Municipal dispondrá del personal técnico y auxiliar adecuado y suficiente, el cual desempeñará las funciones acordes con su categoría.
Artículo 5. El Archivero Municipal
El Archivero Municipal es el maximo responsable tecnico del Archivo Municipal, sin perjuicio de que sobre él recaigan, además, responsabilidades directivas de otros servicios. Sus funciones son las siguientes:
Diseñar el conjunto del servicio del Archivo Municipal, regulando y planificando toda la actividad archivística, e impartir las directrices para su gestión
Supervisar el funcionamiento de todo el Servicio
Proponer la aprobación o elaboración de normas y reglamentos de funcionamiento y controlar su aplicación
Ejercer la función inspectora, tanto para los aspectos estrictamente técnicos y científicos como para los de equipamiento y edificios destinados a archivo.
El archivero municipal, a petición del interesado, podrá emitir certificaciones y copias autenticadas de documentos depositados en el Archivo Municipal.
Las funciones del archivero municipal previstas en este reglamento podrán ser delegadas total o parcialmente en otras personas del Servicio, de manera temporal o permanente.
El archivero municipal podrá proponer cualquier medida que considere necesaria y que no esté prevista en este reglamento, para mejorar el funcionamiento del Servicio.
Artículo 6. El jefe del Archivo
El jefe del Archivo tiene las funciones siguientes:
Dirigir técnica y administrativamente el Archivo Municipal
Asistir al Archivero en sus funciones, asesorándolo en las decisiones que afecten al Archivo
Aplicar las normas técnicas y reglamentarias que afecten al Archivo
Dirigir y supervisar los trabajos científicos
Efectuar aquellas tareas que el Archivero estime oportuno delegar en él, de manera temporal o permanente.
Artículo 7. El responsable de los archivos de gestión
Asistir técnica y administrativamente al jefe del Archivo y al Archivero en todo lo relacionado con la gestión documental y los archivos de gestión, de acuerdo con las directrices y orientaciones técnicas fijadas por ellos.
Coordinar con los responsables de los distintos servicios las tareas relacionadas con los archivos de gestión
Aplicar las normas técnicas y reglamentarias relativas a los archivos de gestión
Efectuar las tareas que el Jefe del Archivo o el Archivero estimen conveniente delegar en él, de manera temporal o permanente.
Artículo 8. El responsable de la gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos
Asistir técnica y administrativamente al Jefe del Archivo y al Archivero en todo lo relacionado con la gestión de los documentos y registros electrónicos
Coordinar con los responsables de los distintos servicios las tareas relacionadas con la gestión de los documentos y registros electrónicos
Aplicar las normas técnicas y reglamentarias relativas a los documentos y registros electrónicos
Se creará una Comisión de Selección y Expurgo, órgano colegiado interdisciplinar, encargada de analizar los tipos documentales que genera la Administración del Ayuntamiento de Cartagena, para establecer los que deben conservarse y los que pueden eliminarse.
Los acuerdos de la comisión tendrán un carácter informativo y de propuesta.
Analizar la documentación tramitada en el Ayuntamiento, delimitando los tipos y las series documentales y valorando éstas para determinar su valor informativo, administrativo, legal e histórico.
Definir el procedimiento al que habrá de someterse la tramitación de las propuestas de selección y expurgo formuladas por los jefes de las dependencias administrativas, así como los medios de ejecución material de la eliminación.
Elaborar recomendaciones e instrucciones para la realización de las tareas relacionadas con el proceso de selección y expurgo y asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
Presidente: El alcalde o, en su lugar, el concejal delegado del área de la que dependa el Archivo Municipal.
Toda iniciativa encaminada al expurgo de documentos originales en los archivos de gestión, habrá de ser comunicada previamente al Archivo Municipal, el cual adoptará las prevenciones que en cada caso considere necesarias..
CAPÍTULO V - DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
El local del Archivo General constará de las siguientes zonas diferenciadas: zona de oficinas, sala de consulta, sala de investigación y zona de depósito.
Las instalaciones deberán cumplir las normas técnicas precisas que garanticen la conservación y seguridad de los fondos.
Para garantizar la conservación del soporte y de la información de los documentos, el Archivo Municipal propondrá la utilización de materiales (papeles, sistemas de impresión, unidades de instalación, etc.) y sistemas de protección adecuados (copias de seguridad, microfilmaciones, grabaciones, etc.). Siempre que sea posible se reproducirá, mediante el sistema que el Archivo estime más conveniente, aquellos documentos que, por su naturaleza o estado de conservación hagan recomendable el uso restringido del original.
En caso de detectarse procesos de deterioro o degradación de la documentación el Archivo Municipal tomará las medidas necesarias. Si la restauración de un documento exige sacarlo de las dependencias municipales, el traslado deberán autorizarlo los órganos competentes, previo informe preceptivo del archivero.
El almacenamiento y protección de la integridad de los datos contenidos en el sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos se regirá por su propio protocolo, aprobado por el órgano municipal competente, con base en la normativa vigente y previo informe del responsable del sistema informático del Ayuntamiento.
El Sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos dispondrá de un protocolo específico de copias de seguridad, copias de respaldo, cortafuegos, etc. que garanticen la integridad de los datos.
Cuando se acuerde su reproducción a través de microformas, disco óptico o cualquier otro sistema convenido.
Para ser encuadernados cuando el formato del documento lo requiera.
Para ser sometidos a procesos de restauración.
Las solicitudes de préstamo se formularán por escrito, con indicación clara de los documentos solicitados, del nombre del responsable de los traslados, custodia y devolución de la documentación y del tiempo que estará fuera. La resolución del órgano competente, previo informe del archivero, se comunicará por escrito.
Antes de entregar la documentación se hará una copia de seguridad por cuenta del solicitante.
Los gastos de embalaje, transporte, etc., irán por cuanta del solicitante.
El solicitante asegurará la documentación contra todo riesgo. Si se solicita una prórroga del tiempo de exposición, se ampliará en la misma medida el plazo de la póliza.
Se exigirán las condiciones de conservación y sistemas de seguridad adecuados y se prohibirá utilizar cualquier sistema de fijación (cintas adhesivas, grapas, chinchetas, etc.) que pueda perjudicar al documento.
Los documentos afectados por derechos de autor no podrán reproducirse libremente y estarán sujetos a lo establecido en la legislación vigente en materia de propiedad intelectual.

References: Artículo 2

Artículo 5

Artículo 6

Artículo 7

Artículo 8
 resolución