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Comune di Campogalliano Provincia di Modena - PDF
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1 Comune di Campogalliano Provincia di Modena Manuale di gestione del protocollo informatico e di conservazione dei documenti Approvato con delibera di Giunta comunale n. 86 del 28 dicembre 2005 Modificato con delibera di Giunta comunale n. 72 del 23 dicembre 2009 delibera di Giunta comunale n. del pag. 1 di 50
2 INDICE PARTE PRIMA AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINIZIONI 1.1 Oggetto ed ambito di applicazione 1.2 Normativa di riferimento 1.3 Definizioni 1.4 Individuazione area organizzativa omogenea (AOO) 1.5 Servizio per la tenuta del protocollo informatico 1.6 Unicità del protocollo informatico 1.7 Modello organizzativo PARTE SECONDA LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE 2.1 Tipologia dei documenti 2.2 Documenti interni PARTE TERZA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 3.1 Modalità di produzione dei documenti 3.2 Formazione dei documenti informatici Sottoscrizione dei documenti informatici 3.3 Ricezione dei documenti cartacei 3.4 Ricezione dei documenti informatici 3.5 Rilascio di ricevuta di un documento consegnato a mano 3.6 Rilascio di ricevuta di un documento informatico 3.7 Processo di assegnazione dei documenti 3.8 Recapito e presa in carico dei documenti 3.9 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 3.10 Spedizione dei documenti informatici PARTE QUARTA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI: REGOLE E MODALITÀ 4.1 Natura giuridica del registro di protocollo 4.2 Documenti soggetti a registrazione di protocollo 4.3 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 4.4 Documenti soggetti a registrazione particolare - repertori 4.5 Casi particolari Documenti inerenti a gare di appalto Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale Lettere anonime e documenti non firmati Documenti ricevuti prima via fax e poi, successivamente, in originale su supporto cartaceo Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti Documenti contenenti dati sensibili 4.6 Uso della posta elettronica 4.7 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo: elementi obbligatori ed elementi accessori pag. 2 di 50
3 4.7.1 Individuazione degli elementi obbligatori della registrazione di protocollo Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo 4.8 Segnatura di protocollo 4.9 Annullamento delle registrazioni di protocollo 4.10 Registro giornaliero di protocollo 4.11 Registro di emergenza 4.12 Tempi di registrazione PARTE QUINTA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI FLUSSI DOCUMENTALI 5.1 Gestione e strumenti dell archivio corrente Definizione dell archivio Piano di conservazione dell archivio Classificazione dei documenti Identificazione dei fascicoli Fascicolazione dei documenti Archiviazione dei documenti 5.2 Gestione e strumenti dell archivio di deposito Gestione dell archivio di deposito Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Archiviazione ottica Conservazione e scarto dei documenti Modalità di svolgimento del processo di scansione PARTE SESTA PROCEDURE PER L ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E LA TUTELA DEI DATI PERSONALI 6.1 Accessibilità al sistema e riservatezza delle registrazioni 6.2 Accesso da parte di utenti esterni all Amministrazione 6.3 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni PARTE SETTIMA FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 7.1 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti 7.2 Flusso di lavorazione dei documenti spediti 7.3 Flusso di lavorazione dei documenti interni PARTE OTTAVA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 8.1 Comunicazioni informali tra uffici utente 8.2 Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente PARTE NONA DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO 9.1 Descrizione funzionale 9.2 Descrizione operativa PARTE DECIMA DISPOSIZIONI FINALI pag. 3 di 50
4 10.1 Modalità di aggiornamento manuale 10.2 Entrata in vigore del manuale di gestione 10.3 Norme di rinvio Allegato 1 - Elenco dei repertori Allegato 2 - Titolario di classificazione dell'archivio comunale Allegato 3 - Conservazione e scarto Allegato 4 - Facsimile per atti da versare all'archivio comunale e per materiale che si propone per lo scarto pag. 4 di 50
5 PARTE PRIMA AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINIZIONI 1.1 OGGETTO ED AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente manuale, adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM del 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico, è uno strumento operativo necessario alla tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti da parte dell Amministrazione comunale di Campogalliano. 1.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Il manuale di gestione è adottato nel rispetto della seguente normativa: legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modifiche ed integrazioni; DPCM 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 ; DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; DPR 7 aprile 2003, n. 137 regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell art. 13 del D.Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Linee guida del Governo per lo sviluppo della società dell informazione nella legislatura del 31 maggio 2002; Delibera AIPA n. 42 del 31 dicembre 2003; Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio DEFINIZIONI Ai fini del presente manuale si intende: - per Amministrazione, il Comune di Campogalliano; - per AOO (Area Organizzativa Omogenea), un insieme definito di unità operative, di servizi ed uffici che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali (articolo 2, comma 1, lettera n, del DPCM 31 ottobre 2000). In particolare, all'interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, che adotta una unica sequenza numerica per l'attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare; pag. 5 di 50
6 - per responsabile del servizio protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, il funzionario che, in possesso dei requisiti di legge, all interno del Comune di Campogalliano svolge, sulla base di apposito atto di individuazione, i compiti previsti dalla normativa di riferimento (articolo 61, comma 2, DPR n. 445 del 2000); - per addetto il personale addetto al servizio protocollo, come risultante dall organigramma dell Ente, con il compito di effettuare direttamente la protocollazione di tutti gli atti in entrata (con la sola eccezione degli atti cartacei pervenuti per posta dal tribunale per i minorenni, soggetti a diversa procedura di protocollazione); - per incaricato il personale assegnato ai diversi servizi comunali incaricato da ciascun responsabile di effettuare la protocollazione in uscita e di gestire i flussi documentali e l archivio corrente relativi al settore di competenza. L incaricato deve essere individuato dal responsabile del settore con apposito atto scritto da trasmettere al responsabile del servizio protocollo; in mancanza di tale individuazione è incaricato lo stesso responsabile del settore; - per ufficio di protocollo generale l ufficio centrale del Comune di Campogalliano che provvede alla protocollazione dei documenti di cui al successivo articolo 2.1, lett. a); - per ufficio di spedizione l ufficio nel quale la corrispondenza viene convogliata per essere poi inoltrata alle Poste Italiane spa o ad altro servizio incaricato; - per documento amministrativo ogni rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, anche interni, prodotti o comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo; - per firma digitale un particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l autenticità e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; - per impronta una sequenza di simboli binari in grado di identificare univocamente il contenuto di un documento digitale; - per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione comunale nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi autorizzati; - per protocollo generale, l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico gestionale; - per protocollo informatico (o sistema di gestione informatica dei documenti), l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle pag. 6 di 50
7 procedure informatiche utilizzate dall amministrazione comunale per la gestione dei documenti; - per ufficio utente ogni ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; - per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; - per classificazione, l'attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti dall Amministrazione, secondo uno schema articolato di voci (il cosiddetto titolario) che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze; - per assegnazione, l operazione d individuazione dell ufficio competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; - per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle funzioni dell Amministrazione, che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica, che venga prodotta o comunque acquisita dall Amministrazione, durante lo svolgimento dell attività amministrativa; - per fascicolo, l unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare. - per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; - per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; - per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti, quindi, alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione da parte del pubblico; - per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; - per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso; - per archiviazione ottica, l operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico; 1.4 INDIVIDUAZIONE AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) pag. 7 di 50
8 Ai fini della gestione dei documenti l Amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata Amministrazione comunale di Campogalliano e composta dall insieme di tutti gli uffici e servizi. 1.5 SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea denominata Amministrazione comunale di Campogalliano è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, e la gestione dei flussi documentali. Esso è funzionalmente individuato nell ufficio di protocollo generale e fa capo al funzionario amministrativo responsabile di questa struttura o a tal fine designato. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del funzionario, la direzione del servizio è affidata ad altro responsabile, nel rispetto delle disposizioni del vigente regolamento degli uffici e dei servizi. Al responsabile del servizio protocollo sono assegnati i seguenti compiti: a) autorizzare il rilascio, da parte del responsabile del servizio informatico, di apposito profilo utente al personale addetto al servizio protocollo ed agli incaricati, specificando il diverso livello di autorizzazione; b) garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) garantire la corretta organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali; e) predisporre lo schema del manuale di gestione ed i suoi successivi aggiornamenti, vigilare sull osservanza delle disposizioni in esso contenute; f) collaborare alla stesura del piano per la sicurezza informatica, relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici, di competenza del responsabile del servizio risorse informatiche, d intesa con il responsabile della sicurezza dei dati personali di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n La conservazione dell integrità del sistema di protocollo informatico è affidata al responsabile del servizio risorse informatiche. 1.6 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Nell ambito dell area organizzativa omogenea denominata Amministrazione comunale di Campogalliano la numerazione delle registrazioni di protocollo generale è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia dal primo gennaio di ogni anno. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. pag. 8 di 50
9 Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro. 1.7 MODELLO ORGANIZZATIVO Per la gestione dei flussi documentali è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. La protocollazione dei documenti in arrivo rimane di esclusiva competenza dell ufficio di protocollo generale, gli uffici utente sono abilitati alla sola protocollazione dei documenti in partenza. Gli incaricati, i rispettivi compiti, gli indirizzi di posta elettronica sono individuati con apposito atto ricognitivo del responsabile del servizio protocollo da aggiornare ogni volta che se ne ravvisa la necessità. Sulla base di tale atto il responsabile del servizio risorse informatiche effettua le dovute comunicazioni all Indice Nazionale della Pubblica Amministrazione. PARTE SECONDA LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE 2.1 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI I documenti si distinguono in: a) documenti in arrivo: documenti, con rilevanza giuridico probatoria, prodotti da altri soggetti giuridici e acquisiti dall Amministrazione nell esercizio delle sue funzioni; b) documenti in partenza: documenti, con rilevanza giuridico probatoria, prodotti dal personale dell amministrazione nell esercizio delle sue funzioni e spediti a soggetti giuridici differenti; c) documenti interni: documenti scambiati tra i diversi servizi afferenti la medesima AOO. I documenti vanno protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nel presente regolamento. Il presente manuale individua i documenti da non protocollare. 2.2 DOCUMENTI INTERNI pag. 9 di 50
10 I documenti interni si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti aventi rilevanza giuridica; I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e non vanno protocollati. I documenti interni aventi rilevanza giuridica sono quelli redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Essi sono soggetti a protocollazione. PARTE TERZA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 3.1 MODALITÀ DI PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Fatto salvo quanto previsto dalla normativa per la formazione dei documenti informatici, tutti i documenti prodotti dall Amministrazione devono al minimo riportare, nella opportuna forma grafica, le seguenti informazioni: denominazione e stemma dell amministrazione; indicazione dell ufficio o del servizio che ha prodotto il documento; indirizzo completo con numero di telefono, fax ed indirizzo di posta elettronica; data completa, luogo, giorno, mese, anno; numero degli allegati, se presenti; oggetto del documento; sottoscrizione del responsabile, o dei responsabili. Qualora il documento fa riscontro ad una precedente comunicazione pervenuta è necessario specificare i riferimenti del relativo protocollo. Il responsabile del servizio informatico, amministratore del sistema di protocollo in uso, abilita, sulla base di apposita autorizzazione rilasciata dal responsabile del servizio protocollo, i diversi incaricati ad attribuire il numero del protocollo dei documenti prodotti in uscita nei singoli uffici o servizi. pag. 10 di 50
11 3.2 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. La produzione, trasmissione, gestione e conservazione di documenti informatici rispetta le disposizioni di legge SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni di legge ed alle regole tecniche contenute nelle deliberazioni AIPA e CNIPA. L Amministrazione si avvale dei servizi di una certifcation authority iscritta nell elenco pubblico dei certificatori tenuto dall AIPA/CNIPA. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell Amministrazione. 3.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: il servizio postale; la consegna diretta; gli apparecchi telefax. I documenti arrivati, mediante uno qualunque dei mezzi citati, ad uffici non abilitati alla registrazione di protocollo sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve, all ufficio di protocollo generale. 3.4 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La ricezione dei documenti informatici indirizzati all Amministrazione è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione, come previsto dal punto 4.6 del presente manuale nonché almeno un altra casella di posta elettronica non istituzionale. L operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni contenute nella circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28, recante standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente, tramite le caselle di posta elettronica collegate ai nomi dei singoli dipendenti, sono da questi valutati ai sensi dell articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo e ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo di posta elettronica dell ufficio preposto alla ricezione dei documenti informatici. pag. 11 di 50
12 3.5 RILASCIO DI RICEVUTA DI UN DOCUMENTO CONSEGNATO A MANO Se richiesto, l ufficio di protocollo generale appone un timbro datario su una fotocopia, fornita dall interessato, del documento consegnato a mano all ufficio stesso. Tale fotocopia ha valore di ricevuta. 3.6 RILASCIO DI RICEVUTA DI UN DOCUMENTO INFORMATICO Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, con la casella di posta certificata, la notifica al mittente dell avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall Amministrazione. 3.7 PROCESSO DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. L assegnazione agli uffici di competenza dei documenti ricevuti dall Amministrazione è effettuata per dall ufficio di protocollo generale. 3.8 RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI I documenti informatici ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli uffici utente, attraverso il sistema informatico, dall ufficio di protocollo generale, immediatamente dopo l operazione di assegnazione. E cura dell ufficio utente la stampa del documento informatico ricevuto e l indicazione, sullo stesso, del numero di protocollo assegnato, operazione necessaria a consentire la fascicolazione e la successiva archiviazione cartacea. I documenti pervenuti in formato cartaceo sono acquisiti, anche informaticamente, a cura dell ufficio di protocollo generale tramite la scansione ed associati al numero di protocollo assegnato: l originale è consegnato all ufficio utente che ne cura la fascicolazione materiale e lo conserva sino al versamento all archivio di deposito. Il ritiro giornaliero della posta in arrivo in formato cartaceo è curato dall ufficio protocollo che cura altresì la preparazione e la consegna all ufficio postale della corrispondenza in partenza. Gli uffici destinatari, al momento della ricezione dei documenti, con una funzione del sistema informatico li prendono in carico confermando così anche la ricezione. Nel caso di un assegnazione errata, l ufficio utente, ricevuto il documento, è tenuto a trasmetterlo, nel più breve tempo possibile, e comunque non oltre le 24 ore dall assegnazione, all ufficio protocollo che provvede ad effettuare una nuova assegnazione, correggendo le informazioni inserite nel sistema informatico e trasmettendo il documento all ufficio utente di competenza. Oltre tale termine la correzione di una assegnazione errata può essere effettuata solo su specifica richiesta motivata del responsabile del servizio interessato e su formale autorizzazione del responsabile del servizio protocollo. pag. 12 di 50
13 Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l identificativo dell operatore e dell utente che effettua la modifica con la data e l ora di esecuzione. 3.9 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all ufficio incaricato della spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. Tali documenti sono trasmessi in busta chiusa, già intestata a cura degli uffici utente che curano altresì la preparazione della modulistica aggiuntiva necessaria in caso di particolari modalità di spedizione (raccomandata, corriere, ecc.). All ufficio incaricato della spedizione competono le seguenti operazioni: a) pesatura; b) calcolo delle spese postali; c) tenuta della relativa contabilità. Gli uffici utente devono far pervenire la posta in partenza all ufficio incaricato della spedizione entro le ore 8.00 del giorno previsto per la partenza del documento stesso. Copia del documento spedito deve sempre essere conservata all interno del relativo fascicolo. Nelle lettere in partenza è opportuno invitare il destinatario, in caso di risposta, a citare i riferimenti di protocollo della lettera cui fa riscontro SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. Gli uffici utente sono tenuti a verificare l avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica e ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi documenti spediti. Gli invii di documenti informatici possono avvenire tramite: ; casella di posta istituzionale; casella di posta certificata. In tutti i casi può essere utilizzata anche la firma digitale. pag. 13 di 50
14 PARTE QUARTA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI: REGOLE E MODALITÀ 4.1 NATURA GIURIDICA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Il registro di protocollo, unico per tutto l Ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. 4.2 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Sono oggetto di registrazione obbligatoria di protocollo i documenti/atti ricevuti e spediti dall Amministrazione, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo e di quelli registrati nei repertori del Comune elencati nell allegato 1. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafica del sistema. 4.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: 1. Le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione 2. Le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni 3. I materiali statistici 4. Gli atti preparatori interni 5. I giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari 6. Gli inviti a manifestazioni 7. I documenti erroneamente indirizzati al Comune (da trasmettere a chi di competenza, se individuabile, o, altrimenti, da restituire al mittente) 8. Atti relativi alle operazioni attinenti al censimento della popolazione o di altri censimenti particolari pag. 14 di 50
15 9. La corrispondenza interna esclusa quella che in modo diretto o indiretto ha contenuto probatorio e comunque attiene alla gestione dei procedimenti amministrativi. 4.4 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE-REPERTORI Non sono soggetti a protocollazione i documenti registrati nei repertori del comune elencati nell allegato 1 al presente manuale. Per la gestione di tali repertori è necessario avvalersi di funzionalità software che consentano di eseguire sui documenti registrati tutte le operazioni previste nell ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e fascicolazione. E compito del responsabile del servizio che utilizza il repertorio curare, periodicamente, la stampa su supporto cartaceo dello stesso. I documenti non soggetti a protocollazione costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali deve essere corredata da un repertorio contenente come minimo le seguenti informazioni: a) i dati identificativi di ciascun atto (provenienza, autorità che ha emanato l atto, destinatario, data ricezione); b) i dati di classificazione e fascicolazione; c) il numero di repertorio che è un numero progressivo annuale. In ogni caso gli atti e documenti di cui sopra entrano a far parte dell archivio dell Ente come allegati; per tale motivo sono soggetti a conservazione e scarto in base alle norme generali in materia archivistica. 4.5 CASI PARTICOLARI DOCUMENTI INERENTI A GARE DI APPALTO Le offerte inerenti a gare di appalto sono registrate all ufficio di protocollo generale, in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima. Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio utente che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi del protocollo su tutti i documenti contenuti DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO INDIRIZZATI NOMINATIVAMENTE AL PERSONALE La posta indirizzata nominativamente al personale dell Ente viene aperta e registrata all ufficio di protocollo generale, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura riservata o personale. In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averla aperta ed aver preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto debba essere protocollato lo riconsegna, nel più breve tempo possibile all ufficio di protocollo generale. pag. 15 di 50
16 4.5.3 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI Le lettere anonime non sono registrate al protocollo, ma semplicemente inoltrate, se contengono informazioni o dati di interesse per l Amministrazione, agli uffici utente di competenza i quali valutano l opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare. I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, non sono registrati al protocollo, ma inoltrati agli uffici di competenza i quali individuano le procedure da seguire per risolvere queste situazioni DOCUMENTI RICEVUTI PRIMA VIA FAX E POI, SUCCESSIVAMENTE, IN ORIGINALE SU SUPPORTO CARTACEO I documenti ricevuti via fax sono soggetti alla registrazione di protocollo. Qualora, in seguito, pervenisse l'originale per posta tradizionale, non si dovrà procedere ad una nuova registrazione, ma è necessario attribuire lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnato al relativo fax DOCUMENTI DI COMPETENZA DI ALTRE AMMINISTRAZIONI O DI ALTRI SOGGETTI Il documento pervenuto erroneamente in quanto destinato ad altro ente, altra persona fisica o giuridica viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, o restituito al mittente. Nel caso in cui tale documento sia stato erroneamente registrato al protocollo, prima della spedizione o della restituzione al mittente, si procede alla annotazione di annullamento della registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la motivazione DOCUMENTI CONTENENTI DATI SENSIBILI I documenti relativi a pratiche la cui visione è riservata solo a personale determinato e quelli dai quali possono desumersi dati sensibili relativi a persone determinate sono protocollati in modo da non consentire l individuazione delle persone di cui si tratta, indicando solo le iniziali del nome e del cognome. I documenti cartacei provenienti, tramite il servizio postale, dal tribunale dei minorenni sono lasciati nella busta sigillata che li contiene e prontamente consegnati agli incaricati dei servizi sociali, come individuati ai sensi del precedente articolo 1.3, i quali provvederanno all apertura ed alla protocollazione in entrata. 4.6 USO DELLA POSTA ELETTRONICA Sono attive, presso l Amministrazione comunale di Campogalliano, due caselle di posta elettronica: una istituzionale ed una non istituzionale La casella di posta elettronica istituzionale è certificata e della stessa sono fornite, a cura del responsabile del servizio pag. 16 di 50
17 risorse informatiche, tutte le informazioni dovute all Indice Nazionale della Pubblica Amministrazione. Il messaggio di posta elettronica pervenuto erroneamente alla casella di posta elettronica non istituzionale, ma conforme alla normativa vigente, é trasmesso, a cura del ricevente, alla casella di posta elettronica istituzionale, avvertendo, per conoscenza, il mittente. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio che ad uno o più file ad esso allegati (cfr. articolo 15, commi 1 e 2, del DPCM 31 ottobre 2000). 4.7 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO: ELEMENTI OBBLIGATORI ED ELEMENTI ACCESSORI L assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in un unica operazione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore, garantendo la completezza dell intera operazione di registrazione e l immodificabilità dei dati, fatto salvo quanto previsto al successivo punto 4.9. La registrazione di protocollo contiene elementi obbligatori ed elementi accessori. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in quanto contiene le indicazioni necessarie e fondamentali per l univoca, certa, efficace ed immediata identificazione dei documenti. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale INDIVIDUAZIONE DEGLI ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono i seguenti: a) numero progressivo di registrazione al protocollo (numero di protocollo) del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile, con indicazione del cognome e nome oppure della ragione sociale, seguiti dal luogo di residenza o della sede; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto se disponibili; f) impronta del documento, quando viene protocollato un documento informatico. pag. 17 di 50
18 4.7.2 INDIVIDUAZIONE DEGLI ELEMENTI ACCESSORI DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO La registrazione di protocollo, in armonia con la normativa vigente, può riportare, oltre agli elementi obbligatori di cui all articolo precedente, anche alcuni elementi accessori che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale. Tali elementi, da riportare tutte le volte che sono rinvenibili nel documento da protocollare, si riferiscono alle seguenti informazioni: a) luogo di provenienza o di destinazione del documento; b) numero degli allegati; c) descrizione sintetica degli allegati; d) estremi dell eventuale provvedimento di differimento dei termini di registrazione; e) mezzo di ricezione o di spedizione; f) ufficio utente di competenza; g) copie per conoscenza; h) tipologia del documenti. 4.8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso ed è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni: a) il numero progressivo di protocollo; b) la data di protocollo; c) denominazione dell Amministrazione Comune di Campogalliano; d) indicazione del servizio o ufficio utente destinatario; e) titolo, classe e fascicolo. L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Nel caso di documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati di segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, formulato nel rispetto delle modalità tecniche fissate dalla legge e contenente, oltre alle informazioni di cui al comma precedente, anche le seguenti: oggetto del documento; mittente; pag. 18 di 50
19 destinatario o destinatari; ufficio del destinatario (solo se disponibile) numero ed identificazione degli allegati; informazioni sul procedimento e sul trattamento (solo se disponibili) 4.9 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, dall addetto al protocollo direttamente in caso di errore materiale del medesimo accertato prima del completamento dell operazione o su specifica autorizzazione in tutti gli altri casi. L annullamento è segnalato con una chiara dicitura posta in posizione ben visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie e della data di annullamento. Anche queste ultime informazioni restano registrate in modo immodificabile dal sistema di protocollo informatico. L operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all articolo 8 del DPCM 31 ottobre REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO I dati inseriti giornalmente nel sistema con le operazioni di registrazione di protocollo costituiscono il registro giornaliero di protocollo. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato, a cura del responsabile servizio informatico, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili e conservati a cura del stesso REGISTRO DI EMERGENZA Il Responsabile del servizio protocollo autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su apposito registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Esso è conservato presso il servizio protocollo nel rispetto delle ordinarie misure di sicurezza. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore il Responsabile del servizio protocollo può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi, in ogni caso mai per più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. pag. 19 di 50
20 La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo, al ripristino della funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che sarà inserito nel campo note e che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza TEMPI DI REGISTRAZIONE Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata. PARTE QUINTA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI FLUSSI DOCUMENTALI 5.1 GESTIONE E STRUMENTI DELL ARCHIVIO CORRENTE DEFINIZIONE DELL ARCHIVIO L archivio è un complesso di documenti prodotti o acquisiti da un ente per il conseguimento degli scopi giuridici, amministrativi, culturali dell ente. I documenti sono collegati tra loro da un rapporto di causa-effetto, devono essere ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente ed accessibile alla consultazione. L uso degli atti che costituiscono può essere amministrativo o storico-culturale. L archivio comunale è unico ed è un bene culturale ai sensi del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell articolo 10 della L. 6 luglio 2002, n Ai soli fini gestionali l archivio viene ripartito in: corrente, che comprende tutti i documenti dalla loro produzione o ricezione alla conclusione della pratica amministrativa; di deposito, che comprende tutti i documenti dalla conclusione della pratica amministrativa per un periodo di 40 anni; storico, che comprende tutti i documenti che sono stati selezionati per la conservazione permanente e relativi a pratiche che si sono concluse da oltre 40 anni. pag. 20 di 50
21 L archivio corrente ha sede presso ciascun ufficio ed è posto sotto la diretta gestione e responsabilità dei vari incaricati, mentre l archivio di deposito e quello storico hanno sede presso una idonea sede comunale sotto la diretta gestione e responsabilità del responsabile appositamente individuato PIANO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO Il piano di conservazione dell archivio dell area organizzativa omogenea, comprende il titolario di classificazione, allegato n. 2, ed il massimario di scarto, allegato n. 3 del presente manuale. Il suo aggiornamento compete esclusivamente al responsabile del servizio protocollo che lo effettua ogni volta che ne ravvisa la necessità proponendo le conseguenti modifiche del presente manuale all organo competente, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. In ogni caso deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica ed ogni voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, cioè la durata della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio e valgono almeno per un intero anno. Ad ogni modifica del titolario, il responsabile del servizio protocollo provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti dà loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. La sostituzione di voci del titolario comporta l impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Tutti i documenti, in arrivo e in partenza, dopo la registrazione nel sistema di protocollo informatico, devono essere classificati in base al titolario adottato dall Amministrazione. Per classificazione si intende l assegnazione al documento del titolo, della classe e numero del fascicolo previsti per quella tipologia di atti nel titolario comunale IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI Tutti i documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura che consente di registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni: a) voce del titolario di classificazione nell ambito dei quali il fascicolo si colloca; b) numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico; c) oggetto del fascicolo; pag. 21 di 50
22 d) data di apertura e di chiusura: e) ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica; f) livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI La fase di fascicolazione comprende le attività finalizzate alla formazione dei fascicoli, ovvero delle unità archivistiche che riuniscono tutti i documenti, in arrivo o in partenza, relativi ad uno stesso affare o procedimento amministrativo. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l addetto dell ufficio protocollo stabilisce, con l ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova pratica. Se si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso: a) seleziona il relativo fascicolo; b) collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; c) invia il documento all ufficio utente cui è assegnata la pratica il quale, se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura anche l inserimento materiale dello stesso nel relativo carteggio. Se dà avvio ad un nuovo affare o procedimento: a) esegue l operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo 5.1.3; b) assegna la pratica ad un ufficio utente su indicazione del responsabile del procedimento; c) collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto; d) invia il documento ed il fascicolo all ufficio utente cui è assegnata la pratica. Nel caso di un assegnazione errata di un fascicolo o di una sua successiva riassegnazione, su specifica segnalazione dell ufficio utente, l addetto all ufficio protocollo provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e rinvia il fascicolo all ufficio utente di competenza. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l identificativo dell operatore che effettua la modifica con la data e l ora di esecuzione ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI I fascicoli dell archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al versamento nell archivio di deposito, presso gli uffici utente cui sono state assegnate le pratiche. pag. 22 di 50
23 In particolare i responsabili di procedimento sono tenuti, ogni qualvolta si ravvisi la necessità di aprire un nuovo fascicolo, a predisporre un apposita cartella riportante al suo esterno in modo leggibile: a) l oggetto della cartella; b) l anno di riferimento; c) titolo, classe e fascicolo; d) data di apertura e chiusura. Sono inoltre tenuti a controllare la corrispondenza della classificazione (titolo, classe e fascicolo) attribuita dall ufficio protocollo con quella riportata sul fascicolo nel quale il documento o la pratica viene inserito. L archiviazione dei documenti formatisi presso l Amministrazione nel corso dell esercizio delle sue attività e legati da un vincolo necessario, si effettua quando gli stessi non hanno più rilevanza per lo svolgimento dell attività stessa e possono essere selezionati per la conservazione. 5.2 GESTIONE E STRUMENTI DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO GESTIONE DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO All inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i fascicoli da versare nell archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Dopo di ché li inviano all archivio di deposito curando anche il trasferimento materiale dei carteggi. Tale operazione deve essere formalmente comunicata all ufficio di protocollo generale per consentire agli addetti di registrare tale operazione nel sistema di protocollo informatico. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell archivio corrente. Il responsabile del procedimento cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie da trasferire nell archivio di deposito ed effettua il trasferimento materiale previa compilazione del modulo allegato 4 al presente manuale. Prima di trasmettere fisicamente un fascicolo agli atti il responsabile è tenuto ad effettuarne un accurato controllo (eliminando eventuali fotocopie), per verificare che siano effettivamente presenti tutti i documenti pertinenti alla pratica in oggetto: l archivio generale riceverà agli atti soltanto i fascicoli con materiale ordinato e completo. La mancanza di uno o più documenti, che determina l incompletezza del fascicolo deve essere formalmente dichiarata per iscritto dal responsabile del procedimento al momento della trasmissione del fascicolo agli atti. Tale dichiarazione è conservata agli atti dell ufficio protocollo ed all interno del fascicolo. Il responsabile del procedimento si assume la responsabilità della trasmissione agli atti, dichiarando ufficialmente l incompletezza del fascicolo. pag. 23 di 50
24 5.2.2 MEMORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DEI DOCUMENTI CARTACEI I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione. L individuazione dei documenti cartacei da acquisire con lo scanner, in caso di molteplicità di documenti allegati, è effettuata dal responsabile del servizio protocollo d intesa con il responsabile del procedimento competente. Nel caso non tutta la documentazione cartacea sia acquisita con lo scanner, nella parte acquisita deve essere espressamente fatto il riferimento agli allegati conservati solo in formato cartaceo ARCHIVIAZIONE OTTICA Il responsabile del servizio protocollo, d intesa con il responsabile del servizio informatico, sulla base della valutazione dei costi, dei benefici e dei tempi più opportuni può disporre l effettuazione dell operazione di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo anche protocollati negli anni precedenti, in conformità alle disposizioni di cui all articolo 7 della deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51. Tale operazione deve in ogni caso riguardare tutti i documenti trattati in intere annate. Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate al momento della migrazione dei documenti dal sistema di gestione corrente a quello destinato alla conservazione. In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti dal piano di conservazione per la tenuta corrente, semiattiva, permanente (archivio storico) e l eventuale scarto. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva. La conservazione deve garantire di mantenere l integrità e l affidabilità dei documenti, nonché il contesto di produzione, la loro struttura e il loro contenuto. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali CONSERVAZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI L operazione di riordino dell archivio viene fatta con cadenza annuale e consiste nella schedatura delle carte, organizzazione delle schede e creazione di elenchi di materiale omogeneo e nella sistemazione fisica del materiale attraverso il titolario di archivio, si viene a formare quindi un inventario della documentazione conferita dall archivio corrente a quello di deposito; solitamente tali operazioni hanno per oggetto la documentazione del quinto anno procedente quello in corso. pag. 24 di 50

References: art. 13
 articolo 2
 articolo 15
 articolo 1
 articolo 15
 articolo 8
 articolo 10
 articolo 5
 articolo 7