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1 REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE Luglio 2015 Fondazione AEQUITAS A.D.R. Organismo privato di mediazione riconosciuto dal Ministero di Grazia e Giustizia iscritto al n.5 del registro degli organismi abilitati alla mediazione.
2 ARTICOLO 1: CAMPO DI APPLICAZIONE Qualsiasi controversia, ad eccezione di quelle che concernono diritti indisponibili, può essere sottoposta ad una "Procedura di mediazione" ai sensi del presente Regolamento, al fine di promuovere una soluzione negoziale della lite mediante la conclusione di un accordo tra le parti (la "Conciliazione"). ARTICOLO 2: AVVIO DELLA MEDIAZIONE 2.1. La domanda di mediazione può essere proposta da chiunque in qualsiasi momento, anche senza un preventivo accordo fra le Parti A cura della Parte Istante, la domanda di mediazione deve essere presentata ad Aequitasadr, presso la sua sede centrale ovvero una sua sede territoriale (tra quelle indicate sul sito ). L'organismo comunica in seguito l'avvenuta ricezione dell'istanza ed ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura La domanda di mediazione, redatta utilizzando il modello predisposto dall Organismo e scaricabile dal sito o altro documento equipollente, può essere presentata mediante una delle seguenti modalità: deposito o invio tramite posta dell'originale cartaceo, debitamente sottoscritto dall'istante, presso la sede prescelta di Aequitas; trasmissione mediante posta elettronica certificata all'apposita casella di posta elettronica certificata di Aequitas ) o alla casella di posta certificata della sede prescelta e successivo deposito dell'originale cartaceo entro la data del primo incontro di programmazione; trasmissione mediante fax alla sede prescelta e successivo deposito dell originale cartaceo entro la data del primo incontro di programmazione; 2.4. La domanda di mediazione si considera depositata e viene protocollata solo nel momento in cui perviene ad una delle sedi dell Organismo mediante le predette modalità La domanda di mediazione deve contenere: a) l'indicazione "FONDAZIONE AEQUITAS ADR" e la precisazione della sede prescelta; 2
3 b) l'indicazione se trattasi di mediazione obbligatoria (ai sensi dell'art.5, comma l bis, del Decreto Legislativo) ovvero di mediazione facoltativa; c) il nome, i dati identificativi, il codice fiscale ed i recapiti completi delle Parti e dei loro eventuali rappresentanti e/o consulenti, oltre all'eventuale indirizzo di posta elettronica e di PEC, presso cui effettuare le comunicazioni in caso di elezione di domicilio; d) in caso di mediazione obbligatoria, i dati dell'avvocato incaricato dell assistenza nella mediazione, comprensivi di indirizzo, codice fiscale, indirizzo di posta elettronica e/o PEC; d) l'oggetto della controversia e le ragioni della pretesa come disposto dall'art.4, comma 2, del Decreto Legislativo; e) l'indicazione del valore della lite secondo i criteri stabiliti dal Codice di Procedura Civile; f) se trattasi di mediazione obbligatoria, l'individuazione del giudice territorialmente competente per la controversia (ai sensi dell'art. 4,comma 1, del Decreto Legislativo); g) l'eventuale documento portante una clausola di mediazione demandante all Organismo Aequitas ADR la competenza a trattare il caso; h) copia del versamento delle spese di avvio pari ad 40,00 oltre IVA per controversie di valore sino ad ed 80,00 oltre IVA per controversie di valore superiore ad ; 2.6. Al di fuori di quanto sopra specificato, è consentita esclusivamente l'allegazione di elaborati di natura tecnica, scientifica o contabile solo in formato elettronico: detti documenti saranno trasmessi alle parti invitate solo su espressa di queste ed esclusivamente con modalità elettroniche Nell'ipotesi di presentazione congiunta, le Parti possono indicare il nominativo del Mediatore a cui chiedono venga affidata la gestione della loro controversia: tale indicazione potrà essere accolta dall Organismo a condizione che il Mediatore scelto sia tra quelli accreditati ed intenda accettare Mancando il versamento delle spese di avvio, la sede locale dell Organismo non potrà procedere al rilascio delle copie autentiche dei verbali o di altre attestazioni. 2.9 La sottoscrizione e presentazione della domanda di mediazione presso l Organismo Aequitas ADR configura una compiuta conoscenza ed adesione della Parte istante al presente Regolamento di Mediazione. 3
4 ARTICOLO 3: REGISTRAZIONE DELLA DOMANDA DI MEDIAZIONE Tutte le domande di mediazione sono numerate progressivamente in ragione d'anno e registrate in apposito elenco in ordine cronologico di provenienza. Detto elenco è unico per tutto il territorio nazionale. ARTICOLO 4: NOMINA DEL MEDIATORE, FISSAZIONE E COMUNICAZIONE DEL PRIMO INCONTRO DI MEDIAZIONE Ricevuta la domanda di mediazione, l Organismo provvede alla nomina del relativo Mediatore tenendo in considerazione anche la specifica competenza professionale e criteri generali di turnazione. 4.2 Aequitasadr si riserva la possibilità di avvalersi di strutture, personale e mediatori di altri Organismi iscritti nel registro con i quali abbia raggiunto a tal fine specifici accordi anche per singoli affari Il primo incontro di mediazione viene fissato entro trenta giorni dal deposito della domanda La domanda e la data del primo incontro sono comunicate dall Organismo alla parte istante ed alle parti invitate con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione da parte dei destinatari. 4.5 La parte Istante può procedere in aggiunta all Organismo, alle comunicazioni di cui al precedente punto in relazione a quanto previsto dalla legge con riferimento al decorso dei termini di prescrizione e decadenza. 4.6 E facoltà del Mediatore incaricato, con opportuno preavviso, modificare o rinviare la data del primo incontro di programmazione al fine di agevolare la partecipazione personale delle parti e garantire il buon esito della procedura. ARTICOLO 5: ADESIONE ALLA MEDIAZIONE Le Parti invitate in mediazione sono invitate a comunicare all Organismo la propria adesione, entro 5 giorni antecedenti al primo incontro di programmazione, facendo pervenire l apposito modulo di adesione, debitamente compilato, (scaricabile dal sito unitamente a copia della documentazione attestante il versamento delle spese di avvio. 4
5 5.2 La sottoscrizione del modulo e l adesione alla mediazione presso l Organismo Aequitas ADR configurano una compiuta conoscenza ed accettazione della Parte invitata al presente Regolamento di Mediazione. ARTICOLO 6: LUOGO DI SVOLGIMENTO DEL PROCEDIMENTO Il procedimento di mediazione potrà svolgersi presso la sede locale dell Organismo ove è stata presentata la domanda di mediazione ovvero presso altro luogo, liberamente e concordemente scelto dalle Parti e dal Mediatore e dal responsabile dell'organismo, ritenuto più conveniente. ARTICOLO 7: LINGUA DELLA MEDIAZIONE La mediazione si svolge in lingua italiana, a meno che le Parti concordino con il Mediatore e l Organismo l'uso di una lingua diversa Il Regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall'organismo di mediazione in relazione a controversie nazionali: le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento. ARTICOLO 8: INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE Per ogni singolo caso affidatogli, il Mediatore sottoscrive una dichiarazione in cui attesta la sua assoluta indipendenza ed imparzialità rispetto alle parti nonché la sua neutralità ed assenza di qualsiasi interesse attuale o passato rispetto alla controversia assegnatagli. Tale dichiarazione è inserita nel verbale del primo incontro di programmazione L'accettazione dell'incarico importa altresì per il Mediatore l'obbligo di osservare scrupolosamente il presente Regolamento e il Codice Etico adottato dall Organismo costituito dal Codice Europeo per i Mediatori Le incompatibilità per il Mediatore sono quelle definite nel Codice Etico nonché nell'art.51 c.p.c. 8.4 Dopo l inizio della procedura di mediazione, qualora il Mediatore rilevi qualsiasi fatto 5
6 sopravvenuto che possa limitare la sua imparzialità e/o indipendenza, è tenuto a darne comunicazione al Responsabile dell Organismo che procederà senza indugio alla sua sostituzione dandone comunicazione alle Parti. 8.5 Con istanza scritta e motivata indirizzata all Organismo, ciascuna parte può chiedere la sostituzione del Mediatore. Entro sette giorni l Organismo provvede, con atto scritto, a comunicare alla Parte l accettazione o il diniego dell istanza provvedendo, in caso positivo, alla sostituzione del Mediatore. ARTICOLO 9: PRIMO INCONTRO DI PROGRAMMAZIONE 9.1. Le parti private devono comparire personalmente o, in casi eccezionali, per il tramite di rappresentanti adeguatamente informati dei fatti e muniti di specifica delega scritta a conciliare la controversia: il rappresentante deve consegnare al mediatore la delega scritta in base alla quale agisce, unitamente alla copia di un documento d identità proprio e del delegante. 9.2 Le persone giuridiche devono essere rappresentate da soggetti muniti dei necessari poteri per definire e conciliare la controversia Il Mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione ed invita poi le stesse e i loro avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione. In caso positivo, ne raccoglie la dichiarazione a verbale e dispone un breve rinvio per consentire alla stesse di provvedere alla corresponsione del compenso di mediazione ovvero viene dalle stesse parti autorizzato a procedere nell incontro di mediazione con impegno delle Parti al versamento dell indennità di mediazione entro cinque giorni Qualora le Parti invitate non siano presenti e non abbiano inviato comunicazioni sulla impossibilità o indisponibilità a partecipare all incontro fissato, il Mediatore verifica la regolarità della comunicazioni e, in caso positivo, redige un verbale negativo di chiusura della procedura, dando atto della loro mancata presenza. Qualora accerti un vizio nelle comunicazione o vi sia comunque il dubbio che la Parte assente abbiano avuto piena conoscenza dell inizio della procedura, il Mediatore dispone la rinnovazione delle comunicazioni ed un rinvio del primo incontro di programmazione; 9.5 In caso di mancata presenza di una o più Parti al primo incontro di programmazione è facoltà della Parte presente in mediazione richiedere che il Mediatore formuli comunque una proposta di 6
7 conciliazione. Il Mediatore, se ritiene di aderire alla richiesta di detta Parte, fissa un nuovo incontro e, previa autorizzazione della Parte medesima, comunica alle Parti non comparse copia del verbale dell incontro contenente un nuovo invito ad aderire alla procedura di mediazione. 9.6 In ogni caso al fine dell elaborazione della proposta di conciliazione il Mediatore potrà, con l assenso della parte Istante, avvalersi di un esperto tecnico iscritto negli albi dei consulenti presso i tribunali, il cui compenso sarà concordato ed interamente sostenuto dalle Parti che abbiano aderito alla Mediazione. ARTICOLO 10: CONDUZIONE DELLA PROCEDURA DI MEDIAZIONE Il Mediatore informa adeguatamente le Parti in merito alle caratteristiche della procedura di Mediazione, ivi comprese la funzione ed i compiti del Mediatore, ed alla riservatezza che la assiste. Il Mediatore discute specificamente con le Parti il contenuto, le circostanze e le conseguenze dell'eventuale proposta di cui all'art. 11 del Decreto legislativo, ivi compresi i criteri cui attenersi nel formularla, cercando di individuare insieme alle Parti la soluzione che si ritiene più proficua per favorire una trattativa aperta ed efficace La mediazione viene condotta senza alcuna formalità procedurale, nel modo che il Mediatore ritiene più appropriato, anche con modalità telematiche (videoconferenza), nel rispetto dell esigenza che la procedura si svolga equamente e nel modo più efficace possibile. Se necessario la Procedura non si esaurisce in un solo incontro, quando ciò derivi da esigenze attinenti all'efficacia della Procedura stessa nonché per consentire alla Parti di analizzare specifiche proposte e/o ipotesi conciliative emerse nel corso del primo incontro In caso di mediazione obbligatoria, le parti dovranno essere obbligatoriamente assistite da un avvocato. Quando una parte si presenti in mediazione priva dell assistenza di un avvocato il Mediatore, dopo aver ricordato che l obbligo di assistenza legale discende direttamente dalla legge, rinvierà il primo incontro al fine di consentire alla stessa Parte di tornare in mediazione assistita da un legale Alla mediazione possono assistere come tirocinanti altri mediatori tenuti anch essi alla sottoscrizione della dichiarazione d indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura Il Mediatore può sentire le Parti e/o i loro procuratori congiuntamente o, se lo ritiene opportuno, separatamente. 7
8 10.6. Al di fuori delle sessioni separate, le Parti non possono effettuare comunicazioni riservate al Mediatore, salvo quelle necessarie a meri fini organizzativi della Procedura, che sono invece sempre ammesse. ARTICOLO 11: LA PROPOSTA EX ART.11 DEL DECRETO LEGISLATIVO Nei casi di cui all'art. 5 comma l bis del Decreto Legislativo 28/2010, il mediatore svolge l'incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione e può formulare una proposta di conciliazione con le modalità di cui al precedente art In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. ARTICOLO 12: NOMINA DI ESPERTI Il costo per ogni tipo di assistenza, legale e/o tecnica, è interamente a carico della Parte che ne beneficia Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il Mediatore con l'accordo di una o più parti, potrà avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali Il compenso dovuto agli esperti viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o concordato con le parti ed è integralmente a carico delle stesse. ARTICOLO 13:PAGAMENTO TARIFFA PER LA PROCEDURA DI MEDIAZIONE Le Parti che accettano la mediazione, all'esito dell'incontro di programmazione, sono tenute al pagamento dell'indennità di mediazione come indicato nel Tariffario adottato da Aequitas nel momento in cui perviene la domanda di mediazione e come pubblicato sul sito Qualora nel corso della mediazione risulti che il valore della controversia sia diverso (superiore o inferiore) a quello indicato nella domanda, il Mediatore dovrà indicare alle parti l'importo del conguaglio dovuto dalle parti o dall Organismo Il mancato pagamento, anche solo parziale, del compenso di mediazione impedisce il rilascio 8
9 del verbale di accordo o di chiusura della mediazione Ai fini del pagamento delle indennità di mediazione, più soggetti che rappresentino un unico centro d interesse si considerano come una sola parte. ARTICOLO 14: DURATA DELLA PROCEDURA La Mediazione ha una durata non superiore a 90 giorni dal deposito della domanda salva diversa volontà delle parti che dovrà risultare per iscritto e con il consenso del Mediatore. In tal caso le parti assumono a proprio carico ogni conseguenza che possa derivare dal superamento del predetto termine, in particolare quelle relative ai vantaggi fiscali, alla prescrizione e decadenza. ARTICOLO 15: RISERVATEZZA 15.1 Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della procedura di Mediazione sono riservate Le parti ed ogni altro soggetto partecipante alla Mediazione inclusi avvocati e consulenti sono tenuti a mantenere la totale riservatezza e non presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, in relazione a: a) offerte fatte dal Mediatore e/o dalla controparte; b) ammissioni fatte dalla controparte; c) circostanza che una delle parti abbia o meno manifestato la volontà di accettare una proposta di conciliazione fatta dalla controparte o dal Mediatore. Tale obbligo viene esteso ai terzi la cui presenza venga ammessa su richiesta di una o più parti e con il consenso del Mediatore e delle parti tutte Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione da loro depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate Gli atti vengono custoditi dall'organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura. ARTICOLO N.16: TERMINE DELLA MEDIAZIONE. 9
10 16.1. La Mediazione si considera conclusa se: a) le parti hanno raggiunto un accordo conciliativo; b) non sussiste la possibilità di conciliare la controversia; c) sono decorsi 90 giorni dal deposito dell istanza di mediazione o dal provvedimento del Giudice di mediazione delegata salvo diverso accordo delle parti Di quanto al punto precedente viene dato atto nel processo verbale sottoscritto dalle Parti personalmente ovvero dai loro procuratori, a ciò debitamente delegati, dinanzi al Mediatore che ne autentica le firme per gli effetti di cui agli art. 11 e 12 del Decreto Legislativo. Le eventuali procure devono essere allegate al verbale della Procedura In caso di procedura telematica (videoconferenza) le parti collegate telematicamente devono sottoscrivere digitalmente il processo verbale, secondo quanto qui indicato. La procedura telematica avverrà mediante un software dedicato, che consente la comunicazione audio e video tra il mediatore e le parti con lui eventualmente presenti nella sede della mediazione e le parti assenti, nonchè la visualizzazione di documenti e del verbale di mediazione. Per ogni procedura, la segreteria centrale fornirà un link (unico e non ripetibile) e le password d accesso al mediatore, alle parti e ai rispettivi legali. Il mediatore e le parti comunicheranno via audio e video; il mediatore dirigerà l'incontro disponendo sia lo svolgimento della seduta comune, sia gli incontri separati, nel corso dei quali escluderà, di volta in volta, da audio e video, la parte o le parti non interessate. E fatto rigoroso divieto alle parti ed ai loro consulenti di ammettere alla mediazione persone estranee alla procedura. Il mediatore all'inizio della procedura ammonirà le parti e i consulenti in tal senso e raccoglierà a verbale le dichiarazioni con quali essi attestano, sotto la loro responsabilità, che non sono presenti e che non consentiranno l accesso a persone non autorizzate, per tutta la durata dell incontro, a tutela della riservatezza delle parti e della procedura medesima.tale divieto si estende ad eventuali successivi incontri ai quali la mediazione sia rinviata. Al termine della mediazione il mediatore invierà alle parti, via pec, il verbale e la scheda di valutazione affinché le parti ed i relativi legali possano provvedere alla sottoscrizione con firma digitale. Qualora una parte non disponga di firma digitale, il relativo difensore attesterà che la firma è stata apposta in sua presenza, dal suo assistito, identificato con documento di identità in corso di 10
11 validità, di cui allegherà copia. Il verbale e la scheda, così sottoscritti, dovranno essere immediatamente ritrasmessi, sempre via pec, al mediatore - il quale allegherà al verbale la documentazione attestante la validità dei certificati delle firme digitali e a sua volta sottoscriverà digitalmente il verbale, inviandone copia alle parti. E' facoltà delle parti riservarsi l'invio della scheda di valutazione, via pec o via mail In caso di mancato accordo tra le parti, il Mediatore verbalizza il mancato raggiungimento della conciliazione ovvero procede a formulare una formale proposta di accordo ai sensi dell'art.11 Decreto Legislativo 28/2010. ARTICOLO 17 ANTIRICICLAGGIO E ALTRE NORME IMPERATIVE L Organismo ed i propri Mediatori sono soggetti alla normativa antiriciclaggio Se il Mediatore ravvisa che il contenuto dell accordo raggiunto tra le Parti comporta la violazione di norme imperative o di ordine pubblico, lo rappresenta alle stesse suggerendo di ricercare soluzioni alternative. ARTICOLO N.18: SCHEDA DI VALUTAZIONE Al termine di ogni Procedura di mediazione, tutte le Parti ricevono la scheda per la valutazione del servizio ricevuto, che sono invitate a compilare e restituire alla segreteria della sede locale Aequitas che ha gestito la procedura. ARTICOLO N.19: DIRITTO DI ACCESSO Fermo restando quanto previsto dall'art. 9, comma 2, del Decreto Legislativo, le Parti hanno diritto di accesso agli atti conservati e custoditi dal Responsabile di Aequitas nell'apposito fascicolo registrato e numerato nel registro degli affari di mediazione, di cui al Decreto del Ministero della Giustizia 18 ottobre 2010 n.180. Il diritto di accesso è soggetto ai limiti indicati all'art.7, comma 6,del predetto Decreto l Organismo provvederà a conservare copia dei procedimenti trattati per un triennio dalla data 11
12 della loro conclusione. ARTICOLO 20: GRATUITO PATROCINIO Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda, la Parte Istante che richiede di poter beneficiare del gratuito patrocinio, è tenuta a depositare presso la segreteria apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, debitamente autenticata, nonché a produrre - a pena di inammissibilità della domanda di mediazione - la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato. ARTICOLO 21: NORMA DI RINVIO Per tutto quanto non previsto dal presente regolamento si rinvia alle norme di legge. 12
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