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Timestamp: 2015-11-28 20:27:19+00:00

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Cartilla de Ordenación
P. 1Cartilla de OrdenaciónCartilla de Ordenación|Views: 0|Likes: 0Published by Lina Maria OrtizMore info:Published by: Lina Maria Ortiz on Jun 09, 2012Copyright:Attribution Non-commercialAvailability:Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate content|Add to collectionSee moreSee lesshttps://www.scribd.com/doc/96509586/Cartilla-de-Ordenacion06/09/2012pdftextoriginalORDENACIÓN DOCUMENTALDIVISIÓN DE CLASIFICACION Y DESCRIPCIÓN
GLADYS JIMÉNEZ GONZALEZ
BOGOTÁ, D. C., - COLOMBIA 2003
INTRODUCCION LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ¿Hasta dónde llega la clasificación? ¿Dónde comienza la ordenación? EL PROCESO DE ORDENACION 1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los Manuales de Procedimientos 2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Sistema de ordenación numérico Sistema de ordenación alfabético Sistema de ordenación mixto o alfanumérico 3. LA SERIE DOCUMENTAL Series con unidades documentales simples Series con unidades documentales complejas El Expediente 4. FOLIACIÓN GLOSARIO BIBLIOGRAFIA
estudiantes e interesados en el tema. El tema se aborda a través de dos capítulos. tiene la aplicación de normas de carácter general y particular como los Manuales de procedimientos y su relación con el tema que nos ocupa. elaborada por Gladys Jiménez González con el apoyo y la colaboración de Carlos Gamboa Ruíz. funcionarios de archivo. Juan Carlos Ramírez Moreno y demás compañeros y funcionarios de la División de Clasificación y Descripción. a los archivistas. encontrando ejemplos e ilustraciones prácticos para su posterior aplicación. la utilización equivocada de términos para las diferentes labores de la organización archivística guiada por la costumbre. mostrando las características y diferencias propias de las unidades documentales simples y las complejas para concluir con la foliación como elemento de control que permite asegurar la integridad de la documentación. cuyo objetivo es propender por la normalización del lenguaje archivístico con miras a mantener el estatus del archivo como manejador. Finalmente. Incluye un glosario con la terminología técnica utilizada.
. En segundo lugar se aborda “El Proceso de Ordenación” que parte del concepto y sus generalidades.INTRODUCCIÓN
Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística. Esta es una publicación del Archivo General de la Nación de Colombia. en primer lugar “Los Procesos de Organización” que permite ubicar al lector en su propia realidad. se registra la Bibliografía consultada. para ir descendiendo a lo particular. su relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede. para concluir mostrando los límites de cada uno de los procesos archivísticos y por ende el punto de partida de la Ordenación. administrador y custodio de la memoria institucional. así como los sistemas de ordenación y su aplicación. Maria Imelda López Ávila. en el cual se basa. Clara Inés Casilimas Rojas. También se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones. en instituciones públicas y privadas. Se hace énfasis en la definición de Serie Documental como punto de partida del Proceso de Ordenación. la cual se constituyó en apoyo y fuente primaria de la información que el documento presenta. así como para la comprensión de su contenido. llevando a quien lo consulta a entender el Principio de Orden Original. que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales. El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico.
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”3 “Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. disponer en series”. son sinónimas: “Organización: Acción y efecto de organizar. en aras de la conservación de los documentos. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar. clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado. “Organizar: Disponer. En la vida cotidiana usamos indistintamente los términos “organizar” y “ordenar”.1 De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano. “Clasificar: Ordenar por clases. establecer. orden”. mediante las etapas de clasificación y ordenación.. específicas y distintas. coordinación. 1994. “Ordenar: Poner en orden. Es el primer paso del proceso de organización (. “Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia que podemos llamar Organización. // Disposición. 31
. 54 y ss 3 Hacia un diccionario de terminología archivística: pág. HEREDIA Antonia: Archivística general. Teoría y práctica. se adecuan al trabajo en los archivos. tomar forma regular. clasificar. clasificar y ordenar. Así. decimos. “Clasificación: Acción de clasificar. reformar. Ramón. perfectamente diferenciadas y esenciales. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. de una parte. pág. disposición. la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos. Para estar de acuerdo en lo fundamental. de otra”.2 “Organización: Proceso que. e indispensables para inventariar y catalogar. pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades. ni las diferentes acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aquí. Sinónimo: ordenar”.)”4
García-Pelayo y Gross. Pequeño Larousse Ilustrado. ordenación y descripción.LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación. Sinónimo: arreglo. lo cual no representa ninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijéramos que “es necesario organizar un archivo” o que “es necesario ordenar un archivo” sí tendríamos algunas dificultades. pues tales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. ordenamiento”. Sinónimo: reparto”. que “es necesario organizar la casa” o que “es necesario ordenar la casa”. A pesar de la aparente claridad. Sinónimo: ordenar” “Ordenación: Disposición. Buenos Aires: Ediciones Larousse. por ejemplo. denominan procesos muy específicos. Estas dos actividades. Sinónimo: arreglar.. método. 90 4 Idem: pág. aunque complementarias y consecutivas. constituyen lo que en archivística se considera organización documental. pues tratándose de un ámbito particular.
La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales. la ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los
Idem: pág. la clasificación y. ¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN? Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación.observar o representar en instrumentos de control (Inventarios. la ordenación. producto de realizar adecuadamente. en seguida. ésta también se puede –y se debe. es decir. sin una secuencia determinada. las funciones que éstas deben cumplir. teniendo en cuenta el principio de procedencia. se puede decir que la organización es un resultado. En este orden de ideas. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización. La organización (clasificación. (. que a su vez ejecuta funciones asignadas. también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente. sin conexiones.)”5 De acuerdo con estos planteamientos. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo. en primer lugar. en segundo lugar. se aplica a las series documentales. pero sin ensamblar.. sin una relación recíproca de sus partes. dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías. En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización. Para lograr la conformación de series. Catálogos). las unidades administrativas y. en primer lugar. pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas. el proceso de clasificación procede determinando.“Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas.89
.. las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional). Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN? La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Tablas de Retención Documental. Si la clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales. el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso). sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa. cada función y cada serie. es decir. ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos.
a las relaciones de causa-efecto. en segundo lugar. se facilitan el estudio y los análisis de contenido. pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente. al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial. En nuestro caso los elementos serán los documentos o las unidades archivísticas.
. producto de una actividad determinada. de los trámites que dieron origen a tales documentos. Estas definiciones de solamente dos de los teóricos de la archivística. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior. recurrir a diferentes lugares. Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar. Dicho de otra manera. también es el testimonio de la gestión. la clasificación relaciona grupos documentales entre sí en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie. Dicho de otra manera. ¨Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros. incluso.documentos de una serie. por último. El Principio
Para la Archivera Española Antonia Heredia Herrera. dentro de las series¨ Theodore Schellenberg. la ordenación hace referencia a la secuencia. recurrir a varias instancias e. según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas o encajadas. es decir. los documentos se producen uno después de otro. continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie. en primer lugar. El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema. al conocimiento histórico institucional. la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos. la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después. 1. Sin embargo. en segundo lugar. dice: ¨Los principios archivísticos de ordenación se refieren. que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. y. a la ordenación de las piezas individuales que hay dentro de los grupos o series¨. EL PROCESO DE ORDENACION La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. para que funcione. al arreglo de los grupos o series de documentos en relación unos con otros. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series. De todas maneras. a la organización administrativa merced a la organización documental y. es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie. así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado6. Si la clasificación hace referencia a la estructura documental. facilita la comprensión documental pues el arreglo físico es información contextual y. de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. coinciden en anotar la relación que tienen los documentos y el orden físico que deben mantener dentro de las agrupaciones documentales.
Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias). Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series. pues.
. subseries documentales y expedientes. el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia. surgiendo de esta manera la desorganización. certificaciones. como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series). correspondencia recibida. facturas. mal manejo en la remisión de copias) Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos. otro u otros que le siguen y. El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión. Si el Principio de Procedencia permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones). llevando consigo una fatal pérdida de la razón final de ser de los archivos que no es otra que el servicio a la sociedad. constancias). lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra. Ausencia de manuales de procedimientos. se pueden mencionar las siguientes: Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina. Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos. Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde. también llamado Principio Histórico. Interrupción de los trámites. La experiencia permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el Orden Original en el tránsito administrativo. correspondencia despachada. Agrupación por tipos documentales: (solicitudes. cuáles le siguen a éste. hay un documento inicial.de Orden Original. por último. pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos. Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos. hasta finalizar. es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos. uno más que concluye.
a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto. Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función.
. Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación. es decir.Falta de herramientas de control tales como Inventarios. Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación (carpetas). En el proceso de ordenación. Las instituciones para el desarrollo de sus funciones y la planificación del trabajo deben elaborar Manuales de Procedimientos los cuales permiten establecer reglas y mecanismos para normalizar los trámites que garanticen el control de la administración. lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden Original. Los Manuales de Procedimientos Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos. inician con determinada acción y finalizan en otra. Se denominan Manuales de Procedimientos porque los procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre sí. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o restablecen el orden de los documentos. Tablas de Valoración Documental (TVD). Tablas de Retención Documental (TRD). Los procesos se caracterizan por tener un principio y un fin.
podemos mencionar también.Por ejemplo: CONCEPTOS JURIDICOS SERIE DOCUMENTAL: FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONCEPTOS JURIDICOS Solicitud concepto jurídico
Concepto emitido El Estado. “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil”.
Entre la legislación que demanda regulación sobre procedimientos. mediante la legislación. Ley 42 de 1993. Decreto 01 de 1984. que las instituciones cumplen a través de sus funciones7. existentes en la Administración Pública”. Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. sobre el procedimiento que deben seguir los comerciantes para el debido registro de sus establecimientos lo mismo que para el registro de sus actos en los libros de comercio. Decreto 2150 de 1995. “Por la cual se suprimen y reforman regulaciones. Sobre el Desarrollo del Sistema de Control Interno. Decreto-Ley 410 de 1971. “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”. etc. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”. procedimientos y trámites innecesarios. Directiva Presidencia 01 de 1997. establece procedimientos de imperiosa obligatoriedad en cada sector de la administración pública. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.. fiscales. Ley 190 de 1995. las siguientes: Decreto 2158 de 1948 adaptado como legislación permanente por el Decreto 4133 de 1948. que le permiten controlar manejos presupuéstales. sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los organismos que la ejercen. Decreto 1400 de 1970 y 2282 de 1989. Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. “Código Procesal del Trabajo”. Ley 87 de 1993. “Por el cual se expide el Código Contencioso Administrativo”. legales. disciplinarios. “Estatuto Anticorrupción”.
. entre otros establece el procedimiento a seguir para resolver los Derechos de Petición. jurídicos. Ley 600 de 2000. manuales de procedimientos y oficinas de Control Interno. Directiva Presidencia 02 de 1994.
dicho orden se ha perdido en las propias unidades administrativas porque no han contado con normas que regulen los procesos (Manuales de Procedimientos) o porque no se cumplen.a crear grupos de documentos arbitrariamente ordenados. tipifica las conductas constitutivas como falta disciplinaria y a su vez el procedimiento a aplicar en el evento de la infracción. en primer lugar. Documentos Contables y Documentos Notariales. Estos fondos. en segundo lugar. “Ley General de Archivos” en sus artículos 25 y 34. para efectuar tales propósitos. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales. Lo que en realidad hace falta es la materialización de esos procedimientos en los manuales. para asegurar el orden de los documentos permanentemente y garantizar su utilización y consulta. Tal sentido reconstruido de cómo se hicieron las cosas indica el orden que se debe dar a los documentos al organizar un fondo documental. se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21. Si bien los documentos han sido creados respondiendo a un orden previamente acordado. la legislación y la normatividad que incidieron en la producción documental (evolución de la institución) y. 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
Acuerdo 16 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Ley 734 de 2002. reconstruir los trámites que fueron necesarios para el desarrollo de las funciones. De otra parte. Esta legislación guía la ordenación documental tanto en archivos administrativos como en históricos. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Para la organización de estos fondos es necesario. en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos). como vimos anteriormente. muchas veces sin inventarios y sin identificación que permita su recuperación. que bajo una metodología muy precisa permitan el levantamiento o reconstrucción de los procesos. que conduzcan a la elaboración de la Tabla de Valoración Documental. Puede ocurrir que los procedimientos se realicen de manera adecuada por costumbre. Los demás documentos generados por las instituciones también están obligados a responder a las exigencias de esta Ley. esta misma legislación guía a los encargados de la producción documental. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. sin tener en cuenta de cual oficina proceden y mucho menos su contenido. formando lo que en la actualidad se denomina Fondos Acumulados. Historias laborales. alfabéticos (onomásticos. Es más difícil aún porque hay que captar la secuencia no explícita pero legítima de cómo se ejecutaron las gestiones. En estos artículos se hace clara referencia a Historias Clínicas. Acuerdo 42 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. 22. El Archivo Central ubica dichos documentos junto con los demás de la entidad. producto del desconocimiento de los procesos archivísticos deben organizarse sometiéndolos a rigurosos análisis y trabajo de campo puntual. lo cual es bastante complicado si se tiene en cuenta que no existieron Manuales de Procedimientos ni flujogramas y tampoco testigos de los procesos. 2. las funciones. por copia de otra entidad que los realiza correctamente o por facilidad en su ejecución. esto ha conllevado --entre otras razones-. reconstruir las estructuras orgánico-funcionales.Cuando no se han elaborado Manuales de Procedimientos no quiere decir que todo sea un caos. los cuales son transferidos al Archivo Central en la misma forma. la Ley 594 de 2000.
. “Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio”. En concordancia con el tema. implícitamente obliga a la ordenación cuando se refiere a organización de los archivos.
consiste en disponer los documentos en forma consecutiva. además. Sin embargo. pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales. pues.toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. progresivamente. obedeciendo a la numeración que los identifica.
Sistemas de ordenación numéricos
Ordinal Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar. la secuencia del trámite original. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos. Resulta. incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa. pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino. su aplicación no ha sido del todo adecuada.
. es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie. igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas.
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ALFANUMERICOS Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender.
0464304-4 Cuenta Interna No. 02. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido. José
. José CHAPARRO MEJIA. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ. 01 2002. 00927825 Cuenta Interna No. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. segundo apellido y el nombre al final. Andrés CASCANTE PEREZ. Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser: Onomástico La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo. 03 Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente (Véase El Expediente). 03. 02 2002. Javier MARTINEZ. los Expedientes Académicos de Alumnos. Pedro LOPEZ GOMEZ. las Historias Clínicas. seguido del mes y al final el día. Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así: 2002. teniendo en cuenta en primer lugar el año. 0464305-4 Cuenta Interna No. 03. por ejemplo. 00927826
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada. 0464306-4 Cronológico
ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. María ECHEVERRI ARANGO. 28 2002. 03.ENERGIA Cuenta Interna No. las Historias Laborales. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series.
Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. así: 2000 MARTINEZ DURAN. el barrio. Jorge 2001 MONROY LOPEZ. los datos que se cruzan no serán separables.VILLAMIZAR ROJAS. el municipio. Por ejemplo: Estadísticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestión Informes estadísticos Ordenes de Pago
Sistemas de ordenación mixtos
Alfanumérico Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. Amazonas Arauca Boyacá Cauca Cesar Guajira Putumayo Valle del Cauca Temático Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista. Este tipo de ordenación puede basarse en el país. la localidad. etc. Susana
. el departamento. Manuel Toponímico (o alfabético-geográfico) Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. En este sistema de ordenación.
Norberto GÓMEZ LÒPEZ. 03. Luis Mario LARA ROA. 02 2002. 02. así: 0001 0002 0003 0004 2002. 04
El sistema de ordenación elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localización de la información. Juan ACOSTA ROJAS. 31 2002. en todo caso.
. 01. Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios. 12423345 24125767 24345678 41234098 ALVARADO PÉREZ. 01. Guillermo También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos. permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales. dicha elección dependerá de las características y el volumen de la serie.2001 TORRES GODOY. 31 2002. Acuerdos y Decretos). las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico. seguido de los dígitos de series y subseries. Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie. Flor Alba
Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora.
. por la comisión de conductas violatorias de la ley disciplinaria. generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares.. asambleas. etc. Resoluciones. El conjunto de actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas. Licencias de Construcción. o las circulares administrativas o reglamentarias. Decretos. aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales. es decir. Licencias Ambientales. Su ordenación permite controlar su producción. las actas de juntas. Por ejemplo: la Oficina de Tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones: Ordenes de pago Boletines diarios de caja y bancos Cuentas corrientes Libros de Tesorería Declaraciones tributarias La Personería del orden municipal o distrital. generando como resultado una información seriada. que al interior del fondo documental son las secciones y las subsecciones. etc.) y las formadas por unidades documentales complejas (Procesos Judiciales. Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros. Acuerdos. comisiones. Existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples (Ordenanzas. el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ordenanzas. Contratos de Obra. pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente. Estas están integradas por documentos agrupados en series. que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido. La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas. LA SERIE DOCUMENTAL El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas.3. Resoluciones. tendrá la serie Procesos Disciplinarios pues por función realiza investigaciones disciplinarias en contra de funcionarios. Son series documentales simples por ejemplo: Decretos. donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie.). etc. comités. en las cuales. Series con unidades documentales simples Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales). en razón de sus funciones las instituciones reflejan documentalmente la continuidad de las actividades que sistemáticamente desarrolla.
Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación. Ordenanzas. Foliación de los documentos en cada unidad de conservación. Identificación de cada una de las unidades de conservación. Circulares. Aplicación del sistema de ordenación acordado. Número de Identificación Tributaria (NIT). Ejemplos: Decretos.cronológico Al revisar la unidad de conservación el primer documento debe registrar la fecha más antigua y el último la fecha más reciente. Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo con las características de la serie.Pasos metodológicos para su ordenación: Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental. Ejemplo: SERIE: RESOLUCIONES
Resolución 04/1999 Resolución 03/1999 Resolución 02/1999 Resolución 01/1999
ordenación consecutiva numérica (foliación de 1 a n)
Se ordenan por un sistema numérico .
Nota: Existen series documentales simples con ordenación numérica simple como: Registros Civiles.
licencias de tránsito. Foliación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes. Pasos metodológicos para su ordenación: Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico. Identificación de las diferentes unidades de conservación. contravenciones. Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas. las investigaciones disciplinarias. etc. los procesos jurídicos.Series con unidades documentales complejas Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación. es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
. no obstante. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos. Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie. las historias laborales. Aplicación del sistema de ordenación de la serie. las historias clínicas. las ordenes de pago.
Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales. 2001
. Archivo General de la Nación de Colombia. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y el que lo finiquitó.D I. el último.
Subseries documentales Es el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto”.D I.SERIE:
I.D Investigación Disciplinaria
Fallo Pruebas Descargos Indagaciones Denuncia Investigación Disciplinaria
Orden original (foliación de 1 a n)
Ordenación consecutiva numérica o alfabética según criterio establecido por la entidad
Se ordena según el trámite que le dio origen / según los Manuales de Procedimientos / Aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es no descuidar el orden original.
Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la
. las cuales a su vez están integradas por tipos documentales.Ejemplos:
La ordenación de la subserie no difiere de la ordenación de las series. constituida por el mismo tipo documental (véase Series con unidades documentales simples). La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas. Unidad documental -Tipo documental La unidad documental. es el expediente. La compleja. siguen los mismo lineamientos establecidos para la ordenación de la serie. está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo (véase Series con unidades documentales complejas). no todas las actividades generan tipos documentales. archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental. con la que más estamos familiarizados. sin embargo. El conjunto de documentos generado o producido por una unidad administrativa. la cual puede ser simple o compleja. forma las series y las subseries documentales. La simple.
Los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por la relación causa-efecto. cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. seguido de la dependencia que lo origina. aun cuando dicha denominación es usualmente utilizada para nombrar los diferentes “Procesos Jurídicos” que adelantan las entidades encargadas de hacer justicia llamándolos de forma genérica EXPEDIENTES. Cada pieza. respetando el orden original. el primer documento será aquel que le ha dado origen.diferencia de las demás y un contenido informativo homogéneo. texto y firma.
El Expediente El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia. entre otros. es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. que como se mencionó. de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia. Por ejemplo un Informe. un Programa de Capacitación. estudio o proyecto. es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas. etc. una Investigación disciplinaria. a fin de lograr una correcta ordenación de las series documentales. título. en su contenido se registra en primer lugar la razón social. Entre dichos expedientes podemos mencionar: una Historia Laboral. Ordenación del expediente El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite. constituyen las unidades documentales complejas. En la organización documental.
. lo cierto es que el desarrollo de gran parte de los trámites generan expedientes. cada tipo documental individual e indivisible. bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio. es decir. de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata. En la gestión administrativa o técnica que cotidianamente realizan las instituciones se constituye y materializa en expedientes. posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite. producido a medida que se desarrollan los trámites. da a conocer el estado de cualquier actividad. autor o responsable. es decir. Los tipos documentales básicos que conforman el expediente son los que en la mayoría de los casos establecen los Manuales de Procedimientos para el trámite de un proceso determinado. fecha. por ejemplo en la serie Historias Laborales. da fe. y debe ser conservado en su integridad.. una Historia Clínica. un Plan Anual de Caja. es necesario tener identificados cada uno de los tipos documentales que se producen o se han producido en cada una de las oficinas de acuerdo con los trámites. El expediente comporta una noción funcional y probatoria. un Derecho de Petición. lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente.
02. 10 2001. con frecuencia. Por Ejemplo: FECHA INICIAL 1999. 12. 09. Lo que se ha hecho por costumbre y podría decirse que por tradición. 14 2001. 02 FECHA FINAL 2000. ya que toda comunicación que recibe una entidad debe relacionarse con una serie documental por las funciones que dicha entidad desarrolla a través de sus diferentes unidades administrativas u oficinas. 31
En razón de lo expuesto anteriormente. 01. no es correcto abrir unidades de conservación bajo el nombre de Correspondencia Recibida. se está rompiendo el trámite y por ende se está desagregando el expediente. es abrir una unidad de conservación con la correspondencia que llega (correspondencia recibida) y otra unidad de conservación.Para las unidades documentales complejas (expedientes). que van unidos a los documentos principales. 01.) y. es decir aquel con el que concluyó dicho trámite. la ordenación cronológica se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (año. pero que no debe hacerse. No nos referimos aquí y no se tendrán en cuenta las fechas de aquellos documentos anexos o soportes. 23 2001. y la fecha del último documento. 03 2000. las notificaciones.
original recibido al expediente
copia al expediente
. éstos generalmente sirven como antecedentes o testimonios (como las pruebas. Al separar las comunicaciones que ingresan a una dependencia. por lo tanto formará parte de los expedientes de acuerdo con los trámites que allí se adelanten. 05. la información queda fragmentada y se rompe el orden original. etc. con las respuestas a dicha correspondencia (correspondencia despachada). mes día): en primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua dentro del trámite administrativo. normas. forman parte integral del expediente con fechas anteriores a los de los documentos sustantivos.
la cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental. si por ejemplo. debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria. y si están correctamente ordenados. la segunda carpeta iniciará con el folio 201. Se guarda en la unidad administrativa. Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada. está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200.Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida. que deben ser respetados y controlados. si existe duplicidad (documentos repetidos). si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo. Los documentos al interior de la unidad de conservación se ordenan cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente. la foliación de la segunda será continuación de la primera. es también parte de una unidad administrativa. La foliación con el número 1 en cada unidad de conservación. rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de
. en la serie y el expediente correspondientes. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación. estén perfectamente ordenadas. Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. aquí han de tenerse en cuenta algunos aspectos. junto con los demás tipos documentales. no deben utilizarse en la foliación. sean simples o complejas. la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. en el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación. un Contrato de la Obra X. Cifras como 1A. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie. ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada. FOLIACIÓN Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico. 1B. una serie y un expediente correspondientes. 1Bis. 4. Ahora bien. NOTA: La serie correspondencia despachada solamente existe en las oficinas de Correspondencia bajo el nombre de “Consecutivo de Correspondencia Despachada”. Si existe otra foliación. Sin embargo. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental.
disquetes. deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran. Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales. la carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la No. fotografías.
. acetatos.documentos. etc. cintas de audio y de video. sección. éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la unidad de conservación de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen. hemeroteca. Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos. serie documental. revistas). etc. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico). corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino. 2 del mismo contrato. en donde debe constar fondo. es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros. subsección.). 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante será la No. para nuestro ejemplo. La foliación consolida la ordenación. negativos de fotografías. Las respectivas unidades de conservación se controlan también consecutivamente. fototeca. unidad de conservación y folio al que corresponde. Sin embargo cuando se registren anexos tales como planos. mapas. para efectos de recuperación y acceso. el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca. impresos (periódicos. como referencia cruzada. mapoteca. La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales.
Los tipos documentales de las Historias Laborales son los establecidos en la Circular No. Disp. identificación *Hoja de Vida *Certificado de Estudio *Acta de posesión (. Pptal. Así por ejemplo: Ley 80/93.. Diario Oficial *Acta iniciación *Informes *Acta liquidación *Nombramiento o Contrato de trabajo *(.
. En general se une el consecutivo numérico con la fecha de promulgación.
*Requerimiento *Términos Referencia *Minuta Contrato *Certif. etc..)2 *Denuncia *Citaciones *Indagatorias *Pruebas *Fallo *Sentencia
Mixta (alfanumérica) o Alfabética
Los sistemas de ordenación numéricos (simples y cronológicos) son paralelos. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación.EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Y COMPLEJAS FUNCION SERIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL Ordenanza UNIDAD SISTEMA DE DOCUMENT ORDENACIÓN AL Simple Ordinal – cronológica 1 Simple Ordinal – cronológica 1 Ordinal – cronológica 1
Ejercer control de ORDENANZAS la Administración municipal RESOLUCIONES Toma de decisiones de la Dirección ACUERDOS Toma de decisiones del Consejo Directivo Manejo contractual CONTRATOS
Manejo de Personal HISTORIAS LABORALES
Asistir judicial y extrajudicialment e a la Entidad ante PROCESOS las demandas y JURÍDICOS demás procesos en su contra. Estos documentos dispositivos carecen de validez si no tienen fecha... *Póliza Cumplimiento *Public..) *Doc.. Acuerdo 80/99..
materializado en representaciones que permiten su identificación. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
La terminología de este glosario ha sido tomada del Reglamento General de Archivos. en una empresa de transportes.. indicación numérica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba). DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. excepto Documentos Sustantivos. revista. Manual de Selección Documental. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales y de Hacia un diccionario de terminología archivística. FOLIACIÓN: (El Reglamento General de Archivos de Colombia no define este término). Acto de numerar los folios por su cara recta (México). A continuación se presentan definiciones de otros países hispanoamericanos.1 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones. FOLIO: Hoja de libro. Pag. Por ejemplo en un teatro. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. 40. subsección). las tarifas.GLOSARIO1 ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados. una institución o persona. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro. de cuaderno o de expediente. los programas de funciones artísticas. de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad. registradas en “Hacia un Diccionario de Terminología Archivística”. folleto. . sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. 1 VÁSQUEZ. localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación. al que corresponden dos páginas.
. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo. sección. DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución.
Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado. etc. UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. un informe. formada por un individuo. emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. PIEZA DOCUMENTAL: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Pueden ser unidades de conservación entre otras. un libro. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos. (Véase: Pieza Documental). UNIDAD ARCHIVISTICA: conjunto de piezas o tipos documentales. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. Ej. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. una carpeta. integrada por un conjunto de documentos generados en razón de esa subdivisión orgánico – funcional. SECCIÓN: es una subdivisión del fondo. SERIE FACTICIA: colección documental. SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.) y que. Unidad documental simple. un acta.
.ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. familia o institución. Reunión artificial de documentos. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente (Véase Expediente). UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución. una caja. el criterio de un coleccionista. por lo tanto no conserva una estructura orgánica ni responde al Principio de Procedencia.
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