Source: https://www.scribd.com/doc/46934600/Guia-Implementacion-de-Un-Programa-Gestion-Documental
Timestamp: 2016-12-09 18:12:17+00:00

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Guia Implementacion de Un Programa Gestion Documental
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se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información. electrónico. a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental. La Ley General de Archivos en el título V. instrumento archivístico que identifica para cada entidad. óptico o telemático. En dicha norma. de acuerdo con sus funciones y procedimientos. incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto. Artículo 21.Ley General de Archivos. Por lo anterior. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos. empleando cualquier medio técnico. independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Programas de Gestión Documental. Gestión de Documentos. recibe y debe conservar. el Archivo General de la Nación contempla en
. la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. recepción. se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. para facilitarles la adopción y adaptación del programa. distribución. hoy se encuentran en la mayoría de las entidades. acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema. perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. comprendiendo procesos tales como la producción. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total. la seguridad. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión. los documentos que produce. involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral. debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. organización.” En cumplimiento de lo anterior. con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa. y al de racionalidad. un sistema de información para el Programa de Gestión Documental. recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa.INTRODUCCIÓN
La Ley 594 de 2000 . o del objeto social para el que fueron creadas. Es de advertir. Es por ello que no obstante . fondos acumulados. agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. consulta. en elaborar programas de gestión de documentos. teniendo en cuenta aspectos como la conservación física. establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos. refiere entre otros aspectos. que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública. informático. reguló en su Título V: Gestión de documentos. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo. siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. las condiciones ambientales y operacionales. que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. por desigual desarrollo tecnológico.
los objetivos. se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación. formatos y elementos que confluyen en el programa. requisitos. en cualquier organización. La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece. Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley. actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos Ante la diversidad de instrucciones.
. para luego definir a partir de una breve reseña. recomendaciones. y además. requisitos y marco normativo. sin importar su naturaleza orgánica-funcional. parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes.este modelo de Programa de Gestión Documental. para que sea corregida y superada por las entidades. esta situación de los fondos acumulados. de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad. como un capítulo aparte para su atención y desarrollo. justificación e importancia. como los procesos. consideraciones. se recomienda su implementación. es una orientación para la aplicación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística. ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. 54 3 LLANSO SANJUÁN. p. Artículos 21 al 26. Joaquim. el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación. p. el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V. a mediados del Siglo XX. la reglamentación de los documentos contables. sistemas empleados para la gestión de documentos. mediante legislación. En Colombia. Sistemas archivísticos y gestión de documentos : ponencia. la formación de archivos a partir del concepto de archivo total. Murielle y FRENIERE. La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”2 y de acuerdo con Llanso3 fue reconocida de forma oficial en ese país. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos. transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. la obligatoriedad de las tablas de retención. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas. la reglamentación de metodologías para la
LLANSÓ SANJUAN. notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. 1991. André. 2000). en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental. valoración documental. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. Joaquim. organización de archivos administrativos. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. París : UNESCO.1 ANTECEDENTES “Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental : bases para la elaboración de un programa”. contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental. se continua con la formulación de la política archivística nacional. 2 DOYLE. A partir de la Segunda Guerra Mundial. Bergara : Irargi. 1991. en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano. 32. 234 6
. Gestión de documentos : definición y análisis de modelos. brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)”1. especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos.1. se señalan los procesos archivísticos. p.
ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento
. mediante la producción. Entre otros objetivos la Comisión pretende: Optimizar mediante el uso de medios tecnológicos. con sus proveedores. estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.organización. que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios. conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental. que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado. 1. sobre los principios generales que rigen la función archivística. conservación y difusión de los documentos. la conservación y preservación del patrimonio documental. carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades. muebles. la calidad. No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental. así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos. la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura. hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental. que el artículo 4° de Ley 594 de 2000. Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública. y de las entidades de la administración pública entre sí. el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Adicionalmente y con el propósito de definir las estrategias y las políticas para la producción de la información necesaria y para lograr una óptima generación de bienes y servicios públicos por parte del Estado. el manejo y el intercambio de información y uso de tecnologías de información y comunicaciones de la administración pública. Asegurar la coherencia. De acuerdo con lo anterior. así como. equipos y tecnologías en los archivos. el Gobierno Nacional mediante el Decreto número 3816 de 31 de diciembre de 2003. el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística. ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la administración pública con el ciudadano. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados. Optimizar la inversión en tecnologías de información y de comunicaciones de la administración pública. la coordinación y la ejecución de las políticas definidas para la estrategia Gobierno en Línea a través del Programa Agenda de Conectividad. señala en el literal h) “Modernización”.2 JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de solicitud de información o la solicitud de información innecesaria a los ciudadanos.
3 OBJETIVOS 1. Estructurar el Programa de Gestión Documental. las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
. Señalar la normatividad vigente.del marco normativo. actividades.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. flujos de información. conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de la propuesta estatal. legal. formatos establecidos y aplicables. en términos de procesos durante el ciclo vital del documento. 1.3.3. metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Definir el Programa de Gestión Documental (PGD). 1.
Artículo 63. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. los parques naturales. por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. con fundamento en serios motivos. y la de fundar medios masivos de comunicación”. actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. las tierras de resguardo. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale. No habrá censura”. tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada.1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. investigación y cátedra”. la de informar y recibir información veraz e imparcial. son inalienables. Artículo 70. las tierras comunales de grupos étnicos. imprescriptibles e inembargables. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. tienen derecho a conocer. Artículo 8. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. Los bienes de uso público. De igual modo. con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. por medio de la educación permanente y la
. Artículo 15. el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley. Artículo 20. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. aprendizaje. Artículo 27. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza. sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. En la recolección. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones.2. sin previa orden judicial. es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad. Artículo 23.
4. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Artículo 95. en general. y de participación en los organismos electorales. para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”. Artículo 112. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. no debe entenderse como negación de otros que. Artículo 71. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. inembargables e imprescriptibles. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.. a la cultura. Participar en la vida política. Artículo 94. 5. Regula archivos de las historias clínicas. Además de los órganos que las integran existen otros. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. “Son Ramas del Poder Público.. la ejecutiva y la judicial. Ley 23 de 1981. Artículo 72.. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.”. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales. 34. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales.. 35. 3. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. 8.
. de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios. no figuren expresamente en ellos”. de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. 7. Artículo 74. siendo inherentes a la persona humana. 9. Propender al logro y mantenimiento de la paz.enseñanza científica. respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas. 33. salvo las restricciones legales. pertenecen a la Nación y son inalienables. artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. 2. Toda persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional.” Artículo 113. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. 6. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia. Obrar conforme al principio de solidaridad social. autónomos e independientes. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. técnica. cívica y comunitaria del país. la legislativa. Artículos Nos. Para estos efectos.
del comercio electrónico y las firmas digitales. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo. Faltas y delitos en archivos. A todo servidor público le está prohibido. cualquiera que sea su soporte. 1369/89 y Dec. ocultamiento o utilización indebidos. cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso. Responder por la conservación de los útiles. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Los documentos emitidos por los citados medios. equipos.Ley 23 de 1982.5. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. e impedir o evitar la sustracción. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad. Artículo 35. Artículo 95. PROHIBICIONES. integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. los decretos. las leyes. Factura electrónica. No. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes.22. elementos. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 13. las decisiones judiciales y disciplinarias. los tratados de Derecho Internacional Humanitario. las convenciones colectivas. los reglamentos y los manuales de funciones. destrucción. Artículos 54 y 55. reserva y conservación de documentos del Banco de la República. Ley 23 de 1995. Omitir. los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. Artículos 6 al 13. medios técnicos. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. los demás ratificados por el Congreso. No. Artículo 2. las ordenanzas. Artículos 27 y 79. informáticos y telemáticos en la administración de justicia. No. los estatutos de la entidad. Ley 527 de 1999. Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Estatutaria de la administración de justicia. No. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución. Ley 31de 1992. Publicidad. se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Código Disciplinario Único Artículo 34 1. DEBERES. Sobre el uso de la tecnología. los acuerdos distritales y municipales. muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. No. Ley 270 de 1996. electrónicos. retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades. Ley 734 de 2002. y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 190 de 1995. 8. expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
. Artículo 37. 2145/85) Ley 80 de 1989. 1.
Archivos laborales informáticos. redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión” Ley 962 de 20005 Ley antitrámites Decreto 624 de 1989.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos.2. siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. 1 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Decreto 147 de 2000. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.
. y los artículos 115. Artículo 633. Decreto 4124 de 2004. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. 1299 y 1314 de 1994. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Circular AGN No. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Artículo 47. 1001 de 1997. Ley 795 de 2003. desde su origen hasta su destino final. cálculo. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. 2 de 1997. 2. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes.funciones. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Decreto 1052 de 1998. Por el cual se dictan normas para la emisión. se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación. 21. Ley 951 de 2005. la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. 1165 de 1996. Decretos 1094 de 1996. documentos o archivos a personas no autorizadas. Decreto 1748 de 1995. Decreto 663 de 1993. Red de oficinas. No. Artículo 22. Artículo 93. Sobre uso de la factura electrónica. Información en medios magnéticos. Circular AGN No. Reglamenta la Ley 527 de 1999. con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.
organización. en atención a los procedimientos. conservación y disposición final de los documentos.
2.2. la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo. el ciclo vital del documento. trámites administrativos y flujos documentales.
2. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos. tales como producción. consulta. para el funcionamiento de la misma. conservación de la información y disposición final de los documentos.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental. recepción. distribución.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN
. útiles para la administración e importantes para la cultura. Procurar la racionalización y control en la producción documental. organización.2. trámite. el principio de procedencia y el principio de orden original. apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. preservación. se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia. recuperación. se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Normalizar la utilización de materiales. soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. lo mismo que. como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Éstos son: El concepto de archivo total. elementos necesarios para la participación ciudadana. responsabilidad.Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad. la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental. seguridad y accesibilidad. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información. confidencialidad. como lenguaje natural de la administración pública. transferencias primarias. Archivísticos: Considerados la base del programa. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad. con el apoyo de la alta dirección. Para ello. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada. ordenación y descripción de los fondos de archivo. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos. existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. evaluación y documentación del programa. gestión de calidad. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente. que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo. adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos. basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias. control sobre la entrada y salida de los documentos. oportunidades y objetivos.
. según sea el caso. adopción de normas técnicas y normatividad en general.Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental. planes de mejoramiento y planes de contingencia. contempla la identificación de problemas. tablas de valoración documental. las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. entre otros. acceso a los documentos. se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:    Centralización de la recepción y envío de los documentos. y comités de informática. mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo. Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva. conservación de documentos. análisis y determinación de los requerimientos de información. Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental. en atención a las siguientes consideraciones:  La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad. con compilación de formas o formatos regulados. mantenimiento. manual de funciones y tablas de retención documental. así como con los sistemas de información. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. Debe corresponder a un plan discriminado a corto. participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos.
además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad. organigrama vigente. deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos. distrital o municipal. en relación con las características arquitectónicas y medioambientales. se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos. o descentralizado).
2. jurídicos. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo. En entidades complejas del orden nacional. siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo. espacio. SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada. central e histórico con el fin de racionalizar la producción y
. legales. ubicación con relación a las dependencias. departamental. e histórico de las entidades. el desarrollo organizacional y el presupuesto. en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros. mobiliario y equipo. contables y/o fiscales. siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: PRIMERA ETAPA. funciones y manuales de procedimientos. la tecnología. 
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado. central. éstas. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función.
la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente. central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión. o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. el representante legal expedirá el acto administrativo. a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series. desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. así mismo.
. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental. los procedimientos de limpieza de la documentación. a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. CUARTA ETAPA: Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente. acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. selección o eliminación. Adelantar la valoración documental. siguiendo. En todos los casos. identificación de material afectado por biodeterioro. elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. eliminación del material metálico. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad. que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. así como el porcentaje (%) a conservar. teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. teniendo en cuenta el uso.garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad. TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. para la aplicación de las TRD. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.
Producción de documentos Recepción de documentos. 5. comprende procesos tales como la producción o recepción. 2.
2. 3. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Conservación de documentos Disposición final de documentos. QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. 2. la organización. 6. 8. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo. Archivo Central y Archivo Histórico): 1. la recuperación y la disposición final de los documentos. Procesos Archivísticos. 4. la consulta. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.2. Consulta de documentos. la distribución. Trámite de documentos. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22.5.Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo. se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión. para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos. Distribución de documentos. el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal
. deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Organización de documentos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total. reformas organizacionales y funciones.2.
Producción Documental. Artículo 231. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Uso de formatos únicos. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Artículo 54.Artículos 218 a 228. creación y diseño de formatos y documentos. Artículos 4. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. aplicable a los soportes digitales. NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad” ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen. se orientan los formatos que son de uso común a la administración.13 de 1999. 23 y 24. Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio de documento público. (3. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artículo 51. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .5 pulgadas). Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. En el Anexo 1. 6. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artículos 11. Acuerdo AGN 060 de 2001. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Tinta líquida para escribir”. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. características dimensionales. NTC 3393. NTC 2676 Durabilidad soportes. que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad. Sobre valor probatorio de documento privado. Circular Interna AGN No. No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda . conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. físicas y magnéticas”. Elaboración documentos comerciales. Artículo 123. Código de Comercio Artículo 48. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. sin perjuicio de
. 12. 9 y 14.
Definición de tipologías documentales. ventanilla única. Sobre las unidades de correspondencia. 11 y 12. 10. microfilme.5. Artículos 1. Normalización de la producción documental      Identificación de dependencias productoras. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
2. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).         Creación y diseño de documentos. 8.aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. Artículos 3. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. gramaje. tipo de letra. Diplomática en términos de formalidad. video). Instructivos para el diligenciamiento de formularios. discos duros. calidad y tipos de soportes. en desarrollo de sus funciones específicas. 11 y 32. Adecuado uso de la reprografía.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Directrices relacionadas con el número de copias. conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Determinación de uso y finalidad de los documentos.
. Decreto 2150 de 1995. disquetes. Acuerdo AGN 060 de 2001. Control de la producción de nuevos documentos. tintas. características internas y externas. 5. firmas autorizadas. imagen corporativa o logotipo de la entidad.2. discos ópticos. Determinación de tamaños . Determinación de la periodicidad de la producción documental. radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. CD-ROM.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. correo electrónico.2. Radicación de documentos  Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001. firmas. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
. correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. copias.Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos. Nombre del funcionario responsable del trámite. página web. Constancia de recibo. tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria. firmas. Número de radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. Registro de documentos     Recibo de documentos oficiales. Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita).5. fax. correo tradicional. otros. Verificación y confrontación de folios.
1. dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. anexos. anexos. entre otros. que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
2. Impresión de rótulo de la radicación. Verificación y confrontación de folios. reloj radicador). fax. Constancia de recibo (sello. Recibo de documentos oficiales.
2. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s). Utilización del correo para el envío de información. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001. sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. correo tradicional. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:     Identificación de medios de recepción: mensajería. copias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25.
se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. Distribución de documentos enviados          Definición de medios de distribución: personal.2. Peso y porteo de documentos. fax.
2. apartado aéreo. Distribución de documentos externos       Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.Acuerdo 060 de 2001. Organización mensajería externa. Distribución de documentos internos    Identificación de dependencias. Registro de control de entrega de documentos recibidos. Artículo 3. página web. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Métodos de empaque y embalaje. Registro de control de envío de documentos. Control de devoluciones. especial. correo electrónico. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política.5. Control y firma de guías y planillas de entrega. En este proceso se distinguen actividades como: 1.
. certificado. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. trámite en línea. correo tradicional. Registro de control de entrega de documentos internos. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad.
2. Gestión del correo tradicional: Normal. otros. Clasificación de las comunicaciones.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Reasignación de documentos mal direccionados. Organización de documentos en buzones o casilleros. Control del cumplimiento de requisitos del documento.
3. Sin interesar el medio de distribución de los documentos. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
Reglamentación trámite peticiones. 17. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones. según funciones de las dependencias.
2. Ley 58 de 1982.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Acuerdo AGN 060 de 2001. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Envío y control del trámite de las comunicaciones. se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Derecho de petición. Respuesta    Análisis de antecedentes y compilación de información. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. ordenación y descripción de los documentos de una institución. Proyección y preparación de respuesta. 22. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. Derecho de turno. Artículos 6. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo.Artículo 23. Artículo 25.2. Recepción de solicitud o trámite     Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. numeración de actos administrativos. De acuerdo con la normatividad existente en el país. Determinación de competencia. como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA)
. Decreto 2150 de 1995. Artículos 3. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. dichos documentos integran sus respectivas series documentales. Identificación del trámite. 16. 6 y 8.5.
51. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Artículo 55. Código de Comercio. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. en los de los Departamentos y Municipios. "Órganos de Dirección. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos. la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia.52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años. Ley 80 de 1993. Acuerdo AGN 16 de 2002. Obligatoriedad de la presentación de las T. El Gobierno.MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de 1913. podrán ser destruidos por el comerciante. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Artículo 60. Decreto 4124 de 2004. siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Reglamento General de Archivos". La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50. Acuerdo AGN 007 de 1994. se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Acuerdo AGN 09 de 1995. Sobre régimen político y municipal. contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Al efecto. en los asuntos nacionales. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. Reglamenta la presentación de las TRD. Artículo 337. Decreto 1382 de 1995. 07 del 29 de junio de 1994. Artículo 289. Acuerdo AGN 12 de 1995. Coordinación y Asesoría” Acuerdo AGN 09 de 1997. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. Transcurrido este lapso. dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos. contados a partir de la ocurrencia de los mismos. Estas multas se reputan penas correccionales.
. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo. R . determina su integración y le fija la funciones. y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.D. y las Asambleas Departamentales. Artículo 36. para que cumplan con sus deberes. Decreto 254 de 2000. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Además. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. Artículo 18. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años. documento o comprobante. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolución AGN 081 de 2001. Acuerdo AGN 041 de 2002. Resolución AGN 183 de 2004. 22. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. fusionen. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Inventario de documentos a eliminar. Acuerdo AGN 042 de 2002. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. Acuerdo AGN 02 de 2004.
. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Acuerdo AGN 039 de 2002. Circular AGN-DAFP No.Acuerdo AGN 037 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden. 23 y 26 de la Ley General de Archivos. Organización de historias laborales. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Circular AGN 01 de 2004. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Organización y Conservación de los documentos de archivo. Ley 594 de 2000. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. Organización de historias laborales. Circular AGN 07 de 2002. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Resolución MinSalud 1995 de 1999. se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999. Acuerdo AGN 015 de 2003. Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Resolución AGN 147 de 1997. Circular AGN 01 de 2003. 004 de 2003. supriman o privaticen.
Determinación de los sistemas de ordenación. Foliación. 2. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones. trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Área de contexto. Catálogos e Índices. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095. Actividades:      Identificación de unidades administrativas y funcionales. Norma Internacional General de la Descripción Archivística. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías. los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Conformación y apertura de expedientes. 4. 3. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades:    Análisis de información y extracción de contenidos. series. para la gestión o la investigación (GRGA). Inventarios. Área de identificación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Área de contenido y estructura. subseries y tipos documentales. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. sección y subsección). En la estructura de la Norma ISAD(G).
3. Control en el tratamiento y organización de los documentos. de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).
2.ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. Actividades:      Relaciones entre unidades documentales. la ISAD(G).
Para el caso de la descripción archivística. en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Área de
. localización y recuperación. que permite su identificación. Clasificación documental. Actualización permanente de instrumentos. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales.
aprendizaje.. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo. Organización y entrega de transferencias documentales.5. El Estado garantiza las libertades de enseñanza. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes. Artículo 20. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases. investigación y cátedra.condiciones de acceso y uso. Artículo 27. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. y la de fundar medios masivos de comunicación. transferencia o disposición final. la de informar y recibir información veraz e imparcial. valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Si lo fuere. Artículo 74. 316. ART. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central.. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. que el que
. y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. ART. tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental” (GRGA).6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. ART. Sobre régimen político y municipal. Artículo 112. la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. Actividades:    Elaboración de inventarios documentales. Área de control de la descripción. Área de notas.
2. Área de documentación asociada. el certificado se extenderá. es la Tabla de Retención Documental. siempre que no tengan carácter de reserva. y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. ubicar los documentos para su consulta. 7. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Para estos efectos. 320. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones. 6. salvo las restricciones legales. 5. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. Para estos efectos. contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios. 315.2. Ley 4 de 1913.
persona natural. Estado Colombiano. ya sean inventarios. Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Determinación de competencia de la consulta. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias. guías. pague el amanuense. sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Para el cumplimiento de este propósito. ni copia de cualesquiera otros documentos. Condiciones de acceso. Formulación de la consulta    Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. La consulta de documentos en los archivos de gestión. dependencia.solicite la copia suministre el papel que debe emplearse. Archivo Central o Histórico. etc. correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. Artículos 1. por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados. se debe facilitar con los controles correspondientes. telefónica. y 12 al 27. o al funcionario responsable del Archivo de Gestión. éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. Ley 57 de 1985.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. sobre el Derecho de petición de información. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área. se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Decreto 01 de 1984. y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Las actividades básicas en esta fase son: 1. los documentos requeridos. catálogos e índices. los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad.
. Código Contencioso Administrativo. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta.
Sobre conservación copias mediante microfilmación. monumentos. Sistemas de registro y control de préstamo. en general. Estrategia de búsqueda     Disponibilidad de expedientes.5.
2. Código Procedimiento Civil. grabaciones magnetofónicas.
2. Aprueba el tratado que prohíbe la importación. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. etiquetas. cintas cinematográficas. “Distintas clases de documentos. fotografías. discos. Ley 14 de 1936. planos. Reglamento de consulta.2. radiografías. sin alterar su contenido (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 8. dibujos. Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
3. Artículo 95. Establecimiento de herramientas de consulta. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas. exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 39 de 1981. y las inscripciones en lápidas. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Respuesta a consulta      Atención y servicio al usuario. Artículo 22. Son documentos los escritos. Artículos 1. Artículo 251. 
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Infraestructura de servicios de archivo.2. Disponibilidad de fuentes de información. contraseñas. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. cupones. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Ubicación de los documentos.
. adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. sellos y. Ley 63 de 1986. todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. talones. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información. edificios o similares”. impresos. Ley 47 de 1920.3 y 4. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. cuadros.
Artículo 74. Artículos 48 y 60. Documental y de Imágenes en Movimiento. entre otros. Ley 397 de 1997. Acceso a los documentos de Archivo. efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra. Acuerdo AGN 047 de 2000. Conservación preventiva. hasta su disposición final. corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil. Decreto 2620 de 1993. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión. con su correspondiente valor probatorio". Artículo 12. Acuerdo AGN 048 de 2000. prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder. Artículo 39. Acuerdo AGN 11 de 1996. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables. Decreto 2150 de 1995. “Reglamento General de Archivos”. Ley 80 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Por la cual se expiden normas en materia tributaria. Del Patrimonio Bibliográfico. Hemerográfico. “Conservación integral de la documentación de archivos. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
. Artículo 23. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. conservación y restauración documental. para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos.LEY 6 DE 1992. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Artículo 60. Criterios de conservación y organización de documentos. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. durante su período de vigencia. se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna. se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas. Acuerdo AGN 007 de 1994. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. restricciones por razones de conservación. Ley General de Cultura. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos. prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad. Código de Comercio. Artículo 4.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Implantación de Planes de contingencia. Acuerdo 037 de 2002. determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).Acuerdo AGN 049 de 2000. Monitoreo y control de condiciones ambientales. el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo. Inspección y mantenimiento de instalaciones. permanente. realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
2. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. con miras a su conservación temporal.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Apoyo a la reproducción. o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. organización. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito. Almacenamiento. Prevención y atención de desastres. determinación de mobiliario y equipo. Establecimiento de medidas preventivas. Limpieza de áreas y documentos. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
. custodia. Control de plagas. ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos. Sensibilización y toma de conciencia. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:          Diagnóstico integral. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. reprografía y conservación de documentos de archivo.2. Acuerdo AGN 050 de 2000.5. Acuerdo AGN 056 de 2000.
Artículo 70. Artículo 134. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. de acuerdo con su naturaleza.Constitución Política de 1991 Artículo 63. están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Artículo 71. Ley 39 de 1981. Sobre la microfilmación y certificación de archivos. enmendaduras o cualquier adulteración. de tal modo que queda prohibido hacerles recortes. a la cultura. Al someter a la microfilmación cualquier documento. los parques naturales.
. Decreto 264 de 1963. las tierras comunales de grupos étnicos. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación.3 y 4. Ley 163 de 1959. Los bienes de uso público. Defensa y conservación patrimonio. son inalienables. Ley 47 de 1920. las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. Decreto 960 de 1970. debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad. Artículo 39. Protección del patrimonio documental y artístico. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. las tierras de resguardo. imprescriptibles e inembargables. Decreto 2649 de 1993. inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Decreto 3354 de 1954. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. en general. artístico y monumentos públicos de la Nación. con pena de perder su valor probatorio. Decreto 2527 de 1950. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y. Conservación y destrucción de libros. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico. El Estado promoverá la investigación. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley. la ciencia. Artículo 72. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite.2. Ley 80 de 1993. pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso. dobleces. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Artículos 1. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Segundo Párrafo.
Micrografía. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado.Decreto 998 de 1997. la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Artículo 25. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Clasificación de Microfilmes. Guarda y custodia hojas de vida. es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. NTC 3723. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Inventario de documentos a eliminar. Transferencias documentales secundarias. Transferencias documentales secundarias. Técnica de operación. NTC 5238. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo.
. Acuerdo AGN 007 de 1994. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión. NTC 4080. legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Circular AGN 01 de 2004. determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Acuerdo AGN 08 de 1995. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente. reproducción a través de tecnologías y soportes. evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. Micrografía. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación. Circular AGN 03 de 2001. ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final. “Valoración documental”. en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos. aplicación y localización. Artículo 23. Crea el Comité Evaluador de Documentos. NTC 5174.
(Minimanual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada. fiel. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. son patrimonio documental de la sociedad que los produce. Así mismo. desarrollo. para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. ACTIVIDADES: 1. AGN.Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable. con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo. Conservación y preservación de los documentos. Valoración avalada por el Comité de Archivo. (RGA)    Determinación de metodología y plan de trabajo. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental. que sólo puede ser leída o interpretada por computador. accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.
2. cine. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. P. (GRGA)  Determinación de la metodología y plan de trabajo. sonido.
3. 2001. Control de calidad durante todo el proceso. es decir. los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central. sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. utiliza y conserva para la investigación. estructura. microfilme y otros) en otra.
4. la ciencia y la cultura. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.88. (GRGA)    Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. para su conservación permanente (GRGA).
.   Aplicación de método elegido. Fines en la utilización de la técnica.)    Recepción de transferencias secundarias. procedimientos y políticas de la entidad productora. video.
Recepción. 2. deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios. radicación y distribución de las comunicaciones. que permitan recibir. integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión. los archivos se clasifican en Archivos de Gestión. según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
. Trámite. Archivo Central y Archivo Histórico. enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial.
2. la Unidad de Correspondencia.2. Distribución. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:      Recepción. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000. 23. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.
2. que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. 
Definición de calidad. Además las unidades de correspondencia. Conservación y Consulta de documentos.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura.7. en su Art. Distribución. los servicios de recepción. Ley 594 de 2000. fax. que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Trámite.2. correo electrónico u otros. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:     Producción.1 ARCHIVO DE GESTIÓN “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Control de calidad durante todo el proceso. mediante servicios de mensajería interna y externa. centrales e históricos. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.2. de tal manera.
7. y Disposición final de documentos.   
2. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:     Organización.
2.7. Consulta. Ley 594 de 2000. Consulta. Conservación. Conservación. Conservación. Consulta. cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. y Disposición final de documentos.2.2. Ley 594 de 2000.
. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:     Organización.3 ARCHIVO HISTÓRICO “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. y Disposición final de documentos.2 ARCHIVO CENTRAL “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.
3 Distribución de documentos enviados). (Ver 3. electrónico. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos
¿El documento es interno? NO SI Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos. o graba.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.Tabla de retención documental aprobada o vigente.2. Ver Anexo 1. elige y elabora el documento. Ver Anexo 1. Circular.3 .Compilación del Manual de formas de la entidad.
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.4 .( Ver 3.
.4. según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos. otros). 1.8.2.
Dependencia elige los medios de elaboración. .Directrices sobre conservación preventiva de los documentos. comunes a toda entidad). Ver Anexo.2 Distribución de documentos internos ).1 (Se aporta como ejemplo el Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del AGN que contiene los formatos: Nota interna. Carta. En caso de no tener tabla de retención deben proceder con la elaboración. .2.
Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL INICIO
Dependencia identifica. Consultar: . registro. Acta. medio magnético.Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC 3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos por dependencias. Ver Anexo 1.1. Memorando.2. Ver anexo 1. impresión y el tipo de soporte que requiere (papel.
(Anexo 2. Ver Anexo 2.2.1
La Unidad de Correspondencia. entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. revistas. donde se determinarán las acciones a seguir. al igual que los libros. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s).2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
2. Ver 3. folletos. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido. fecha y hora de recibo. dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.8.2. a la oficina de su competencia. si es competencia de la entidad.8.
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente.2. los anexos.2)
La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo. periódicos. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios. Número de radicación. tarjetas. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (Anexo 2. Nombre del funcionario responsable del trámite. dejando constancia mediante comunicación escrita. Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.1 Distribución de documentos recibidos
. se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar. invitaciones.
SI La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia.2. se procederá a la radicación del mismo.3)
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia. devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente.
fecha y hora de recibo.
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS. además observa el estado de conservación documental. señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente.
La Dependencia receptora. anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos.8.
S La Dependencia receptora verifica. anexos y tiempo de Respuesta. Nombre del funcionario responsable del trámite. Ver Anexo 2.2.2.4 y (Ver 4.2. folios. consulta o información. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento. Trámite de documentos)
. devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente.
La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite. y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Número de radicación. copias. firmas. si lo amerita). utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad.
2.2.(Ver 1. proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión
. Organización de documentos)
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite. las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.
S Aporta la informació n N Archiva documento y proyecta respuesta. Ver 3.2 Distribución de documentos internos Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. analiza la solicitud
Se solicita ampliar o precisar la información.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
El funcionario competente hace acopio de la información necesaria.8.
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas.8.2. siguiendo el método preestablecido.2.
Consultar: Anexo 3.1 ARCHIVOS DE GESTIÓN.5.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie. Ver Anexo 11.2.4 Criterios para la organización de los archivos de gestión
. carpetas).1
2) o preparará la transferencia primaria.1)
La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida.La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente. en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. en cada caso: Dependencia. además se aplican directrices (Anexo 13)
S La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. Ver Anexo 6
S La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización. funcionarlo. teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. Ver 5. de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia. funcionario y transferencia. en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2 Organización de documentos : Archivo Central
las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas.5. subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.8. cajas. Ver Anexo 8
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD.) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices (anexo 7.
Consultar Inventario General de Documentos (Ver Anexo 3.2.1) y realiza el cotejo. Ver Anexo 3.3 ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central recibe de las dependencias.2.5
S El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones.5)
S El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos.
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado. teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. en segundo lugar realizará la eliminación. verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental.4 Organización de documentos : Archivo Histórico
. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. además se aplican directrices (Anexo 13). la selección. la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia secundaria.2)
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico. Ver 5.
secciones.1)
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos.6)
Consultar Organización Histórico (Anexo 3. Ver Anexo 8
S El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10. subsecciones. con su respetivo inventario (instrumento de consulta.
El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta.2.8. Ver 6 Consulta de documentos
. procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11. teniendo como base los criterios para su organización (Anexo 3.5.6 y 5)
El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos.2) . subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito.2.4 ARCHIVO HISTÓRICO
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central. unidades de conservación y almacenamiento. previamente revisadas y cotejadas. series.
de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo.1)
La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10.1) en los espacios de los documentos prestados.( ver Anexo 10. la utilización y reproducción de los documentos.2 El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso. dejando constancias (testigos) (Anexo 10. Ver Anexo 10. o entidad que corresponda
Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información. o en la base de datos.1). Además se hace el control de la devolución
.2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO
Se remite al usuario a otra fuente.
7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia. sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes. el Archivo Central y el Archivo Histórico.2.1
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico.1 y Anexo 12
. (Anexo 12)
S La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas. Central e Histórico.
La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado. de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11. con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia.
S La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación. los archivos de Gestión.8.2. de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11. los archivos de Gestión.
S La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos.6 y 11. Anexo 11.1
Consultar: Seguridad de la información. los formatos. los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3.1
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo. 3.Se cuenta con unidades de conservación? S
La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y los lineamientos dados en el Anexo 11.5.2 y 12 (Ver 5 Organización de documentos)
. de acuerdo con los tiempos de retención. 3. siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 Sistema Integrado de Conservación.4.
8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS INICIO
Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental.4
Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos.2. Anexo 13.2
El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización. Anexo 13.2. Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/o digitalización.
Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos. en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.8.2
. en los términos establecidos en el Anexo 13. -Aplica metodología y criterios básicos para la selección documental.3
No El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico. Anexo 13.Se requiere hacer selección documental?
-Se realiza la valoración correspondiente. en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad.
2. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación. Implica la manera como se da alcance a los objetivos. por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. el cumplimiento de las fechas.4 SEGUIMIENTO El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental. así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas.3 IMPLEMENTACIÓN Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. 2.
. la gestión de los recursos y todas las actividades administrativas de dirección del Programa. el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad. la definición de roles y el establecimiento del programa. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración.
5. se podría tener en cuenta el siguiente flujo de información y quedaría vinculado al proceso de organización de documentos.
El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad.3 Archivo Central. unidades de conservación y almacenamiento. específicamente en el Flujo de 2.
. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
Para la organización de los Fondos Acumulados con base en la aplicación de la Tabla de Valoración Documental. Ver Anexo 9
S El Archivo Central adoptará los sistemas de ordenación que permiten la ubicación de las unidades documentales y velará por correcta organización e instalación de áreas de depósito.1)
Se implementarán TVD.2.3. los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las unidades de conservación y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.8.
Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención
. además se aplican directrices (Anexo 13).El Archivo Central aplica lo establecido en la TVD sobre retención y S
Ver archivo: Anexos PGD.
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