Source: https://www.scribd.com/doc/167602759/Manual-de-Usua-Rio
Timestamp: 2017-01-17 14:16:38+00:00

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h) Administrar Red Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas. el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas (DRE. generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Boletas de Notas y Actas de Evaluación.0 (Sistema Web). el sistema cuenta con las siguientes características: Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema. UGEL. El sistema apoya los procesos administrativos. Listas de Estudiantes. la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema. Centro Poblado). producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Distrito. De similar manera. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula. Administrar IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante.MANUAL DE USUARIO
1. El SIAGIE versión 2. basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. Configuración Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema.0 de tal manera que sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada. Seguridad Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema. Reportes de Inasistencias. Asistencia y Evaluación de estudiantes. ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.
. Administrar Personal Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. la asignación de roles y la administración de privilegios. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2. Es de fácil manejo y administración. Adicionalmente. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: Administración del Sistema Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario. ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional. se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas. Registros de Evaluación.
mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación.
2.pe/.MANUAL DE USUARIO
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana.0. después ingresar a la opción de “Intranet”
Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.minedu.gob. Ingreso al Sistema
la primera ventana que mostrara el Sistema será la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.0
Después de pulsar la opción SIAGIE 2.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa
Ingrese al SIAGIE 2.E a los usuarios.0 mostrara la ventana principal del sistema
Para facilitar la configuración de la I.
E Año Academico El nombre de la Institución Educativa Turnos con los que cuenta la Institución Educativa El año Académico correspondiente
Los datos ingresados en esta ventana son: Institucion Educativa Turnos de la I.
además permite complementar la información con los datos del director.E
Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE. teléfono.MANUAL DE USUARIO
Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I. correo electrónico y dirección de página web. el estado estará en “ Procesado”. Datos Institución Educativa
CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL 3. entre otros.
. pulsar varias veces el botón Refrescar.
Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar. La primera vez. le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar
En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE. Esta opción no tiene un botón para Agregar. entre otros. debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos del ESCALE. A continuación realice los siguientes pasos:
MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA. como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE. Mediante esta opción se realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esto último brinda la seguridad de que solo las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema. tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director. teléfono.
. email y dirección web de la IE.MANUAL DE USUARIO
Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Parámetros y Programa en la IE. lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE.
etc) Código numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institución Educativa Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la institución educativa Fecha de la resolución de autorización Turno de enseñanza Seleccione los días laborables de la I.MANUAL DE USUARIO
Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular Anexo Nivel Nombre Gestión Departamento Provincia Distrito Dirección Centro Poblado Tipo I.E
.E. no escolarizado. Local DRE Ugel Resolución AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Turno Días de la Semana Laborales Identificador del personal Anexo Nivel Educativo Nombre de la institución educativa Encargado de la gestión Departamento de institución educativa Provincia de institución educative Distrito de institución educative Dirección de institución educative Nombre del centro poblado Tipo de institución educative Forma de enseñanza (escolarizado. Forma Cod.
Buscar Personal en el SUP. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre
3. se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:
Para modificar las horas pedagógicas por día.
Para modificar los datos del turno.MANUAL DE USUARIO
1. se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opción Registro de Personal. Cuando se buscan la información en el personal de la IE. En la opción de horas pedagógicas puede agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.
Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP.
Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora. entonces el sistema irá mostrando las mismas.
Si el usuario elimina un registro de orden intermedio. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades. entonces borrará los registros de orden superior.Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. tanto académica como libre. entonces el sistema colocará la hora que corresponde. el mismo que puede ser académico o libre. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías 5.
Si el usuario ha establecido la duración de las horas. Días laborales por semana.. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas.
. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora serán las horas.
MODIFICAR PARÁMETROS.Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto.MANUAL DE USUARIO
6.5 cm. tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.
. el logo debe tener un tamaño de 1.
Carga del Logo de la IE.Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar..
Para modificar los programas en la IE. tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Modificar Programas en la IE. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar. Por defecto.
. entonces mediante esta opción se indica cuántas líneas se reservará para las apreciaciones escritas del tutor.
Visualización de datos de libretas de notas 1..MANUAL DE USUARIO
Los valores de los parámetros son los siguientes: Límite Criterio de Evaluación Libreta. Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE. Si es que el check anterior fue desmarcado. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor. el valor es 40.
indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia.
Por defecto.MANUAL DE USUARIO
Ya en la modificación. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema. aparecen marcados para agregar todos los programas. el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa le IE en el año indicado. se muestra una pantalla parecida a la siguiente:
El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas. Al final después de haber seleccionado el o los programas adecuados.
4. el usuario podrá seleccionar el o los programas.
Agregar Año Académico. Para grabar los datos pulse el botón Grabar..Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.. Eliminar Año Académico. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación:
a.. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del año académico Calendario fecha de inicio de año académico Calendario fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE.
b.Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.
.Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.. el estado que se le asigna es Inactivo.
Modificar Año Académico.Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico:
. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo. entonces se mostrará el siguiente mensaje:
Al aceptar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información.MANUAL DE USUARIO
El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Cambio de estado del año académico..
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos.MANUAL DE USUARIO
Al pulsar el botón SI. las áreas por grado en la IE. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto. El resultado sería parecido al siguiente. en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico. es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. los docentes.
. etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe. al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta.MANUAL DE USUARIO
Nota: El cierre de un año académico es irreversible. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Identificador y descripción de la fase..
5. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. período de recuperación).Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.
Agregar Fases. Estado Estado de registro Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
Modificar Fases.
6. al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado. Puede ser:
En el inicio del año académico.
.. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).MANUAL DE USUARIO
b..Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.. Posteriormente.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar.
c. respectivamente a En evaluación y Evaluado.Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
Agregar Período por IE.
a. Eliminar Fases. Períodos de Evaluación
Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia.MANUAL DE USUARIO
Agregar Ambiente.. Por ejemplo.Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. queda la siguiente ventana. Eliminar Período por IE. Registro de Ambientes
c.. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Modificar Período por IE.Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). en la siguiente ventana:
Eliminar Ambiente.MANUAL DE USUARIO
Descripción del ambiente Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Condición del local físico del ambiente
Estado de bienes: carpetas. sillas. Reporte de Datos de Ambiente. Medida del local en metros cuadrados.Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
Modificar Ambiente.
c.... Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). mesas y armarios.Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.
Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. regulares. Ubicación física del aula. buenos Los estados pueden ser malo. regulares. buenos Los estados pueden ser malo. regular. Estado del ambiente: Bueno. buenos
8.MANUAL DE USUARIO
Es la descripción del aula.Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. A GREGAR G RADO POR A ÑO .. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico en particular. buenos Los estados pueden ser malo. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. regulares. a. malo.
. regulares.
Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a un determinado grado.
1. debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE.
Dado que los talleres que aparecen son áreas.
se muestra esta ventana.Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado. Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado.
Si el área tiene criterios de evaluación relacionados. si es que ello fuera necesario.
Al presionar el botón Agregar. Eliminar Grado por Año.MANUAL DE USUARIO
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar. entonces primero deben ser eliminados. se deberá hacer clic en el ícono .
2.. El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE.
. Número de Áreas por Grado. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año. Criterios de Evaluación.Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica...
4.Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica.MANUAL DE USUARIO
Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.MANUAL DE USUARIO
7.Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar..
.Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Agregar Criterios de Evaluación.
6. Contenido Silábico. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Agregar Contenido Silábico..
.Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados. pulse doble click en el registro del aula.MANUAL DE USUARIO
Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada.. 1) Agregar Secciones en la fase regular.
8. Mostrar Lista de Secciones. pulse doble click en el registro del personal.
Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas. Para grabar los datos pulse el botón Grabar
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa.
A GREGAR S ECCIONES . este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones..
pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Vacantes Fase
Agregar Secciones en la fase recuperación.MANUAL DE USUARIO
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Sección Descripción Tutor Identificador de sección Descripción de la sección Es el personal encargado o responsable de la sección. Es el turno en el que funcionará la sección. Área relacionada a la fase de recuperación. pulse doble click en el registro del personal.
Aula Num. Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En la fase de recuperación de la IE. se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Para grabar los datos pulse el botón Grabar
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa.. Previamente debe estar registrado como personal de la IE. Número de vacantes disponibles.Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas. mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas.MANUAL DE USUARIO
Después elija la sección. seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble click en el registro del aula. mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación. en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área
Después de verificar la información pulse grabar. pulse doble click en el registro del aula.
Para grabar los datos pulse el botón Grabar. se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección. Listado por Estudiantes por Sección. Hora de inicio del dictado Hora de fín del dictado
Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente...Al seleccionar el enlace “Num.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. se muestra el listado de estudiantes de la misma.Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección. Horas” de un registro. cuando sea usuario del sistema.MANUAL DE USUARIO
Mostrar Horarios Asignados a la Sección.Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
Asignar Horarios a la Sección. solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo.. Para una sección regular:
Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección. de la siguiente manera:
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección. los registros seleccionados son incorporados a la sección.
Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación. Al presionar el botón Grabar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:
este número es autogenerado por el sistema.
Agregar Fecha Especial.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Identificador de la fecha especial. Descripción de la fecha especial
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE.Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar.
9. como puede ser un sábado o un domingo. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales..
Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales..
Modificar Fecha Especial.
Al poner el botón Grabar. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.
. Al grabar la ventana queda de esta manera:
b.El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales. Eliminar Fecha Especial. queda así el registro..
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa.MANUAL DE USUARIO
Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrará la asistencia. Agregar Fecha Especiales Generales.Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso.
Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante.
a.Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo. tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.. si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son:
CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS 10.
Nuevo Estudiante. Registro de Estudiantes
jpg. un familiar o una docente de una IE. Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si éste ya existe en la base de datos. como por ejemplo:
El control de la homonimia en el sistema. se mostrará la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. provincia. País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento. Género masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno. .MANUAL DE USUARIO
Identificador asignado por el sistema Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Debe pesar menos menos de 500 Kb. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante.bmp. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un
. y ser de los formatos .
El registro mostrado podría tratarse de un estudiante. distrito)
Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes.
. seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante. después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana. se hace clic en el botón correspondiente y aparece la siguiente ventana. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia.
En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. Enseguida pulse “Abrir”. entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado como”. entonces la ventana se carga con los datos del estudiante.
b. utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro.MANUAL DE USUARIO
Ingresando al botón Examinar. en caso contrario. el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. Modificar Estudiante.Para modificar un estudiante.
la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:
GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante.MANUAL DE USUARIO
Finalmente. lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:
Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana. se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios
FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Ficha Datos Secundario.
Obs.MANUAL DE USUARIO
Religión que profesa. del Parto Número Hermanos Lugar que ocupa
. Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.
Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula. ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios.
Generar Ficha de Matrícula.Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de Matrícula”.
Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive c..
Para eliminar un estudiante.
Eliminar Estudiante.MANUAL DE USUARIO
Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de matrícula como se muestra en la siguiente ventana. utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar. tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.
Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Identificador asignado por el sistema Código del Educando Identificador de único de estudiante Tipo de Documento Documento de identidad Número de Documento Número de documento de identidad f. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”.Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante.Se accede al pulsar el botón Buscar.MANUAL DE USUARIO
e. Matrícula de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año académico. Búsqueda por Filtros.
Búsqueda Específica. muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.
11.. Luego de pulsar el botón Buscar. código del educando ó tipo y número de documento. tras lo cual se muestran los datos del persona l encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes
.. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo.
a.. El código que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Código de matrícula Identifica a la matrícula.
. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos.Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo. Es un número que es asignado por el sistema para cada año académico en cada IE.
Si la matrícula es Ingresante.MANUAL DE USUARIO
Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior.
Nombre de la Institución Educativa. entonces solo se permitirá el registro del primer grado. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema.
El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar
Es el grado al que se ha matriculado un estudiante.E Procedencia
Misma IE Otra IE Su casa Nombre I. es decir ha repetido el grado. entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema. Muestra la imagen asociada al estudiante. Si es promovido. El estudiante no ha sido promovido.E
. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. El estudiante no proviene de ninguna IE.
Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.
Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones “En la I.
Búsqueda y creación de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrícula. grado y sección como se muestra en la siguiente ventana. “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos.E.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I. requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE. el código de matrícula.E.
. Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botón de ayuda. año. se mostrará la siguiente ventana indicando la I.MANUAL DE USUARIO
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE). Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo.
la ventana que queda se parece a la siguiente:
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional.MANUAL DE USUARIO
. Estudiante Código Educando Identificador asignado por el sistema. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos.
Una vez registrado el estudiante. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. se muestra el siguiente formulario que solicita la información del apoderado:
Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.
Lugar de nacimiento del familiar. Estado civil del familiar. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:
Luego de presionar Aceptar. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. se requiere registrar la información del apoderado que está matriculando al estudiante en el año académico en cuestión.MANUAL DE USUARIO
Género masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento. provincia. Se activa
se marcará Hombre en sexo. Modificar Matrícula. Con ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrícula. Ultimo grado alcanzado. con el parentesco Padre. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la información. De igual manera. Note que el número de estudiante que se ha creado. Si se eligió el parentesco Madre. entonces se marcará Mujer. ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”
siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú.
Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar.Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar..
Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana. Asimismo. permite realizar la actualización de los datos del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”. luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código matrícula...
REGISTRAR APODERADO. código de estudiante ó tipo y número de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de estudiante.Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante.
Permite ver la fotografía del estudiante.Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.
En la ventana encontrará los siguientes complementos: Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Las cuales pasamos a describir a continuación: REQUISITOS DE MATRICULA.
Lugar de nacimiento del familiar. Ultimo grado alcanzado.MANUAL DE USUARIO
Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Estado civil del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Si se eligió el parentesco Madre. se marcará Hombre en sexo.
. De igual manera. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. entonces se marcará Mujer. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. con el parentesco Padre.
caso contrario pulse salir
En dicha opción encontrara Áreas exoneraradas Áreas a Cargo Como se muestra en la siguiente ventana. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la información ingresada. pulse el botón modificar para que pueda ingresar la información
AGREGAR AREA EXONERADA. tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas..Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas áreas pulse el botón “Agregar”.
en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de “ID”
REGISTRAR AREA A CARGO. se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo. como por ejemplo Religión. no existe un grado previo).
Dado que la situación de esta matrícula es Promovido.MANUAL DE USUARIO
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseño Curricular Areas Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico. No todas las áreas pueden ser exonerables.
Se quedara registrada el área exonerada.
. Documento que autoriza la exoneración del estudiante.. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables.
La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo.
Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado Año al que corresponde al área a cargo.
c. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Una vez ubicado el registro pulse el botón Eliminar. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo. tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar..
Eliminar Matrícula.MANUAL DE USUARIO
Confirma matrícula. el esta do de matricula que se encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas.
Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los datos. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”.MANUAL DE USUARIO
si pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
e.Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula.MANUAL DE USUARIO
Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso. Nómina de Matrícula
Primero tiene que seleccionar el grado.D institucional.
Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección. también tenemos que elegir una de las opciones. Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla
. R. automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula.
Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año académico en curso y posteriormente ingresar a la opción. Entonces se va a descargar una archivo Excel a través del explorador.
Se selecciona el grado y la sección y se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel.
. se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema. Registro de Nómina Básica
En algunos casos.MANUAL DE USUARIO
13. para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una institución educativa.
La segunda hoja denominada NominaDeMatricula. Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase. Al abrir el archivo. es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la sección
Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. muestra información general de la sección. tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente. se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades.
Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel. Si el usuario de la IE desea incluir más estudiantes en la hoja. etc. Si el estudiante cuenta con DNI. solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario
. Una vez guardado el registro.MANUAL DE USUARIO
Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente generado. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos. deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas: 51. Si el estudiante tiene DNI. el sistema hará prevalecer éste sobre el código de estudiante de 14 dígitos.
Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. se deberá anotar en la columna correspondiente. usted debe cerrar el archivo Excel.
Presione el botó Examinar y ubique el archivo que desea cargar. La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. 52. 53.
Al presionar Aceptar. Para modificar un registro. agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nómina.
El usuario puede eliminar. el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.
el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información. el sistema realiza una serie de validaciones sobre la información registrada por el usuario. Si no hay problemas. repitiendo los pasos anteriormente descritos. posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga nuevamente. el sistema emite el siguiente mensaje:
Finalmente. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos.
Sin embargo. tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente:
Al presionar el botón Validar datos. tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:
se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. Todo hace indicar que se trata del mismo estudiante. el sistema muestra el mensaje siguiente:
Al presionar el botón Aceptar.MANUAL DE USUARIO
Luego de transferir.
Un acápite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos básicos para la nómina: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos: En algunos casos. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la opción de Nómina de matrícula. sin embargo el sistema solicita la confirmación por parte del usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuación:
. es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres y apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado.
Si el usuario pulsa el botó Salir. Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para ello se puede
Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma validación e impide la transmisión. se debe hacer doble clic sobre el registro. es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema. pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la hoja de cálculo es el válido. Caso 2: Tratamiento del código de estudiante: En algunos casos. por lo tanto.MANUAL DE USUARIO
En este punto. El sistema no creará otro estudiante. estará indicando que se trata de la misma persona. el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es un homónimo. es decir es OTRA persona con los mismos datos. el usuario está obligado a corregir la información antes de transmitir.
Luego de transferir la información.
14. el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de cálculo. el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales. Resoluciones IE
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema.MANUAL DE USUARIO
Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos. Inicialmente la lista está vacía. tal como lo muestra la ventana de siguiente:
El antiguo código del estudiante se queda registrado como un nuevo documento. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas. los estudiantes ya tienen un DNI.
Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución.
Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades. Es el texto de la resolución
. corresponde al rango final de agrupación. Es una descripción breve o resumida de la resolución. Al igual que el campo anterior. si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional. entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. Por ejemplo. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. según la finalidad de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.MANUAL DE USUARIO
Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución No está disponible para ingreso por el usuario.
. podrá ser eliminada. automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.
Note el ícono siguiente . Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:
Mientras la resolución esté como registrada. se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas. por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema.MANUAL DE USUARIO
Al grabar la resolución. En este caso se trata de una resolución de matrícula.
Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante:
Al presionar el botón Grabar. se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución. lo cual permitirá seleccionar ya sea. podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar.MANUAL DE USUARIO
En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial.
Si selecciona el filtro por estudiantes. apareciendo de la siguiente manera:
. grados secciones o estudiantes.
también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.
Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje. Estudiantes por sección
Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección. el sistema le pedirá confirmar la acción.
15.MANUAL DE USUARIO
Fíjese en la leyenda.
Luego de esperar unos segundos. el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado. se emite un mensaje de culminación del proceso
b. Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente. cambiando de posición de los números
. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.
Modificación de una matrícula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante m atriculado
Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado. como se muestra en la siguiente ventana.
Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante.
Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. en la cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Los estados posibles son: Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior. Definitiva La matricula no puede ser modificada Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez.MANUAL DE USUARIO
Después de pulsar el enlace. pues se activa el botón de eliminación
. mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.
Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección. grupo. Cambio de Sección por Estudiante
Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico. libretas. Padrón de Apoderados
Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados filtrándolos por grado. diseño curricular. grupo y sección
17.MANUAL DE USUARIO
16. principalmente.
Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino.
. notas. sección. tales como: asistencia.
El registro. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. puede quedar de esta forma:
Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.MANUAL DE USUARIO
Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante. apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado.
Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado
. Traslado de Estudiantes
Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa. tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Al ser confirmado. el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro. aparece la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son: Código traslado Código matrícula Grado Sección Es un número autogenerado por el sistema.
18.MANUAL DE USUARIO
Hasta este momento. Es correlativo a la IE durante un año académico. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:
Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.
Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes.
Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.E a la cual se le va trasladar al estudiante
. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.MANUAL DE USUARIO
El usuario registra alguna observación Es la resolución que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le corresponden.
Apellido materno. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”
. Fecha que va ser realizado el traslado. Retiro de Estudiantes
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académido.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código de retiro Código de matrícula Nombre de estudiante Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador único de matrícula del educando Apellido paterno. Motivo por el cual se está retirando el estudiante. nombre del estudiante Número de la resolución de traslado.MANUAL DE USUARIO
Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue. Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:
. el sistema en la opción de Registro de la Asistencia
impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden. tal como se muestra a continuación:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda). Asistencia Mensual a la IE
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por meses. en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro
Pulse el enlace para modificar la información Note que luego del registro de Retiro Estudiante. para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.MANUAL DE USUARIO
CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN 20.
Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto).
d. para su posterior consulta. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa.
c. solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a.
Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con éxito. que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro. y como límite hasta la fecha actual. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda. así como una descripción por cada uno de los estados. con la finalidad que el usuario marque.
Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia. Descripción Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asistió No se registro a. luego el sistema mostrará la siguiente ventana: Símbolo F T J U símbolo de punto espacio en blanco
b. pulse el ícono de la impresora.MANUAL DE USUARIO
Para marcar la asistencia. Los valores son detallados a continuación.
. se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia.
. sección y área. grado. Registro de Notas Genérico
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo.MANUAL DE USUARIO
21. Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema.
Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se está ingresando las notas si us ted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán de color rojo. El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.
Note que al grabar. se calculan las notas finales.
a. Cuando se tratan de notas literales.
Note que ambos botones se bloquean.
. el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar registro.
Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:
Si el usuario confirma. entonces se desactivan los botones de modificación. la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación. El usuario no podrá modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.
donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel. este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”
Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana.MANUAL DE USUARIO
b. el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar.
. al encontrarlo pulsamos el botón abrir. Subir Notas desde Excel
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.MANUAL DE USUARIO
22. pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel.
Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información de las notas que se han registrado. Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluación haya sido modificado Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.
Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de estudiantes. para lo cual se tiene que elegir el grado y sección.
Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo. Registro de Apreciaciones de Docentes
. en el caso que quiera seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.MANUAL DE USUARIO
. tanto para las fases regulares y de recuperación. se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos. Este proceso tiene las siguientes características: Se ejecuta centralizadamente. Procesar Notas
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso.
24. Es decir desde la estación del usuario.MANUAL DE USUARIO
diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de notas. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. En esta columna los estados posibles son: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo. El usuario debe indicar el año académico. b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. tal como lo muestra la siguiente pantalla:
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año académico.MANUAL DE USUARIO
Es asíncrono. Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente
. Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. FASE REGULAR Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular. En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo.
. Este proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. Aplica las reglas de promoción y repitencia
Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso. número de estudiantes)
La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.MANUAL DE USUARIO
Datos de la fecha. secciones. hora y usuario que ejecuto el proceso
Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados. el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el estado de Conforme. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante.
Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana.
La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes.
f) La sétima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente. Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones. seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.
Áreas y criterios de evaluación.MANUAL DE USUARIO
Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones. para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico.
Los estados se encuentran como Evaluados. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado. Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso.
Proceso de generación de pre-matrícula.
de lo contrario el proceso no será completo y se mostrará el siguiente mensaje:
Ya en la ejecución misma del proceso. permitiendo solo un procesamiento. el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente. se muestra el siguiente mensaje:
25. Asegúrese de ello. al presionar el botón. La pantalla de registro es como sigue:
. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales.MANUAL DE USUARIO
Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. una sección. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. o hasta a un estudiante en particular. de lo contrario.
este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”.
Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Selección: Secciones.
. Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana. esta opción se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado. se debe pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana. seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.MANUAL DE USUARIO
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar. sino se emitirá este mensaje
. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. por ejemplo:
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.MANUAL DE USUARIO
Consulte con el administrador del sistema en la IE.
26. se puede acceder al link “Ver Informe”. Impresión de Boletas de Información
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados. no se puede tener accesos. Inicialmente. se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas:
. es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado. por estudiante.MANUAL DE USUARIO
Finalmente. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO.
Para ver un informe detallado del procesamiento. por secciones.
Regresando a la impresión de libretas. se indica el criterio de selección.MANUAL DE USUARIO
. sobre alguno de ellos.
27. pulsa el botón Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.
Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir. Acta Consolidada de Evaluación
Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección. presionando el botón de Generar archivo de impresión.
en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación
29. Recuperación Subsanación
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación. examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte. Registro de Notas de Área a Cargo
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante.MANUAL DE USUARIO
28. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:
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