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GRUPO DE GESTIÓN HUMANA BOGOTA D.C. - PDF
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Luis Miguel Calderón Rodríguez
1 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA BOGOTA D.C.
2 ÍNDICE 1. MARCO NORMATIVO 2. OBJETIVO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL DAFP 2.1 Objetivos Específicos 3. DEFINICIONES 3.1. Competencias 3.2. Capacitación 3.3. Formación 3.4. Educación no Formal (Educación para el trabajo y desarrollo Humano) Educación Informal 3.6 Educación Formal 4. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CAPACITACIÓN 5. LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y PEDAGOGICOS 5.1. Conceptuales 5.2. Pedagógicos La Profesionalización del Empleo Público Desarrollo de Competencias Laborales Enfoque de la formación basada en Competencias La educación basada en problemas El Proyecto de Aprendizaje en Equipo Valoración de los Aprendizajes 6. LINEAS PROGRAMATICAS PARA ENMARCAR LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO PAE ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL DAFP. Inducción Reinducción Plan de Capacitación - PIC - Red de Capacitación 8. CONSOLIDADO PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO (PAE) DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 10. EJECUCIÓN 11. INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL PIC 12. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Evaluación del impacto de la Capacitación 13. ANEXOS
3 1. MARCO NORMATIVO Decreto 1567 de Agosto 5/1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Artículo 4 - Definición de capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa Decreto No. 682 de Abril 16 /2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación. Ley 909 de Septiembre 23/ 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.. Artículo 15 - Las Unidades de Personal de las entidades. 2. Serán funciones específicas de estas unidades de personal, las siguientes: e) Diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan Nacional de Formación y Capacitación Artículo 36 - Objetivos de la Capacitación. 1. La capacitación y formación de los empleados está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. 2. Dentro de la política que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, las unidades de personal formularán los planes y programas de capacitación para lograr esos objetivos, en concordancia con las normas establecidas y teniendo en cuenta los resultados de la evaluación del desempeño Decreto 1227 de Abril 21/ 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto - ley 1567 de TITULO V SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y ESTIMULOS CAPITULO I Sistema nacional de capacitación Artículo 65: Los planes de capacitación institucionales deben responder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados, para desarrollar los planes anuales institucionales y las competencias laborales. Los estudios deberán se adelantados por las unidades de personal o por quien haga sus veces, para lo cual se apoyarán en los instrumentos desarrollados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y por la Escuela Superior de Administración Pública. Los recursos con que cuente la administración para capacitación deberán atender las necesidades establecidas en los planes institucionales de capacitación.
4 Artículo 66: Los programas de capacitación deberán orientarse al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia. Artículo 68: En desarrollo del artículo 3, literal c), numeral 3 del Decreto-ley 1567 de 1998, conformase la Red Interinstitucional de Capacitación para Empleados Públicos, con el objeto de apoyar los planes de capacitación institucional. La Red estará integrada por las entidades públicas a las cuales se aplica la Ley 909 de 2004 Ley 1064 de Julio 26/2006 Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano establecida como educación no formal en la ley general de educación- Artículo 1. Reemplácese la denominación de Educación no formal contenida en la Ley General de Educación y en el Decreto Reglamentario 114 de 1996 por Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano Decreto 4665 de Noviembre 29/ 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias. Resolución 440 de Noviembre /2008 Por la cual se reglamenta el Plan de Capacitación y Formación de los empleados del Departamento Administrativo de la Función Pública. GUÍA para la Formulación del Plan de Capacitación - PIC - con base en Proyectos de aprendizaje en equipo. Establece las pautas para que la formulación de los Planes es de Capacitación. PIC - se aborden de manera integral: Proporciona pasos, instrumentos, formatos para entender el aprendizaje basado en problemas y el enfoque de capacitación por competencias 2. OBJETIVO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL DAFP. Cubrir las necesidades y requerimientos de formación y capacitación expresados por los funcionarios a través de los Proyectos de aprendizaje en equipo - PAE para el fortalecimiento de sus competencias laborales, reafirmando a la vez conductas éticas que nos permitan generar la cultura del servicio y la confianza ciudadana a través del autoaprendizaje OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer las orientaciones conceptuales, pedagógicas, temáticas y estratégicas de esta política en el marco de la calidad y las competencias laborales. Contribuir al mejoramiento institucional, fortaleciendo las competencias de los funcionarios y la capacidad técnica de las áreas que aportan a cada uno de los procesos y procedimientos del DAFP. Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una ética del servidor público. Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos, los objetivos y los procesos y procedimientos de la entidad. Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes, para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales. Contribuir al desarrollo de las competencias individuales (contenidas en los manuales de funciones y de competencias laborales del DAFP) en cada uno de los servidores.
5 El programa de INDUCCIÓN, tiene por objeto iniciar al funcionario en su integración a la cultura organizacional, al sistema de valores de la entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión, objetivos, procesos y procedimientos de la entidad y crear sentido de pertenencia hacia la misma. El programa de REINDUCCIÓN está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en el estado y sus funciones, al interior de la entidad, en la dependencia donde labora, en el puesto de trabajo y al proceso que alimenta; facilitando con ello un mayor sentido de pertenencia e identidad de los funcionarios con respecto al DAFP. Contribuir en el proceso de capacitación de cada una de las áreas y de los procesos del Departamento Administrativo, con el fin de que como organismo rector en Políticas de Administración Pública, pueda satisfacer las necesidades de sus clientes internos y externos a través de sus servidores. Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana. Mejorar el desempeño de los servidores públicos del Departamento 3. DEFINICIONES 3.1 Competencia Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores y actitudes. (Guía para la Formulación del Plan de Capacitación - PIC DAFP). 3.2 Capacitación Es el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios y al eficaz desempeño del cargo ( Decreto 1567 de Art.4). 3.3 Formación La formación, es entendida en la referida normatividad sobre capacitación como los procesos que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. 3.4 Educación No Formal (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano) La Educación No Formal, hoy denominada Educación para el trabajo y el Desarrollo Humano (según la ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional, y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal. (Ley 115 de Decreto 2888/2007). 3.5 Educación Informal La educación informal es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados ( ley 115 /1994).
6 3.6 Educación Formal Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con suje4ción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. (Ley 115 de 1994 Decreto Ley 1567 de 1998 Ar.4 Decreto 1227 de 2005 Art. 73). 4. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CAPACITACIÓN La capacitación, en el Departamento Administrativo de la Función Pública, deberá basarse en los siguientes principios, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1567 de 1998: Complementariedad: La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales. Integralidad: La capacitación debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y con el aprendizaje organizacional. Objetividad: La formulación de políticas, de planes y programas de capacitación, debe ser la respuesta a un diagnóstico de necesidades de capacitación previamente realizado, utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas. Participación: Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados. Prevalencia del interés de la organización: Las políticas, los planes y los programas responderán fundamentalmente a las necesidades de la organización. Integración a la carrera administrativa: La capacitación recibida por los empleados debe ser valorada como antecedente en los procesos de selección, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia. Prelación de los empleados de carrera: Para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo, tendrán prelación los empleados de carrera. Economía: En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional. Énfasis en la práctica: La capacitación se impartirá privilegiando el uso de metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de caos concretos y en la solución de problemas específicos del DAFP. 5. LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y PEDAGÓGICOS 5.1 CONCEPTUALES La Profesionalización del Empleo Público: Para alcanzar esta profesionalización es necesario garantizar que los empleados públicos posean una serie de atributos como el mérito, la vocación de servicio, responsabilidad, eficacia y honestidad de manera que se logre una administración efectiva. Desarrollo de Competencias laborales: Se define Competencias Laborales como la capacidad de una persona para desempeñar en diferentes contextos y con base en los
7 requerimientos de calidad y resultados las funciones inherentes a un empleo, capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Enfoque de la formación basada en Competencias: Se es competente solo si se es capaz de resolver un problema aplicando un saber, con una conducta asociada adecuada y con la ejecución de unos procedimientos requeridos en un contexto específico. 5.2 PEDAGÓGICOS La Educación Basada en Problemas: Los problemas deben entenderse como una oportunidad para aprender a través de cuestionamientos realizados sobre la realidad laboral cotidiana. En estos casos el funcionario desarrolla aspectos como el razonamiento, juicio crítico y la creatividad. El Proyecto de Aprendizaje en Equipo: Se plantea con base en el análisis de problemas institucionales o de retos o dificultades para el cumplimiento de metas y resultados institucionales del empleado. Valoración de los Aprendizajes: Se realiza mediante la ficha de desarrollo individual que recoge todas las evidencias de los procesos de aprendizaje que ha desarrollado el funcionario. El objetivo de este instrumento es monitorear el proceso de aprendizaje que desarrolla cada equipo y cada funcionario aún cuando no se haya conseguido la resolución del problema eje del proyecto. 6. LINEAS PROGRAMÁTICAS PARA ENMARCAR LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO 2014 Técnicas de Comunicación Sistemas de Información y Herramientas Tecnológicas. Herramientas para la Planeación, Control y Seguimiento de la gestión. Políticas Públicas Actualización Normativa Vocación por el servicio y ética del servidor público Cultura Organizacional, innovación y gestión del cambio. Fortalecimiento a la gestión Acta No.07 de Diciembre 20 de 2011 del Comité de Capacitación (Anexo 1- Líneas programáticas y competencias y detección de necesidades) 7. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL DAFP Este programa pretende desarrollar actividades de formación y capacitación para los empleados de la entidad, a través de la generación de conocimientos, el desarrollo y fortalecimiento de competencias, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño del cargo, Cubre los siguientes subprogramas: 7.1 Inducción El programa de inducción, tiene por objeto iniciar al funcionario en su integración, a la cultura organizacional, al sistema de valores de la entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión y objetivos institucionales y crear sentido de pertenencia hacia el DAFP.
8 Este programa se realiza cada vez que ingrese un funcionario a la entidad, a través de una serie de charlas que se dictaran en dos jornadas (mañana y tarde) y las cuales estarán agendadas según los temas a tratar como: La Oficina de Planeación dará a conocer la Estructura del Estado, Qué es el DAFP?, Misión y Visión, Sector Administrativo, Principios y Valores, Estructura-Organigrama Objetivos es. El Grupo de Gestión Humana: Dará a conocer los programas de Bienestar y Salud Ocupacional, Programa de Capacitación, Nómina, Evaluación del desempeño, estructura y número de funcionarios, el código de ética y valores de la entidad, régimen salarial y prestacional, Fondo de Empleados. El funcionario asignado por la líder de Comunicaciones hablara sobre este subproceso y la página WEB El Grupo de Gestión Documental dará a conocer este proceso y el sistema Orfeo. El Grupo de Atención al Ciudadano dará a conocer las políticas de atención, productos y servicios. La Oficina de Planeación dará a conocer todo el Sistema de Gestión Integrado, donde se tocara temas como los procesos y procedimientos Manual de calidad - Política, Direccionamiento Estratégico, Reportes de Mejoramiento y Auditorias de Calidad La Oficina Jurídica participa a través de la divulgación de la Ley 1010 de 2009 Acoso Laboral. Por último se da a conocer los diferentes aplicativos de uso en el DAFP como el SIPLAN Y ESTADISTICAS ( Oficina de Planeación), ORFEO (Grupo de Gestión Documental) Finalmente se hace un acompañamiento con un tutor por un lapso de 15 a 20 días. (Dicho tutor es nombrado por el jefe del área donde va a desempeñarse el funcionario que ingresa), quien se responsabilizará de la inducción en el puesto de trabajo a través de un cronograma de temas y actividades a desarrollar. 7.2 Reinducción. El programa de Reinducción está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en el Estado o en la entidad, fortaleciendo su sentido de pertenencia e identidad frente al Departamento. La reinducción se impartirá a todos los empleados por lo menos cada dos años (Decreto 1567 CAPITULO II), a través de la presentación por parte de los directivos o funcionarios competentes, de los planes y proyectos a desarrollar, las estrategias y objetivos de cada una de las áreas, así como los lineamientos generales de la entidad. (Anexo 2 - Cronograma actividades Inducción-Reinducción) 7.3 Plan de Capacitación PIC El Plan de Capacitación PIC es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública. Para su formulación se desarrolla las siguientes fases: Aplicación, tabulación y análisis de la encuesta de expectativas sobre Bienestar, Salud Ocupacional y Capacitación. Revisión de las Políticas impartidas sobre el tema de Capacitación por parte del Gobierno Nacional Determinar las líneas programáticas para enmarcar lo Proyectos de aprendizaje 2012( Comité de Capacitación) Capacitación a los funcionarios enlace asignados por las distintas dependencias para la formulación de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo - PAE
9 Formulación y acompañamiento de los Proyectos de Aprendizaje por equipos (PAE) El proyecto de aprendizaje en equipo (PAE), es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados con diferentes experiencias que trabajan juntos para realizar proyectos relacionados con su realidad, solucionar problemas y construir nuevos conocimientos para resolver necesidades de aprendizaje y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. Consolidación de la información de los Proyectos de aprendizaje en equipo formulados, para estructurar el Plan de Capacitación 2011 y presentarlos al Comité de Capacitación. Programar el PIC con base en los Proyectos de Aprendizaje aprobados en el Comité de Capacitación Ejecución del PIC. (Anexo 2 - Cronograma actividades Programa de Capacitación) 7.4 Red de Capacitación La Red de Capacitación es la ofrecida por otras instituciones públicas, en el marco de sus programas como: Escuela Superior de Administración Pública.-ESAP- Escuela de Alto Gobierno- ESAP Ministerio de Hacienda y Crédito Público Contaduría General de la Nación Gobierno en Línea Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro De Tecnologías del Transporte Departamento Nacional de Planeación - DNP - Servicio Nacional de Aprendizaje SENA-Centro de Gestión Administrativa Instituto de Estudios del Ministerio Público IEMP (Procuraduría) Secretaria Distrital de Movilidad Archivo General de la Nación - AGN 8. CONSOLIDADO DE PROYECTOS DE APRENDIZAJE INSTITUCIONAL En esta etapa el Profesional asignado por el Grupo de Gestión Humana consolida la información de los Proyectos de Aprendizaje PAE formulados en la Entidad. (Anexo N 2 Consolidado Proyectos de Aprendizaje) Después de culminada la fase de consolidación de la información de los Proyectos de aprendizaje en equipo formulados en la Entidad, mediante la organización de la información de estos; el grupo de gestión Humana siguiendo las pautas y parámetros establecidos por la Guía para La Formulación del PIC diseña un cuadro o matriz, donde se contemplaran los siguientes aspectos: Dependencia que lo formula Necesidad Nombre del Proyecto Línea programática del proyecto Competencia a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Pregunta problemática Temas de capacitación a desarrollar Tipo de facilitador ( interno o externo) Fecha de Ejecución Intensidad horaria Cotizaciones u oferentes.
10 Posteriormente se clasifican los proyectos que se trabajaran con facilitadores externos. Luego se presenta esta información al Comité de Capacitación y Comisión de Personal con el fin de que estos cuente con los elementos necesarios para que se pueda establecer cuáles serán los proyectos aprobados en el Plan de Capacitación (PIC); sin olvidar que hay que dar prelación a las necesidades de capacitación más sentidas y que tengan mayor cobertura es decir preferiblemente transversales. 9. DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Para el diagnóstico de necesidades de capacitación se tiene en cuenta las necesidades institucionales planteadas en los diferentes Proyectos de Aprendizaje en Equipo, como también las diferentes preguntas problemáticas formuladas y los resultados de la encuesta de expectativas sobre Bienestar, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación, el análisis de las necesidades detectadas en la evaluación de desempeño por medio de un plan de acción que ayude al desarrollo de sus actividades, todo esto analizado y con resultados que se obtuvieron previamente. Analizada la información se puede determinar si existen temas transversales a la Entidad como también detectar la cobertura que pueda presentar en los diferentes niveles jerárquicos. Se encontró que temas y actividades de capacitación requieren financiación o apoyo tanto interno como externo, en este caso se elabora un cuadro donde se encuentra consolidada la información de los facilitadores externos en el cual se contemplan los siguientes aspectos: Dependencia Tema Capacitación Establecimiento Educativo o Facilitador Valor Inversión Observaciones Con lo expuesto anteriormente, se presenta esta información al Comité de Capacitación y Estímulos y a la Comisión de Personal (si está conformada), según el artículo 16 con el fin de que puedan contar con las suficientes herramientas para que puedan determinar cuales serán los proyectos aprobados y conformaran el Plan de Capacitación (PIC). 10. EJECUCIÓN Se informa mediante comunicado interno a las diferentes dependencias que presentaron sus proyectos su aprobación o no y las acciones a seguir. En el caso de la ejecución de los proyectos con facilitadores internos el profesional asignado del grupo de Gestión Humana trabajará directamente con el funcionario de enlace asignado por el área, frente al cronograma y temas a desarrollar presentados en el proyecto y realizará el respectivo seguimiento. Para los proyectos donde se determine la necesidad de contratar facilitadores externos, el área responsable deberá formular la solicitud de contratación ante el Comité de Contratos del Departamento que dará la aprobación definitiva al trámite del proceso de selección. Una vez el proceso sea aprobado por este Comité, corresponde al área que formulo la necesidad de capacitación considerar los términos de contratación correspondientes y adelantar los estudios, procedimientos, y demás trámites de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de la entidad. 11. INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL PIC Los indicadores que se trabajaran son: Formulación de los Proyectos de Aprendizaje: Proceso mediante el cual se formularon los proyectos de cada área, con el acompañamiento del Grupo de Gestión Humana. Consolidación del Diagnóstico de los Proyectos de Aprendizaje. Implementación del PIC
11 (Anexo N 3 Indicadores para evaluar la gestión del PIC) 12. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Esta fase permite mirar, en primera instancia el impacto de la formación y capacitación en los funcionarios; en segundo lugar posibilita medir los resultados organizacionales y por último sirve como retroalimentación para realizar los ajustes necesarios. La evaluación de la capacitación no es una etapa al final de la ejecución del plan, sino que es una acción que acompaña el diseño, la ejecución y los resultados del PIC EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN Nos permite medir los resultados finales en la organización obtenidos como consecuencia de la asistencia de los funcionarios a los diversos cursos, seminarios, talleres, diplomados o congresos de formación. Semestralmente se presentara un informe. (Anexo N 4 Evaluación del Impacto de la Capacitación).
12 13. ANEXOS
13 ANEXO N 1 LINEAS PROGRAMÁTICAS PARA ENMARCAR LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO PAE COMPETENCIAS (DECRETO 2539 Art. 6 y 7) DETECCIÓN DE NECESIDADES PARA PROYECTOS DE APRENDIZAJE CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS PAE- 2014
14 LINEAS PROGRAMÁTICAS PARA ENMARCAR LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO PAE 2014 COMPETENCIAS (DECRETO 2539 Art. 6 y 7)
15 DETECCION DE NECESIDADES PARA PROYECTOS DE APRENDIZAJE CON RECURSOS ASIGNADOS PAE 2014 Detección de necesidades de Capacitación 2014 Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP DESCRIPCION AREA LINEA PROGRAMATICA Información Exógena GGF Actualización en sistemas de Gestión Reforma tributaria a nivel de Retenciones GGF Actualización en sistemas de Gestión Excel Avanzado GGF Sistemas de Información y herramientas tecnológicas Redacción y Técnicas Ortográficas GGF Sistemas de Información y herramientas tecnológicas Actualización Presupuestal GGF Actualización en sistemas de Gestión NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) GGF Actualización en sistemas de Gestión Contratación GGF Actualización en sistemas de Gestión Presupuesto Público Colombiano GGF Actualización en sistemas de Gestión Normatividad para los procesos Meritocráticos GGM Actualización en sistemas de Gestión Competencias GGM Actualización en sistemas de Gestión Entrevistas GGM Fortalecimiento a la Gestión Nuevas tendencias de evaluación GGM Fortalecimiento a la Gestión : Innovación Planeación, riesgos y calidad de los procesos (funciones) Inventarios GGM GGA Herramientas para la planeación, control y seguimiento de la gestión Herramientas para la planeación, control y seguimiento de la gestión Manejo Vehicular Defensivo y Preventivo GGA Fortalecimiento a la Gestión Manejo y Administración de caja menor GGA Fortalecimiento a la Gestión Sistema SUIFP OAP Actualización en sistemas de Gestión Sistema SPI OAP Actualización en sistemas de Gestión Sistema integrado de Gestión bajo las normas ISO de referencia internacional OAP Actualización en sistemas de Gestión Ofimática Transversal Sistema de Información y herramientas tecnológicas Redacción de hallazgos derivados de auditorías. Sistemas de Gestión de Calidad DCI-RT DCI-RT Herramientas para la planeación, control y seguimiento de la gestión Herramientas para la planeación, control y seguimiento de la gestión Actualización Laboral GGH Actualización en sistemas de Gestión Regímenes Pensiónales GGH Actualización en sistemas de Gestión Actualización de Norma de Calidad GGH Actualización en sistemas de Gestión Trabajo en equipo Herramientas para presentaciones Implementación en modelos de gestión MECI, Sistema integrado de gestión Estructura del Estado Administración Pública Normatividad Vigente Técnicas de evaluación Lineamientos de la Dirección Desarrollo de aplicaciones Organización Curso redacción Herramientas tecnológicas N/A N/A Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión Fortalecimiento a la Gestión N/A Fortalecimiento a la Gestión Fortalecimiento a la Gestión N/A Sistema de Información y herramientas tecnológicas
16 Argumentación Jurídica y expresión oral Gestión Proyectos Gerencia de proyectos; ITIL; Liderazgo, Coaching Manejo de bases de datos Furag; Meci; SIGEP Certificación en metodólogo Tema de administración laboral Idiomas Manejo de ORFEO y Outlook Temas de empleo público y tributarios Formación normativa; auditoria, redacción e informes Cursos, Conferencias, participación en seminarios y charlas especializadas frente a las funciones propias de DDO y del DAFP Función Pública, Administración Pública Contemporánea, Gestión Pública Capacitación en gestión electrónica de documentos Seminarios, talleres, Simposios, Conferencias y demás actividades relacionadas para actualización del Presupuesto Capacitación en técnicas para hablar en público Fortalecer el tema de la nueva norma de contratación Nuevas tendencias tecnológicas en materia de administración e ingeniería Gerencia de proyectos y actualización de normas de calidad Diseño gráfico Derecho laboral administrativo Redes virtuales y comunicación Información exógena, actualización tributaria, normas NIIP, actualización presupuestales y contables Capacitación de un nivel superior a la emitida por SENA Fortalecimiento a la Gestión Fortalecimiento a la Gestión Fortalecimiento a la Gestión Sistema de Información y herramientas tecnológicas Fortalecimiento a la Gestión N/A N/A Innovación Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión Actualización en sistemas de Gestión N/A Fortalecimiento a la Gestión Actualización en sistemas de Gestión N/A Fortalecimiento a la Gestión Actualización en sistemas de Gestión Fortalecimiento a la Gestión Innovación Actualización en sistemas de Gestión Sistema de Información y herramientas tecnológicas Actualización en sistemas de Gestión N/A
17 ANEXO N 2 CRONOGRAMA ACTIVIDADES INDUCCIÓN- REINDUCCIÓN 2014 CRONOGRAMA ACTIVIDADES PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 2014
18 Fases para el Desarrollo y Formulación del Plan de Capacitación 2014 El Diseño del Plan de Capacitación se basa en los proyectos de aprendizaje que responden a necesidades concretas de capacitación para enfrentar un problema o reto estratégico institucional. En el diseño del Plan de Capacitación PIC, si bien se siguen las etapas tradicionales de diagnóstico, programación, ejecución y evaluación, su organización depende de la formulación de proyectos de aprendizaje, los cuales deben elaborarse bajo la orientación de las áreas de recursos humanos y con la participación de las diferentes áreas de trabajo o dependencias de la entidad, involucrando tanto a jefes como a grupos de empleados. Análisis, diseño, revisión y documentación del nuevo programa Capacitación en cumplimiento de la ley - Revisión de las Políticas impartidas sobre el tema de Capacitación por parte del Gobierno Nacional. Establecer un cronograma de trabajo para la sensibilización sobre la capacitación por competencias y los proyectos de aprendizaje en equipo. Orientar la identificación de facilitadores internos por parte de los equipos de aprendizaje, según las fortalezas para atender los temas y problemas institucionales seleccionados. Sensibilizar a los funcionarios sobre la Capacitación para el Desarrollo de Competencias con base en los Proyectos de Aprendizaje Aplicación y recolección de la encuesta de expectativas sobre Bienestar, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación realizada por correo electrónico. Capacitación a los servidores enlace con las dependencias para formular los - PAE Formulación y acompañamiento a los Proyectos de Aprendizaje en Equipo - PAE Recolección de necesidades de capacitación por cada área y asesoría permanentemente en la formulación de los proyectos a las áreas de la Entidad y a los equipos de aprendizaje para que respondan a problemas o retos institucionales priorizados. Recolección de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo PAE. Consolidado PAE 2014 para clasificar la información de los proyectos de aprendizaje -PAEformulados en la Entidad, con el fin de organizar, analizar y facilitar las acciones a realizar para incluirlas en la formulación del PIC Plan de Capacitación. Presentación del PIC 2014 al Comité de Capacitación para su aprobación Ejecución poner en marcha las distintas acciones para garantizar la realización de las estrategias o métodos de aprendizaje previstos en los proyectos de aprendizaje; Seguimiento del PIC 2014.
19 Cronograma de Actividades Programa de Inducción y Re-inducción 2014 Departamento Administrativo de la Función Pública MES DIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Reinducción ORFEO + GGD Reinducción SGI Inducción Reinducción ORFEO + GGD Actualización, diseño, revisión, documentación del nuevo programa de Inducción y Reinducción en cumplimiento de la ley- Revisión de las políticas impartidas sobre el tema de Capacitación por parte del Gobierno Nacional. Reinducción ORFEO + GGD Reinducción pendiente por definir tema Inducción Inducción 21 Inducción
20 Reinducción ORFEO + GGD Reinducción ORFEO + GGD Reinducción Empleo público + GGH Reinducción pendiente por definir tema * INDUCCIÓN * REINDUCCION OBSERVACIONES: Las fechas y temas de re inducción pueden estar sujetas a cambio, según las circunstancias. La inducción se realizará de acuerdo a los servidores que ingresen a la Entidad, (Según el Decreto 1567 Art.7 literal a)...este proceso se puede iniciar durante los cuatros meses siguientes a su vinculación.
21 DIA MES Cronograma de Actividades Programa de Capacitación 2014 Departamento Administrativo de la Función Pública ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Actualización, 7 diseño, revisión, documentación del nuevo 8 programa de Inducción y Reinducción en 9 cumplimiento de la ley- Revisión de las políticas impartidas sobre el tema de 10 Capacitación SIGEP Capacitación Generalidades del Procedimiento Seguridad y Salud en el Trabajo Capacitación Archivo Electrónico GGD Metodología y las Capacitación por 11 herramientas parte del Gobierno Capacitación ITIL LEGO SERIOUS Nacional. Sistemas PLAY (LSP) 12 Innovación Capacitación LIFERAY Sistemas 13 Capacitación Redhat Tunning Sistemas Capacitación Windows Server 2012 Sistemas Capacitación Archivo Electronico GGD
22 Capacitación Archivo Electrónico GGD 20 Capacitación Archivo Electrónico GGD Capacitación Tuning SQL Sistemas Capacitación Archivo Electrónico GGD Campaña y capacitación para el manejo de accidentes de trabajo Capacitación Seguridad Informática Sistemas * CAPACITACIÓN OBSERVACIONES: Las fechas y temas de capacitación pueden estar sujetas a cambio según la disposición de fecha y horario de los facilitadores.
23 ANEXO 2 CONSOLIDADO PROYECTOS DE APRENDIZAJE 2014
24 TOTAL PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO (PAE) 2013 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA (DAFP) CONSOLIDACION PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO - PAE 2014 N ÁREA PROYECTOS Dirección de Empleo Público (DEP) 1 Dirección de Desarrollo Organizacional (DDO) 1 Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites (DCI-RT) 4 Dirección Jurídica (DJ) 1 Secretaria General (SG) 0 Oficina de Sistemas (OSI) 1 Oficina de Control Interno (OCI) 2 Oficina de Planeación (OAP) 3 Grupo de Gestión Humana (GGH) 1 Grupo de Gestión Financiera (GGF) 0 Grupo de Gestión Contractual (GGC) 0 Grupo de Atención al Ciudadano (GAC) 1 Grupo de apoyo a la Gestión Meritocrática (GGM) 1 Grupo de Gestión Servicios administrativos (GGA) 1 Grupo de Gestión Documental (GGD) 1 TOTAL PROYECTOS PAE
25 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA (DAFP) CONSOLIDADO DE PROYECTOS DE APRENDIZAJE (PAE) 2013 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 1 Dirección de Empleo Público (DEP) Formulación y asesoría sobre políticas de empleo público Formulación y Asesoría para Operar las Políticas Públicas de Empleo Política Pública Orientación a resultados X X X Cómo innovar en el proceso de formulación y asesoría a las entidades públicas en la gestión del talento humano? Conocer la Política de Empleo Público Identificación y Estandarización de Competencias Laborales Sistema Nacional de Cualificaciones Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana Plan de Capacitación N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 2 Dirección Jurídica (DJ) El DAFP debe atender las peticiones y por esta razón se hace necesario que los funcionarios que desempeñan dicha labor tengan los conocimientos necesarios que permitan argumentar jurídicamente los conceptos que se emiten. Los profesionales de la Dirección Jurídica deben tener las bases, los conocimientos y las técnicas para argumentar los conceptos que se emiten, así como las demandas y contestación de las demandas que exigen la actividad diaria de la Entidad Curso de Argumentación Jurídica Técnicas de comunicación Aptitud X X Cómo se puede lograr que los Profesionales de la Dirección Jurídica adquieran los conocimientos técnicos y de fondo que permitan argumentar los conceptos, demandas y contestaciones de las demandas del DAFP? Argumentación lógica o retórica?. El silogismo como modelo del argumento deductivo. El Trabajo jurídico- los textos jurídicos como objeto del trabajo jurídico- identificación y diferenciación de las clases de textos jurídicos. Textos jurídicos del primer orden y segundo orden. Identidad de los textos jurídicos. Defectos comunes y errores frecuentes en la construcción de cadenas argumentativas. Los roles jurídicos y su importancia en la construcción de argumentos jurídicos. Por definir 26
26 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas Integración del SIGEP ( Subsistema de Organización - Subsistema de Recursos Humanos - Subsistema de Servicio al Cliente) Primer semestre 24 3 Dirección de Desarrollo Organizacional (DDO) Fortalecer el conocimiento y operación de gestión de registros de los módulos del Subsistema de Organización, Recursos Humanos y Servicio al Cliente. Del SIGEP. Se requiere además una actualización permanente sobre los temas que competen al Desarrollo de las Organizaciones Actualización del SIGEP y temas competentes con la modernización institucional Fortalecimiento a la gestión institucional: Innovación Competencias comunes: orientación al usuario y al ciudadano Compromiso con la organización Competencias comportamentales: toma de decisiones, liderazgo, responsabilidad, aptitud Competencias comunes: orientación al usuario y al ciudadano Compromiso con la organización Competencias comportamentales: toma de decisiones, liderazgo, responsabilidad, aptitud X X X X X Cómo se puede lograr que el trabajo de la DDO consolide el conocimiento técnico y operativo de gestión del SIGEP? Qué mecanismos podemos utilizar para actualizar y fortalecer el conocimiento que requerimos para llevar a buen término la Asesoría y acompañamiento a las entidades dispuestas a una modernización institucional e innovación de las mismas? Subsistema Organización y sus respectivos módulos Subsistema de Recursos Humanos y sus respectivos módulos Subsistema de servicio al Cliente y sus respectivos módulos Tema de Garantías Electorales Situaciones Administrativas FURAG (Formato Único Reporte Avances de la Gestión) Primer semestre Segundo semestre Segundo semestre Enero 16 / Por definir 2 Marzo de Nuevo MECI ( Riesgos e Indicadores) Abril de Plan de Auditoria (Guía que sacó el DAFP) Por definir 2
27 Innovación de Instrumentos de apoyo ( Guía modernizaciónúltima versión y Manual de estructura del estado) Por definir 3 Manejo Webex ( Video Conferencia) Febrero de N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 4 Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites (DCI-RT) En la evaluación de la gestión institucional y el control interno se ha identificado la necesidad de orientar en el ejercicio de auditorías. El año anterior la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites elaboró una Guía de Auditoria acompañada de instrumentos de auditoría, igualmente se desarrollo un diplomado sobre auditorias. Hoy es necesario reforzar o adquirir habilidades especialmente en la redacción de hallazgos fruto de los ejercicios de auditoria Auditorias Herramientas para la planeación, control y seguimiento de gestión. Orientación a Resultados X X X En qué consiste un ejercicio de auditoría, qué elementos objetivos deben cuidarse en los ejercicios de auditoría, cómo se redacta de manera adecuada un hallazgo producto del ejercicio de auditoría? Decreto 2482 de 2012/Modelo Integrado de Planeación y Gestión/ Aspectos normativos que han generado la necesidad de actualización de la metodología. modelo/otros componentes en el Modelo Qué es el Formulario Único Reporte Avance de la Gestión/Qué tipo de preguntas contiene/ dónde se diligencia el Formulario/ Qué se evalúa a través del Formulario/ Indicadores/Qué entidades y organismos de la administración pública están obligados/ qué excepciones se han dado. Última semana de Enero Última semana de Enero/ Primera semana de Marzo/ Última semana de Julio/ Última semana de Agosto 4 8
28 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 5 Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites (DCI-RT) Con la expedición del Decreto 2482 de 2012 se adopto El Departamento Administrativo de la Función Pública es parte fundamental en la administración del Modelo y del Formulario único y en particular la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites que tiene a su cargo el liderazgo. Lo anterior hace necesario que los profesionales del área tengan conocimientos de los cambios, avances y sepan orientar o asesorar las entidades públicas. Conocer en qué se actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.- Conocer marco normativo del modelo. Resolver inquietudes para brindar asesoría sobre la aplicación del modelo. Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión y Modelo Integrado de Planeación y Gestión Herramientas para la Planeación, Control y Seguimiento de la Gestión Orientación a resultados X X X En qué consiste el Modelo Integrado de Planeación y Gestión establecido por el Decreto 2482 de 2012; qué aspectos nuevos contiene el Modelo? Cómo se integran las políticas de desarrollo administrativo? Cuál es la herramienta para evaluar el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo? En qué consiste el Modelo Integrado de Planeación y Gestión establecido por el Decreto 2482 de 2012; qué aspectos nuevos contiene el Modelo?. Cómo se integran las políticas de desarrollo administrativo?. Cuál es la herramienta para evaluar el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo? Qué es el Formulario Único Reporte Avance de la Gestión/Qué tipo de preguntas contiene/ dónde se diligencia el Formulario/ Qué se evalúa a través del Formulario/ Indicadores/Qué entidades y organismos de la administración pública están obligados/ qué excepciones se han dado Última semana de Enero Última semana de Enero/ Primera semana de Marzo/ Última semana de Julio/ Última semana de Agosto 4 8
29 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas Realizar mesas de trabajo donde se socialice y analicen las normatividades relacionadas con los trámites y la ley anti trámites. Febrero y marzo de Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites (DCI-RT) Se requiere que todos los profesionales del área, tengamos conocimiento amplio acerca del ámbito de aplicación de las normas vigentes de la política anti trámites Ámbito de aplicación de la política anti trámites Políticas Públicas Orientación al usuario y al ciudadano X Cómo identificar quienes deben implementar la política anti trámites en el país? Realizar mesas de trabajo donde se socialice y analicen las normatividades relacionadas con los trámites y la ley anti trámites. Febrero y marzo de Hacer casos de uso y fogueo que permita un mayor dominio del tema Febrero y marzo de N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 7 Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites (SG) Se requiere que todos los profesionales del área tengamos la competencia para proporcionar métodos de racionalización de trámites que sean efectivamente Fortalecer herramientas para las asesorías en racionalización de trámites. Políticas Públicas Orientación al usuario y al ciudadano X Como aplicar efectivamente los métodos de racionalización de trámites? Normatividad vigente sobre la política de racionalización de trámites y principios de la política de racionalización de trámites Marzo y abril de
30 aplicados por las instituciones Métodos y herramientas de racionalización de trámites para diseñar las estrategias anti trámites. Marzo y abril de Herramienta facilitadora para el diseño de estrategias de racionalización de trámites Marzo y abril de Fortalecimiento de técnicas de capacitación Marzo y abril de N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 8 Secretaria General (SG) N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 9 Oficina de Sistemas (OSI) Se requiere fortalecer las competencias de los servidores públicos de la Oficina de Sistemas con el fin de generar Backup del Recurso Humano que administra los servicios y recursos de TICs del Departamento de tal forma que se minimice el riesgo de desatención debido a ausencias (Vacaciones, Fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos de la oficina de sistemas con el fin de generar backup del recurso humano que administra los servicios y recursos de tics Sistemas de Información y Herramientas Tecnológicas Orientación a resultados X X Cómo se puede minimizar el riego de desatención de los servicios y recursos de tics del departamento que puede presentarse por ausencia de los ingenieros a cargo de la administración de los mismos? Fortalecer los esquemas de continuidad de servicios y recursos de TICs críticos que requieren Backup del Recurso Humano que los administra. Compartir material de capacitaciones recibidas por los compañeros de la Oficina de Sistemas para auto capacitación. X Mar - Oct Ene - Dic 20 N/A
31 Incapacidades, etc.) de los Ingenieros del área. N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 10 Oficina de Control Interno (OCI) Importancia de fortalecimiento de las habilidades de las auditorias, para el ejercicio práctico de las auditorias. Habilidades prácticas para realización de auditorías Herramientas para la Planeación, Control y seguimiento de la gestión. Orientación a resultados, transparencia X X Cómo llevo a la práctica conocimientos teóricos adquiridos recientemente, para la realización de auditorías. Auditorias en la práctica Pendiente Pendiente N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 11 Oficina de Control Interno (OCI) Optimización de los recursos con que contamos para la gestión - especialmente para ejecución de auditorías (tiempo, tecnología - hardware, software). Utilización de herramientas tecnológicas para aplicación de encuestas, cuestionarios y diversos métodos de indagación. Sistemas de información y herramientas tecnológicas Planeación X X Cómo utilizo las herramientas tecnológicas en la aplicación de medios de indagación Utilización de la tecnología en las prácticas de auditorías. Técnicas específicas de construcción de instrumentos de indagación a través de la tecnología Pendiente Pendiente Pendiente Pendiente N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas
32 Sistema SUIFP 12 Oficina Asesora de Planeación (OAP) Fortalecer y afianzar su conocimiento y pericia en el registro, revisión, aprobación y seguimiento a los trámites presupuestales derivados de las fases de planeación y ejecución presupuestal de funcionamiento e inversión del Departamento. Dicha información es registrada en los aplicativos Sistema Único de Información de Finanzas Públicas SUIFP-, Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión -SPI- del Departamento Nacional de Planeación DNP y en el Sistema de Información Financiera SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Afianzamiento del Conocimiento de los Sistemas de Información de Inversión Pública. Herramientas para la Planeación, Control y Seguimiento de la Gestión. Orientación a resultados Transparencia Liderazgo X X X Cómo y cuándo se deben gestionar las diferentes operaciones presupuestales y la generación de reportes de información en los Sistemas SUIFP, SPI y SIIF? Sistema SPI Sistema SIIF Documentos sobre el tema N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 13 Oficina Asesora de Planeación (OAP) El mantenimiento y control del sistema de gestión de calidad implementado y certificado desde el año 2009 en el DAFP, Capacitar a un grupo de 25 servidores del DAFP en Normas internacionales de buenas prácticas ISO 14001:2004, Actualización en Sistemas de Gestión Orientación a resultados Transparencia Liderazgo Toma de decisiones Aptitud X X Cómo se deben coordinar las actividades de optimización de los procesos al interior de cada área en la Norma ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental 02/02/ /06/2014
33 requiere del fortalecimiento de las competencias de sus servidores y el desarrollo de habilidades que permitan elevar dicho sistema a un nivel de madurez con estándares internacionales ISO 18001:2007, ISO 26000:2012, ISO 27000:2012 Planeación búsqueda del mejoramiento del sistema de gestión de calidad? Norma OHSAS 18001: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Norma ISO 26000: Guía de Responsabilidad Social 02/02/ /06/ /02/ /06/2014 Norma ISO 27001: Sistemas de Gestión de Seguridad de la información 02/02/ /06/2014 Sistema de Gestión Integral 02/02/ /06/2014 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 14 Oficina Asesora de Planeación (OAP) La Oficina Asesora de Planeación del DAFP precisa consolidar su trabajo en equipo basado en el pensamiento creativo e innovador, características que requieren de un entrenamiento que encamine efectivamente las iniciativas y que promueva una cultura organizacional innovadora. Socializar con el Grupo de la Oficina Asesora de Planeación el conocimiento recibido en el Curso Coach de Innovación dirigido por la Empresa Multinacional Israelí SIT Fortalecimiento a la Gestión : Innovación Orientación a resultados Compromiso con la Organización Liderazgo Toma de decisiones Iniciativa Aptitud Planeación X X X Cómo se pueden generar e implementar ideas que sean innovadoras y prácticas a la vez en la Oficina Asesora de Planeación? Herramientas de Pensamiento Innovador SIT Principios de Innovación SIT Herramientas y principios de innovación SIT en el pensamiento cotidiano de la organización 02/02/ /12/ /02/ /12/ /02/ /12/2014
34 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas Técnicas de innovación para la gestión del talento humano X X Primer semestre del Grupo de Gestión Humana (GGH) Poder tener nuevas e innovadoras herramientas que permitan al grupo de Gestión Humana implementarlas en el cronograma, con el fin de obtener actividades diferentes, creativas y de impacto que generen la atención y participación de todos los servidores. Para esto hay que contar con los conocimientos necesarios para lograr el buen manejo en técnicas de comunicación, convocatoria y conocimiento de las nuevas tendencias que existen en motivación y bienestar para los servidores. Gestión del cambio e innovación en el desarrollo de las actividades Actualización del sistema de Gestión Cultura Organizacional, organización del Cambio Ambiente laboral vocación por el servicio Ética del servidor público Orientación al usuario y al ciudadano Compromiso con la organización Liderazgo Iniciativa Actitud Planeación X X X X Cómo poder mantener la motivación, el bienestar y el sentido de pertenencia de los servidores de la Entidad? Tendencias para la motivación e incentivos Actualización en los programas que se desarrollan en el área de Talento Humano X X X X Primer semestre del 2014 Segundo semestre de N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 16 Grupo de Gestión Financiera
35 (GGF) N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 17 Grupo de Gestión Contractual (GGC) N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas Afianzar en cuanto a temas de reestructuración: en procesos de modernización institucional, estudios técnicos entre otros. Feb Grupo de Atención al Ciudadano (GAC) La labor que desempeñan los funcionarios que integran el grupo de atención al ciudadano implica el conocimiento integral de las competencias del departamento, brindando de este modo una óptima orientación al ciudadano Afianzar conocimientos y saberes de competencia institucional para el adecuado servicio al ciudadano. Cultura Organizacional Gestion Del Cambio, Ambiente Laboral, Vocación Por El Servicio, Ética Del Servidor Publico Orientación al usuario y al ciudadano, compromiso con la organización X X En qué temas de competencia del DAFP el grupo de atención al ciudadano puede reforzar conocimientos para prestar un servicio óptimo? Profundizar En Cuanto A Salarios En Términos De Escalas Salariales, Grados Y Niveles Salariales, Regímenes Especiales De Algunas Entidades Mar-20 2 Complementar Los Conceptos Y Aplicaciones Respecto Al Manual De Funciones. May-15 2 Ahondar acerca de las clases de primas, Ago-21 2
36 reconocimiento y pago, como y a quien aplica, requisitos para el otorgamiento. Profundizar en cuanto a los jefes de control interno a nivel nacional y territorial, requisitos, nombramiento, periodos, funciones y situaciones administrativas. Sep-18 2 N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 19 Grupo de Gestión Meritocrática (GGM) Situación que sustenta el proyecto de aprendizaje y que afecta el desarrollo del trabajo o actividad o proceso de la entidad. Generación de nuevos recursos que impulsen al grupo de trabajo a crear nuevas ideas y propuesta innovadoras. Nuevas Tendencias de Evaluación Fortalecimiento a la Gestión : Innovación Orientación al Usuario y al Ciudadano X X Cómo optimizar los recursos de evaluación para brindarle soporte a las entidades que soliciten nuestro servicio? Técnicas de Innovación Técnicas de Evaluación Técnicas de Evaluación por Competencias Ofimática (Excel) Los últimos viernes de cada mes Los últimos viernes de cada mes Lunes a Viernes de 7 a 9 am N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 20 Grupo de Gestión Administrativa (GGA) Se requiere actualizar conocimientos y conceptos para la Manejo y administración de inventarios Sistema de información y Orientación a resultados X X X Debido a la situación presupuestal de la entidad, se propone Actualización e implementación de procedimientos Según disponibilidad de la entidad Según disponibilidad de la entidad
37 debida prestación de los servicios propios del grupo. Manejo clientes Caja menor Normas de transito herramientas tecnológicas / actualización normativa. gestionar con las entidades públicas competentes para cada tema, la inscripción de los integrantes del equipo de aprendizaje en las distintas jornadas de capacitación programadas durante la vigencia. específicos para cada tema. pública competente en el año 2014 pública competente N Dependencia Necesidad Nombre del Proyecto Línea Programática en que se encuentra enmarcado el proyecto Competencias a trabajar Población Objetivo por nivel Jerárquico Facilitador Pregunta o Temas problemática Directivo Asesor Coordinador Profesional Técnico Asistencial Interno Externo Fecha N de Horas 21 Grupo de Gestión Documental (GGD) Adquirir los integrantes del GGD los conocimientos necesarios sobre atención al ciudadano, ya que somos la primera cara que el ciudadano ve del DAFP y de nosotros depende que quien realice una petición o trámite quede satisfecho con nuestro servicio, para lo cual el protocolo de atención será un instrumento que nos lleve a la excelencia. Atención Del Ciudadano: Entendiendo Que El Servicio Se Materializa En Nuestro Producto Cultura Organizacional Gestion Del Cambio, Ambiente Laboral, Vocación Por El Servicio, Ética Del Servidor Publico Orientación al usuario y al ciudadano X X X Cómo podemos brindar un servicio de calidad de manera eficaz y oportuna? Capacitarnos sobre el tipo de petición al tenor de la Resolución 638 al igual que competencias de cada área del DAFP Capacitaciones con relación al portafolio de servicios y el protocolo de atención al ciudadano primer y segundo semestre primer y segundo semestre 6 3
38 ANEXO 3 INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTIÓN DEL PIC 2014
39 Qué evaluar? FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE Formula del Indicador Evaluación Cuantitativa del Indicador El grado de participación de los servidores de cada área en la formulación de los proyectos de aprendizaje N de funcionarios del área que integran equipos/n de funcionarios del área*100 Oficina xxxx 11/11 * 100 Si los proyectos de aprendizaje han sido formulados con base a las líneas programáticas previamente establecidas (Acta No2 Febrero 27 de 2013 Comité Capacitación y Estímulos) N de proyectos de aprendizaje en equipo formulados adecuadamente/n de proyectos de aprendizaje propuestos. xxxx/ xxxx Qué evaluar? SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE 2014 Formula del Indicador Evaluación Cuantitativa del Indicador Ejecución y control del proyecto de Aprendizaje Presentar informes sobre el avance del PIC y el logro de resultados e impactos. Implementación del PIC Qué evaluar? N de proyectos ejecutados en el primer semestre/ Total de proyectos escogidos. Formula del Indicador N de servidores capacitados/n de servidores de la entidad*100 x/x * 100 Evaluación Cuantitativa del Indicador 000/147*100 Métodos Internos de Aprendizaje ejecutados / métodos planeados 0 / 0 Contribución a la mejora del desempeño laboral (Número de respuestas de contribución a mejorar el desempeño en: el saber, saber hacer y ser / Numero de Encuestados) * 100
40 ANEXO 4 EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN

References: Artículo 4
 Artículo 15
 Artículo 36
 Artículo 65
 Artículo 66
 Artículo 68
 artículo 3
 Artículo 1
 Resolución 
 resolución 
 artículo 16
 Resolución