Source: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/itpp3-443-731-14-md-pismo-wydane-przez-izba-skarbowa-w-184837482
Timestamp: 2020-06-02 04:53:45+00:00

Document:
ITPP3/443-731/14/MD - Pismo wydane przez: Izba...
ITPP3/443-731/14/MD
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 17 grudnia 2014 r. (data wpływu 22 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej - jest prawidłowe.
W dniu 22 grudnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej.
... sp. z o.o. spółka komandytowa (dalej jako "Spółka") dostawę towarów, świadczenie usług, otrzymanie zaliczek potwierdza fakturami. Spółka wystawia je w dwóch egzemplarzach, przy czym egzemplarz pozostający w jej dokumentacji pozostawia na nośniku elektronicznym z możliwością wydrukowania go w dowolnym momencie. Egzemplarze faktur zapisane na nośniku elektronicznym są zabezpieczone przed zmianami. Powyższe odnosi się także do faktur korygujących i duplikatów.
Czy przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie Organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.
Zdaniem Spółki, przepisy podatkowe, m.in. art. 112 ustawy o VAT, nakładają na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przepisy nie określają natomiast w jakiej formie mają być ww. ewidencje i dokumenty przechowywane przez sprzedawcę. Spółka wystawia faktury i ich wydrukowany, papierowy egzemplarz przesyła kontrahentowi. Faktury, faktury korygujące, duplikaty są ujmowane w ewidencji księgowej i rejestrze należnego VAT.
Natomiast drugi egzemplarz faktur, faktur korygujących, duplikatów Spółka przechowuje w systemie księgowym, wyłącznie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania na żądanie Organów podatkowych w dowolnym czasie. Wystawione faktury, faktury korygujące, duplikaty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność do momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka stoi na stanowisku, że nie ma przeciwwskazań do "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywania przez wystawcę w formie elektronicznej. Za powyższym przemawiają również względy ekonomiczne, czy ekologiczne.
Dodatkowo Spółka wskazała, że jej poprzednik prawny otrzymał interpretację indywidualną wydaną w dniu 19 marca 2012 r.,..., potwierdzającą prawidłowość stanowiska w tożsamej sytuacji.
Jak stanowi art. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - zwanej dalej "ustawą" - ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
Z powyższych przepisów wynika zatem, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego).
Według art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W świetle ust. 3 ww. artykułu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
Według art. 112 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2015 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Jak stanowi art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz.UE.L Nr 347, str. 1 z późn. zm.) - dalej jako "Dyrektywa" - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).
Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 zd. pierwsze Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Podkreślenia wymaga jednak fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.
Z treści złożonego wniosku wynika, że dostawę towarów, świadczenie usług oraz otrzymanie zaliczek Spółka potwierdza fakturami. Wystawia je w dwóch egzemplarzach (faktury, faktury korygujące i duplikaty są ujmowane w ewidencji księgowej i rejestrze należnego VAT). Przy czym:
* wydrukowany papierowy egzemplarz przesyła kontrahentowi;
* drugi egzemplarz faktur, faktur korygujących, duplikatów przechowuje w systemie księgowym, wyłącznie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania na żądanie Organów podatkowych w dowolnym czasie. Wystawione faktury, faktury korygujące, duplikaty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność do momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Egzemplarze faktur zapisane na nośniku elektronicznym są zabezpieczone przed zmianami. Odnosi się to także do faktur korygujących i duplikatów.
Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej.
Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.
Na tle powyższych uwag potwierdzić należy pogląd Spółki, że przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma zatem normatywnych przeszkód do stosowania systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

References: art. 14
 art. 112
 art. 2
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 218
 art. 244
 art. 247
 art. 233
 art. 106