Source: https://es.scribd.com/document/9804086/Manual-Interventoria-del-INVIAS-Colombia
Timestamp: 2017-10-24 11:35:43+00:00

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Cargado por Ing. Luis Fernando Restrepo
Descripción: Este es un Manual detallado de los Procedimientos que deben realizar los Interventores (Fiscales, Inspectores) en la ejecución y seguimiento de los Contratos que adelante el Instituto Nacional de V...
Este es un Manual detallado de los Procedimientos que deben realizar los Interventores (Fiscales, Inspectores) en la ejecución y seguimiento de los Contratos que adelante el Instituto Nacional de Vias de Colombia
En ejercicio de las facultades conferidas por el Decreto No. 2056 del 24 de julio del año 2003, y
Que para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Instituto Nacional de Vías, entre otros tendrá la dirección general y la responsabilidad de ejercer control y vigilancia de la ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993. Que el control y vigilancia de la ejecución de las obras por licitación o concurso que
adelanta el INSTITUTO NACIONAL DE VIAS, se hace a través de Interventorías. Las Secretarías Generales Técnica y Administrativa, a través de las Unidades Ejecutoras y las Direcciones Territoriales, serán las dependencias encargadas de dirigir, coordinar y controlar las labores de Interventoría en los contratos de la infraestructura de los modos de transporte carretero, fluvial, férreo, marítimo y demás obras complementarias que estén a cargo del INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS.
ARTICULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Interventoría en el Instituto Nacional de Vías como herramienta para realizar la supervisión para la contratación,. ARTICULO SEGUNDO: Los Jefes de cada una de las Unidades Ejecutoras y las Direcciones Territoriales del Instituto Nacional de Vías deberán darle estricto cumplimiento al MANUAL DE INTERVENTORIA.
BOGOTÁ, D.C, DICIEMBRE DE 2003
PRESENTACIÓN OBJETO DE LA INTERVENTORIA I. PROPÓSITOS DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/ O TÉRMINOS DE REFERENCIA II. INTERVENTORÍAS 1. CONSULTORIA 1.1 R E C I B O E I N I C I A C I Ó N D E L C O N T R A T O D E C O N S U L T O R Í A 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 Orden de Iniciación de Interventoría Reunión supervisor del proyecto Documentación del proyecto Información técnica contenida en los documentos Reunión con el consultor Orden de iniciación del contrato de consultoría Modificaciones al proyecto Entrega del anticipo y/o del pago anticipado
1. 2. DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA 1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridades ambientales 1.2.2 Gestión técnica 1.2.3 Gestión administrativa 1.2.4 Informes de interventoría 1.2.5 Casos eventuales
SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACION
1.3.1 Acta de terminación 1.3.2 Acta de recibo final y liquidación 1.3.3 Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías
2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8
RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA. Orden de iniciación de interventoría Documentación del proyecto Orden de iniciación del contrato de obra Instalaciones. Visita de iniciación al proyecto. Reunión con el contratista La inversión Reuniones semanales
2.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 2.2.1 Gestión técnica y administrativa 2.2.2 Informes de interventoría 2.2.3 Casos eventuales
ENTREGA Y LIQUIDACION DEL CONTRATO DE OBRA
Acta de terminación de obra Visita previa y final de inspección de obra Acta de recibo final de obra Informe final y planos récord de obra Acta de liquidación del contrato Acta de devolución de garantías del contratista (en caso que el contrato lo contemple) 2.3.7 Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías 2.3.8 Acta de terminación del contrato de interventoría. 2.3.9 Acta de recibo final y de liquidación del contrato de interventoría. 2.3.10 Interventoría para proyectos especiales
PLAN DE CONTROL DE CALIDAD CONSIDERACIONES GENERALES REQUISITOS Y ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD
3.2.1 Responsabilidad gerencial 3.2.2 Compras, subcontratos 3.2.3 Plan de control de calidad 3.2.4 Control de los documentos y datos 3.2.5 Control de los registros de calidad 3.2.6 Identificación y trazabilidad del producto
Control de procesos Auditorias internas de calidad.
3.3.1 3.3.1.1 3.3.1.2 3.3.1.3 3.3.1.4 3.3.1.5 3.3.1.6 IV.
Política de calidad Objeto Alcance Responsabilidades Objetivos de la calidad Compromiso gerencial Responsables de la ejecución y la calidad del contrato
FORMATOS DE INTERVENTORÍA Orden de iniciación de consultoría e interventoría Orden de iniciación de contrato de obra Orden de iniciación del contrato de diseño y construcción Acta de recibo y aprobación de diseño Acta de anticipo del constructor y/o consultor Acta de liquidación de anticipo Acta de reajustes Acta de recibo parcial de obra Acta de Cambio de Especificaciones Acta de fijación de precios no previstos Acta de suspensión Orden de reiniciación Acta de cambio de supervisor o de interventoría Acta de terminación de contrato de consultoría/ Interventoría Acta de terminación de contrato de obra / vencimiento de plazo Acta de recibo final de contrato de obra Acta de liquidación de contrato de obra Acta de recibo y liquidación de contrato de consultoría/Interventoría Acta única de entrega de elementos por parte del Instituto Nacional de Vías Cuadro de informe de inversión y buen manejo de anticipo Cuadro de control de ajustes Informe semanal de Interventoría Plan de inversión del anticipo Análisis de precios unitarios Cuadro de reversión de precios unitarios no previstos Cuadro de control legal Autorizacion para reintegro saldo de anticipo Evaluación de cumplimiento de las obligaciones contractuales Cuadro resumen de pruebas de laboratorio Cuadro de control financiero
SGT- 001 SGT- 002 SGT- 003 SGT- 004 SGT- 005 SGT- 006 SGT- 007 SGT- 008 SGT- 009 SGT- 010 SGT- 011 SGT- 012 SGT- 013 SGT- 014 SGT- 015 SGT- 016 SGT- 017 SGT- 018 SGT- 019 SGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGT020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030
SGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTSGTV.
031 032 033 034 035 036 037 038 039 040 041 042 043 044 045 046 047
Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos Solicitud de adición y/o prórroga Acta de seguimiento al contrato Acta de seguimiento ambiental Formulario de requerimientos ambientales preliminares Informe mensual ambiental de interventoria Cuadro para el control de manejo de escombros Acta de pago mensual de Interventoría Acta de Informe semanal Ambiental de Interventoría Ficha técnia para proyectos Cuadro de inventario forestal Certificación de Recibo de Obra (Anexo 3) Acta de devolución de garantías Acta de liquidación de convenio Interadministrativo Acta de Comité Técnico Acta de auditoría ambiental consultoria/ obra Acta de modificación de cantidades de obra
FORMATOS DE CONTROL DE CALIDAD Responsabilidad gerencial Proveedores Subcontratistas Listado actividades sometidas a control de calidad (Mapa de Listado actividades con subcontrato Listado compras Identificación y trazabilidad Puntos de inspección y ensayo Registro: no conformidad Acción: correctiva / preventiva
FCC - 001 FCC - 002 FCC - 003 FCC - 004 procesos) FCC - 005 FCC - 006 FCC - 007 FCC - 008 FCC - 009 FCC - 010
ANEXOS Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Indicadores de desempeño del contrato Instructivo para supervisores Certificación de Recibo de Obra (Ver formato SGT- 042) Valla Invias.
La Secretaría General Técnica en coordinación con la Oficina de Control Interno han elaborado el presente Manual de Interventoría, con el fin de obtener una interpretación cada vez más transparente, eficiente y eficaz sobre el régimen de contratación administrativa y unificar criterios sobre esta materia, el cual se encuentra soportado en el mandato de la Ley 80 de 1993. “ Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. Para el Instituto Nacional de Vías es muy grato presentar una herramienta metodológica sobre la función de interventoría en la Entidad, acorde con el accionar de la administración pública y basada en los lineamientos dados por el Señor Presidente de la República en materia de lucha contra la corrupción y la transparencia. La Dirección no podía pasar por alto la dilución de responsabilidades en el tema de la contratación por falta de un reglamento que establezca claramente quien debe cuidar de los intereses de la institución, de la Nación y por ende de los ciudadanos e cada etapa del contrato, especialmente en la etapa de n ejecución. Acorde con los principios constitucionales y las políticas de modernización del Estado, el manual de interventoría ayuda al mejoramiento de la gestión de la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la eficacia en el proceso de ejecución de las obras, y consultoría, permitiendo definir estrategias de mejoramiento de la calidad del producto esperado, y a la vez que brinda un manejo sistémico de los procesos que se interrelacionan. El manual contiene los lineamientos establecidos para la interventoría en contratos de consultoría, y en Interventorías de obra, de igual forma contiene el plan de control de calidad y los formatos de actas de interventoría, junto con anexos para registrar los indicadores de desempeño, instructivo para supervisores, Recibo de Obra. El proceso de ejecución de un contrato en todas sus etapas debe surtirse documentalmente tanto al interior como al exterior del Invías, documentación que se debe cuidar y conservar, e impedir su sustracción destrucción, u ocultamiento para uso indebido. Es nuestro interés, generar mecanismos que fortalezcan la cultura organizacional en materia de ejecución contractual, y de la prevención de riesgos en el desarrollo de la misión institucional y la consecución de los objetivos propuestos, mediante una verdadera representación de la Entidad, en
la ejecución de los contratos, verificando que se de estricto cumplimiento a las especificaciones técnicas, los requerimientos administrativos, legales y contables acordado. Por estas y muchas razones más, el Manual especifica los procesos, procedimientos, recursos, responsabilidades y normatividad vigente que debe cumplir la “interventoría” durante la vigencia del contrato suscrito con el Instituto Nacional de Vías y del amparo de la calidad y cumplimiento del servicio, de tal suerte que se comprometa con el cumplimiento de las exigencias institucionales y las haga exigibles a los contratistas. Nuestra intención es la de que este manual debe ser incorporado al interior de la entidad como una herramienta de gestión por parte de las Subdirecciones misionales y de apoyo, y cuente con la participación y respaldo de todos los servidores públicos, y la ciudadanía en general en desarrollo y aplicación de los mecanismos de participación ciudadana de que tata la Ley. Esta es una herramienta que facilita la toma de decisiones en las diferentes etapas del proyecto. Las disposiciones establecidas en este documento son de obligatorio cumplimiento tanto para el interventor y el contratista, como para los supervisores de los contratos designados por el Instituto para tal fin. Este instrumento que ponemos a disposición de todas las áreas ejecutoras de la entidad, sea aplicado en el desarrollo del trabajo y nos permita mejorar los controles y alcanzar las metas propuestas, lo cual redundará en el cumplimiento de los fines del Estado. Por último, quiero señalar que la responsabilidad del interventor de acuerdo con artículo 32 de la Ley 80 de 1993, numeral 1º es igual a la del servidor público en los términos previstos en el artículo 53 y 55 del Estatuto Contractual; así como en la Ley 734 de 2002, artículo 53 como sujetos disciplinables. Esperamos que este manual contribuya al buen manejo y por ende, al desarrollo exitoso de todos los proyectos que se gestionen.
ALICIA NARANJO URIBE Directora General
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
La Interventoría tiene el objeto de representar al Instituto Nacional de Vías, supervisar y controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan las especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de condiciones o términos de referencia de los contratos celebrados por la Entidad. La interventoría se origina en la existencia de un compromiso contractual para la realización de cualquier tipo de contrato (consultoría, de obra y ambiental), siendo el interventor el responsable y la máxima autoridad del contrato y su desarrollo.
§ § § § § § § § § § Asegurar mediante una interventoría proactiva, la calidad del desarrollo del objeto del contrato. Representar al Instituto para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la Entidad. Informar y conceptuar al Instituto en forma continua y periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato. Llevar el control del archivo de interventoría con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, requerimientos de la Autoridad Ambiental competente y además las especificaciones de cada uno de los aspectos ambientales contenidos en el contrato. Asegurar la mitigación del impacto ambiental causado por la obra. Asegurar la calidad de las obras, iniciando su intervención desde la revisión y aprobación de los diseños. Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir de las especificaciones técnicas dadas por el Instituto. Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los presupuestos, de tiempo e inversión previstos originalmente. Armonizar la interacción del contratante y contratista, para el logro general del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la comunidad.
I. PROPÓSITO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los Pliegos de Condiciones y/o Términos de Referencia son documentos que sirven de base en la regulación de la actividad contractual de la Administración. En ellos se especifican el suministro, obra o servicio que se pretende contratar, las condiciones a seguir en la preparación, ejecución del contrato, los derechos y obligaciones de la entidad contratante de los oferentes y el futuro contratista. En los Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones de contratos de Estudios y Diseños, Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación, Mantenimiento e Inventarios, debe exigirse la estandarización de la información georeferenciada, presentada mediante el Sistema de Información del Instituto Nacional de Vías vigente.
Definir el objeto del contrato 1. Informar en forma estandarizada Divulgar la intención de licitar a los aspirantes sobre las Definir los términos del proceso condiciones de licitación o Proveer la información necesaria sobre concurso requisitos de participación y formalidades que se deben cumplir 2. Definir los procesos únicos y Establecer las reglas para la selección particulares de evaluación objetiva del contratista objetiva de las propuestas Definir y ponderar los criterios de evaluación Suministrar los formularios que deben procesarse 3. Reglamentar la actuación de las Proveer los instrumentos base para el partes contratantes control del contrato. (Normas, Leyes, Resoluciones etc.) Reglamentar legalmente el contrato Establecer las reglas de comunicación Suministrar las normas técnicas, planos y documentos de referencia Definir las condiciones de calidad y servicios, métodos de control, seguimiento y vigilancia. Definir los procedimientos para la medida y pago.
N O T A : Los pliegos de condiciones se establecen para el objeto referente a la ejecución de obras (construcción, mantenimiento, mejoramiento y rehabilitación) y los términos de referencia se establecen para el objeto de estudios, diseños e interventoría.
II. INTERVENTORÍAS
Considerando las diferentes actividades que deberá realizar el interventor durante la realización del proyecto, y/o ejecución del contrato, se han dividido en dos grandes grupos así: 1. Consultoria 2. Interventoría de obra Cada uno de ello esta definido en tres (3) etapas o procesos básicos que son: Iniciación del Contrato Desarrollo técnico y administrativo del contrato. Entrega y liquidación del contrato, seguimiento posterior en la ejecución de las obras
1. CONSULTORÍA 1.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA
Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación y establecimiento de directrices para la ejecución, y la elaboración de las actas de iniciación de los contratos de interventoría y de consultoría; esto con el fin de establecer y organizar los aspectos técnicos, financieros y legales relacionados con el contrato, de tal forma, que se logre la efectiva ejecución de éste, conforme a lo programado. Durante esta etapa, la interventoría deberá: 1.1.1 Orden de iniciación de interventoría Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, previa orden de iniciación de la Unidad Ejecutora, indicando las fechas de iniciación y terminación, valor del contrato, revisión del personal y el equipo que contará la interventoría para el ejercicio de sus funciones, el supervisor del proyecto y el Interventor deben diligenciar y suscribir el acta de iniciación del contrato, con revisión y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva (Ver formato SGT-001). Copia de dicha acta debe ser remitida a la Dirección Territorial que por su jurisdicción le corresponda. El supervisor de proyecto y el interventor deben entregar al consultor el CD con el software del sistema de información del Instituto Nacional de Vías vigente, suministrado por la Unidad Ejecutora correspondiente, para cada uno de los contratos. 1.1.2 Reunión supervisor del proyecto El supervisor del proyecto debe organizar y llevar a cabo una reunión con la interventoría y demás funcionarios que considere necesario. El Interventor contará con los siguientes documentos: § § § § Propuesta ganadora y cuadro de evaluaciones, adendos, aclaraciones. Resolución de adjudicación Contrato de interventoría Especificaciones generales de construcción de carreteras
Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Instituto Nacional de Vías y la normatividad vigente aplicable al contrato a manejar. Resolución de la autoridad ambiental competente (en los casos en que aplique) Especificaciones técnicas del Instituto
En el caso de que el contrato de consultoría contemple la realización de estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, el supervisor ambiental del Instituto Nacional de Vías debe entregar al interventor copia de los términos de referencia ambientales, así como copia de las resoluciones, providencias y requerimientos de la autoridades ambientales. El interventor debe presentar el personal con quienes desarrollará la interventoría del contrato de consultoría de acuerdo con lo establecido en la propuesta.
Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e información en general, suministrados por el supervisor del proyecto, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas. 1.1.4 Información técnica contenida en los documentos
Es deber de la interventoría, revisar los requerimientos técnicos exigidos al consultor en los términos de referencia y/o pliegos de condiciones. Adicionalmente, y dependiendo del tipo de consultoría sobre la cual se ejercerá la Interventoría, es indispensable que ésta última efectúe una visita al terreno donde se ubicará el proyecto a diseñar con el fin de identificar los requerimientos específicos del mismo. 1.1.5 Reunión con el consultor La interventoría debe organizar una reunión con el consultor y demás personas que considere conveniente, en la que se analice la programación de la ejecución del contrato y en donde se establezcan los lineamientos,
metodología y demás aspectos que se seguirán a lo largo del desarrollo de la consultoría. En esta reunión el consultor debe presentar, ante la interventoría, el personal a utilizar en el desarrollo de la consultoría de acuerdo con lo establecido en su propuesta. 1.1.6 Orden de iniciación del contrato de consultoría De igual forma que en el inicio de la interventoría, el consultor e interventor deben elaborar y suscribir el Acta de Iniciación del Contrato de Consultoría, con revisión del supervisor del contrato, supervisor del proyecto y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente (Ver formato SGT-001). Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del desarrollo de la consultoría, dejando constancia de las fechas de iniciación y terminación, valor del contrato, la revisión del personal y del equipo con que cuenta en el momento y los que debe adicionar el consultor para el ejercicio de sus funciones. NOTA: Cuando se presenta el caso de que la misma firma inicia los estudios y diseños y posteriormente la ejecución de la obra, las actas se deben manejar por separado e independientemente por las áreas respectivas. Cada Unidad Ejecutora será responsable del seguimiento y control administrativo y técnico del contrato, con el fin de dar cumplimiento al objeto establecido, para ello deberán nombrarse supervisores de proyecto en las Unidades Ejecutoras y supervisores de contrato en las Direcciones Territoriales. Sin embargo, aunque el manejo de las actas sea por separado, los supervisores de proyecto de las respectivas dependencias, el contratista y el interventor deberán elaborar el Acta de Iniciación del Contrato de Diseño y Construcción (Ver formato SGT- 003), para dejar constancia del inicio de la labor del contratista. De igual forma, una vez finalice el proceso de Estudios y Diseños, se debe elaborar el Acta de Recibo y Aprobación de Diseño e Iniciación de Ejecución de Obra (Ver formato SGT- 004), para dejar constancia de la terminación y cumplimiento en la consultoría y el inicio de las labores de la ejecución de la Obra. 1.1.7. Modificaciones al proyecto Para realizar modificaciones en la programación u otro factor del proyecto, el interventor en coordinación con el consultor, deben elaborar la propuesta que justifique las modificaciones planteadas, la cual deberá ser avalada por el Supervisor del contrato. Dicha propuesta además, debe remitirse para revisión y aval del Supervisor de Proyecto y del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva.
1.1.8. Entrega del anticipo y/o del pago anticipado El Instituto Nacional de Vías entregará al consultor el valor pactado como anticipo o pago anticipado; el cual debe ser verificado por el interventor.
1.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA
Para el desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato de consultoría, se definen las siguientes actividades y responsabilidades que debe realizar el interventor: 1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridades ambientales En caso de que los proyectos tengan relación o interferencia con redes de servicios públicos, el Interventor deberá verificar la presentación de los documentos por parte del consultor ante las empresas involucradas en el proceso, que requieren de la aprobación previa del Interventor. Para el trámite de la solicitud de la aprobación de los proyectos se debe tener en cuenta lo siguiente: § § § El consultor debe efectuar la solicitud de los datos técnicos a las diferentes Empresas de Servicios Públicos. El interventor debe verificar que los datos obtenidos cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por las Empresas de Servicios Públicos e indicar al consultor los ajustes a realizar. La interventoría debe aprobar el proyecto y diseño con su respectiva aprobación en los planos, Previo Vo.Bo. de las empresas
Previos a la iniciación de la obra, la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional de Vías, tramitará los permisos y/o licencias ambientales a que haya lugar con base en los estudios ambientales realizados por el consultor y aprobados por el interventor. Además el interventor debe tener en cuenta las siguientes actividades: § El Instituto Nacional de Vías fija los términos de referencia, para lo cual el Consultor con el Vo.Bo. del Interventor debe allegar a la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social una ficha técnica y un plano donde se muestren los diseños específicos del proyecto a desarrollar. Los
requerimientos establecidos por dichos términos de referencia para el plan de manejo ambiental, varían de acuerdo con las actividades y alcance del proyecto. § Previa a la ejecución de la obra, el Instituto Nacional de Vías deben solicitar los permisos y/o licencias ambientales ante las Autoridades Ambientales competentes, para lo cual el interventor debe revisar los términos de referencia, con el fin de supervisar la realización del plan de manejo ambiental de acuerdo con éstos requerimientos. El interventor debe velar porque el consultor de cumplimiento tanto a los términos de referencia y pliegos de condiciones preparados por el Instituto Nacional de Vías para el desarrollo de los estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, así como de los términos de referencia y pronunciamientos de la Autoridad Ambiental competente respecto al desarrollo de los estudios. De otra parte el consultor debe efectuar los ajustes pertinentes en caso de que haya un pronunciamiento de la Autoridad Ambiental respecto al estudio. El interventor debe disponer como mínimo de un experto ambiental, el cual debe realizar el seguimiento al desarrollo del estudio de Impacto ambiental y a los requerimientos definidos en la evaluación efectuada por la Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías (Ver formato SGT- 34). El interventor debe participar en las reuniones requeridas por la Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías en desarrollo de la evaluación y aprobación del estudio de Impacto ambiental. Una vez finalizado el estudio de impacto ambiental, el consultor debe presentarlo al interventor que lo aprobará y luego lo pasará para su posterior evaluación a la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional de Vías.
1.2.2 Gestión técnica Para lograr la ejecución oportuna de los trabajos, el interventor debe exigir al consultor el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas. El interventor será el responsable ante el Instituto Nacional de Vías de cualquier retraso en el desarrollo de la consultoría, a no ser que la causa le sea imputable al contratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otros aspectos. Sin embargo, si el incumplimiento es del contratista y el interventor no lo requiere e informa oportunamente al INVIAS, este último será igualmente responsable.
La interventoría debe revisar antes y durante la ejecución del contrato, las referencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas), d tal e forma que le permitan posteriormente al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno. De igual forma, debe exigirle al ejecutor del contrato la permanencia de las referencias topográficas establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario. El interventor debe controlar el avance de los proyectos de estudios y diseños en forma permanente mediante visitas periódicas a las instalaciones del consultor y además las reuniones programadas desde un principio con participación del supervisor del contrato que el Instituto Nacional de Vías designe para tal fin. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo con el consultor para la ejecución de los estudios. De igual forma, debe efectuar por escrito, las observaciones que estime pertinentes a los informes de avance de los estudios y diseños del consultor y velar porque se entreguen en las fechas establecidas, de tal forma que garantice el cabal cumplimiento de las actividades a efecto de lograr el correcto desarrollo de los estudios y diseños. Además debe tener en cuenta los siguientes aspectos: § Efectuar el seguimiento a las radicaciones de los estudios y diseños que haga el consultor en las Empresas de Servicios Públicos, conducentes a obtener las aprobaciones de los sistemas de redes propuestos, para la aprobación de los mismos. Facilitar el acceso, en calidad de préstamo a los planos, estudios, documentos e información general en poder del Instituto Nacional de Vías, que sean necesarios para el desarrollo integral de los trabajos por parte del Consultor. Responder por los sobrecostos que se causen, cuando por tales hechos se ocasionen daños a la Entidad o al consultor respecto del contrato sobre el cual ejerció la interventoría, sin perjuicio de las acciones que adelanta el Instituto Nacional de Vías. Realizar el seguimiento a los planes y alternativas desarrolladas en la consultoría en lo referente al manejo del tránsito.
El interventor debe exigir el inicio de los estudios concernientes al manejo de tránsito, al mismo tiempo que se inician las labores propias de la consultoría, controlando en el proceso la calidad, métodos y tecnología aplicada por el contratista en el desarrollo del mismo. El consultor debe presentar a la Interventoría un plan de manejo de tráfico en los diferentes frentes de trabajo que pretenda ejecutar y elaborar un
documento escrito, destinado a mantener los parámetros dentro de los rangos mínimos, en zonas urbanas y rurales. El interventor debe exigir al consultor los siguientes documentos: § § Cronograma y horarios de los trabajos de acuerdo con los resultados que arroje el análisis de los parámetros mínimos aceptables Una descripción de los trabajos a ejecutar y del manejo del tránsito así como la ubicación de los puntos críticos donde se requiera el apoyo de la Policía de Carreteras. El soporte técnico explicativo de los desvíos especificando el período de duración, fecha, horario y rutas que transitan por las vías afectadas, a fin de que se haga la publicidad requerida por los diferentes medios en forma anticipada y oportuna. Así mismo el consultor debe proponer mecanismos para la atención rápida de situaciones que impidan parcial o totalmente el tránsito de los vehículos, como pueden ser accidentes, vehículos varados en la vía, entre otros. Diseñar un plan de demoliciones y manejo de escombros que no ocasione traumatismos en el tránsito. Además debe proponer mecanismos que minimicen los efectos que dichas demoliciones puedan causar en el área en estudio, cumpliendo siempre con la normatividad vigente de las autoridades ambientales competentes. Recopilar información sobre otras vías que estén siendo intervenidas (construcción o mantenimiento), para que el plan de rutas alternas presentado esté coordinado con dichas obras. Presentar una propuesta estratégica para disminuir el impacto sobre el tránsito vehicular y peatonal, dentro de esta propuesta debe contemplarse la creación de políticas que consideren convenientes, ya sea para la modificación de rutas de transporte público y de carga, desvíos para el tránsito automotor particular, contra flujos y planes reversibles, restricciones a la circulación y al parqueo y trabajos nocturnos. El interventor debe solicitar al consultor el detalle de la señalización temporal necesaria y suficiente a implementar; tales como: señalización estática y luminosa, señales reglamentarias preventivas e informativas, con elementos como barricadas, conos, canecas, delineadores luminosos, semáforos y demás elementos que consideren necesarios para garantizar la seguridad de los peatones, flujos vehiculares y personal de obra.
Controlar el avance del contrato
El incumplimiento de estas obligaciones por parte del interventor lo hara responsable conjuntamente con el contratista de los perjuicios causados a la entidad contratante o a terceros. Normatividad a tener en cuenta: Hacen parte del presente manual de interventoría los documentos que se relacionan a continuación: § Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, las normas comerciales y civiles vigentes que rijan las materias, aquellos que lo regulen particularmente. Ley 99 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Ley 105 de 1993. Ley 685 de 2001. Ley 716 de 2001. Ley 734 de 2002. Ley 789 de 2002. Ley 816 de 2003. Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes, adoptado mediante Resolución No. 0003600, del 20 de junio de 1996, emanada del Ministerio de Transporte. Resolución No. 002633 del 14 de diciembre de 1999, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas informativas en las obras públicas que realice el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas. Resolución No. 002543 del 23 de agosto de 2000, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999. Resolución No. 002666 del 1 de marzo de 2002, emanada del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999.
Estudios, diseños, planos y especificaciones del proyecto, aprobados por el Instituto. Manual de Gestión Socio - Ambiental y Predial de Proyectos Viales en Colombia – INVIAS, versiones 2000 y 2002. Manual sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y carreteras. Tercera versión, adoptado mediante Resolución No.5866 de noviembre 12 de 1998. Manual de estabilidad de taludes. Normas de Ensayos de Materiales para Carreteras, versión 1996, adoptadas mediante Resolución No. 008067 del 19 de diciembre de 1996, emanada de la Dirección General del Instituto. Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras, versión 1996, adoptadas mediante Resolución No. 008068 del 19 de diciembre de 1996, emanada de la Dirección General del Instituto. Resolución No. 007001 del 18 de noviembre de 1997, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se establecen los porcentajes mínimos y su vigencia en las garantías de los contratos que celebre el Instituto. Resolución No. 003000 del 5 de junio de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se adopta la política ambiental del Instituto Nacional de Vías. Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos Carriles – segunda versión, adoptado mediante Resolución No. 005864, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto. Manual de Diseño Geométrico para Carreteras, adoptado mediante Resolución No. 005865, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto. Manual de Dispositivos para la Regulación del Tránsito en Calles y Carreteras, adoptado por la Resolución No. 005866 del 12 de noviembre de 1998, proferida por la Dirección General del Instituto. Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos para Vías con Bajos Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 005867, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto.
Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y Altos Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 002857, del 6 de julio de 1999, emanada de la Dirección General del Instituto. Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de Pavimentos Asfálticos de Carreteras, adoptada mediante Resolución No. 002658 del 27 de julio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto. Resolución No. 000306 del 1 de febrero de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se definen unos procedimientos para el pago de obligaciones a cargo de INVIAS y se derogan las Resoluciones Nos. 005154 de septiembre 8 de 1995 y 004293 de julio 24 de 1997. Resolución No. 000416 del 6 de febrero de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por medio de la cual se aclara la Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001. Resolución No. 001190 del 14 de marzo de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las causales, cuantías y procedimiento para hacer efectiva la Cláusula sobre Multas, pactada en los contratos que celebre el Instituto Nacional de Vías. Resolución No. 005938 del 18 de octubre de 2001, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se modifica el artículo cuarto de la Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001. Resolución No. 001136 del 13 de marzo de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se reglamenta la competencia, el procedimiento, se fijan los requisitos y se adoptan documentos modelo para la liquidación de los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías, y se delega una facultad. Resolución No. 001166 del 14 de marzo de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las funciones de los supervisores de proyectos, de contratos de obra y consultoría. Resolución No. 002661 del 27 de junio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las Normas de Ensayo de Materiales para Carreteras del Instituto Nacional de Vías. Resolución No. 002662 del 27 de junio de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras para los contratos de obra celebrados por el Instituto Nacional de Vías.
Resolución No. 004189 del 15 de octubre de 2002, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se establece un requisito en el procedimiento para el pago de obligaciones a cargo del Instituto Nacional de Vías. Resolución No. 001101 del 3 de abril de 2003, emanada de la Dirección General del Instituto, por la cual se adopta el Manual de Gerencias Técnicas Comunitarias como norma para el desarrollo de las veedurías técnicas ejercidas en los proyectos a cargo del Instituto Nacional de Vías Gestión administrativa
En la labor de interventoría, se generan diversos tipos de documentos, que deben archivarse de manera adecuada y consecuente, con el fin de facilitar y garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectos ejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventor debe seguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnica suministrada por el grupo de archivo y correspondencia. Composición de la serie documental El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acerca de la composición de la serie documental del contrato, organizada por cuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros a través de carpetas debidamente identificadas según el componente legal y técnico. § Cuadernillo legal
El cuadernillo legal contiene copia de los siguientes documentos: § § Términos de referencia. Documento del proceso licitatorio o invitación pública (publicaciones, resolución de apertura y cierre, observaciones a los términos de referencia, adendos, evaluación, acto administrativo de adjudicación. Documentos del proceso de invitación directa (invitación y evaluación, adjudicación. Disponibilidad y registro presupuestal. Contrato Garantías Acta de iniciación de consultoría e interventoría (Ver formato SGT-001) Acta de iniciación del contrato de Diseño y Construcción (Ver formato SGT-003) Acta de recibo y aprobación de diseño (Ver formato SGT-004)
Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT-005) Acta de ajustes (Ver formato SGT-007) Acta de suspensión (Ver formato SGT-011) Acta de reiniciación (Ver formato SGT-012) Acta de cambio de supervisor de proyecto o de interventoría (Ver formato SGT-013) Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT-032) Acta de terminación del contrato de consultoría (Ver formato SGT-014) Acta de recibo y liquidación del contrato de consultoría / Interventoría (Ver formato SGT-018)
Es responsabilidad de la Interventoría constituir el cuadernillo técnico, el cual contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de seguimiento como son: ü Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar el desarrollo del contrato. ü Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT-033) ü Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029) ü Correspondencia (copias y originales). Entrega de Archivos al Instituto Nacional de Vías.
Es responsabilidad del interventor hacer entrega de toda la documentación correspondiente del contrato a la unidad ejecutora correspondiente, a fin de ser analizado y estudiado para su traslado a los archivos correspondientes por parte del Invias. ü Llevar el control de recursos físicos y humanos El interventor debe realizar un seguimiento diario al personal y equipos utilizados por el consultor, verificando que la cantidad y calidad de los mismos estén acordes con la propuesta presentada.
En caso de presentarse anomalías, el interventor exigirá el cambio o adición del personal o equipo necesario, y lo reportará al supervisor del contrato. Estos cambios deben ser avalados por el supervisor del proyecto del Instituto Nacional de Vías. De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, el Interventor debe solicitar a la dependencia correspondiente, a través del supervisor del contrato, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato. Cuando el contratista celebre subcontratos, el interventor debe revisar las condiciones de éstos, del personal y equipo a emplear, y posteriormente lo remitirá al supervisor del proyecto, para su revisión y aprobación definitiva por parte del Jefe de la Unidad Ejecutora. ü Efectuar reuniones periódicas de seguimiento El interventor debe concertar reuniones periódicas con el contratista, con el fin de evaluar la gestión del proyecto. En dichas reuniones el interventor podrá ordenar al contratista, la intensificación de las labores que no esté desarrollando de conformidad con lo previsto en el contrato o la suspensión de actividades no contempladas en él o inconducentes para el cumplimiento del objeto. ü Control financiero del contrato La interventoría debe conocer el estado financiero del contrato y registrar las operaciones que se efectúen con los fondos del mismo. Debe informar mensualmente al supervisor del contrato de dicho estado, mediante un informe que especifique el monto de dinero gastado, el monto del presupuesto que se asignó al proyecto, la cantidad de presupuesto sobrante y los trabajos que faltan por ejecutar. Además mensualmente debe entregar al supervisor de contrato, junto con el informe mensual correspondiente, el Cuadro de control financiero (Ver formato SGT –030) a través del cual, a manera de registro, se describen las actas financieras que se han tramitado durante la ejecución del proyecto. El supervisor del contrato debe remitir copia de dichos informes al supervisor del proyecto. ü Control legal del contrato La interventoría es responsable del manejo legal del contrato. Para ello debe llevar control de los documentos, como pólizas, contratos adicionales al valor, sanciones y actas legales tramitadas durante la ejecución del proyecto. ü Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista.
Es deber del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por del contratista, resolverlas por escrito oportunamente si son de su competencia y emitir un concepto y recomendación sobre las que no lo sean, remitiéndolas al supervisor del contrato. Es deber del interventor solicitar, de manera oportuna, la aplicación de sanciones en contra del contratista en caso de incumplimiento de obligaciones de este ultimo y sustentar técnicamente dicha solicitud y los demás actos que en razón del trámite de la respectiva sanción sean necesarios. El interventor será responsable de las consecuencias surgidas del incumplimiento de esta obligación Ninguna orden del interventor podrá darse verbalmente. "Es obligatorio para el Interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del contrato" (Artículo 32, numeral 2, Ley 80/93). ü Ordenes de Pago El interventor cuantificará las labores realizadas durante el mes respectivo, con base en ello, revisará los valores a pagar al contratista. De igual forma, liquidará los valores a pagar a la interventoría. La cuantificación de las labores realizadas por del contratista, la debe consolidar el Interventor en los tres (3) últimos días hábiles del período de evaluación. En las Actas de reajustes (Ver formato SGT – 007), se especificará el código del ítem a ajustar y se aplicará la ecuación de equilibrio contractual para obtener el valor ajustado. De igual forma, los ajustes en forma acumulada y parcial deben consignarse en el Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT–021), donde se compararán estos valores según lo programado y lo ejecutado. Estos informes deben ser remitidos al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías para su revisión y aval.
1.2.4 Informes de interventoría La interventoría en el desarrollo de las consultorías debe presentar al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías informes de seguimiento, que le permitan a este último, estar enterado del avance y demás aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan: - Informe Mensual
Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías durante los cinco (5) primeros días de cada mes. El cual consta de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe básico. Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor con la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales (Ver formato SGT-028), el cual será estudiado por la dependencia a cargo durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, al día hábil siguiente lo enviará a la Unidad Ejecutora correspondiente, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicación de las multas, de conformidad con las cláusulas del contrato y de la Ley 80 de 1993. Lo anterior no excluye la obligación del interventor de solicitar, si considera pertinente, la aplicación de las sanciones a que haya lugar. El informe debe contener además de un resumen ejecutivo los siguientes aspectos: - El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: facturación mensual, estado de avance financiero. - Trabajos ejecutados: descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance del contrato. - Recursos: debe relacionarse el personal y equipo de la interventoría y del contratista empleado en el periodo correspondiente del informe. - Aspectos técnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas. Control de Calidad: Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029), en el cual se describirán las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o localización y los resultados obtenidos; así mismo, se incluirán los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información pertinente al proyecto. En el caso de que el consultor desarrolle estudios de impacto ambiental y/o diseño de planes de manejo ambiental, se debe incluir resumen de las pruebas, monitoreos y estudios de caracterización que hayan sido efectuadas en desarrollo del contrato. - Desarrollo del contrato de consultoría y estado del mismo según la programación. - Aspectos administrativos
- Aspectos varios: registros fotográficos, actas, anexos e información adicional relacionada con el proyecto. - Comentarios y conclusiones - Informe Final Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. El cual debe contener: - Antecedentes y descripción general del proyecto. Desarrollo del proyecto: ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de las actividades, entre otros aspectos. Aclaraciones técnicas. Actas suscritas Registros fotográficos y/o fílmicos. Planos de localización de redes y de todos los demás aspectos pertinentes al caso.
- Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del Instituto Nacional de Vías - El Interventor y el Consultor además de lo anterior, debe tener en cuenta de manera especial las siguientes consideraciones generales: Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventoría. Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo del contrato, y no utilizar, ni divulgar para fines distintos a los previstos en el mismo, los resultados de su trabajo sin la autorización previa y escrita del Instituto Nacional de Vías.
- Todos los documentos empleados y los resultados e información que se produzcan en el desarrollo del contrato, pasarán a ser propiedad del Instituto Nacional de Vías, manteniendo el Interventor copia de los mismos. NOTA: El personal que utilice el interventor durante la ejecución del contrato, es de su libre escogencia, el cual será evaluado por el supervisor del contrato y/o supervisor del proyecto. Entre aquel y el Instituto Nacional de Vías no existe, ni existirá vínculo alguno. En consecuencia, el Interventor responde de manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales a que haya lugar.
⇓ Modificaciones del Proyecto Cuando se presenten cambios en los lineamientos originalmente contratados con la Consultoría es factible incluir modificación al mismo. ⇓ Adiciones y/o Prórrogas (Cuando se requiera) Si durante el desarrollo del contrato, se hace necesario un mayor plazo y/o mayor presupuesto para el contrato, resultante de mayor o menor alcance del proyecto original el Interventor, previa solicitud del consultor, debe elaborar una solicitud de adición y/o prórroga debidamente justificada (Ver formato SGT-032). Esta debe ser enviada a la Unidad Ejecutora correspondiente, a través del supervisor del contrato para el aval del supervisor del proyecto y del Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente. Las solicitudes podrán presentarse en el momento en que el Supervisor del Proyecto las requiera, a más tardar, un (1) mes antes de vencer el plazo inicial del contrato. ⇓ Suspensión, ampliación y reinicio de labores La interventoría solicitará al Instituto suspender temporalmente el contrato, debido a causas de fuerza mayor no imputables ni al contratista ni al interventor; así mismo podrá solicitar, posteriormente ampliar el plazo pactado por la suspensión temporal, la Interventoría debe elaborar el Acta de Suspensión debidamente suscrita por las partes y enviarla a la Oficina Asesora Jurídica (Ver formato SGT-011) que formaliza tales decisiones. De la misma forma, una vez finalizado el plazo de la suspensión, la interventoría debe elaborar el Acta de Reiniciación (Ver formato SGT-012) para efectos de dejar documentado el reinicio de las labores. En los casos en que no se continúe con la ejecución del proyecto, el Instituto Nacional de Vías a través de la Unidad Ejecutora respectiva con revisión de la Oficina Asesora Jurídica se debe realizar la liquidación del contrato de consultoría y en está se efectuará el cruce de cuentas corrientes.
⇓ Cambio de Interventor
Si se hace necesario un cambio de la interventoría, por razones imputables o no a ésta, el supervisor del proyecto debe elaborar el Acta de Terminación del Contrato de Interventoría y simultáneamente el Acta de Cambio de Supervisor / Interventoría (Ver formato SGT-013). ⇓ Control de Cumplimiento y Sanciones.
En los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones contractuales, el Interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitar al Instituto Nacional de Vías la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato. En caso que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debe elaborar un informe para la Unidad Ejecutora correspondiente, estableciendo y justificando su concepto al respecto. Adicionalmente, debe presentar una evaluación mensual sobre el cumplimiento del consultor, respecto a las obligaciones contractuales. Para tal efecto el Instituto Nacional de Vías adelantará las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en el contrato.
1.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACIÓN
Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una vez haya finalizado el proyecto de consultoría. Estas actividades son descritas a continuación: 1.3.1 Acta de terminación
Una vez finalizado el plazo para la ejecución de la consultoría, el interventor procede a elaborar el acta de terminación del contrato de consultoría/ Interventoría (Ver formato SGT-014), la cual debe dejar constancia de la terminación del proyecto. Esta debe ser firmada por el interventor y el consultor. 1.3.2 Acta de recibo final y liquidación
El interventor debe elaborar el acta de recibo final y el supervisor del proyecto debe elaborar la Liquidación del contrato, máximo durante los 4 meses siguientes a su finalización. (Ver formato SGT-018), de tal forma, que se logre dejar constancia del estado definitivo en que estas actividades se recibieron. Por otro lado, el acta de recibo y liquidación del contrato, debe contener el amparo de la calidad de servicio, las clases de documentos elaborados, la cantidad, descripción y número de copias a entregar, planos y la información en medios magnéticos.
Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías
El Interventor debe entregar al Instituto Nacional de Vías, los siguientes documentos como mínimo: Informe final de Interventoría Registros topográficos y fílmicos Diseños totalmente terminados y aprobados. Planos estandarizados mediante el sistema de información del Instituto Nacional de Vías.
2. INTERVENTORÍA DE OBRA 2.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA
Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación y establecimiento de directrices para la ejecución, expedición de la orden de iniciación del contrato de obra; esto con el fin de establecer y organizar los aspectos en el ámbito técnico, financiero y legal relacionados con el proyecto, de tal forma, que se logre la efectiva ejecución de éste, conforme a lo programado. Es importante aclarar que es responsabilidad de las dependencias competentes adelantar todos los trámites necesarios para la efectiva ejecución del contrato, como por ejemplo, adquisición de predios, licitaciones, etc. El supervisor de proyecto asignado debe recolectar toda la información relativa al contrato y facilitar al Interventor seleccionado; Sin embargo es responsabilidad del interventor solicitar y acopiar los documentos necesarios para el desarrollo del contrato. Antes de iniciar la obra, el interventor debe asegurar que se cumplan las obligaciones y requisitos ambientales y prediales. Para tal efecto el Interventor velará porque el contratista cumpla con los requerimientos ambientales. 2.1.1 Orden de iniciación de interventoría
Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, el jefe de la Unidad ejecutora impartirá la orden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo del contrato, (Ver formato. SGT-001) NOTA: Antes de impartir la orden de iniciación el supervisor del proyecto y del contrato debe ser designado mediante acto administrativo.
2.1.2 Documentación del proyecto El Interventor reunirá los siguientes documentos del contrato de obra y del contrato de interventoría: - Estudios y diseños correspondientes al proyecto. - Pliegos de condiciones, términos de referencia, adendos, aclaraciones, resolución de adjudicación, contratos, pólizas de garantía.
- Propuesta ganadora, equipo, maquinaria, personal, etc. Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Instituto Nacional de Vías y la normatividad en general. Resolución por medio de la cual se otorga el permiso o licencia ambiental para la obra. Plan de manejo ambiental o instructivo de mínimas implicaciones ambientales. Especificaciones Generales de construcción y manuales del Instituto Nacional de Vías vigentes, especificaciones particulares si existieren y los Códigos, Normas y Especificaciones de Ensayo de Materiales para Carreteras.
A su vez, se le proporcionará información del domicilio contractual del contratista, para los contactos correspondientes. Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e información del proyecto, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el mismo, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas. 2.1.3 Orden de iniciación del contrato de obra
A la expedición de la orden de inicio del contrato de obra, el jefe de la Unidad ejecutora se reunirá con el interventor y el contratista con el fin de impartir la orden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo contractual. ( Ver formato SGT 001) El Interventor y el Supervisor de Contrato dejarán constancia de acuerdo con la fecha de iniciación y el programa de obra, del personal y del equipo con que contará el contratista de obra para el ejercicio de sus funciones. En el evento de que la misma firma inicia los estudios y diseños y posteriormente la ejecución de la obra, una vez finalice el proceso de estudios y diseños, se debe elaborar el Acta de recibo y aprobación de diseño, (Ver formato SGT-004), para dejar constancia de la terminación y cumplimiento en la consultoría, y el inicio de las labores de la ejecución de la obra.
2.1.4 Instalaciones Tanto el interventor como el contratista de obra deben organizar y disponer los recursos de personal y equipo, acordes con las necesidades reales de la obra. El contratista de obra debe instalar un campamento en un sitio cercano a la obra, con las condiciones, equipos y personal adecuado para la óptima vigilancia, control y ejecución del proyecto. Este campamento debe permanecer durante el tiempo de duración del contrato. La Interventoría debe verificar y exigir lo propuesto y recomendar cambios o incrementos. Además el contratista debe conformar una infraestructura humana y técnica suficiente que garantice al Instituto Nacional de Vías el cumplimiento de los programas, acciones y actividades establecidas en el plan de manejo ambiental. 2.1. 5 Visita de Iniciación al proyecto Es indispensable que el interventor efectúe una visita conjunta con el contratista y el supervisor de contrato al terreno donde se ejecutará el proyecto con el fin de establecer las prioridades de las obras a ejecutar con el presupuesto del contrato, de acuerdo con las necesidades actuales del sector contratado. Igualmente se deben revisar las cantidades de obra establecidas en el contrato a partir de la información suministrada, teniendo en cuenta las prioridades de obra a ejecutar en esta primera visita, para las modificaciones de obra que eventualmente se requieran. Además debe rendir informe al Instituto Nacional de Vías sobre aspectos que considere importantes para el desarrollo del contrato. 2.1.6 Reunión con el contratista La interventoría debe organizar una reunión con el contratista de obra y demás personas que considere conveniente, en la que se analice la programación de la ejecución del contrato, las posibles modificaciones que requiera el proyecto en donde se establezcan los lineamientos, metodología y demás aspectos que se seguirán a lo largo de toda la ejecución de la obra. 2.1.7. Inversión El Instituto Nacional de Vías pagará al contratista el valor concedido como anticipo; su monto no podrá exceder del 50% del valor del contrato. Contará
con la aprobación del Jefe de la Unidad Ejecutora para que posteriormente el Contratista de obra la presente ante la Subdirección Financiera para efectos del pago correspondiente. Al valor del acta mensual de obra se le descontará el valor correspondiente a la amortización del anticipo de acuerdo a lo establecido en el contrato. Para el efecto, el interventor y el contratista de obra deben elaborar y firmar el Acta del anticipo (Ver formatos SGT-005 y SGT-023). Apertura de la Cuenta de Anticipo
El contratista de obra y el interventor, deben abrir una cuenta bancaria a nombre del proyecto y número del contrato, para los fondos del anticipo que será manejada de manera conjunta. A su vez, deben llevar un registro que demuestre el saldo y las bases que lo conforman. Manejo del Anticipo
Para el manejo del anticipo deben tenerse en cuenta los siguientes requerimientos: El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo al programa de inversión de anticipo debidamente aprobado por la interventoría, quien además debe aprobar las cuentas de inversión y la relación de gastos. La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del Instituto Nacional de Vías. El anticipo se debe utilizar exclusivamente para la inversión en elementos básicos para el desarrollo del proyecto que representen el mayor porcentaje del valor del contrato. Los cheques deben ir firmados por el contratista de obra e interventor. Todos los cheques serán cruzados, a la cuenta del primer beneficiario. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito) ya que todo movimiento se hará por medio de cheques. El Instituto Nacional de Vías podrá solicitar informes sobre el movimiento de la cuenta.
Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del Instituto Nacional de Vías. Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Interventor; quien al día siguiente debe entregarlos al contratista de obra. El interventor debe presentar al Supervisor de Contrato la relación de gastos previamente revisada y aprobada por el primero. Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución de las obras contratadas, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes. El contratista de obra debe entregar al Interventor un informe mensual de inversión y buen manejo de anticipo (Ver formato SGT-0020), dentro de los primeros quince (15) días calendario del siguiente mes, en original y dos (2) copias, foliados y debidamente legajados con el siguiente contenido: Extracto bancario Conciliación bancaria Plan de inversión vigente Comprobante de egresos en forma contable vigente. Se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, además se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su valor no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente; deben estar tipografiadas e indicar la dirección, el número de teléfono, el número de cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la constancia de cancelación con el número del cheque y nombre del Banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripción de los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor de la factura. Además se debe indicar el número del contrato. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. No se debe crear cajas menores con el fondo del anticipo.
Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren en el extracto que el contratista de obra debe presentar con el registro de gastos o el programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinación diferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo. Liquidación del anticipo
Invertida la totalidad del anticipo el contratista de obra y el Interventor deben cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el reintegro al Instituto Nacional de Vías del saldo de la cuenta si lo hay y posteriormente se suscribirá el Acta de liquidación del anticipo (Ver formato SGT-006) y además del acta deben presentar la siguiente documentación: ž ž ž ž Certificación, por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la cuenta. Constancia de anulación de cheques sobrantes. Constancia de cheques anulados por el contratista. Procedimiento para reintegro de saldos del anticipo en Bancos a favor del Instituto Nacional de Vías.
En algunas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecución de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que queden saldos en la cuenta corriente correspondiente al anticipo, estos deberán ser reintegrados al Instituto Nacional de Vías a través del siguiente procedimiento: ž ž El interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y hace la respectiva conciliación. Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato incluyendo el valor del saldo a favor del Instituto Nacional de Vías. En caso de que el contratista no firme el acta, la debe enviar directamente al supervisor del contrato para que por conducto de éste, el Jefe de la Unidad Ejecutora envíe a la Oficina Asesora Jurídica para la emisión de la Resolución de liquidación del contrato, la cual debe ser aprobada y firmada por el Jefe de la respectiva Unidad Ejecutora. La Unidad Ejecutora respectiva debe elaborar la resolución de liquidación del contrato. Esta debe mostrar el valor del saldo a favor del Instituto Nacional de Vías y la remite a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión.
Dicho acto administrativo debe cumplir el trámite legal como es la notificación y resolver el recurso de reposición, si fuere el caso. ž ž El Interventor debe elaborar y firmar la autorización para el retiro del valor del anticipo a reintegrar (Ver formato SGT- 027). Con la autorización y la Resolución respectiva, el interventor debe tramitar el reintegro y recibir el cheque correspondiente que será consignado en la cuenta indicada por la Subdirección Financiera del Instituto Nacional de Vías, quién registrará el ingreso y elaborará el recibo de caja correspondiente con copias a la Oficina Asesora Jurídica y a la Unidad Ejecutora.
2.1.8 Reuniones semanales El interventor debe organizar y llevar a cabo una reunión semanal con el contratista de obra, con el propósito de efectuar seguimiento a la ejecución de la programación de la obra y solucionar los problemas encontrados, de la cual se levantará un Acta. Siempre que sea posible se contará con la presencia del Supervisor del contrato y demás funcionarios que considere conveniente. (Ver formato SGT-022)
2.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para el proceso del desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato de obra, el Interventor debe tener en cuenta las siguientes actividades y responsabilidades: 2.2.1 Gestión técnica y administrativa
En el ámbito técnico, el interventor debe cumplir con lo establecido en el presente manual el cual reglamenta las funciones de interventoría para los contratos de obra que celebra el Invias, así mismo deberá cumplir lo siguiente: § § Revisar los Estudios correspondientes. y diseños existentes y efectuar los ajustes
Revisar el replanteo topográfico y topográficas
la permanencia de referencias
El contratista de obra e interventoría deben revisar antes y durante la ejecución del contrato, las referencias topográficas (puntos topográficos,
coordenadas y cotas), de tal forma que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno. De igual forma debe, exigirle al ejecutor del contrato la permanencia de las referencias topográficas establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario. § Llevar el control de la calidad de las obras ejecutadas
El interventor debe verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas de la obra. Para ello, debe efectuar ensayos de laboratorio, control de calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones técnicas del Instituto Nacional de Vías, y sus Normas de Ensayos de Materiales para Carreteras, control de los métodos constructivos, controles topográficos de las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales. En caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra e informará a la Unidad Ejecutora correspondiente. En caso de identificarse cambios en las especificaciones, el interventor debe informar al supervisor del contrato, quien a su vez informará al supervisor del proyecto, para su evaluación y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente, en los casos en que se afecte considerablemente el proyecto. § Controlar el impacto ambiental y la seguridad industrial del proyecto
Con el fin de llevar a cabo oportunamente el control del impacto ambiental y seguridad industrial, la Interventoría debe ejecutar las siguientes actividades: ö Coordinar con el contratista la prevención o atenuación de los posibles impactos que se causen por la ejecución de las obras, de acuerdo al Plan de Manejo Ambiental respectivo y demás requerimientos de la Resolución ambiental aprobatoria. ö Exigir y vigilar el cumplimiento por parte del contratista del plan de manejo ambiental y demás requerimientos establecidos en la resolución que otorga el permiso o licencia ambiental al proyecto. ö Asegurar que el contratista disponga de un campamento en el terreno donde se adelantan las obras ubicado en zona privada. En este campamento se debe tener la siguiente documentación ambiental: los estudios ambientales, copia del formato SGT- 035, acerca de los requerimientos ambientales preliminares con sus anexos respectivos y las resoluciones ambientales expedidas para el proyecto. ö Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad ambiental, en el plan de manejo ambiental aprobado para la obra y los requerimientos resultantes de las auditorías ambientales realizadas, además el interventor ambiental con una dedicación de
tiempo suficiente que permita asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista. ö Velar porque la interventoría ambiental designada participe en todas las reuniones programadas por el Instituto Nacional de Vías (incluyendo los Comités de Obra), (Ver formato SGT- 034) de seguimiento ambiental, así como elaborar los informes mensuales de interventoría ambiental (Ver formato SGT- 036), para que la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional de Vías haga el seguimiento y análisis respectivo. ö Velar porque las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente legalizadas ante las autoridades competentes y se diligencien correctamente las planillas de disposición de escombros. (Ver formato SGT- 037). ö Exigir y verificar el cumplimiento por parte del contratista las normas de seguridad industrial necesarias en la ejecución de la obra. ö Controlar y verificar la implementación de los planes existentes y la señalización utilizada en el manejo del tránsito peatonal y vehicular. En caso de estar incluido en el contrato de obra, los requerimientos para los planes de señalización y manejo del tránsito, es responsabilidad del Interventor las siguientes: ö Exigir la implementación del plan para el manejo del tránsito al mismo tiempo que se empieza la ejecución de la obra. ö Verificar el cumplimiento de los parámetros de operación de tránsito sobre las vías o corredores del sistema vial arterial que se afecten, sobre la red de vías locales y sobre las que van a ser utilizadas de acuerdo al plan aprobado. ö Cuando el interventor verifique el incumplimiento de alguno de los parámetros, solicitará la sanción respectiva, a la subdirección correspondiente que deberá sustentar de acuerdo con lo previsto en el contrato. ö Velar porque se implemente la propuesta estratégica para disminuir el impacto rural sobre el tránsito vehicular y peatonal, si fuese necesario se tomaran las medidas pertinentes y las modificaciones para garantizar el cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito dentro de los niveles mínimos aceptables.
ö Verificar y exigir las modificaciones a los planes de manejo del tránsito conducente a garantizar los niveles mínimos aceptables de los parámetros de tráfico. El cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito no exime al contratista de cumplir los indicadores de rendimiento establecidos en el contrato. ö Verificar que la señalización estática y luminosa, las señales reglamentarias, preventivas e informativas sean construidas y ubicados de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidos en el manual sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y carreteras y/o marítimas y fluviales. ö Cuando la señalización propuesta para el plan de manejo del tránsito entre en contradicción con la ya existente el contratista debe implementar algún tipo de mecanismo que permita tapar o retirar las señales en uso y se debe prever su restitución una vez se hayan realizado los trabajos y retirado la señalización temporal, actividades que son responsabilidad del contratista, bajo la supervisión de la Interventoría. ö Una vez el contratista haya puesto en marcha todo el sistema de señalización la Interventoría efectuará mediciones reales en terreno de todos los parámetros, con el fin de determinar si se está cumpliendo con los objetivos propuestos en el plan de manejo del tránsito; en caso negativo solicitará al contratista en forma inmediata tomar las medidas necesarias para lograr el cumplimiento de los mismos. Sea cual fuere el mecanismo a utilizar el interventor lo evaluará de acuerdo a las necesidades reales del área de intervención. ö Debe controlar que toda la señalización utilizada siga como mínimo lo establecido en el manual sobre dispositivo para la regulación del tránsito en calles y carreteras § Controlar la utilización de los materiales de riesgo
En el caso que las obras requieran de la utilización de materiales explosivos o de alto riesgo, la Interventoría debe llevar el registro de la provisión, consumo y existencia de los materiales. Si el contratista es el ejecutor de las obras que emplean tales materiales, la interventoría debe exigir y verificar el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa para el manejo y control de explosivos. También debe verificar el equipo y personal utilizado, de tal forma que sea el más adecuado para los trabajos a ejecutar.
El incumplimiento de cualquiera de obligaciones antes mencionadas por parte del interventor y que deriven, sean causa, permitan o faciliten del incumplimiento del contratista, lo hara responsable conjuntamente con este último, de los perjuicios causados a la entidad contratante o a terceros. § Exigir la iniciación de los trabajos
Para lograr le ejecución oportuna de los trabajos, el Interventor debe exigirle al contratista el inicio de las actividades en las fechas previamente programadas. El Interventor será el responsable ante el Instituto Nacional de Vías de cualquier atraso de la obra, a no ser que la causa le sea imputable al contratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otros aspectos. ü Llevar el diario de la obra ( Bitácora) El interventor debe llevar y mantener un libro de registro, que permita el control diario de la obra, de las actividades desarrolladas, instrucciones, observaciones, convenios, quejas, solicitudes, compromisos, tareas pactadas, decisiones tomadas en las reuniones del Comité de Obra, el estado físico semanal de las obras y demás determinaciones relacionadas con el desarrollo de la ejecución de la obra. ü Mantener actualizado el Archivo de Interventoría En la labor de Interventoría, se generan diversos tipos de documentos, que deben archivarse de manera adecuada y consecuente, en concordancia con el Plan de Aseguramiento o Gestión de la Calidad de la Interventoría, con el fin de facilitar y garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectos ejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventor debe seguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnica suministrado por el grupo de archivo y correspondencia de la Subdirección Administrativa, la cual se subdivide en dos etapas: a) Composición de la Serie documental El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acerca de la composición de la serie documental del contrato, organizada por cuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros a través de carpetas debidamente identificadas según el componente legal, técnico y financiero. ö Cuadernillo legal Contiene copia de los siguientes documentos:
Pliego de condiciones, adendos. Disponibilidad y reserva presupuestal. Contrato Orden de Iniciación del contrato de obra Orden de iniciación del contrato de diseño y construcción (Ver formato SGT- 003) Acta de recibo y aprobación de diseño, (Ver formato SGT- 004) Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT- 005) Acta de pago mensual (Ver formato SGT- 038) Acta de Ajustes (Ver formato SGT- 007) Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008) Acta de fijación de precios no previstos (Ver formato SGT- 010) Acta de modificación de cantidades de obra (Ver formato SGT - 047) Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT- 032) Acta de suspensión (Ver formato SGT- 011) Acta de reiniciación (Ver formato SGT- 012) Acta de cambio de supervisor o interventoría (Ver formato SGT- 013) Acta de terminación del contrato de obra (Ver formato SGT- 015) Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016) Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017)
ö Cuadernillo Técnico Es responsabilidad del Interventor constituir el cuadernillo técnico, el cual contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de seguimiento como son: § § § § § § § • § § § § § § § § Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar el desarrollo del contrato. Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT- 033) Acta de cambio de especificaciones (Ver formato SGT- 009) Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT- 021) Informe semanal de interventoría (Ver formato SGT- 022) Análisis de precios unitarios (Ver formato SGT- 024) Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT- 029) Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos (Ver formato SGT031) Acta de seguimiento ambiental (Ver formatos SGT- 034) Acta de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 046) Acta de informe mensual de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 036) Ficha técnica para proyectos (Ver formato SGT- 040) Formulario de requerimientos ambientales preliminares (Ver formato SGT- 035) Cuadro para el control de manejo de escombros (Ver formato SGT- 037) Cuadro de inventario forestal (Ver formato SGT- 041) Correspondencia (copias y originales)
ö Cuadernillo Financiero Es responsabilidad del interventor constituir el cuadernillo financiero, el cual contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de cuentas tramitadas en el desarrollo del contrato, en este cuadernillo se debe constituir por las siguientes actas: § § § § § § § § § § Orden de Iniciación del contrato de obra Orden de iniciación de la obra, cuando el contrato lo exija (Ver formato SGT- 003) Acta de anticipo del contratista (Ver formato SGT- 005) Plan de inversión del anticipo (Ver formato SGT- 023) Acta de pago mensual (Ver formato SGT - 038) Acta de reajustes (Ver formato SGT- 007) Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008) Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016) Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017) Autorización para reintegro saldo anticipo (Ver formato SGT- 027)
b) Consecutivo y numeración de las actas Como se mencionó anteriormente existen tres (3) cuadernillos para la organización del archivo histórico de cada contrato como son el legal, técnico y financiero los cuales deben llevar una numeración con su respectivo consecutivo como se muestra a continuación: ö Cuadernillo legal la numeración consecutiva va desde el número (1) orden de iniciación hasta el acta (n) de liquidación, para efectos de las actas de recibo parcial se debe iniciar con el número del acta y número del contrato ö Cuadernillo financiero: Lleva el consecutivo del cuadernillo legal de las actas correspondientes al trámite financiero. Cuadernillo técnico Debe orientarse por la numeración del consecutivo del cuadernillo legal, para efectos de actas no legales (técnicas) se manejará un consecutivo paralelo, como se muestra a continuación: Acta No. 1 de Comité de Obra Acta No. 2 de Comité de Obra Acta No. 3 de Cambio de Especificaciones Técnicas
Llevar el control de Recursos Físicos y Humanos
El archivo que tiene el interventor debe mantener una relación diaria del personal y equipos del contratista de obra, especificando el estado, las horas de servicio, ubicación y clase de trabajo ejecutado, verificando que la cantidad y calidad del personal y equipo utilizado estén acordes con el programa de inversiones y el programa detallado de la obra. En caso de que se presenten anomalías, el interventor exigirá el cambio o adición del personal o equipo necesario, y lo reportará al supervisor del contrato. Si los cambios afectan considerablemente la ejecución del proyecto, deben ser aprobados por el supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías. De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, se debe solicitar a la Unidad Ejecutora correspondiente, a través del supervisor de contrato, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato. Cuando el contratista de obra celebre subcontratos (previa autorización de la unidad ejecutora) el interventor debe revisar y autorizar las condiciones del mismo, así como del personal y equipo a emplear. Lo remitirá al supervisor del contrato y éste a su vez, al Supervisor del Proyecto para su revisión y aprobación definitiva, por parte del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva. § Controlar el avance del contrato
El interventor debe controlar diariamente el avance de los proyectos, supervisando las cantidades de obra ejecutadas por el contratista de acuerdo con los planos, diseños y especificaciones técnicas a través de mediciones realizadas por la comisión de topografía e inspectores; supervisadas por el residente de interventoría. Además debe informar oportunamente al Instituto Nacional de Vías si se presentan mayores o menores cantidades de obra y/o no previstos. Así mismo debe controlar el avance de obra de acuerdo con el programa de ejecución vigente y con el programa detallado de obra, esta información debe ser presentada en el Comité de Obra que se programa semanalmente. El personal ambiental debe participar en los Comités de Obra y además debe diligenciar el formato de seguimiento ambiental una (1) vez al mes ( er V formato SGT-034). A esta reunión deben asistir, el personal ambiental, el especialista ambiental del contratista y el encargado del tema ambiental de la Subdirección del Medio Ambiente y Gestión Social si se considera necesario. Para el cumplimiento de la programación (en cuanto a cantidad y tiempo), impartirá instrucciones respecto al orden de prioridad en que se deban efectuar los trabajos y solicitar las sanciones a que hubiere lugar.
§ Efectuar reuniones periódicas Además del residente de obra quién estará presente diariamente cerca de las instalaciones de la obra, el director del proyecto debe asistir como mínimo una vez al mes a la obra, para la revisión, control y coordinación necesaria. § Control Financiero del Contrato de Obra La interventoría debe conocer las reservas presupuestales existentes, las necesidades de adiciones si es el caso y el estado financiero de la obra registrando las operaciones que se efectúen con los fondos del mismo, por ejemplo el trámite de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios de ítems no previstos, etc. Además la interventoría debe informar al supervisor del contrato el estado, mediante el informe mensual que especifique el monto de dinero gastado, el monto del presupuesto que se asignó al proyecto, la cantidad de presupuesto sobrante y la cantidad de obra (en términos de dinero) que falta ejecutar. Además debe entregar al supervisor del contrato, junto con el informe mensual correspondiente, el cuadro de control financiero (Ver formato SGT030), a través del cual, a manera de registro, se describen las actas financieras que se han tramitado durante la ejecución del proyecto. § Control legal del contrato de obra En el aspecto legal, la interventoría es responsable del manejo del contrato de obra. Para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trámites efectuados durante la ejecución del proyecto, debe presentar mensualmente al supervisor del contrato, junto con el informe mensual correspondiente, el cuadro de control legal (Ver formato SGT- 026). § Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista de obra Es obligación del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista, resolverlas por escrito dentro de los 5 ó 10 días hábiles siguientes a su recibo, según su complejidad, dicho documento debe ser remitido al supervisor del contrato, quien a su vez emitirá su concepto que enviará a la unidad ejecutora para el estudio correspondiente. Es deber del interventor solicitar, de manera oportuna, la aplicación de sanciones en contra del contratista en caso de incumplimiento de obligaciones de este ultimo y sustentar técnicamente dicha solicitud y los demás actos que en razón del trámite de la respectiva sanción sean necesarios. El interventor
será responsable de las consecuencias surgidas del incumplimiento de esta obligación. Ninguna orden del interventor podrá darse verbalmente. "Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato" (Artículo 32, numeral 2, Ley 80/93). § Elaborar las Actas de Obra e Interventoría El interventor cuantificará las obras y labores realizadas durante el período ejecutado con el fin de elaborar el Acta de Recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008) correspondiente e igualmente acta mensual de interventoría. Las actas de obra y de costos de interventoría deben ser remitidas al Instituto Nacional de Vías en los diez (10) primeros días calendario del período siguiente al ejecutado y además deberá adjuntar el informe mensual de Interventoría, para realizar el trámite del pago de dichos servicios. Igualmente se debe adjuntar con el Acta de Recibo Parcial de Obra, los documentos soporte como preactas, formato de transferencia electrónica y la respectiva copia magnética. § Programar y organizar reuniones del Comité de Obra. Con el fin de tratar y analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato, y acordar soluciones prácticas y oportunas, la Interventoría debe programar y organizar reuniones semanales de obra. En estas reuniones será obligatoria la asistencia y participación del residente de la interventoría, el residente de obra, el residente ambiental del contratista y siempre que sea posible del supervisor del contrato designado por el Instituto Nacional de Vías. El interventor debe consignar en un acta los participantes de la reunión y los aspectos acordados, especificando las tareas establecidas y los responsables del cumplimiento de las mismas. Estas actas serán firmadas únicamente por los asistentes a la reunión. Cuando las necesidades de la obra lo requieran, la Interventoría convocará a reuniones extraordinarias. 2 . 2 . 2 I n f o r m e s d e i n t e r v e n to r í a La interventoría en el transcurso de la ejecución de la obra, debe presentar al Supervisor del contrato y/o del proyecto del Instituto Nacional de Vías los
informes necesarios, que le permitan a este último estar enterado del avance y demás aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan: - Informe Mensual Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías durante los cinco (5) primeros días de cada mes. Este informe consta de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe básico. Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de recibo parcial de Obra (Ver formato SGT- 008), especificando las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción de las actividades, cantidad y precios unitarios; con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista de obra en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato de obra. En estos informes debe reflejarse el control estadístico de asistencia a las reuniones semanales y observaciones consignadas en la bitácora de obra que es obligatoria, así como el nombre de cada visitante. Igualmente se debe presentar la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales (Ver formato SGT- 028), la dependencia a cargo lo estudiará en cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, al día hábil siguiente se debe remitir a la Oficina Asesora Jurídica, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicación de las multas de conformidad con las cláusulas del contrato y de la Ley 80 de 1993. Además el interventor debe entregar el informe mensual de interventoría ambiental (Ver formato SGT - 036), con el fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos y alcances ambientales adquiridos por el contratista de obra. En caso de proyectos catalogados como de mediano y gran impacto ambiental, el informe mensual de interventoría deberá seguir los siguientes lineamientos: En la primera fase del informe de interventoría ambiental se debe registrar la descripción del estado contractual de la obra indicando el número de contrato, valor, adiciones, prórrogas, nombre de la empresa constructora e interventora y del interventor ambiental, entre otros. La segunda fase debe describir las actividades realizadas en el periodo respectivo, detallando aquellas que han tenido mayor incidencia ambiental y más relevancia en el desarrollo de la construcción del proyecto.
La tercera fase, debe reportar como mínimo los siguientes aspectos: Reflejar las acciones adelantadas por la Interventoría para verificar el cumplimiento por parte del contratista sobre la implementación de las medidas de manejo ambiental contempladas en el Estudio de Impacto ambiental y/o Plan de Manejo Ambiental. - Identificar los inconvenientes y problemas ambientales que se presentan en desarrollo de la obra. - Indicar las acciones adoptadas por la Interventoría en la implementación de soluciones proactivas para resolver los inconvenientes y problemas ambientales que se presentan en desarrollo de la obra. - Indicar los resultados del programa de seguimiento y monitoreo ambiental. Presentar el reporte de evaluación del desempeño ambiental de la obra teniendo en cuenta los indicadores ambientales definidos en el Estudio de Impacto Ambiental y/o Plan de Manejo Ambiental y de los que resulten durante el desarrollo de la obra. Presentar un análisis del cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas por la autoridad ambiental en la resolución ambiental para el desarrollo de la obra. Reportar las auditorias ambientales internas realizadas al proceso de disposición de escombros, manejo de tránsito, implementación del diseño paisajístico, el cargue y descargue de materiales y suministros, entre otros. Actualizar la información relativa a la verificación y actualización de las licencias y permisos ambientales de zonas de disposición de material de desecho o sobrantes, canteras, plantas de asfalto y concreto. Actualizar los costos ambientales y compararlos con los definidos contractualmente.
En la cuarta fase del informe, el interventor ambiental debe detallar las conclusiones y recomendaciones resultantes del proceso de Interventoría y además anexar registros topográficos, fotográficos, fotocopias de actas y otros documentos que sean requeridos, con el fin de realizar el control de documento y datos desarrollada por la interventoría ambiental. Adicionalmente para los proyectos de mínimo impacto, se deben entregar dos (2) informes de interventoría ambiental exigidos por la Autoridad Ambiental
competente, el primero al cumplirse el 50% del cronograma de actividades de obra y el segundo al finalizar las labores constructivas. Estos informes deben contener como mínimo la siguiente información: - Información contractual - Breve descripción de las obras realizadas. Descripción detallada de cómo se han implementado los programas del Plan de Manejo Ambiental en el estudio de impacto ambiental.
- Acciones y comunicaciones realizadas por la interventoría para verificar la implementación del Estudio del Impacto ambiental y/o Plan de Mejoramiento Ambiental. - Las planillas de disposición de material de desecho o sobrantes y un archivo fotográfico que muestre el avance de la obra. - Resumen Ejecutivo Debe contener de manera concisa y precisa la información que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. En este informe ejecutivo se debe incluir: ⇓ Estado y avance físico del proyecto: Especificando la cantidad de obra presupuestada, ejecutada y modificada y los atrasos con respecto a la programación establecida. ⇓ Estado y avance presupuestal de las obras. ⇓ Reporte consolidado del nivel de calidad de las obras. ⇓ Recomendaciones y conclusiones En los aspectos anteriores debe especificarse y estudiarse los puntos críticos o relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto. - Informe Básico Debe contener: ü El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: anticipo, facturación mensual, estado de avance financiero.
ü Trabajos ejecutados: descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance de la obra (en términos monetarios y de unidades físicas), modificaciones del proyecto en cantidades, precios unitarios. ü Recursos: debe detallarse el personal y equipo de la Interventoría y del contratista de obra empleado. ü Aspectos técnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas. ü Control de Calidad: cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029), en el que se describen las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o localización y los resultados obtenidos; así mismo, se incluirán los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información relacionada con la calidad de la obra. ü Desarrollo del contrato de obra y comportamiento según la programación. ü Aspectos administrativos ü Aspectos varios: registros fotográficos, informe meteorológico o control diario del estado del tiempo, actas, anexos e información adicional relacionada con el proyecto. ü Comentarios y conclusiones - Informe Final Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del mismo. El informe deberá estar debidamente empastado y foliado, con una presentación metodológica adecuada (índices, anexos, pie de página, etc.). El original del informe se debe remitir al grupo de archivo y correspondencia de la Oficina Asesora Jurídica (archivo central). § Contenido del Informe final de interventoría de obra La relación mínima de documentos y anexos que el informe final de interventoría debe contener además de lo que la respectiva Unidad Ejecutora considere pertinente, debe ser: Datos completos del contratista de obra y firma interventora (nombre, teléfono, fax. E-mail y dirección).
Copia del contrato de obra, de los otro sí, adiciones, prórrogas, suspensiones y/o sanciones que tenga el contrato. incluye estabilidad de obra y certificado de
- Copia de la póliza única, modificación. -
Memoria descriptiva de la ejecución /desarrollo del contrato. Actas de terminación, entrega y recibo final de obra, liquidación, pago final, modificaciones en ítems como en precios unitarios. Descripción de los trabajos de: especificaciones técnico-constructivas, diseño del pavimento u obra, sección típica de la estructura de diseño, condiciones del subsuelo, situaciones técnica encontradas, procedimientos aplicados, relación de metas físicas ejecutadas debidamente abscisadas y localizadas. Ensayos de laboratorio. Labor de interventoría . Registro fotográfico, antes, durante y a la terminación de la obra. Copia de la bitácora de obra. Plano récord con metas físicas ejecutadas debidamente abscisado y localizado. Antecedentes y descripción general de la obra, ubicación, características geológicas, geográficas, topográficas, estructurales, entre otras. Proceso de construcción: rendimiento del personal, equipos y materiales utilizados, cantidades de obras ejecutadas, relación de metas físicas ejecutadas y no ejecutadas discriminadas por tramos, detallando cantidades, porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar, tomando como unidad o porcentaje, la extensión del tramo a recuperar, ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de las actividades a nivel constructivo.
- Costos de construcción por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el costo total. - Planos a escala 1:500 de las obras ejecutadas.
- Planos en planta de las obras donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no ejecutado; Perfiles estructurales por tramo de obra ejecutada. - Aclaraciones técnicas en los cambios de diseño, exclusiones de metas físicas, ampliaciones del objeto, e informe del control de calidad de la obra. - Actas suscritas - Registros fotográficos y/o fílmicos en ejecución y finales ejecutado como de lo no ejecutado (con fechador). tanto de lo
- Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que sean necesarios para la conservación de las obras. - Libro de obra - Póliza de estabilidad donde se distingan claramente las fechas de inicio y vencimiento de su vigencia. - Copia de tiras topográficas. - Informe final de aspectos ambientales. - Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del Instituto Nacional de Vías 2.2.3 C a s o s e v e n t u a l e s Cuando se presenten mayores o menores cantidades de obra y/o no previstas, la interventoría debe consignarlas en el Acta correspondiente, para el caso de los ítem que deban ajustarse, éstos se consignarán en las actas de reajustes (Ver formato SGT-007), en la cual se especificará el código del ítem y se aplicará la ecuación de equilibrio contractual, para obtener el valor ajustado. De igual forma, los ajustes en forma acumulada y parcial deben consignarse en el cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT- 021), donde se deben comparar estos valores según lo programado y lo ejecutado. Estos informes deben ser remitidos al Supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías para su revisión y concepto. Estas actas se deben tramitar simultáneamente con las de recibo parcial de obra. Si se consideran cambios en los métodos constructivos o en las especificaciones técnicas, la interventoría debe enviar una Acta de cambio de especificaciones
(Ver formato SGT-009) en la cual se deben mencionar las propuestas y razones o causales que sustenten las modificaciones. - Precios no Previstos Generalmente, por causa de las modificaciones implementadas en la obra, la Interventoría debe estudiar los precios de obras no previstos presentados por el contratista de obra para lo cual debe elaborar y presentar a la Unidad Ejecutora correspondiente del Instituto Nacional de Vías, un cuadro comparativo de precios unitarios no previstos ( er formato SGT- 031), un V análisis de precios unitarios (Ver formato SGT- 024), y el acta de fijación de precios no previstos (Ver formato SGT- 010), para el estudio respectivo. La dependencia correspondiente, por medio del supervisor de contrato verificará durante la ejecución del contrato, los precios y en caso de encontrar diferencias considerables con respecto a los del mercado, hará responsable a la Interventoría. En el caso que ya se hayan aprobado los precios, la Interventoría debe asumir los sobrecostos en que incurra el Instituto Nacional de Vías. - Adiciones y/o Prórrogas Si durante el desarrollo del proyecto, se hace necesario un mayor plazo y/o mayor presupuesto para el contrato de obra o de interventoría, resultante como mayor o menor cantidades no previstas en el acta respectiva, el interventor debe elaborar una solicitud de adición y/o prórroga (Ver formato SGT- 032), motivo por el cual el supervisor de contrato velará porque las razones que obligaron a la adición o prórroga del contrato estén plenamente justificadas ante el supervisor de proyecto de la Unidad Ejecutora correspondiente y/o Director Territorial quien debe verificar que la información contenida en la solicitud sea la requerida; la adición será aprobada por el Subdirector de la Unidad Ejecutora. Las solicitudes deben presentarse treinta (30) días calendario antes de vencer el plazo inicial del contrato. La interventoría debe ejercer el control permanente, para evitar que las obras ejecutadas sobrepasen el valor contractual, advirtiendo de esto por escrito al Contratista de obra. - Reprogramación de Obra Toda vez que se presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensión del mismo, que alteren la normal ejecución de las obras, la Interventoría debe exigir para su estudio por escrito al contratista de obra la presentación de una nueva programación para la ejecución o la nueva
inversión actualizada. El Interventor velará porque las reprogramaciones no ocasionen mayores costos al Instituto. - Suspensión, ampliación y reinicio de labores Si por causas de fuerza mayor, no imputables a la interventoría, al contratista de obra o al Instituto Nacional de Vías debe suspenderse temporalmente el contrato de ejecución de obra o si se establece posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensión temporal, la Interventoría debe emitir un concepto técnico previo sobre la suspensión y a su vez debe elaborar el Acta de suspensión (Ver formato SGT- 011) que formaliza las decisiones tomadas. De la misma manera, una vez finalizado el plazo de la suspensión, la interventoría debe elaborar la orden de reiniciación (Ver formato SGT-012) para efectos de dejar documentado el reinicio de las labores. En los casos en que no se continúe con la ejecución del proyecto, el Instituto Nacional de Vías, el interventor y la unidad ejecutora respectiva, realizarán la liquidación del contrato y en esta se efectuará el cruce de cuentas corrientes, tomando la parte sobrante del anticipo consignada en la cuenta correspondiente. Si esto no es suficiente (teniendo en cuenta los trabajos hasta el momento ejecutados), se debe tomar el porcentaje de la retención de la garantía (en el caso que el contrato la contemple), descontado de las cuentas mensuales y si aún no es suficiente, hará uso de la póliza de buen manejo del anticipo. - Cambio del Interventor Si se hace necesario un cambio de la interventoría, por razones imputables o no a ésta, el supervisor del contrato debe elaborar el Acta de terminación del contrato de interventoría. (Ver formato SGT- 014). - Control de Cumplimiento y Sanciones En los casos en que el contratista de obra incumpliera sus obligaciones contractuales, el interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones y una vez no cumplidos estos plazos, debe solicitar al Instituto Nacional de Vías la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato. En caso de ser necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debe elaborar un informe para la dependencia correspondiente, estableciendo y justificando su concepto al respecto. Adicionalmente debe presentar una evaluación mensual sobre el cumplimiento del contratista de obra con respecto a las obligaciones contractuales.
Para tal efecto el Instituto Nacional de Vías debe adelantar las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en el contrato.
2.3 ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA
Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una vez haya finalizado la ejecución del proyecto. Estas actividades se describen a continuación: 2.3.1 A c t a d e t e r m i n a c i ó n d e o b r a Una vez finalizado el plazo para la ejecución de la obra, el interventor debe proceder a elaborar el Acta de Terminación del Contrato de Obra vencimiento de plazo (Ver formato SGT- 015), la cual debe dejar constancia de la terminación parcial o total de las obras. Mediante la suscripción de esta acta se asume plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida y además debe ser firmada por el Contratista, Interventor, Supervisor del Contrato. 2.3.2 Visita previa y final de inspección de obra
Una vez terminada la ejecución del proyecto, la interventoría debe programar, máximo Diez (10) días después de cumplido el plazo del contrato de obra una visita, con el fin de determinar el estado final de la obra a recibir. Esta visita la realizarán los representantes de la Interventoría, el contratista de obra y el supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías. En caso de que la obra no cumpla con los requisitos exigidos, por causas imputables al contratista, se procederá con el proceso de reclamación y/o de fijación de sanciones, acorde con las condiciones fijadas en el contrato. Si en cambio, sólo son necesarios arreglos de menor magnitud, el Interventor debe hacer las solicitudes e indicaciones necesarias al contratista de obra, para que proceda a realizar los arreglos necesarios. Estos arreglos deben terminarse en el plazo establecido para tal fin. Una vez verificada la realización de los correctivos de obra y/o trabajos pendientes, se efectuará el recibo final de obra. 2.3.3 Acta de recibo final de obra
El interventor debe elaborar el Acta de Recibo Final de obra a más tardar un (1) mes después de la fecha de terminación de la misma (Ver formato SGT56
016), dicha acta debe suscribirse previa revisión y aceptación del Instituto Nacional de Vías. Antes de la liquidación del contrato y/o a más tardar a los dos (2) meses de la terminación del mismo se debe remitir a la Unidad Ejecutora correspondiente la documentación básica del informe final de interventoría, en documento remisorio del informe final se debe hacer la salvedad de aquellos documentos que no se pueden enviar debido a su trámite, como por ejemplo la gestión ante entidades externas o dependencias internas del Instituto Nacional de Vías que participan, y cuyas actas o documentos de recibo están en periodo de suscripción y perfeccionamiento. Con un segundo envío y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, el interventor debe completar la totalidad de la documentación solicitada en el informe final de interventoría. . Mediante la suscripción del Acta de Recibo Final de Obra se asume plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida y además debe ser firmada por el contratista de obra e interventor de tal forma que se logre dejar constancia del estado definitivo del desarrollo del contrato. Para ello, el acta de recibo final de obra debe contener una descripción detallada de todos los trabajos realizados durante la ejecución del contrato, con su localización exacta y a su vez debe especificar la cantidad de unidades construidas, el valor unitario y el valor total de cada ítem, para así lograr definir el valor total definitivo de la obra ejecutada. NOTA: Anexo al acta de recibo final de obra, debe actualizar la póliza de amparo de estabilidad de obra ejecutada. 2.3.4 Informe final y planos récord de obra
La descripción del procedimiento para la elaboración del informe final está consignada en el numeral 2.2.2. Y además debe anexarse al informe final los planos definitivos de la obra, los cuales deben reflejar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del proyecto. Si se considera pertinente, se incluirá información adicional. Cada dependencia del Instituto Nacional de Vías que ejecuta contratos de obra deberá remitir a la Subdirección de Apoyo Técnico, una copia del correspondiente informe final de interventoría, con el propósito de realizar el seguimiento de ley, mediante la inclusión del objeto del contrato (vías, puentes, andenes, etc.) en la programación de las visitas técnicas a las obras, a fin de constatar su estabilidad o en su defecto proceder al respectivo requerimiento al contratista y si este no repara, proceder a la presupuestación de daños para la aplicación de la garantía de ley. Previo a la liquidación del contrato y como requisito para esta, la interventoría y el Contratista de obra deben efectuar la entrega en la Subdirección de Apoyo
Técnico, de la información solicitada en lo concerniente a pavimentos expresada en los Términos de Referencia de acuerdo al formato en medio magnético establecido y suscribir la certificación de recibo de obra, (Ver formato SGT- 042) El supervisor del proyecto designado para cada contrato debe velar para que la interventoría presente en original y copia el respectivo informe final de interventoría.
2 .3 . 5 A c t a d e l i q u i d a c i ó n d e l c o n t r a t o 3 Mediante la suscripción del Acta de Recibo final de Obra, el contratista de obra y el interventor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida, y en esa medida deben garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales de las dos partes. Con base en el Acta de Recibo final de obra, y la actualización de la garantía de estabilidad de las obras ejecutadas, el supervisor de proyecto elaborará el Acta de Liquidación del contrato de acuerdo con la normatividad vigente, para la suscripción por las partes. Se debe dejar constancia del estado financiero, de los valores de la obra ejecutada y ajustes pagados, la amortización del anticipo, de los valores retenidos, de disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas legales tramitadas de los contratos adicionales de modificaciones contractuales, de acciones legales en proceso (si es del caso), de garantías y demás información requerida. Las actas de liquidación deben llevar el Vo.Bo. del contratista de obra e Interventor en cada una de sus hojas, puesto que de no hacerlo se podría incurrir en una posible falsedad de documento público. NOTA: Es responsabilidad del supervisor del contrato diligenciar y adjuntar en el acta de recibo final de obra, el Anexo 1 indicadores de desempeño del contrato. Además debe remitir una copia a la Unidad Ejecutora correspondiente.
2.3.6 Acta de devolución de garantías del contratista (en caso que el contrato lo contemple) Es responsabilidad de la interventoría elaborar la orden de pago que especifica la cantidad de dinero que el Instituto Nacional de Vías debe
entregar al contratista, por concepto de devolución de garantías retenidas, (Ver formato SGT- 043).
E n t r e g a d e d o c um e n t o s a l I n s t i t u t o N a c i o n a l d e V í a s
El interventor debe entregar al supervisor del contrato entre otros los siguientes documentos para la suscripción del Acta de Recibo Final y Liquidación del Contrato de Interventoría: § Informe final de Interventoría. § Registro fotográfico Original § Registro fílmico § Planos Récord aprobados en original y una (1) copia. § Acta de recibo final de Obra, suscrita por el Contratista y el Interventor. § Proyecto de Acta de recibo final de Interventoría. 2.3.8 Acta de termi nación del contrato de interventoría
Una vez finalizado el plazo para la ejecución de la obra, el interventor procede a elaborar el Acta de Terminación del Contrato de Consultoría / Interventoría (Ver formato SGT- 014), la cual debe dejar constancia de la terminación de la ejecución de la obra. Esta acta debe ser firmada por el interventor, y el supervisor del contrato. 2.3.9 Acta de recibo final y de liquidación del contrato de interventoría Mediante la suscripción del Acta de Recibo Final del Contrato de Interventoría, el Interventor asume plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida. Con base en esta Acta el supervisor del proyecto procederá a la elaboración del acta de liquidación del contrato de Interventoría teniendo en cuenta el plazo establecido en el pliego de condiciones como máximo dentro de los cuatro meses siguientes a la finalización del contrato, para la suscripción por las partes (Ver formato SGT- 018). Se debe dejar constancia del estado financiero, de amortización del anticipo, de las disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas de pago de Interventoría, de las actas legales, contratos adicionales, de las modificaciones
contractuales, acciones legales en proceso y sanciones (sí es el caso), garantías, reconocimientos y relación de documentos entregados al Instituto. Si en el contrato de Interventoría se pactó retención de garantía adicional, el Supervisor del contrato debe elaborar el acta respectiva de la devolución y tramitarla a la vez con el acta de liquidación. Las actas de liquidación deben llevar el Vo.Bo. del Interventor en cada una de sus hojas, puesto que de no hacerlo se podría incurrir en una posible falsedad de documento público. 2.3.10 Interventoría para proyectos especiales
Celebración de convenios Para la celebración de convenios, el Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente debe velar porque se cumplan los siguientes requisitos necesarios para los respectivos trámites y suscripción del respectivo convenio: § Trámite con la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social y el grupo de coordinación interinstitucional, para los permisos o licencias expedidos por la Autoridad Ambiental competente y el trámite correspondiente con las empresas de servicios públicos. Análisis de conveniencia en el que se incorporen las principales razones de viabilidad, legalidad de la ejecución del convenio. Certificados de disponibilidad presupuestal de parte del ente o comunidad, y un certificado de disponibilidad presupuestal del Instituto Nacional de Vías, en caso de aportar recursos financieros para su ejecución. El memorando de la solicitud de elaboración del convenio dirigido a la Oficina Asesora Jurídica y el memorando dirigido al Director General en el cual se recomienda la suscripción del convenio.
En estos memorados, se deben incluir el objeto del convenio, plazo, recursos destinados, obligaciones de las partes, presupuesto de ejecución de obras y otros elementos que se consideren adecuados para ser incorporados en la minuta del convenio. Estos convenios deben ser liquidados de acuerdo con la normatividad vigente. (Ver formato SGT – 044).
El incumplimiento de cualquiera de obligaciones antes mencionadas por parte del interventor y que deriven, sean causa, permitan o faciliten del incumplimiento del contratista, lo hara responsable conjuntamente con este último, de los perjuicios causados a la entidad contratante o a terceros
3. PLAN DE CONTROL DE CALIDAD
El contratista presentará y desarrollará un Plan de Control de Calidad específico para el proyecto, conforme a lo estipulado por el Instituto Nacional de Vías, el que deberá conocer y velar por su cumplimiento, el Interventor del proyecto debe hacer las sugerencias que crea convenientes y necesarias para su aplicación y/o corrección. El Interventor del proyecto podrá hacer las sugerencias que crea convenientes y necesarios para su aplicación o corrección de los mismos.
El contratista deberá proporcionar al Instituto un trabajo acorde con la calidad definida en los documentos del contrato, y para lograr este objetivo, ejecutará y controlará los trabajos bajo el enfoque de un modelo de Aseguramiento o
Gestión de la Calidad conforme a la Norma NTC-ISO 9000:1994 o NTC-ISO 9001:2000. El contratista deberá presentar un Plan para el Control de Calidad específico para el proyecto, en el cual deberá incluir los requisitos de un sistema de Aseguramiento o de Gestión de la Calidad. Para el entendimiento y definición de los términos técnicos sobre calidad, el contratista se remitirá a la Normas NTC-ISO: 8402 y NTC-ISO: 9000:2000 con relación al vocabulario, y a las diferentes normas de la serie NTC-ISO 9000. Durante la ejecución de los trabajos, la responsabilidad por la calidad del servicio es, única y exclusivamente, del contratista y cualquier supervisión, revisión, comprobación o inspección que realice el INVIAS, o sus representantes, se hará para verificar su cumplimiento, y ello no lo exime de su obligación sobre la calidad de la obra. Durante la ejecución de los trabajos, el contratista deberá elaborar los registros de acuerdo con los procedimientos e instrucciones del Plan de Control de Calidad. La confiabilidad de estos registros deberá ser tal que le garantice al INVIAS que los trabajos contratados se están desarrollando de acuerdo con los procedimientos documentados que se presentan en los siguientes requisitos del Plan de Control de Calidad.
REQUISITOS Y ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD
El contratista deberá hacer una declaración formal, por escrito y firmada, según formato modelo (Ver formato FCC-01), o similar según el Sistema de Aseguramiento o Gestión que maneje, en donde establecerá las políticas, objetivos y el compromiso de la calidad en relación con el proyecto. El personal deberá conocer el alcance, la responsabilidad y la autoridad de las funciones relacionadas directa o indirectamente con la planeación y control de los procesos a aplicar en la obra, con los elementos del Plan de Control de Calidad y con la calidad del proyecto, así como con las acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento de los mismos. 3.2.2 Compras y subcontratos
El contratista deberá solicitar a sus subcontratistas y proveedores el cumplimiento de los requisitos de calidad del contrato, exigiéndoles a los mismos la presentación de una declaración formal, por escrito y firmada,
según formato modelo (Ver formatos FCC-02; FCC-03) o similares según el Sistema de Aseguramiento o Gestión que maneje. En todos los casos, previa autorización del Instituto Nacional de Vías, el contratista deberá seleccionar a sus proveedores y subcontratistas, de acuerdo con la capacidad que tengan para suministrar bienes y servicios con la calidad requerida, así como los controles a los que serán sometidos aquellos. Antes de proceder a una compra o a una subcontratación, deberá evaluar y seleccionar a sus proveedores o subcontratistas para asegurarse que poseen la capacidad adecuada para: - Satisfacer los requisitos de entrega. - Satisfacer los requisitos de calidad. - Satisfacer cualquier requisito específico que se exija para el producto que se compra o se subcontrata. El contratista deberá asegurar que las órdenes de compra, órdenes de trabajo o subcontratos proporcionan al proveedor o al subcontratista, de manera clara y precisa, toda la información necesaria para cumplir con los requisitos del Instituto Nacional de Vías. Cualquier cambio en las especificaciones deberá ser transmitido oportunamente a los proveedores y/o subcontratistas. El contratista establecerá acuerdos para que el Instituto, o su representante, pueda verificar el cumplimiento de las especificaciones de los servicios subcontratados, en las instalaciones del proveedor o del subcontratista, antes de su entrega. 3.2.3 Plan de control de calidad
Para la coordinación de las diferentes actividades, el contratista deberá desarrollar la documentación del Plan de Control de Calidad de manera ordenada, sistemática y comprensible. El documento utilizado para describir el control de calidad del proyecto, la política y objetivos de calidad será el Plan de Control de Calidad. A partir de las necesidades y expectativas identificadas por el Instituto Nacional de Vías, expresadas en los documentos de la presente licitación pública, el contratista deberá planear la realización de las actividades que asegurarán la calidad del proyecto, considerando los requisitos y especificaciones de los servicios que deberá prestar y los controles necesarios para garantizar su cumplimiento.
El contratista deberá indicar las instrucciones técnicas o procedimientos específicos para las actividades sometidas al Plan de Control de Calidad (Ver formato FCC-04) o similares según el Sistema de Aseguramiento o Gestión que maneje. Deberá elaborarse un organigrama que muestre las relaciones de responsabilidad y autoridad de las funciones correspondientes al Plan de Control de Calidad, y las interrelaciones de la organización del contratista con las entidades que intervienen en el proyecto. Así mismo deberá describir las funciones del personal encargado de la calidad que intervendrá en los trabajos, de acuerdo con el organigrama del proyecto. El contratista de acuerdo con el requisito de Control de Documentos y Registros de Calidad deberá tener una estructura documental mínima de acuerdo con los formatos, listados y documentos exigidos dentro del Plan de Control de Calidad. Se podrá ampliar el número de documentos de acuerdo con la experiencia en Aseguramiento o Gestión de Calidad del contratista, si este lo considera necesaria para mejorar el Plan de Control de Calidad del proyecto. 3.2.4 Control de los documentos y datos
La siguiente es la relación de la documentación mínima requerida dentro del Plan de Control de Calidad: - Formato de responsabilidad gerencial (Ver formato FCC-01) - Formatos de compromiso calidad: proveedores y subcontratistas, (Ver formatos FCC-02; FCC-03) - Listado de actividades sometidas al control de calidad, (Ver formato FCC-04) - Formato de actividades a subcontratar (Ver formato FCC-05) - Listados de elementos a comprar (Ver formato FCC-06) - Formato de recibo cantidades de obra – identificación y trazabilidad (Ver formato FCC-07) - Formato de puntos de inspección y ensayo (Ver formato FCC-08) - Formato de no conformidades (Ver formato FCC-09) - Formato de acciones correctivas y preventivas (Ver formato FCC-10) - Formato de equipo de inspección y ensayo: listado de equipo (Ver formato FCC-11) El contratista podrá si lo considera necesario implementar al Plan de Control de Calidad otros documentos siempre que lo anterior redunde en el mejoramiento de la calidad de la obra. El contratista establecerá disposiciones para cuando se presenten cambios y modificaciones en la documentación del Plan de Control de Calidad, de forma tal que sea revisada y aprobada por un funcionario con nivel de autoridad y
responsabilidad. Los cambios deberán notificarse oportunamente a las áreas afectadas. Los documentos que genere el contrato deberán ser incluidos dentro de la documentación, para lo cual el contratista diseñará un procedimiento para realizar el control de la documentación y de los datos, el cual deberá ser mencionado en el plan de control de calidad y estar disponible para consulta del INVIAS. El contratista indicará los responsables del archivo de la documentación. 3.2.5 Control de los registros de calidad
Deberán mantenerse registros de calidad para demostrar el cumplimiento del Plan de Control de Calidad. Por lo tanto, el contratista deberá tener procedimientos para el control de los registros de calidad, los cuales deberán identificarse claramente con los trabajos, clasificarse de manera que sean fácilmente recuperables, archivados o almacenados para evitar su deterioro, protegidos contra acceso no autorizado y alteraciones, disponibles para el Instituto Nacional de Vías y retenidos durante un período acordado contractualmente. Todos los registros del plan de calidad del contratista se mantendrán en la oficina de la obra, y de acuerdo con el derecho de acceso, podrán ser inspeccionados por el Instituto Nacional de Vías cuando lo estime conveniente. El contratista deberá indicar el responsable en su organización de ejecutar el control de los registros de calidad. El contratista deberá conservar los registros de calidad durante cinco (5) años; al cumplirse este período, y un mes antes de destruir dichos registros, deberá informar al Instituto Nacional de Vías sobre tal acción, y si éste lo considera adecuado, podrá conservarlos, evitando así su destrucción. 3.2.6 Identificación y trazabilidad del producto
El contratista establecerá un procedimiento (Mapa de Procesos), que permita rastrear la historia, aplicación o localización de un producto o servicio, por medio de identificación única y registrada, y deberá mantener el registro de dicha identificación (Ver formato FCC-07) o similares según el Sistema de Aseguramiento o Gestión que maneje. Como mínimo, deberán identificarse y trazarse todos los productos y servicios, parciales y finales sometidos al plan de control de calidad. En la identificación y trazabilidad de los productos, deberán incluirse los documentos contractuales suministrados por el Instituto Nacional de Vías.
El contratista deberá presentar una relación de los productos y servicios (Mapa de Procesos) que van a ser sometidos a identificación y trazabilidad. Dentro de la relación anterior se deberá identificar los productos parciales dentro del desarrollo del contrato. 3.2.7 Control de procesos
El contratista deberá identificar las actividades sometidas al control de procesos y elaborar un programa (Mapa de Procesos) de puntos de inspección y ensayo de cada una (Ver formato FCC-08) o similares según el Sistema de Aseguramiento o Gestión que maneje, como mínimo, dentro de las mencionadas actividades deberá documentarse: - Puntos de inspección y ensayo - Recibo de cantidades de obra – identificación y trazabilidad - Tratamiento no conformidades - Acciones correctivas y preventivas - Control equipos: inspección, medición y ensayo En cada una de estas inspecciones deberá realizar el tratamiento adecuado de las no-conformidades. Para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados para los materiales, los trabajos y los servicios, el contratista deberá establecer, en cada uno de los programas de puntos de inspección y ensayo, los puntos de control adecuados y la frecuencia del proceso, así como los criterios para la aceptación. Para ejercer el control sobre los procesos, el contratista establecerá una planeación cuidadosa de la forma de ejecución y de los límites de aceptación, buscando asegurar que éstos se desarrollen bajo condiciones controladas y con la secuencia especificada (las condiciones controladas se refieren a la verificación de materiales, personal calificado, suministros, logística, condiciones ambientales, mantenimiento de equipos, procedimientos de trabajo o planes de calidad, códigos y normas, y aprobación de procesos). Además, deberá identificar las actividades críticas que afectan la calidad de los trabajos, (Mapa de Procesos) para mantenerlas bajo estricto control, y desarrollar procedimientos documentados para dichas actividades, y presentarlos al Instituto Nacional de Vías, o a su representante, antes del inicio de la actividad, a fin de que el procedimiento pueda ser evaluado en las instalaciones del contratista y se conozcan los mecanismos de control establecidos. Se deberá dar especial atención a los procesos cuyos resultados o características del producto no son medibles o cuyos resultados sólo se pueden
determinar por inspección durante su utilización u operación. Además de requerir una supervisión continua, deberá tenerse en cuenta la exactitud y variabilidad del equipo de medida que se utilice, la habilidad, capacidad y conocimientos del personal, los registros de procesos y equipos, las condiciones ambientales de tiempo, temperatura y humedad, y cualquier otra clase de factores que puedan afectar la calidad. Es responsabilidad del contratista, asegurar o gestionar la calidad de los trabajos que realiza, y garantizar su correcto funcionamiento, en las condiciones acordadas, durante el periodo de garantía. Para ello deberá contar con un laboratorio de campo, controlado por personal calificado e idóneo para tal labor, que le permita efectuar los ensayos convenientes y verificar la calidad exigida en las Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras, versión 1996, en las Normas de Ensayos de Materiales para Carreteras, versión 1996, y en las especificaciones particulares incluidas en el Pliego de Condiciones. El Instituto Nacional de Vías o su representante podrán requerir pruebas adicionales durante la ejecución y la entrega de los trabajos. En éste caso el contratista deberá hacer la coordinación para poner a disposición el personal necesario para la toma y el examen de las muestras. Si se necesitan pruebas especiales deberán ser ejecutadas por entidades especializadas. Debido a la complejidad de algunos procesos involucrados en los proyectos viales y a su incidencia en el costo de los mismos, deberá establecerse un procedimiento especial para la puesta en circulación, por motivos de urgencia, de ciertos productos no conformes. En este caso, es necesario indicar inequívocamente el responsable de esa puesta en circulación y las medidas correctoras posteriores que deberán adoptarse. El contratista deberá presentar: - Listado de actividades sometidas al control de procesos (Ver formato FCC04) - Programa de puntos de inspección y ensayo de cada una de las actividades sometidas al control de procesos (Ver formato FCC-08) - Listado de instrucciones técnicas, o procedimientos específicos, para las actividades sometidas al control de procesos, y tenerlos a disposición de INVIAS en caso de que éste lo requiera. 3.2.8 Auditorías internas de calidad
El contratista deberá planear y ejecutar auditorías internas de calidad de acuerdo con procedimientos escritos. Los resultados de estas auditorías deberán documentarse a través del registro de las deficiencias encontradas, las acciones correctivas requeridas, el período de tiempo acordado y el responsable de su ejecución. Los resultados de las auditorías internas podrán ser analizados por el Instituto Nacional de Vías, o su representante, así como las acciones correctivas realizadas y su efectividad. Durante la ejecución de los trabajos, el contratista deberá desarrollar un programa de auditorías internas de calidad, que contemple como mínimo una auditoría bimensual, dependiendo de la duración del contrato. El Instituto Nacional de Vías se reserva el derecho de realizar auditorías externas al Plan de Control de calidad del contratista, en el momento que lo considere necesario, por sí mismo o por quien designe para el efecto.
3.3 RESPONSABILIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL
3.3.1 Política de la calidad 3.3.1.1 Objeto (El contratista se encargara de presentar de acuerdo a la normatividad vigente, el objeto y políticas de calidad que se van a implementar en el proyecto, el cual remitirá al interventor para su aprobación. 3.3.1.2 Alcance
Este requisito es aplicable a todas las actividades que impliquen estar dentro del plan de control de calidad, 3.3.1.3 Responsabilidades Corresponde al representante legal, definir la política y objetivos de calidad, establecer las funciones y responsabilidades del personal y proporcionar los recursos necesarios para el Plan de Calidad. Corresponde al personal aplicar las políticas de calidad y colaborar en el logro de los objetivos de calidad.
Nuestros logros en el desarrollo de calidad se medirán a través del cumplimiento de los objetivos establecidos por el representante legal del contratista. 3.3.1.5 Compromiso gerencial Con el fin de cumplir los requisitos de calidad exigidos por el Instituto Nacional de Vías, el Representante legal, designará al Ingeniero encargado del Aseguramiento o Gestión de la Calidad en obra quien velará por el cumplimiento del Plan de Control de Calidad para el contrato y por la calidad durante la ejecución de los trabajos. Para tal efecto se asignarán los recursos técnicos y humanos necesarios, manteniendo una comunicación permanente con el cliente. Se informará al personal acerca del desarrollo del contrato así como de sus funciones y responsabilidades. Todas las actividades estarán orientadas a garantizar el desarrollo y mejoramiento del nivel de vida de los colaboradores de la empresa. 3.3.1.6 Responsables de la ejecución y la calidad del contrato El (contratista) (Nombre del contratista), designó a (Nombre del Ingeniero encargado del Aseguramiento o Gestión de la Calidad en la Obra) como responsable de la ejecución del contrato y de la calidad del contrato resultante. El (contratista) (Nombre del contratista), se compromete a hacer cumplir la aplicación de las políticas y objetivos de calidad propuestos en el Plan de Control de Calidad, con el fin de realizar todas las actividades de obra de acuerdo con los requerimientos y especificaciones estipulados para la misma. En constancia de lo anterior se firma por el Representante Legal.
I V. F ORMATOS D E I NTERVENTORÍ A
V . F O R M A T O S D E C O N T R O L D E C ALI D AD
INSTRUCTIVO PARA SUPERVISORES
TAREA BÁSICA DE LA SUPERVISION Supervisar a las interventorías para que la ejecución y desarrollo de los proyectos se encuentre enmarcada y sujeta a los estudios y diseños previstos para los mismos, los pliegos de condiciones y el contrato respectivo, al objeto, alcances, tiempos, especificaciones generales y particulares, cantidades y costos, para lo cual deberán realizar una dirección y manejo de los recursos asignados, buscando de la manera más eficiente y eficaz obtener los resultados y metas objeto de los proyectos a su cargo.
TAREAS GENERALES DE LOS SUPERVISORES
2.1 Conocer en todas sus partes el contenido de los contratos, pliegos de condiciones y demás documentos correspondientes a los proyectos sobre los cuales se ejerce la supervisión. 2.2 Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del interventor.
2.3 Controlar a través del interventor el oportuno cumplimiento de los compromisos contractuales y no contractuales adquiridos por parte del contratista para el adecuado desarrollo del proyecto. 2.4 Desarrollar las gestiones y servicios a que haya lugar con otras áreas internas y/o externas al Instituto Nacional de Vias, para garantizar la adecuada ejecución del proyecto. 2.5 Llevar el control financiero de los contratos.
2.6 Asegurar que el interventor y el contratista oportunamente adecuen la vigencia y/o el valor de las garantías según lo pactado en el contrato.
2.7 Supervisar que la interventoría realice la ejecución, el seguimiento y control de los planes de manejo ambiental, relacionados con la ejecución de las obras. 2.8 Supervisar que la interventoría exija al contratista, el cumplimiento de las especificaciones técnicas generales y particulares del proyecto. 3. TAREAS ESPECIFICAS DE LOS SUPERVISORES
3.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS RESPECTO A LA EJECUCIÓN DE OBRAS A continuación se presentan una discriminación general de las actividades a desarrollar por parte de los supervisores tanto para los contratos de interventoría como para los contratos de obra, entendiendo en todo caso que en los contratos de obra el seguimiento y control de los mismos está en cabeza de los interventores. EN CONTRATOS DE INTERVENTORIA 1. Participar activamente en la elaboración del proyecto de Términos de Referencia para la contratación del interventor. 2. Vigilar que el interventor presente el recurso humano propuesto y cumpla con el tiempo de dedicación al contrato, así como aprobar o rechazar los cambios en este recurso. 3. Supervisar que el contrato de interventoría inicie con antelación o por lo menos simultáneamente al contrato de obra. 4. Entregar y/o verificar que el interventor cuente con la información necesaria para el desarrollo de los contratos de interventoría y de obra (estudios, diseños, planos, contrato, pliegos, especificaciones de obra, manual de interventoría, plan de manejo EN CONTRATOS DE OBRA Participar activamente en la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones para la contratación del contratista. Verificar que el interventor cumpla con los procesos de supervisión del recurso humano propuesto por el contratista de obra y su tiempo de dedicación al proyecto. Supervisar que el contrato de obra sólo se inicie hasta tanto haya iniciado el contrato de interventoría correspondiente. Verificar que el interventor entregue al contratista toda la información necesaria para la ejecución de la obra (estudios, diseños, planos, contratos, pliegos, especificaciones de obra, manual de interventoría, plan de manejo ambiental y demás documentos relacionados con el
de interventoría, plan de manejo ambiental y demás documentos relacionados con el proyecto y los contratos). 5. Revisar y suscribir todas las actas correspondientes al desarrollo del contrato de interventoría.
documentos relacionados proyecto y el contrato).
Revisar y suscribir todas las actas correspondientes al desarrollo del contrato de obra, previamente elaboradas y firmadas por la interventoría con sus debidos soportes y sustentos. Verificar que la Interventoría de cumplimiento a los pliegos de condiciones con respecto a los cambios relacionados con el personal del contratista de la obra. Dar aviso oportuno al interventor del incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, para los casos en que el Instituto Nacional de Vias sea informado por los subcontratistas o trabajadores con el propósito de tomar los correctivos del caso. Revisar y firmar las autorizaciones de pago a que tiene derecho el contratista así como tramitar la firma del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva
6. Solicitar al interventor los cambios relacionados con el personal de la interventoría.
8. Revisar y firmar las autorizaciones de pago a que tiene derecho la interventoría así como tramitar la firma del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva. 9. Verificar que la interventoría solicite a la autoridad ambiental competente la expedición de la resolución de cumplimiento del plan de manejo ambiental. 10. Verificar que la interventoría controle adecuadamente la inversión y el manejo del anticipo que se paga al contratista, conforme a lo establecido en el contrato.
11. Manejar para cada contrato un archivo, donde reposen todos los documentos relacionados con el desarrollo del contrato. 12. Remitir al Grupo de Contratos y Conceptos los originales de las actas que se suscriban durante la ejecución del contrato. 13. Cumplir los procedimientos y diligenciar correctamente todos los formatos establecidos para la ejecución de los contratos establecidos en el manual de interventoría. 14. Colaborar e indicar al contratista, sobre los procedimientos internos o externos de orden administrativo, legal y financieros establecidos por el Instituto Nacional de Vias. 15. Elaborar los indicadores relacionados con el proyecto, anexándolos a las actas de liquidación del contrato 3.2 Elaborar los indicadores relacionados con el proyecto, anexándolos a las actas de liquidación del contrato
ASPECTOS TÉCNICOS RESPECTO A LA EJECUCIÓN DE OBRAS EN CONTRATOS DE OBRA Supervisar porque la interventoría exija el cumplimiento de los compromisos contractuales técnicos y tareas pactadas con el contratista. Supervisar que el interventor ejerza el control sobre precios, plazos, calidad, cantidades y avance de obra.
EN CONTRATOS DE INTERVENTORIA INTERVENTORIA 1. Supervisar el cumplimiento de los compromisos y tareas pactadas con el interventor. 2. Revisar la gestión del interventor en lo referente al control que éste debe ejercer sobre precios, plazos, calidad, cantidades y avance de obra.
3. Realizar el seguimiento al desarrollo financiero de los contratos, utilizando para ello la información que la interventoría debe suministrarle en forma oportuna y periódica. 4. Estudiar, recomendar y presentar por escrito los cambios sustanciales que estime necesarios para lograr los objetivos de la interventoría. 5. Verificar que los precios de ítems no previstos presentados por la interventoría, se encuentren dentro de los márgenes de precios del mercado y que la obra así lo requiera, con el fin de recomendar su aprobación o negación. 6. Asegurar que se cumpla el cronograma de las reuniones programadas por la interventoría. 7. Estudiar, conceptuar y tramitar las solicitudes de sanciones o multas aplicables al interventor ante la Oficina Asesora Jurídica. 8. Conceptuar sobre la calidad de los informes producidos dentro del contrato de interventoría, efectuando las observaciones pertinentes. 9. Reportar al superior inmediato, cuando se efectúen cambios en las metas físicas de los proyectos. 10. Verificar la calidad de los informes presentados por la interventoría relacionados con el seguimiento a la ejecución del plan de manejo ambiental, cumplimiento a los lineamientos
Velar porque la interventoría realice el seguimiento al desarrollo financiero de los contratos, utilizando para ello la información que debe suministrar en forma oportuna y periódica. Estudiar, recomendar y presentar por escrito los cambios sustanciales en los contratos que se estimen necesarios para lograr los objetivos contractuales, previa solicitud debidamente justificada de la interventoría. Revisar las recomendaciones efectuadas por la interventoría respecto de precios unitarios, obras adicionales y en general aquellos aspectos que generen mayor valor en los contratos y conceptuar sobre los mismos, con el fin de decidir sobre su aprobación o negación. Asegurar que se cumpla el cronograma de las reuniones programadas por la interventoría. Tramitar ante la Oficina Asesora Jurídica las solicitudes del interventor respecto de sanciones o multas aplicables al contratista.
Verificar la calidad de los informes presentados por la interventoría que estén acordes con cada una de las actividades ejecutadas por el contratista de conformidad con el plan de manejo ambiental,
cumplimiento a los lineamientos ambientales y además supervisar los requisitos ambientales. 11. Verificar que en los informes de interventoría se anexe debidamente los soportes de disposición de escombros. 12. Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos de la comunidad donde se realiza la obra, dentro de los términos legales.
plan de manejo ambiental, cumplimiento a los lineamientos ambientales y además supervisar los requisitos ambientales. Verificar que la interventoría exija al contratista los soportes de disposición de escombros. Verificar que la interventoría suscriba conjuntamente con el constructor las actas correspondientes al desarrollo del contrato, revisar los informes y documentos presentados.
GLOSARIO GLOSARIO § A c t a . Documento donde se describe lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas especificando fechas para su cumplimiento e indicando el responsable de cada uno de ellas. A c t a d e e n t r e g a y r e c i b o f i n a l . Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Instituto recibe los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato. A c t a d e l i q u i d a c i ó n . Documento donde consta l liquidación del contrato, el valor del contrat, su vencimiento, los valores ejecutados y pagados, los anticipos y pagos anticipados concedidos y amortizados, el balance financiero con los saldos respectivos si los Hubiere, en caso necesario debe incluir los acuerdos conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. A c t a d e s u s p e n s i ó n . Documento mediante el cual se acuerda la suspensión del contrato, cuando se presente una circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito que amerite el cese del desarrollo del contrato. A c t a d e r e i n i c i a c i ó n . Documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades, debidamente firmada por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha. Adición: Es el proceso por el cual, mediante soportes técnicos debidamente presentados por el interventor y evaluados por el supervisor del proyecto, se analiza la viabilidad de obtener la adición en valor al contrato principal, con el fin de lograr el objetivo inicialmente propuesto; siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. A n t i c i p o . Son recursos financieros públicos entregados por el Instituto al contratista, en cuenta conjunta a nombre del proyecto quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión previamente aprobado por el contratante, bajo su supervisión y vigilancia se realice utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato. El monto no podrá exceder el cincuenta por ciento 50% del valor total del contrato, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada acta de recibo que se presente.
Como es un pago no causado a ingreso alguno, éste constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar) y es objeto de retenciones. § § A s p e c t o a m b i e n t a l . Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. A u d i t o r í a A m b i e n t a l . Es el proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar en forma objetiva la evidencia que permita determinar si las actividades ambientales, los eventos, las condiciones y los sistemas administrativos especificados cumplen con los requerimientos y normatividad ambiental vigente. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documentoexpedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. C e s i ó n . Es la renuncia o transmisión, gratuita u onerosa, que se hace de una cosa, crédito, acción o derecho a favor de otra persona. El que cede se denomina cedente; y quien adquiere por este titulo, cesionario. C o n s o r c i o . Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos u omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. C o n t r a t i s t a . Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado una Licitación, concurso o contratación directa y con quien se celebra un contrato. C o n t r a t o . Acuerdo celebrado entre el Instituto y el oferente favorecido con la adjudicación de una Licitación pública, concurso de méritos, convocatoria o invitación, en el cual se fijan el objeto contractual, los valores, cláusulas contractuales que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su legalización, perfeccionamiento y liquidación. C o n t r a t o a d i c i o n a l . Es el que celebra el Instituto y el contratista para ampliar el plazo y/o valor de un contrato.
C o n t r a t o d e C o n s u l t o r í a . Es el que celebra la Entidad para contratar estudios y/o diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
C o n t r a t o d e O b r a . Son los que celebre el Instituto para la construcción, rehabilitación, mejoramiento, mantenimiento, conservación, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. C o n t r o l d e C a l i d a d . Es el proceso mediante el cual se verifica la calidad de los materiales y procesos que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y se vela por la idoneidad de las actividades de la ejecución de la consultoría y/o de la obra. C o s t o s . Valores de los medios e insumos necesarios para producir un bien o servicio (Productos intermedios o finales). C o s t o s D i r e c t o s . Son los costos que están asociados directamente con el alcance del propósito general y resultado de un programa o proyecto. Son aquellos costos relacionados con un componente especifico de la propuesta. C o s t o s I n d i r e c t o s . Son las erogaciones que tienen que ver con la ejecución del proyecto, pero que no están directamente relacionadas con su objeto o propósito general. C u e n t a d e A n t i c i p o . Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el Instituto, para ser manejada conjuntamente por el contratista y la supervisión del interventor. D e s e m p e ñ o A m b i e n t a l . Resultados mensurables del sistema de administración ambiental, relativos al control de los aspectos ambientales de la organización, basados en la política, objetivos y las metas ambientales. F i d u c i a . Los encargos fiduciarios que celebre el Instituto con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Sólo podrán celebrarse con estricta sujeción a las normas vigentes sobre la materia. Únicamente para objetos y con plazos determinados.
I C A . Impuesto de industria y comercio, avisos y tableros. I V A . Impuesto al valor agregado. I n t e r v e n t o r . Es la persona natural o jurídica que representa al Instituto ante el contratista y que esta encargada del control técnico, administrativo y jurídico, de vigilar y hacer cumplir el contrato en la ejecución de un proyecto. Ninguna orden del Interventor podrá darse verbalmente. I n t e r v e n t o r E x t e r n o . Es la persona natural o jurídica a quien el Instituto le ha adjudicado una convocatoria, concurso o contratación directa y con quien se celebra el contrato, cuyo objeto es realizar la interventoría en la ejecución de un contrato suscrito por el Instituto con un contratista. I n f o r m e d e A u d i t o r í a A m b i e n t a l . Reporte de los resultados identificados y recolectados durante el proceso de la Auditoría ambiental. I n t e r v e n t o r í a A m b i e n t a l . Es el conjunto de actividades, relacionadas con la supervisión, control y verificación del cumplimiento de la normatividad y requerimientos ambientales aplicables a la ejecución de un proyecto, obra o actividad. I m p a c t o a m b i e n t a l . Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización inherentes a un proyecto, obra o actividad. O b r a A d i c i o n a l : Es aquella que por su naturaleza, pueden ejecutarse con los planos y especificaciones originales del contrato o variaciones no substanciales de los mismos y en donde todos los ítems tengan precios unitarios pactados O b r a c o m p l e m e n t a r i a : Es aquella que no están incluidas en los planos ni en las especificaciones originales del contrato, ni pueden ejecutarse con precios del contrato. O r d e n d e i n i c i a c i ó n . Es el Documento en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. O r d e n d e P a g o . Documento por medio del cual se efectúa el pago por parte del Instituto, al contratista o consultor y/o al interventor por las labores ejecutadas durante el período respectivo de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato.
O t r o s í . Documento que se hace a un contrato para agregar algo omitido, ya sea adicionando ó suprimiendo estipulaciones en él contenidas. P a g o A n t i c i p a d o : Es el desembolso que se efectúa a nombre del contratista para la ejecución del contrato que pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación de cumplir con el objeto contratado; De acuerdo con lo estipulado en la Directiva Presidencial No. 12 de octubre 01 de 2002, numeral 6; no se deben pactar pagos anticipados, salvo en casos excepcionales plenamente justificados y motivados. La suma anticipada se paga antes de la iniciación del contrato o durante su desarrollo, razón por la cual, ésta constituye para el contratista una cuenta por cobrar. P l a n d e M a n e j o A m b i e n t a l (PMA). Es el plan que de manera detallada establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad; incluye también los planes de seguimiento, evaluación, monitoreo y contingencias. P l a z o . : Periodo de validez de un contrato. Plazo y término se consideran generalmente sinónimos desde el punto de vista técnico jurídico. Término para legal y judicial. P r e c i o n o p r e v i s t o . Es aquel que se requiere pactar para un ítem no contemplado dentro de las cantidades originales del contrato. P r ó r r o g a : Proceso por el cual, mediante soportes técnicos debidamente presentados por el interventor y evaluados por el supervisor del proyecto, se analiza la viabilidad de prorrogar el plazo del contrato inicialmente pactado, con el fin de lograr el objetivo inicialmente propuesto; siempre y cuando existan justificaciones de tipo social, técnico, ambiental y/o económico. R e g i s t r o P r e s u p u e s t a l ( R P ) . Se denomina registro presupuestal al monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la ley por parte del Instituto Nacional de Vías, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada. S u p e r v i s o r d e p r o y e c t o . Es el servidor publico encargado de gestionar y efectuar el seguimiento ante la Oficina de Planeación del Instituto Nacional de Vías, de la inscripción de proyectos en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversión, efectuar el seguimiento ante la Subdirección Financiera de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Futuras Vigencias, si se requiere, efectuar el seguimiento y proporcionar la información técnica y el apoyo necesario a la Subdirección del Medio Ambiente y Gestión Social para adelantar la gestión Predial, Social y Ambiental que requiera cada proyecto y revisar los Estudios, Diseños y buscar asesoría en los temas que no sean de su conocimiento, a través del Jefe de la Unidad Ejecutora y solicitar su actualización en caso que se requiera y definir las condiciones específicas de los pliegos de condiciones, términos de referencia o bases de contratación. Asegurar la inclusión de los componentes ambiental, social, predial, técnico, jurídico y financiero de acuerdo con la interalidad y alcance que requiera cada proyecto. • S u p e r v i s o r d e C o n t r a t o : Es el servidor público que debe conocer los documentos necesarios generados en la etapa precontractual, que dio origen al contrato de obra y consultoría, a efectos de realizar la supervisión, Ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales inherentes al contrato supervisado, Revisar y ajustar el programa de trabajo e inversión presentado por el Contratista, el cual deberá estar avalado por el Interventor. Además tramitar por intermedio del Supervisor de proyecto, la aprobación correspondiente ante el Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva, revisar, refrendar y tramitar las actas de obra y de ajuste previa verificación directa en el sitio de la obra, de las preactas suscritas entre el Contratista y el Interventor, entre otras, etc.. S u s p e n s i ó n . Es la interrupción por un tiempo determinado en la ejecución de un contrato; la cual debe estar justificada técnicamente y de común acuerdo entre las partes. U n i ó n T e m p o r a l . Es la asociación de dos o más personas naturales y/o jurídicas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato.. V a l o r F i n a l d e l C o n t r a t o . Es la resultante de la suma de todos los pagos efectuados al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los ajustes.
BIBLIOGRAFÍA INVIAS. Resolución No. 006496 de 1994. Funciones de la Interventoría para los contratos de Obra. SILVA, Eduardo. Seminario “El Ejercicio de la Interventoría de Obras Civiles”. RESTREPO, Guillermo. Seminario “Control de Seguridad en la Ejecución de Proyectos”. QUINTERO, Luis. Seminario “El Ejercicio de la Interventoría. Control de Proyectos y Control Integrado”. PASTRANA, Orlando. Foro “Situación y Perspectiva de la Interventoría en Colombia”. Ecopetrol. PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO. Seminario “Gerencia, Programación y Control de Obras”. SOCIEDAD COLOMBIANA DE INGENIEROS. Curso sobre Interventoría. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA. Manual de Procedimientos para la Interventoría de Obras Públicas. EMPRESA DE ENERGIA DE BOGOTA. Manual de Interventoría de Contratos. ASOCIACION DE INGENIEROS CONSULTORES. Manual para Contratación de Consultoría. NTC-ISO 14001. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL, ESPECIFICACIONES CON GUÍA PARA USO. NTC-ISO 14010. DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL. PRINCIPIOS GENERALES DE AUDITORÍA AMBIENTAL. MANUAL DE DISPOSITIVOS PARA EL CONTROL DE TRÁNSITO EN CALLES Y CARRETERAS.
ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente las resoluciones internas que le sean contrarias.
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References: Artículo 14
 artículo 32
 artículo 53
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