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Rev. 0 del 17/04/2012 REGOLAMENTO PER L ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI - PDF
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Annibale Federici
1 Rev. 0 del 17/04/2012 REGOLAMENTO PER L ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI 1
2 Sommario Art. 1 - Definizione... 3 Art. 2 - Soggetti legittimati... 3 Art. 3- Oggetto del diritto di accesso... 3 Art. 4 - Controinteressati... 3 Art. 5 - Procedimento... 4 Art. 6 - Responsabile del procedimento... 4 Art. 7 - Accesso informale... 4 Art. 8 - Accesso formale... 4 Art. 9 - Accoglimento della richiesta... 5 Art Documenti sottratti all accesso... 6 Art Provvedimento di differimento, rifiuto, limitazione del diritto di accesso... 7 Art Entrata in vigore e diffusione del regolamento
3 Art. 1 Definizione 1. Il presente regolamento, ispirato ai principi contenuti nel Capo V della Legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni, disciplina le modalità di accesso ai documenti amministrativi in possesso dell Enpav al fine di assicurare la trasparenza nei rapporti con gli associati nel rispetto dell art. 47, comma1, lettera a) dello Statuto Enpav. 2. Il diritto di accesso è volto ad assicurare, la trasparenza il buon andamento e l imparzialità dell attività amministrativa e può essere esercitato secondo le modalità previste dal presente Regolamento. Art. 2 Soggetti legittimati 1. L accesso è consentito agli associati all Enpav, purché questi abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento rispetto al quale è richiesto l accesso e comunque non identificabile con il generico ed indistinto interesse di ogni cittadino alla corretta gestione amministrativa. Art. 3 Oggetto del diritto di accesso 1. Il diritto di accesso è il diritto degli interessati di prendere visione e/o di estrarre copia di documenti amministrativi. Non possono formare oggetto del diritto di accesso documenti non più o non ancora esistenti presso l ufficio competente per l esame della richiesta e relativamente a procedimenti non ancora conclusi. 2. Il diritto di accesso si intende comunque realizzato con la pubblicazione di alcuni documenti di interesse diffuso sulla rivista ufficiale e sul sito internet dell Ente o resi noti con altra forma adeguata di pubblicità, comprese quelle attuabili mediante strumenti informatici, elettronici o telematici. 3. L Enpav non è in alcun caso tenuto ad elaborare dati in proprio possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso. Art. 4 Controinteressati 1. Qualora dall esame del contenuto del documento o di quelli ad esso connessi emerga l esistenza di soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall esercizio dell accesso vedrebbero compromesso il proprio diritto alla riservatezza, se ne dà comunicazione agli stessi mediante l invio di copia della richiesta tramite raccomandata con avviso di ricevimento oppure per via telematica, qualora tale modalità consenta l effettiva identificazione del destinatario. 2. I controinteressati, entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, possono presentare motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine e accertata la ricezione della comunicazione, 3
4 l ufficio di competenza provvede sulla richiesta. 3. La valutazione effettuata in merito alle argomentazioni addotte nell opposizione dovrà essere sinteticamente illustrata nell atto determinativo adottato a conclusione del procedimento stesso. Art. 5 Procedimento 1. Competente ad esaminare la richiesta di accesso è l ufficio che ha formato il documento e lo detiene stabilmente. 2. Ricevuta la richiesta, l ufficio competente: a) accerta le condizioni di ammissibilità e i requisiti di legittimazione del richiedente; b) decide nel termine di 30 giorni decorrenti dalla data di presentazione della domanda, procedendo all accoglimento, oppure al rigetto, al differimento o alla limitazione dell accesso medesimo. Art. 6 Responsabile del Procedimento 1. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente dell ufficio competente che ha formato il documento o lo detiene stabilmente. 2. Il diritto di accesso agli atti degli Organi dell Enpav viene esercitato nei confronti del Presidente. Art. 7 Accesso informale 1. Il diritto di accesso può essere esercitato in via informale mediante richiesta verbale, telefonica o informatica. La richiesta di accesso deve in ogni caso essere motivata in ordine alla situazione giuridica che si intende tutelare attraverso l accesso, specificando l interesse correlato alla richiesta. Il richiedente deve far constatare la propria identità o, se necessario, attestare i propri poteri rappresentativi e fornire gli estremi del documento oggetto della richiesta, oppure gli elementi che ne consentano l individuazione. 2. La richiesta trova accoglimento immediato qualora il documento rispetto al quale si esercita il diritto d accesso sia disponibile sotto qualsiasi forma di pubblicità e non sorgano dubbi sulla legittimità del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi e sulla sussistenza dell interesse in relazione alle informazioni e documentazioni richieste. 3. La richiesta è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente il documento o le notizie oggetto della richiesta. Art. 8 Accesso formale 1. Qualora non sia possibile l accoglimento della richiesta in via informale, o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza 4
5 dell interesse, in base alle informazioni ed alle documentazioni fornite o sull accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale di accesso. 2. Ai fini dell ammissibilità dell istanza di accesso formale, il richiedente dovrà indicare in un apposita domanda in carta semplice i seguenti elementi: a) la propria identità, tramite l esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità, ovvero allegando copia di un documento di riconoscimento in corso di validità firmato. b) I tutori, i curatori, gli amministratori di sostegno e, più in generale, coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone fisiche, devono produrre idoneo titolo che attesti tale qualità, oltre al documento di identificazione personale. c) Nel caso di rappresentanza di persone fisiche, fatta eccezione per i casi di rappresentanza legale sopra indicati, il titolo di cui sopra consisterà in un atto di delega sottoscritto dall interessato ed accompagnato dalla fotocopia del documento di identità del delegante. d) gli estremi del documento ovvero i dati che consentano di individuare il documento amministrativo al quale chiede di accedere; e) la motivazione della richiesta specificando l interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata, che giustifica la richiesta e il collegamento tra tale situazione e il documento al quale si chiede di accedere. 3. Una singola istanza può riguardare anche più documenti. 4. La richiesta di accesso può essere presentata in uno dei seguenti modi: a) per via postale all indirizzo dell Enpav in Roma. Ai fini della determinazione della data di ricezione della richiesta, fa fede la data risultante dall avviso di ricevimento o, in mancanza, quella del protocollo di arrivo presso l Ente; b) mediante fax. Per le istanze trasmesse via fax nelle giornate non lavorative, il termine iniziale decorre dal primo giorno feriale successivo; c) mediante posta elettronica semplice o certificata; d) personalmente presso la sede dell Enpav in Roma. In caso di presentazione dell istanza direttamente agli uffici, verrà rilasciata fotocopia dell istanza protocollata. 5. Ove la richiesta sia irregolare e/o incompleta, il responsabile del procedimento entro 10 giorni è tenuto a darne comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo a comprovare l avvenuta ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata. Art. 9 Accoglimento della richiesta 1. L accoglimento della domanda di accesso formale è adottato mediante apposito atto emanato dal responsabile del procedimento di accesso. 2. L atto di accoglimento deve contenere l indicazione del soggetto al quale rivolgersi ed un congruo periodo di tempo, non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti ed ottenerne copia. 5
6 L accesso ai documenti può essere autorizzato anche in forma parziale, qualora alcune parti di essi contengano informazioni la cui conoscenza possa ledere beni ed interessi di terzi. 3. La richiesta è accolta mediante l esibizione del documento e, su richiesta dell interessato, mediante il rilascio di copia anche autentica, oppure tramite l indicazione della pubblicazione contenente il documento o le notizie oggetto della richiesta. 4. L accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatto salvo il caso che sussistano cause di differimento o esclusione disciplinate dal presente Regolamento e da disposizioni normative. 5. L esame diretto dei documenti avviene durante l orario di apertura degli uffici e alla presenza del personale addetto. 6. E vietato asportare i documenti dal luogo in cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. 7. L esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui espressamente delegata. L interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. L interessato inoltre sottoscrive una dichiarazione di liberatoria nei confronti dell Ente, attestando che la richiesta di accesso risulta soddisfatta. 8. Quando il diritto di accesso si esplichi mediante consegna di copia del documento al richiedente, tale consegna deve essere attestata da dichiarazione sottoscritta per ricevuta dal richiedente medesimo. 9. La visione degli atti è gratuita, mentre il rilascio di copia può essere subordinato al pagamento del costo di riproduzione, di eventuale bolli e spese di spedizione e trasmissione. È demandato al Direttore Generale stabilire quali documenti assoggettare al pagamento, determinando importi e modalità di versamento. 10. Trascorsi 90 giorni dalla comunicazione al richiedente dell accettazione della richiesta senza che questi, pur autorizzato, abbia preso visione del documento, dovrà essere presentata una nuova richiesta per ottenere l accesso al documento. Tale termine è raddoppiato per i residenti all estero. Art. 10 Documenti sottratti all accesso 1. Sono sottratti al diritto di accesso i documenti di cui sia vietata la divulgazione a norma di specifiche disposizioni normative. 2. In particolare, in relazione all esigenza di salvaguardare la riservatezza di terzi sono sottratti all accesso, tranne che per il titolare dell interesse alla riservatezza, le seguenti categorie di documenti: a) documenti contenenti informazioni riservate di carattere personale; b) documenti relativi alla carriera, alla salute, alla situazione finanziaria e alla vita privata dei dipendenti; c) documenti relativi a procedure concorsuali, prove selettive per l assunzione di personale dipendente fino all esaurimento delle relative procedure; d) documentazione relativa ad accertamenti medici e alla salute delle persone; e) documenti relativi all operato degli organi di controllo dell attività amministrativa che non vengono acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento finale; 6
7 f) documenti in possesso dell Enpav in relazione allo svolgimento da parte degli associati all Enpav di attività professionali o di altre attività per le quali sia previsto dall ordinamento il rispetto del segreto professionale. 3. Sono inoltre sottratti al diritto di accesso: a) i verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, del Comitato Esecutivo, del Collegio Sindacale e dell Assemblea Nazionale nei casi in cui riguardino l adozione di atti sottratti all accesso e nelle parti in cui si riportino opinioni singolarmente espresse dai partecipanti alle riunioni riguardanti le categorie di atti coperti o limitati dal diritto d accesso; b) le deliberazioni degli Organi Collegiali nei casi in cui l accesso possa pregiudicare l efficace gestione dell Ente o recare danno all Ente o a terzi. 4. Inoltre, al fine di salvaguardare il principio di efficienza ed efficacia dell azione amministrativa, sono sottratte al diritto di accesso le seguenti categorie di documenti: a) le note, le proposte e ogni altra elaborazione degli uffici con funzione di studio e di preparazione del contenuto di documenti; b) i pareri legali relativi a controversie e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessi costituiscano presupposto logico giuridico di provvedimenti assunti dall Ente e siano in questi ultimi richiamati. Art. 11 Provvedimento di differimento, rifiuto, limitazione del diritto di accesso 1. L eventuale rifiuto e/o la limitazione dell accesso richiesto sono motivati con specifica indicazione delle ragioni di fatto o di diritto riguardanti il caso. 2. L accesso ai documenti può essere differito sino a quando la conoscenza di essi possa impedire od ostacolare lo svolgimento dell azione amministrativa, oppure quando sia emersa l esistenza di soggetti controinteressati. 3. Il differimento deve essere disposto con provvedimento motivato che ne indica la durata. Il provvedimento di differimento deve essere comunicato al richiedente con mezzo idoneo a garantirne l avvenuta ricezione. 4. La richiesta di accesso si intende rigettata quando siano trascorsi trenta giorni dalla sua presentazione, senza alcuna pronuncia da parte del responsabile del procedimento. Art. 12 Entrata in vigore e diffusione del regolamento 1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. 2. Il presente Regolamento é reso noto mediante la pubblicazione sul periodico e sul sito Internet dell Enpav. 7
Presiede: Alberto Monaci Segretario dell Ufficio di presidenza: Alessandro Mazzetti - Segretario generale
Ufficio di presidenza IX legislatura Deliberazione Ufficio di presidenza 15 novembre 2011, n. 84 Oggetto: Disciplinare per l accesso agli atti del Consiglio regionale. Sono presenti ALBERTO MONACI ROBERTO

References: Art. 1
 Art. 2
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 5
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 8
 Art. 9
 Art. 1
 art. 47
 Art. 2
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 5
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 8
 Art. 9
 Art. 10
 Art. 11
 Art. 12