Source: https://www.wilkenloh.de/steuerinfos/archiv/2018/012018/
Timestamp: 2020-02-20 18:18:18+00:00

Document:
01/2018 - Steuerkanzlei Wilkenloh
Mandantenrundschreiben 01/2018
für ein Mittag- oder Abendessen3,23 € (2017: 3,17 €) und
für ein Frühstück1,73 € (2017: 1,70 €).
Bei Eheschließungen im Laufe des Kalenderjahres wird automatisch die Steuerklassenkombination IV/IV gebildet. Die Ehegatten/Lebenspartner können eine Änderung der automatisch gebildeten Steuerklassenkombination IV/IV, insbesondere die Kombination III/V beantragen. Die Änderung der Steuerklassen wird in diesem Fall – abweichend von den üblichen Fällen des Wechsels der Steuerklassenkombination – mit Wirkung ab dem Tag der Eheschließung bzw. ab dem 1. des Heiratsmonats wirksam. Ein solcher Wechsel gilt zudem nicht als Änderung der Steuerklassen im Sinne eines üblichen Steuerklassenwechsels. Das Recht, einmal jährlich die Steuerklassenkombination zu wechseln, bleibt davon also unberührt.
Ab 2018 ist ein Wechsel der Steuerklassenkombination III/V in IV/IV auch auf Antrag nur eines Ehegatten/Lebenspartners möglich, so dass folglich für beide die Steuerklasse IV zu Grunde gelegt wird. Durch diese einseitige Antragsmöglichkeit wird sichergestellt, dass die Steuerklassenkombination III/V nur zur Anwendung kommt, wenn und solange beide Ehegatten/Lebenspartner dies wünschen.
das Abzugsverbot gilt dann nicht, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Fall wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen auf 1 250 € pro Jahr begrenzt;
die Beschränkung der Höhe nach gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen bzw. beruflichen Betätigung bildet; in diesem Fall ist unerheblich, ob ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Eine Arzt-, Steuerberater- oder Anwaltspraxis grenzt an das Einfamilienhaus an oder befindet sich im selben Gebäude wie die Privatwohnung, wenn diese Räumlichkeiten für einen intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr geöffnet und z.B. bei häuslichen Arztpraxen für Patientenbesuche und -untersuchungen eingerichtet sind.
Im Keller ist ein Arbeitsraum belegen, der – anders als z.B. ein Archiv – keine (Teil-)Funktionen erfüllt, die typischerweise einem häuslichen Arbeitszimmer zukommen, z.B. Lager für Waren und Werbematerialien.
Miete bzw. Gebäudeabschreibung bei einer im Eigentum des Stpfl. befindlichen Immobilie,
Luxusgegenstände wie z.B. Kunstgegenstände, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen, gehören zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der privaten Lebensführung und sind daher grundsätzlich vom Abzug ausgeschlossen.
Nicht vom Abzugsverbot erfasst sind dagegen die Aufwendungen für Arbeitsmittel.
Nutzung des Arbeitszimmers zur Erzielung unterschiedlicher Einkünfte: Übt ein Stpfl. mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten nebeneinander aus und bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, so sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer entsprechend dem Nutzungsumfang den darin ausgeübten Tätigkeiten zuzuordnen. Liegt dabei der Mittelpunkt einzelner Tätigkeiten außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, ist der Abzug der anteiligen Aufwendungen auch für diese Tätigkeiten möglich.
Nutzung des Arbeitszimmers durch mehrere Stpfl.: Die Abzugsbeschränkung ist personenbezogen anzuwenden. Daher kann jeder Nutzende die Aufwendungen, die er selbst getragen hat, entweder unbegrenzt, bis zum Höchstbetrag von 1 250 € oder gar nicht abziehen. Nutzen mehrere Personen, wie z.B. Ehegatten, ein Arbeitszimmer gemeinsam, sind die Voraussetzungen für den Abzug der Kosten bezogen auf die einzelne steuerpflichtige Person zu prüfen.
Nicht ganzjährige Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers: Der Höchstbetrag von 1 250 € ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe, also nicht zeitanteilig, zum Abzug zuzulassen.
Wird das Arbeitszimmer für eine spätere Nutzung vorbereitet, bei der die Abzugsvoraussetzungen vorliegen, sind die darauf entfallenden Aufwendungen entsprechend zu berücksichtigen. Insoweit liegen dann vorweggenommene Werbungskosten oder Betriebsausgaben vor.
Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in Zeiten der Nichtbeschäftigung: Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in Zeiten der Nichtbeschäftigung (z.B. Erwerbslosigkeit, Mutterschutz, Elternzeit) als vorweggenommene Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn und soweit dem Stpfl. der Abzug der Aufwendungen auch unter den zu erwartenden Umständen der späteren betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit zustehen würde.
Aus Billigkeitsgründen gehören vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kfz einzuordnen sind (u.a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht), im Betrieb des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens nicht zum Arbeitslohn und unterliegen damit nicht der Lohnsteuer.
Für die Abgrenzung steuerfreien Auslagenersatzes und zur Anrechnung von selbst getragenen individuellen Kosten des Arbeitnehmers für Ladestrom auf den Nutzungswert können für die vom Arbeitnehmer selbst getragenen individuellen Kosten für das elektrische Aufladen von Dienst-Pkw typisierend folgende Monatspauschalen zu Grunde gelegt werden: Im Falle zusätzlicher Lademöglichkeiten beim Arbeitgeber 20 € für Elektrofahrzeuge und 10 € für Hybridelektrofahrzeuge und ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 50 € für Elektrofahrzeuge und 25 € für Hybridelektrofahrzeuge.
Auf Grund der Anforderung, dass Angehörigendarlehen einem Fremdvergleich standhalten müssen, sollten in der Praxis stets die wesentlichen Pflichten beider Parteien schriftlich festgehalten und wie unter fremden Dritten vereinbart werden.
In der derzeitigen Niedrigzinsphase kann es dazu kommen, dass Bausparverträge, deren Zuteilungsreife bereits eingetreten ist, von den Stpfl. als günstige Kapitalanlage genutzt werden, da ein vergleichsweise hoher Guthabenzins gezahlt wird. Die Bausparkassen versuchen vermehrt, sich dieser Verträge durch Kündigung zu entledigen. Kommt es durch die Kündigung zu einer Vergleichszahlung, die zusätzlich zum Bausparguthaben und den bis zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung entstandenen Zinsen gezahlt wird, so ist deren steuerliche Behandlung zu prüfen.
Die Oberfinanzdirektion NRW teilte mit Kurzinformation vom 20.11.2017 mit, dass sich die obersten Finanzbehörden der Länder darüber verständigt haben, dass diese Zahlungen von Bausparkassen, die auf Grund von vertragsbeendenden gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleichen für den Zeitraum ab der Beendigung des Bausparvertrags gezahlt werden, widerlegbar als Zahlungen für entgehende Zinsen zu behandeln sind. Die Bausparkassen sind zum Einbehalt von Zinsabschlagsteuer verpflichtet. Ist ein Steuerabzug nicht erfolgt, sind die Erträge zwingend in der Steuererklärung anzugeben.
Stpfl. müssen also prüfen, ob die Bausparkasse Zinsabschlagsteuer einbehalten hat.
Mit Einführung der Abgeltungsteuer erfolgte eine grundlegende Neuausrichtung der Besteuerung von Einkünften aus Kapitalvermögen. Insbesondere werden seither nicht nur laufende Erträge, wie z.B. Zinsen und Dividenden, besteuert, sondern auch Wertsteigerungen der Vermögenssubstanz, insbesondere bei Aktien. Insofern stellt sich aber auch die Frage der Erfassung von Wertverlusten, die der Stpfl. erleidet. Strittig ist insofern, ob auch Verluste aus privaten Darlehensforderungen steuerlich zu berücksichtigen sind.
Im Urteilsfall gewährte der Stpfl. einem Dritten in 2010 ein verzinsliches Darlehen. Seit August 2011 erfolgten keine Rückzahlungen mehr. Über das Vermögen des Darlehensnehmers wurde das Insolvenzverfahren eröffnet. Der Stpfl. meldete die noch offene Darlehensforderung zur Insolvenztabelle an und machte den Ausfall der Darlehensforderung als Verlust bei den Einkünften aus Kapitalvermögen geltend. Dem folgten Finanzamt und Finanzgericht nicht.
Die Revision hiergegen hatte Erfolg. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 24.10.2017 (Aktenzeichen VIII R 13/15) soll mit der Einführung der Abgeltungsteuer seit 2009 eine vollständige steuerrechtliche Erfassung aller Wertveränderungen im Zusammenhang mit Kapitalanlagen erreicht werden. Damit wurde die traditionelle Trennung von Vermögens- und Ertragsebene für Einkünfte aus Kapitalvermögen aufgegeben. In der Folge dieses Paradigmenwechsels führt der endgültige Ausfall einer Kapitalforderung zu einem steuerlich zu berücksichtigenden Verlust. Insoweit ist nun eine Rückzahlung der Kapitalforderung, die unter dem Nennwert des hingegebenen Darlehens bleibt, dem Verlust bei der Veräußerung der Forderung gleichzustellen.
Wie die Veräußerung ist auch die Rückzahlung ein Tatbestand der Endbesteuerung. Dies bedeutet aber auch, dass ein steuerbarer Verlust auf Grund eines Forderungsausfalls erst dann vorliegt, wenn endgültig feststeht, dass (über bereits gezahlte Beträge hinaus) keine (weiteren) Rückzahlungen (mehr) erfolgen werden. Die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Schuldners reicht hierfür in der Regel nicht aus. Etwas anderes gilt, wenn die Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wird oder aus anderen Gründen feststeht, dass keine Rückzahlung mehr zu erwarten ist. Insoweit muss im Entscheidungsfall das Finanzgericht noch Feststellungen treffen.
Der Bundesfinanzhof weist ausdrücklich darauf hin, dass nicht zu entscheiden war, inwieweit diese Grundsätze auch für einen Forderungsverzicht oder etwa den Verlust aus der Auflösung einer Kapitalgesellschaft gelten. Dies vor dem Hintergrund, dass kürzlich entschieden wurde, dass in diesen Fällen nach aktuellen gesellschaftsrechtlichen Rahmenbedingungen keine nachträglichen Anschaffungskosten auf die Anteile an der Kapitalgesellschaft vorliegen. Das Gericht führt insoweit aber aus, dass auch in diesem Bereich die mit der Abgeltungsteuer eingeführte Quellenbesteuerung die traditionelle Beurteilung von Verlusten beeinflussen dürfte. Insoweit wird ein wichtiger Hinweis gegeben, wie noch anstehende Entscheidungen ausfallen dürften.
Die Abzugsbeschränkung gem. § 8c KStG ist auf alle nicht ausgeglichenen und nicht abgezogenen negativen Einkünfte (= nicht genutzte Verluste) anwendbar und umfasst insbesondere die Verluste nach § 10d EStG (Verlustvor- und -rückträge) einschließlich der Verlustvorträge einer Organgesellschaft aus vororganschaftlicher Zeit.
§ 8c KStG setzt einen schädlichen Beteiligungserwerb (entgeltlich oder unentgeltlich) innerhalb eines Zeitraums von fünf Jahren durch Personen eines Erwerberkreises voraus. Den Erwerberkreis bildet der Erwerber gemeinsam mit ihm nahestehenden Personen und Personen, die mit ihm oder den nahestehenden Personen gleichgerichtete Interessen haben.
Von einer Erwerbergruppe mit gleichgerichteten Interessen ist regelmäßig auszugehen, wenn eine Abstimmung zwischen den Erwerbern stattfindet, wobei kein Vertrag vorliegen muss. Gleichgerichtete Interessen liegen z.B. vor, wenn mehrere Erwerber einer Körperschaft zur einheitlichen Willensbildung zusammenwirken.
Schenkungen werden erfasst, nicht jedoch der Erwerb seitens einer natürlichen Person durch Erbfall zwischen Angehörigen.
Dabei wird neben dem Erwerb (= Übergang des wirtschaftlichen Eigentums) von Kapitalanteilen auch der Erwerb von Mitgliedschaftsrechten und Beteiligungsrechten (jeweils auch ohne Stimmrechte) sowie von Stimmrechten und vergleichbaren Sachverhalten (z.B. Erwerb von Genussscheinen, Stimmrechtsvereinbarungen, Stimmrechtsbindungen, Stimmrechtsverzicht) erfasst.
Zur Ermittlung des schädlichen Beteiligungserwerbs werden alle Erwerbe durch den Erwerberkreis innerhalb eines Fünf-Jahres-Zeitraums, der mit dem ersten unmittelbaren oder mittelbaren Beteiligungserwerb an der Verlustgesellschaft beginnt, zusammengefasst; zu diesem Zeitpunkt muss noch gar kein Verlustvortrag vorhanden sein.
Wird die 25 %-Grenze durch einen Beteiligungserwerb eines Erwerberkreises überschritten, so beginnt i.d.R. mit dem nächsten Beteiligungserwerb ein neuer Fünf-Jahres-Zeitraum. Für die Berechnung der 50 %-Grenze für einen vollständigen Verlustuntergang ist ein eigener Fünf-Jahres-Zeitraum zu Grunde zu legen, welcher auch durch eine quotale Kürzung des nicht genutzten Verlusts bei einem Anteilseignerwechsel von mindestens 25 %, aber höchstens 50 % nicht unterbrochen wird.
Werden innerhalb von fünf Jahren unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % (bzw. mehr als 50 %) der Anteile durch einen Erwerberkreis erworben, geht der Verlust gem. § 8c Abs. 1 Satz 1 KStG) quotal entsprechend der Höhe der schädlichen Beteiligungserwerbe (bzw. nach § 8c Abs. 1 Satz 2 KStG bei Erwerben von mehr als 50 % vollständig) unter. Bei einem unterjährigen schädlichen Beteiligungserwerb unterliegt auch ein bis zu diesem Zeitpunkt erzielter Verlust der Verlustabzugsbeschränkung.
Konzernklausel: Ein schädlicher Beteiligungserwerb liegt u.a. nicht vor, wenn an dem übertragenden Rechtsträger der Erwerber zu 100 % mittelbar oder unmittelbar beteiligt und der Erwerber eine juristische Person ist oder an dem übernehmenden Rechtsträger der Veräußerer zu 100 % mittelbar oder unmittelbar beteiligt und der Veräußerer eine juristische Person ist.
Die Konzernklausel ist auf sämtliche einschlägigen Rechtsvorgänge anwendbar, unabhängig davon, auf welchem Rechtsgrund (z.B. Kauf-, Schenkungsvertrag, Einbringung, verdeckte Einlage, Umwandlung usw.) diese beruhen.
Die sog. Stille-Reserven-Klausel gem. § 8c Abs. 1 Satz 6 bis 9 KStG sieht eine Ausnahme von der Verlustkürzung vor: In Höhe der stillen Reserven der Verlustgesellschaft können nämlich im Zeitpunkt des schädlichen Beteiligungserwerbs vorhandene nicht genutzte körperschaftsteuerliche Verluste doch abgezogen werden.
Anwendungsvorschriften: Die Verlustabzugsbeschränkung soll erstmals für den VZ 2008 gelten und auf Beteiligungserwerbe anzuwenden sein, bei denen das wirtschaftliche Eigentum nach dem 31.12.2007 übergeht.
zum Veräußerungspreis i.S.d. § 17 Abs. 2 Satz 1 EStG alles zählt, was der Veräußerer als Gegenleistung für die Übertragung von Geschäftsanteilen i.S.d. § 17 Abs. 1 EStG erhalten hat,
daher auch Zahlungen, die der Veräußerer der Anteile auf Veranlassung des Erwerbers von Dritten oder von der Kapitalgesellschaft selbst aus dem Veräußerungsgeschäft als Gegenleistung erhält, zum Veräußerungspreis zählen,
hierzu auch solche Mittel zählen, die der Erwerber aufwenden muss, damit die Kapitalgesellschaft Besserungsscheine bedienen kann, wenn sich diese Verpflichtung aus dem einheitlichen Kaufvertrag ergibt und die Mittel letztlich dem Veräußerer zufließen, und
entscheidend für die Einordnung einer zusätzlichen Zahlung als Teil des Veräußerungspreises ist, ob der Vereinbarung über diese Zahlung eine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung zukommt oder nicht; dabei sei auf den wirtschaftlichen Gehalt (und nicht etwa auf die formale Rechtsnatur) der Vereinbarung abzustellen.
Als Beispiel für zusätzlich vereinbarte Zahlungen, denen eine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung zukommt, könnten Zahlungen auf Grund eines i.R.d. Veräußerung von GmbH-Anteilen vereinbarten Wettbewerbsverbots genannt werden (so BFH v. 11.3.2003, IX R 76/99, HFR 2003, 973). Gegen das Urteil des FG Berlin-Brandenburg ist nun unter dem Aktenzeichen IX R 31/17 die Revision vor dem BFH anhängig.
mit der Einführung der Abgeltungsteuer seit 2009 eine vollständige steuerrechtliche Erfassung aller Wertveränderungen im Zusammenhang mit Kapitalanlagen erreicht werden solle und
mit der Einführung der Abgeltungsteuer die traditionelle Trennung von Vermögens- und Ertragsebene für Einkünfte aus Kapitalvermögen aufgegeben worden sei. In der Folge dieses Paradigmenwechsels führe der endgültige Ausfall einer Kapitalforderung (hier: i.S.d. § 20 Abs. 1 Nr. 7 EStG) zu einem gemäß § 20 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7, Satz 2, Abs. 4 EStG steuerlich zu berücksichtigenden Verlust.
Ab 1.1.2020 (mit Übergangsregelung):
Auffälligkeiten beim internen Betriebsvergleich: Anhand der vorliegenden E-Bilanzen können Auffälligkeiten, wie z.B. gravierende Abweichungen von den Richtsätzen, festgestellt werden;
Risikoauswahl nach letzter Betriebsprüfung: Wenn im Rahmen der letzten Betriebsprüfung formelle und materielle Mängel bei der Kassenführung festgestellt wurden, kann mittels Kassen-Nachschau geprüft werden, ob die Mängel beseitigt wurden und
die Prüfung, ob alle Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden,
zum Bar-Bestand vom Geschäftsschluss des Vortages werden die Bareinnahmen und die Barausgaben des laufenden Tages hinzuaddiert bzw. abgezogen und mit dem Kassen-Ist-Bestand verglichen. Weiterhin sind zwischenzeitlich erfolgte Entnahmen und Einlagen oder sonstige Barauslagen zu berücksichtigen.
„offene“ Ladenkasse mit summarischer – retrograder – Ermittlung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben oder
das elektronische Aufzeichnungssystem bzw. die entsprechenden elektronischen Geräte zugänglich zu machen,
Einsichtnahme in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zu gewähren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (= direkter Datenzugriff) oder die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zwecks Prüfung an Amtsstelle zu überlassen (= indirekter Datenzugriff),
Auskünfte zu Sachverhalten zu geben, die für die Kassenführung von Bedeutung sind,
die Kassenaufzeichnungen der Vortage auszuhändigen sowie
einen Kassensturz durchzuführen.
die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet werden;
kein oder kein richtiger Schutz eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht.
a) Kassensysteme
Vorweg ist darauf hinzuweisen, dass nach wie vor kein bestimmtes Kassensystem, insbesondere kein elektronisches Kassensystem vorgeschrieben ist. Im Grundsatz kann auch weiterhin mit einer „offenen Ladenkasse“ gearbeitet werden.
Die offene Ladenkasse ist schlicht eine manuelle Kasse etwa in Form einer Geldkassette und wird z.B. in kleineren Einzelhandelsgeschäften oder bei sonstigen Barkassen im Betrieb mit geringen Kassenbewegungen eingesetzt. Die Tageseinnahmen werden anhand eines Kassenberichts ermittelt. Dieser ist zehn Jahre aufzubewahren. Im Kassenbuch müssen täglich die Kassenein- und -ausgaben aufgezeichnet werden, so dass der Tagesendsaldo der Kasse rechnerisch ermittelt werden kann. Dieser ist durch einen Kassensturz (Zählung) zu überprüfen.
Die offene Ladenkasse beinhaltet kaum Sicherungsmechanismen vor Manipulationen, so dass diese auch aus Sicht des Stpfl. ein Risiko darstellt. Die offene Ladenkasse eignet sich daher nur für Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Kassen-Geschäftsvorfällen und setzt eine Führung durch den Unternehmer selbst oder sehr vertrauenswürdiges Personal voraus. Zur Absicherung sollte stets das Vier-Augen-Prinzip gewahrt sein, also insbesondere sollte Kassenführung und Kassenverbuchung nicht durch dieselbe Person erfolgen.
Das Kassenbuch ist handschriftlich oder mit einem revisionssicheren Programm zu führen. Nicht zulässig sind Änderungen in Form von Löschungen o.Ä. Sollte es z.B. zu einem Schreibfehler gekommen sein, so sollte die Zeile durchgestrichen und neu eingetragen werden.
Der Bundesfinanzhof hat jüngst in dem Urteil vom 20.3.2017 (Aktenzeichen X R 11/16) bekräftigt, dass ein täglicher Kassenbericht erforderlich ist, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist, wenn die Bareinnahmen mittels einer offenen Ladenkasse erfasst werden. Dies ist die Folge der jederzeitigen Möglichkeit, die Kasse bzw. die Kasseneinnahmen und -ausgaben manipulieren zu können. Dabei ist kein „Zählprotokoll“ erforderlich.
Checkliste für ein manuelles Kassenbuch
Bei einer manuellen Kassenführung sollten also folgende Punkte beachtet werden:
□ täglich erstellte Kassenberichte,
□ Kassenberichte handschriftlich, per EDV erstellt und ausgedruckt oder mit revisionssicherer Software geführt,
□ rechnerische Richtigkeit des Kassenbuchs,
□ keine Kassenfehlbeträge,
□ Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen, z.B. durch Wechselgeldfehler,
□ Aufzeichnung der Umsätze getrennt nach Steuersätzen,
□ Geldtransfers von der Bank und zur Bank sind auch datumsmäßig zutreffend erfasst,
□ vollständiger Nachweis der Kassenpositionen mittels Belege (Ein-/Auszahlungsquittungen und Barbelege bei Kostenpositionen),
□ Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen,
□ Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.
Bei elektronischen Kassensystemen, also elektronischen Registrierkassen, PC-Kassensystemen und App-Systemen, übernimmt die Kasse selbst die Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle. Dies geschieht entweder bei älteren Modellen durch ein permanent gedrucktes Journal oder dadurch, dass die einzelnen Buchungsfälle im Speicher der Kasse festgehalten werden.
b) Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Wird ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, so muss dies nach den Vorgaben des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010, welches spätestens seit dem 1.1.2017 anzuwenden ist, folgende Voraussetzungen erfüllen:
Die Daten des Kassensystems müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können (insbesondere für Betriebsprüfungen),
alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden, also der einzelne Umsatz und
Der Stpfl. sollte überprüfen, ob das eingesetzte Kassensystem die vorgeschriebene Einzelaufzeichnungspflicht einhält. Auch sollte sich der Stpfl. mit den Programmfunktionalitäten zum Export der verlangten Aufzeichnungen auf einen externen Datenträger vertraut machen. Wie alle Buchhaltungsdaten müssen auch die Kassendaten regelmäßig gesichert werden. Ein Datenverlust wird bei einer Prüfung des Finanzamts nicht akzeptiert.
Daneben sind auch bei elektronischen Kassensystemen die mit Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Hieraus ergeben sich insbesondere folgende Auswirkungen:
Zum Kassensystem muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Insoweit vorzuhaltende Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems.
Auch die GoBD gehen vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung aus. Weiterhin darf die Erfassung der Geschäftsvorfälle nicht unterdrückt werden. Eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist also unzulässig.
Ebenso aufzuzeichnen sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen.
Der Bundesfinanzhof hatte den Grundsatz der Einzelaufzeichnung in bestimmten Fällen eingeschränkt. Für Einzelhandelsgeschäfte, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, brauchen die baren Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden. Mit Urteil vom 16.12.2014 (Aktenzeichen X R 42/13) wurde diese Aussage allerdings wesentlich relativiert: Im Urteilsfall ging es um einen Apotheker, der im Grundsatz in den Anwendungsbereich dieser Vereinfachungsregel fällt, jedoch tatsächlich eine PC-Kasse eingesetzt hat. Das Gericht führt aus, dass er gerade damit der ihm obliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nachkommt und er sich in diesem Fall nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen kann. Das eingesetzte PC-Kassensystem gewährleistete, dass zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufgezeichnet (mithin insbesondere die in Geld bestehende Gegenleistung sowie den Inhalt des Geschäfts) wurden und zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen gewährleistet war. Bei Verwendung einer PC-Kasse ist die mit ihr bewirkte Einzelaufzeichnung auch zumutbar.
Mit dem Ende 2016 in Kraft getretenen Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde ausdrücklich gesetzlich festgeschrieben, dass beim Einsatz eines elektronischen Kassensystems alle Informationen und Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen sind. Aus Zumutbarkeitsgründen hat der Gesetzgeber klargestellt, dass eine Einzelaufzeichnungspflicht bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung entfällt. Diese Regelung betrifft laut Gesetzesbegründung insbesondere offene Ladenkassen.
Die formalen Anforderungen an die Kassenführung sollten sehr ernst genommen werden. Formell ordnungsgemäß geführte Bücher tragen die Rechtsvermutung der Richtigkeit; insofern geben sie dem Stpfl. einen Vertrauensvorschuss.
Die Praxis zeigt, dass eine Schätzung der Einnahmen zu Lasten des Stpfl. kaum verhindert werden kann, wenn es dem Prüfer des Finanzamts gelingt, gravierende formale Fehler nachzuweisen. Dann geht es regelmäßig nur noch um die betragsmäßige Eingrenzung der Nachzahlung.
Checkliste für eine Kassenführung mittels elektronischer Registrierkasse
Bei einer Kassenführung mittels elektronischer Registrierkasse sollten also folgende Punkte beachtet werden:
Registrierkasse/Kassensystem:
□ Ausdrucke der Kassenstreifen und Z-Bons liegen vollständig vor – Kontrolle: lückenlose Nummern der Z-Bons,
□ Stornos sind durch Stornobons dokumentiert,
□ alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis werden unveränderbar und vollständig aufbewahrt,
□ Einzelaufzeichnung aller Umsätze,
□ die vom Kassensystem erfassten Daten müssen in elektronischer Form auslesbar sein,
□ Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt; bei Änderungen am Kassensystem für den gesamten zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum.
□ rechnerische Richtigkeit des Kassenbuches,
□ Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen z.B. durch Stornos oder Wechselgeldfehler,
□ vollständiger Nachweis der Buchungen mittels Belege,
c) Ab 2020: Zertifizierte Sicherheitseinrichtung
Diese Sicherungseinrichtung setzt sich zusammen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungspflichten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z.B. für Prüfungszwecke.
Im Grundsatz ist die technische Lösung technologieoffen ausgestaltet. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Technische Details für die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte Sicherheitseinrichtung sind in einer gesonderten Rechtsverordnung (Kassenversicherungsordnung) festgelegt worden.
Flankiert wird dies durch eine Meldepflicht. Ab dem 1.1.2020 haben Stpfl., die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt auf einem amtlichen Vordruck mitzuteilen. Die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems bei der Finanzverwaltung abzugeben. Diejenigen Stpfl., die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.1.2020 abzugeben. Ziel dieser Meldepflicht ist es, der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen zu ermöglichen.
Nach der Gesetzesbegründung soll eine gesetzliche Vermutung für die Richtigkeit der Kassenaufzeichnung bestehen, wenn eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden ist und ordnungsgemäß genutzt wird. Dies wäre für die Stpfl. ein wesentlicher Fortschritt, denn aktuell gilt bei der Finanzverwaltung eher die Vermutung, dass Kassen nicht richtig arbeiten oder eingesetzt werden. Sehr häufig führen derzeit formale Mängel zu materiellen Hinzuschätzungen.
d) Ab 2020: Verpflichtung zur obligatorischen Belegausgabe
Ab 2020 gilt wie bereits in vielen EU-Ländern auch in Deutschland die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden. Dies gilt immer dann, wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird.
Lediglich bei Bargeschäften mit einer Vielzahl unbekannter Personen (z.B. an Marktständen oder mobilen Verkaufseinrichtungen) kann aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit auf die Belegausgabe verzichtet werden. Das ist allerdings nur möglich, wenn dies beim Finanzamt beantragt und eine Genehmigung hierzu erteilt wird.
Der an den Kunden auszugebende Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers,
die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen (Dienst-)Leistung,
Es sollte rechtzeitig darauf geachtet werden, dass das eingesetzte Kassensystem diese Anforderungen erfüllt.

References: § 8
 § 10

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