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Con la presente scrittura privata di convenzione da valere ad ogni effetto di legge TRA - PDF
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Evelina Martino
1 Convenzione fra il Comune di MONASTIER DI TREVISO e la Sezione di Polizia Giudiziaria della PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO il TRIBUNALE di Treviso per l accesso in consultazione alla banca dati anagrafica e per l eventuale estrazione in fruizione dei dati anagrafici e di stato civile. Con la presente scrittura privata di convenzione da valere ad ogni effetto di legge TRA Il Comune di MONASTIER DI TREVISO, di seguito per brevità denominato Comune, legalmente Rappresentato da MORO PAOLA che interviene nella qualità di Sindaco; E la Sezione di Polizia Giudiziaria della PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO il TRIBUNALE di Treviso, di seguito per brevità denominato Ente, rappresentato da Sost. Comm. Alberto Boattini nato a Bagno di Romagna il , in qualità di Responsabile della Sezione di P.G. addetta alla Procura della Repubblica del Tribunale di Treviso. PREMESSO CHE Con nota prot. 1000/14/I del l Ente chiedeva l autorizzazione alla consultazione on-line dell archivio anagrafico per gli adempimenti normativi e finalità istituzionali; VALUTATA la legittimità della richiesta, in considerazione dell attività di interesse pubblico svolta istituzionalmente dalla suddetta pubblica amministrazione; - Vista la legge 1228/1954 (legge anagrafica); - Visto il D.P.R. 223/1989 (regolamento anagrafico), con particolare riguardo all art. 37 come modificato dall77, comma 2, del D.P.R. 445/2000; - Visti in tema di collegamenti telematici l art. 2 del DL 6/1993 (in legge 63/1993) e il DPCM 5/5/1994, con particolare riguardo all art. 4; - Visto l art. 43 del D.P.R. 445/2000 in materia di acquisizione diretta di documenti; - Visto l art. 2, comma 5, della legge 127/1997 che recita: I comuni favoriscono, per mezzo di intese o convenzioni, la trasmissione di dati o documenti tra gli archivi anagrafici e dello stato civile, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i gestori o esercenti di pubblici servizi, garantendo il diritto alla riservatezza delle persone. La trasmissione di dati può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici ; - Visti il D. Lgs. 196/2003, codice in materia di protezione dei dati personali e le Prescrizioni a tutti i Comuni sulla gestione delle anagrafi del Garante in data 6 ottobre 2005 (GU n. 248 del 24/10/2005); - Visto il D. Lgs. 82/2005 codice dell amministrazione digitale;
2 - Viste le linee guida del 22 aprile 2011 adottate da DigitPA per la stesura delle convenzioni per la fruibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art. 58, comma 2 del Codice dell Amministrazione Digitale; - Vista la legge 183/2011, con particolare riguardo all art 15 in materia di certificazioni e dichiarazioni sostitutive; - Vista la circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 22/12/2011, Direttiva del Ministro della pubblica amministrazione e semplificazione del ad oggetto adempimenti urgenti per l applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all art. 15, della Legge 12 novembre 2011, n. 183; Tutto ciò premesso, che si intende quale parte integrante e sostanziale del presente contratto, tra le parti SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE ART. 1 - Definizioni Ente consultante: la pubblica amministrazione, organismi di diritto pubblico, il concessionario e il gestore di un servizio pubblico, enti pubblici che svolgono rilevanti attività di servizio per i cittadini e le imprese, che abbiano necessità di visionare informazioni anagrafiche per finalità istituzionali di rilevante interesse per il cittadino. Dati in consultazione: la possibilità di accedere al dato in esclusiva visualizzazione e lettura senza che sussista un sistema tecnologico che consenta la sua estrazione automatica; il dato rimane pertanto all interno del sistema informativo proprietario. Dato in fruibilità: la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi informativi automatizzati di un'altra amministrazione; il trasferimento del dato non modifica la sua titolarità. Visura anagrafica: documento informatico erogato dal sistema informativo del Comune di Istrana avente forza probatoria di cui all art c.c. e contenente informazioni anagrafiche certificate per le pubbliche amministrazioni e concessionari e gestori di pubblici servizi. Sistema Informativo Anagrafico/Stato Civile: il sistema informativo integrato costituito da hardware, software di base e software applicativo proprietario che consente l inserimento dei dati anagrafici/stato civile e la loro conservazione previo trattamento autorizzato da parte degli ufficiali d anagrafe/stato civile. ART. 2 Oggetto della Convenzione Il Comune, come sopra rappresentato, autorizza l Ente che, come sopra rappresentato, accetta, all accesso alla banca dati informatica degli archivi anagrafici e di stato civile ed alla trasmissione dei dati anagrafici e di stato civile per le finalità istituzionali specificate nella richiesta e nei limiti specificati nei successivi articoli. A tal fine l Ente consultante si impegna a: a) utilizzare l accesso alla banca dati per la consultazione delle informazioni la cui conoscenza è necessaria e sufficiente per lo svolgimento delle operazioni di trattamento oggetto della propria attività istituzionale; b) accedere alle informazioni anagrafiche sulla base delle seguenti visure anagrafiche: - residenza (residenza-aire) - data e luogo di emigrazione
3 - cittadinanza - codice fiscale (cognome e nome) - famiglia anagrafica con relazioni o vincoli - nascita (con paternità/maternità) - decesso - stato civile (celibe/nubile, matrimonio, divorzio, vedovanza) c) svolgere il servizio di consultazione nel rispetto della normativa vigente in materia e secondo le modalità di seguito specificate; d) a non richiedere al Comune controlli sulle dichiarazioni delle persone inerenti le autocertificazioni e conferme dei dati anagrafici, che possano essere soddisfatte tramite l accesso informatico alla banca dati, disciplinato dalla presente convenzione. Le richieste non erogabili dal sistema informativo comunale e quelle storiche dovranno pervenire esclusivamente all indirizzo di posta elettronica certificata del Comune. ART. 3 Dati oggetto della consultazione/fruizione Il Comune consente l accesso telematico tramite la rete Internet ad un servizio di interrogazione e consultazione anagrafica che rende disponibili le informazioni sotto forma di visure. L accesso ai dati è consentito nel rispetto del principio della pertinenza del trattamento rispetto alle finalità e competenze istituzionali dell Ente. Le informazioni si riferiscono alle posizioni presenti nella banca dati anagrafica del Comune. In caso di innovazioni normative sulle competenze, sui procedimenti ovvero sulla legittimità degli stessi trattamenti di dati, l elenco delle visure potrà essere modificato. L Ente consultante che necessita di elenchi di dati in fruizione dovrà inoltrare direttamente all Ufficio Anagrafe lo schema dei dati anagrafici da estrarre, la loro logica, formato e codifiche, indicando le motivazioni e le disposizioni normative o regolamentari che ne legittimano la fruizione. Il Comune si riserva la facoltà di limitare l accesso ai dati qualora innovazioni normative/organizzative rendano necessaria una revisione dell accesso telematico. ART. 4 Titolarità della banca dati Il Comune conserva la piena ed esclusiva proprietà delle informazioni memorizzate sulla banca dati anagrafica e di stato civile e del sistema di ricerca; ha l esclusiva competenza di gestire, definire o modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, rappresentazione ed organizzazione dei dati; ha altresì, la facoltà di variare la base informativa in relazione alle proprie esigenze istituzionali, organizzative e tecnologiche. La banca dati è di esclusiva titolarità del Comune. Non è consentito riprodurre o diffondere i dati contenuti nella banca dati o utilizzarli per fini diversi da quelli contemplati nella presente convenzione. ART. 5 Modalità di autorizzazione all accesso Ai sensi dell art. 29 del d.lgs. 196/2003, il Comune, nomina il responsabile esterno del trattamento dei dati. Questi avrà il compito di identificare e nominare gli operatori incaricati al trattamento ai sensi dell art. 30 del medesimo decreto legislativo e di adempiere a tutto quanto necessario per il rispetto delle disposizioni vigenti in materia e di osservare scrupolosamente quanto in esse previsto nonché le istruzioni impartite dal titolare. L Ente consultante si impegna a comunicare al Comune l elenco degli incaricati che devono essere
4 abilitati all interrogazione della banca dati e si impegna, altresì, a informare i propri utenti sulle norme relative all accesso alla rete del Comune e su quanto stabilito dalla presente convenzione. ART. 6 Modalità di accesso Il Comune assegna le credenziali per l accesso ai dati anagrafici a ciascun incaricato di cui all art. 5, al fine di consentire lo svolgimento delle attività di interrogazione della banca dati. Non è consentito l accesso contemporaneo da più postazioni di lavoro con lo stesso identificativo. Il Comune si riserva di disabilitare gli accessi, qualora rilevi anomalie nell utilizzo del sistema o in caso di perdurante inutilizzo o per impossibilità di contattare gli utenti incaricati. ART. 7 Credenziali di accesso L Ente consultante si impegna a far sì che i propri incaricati mantengano ogni credenziale segreta, che non la divulghino e la conservino debitamente. La stessa sarà modificata secondo le policy di sicurezza nel tempo vigenti presso il Comune. In caso di smarrimento della credenziale o di uno dei documenti sopra indicati o di cessazione di un utente dall incarico, l Ente consultante, per il tramite del Responsabile esterno del trattamento, si impegna a darne immediata notizia al Comune tramite all indirizzo PEC del Comune affinché si provveda alla disabilitazione. ART. 8 Limitazioni e responsabilità Il Comune è sollevato da qualsiasi responsabilità contrattuale ed extracontrattuale per danni diretti o indiretti che possano derivare dall uso dei dati attinenti alla banca dati anagrafica/stato civile del Comune, nonché per i danni derivanti da interruzioni, ritardi o errori nell erogazione del servizio di consultazione, ovunque si verifichino, in qualunque forma si manifestino e da qualsiasi causa siano determinati. Il Comune si impegna a comunicare i tempi di interruzione programmata e del ripristino dell accesso del servizio. ART. 9 Obblighi dell ente consultante L ente consultante si impegna ad utilizzare le informazioni ottenute tramite il collegamento esclusivamente per fini istituzionali nel rispetto della normativa vigente anche in materia di consultazione delle banche dati, con particolare riguardo alla tutela della riservatezza delle informazioni individuali e del segreto statistico; si impegna altresì, ad adottare ogni misura necessaria ad evitare indebiti utilizzi delle medesime informazioni. L Ente consultante garantisce la riservatezza dei dati, elaborazioni o quant altro connesso al collegamento concesso. ART. 10 Tutela della sicurezza dei dati Alla banca dati anagrafica possono accedere esclusivamente gli incaricati di cui all art. 5 dotati dei propri identificativi di cui agli atti artt. 6 e 7. Le stazioni di lavoro che si collegano con la banca dati comunale devono essere collocate in luogo non accessibile al pubblico e poste sotto la responsabilità dell utente designato. Il Comune è legittimato a registrare tutti gli accessi sul proprio sistema informativo memorizzando le posizioni interrogate anche al fine di dare assistenza alle persone consultate in merito alla legittimità dell accesso telematico, ai sensi dell art. 7 del D. Lgs. 196/2003. Le registrazioni saranno memorizzate in appositi files, che possono essere oggetto di trattamento solo per fini istituzionali per attività di monitoraggio e controllo ed essere messi a disposizione dell autorità giudiziaria in caso di accertata violazione delle normative vigenti. Le parti si impegnano per quanto di rispettiva competenza ad uniformarsi alle disposizioni della legge ed a quelle del Autorità del Garante per protezione dei dati
5 personali in materia di standard di sicurezza dei dati, di responsabilità nei confronti di terzi e dell Autorità Garante. ART. 11 Costi La consultazione delle banche dati anagrafe e stato civile è fornita gratuitamente dal Comune. Rimangono a carico dell Ente consultante i costi derivanti dalla connessione ad Internet. ART. 12 Durata della convenzione La presente convenzione ha validità a decorrere dalla data di sottoscrizione. ART. 13 Foro competente Il foro competente a risolvere qualsiasi controversia che possa sorgere tra il Comune e l Ente consultante in corso di vigenza della presente convenzione, direttamente od indirettamente connessa alla convenzione stessa, è quello di Treviso, con rinuncia di qualsiasi altro. ART. 14 Spese contrattuali Non sono previste spese contrattuali. Fatto, letto e approvato p. la PROCURA DELLA REPUBBLICA p. Il Comune di Fto: Fto:

References: art. 37
 art. 2
 art. 4
 art. 43
 art. 2
 art. 58
 art. 15
 ART. 1
 ART. 2
 ART. 3
 ART. 4
 ART. 5
 art. 29
 art. 30
 ART. 6
 art. 5
 ART. 7
 ART. 8
 ART. 9
 ART. 10
 art. 5
 art. 7
 ART. 11
 ART. 12
 ART. 13
 ART. 14