Source: http://www.asc-csa.gc.ca/fra/publications/rv-0708-0101.asp
Timestamp: 2014-09-02 21:21:48+00:00

Document:
ASC - Vérification des dépenses de voyage, de conférence et d'accueil
Vérification des dépenses de voyage, de conférence et d'accueil
Projeto : 07/08 01-01
2.0 Dépenses de voyage
2.1 Profil des dépenses de voyage
2.2 Description de l'échantillon examiné
2.3 Autorisation de voyager et avance
2.4 Demande d'indemnité de déplacement
2.5 Divulgation proactive des dépenses de voyage
2.6 Vérification des comptes
3.0 Dépenses de conférence
3.1 Profil des dépenses de conférence
3.2 Système de planification des événements publics (PEP)
3.3 Demandes de paiement
4.0 Dépenses d'accueil
4.1 Profil des dépenses d'accueil
4.2 Demande d'autorisation des frais d'accueil
4.3 Admissibilité des dépenses d'accueil
4.4 Divulgation proactive des dépenses d'accueil
Annexe A – Objectifs et critères de vérification
L'objectif général de ce projet de vérification consistait à déterminer si le cadre de gestion en place relativement aux dépenses de voyage, de conférence et d'accueil est adéquat et en conformité avec la Directive sur les voyages du Secrétariat du conseil du Trésor (SCT), aux Politiques sur l'accueil du SCT et de l'Agence spatiale canadienne (ASC) et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Nous sommes d'avis que la gestion a mis en place une structure adéquate de contrôle relativement aux dépenses de voyage, de conférence et d'accueil.
Plus particulièrement en ce qui a trait aux activités de conférence, notre examen a révélé que les événements auxquels ont assisté les participants étaient inscrits dans le Système de planification des événements publics (PEP), approuvés avant la tenue de l'événement et adéquatement supportés par des pièces justificatives.
Concernant les frais d'accueil, de façon générale, les dépenses examinées étaient admissibles et respectaient la Politique sur l'accueil du SCT et de l'ASC.
D'autre part, la gestion devrait porter une attention particulière à ce qui suit :
S'assurer de bien coder les dépenses de voyage en service commandé des non-fonctionnaires afin de fournir une information financière juste.
Rappeler aux voyageurs ainsi qu'à leur gestionnaire l'importance :
de compléter toutes les sections pertinentes du formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) et d'y indiquer les justifications requises pour tout type de dépense non standard ainsi que les périodes de déplacement à titre personnel,
de prévoir un délai suffisant entre l'approbation de l'AVA et la date prévue du voyage afin de bénéficier des tarifs aériens les plus économiques,
de compléter adéquatement la lettre d'autorisation pour les voyages de non-fonctionnaires, et
de compléter la demande d'indemnité de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du SCT, particulièrement en ce qui a trait aux taux réclamés pour les repas et les faux frais, à l'hébergement non standard qui doit être justifié en tout temps et au besoin d'indiquer sur la demande d'indemnité tout voyage à titre personnel effectué par le voyageur au cours du déplacement pour lequel une demande a été soumise.
Mettre en place les contrôles requis afin de s'assurer que toutes les dépenses de voyage et d'accueil encourues sont divulguées sur le site WEB de l'ASC.
Suite à l'analyse des rapports statistiques provenant du système de vérification de la comptabilité centrale (le SVCC), mettre en place des mesures appropriées afin de réduire le taux d'erreur actuel de 45% des demandes d'indemnité de déplacement de façon à le rapprocher du taux d'erreur maximal acceptable (TÉMA) fixé à 10%.
Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT et aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification établis.
Le plan de vérification de la Direction, Vérification et évaluation prévoyait une vérification des dépenses de voyage, de conférence et d'accueil au cours de l'exercice 2007-2008.
L'objectif général de ce projet de vérification consistait à déterminer si le cadre de gestion en place relativement aux dépenses de voyage, de conférence et d'accueil est adéquat et en conformité avec la Directive sur les voyages du SCT, aux Politiques sur l'accueil du SCT et de l'ASC et la LGFP.
Cette vérification a porté sur les dépenses de voyage, de conférence et d'accueil encourues au cours de l'année financière 2006-2007.
Cette mission de vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification prescrites à la Politique sur la vérification interne du SCT ainsi qu'aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI) qui exigent notamment de fixer des objectifs de vérification appuyés par des critères de vérification.
Une vérification sur la gestion des frais de déplacement a été effectuée en 2002. Suite au dépôt du rapport en novembre 2002, plusieurs pratiques relatives à la gestion des dépenses de voyage ont été revues tel qu'en font foi les rapports de suivi annuel des plans d'action de la gestion.
Pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2007, l'ASC a encouru 6 128 295$ en frais de voyage, 197 733$ en frais de conférence et 109 402$ pour des dépenses d'accueil.
En 2006-2007, 4 210 demandes d'indemnité de déplacement ont été soumises aux services de la comptabilité pour vérification et paiement.
Pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2007, l'ASC a déboursé 6 128 295$ en dépenses de voyage.
Notre analyse des dépenses de voyage a révélé que 68% de ces dépenses était encouru pour des voyages en service commandé faits par des employés de la fonction publique, c'est-à-dire des voyages d'affaires autorisés par l'employeur.
Le tableau 1 donne le détail des dépenses de voyage encourues au cours de l'année financière 2006-2007 ainsi que le nombre estimé de demandes d'indemnité de déplacement soumises.
Tableau 1 – Dépenses de voyage
Compte de grand livre
Nombre de demandes d'indemnité
Voyages pour conférence
816 413$
Voyages en service commandé
4 160 664$
Taxi en service commandé
Voyages pour formation
313 959$
Voyages pour conférence non-fonctionnaire
51 068$
Voyages en service commandé non-fonctionnaire
781 116$
6 128 295$
À titre comparatif, les frais de voyages encourus au moment de la dernière vérification, soit au cours de l'année financière 2001-2002, s'élevaient à 5 605 859$.
Pour fins d'information, nous avons également ventilé les dépenses de voyage par direction / direction générale ainsi que par compte de grand-livre tel qu'on peut le voir au tableau 2. Nous avons également sub-divisé le tableau en 2 sections, la première porte sur les programmes et la deuxième englobe tous les secteurs corporatifs.
Il s'avère que 85% des dépenses de voyage ont été encourues par les secteurs constituant les programmes de l'Agence.
Notre analyse des données du tableau 2 a également fait ressortir des dépenses très élevées en ce qui a trait au "Service commandé non-fonctionnaires" à la Direction générale, Sciences spatiales, comparativement aux même type de dépenses des autres directions générales. Après vérification de ces dépenses, nous avons constaté qu'un montant de 430 739$ avait été incorrectement codé dans celles-ci. Ce montant était constitué de 4 paiements faits au Conseil national de recherches Canada (CNRC) dans le cadre des mémoires d'entente interministériels (Interdepartmental Memorandum of Understanding – IMOU) : « Hubble Funding »,
« Ultra-violet imaging Telescope » (UVIT) et
« Far Ultraviolet Spectroscopic Explorer » (FUSE).
Parmi les activités dont le CNRC avait la responsabilité, il y avait des activités d'archivage de données, le développement d'infrastructures pour supporter des missions d'astronomie de l'espace et le développement de capacités d'observatoire virtuel. Ces activités n'ont aucun lien avec des dépenses de voyage pour service commandé de non-fonctionnaire.
Direction, finances
S'assurer de bien coder les dépenses de voyage afin de fournir une information financière juste.
Étant donné que l'objectif de la présente vérification était de déterminer si le cadre de gestion en place relativement aux dépenses de voyage était adéquat et en conformité avec la Directive sur les voyages du SCT, nous avons sélectionné au hasard 21 demandes d'indemnité de déplacement réparties parmi les 4 principaux comptes de grand-livre reliés aux dépenses de voyage.
Le tableau 1 du présent rapport représente la population en terme de nombre de demandes d'indemnité de déplacement et de valeur des dépenses parmi laquelle nous avons fait notre sélection pour fins de vérification.
Les demandes d'indemnité de déplacement sélectionnées pour fins de vérification sont réparties comme suit :
Tableau 3 – Échantillon de vérification
Valeur des demandes
49 986$
13 397$
115 332$
Notre examen d'un échantillon de demandes d'indemnité de déplacement de l'année fiscale 2006-2007 a révélé ce qui suit :
Le formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) est essentiel à la planification et au contrôle des frais de voyage puisqu'il contient l'information pertinente à l'égard des différentes facettes du voyage : la durée du voyage, le mode de transport, la classe, l'hébergement, les repas et les faux frais ainsi que toutes les autres dépenses inhérentes au voyage. Ces informations permettent au gestionnaire d'approuver les conditions du voyage, de contrôler les engagements financiers et de s'assurer que les dépenses réclamées ont été prévues et sont admissibles à leur remboursement.
La Directive sur les voyages du SCT mentionne ce qui suit en ce qui a trait à l'AVA :
Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages d'affaires et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des employés et aux nécessités du service de l'employeur.
Les voyages d'affaires doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.
Notre examen d'un échantillon de demandes d'indemnité de déplacement a démontré que, des 17 demandes pour lesquelles une AVA avait été complétée, dans 13 cas, des anomalies au niveau de l'AVA ont été observées (voir tableau 4).
Tableau 4 – Anomalies observées suite à notre examen des AVA
Nature des anomalies
Information manquante (mode / classe / heure)
Voyage à titre personnel non indiqué
Justification manquante – items non-standards
Dépense non admissible ou non indiquée
Gestionnaire a signé au mauvais endroit
Gestionnaire a outrepassé sa délégation
Changement aux dates du voyage sans modifier l'AVA
À l'exception d'un cas où le gestionnaire a omis d'indiquer la date, nous avons noté que les AVA ont été signées par les gestionnaires préalablement à la date des voyages (la date apposée par le gestionnaire en faisant foi).
Par ailleurs, nous avons noté que des 18 demandes d'indemnité examinées pour lesquelles un voyage en avion a été effectué, 8 AVA avaient été approuvées moins de 14 jours avant le début du voyage, ce qui laisse peu de temps pour planifier adéquatement le voyage afin de maximiser les économies. En effet, nous avons noté que le prix des billets d'avion varie grandement tout dépendant si la réservation est faite assez longtemps à l'avance ou à la dernière minute. Par exemple, un billet pour la Russie dont l'approbation de l'AVA a été faite plus de 14 jours avant la date prévue du départ a coûté 1 516$ alors qu'un billet pour la même destination pour lequel l'AVA a été approuvée 8 jours avant la date prévue du départ a coûté 9 245$.
Étant donné que les dépenses annuelles pour l'achat de billets d'avion est d'environ 2 400 000$, soit près de 40% des dépenses de voyage, il serait intéressant de regarder le potentiel d'économies à réaliser en planifiant les voyages plus longtemps à l'avance.
À cet égard, la Directive sur les voyages du SCT mentionne que la norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique et qu'il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.
Lettre d'autorisation pour non-fonctionnaire
Dans le cas où le voyageur est non-fonctionnaire, une lettre d'autorisation doit être complétée et approuvée par le gestionnaire.
À cet égard, le 8 juin 2007, la responsable des voyages à l'ASC a envoyé à tous les employés une note intitulée « Mise au point sur les voyages des fonctionnaires et non-fonctionnaires ». Cette mise au point visait à communiquer à tous les employés
qu'une nouvelle version de la lettre d'autorisation pour les non-fonctionnaires avait été développée et,
qu'étant donné que la signature de la lettre d'autorisation pour un non-fonctionnaire consistait en un engagement contractuel avec le voyageur, qu'à partir du 15 avril 2007, toutes les lettres d'autorisation devraient être signées par un agent contractuel ou par la vice-présidente principale.
Notre examen de 4 demandes d'indemnité de déplacement provenant de non-fonctionnaires a révélé que 2 des 4 lettres d'autorisation comportaient des erreurs au niveau des taux autorisés pour fins de réclamation. Dans ces deux cas précis les demandes d'indemnité comportaient des erreurs.
Rappeler aux voyageurs ainsi qu'à leur gestionnaire ce qui suit :
S'assurer de compléter toutes les sections pertinentes de l'AVA et d'y indiquer les justifications requises pour tout type de dépense non standard ainsi que les périodes de déplacement à titre personnel.
Dans la mesure du possible, prévoir un délai suffisant entre l'approbation de l'AVA et la date prévue du voyage afin de bénéficier des tarifs aériens les plus économiques.
S'assurer de compléter adéquatement la lettre d'autorisation pour les voyages de non-fonctionnaires.
Communiquer avec les voyageurs concernés toute anomalie observée sur l'AVA ou sur la lettre d'autorisation pour les non-fonctionnaires et déterminer la meilleure façon de faire pour obtenir une AVA/lettre d'autorisation en bonne et due forme. Par exemple, l'AVA ou la lettre d'autorisation non conforme pourrait être retournée au voyageur ou au gestionnaire afin que des correctifs soient apportés.
Pour obtenir le remboursement de leurs dépenses de voyage, les voyageurs doivent préparer et soumettre à leur gestionnaire, pour approbation, une demande d'indemnité de déplacement accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires, y compris les factures originales. Une fois que le gestionnaire a examiné et approuvé la demande en vertu de l'article 34 de la LGFP, il l'achemine au commis financier pour traitement ultérieur et vérification, avant exécution du paiement.
Notre examen de 21 demandes d'indemnité de déplacement a révélé que, dans la plupart des cas, les dépenses devant être supportées par des pièces justificatives originales l'étaient. Dans quelques cas, faute de pièces justificatives, des déclarations solennelles ont été soumises.
D'autre part, nous avons noté quelques cas où les sommes réclamées sur la demande d'indemnité de déplacement ne correspondaient pas à la Directive sur les voyages du SCT :
taux erroné réclamé pour les repas et les faux frais (4 cas),
hébergement non standard réclamé non supporté par une justification écrite, ni dans la demande d'indemnité de déplacement, ni dans l'AVA (2 cas).
De plus, dans 4 cas, un voyage à titre personnel effectué par le voyageur n'a pas été indiqué sur la demande d'indemnité de déplacement.
Il est à noter que dans 2 cas, des corrections au niveau des taux pour les repas et les faux frais ont été effectuées suite à la vérification des comptes par les commis des services de la comptabilité.
Rappeler aux voyageurs ainsi qu'à leur gestionnaire qu'ils doivent compléter la demande d'indemnité de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du SCT, particulièrement en ce qui a trait
aux taux réclamés pour les repas et les faux frais,
à l'hébergement non standard qui doit être justifié en tout temps et
au besoin d'indiquer sur la demande d'indemnité tout voyage à titre personnel effectué par le voyageur au cours du déplacement pour lequel une demande a été soumise.
Communiquer avec les voyageurs concernés toute anomalie observée sur la demande d'indemnité de déplacement et déterminer la meilleure façon de faire pour obtenir une demande d'indemnité conforme à la Directive sur les voyages du SCT.
Le gouvernement du Canada a adopté un ensemble de mesures afin de renforcer la transparence, la surveillance, l'imputabilité et la gestion dans la fonction publique fédérale. Parmi ces mesures, le gouvernement a instauré une politique d'information proactive rendant obligatoire la publication trimestrielle des frais de voyage et d'accueil des représentants du gouvernement de niveau supérieur.
Les données sur les dépenses doivent être affichées sur le site web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période de déclaration. Cette exigence est entrée en vigueur le 12 décembre 2003, et prévoyait la publication des premières données pour le 31 mars 2004.
En vertu de cette politique gouvernementale, l'ASC s'est engagée à publier et à mettre à jour régulièrement les frais de voyage de ses représentants de niveau supérieur.
Au cours de la période vérifiée, soit d'avril 2006 à mars 2007, 63 dépenses de voyage totalisant 101 090$ ont été divulguées sur le site Web de l'ASC. Ces dépenses ont été encourues par le président intérimaire ainsi que par le vice-président à la science, à la technologie et aux programmes (VPSTP).
Suite à notre vérification, nous sommes d'avis que tous les voyages effectués par les représentants de niveau supérieur de l'ASC ont été publiés sur le site web de l'ASC et que les sommes divulguées correspondent aux sommes encourues à titre de frais de voyage, exception faite de ce qui suit :
Le montant du billet d'avion apparaissant sur les demandes d'indemnité de déplacement n'inclut généralement pas les frais de transaction facturés par le fournisseur American Express – Travel AcXess lors de la réservation. Ces frais sont d'environ 45$ par transaction. Dans bon nombre de cas, ces frais ne sont pas indiqués dans la demande d'indemnité de déplacement au même titre que le montant du billet d'avion prépayé puisque le voyageur ne pense pas nécessairement à inclure ces frais dans sa demande d'indemnité de déplacement.
Information financière reliée aux voyages
D'autre part, lorsque la personne responsable de fournir l'information financière pour fins de divulgation des frais de voyage fait une recherche dans le système financier pour avoir les coûts totaux d'un voyage, celle-ci rencontre des difficultés car il est difficile de repérer les dépenses reliées à un voyage dans le système financier.
En effet, il n'existe pas de procédure uniforme au sein de l'équipe des opérations financière des secteurs quant à la façon d'entrer un numéro d'engagement pour les voyages réservés à l'aide du fournisseur de voyage Travel AcXess. Certains commis utilisent un numéro assigné par le fournisseur des services de voyage, le « NAV » alors que certains commis utilisent le « NAV » en y ajoutant un chiffre correspondant à l'année fiscale alors que d'autres commis utilisent un numéro d'engagement manuel.
L'uniformisation de la procédure à utiliser pour identifier les voyages permettrait à la personne responsable de fournir l'information financière pour fins de divulgation proactive des frais de voyage d'avoir accès plus aisément à une information fiable.
S'assurer d'inclure toutes les dépenses afférentes à un voyage lors de la divulgation proactive des frais de voyage sur le site WEB de l'ASC.
Afin de faciliter la collecte de données financières pour fins de divulgation proactive des dépenses de voyage, considérer uniformiser la procédure utilisée pour l'enregistrement des engagements financiers relatifs aux voyages.
Les demandes d'indemnité de déplacement sont vérifiées conformément à la politique de l'ASC sur la Vérification des comptes. À cet égard, un plan d'échantillonnage a été établi et les demandes d'indemnité sont vérifiées conformément à ce plan.
Toute l'information relative à chacune des demandes d'indemnité de déplacement vérifiées est entrée dans une base de donnée, soit le système de vérification de la comptabilité centrale (le SVCC). Lorsque des erreurs sont identifiées dans les demandes d'indemnité de déplacement, ces erreurs sont inscrites dans le SVCC et si des corrections doivent être effectuées, un courriel auquel est attaché un rapport provenant du SVCC est envoyé au voyageur pour lui faire part des changements apportés à leur demande. Si des corrections et une signature du gestionnaire s'avèrent nécessaires, la demande d'indemnité de déplacement peut être retournée au voyageur.
Suite à la vérification des frais de déplacement effectuée en 2002-2003, le suivi des plans d'action de la gestion au 31 mars 2004 avait identifié la mise en œuvre des actions suivantes suite aux recommandations relatives à la vérification des comptes :
Le système d'échantillonnage est opérationnel et permet la production de rapports de non-conformité.
L'analyse des résultats de la vérification permet d'établir les mesures appropriées.
Compte tenu des résultats de la vérification des comptes, des sessions d'information obligatoires ont été mises sur pied à l'intention des membres du personnel identifiés lors de la vérification des comptes de dépenses et dont le taux d'erreur est élevé.
Suite aux sessions d'information, de nouvelles procédures ont également été mises de l'avant afin d'informer les gestionnaires des corrections apportées aux réclamations de leurs employés et de leur demander de les approuver de nouveau.
Notre vérification a permis de déterminer que le système d'échantillonnage était effectivement opérationnel et permettait la production de rapports de non-conformité.
De plus, des sessions d'information sur les voyages à l'intention des voyageurs et de leurs gestionnaires ont été données en 2005.
Par ailleurs, depuis ce temps, aucune session d'information n'a été donnée, peu importe le taux d'erreur relevé lors de la vérification des demandes d'indemnité de déplacement. Par contre, une personne est disponible à tous les mardis, de 9h30 à 10h, pour répondre aux questions des voyageurs. Ces sessions libres d'information sont offertes à tous les voyageurs et leurs gestionnaires. Selon l'information obtenue en provenance de la personne qui dispense ces sessions, en général, 2 personnes par semaine viennent y chercher de l'information.
D'autre part, selon l'information obtenue, contrairement à ce qui a été mentionné dans le suivi de vérification du 31 mars 2004, les gestionnaires ne sont pas avisés directement lorsque des erreurs ou des anomalies sont observées dans les demandes d'indemnité de déplacement des voyageurs dont ils ont la responsabilité. Tel que mentionné précédemment, seuls les voyageurs sont avisés et, si une approbation du gestionnaire est requise, c'est le voyageur qui va aviser son gestionnaire au besoin.
Nous avons examiné les rapports de non-conformité générés par le SVCC pour l'année dernière (de décembre 2006 au 31 mars 2007) ainsi que pour l'année en cours (du 1er avril au30 novembre 2007). Le tableau 5 nous donne le taux d'erreur par année et par catégorie de voyage.
Tableau 5 – Taux d'erreur identifie suite a la verification des comptes
Nombre de demandes vérifiées
Entre 1 000.01$ et 2 000.00$
Entre 1 000.01$ et 2 000.00$ US
Inférieur à 1 000$
Non-fonctionnaire
Plus de 2 000$
Notre examen nous a permis de constater que le taux d'erreur est élevé comparativement au taux d'erreur maximal acceptable (TÉMA) de 10% pour tous les types de paiement tel qu'établi selon la politique de l'ASC sur la Vérification des comptes. Il est également important de mentionner que du 1er avril au 30 novembre 2007, des ajustements à la baisse des dépenses réclamées totalisant 36,661$ ont été effectués par les commis des services de la comptabilité suite à la vérification des comptes.
Depuis que le SVCC a été mis sur pied et que des rapports de non-conformité sont disponibles, outre les sessions libres d'information hebdomadaires, selon l'information obtenue, aucune action n'a été prise par les services de la comptabilité afin de diminuer de façon concrète le taux d'erreur élevé noté suite à la vérification des demandes d'indemnité de déplacement.
Suite à l'analyse des rapports statistiques provenant du SVCC, mettre en place des mesures appropriées afin de réduire le taux d'erreur au niveau des dépenses de voyage de façon à le rapprocher du TÉMA.
La politique actuelle de l'ASC sur la Planification des conférences a été adoptée le 15 janvier 2008. Cette politique a remplacé celle datée du 29 octobre 2003.
La nouvelle politique identifie entre autres, les raisons qui font que la participation des employés de l'ASC aux conférences est importante, soit :
que les conférences liées au domaine spatial sont une excellente occasion de promouvoir les réalisations de l'ASC et d'échanger des idées avec des scientifiques, des ingénieurs, des chercheurs, et d'autres travailleurs de l'industrie spatiale,
que les conférences offrent au personnel de l'ASC des occasions de perfectionnement et de réseautage, lui permettant ainsi de se tenir au fait des percées en sciences, en ingénierie et en technologie, des modifications de programmes et de l'évolution des orientations stratégiques dans les domaines d'intérêt pour l'Agence et ses intervenants et
que les conférences liées au domaine spatial permettent aussi à l'ASC d'augmenter sa visibilité et son influence auprès des intervenants.
Par rapport à l'ancienne politique, certaines restrictions ont été ajoutées quant au nombre maximum de participants pouvant assister aux différents types de conférences.
Au cours de l'année 2006-2007, des dépenses de conférences de l'ordre de 197 733$ ont été encourues.
Le tableau 6 nous donne le détail de la répartition de ces dépenses entre les différentes directions / directions générales de l'ASC.
Tableau 6 – Frais de conférence 2006-2007
Directions / Directions générales
Vice-président STP
22 829$
91 335$
Exploitations spatiales
38 003$
163 730$
GI et TI
5 791$
Politiques, planification et relations
9 656$
197 733$
À la lumière de cette information, nous pouvons constater que la majorité des dépenses de conférence encourues au cours de la dernière année fiscale l'a été par les employés faisant partie des programmes.
Afin de procéder à la gestion et à la planification des événements publics auxquels assisteront les employés de l'ASC, la Direction des communications et des affaires publiques a mis en place le système de planification des événements publics (PEP). Le détail des conférences prévues au cours de l'année est entré au système de PEP en début d'année, ce qui constitue le plan de conférence. Le comité exécutif approuve le plan de conférence annuellement, le révise trimestriellement et en approuve les modifications au niveau des participations au besoin.
Tableau 7 – Nombre d'employés par direction / Direction générale versus nombre d'événements auquel ont assisté ces employés
Nombre d'événements par employé
Notre analyse de l'information en provenance du système de PEP pour l'année 2006-2007 démontre que le nombre d'événements auquel un employé a participé varie de 0.143 (Communications) à 2.129 (Sciences spatiales).
Notre analyse de l'information provenant du système de PEP a également fait ressortir le fait que 57 employés ont assisté à la conférence ASTRO 2006 tenue à Montréal, 30 à la conférence IAC 2006 à Valancia et 19 à la conférence SPACE OPS 2006 à Rome.
Tel que mentionné à la section 3.0 du présent rapport, la nouvelle politique de l'ASC sur la Planification des conférences qui a été adoptée en janvier 2008 prévoit maintenant des restrictions quant au nombre de participants par conférence. À titre d'exemple, cette nouvelle politique prévoit qu'un maximum de 12 personnes pourra participer aux conférences d'intérêts élargis tel que l'IAC (International Aeronautical Congress – CIA / Congrès international aéronautique).
Outre les ratios dont nous faisons mention au tableau 7, le tableau 8 fait ressortir l'information quant au nombre d'employés qui ont assisté à une conférence et plus au cours de l'année financière 2006-2007.
Tableau 8 – Nombre d'employés ayant reçu des approbations pour un ou plusieurs événements dans une même année
Nombre d'employés ayant reçu l'approbation pour le nombre d'événements indiqué
Nous pouvons constater que plusieurs employés ont assisté à 2 événements ou plus au cours de l'année.
Notre examen de demandes de paiement pour la participation à des événements a révélé que de façon générale, les événements auxquels ont assisté les participants étaient inscrits dans le système de PEP et étaient approuvés avant la tenue de l'événement.
De plus, toutes les demandes de paiement examinées étaient adéquatement supportées par des pièces justificatives et approuvées par une personne détenant la délégation financière requise à cet effet.
Au cours de l'année 2006-2007, des dépenses d'accueil de l'ordre de 109 402$ ont été encourues.
La répartition des dépenses d'accueil tel que nous pouvons le voir au tableau 9 nous permet de constater que les directions générales Sciences spatiales et Technologies spatiales encourent une bonne partie des dépenses d'accueil.
Tableau 9 – Dépenses d'accueil 2006-2007 par direction/direction générale
Directions/Directions générales
19 858$
20 383$
10 678$
64 734$
11 571$
13 342$
109 402$
D'autre part, notre analyse a permis de constater que des dépenses d'accueil de l'ordre de13 342$ de la Direction, Politiques et relations extérieures étaient surévaluées de 5 711$ dû à une erreur de codification. En effet, une dépense d'accueil de 7 611$ a été comptabilisée alors qu'en réalité, la dépense aurait dû être de 1 900$. La différence aurait dû être codée dans un autre compte de grand-livre. Étant donné que cette dépense a été payée par règlement interministériel car il s'agissait d'un mémoire d'entente (MOU – Memorandum of understanding) entre ministères, ce paiement n'a pas passé par les services de la comptabilité pour fins de vérification des comptes avant le paiement. Cette dépense a par ailleurs passée entre les mains du commis aux opérations financières des secteurs.
S'assurer de bien coder les dépenses d'accueil afin de fournir une information financière juste.
Selon la politique sur l'Accueil de l'ASC, toutes les dépenses d'accueil doivent préalablement être approuvées, soit par le ministre pour les activités d'accueil de plus de 5 000$, soit par le président pour les activités dont le coût est supérieur à 1 500$ et inférieur ou égal à 5 000$ ou par le gestionnaire délégué pour les activités d'accueil jusqu'à 1 500$, excluant les formes et activités d'accueil qui, peu importe le montant, doivent être approuvées par le président.
Pour fins d'approbation, dans tous les cas, un formulaire de Demande d'autorisation des frais d'accueil doit être complété et signé par une personne détenant la délégation requise et ce, avant la tenue de l'événement auquel il fait référence.
Pour fins de vérification, nous avons sélectionné les demandes de paiement les plus élevées. Notre examen de 7 demandes de paiement de frais d'accueil totalisant 27 890$, soit 25% de notre population, a révélé des lacunes pour 4 d'entres elles. Les lacunes relevées étaient les suivantes :
Aucune demande d'autorisation des frais d'accueil approuvée n'apparaissait avec la demande de paiement des frais d'accueil totalisant 5 222.35$ encourus pour une réception en Floride dans le cadre du lancement de STS-115. Selon l'information obtenue, la transaction a été effectuée en 2 étapes: une avance a été payée en mars 2006 et la transaction réelle a été enregistrée à titre de frais d'accueil en avril 2006. C'est à cette dernière date que le formulaire de demande d'autorisation des frais d'accueil aurait dû être complété et signé par une personne détenant la délégation requise.
Aucun formulaire de demande d'autorisation des frais d'accueil n'a été complété pour une dépense de 7 611$ dans le cadre d'un mémoire d'entente entre l'ASC et le Ministère des affaires étrangères / Ambassade du Canada au Caire en Égypte. Ce mémoire d'entente prévoyait que l'ASC paierait des frais encourus pour une mission en Égypte. À la lumière de l'information incluse dans le mémoire d'entente et des documents joints à la demande de paiement interministériel, nous avons constaté qu'en plus du fait que la demande d'autorisation était manquante, seulement une somme de 1 900$ était en réalité admissible en tant que frais d'accueil.
Deux formulaires de demande d'autorisation des frais d'accueil ont été complétés pour une transaction totalisant 4 626$ dans le cadre de l'activité « Symposium Radarsat-2 ». L'un des formulaires couvrant des frais d'accueil de 73$ a été approuvé par une personne détenant le pouvoir délégué 15 jours après l'événement alors qu'il aurait dû être approuvé avant l'événement. L'autre formulaire, pour des frais d'accueil totalisant 4 553$, ne comportait aucune signature à la section 4.2 « Initiation de la dépense » alors que la signature du président aurait dû y être apposée considérant la valeur de la dépense.
Une dépense de frais d'accueil de 585$ a été encourue pour l'événement « RADARSAT Constellation Mission Phase A2 Final Review ». 60 personnes dont 37 du gouvernement fédéral ont participé à cette activité. Selon l'article 3.1.2 de la politique de l'ASC sur l'Accueil, le président doit approuver préalablement les activités d'accueil lorsque le nombre d'employés du gouvernement assistant à l'activité dépassera vraisemblablement le nombre de personnes qui ne travaillent pas pour le gouvernement et que le coût total de l'activité est supérieur à 500$. Comme plus de 50% des participants à l'activité ci-haut mentionnée étaient des employés du gouvernement et que la dépense était de plus de 500$, la demande d'autorisation des frais d'accueil aurait dû être approuvée par le président. Or, celle-ci a été approuvée par le gestionnaire délégué, soit le directeur général de la direction générale concernée.
Lors de la vérification des comptes par les commis aux opérations financières des secteurs et par ceux des services de la comptabilité, s'assurer d'avoir en main un formulaire de demande d'autorisation des frais d'accueil dûment complété et signé par une personne détenant la délégation requise pour chaque demande de paiement de frais d'accueil.
Rappeler aux gestionnaires l'obligation d'autoriser au préalable les dépenses d'accueil en complétant le formulaire prévu à cet effet.
Notre examen d'un échantillon de dépenses d'accueil a permis de constater que, de façon générale, les dépenses examinées étaient admissibles et respectaient les politiques sur l'accueil du SCT et de l'ASC.
En vertu de cette politique gouvernementale, l'ASC s'est engagée à publier et à mettre à jour régulièrement les dépenses d'accueil de ses représentants de niveau supérieur.
Au cours de la période vérifiée, soit d'avril 2006 à mars 2007, 18 dépenses d'accueil totalisant 2 670$ ont été divulguées sur le site Web de l'ASC. Ces frais ont été encourus par le président intérimaire ainsi que par le VPSTP.
Notre vérification des dépenses d'accueil encourues et enregistrées dans le système financier a permis de déterminer que 7 dépenses d'accueil totalisant 473$ (excluant les taxes) n'avaient pas été divulguées tel que requis.
Mettre en place les contrôles requis afin de s'assurer que toutes les dépenses d'accueil encourues sont divulguées sur le site WEB de l'ASC.
L'objectif général de ce projet de vérification consiste à déterminer si le cadre de gestion en place relativement aux dépenses de voyage, de conférence et d'accueil est adéquat et en conformité avec la Directive sur les voyages du Secrétariat du conseil du Trésor (SCT), aux Politiques sur l'accueil du SCT et de l'ASC et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
De façon plus spécifique, les objectifs poursuivis sont les suivants :
S'assurer d'avoir en place un cadre de gestion des dépenses de voyage qui est adéquat.
Des autorisations de voyager sont complétées et approuvées préalablement pour chaque voyage.
Les autorisations de voyager sont approuvées par une personne détenant les pouvoirs délégués de dépenser requis en matière de voyage.
Les dépenses réclamées sur les demandes d'indemnité de déplacement correspondent aux dépenses prévues conformément à l'autorisation de voyager.
Les dépenses réclamées sur les demandes d'indemnité de déplacement sont conformes à la Directive sur les voyages du SCT en ce qui a trait aux indemnités de repas et faux frais, au taux pour le kilométrage et au maximum autorisé pour l'hébergement.
Les dépenses réclamées sur les demandes d'indemnité de déplacement sont adéquatement supportées par des pièces justificatives.
Une personne détenant le pouvoir financier délégué requis certifie la demande d'indemnité de déplacement conformément à l'article 34 de la LGFP.
Les commis des services de la comptabilité effectuent la vérification des demandes d'indemnité de déplacement conformément à l'article 33 de la LGFP en appliquant le plan d'échantillonnage.
Les procédures et systèmes en place permettent de s'assurer de la justesse des dépenses de voyage des représentants de niveau supérieur de l'ASC qui sont divulguées sur le site internet de l'ASC, conformément aux exigences du SCT en la matière.
S'assurer d'avoir en place un cadre de gestion des dépenses de conférence qui est adéquat.
Les demandes de participation à des conférences sont consignées dans le système de planification des événements publics (PEP).
Les demandes de participation à des conférences inscrites dans le système de PEP sont approuvées préalablement à l'événement.
Les demandes de paiement pour des dépenses de conférence sont supportées par des pièces justificatives adéquates.
Une personne détenant le pouvoir financier délégué requis certifie la demande de paiement des frais de conférence conformément à l'article 34 de la LGFP.
Les commis des services de la comptabilité effectuent la vérification des demandes de paiement des frais de conférence conformément à l'article 33 de la LGFP en appliquant le plan d'échantillonnage.
S'assurer d'avoir en place un cadre de gestion des dépenses d'accueil qui est adéquat.
Une demande d'autorisation des frais d'accueil est complétée et approuvée par une personne détenant la délégation financière requise avant d'encourir les frais d'accueil.
Les frais d'accueil encourus et réclamés sont admissibles conformément aux Politiques sur l'accueil du SCT et de l'ASC.
Les frais d'accueil réclamés sont supportés par des pièces justificatives adéquates.
Une personne détenant le pouvoir financier délégué requis certifie la demande de paiement des frais d'accueil conformément à l'article 34 de la LGFP.
Les commis des services de la comptabilité effectuent la vérification des demandes de paiement des frais d'accueil conformément à l'article 33 de la LGFP en appliquant le plan d'échantillonnage.
Critère 3.6
La politique sur l'Accueil de l'ASC est alignée avec la politique correspondante du SCT.
Critère 3.7
Les procédures et systèmes en place permettent de s'assurer de la justesse des dépenses d'accueil des représentants de niveau supérieur de l'ASC qui sont divulguées sur le site internet de l'ASC, conformément aux exigences du SCT en la matière.
Gestionnaire principal, opérations financières des secteurs
Un courriel sera envoyé aux clients pour expliquer l'importance d'utiliser le bon codage financier pour bien qualifier la dépense de voyage afin de fournir une information financière la plus juste possible lors de l'exercice de mise à jour annuelle du codage financier.
i) Rappeler aux voyageurs ainsi qu'à leur gestionnaire ce qui suit :
Gestionnaire, comptabilité, reddition des comptes et politiques et Gestionnaire principal, opérations financières des secteurs
Cette responsabilité doit être partagée entre les Finances et les gestionnaires des différents secteurs. Un rappel sera toutefois acheminé par les Finances aux voyageurs et gestionnaires afin que chacun puisse prendre les responsabilités qui leur revient.
ii) Communiquer avec les voyageurs concernés toute anomalie observée sur l'AVA ou sur la lettre d'autorisation pour les non-fonctionnaires et déterminer la meilleure façon de faire pour obtenir une AVA/lettre d'autorisation en bonne et due forme. Par exemple, l'AVA ou la lettre d'autorisation non conforme pourrait être retournée au voyageur ou au gestionnaire afin que des correctifs soient apportés.
Une nouvelle procédure sera mise en place. Cette procédure fera en sorte que lorsqu'un commis financier détecte des anomalies, lors de la revue des points de vérification d'une autorisation de voyager, le voyageur sera avisé et des correctifs à l'autorisation de voyager devront être apportés.
i) Rappeler aux voyageurs ainsi qu'à leur gestionnaire qu'ils doivent compléter la demande d'indemnité de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du SCT, particulièrement en ce qui a trait
à l'hébergement non standard qui doit être justifié en tout temps et,
Inclure ces exigences dans le rappel de 2.3 i)
ii)	Communiquer avec les voyageurs concernés toute anomalie observée sur la demande d'indemnité de déplacement et déterminer la meilleure façon de faire pour obtenir une demande d'indemnité conforme à la Directive sur les voyages du SCT.
1) Le voyageur est informé par le commis de la comptabilité, via le système SVCC, de toute anomalie observée sur la demande d'indemnité de déplacement. 2) Le SVCC nous fournira des statistiques sur les erreurs les plus fréquentes et nous ferons des rappels ou offriront de la formation, si requis, pour réduire ces anomalies.
Une nouvelle procédure sera mise en place. Cette procédure fera en sorte que lorsqu'un commis financier détecte des anomalies, lors de la revue des points de vérification dont il a la responsabilité sur la demande d'indemnité de déplacement, le voyageur sera avisé et des correctifs à la demande d'indemnité de déplacement devront être apportés.
Réalisé (100% complété)
i) S'assurer d'inclure toutes les dépenses afférentes à un voyage lors de la divulgation proactive des frais de voyage sur le site WEB de l'ASC.
ii) Afin de faciliter la collecte de données financières pour fins de divulgation proactive des dépenses de voyage, considérer uniformiser la procédure utilisée pour l'enregistrement des engagements financiers relatifs aux voyages.
Cette amélioration fait partie du mandat du comité sur le suivi des engagements (comité en place suite au projet sur la simplification des processus) qui regroupe un représentant de la comptabilité et deux représentants de OFS.
1) Revoir les types d'erreur du système SVCC pour valider le taux d'erreur.
2) Identifier les erreurs fréquentes ou risquées.
3) Apporter des mesures correctives à l'aide de rappels ou de formation.
1) Clarifier la politique sur l'accueil et identifier les types de dépense qui doivent être codées sous la rubrique accueil.
2) Faire un rappel auprès des commis de OFS et de la comptabilité.
i) Lors de la vérification des comptes par les commis aux opérations financières des secteurs et par ceux des services de la comptabilité, s'assurer d'avoir en main un formulaire de demande d'autorisation des frais d'accueil dûment complété et signé par une personne détenant la délégation requise pour chaque demande de paiement de frais d'accueil.
Faire un rappel aux commis d'OFS et de la comptabilité après que nous ayons réalisé l'action identifiée au point 4.1.
ii)	Rappeler aux gestionnaires l'obligation d'autoriser au préalable les dépenses d'accueil en complétant le formulaire prévu à cet effet.
Faire un rappel auprès des gestionnaires. (en lien avec 4.1 et 4.2i).
Les omissions proviennent de dépenses payées par BMO. Une nouvelle procédure est en place pour éviter les omissions de ce genre. Des contrôles au niveau des adjoints du bureau du Président et de la VPP, au niveau du commis de la comptabilité et du SAP(centre financier et GL) sont effectués.

References: l'article 34
 l'article 3
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 33