Source: https://www.sepin.es/tienda-online/articulo/articulo.aspx?id_articulo=5663
Timestamp: 2020-06-06 14:19:09+00:00

Document:
Tienda Sepín : Secretario y administrador en la Comunidad. Nombramiento, competencias, obligaciones, responsabilidad y cese
Autor: María José Polo Portilla. Directora Técnica de sepín Propiedad Horizontal. Abogada
ISBN: 978-84-1333-488-2
Referencia: 5663
Esta obra contiene 251 preguntas y respuestas de máximo interés tanto para la Comunidad de Propietarios como para los profesionales que la administran. ¿A quién se puede nombrar para desempeñar el papel de administrador de fincas y que cualificación profesional debe tener? ¿Qué quorum es necesario para su nombramiento y que duración tendrá? ¿Puede la Comunidad tener varios administradores? ¿Este puede estar representado en la Junta o ser el representante de los comuneros? ¿Qué consecuencias se derivan de su cese? ¿Qué funciones, más allá de las establecidas legalmente, debe asumir y qué responsabilidades conllevan su cargo?
La mayoría de estas cuestiones se refieren al trabajo del administrador cuando se lleva a cabo conjuntamente con el de secretario, puesto que esta situación es la más habitual en las Comunidades de Propietarios.
Nombramiento y renovación
Rango del administrador dentro de la Comunidad
Comienzo del ejercicio de la actividad
Representación y sustitución
Relación contractual con la Comunidad
Reparto de honorarios entre los comuneros
Duración y renovación del cargo
Renuncia y desistimiento del cargo
Cese o remoción del cargo
Consecuencias de la falta de nombramiento
Secretario y Administrador: Protección de datos
Nombramientos y renovación
No existe relación laboral de administradora con Comunidad de Propietarios al no constar horario, centro de trabajo, teléfono u ordenador, tener facultades dispositivas del activo y tomar iniciativas impropias de mera administrativa
Nulidad de la cláusula de constitución de la Comunidad en la que la promotora, quien redacta el propio texto, se exonera unilateralmente de contribuir en los gastos comunes y se otorga la potestad de ser ella quien elija el cargo de Administrador
El nombramiento de administrador de la comunidad, salvo que los estatutos de la misma digan lo contrario, debe ser efectuado en junta de copropietarios
No cabe impugnación del acuerdo de nombramiento de un nuevo administrador que se aprobó mediante mayoría
El presidente de la comunidad no puede nombrar al administrador en un documento privado pues su designación es competencia exclusiva de la Junta de propietarios de la comunidad
Nombramiento de nuevo Administrador por Presidente y posterior ratificación por la Junta
La elección, renovación y cese de Administrador es competencia de la Junta y no de contrato suscrito por su Presidente
Es suficiente la mayoría simple para el nombramiento de cargos directivos de la Comunidad
Posesión del título y colegiación
No procede la inscripción de la marca APAF "Asociación Profesional de Administradores de Fincas" al concurrir motivo de prohibición absoluta por inducir a confusión con la actividad colegiada de los Administradores de Fincas
El administrador no está habilitado para el ejercicio del cargo, al no tener título
Es necesaria la colegiación para el ejercicio profesional de la profesión de administrador
Nulidad del nombramiento del Administrador de Fincas no colegiado, por no tener la cualificación profesional suficiente al ostentar únicamente un Titulo Universitario no oficial
Que el administrador no esté colegiado no significa que carezca de la cualificación adecuada para el ejercicio del cargo
Nombrar una empresa como administrador de fincas es correcto pues la ley exige que se trate de personas con cualificación profesional suficiente independientemente de estar colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas
El cargo de administrador puede ser ejercitado por un Bufete de Abogados al poseer cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida
Nulidad del acuerdo de nombramiento del Administrador que no reune las condiciones legales
Para el ejercicio de la profesión de administrador de fincas, o incorporación en el Colegio profesional respectivo se precisa título oficial habilitante
Intrusismo - A favor
Actividad de Administrador de fincas sin haber obtenido el ingreso en el Colegio correspondiente resulta suficiente para considerarlo como delito de intrusimo
Resulta intrusismo realizar actos de administración de fincas rústicas o urbanas frente a terceros sin contar con la titulación oficial exigida
Administrador de fincas que ejerce sin título alguno: cumple requisitos del intrusismo
Intrusismo - En contra
No puede considerarse intrusismo la administración de fincas sin el correspondiente título, al no depender bienes de máxima relevancia constitucional
No se considera intrusismo el ejercicio de la profesión de Administrador de Fincas careciendo del título oficial
El criterio de la sustituibilidad es esencial para distinguir el arrendamiento de servicios del mandato, pudiendo solamente ser objeto de mandato los actos en los que quepa la sustitución
La relación juridica entre un administrador y una comunidad es contrato de mandato
Las funciones que corresponden al administrador se enmarcan dentro del contrato de mandato
Acredita la relación contractual de arrendamiento de servicios entre la comunidad y su mandante, el período de servicios y precio establecido,debiendo ser indemnizado al prescindirse de sus servicios por mero interés particular, sin causa justificada
La Comunidad debe indemnizar al administrador al no existir justa causa para resolver el contrato de arrendamiento de servicios
Precio cierto y autonomía en el desempeño de funciones configura el contrato que une a Administrador con Comunidad como arrendamiento de servicios en lugar de mandato
Que no obre firmada el acta en la que se recoge el acuerdo de prorrogar el contrato de servicios del administrador no invalida dicho acuerdo cuando se acredita que efectivamente se ha continuado con los servicios
No siendo abusiva la cláusula que establece una duración de 2 años del contrato de administrador, procede indemnizarle por la resolución anticipada del mismo
No procede indemnización al administrador por remoción de su cargo anticipadamente al plazo de 2 años pactado cuando se contrapone al plazo de duración de un año establecido en la LPH y además se acredita la pérdida de confianza
Al irse renovando el contrato del administrador de la Comunidad por el plazo de un año, resuelto el contrato antes de la finalización de dicho plazo debe abonársele lo que le resta por cobrar
El plazo de duración del contrato del administrador es de un año a contar desde el nombramiento en la junta y no la que figura en el contrato
Salvo pacto en contrario se entiende que el nombramiento del Administrador es por anualidades
El cambio de empresa encargada de realizar los servicios es un acto de mera aministración, para lo que está facultado el administrador
La demandada encargo la ejecución de trabajos de limpieza dentro del ámbito de sus facultades de administradora por y posteriormente la comunidad asumió el pago de estas obras en Junta por lo que no procede impugnar el acuerdo
Autorizar obras en elementos comunes - En beneficio de la Comunidad
Puede autorizarlas
Es correcta la actuación del administrador abonando unas obras de humedades en elemento privativo cuando queda demostrada la urgencia de las mismas y el beneficio de la comunidad en su realización
Acreditada la urgencia de la reparación, no puede hablarse de mala fe en la actuación de la administradora para la realización de las obras correspondientes
No puede autorizarlas
No puede autorizarse una servidumbre respecto de la conexión del sistema contra incendios del local cuando ha sido autorizada la obra que altera el elemento común por el administrador con extralimitación de sus funciones
El Administrador debe indemnizar a la Comunidad por haber ordenado la ejecución de unas obras acordadas antes de la obtención de la licencia lo que impidió que se obtuviera una subvención del Ayuntamiento
La Comunidad no responde de la obra contratada por el Administrador, al no probarse la urgencia de las mismas ni haber sido ratificadas en Junta
El administrador no puede determinar que la realización de unas obras es algo urgente y encargar las obras a costa de los fondos de la comunidad, solo puede acordarse en junta
Autorizar obras en elementos comunes - En beneficio de un comunero
La autorización del presidente y administrador y dos vecinos para la instalación de tubos de ventilación en el patio comunal no es suficiente para que las obras sean legales, ya que se precisa acuerdo de la comunidad
Ilicitud de las obras ejecutadas en elementos comunes al no contar con la autorización de la Comunidad, pues el administrador no tiene autoridad para ello
Firma de contratos - Actos vinculantes - Autorización de la Comunidad - Expresa o tácita
No puede alegarse falta de legitimación del administrador para firmar el segundo contrato de servicios cuando si se le reconocía para la firma del primero, por lo que dicho contrato es valido
No procede condena al administrador por contratar obras no aprobadas expresamente en junta cuando las mismas y sus pagos se han contemplado en las cuentas anuales y nunca se opuso nada
No puede negar la Comunidad la capacidad de su Administrador para celebrar contratos cuando si se la reconoce para resolverlos, máxime cuando dicha celebración fue ratificada en Junta
Acreditado que el administrador de la comunidad firmó el contrato de reparación del ascensor, reparación conocida por la junta de propietarios que voto sobre su pago, deberán pagársele los trabajos realizados a la mercantil demandante
Aunque el administrador se excediera en su mandato, la comunidad ha ratificado tácitamente el acuerdo relativo al contrato de mantenimiento del ascensor
Ratificación tácita por la Comunidad de contrato de mantenimiento de ascensor suscrito por el Administrador extralimitándose de sus competencias
Firma de contratos - Actos vinculantes - Sin autorización de la Comunidad
El administrador externo designado por la comunidad actua como mandatario de la misma y por tanto esta queda vinculada por los actos de aquel
La comunidad está obligada al pago de la letra de cambio firmada por el secretario administrador aunque no haga constar que actuaba en nombre de la comunidad
Validez de contrato de seguro concertado por el Administrador en nombre de la Comunidad
Responsabilidad de la Comunidad por deudas contraidas en su nombre por el Administrador aunque se excediese en el mandato
Firma de contratos - Actos no vinculantes
El contrato de mantenimiento de ascensor no vincula a la Comunidad de Propietarios, al no constar que fuera concertado por encargo de la misma por la Administradora-Secretaria de la Comunidad
Se revoca la condena pecuniaria a la Comunidad al no quedar obligada por las gestiones del Administrador ya que su cargo no llegó a ser ratificado en Junta
Procede desestimar la reclamación de cantidad frente a la Comunidad ya que el contrato con la empresa de limpieza fue suscrito por la Administradora sin la autorización de la Comunidad y en consecuencia de una forma extralimitada
Al haber contratado el Administrador de la Comunidad sin ratificación de esta al aparejador y no pudiendo confirmarse la aceptación de la contratación de los hechos posteriores alegados, no existe relación laboral
Se absuelve a la Comunidad de abonar la indemnización derivada de resolución unilateral de contrato al haberse acreditado que fue el Administrador quien, traspasando sus facultades y mandato, firmó la renovación del ascensor
Otorgar poderes a los procuradores
El administrador está facultado para otorgar poderes a Procuradores en representación de la Comunidad al ostentar su autorización
El actor ostenta capacidad para el ejercicio de la acción puesto que mediante acuerdo de la Junta se otorgó poderes al administrador para que en nombre de la Comunidad nombrara abogados y procuradores
Requerimiento a los comuneros
No es posible impugnar un requerimiento realizado por el administrador advirtiendo a la propietaria de la ejecución de obras ilegales en su propiedad
El requerimiento intimando al cese de la actividad molesta puede ser realizado por el Administrador de la Comunidad ya que la finalidad del mismo es asegurar la recepción y conocimiento de la advertencia
Se da por cumplido el requisito del requerimiento fehaciente de cese de actividad molesta por la recepción del burofax remitido por el Administrador con autorización de la vicepresidente de la Comunidad, en ejecución de previo acuerdo comunitario
Resolución de contratos - No resultan vinculantes sus actos
Debe prevalecer la autorización del Presidente dando permiso para el inicio de las obras, frente a la resolución del contrato que efectuó el administrador por burofax
No vincula a la Comunidad la contratación efectuada por el Administrador sin autorización excediéndose de sus facultades
Durante el ejercicio del cargo
Convocar la Junta - Por iniciativa propia - Es válida
No es necesario que el presidente lleve a la práctica la convocatoria a junta cuando delega dicha función en el administrador, por lo que la convocatoria hecha por este es válida
Las Juntas fueron celebradas cumpliendo con todos los requisitos de la LPH, pues el Administrador puede convocarla, no siendo causa de nulidad la falta de firma del Presidente en el acta
Aunque la junta fuera convocada por el administrador y no por el presidente, la misma no es nula al quedar convalidada con la asistencia del presidente a la misma
Convocar la Junta - Por iniciativa propia - No es válida
Nulidad de los acuerdos adoptados en junta habiendo realizado la convocatoria el Administrador y no el Presidente y no conteniendo esta la indicación de los propietarios morosos privados de derecho a voto
Convocar la Junta - Por orden del Presidente
No es nula la junta porque esta haya sido convocada por el administrador cuando consta que se hace siguiendo las instrucciones del presidente
Validez de convocatoria a Junta hecha por el Administrador siguiendo instrucciones del Presidente
Convocar la Junta - Por orden de los propietarios
La convocatoria de la junta no fue ilegal porque la hizo el administrador a petición de un número de propietarios que representaba el 25% de las cuotas de participación
Custodia y entrega de documentación - Comunidad
Obligación de devolver la documentación de la Comunidad custodiada como Secretario
Obligación del Administrador cesado de entregar la documentación de la Comunidad a ésta
Custodia y entrega de documentación - Comuneros
El administrador está obligado a tener disponibles los documentos de administración de la comunidad para los propietarios, pero no está obligado a hacer entrega de la misma
El admnistrador no esta obligado a entregar la documentacion a un propietario
Derecho de examen de los comuneros de la documentación relacionada con la comunidad
Emisión de certificados - Comunidad
Validez de la certificación de deuda firmada por el representante legal de la sociedad que tiene encargada la función de administrar la Comunidad
La emisión de certificados por parte del administrador viene incluido en sus funciones, con lo que no puede exigir honorarios por ello
Emisión de certificados - Comuneros
La comunidad no responde pago al administrador por emisión certificado sobre estar corriente pago trasmitente de vivienda
No se vulnera el derecho de información de los copropietarios, porque no se concreta de forma expresa en que medida ha tenido esa vulneración, ademas junto con la convocatoria se remitió a todos los copropietarios los estadillos de las cuentas
Habiendo asistido el actor a las juntas en las que se aprobó, con su voto favorable, las obras litigiosas y recibido del administrador toda la información disponible de las mismas, ninguna negligencia a cometido la Comunidad o su Administrador
Obligación del Administrador de informar a Presidente de carta de reclamación recibida
Recoger en el acta la situación de conflicto en la junta entre comuneros no puede considerarse vulnerador del derecho al honor
Las manifestaciones vertidas en la Junta no son lesivas para el honor, ni tampoco lo fue su transcripción al acta ni la difusión limitada de ésta a los miembros de la Comunidad
Firma del acta - Su falta no produce la nulidad de los acuerdos
La falta de firma del administrador en el acta de la Junta no constituye un motivo de nulidad o anulabilidad de la misma
La ausencia de firma del secretario no anula el contenido del acta acordada por la Junta de propietarios, siempre que en ésta se refleje inequívocamente la voluntad de la Comunidad
Firma del acta - Su falta es un defecto subsanable
Subsanación falta firmas de Secretario y Presidente en acta por la raficación realizada en juicio por el secretario-administrador
Firma del acta - Su falta es un defecto insubsanable
Es necesaria la firma de Secretario y presidente para que el acta sea ejecutiva y si sólo existen 2 comuneros, deberán firmar ambos
Carece de ejecutividad el acuerdo al no haberse cerrado el Acta con las firmas de Presidente y Secretario
No existe obligación a las Comunidades de seguir el plan general contable, el administrador utiliza un programa contable que no se acredita que sea inadecuado
El que no se llevara diligentemente la contabilidad en una comunidad de más de 1000 propietarios y múltiples servicios no supone un incumplimiento total sino parcial del contrato por lo que solo procede una reducción de honorarios pero no su impago
En una comunidad el administrador debe llevar una contabilidad adecuada, pero los documentos que no suelen ser suficientes a nivel contable y societario deben ser valorados más flexiblemente en la contabilidad de las comunidades
Se considera administrador de la comunidad quien lleva la contabilidad de la misma, por lo que ostenta responsabilidad en el ejercicio de las funciones de dicho cargo
Validez de la notificación publicada en el tablón de anuncios del edificio ya que el propietario no se preocupó en recoger las comunicaciones anteriores que la Comunidad realizó por burofax
Nulidad de la Junta Extraordinaria al no haber acreditado la Comunidad la preceptiva citación cuya ausencia alega el comunero, ya que la notificación en el tablón de anuncios es una medida subsidiaria y no alternativa
Se desestima la demanda de juicio monitorio en la que no se aclara por qué se publicó la deuda en el tablón de anuncios cuando la notificación pudo realizarse directamente a la comunera demandada
Para la notificación de la celebración de la Junta extraordinaria, no es necesario el envío de la comunicación al domicilio designado si este se encuentra en el extranjero
El presidente de la comunidad no está legitimado pasivamente para rendir las cuentas de la comunidad sino que esta obligación la ostenta el administrador
La Administradora que debió rendir cuentas a la Comunidad de las cantidades entregadas como provisión de fondos debe entregarle dicha cantidad asi como los intereses correspondientes por retraso
La obligación del administrador era comunicar a la Comunidad de Propietarios, bien en junta, bien a través de una comunicación a todos los vecinos, o al menos al presidente la obligación de proceder a la liquidación y pago del impuesto
El administrador es un órgano de la Comunidad facultado para efectuar las disposiciones de fondos comunitarios pero no tiene obligación de utilizar sus fondos propios para atender los gastos de la Comunidad
La Comunidad no otorgó poderes al Administrador para abrir cuenta bancaria alguna, asi que desconocia la existencia de la cuenta por lo que no existe falta de diligencia de la Comunidad al ser la entidad la que permitió la apertura sin poder
La comunidad de propietarios puede rechazar las facturas presentadas por el administrador que no se hallen debidamente justificadas
Cuando finaliza el cargo
El administrador cesado está obligado a devolver a la comunidad la documentación de la misma y ponerla a disposición de la misma en la sede de la comunidad
Conociendo el administrador que su cargo no fue renovado por la junta al haber revocado el acuerdo tomado al respecto, está obligado a devolver a la comunidad toda su documentación y libros contables
Juicio monitorio. Acción
El administrador también puede representar a la comunidad en el procedimiento monitorio de reclamación de cuotas
Carece de legitimación
Oposición. Transformación en verbal
El administrador carece de legitimación para representar a la Comunidad en el Juicio Verbal tras la oposición al monitorio
Falta de legitimación administrador o de empleado a su cargo para representar comunidad en proceso declarativo
Existe actuación negligente de los administradores cuando se acredita que eran conscientes de la obligación de abonar la tasa del vado y licencia por obras y aun asi no hicieron las gestiones para hacer pago alguno en nombre de la comunidad
El administrador debió de informar a la comunidad sobre la posibilidad de demandar por los defectos constructivos que padecía la comunidad y de los plazos para ejercitar dichas acciones, incurriendo en responsabilidad profesional por no hacerlo
Dado que la administradora no comunicó a la comunidad las resoluciones judiciales ni los procedimientos en que estaba incursa y fue condenada por ello, tiene responsabilidad por dicha negligencia y el incumplimiento de sus deberes
El administrador tiene responsabilidad al no haber informado a la comunidad de la denegación de la autorización del vado y paso de carruajes
Procede declarar la responsabilidad del administrador por no cumplir con las obligaciones inherentes a su cargo como la liquidación de impuestos de la comunidad
El administrador debe responder frente a la comunidad por la no obtención de la subvención para la instalación del ascensor cuando se acredita que no llevó a cabo las gestiones para ello aunque la comunidad se las había encargado expresamente
Los administradores deben responder de los perjuicios que tenga la comunidad al ser ejecutada una sentencia judicial en su contra por culpa del incumplimiento de estos de sus obligaciones al respecto
Responsabilidad del Administrador por sanciones impuestas a la Comunidad por funcionamiento irregular de la piscina
Falta de prueba conducta negligente del administrador
No hay responsabilidad del administrador de fincas por no informar a la Junta de Propietarios de la improcedencia de adoptar un acuerdo en el apartado de ruegos y preguntas sin previa inclusión en el orden del día
A pesar de que el administrador se extralimitó en sus funciones al firmar los contratos, dichos actos son válidos al ratificarse posteriormente por la Comunidad
El administrador no debe responder por los pequeños descubiertos temporales de la cuenta bancaria de la comunidad cuando los presupuestos se acredita que eran equitativos
Si se aprobaron las Cuentas Anuales de los ejercicios económicos siguientes, faltando uno, sin impugnación de ningún propietario, no puede apreciarse ningún tipo de responsabilidad a la Administradora de la Comunidad
Error manifiesto del administrador en el pago. Enriquecimiento injusto al no existir contrado de mantenimiento ni suministro
No puede imputarse al Administrador la responsabilidad por retraso en la reparación de la puerta del garaje al exceder de sus obligaciones
Administrador de la finca no responde por los daños en la tubería provocados por el jardinero de la Comunidad de Propietarios
Realización de actos de mediación para la venta de una vivienda de un tercero sin título oficial requerido para ello
Responsabilidad penal del Administrador de Fincas por un delito de apropiación indebida al cargar gastos inexistentes o indebidos a la Comunidad para aplicarlo a gastos personales
No puede negarse la responsabilidad penal de los administradores porque estos sean socios de una mercantil dedicada a la administración de comunidades cuando el nombramiento se hace a personas físicas y no a la citada empresa
Condena al administrador por delito de apropiación indebida al haberse acreditado el pago de cheques, sin justificación y con dinero de la Comunidad, a una empresa de la que él era el administrador único y estaba participada por sus hijos
Apropiación indebida de los fondos de la Comunidad por parte del administrador mediante la presentación al cobro de cheques en entidades bancarias
Cese o remoción
No acreditándose la existencia de incumplimiento alguno por parte del administrador procede la indemnización por la resolución anticipada del contrato de servicios
Procede indemnizar al administrador cesado antes del fin del periodo de su cargo cuando por la comunidad de propietarios no se acredita incumplimiento alguno de sus funciones
Alcance técnico y profesional de la relación entre el administrador y la Comunidad hace las deudas con este tengan un plazo de prescripción de tres años
Acreditado que el administrador no está cumpliendo con las funciones que le son inherentes, tales como convocar las juntas en defecto de junta de gobierno, no procede la reclamación de honorarios que este hace
La comunidad no está obligada a abonar las indemnizaciones solicitadas por el administrador por no renovación del cargo cuando lo dispuesto en el contrato no coincide con lo establecido en la oferta de honorarios en su dia tratada en junta
Aunque el cese del administrador no responda a una causa justificada, no procede indemnizar por daños y perjuicios al no haberse aportado prueba alguna de dichos perjuicios
El administrador no puede reclamarle a la comunidad por la resolución anticipada del contrato cuando queda acreditado el incumplimiento del administrador de sus obligaciones
No procede abonar honorarios del resto de la anualidad desde la cesación en el cargo de administrador cuando la causa de dicho cese es haber actuado a espaldas de la comunidad y en incumplimiento de las obligaciones que el administrador debe asumir
La indemnización a la administradora fijada por la Sala en su función moderadora será de dos mensualidades
Moderación por el Juez de indemnización a Administrador por resolución anticipada de contrato

References: resolución 
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Resolución 
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