Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura-elektroniczna/ippp1-443-511-13-4-ek
Timestamp: 2018-03-22 12:15:33+00:00

Document:
Wystawianie, przesyłanie, przechowywanie oraz odbieranie faktur VAT w formacie PDF.
IPPP1/443-511/13-4/EKinterpretacja indywidualna
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie 5 sierpnia 2013 r.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 22 maja 2013r. (data wpływu 27 maja 2013r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz odbierania faktur VAT w formacie PDF – jest prawidłowe.
W dniu 27 maja 2013r. r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz odbierania faktur VAT w formacie PDF.
T . Sp. z o.o. z siedzibą w W.(„Spółka”) jest wyłącznym importerem i dystrybutorem na obszarze Polski markowej bielizny opatrzonej znakiem towarowym „T.”. Spółka, będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, wystawia podmiotom gospodarczym prowadzącym sklepy detaliczne z bielizną, faktury na nabywane przez nie towary.
Spółka oprócz faktur VAT wystawianych w formie papierowej, zamierza wystawiać Klientom faktury VAT w formie elektronicznej. Spółka chce przy tym stosować format plików PDF.
Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu) to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe.
Format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.
Faktury elektroniczne spełniać będą wymóg czytelności oraz zawierać będą w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, w szczególności dane wskazane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Co do zasady faktury w formacie PDF generowane będą bezpośrednio w systemie SAP, który zostanie przygotowany do ich wysyłki na wskazane adresy poczty elektronicznej klientów, zdefiniowane w systemie i podane w tym celu przez klientów. System będzie generował dokument faktury w formacie PDF w postaci dokumentu wyjściowego (tzw. „output”). Dokumenty te nie będą wysyłane natychmiast lecz będą otrzymywać status „nie zakończony” - „not processed”, oznaczony w systemie kolorem żółtym.
Wiadomość z załączoną do niej fakturą w formacie PDF zostanie automatycznie wysłana przez uruchamianą codziennie o określonej porze, działającą w tle aplikację. Status dokumentu zostanie wtedy zmieniony na „zakończony pomyślnie” - „successfully processed”, oznaczony kolorem zielonym. Ponadto wiadomości wysyłane oznaczane będą różnymi kodami, w zależności czy zawierają fakturę czy fakturę korygującą.
Lista wysłanych wiadomości będzie mogła być sortowana wg takich kryteriów, jak numer faktury, typ dokumentu, nabywca, płatnik, data i czas wysyłki (wystawienia). Listę można będzie filtrować wg okresów rozliczeniowych „ zapisywać w formacie MS Word lub MS Excel, będzie również istniała możliwość natychmiastowego wyświetlania wysłanego pliku PDF. Uprawnienia do wykonywania powyższych operacji będą zabezpieczone kodem dostępowym.
Spółka zamierza również ww. faktury przechowywać w formie elektronicznej w formacie PDF, zapisane w systemie SAP.
W przypadku przechowywania danych na serwerach znajdujących się za granicą, faktury byłyby dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych, za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów.
Spółka zapewni organom podatkowym elektroniczny dostęp do tych faktur bez zbędnej zwłoki.
Faktury będą wystawiane, udostępniane i przechowywane w powyższy sposób pod warunkiem dokonania akceptacji tego sposobu wystawiania i przesyłania/udostępniania faktur przez Klienta (odbiorcę faktury).
Zgoda klienta na wystawianie faktur w formie elektronicznej zostanie wyrażona przeważnie poprzez wysyłkę przez Klienta na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej (e-mail) podpisanego przez Klienta oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, jednakże Spółka dopuszcza też możliwość wyrażenia zgody w inny sposób, np. w treści wiadomości wysłanej pocztą elektroniczną lub w sposób dorozumiany, np. poprzez zapłacenie przez klienta faktury wysłanej Klientowi w formie elektronicznej.
Przy generowaniu faktur i oraz przy przesyłaniu przez Klienta akceptacji na ich wystawianie w formie elektronicznej nie zostaną wykorzystane:
bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt . 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu
elektroniczna wymiana danych (EDI).
Ponadto Spółka zamierza przyjmować od kontrahentów faktury wystawione przez nich w formie elektronicznej, w formacie PDF. Faktury te przesyłane będą ze wskazanego adresu poczty elektronicznej kontrahenta na wskazany przez Spółkę jej własny adres elektroniczny.
Ilekroć mowa jest powyżej o fakturze, rozumieć należy przez to fakturę, fakturę korygującą i duplikat faktury.
Czy wystawianie, przesyłanie i przechowywanie przez Spółkę faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób są dopuszczalne w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., dalej jako „Rozporządzenie”)...
Czy w opisanym stanie faktycznym akceptacja udzielana przez Klienta, dotycząca wystawiania oraz przesyłania/ udostępniania na jego rzecz faktur w formacie PDF, spełnia wymogi Rozporządzenia...
Czy zgoda kontrahenta na otrzymywanie od Spółki faktur w formie elektronicznej wyklucza wystawianie na jego rzecz faktur w formie tradycyjnej (papierowej)...
Czy w przypadku otrzymania przez Spółkę faktur w formie i w sposób opisany powyżej (w formie PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej), faktury takie uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 86-91 ustawy o podatku od towarów i usług oraz 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...
Opisana w stanie faktycznym forma wystawiania faktur elektronicznych, jak również sposób ich przesyłania/udostępniania i przechowywania oraz przesyłania przez Klientów akceptacji w tym zakresie są zgodne z zobowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z wystawieniem i doręczeniem faktury przez Spółkę. Faktury takie otrzymywane przez Spółkę od jej kontrahentów również spełniać będą wymogi prawa, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.
W rozumieniu przepisów Rozporządzenia przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast poprzez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna ona zawierać (§ 2 Rozporządzenia).
Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury zostały powtórzone za dyrektywą Rady 2006/112/WE z dnia 29 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości (Dz.U. UE. L. 06.347 1, „Dyrektywa”), zgodnie z którą: „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, „integralność treści” oznacza że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy Dyrektywy.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (§ 4 ust. 4 Rozporządzenia). Podkreślić należy, że w obecnym stanie prawnym te dwa sposoby zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia są jedynie wskazaniem przykładowym i podatnicy uprawnieni są do zapewnienia w inny sposób spełnienia tych wymogów. Ustawodawca nie ograniczył tu zakresu możliwych do zastosowania rozwiązań technicznych.
Powyższe zasady zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Zgodnie z tą regulacją każdy podatnik określa samodzielnie sposób zapewnienia tych cech faktur elektronicznych, przy czym może to zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.
Przy wykładni przytoczonych przepisów Rozporządzenia należy wziąć także pod uwagę fakt, że celem zmian w dotychczasowych regulacjach jest liberalizacja obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, a także uproszczenie obrotu fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.
Odnosząc się do możliwości wystawiania faktur w formacie PDF należy powołać informację z dnia 31.12.2010 r. opublikowaną na stronach internetowych Ministerstwa Finansów, adres publikacji:http://mf.gov.pl/files/podatki/VAT i akcyzowy/informacje/najwazniejsze_zmiany w vat.pdf. W powołanej powyżej informacji na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wprost potwierdzono, że format PDF jest przykładowym formatem, który może zostać zastosowany do przesyłania faktur elektronicznych. Stanowisko to pozostaje zdaniem Spółki aktualne także po dalszej liberalizacji przepisów dotyczących wystawiania faktur w formie elektronicznej, jaka miała miejsce wraz z wejściem w życie Rozporządzenia.
Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki wskazane w opisanym stanie faktycznym stosowane przez nią sposoby kontroli biznesowej polegające na:
przesyłaniu faktur elektronicznych wyłącznie na adres poczty elektronicznej (e-mail) zweryfikowany (wskazany) przez Klienta;
przesyłaniu faktur elektronicznych wyłącznie z adresu poczty elektronicznej (e-mail) Spółki lub podmiotu przez nią upoważnionego, który to adres jest niedostępny dla podmiotów trzecich;
przesyłaniu faktur elektronicznych przy użyciu formatu PDF, który zapewnia możliwość uzyskania informacji o dacie jego stworzenia oraz dacie ostatniej jego modyfikacji, są wystarczające dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obustronna weryfikacja użytych adresów poczty elektronicznej (e-mail) oraz możliwość sprawdzenia, czy przesłana faktura elektroniczna nie została zmodyfikowana po dacie jej wysłania dają gwarancję uniknięcia/wykrycia ewentualnych nadużyć.
Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w wydanych przez organy podatkowe interpretacjach przepisów prawa podatkowego, np.:
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/413-566/12-2/MPe z dnia 19.09.2012 i., w której organ podatkowy uznał, że przesyłane w formacie PDF dokumenty obędą również posiadać cechę integralności danych. Format PDF jest bowiem formatem, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Odbiorca nie ma możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury „papierowej”. Ponadto po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmiana.
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/443-720/12-2/MPe z dnia 24.10.2012 r., zgodnie z treścią której „Faktury VAT będą natomiast generowane przez aplikację automatycznie w formacie pdf (...) Kontrahenci nie będą mieli możliwości dokonywania zmian w treści faktury zarówno na etapie poprzedzającym jej pobranie za pomocą aplikacji (kontrahenci uprawnieni będą jedynie do pobrania faktury, wszelka edycja będzie niedozwolona) jak również na etapie następującym po jej pobraniu (format pdf stanowi format elektroniczny przeznaczony jedynie do odczytu; nie daje on możliwości edycji zabezpieczonych nim treści). Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, niewątpliwie spełniony zostanie wymóg dotyczący integralności treści faktury. Zagwarantowana będzie bowiem pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur)”.
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/443-473/11-2/AS z dnia 15.06.2011 r.
interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPTPP2/443-22/11-4/BM z dnia 13.06.2011 r.
interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak ILPB3/423-97/11-2/GC z dnia 07.06.2011 r.
interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu znak ILPP4/443-203/11-6/ISN z dnia 07.06.2011 r.
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu znak ILPP4/443-209/11-2/PC z dnia 06.06.20 11 r.
interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPPJ-443-388/11-4/JL z dnia 30.05.2011 r.
Interpretacji Dyrektora izby Skarbowej w Łodzi znak IPTPP2/443-1/11-4/BM z dnia 20.05.2011 r.
Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP1/443-270/11-2/AP z dnia 16.05.2011 r.
interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie znak IPPP3/443-468/11-2/JF z dnia 12.05.2011 r.
Również opisany sposób przechowywania faktur elektronicznych jest zdaniem Spółki zgodny z przepisami § 6 i 7 Rozporządzenia, zgodnie z którymi faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.
W obecnym stanie prawnym brak jest wymogu zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści zgody (akceptacji) wyrażonej w formie elektronicznej za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt . 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r., o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez system wymiany danych elektronicznych (EDI).
Ponieważ przepisy Rozporządzenia nie precyzują formy udzielenia takiej zgodny, zdaniem Spółki zgoda taka może być udzielona w dowolnej formie.
Prawidłowość stanowiska Spółki potwierdzają m. in.:
wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, Zmiany w zakresie fakturowania str. 5-6, http://www.mf.gov.pl/documents/766655/1402295/Broszura+fakturowaniej_21+grudnia_ost.pdf zgodnie z treścią których: Nowe brzmienie § 3 rozporządzenia elektronicznego liberalizuje obowiązujące obecnie wymogi w zakresie sposobu dokonania przez odbiorcę faktury akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, które zostaną otrzymane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu (w formie pisemnej lub elektronicznej) pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. Zmiany w tym zakresie oznaczają ze przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.
interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak IPTPP2/443-51/13-2/JN z dnia 03.04.2013 r., w której organ podatkowy zajął następujące stanowisko: „za akceptację odbiorcy faktur, o której mowa w § 3 ww. rozporządzenia, Wnioskodawca będzie mógł przyjąć zgodę otrzymaną ustnie (w tym telefonicznie), mailem lub też za taką zgodę będzie mógł uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy jedynie w formie elektronicznej”.
Spółka stoi na stanowisku, zgodnie z którym wyrażenie przez kontrahenta zgody na otrzymywanie przez niego faktur w formie elektronicznej nie wyklucza wystawiania na jego rzecz faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Zarówno przepisy Rozporządzenia, jak i przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie zawierają w tym względzie żadnych ograniczeń.
Za przyjęciem dopuszczalności równoległego stosowania obydwu form faktur przemawia również to, iż w przypadku trudności technicznych związanych z wystawieniem faktury elektronicznej, np. awarii systemu informatycznego, uszkodzenia serwera, awarii poczty elektronicznej, podatnik powinien mieć możliwość wystawienia faktury w określonym przepisami terminie, a termin tego mógłby on w takiej sytuacji dochować jedynie poprzez wystawienie faktury w formie papierowej.
Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17.01.2013 r., znak IPPP3/443-17/13-3/RD, zgodnie z treścią której „(...) jednak to do Wnioskodawcy należy ostateczna decyzja, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawi i prześle fakturę czy fakturę korygującą do danego kontrahenta. Zatem, to strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur, w sytuacji gdy nie zachodzą żadne przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej”.
Zdaniem Spółki skoro wystawiane przez nią i udostępniane/przesyłane faktury spełniają wymogi prawa, to gdy jest ona nabywcą towarów lub usług, faktury wystawione i przesyłane/udostępniane jej w opisany powyżej sposób przez kontrahentów również spełniają te wymogi, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku VAT i/lub zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych, wynikających z art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Stanowisko Spółki potwierdzają:
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 26.03.2013 r., sygn. IPTPP4/443-863/12-4/BM, zgodnie z którą (...) otrzymywane przez Zainteresowanego faktury VAT w drodze email, a zatem drogą elektroniczną, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem faktury otrzymanej w formie papierowej czy elektronicznej (...)
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28.01.2013 r., sygn. IPPP2/443-1158/12-5/RR zgodnie z treścią której „Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem formy papierowej czy elektronicznej faktury (...) faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w przedstawionej formie w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą uprawniały Stronę do odliczania z nich podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług”.
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.). Z dniem 1 stycznia 2013 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), przepisy regulujące szczegółowo powyższe kwestie otrzymały następujące brzmienie.
W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Zgodnie § 20a tego rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia).
Z dniem 01 stycznia 2013r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DZ. U. z 2012r., poz. 1528), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Rozporządzenie to określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą i wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.
W myśl § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.
Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia).
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.
Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Zgodnie z pkt 4 objaśnień przedstawionych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98).
Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).
Zaś, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).
Wobec powyższego przechowywanie faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, bez względu na formę ich przekazu, zobowiązuje podatnika do umożliwienia organom kontrolującym bezwłocznego do nich dostępu on-line.
Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków wskazał dowolne kontrole biznesowe, a także bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.
Wskazać również należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.
Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Ustawodawca wprost wskazał, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.
Stwierdzić również należy, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom szczególnej formy wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur. Ustawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych dokumentów. Udostępnianie lub przesyłanie faktur w formie elektronicznej może następować również z zastosowaniem dowolnego formatu elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.
Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu.
Podsumowując powyższe należy stwierdzić, iż ustawodawca dopuszcza przesyłanie w formie elektronicznej faktur, korekt faktur oraz duplikatów oraz przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną, w dowolny sposób, z zachowaniem warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Bezwzględnym wymogiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur a także łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, elektroniczny przesył wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi. Spełnienie tych warunków pozwala na korzystanie przez podatnika z praw związanych z posiadaniem faktury w taki sposób wystawionej, przesłanej oraz przechowywanej. Przy czym przechowywanie faktur nie wymaga stosowania formy w jakiej faktura została wystawiona.
Odnośnie praw i uprawnień wynikających z art. 86 – 91 ustawy, należy wskazać, iż przepisy te zawarte są w dziale IX regulującym odliczenie i zwrot podatku oraz odliczenie częściowe. W rozpatrywanej sprawie przepisy te znajdą zastosowanie do czynności udokumentowanych fakturami uznanymi za zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Wobec tego zastosowanie wymienionych przepisów należy poprzedzić uznaniem sposobu wystawienia, przesyłu lub udostępniania i przechowywania faktur, korekt faktur, i ich duplikatów za prawidłowy.
Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca zamierza wystawiać Klientom faktury VAT w formie elektronicznej. Spółka chce przy tym stosować format plików PDF. Wnioskodawca wskazał, iż format PDF gwarantuje niezmienność treści faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian. Faktury elektroniczne spełniać będą wymóg czytelności oraz zawierać będą w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy, w szczególności dane wskazane w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Co do zasady faktury w formacie PDF generowane będą bezpośrednio w systemie SAP, który zostanie przygotowany do ich wysyłki na wskazane adresy poczty elektronicznej klientów, zdefiniowane w systemie i podane w tym celu przez klientów. System będzie generował dokument faktury w formacie PDF w postaci dokumentu wyjściowego (tzw. „output”). Dokumenty te nie będą wysyłane natychmiast lecz będą otrzymywać status „nie zakończony” - „not processed”, oznaczony w systemie kolorem żółtym. Wiadomość z załączoną do niej fakturą w formacie PDF zostanie automatycznie wysłana przez uruchamianą codziennie o określonej porze, działającą w tle aplikację. Status dokumentu zostanie wtedy zmieniony na „zakończony pomyślnie” - „successfully processed”, oznaczony kolorem zielonym. Ponadto wiadomości wysyłane oznaczane będą różnymi kodami, w zależności czy zawierają fakturę czy fakturę korygującą. Lista wysłanych wiadomości będzie mogła być sortowana wg takich kryteriów, jak numer faktury, typ dokumentu, nabywca, płatnik, data i czas wysyłki (wystawienia). Listę można będzie filtrować wg okresów rozliczeniowych „ zapisywać w formacie MS Word lub MS Excel, będzie również istniała możliwość natychmiastowego wyświetlania wysłanego pliku PDF. Uprawnienia do wykonywania powyższych operacji będą zabezpieczone kodem dostępowym. Spółka zamierza również ww. faktury przechowywać w formie elektronicznej w formacie PDF, zapisane w systemie SAP.
W przypadku przechowywania danych na serwerach znajdujących się za granicą, faktury byłyby dostępne za pomocą łączy telekomunikacyjnych, za pośrednictwem systemu zapewniającego limitowany dostęp do tych dokumentów. Spółka zapewni organom podatkowym elektroniczny dostęp do tych faktur bez zbędnej zwłoki. Wnioskodawca wskazał, że faktury będą wystawiane, udostępniane i przechowywane w powyższy sposób pod warunkiem dokonania akceptacji tego sposobu wystawiania i przesyłania/udostępniania faktur przez Klienta (odbiorcę faktury). Zgoda klienta na wystawianie faktur w formie elektronicznej zostanie wyrażona przeważnie poprzez wysyłkę przez Klienta na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej (e-mail) podpisanego przez Klienta oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, jednakże Spółka dopuszcza też możliwość wyrażenia zgody w inny sposób, np. w treści wiadomości wysłanej pocztą elektroniczną lub w sposób dorozumiany, np. poprzez zapłacenie przez klienta faktury wysłanej Klientowi w formie elektronicznej. Przy generowaniu faktur i oraz przy przesyłaniu przez Klienta akceptacji na ich wystawianie w formie elektronicznej nie zostanie wykorzystany ani bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt . 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ani elektroniczna wymiana danych (EDI).
Ponadto Spółka zamierza przyjmować od kontrahentów faktury wystawione przez nich w formie elektronicznej, w formacie PDF. Faktury te przesyłane będą ze wskazanego adresu poczty elektronicznej kontrahenta na wskazany przez Spółkę jej własny adres elektroniczny. Ilekroć mowa jest powyżej o fakturze, rozumieć należy przez to fakturę, fakturę korygującą i duplikat faktury.
Spółka wskazała, iż stosowane przez nią ww. sposoby kontroli biznesowej są wystarczające dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Z przedstawionych okoliczności wynika zatem, iż format elektroniczny, w którym Spółka zamierza wystawiać faktury będzie gwarantować niezmienność treści faktury i potwierdzać autentyczność pochodzenia (poprzez zastosowanie odpowiednich procedur kontrolnych). Poza tym faktury wystawiane w formie elektronicznej (PDF) zawierać będą wszystkie informacje wskazane w przepisach rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Powyższe warunki Spółka zapewni nie tylko dla wystawiania faktur ale również ich przesyłania drogą elektroniczną i przechowywania. Ponadto, jak wynika z treści wniosku, wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur będzie poprzedzone akceptacją klienta. Przedstawione warunki są przesłankami wskazanymi w przepisach § 2 - § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.
Mając na uwadze przedstawione przez Spółkę okoliczności sprawy w świetle obowiązujących przepisów, należy stwierdzić, iż wystawianie, przesyłanie i przechowywanie przez Spółkę faktur w formacie elektronicznych plików PDF jest zgodne z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, w szczególności § 2 - § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.
Tym samym stanowisko Spółki w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.
Wobec tego stanowisko Spółki w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest akceptacją tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja nie jest jednorazowa (dla pojedynczej faktury), lecz ma charakter trwały. Raz wyrażona akceptacja umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy, aż do czasu jej wycofania. W opinii tut. Organu, nawet po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, wystawca faktury elektronicznej ma prawo do wystawiania faktury w formie papierowej. Akceptacja odbiorcy faktury daje wystawcy faktury dodatkowe uprawnienia (możliwość wystawienia faktury w formie elektronicznej), nie nakłada jednak na niego dodatkowych obowiązków (bezwzględnej konieczności wystawiania wszystkich faktur dla jednego kontrahenta w tej formie).
Zatem, biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż pomimo akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej oraz faktycznej wymianie faktur elektronicznych, w przypadku trudności technicznych wskazanych przez Spółkę możliwe jest wystawianie faktur w formie papierowej.
Tym samym w tym zakresie stanowisko Spółki jest prawidłowe.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostaną spełnione przesłanki wynikające z § 2 - 6 § rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.
Wobec powyższego, z uwagi na fakt, że jak wykazano wyżej, w rozpatrywanej sprawie zostaną wypełnione wymogi określone w treści wymienionego rozporządzenia dla faktur przesłanych (udostępnionych) w formie elektronicznej, to Spółka będzie uprawniona do rozliczenia podatku naliczonego wynikającego z posiadanych faktur na zasadach określonych w przepisach art. 86 - 91 ustawy.
ILPB3/423-97/11-2/GC | Interpretacja indywidualna
ILPP4/443-203/11-6/ISN | Interpretacja indywidualna
IPPP1/443-270/11-2/AP | Interpretacja indywidualna
IPPP1/443-473/11-2/AS | Interpretacja indywidualna
IPPP1/443-720/12-2/MPe | Interpretacja indywidualna
IPPP2/443-1158/12-5/RR | Interpretacja indywidualna
IPPP3/443-17/13-3/RD | Interpretacja indywidualna
IPTPP2/443-1/11-4/BM | Interpretacja indywidualna
IPTPP2/443-22/11-4/BM | Interpretacja indywidualna
IPTPP4/443-863/12-4/BM | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura elektroniczna > IPPP1/443-511/13-4/EK

References: art. 14
 art. 3
 art. 86
 art. 233
 art. 3
 art. 15
 art. 106
 art. 106
 art. 1
 art. 86
 art. 3
 art. 86