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Timestamp: 2019-03-21 00:12:21+00:00

Document:
Artículo de investigación/Research article
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA: UN ANÁLISIS LEXICOMÉTRICO DEL MARCO JURÍDICO ENTRE LOS PERÍODOS*
Archival management in Colombia: Lexicometric analysis of the legal framework over two periods, 1913-1989 and 1990-2017
Yimi Acevedo Villada**
* Es un artículo de reflexión escrito a partir de la experiencia del autor en el campo
** Universidad Autónoma Latinoamericana-UNAULA-, Medellín - Colombia. E-mail: yimi.acevedovi@unaula.edu.co; yimi.acevedo@gmail.com
Fecha de recepción: 6 de Febrero del 2018
Fecha de aceptación: 15 de mayo del 2018
Acevedo-Villada, Y. (2018). La gestión documental en Colombia: un análisis lexicométrico del marco jurídico entre los períodos 1913-1989 y 1990-2017. trilogía Ciencia Tecnología Sociedad, 10(19); 115-132.
Se efectúa un análisis lexicométrico de la normatividad jurídica archivística colombiana (leyes, decretos, acuerdos y circulares) publicada en la página del Archivo General de la Nación, y se realiza una minería de datos utilizando la herramienta Voyant Tools (https://voyant-tools.org/), para identificar las palabras archivísticas y de gestión documental más usadas en las normas colombianas, entre los períodos 1913-1989, momento en el cual se crea oficialmente el Archivo General de la Nación, y 1990-2017, período que lleva en funcionamiento esta entidad. Este análisis permite identificar el lenguaje jurídico archivístico colombiano en ambos períodos y determinar si hubo cambios significativos entre uno y otro con la entrada en funcionamiento del Archivo General de la Nación de Colombia.
Palabras clave: Gestión de Documentos, Terminología, Lexicografía, Teoría Legal Colombiana.
A lexicometric analysis of the Colombian legal regulations about archival science (Laws, Decrees, Agreements and Notice) published on the Archivo General de la Nación website is completed, and a data mining is carried out using the VoyantTools tool (https: // voyant-tools. org /), to identify the most common archival and document management words used in Colombian norms between the periods 1913-1989, when Archivo General de la Nación was officially created, and 1990-2017, a period that has been in operation this entity. This analysis allows us to identify the colombian legal archival language in both periods and to determine if there were significant changes between both period with the beginning of the operation of the Archivo General de la Nación of Colombia.
Keywords: Archival; Terminology, Lexicometric, Archives regulation, Record, management.
Desde los inicios de la humanidad, el lenguaje ha sido la forma de comunicarnos y dar a entender nuestras ideas. De hecho, se considera que el lenguaje es parte fundamental para lograr el desarrollo de la sociedad (Gutiérrez, 2010). Como bien lo afirma Gutiérrez (2003).
El pensamiento se desarrolla a partir de un tipo de simbolización al que conocemos como lenguaje: pensamos mediante palabras, formulamos con palabras nuestro pensamiento y, hacerlo, nos ayuda a ordenarlo, a encadenar unas ideas con otras en un orden lógico, tratando de evitar los saltos que rompan la conexión entre esas ideas
De igual forma, la construcción de la terminología de una ciencia o disciplina se basa en una buena conceptualización y terminología clara para entenderla y poderla difundir. No en vano, la autora mencionada anteriormente (Gutiérrez, 2003) afirma que
La conceptualización, que desempeña una función fundamental en el desarrollo de cualquier ciencia, se refleja necesariamente y de forma paralela en la formulación, dado que nuestro pensamiento es incapaz de atrapar conceptos no formulables mediante un código de signos.
Sierra y Giraldo (2010) citan a Sager (1993, p. 21), para explicar que la terminología de un campo del conocimiento, «se encarga de la recopilación, descripción y presentación de términos, es decir, los elementos léxicos que pertenecen a áreas de uso en una o más lenguas y como resultado de la interacción social, reflejando la evolución de un determinado campo en el caso del lenguaje especializado». Estos mismos autores, también citan a Múnera (2002, p. 98), quien señala que «las unidades terminológicas no solamente representan y transmiten el conocimiento, sino que juegan un papel importante en los procesos productivos y en la optimización de este mismo conocimiento»
Por otra parte, el control de vocabulario comprende, además del esfuerzo de sistematización sobre cada concepto en particular, el establecimiento de las relaciones recíprocas entre los términos y su consecuencia inevitable: la creación de una estructura de conceptos que adquirirá configuraciones particulares (sistemas de clasificación, nomenclaturas, tesauros, listas de encabezamientos, etc.) de acuerdo con la finalidad perseguida (Barité, 2000).
La archivística no ha sido la excepción. Es así como lo afirman Sierra y Giraldo (2010), autores citados anteriormente, en un análisis que hicieron sobre la terminología archivística en Colombia y presentan la siguiente apreciación:
Para los años noventa y principios del siglo XXI, el avance extraordinario de la archivística y la gestión de documentos en el ámbito mundial aceleró la necesidad de la creación de obras de referencia de este corte y dio paso a la publicación del Diccionario de la terminología archivística (1993), editado y publicado por la Dirección de Archivos Estatales de España; Hacia un diccionario de terminología archivística, editado por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (1997) e impreso por el Archivo General de la Nación de Colombia; Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (2005), editado e impreso por el Archivo Nacional de Brasil; y finalmente el Diccionario de Archivística en Español (2008), elaborado por la archivera María del Carmen Mastropierro y publicado por la Editorial Alfagrama.
De tal manera que la construcción de un lenguaje y conceptualización de la terminología son fundamentales para poder reconocer y entender la evolución y tratamiento de una ciencia en un contexto determinado.
Es por ello que este artículo surge desde una reflexión sobre la terminología en la normatividad jurídica archivística colombiana y la incidencia que ha tenido el Archivo General de la Nación en este tema desde su creación. El mismo pretende identificar esas palabras técnicas y comunes de esta disciplina y, de una u otra forma, poder identificar el avance de ella en nuestro país, a partir del vocabulario presente en su normatividad, desde la lexicometría, que como bien lo afirma Pastora, citada por TerrádezGurrea, (2001, p. 43), «surge como herramienta para analizar el discurso, sea este oral o escrito, y tiene como metodología contar la frecuencia de aparición de las palabras y realizar observaciones, permitiendo ver la importancia de un término o expresión en un contexto determinado».
El presente artículo se basó en una metodología de investigación cualitativa que, de acuerdo a como lo afirman Giroux y Tremblay (2004, p. 39), «es una manera de abordar el estudio de los fenómenos que hacen hincapié en la comprensión». En este, se hace uso de un enfoque de tipo descriptivo que, de acuerdo con Hernández, Fernández y Baptista (2007, p. 60), «se centra en recolectar datos que muestren un evento, una comunidad, un fenómeno, hecho, contexto o situación que ocurre, en sus diferentes aspectos». Además, también se utilizó la investigación descriptiva de tipo documental, que Zorrilla (1997) define como «aquella que se realiza a través de la consulta de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias, anuarios, registros, códigos, constituciones, etc.)».
Se recopilaron las normas publicadas en la página web del Archivo General de la Nación (citado en el medio archivístico y en este texto como el AGN), sobre la archivística y la gestión documental en Colombia, clasificándolas en los períodos 19131989 y 1990-2017. En la página web en mención se encuentran publicadas las normas hasta el año 2015, las normas correspondientes a los años 2016 y 2017 fueron consultadas en la página web de la Secretaría del Senado de Colombia. Para realizar la clasificación de los períodos, se tuvo en cuenta la creación de esta entidad a través de la Ley 80 de 1989. Para el primer período se analizaron 14 leyes y 7 decretos y para el segundo período se analizaron 28 leyes, 30 decretos, 25 acuerdos y 31 circulares. Es de aclarar que solo se tuvieron en cuentas las normas vigentes, las que fueron derogadas por normas posteriores no se incluyeron en el análisis porque ya estaban contenidas en las normas que las anulaban. Adicionalmente, solo se copió el corpus (articulado de la norma) y no se tuvo en cuenta el preámbulo de la misma ni el último artículo que habla de la entrada en vigencia de ella.
Todas las normas fueron recopiladas, copiadas y analizadas en el portal de Voyant Tools (https:// voyant-tools.org/), una herramienta en un entorno de lectura y análisis de texto basado en la web. Esta página nació a partir de un proyecto académico diseñado para facilitar las prácticas de lectura e interpretación de textos para estudiantes y académicos, así como para el público en general. En ella se puede analizar textos en línea, revistas, blogs, sitios web o textos con herramientas analíticas y gráficos interactivos y contar las veces que se repiten las palabras dentro de un texto determinado
Para la elección de las palabras a analizar, se tuvo en cuenta el tesauro de archivística colombiano creado por Bocanegra (2015) para definir cuáles eran los términos relacionados con la gestión documental y la archivística que se encontraba n en el texto analizado y que más se repetían en los mismos.
ANÁLISIS TERMINOLÓGICO PERIODO 1913-1989
A pesar que la historia del Archivo General de la Nación (antes llamado Archivo Nacional) se remonta al año 1868 (149 años), dependiendo de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores en ese entonces, fue solo hasta el año 1989 que se oficializó su creación mediante la «Ley 80 que crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la política archivística nacional; iniciando operaciones como establecimiento público solo hasta el año de 1992», cuatro años después (AGN, 2014). No obstante, en la historia sobre la creación del Archivo General de la Nación de Colombia (2014) publicada en su página web, se encuentra que «la referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé» y agrega que desde el mismo inicio de la Conquista, la corona española se preocupó por proteger la documentación que se originaba en la administración de sus colonias.
Contrariamente a lo que se puede pensar, desde el siglo XX se ha emitido normatividad jurídica sobre gestión documental que ha regulado este proceso en nuestro país. Es así como se puede evidenciar que hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, expide la Ley 4ª y la Ley 43 para promover la conservación de los documentos oficiales. Posteriormente, en 1920 expide la Ley 47 para proteger el patrimonio documental y artístico, seguida por la Ley 14 de 1936 que protege el patrimonio cultural mediante un convenio internacional.
Para el año 1923, mediante la Ley 45, se crea la Superintendencia Bancaria y con ella todas las normas y reglas que rigen el manejo documental de dichas instituciones financieras. Subsiguientemente, en 1932 por medio de la Ley 40 se reconocen las matriculas inmobiliarias y todo lo referente a los registros y reformas civiles de los ciudadanos y toda la documentación producida por este proceso.
Para los años 1950 y 1954 se expiden los Decretos 2527 y 3354 respectivamente que le dan validez a la técnica de la microfilmación para preservación a largo plazo de los documentos de archivo.
En 1981 se promulgan las Leyes 23 y 39 que regulan lo concerniente a las historias clínicas como documento obligatorio, privado y reservado y se crea el Comité de Archivo y Microfilmación de Documentos perteneciente a la Secretaría de Integración Social, respectivamente. Para 1986 se expide el decreto 1333 «que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública».
Como se mencionó en el primer párrafo, en 1989 se crea el Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 como un ente adscrito al Ministerio de Gobierno, y en 1990, mediante el Decreto 1777, se adoptan los estatutos y normas que regulan el funcionamiento de dicha entidad.
Hasta el año de la creación del Archivo General de la Nación (1989), se encontró que hay publicadas 14 leyes y 7 decretos, con un total de 195 páginas, con 106.332 palabras, lo que muestra el poco desarrollo logrado en la materia en ese período (Figura 1).
Figura 1. Cantidad normas período 1913-198
Se pudo evidenciar la poca normatividad sobre año, siendo el año 1989 con la cantidad más alta (3 el tema en el periodo 1913-1989, solo 21 normas normas). (Cuadro 1). en 76 años, para un promedio de 0,27 normas poraño, siendo el año 1989 con la cantidad más alta (3 normas). (Cuadro 1).
Cuadro 1. Cantidad normas x año período 1913-1989.
Se realizó una asociación de términos relativos y comunes, tomando como base el tesauro de archivística colombiano, citado anteriormente, y se encontró que los términos más frecuentes son los siguientes:
Registro (378); público (194): pública (104); públicos (81); públicas (49); documentos (130); documento (52); copia (107); copias (76); ejemplares (76); originales (28); bienes (106); inmuebles (34); monumentos (93); patrimonio (43); culturales (50); cultural (25); archivo (101); archivos (69); empleado (59); empleados (97); funcionario (93); funcionarios (42); funciones (97); responsabilidad (36); servicio (93); folio (79); folios (38); libro (65); libros (48); medio (64); firma (57); acto (54); anotación (23); instrumento (53); datos (49); término (48); texto (47); conservación (43); organización (42); protección (37); histórico (28); historia (24); ciencia (23); conocimiento (23)
Se eligieron 45 palabras que tenían que ver con la terminología archivística y se asociaron de acuerdo a su relación semántica1. La moda corresponde al término «Registro», con un total de 378 repeticiones en el texto analizado.
Figura 2. Palabras con mayor frecuencia de repetición período 1913-1989
En la Figura 3, obtenida desde la página web Voyant Tools utilizada para el análisis y la representación de los hallazgos, se pueden observar las palabras de acuerdo con su frecuencia de repetición en el texto analizado.
Figura 3. Palabras más frecuentes período 1913-1989
Fuente: elaborado por el autor a través de la página web Voyant Tools / https://voyant-tools.org/.
En la Figura 4, se puede observar la tendencia de los de la terminología de la normatividad jurídica términos analizados, donde la palabra «Registro» archivística colombiana. representa la moda en este análisis lexicométrico
Figura 4. Tendencias terminológicas período 1913-1989
Por su parte, en la Figura 5: Enlaces terminológicos, término «Registro», que es el más presente en los se puede observar la relación que existe entre los textos analizados y se relaciona con la mayoría de términos del texto analizado en la herramienta las otras palabras. utilizada. En ella se puede evidenciar que el término «Registro», que es el más presente en los textos analizados y se relaciona con la mayoría de las otras palabras.
Figura 5. Enlaces terminológicos período 1913-1989
A partir de lo anterior, se pudo inferir que la tendencia del vocabulario de la normatividad en el período comprendido entre 1913-1989 está enfocada en el término registro. El glosario ilustrado de terminología costarricense define el término registro como «Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos».
Por su parte, en el glosario de términos AGN, publicado en la página web del Archivo General de la Nación de Colombia (2013), se hace referencia a la norma 15489 parte 1 de la International Organization for Standardization (ISO), que define este término como«Información creada, recibida y mantenida como evidencia y como un activo por parte de una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las operaciones del negocio». De igual forma lo relaciona con Código, Descriptor y Metadatos, y agrega que el término general es Metadescripción y el término específico es «Registro Digital».
De otro lado, el glosario de Mundo Archivístico lo define como «REGISTRO: (Del latín regéstum, deriv. de regérere, transcribir,y este de gérere, llevar.) Libro o cuaderno en donde se anotan ciertas cosas que deben constar permanentemente. // Asiento. Cosa anotada en un registro. // Acción de registrar, en cualquier acepción».
Así mismo, la International Council on Archives ICA, la entidad internacional que agremia a una gran mayoría de profesionales de archivística, en la página web Multilingual Archival Terminology (2015), hace referencia a Antonia Heredia quien define Registro con «un instrumento administrativo en el que están inscritas cronológicamente acciones o transcritos, copiados o resumidos documentos emitidos o recibidos por una organización».
Otras palabras que tienen también un alto rango de repetición son los términos relacionados con lo público, así como documento, bienes, lo cultural, patrimonial e histórico, y lo referente a empleados y funcionarios.
ANÁLISIS TERMINOLÓGICO PERIODO 1990-2017
La creación del Archivo General de la Nación de Colombia en el año 1989, supone un hito para la archivística en el país. Sin embargo, fue solo hasta el año 1998 que comenzó en el Senado de la República la gestión del proyecto de la Ley General de Archivos, que fue aprobada y sancionada mediante la Ley 594 en julio del año 2000 (casi 11 años después), lo que alargó la ausencia de directrices claras sobre el tema en la nación durante esos años, a pesar de la existencia del ente rector.
Para 1999, mediante el Decreto 1126, se crea el Ministerio de Cultura y el AGN es adscrito a este como un ente autónomo. Para ese mismo año, se expide la Ley 527 que define y reglamenta todo lo referente a los mensajes de datos y comercio electrónico en nuestro país, considerada quizás como la norma más revolucionara y de avanzada en materia de gestión documental, por su propuesta de cambio de paradigma de la gestión documental en papel a la gestión documental electrónica. Como bien lo afirma Rincón (2017) «La Ley 527 es, entonces, una ley de carácter probatorio, que permite aplicar las mismas consecuencias jurídicas que ostentaban los medios físicos o tradicionales a la utilización de medios electrónicos», y agrega este mismo autor, «la Ley 527 se refiere a preceptos que habilitan el uso de medios electrónicos y les dan efectos jurídicos. Su aplicación es dable no solo en temáticas comerciales, sino también tributarias, laborales, financieras, penales y, por supuesto, administrativas».
Como se mencionó, en el año 2000 se expide la Ley 594, Ley General de Archivo, «que establece los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas».La Ley 795 de 2003 le asignó al AGN la responsabilidad de administrar los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. En 2010 se expide la Ley 1409, por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y se dictan otras disposiciones relativas a esta profesión. Con esta última Ley se reconoce que la profesión de archivista es una profesión de alto riesgo y se requiere regularla a través de un colegiado y la expedición de tarjeta profesional.
Pero fue hasta el año 2012 que realmente la normatividad sobre gestión documental dio un vuelco interesante para acoplarse a todo lo referente a gestión electrónica de documentos, transparencia y protección de datos. Es así como en ese año se expide la Ley 1581, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y en el año 2014 se expide la Ley 1712, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
El proceso archivístico en Colombia se comienza a fortalecer a partir del año 2012 mediante los Decretos 2126 y 2127, y el Decreto 1516 de 2013 que adecuó la estructura y planta de personal del Archivo General de la Nación. Así mismo, la promulgación del Decreto 19, Decreto 2364, Decreto 2482, Decreto 2578, Decreto 2609 y Decreto 2693, todos ellos de 2012; el Decreto 32, Decreto 805, Decreto 1515, Decreto 2758, estos últimos de 2013; los Decretos 333 y 1100 de 2014; y los Decretos Decreto 029, 103 y 106 de 2015, apuntando todos ellos a modernizar y equiparar la gestión documental de Colombia a los estándares internacionales.
El sector privado no ha sido ajeno a esta tendencia, puesto que también deben cumplir lo dispuesto en la normatividad, dado que el Decreto 1080 de 2015, en el artículo 2.8.2.3.1, establece que son las superintendencias y los ministerios los responsables de legislar en esta materia en sus respectivos sectores. Es así como en el año 2014, la Superintendencia de Industria y Comercio expidió la Resolución 8914 por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por dicha Superintendencia. Seguidamente, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios expide la Circular Externa 20141000000034, por la cual dicta las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por dicha Superintendencia.
Para el año 2015, fue la Superintendencia de Economía Solidaria quien dio el paso sobre esta materia y en marzo expidió la Resolución 20154000002925, por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta Superintendencia, aunque fue posteriormente derogada por la Resolución 2015110006015 de julio de ese mismo año, pero queda el antecedente del hecho de legislar sobre el tema.
Pero quizás el Decreto más revolucionario es el 1080 de mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, publicado en el Diario Oficial 49.523, el cuál unificó la normatividad expedida en el sector cultura de Colombia, incluido parte de lo referente a la gestión documental. Dicho Decreto integra y deroga el Decreto 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de 2013, Decreto 2758 de 2013, Decreto 1100 de 2014, Decreto 029 de 2015, Decreto 103 de 2015, Decreto 106 de 2015, los cuales ya no se encuentran vigentes. Si bien la normatividad mencionada fue derogada, los textos siguen siendo los mismos, solo que ahora se debe hacer referencia a un decreto unificado.
En el segundo periodo analizado, después de la creación del Archivo General de la Nación (19902017), se encontró que hay publicadas 28 leyes, 30 decretos, 25 acuerdos y 31 circulares, para un total de 113 normas sobre gestión documental, con 219.213 palabras analizadas, y 555 páginas, lo que muestra el gran desarrollo logrado en la materia en ese período (Figura 6).
Figura 6. Cantidad normas período 1990-2017
Para este periodo, se evidenció una gran dinámica en la expedición de normas en el tema archivístico con una producción de 114 normas en 17 años para un promedio de 6,7 normas por año, siendo, el año 2012 con la cantidad más alta (12 normas)., (Cuadro 2).
Cuadro 2.Cantidad normas x año período 1990-2017
Nuevamente se realizó una asociación de términos relativos y comunes, tomando como base el tesauro de archivística colombiano citado anteriomente, y se encontró que los términos más frecuentes son los siguientes:
información (1648); datos (609); registro (211); documentos (1590); documental (870); documento (246); documentación (173); documentales (251); archivo (1335); archivos (1143); archivística (279); entidades (933); entidad (572); conservación (524); preservación (163); valoración (179); transferencia (165); control (325); consulta (233); organización (220); retención (248); tablas (210); aplicación (169); series (161); comité (200); procesos (283); procedimiento (161); procedimientos (165); proceso (269); gestión (489); administración (234); administrativo (209); servicios (354); acceso (348); derechos (232); protección (163); pública (347); públicas (321);públicos (253); público (216);electrónicos (340); electrónico (202); tecnologías (267); sistema (264); sistemas (183); medio (213); comunicaciones (302); cultural (275); patrimonio (230); bienes (185);personas (193); sujetos (162); responsable (150); funciones (363); expediente (186); expedientes (157).
Para este período, se eligieron 54 palabras que tenían que ver con la terminología archivística (fue este número dada la cantidad de palabras presentes y su alta frecuencia de repetición respecto al otro período) y se asociaron de acuerdo con su relación semántica. La moda corresponde al término Información, con un total de 1.648 repeticiones en el texto analizado. En la Figura 7 se presentan las primeras 21 palabras en orden de mayor a menor veces que se repiten más frecuentemente en el texto analizado.
Figura 7. Palabras con mayor frecuencia de repetición período 1990-2017
A continuación, podemos ver la Figura 8, Palabras de los hallazgos. En ella se pueden observar las más frecuentes arrojada por la página web Voyant Tools, utilizada para el análisis y la representaciónde los hallazgos. En ella se pueden observar las palabras de acuerdo a su frecuencia de repetición en el texto analizado.
Figura 8. Palabras más frecuentes período 1989-2017
Fuente: página web Voyant Tools.
En la Figura 9, se puede observar la tendencia de los en la terminología de la normatividad archivística términos analizados, donde la palabra Información colombiana. representa la moda en este análisis lexicométrico en la terminología de la normatividad archivística colombiana.
Figura 9. Tendencias terminológicas período 1990-2017
A continuación, en la Figura 10, se puede observar la relación que existe entre los términos del texto analizado en la herramienta utilizada. En ella, se puede evidenciar que el vocablo Información es el más presente en los textos analizados y se relaciona con la mayoría de las otras palabras
Figura 10. Enlaces terminológicos período 1990-2017
Fuente: elaborado por el autor a través de la página web Voyant Tools / https://voyant-tools.org
En el análisis lexicométrico de este período, la tendencia del vocabulario de la normatividad está enfocada en el término Información. La International Council on Archives ICA, la entidad internacional que agremia a una gran mayoría de profesionales de archivística, cita la base de datos de terminología del proyecto Interpares que define Información como «Conjunto organizado de datos para transmitir una unidad compleja provista de significado».
Por su parte, Chiavenato (2006) define información como
un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones.
De otro lado, el portal de Mundo archivístico ofrece la siguiente definición: «Es un proceso consecuencia de la documentación, que condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la humanidad, tanto en su aspecto científico, técnico o artístico».
Cruz Mundet (2011) enfoca la definición de información a la archivística y afirma:
En mi opinión, lo que distingue a la información con la que trabajamos los archiveros es que siempre cumple con estas tres condiciones simultáneas, las cuales constituyen características definitorias:
Es una información interna, producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de sus actividades, de forma necesaria e inevitable. Es una información previsible, por cuanto es fruto de procesos establecidos, sean los procedimientos administrativos (caso de las Administraciones Públicas), sean los procesos de negocio (caso de las organizaciones privadas), sea la gestión de las actividades propias de las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa. Es una información reglada, en su creación, uso y conservación. La creación de todos estos documentos está recogida y regulada por normas legales y/o de procedimiento interno.
Desde la anterior perspectiva, se infiere que la normatividad colombiana para el periodo 19902017 enfoca su corpus hacia la información, como un recurso producto de las actividades de las empresas o personas. Otros términos relacionados, con alta repetición en el texto, son los que tienen que ver con documentos y documentación, archivos, gestión, lo público y patrimonial y comienzan a aparecer término como electrónico y tecnologías, entre otros.
La evolución histórica de la normatividad en Colombia sobre el proceso de gestión documental ha estado enmarcada por la voluntad política de algunos pocos interesados en el tema y, especialmente, en áreas específicas como el sector cultural, de salud y financiero, entre otros. La historia ha mostrado que ella ha venido avanzando lentamente de acuerdo con lo encontrado en el primer periodo analizado (1913-1989) donde en 76 años solo se produjeron 21 normas jurídicas sobre la archivística en nuestro país, menos de 0,27 normas por año.
Por otro lado, en el segundo período analizado (1990-2017) se ha presentado una dinámica bastante interesante por el liderazgo e interés que tienen algunas instituciones, como el AGN y universidades, que vienen formando profesionales en este campo para fortalecerlo y cubrir la demanda que las empresas han mostrado por ellos. Una de las consecuencias de ello ha sido la gran cantidad de normas jurídicas en el campo archivístico que se han expedido (114) en los 27 años de este período, para un promedio de 4,22 normas por año, lo que es un indicio de que hay un mayor interés de instituciones como el Archivo General de la Nación, las universidades y los profesionales de la archivística por mejorar cada vez más esta disciplina en nuestro país, normativamente hablando.
De acuerdo con el análisis lexicométrico, el período 1913-1989 estuvo enmarcado por una normatividad enfocada en los registros públicos y los documentos como principales términos, haciendo presencia el término dato como algo curioso. Otra tendencia presente en este periodo es lo referente a lo patrimonial, histórico, bienes, monumentos y los cultura, donde los funcionarios o empleados tenían un protagonismo marcado con sus responsabilidades y funciones. También se hace alusión a los libros y los documentos y se menciona el manejo de originales y copias en la gestión documental de ese período, así como la referencia al término folio para identificar las hojas en documentos y libros. Los archivos como áreas de la empresa, hacen parte de la terminología citada en la normatividad, lo que se puede interpretar como que, desde antes de la creación del Archivo General de la Nación, se tenía presente el valor de este espacio en las instituciones del estado. Algunos de los procesos de la gestión documental tales como organización, conservación y protección, también hacen presencia en la época analizada. Algo muy particular es la presencia del término «firma» que indica que desde ese período se determinaba la autenticidad de los documentos por la rúbrica manuscrita. Algo para destacar del análisis de este período es que en la normatividad se hacía alusión a los términos ciencia y conocimiento, aunque de manera muy tímida, pero significa que se comenzaba a considerar esto como parte importante en el desarrollo de la nación.
Por su parte, el período 1990-2017, ha estado enmarcado en la información como la protagonista, no desentonando con esta la llamada era de la información y con una alta relación con datos, documentos y registros. El archivo como una entidad o área integral de la empresa, los proceso tales como conservación, preservación, valoración, transferencia, consulta y organización, e instrumentos archivísticos tablas, aplicación y series, adquieren gran relevancia en la normatividad, lo que se podría interpretar como un impulso e influencia de la corriente archivística europea en la gestión documental del país que hace énfasis en el ciclo vital del documento.
Comienza a tomar relevancia la gestión documental, puesto que se presenta el término comité que hace referencia al comité de archivo y le da la importancia necesaria para considerar el hecho que debe estar direccionada por un equipo interdisciplinario de las instituciones públicas y que debe ser gestionada y administrada. También hace aparición temas tales como derecho de acceso, la protección de datos e información y el concepto de expediente y comunicación, apoyadas por el término servicio como una actividad fundamental en las instituciones. Continúan presentes los términos referentes a lo patrimonial, los bienes y lo cultural, los funcionarios y sus responsabilidades y, aunque comienzan a aparecer palabras como electrónico, sistemas y tecnologías, no son tan frecuentes como para evidenciar que la normatividad colombiana pueda estar a la par de las tendencias mundiales referentes a las tecnologías de la información y la comunicación.
Es innegable que desde la creación del Archivo General de la Nación ha habido una mayor expedición de normas y se han introducido nuevas palabras y conceptos en el vocabulario de la terminología jurídica archivística de nuestro país, lo que ha redundado en una mayor difusión y profesionalización de esta disciplina. No obstante, todavía se adolece de términos referentes a la gestión de documentos electrónicos y tecnología que están presentes en la mayoría de literatura especializada sobre la materia, debido a la introducción y masificación de las tecnologías de la información y la comunicación en la archivística.
Contrario a lo que se podría pensar, y a pesar de que Colombia fue uno de los primeros países en el mundo en adoptar el modelo de la CNUDMI acerca de comercio electrónico (1996)2, sobre las firmas digitales y el comercio electrónico a través de la Ley 527 de 1999, este tema no es tan frecuente en la normatividad, terminológicamente hablando.
El país se encuentra en un momento en que debe empezar a enfocarse más hacia la gestión electrónica de documentos, máxime cuando las tendencias mundiales son a una producción documental por medios electrónicos cada vez más abundante y aprovechar que el Gobierno está apuntando a temas como «gobierno en línea», nombre que recibe la estrategia de gobierno electrónico (e-government), que busca construir un Estado más eficiente, más transparente y más participativo, gracias a las TIC y liderado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y la Comunicación –MinTIC-.
El Archivo General de la Nación es el ente rector en materia archivística en el país, depende orgánicamente del Ministerio de Cultura y regula este tema, no obstante, el MinTIC viene realizando esfuerzos importantes en el tema de apoyar y desarrollar estrategias en gestión electrónica de documentos, es necesario que estas dos entidades aúnen esfuerzos y trabajen conjuntamente para lograr mejores resultados que beneficien el desarrollo de la archivística en Colombia.
1 Semántica proviene de un vocablo griego que puede traducirse como «significativo». Se trata de aquello perteneciente o relativo a la significación de las palabras. De ahí que también sea necesario hacer referencia a la existencia de lo que se conoce como campo semántico. Este es un término que se empla para definir a un conjunto de palabras o de elementos significantes que tienen un significado similar ya que poseen como nexo común un sema. Tomado de https://definicion.de/semantica/.
2 La Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional CNUDMI, tiene información actualizada sobre situación de las leyes modelo adoptadas por los países a nivel mundial, esta información se actualiza en el sitio web en cuanto la Secretaría recibe información sobre una nueva promulgación.
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References: artículo 2
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