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Timestamp: 2019-09-19 23:46:33+00:00

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Preguntas Frecuentes sobre nuestro Software de facturacion electronica Web:
Por un lado, la Facturación Electrónica es un mecanismo diseñado por la DIAN para obligar a las empresas de todos los tamaños a reportar electrónicamente al fisco lo que están facturando. A través de la Facturación Electrónica, la DIAN recibirá de cada empresa la información que contiene la factura que un establecimiento pretende expedir –con todos sus detalles, incluyendo ítems o servicios facturados, impuestos cobrados, etc. La DIAN luego utilizará ésta información para validar, en tiempo real, que la factura que el comercio pretende expedir cumple con la norma, aprobando la misma electrónicamente y permitiendo así su expedición al cliente final. A su vez, a través del mecanismo de facturación electrónica, la DIAN podrá aglomerar la totalidad de los montos facturados por un establecimiento y los impuestos cobrados y debidos por éste, para después cruzar dichos datos con la declaración de renta del negocio y hacer así un control fiscal más efectivo.
Por otro lado, la Facturación Electrónica es un mecanismo para “desmaterializar” un documento legal —básicamente las facturas, las notas crédito y las notas débito—de tal forma que este documento pueda transarse en la economía de manera digital (o sea, que un negocio pueda enviar una factura perfectamente válida, endosable, que es desde todo sentido un título valor) electrónicamente a un cliente o adquirente, o que la pueda negociar electrónicamente en un servicio de factoring o confirming, o endosarla electrónicamente a un banco como garantía bancaria, etc., todo desde un documento electrónico.
Desde el punto de vista técnico, una factura electrónica es una trama de datos electrónicos que contiene la misma información que se puede apreciar en una factura impresa. La diferencia radica en que al documento electrónica se le agrega un CUFE (código único de facturación electrónica) que garantiza su autenticidad y previene su clonación, alteración o copia. También se le agrega un código QR (mal llamado “código de barras en dos dimensiones”) para facilitar su lectura con una pistola laser. La representación impresa de una factura electrónica se ve muy similar a una “factura tradicional”, excepto por la información adicional del CUFE (trama de números) y código QR.
Desde que la DIAN reviso su legislación al respecto y decretó la necesidad de que toda factura electrónica sufra una “validación previa”, todo negocio que quiera implementar la facturación electrónica deberá hacer uso de un software o programa de computador que permite digitar una factura y enviar su contenido en tiempo real a la DIAN.
Existen múltiples soluciones para atender este tipo de necesidades. Una de ellas es LOGGRO, un software de facturación y gestión empresarial en la nube fácil y poderoso que incorpora de manera nativa toda la funcionalidad de facturación electrónica requerida por la DIAN. Loggro es económico pues se paga como un servicio desde cómodas cuotas de $ 60,000 pesos mensuales. Conoce más sobre nuestros planes en: https://www.loggro.com/planes
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Plazos decretados por la DIAN para la facturacion electronica
Recientemente la Dian expidió la Resolución 0020 del 26 de Marzo de 2019, en la cual establece un calendario obligatorio para la implementación de la facturación electrónica. El calendario aplica para casi todas las empresas en Colombia, de casi todos los tamaños.
Según la nueva resolución, la facturación electrónica OBLIGATORIA se implementará en 14 Grupos. Cada uno de éstos grupos está denominado acorde a la actividad empresarial del a la que pertenece la empresa, y tendrá plazo para comenzar a operar en un mes diferente.
Según la Resolución, cada empresas debe tramitar la solicitud ante la DIAN para convertirse en facturador electrónico según unas fechas perentorias, que aplican acorde al grupo al que la empresa pertenezca, y que van desde el 1 de Mayo de 2019 hasta el 1 de Agosto de 2020.
Similarmente, la resolución 000020 de Marzo 26 de 2019 establece fechas específicas en las que cada empresa, según su grupo, debe comenzar a efectivamente facturar electrónicamente (dichas fechas van desde el 1 de Agosto de 2019 hasta el 1 de Mayo de 2020).
La fecha en el calendario que le corresponda a cada empresa para entrar en operación con la facturación electrónica dependerá, a su vez, del código CIIU (código de actividad empresarial) principal que tenga la empresa, según figura en el RUT de la misma.
Recuerda que de no cumplir con la facturación electrónica, puedes estar: 1) sujeto a costosas multas con la DIAN (o incluso a la clausura del establecimiento, si la infracción es repetida); 2) puedes perder negocios con tus clientes, puesto que la nueva Ley de Financiamiento que entró en vigencia requiere que los negocios que desean descontar sus costos o gastos del impuesto a la renta posean factura electrónica para soportar dicho costo o gasto.
*Existe un cronograma que da algo de flexibilidad en esta materia, pero es poca; puntualmente, la DIAN establece que para el año 2020 los costos descontables deben tener soporte en un 70% con facturas electrónicas, cifra que escala al 80% en el año 2021 y al 90% en el año 2022 –lo anterior quiere decir que tanto la DIAN como tus propios clientes más temprano que tarde te EXIGIRÁN LA FACTURA ELECTRÓNICA)
Te invitamos a conocer mas detalle sobre los nuevos plazos de factura electrónica DIAN
¿Qué es una Factura Electronica?
Es un documento electrónico que representa todos los campos de una factura (por ejemplo: tercero adquirente, fecha de expedición, número de factura, monto facturado, impuestos pagados, etc.). Al ser electrónico, el documento viaja por internet a la DIAN para que allí sea validado y guardado.
Así mismo, viaja electrónicamente al adquirente o comprador. La ley 2242 de 2015 le da validez completa a un documento electrónico como título valor que puede ser negociado o dado en garantía para operaciones de factoring, confirming u otras similares.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
En breve, los tipos de empresas que serán responsables por facturar electrónicamente en Colombia son:
1) Todo aquel que sea responsable sobre las ventas (IVA)
2) Las empresas encargadas de facturar el impuesto al consumo
3) Quienes tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, operen actividades agrícolas o ganaderas (la excepción sería para aquellos no obligados a expedir factura o documento equivalente)
4) Los contribuyentes que se inscriban al impuesto SIMPLE (régimen simple de tributación)
La DIAN tendrá dos formas de garantizar que los negocios implementen éste mecanismo:
1) las penalidades por no facturar electrónicamente desde la fecha debida incluyen multas entre el 2 y 5% del valor de la factura expedida que debió ser electrónica, hasta cierres de establecimiento cuando la falta sea repetitiva;
2) por otro lado, recuerda que dentro de los parámetros de la nueva Ley de Financiación (activa desde Enero 1 de 2019) todo negocio que quiera descontar un gasto en su operación debe obtener una factura válida del bien o servicio que compró. A medida que se cumplan las fechas de implementación de la factura electrónica para diferentes tipos de negocios, dicha “factura válida” tendrá obligatoriamente que ser electrónica. Por lo tanto, tus mismos clientes corporativos EXIGIRÁN que les expidas una factura electrónica, o ellos no se la podrán descontar.
¿Qué es facturacion electronica con validación previa?
La DIAN ha generado dos grandes aproximaciones a la facturacion electronica en Colombia.
La primera aproximación contempla un plazo de 48 horas para hacer llegar a la DIAN, vía internet, las facturas electrónicas que expida un establecimiento. Esta aproximación se encuentra vigente para todos aquellos que implementaron la facturación electrónica durante 2018 o comienzos de 2019. Sin embargo, dicha aproximación ha sido cambiada por un modelo mucho más ambicioso por la DIAN, que será el que deban implementar todos los demás actores que a la fecha no se encuentren facturando electrónicamente (incluso, quienes ya la estén utilizando deberán cambiarse a la nueva aproximación paulatinamente).
La segunda aproximación, que debe considerarse la vigente en éste momento, contempla un mecanismo que, como su nombre lo indica, es de “validación previa”. Bajo este mecanismo, el comercio o establecimiento debe enviar a la DIAN una “pre-factura” electrónica –vía internet—que contenga todos los detalles e información de lo que se pretende facturar. La DIAN recibirá esta información en poderosos sistemas de cómputo que, en tiempo real, validarán si la información de la factura (montos, impuestos, etc.) se encuentra bien calculada y correcta. De ser así, la DIAN enviará una señal de “aprobado” al sistema de cómputo del establecimiento (o de “rechazado” en caso de errores). Solo después de recibir dicha señal de aprobado, podrá el establecimiento emitir el documento en cuestión como “factura electrónica” válida para el cliente o adquirente.
El éxito de éste nuevo proceso de facturación electrónica bajo “validación previa” depende en gran parte de la velocidad y efectividad de los sistemas que posea el establecimiento para emitir la factura electrónica (los cuales deben estar permanentemente conectados, vía internet, a los servidores de la DIAN) y de la velocidad con la cual la DIAN responda a las peticiones, en tiempo real, de miles de establecimientos al mismo tiempo.
Nuestro software LOGGRO ha sido diseñado especialmente para operar la facturación electrónica bajo validación previa de manera nativa. Con LOGGRO un negocio puede resolver el reto de la facturación electrónica desde COL $ 60.000 pesos mensuales.
¿Qué debo hacer para empezar a facturar electrónicamente en mi empresa ?
Bajo el nuevo mecanismo de Facturación Electrónica requerido por la DIAN, llamado “Validación Previa”, se hace necesario contar con algún tipo de software para expedir Facturas Electrónicas. ¿Porqué?
El nuevo mecanismo exige que para expedir una factura que deba ser electrónica, es necesario primero: 1) detallar la factura en un computador, con todos sus componentes obligatorios —por ejemplo, NIT del que vende y compra, items o servicios a vender, impuestos incluidos, etc—y enviar la totalidad de ésta información como una “pre-factura” a la DIAN, en tiempo-real, antes de poder expedir la factura válida al cliente (o adquirente).
La información electrónica que llega a la DIAN será revisada en tiempo real por un programa que realiza decenas de validaciones a la factura y la aprueba o rechaza. Si es aprobada la factura, la DIAN envía un mensaje al software con el que el establecimiento realizó la factura, permitiendo, ahora sí, emitirla al cliente como una factura (electrónica) válida.
La totalidad de este proceso se debe dar en menos de un segundo, para no demorar la facturación de una empresa, pero para que esto suceda, toda empresa debe contar con una solución de software de facturación electrónica que se encuentre conectada a internet y que pueda enviar documentos electrónicos a la DIAN.
¿Quiénes son los proveedores de Facturacion Electronica?
Existen diversos actores en el ecosistema de facturacion electronica, donde cada uno de ellos cumple un papel complementario y fundamental.
- La DIAN es la entidad gubernamental encargada de recibir y validar todos los documentos electrónicos que expiden los comercios (facturas, notas débito, notas crédito). Bajo el nuevo esquema de “validación previa” ninguna factura electrónica podrá ser considerada como válidamente expedida hasta tanto los sistemas de la DIAN no la reciban y validen (única excepción: existen procedimientos de contingencia para cuando los sistemas de la DIAN o del comercio de facturación electrónica no funcionan, pero estos escapan el alcance de esta pregunta).
- La DIAN ha delegado en Proveedores Tecnológicos la responsabilidad de acompañar a los comercios con soluciones tecnológicas que les permitan implementar la facturación electrónica. La función del proveedor tecnológico es variada, pero se fundamenta en: 1) el desarrollo de soluciones de software para la generación de facturas electrónicas que interactúen con los sitemas de la DIAN –o sea, que permitan implementar los mecanismos de “validación previa”; 2) el desarrollo de tecnologías de integración que permitan que los ERP o sistemas de gestión de un determinado negocio (por ejemplo SAP) puedan comunicarse efectivamente con el software que la DIAN dispone para recibir facturas electrónicas.
- Para mayor claridad, existen también algunas casas de software que proveen soluciones de gestión empresarial (facturación, manejo de inventarios, contabilidad, etc.) que no son oficialmente Proveedores Tecnológicos de la DIAN, pero que de alguna manera han integrado sus soluciones con un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN.
- Dentro de todo lo anterior, existen proveedores tecnológicos como lo es PSL con su software LOGGRO que cumplen ambos roles: esto es, son Proveedores Tecnológicos oficialmente avalados por la DIAN para prestar el servicio de Facturación Electrónica, y a su vez proveen un software para facturación electrónica que embebe la funcionalidad completa de facturación electrónica bajo validación previa.
¿Como seleccionar el mejor sistema de Facturacion Electronica en Colombia?
La DIAN acaba de emitir la Resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019, y con ella un cronograma definitivo para que la mayoría de empresas en Colombia implementen de manera obligatoria la Facturacion Electronica. Esto hace imprescindible a miles de empresarios elegir el sistema de facturación electronica en Colombia ideal para su empresa. Conozca las recomendaciones para elegir el mejor sistema de facturacion electronica en colombia.
¿Por qué aumentaron los plazos de factura electrónica en Colombia?
La pregunta sobre el porqué del aplazamiento de la facturación electrónica es frecuente entre empresarios y contadores; sin embargo, existen principalmente cinco razones que sustentan esta decisión y que resulta positiva para la recolección de impuestos, que a la larga se traduce en el financiamiento de la Hacienda pública del país.
Durante 2018, la DIAN recibió más de dos millones de documentos electrónicos, incluyendo facturas, notas débito y nota crédito que sumaron más de 23 billones de pesos y que correspondieron a más de 200 000 clientes. Acá te contamos algunas razones a las que se debió el aumento del plazo para la facturación electrónica.
¿Qué es el registro y la prueba de habilitación de la DIAN?
El registro y la prueba de habilitación de la DIAN es un proceso que solamente debes realizar si desarrollaste tu propio sistema de facturación electrónica. En resumen, la prueba de habilitación consiste en demostrarle a al DIAN que tu sistema tiene la facultad técnica para expedir, generar y entregar documentos electrónicos, bien sea notas crédito, notas débito o facturas.
Durante todo este proceso de pruebas para la habilitación, deberás utilizar información ficticia que te sirva para demostrar la viabilidad de tu sistema de facturación. Aquí te contamos qué es el registro ante la DIAN como facturador electrónico voluntario y de qué manera se realiza la prueba de habilitación.
¿Cuáles son los términos clave que debo conocer sobre la Facturacion Electronica?
Con la facturacion electronica llegaron términos que posiblemente desconocíamos, tales como certificado digital, valoración previa, código CUFE, proveedor tecnológico, XML entre muchos otros.
Con este glosario pretendemos explicarte la terminología relacionada para que entiendas qué es la facturacion electronica de una manera fácil y lejos de tecnicismos que te complican.
¿Cuál es la relación entre la Facturacion Electronica y la Ley de Financiamiento?
En el primer capítulo de la Ley de Financiamiento, o Ley 1943 de 2018, se establecen los nuevos lineamientos de la facturación electrónica, específicamente en los Artículos 16, 17 y 18. Para ponerte en contexto aquí te contamos algunas generalidades de la Ley de Financiamiento, y te explicaremos detalladamente la relación entre la ley de financiamiento y la facturación electrónica y qué novedades se introdujeron en lo que a la factura electrónica se refiere.
¿Cómo solicitar los rangos de numeración para facturar electrónicamente? ¿Es lo mismo que solicitar una resolución?
Es importante que tengas presente que la resolución de facturación electrónica es diferente a la solicitud de los rangos de numeración. Esé último es un proceso que debes realizar en el momento en el que registres tu proveedor de software, bien sea si desarrollaste tu propio software de facturación o si contrataste un proveedor autorizado.
En muchos casos, los proveedores incluyen la firma digital, el CUFE, implementan la facturación por ti y prestan otro pack completo de servicios; sin embargo, el proceso de solicitud de rangos de facturacion será un trámite, que aunque es online, deberás realizarlo de forma personal.
¿Cuál es la última normatividad sobre facturación electrónica?
Las modificaciones sobre la facturación electrónica se han introducido dentro de seis Resoluciones expedidas por la DIAN. Para saber la normatividad debes tener presente la fecha en la que empezaste a facturar electrónicamente. A continuación, te contamos cuáles son las Resoluciones que se han emitido sobre Facturacion y cuál aplica en tu caso como facturador electrónico.
¿Cuáles son los Decretos y Resoluciones que Reglamentan la Factura Electrónica en Colombia?
Las últimas Resoluciones fueron emitidas durante 2019; sin embargo, lo más importante es que tengas presente cuál es la fecha en la que empezaste a facturar electrónicamente. Si lo hiciste antes del 18 de enero de 2019, deberás regirte por la Resolución 1122 de 2019, en la que se convoca a personas naturales y jurídicas para ser facturadores electrónicos, de lo contrario, deberás hacerlo por la Resolución 20 del 26 de marzo de 2019. Conoce las novedades del decreto 2242 para el 2019 y 2020.
Conoce las novedades del decreto 2242 para el 2019 y 2020.
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