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⭐GESTION DOCUMENTAL INSTRUCTIVOS PARA COMUNICACIONES OFICIALES
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Teresa Díaz Valenzuela
1 Página 1 de 39 La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En atención a la importancia de dar cumplimiento al Artículo 22 de la Ley 594 del Ley General de Archivos, sobre procesos archivísticos que son aplicados en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos, la Corporación Universitaria Remington, adopta estos formatos para uso general de la entidad, que han sido consultados y adaptados según la norma ICONTEC. MARCO NORMATIVO Código de Comercio Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. Decreto 2150 de 1995 Artículo 11.- Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo. Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública. Artículo 12.- Firma mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico. Artículo 24.- Formularlos oficiales. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la Administración Pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.2 Página 2 de 39 Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículo 4: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. Artículo 6: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. Artículo 9: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Artículo 14: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad. Circular Interna Archivo General de la Nación No.13 de No utilizar micro punta o esferos de tinta húmeda (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) para la producción documental. Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. Las tintas que se empleen en la generación de documentos de archivo deberán cumplir con las siguientes especificaciones: La tinta para escribir debe ser un3 Página 3 de 39 líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol. NTC 1673/ NTC 4436, papel y cartón para escribir e imprimir. Los requisitos del papel de archivo para escribir e imprimir es la permanencia y durabilidad, con gramaje entre 75 y 90 g/m 2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de 7.0 a 8.5, debe tener suficiente resistencia al esparcimiento de las tintas estilográficas de tal manera que los trazos deben quedar nítidos y definidos.4 Página 4 de PRODUCCIÓN DOCUMENTAL NOTA INTERNA NOTA INTERNA FECHA: PARA: DE: URGENTE PARA SU INFORMACIÓN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER OBSERVACIONES: FIRMA: RECIBIDO: FECHA: HORA: INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de la Corporación Universitaria Remington y sus funcionarios.5 Página 5 de 39 PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma. NTC Norma Técnica Colombiana para la elaboración de Cartas Comerciales6 Página 6 de 39 EJEMPLO DE NOTA INTERNA NOTA INTERNA FECHA: _24_de agosto de 2010 PARA: _Dr. Rodrigo Marquez Marquez (Vicerrector Administrativo y Financiero) DE: _Maribel Pedraza Marin (Jefe de Archivo) URGENTE _X_ PARA SU INFORMACIÓN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER OBSERVACIONES: Comedidamente, solicito reunión para dar a dar a conocer los avances de este mes y resolver algunas inquietudes frente al manejo de la imagen corporativa Atentamente, FIRMA: RECIBIDO: FECHA: HORA:7 Página 7 de 39 MEMORANDO CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON ( 3 interlíneas ) MEMORANDO ( 3 interlíneas ) CÓDIGO: xxx-xx.xx ( 1 interlínea ) Ciudad, fecha ( 3 interlíneas ) PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ( 1 interlínea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ( 1 interlínea ) ASUNTO: ( 3 interlíneas ) Texto ( 2 interlíneas ) Despedida ( 4 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia 1: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Copia 2: Archivo Central (consecutivo) Tamaño del formato: Carta.8 Página 8 de 39 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.9 Página 9 de 39 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve y finaliza con coma (, ) (Atentamente,) o si la frase de cortesía es extensa terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (12 folios) Anexo dos (85 hojas y un disquete) DATOS DEL TRANSCRIPTOR (A): el responsable de copiar el documento, se escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra más pequeña. Ejemplo: Valentina D. Hugo M. Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de identificarse como transcriptora. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la Nación). NTC 3397 Norma Técnica Colombiana para la elaboración de Memorandos Comunicaciones Internas.10 Página 10 de 39 EJEMPLO DE MEMORANDO CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON MEMORANDO CÓDIGO: FECHA: Medellín, 24 de agosto del 2010 PARA: DE: ASUNTO: DOCTOR RODRIGO MARQUEZ MARQUEZ Vicerrector Administrativo y Financiero UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Solicitud diseño unidades para conservación documentos. Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de instalación para la conservación de documentos contables - soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de éstos, factor que confluye para la conservación adecuada. Agradezco la atención a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso. Cordialmente, MARIBEL PEDRAZA MARIN Jefe de Archivo Anexo: Dos Modelos de Informe, un Boletín Diario y una publicación del Sistema General de Seguridad Social. Jorge T.11 Página 11 de 39 CIRCULAR CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON Espacio para logotipo (encabezado sólo para circular interna) (sólo para circular externa) ( 3 interlíneas ) CIRCULAR Nº ( 3 interlíneas ) CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el Grupo Correspondencia Archivo, mediante radicado) ( 2 interlíneas ) DESTINATARIOS ( 2 interlíneas ) Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) (3 interlíneas) Texto ( 2 interlíneas ) Despedida ( 3 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: Circulares Internas Copia: Destinatario. Tamaño del formato: Carta.12 Página 12 de 39 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Rector de la CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. TÍTULO Y NÚMERO: Título CIRCULAR, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (, ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).13 Página 13 de 39 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve y finaliza con coma (, ) (Atentamente,) o si la frase de cortesía es extensa terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el responsable de copiar el documento, se escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra más pequeña. Ejemplo: Valentina D. Hugo M. Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de identificarse como transcriptora. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la Nación). NTC 3234 Norma Técnica Colombiana para la elaboración de Circulares.14 Página 14 de 39 EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON CIRCULAR INTERNA No Medellín, 24 de agosto de 2010 PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON. Asunto: Utilización del Carné. Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Corporación Universitaria Remington, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en sus instalaciones. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado. Sin otro particular, ORLANDO SOTO BEDOYA Secretario General. Jenny A. Tamaño del formato: Carta.15 Página 15 de 39 EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA (Espacio de Radicado Corporación Universitaria Remington, colocado por el Grupo de Correspondencia y Archivo). CIRCULAR EXTERNA No. 001 Código: 2000 Medellín, PARA: ENTES DESENTRALIZADOS DEL ORDEN MUNICIPAL Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de los Entes descentralizados del Orden municipal. Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones de la Corporación Universitaria Remington, allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de Retención. Cordial Saludo, MARIBEL PEDRAZA MARIN Jefe de Archivo y Correspondencia Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995). Olga R. Tamaño del formato: Carta. Corporación Universitaria Remington - Carrera Torre 1 Conmutador Fax: Página Web: - Medellín - Colombia16 Página 16 de 39 ACTA CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON (1 interlínea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN (1 interlínea) ACTA No. XX (3 interlíneas) FECHA: (Ciudad, día mes año) (1 interlínea) HORA : (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ( 2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité., -, - (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo,, (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité., -, - (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de. (2 interlíneas) DESARROLLO: (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. (1 interlínea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto17 Página 17 de ( 2 interlíneas) CONVOCATORIA : (4 interlíneas) FIRMAS Autógrafo Autógrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario (2 interlíneas) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.) GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretaría de Comité (Serie o Subserie a que haya lugar). Tamaño del formato: Carta.18 Página 18 de 39 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA - ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. - MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. - PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA - ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON - TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. - ACTA No. : Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. - FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (, ) donde se realizó la reunión. - HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. - LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. - ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité.19 Página 19 de 39 - INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. - AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (, ) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. - ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión. - DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). - CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. - FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). - DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.20 Página 20 de 39 Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la Nación). NTC 3394: Norma Técnica Colombiana para la elaboración de Actas administrativas21 Página 21 de 39 CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON REUNIÓN ORDINARIA DE COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS ACTA No. 001 FECHA: Medellín, 24 de agosto de 2010 HORA : LUGAR: 8:30 a 11:30 Horas Sala de Juntas ASISTENTES: PEDRO JUAN GONZALEZ CARVAJAL, Rector. ORLANDO SOTO BEDOYA, Secretario General. MARIBEL PEDRAZA MARIN, Jefe de Archivo. INVITADOS: JOSE LUIS VARGAS FORERO, Secretario del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia OSCAR ALONSO BETANCUR, Asesor en Archivo. AUSENTES: SERGIO ZAPATA RIOS, Auditor. ORDEN DEL DÍA: 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de DESARROLLO: 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. 3o. Fue presentado el concepto técnico y la Tabla de Retención Documental de y al respecto22 Página 22 de 39 EJEMPLO DE ACTA (continuación) CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 24 de septiembre del 2010, a partir de las 9:00 a.m., en la sala de juntas de la Corporación Universitaria Remington. Autógrafo PEDRO JUAN GONZALEZ CARVAJAL Presidente (2 interlíneas) Milena L. Autógrafo ORLANDO SOTO BEDOYA Secretario Tamaño del formato: Carta23 Página 23 de 39 CARTAS (Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX (1 interlínea) Ciudad (3 interlíneas) Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio (2 interlíneas) Asunto: (opcional) (2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: (1 interlínea) Texto (2 interlíneas) Despedida, (4 interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo (2 interlíneas) Anexos: (opcional) (1 interlínea) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL Original: Persona natural y/o jurídica (destinatario) 1ª Copia: Dependencia Productora 2ª Copia: AD (Serie: Consecutivo de Correspondencia) Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: Tamaño del Formato: Carta.24 Página 24 de 39 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA - CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. - MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. - PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CARTA - CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. - CIUDAD Y FECHA: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad y en el Archivo Central se coloca la fecha de envío. - DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. - ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. - SALUDO: Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. - TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta.25 Página 25 de 39 - DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (, ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). - DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. - ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. - DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. (Circular No.13 de 1999 Archivo General de la Nación). NTC 3393 Norma Técnica Colombiana para la elaboración de Cartas Comerciales. Mostrar más
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