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El Derecho de Acceso a Archivos y Registros por los Ciudadanos. Protección de Datos
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.
El art. 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ PAC), reconoce una serie de derechos a los ciudadanos en sus relaciones con la Administración, entre ellos el de “conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos”.
Recordando que este es un derecho predicable únicamente de aquellos que ostenten la condición de interesados en los términos definidos en el art. 31.
Ahora bien, una vez dictada resolución en el procedimiento de que se trate, el derecho a obtener copias de los documentos contenidos en los expedientes habrá de basarse en el art. 37 de la LRJPA (que trae causa del artículo 105 de la Constitución Española), referido a expedientes terminados y reconocido a todos los ciudadanos con independencia de que concurra o no en ellos la condición de interesados (ver la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León de Burgos, de 1 Abril 2004 en la que considera correcta la denegación de acceso a documentación y expedición de certificados por tratarse de un procedimiento no terminado; y la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana de 8 de marzo de 2002 en la que establece que el derecho de acceso a archivos y registros públicos no implica el deber de la administración de verificar, a solicitud del particular, desgloses o extrapolaciones al margen de lo que el soporte material contenga).
El derecho de acceso exige la petición individualizada de los documentos concretos que se deseen consultar, derecho que comporta también el de obtener copias de aquellos cuyo examen sea autorizado y previo pago, en su caso, de las exacciones establecidas (ver en este sentido la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cantabria de 16 Abril de 2004, que hace expresa referencia a la STSJ de Castilla la Mancha de 17 de octubre de 2000, y a la STSJ de Aragón de 8 de julio de 1998, que se refieren a la vulneración del derecho del administrado de acceder a los archivos municipales así como a la existencia de un interés jurídicamente tutelable en el acceso y vista de los expedientes, así como a la obtención de copias, sin que por el Ayuntamiento se dé una respuesta jurídicamente fundada que justifique la obstrucción del ejercicio de tal derecho).
En relación con el art 37.3 LRJ PAC, la jurisprudencia, siguiendo la doctrina del Tribunal Constitucional, considera que “el concepto de interés directo debe entenderse sustituido por el de interés legítimo, pues del ejercicio de este derecho puede depender la posterior reclamación a la Administración, sin que esta reclamación tenga por qué tener su origen exclusivo en un interés individual” (STS de 14 de diciembre de 1990).
Como, por su parte, el art. 31 LRJPA considera que para tener la condición de interesado basta el interés legítimo, resulta muy discutible que haya que ostentar un interés directo para acceder a los documentos a los que se refiere el art. 37.3 de la misma Ley. De modo que el acceso a los documentos obrantes en los expedientes en trámite queda restringido a los interesados en los procedimientos (art. 35.a LRJPA), pero en los expedientes terminados existe un derecho genérico de acceso a todos los ciudadanos (art. 37 LRJPA).
Ahora bien, no es este un derecho ilimitado: Con carácter general, se considera que los proyectos técnicos presentados para la obtención de las correspondientes licencias han de entenderse amparados por el derecho a la propiedad intelectual de acuerdo con el art. 10.1.f) del Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. Y además, el derecho de todos los ciudadanos de acceso a los expedientes terminados tiene su límite en el respeto a la intimidad de las personas (art. 37.2 LRJPA) (ver la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña de 26 Noviembre de 1999 que hace expresa referencia, en relación con el derecho de acceso a archivos y registros públicos al derecho a la intimidad en relación con los datos incluidos en archivos administrativos, así como a los diferentes niveles de protección). La legislación de régimen local contiene normas propias tanto referentes al acceso a los archivos y registros administrativos, como a la difusión de los acuerdos adoptados por los órganos de gobierno de los Entes locales:
El artículo 18.1 e) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL) junto con el art. 152 de la Ley de administración local de Aragón 7/99 LALA, reconoce a los vecinos el derecho a ser informados, previa petición razonada, y a dirigir solicitudes a la Administración municipal en relación a los expedientes y documentación municipal, en los términos del artículo 105 de la Constitución. Precepto que ha de relacionarse con el art. 70.3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL), junto con el art. 153.1 g) y h) de la Ley de administración local de Aragón 7/99 LALA, que reconoce el derecho de todos los ciudadanos a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de las Corporaciones Locales y sus antecedentes.
Lo que significa que el derecho se atribuye a los ciudadanos en general, sin limitarse a los interesados en los respectivos procedimientos en que se hayan adoptado los acuerdos, y se atribuye un derecho genérico a obtener copias de todos los antecedentes de los acuerdos. Este reconocimiento de un derecho genérico a conocer los acuerdos adoptados se corresponde con el carácter público de las sesiones, a que se refiere el art. 88 ROF, desplazado en este punto por el art. 118 de la Ley de administración local de Aragón 7/99 LALA. La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada (arts. 70.3 LRBRL). Conforme al art. 18.1 de la Constitución, los derechos al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen tienen el rango de fundamentales y con el objeto de desarrollar mediante la correspondiente Ley Orgánica el principio general de garantía de tales derechos se aprobó la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal cuyo fundamento, según el art. 1, es “garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar”. El art. 2 de la Ley regula su ámbito de aplicación al establecer que será de aplicación “a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado”. Tras la LOPD, la protección alcanza no sólo a los datos que son tratados automatizadamente, sino también a aquellos datos incluidos o destinados a incluirse en un fichero, entendido éste como todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
No obstante, el art. 2.2 dispone que el régimen de protección de los datos de carácter personal que se establece en la Ley no será de aplicación a los ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas, a los ficheros sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas ni a los ficheros establecidos para la investigación del terrorismo y de formas graves de delincuencia organizada. El derecho de acceso es un derecho personalísimo, que sólo puede ser ejercitado por el interesado; por ello, cuando el que pretende acceder a los datos que obran en poder de la Administración no es el interesado sino un tercero, tal pretensión no puede considerarse ya como ejercicio de ese derecho, sino como un supuesto de cesión o comunicación de datos. El art. 11.1 de la LOPD dispone que los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario y con el previo consentimiento del interesado. Sin embargo existen supuestos en los que, para la cesión, no se requiere el consentimiento del interesado (art 11.2 LOPD). En líneas generales no se entiende como una “petición razonada” (exigida por los artículos 18.1 LRBRL y 230.4 del ROF) las solicitudes indiscriminadas de información (la Sentencia del Tribunal Supremo de 18 Noviembre de 2003 expone con claridad que el Ayuntamiento no estaba obligado a facilitar dicha información por tratarse de peticiones genéricas y sin razonar).
En cualquier caso, no debemos olvidar que el ejercicio de un derecho legítimo no puede convertirse en un abuso de derecho.
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Gregorio Sojo 29 de octubre de 2007 at 22:22
Soy estudiante de archivistica y no habia visto nunca un examen tan detallado, y sobre todo claro, de un tema como el derecho de acceso a los archivos y registros, tan «farragoso» y subjetivo. Mi mas sincera enhorabuena a la autora.
gabriel 9 de agosto de 2009 at 14:49
Aduce la autora el art. 10 del RDL de propiedad intelectual, para limitar el derecho del art. 35 a) de la LPA, en lo referente a la obtención de copias de proyectos técnicos. Pero silencia inexplicablemente el art. 31.1 BIS del citado RDL: «No será necesaria autorización del autor cuando una obra se reproduzca, distribuya o comunique públicamente con fines de seguridad pública o para el correcto desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios».Considero que no puede existir tal limitación, en tanto que sobre la base de ese proyecto técnico (que ya ha pasado a formar parte de un expediente adminsitrativo), en su día se dictará una resolución estimatoria o denegatoria de, por ejemplo, una licencia de actividad, que podría afectar a una pluralidad de interesados.
Andrés Nin Perez 25 de junio de 2010 at 16:29
Excelente análisis. Me queda una duda sobre este artículo «olvidado» de la LRJPAC. Me queda una duda referente a dos puntos que no tocas en el análisis relativo ¿quuien es el órgano competente para las publicaciones que se indican en el 37.9 y 37.10?
Andrés Nin Perez 25 de junio de 2010 at 16:33
Excelente análisis. Sólo hay una tema que no tocas y para el que no se la respuesta. ¿Quien es el órgano competente para la publicación de los informes que se indican en 37.9 y 37.10 en la Administración general del Estado? ¿Cada Ministerio o entidad jurídica (e.g. Agencia u organismo autónomo)? ¿Un único Ministerio?
Ramón Miller 13 de noviembre de 2012 at 18:23
Muy buen artículo y muy bien documentado con una cómoda referencia a la jurisprudencia aclarando lo que dicen las sentencias.
Quizás el último párrafo es innecesario. Es cierto que se puede abusar de esta prerrogativa, pero es que quizás se abusa de la obstrucción y de la arbitrariedad de la función pública y lleva a reclamar. Creo que es más importante el ejercicio del derecho a la información que la posible prevención al abuso del derecho. Al fin y al cabo se paga una tasa.
Pedro J. Arjona 1 de febrero de 2013 at 22:44
Buen análisis, aunque no estoy totalmente de acuerdo con Vd. en cuanto al tratamiento restringido que se dan a los expedientes de licencias (obras, apertura o actividades), que a mí me afectan directamente por mi profesión. No se ha dicho nada del art. 37.1, sobre acceso a archivos que se encuentren terminados en la fecha de la solicitud.
Desde luego todo lo relacionado con los documentos existentes en los archivos queda a la arbitrariedad e interpretación del responsable de archivo, pero se llega al absurdo de tramitar expedientes que se ponen a disposición de cualquiera que demuestre un interes legitimo durante el periodo de tramitación y poner severas trabas a la consulta una vez terminado.
En mi opinión es posible cumplir con todos los derechos cuando la organización y clasificación de documentos se modifique para dar cumplimiento a la nueva normativa que los va regulando. Hasta ahora la «costumbre» es archivar los documentos en un mismo expediente sin tener en cuenta de lo que se trata, esgrimiendo luego el precepto de la protección de la intimidad, cuando lo que es necesario es clasificar los documentos restringidos de forma independiente de los documentos públicos, o al menos, retirar en la consulta, aquellos documentos que no deban ser consultados.
paco 28 de marzo de 2016 at 12:48
D. Pedro Buenos días.
Me gustaría saber una cosa de un problema que tengo ;
He solicitado vista y copia de un expediente de apertura de un local y el ayuntamiento me lo deniega….no me lo dan.
están en su derecho o tienen que proporcinarmelo ??
Le agradecería su respuesta. Mi tlf 693620338
fatimo 19 de agosto de 2015 at 16:51
Total, después los notarios son los primeros que la incumplen.
Isaac 23 de diciembre de 2015 at 16:13
Realmente un articulo muy bueno i detallado, soy estudieante de derecho y me ha servido de gran ayuda muchos de los conceptos utilizados.
Nourdin Azzouz 1 de diciembre de 2016 at 17:34
Ni el Ministerio del Interior ni el Ministerio de Justicia querían darme copia del registro. ¿Cual es la solución?
Pedro Bernardo ARCHIVOS MUNICIPALES | PEDRO BERNARDO 25 de julio de 2018 at 13:02
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 artículo 105
 Real Decreto 
 artículo 18
 artículo 105
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