Source: https://casopisy.mafra.cz/zoou-informace-o-zpracovani-pro-zasilani-marketingovych-sdeleni-rozesilku-casopisu
Timestamp: 2019-03-23 10:27:34+00:00

Document:
Zásady ochrany osobních údajů a informace o zpracování pro zasílání marketingových sdělení a rozesílku časopisů | MAFRA Print, a.s.
Zásady ochrany osobních údajů a informace o zpracování pro zasílání marketingových sdělení a rozesílku časopisů
Tyto Zásady shrnují způsob a postup při zpracování osobních údajů ze strany MAFRA Print, a.s. IČO 073 23 441, se sídlem Karla Engliše 519/11, PSČ 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka B 23687 (dále jen „Správce“), pokud se jedná o osobní údaje poskytované za účelem zasílání marketingových sdělení a originálních výtisků časopisů z portfolia Správců.
Níže se dozvíte, jak bude Správce zpracovávat Vaše údaje. S ohledem na to, že dne 25. 5. 2018 nabude účinnosti Nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679. ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“), doplnili jsme do jednotlivých bodů již i poučení o relevantních ustanoveních tohoto Nařízení tak, jak budou aplikovány od 25. 5. 2018.
I. Přehled zpracovávaných údajů a jejich zdroje
1.2. Osobní údaje, které bude Správce zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté přímo Subjektem údajů.
1.3. V případě rozesílky časopisů se jedná především o tyto osobní údaje: Jméno, příjmení, poštovní doručovací adresa, název společnosti, pracovní pozice a email. V případě zasílání marketingových sdělení se jedná o tyto osobní údaje: Jméno, přijmení a email (dále jen „Osobní údaje“).
2.2. Primárním účelem zpracování Osobních údajů je zasílání marketingových sdělení (tedy pro zasílání nabídek na další produkty a služby Správce, nebo smluvních partnerů Správce, a to e-mailem) a zároveň pravidelné zasílání časopisů vydávaných Správcem.
2.6. Vaše Osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho písemného souhlasu se zasíláním marketingových sdělení a pravidelných výtisků časopisů z portfolia Správce. Souhlas máte možnost kdykoliv bezplatně odvolat (pro odvolání Správce kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
III. Marketingové sdělení a rozesílka časopisů
3.1. Údaje o potenciálních, současných či minulých zákaznících Správce může zpracovávat pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailů s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od Správce odebírali, či s nabídkou výrobků a služeb obchodních partnerů Správce.
3.2. Zároveň Správce zpracovává pro účely zasílání výtisků časopisů ze svého portfolia údaje o Subjektech údajů k poštovní rozesílce na určené adresy.
3.3. Zasílání marketingových nabídek i výtisků časopisů se řídí souhlasem, který je udělen na 2 roky. Pokud ovšem vyjádříte přání, aby Správce takové nabídky již dále nezasílal, nebude je zasílat. I nadále však Správce bude zpracovávat po přiměřenou dobu základní Osobní údaje a údaje o zasílání, aby byl Správce schopen prokázat, proč Vám tyto nabídky zasílal a dále za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.
3.4. Zároveň berete na vědomí, že Vám budou ze strany Správce ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti ve znění účinném od 1. 7. 2017, zasílána marketingová sdělení na Vaši adresu (včetně e-mailové), budete kontaktován nevyžádaným directmailem obsahujícím marketingová sdělení týkající se obdobných produktů a služeb Správce a jeho obchodních partnerů. Toto zasílání můžete kdykoliv odmítnout na adrese sídla Správce, prostřednictvím e-mailové adresy dpo.mfp@mafra.cz nebo za využití tzv. opt-outu přímo v zaslaném obchodním sdělení.
IV. Právo na námitku
4.1. Každý Subjekt údajů má právo na námitku. Právo na námitku umožňuje nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje konkrétní situace Subjektu údajů – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na straně Subjektu údajů existují konkrétní důvody, proč nechce, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy Správce jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.
4.2. V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání obchodních sdělení na odkazu, který v nich bude obvykle za tímto účelem připojen (opt-out).
4.3. Upozorňujeme Vás však, že i ve výše uvedených případech však může někdy probíhat paralelní zpracování Osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat Správce k takovému zpracování.
V. Doba, po níž budou Osobní údaje zpracovávány
5.1. Správce bude Osobní údaje zpracovávat pouze po dobu nezbytnou k účelu zpracování, poté budou Osobní údaje likvidovány v souladu s platnou právní úpravou, zejména v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), s Nařízením a prováděcími právními předpisy.
5.2. Správce nemůže Vaše Osobní údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Správce Osobní údaje skutečně potřebuje. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů Správce rozhoduje. Maximální doba zpracování Osobních údajů je však 2 roky po odvolání souhlasu se zpracováním.
5.3. Kontaktní údaje Subjektů údajů pro účely zasílání obchodních sdělení bude Správce zpracovávat po dobu, než účastník vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude Správce zpracovávat základní údaje o tom, proč Subjektu údajů obchodní sdělení zasílal, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.
5.4. Pro zpracování Osobních údajů vychází Správce při určení doby zpracování z těchto hledisek:
VI. Aktualizace Osobních údajů
6.2. Pokud dojde ke změně údajů poskytnutých Subjektem údajů, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně.
VII. Průběh zpracování
7.1. Osobní údaje bude Správce zpracovávat v počítačovém systému neautomatizovaným způsobem, (např. v rámci aplikace Microsoft Office365 a na zabezpečených souborových serverech.pokud jde o e-maily, atd.)..
7.2. Osobní údaje mohou být zpracovávány taktéž v šanonech nebo obdobném systému pro uložení papírových dokumentů.
7.3. Správce zaručuje, že přijal s ohledem na povahu, rozsah a účel zpracování Osobních údajů vhodná technická a organizační zabezpečení. Pokud by došlo k porušení zabezpečení Osobních údajů, je Správce povinen ohlásit porušení dozorovému úřadu (Úřadu pro ochranu osobních údajů).
7.4. Osobní údaje nebudou předávány třetím osobám (s výjimkou zaměstnanců Správce a smluvních partnerů k zajištění účelu zpracování Osobních údajů, kteří budou zavázáni mlčenlivostí ohledně zpracovávaných Osobních údajů).
7.5. Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí.
7.6. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být Osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.
VIII. Rizika a doporučené postupy
8.1. Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Ne všechny údaje, které můžete např. vyplnit v přihlášce, jsou povinné. Vyplnění některých údajů nám může pomoci Vás např. kontaktovat, ale můžete se rozhodnout, že nám takové údaje prostě neposkytnete. Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku.
8.2. Pokud nám poskytujete Osobní údaje třetích osob (Vašich rodinných příslušníků), zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné a potřebné. V případě potřeby si vyžádejte souhlas takovýchto třetích osob.
8.3. Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů.
8.4. Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné obzvláště pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců (např. rodičů). Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem či nás zvlášť kontaktujte.
8.5. Pokud Správci posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace, např. zaheslováním souboru, spojené se zašifrováním a předáním hesla jiným komunikačním kanálem.
8.6. Pokud budete mít pocit, že ze strany Správce nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve. Kontakty na naši společnost naleznete níže.
IX. Poučení o právech Subjektů údajů podle zákona o ochraně osobních údajů pro období do 24. 5. 2018
9.1. V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona o ochraně osobních údajů, tímto všechny Subjekty údajů, jejichž Osobní údaje Správce zpracovává, informujeme o následujících právech.
9.2. Každý Subjekt údajů má právo na přístup k Osobním údajům a právo na opravu Osobních údajů. Každý Subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života Subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci Osobních údajů.
9.3. Je-li žádost Subjektu údajů shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Nevyhoví-li správce nebo zpracovatel žádosti Subjektu údajů, má Subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (tento postup nevylučuje, aby se Subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů bez dalšího). Pokud vznikla v důsledku zpracování Osobních údajů Subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona.
X. Poučení pro období od 25. 5. 2018 podle Nařízení
10.1. Fyzická osoba má právo u Správce:
10.2. Pokud Správce obdrží takovou žádost, bude informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce není v určitých případech stanovených Nařízením povinen zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech Správce může (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
10.3. Pokud Správce obdrží výše uvedenou žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
10.4. Informace o tom, že jste u Správce uplatnili svoje práva a jak Správce Vaši žádost vyřídil, si po přiměřenou dobu (4 let) uloží za účelem dokladování této skutečnosti a ochrany práv.
11.1. Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován.
11.2. Tyto Zásady o ochraně osobních údajů může Správce podle uvážení upravit či doplnit. V případě, že dojde ke změnám v těchto Zásadách, změní se i datum poslední revize uvedené v dolní části této stránky, přičemž takto upravené či doplněné Zásady budou ve vztahu k Vám a Vašim informacím účinné od tohoto data. Doporučujeme Vám pravidelně kontrolovat tyto Zásady, abyste měl/a přehled o tom, jakým způsobem Správce chrání Vaše Osobní údaje.
11.3. V případě, kdy se domníváte, že Správce zpracovává Osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy u Úřadu pro ochranu osobních údajů) či máte právo požádat o soudní ochranu.
Máte-li jakékoliv dotazy týkající se těchto Zásad, prosím kontaktujte nás emailem na adrese dpo.mfp@mafra.cz
Platnost: 1. 12. 2018
Datum poslední aktualizace: 1. 12. 2018

References: § 7
 zákona č. 480
 čl. 21
 § 5
 § 11
 § 12
 § 21