Source: https://ausschreibungen-deutschland.de/539487_2019-VV-Digitale_Wohnungsabnahme_2019_Berlin
Timestamp: 2019-05-24 22:15:34+00:00

Document:
Öffentliche Ausschreibung Berlin 2019 2019-VV-Digitale Wohnungsabnahme 2019-05-13
2019-VV-Digitale Wohnungsabnahme
Kontaktstelle(n): Strategischer Einkauf
Fax: +49 3068926467
Hauptadresse: www.stadtundland.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.berlin.de/vergabeplattform/
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: http://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: http://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen
Derzeit erfolgt die Übergabe, Vorabnahme und Endabnahme von Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätzen, Keller, Dachböden u. ö. (im Folgenden als Wohnungsabnahme bezeichnet) in analoger Form mit Papierprotokollen. Im Vorfeld einer Wohnungsabnahme müssen die Kundenbetreuer sämtliche Informationen rund um das Mietverhältnis und das Mietobjekt (Verlauf der Vermietung, offene Posten, bauliche Veränderungen etc.) aus verschiedenen Speicherorten im System zusammenstellen und termingerecht aufbereiten. Ziel der Ausschreibung ist es, den Prozess der Wohnungsabnahme digital und mobil zu gestalten und ganzheitlich zu optimieren. Es muss eine mobile Lösung (nachfolgend App genannt) erstellt werden, die eine Verbindung zu SAP (Aareon BlueEagle) hat und mit dem BlueEagle-spezifischen Modul KKM*1 arbeiten, sowie Dokumente aus dem bzw. in das bestehenden EASY-Archivsystem lesen bzw. schreiben kann.
Derzeit erfolgt die Übergabe, Vorabnahme und Endabnahme von Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätzen, Keller, Dachböden u. ö. (im Folgenden als Wohnungsabnahme bezeichnet) in analoger Form mit Papierprotokollen. Im Vorfeld einer Wohnungsabnahme müssen die Kundenbetreuer sämtliche Informationen rund um das Mietverhältnis und das Mietobjekt (Verlauf der Vermietung, offene Posten, bauliche Veränderungen etc.) aus verschiedenen Speicherorten im System zusammenstellen und termingerecht aufbereiten. Für den Termin werden zudem alle relevanten Unterlagen (z. B. Zählerstandprotokoll, Mieterkontoauszug, zusätzliche Vereinbarungen zum Vertrag, etc.) sowie das eigentliche Papierprotokoll mit 3 Durchschlägen ausgedruckt, von dem Kundenbetreuer vor Ort befüllt und mit bis zu 10 Unterschriften versehen. Insgesamt werden somit bis zu 50 Blatt Papier produziert. Im Anschluss an die Wohnungsabnahme werden die während des Vorgangs aufgenommenen Daten und Informationen bspw. zu Nacharbeiten, Veränderungen in der Ausstattung einer Wohnung oder neue Kontaktdaten des ausziehenden Mieters in den technischen und kaufmännischen Stamm sowie dem Geschäftspartner des SAP-Systems (RE-FX und PM) händisch übertragen. Die Protokolle werden anschließend zum zentralen Scannen gegeben und gelangen per Workflow wieder beim entsprechenden Bearbeiter, welcher dann die Möglichkeit hat die Dokumente an eine bestehende KKM-Meldung (Kundenkontaktmanagement1) anzuhängen oder ausschließlich in der Akte abzulegen (Digitaler Postverkehr). Ziel ist es, den Prozess der Wohnungsabnahme digital und mobil zu gestalten und ganzheitlich zu optimieren um Vor- und Nachbereitungszeiten, Papieraufwand und Medienbrüche zu minimieren sowie Transparenz zu Bearbeitungsstand und Datenlage zu schaffen. Es muss eine mobile Lösung (nachfolgend App genannt) erstellt werden, die eine Verbindung zu SAP (Aareon BlueEagle) hat und mit dem BlueEagle-spezifischen Modul KKM*1 arbeiten, sowie Dokumente aus dem bzw. in das bestehenden EASY-Archivsystem lesen bzw. schreiben kann. KKM basiert auf SAP-Meldungen, welche allerdings auf BlueEagle-Struktur angepasst wurde. Die Tabelle QMEL wird somit befüllt und kann in Kombination mit Codegruppe und Code als Trigger dienen. Zusätzlich werden BlueEagle-speziefische Tabellen mit zusätzlichen Informationen befüllt. Weiteres ist den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.
Optional auf 10 Jahre
Es ist vorgesehen, ein 2-stufiges Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Dazu wird in der 1. Stufe eine Abschichtung anhand festgelegter Kriterien erfolgen. Die geplante Zulassung der Wirtschaftsteilnehmer im Verhandlungsverfahren wird damit auf 3 festgelegt. Die Vergabestelle prüft die Teilnahmeanträge in 3 Stufen:
1) Stufe: Prüfung auf Vorliegen der abgeforderten Nachweise und Erklärungen;
2) Stufe: Vorliegen von vergaberechtlichen Ausschlussgründen;
3) Stufe: Prüfung der wirtschaftlichen, finanziellen sowie der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit gemessen an der ausgeschriebenen Leistung.
Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als fünf Bewerber die geforderten Anforderungen erfüllen, so ermittelt die Vergabestelle die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber nach den folgenden Kriterien, wobei die erzielten Punkte addiert werden.
Zu der Funktionalität sowie dem Service und Support der mobilen Lösung werden verschiedene Leistungsinhalte abgefragt, deren Beantwortung mit "Ja, im Standard”, "Ja, programmierbar” oder "Nein” eine Punktebewertung nach sich zieht. Hierfür wird das beigefügte Leistungsverzeichnis (Anlage Leistungsverzeichnis) verwendet, wobei die einzelnen Punkte addiert werden. Es kann eine max. Punktzahl von 206 erreicht werden.
Mindestens eine Referenz zur Anwendung einer digitalen Wohnungsabnahme in einem Unternehmen der Immobilienwirtschaft mit mindestens 8.000 Wohnungen aus den letzten 3 Jahren. Der Nachweis erfolgt in Form einer Eigenerklärung.
15 Punkte für 3 und mehr Nachweise mit 8 000 Wohnungen;
10 Punkte für 2 Nachweise mit 8 000 Wohnungen;
5 Punkte für 1 Nachweise mit 8 000 Wohnungen;
0 Punkte, wenn kein Nachweis erbracht wird.
Weitere Punkte werden anhand der Anwendung der mobilen Lösung pro Jahr für die letzten 3 Jahre (2016-2018) im Verhältnis zum Wohnungsbestand linear nach folgender Formel ermittelt:
Anwendung mobile Lösung pro Jahr/Wohnungsbestand x 100.
Angegeben wird hierbei, wie viele Wohnungsabnahmen im Jahr mittels der mobilen Lösung erfolgt sind. Diese wird in Relation zum gesamten Wohnungsbestand gesetzt. Der daraus ermittelte Prozentwert ergibt die Punktzahl (siehe Referenzbogen).
Eine Höchstpunktzahl ist nicht festgelegt.
Alle Bewerber können über die Mindestanforderung hinaus Referenzen abgeben und erhalten wie oben benannt dafür Punkte. Die besten 3 bis fünf Bieter, ermittelt aus der Gesamtpunktzahl der abgegebenen Referenzen kommen in die 2. Runde.
Der Auftraggeber behält sich jedoch ausdrücklich vor, über die 3 besten Bewerber hinaus weitere 2 Wirtschaftsteilnehmer zur Angebotsabgabe aufzufordern, wenn diese ebenfalls insgesamt guten bis sehr guten Referenzen nachgewiesen haben und eine Angebotsaufforderung im Interesse eines breiteren Wettbewerbes sinnvoll erscheint. Ist zwischen gleichwertigen Teilnahmeanträgen eine Auswahl notwendig, entscheidet das Los.
Eigenerklärung zu § 123, 124 GWB (Muster)
BVB Tariftreue und Mindestentlohnung (Muster)
BVB Frauenförderung (Muster)
Angaben zur Firma (Muster)
Erklärung zu Bewerbergemeinschaften (Muster)
Erklärung Nachunternehmer (Muster)
Auftragsdatenverarbeitung mit Anlagen 1 und TOM (Muster)
Die Formulare werden über die Berliner Vergabeplattform durch die Stadt und land zur Verfügung gestellt.
1) Bezeichnung des Bewerbungsunternehmens mit Firma und Anschrift sowie Angabe mindestens eines für dieses Verfahren zuständigen Ansprechpartners;
2) Eigenerklärung des Bewerbers über das Vorliegen einer Eintragung in das Berufsregister (z. B. Handelsregister). Die Erklärung ist eine Mindestanforderung;
3) Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß §§ 123, 124 GWB - zwingende und fakultative Ausschlussgründe. Die Erklärung ist eine Mindestanforderung;
4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 21 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) und § 23 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) und § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) und § 98c Aufenthaltsgesetz (AufenthG). Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung. Der Auftraggeber wird über den Teilnehmer, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a Gewerbeordnung (GewO), § 19 MiLoG anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung;
5) Eigenerklärung gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), den ArbeitnehmerInnen bei der Ausführung mindestens diejenigen Arbeitsbedingungen einschließlich des Entgelts zu gewähren, die der nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) einzuhaltende Tarifvertrag vorgibt oder andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte einhalten, unseren ArbeitnehmerInnen (ohne Auszubildende) bei der Ausführung der Leistungen mindestens den jeweils geltenden Mindestlohn zu bezahlen, die beauftragten Nachunternehmer oder einen von ihm oder einem Nachunternehmer beauftragten Verleiher schriftlich verpflichten, seinen ArbeitnehmerInnen mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die der Auftragnehmer selbst einzuhalten verspricht, sicherzustellen, dass die Verpflichtung auf einen von ihm beauftragten Nachunternehmer oder auf einen von ihm oder einem Nachunternehmer beauftragten Verleiher jeweils schriftlich übertragen wird und dem öffentlichen Auftraggeber auf Verlangen die schriftliche Übertragung nachgewiesen wird, sicherzustellen, dass die beauftragten Nachunternehmer ihrerseits die von ihnen beauftragten Nachunternehmer oder von ihnen beauftragte Verleiher die oben angegebenen Verpflichtungen jeweils schriftlich übertragen und verpflichten, dem öffentlichen Auftraggeber auf Verlangen die schriftlichen Übertragungen nachzuweisen. Diese Erklärung ist eine Mindestanforderung;
6) Erklärung gem. § 9 BerlAVG, § 13 Landesgleichstellungsgesetz (LGG) und § 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung (FFV) das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten, je nach Anzahl der Beschäftigten gemäß § 3 FFV eine oder mehrere der in § 2 FFV aufgeführten Maßnahmen der Frauenförderung und/oder der Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durchzuführen und sicherzustellen, dass zur Vertragserfüllung eingeschaltete Nachunternehmer sich ebenfalls zur Durchführung solcher Maßnahmen bereit erklären. Die Erklärung ist eine Mindestanforderung.
Vorliegen einer branchenüblichen Berufshaftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden. Form des Nachweises: Kopie der Versicherungspolice (diese nicht älter als 6 Monate) bzw. vorhabenbezogene Zusage der Versicherung für den Fall der Beauftragung.
1) Mindestens eine Referenz zur Anwendung einer digitalen Wohnungsabnahme in einem Unternehmen der Immobilienwirtschaft mit einem Bestand von mindestens 8 000 Wohnungen aus den letzten 3 Jahren. In tabellarischer Form ist gleichzeitig darzustellen, in welcher Stückzahl die digitale Lösung zur Anwendung gekommen ist. Der Nachweis erfolgt in Form einer Eigenerklärung. Anzugeben ist der Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefon-Nr. für evtl. Nachfragen;
2) Der Bieter verfügt über mindestens fünf Mitarbeiter für das Thema digitale Wohnungsabnahme (Projektleiter, Support, Entwicklung, etc.), um einen reibungslosen und verzögerungsfreien Geschäftsablauf zu gewährleisten. Das Personal ist tabellarisch mit der Bezeichnung der Tätigkeit und der Berufsjahre aufzuführen;
3) Es müssen alle aufgeführten KO-Kriterien (Mindestanforderung) erfüllt sein. Dies ist in Form einer Eigenerklärung zu belegen (Muster Stadt und land);
4) Erfüllung der Kriterien aus dem Leistungsverzeichnis (siehe Ausschreibungsunterlagen).
1) Die Bewerbung kann nur berücksichtigt werden, wenn die unter III.1 genannten Teilnahmen-/Mindestbedingungen erfüllt werden und der Nachweis in geeigneter nachvollziehbarer Form, vollständig und fristgerecht bei der unter I.1 genannten Stelle eingeht.
Die Bewerbung muss elektronisch erfolgen, die Papierform wird nicht zugelassen;
2) Die Vergabestelle behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter von den Bewerbern, die nach der Wertung in der engeren Wahl sind, belegen zu lassen, die Vergabestelle behält sich weiterhin vor, unvollständige, nicht wie gefordert abgegebene oder fehlende Nachweise, Erklärungen oder sonstige Angaben der Bewerber nachzufordern. Ein Anspruch der Bewerber auf eine derartige Handhabung besteht jedoch nicht. Insbesondere kann die Vergabestelle aus Gründen der Gleichbehandlung und/oder aus zeitlichen Gründen unvollständige Teilnahmeanträge vom Vergabeverfahren ausschließen. Darüber hinaus behält sich die Vergabestelle vor, weitergehende Nachweise, insbesondere zur Eignung der Bieter oder der Nachunternehmer nachzufordern, sofern sie Hinweise auf eine fehlende Eignung hat. Ein solcher entsprechender Nachweis könnte etwa ein Bundes- oder Gewerbezentralregisternachweis sein. Für die Bewerberauswahl werden nur die geforderten und ggf. nachgeforderten Unterlagen berücksichtigt. Darüber hinaus gehende Unterlagen sind nicht gewünscht.
Der Auftraggeber stellt Interessenten unter der Internetadresse http.//www.berlin.de/vergabeplattform die Formulare zum Teilnahmeantrag zur Verfügung.
Die Bewerbungsunterlagen sind zum Nachweis der Einhaltung der Teilnahmebedingungen der Bekanntmachung vom Bewerber auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag vom Auftraggeber einzureichen. Der Antrag ist in der wie folgt bezeichneten Reihenfolge einzureichen:
1) ausgefüllte und unterschriebener Bewerberbogen;
2) Erklärung Bietergemeinschaft, sofern relevant;
3) Nachweise/Eigenerklärungen zur persönlichen Leistungsfähigkeit;
4) Nachweise/Eigenerklärungen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit;
5) Nachweise/Eigenerklärungen zur technischen Leistungsfähigkeit;
6) Versicherungsnachweise.
Der Bewerberbogen ist als offene Excel-Datei mitzuliefern.
Macht ein Bewerber von der Möglichkeit Gebrauch, Nachunternehmer vorzusehen, so ist der auf den Nachunternehmer entfallende Leistungsanteil zu benennen. Der Nachweis der Eignung ist für die Nachunternehmer ebenfalls zu erbringen. Je NU ist ein Bewerberbogen einzureichen.
Der Bewerberbogen ist als zentrales Dokument anzusehen und zwingend einzureichen. Von Nachforderungen des Bewerberbogens wird abgesehen. Liegt der Bewerberbogen nicht vor, gilt der Teilnahmeantrag als unvollständig.
Die Angebote sind elektronisch einzureichen.
Die elektronischen Angebotsabgabe kann elektronisch in Textform nach BGB, mit Signatur oder im Mantelbogenverfahren erfolgen.
Teilnahmeanträge/Angebote in Papierform werden nicht gewertet.
Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gem. § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der EU vergeben hat, ohne dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsabschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU bekannt gemacht, endet die Frist 30 Tage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU (§ 135 GWB).

References: § 123
 § 21
 § 23
 § 19
 § 98
 § 150
 § 19
 § 9
 § 13
 § 1
 § 3
 § 2
 § 135