Source: https://www.nds.pfadfinden.de/datenschutzerklaerung-fuer-onlinepraesenzen/
Timestamp: 2018-10-15 23:18:10+00:00

Document:
Datenschutzerklärung für Onlinepräsenzen – BdP Landesverband Niedersachsen e.V.
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf unsere Webpräsenzen nds.pfadfinden.de und nds.meinbdp.de sowie auf alle weiteren Onlinepräsenzen des BdP LV Niedersachsen, einschließlich solcher auf externen Plattformen (im folgenden zusammengefasst „Onlineangebot“).
Für im Rahmen unserer Veranstaltungen verarbeitete personenbezogene Daten, auch wenn diese ganz oder teilweise online verarbeitet werden, gilt zusätzlich zu dieser vorliegenden Erklärung eine Allgemeine Datenschutzerklärung für Veranstaltungen, die veranstaltungsspezifisch ergänzt oder geändert werden kann.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für personenbezogene Daten (im folgenden „Daten“), die von unseren Untergliederungen (im folgenden „Stämme“) im Rahmen ihrer Autonomie verarbeitet werden.
Für die Definition der verwendeten Begrifflichkeiten vgl. Art. 4 DSGVO.
Um unsere Webpräsenzen als Teil unseres Angebots für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene zu betreiben und auch um unsere Lager, Fahrten und Seminarangebote durchzuführen, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Wir gehen mit ihnen genauso verantwortungsvoll wie mit den Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen, die uns anvertraut sind. Dafür haben wir diese Grundsätze verfasst. Wir möchten, dass du genau weißt, was wir mit deinen Daten machen, damit du mit gutem Gewissen der Verarbeitung zustimmen oder ihr widersprechen kannst. Wir bedanken uns für das Vertrauen, dass ihr seit Jahren in unsere Arbeit setzt!
Telefon 0441 882304
Mail lgs@nds.pfadfinden.de
Web www.nds.pfadfinden.de
Lukas Kison (Bildungsreferent)
Kontakt: datenschutz@nds.pfadfinden.de
bei Minderjährigen ggf. deren Erziehungsberechtigten
Besucher*innen und Nutzer*innen unseres Onlineangebots
Teilnehmer*innen von Veranstaltungen. Diese können sowohl Mitglieder des BdP LV Niedersachsen e.V. als auch Mitglieder anderer Landesverbände, anderer Vereine und Verbände („Kooperationspartner“) als auch Nicht-Mitglieder, die Interesse an unseren Angeboten haben, („Anwärter*innen“) sein.
Bestandsdaten (Namen, Adressen, Geburtsdatum, Geschlecht)
Gesundheitsdaten (gesundheitliche Einschränkungen, Erkrankungen, benötigte Medikamente)
Diese Daten werden zum Teil durch deinen Browser direkt an uns übersandt, zum Teil entstehen sie in der Arbeit mit unseren Kooperationspartner*innen, zum Teil größten Teil aber erhalten wir sie von dir mit deiner Einwilligung.
Wir wollen, dass unsere Online-Angebote reibungslos funktionieren und von dir komfortabel genutzt werden können. Wir wollen, dass unser System sicher und stabil funktioniert, u.a. damit deine Daten sicher sind. Außerdem nutzen wir Daten, um deine Kontaktanfragen zu beantworten, Menschen zusammenzubringen, die zusammenarbeiten wollen, und mit unseren Mitgliedern zu kommunizieren. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten um vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen, die wir unseren Kooperationspartner*innen, unseren Beschäftigten, Dritten oder auch dir gegenüber haben. Weiter sichern wir die Kontinuität und Stabilität unserer Arbeit, indem wir Zuschüsse beantragen und Verwendungsnachweise führen. Schließlich und vor allem organisieren wir Veranstaltungen aller Art für unsere Mitglieder.
All diese Zwecke ergeben sich aus unserem Vereinszweck, siehe § 2 Bundessatzung.
In den allermeisten Fällen hast du deine Einwilligung zur Verarbeitung von Daten gegeben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO sowie in Fällen von Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Mit unseren Kooperationspartner*innen, unseren Beschäftigten, Dritten und vor allem unseren Mitgliedern, Teilnehmer*innen und deren Erziehungsberechtigten gegenüber haben wir vertragliche Verpflichtungen gegenüber zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Als eingetragener Verein und als freier Träger der Jugendhilfe haben wir außerdem rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, für die zum Teil die Verarbeitung von Daten notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Wenn wir Gesundheitsdaten verarbeiten, tun wir das nicht nur mit deinem Einverständnis (s.o.), sondern auch zu deinem eigenen lebenswichtigen Interesse: deiner Gesundheit (Art. 6 Abs. 1 lit. d und Art. 9 Abs. 2 lit. c und h in Verbindung mit Abs. 3).
Schließlich haben wir auch eigene Interessen, die sich aus o.g. Zwecken ergeben (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
Die genannten Artikel kannst du hier nachlesen:
Laut den Art. 15–21 und 77 DSGVO hast du eine Reihe von Betroffenenrechten uns gegenüber.
Du darfst jederzeit von uns verlangen, dass wir dir sagen, welche Daten wir von dir wofür gespeichert haben (Recht auf Auskunft)
Du darfst jederzeit von uns verlangen, dass wir falsche Daten von dir berichtigen (Recht auf Korrektur)
Du darfst jederzeit von uns verlangen, dass wir deine Daten löschen (Recht auf Löschung) oder nur noch eingeschränkt verarbeiten (Recht auf Einschränkung)
Du darfst jederzeit deine Einwilligung widerrufen (Recht auf Widerruf)
Um diese Rechte wahrzunehmen, kannst du dich an den Vorstand wenden unter vorstand@nds.pfadfinden.de
Du darfst dich außerdem jederzeit mit Fragen, Kritik oder Problemen an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n wenden (s.o.) unter datenschutz@nds.pfadfinden.de. Diese*r ist dafür da, dem Vorstand auf die Finger zu schauen und notfalls zu hauen, damit deine Daten sicher sind und bleiben!
Du darfst dich außerdem jederzeit an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen erreichst du unter www.lfd.niedersachsen.de.
Alle Daten, die wir verarbeiten, behandeln wir so, wie es Art. 17 und 18 DSGVO verlangen: Wir löschen und/oder schränken die Verarbeitung ein. Sofern in dieser Erklärung nicht ausdrücklich anders angegeben, löschen wir Daten, sobald sie den Zweck, den erfüllen sollten, erfüllt haben, es sei denn sie unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Verarbeitung von Daten, die für andere und gesetzlich zulässige Zwecke noch benötigen, werden wir einschränken, d.h., dass sie gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt insbesondere für Daten, die wir aus handels-, zuwendungs- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen. Die Aufbewahrungsfristen betragen dabei zwischen sechs und zehn Jahren nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO.
Wir haben intern ein strenges Berechtigungssystem, nach dem nur diejenigen Zugriff auf Daten haben, die diese wirklich für ihre Arbeit benötigen. Dieses Berechtigungssystem wird im wesentlichen verwaltet von unserer ehrenamtlichen IT-Abteilung im ak.com.
Nichtsdestotrotz arbeiten wir mit einigen Unternehmen zusammen, die Daten für uns verarbeiten. Dazu gehören insbesondere:
WordPress für diese Homepage
Atlassian für nds.meinbdp (incl. Hilfecenter) und HipChat
MailChimp für unsere Newsletter wie z.B. den „Stammesversand“
SurveyMonkey für unsere Online-Anmeldungen auf wufoo
Alle von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter haben wir sorgsam ausgesucht und werden von uns regelmäßig geprüft. Als in den USA ansässige Unternehmen haben wir sichergestellt, dass sie unter dem EU-U.S. Privacy Shield stehen, und, wo nötig, Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, aus denen ein starkes Kontrollrecht für uns hervorgeht.
Besondere Hinweise zu WordPress und nds.pfadfinden
Im folgenden findest du Hinweise zu den hier zur Verfügung gestellten Diensten. Die Privacy Policy von WordPress findest du hier.
Für Benutzer*innen, die sich auf unserer Website registrieren, speichern wir zusätzlich die persönlichen Informationen, die sie in ihren Benutzer*innenprofilen angeben. Alle Benutzer*innen können jederzeit ihre persönlichen Informationen einsehen, verändern oder löschen (der Benutzername kann nicht verändert werden). Administrator*innen der Website können diese Informationen ebenfalls einsehen und verändern.
Besondere Hinweise zu MailChimp
Hier findest du einige Hinweise zu unserem Newsletter-Dienst MailChimp. Die Privacy Policy von MailChimp findest du hier.
Wofür wir MailChimp verwenden
Wir versenden über MailChimp zwei Newsletter:
Unser Stammesversand ist unser Haupt-Newsletter. Er richtet sich an Funktionsträger*innen und Interessierte und erscheint im Regelfall einmal monatlich.
Der Erwachsenennewsletter richtet sich an die Erwachsenen in unserem Landesverband, die sich für unsere Arbeit interessieren. Er erscheint unregelmäßig.
In jedem Newsletter befinden sich Links zu nds.meinbdp (s.u.).
Welche Daten wir bei MailChimp erheben und warum
Für MailChimp erheben wir E-Mail-Adressen und Namen, wie sie uns von den Empfänger*innen übermittelt wurden. Außerdem generieren wir bei Funktionsträger*innen die passende Anrede („Lieber“, „Liebe“ oder „Hallo“) aus dem in der Mitgliederverwaltung hinterlegten Geschlecht. Dies geschieht nicht automatisiert und kann auf Wunsch der*s Empfänger*in jederzeit geändert werden. Wenn du deine Anrede ändern möchtest, kannst du dich an die Verwaltung wenden unter verwaltung@nds.pfadfinden.de.
Darüber hinaus verwenden wir die statistische Auswertung, die MailChimp anbietet, zur Verbesserung unserer Inhalte. Hierbei werden folgende Daten der User*innen ausgewertet:
Nutzungsdaten (besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten, Standortdaten)
Meta-/Kommunikationsdaten (Geräte-Informationen, Software-Information, IP-Adressen)
Diese Daten werden ausschließlich anonymisiert verarbeitet, es ist weder uns noch MailChimp möglich, aus diesen Daten auf einzelne Personen Rückschlüsse zu ziehen.
Wie man zum Stammesversand kommt
Den Stammesversand erhält man, wenn man
Funktionsträger*in auf Landes- oder Stammesebene ist,
Funktionsträger*in auf Landes- oder Stammesebene war oder
ihn auf dieser nds.meinbdp-Seite abonniert haben („Abonnent*innen“)
Dabei werden Funktionsträger*innen nicht automatisiert in den Newsletter aufgenommen, sondern manuell.
Warum wir den Stammesversand an diesen Personenkreis versenden (Zweck und Rechtsgrundlage)
Der Stammesversand enthält regelmäßig Informationen über und Ausschreibungen für anstehende Veranstaltungen und Aktionen unseres Landesverbandes, an denen Mitglieder der Stämme teilnehmen können. Auch finden sich darin satzungsrechtlich relevante Inhalte wie beispielsweise Informationen darüber, dass Satzungsänderungen amtsgerichtlich genehmigt wurden und somit auch die Stämme diese Satzungsänderung auf ihrer Vollversammlung beschließen können. Darüber hinaus teilen wir Hinweise zu Aktionen unserer Kooperationspartner*innen, z.B. Veranstaltungen des Landesjugendrings Niedersachsen e.V. oder Preisausschreiben für gemeinnützige Projekte von Stiftungen.
Innerhalb o.g. Zwecke und Rechtsgrundlagen gilt für den Stammesversand also insbesondere folgendes:
Abonnent*innen haben ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben durch ihr Abonnenement des Stammesversands (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Funktionsträger*innen auf Landes- oder Stammesebene sowie ehemalige Funktionsträger*innen auf Landes- oder Stammesebene erhalten den Stammesversand, weil es im Interesse des BdP Landesverband Niedersachsen sowie der Stämme im Landesverband liegt, dass ihre Funktionsträger*innen über o.g. Dinge regelmäßig informiert werden. Diese Rückmeldung erhalten wir regelmäßig von den Funktionsträger*innen selbst. Für ehemalige Funktionsträger*innen kommt hinzu, dass sie oftmals im Hintergrund auf ihrer jeweiligen Ebene weiter wirken und die aktiven Funktionsträger*innen unterstützen, also informiert sein sollten, sowie dass sie weiterhin selbst persönlich unsere Angebote nutzen können. (Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 b, c und f DSGVO).
Wie man zum Erwachsenennewsletter kommt
Den Erwachsenennewsletter erhält man, wenn man
Erwachsene*r im Sinne von Kap. IV.6 der BdP Bundesordnung in Verbindung mit Anhang I „Ranger Rover“ und Anhang II „Erwachsene im BdP“ zur BdP Bundesordnung ist oder
Mitglied im Landesvorstand des BdP Landesverband Niedersachsen e.V. ist.
Dabei werden Erwachsene und die Mitglieder des Vorstands nicht automatisiert in den Newsletter aufgenommen, sondern manuell.
Warum wir den Erwachsenennewsletter an diesen Personenkreis versenden (Zweck und Rechtsgrundlage)
Der Zweck dieses Newsletters ergibt sich aus Anhang II „Erwachsene im BdP“ zur Bundesordnung, insbesondere Kap. „Kommunikation“:
„Erwachsene im Bund wollen untereinander Kontakte aufbauen und pflegen. Dazu dienen Treffen und Publikationen. Erwachsene im Bund helfen und unterstützen sich gegenseitig.
Eine intensive Kommunikation zwischen den Gremien des Bundes und den Erwachsenen ist Voraussetzung überhaupt für deren Arbeit. Sie gibt ihnen die Möglichkeit, Veränderungen und Bewegungen im Bund zu beobachten und nachzuvollziehen. Der Bund seinerseits bekommt durch die Kommunikation mit den Erwachsenen Anregungen und Impulse.“
Innerhalb o.g. Zwecke und Rechtsgrundlagen gelten für den Erwachsenennewsletter insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
Wie wir Daten löschen oder sperren, wenn sich jemand austrägt
Jeder Newsletter enthält eine einfache Möglichkeit, den Newsletter abzubestellen.
Wir überprüfen regelmäßig unsere Daten und entfernen Personen, die sich vom Newsletter abgemeldet haben. Lediglich die durch MailChimp verarbeiteten o.g. statistischen Daten bleiben anonymisiert vorhanden, werden aber nicht zu anderen Zwecken als den o.g. statistischen verwendet.
Besondere Hinweise zu Atlassian
Hier werden in Kürze weitere Hinweise zu nds.meinbdp und HipChat erscheinen.
Die Privacy Policy von Atlassian findest du hier.
Besondere Hinweise zu Survey Monkey
Hier werden in Kürze weitere Hinweise zu wufoo erscheinen.
Die Privacy Policy von Survey Monkey findest du hier.
Als Verein, der aus Mitgliedern besteht, ist uns allen am Schutz unserer Daten gelegen. Wir sind selbst für ihren Schutz zuständig. Deswegen ist jede*r von uns höchst aufmerksam dafür, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Daten, auf die er*sie Zugriff hat, bestmöglich zu schützen. Hierfür bieten wir als Verband Hilfestellung und Workshops an.
Wir arbeiten daran, technisch immer auf dem neuesten und sichersten Stand zu sein. Unser IT-Team hat für alle Plattformen und unsere Server Sicherheitsvorkehrungen installiert, sodass du davon ausgehen kannst, dass deine Daten sicher sind.
Als Verein, der aus Mitgliedern besteht, ist uns allen am Schutz unserer Daten gelegen. Deswegen ist jede*r von uns aufmerksam für Verletzungen des Schutzes von Daten der eigenen Person oder anderer. Genauso ist jede*r von uns höchst aufmerksam dafür, solche Verletzungen gar nicht erst entstehen zu lassen.
Wenn dir eine Datenschutzverletzung auffällt, wende dich bitte sofort an den Vorstand unter vorstand@nds.pfadfinden.de sowie unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@nds.pfadfinden.de. Wenn du sie noch schneller erreichen willst, findest du auf nds.meinbdp auch Handynummern! Wir werden dann alle erforderlichen Schritte tun, um die Datenschutzverletzung in den Griff zu bekommen: den Fehler abzustellen und den Schaden zu begrenzen. Je nach Notwendigkeit melden wir die Verletzung selbstverständlich an unsere Aufsichtsbehörde sowie ggf. an die Betroffenen.
Einen Teil unserer Daten erhalten wir von unseren Stämmen im Auftrag ihrer Mitglieder, die zugleich auch unsere sind. Für sie gilt somit obiges analog.
Dann wende dich an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@nds.pfadfinden.de oder 0441 882304.

References: Art. 4
 § 2
 Art. 7
 Art. 9
 Art. 9
 Art. 15
 Art. 17
 § 257
 § 147
 Art. 6
 Art. 6