Source: https://datenschutzbeauftragter-hamburg.de/2020/04/home-office-telearbeit-vereinbarung-was-ist-bei-der-einfuehrung-zu-beachten/
Timestamp: 2020-07-13 12:47:11+00:00

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28. April 2020 /0 Kommentare/in Aktuelles, Datenschutz, Newsletter /von Datenschutzbeauftragter/tma
Innerhalb kürzester Zeit wurde aus den eigenen vier Wänden für viele Beschäftigte, die ihre Arbeit von Zuhause erledigen konnten oder sogar mussten, plötzlich ein Büro. Das, was in der Arbeitswelt bis zur Pandemie eher als Ausnahme galt, wurde über Nacht für viele Beschäftigte zur einzig möglichen Realität und der neuen Normalität. Nur so konnte die Arbeit noch erledigt werden, wenn die Präsenz am regulären Arbeitsplatz zur Verhinderung von Ansteckungen vermieden werden sollte.
Die neue (alte) Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte erbringen, wird in der Umgangssprache meist ganz pauschal als Home-Office bezeichnet. Es gibt allerdings noch weitere Bezeichnungen: Home-Office, Heimarbeit, Tele- bzw. Fernarbeit, Mobilarbeit, mobile Telearbeit etc. Sind dies alles synonyme Begriffe oder gibt es hier doch wesentliche Unterschiede, die zu beachten sind?
In der Tat, gibt es diese Unterschiede. Daher werfen wir zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Begriffe und deren jeweilige Bedeutung.
Bereits seit Jahren wird Telearbeit in den Unternehmen durchgeführt, allerdings meist nur in geringem Umfang und als Sondervereinbarung. Häufig gab es die Möglichkeit die Arbeitsleistung als Telearbeit zu erbringen aber nur zusätzlich zum Arbeitsplatz im Unternehmen. Die Präsenz vor Ort – zumindest zu einem großen Teil der Arbeitszeit – wurde vielfach als unabdingbar angesehen. Mit der COVID-19-Pandemie musste es nun sehr schnell gehen. Telearbeit wurde quasi über Nacht großflächig eingeführt. Dies führte einerseits zu technischen Herausforderungen, da die Infrastrukturen der Unternehmen für die Arbeit außerhalb der Räume des Unternehmens durch eine so große Anzahl an Personen überhaupt nicht ausgelegt waren. Darüber hinaus stellten sich zahlreiche organisatorische und rechtliche Fragen, insbesondere zum Datenschutz, was bei Einsatz von Telearbeit zu beachten ist.
Vieles wird auch durch strikte und klar formulierte Arbeitsanweisungen zu regeln sein. Wer denkt bei Einführung der Telearbeit schon daran, dass sich im Umfeld des häuslichen Arbeitsplatzes ein digitaler Sprachassistent (z.B. Alexa, Siri, Google) befinden kann, der alle geführten Gespräche mithört? Hier genügt es nicht, darauf zu vertrauen, dass die Beschäftigten verantwortungsvoll mit der Telearbeit umgehen werden. In Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist festgelegt, dass der gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich ist, und diese Einhaltung nachweisen können muss. Für die Verarbeitung Verantwortlicher ist selbstverständlich auch bei Telearbeit der Arbeitgeber.
Gegebenenfalls muss sich der Arbeitgeber also auch Kontrollrechte einräumen lassen hinsichtlich der Sicherheit der Verarbeitung bei der Telearbeit. Selbstverständlich muss dies nicht zwingend ein Besuchs- oder sogar ein Inspektionsrecht in den privaten Räumlichkeiten der Beschäftigten sein. Hier sind auch andere Maßnahmen, wie beispielsweise Befragungen der Beschäftigten denkbar.
Zunächst ist die Frage zu klären, ob der Arbeitgeber die Telearbeit einfach per Dekret anordnen kann. Denn das Weisungs- und Direktionsrecht des Arbeitgebers erlaubt gemäß § 106 Gewerbeordnung (GewO) den Inhalt, den Ort und die Zeit der Arbeitsleistung „nach billigem Ermessen“ festzulegen, soweit „diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind“.
Es ist erforderlich, dass die Beschäftigten, die ihre Arbeitsleistung in Telearbeit erbringen, entsprechend geschult werden. Eine Schulung ist dabei nicht zwingend in Form einer Präsenzschulung durchzuführen. Sie ist auch in Form einer auf die Datenschutz-Anforderungen im Fall eines Telearbeits-Platzes angepassten Online-Schulung oder einer Broschüre möglich.
Soweit in einem Unternehmen ein Betriebs bzw. Personalrat vorhanden ist, ist dieser bei der Einführung von Telearbeit aufgrund seiner Mitbestimmungsrechte aus § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bzw. § 75 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) – zum Beispiel aus § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG hinsichtlich des Beginns und des Endes der täglichen Arbeitszeit oder aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinsichtlich der Verhaltens- und Leistungsüberwachung im Zusammenhang mit der DV-Nutzung – zu beteiligen.
Werden die Telearbeit nicht geregelt, die Beschäftigten nicht entsprechend geschult und damit Sicherheitsrisiken in Kauf genommen, bestehen erhebliche Risiken. Insbesondere bei Datenpannen durch mangelnde Umsetzung der Telearbeit im Unternehmen sind damit einhergehende Bußgelder vorprogrammiert – vom Imageschaden ganz zu schweigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was aus Sicht des Datenschutzes bei der Einführung und Durchführung von Telearbeit zu beachten ist. Soweit Sie in diesem Zusammenhang Formulare oder Muster benötigen, beispielsweise um Vereinbarungen mit Ihren Beschäftigten abzuschließen, eine entsprechende Telearbeits-Richtlinie oder die erforderlichen Einwilligungserklärungen zu gestalten, unterstützen wir Sie gerne. Sprechen Sie uns einfach darauf an!
Schlagworte: Auftragsverarbeitung, Cloud-Dienste, Datenpannen, Gesetzgebung, Mitarbeiterdatenschutz
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References: Art. 5
 Art. 4
 § 106
 § 87
 § 75
 § 87
 § 87