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Proceso Gestión de Calidad. Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios y partes interesadas. Listado maestro documentos Proveedores - PDF
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Samuel Castellanos Ferreyra
1 Proceso Gestión de Calidad Actualizado en Aplicar herramientas administrativas para el control y mejora de la gestión administrativa de la universidad; Crear, modificar, eliminar, revisar, aprobar y Objetivo: controlar los documentos internos y externos; establecer, y mantener los registros. Establecer los requisitos para realizar las auditorías internas de calidad. Identificar planes de acción eficaces para eliminar las causas de problemas reales y potenciales de los procesos de la UPN que aseguren la mejora continua del sistema de gestión de la calidad. Alcance: Aplica para el control de los documentos y registros que integran el sistema de gestión de calidad y la realización de auditorías internas, el planteamiento de acciones correctivas y preventivas para todos los procesos y actividades incluidas en el sistema de gestión de calidad. Este proceso es responsabilidad del representante de la dirección, quien programa las auditorias y la dependencia es responsable del control de los Responsable documentos y registros del sistema de gestión de calidad. Los jefes de las dependencias son responsables de implementar las acciones correctivas en forma oportuna para cerrar las no conformidades del sistema a que haya lugar. Entradas Actividades Salidas Usuarios Procesos del Sistema de gestión de calidad Solicitud de creación, modificación ó eliminación de documentos Listado maestro documentos internos Procesos del sistema de gestión de calidad Listado maestro documentos Gestión de procedimientos y documentos externos Documentos internos y externos Actas de reunión Procesos del sistema de gestión de calidad Todo el personal Dueños de proceso Representante de la dirección Necesidades de registro de la información Notificación de no conformidad Necesidades de auditoria Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoria Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Control de registros Control de no conformidades Realización de auditorías internas Acciones correctivas Listado maestro de registros Registros Listado general de préstamo de documentos originales Control de no conformidades Estadísticas Cronograma de auditorías Programa de Auditorias Lista de verificación Informe de auditoria Acción correctiva Informe con estadísticas Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios proveedores Todo el personal Comunicación Procesos y responsables involucrados Empleados Reporte de posibles problemas Sugerencias, Inquietudes Legislación y otra información Quejas, reclamos Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Acciones preventivas Acción preventiva Informe con estadísticas Procesos y responsables involucrados
2 Proceso Gestión de Calidad Actualizado en Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería Archivadores Auditores PRO06ODP Gestión de procedimientos y documentos PRO08DSG Control de registros PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO05SGC Auditorías internas PRO06SGC Control de no conformidades APL0024 Cuadro de control FOR00064 Listado maestro de documentos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, internos 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8.2.2, FOR00065 Listado maestro de documentos 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, externos FOR00066 Listado maestro de registros FOR00067 Listado general de préstamo de documentos FOR00068 Listado de préstamo de documentos de gestión FOR00069 Programa de auditorías FOR00070 Plan de auditoria FOR00071 Lista de verificación FOR00072 Informe de auditoria FOR00073 Acción preventiva y correctiva FOR00074 No conformidad El seguimiento para asegurar la eficacia del proceso se realiza en forma permanente por medio de la revisión y actualización de los listados maestros (documentos internos, externos y registros). Con un cuadro de control se realiza seguimiento a las no conformidades, quejas, acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión de calidad. Indicador Número de auditorias Acciones correctivas Acciones preventivas No conformidades Formula # Auditorías realizadas # Auditorías planificadas Acciones correctivas cerradas Acciones correctivas propuestas Acciones preventivas cerradas Acciones preventivas propuestas No conformidades cerradas No conformidades levantadas Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Cada 4 meses 1 Diciembre de 2004 Bimestral 100% Diciembre de 2004 Bimestral 100% Diciembre de 2004 Bimestral 100% Diciembre de 2004
3 Proceso Actualizado en Objetivo: Planificar, desarrollar y hacer seguimiento a las actividades de la Institución establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional - PDI y la planificación de la calidad. Orientar a la Universidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad que permita la mejora continua del servicio y de los procesos de la institución. Alcance: Responsable Aplica para la planificación y seguimiento de todos los procesos y actividades que desarrolla la UPN. Este proceso es responsabilidad del Rector, quien se apoya en la Oficina de Desarrollo y Planeación para el plan de inversión y de funcionamiento, y un comité estratégico quien avala el Plan de Desarrollo Institucional - PDI, para que sea aprobado por el Consejo Superior. Entradas Actividades Salidas Usuarios Ficha de evaluación de los proyectos Plan de desarrollo institucional Evaluación técnica del plan de FOR00017 Ficha de registro y desarrollo anterior actualización de proyectos Programa de Ejecución Rectoral Oficina de desarrollo y planeación Coordinadores de proyecto Unidades de seguimiento (vicerrectoras) Evaluación del PDI PRO04ODP Rector elegido Dependencias Recomendaciones al PDI Plan de desarrollo institucional Listado de proyectos aprobados Oficio con proyectos viabilizados del sistema de gestión de calidad Usuarios docentes y funcionarios Planeación financiera Procesos del SGC Dependencias Académicas y Administrativas de la UPN Necesidades, expectativas y satisfacción de los usuarios Planificación de calidad Matriz de factores de la política de calidad Manual de calidad (incluye: mapa de procesos, caracterizaciones, política de calidad) Objetivos de calidad Todo el personal Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios proveedores Coordinadores de proyecto Información avance de los proyectos Informes de ejecución presupuestal de los proyectos FOR0018 Ficha de seguimiento de proyectos Seguimiento de los proyectos del PDI Informe de seguimiento de proyectos de inversión Archivo Rectoría Dependencias UPN
4 Proceso Actualizado en Entradas Actividades Salidas Usuarios Procesos del SGC Desarrollo de la política de calidad, objetivos de calidad y SGC Estadísticas con análisis de los indicadores y seguimiento de los procesos, no conformidades, y acciones correctivas y preventivas Desarrollo de los planes de acción de revisiones anteriores por la dirección Planes de mejora del personal Posibles cambios que afecten la integridad del SGC Revisión por la dirección Informe de revisión por la dirección y planes acción Procesos del SGC Personal de la UPN Usuarios y proveedores Coordinadores de proyecto Funcionarios FOR0018 ficha de seguimiento de los proyectos Información desarrollo del PDI en los procesos Informes de ejecución presupuestal del PDI Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Evaluación PDI Mejoramiento Ficha de evaluación de los proyectos Evaluación técnica del PDI Acción correctiva Acción preventiva Archivo Rectoría Dependencias UPN Procesos y responsables involucrados Usuarios y partes interesadas
5 Proceso Actualizado en Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería Archivadores PRO01ODP Plan de Desarrollo Institucional APL00002 Banco de proyectos Programa de Ejecución Rectoral PRO01REC Planificación de calidad APLXXX Objetivos de calidad Manual de calidad PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades FOR00018 Formato de seguimiento y evaluación FOR00017 Ficha de registro y actualización de proyectos Oficio con proyectos viabilizados Acta de planificación de calidad Ficha de evaluación de los proyectos Evaluación técnica del PDI Informe de seguimiento de proyectos de inversión FORXXXX Informe de revisión por la dirección NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1, 5.5.2, 5.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Acuerdo 107 de 1993 NOR00005 Decreto 2902 de 1994 NORXXX por el cual se aprueba el Acuerdo 076 de 1994, por el cual se fija la estructura interna de la Universidad Pedagógica Nacional. Circular 005 de 2004 por la cual se designa el coordinador del sistema de gestión de calidad. La vicerrectoria revisa (finanzas y formulación) los proyectos antes de su aprobación. Comité Rectoral estudia y aprueba los proyectos. Consejo Superior aprueba el PDI. 2 veces al año se revisa el avance los proyectos en ejecución. Evaluación de la gestión de los proyectos un semestre antes de la culminación del PDI. 2 veces al año se realiza la revisión por la dirección. Indicador Ejecución proyectos Formula Actividades ejecutadas Actividades planificadas Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Semestral 100% Diciembre de 2004 Objetivos de calidad De acuerdo al aplicativo De acuerdo al objetivo De acuerdo al objetivo De acuerdo al objetivo
6 Proceso Planeación Financiera Actualizado en Objetivo: Planear y ejecutar los recursos financieros de la Institución por medio del presupuesto anual de ingresos y gastos, para garantizar una optima distribución asignación de los mismos, así como generar nuevos ingresos, que permitan el desarrollo de la UPN. Alcance: Aplica para la proyección de ingresos y gastos de todos los rubros, la periodicidad del presupuesto es anual. Estos presupuestos incluyen recursos destinados para la inversión y funcionamiento de la UPN. Responsable Este proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeación en lo correspondiente a la consolidación del presupuesto de funcionamiento e inversión de la Universidad, lo relacionado con ejecución, y seguimiento de presupuesto de funcionamiento corresponde a la Vicerrectoría Administrativa.. Entradas Actividades Salidas Usuarios Plan de desarrollo institucional Formularios de programación presupuestal (Resolución N. Todos los centros de responsabilidad Todos los centros de responsabilidad Información consolidada de los 0693 Manual de programación formularios de programación presupuestal NOR0071) presupuestal (de sus respectivas unidades Anteproyecto presupuesto de funcionamiento Anteproyecto de presupuesto Oficina de Desarrollo y académicas o administrativas) de funcionamiento Planeación Unidades de seguimiento (vicerrectorias o rectoría) Coordinadores de proyecto Entidades externas Fichas de formulación de proyectos de inversión Informe mensual de ejecución de ingresos y de gastos Ejecución presupuestal Solicitud de modificación presupuestal (oficio) Recursos Solicitudes de modificación. Análisis de ejecución presupuestal Presupuestación Seguimiento a la ejecución presupuestal Modificaciones presupuesto de inversión Modificaciones presupuesto de funcionamiento Presupuesto Contratación Acuerdo del Consejo Superior. Servicios generales Personal Análisis de ejecución presupuestal Adición y/o reducción presupuestal (oficio) Formato Solicitud de CDP Resolución de modificación al presupuesto Adición y/o reducción presupuestal (oficio) Formato Solicitud de CDP Resolución de modificación al presupuesto Rectoría Dependencias UPN Coordinador de proyecto Todos los involucrados
7 Proceso Planeación Financiera Actualizado en Entradas Actividades Salidas Usuarios Quejas, reclamos, problemas Acción correctiva No conformidades Acción preventiva Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones Mejoramiento tomadas Procesos y responsables involucrados Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería Archivadores PRO01VAD Anteproyecto presupuesto de funcionamiento PRO02ODP Presupuestación Presupuesto PRO05ODP Modificaciones al presupuesto de inversión Plan de Acción APL00003 Banco de Proyectos APL00004 PRO02VAD Modificaciones Presupuesto de Funcionamiento APL00005 Presupuesto de Funcionamiento PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades FOR00018 Formato de seguimiento y evaluación Oficios de adición o reducción presupuestal Formato de solicitud de CDP XXXX NTC-ISO 9001:2000: 4.1, Los centros de responsabilidad 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.1, revisan la información 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, entregada por los centros de 8.5.2, costo. Acuerdo 029 de 2000 Estatuto El consejo superior aprueba el financiero y presupuestal presupuesto, revisado por el Resolución N Manual rector y la comisión de programación presupuestal presupuestal y financiera. NOR0071. Presupuesto realiza un Resolución N Manual seguimiento a la ejecución de ejecución presupuestal presupuestal mensualmente y NOR0070. entrega informe a los centros de responsabilidad. La comisión presupuestal y financiera realiza seguimiento a la ejecución presupuestal mensualmente. Indicador Ejecución presupuestal gastos funcionamiento Ejecución presupuestal inversión Ejecución presupuestal ingresos funcionamiento Ejecución presupuestal ingresos inversión Formula $$$ recursos ejecutados $$$ recursos apropiados $$$ recursos ejecutados $$$ recursos apropiados $$$ recursos ejecutados $$$ recursos aforados $$$ recursos ejecutados $$$ recursos aforados Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Mensual 100% Enero de 2005 Mensual 100% Enero de 2005 Mensual 100% Enero de 2005 Mensual 100% Enero de 2005
8 Proceso Personal Actualizado en Objetivo: Alcance: Responsable Administrar el talento humano, mediante el reclutamiento, vinculación, desarrollo, bienestar, planes de carrera y capacitación de todo el personal de la UPN hasta su desvinculación de la institución, aplicando los sistemas de remuneración aceptados en las normas. Aplica para todo el personal de la UPN. Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera en la parte de funcionamiento, apoyada en la División de Personal en cabeza del Jefe de Personal. Entradas Actividades Salidas Usuarios Todos las jefaturas de dependencia Requerimientos de personal Aspirante o funcionario Dependencias UPN Aspirantes y funcionarios Soportes de la competencia del elegido para vinculación o personal Vinculación: reclutamiento, selección promoción Planeación financiera Disponibilidad financiera - CDP Aspirantes y funcionarios Dependencias UPN Documentos para vinculación y afiliaciones Programación de inducción Disponibilidad de los instructores Vinculación: designación, contratación (incluye seguridad social - AFP, EPS, ARP, caja de compensación) Inducción Acto administrativo de vinculación y formalización Contrato Documentos de afiliación Funcionario con inducción recibida Funcionarios Dependencias Control interno Entidades de seguridad social y pensiones Funcionario Archivo Dependencias Oficina de Control Disciplinario - Rectoría Dependencias y personas Entidades externas Normatividad Jefes de dependencia Cumplidos y novedades Registro presupuestal Acto administrativo - Información resultados del personal Diagnóstico y necesidades de capacitación del personal Información servicios de capacitación Programación evaluación de desempeño Instrumentos de evaluación Resultados evaluaciones Nómina y situaciones administrativas Desarrollo de personal Evaluación de desempeño Nóminas de pagos Funcionarios Tesorería Ejecución sanción (multa, Funcionarios amonestados llamado de atención, sanción o Archivo destitución) Programa operativo Todas las dependencias y personal Capacitación Evaluaciones del personal, informe y constancia de participación Tramites de pagos servicios de Programación para ejecución Instrumentos de evaluación aplicables Informes estadísticos de desempeño del personal Programas de estímulos Archivo personal Jefes de dependencia Rectoría, control interno, comisión de personal, departamento administrativo de la función pública Rectoría - funcionarios - planeación de calidad
9 Proceso Personal Actualizado en Entradas Actividades Salidas Usuarios Control interno Informe de gestión por dependencias PDI Reubicación Acto administrativo Todas las dependencias y funcionarios Necesidades de personal o atención Todas las dependencias de responsabilidades de las Seguimiento y control del personal dependencias Funcionarios Rectoría Carta de renuncia Destitución, terminación unilateral, mutuo acuerdo Cumplimiento requisitos para pensión Desvinculación Acto administrativo y notificación Informes a instituciones gubernamentales Funcionarios o personas Dependencias Instituciones gubernamentales Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Mejora del proceso de talento humano Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados
10 Proceso Personal Actualizado en Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Salón de capitación Ayudas audiovisuales Instructores Sistema de información Hardware y Software-Red Disponibilidad presupuestal para vinculación Papelería Archivadores Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros) Presupuestos - recursos financieros PRO01GCT Contratación de servicios personales PRO02DPE Concurso abierto PRO11DPE Vinculación de supernumerarios y provisionales PRO03DPE Nómina PRO08DPE Novedades de personal PRO07DPE Vacaciones PRO01DPE Capacitación PRO04DPE Evaluación de desempeño administrativo PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades Hoja de vida (registros de: identificación, NTC-ISO 9001:2000: 4.1, educación, formación, habilidades, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, experiencia, comunicaciones, novedades, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, situación familiar, requisitos soportes de 8.5.2, ingreso, seguridad social, pensiones, Ley 100 otros) Decreto 2400/68 Acto administrativo de vinculación Decreto 1950/73 Contratos Ley 443/98 Registro inducción Ley 909/04 Registro de novedades (Nóminas de pagos, sanción, multa, llamado de atención, destitución, etc.) Programa operativo y evaluaciones de resultados de capacitación Certificados de asistencia y capacitación Programa ejecución de las evaluaciones de desempeño Evaluación de desempeño de funcionarios Informes de resultados del desempeño Acto administrativo y notificación de desvinculación e informes a instituciones gubernamentales Las solicitudes de personal deben estar contempladas en el Plan de contratación de servicios personales y aprobadas por el Vicerrector al cual está adscrita la dependencia solicitante. Para vincular personal por contrato se requiere constancia de no existencia de personal disponible. Para que un funcionario inicie labores se debe formalizar el acto administrativo y debe estar afiliado a las entidades de seguridad social y pensiones. Cumplimiento de requisitos para pensión.
11 Proceso Personal Actualizado en Indicador Desempeño del personal Competencias Vinculación del personal Formula Promedio de calificaciones de desempeño de personal # Personal con competencias deseables # Personal evaluado por competencias Sumatoria (Fecha solicitud - fecha ingreso) Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Trimestral 65% Marzo de 2005 Trimestral 80% Marzo de 2005 Mensual 100% Vinculaciones <= 8 días Enero de 2005 Satisfacción de personal Promedio de satisfacción de personal Anual 60% Marzo de 2005
12 Proceso Actualizado en Objetivo: Alcance: Responsable Controlar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la presente vigencia y la reserva presupuestal de la vigencia anterior de la UPN, mediante: La oportuna y confiable expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, de conformidad con las solicitudes de los Jefes de dependencia o coordinadores de proyecto autorizados; Constitución de la reserva presupuestal y expedición de registros presupuéstales de los actos administrativos que soportan los compromisos; registro de las cuentas por pagar, y registro de pagos efectivos. Aplica para todas las afectaciones presupuéstales que garanticen el adecuado y normal funcionamiento de la organización. Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera, apoyada por la División Financiera - Presupuesto, en cabeza del Jefe de presupuesto. Entradas Actividades Salidas Usuarios Planeación financiera /dependencias Acto administrativo aprobación Presupuesto Formato de Solicitud de disponibilidad presupuestal y soportes (cuando aplique) Informe de constitución de reservas presupuéstales vigencia anterior Recepción y estudio de información Apertura de libros Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Ejecución presupuestal Todas las dependencias Rectoría Contratación Todas las dependencias/procesos Acto administrativos: Afectan apropiación: Acuerdos, Resoluciones, Memorandos de traslados Afectan ejecución: Contratos, Ordenes de compra, obra, suministro, servicio Cartas de invitación, Oficios, Resoluciones Facturas Pólizas Orden de pago Registro presupuestal Registro de cuentas por pagar Registro de pagos efectivos Registro presupuestal con los documentos soporte Orden de pago registrada Orden de pago efectivo registrada Dependencias solicitantes Tesorería Información presupuestal Información presupuestal Registros Presupuéstales Ejecución presupuestal Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Seguimiento y control de ejecución del presupuesto Constitución de reservas Mejora del proceso presupuestal Informe de ejecución presupuestal Informe de ingresos y gastos de ejecución presupuestal Rectoría Contraloría Archivo Acción correctiva Acción preventiva Todas las dependencias Contraloría (aprobado Rectoría) Informe de constitución de reservas presupuéstales para siguiente vigencia (aprobada rectoría) Procesos y responsables involucrados
13 Proceso Actualizado en Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Sistema de información Hardware y Software-Red Software SIDEF (Contraloría) Software PREDIS (Secretaria de Hacienda) Papelería Archivadores Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros) PRO02DFN - Certificado de Disponibilidad PRO03DFN - Certificado de Registro PRO04DFN - Ordenes de pago PRO18DFN - Constitución de Reservas PRO06ODP Gestión de procedimientos y documentos PRO08DSG Control de registros PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Registro de cuentas por pagar Registro de pagos efectivos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5 Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos Acuerdo 029/98 Estatuto presupuestal y financiero de la UPN Los actos administrativos y compromisos adquiridos deben estar aprobados por el ordenador del gasto. Para vincular personal por contrato se requiere constancia de no existencia de personal disponible. Para que un funcionario inicie labores se debe Indicador Oportunidad expedición CDP/CRP Confianza expedición CDP/CRP Formula Sumatoria (Fecha expedición - fecha solicitud)/cdp y CRP # CDP o CRP con errores # CDP o CRP expedidos Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Mensual 100% de CDP y CRP expedidos en 2 días Diciembre de 2004 Mensual 90% Diciembre de 2004 Oportunidad entrega informe ejecución presupuestal (Fecha entrega real - fecha planificada)/informes de ejecución presupuestal Mensual 100% de informes de ejecución presupuestal expedidos en 10 días calendario Diciembre de 2004
14 Proceso Reconocimiento Actualizado en Objetivo: Alcance: Responsable Gestionar los procesos académico-administrativos relacionados con los profesores universitarios, específicamente con: Estudiar la productividad académica de los profesores, asignar puntajes salariales y de bonificación, estudiar Hojas de Vida y asignar categorías, consolidar la evaluación del desempeño docente, registrar la carga académica de los profesores. Aplica para todo el personal docente universitario de la UPN. Este proceso es responsabilidad de la vicerrectoria académica, acompañada por el grupo de apoyo del Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje. Los departamentos o facultades realizan las actividades específicas relacionadas en los procedimientos. Entradas Actividades Salidas Usuarios Consejo Académico Acuerdo de concurso público Acuerdo de concurso público Oficio convocatoria Candidatos a Docentes Vicerrectoría Académica Oficio convocatoria Perfil del cargo Criterios de evaluación y ponderación de factores Selección y provisión de empleo Consolidado resultado del concurso o convocatoria Informe de resultados convocatoria (catedráticos y ocasionales) Resoluciones de lista de elegibles y desiertos Resolución de clasificación Resolución de remuneración inicial Vicerrectoría Académica CIARP (Comité interno de asignación y reconocimiento de puntaje) Todos los Departamentos y Facultades Personal Docente Solicitud de valoración (soportes de acuerdo a la valoración) CDP Valoración docente Estudio de asignación de puntaje Acta de sesión de comité Oficio de información puntaje asignado Solicitud de disponibilidad presupuestal Oficio pagos (evaluadores externos) Resolución de reconocimiento (salarial y/o de bonificación) Archivo Docente Tesorería Personal/Docente/Facultades y Vicerrectoría Académica
15 Proceso Reconocimiento Actualizado en Departamentos Facultades Entradas Actividades Salidas Usuarios Plan de trabajo docentes (digital Plan de trabajo oficial Personal, CIARP, y físico) Departamentos, Facultades Solicitudes de vinculación y Proyecto Resolución vinculación Personal clasificación Formato de inhabilidades e Proyecto Resolución de novedades incompatibilidades (ocasionales) Formato de novedades al plan de trabajo Asignaturas DAR División de Admisiones y Registro CIUP Centro de Investigaciones de la Universidad Pedagógica DAE División de Asesorías y Extensión Oficina de Planeación y Desarrollo Proyectos de investigación aprobados Proyectos de extensión Proyectos de inversión Plan de Desarrollo Institucional PDI Carga académica Normatividad Departamentos / Facultades Jefes de Departamentos / Facultades Departamentos / Facultades Programación evaluación de desempeño Instrumentos de evaluación de estudiantes/autoevaluación de profesor/jefe inmediato/colegas Resultados evaluaciones/actas Propuestas de mejora al proceso de evaluación de desempeño docente Evaluación de desempeño docenteacademicoadministrativos Informe consolidado de evaluación desempeño de los docentes Reporte evaluación de desempeño docente Resolución de asignación de puntaje por evaluación de desempeño Vicerrectoría Académica-CIARP Docente/Departamento-Facultad Personal-CIARP Docente/Personal/CIARP Información Seguimiento y control del personal Informes - Estadísticas de los docentes MEN (ICFES, CESU, Viceministerio) SNIES (sistema de información de educación superior) Dependencias UPN Partes interesadas Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Mejora del proceso de reconocimiento Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Partes interesadas
16 Proceso Reconocimiento Actualizado en Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Sistema de información Hardware y Software-Red Disponibilidad presupuestal para bonificaciones y evaluadores externos Evaluadores externos Papelería Archivadores Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros) Presupuestos - recursos financieros PRO01CAP - Asignación y Reconocimiento de Puntaje Salarial y por bonificación PRO02CAP Vinculación Docentes de Planta PRO03CAP - Evaluación de Desempeño Docente PRO04CAP Selección por Meritos PRO05CAP Concurso Abierto Docente PRO06CAP Vinculación Docentes de Cátedra y Ocasionales Plan de trabajo Hoja de vida (registros de: identificación, educación, formación, habilidades, experiencia (al ingresar a la UPN), suspensiones, comisiones, Estudio de asignación de puntaje Solicitud de valoración (soportes de acuerdo a la valoración), de revisión, derechos de petición, copias de recursos de reposición Acta de sesión de comité Oficio de información puntaje asignado Resolución de reconocimiento Acuerdo de concurso público Oficio convocatoria Perfil del cargo Criterios de evaluación y ponderación de factores Consolidado resultado del concurso o convocatoria Informe de resultados convocatoria (catedráticos y ocasionales) Resoluciones de lista de elegibles y desiertos Proyecto resolución vinculación Resolución de clasificación Resolución de remuneración inicial Proyecto resolución de novedades Informe consolidado de evaluación NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Decreto 1279/02 Acuerdo 038 del 2002 del consejo superior Acuerdo 039 del 2002 del consejo académico Cumplimiento en los tiempos de ejecución de las actividades para selección y provisión de cargos, valoración docente. Que los departamentos y facultades envíen a tiempo las evaluaciones de desempeño.
17 Proceso Reconocimiento Actualizado en Indicador Eficiencia en trámite valoración productividad académica Eficiencia en trámite valoración títulos Productividad docente Desempeño del personal Asignación de puntajes conformes Asignación de categorías conformes Carga académica conforme Formula Promedio solicitudes (Fecha entrega - Fecha solicitud) Promedio solicitudes (Fecha entrega - Fecha solicitud) No. Puntos por tipo de productividad por docente Promedio de calificaciones de desempeño de docentes por facultad Sumatoria (No puntajes con reclamaciones - No. Puntajes asignados resueltos favorablemente) Sumatoria (Categorías con reclamaciones - Categorías asignadas resueltas favorablemente) # Resoluciones de aclaración por carga académica no conforme Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Trimestral 100% en 45 días Marzo de 2005 Mensual 100% en 30 días Diciembre de 2004 Semestral Junio de 2005 Semestral 80% Marzo de 2005 Semestral 100% Diciembre de 2004 Semestral 100% Diciembre de 2004 Mensual 0% Diciembre de 2004
18 Proceso Contratación Actualizado en Objetivo: Alcance: Responsable Realizar los trámites para la adquisición de bienes, suministros, servicios, realización de obras y demás que requiera la Universidad Pedagógica para la prestación de sus servicios. Aplica para la realización de todos los procesos contractuales que ejecute la Universidad para sus diferentes áreas. Inicia con la solicitud del área y finaliza con el perfeccionamiento y la legalización del contrato Este proceso en lo relacionado a contratos con formalidades plenas, es responsabilidad de la Oficina Jurídica. La División de Servicios Generales a través de las coordinaciones de Planta Física y Adquisiciones es responsable por la contratación sin formalidades plenas. Entradas Actividades Salidas Usuarios Dependencia solicitante Términos de Referencia CDP Para Contratación de Personas Jurídicas: (Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Contrato Perfeccionado y Legalizado Orden de Compra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) Dependencia Solicitante Tesorería - Ordenes de Pago División de Personal - Proceso de Nómina División Financiera - Registro Comercio, fotocopia cedula de Contratación Directa Orden de servicio con acta de representante legal, Nit/Rut) aprobación de pólizas (cuando se Para Invitaciones Públicas, soportes de acuerdo con Pliegos requiera) Orden de Obra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) Dependencia solicitante Términos de Referencia CDP Para Contratación de Personal : Hoja de vida del personal con soportes (antecedentes disciplinarios, deudas con el estado, antecedentes penales, carta de la División de Personal, cédula, libreta militar) Carta del contratista aceptando términos de referencia o aprobación de la propuesta del contratista. Para Contratación de Personas Jurídicas: (Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, fotocopia cedula de representante legal, Nit/Rut) Contratación de Servicios Contrato Perfeccionado y Legalizado Orden de servicio con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) Dependencia Solicitante Tesorería - Ordenes de Pago División de Personal - Proceso de Nómina División Financiera - Registro División de Servicios Generales
19 Proceso Contratación Actualizado en Entradas Actividades Salidas Usuarios Dependencia solicitante Términos de Referencia CDP Para Contratación de Personas Jurídicas: (Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Contrato Perfeccionado y Legalizado Orden de Compra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) División de Servicios Generales División Financiera - Registro Comercio, fotocopia cedula de Invitación pública Orden de servicio con acta de representante legal, Nit/Rut) aprobación de pólizas (cuando se Para Invitaciones Públicas, soportes de acuerdo con Pliegos requiera) Orden de Obra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) Dependencia solicitante Solicitud de Bienes, Obras y/o Servicios Orden de Obra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera) División de Servicios Generales División Financiera - Registro Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Mejoramiento Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería Archivadores PRO01GCT Contratación Directa PRO02GCT - Invitación Pública PRO03GCT Contratación de Servicios Personales PRO09DPE Programación de Servicios Personales PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades Solicitud de bienes, suministros, servicios o realización de obras Contrato Perfeccionado y Legalizado Orden de Compra Orden de servicio Orden de Obra NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4, 6.1, 6.3, 7.4.2, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Contratación Indicador Formula # Contratos solicitados # Contratos elaborados Medición Frecuencia Medición Metas Fecha Trimestral 80% Mar-05
MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE AGUASCALIENTES
PROCESO ESTRATEGICO DE CALIDAD Anexo 6 Mapa e interacción de procesos Página 1 de 7 MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE AGUASCALIENTES. PROCESO ESTRATEGICO DE PLANEACIÓN REQUISITOS DEL ESTUDIANTE

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