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HENKEL ITALIA CODICE ETICO - PDF
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1 HENKEL ITALIA CODICE ETICO Ai sensi del D.Lgs 231/2001 (APPENDICE 3) Revisione : 2 GENNAIO 2015 HENKEL ITALIA Riproduzione Vietata Pag. 12 Il Codice Etico adottato da Henkel Italia è volto ad adeguare alla legislazione italiana e, in particolare, al D.Lgs. 231/01 in materia di Disciplina della Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società, delle associazioni, degli enti anche privi di personalità giuridica, i principi etici del Gruppo Henkel già applicati nella Società. Il Codice Etico costituisce parte integrante del Modello Organizzativo di Gestione e Controllo (d ora in poi: MOG) adottato da Henkel per la prevenzione della commissione dei reati previsti dal decreto stesso, unitamente al Codice Sanzionatorio che contiene le sanzioni disciplinari e contrattuali, anche nei confronti dei Terzi Destinatari, nella ipotesi di violazioni e/o compimento reati ex D.Lgs. 231/01, secondo la procedura di contestazione ivi prevista. Il Codice Etico contiene in sé il Codice di Comportamento di Henkel AG & Co. KGaA valido per tutto il gruppo, che è direttamente applicabile ad Henkel Italia in funzione dei reati previsti dal D.Lgs. 231/01. Il Codice Etico contiene una serie di importanti linee guida sul modo di agire di Henkel per guidare tutti gli operatori sia nel lavoro quotidiano sia nella pianificazione strategica e nei processi decisionali. Il Codice Etico subirà modifiche ed adeguamenti in base alle leggi italiane. Il Codice Etico non è uno strumento statico, ma sarà costantemente perfezionato e adattato ai continui cambiamenti nel contesto giuridico ed economico nazionale. E obbligatorio che tutti osservino il Codice Etico ed il MOG e non accettino mai che altri lo violino. Non bisogna dimenticare che è attraverso i valori di Henkel che ci si presenta al mondo. INDICE 1. Destinatari del Codice Etico 2. Diffusione e formazione sul Codice Etico 3. Segnalazione delle violazioni 4. Il Codice di Comportamento ed Annex Anticorruzione: Conflitti di interessi, doni e inviti, corruzione e comportamenti illeciti - HENKEL La revisione si rende necessaria solo per la trasformazione di forma giuridica. HENKEL ITALIA Riproduzione Vietata Pag. 23 1. Destinatari del Codice Etico Il presente Codice ha la finalità di indirizzare eticamente l attività di Henkel e, per tale motivo, è vincolante per tutti gli amministratori, sindaci, dipendenti, inclusi i dirigenti, senza alcuna eccezione (d ora in poi: il Personale), nonché per tutti coloro che, pur esterni alla Società, operino direttamente o indirettamente per Henkel (es. procuratori, agenti, collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, partner commerciali) (d ora in poi: Terzi Destinatari). Tutti i soggetti sopra indicati verranno definiti anche semplicemente Destinatari. Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare e far osservare, per quanto di propria competenza, i principi contenuti nel Codice Etico. In nessuna circostanza la pretesa di agire nell interesse di Henkel può giustificare l adozione di comportamenti in contrasto con quelli enunciati nel presente documento. L osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte da Henkel con tutti i Destinatari e, a seconda della categoria di riferimento (amministratore, dipendente; agente; consulente) potrà dare origine, in ipotesi di violazione, a sanzioni disciplinari ovvero a sanzioni di natura contrattuale, come meglio indicato nel Codice Sanzionatorio. 2. Diffusione e formazione sul Codice Etico Henkel si impegna ad una puntuale diffusione del Codice Etico mediante: a) affissione in luogo accessibile a tutti; b) inserimento sul sistema intranet aziendale; c) inserimento sul sito Internet Henkel Italia per i Terzi Destinatari e per qualunque altro interlocutore terzo. Henkel promuove e organizza periodicamente iniziative di formazione sui principi del Codice Etico, pianificate in considerazione della esigenza di differenziare le attività in base al ruolo ed alle responsabilità delle risorse interessate, ed alle aree qualificabili come a rischio in base alle risultanze del MOG. Nei contratti con i Terzi Destinatari è prevista l introduzione di clausole e/o la sottoscrizione di dichiarazioni volte sia a formalizzare l impegno al rispetto del MOG e del Codice Etico, sia a disciplinare le sanzioni di natura contrattuale nelle ipotesi di violazioni alle norme in essi contenute. I principi etici che devono condurre l attività sociale sono quelli contenuti nel Codice di Comportamento del Gruppo Henkel, che costituisce parte integrante del Codice Etico e rappresentano i valori di riferimento a cui il Personale ed i Terzi Destinatari devono attenersi nel perseguimento della mission aziendale e nella conduzione delle attività sociali, anche nel rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. 231/01. HENKEL ITALIA Riproduzione Vietata Pag. 3 4 3. Segnalazione delle violazioni Eventuali violazioni a leggi, Codici Etico e Comportamento, politiche, codici, standards e procedure aziendali possono essere segnalate da parte di dipendenti, al proprio Responsabile Gerarchico, alla Funzione Risorse Umane, alla Funzione Legale o alla Funzione Corporate Compliance, all indirizzo mail: o alla Compliance Line I terzi destinatari possono indirizzare le proprie segnalazioni, in forma non anonima, oltre alle Funzioni ed all indirizzo mail indicati, anche all indirizzo: Organismo di Vigilanza Henkel Italia - via Amoretti 78, Milano. Tali segnalazioni debbono essere in linea con le leggi vigenti. Chiunque rilasci consapevolmente dichiarazioni false riguardanti altra persona potrebbe commettere reato penale. L Azienda non accetta tentativi di ogni tipo per impedire ai dipendenti la segnalazione di casi di violazione a leggi o norme, e non utilizzerà alcuna forma di discriminazione o altro verso i dipendenti che lo facessero. Per le segnalazioni di violazioni o applicazione delle norme e sanzioni Henkel si impegna a fornire al proprio personale le informazioni e la formazione necessari per aiutarlo a evitare situazioni che potrebbero violare le leggi, il Codice di Comportamento o le politiche aziendali. In caso di dubbio, tuttavia, i dipendenti possono rivolgersi alle funzioni sopra indicate. 4. Il Codice di Comportamento HENKEL e integrazione Doni ed Inviti HENKEL ITALIA Riproduzione Vietata Pag. 4 5 Vision e Valori6 2 Codice di Comportamento Codice di Comportamento Il nostro Codice di Comportamento contiene una serie di importanti linee guida sul nostro modo di agire ed è concepito per guidarci sia nel lavoro quotidiano sia nella pianificazione strategica e nei processi decisionali. Se necessario, il Codice di Comportamento subirà modifiche in base alle leggi e agli standard locali. Il Codice di Comportamento non deve essere considerato uno strumento statico, ma sarà costantemente perfezionato e adattato ai continui cambiamenti dei contesti giuridici ed economici che incidono sul nostro modo di operare nel mondo. Sulla base di queste considerazioni abbiamo rivisto il nostro Codice di Comportamento, fondato sulla Vision e sui Valori aziendali, che rappresentano a loro volta i principi fondamentali a cui è ispirato l impegno di Henkel, un impegno che include anche l iniziativa Global Compact delle Nazioni Unite. Per Henkel l immagine e la reputazione di azienda che opera nel rispetto dell etica e della legalità sono inscindibili dal modo in cui ognuno di noi agisce nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano. Tutti noi, dipendenti Henkel, siamo chiamati ad osservare le leggi e i regolamenti, ad evitare i conflitti di interesse, a proteggere i beni della Società e a mostrare rispetto e apprezzamento verso le usanze locali, le tradizioni e i costumi sociali dei Paesi e delle culture in cui Henkel svolge la propria attività. Nell adempimento dei nostri doveri all interno di Henkel non ammettiamo scorciatoie etiche. Una condotta impropria non sarà mai nell interesse della Società. Code of Conduct Our Code of Conduct contains a number of important guidelines of behavior and is intended to guide all of us in our daily business but also in our strategic planning and our decision-making processes. Where appropriate, our Code of Conduct will be modified by local laws and standards. Our Code of Conduct is not intended to be a static instrument. It will be continuously developed and adapted to the ever-changing legal and economic environments that affect the ways that we conduct our business around the world.7 Code of Conduct 3 With this in mind we have revised our Code of Conduct, the foundation of which is our Vision and Values. The Vision and Values represent the fundamental principles to which Henkel commits. This commitment also encompasses the initiative Global Compact of the United Nations. Henkel s image and reputation, as a company that operates in an ethically and legally appropriate manner, is inseparable from the conduct of each of us as we perform our work, everyday. We, the employees of Henkel, are expected to respect laws and regulations, avoid conflicts of interest, protect the Company s assets, and show consideration and appreciation for the local customs, traditions and social mores of the various countries and cultures in which Henkel conducts business. In fulfilling our responsibilities within Henkel, we do not take ethical shortcuts. Improper conduct will never be in Henkel s interest. Ogni volta che desiderate ricevere chiarimenti o provate disagio nei confronti di una certa decisione o di un determinato modo di agire, esponete la questione al vostro superiore e sarete aiutati a trovare una risposta chiara ai vostri interrogativi. Ma, soprattutto: osservate il Codice di Comportamento e non accettate mai che altri lo violino. Non dimentichiamo che è attraverso i nostri valori che ci presentiamo al mondo. L immagine e la reputazione di Henkel, pertanto, sono nelle nostre mani, ogni giorno. Düsseldorf, 2009 Henkel AG & Co. KGaA Should you have any questions, or if you are uncomfortable with a decision or a course of action being undertaken, take the issue to a higher level within the Henkel organization. Make sure you get good advice. But what is most important: Observe our Code of Conduct and never accept that others will violate it. We should be aware that our values define us to the world. Therefore, Henkel s image and reputation rests in each of our hands, every day. Düsseldorf, 2009 Henkel AG & Co. KGaA Indice8 4 Codice di Comportamento 1. Osservanza delle leggi e delle norme sociali 8 2. Responsabilità individuale per la reputazione di Henkel 8 3. Rispetto per le persone 8 4. Sicurezza, salute e ambiente Conflitti di interesse Responsabilità sociale d impresa e donazioni Trattamento di partner aziendali, funzionari pubblici e altri interlocutori Comportamento sul mercato e in ambito concorrenziale Protezione dei beni e salvaguardia delle informazioni sensibili per la concorrenza Esclusione di rischi contrattuali Abuso di informazioni privilegiate Integrità finanziaria Segnalazione di violazioni, applicazione delle norme, sanzioni 32 Contents 1. Observing laws and social norms 6 2. Individual responsibility for the reputation of Henkel 6 3. Respect for people 7 4. Safety, health and the environment 8 5. Conflicts of interest 9 6. Corporate citizenship and donations Treatment of business partners, public officials 14 and other representatives Market and competitive behavior Protection of assets and safeguarding of 19 competitively sensitive information 199 Code of Conduct Avoidance of contractual risk Insider dealing rules Financial integrity Reporting violations, enforcement, sanctions Osservanza delle leggi e delle norme sociali Essendo presente in molti mercati e regioni del mondo, Henkel deve operare secondo le leggi e i regolamenti di sistemi giuridici diversi. Agire con responsabilità sociale d impresa significa, per il personale di Henkel, osservare tutte le leggi, le norme e i regolamenti vigenti nelle comunità in cui l azienda opera, rispettando al contempo anche le tradizioni e altre norme sociali del luogo. Il mancato rispetto di tali principi potrebbe compromettere gravemente la reputazione di Henkel e provocare altre conseguenze negative. 2. Responsabilità individuale per la reputazione di Henkel Il rispetto di cui Henkel gode pubblicamente nasce soprattutto dal comportamento e dalle azioni di ciascun dipendente, a prescindere dal ruolo che ricopre nell ambito dell organizzazione aziendale. Di conseguenza, un comportamento inaccettabile, anche da parte di individui isolati, può arrecare danni significativi alla Società. L integrità personale e un elevato senso di responsabilità ci aiutano a decidere quale sia la risposta più appropriata ad una determinata situazione. Dobbiamo sempre porci le seguenti domande: La mia azione o decisione è conforme alle leggi e alle norme vigenti, ai valori e agli standard di Henkel? Le mie azioni e decisioni sono libere in tutti i casi da conflitti di interesse personali? La mia decisione è in grado di affrontare l opinione pubblica? Attraverso il mio comportamento contribuisco a rafforzare l immagine di Henkel quale azienda che mantiene elevati standard etici e legali?.10 6 Codice di Comportamento 3. Rispetto per le persone Il successo duraturo di Henkel dipende dal nostro impegno a sviluppare e utilizzare i diversi talenti e il coinvolgimento di tutto il personale aziendale nel mondo. Il personale attuale e futuro viene valutato in base a principi di equità e imparzialità. Nell assunzione, nella retribuzione e nella promozione del proprio personale Henkel osserva tutte le leggi e i regolamenti vigenti. 1. Observing laws and social norms. Henkel is represented in many product markets and many regions around the world and therefore operates subject to the laws and regulations of different legal systems. Being a good corporate citizen means that we, the employees of Henkel, comply with all applicable laws, rules and regulations in the communities in which we operate, while also respecting local traditions and other social norms. A failure to do so could seriously damage Henkel s reputation and result in other negative consequences. 2. Individual responsibility for the reputation of Henkel The regard in which Henkel is held is substantially determined by the behavior and actions of each individual employee, irrespective of the position held within the Henkel organization. Consequently, improper conduct, even on an isolated individual basis, can significantly damage Henkel. Personal integrity and an elevated sense of responsibility help all of us to decide which response is most appropriate in a given situation. We should always ask ourselves: Is my action or my decision in keeping with relevant laws, standards and norms, and with the values and standards of Henkel? Are my actions and decisions free from personal conflicts of interest in all cases? Will my decision withstand public scrutiny? Am I, through my behavior, contributing to the reputation of Henkel as a company that maintains high ethical and legal standards?11 Code of Conduct 7 3. Respect for people Henkel s continued success depends upon our commitment to develop and utilize the diverse talents and energies of all Henkel employees, throughout the world. Employees and prospective employees are assessed based upon principles of equality and fairness. The hiring, compensation and promotion of Henkel employees is conducted in accordance with all relevant laws and regulations. Aspiriamo a creare un ambiente caratterizzato dal rispetto reciproco, dalla capacità di stimolare le persone e dal lavoro di squadra. Siamo favorevoli a un clima di condivisione che favorisca la comunicazione trasparente, l apprendimento continuo e l apertura alla diversità: è da questi tre principi che trae origine la nostra forza, oggi e in futuro. Il nostro obiettivo è offrire un ambiente di lavoro che attragga da persone di grande talento e motivazione, un ambiente in grado di aiutarle a sfruttare appieno le proprie capacità, a prescindere dalle loro differenze o affinità. Ciascuno di noi ha la responsabilità di creare un ambiente di lavoro che premia il rendimento e il perseguimento dell eccellenza, e di favorire un clima di fiducia e rispetto: un ambiente di lavoro produttivo. Riconosciamo altresì l obbligo di rispettare la dignità personale e di tutelare il diritto alla riservatezza di tutti i nostri dipendenti, clienti, e fornitori. A sua volta, Henkel si aspetta il rispetto di questi principi da parte dei suddetti dipendenti, clienti, e fornitori. 4. Sicurezza, ambiente e salute Henkel, insieme al proprio personale, svolge un ruolo importante nel rendere le proprie sedi operative luoghi sicuri in cui vivere e lavorare. La protezione delle persone e dell ambiente e la conservazione delle risorse appartengono da molto tempo ai nostri valori fondamentali. Henkel si è impegnata e continua a impegnarsi nei confronti di uno sviluppo all insegna della sostenibilità e della responsabilità sociale, della promozione di condizioni di lavoro sicure e sane, e del perseguimento di un progresso costante nel campo della sicurezza, della salute e dell ambiente. We strive to create an environment of mutual respect, encouragement and teamwork. We value a sharing environment that provides the opportunity for open communications, continuous learning and diversity: these are the12 8 Codice di Comportamento sources of our strength, today and in the future. Our goal is to provide a workplace environment that attracts and retains highly talented and motivated people, while helping them to achieve their full potential, without regard to their differences or similarities. Each of us is responsible for creating a workplace environment that rewards high performance and a commitment to excellence, as well as an atmosphere of trust and respect: a productive work environment. We also recognize our obligation to respect the personal dignity and guard the privacy rights of all of our employees, customers, service providers and suppliers. Henkel expects its employees, customers, service providers and suppliers to respect these principles. 4. Safety, health and the environment Henkel and each of its employees play an active role in making the locations in which we operate a good place to live and work. Protecting people and the environment, and conserving resources, have long been counted among our core values. Henkel has been and remains committed to sustainable and socially responsible development; the promotion of safe and healthful working conditions; and striving for sustained progress in the fields of safety, health and the environment. In particolare, ciascuno di noi ha il dovere di: rispettare le norme di sicurezza sul lavoro e nella manutenzione del proprio luogo di lavoro; segnalare immediatamente ai dipartimenti interni di competenza qualsiasi incidente, funzionamento anomalo, condizione pericolosa, sversamento di sostanze chimiche o altre condizioni di rischio riscontrate, affinché sia possibile adottare tempestivamente le misure necessarie per contenere al minimo i danni e risolvere il problema. 5. Conflitti di interesse Da noi stessi e da tutti coloro con cui intratteniamo rapporti ci attendiamo il rispetto dei più elevati standard etici. Gli interessi privati e gli interessi di Henkel devono essere mantenuti rigorosamente separati. Di conseguenza, il13 Code of Conduct 9 personale deve evitare situazioni che possano generare conflitti fra i propri interessi personali e quelli dell azienda. Nei contatti con i clienti, i fornitori e i concorrenti, sia attuali che potenziali, il personale Henkel deve agire nel migliore interesse dell azienda, escludendo qualsiasi vantaggio personale. Le seguenti situazioni, in particolare, sono suscettibili di generare conflitti di interesse: Rapporti d affari Rapporti d affari con una società nella quale un dipendente, un parente o un amico di un dipendente possieda interessi diretti o indiretti sotto forma di partecipazione azionaria di entità rilevante. Una transazione specifica con un altra società nella quale un parente o un amico di un dipendente Henkel partecipi o possieda interessi finanziari. Transazioni con ex dipendenti o transazioni che coinvolgano direttamente amici o parenti di un dipendente. Nell eventualità di un conflitto di interessi, il dipendente è tenuto ad avvisare il proprio superiore e ad attendere una decisione di Henkel sul comportamento da adottare. Specifically, each of us must: conduct work and maintain his workplace in a safe manner; immediately report to the relevant internal departments any accidents, operational malfunctions, dangerous conditions, chemical spills or other hazardous conditions that are detected so that appropriate measures can be promptly taken to minimize damage and correct the problem. 5. Conflicts of interest We demand of ourselves, and those with whom we associate, the highest ethical standards. Private interests and the interests of Henkel must be kept strictly separate. Consequently, all employees should avoid situations that may lead to a conflict between their personal interests and those of Henkel. Henkel employees, during contacts with existing or prospective customers, suppliers, clients and competitors, must act in the best interests of Henkel to the exclusion of any personal advantage. The following situations can, in particular, give rise to possible conflicts of interest:14 10 Codice di Comportamento Business relationships Business relationships with a company in which an employee, a relative or a friend of an employee has a direct or indirect stake in the form of a significant shareholding. A specific transaction with another company in which a relative or friend of an employee is involved or has a financial interest on the side of the other company concerned. Transactions with former employees or that directly involve friends or relatives of an employee. In the event of possible conflicts of interest, you must inform your supervisor and await a decision by Henkel as to how you should proceed. Attività private Anche nel caso di rapporti privati che possono avere delle conseguenze su Henkel, i dipendenti sono tenuti ad agire con integrità e lealtà. Tutti i dipendenti che intraprendano occupazioni secondarie o supplementari, attività parallele o lavoro nel tempo libero devono ottenere la previa approvazione scritta da parte del proprio superiore o del rispettivo dipartimento Risorse Umane nel caso in cui: tali attività o il relativo lavoro possano influire negativamente sul proprio rendimento operativo e professionale; tali attività secondarie possano essere potenzialmente in conflitto, effettivo o apparente, con le attività aziendali attuali o previste di Henkel e delle sue associate; vengano utilizzate infrastrutture o apparecchiature di Henkel o debbano essere applicate particolari esperienze o competenze operative acquisite durante il lavoro alle dipendenze di Henkel. È inoltre necessaria l approvazione esplicita e in forma scritta da parte del rispettivo dipartimento Risorse Umane nel caso di dipendenti che desiderino svolgere funzioni in società con cui Henkel intrattiene rapporti d affari o è in concorrenza. Impegno in ambito sociale Henkel è favorevole all impegno privato dei suoi dipendenti in circoli, associazioni, partiti politici e altre istituzioni sociali, politiche o culturali che perseguano obiettivi riconosciuti a livello generale e consentiti dalla legge. Tuttavia, tale impegno non deve compromettere l adempimento dei doveri nei confronti di Henkel, quale datore di lavoro, né deve ripercuotersi sulla reputazione dell azienda. Nell esprimere opinioni personali in pubblico, i dipendenti non dovranno fare alcun riferimento al ruolo ricoperto all interno di Henkel. Private activities Integrity and loyalty are also indispensable in relation to private employee activities that may have an effect on Henkel. All employees must ensure that15 Code of Conduct 11 any second or additional occupations, sideline activities or spare-time work have been previously approved, in writing, by your supervisor, or by the respective Human Resources Department, if: such activities or related work could adversely affect your operational and professional performance; such secondary activities could potentially create a conflict or the appearance of a conflict with the actual or contemplated business activities of Henkel and its affiliates; Henkel facilities or equipment are to be used or a particular operational experience or expertise gained while in the employ of Henkel is to be utilized. Express, written approval from the respective Human Resources Department must also be obtained where employees wish to perform functions in companies with which Henkel has business relationships or is in competition. Social involvement Henkel welcomes the private involvement of employees in clubs, associations, political parties and other social, political or cultural institutions that pursue generally recognized and legally permitted objectives. Such involvement must not, however, jeopardize the fulfillment of your duties with respect to Henkel as your employer. Nor may such involvement impact upon the regard in which Henkel is held. When expressing private views within a public arena, employees shall not make any reference to their position within Henkel. 6. Responsabilità sociale d impresa e donazioni Nell ambito della propria responsabilità sociale d impresa Henkel effettua donazioni finanziarie e materiali a favore di istituzioni sociali, iniziative ambientali, istruzione, scienza, sanità, sport, arte e cultura. Tra i principali programmi nell ambito del progetto internazionale di donazione Henkel-Smile figurano: l iniziativa Make an Impact on Tomorrow (MIT), a favore delle attività di volontariato di dipendenti e pensionati Henkel nell ambito di comunità benefiche locali in tutto il mondo, con particolare attenzione ai progetti per l infanzia; Henkel Friendship Initiative e.v., che offre sostegno alle famiglie e agli individui bisognosi in territorio nazionale e all estero, nonché alle istituzioni benefiche che forniscono aiuti alle popolazioni colpite da calamità naturali. L associazione favorisce inoltre progetti nei campi dell istruzione e della formazione professionale, dell assistenza ai giovani,16 12 Codice di Comportamento dell arte e della cultura per bambini e adolescenti, dello sport per disabili e dell ecologia. Henkel ha stabilito i criteri che regolano le donazioni e le attività di sostegno nel quadro del suo progetto internazionale di sponsorizzazione. A seconda dell entità della donazione, è necessario ricevere l approvazione della direzione dell ufficio Donazioni o della direzione di Henkel. Alle donazioni si applicano essenzialmente i seguenti criteri: necessità; efficacia duratura; trasparenza: ovvero, i destinatari e la finalità specifica devono essere resi noti affinché sia possibile verificare che le donazioni giungano a destinazione; divieto di donazione a partiti politici; divieto di donazione o appoggio a organizzazioni o istituzioni che non perseguono obiettivi riconosciuti e accettati a livello generale. 6. Corporate citizenship and donations As a responsible corporate citizen, Henkel makes financial and material donations in support of social institutions, environmental initiatives, education, science, health, sport, art and culture. Major programs as part of our International Donation Concept Henkel Smile include: Henkel s Make an Impact on Tomorrow (MIT) initiative, which supports the voluntary involvement of Henkel employees and retirees in local community charitable services around the world, with a focus on children s projects. The Henkel Friendship Initiative e.v., which provides support to needy families and individuals at home and abroad as well as charitable and welfare institutions that help people in times of natural disasters. Furthermore, projects in the fields of education and training, youth care and support, art and culture for children and adolescents, sport for the disabled, and ecology are being supported. Henkel has defined the criteria for donations and support activities within the framework of its international sponsoring concept. Depending on the level of the donation, approval must be obtained either from the Donation Management or the corporate management. The criteria applied in relation to donations are essentially as follows: need;17 Code of Conduct 13 sustainable effect; transparency, i.e. the recipients and the specific purpose must be known to enable monitoring of the proper appropriation of donations; no donations to political parties; no donations or support for organizations or institutions that do not pursue generally recognized and accepted objectives. 7. Trattamento di partner aziendali, funzionari pubblici e altri interlocutori Ci aspettiamo che i nostri fornitori rispettino i nostri standard etici, ivi compreso il Global Compact, e agiscano di conseguenza. Henkel si afferma sul mercato attraverso la qualità e il valore dei suoi prodotti e servizi innovativi. Henkel decide in base a criteri economici noti, nel rispetto delle leggi, degli standard e delle norme vigenti. Intratteniamo rapporti basati sull onestà e sull osservanza di tutte le leggi vigenti e dei rispettivi regolamenti in materia di frode e corruzione ed evitiamo tutti i conflitti di interessi, compresi quelli apparenti. Accettazione e concessione di incentivi, doni e favori: Per mantenere la fiducia dei nostri interlocutori e sostenere rapporti duraturi, siamo consapevoli della necessità di evitare i conflitti, anche apparenti, fra interessi personali e interessi di Henkel. In qualità di dipendenti Henkel siamo tenuti a mantenere un comportamento che escluda vincoli, obblighi o impegni personali. Non possiamo permettere che le nostre decisioni e azioni in campo aziendale siano influenzate da doni o altri tipi di favori o incentivi. Riconosciamo che offrire o accettare tali favori può essere causa di rischi legali per Henkel e può rovinare i suoi rapporti con i clienti e la sua reputazione. A tale scopo, a nessun dipendente Henkel è consentito, nel corso della sua attività aziendale, richiedere, accettare, offrire o concedere, direttamente o indirettamente, incentivi o premi non eticamente ammissibili. Tale principio vale anche nei confronti di individui, società e istituzioni pubbliche. In particolare, non è consentito offrire o concedere incentivi di alcun genere a detentori di cariche pubbliche, sia in territorio nazionale che all estero. Tale principio si applica a tutti i tipi di favore, incentivo, regalo e remunerazione, o a qualsiasi altra forma di ricompensa. L unica eccezione riconosciuta è quella dei regali consuetudinari, occasionali o promozionali generalmente accettati e di modesta entità, conformi agli usi e ai costumi locali.18 14 Codice di Comportamento Sono concessi inoltre gli atti di ospitalità e altri favori, a condizione che siano consentiti dalla legge e di valore economico modesto e verificabile. Per precludere eventuali sospetti in merito a tentativi di influenzare decisioni aziendali, il valore dei favori offerti e la loro conformità agli usi e ai costumi locali sono valutati sulla base di criteri rigorosi. 7. Treatment of business partners, public officials and other representatives We expect our suppliers and service providers to respect our ethical standards, including the principles of the Global Compact, and to act accordingly. Within the marketplace, Henkel enhances its standing through the quality and value of its innovative products and services. We make decisions on the basis of known economic criteria, within the bounds of relevant laws, standards and norms. We are honest in our dealings with others, obeying all applicable laws and corresponding regulations governing fraud, bribery and corruption, and avoiding even the appearance of a conflict of interest. Acceptance and granting of incentives, gifts and favors: To retain the trust of others and sustain long-term relationships, we recognize the need to avoid even the appearance of a conflict between personal interests and the interests of Henkel. As employees of Henkel, we acknowledge our responsibility to conduct ourselves in a manner that ensures that no personal dependencies, obligations or commitments arise. We may not permit ourselves to be influenced in our business decisions and actions by either gifts or any other type of benefit or incentive. It is recognized that giving or accepting such gifts could put Henkel at legal risk, while also undermining our customer relationships and reputation. To this end, no employee of Henkel may, in the course of their business activity, either directly or indirectly, demand, accept, offer or grant incentives or rewards that would be unethical. This applies with respect to individuals, companies and also public institutions. In particular, no inducements whatsoever may be offered or granted to any holder of public office, either at home or abroad. This applies to all types of favor, benefit, gift and payment, or any other consideration. The only recognized exception is that of generally accepted customary, occasional, or promotional gifts of small value, in keeping with local mores and customs. Also permitted are acts of hospitality and other favors provided they are legally permissible and of verifiable small value. In order to preclude any19 Code of Conduct 15 suspicion of any attempt to influence business decisions, strict standards are applied when judging the value of a consideration and when deciding whether the consideration is in line with local mores and customs. Approvazione Qualora i dipendenti che intendano offrire un dono o un favore temano, anche lontanamente, che tale offerta possa influenzare una decisione, dovranno chiedere al beneficiario di ottenere l approvazione da parte dei suoi superiori. Se il beneficiario si rifiuta di richiedere l approvazione, è lecito pensare che i suoi superiori giudicherebbero il dono non appropriato. Al personale Henkel si richiede altresì di ottenere l approvazione dei superiori prima di accettare doni o favori di dubbia opportunità. Riciclaggio di denaro A nessun dipendente è consentito, individualmente o in gruppo, svolgere attività che contravvengano ai regolamenti interni o esteri in materia di riciclaggio di denaro. Qualora sussistano dubbi in merito all opportunità di transazioni che implichino il trasferimento di denaro contante, è necessario consultare il dipartimento finanziario di competenza in via preliminare. 8. Comportamento sul mercato e in ambito concorrenziale Henkel e il suo personale si impegnano incondizionatamente a rispettare i principi della libera concorrenza e a osservare le leggi antitrust e sulla libera concorrenza in vigore nei Paesi in cui Henkel svolge le proprie attività. Poiché una valutazione legale approfondita dipende dalla complessità delle leggi in merito e dalle circostanze particolari di ciascuna situazione, in caso di dubbi è opportuno consultare un avvocato del dipartimento legale di Henkel. Esistono tuttavia forme di comportamento tipiche che costituiscono violazione delle leggi sulla concorrenza: Approval If employees intend to offer someone a gift or favor, and if they have even the slightest concern as to whether this could influence a decision, they must ask the recipient to have acceptance approved by the latter s supervisors. If the recipient refuses to do this, this should be regarded as an indication that they themselves find the gift inappropriate. Employees of Henkel are likewise required to obtain approval from their supervisors for the acceptance of gifts or favors where any doubts as to their propriety exist.20 16 Codice di Comportamento Money laundering No employee shall, either alone or in concert with others, perform any activities that contravene domestic or foreign regulations governing money laundering. In the event of doubts as to the propriety of transactions that involve the transfer of cash, the relevant financial department should be consulted at an early stage. 8. Market and competitive behavior Henkel and its employees are unconditionally committed to the principles of fair competition and must comply with the antitrust and fair competition laws of the countries in which Henkel conducts business. As accurate legal assessment depends on the complexities of the laws concerned and the individual circumstances of each situation, an attorney from Henkel s Law Group should be consulted wherever doubt arises. Nevertheless, there are forms of conduct that typically constitute a violation of competition laws: Rapporti e interazioni con la concorrenza Sono vietati gli accordi con i concorrenti e i comportamenti coordinati che sono volti a causare o che causano restrizioni o limiti di concorrenza. Tali accordi comprendono la definizione concordata dei prezzi, delle quotazioni, delle condizioni commerciali generali, delle quote di produzione o di vendita, nonché della spartizione dei clienti, dei territori, dei mercati o dei portafogli prodotti. Sono vietati non solo gli accordi formali, ma anche i comportamenti coordinati derivanti, ad esempio, da colloqui informali o da accordi sulla parola che sono volti a causare o che causano tali restrizioni di concorrenza. Nei colloqui con la concorrenza dobbiamo applicare controlli rigorosi per fare in modo di non trasmettere né ricevere informazioni che permetterebbero di trarre conclusioni sul comportamento di mercato attuale o futuro di chi ha fornito le informazioni. Pertanto, prima di intraprendere un attività congiunta che comporti la comunicazione con la concorrenza è opportuno consultare sempre un legale della Società. Nei contatti con la concorrenza è vietato ottenere o scambiare informazioni presenti o future riguardanti prezzi, margini, costi, quote di mercato, pratiche interne brevettate, condizioni di vendita e informazioni specifiche su clienti o fornitori. Rapporti con i clienti I rapporti con i clienti, i fornitori e i concessionari di brevetti o licenze sono regolati da una serie di norme giuridiche sulla libera concorrenza. In21 Code of Conduct 17 conformità a tali leggi e regolamenti, il comportamento del personale Henkel non dovrà essere volto a limitare la libertà del cliente di fissare i prezzi o a interferire nelle relazioni dei fornitori con i propri partner aziendali (restrizioni geografiche, personali o materiali). Il personale Henkel è tenuto a non incoraggiare vincoli illegali e accordi di rivendita. Abuso di posizione dominante In virtù della sua posizione di mercato relativa a determinati prodotti, Henkel è tenuta inoltre a rispettare alcune norme speciali. Ad esempio, si potrebbe parlare di abuso di posizione dominante nel caso di trattamento differenziato di clienti senza giustificazione materiale, di rifiuto di fornire i propri prodotti, di imposizione di prezzi di acquisto/ven- dita e condizioni commerciali generali inappropriati, o di transazioni vincolanti senza alcuna giustificazione materiale per la prestazione supplementare richiesta. Relationships and interactions with competitors Agreements with competitors and coordinated behavior aimed at or causing a restraint or limitation on competition are forbidden. These include agreements to fix or set prices, quotations, terms and conditions of sale, production or sales quotas, and also the apportionment or allocation of customers, territories, markets or product portfolios. Not only formal agreements are forbidden, but also coordinated behavior arising from, for example, informal talks or gentlemen s agreements aimed at or giving rise to such a restraint on competition. In discussions with competitors, we must apply strict controls in order to ensure that we do not pass on or receive any information that would allow conclusions to be drawn about the current or future market behavior of the information donor. Thus, a Company attorney should always be consulted prior to engaging in a joint activity that involves communications with competitors. Current or future information regarding price, margins, costs, market share, internal proprietary practices, sales terms and specific customer or vendor information should not be obtained from or exchanged with a competitor. Customer relationships Relationships with our customers, suppliers and also patentees or licensees are governed by a number of legal regulations relating to fair competition. In accordance with these laws and regulations, Henkel employees will not act in any way that would restrict a customers pricing freedom or interfere with supply relationships with their business partners (geographical, personal or material restraints). Henkel employees will not encourage illegal tying and resale arrangements.22 18 Codice di Comportamento Abuse of a dominant market position Owing to its market position in relation to certain products, Henkel also has to obey certain special rules. For example, abuse of a dominant market position may be deemed to have occurred in the event of differentiated treatment of customers without material justification, refusal of supply, the imposition of inappropriate purchasing/selling prices and terms and conditions, or tie-in transactions without any material justification for the demanded additional counter-consideration. La definizione di posizione dominante varia da caso a caso, come variano i limiti del comportamento ammissibile. In caso di dubbio, è bene contattare un legale aziendale di Henkel in via preliminare. Partecipazione a incontri di associazioni di categoria Benché la presenza e la partecipazione a tali incontri a nome di Henkel possa essere importante per comunicare gli obiettivi aziendali, occorre anche riconoscere che, a causa dei possibili contatti con la concorrenza, intervenire in tali eventi potrebbe comportare il rischio di violazione delle norme riguardanti antitrust e libera concorrenza. Il personale Henkel dovrà partecipare solo agli incontri di associazioni di categoria legittime, condotti per opportuni scopi aziendali. È consigliabile stilare e rendere disponibili i verbali di tali incontri. Le eventuali informazioni comparative o di riferimento fornite devono essere totalmente conformi alle leggi e ai regolamenti vigenti. In caso di dubbio, consultare un legale aziendale di Henkel. 9. Protezione dei beni e salvaguardia delle informazioni sensibili per la concorrenza Entro la propria sfera di attività, tutti i dipendenti detengono una parte di responsabilità per la protezione dei beni tangibili e intangibili di Henkel. I beni fisici o tangibili comprendono proprietà come prodotti della Società, apparecchiature, infrastrutture, veicoli, computer e software, conti correnti, titoli azionari e obbligazionari, carte acquisti, file e altri documenti. I beni intangibili comprendono il patrimonio informativo, quale, ad esempio, le informazioni sviluppate da personale o agenti di Henkel ed estranee al pubblico generale (ovvero segreti aziendali e/o conoscenze tecniche specifiche), diritti di proprietà industriale, tecnologie e altre informazioni preziose, importanti e che necessitano perciò di essere protette. La necessità23 Code of Conduct 19 di protezione potrebbe sussistere anche per informazioni provenienti da fornitori, clienti e altri partner aziendali. In tale contesto la sicurezza informatica svolge un ruolo di rilievo. Tutto il personale è tenuto a utilizzare i sistemi informatici solo in modo etico, legale e rispettoso e a servirsi degli strumenti di sicurezza disponibili, ad esempio delle procedure di crittografia e protezione o della gestione delle password per fornire sufficiente protezione ai dati di Henkel. The definition of a dominant market position is variable from case to case, as are the limits of permissible behavior. In cases of doubt, early contact should be made with a Henkel corporate attorney. Trade and professional association meetings While attendance at and participation in such meetings, on behalf of Henkel, may be important to further corporate objectives, it is also recognized that attendance at such meetings can present a potential antitrust/ fair competition risk due to contacts with competitors during the course of the meeting. Henkel employees shall attend only meetings of legitimate trade and professional associations, conducted for proper business purposes. It is preferable that meeting minutes be taken and made available. Any benchmarking or comparative information supplied must be in full compliance with applicable laws and regulations. When in doubt, a Henkel corporate attorney must be consulted. 9. Protection of assets and safeguarding of competitively sensitive information Within their sphere of activity, all employees bear their share of responsibility for the protection of the tangible and intangible assets of Henkel. Physical or tangible assets include property such as Company products, equipment, facilities, vehicles, computers and software, bank accounts, stocks and bonds, charge cards, files and other records. Intangible assets include informational assets, such as information developed by employees or agents of Henkel that is not generally known to the public (i.e. business secrets and/or know-how), industrial proprietary rights, technologies, and other items of information that are of value, important and thus needful of protection.24 20 Codice di Comportamento Information provided by suppliers, customers and other business partners might also require protection. In this context, IT security plays an important part. All employees are requested to use the information systems only in an ethical, legal and courteous manner and to use the provided security tools e.g. encryption and security procedures e.g. password handling to protect the Henkel data sufficiently. Uso privato della proprietà aziendale Le installazioni, i sistemi, le infrastrutture e le apparecchiature negli uffici, nelle officine, negli impianti di produzione e in altre proprietà di Henkel possono essere utilizzati dal personale a scopi non aziendali solo su approvazione scritta dei superiori di competenza e nel rispetto delle linee guida/norme aziendali speciali. Trattamento delle informazioni riservate Il personale è obbligato a considerare informazioni riservate tutti gli affari interni relativi a Henkel la cui divulgazione pubblica non sia stata espressamente approvata. Non è consentito comunicare informazioni riservate interne (ad esempio, strategie aziendali, risultati di ricerche o contenuti di rapporti interni) a personale non autorizzato sia interno che esterno a Henkel. Tale divieto vale anche per le informazioni che il personale ha ricevuto da terzi in via confidenziale. Se, nello svolgimento delle mansioni, fosse necessario rivelare determinate informazioni riservate a terzi, si dovrà richiedere un approvazione specifica dei superiori e prendere in considerazione l eventualità di un accordo di riservatezza, approvato da un legale aziendale e firmato dai terzi destinatari delle informazioni riservate. I dipendenti che, in seguito al rapporto con Henkel, vengano a conoscenza di informazioni riservate la cui divulgazione pubblica non è stata approvata non dovranno usare tali informazioni a vantaggio personale proprio o altrui. Private use of corporate property Installations, systems, facilities and equipment in offices, workshops and manufacturing plants, and other corporate property of Henkel may only be used by employees for non-company purposes with the written approval of appropriate levels of management or in accordance with special corporate guidelines/rules. Treatment of confidential information Employees are obliged to treat as confidential all internal matters relating to Henkel that have not been expressly approved for release into the public domain. The communication of confidential internal information (for example, business strategies, research results or contents of internal reports) to25 Code of Conduct 21 unauthorized personnel either inside or outside Henkel is not permitted. This also applies to information that employees have received from third parties on a confidential basis. If your job re quires you to disclose certain confidential information to third parties, specific supervisor approval is necessary and consideration should be given to the need for a confidentiality agreement, approved by a Company attorney and signed by the third party that will receive the confidential information. Employees who, on the basis of their association with Henkel, learn of confidential information not approved for release into the public domain shall not use this information for their personal benefit nor for the benefit of any other person. 10. Esclusione di rischi contrattuali Henkel rispetta le responsabilità assunte nei confronti dei partner contrattuali. Allo scopo di evitare malintesi e conseguenze indesiderate, il sistema Henkel di gestione dei rischi prevede che tutto il personale che detiene responsabilità ai fini della stipula di accordi e contratti esegua, prima di detta stipula, un attenta valutazione dei doveri e delle condizioni contrattuali nonché dei rischi che potrebbero derivare da tali accordi. A causa della complessità e delle implicazioni legali che gli accordi commerciali comportano, nonché dei potenziali conflitti nei rapporti con altre società, la politica di Henkel prevede che il dipartimento legale dell azienda partecipi alla preparazione e alla revisione di tutti i contratti materiali, come stabilito dalla Società. 11. Abuso di informazioni privilegiate Le leggi e i regolamenti sull insider trading non consentono l acquisto o la vendita di titoli Henkel, quali ad esempio le azioni, se si è in possesso di informazioni privilegiate o riservate. Le informazioni privilegiate non devono essere divulgate a nessuno, eccetto ai dipendenti Henkel che necessitano di conoscerle e che sono consapevoli dei propri obblighi giuridici nell uso di tali informazioni. Le violazioni possono essere soggette a sanzioni amministrative e penali (reclusione). Evitare le possibili violazioni Generalmente, le informazioni privilegiate sono informazioni non immediatamente disponibili al pubblico; un investitore, pertanto, potrebbe26 22 Codice di Comportamento considerarle importanti per decidere se acquistare o vendere azioni Henkel. Oltre ad influenzare la quotazione in borsa di Henkel, tali informazioni potrebbero influenzare anche la quotazione di altre società che intrattengono rapporti importanti con Henkel. In tali casi dipendenti e funzionari dovranno astenersi da: qualsiasi compravendita riguardante titoli per cui si dispone di informazioni sensibili e, in particolare, i titoli Henkel; la trasmissione di tali informazioni a terzi; la divulgazione di raccomandazioni a terzi in merito all acquisto e/o alla vendita di titoli aziendali sulla base di tali informazioni. Se sussistono dubbi o incertezze in merito al pubblico dominio di un informazione, contattare un esponente del dipartimento legale di Henkel 10. Avoidance of contractual risk Henkel takes its responsibility to contractual partners seriously. To avoid misunderstandings and unintended consequences, the risk management system of Henkel requires that all employees who bear responsibility for the conclusion of agreements and contracts shall, prior to such conclusion, perform a careful assessment of the contractual duties and terms and of the risks that could arise from such agreement. Due to the complexity and legal implications associated with commercial agreements, as well as the potential for conflicts with other corporate relationships, it is the policy of Henkel that the Henkel Law Group be involved in the preparation and review of all material contracts as defined by the Company. 11. Insider dealing rules Insider trading laws and regulations do not permit a person to buy or sell Henkel securities, such as stock, while having inside or confidential information. Inside information should not be shared with anyone other than Henkel employees who have a need to know it and who are aware of their legal obligations in handling this information. Violations may be punishable with fines and imprisonment. Avoiding possible violations In general, insider information is information that is not readily available to the public and that an investor would consider important in27 Code of Conduct 23 deciding whether to buy or sell Henkel stock. While it can be information that could affect Henkel s stock price, it can also be information that might affect the stock price of another company that has a significant relationship with Henkel. In such instances, employees and officers shall refrain from: any trades involving insider securities, in particular, Henkel securities, passing on such information to third parties, and issuing recommendations to third parties as to the acquisition and/or sale of insider securities on the basis of such information. When in doubt, or if uncertain as to whether an item of information is already in the public domain, contact a member of the Henkel Law Group. Periodi di blocco Per eliminare qualsiasi violazione, anche apparente, delle norme che regolano il trattamento di informazioni privilegiate, sono stati istituiti i cosiddetti periodi di blocco. Durante tali periodi, al gruppo specifico di funzionari/ dipendenti aventi accesso a informazioni privilegiate nel corso delle proprie attività è vietato gestire la compravendita di titoli Henkel. Trattamento delle informazioni privilegiate Rivelazione di informazioni È vietato divulgare, anche su richiesta, informazioni privilegiate o fornire suggerimenti a terzi ( tipping ) sull acquisto o la vendita di azioni Henkel o azioni di una società che intrattiene rapporti importanti con Henkel. Senza un autorizzazione esplicita non è consentito trasmettere informazioni privilegiate a persone esterne all organizzazione di Henkel, tra cui, a titolo esemplificativo, giornalisti, analisti, clienti, consulenti, familiari o amici. Anche all interno del gruppo Henkel tali informazioni possono essere rivelate solo a dipendenti che necessitino di conoscerle. È contro la legge divulgare informazioni privilegiate a persone che potrebbero usarle per decidere investimenti finanziari. 12. Integrità finanziaria Per mantenere la fiducia e il rispetto dei nostri azionisti, dipendenti, partner aziendali, delle comunità circostanti e dei funzionari statali, i nostri rapporti finanziari devono essere sempre corretti e veritieri. Modalità di resoconto Tutti i documenti e i rapporti pubblicati per uso esterno devono essere preparati per tempo e in conformità a tutte le leggi e ai regolamenti vigenti.28 24 Codice di Comportamento Blocked periods In order to eliminate even the appearance of a breach of the regulations governing insider dealing, so-called Blocked Periods have been instituted. Within these periods, a specially designated circle of officers/employees who typically have access to insider information in the course of their activities are forbidden to trade in Henkel securities. Treatment of insider information Tipping Do not share insider information or provide advice to any third party about buying or selling Henkel stock or the stock of a company with a significant relationship to Henkel, even if asked. Insider information must not be passed on without express authorization to any persons outside the Henkel organization, including but not limited to journalists, analysts, customers, consultants, family members or friends. Even within the Henkel Group, such information may only be given to employees on a need-to-know basis. It is against the law to share inside information ( tip ) with persons who might make an investment decision using this confidential information. 12. Financial integrity In order to maintain the trust and respect of our shareholders, employees, business partners, communities and government officials, our financial reporting must be correct and truthful at all times. Reporting system All records and reports published for external consumption must be prepared timely and in line with all relevant laws and regulations. Contabilità Nel rispetto dei requisiti legali vigenti e delle norme contabili riconosciute in ambito internazionale, i beni, le transazioni finanziarie, le situazioni di bilancio e i flussi di cassa devono essere registrati accuratamente e pubblicati nei resoconti di bilancio della Società e nei documenti pubblici. Henkel agisce in conformità a tutte le leggi e ai regolamenti vigenti in ogni luogo in cui opera. Noi, in qualità di dipendenti Henkel, ci impegniamo ad agire correttamente.29 Code of Conduct Segnalazione di violazioni, applicazione delle norme, sanzioni Le disposizioni del presente Codice di Comportamento rappresentano i componenti fondamentali della cultura aziendale di Henkel. Il presente documento, tuttavia, non deve essere interpretato in modo fuorviante presumendo che, in base ad esso, sia possibile esigere da Henkel una determinata condotta. Noi, dipendenti Henkel, riconosciamo che i dipendenti che violano qualsiasi norma, a prescindere dal fatto che sia materia del nostro Codice di Comportamento o di altre politiche aziendali, possano essere soggetti a provvedimenti disciplinari, ivi compresa la cessazione del rapporto di lavoro. Tali provvedimenti sono applicabili anche ai superiori per mancato rilevamento di violazione nel proprio ambito di responsabilità se, a giudizio della Società, l errore risulta da un insufficiente supervisione sui dipendenti. Assistenza Henkel si impegna a fornire al proprio personale le informazioni e la formazione necessari a evitare situazioni che potrebbero violare le leggi, il Codice di Comportamento o le politiche aziendali. In caso di dubbio, tuttavia, i dipendenti possono rivolgersi ai propri superiori o ai dipartimenti Affari Legali, Auditing e Risorse Umane. Accounting practice In keeping with existing legal requirements, as well as internationally recognized accounting standards, Henkel s assets, financial transactions, operating positions, and cash flows must be accurately recorded and openly reflected in the Company s records and public documents. We conduct business consistent with all applicable laws and regulations in every place that Henkel conducts business. We, the employees of Henkel, strive to do the right thing. 13. Reporting violations, enforcement, sanctions The provisions of this Code of Conduct represent the fundamental components of Henkel s corporate culture. This document should, however, not be misinterpreted as providing a basis for demanding that30 26 Codice di Comportamento Henkel adopt a certain mode of behavior. We, the employees of Henkel, acknowledge that employees who violate any laws, regardless whether they are subject matters of our Code of Conduct or other Company policies may be disciplined up to and including termination of employment. Henkel supervisors may also be disciplined for failing to detect a violation in their area if, in the judgment of the Company, the failure resulted from inadequate supervision of employees. Advice Henkel strives to provide its employees with the information and training needed to assist employees in avoiding situations that might violate the law, our Code of Conduct or other Company policies. However, in cases of doubt, employees may obtain advice from their line managers or the Legal, Audit or Human Resources departments. Segnalazione delle violazioni Le eventuali violazioni delle leggi, del Codice di Comportamento di Henkel o di altre politiche aziendali possono essere segnalate al proprio supervisore, al dipartimento Risorse Umane, al personale del dipartimento Auditing o ad un legale della Società. Tutti i rapporti di eventuali violazioni devono essere conformi alle leggi. Chiunque rilasci consapevolmente dichiarazioni false riguardanti un altra persona potrebbe commettere reato penale. Rappresaglie La Società si asterrà dal licenziare, retrocedere, sospendere, minacciare, molestare o usare qualsiasi altra forma di discriminazione nei confronti dei dipendenti che segnalano una violazione. Henkel, inoltre, non tollera alcun tentativo di impedire ai dipendenti di segnalare casi di violazione.31 Code of Conduct 27 Reporting violations Violations of the law, the Henkel Code of Conduct or other Company policies can be raised with your supervisor, human resources or audit representative, or a Company attorney. Any reports must be in line with the law. Anyone who consciously makes false statements regarding another person may commit a criminal offense. Reprisals The Company will not discharge, demote, suspend, threaten, harass, or in any other manner, discriminate against an employee who reports a violation. Henkel will also not tolerate any attempts whatsoever to prevent employees from reporting such matters.32 36 Codice di Comportamento 33 Vision e Valori34 2 Codice di Comportamento/Annex Conflitti di interessi, doni e inviti, corruzione e comportamenti illeciti Tutti i dipendenti Henkel hanno il dovere di dimostrare piena lealtà nei confronti dell Azienda. Nelle nostre decisioni perseguiamo gli interessi aziendali e cerchiamo di evitare situazioni in cui i nostri interessi personali o influenze esterne potrebbero creare o suscitare l impressione di creare un conflitto con gli interessi dell Azienda. 1. Conflitti di interessi Un conflitto di interessi sorge laddove l attività personale, sociale, finanziaria o politica di un dipendente può interferire o sembra interferire con la sua lealtà o imparzialità verso Henkel. Per svolgere le attività di Henkel secondo criteri di onestà ed etica occorre saper gestire correttamente i conflitti di interessi apparenti o reali. Se sorge un conflitto di interessi o ne esiste la potenzialità, è necessario metterne al corrente il proprio superiore o il proprio referente del Corporate Compliance. Alcuni tipici esempi di conflitti di interessi Impiego in Henkel ed eventuali attività all esterno. Un eventuale secondo impiego che preveda la fornitura di servizi o di consulenza a organizzazioni che intrattengono rapporti commerciali con Henkel o sono sue dirette concorrenti può creare un conflitto di interessi e deve essere approvato dal vostro superiore. Attività o impegni di questo tipo non sarebbero mai ammissibili se forniste prestazioni professionali o servizi a un azienda con cui interagite nell ambito del vostro lavoro in Henkel. Rapporti di lavoro con parenti. Se un parente stretto lavora per un cliente, concorrente o fornitore di Henkel e se avete a che fare con tale parente nell ambito delle vostre responsabilità lavorative, dovete metterne al corrente il vostro superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o il vostro referente di Corporate Compliance. Di regola, un parente non dovrebbe intrattenere rapporti d affari con voi in qualità di dipendenti Henkel né con nessun altro dipendente che opera nella vostra divisione aziendale o di cui siete i diretti superiori.35 Code of Conduct/Annex 3 Conflicts of Interests, Gifts and Entertainment, Bribery and Improper Dealings All Henkel employees are expected to have undivided loyalty to the company. We make decisions in our company s best interest and seek to avoid situations where our personal interests or outside influences would conflict or appear to conflict with those of the company. 1. Conflicts of Interest A conflict of interest arises when an employee s personal, social, financial, or political activity may interfere, or has the appearance to interfere, with his or her loyalty or objectivity to Henkel. Conducting Henkel s business in an honest and ethical manner requires an appropriate handling of real or apparent conflicts of interest. If a conflict of interest has arisen, or if the potential for a conflict of interest exists, the matter should be disclosed to your Supervisor or to your Corporate Compliance Representative. Common Examples of Conflicts of Interests Employment and affiliations outside Henkel. A second job providing services to or consulting with organizations doing business with or directly competing against Henkel may create a conflict of interest and must be approved by your supervisor. Activities or engagements of this kind would never be permissible if such work or services were for a company you interact with as part of your job. Employment of Close Relatives. If a close relative works for a customer, competitor or supplier of Henkel, and if the relative may be involved with you as part of your job responsibilities, you should promptly notify your supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative. As a rule, a relative should not have a business relationship with you in your capacity as a Henkel employee, anyone working in your business unit, or anyone reporting to you. Rapporti di lavoro all interno. L esistenza di rapporti parenterali all interno dell Azienda o una relazione di natura personale potrebbe interferire con le vostre mansioni o sollevare un conflitto di interessi, è vostro dovere informarne il vostro superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom)36 4 Codice di Comportamento/Annex o il vostro referente Corporate Compliance affinché la dirigenza modifichi i rapporti di gerarchia o di lavoro o adotti altre opportune misure per affrontare la situazione. Consigli di amministrazione. Talvolta, assumere una posizione nel consiglio di amministrazione di un altra organizzazione (comprese le organizzazioni senza scopo di lucro) può sollevare un conflitto di interessi. Prima di accettare tale posizione, è necessario ottenere l approvazione scritta del proprio superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o del proprio referente Corporate Compliance. Investimenti. Gli investimenti dei dipendenti possono generare conflitti di interessi se vengono effettuati in società concorrenti, clienti o fornitrici di Henkel. Se l investimento è di entità considerevole e potrebbe influenzare il vostro giudizio in qualità di dipendenti Henkel, è necessario il previo consenso scritto del vostro superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o del vostro referente Corporate Compliance. Partecipazioni in società per azioni di entità inferiore all 1% del capitale azionario in circolazione non sono considerate di entità considerevole e non richiedono alcuna approvazione. Lo stesso vale per le partecipazioni in società ad azionariato diffuso, fondi comuni di investimento o simili raggruppamenti di titoli che non favoriscono gli interessi specifici di un singolo investitore. Va ricordato che queste regole valgono anche per i contatti di lavoro con fornitori e clienti potenziali. Internal Employment of Relatives. If internal employment of relatives elsewhere in the company, or a relationship of a personal nature may interfere with your duties or may raise a conflict of interest, your supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative should be informed so that management may change the reporting or working relationship or take further appropriate steps to address the situation. Boards of Directors. Occasionally, accepting a position to serve on the board of directors of another organization(including positions in nonprofit organizations), may raise a conflict of interest. Prior to accepting such a position, written approval from your supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative is required.37 Code of Conduct/Annex 5 Investments. Employees investments may raise a conflict of interests if made in competitors, customers, or suppliers of Henkel. Prior written approval of your Supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative is required, if the investment is substantial and may influence your judgment as a Henkel employee. An investment in a public company of less than 1% of the outstanding equity securities value is not regarded as substantial and would not need approval. The same applies for investments in publicly traded companies or mutual funds or similar pooling of securities which do not serve specific inte- rests of an individual investor. Please note that these rules also apply to business contacts with potential suppliers and potential customers accordingly Criteri di orientamento generali Qualsiasi apparente conflitto di interessi deve essere dettagliatamente spiegato al proprio referente di Corporate Compliance o al proprio superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom), al fine di ottenere una previa autorizzazione scritta. Se avete dubbi in merito alle priorità o al vostro comportamento in una situazione o in un rapporto d affari suscettibile di generare un conflitto di interessi, pensate a quali sarebbero le vostre risposte alle seguenti domande; se una delle risposte è sì, chiedete suggerimenti al vostro referente di Corporate Compliance. La mia attività potrebbe influenzare o dare l impressione di influenzare le decisioni che prenderò per Henkel? Il personale aziendale o i miei colleghi di lavoro potrebbero pensare che quest attività influenzi il mio giudizio o incida sulle mie mansioni? Proverei imbarazzo se qualcuno all esterno di Henkel, compresi i clienti e i fornitori, oppure i miei familiari e amici, venisse a conoscenza delle mie attività dai media?. 2. Doni e inviti In qualità di dipendenti Henkel, siamo in contatto con diversi fornitori e clienti di importanza vitale per il successo dell Azienda. Di conseguenza, i rapporti con fornitori, clienti e altre parti terze richiedono un chiaro impegno a tenere comportamenti corretti e a prendere le giuste decisioni negli affari. Lo scambio di doni e inviti di entità eccessiva può influenzare la nostra38 6 Codice di Comportamento/Annex capacità di prendere decisioni libere da qualsiasi conflitto di interessi. Generalmente, doni e inviti di entità simbolica non creano conflitti né suscitano impressione di sconvenienza, purché le prassi e le consuetudini aziendali locali consentano di offrire e accettare doni o oggetti ricordo non costosi e inviti modesti. I doni e gli inviti stravaganti non sono mai considerati accettabili. Nel raro caso che una motivazione aziendale legittima o una prassi aziendale locale consenta di accettare un dono di considerevole valore, tale dono diventa proprietà di Henkel e deve essere consegnato all Azienda che potrà utilizzarlo, esporlo o adibirlo ad altra destinazione. Su richiesta, Henkel può decidere di vendere il dono al dipendente grazie al quale l Azienda lo ha ricevuto. General Guidance Any apparent conflict of interest should be fully explained to your Compliance Representative or your supervisor (ExCom Member level required) so that prior written permission is obtained. If you are uncertain about priorities or about your conduct in a potential conflict of interest situation or business relationship, you may consider what your answers would be to the following questions, and approach your Compliance Representative for further advice, if one of the answers is Yes : Would my activity affect or appear to affect any decision I will make for Henkel? Might others inside the company or my co-workers think it could affect my judgment or influence my job duties? Would I be embarrassed if someone outside the company, including Henkel s customers, suppliers, or my friends and family, learned about my activities from the media? 2. Gifts and Entertainment As employees of Henkel, we are in contact with various suppliers and customers vital to Henkel s success. Accordingly, relationships with suppliers, customers and other third parties require clear commitments to fair dealing and sound business decisions. The exchange of gifts and entertainment of an excessive nature may have an impact on our ability to make decisions free of any conflict of interests. Gifts and entertainment of a nominal nature ordinarily would not create a conflict or create the appearance39 Code of Conduct/Annex 7 of impropriety provided that local business practice and customs allow the offer and acceptance of inexpensive gifts or mementos and modest entertainment. Extravagant gifts and entertainment are never acceptable. In the rare event that a legitimate business reason or local business practice allows acceptance of a gift of significant value, it becomes property of Henkel and must be delivered to the company for use, display or other disposition. Upon his request, Henkel may decide to sell the gift to the employee, who forwarded the gift to the company. Definizione di doni e inviti Generalmente, per doni e inviti si intende qualsiasi cosa possieda un valore. L elenco potrebbe essere interminabile: per questo gli esempi che seguono sono citati a scopo puramente illustrativo. Doni Denaro contante o equivalente, sconti o condizioni favorevoli su prodotti o servizi (a meno che non vengano concessi a tutti i dipendenti Henkel), prestiti, premi, trasporti, uso di veicoli, uso di strutture ricettive turistiche, buoni omaggio, azioni, orologi, agende, penne o altri articoli e accessori promozionali ecc. Inviti Pranzi o cene di lavoro, eventi sportivi, opere liriche, prenotazioni alberghiere ecc. Doni e inviti: quando sono opportuni e quando non lo sono Henkel ha sviluppato due categorie generali per distinguere tra doni e inviti opportuni e inopportuni. Doni e inviti normalmente consentiti o consentiti previa Approvazione I doni e gli inviti consentiti e che non necessitano di un approvazione speciale devono essere di valore simbolico (un valore stimato non superiore a 50,00) e rientrare tra i comuni gesti di cortesia contemplati dalla prassi aziendale locale. Gli inviti devono essere associati a finalità aziendali valide. Di regola sono considerate accettabili, se conformi alle leggi e alle prassi industriali e aziendali locali, le seguenti modeste espressioni di cordialità: articoli promozionali di poco costo, penne, calendari, berretti e simili articoli promozionali recanti un logo aziendale, fiori, un cestino di frutta, un libro o oggetti equiparabili, una piccola selezione di campioni di prodotti, pranzi o cene occasionali, eventi sportivi ordinari, spettacoli teatrali o altri eventi culturali (qualsiasi tipo di invito, ma solo se è presente il cliente). Per qualsiasi invito offertovi, il cui valore di mercato sia superiore a 300 nel singolo caso (oppure come valore cumulativo proveniente da un unica fonte nell arco di un anno), è consigliabile ottenere la previa approvazione scritta40 8 Codice di Comportamento/Annex del vostro superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o del vostro referente di Corporate Compliance. Lo stesso dicasi se vi vengono offerti viaggi o inviti della durata superiore a un giorno oppure inviti per eventi con pubblico limitato o eventi speciali (per esempio, i Campionati Mondiali di calcio). Gifts and Entertainment Definition Generally, gifts and entertainment mean anything of value. The list of potential items may be endless and the following examples are for illustrative purposes only: Gifts Cash or cash equivalent, discounts or favourable terms on products or service (except, if granted to all Henkel employees), loans, prizes, transportation, use of vehicles, use of vacation facilities, gift certificates, stocks, watches, calendars, pens or other promotional items and accessories, etc. Entertainment: Business meals, sports events, opera, hotel arrangements, etc. Appropriate or Inappropriate Gifts and Entertainment Henkel has developed two general categories defining appropriate and inappropriate gifts and entertainment. Gifts and Entertainment - customarily allowed or allowed with Prior Approval Gifts and entertainment which are allowed and do not require special approval must be nominal in value (estimated value up to 50.-) and considered a matter of common business courtesy under local business practice. Entertainment must be linked to a valid business purpose. As a rule, the following modest expressions of goodwill, if consistent with local law, industry, and business practice, are acceptable: inexpensive promotional items, logo pens, calendars, caps and the like, flowers, a fruit basket, a book or comparable items, a small collection of product samples, occasional meals, ordinary sport event, theatre or other cultural event (any entertainment, but only if customer is in attendance). For any entertainment offered to you in excess of a market value of 300 in the single case (or from any one source in a year) you may wish to get prior written approval from your Supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative. The same applies if you are offered travel or entertainment lasting more than one day or a limited public access/contingent special event entertainment (for example, Soccer Worldcup ). Generalmente, se pensate di accettare o di approvare un dono o un invito, anche entro i limiti sopra citati, dovete sempre considerare i seguenti aspetti:41 Code of Conduct/Annex 9 Il dono o l invito potrebbe influenzare la vostra obiettività? Il dono o l invito è legato a una finalità aziendale? L accettazione/approvazione da parte vostra potrebbe creare un precedente per altri dipendenti? Vi aspettereste di ricevere reazioni negative qualora la vostra accettazione/approvazione fosse resa nota ad altri dipendenti Henkel o all opinione pubblica all esterno dell Azienda, oppure ai vostri familiari o amici? Doni e inviti inopportuni In determinati casi, l offerta di doni o inviti è inopportuna o scorretta; ai dipendenti Henkel viene pertanto richiesto di non accettarla né approvarla mai nelle seguenti circostanze: quando il dono consiste in denaro contante oppure è convertibile in denaro contante o suo equivalente: per esempio, qualsiasi tipo di trasferimento di denaro, assegno bancario, prestito ecc.; quando il dono o l invito sarebbe considerato illegale o comporterebbe la violazione di leggi; quando l accettazione di un dono o invito sarebbe o potrebbe essere considerata parte di uno scambio di favori ( do ut des ); quando il dono o l invito rappresenterebbe un attività considerata immorale o violerebbe principi comunemente accettati di rispetto delle religioni e delle culture (incluse, a titolo di esempio, le attività a sfondo sessuale); quando un dono o invito violerebbe gli standard, le norme o i regolamenti del datore di lavoro che lo offre. Cosa fare se si riceve un dono inopportuno Se ricevete un dono che sarebbe considerato scorretto o inopportuno secondo i principi sopra descritti, dovete restituirlo immediatamente e metterne al corrente il vostro superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o il vostro referente di Corporate Compliance. Se opportuno e per impedire che tale situazione si verifichi in futuro, potrebbe essere consigliabile inviare una lettera a chi ha offerto il dono, citando la politica di Henkel relativa a doni e inviti. Generally, if you are considering accepting or approving a gift or entertainment, even if within the limits mentioned above, you should always consider the following issues:42 10 Codice di Comportamento/Annex Would the gift or entertainment likely influence your objectivity? Is the gift or entertainment linked to a business purpose? Would your acceptance/approval set precedents for other employees? Would you expect to receive negative feedback in case your acceptance/ approval were made known to other Henkel employees or to the public outside your company, or to your friends or your family? Inappropriate Gifts and Entertainment In a number of cases, the acceptance of gifts or of entertainment is inappropriate or wrong and Henkel employees are requested to never accept or approve it: if the gift is cash or cash convertible or cash equivalent, for instance, any kind of money transfer, bank check, loan etc; or if the gift or the entertainment would be illegal or would result in violation of laws; or if the acceptance of a gift or of entertainment would be - or could be regarded as - anything quid pro quo, or if the gift or entertainment would embody an activity being regarded as immoral or would violate mutually accepted principles of respect, religions or cultures (including, but not limited to, sexually orientated activity); or if the gift or entertainment would violate the offering employer s standards, rules or regulations. Procedure Upon Receiving an Inappropriate Gift Any gift that you receive that would be wrong or inappropriate according to the principles described above, must be returned immediately and your Supervisor (ExCom Member level required) or your Compliance Representative should be informed accordingly. Where appropriate and in order to prevent further impropriety, a letter to the donor may be issued addressing Henkel s policy with respect to gifts. Offerta di doni e inviti a terzi Le regole di Henkel per l accettazione di doni e inviti sopra descritte valgono anche quando doni e inviti sono offerti da dipendenti Henkel a fornitori e clienti o a terzi che intrattengono un rapporto d affari con Henkel. Le suddette norme sono applicabili anche ai dipendenti Henkel che offrono doni a terzi, affinché:43 Code of Conduct/Annex 11 non vengano offerti doni il cui valore superi i limiti sopra descritti; non siano offerti inviti il cui valore superi 300 (o un eventuale limite inferiore stabilito dalla prassi aziendale locale) nel singolo caso, o come valore cumulativo a un unica persona o organizzazione nell arco di un anno. Qualsiasi eccezione a queste regole necessita della previa approvazione scritta del superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o del referente di Corporate Compliance. 3. Rispetto delle norme anticorruzione: limitazioni per doni, inviti o altri favori In qualità di dipendenti Henkel, ci asteniamo rigorosamente dall offrire, direttamente o indirettamente, somme di denaro o qualsiasi dono o invito di valore a funzionari pubblici, per evitare di influenzare, o per non dare l impressione di voler influenzare, le loro decisioni e il loro operato. Nella maggior parte dei Paesi nel mondo sono in vigore leggi anticorruzione che prevedono sanzioni pecuniarie, penali (compresa la detenzione carceraria) e costosi provvedimenti esecutivi nonché elevate penali per danni contro l Azienda e contro i suoi dipendenti ritenuti colpevoli di corruzione o coinvolti in simili attività. Inoltre, le attività che violano le leggi anticorruzione possono danneggiare gravemente la reputazione di Henkel e dei suoi dipendenti nonché causare la responsabilità civile indiretta di parti terze innocenti. Per le finalità della presente disposizione, il termine funzionario pubblico è riferito a qualsiasi persona che lavori presso un entità, agenzia o altra istituzione governativa a livello locale, regionale o statale e che possieda uno status simile a quello dei funzionari statali secondo le leggi in materia, e i rispettivi familiari in senso lato. Offering Gifts and Entertainment to Third Parties Henkel s rules for acceptance of gifts and entertainment described above are also applicable when gifts and entertainment are offered by Henkel employees to suppliers and customers, or other third persons having a business44 12 Codice di Comportamento/Annex relationship to Henkel. The guidelines just mentioned also apply to Henkel employees who make gifts to third parties so that: no gift should be made in value in excess of the limits described above, and entertainment, if its nominal value exceeds 300 (or lower amount is consistent with local business practise) in a single case or to any one person or organization in a year, should not occur. Any exception to the foregoing requires prior written approval of your Supervisor (ExCom member level required) or of your Compliance Representative. 3. Anti-Corruption compliance - restrictions for gifts, entertainment or other favours to Government Officials As employees of Henkel, we strictly restrain from offering money or anything else of value, directly or indirectly, to government officials to avoid influencing, or appearing to influence, official decisions and actions. Most countries around the world have adopted anti-bribery-laws, providing fines, criminal penalties (including possible imprisonment) and costly enforcement actions as well as high damage penalties against both the Company and its employees found guilty or being involved in bribery activity. Further, activities violating anti-bribery laws may severely damage Henkel s reputation and the reputation of Henkel s employees and may lead to the vicarious liability of innocent third parties. For the purpose of this provision, the term government official shall include any individual working at a local, state or national governmental entity or agency or other institution and having a status similar to government officials by pertinent law, and their families in a broad sense. Criteri di orientamento generali A nessun dipendente Henkel è consentito promettere, offrire o fornire, direttamente, indirettamente o tramite intermediari, doni o altri contributi di qualsivoglia valore, tipo e natura, a funzionari pubblici.45 Code of Conduct/Annex 13 A nessun dipendente Henkel è consentito offrire, direttamente, indirettamente o tramite intermediari, pranzi/cene, viaggi e inviti a funzionari pubblici. L unica eccezione alla suddetta regola è rappresentata da quelle circostanze in cui il pranzo, la cena, l invito o il trasporto è occasionale e - collegato direttamente e in buona fede a un valido evento aziendale che coinvolge il Funzionario Pubblico nella sua veste ufficiale, - ha valore ragionevole e modesto e - in seguito ad attenta considerazione, è rigorosamente coerente con le leggi e le prassi locali. Eventuali simili offerte a funzionari o dipendenti pubblici richiedono sempre la previa approvazione scritta del superiore (è richiesto il livello di membro dell ExCom) o del referente di Corporate Compliance. Henkel e i suoi dipendenti non sono autorizzati a effettuare, direttamente o indirettamente, donazioni né promettere, offrire o fornire qualsiasi tipo di regalo, invito individuale, viaggio o pranzo/cena a politici, partiti politici, organizzazioni politiche o sindacati e ai rispettivi rappresentanti, a meno che ciò non sia espressamente consentito o disposto da leggi locali, e anche in tal caso solo nell osservanza delle leggi locali e su approvazione scritta del referente di Corporate Compliance. Queste transazioni e disposizioni saranno debitamente registrate nella contabilità e nella documentazione di Henkel. Questa politica non riguarda le attività di Henkel in campo culturale, sociale, scientifico e altre attività di sponsorizzazione, se approvate dal Comitato Direttivo di Henkel o se facenti parte dei programmi umanitari ufficiali di Henkel, come il programma Henkel Smile. General Guidance No Henkel employee may promise, offer or provide any gift or other contributions of whatever value, kind and nature, to government officials, directly, indirectly or through an intermediary. No Henkel employee may provide meals, travel and entertainment to government officials, directly, indirectly or through an intermediary. The sole exception to the foregoing rule may be those instances where the meal, entertainment and transportation is occasional and - directly and in good faith linked to a valid business event involving the Government Official in his or her official activity, - is of reasonable, moderate value, and46 14 Codice di Comportamento/Annex - upon careful consideration, if strictly consistent with local laws and local practice. Any such offer to government officials or employees will always require prior written approval of your Supervisor (ExCom Member level required) or of your Compliance Representative. Henkel and its employees, may not, directly or indirectly, make donations and cannot promise, offer or provide any kind of gifts, individual entertainment, travel or meals to politicians, political parties, political organizations or to trade unions and their representatives, except where explicitly allowed or provided by local law, and then only in compliance with local law and upon written approval of the Compliance Representative. Henkel s books, records and accounts will duly reflect these transactions and dispositions. This policy does not affect Henkel s cultural, social, scientific and other, sponsoring activities, if approved by Henkel s Board or if part of Henkel s official humanitarian programs, such as the Henkel Smile program. 4. Tutela dei fondi e del patrimonio di Henkel, doni interni I dipendenti Henkel si impegnano a proteggere e a gestire i fondi e il patrimonio dell Azienda con onestà irreprensibile. Non abusiamo della nostra posizione in Henkel né dei suoi fondi o del suo patrimonio per arricchirci personalmente o per arricchire altri all esterno o all interno di Henkel. Di conseguenza, i fondi e il patrimonio di Henkel non sono mai disponibili per donazioni non autorizzate o altri benefici quali scopi personali o privati, e devono essere utilizzati solo per finalità aziendali, ovvero: se messi a disposizione a nome di Henkel, come entità donatrice; oppure se forniti in base a un contratto di lavoro individuale o collettivo; oppure se associati a finalità aziendali valide o a eventi aziendali; oppure se associati a procedimenti ufficiali individuali o collettivi in Henkel: oppure se usati come incentivi individuali o collettivi e remunerati e registrati opportunamente Di solito, i doni personali per il pensionamento dei collaboratori dall attività lavorativa non sono offerti a nome di Henkel, bensì su iniziativa privata degli47 Code of Conduct/Annex 15 impiegati, fatta eccezione per il dono per l anniversario ufficiale dalla data dell assunzione in Henkel inviato a nome della stessa. 4. Protection of Henkel Funds and Assets, Internal Gifts Henkel employees are committed to protect and manage the company s funds and assets with uncompromising honesty. We do not misuse our position at Henkel or its funds or assets to privately enrich ourselves or others inside or outside of Henkel. Accordingly, Henkel funds and assets are never available for unauthorized donations or other benefits such as personal or private purposes, and must be used for company purpose only, such as: if in Henkel s name, as giving entity; or if provided by individual or collective employment contract; or if linked to a valid business case or to a company event; or if linked to individual or collective official proceedings at Henkel; or if individual or collective incentive and had been properly rewarded and recorded. Usually, a personal gift to the retirement of a co-worker is not in Henkel s name, but a private disposition, other than the Administrative Assistant s official company anniversary, sent in Henkel s name. 5. Corruzione commerciale e comportamento aziendale scorretto Nella maggior parte dei Paesi, la corruzione commerciale è illegale e soggetta a procedimenti penali, per non parlare della perdita di reputazione e delle elevate sanzioni civili o penali. Ancor peggio, la corruzione commerciale compromette il libero scambio e la libera concorrenza sul mercato. L obiettivo di Henkel è acquisire clienti e consumatori attraverso la qualità e il valore dei suoi prodotti, non con mezzi illeciti e sleali. Di conseguenza, è severamente vietato qualsiasi pagamento personale, tangente o simile ricevuto da dipendenti Henkel, oppure qualsiasi offerta di pagamenti personali, tangenti o simili da parte di dipendenti Henkel a clienti, fornitori o altre parti terze che intrattengono rapporti d affari con Henkel. Il divieto di offrire o ricevere detti pagamenti è esteso anche a quelle località in48 16 Codice di Comportamento/Annex cui tali pratiche sono tacitamente tollerate oppure le leggi locali prevedono standard etici meno rigorosi. Per favorire la diffusione di condizioni di mercato eque e per affrontare la situazione, i dipendenti Henkel sono tenuti a segnalare immediatamente ai rispettivi superiori, referenti di Corporate Compliance o membri del Gruppo Legale di Henkel qualsiasi offerta di pagamenti illeciti. A scanso di dubbi, i pagamenti illeciti, le forme di corruzione o simili contemplano tutti i benefici, ivi compresi denaro contante, suo equivalente, qualsiasi tipo di servizi o altri benefici di valore, offerti illegalmente al dipendente, ai suoi familiari o parenti 5. Commercial Bribery and Improper Business dealings In most countries, commercial bribery is illegal and subject to criminal prosecution and penalties, not to mention loss of reputation and high civil or criminal penalties. Even worse, commercial bribery undermines fair trade and fair market competition. Henkel s goal is to win customers and consumers for its products by virtue of the product quality and value, not by illegal and unfair means. Accordingly, any personal payment, bribe, kickback or similar received by Henkel employees, or any offering of personal payments, of bribe or similar by Henkel employees to customers, suppliers or other third parties doing business with Henkel, is strictly prohibited. This prohibition to offer or receive such payments extends even to those localities where such practices are tacitly condoned, or where local law may provide lower ethical standards. In order to support the establishment of fair market conditions and to address the situation, Henkel employees should without delay report the offer of any improper payment to their supervisor, compliance representative or a member of Henkel Law Group. For the avoidance of doubt, improper payments, bribes or similar include any and all benefits, including cash, cash equivalent, any kind of valuable services or other benefits of value, wrongfully offered to the employee, his family, or relatives. 49 Pubblicato da Henkel Italia via Amoretti Milano 2010 Henkel AG & Co. KGaA Vedere altro
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