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María Isabel Parra Álvarez
1 CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA ESTUDIOS PREVIOS SUMINISTRO E INSTALACION DE SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO TESORERIA GENERAL DEL CONCEJO DE TUNJA ENTIDAD CONCEJO MINICIPAL DE TUNJA DEPENDENCIA QUE PROYECTA SECRETARIA GENERAL DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE PRESIDENCIA FECHA 21 de Noviembre de DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD EL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, Corporación Administrativa, con representación legal en cabeza de su Presidente, con autonomía administrativa y presupuestal de conformidad a lo señalado por la Ley 179 de 1994, debe acatar los mandatos de orden legal, en lo relacionado con artículos 87 y 89 del decreto 2474 de 2008 y en concordancia con lo establecido en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, las modificaciones realizadas a la Ley 80 de 1993 por la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2747 de 2008, sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva y en cumplimiento y desarrollo de los principios de transparencia, economía y de responsabilidad, razón por la cual se hace necesario precisar los procedimientos, actos y competencias que en los procesos contractuales deben observar las áreas misionales involucradas en los mismos. suministro e instalacion de software contable y financiero Con el objeto de cumplir y ajustarnos a los principios de la función pública administrativa de acuerdo al artículo 209 de la Constitución Política de Colombia como son los de eficacia, economía, celeridad, eficiencia, transparencia y publicidad; el Concejo Municipal especialmente la TESORERIA GENERAL requiere el apoyo tecnológico para afianzar los procedimientos contables, presupuestal y tributarios que en ella se llevan, teniendo en cuenta que no contamos en la actualidad con las herramientas idóneas para llevar un procedimiento eficaz que nos permita facilitar el manejo de información de vital importancia, para la Corporación y que servirá como soporte a los informes que deben ser rendidos a la Contraloría Municipal y otros entes de control. De conformidad a lo anterior es pertinente y necesario realizar un Contrato para la adquisición de un SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO que contenga los módulos de contabilidad, nomina e inventarios, completo y ajustado a la norma que aplica para cada caso, totalmente operacional y que cumpla con todas las exigencias de la administración pública central que satisfaga los estándares fijados por esta, agilizando con ello los procesos de la entidad, enfocado hacia una optima gestión y ejerciendo el control administrativo y financiero de la entidad pública. El contar con un SOFTWARE que maneje de manera integral nuestra información contable, 1
2 presupuestal y tributaria predial representaría para nuestra gestión administrativa un gran beneficio; porque con ella se lograría mejorar u optimizar el control de los sistemas administrativos, financieros e inclusive el documental de la entidad. En este orden de ideas señor Presidente, conociendo la necesidad que persiste en nuestra dependencia, se hace imperioso contratar con una persona natural o jurídica que cuente con la suficiente idoneidad en la distribución o comercialización de SOFTWARES contables integrales. Con la inversión que se pretende a partir de estos estudios aumentaríamos nuestros estándares de calidad en la gestión pública administrativa de nuestro Municipio. Son esta las razones señor Alcalde, que básicamente definen a ciencia cierta la necesidad que pretendemos satisfacer. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. (Numeral 2 Artículo 3 Decreto 2474 de 2008) 2.1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR Objeto: Contratar el suministro e instalación de software contable y financiero -módulos: contabilidad, nomina e inventarios, en la Tesorería General del Concejo Municipal de Tunja. ITEM DESCRIPCION CANTIDAD Suministro, instalación y capacitación de software contable y 1 financiero 1 Módulos: -Contabilidad, -Nomina, -Inventarios 2
3 2.2. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR Tipo de Contrato: contrato de suministro Plazo de Ejecución: TRES (3) DÍAS. contados a partir de la firma de la orden de suministro Lugar de Ejecución y/o de Entrega: MUNICIPIO DE TUNJA- Concejo Municipal de Tunja Valor estimado del contrato: El valor del presente contrato se estima en la suma de $ Mcte Forma de pago: El Concejo Municipal de Tunja, pagará al Contratista el valor del contrato, al recibo del objeto del contrato, previa certificación de recibí por parte de la tesorera General de la Corporación Supervisión y/o interventoría: La ejercerá La Tesorera General de la Corporación Doctora SILIA INÉS PULIDO UMAÑA Obligaciones generales del contratista: El contratista que se vincule con el desarrollo del proyecto deberá cumplir con las siguientes obligaciones: a. Suministrar y entregar en funcionamiento el Software Contable y financiero, y los Módulos, Contabilidad, Nomina, Inventarios. b. Entregar el objeto contratado de acuerdo a las condiciones del contrato. Constituir las pólizas pactadas en el contrato. c. Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato. d. Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro. e. Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales. f. Brindar capacitación presencial a funcionarios de la Corporación. g. Asistir a la Entidad el tiempo que el Contratista considere necesario para cumplir con el objeto del Contrato. h. Brindar capacitación remota a través de videoconferencia a funcionarios de la Corporación. i. Apoyar la implementación del Software en la Tesoreria General del Concejo de Tunja. j. Entregar el Manual del usuario correspondiente. k. Ofrecer garantía durante el primer año para errores de código. l. Las demás inherentes al objeto del contrato Disponibilidad Presupuestal. El valor del contrato será cancelado con cargo a la disponibilidad presupuestal número 0120 del 21 de Diciembre de 2010 Rubro: Compra de Equipo numeral: del presupuesto vigencia 2010, por valor de Doce Millones Seiscientos Mil Pesos ($ ,00) Mcte 3
4 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Se adelantará proceso de selección abreviada de menor cuantía, previsto en el artículo 2, ordinal 2 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 1 del decreto 3576 de 2009, en razón de la cuantía del contrato a celebrar. 4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para establecer el presupuesto del presente contrato se realizo un análisis de mercadeo respecto del Software requeridos, el cual consistió en solicitar cotizaciones a diferentes personas naturales y jurídicas de la ciudad de Tunja que proveen el programa contable solicitado. Igualmente se ingreso a la página de Internet del SICE y de conformidad al Certificado de precio Indicativo SICE se determino el presupuesto de la presente contratación. Por lo anteriormente señalado el presupuesto oficial para la contratación se fija en la suma de Doce Millones Seiscientos Mil Pesos ($ ) M/C 5. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Como quiera que el Software a adquirir ha sido identificados por sus características técnicas y se han especificado, el único criterio de calificación será el precio. (Art. 1 Decreto 3576 de 2009). ARTÍCULO 1o. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el cual quedará así: Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efectos del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de 4
5 la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20 del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso 1o del artículo 8o del Decreto 4828 de El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables. No se recomienda aceptar ofertas parciales. La oferta que presente el menor precio obtendrá la mayor calificación y respecto de ella se verificará el cumplimiento de los siguientes requisitos habilitantes. El contratista se debe ajustar plenamente a las condiciones actuales del mercado de este tipo de bienes garantizando la calidad de los mismos y el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Concejo Municipal de Tunja. 6. SOPORTE QUE PERMITE LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO ANÁLISIS DE LOS RIESGOS: Teniendo en cuenta el alcance del servicio, se estima que en la ejecución del Contrato a celebrar, se pueden presentar los siguientes riesgos: RIESGOS A CARGO DEL CONTRATISTA: - Información inexacta en la propuesta presentada por el proveedor, en cuanto a los requerimientos del Concejo Municipal de Tunja. - Presentación de una propuesta, existiendo causales de inhabilidad e incompatibilidad en el oferente. - Falta de Suscripción del Contrato por parte del Oferente. - Suministro de Software, no registrado por derechos de Autor. RIESGOS A CARGO DEL CONTRATANTE: 5
6 - Incumplimiento por parte de la Entidad, en el pago de la obligación. - Retardo en la disposición de uso de los equipos necesarios, para la implantación del programa. 7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS En el evento de surtirse la contratación para el suministro de un SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO, pueden presentarse riesgos, los cuales deben estar amparados con la constitución de una garantía a favor de la entidad, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria a primer requerimiento. Para efectos de las garantías del presente Contrato, el plazo se fija con los siguientes cubrimientos: a) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Por el 20% del valor total del contrato, por el termino de éste y cuatro (4) meses más. b) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE: Por el 10% del valor del contrato, que cubra el término del mismo y un año más. PARAGRAFO: En caso de adición en valor o término el Contratista deberá modificar la garantía. 1. Certificado de disponibilidad. 2. Registro SICE. 8. ANEXOS 9. RESPONSABLES JEFFER IVAN OCHOA SANGUÑA Secretario General Reviso: Jorge Molano Calderón Asesor Jurídico Externo 6

References: artículo 209
 Artículo 3
 artículo 2
 artículo 1
 ARTÍCULO 1
 artículo 17
 artículo 2
 artículo 20
 artículo 8