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Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos
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Guillermo Juan Antonio Villalobos Venegas
1 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos2 SERIE DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA OMS SOBRE DISPOSITIVOS MÉDICOS: GARANTIZAR UN MEJOR ACCESO, CALIDAD Y USO DE LOS DISPOSITIVOS MÉDICOS Recursos humanos para gestión de dispositivos médicos Formulación de políticas sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Investigación y desarrollo Innovación en materia de dispositivos médicos Gestión Reglamentación Reglamentación Evaluación Investigación y desarrollo Dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Evaluación previa a la comercialización Reglamentación de los dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Gestión Dispositivos médicos Evaluación Nomenclatura de los dispositivos médicos Evaluación de las necesidades de dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Evaluación de tecnologías sanitarias aplicada a los dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Dispositivos médicos por establecimiento de atención de salud Dispositivos médicos por procedimiento clínico Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Guía de recursos para el proceso de adquisición Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Vigilancia posterior a la comercialización y notificación de eventos adversos Donaciones de dispositivos médicos: consideraciones relativas a su solicitud y suministro Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Publicaciones disponible desde febrero 2012 Sistema computarizado de gestión del mantenimiento Uso seguro de dispositivos médicos Medición de efectividad clínica Retirada de servicio de dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos3 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos4 Catalogación por la Biblioteca de la OMS: Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos. (Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos) 1.Tecnología apropriada 2.Equipos y suministros. 3.Mantenimiento. I.Organización Mundial de la Salud. ISBN (Clasificación NLM: WX 147) Organización Mundial de la Salud 2012 Se reservan todos los derechos. Las publicaciones de la Organización Mundial de la Salud están disponibles en el sitio web de la OMS (www.who.int) o pueden comprarse a Ediciones de la OMS, Organización Mundial de la Salud, 20 Avenue Appia, 1211 Ginebra 27, Suiza (tel.: ; fax: ; correo electrónico: Las solicitudes de autorización para reproducir o traducir las publicaciones de la OMS - ya sea para la venta o para la distribución sin fines comerciales - deben dirigirse a Ediciones de la OMS a través del sitio web de la OMS (http://www.who.int/about/licensing/copyright_form/en/index.html). Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, por parte de la Organización Mundial de la Salud, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto del trazado de sus fronteras o límites. Las líneas discontinuas en los mapas representan de manera aproximada fronteras respecto de las cuales puede que no haya pleno acuerdo. La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la Organización Mundial de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominaciones de productos patentados llevan letra inicial mayúscula. La Organización Mundial de la Salud ha adoptado todas las precauciones razonables para verificar la información que figura en la presente publicación, no obstante lo cual, el material publicado se distribuye sin garantía de ningún tipo, ni explícita ni implícita. El lector es responsable de la interpretación y el uso que haga de ese material, y en ningún caso la Organización Mundial de la Salud podrá ser considerada responsable de daño alguno causado por su utilización. Diseño y diagramación: L IV Com Sàrl, Villars-sous-Yens, Suisse.5 Índice Prefacio 4 Serie de documentos sobre el mantenimiento y orientación externa 5 Metodología 5 Definiciones 6 Agradecimientos 7 Declaración de conflicto de intereses 7 Acrónimos y abreviaturas 8 Resumen de orientación 9 1 Introducción 10 2 Propósito 11 3 Definiciones relacionadas con el mantenimiento 12 4 Planificación de un programa de mantenimiento Inventario Metodología Recursos Recursos financieros Recursos materiales Recursos humanos 20 5 Gestión Gestión financiera Gestión del personal Proveedores externos Capacitación Gestión operativa Establecimiento o modificación de procedimientos de IMP Determinación de la frecuencia de IMP Planificación del mantenimiento Determinación de prioridades Registros Sistemas computarizados de gestión del mantenimiento Marcas y etiquetas Comunicación Gestión del uso incorrecto y de los errores del usuario Viajes Seguimiento del desempeño Tasa de cumplimiento de las tareas de IMP asignadas Tasa de localización de equipos Resultados de la inspección y el mantenimiento preventivo Productividad de la inspección y el mantenimiento preventivo Medición del desempeño del mantenimiento correctivo Mejora del desempeño 35 Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 16 6 Ejecución Inspección y mantenimiento preventivo Procedimientos de IMP Identificación de problemas Mantenimiento correctivo Resolución de problemas y reparación Factores que influyen en las fallas de los equipos Inspección y vuelta al servicio Registros Seguridad 40 7 Conclusión 42 Referencias bibliográficas 43 Recursos útiles 44 Anexo A Ejemplos de políticas y procedimientos 46 Anexo A.1 Programa de gestión de equipos biomédicos basado en los riesgos 47 Anexo A.2 Evaluación y comprobación iniciales 51 Anexo A.3 Procedimiento de inspección y mantenimiento preventivo 53 Anexo A.4 Sistema de órdenes de servicio para el mantenimiento correctivo 55 Anexo A.5 Medidas correctivas identificadas en el mantenimiento preventivo 57 Anexo A.6 Control de infecciones 59 Anexo B Ejemplos de procedimientos de inspección y mantenimiento preventivo 61 Anexo B.1 Modelo de procedimiento 62 Anexo B.2 Unidad de anestesia/analgesia (equipo de gases anestésicos) 63 Anexo B.3 Centrífuga de mesa 64 Anexo B.4 Monitor de ECG 65 Anexo B.5 Bomba de infusión 66 Anexo B.6 Unidad de rayos X móvil 67 Anexo C Cálculo de la carga de trabajo de IMP 68 Anexo D Ejemplos de formularios de inventario e inspección 71 Anexo D.1 Formulario de recepción de nuevos equipos 72 Anexo D.2 Formulario de inspección de equipos 73 Anexo D.3 Formulario de orden de servicio 75 Anexo E Ejemplos de etiquetas de inspección 76 Anexo E.1 Registro de inspección 77 Anexo E. 2 Registro de resultados de la inspección (medición) 78 Anexo E.3 Notificación de un defecto 79 Anexo F Verificación de equipos por categoría de dispositivo médico 80 Anexo G Ejemplos de descripciones de puestos de trabajo 81 Anexo G.1 Técnico de equipo biomédico empleados nuevos 82 Anexo G.2 Técnico de equipo biomédico nivel intermedio 83 Anexo G.3 Técnico de equipo biomédico nivel superior 84 Anexo G.4 Ingeniero clínico supervisor/director 85 2 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos7 Anexo H Ejemplos de tareas necesarias para establecer programas de mantenimiento en establecimientos sanitarios 86 Anexo H.1 Planificación de un programa de mantenimiento en un hospital distrital 87 Anexo H.2 Gestión de un programa de mantenimiento en un hospital distrital 88 Anexo H.3 Planificación de un programa de mantenimiento en un sistema de salud regional 89 Anexo H.4 Gestión de un programa de mantenimiento en un sistema de salud regional 90 Cuadros y figuras Figura 1. Componentes de un programa de mantenimiento 10 Figura 2. Factores clave para la planificación de un programa de mantenimiento 14 Cuadro 1. Recursos financieros necesarios para un programa de mantenimiento 16 Cuadro 2. Clasificación y funciones del personal técnico 21 Figura 3. Gestión de los diferentes aspectos de un programa de mantenimiento 24 Cuadro 3. Tipos de contratos de servicio 26 Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 38 Prefacio Las tecnologías sanitarias son esenciales para el funcionamiento de un sistema de salud. En particular, los dispositivos médicos son indispensables para la prevención, el diagnóstico y el tratamiento de enfermedades y dolencias, y también para la rehabilitación de los pacientes. Reconociendo la importancia de las tecnologías sanitarias, en mayo de 2007 la Asamblea Mundial de la Salud adoptó la resolución WHA Esta resolución se refiere a los problemas derivados del despliegue y la gestión inadecuadas de las tecnologías sanitarias y a la necesidad de establecer prioridades en la selección y gestión de estas tecnologías, en particular de los dispositivos médicos. Al adoptarla, las delegaciones de los Estados Miembros reconocieron la importancia de las tecnologías sanitarias para alcanzar los objetivos de desarrollo relacionados con la salud; instaron a ampliar los conocimientos especializados en el campo de la tecnología sanitaria, en particular de los dispositivos médicos, y pidieron a la Organización Mundial de la Salud (OMS) que tomara medidas concretas para apoyar a los Estados Miembros. Uno de los objetivos estratégicos de la OMS es asegurar la mejora del acceso, la calidad y el uso de productos médicos y tecnologías sanitarias. Este objetivo y la resolución de Asamblea Mundial de la Salud, constituyen la base del lanzamiento de la Iniciativa mundial sobre tecnologías sanitarias (GIHT) con fondos aportados por la Fundación Bill y Melinda Gates. El objetivo de la GIHT es que las tecnologías sanitarias esenciales estén disponibles a un precio asequible, en particular en las comunidades con recursos limitados, para controlar eficazmente importantes problemas de salud. La iniciativa tiene dos objetivos concretos: Instar a la comunidad internacional a establecer un marco para la creación de programas nacionales de tecnologías sanitarias esenciales, que repercutirán positivamente en la carga de morbilidad y garantizarán el uso eficiente de los recursos; instar a las comunidades científica y empresarial a identificar y adaptar tecnologías innovadoras que puedan tener una repercusión importante en términos de salud pública. Para alcanzar estos objetivos, la OMS y sus asociados han estado trabajando en la elaboración de un programa, un plan de acción, instrumentos y directrices para aumentar el acceso a dispositivos médicos apropiados. Este documento forma parte de una colección de documentos de referencia elaborados para uso en los países. La colección incluirá las siguientes áreas temáticas: marco normativo para la tecnología sanitaria reglamentación de dispositivos médicos evaluación de la tecnología sanitaria evaluación de las necesidades de dispositivos médicos adquisición de dispositivos médicos donaciones de dispositivos médicos gestión de los inventarios de equipo médico mantenimiento de equipos médicos sistemas computarizados de gestión del mantenimiento 4 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos9 datos sobre dispositivos médicos nomenclatura de los dispositivos médicos dispositivos médicos por establecimiento de atención de salud dispositivos médicos por procedimiento clínico innovación, investigación y desarrollo de dispositivos médicos. Estos documentos están dirigidos a ingenieros biomédicos, gestores sanitarios, donantes, organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas cuya labor esté relacionada con la tecnología sanitaria en los planos distrital, nacional, regional y mundial. Serie de documentos sobre el mantenimiento y orientación externa En esta colección de documentos técnicos, tres han sido redactados específicamente para a ayudar a un centro de salud o a un ministerio de salud a crear o mejorar un programa de mantenimiento de equipos médicos. Los documentos abordan la gestión del inventario de equipos médicos, el mantenimiento y los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento. Todos se pueden utilizar de manera independiente, pero en conjunto presentan todos los elementos a tomar en cuenta en la creación de un programa de mantenimiento de equipos médicos. Además, existe y es de dominio público una colección integral de seis manuales para la gestión de la tecnología sanitaria, llamada colección How to Manage, para las personas que trabajan en organizaciones que prestan servicios de salud en países en desarrollo, o que las asisten. 1 Metodología Los documentos de esta colección fueron redactados por expertos internacionales en sus respectivos campos y examinados por miembros del Grupo Consultivo Técnico sobre Tecnologías Sanitarias (GCTTS). El grupo consultivo se creó en 2009 como un foro para que los profesionales con experiencia y los representantes de los países elaboraran y aplicaran los instrumentos y documentos apropiados para alcanzar los objetivos de la Iniciativa mundial sobre tecnologías sanitarias. Se ha reunido en tres ocasiones. La primera reunión se realizó en Ginebra en abril de 2009 determinar qué instrumentos y temas era más necesario formular o actualizar. La segunda reunión tuvo lugar en Río de Janeiro en noviembre de 2009 con el fin de informar sobre los progresos realizados en los instrumentos de gestión de tecnologías sanitarias cuya elaboración había comenzado en abril de 2009, examinar los retos y las estrategias actuales en los países piloto y realizar una sesión interactiva para que el grupo presentara propuestas de nuevos instrumentos, sobre la base de la información reunida a partir de las presentaciones y discusiones anteriores. La última reunión tuvo lugar en El Cairo en junio de 2010 para finalizar los documentos y ayudar a los países a elaborar planes de acción para aplicarlos. Además de estas reuniones, en el proceso de elaboración de los documentos los expertos y asesores han colaborado en línea y realizado sus comentarios a través de una comunidad virtual. Los conceptos se volvieron a analizar en el Primer Foro Mundial de la OMS sobre Dispositivos Médicos, en setiembre de Las partes interesadas de 106 países formularon recomendaciones respecto de cómo utilizar en los países la información contenida en esta colección de documentos. 2 A todos los participantes en la reunión y las personas que participaron en la elaboración de estos documentos se les pidió que completaran un formulario de declaración de conflictos de intereses, y no se detectaron conflictos. 1 Disponible en: 2 Primer Foro Mundial de la OMS sobre Dispositivos Médicos: contexto, resultados y medidas futuras disponible en: http//www.who.int/medical_devices/gfmd_report_final.pdf (consultado en marzo de 2011) Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 510 Definiciones Somos concientes de que existen numerosas interpretaciones de los términos mencionados más abajo, por lo que conviene aclarar que en esta colección técnica se han adoptado las siguientes definiciones: Tecnología sanitaria: Aplicación de conocimientos teóricos y prácticos estructurados en forma de dispositivos, medicamentos, vacunas, procedimientos y sistemas elaborados para resolver problemas sanitarios y mejorar la calidad de vida. 3 Este término y tecnología para la atención sanitaria se usan indistintamente. Dispositivo médico: Producto, instrumento, aparato o máquina que se usa para la prevención, el diagnóstico o el tratamiento de enfermedades y dolencias, o para detectar, medir, restaurar, corregir o modificar la anatomía o función del organismo con un fin sanitario. Habitualmente, el objetivo que se persigue con un dispositivo médico no se alcanza por medios farmacológicos, inmunológicos ni metabólicos. 4 Equipo médico: Dispositivo médico que exige calibración, mantenimiento, reparación, capacitación del usuario y desmantelamiento, actividades que por lo general están a cargo de ingenieros clínicos. Los equipos médicos se usan con un fin determinado de diagnóstico y tratamiento de enfermedades o de rehabilitación después de una enfermedad o lesión; se los puede usar individualmente, con cualquier accesorio o consumible o con otro equipo médico. El término equipo médico excluye los implantes y los dispositivos médicos desechables o de un solo uso. 3 Resolución de la Asamblea Mundial de la Salud, WHA60.29, mayo de Documento informativo sobre la definición del término dispositivo médico. Global Harmonization Task Force, 2005 (http://www.ghtf.org/documents/sg1/sg1n29r pdf, consultado en marzo de 2011) 6 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos11 Agradecimientos Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos contó como autores principales con Frank R Painter, Universidad de Connecticut, Hartford, Connecticut, Estados Unidos, y Matthew F Baretich, Baretixh Engineering, Fort Collins, Colorado, Estados Unidos, y con la dirección general de Adriana Velázquez-Berumen, OMS, Ginebra, Suiza, como parte de la Iniciativa mundial para las tecnologías sanitarias, financiada por la Fundación Bill y Melinda Gates. El borrador fue revisado por Jennifer Barragán (OMS), Jorge Calil (Universidade Estadual de Campinas), Adham Ismail (OMS), Jennifer Jackson (Sapienza University), Iyad Mobarek (OMS), Rob Parsons (asesor), Lisa Stroux (OMS) y Billy Teninty (Engineering World Health). Inis Communication se encargó de la edición. Deseamos agradecer a Maria Eugenia Moreno Carbajal por la corrección de pruebas y Gudrun Ingolfsdottir por el apoyo administrativo durante la elaboración del documento. Declaración de conflicto de intereses Todos los autores y revisores del documento entregaron una declaración de conflicto de intereses. No se declararon conflictos. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 712 Acrónimos y abreviaturas AACE AAMI ECG EPP ETEBM FDA GCTTS GE GIHT GTS HEPA IMP MC MP NFPA OMS OSI RM SAI CMMS VOIC VOIS American College of Clinical Engineering (Colegio Americano de Ingeniería Clínica) Association for Advancement of Medical Instrumentation (Asociación para el avance de la instrumentación médica) Electrocardiógrafo Equipo de protección personal Técnico de equipos biomédicos Food and Drug Administration (Administración de alimentos y medicamentos de Estados Unidos) Grupo consultivo técnico sobre tecnologías sanitarias Gestión de equipos Global Initiative on Health Technologies (Iniciativa mundial para las tecnologías sanitarias) Gestión de tecnologías sanitarias/para la atención sanitaria Filtro HEPA Inspección y mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo Mantenimiento preventivo National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) Organización Mundial de la Salud Organización de servicios independientes Resonancia magnética Sistema de alimentación ininterrumpida Computerized maintenance management system (Sistema computarizado de gestión del mantenimiento) Ventilación obligatoria intermitente convencional Ventilación obligatoria intermitente sincronizada 8 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos13 Resumen de orientación Los dispositivos médicos son bienes con un efecto directo sobre la vida humana. Exigen una inversión considerable y muchas veces tienen altos costos de mantenimiento. Por lo tanto, es importante contar con un programa de mantenimiento adecuadamente planificado y gestionado, para que los equipos médicos de un centro de salud sean fiables y estén disponibles cuando se los necesita para procedimientos diagnósticos y para el tratamiento y seguimiento de los pacientes. Además, un programa de este tipo prolonga la vida útil de los equipos y minimiza los costos relacionados con su posesión. Una estrategia de mantenimiento incluye procedimientos de inspección y también de mantenimiento preventivo y correctivo. Las inspecciones de funcionamiento aseguran que el equipo funciona correctamente; las inspecciones de seguridad, que el equipo es seguro tanto para los pacientes como para quienes los manejan, y el mantenimiento preventivo (MP) se realiza con el fin de prolongar la vida útil de los equipos y reducir la frecuencia de desperfectos. Además, en una inspección programada pueden salir a la luz algunos problemas ocultos. Sin embargo, inspeccionar los equipos sólo garantiza que el dispositivo está en condiciones de funcionar en el momento de la inspección y no excluye la posibilidad de fallas en el futuro; una característica de la mayoría de los componentes eléctricos y mecánicos es que pueden fallar en cualquier momento. El mantenimiento correctivo (MC) restituye la función de un dispositivo averiado y permite ponerlo nuevamente en servicio. Un programa eficaz de mantenimiento de equipos médicos exige planificación, gestión y ejecución adecuadas. En la planificación se toman en cuenta los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para realizar adecuadamente las tareas de mantenimiento. Una vez definido el programa, se examinan y gestionan continuamente los aspectos financieros, relativos al personal y operativos para garantizar que el programa se mantiene sin interrupciones y que se realizan las mejoras necesarias. En última instancia, la ejecución apropiada del programa es esencial para garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 914 1 Introducción El mantenimiento de los equipos médicos se puede dividir en dos principales categorías: inspección y mantenimiento preventivo (IMP) y mantenimiento correctivo (MC) (véase la figura 1). Por IMP se entienden todas las actividades programadas que aseguran la funcionalidad de los equipos y previenen averías o fallas. Las inspecciones de funcionamiento y seguridad son procedimientos sencillos que permiten verificar el funcionamiento adecuado y el uso seguro del dispositivo. El mantenimiento preventivo (MP) comprende todas las actividades que se realizan para prolongar la vida útil de un dispositivo y prevenir desperfectos (por ejemplo, calibración, reemplazo de piezas, lubricación, limpieza, etc.). Las inspecciones se pueden efectuar como una actividad aislada y junto con el MP para garantizar la operatividad; esto es importante porque el MP puede ser bastante laborioso, en el sentido en que se retiran, limpian o reemplazan componentes. Es esencial que todos los establecimientos sanitarios, independientemente de su tamaño, adopten un programa de mantenimiento para los equipos médicos. La complejidad del programa depende del tipo y del tamaño del centro, su ubicación y los recursos requeridos. Sin embargo, los principios de un buen programa de mantenimiento serán los mismos en una zona urbana de un país de altos ingresos que en una zona rural de un país de ingresos intermedios. Figura 1. Componentes de un programa de mantenimiento Mantenimiento IMP Mantenimiento correctivo Inspección Mantenimiento preventivo 10 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos15 2 Propósito El objetivo de este documento es proporcionar información sobre los componentes de un programa eficaz de mantenimiento de equipos médicos. Puede ser útil para las organizaciones de atención sanitaria, en particular de países en desarrollo, en la planificación, gestión y ejecución del mantenimiento de equipos médicos. Se ha procurado que el material sea conciso y flexible, y se puede adaptar a diferentes contextos y niveles de recursos técnicos. Se centra en principios generales y no es un modelo rígido, de modo que cada país o institución pueda elaborar un programa acorde con sus necesidades particulares. El documento está dirigido a los responsables de planificar, administrar y prestar servicios de gestión de tecnología sanitaria en los centros de salud, las localidades, las regiones y los países, en especial en aquellos con recursos limitados y en los que quizá estos servicios todavía no están completamente establecidos. También puede ser útil para los ingenieros y técnicos a cuyo cargo están las numerosas tareas que se mencionan. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 1116 3 Definiciones relacionadas con el mantenimiento Más abajo se definen los términos clave utilizados en la descripción del mantenimiento de los equipos médicos. Término Prueba de recepción Calibración Ingeniero clínico Departamento/equipo de ingeniería clínica Nomenclatura descriptiva común Mantenimiento correctivo (MC) Desperfecto Inspección Inspección y mantenimiento preventivo (IMP) Definición Inspección inicial que se realiza a un equipo médico antes de integrarlo al servicio. Cuando el dispositivo llega al centro de salud se revisa para comprobar que sus características coinciden con las que figuran en la orden de compra, que funciona según las especificaciones, que se han realizado los arreglos para la capacitación de los usuarios y que está correctamente instalado. Si se dispone de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), se registra el equipo en el sistema. Algunos equipos médicos, en particular aquellos cuya salida de energía se usa con fines terapéuticos (desfibriladores, unidades electroquirúrgicas, estimuladores fisioterápicos, etc.) requieren calibración periódica. Esto significa que los niveles de energía se deben medir y que si hay discrepancia con respecto a los indicados es preciso realizar ajustes hasta que el dispositivo funcione conforme a las especificaciones. Los dispositivos con los que se realizan mediciones (electrocardiógrafos, equipos de laboratorio, básculas con estadímetro, espirómetros) también requieren calibración periódica para asegurar su precisión según parámetros establecidos. Profesional que brinda apoyo y contribuye a la atención del paciente aplicando sus conocimientos sobre ingeniería y gestión de la tecnología sanitaria (Colegio Americano de Ingeniería Clínica). A pesar de que un ingeniero clínico es un ingeniero biomédico especializado, con frecuencia estos términos se usan indistintamente. Ingeniero/técnico o equipo de ingenieros/técnicos responsable de la gestión y el mantenimiento de los dispositivos médicos. Según el contexto y el país, este departamento o equipo puede tener distintos nombres. Algunos de ellos son: departamento de ingeniería bioquímica, departamento de mantenimiento de equipos médicos, unidad de gestión de equipos médicos, etc. En este documento, el término utilizado con mayor frecuencia es departamento de ingeniería clínica. Terminología utilizada para describir un dispositivo. El uso de nombres descriptivos universales tomados de una sola fuente internacional reconocida 1 es fundamental para poder comparar procedimientos y tiempos de inspección, tasas de desperfectos, costo del servicio y otros datos importantes para la gestión de equipos médicos, entre un centro de salud y otro. A pesar de que los fabricantes ponen nombres particulares a los dispositivos, es importante registrar el nombre de uso universal, como figura en el sistema de nomenclatura (por ejemplo, nombre en la nomenclatura: equipo de electrocirugía monopolar/bipolar; nombre del proveedor: generador para electrocirugía; nombre del proveedor para el modelo: Radiolase). Proceso para restaurar la integridad, la seguridad o el funcionamiento de un dispositivo después de una avería. El mantenimiento correctivo y el mantenimiento no programado se consideran sinónimos de reparación. En este documento estos términos se usan indistintamente. Situación en la que no se cumplen los requisitos de funcionamiento o seguridad, en la que se produce una rotura, o ambas cosas. Un desperfecto se corrige mediante la reparación, la calibración o ambas. El término inspección se refiere a las actividades programadas que son necesarias para asegurar que un equipo funciona correctamente. Incluye las inspecciones de funcionamiento y las inspecciones de seguridad. Estas actividades se realizan junto con el mantenimiento preventivo, el mantenimiento correctivo o la calibración, pero también se pueden realizar de manera independiente, como actividad programada a intervalos definidos. Todas las actividades programadas necesarias para garantizar que un equipo médico funciona correctamente y está bien mantenido. Por lo tanto, incluye inspección y mantenimiento preventivo. 1 Dos sistemas de nomenclatura comúnmente utilizados son: Global Medical Device Nomenclature (http//www.gmdnagency.com/) y Universal Medical Device Nomenclature System (https://www.ecri.org/pages/default.aspx). 12 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos17 Inspecciones de funcionamiento Mantenimiento predictivo Mantenimiento preventivo (MP) Reparación Inspecciones de seguridad Actividades ideadas para verificar el funcionamiento de un dispositivo. En la prueba se compara el desempeño del dispositivo con las especificaciones técnicas establecidas por el fabricante en el manual de servicio o mantenimiento. Estas inspecciones no tienen la finalidad de prolongar la vida útil del equipo, sino solamente evaluar su estado actual. Algunas veces, a las inspecciones de funcionamiento se las llama inspecciones de verificación del funcionamiento. Técnica para prever la frecuencia de avería de determinados tipos de componentes sustituibles (baterías, válvulas, bombas, sellos). El intervalo entre procedimientos de mantenimiento se fija de modo de reemplazar los componentes antes de que fallen y garantizar que el funcionamiento del equipo siga siendo fiable. En el marco de la atención sanitaria esto se hace principalmente en un centro de salud que posee una gran cantidad de dispositivos médicos de un solo fabricante o de un solo modelo. Mantenimiento que se realiza para prolongar la vida útil del dispositivo y prevenir desperfectos. El MP habitualmente se programa a intervalos definidos e incluye tareas de mantenimiento específicas como lubricación, limpieza (por ejemplo, de filtros) o reemplazo de piezas que comúnmente se desgastan (por ejemplo, cojinetes) o que tienen una vida útil limitada (por ejemplo, tubos). Por lo general es el fabricante el que establece los procedimientos e intervalos. En casos especiales, el usuario puede modificar la frecuencia de acuerdo con las condiciones del medio local. Algunas veces se llama al mantenimiento preventivo mantenimiento planificado o mantenimiento programado. En este documento los términos se usan indistintamente. Proceso por el que se restaura la integridad, la seguridad o el funcionamiento de un dispositivo después de una avería. Este término y mantenimiento correctivo son sinónimos. Se realizan para asegurar que usar el dispositivo es seguro en relación con sus componentes eléctricos y mecánicos. Las inspecciones también pueden incluir verificaciones de radiación, gases peligrosos o contaminantes químicos. Una vez realizadas las inspecciones, los resultados se comparan con los valores establecidos en la normativa nacional o regional y también con los especificados por el fabricante. La frecuencia de las inspecciones de seguridad puede ser diferente de la del mantenimiento programado y las inspecciones del funcionamiento; habitualmente se basan en requisitos de reglamentación. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 1318 4 Planificación de un programa de mantenimiento La planificación del mantenimiento forma parte de un trabajo más amplio para establecer un programa integral de mantenimiento de la tecnología sanitaria (MTS). Este proceso incluye un examen de los factores clave, como se muestra en la figura 2. El reto para los planificadores es equilibrar estos factores para elaborar un programa de mantenimiento apropiado y costoeficaz acorde con la situación. 4.1 Inventario Los dispositivos médicos pueden ser relativamente simples o extremadamente complejos. Por ejemplo, los dispositivos manuales para medir la presión arterial (esfingomanómetros) tienen solo algunos componentes que son fáciles de reparar si se dispone de las piezas, los instrumentos de calibración y las herramientas básicas. Los dispositivos de imaginología o de laboratorio se sitúan en el extremo opuesto. La reparación de un sistema de resonancia magnética involucra gran cantidad de recursos financieros, materiales y humanos. Entre estos extremos están las bombas de infusión, los desfibriladores, los electrocardiógrafos, y cientos de otros dispositivos de complejidad variable. En las fases iniciales del proceso de planificación de un programa de mantenimiento, es esencial determinar qué tipos de dispositivos se deben incluir en el programa. Esto dependerá del tipo de establecimientos que el programa deba cubrir, de clínicas de atención primaria a hospitales de atención terciaria, y de la gama de dispositivos en esos centros. El departamento de ingeniería clínica debe identificar y seleccionar los dispositivos que es preciso registrar en el inventario, y resolver cuáles de ellos se deben incluir en el programa de mantenimiento. Hay quienes prefieren registrar todos los equipos del centro (y es posible que algunos organismos gubernamentales así lo exijan), pero los estudios han demostrado que no es necesario incluir en el inventario, inspeccionar o mantener todos los equipos, y muy pocos hospitales Figura 2. Factores clave para la planificación de un programa de mantenimiento Factores clave Inventario Tipo y cantidad de dispositivos médicos que el hospital debe registrar y cuáles se incluyen específicamente en el programa de mantenimiento. Metodología Identificación del método que se adoptará para realizar el mantenimiento a los equipos incluidos en el programa. Recursos Recursos financieros, materiales y humanos disponibles para el programa 14 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos19 u organizaciones de atención sanitaria tienen suficiente personal para realizar una tarea de esta magnitud. Los métodos para seleccionar qué equipos se registran en un inventario y se incluyen en un programa de mantenimiento son importantes. En la sección se analizan métodos para establecer prioridades de trabajo, que también son útiles para la selección de los equipos que se incluirán en un inventario. En el Anexo A.1 se expone con mayor detalle un método específico. El departamento de ingeniería clínica es responsable de crear y mantener el inventario. Para ello, debe verificar periódicamente que todos los equipos identificados en un establecimiento sanitario figuran en el inventario y que todos los incluidos en ese inventario se pueden localizar. El equipo puede considerar conveniente realizar tareas de inventario cuando realiza las inspecciones habituales o los trabajos de MP. Además, cuando llegan equipos nuevos se los debe inspeccionar y agregar al inventario. El Anexo A.2 muestra un ejemplo de política para la inspección inicial y el Anexo D.1 un modelo de formulario para la recepción de nuevos equipos. Para más información se puede consultar el documento Introducción a la gestión de inventarios de equipo medico de esta colección. 4.2 Metodología Un programa de mantenimiento se puede aplicar de diferentes modos, por lo que es importante tomar en cuenta las distintas metodologías existentes. Por ejemplo, una organización de atención sanitaria puede firmar contratos de servicio con fabricantes de dispositivos, organizaciones de servicios independientes, o una combinación de ambos. En estos casos, es esencial que el establecimiento tenga personal para supervisar y gestionar las tareas de estos contratistas. En la práctica, el enfoque usual es establecer algún nivel de gestión y medios técnicos en el establecimiento sanitario. También, algunas de los trabajos de mantenimiento los pueden realizar empleados de la organización de atención sanitaria y otros los contratistas de servicios u otros proveedores externos. Una de las tareas de gestión más importantes es decidir qué servicios deben ser prestados por qué combinación de proveedores internos y externos, sobre la base de la capacidad del establecimiento y del personal. La gestión y aplicación se analizan con más detalle en las secciones 5 y 6, que ayudan a diseñar una metodología apropiada para un contexto determinado. 4.3 Recursos Los recursos necesarios para el mantenimiento son difíciles de proyectar. Para hacerlo se requieren antecedentes de mantenimiento, cálculos del personal necesario y conocimientos acerca de cuándo un equipo puede fallar. El mantenimiento también exige personal con la competencia, la educación y la experiencia apropiadas. Para el mantenimiento de los equipos complejos, son necesarios proveedores externos. Las piezas de los equipos necesarias para el mantenimiento pueden ser difíciles de conseguir por limitaciones de presupuesto y dificultades en la adquisición, en particular cuando se compran en el exterior. Para estar preparado para afrontar estos retos, es importante analizar previamente los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para ejecutar apropiadamente las actividades planeadas. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 1520 4.3.1 Recursos financieros Los recursos financieros necesarios para un programa de mantenimiento (como componente de un programa integral de la gestión de las tecnologías sanitarias) se dividen en dos categorías: costos iniciales y costos operativos. Los costos iniciales son las inversiones que se deben realizar antes del inicio del programa. Los costos operativos son costos permanentes, necesarios para mantener en funcionamiento el programa. El cuadro 1 resume los principales elementos en cada categoría. Cuadro 1. Recursos financieros necesarios para un programa de mantenimiento Recursos materiales Recursos humanos Mantenimiento directo Costos iniciales Espacio, herramientas, equipos de medición, computadoras, vehículos Reclutamiento, capacitación inicial (no corresponde) Costos operativos Funcionamiento, servicios básicos, mantenimiento, calibración Salarios, beneficios, rotación, educación continua Contratos de servicio, repuestos y materiales, viajes, despacho El primer paso para calcular los costos es determinar qué recursos materiales y humanos se precisan, sobre la base de las cantidades y los tipos de equipos médicos en el inventario y del nivel de mantenimiento y el tipo de metodología seleccionada. Los costos iniciales y operativos luego se calculan con las tasas aplicables en el país o región. Para el componente de IMP en particular, conviene estimar la carga de trabajo requerida por el programa. Este es un proceso relativamente sencillo si se tiene una estimación de tiempo para las inspecciones. Contando el número de dispositivos de cada tipo (conforme a la nomenclatura universal) y multiplicándolo por el tiempo estimado, es posible determinar una carga de trabajo total aproximada para el programa de IMP. Se deben sumar al cálculo de carga de trabajo el tiempo que insumen las tareas administrativas para crear formularios de IMP, el tiempo de preparación para realizar las inspecciones, para acceder a los equipos que se deben inspeccionar (trayéndolos a un área central de trabajo o yendo al lugar donde ese encuentran) y el necesario para documentar el trabajo realizado y volver a realizar pedidos de repuestos para el MP. En el Anexo C se proporciona un ejemplo. Los costos directos del mantenimiento pueden ser difíciles de calcular inicialmente, pero esto mejorará con el tiempo y la experiencia. Sin embargo, los costos de los contratos de servicio se pueden determinar mediante la negociación con proveedores externos. Este tipo de servicio se puede contratar sobre la base del tiempo y los materiales o por un periodo establecido y a un precio fijo. En cualquier caso, el costo se debe planificar por anticipado e incluir en los presupuestos pertinentes. En la sección se analizan con más detalle los problemas relacionados con la contratación de proveedores de servicios. El coeficiente de costo de servicio es un parámetro útil para determinar la eficacia en términos financieros de un programa de mantenimiento. El coeficiente se calcula dividiendo el costo anual total de funcionamiento de un programa de mantenimiento por el valor (costo inicial) del equipo médico en el inventario. En los Estados Unidos, por ejemplo, el coeficiente de costo de servicio es de entre el 5% y el 10% (1). Este coeficiente se puede alcanzar solamente cuando se dispone de recursos considerables, y solo después de un periodo prolongado de mejora del desempeño. Para la planificación en países en desarrollo, estos valores pueden ser mucho más altos, en particular en el caso de 16 Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos Mostrar más
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