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Timestamp: 2020-08-15 14:48:00+00:00

Document:
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Düsseldorf bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten durch die Videokonferenzplattform "Cisco WebEx" durch das Unternehmen "Cisco Systems" ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Die Datenschutzhinweise von Cisco Systems finden Sie unter https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Düsseldorf, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts.
Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.
Technischer Ansprechpartner für WebEx
Herr Frank Hommes
Tel.: 0211 81 15478
https://www.uni-duesseldorf.de/home/universitaet/strukturen/beauftragte/datenschutzbeauftragter.html
Im Rahmen der Nutzung von WebEx an der Universität Düsseldorf werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:
1. Für die Nutzung des Dienstes werden folgende Daten verarbeitet:
2. Für die Nutzung von Webex Meetings, Webex Events, Webex Support, und Webex Training können von Cisco folgende Daten verarbeitet werden:
Kategorie personen- bezogener Daten
Registrierung des Kunden für den Service
Anzeigen der Avatar-Identität des Kundenbenutzers für andere Benutzer
Teilnahme an Verbesserungen am Service und an anderen Cisco-Produkten und -Services
Host- und Nutzungsinformationen
Benutzeragentenkennung
Client-Version
IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads
MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend)
Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität)
Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen
Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose
Zum genaueren Verständnis, wie der Service verwendet wird
Diagnostik technischer Probleme
Durchführung von Analysen und statistische Analysen in aggregierter Form, um die technische Leistung des Service zu verbessern
Antworten auf Kundenanfragen
Benutzergenerierte Informationen
Besprechungs- und Anrufaufzeichnungen
Angeboten im Service als optionale Komponenten, zu denen das Aufzeichnen von Besprechungen und die gemeinsame Nutzung von Dateien gehören
Im Rahmen von Support anfragen, sogennanten Technical Support Assistance (TAC) können folgende Daten verarbeitet werden:
Informationen zum TAC-Support
Telefonnummer des Mitarbeiters, der zum Öffnen der Serviceanforderung bestellt wurde
Authentifizierungsinformationen (ohne Passwörter)
Informationen zum Zustand des Systems
Registrierungsdaten zu Softwareinstallationen und Hardwarekonfigurationen
Fehlerverfolgungsdateien
Überprüfung der Qualität des Support-Service
Durchführen einer Analyse der Servicelösung durch
Unsere Nutzer haben neben der Lizenz für Webex Meetings auch eine Lizenz für Webex Teams. Hier können folgende Personenbezogenen Daten bei Cisco anfallen:
Name des Rechnungskontakts
Universelle eindeutige Kennung
Registrieung des Kunden für den Service
Benachrichtigung über Funktionen und Updates
Nachvollziehbarkeit, wie der Dienst verwendet wird
Senden von Cisco Marketing-Mitteilungen
Authentifizierung und autorisieren auf das Zugriffskonto
Raumaktivität (Datum, Uhrzeit, Person und Aktivität)
Nachrichten (Inhalt, Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit und gelesene Belege)
Geteilter Inhalt (Dateien, Dateinamen, Größen und Typen)
Whiteboard-Inhalt
Informationen zu Besprechungen und Anrufen (Titel, Einladungsinhalt, Teilnehmer, Link, Datum, Uhrzeit, Dauer und Qualitätsbewertungen)
Anwesenheit (Benutzerstatus)
Zur Erbringung des Service ist eine wichtige Komponente die Aufzeichnung der Benutzerinteraktionen mit anderen Benutzern.
Gesammelte Informationen im Zusammenhang
Wenn der Kunde die optionale Standortfreigabe aktiviert, erfasst Cisco den geografischen Standort, wenn der Kunde eine Nachricht sendet oder Inhalte in einem Bereich freigibt. Cisco sammelt diese Informationen, damit sie mit anderen Benutzern im Space geteilt werden können.
Registrierungsinforma-tionen
Nummer der Mailbox
Codes zur Geräteaktivierung
Registrierung bei Cisco Webex Calling
Anrufer-ID anzeigen
Verbesserungen am Service und an anderen Cisco-Produkten und -Services
Aktivierendre Verzeichnisdienste in der Organisation
Unterstützung für den Remote-Zugriff
Authentifizieren und autorisieren des Zugriffs auf das Konto
Anrufe an Benutzer und Orte weiterleiten
Internes und externes Wählen zulassen
Ermöglichen, IP-Telefone zu aktivieren
Voicemail Zugriff
Verstehen wie der Service verwendet wird
Diagnostizieren von technischen Probleme
Analyse und statistische Analysen in aggregierter Form durch, um die technische Leistung des Dienstes zu verbessern
Bereitstellung des Service, der die Zusammenarbeit zwischen Benutzern an verschiedenen Standorten ermöglicht
Bereitstellen von individueller Wartemusik
Bereitstellung von Voicemail- und Voicemail-Transkriptionsdiensten
Hinweis: Cisco leitet Audio- und Videoanrufinhalte sowie Bildschirmfreigabeinhalte zwischen Anrufteilnehmern weiter, speichert die Inhalte jedoch nicht.
Cisco Cloud Care
Authentifizieren und autorisieren für den Zugriff auf den Service
Host- und Nutzungsin-formationen
Verstehen, wie der Service verwendet wird
Durchführung von Analysen und statistische Analysen in aggregierter Form, um die technische Leistung des Dienstes zu verbessern
SIP-Kennung
Verzeichniserweiterung
Nummer der Voicemail-Box
Zugriff authentifizieren und autorisieren auf Cisco Webex App Hub
Verstehen, wie Cisco Webex App Hub verwendet wird
Wenn der Kunde Cisco Webex App Hub verwendet, um einem Space eine Drittanbieter-Integration oder einen Drittanbieter-Bot hinzuzufügen, kann der Drittanbieter Informationen und Inhalte, die mit dem Dienst- oder Anwendungskonto des Kunden zusammenhängen, für Cisco freigeben. Cisco empfängt oder speichert keine Kundenkennwörter für diese Dienste oder Anwendungen von Drittanbietern, obwohl Cisco Authentifizierungs-Token speichert, die mit ihnen verknüpft sind.
Erbringen des Service
Durchführung von Analysen und statistische Analysen in aggregierter Form durch, um die technische Leistung des Dienstes zu verbessern
Antworten Sie auf Kundenanfragen
Technical Support Assistance (TAC)
Die übermittelten personenbezogenen Daten können folgende Datenkategorien betreffen:
Registrierungsinformationen (wie in den obigen Tabellen angegeben)
Host- und Nutzungsinformationen (wie in den obigen Tabellen angegeben)
Benutzergenerierte Informationen (wie in den obigen Tabellen angegeben)
Informationen zum TAC-Support (wie in den obigen Tabellen angegeben)
Als Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i. V. m. § 3 Abs. 1 HG NRW zur Anwendung.
Zweck der Verarbeitung ist die Vermittlung einer Lizenz zur Nutzung von Cisco Webex, sowie nach erfolgter Authentifizierung die Rückmeldung an Cisco, dass der Nutzer sich erfolgreich authentifiziert hat.
Rechtsgrundlage für die Übermittlungen personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die von der Heinrich-Heine-Universität für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden an den Dienstleister Cisco Systems übermittelt. Die Server stehen innerhalb der Europäischen Union.
Die Firma avodaq AG aus Hamburg kann im Zuge von Supportdienstleistungen und Lösung von Nutzerproblemen auf Anfrage die Daten über einzelne Sessions anschauen.
Die Zusammenarbeit mit der Firma Cisco Systems geschieht auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO.
Benutzer mit einem aktiven Webex Meetings-Abonnement haben die vollständige Kontrolle darüber, wie lange ihre benutzergenerierten Informationen (z. B. Aufzeichnungen und Dateien, die sie initiieren oder hochladen) auf der Cisco Webex-Plattform gespeichert sind, und können diese generierte Benutzerinformationen von ihrem Konto über die Seite "Meine Webex-Meetings" zu jeder Zeit während der Laufzeit ihres Abonnements löschen.
Wenn ein Nutzer seinen Account löschen möchte, kann er dies über die Selfserviceschnittstelle unter XXX selbst tun. Dabei wird der Nutzer zunächst auf Inaktiv gesetzt und dann nach eine Frist von 7 Tagen automatisch aus dem System bei Cisco Webex gelöscht.
das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO) . Es gelten die Einschränkungen nach §12 DSG NRW;
das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach §10 DSG NRW;
das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO;
das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

References: Art. 6
 § 3
 § 3
 Art. 28
 §12
 Art. 17
 §10
 Art. 21