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Timestamp: 2019-09-21 11:05:58+00:00

Document:
41 DE 2007
RESOLUCIÓN NÚMERO 0197
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad y su mejoramiento continuo, Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000 y
Que el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000, establece que corresponde al Viceprocurador General de la Nación “Coordinar el cumplimiento de las funciones administrativas de las diferentes dependencias de la entidad”.
Que mediante Resolución 420 del 21 de noviembre del 2000, se delega en el Viceprocurador General de la Nación, la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continúo aplicables a dichos manuales.
Que la Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000, adoptó el mejoramiento continúo en los procedimiento de la Procuraduría General de la Nación, en el numeral 6º. del artículo 1°, estableció las directrices y mecanismos para realizarlo.
Que la Resolución 041 de 2 de marzo del 2001, adoptó los procedimientos aplicables en las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación.
Artículo 1. Incorporar a la Resolución 041 del 2001 los siguientes procedimientos:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: Ingreso por compras
CODIGO: IGAI-01
Hacer cumplir los términos contemplados en la Orden de Compra o Contrato, en cuanto a cantidades, características de los bienes, marcas, procedencia, estado de los elementos y compromisos de entrega y recibo.
Almacén General de la Entidad
El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad, que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente, de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la Contratación Administrativa.
El procedimiento involucra al Jefe de la División Administrativa, al Almacenista General y a los funcionarios de la Bodega.
ORDEN DE COMPRA O DE PEDIDO: Pacto de la Entidad con terceros, para la adquisición o suministro de bienes devolutivos o de consumo, con plazo de entrega determinado y garantías expresas.
ORDEN DE TRABAJO O DE SERVICIO: Pacto de la Entidad con terceros, para la prestación de un servicio, con plazo de cumplimiento determinado y garantías expresas.
Comprobante de Compra o Pedido, referencia PGN 229
Comprobante de Orden de Trabajo o de Servicio, referencia PGN 229
Factura de Compra Contrato.
Es necesario que el Comité de Compras haya efectuado los estudios y proyecciones necesarias, así como el lleno de los requisitos de Contratación, Presentación de Ofertas, Selección del Contratista, licitaciones, Registro de Proponentes, Pliegos de Condiciones y Términos de Referencia.
Perfeccionamiento formal de la Entrega y Recibo físico de Bienes
Constancias de Entrega
Actas de Entrega y Recibo de Bienes
Certificaciones. Cotizaciones
Cotiza y busca las mejores opciones de compra
Presenta al Comité de Compras sus estudios y proyecciones
ASESORES DEL ALMACEN
Revisan los Contratos en detalle y aclaran inconsistencias
Programa el día de entrega y recibo de los bienes
Coordina el personal de Bodega
Efectúa el recibo formal de los bienes
Refrenda los documentos a que haya lugar
En caso de inconsistencias al momento de la entrega, reporta los informes del caso Certifica el recibo a satisfacción.
Coordina los espacios físicos
Programa al personal para efectos del recibo. Efectúa el recibo físico
Actualiza registros de bienes devolutivos de la Bodega Nuevos
Inicia el Proceso de Ajustes por Inflación
Valor del Ingreso de bienes por Compras en el Período
PROCEDIMIENTO: Ingreso por Caja Menor
CODIGO: ICM-GAI-02
Atender necesidades urgentes de menor cuantía a través de rubros específicos asignados mediante resolución del Ordenador del Gasto
Todos los funcionarios de la Entidad que en cualquier tiempo requieran atender necesidades urgentes
El procedimiento se aplica a la Administración Pública, en este caso la Entidad que actúa en función de Contratación Administrativa siendo competente; de otro lado están los particulares que como persona natural o jurídica tienen competencia para actuar en la venta de bienes y servicios.
El procedimiento involucra al responsable asignado mediante resolución para el manejo de Caja Menor
Tiene que presentarse la necesidad inmediata, con la aplicación de criterios del Ordenador del Gasto y autorización de éste.
Ingreso por Caja Menor, de bienes o servicios
Constatación de términos en cuanto a fechas, corresponsabilidad de Grupos, cantidades, cuantías
Legalización de Caja Menor por reembolso
Revisión de soportes y documentos originales debidamente autorizados
RESPONSABLE DE CAJA MENOR
Solicita aprobación del Ordenador del Gasto
Revisa cuantías
Elabora el Comprobante de Ingreso por Caja Menor
Registra las contrapartidas de acuerdo con las agrupaciones contables
PROCEDIMIENTO: Ingreso por Elementos Sobrantes
CODIGO: IES-GNI-03
Incorporar al Patrimonio de la Entidad bienes que por uno u otro motivo no aparecen el Registro de Bienes de la Procuraduría General de la Nación.
Almacén General de la Entidad y Cuentadantes o Responsables de Bienes de las Dependencias
El procedimiento aplica a la Entidad: División Administrativa, Almacén General y Grupo de Inventarios
El procedimiento involucra a la División Administrativa, Almacén General, Grupo de Inventarios y Cuentadantes responsables de bienes.
Doctrina Contable Publica, Contaduría General de la Nación
Normas de la Contraloría General de la República
Comprobante de Alta de Bienes por Sobrantes de Inventarios, PGN 1150
Se presenta cuando se realiza un conteo o prueba selectiva de elementos en Stock de Inventarios o elementos devolutivos en servicio, y se determina que el número de existencias es superior al que se refleja en los registros.
Ingreso por sobrante de Inventarios
Acta de Ingreso por Sobrantes de Inventario
Informe del Grupo de Inventarios
Oficios y demás correspondencia
GRUPO DE INVENTARIOS:
Realiza la visita selectiva o programada y, una vez determinado el sobrante, procede a diligenciar el Informe y Acta respectivas
Consigna en libros la novedad. Elabora el Boletín Diario de Ingresos y Egresos. Si se decide que el elemento queda en servicio, elabora el Comprobante de Salida simultáneo
Recibe el bien o bienes sobrantes
Asigna número de placas o identificación alfanumérico
Valor del Ingreso por Elementos Sobrantes en el Período
PROCEDIMIENTO: Ajuste a los Registro
CODIGO: IICM-GAI-04
Permitir que se ajusten a la realidad los registros con los bienes físicos
El procedimiento aplica a todas las Dependencias, el Almacén General y Grupo de Inventarios
Se presenta cuando se realiza un conteo o prueba selectiva de elementos en Stock de Inventarios o elementos devolutivos en servicio, y se determine que las descripciones de las existencias no concuerdan con los registros, pero que se asemejan en sus características, estado y uso.
Una homologación
Acta de Compensación
Realiza la prueba selectiva o programada y, una vez determinado el hecho, procede a diligenciar el Informe y acta respectivos
Se actualizan los registros en el Sistema Administrativo y Financiero
Se deja constancia en la Carpeta de la Dependencia
Se allega un inventario actualizado al Jefe de la Dependencia
Valor de la Compensación de los Bienes en el Período
PROCEDIMIENTO: Ingreso por Traspaso de Bienes de Otras Entidades
CODIGO: ITB-GAI-05
Permitir que entidades del Estado que tengan elementos que no requieran o subutilice, sean empleados por la Procuraduría General de la Nación
El procedimiento aplica a la Administración de todas las Entidades del Estado.
Ordenadores del Gasto de todas las Entidades del Estado y responsables del manejo de bienes de cada una de ellas.
Comprobante de Alta o Entrada a Almacén, referencia PGN 1150
Es necesario que exista consenso y manifestación escrita entre las partes para que se pueda llevar a cabo el procedimiento
Acta de Traspaso de Bienes
Verificación de relación de bienes, estado y características
Almacén general de las dependencias implicadas que intervienen en el proceso. Diligencian cada una, según el procedimiento que le corresponda Entrada y Salida – el Comprobante de Baja definitiva y de Alta, respectivamente.
Programa el día de entrega y recibo de bienes
Efectúa la entrega o recibo formal de los bienes según corresponda
Certifica el recibo o la entrega a satisfacción
Recibe los bienes
Verifica el estado de los elementos y demás características
Realiza los asientos contables del ingreso o egreso, según corresponda
Valor del Traspaso de los Bienes en el Período

References: RESOLUCIÓN 
 artículo 17
 Resolución 
 artículo 7
 Resolución 
 artículo 17
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 1
 Resolución 

Artículo 1
 Resolución 
 resolución 
 resolución