Source: https://www.tfi-aachen.de/datenschutzerklaerung-videokonferenzen-onlinemeetings/
Timestamp: 2020-05-30 12:44:56+00:00

Document:
Datenschutzerklärung - Videokonferenzen/Onlinemeetings - TFI Aachen GMBH
1. Datenschutzhinweis – Videokonferenzen/Onlinemeetings
Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an einer Videokonferenz oder eines Online-meetings.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Onlinemeeting ist:
TFI -Institut für Bodensysteme an der RWTH Aachen e. V.
Da wir für Videokonferenzen bzw. Online-meetings das Produkt Google Hangout Meet einsetzen liegt die Verantwortung der Datenverarbeitung hierfür bei Google. Wenn Sie an einer unserer Videokonferenzen bzw. Online-meeting teilnehmen möchten, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir ihre E-Mailadresse für die Einladung hierzu an Google weitergeben. Die Datenschutzhinweise von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de oder https://policies.google.com/privacy?hl=en
Bei der Nutzung von Google Hangout Meet werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting machen.
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Termindaten, Teilnehmer-IP-Adressen, Standort, Geräte-/Hardware-Informationen.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Onlinemeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Onlinemeeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Benutzeroberfläche von Google Hangout Meet abschalten bzw. stummstellen.
Wenn wir Onlinemeetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Google Hangout Meet angezeigt.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Wir nutzen Google Hangout Meet, um Onlinemeetings (Telefonkonferenzen, Onlinepräsentationen, Webinare) durchzuführen. Google Hangout Meet ist ein Service der
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der [TFI Aachen GmbH, TFI – Institut für Bodensysteme an der RWTH-Aachen e.V.] verarbeitet werden, ist § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollte im Zusammenhang mit der Durchführung von Onlinemeetings die Verarbeitung von personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Google Hangout Meet sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Onlinemeetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Onlinemeetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche oder vorvertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Onlinemeetings.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Onlinemeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Onlinemeetings häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind oder Dritte unmittelbar an dem Onlinemeeting teilnehmen und so Kenntnis von Daten erlangen können.
Zudem erhält Google notwendigerweise Kenntnis von Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Google] vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union Google Hangout Meet ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung von Google zum anderen aber auch durch den Abschluss sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf https://www.tfi-aachen.de/datenschutzerklaerung/ .

References: Art. 22
 § 26
 Art. 88
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28