Source: http://eltpoland.pl/privacy_20180525_2018_05_25-7
Timestamp: 2018-06-24 15:05:28+00:00

Document:
﻿ Polityka prywatności | SITE_NAME
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH – ELT POLAND Sp z .o.o.
Data: 24.05.2018 1
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH w Spółce ELT Poland
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w firmie ELT Poland Sp. z o.o. z siedzibą w 05-500 Piaseczno, Ul. Okulickiego 7/9 , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000412255, NIP: 9512354510, REGON 146020280 (zwaną dalej jako Spółka).
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki, a w ramach Zarządu jest osoba wyznaczona przez Zarząd do zapewnienia zgodności z ochrona danych osobowych; za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają Zarząd Spółki; za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
Spółka zapewnia także zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.
Data: 24.05.2018 2
Spółka oznacza spółkę ELT Poland Sp. z o.o.
Data: 24.05.2018 3
Data: 24.05.2018 4
Data: 24.05.2018 5
(v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego
interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Spółce Elt Poland Sp.o.o. – Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych
8. Podstawy prawne przetwarzania w aspekcie rejestracji czynności przetwarzania
8.1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt. 7 Rozporządzenia ELT Poland Sp. z o.o. z siedzibą w 05-500 Piaseczno, Ul. Okulickiego 7/9 , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000412255, e-mail : office@mmpp.pl, telefon 22 2069829, fax 222092541; NIP 9512354510
8.2. PODSTAWA PRAWANA: na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: Rozporządzenie) jako Administrator danych osobowych przekazanych w ramach zawartej z Administratorem umowy/zawartych z Administratorem umów poniżej przekazujemy informacje administratora danych wymagane przez Rozporządzenie oraz informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora zgodnie z poniższymi zasadami oraz w związku z ich przetwarzaniem osobie, której dane dotyczą, będą przysługiwały określone poniżej uprawnienia:
8.3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie oraz w celu:
a. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia w celu wykonania zawartych z Administratorem umów: (i) (ii)
I. umowy o świadczenie Usługi elektronicznej Konto lub
II. umowy o świadczenie Usługi elektronicznej Newsletter,
b. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie przewidzianym przepisami prawa,
c. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia w prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, tj.
I. w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora,
II. w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
III. w celu tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora,
IV. w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji, oraz – w przypadku odrębnie wyrażonej zgody – na podstawie oraz w celu:
d. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia w celu marketingu produktów i usług Administratora,
e. na podstawie art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1907), (dalej: Prawo telekomunikacyjne) w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora prowadzonego za pomocą automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub
Data: 24.05.2018 6
f. na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz. U. z 2017, poz. 1219), (dalej: Ustawa) w celu przesyłania informacji handlowej dotyczącej Administratora drogą elektroniczną.
8.4. Przewidywani odbiorcy danych osobowych: podmioty, przy pomocy których Administrator realizuje działalność marketingową dotyczącą produktów i usług Administratora (np. operator telekomunikacyjny), podmioty, przy pomocy których Administrator świadczy usługi elektroniczne w Sklepie (np. dostawcy usług IT), podmioty, którym Administrator zleca świadczenie usług doradczych, audytowych, podatkowych, pomocy prawnej.
8.5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres uzależniony od celu, w którym zostały zebrane oraz podstawy prawnej przetwarzania, tj.:
a. zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie Usługi elektronicznej Konto lub umowy o świadczenie Usługi elektronicznej Newsletter – do momentu zakończenia obowiązywania ww. umów,
b. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – do momentu wypełnienia przez Administratora tych obowiązków prawnych,
c. realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora:
I. marketing bezpośredni produktów i usług Administratora – do momentu wniesienia sprzeciwu;
II. ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń – do momentu przedawnienia roszczeń albo do momentu uwzględnienia przez Administratora uzasadnionego sprzeciwu;
III. tworzenie zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora – do momentu uwzględnienia przez Administratora uzasadnionego sprzeciwu,
IV. zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji – 1 miesiąc albo do momentu uwzględnienia przez Administratora uzasadnionego sprzeciwu,
d. odrębnie wyrażone zgody na: marketing produktów i usług Administratora, marketing bezpośredni produktów i usług Administratora prowadzony za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących lub przesyłanie informacji handlowej dotyczącej Administratora drogą elektroniczną – do momentu cofnięcia zgody.
8.6. Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo dostępu do treści dotyczących jej danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
8.7. Osoba, której dane dotyczą, posiada ponadto prawo do wniesienia – w dowolnym momencie – sprzeciwu uzasadnionego jej szczególną sytuacją wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a w przypadku, gdy w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administrator przetwarza dotyczące jej dane osobowe w celu marketingu bezpośredniego – prawo do wniesienia sprzeciwu. W przypadku uwzględnienia przez Administratora uzasadnionego sprzeciwu osoby, której dane dotyczą albo wniesienia przez taką osobę sprzeciwu, dane osobowe dotyczące tej osoby nie będą dalej przetwarzane.
8.8. W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia, art. 172 ust. 1 Prawa telekomunikacyjnego lub art. 10 ust. 2 Ustawy osoba, której dane dotyczą, posiada również prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody wyrażonej na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych, co będzie skutkowało zaprzestaniem ich przetwarzania przez Administratora, przy czym cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Data: 24.05.2018 7
8.9. W celu skorzystania z przysługujących praw, o których mowa w niniejszej Informacji, osoba, której dane dotyczą, winna skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych Administratora, korzystając ze wskazanych powyżej danych.
8.10. Osobie, której dane dotyczą przysługuje ponadto prawo wniesienia skargi do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub innego powołanego w jego miejsce organu, gdy uzna, iż przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy Rozporządzenia.
8.11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże podanie danych osobowych wymaganych przez Administratora dla danej umowy (oznaczonych „*” w procesie zawierania danej umowy) było niezbędne w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usługi elektronicznej: Konto lub Newsletter, a ich niepodanie skutkowałoby brakiem możliwości zawarcia i wykonania ww. umów.
8.12. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.13. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.14. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
8.15. Kierownik komórki organizacyjnej Spółki ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Spółki, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Spółki.
9.5. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające:
1) zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę,
2) zintegrować te dane, 3)wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
Data: 24.05.2018 8
Data: 24.05.2018 9
(6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej). Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest
Data: 24.05.2018 10
to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
(i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub
(ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych
pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Spółka dokonuje okresowego
przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Data: 24.05.2018 11
Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów produkcyjnych Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych.
Data: 24.05.2018 12
Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce. Spółka rozlicza przetwarzających z wykorzystania pod przetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
17.1 Spółka w ramach prowadzonej działalności handlowej na terenie Polski upoważnia swoich pracowników do przetwarzania danych osobowych w imieniu i na rzecz Spółki - Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Polityki.
17.2 Polityka wchodzi w życie w dniu 25 maja 2018 roku .
17.3 Wszelkie zmiany w zakresie Polityki ochrony danych w Spółce będą realizowane wg zaistniałej sytuacji prawnej i/lub uzasadnionych potrzeb Spółki. Zmiany będą wprowadzana w formie pisemnej – jako jednolity tekst Polityki oraz publikowane w odpowiedni sposób dla zachowania bezpieczeństwa wszystkich osób w procesie gromadzenia i przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH w Spółce ELT Poland została zatwierdzona przez Zarząd Spółki w dniu 24.05.2018 roku.
Data: 24.05.2018 13
Załącznik nr 1 do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Spółce Elt Poland Sp z o.o. –
Data: 24.05.2018 14
Załącznik numer 2 do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Spółce Elt Poland –
Piaseczno, dn. 24.05.2018 r.
Na podstawie art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO, Firma ELT Poland Sp. z o.o. z siedzibą w 05-500 Piaseczno, Ul. Okulickiego 7/9 , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000412255, NIP: 9512354510, REGON 146020280 (zwaną dalej jako Spółka), nadaje upoważnienie Pani/Panu (pracownik Spółki):
do przetwarzania danych osobowych w zakresie pełnionych obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku, tj. uzyskuje Pani/Pan upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie prowadzonych spotkań i kontaktów z nauczycielami/ innymi osobami w szkołach i innych placówkach będących klientami lub potencjalnymi klientami Spółki, w ramach prowadzonych działań sprzedażowych i promocyjnych, zgodnych z funkcjonalnymi obowiązkami pracownika w Spółce (poziom sprzedaż i obsługa klienta).
Upoważnienie niniejsze obejmuje uprawnienie do przetwarzania danych osób wg danych przekazanych przez te osoby w ramach prowadzonych działań sprzedażowych i serwisowych dla klientów i potencjalnych klientów Spółki.
Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z udzielonym upoważnieniem oraz z przepisami RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, Kodeksu pracy, a także z Polityką ochrony danych osobowych Pracodawcy.
Jednocześnie upoważniam Panią/Pana do tworzenia/posiadania dla potrzeb wykonywanej pracy zestawień, ewidencji oraz rejestrów z danymi osobowymi, z zachowaniem pełnej ich ochrony przy zastosowaniu środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych w Polityce ochrony danych osobowych w Spółce ELT Poland oraz w pozostałych zarządzeniach i instrukcjach szczególnych w zakresie przetwarzania i bezpieczeństwa danych w Spółce ELT Poland.
Upoważnienie obowiązuje od 25.05.2018 roku przez cały okres obowiązywania umowy (umów) o pracę pomiędzy Spółką a pracownikiem Spółki. Upoważnienie może być cofnięte lub zawieszone w każdym czasie przez Spółkę
podpis osoby uprawnionej do nadania
Data wygaśnięcia* ……..………..
Odwołano, dnia ……………………

References: art. 4
 art. 13
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 172
 art. 10
 art. 6
 art. 172
 art. 10
 art. 17
 art. 29