Source: http://cipauditoresltda.blogspot.com/2013/02/
Timestamp: 2020-08-09 00:01:48+00:00

Document:
febrero 2013 ~ CIP Auditores Ltda
"Presupuesto en una ONG y algunas recomendaciones Financieras" (1)
20:52 cipauditores
Contar con un presupuesto es vital para cualquier ONG. Una sin fines de lucro, que requiere de recursos para la realización de sus programas, tiene como imprescindible poder contar con un presupuesto confiable, que propicie una administración eficaz y el cumplimiento de sus objetivos. Una situación de iliquidez temporal o una de quiebra afectan negativamente tanto la imagen y reputación de la ONG como la de su personal gerencial y miembros de su Junta Directiva.
La importancia de preparar un presupuesto
La preparación de un presupuesto resulta elemental para una ONG que desee lograr una administración de fondos eficiente y eficaz. El presupuesto debe contener las características correspondientes a la operación de la ONG en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance.
Oportunidad de realización de un presupuesto
Es recomendable empezar la planificación del presupuesto con uno o dos meses de antelación al comienzo del período fiscal de la ONG. El presupuesto normalmente debe ir de la mano con el ciclo operativo de la ONG, que generalmente obedece al año calendario (enero a diciembre).
Otras organizaciones pueden tener períodos diferentes, buscando emular el período fiscal de sus principales donantes o benefactores (gobiernos, entidades internacionales).
Personal a cargo de la preparación de un presupuesto
Tanto los miembros de la Junta Directiva, como él (la) Director(a) Ejecutivo(a) (o Gerente General) y demás personal gerencial deben participar en cada fase del proceso presupuestario, específicamente en aquellos rubros de los cuales son responsables. Para muchas ONG, la planeación y administración financiera son actividades que, más que unir, dividen.
Tradicionalmente, se entiende que la planeación es una tarea del (la) Director(a) Ejecutivo(a) (o Gerente General) , Directores de programas y la junta directiva. El manejo de asuntos contables y fiscales, incluso tributarios, se relaciona con el(la) Contador(a) o Director(a) Financiero(a) y, si aplica, el(la) Tesorero(a) de la Junta Directiva.
Así, los que planifican y los que manejan asuntos contables y fiscales suelen hablar idiomas distintos y tienen diferentes prioridades. Esto, en consecuencia, no hace que se aprecien las prioridades de cada una de estas actividades.
Las decisiones de planificación financiera son normalmente vistas como alejadas de la realidad económica de la ONG y de su entorno; mientras que las decisiones contables se consideran inflexibles en relación a la misión original de la Organización sin fines de lucro.
Por esta razón, se recomienda el establecimiento de un comité encargado de realizar el presupuesto, conformado por el (la) Director(a) Ejecutivo(a) (o Gerente General) , el(la) Director(a) Financiero(a) o Contador(a) y miembros de la Junta Directiva. Se logra así un balance reorganizador de las prioridades de todos los ámbitos de la ONG.
Copyright © Alberto Diamond
" Auto Auditoría en una ONG"
16:44 cipauditores
Si por su tamaño, la organización no posee un auditor interno, miembros de la Junta Directiva que no estén involucrados en el manejo diario de la ONG deben llevar a cabo algunos procedimientos de control básicos.
La experiencia ha demostrado que las principales causas que resultan en pérdidas financieras y fraudes provienen de una confianza excesiva en el personal y la falta de controles y supervisión adecuada en los diferentes procesos.
Las áreas que generalmente requieren de una atención continua son: efectivo, cuentas bancarias, inventario y activo fijo.
Una usual y principal causa de pérdidas para las ONG ha sido la forma de manejo de su efectivo. La Junta Directiva debe asegurarse desde el primer día de operación de que exista un control adecuado de la entrada y salida del efectivo incluyendo las cuentas bancarias. Como controles adecuados se entiende la emisión de recibos “prenumerados” (cuyo significado es que sean de numeración corrida ya impresa o electrónica) por todo efectivo o donación en especie que reciba la ONG, cuentas bancarias con doble firma para girar contra ellas para todo retiro, reconciliaciones bancarias oportunas, siempre con una adecuada distribución de funciones. Estos controles son efectivos solo si se realizan en forma oportuna y se mantienen al día los registros contables.
Otra área común y frecuente de pérdidas es la de inventarios y el activo fijo de la ONG. Ésta debe mantener un control adecuado de entrada y salida de su inventario, asegurándose de que el inventario se mantenga resguardado en forma adecuada y que su acceso sea limitado.
Generalmente se realizan conteos periódicos de inventarios para constatar que dichos bienes continúan bajo control de la ONG y poder realizar los registros adecuados por las mermas que puedan resultar dependiendo del tipo de inventarios.
Un control similar se debe realizar para los activos fijos, lo cual incluye controlar a quiénes han sido asignados, realizar por lo menos un inventario anual para asegurarse de que continúan bajo control de la ONG y las condiciones en que se encuentran dichos activos, al igual que establecer controles para la utilización y acceso a ellos.
"Efectivo, cuentas bancarias, inventario y activo fijo son áreas que requieren continuamente atención."
"Beneficio en el Impuesto de renta a quien emplee a mujeres víctimas de violencia"
9:58 cipauditores
Beneficio tributario será por máximo tres años. Víctima tendrá protección cuando esté en riesgo.
El Gobierno concederá gabelas en el impuesto de renta y complementarios a quienes contraten a mujeres víctimas de violencia intrafamiliar, violencia y acoso sexual o lesiones personales.
Y en el caso de que esté en riesgo la vida e integridad de la víctima y la de sus hijos, se les otorgarán medidas de protección (habitación temporal, alimentación y transporte) por seis meses, prorrogables por un tiempo igual.
Así quedó definido en los decretos 2733 y 2734, con los cuales, dijo la alta consejera presidencial para la Equidad de la Mujer, Cristina Plazas, se ratifica la prioridad del presidente Juan Manuel Santos para prevenir y combatir la violencia contra las mujeres.
El ministro del Trabajo, Rafael Pardo, explicó que el estímulo tributario consiste en deducir del impuesto de renta y complementarios el doble del valor de los salarios y prestaciones sociales pagados a las mujeres víctimas de los hechos mencionados.( Subrayado y negrilla fuera del texto original)
Pardo aclaró que el beneficio, que será por un máximo de tres años, no operará cuando la vinculación a nómina se haga por medio de empresas de servicios temporales.
El director de la Dian, Juan Ricardo Ortega, por su parte, aclaró que la entidad hará un control estricto para que la deducción no se convierta en evasión de impuestos o se abuse de ese instrumento.
Para evitarlo, se llevará un registro de los empleadores (contribuyentes) que se beneficien de esta gabela tributaria.
Por otro lado, el ministro de Salud y Protección Social, Alejandro Gaviria, indicó que las secretarías del ramo recibirán 11.000 millones de pesos para cubrir los gastos que demanden las medidas de atención temporal del grupo femenino señalado.
El Ministro explicó que a las EPS les corresponderá coordinar la prestación de dichos servicios, cuyos gastos les serán reintegrados por las secretarías de salud con los recursos que les girará el Fosyga.
No obstante, el funcionario comentó que si el agresor tiene capacidad de pago deberá asumir los costos de las medidas de atención.
De acuerdo con la consejera Cristina Plazas, entre el 2007 y el 2011, 232.362 mujeres fueron agredidas por su pareja y 83.000 fueron víctimas de ataques sexuales. Solo en el 2011 se registraron 51.092 casos de agresiones por parte del compañero y 22.957 hechos de violencia sexual.
También en el mismo periodo, cerca de 6.500 mujeres fueron asesinadas y en 514 casos los victimarios fueron sus parejas o exparejas. En el 2011 se presentaron 1.415 homicidios de mujeres en el país, y en 130 de ellos el responsable fue el compañero sentimental.
Por REDACCIÓN JUSTICIA
"Requerimiento de informes financieros en una ONG"
17:02 cipauditores
Es relevante para cualquier ONG poder contar con información financiera confiable y oportuna, gracias a la cual su Junta Directiva podrá tomar las decisiones que lleven al logro de los objetivos propuestos.
La ONG requiere una función contable que genere por lo menos una vez al mes estados financieros básicos, los cuales serán analizados por el(la) director(a) ejecutivo(a) (o gerente general) y miembros de la Junta Directiva para evaluar el desempeño de la ONG, las principales variaciones entre períodos, el cumplimiento del presupuesto y otras situaciones no rutinarias que se hayan dado durante el mes.
Una información confiable significa exactitud de registros, presentación adecuada de las transacciones y saldos de cuentas de balance y resultados, la aplicación apropiada de las políticas contables que haya adoptado la ONG, la explicación de las principales variaciones contra períodos anteriores y el presupuesto, y otras notas explicativas que se incluyen como parte de los estados financieros. Información oportuna significa que la junta directiva reciba en tiempo prudencial para su análisis y aprobación los informes financieros: éstos deberían emitirse entre cinco a diez (5 a 10) días después del final del mes.
Muchas ONG toman semanas y hasta meses para emitir informes financieros que en muchos casos contienen errores.
Este atraso no permite a la Junta Directiva cumplir en forma adecuada sus responsabilidades, puede poner en riesgo el futuro de la ONG y asimismo afecta su imagen ante sus principales donantes y benefactores.
Errores en la información financiera perjudican la credibilidad de la ONG y de sus directores.
En el mercado existen guías sobre procesos y controles adecuados para la emisión de información financiera.
La Junta Directiva (o su comité de Finanzas) debe conversar con sus Auditores Externos para encontrar mecanismos que permitan a la ONG la generación de informes financieros confiables y oportunos.
"Generar estados financieros básicos una vez al mes, a tiempo, es una función contable esperada para poder evaluar a la ONG."
"Modifican Calendario Tributario 2013 en IVA ,Decreto Número 0187 del 12 de febrero /13"
15:57 cipauditores
DECRETO NÚMERO 0187 DEL 12 DE 2013, Por el cual se modifica y adiciona al Decreto 2634de Diciembre 17 de 2012 que estableció los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias, que regirán para el año 2013.
DECRETO NÚMERO 0187 DEL 12 DE 2013
Artículo 1. Modificase el artículo 23 del Decreto 2634 de 2012, el cual quedará así: "Artículo 23. Declaración y pago del impuesto sobre las ventas.
Declaración y pago bimestral del impuesto sobre las ventas.
Los responsables aquí mencionados deberán hacer pagos cuatrimestrales sin declaración, a modo de anticipo del impuesto sobre las ventas; los montos de dichos pagos se calcularán y pagarán teniendo en cuenta el valor del lVA total pagado a 31 de diciembre del año gravable 2012 y dividiendo dicho monto así:
a) Un primer pago equivalente al 30% del total del lVA pagado a 31 de diciembre del año gravable 2012, que se cancelará en el mes de mayo, de acuerdo con el último dígito del NIT del responsable, que conste en el Certificado del Registro Único Tributario RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación.
b) Un segundo pago equivalente a130% del total del IVA pagado a 31 de diciembre del año gravable 2012. que se cancelará en el mes de septiembre. de acuerdo con el último dígito del NIT del responsable, que conste en el Certificado del Registro Único Tributario RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación.
c) Un último pago que corresponderá al saldo por impuesto sobre las ventas del año gravable 2013 efectivamente generado en el periodo gravable y que deberá pagarse al tiempo con la declaración de IVA.
Parágrafo 1. Para los responsables por la prestación de servicios financieros y las empresas de transporte aéreo regular. los plazos para presentar la declaración del impuesto sobre las ventas y cancelar el valor a pagar correspondiente a cada uno de los bimestres del año 2013, vencerán un mes después del plazo señalado para la presentación y pago de la declaración del respectivo periodo, conforme con lo dispuesto en este artículo, previa solicitud con el lleno de los requisitos, radicada a más tardar el último día hábil del mes de enero de 2013 y aprobada por la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante acto administrativo que autorice a los contribuyentes solicitantes.
Parágrafo 2. Los responsables por la prestación del servicio telefónico tendrán plazo para presentar la declaración del impuesto sobre las ventas y cancelar el valor a pagar por cada uno de los bimestres del año 2013, independientemente del último dígito del NIT del responsable, hasta el día señalado en el presente artículo para la presentación y pago de la declaración de cada bimestre por los responsables cuyo último dígito del NIT termine en cero (0).
Parágrafo 3. No están obligados a presentar la declaración del impuesto sobre las ventas los responsables del régimen común en los períodos en los cuales no hayan efectuado operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones en los términos de lo dispuesto en los artículos 484 y 486 del Estatuto Tributario
Parágrafo Transitorio. Los responsables obligados a presentar declaración bimestral del impuesto sobre las ventas que no hayan cumplido la obligación de presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas en ceros (0) en los meses en los cuales no realizaron operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones en los términos de los artículos 484 y 486 del Estatuto Tributario desde que tengan la obligación, podrán presentar esas declaraciones dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de la ley 1607 de 2012, sin liquidar sanción por extemporaneidad.
Artículo 2. Adiciónese el Decreto 2634 de 2012 con el siguiente artículo: "Artículo 23-1. Declaración y pago bimestral del impuesto nacional al consumo. Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo de qué trata el artículo 512-1 y siguientes del Estatuto Tributario, deberán presentar y pagar la declaración del impuesto nacional al consumo de manera bimestral utilizando el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Artículo 3. Adiciónese el artículo 24 del Decreto 2634 de 2012 con los siguientes Parágrafos Transitorios:
"Parágrafo Transitorio 1. Los agentes de retención que no hayan cumplido la obligación de presentar las declaraciones de retención en ceros en los meses que no realizaron pagos sujetos a retención desde julio de 2006 podrán presentar esas declaraciones dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de la Ley 1607 de 2012, sin liquidar sanción por extemporaneidad.
Parágrafo Transitorio 2. Los agentes de retención que hasta el 31 de julio de 2013 presenten declaraciones de retención en la fuente con pago en relación con periodos gravables anteriores al 30 de noviembre de 2012, sobre los cuales se haya configurado la ineficacia de que trata el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, no estarán obligados a liquidar y pagar la sanción por extemporaneidad ni los intereses de mora.
Los valores consignados a partir de la vigencia de la Ley 1430 de 2010, sobre las declaraciones de retención en la fuente ineficaces, en virtud de lo previsto en el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, se imputarán de manera automática y directa al impuesto y período gravable de la declaración de retención en la fuente que se considera ineficaz, siempre que el agente de retención, presente a más tardar el 31de julio de 2013 la respectiva declaración de retención en la fuente en debida forma y pague la diferencia. Lo anterior aplica también para los agentes retenedores titulares de saldos a favor igualo superior a ochenta y dos mil (82.000) UVT con solicitudes de compensación radicadas a partir de la vigencia de la Ley 1430 de 2010, cuando el saldo a favor haya sido modificado por la administración tributaria o por el contribuyente o responsable."
Artículo 4. Adiciónese el Decreto 2634 de 2012 con el siguiente artículo:
“Artículo 29-1. Pago de la primera cuota del Impuesto de Ganancia Ocasional por activos omitidos y pasivos inexistentes. La primera cuota del impuesto a las ganancias ocasionales causado con ocasión de la inclusión de valores de los activos omitidos y los pasivos inexistentes originados en periodos no revisables, de conformidad con lo establecido en el artículo 163 de la Ley 1607 de 2012, deberá pagarse en los plazos establecidos para la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios y del anticipo, correspondientes al año gravable 2012."
Artículo 5: Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C., a los 12 de febrero de 2013.
Ver Decreto Original
Administración de riesgos en una ONG
7:57 cipauditores
Un Gobierno Corporativo debe saber administrar los riesgos....
Todas las organizaciones conllevan riesgos, que difieren según la ONG.
Es responsabilidad de la junta directiva asegurarse de que los riesgos de la organización hayan sido identificados y documentados y de que se establezcan las medidas de control.
Entre los principales riesgos que generalmente posee una ONG están los de fraude, contabilidad y finanzas, imagen o reputación, crédito, operacional, fiscal, tecnología y liquidez, que se detallan a continuación.
• Fraude: es el riesgo de pérdida por hurto, robo o utilización no autorizada de activos de la ONG. Según las normas profesionales el riesgo contable-financiero se incluye como uno de fraude.
• Contable – financiero: es el riesgo de generar información contable o financiera inexacta o con errores importantes, sea en forma intencional (dolosa) o por errores al registrar, procesar o generar dicha información.
• Imagen: es el riesgo de que por acontecimientos o decisiones en la ONG se afecte la proyección o reputación de ésta o sus directivos.
Este peligro puede cernirse sobre la ONG a corto, mediano o largo plazo con la imposibilidad de continuar operando.
• Crédito: es el riesgo de que los activos colocados con terceros (cuentas corrientes, de ahorros, plazos fijos, préstamos o cuentas por cobrar) y sus respectivos rendimientos no puedan ser recuperados en su totalidad por la ONG.
• Operacional: es el riesgo de procesos ineficientes o inadecuados que resulten en errores o pérdidas para la ONG.
• Fiscal: es el riesgo de que la ONG no cumpla con sus obligaciones fiscales de pago de tributos, incluidos impuestos y retenciones o información que deba enviar a las autoridades tributarias, así como exoneraciones que deje de hacer valer por no dar seguimiento legal a las peticiones.
• Tecnología: es el riesgo de que los sistemas de información no generen o procesen en forma adecuada y oportuna la información de la ONG, por fallas en los programas o equipos, pérdida de información, o deficiencia en la seguridad.
• Liquidez: es el riesgo de que la ONG no pueda hacer frente al pago de sus obligaciones con sus empleados, proveedores o las actividades para las que fue establecida.
Una vez identificados los principales riesgos que confronta la ONG, ésta debe evaluar los controles disponibles para mitigarlos, como el establecimiento de límites, la distribución de funciones, la supervisión, el doble control para ciertas actividades, etc.
Estos controles dependen del tipo, estructura y tamaño de la ONG.
El auditor Externo debe estar en condiciones de apoyar a identificar los riesgos y determinar los controles pertinentes.
"El auditor externo debe poder ayudar a identificar los riesgos y determinar los controles."
La importancia de los presupuestos en una ONG
13:33 cipauditores
Los presupuestos a nivel de ONG´s son muy importantes, la administración continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o labores en los diferentes proyectos que ella ejecuta.
Muchos Gerentes o Coordinadores, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, puesto que revela el manejo administrativo de los recursos disponibles por la Entidad.
Como herramienta de control financiero se ha establecido el análisis a la ejecución presupuestal como un instrumento que permite evaluar el cumplimiento en el plan de acción de la entidad, respecto del proyecto en ejecución y a las directrices del financiador.
En muchas ocasiones el resultado de las variaciones entre los rubros presupuestados y los verdaderos costos y gastos en los que incurrió la Entidad son sorprendentes – los costos y gastos incurridos no se ajustan a los objetivos ni a los montos aprobados por la Agencia de Cooperación - y casi siempre los valores reales exceden los presupuestados; en estos casos se afirma que “El presupuesto no sirvió”.
Veamos a continuación algunas de las causas que conducen al fracaso de los presupuestos:
No hay objetivos definidos: Los presupuestos permiten visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo. Algunas organizaciones han determinado a través de sus planes estratégicos, objetivos de largo plazo, pero no se encuentran definidos claramente.
Gastos no tenidos en cuenta: Existe muchas entidades, que al realizar el presupuesto que acompaña el anteproyecto para estudio de la Agencia de Cooperación, para su posterior aprobación, no alcanzan a tener en cuenta la totalidad de gastos que existe en la ejecución de un proyecto, fuera de las actividades, personal e inversiones que este necesite, podemos mencionar algunas:
- Gastos bancarios( Comisiones de las monetizaciones nacional e internacional. Compras de chequera)
- Gastos Laborales( Dotación, prestaciones, bonificaciones y auxilios de transportes)
- Posibles Diferencias en cambio desfavorables, respecto a la pactada en el Convenio, Acuerdo o Contrato de Cooperación
- Impuestos: el Gravamen a los movimientos Financieros, (4x1000), el rete Iva del 8% del IVA, cuando se es responsable.
Pensar en COP (Pesos Colombianos): Las ONG´s tienden a pensar en la moneda nacional, el COP, y gastan en COP, lo interesante es que los presupuesto algunas veces vienen en diferentes monedas, sean Dólares (USD), Euros (€), Libras Esterlinas (GBP) Coronas suecas SEK, Francos Suizos (CHF), Yen (JPJ), moneda con que se ha aprobado la financiación del proyecto.
Algunas ONG´s gastan su presupuesto en COP, sin tener en cuenta que lo que realmente envía la Agencia de Cooperación, casi siempre el financiador envía los desembolsos acordados en el convenio, es decir que si la Agencia de Cooperación pacto que iba a enviar €50.000, correspondiente a COP135.000.000, con una tasa de cambio de COP/€= 2.700, valores incluidos en el acuerdo de Cooperación, y en la negociación realizada en Colombia en la monetización de las divisas, de los €50.000, se reciben COP115.000.000, a una tasa COP/€= 2.300 creando una diferencia de COP20.000.000, pero la ONG cree que su presupuesto es de COP135.000.000, y sigue gastando esos mismos pidiendo prestado algunas veces, creyendo que el financiador le va enviar los otros COP20.000.000 , la agencia de Cooperación cumplió con su envío de €50.000, por tal motivo la ONG tendría una sobre ejecución real y por diferencia en cambio , y posiblemente sobre ejecuciones en los Ítem del presupuesto, por que se contaba con un €= COP2.700 y realmente llego a €=COP2.300 .Algunas veces la agencia de Cooperación le envián parte de dicha partida, pero en muchas veces no o hace.
Sobre estimar los ingresos: Las ONG´s tienden a establecer metas de recursos y de transferencias. En la mayoría de los casos, esto ocasiona una sobre estimación de los ingresos esperados; adicionalmente es muy frecuente considerar como recaudo el 100% del ingreso sin tener en cuenta las comisiones y diferencias por cambio de fuerte oscilación, lo que ocasiona un descuadre en el flujo de efectivo.
No se presupuestan imprevistos: Es muy sencillo presupuestar gastos o eventos cotidianos, pero no lo es tan fácil para algunos gastos inesperados, como paros armados, factores de orden público, que hagan variar sustancialmente la ejecución de proyectos de Agencias de Cooperación, como mantenimientos correctivos, reparaciones locativas, pólizas de activos ,entre otros, es necesario construir una reserva para suplir este tipo de necesidades oportunamente, evitando descuadres en el flujo de efectivo y costos financieros adicionales por la adquisición de créditos en entidades bancarias.
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"El Líder-Coach y la Comunicación en los Equipos d...
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Artículo 1
 artículo 23

Artículo 2
 artículo 512

Artículo 3
 artículo 24
 artículo 580
 artículo 580

Artículo 4
 artículo 163

Artículo 5