Source: https://rachunkowosc.com.pl/przeciwdzialanie_praniu_pieniedzy_i_finansowaniu_terroryzmu_zadania_biura_rachunkowego
Timestamp: 2020-02-27 14:01:50+00:00

Document:
Na podstawie art. 183 upft IO w okresie 3 mies. od dnia jej wejścia w życie wypełniają obowiązki informacyjne wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) na starych zasadach, a potem – nie dłużej jednak niż przez 12 mies. od wejścia w życie ustawy – mają wybór, czy będą stosować stare zasady, czy nowe. Po upływie tego okresu muszą bezwzględnie stosować upft.
Z kolei w myśl art. 184 upft podmioty, które uzyskały status IO dopiero z dniem jej wejścia w życie, przez 3 mies. od tego dnia nie mają obowiązku przekazywania informacji do GIIF. Później są obowiązane przesłać mu formularz identyfikujący, czyli w praktyce zgłosić, że posiadają status IO.
Obowiązki wynikające z przepisów upft ciążą na IO, które zostały wymienione w art. 2. Są to m.in.:
doradcy podatkowi oraz biegli rewidenci,
przedsiębiorcy niebędący innymi IO, świadczący usługi polegające na:
pełnieniu funkcji członka zarządu bądź umożliwianiu innej osobie pełnienia tej lub podobnej funkcji w osobie prawnej albo jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej albo jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji/udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem UE (bądź równoważnym standardom międzynarodowym).
Szerokie rozumienie przepisu może prowadzić do wniosku, że IO jest każdy, kto np. wypełni formularze KRS czy określi przedmiot działalności wg PKD.
Status IO uzyskuje się w momencie rozpoczęcia działalności w powyższym zakresie (np. założenia biura rachunkowego). Istotne jest przy tym, że przepisy zaliczają do IO nie tyle biura rachunkowe, co podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zatem prowadzenie nawet jednej pełnej księgowości narzuca status IO. Jeżeli natomiast biuro specjalizuje się w pkpir oraz ewidencji przychodu ryczałtowców i nie świadczy usług w zakresie pełnej księgowości, nie ma statusu IO, chyba że jego właściciel jest doradcą podatkowym czy biegłym rewidentem – wtedy będzie IO z tego tytułu.
Uzyskanie statusu IO oznacza m.in., że na mocy art. 27 upft należy identyfikować i oceniać ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, odnoszące się do wykonywanej działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości IO.
Uwaga: IO sporządzają oceny ryzyka w postaci papierowej lub elektronicznej i aktualizują je – w razie potrzeby – nie rzadziej jednak niż co 2 lata, m.in. w związku ze zmianami czynników ryzyka. Pierwsza taka ocena powinna być sporządzona w ciągu 6 mies. od dnia wejścia ustawy w życie (art. 193 upft).
IO mogą udostępniać oceny ryzyka organom samorządów zawodowych lub stowarzyszeń je skupiających – np. doradcy podatkowi mogą udostępniać oceny ryzyka Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.
Dodatkowo w myśl art. 28 upft, na żądanie GIIF, IO przekazują mu przygotowane oceny ryzyka oraz inne informacje mogące mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka (mogą to zrobić za pośrednictwem organów samorządów zawodowych lub stowarzyszeń IO).
Oceniając ryzyko, IO mogą m.in. uwzględniać obowiązującą krajową ocenę ryzyka, w której GIIF może określić ryzyka typowe dla poszczególnych rodzajów IO, które nie wymagają dokumentowania w ocenach ryzyka sporządzanych przez te instytucje. Na opracowanie pierwszej krajowej oceny ryzyka GIIF ma 12 mies. od wejścia w życie ustawy (art. 192 upft).
Wypełniając swoje obowiązki, IO:
stosują wobec klientów środki bezpieczeństwa finansowego (podstawowe, wzmożone lub uproszczone),
rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną,
oceniają poziom tego ryzyka,
dokumentują to ryzyko oraz jego ocenę, uwzględniając zwłaszcza czynniki dotyczące: rodzaju klienta, obszaru geograficznego, przeznaczenia rachunku, rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji, poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji, celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.
IO (w tym biura rachunkowe i doradcy podatkowi) w ramach środków bezpieczeństwa powinny zatem m.in. identyfikować swoich klientów oraz tzw. beneficjentów rzeczywistych (mowa o nich dalej), oceniać stosunki gospodarcze i stosownie do sytuacji uzyskiwać informacje nt. ich celu i zamierzonego charakteru. Konieczne jest także bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
analiza transakcji w celu zapewnienia, że są one zgodne z wiedzą IO o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz z ryzykiem,
badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – gdy uzasadniają to okoliczności,
Biuro rachunkowe nie może więc ograniczać się wyłącznie do wykonywania czynności technicznych – konieczne jest przeprowadzenie aktywnej analizy każdego klienta i wychwytywanie podejrzanych transakcji.
Na mocy art. 35 upft IO stosują środki bezpieczeństwa finansowego m.in. w przypadku:
nawiązywania stosunków gospodarczych (chodzi o stosunki IO z klientem związane z działalnością zawodową IO, które w chwili ich nawiązywania wykazują cechę trwałości),
przeprowadzania transakcji okazjonalnej (takiej, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych):
o równowartości 15 tys. euro lub większej – bez względu na to, czy jest to pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub
która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1 tys. euro (pojęcie transferu należy przy tym rozumieć zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/847 z 20.05.2015, w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych (DzUrz UE L 141 z 5.06.2015), w efekcie transferem takim nie będzie chociażby zapłata kartą spełniająca warunki z art. 2 rozporządzenia,
przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 tys. euro lub większej, bez względu na to, czy jest to pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane ­– w przypadku IO przyjmujących takie płatności,
podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
IO stosują środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności tych stosunków.
Gdy nie można zastosować któregoś ze środków bezpieczeństwa finansowego (np. brak możliwości potwierdzenia tożsamości przyszłego klienta), IO nie powinna wchodzić w relacje biznesowe, a dodatkowo jest zobowiązana rozważyć, czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego stanowi podstawę do zawiadomienia GIIF o tym fakcie.
Obowiązki zależne od ryzyka
Ponadto ustawa przewiduje uproszczone i wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego (art. 42–43 upft). Te pierwsze stosuje się m.in. wobec spółek giełdowych, podmiotów z UE/EOG oraz rezydentów państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej.
O wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może z kolei świadczyć m.in.:
nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach,
fakt, że klient jest:
osobą prawną lub inną jednostką organizacyjną, której działalność służy do przechowywania aktywów osobistych,
spółką, w której wydano akcje na okaziciela, której papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego, lub w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze/udziałowcy,
przedmiot prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej obejmujący przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych,
nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres jego działalności gospodarczej,
korzystanie przez klienta z usług lub produktów oferowanych w ramach bankowości prywatnej, a także sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację,
nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności klienta – gdy związane z tym wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie zostało ograniczone w inny sposób (np. przez wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP),
zlecanie przez nieznane lub niepowiązane z klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest klient,
objęcie stosunkami gospodarczymi lub transakcjami nowych produktów/usług albo oferowanie produktów/usług przy wykorzystaniu nowych kanałów dystrybucji.
W takich przypadkach biuro rachunkowe powinno prowadzić bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji, a w razie ujawnienia transakcji nietypowych, nienaturalnie złożonych oraz opiewających na wysokie kwoty, które wydają się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego:
podjąć działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje,
zintensyfikować bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta w ramach których te transakcje zostały przeprowadzone.
Samo stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego nie wystarczy – konieczne jest jeszcze prowadzenie dokumentacji w tym zakresie i okazywanie jej na żądanie organów uprawnionych (przede wszystkim GIIF, ale także np. Prezesa NBP czy naczelników UCS). W dokumentacji należy wykazać, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną zastosowane były odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego.
IO na potrzeby stosowania tych środków mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Innymi słowy są uprawnione do legitymowania swoich klientów oraz sporządzania np. kopii dowodu osobistego. Wiąże się to jednak z obowiązkiem poinformowania przyszłego klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach IO w tym zakresie wynikających z ustawy.
Na mocy art. 49 upft IO przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następnego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne, przechowują:
kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub ich kopie konieczne do identyfikacji transakcji.
IO dodatkowo przechowują wyniki bieżących analiz przeprowadzanych transakcji przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następnego po roku ich przeprowadzenia.
Osoby zajmujące eksponowane stanowisko
Dodatkowe obowiązki dotyczą stosunków gospodarczych z osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne, m.in. posłami i senatorami, ministrami i sekretarzami stanu, członkami organów zarządzających partii politycznych, ale także np. sędziami (w tym NSA, WSA i sądów apelacyjnych), członkami zarządów i rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa czy kierownikami urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej. IO stosuje wobec takich osób środki uwzględniające wyższe ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Na mocy art. 46 upft w celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty (patrz niżej) jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, IO wdrażają procedury oparte na analizie ryzyka, w tym mogą przyjmować od klienta oświadczenie (w formie pisemnej lub dokumentowej), że jest/nie jest osobą zajmującą takie stanowisko. Składający oświadczenie jest zobowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej.
W przypadku stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (także z członkami jej rodziny i osobami znanymi jako bliscy współpracownicy) IO stosują wobec niej środki bezpieczeństwa finansowego i podejmują następujące działania:
kadra kierownicza wyższego szczebla IO wyraża zgodę na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z taką osobą,
stosuje się odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w jego dyspozycji w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji,
intensyfikuje się bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.
Powyższe zasady stosowane są także w okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z nią wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 mies. Przepisy nie precyzują przy tym, kiedy z daną osobą nie wiąże się wyższe ryzyko, więc każdą sytuację należy interpretować indywidualnie.
IO wprowadzają wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zob. art. 50 upft). Określa ona, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w IO i obejmuje w szczególności określenie:
czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem,
zasad rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
zasad przechowywania dokumentów oraz informacji,
zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie GIIF informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
zasad upowszechniania wśród pracowników IO wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń ww. przepisów,
zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności IO z ww. przepisami oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.
W myśl art. 53 upft IO opracowują też i wdrażają wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz IO rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta określa w szczególności:
osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń,
sposób ich odbierania,
sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia przed represjami, dyskryminacją lub innym niesprawiedliwym traktowaniem,
sposób ochrony jego danych osobowych oraz danych osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia i zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości ww. osób lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia,
rodzaj i charakter działań podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
termin usunięcia przez IO danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
Zgodnie z art. 52 upft IO zapewniają udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru działalności prowadzonej przez IO.
Jeżeli IO jest osoba fizyczna (np. doradca podatkowy), ma on obowiązek przeszkolić się w tym zakresie.
Informacje przekazywane do GIIF
Na mocy art. 72 upft IO mają przekazywać GIIF informacje o transakcjach. Obowiązek ten nie dotyczy m.in. doradców podatkowych i biegłych rewidentów, ale obejmuje biura rachunkowe.
Obowiązkowi przekazywania podlegają m.in. informacje o przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 tys. euro, ale tylko gdy IO jest stroną transakcji – nie ma obowiązku zgłaszania transakcji wykonywanych przez klientów.
Z kolei na mocy art. 74 upft IO zawiadamia GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – ten wymóg oznacza w praktyce konieczność doniesienia na klienta. Zawiadomienie jest przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych.
W myśl art. 54 upft IO ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz IO zachowują w tajemnicy fakt przekazania GIIF lub innym właściwym organom informacji objętych upft oraz informacji o prowadzonych analizach dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Oznacza to, że biuro rachunkowe nie może informować swoich klientów o tym, że zgłosiło podejrzaną transakcję.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
IO powinna wyznaczyć osobę pełniącą funkcję kadry kierowniczej wyższego szczebla. Jeśli w IO działa zarząd lub inny organ zarządzający, osobę odpowiedzialną za wdrażanie określonych w ustawie obowiązków wyznacza się spośród członków tego organu.
IO jest też zobowiązana wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad zgodnością jej działalności z przepisami ustawy, a także m.in. za przekazywanie w imieniu IO informacji o powziętych podejrzeniach popełnienia przestępstwa.
Gdy IO jest osoba prowadząca indywidualną działalność, to ona wykonuje ww. zadania.
Osoby działające w imieniu lub na rzecz IO podlegają odpowiedzialności karnej (od 3 mies. do lat 5), jeśli nie dopełnią obowiązków informacyjnych: nie zawiadomią o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, lub nie przekażą zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe będące jej przedmiotem mogą mieć związek z tymi przestępstwami.
Karalne jest również przekazanie GIIF nieprawdziwych lub zatajenie prawdziwych danych dotyczących transakcji, rachunków lub osób oraz ujawnienie osobom nieuprawnionym zgromadzonych informacji bądź wykorzystanie ich w sposób niezgodny z przepisami ustawy.
Działanie nieumyślne, jak również udaremnianie lub utrudnianie czynności kontrolnych podlega grzywnie (art. 156–157 upft).
Zgłaszanie informacji o beneficjentach rzeczywistych
W rozdz. 6 upft ustawodawca uregulował Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Będzie on prowadzony przez MF. Powstanie po upływie 18 mies. od wejścia w życie upft, w celu umożliwienia ustalenia, kto stoi za danym podmiotem. Należy przy tym podkreślić, że obowiązkiem IO jest ustalanie danych beneficjentów rzeczywistych, a tym samym rejestr CRBR stanie się dla nich ważnym narzędziem pracy.
Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną/osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.
Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji będą obowiązane spółki: jawne, komandytowe, ska, z o.o. i akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych).
Zgłoszenia będą dokonywane w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS lub zmiany wpisu, przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie dokumentu elektronicznego. Sposób ich składania określa obowiązujące od 13.10.2019 rozporządzenie MF z 22.05.2018 w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych (DzU poz. 968).
Zgłoszenie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Będzie zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia o prawdziwości informacji zgłaszanych do CRBR.
Spółki wpisane do KRS przed wejściem w życie ww. regulacji (co nastąpi z upływem 18 mies. od dnia wejścia w życie upft) będą miały obowiązek dokonania zgłoszeń w terminie kolejnych 6 mies. Obowiązkiem zgłoszenia objęte będą m.in. dane wspólnika, któremu przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji danej osoby prawnej.

References: art. 183
 art. 184
 art. 2
 art. 27
 art. 28
 art. 35
 art. 2
 art. 49
 art. 46
 art. 50
 art. 53
 art. 52
 art. 72
 art. 74
 art. 54