Source: https://www.euromicron.de/investor-relations/corporate-governance-18
Timestamp: 2019-10-18 23:33:08+00:00

Document:
Corporate Governance (2018) | euromicron AG
1.1 Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Die euromicron AG verfügt gemäß den Vorgaben des Aktiengesetzes über ein duales
Führungssystem, bestehend aus Vorstand und Aufsichtsrat.
1.1.1 Der Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern und setzt sich gemäß § 96 AktG derzeit
allein aus Vertretern der Aktionäre zusammen. Vorsitzende des Aufsichtsrats ist Frau
Evelyne Freitag, ihr Stellvertreter ist Herr Klaus Peter Frohmüller und weiteres Mitglied ist Frau Dr. Martina H. Sanfleber. Die reguläre Amtsperiode der Vorsitzenden endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2021. Die reguläre Amtsperiode der beiden weiteren Mitglieder endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2019.
Jedes Aufsichtsratsmitglied muss die gesetzlichen und satzungsmäßigen Voraussetzungen für eine Mitgliedschaft im Aufsichtsrat erfüllen (vgl. insbesondere § 100 Abs. 1 bis 4 AktG). Jedes Aufsichtsratsmitglied muss über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der ihm gesetzlich und satzungsmäßig obliegenden Aufgaben erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.
Dem Aufsichtsrat muss mindestens ein Mitglied mit Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung (§ 100 Abs. 5 AktG) angehören.
Mit Beschluss vom 12. März 2019 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat von 1/3 bis zum 31. Dezember 2023 fest. Der Frauenanteil von 2/3 übersteigt derzeit die gesetzte Zielgröße.
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind alle Mitglieder unabhängig im Sinne von Ziff. 5.4.2 des Kodex. Soweit Mitglieder des Aufsichtsrats in hochrangiger Position bei anderen Unternehmen tätig sind, mit denen die euromicron AG – mittelbar oder unmittelbar – in Geschäftsbeziehungen steht, erfolgen diese Transaktionen zu Bedingungen wie unter fremden Drittunternehmen und betreffen die Unabhängigkeit der betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats nicht.
Im Geschäftsjahr 2018 sind auch keine Interessenkonflikte aufgetreten.
Der Aufsichtsrat hat des Weiteren die Aufgabe, die Mitglieder des Vorstands zu bestellen, deren Zahl zu bestimmen und Ressorts festzulegen. In einer Geschäftsordnung hat der Aufsichtsrat die Arbeit des Vorstands geregelt, soweit dies nicht bereits durch die Satzung festgelegt ist. Insbesondere hat der Aufsichtsrat festgelegt, welche wesentlichen Vorstandsentscheidungen – z. B. größere Akquisitionen, Desinvestitionen und Finanzmaßnahmen – seiner Zustimmung bedürfen.
Die personelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats ist in Ziff. 1.1.1 des Corporate Governance Berichts sowie im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts 2018 dargestellt. Die Arbeit des Aufsichtsrats wird im Kapitel Bericht des Aufsichtsrats des Geschäftsberichts 2018 im Einzelnen dargestellt. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist im Kapitel Vergütungsbericht des Geschäftsberichts 2018 erläutert.
1.1.2 Der Vorstand
Der Vorstand bestand mit Frau Bettina Meyer und Herrn Jörn Trierweiler zunächst aus zwei Mitgliedern und wurde mit dem Eintritt von Herrn Dr. Frank Schmitt zum 01. Februar 2019 auf drei Mitglieder erweitert. Der Aufsichtsrat hat das Vorstandsmitglied Frau Bettina Meyer im Jahr 2015 zur Vorstandssprecherin ernannt. Aufgaben der Vorstandssprecherin sind unter anderem die Koordination der Vorstandsarbeit, insbesondere in Bezug auf die Leitung der Sitzungen des Vorstands, sowie die Repräsentation der Gesellschaft.
Der Vorstand stellt die Quartals- und Halbjahresabschlüsse des Unternehmens, die Jahresabschlüsse der euromicron AG und die Konzernabschlüsse auf. Darüber hinaus sorgt der Vorstand für die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Regelungen und internen Verhaltensleitlinien im Unternehmen und wirkt auf deren Beachtung auch in den Unternehmen der euromicron Gruppe hin (Compliance). Weitere Informationen zum Compliance-Programm sowie zu diesbezüglichen Maßnahmen im Geschäftsjahr 2018 finden sich im Kapitel Compliance-Bericht im Geschäftsbericht 2018.
Die konkreten Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG sowie für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG werden in der Erklärung zur Unternehmensführung im Unterpunkt „Zielgrößen“ beschrieben.
Die personelle Zusammensetzung des Vorstands ist im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts 2018 dargestellt. Die Vergütung der Vorstandsmitglieder ist im Kapitel Vergütungsbericht des Geschäftsberichts 2018 erläutert.
1.2 Aktionäre und Hauptversammlung
Alle Aktien der euromicron AG sind gleichwertig und gewähren dem Aktionär grundsätzlich jeweils eine Stimme. Das Stimmrecht üben die Aktionäre neben ihren weiteren gesetzlich und satzungsgemäß vorgesehenen Rechten vor oder während der Hauptversammlung aus.
Die jährliche ordentliche Hauptversammlung findet nach § 14 der Satzung innerhalb der ersten acht Monate eines Geschäftsjahres statt. Auf dieser legt der Vorstand den Jahresabschluss, den Lagebericht, den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht vor. Die Hauptversammlung entscheidet über die Gewinnverwendung, die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat und wählt regelmäßig die Vertreter der Aktionäre im Aufsichtsrat. Die Hauptversammlung entscheidet auch über Satzungsänderungen, kapitalverändernde Maßnahmen, Unternehmensverträge und andere wesentliche unternehmerische Maßnahmen, die sodann vom Vorstand umgesetzt werden.
Die Einberufung der Hauptversammlung erfolgt unter Angabe der Tagesordnung und Erläuterung der Rechte der Aktionäre. Zugänglich zu machende Unterlagen betreffend die Tagesordnungspunkte sind auf der Homepage der euromicron AG abrufbar.
1.3 Transparenz
Gemäß Art. 19 der Verordnung (EU) Nr. 596 / 2014 des europäischen Parlaments und des Rats vom 16. April 2014 über Marktmissbrauch (Marktmissbrauchsverordnung) sind Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats oder ihnen nahestehende Personen verpflichtet, meldepflichtige Geschäfte in Aktien der euromicron AG offenzulegen, wenn der Wert der Geschäfte innerhalb eines Kalenderjahres die Summe von EUR 5.000 erreicht oder übersteigt (Directors’ Dealings). Im Geschäftsjahr 2018 gab es keine meldepflichtigen Geschäfte.
1.4 Abschlussprüfer
PricewaterhouseCoopers (PWC) wurde 2010 erstmals zum Abschlussprüfer der AG und zum Konzernabschlussprüfer gewählt. Verantwortlicher Prüfungspartner ist seit dem Geschäftsjahr 2018 Herr Thomas Heck.
Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f HGB bzw. § 315d HGB in Verbindung mit § 289f HGB ist Bestandteil des Lageberichts der euromicron AG bzw. des Konzernlageberichts. Gemäß § 317 Abs. 2 Satz 6 HGB sind die Angaben nach § 289f HGB sowie § 315d HGB nicht in die Prüfung einzubeziehen.
Wortlaut der Entsprechenserklärung (§ 161 AktG) der euromicron AG vom 28. März 2019
Nach der Empfehlung in Ziff. 4.2.5 Absatz 3 und 4 DCGK soll die Vorstandsvergütung unter Verwendung von dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen individualisiert offengelegt werden. Für diese Informationen sollen die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden. Von der Ziff. 4.2.5 Abs. 3 und 4 des Kodex wird derzeit abgewichen und wird auch in Zukunft abgewichen werden.
Der Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2018 wird entgegen der Empfehlung in Ziff. 7.1.2 Satz 4 DCGK nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich gemacht.
Grundsätzlich entspricht die Gesellschaft der Empfehlung zur Veröffentlichung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende (Ziff. 7.1.2 Satz 4 DCGK). Aufgrund der planmäßigen Umsetzung personeller und struktureller Maßnahmen im Segment „Intelligente Gebäudetechnik“ im vierten Quartal 2018 war seit Jahresbeginn 2019 allerdings ein erheblicher organisatorischer und zeitlicher Mehraufwand zur Abschlusserstellung des euromicron-Konzerns notwendig. Vor diesem Hintergrund wird die euromicron AG den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2018 erst am 11. April 2019 und damit nicht innerhalb der vom Kodex vorgegebenen Frist vorlegen. Für die kommenden Konzernabschlüsse und -lageberichte wird die Gesellschaft wieder der Kodexempfehlung in Ziff. 7.1.2 Satz 4 DCGK entsprechen.
Unternehmensführungspraktiken, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen, enthält der Verhaltenskodex der Gesellschaft. Dieser ist auf der Homepage der Gesellschaft einsehbar. Der Verhaltenskodex enthält insbesondere Leitlinien für Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, für das Verhalten gegenüber Wettbewerbern, Dritten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zum Umgang mit Informationen, zur Vermeidung von Interessenkonflikten und zur Sicherheit sowie zum Gesundheits- und Umweltschutz.
www.euromicron.de/Verhaltensleitlinien
Die personelle Zusammensetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats ist im Kapitel Aufsichtsrat und Vorstand des Geschäftsberichts 2018 dargestellt. Eine allgemeine Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat ist im Abschnitt Zusammensetzung und Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat im Corporate Governance Bericht zu finden. Dieser ist auch im Internet auf unserer Homepage im Bereich Corporate Governance veröffentlicht.
Der gegenwärtige Frauenanteil im Aufsichtsrat der Gesellschaft liegt bei 2/3.
Das mit Beschluss vom 14. Dezember 2016 durch den Aufsichtsrat gefasste Ziel, den Frauenanteil im Aufsichtsrat auf 1/3 zu halten, wurde daher innerhalb der Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2018 mit einem aktuellen Frauenanteil von 2/3 übertroffen. Mit Beschluss vom 12. März 2019 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat von 1/3 bis zum 31. Dezember 2023 fest.
Der Vorstand bestand im Jahr 2018 aus zwei Mitgliedern, einer Frau und einem Mann. Der Frauenanteil lag daher bei 50 %. Das mit Beschluss vom 14. Dezember 2016 durch den Aufsichtsrat gefasste Ziel, den Frauenanteil im Vorstand auf 50 % zu halten, wurde daher innerhalb der Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2018 verwirklicht. Mit Beschluss des Aufsichtsrats vom 12. März 2019 legte der Aufsichtsrat die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand gemäß § 111 Abs. 5 AktG auf 1/3 fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2023.
Bei der Besetzung von Führungspositionen achtet der Vorstand neben der angemessenen Berücksichtigung von Frauen auf vielfältige Fähigkeitsstrukturen (Diversity). Gegenwärtig besteht unterhalb des Vorstands eine Führungsebene, die sich aus vier Fachbereichsleitern mit Prokura zusammensetzt. Der Frauenanteil der Führungsebene unter dem Vorstand liegt unverändert bei 0 %. Dieser Anteil entspricht dem Beschluss des Vorstands vom 29. Dezember 2017, den zum damaligen Zeitpunkt bestehenden Frauenanteil von 0 % bis zum 31. Dezember 2018 beizubehalten.
Angesichts der laufenden Dienstverträge sieht der Vorstand derzeit für eine Verbesserung des Frauenanteils in der Führungsebene unterhalb des Vorstands außerhalb der Schaffung weiterer Fachbereiche weder rechtlich noch tatsächlich Raum. Mit Beschluss vom 22. Januar 2019 legte der Vorstand daher für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands gemäß § 76 Abs. 4 AktG entsprechend dem derzeitigen Status 0 % fest und setzte eine Umsetzungsfrist bis 31. Dezember 2019. Grundsätzlich beabsichtigt der Vorstand allerdings weiterhin – unabhängig von der gesetzlich vorgegebenen Festlegung eines Frauenanteils – verstärkt fachlich und persönlich geeignete Frauen für Führungspositionen zu entwickeln und zu gewinnen.
Das Diversitätskonzept des Aufsichtsrats ist Teil des oben beschriebenen Kompetenzprofils. Aufgrund der geringen Mitgliederzahl des Vorstands verfolgt die Gesellschaft kein Diversitätskonzept im Sinne des § 289f Abs. 2 Nr. 6 HGB im Hinblick auf die Zusammensetzung des Vorstands.
Der Vorstand der euromicron AG versteht unter integrer Unternehmensführung moralisch und gesetzlich verantwortungsvolles Handeln, dies im Umgang mit den Führungskräften und Mitarbeitern ebenso wie mit allen Geschäftspartnern. Diese Maximen werden von Vorstand, Aufsichtsrat, den Geschäftsführungen der jeweiligen Gesellschaften sowie den Mitarbeitern aktiv gelebt und haben Eingang in den Verhaltenskodex der Gesellschaft gefunden. Der Verhaltenskodex spiegelt dieses Grundverständnis wider und ist der Ausgangspunkt für ein einheitliches ethisches Verständnis im Konzern und bildet gleichzeitig den Orientierungsrahmen für das unternehmerische und persönliche Verhalten.
Der Verhaltenskodex ist für jeden auf der Homepage der Gesellschaft unter einsehbar. www.euromicron.de/Verhaltensleitlinien
3.1 Compliance-Schwerpunkte
Ausgehend vom euromicron Verhaltenskodex bestehen weitere allgemeine Richtlinien für die Compliance-Praxis. Die bestehende Compliance-Struktur wird regelmäßig überprüft, weiterentwickelt und dem aktuellen Stand der einzelnen Unternehmensbereiche angepasst. Dazu wählt der Vorstand in Abstimmung mit dem Compliance-Verantwortlichen der euromicron AG jedes Jahr einen besonderen Schwerpunkt. Für die Auswahl des Schwerpunkts spielen neben rechtlichen Anpassungen die veränderten Anforderungen aus dem operativen Geschäft sowie aus dem sich wandelnden Marktumfeld eine Rolle.
Im Jahr 2018 stellte die Compliance den Bereich der Geschäftspartnerprüfung in den Fokus. Dazu wurde insbesondere ein Schwerpunkt auf die Risikoanalyse gelegt und die Abfrage über eine konzernweite Datenbank implementiert. In einem gesonderten Projekt wurde im Jahr 2018 die Umstellung der Datenschutzorganisation der euromicron Gruppe auf die Regelungen der neu in Kraft getretenen europäischen Datenschutzgrundverordnung begleitet.
3.2 Compliance-Schulung
Unterschiedliche Schulungsmaßnahmen stellen sicher, dass der hohe Anspruch, den die euromicron AG an alle Führungskräfte und Mitarbeiter anlegt, auch in der täglichen Praxis umgesetzt und gelebt wird. Dazu gehören Schulungen in Form von E-Learning, die entsprechende Grundlagen vermitteln, ebenso wie Präsenzschulungen. Die Compliance-Verantwortlichen identifizieren bestimmte Kreise aus Führungskräften und Mitarbeitern, um diesen so Compliance-Inhalte zu vermitteln. Dadurch können die spezifischen Anforderungen der diversen Geschäftsbereiche besser abgedeckt und kann auf die Bedürfnisse der Schulungsteilnehmer adäquat eingegangen werden.
3.3 Compliance-Organisation
Durch den Einsatz einer effektiven Organisationsstruktur, die die Umsetzung, Kontrolle und Weiterentwicklung der Compliance Grundsätze voranbringt, stellt der Vorstand den hohen Anspruch der euromicron AG an die Einhaltung von Gesetzen und betrieblichen Vereinbarungen sicher. Zentrales Element dieser Organisation ist die Implementierung eines lokalen Compliance-Verantwortlichen in allen Gesellschaften des Konzerns. Die Compliance-Verantwortlichen dienen als primäre Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Mitarbeiter in den jeweiligen Unternehmen in allen Fragestellungen rund um das Thema Compliance. Sie sind aber auch Ansprechpartner des Chief Compliance Officers und verantwortlich für die Implementierung von durch den Vorstand ausgegebenen compliance-relevanten Leitlinien in ihren jeweiligen Unternehmen. Eine weitere wichtige Funktion ist die Entgegennahme von Hinweisen auf Compliance-Verstöße und die Abstimmung mit dem Chief Compliance Officer der euromicron AG bei der Bearbeitung solcher Verstöße.
Der Chief Compliance Officer berichtet bezüglich aller Compliance-Themen regelmäßig an den Vorstand, er informiert zusätzlich beim Verdacht auf Compliance-Verstöße unverzüglich den Vorstand. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig über Compliance-Themen.
Durch regelmäßig stattfindende Zusammenkünfte aller Compliance-Verantwortlichen der euromicron Gruppe wird neben dem Erfahrungsaustausch sichergestellt, dass die vom Vorstand ausgegebenen Verhaltensleitlinien nachgehalten und ausgefüllt werden. Die Compliance- und IT-Verantwortlichen stehen dazu auch in engem Austausch mit der Datenschutzbeauftragten der Unternehmensgruppe.
Die Compliance-Organisation der euromicron AG ist in allen Geschäftsbereichen und Unternehmenseinheiten etabliert. Diese angemessene und effektive Struktur stellt sicher, dass konzernweite Vorgaben auch in die einzelnen euromicron-Gesellschaften weitergetragen werden, unternehmensspezifische Vorgaben erarbeitet werden und alle Mitarbeiter über einen kompetenten Ansprechpartner für compliance-relevante Fragen und Hinweise verfügen. Der Vorstand hat in Ergänzung zu den bislang bestehenden Meldewegen beschlossen, einen Ombudsmann zu beauftragen, an den Mitarbeiter aber auch Geschäftspartner bei Bedarf compliance-relevante Hinweise geschützt abgeben können.
3.4 Weitere Informationen

References: § 96
 § 100
 § 111
 § 76
 § 14
 Art. 19
 § 289
 § 315
 § 289
 § 317
 § 289
 § 315
 § 111
 § 76
 § 289