Source: http://scigenia.com/en/node/162
Timestamp: 2019-02-17 04:47:46+00:00

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Datenschutz | SCIgenia
Der Schutz der persönlichen Daten unserer Klienten, Studienteilnehmer, Lieferanten und Geschäftspartner ist uns ein besonderes Anliegen.
Mit 25.5.2018 trat die aktuell gültige Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Die folgende Erklärung erfolgt, um der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden.
Wir verarbeiten persönliche Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003)
Gemäß Art. 4 Z 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (=Betroffener) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung
Im Zuge der Geschäftsabwicklung der SCIgenia GmbH (nachfolgend angeführt als Verantwortliche) mit ihren
Studienteilnehmern
3. Verarbeitungszweck / Verarbeitungstätigkeiten
Es erfolgen studienspezifische Einladungen zur Studienmitwirkung an niedergelassene Ärzte aus dem Adress-Datensatz der Ärztekammer für Wien.
Bei Studien nach AMG und MPG erfolgt die studienspezifische Verarbeitung und Archivierung von Teilnehmer-Daten und Messwerten (Fragebögen, Laborwerte), gemäß Studienprotokoll, wie es von der jeweiligen Ethikkommission und dem Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG) bewilligt wurde.
Bei Studien, welche keine Begutachtung durch eine Ethikkommission erfordern, erfolgt die studienspezifische Verarbeitung und Archivierung von Teilnehmer-Daten und Messwerten (Fragebögen, Laborwerte), gemäß schriftlicher Einwilligung der aufgeklärten und rekrutierten Studienteilnehmer.
Betreffend Publikationen in Fachjournalen:
Einholung der jeweils relevanten Zustimmung zur Publikation von Personen-identifizierenden Daten (Bilddaten), wie vom jeweiligen Fachjournal verlangt.
Telefonische Kontaktaufnahme mit Studienteilnehmern auf Basis der zu Studienbeginn explizit erteilten Bewilligung.
Des weiteren werden bestehende Klienten- und Lieferantendaten und Daten sonstiger Geschäftspartner im Rahmen der Buchführungspflicht (Rechnungswesen) und zur Durchführung von Marketingmaßnahmen für die Verantwortliche verwendet. Dabei werden personenbezogene Daten für folgende Marketingzwecke genutzt:
Zusenden von Newslettern (per Mail oder postalisch),
Informationsfoldern bzw. –broschüren (postalisch),
Imageprospekten (postalisch).
4. SCIgenia Datenschutzplan
Alle Schriftstücke und Dokumente, welche Personen-identifizierende Daten (Namen, Adressen) beinhalten, sind unter Verschluss, bzw. werden nach Ablauf der Gebrauchs- und Aufbewahrungsfrist geschreddert (Sicherheitsstufe nach DIN 66399: P-5). Der Zugang und das Schreddern ist ausgewählten Mitarbeitern vorbehalten.
Alle Computer sind durch ein sich periodisch aktualisierendes Virenschutzprogramm vor unlauterem Datenzugriff geschützt.
Studienspezifische Daten werden ausschließlich gemäß bewilligtem Studienprotokoll abgefragt, geordnet, gespeichert und verarbeitet. In der Regel erfolgt die Verarbeitung anonymisiert.
Adressdaten (Ärzte, Betriebe, Geschäftspartner) werden auf Basis öffentlich zugänglicher Daten aktualisiert.
gem. Art 6 Abs 1 lit b DSGVO für die Erfüllung eines jeweils abgeschlossenen Vertrages
gem. Art 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. § 132 BAO (Aufbewahrungsfrist 7 Jahre), § 190 UGB (Buchführungspflicht), § 212 UGB (Aufbewahrungspflicht)
Akademische Dienstleister
externer Betreiber einer Verwaltungssoftware
7. Löschungs- und Aufbewahrungsfristen
Bei Aufnahme der personenbezogenen Daten wird bei der Verantwortlichen ein Handakt / elektronischer Akt angelegt, welcher sämtliche Verträge, Korrespondenzen, etc. beinhaltet. Dieser Akt wird für die Dauer des jeweiligen Vertrages unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften und kaufmännischer Gepflogenheiten aufbewahrt / gespeichert. Beispielsweise muss nach Vertragsende der Akt für eine mögliche Überprüfung des Finanzamtes 7 Jahre von der Verantwortlichen aufbewahrt werden.
Für allfällige Rechtsstreitigkeiten aus dem jeweiligen Vertrag wird dieser Akt darüber hinaus als Papierakt bis zu 30 Jahre archiviert – bis zum Ablauf der absoluten Verjährungsfrist gem. § 1489 ABGB. Ausgenommen davon sind nicht mehr benötigte Kontodaten, die vorzeitig gelöscht werden. Zugang zu den archivierten Papierakten hat ausschließlich der zuständige Sachbearbeiter, sowie die Geschäftsführung.
Im Sinne des Art. 15 DSGVO hat jeder Betroffene (Klient, Studienteilnehmer, sonstiger Lieferant / Geschäftspartner, etc.) das Recht, von der Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob seine personenbezogenen Daten verarbeitet wurden und – wenn ja – über folgende Informationen aufgeklärt zu werden:
die Art von Daten (=Kategorien personenbezogener Daten), die verarbeitet werden,
die Empfänger, bzw. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,
wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Information über die Herkunft der Daten,
die Nutzung automatisierter Entscheidungsfindungssysteme (inkl. Profiling), sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
b. Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf der Einwilligung
Darüber hinaus hat jeder Betroffene (Klient, Studienteilnehmer, sonstiger Lieferant / Geschäftspartner, etc.) gem. Art. 16 bis 21 DSGVO ebenso das Recht, die Berichtigung seiner unrichtigen personenbezogenen Daten oder deren unverzügliche Löschung – sofern einer der nachfolgenden Gründe vorliegt – zu verlangen:
die Löschung der personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (lt. Unionsrecht, bzw. Recht der Mitgliedstaaten) erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt,
Ein Recht auf Löschung der Daten gemäß Art. 17 DSGVO besteht jedoch nicht, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur -Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Vertragserfüllung) erforderlich ist.
Jeder Betroffene (Klient, Studienteilnehmer, sonstiger Lieferant / Geschäftspartner) hat das Recht, „seine“ Daten „in einer maschinenlesbaren Form“ zu erhalten (Recht auf Übertragbarkeit), sowie für seine eigenen Zwecke und vierschiedenen Dienste wiederzuverwenden. Dieses Recht kann auch in einem aufrechten Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.
Ebenso hat jeder Betroffene (Klient, Studienteilnehmer, sonstiger Lieferant / Geschäftspartner, etc.) das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling.
Jeder Betroffene (Klient, Studienteilnehmer, sonstiger Lieferant / Geschäftspartner, etc.) hat gem. Art. 77 DSGVO und § 24 DSG das Recht binnen eines Jahres nach Kenntnis der Datenschutzverletzung Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben, wenn die Verantwortliche bei der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das DSG verstoßen hat.
9. Kontaktdaten der Verantwortlichen
SCIgenia Science Support GmbH - International Project-Design & Management
Hahngasse 16/14
Email: office(at)scigenia.com
Mobil: +43 (0)664 28 48 324
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References: Art. 4
 § 132
 § 190
 § 212
 § 1489
 Art. 15
 Art. 16
 Art. 17
 Art. 21
 Art. 77
 § 24