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Conselho Geral e de Supervisão REGULAMENTO INTERNO COMISSÃO DE VENCIMENTOS - PDF
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Brenda Brezinski Sacramento
1 Conselho Geral e de Supervisão REGULAMENTO INTERNO COMISSÃO DE VENCIMENTOS Aprovado em 18 de Junho de 2015
2 REGULAMENTO INTERNO DA COMISSÃO DE VENCIMENTOS ÍNDICE Instituição da Comissão de Vencimentos... 3 Missão e Princípios... 3 Composição... 3 Funcionamento... 4 Incompatibilidades... 4 Independência... 5 Concorrência... 6 Direitos e deveres... 6 Avaliação da actividade da CVEN... 7 Funções... 7 Reporte ao CGS... 8 Regulamento Interno... 9 Divulgação
3 Instituição da Comissão de Vencimentos O presente regulamento interno tem por objecto estabelecer as regras relativas à organização, ao funcionamento, às competências, poderes e deveres da Comissão de Vencimentos (CVEN ou Comissão), nomeada por deliberação do Conselho Geral e de Supervisão (CGS), conforme estabelecido pelo artigo 27º, nº 1 do CS. Missão e Princípios 1. No âmbito das suas competências, a CVEN é responsável pelo exercício das funções indicadas no artigo 10º do presente Regulamento Interno (RI) e tem como principal missão: a) Definir a política e os objectivos societários relativos à fixação das remunerações do Presidente do Conselho de Administração Executivo (CAE) e dos administradores. b) Fixar a remuneração do Presidente do CAE e dos administradores. c) Acompanhar e avaliar o desempenho do Presidente do CAE e dos administradores para efeitos de determinação da remuneração variável. d) Acompanhar a divulgação de informação externa sobre remuneração e política remuneratória do CAE. 2. A CVEN e os seus Membros devem pautar a sua actuação pelo estrito respeito pela Lei, pelo Contrato da Sociedade (CS), pelas deliberações da Assembleia Geral (AG) e pelo presente regulamento. Composição 1. A CVEN é eleita pelo CGS e composta por um número de membros não inferior a três, com conhecimentos e experiência adequadas em matérias de política de remuneração, tendo uma maioria de membros independentes. 2. O mandato dos membros da Comissão de Vencimento tem a mesma duração do que o mandato do CGS que os eleger. 3. A deliberação que eleger os membros da Comissão designa, também, o respectivo Presidente. 3
4 Funcionamento 1. A CVEN reúne-se por convocatória do seu Presidente ou de dois dos seus membros. 2. A CVEN reúne-se pelo menos uma vez por semestre de forma a fazer o acompanhamento da situação da Sociedade nas matérias relevantes para efeitos de determinação e de fixação da remuneração variável do Presidente do CAE e dos Administradores. 3. A convocatória e a agenda de cada reunião devem ser enviadas para todos os membros da CVEN, para os Presidentes do CGS e do CAE, com a antecedência mínima de oito dias em relação à data da reunião. 4. A CVEN pode decidir sobre a participação de elementos externos nas suas reuniões, designadamente, representantes da empresa de Consultores de Recursos Humanos contratada para o efeito, bem como, no que respeita à Sociedade e às Sociedades Dominadas, e solicitar a presença: a) Dos membros dos órgãos de administração. b) Dos representantes dos órgãos de fiscalização. c) Do ROC. d) Do Auditor Externo. e) Da alta direcção do Grupo EDP, em articulação com os competentes órgãos de administração. 5. A CVEN não pode deliberar sem que esteja presente a maioria dos seus membros, sendo as suas deliberações tomadas por maioria dos votos expressos e tendo o Presidente voto de qualidade em caso de empate na votação. 6. De cada reunião da CVEN deve ser elaborada acta, que é assinada por todos os Membros da CVEN que participarem na reunião. 7. No seu funcionamento, a CVEN poderá solicitar, ao Presidente do CGS, o apoio técnico do Gabinete do CGS. Incompatibilidades 1. Para além de outras especificamente aplicáveis, os membros da CVEN estão sujeitos ao regime de incompatibilidades previsto nas alíneas a), b), c), d), e), g) e h) do n.º 1 do artigo 414º-A (ex vi artigo 434º, n.º 4) e do artigo 437º, n.º 1, todos do Código das Sociedade Comerciais, e ainda no artigo 10º do CS. 2. Sem prejuízo da competência da CVEN de ajuizar da incompatibilidade dos seus membros, estes são pessoalmente responsáveis pela verificação permanente da ausência de qualquer 4
5 circunstância capaz de gerar uma situação de incompatibilidade com o exercício das suas funções. 3. Qualquer membro que tenha dúvidas quanto à verificação de uma situação de incompatibilidade, em relação a si ou a qualquer outro membro, deve expor o caso ao Presidente da CVEN, o qual dará início ao processo de verificação junto do CGS ou da Comissão Eventual criada para o efeito, a fim de ser emitida deliberação fundamentada sobre o assunto. Independência 1. Considera-se independente o membro da CVEN que não esteja associado a qualquer grupo de interesses específicos na Sociedade nem se encontre em alguma circunstância susceptível de afectar a sua isenção de análise ou de decisão, nomeadamente em virtude de se verificar qualquer uma das situações a seguir indicadas, seja em relação a si, seja em relação ao cônjuge e a parente ou afim na linha recta, e até ao 3º grau, inclusive, na linha colateral: a) Ser titular, exercer funções de administração, ter vínculo contratual ou actuar em nome ou por conta de titulares de participação qualificada igual ou superior a 2% do capital social ou dos direitos de voto na EDP, ou de idêntica percentagem em sociedade que sobre aquela exerça domínio. b) Ser titular, exercer funções de administração, ter vínculo contratual ou actuar em nome ou por conta de titulares de participação qualificada igual ou superior a 2% do capital social ou dos direitos de voto em sociedade concorrente da EDP. c) Ter sido reeleito por mais de dois mandatos, de forma contínua ou intercalada. 2. Sem prejuízo da competência da CVEN de ajuizar o estatuto de independente de qualquer dos seus membros eleitos como tal, estes são pessoalmente responsáveis pela verificação permanente da ausência de qualquer circunstância capaz de afectar esse estatuto no âmbito do exercício das suas funções. 3. Caso um membro da CVEN tenha dúvidas quanto à verificação dos pressupostos de independência em relação a si ou a qualquer outro membro, deve expor o caso ao Presidente da CVEN, o qual dará início ao processo de verificação junto do CGS ou de Comissão Eventual criada para o efeito, a fim de ser emitida deliberação fundamentada sobre o assunto. 5
6 Concorrência 1. Nos termos do artigo 10º do CS, na falta de autorização da AG, os membros da CVEN não podem exercer por conta própria ou alheia actividade concorrente da Sociedade, nem exercer funções em sociedade concorrente ou ser designados por conta ou em representação desta. 2. Um membro da CVEN, eleito ao abrigo do n.º 4 do artigo 10º do CS, não pode assistir às reuniões ou às partes das reuniões em que sejam discutidas matérias com risco ou sensibilidade concorrencial, designadamente matérias com incidência nos mercados em que exista concorrência com a Sociedade, nem ter acesso à respectiva informação e documentação. 3. Os membros da CVEN devem informar a Comissão sobre factos que possam constituir ou dar causa a um conflito entre os seus interesses e o interesse social. Direitos e deveres 1. Sem prejuízo de outros direitos previstos na Lei e no CS, os membros da CVEN têm o direito de: a) Obter a informação considerada indispensável ao desempenho das suas funções através do Presidente da CVEN. b) Propor ao Presidente da CVEN, de acordo com o valor orçamentado, a contratação de serviços de técnicos e de especialistas que considerem necessários para o desempenho das suas funções. 2. Sem prejuízo de outros deveres previstos na Lei e no CS, os membros da CVEN têm o dever de: a) Actuar sempre de acordo com elevados padrões de diligência profissional, isenção, cuidado e lealdade na prossecução do interesse da Sociedade. b) Participar nas reuniões da CVEN, justificando, com a devida antecedência, a impossibilidade dessa participação. c) Manter-se informado para assegurar o adequado desempenho das suas funções. d) Guardar segredo dos factos e informações de que tiverem conhecimento em razão das suas funções, salvo nos casos em que a divulgação seja permitida por Lei. e) Não contratar para apoiar a Comissão de Vencimentos no desempenho das suas funções qualquer pessoa singular ou colectiva que preste ou tenha prestado, nos últimos 3 anos, serviços a qualquer estrutura na dependência do órgão de administração, ao próprio órgão 6
7 de administração da sociedade ou sociedades dominadas ou que tenha relação actual com a sociedade ou sociedade dominada ou com consultora da sociedade. Avaliação da actividade da CVEN 1. A CVEN deve apreciar eventuais dificuldades e obstáculos detectados pelos seus membros relativamente ao exercício das suas funções e desenvolver todos os esforços para que sejam tomadas medidas adequadas a remover essas dificuldades e obstáculos colocados à respectiva actuação no exercício das suas funções. 2. A CVEN supervisiona o cumprimento das regras aplicáveis à actuação dos membros da CVEN e, em particular, das previstas no presente Regulamento. 3. Anualmente, a CVEN deve proceder à avaliação: a) Da actividade desenvolvida e do contributo dos respectivos membros para a mesma. b) Da aplicação do presente Regulamento, procedendo à sua revisão, caso tal se mostre adequado. Funções 1. Compete à CVEN, além de outras funções que lhe sejam expressamente atribuídas por deliberação do CGS: a) Definir a política de remunerações do Presidente do CAE e dos Administradores, nomeadamente fixando critérios de determinação da componente variável da remuneração. b) Determinar as várias componentes da remuneração fixa e variável, nomeadamente eventuais benefícios e complementos, em especial os complementos de pensão de reforma por velhice ou invalidez. c) Fixar as remunerações de acordo com a política definida. d) Determinar que parte significativa da remuneração variável plurianual seja diferida no tempo, por um período não inferior a três anos, ficando o respectivo pagamento condicionado à não realização de actos ilícitos dolosos, conhecidos após a realização da avaliação e que ponham em causa a sustentabilidade do desempenho da sociedade. 7
8 e) Avaliar, anualmente, o órgão de administração executivo, tendo em conta, entre outros factores, o cumprimento da estratégia da sociedade e dos objectivos previamente fixados, planos e orçamentos, para efeitos de ponderação e de determinação da remuneração variável do Presidente do CAE e dos Administradores. f) Avaliar o desempenho individual de cada um dos membros do CAE, incluindo nessa avaliação o contributo de cada membro para o modo de funcionamento do órgão e do relacionamento entre os vários órgãos da sociedade. g) Acompanhar as vicissitudes contratuais dos mandatos do Presidente do CAE e dos Administradores com reflexo nas suas remunerações, nomeadamente em caso de suspensão ou cessação dos mesmos. h) Fixar o montante máximo de todas as compensações a pagar ao Presidente do CAE e aos Administradores em virtude da cessação de funções. i) Avaliar as consequências, no âmbito da política de remunerações adoptada, do eventual recebimento, pelo Presidente do CAE ou pelos Administradores, de eventuais remunerações em virtude do exercício de funções em Sociedades Dominadas ou participadas. j) Submeter à Assembleia-Geral anual, uma declaração sobre a política de remuneração do Presidente do CAE e dos Administradores aprovada pela Comissão. k) Estabelecer os necessários mecanismos de articulação da sua actividade com a Comissão de Vencimentos eleita pela Assembleia Geral com o encargo de proceder à fixação das remunerações dos demais órgãos e corpos sociais. l) Acompanhar a definição das políticas da remuneração dos administradores das Sociedades Dominadas. Reporte ao CGS 1. No início de cada ano a CVEN deverá entregar e apresentar ao Presidente do CGS para aprovação em Plenário o seu plano anual de actividades. 2. A CVEN dá conhecimento das suas decisões e actas ao Presidente do CGS, devendo ainda apresentar relatórios ou informações escritas sobre as matérias que considere mais relevantes. 8
9 3. Na reunião ordinária do Plenário do CGS após o final do primeiro semestre de cada exercício, o Presidente da CVEN deve fazer um ponto de situação sobre as matérias mais relevantes tratadas pela Comissão. 4. A CVEN deve elaborar anualmente um relatório sobre a sua actividade e sobre a sua avaliação acerca da mesma, o qual será submetido à apreciação do Presidente do CGS para aprovação em Plenário e fará parte do relatório anual do CGS. Regulamento Interno 1. Anualmente, a CVEN realiza uma reflexão sobre a aplicação do presente Regulamento, devendo elaborar propostas de alteração que considere necessárias efectuar para que este permita o pleno desenvolvimento das suas funções, apresentando as mesmas ao Presidente do CGS para aprovação no Plenário deste órgão. 2. Em tudo o que não for previsto no presente Regulamento, aplica-se com as devidas adaptações o Regulamento Interno do CGS. Divulgação O presente regulamento é divulgado no site internet da sociedade. 9

References: artigo 27
 artigo 10
 artigo 414
 artigo 434
 artigo 437
 artigo 10
 artigo 10
 artigo 10