Source: http://mikrodotacjepodlaskie.pl/zasady/
Timestamp: 2019-03-20 08:33:48+00:00

Document:
Kto może ubiegać się o mikrodotację
Mikrodotacje w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej są przeznaczone dla młodych organizacji pozarządowych oraz grup nieformalnych i samopomocowych z terenu województwa podlaskiego.
Młoda organizacja pozarządowa to organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie:
organizacje pozarządowe m.in. stowarzyszenia (w tym stowarzyszenia zwykłe) oraz jednostki terenowe stowarzyszeń posiadające osobowość prawną, związki stowarzyszeń, fundacje,
spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe działające non profit,
Koła Gospodyń Wiejskich, które spełniają łącznie dwa poniższe warunki:
zostały wpisane do KRS lub właściwego rejestru nie wcześniej niż 30 miesięcy od dnia złożenia wniosku o mikrodotację w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej,
roczny przychód za poprzedni zakończony rok obrotowy ich funkcjonowania nie przekroczył 25 tys. zł.
Grupa nieformalna to nie mniej niż trzy osoby, wspólnie realizujące lub chcące realizować działania w sferze pożytku publicznego, a nieposiadające osobowości prawnej. Grupa taka może ubiegać się o wsparcie realizacji lokalnego przedsięwzięcia mieszczącego się w sferze zadań publicznych samodzielnie (bezpośrednio) lub wspólnie z innym podmiotem (tzw. Patronem). Grupy nieformalne, których członkowie pełnią funkcje w organach statutowych organizacji pozarządowych i innych podmiotów wymienionych w art.. 3 ust. 3 UoDPPioW, nie mogą ubiegać się o dofinansowanie projektów w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej.
Grupa samopomocowa to dobrowolny zespół osób, którego działanie skierowane jest na pokonywanie problemów oraz zmianę warunków życia jego członków. Jeżeli grupa samopomocowa nie posiada osobowości prawnej, to wsparcie przysługuje jej na zasadach przewidzianych dla grup nieformalnych, o ile w jej skład wchodzą przynajmniej trzy osoby, a działania mieszczą się w sferze pożytku publicznego. Jeżeli natomiast grupa samopomocowa działa w formie organizacji pozarządowej posiadającej osobowość prawną, to jeżeli spełnia warunki dostępu przewidziane dla młodych organizacji pozarządowych, może uzyskać właściwe dla nich wsparcie. Grupa samopomocowa może aplikować o mikrodotację samodzielnie (bezpośrednio) lub wspólnie z innym podmiotem (tzw. Patronem). Grupy samopomocowe nieposiadające osobowości prawnej, których członkowie pełnią funkcje w organach statutowych organizacji pozarządowych i innych podmiotach wymienionych w art.. 3 ust. 3 UoDPPioW, nie mogą ubiegać się o dofinansowanie projektów w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej.
Patronem może zostać organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 UoDPPioW – bez względu na długość jego funkcjonowania. Zadaniem Patrona jest wspieranie Wnioskodawcy – grupy nieformalnej lub samopomocowej – w przygotowaniu wniosku aplikacyjnego, a następnie w realizacji projektu i jego rozliczaniu. Stąd też istotne jest, aby Patron posiadał odpowiednie doświadczenie i zaplecze kadrowe umożliwiające zapewnienie odpowiedniego wsparcia.
Z Patronem czy bez?
Jeżeli jesteście grupą nieformalną i zastanawiacie się nad wyborem opcji realizacji projektu – ze wsparciem Patrona, czy też samodzielnie, pamiętajcie, że:
sami dokonujcie wyboru organizacji, która ma zostać Patronem, a w związku z tym może to być podmiot o najbardziej interesującym dla Was profilu,
możecie liczyć na wsparcie i pomoc organizacji, która jest Waszym Patronem,
współpraca z Patronem będzie dla Was okazją do uczenia się od doświadczonej organizacji jak realizować i rozliczać projekty – może to być dla Was cenne doświadczenie,
Patron – co ważne – może pokryć z mikrodotacji swoje koszty administracyjnej związane z obsługą Waszego projektu (do 10% kosztów całej dotacji).
Jakie działania mogą być realizowane w ramach mikrodotacji
Dofinansowanie mogą uzyskać projekty:
mieszczące się w sferze pożytku publicznego (art. 4 UDPPW) skierowane do mieszkańców województwa podlaskiego i realizowane na jego obszarze
w tym działania wspierające rozwój instytucjonalnych młodych NGO do 60% wysokości dotacji.
Sfery zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ustawy o działalność pożytku publicznego i o wolontariacie, obejmują zadania w zakresie:
Działania wspierające rozwój instytucjonalny młodych organizacji
W ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Lokalnej istnieje możliwość realizacji projektów częściowo nastawionych na wsparcie instytucjonalne młodych organizacji. Wsparcie instytucjonalne może stanowić do 60% wartości dotacji.
Wsparcie instytucjonalne może być przeznaczone na następujące działania:
zakup sprzętu, wyposażenia i/lub oprogramowania
zakup usług np. stworzenie strony internetowej, ulotek, logo organizacji, dostosowanie do wymogów prawnych np. RODO itp.
inne produkty i usługi pozytywnie wpływające na rozwój potencjału organizacji.
W poszczególnych naborach przewidziano priorytetową tematykę, której realizacja zapewnia dodatkowe 2 punkty w ocenie merytorycznej:
Temat priorytetowy
I nabór 100-lecie niepodległości Polski
II nabór Kultura kresowa, tożsamość lokalna
III nabór Działania wspólnotowe i sąsiedzkie
Jaka może być wysokość mikrodotacji
Wnioskowana kwota mikrodotacji przeznaczonej na realizację projektu może wynieść od 1500 zł do 3000 zł.
Dodatkowo wymagane będzie wniesienie wkładu własnego w wysokości minimum 10% wartości mikrodotacji w postaci wkładu w formie pracy wolontariuszy.
Koszty administracyjne– związane z koordynacją i rozliczeniem projektu, np. koszt obsługi finansowej, koordynacji – mogą stanowić do 20% wartości dotacji. W przypadku grup nieformalnych z Patronem do 10% wartości dotacji można przeznaczyć na pokrycie kosztów administracyjnych Patrona, związanych z realizacją projektu i rozliczeniem mikrodotacji.
Budżet przeznaczony na mikrodotację w naborze nr 2 to minimum 85 000 zł (słownie: osiemdziesiąt pięć tysięcy złotych).
Jakie są terminy naboru i realizacji projektów
Oferty należy składać WYŁACZNIE za pomocą Generatora WITKAC dostępnego na stronie http://mikrodotacjepodlaskie
Nabór wniosków potrwa od 22 lutego 2019 roku do 22 marca 2019 roku do godz. 12:00.
Maksymalny okres realizacji projektów to od 15 kwietnia 2019 roku do 30 września 2019 roku.
Wejście do Generatora
Jakie są kryteria oceny projektów
Ocena złożonych wniosków będzie przeprowadzana dwuetapowo:
1 etap: ocena formalna – prowadzona jest wg karty oceny formalnej wniosku. Ocenę przeprowadza Operator, zaś jej wyniki publikowane są na stronie internetowej mikrodotacjepodlaskie.pl.
Czy jest to pierwszy wniosek złożony w danym roku przez Wnioskodawcę?
Czy wszystkie punkty wniosku zostały wypełnione zgodnie ze wskazanym zakresem?
Czy wniosek jest złożony przez podmiot lub grupę uprawnioną do udziału w konkursie?
Czy okres realizacji zadań mieści się w czasie określonym w ogłoszeniu o naborze?
Czy budżet projektu jest zgodny z limitami dotyczącymi kosztów administracyjnych i wkładu własnego?
2 etap– ocena merytoryczna – prowadzona wg karty oceny merytorycznej – ocenę każdego wniosku przeprowadza dwóch ekspertów.
Adekwatność działań projektowych w odniesieniu do opisanych potrzeb odbiorców i celów realizacji projektu 10
Jakość i atrakcyjność planu działań zawartego w harmonogramie 7
Zaangażowanie zasobów osobowych i innych w odniesieniu do możliwości realizacji projektu 5
Jakość i trwałość opisanych efektów projektu 3
Zgodność planowanych kosztów w odniesieniu do zaplanowanych działań i efektów projektu oraz ich racjonalność i efektywność 5
Końcowa liczba punktów, decydująca o miejscu na liście rankingowej, stanowi średnią ocen dwóch ekspertów powołanych zgodnie z Regulaminem Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej.
Maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać wniosek na etapie oceny merytorycznej wynosi 30.
Dodatkowo każdy wniosek może uzyskać następujące dodatkowe punkty premiujące:
Punktacja młodej organizacji pozarządowej
Punktacja grupy nieformalnej
Projekt realizowany przez młodą organizację pozarządową działającą nie dłużej niż 18 miesięcy 3 -
Projekt realizowany przez młodą organizację pozarządową lub grupę nieformalną, która do tej pory nie pozyskała środków w konkursach lokalnych samorządów i innych konkursach grantowych 3 3
Działania kierowane są do mieszkańców powiatów, w których nie ma organizacji wspierającej (lista takich powiatów stanowi załącznik nr 4) 2 2
Udział lokalnej społeczności (np. w formie wolontariatu) w realizacji projektu 3 3
Projekt przewiduje wsparcie dla rodzin z dziećmi niepełnosprawnymi bądź rodzin spodziewających się narodzin dziecka nie pełnosprawnego 2 2
Mikroprojekt w temacie priorytetowym 2 2
SUMA 15 12
I nabór 2018 100-lecie niepodległości Polski
II nabór 2019 Kultura kresowa, tożsamość lokalna
III nabór 2019 Działania wspólnotowe i sąsiedzkie
Oznacza to, iż grupa nieformalna realizująca projekt samodzielnie lub z Patronem może uzyskać maksymalnie 12 punktów premiujących, natomiast młoda organizacja pozarządowa – maksymalnie 15 punktów premiujących.
Po dokonaniu wyboru ofert sporządzana jest lista rankingowa publikowana na stronie mikrodotacjepodlaskie.pl, a Wnioskodawcy – potencjalni Realizatorzy informowani są pisemnie poprzez pocztę elektroniczną o wynikach naboru. Po publikacji listy Operator zawiera niezwłocznie umowy z Realizatorami projektów.
Przed wypełnieniem oferty należy zapoznać się z Regulaminem konkursu oraz Podręcznikiem dla wnioskodawców i realizatorów projektów w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej.
Tworząc projekt warto odpowiedzieć sobie na pytania:
Czy projekt zwiększy zaangażowanie społeczności lokalnej w działania na rzecz jej środowiska?
Czy przedstawiciele społeczności lokalnych będą aktywnie angażowani w planowanie i realizację projektu?
Czy projekt zmobilizuje mieszkańców i zachęci do podejmowania działań?
Czy dobrze znacie obszar, w którym chcecie realizować działania?
Czy grupa posiada potencjał do realizacji projektu?
W przypadku młodych organizacji warto zastanowić się nad tym:
Czy projekt wpisuje się w misję organizacji?
Czy działania, którymi chcecie się zająć są spójne z celami organizacji?
Czy posiadacie potencjał do realizacji projektu?
Czy poprzez realizację projektu wasza organizacja zwiększy swój potencjał, co należy zrobić, aby tak się stało?
Poniżej zamieszczamy Podręcznik dla Wnioskodawców i Realizatorów Projektów w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej. Może być on pomocny w opracowaniu projektu oraz dostarczy wskazówek przy realizacji projektów i rozliczeniu mikrodotacji.
Podręcznik dla Wnioskodawców i Realizatorów
Regulamin naboru w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej
Wzór wniosku o mikrodotację dla młodych organizacji pozarządowych
Wzór wniosku o mikrodotację dla grup nieformalnych z Patronem
Wzór wniosku o mikrodotację dla grup nieformalnych bez Patrona
Karta oceny formalnej 2018
Karta oceny merytorycznej 2018
Wykaz powiatów, w których nie ma organizacji wspierającej
Jak wygląda wkład własny
W ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej nie jest możliwe wniesienie wkładu finansowego oraz wkładu rzeczowego. Wkład własny możliwy do wniesienia w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej to środki niefinansowe, które Realizator zaangażuje w realizację projektu w formie pracy wolontariuszy. Konieczne jest wniesienie takiego wkładu na poziomie min. 10% wnioskowanej dotacji. Musi zostać przewidziany, skalkulowany (ujęty w budżecie projektu) na etapie przygotowywania wniosku w ramach naboru.
Wkład własny osobowy, to świadczenie wolontariatu lub praca społeczna członków organizacji. Stawki obowiązujące w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej to:
w przypadku prac administracyjnych i pomocniczych godzina pracy wyceniona jest na nie więcej niż 30 zł;
w przypadku prac ekspertów i specjalistów godzina pracy wyceniona jest na nie więcej niż 100 zł.
Podczas rozliczania projektu, Wnioskodawcy będą zobowiązani do formalnego udokumentowania wykazanego wkładu własnego niefinansowego.
Wzór rozliczenia pracy wolontariusza
Wzór rozliczenia pracy społecznej członka stowarzyszenia
Jak założyć konto w Generatorze WITKAC
Konto w systemie WITKAC tworzy się w następujący sposób:
Wejdź na stronę generatora WITKAC przez ikonę Generator wniosków na stronie głównej lub kliknij tutaj Generator wniosków
Na ekranie pojawi się okno do logowania, a pod nim opcja „Zarejestruj się”. Kliknij opcję „Zarejestruj się”, a następnie wypełnij formularz, składający się z 5 kroków. W 5. kroku rejestracji naciśnij opcję „Wyślij formularz”.
Po dokonaniu rejestracji potwierdź swój adres e-mail. System wyśle na wskazany przez Ciebie adres wiadomość e-mail, aby umożliwić Ci potwierdzenie konta.
Tworząc nowe hasło, pamiętaj, aby zawierało ono co najmniej 8 znaków. Hasło powinno zawierać cyfry, litery i znak specjalny. Hasło powinno być łatwe do zapamiętania dla Ciebie, ale trudne do ustalenia dla innych osób. Zalecamy korzystanie z innego hasła niż te, których używasz do logowania się do innych kont, np. kont pocztowych, w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
Aby zakończyć procedurę rejestracji, musisz potwierdzić, że jesteś właścicielem adresu e-mail, który został użyty do utworzenia konta. Aby potwierdzić adres e-mail, otwórz link w wiadomości e-mail otrzymanej po zarejestrowaniu się. Dzięki potwierdzeniu adresu e-mail WITKAC będzie wiedzieć, że wysyła informacje dotyczące konta pod właściwy adres.
Jeśli nie potwierdzisz adresu e-mail, nie będziesz mógł korzystać z Generatora WITKAC. Dla jednego adresu e-mail można zarejestrować tylko jedno konto w systemie WITKAC.
Jak złożyć wniosek w Generatorze WITKAC
Aby złożyć ofertę w naborze w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej, należy wypełnić formularz wniosku i złożyć go on-line poprzez Generator WITKAC. Wnioski złożone w inny sposób nie będą rozpatrywane.
Aby zarejestrować się i zalogować do Generatora kliknij tutaj
Po zalogowaniu lub zarejestrowaniu należy wybrać odpowiedni konkurs: „Podlaski Inkubator Aktywności Społecznej” (najszybszym sposobem jest wyszukanie organizatora: „Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych” w zakładce: „Organizatorzy konkursów”). Dodając ofertę wybierzcie właściwy formularz:
Wniosek A - dla młodych organizacji pozarządowych, w tym grup samopomocowych działających w formie organizacji pozarządowych
Wniosek B - dla grup nieformalnych lub grup samopomocowych z Patronem
Wniosek C - dla grup nieformalnych lub grup samopomocowych bez Patrona, składających wniosek samodzielnie
UWAGA: Jeżeli jesteście grupą nieformalną nieposiadającą Patrona, musicie przed złożeniem wniosku w generatorze poinformować Operatora o chęci aplikowania o mikrodotacje. Jest to istotne, ponieważ w takim przypadku to Operator będzie Was wspierał w rozliczaniu dotacji. Informację na ten temat należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: mikrodotacjepodlaskie@owop.org.pl
W przypadku problemów z Generatorem prosimy o kontakt z Krzysztofem Leończukiem pod numerem 85 675 21 58 lub mailowo na adres krzysztof.leonczuk@owop.org.pl
Zakwalifikowanie wniosku do dofinansowania
Przyjęcie wniosku do dofinansowania, to dopiero początek drogi. Ważne aby szczegółowo zapoznać się z dokumentacją projektu. Poniżej znajdziecie wzory umów przeznaczone dla poszczególnych typów wnioskodawców.
Wzór umowy z młodą organizacją pozarządową
Wzór umowy z grupą nieformalną z Patronem
Wzór umowy z grupą nieformalną bez Patrona
Załączniki do umowy na realizację projektu
Przed podpisaniem umowy Operator poprosi Was o złożenie dokumentów, które są niezbędne do jej zawarcia. Wykaz tych dokumentów został zamieszczony poniżej:
Zaktualizowany (poprawiony zgodnie z uwagami oceniających) wniosek o dofinansowanie, wydrukowany z Generatora i podpisany przez:
osoby uprawnione do reprezentowania Wnioskodawcy – w przypadku młodych organizacji pozarządowych,
przez 3 członków grupy nieformalnej wskazanych we wniosku o dofinansowanie – w przypadku grup nieformalnych działających samodzielnie,
przez 3 członków grupy nieformalnej wskazanych we wniosku o dofinansowanie oraz osoby uprawnione do reprezentowania Patrona – w przypadku grup nieformalnych z Patronem;
Dokumenty potwierdzające status prawny Realizatora lub Patrona np. aktualny odpis KRS (dotyczy tylko organizacji pozarządowych);
Dokument potwierdzający, że roczny budżet za poprzedni, zamknięty rok obrotowy młodej organizacji pozarządowej nie przekroczył 25 000 zł. (np. sprawozdanie finansowe, CIT-8) – dokument składany tylko przez młode organizacje pozarządowe;
Oświadczenia wszystkich członków grupy nieformalnej, iż nie pełnią funkcji w organach statutowych organizacji pozarządowych i innych podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 UoDPPioW – dotyczy wyłącznie grup nieformalnych, w tym grup z Patronem;
Dokument wystawiony przez osobę dysponującą lokalem lub terenem dotyczący zgody na wykonanie zaplanowanych w projekcie inwestycji – tylko w przypadku organizacji planujących rozwój instytucjonalny w postaci drobnego remontu lub modernizacji.
Przekazanie środków na realizację projektu
Środki finansowe są przekazywane przez Operatora:
młodym organizacjom pozarządowym,
Patronom wspierającym grupy nieformalne.
Kwota dotacji jest wypłacana w całości, po podpisaniu umowy. Realizatorzy nie mają obowiązku otwierania wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby realizacji projektu. W przypadku wyżej wymienionych podmiotów, dofinansowanie jest przekazywane na posiadany przez nie rachunek bankowy, określony w umowie o dofinansowanie. Wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją projektu (np. faktury, rachunki, umowy) są wystawiane na dany podmiot – młodą organizację pozarządową lub Patrona.
Grupom nieformalnym bez Patronaśrodki z dofinansowania nie będą przekazywane bezpośrednio, ponieważ płatności w ramach projektu będzie dokonywał Operator (patrz: Dokonywanie płatności w ramach projektu)
Dokumentacja merytoryczna projektu
Planując realizację każdego zadania należy dokładnie zaplanować sposób i czas jego dokumentacji. Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych sposobów dokumentowania działań projektowych.
Przykładowe działania projektowe
Narzędzia monitoringu i dokumentacji działań
Szkolenia, warsztaty program szkolenia/ warsztatów, listy obecności (jeśli zdecydujecie się na zbieranie danych osobowych uczestników), ankiety, zdjęcia
Festyny, imprezy plenerowe, wernisaże program imprezy, report z wydarzenia, plakaty promujące, ulotki, zdjęcia, materiały prasowe
Konferencje, seminaria program, listy obecności (jeśli zdecydujecie się na zbieranie danych osobowych uczestników), zdjęcia, materiały prasowe, materiały konferencyjne np. prezentacja multimedialna
Wycieczki, rajdy, koncerty program, raport z wydarzenia, zdjęcia
Publikacje, foldery, inne wydawnictwa umowy z autorami, w tym z określeniem praw autorskich, egzemplarz publikacji
Konkursy, gry terenowe scenariusze, lista z potwierdzeniami odbioru nagród, zdjęcia
Jednym z najczęściej stosowanych narzędzi dokumentacji działań projektowych jest dokumentacja fotograficzna i filmowa. Realizatorzy chętnie umieszczają na swoich stronach zdjęcia i filmy dotyczące działań projektowych. W takim przypadku należy pamiętać o następujących zasadach:
posiadanie zgody autorów na publikację zdjęć,
posiadanie zgody na wykorzystanie wizerunku osób na zdjęciach w przypadku, gdy na zdjęciu znajduje się mniej niż 5 osób.
Dokumentacja finansowa projektu
Młoda organizacja pozarządowa oraz Patron, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, muszą prowadzić na potrzeby projektu wyodrębnioną dokumentację finansowo-księgową i ewidencję księgową, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz., 330) oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. poz., 876) umożliwiającą jednoznaczną identyfikację wszystkich operacji dotyczących projektu.
Oznacza to, że Realizator prowadzący ewidencję w oparciu o Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego jest zobowiązany opracować i prowadzić tabele pomocniczą zawierającą wyodrębnione operacje dotyczące projektu.
W przypadku Realizatora będącego grupą nieformalną działającą samodzielnie, ewidencję księgową wydatków poniesionych w ramach realizowanego przez niego projektu prowadzi Operator.
Potwierdzeniem poniesionych kosztów są w szczególności następujące dokumenty:
noty korygujące (wraz z dokumentami źródłowymi, których dotyczą),
umowy sprzedaży wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy (np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bakowego, polecenie przelewu),
umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku; do umów zlecenie i o dzieło, jeśli są zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej należy dołączyć rachunek wraz z dowodem zapłaty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
rozliczenie przejazdów (druk delegacji, ewidencja przebiegu pojazdu, bilety, druk zwrotu kosztów podróży itp.),
dokumentacja dotycząca wynagrodzeń pracowników realizujących projekt (np. kopia umowy, lista płac, kopia przelewu wynagrodzenia, kopia przelewu należności do ZUS i urzędu skarbowego, wyciągi bankowe/raporty kasowe),
dowody wewnętrzne – dokumenty dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zaliczki), dokumenty obrotu środków trwałych(dowód przyjęcia środka trwałego do użytkowania – OT, protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – PT).
Wzór umowy zlecenia z rachunkiem
Wzór umowy o dzieło z rachunkiem
Wzór rozliczenia kosztów podróży
Dokonywanie płatności w ramach projektu
Realizator może dokonywać płatności wyłącznie w terminie realizacji projektu określonym w umowie, nie wcześniej niż od określonego w umowie dnia rozpoczęcia realizacji projektu oraz nie później niż w dniu zakończenia realizacji projektu określonego w umowie.
W projektach realizowanych przez młode organizacje pozarządowe i grupy nieformalne z Patronem – organizacje dokonują płatności samodzielnie.
W przypadku projektu realizowanego przez grupę nieformalną działającą samodzielnie, wydatki są realizowane na jeden z wymienionych sposobów:
refundowanie przez Operatora wydatków po przedstawieniu prawidłowo wystawionych i opłaconych dokumentów finansowych
opłacanie wydatków bezpośrednio przez Operatora, na podstawie dokumentów płatnych przelewem.
Forma rozliczenia zostanie uzgodniona z Wami przez opiekuna Waszego projektu.
W przypadku rozwiązania drugiego, grupy nieformalne przekazują do Operatora oryginały dokumentów księgowych w terminie 5 dni od dnia wystawienia i jednocześnie nie później niż 5 dni przed zakończeniem realizacji projektu tak, aby była możliwość ich opłacenia w trakcie jego realizacji. Płatności są realizowane przelewem. Faktury/ rachunki powinny mieć min. 14-dniowy okres płatności (sposób zapłaty: przelew).
Odpowiedzialność za poprawność danych zawartych na dokumencie ponoszą członkowie grupy nieformalnej. Opłacone przez Operatora zostaną wyłącznie dokumenty poprawnie wystawione.
W przypadku rozliczeń dokonywanych za pośrednictwem Operatora, wszystkie dokumenty finansowe są wystawiane na Operatora, czyli na Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych, ul. Modlińska 5 lok. U3, 15-066 Białystok, NIP 966 14 16 676. Ponadto Operator w umowie o dofinansowanie udzieli członkom grupy nieformalnej pełnomocnictwa do dokonywania zakupów towarów i usług w ramach realizacji przedsięwzięcia.
Specyficzny rodzaj wydatków stanowią koszty personelu.W przypadku, gdy grupa nieformalna działająca samodzielnie zamierza w ramach projektu sfinansować czyjeś wynagrodzenie, do Operatora należy dostarczyć oryginały następujących dokumentów:
Kwestionariusz osobowy zleceniobiorcy,
Informację o umowie – przedmiocie umowy, czasie jej trwania, wysokości wynagrodzenia.
Dokumenty te należy dostarczyć do Operatora nie później niż 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem obowiązywania umowy. Na tej podstawie Operator opracuje umowę oraz przekaże ją za pomocą poczty elektronicznej koordynatorowi wyznaczonemu przez grupę nieformalną. Za dostarczenie umowy osobie, której ona dotyczy, zebranie podpisów i zwrócenie oryginału do Operatora, odpowiadają członkowie grupy nieformalnej.
Wzór kwestionariusza osobowego zleceniobiorcy
Wzór informacji o umowie – przedmiocie umowy, czasie jej trwania, wysokości wynagrodzenia
Przetwarzanie danych osobowych uczestników projektu jest obowiązkiem prawnym ciążącym na administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dziennik Urzędowy UE L 119) – dane osobowe są niezbędne dla realizacji Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.
Dane osobowe uczestników projektów, w oparciu o zgodę osoby, której te dane dotyczą, będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji ww. Projektu, w zakresie zarządzania, kontroli, audytu, ewaluacji, monitorowania, sprawozdawczości i raportowania w ramach Programu oraz zapewnienia realizacji obowiązku informacyjnego dotyczącego przekazywania do publicznej wiadomości informacji o podmiotach uzyskujących wsparcie.
Administratorem danych osobowych uczestników projektu w przypadku Realizatora – młodej organizacji pozarządowej lub grupy nieformalnej z Patronem – jest Realizator/Patron. W oświadczeniu, które podpisują uczestnicy projektu, każdorazowo powinien się znaleźć adres e-mail do kontaktu z Administratorem, a w przypadku gdy jest wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, także dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych.
Administratorem danych osobowych Realizatorów oraz uczestników projektów realizowanych przez grupy nieformalne bez Patrona jest Operator – Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych, z siedzibą: ul. Modlińska 6 lok. U3, 15-066 Białystok. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Modlińska 6 lok. U3, 15-066 Białystok lub drogą e-mailową pod adresem: biuro@owop.org.pl. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl
Administratorzy nie będą przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Administratorzy mogą przekazywać dane osobowe innym podmiotom tylko na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale ich niepodanie spowoduje brak możliwości skorzystania z projektu.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres wynikający z realizacji Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz z przepisów prawa dotyczących archiwizacji danych osobowych.
Każdy uczestnik projektu ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia RODO.
W przypadku przetwarzania danych osobowych uczestników projektu oraz osób zaangażowanych w realizację projektu Realizator musi posiadać zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych. Zawiera ona w szczególności zgodę na udostępnianie ich danych do celów monitoringu, kontroli w ramach realizowanego projektu oraz przeprowadzanych na zlecenie Operatora ewaluacji.
Planując projekt należy każdorazowo przemyśleć, czy zbieranie danych osobowych uczestników projektu jest konieczne. W przypadku otwartych szkoleń, wydarzeń kulturalnych, plenerowych czy artystycznych zbieranie danych np. w formie listy obecności nie jest konieczne. Wydarzenie dokumentujemy wówczas na podstawie innych dokumentów, takich jak: zdjęcia, programy, czy dokumentacja działań promocyjnych. Konieczność zbierania i przetwarzania danych osobowych może być niezbędna w przypadku ściśle określonych grup odbiorców, członków grup samopomocowych – wówczas musicie zadbać o odpowiednie dokumenty – zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz o bezpieczeństwo danych osobowych.
Oświadczenia dot. ochrony danych osobowych
Realizator projektu, realizując projekt w ramach programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich z Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej, zobowiązany jest do informowania o otrzymanym dofinansowaniu we wszystkich materiałach informacyjnych i dokumentach wytworzonych w trakcie trwania projektu. Realizacja tego obowiązku polega na umieszczeniu na wszelkich materiałach promocyjnych i dokumentach:
napisu (w widocznym miejscu): "Projekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich”;
umieszczenia logo Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, logo Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej oraz logo Operatora – Ośrodka Wspierania Organizacji Pozarządowych, dostępnych na stronie mikrodotacjepodlaskie.pl;
w przypadku tworzenia filmu, informacja lub plansza informująca o dofinansowaniu, powinna znaleźć się na początku lub na końcu nagrania;
w przypadku tworzenia nagrania audio np. reklamy radiowej, informacja o treści Projekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznejpowinna zostać zawarta w nagraniu.
Logotypy wzór
Logotyp Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej
Logotyp Operatora – Ośrodka Wspierania Organizacji Pozarządowych
Wprowadzanie zmian w projekcie w trakcie realizacji
W trakcie realizacji projektu mogą wystąpić uzasadnione sytuacje, w których konieczne będzie wprowadzenie zmian w Waszym projekcie. W zależności od rodzaju zmiany, konieczne jest podjecie określonych działań, zgodnie z następującym opisem:
Zmiany wprowadzane w celu: zmiany grupy docelowej, jej liczebności, działań w projekcie oraz rezultatów, a także zmiany w wysokości pozycji budżetowych powyżej 20% kwoty wskazanej w danej pozycji budżetowej wymagają aneksu do umowy.
Proponowane przez Realizatora zmiany wymagające formy aneksu należy zgłosić na piśmie do Operatora – nie później niż 7 dni przed planowaną zmianą. Pismo z podpisami osób uprawnionych do reprezentowania Realizatora w tej sprawie należy złożyć osobiście w siedzibie Operatora, przesłać pocztą elektroniczną do Operatora lub wysłać drogą pocztową. W piśmie należy opisać proponowane zmiany wraz z ich uzasadnieniem.
Zmiany te nie mogą w istotny sposób wpływać na zakres projektu, w tym zmniejszenie wskaźników lub zmianę charakteru działań.
Operator, w odpowiedzi na pismo, skontaktuje się drogą mailową z Wami i poinformuje o swoim stanowisku w stosunku do proponowanych zmian. W przypadku zaakceptowania proponowanych zmian, Operator poinformuje także o możliwości wprowadzenia ich we wniosku poprzez Generator. Wówczas będzie możliwe naniesienie stosownych zmian, wygenerowanie zaktualizowanej wersji wniosku oraz aneksu do umowy. Zaktualizowana wersja wniosku o dofinansowanie będzie obowiązywała od dnia podpisania aneksu do umowy.Dlatego też proponowane zmiany należy zgłaszać na bieżąco, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Zmiany wymagające aneksu do umowy powinny być zgłoszone nie później niż 7 dni przed końcem realizacji projektu
Zmiany wprowadzane w celu aktualizacji harmonogramu lub zmiany wysokości pozycji budżetowych poniżej 20% kwoty wskazanej w danej pozycji budżetowejnie wymagają aneksu do umowy – w celu ich wprowadzenia niezbędny jest natomiast kontakt telefoniczny lub mailowy z Opiekunem projektu wyznaczonym przez Operatora.
• Wzór wniosku o wprowadzenie zmian w projekcie
Każdy projekt kończy się przygotowaniem sprawozdania. W przypadku mikrodotacji w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej sprawozdanie jest przygotowywane za pośrednictwem Generatora WITKAC. Po jego sporządzeniu w Generatorze należy złożyć je w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu. Po akceptacji sprawozdania przez Operatora należy je wydrukować, podpisać (zgodnie z zasadami dotyczącymi podpisywania umowy o dofinansowanie – patrz strona 29 Podręcznika) oraz dostarczyć do biura Operatora, osobiście lub za pośrednictwem poczty.
Pamiętajcie o dołączeniu niezbędnych załączników.
W przypadku młodych organizacji pozarządowych oraz grup nieformalnych z Patronem jest to:
wszystkie dokumenty księgowe dotyczące realizacji projektu, poświadczone za zgodność z oryginałem (poświadczenie powinno zawierać formułę: ”potwierdzam za zgodność z oryginałem”, datę i podpis),
oświadczenie o wykorzystaniu wkładu własnego (wg wzoru dostępnego na stronie mikrodotacjepodlaskie.pl w zakładce "Dokumenty").
W przypadku grup nieformalnych działających samodzielnie (bez Patrona):
całość dokumentacji merytorycznej – wersje oryginalne,
Sprawozdanie składa się w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Czy podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym i można ująć go w budżecie projektu?
Koszt podatku VAT jest kwalifikowany pod warunkiem, iż podmiot realizujący projekt nie może w żaden sposób odzyskać VATu w ramach prowadzonej działalności. Podatek VAT jest zatem kwalifikowany w większości przypadków - w przypadku grup nieformalnych – zawsze kwalifikowany, w przypadku młodych organizacji pozarządowych oraz grup nieformalnych z Patronem – pod warunkiem braku możliwości odzyskiwania poniesionego VAT przez organizację lub Patrona.
Reprezentuję organizację pozarządową, która w momencie składania projektu posiada status młodej organizacji pozarządowej, jednak w trakcie realizacji projektu straci ten status (minie 30 miesięcy od daty rejestracji). Czy możemy aplikować do Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej w takim przypadku?
Tak, możecie aplikować, ponieważ zgodnie z regulaminem organizacja nie może działać dłużej niż 30 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie.
Czy członkowie grupy nieformalnej aplikującej w ramach Podlaskiego Inkubatora Aktywności Społecznej mogą realizować odpłatnie działania na rzecz projektu np. prowadzić warsztaty i wystawiać fakturę lub zawierać umowę na wykonanie tej usługi?
W uzasadnionych przypadkach – jeśli posiadają wymagane kompetencje i umiejętności jest dopuszczona taka możliwość, jednakże należy zaznaczyć, iż sytuacje takie będą szczegółowo analizowane w trakcie wizyt monitoringowych i kontroli, tak aby zapewnić efektywność, jakość i etyczne podejście do realizacji zadań.
Jeśli grupa nieformalna przewiduje taką sytuację powinna ją opisać w punkcie I.8 Zasoby planowane do wykorzystania w trakcie projektu wraz z podaniem doświadczenia i kompetencji osób (członków grupy nieformalnej), które planuje zatrudnić do realizacji działań merytorycznych. Punkt ten będzie podlegał ocenie merytorycznej.
Czy można ubiegać się o mikrodotację z FIO, jeśli młoda organizacja pozarządowa ma siedzibę na terenie województwa podlaskiego ale w statucie wpisaną działalność na obszarze całej Polski?
Jeśli organizacja jest zarejestrowana na terenie województwa podlaskiego i działania skierowane są do jego mieszkańców może się ubiegać o mikrodotację.
Czy bycie Fundatorem fundacji wyklucza z członkostwa w grupie nieformalnej ubiegającej się o mikrodotację?
Fundator nie jest organem statutowym organizacji, w związku z czym – jeśli nie jest równocześnie członkiem Zarządu lub Rady Fundacji – regulamin nie wyklucza jego udziału w grupie nieformalnej.
Czy zasiadanie w Zarządzie, Komisji Rewizyjnej lub Radzie Fundacji mającej siedzibę i działającej poza terenem województwa podlaskiego wyklucza z udziału w grupie nieformalnej ubiegającej się o mikrodotację FIO?
Tak, regulamin wskazuje na fakt zasiadania w organach statutowych, bez ograniczenia obszaru działania organizacji, co oznacza, że członkowie organów statutowych organizacji spoza obszaru województwa podlaskiego również nie mogą być członkami grup nieformalnych ubiegających się o mikrodotację.
Czy w przypadku młodej organizacji pozarządowej wartość środków, która może być przeznaczona na rozwój instytucjonalny powinna być liczona od wartości dotacji, czy też od wartości projektu (wartość dotacji + wkład własny)?
Wartość środków przeznaczonych na rozwój instytucjonalny powinna być liczona od wartości dotacji. Zatem w przypadku ubiegania się o dotację w wysokości minimalnej 1500 zł będzie to 1500 x 60% = 900 zł (maksymalnie na rozwój instytucjonalny) natomiast w przypadku dotacji w wysokości maksymalnej – 5000 x 60% = 3000 zł (maksymalnie na rozwój instytucjonalny).
Jakie środki na koszty administracyjne/pośrednie może przewidzieć grupa nieformalna bez Patrona?
Grupa nieformalna bez patrona może przewidzieć maksymalnie 20 % wartości dotacji na koszty administracyjne – np. wynagrodzenie koordynatora projektu, lub specjalisty ds. rozliczeń fnansowych. Grupa nieformalnie nie przewiduje kosztów obsługi finansowej projektu prowadzonej przez Operatora – obsługa ta jest prowadzona w ramach obsługi funduszu mikrodotacji.
Czy młoda organizacja pozarządowa z Białegostoku realizująca działania projektowe na rzecz mieszkańców powiatu monieckiego otrzyma punkty premiujące za Działania realizowane w powiatach, w których nie ma organizacji wspierającej (zgodnie z wykazem zawartym w załączniku nr 4 do Regulaminu)?
Tak, działania realizowane przez organizację z Białegostoku na terenie powiatu monieckiego (jest wymieniony w Zał. nr 4 do Regulaminu Dotacji) będą premiowane 2 punktami. Istotne jest, że mieszkańcy powiatu monieckiego będą odbiorcami tych działań.
Od lutego prowadzę działalność gospodarczą. Czy też mogę ubiegać się o dotację?
Jeśli zaprosi Pani do współpracy jeszcze minimum 2 osoby i utworzą Państwo grupę nieformalną, to mogą Państwo ubiegać się o dotację. Osoby tworzące grupę nieformalną nie mogą być członkami ciał statutowych jakiejkolwiek organizacji pozarządowej (stowarzyszenia, fundacji i innych podmiotów zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie).
Czy w ramach dotacji możemy zorganizować wycieczkę do Warszawy, by zwiedzić miejsca związane z 100 rocznicą odzyskania przez Polskę niepodległości, m.in. Muzeum Niepodległości (opłacić transport i bilety wstępu)?
Wycieczka do Warszawy może być elementem realizacji projektu.
Czy w kosztach administrowania projektem możemy uwzględnić koszty poniesiony na obsługę projektu - koordynatora?
Koordynator może być finansowany w ramach kosztów pośrednich
Czy w ramach dotacji możemy zakupić wodę i drobne przekąski dla uczestników projektu?
Jeśli woda i drobne przekąski są poczęstunkiem dla uczestników wydarzenia odbywającego się w ramach działań projektowych, to mogą być zakupione z budżetu projektu
Jakiej wysokości koszty administracyjne jako wydatki operatora powinnyśmy zamieścić w budżecie?
W budżecie nie należy planować wydatków przeznaczonych dla Operatora. Wydatki administracyjne mogą być przeznaczone np. na wynagrodzenie koordynatora działań grupy nieformalnej, koszty przesyłek, przejazdów koordynatora do biura Operatora, opłaty za telefon, internet.
Jesteśmy grupą nieformalną, nie korzystaliśmy nigdy z dotacji. Jak mamy to przedstawić we wniosku?
Fakt niekorzystania przez wnioskodawcę z dotacji powinien wynikać jednoznacznie z opisu grupy nieformalnej (punkt 7 wniosku). Rekomendujemy zapis w typu: do tej pory nie korzystaliśmy z dotacji lub: pierwszy raz ubiegamy się o środki zewnętrzne czy: nigdy wcześniej nie otrzymaliśmy dotacji
Czy członkowie grupy nieformalnej składającej wniosek razem z Patronem mogą być niepełnoletni?
Członkami grupy nieformalnej składającej wniosek razem z Patronem mogą być osoby, które ukończyły 13 rok życia (posiadają wtedy ograniczoną zdolność do czynności prawnych) pod warunkiem posiadania pisemnej zgody rodzica na udział w projekcie. Zgody rodziców są weryfikowane przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i nie muszą być przedkładane na etapie składania wniosku.
Natomiast w przypadku grup nieformalnych składających wniosek samodzielnie członkami grypy nieformalnej mogą być wyłącznie osoby pełnoletnie.
Czy szkoła może być Patronem grupy nieformalnej?
Nie, szkoła nie może pełnić funkcji Patrona grupy nieformalnej. Patronem może być tylko organizacja pozarządowa lub inny podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Czy środki trwałe zakupione w ramach mikrodotacji przez grupę nieformalną pozostają jej własnością po zakończeniu trwania projektu?
Nie. Rzeczy o wartości przekraczającej 150 złotych, które nie zostały zużyte w trakcie trwania projektu, po jego zakończeniu przechodzą na własność Patrona (w przypadku projektów realizowanych przez grupy nieformalne z Patronem) lub Operatora (w przypadku grup nieformalnych działających samodzielnie). W obu przypadkach podmioty te są zobowiązane do wykorzystywania niniejszych rzeczy jedynie na cele mieszczące się w sferach pożytku publicznego.
Czy członkowie grupy nieformalnej mogą być zatrudnieni w ramach projektu a ich wynagrodzenia pokryte z mikrodotacji?
Tak, jeśli jest to uzasadnione i niezbędne dla efektywnej realizacji działań projektowych, zaś przyjęte stawki są rynkowe.
Czy grupa nieformalna może wynająć lokal na potrzeby realizacji działań projektowych. Jeśli tak, to kto powinien podpisać umowę najmu?
Tak, jeśli jest to uzasadnione i niezbędne na potrzeby realizacji projektu. Z opisu zawartym we wniosku powinno jasno wynikać w jakim celu lokal ten zostanie wynajęty i jakie działania będą tam prowadzone. W przypadku konieczności podpisania umowy najmu, powinna ona być zawarta pomięty wynajmującym a Patronem i grupą nieformalną.

References: art. 3
 art. 3
 art. 4
 art. 3
 art. 6
 art. 9
 art. 22
 art. 3