Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-100-000004-de-agosto-8-de-2016?documento=legcol&contexto=legcol_cebef0e35a024d88b74ea8a85aebff91&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-08-19 12:30:36+00:00

Document:
CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 08 DE AGOSTO DE 2016
CONTENIDO:EMPRESAS EN NEGOCIACIÓN O EJECUCIÓN DE UN ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN CUYO PROMOTOR SEA NOMINADO POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES O POR UNA CÁMARA DE COMERCIO. CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2013. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN PERIÓDICA EN ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN.
TEMAS ESPECÍFICOS:CÁMARA DE COMERCIO, ACUERDO CONCORDATARIO, ESTADO FINANCIERO, ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN, CELEBRACIÓN DEL ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SOCIEDAD COMERCIAL UNIPERSONAL, SOCIEDAD EXTRANJERA, SOCIEDAD COMERCIAL, PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA, INFORMACIÓN FINANCIERA, SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA, ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN DE LA EMPRESA
CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2016
Ref.: Presentación de información periódica en acuerdos de reestructuración.
Con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, esta Superintendencia está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales y clubes con deportistas profesionales que sean corporaciones o asociaciones (en adelante conjuntamente denominadas las “Empresas”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7° del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012 y la Ley 1445 de 2011.
2. Quiénes y cómo deben presentar la información periódica.
La información periódica requerida en esta circular deberá ser presentada por las Empresas que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país.
Con el objeto de facilitar la presentación de la información, se ha diseñado el informe denominado “Acuerdos de Recuperación”, cuya codificación corresponde al Código 03A - punto de entrada 10 - Información acuerdos de recuperación.
Este informe deberá ser diligenciado por las empresas en miles de pesos, con fecha de corte a 30 de junio de cada año.
c) Una certificación1 suscrita conjuntamente por el representante legal, el contador, el revisor fiscal (en caso de que exista la obligación legal de tenerlo) y el promotor, en la que se indique si el deudor ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso. De existir obligaciones vencidas de este tipo, se deberá indicar el concepto y la fecha de origen y de vencimiento de la obligación.
En caso de que para la fecha de la certificación ya se hubiese suscrito el acuerdo de reestructuración, en los mismos términos indicados se deberá certificar si la Empresa ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones derivadas del acuerdo e informar, entre otras circunstancias, las siguientes:
— Los problemas que se hubieren presentado con el promotor, con los acreedores o con terceros, si fuere el caso.
Igualmente, se deberá señalar si se ha cumplido con el Código de Conducta Empresarial y si el Comité de Vigilancia se ha reunido con la periodicidad establecida en el acuerdo. Así mismo se deberá informar la fecha de la próxima reunión del mencionado comité.
Finalmente, la certificación deberá señalar si respecto del acuerdo concurre alguna de las causales de terminación, sea que se trate de las generales establecidas en la ley o de las especiales pactadas en el mismo;
d. Información relevante para evaluar la situación del deudor, tanto para llevar a cabo la negociación, como para adelantar la ejecución del acuerdo. En este informe deberán indicarse, entre otros asuntos, los siguientes:
— El cumplimiento en el pago de los pasivos adquiridos con posterioridad al inicio del proceso de reestructuración, así como las gestiones adelantadas para no incurrir en mora en el pago de los mismos, si fuere el caso.
— Cualquier otro factor o aspecto que en el caso particular sea relevante en la situación financiera u operativa del deudor.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original, en formato.pdf a través de la pestaña “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co.
Para el envío de los documentos adicionales, se deberá utilizar el número de radicación, al que hace referencia el literal g del numeral 5 siguiente. Este número de radicación es suministrado por el sistema como consecuencia del reporte de la información financiera en el archivo con extensión .XBRL.
Cada documento deberá corresponder a un archivo que tenga la extensión.pdf, al cual deberá asignársele un nombre de una sola palabra. El tamaño de cada archivo no deberá exceder de 1 MB. El sistema creará un número de radicación para cada archivo remitido correctamente, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de la información.
Para escanear los documentos adicionales, en la configuración de su escáner se deberán habilitar la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo.pdf desde los archivos Word o Excel.
4. Plazo para la presentación de la información financiera periódica.
El plazo para presentar la información financiera en el informe 03A y los documentos adicionales, es el siguiente:
Informe 03A y todos los documentos adicionales Plazo para la presentación
Del 1° de enero a 30 de junio 5 primeros días hábiles de agosto
Los documentos adicionales a los que se refieren los literales c y d del numeral 3 anterior, también deberán presentarse en forme trimestral en los siguientes plazos:
Documentos adicionales de los literales c) y d) Plazo para la presentación
Estos documentos adicionales deben enviarse escaneados del original suscrito, en formato .pdf a través del correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co.
Los plazos fijados en esta circular son improrrogables. El incumplimiento de las órdenes impartidas en está circular dará lugar a las sanciones pertinentes, conforme a lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 la Ley 222 de 1995 y en el artículo 90 del Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso-Administrativo.
Parágrafo: El primer informe por presentar mediante el mecanismo indicado en la presente Circular será el correspondiente al 30 de junio de 2016. El plazo para la presentación de este primer informe vencerá el 16 de septiembre de 2016.
a) Servicios electrónicos: en la página www.supersociedades.gov.co está disponible la sección “Servicios Electrónicos— persona jurídica” para el registro de la Empresa y la creación de la contraseña. El registro es obligatorio para el envío de la información y de los documentos adicionales;
En el portal web www.supersociedades.gov.co, sección Presentación de informes empresariales, está disponible la opción Sirfin que cuenta con funciones que permiten a los usuarios preparar y enviar la información requerida.
Asimismo, a través de esta opción podrá realizar las siguientes acciones:
f) Envío de documentos adicionales: En la subsección “Envío de Información bajo XBRL y documentos adicionales” está la pestaña “Envío de documentos adicionales” a través de la que se podrán anexar cada uno de los documentos adicionales, escaneados en extensión .pdf, como se indicó en el numeral 3 anterior;
g) Verificar estado del envío: En la misma subsección “Envío de Información bajo XBRL y documentos adicionales” está la pestaña para consultar el estado del envío del informe en XBRL, que al ser procesado correctamente, creará el número de radicación por tener en cuenta para el envío de los documentos adicionales.7
6. Vigencia de las instrucciones impartidas mediante esta circular.
a) La presentación de las cifras en los estados financieros deberá hacerse en miles de pesos. Por lo tanto, se deben eliminar los tres últimos dígitos de las cifras. Por ejemplo: si la cifra es $2.567.450, se debe diligenciar $2.567;
Diligenciamiento: Exts. 4151/3085
Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga lo establecido en la Circular Externa número 100-000004 de 2013, expedida por la Superintendencia de Sociedades.
N. del D.: Representantes legales, contadores, revisores fiscales y promotores de las empresas en negociación o ejecución de un acuerdo de reestructuración cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o por una Cámara de Comercio.
(1) La certificación deberá estar suscrita por el promotor, para que en caso de que se verifiquen los supuestos del artículo 35 de la Ley 550 de 1999, se proceda a ejercer la facultad de convocatoria de la reunión de acreedores que dicha norma le atribuye, sin que sea necesario el requerimiento de esta Superintendencia. Asimismo, en cumplimiento de sus funciones, el promotor deberá solicitar, por lo menos con la misma periodicidad, la expedición de dicha certificación.

References: artículo 7
 resolución 
 resolución 
 artículo 86
 artículo 90
 artículo 35