Source: http://raasiku.kovtp.ee/privaatsuspoliitika
Timestamp: 2018-08-22 00:47:30+00:00

Document:
Privaatsuspoliitika - Raasiku Vallavalitsus
Isikuandmete töötlemine Raasiku vallavalitsuses
Raasiku vallavalitsuse isikuandmete töötlemise eesmärgi, ulatuse ja viisi, kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning isiku poolt enda andmetega tutvumise õigused ja kord (privaatsuspoliitika)
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Isikuandmeid kogume selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Raasiku vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses sätestatud põhimõtteid. Raasiku Vallavalitsuse ametnikke, kes puutuvad oma töös kokku isikuandmetega, on koolitatud täitma isikuandmete kaitse seadust ja avaliku teabe seadust.
Andmete töötlemine vallavalitsuses toimub eelkõige isikute enda algatusel. Isikuandmeid töödeldakse:
3. vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;
4. muudel juhtudel.
1. seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;
2. hangete läbiviimisel;
3. lepingute sõlmimisel;
4. statistiliste aruannete esitamisel.
Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Raasiku Vallavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.
Isikuandmeid (nt nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele). Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.
Füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku initsiaalid, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punktide 11, 12, 13, 14, 15 või 16 alusel. Kirjade saatmine toimub elektroonselt kas e-posti teel või dokumendivahetuskeskuse kaudu. Kirja saaja soovi kohaselt saadetakse kiri postiga (vastavalt vajadusele kas lihtpostiga või tähitud postiga).
Raasiku Vallavalitsusele ja Raasiku Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid
Raasiku Vallavalitsusele ning Raasiku Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed on esitatud ühes ja samas dokumendis) ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda.
Raasiku Vallavalitsuse korraldus ja Raasiku Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui korraldusega või otsusega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Korralduse või otsuse eelnõu valmistab vallavalitsuse või -volikogu istungile ette vastava valdkonna ametnik. Kui eelnõu sisaldab delikaatseid isikuandmeid või isikuandmetena isiku nime, isikukoodi ja elukohta, märgitakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg.
Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse vallakantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik. Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame ametnikele ja isikutele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga. Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitame viis aastat.
Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel. Raasiku Vallavalitsuses säilitakse alates aastast 2014 kõiki dokumente elektroonselt.
Kirjavahetust säilitame viis aastat.
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35). Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).
Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad kohaliku omavalitsuse volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, õigusakti ei avalikustata (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastame andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.
Taotluse jätame rahuldamata, kui selle rahuldamine võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav avaldus vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 6070348, e-post raasiku.vald@raasiku.ee. Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.
Raasiku vallavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). Seega on erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel ja valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks vaja ka vastava isiku nõusolekut.

References: § 35
 § 31
 § 51
 § 31
 § 51
 § 12