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⭐PROCEDURA DI AUDIT AI TEST CENTER AICA
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1 Pag. 1 di 14 PROCEDURA DI AUDIT REVISIONI 1 19/12/2002 Prima revisione 2 07/01/2004 Seconda revisione 3 11/01/2005 Terza revisione 4 12/01/2006 Quarta revisione 5 09/12/2013 Quinta revisione Adeguamenti per conformità a ISO /01/2014 Sesta revisione Ricezione osservazioni di Accredia 7 15/04/2014 Settima revisione Perfezionamento dopo audit di Accredia REVISIONE DATA MOTIVO DELLA REVISIONE REDATTA CONTROLLATA APPROVATA Funzione Responsabile della Funzione Qualità Certifications Manager Direttore AICA Nome P. Fezzi P. Schgör G. Occhini2 Pag. 2 di 14 INDICE 1. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DOCUMENTI DI RIFERIMENTO DEFINIZIONI ECDL FOUNDATION ACCREDIA PRINCIPI GENERALI DELLA CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE TEST CENTER CENTRO AUDIT REQUISITI COMPORTAMENTI OBBLIGATORI NON CONFORMITÀ AZIONE CORRETTIVA AZIONE PREVENTIVA RACCOMANDAZIONE ESAMI DI CERTIFICAZIONE Esami automatici Esami manuali PERSONALE DEL TEST CENTER Supervisore Esaminatore Responsabile del Test Center PERSONALE INCARICATO DELL AUDIT GLI AUDITOR AICA RUOLO, QUALIFICA E ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDITOR Identificazione dell Auditor Impegno di segretezza Coordinatori di zona Responsabile della gestione degli audit COMPITI E RESPONSABILITÀ DELL AUDITOR Rappresentante di AICA Verifica della conformità del Centro rispetto ai requisiti Verifica dei comportamenti in sede di esami Verbalizzazione dell Audit Verbalizzazione delle Non Conformità Accesso alla lettura della documentazione relativa a AICA Rilevazioni di dati per monitorare la Customer Satisfaction e l imparzialità del Test Center OSSERVATORI AUDITOR DELLA FONDAZIONE AICA E DI ACCREDIA GLI AUDIT PREMESSE GENERALI Standard ISO Collaborazione del Centro Rispetto del tempo concordato Reperibilità della documentazione da parte degli Auditor Il Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) Le azioni correttive Dissenso tra rappresentanti del Centro e Auditor AICA Interruzione dell Audit TIPOLOGIE DI AUDIT AUDIT CONCORDATO Appuntamento concordato con l Auditor Oggetto dell Audit concordato Riunione di apertura Eventuale prosecuzione dell Audit... 123 Pag. 3 di Riunione di chiusura AUDIT SENZA PREAVVISO Presenza di almeno un Supervisore in data e orario di esami Oggetto dell Audit senza preavviso Inizio dell Audit Eventuale prosecuzione dell Audit Riunione di chiusura Impossibilità di effettuazione dell audit senza preavviso per responsabilità del Test Center VERIFICHE DELLE STATISTICHE SULLE SESSIONI DI ESAMI MODULI ASSOCIATI... 144 Pag. 4 di SCOPO In questo documento viene formalizzata la procedura relativa all attività di verifica, controllo e valutazione (Audit) della conformità dei Test Center (qualificati o in fase di qualificazione) rispetto ai requisiti e ai comportamenti obbligatori stabiliti nei documenti di riferimento, in coerenza con gli standard internazionali della ECDL Foundation e la norma internazionale ISO 17024, con la finalità di assicurare la qualità e in particolare l imparzialità delle Certificazioni informatiche AICA. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica a tutti gli Audit, concordati o senza preavviso, riguardanti Test Center già qualificati (Licenziatari 1 e Associati 2 ) o Enti che hanno richiesto ad AICA la qualificazione come Test Center. 3. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Negli Audit verrà verificata la conformità ai requisiti e ai comportamenti obbligatori, a fronte dei seguenti documenti. UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2012 Valutazione di conformità. Requisiti generali per gli organismi che eseguono la certificazione di persone. ECDL Foundation Quality Assurance Standards Requisiti di un Test Center AICA (QA-REC10). Procedura di esami automatici (QA-ESA10). Procedura di erogazione di esami manuali (QA-ESA20). Questionario di qualificazione compilato e trasmesso ad AICA. Contratto di Licenza, di cui i documenti QA-REC10, QA-ESA10, QA-ESA20 sono parte integrante. 4. DEFINIZIONI Vengono riportate di seguito le principali definizioni di termini usati con un preciso significato in questa Procedura ECDL FOUNDATION Autorità internazionale, indipendente da qualsiasi produttore, che governa un programma internazionale di certificazione delle competenze digitali di uso del computer, gestito in Italia da AICA ACCREDIA Organismo nazionale di accreditamento designato dall'italia in attuazione del regolamento (CE) n. 765/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 luglio 2008: è autorizzato dal Decreto Legislativo n. 13 del ad accreditare gli enti titolati a rilasciare certificati con validità di atto pubblico, nell ambito del Sistema Nazionale delle Certificazioni, ai sensi dello stesso Dlg.. L accreditamento di Accredia richiede la conformità alla norma internazionale ISO PRINCIPI GENERALI DELLA CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE L attività di certificazione di persone effettuata presso i Test Center autorizzati da AICA, al fine di garantire l imparzialità della certificazione ai clienti e a tutte le parti interessate, dovrà 1 Enti che hanno firmato direttamente con AICA un Contratto di Licenza AICA: vedere QA-REC10, par Enti che hanno stipulato un contratto di sublicenza con un Licenziatario: vedere QA-REC10, par5 Pag. 5 di 14 rispettare i seguenti Principi Generali, che fanno riferimento alla ISO 17024, la norma internazionale che regola la certificazione di persone. Imparzialità: nessun interesse personale o di categoria deve prevalere negli organi direttivi del Test Center, né deve influenzare le attività di competenza del Test Center nell iter di certificazione, in particolare l attività di sorveglianza degli esami. Etica professionale: i comportamenti del personale del Test Center coinvolto nell iter di certificazione devono essere improntati alla correttezza e alla integrità morale. Competenza tecnica: le attività tecniche connesse alla certificazione devono essere effettuate in conformità al miglior stato delle conoscenze nella materia. Accessibilità: deve essere garantito l accesso alle prestazioni del Test Center a tutti, senza discriminazioni di alcun tipo. Trasparenza: le regole per l acquisizione dei certificati devono essere pubbliche e note a tutti senza particolari vincoli o restrizioni TEST CENTER Sedi d esami autorizzate da AICA a seguito della loro qualificazione, mediante verifica positiva del possesso dei requisiti elencati nel documento QA-REC CENTRO Con il termine generico di Centro ci si riferisce sia ai Test Center qualificati, sia agli Enti (aziende di formazione, associazioni, istituti scolastici, Atenei, enti pubblici) che hanno fatto domanda di qualificazione a Test Center AICA, potendo anche questi ultimi essere sottoposti a un Audit preventivo, prima dell eventuale qualificazione AUDIT Esame sistematico e indipendente, effettuato presso la sede del Test Center, per verificare se sono presenti e/o vengono correttamente osservati determinati requisiti e comportamenti obbligatori, definiti nei pertinenti documenti di riferimento REQUISITI Elementi o qualità obbligatori, richiesti da AICA, che il Test Center si impegna a garantire per tutta la durata del Contratto di Licenza 3. I requisiti, da rilevarsi nel Rapporto di Audit (QA- AUMOD10), sono descritti nel documento QA-REC COMPORTAMENTI OBBLIGATORI Comportamenti da tenersi in relazione alle obbligazioni assunte dal Test Center 4 con AICA, concernenti in particolare gli esami delle Certificazioni AICA, come da documento QA- ESA NON CONFORMITÀ Mancanza di un requisito o comportamento non conforme alle obbligazioni tutte assunte dal Test Center stipulante il Contratto di Licenza, che richiede un azione correttiva AZIONE CORRETTIVA Azione con la quale il Test Center ispezionato rimuove, risolve e previene per il futuro la Non Conformità rilevata. È cioè l azione che, eliminando la causa, impedisce che la Non Conformità si possa ripetere AZIONE PREVENTIVA Azione con la quale il Test Center ispezionato elimina la causa di una non conformità 3 Durata del Contratto del Licenziatario di riferimento nel caso dei Test Center Associati. 4 Obbligazioni assunte dal Licenziatario, che si estendono contrattualmente anche agli eventuali suoi Associati.6 Pag. 6 di 14 potenziale o di altre situazioni potenziali indesiderabili RACCOMANDAZIONE Opportunità di miglioramento rilevata durante l Audit la cui mancanza non si configura come Non Conformità, ma che può essere colta dal Test Center, in una prospettiva di miglioramento continuo ESAMI DI CERTIFICAZIONE Esami erogati secondo uno standard europeo, definito da AICA o dalla ECDL Foundation nel Syllabus di riferimento, il cui superamento dà diritto all acquisizione della corrispondente certificazione Esami automatici Esami erogati e valutati automaticamente mediante uno specifico software fornito da AICA Esami manuali Esami valutati manualmente dall Esaminatore PERSONALE DEL TEST CENTER Supervisore Persona qualificata da AICA a gestire l organizzazione e l erogazione tecnica degli esami automatici di certificazione, con funzioni di sorveglianza (cioè controllo della regolarità del loro svolgimento) e di supporto tecnico ai candidati Esaminatore Persona qualificata da AICA a erogare e valutare gli esami manuali di certificazione, in quanto in possesso dei requisiti e delle competenze necessarie per la valutazione degli elaborati di esame Responsabile del Test Center È la persona designata dal Test Center e qualificata da AICA, responsabile dei rapporti del Test Center con AICA e con il pubblico (i candidati). 5. PERSONALE INCARICATO DELL AUDIT 5.1. GLI AUDITOR AICA Gli audit sono demandati da AICA a uno o più Auditor. L attività di audit è condotta da un Auditor, che firma il Rapporto di Audit e coordina le altre persone che eventualmente fanno parte del team ispettivo. Il team ispettivo sarà guidato da un responsabile, che si occuperà della redazione del Rapporto finale, e può essere costituito (come accade nella maggior parte dei casi) da un solo Auditor RUOLO, QUALIFICA E ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDITOR 1. Ruolo. L Auditor è una persona incaricata da AICA a condurre audit presso Test Center qualificati, sia Licenziatari sia Associati, o Centri che hanno fatto domanda di qualificazione. 2. Qualifica. La qualifica di Auditor AICA è raggiunta mediante la frequenza di un corso di formazione e il superamento di un esame finale Identificazione dell Auditor L Auditor è identificato nelle generalità personali mediante l elenco ufficiale degli7 Pag. 7 di 14 Auditor, pubblicato sul sito di AICA, ed è fornito di biglietto da visita che attesta la sua qualifica e di un documento di riconoscimento con foto Impegno di segretezza Gli Auditor in servizio garantiranno la riservatezza delle informazioni di cui sono venuti a conoscenza durante l Audit, concernenti il Test Center ispezionato, i suoi clienti e i suoi fornitori Coordinatori di zona Ad alcuni Auditor è stato assegnato il ruolo di Coordinatore di zona, che all interno di una determinata zona geografica ha un compito di raccordo tra gli altri Auditor di zona e la Funzione Qualità di AICA Responsabile della gestione degli audit Presso la sede centrale di AICA è previsto, all interno della Funzione Qualità, il ruolo di Responsabile della gestione degli audit, che ha compiti di: raccordo tra la Funzione Qualità di AICA e i Coordinatori di zona; monitoraggio di anomalie e criticità nell erogazione degli esami; monitoraggio degli audit; comunicazione ufficiale ai Test Center di anomalie o criticità evidenziate dagli audit o dalle verifiche di tipo statistico (di cui al par. 6.7); comunicazione ufficiale ai Test Center dei provvedimenti decisi da AICA in seguito alle evidenze emerse dagli audit e dalle verifiche di tipo statistico (vedere par. 6.5) COMPITI E RESPONSABILITÀ DELL AUDITOR Rappresentante di AICA L Auditor, nello svolgimento dell Audit, è un rappresentante di AICA, al quale il personale del Centro deve garantire la più ampia collaborazione Verifica della conformità del Centro rispetto ai requisiti Compito dell Auditor è verificare la conformità del Centro rispetto ai requisiti elencati nel documento QA-REC Verifica dei comportamenti in sede di esami Durante gli Audit a esami in corso, l Auditor ha il compito di verificare che siano rispettate integralmente, dai candidati, dai Supervisori, dagli Esaminatori e da altre eventuali persone presenti in aula, le norme che regolano gli esami delle Certificazioni informatiche AICA, definite nelle Procedure di esami pertinenti. Durante queste verifiche, se si rilevano comportamenti non conformi dei candidati e/o del personale del Centro rispetto alle procedure menzionate, l Auditor avrà facoltà di richiedere l allontanamento di eventuali persone presenti non autorizzate e di prendere provvedimenti quali la sospensione della convalida di prove di esami Verbalizzazione dell Audit L Auditor verbalizzerà nel Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) le eventuali Non Conformità riscontrate durante l Audit, rispetto sia ai requisiti richiesti al Test Center, sia all osservanza dei comportamenti obbligatori previsti dalla pertinente procedura di esami, corredandole con proprie osservazioni e incoraggiando eventuali osservazioni in merito da parte del personale del Centro. 5 Documento d identità valido o tesserino con foto fornito da AICA.8 Pag. 8 di Verbalizzazione delle Non Conformità Per ciascuna Non Conformità verbalizzata, l Auditor compilerà un modulo Non Conformità Azione Correttiva (QA-AUMOD 11). Il suddetto modulo (o moduli) verrà numerato a cura dell Auditor a seconda del numero totale di Non Conformità verbalizzate. Il numero totale di moduli compilati verrà verbalizzato nello spazio preposto del Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) Accesso alla lettura della documentazione relativa a AICA Nelle sue attività di verifica l Auditor ha diritto di accesso alla documentazione del Test Center, di cui al par Rilevazioni di dati per monitorare la Customer Satisfaction e l imparzialità del Test Center L Auditor è autorizzato a raccogliere dati dalla documentazione del Test Center, intervistare il personale del Test Center, distribuire questionari anonimi e effettuare interviste ai candidati agli esami sull efficacia e i costi dei servizi offerti dal Test Center collegati alla certificazione, in particolare, nel caso in cui il Test Center offra servizi di formazione, sui costi e il formato dei corsi di preparazione agli esami. Tali rilevazioni hanno lo scopo di monitorare: la Customer Satisfaction riguardo ai servizi offerti dal Test Center e al servizio offerto da AICA, anche mediante la richiesta di evidenze in merito alla gestione dei reclami; l imparzialità del Test Center nei confronti dei candidati, con particolare attenzione a eventuali trattamenti di favore nei confronti dei propri corsisti OSSERVATORI AICA avrà la facoltà di far partecipare all Audit anche Candidati al ruolo di Auditor, per le proprie esigenze di formazione, o Esperti nei casi in cui si giudichi necessaria una specifica competenza per valutare particolari aspetti specialistici. 6 Candidati Auditor ed Esperti sono presentati al personale del Test Center all inizio dell Audit e devono essere considerati Osservatori, che non possono interferire direttamente con la verifica: possono cioè intervenire e interloquire con i referenti del Test Center solo per il tramite dell Auditor che li coordina AUDITOR DELLA FONDAZIONE AICA E DI ACCREDIA Potranno partecipare agli audit Auditor della ECDL Foundation 7 e di Accredia, 8. Tali Auditor intervengono sempre accompagnati e presentati ai referenti del Test Center da un Auditor o dal Responsabile della Funzione Qualità di AICA. 6. GLI AUDIT 6.1. PREMESSE GENERALI Standard ISO Le modalità operative della conduzione degli Audit effettuati da AICA si ispirano, per quanto applicabile, alla norma internazionale UNI EN ISO Ad esempio per la verifica della conformità ai requisiti delle normative di sicurezza dichiarati in fase di qualificazione in casi che presentino una particolare criticità. 7 Nel caso delle verifiche periodiche da parte di questo ente europeo alle attività dei Test Center italiani 8 Per gli audit di Accredia relativi all accreditamento (e al mantenimento dello stesso), con riferimento alla norma ISO9 Pag. 9 di Collaborazione del Centro Il personale del Centro sottoposto a verifica deve agevolare lo svolgimento dell Audit, offrendo la sua completa collaborazione all Auditor, al quale deve fornire tutte le informazioni che vengono via via richieste. È richiesta una piena collaborazione anche per le rilevazioni di cui al precedente par Rispetto del tempo concordato Il Test Center si impegna a rispettare il tempo concordato 9 per l Audit, garantendo la presenza del personale richiesto 10 nella data e nell orario stabilito. Dal canto suo il team ispettivo, nel condurre la verifica, conterrà i tempi nei limiti concordati, per non impegnare i presenti oltre il tempo necessario Reperibilità della documentazione da parte degli Auditor Il Test Center deve garantire agli Auditor AICA: 1. durante tutti gli Audit, con o senza preavviso, l immediata reperibilità, presso la sede degli esami, della documentazione relativa agli esami delle Certificazioni di AICA, elencate nelle Procedure di esami pertinenti; 2. durante gli Audit concordati, l immediata reperibilità della documentazione di supporto relativa ai requisiti del Test Center, citata nel documento QA-REC10, nonché il Contratto di Licenza tra AICA e il Test Center Licenziatario (o il Contratto di sublicenza tra il Test Center Licenziatario e il suo Associato 11 ). Durante l Audit, con o senza preavviso, l Auditor AICA può chiedere di esaminare, oltre alla documentazione sopra citata, anche tutti i documenti utili a illustrare l attività di esami e di formazione del Test Center Il Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) Il Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) costituisce il risultato finale dell attività di Audit, concretizzandosi in un documento in cui viene rilevata la sussistenza dei requisiti e dei comportamenti obbligatori, come verificati dall Auditor, e in cui viene verbalizzato l esito dell audit relativo alle eventuali Non Conformità rispetto ai requisiti e ai comportamenti obbligatori, nonché le eventuali raccomandazioni dell Auditor, le osservazioni finali dell Auditor stesso e del Test Center. In caso di verbalizzazione di Non Conformità, il Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) sarà accompagnato dai relativi moduli QA-AUMOD11 (uno per ciascuna Non Conformità) Le azioni correttive 1. Impegno ad apportare le azioni correttive. Per ogni Non Conformità, rilevata dall Auditor, registrata sul Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) e riportata sul modulo QA-AUMOD11, il Test Center si impegna a indagarne la causa (o le cause), e a definire e implementare un azione correttiva in grado di rimuovere la Non Conformità stessa 12 e di prevenire la sua ripetizione. 2. Decisione delle azioni correttive. La decisione in merito alle azioni correttive 9 Cioè la data e l orario concordati con l Auditor. Nel caso di un ispezione senza preavviso, a esami in corso, il tempo concordato coincide con la data e l orario comunicati ad AICA per la sessione d esami programmata, con l eventuale aggiunta di ½ ora all orario di fine esami, per la riunione di chiusura se non è stato possibile effettuarla entro l orario previsto (vedere par ). 10 Vedere par per gli audit con preavviso e il par per gli audit senza preavviso, a esami in corso. 11 Allo scopo di verificarne la conformità allo standard predisposto dal Licenziatario come richiesto dal contratto con AICA. 12 Il Centro che ha fatto domanda di qualificazione, non avendo un contratto in atto, non è obbligato ad apportare azioni correttive, ma non apportandole rinuncia con ciò stesso alla qualificazione a Test Center.10 Pag. 10 di 14 definite e proposte ad AICA spetta al Legale Rappresentante 13 del Test Center oggetto di audit, che apporrà la propria firma su ciascun modulo Non Conformità Azione correttiva (QA-AUMOD11). 14 L apposizione della firma impegna il Test Center rispetto alle azioni correttive proposte e alle relative date previste per la loro realizzazione. 3. Comunicazione ad AICA delle azioni correttive. Una volta decise, le azioni correttive devono essere comunicate ad AICA, unitamente all analisi della causa (o delle cause) della Non Conformità, della relativa data di realizzazione, nel modulo Non Conformità Azione correttiva (QA-AUMOD11). 15 La comunicazione deve essere indirizzata all attenzione dell Auditor responsabile dell Audit, secondo le modalità da lui precisate, entro 15 giorni dalla data di effettuazione dell Audit. In caso di audit presso Test Center Associati, le azioni correttive dovranno essere trasmesse (sempre all attenzione dell Auditor, secondo le modalità da lui precisate ed entro il termine di 15 giorni) per il tramite del Test Center Licenziatario di riferimento Approvazione delle azioni correttive. L azione correttiva decisa dal Test Center deve essere approvata da AICA. Se entro 15 giorni dalla data di trasmissione all Auditor delle azioni correttive il Test Center non riceve alcuna comunicazione dall'auditor o dalla Funzione Qualità di AICA, le azioni correttive proposte si possono considerare approvate (vale il silenzio-assenso). AICA, se non condivide l'adeguatezza dell azione correttiva proposta, la sua realizzabilità o i tempi previsti per la sua realizzazione può, per il tramite del proprio Auditor o di altri rappresentanti della Funzione Qualità, rifiutare l approvazione, comunicandone i motivi. 5. Data di realizzazione. L azione correttiva deve essere realizzata entro la data stabilita dal Centro ed approvata da AICA Ispezione ulteriore da parte di AICA. Per il controllo della realizzazione e dell efficacia delle azioni correttive AICA si riserva di predisporre ulteriori ispezioni Dissenso tra rappresentanti del Centro e Auditor AICA I rappresentanti del Centro presenti durante l Audit, se non ritengono giustificate le rilevazioni e/o le osservazioni dell Auditor, possono esprimere il proprio dissenso e verbalizzarlo nel Rapporto di Audit, utilizzando gli appositi spazi di Osservazioni riservati al Centro. AICA prenderà in considerazione obiezioni da parte del Centro solo se verbalizzate nel Rapporto di Audit Interruzione dell Audit Nel caso di difformità rilevanti fra le dichiarazioni rese ad AICA nel Questionario di qualificazione o nella documentazione di supporto e quanto rilevato sul posto, oppure nel caso di mancata collaborazione per il corretto svolgimento della verifica da parte 13 Nei Test Center Universitari la decisione e la firma delle azioni correttive possono essere delegate al Responsabile del Test Center. 14 Ciascuna azione correttiva deve essere descritta, insieme alla causa o alle cause della Non Conformità, nell apposito modulo Non Conformità Azione correttiva (QA-AUMOD11). 15 Vedere nota precedente. 16 Più precisamente ciascun modulo Non Conformità Azione correttiva (QA-AUMOD11), firmato dal Legale Rappresentante del Test Center Associato (che ne rimane l unico ed esclusivo responsabile), sarà trasmesso, unitamente al Rapporto di audit, al Test Center Licenziatario di riferimento, e da questo inoltrato all Auditor, sempre entro il termine dei 15 giorni. 17 La data di realizzazione può essere ragionevolmente posteriore alla data di trasmissione dell azione correttiva proposta.11 Pag. 11 di 14 del Responsabile e/o dei Supervisori del Test Center ispezionato, l Auditor che coordina il team ispettivo avrà facoltà di interrompere l Audit, verbalizzando l accaduto sul Rapporto di Audit ed informando AICA TIPOLOGIE DI AUDIT Le ispezioni, in base alla modalità di svolgimento, si possono distinguere nelle seguenti tipologie. 1. Audit concordato, previo appuntamento dell Auditor col Responsabile del Centro: è applicabile sia ai Centri che hanno chiesto la qualificazione che ai Test Center già qualificati e abilitati agli esami. L audit concordato può essere utilizzato per un incontro dell Auditor con la Direzione del Test Center, in particolare con il Legale Rappresentante, allo scopo di discutere rilevanti criticità emerse nei precedenti audit. Se effettuato presso Test Center qualificati può avvenire sia all interno che al di fuori dell orario di esami. 2. Audit senza preavviso, applicabile ai Test Center, nelle date e negli orari in cui sono pianificate sessioni di esami AUDIT CONCORDATO Appuntamento concordato con l Auditor 1. Modalità dell appuntamento. L Auditor prenderà appuntamento con il Test Center, compatibilmente con i rispettivi impegni, fissando per l Audit una data e un ora concordate: il contatto con il Test Center può essere preso telefonicamente, ma sempre confermato per iscritto, via o via fax. Nella richiesta di appuntamento l Auditor specificherà chi intende incontrare: nel caso in cui l audit sia fissato in data e orario di esami, deve obbligatoriamente essere presente almeno un Supervisore 18 qualificato da AICA e possibilmente il Responsabile del Test Center. È facoltà dell Auditor, in occasione dell appuntamento, richiedere espressamente la presenza del Legale Rappresentante del Centro o comunque di rappresentanti della Direzione Rinvio o annullamento dell Audit. L appuntamento con il Test Center può essere rinviato, per cause di forza maggiore, dal Test Center o dall Auditor. Sarà in tal caso cura dell Auditor concordare con il Test Center un nuovo appuntamento Oggetto dell Audit concordato L Audit concordato ha per oggetto primario la verifica dei requisiti del Test Center, elencati in QA-REC10, ma può includere (nei Test Center già qualificati e abilitati agli esami) anche la verifica degli esami e della documentazione relativa agli esami, citata nella Procedura di esami pertinente. L audit concordato può inoltre avere per oggetto argomenti che è utile discutere a livello di Direzione (nel qual caso sarà richiesta la presenza del Legale Rappresentante), come i seguenti: individuazione delle aree critiche, di maggior rischio, nell organizzazione del Test Center, in rapporto all obiettivo comune, tra AICA e il Test Center, di garantire la qualità della certificazione AICA e l imparzialità degli esami; nell ambito di un area critica, l analisi delle cause delle non conformità rilevate in altri audit (e discussione delle relative azioni correttive), nonché l analisi delle 18 Poiché la presente procedura è generale e riguarda sia gli esami automatici sia quelli manuali, si intende che da qui in avanti il termine Supervisore può essere sostituito da Esaminatore in tutte le sue occorrenze, nei casi in cui il Test Center eroga esami manuali valutati da un proprio Esaminatore. Ai fini dell audit l Esaminatore ha verso gli Auditor gli stessi obblighi (citati nel presente documento) del Supervisore. 19 Se l Auditor lo ritiene necessario, può precisare in un ordine del giorno scritto gli argomenti da discutere.12 Pag. 12 di 14 cause che hanno determinato sessioni statisticamente anomale emerse dall analisi dei dati delle sessioni rilevati sistematicamente da AICA in remoto (vedi par. 6.5) ; in una prospettiva di miglioramento continuo: o valutazione dell efficacia e dell efficienza dei processi correlati all erogazione degli esami AICA; o definizione di obiettivi di miglioramento; o individuazione di eventuali azioni preventive Riunione di apertura All inizio dell Audit i membri del team ispettivo si presentano e si qualificano al rappresentante del Centro (il Responsabile del Centro o il rappresentante della Direzione): in una formale riunione di apertura illustrano quindi brevemente ai presenti gli obiettivi della verifica, eventualmente con l ausilio di un ordine del giorno scritto Eventuale prosecuzione dell Audit L Audit deve di norma concludersi entro l orario concordato tra l Auditor e il Test Center. L Auditor può proseguire l Audit oltre l ora di fine concordata, previa autorizzazione del rappresentante del Centro (il Responsabile del Test Center o, in caso di audit direzionale, del rappresentante della Direzione). Se la verifica lo richiede, Auditor e Test Center possono eventualmente concordare un successivo appuntamento, per proseguire l Audit in altra data Riunione di chiusura Al termine della verifica l Auditor consegna copia del Rapporto di Audit (QA- AUMOD10), e degli eventuali moduli QA-AUMOD11, al rappresentante del Centro (il Responsabile del Test Center o il rappresentante della Direzione), il quale lo firma per presa visione e, se sono state registrate delle Non Conformità, si incarica di trasmetterlo al Legale Rappresentante per l analisi delle cause, l individuazione e la comunicazione delle eventuali azioni correttive, come da par L Auditor provvederà a fornire verbalmente o per iscritto al Responsabile del Test Center tutti i chiarimenti atti a garantire che i risultati della verifica siano stati chiaramente compresi AUDIT SENZA PREAVVISO L Auditor si presenterà direttamente al Supervisore, senza preavviso, purché in una data ed entro un orario comunicati dal Test Center ad AICA per l effettuazione di una sessione d esami, e condurrà l operazione di Audit secondo la presente procedura, in base alle modalità qui di seguito indicate Presenza di almeno un Supervisore in data e orario di esami La comunicazione di una data e di un orario di inizio e di fine per una sessione di esami, mediante la registrazione per via telematica, come da par. 5.6 di QA-ESA10, è intesa da AICA come impegno da parte del Test Center a rendersi disponibile a un eventuale visita ispettiva, alla data ed entro l orario indicati. Perciò almeno un Supervisore deve garantire la sua presenza nel giorno ed entro l orario di inizio e di fine comunicati. 20 Tale ordine del giorno può essere anticipato contestualmente al contatto per l appuntamento. 21 In caso di audit presso un Test Center Associato, questo trasmetterà copia integrale del Rapporto di Audit (QA-AUMOD10) e di ciascun modulo Non Conformità Azione correttiva (QA-AUMOD11) al Test Center Licenziatario di riferimento.13 Pag. 13 di Oggetto dell Audit senza preavviso 1. Verifica degli esami AICA. L Audit senza preavviso ha per oggetto primario la verifica dei comportamenti obbligatori relativi allo svolgimento degli esami AICA, in base alle norme enunciate nella Procedura di esami pertinente, inclusa la verifica delle documentazione relativa agli esami, di cui al par della stessa Procedura. 2. Verifica dei requisiti del Test Center. L Auditor, nel corso dell Audit senza preavviso può effettuare una verifica della conformità ai requisiti del Test Center elencati in QA-REC Inizio dell Audit All inizio dell Audit i membri del team ispettivo si presentano e si qualificano al Supervisore che presidia la sessione d esami, ma non è prevista una formale riunione di apertura, in quanto l Auditor può giungere senza preavviso, in qualsiasi momento, nella data ed entro l orario comunicati ad AICA, anche a esami iniziati Eventuale prosecuzione dell Audit L Audit senza preavviso si concluderà entro i 30 minuti successivi l orario di fine sessione registrato nel sistema ATES. L Auditor, per proseguire l Audit oltre i termini previsti (vedere anche par ), chiederà l autorizzazione del Supervisore che presidia la sessione di esami Riunione di chiusura Al termine della verifica l Auditor consegna copia del Rapporto di Audit (QA- AUMOD10), e degli eventuali moduli QA-AUMOD11, al Supervisore che presiede la sessione d esami, il quale lo firma per presa visione e, se sono state registrate delle Non Conformità, si incarica di trasmetterlo al Legale Rappresentante per l analisi delle cause, l individuazione e la comunicazione delle azioni correttive, come da par L Auditor provvederà a fornire verbalmente al Supervisore tutti i chiarimenti atti a garantire che i risultati della verifica siano stati chiaramente compresi Impossibilità di effettuazione dell audit senza preavviso per responsabilità del Test Center Nel caso in cui fosse impossibile per l Auditor di AICA effettuare l audit senza preavviso alla sessione di esami programmata per responsabilità del Test Center (ad es. per assenza di Supervisori, mancato annullamento per negligenza di una sessione di esami senza iscritti) è diritto di AICA ricevere dal Test Center una somma forfettaria, stabilita nel Contratto di Licenza, a titolo di rimborso per le spese sostenute VERIFICHE DELLE STATISTICHE SULLE SESSIONI DI ESAMI Allo scopo di monitorare costantemente l andamento dell attività di esami, AICA effettua analisi statistiche sulle sessioni di esami. Tale monitoraggio ha un carattere integrativo rispetto agli audit e consente una verifica di tutte le sessioni (cioè anche delle sessioni di esami non ispezionate). A tale scopo la Funzione Qualità ha messo a punto la rilevazione di una serie di indicatori statistici numerici, desumibili dai dati estratti dai sistemi automatici d esame, 23 in grado di segnalare come statisticamente anomale le situazioni che allontanandosi significativamente 22 Vedere nota precedente. 23 Ad es. indicatori concernenti la variabilità dell andamento delle percentuali degli esami non superati in tutte le sessioni di esami, ispezionate e non ispezionate, i tempi di svolgimento degli esami, gli scostamenti tra numero di esami e candidati a preventivo e a consuntivo, rispetto dei requisiti delle sessioni straordinarie.14 Pag. 14 di 14 dalla variabilità considerata normale potrebbero anche essere causate da comportamenti in violazione della procedura di esami e sui quali indirizzare prioritariamente le attività ispettive. La presenza di risultati considerati anomali non può essere considerata in se stessa una non conformità dell operato del Test Center rispetto alla procedura di esami, ma semplicemente mette in evidenza risultati che hanno una bassissima probabilità di essere ottenuti casualmente e pertanto richiedono di chiarire la causa che li ha determinati. AICA potrà comunicare i risultati anomali al Test Center e, al fine di chiarire la causa che li ha determinati, chiedere la collaborazione del Test Center in ulteriori accertamenti. In caso di una sessione di esami con rilevanti anomalie statistiche, tali da suscitare forti dubbi sull imparzialità, è facoltà di AICA ricorrere cautelativamente alla sospensione della convalida dei relativi esami, in attesa della conclusione di accertamenti, che possono comportare anche interviste ai candidati. 7. MODULI ASSOCIATI Rapporto di Audit (QA-AUMOD10). 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