Source: https://www.haussoft.de/hausverwaltungssoftwarefunktion/buchhaltung-mahnwesen-nebenkostenabrechnung-mieterhoehung-einnahmenueberschussrechnung/
Timestamp: 2020-08-10 19:26:34+00:00

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Nebenkostenabrechnung in der Hausverwaltungssoftware haussoft
Buchhaltung / Mahnwesen / Nebenkostenabrechnung / Mieterhöhung / Einnahmen-Überschussrechnung
Buchhaltung – perfekt für Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung
Die Hausverwaltungssoftware haussoft besitzt im Grundmodul eine auf dem Einnahmen/Überschuss-Prinzip basierende zertifizierte/testierte Buchhaltung (vereinfachte Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG). Das Buchwerk entspricht dem Prinzip der doppelten Buchführung. In einem Buchungssatz wird daher grundsätzlich Soll an Haben gebucht und folglich jeder Geschäftsvorfall zeitgleich doppelt, jedoch auf verschiedenen Konten gespeichert. Dabei wird der gleiche Werte einmal im Soll und einmal im Haben gebucht. Zusätzlich wurde das Buchhaltungsmodul für die speziellen Anforderungen an die Mietenbuchhaltung bzw. die Buchführung von Wohnungseigentümergemeinschaften optimiert.
Buchhaltung und Mahnwesen (1)
Buchhaltung und Mahnwesen (2)
Buchhaltung und Mahnwesen (3)
Buchhaltung und Mahnwesen (4)
Buchhaltung und Mahnwesen (5)
Funktionalitäten der Buchhaltung in der Hausverwaltungssoftware haussoft
Automatische Sollstellung unter Berücksichtigung von Miet- bzw. Hausgeldanpassungen mit wahlweiser Erstellung von Leerstandausbuchungen und Erlöskontenbuchungen
Automatisierte Verbuchung importierter Kontoauszüge (MT940 Swift / CAMT)
Optionale Unterstützung virtueller Konten (Commerzbank, Aareal Bank)
Frei definierbare Buchungsregeln für die Optimierung der Umsatzverbuchung inklusive automatischer Verarbeitung bei Über- oder Unterzahlung
Manuelles Buchen inklusive Saldenabstimmung und intervallbezogene Unterkontenführung
Integriertes Mahnwesen, wahlweise auf Basis der Offenen Posten oder der Kontensalden
Unterstützung der Abrechnungen durch Abgrenzung oder die freie Zuordnung eines Leistungszeitraums für Kostenbuchungen
Buchungen mit Vorsteuerschlüssel zum Ausweis der Vorsteuer und Errechnung der Nettokosten sowie entsprechendem Ausweis der Nettobeträge in der Betriebskostenabrechnung bei vorsteuerabzugsberechtigen Mietern
Erfassung von steuerbegünstigten Aufwendungen nach § 35a EStG zum Ausweis als Anlage zur Abrechnung oder mit separatem Anschreiben
Verwendung zusätzlicher Merkmale zur Unterstützung bei voll oder anteilig zum Vorsteuerabzug berechtigten Eigentümern von Verwaltungsobjekten
Buchhaltung mit Controlling-Funktionalitäten
Die Buchhaltung der haussoft unterstützt in vollem Umfang die vereinfachte Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 3 EStG, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ebenso wie die Anbindung eines Rechnungswesens zur Bilanzierung nach HGB.
Werden an die Buchhaltung höhere Ansprüche wie z.B. Betriebsvermögensvergleich, Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanzierung gestellt, bietet die Hausverwaltungssoftware haussoft mit dem Finanzbuchhaltungsmodul außerdem die Möglichkeit, offene Posten und die Datensätze der Buchhaltung in ein Hauptbuch zu übertragen. In diesem Modul können Daten dabei gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) überlassen als auch an ELSTER übertragen werden. Optional ist es möglich, die Daten ebenso als Export an die DATEV zur Verfügung zu stellen.
Über eine Excel-Integration können darüber hinaus beliebig viele Controlling-Funktionalitäten individuell integriert werden.
Nebenkostenabrechnungen individuell gestalten
Unsere Hausverwaltungssoftware haussoft beinhaltet dabei im Grundmodul die grundsätzlichen Funktionalitäten zur Abrechnung von warmen und kalten Betriebskosten. Die Nebenkostenabrechnung basiert auf einem vordefinierten Abrechnungsmuster, das somit flexibel an die individuellen Anforderungen eines Verwaltungsobjektes angepasst werden kann.
Mit Hilfe des Abrechnungsassistenten stellt der Verwalter in wenigen Schritten das Design der Abrechnung zusammen. Er legt dafür zunächst die Kostengruppen fest und ordnet die Vorschusskostenarten zu. Anschließend gibt er unterhalb dieser Gruppen die einzelnen Abrechnungspositionen und deren Kostenverteilungsschlüssel an. Die so definierte Struktur kann hierdurch in vergleichbar abzurechnende Verwaltungsobjekte übernommen werden. Sofern erforderlich lässt sich die Struktur dabei mit geringem Aufwand an dort bestehende Besonderheiten anpassen.
Zum besseren Verständnis der Abrechnung können die Kostengruppen und auch die Abrechnungspositionen sogar individuell benannt werden. Erläuternde Textbausteine lassen sich dynamisch an jeder beliebigen Stelle einfügen. Bei Bedarf kann der Verwalter auch die mitgelieferten Abrechnungsformulare ohne großen Aufwand anpassen.
Die gesamte Konfiguration wird zwischen den Abrechnungsperioden vollständig getrennt verwaltet. Demzufolge haben zukünftige Änderungen an der Abrechnungsstruktur keinen Einfluss auf bereits vergangene Abrechnungen. Die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Abrechnungsperiode ist dadurch zu jedem Zeitpunkt konsistent gewährleistet.
Nebenkostenabrechnungen mit Übersicht
Für die Abrechnung von Wirtschaftseinheiten, die aus mehreren Objekten bestehen, können mit der Hausverwaltungssoftware haussoft sogenannte Abrechnungskreise definiert werden. Folglich ist es möglich, die abrechnungsrelevanten Kosten aus allen zugeordneten Objektbuchhaltungen zu ermitteln und abzurechnen.
Vor der finalen Erstellung kann die Abrechnung simuliert werden. Die dabei ermittelten Daten und Details werden für den Verwalter dementsprechend zur Kontrolle der Buchungen, Verteilerschlüsse usw. in eine übersichtlichen Gliederung zusammengestellt. Kostenpositionen, die nur unvollständig verteilt wurden, werden außerdem gekennzeichnet und die zugrunde gelegten Kostenverteilungsschlüssel angezeigt.
Nach Überprüfung der Druckvorschau kann anschließend die endgültige Abrechnung inklusive der Neukalkulation und Anpassung der zukünftigen Vorschüsse sowie der Buchung der Nachzahlungen bzw. Guthaben durchgeführt werden. Bei der Ist-Abrechnung erfolgt zudem die Umschreibung der Forderung vom Vorschuss auf das Abrechnungsergebnis. Anschließend werden alle Berechnungsdaten gespeichert, so dass die Abrechnung jederzeit reproduziert und bis ins Detail für den internen Gebrauch eingesehen werden kann.
Kontrolle der abzurechnenden Kosten und Vorauszahlungen
Darstellung der Zusammenfassung einer Abrechnung
Salden der abgerechneten Kosten und der zugrunde liegenden Buchungen
Individuelle Abrechnungsschablonen für jedes Verwaltungsobjekt möglich
Nebenkostenabrechnung (4)
Funktionalitäten der haussoft-Nebenkostenabrechnungen
Optional abweichende Abrechnungszeiträume je Kostengruppe, z. B. bei einer kombinierten Heiz- und Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenvorverteilung durch Berücksichtigung der Leistungszeiträume in den Sachbuchungen
Druckbare Gesamtübersicht der Nebenkostenabrechnung
Mietanpassung: Staffel – BGB §558c – Betriebskostenvorschüsse
haussoft verfügt über vielfältige Funktionen zur Miet- und Hausgeldanpassung, mit denen Termineinträge in den Vertragseinheiten hinterlegt werden können. Dadurch erhalten Sie eine lückenlose Historie und Dokumentation der Werteveränderungen. Diese Termine werden anschließend bei jeder Sollstellung automatisch kontrolliert und bei Fälligkeit verarbeitet.
Für folgende Rechtsgrundlagen gibt es in der haussoft Erhöhungsfunktionen, aus denen automatisch Termine entstehen:
§ 557 a BGB – Staffelmiete
§ 557 b BGB – Indexmiete inkl. Indexabruf über Webservice (Zusatzmodul)
§ 558 c BGB – Mieterhöhung nach Mietspiegel (Verfügbar für den Berliner Mietspiegel)
§ 560 Abs. 3 BGB – Betriebsmehrkostenabrechnung
§ 560 Abs. 4 BGB – Vorschussanpassung im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung
Mietanpassungen auf der Basis individueller Vereinbarungen
Die erstellten Termine können in den Vertragseinheiten eingesehen und bei Bedarf geändert werden. Müssen Termine hinterlegt werden, die nicht aus den o.g. Rechtsgrundlagen resultieren, können diese jederzeit individuell zur Vertragseinheit erfasst werden. Zur Dokumentation stellt die Hausverwaltungssoftware haussoft eine Liste vorhandener Termine und deren Abarbeitungsstatus zur Verfügung.
Erhöhungsanschreiben oder Textblöcke zu den jeweiligen Erhöhungsfunktionen sind bei haussoft bereits hinterlegt und können bei Bedarf individuell angepasst werden. Die Anpassung der Hausgelder von Eigentümergemeinschaften erfolgt über den Wirtschaftsplan.
Einnahmen-Überschussrechnung – Datenermittlung in Echtzeit
Die zentrale Auswertung in der Verwaltung von Fremdbeständen ist die Einnahmen-Überschussrechnung (Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 EStG), die bei unserer Hausverwaltungssoftware individuell untergliedert werden kann. In diesem Modul werden alle Geldbewegungen eines Verwaltungsobjektes oder einer Objektgruppe ausgewertet und nach Mieteinnahmen, Vorschusszahlungen, Ausgaben sowie Entnahmen getrennt in übersichtlicher Form dargestellt.
Die Einnahmen und Ausgaben der verwalteten Objekte werden gegenübergestellt und die Salden der Geldkonten auf Plausibilität geprüft. Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Verwalter und Eigentümer auf einen Blick, wie rentabel sich jedes der verwalteten Objekte im Berichtszeitraum entwickelt hat.
Die Einnahmen-Überschussrechnung kann für beliebige Zeiträume erstellt werden. Zusätzlich stehen verschiedene Varianten der Abrechnung zur Verfügung, die sogar objektweise individuell eingestellt werden können. Damit erhält jeder Ihrer Eigentümer eine an seine Bedürfnisse angepasste Auswertung.
Vorteile der haussoft-Einnahmen-Überschussrechnung für den Hausverwalter
Beliebig wählbare Zeiträume – auch rückwirkend
Individuell anpassbare Detailtiefe und Gruppierung
Datenermittlung in Echtzeit – auch konsolidiert über mehrere Verwaltungsobjekte
Auswertung auch in Englisch verfügbar
Die Funktionen der Einnahmen-Überschussrechnung im Überblick
Einnahmen-Überschussrechnung (monatlich, jährlich, freier Zeitraum)
Wahlweise Auswertung der Mietbestandteile im Soll oder Haben
Frei definierbare Gruppierungen von Sachkonten
Ausweis der Umsatzsteuer aus steuerbaren Umsätzen
Ermittlung der voll oder anteilig absetzbaren Vorsteuer anhand von Buchungsmerkmalen und der Historie von Optionssätzen (§ 15a UStG)
Übersicht der Geldkontensalden
Zusätzlicher Ausweis noch nicht getätigter Zahlungen für Forderungen und Verbindlichkeiten in Bezug auf:
Zahllast gegenüber dem Finanzamt

References: § 4
 § 35
 § 4
 §558

§ 557

§ 557

§ 558

§ 560

§ 560
 § 4