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Timestamp: 2020-06-03 00:06:31+00:00

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El notario ante el nuevo Registro Civil: una función en beneficio del ciudadano
Por: FERNANDO JOSÉ RIVERO SÁNCHEZ-COVISA
CONFERENCIA DICTADA EN EL COLEGIO NOTARIAL DE MADRID, SALÓN ACADÉMICO, EL 13 DE DICIEMBRE DE 2018
La Conferencia tiene por objeto desarrollar la importancia que adquiere la actividad del notario en relación al nuevo Registro Civil, tal y como ha sido configurado por la Ley 20/2011, de 21 de julio. Esta ley se enmarca dentro de la política recogida en la Declaración de Malmo de los Ministros de la Unión Europea sobre la Administración en línea del año 2009, que establece como objetivo la reducción de las cargas administrativas del ciudadano mediante la utilización de administración electrónica.
Su entrada en vigor ha sido establecida para el día 30 de junio de 2020. El principal motivo del aplazamiento es el desarrollo del conjunto de aplicaciones informáticas que hagan realidad la configuración del Registro Civil como un registro electrónico. El nuevo REGISTRO CIVIL se configura como un Registro Electrónico (art. 3.1), constituido por “una base de datos única”, estructurada por medio un “registro individual” o “folio personal” para cada ciudadano (art. 5 Ley 20/2011). En cumplimiento de lo ordenado en la Disposición Transitoria Segunda de la Ley 20/2011, el futuro Reglamento del Registro Civil, debería establecer medios de integración del Registro Civil de 1957 en el nuevo Registro Civil de 2011. Podrían preverse los siguientes “medios de integración”:
a) Con motivo de la práctica de cualquier asiento en el nuevo Registro Civil: el Encargado del Registro Civil, de oficio, podría incorporar al nuevo registro individual los hechos inscritos en el antiguo Registro Civil, utilizando la herramienta INFOREG 4.0, ya que si puede certificar (Instrucción DGRN de 12 de julio de 2018), también podrá volcar dichos datos que puede certificar.
"El futuro Reglamento del Registro Civil debería establecer medios de integración del Registro Civil de 1957 en el nuevo Registro Civil de 2011"
b) Como operación específica: cuando así lo solicite el ciudadano, bien mediante declaración del “interesado” ante el Encargado del Registro Civil, o mediante un acta notarial donde solicitará la creación de su registro individual, en la cual podría incorporarse un certificado literal de nacimiento del antiguo Registro Civil (registro no digitalizado), que permitiría conocer, por medio de las “notas de referencia”, si existen asientos practicados en otras Secciones del Registro Civil.
La creación del registro individual supone un beneficio al ciudadano, teniendo en cuenta el acceso telemático de autoridades y funcionarios en el ejercicio de sus competencias.
"El notario es fuente de suministro de datos registrales en la medida en que interviene, por razón de su competencia, en la formalización de actos o declaraciones relativas al estado civil"
La relación entre notario y Registro Civil es bidireccional: por un lado, como generador y comunicador de información al Registro Civil, y por otro lado, como receptor y responsable del tratamiento de la información. Ambas funciones se articulan por medios de medios telemáticos, suponiendo un ahorro de costes y tiempo para el ciudadano, en cuanto eliminan cargas administrativas.
El notario es fuente de suministro de datos registrales en la medida en que interviene, por razón de su competencia, en la formalización de actos o declaraciones relativas al estado civil. Dichas competencias han sido ampliadas por la Ley 15/2015, de Jurisdicción Voluntaria, y, también, por lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley del Registro Civil de 2011, que reconoce al documento notarial como documento inscribible. En todos aquellos supuestos donde no conste predispuesta por el legislador un determinado título inscribible (inscripciones de nacimiento o defunción), o sea necesario un documento judicial (menores o modificación de la capacidad de las personas), o una resolución administrativa (nacionalidad), debe admitirse -con carácter general- la aptitud del documento público notarial como título idóneo para la práctica del asiento o inscripción.
Así podría ser utilizado para formalizar el acuerdo de los progenitores sobre el orden de los apellidos (art. 49.2), o para formalizar declaraciones relativas a la elección, conservación o modificación de la vecindad civil (art. 68 LRC).
"El notario es receptor de la información registral en la medida que accede telemáticamente al Registro Civil"
El notario es receptor de la información registral en la medida que accede telemáticamente al Registro Civil (art. 80.1.a LRC).
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, en su artículo 2.3, reconoce que el tratamiento de datos personales en Registro Civil, de la Propiedad y Mercantil quedan sujetos a su legislación específica, y solo supletoriamente a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 y la propia Ley Orgánica 3/2018. La sentencia del Tribunal de Justicia de la UE, Sala 2ª, de 9 de marzo de 2017 (asunto C-398/15), “asunto Manni”, reconoció que el derecho a la protección de datos de carácter personal concurre en el tratamiento registral de datos personales, si bien los derechos de los titulares de dichos datos personales pueden verse restringidos o modalizados en función de la finalidad propia del Registro: dar publicidad a aquellos datos relevantes en el tráfico jurídico, con el fin último de garantizar la seguridad jurídica y económica de dicho tráfico.
El Reglamento UE 2016/679 define el “tercero” como “persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u organismo distinto del interesado, del responsable del tratamiento, del encargado del tratamiento y de las personas autorizadas para tratar los datos personales bajo la autoridad directa del responsable o del encargado” (art 4.10). Las diferencias entre terceros, como personas totalmente extrañas al tratamiento de los datos personales (sin acceso autorizado), y las personas con “acceso autorizado” se evidencia en otros artículos del Reglamento UE 2016/679, como el artículo 29 del Reglamento UE 2016/679: “El encargado del tratamiento y cualquier persona que actúe bajo la autoridad del responsable o del encargado y tenga acceso a datos personales solo podrán tratar dichos datos siguiendo instrucciones del responsable, a no ser que estén obligados a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros”, y el artículo 32.4 RGDP. Esta obligación de “acceso” es aquella que impone el artículo 80.2 de la Ley 20/2011 del Registro Civil, y, en el ámbito del Registro de la Propiedad, los artículos 222.10 de la Ley Hipotecaria y el artículo 19 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
"El acceso telemático de autoridades y funcionarios a la información registral se realiza en el ejercicio de sus 'funciones' o 'competencias'”
La cesión de datos, sin el consentimiento del afectado, después de la entrada en vigor del Reglamento UE 2016/679 y la LO 3/2018, de 5 de diciembre, podrá tener lugar siempre que quede amparada en alguna de las bases jurídicas previstas en el artículo 6.1 RGPD.
El acceso telemático de autoridades y funcionarios a la información registral se realiza en el ejercicio de sus “funciones” o “competencias” (base jurídica del art. 6.1.e RGPD y art. 8.2 LO 3/2018, de 5 de diciembre), y se realiza con sujeción a los “principios relativos al tratamiento”, entre ellos, el de limitación de la finalidad y el principio de minimización [arts. 5. b) y c) RGPD].
La Ley 20/2011 evidencia la compatibilidad entre acceso telemático de autoridades y funcionarios a la información registral y preservación de “datos sensibles” o “categorías especiales de datos” del artículo 9 RGPD. La aplicación de las “medidas de seguridad” en el tratamiento de datos personales previstas en el artículo 32 RGPD (a las cuales remiten los arts. 3.3 Ley 20/2011 y 222.6 Ley Hipotecaria), son las que hacen factible la “inaccesibilidad” de autoridades y funcionarios a dichos datos protegidos, o categorías especiales de datos, en el ejercicio de sus funciones. Dichas medidas se establecen en función de los riesgos, entre los cuales el artículo 32.2 RGPD menciona los “accesos no autorizados”, y así lo corrobora la Disposición Adicional 1ª de la Ley 3/2018. Las medidas de seguridad se aplican desde el inicio del tratamiento de datos, e implica la necesidad de encriptar los datos que no deban ser accesibles. Esa catalogación de datos, y, en su caso, su encriptación, es lo que presupone el artículo 222.6 Ley Hipotecaria cuando impone a los Registradores de la Propiedad la obligación de “calificar el contenido de los asientos registrales”.
"La Ley 20/2011 evidencia la compatibilidad entre acceso telemático de autoridades y funcionarios a la información registral y preservación de 'datos sensibles' o 'categorías especiales de datos' del artículo 9 RGPD"
Las bases jurídicas c) y e) del artículo 6.1 RGPD son desarrolladas por el artículo 8 de la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, que diferencia entre ambas bases jurídicas: la base jurídica del apartado c) exige una previsión de una “obligación” por norma con rango de Ley, obligación que puede incumbir a una persona física o jurídica, de Derecho público o de Derecho privado (la Ley regula una “obligación” o “deber” de un sujeto); mientras que la base jurídica del apartado e), la Ley debe prever una “competencia”, si bien esa competencia debe merecer la consideración de “misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos”. La determinación de las personas o autoridades a las cuales son aplicable la “base e)” resulta del Considerando 45 del RGPD y del Informe WP 243 rev. 01 del Grupo de Trabajo del artículo 29 de la Directiva 95/46/CE.
El acceso por autoridades o funcionarios en el ejercicio de sus funciones (arts. 8.2, 15.2 y 80.1) a la información del Registro Civil, es un “acceso autorizado”, restringido a los datos de publicidad ordinaria. No alcanza a los datos sujetos al régimen de publicidad restringida (arts. 8.2, 15.4, 80.3 y 84 Ley 20/2011). Este acceso se realiza por dicha autoridad o funcionario en el ejercicio de sus funciones (arts. 15.2 y 80.1.1ª Ley 20/2011) o “competencias” (arts. 8.2 y 80.2 Ley 20/2011). Este acceso no está subordinado a la acreditación de interés legítimo (a diferencia de los “terceros” que deben acreditar dicho interés legítimo conforme al artículo 15.3 Ley 20/2011).
"El notario es 'funcionario público' (art. 1 Ley del Notariado). Sus competencias vienen reguladas y delimitadas por la Ley del Notariado (art. 8.2 LO 3/2018), y la consideración de sus funciones como 'misión de interés general' deriva de la propia jurisprudencia del TJUE"
El acceso del notario a la información registral encuentra su legitimación:
1º) El cumplimiento de una “obligación legal”: la dispuesta en el artículo 80.2 de la Ley 20/2011: “2. Las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias sólo podrán exigir a los ciudadanos la presentación de certificados del Registro Civil… cuando fuere imposible su obtención directamente por medios electrónicos”.
2º) En el ejercicio “una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento”. El notario es “funcionario público” (art. 1 Ley del Notariado). Sus competencias vienen reguladas y delimitadas por la Ley del Notariado (art. 8.2 LO 3/2018), y la consideración de sus funciones como “misión de interés general” deriva de la propia jurisprudencia del TJUE: STJUE (Gran Sala) de 24 de mayo de 2011 (Asunto C-61/08) (Considerandos 87, 88 y 89), STJUE de 9 de marzo de 2017 (Sala Quinta), Asunto C-342/15 (Considerando 59), o la STJUE de 9 de marzo de 2017 (Sala Segunda), Asunto C- 484/15 (Considerando 61).
Por último, el Consejo General del Notariado ha sugerido dos utilidades o aplicaciones en relación al nuevo Registro Civil:
a) La interconexión de los folios personales o registros individuales, especialmente interesante en el conocimiento del círculo de personas con derechos sucesorios.
b) La autorización para acceder a datos sujetos a publicidad restringida (art. 84 LRC 2011): el acceso a dicha información depende de la voluntad exclusiva del titular de dichos datos, por lo cual, la autorización es enteramente voluntaria y libre por el ciudadano.

References: artículo 27
 resolución 
 artículo 2
 artículo 29
 artículo 32
 artículo 80
 artículo 19
 artículo 6
 artículo 9
 artículo 32
 artículo 32
 artículo 222
 artículo 9
 artículo 6
 artículo 8
 artículo 29
 artículo 15
 artículo 80