Source: https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-approvisionnements/section/6
Timestamp: 2019-03-18 20:36:09+00:00

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Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs - Achatsetventes.gc.ca
6. Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs
6.1 Approbations et pouvoirs - Renseignements généraux
Ce chapitre traite des divers types de plans, d'examens et de processus d'approbation associés aux approvisionnements selon les divers niveaux de pouvoirs. Ces formes et processus d'approbation s'appliquent aux contrats ainsi qu'aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement. Ce chapitre traite également des pouvoirs pour l'approbation et la signature des documents d'approvisionnement, et il décrit en détail les considérations particulières et les exceptions concernant les pouvoirs d'approbation. Les agents de négociation des contrats y trouveront également des renseignements sur l'interprétation et l'utilisation des pouvoirs.
Les contrats sont conclus par Sa Majesté la Reine, représentée par un ministre. Le pouvoir de conclure des contrats se trouve en général dans la législation instituant le ministère en question et conférant certains pouvoirs au ministre. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux) confère au ministre le pouvoir de conclure des contrats. Le pouvoir du ministre est délégué à des agents à l'échelle du ministère afin d'exécuter le processus contractuel interne.
Les limites financières sont établies par le Conseil du Trésor (CT) en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et elles sont décrites dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés.
Les pouvoirs de conclure, de signer et de modifier les contrats sont délégués aux agents de négociation des contrats en fonction du niveau et de la responsabilité du poste qu'ils occupent. Les détails relatifs aux pouvoirs et obligations délégués sont fournis à l'article 6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats.
Les agents de négociation des contrats ne doivent pas fractionner les contrats ou les modifications de contrats, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la Loi ou par la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, soit l'approbation des cadres compétents. De plus, les contrats ne doivent pas être fractionnés afin de se soustraire aux obligations du Canada en vertu des accords commerciaux nationaux ou internationaux, ou encore à l'application des politiques d'achat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
6.5 Documents d'approbation de l'approvisionnement
6.10 Examens supplémentaires
L'agent de négociation des contrats est responsable de s'assurer que les documents d'approvisionnement soient examinés de façon appropriée et approuvés par le secteur ou le titulaire du pouvoir compétent. Certaines des autorités d'examen qui doivent être consultées avant ou pendant le processus d'approbation sont énumérées ci-dessous.
6.10.1 Examen de contrôle de la qualité des contrats
L’examen par la Division des services de soutien et de contrôle de la qualité ou les responsables de l’assurance de la qualité régionale est laissé à l’appréciation de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation. L’organe d’examen compétent fera parvenir par écrit ses commentaires sur l’exactitude et la pertinence des documents d’approbation à l’agent de négociation des contrats.
6.10.5 Examen par les Services juridiques
L’agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques lorsqu’il envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles officiellement approuvés propres au secteur ou aux biens et services.
Les Services juridiques doivent examiner toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d’exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l’entrepreneur, ou de réduction de la durée d’application d’une garantie. Les modifications proposées doivent également être acceptables pour le client et faire partie intégrante de la demande d’approbation.
L’examen par les Services juridiques est laissé à l’appréciation de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation, sauf dans les cas où l’examen est exigé par des politiques ou directives du Programme des approvisionnements (par exemple, dans le cas de besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu).
Voir l'article 3.110 Services juridiques pour d’autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques.
6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix
Recours obligatoire aux services d'analyse des coûts et du prix
Les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec un analyste des coûts pour :
toute présentation au Conseil du Trésor;
une demande de contrat ou de modification de contrat; ou
les processus de planification et d’approbation préalable des contrats;
chaque fois que ceux-ci répondent à l'une des conditions obligatoires définies dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prix (PDF). L'analyste des coûts déterminera si une analyse ou un examen plus approfondi est nécessaire.
Consulter la Directive pour prendre connaissance du détail des conditions, du processus, des coordonnées et des rôles et responsabilités.
Recours facultatif aux services d'analyse des coûts et du prix
Mis à part les cas où le recours à leurs services est obligatoire, les analystes de coûts sont toujours disponibles, de manière facultative, pour discuter de tout approvisionnement. Consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (PDF) pour de plus amples renseignements sur les services offerts.
6.10.15 Sécurité industrielle
Les agents de négociation des contrats devraient s'assurer que toutes les exigences relatives à la sécurité industrielle soient traitées dans les documents d'approbation et que la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) ait effectué l'examen approprié. Pour plus de renseignements sur la sécurité industrielle, voir les articles 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats à 4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger et 5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité.
6.10.20 Examen du ministère client
Conformément à l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et à l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières, les ministères clients doivent examiner le document d'invitation à soumissionner et la présentation au CT et approuver ceux-ci par écrit s'ils jugent que l'information fournie par le client dans le document d'invitation à soumissionner (énoncé des travaux, énoncé du besoin, spécifications, évaluation) est exacte.
Pour la répartition générique des types de responsabilités anticipées entre TPSGC et les ministères clients, consulter l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique); pour les deux ententes propres aux clients avec le ministère de la Défense nationale, consulter l' Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières.
Un achat particulier peut nécessiter la modification ou l'annulation de certaines conditions. Ces modifications doivent être examinées avec le client avant d'être intégrées à la demande de soumissions ou au contrat, à l'offre à commandes, à l'arrangement en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les droits et les responsabilités du client sont bien compris. Pour les responsabilités du ministère client quant à la demande de soumissions, voir l'article 4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions.
6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats
Les pouvoirs internes d'approbation et de signature, les conditions imposées quant aux limites du pouvoir d'approbation, les exceptions aux limites du pouvoir d'approbation et les autres lignes directrices sont contenus dans les annexes du présent chapitre.
Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats à l'appui des programmes des clients doivent être exercés conformément aux mesures législatives et aux règlements applicables ainsi qu'aux politiques et lignes directrices de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats détaillés à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels s'appliquent aux demandes d'achat des ministères clients, ainsi qu'à celles de TPSGC lorsque ce dernier est un client.
Les pouvoirs d'approbation et de signature à l'appui des programmes de clients, s'appliquent à tous les documents et arrangements contractuels, y compris :
les commandes d'achat;
les accords et arrangements officiels (p. ex., protocoles d'entente interministériels);
les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement;
les lettres d'intention;
les lettres et messages d'autorisation;
les demandes de transfert de marchandises;
les demandes de transfert de biens et services;
les directives écrites à l'agence de distribution (p. ex., autorisation de travail);
les cessions;
les consentements à des contrats de sous-traitance;
les avis de résiliation pour des raisons de commodité;
les modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus.
Les conditions et les limites énoncées à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'appliqueront à l'approbation et la signature de tous les documents et arrangements contractuels, y compris les arrangements qui ne sont pas assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, sauf si les limites d'approbation et de signature sont précisées dans un protocole d'entente en vigueur.
L'approbation du sous-ministre est exigée lorsque la valeur des accords de transfert entre les ministères (p. ex. les demandes de transfert avec CORCAN) dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4
L'approbation du Conseil du Trésor est exigée lorsque la valeur des arrangements contractuels avec des gouvernements provinciaux ou des administrations municipales ou des sociétés d'État provinciales ou fédérales, dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4.
L'approbation des contrats qui incluent des options sera obtenue en vertu du coût total prévu y compris toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles ou le seront dans l'avenir (voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.
Il est interdit d'émettre, dans quelque circonstance que ce soit, plus d'un document contractuel afin de contourner l'exigence d'obtenir le pouvoir d'approbation requis.
S'il y a publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC) lorsque l'on fait appel à un fournisseur ou à un vendeur particulier, l'achat est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner » pour ce qui est des pouvoirs d'approbation des contrats.
Les niveaux d'approbation des invitations électroniques à soumissionner s'appliquent lorsqu'un PAC a été publié et qu'aucun énoncé des capacités acceptable n'a été présenté. Voir l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
6.20.1 Pouvoirs délégués aux titulaires
6.20.1.1 Responsabilités
Tous les pouvoirs accordés à des agents de négociations des contrats de TPSGC et exercés par eux s'accompagnent de cette mise en garde :
si les responsabilités d'un agent de négociation des contrats ne l'obligent pas à exercer des pouvoirs particuliers (pour quelque type de pouvoirs que ce soit ou au-delà d'un seuil en dollars précis), cet agent de négociation des contrats n'a pas, de fait, ces pouvoirs. Tous les pouvoirs accordés au titulaire d'un poste doivent être proportionnels, mais non supérieurs, à l'échelon nécessaire pour lui permettre de s'acquitter des responsabilités qui lui sont confiées;
pour chacun des agents de négociation des contrats visés, il est impératif de signifier, sur le formulaire de délégation, la relation entre les responsabilités et les pouvoirs. Voir le Guide de la délégation des pouvoirs .
6.20.1.5 Titulaire
Les limites des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats accordés par le ministre et le sous-ministre aux titulaires de postes désignés sont établies à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il s'agit de limites maximales qui peuvent être réduites à la discrétion des gestionnaires compétents.
Une personne est habituellement nommée titulaire d'un poste suite à des mesures de dotation. Les superviseurs doivent informer les nouveaux titulaires des limites de leurs pouvoirs d'approbation et de signature des contrats en signant le formulaire de délégation PWGSC-TPSGC 524, Délégation des pouvoirs d'acquisition des services communs - Barème 3 (PDF 156 Ko) - (Aide sur les formats de fichier).
Les agents de négociation des contrats qui ont antérieurement exercé des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats dans un autre poste peuvent exercer, lors d'une promotion, les pouvoirs délégués aux titulaires à leur nouveau niveau une fois qu'un nouveau formulaire de délégation est rempli et signé en bonne et due forme. Les employés de TPSGC peuvent obtenir en ligne des renseignements généraux sur les instruments de délégation des pouvoirs sur le site Web suivant : Délégation des pouvoirs. Des renseignements sur les principes de délégation des pouvoirs et sur l'utilisation adéquate des pouvoirs figurent sur le site Principes de la délégation.
Les directeurs généraux doivent retenir les pouvoirs de signer et d'approuver des contrats de toute personne qui n'a pas d'expérience en matière d'achats ou d'établissement de contrats au sein du TPSGC, jusqu'à ce que cette personne ait démontré sa compétence à un niveau d'autorité inférieur, durant au moins six mois.
Afin de répondre aux exigences en matière de vérification, un original du formulaire de délégation signé doit être acheminé au bureau du gestionnaire, Délégation interne, Secteur des Politiques Stratégiques (SPS), Direction de la planification, de la gestion et de l'interprétation de la politique stratégique. Les bureaux régionaux doivent envoyer une copie du formulaire signé. Une copie signée devrait être conservée au dossier dans le secteur d'approvisionnement ou dans un emplacement central.
6.20.1.10 Titulaire intérimaire
La désignation d'un titulaire suppléant ou remplaçant à un poste auquel on a accordé un niveau d'autorité doit être faite par une personne dont le niveau d'autorité est au moins équivalent à celui du superviseur du titulaire.
Le titulaire intérimaire devrait normalement obtenir les pleins pouvoirs d'approbation et de signature des contrats qui sont rattachés au poste. Toutefois, le titulaire intérimaire ne doit pas exercer ces pouvoirs s'il s'agit d'un dossier d'achat dont il était responsable dans son poste régulier.
Si un titulaire doit effectuer des tâches d'un poste à titre intérimaire pour une période indéterminée, alors le superviseur du titulaire lui déléguera les pouvoirs d'approbation et de signature en signant le formulaire de délégation PWGSC-TPSGC 524 (PDF 157 Ko) - (Aide sur les formats de fichier), en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur.
Dans une situation où un titulaire doit exécuter les fonctions d'un poste à titre intérimaire pour une courte durée (par ex. remplacement de vacance), alors le superviseur du titulaire lui délèguera les pouvoirs par courriel, en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur. Voici un exemple d'un courriel :
Objet / Subject : Absence de ______________ / Absence of______________
Par la présente, je vous avise que l'employé(e) sous-nommé(e) sera absent(e) pendant la période précisée. Pour assurer la continuité des opérations, les pouvoirs contractuels seront délégués au(à la) candidat(e) nommé(e) ci-dessous.
This is to advise that the individual named below will be absent for the specified period. To ensure continuity of operations, acting contractual authorities have been delegated to the following appointee.
Personne absente /
Person Absent : ___________________
Titre du poste occupé /
Position Title occupied : ___________________
Période / Period : ___________________
Candidat(e) nommé(e) /
Appointee's name :___________________
Approuvé par /
Approved by : ___________________
Le courriel doit être envoyé au titulaire intérimaire, avec une copie aux agents de négociation des contrats relevant de ce poste ainsi qu'au supérieur immédiat de l'acheteur principal adjoint au superviseur. En outre, une copie doit être versée au dossier de tout document contractuel approuvé et signé par le titulaire pendant qu'il exerce des pouvoirs à titre intérimaire.
6.25 Considérations spéciales d'approbation
6.25.1 Lettres d'autorisation
Des lettres d'autorisation peuvent être envoyées après l'approbation finale de la présentation relative au contrat, pourvu que l'entrepreneur éventuel connaisse et accepte toutes les modalités appropriées du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les titulaires de pouvoirs de signature compétents.
6.25.5 Remise de dettes
Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à remettre des dettes liées à des mesures contractuelles et qui sont dues au Canada. Pour le pouvoir de radier les dettes, consulter la section intitulée « Radiation de dettes (abandon de créances) » dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la radiation des créances, voir le Règlement sur la radiation des créances (1994) .
6.25.10 Dispense d'intérêts
Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à accorder une dispense des intérêts dus au Canada sans avoir obtenu le pouvoir délégué approprié. Pour le pouvoir d'accorder une dispense des frais d'intérêts, consulter la section intitulée « Dispense d'intérêt » dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la dispense d'intérêts, voir le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Conseil du Trésor (CT).
6.25.15 Honoraires quotidiens
Cette section du Guide des approvisionnements a été supprimée suite à l'ARCHIVÉ - avis relatif aux politiques 105 (AP-105)
6.25.20 Modifications sans frais
Les modifications sans frais entraînant simplement un changement administratif incombent à chaque secteur/région. Pour les modifications sans frais qui présentent un risque ou qui créent une obligation pour le Canada, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité, article 11.
6.25.25 Évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements
Pour tout achat concurrentiel nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint ou de l'un de ses supérieurs pour la conclusion du contrat, plus d'un employé de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doivent participer à l'évaluation des prix. Pour plus de renseignements sur l'évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements, voir l'article 5.45 Évaluation financière des soumissions.
Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 2 et 3, des examens de l’évaluation de la soumission (technique et financière) et de la sélection de l’entrepreneur doivent être réalisés par les pairs si les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats l’exigent.
Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
Consulter l’article 5.45.1 Processus d’évaluation officiel par les pairs pour obtenir des instructions sur la réalisation d’une évaluation officielle par les pairs.
6.25.30 CORCAN
Bien que les dispositions prises avec CORCAN ne soient pas régies par le Règlement sur les marchés de l'État et la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, toutes les restrictions du ministère régissant l'approbation de conclure et de signer des contrats s'appliquent.
6.25.35 Ordres d'arrêt des travaux et avis de résiliation
Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats conformément à l’évaluation des risques liés à la modification de contrats. Dans cette évaluation, utiliser la valeur du contrat à la date de résiliation à la question portant sur la valeur.
6.25.45 Reprises
Les contrats qui comportent des reprises approuvées par l'intermédiaire des services d'aliénation du matériel sont assujettis aux pouvoirs d'approbation décrits à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. (Toutes les reprises sont des activités de disposition et, comme tel, elles sont assujetties aux procédures des services d'aliénation du matériel.) La valeur de la reprise ne servira pas à déterminer le niveau d'approbation requis.
6.25.50 Pouvoirs spéciaux de passation des marchés du Conseil du Trésor
TPSGC peut conclure toute forme d'entente utilisée par une compagnie de chemin de fer pour obtenir l'autorisation de construire ou d'entretenir un passage privé ou un passage de tuyaux ou de câbles au-dessus, à la surface ou sous la surface du bien-fonds de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
TPSGC peut conclure toute forme d'entente avec une compagnie de chemin de fer, de télégraphe, de téléphone ou d'électricité pour obtenir l'autorisation de fixer des fils aux poteaux de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
TPSGC peut conclure et modifier des contrats avec le gouvernement des États-Unis qui renferment les conditions que ce gouvernement applique habituellement à l'indemnisation et à la responsabilité civile, sous réserve des limites imposées par la Directive du CT sur les marchés.
6.25.55 Contrats pour la prestation de services juridiques
Les contrats pour la prestation de services juridiques ne peuvent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.
6.25.60 Offre à commandes
Dans les offres à commandes, l’établissement d’une limitation des dépenses est facultatif (voir l’article 4.10.20.1 Procédures d’offre à commandes).
Le pouvoir d’approbation permettant d’établir des offres à commandes qui ne comportent aucune limitation des dépenses sera désigné en fonction des résultats de l’évaluation des risques liés aux achats à l’aide de la délégation applicable aux offres à commandes.
Au moment de réaliser l’évaluation des risques, les agents de négociation des contrats doivent inscrire la valeur estimative totale de l’achat pour toute la durée de l’offre à commandes.
Pour les offres à commandes qui comportent une limitation des dépenses, le pouvoir d’approbation nécessaire à la révision des offres à commandes comme méthode d’approvisionnement sera déterminé en fonction de la délégation des pouvoirs de modification des contrats qui est pertinente au groupe de biens et services concerné.
Si l’autorisation préalable d’émettre des offres à commandes n’a été ni demandée, ni donnée, l’émission de chaque offre à commandes subséquente doit être approuvée. La valeur estimative totale de chaque offre à commandes subséquente sert à déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
Si l’autorisation préalable pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada de passer des commandes subséquentes au nom d’un client dans le cadre d’une offre à commandes approuvée n’a pas été demandée au moment d’obtenir l’approbation d’établir l’offre à commandes, le pouvoir d’approbation pour chaque commande subséquente sera déterminé est fonction de l’évaluation des risques liés aux achats, à l’aide de la délégation pertinente au groupe de produits et services (par exemple biens, services, travaux de construction).
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les offres à commandes, voir les articles 3.40 L'offre à commandes comme méhtode d'approvisionnement et 4.10.20 Demande d’offres à commandes. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les arrangements en matière d’approvisionnement, voir les articles 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement et 4.10.25 Demande d’arrangements en matière d’approvisionnement.
6.30 Processus d'achat entamé par le client
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est quelquefois appelé à traiter des demandes pour lesquelles le processus d'achat a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, demandes de soumissions, évaluation, sélection). Pour obtenir des renseignements sur la façon de traiter ces types de demandes, consulter l'article 2.65 Processus d'achat entamé par le client.
6.30.1 Ratification par le Conseil du Trésor
Comme l'énonce la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), alinéa 4.1.11 :
« Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible. »
La demande d’approbation par le CT doit indiquer les circonstances entourant l’attribution du contrat, ainsi que le type et la valeur du contrat attribué. Elle doit également préciser s’il était possible de lancer une demande des soumissions.
Dans le cas où une demande d’approbation est soumise pour des travaux déjà entrepris, l’agent de négociation des contrats doit joindre à la demande une attestation du ministère client concerné selon laquelle il a permis que les travaux soient entrepris avant d’avoir obtenu l’approbation du CT.
Si la ratification est exigée en raison d’erreurs administratives, la demande doit exposer les mesures correctives qui ont été prises pour les réduire.
6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels
Pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, les pouvoirs d’approbation des ententes qui prévoient :
la signature d’engagements contractuels,
des contrats ou des modifications comprenant des dispositions à l’égard des travaux précontractuels; ou
tout autre élément rétroactif;
seront attribués au titulaire du pouvoir d’approbation des contrats non concurrentiels compétent, selon les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats et les limites des pouvoirs d’approbation des contrats non concurrentiels.
Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, l’approbation du sous-ministre adjoint (SMA) est exigée.
6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels
En règle générale, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne conclut pas de contrats pour confirmer les interventions de ministères ou organismes. La pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients devrait être déconseillée dans toute la mesure du possible. Toutefois, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens. TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes lorsque les travaux sont achevés ou des contrats lorsque les travaux ont commencé.
Les demandes de confirmation de commande et les contrats comportant des travaux précontractuels sont considérés comme non concurrentiels et, à ce titre, ils doivent être évalués et traités selon les circonstances propres à chacun. Lorsque la demande est le résultat d’un effort visant à contourner les procédures d’achat normales, il faut d’abord songer à retourner la demande au ministère client.
Dans le cas où les travaux sont achevés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux réalisés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, déterminé selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les demandes de confirmation traitées par TPSGC.
Dans les cas où les travaux ont commencé, l'agent de négociation des contrats préparera un contrat. Ce contrat devrait comprendre uniquement les travaux qui faisaient l'objet de l'autorisation de contrat comme telle. Même si les travaux ont débuté avant d'obtenir l'autorisation de contrat exigée, le contrat ne doit pas être antidaté. La date dans la clause relative à la période du contrat ou à la durée de l'exécution doit être la date d'attribution du contrat écrit. Un contrat ne peut en aucun cas être antidaté ou avoir un effet rétroactif. Pour s'assurer que les travaux exécutés avant la date du contrat sont couverts par le contrat, il faut inclure dans celui-ci la clause sur les travaux précontractuels C0210C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat, indiquant la date à laquelle les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour tous les travaux effectués avant l'attribution du contrat écrit.
En ce qui concerne les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, le titulaire de pouvoir compétent, déterminé par l'évaluation des risques liés aux achats et les limites d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les contrats traités par TPSGC.
Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d'achat
Le plan d'achat doit être préparé comme une note de service de la part du directeur principal (ou du directeur) au directeur général –ou– du directeur général ou directeur général régional au sous ministre adjoint (SMA) et doit comprendre les éléments indiqués ci-dessous.
Plan d'achat formel
Fournir une brève description du besoin, incluant les options, les approbations préalables et les montants réservés. Indiquer la période du contrat proposée et les options, s'il y a lieu.
Indiquer tout renseignement pertinent si le marché dépasse la limite d’approbation de contrat des directeurs généraux ou des directeurs généraux régionaux et s'il s'agit d'un marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat).
Le SMA doit être informé au moyen d’une copie signée d’achat de tout marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d’adjudication de contrat) dans le 48 heures suivant l’approbation par le directeur général ou directeur général régional.
Fournir les renseignements généraux et le contexte global. Traiter des recommandations relatives à la vérification, des déterminations du Tribunal canadien du commerce extérieur, des décisions du Conseil du Trésor (CT), etc., propres au besoin.
Coût estimatif et nom du client
Indiquer le coût estimatif du besoin, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée incluse. Inclure les options, les montants réservés, etc., et préciser le ministère client auquel ils sont imputables.
Pouvoir d'approbation des contrats (ou des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement) prévu
Identifier le titulaire du pouvoir d'approbation des contrats prévu. Expliquer la raison pour laquelle il est le titulaire du pouvoir d'approbation, si ce n'est pas évident.
Indiquer les accords commerciaux applicables (Accord de libre-échange nord-américain, Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne, Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Accord de libre-échange canadien, etc.), les ententes sur les revendications territoriales globales et les politiques importantes qui régissent les décisions relatives à la sélection des fournisseurs (Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones, Politique sur le contenu canadien, construction, réparation, révision et modernisation de navires, Politique d'achats écologiques, etc.).
Expliquer la stratégie d'approvisionnement utilisée, c'est-à-dire le SEAOG, une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (ponctuelle, permanente).
Justifier toute décision de recourir à un fournisseur unique.
Dans le cas des plans d'achat pour lesquels des présentations au CT seront exigées, il est nécessaire d'inclure la justification prévue à l'alinéa b.ii. de l'article 6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.
Joindre le document pertinent du Comité d'examen des acquisitions. Préciser les autres considérations socio-économiques ou environnementales pertinentes. Pour plus de renseignements sur le Programme des retombées industrielles et régionales, voir l'article 3.70 Examen des approvisionnements.
Décrire tous les aspects spéciaux ou inhabituels de l'achat, par exemple, un écart à la politique.
Recommander l'adoption de mesures visant à résoudre tous les problèmes liés à d'éventuels risques majeurs en cause ou à des écarts marqués par rapport à la politique de sélection des fournisseurs ou à d'autres politiques de TPSGC. Lorsque la ligne de conduite proposée comporte des risques majeurs, il convient de les étudier en consultation avec les conseillers financiers et les Services juridiques de TPSGC.
Élaboration des critères d'évaluation et de la méthode de sélection des entrepreneurs
Préciser les critères d'évaluation et la méthode de sélection qui seront utilisés pour chaque demande de soumissions, notamment la base de tarification, la cotation numérique ou les critères d'évaluation technique obligatoires ou souhaitables.
Base de paiement prévue
Fournir une indication de la base de paiement prévue qui doit être utilisée dans le contrat (p. ex., prix ferme, taux fixes basés sur le temps, prix plafond, limitation des dépenses, etc.).
Utiliser cette section pour justifier le recours aux paiements anticipés, et pour indiquer la date à laquelle la garantie financière (p. ex., garantie, lettre de crédit de soutien irrévocable) sera exigée du fournisseur ou de l'entrepreneur. Traiter des dispositions relatives à la vérification du contrat.
Fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison) sous la forme « début » mai ou « mi- » août ou « fin » octobre, plutôt que des dates précises.
Inclure tous les renseignements qui devraient être portés à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation (p. ex., limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, surveillant de l'équité, exigences relatives à la sécurité industrielle, propriété intellectuelle, consultations auprès des secteurs d'activités, achats écologiques).
Indiquer le nom et numéro de téléphone de l'agent responsable du projet, ainsi que le secteur et la division auxquels il appartient.
Réserver deux ou trois lignes pour les commentaires du titulaire du pouvoir d'approbation.
Directeur principal ou directeur régional OU
Directeur général ou directeur général régional
Directeur général ou directeur général régional OU
Ajouter les questions et les réponses relatives au fournisseur unique en Annexe A.
Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat
Annexe 6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat
1. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional
Le formulaire Demande de modification de contrat (DMC), disponible dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), peut être utilisé.
Si une évaluation des risques liés à la modification de contrat est exigée, celle-ci, de même que les résultats discutés dans l’évaluation, doivent être joints à la DMC.
Description ou proposition : Décrire brièvement les biens ou les services fournis dans le processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) original et préciser l'objectif de la modification proposée.
Augmentation ou réduction : Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, indiquer l'équivalent en monnaie canadienne pour la modification seulement.
Indiquer le nom du client.
Sommaire de l'approbation : Fournir un tableau traitant des documents d'approbation, de la valeur des documents, de la valeur d'approbation de chacun des documents d'approbation et du niveau d'approbation.
Base de paiement proposée : S'il s'agit d'une modification de la base de paiement, fournir une justification et les motifs à l'appui. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les modifications de base de paiement, consulter le paragraphe 3 de l’Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.
Risques : Décrire les mesures de réaction aux risques considérés comme moyens-élevés et élevés, selon le cas.
Remarques : Fournir au minimum les renseignements suivants :
les renseignements supplémentaires importants qui sont nécessaires à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale.
une justification de la modification.
2. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou supérieur à celui de SMA :
Les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1 Demande de contrat/demande de modification de contrat (Partie 1 - Données de soumission) et PWGSC-TPSGC 1151-4 Demande de modification de contrat (Partie 2 - Données complémentaires) doivent être remplis et présentés en français ou en anglais.
Autorité responsable de la modification du contrat ou de la révision de l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement : ;Le formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 peut servir à obtenir l'autorisation d'utiliser une offre à commandes qui a été révisée par le soumissionnaire.
Partie 1 : Données sur la soumission - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1
Les éléments principaux qui devraient être inclus dans la demande de modification de contrat sont les suivants :
D’autres éléments dont les agents de négociation des contrats pourraient tenir compte, s’il y a lieu, sont énumérés dans les paragraphes qui suivent.
Énoncer le but de la modification proposée et décrire brièvement les biens et/ou services tels que mentionnés dans la demande de contrat initiale (par ex. : pour modifier le contrat avec ABC pour la fourniture de 20 machins additionnels). Dans le cas des biens ou services ajoutés, indiquer les prix, la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les points de livraison, etc.
Indiquer tout écart entre les fonds antérieurement autorisés et les engagements contractuels.
S'il y a un grand nombre d'articles, insérer l'énoncé suivant :
« Les prix unitaires (ou de lot) au montant total de ____________$, taxe de vente _____________, FAB____________, seront conformes aux indications de l'annexe ci-jointe ou de l'annexe jointe à la modification proposée. »
Si la modification proposée comporte des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT, qui ne sont pas mentionnées dans l'approbation initiale, donner une description complète de ces dérogations.
Coût supplémentaire (ou réduction de coût)
Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, donner l'équivalent en monnaie canadienne.
Indiquer le coût estimatif modifié du contrat. Si le coût total autorisé précédemment prévoit un montant pour des travaux particuliers à venir ou pour des travaux prévisibles mais non planifiés (comme des modifications de conception ou des tâches supplémentaires), ne pas manquer d'inscrire ce montant dans le coût total estimatif. Sinon, l'autorisation accordée pour le montant mis de côté est invalide.
Indiquer les mouvements de trésorerie et autres renseignements prévus à la section « Coût » de la demande de contrat à l’Annexe 6.2 Instructions relatives à la demande de contrat..
Fournir un bref résumé des modifications antérieures et de leur coût.
Fournir tout autre renseignement important nécessaire à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale. Consulter la rubrique Remarques dans l' Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour connaître les renseignements qui doivent être fournis, s'il y a lieu.
Lorsqu'une demande de modification de contrat exige une approbation à un niveau supérieur à celui qui a été établi précédemment dans le contrat, expliquer les raisons qui ont motivé le choix de l'entrepreneur et la base de paiement. Il n'est pas nécessaire de répéter dans la Partie 1 la base de paiement stipulée dans cette demande si elle a été approuvée antérieurement à un niveau supérieur ou par l'autorité contractante à qui l'on s'adresse maintenant pour faire approuver la modification.
Si une modification de la base de paiement est proposée, elle doit être justifiée en fournissant les motifs à l'appui. Consulter le paragraphe 3 de l’Annexe 6.4.2 Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
S'il existe un écart entre les fonds autorisés et les engagements contractuels, expliquer pourquoi.
Fournir les détails en ce qui concerne les risques liés à la modification proposée considérés comme moyens-élevés et élevés et présenter les stratégies d’atténuation proposées.
Lorsque des articles sont ajoutés ou que l'on établit une base de paiement ferme pour un contrat dont le prix était à négocier, fournir une justification des prix.
Indiquer l'autorisation initiale accordée pour conclure le contrat et l'autorisation applicable à chaque modification approuvée. Lorsqu'on a obtenu l'autorisation du Conseil du Trésor (CT), donner le numéro et la date du CT et lorsque l'approbation du ministre a été obtenue, inscrire « sous l'autorité du ministre ». Dans tous les autres cas, inscrire la mention « Autorisation ministérielle ». Ne pas inscrire les montants dans la Partie 1.
Partie 2 - Données complémentaires - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-4
En remplissant ce formulaire, vous assurer de fournir tous les renseignements à l'appui. En particulier, prendre note de ce qui suit :
Section A – État d'avancement des travaux
Dans cette section, résumer l'état d'avancement des travaux, notamment les quantités déjà livrées et le pourcentage d'achèvement, les travaux en cours ou terminés, les paiements anticipés ou progressifs versés ou toute autre dépense préliminaire, ainsi que les autres questions de même nature.
Section B - Autorisation, statut du contrat et montant relatif aux modifications proposées
Indiquer dans la colonne « Autorisation et Montant », les autorisations et les montants autorisés pour le contrat et chaque modification (c.-à-d. CT, ministre, sous-ministre, directeur général, directeur, etc.). Toute divergence entre les autorisations (approbations) et les engagements devraient être corrigée dans la Section B. En outre, si le montant de la modification proposée dépasse les fonds disponibles, il faut le signaler dans cette section.
Section C - Base et mode de paiement, conformément à la dernière modification
Énoncer brièvement la base de paiement et la méthode de paiement à la dernière modification (y compris la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les conditions de livraison [par ex., FAB], les paiements anticipés et progressifs), à moins qu'il ne soit proposé de modifier la base de paiement ou la méthode de paiement. Dans ce dernier cas, décrire en détail la base de paiement et la méthode de paiement applicable actuellement à une partie ou l'autre des travaux et pour laquelle on recommande une nouvelle base de paiement ou méthode de paiement. Consulter l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
Section D – Justification de la recommandation
Justifier les prix et la modification des conditions ou des méthodes de paiement.
Donner tous les renseignements justificatifs des prix lorsqu'il s'agit d'ajouter un article ou d'établir une base de paiement ferme pour un contrat passé antérieurement sur une base de prix à négocier.
Expliquer les discordances entre : a) le montant approuvé pour le contrat et les modifications éventuelles; et b) la somme totale attribuée.
Nota : S'il y a plusieurs articles et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence dans la Section F du document particulier du dossier qui contient ces renseignements.
3. Préparation des présentations de modification au Conseil du Trésor
L'approbation du Conseil du Trésor est exigée pour toute modification de contrat qui dépasse les limites indiquées à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels et sujette aux exceptions décrites à l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sont assujetties aux conditions suivantes :
que les autorités contractantes s'assurent, pour les besoins et les modifications connexes nécessitant leur approbation, que les modalités du contrat correspondent aux observations que leur ont été faits concernant la nature de la transaction;
que les Services juridiques soient consultés lorsque l’agent de négociation des contrats envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles juridiquement approuvés propres au secteur ou aux biens et services. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter les Services juridiques pour les besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu. En ce qui a trait aux autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques, voir l’article 3.110 Services juridiques.
Nota : L'approbation du ministre est exigée pour certaines demandes décrites l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne
Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels
Les tableaux de délégation des pouvoirs pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3 pour le Programme des approvisionnements se trouvent sur la page Limites contractuelles et notes liées aux limites dans GCpédia.
Les limites indiquées dans les tableaux de délégation des pouvoirs sont des limites maximales obtenues par la réalisation d’une évaluation de la complexité et d’une évaluation des risques liés aux achats. Les pouvoirs nécessaires pour conclure un contrat ou y apporter des modifications seront déterminés au cas par cas, par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux achats en fonction du niveau de complexité. Cette évaluation permettra de cerner les risques propres au contrat ou à la modification proposée, de même que le niveau d’approbation exigé pour conclure le contrat ou y apporter des modifications.
Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative, le pouvoir d’approbation de conclure des contrats ou d’y apporter des modifications non administratives relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), peu importe la concurrence liée au besoin.
Les limites propres à chaque agent, qui peuvent être en deçà du maximum des pouvoirs indiqués dans les tableaux de délégation des pouvoirs, dépendent des politiques et des procédures de la Direction générale des approvisionnements. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tout pouvoir qu’ils exercent est conforme à ce qui a été établi dans leur formulaire de délégation approuvé.
En ce qui concerne les pouvoirs d’approbation des contrats, un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner ». Les niveaux d’approbation des invitations à soumissionner électroniques s’appliquent lorsqu’un PAC a été publié et qu’aucun énoncé de capacités acceptable n’a été présenté.
Voir l’Annexe 6.4.5 : Table d’équivalence des fonctions pour consulter les postes associées à chacun des niveaux.
Tout titulaire qui détient une délégation valide des pouvoirs d’approbation de conclure des contrats, peu importe son niveau, peut signer des documents contractuels pour les mêmes biens et services pour lesquels il détient la délégation de pouvoirs, peu importe la valeur du contrat. Par exemple, si le titulaire détient les pouvoirs d’approbation valides pour conclure les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il détient également les pouvoirs de signature pour les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire.
Par défaut, les limites de délégation des agents correspondent à un pourcentage des pouvoirs ministériels :
les postes de niveau 1 et 2 détiennent 100 p. cent des pouvoirs ministériels;
les postes de niveau 3, détiennent 50 p. cent des pouvoirs ministériels;
les postes de niveau 4, détiennent 5 p. cent des pouvoirs ministériels.
Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation de conclure des contrats nécessitant une ratification, consulter l’article 6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels.
Si le coût total de l’achat pour lequel il faut obtenir l’approbation dépasse les limites établies dans l’instrument de délégation de pouvoirs de TPSGC, l’approbation du Conseil du Trésor est exigée.
Les tableaux de délégation des pouvoirs indiquent les limites contractuelles ministérielles de TPSGC, conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés - Appendice C.
À moins d’indication contraire dans les « Remarques » qui accompagnent les tableaux de délégation des pouvoirs, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Une fois que la limite associée au pouvoir exceptionnel du Ministère est atteinte, les approbations à obtenir par la suite doivent faire l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.
Les pouvoirs d’approbation et de modification sont indiqués dans les limites contractuelles exceptionnelles présentées sur la page Limites contractuelles et notes liées aux limites dans GCpédia.
Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) présenté pour obtenir l’approbation préalable d’utiliser l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement ou d’établir un arrangement en matière d’approvisionnement (ou le plan d’achat formel présenté pour faire approuver la stratégie d’approvisionnement), doit être approuvé d’après la valeur totale estimative du besoin (soit l’ensemble du projet ou du programme), la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que l’on propose de satisfaire grâce à cette méthode d’approvisionnement.
Si toutefois l’intention est d’émettre plusieurs offres à commandes subséquentes à une demande d’offre à commandes, c’est la valeur totale estimative (TPS/TVH incluse) de toutes les offres à commandes subséquentes qui doivent être utilisée pour l’approbation du processus de PAPC ou du plan d’achat formel.
Délégation des pouvoirs d'achat fondée sur les risques
Cette grille montre les limites de délégation de chaque agent d'après le niveau de risque et la complexité de l'achat. Les en têtes de ligne indiquent le niveau de risque, d'élevé à faible. Les en-têtes de colonne indiquent le niveau de complexité de l’achat (achats de niveau de complexité 1 à gauche et de complexité 5 à droite). Les caractéristiques applicables aux différents niveaux de complexité sont indiquées à l’Annexe 2.4 Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements.
Gestionnaire Directeur Directeur général Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Chef d'équipe des approvisionnements Gestionnaire Directeur principal, directeur régional, directeur Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Spécialiste de l'approvisionnement Chef d'équipe des approvisionnements Gestionnaire Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Agent des approvisionnements Spécialiste de l'approvisionnement Chef d'équipe des approvisionnements Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Agent interne/adjoint principal aux achats/adjoint à l'approvisionnement Agent des approvisionnements Spécialiste de l’approvisionnement Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Annexe 6.4.2.1 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels
Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.1 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements , version 2014-­3.
Annexe 6.4.2.5 : Limites contractuelles pour les achats complexes
Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.5 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements , version 2014-­3.
Annexe 6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes
Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.3 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements , version 2014-­3.
Annexe 6.4.4 : Notes relatives aux pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes
Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, les notes relatives aux limites contractuelles ont été révisées et intégrées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limites dans GCpédia.
Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.4 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements , version 2014-­3.
Annexe 6.4.5 : Table d'équivalence des fonctions
Sauf indication contraire, toutes les fonctions indiquées dans cette table relèvent de la Direction générale des approvisionnements, située soit à l'administration centrale ou chez le client ou des opérations régionales responsables de la fonction d'approvisionnement en services communs.
À moins qu'une loi, un règlement ou une politique n'en convienne autrement, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint exercent les mêmes pouvoirs que le ministre.
Pour tous les titres de fonctions non énumérés dans cette table d'équivalence des fonctions, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des services financiers s'appliqueront.
Table d’équivalence des fonctions
Sous-ministre adjoint délégué, Approvisionnements
Directeur général, Approvisionnements
Directeur principal, Approvisionnements
Directeur principal, Distribution des biens de la Couronne
Directeur principal, Direction de la gestion des biens saisis
Directeur régional, Approvisionnements
Directeur, Approvisionnements
Gestionnaire (Koblenz)
Chef d'équipe des approvisionnements
Agent principal des approvisionnements
Agent principal de gestion des contrats
Agent principal des contrats, Washington
Agent principal préposé aux cas
Inspecteur technologique - navires (lorsqu'ils exercent des fonctions d'achat)
Agent préposé au transport des exportations
Agent préposé aux cas
Agent interne/stagiaire
Adjoint principal aux achats
Représentant des ventes (Distribution des biens de la Couronne)
Commis aux projets
Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3
Sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les modifications préalablement approuvées, le niveau de pouvoir d’approbation pour une modification proposée à un contrat pour un achat d’un niveau de complexité 1, 2 ou 3 est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées). Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur globale des modifications (précédentes et proposées), en excluant les modifications préalablement approuvées.
Pouvoirs exceptionnels : À moins d’indication contraire dans les notes relatives aux limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels présentées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limites dans GCpédia, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées) et de la valeur du contrat original. Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur du contrat original et la valeur globale des modifications (précédentes et proposées).
Des exemples montrant quand une évaluation des risques liés aux modifications est exigée pour un contrat pour un achat de niveau de complexité 1, 2 ou 3 attribué à la suite d’un processus concurrentiel électronique se trouvent sur la page Établissement du pouvoir d’approbation des modifications de contrats dans GCpédia.
Annexe 6.4.7 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats complexes
Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cette annexe a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3.
L’Annexe 6.4.7 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements , version 2014-­3.
Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité
Diminution de la valeur du contrat
Situation : Le client réduit la quantité nécessaire et le fournisseur/l'entrepreneur accepte de réduire la quantité sans augmenter le prix unitaire.
Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification qui réduit la valeur du contrat (lorsque la modification est de nature administrative).
Situation : Le client réduit la quantité nécessaire mais le fournisseur/l'entrepreneur veut augmenter le prix à cause de la diminution de la quantité. Il est donc nécessaire de renégocier.
Niveau d'approbation : Dans le cas de cette modification, il faut multiplier le prix unitaire révisé par la nouvelle quantité. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent.
Situation : Le client désire dégager des fonds prévus pour un contrat de réparation et de révision au cours du dernier trimestre d'une année financière, puisqu'il ne prévoit pas de travaux supplémentaires au cours de cette période.
Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification en vue de réduire la valeur du contrat (considérée comme une modification de nature administrative).
Situation : Le client veut supprimer un ensemble des travaux aux termes d'un contrat de recherche et développement. On ne peut établir de relation nette entre la réduction des coûts et l'ensemble des travaux annulés.
Niveau d'approbation : La modification sera approuvée par un titulaire de pouvoir dont la limite d'approbation équivaut à la réduction proposée. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent. Une modification avec une valeur nulle n'est pas appropriée, puisqu'il n'y a pas de relation entre la valeur de l'ensemble des travaux et la réduction.
Article de remplacement (ou ensemble des travaux)
Si un client demande à l'autorité contractante de modifier un contrat en supprimant un article (ou un ensemble des travaux) et en remplaçant par un article (ou un ensemble des travaux) différent, la valeur du nouvel article (ou de l'ensemble des travaux) déterminera le niveau d'approbation de la modification de contrat. Une évaluation des risques liés aux modifications doit être réalisée pour déterminer le niveau d’approbation exigé en vue de l’ajout de l’article (ou de l’ensemble de travaux) de remplacement.
Les modifications de contrat proposées qui comportent des changements à la base de paiement, au mode de paiement ou aux conditions du contrat, de façon à ce que le Canada doive assumer des risques ou des responsabilités additionnels, doivent être autorisées conformément à l’évaluation des risques liés aux modifications de ce contrat, pourvu que les avantages d’indemnisation correspondants profitent au Canada. En l’absence de ces avantages, de telles modifications sont réputées entraîner des paiements supplémentaires dont l’approbation relève uniquement du CT.
Les exemples suivants sont des modifications qui constituent des risques additionnels pour le Canada :
faciliter le versement des paiements progressifs;
éliminer le besoin d'un cautionnement d'exécution;
non respect, par l'entrepreneur, des dates de livraison ferme.
Approbation préalable du montant mis de côté
Lorsque l'autorisation originale de conclure un contrat prévoyait également l'approbation préalable d'un montant destiné à des travaux imprévus, des modifications de conception ou des tâches supplémentaires, toute partie du montant mis de côté utilisée doit être approuvée par le titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour conclure des contrats non concurrentiels, ne dépassant pas le niveau de directeur. Le titulaire du pouvoir d’approbation compétent sera déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications. À la question « Valeur » de l’évaluation des risques liés aux modifications, les agents de négociation des contrats doivent sélectionner « montant réservé ».
Si une modification visant à permettre d'utiliser le solde du montant mis de côté pour un besoin particulier est supérieure à ce montant, le pouvoir d'approbation portant sur l'excédent revient au titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour la valeur globale des modifications, conformément à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. La valeur globale des modifications pour les montants mis de côté approuvés au préalable est distincte de la valeur globale des modifications correspondant aux options ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les montants mis de côté jusqu'à concurrence de la valeur maximale, dans le cadre d'une même modification.
Si une condition de l'approbation délivrée à l'origine prévoit d'autres niveaux d'approbation pour grever des montants mis de côté, les niveaux établis dans le cadre de l'approbation du contrat original sont prépondérants.
Le montant mis de côté devrait être établi d'après une planification initiale et des préparatifs rigoureux. Meilleurs sont la planification et les préparatifs, mieux on peut prévoir les quantités supplémentaires ou les travaux imprévus, et plus les valeurs attribuées seront exactes. Il est plus vraisemblable qu'on approuvera un plan d'achat justifié minutieusement quant à l'objet de chaque dépense planifiée.
Les exemples d’instruments permettent d’utiliser le montant réservés comprennent la modification de contrat, le formulaire d'autorisation des tâches, le formulaire DND 626 Demande relative à un contrat du MDN ou un montant préapprouvé pour les modifications proposées (MPMP).
Approbation préalable des options
Lorsque l'approbation d'exercer une option a été obtenue, la modification de contrat pour exercer l'option ne nécessite que la signature d'un titulaire de poste ayant obtenu une délégation valide des pouvoirs d'approbation des contrats, peu importe son niveau, pour les catégories pour lesquelles le titulaire détient la délégation de pouvoirs. Par exemple, si un titulaire détient la délégation de pouvoirs pour la conclusion de contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il aurait aussi le pouvoir de signature pour les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire. Les valeurs globales des options, approuvées au préalable, sont distinctes des valeurs globales des modifications correspondant aux montants mis de côté ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les options jusqu’à concurrence de la valeur maximale dans le cadre d’une même modification.
Les fonds et l’approbation reçus dans le but d’exercer une option ne peuvent être utilisés que dans la mesure précisée dans le document d’approbation. Par exemple, si on a obtenu l’approbation pour un contrat de services d’une année évalué à 200 000 $, avec une année optionnelle également évaluée à 200 000 $, l’agent de négociation des contrats ne peut se servir de l’approbation et des fonds visant l’année optionnelle afin de couvrir les frais liés à une augmentation des services requis au cours de la première année.
Code contractuel pour les modifications approuvées au préalable
Le numéro de Type de document 22, correspondant au code contractuel pour les modifications approuvées au préalable est disponible dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) et SELECT et est utilisé pour identifier toutes les modifications approuvées au préalable.
Ces modifications comprennent, mais ne se limitent pas :
aux modifications émises afin d’exercer une option pour des quantités ou des années supplémentaires qui font partie intégrante de la demande de soumissions originale et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale;
aux modifications pour des montants mis de côté pour des modifications prévues mais qui ne sont pas clairement définies (p. ex. travaux imprévus, modifications de conception, tâches supplémentaires), et qui ont été approuvées lors de la demande d'approbation de contrat originale.
Les modifications qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d'approbation originale ou qui dépassent la portée ou la valeur de cette approbation devront être codées comme des « modifications normales » et devront être approuvées au niveau compétent conformément aux pouvoirs d'approbation de modifications délégués par le ministre.
Taux (ou prix à négocier)/taux (ou prix) provisoires
Si la base de paiement d'un contrat comprend des taux (ou prix) provisoires et qu'il est proposé de modifier le contrat pour prévoir des taux (ou prix) fermes, le niveau du pouvoir d'approbation de la modification sera comme suit (à moins d'avis contraire de la part du pouvoir d'approbation du contrat) :
l'autorité contractante, à condition que les taux (ou prix) fermes soient égaux ou inférieurs aux taux (ou prix) provisoires;
pour les achats de niveau 1, 2 et 3, une évaluation des risques liés à la modification de contrats est exigée pour déterminer le niveau d’approbation nécessaire;
le directeur général, si le contrat a été approuvé par le sous-ministre adjoint, le ministre, ou le CT.
Combinaison de divers types de modifications en une modification
Lorsqu'une modification renferme divers types de changements énumérés ci-dessus (c'est-à-dire consolider des articles dont le prix est à négocier, utiliser une partie d'un montant mis de côté, ajouter des articles ou augmenter les quantités, etc.), le plus haut niveau d'autorité doit approuver tout changement ou tout ensemble de changements qui sera incorporé au contrat par le biais de cette modification.
Modifications aux contrats avec d'anciens fonctionnaires
Le Conseil du Trésor (CT) doit approuver toutes les modifications aux contrats de services avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique lorsque ces modifications dépassent les limites précisées à la section 1.1.1 de l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Interprétation de la valeur globale des modifications
Tous les pouvoirs d'approbation des modifications (non approuvées au préalable) doivent être établis en fonction de la valeur globale de ces modifications.
La valeur globale des modifications s'entend de la somme totale des modifications apportées à un contrat, y compris les modifications positives et négatives; cette interprétation s'applique seulement aux modifications nécessitant l'approbation du CT. Pour les besoins internes et pour veiller à instituer des mesures de contrôle adéquates, on calcule le montant global des modifications non approuvées au préalable d'après les modifications à valeur positive seulement.
En règle générale, lorsqu’un certain niveau d'approbation est atteint, il ne peut être diminué à un niveau inférieur. Par exemple, si le titulaire de pouvoir compétent pour l’approbation de modifications dans le cadre d’un achat de niveau de complexité 1 est le gestionnaire, alors le gestionnaire devra approuver toutes les autres modifications à valeur positive, quelle que soit leur valeur.
Les modifications ayant une valeur nulle pour lesquelles il n'y a aucun risque ou responsabilité additionnel pour le Canada sont de nature administrative et peuvent être approuvées et signées par l'autorité contractante. En ce qui concerne les modifications ayant une valeur nulle mais qui entraînent un risque ou une responsabilité additionnel qu’assumera le Canada, la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications est exigée afin de déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
Le prolongement d’un contrat qui a une date de fin précise (p. ex., un contrat, un contrat d’autorisation de travail, une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, etc.) ne peut être traité comme une modification de nature administrative. Prolonger le contrat entraîne des risques supplémentaires pour le Canada, peu importe si des fonds additionnels sont requis ou non. Par exemple, si un contrat a été attribué pour une période de deux (2) ans, à la fin du 31 mars, au montant de 10 M$ et qu’il reste 4 M$ le 1er avril, ce montant ne peut être utilisé pour la prolongation du contrat, sans avoir obtenu l’approbation nécessaire, bien que l’approbation initiale du contrat était de 10 M$.
Modification approuvée par le Conseil du Trésor
Lorsque le CT a approuvé une modification, TPSGC peut modifier de nouveau le contrat sans l'approbation du CT si la valeur cumulative des modifications après la prise d'effet de chaque modification conformément à l'approbation du CT ne dépasse pas les limites du pouvoir d'approbation pour les modifications de contrats non concurrentiels établies à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

References: l'article 6
 l'article 3
 l'article 4
 l'article 5
 l'article 2
 l'article 6
 l'article 3