Source: https://www.epravo.cz/top/zakony/sbirka-zakonu/vyhlaska-ze-dne-20-cervence-2012-o-podrobnostech-vykonu-spisove-sluzby-19062.html
Timestamp: 2019-10-15 22:24:57+00:00

Document:
VYHLÁŠKA ze dne 20. července 2012 o podrobnostec | epravo.cz
Sbírka: 259/2012 | Částka: 88/2012
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb., (dále jen ˙zákon˙) k provedení § 9 odst. 2, § 15 odst. 1, § 19 písm. g), § 64 odst. 2, § 66 odst. 6, § 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona:
adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat,
úřední hodiny podatelny,
elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty,
identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o vnitřní organizační jednotce, agendě nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny,
další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští,
přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů,
přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů,
způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem (dále jen ˙škodlivý kód˙),
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů3) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší4); v takovém případě původce uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší4); v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.
(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje podle § 7 až 10. Pokud byl dokument v digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé.
je dokument v souladu s jiným právním předpisem5) doručován původci do vlastních rukou,
je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci doručen jiným způsobem,
údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,
je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce.
datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst. 3 písm. f) a g),
je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem6) nebo označen uznávanou elektronickou značkou7), popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem8).
(2) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka9). Pokud veřejnoprávní původce využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu.
(3) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků zjištění podle odstavců 1 a 2 odesílateli potvrdí doručení datové zprávy veřejnoprávnímu původci. Součástí zprávy o potvrzení doručení je
datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,
charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,
další náležitosti, které veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu.
název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,
jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,
výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována.
(1) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 4 odst. 1.
název veřejnoprávního původce,
datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,
číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
(6) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 4 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 4 odst. 1 označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením.
(7) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.
pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen ˙pořadové číslo˙),
datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,
údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo ˙Vlastní˙,
identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,
počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.
(5) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v odstavci 4 a dále
jednoznačný identifikátor dokumentu,
informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,
záznam o provedení výběru archiválií,
identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.
(6) Pořadová čísla tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen ˙určené časové období˙), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V podacím deníku veřejnoprávní původce prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru ˙Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....˙. Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v listinné podobě k záznamu.
(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné evidence dokumentů, veřejnoprávní původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.
(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní původce tuto skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.
(1) Vyžaduje-li to jiný právní předpis10) nebo pokud tak stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v samostatných evidencích dokumentů.
(1) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.
(4) Vyžaduje-li to jiný právní předpis11) nebo to z jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je
číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo
jiné označení.
(6) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
(7) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu ve spisovém řádu.
dokumentem,
postoupením,
vzetím na vědomí,
záznamem na dokumentu,
dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
(3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů.
(3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem ˙A˙ (archiv) veřejnoprávní původce označí dokument trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem k vybrání za archiválii. Skartačním znakem ˙S˙ (stoupa) veřejnoprávní původce označí dokument bez trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem na zničení. Skartačním znakem ˙V˙ (výběr) veřejnoprávní původce označí dokument, který ve skartačním řízení posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení.
(5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem ˙A˙, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem ˙A˙. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem ˙V˙ a ˙S˙, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem ˙V˙. Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta.
datum podpisu dokumentu,
počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě,
počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit,
počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis12), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
(4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu, popřípadě jejich stejnopisy.
číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát,
počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
obchodní firmu nebo název anebo jméno, popřípadě jména a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen,
údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu.
(2) Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje uzavřený spis a vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména
označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění,
označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby původce, je-li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván,
kompletnost spisu v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu podle § 12 odst. 3,
počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě,
převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu,
uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů,
zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován,
uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti,
uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení podle § 4 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24.
(1) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 4 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 4 odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence.
(2) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace19), které byly označeny skartačním znakem ˙S˙, bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem ˙A˙, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.
(4) Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem ˙A˙ a dokumenty se skartačním znakem ˙S˙. Dokumenty se skartačním znakem ˙V˙ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem ˙A˙ nebo k dokumentům se skartačním znakem ˙S˙. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede zejména charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), skartační lhůtu a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení.
(5) Veřejnoprávní původce sestaví z evidence dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.
posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem ˙A˙ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke zničení,
posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem ˙S˙ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie,
posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním znakem ˙V˙ mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie nebo navržené ke zničení,
posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu,
stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.
(4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.
název nebo obchodní firmu, adresu sídla a identifikační číslo osoby veřejnoprávního původce, bylo- -li přiděleno, a další údaje upřesňující identifikaci veřejnoprávního původce, popřípadě jeho organizační součásti, u které byla odborná archivní prohlídka provedena,
název archivu, kterému budou dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie svěřeny do péče, adresu sídla archivu a kontaktní údaje fyzické osoby pověřené archivem provedením odborné archivní prohlídky,
množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie a replik předávaných dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie,
datum předání,
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené veřejnoprávním původcem a příslušným archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis.
(7) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie zpracovaný veřejnoprávním původcem v rozsahu údajů stanovených v § 20 odst. 4 s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty. Jestliže jsou dokumenty evidované v evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, veřejnoprávní původce předá dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie na základě seznamu vytvořeného archivem ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně. Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie do příslušného archivu a po potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie do digitálního archivu.
(1) Předávací seznam v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených spisů obsahuje pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství (například slova ˙2 svazky˙), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. Předávací seznam v případě předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis.
(2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako doručené.
datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
datový formát Tagged Image File Format (TIF/ /TIFF, revize 6 -- nekomprimovaný),
datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/ /IEC 13818),
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/ /IEC 11172),
datový formát Graphics Interchange Format (GIF).
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
datový formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,
počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
informace o existence vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka,
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
informace o existenci zajišťovacího prvku,
název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,
prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu,
původní datový formát,
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.
(2) Veřejnoprávní původce ověřuje přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidencích dokumentů, popřípadě tyto údaje doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti.
(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.
méně než 48 hodin, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty evidované v náhradní evidenci v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů,
déle než 48 hodin, veřejnoprávní původce je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů.
§ 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
§ 2 písm. i) zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích).
§ 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
Například § 100 a následující zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
Například § 40 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 334 odst. 1 a 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 113 odst. 3 zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), § 19 až 21 zákona č. 500/2004 Sb.
§ 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb.
§ 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb.
§ 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
Vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu).
Například § 69 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění zákona č. 179/2010 Sb. a zákona č. 55/2012 Sb., § 16 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění zákona č. 301/2008 Sb.
Například § 17 zákona č. 500/2004 Sb., ve znění zákona č. 413/2005 Sb., § 64 zákona č. 280/2009 Sb., § 23 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění zákona č. 559/2004 Sb. a zákona č. 136/2006 Sb.
§ 69 odst. 1 věta první zákona č. 500/2004 Sb.
Například zákon č. 227/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.
Zákon č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
§ 69 odst. 1 věta druhá zákona č. 500/2004 Sb.
Například § 8 zákona č. 21/2006 Sb., ve znění zákona č. 301/2008 Sb., § 25 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
Například § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.
§ 2 písm. h) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
§ 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.

References: § 86
 zákona č. 499
 zákona č. 190
 zákona č. 167
 § 9
 § 15
 § 19
 § 64
 § 66
 § 69
 § 70
 § 69
 § 69
 § 69
 § 7
 § 2
 § 2
 § 4
 § 4
 § 4
 § 12
 § 12
 § 12
 § 4
 § 24
 § 4
 § 4
 § 20
 § 20
 § 2

§ 2
 zákona č. 227
 zákona č. 440
 zákona č. 167

§ 2
 zákona č. 127

§ 22
 zákona č. 300
 zákona č. 190
 § 100
 zákona č. 40
 § 34
 zákona č. 40
 § 100
 zákona č. 500
 § 31
 zákona č. 563
 § 40
 zákona č. 280
 § 334
 zákona č. 262
 § 113
 zákona č. 183
 § 19
 zákona č. 500

§ 11
 zákona č. 227
 zákona č. 167

§ 11
 zákona č. 227
 zákona č. 167

§ 2
 zákona č. 227
 zákona č. 440
 § 69
 zákona č. 137
 zákona č. 179
 zákona č. 55
 § 16
 zákona č. 21
 zákona č. 301
 § 17
 zákona č. 500
 zákona č. 413
 § 64
 zákona č. 280
 § 23
 zákona č. 328
 zákona č. 559
 zákona č. 136

§ 69
 zákona č. 500
 § 18
 zákona č. 300

§ 69
 zákona č. 500
 § 8
 zákona č. 21
 zákona č. 301
 § 25
 zákona č. 300
 zákona č. 190
 § 6
 zákona č. 352

§ 2
 zákona č. 227
 zákona č. 440

§ 2
 zákona č. 412