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REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE TRASFERTE E RIMBORSO SPESE SOSTENUTE DAI DIPENDENTI - PDF
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Modesto Blasi
1 REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE TRASFERTE E RIMBORSO SPESE SOSTENUTE DAI DIPENDENTI Approvato con deliberazione della Giunta Provinciale n. 26 del N.B. Vedi anche : 1 - Deliberazione Giunta Provinciale. n.110 del Art. 6, comma 12, del decreto legge n. 78 del 2010, convertito con modificazioni dalla legge n. 122 del 2010, Pag. 1 di 9
2 Art. l OGGETTO DEL REGOLAMENTO 1. Il presente regolamento ha per oggetto la disciplina del trattamento di trasferta e dei rimborsi delle spese sostenute dal personale provinciale. Art. 2 AUTORIZZAZIONE ALLA TRASFERTA 1. La trasferta del dipendente deve essere preventivamente autorizzata dal Dirigente del settore o, in assenza di questi, dal dipendente titolare di posizione organizzativa delegato e deve risultare da apposito provvedimento scritto prima che abbia inizio la trasferta stessa. 2. Nel provvedimento di autorizzazione vanno chiaramente indicati: il nominativo del dipendente; il giorno e l ora di inizio della missione, la durata; la località di partenza e quella di destinazione; le esigenze di servizio che giustificano la missione; il mezzo di trasporto. Art. 3 USO DEL MEZZO DI TRASPORTO 1. I dipendenti inviati in missione devono prioritariamente utilizzare i mezzi di trasporto di proprietà dell Ente, se disponibili e il mezzo di trasporto pubblico. 2. Su richiesta, i dipendenti sono preventivamente autorizzati dal Dirigente Responsabile del Settore all utilizzo del mezzo privato di trasporto, in sostituzione del mezzo pubblico nei seguenti casi: quando l uso del mezzo proprio risulta per l Ente più conveniente del mezzo pubblico; quando gli orari dei servizi pubblici sono inconciliabili con gli orari di servizio e di svolgimento della missione; quando il luogo della missione è difficilmente raggiungibile con il mezzo pubblico o il mezzo pubblico manchi del tutto. Art. 4 RIMBORSO DELLE SPESE DI VIAGGIO 1. Il rimborso ha luogo esclusivamente dietro presentazione dei documenti di viaggio costituiti da: per i viaggi in ferrovia, biglietto debitamente obliterato, comprensivo di Pag. 2 di 9
3 eventuale prenotazione; per i viaggi a mezzo di bus extraurbani biglietto debitamente obliterato; per i viaggi marittimi biglietto rilasciato dalla società di navigazione corredato della ricevuta attestante il pagamento dei diritti di agenzia; per i viaggi a mezzo di bus extraurbani biglietto debitamente obliterato; per i viaggi in aereo, biglietto di classe economica, ad eccezione dei Dirigenti e per viaggi di durata superiore alle cinque ore, rilasciato dal vettore corredato della carta di imbarco e della ricevuta (eventuale) attestante il pagamento dei diritti di agenzia, per i biglietti acquistati online la documentazione è costituita dalla stampa delle videate del computer, riportanti tutti gli elementi identificativi della persona, del viaggio e del costo, integrate dai documenti di imbarco in originale; ove autorizzato l uso del mezzo privato comporta un rimborso pari ad un quinto del costo del carburante per ogni chilometro percorso. A tal fine il prezzo di riferimento è quello del carburante benzina dell impianto Agip rilevato al primo del mese in cui avviene la missione, il costo del pedaggio autostradale, il costo del taxi, del parcheggio e della custodia del mezzo, purchè adeguatamente giustificati; l uso del mezzo privato è consentito per un massimo di 400 chilometri mensili. 2. Il rimborso della spesa relativa all uso del taxi è dovuto solo a fronte della mancanza di mezzi di trasporto di linee urbane o allorquando si è di fronte a comprovata impossibilità di raggiungere il luogo di destinazione. 3. In ogni caso l uso del taxi, il noleggio di auto con o senza carburante, l uso dei mezzi di trasporto urbano (bus e metro) nonché la spesa per il pedaggio autostradale, il parcheggio e la custodia del mezzo privato in garage sono ammessi solo se preventivamente autorizzati. In tutti i casi, dovrà essere fornita idonea documentazione. 4. La distanza chilometrica tra la sede di servizio e quella di missione va desunta dal CD AND route 99 Italia e dalle tabelle chilometriche delle distanze già in uso in questo Ente. Art. 5 RIMBORSO SPESE DI VITTO E DI PERNOTTAMENTO 1. Al personale compete per l invio in missione il rimborso delle seguenti spese debitamente documentate: la spesa di un pasto del costo di 22,26 quando la missione è di durata non inferiore alle otto ore e non superiore alle dodici ore; la spesa di due pasti per un totale di 44,26 quando la missione è di durata superiore alle dodici ore; 1. Al personale con qualifica dirigenziale il rimborso per un pasto è fissato in 30,55 e in complessivi.60,55 per due pasti giornalieri. Pag. 3 di 9
4 2. I rimborsi per il vitto sono effettuati dietro presentazione di fatture, ricevute e scontrini fiscali, in originale, conformi alle disposizioni fiscali in materia, rilasciati da esercizi commerciali abilitati all attività di ristorazione. 3. E consentita la presentazione di scontrini fiscali, da cui si evinca la natura dell attività dell esercizio e delle spese effettuate. 4. Fanno eccezione gli scontrini delle consumazioni effettuate sui treni nel limite degli importi suddetti. 5. Ai fini del presente regolamento per pasto si intende la consumazione di prodotti commestibili, manipolati dal fornitore del servizio di ristorazione, secondo le abitudini personali. 6. In nessun caso possono essere riconosciuti rimborsi per pasti consumati dopo il rientro nella località sede di servizio o in quella di abituale dimora del dipendente. 7. Nel caso di presentazione di documenti di spesa per un ammontare superiore al limite di importo spettante al dipendente il rimborso è effettuato entro tale limite. 8. Al rimborso del pasto consumato nel giorno del rientro pomeridiano viene detratto l importo corrispondente al buono pasto. 9. La spesa per il pernottamento in albergo di categoria 4 stelle o altre strutture che offrano tale servizio, comprensiva di eventuale prima colazione documentata, in originale, di fattura, ricevuta o altra documentazione valida ai fini fiscali, emessa dall albergo o dalla struttura che rechi l indicazione analitica di tutti gli elementi descrittivi dei servizi resi: l. beneficiario dei servizi; 2.nome, ubicazione e classificazione dell albergo; 3.data/e del/i pernottamento/i; 4.costo del pernottamento. 10. L utilizzo del frigo bar è a carico del dipendente. 11. Tutto il personale dell Ente deve usufruire degli alberghi convenzionati e prenotare solo e esclusivamente a mezzo delle convenzioni in essere. Art. 6 ANTICIPAZIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO 1. Per le missioni di durata superiore alle 24 ore comportante almeno un pernottamento, l Ente eroga un acconto non inferiore al 75% del trattamento economico presumibilmente spettante. 2. In caso di revoca del provvedimento di invio in missione o nel caso in cui la stessa, per ragioni diverse, non è stata possibile effettuare, il dipendente è tenuto a restituire all Amministrazione l acconto ricevuto non oltre 5 giorni lavorativi. Pag. 4 di 9
5 Art. 7 LAVORO STRAORDINARIO 1. Durante la trasferta è considerato lavoro straordinario solo il tempo effettivamente lavorato nella sede della missione eccedente l orario d obbligo giornaliero contrattualmente dovuto. 2. Fatta eccezione per gli autisti, dal computo restano escluse le ore di viaggio impiegate per raggiungere la sede della missione e quelle per rientrare in sede non costituendo tali ore attività lavorativa. 3. L esclusione prevista per gli autisti vale solo per i dipendenti in possesso del profilo professionale di autista e per quelli che, pur rivestendo tale qualifica, sono tuttavia utilizzati con continuità ed invia esclusiva nella guida dei mezzi di trasporto della Provincia. 4. Condizione per l esclusione di cui sopra è che i dipendenti in interesse svolgono effettivamente le mansioni anzidette guidando e sorvegliando la vettura dell ente e non anche allorquando viaggiando come trasportati. 5. Qualora il viaggio è effettuato durante il normale orario di lavoro le relative ore, fatta sempre eccezione per gli autisti, pur non computate ai fini dello straordinario in quanto non considerate attività lavorativa, non vanno tuttavia recuperate. 6. Quando la missione cade nel giorno feriale non lavorativo o nel giorno festivo, anche infrasettimanale, spetta il riposo compensativo, in alternativa il compenso di lavoro straordinario. Art. 8 TRATTAMENTO DI MIGLIOR FAVORE 1. Il personale delle diverse categorie contrattuali, inviato in missione al seguito e per collaborare con dirigenti o con dipendenti di categoria più elevata, oppure per collaborare con componenti di delegazioni ufficiali dell Ente Provincia, fruiscono dei rimborsi e delle agevolazioni previste per il dirigente o per il dipendente di grado più elevato. Art. 9 INDENNITA DI TRASFERTA 1. Al personale dell Ente Provincia, comandato in missione fuori dall ordinaria sede di servizio in località distante almeno 10 km, è dovuta l indennità di trasferta nella misura delle norme vigenti in materia di trattamento economico di missione e di trasferimento dei dipendenti statali. Pag. 5 di 9
6 Art. 10 INDENNITA DI TRASFERTA PER MISSIONI ALL ESTERO 1. Le missioni all estero sono disciplinate dalle norme contenute nel presente Regolamento e dalle norme contrattuali valide per le missioni in Italia, con le seguenti eccezioni: l invio in missione deve essere preventivamente autorizzato con provvedimento di Giunta con esclusione delle missioni relative a programmi comunitari finanziati e già previste nei programmi approvati dalla Giunta e inseriti nel PEG; la missione all estero scatta nel momento in cui si oltrepassa il confine italiano da e per l Italia, mentre il tempo impiegato dalla partenza sino al confine italiano e dal confine italiano sino all arrivo è considerato come missione sul territorio nazionale, per i viaggi effettuati con mezzi aerei l attraversamento del confine è considerato coincidente con il momento di imbarco, per il viaggio di andata e di sbarco, per il viaggio di ritorno; il tempo impiegato per la missione viene calcolato a giorni interi, con arrotondamento alla giornata delle ore residue, per i periodi di durata inferiore alle 24 ore l indennità compete in ragione di 1/24 della misura giornaliera per ogni ora di missione; a tal fine le frazioni di 30 minuti sono arrotondate ad ora intera. l. Indennità di trasferta giornaliera: dirigenti euro 36,18 non dirigenti 30,99 oraria: dirigenti 1,51 non dirigenti 1,28 2. Rimborso pasti un pasto due pasti dirigenti euro 39,71 euro 79,43 non dirigenti 28,94 57,54 3. Rimborso spese viaggio e pernottamento. Pag. 6 di 9
7 Art. l l FURTO O SMARRIMENTO DEI TITOLI DI VIAGGIO E DI PERNOTTAMENTO 1. Il rimborso delle spese sostenute durante la missione è ammesso solo a fronte di documenti giustificativi delle stesse prodotti in originale, pertanto non sono ammesse né fotocopie, anche se autenticate, né autocertificazioni sostitutive dei documenti stessi. 2. In caso di furto o di smarrimento dei biglietti di viaggio il rimborso è consentito esclusivamente solo dietro presentazione di: Copia della denuncia di furto o di smarrimento presentata dall interessato alla competente Autorità di Polizia; Documentazione probatoria rilasciata dagli esercenti il servizio di trasporto pubblico atta a comprovare l avvenuto viaggio nella data, con destinazione e con il mezzo indicato nella denuncia, nonché il costo e il beneficiario del servizio reso. 3. Qualora dalla documentazione prodotta non si rileva il beneficiario, trattandosi di biglietti non intestati nominativamente, il rimborso ha luogo applicando la classe e la tariffa più bassa con esclusione di ogni onere attinente eventuali prenotazioni o servizi accessori. 4. In caso di furto o smarrimento dei documenti attestanti il pernottamento il rimborso della relativa spesa è consentito solo dietro presentazione di copia della denuncia di cui sopra con allegata attestazione rilasciata dall esercente l attività alberghiera con l indicazione analitica dei servizi erogati (natura, qualità e quantità dei servizi prestati, durata del pernottamento e relativo costo) nonché il beneficiario degli stessi. 5. Nessun rimborso è previsto per il vitto in caso di furto o smarrimento della relativa documentazione. Art. 12 COPERTURE ASSICURATIVE 1. In favore del personale autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto (auto di proprietà) in occasioni di missioni o di adempimenti di servizio fuori dell ufficio è operativa, limitatamente alla durata della missione stessa, apposita polizza assicurativa per la copertura di rischi non coperti dall assicurazione obbligatoria. 2. Tale copertura riguarda il rischio decesso o invalidità permanete del dipendente (anche nel caso in cui lo stesso sia trasportato, sempre previa autorizzazione, su mezzi di proprietà dell ente o autorizzato alla guida del mezzo di proprietà dell ente) nonché il rischio danneggiamento del mezzo di proprietà a seguito di incendio, urto, collisione, ribaltamento, uscita di strada e furto. 3. In caso di viaggio in aereo il relativo volo, limitatamente alla durata dello Pag. 7 di 9
8 stesso, è coperto da apposita assicurazione per i rischi decesso e invalidità permanente. 4. Gli importi liquidati dalla compagnia di assicurazione al verificarsi degli eventi assicurati sono detratti dalle somme eventualmente spettanti allo stesso per la medesima causale a titolo di equo indennizzo previo riconoscimento della causa di servizio. Art. 13 LIQUIDAZIONE TRATTAMENTO DI MISSIONE 1. Ultimata la missione il dipendente, al rientro e, comunque, non oltre trenta giorni dallo stesso, è tenuto a compilare l apposita note rimborso e spese nella quale vanno dettagliatamente riportati i seguenti dati: la località sede della missione; il giorno, l ora di inizio, la durata della stessa comprensiva delle ore lavorate e dell ora di rientro; la dimora abituale del richiedente; gli estremi del provvedimento autorizzativo della missione. 2. Alla nota va altresì allegata la seguente documentazione in originale: disposizione di servizio autorizzativa della missione; biglietti di viaggio, fatture e ricevute fiscali riferiti a spese effettivamente sostenute per viaggio, vitto e pernottamento; autorizzazione all uso del mezzo privato; altre autorizzazione ove precedentemente date (garage, noleggio auto, ecc). 3. La nota rimborso e spese firmata dall interessato e vistata dal Responsabile del Settore di appartenenza, corredata di atto di liquidazione va trasmesso al Settore Finanziario che, effettuato l opportuno riscontro e accertata la regolarità della documentazione prodotta, provvede entro i successivi trenta giorni alla liquidazione del trattamento economico spettante. Art. 14 NORMA FINALE 1. Per quanto non contemplato nel presente regolamento, si fà rinvio alla vigente disciplina contrattuale e di legge in materia. Art. 15 ENTRATA IN VIGORE 1. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno di esecutività del relativo provvedimento di approvazione. Pag. 8 di 9
9 Dispositivo della delibera della Giunta Provinciale n. 110 del 27/10/2009: in deroga al Regolamento per la disciplina delle trasferte e del rimborso spese, è consentito l uso del mezzo proprio oltre i 400 km. Mensili con autorizzazione della Direzione del Settore a favore dei dipendenti di questo Settore impegnato nell attuazione dei progetti a valere sui fondi comunitari e dei dipendenti dei C.P.I. e dell APOF-IL impegnati nei tutoraggi dei tirocini e laboratori formativi promossi nell ambito del programma Provinciale di Cittadinanza Solidale; le relative spese di trasferta saranno imputate ai costi propri del programma Provinciale di Cittadinanza Solidale e ai relativi progetti i cui costi si rivalgono su fondi comunitari. Estratto delle disposizioni di cui all Art. 6, comma 12, del decreto legge n. 78 del 2010, convertito con modificazioni dalla legge n. 122 del 2010 : A decorrere dalla data di entrata in vigore del presente decreto gli articoli 15 della legge 18 dicembre 1973, n. 836 e 8 della legge 26 luglio 1978, n. 417 e relative disposizioni di attuazione, non si applicano al personale contrattualizzato di cui al d. lgs. 165 del 2001 e cessano di avere effetto eventuali analoghe disposizioni contenute nei contratti collettive.. Il presente comma non si applica alla spesa effettuata per lo svolgimento di compiti ispettivi. Pag. 9 di 9

References: Art. 6
 Art. 2
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 5
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 8
 Art. 9
 Art. 10
 Art. 12
 Art. 13
 Art. 14
 Art. 15
 Art. 6