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REGOLAMENTO INTERNO PER LA GESTIONE E LA COMUNICAZIONE ALL ESTERNO DI INFORMAZIONI RISERVATE E PRIVILEGIATE - PDF
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1 REGOLAMENTO INTERNO PER LA GESTIONE E LA COMUNICAZIONE ALL ESTERNO DI INFORMAZIONI RISERVATE E PRIVILEGIATE GIUGNO 2015
2 Articolo 1 - Ambito di applicazione 1.1 Il presente regolamento interno (di seguito il Regolamento ) è adottato dalla società Banca Sistema S.p.A. (di seguito la Società ), in conformità a quanto previsto dall articolo 1 del Codice di Autodisciplina predisposto dal Comitato per la Corporate Governance di Borsa Italiana S.p.A. (il Codice di Autodisciplina ). L Amministratore Delegato potrà procedere ad integrazioni e/o modifiche al presente Regolamento richieste da successive disposizioni legislative o regolamentari, nonché sulla base di eventuali significative indicazioni fornite dalle competenti Autorità ovvero dall esperienza applicativa o dalla prassi di mercato. 1.2 Il Regolamento contiene le disposizioni relative alla gestione di informazioni riservate e alla gestione e comunicazione all esterno di informazioni privilegiate di cui all articolo 181 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 ( TUF ) riguardanti la Società e i soggetti in rapporto di controllo con essa, incluse le società controllate dalla Società (le Società Controllate e, insieme alla Società e ai soggetti in rapporto di controllo con essa, il Gruppo ). Le informazioni privilegiate sono oggetto, ai sensi di legge, di un obbligo generale di comunicazione al pubblico senza indugio, secondo le modalità stabilite nel presente Regolamento. 1.3 Al rispetto del Regolamento sono tenuti tutti i componenti gli organi sociali, i dipendenti e collaboratori della Società, della società controllante quest'ultima e delle Società Controllate, che si trovino ad avere accesso per qualsiasi ragione ad informazioni riservate e privilegiate (i Soggetti Obbligati ). Articolo 2 - Definizioni 2.1 Ai sensi di legge, costituiscono informazioni privilegiate quelle informazioni di carattere preciso concernenti, direttamente o indirettamente, la Società, i suoi strumenti finanziari o il Gruppo non di pubblico dominio e idonee, se rese pubbliche, ad influire sensibilmente sul prezzo dei relativi strumenti finanziari (le Informazioni Privilegiate ). 2.2 Una Informazione Privilegiata si ritiene di carattere preciso se:
3 a) si riferisce ad un complesso di circostanze esistente o che si possa ragionevolmente prevedere verrà ad esistenza o ad un evento verificatosi o che si possa ragionevolmente prevedere che si verificherà; b) è sufficientemente specifica da consentire di trarre conclusioni sul possibile effetto del complesso di circostanze o dell indicato evento di cui alla precedente lett. a) sui prezzi degli strumenti finanziari della Società. 2.3 Una informazione che, se resa pubblica, può influire in modo sensibile sui prezzi degli strumenti finanziari è quella informazione che presumibilmente un investitore ragionevole utilizzerebbe come uno degli elementi su cui fondare le proprie decisioni di investimento. 2.4 L Informazione Privilegiata può consistere in una decisione assunta o in un attività posta in essere sia dalla Società (la Informazione Privilegiata Endosocietaria ), sia da soggetti diversi rispetto alla Società ovvero quando si tratta di un fatto, evento o circostanza oggettivi (la Informazione Privilegiata Esosocietaria ). L Informazione Privilegiata Endosocietaria è comunicata a seguito dell assunzione della decisione o dell effettuazione dell attività da parte dell organo sociale o del responsabile competente per le materie che sono oggetto dell informazione stessa. L Informazione Privilegiata Esosocietaria è comunicata a seguito di una valutazione effettuata dal Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o dall Amministratore Delegato. 2.5 Le informazioni riservate relative, direttamente o indirettamente, alla Società, ai suoi strumenti finanziari o al Gruppo, che non possano essere qualificate come informazioni privilegiate, in quanto riferite a eventi e circostanze ancora non verificatisi, sono soggette a riservatezza (le Informazioni Riservate ). 2.6 La comunicazione di Informazioni Riservate a soggetti terzi può avvenire esclusivamente (i) a seguito di sottoscrizione di un apposito accordo di riservatezza da predisporre a cura della Società ovvero (ii) nel rispetto delle modalità indicate all articolo 114, quarto comma, del TUF.
4 Articolo 3 - Gestione delle Informazioni Riservate 3.1 Ciascun Soggetto Obbligato è tenuto a: a) mantenere la segretezza circa le Informazioni Riservate; b) trattare tali informazioni solo nell ambito di canali autorizzati, adottando ogni necessaria cautela affinché la relativa circolazione nel contesto aziendale possa svolgersi senza pregiudizio del carattere riservato delle informazioni stesse; c) rispettare le disposizioni e la procedura dettata per la comunicazione all esterno dei documenti e delle informazioni dal successivo articolo 6 del presente Regolamento. Articolo 4 - Registro delle persone che hanno accesso a Informazioni Privilegiate 4.1 Il registro delle persone che hanno accesso a Informazioni Privilegiate consiste in una banca dati informatica, recante l indicazione dei soggetti che, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte, hanno accesso alle Informazioni Privilegiate. 4.2 L iscrizione nel registro avverrà sia per attività, eventi e processi che abbiano carattere ripetitivo e permanente, sia per singole attività, eventi e processi specifici. 4.3 La responsabilità dell aggiornamento del registro è a cura della funzione Investor Relations. Le modalità di istituzione, gestione e aggiornamento del registro sono disciplinati in apposita procedura.
5 Articolo 5 - Misure di confidenzialità delle Informazioni Riservate 5.1 La Società adotta misure idonee a mantenere la segretezza e confidenzialità delle Informazioni Riservate. Le stesse misure sono altresì applicate: a) alle Informazioni Privilegiate già perfezionate per le quali, tuttavia, sia stato richiesto nelle forme dovute il ritardo nella comunicazione all esterno, e fino a che tale comunicazione sia avvenuta; b) anche a valle della predetta comunicazione, rispetto a tutto il materiale preparatorio e istruttorio, fatta salva la possibilità di riclassificazione a cura del responsabile primario del contesto informativo al quale il materiale afferisce. 5.2 La distribuzione dell Informazione Riservata, che deve avvenire esclusivamente nei confronti delle persone che effettivamente necessitano di averne conoscenza, è affidata alla responsabilità della funzione Investor Relations, previa consultazione con il Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o l Amministratore Delegato, la quale contestualmente assicura l aggiornamento del registro delle persone che hanno accesso alle Informazioni Riservate e alle Informazioni Privilegiate. 5.3 L attività di riproduzione dell Informazione Riservata, a qualunque titolo e in qualunque forma effettuata, deve avvenire sotto la supervisione del Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o dell Amministratore Delegato Le Informazioni Riservate, quando elaborate/trattate/trasmesse/archiviate in formato elettronico, devono essere protette con chiavi d'accesso o sistemi di criptazione e/o codificazione idonei, anche nell'archiviazione.
6 Articolo 6 - Comunicazione all esterno di Informazioni Privilegiate 6.1 L Informazione Privilegiata è comunicata secondo le modalità stabilite dalla legge a cura della funzione Investor Relations, secondo quanto di seguito indicato. 6.2 La suddetta funzione valuta, inoltre, se attivare specifiche verifiche preventive con le Autorità di Vigilanza (Borsa Italiana S.p.A., Consob), anche ai fini - se del caso - di richiedere nelle forme dovute il ritardo della comunicazione dell Informazione Privilegiata. 6.3 La bozza di comunicato predisposta ai sensi delle disposizioni che precedono è sottoposta all approvazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o dell Amministratore Delegato, oltre che dell organo sociale o del soggetto responsabile competente per le materie che sono oggetto dell informazione stessa. 6.4 La funzione Investor Relations recepisce le eventuali osservazioni o modifiche al comunicato e riceve l autorizzazione per la pubblicazione del medesimo dal Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o dall Amministratore Delegato secondo quanto previsto al precedente punto 6.3. La funzione Investor Relations diffonde dunque il comunicato, secondo la normativa applicabile e provvede ai necessari adempimenti. 6.5 A conclusione delle procedure sopra specificate, il comunicato stampa è pubblicato, a cura della funzione Investor Relations, sul sito internet della Società e sulla rete intranet aziendale, con specifica indicazione del giorno e dell ora dell inserimento. 6.6 Il comunicato di cui al precedente 6.5 dovrà contenere gli elementi idonei a consentire la valutazione completa e corretta degli eventi e delle circostanze rappresentati nonché collegamenti e raffronti con il contenuto dei comunicati precedenti e gli elementi necessari a garantire la compiuta e corretta
7 rappresentazione delle connotazioni economiche, finanziarie e patrimoniali dell evento o del complesso di circostanze cui si riferisce l informazione privilegiata stessa. 6.7 Nel caso in cui l oggetto dell informativa riguardi attività svolte congiuntamente con soggetti esterni al Gruppo, dovrà essere specificata per ciascuna grandezza rilevante indicata nell informativa la quota di spettanza della Società. 6.8 L Emittente è inoltre tenuto a comunicare al pubblico ogni modifica significativa delle informazioni privilegiate già rese note. In presenza di informazioni privilegiate precedentemente diffuse, il comunicato sarà strutturato in modo da consentire al mercato di valutare l evoluzione nel tempo del complesso di circostanze o degli eventi che ne costituiscono l oggetto mediante adeguati aggiornamenti e collegamenti con le informazioni privilegiate precedentemente diffuse. 6.9 Nel caso in cui i documenti e le informazioni contengano riferimenti a dati specifici (economici, patrimoniali, finanziari, di investimento, di impiego del personale, ecc.), i dati stessi dovranno essere preventivamente convalidati dalle competenti strutture interne. Prima della diffusione del comunicato di cui al precedente 6.5 nessuna dichiarazione potrà essere rilasciata da parte di esponenti aziendali della Società e/o del Gruppo riguardo alle Informazioni Privilegiate. Articolo 7 - Misure a carico dei responsabili di eventuali infrazioni 7.1 In caso di violazione delle disposizioni previste nel Regolamento, la Società e il Gruppo procederanno nei riguardi dei responsabili all adozione dei provvedimenti previsti dalla normativa contrattuale di lavoro (ove si tratti dei rispettivi dirigenti o dipendenti), nonché dalle disposizioni del Codice Civile. 7.2 Nel caso in cui, per violazione delle disposizioni in materia di informativa societaria conseguenti all inosservanza dei principi stabiliti dal Regolamento, la Società dovesse incorrere in sanzioni amministrative pecuniarie, ai sensi dell articolo 193 del TUF, la Società provvederà anche ad agire in via di rivalsa nei confronti dei responsabili di tali violazioni, per ottenere il rimborso degli oneri relativi al pagamento di dette sanzioni.
8 7.3 Inoltre, l abuso di informazioni privilegiate e la manipolazione del mercato configurano illeciti passibili di sanzione penale (articoli del TUF) e amministrativa (articoli 187-bis quater del TUF) nei confronti di coloro che lo hanno commesso e possono dare luogo a situazioni che comportano la responsabilità amministrativa della società (articoli 187-quinquies del TUF e 25-sexies del D. Lgs. 231/01).

References: Articolo 1
 articolo 1
 articolo 181
 Articolo 2
 articolo 114
 Articolo 3
 articolo 6
 Articolo 4
 Articolo 5
 Articolo 6
 Articolo 7
 articolo 193