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Timestamp: 2016-10-26 10:23:25+00:00

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¿Qué necesita la secretaria a lo largo de su vida profesional? - Introducción: Perfil de la Secretaria - Formación de la Secretaria - Aptitudes de la Secretaria - Cualidades Personales de la Secretaria Pilar de Torres Gimeno Madrid, Junio 2011
Introducción: Perfil de laSecretariaEl secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesionesliberales. Si no existieran las secretarias (con esta u otra denominación) en unaempresa dada, sus labores habrían de ser realizadas por los que hubieran sidosus superiores, que habrían de dedicar parte de su tiempo a esas labores, con elconsiguiente menoscabo de las que les son propias.En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe lacorrespondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos detrámite y custodia los documentos de una oficina.En la actualidad se redefine el antiguo puesto de la secretaria como un nuevo rolde valor integrado con el de su jefe, asociada a la gestión de trabajos especiales ysiendo la “interface” de su jefe o departamento con otros departamentos y,especialmente, con los servicios internos de la empresa. Esta redefinición pasapor incorporar el concepto de “Project Management”, porque una secretariaejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos alservicio de su jefe. Esto implica un cambio importante: antes el rol era reactivo, lasecretaria hacía lo que expresamente le pedían; hoy el rol es proactivo, y lasecretaria no espera a que le pidan las cosas, se anticipa a lo que se puedanecesitar de ella. Esto puede suceder porque, por un lado, la secretaria estámucho más inmersa en las decisiones de la empresa y, por otro, mucho másinformada del entorno empresarial e incluso nacional político y económico.Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en lacompetencia de unas empresas con otras. Las exitosas suelen presentarorganizaciones bien adaptadas a los requerimientos de sus negocios; en ellastriunfan quienes han sabido organizarse y formar equipos de trabajo quegaranticen resultados; y en ellas siempre o casi siempre la Dirección General, olas direcciones en general, cuentan con la colaboración de secretarias ejecutivas 2
adaptadas a esta realidad, proactivas, creativas, innovadoras, que saben usar sutalento y capacidades.Podemos decir que en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiadonotablemente: ahora ha pasado a ser la asistente de su jefe, siendo capaz deasumir responsabilidades delegadas por éste, con total fiabilidad. Las secretariasson capaces de resolver los asuntos delegados a ellas de manera ejecutiva,haciendo con ello el trabajo más fácil a sus jefes. En definitiva, el cambio ha hechoque las secretarias asistan a sus jefes de manera más amplia y más directa eindependiente. Será ella quien, con un mínimo de instrucciones generales,confeccione informes, memorandos y dossiers que le correspondan, y realice lasactividades que facilitan el trabajo de sus jefes, con seguridad y eficacia. Para ellotambién debe conocer, en el grado necesario, las características generales y loshábitos de trabajo del jefe.El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muydiferente, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentretrabajando, ya que cada sector tiene sus propias características.El trabajo administrativo que realice cada secretaria puede ser muy diferentesegún el campo de actividad de la empresa para la que trabaje, ya que cadasector tiene sus propias peculiaridades.Para resumir, una buena secretaria debe aproximarse a un perfil que plasme susresponsabilidades, habilidades y destrezas, que le van a permitir facilitar la laborde su jefe y los objetivos de su empresa. El perfil ideal incluiría cualidadespersonales tales como: • Personalidad equilibrada y proactiva. • Autoestima positiva. • Capacidad de adaptación a los cambios. • Habilidades comunicativas y de escucha activa. • Capacidad de crear, innovar e implementar. • Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. • Disposición para trabajar en equipo 3
. • Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. • Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. • Espíritu de superación. • Flexibilidad • Sentido de humor. • Resistencia física y nerviosa.Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñarsus funciones de forma correcta, el perfil ha de incluir una serie de conocimientostécnicos necesarios para desempeñar su función eficazmente como son: • Técnicas de archivo. • Técnicas de oficina • Uso apropiado del teléfono • Manejo y organización de la agenda • Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa. • Elaboración de informes y presentaciones. 4
• Manejo de documentos. • Búsqueda de todo tipo de información en cualquier tipo de soporte. • Conocimiento y dominio del español, así como de, al menos, otro idioma. El inglés suele ser el segundo idioma más demandado. • Conocimientos de protocolo, tanto social como empresarial.FormaciónAlgunas empresas piensan que una asistente o secretaria no necesita nadaespecial para trabajar como tal: sólo se necesita una persona educada y conconocimientos de Office. La realidad es bien distinta: para ser eficiente en sutrabajo, la secretaria necesita una serie de capacitaciones técnicas y, casi másimportante, una serie de habilidades sociales sobre las que hablaremos másadelante.Aunque en esta ponencia quiero hablar de lo que se necesita a lo largo de lacarrera profesional, creo que debemos dedicar una especial atención al punto decomienzo de la misma: para ejercer una profesión se precisa formación, por lo quevamos a dedicar unos minutos a los caminos instituidos para alcanzar el título“formal” de secretaria.Uno de los primeros problemas que encuentra la futura secretaria para prepararsecomo tal, es que no es nada fácil encontrar donde hacerlo. Como he dicho alcomenzar, algunas empresas (demasiadas, en mi opinión) no dan importancia a lafigura de la secretaria, y eso se refleja, precisamente en la escasez de centrosdonde hacer estudios de secretariado. 5
Vamos a dedicar un poco de atención al aspecto legal de la cuestión.Hasta ahora, no sólo en España sino en toda Europa, los estudios de secretariadose encuentran encuadrados dentro de la Formación Profesional. En España lalegislación en vigor que afecta a la formación de secretarias, es la siguiente: 1. Real Decreto 1658/1994 de 22 de julio, que define el título de Técnico Superior en Secretariado y regula su obtención. Este título es de grado superior de nivel profesional, en la rama de Administración y Gestión. 2. Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo. Define que todas las enseñanzas técnicas tendrán un Ciclo Medio y uno Superior; pero hasta hoy (salvo error) no se ha aprobado legalmente un real decreto en el que se desarrollen los estudios de Grado Superior para las secretarias. Sí están desarrollados los estudios de Grado Medio referidos al título de Auxiliar Administrativo, y no al de Secretaria o Asistente propiamente dichos. 3. Real Decreto 1538/2006 de 15 de febrero, que prevé el establecimiento y regulación, en legislación aún por aprobar, del título de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección. 4. Real Decreto 1631/2009, de 30 de octubre, donde se regula la enseñanza de Formación Profesional, y se define el título de Técnico en Gestión Administrativa (diferente del título de Administrativo). 5. Orden Ministerial EDU 1999/2010 de 13 de julio, que establece el currículo necesario para obtener el título de Técnico en Gestión Administrativa: requiere haber aprobado todas las asignaturas de 1º de Bachillerato (antes 2º de BUP). 6
Este título, de grado medio, no es el mismo que el de Asistente de Dirección. 6. Futuro Real Decreto, aun no aprobado oficialmente, en cuya elaboración participaron diversas Asociaciones de Secretarias. (no se esperan modificaciones significativas respecto al texto conocido hasta ahora). En este futuro Real Decreto se establece y regula, en los aspectos y elementos básicos, el título (de Formación Profesional) de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección. Lo dispuesto en el mismo sustituirá al Real Decreto 1658/1994, arriba citado. Según el mencionado futuro Real Decreto, las ocupaciones y puestos de trabajo que podrán ocupar los Técnicos Superiores en Asistencia a la Dirección serán los siguientes: • Asistente a la dirección. • Asistente personal. • Secretario/a de dirección. • Asistente de despachos y oficinas. • Asistente jurídico. • Asistente en departamentos de Recursos Humanos.Para poder acceder a esta titulación superior, será preciso tener cursado el actualsegundo curso de bachillerato, que es equivalente al antiguo COU. Una vez 7
obtenido el título de Técnico Superior, se podría acceder a la Universidad, previarealización de un examen de acceso. Asimismo, si se opta por acceder a laUniversidad una vez terminado el ciclo superior, se podrán obtener hasta 120créditos para la convalidación de asignaturas que ya se hubieran cursado dentrodel ciclo formativo superior de Asistente de Dirección.En el futuro Real Decreto se recoge asimismo que los nuevos estudios seadecuan a la nueva realidad socioeconómica de la profesión, por lo que se haañadido como obligatoria la realización de unas prácticas profesionales enempresas durante tres meses, antes de poder obtener el título. Esta es unanovedad legislativa ya que, aunque con anterioridad algunos centros formativos yausaban este sistema de prácticas, desde la publicación de este Decreto tendrácarácter obligatorio.En toda esta legislación que hemos mencionado, no está recogida una de las másinsistentes aspiraciones de las secretarias: que nuestra formación sea reconocidacomo una enseñanza universitaria, con grado de diplomatura. Los legisladores,aunque han comenzado a conocer en mayor medida nuestra profesión gracias alas Asociaciones de Secretarias, no han considerado hasta ahora la convenienciade dotarla de nivel universitario. Esperemos que esto mejore en el futuro.Una vez que hemos comentado, en algún detalle, cuáles son los estudiosoficiales, vamos a decir dos palabras acerca de los estudios privados. Hanexistido y siguen existiendo aún en España algunas Escuelas privadas deSecretariado, aunque su número va disminuyendo con el tiempo, ya que el granintrusismo existente en la profesión, hace que la demanda de estudios desecretariado sea cada vez menor. Por ello, alguna de las grandes escuelas comola Universidad de Deusto, Mary Ward College o el Centro María Berkowska handejado de impartir estos cursos, aunque se mantienen en activo otras tales comoISSA, Saint Charles o Adams. 8
Quiero comentar finalmente que, desde mi punto de vista, la formación es algoesencial, no sólo para comenzar en la profesión, sino también durante toda laduración de la vida laboral. Pero esta formación sólo se puede cursar de maneraprivada. Consiste básicamente en cursos específicos de mejora de diversosaspectos de la profesión, así como enseñarnos a reconocer y potenciar nuestrascapacidades personales. Los cursos más conocidos en España son losorganizados por la Universidad Politécnica de Madrid y por la Universidad deAlcalá de Henares.Aptitudes de la secretariaCómo ya hemos dicho al definir el perfil, no todo lo que necesita una secretariapara serlo es formación intelectual propiamente dicha, sino que necesita contarcon una serie de cualidades, que forman parte de lo que Dan Coleman ha llamadoInteligencia Emocional. Vamos a hablar un poco acerca de este tema.¿Qué es la inteligencia emocional? La definición más extendida es que secorresponde con la capacidad que tiene uno mismo de recocer sus propiossentimientos y los de losa demás, actuando en consecuencia de manera que semanejan adecuadamente las relaciones que mantenemos con los que nos rodean. 9
Se dice que la inteligencia emocional está integrada por 25 de competenciasemocionales distintas, de las cuales 12 corresponden a competencias personalesy 13 a competencias sociales.Leyendo diversos libros sobre la inteligencia emocional y sobre las capacitacionesprofesionales, me encontré con un comentario que hace Dan Coleman, la personaque más sabe sobre inteligencia emocional. Este defiende que un alto coeficienteintelectual no suele ir acompañado de un alto grado de inteligencia emocional. Sirecordamos nuestros tiempos de estudiantes, todos podemos decir queconocíamos a compañeros de clase que fueron muy brillantes durante su vidaestudiantil pero, una vez pasaron al ámbito profesional, no lo hicieron de la mismamanera, llegando en algunos casos extremos, a fracasar en esta última, por noser, por ejemplo, capaces de trabajar en equipo o de relacionarse socialmente conlos compañeros. Coleman defiende qué al no estar estas habilidades incluidasdentro de los planes de estudios, este fracaso es doblemente incomprensible parala persona que lo sufre ya que todos hemos sido educados en la idea de que labrillantez académica nos hará brillar en la vida profesional. 10
Pues bien, una serie de investigaciones que se han desarrollado en este campohan descubierto que el coeficiente intelectual (que es el que provoca queobtengamos calificaciones académicas brillantes) no es una buena medida paramedir el rendimiento laboral, sino que existe otra inteligencia distinta de la que semide con ese coeficiente. La sabiduría popular reconoce estos hechos cuandohabla de “inteligentes” y “listos o listillos”. Recordemos que el coeficienteintelectual mide únicamente nuestras capacidades cognitivas y las personas coneste índice muy elevado son personas que contribuyen al desarrollo del trabajo;pero existe otro tipo de personas, menos dotadas intelectualmente pero másadaptables a los cambios, con más imaginación y motivación. Pueden actuarcomo catalizadores del funcionamiento de la empresa y obtener muchos mejoresresultados.Todo lo anterior es aplicable a las secretarias. Esto no quiere decir que tengamosun coeficiente intelectual inferior, simplemente lo que intento demostrar es que lainteligencia emocional en un coeficiente elevado es muy necesaria para poder seruna buena secretaria.Esta afirmación se apoya en la definición de las 25 capacidades y por ello lasanalizaremos para ver cuales le son necesarias a la secretaria para el mejorejercicio de su profesión:1. Competencias Personales: 1. Conciencia de uno mismo: Las tres competencias que se encuentran encuadradas en este grupo hacen referencia a la capacidad de saber lo que estamos sintiendo en un determinado momento y de usar nuestras preferencias en la toma de decisiones, basándonos en una evaluación realista de nuestras capacidades y en una sensación bien asentada de confianza en uno mismo. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario. Las tres competencias son: • Conciencia emocional • Valoración adecuada de uno mismo • Confianza en uno mismo 11
Aptitudes de la secretaria Competencias Personales Autorregulación Autocontrol Confiabilidad Integridad Adaptabilidad Innovación www.globalestrategias.es 12. Autorregulación: Las 5 capacidades de este grupo guardan relación con la capacidad de manejar nuestras emociones para que faciliten la tarea que estamos llevando a cabo y no interfieran con ella. Creo que este grupo recoge las competencias más importantes para las secretarias, ya que en el mismo se encuentran encuadrados: • Autocontrol • Confiabilidad • Integridad • Adaptabilidad Aptitudes de la secretaria Competencias Personales Motivación Motivación de logro Compromiso Iniciativa y capacidad de trabajo Optimismo www.globalestrategias.es 2 • Innovación 12
3. Motivación: Estas cuatro competencias se refieren a nuestra capacidad de aplicar las preferencias para obtener nuestros objetivos, ayudarnos a tomar iniciativas, a ser más eficaces y perseverar a pesar de los contratiempos y las frustraciones que se presenten. • Motivación de logro • Compromiso • Iniciativa y capacidad de trabajo • Optimismo Aptitudes de la secretaria Competencias Sociales Empatía Comprensión de los demás Desarrollo de los demás Orientación hacia el servicio Aprovechamiento de la diversidad Conciencia política www.globalestrategias.es 32. Competencias Sociales: 1. Empatía: Este grupo de cinco competencias supone el darse cuenta de lo que están sintiendo los que nos rodean, ser capaces de ponerse en su lugar y de cultivar la relación y sintonizar con una amplia diversidad de personas. Este es otro de los grupos esenciales para una secretaria ya que debe de tener empatía tanto con el jefe como con el cliente para poder realizar mejor su trabajo. Las principales capacidades empáticas son: • Comprensión de los demás • Desarrollo de los demás • Orientación hacia el servicio • Aprovechamiento de la diversidad • Conciencia política 13
2.Habilidades sociales: Tienen que ver con la capacidad de manejar bien las emociones, interpretando bien las situaciones, interactuar fluidamente y utilizar estas habilidades para persuadir, dirigir, negociar, y resolver disputas, cooperar y trabajar en equipo. Podemos definir este grupo de cualidades de un modo coloquial llamándolas "mano izquierda” y esta es una característica casi inherente al trabajo de secretaria. • Influencia • Comunicación • Liderazgo • Catalización del cambio • Resolución de conflictos • Establecimiento de vínculos • Colaboración y cooperación • Habilidades de equipo El poseer un alto coeficiente de inteligencia emocional presupone que se dispone de un alto potencial para aprender habilidades prácticas de cualquiera de los grupos anteriores, pero, al igual que dijimos con el coeficiente intelectual, esto no garantiza que la persona aplique sus competencias a su desempeño laboral. Por ejemplo, una persona con gran capacidad de empatía puede que no sepa aplicarla al trabajo diario. Todos tenemos todas estas competencias en mayor o menor grado. Aunque como el mismo Coleman dice, para un buen desempeño laboral basta con ser bueno en, al menos, seis de dichas competencias, siempre que estén distribuidas entre los cinco grupos anteriores. Además, según el trabajo que se desarrolle, se valorarán más unas competencias que otras.Cualidades PersonalesToda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamentecon las destrezas y conocimientos, le permitirán desarrollar su trabajo de lamanera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas comomiembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantesque una secretaria debe poseer se encuentran las siguientes: 14
Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo deconfianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tenerlos documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener laprudencia respecto a la información que conoce.Puntualidad.- Es una manifestación de seriedad y formalidad. Todasecretaria debe ser puntal en el desarrollo de las labores encomendadas.Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar sutrabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.Rigor y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, prestandoespecial atención al detalle.Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad derecopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir laacción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidadesde un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debetener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran.Dedicación y disponibilidad.- Debe tener flexibilidad para adaptar loshorarios y las necesidades del jefe, negociando el tiempo presencial encaso necesario y saber utilizar en beneficio de ambos los mediosinformáticos existentes.Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse conesmero y su presentación debe ser impecable.Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieransuscitarse en la organización.Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en laconfianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta yverdadera a su jefe cuando este la solicite.Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe,compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.Iniciativa.- Debe tener autonomía para organizar reuniones, manejo deagenda y en general para desarrollar todas sus funciones, anticipándose enla solicitud de información para poder preparar la documentación inherentea su trabajo.Adaptación.- Debe adaptarse a su jefe en el ritmo y manera de trabajar, decomunicar, de presentar los documentos. 15
Una vez que hemos analizado las competencias profesionales y las personalesde la secretaria, vamos a hacer un último análisis de la utilización de lasmismas.Hay quienes afirman que una buena secretaria nace, no se hace; otros, por elcontrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de superaciónpuede alcanzar el nivel adecuado. Pero todos los altos directivos coinciden, (porla cuenta que les trae), en que la secretaria -en especial si es de dirección-constituye un elemento vital para poder desempeñar su trabajo con plenaeficacia. Nos serviría de ejemplo de esta actitud una frase que dijo Luis delOlmo hace unos meses en un programa de televisión. Estaban hablando sobresu carrera profesional y lo que dijo como colofón a su intervención fue “Yo nopodría haber hecho ni la mitad de lo que hecho en la vida si no fuera gracias ala ayuda de María, mi secretaria. Es más, el día que ella se retire, yo dejaré detrabajar”De todas maneras, como ya dijimos al hablar de formación, es un hecho que laimportancia del puesto de secretaria sigue sin ser comprendida cabalmente pormuchos directivos y, sobre todo, por los departamentos de Recursos Humanos.Al menos en España, aún persiste en muchas empresas -aunque cada vezmenos - la visión de secretaria igual a señorita que mantiene al día la agendade su jefe, contesta y filtra las llamadas al mismo, mecanografía y archiva suscartas, echa una mano en su administración, y poco más. No se tiene en cuentaque buena parte de esas tareas administrativas hoy pueden ser desempeñadaspor programas informáticos, o que las funciones del correo electrónico permitenque los jefes transmitan comunicaciones directamente sin acudir al dictado.Ejemplos de este tipo, sobran. De hecho, podríamos recordar que cada vez quese desarrollan nuevos elementos tecnológicos para el trabajo de las secretarias,se proclama que las mismas van a desaparecer y eso no ocurre.Resulta entonces un tanto paradójico que la visión que el gran público tiene deuna secretaria y de sus funciones evolucione con tanta lentitud, frente a unpanorama real que muestra a una persona eficaz, dinámica y con capacidad deparcial liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retosprofesionales para ayudar a su jefe en múltiples tareas, aumentando (quizámultiplicando) así el rendimiento del mismo. 16
En efecto las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades yabandonando otras, que pasan a ser realizadas por otros medios tecnológicos.Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de lainformación y de la comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie dehábitos y conceptos de la gestión empresarial. Según algunas personasdedicadas a la selección, "una secretaria es una colaboradora inmediata de uncentro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y delsector en que trabaja; además está capacitada para la delegación de ciertasáreas o trabajos que previamente desarrollan o pueden desarrollar sus jefes. Enotras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndolo sustituir en ciertoscasos, por ejemplo cuando éste esté ausente. Lleva a cabo las funciones que lehan sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que losasuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo elvacío ocasionado por la ausencia del jefe...incluso en alguna ocasión puedellegar a asistir a alguna reunión en su representación".Ahora bien, para llegar a desarrollar todo el potencial de la secretaria, hay quetener en cuenta que delegar constituye una de las tareas más difíciles no sólopara un directivo, sino para cualquier persona. Jefes o directivos sólo delegancuando encuentran una profesional en la que pueden hacerlo.Una persona que acepta una delegación, debe poseer las competenciasnecesarias para llevarla a cabo (por supuesto, muchas secretarias son capacesde hacerlo). Como fondo, hay que tener muy claro que la secretaria trabajaintegrada en un equipo, y las buenas relaciones personales dentro del mismofacilitan el trabajo. 17
La actitud de una buena secretaria podría plasmarse en una frase: ¿Cómo puedo ayudar a mi jefe utilizando al máximo mis capacidades?Una vez hemos recordado la definición de secretaria, observamos que la mismadebe poseer habilidades personales, como: saber comunicarse, conocer cuálesson las tarea específicas de los directivos, saber qué cargo desempeña su jefe enel marco de la organización y cuáles son sus responsabilidades, y saber trabajaren equipo de forma eficaz e intensa. Además, debe saber establecer buenasrelaciones personales internas en la empresa y externas, tener conocimientos detécnicas de interrelación como la asertividad. Y además están el protocolo, lasactividades sociales: saber recibir una visita; saber presentar a un directivocuando es necesario que ella lo haga; organizar reuniones; atender a losasistentes a las reuniones organizadas por su jefe; hacer el seguimiento de lasacciones acordadas en las reuniones; etc., etc. 18
A modo de ConclusiónSer secretaria es más una profesión que un oficio, mucho más que un trampolínpara acceder a otros puestos y muchísimo más que un pasatiempo.A lo largo de toda esta exposición hemos hablado de las necesidades que tieneuna persona para poder llegar a ser una buena secretaria o asistente de direccióna lo largo de su vida profesional. Como habéis visto, nos hemos referidoúnicamente a los aspectos intangibles de la misma, sin hablar en profundidad delos conocimientos necesarios ya que la parte intelectual está sobradamenteestudiada.Pero es la parte emocional la que hace que pensemos que muchas de laspersonas que eligen la profesión de secretaria y que no son felices en ella,pueden quizás carecer de las cualidades emocionales adecuadas para estaprofesión.Esta infelicidad puede estar relacionada con el intrusismo profesional en elsecretariado. Tras ver que la secretaria tiene un perfil de inteligencia emocionalmuy marcado, aquellas personas que se correspondan con ese perfil, aun sintener la preparación específica de que hemos hablado, podrán realizar lasfunciones de secretaria más fácilmente que quienes no lo tengan.Y, aunque nos pese, quienes, aún habiendo realizado satisfactoriamente losestudios de secretariado, no poseen las características emocionales adecuadas,no podrán ser buenas secretarias, no se sentirán cómodas en su puesto eintentarán constantemente pasar a otro. 19
Para terminar, quisiera que nos hiciéramos una reflexión: los médicos, losenfermeros, los técnicos, y otras muchas profesiones tienen su propio órganocolegial, donde se tratan los temas profesionales y se intenta mejorar la situaciónde la profesión. ¿Por qué las secretarias no lo tenemos? Las Asociaciones estánrealizando esas funciones colegiales en mayor o menor medida, pero, para quetengamos la necesaria representatividad, sería bueno que todas nos asociáramosa alguna de ellas. 20
Anexo: Explicación de las competencias • Conciencia emocional: implica el ser capaces de estar atentos a cada sutil señal que nos indique lo que estamos sintiendo, y descubrir sus causas reales, de modo que podamos mantener nuestras emociones en perspectiva. Es importante que la secretaria sepa guardar sus emociones para facilitar que estas no interfieran en las relaciones entre los jefes y en el trabajo diario. • Valoración adecuada de uno mismo: Esperar que los otros aprueben todo lo que hacemos (que es lo que somos) puede llevarnos una vida o gran parte de ella. Y este es un precio muy alto porque, en definitiva, todo lo que tenemos es a nosotros mismos. Las secretarias sabemos bien lo que es no recibir la adecuada valoración a nuestro trabajo ya que, en muchas ocasiones, se atribuye la autoría del mismo al que presenta el documento final. • Confianza en uno mismo: A esta cualidad también se la denomina asertividad. Hay que tener siempre presente que no existe un único modelo de persona y aprender a convivir con las propias imperfecciones físicas. Las secretarias debemos tener la seguridad de que las decisiones que tomamos en ausencia de nuestros jefes son las adecuadas, ya que una duda sobre las mismas haría que las decisiones no fueran eficaces. • Autocontrol: Es la capacidad de mantener bajo control las propias emociones e impulsos conflictivos. Creo que ninguna secretaria podrá negar que por su cabeza en alguna ocasión ha pasado por su cabeza la frase “Lo dejo todo y que se saquen ellos las castañas del fuego”, pero tras respirar hondo, ha dominado esa emoción y ha continuado con una sonrisa más o menos amplia. • Confiabilidad: Se puede definir como la capacidad de una persona de realizar su función de la manera prevista. De otra forma, la confiabilidad se puede definir también como la probabilidad en que una persona realizará su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas. La mejor definición que se me ocurre para aplicar a esta situación es “Lo dejo todo en tus manos” dicha por nuestro jefe. • Integridad: puede definirse como una cualidad de la persona que la faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por sí misma. Se predica de todos los individuos en cuanto tales. Está muy relacionada con la concepción del sujeto de sí mismo: sus comportamientos, creencias y forma de actuar. Podemos recordar que la secretaria es la depositaria de los secretos de la compañía y de su propio jefe, por lo que deberá ser una persona íntegra para no obtener beneficio propio ni para sí ni para sus familiares y amigos por la información así obtenida. • Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición 21
favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Simplemente podemos recordar la adaptación necesaria, tanto al ánimo y costumbres del jefe como al de los clientes, tanto internos como externos. Se espera que adaptemos nuestros planes personales a las necesidades de la empresa y además, que parezca que no nos causa la más mínima molestia.• Innovación: Búsqueda de nuevos métodos de trabajo, cambio de hábitos para mejorar rendimiento y resultados. Y ¿Quién no recuerda la aplicación de alguna técnica imaginativa para poder obtener la solución a algún problema?• Motivación de logro: Esforzarse por mejorar o satisfacer un determinado criterio de excelencia. Este tipo de motivación conduce a metas e impulsos más elevados, ya que las personas trabajan mejor y alcanzan adelantos más sobresalientes. Podemos decir que la motivación por logros es un impulso por vencer desafíos, avanzar y crecer. Muchas veces, lo único que queremos es un sencillo ·Buen trabajo”, “Bien hecho” o “Gracias”• Compromiso: Secundar los objetivos de un grupo u organización. Creo que un claro ejemplo de secundar objetivos es el “problema” que surge a muchas secretarias que mezclamos los tiempos verbales y hacemos nuestros los objetivos de nuestros jefes, eso sí, sin recibir la recompensa que ellos reciben.• Iniciativa y capacidad de trabajo: Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa siempre se anticipará a las necesidades de su jefe, pero lo hará con precaución y criterio.• Optimismo: Persistencia en la consecución de los objetivos a pesar de los obstáculos y los contratiempos. ¿Hablamos de “al mal tiempo, buena cara”? Una secretaria nunca se deja hundir por las dificultades, busca todas las soluciones antes de darse por vencida.• Comprensión de los demás: Tener capacidad de captar los sentimientos y puntos de vista de otras personas e interesarse activamente por las cosas que les preocupan. El ejemplo más sencillo de esta capacidad de comprensión de los demás sería la llamada telefónica del cliente que no sabe explicar lo que quiere pero que, no sabemos cómo, la secretaria consigue averiguar y orientar en la dirección correcta.• Desarrollo de los demás: Continuando con el ejemplo anterior, esta capacidad es la que utiliza la secretaria para hacer que el cliente consiga explicarle el problema, de forma que el cliente cree que es el mismo el que ha sido capaz de explicarlo sin ayuda ninguna.• Orientación hacia el servicio: Anticiparse, reconocer y satisfacer las necesidades de los clientes y, por supuesto, de nuestro principal cliente: el jefe.• Aprovechamiento de la diversidad: Aprovechar las oportunidades que nos brindan diferentes tipos de personas. Si tenemos en cuenta la cantidad de personas con las que contacta la secretaria a lo largo de 22
vida laboral, podrá mejorar su formación personal si aprende de las características diferentes que tienen sus contactos, dándole nuevas perspectivas de los asuntos.• Conciencia política: Capacidad de darse cuenta de las corrientes emocionales y de las relaciones de poder subyacentes en un grupo.• Influencia: consiste en tener adecuadamente en cuenta las emociones de los demás. Tener influencia es estar capacitado para convencer a los otros del punto de vista propio. Podemos definir esta cualidad de un modo coloquial llamándola "mano izquierda” y esta es una característica casi inherente al trabajo de secretaria.• Comunicación: es el proceso humano más importante después de alimentarnos. La mala comunicación causa discrepancias, conflictos y malos entendidos. Somos más propensos a escuchar a aquellas personas que nos inspiran confianza, o que tienen prestigio para nosotros.• Liderazgo: Liderar es el arte de influir sobre los demás para trabajar conjuntamente y con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. El profesional del secretariado no ejerce, a primera vista, una posición de liderazgo en la empresa. Generalmente no ejerce un poder real en ningún ámbito. Sin embargo, esta es una impresión cuanto menos engañosa, la realidad es que los profesionales del secretariado pueden y deben ejercer una posición de liderazgo en su ámbito de actuación. En muchos casos, representan a los directivos, y en otros han de liderar equipos de trabajo.• Catalización del cambio: Las personas que tienen esta competencia reconocen la necesidad de cambiar y lo promueven. Por no repetirnos, simplemente recordemos la utilización de la “mano izquierda”.• Resolución de conflictos: La negociación es inherente a la persona y se entiende como un proceso estructurado y racional para alcanzar acuerdos, resolver diferencias o defender los propios intereses. Me gustaría que levantara la mano quien no haya cambiado las palabras de una reclamación a la hora de transmitirla a su jefe o al transmitirle el mensaje de un cliente malhumorado. ¿Quién no ha suavizado la respuesta del jefe hacia el cliente para evitar que el cliente deje de serlo?• Establecimiento de vínculos: La secretaria debe establecer vínculos de forma continua en su trabajo: en primer lugar con el jefe para que la famosa relación jefe-secretaria tenga lugar; también debe desarrollarlo con sus iguales para obtener una relación de camaradería y con los clientes para que estos obtengan una sensación de familiaridad y trato preferencial.• Colaboración y cooperación: El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.• Habilidades de equipo: No necesita ejemplo ya que el trabajo con el jefe es un equipo de dos. 23
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