Source: https://deutscher-aktien-informations-dienst.de/easy-software-ag-einladung-zur-ordentlichen-hauptversammlung/
Timestamp: 2020-08-15 16:02:35+00:00

Document:
EASY SOFTWARE AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung - DEAID Aktien
Mülheim an der Ruhr Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 14.07.2020
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am 20. August 2020, 10:00 Uhr,
als virtuelle Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung
Die gesamte Versammlung wird in Form einer virtuellen Hauptversammlung abgehalten und für Aktionäre und Aktionärsvertreter aus den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Am Hauptbahnhof 4, 45468 Mülheim an der Ruhr, im Internet über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft zur Hauptversammlung unter der Internetadresse
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ in Bild und Ton live übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie die näheren Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung in Abschnitt III. dieser Einladung „Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung“.
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses mit dem zusammengefassten Lagebericht der EASY SOFTWARE AG und des EASY-Konzerns für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich der erläuternden Berichte zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 28. April 2020 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher nach den gesetzlichen Bestimmungen.
Der Jahresabschluss der Gesellschaft weist einen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.301.935,41 aus. Um der Gesellschaft angesichts der Unwägbarkeiten der wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie Handlungs- und Finanzierungsoptionen offen zu halten, einschließlich erforderlichenfalls der Inanspruchnahme staatlicher Hilfen, welche nach aktuellem Diskussionsstand im Falle von Dividendenausschüttungen nicht zur Verfügung stehen, halten Vorstand und Aufsichtsrat derzeit eine Gewinneinbehaltung für geboten.
den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.301.935,41 auf neue Rechnung vorzutragen.
Der Aufsichtsrat hat Herrn Dieter Weißhaar am 20. März 2020 als Mitglied und Vorsitzenden des Vorstands der Gesellschaft mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund abberufen. Grund dafür sind die Ergebnisse einer durch den Aufsichtsrat durchgeführten Compliance-Prüfung von Geschäftsführungsmaßnahmen des Vorstandsmitglieds Dieter Weißhaar.
die Beschlussfassung über die Entlastung des im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieds des Vorstands Dieter Weißhaar für das Geschäftsjahr 2019 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu vertagen.
dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Aufsichtsratsmitglied Stefan ten Doornkaat für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen;
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 und des Prüfers für die etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020
die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts des ersten Halbjahres des Geschäftsjahres 2020 zu wählen.
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung der Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.
Beschlussfassung über die Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen mit oder ohne Wandlungs- oder Bezugsrechte(n) sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts
Durch Beschluss der Hauptversammlung vom 6. August 2019 wurde der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 31. August 2020 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber oder auf den Namen lautende Options- und/oder Wandelschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 20,0 Mio. mit einer Laufzeit von mindestens drei Jahren auszugeben und den Inhabern oder Gläubigern von Optionsanleihen Optionsrechte oder -pflichten bzw. den Inhabern oder Gläubigern von Wandelanleihen Wandlungsrechte oder -pflichten für Stückaktien der Gesellschaft mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt bis zu EUR 2.000.000,00 nach näherer Maßgabe der Bedingungen dieser Schuldverschreibungen zu gewähren oder aufzuerlegen. Der Vorstand hat von dieser Ermächtigung bislang keinen Gebrauch gemacht. Da die Ermächtigung am 31. August 2020 ausläuft und um der Gesellschaft die benötigte Flexibilität bei der Finanzierung zu geben, soll die noch bestehende Ermächtigung aufgehoben und durch eine neue Ermächtigung ersetzt werden.
Die von der Hauptversammlung am 6. August 2019 zu Tagesordnungspunkt 9 beschlossene Ermächtigung des Vorstands zur Ausgabe von Options- und/oder Wandelschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 20,0 Mio. mit Zustimmung des Aufsichtsrats wird aufgehoben.
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 19. August 2025 einmalig oder mehrfach Wandelschuldverschreibungen mit oder ohne Wandlungs- oder Bezugsrechten (nachfolgend auch „Schuldverschreibungen“ genannt) im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 13.000.000,00, einer Laufzeit von fünf Jahren bei einer Wandlungspflicht am Ende der Laufzeit zu begeben. Den Inhabern der im vorhergehenden Satz genannten Schuldverschreibungen steht darüber hinaus ein jederzeitiges Wandlungsrecht in Aktien der Gesellschaft zu. Das bedeutet, den Inhabern der genannten Schuldverschreibungen können Wandlungs- oder Bezugsrechte auf bis zu 1.300.000 auf den Namen lautende Stückaktien der Gesellschaft mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital in Höhe von insgesamt bis zu EUR 1.300.000,00 gewährt werden. Die Wandlungs- und Bezugsrechte können aus einem in dieser oder künftigen Hauptversammlungen zu beschließenden bedingten Kapital bedient werden.
Bei der Ausgabe der Schuldverschreibungen steht den Aktionären ein gesetzliches Bezugsrecht zu, sofern nicht das Bezugsrecht gemäß den nachfolgenden Regelungen ausgeschlossen wird. Die Schuldverschreibungen können auch einem Kreditinstitut oder einem sonstigen Emissionsmittler mit der Verpflichtung angeboten werden, sie den Aktionären im Wege des mittelbaren Bezugsrechts zum Bezug anzubieten.
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Spitzenbeträge, die sich aufgrund des Bezugsverhältnisses ergeben, vom Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen.
In Bezug auf etwaige im Rahmen eines Bezugsangebots nicht bezogene Aktien ist den Aktionären der Gesellschaft die Möglichkeit zur bevorrechtigten Zeichnung (sogenannter Mehrbezug) anzubieten, sofern sie von ihrem Bezugsrecht vollständig und fristgerecht Gebrauch gemacht haben. Im Rahmen des Mehrbezugs dürfen die Aktionäre, die hiervon Gebrauch machen, höchstens die gleiche Anzahl an Schuldverschreibungen zeichnen wie sie aus ihrem Bezugsrecht bezogen haben. Soweit es wegen hoher Nachfrage im Rahmen eines Mehrbezugs nicht möglich sein sollte, allen Aktionären sämtliche von ihnen im Mehrbezug gewünschten Schuldverschreibungen zuzuteilen, hat der Vorstand im Rahmen des Mehrbezugs verhältnismäßig auf Basis der im Mehrbezug gezeichneten Schuldverschreibungen zuzuteilen. Falls die Zuteilung aufgrund einer Ausübung des Mehrbezugsrechts durch mehrere Aktionäre zu Bruchteilen führen würde, sind die rechnerischen Bruchteile abzurunden. Eine Platzierung an Dritte hat zu unterbleiben.
Bei Wandelschuldverschreibungen mit Wandlungs- oder Bezugsrecht ist ein Umtausch- oder Bezugsverhältnis festzulegen. Das Umtauschverhältnis ergibt sich aus der Division des Nennbetrags einer einzelnen Schuldverschreibung durch den festgesetzten Wandlungspreis für eine Aktie. Das Umtauschverhältnis kann sich auch durch Division des unter dem Nennbetrag liegenden Ausgabepreises einer Schuldverschreibung durch den festgesetzten Wandlungspreis für eine Aktie ergeben. Diese Regelungen gelten entsprechend für das Bezugsverhältnis. Der jeweils festzusetzende Wandlungs- oder Bezugspreis für eine Aktie muss mindestens 80 % des durchschnittlichen Börsenkurses der Aktie der Gesellschaft an den letzten 10 Börsenhandelstagen vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der Schuldverschreibungen in der Eröffnungsauktion im XETRA®-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) oder, sofern ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft nicht stattfindet, derjenigen Börse an der in diesen 10 Börsenhandelstagen die meisten Aktien (Anzahl) der Gesellschaft in Summe gehandelt wurden, betragen.
Für den Fall, dass die Gesellschaft während der Laufzeit der nach dieser Ermächtigung ausgegebenen Schuldverschreibungen unter Einräumung eines Bezugsrechts an ihre Aktionäre das Grundkapital erhöht oder weitere Schuldverschreibungen mit Umtausch- oder Bezugsrechten auf Aktien der Gesellschaft ausgibt, ohne dass zugleich auch den Inhabern der nach diesem Beschluss ausgegebenen und mit einem Umtausch- oder Bezugsrecht versehenen Schuldverschreibungen ein Bezugsrecht eingeräumt wird, wie es ihnen nach Ausübung ihres Umtausch- oder Bezugsrechts zustehen würde, sind in den Ausgabebedingungen der Schuldverschreibungen insbesondere die nachfolgenden Regelungen vorzusehen (Verwässerungsschutzklausel):
Der „Bezugsrechtswert“ entspricht dabei (i) dem durchschnittlichen Börsenkurs des den Aktionären zustehenden Bezugsrechts an den letzten 10 Börsenhandelstagen der Bezugsrechte in der Eröffnungsauktion im XETRA®-Handel (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) oder, sofern ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft nicht stattfindet, eines solchen im Freiverkehr der Frankfurter Wertpapierbörse, oder, sofern weder ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft noch ein Handel im Freiverkehr der Frankfurter Wertpapierbörse stattfindet, derjenigen Börse an der in diesen 10 Börsenhandelstagen die meisten Aktien (Anzahl) der Gesellschaft in Summe gehandelt wurden oder, soweit ein Handel mit Bezugsrechten im XETRA®-Handel oder im Freiverkehr der Frankfurter Wertpapierbörse oder einer anderen Börse nicht stattfindet, (ii) dem von der in den Ausgabebedingungen festgesetzten Wandlungsstelle oder Bezugsstelle nach finanzmathematischen Methoden ermittelten Wert des Bezugsrechts.
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Ausgabe und Ausstattung der Schuldverschreibungen, insbesondere Laufzeit, Ausgabe- und Ausübungszeiträume sowie Kündigung, Ausgabepreis der Schuldverschreibungen, Stückelung, Anpassung des Bezugspreises sowie einen Zinssatz bis zu einer maximalen Höhe von 1,00 % p. a. festzusetzen.
Gemäß § 7c der Satzung ist das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 2.000.000,00 durch Ausgabe von bis zu 2.000.000 neuen Stückaktien bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2019). Die bedingte Kapitalerhöhung dient zur Ausgabe neuer Aktien aus der Ausübung von Options- bzw. Wandlungsrechten aus Options- oder Wandelanleihen, die von der Gesellschaft oder einem nachgeordneten Konzernunternehmen der Gesellschaft aufgrund der Ermächtigung des Vorstands durch Hauptversammlungsbeschluss vom 6. August 2019 (Tagesordnungspunkt 9) bis zum 31. August 2020 ausgegeben werden. Da die Ermächtigung zur Ausgabe von Options- und Wandlungsrechten gemäß Beschluss der Hauptversammlung vom 6. August 2019 aufgehoben und eine neue Ermächtigung erteilt werden soll, soll entsprechend auch das Bedingte Kapital 2019 aufgehoben und durch ein neues bedingtes Kapital ersetzt werden.
Das Grundkapital wird um bis zu EUR 1.300.000,00 durch Ausgabe von bis zu 1.300.000 neuen, auf den Namen lautenden Stückaktien mit Gewinnberechtigung ab Beginn des letzten Geschäftsjahrs, für das noch kein Gewinnverwendungsbeschluss gefasst wurde, bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung dient der Bedienung von Schuldverschreibungen, die aufgrund des Ermächtigungsbeschlusses der Hauptversammlung vom 20. August 2020 unter Tagesordnungspunkt 6 ausgegeben werden können. Dabei wird die bedingte Kapitalerhöhung nur insoweit durchgeführt, wie
die Inhaber von Wandelschuldverschreibungen mit Umtausch- oder Bezugsrechten, die von der Gesellschaft oder ihr nachgeordneten Konzernunternehmen aufgrund des in der Hauptversammlung vom 20. August 2020 gefassten Ermächtigungsbeschlusses bis zum 19. August 2025 ausgegeben wurden, von ihrem Umtausch- oder Bezugsrecht Gebrauch machen und die Gesellschaft sich entschließt, die Umtausch- bzw. Bezugsrechte aus diesem Bedingten Kapital 2025 zu bedienen, oder
die zur Wandlung verpflichteten Inhaber von Wandelschuldverschreibungen mit Umtausch- oder Bezugsrechten, die von der Gesellschaft oder ihren nachgeordneten Konzernunternehmen aufgrund des in der Hauptversammlung vom 20. August 2020 gefassten Ermächtigungsbeschlusses bis zum 19. August 2025 ausgegeben wurden, ihre Pflicht zum Umtausch erfüllen und die Gesellschaft sich entschließt, die Umtausch- bzw. Bezugsrechte aus diesem Bedingten Kapital 2020 zu bedienen.
Die Ausgabe der Aktien erfolgt gemäß den Vorgaben des Ermächtigungsbeschlusses der Hauptversammlung vom 20. August 2020 unter Tagesordnungspunkt 6, d.h. insbesondere zu mindestens 80 % des durchschnittlichen Börsenkurses der Aktie der Gesellschaft an den letzten 10 Börsenhandelstagen vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der Schuldverschreibungen in der Eröffnungsauktion im XETRA®-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) oder, sofern ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft nicht stattfindet, derjenigen Börse an der in diesen 10 Börsenhandelstagen die meisten Aktien (Anzahl) der Gesellschaft in Summe gehandelt wurden, vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der jeweiligen Schuldverschreibungen unter Berücksichtigung von Anpassungen gemäß der im Beschluss der vorgenannten Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 6 Buchst. f) bestimmten Verwässerungsschutzregeln.
Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend dem jeweiligen Umfang der Grundkapitalerhöhung aus dem Bedingten Kapital 2020 abzuändern.
„Das Grundkapital ist um bis zu EUR 1.300.000,00 durch Ausgabe von bis zu 1.300.000 neuen, auf den Namen lautenden Stückaktien mit Gewinnberechtigung ab Beginn des letzten Geschäftsjahrs, für das noch kein Gewinnverwendungsbeschluss gefasst wurde, bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie
die Inhaber von Wandelschuldverschreibungen mit Umtausch- oder Bezugsrechten, die von der Gesellschaft oder ihr nachgeordneten Konzernunternehmen aufgrund des in der Hauptversammlung vom 20. August 2020 gefassten Ermächtigungsbeschlusses bis zum 19. August 2025 ausgegeben wurden, von ihrem Umtausch- oder Bezugsrecht Gebrauch machen und die Gesellschaft sich entschließt, die Umtausch- bzw. Bezugsrechte aus diesem Bedingten Kapital 2020 zu bedienen, oder
Die Ausgabe der Aktien erfolgt gemäß den Vorgaben des Ermächtigungsbeschlusses der Hauptversammlung vom 20. August 2020 unter Tagesordnungspunkt 6, d. h. insbesondere zu mindestens 80 % des durchschnittlichen Börsenkurses der Aktie der Gesellschaft an den letzten 10 Börsenhandelstagen vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der Schuldverschreibungen in der Eröffnungsauktion im XETRA®-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) oder, sofern ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft nicht stattfindet, derjenigen Börse an der in diesen 10 Börsenhandelstagen die meisten Aktien (Anzahl) der Gesellschaft in Summe gehandelt wurden, vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der jeweiligen Schuldverschreibungen unter Berücksichtigung von Anpassungen gemäß der im Beschluss der vorgenannten Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 6 Buchst. f) bestimmten Verwässerungsschutzregeln.
Der Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 14 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern zusammen, die durch die Hauptversammlung zu wählen sind.
Mit Ablauf der Hauptversammlung am 20. August 2020 endet die Amtszeit der amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrates Herrn Stefan ten Doornkaat und Herrn Armin Steiner.
Durch Beschluss des Amtsgerichts Duisburg vom 17. März 2020 ist Herr Serkan Katilmis an Stelle von Herrn Oliver Krautscheid, der sein Amt mit Wirkung zum Ablauf des 10. Februar 2020 niedergelegt hatte und dessen reguläre Amtszeit ebenfalls mit Ablauf der Hauptversammlung am 18. Juni 2020 geendet hätte, zum Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft gerichtlich bestellt worden.
Herrn Stefan ten Doornkaat, Düsseldorf, Rechtsanwalt und Vorstand der CD Deutsche Eigenheim AG, Berlin, bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, zum Aufsichtsratsmitglied der EASY SOFTWARE AG zu wählen;
Herrn Armin Steiner, Hannover, Vorstand der Beta Systems Software AG, Berlin, bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, zum Aufsichtsratsmitglied der EASY SOFTWARE AG zu wählen;
Herrn Serkan Katilmis, Köln, Geschäftsführer der amplicade GmbH, Köln und Geschäftsführer der Cash on Ledger Technologies GmbH, Köln, bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, zum Aufsichtsratsmitglied der EASY SOFTWARE AG zu wählen.
Der Aufsichtsrat hat sich bei den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten vergewissert, dass sie den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können. Die Wahlvorschläge berücksichtigen zudem die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung gemäß Empfehlung C.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex‘ („DCGK“) beschlossenen Ziele und streben gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium an.
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind die vorgeschlagenen Kandidaten unabhängig im Sinne der Empfehlungen C.6 und C.7 DCGK. Zwischen den vorgeschlagenen Kandidaten und der EASY SOFTWARE AG, deren Konzernunternehmen, den Organen der EASY SOFTWARE AG oder einem wesentlich an der EASY SOFTWARE AG beteiligten Aktionär bestehen keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen im Sinne der Empfehlung C.13 DCGK.
Alle vorgeschlagenen Kandidaten verfügen über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne des § 100 Abs. 5 AktG.
Herr ten Doornkaat hat mitgeteilt, dass er im Fall seiner Wahl erneut für das Amt des Vorsitzenden des Aufsichtsrats zur Verfügung steht.
Nachfolgend sind die Lebensläufe der zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten abgedruckt. Diese enthalten zugleich die Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG (Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten sowie in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen).
2008 – 2014 Geschäftsführer der IN tIME Express Logistik, Hannover
2003 – 2008 Manager und Prokurist der KPMG AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart
2012 – 2014 Head of Portfolio and Program Management Germany, Prokurist, PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf
2001 – 2012 Senior Manager, Prokurist, Accenture GmbH, Kronberg
2000 – 2001 Consultant, Arthur Andersen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Eschborn
1999 – 2000 Project Manager, Goldman Sachs Bank Europe SE, Frankfurt am Main
2007 – 2009 Masterstudium Business Administration (MBA) in General Management an der Duke University – Fuqua School of Business, North Carolina, USA
1996 – 2001 Studium der Informatik an der Technischen Hochschule Mittelhessen, Gießen
Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 6 gemäß § 221 Abs. 4 Satz 2 AktG i. V. m. § 186 Abs. 4 AktG über den Ausschluss des Bezugsrechts im Rahmen der Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen
Vorstand und Aufsichtsrat bitten die Aktionäre der Gesellschaft unter Tagesordnungspunkt 6 um die Ermächtigung zur Begebung von Wandelschuldverschreibungen. Diese Finanzierungsinstrumente werden jeweils mit Umtauschrechten auf Aktien der Gesellschaft versehen werden. Den Inhabern dieser Umtauschrechte wird dadurch die Möglichkeit eröffnet, Aktien der Gesellschaft zu erwerben, indem sie ihre bereits an die Gesellschaft erbrachten Leistungen in Eigenkapital umwandeln (Umtauschrecht). Die Gesellschaft soll bei einer Emission beschließen, dass die begebenen Schuldverschreibungen am Ende der Laufzeit von fünf Jahren in Aktien der Gesellschaft zu tauschen sind (Wandlungspflicht). Eine Lieferung der Aktien bei Ausübung der Umtauschrechte bzw. Erfüllung der Wandlungspflicht ist – ausschließlich – aus bedingtem Kapital vorgesehen.
Die zum gegenwärtigen Zeitpunkt teilweise offene Festlegung der Bedingungen für die Begebung der genannten Finanzierungsinstrumente ermöglicht es der Gesellschaft, auf die jeweils aktuellen Marktverhältnisse angemessen zu reagieren und neues Kapital zu möglichst geringen Kosten aufzunehmen.
Mit den unter Tagesordnungspunkt 6 erbetenen Ermächtigungen soll der Gesellschaft die Möglichkeit eröffnet werden, das Bezugsrecht für Spitzenbeträge auszuschließen. Dies kann erforderlich werden, wenn anders ein praktikables Bezugsverhältnis nicht zu erreichen ist. Die Gesellschaft wird sich bemühen, freie Spitzen im Interesse der Aktionäre bestmöglich zu verwerten.
III. WEITERE INFORMATIONEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.442.039,00. Es ist eingeteilt in 6.442.039 Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.442.039 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.442.039 Stimmen.
Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten; Übertragung der Hauptversammlung im HV-Aktionärsportal
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Dieser Beschluss erfolgte gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (im Folgenden „COVID-19-Gesetz“).
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung, zur Stellung von Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische Kommunikation.
Die gesamte in den Geschäftsräumem der Gesellschaft, Mülheim an der Ruhr, Am Hauptbahnof 4, stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 20. August 2020 ab 10:00 Uhr über das internetbasierte Aktionärsportal der Gesellschaft („HV-Aktionärsportal“) unter der Internetadresse
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ in Bild und Ton live übertragen.
Die Aktionäre und Aktionärsvertreter der Gesellschaft können die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal verfolgen. Nur diejenigen Aktionäre, die sich wie nachstehend in Ziffer 3. beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, können darüber hinaus persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.
Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters, vor Ort ausgeschlossen. Die Liveübertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre eigenen Zugangsdaten mit der übersandten Zugangskarte. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im HV-Aktionärsportal der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des HV-Aktionärsportals der Gesellschaft und zu den Nutzungsbedingungen können die Aktionäre den dort hinterlegten Informationen entnehmen.
Wir bitten unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Anmeldung, Ausübung des Stimmrechts und der Fragemöglichkeit sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft ordnungsgemäß anmelden und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, somit bis zum Ablauf des 13. August 2020, unter der Anschrift
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren zugehen.
Formulare, die Aktionäre für die Anmeldung nutzen können, sowie die Tagesordnung zur Hauptversammlung werden an die bis zum 6. August 2020 (0.00 Uhr) im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen der Aktionäre übermittelt. Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt. Die automatische Übersendung der Anmeldeunterlagen nebst Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist nur bei Eintragung im Aktienregister bis spätestens 6. August 2020 (0.00 Uhr) gewährleistet. Bei späterer Eintragung im Aktienregister steht ausschließlich die Möglichkeit der Anmeldung unter der vorgenannten Anschrift zur Verfügung; in diesem Fall bitten wir bei der Anmeldung um Nennung des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums. Sollten Aktionäre die Einladungsunterlagen – weil sie an dem für den Versand maßgeblichen Tag noch nicht im Aktienregister eingetragen sind – nicht unaufgefordert erhalten, werden diese den betreffenden Aktionären auf Verlangen zugesandt. Ein entsprechendes Verlangen ist an die oben genannte Anmeldeanschrift zu richten.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist. Für die Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit vom 14. August 2020 (0.00 Uhr) bis einschließlich 20. August 2020 keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 13. August 2020, 24:00 Uhr („Technical Record Date“). Der Handel mit Aktien der Gesellschaft wird durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre daher über ihre Aktien weiter frei verfügen.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des wirtschaftlichen Eigentümers der Aktien ausüben.
Aktionäre können in diesem Jahr ihr Stimmrecht schriftlich (§ 126 BGB), in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer Kommunikation ausüben („Briefwahl“).
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 13. August 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (siehe Ziffer 3.).
Zum einen haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen, um das Stimmrecht der Aktionäre im Wege elektronischer Kommunikation per Briefwahl auszuüben sowie gegebenenfalls die per Briefwahl erfolgte Stimmabgabe zu ändern oder zu widerrufen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn des Abstimmungsvorgangs. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.
Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Briefwahlstimmen per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte.
Per Post, per Telefax oder per E-Mail abgegebene Briefwahlstimmen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) der so erfolgten Stimmabgabe müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform unter der Adresse
Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern im Sinne des § 134a Abs. 1 Nr. 3 AktG sowie sonstigen diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen, können sich der Briefwahl bedienen.
Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht/Weisungen für einen und denselben Aktienbestand an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig betrachtet. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen für einen und denselben Aktienbestand ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die über das HV-Aktionärsportal abgegebenen Erklärungen berücksichtigt.
Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sofern zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt wird, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Aktionäre, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung am 20. August 2020 im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen sowie eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG). Für die Bevollmächtigung von und Stimmrechtsausübung durch Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen gelten die besonderen Regelungen in § 135 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form von Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen mit diesen abzustimmen.
Bevollmächtigte können (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen, Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben.
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen, um eine Vollmacht zu erteilen, zu ändern oder zu widerrufen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.
Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Bevollmächtigung in Textform (§ 126b BGB), d. h. per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte.
Per Post, per Telefax oder per E-Mail erteilte Bevollmächtigung und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) der so erfolgten Bevollmächtigung müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform (§ 126b BGB) unter der Adresse
Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen, und wird die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, wird sich der Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bitte beachten Sie, dass der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung der Fragemöglichkeit, zur Stellung von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen die Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen nehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen wird.
Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der Weisungen.
Um Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu erteilen sowie gegebenenfalls zu ändern oder zu widerrufen, haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte zum einen die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn des Abstimmungsvorgangs. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen.
Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Bevollmächtigte ihre Vollmachten und Weisungen per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte.
Per Post, per Telefax oder per E-Mail abgegebene Vollmachten inklusive Weisungen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform unter der Adresse
Wird eine Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils frist- und formgerecht – sowohl in Schriftform (§ 126 BGB) oder Textform (§ 126b BGB) übersendet als auch über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, werden, sofern nicht erkennbar ist, welche Erklärung zuletzt abgegeben wurde, die über das HV-Aktionärsportal abgegebenen Vollmachten und Weisungen als verbindlich behandelt.
Fragemöglichkeit des Aktionärs gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz; Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz). Aus organisatorischen Gründen sind Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal einzureichen. Auf anderem Weg oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. In der virtuellen Hauptversammlung selbst besteht damit keine Fragemöglichkeit der Aktionäre.
Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären müssen der Gesellschaft daher bis spätestens 17. August 2020, 24.00 Uhr, auf dem vorgenannten Übermittelungsweg zugehen. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.
Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind nicht möglich.
Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären, die ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse
Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG zu.
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (entsprechend 322.102 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entsprechend 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, mithin bis zum Ablauf des 20. Juli 2020, zugehen. Wir bitten, derartiges Verlangen an folgende Adresse zu richten:
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ veröffentlicht.
Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln.
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:
Die mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 5. August 2020, 24:00 Uhr, unter vorstehender Anschrift eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sowie eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu Gegenanträgen bzw. des Aufsichtsrats zu Wahlvorschlägen von Aktionären werden auf der Internetseite
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Anträge und Wahlvorschläge, die sich nicht in der Ablehnung eines Vewaltungsantrags erschöpfen, werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs mit Großbuchstaben gekennzeichnet.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 17. August 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen nach § 124a AktG stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zur Verfügung.
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zur Verfügung gestellt.
Die EASY SOFTWARE AG erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden bei der Vorbereitung zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erhoben und verarbeitet:
der Inhalt der vom Aktionär eingereichten Fragen und der Inhalt ihrer Beantwortung,
gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn, die Nummer der Zugangskarte und der Zugangscode und die IP-Adresse,
ein ggf. erhobener Widerspruch.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, die Ausübung der Rechte der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung abzuwickeln und zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c der Datenschutz-Grundverordnung.
Um an der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal teilnehmen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Hierfür erheben und speichern wir die Aktionärsnummer, den Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum, die Adresse, die Aktienanzahl und ggf. die E-Mail-Adresse des Aktionärs bzw. Aktionärsvertreters als Registerdaten. In Ihrem Profil werden als weitere Daten die Aktionärskategorie, der Geburtsname, die Sprache, das Anlagedatum und der Letzt-Initiator gespeichert.
Wenn Sie sich im HV-Aktionärsportal anmelden, erheben wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ort, Ihre Aktienanzahl und Ihre E-Mail-Adresse. Dies dient als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zur Verhinderung von Missbrauch, insbesondere um einen unbefugten Zugriff zu vermeiden. Bei jedem Login verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, nämlich die Aktionärsnummer oder Zugangskartennummer und Ihr Zugangspasswort, um Ihre Berechtigung (Aktionärsstatus) überprüfen zu können.
Diese Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen gemäß § 118 AktG erforderlich und erfolgt damit in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Wenn Sie unser HV-Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir folgende Zugriffsdaten, die in Server-Logfiles protokolliert werden:
Außerdem verwenden wir, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen, die nachfolgend beschriebenen Storage-Funktionen unter Einsatz sogenannter Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die im lokalen Speicher Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Die von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte Session-Cookies). Bei der Session-Storage-Funktion erheben wir Informationen über den Authentification Token und Ihre Sitzungsdaten (Session Daten), um Sie als Nutzer während einer Sitzung identifizieren und Ihre Anfragen Ihrer Sitzung zuordnen zu können. Über die Local Storage Funktion wird Ihr Login-Zeitstempel gespeichert. Dieser wird genutzt, um nach 30 Minuten Inaktivität einen automatischen Logout aus Sicherheitsgründen vorzunehmen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Sie können in Ihrem Browser zudem einstellen, dass dieser Cookies beim Schließen des Browsers automatisch löscht. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität des HV-Aktionärsportals eingeschränkt sein.
Rechtsgrundlage für die beschriebene Verarbeitung Ihrer Zugriffs- und Sitzungsdaten ist Art. 6 Abs.1 Buchst. f DSGVO. Diese Erlaubnisnorm gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der störungsfreien technischen Bereitstellung des HV-Aktionärsportals.
Die Dienstleister der EASY SOFTWARE AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der EASY SOFTWARE AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EASY SOFTWARE AG. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Betroffene Personen haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können sie gegenüber der EASY SOFTWARE AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Mülheim an der Ruhr, im Juli 2020
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References: § 172
 § 7
 § 14
 § 100
 § 125
 § 221
 § 186
 § 1
 § 118
 § 67
 § 135
 § 134
 § 135
 § 135
 § 135
 § 135
 § 135
 § 1
 § 131
 § 122
 § 126
 § 127
 § 124
 Art. 6
 § 118
 Art. 6
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