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Timestamp: 2018-08-21 01:57:08+00:00

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CONTENIDO:DIRECCIÓN GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL. ÓRGANOS QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN Y LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON EL RÉGIMEN DE AQUELLAS CON CARÁCTER NO FINANCIERO. SE REGLAMENTA LA CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES.
en uso de las facultades que le confieren los artículos 19 de la Ley 780 del 18 de diciembre de 2002 y 19 del Decreto 3200 del 27 de diciembre de 2002,
ART. 1º—Del campo de aplicación. Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolución los órganos que conforman el presupuesto general de la Nación y las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas con carácter no financiero, respecto de los recursos que la Nación les asigne.
ART. 2º—Autorizaciones. Las cajas menores no podrán ser superiores en número a las ya autorizadas por la dirección general del presupuesto público nacional para la vigencia fiscal 2002.
Los órganos que requieran un mayor número de cajas menores o una mayor cuantía a la establecida en esta resolución, deberán elevar solicitud motivada suscrita por el ordenador del gasto para aprobación de la dirección general del presupuesto público nacional.
ART. 3º—De la constitución. Las cajas menores se constituirán para cada vigencia fiscal mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique claramente la cuantía, el responsable, finalidad y clase de gastos que se pueden realizar.
En los ministerios las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada director general, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del estatuto orgánico del presupuesto.
ART. 4º—Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.
Presupuesto vigente del organismo o entidad en el 2003 (millones de $) Cuantía máxima de cada una de las cajas menores hasta (millones de $)
1 Menos de 1.610 4.1
2 1.611 a 3.220 8.2
3 3.221 a 8.073 9.9
4 8.074 a 16.146 11.4
5 16.147 a 33.120 14.8
6 33.121 a 48.438 16.5
7 48.439 o más 19.9
ART. 7º—Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto general de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma, los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del ordenador del gasto.
PAR. 1º—Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 31 de diciembre de cada año.
ART. 8º—El Ministro de Defensa Nacional, el Director de la Policía Nacional y el Director General del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, Icfes, podrán, cuando lo declaren imprescindible, constituir cajas menores en cuantías superiores a las establecidas en el artículo 5º, para atender gastos de alimentación de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional y pago y transporte de los examinadores del Servicio Nacional de Pruebas. El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá constituir cajas menores para atender gastos administrativos en las administraciones delegadas de: Puerto Asís, Tumaco, Puerto Inírida, Puerto Carreño, Mitú y Leticia.
En estos casos, no se requiere de la aprobación de la dirección general del presupuesto público nacional a que se refiere el artículo 21 de esta resolución.
ART. 9º—El ordenador del gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del tesoro nacional.
ART. 10.—La legalización de estos gastos deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización.
ART. 11.—No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
ART. 12.—De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguiente operaciones:
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993 deben constar por escrito.
PAR.—Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
PAR.—Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor podrá, mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
c) Las deducciones practicadas (concepto y monto);
1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del estatuto orgánico del presupuesto.
La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
ART. 22.—Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público para constituir cajas menores o en los casos previstos en el artículo 8º de la presente resolución, se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.

References: resolución 
 resolución 
 resolución 
 artículo 110
 artículo 5
 artículo 21
 artículo 39
 resolución 
 resolución 
 artículo 110
 artículo 8