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SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES. Manual de Operador del Driver TWAIN/Descargador de Ficheros - PDF
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Inmaculada Toledo Segura
1 SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES Manual de Operador del Driver TWAIN/Descargador de Ficheros
2 2009 KYOCERA MITA CORPORATION Reservados todos los derechos
3 Prefacio Gracias por adquirir el Sistema digital multifuncional o Sistema digital multifuncional en color. Este manual contiene instrucciones sobre cómo recuperar datos escaneados con el controlador TWAIN y el Descargador de archivos. Cómo leer este manual Símbolos usados en este manual En este manual, se describe alguna información importante con los símbolos mostrados a continuación. Asegúrese de leer esta información antes de utilizar el equipo. ADVERTENCIA PRECAUCIÓN Hinweis Indica una situación potencialmente peligrosa que, en caso de no evitarse, podría provocar lesiones graves o incluso la muerte al operador, así como graves daños o un incendio en el equipo o bienes situados en las proximidades. Indica una situación potencialmente peligrosa que, si no se evita, puede provocar lesiones leves o moderadas al operador y daños parciales al equipo o a los bienes situados en las proximidades. Indica información a la que debe prestar atención al utilizar el equipo. Además de lo anterior, este manual también señala información que puede ser útil para manejar este equipo y que se indica del modo siguiente: Describe información útil para la utilización del equipo. Páginas que describen información y elementos relacionados con la tarea que se está realizando actualmente. Consulte estas páginas si es necesario. Pantallas Todas las pantallas de este manual son ejemplos de Windows Vista. Los detalles pueden ser distintos de las pantallas reales debido al entorno de uso del equipo, como el estado de instalación de opciones. En este manual se incluyen pantallas para el formato de papel A/B. Si utiliza papel de formato LT, las pantallas o el orden de los botones pueden variar en su equipo. Marcas comerciales El nombre oficial de Windows 2000 es Microsoft Windows 2000 Operating System. El nombre oficial de Windows XP es Microsoft Windows XP Operating System. El nombre oficial de Windows Vista es Microsoft Windows Vista Operating System. El nombre oficial de Windows Server 2003 es Microsoft Windows Server 2003 Operating System. El nombre oficial de Windows Server 2008 es Microsoft Windows Server 2008 Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT, así como los nombres de marca y producto de otros productos de Microsoft son marcas comerciales propiedad de Microsoft Corporation en EE.UU. y en otros países. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType y LaserWriter son marcas comerciales propiedad de Apple Inc. en EE.UU. y en otros países. Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader y PostScript son marcas comerciales propiedad de Adobe Systems Incorporated. Mozilla, Firefox y el logotipo Firefox son marcas comerciales o registradas propiedad de Mozilla Foundation en EE.UU. y en otros países. IBM, AT y AIX son marcas comerciales propiedad de International Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare y NDS son marcas comerciales propiedad de Novell, Inc. El resto de nombres de empresas y productos que aparecen en este manual son marcas comerciales que pertenecen a las respectivas empresas. Prefacio 1
5 ÍNDICE Prefacio... 1 Capítulo 1 INTRODUCCIÓN Características y funciones... 6 Requisitos del sistema... 7 Capítulo 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO Recuperación de documentos de archivos electrónicos Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN) Guardado como un archivo (Descargador de archivos) Eliminación de documentos de archivos electrónicos Conexión a esta máquina Capítulo 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Descripción de la ventana principal Algunas funciones útiles Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad Visualización de las propiedades Descarga automática (solo para el Descargador de archivos) Recuperación de documentos de varios dispositivos MFP de la misma serie Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales Cambio entre las conexiones Cambio de la configuración de detección de red Búsqueda restrictiva con condiciones de búsqueda Cambio de la configuración SNMP Capítulo 4 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Errores del controlador TWAIN y el Descargador de archivos No encuentro mi dispositivo MFP de la misma serie No se puede conectar con los dispositivos MFP encontrados con la función Detección local No puedo adquirir documentos de archivos electrónicos Las imágenes se dañan al adquirir documentos con distintos modos de color Los archivos se guardan como TIFF de una sola página aunque se seleccione TIFF de varias páginas No se pueden abrir los archivos TIFF guardados con el Descargador de archivos No se puede cambiar la resolución con la función Reducir a la mitad No puedo adquirir documentos de varias páginas ÍNDICE ALFABÉTICO ÍNDICE 3
7 1.INTRODUCCIÓN En este capítulo se ofrece una descripción general del controlador TWAIN y el Descargador de archivos. Características y funciones...6 Requisitos del sistema... 7
8 1 INTRODUCCIÓN Características y funciones El controlador TWAIN y el Descargador de archivos le permiten recuperar documentos de archivos electrónicos (e-filling) que están almacenados en el dispositivo MFP de la misma serie y cargarlos en el PC a través de la red TCP/IP. Conexión a través de una red TCP/IP Archivos electrónicos (e-filling) Importación de documentos desde archivos electrónicos al PC Windows 2000 Windows XP Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 El controlador TWAIN se puede usar con otras aplicaciones compatibles con TWAIN, como el programa "Imaging", un accesorio de Windows 2000, y permite recuperar documentos de los archivos electrónicos y cargarlos como imágenes en la aplicación. El Descargador de archivos funciona como una aplicación para importar y guardar los documentos de archivos electrónicos en el disco duro local o en una carpeta compartida con otros usuarios de la red. P.10 "Recuperación de documentos de archivos electrónicos" Para obtener más información sobre los archivos electrónicos, consulte la Guía de Archivado Electrónico. 6 Características y funciones
9 1 INTRODUCCIÓN Requisitos del sistema Los requisitos del entorno del controlador TWAIN y el Descargador de archivos son los siguientes: SO Windows 2000 Service Pack 4 Windows XP Service Pack 1/Service Pack 2/Service Pack 3 Windows Vista Service Pack 1 Windows Server 2003 Service Pack 1/Service Pack 2 Windows Server 2008 Service Pack 1 Resolución de la pantalla 1024 x 768 puntos por pulgada o superior Color de la pantalla Se recomienda color de alta densidad (16 bits) o superior CPU Procesador Pentium a 133 MHz (se recomienda Pentium a 266 MHz o superior) Memoria Para la recuperación de imágenes en color de 400 ppp o en blanco y negro de 600 ppp: 256 MB Para la recuperación de imágenes en color de 600 ppp: 512 MB Software Software compatible con TWAIN Microsoft Internet Explorer 5.5 Service Pack 2 o superior (para un entorno IPv4) Microsoft Internet Explorer 7.0 o superior (para un entorno IPv6) Red TCP/IP El controlador TWAIN y el Descargador de archivos solo se pueden usar en entornos Windows. Para usar el controlador TWAIN y el Descargador de archivos, se debe activar el servicio de red SNMP. El servicio de red SNMP se puede activar en COMMAND CENTER. Para obtener ayuda, consulte al administrador de red. Para obtener instrucciones sobre cómo instalar el software, consulte la Guía de instalación del Software. Requisitos del sistema 7
11 2.FUNCIONAMIENTO BÁSICO En este capítulo se describe el funcionamiento básico del controlador TWAIN y el Descargador de archivos. Recuperación de documentos de archivos electrónicos Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN)...10 Guardado como un archivo (Descargador de archivos)...12 Eliminación de documentos de archivos electrónicos Conexión a esta máquina... 16
12 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO Recuperación de documentos de archivos electrónicos Puede recuperar documentos de los buzones de archivos electrónicos en el dispositivo MFP de la misma serie de una de las siguientes formas: P.10 "Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN)" P.12 "Guardado como un archivo (Descargador de archivos)" Hinweis Antes de recuperar los documentos de archivos electrónicos, los documentos deben estar almacenados en un buzón de archivos electrónicos. Para obtener instrucciones sobre cómo almacenar documentos, consulte la Guía de Archivado Electrónico. Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN) Si desea recuperar documentos de archivos electrónicos y cargarlos en una aplicación de software compatible con TWAIN como imágenes, utilice el controlador TWAIN. Siga los pasos que se indican más adelante. Es posible que algunas aplicaciones compatibles con los formatos TWAIN no funcionen con el controlador TWAIN. Consulte la documentación o la ayuda en línea de la aplicación correspondiente. No se incluye ninguna aplicación de software compatible con TWAIN en los sistemas operativos Windows XP/ Vista/Server 2003/Server 2008; debe obtenerla aparte. Algunas aplicaciones compatibles con formatos TWAIN no pueden importar documentos de varias páginas que contienen páginas con distintos modos de color, tamaños de originales y/o resoluciones. En este caso, deberá importar los documentos página por página, o bien, utilizar el Descargador de archivos para guardar el documento como un archivo TIFF o PDF y luego abrirlo con la aplicación. La calidad de imagen de un documento importado varía según la aplicación. Si la calidad de imagen no es lo suficientemente buena, use otras aplicaciones o guarde el documento como un archivo con el Descargador de archivos. P.12 "Guardado como un archivo (Descargador de archivos)" Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN) 1 2 Inicie una aplicación compatible con TWAIN. En el menú [Archivo], seleccione un dispositivo para importar los documentos o las páginas; seleccione "Controlador TWAIN HS". Hinweis 3 Los pasos de selección del dispositivo varían según la aplicación de software compatible con TWAIN. Para obtener detalles, consulte la documentación de la aplicación compatible con TWAIN. En el menú [Archivo], importe o adquiera un documento o páginas. Aparecerá la ventana Controlador TWAIN HS. Los pasos de importación de documentos o páginas varían según la aplicación de software compatible con TWAIN. Para obtener detalles, consulte la documentación de la aplicación compatible con TWAIN. Si es la primera vez que lo utiliza, aparecerá el cuadro de diálogo Detección local. En este caso, busque el dispositivo MFP de la misma serie en la red y establezca una conexión. P.16 "Conexión a esta máquina" 10 Recuperación de documentos de archivos electrónicos
13 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2.FUNCIONAMIENTO BÁSICO 4 Haga doble clic en el buzón que contiene el documento o las páginas que desea importar. 5 Si el buzón seleccionado tiene definida una contraseña, aparecerá el cuadro de diálogo Contraseña. Vaya al paso 5. Si el buzón seleccionado no tiene definida ninguna contraseña, vaya al paso 6. Introduzca la contraseña de cinco dígitos y haga clic en [Aceptar]. 6 En lugar de la contraseña de cinco dígitos, puede introducir la contraseña del administrador. Seleccione el documento o las páginas que desea importar y haga clic en [Adquirir]. Si la visualización de las miniaturas de los documentos tarda demasiado tiempo y desea cancelarla, pulse [ESC]. En tal caso, repita la operación desde el paso 1 y seleccione el menú [Ver] > [Lista] para mostrar los documentos en el modo de vista Lista. Si el buzón, carpeta o documento seleccionado contiene más de 350 elementos, el modo de vista cambiará automáticamente a Lista. Recuperación de documentos de archivos electrónicos 11
14 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 7 Si desea quitar el documento de los archivos electrónicos, haga clic en [Sí]. Para conservarlo en los archivos electrónicos, haga clic en [No]. 8 Al hacer clic en [Cancelar], se cancela la operación. Aparecerá el cuadro de diálogo de descarga en curso. Cuando finalice la descarga, el documento se mostrará en la aplicación. En la ventana Controlador TWAIN HS, también se pueden realizar las siguientes operaciones: P.15 "Eliminación de documentos de archivos electrónicos" P.22 "Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad" P.23 "Visualización de las propiedades" P.32 "Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales" P.32 "Cambio entre las conexiones" Guardado como un archivo (Descargador de archivos) Para cargar un documento de archivos electrónicos y guardarlo como un archivo en el disco duro del PC o en una carpeta de la red, utilice el Descargador de archivos. Siga los pasos que se indican más adelante. Guardado como un archivo (Descargador de archivos) 1 Seleccione [Inicio] > [Todos los programas] > [HS Client] > [Descargador de archivos HS]. Se inicia el Descargador de archivos. Hinweis Si es la primera vez que lo utiliza, aparecerá el cuadro de diálogo Detección local. En este caso, busque el dispositivo MFP de la misma serie en la red y establezca una conexión. P.16 "Conexión a esta máquina" 12 Recuperación de documentos de archivos electrónicos
15 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2.FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2 Haga doble clic en el buzón que contiene el documento o las páginas que desea importar. 3 Si el buzón seleccionado tiene definida una contraseña, aparecerá el cuadro de diálogo Contraseña. Vaya al paso 3. Si el buzón seleccionado no tiene definida ninguna contraseña, vaya al paso 4. Introduzca la contraseña de cinco dígitos y haga clic en [Aceptar]. 4 En lugar de la contraseña de cinco dígitos, puede introducir la contraseña del administrador. Seleccione el documento o las páginas que desea importar y haga clic en [Guardar como]. Si la visualización de las miniaturas de los documentos tarda demasiado tiempo y desea cancelarla, pulse [ESC]. En tal caso, repita la operación desde el paso 1 y seleccione el menú [Ver] > [Lista] para mostrar los documentos en el modo de vista Lista. Si el buzón, carpeta o documento seleccionado contiene más de 350 elementos, el modo de vista cambiará automáticamente a Lista. Recuperación de documentos de archivos electrónicos 13
16 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 5 Si desea quitar el documento de los archivos electrónicos, haga clic en [Sí]. Para conservarlo en los archivos electrónicos, haga clic en [No]. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. 6 Al hacer clic en [Cancelar], se cancela la operación. Busque la carpeta donde desea guardar el documento. Introduzca el nombre y el formato del archivo y, a continuación, haga clic en [Guardar]. El documento se almacena como un archivo en la carpeta seleccionada. En la ventana Descargador de archivos HS, también se pueden realizar las siguientes operaciones: P.15 "Eliminación de documentos de archivos electrónicos" P.22 "Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad" P.23 "Visualización de las propiedades" P.25 "Descarga automática (solo para el Descargador de archivos)" P.32 "Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales" P.32 "Cambio entre las conexiones" 14 Recuperación de documentos de archivos electrónicos
17 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO Eliminación de documentos de archivos electrónicos Si desea eliminar documentos o páginas de los buzones de archivos electrónicos, siga los pasos siguientes. Eliminación de documentos de archivos electrónicos 1 Haga doble clic en el buzón que contiene el documento o las páginas que desea eliminar. 2 Si el buzón seleccionado tiene definida una contraseña, aparecerá el cuadro de diálogo Contraseña. Vaya al paso 2. Si el buzón seleccionado no tiene definida ninguna contraseña, vaya al paso 3. Introduzca la contraseña de cinco dígitos y haga clic en [Aceptar]. 3 En lugar de la contraseña de cinco dígitos, puede introducir la contraseña del administrador. Seleccione el documento o las páginas que desea eliminar y haga clic en [Borrar]. 4 Aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar eliminación. Haga clic en [Sí]. Se eliminarán el documento o las páginas seleccionadas. Eliminación de documentos de archivos electrónicos 15
18 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO Conexión a esta máquina Si utiliza el controlador TWAIN o el Descargador de archivos y accede por primera vez al dispositivo MFP de la misma serie, aparecerá el cuadro de diálogo Detección local. En este caso, puede utilizar la función de detección local para buscar automáticamente el dispositivo MFP de la misma serie en la red, o bien, introducir la dirección IP del dispositivo MFP manualmente. P.16 "Búsqueda automática de dispositivos MFP" P.17 "Introducción manual de la dirección IP" Hinweis Para buscar el dispositivo MFP de la misma serie en un entorno SNMPv1/v2, el nombre de la comunidad de lectura SNMP establecido para el dispositivo MFP de la misma serie debe ser "public" (público). Para obtener ayuda, consulte al administrador. El siguiente procedimiento también se puede realizar si desea registrar dispositivos MFP de la misma serie adicionales. Si desea recuperar documentos de varios dispositivos MFP de la misma serie, haga clic en [Seleccionar buzón] > [Detección de dispositivos] y consulte la siguiente sección para registrar dispositivos MFP de la misma serie adicionales. P.32 "Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales" Búsqueda automática de dispositivos MFP 1 Haga clic en [Iniciar detección]. La función de detección local buscará dispositivos MFP de la misma serie en la red. Puede cancelar el proceso si hace clic en [Detener detección]. Es posible que no se encuentren dispositivos ubicados en segmentos diferentes. Si no encuentra el dispositivo MFP de la misma serie que utiliza, búsquelo manualmente con el botón [Selección manual]. P.17 "Introducción manual de la dirección IP" El proceso de búsqueda puede tardar mucho tiempo, especialmente si hay muchos clientes en la red. En tal caso, cambie la configuración de detección con el botón [Opciones avanzadas]. P.33 "Búsqueda restrictiva con condiciones de búsqueda" La función de detección local no puede detectar los dispositivos MFP de la misma serie en las redes IPX/ SPX. Es posible que no se encuentren los dispositivos MFP de la misma serie que desea debido a la configuración SNMP. En tal caso, compruebe y cambie la configuración en el cuadro de diálogo Configuración SNMP. Para obtener ayuda, consulte la siguiente sección: P.34 "Cambio de la configuración SNMP" 16 Conexión a esta máquina
19 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2.FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2 En la lista de dispositivos encontrados, seleccione el nombre del dispositivo MFP de la misma serie que utiliza y haga clic en [Aceptar]. El controlador TWAIN o el Descargador de archivos se conecta al dispositivo MFP de la misma serie seleccionado y aparece la ventana "Controlador TWAIN HS" o "HS Descargador de archivos". Si la búsqueda del dispositivo MFP de la misma serie que desea falla, intente buscarlo manualmente mediante la introducción de la dirección IP correspondiente. P.17 "Introducción manual de la dirección IP" Introducción manual de la dirección IP 1 Haga clic en [Selección manual]. Aparece el cuadro de diálogo Selección manual. Conexión a esta máquina 17
20 2 FUNCIONAMIENTO BÁSICO 2 Introduzca los valores de las siguientes opciones y haga clic en [Aceptar]. IPv4 - Dirección IP: Active esta opción para especificar la dirección IPv4 del dispositivo. Si activa esta opción, introduzca la dirección IPv4 del dispositivo MFP de la misma serie. IPv6 - Dirección IP: Active esta opción para especificar la dirección IPv6 del dispositivo. Si activa esta opción, introduzca la dirección IPv6 del dispositivo MFP de la misma serie. Nombre: Introduzca el nombre del dispositivo MFP de la misma serie. Ubicación: Introduzca la ubicación del dispositivo MFP de la misma serie. [Configuración SNMP]: Haga clic en este botón si necesita comprobar y cambiar la configuración SNMP. P.34 "Cambio de la configuración SNMP" Hinweis 3 Debe introducir valores en los cuadros [Nombre] y [Dirección IP]. El dispositivo especificado en el paso 2 se añadirá a la lista. Seleccione el nombre del dispositivo MFP de la misma serie añadido y haga clic en [Aceptar]. El controlador TWAIN o el Descargador de archivos se conecta al dispositivo MFP de la misma serie seleccionado y aparece la ventana "Controlador TWAIN HS" o "HS Descargador de archivos". Hinweis Es posible que no se encuentren los dispositivos MFP de la misma serie que desea debido a la configuración de SNMP. En tal caso, compruebe y cambie la configuración en el cuadro de diálogo Configuración SNMP. Para obtener ayuda, consulte la siguiente sección: P.34 "Cambio de la configuración SNMP" 18 Conexión a esta máquina
21 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN En este capítulo se describen funciones útiles y opciones de configuración del controlador TWAIN y el Descargador de archivos. Descripción de la ventana principal Algunas funciones útiles Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad...22 Visualización de las propiedades...23 Descarga automática (solo para el Descargador de archivos)...25 Recuperación de documentos de varios dispositivos MFP de la misma serie Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales...32 Cambio entre las conexiones...32 Cambio de la configuración de detección de red Búsqueda restrictiva con condiciones de búsqueda...33 Cambio de la configuración SNMP...34
22 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Descripción de la ventana principal Cuando acceda al controlador TWAIN o al Descargador de archivos, aparecerá la ventana "Controlador TWAIN HS" o "HS Descargador de archivos" (que de ahora en adelante denominaremos "ventana principal"). Desde esta ventana, puede realizar diversas operaciones además de recuperar o eliminar los documentos de archivos electrónicos ) Barra de menús Puede seleccionar varias funciones en los siguientes menús: [Archivo]: - Adquirir (solo controlador TWAIN): Haga clic en esta opción para descargar un documento o páginas seleccionadas de un documento a la aplicación. - Guardar como (solo Descargador de archivos): Haga clic en esta opción para descargar y guardar un documento o páginas seleccionadas de un documento como un archivo. - Borrar: Haga clic en esta opción para eliminar un documento o páginas seleccionadas de un documento. P.15 "Eliminación de documentos de archivos electrónicos" - Propiedades: Haga clic en esta opción para ver las propiedades de un documento o una página seleccionada. P.23 "Visualización de las propiedades" - Descarga automática (solo Descargador de archivos): Haga clic en esta opción para configurar los valores de la función de descarga automática. P.25 "Descarga automática (solo para el Descargador de archivos)" - Cerrar: Haga clic en esta opción para cerrar la ventana principal. [Editar]: - Seleccionar todo: Haga clic en esta opción para seleccionar todas las páginas mostradas en la ventana de contenidos. Esta opción de menú solo está disponible cuando se muestran las páginas de un documento seleccionado. - Reducir a la mitad: Haga clic en esta opción para cambiar la resolución de los documentos de archivos electrónicos de 600 x 600 ppp a 300 x 300 ppp cuando se descarguen. Cuando esta función esté activada, aparecerá una marca de verificación junto a esta opción de menú. P.22 "Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad" [Ver]: - Lista: Haga clic en esta opción para activar la vista de lista en la ventana de contenidos. - Detalles: Haga clic en esta opción para activar la vista de detalles en la ventana de contenidos. - Tamaño de miniatura: Si activa la vista de miniatura en la ventana de contenidos, seleccione el tamaño deseado de la miniatura: "Pequeño", "Mediano" y "Grande". - Organizar iconos: Los iconos y listas de la ventana de contenidos se pueden ordenar por categoría. Seleccione entre "Por nombre", "Por fecha", "Por tipo" y "Por tamaño". - Actualizar: Haga clic en esta opción para actualizar la información de la ventana. [Seleccionar buzón]: - Detección de dispositivos: Haga clic en esta opción para establecer una nueva conexión con un dispositivo MFP de la misma serie de la red. Al hacer clic en esta opción de menú aparece el cuadro de diálogo Detección local. P.32 "Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales" - Seleccionar HS: Haga clic en esta opción para cambiar el dispositivo MFP desde el que se recuperarán los documentos de archivos electrónicos. P.32 "Cambio entre las conexiones" [Ayuda]: - Ayuda: Haga clic en esta opción para acceder a la ayuda en línea. - Acerca de: Haga clic en esta opción para ver la información de versión. 2) Barra de herramientas La barra de herramientas contiene iconos para realizar varias funciones: "Borrar", "Propiedades", "Lista", "Detalles", "Miniatura", "Actualizar", "Detección de dispositivos" y "Seleccionar HS". 20 Descripción de la ventana principal
23 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3) Ventana de árbol La ventana de árbol muestra los buzones de archivos electrónicos, las carpetas y los documentos en forma de estructura de árbol. Al hacer clic en un buzón, una carpeta o un documento en la ventana de árbol, se muestra el contenido en la ventana de contenidos. 4) Ventana de contenidos La ventana de contenidos muestra los buzones, las carpetas, los documentos o las páginas contenidos en archivos electrónicos. 5) Reducir a la mitad/descarga automática En este cuadro se muestra si las funciones Reducir a la mitad y Descarga automática (solo para el Descargador de archivos) están habilitadas o deshabilitadas. 6) Barra de estado En la barra de estado situada en la parte inferior del cuadro de diálogo se muestra el estado de comunicación, el número total de carpetas, documentos o páginas en el elemento seleccionado, y la dirección IP del dispositivo MFP de la misma serie conectado. 7) [Adquirir]/[Guardar como] En el controlador TWAIN, aparece el botón [Adquirir], mientras que en el Descargador de archivos se muestra el botón [Guardar como]. Al hacer clic en el primero de ellos se importa el documento o las páginas seleccionadas en la aplicación compatible con TWAIN, y al pulsar el segundo de ellos se guarda el documento o las páginas seleccionadas como un archivo. 8) [Borrar] Haga clic en este botón para eliminar el documento o las páginas seleccionadas. 9) [Cerrar] Haga clic en este botón para salir del controlador TWAIN o el Descargador de archivos. Descripción de la ventana principal 21
24 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Algunas funciones útiles La ventana principal permite acceder a varias funciones y opciones. En esta sección se familiarizará con algunas de ellas. P.22 "Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad" P.23 "Visualización de las propiedades" P.25 "Descarga automática (solo para el Descargador de archivos)" Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad Al descargar los documentos de archivos electrónicos, puede utilizar la función Reducir a la mitad que le permite cambiar la resolución original de 600 x 600 ppp a 300 x 300 ppp. Puesto que la resolución de los documentos almacenados con las funciones de copia en archivos electrónicos y de impresión en archivos electrónicos es siempre de 600 x 600 ppp, esta función es útil si necesita cambiar la resolución y reducir la imagen. La función Reducir a la mitad cambia la resolución de los documentos de archivos electrónicos cuando se recuperan. La resolución de los datos reales en los buzones de archivos electrónicos no se modifica. La función Reducir a la mitad solo funciona con los documentos de 600 x 600 ppp que se han almacenado con operaciones de copia o impresión. No es posible cambiar la resolución de los documentos almacenados con la función de escaneado en archivos electrónicos o de fax en archivos electrónicos. Reducción del tamaño de las imágenes a la mitad 1 Asegúrese de que la opción Reducir a la mitad está deshabilitada. Si aparece como habilitada, continúe en el paso 2; si aparece como deshabilitada, seleccione [Reducir a la mitad] el menú [Editar] En el cuadro [Reducir a la mitad/descarga automática], aparecerá "habilitado" para "Reducir a la mitad". 2 Para deshabilitar la función Reducir a la mitad, vuelva a seleccionar [Reducir a la mitad]. Consulte las secciones siguientes para iniciar la recuperación de los documentos. P.10 "Carga de documentos en aplicaciones (controlador TWAIN)" P.12 "Guardado como un archivo (Descargador de archivos)" 22 Algunas funciones útiles
25 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Visualización de las propiedades Para ver las propiedades de un buzón, una carpeta, un documento o una página, haga clic en el icono del elemento correspondiente y seleccione el menú [Archivo] > [Propiedades]. P.23 "Propiedades de buzón" P.23 "Propiedades de carpeta" P.24 "Propiedades de documento" P.25 "Propiedades de página" Propiedades de buzón Al hacer clic en un icono de buzón y seleccionar el menú [Archivo] > [Propiedades], aparece el cuadro de diálogo Información de buzón. Contiene: Número de carpetas o documentos que contiene el buzón. Tamaño: Cantidad total de datos que contiene el buzón. Período de conservación de docum.: Número de días que el buzón conservará un documento antes de eliminarlo automáticamente. Dirección de correo electrónico para la notificación: Dirección de correo electrónico a la que se van a enviar las notificaciones. Estado: Estado actual del buzón. Creado: Fecha y hora de creación del buzón. Modificado: Fecha y hora en que se ha modificado por última vez la configuración del buzón. Protegido: Indica si se ha definido o no una contraseña para el buzón. Propiedades de carpeta Al hacer clic en un icono de carpeta y seleccionar el menú [Archivo] > [Propiedades], aparece el cuadro de diálogo Información de carpeta. Ubicación: Ruta de la carpeta. Contiene: Número de documentos que contiene la carpeta. Estado: Estado actual de la carpeta. Creado: Fecha y hora de creación de la carpeta. Modificado: Fecha y hora en que se ha modificado por última vez la configuración de la carpeta. Algunas funciones útiles 23
26 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Propiedades de documento Al hacer clic en un icono de documento y seleccionar el menú [Archivo] > [Propiedades], aparece el cuadro de diálogo Información de documento. El cuadro de diálogo Información de documento tiene dos fichas: [Propiedades] y [Vista previa]. Ficha [Propiedades] En la ficha [Propiedades], puede ver información detallada del documento. Formato: Modo utilizado (por ejemplo, Imprimir y Escanear) al almacenar el documento seleccionado en archivos electrónicos. Ubicación: Ruta de la carpeta que contiene el documento. Tamaño: Tamaño de datos del documento seleccionado. Páginas totales: Número de páginas que contiene el documento. Estado: Estado actual del documento. "Listo" significa que el documento seleccionado está listo para descargarse. "Ocupado" significa que el documento no se puede descargar ni eliminar. Creado: Fecha y hora de creación del documento seleccionado. Modificado: Fecha y hora en que se ha modificado por última vez el documento seleccionado. Accedido: Fecha y hora del último acceso al documento seleccionado. Ficha [Vista previa] En la ficha [Vista previa], se muestran una imagen de miniatura de la primera página y la información de la página del documento seleccionado. La información de esta ficha es similar a la del cuadro de diálogo Información de página. P.25 "Propiedades de página" 24 Algunas funciones útiles
27 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Propiedades de página Al hacer clic en un icono de página y seleccionar el menú [Archivo] > [Propiedades], aparece el cuadro de diálogo Información de página. Formato: Modo utilizado (por ejemplo, Imprimir y Escanear) al almacenar el documento seleccionado en archivos electrónicos. Resolución: Resolución de la página seleccionada. Tamaño de la imagen: Tamaño en píxeles de la página seleccionada. Tamaño de papel: Tamaño del papel de la página seleccionada. Tamaño: Tamaño de los datos de la página seleccionada. Descarga automática (solo para el Descargador de archivos) La función Descarga automática le permite descargar automáticamente los documentos de archivos electrónicos de un buzón especificado en un intervalo establecido. Para habilitar la función, abra el cuadro de diálogo Asistente de descarga automática y especifique los valores de configuración. P.26 "Habilitación de la función Descarga automática" De forma predeterminada, los documentos descargados con esta función se eliminan automáticamente de los buzones de archivos electrónicos. Si está habilitada la función Descarga automática, las demás funciones del Descargador de archivos no estarán disponibles. Si desea usar las demás funciones, deshabilite Descarga automática. P.30 "Deshabilitación de la función Descarga automática" Si la función Descarga automática está habilitada, puede ver un resumen de los valores de configuración actuales. P.31 "Visualización del resumen y el estado de la función Descarga automática" Si sale del Descargador de archivos con la función Descarga automática habilitada, aparecerá un cuadro de diálogo la próxima vez que inicie el software que le preguntará si desea restablecer la configuración anterior de la función. P.31 "Restauración de la configuración de la función Descarga automática" Algunas funciones útiles 25
28 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Habilitación de la función Descarga automática Para habilitar la función Descarga automática, siga el procedimiento que se describe a continuación. Habilitación de la función Descarga automática 1 En el menú [Archivo], seleccione [Descarga automática] > [Iniciar]. 2 Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de descarga automática (1/4). Seleccione el buzón del que desea descargar automáticamente los documentos. Si el buzón seleccionado está protegido con una contraseña, introduzca la contraseña de cinco dígitos en la sección Contraseña del buzón. 3 En lugar de la contraseña del buzón de cinco dígitos, puede introducir la contraseña del administrador. Si los documentos que le interesan están almacenados en una carpeta, haga clic en [Avanzada]. En caso contrario, haga clic en [Sig.]. Si hace clic en [Avanzada], vaya al paso 4. Si hace clic en [Sig.], vaya al paso Algunas funciones útiles
29 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 4 Seleccione la carpeta de la que desea descargar automáticamente los documentos y, a continuación, haga clic en [Sig.]. 5 Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de descarga automática (3/4). Si desea cambiar la carpeta donde se almacenan los documentos descargados, haga clic en [Explorador]. En caso contrario, haga clic en [Sig.]. Si cambia la carpeta, vaya al paso 6. Si no cambia la carpeta, vaya al paso 8. 6 Si la función Descarga automática se ha habilitado previamente, la sección "Carpeta de destino" mostrará la ruta de carpeta especificada anteriormente. Seleccione una carpeta para almacenar los documentos descargados y, a continuación, haga clic en [Aceptar]. Algunas funciones útiles 27
30 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 7 Haga clic en [Sig.]. 8 Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de descarga automática (4/4). Configure las siguientes opciones y haga clic en [Sig.]. Formato del archivo: Haga clic en el botón de flecha y seleccione el formato de archivo deseado. Los documentos monocolor se guardan con formato TIFF de una sola página si selecciona el formato JPEG. Los documentos en escala de grises o en color que se combinan con páginas en blanco y negro se guardan con formato TIFF de una sola página si selecciona el formato TIFF de varias páginas. Los archivos guardados con formato XPS se pueden utilizar en PC con Windows Vista, Windows Server 2008 SP1 o PC con Windows XP SP2, Windows Server 2003 SP1 o versiones posteriores con Net Framework 3.0 instalado. Copiar e imprimir el parámetro fuente: Seleccione el nivel de compresión de archivo para guardar un documento. Para habilitar la función Reducir a la mitad, active la casilla "Reducir a la mitad". Estas opciones solo están disponibles para los documentos almacenados con la función de copia en archivos electrónicos o de impresión en archivos electrónicos. Intervalo de tiempo de sondeo: Especifique el intervalo en minutos después del que el Descargador de archivos iniciará la descarga de los documentos. Eliminación de documento: Active la casilla "Eliminar una vez descargado" si desea eliminar los documentos después de haberlos descargado. 28 Algunas funciones útiles
31 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 9 Haga clic en [Finalizar] en el cuadro de diálogo Resumen del asistente de descarga automática para confirmar la configuración. Se habilita la función Descarga automática. Se vuelve a presentar la ventana principal del Descargador de archivos. Las ventanas de árbol y de contenidos no se pueden utilizar. Para utilizar otras funciones, deshabilite la función Descarga automática. P.30 "Deshabilitación de la función Descarga automática" Si desea ver un resumen de la configuración y el estado de la función, abra el cuadro de diálogo Resumen de la descarga automática. Para ello, seleccione el menú [Archivo] > [Descarga automática] > [Resumen]. P.31 "Visualización del resumen y el estado de la función Descarga automática" Algunas funciones útiles 29
32 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Deshabilitación de la función Descarga automática Para deshabilitar la función Descarga automática, siga el procedimiento que se describe a continuación. Deshabilitación de la función Descarga automática 1 En el menú [Archivo], seleccione [Descarga automática] > [Detener]. 2 Aparecerá el cuadro de diálogo Resultado de la descarga automática. Haga clic en [Aceptar] para cerrar el cuadro de diálogo. Se deshabilita la función Descarga automática. Para ver el archivo de registro, haga clic en [Ver archivo de reg.]. El archivo de registro se abre en el editor de texto predeterminado. 30 Algunas funciones útiles
33 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN 3.FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Visualización del resumen y el estado de la función Descarga automática Si desea ver un resumen de la configuración de la función Descarga automática, abra el cuadro de diálogo Resumen de la descarga automática. Para ello, seleccione el menú [Archivo] > [Descarga automática] > [Resumen]. Hinweis Este resumen solo está disponible si la función Descarga automática está habilitada. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en [Cancelar]. Para ver el archivo de registro, haga clic en [Ver archivo de reg.]. El archivo de registro se abre en el editor de texto predeterminado. Restauración de la configuración de la función Descarga automática Puede salir del Descargador de archivos mientras la función Descarga automática está habilitada. Si lo hace, la próxima vez que inicie el Descargador de archivos aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea restaurar o no la configuración de descarga automática. Si desea iniciar el Descargador de archivos con la misma configuración, seleccione [Sí]. En caso contrario, haga clic en [No]. Algunas funciones útiles 31
34 3 FUNCIONES ÚTILES Y CONFIGURACIÓN Recuperación de documentos de varios dispositivos MFP de la misma serie Registro de dispositivos MFP de la misma serie adicionales Si en la red hay varios dispositivos MFP de la misma serie, puede buscar en la red para crear conexiones adicionales. El registro de dispositivos MFP adicionales en el controlador TWAIN y el Descargador de archivos le permitirá recuperar documentos de archivos electrónicos de los distintos dispositivos. Para añadir una nueva conexión, haga clic en el menú [Seleccionar buzón] y seleccione [Detección de dispositivos]. Aparece el cuadro de diálogo Detección local, donde puede registrar un dispositivo MFP de la misma serie adicional de la red. Para obtener más información, consulte la siguiente sección: P.16 "Conexión a esta máquina" Si añade nuevas conexiones a la lista de conexiones, podrá cambiar el dispositivo MFP desde el que se recuperarán los documentos de archivos electrónicos. Para cambiar el dispositivo MFP, haga clic en el menú [Seleccionar buzón] > [Seleccionar HS]. P.32 "Cambio entre las conexiones" Cambio entre las conexiones Si ha registrado varios dispositivos MFP de la misma serie, puede cambiar de un dispositivo a otro y recuperar los documentos de archivos electrónicos de cada dispositivo. Cambio entre las conexiones 1 En el menú [Seleccionar buzón], haga clic en [Seleccionar HS]. 2 Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar dispositivo. Seleccione el dispositivo MFP de la misma serie al que desea conectarse y haga clic en [Aceptar]. Los buzones de archivos electrónicos del dispositivo MFP de la misma serie seleccionado se mostrarán en la ventana principal. 32 Recuperación de documentos de varios dispositivos MFP de la misma serie
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