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Unidad de medida de las Metas - PDF
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Ramón Aguilera Ortiz de Zárate
1 T.Nariño (V.2008) Entidad: Representante Legal: NIT Período Informado de Evaluación INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO ESCUELA SUPERIOR DE HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PIN /01/10 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de PLAN MEJORAMIENTO Fortalecer la precencia de la Oficios recordando los Oficina de Control Interno s a vencerse en en las Dependencias, Áreas el periodo o trimestre al y Direcciones es a cual se este haciendo traves de oficios y seguimiento( 2 Oficios reuniones informando los por trimestre) y s que se vencen en reuniones en la Sede el trimestre con el fin de Central lograr su cumplimiento en las fechas establecidas, se incluira como tareas que Apoyar a las Areas, coloca control intenro Fortalecer herramientas de control Dependencias o delntr sistema sigeb Cumplimiento Plan de Mejoramiento La Institución no dio que conduzcan al cumplimiento de Direcciones es con lo cual se generan cumplimiento total al Plan de Mejoramiento, ya que se identificó que los s en las fechas en el cumplimiento de los alertan automaticas para no obstante de haber vencido el plazo para el cumplimient establecidas por las diferentes planes de mejoramiento evitar incumplimiento, se determinó que no fueron realizadas totalmente áreas, dependencias y Direcciones suscritos con la es Contraloria General de la República. (Poi) 8 30/11/ /11/ % Dr. Euripidez Gonzalez Ordoñez Jefe Control Interno MISIONAL T. Huila Realizar un estudio N de Informes finales autónomo iniciado en 2008 derivados de estudios y finalizado en 2009 autónomos. Actividad Investigativa Con el fin de dar cumplimiento a Inicio de 4 investigaciones N de informes finales establecida por la facultad de investigaciones dentr subproyecto Precisar el Marco Normativo de Realizar las actividades de en alianza con otras derivados de proyectos antes mencionado, solo se llevó a cabo el estudio Historia Realidad y Vinculación de los Investigadores interés institucional instituciones en alianza. Pensamiento de la Acción Comunal en Colombia años externos a la ESAP. propuestas en el 2009 Inicio de un piloto para la Informe final construyendo comunidad. implementación del observatorio de Gestión Observatorio Nacional de y Política Pública. 1 Gestión y Políticas Públicas /08/ /12/ % Carlos Roberto Cubides Decano Investigaciones T Nariño (v2008) Cumplimiento de Se presentó cumplimiento parcial de algunas en los siguientes subproyectos: Programa de Capacitación y Fortalecimiento de la Gestión Pública - En propuesta para la capacitación de 150 personas correspondientes a etnias; el número resultó ser inferior a programada, su ejecución se reporta en un 24,6%, no obstante de haber contado con un plan de capacitación enfocado especialmente a comunidades afro-colombianas; la cual no se llevo a cabo según aclaración realizada por el departamento de capacitación de la ESAP, por requerimientos de orden administrativo y contractual que dificultó la vinculación de docentes y por gestión Informe mesual sobre el Verificar el cumplimiento a avance al cumplimiento de los compromisos de POAI, registrado por Reporte SIGEB ejecución formulados por las unidades ejecutoras en Realizar en seguimiento y control al evidenciado avances operativa. Situación que deja entrever la falta de articulación entre lo los gerentes de proyectos, el aplicativo SIGEB, cumplimiento de POAI RE-E-GE-08 4 Informes planeado con lo realmente ejecutado y afectando de igual forma el específicamente en el Formato RE-E-GE-08 Plan (1 Trimestral) cumplimiento de SIGOB. componente de e de acciones correctivas y Indicadores de gestión. Del total presupuestad Sub proyecto, se ejecutaron y pagaron $225 millones quedando un saldo por ejecutar de $24.8 millones, que corresponde al 11%. También hay que agregar, que la programación del primer semestre no se cumplió y el proyecto se desarrollo totalmente en el segundo semestre, debido a una inadecuada planeación y cuantificación de. preventicas, para garantizar el cumplimiento de 4 15/09/ /09/ % /10/ /06/ Gerentes de Proyectos o Unidades programaticas
2 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de Control y seguimiento En lo que respecta a la ejecución del Convenio de Cooperación establecido por la ESAP con FENACON y CAFAM- con su objetivo de desarrollar el programa de Bachillerato a Rendición de Informe concejales con una meta en la primera fase de 500 de estos de los Implementar mecanismo de control Ejercer oportuno control y Técnico por parte del diferentes municipios; solo se logro la vinculación de 338 concejales, y seguimiento trimestral para seguimiento a la ejecución Departamento de por consiguiente objet convenio no se cumplió. verificar cumplimient Manual de de los contratos y del os Capacitación con destino a Informe Técnico Situación que deja entrever y de acuerdo a oficio aclaratorio número Interventoria aplicado a los convenios la Subdirección de Bimensual / Acta de 171-DC del 13 de abril de 2009 emanad departamento contratos y convenios de interinstitucionales, dando Proyección Institucionalpara Reunión de Control y de capacitación a la Comisión de la C.G.R, la falta de unos adecuados actividades a carg alcance a los parámetros buscar difundir a los Seguimiento. 4 controles y eficiente seguimiento a los diferentes convenios que se Departamento de Capacitación. señalados en el Manual de Concejales de la Informes (1 Trimestral) ejecutan, máxime cuando se tienen en cuenta datos de diagnósticos Responsable Acción Correctiva: Interventoría del proceso importancia a través de los con población objetivo 2007, para aplicar y ejecutar en programas con Jefe del Dpto de Capacitación de gestión contractual. medios informativos de la población objetivo Incumpliendo lo preceptuado en el Art.4ºentidad. Elementos del sistema de control interno numerales- i - j Ley 87 de (Poi) 4 15/09/ /09/ % Control y Seguimiento No se evidenció un sistema de custodia para los diplomas y certificaciones que no son reclamados a tiempo por los Ejercer control documental asistentes a los diferentes eventos, pues al momento de la visita de Definir protocolo de sobre las certificaciones inspección ocular por parte de la comisión de la C.G.R se pudo Disponer de un Casillero con las conservación y custodia, Protocolo adoptado / que acreditan la observar que estos documentos públicos se encuentran en carpetas medidas de seguridad para la con la disponibilidad del Espacio físico - casillero participación en Eventos encima de los escritorios de los profesionales que allí laboran siendo conservación y custodia de Casillero de Seguridad de seguridad para de Capacitación, con las un número significativo de los mismos (176) correspondientes a Certificaciones, en atención a reservado para el efecto., se custodia documental. medidas de seguridad y diferentes eventos, entre estos 144 del Curso Mejore su protocolo establecido para el efecto. aplicara tanto para los Espacio físico adecuado conservación acordes a Empleabilidad vigencia 2007, lo que indica que estos no son Responsable Acción Correctiva: procesos de formación y - Casillero de parámetros académicos y entregados de forma oportuna por la entidad en el momento que el Jefe del Dpto de Capacitación capacitación para el trabajo Seguridad. administrativos del evento concluye; generando un alto riesgo de perdida o extravió y el desarrollo humano. proceso de capacitación. ocasionando un perjuicio para la entidad ya que pueden ser utilizados de forma fraudulenta. 1 15/09/ /12/ % Rosalba Zambrano; Jefe Depatamento de Capacitación Maria Magdalena Forero Moreno, Subdirectora Alto Gobierno Luz Amparo Gonzalez, Subdirectora de Proyección Institucional Mauricio Villalobos Rodriguez, Subdirector Acadèmico es es Adopción de regulación interna para los procedimientos de orden Normatividad Si bien es cierto que la ESAP cuenta con un marco administrativo y financiero Regular los normativo general, el Departamento de capacitación no cuenta con un aplicables a la gestión del Proceso procedimientos de orden Estatuto de proyección Institucional aprobado al igual no cuenta con de Capacitación, mediante académico, administrativo un reglamento especifico de capacitación, situación que no garantiza Norma de regulación Acto estandarización de parámetros y y financier para la gestión que las actuaciones, transacciones u operaciones tanto adoptada con fines de adoptado por instancias criterios comunes a la gestión de la acción misional de administrativas como financieras estén plenamente reconocidas y aplicación interna. competentes. misional. Responsable Acción capacitación acordes con autorizadas acorde con los planes y objetivos de la organización. Correctiva: Jefe del Dpto de parámetros y criterios Elementos del sistema de control interno Ley 87 de Art. 4º. Capacitación. Aprobado por estandarizados. Numeral e). Subdirección de Proyección Institucional. 1 15/09/ /03/ Luz Amparo Gonzalez, Subdirectora de Proyección Institucional Maria Magdalena Forero Moreno, Subdirectora de Alto Gobierno Rosalba Zambrano; Jefe Depatamento de Capacitación Control de desplazamiento Informes seguimiento En cuanto a correspondiente al mediante informes que desplazamiento de 230 docentes para el desarrollo de programas en Se solicitará a las Direcciones Control desplazamiento de garanticen el cumplimento las diferentes sedes territoriales, al igual que para cumplir labores de certificación es de coordinadores academicos 4 Informes trimestrales de las actividades seguimiento y control de los mismos; la CGR no evidenció informes o cumplimiento de la guia de catedra y directores territoriales asi consolidados a nivel académicas relacionadas soportes realizados de dichos seguimientos sin embargo se ejecutaron la cual contiene las actividades como los docentes nacional con el Plan de estudio y de $783,6 millones en desplazamiento de tutores y docentes. desarrolladas por los docentes. (tutores) seguimiento y control a la La entidad acepta la observación. gestión académica. 4 01/10/ /10/ % Mauricio Villalobos Rodriguez; Subdirector Académico CONTRATACIÓN
3 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) SC (v2008) SC(v2008) T Risaralda (v2008) T Risaralda (v2008) T (c2008) T Boliva (v2008) T (v2008) T Huila (v2008) T Huila (v2008) Estudio y Documentos Previos y Fundamento Jurídico de la Modalidad de Selección Se observa en la contratación revisada que el estudio previo o formato ECO (como le denomina la entidad) omite el señalamiento de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, omite el análisis que soporta el valor estimad contrato y también omite el análisis que sustenta la exigencia de garantías y además lo confunde con la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económic contrato desconociendo de este modo, los elementos mínimos señalados por el decreto 066 de 2008 y 2474 de 2008 aplicables en su momento; en este sentido es necesario destacar que el señalamiento de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección se hace en documento aparte. Estudio de Hoja de vida y competencias Con la evaluación del contrato No. 23 de 2008 se observa que el estudio previo (Flio 24) señala en la descripción de la necesidad: se requiere contratar un (1) Profesional en Ciencias Económicas, Sociales o humanas con experiencia laboral en entidades de formación que cuente con las competencias necesarias para la organización de eventos de capacitación. (Negrilla y subraya fuera de texto). Teniendo en cuenta lo anterior, del análisis de la hoja de vida de la contratista se desprende que, si bien es cierto tiene experiencia laboral en entidades de formación como lo es el SENA y la ESAP, no es menos cierto que las funciones desempeñadas en dichas instituciones no suponen o certifican su idoneidad y competencia para la organización de eventos de capacitación Incumpliendo lo establecido en el art. 24 del principio de transparencia, numeral 5 literal c y e, art. 26 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, en los contratos de prestación de servicios profesionales Nros. 46, 54, 74, 59, 57, 48, 61 de mayo de 2008, 124 de agosto 20/08 y 197 de Diciembre 05/08, celebrados para la ejecución del Proyecto Adecuación y Fortalecimient Desarrollo Institucional de las Entidades Públicas y Organizaciones Sociales del Orden Nacional y, para los Departamentos de Quindío y Risaralda; no se especificó en los estudios de conveniencia, en las propuestas, ni en las condiciones de los contratos en que municipios de los citados Departamentos se ejecutarían dichos contratos. De otra parte el objeto de los contratos es muy general y no señala la propuesta específica sobre las cuales se van a desarrollar las diferentes actividades. Implementación de un nuevo formato de estudio de conveniencia y oportunidad que incluya en un mismo documento el señalamiento de los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, el análisis que soporta el valor estimad contrato, el análisis que sustenta la exigencia de garantías y la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económic contrato, debidamente comunicado en el sistema de gestion y evaluación. Instructivo de diligenciamient ECO, en donde se señalen pautas para la de de perfiles y Unificar en un solo documento los requisitos del estudio de conveniencia y oportunidad Unificar criterios para la elaboración de perfiles de contratacion Definir los mecanismos de control que aseguren la clara definición de actividades a desarrollar por parte del contratista, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 24 del principio de Formato de ECO debidamente comunicacdo en la intranet de la ESAP Instructivo Circular del en donde se impartan las instrucciones pertinentes. Formato Instructivo documento 3 1/09/2009 1/01/ % Ruben Dario Calderon Jaramillo; Jefe Oficina Asesora Jurídica es es y Asesores Juridicos de las es
4 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de Incumpliendo el art. Décimo cuarto numeral 1.2.1literal de la Resolución 0049 del 29 de enero de 2008, mediante la cual se adopta el manual de contratación de la ESAP, en el contrato 78 del 13 de junio de 2008, no se especifica el alcance del objeto contractual, no se dice cuantos refrigerios se van a suministrar y en la clausula primera, se incluye suministro de materiales e implementos requeridos sin especificar cuáles. De otra parte el informe final de interventoría contiene el programa que se llevó a cabo, pero no informa en que consistieron los elementos suministrados por el contratista, ni las actividades puntuales cumplidas por el contratista, como tampoco se describe en el acta de liquidación su acreditación. Evidenciar en las carpetas de cada contratista el sitio y la actividad a Desarrollar durante el período de ejecución del mismo, acorde con el convenio suscrito con entidades o municipios del principio de transparencia, numeral 5 literal c y e, art. 26 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, en los contratos de prestación de servicios profesionales. (Poi) Inobservancia de la Ley 87 de 1993, por parte de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP Quindío Risaralda ya que, como resultad análisis legal, documental y de la verificación física efectuada a la Contratación celebrada en la Vigencia 2008, se detectaron las siguientes irregularidades: No se aplica un criterio uniforme, respecto a la necesidad de exigir la póliza de cumplimiento en los contratos de mínima cuantía, de acuerdo con el análisis de riesgos que se debe realizar para cada contrato. En los contratos Nos , 13-11, , 03-48, , , , , , , , , , , , y , cuyo objeto era la adquisición de bienes y servicios, se evidenció que en el proceso precontractual a ninguno se le realizó el estudio de mercado que soporte documentalmente que la propuesta presentada por el contratista era la más favorable para la entidad, incumpliendo el procedimient manual de contratación reglamentado mediante Resolución 0049 de 29 de enero de 2008, articulo décimo cuarto fase precontractual numeral 1.3. Además en todos se viola el artículo 80 del Decreto 066 y artículo 81 del Decreto 2474, al señalar que la causal que invoca la justificación de la contratación directa es la no existencia de pluralidad de oferentes, siendo que en la ciudad de Cartagena hay muchos oferentes para satisfacer estas necesidades. En el contrato No , de fecha Abril 17, por valor de $ 19,3 millones, cuyo objeto era suministro de artículos de papelería y oficina, mediante el procedimiento de consulta de precios de mercado, se evidenció un sobrecosto por valor de $4,8 al facturar la Fundación Unión Vida y Amor a la ESAP Bolívar, 6 Cartuchos Ricoh a $2,05 millones, siendo que el valor de mercado en promedio era de $$1,2 millones. En el contrato No , de fecha Junio 11, por valor de $ 10,9 millones, cuyo objeto era el suministro de artículos de papelería, mediante el procedimiento de consulta de precios de mercado, se evidenció un sobrecosto por valor de 3,4 millones. H12-en el contrato no. 184 para reestructuración de la gobernación del huila, acompañamiento meci y redistribución en el municipio de palermo por $15.0 millones, desde la elaboración del estudio previo se indica a quien se va a contratar vulnerando el principio de selección objetiva, además se le cancela al contratista, sin que justifique el cumplimiento de las obligaciones contractuales H14-en los contratos nos. 008, 011, 031, 032, 066, 067, 068, 069, 071, 086, 093 y 208, los estudios previos que justifican la contratación que la entidad proyecta realizar, se efectúan el mismo día que se inicia la ejecución o con posterioridad, Informes de Interventoría De la muestra de contratos seleccionada se evidencio en lo referente a la supervisión e interventoría debilidades importantes en el control técnico, administrativo, financiero, ambiental y social, así como en la vigilancia y seguimiento al cumplimient contrato durante su ejecución. En el mismo sentido no se evidencia una programación, control, evaluación adecuada y real del seguimient contrato.
5 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) En el contrato No de fecha febrero 29, por valor de $ 2,9 millones, cuyo objeto era la prestación el servicio de transporte de mensajería especializada, se evidenció que los soportes de las guías de envíos de correspondencia a nivel nacional y urbano corresponden documentos de crédito de las empresas DEPRISA y SERVIENTREGA, generándose una intermediación o subcontratación, lo cual se encuentra prohibido en la cláusula décima cuarta del Contrato, salvo expresa autorización. Por otra parte, en el expediente del contrato no reposa la autorización del Ministerio de Comunicaciones para prestar los servicios de mensajería Urbana y Nacional. r En el contrato No , de fecha Marzo 28, por valor de $25,9 millones, cuyo objeto era realizar las actividades de acompañamiento integral a entes municipales de la Sede No.7, se evidenció la falta de pruebas que soporten el cumplimiento del objeto contractual. Los informes de labores no evidencian que actividades que se realizaron, solo expresan situaciones generales que no reflejan el cumplimient objeto contractual. Por otra parte, el estudio de justificación y conveniencia, no establece un diagnostico de la necesidad, ni determina en forma clara y precisa en qué consiste las actividades de acompañamiento integral, tampoco expresa en los resultados esperados los beneficios que se esperaban obtener para alcanzar los objetivos misionales de la entidad. Esta situación afecta la gestión y patrimonio de la Entidad T Risaralda (V2008) T (v2008) T Boliva (v 2008) T Nariño (v2008) T (v2008) T (v2008) T (v2008) T Risaralda (v2008) T (v2008) T (v2008) T Huila (v2008) T Huila (v2008) T Huila (v2008) Deficiencia en la supervisión de los contratos del personal de apoyo del área financiera. En los contratos No , , , y cuyo objeto era suministrar los pasajes y/o tiquetes aéreos en rutas nacionales, se evidenció que el pago de los derechos de publicación del contrato no se hizo dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento, como consta en los recibos de pago Nos , , , y De la misma manera, la aprobación de la garantía única de cumplimiento para cada uno, fue posterior al acta de inicio en los tres primeros contratos. Por otra parte, las actas de liquidación no contienen el reporte de tesorería que certifique que la ESAP se encuentra a paz y salvo con el contratista. En el Contrato No , el acta de liquidación No de fecha diciembre 26, registra valores incorrectos en el balance económico, de la ejecución del contrato, al indicar que el valor del contrato fue de $ , siendo lo correcto $ En el contrato No de fecha 15 de febrero, por valor de $7,6 millones cuyo objeto era suministrar la gasolina para el vehículo de la No.7 de placas BPO 988, se evidenció que el consumo real de gasolina según valor facturado y pagado ascendió a $7,0 millones, desde el 15 de febrero al 22 de diciembre, situación que no se refleja en el acta de liquidación No de fecha 22/12/2008, al registrar en el numeral 13º Balance Económico y, una ejecución por $7,6 millones, es decir, se presenta una diferencia de $0,6 millones. Se utilizan diversos formatos para los informes l contrato (O.P.S. Nro. 61/08). El formato único sobre certificación estándar de interventoría o vigilancia de contratos y/o Convenios, no se diligencian en 15 contratos de la muestra seleccionada, las casillas correspondientes a pago de salud y pensión. El inventario interno de las carpetas de boletines de caja y Bancos no identifica el folio en el cual se encuentra el documento. 1. Talleres para supervisores en los que se capacite sobre el diligenciamineto de los formatos de supervisión acorde con sus funciones establecidas en el manual de contratacion. 2. Implementar dos formatos de supervisión: Uno que se presentará mensualmente, y otro al final del contrato que contemplará la evaluación del proveedor sobre el cumplimient contrato. Capacitara a los supervisores concientizandolos de su actividad de supervisión 3 taller de capacitación 2. Formatos de supervisión publicados 1. Taller 2. Formatos Tres (3) talleres Dos (2) formatos 5 30/11/ /11/ % Ruben Dario Calderon Jaramillo; Jefe Oficina Asesora Jurídica En el contrato No , de fecha Julio 1, por valor de $ 16,3 millones y tiempo 5 meses y 12 días, cuyo objeto era apoyar el Diseño e Implementación del Centro de Investigación, se evidenció que el contratista no cumplió con la obligación inicial de elaboración de un diagnostico de las condiciones de orden académico y administrativo para orientar la implementación del centro de investigaciones, a pesar de haber laborado dos meses y los 8 días, teniendo en cuenta que renunció al contrato el día 3 de octubre de 2008.
6 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) El contrato No de fecha 11 de febrero, por valor de $15 millones cuyo objeto era la prestación de servicios como contador, el cual fue cedido a una tercera persona, no se evidenció la solicitud de cesión del mismo, ni autorización previa escrita de la entidad contratante como lo establece la ley 80 de 1993 art. 41. El acta de liquidación no cuenta con el reporte de tesorería que certifique que la ESAP se encuentra a paz y salvo con el contratista. H15-en los contratos nos 068 y 070 se programan conferencias y capacitaciones para ser dictadas por un contratista el mismo día, siendo modificadas, sin que exista el acto administrativo que autorice o justifique dicho cambio; H16-los contratos nos. 031, 032, 041, 042, 046, 043, 044, 051, 052, 066, 067, 068, 069, 070, 071, 086, 093 y 208, la entidad inicio los contratos sin la póliza de cumplimiento, la cual fue anexada y aprobada días después de su expedición; H17-en los contratos nos. 008, 011, 032, 051, 052, 067, 069, 070, 077, 086 y 093, entre otros; se presenta una deficiente supervisión, al realizar actas de inicio y liquidación sin fechas, espacios sin diligenciar en estas últimas, al igual que la no realización de los informes mensuales para respaldar el respectivo pago de los contratos, Plan Anterior (v2006) Liquidación de Contratos De la revisión de los contratos de la Reforzar el Grupo de Contratos con vigencia auditada se desprende que en su mayoría se encuentran a la un funcionario y/o contratista que Adelantar la liquidación de fecha sin liquidar. Teniendo en cuenta lo anterior se le requirió a la tenga como función específica la los contratos de la ESAP, Proyectos actas de entidad una relación de los contratos sin liquidar desde los años 2004 actas de liquidación 100% 30/11/ /12/ liquidacion de contratos y proyecte que a la fecha se liquidacíon mensuales. a 2008 en ese sentido la ESAP mediante oficio OAJ/GC/ /2009 la liquidación de 100 contratos encuentran sin liquidar. remitió el consolidado de los procesos contractuales correspondientes mensualmente. a los años 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008 sin liquidar. Ruben Dario Calderon Jaramillo; Jefe Oficina Asesora Jurídica es es y Asesores Juridicos de las es TALENTO HUMANO Diagnóstico de Capacitación Una vez verificado y analizado el diagnóstico de necesidades de capacitación presentado por la ESAP Realizar encuesta de vigencia 2008, se observó que no fue el más efectivo ya que a la capacitacion tabular las hora de la planeación de la misma no fue tenido en cuenta dentr mismas y presentar plan de proceso de capacitación. Para el anterior diagnostico se aplicó una La ESAP definira el Pla Institucional necesidadesd de encuesta vía correo Outlook para todos los funcionarios de la ESAP y de Capacitación de acuerdo con lo Cumplir con la capacitacion Plan de Capacitación de un total de 230 personas a quien se les envió el correo, solo se establecido por el Departamento normatividad vigente de Establecer Plan de 2010 obtuvo respuesta de 43 personas lo que corresponde a un 18% del de la Función Pública capacitacion. Capacitación Institucional Formatos total de las mismas, situación que deja entrever que no se esta y conforme a los requerimientos de DC-A-TH-06 respondiendo a planes de capacitación con estudios técnicos y de la Ley 909. Realizar el Seguimiento al acuerdo a los requisitos de las áreas de trabajo y de los mismos Plan Instituiconal de empleados-decreto 1227 de 2005 Art. 65 y 66. Se aclara que la Capacitación DC-A-TH-07 entidad es reincidente en esta observación. 1 31/08/ /08/ Beatriz Eugenia Alzate, Jcoodinadora Grupo Gestión de Personal y Sedes es
7 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) Informe Consolidado Al mismo tiempo no se evidenció un informe ejecutivo consolidado en cada carpeta de cada evento de capacitación realizado; el cual detalle número de asistentes, número de personas certificadas, evaluación de los resultados, efecto de impacto de las actividades, relación de docentes con la evaluación final del evento, hechos que dificultan la realización del seguimiento tanto por parte de los entes fiscalizadores externos como por la misma entidad, además Se realizara seguimiento a los que se puede constituir como herramienta de control adicional. eventos de capacitacion, se llevará Observación que se debe tener en cuenta para los demás archivo documental de cada uno de subproyectos que fueron motivo de verificación por parte de la CGR, y en los cuales se impartió capacitación para la ejecución de los mismos. los eventos donde se describa los funcionarios que participan la certificacion de cada uno de ellos y la evaluacion del evento conforme se establece en el proceso de Seguimiento y control De igual forma se evidenció y de acuerdo al informe de seguimiento al subproyecto realizado por la responsable del mismo en su columna No. de convocados a capacitar v/s columna de asistentes a los diferentes eventos se pudo observar que falto poder de convocatoria a los diferentes eventos programados denotándose falta de importancia a la política de capacitación permanente en todos los niveles de la institución para buscar una mejor calificación y perfeccionamiento en los cargos respectivos. capacitación, según la intensidad de los eventos. Tener en cada una de las carpetas de los eventos realizados un informe ejecutivo Por cada evento que se realice de capacitacion se tendra un informe en cada una de las carpetas Informes por trimestre de los eventos 4 31/08/ /08/ Beatriz Eugenia Alzate, Jcoodinadora Grupo Gestión de Personal Coordiinadores Finacieros - Sedes es AMBIENTAL T.Nariño (v.2008) T Política ambiental Por lo anterior se evidenció que en la ESAP existe una política ambiental más no se ha implementado. Siendo uno de los objetivos de la educación superior y de sus instituciones la de promover la preservación de un medio ambiente sano y fomentar la educación y la cultura ecológica. Literal i, Art. 6º. Ley 30 de Esta observación es reiterativa desde la vigencia Implementación y adopción de la politica ambiental de la ESAP y Falta la implementación de un programa de reciclaje y creación del comité de Gestión (v 2008) sensibilización para un ambiente sano de trabajo. ambiental H26-la escuela de administración pública no tiene implementado un plan de gestión ambiental y en su presupuesto no se asignó recursos para la implementación de políticas relacionadas con el medio ambiente. El objetivo principal construir al interior de la Creación de Comité * Resolución de ESAP una cultura pro mediante Acto creación del Comité. ambiental, a partir de la administrativo. Elaboración * Definir reglamento sensibilización de la de reglamento operativo oerativo. comunidad universitaria para la implementación del * Establecer el Plan de conformada por docentes, plan institucional de gestión Gestión Ambiental y funcionarios y estudiantes, ambiental. Informes y * Presentar como minio tomando conciencia en la avances de los resultados un informe de avances relación que existe entre el del proceso de de implementación del hombre y el medio implementación del PIGA. PIGA ambiente. 4 01/09/ /10/ % Edgard Sierra Cardozo, Secretario General Maria Magdalena Forrero Moreno, Subdirectora Alto Gobierno Claudia Sonia Zambrano, a Grupo de Bienestar Universitario FINANCIERA
8 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) T NARIÑO 26 T HUILA SC (V2008) SC (V2008) SC (V2007) Se revisaron las conciliaciones bancarias de 6 cuentas de ahorro y 5 cuentas corrientes todas del nivel central, encontrando que algunas partidas conciliatorias del año 2001 hasta el 2007 no han sido incorporadas al balance como son: Consignaciones pendientes de registrar en libros por un valor de $46.6 millones, Notas crédito pendientes de registrar en libros $10.7 millones, Ajustes por $0.09 millones y Notas debito pendientes de registrar en libros por $3.6 millones. Conciliaciones bancarias, existen partidas sin conciliar en Bancos, por valor de millones, presentando incertidumbre en dicha cuenta y afecta el activo en un 63% H29-en las conciliaciones bancarias de la vigencia 2008, se presentan una serie de consignaciones sin identificar, correspondiente a la venta de servicios sin su oportuno registro que ascendieron a la suma de $192.0 millones. Incluir en los procesos y procedimientos la elaboración mensual de las conciliaciones con el fin de realizar análisis y depuración de las partidas conciliatorias. Definir los responsables del trámite. Estados contables totalmente depurados y cumplimiento de la normatividad vigente Mensualmente se elaboraran las conciliaciones y se procederá a efectuar la depuración de las mismas Informes trimestrales de avance 4 Informes (1 Trimestral) 4 04/11/ /12/ % German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s s - Sedes es Se debe analizar el numero de cuentas necesarias para el funcionamiento eficiente de la Entidad, lo anterior debido a la existencia al 31 diciembre de 2008 de 64 cuentas entre corriente y ahorro en las 15 territoriales y nivel cental, ocasionando desgaste administrativo para el control de las mismas De acuerdo con lo estipulado en el 1. Se envio de Circular para estatuto tributario en su artículo 879 cancelacion de cuentas en 1. Circular. 2. Se numeral 3 se solicitará el reintegro los diferentes Bancos. 2. se Minimizar el numero de cancelan 12 cuentas de los recursos del 4 por mil. dejaran las cuentas cuentas bancarias corrientes y 27 de Igualmente se solicitara la innecesarias previo estudio ahorro cancelacion de las cuentas y se de necesidades de los crearan cuentas unicas nacionales. usuaarios 2 04/11/ /08/ German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s - Sedes es
9 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de 1. Formular derecho de petición a los aportantes de Ley 21 para que reporten los datos del 2005 al Relaizar Informe Consolidado Ley remitir cirular instructiva para la contabilización por concpeto ley 21 a las El registro de las cuentas por cobrar por ley 21 la están realizando direcciones territoriales conforme al concepto emitido por la Contaduría General de la Nación 1, Peticipon a los aportantes ley 21 1, Circulares instructivas 4. Realizar seguimiento por medi oficio del 27 de mayo de 2008 en donde 2.Circular instructiva dirigida a las 2, Informes de trimestral para determinar se define en uno de sus apartes como los ingresos no se podrán territoriales para la contabilización seguimiento trimestral * Contabilizar el recaudo el cumplimiento de lo causar sobre la base de estimaciones o bases históricas, solamente por concepto de Ley 21/ Establecer acciones por Ley 21 y emitir listados establecido en la circular los realizados y debidamente soportados, que para el caso de los 3. Circularizar concepto emitido por correctivas (sujeto al totalmente depurados instructivos aportes Ley 21 de 1982, serán las liquidaciones de pago de los La oficina asesora jurídica y incumplimiento o no de * Realizar seguimiento 5. Tomar acciones aportes parafiscales debidamente presentadas a la entidad remisión de lo depurado la cirular) 2 Circulares mensual a los mismos. correctivas al beneficiaria de citados aportes el número de aportantes por ley 21 a 4.. Realizar seguimiento y control 4 informes de incumplimiento de las nivel nacional es de 1812 según estudio que realizo la oficina de de la contabilización de lo seguimiento (1 mimas (plan de acción) Recaudo y Cartera, en el año 2008 existe registros de 2026 Entidades recaudado por ley 21 trimestral) según el movimiento en la cuenta Deudores Aportes y Cotizaciones, (Poi) 4 01/07/ /12/ German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Blas Francisco Guerrero, Grupo de Recudo y Cartera La cuenta Recaudo a favor de terceros (290505) tiene un saldo de Al cierre del mes de marzo se $19.8 millones por cobro de cartera a terceros de años anteriores y cuentra subsanado el no se pertenecientes a saldos del nivel central, antioquia y norte de presenta Plan de Mejoramiento ( Se santander, ocasionando la alteracion en la razonabilidad de los tomaran medidas para que el hecho estados contables... no se vuelva a presentar) German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Blas Francisco Guerrero, Grupo de Recudo y Cartera Realizar Conciliación para establecer Diferencias en cada una de las Sedes territoriales. 2. Registrar las partidas pendientes de ingresar a los Estados Contables. 1. Realizar Conciliación 1. Realizar Conciliación Depuracion cuenta principal y subalterna La cuenta principal y 3. Se impartió Instructivo a nivel mensual en cada una de Ejercer control mensual en cada una de las suablterna ( ) para el año 2007 tiene un saldo de $348.8 Nacional con el fin de no aumentar las Sedes es. administrativo aplicando la Sedes es. millones aumentando durante la vigencia 2008 el 695,67% llegando a estas diferencias (SAF-GC Registrar las partidas Circular Externa No Registrar las partidas un valor de $ millones faltando por depurar la presente cuenta del 20 de Abril de 2009). pendientes de ingresar de 2000 de la Contaduría pendientes de ingresar a los debido a inconsistencias ya presentadas en la notas a los estados 4. A partir del mes de Junio de 2009, a los Estados Contables General de la Nación. financieros por el periodo se causará y se facturará directamente los recursos recibidos en las cuentas bancarias de la Sede Central (Circular de la Dirección Nacional No. 16 del 8 de Junio de 2009). Estados Contables de los años 2007, 2008 y de los años 2007, 2008 y % 01/06/ /12/ German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s - Sedes es
10 SC (v2008) SC (V 2008) T Nariño (v2006) T Nariño (v 2008) T Nariño (v.2008) T Nariño (V2008) T Nariño (v2008) T Nariño (v2008) T Nariño (v2008) T Nariño (v 2008) T Nariño (v 2008) T Huia (v2008) T Huila (v2008) T Santander (v 2007) T Santander (v 2007) T Santander (v 2007) T Santander (v2007) SC NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de SC (V 2008) En el año 2008 se reunió solamente un vez el Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en el mes de octubre, sin alcanzar el objetivo de la depuración de las partidas conciliatorias en: Bancos, Deudores, Avances y Anticipos, Deudas de Difícil Cobro, Provisión para Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Pagar e Ingresos T Nariño (v.2008) En cartera, se observa saldos a favor de los estudiantes en $13.8 millones, sin embargo, no todos son saldos efectivamente a favor del estudiante. Según cartera, a 31 de diciembre de 2006, los alumnos adeudan por matrículas la suma de $57 millones, mientras que en el balance a la misma fecha reporta una cartera por venta de servicios (matrículas) de $372 millones, con una diferencia sin explicar de $314 millones T Nariño (v2006) En el 2006, la ESAP Nariño, matriculó 810 alumnos en los dos períodos académicos, se facturó 262 millones, de los cuales según recibos de consignación se cancelaron en la vigencia 2006, 233 millones, sin embargo en el presupuesto ejecutado de ingresos, solo se muestra como ejecutados $ T Nariño (v 2008) Revisados los recibos de consignación de T Nariño (V2008) La entidad no ha terminad proceso d T Nariño (v2008) Se observa que el Plan de compras reportad T Nariño (v2008) El presupuesto de inversión se encuentra discriminado por población objeto pero el rubro de adquisición de bienes y servicios, no se registra en forma independiente los bienes devolutivos y de consumo esto dificulta el control de los mismos porque no se puede cruzar con contabilidad T Nariño (v2008) La cuenta de bienes y muebles en bodega se encuentra sobrevalorada en cuantía de $ 9.7 millones, debido a que existen bienes inservibles que la entidad no ha dado de baja T Nariño (v 2008) Existe diferencia de registros entre el libro auxiliar de Propiedad Planta y equipo con lo registrado con inventarios de Almacén a 31 de diciembre de 2008 por valor de $124.9 millones T Nariño (v 2008) Deudores. En el libro auxiliar de deudores existen partidas contrarias a la naturaleza de la cuenta por valor de $ 87.6 Millones T Huia (v2008) H30-en la cuenta equipos de enseñanza por $0.286 millones, registrados contablemente, no figuran en el inventario físico de la entidad. Que origina sobreestimación en las cifras de balance y Continuar con la gestión administrativa para adelantar la depuración contable y someterla al Comité de Sostenibilidad Contable Depurar totalmente los estados contables * Realizar seguimiento bimestral a la depuración de los saldos contrables * Realizar bimestral las Reuniones del Comite de sostenibilidad contable para presentar las partidas contables depuradas (resol 703/07) Informes de seguimiento depuaración contable 4 Informes (1 Trimestral) 2 Actas del Comité de Sostenibilidad Actas del Comité de Sostenibilidad Contable. 6 31/08/ /12/ (Poi) German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s - Sedes es German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s - Sedes es
11 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de SC (v2004) T Huila (v2008) H31-existen elementos devolutivos que T no presentan placas de inventarios y/o código de barras, algunos no Nariño (v2006) están valorados, ni registrados en los listados de inventarios de T activos. Nariño (v2006) SC (v2004) T Nariño (v2003) T Nariño (v2003) (Poi) German Insuasty Mora, Subdirectora Administrativa y Financiera Grupo de Tesoreria Coodinadores s - Sedes es TERRITORIAL QUINDIO RISARALDA Evidenciar los Diligenciar el formato compromisos adquiridos Formulación plan de acción formato 1 26/02/ /03/ % por la y Dar por dependencia cumplimiento a lo Incumpliendo lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 63 de establecido en el artículo 4 Diligenciar el formato Diligenciar los formatos sobre plan 1994, la ESAP Quindío Risaralda, no contó con Plan de de la Resolución 63 de Formulación plan de acción formato 1 09/03/ /03/ % de Acción adoptados por el Sistema Acción para la vigencia fiscal 2008, que permita la evaluación 1994, respecto al Plan de (consolidado de la) de Gestión de Calidad a partir de integral de la entidad como base para la posterior evaluación de Acción para cada vigencia 30/03/2009 Enviar a la oficina de resultados. fiscal, que permita la Planeación la Formulación evaluación integral de la del Plan de Acción de la entidad como base para la formato 1 10/03/ /04/ % para que sea posterior evaluación de incorporado al plan de resultados. Acción Nacional Cumplir con la totalidad de Difusion de los servicios del propuestas en el consultas resueltas SISCAP en los municipios de la SISCAP para el 2008, Socializacion e /02/ /12/ % Incumpliendo el articulo 12 literal d y e de la ley 87 de 1993, la Interiorizacion de los riesgos Implementación del territorial Quindío Risaralda, presenta incumplimiento en 3 identificados en la y Cumplimiento al 100% de programa de administración establecidas en el Acuerdo de Gestión para la vigencia 2008, realizacion de jornadas fotograficas los compromisos jornada de socializacion de riesgos para la ESAP en celebrado entre el Nacional de la ESAP y la a de carácter obligatorio para la establecidos en el acuerdo el 2008: 100% de ejecución Quindío Risaralda, así: generación de carnets, como de gestión de cada 1 02/04/ /12/ % Preguntas resueltas a través del SISCAP: 40% de ejecución, acción de mejora en el acuerdo de vigencia y acatamient Implementación del programa de administración de riesgos para la gestión de la vigencia 2009, como articulo 12 literal d y e de ESAP: 80% de ejecución, Carnetización de la totalidad de la herramienta de gestión y no de la ley 87 de Carnetización del 20% comunidad Esapista: 80% de ejecución. resultados. restante de los estudiantes porcentaje 20% 14/04/ /05/ % 100% Revbisar con la contraloria activos en el 2008 Cada Dependencia de la SISCAP Quindio - Risaralda Coordinación Académica y Oficina de Registro y Control Academico - Bogotá
12 NUEVOS HALLAZGOS Acción correctiva Objetivo Descripción de (Poi) Inobservado lo establecido en el artículo 8º de la Ley 42 de 1993 principio de economía, artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 209 de La Constitución Política y el art. 10 del Decreto 26 de 1998, la Entidad compró en el mes de Diciembre de 2008, un pesebre por valor de $ y un árbol de navidad con sus 25 Ley 80/93 accesorios por $ , incluidos en el Plan de Compras aprobado por el Nivel Central, este gasto fue imputado al rubro presupuestal compra de equipo. Interiorizar y dar cumplimiento al artículo 8º de la Ley 42 de 1993 Socializacion de la principio de economía, Aplicar y socializar la norma que rige normatividad para la artículo 25 de la Ley 80 de los principios de economia articulo Adecuada elaboración y reunion de socializacion 1993, en concordancia con ejecución del Plan de el artículo 209 de La compras 1 16/03/ /12/ % Constitución Política y el art. 10 del Decreto 26 de 1998 Asesora Jurídica y a Administrativa Risaralda Incumpliendo el art. Décimo cuarto numeral literal c de la Resolución 0049 del 29 de enero de 2008, por la cual se adopta el manual de contratación de la ESAP, en los contratos de prestación de servicios Nros. 50 de Mayo 9/08, 78 de Junio 13/08 y 126 de Agosto Fortalecer el proceso de 26/08, el contratista tiene como actividad comercial, según el contratación y dar Adecuada selección del contratista Diligenciar el formato de certificado de registro mercantil, Servicio de panadería y cafetería, cumplimiento al art. que garantice su idoneidad para Estudios de Conveniencia y venta de gaseosas y cervezas, sin embargo es contratado por la Décimo cuarto numeral contratar, teniendo en cuenta el Oportunidad del Sistema de Entidad para Apoyo logístico y suministro de materiales e literal c de la documento 1 14/01/ /12/ % perfil definido en el formato de Gestión de la Calidad implementos requeridos, para la actividad académica, recreativa y Resolución 0049 del 29 de Estudio de Conveniencia y adoptado a partir de cultural por la bienvenida de los estudiantes del primer semestre, por enero de 2008, por la cual Oportunidad. 14/01/2009 el día de los padres y para organizar una carroza para la participación se adopta el manual de de los estudiantes en las fiestas aniversarias de Pereira, incluyendo contratación de la ESAP. en las propuestas actividades como: Coordinación concurso de Karahoque, grupos de danzas, obra de teatro equipos y vestuario y participación grupos musicales, certificados y recordatorios. Unidad ejecutora y Oficina Asesora Jurídica de la Capacitacoin y Difusion de las circulares emitidas por la Oficina Asesora Jurídica en materia de Contratación y a Se incumplió el art. 7 inciso 5 de la Ley 1150 de 2007, en capacitacion 2 20/02/ /12/ % Socializacion y aplicación de la los procedimientos concordancia con el art. 17 del Decreto 679 de 1994, ya que en la Fortalecer el proceso de normatividad vigente en materia de establecidos en el Proceso Orden de Servicios Nro. 127 de agosto 28/08, cuyo objeto consistía en contratacion y dar contratación. Establecimiento de de Contratación del Sistema el cerramiento en muro liviano para la adecuación de 2 aulas de clase cumplimiento al art. 7 mecanismos que aseguren que el de Gestión de la Calidad. en el Auditorio, por valor de $ , no se le exigió al contratista inciso 5 de la Ley 1150 de contrato esté acorde con las una póliza de cumplimiento que incluyera los amparos de calidad, 2007, en concordancia con condiciones del Estudio de estabilidad de la obra y responsabilidad civil extracontractual, no el art. 17 del Decreto 679 Conveniencia y Oportunidad y el documento mensual de obstante haber sido contemplada en el estudio de conveniencia y de 1994 Manual de contratación del la ESAP contratacion registrado en el oportunidad. documento 1 04/02/ /12/ % sistema de Gestion de la ESAP - SIGEB reuniones de seguimiento a comité la contratacion 2 15/07/ /12/ % Vincular un profesional que se encargue del cobre persuasivo y recuperación de la cartera que permita Adecuado manej identificar cuáles de estas contratación 1 15/06/ /12/ % recaudo interno de la cuentas no son Inobservando lo establecido en el artículo 8º de la Ley 42 de 1993 cartera, dando Establecer acciones claras que recuperables y establecer principios de la gestión fiscal, la ESAP Quindío Risaralda no cumplimiento a lo permitan la gestión de cobro de la mecanismos de depuración ha adelantado las acciones judiciales, correspondientes a la ejecución establecido en el artículo cartera. contable de los títulos valores y títulos ejecutivos que tiene a su favor. 8º de la Ley 42 de 1993 principios de la gestión fiscal Establecer un procedimiento para el recaudo interno de resolucion 1 28/04/ /05/ % cartera. TERRITORIAL NARIÑO Oficina Asesoria Juridica Nacional y Oficina Asesora Jurídica de la o quien haga sus veces Coordinación Administrativa y Financiera - German Insuasty Mora, Subdirector y

References: Resolución 
 Resolución 
 artículo 80
 artículo 81
 Resolución 
 artículo 879
 artículo 4
 Resolución 
 artículo 4
 Resolución 
 artículo 8
 artículo 25
 artículo 209
 artículo 8
 artículo 25
 artículo 209
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 8