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Timestamp: 2020-07-12 20:51:56+00:00

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Computer - Bestandteile, Buchung, Abschreibung: das sollten Sie wissen
>Lexikon > Computer
Computer sind ein wichtiger Bestandteil für den laufenden Betrieb eines Unternehmens. Die Betriebs- und Anschaffungskosten können steuermindernd berücksichtigt werden. Das gilt auch für PCs in Privatwohnungen, die betrieblich genutzt werden, allerdings nur, wenn der Rechner maximal zehn Prozent seiner Laufzeit der privaten Nutzung unterliegt. Ist der Anteil höher, können die Kosten aufgeteilt werden.
1 Abzug von Betriebsausgaben
1.1 Was gehört zu einem Computer?
Desktop-PC, Laptop, Notebook, Tablet – all diese Geräte können aus betriebswirtschaftlicher Sicht unter dem Begriff Computer subsummiert werden. Ein Desktop-Computer wird allerdings in der Regel zu den stationären Geräten, Laptop und Notebook sowie der Tablet-PC hingegen zu den mobilen Endgeräten. Zu einem Computer zählen aber auch die folgenden Teile:
Hardware-Komponenten wie Grafikkarte, Prozessor oder Arbeitsspeicher
Zusätzliche Geräte wie Drucker, Monitore, Tastaturen, Mäuse etc.
Betriebssysteme und Softwarelösungen
aus der Software (Betriebssystem, Anwenderprogramme usw.).
1.2 Abschreibung bei Erstanschaffung
Bei der Erstanschaffung eines Notebooks/Laptops oder Tablets wird das selbstständige Wirtschaftsgut „PC“ einheitlich abgeschrieben. Es wird mit den Anschaffungskosten, vermindert um die Abschreibungen, bilanziert, wenn die Anschaffungskosten über 1.000 EUR netto liegen. Für Workstations, Personalcomputer, Notebooks und deren Peripheriegeräte (Drucker, Scanner, Bildschirme u.ä.), also auch für Mobilgeräte, beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer 3 Jahre.
Bei Anschaffungskosten über 150 EUR – 1.000 EUR netto (ab 2018: über 250 EUR – 1.000 EUR) netto kann für Notebooks/Laptos oder Tablets ein Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG gebildet werden oder das Wirtschaftsgut über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Bei Anschaffungskosten bis 410 EUR netto (ab 2018: 800 EUR netto) kann das Wirtschaftsgut als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Damit besteht für Wirtschaftsgüter zwischen 150 EUR und 410 EUR netto (ab 2018: 250 – 800 EUR netto) ein Wahlrecht, von der Sofortabschreibung Gebrauch zu machen oder das Wirtschaftsgut in einen Sammelposten einzustellen und über 5 Jahre linear abzuschreiben. Die Wahl muss für alle Wirtschaftsgüter mit Aufwendungen von mehr als 150 EUR netto (ab 2018: 250 EUR netto) und nicht mehr als 1.000 EUR netto einheitlich ausfallen. Aus dem Grundsatz der Einzelbewertung für das selbstständige Wirtschaftsgut z. B. „Notebook“ folgt, dass es nur eine einheitliche Nutzungsdauer haben kann. Dies gilt unabhängig davon, ob einzelne unselbstständige Teile des Wirtschaftsguts eine kürzere oder längere Nutzungsdauer haben. Maßgebend ist die Nutzungsdauer des Teils, welches dem Wirtschaftsgut das Gepräge gibt.
Bei der Erstanschaffung eines stationären Desktop-PCs handelt es sich bei den einzelnen Gegenständen jeweils noch dann um selbstständige Wirtschaftsgüter, wenn sie weiterhin ihre selbstständige Bewertbarkeit behalten. Externe Peripheriegeräte einer Desktop-PC-Anlage, z. B. Monitor, Drucker, Scanner, sind zwar selbstständige Wirtschaftsgüter und damit selbstständig bewertungsfähig, allerdings nach ihrer betrieblichen Zweckbestimmung und technischen Abgestimmtheit nicht selbständig nutzungsfähig. Die Nutzungsdauer für Personalcomputer, Notebooks und deren Peripheriegeräte (Drucker, Scanner, Bildschirme u.ä.)“ beträgt nach der amtlichen AfA-Tabelle wie erwähnt 3 Jahre, also auch für stationäre PCs.
Wird der Computer nach Erstanschaffung aufgerüstet oder in seiner Nutzungsmöglichkeit wesentlich verbessert durch nachträglichen Kauf zusätzlicher Computerbestandteile, z. B. DVD-Laufwerk, zweite Festplatte, mehr Arbeitsspeicher usw., stellen die Ausgaben nachträgliche Anschaffungskosten dar. Diese sind dem Restwert des PCs hinzuzurechnen und mit ihm zusammen auf die verbleibende Restnutzungsdauer zu verteilen.
Rechtsanwalt A hat im Januar 2017 einen PC für 1.200 EUR gekauft, der über 3 Jahre abgeschrieben wird. Im Januar 2018 lässt er eine größere Festplatte für 160 EUR einbauen. Der Anteil der beruflichen Nutzung beträgt 80 %. Für 2017 kann A also eine AfA von 320 EUR als Betriebsausgaben geltend machen (1.200 EUR : 3 = 400 EUR; hiervon 80 %). Die AfA-Beträge 2017 und 2018 errechnen sich wie folgt:
Anschaffungskosten des PCs im Jahr 2017
./. AfA 2017 (1.200 EUR : 3 =)
davon 80 % als Betriebsausgabe abziehbar = 320 EUR 1.200 EUR
./. 400 EUR
Restwert 31.12.2017
+ Kaufpreis für Festplatte im Jahr 2018 800 EUR
neue AfA-Bemessungsgrundlage
AfA 2017: (960 EUR : 2 =) 480 EUR; hiervon 80 % Betriebsausgabe
AfA 2018: (960 EUR : 2 =) 480 EUR; hiervon 80 % Betriebsausgabe 960 EUR
1.3 Externe Peripheriegeräte
Externe Geräte eines stationären PCs wie Drucker, Scanner, Monitor usw. sind eigenständige Wirtschaftsgüter. Sie sind nach der Rechtsprechung des BFH zwar selbstständig bewertungsfähig, i. d. R. aber nach ihrer betrieb­lichen Zweckbestimmung und technischen Abgestimmtheit nicht selbstständig nutzungsfähig und deshalb keine geringwertigen Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 und 2a EStG, sodass ihre Anschaffungskosten nur im Wege der AfA abgesetzt werden können. Sie werden bei Erstanschaffung als eigenständiges Wirtschaftsgut abgeschrieben. Ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer entspricht der eines PCs, beträgt also ebenfalls 3 Jahre. Das gilt auch, wenn ihre Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer 410 EUR (ab 2018: 800 EUR) nicht übersteigen. Computertische sind dagegen selbständig nutzungsfähig. Entsprechendes gilt für Datenträger, z. B. Disketten, Kassetten, Magnetbänder, CD-ROM, DVD.
Etwas anderes gilt für Kombinationsgeräte, die nicht nur als Drucker, sondern unabhängig von dem Rechner z. B. als Drucker, Fax, Kopierer oder Scanner genutzt werden können; diese Multifunktionsgeräte stellen geringwertige Wirtschaftsgüter dar. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind z. B. auch externe Datenspeicher, die unabhängig vom Rechner dem Speichern, Transport und Sichern von Daten dienen.
Werden externe Peripheriegeräte ersetzt, z. B. der defekte oder veraltete Monitor oder Drucker, führt dies nicht zu sofort abziehbarem Erhaltungs­aufwand. Auch eine Behandlung als nachträgliche Anschaffungskosten für ein Wirtschaftsgut „Computeranlage“ scheidet aus, weil die Peripheriegeräte selbständige Wirtschaftsgüter sind. Die neu angeschafften Peripheriegeräte müssen mit ihren Anschaffungskosten bilanziert und über ihre 3-jährige Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Kauf eines neuen Druckers
Zahnarzt A hat Anfang 2015 einen PC für 1.500 EUR erworben, den er in seiner Praxis zu 100 % für berufliche Zwecke nutzt. Der PC wurde in den Jahren 2015–2017 mit jeweils (1/3 von 1.500 EUR =) 500 EUR abgeschrieben. Anfang 2018 erwarb A einen neuen Laser-Drucker für 360 EUR. Der Drucker ist ein eigenständiges, wenn auch nicht selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut i. S. v. § 6 Abs. 2, 2a EStG; seine Anschaffungskosten sind in den Jahren 2018 bis einschließlich 2020 mit je (1/3 von 360 EUR =) 120 EUR als Betriebsausgaben abziehbar.
1.4 AfA-Tabelle
Die Nutzungsdauer für PCs, Notebooks und Laptops sowie für Peripheriegeräte beträgt – wie bereits erwähnt – nach der „AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter“ 3 Jahre. Die amtlichen AfA-Tabellen enthalten keine Rechtsvorschriften, sondern geben als Verwaltungsanweisungen lediglich Anhaltspunkte dafür, ob die Nutzungsdauer eines Anlageguts zutreffend geschätzt worden ist. Deshalb kann aufgrund besonderer, objektiv nachprüfbarer Umstände, z. B. PC im Schulungsbetrieb, im Einzelfall auch eine kürzere Abschreibungsdauer als nach der AfA-Tabelle geltend gemacht werden.
Allerdings muss ein FG, wenn es die Nutzungsdauer von Computern generell für ­kürzer als in der AfA-Tabelle vorgesehen erachtet, sich mit den Erkenntnisgrundlagen der Finanzverwaltung auseinandersetzen und ausreichende Umstände gegen die Richtigkeit der Tabelle darlegen.
1.5.1 System-Software
Die für den Betrieb eines Computers erforderlichen Programme (Software), und zwar sowohl die System- als auch die Anwender-Software, stellen jeweils ein eigenständiges Wirtschaftsgut dar und werden grundsätzlich nicht als Einheit mit der Hardware beurteilt. System- wie Anwendungsprogramme sind selbstständige immaterielle Wirtschaftsgüter.
Eine Ausnahme bilden die Trivialprogramme, die als abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter angesehen werden. Aus Vereinfachungsgründen behandelt die Finanzverwaltung alle Computerprogramme, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 410 EUR netto betragen, als Trivialprogramme, auch wenn es sich um normale Anwender-Software handelt. Daraus folgt, dass derartige Programme als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten. Der BFH hat offengelassen, ob er im Interesse der Vereinfachung und Typisierung der Auffassung der Finanzverwaltung folgen könnte, dass Trivialprogramme bewegliche, also materielle Wirtschaftsgüter sind und Computerprogramme mit Anschaffungskosten von nicht mehr als 410 EUR stets als Trivialprogramme gelten.
Es ist vorgesehen, die in R 5.5 Absatz 1 Satz 3 EStR 2012 genannte Grenze für die Behandlung von Computerprogrammen wie Trivialprogramme in Höhe von 410 EUR, die an die derzeit noch geltende GWG-Grenze von 410 EUR angelehnt ist, im Rahmen der nächsten Überarbeitung der Einkommensteuer-Richtlinien entsprechend der Änderung in § 6 Absatz 2 EStG auf 800 EUR anzuheben. Das bedeutet, dass Computerprogramme bis 800 EUR netto ab 2018 prinzipiell sofort als GWG abgeschrieben werden dürfen. Dies bedeutet auch, dass durch die Wertung von Trivialprogrammen als abnutzbare bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter hierfür ein Investitionsabzugsbetrag nach Maßgabe von § 7g Abs. 1 EStG gebildet werden kann.
Die System-Software bildet mit der Hardware ein einheitliches bewegliches Wirtschaftsgut, wenn sie zusammen mit der Hardware ohne gesonderte Berechnung und ohne Aufteilbarkeit des Entgelts im Rahmen des sog. Bundling geliefert wird; das Gleiche gilt für Programme, die in ein Gerät fest integriert („verdrahtet“) sind (sog. Firmware).
1.5.2 Abschreibung
Eine einheitliche Nutzungsdauer für Software lässt sich wegen der Verschiedenheiten der Programme nicht feststellen. Computerprogramme unterliegen zwar keiner substanziellen oder technischen, wohl aber einer wirtschaftlichen Abnutzung.
Wird die Software zusammen mit der Hardware in einem Paket angeboten und dafür kein gesonderter Preis auf der Rechnung ausgewiesen, bildet beides eine Einheit; die Anschaffungskosten sind dann einheitlich abzuschreiben.
Bei separater Anschaffung der Software kann diese unabhängig von der Hardware abgeschrieben werden. Anschaffungskosten über 410 EUR bzw. ab 2018 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) werden entsprechend der Nutzungsdauer abgeschrieben. Programme, die nicht mehr als 410 EUR bzw. ab 2018 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) kosten, können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgezogen werden. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer z. B. für eine speziell nach den Bedürfnissen des Anwenders entwickelte Individual-Software kann erheblich länger als bei einem Standardprogramm sein.
Die steuerliche Behandlung von Updates ist nicht eindeutig. In Updates werden teilweise nachträgliche Anschaffungskosten gesehen, teilweise der Erwerb selbstständiger neuer Wirtschaftsgüter und teils unter dem Gesichtspunkt der Programmpflege sofort abzugsfähiger Aufwand. Wird das Programm durch Updates fortgeschrieben und auf den neusten Stand gebracht und werden die Aufwendungen dafür als Betriebsausgaben abgesetzt, sollen zusätzliche Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung nicht in Betracht kommen.
Bei der Software handelt es sich um selbstständige immaterielle Wirtschaftsgüter. Sie kann daher nur linear innerhalb der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abgeschrieben werden (s. lineare Abschreibung). Als betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Standardprogrammen kann im Allgemeinen ein Zeitraum von 3 Jahren angenommen werden. Bei Individualprogrammen wird evtl. ein längerer Zeitraum angemessen sein. Computerprogramme, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 410 EUR (ab 2018: 800 EUR) betragen, sind wie Trivialprogramme zu behandeln, d. h. abnutzbare bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten sofort nach § 6 Abs. 2 EStG sofort abgesetzt werden können.
1.6 Umfang des Betriebsausgabenabzugs
Aufwendungen für Computer, die ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt werden, z. B. für Zwecke der Finanzbuchführung, Lohnbuchhaltung, Karteiführung, Kundenberatung usw., sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig. Oft vermutet das Finanzamt, dass ein betrieblicher PC auch für private Zwecke mitgenutzt wird, z. B. für die Erledigung privaten Schriftverkehrs, zum Surfen im Internet, für private Bankgeschäfte im Rahmen des Online-Banking, zur Bearbeitung privater Fotos oder Bilder oder für Computerspiele.
Eine private Mitbenutzung ist steuerunschädlich, wenn sie nicht mehr als 10 % der Gesamtnutzung ausmacht. Dann sind die Kosten des Computers noch in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar. Das dürfte im Allgemeinen der Fall sein, wenn sich der Computer in den Betriebsräumen, z. B. Praxisräumen eines Arztes, befindet.
Bei einer privaten Mitbenutzung von mehr als 10 % der Gesamtnutzung müssen die Computerkosten aufgeteilt werden. Sie sind dann nur im Umfang der betrieblichen bzw. beruflichen Nutzung abziehbar.
2 Werbungskostenabzug bei Überschusseinkünften
Bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit – sinngemäß gilt dies auch für die anderen Überschusseinkünfte – können die Anschaffungskosten eines Computers ganz oder teilweise als Werbungskosten abziehbar sein.
2.1 Berufliche Veranlassung
2.1.1 Arbeitsmittel: Abzug zu 100 %
Werbungskosten sind auch Aufwendungen (einschließlich AfA) für Arbeitsmittel nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 und 7 EStG. Arbeitsmittel sind Wirtschaftsgüter, die unmittelbar zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben dienen. Im Hinblick auf das Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG für Aufwendungen, die die private Lebensführung betreffen, sind die Kosten derar­tiger Gegenstände berücksichtigungsfähig, wenn feststeht, dass der Gegenstand überwiegend beruflich verwendet wird, eine private Mitbenutzung also von ganz untergeordneter Bedeutung ist.
Ein privat angeschaffter und in der privaten Wohnung aufgestellter PC kann ein Arbeitsmittel nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG sein. Dies ist dann der Fall, wenn lediglich ein privater – unbedeutender – Nutzungsanteil von bis zu rd. 10 % gegeben ist. In diesem Zusammenhang betont der BFH ausdrücklich, dass es weder eine Vermutung für eine überwiegende Privatnutzung noch Erfahrungssätze für bestimmte (private) Nutzungsanteile gibt. Wird ein Computer nur zu 10 % oder weniger privat genutzt, dürfen trotzdem 100 % der Kosten abgesetzt werden. Die Kosten werden in diesem Fall nicht aufgeteilt.
2.1.2 Aufteilung
Im Normalfall lässt sich bei gemischt genutzten PCs der private Nutzungsanteil, wenn überhaupt, nur schwer ermitteln. Lässt sich der konkrete Umfang der beruflichen Nutzung nach den allgemeinen Beweisregeln nicht näher bestimmen, ist er zu schätzen. Der BFH hält es, wenn eine nicht unerhebliche berufliche Nutzung glaubhaft erscheint, regelmäßig für vertretbar, typisierend und pauschalierend von einer jeweils hälftigen privaten bzw. beruflichen Nutzung auszugehen. Will ein Steuerpflichtiger von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, muss er die hierfür sprechenden Gründe näher darlegen oder zumindest glaubhaft machen.
Mit ihrem beruflichen Nutzungsanteil abziehbar sind auch Aufwendungen für Hilfsmaterial, z. B. DVD-Rohlinge, Batterien für Funktastatur und Funkmaus, Druckerpapier, Druckerpatronen, Reparaturen sowie Computermöbeln; bei Anschaffungskosten über 410 EUR bzw. ab 2018: 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind die Möbel über 13 Jahre abzuschreiben; evtl. kommt eine Aufnahme in den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG in Betracht.
Die Anschaffungskosten für ausschließlich berufsbezogene Software sind auch dann zu 100 % als Werbungskosten abziehbar, wenn der Computer nicht als Arbeitsmittel anerkannt werden kann, weil er zu mehr als 10 %, z. B. 50 %, privat genutzt wird.
Die Kosten einer speziell für den Computer-Arbeitsplatz gefertigten Brille sind steuerlich prinzipiell nicht abziehbar. Aufwendungen für den Erwerb einer Bildschirm-Arbeitsbrille sind nur dann Werbungskosten, wenn die Sehbe­schwerden auf die Tätigkeit am Bildschirm zurückgeführt werden können.
2.2 Sofortabzug oder Verteilung
Steht die berufliche Nutzung fest, sind die Anschaffungskosten, sofern sie nicht die Wertgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von 410 EUR (ab 2018: 800 EUR) nach § 6 Abs. 2 i. V. m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Satz 2 EStG unterschreiten und deshalb in voller Höhe abgesetzt werden können, auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage zu verteilen und ggf. anteilig als Werbungskosten zu berücksichtigen.
Für die Schätzung der Nutzungsdauer kann wiederum die AfA-Tabelle herangezogen werden: Grundsätzlich 3 Jahre, falls nicht besondere Umstände eine kürzere Abschreibungsdauer rechtfertigen.
3 Exkurs: Privatnutzung betrieblicher PCs
Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 45 EStG die dem Arbeitnehmer gewährten Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher PCs und Telekommunikationsgeräte. Arbeitgeber, die zulassen, dass ihre Arbeitnehmer auch privat PCs und Telekommunikationsanlagen nutzen, sollen diese Leistungen unbelastet von Lohnsteuer erbringen können. Die Steuerfreiheit ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Sie umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software und ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt z. B. auch für PCs in der Wohnung des Arbeitnehmers.
Die Steuerbefreiung gilt nur für Arbeitnehmer, nicht dagegen für Gewerbetreibende, Freiberufler oder andere Unternehmer. Unternehmer mit Gewinneinkünften müssen die private PC-Nutzung als Nutzungsentnahme nach § 4 Abs. 1 Satz 2, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG versteuern, werden also gegenüber Arbeitnehmern benachteiligt. Soweit § 3 Nr. 45 EStG auf Arbeitnehmer beschränkt ist, liegt darin keine Verletzung des Gleichheitssatzes.
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