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La dématérialisation documentaire dans les téléprocédures
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1 I Care Projet ICare Utilisation de la signature électronique (2) : La dématérialisation documentaire dans les téléprocédures Référence : Type : Diffusion : ICARE/CAB/TPC/DOC_23/v2 Note de travail membres du consortium seulement Date : 23/06/2003 Titre : ICare Utilisation de la signature électronique : la dématérialisation documentaire dans les téléprocédures Sous-Projet : Auteur(s) : Thierry Piette-Coudol, avocat Résumé : Ce document expose à quelles conditions il est possible de dématérialiser un document administratif, par exemple une déclaration, afin de le transmettre et comment il est possible de valider juridiquement cette opération, en particulier grâce à la signature électronique.2 TABLES DES MATIERES 1 INTRODUCTION - LA PROBLEMATIQUE DE LA DEMATERIALISATION DES TELEPROCEDURES ET LES SOLUTIONS PARTIE I- LA PROBLEMATIQUE DE LA DEMATERIALISATION DOCUMENTAIRE LA DÉMATÉRIALISATION, ATTEINTE AU FORMALISME JURIDIQUE Rappel sur la notion de formalisme juridique Le concept de formalisme juridique Le formalisme juridique appliqué aux documents Les déclarations administratives et le formalisme juridique Notion de formulaire administratif La diffusion du formulaire administratif, du papier à l'électronique La pratique administrative des formulaires LA PRÉSENCE DE MENTIONS OBLIGATOIRES Présence des mentions obligatoires Forme des mentions L'EXIGENCE DE SIGNATURE Le dispositif juridique de la signature électronique Le dispositif technique de la signature électronique Le sens de la signature des télédéclarations Un consentement donné aux obligations ou au contenu Les enseignements des déclarations existantes La signature du déclarant L'ABANDON DU SUPPORT PAPIER Les bases juridiques de l'abandon de l'écrit-papier L'acte électronique LES FORMALITÉS COMPLÉMENTAIRES PARTIE II- LA PROBLÉMATIQUE DE L'ÉCHANGE ÉLECTRONIQUE LA PROBLÉMATIQUE JURIDIQUE DE L'ÉCHANGE D'ÉCRITS ENTRE ABSENTS LE CADRE LÉGAL DE L'ÉCHANGE ÉLECTRONIQUE DE L'ARTICLE 4 DE LA LOI MADELIN Le cadre légal La pratique administrative Le cadre conventionnel La transmission multimodale LES EXIGENCES LÉGALES À CONSIDÉRER La question de la lisibilité La question de la fiabilité La question de la confidentialité La question de l'horodatage La question juridique La solution technologique : la certification de l'horodatage LES SOLUTIONS TECHNIQUES La solution aux besoins d'authentification et d'intégrité A la recherche d'une solution L'emploi d'une signature électronique Une signature numérique dans les téléprocédures Les certificats référencés L'assurance d'un bon acheminement Vers le recommandé électronique Vers l'accusé de réception administratif SYNTHÈSE AVERTISSEMENT : La présente note est issue du dédoublement de la note DOC_11. Le thème de la dématérialisation documentaire a été traité pour le Commerce Electronique dans le 23 juin3 DOC_11 version 2, tandis que le présent document DOC_23 envisage la dématérialisation dans les téléprocédures. 1 INTRODUCTION - LA PROBLEMATIQUE DE LA DEMATERIALISATION DES TELEPROCEDURES ET LES SOLUTIONS Ce document traite d'une question juridique fondamentale 1 : l'écrit et son devenir dans un monde transformé par les télécommunications. Le grand public découvre aujourd'hui avec Internet et le Web un problème juridique fondamental : la dématérialisation de l'écrit. L'écrit disparaît avec les messages électroniques sur Internet et les autres services télématiques. Aussi tout utilisateur connaît-il de graves difficultés pour accepter la validité juridique de la dématérialisation. Et s'il l'accepte, il ne sait plus comment en apporter la preuve. Cette problématique juridique a fait l'objet de nombreuses études, en particulier à la Commission de Bruxelles dans le cadre d'une autre technologie, l'edi 2. Depuis les années 1980, les études sur l'edi ont en effet montré que la problématique juridique était double : - Les données qui se substituent aux documents écrits. - L'échange électronique. Ce document expose les deux aspects de la problématique juridique de la dématérialisation des déclarations administratives qui donne naissance aux téléprocédures. Pour chacun des aspects, les éléments de solutions seront précisés. La dématérialisation des téléprocédures et les solutions Déjà annoncées par les télécommunications traditionnelles, les échanges électroniques sont en plein développement avec l'émergence d'internet. L'expression "échanges électroniques" est ambiguë puis qu'elle désigne à la fois ce qui est échangé et la modalité électronique de l'échange. Ainsi l'écrit (autrefois sur papier) est transformé en une forme électronique elle-même véhiculée par un vecteur de télécommunications. Il est aisément perçu la fragilité de cette forme électronique qui voyage sur un média électronique sans une "enveloppe" de protection. Tout incident technique, toute pollution électronique occasionnera une "déformation" du message échangé, ce qui se traduira à terme par une impossibilité d'administrer la preuve : le message reçu ne sera plus identique au message échangé. Si le message n'est pas altéré pendant l'échange, le média utilisé doit être suffisamment fiable pour que l'origine du message puisse être déterminée avec précision. Cette condition est encore indispensable pour le droit en terme de preuve. Tout élément de preuve est nécessairement issu de celui à qui on l'oppose. La question est particulièrement cruciale dans le monde Internet où les protocoles de transport employés ne donnent pas de garanties sur l'origine des messages. La dématérialisation entraîne bien un problème de preuve, c'est le premier aspect de la problématique juridique. Encore faudrait-il que la forme électronique initiale soit permise c'est-à-dire qu'on ait pu s'exonérer de l'écritpapier pour passer, selon les termes des études juridiques de la CNUDCI, à un équivalent fonctionnel licite, la 1 Ceci est la 6 ème évolution d'un papier de recherche que l'auteur a produit sur la problématique juridique relative à la dématérialisation documentaire dans les échanges électroniques et sur les éléments de solutions envisageables. Des diverses études juridiques qu'il a menées dans l'edi, une première contribution avait été intégrée dans l'ouvrage collectif "l'edi pour les contrôleurs et les vérificateurs" (Edition des Comptables Agréés canadiens, Montréal, 1992 et 1994). Une seconde version augmentée et intitulée "La sécurité au secours du droit" avait été préparée pour être soumis au Groupe des Rapporteurs Juridiques du comité EDI des Nations-Unies (U/TRADE/ECE/WP4). Le texte est repris dans l'article "Un nouveau dispositif de preuve pour l'edi basé sur la sécurité", Expertises des systèmes d'information, mai 1994 p.187 et suiv. Cette vision a ensuite été soutenue à la Conférence d'août 1995 "Faire des affaires en toute sécurité sur les autoroutes de l'information" à Montréal (Canada) dans l'exposé "Sécurité technique et sécurité juridique sur les autoroutes de l'information". Une quatrième évolution prenant acte de l'émergence d'internet et de la préparation de la Directive Signature Electronique a fait l'objet d'une conférence à la Faculté de Droit de Lisbonne en mai En 2001, le thème a été exposé en octobre au CIMRE (Conférence sur le Management des réseaux d'entreprise) de Mahdia (Tunisie), puis à Buenos-Aires (Argentine) à CLA'2001 (Computer Law Association d'amérique latine). 2 Cf. sur les aspects juridiques de l'edi en général, notre ouvrage "L'EDI et le Droit", Editions Hermès, septembre 1991, collection A. Bensoussan. 23 juin4 forme électronique. Le passage de la forme papier à la forme électronique constitue le second aspect de la problématique juridique. La problématique juridique en matière de téléprocédures est identique à celle qui s'ouvre pour les actes sousseing privés dans le domaine civil et commercial. Les nouvelles solutions nées avec la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relatif à la signature électronique sont applicables aux téléprocédures. Chacun des deux aspects de la problématique juridique, la dématérialisation documentaire et l'échange électronique, se décline en une série de questions standards et auxquelles nous nous efforcerons d'apporter une réponse. 23 juin5 2 PARTIE I- LA PROBLEMATIQUE DE LA DEMATERIALISATION DOCUMENTAIRE Dans l'edi comme dans la messagerie électronique sur Internet ou sur le WEB, la disparition de l'écrit constitue une grande difficulté. De nombreuses années durant, les juristes expliquaient habituellement que sans un écrit sur papier, il n'était pas possible d'apporter la preuve en cas de litige en justice. Pourtant la question n'est pas aussi importante dans le droit commercial où la liberté des partenaires en affaires est grande en ce qui concerne l'administration de la preuve. Il y a cependant une autre difficulté à régler avant la question de la preuve : celle du formalisme juridique La dématérialisation, atteinte au formalisme juridique Le formalisme juridique 4 s'intéresse à la forme et aux formalités obligatoires pour créer les actes juridiques et leur donner une force juridique. Le formalisme juridique est plus important dans les pays de droit civil que dans les pays de common law 5. Pour prendre un exemple parmi les plus flagrants, une loi peut exiger qu'un document particulier soit écrit sur un papier. Dans ce cas, message électronique ou fichier électronique, rien ne peut remplacer le document écrit. Il est alors inutile de chercher comment apporter la preuve puisqu'il faute d'écrit sur papier il est soit nul soit inexistant! Rappel sur la notion de formalisme juridique Le concept de formalisme juridique Le concept de formalisme juridique 6 englobe toutes les règles de forme et toutes les formalités nécessaires à la formation d'un acte. Traditionnellement les auteurs distinguent plusieurs catégories de formalisme, selon la finalité poursuivie : - La validité des actes : la Loi prescrit certaines formalités comme la rédaction d'un écrit, la présence d'une signature, de mentions obligatoires, voire même la présence ou la rédaction par un officier ministériel (acte solennel). L'objectif est de protéger les parties, d'attirer leur attention sur la rédaction et la formalisation du texte pour éviter les ambiguïtés. Le non respect du formalisme entraîne la nullité de l'acte. - La préconstitution de la preuve : la rédaction de l'acte sur un papier, par exemple, doit permettre de faciliter l'administration de la preuve. Ce type de formalisme se traduit par la nécessité d'un écrit-papier mais également de mentions obligatoires ou de la datation. La violation de ce formalisme entraîne l'impossibilité de produire l'acte aux fins de preuve. - La publicité des actes : Cette formalité est nécessaire afin de pouvoir opposer l'acte aux tiers (exemple : les hypothèques ou les notifications à l'administration fiscale, à l'inpi pour les cessions de brevets, etc.). A défaut, l'acte est inopposable aux tiers. 3 Pour une analyse en profondeur du formalisme juridique, cf. notre article "La véritable problématique juridique de l'edi : le formalisme avant la preuve", Cahier du LAMY droit de l'informatique de décembre 90 et janvier La notion de formalisme s'oppose à celle de consensualisme où au contraire, la volonté de l'auteur de l'acte ou des parties est suffisante valider l'instrument juridique porteur de l'acte. 5 Se dit du système juridique des pays anglo-saxons qui résulte non de textes législatifs mais de la pratique des juridictions (Lexique des termes juridiques, 13 ème édition, Dalloz). 6 Pour une étude et des commentaires consacrés au concept même de formalisme, voir Association Henri Capitant, Journée Jacques Flour sur le formalisme, Rép. Defrénois, 2000, pp ; P. BRASSEUR, Le formalisme dans la formation des contrats. Approche de droit comparé, in Le processus de formation du contrat. Contributions comparatives et interdisciplinaires à l harmonisation du droit européen, Bruxelles, Bruylant et Paris, L.G.D.J., 2002, pp ; J. FLOUR. Quelques remarques sur l évolution du formalisme, in Le droit privé français au milieu du XX e siècle. Etudes offertes à Georges Ripert, Paris, L.G.D.J., 1950, t. I, pp ; F. GENY, Science et technique en droit privé positif, t. III, Paris, Sirey, 1921, pp ; M.-A. GUERRIERO, L acte juridique solennel, Paris, L.G.D.J., 1975 ; X. LAGARDE, Observations critiques sur la renaissance du formalisme, J.C.P., G., I 170, pp ; B. NUYTEN et L. LESAGE, Formation des contrats : regards sur les notions de consensualisme et de formalisme, Rép. Defrénois, 1998, pp ; M. PLANIOL, G. RIPERT et P. EISMEIN, Traité pratique de droit civil français, t. VI, Obligations, op. cit., pp juin6 - Les raisons fiscales : il s'agit, par exemple, de porter l'acte à l'enregistrement de l'administration avec ou sans obligation de régler une taxe (droit de timbre). Selon le type d'acte, le défaut d'enregistrement ou de timbre se traduit par une nullité ou entraîne une sanction fiscale ou pénale - Le but informatif : la Loi détermine que certains actes doivent être portés à la connaissance de l'administration (déclaration, notification, immatriculation, inscription, agrément). Les conséquences de la violation de ce formalisme sont très diverses. Elles peuvent comporter des sanctions administratives ou pénales. Les textes légaux et réglementaires qui établissent des règles de forme n'indiquent pas toujours pour quels motifs, les formalités sont imposés (saut à vérifier dans les motifs du projet de loi). Une même formalité peut d'ailleurs répondre à plusieurs de ces finalités Le formalisme juridique appliqué aux documents Le formalisme juridique appliqué au document ou formalisme documentaire comporte principalement les trois éléments suivants : l'écrit, la signature, des mentions obligatoires. Dans le monde du papier, signature et mentions obligatoires arrivent généralement en complément de l'écrit : on n'est sûr de l'existence des mentions obligatoires dans un document que s'il adopte un support papier! Traditionnellement, on observe trois familles de documents en fonction du degré d'exigence d'un environnement papier traditionnel : - 1ère catégorie : les documents sans formalisme sont ceux qui ne sont pas cités par les textes juridiques, mais qui peuvent être très fréquents à cause des usages du commerce. Il y a aussi les documents connus ou cités par les textes sans autre précision. Ces documents bénéficient de la liberté la plus complète dans leur formation, leur forme, leur présentation. Il est souvent possible de les dématérialiser immédiatement. - 2ème catégorie : les documents à formalisme variable sont très divers et éparpillés dans de nombreux textes. Les éléments du formalisme sont alors variables et hétérogènes : support papier, mentions obligatoires, titre, signature... Une analyse juridique fine est nécessaire pour vérifier s il est possible de les reclasser dans la catégorie supérieure ou inférieure. - 3ème catégorie : les documents très formalistes. Les textes décrivent avec précision les obligations qui président à leur création. Par exemple, l'obligation d'un support papier. A défaut, le document n'existe pas juridiquement. Ces documents sont impossibles à dématérialiser si le droit n'évolue pas. Cette analyse trouve son application la plus large en droit commercial. Par contre le droit administratif est caractérisé par une relation de force entre l'administration et l'administré qui penche en faveur de l'administration. D'autre part, il est également nécessaire de sauvegarder les droits de l'administration. Aussi ne s'étonnera-t-on pas de constater que le formalisme est tout particulièrement rigide dans ce domaine où le papier est un support constant pour de nombreux actes administratifs. Le formalisme documentaire doit être satisfait dans le monde électronique, comme dans le monde de l'écrit. Le formalisme étant le domaine de la rigueur, avec quelle rigueur transposer le formalisme juridique du papier à l'électronique? Comme l'affirme un auteur 7, Formalisme ne signifie pas forme compliquée, mais forme impérative, c est-à-dire imposée, sans équivalent possible ( ). A cet égard, l'application du formalisme juridique nécessite de définir une stratégie de travail : puisqu'il ne peut être question de contourner le formalisme juridique, comment le respecter dans le contexte des téléprocédures? Comme souvent en Droit, le choix est binaire et une option contraire existe sous la forme de deux atténuations à la rigueur pour ne pas dire au rigorisme du formalisme juridique : - La pratique jurisprudentielle française : faute de précision explicite, la jurisprudence avait tendance à considérer que la formalité n'était pas requise à peine de nullité (ad validitatem) mais à titre de preuve (ad probationem), mettant quelquefois à mal l'intention du législateur soucieux de protéger les parties. Cette pratique des années s'est en grande partie inversée actuellement où le juge est plus proche du législateur 9. 7 J. FLOUR, Quelques remarques sur l évolution du formalisme, in Le droit privé français au milieu du Xxème siècle. Etudes offertes à Georges Ripert, Paris, L.G.D.J., 1950, t. I, p. 101, n 9. 8 Cf. J. FLOUR, article précité. 9 Cf. X. LAGARDE, G. COUTURIER, articles précités et TERRE, P. SIMLER et Y. LEQUETTE, Droit civil. Les obligations, Paris, Dalloz, 1996, 6 e éd., pp , n J.P. Renaix, 26 sept. 2000, D.C.C.R., 2001, p. 283, D.A./O.R., 2001, p. 179 ; Ann. jur. créd., 2000, p juin7 - Les travaux de la CNUDCI : à l'occasion de l'adoption de la Loi Modèle pour le Commerce Electronique, la Commission des Nations Unies pour le droit commecriao international (CNUDCI) a développé la théorie de l'équivalent fonctionnel. Il s'agit moins de rester sur une position rigide mais d'identifier les fonctions qui sont assignées aux formalités et de leur trouver un substitut dans le monde électronique. Des formalités électroniques prendraient alors le relais des formalités traditionnelles autour de l'écrit-papier 10. Cependant peu (pas?) de textes fondateurs du droit positif français s'inspire de cette théorie. Aussi sommes-nous restés dans une position de stricte orthodoxie. Comme l'a exprimé un auteur, "la règle de forme, par définition, exclut le recours à des procédés équipollents : on ne peut échapper à son application en prétendant que le résultat attendu de la règle a été atteint par une autre moyen que la formalité prescrite" Les déclarations administratives et le formalisme juridique Le papier est le support privilégié des déclarations administratives que les particuliers et les entreprises produisent aux services administratifs. Le formalisme est même maximal lorsqu'il prend la forme d'un formulaire préalablement préparé par l'administration et quelquefois pré-renseigné Notion de formulaire administratif Le formulaire administratif est un moyen de respecter un des grands principes du droit public français, l'égalité de tous devant les services publics, qui peut se décliner également sous la forme du principe de l'égalité de traitement. Les obligations déclaratives qui forment la base réglementaire des téléprocédures comme des déclarations papier sont remplies en première étape par le biais d'un document papier identique pour tous les assujettis. Le terme de "formulaire administratif" doit être entendu de façon large puisque selon la Circulaire du 31 décembre 1999 relative à l'aide aux démarches administratives sur l'internet 12, il recouvre "l'ensemble que constituent une grille de demande d'informations, une notice explicative et la liste limitative des pièces justificatives à présenter". Le formulaire administratif préparé par l'administration considérée fait l'objet d'une validation globale par un organisme spécialisé, le CERFA, aujourd'hui la COSA 13, qui vérifie son homogénéité par rapport à d'autres formulaires administratifs de nature connexe. Le formulaire porte un numéro d'identification propre à l'administration d'origine et un numéro de matricule délivré par le Cerfa La diffusion du formulaire administratif, du papier à l'électronique Le formulaire est disponible auprès de l'administration créatrice en ses bureaux ou par courrier. A signaler également comme très fréquents dans les téléprocédures, les formulaires pré-renseignés par l'administration qui mentionnent le nom et l'adresse de l'assujetti, le service administratif de rattachement et d'autres indications diverses comme la période considérée pour la déclaration et la date limite de paiement, par exemple. Internet constitue un moyen récent de diffusion des formulaires. Il s'agit cette fois que l'assujetti ou le déclarant récupère le formulaire en ligne et en réalise une copie papier sur son imprimante avant de le remplir comme il se doit. Cette nouvelle pratique est encouragée par le gouvernement qui y voit comme une marque du développement de l'administration en ligne et le moyen d'une meilleure accessibilité pour le public. Le Décret n du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs 14 prévoit que les formulaires dont l'usage est nécessaire pour accomplir une démarche auprès d'une administration ou d'un établissement 10 Voir DEMOULIN M., "Le traitement des obstacles formels aux contrats en ligne - Recommandations relatives à la mise en œuvre de l article 17 du projet de loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l information", avec la collaboration et sous la direction du professeur Etienne MONTERO, 15 octobre 2002.CRID-FUNDP. 11 G. COUTURIER, Les finalités et les sanctions du formalisme, Rép. Defrénois, 2000, pp J.O. Numéro 5 du 7 janvier 2000 page La Commission pour les simplifications administratives, présidée par le Premier ministre, a été créée par le décret n du 2 Décembre 1998 (JO du 3 Décembre 1998), modifié par le décret du 25 mai 2001 (JO du 29 mai 2001). Elle succède à la Commission pour la simplification des formalités (COSIFORM) et au CERFA. C'est une instance d'étude, d'impulsion et de suivi en matière de simplifications administratives. Elle assure, notamment, la mission d'homologation et de révision des formulaires administratifs précédemment dévolue au CERFA, ainsi que leur mise en ligne au service des usagers. 14 J.O. Numéro 29 du 4 février 1999 page Voir l'article 1 du Décret. 23 juin8 public administratif de l'etat soient tenus gratuitement à la disposition du public, sous forme numérique, par divers sites d'information administrative du public accessibles sur le réseau Internet 15. La Circulaire du Premier Ministre du 7 octobre 1999 relative aux sites internet des services et des établissements publics de l'etat 16 est venue apporter les précisions nécessaires. Les formulaires disponibles en ligne doivent être identiques, dans leur contenu, aux formulaires sur support papier enregistrés et répertoriés par la commission pour les simplifications administratives (COSA), conformément aux dispositions du Décret no du 2 décembre 1998 relatif aux simplifications administratives. Comme le Décret en avait fixé le principe, les sites administratifs de téléchargement 17 doivent mentionner l'avertissement spécifique suivant : "Les administrations et établissements publics administratifs de l'etat ne peuvent refuser d'examiner les demandes présentées au moyen de formulaires imprimés à partir des données disponibles sur ce site, dès lors qu'il s'agit d'un formulaire dûment renseigné et n'ayant fait l'objet d'aucune altération par rapport aux données figurant sur le site". Un organisme spécifique, la COSA, a pour mission d'enregistrer et de réviser les formulaires administratifs et de les référencer sur le site central de téléchargement de l'administration. Elle tient à la disposition des usagers la liste exhaustive des formulaires et des services interactifs d'aide aux démarches administratives diffusés sur les sites publics. Chaque ministère est responsable de la création, de la mise à jour et de la diffusion des formulaires nécessaires à la réalisation des démarches qui relèvent de son domaine de compétence. Il lui appartient donc de diffuser ceuxci sur son site national. Si un ministère ne les diffuse pas ou jusqu'à ce qu'il les diffuse, la COSA peut mettre en ligne les formulaires préalablement enregistrés par elle. De leur côté, les services déconcentrés peuvent mettre en ligne des formulaires dans le cas où il n'en existerait pas au niveau national, ou lorsque ceux-ci concernent des procédures soumises à des règles locales. Les formulaires diffusés localement devront, par application des dispositions précitées du décret du 2 février 1999, être acceptés par les services déconcentrés de l'ensemble du territoire national (habilitation particulière du Premier ministre) La pratique administrative des formulaires L'étude de la pratique de quelques déclarations susceptibles de donner naissance à une téléprocédure permet d'illustrer les difficultés de régler la question de la dématérialisation documentaire face au maquis des textes réglementaires qui régissent ces obligations déclaratives dans le monde du papier. Exemple de la Déclaration Unifié d'embauche - L'embauche d'un employé par une entreprise est l'occasion de déclarations administratives auprès d'organismes variés des sphères administratives et sociales. Mais une initiative simplificatrice existe avec la Déclaration Unifié d'embauche (DUE) 18 qui est mise en application depuis le milieu des années En matière de DUE, la déclaration est effectuée sur un formulaire spécifique qui a été standardisé par le CERFA. Ce formulaire est disponible auprès de divers organismes administratifs, notamment les URSSAF et peut être téléchargé sur le portail gouvernemental 15 Cf. Les sites Admifrance ou Service Public 16 J.O. Numéro 237 du 12 octobre 1999 page Ces sites sont référencés sur une liste publiée par un arrêté du Premier ministre (art.2 du Décret précité). 18 L'embauche d'un employé par une entreprise doit faire l'objet d'une formalité déclarative prévue par l'article L.320 du Code de travail : "L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative effectuée par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet dans les conditions fixées par un décret en Conseil d'etat". A côté de ce document déclaratif découlant du Code du Travail, certaines circonstances de l'embauche réclament l'émission d'autres déclarations ou demandes. Aussi la loi n du 11 février 1994 relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle (Loi Madelin) a-t-elle posé un principe de simplification administrative dans son article 32-I. qui dispose : "Les données relatives aux rémunérations ou gains et aux effectifs, que les employeurs sont tenus de transmettre aux organismes gérant des régimes de protection sociale relevant du Code de la Sécurité Sociale et du Code Rural ou visés aux articles L et L du Code du Travail, font l'objet d'une seule déclaration établie sur un support unique et adressée à un seul destinataire". La DUE est née du croisement de ces deux textes. Conçue dans un rôle de simplification, la DUE permet à l'aide d'un seul document d'accomplir 9 formalités différentes auprès d'autant organismes administratifs ou parapublics. La DUE est émise vers une URSSAF qui la redirige vers les organismes concernés. 23 juin9 2.2 La présence de mentions obligatoires Dans le formalisme juridique appliquée aux documents sur papier, la hiérarchie des éléments formalistes est du type support écrit, puis apposition d'une signature et enfin, mentions obligatoires. Les mêmes éléments sont à envisager dans une vision électronique du formalisme qui ne retranche rien à la rigueur traditionnelle. Pour la commodité, de l'analyse qui a tout d'une démonstration, les éléments seront étudiés dans l'ordre inverse Présence des mentions obligatoires La présence de mentions obligatoires sur une déclaration électronique répondent au principe du parallélisme des formes : les mentions (obligatoires) figurant sur le support papier doivent être reprises par le support électronique Pour déterminer quelles sont les mentions obligatoires à porter, il faut examiner document par document quelles sont les mentions obligatoires et aussi quelles sont les sanctions de leur absence. Cependant les exigences des textes légaux et réglementaires sont très variées, puisque l'administration pour des besoins de suivi de l'activité économique, de la vie sociale et des procédures fiscales a besoin de nombreuses informations. L'existence d'un formulaire "cerfaté" préexistant est une garantie que les mentions légales et réglementaires sont présentes. Exemple de la DUE - En ce qui concerne la DUE, toute déclaration d'embauche comporte comme le prévoit l'article R les mentions suivantes : - Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE ou code NAF s'il a été attribué, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ou numéro sous lequel les cotisations de sécurité sociale sont versées, - Nom patronymique, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale. - Date et heure d'embauche. - Pour les employeurs dont les salariés relèvent du régime agricole, nature et durée du contrat." Ces mentions sont reprises dans les formulaires papier et électroniques Forme des mentions Lors du passage d'un formulaire papier à un formulaire électronique, les mentions doivent rester constantes ; elles seront logiquement de nature électronique. C'est une question de bon sens qui sera fondé en droit lors de l'adoption de la Loi sur l'economie Numérique (LEN). Le formalisme des mentions obligatoires sera en effet impacté, quoique marginalement, par la transposition en droit interne de la Directive Commerce Electronique 19. Cette directive devait être transposée en droit interne par la Loi sur la Société de l'information (LSI). Les changements politiques que la France a connu ces dernières années ont entravé la procédure parlementaire et ajourné l'adoption de la LSI. Cependant les Pouvoirs publics ont annoncé leur volonté d'aboutir prochainement. Le gouvernement a annoncé à la mi-novembre 2002 son intention de mettre rapidement un terme à l'enlisement des chantiers législatifs relatifs à la société de l'information. La LSI est remplacée par une Loi sur la confiance dans l'economie Numérique (LEN) qui transpose la Directive européenne commerce électronique ainsi qu'une partie de la Directive protection des données personnelles. Parmi les objectifs retenus par le projet de loi figure "l'amélioration de la sécurité dans l'économie numérique". A ce titre, selon les termes du Premier Ministre, "l'un des moyens d'augmenter la sécurité, et donc la confiance, est l'utilisation de moyens de cryptographie qui permettent d'assurer des fonctions de signature électronique sécurisée, d'intégrité et de confidentialité des échanges. Ce projet de loi procède à la libéralisation complète de l'utilisation de la cryptologie, attendu de longue date, tout en s'accompagnant des mesures nécessaires pour lutter contre l'utilisation à des fins criminelles de cet outil". 19 Directive 2000/31/CE du Parlement Européen et du Conseil du 8 juin 2000 relative à certains aspects juridiques des services de la société de l information, et notamment du commerce électronique dans le marché intérieur ("directive sur le commerce électronique") (JOCE du 17 juillet 2000 p. L.178/1). 23 juin10 Le projet de Loi relative à la confiance dans l économie numérique adopté par le Conseil des ministres le 15 janvier 2003 est en cours de vote devant le Parlement. L'Assemblée Nationale a, pour sa part, adopté après amendement le projet de loi qui inclurait un article ainsi rédigé dans un alinéa 2 sur les mentions 20 : "Lorsqu est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s oblige, ce dernier peut l apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir que la mention ne peut émaner que de lui-même." En ce qui concerne les téléprocédures, il est possible de dénier l'application immédiate de cette prochaine disposition du Code Civil. Mais sa valeur d'exemplarité est notable. Il sera sans doute facile à établir que les mentions obligatoires sont présentes si la forme électronique de substitution est de type formulaire avec un rubriquage préalablement vérifié. Surtout si sa présence peut être attestée par une signature électronique. 2.3 L'exigence de signature De nombreux documents demandent l'apposition d'une signature par laquelle son auteur laisse une marque personnelle sur le document et par laquelle il manifeste son accord sur le contenu et se l'approprie. La question du respect du formalisme documentaire appliqué à la signature se suffit du principe du parallélisme des formes : si une signature autographe accompagne un acte, l'acte électronique devrait comporter une signature électronique Le dispositif juridique de la signature électronique La loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relatif à la signature électronique apporte d'importantes modifications au Code Civil en ce qui concerne la notion de signature et l'écrit pour preuve (Cf. INFRA). Pour la première fois, le Code Civil dans l'article énonce une définition de la signature dont on peut tirer deux caractéristiques présentées par toutes les signatures : la signature identifie le signataire et manifeste son consentement au contenu du document signé. Article La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte (...) Cette définition est valable pour tous types de signature. Par analogie avec l'écrit défini dans un autre article de la loi, la signature, jusqu'ici uniquement manuscrite, pourra adopter la modalité électronique. La signature électronique répondra naturellement à la même définition mais des précisions sont apportées sur la façon dont elle est réalisée. En effet, toute signature répond ainsi pour sa création à un véritable processus. Si la signature manuscrite est le résultat d'un procédé manuel, qui n'a généralement pas besoin d'être organisé, la signature électronique est produite par un procédé informatique d'identification fiable. Lorsqu'elle est électronique [la signature], elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l identité du signataire assurée et l intégrité de l acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d Etat. Le procédé doit présenter un lien avec l'acte auquel la signature s'attache. Cette précision est inutile dans le cas de la signature manuscrite dont on dit qu'elle est apposée sur le support papier. Mais l'électronique ne possède pas de support, c'est seulement une forme. Aussi la signature électronique doit donner une assurance qu'elle correspond bien à un message électronique déterminé. D'où l'idée du lien puisque de plus, la signature électronique peut voyager indépendamment des données concernées. Mais surtout le procédé technique doit être fiable. Les éléments qui concourront à cette fiabilité sont déterminés par le décret d'application 21 en Conseil d'etat. La loi liste certains des points à couvrir : création de la signature, assurance de l'identité du signataire et garantie de l intégrité. 20 Il reste à attendre la validation de l'article dans les mêmes termes par le Sénat qui devrait procéder à l'examen de la loi et à son adoption en juin Décret n du 30 mars 2001 modifié pris pour l'application de l'article du Code Civil et relatif à la signature électronique (JO du 31 mars 2001 p. 5070) 23 juin11 Autre point à signaler, le respect des exigences formulées par le décret en Conseil d'etat ne permet que de conférer une "présomption" de fiabilité au procédé. En effet, dans tous les cas, il sera nécessaire d'être en mesure de démontrer que le procédé technique est fiable : - Si les exigences du décret sont respectées (et constatées par une "qualification"), il y a aura présomption simple c.a.d. pas de charge de la preuve, mais seulement jusqu'à preuve contraire, - Si les exigences du décret ne sont pas respectées, les utilisateurs devront supporter la charge de la preuve en cas de contestation et se préparer à démontrer par tout moyen la fiabilité du procédé Le dispositif technique de la signature électronique Il existait (et il existe toujours) une réalité de la "signature électronique technologique" avant même que les juristes ne s'y intéressent. Une variété de signature technologique mettant en œuvre des mesures cryptographiques est généralement qualifiée de "signature numérique" (Digital signature en anglais). La loi française en application de la directive 1999/93/CE du parlement européen et du conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques lui a donné une reconnaissance juridique : la signature numérique des techniciens s'est vue imposer par le droit des exigences techniques et juridiques pour devenir une signature électronique sécurisée. La signature électronique se présente sous une forme numérique qui est fonction, à la fois, de l'identité du signataire mais encore du contenu du document signé. Instrument de sécurité, elle présente les caractéristiques suivantes : - elle met en œuvre des moyens cryptographiques (clé privée et clé publique)... - attestés par un prestataire de services spécialisé (le prestataire de service de certification électronique) - au moyen d'un message électronique spécialisé appelé "certificat". Le décret n du 30 mars 2001 modifié pris pour l'application de l'article du Code Civil et relatif à la signature électronique explicite les termes de l'article qui annonce les conditions dans lesquelles "la fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l identité du signataire assurée et l intégrité de l acte garantie". La signature qui respecte les impératifs techniques du Décret prend le nom de signature électronique sécurisée (SES). Seul ce type de signature permet de bénéficier de la présomption de fiabilité instaurée par le Code Civil, ce qui lui permet de jouer sur un message électronique le même rôle qu'une signature manuscrite sur papier. Les composants de la signature électronique sont les suivants : - La signature électronique est générée par un logiciel qui prend le nom de "Dispositif de création de signature" (DCS), - La signature électronique dans le message arrivé à destination doit être vérifiée par un logiciel appelé "Dispositif de vérification de signature" (DVS). - Le DVS doit disposer de certaines informations (la clé publique du signataire) contenue dans un certificat électronique. - Le certificat électronique est préparé, vérifié et diffusé par un Prestataire de Services de Certification Electronique (PSC). - Le décret impose à chacun de ces composants un supplément de rigueur et de précision par rapport à l'utilisation purement technique de la signature. La SES comprend un DCS sécurisé et met en œuvre un certificat électronique qualifié délivré par un PSC également qualifié : S.E.S. = Dispositif SECURISE de création de signature + certificat électronique QUALIFIE le DCS est sécurisé si : Le certificat est QUALIFIE si 1) Exigences techniques remplies 1) certificat conforme 2) Certification du DCS 2) un PSC QUALIFIE La difficulté est grande pour les utilisateurs de juger par eux-mêmes de la conformité des spécifications techniques aux exigences réglementaires. Aussi le décret établit-il des systèmes de contrôles sanctionnés par divers agréments : - Pour se présenter comme "sécurisé", un DCS doit respecter les exigences techniques de l'article 5.-I et se faire contrôler et certifier par les services spécialisés du Premier Ministre (la DCSSI) (art. 5.-II). 23 juin12 - Pour se présenter comme "qualifié", un certificat doit être conforme aux prescriptions de l'article 6.-I. Le certificat est émis par un PSC qui répond quant à son organisation et son fonctionnement aux stipulations de l'article 6.-II. - En cas de doute ou d'incertitude sur la qualification du certificat, l'utilisateur pourra se tourner vers la DCSSI qui auditera certificats et prestataire et en rendra publics les résultats (art. 9). - Les PSC pourront faire constater l'excellence de leurs prestations en sollicitant une qualification de leur activité auprès du Ministre chargé de l'industrie (art. 7). - Les Dispositifs de vérification de signature, qui doivent être compatibles avec les DCS pourront être évalués par la DCSSI, s'ils répondent aux exigences de l'article 5. Selon certains juristes, ces dispositions ne seraient pas applicables à l'administration. A cela, il faut répondre en deux branches : - Il incombe à l'administration de faire le choix de la signature électronique à finalité juridique qu'elle veut voir employer par ses agents. Mais il faudrait que la signature électronique des agents et des autorités administratives présente des attributs juridiques originaux et différents de ceux de la signature traditionnelle, en un mot, exorbitants du droit commun pour que répondant à son critère général, le droit administratif instaure une signature électronique différente Les téléprocédures dont il s'agit sont émises par les particuliers et les entreprises en direction de l'administration. Ces émetteurs n'ont à leur disposition que les signatures du Code civil Le sens de la signature des télédéclarations Selon le Code civil, la signature sert à rendre parfait un acte sous-seing privé. Le signataire consent aux obligations contenues dans l'acte. La situation de la signature d'une téléprocédure répond-elle a ce schéma? Si non, quelle est le sens de cette signature? Un consentement donné aux obligations ou au contenu Selon l'article du Code civil, "la signature manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte". Classiquement la doctrine 23 et la jurisprudence, à une époque où le Code ne définissait pas la notion de signature, affirmaient que la signature est une marque personnelle de l'auteur du texte. Ce qui est vrai au point que la forme la plus élémentaire de la signature s'appuie sur la transcription du nom. Il en va tout autrement de la signature électronique dont la base est le message lui-même, un message dont le condensé calculé par un logiciel spécialisé est personnalisé (chiffré) par un élément propre au signataire, sa clé privée. Ce rappel est nécessaire pour corriger une affirmation fréquente selon laquelle le consentement sur le contenu est assuré par la garantie d'intégrité. Le consentement doit être manifeste selon la loi, ce qui s'analyse sur les deux éléments suivants : - Le consentement porte sur le contenu d'un acte juridique 24. L'article précise qu'il s'agit d'obligations. Une obligation se définit comme "un lien de droit entre deux ou plusieurs personnes en vertu duquel l'un des parties, le créancier de l'obligation peut contraindre l'autre, le débiteur de l'obligation, à exécuter une prestation (obligation de donner, obligation de faire ou de ne pas faire)" 25. Pour s'assurer de la concordance d'un contenu juridique avec sa volonté, le (futur) signataire doit préalablement lire le document avant de procéder à sa signature. - Pour que le consentement soit manifeste, il faut le... manifester de façon volontaire. Ce qui exclut tout traitement automatique. Il est bon de rappeler que certains serveurs d'entreprise sont susceptibles de signer à la volée tous les messages électroniques qui en sortent sans intervention humaine. 22 La Directive européenne Signature électronique n'ignore pas la spécificité du monde administratif lorsqu'elle déclare dans sont article 3.7. : "Les Etats membres peuvent soumettre l'usage des signatures électroniques dans le secteur public à des exigences supplémentaires éventuelles. Ces exigences doivent être objectives, transparentes, proportionnées et non discriminatoires et ne s'appliquer qu'aux caractéristiques spécifiques de l'application concernée..." 23 L'Observatoire Juridique des Technologies de l'information (OJTI), aujourd'hui disparu, a possédé un groupe de travail sur "les aspects juridiques de la signature numérique dans l'e.d.i." dont le rapport publié en 1993 est encore disponible à la Documentation Française. 24 Il est ici rappelé qu'il s'agit d'un consentement sur un contenu juridique c'est-à-dire d'un contenu qui ne se présente habituellement que sous deux modalités, le plus souvent des obligations quelquefois des droits. 25 Lexique des termes juridiques, 13 ème édition, Dalloz, ouvrage précité. 23 juin13 En retenant des obligations consenties comme ressort de la signature, le droit français est assez restrictif. La signature de la Commission des Nations Unies sur le Droit Commercial International (CNUDCI) est d'une application plus large. L'article 2 de la loi type de la CNUDCI sur les signatures électroniques 26. On y lit la définition suivante : "a) Le terme "signature électronique" désigne des données sous forme électronique contenues dans un message de données ou jointes ou logiquement associées audit message, pouvant être utilisées pour identifier le signataire dans le cadre du message de données et indiquer qu'il approuve l'information qui y est contenue". Le document de la CNUDCI relève que sa la Loi type sur le commerce électronique se fonde sur la reconnaissance des fonctions générales remplies par la signature dans un environnement papier, ainsi que ses fonctions particulières selon la nature du document sur lequel elle est apposée : - identification d une personne, - certitude quant à la participation en personne de l intéressé dans l acte de signature, - association de cette personne avec la teneur d un document, - intention d une partie d être liée par la teneur d un contrat signé, - intention d une personne de revendiquer la paternité d un texte (montrant ainsi qu elle a conscience du fait que l acte de signature peut avoir éventuellement des conséquences juridiques), - intention d une personne de s associer à la teneur d un document rédigé par quelqu un d autre; - du fait que et du moment où une personne se trouvait en un lieu donné. A cause du sens donné par les nations du monde à la signature, la définition CNUDCI ne parle que d'information qui y est contenue. Quant à la Directive Signature Electronique, sa première version, la proposition COM(98)297 sur un cadre commun pour les signatures électroniques, exposait que la signature électronique était le concept central et qu'elle se définissait dans l'article 2.1 de la façon suivante : "Une signature sous forme numérique intégrée, jointe ou liée logiquement à des données, utilisée par un signataire pour signifier son acceptation du contenu des données 27, et qui satisfait aux exigences suivantes : (a) être liée uniquement au signataire ; (b) permettre d'identifier le signataire ; (c) être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ; et (d) être liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectée." La version finale de la Directive est pourtant toute différente. De plus, elle comporte deux types de signature électronique. En compilant les 2 définitions, le résultat suivant est visible pour la "signature électronique avancée." C'est "une signature électronique, (c.a.d. une donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée logiquement à d'autres données électroniques et qui sert de méthode d'authentification) qui satisfait aux exigences suivantes : a) être liée uniquement au signataire ; b) permettre d'identifier le signataire ; c) être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif et d) être liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable ;" Ainsi la signature électronique avancée de la directive a perdu le sens primordial qu'on peut lui donner en droit français : elle ne ratifie pas plus les contenus que les obligations. D'ailleurs, elle abandonne toute velléité d'acceptation de quoi que ce soit! Elle se cantonne aux aspects sécuritaires de la signature des techniciens Les enseignements des déclarations existantes La pratique de la signature dans les déclarations existantes permet d'alimenter la réflexion quant au véritable sens de la signature des déclarations administratives. 26 Rapport de la Commission des Nations Unies sur le droit commercial international sur les travaux de sa trente-quatrième session, tenue à Vienne du 25 juin au 13 juillet 2001, adopté le 5 juillet Disponible au service des publications de la CNUDCI ou sur son site Web : 27 C'est nous qui avons souligné. 23 juin14 En matière de déclaration administrative, nous sommes en présence d'une signature "dégradée". En effet, la déclaration a pour objet de présenter à l'administration un ensemble d'informations ; elle est de nature informative. Sur un autre plan, les formalités déclaratives sont souvent effectuées pour le compte de l'entreprise et par un tiers déclarant qui n'appartient pas toujours à celles-ci (cas de l'expert-comptable). La signature sur une déclaration administrative n'est qu'une marque personnelle au déclarant qui permet d'identifier la source (c'est-àdire l'entreprise) soit directement (employé de l'entreprise), soit indirectement par le biais du mandataire (expertcomptable). En considérant les caractéristiques de la signature pour une déclaration administrative, la télédéclaration ne nécessite pas une Signature Electronique Sécurisée (SES) du Code Civil, mais une signature numérique. Exemple de la déclaration de TVA - Un formulaire Cerfa n 2514 K (avis d'acompte de TVA régime simplifié) doit être signé comme le montre la structure du document. Si la déclaration papier est bien signée, on peut s'interroger sur la dimension juridique de cette signature. Il ne semble pas s'agir d'une signature juridique comme celle de l'article du Code Civil. La question n'est pas, en effet, de consentir à l'obligation de payer la TVA 28 qui découle directement du CGI à partir d'un fait générateur (vente d'une chose ou la réalisation d'une prestation de service) et qui pèse sur une personne physique ou morale assujettie. Tout au plus s'agit-il d'une signature attestant qu'on mène à bien son obligation déclarative (portant en réalité sur les montants de TVA à régler et non sur le principe du paiement de la taxe). Mais cette signature n'atteste de rien, puisque c'est l'administration qui décide que l'obligation de déclarer (et de payer!) a été accomplie. En fait, chaque entreprise possède un compte TVA à la DGI et la déclaration - règlement permet de l'alimenter. L'important est surtout que celui qui alimente le compte soit identifié. Cette identification est toute relative pour au moins les deux raisons suivantes : - D'une part, le déclarant n'est pas obligatoirement le représentant de l'entreprise (cas de l'expert-comptable). Il est alors nécessaire d'établir le lien entre le déclarant et l'entreprise 29. Si on admet que sa signature est bien donnée par délégation de l'entreprise, elle n'a toutefois pas plus d'efficacité que ce qui est dit plus haut. - D'autre part, on peut noter que généralement les avis d'acomptes sont édités par l'administration et pré-renseignés au nom et à l'adresse du déclarant pour le compte de l'entreprise identifié par son SIRET. En définitive, la signature portée sur le formulaire papier ne possède pas la valeur d'une signature du Code Civil. Elle permet tout juste une identification de premier niveau du déclarant dont le "rattachement" à l'entreprise assujettie à l'obligation de déclaration est établir par d'autres moyens que la signature. Cette signature est purement formelle et d'habitude. La signature est bien une marque d'identification ou d'authentification dans la sphère administrative. L'article du Code des douanes en donne encore une bonne illustration à propos des déclarations en douane : "3. Elles doivent être signés par le déclarant. Celui-ci est la personne qui fait la déclaration en douane en son nom propre ou celle au nom de laquelle une déclaration en douane est faite." La signature du déclarant Quoique le thème central de cette note soit la création d'une téléprocédure sous l'angle documentaire, le présent développement sur la signature amène à consacrer quelques paragraphes à la personne du signataire. En plus des spécificités déjà soulignées, la signature d'une téléprocédure comme d'une déclaration papier n'est pas toujours celle de l'auteur intellectuel. L'expression auteur intellectuel permet d'identifier celui qui est en puissance de droit et qui en conséquence, est seul apte à signer le document lui conférant ainsi le statut d'acte sous-seing privé. Dans le domaine qui nous intéresse, la déclaration-instrument est le document qui formalise la déclarationformalité. Pour chaque obligation déclarative, la loi et le règlement précisent à qui la formalité incombe. Mais cette personne n'opère pas toujours par elle-même. En définitive, la déclaration est remplie et/ou signée par un déclarant. Aussi est-il utile de vérifier à quel titre un déclarant prétend-il remplir la formalité. 28 Le fisc refuse-t-il d'encaisser un chèque de paiement si le formulaire papier qu'il accompagne est dépourvu de signature? 29 La solution efficace en électronique consisterait plutôt à établir en quelle qualité le déclarant déclare pour le compte de l'entreprise. Le système des certificats d'attributs devrait convenir, mais n'est pas encore disponible sur le marché. 30 Loi nº du 29 décembre 1997 finances rectificative art. 26 V Journal Officiel du 30 décembre juin15 Il est primordial d'effectuer une distinction entre : - La délégation (qui doit probablement plutôt être une délégation de pouvoirs que de signatures selon les définitions fournies par ce groupe) qui est interne à l'entreprise, - Le mandat reçu par une personne extérieure à l'entreprise. La délégation est totalement interne à l'entreprise et s'effectue selon un lien de subordination liant le délégataire (celui qui donne délégation) et le délégué (celui qui reçoit la délégation). Dans les entreprises d'une certaine taille, cette délégation peut être réalisée à plusieurs niveaux ou générations. C'est ce qui avait été qualifié de subdélégation, c'est-à-dire le fait que la personne déléguée délègue à son tour une partie de ses pouvoirs à un sous-délégué. Dans ce type de solution, la seule vérification qui semble possible est l'identité du dirigeant (qu'il soit PDG, DG, Président du Directoire ou Gérant). Il est vrai qu'il faut pouvoir vérifier la limitation des pouvoirs du dirigeant qui pourrait être opposable à un tiers. Or les recherches juridiques montrent que ces limitations de pouvoirs ne sont opposables aux tiers que si elles sont statutaires. Dans la pratique, ces limitations concernent toujours des opérations sortant de l'objet social ou de la gestion courante de la société. En matière de télédéclarations, nous nous trouvons systématiquement dans la gestion courante de la société. Il paraît quasiment impossible qu'une limitation de pouvoirs puisse frapper le dirigeant en matière de télédéclarations. A partir de là, c'est en toute liberté que le dirigeant pourra décider de tout type de délégation de pouvoirs au sein de son entreprise. Cette délégation restant, bien sûr, sous son entière responsabilité. Des contraintes imposées aux dirigeants, notamment sur la preuve de leurs pouvoirs ou de la délégation octroyée, serait gênante pour l'usager et risquerait de limiter fortement l'adhésion des entreprises aux téléprocédures. D'autant qu'il n'est pas dans les usages de l'entreprise de formaliser systématiquement des relations qui découlent du lien de subordination né lors de la conclusion du contrat de travail. En matière de risque pour l'administration ou les organismes sociaux, cela ne semble pas entraîner de difficulté, puisque pour eux, l'entreprise sera toujours responsable du non-dépôt dans les délais impartis de ses télédéclarations et aura à en assumer toutes les conséquences. En ce qui concerne le mandat et les mandataires, il faut noter qu'un certain nombre de professions libérales (avocats, commissaires aux comptes, experts-comptables, huissiers, notaires, géomètres, architectes, ) sont chargés de faire un certain nombre de formalités pour des entreprises clientes. Pour ce faire, la loi leur reconnaît tantôt un mandat légal, tantôt un mandat tacite ou express. Dans ce dernier cas, le professionnel devra donc s'assurer de la réception d'un document papier (mandat) émanant de son client. En matière de risque de contestation de mandat, il est inconcevable qu'un professionnel libéral fasse une déclaration pour un client sans avoir été mandaté par celui-ci. S'il le faisait, il engagerait intégralement sa responsabilité civile et peut-être également pénale. En matière de responsabilité, encore une fois l'administration ou l'organisme social ne connaît que l'entreprise contre laquelle elle se retournera en cas de non-déclaration ou anomalie dans sa déclaration. Cette entreprise sera toujours tenue responsable de ces faits. Par contre, elle aura ensuite toute possibilité de se retourner contre le mandataire auquel elle aurait confié cette mission. Au total, l'administration et l'organisme social peuvent, en toute légalité, s'appuyer sur la théorie du mandat apparent L'abandon du support papier La faisabilité d'une téléprocédure se révèle délicate à réaliser lorsque le formalisme juridique impose explicitement, à travers les termes des textes réglementaires, la référence au papier pour la formalité déclarative traditionnelle Les bases juridiques de l'abandon de l'écrit-papier Pour passer de la déclaration papier à la télédéclaration, il faudrait créer un formulaire électronique. A condition, naturellement que la rédaction des textes législatifs et réglementaires ne s'oppose pas à la dématérialisation documentaire, ce qui est plus souvent le cas en droit administratif qu'en droit commun Cf. notre article "L'échange de données entre administrations Quelques réflexions sur l'utilisation de l'écrit", la Gazette du Palais, doctrine, janvier juin16 L'attachement au support papier n'empêche pas les Pouvoirs Publics de préparer la voie au "e-gouvernement". Le passage du formulaire papier transmis par la poste au formulaire électronique transmis via Internet connaîtra deux étapes intermédiaires : - l'impression du formulaire papier par l'administré à partir d'un fichier téléchargé sur Internet, - la transmission par Internet d'un formulaire à remplir directement à l'écran où Echange de Formulaires Informatisés (EFI). L'aboutissement de la diffusion électronique des formulaires surviendra lorsque le formulaire visible à l'écran pourra être rempli sur le poste informatique. Le Premier ministre a décidé de franchir ce pas et l'a confirmé par la Circulaire du 31 décembre 1999 relative à l'aide aux démarches administratives sur l'internet 32 précitée où il indique clairement :" "On ne saurait toutefois s'en tenir aujourd'hui à la seule diffusion de formulaires numérisés. En effet, l'évolution des technologies et le large développement des sites internet des administrations permettent d'offrir au public des services interactifs d'aide à la démarche administrative, voire de véritables téléprocédures". La circulaire se termine par une "Charte de mise en ligne sur des sites internet des services de l'etat et des établissements publics administratifs de l'etat de formulaires administratifs et de téléprocédures" où les administrations sont invitées à mettre en place divers types de services interactifs comme : - des e-services d'aide à l'accomplissement des formalités administratives, des services personnalisés liés à la démarche (accusé de réception, attribution d'un numéro de dossier, prise de rendez-vous,...) - des téléprocédures. Des développements locaux pour ce genre de services à valeur ajoutée sont possibles même dans le cas où existent des formulaires nationaux. Leurs initiateurs devront cependant veiller à ce qu'aucune demande d'information, pièce justificative ou condition de toute nature, réserve faite des éléments nécessaires à l'interactivité de la démarche proposée (numéro de téléphone, adresse électronique,...), ne soit ajoutée à celles qu'exige le formulaire arrêté au niveau national. La circulaire ajoute qu'aucun témoin de connexion autre que ceux nécessaires à l'interactivité de la démarche ne seront employés. Sur la question de la forme électronique qu'on va substituer à la forme écrite, grâce à la dématérialisation prévue par la loi, on reprendra les documents choisis comme exemples L'acte électronique Au centre de la téléprocédure c'est-à-dire de la formalité déclarative effectuée par des moyens électroniques, la télédéclaration. Quelle statut doit-on donner à cette déclaration électronique? Ce statut sera-t-il voisin de celui de l'écrit sous forme électronique du Code civil? La loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relatif à la signature électronique (JO du 14 mars 2000 p. 3968) montre une innovation fondamentale : l'ouverture du Code Civil aux formes électroniques de l'informatique. Pour la première fois, le Code Civil définit la notion générique d'écrit : Article La preuve littérale ou preuve par écrit résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission. 1) La loi du 13 mars 2000 et la définition de l'écrit électronique La fin du 1 er alinéa de l'article 1316 apporte une précision importante. En visant le support et les modalités de transmission, le texte ouvre la voie à deux variétés d'écrit : l'écrit traditionnel sur support papier et l'écrit sous forme électronique. La nouvelle modalité, l'écrit sous forme électronique, peut comme l'écrit papier traditionnel, et à égalité avec celui-ci, être porteur de force probante. Le principe est stipulé par l'article : Art L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des 32 J.O. Numéro 5 du 7 janvier 2000 page juin17 conditions de nature à en garantir l intégrité. L'écrit de forme électronique doit être accompagné de certaines caractéristiques qui vont de soi dans l'écritpapier traditionnel, mais qui devront être intégrés, maintenus et vérifiés dans le contexte électronique. Selon l'article , il faut que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité. Pour l'écrit traditionnel, il peut être simple de déterminer son origine : papier à entête, indication de l'auteur en toutes lettres, éléments postaux etc. La chose est plus délicate en électronique surtout s'il y a télétransmission. Il y a aussi la question de la pérennité du support : malgré une apparente fragilité, le papier peut se conserver plusieurs siècles. Quant à l'écrit électronique, il ne possède pas de support et n'est constitué que d'informations élémentaires qui peuvent cheminer par des voies différentes et donc se perdre pendant les télétransmissions. D'où une exigence d'intégrité à respecter. Cet article est une étape notable dans l'histoire de la dématérialisation de l'écrit qui à vrai dire, se profilait depuis ces dernières années 33. A noter également que les garanties d'identification et d'intégrité sont réclamées, non seulement, au moment de la formation de l'écrit sous forme électronique, mais encore pendant la conservation de l'écrit, ce qui va produire de sérieuses incidences sur l'archivage. 2) L'apport de la signature électronique à l'écrit électronique Toutes les mesures de sécurité permettant de garantir authentification et intégrité permettront aux messages et fichiers d'obtenir la qualification d'écrit sous forme électronique. Ainsi l'écrit électronique exige-t-il des garanties qui sont celles de la signature électronique intégrée dans le Code civil par la même loi. Dès lors la conclusion suivante s impose : une signature électronique valide c.a.d. conforme à l'article permettra efficacement à tout ensemble de données d'acquérir la qualité d'écrit (sous forme) électronique et la force probante qui s'y attache (c'est-à-dire la même que s'il s'agissait d'un écrit sur papier). La définition de la signature électronique a été précisée par le Décret n du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article du Code Civil et relatif à la signature électronique (JO du 31 mars 2001 p. 5070). La plus grande efficacité juridique est obtenue grâce à une signature électronique sécurisée (SES) ; «Signature électronique» : une donnée qui résulte de l'usage d'un procédé répondant aux conditions définies à la première phrase du second alinéa de l'article du code civil ; «Signature électronique sécurisée» : une signature électronique qui satisfait, en outre, aux exigences suivantes : être propre au signataire ; être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ; garantir avec l'acte auquel elle s'attache un lien tel que toute modification ultérieure de l'acte soit détectable ; Pour en revenir à l'écrit sous forme électronique, toutes les combinaisons de moyens techniques garantissant l'identification et l'intégrité sont valables. Parmi celles-ci, la signature électronique sécurisée. Cependant et il faut insister sur ce point : la signature électronique sécurisée est un moyen primordial d'administrer la preuve, mais pas le moyen unique 34! 3) Les limites de la loi du 13 mars 2000 La loi sur l'economie Numérique Si un texte de loi requiert un support papier pour un acte précis (c'est-à-dire ne laisse pas le choix, tacitement ou expressément, entre le support papier ou la forme électronique), la dématérialisation d'office par l'utilisateur peut-elle être validée ultérieurement par l'emploi d'une signature électronique? A ce jour, la réponse est non. Car le formalisme juridique s'oppose généralement à cette démarche dans les systèmes juridiques de droit civil. Lorsque la loi n'autorise la formation d'un acte que par un support papier 35, tout contournement de la règle, 33 Cf. notre article "Un nouveau dispositif de preuve pour l'edi basé sur la sécurité", Expertises des systèmes d'information, mai 1994 p.187 et suiv. 34 A l'appui de cette opinion, l'exemple de la facture électronique qui peut revêtir deux formes : un mail avec signature électronique ou bien un message structuré de type EDI sans signature électronique obligatoire mais respectant l'identification et l'intégrité! (Cf. Notre article???) 35 Compte tenu du nouveau contexte, chaque terme employé par les textes va avoir son importance. Le terme "écrit" ne pose plus désormais de difficulté. Pour des mots tels que "copie", "exemplaire", voire "liasse", on pourra plaider que la forme électronique se conçoit aisément, ce qui ne sera pas le cas avec "lettre", "papier", "registre" etc 23 juin18 n'aboutit généralement à la nullité de l'acte ou à son inexistence. La réforme du printemps 2000 n'a pas changé cet état de chose. Il est remarquable que le texte sur la signature électronique soit intégré dans le chapitre du Code Civil traitant du droit de la preuve. En conséquence, la signature électronique ne s'applique pas pour les exigences d'écrit ad validitatem. Ces écrits sur papier sont en effet indispensables pour la validité-même du document que l'on dresse. Mais la distinction ad validitatem / ad probationem pourrait être remise en cause lors de la transposition de la Directive précitée sur le commerce électronique qui prévoit que les contrats pourront être négociés par voie électronique. L'Assemblée Nationale a déjà voté le projet en première lecture qui intégrerait au Code civil l'article dont le premier alinéa serait ainsi rédigé : "Lorsqu un écrit est exigé pour la validité d un acte juridique, celui-ci peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles et et, lorsqu un acte authentique est requis, au second alinéa de l article 1317 (...)" Au terme de ce projet d'article , l'obligation préalable de dresser un écrit-papier pour former un acte est bien présente. La dématérialisation pourra néanmoins être opérée si le message électronique présente, lors de sa formation, de sa transmission et de sa conservation, toutes les garanties assurant identification de l'auteur et intégrité du message. Ces garanties pourront être efficacement assurées si une Signature Electronique Sécurisé (SES) est employée, sans que cela soit une obligation. Cependant l'utilisation d'une SES sera encore un atout considérable au moment d'administrer la preuve de l'écrit électronique. La LEN et la validation de la dématérialisation Le nouvel article s'il est définitivement adopté renvoie à deux articles du Code, le et le Aussi se pose-t-il la question duquel choisir et dans quelles circonstances. Face à la problématique isolée du support papier exigé, c'est vers l'article qu'on peut se tourner. Il peut être utile d'en rappeler les termes : "l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité." En application de cet article, il serait possible d'établir la forme électronique d'une déclaration habituellement sur papier à condition de garantir l'intégrité et la source de la déclaration. Notons que l'article traite de "la personne dont il émane", c'est-à-dire la source du document. Il est vrai que la source ou l'origine du document renvoie à une personne qui dans un contexte juridique devra être identifié. Si la personne dont l'écrit émane ne consent pas spécifiquement à un contenu obligataire de l'acte, la personne source du document ne se comporte pas en auteur intellectuel de l'acte, en signataire. Cette précision apportée à la personne source de l'acte électronique, émettrice ou signataire, est la différence fondamentale, en excluant l'intégrité qui est commune, entre l'article et (la signature). Cette différence de gradation dans le rôle de la personne à la base de l'acte électronique semble d'ailleurs particulièrement commode dans les téléprocédures, où la personne dont elle émane est le déclarant qui n'est pas nécessairement un signataire au sens du Code civil. Les garanties d'origine et d'intégrité demandées peuvent être apportées par tout moyen technique, mais aussi par une signature électronique générique dite encore signature numérique 36 comme celle définie par l ISO : "Données ajoutées à une unité de données, ou transformation cryptographique d une unité de données permettant à un destinataire de prouver la source et l intégrité de cette unité en la protégeant contre la contrefaçon (par le destinataire par exemple). Dans cette circonstance, la validation de la téléprocédure, forme électronique d'une déclaration, serait acquise par une simple signature numérique. D'autres cas doivent être considérés. Dans l'immense variété des documents et pièces qui existent, quelques-uns réclament une signature autographe sans précision sur l'obligation expresse d'un support papier. Jusqu'à l'arrivée des formes électroniques, il était difficile d'imaginer une signature "apposée" en l'absence d'un support papier. Aujourd'hui le cas est à prendre en considération dans le contexte électronique. Mais peu importe si la nécessité du support est tacite ou expresse, l'exigence formaliste de la signature sera comblée par l'emploi d'une signature électronique de l'article qui rendra l'acte électronique parfait. Enfin, il faut considérer la double problématique formaliste, comme cela est fréquent : le document établi sur un support papier doit également être signé par l'auteur. Selon nous, dans un semblable cas "support papier + 36 Une signature numérique ("digital" en anglais) est une modalité de signature technologie basée sur une Infrastructure à clé publique (cryptographie asymétrique et biclé privé-public, certificats et certificateurs). La signature électronique du Code civil est une signature numérique auquel le législateur a donné une dimension juridique. 23 juin19 signature", la problématique du support papier est absorbée par celle de la signature. Par application du Code civil, la signature en question ne peut être remplacée que par une signature de l'article , sécurisée ou non. Dès lors, il ne peut être question d'employer une seconde ou une autre signature pour remplir les garanties d'identification et d'intégrité de l'article , ni même de s'interroger sur la nature de cette seconde signature. Une seule suffit. Le tableau ci-dessus résume cette typologie : Problématique formaliste Base juridique Solution (art ) Cas 1 Support papier seul exigé Art Tous moyens d'identification & d'intégrité ou Signature numérique Cas 2 Signature seule exigée Art Signature électronique (sécurisée ou non) Cas 2 Support papier + signature exigés Art Signature électronique (sécurisée ou non) 2.5. Les formalités complémentaires Dans de nombreux cas, la nécessité de joindre des pièces justificatives et des documents d'accompagnement a été un frein à la dématérialisation. Les documents d'accompagnement et pièces justificatives sont de nature différente selon les déclarations considérées. Fréquemment une déclaration est accompagnée d'un paiement. Le cas du paiement électronique sécurisé ne sera pas étudié dans le cadre de ce rapport. Il constitue en soi une matière suffisante pour un autre chantier juridique. Tout au plus, remarquera-t-on ici que la formalité complémentaire de paiement peut constituer un obstacle formel à moins que la difficulté ne provienne des documents d'accompagnement? Souvent les déclarations administratives s'accompagnent d'un paiement que nous considérerons ici comme une formalité complémentaire à la formalité principale déclarative. 3. PARTIE II- La problématique de l'échange électronique 3.5. La problématique juridique de l'échange d'écrits entre absents La situation juridique peut s'analyser aussi simplement que possible lorsque les personnes qui échangent un document sont face à face. Les relations juridiques peuvent se dérouler dans un environnement sûr et la transmission d'un document de l'un à l'autre ne vient pas ajouter des éléments d'incertitudes juridiques. Ce n'est pas le cas avec les échanges électroniques. Les personnes y sont absentes. Le contrôle du bon déroulement et de la régularité des opérations repose généralement sur le contrôle visuel. La présence physique des utilisateurs permet à chacun de contrôler l'identité de l'autre, la date et de l'heure de l'échange. On peut contrôler que l'échange est fait volontairement, que l'un est d'accord pour transmettre et l'autre d'accord pour recevoir. Cette présence physique et les possibilités de contrôles visuels garantissent de nombreux concepts juridiques, comme : - la capacité et la compétence de chacun des acteurs contrôlés par l'autre, - l'échange des consentements, parce que simultanément l'un offre et l'autre accepte, - la datation des actes et documents, - la préconstitution de la preuve, - la localisation et la datation des actes et documents, - la formalisation de l'ensemble des éléments précédents par la signature. Au contraire, l'échange de messages électroniques s'analyse comme une situation juridique entre personnes absentes. L'absence physique rend les garanties citées incertaines : - Il est impossible de vérifier visuellement la capacité et la compétence des personnes. 23 juin20 - L'échange des consentements est douteux car il n'est plus simultané ; il y a un délai entre l'offre de l'un et l'acceptation de l'autre. - La datation de l'acte est problématique : un contrat existe d'abord pleinement pour l'un (l'offreur) alors que l'autre n'est pas encore lié (acceptant). - La préconstitution de la preuve doit être contrôlée puisque l'acte ou le document n'est plus échangé de la main à la main ; - La localisation de l'acte n'est plus unique mais double entre le lieu de l'émetteur et le lieu du destinataire ; - L apposition des signatures n'est plus simultanée. Lorsqu'on considère les échanges électroniques au niveau technique, on s'aperçoit que les utilisateurs ont des préoccupations techniques proches des préoccupations juridiques. Les utilisateurs des systèmes informatiques sont à la recherche de sécurité pour ce qu'ils confient aux télécommunications : échanges électroniques privés, Commerce Electronique ou relations électroniques entre les entreprises et les administrations. Quelle que soit la méthode, viser la sécurité des échanges consiste à s'assurer de la réalisation d'un certain nombre de garanties techniques. Ces garanties visent à apporter autant de certitudes dans les conditions des échanges électroniques ainsi que dans les acteurs qui sont aux deux bouts de la ligne, à l'émission comme à la réception. Parmi une riche typologie, les garanties de sécurité les plus recherchées sont les suivantes : - L'authentification permet d'indiquer avec précision l'origine d'un message électronique expédié par télécommunications. - L'intégrité garantit que le message électronique reçu par le destinataire lui est parvenu dans l'état où il a été émis. - La confidentialité est obtenue lorsque le message n'est compréhensible que par son destinataire ou par les personnes autorisées. - L'horodatage garantit avec exactitude le moment, en date et en heure, où un quelconque événement a pu survenir. Ces garanties de sécurité sont concrètement obtenues par des moyens divers : équipements et terminaux, logiciels spécialisés, réseaux et/ou services ou par un mélange des uns et des autres Le cadre légal de l'échange électronique de l'article 4 de la loi Madelin Il existe peu de textes législatifs dans le droit interne qui donnent des indices sur le cadre juridique de la transmission électronique. L'article 1316 du Code civil précise dorénavant que l'écrit, surtout dans sa forme électronique, est destiné à être transmis. Cependant la loi n du 11 février 1994 relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle (dite Loi Madelin) fixe un cadre général pour les déclarations faites par voie électronique Le cadre légal L'article 4 de la Loi Madelin fournit le cadre légal général pour la transmission des téléprocédures. Le tableau cidessous présente le contenu des alinéas de l'article 4 : Art.4-I Art.4-II Alinéa 1 Alinéa 2 Toute déclaration d'une entreprise destinée à une administration, personne ou organisme visés à l'article 1er peut être faite par voie électronique, dans les conditions fixées par voie contractuelle. Ce contrat précise notamment, pour chaque formalité, les règles relatives à l'identification de l'auteur de l'acte, à l'intégrité, à la lisibilité et à la fiabilité de la transmission, à sa date et à son heure, à l'assurance de sa réception ainsi qu'à sa conservation. La réception d'un message transmis conformément aux dispositions du présent article tient lieu de la production d'une déclaration écrite ayant le même objet. Art.4-III Lorsque la transmission d'une déclaration écrite entre une entreprise et une administration, personne ou organisme visés à l'article 1er est soumise à une date limite d'envoi, le cachet de la poste fait foi de la date de cet envoi. Comme pour une grande majorité des actes juridiques, en tout cas jusqu'à une époque récente, les déclarations émises par les entreprises à destination des administrations étaient effectuées sur le support papier. L'article 4-I 23 juin Montrer encore
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 l'article 4
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 Art.4
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