Source: https://www.espap.gov.pt/spfin/FAQ/Paginas/FAQ.aspx
Timestamp: 2019-09-19 00:55:31+00:00

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eSPap | FAQ - Questões Frequentes Fatura Eletrónica
2. Legais
3. Solução FE-AP
5. Regras e Formatos
1.1. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que É?
​Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.
A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
1.2. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que NÃO É?
​Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (e-mail).
Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:
Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
2.1. Quem está obrigado a receber e processar faturas eletrónicas?
São obrigados a receber e processar faturas eletrónicas todos os organismos públicos (enquanto contraentes públicos) referidos no artigo 3.º do CCP.
Inserem-se no conceito de contraente público:
as entidades adjudicantes referidas no n.º 1 do artigo 2.º do CCP;
as entidades abrangidas pelo n.º 2 do artigo 2.º do CCP, quando os contratos por estas celebrados sejam qualificados, pelos outorgantes, como contratos administrativos, ou submetidos a um regime substantivo de direito público;
quaisquer entidades que celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.
Exemplos de contraentes públicos: as Direções-Gerais e Regionais, a Presidência da República, os Institutos Públicos, as Regiões Autónomas, as Autarquias Locais, as Entidades Administrativas Independentes, o Banco de Portugal, entre outras.
2.2. Qual o prazo para receção e processamento de faturas em formato eletrónico?
Os organismos públicos são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas a partir de:
18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos, conforme resulta do n.º 1 do artigo 9.º do CCP;
Estas entidades devem assegurar um mecanismo que permita a receção e processamento de faturas, no modelo que respeite os requisitos definidos pela norma europeia, para todos os cocontratantes que queiram, a partir dessa data, submeter faturas eletrónicas.
2.3. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?
​Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos.
Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas desde que estejam abrangidas por contratos públicos.
2.4. Quais os contratos públicos onde não é exigida a emissão de fatura eletrónica?
​A única exceção prevista para não exigência de fatura eletrónica nos contratos públicos refere-se à execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança, conforme n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP.
2.5. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas grandes empresas?
​As grandes empresas são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 18 de abril de 2020, conforme resulta do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.
São consideradas grandes empresas, nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, aquelas que empregam mais de 250 pessoas ou têm volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.
2.6. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas PME e entidades públicas?
​O prazo para as micro, pequenas e médias empresas emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 31 de dezembro de 2020, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.
A referida norma inclui, ainda, no seu âmbito de aplicação, as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Assim, as PME e as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2021.
2.7. Os fornecedores da AP são obrigados a emitir faturas eletrónicas em 2019?
​Não. Apesar da obrigatoriedade estabelecida para receção e processamento de documentos de faturação eletrónica por parte do Estado e institutos públicos, a partir de 18 de abril de 2019, os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, ainda podem utilizar outros mecanismos de faturação nos anos de 2019 (grandes empresas) e 2020 (PME).
O ano de 2019 e o de 2020, para as PME, pretendem ser anos de adaptação dos sistemas de faturação por parte dos fornecedores da AP. A partir de 18 de abril de 2019 o Estado e os institutos públicos estarão disponíveis para receber e processar os documentos de faturação eletrónica no modelo que respeite os requisitos definidos pela norma europeia.
2.8. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?
​De acordo com a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 do Comité Europeu de Normalização, estão disponíveis no separador horizontal Normas Técnicas e Funcionais.
3.1. Quem pode utilizar a solução FE-AP fornecida pela eSPap?
​A solução para implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, pode ser utilizada por todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, conforme modelo de governo definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.
Todos os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, podem enviar documentos de faturação eletrónica emitidos, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, para a solução FE-AP.
3.2. Quais as funcionalidades da solução FE-AP?
​A solução FE-AP fornecida pela eSPap permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo: receção; validação; arquivo; conferência; e processamento nos sistemas contabilísticos.
Desde janeiro de 2019 que a solução FE-AP passou a permitir a emissão de documentos de faturação em formato eletrónico, quer para entidades públicas quer para entidades privadas.
3.3. O que é o Portal da FE-AP?
​O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – Portal da FE-AP – constitui-se como a Gateway do Estado, uma porta de entrada para os documentos financeiros no Estado. Destina-se a apoiar os organismos públicos nas atividades de receção e conferência de faturas e documentos retificativos.
Este portal está em produção e em plena utilização por vários organismos públicos. Pode ser acedido mediante inserção de utilizador e password fornecidos com a adesão à solução.
3.4. O que é o Portal B2AP?
​O portal Business to AP – Portal B2AP – destina-se a apoiar os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados dos documentos de faturação eletrónica enviadas para a solução FE-AP.
Este portal já está em produtivo, em fase piloto.
3.5. Quais os organismos da AP obrigados a utilizar a solução FE-AP?
​Os contraentes públicos vinculados à utilização da solução FE-AP fornecida pela eSPap são:
os institutos públicos, por exemplo, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, o ISS, a própria eSPap, entre outros.
3.6. Quais os organismos da AP que podem aderir voluntariamente à solução FE-AP?
​Podem utilizar voluntariamente a solução FE-AP fornecida pela eSPap todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, no entanto, no processo de adesão estão sujeitos ao planeamento de projeto efetuado pela eSPap.
3.7. Como é que os fornecedores da AP podem aderir à solução FE-AP?
​Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, devem consultar as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap.
Os fornecedores que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de fornecedores da AP. Após publicação da legislação complementar, a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP, a eSPap irá disponibilizar um questionário para agilizar a adesão dos fornecedores, onde será recolhida a informação necessária para dar início ao projeto de implementação com os fornecedores.
3.8. Os fornecedores são obrigados a ter um sistema contabilístico com faturação eletrónica?
Não é obrigatório que os fornecedores da AP possuam um sistema contabilístico que emita documentos de faturação em formato eletrónico de acordo com a norma europeia. Caso o fornecedor não tenha capacidade interna para desenvolver os formatos definidos na norma europeia deverá consultar um parceiro tecnológico para esse efeito.​
3.9. Como é que os organismos da AP podem manifestar interesse na solução FE-AP?
​Os organismos da AP que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução nos organismos da AP decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.
3.10. Sou cliente GeRFiP, como posso aderir à solução FE-AP?
​Os organismos da AP que já são utilizadores da solução GeRFiP (clientes dos Serviços Partilhados de Finanças) serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP, de acordo com o planeamento global do projeto de implementação do qual fazem parte, também, um grupo restrito de fornecedores da AP.
3.11. Como é que a solução FE-AP comunica com um ERP não GeRFiP?
​A solução FE-AP comunica com qualquer sistema contabilístico ou de gestão documental através de web services. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.
3.12. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP?
​O valor a pagar pela utilização da solução de faturação eletrónica desenvolvida e fornecida pela eSPap será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças, conforme previsto no n.º 6 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.
Antes da aprovação a eSPap não irá cobrar qualquer montante pela utilização da solução FE-AP nem aos organismos da AP, enquanto contraentes públicos, nem aos fornecedores da AP, enquanto cocontratantes.
3.13. É necessário abrir um concurso público para aderir à solução FE-AP?
​Não. Para os organismos da AP que pretendam aderir à solução FE-AP, fornecida pela eSPap, basta manifestar o interesse preenchendo o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.
4.1. Que entidades devem fazer projeto de adesão à solução FE-AP?
​Os fornecedores da AP devem fazer um projeto de adesão antes de iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP.
Os organismos da AP que não são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, mas que pretendem aderir voluntariamente à solução FE-AP devem iniciar projeto de implementação da solução. No entanto, os organismos da AP que já são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP.
4.2. Como é que os fornecedores da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?
​Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP devem consultar previamente as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap e seguir o Guia de Documentos de Faturação Eletrónica.
4.3. Como é que os organismos da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?
​Os organismos da AP que não são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, mas que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução nos organismos da AP decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.
4.4. Quando podem os fornecedores iniciar os testes na solução FE-AP?
​O início da fase de testes será coordenado pela equipa de projeto, mediante agendamento prévio. A validação dos cenários e casos de uso será preparada antecipadamente pelos fornecedores, atendendo ao próprio modelo de negócio.
4.5. Como são identificados os cenários de teste?
​Para definir os dados de testes é necessário preencher o questionário de adesão de fornecedores, a disponibilizar no site da eSPap após publicação da legislação complementar a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP.
A identificação dos documentos a considerar em cada cenário de teste é efetuada pelos fornecedores da AP. A equipa de projeto da eSPap fará a validação dos cenários mínimos para a entrada em produção bem como a monitorização dos testes, intervindo apenas em caso de necessidade e/ou de prestação de esclarecimentos adicionais.
4.6. Quando é ativado o ambiente de produção para os fornecedores?
​Após conclusão dos testes, com sucesso, nos respetivos ambientes a equipa de projeto da eSPap dá as indicações para serem criadas as ligações entre interlocutores (entidades, fornecedores e operadores) que permitem iniciar a receção e processamento de faturas em formato eletrónico.
4.7. Existe algum validador de documentos enviados disponível online?
​Todas as faturas enviadas permitem receber, de imediato, as respostas do controlo de qualidade, seja em produção ou em qualidade.
Nos casos de insucesso no envio, juntamente com a mensagem de estado são enviados os erros que ocorreram no controlo de qualidade, incluindo os erros de semântica.
5.1. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

References: artigo 2
 artigo 3
 artigo 2
 artigo 2
 artigo 9
 artigo 299
 artigo 299
 artigo 9
 artigo 2
 artigo 9
 artigo 2
 artigo 299
 artigo 299
 artigo 3
 artigo 299