Source: http://www.przetargipubliczne.pl/archiwum/art,8404,postac-elektroniczna-oferty.html
Timestamp: 2019-05-26 06:02:14+00:00

Document:
Przetargi Publiczne / Archiwum / Postać elektroniczna oferty
Strona główna Archiwum Marzec 2019 Prawo Postać elektroniczna oferty
Data publikacji: 27-02-2019 Autor: Małgorzata Stachowiak
Elektronizacja zamówień weszła raźnym krokiem w codzienność zamówień publicznych. Pojawiają się pierwsze opinie UZP dotyczące jej praktycznych aspektów, a także pierwsze spory i wydane w odniesieniu do nich wyroki Krajowej Izby Odwoławczej.
Jednym z zagadnień o szczególnym znaczeniu dla praktyki jest forma, w jakiej powinna być złożona oferta. Zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych oferty sporządza się pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Krajowa Izba Odwoławcza dokonała interpretacji tego przepisu w wyroku KIO z 4 stycznia 2019 r. (KIO 2611/18), wskazując, że nie jest dopuszczalne stworzenie oferty w wersji papierowej, podpisanie jej odręcznie przez osobę uprawnioną, a następnie zeskanowanie jej i ponowne podpisanie przez tę osobę, tym razem podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Izba stanęła na stanowisku, że oferta taka powinna być odrzucona jako niezgodna z przepisami ustawy (tj. na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 pzp), gdyż należy ją traktować jako elektroniczną kopię oryginału, który miał postać pisemną. W omawianym wyroku Izba przywołała zapisy § 5 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie uske) oraz stanowisko UZP uwzględnione w opublikowanych na stronie internetowej przykładowych zapisach specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Postanowienia ustawowe
Warto przyjrzeć się konstrukcji, jaka została przyjęta w ustawie co do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 10a pzp zamawiający i wykonawcy mają obowiązek komunikowania się w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, co w praktyce i uproszczeniu oznacza tyle, że komunikacja może się odbywać przy użyciu specjalnego portalu udostępnianego przez zamawiającego, ale też przy użyciu poczty elektronicznej e-mail. Uregulowany został jedynie sposób przekazywania informacji1. Dalej – w cytowanym już art. 10a ust. 5 – ustawodawca w sposób szczególny odnosi się do JEDZ, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oferty, wskazując, że te oświadczenia powinny być sporządzone pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Łącznie z przepisów ust. 1 i 5 artykułu 10a pzp wynika więc, że oferta powinna:
1) mieć postać elektroniczną;
2) być podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym;
3) zostać przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Rozpatrując te wymagania dla złożenia oferty w kolejności od ostatniego punktu, należy wskazać, że wymagania dotyczące środków komunikacji elektronicznej stosowanych do przekazywania ofert zostały określone w § 3 ust. 1 rozporządzenia uske i w omawianej sprawie nie były przedmiotem rozpatrywania. Są one skierowane do zamawiających, którzy tworząc systemy do przekazywania ofert, powinni zapewnić spełnienie szczególnych wymagań zapewniających bezpieczeństwo przekazywanych danych. W praktyce więc oferta w postaci elektronicznej i opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym, a przekazana np. na nośniku USB do kancelarii zamawiającego nie będzie zgodna z ustawą, bo nie będzie spełniony warunek nr 3.
Z kolei wymagania co do kwalifikowanego podpisu elektronicznego zostały określone na poziomie UE w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE i – na poziomie krajowym – w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Oferta przekazana środkami komunikacji elektronicznej i w postaci elektronicznej, ale niepodpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym również będzie podlegała odrzuceniu, bo nie spełnia warunku nr 2.
W omawianej sprawie kontrowersje powstały w odniesieniu do postaci elektronicznej oferty – czyli warunku opisanego powyżej w pkt 1. Na tym tle powstaje zasadne pytanie o to, czym jest elektroniczna postać oferty, jak rozumieć to pojęcie i czy jest ono tożsame z pojęciem postaci dokumentu elektronicznego, którym posługuje się ustawodawca w § 5 ust. 1 rozporządzenia uske.
Oferta stanowi oświadczenie woli, a jej złożenie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest czynnością prawną – wywołuje określone skutki prawne. Ustawa Kodeks cywilny (dalej: kc) w art. 781 § 1 stanowi o elektronicznej formie czynności prawnej, którą definiuje jako złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Artykuł 10a pzp zawiera więc przepisy szczególne w stosunku do przepisów kc, gdyż w ust. 5 ustanawia rygor nieważności w przypadku niezachowania elektronicznej formy czynności prawnej, a w ust. 1 wskazuje na specjalny sposób przekazania tego oświadczenia woli. Jednak kc i pzp nie różnią się co do wymagań odnoszących się do postaci elektronicznej składanego oświadczenia.
Postać elektroniczna nie została osobno zdefiniowana w przepisach prawa powszechnie obowiązującego – zgodnie z zasadą clara non sunt interpretanda należy więc pojęcie to wykładać tak, jak jest ono rozumiane w języku codziennym. Postać elektroniczna będzie to zatem cecha oferty wskazująca na to, że oferta (oświadczenie woli wykonawcy) jest utrwalona na noś­niku elektronicznym. Inną postacią utrwalenia oświadczenia woli będzie postać papierowa, gdy treść oświadczenia została zapisana odręcznie lub maszynowo na papierze. W obrocie prawnym spotykamy się co do zasady z tymi dwoma postaciami utrwalenia oświadczenia woli ze względów praktycznych, choć można wyobrazić sobie także inne postaci takiego utrwalenia, jak np. zapis dźwięku na taśmie magnetofonowej czy utrwalenie pisma w kamieniu. Poprzednio obowiązujące przepisy pzp przewidywały dla oferty (pod rygorem nieważności) formę pisemną – a więc zgodnie z art. 78 § 1 kc chodziło o dokument obejmujący treść oświadczenia woli z odręcznym podpisem, co wskazywało na papierową postać oferty (choć i ta sporządzona na pergaminie powinna być przyjęta) – oraz dopuszczały – za zgodą zamawiającego – postać elektroniczną z podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowalnego certyfikatu. Obecnie forma pisemna – czyli wymagająca odręcznego podpisu – nie jest już dopuszczalna, a obowiązująca stała się postać elektroniczna, która powinna być opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym i przekazana za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Jeżeli więc wymóg pzp (jak też kc – dla formy elektronicznej) dotyczy zachowania postaci elektronicznej, to należy go rozumieć jako obowiązkowe utrwalenie oświadczenia woli na nośniku elektronicznym. W powiązaniu z obowiązkiem przekazania oferty środkami komunikacji elektronicznej, wskazanymi przez zamawiającego w siwz, utrwalenie elektroniczne przybierze postać pliku sporządzonego w formacie, który zamawiający może odczytać, posiadając odpowiednie oprogramowanie. Jako że oprogramowanie używane przez zamawiającego nie powinno ograniczać konkurencji, wskazywane są tu formaty plików powszechnie stosowane, w tym jeden z najpopularniejszych – .pdf.
członek zarządu Grupy Doradczej Sienna Sp. z o.o.

References: art. 10
 art. 89
 art. 10
 art. 10
 art. 781
 art. 78