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Timestamp: 2019-05-26 18:20:06+00:00

Document:
RS 235.24 Ordinanza del 9 dicembre 2011 sul sistema d’informazione EDAssist+
Ordinanza sul sistema d'informazione EDAssist+
del 9 dicembre 2011 (Stato 1° settembre 2016)
visto l'articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri (legge); visto l'articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19972 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (LOGA),
La presente ordinanza disciplina la gestione e l'utilizzazione del sistema d'informazione EDAssist+ (EDAssist+).
EDAssist+ serve al Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per:
registrare online le persone che si recano all'estero o viaggiano all'estero;
trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;
avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;
registrare e trattare le richieste della popolazione;
trattare casi di protezione consolare ai sensi degli articoli 16, 17 e 22 del Regolamento del 24 novembre 19671 del servizio diplomatico e consolare svizzero.
1 [RU 1967 2033, 1978 1402, 2004 2915 art. 99 cpv. 2, 2007 4477 IV 8. RU 2015 3879 art. 75 n. 2]
EDAssist+ è gestito dalla Direzione consolare (DC) del DFAE.
Art. 4 Struttura di EDAssist+
EDAssist+ è composto dai seguenti ambiti:
registrazione online;
avvisi di ricerca e riscontri;
crisi e catastrofi;
protezione consolare.
Art. 5 Registrazione online
1 Le persone che si recano all'estero o viaggiano all'estero possono registrare i loro dati nell'ambito «registrazione online».
2 L'allegato 1 disciplina i dati da registrare.
3 La registrazione è riservata alle persone di cui all'articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge.
Art. 6 Avvisi di ricerca e riscontri
1 Nell'ambito «avvisi di ricerca e riscontri» si trattano i dati delle persone di cui all'articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge che risultano scomparse.
2 Si trattano inoltre dati di persone che hanno formulato un avviso di ricerca.
3 Gli allegati 2 e 3 disciplinano i dati da trattare.
4 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all'estero (rappresentanze). I dati di cui all'allegato 2 numeri 1-10 e all'allegato 3 numeri 1-6 che riguardano le persone registrate nel sistema d'informazione E-VERA (E-VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.1
1 Nuovo testo giusta l'art.17 n. 1 dell'O del 17 ago. 2016, in vigore dal 1° set. 2016 (RU 2016 2933).
Art. 7 Crisi e catastrofi
1 Nell'ambito «crisi e catastrofi» si trattano i dati delle persone di cui all'articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge colpite da una crisi o una catastrofe.
2 L'allegato 4 disciplina i dati da trattare.
3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all'allegato 4 numeri 1-10 che riguardano le persone registrate in E-VERA1 sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
1 Nuova espr. giusta l'art.17 n. 1 dell'O del 17 ago. 2016, in vigore dal 1° set. 2016 (RU 2016 2933). Di detta mod. é tenuto conto in tutto il presente testo.
1 Nell'ambito «helpline» si trattano dati di persone che formulano una richiesta elettronica, scritta o telefonica alla DC o alle rappresentanze.
2 L'allegato 5 disciplina i dati da trattare.
3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze.
Art. 9 Protezione consolare
1 Nell'ambito «protezione consolare» si trattano i dati delle persone di cui all'articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge assistite nell'ambito della protezione consolare.
2 L'allegato 6 disciplina i dati da trattare.
3 I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all'allegato 6 numeri 1-10 che riguardano le persone registrate in E-VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 10 Diritti di trattamento
1 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+.
2 Le persone di cui all'articolo 5 hanno il diritto di trattare i loro dati personali mediante procedura di richiamo.
3 Il Centro di gestione delle crisi del DFAE ha il diritto di lettura per tutti i dati registrati in EDAssist+ per l'adempimento dei suoi compiti.1
1 Introdotto dall'art.17 n. 1 dell'O E-VERA del 17 ago. 2016, in vigore dal 1° set. 2016 (RU 2016 2933).
Art. 11 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
1 I dati di cui all'allegato 1 vengono distrutti al più tardi 30 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.
2 I dati di cui agli allegati 2-6 con l'indicazione «disattivato» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi 5 anni dopo l'ultimo accesso.
3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Art. 12 Gestione del sistema
1 Gli amministratori del sistema gestiscono i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Inoltre pianificano, installano, configurano e gestiscono l'infrastruttura tecnica di EDAssist+.
2 Il responsabile delle applicazioni costituisce l'interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di EDAssist+. È aggregato alla DC.
Art. 13 Concessione del diritto di accesso individuale
1 Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori della DC e delle rappresentanze il diritto di accesso individuale.
2 Inoltre verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 14 Diritto d'informazione e diritto di rettifica
1 Ogni persona può chiedere alla DC, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e la rettifica di dati inesatti.
2 Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.
3 Ai sensi dell'articolo 9 della legge federale del 19 giugno 19921 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.
Art. 15 Obblighi di diligenza
1 La DC provvede affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2 Garantisce che i dati in EDAssist+ siano esatti, completi e aggiornati; sono fatti salvi i dati dell'ambito «registrazione online».
Art. 16 Sicurezza dei dati e sicurezza informatica
1 La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette dall'ordinanza del 14 giugno 19931 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dall'articolo 10 dell'ordinanza del 9 dicembre 20112 sull'informatica nell'Amministrazione federale.
2 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest'ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
3 La DC prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati da ogni trattamento non autorizzato e dalla loro sottrazione.
Art. 17 Verbalizzazione
Gli accessi e le modifiche in EDAssist+ sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno.
1 La DC esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in EDAssist+ ai sensi della presente ordinanza.
2 Il DFAE esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.
1 Le mod. possono essere consultate alla RU 2012 337.
Dati nell'ambito «registrazione online»
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Persona di contatto (nome e indirizzo)
Itinerario/destinazione
Durata del viaggio/del soggiorno
Dati nell'ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone scomparse
Numero d'assicurato secondo l'articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19461 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d'assicurato AVS)
Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso)
Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)
Data dell'ultimo contatto
Dati nell'ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone che hanno formulato un avviso di ricerca
Rapporto con la persona scomparsa
Dati nell'ambito «crisi e catastrofi»
Dati nell'ambito «Helpline»
Indicazioni di contatto (telefono, fax, e-mail)
Dati nell'ambito «protezione consolare»
Beneficiario di una rendita AI
Dati relativi a misure di assistenza sociale e a perseguimenti e sanzioni amministrativi e penali ai sensi dell'articolo 4 capoverso 3 lettera b della legge.
Ordinanza del 9 dicembre 2011 sul sistema d’informazione EDAssist+

References: art. 99
 art. 75

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12

Art. 13

Art. 14

Art. 15

Art. 16

Art. 17