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Timestamp: 2019-05-27 01:15:41+00:00

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Wiesbaden, VG, Zu Fragen der Aktenführung von (elektronischen) Akten - JurPC-Web-Dok. 0024/2017
JurPC Web-Dok. 24/2017 - DOI 10.7328/jurpcb201732224
Urteil vom 28.12.2016
6 K 332/16.WI
JurPC Web-Dok. 24/2017, Abs. 1 - 56
1. In einem Rechtsstaat sichern Akten ein transparentes und kontrollierbares hoheitliches Handeln, damit der demokratische Rechtsstaat seiner Rechenschaftspflicht nachkommen kann. Insoweit ist die Behörde verpflichtet, ihre Akte vollständig und wahrheitsgetreu zu führen.
2. Bei einer elektronischen Aktenführung müssen die allgemeinen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung (Aktenwahrheit und -vollständigkeit) uneingeschränkt sichergestellt werden.
3. Bei einem "Auskunftsvorgang" handelt es sich nicht um den Fall der Verarbeitung von Daten, die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreffen, so dass es insoweit einer Meldung statt einer Errichtungsanordnung bedarf.
4. Das Bundeskriminalamt ist derzeit nicht zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Soweit das Bundeskriminalamt schon federführende elektronische Akten führen möchte, umfasst der Grundsatz der ordnungsgemäßen Aktenführung die Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs und folgt aus dem Rechtsstaatsprinzip, dass nur eine geordnete Aktenführung einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug mit der Möglichkeit einer Rechtskontrolle durch Gerichte und Aufsichtsbehörde ermöglicht (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung).
5. Ein gescanntes Dokument kann nicht für Urkundsbeweise genutzt werden. Der Scan ist lediglich Gegenstand des Augenscheins. Deshalb sind z.B. Zustellungsurkunden, Einlieferungsscheine, Urteile, Protokolle einer mündlichen Verhandlung nicht zu vernichten, sondern gesondert in Papierform aufzubewahren.
6. Im Falle der Vernichtung der Papierdokumente muss die verantwortliche Stelle, die zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet ist, in der Lage sein, die Eindeutigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung der elektronischen Dokumente mit den früheren Originalen nachzuweisen.
7. Eine Zugänglichkeitmachung der vollständigen elektronischen Akte nach § 99 Abs. 1 VwGO würde bedeuten, dass dem Gericht letztendlich ein Zugriffsrecht auf das Vorgangsbearbeitungssystem einzuräumen wäre.
Der Kläger begehrt Auskunft über die zu seiner Person im polizeilichen Informationssystem des Bundeskriminalamtes gespeicherten Daten INPOL. Abs. 2
Der Kläger gehört zu einer Gruppe weiterer Personen, welche die Bevollmächtigte des Klägers mit der Beauskunftung beauftragten. Diese fertigte für jeden einzelnen Petenten, somit auch für den Kläger, ein Schreiben an das Bundeskriminalamt. Vorliegend nahm sie Bezug auf ein früheres Auskunftsersuchen vom 15.06.2011 und begehrte unter Vorlage einer aktuellen Vollmacht und Ausweiskopie ihres Mandanten, welcher von der Bevollmächtigten wohnanschriftlich und geburtstags- und geburtsortsmäßig identifiziert wurde, Auskunft über die im polizeilichen Informationssystem (INPOL-neu) in der Datenbank für digitale Finger- und Handflächenabdrücke – P und dem Verbund – sowie Zentraldatei Auskunft auch über die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Abs. 3
Hierauf teilte das Bundeskriminalamt der Vertreterin des Klägers mit, dass Auskunftsersuchen ausschließlich dann bearbeitet würden, wenn eine den Auskunftsgegenstand nennende Vollmacht vorliege, eine Ausweiskopie beigefügt sei und die Ausweiskopie beglaubigt oder polizeilich bestätigt oder Bestätigung der Identität des datenschutzrechtlich Betroffenen im Anschreiben oder auf der Ausweiskopie anwaltlich versichert werde. Dies, da sich aus der Vollmacht nicht ergebe, dass es sich bei dem Mandanten tatsächlich um den Berechtigten nach § 19 BDSG handele. Die Vollmacht dokumentiere lediglich ein Mandatsverhältnis, nicht aber, dass es sich bei dem vorstellig gewordenen Mandanten auch um den Berechtigten nach § 19 BDSG handele. Dem Bundeskriminalamt obliege die Verpflichtung, dass sensible Daten an Personen nicht versandt würden, die zu deren Empfang nicht berechtigt seien. Die Rechtsstellung eines Anwalts als unabhängiges Organ der Rechtspflege berücksichtigend werde seitens des Bundeskriminalamtes abweichend vom normalen Verfahren der beglaubigten bzw. polizeilich bestätigten Kopie einer entsprechende anwaltlichen Versicherung bzw. Bestätigung der Identität auf der Passkopie als ausreichend erachtet. Der Mehraufwand für einen Anwalt sei im Verhältnis zum Risiko, dass Daten an einen Falschen herausgegeben würden, mehr als verhältnismäßig anzusehen. Dies sei der Bevollmächtigten auch bekannt. Abs. 4
Mit Schriftsatz vom 02.11.2015 teilte die Bevollmächtigte des Klägers mit, dass sie bei der Vielzahl von Auskunftsbegehren von den entsprechenden Mandanten teilweise persönlich und teilweise auf dem Schriftweg beauftragt worden sei. Auch sei zu berücksichtigen, dass bei einer Vielzahl von Einzelanfragen aus früheren Jahren schon Auskünfte erteilt worden seien. Abs. 5
Hierauf teilte das Bundeskriminalamt mit Schreiben vom 09.12.2015 mit, dass die Auskunftsersuchen aus den Jahren 2011 und 2012 nicht für die Überprüfung herangezogen werden könnten, da diese Unterlagen aus datenschutzrechtlichen Gründen bereits vernichtet seien. Auch sei das Identitätsprüfungsverfahren in den letzten Jahren umgestellt worden. Bei dem Auskunftsrecht des Betroffenen nach § 19 BDSG handele es sich zudem explizit um ein persönliches Recht des direkt Betroffenen und sei daher gerade nicht wie das Akteneinsichtsrecht zu werten. Zur besseren Übersicht, welche Auskunftsersuchen nicht bearbeitet worden seien, habe man eine tabellarische Übersicht beigefügt. Hieraus könne die Bevollmächtigte entnehmen, welche betroffenen Mandanten nicht bearbeitet worden seien. Der Kläger war auf der Liste mit erfasst. Abs. 6
Mit Schriftsatz vom 08.03.2016, eingegangen am 11.03.2016, hat der Kläger mit Schriftsatz seiner Bevollmächtigten Klage beim Verwaltungsgericht Wiesbaden erhoben. Abs. 7
Zur Begründung wurde ausgeführt, dass die Klage als sogenannte Untätigkeitsklage in der Form der Verpflichtungsklage zulässig sei. Der Kläger habe einen Anspruch auf Erteilung einer vollständigen Auskunft, ohne dass die Unterzeichnerin weitergehende Erklärungen zu seiner Identität abgeben müsse. Das Ermessen der Behörde sei insoweit reduziert. Die Nichterteilung der Auskunft verstoße gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dem Auskunftsantrag seien eine mit Unterschrift des Klägers versehene Vollmacht sowie eine Kopie des Personalausweises beigefügt, wobei beide Unterschriften sich geglichen hätten. Auch habe sie erklärt, vom Kläger gesondert gemachte Angaben zu seinen Personalien mit denen auf dem Personalausweis abgeglichen zu haben. Es sei nicht ersichtlich, wie es bei der Vorlage einer Kopie eines Personalausweises bei der Behörde zu einer Verwechselung kommen sollte. Sowohl im Auskunftsersuchen als auch in der Personalausweiskopie seien die persönlichen Daten, wie Name, Anschrift, Geburtsort/-datum, angegeben. Abs. 8
die Beklagte entsprechend dem Antrag vom 30. Oktober 2015 zu verpflichten, dem Kläger Auskunft zu erteilen. Abs. 10
Das Bundeskriminalamt ist der Auffassung, dass die verantwortliche Stelle das Verfahren und die Form der Auskunftserteilung nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen könne. Wesentlicher Bestandteil der inhaltlichen Ausgestaltung des Verfahrens sei dabei die Pflicht, sich der Identität des Antragstellers zu versichern. Sofern das Bundeskriminalamt als verantwortliche Stelle gespeicherte personenbezogene Daten an eine unberechtigte Person herausgebe, stelle dies eine Übermittlung dar, welche strafbar sei. Das Verfahren diene der Vermeidung der Weitergabe personenbezogener Daten an nicht Berechtigte. Insoweit habe die Beklagte das ihr zustehende Ermessen pflichtgemäß ausgeübt. Abs. 13
Auf die Aufforderung des Gerichtes, die Behördenakte gemäß § 99 VwGO dem Gericht vorzulegen und für den Fall, dass keine Papierakte geführt werde, einen vollständigen Ausdruck der sogenannten eAkte vorzulegen, verweigerte sich die Beklagte. Einer Aktenvorlage bedürfe es nicht, da die Existenz des Antrages vom 30.10.2015 nicht bestritten werde. Im Streit stehe lediglich die rechtliche Zulässigkeit der formellen Anforderung, die das Bundeskriminalamt an die Bearbeitung an anwaltliche Auskunftsersuchende stelle. Insoweit sei ein gesonderter Aktenvorgang in Sachen des Klägers nicht angelegt worden. Vielmehr existiere zu der Thematik eine Sammel- bzw. Massenanfrage 2015 durch die Bevollmächtigte unter einer Vorgangsnummer. Diese beinhalte jedoch keine Schriftsätze, die dem Gericht nicht schon bekannt seien. Abs. 14
Die Petentensachbearbeitung bei ZV 34 erfolge über das BKA-interne Vorgangsbearbeitungssystem (VBS). VBS sei auf die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen spezialisiert und sei eigens für die Sachbearbeitung beim Bundeskriminalamt konzipiert worden. Neben einer erleichterten Vorgangsbearbeitung, beispielsweise durch eine automatisierte Bestückung von Textfeldern oder der Verwendung von eigenen Vorlageschreiben erlaube das System VBS eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsabläufe nebst Protokollierung. Für jedes Auskunftsersuchen werde ein neuer Vorgang angelegt und eine entsprechende Vorgangsnummer fortlaufend automatisch durch das System vergeben. Postalische Eingänge würden zunächst mit dem Eingangsdatum gestempelt und dann im System erfasst. Über den Arbeitsplatzscanner würden diese digitalisiert und per Drug und Drop vom Windowssystem in den angelegten VBS-Vorgang gezogen. Hier werde das Dokument mit Metadaten (das Anlegedatum, Einstelldatum in VBS) eingestellt. Das Originaldokument werde vernichtet. Auf weitere Nachweise komme es nicht an, da die Richtigkeit und der Nachweisgehalt des eingescannten Dokuments nicht bestritten werden. Ein dem Gericht vorzulegender Vorgang werde dabei nicht für erforderlich gehalten, da ohnehin dem Gericht sämtlicher Schriftverkehr bereits in der Sache durch die Klägerseite vorgelegt worden sei. Abs. 15
Im Weiteren wurde die Errichtungsanordnung VBS – Vorgangsbearbeitungssystem – vorgelegt. Zweck der Datei ist hiernach der der Verwaltung (Wiedervorlage, Fristenüberwachung, Aussonderung, Vorgangssteuerung, etc.) sowie zum Auffinden polizeilicher Vorgänge und nicht polizeilicher Vorgänge. Abs. 16
Mit Beschluss vom 10. Juni 2016 wurde der Rechtsstreit auf den Einzelrichter übertragen. Abs. 17
Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf den Inhalt der Gerichtsakte Bezug genommen, welche vollständig zum Gegenstand der mündlichen Verhandlung und Entscheidung gemacht worden ist. Abs. 18
Die Klage ist zulässig. Sie ist auch als Untätigkeitsklage gemäß § 75 VwGO begründet. Abs. 20
Das Bundeskriminalamt verweigert zu Unrecht dem Kläger die von ihm begehrte Auskunft. Abs. 21
Zunächst ist festzustellen, dass das Bundeskriminalamt gemäß § 99 Abs. 1 VwGO die gesetzliche Verpflichtung hat, dem Gericht den Verwaltungsvorgang vorzulegen. Soweit das Bundeskriminalamt vorliegend erklärt, dass es keinen Vorgang gebe, sondern nur eine Sammelliste, ist dies für das Gericht in keinster Weise nachvollziehbar. Denn nach dem eigenen Vortrag des Fachreferates wird für jeden Petenten ein elektronischer Vorgang angelegt. Dies ist vorliegend jedoch offensichtlich nicht geschehen, weshalb die Behörde sich weigert, die Behördenakte – gleich in welcher Form – vorzulegen. Dies zeugt von einer nicht ordnungsgemäßen Verwaltungsführung. Abs. 22
Akten sind kein Selbstzweck. Akten als Speichermedium von verwaltungsinternem Wissen sichern die Funktionsfähigkeit der Verwaltung und machen hoheitliches Handeln nachvollziehbar und kontrollierbar (vgl. Grundmann/Greve, Löschen und Vernichten von Akten, NVwZ 2015, S. 1726). In einem Rechtsstaat sichern Akten ein transparentes und kontrollierbares hoheitliches Handeln, damit der demokratische Rechtsstaat auch seiner Rechenschaftspflicht nachkommen kann (Grundmann/Greve, a.a.O. mit weiteren Nachweisen). Das Führen von Akten in der Verwaltung ist insoweit das implizierte Erfordernis einer funktionierenden Verwaltung und wird auch ohne ausdrückliche gesetzliche Regelung aus der dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG) folgenden Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufes vorausgesetzt (BVerfG, NJW 1983, S. 2135; Kallerhoff in Stelkens/Bonk/Sachs, VwVfG, 8. Auflage 2014, § 29 Rdnr. 30). Insoweit ist der Gesetzesvollzug als zentrale Aufgabe verwaltungsgemäßen Handelns nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar (BVerfG, NJW 1983, S. 2135). Abs. 23
Auch führt die Gewährleistung einer arbeitsfähigen Verwaltung dazu, dass eine fortlaufende Kenntnis aller für sie maßgeblichen Umstände gewährleistet sein muss. Dies bedeutet, dass auch ein neuer Bediensteter, der kein eigenes Wissen über die Vorgeschichte besitzt, mit der Bearbeitung der Sache weiter betraut werden kann. Die Grundlage einer fortwährenden Funktionsfähigkeit der Verwaltung, die auf konkretisierende Informationen angewiesen ist, kann deshalb nur durch eine ordnungsgemäße und vollständige Aktenführung gesichert werden (Grundmann/Greve, a.a.O.). Insoweit ist die Behörde verpflichtet, ihre Akte vollständig und wahrheitsgetreu zu führen (Grundmann/Greve, a.a.O. mwN). Abs. 24
Auch bei einer elektronischen Aktenführung müssen die allgemeinen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung (Aktenwahrheit und –vollständigkeit) uneingeschränkt sichergestellt werden (Grundmann/Greve, a.a.O. mwN). Abs. 25
Soweit das beklagte Bundeskriminalamt behauptet, eine elektronische Aktenführung bezüglich der Petitionsverfahren vorzunehmen, muss das Verfahren die Vollständigkeit und Integrität der Akte beachten (Grundmann/Greve, a.a.O. S. 1727 mwN). Dies bedeutet, dass die Behörde, gleich ob die Akte manuell oder elektronisch geführt wird, sicherzustellen hat, dass Akten vollständig und wahrheitsgetreu geführt werden. Abs. 26
Soweit das Bundeskriminalamt darlegt, dass das Verfahren VBS aufgrund einer Errichtungsanordnung betrieben werde und es stattdessen keiner Meldung des Verfahrens gemäß § 4e BDSG bedürfe, vermag dem das Gericht nicht zu folgen. Denn die Erteilung einer Auskunft aus dem polizeilichen Informationssystem ist gerade keine polizeiliche Aufgabe der Gefahrenabwehr, weshalb insoweit der Auskunftsanspruch auch unter Verweis auf das Bundesdatenschutzgesetz sich aus § 19 BDSG ergibt. Abs. 27
Zwar regelt § 34 BKAG, dass das Bundeskriminalamt für jede bei ihm zur Erfüllung seiner Aufgaben geführte automatisierte Datei einer Errichtungsanordnung bedarf, welche vorliegend erstellt worden ist. Der Umgang der Petentendaten fällt jedoch nicht unter den Ausnahmetatbestand des Art. 3 Abs. 2 Richtlinie 95/46 EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (EG-Datenschutzrichtlinie). Denn insoweit geht es vorliegend bei dem „Auskunftsvorgang" nicht um den Fall der Verarbeitung von Daten die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreffend, sondern um die Wahrnehmung des Petitionsrechtes gemäß Art. 17 GG, wie der Begriff „Petent" schon zeigt. Abs. 28
Insoweit verstößt § 34 BKAG, soweit es nicht um polizeiliche Vorgänge geht, gegen Europarecht. Stattdessen hätte es vorliegend einer Meldung gemäß § 4e BDSG an den Datenschutzbeauftragten bedurft. Denn es ist zwischen nicht polizeilicher und polizeilicher Vorgangsverwaltung zu unterscheiden. Soweit die Vorgangsverwaltung keinen polizeilichen Aufgaben dient, fällt diese weder unter Art. 3 Abs. 2 EG-Datenschutzrichtlinie, noch zukünftig unter die Richtlinie EU-Richtlinie (EU 2016/608 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Ratsbeschlusses 2008/977/JI des Rates (ABl EU vom 04.05.2016 L Nr. 119 S. 89). Nicht der Vorgang zur Bearbeitung des Auskunftsantrages ist damit polizeirechtlich, sondern allenfalls ist von der polizeirechtlichen Ausnahmeregelung die Einschränkung des Auskunftsrechtes betroffen. Abs. 29
Mithin ist nicht das Verfahrens-, sondern das Auskunftsrecht materielles Polizeirecht ist (vgl. insoweit Art. 15 Richtlinie (EU) 2016/680). Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein Auskunftsanspruch sich nicht nur auf „polizeiliche" Daten beziehen kann, sondern auch auf andere personenbezogene Daten, welche das Bundeskriminalamt speichert. Soweit das Bundeskriminalamt keine polizeilichen Vorgänge führt unterliegen diese nicht der Privilegierung aus Art. 3 Abs. 2 EG-Datenschutzrichtlinie.Hierauf kommt es vorliegend jedoch nicht entscheidungserheblich an, könnte aber zur Rechtswidrigkeit des Verfahrens führen. Abs. 30
Auch ist das Bundeskriminalamt derzeit nicht zur elektronischen Aktenführung verpflichtet (vgl. § 6 Satz 1 EGovG, der gemäß Art. 31 Abs. 5 des Gesetzes vom 25.07.2013, BGBl. I S. 2749 erst am 01.01.2020 in Kraft tritt). Dabei handelt es sich im Übrigen um eine Sollvorschrift, nicht um eine Mussvorschrift. Abs. 31
Soweit das Bundeskriminalamt bereits jetzt schon federführende elektronische Akten bezüglich der Auskunftsbegehren führen möchte, umfasst der Grundsatz der ordnungsgemäßen Aktenführung die Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs und folgt aus dem Rechtsstaatsprinzip, dass nur eine geordnete Aktenführung einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug mit der Möglichkeit einer Rechtskontrolle durch Gerichte und Aufsichtsbehörde ermöglicht (vgl. Minikommentar zum Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, erstellt durch BMI, Referat O2, § 6 Erläuterung 4). Daraus ergibt sich die Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung und damit vorliegend des Bundeskriminalamtes elektronische Akten so zu führen, dass diese alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abbilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit) und diese wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung - vgl. Minikommentar zum Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, erstellt durch BMI, Referat O2, § 6 Erläuterung 4). Abs. 32
Das Bundeskriminalamt hat insoweit durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem – jeweils geltenden – Stand der Technik sicher zu stellen, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung auch bei der elektronischen Akte eingehalten werden (zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten siehe Staatsministerium der Justiz und für Europa, Projektgruppe EU-Dienstleistungsrichtlinie, Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten, Stand 16.11.2009). Abs. 33
Werden insoweit Schriftsätze und Dokumente eingescannt, hat das Bundeskriminalamt sicher zu stellen, dass eine Übereinstimmung zwischen Papierdokument und Digitaldokument sichergestellt ist. Hierzu sind die vom BSI entwickelten Anforderungen der technisch-organisatorischen Art an Scanprozesse zu beachten (vgl. BSI Technische Richtlinie 03138 – Ersetzen des Scannens, Stand: 25.10.2016, nebst sämtlichen dazugehörigen Anlagen). Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein gescanntes Dokument, das in elektronischer Form vorliegt, im Unterschied zu Papierdokumenten keine Urkunde ist, da es nicht in verkörperter Form vorliegt und auch ohne technische Hilfsmittel nicht lesbar ist. Danach kann auch ein gescanntes Dokument nicht für Urkundsbeweise genutzt werden, sondern ist der Scan lediglich Gegenstand des Augenscheins. Insoweit sind z.B. Zustellungsurkunden, Einlieferungsscheine, Urteile, Protokolle einer mündlichen Verhandlung nicht zu vernichten, sondern gesondert in Papierform aufzubewahren (auch wenn dies das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge trotz des Verlustes der Urkunden und ggf. bewusste Urkundenvernichtung ständig tätigt und damit gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung verstößt). Abs. 34
Insoweit weisen elektronische Dokumente, die nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, gegenüber Papierurkunden einen geringen Beweiswert auf. So sind bei Papierdokumenten die Unversehrtheit des Dokuments und eventueller Veränderungen leicht erkennbar. Diese können nicht zuletzt durch Sachverständige festgestellt werden. Auch ist die handschriftliche Unterschrift ein biometrisches Merkmal, welches eine eindeutige Zuordnung des Ausstellers erkennen lässt. Was der Vorsitzende aus seiner frühen Tätigkeit als Strafrichter - auch bezüglich der Fälschungserkennung - von Amtswegen bekunden kann. Abs. 35
Scannt man diese Urkunden ein und vernichtet die Originale, liegen allenfalls Kopien vor. Kopien erwecken zwar den Rechtschein, Abbild des Originals zu sein, ihre inhaltliche Unverfälschtheit steht jedoch nicht fest (vgl. Erlass des BMI, Zulässigkeit der Vervielfältigung von Personalausweisen und Reisepässen vom 29.03.2011, Az. IT 4 – 64400/4#15). Wenn schon des Bundesministerium des Inneren zu der Erkenntnis gelangt ist, dass eine inhaltliche Unverfälschtheit bei Kopien nicht feststeht, müsste dies eigentlich auch für die nachgeordneten Behörden, wie das Bundeskriminalamt und das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge nachvollziehbar sein und sich dieser Erkenntnisprozess durchsetzen (was beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge ganz offensichtlich nicht der Fall ist). Abs. 36
Da ein gescanntes Dokument – gleich welche schlechte oder gute Qualität der Scan letztendlich bietet – keine Urkundenqualität aufweist, ist es umso wichtiger, dass insoweit ein dokumentierter Scan-Prozess erfolgt, der alle Sicherheitsziele des ersetzenden Scannens einhält, dies mit der Maßgabe, dass in diesem Fall eingescannte Unterlagen bezüglich ihrer Übereinstimmung mit dem Original qualifiziert signiert zu beglaubigen sind. Andernfalls führt das Ersetzen des Scannens zu einer Verschlechterung der Beweissituation (vgl. BSI Technische Richtlinie 03138 – Ersetzen des Scannens; Anlage R unverbindliche rechtliche Hinweise). Abs. 37
Auch sind insoweit Urkunden (z.B. im Original unterschriebene Bescheide, Zustellungsurkunden, Urteile, usw.) gerade nicht zu vernichten, sondern weiterhin aufzuheben (ein Grundsatz, den das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge ständig verletzt). Es sollte das Fehlverhalten des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge nicht als Legitimation für die fehlende Akte des Bundeskriminalamtes dienen. Abs. 38
Im Falle der Vernichtung der Papierdokumente muss die verantwortliche Stelle, die zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet ist, in der Lage sein, die Eindeutigkeit, Richtigkeit und die Übereinstimmung der elektronischen Dokumente mit dem früheren Originalen nachweisen zu können (vgl. Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, 23. Tätigkeitsbericht S. 63). Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung sind verletzt, wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass eingescannte Dokumente nicht dem Original entsprechen und im Ergebnis nicht als glaubwürdige Grundlage herangezogen werden können (so wie dies in vielen Bereichen der sog. elektronischen Bundesamtsakte des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge leider der Fall ist, da die einschlägigen notwendigen Dokumente nicht mehr in einer Dokumentenmappe gesammelt werden, sondern vernichtet werden, selbst Original-Urteile aus dem Herkunftsland). Mithin bedarf es erst Recht einer ordnungsgemäßen schriftlichen Dokumentation über den Scanprozess. Abs. 39
Den Vortrag des Bundeskriminalamtes unterstellt, müsste bezüglich des Klägers in dem Verfahren Vorgangsbearbeitungssystem „VBS" der Antrag der Bevollmächtigten des Klägers, die Vollmacht sowie die Kopie des Personaldokuments ebenso vorhanden sein, wie der nachfolgende Schriftwechsel – dies bezogen auf den vorliegenden Kläger –. Abs. 40
Soweit das Bundeskriminalamt Schreiben an die Bevollmächtigte versandt hat, müsste sich aus dem Vorgangssystem ergeben, wann das Schreiben zur Post gegeben wurde oder im Falle eines Faxes, das Faxprotokoll in der eAkte vorhanden sein. Diese vollständige Akte wäre dem Gericht vorzulegen. Abs. 41
Die vorgelegte Errichtungsanordnung sieht im Übrigen eine Übermittlung aus dem Vorgangsbearbeitungssystem an das Gericht nicht vor. Nach der Beschreibung werden jedoch, ähnlich wie bei HEDOK, Informationsfelder ausgefüllt, welche originärer Bestandteil des Systems sind. Eine Zugänglichkeitmachung der vollständigen Akte würde bedeuten, dass dem Gericht letztendlich ein Zugriffsrecht auf das Vorgangsbearbeitungssystem einzuräumen wäre, ähnlich wie bei dem System MARIS, dem Aktensystem des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge. Abs. 42
Denn der Ausdruck aller eingescannten oder maschinell erstellten Unterlagen reicht zur Aktenvorlage nicht aus, da Vermerke und Informationen in den sog. Freitextfeldern des Systems dem Gericht auf diese Weise nicht mit vorgelegt würden. Insoweit müsste das System so gestaltet sein, dass es einen vollständigen Ausdruck sicherstellt oder eine vollständige elektronische Datei beinhaltet. Andernfalls wäre der elektronische Zugriff auf den Inhalt der Akte dem Gericht zu gestatten (vgl. § 8 Nr. 4 EGovG). Abs. 43
Ein Screenshot jeder Seite (wie als Anlage 4 im Schriftsatz vom 29.09.2016 vorgelegt) kommt nicht in Betracht, da das Gericht über die gleiche Aktenverfügungsmöglichkeit verfügen muss, wie die Behörde selbst. Andernfalls ist der Manipulation Tor und Tür geöffnet, wie der Vorsitzende bei einer HEDOK-Akte des Regierungspräsidiums Gießen schon einmal ganz praktisch in einem Klageverfahren durch Inaugenscheinnahme vor Ort feststellen konnte. Abs. 44
Insoweit war und ist das Bundeskriminalamt verpflichtet gemäß § 99 Abs. 1 VwGO die vollständig Behördenakte vorzulegen. Abs. 45
Es verwundert sehr, dass eine Behördenleitung ein solches Verhalten wie in dem vorliegendem Verfahren akzeptiert. Insofern stellt sich die Frage, ob die Leitungsebene überhaupt hinreichende Kenntnis über die praktizierte Aktenführung des zuständigen Fachreferates hat. Bereits jetzt sei angekündigt, dass das Gericht in zukünftigen Fällen bei jeder Nichtvorlage der Behördenakte den Erlass eines Ordnungsgeldes sehr intensiv prüfen wird. Abs. 46
Das Verhalten des Bundeskriminalamtes kann dem Kläger jedoch nicht zum Nachteil gereichen. Dieser hat gemäß § 19 Abs. 1 BDSG einen Anspruch auf die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft der Daten beziehen, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Dieser Anspruch ist auch begründet. Denn dem Bundeskriminalamt liegt ein ordnungsgemäßer Antrag der Bevollmächtigten vor. Abs. 47
Soweit dem Bundeskriminalamt die Vollmacht und Ausweiskopie nicht genügt und Zweifel an einer ordnungsgemäßen Bevollmächtigung bzw. Existenz des Klägers bestünden, führt dies ebenfalls nicht dazu, dass das Bundeskriminalamt die Auskunft deshalb verweigern bzw. vollständig untätig bleiben kann. Abs. 48
Dabei kann es zwar dahingestellt bleiben, ob die bei dem Landeskriminalamt Nordrhein-Westfalen geübte Praxis der Prüfung der Identität über einen Abgleich zwischen der Unterschrift auf der Vollmacht und der überlassenen Kopie eines auf die Person des Petenten ausgestellten Ausweisdokumentes ausreichend ist. Denn diese Frage ist in jedem Einzelfall, im eigenständigen Ermessen der Frage, ob alle Unterlagen vollständigen vorliegen oder nicht zu prüfen. Abs. 49
Zwar wurde entgegen der gesetzlichen Regelung durch das Bundesministerium des Inneren per Erlass geregelt, dass Kopien von Ausweisen und Pässen zur Identifizierung zulässig sein sollen. Dass diese insoweit einer weiteren Beglaubigung bedürfen, ergibt sich aus dem Erlass des BMI jedoch nicht, sondern nur aus einer Absprache mit dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz, welcher dieses Verfahren akzeptiert hatte, da es dem Nachweis der Identität von Betroffenen und der Vermeidung von Verwechslungen dient (BfDI 24. Tätigkeitsbericht 2011-2012, Ziffer 7.4.8 Darf das BKA bei datenschutzrechtlichen Auskunftsersuchen Ausweiskopien verlangen?, S. 100). Abs. 50
Wenn das Bundeskriminalamt jedoch auf einer entsprechenden Beglaubigung durch eine Polizeibehörde bzw. einen Rechtsanwalt besteht, ist eine Auskunftsverpflichtung auch bei einer Nichteinhaltung gegeben. In diesem Fall müsste das Bundeskriminalamt allenfalls die Auskunft nicht dem Bevollmächtigten, sondern dem Petenten, hier dem Kläger, direkt erteilen. Dies ist ohne weiteres möglich, als die Auskunft im Wege der Amtshilfe über einen verschlossenen Umschlag mit Hilfe der am Wohnsitz des Klägers zuständigen Polizeidienststelle ausgehändigt und damit erteilt werden kann. In diesem Fall kann und müsste sich die örtliche Polizeidienststelle vor der Aushändigung über die Identität der Person versichern und die Aushändigung entsprechend vermerken. In diesem Fall wäre die Auskunft ordnungsgemäß erteilt, wenn auch nicht gegenüber der Bevollmächtigten. Abs. 51
Zumindest steht es dem Bundeskriminalamt nicht an, die Auskunftshürden so hoch zu setzen, dass letztendlich eine Auskunft nicht erteilt werden muss. Abs. 52
Gründe, warum vorliegend eine Auskunft inhaltlich nicht erteilt werden kann, hat das Bundeskriminalamt in der mündlichen Verhandlung nicht dargelegt und auch schriftsätzlich nicht zu den Akten gegeben. Insoweit war das Bundeskriminalamt, wie geschehen, zu verpflichten, dem Kläger unter Beachtung der Rechtsauffassung die erforderliche Auskunft zu erteilen. Abs. 53
Das Bundeskriminalamt mag selbst entscheiden, ob die Auskunft unter Berücksichtigung der Unterschriftsprüfung zwischen Vollmacht und Kopie des Personaldokumentes - was von der Bevollmächtigten vorgelegt wurde - vorliegend ausreichend ist oder die Auskunft über die örtliche Polizeidienststelle mit dortiger Personenidentitätsprüfung erfolgen soll. Abs. 54
Als Unterlegene hat die Beklagte die Kosten des Verfahrens zu tragen, § 154 Abs. 1 VwGO. Abs. 55
Der Ausspruch hinsichtlich der vorläufigen Vollstreckbarkeit bezüglich der Kosten folgt aus §§ 167 VwGO i.V.m. §§ 708 Nr. 11, 711 ZPO entsprechend.
...Rechtsmittelbelehrung... Abs. 56
(online seit: 14.02.2017)
Zitiervorschlag: Wiesbaden, VG, Zu Fragen der Aktenführung von (elektronischen) Akten - JurPC-Web-Dok. 0024/2017

References: § 99
 § 19
 § 19
 § 19
 § 99
 § 75
 § 99
 § 29
 § 4
 § 19
 § 34
 Art. 3
 Art. 17
 § 34
 § 4
 Art. 3
 Art. 15
 Art. 3
 § 6
 Art. 31
 § 6
 § 6
 § 8
 § 99
 § 19
 § 154