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Timestamp: 2017-07-25 19:30:35+00:00

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(4) guiagestionprocesos (2009)Uploaded by oswaldo_arteaga8124Related InterestsQuality ManagementQuality (Business)PlanningLeadership & MentoringLeadershipRating and Stats0.0 (0)Document ActionsDownloadShare or Embed DocumentEmbedView MoreCopyright: Attribution Non-Commercial (BY-NC)List price: $0.00Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentSerie PROCESOS Y MÉTODOS •Guía para una gestión basada en procesos
C/. Leonardo da Vinci, 2. Parque Tecnológico Cartuja 93. Edificio IAT. 41092 Sevilla. C/. Marie Curie, 4 - Local D2. Parque Tecnológico de Andalucía. 29590 Campanillas (Málaga).
S. . Miguel Ángel Carmona Calvo. Remigio Carrasco Pérez. Esta obra es una edición actualizada de la “Guía para una gestión basada en procesos” editada por el IAT en 2002. Miguel Ángel Rivas Zapata y Fernando Tejedor Panchón. 2009
Jaime Beltrán Sanz.Guía para una gestión basada en procesos
Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión © Instituto Andaluz de Tecnología.Mairena del Aljarafe (Sevilla)
SE-1390-09
. Ciencia y Empresa de la Junta de Andalucía
Consejería de Innovación. DE HARO ARTES GRÁFICAS.L.
y de organizar los métodos de gestión y control de los mismos. El IAT. que históricamente se remonta a algunas décadas atrás. La presente guía surge ante la pertinencia de seguir llevando este principio al mayor número de empresas andaluzas. Desde entonces. De igual manera. como una iniciativa conjunta con otros Centros de Promoción de la Excelencia de otros ámbitos regionales. e integrando los pequeños matices de la nueva versión de la norma ISO 9001:2008. se ha ido extendiendo la aplicación de este enfoque de gestión entre las empresas y organizaciones de todo tipo. Este enfoque de gestión. con independencia de su tamaño y de la naturaleza de sus actividades. Ciencia y Empresa.Presentación
Tras muchos años de experiencia en la aplicación de normas y modelos de gestión. Esperamos que los conocimientos aquí recogidos permitan contribuir a la mejora de la gestión de su organización. la gestión por procesos se reafirma como uno de los principios fundamentales para una gestión excelente. y con el apoyo de la Consejería de Innovación. a través del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión. como forma de estructurar sus actividades y resultados. los propios modelos de Excelencia lo consideran como un pilar esencial para la obtención de resultados que permitan a una organización ser competitiva. incorporando algunos aspectos que se han considerado oportunos fruto de la experiencia de estos seis años. y constituye una edición actualizada de la guía realizada en 2002.
Miguel Ángel Luque Olmedo Director General Instituto Andaluz de Tecnología
. tuvo un auge importante con la revisión de la norma ISO 9001 que se llevó a efecto en el año 2000. especialmente PYMES. editó en el año 2002 la “Guía para una gestión basada en procesos”.
01. Objeto de la Guía ………………………………………………………………………………… 11 02. Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos ………………………………………… 13 03. El enfoque basado en procesos como principio de gestión ………………………………………… 17 04. El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001……………………………………………… 21 05. El enfoque basado en procesos en el modelo EFQM ……………………………………………… 25 06. Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión …………………………………………………… 29 6.1. La identificación y secuencia en los procesos. El mapa de procesos …………………………… 30 6.2. La descripción de los procesos ………………………………………………………………… 38 6.3. El seguimiento y la medición de los procesos ………………………………………………… 51 6.4. La mejora de los procesos …………………………………………………………………… 70 6.5. Relación con los criterios del modelo EFQM …………………………………………………… 74 07. La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos …………………………………… 79 08. Soporte documental de los sistemas con enfoque basado en procesos …………………………… 83 09. Resumen y conclusiones del enfoque basado en procesos ………………………………………… 85 10. Bibliografía de referencia ………………………………………………………………………… 87 11. Anexos. Experiencias de aplicación de la gestión por procesos …………………………………… 89 CEPSA Refinería La Rábida ………………………………………………………………………… 91 IAT ……………………………………………………………………………………………… 99
Guía para una gestión basada en procesos Objeto de la Guía
La presente guía tiene como objeto establecer los principios y las directrices que permitan a una organización adoptar de manera efectiva un enfoque basado en procesos para la gestión de sus actividades y recursos. Esta guía puede ser utilizada por todas aquellas organizaciones que deseen dotar de un enfoque basado en procesos a su gestión, y de manera particular a aquellas organizaciones que necesiten aplicar y/o mejorar dicho enfoque en el ámbito de un sistema de gestión de la calidad conforme a la familia de normas ISO 9000 y/o en el marco del modelo de Excelencia de la EFQM . Para cumplir con este propósito, se ha pretendido elaborar un documento ágil y operativo, de rápida consulta que facilite un adecuado entendimiento de este enfoque para la gestión. No se ha pretendido recoger en esta documentación una metodología particular ni se pretende crear uniformidad en los sistemas de gestión, de manera que cada organización pueda adaptar las directrices de la presente guía considerando su propia singularidad y estructura, así como la naturaleza de sus actividades.
es una cuestión innegable el hecho de que las organizaciones se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados. Un sistema de gestión. los recursos. lo que a su vez se ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y metodologías que les permitan configurar su sistema de gestión. las responsabilidades. que le permitan una gestión orientada hacia la obtención de esos “buenos resultados” que desea. la obtención de los objetivos establecidos. las actividades. por tanto.
Figura 1. etc. o lo que es lo mismo. Para alcanzar estos “buenos resultados”. El sistema de gestión como herramienta para alcanzar los objetivos
.Guía para una gestión basada en procesos Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
En la actualidad. subsistir) tiene la necesidad de alcanzar “buenos resultados” empresariales. al menos. ayuda a una organización a establecer las metodologías. las organizaciones necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los mismos. entornos en los que toda organización que desee tener éxito (o.
aliados. documentan e implantan sus sistemas de gestión de la calidad con el objeto de demostrar su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos de los clientes y orientarse hacia la satisfacción de los mismos. personas y sociedad). que establece requisitos para su implementación. Dentro de esta familia. que establece directrices para mejorar el desempeño global y el éxito sostenido en la organización). Merece la pena mencionar que tanto ISO 9001 como ISO 9004 se fundamentan y estructuran considerando un conjunto de principios de gestión de la calidad. evidentemente relacionados con el cliente y las otras partes interesadas (según sea el alcance del sistema). ISO 9004. es la norma ISO 9001 la norma de referencia por la que principalmente las organizaciones establecen. documentar y mantener sistemas de gestión que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones. Asimismo. ISO 9001. Esta familia se compone de una serie de normas que permiten establecer requisitos y/o directrices relativos a los sistemas de gestión de la calidad (ISO 9000. modelo EFQM
Una de las referencias más universalmente utilizada ha sido y es en la actualidad la familia de normas ISO 9000.Guía para una gestión basada en procesos Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
Sistema de Gestión: “Esquema general de procesos y procedimientos que se emplea para garantizar que la organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos”. Por otra parte. accionistas. que establece sus fundamentos y definiciones. que le confieren una clara “orientación hacia los resultados”. muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencia reconocidos para establecer. la adopción de los requisitos de esta norma les ha permitido y les permite en la actualidad la posibilidad de obtener un reconocimiento externo a través de entidades certificadoras acreditadas.
. la norma ISO 9004 establece directrices con el fin de ayudar a una organización a avanzar desde un sistema de gestión de la calidad orientado a la satisfacción del cliente hacia un sistema orientado a todos los grupos de interés de una organización (clientes.
Como ocurre con la familia de normas ISO 9000. como el modelo de Excelencia de la EFQM 1. y los procesos. como se puede observar en la figura adjunta. mediante la consideración de la innovación y el aprendizaje como aspectos claves para la obtención de resultados excelentes en todos los ámbitos. las personas de la organización.Guía para una gestión basada en procesos Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
El modelo de Excelencia de la EFQM
Esta orientación hacia la obtención de resultados (que es para lo que verdaderamente deben servir los sistemas de gestión) se ve refrendada a su vez por los fundamentos de los modelos de excelencia empresarial. el modelo EFQM también se soporta en una serie de fundamentos entre los que se puede destacar. las personas y la sociedad (en definitiva. Este modelo ofrece un marco de trabajo no-prescriptivo que reconoce que la excelencia en la gestión dentro de cualquier organización se puede lograr de manera sostenida mediante distintos enfoques. las alianzas y recursos. el modelo se fundamenta en que los resultados excelentes con respecto al rendimiento de la organización. favoreciendo de esta forma el cambio en las organizaciones. la “orientación hacia los resultados”.
. nuevamente. El modelo se compone de nueve criterios. Además. los diferentes grupos de interés) se logran mediante un liderazgo que dirija e impulse la política y estrategia. En esta línea. considerando la satisfacción equilibrada de todas las partes interesadas. ofrece una metodología de evaluación que permite a una organización reconocer su nivel de excelencia e identificar las oportunidades de mejora.
1 European Foundation for Quality Management (Fundación Europea para la Gestión de la Calidad). a los clientes.
Figura 2. Estructura del modelo de Excelencia de la EFQM.
Guía para una gestión basada en procesos Los modelos de gestión y el enfoque basado en procesos
Los modelos o normas de referencia a las que se ha aludido anteriormente (familia ISO 9000 y modelo EFQM) promueven la adopción de un enfoque basado en procesos en el sistema de gestión como principio básico para la obtención de manera eficiente de resultados relativos a la satisfacción del cliente y de las restantes partes interesadas. En este sentido, las organizaciones que deseen implantar un sistema de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9001 (orientado a la satisfacción de sus clientes), o ir más allá tratando de adoptar modelos de gestión más completos (ISO 9004 y/o modelo EFQM), deben reflexionar sobre este enfoque y trasladarlo de manera efectiva a su documentación, a sus metodologías y al control de sus actividades y recursos, sin perder la idea de que todo ello debe servir para alcanzar los “resultados deseados”. En la figura 3 se ilustra gráficamente cómo la gestión por procesos se implementa con la finalidad de redundar en la obtención eficaz y eficiente de resultados.
Figura 3. El sistema de gestión basado en procesos como vía para alcanzar los objetivos.
Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos como principio de gestión
El enfoque basado en procesos es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados, y así se recoge tanto en la familia de normas ISO 9000 como en el modelo EFQM.
El principio de “enfoque basado en procesos” en la familia ISO 9000
La familia de normas ISO 9000 se sustenta en ocho principios de gestión de la calidad, y constituyen una referencia básica necesaria para el entendimiento y la implantación adecuada de los requisitos de la norma ISO 9001 y/o las directrices de la norma ISO 9004.
Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. Enfoque basado en procesos: Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. ISO 9000:2005
Esto pone de relieve la importancia de considerar estos principios como pilares básicos a tener en cuenta si se quieren implantar sistemas de gestión orientados a obtener buenos resultados empresariales de manera eficaz y eficiente, en términos de satisfacción de los diferentes grupos de interés, según proceda (ISO 9001 o ISO 9004). De entre estos principios, uno de los que más influyen en la forma de configurar un sistema de gestión de la calidad es precisamente el principio de enfoque basado en procesos. Este principio sostiene que “un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso”. Para poder comprender este principio, es necesario conocer qué se entiende por proceso. Según la norma ISO 9000:2005 un proceso es “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Con esta definición, se puede deducir que el enfoque basado en procesos enfatiza cómo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando, a su vez, que dichas actividades deben permitir una transformación de unas entradas en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades.
Proceso: “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. ISO 9000:2005
El hecho de considerar las actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos, permite a una organización centrar su atención sobre “áreas de resultados” (ya que los procesos deben obtener resultados) que son importantes conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados. Este enfoque conduce a una organización hacia una serie de actuaciones tales como: • Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso. • Identificar la interrelación con otros procesos. • Definir las responsabilidades respecto al proceso.
Al poder ejercer un control continuo sobre los procesos individuales. y sus interrelaciones dentro del sistema. que se desarrollan en subcriterios. A raíz del análisis de los resultados de los procesos se permite. centrar y priorizar las oportunidades de mejora. además.
Al igual que la familia ISO 9000. el modelo EFQM reconoce que existen ciertos conceptos fundamentales cuya aplicación es necesaria para alcanzar una gestión excelente. Innovación y Mejora. Estos fundamentos son la base de la estructura de este modelo (basada en la definición de nueve criterios. • Desarrollo de Alianzas • Responsabilidad Social Modelo EFQM
. que a su vez son desarrollados mediante elementos a considerar) así como del sistema de evaluación que en él se establece. se pueden conocer más fácilmente los resultados que obtienen cada uno de ellos y cómo contribuyen al logro de los objetivos generales de la organización. • Centrarse en los recursos y métodos que permiten la mejora del proceso.
Conceptos fundamentales de la Excelencia • Orientación hacia los resultados • Orientación al cliente • Liderazgo y coherencia • Gestión por procesos y hechos • Desarrollo e implicación de las personas • Proceso continuo de Aprendizaje. En el cuadro adjunto se mencionan los conceptos fundamentales de la excelencia contemplados en el modelo EFQM.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos como principio de gestión
El principio de gestión por procesos y hechos redunda en las ideas y conceptos introducidos anteriormente con ocasión del análisis realizado para el principio de enfoque basado en procesos en la familia ISO 9000. según el cual las organizaciones actúan de manera más efectiva cuando todas sus actividades interrelacionadas se comprenden y se gestionan de manera sistemática y las decisiones relativas a las operaciones en vigor y las mejoras planificadas se adoptan a partir de información fiable que incluye las percepciones de todos los grupos de interés. cabe destacar el fundamento o principio de gestión por procesos y hechos.
El énfasis del enfoque basado en procesos por estos aspectos sirve de punto de partida para justificar la estructura de la propia norma y para trasladar este enfoque a los requisitos de manera particular. Como muestra de lo anterior. se enfatiza la importancia de: a) Comprender y cumplir con los requisitos. b) Considerar los procesos en términos que aporten valor. d) Mejorar continuamente los procesos con base en mediciones objetivas.
. en la siguiente figura se recogen gráficamente los vínculos entre los procesos que se introducen en los capítulos de la norma de referencia. De hecho.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001
El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001
La norma ISO 9001:2008 establece la promoción de la adopción de un enfoque basado en procesos en un sistema de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Cuando se adopta este enfoque. c) Obtener los resultados del desempeño y eficacia del proceso. la trascendencia del enfoque basado en procesos en la norma es tan evidente que los propios contenidos se estructuran con este enfoque.
documentar. al mismo tiempo que se resalta la importancia del seguimiento y la medición de la información relativa a la percepción de los clientes acerca de cómo la organización cumple con sus requisitos.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001
Responsabilidad de la dirección Clientes
Medición. implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. la norma ISO 9001 establece los pasos que debe seguir una organización que desee establecer. Como consecuencia directa de todo lo anterior.
. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
Esta estructura de procesos permite una clara orientación hacia los clientes. análisis y mejora
Figura 4. los cuales juegan un papel fundamental en el establecimiento de requisitos como elementos de entrada al sistema de gestión de la calidad.
por lo que una organización que desee implantarlo deberá centrar sus esfuerzos en dar respuesta a cada uno de los pasos anteriores. la gestión por procesos es la base para el cumplimiento del conjunto de requisitos de un sistema de gestión de la calidad. la medición y el análisis de estos procesos. e f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. e) Realizar el seguimiento. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.C. implantación y mantenimiento de un S. a) Determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.
Sin duda. c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001
Pasos para el establecimiento.G.
. En la figura 5 se aprecian nuevamente los nueve criterios que forman el modelo. siendo cada vez mayor el número de organizaciones que dirigen sus sistemas de gestión hacia la satisfacción equilibrada de todos los grupos de interés a través de este modelo. Resultados en las Personas
1.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en el modelo EFQM
Como se ha comentado en anteriores apartados de esta guía. Liderazgo
5. esta orientación hacia los resultados y la adopción de un enfoque basado en procesos son igualmente pilares esenciales y básicos en el modelo EFQM de Excelencia. de forma que estos últimos son consecuencias de los primeros. Estructura del modelo de Excelencia de la EFQM. agrupados en agentes facilitadores (que tratan sobre lo que la organización hace) y en resultados (que tratan de lo que la organización logra). Procesos
9. Política y Estrategia 4. Personas 2. Alianzas y Recursos
7. Resultados en los Clientes 8. Resultados Clave
por ejemplo. Estructura de desarrollo del criterio 5 del modelo EFQM.
SUBCRITERIOS 5a. • Aplicar a la gestión de procesos sistemas estandarizados como.
Introducción de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovación. y cada subcriterio a través de una relación no exhaustiva de “elementos a considerar”. incluidos aquellos procesos clave necesarios para levar a efecto la política y estrategia. así como métodos mejorados de funcionamiento de las operaciones. • Estimular el talento creativo e innovador de empleados. • Establecer el sistema de gestión de procesos que se va a utilizar. de los productos y servicios. así como la información procedente de las actividades de aprendizaje. distribución y servicio de atención. • Implantar sistemas de medición de los procesos y establecer objetivos de rendimiento.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en el modelo EFQM
Las flechas que aparecen en este esquema reflejan la naturaleza dinámica de este modelo.
• Diseñar los procesos de la organización. y hacer que repercuta sobre las mejoras.
Definición: Cómo diseña. que sirven de ejemplo y referencia sobre lo que la organización puede considerar para entender y dar respuesta al subcriterio en cuestión (véase la tabla 1 que se acompaña a modo de ejemplo). clientes y parteners.
• Identificar y establecer prioridades para las oportunidades de mejora –y otros cambios. Para desplegar la estructura anterior.
. Gestión y mejora de las relaciones con los clientes. • Asegurarse de que las personas de la organización reciben la formación pertinente para operar procesos nuevos o alterados.
Figura 1. para establecer prioridades y objetivos de mejora. generando cada vez mayor valor. sistemas de gestión medioambiental o sistemas de gestión de riesgos laborales.
Diseño y gestión sistemática de los procesos. filosofías operativas y tecnologías que faciliten las operaciones.tanto continua como drástica. 5d. el modelo desarrolla cada criterio a través de subcriterios.
5b. gestiona y mejora la organización sus procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente. • Utilizar los resultados del rendimiento operativo y de las percepciones. • Resolver las interfaces internas de la organización y las relacionadas con los parteners externos. de manera que muestra cómo a través de la innovación y el aprendizaje se deben potenciar los agentes facilitadores en pro de una mejora de los resultados de la organización.
5c. generando cada vez mayor valor. • Descubrir y utilizar nuevos diseños de procesos. para gestionar de manera efectiva los procesos de principio a fin. antes de su implantación. a fin de satisfacer plenamente a clientes y otros grupos de interés.
Diseño y desarrollo de los productos y servicios basándose en las necesidades y expectativas de los clientes. Producción. 5e. continuas y drásticas. a sus clientes y otros grupos de interés. sistemas de calidad como los basados en la normativa ISO 9000.
además de asegurar que la estructura de procesos esté alineada con la política y la estrategia de la organización (aspecto considerado en el criterio 2) y que dicha política y estrategia se despliegue mediante la identificación de los procesos clave en la estructura definida (subcriterio 2d). El caso más claro es el criterio 5 “Procesos”. se pueden destacar algunos de ellos en los que se aprecia una relación más directa. gestionar y mejorar sus procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente. Abordar este criterio 5 “Procesos” induce a una organización a modelar sus actividades con un enfoque basado en procesos.Guía para una gestión basada en procesos El enfoque basado en procesos en el modelo EFQM
Los criterios y subcriterios permiten. que impulse el desarrollo. en definitiva. generando cada vez mayor valor. Se puede deducir que las actuaciones necesarias para dotar de un enfoque basado en procesos a un sistema de gestión desde la perspectiva del modelo EFQM son similares que las requeridas desde la perspectiva de la familia de normas ISO 9000. Aunque la gestión por procesos se encuentra imbuida a lo largo de todos los criterios y subcriterios. No obstante. la implantación y la mejora continua del sistema de gestión enfocado sobre la base de los procesos. diseñando y estableciendo una estructura de procesos coherente. estableciendo sistemas que permitan el seguimiento y la medición del rendimiento de cada proceso y del conjunto.
. describiendo cada uno de ellos. explicitar los conceptos fundamentales de la excelencia en la gestión. el diseño. En dicho criterio. la gestión y la mejora de los procesos en una organización deben contar con una clara implicación de los líderes de la organización (aspecto abordado en el criterio 1). e introduciendo las mejoras necesarias para satisfacer cada vez más a los diferentes grupos de interés. se considera todo aquello que una organización hace para “diseñar. y entre ellos la “gestión por procesos”. a sus clientes y otros grupos de interés”.
según el cual se deberían abordar enfoques para el diseño y la gestión sistemática de los procesos (subcriterio 5a) y la introducción de las mejoras necesarias en los procesos (subcriterio 5b). sino que además permite alinear las actuaciones por parte de una organización con los diferentes criterios y subcriterios del modelo EFQM de Excelencia. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado. 2º.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Considerando todo lo anterior. 3º. conforme a la familia de normas ISO 9000.
. La adopción de este enfoque siguiendo estos cuatro pasos no sólo facilita su entendimiento de cara a la aplicación de un sistema de gestión de la calidad. 4º. La descripción de cada uno de los procesos. La identificación y secuencia de los procesos. las actuaciones a emprender por parte de una organización para dotar de un enfoque basado en procesos a su sistema de gestión se pueden agrupar en cuatro grandes pasos: 1º. El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.
cuáles de los procesos son los suficientemente significativos como para que deban formar parte de la estructura de procesos y con qué nivel de detalle. La identificación y secuencia de los procesos. Ni la familia de normas ISO 9000 ni el modelo EFQM establecen de manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados. si bien inducen a que la tipología de procesos puede ser de toda índole (es decir. de realización de los productos o de seguimiento y medición). El mapa de procesos
El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organización. • Utilización intensiva de recursos. • Los riesgos económicos y de insatisfacción. es decir. es necesario en primer lugar recordar que los procesos ya existen dentro de una organización.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En los siguientes apartados de la guía. es precisamente reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el sistema. qué procesos deben aparecer en la estructura de procesos del sistema.
Principales factores para la identificación y selección de los procesos • Influencia en la satisfacción del cliente. en el ámbito de un sistema de gestión. • Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios. Para resolver esta cuestión. Habría que plantearse. tanto procesos de planificación.1. • Los efectos en la calidad del producto/servicio. de manera que el esfuerzo se debería centrar en identificarlos y gestionarlos de manera apropiada. de forma que incluso organizaciones similares pueden llegar a configurar estructuras diferentes de procesos. • Influencia en Factores Clave de Éxito (FCE).
. como de gestión de recursos. se desarrolla cada uno de estos cuatro pasos:
6. • Influencia en la misión y estrategia. Esto es debido a que estos modelos no “prescriben” la manera de adoptar este enfoque. por tanto.
pudiendo aplicar técnicas de “Brainstorming” (tormenta de ideas).
El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión. que viene a ser la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión. La agrupación de los procesos dentro del mapa permite establecer analogías entre procesos. Una vez efectuada la identificación y la selección de los procesos. al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. es necesario reflexionar previamente en las posibles agrupaciones en las que pueden encajar los procesos identificados. etc. surge la necesidad de definir y reflejar esta estructura de forma que facilite la determinación e interpretación de las interrelaciones existentes entre los mismos. y con el fin de facilitar la interpretación del mismo.
. es importante destacar la importancia de la implicación de los líderes de la organización para dirigir e impulsar la configuración de la estructura de procesos de la organización.
Para la elaboración de un mapa de procesos. Una organización puede recurrir a diferentes herramientas de gestión que permitan llevar a cabo la identificación de los procesos que componen la estructura. dinámica de equipos de trabajo. La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es precisamente a través de un mapa de procesos.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
La identificación y selección de los procesos debe nacer de una reflexión acerca de las actividades que se desarrollan en la organización y de cómo éstas influyen y se orientan hacia la consecución de los resultados. En cualquiera de los casos. así como para garantizar la alineación con la misión definida.
No obstante. Modelo para la agrupación de procesos en el mapa de procesos (ejemplo I)
PROCESOS DE MEDICIÓN. a continuación se ofrecen dos posibles tipos de agrupaciones:
Figura 6. no existiendo para ello ninguna regla específica. y sin ánimo de ser exhaustivos. ANÁLISIS Y MEJORA
Figura 7. Modelo para la agrupación de procesos en el mapa de procesos (ejemplo II)
.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
El tipo de agrupación puede y debe ser establecido por la propia organización.
análisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos. el segundo de los modelos propuestos (según figura 5) está en línea con los cuatro grandes capítulos de requisitos de la norma ISO 9001. • Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con la gestión de los recursos y de las actividades de seguimiento y medición.
. • Procesos de realización del producto como aquellos procesos que permiten llevar a cabo la producción y/o la prestación del servicio.
La agrupación de los procesos permite establecer analogías entre los mismos.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Una organización puede elegir como modelo de agrupación el que considere más adecuado (pudiéndose incluso diferenciarse de los propuestos anteriormente). y se encuentran en consonancia con el capítulo 7 de la norma de referencia. medirlos. • Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. • Procesos de gestión de recursos como aquellos procesos que permiten determinar. Por otra parte. analizarlos y establecer acciones de mejora. Se encuentran en consonancia con el capítulo 8 de la norma de referencia. infraestructura y ambiente de trabajo) y se encuentran en consonancia con el capítulo 6 de la norma de referencia. proporcionar y mantener los recursos necesarios (recursos humanos.
El primero de los modelos propuestos (según figura 4) diferencia entre: • Procesos estratégicos como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección. • Procesos de medición. al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y a otros que se consideren ligados a factores clave o estratégicos. y son los siguientes: • Procesos de planificación como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y se encuentran en consonancia con el capítulo 5 de la norma de referencia.
y así sucesivamente. Las agrupaciones. Para establecer adecuadamente las interrelaciones entre los procesos es fundamental reflexionar acerca de qué salidas produce cada proceso y hacia quién van. Como se observa en las figuras anteriores. se pueden entender como macro-procesos que incluyen dentro de sí otros procesos. o procesos de 2º nivel). a su vez.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Considerando la agrupación elegida por la organización. sin perjuicio de que. las agrupaciones permiten una mayor representatividad de los mapas de procesos y además facilita la interpretación de la secuencia e interacción entre los mismos. el mapa de procesos debe incluir de manera particular los procesos identificados y seleccionados. de hecho. uno de estos procesos se pueda desplegar en otros procesos (que podrían denominarse como subprocesos.
Figura 8. Representación gráfica de procesos “en cascada”
. qué entradas necesita el proceso y de dónde vienen y qué recursos consume el proceso y de dónde proceden. planteándose la incorporación de dichos procesos en las agrupaciones definidas.
Hay que tener presente que los mapas de procesos son un instrumento para la gestión y no un fin en sí mismo. hay que tener cuidado cuando se utiliza este tipo de “representación en cascada”. No obstante. Si fuese necesario. ya que se puede caer en un exceso de documentación.
El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades. se podrían emplear mapas de proceso “en cascada”.
Pedidos Planificación de Producción Compras MP Mezclado Conformado Transporte
Figura 9. las agrupaciones y la cantidad de procesos (así como los posibles niveles) serán diferentes. en soportes diferentes. Ejemplo de mapa principal de procesos con tres agrupaciones
. pero vinculados entre sí (ver figura 6).
A continuación. se presentan algunos ejemplos de mapas de procesos en los que se han empleado las agrupaciones anteriormente indicadas.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En función del tamaño de la organización y/o la complejidad de las actividades. que además puede dificultar la interpretación de los mapas.
del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades. Ejemplo de mapa de procesos con cuatro agrupaciones
El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá.
ALUMNOS Necesidades del mercado ADMON
Gestión de Solicitudes Diseño / homologación
Captación y selección del alumnado
Justificaciones y liquidicaciones
Elaboración / Selección del material didáctico Gestión de incidencias
Medida de la satisfacción de los clientes Medición de la insercción
Figura 10. como ya se ha comentado anteriormente.P.
. contener un exceso de información con poco valor y/o un excesivo detalle. que dificultan la interpretación). En este sentido.O. pero presentar dificultad para el entendimiento de la estructura de procesos (es decir. mapas de proceso excesivamente detallados pueden contener mucha información.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Programas de F. es importante alcanzar un adecuado punto de equilibrio entre la facilidad de interpretación del mapa o los mapas de proceso y el contenido de información. Así.
perciba la necesidad de modificar dicha estructura por diferentes motivos: − Necesidad de agregar procesos para establecer otros indicadores relevantes. y que los indicadores seleccionados sean. una vez implantado este enfoque.
En el otro extremo. a su vez. al cabo del tiempo. manejables. es necesario alcanzar un adecuado equilibrio. Enfocar a procesos la gestión de una organización supone asumir la posibilidad de que la estructura de procesos sufra modificaciones y actualizaciones a lo largo del tiempo. aunque lo deseable es buscar una estabilidad en la estructura. Es conveniente que esta información sea la adecuada y relevante. − Conveniencia de desagrupar procesos para obtener información de resultados de interés a mayor nivel de detalle. un despliegue excesivo de los procesos podría conducir a la consideración de procesos muy “atomizados” que representan resultados de escaso interés por sí solos. El establecimiento y determinación de la estructura de procesos de una organización es una “tarea” que implica la posible realización de ajustes posteriores. Es habitual y normal que una organización establezca un primer mapa de procesos y. un escaso nivel de despliegue de los procesos podría conducir a la pérdida de información relevante para la gestión de la organización.
El último nivel de despliegue que se considere a la hora de establecer la estructura de procesos debe permitir que cada proceso sea “gestionable”. Hay que tener en cuenta que cada proceso implicará el manejo de una serie de indicadores y que los indicadores ofrecen información. − Etc. y que sería de mayor utilidad y más fácil manejo si se consideraran de manera más agregada.
. − Solape entre actividades contempladas en diferentes procesos. Por ello.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
reflejando las interacciones entre ellos. La descripción de los procesos
El mapa de procesos permite a una organización identificar los procesos y conocer la estructura de los mismos. al igual que el control del mismo.
Hay que alcanzar un punto de equilibrio entre la información contenida en el mapa de proceso y su facilidad de interpretación y representatividad. Esto implica que la descripción de un proceso se debe centrar en las actividades.
. es necesario recordar que la representación e información relativa a los procesos (incluyendo sus interrelaciones) no acaba con el mapa de procesos. se puede aportar información relativa a estas interrelaciones. No obstante. así como en todas aquellas características relevantes que permitan el control de las mismas y la gestión del proceso.
6. si no que a través de la descripción individual de los mismos.2.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Por último. el mapa no permite saber cómo son los procesos “por dentro” y cómo permiten la transformación de entradas en salidas. La descripción de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades que comprende se llevan a cabo de manera eficaz.
Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
CARACTERÍSTICAS FICHA DE PROCESO
¿Cómo es el proceso? ¿Cual es su propósito? ¿Cómo se relaciona con el resto? ¿Cuales son sus entradas y salidas? .
.... Esquema de descripción de procesos a través de diagramas y fichas.
Figura 11. el esquema para llevar a cabo esta descripción puede ser el que se refleja en la figura siguiente:
¿Qué actividades se realizan? ¿Quién realiza las actividades? ¿Cómo se realizan las actividades? . y dado que el enfoque basado en procesos potencia la representación gráfica..
comunicar al Aprobar.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En los siguientes apartados se desarrolla este esquema de descripción individual de los procesos.1)
Pedido/contrato Pedido/contrato
Director Comercial. ya que esto permite reflejar. donde en la columna del “quién” aparecen los responsables y en la columna del “qué” aparecen las propias actividades en sí. donde se pueden representar estas actividades de manera gráfica e interrelacionadas entre sí. Se trata. Producción
¿Revisión ¿Revisión OK? OK?
SÍ Revisar: Revisar: Requisitos están claros • Requisitos están claros • Capacidad para cumplir requisitos • Capacidad para cumplir requisitos • Capacidad para cumplir plazos • Capacidad para cumplir plazos
NO ¿OK? ¿OK?
Determinar la Determinar la capacidad para cumplir capacidad para cumplir con los requisitos con los requisitos
Dpto.1) Pedidos (FORM-722.
. con elaboración de oferta. de un esquema “quién-qué”.
Petición de oferta Petición de oferta
Qué Cliente Cliente
2 Aprobar. Uno de los aspectos importantes que deberían recoger estos diagramas es la vinculación de las actividades con los responsables de su ejecución. Producción elaboración de oferta.1.
Presentación de oferta Presentación de oferta aainiciativa propia iniciativa propia Envío de oferta Envío de oferta Encarga aaDpto. cómo se relacionan los diferentes actores que intervienen en el proceso.2. Estos diagramas facilitan la interpretación de las actividades en su conjunto. Producción Encarga Dpto. Producción
Elaboración oo Elaboración modificación de la modificación de la oferta oferta
Las ofertas deben incluir las especificaciones técnicas y requisitos de calidad. debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas. por tanto. con fecha límite de presentación fecha límite de presentación
Revisar los requisitos Revisar los requisitos del pedido/contrato del pedido/contrato
SÍ ¿Es la oferta ¿Es la oferta acorde con requisitos acorde con requisitos del cliente? del cliente? SÍ NO Aclarar diferencias oo Aclarar diferencias anular anular
NO ¿Existen ¿Existen diferencias? diferencias? SÍ
Dtor. incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y los límites del mismo. Ejemplo de Diagrama para un proceso de Revisión de Requisitos del Producto. a su vez. comunicar al cliente la aceptación ee cliente la aceptación incluir pedido en incluir pedido en listado de Control de listado de Control de Pedidos (FORM-722. así como la capacidad de fabricación y costes previstos Se revisarán si un contrato coincide con la oferta presentada o si un pedido coincide con los requisitos del contrato. según dependa
Figura 12. Descripción de las actividades del proceso (Diagrama de proceso)
La descripción de las actividades de un proceso se puede llevar a cabo a través de un diagrama.
. No obstante. y que facilitan la interpretación de los mismos. y que una organización puede adoptar como referencia para utilizar un mismo lenguaje.. si bien también puede llegar a representar un conjunto de actividades.
Figura 13.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En la figura 12 se puede observar cómo es posible llevar a cabo una descripción de las actividades de manera gráfica y vincular cada actividad con el responsable de llevarla a cabo.. información. la organización puede recurrir a la utilización de una serie de símbolos que proporcionan un lenguaje común. Se emplea para expresar el comienzo o el fin de un conjunto de actividades. se emplea para representar una actividad.
Representan un documento. no se dispone de normas para la representación simbólica de diagramas de proceso a nivel general.
Se suele utilizar este símbolo para representar el origen de una entrada o el destino de una salida. Para la representación de este tipo de diagramas. de instalaciones o automatización industrial. Aunque existen normas UNE para este tipo de representación simbólica en determinados procesos específicos tales como procesos industriales. y la secuencia en que se ejecutan las actividades. existe diversa bibliografía donde se establecen diferentes convenciones para llevar a cabo esta representación de diagramas de proceso (en la figura 13 se muestran los símbolos más habituales).
Representa una decisión. Dentro del diagrama de proceso. Las salidas suelen tener al menos dos flechas (opciones)
Representan el flujo de productos. Símbolos más habituales para la representación de diagramas. Se suele utilizar para indicar expresamente la existencia de un documento relevante.
Adjuntar los documentos necesarios
Revisión: 02 Fecha 2000/11/28
¿Conforme? ¿Conforme? SÍ Sumar 55 Sumar puntos puntos
Asignación inicial de Asignación inicial de puntos al proveedor del puntos al proveedor del producto a evaluar.2 Producto No Producto No Conforme a Conforme a Tratamiento Tratamiento SÍ ¿Conforme? ¿Conforme? Elaboración del Elaboración del pedido de compras pedido de compras Evaluación de Evaluación de proveedores proveedores
Dpto. Será de 100 si posee un Sistema de Gestión de la Calidad certificado.1 compras en FORM-740.2 recepcionar FORM-740.3
Descripción clara del producto y propuesta de proveedor.3 control FORM-740. Esta dificultad se puede solventar a través de llamadas a pie de diagrama. o bien a través de otros diagramas de proceso complementarios (ver figura 14) o bien a través de otros documentos anejos (ver figura 15).4 Establecer código por Establecer código por proveedor / /producto oo proveedor producto servicio aalos servicio los proveedores aceptables proveedores aceptables
Inspección del Inspección del producto producto
Pedido al Pedido al proveedor proveedor
Proveedor de un Proveedor de un producto a evaluar producto a evaluar
Información sobre la Información sobre la conformidad del conformidad del producto del proveedor producto del proveedor
Ajustar puntuación del Ajustar puntuación del proveedor en su ficha de proveedor en su ficha de control FORM-740.
. Compras Dtor. Compras
Aprobación yyfirma del Aprobación firma del Dtor.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Puede ser habitual que debido a la complejidad del proceso y/o a la extensión de las actividades que lo comprenden no se pueda representar gráficamente el conjunto de las mismas en un diagrama. Puntuación inicial de 80 puntos. Compras
¿Es la 5ª ¿Es la 5ª entrega del proveedor entrega del proveedor Tipo P? Tipo P? SÍ
Proveedor en prueba Proveedor en prueba (Tipo P) (Tipo P)
¿Afecta ¿Afecta aala calidad la calidad final? final? NO
Restar 10 Restar 10 puntos puntos
Proveedor No Proveedor No Aceptable Aceptable ¿Supera los 65 puntos? ¿Supera los 65 puntos? NO Proveedor aceptable Proveedor aceptable (Tipo B) (Tipo B)
Restar 55 Restar puntos puntos
¿Supera los 80 puntos? ¿Supera los 80 puntos? SÍ
Proveedor aceptable Proveedor aceptable (Tipo A) (Tipo A)
Proveedor de un Proveedor de un producto aaevaluar producto evaluar
Máximo de puntuación: 100 puntos.4 FORM-740.1
Producto Conforme Producto Conforme al Solicitante al Solicitante
Director Dpto. según convenga. Clasificación en Tipo P Clasificación en Tipo P (en Prueba) (en Prueba)
Revisión del formato Revisión del formato de solicitud yy de solicitud documentos anejos documentos anejos
¿OK? ¿OK?
Firmar la solicitud de Firmar la solicitud de compras compras
Comprobar solicitud con Comprobar solicitud con listado de proveedores listado de proveedores
Listado de Listado de proveedores proveedores
SÍ Listado de pedidos Listado de pedidos pendientes de pendientes de recepcionar FORM-740. Compras
Listado de Listado de proveedores proveedores Establecer/actualizar Establecer/actualizar listado de proveedores listado de proveedores FORM-740. producto a evaluar. Ejemplo de Diagramas de Proceso relacionados para un proceso de Compras.
Necesidad de compra Necesidad de compra de un producto de un producto
Cumplimentar la solicitud de Cumplimentar la solicitud de compras en FORM-740. Se adjuntarán los documentos / especificaciones necesarias Los pedidos formales recogerán los datos significativos del formato de solicitud.
Verifica la Verifica la eficacia eficacia
Cierre del Informe Cierre del Informe de No Conformidad de No Conformidad
Designa responsable Designa responsable de ejecutar la de ejecutar la resolución yyplazo resolución plazo
Seguimiento global de las Seguimiento global de las No Conformidades No Conformidades
Las responsabilidades y sistemáticas para la identificación. según PC-83. la resolución. documentación y registro de las no conformidades se describen en el procedimiento PC-830.
Los diagramas de proceso.2) (FORM 830.
• • Codifica el Informe de Codifica el Informe de según PC-83. la representación de las actividades a través de este esquema facilita el entendimiento de la secuencia e interrelación de las mismas y favorece la identificación de la “cadena de valor”. • • Examina yyestablece Examina establece la resolución.
Aunque la elaboración de un diagrama de proceso requiere un importante esfuerzo.
. Ejemplo de Diagrama para un proceso de Control de No Conformidades.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
No conformidad de No conformidad de auditorías (internas yy auditorías (internas externas) externas)
No conformidad de No conformidad de reclamaciones de reclamaciones de clientes clientes No conformidad de No conformidad de inspecciones inspecciones No conformidad No conformidad detectadas en el detectadas en el Sistema Sistema
Informe de No Informe de No Conformidad Conformidad cerrado cerrado
Abre Informe de No Abre Informe de No conformidad conformidad (FORM 830.1) (FORM 830. Actualiza listado de Actualiza listado de informes de No informes de No Conformidad abiertos Conformidad abiertos (FORM 830. así como de las interfases entre los diferentes actores que intervienen en la ejecución del mismo. tratamiento.1)
Ejecución de la Ejecución de la resolución adoptada resolución adoptada NO OK
Director de Dpto. facilitan el entendimiento de la secuencia e interrelación de las actividades y de cómo estas aportan valor y contribuyen a los resultados. a diferencia de la “descripción literaria clásica”.
Esto responde a la cuestión acerca de con qué nivel de detalle se deben describir las actividades de un proceso. así como para la gestión del proceso.2. la documentación necesaria será aquella que asegure o garantice que el proceso se planifica. controla y ejecuta eficazmente. con una descripción con mayor “carga literaria”. Cuando la ausencia de una documentación o la falta de descripción en detalle de una o varias actividades impliquen que un proceso no se ejecute de manera eficaz. debería ser la necesaria para permitir la gestión del mismo.
6.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Un aspecto esencial en la elaboración de diagramas de proceso es la importancia de ajustar el nivel de detalle de la descripción (y por tanto la documentación) sobre la base de la eficacia de los procesos. no hay que olvidar que es deseable que la documentación de las actividades de los procesos sea ágil y manejable. se controla y se ejecuta eficazmente. por lo que el diagrama se centrará en recoger la información necesaria para ello. la organización debería replantearse el grado de descripción documental del proceso en cuestión.
El nivel de detalle en la descripción de las actividades de un proceso será el necesario para asegurar que éste se planifica.
Por otra parte. es decir. siendo además todo ello compatible con la descripción clásica. La utilización de diagramas de proceso ofrece una posibilidad a las organizaciones de describir sus actividades con las ventajas anteriormente mencionadas. La información a incluir dentro una ficha de proceso puede ser diversa y deberá ser decidida por la propia organización. al menos. Es decir. Descripción de las características del proceso (Ficha de proceso)
Una Ficha de Proceso se puede considerar como un soporte de información que pretende recabar todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama. si bien parece obvio que.2. de fácil consulta e interpretación por las personas afectadas.
Con la elaboración de una oferta. FORM 722. Logística. En el cuadro que se acompaña se definen aquellos conceptos que se han considerado relevantes para la gestión de un proceso y que una organización puede optar por incluirlo en la ficha de proceso correspondiente. Producción. los indicadores y variables de control. Ejemplo de Ficha para un proceso de Revisión de Requisitos del Producto.
Inspección mensual de las ofertas y pedidos
PROVEEDORES: Cliente. aparecen términos tales como la misión del proceso. • Plazo de entrega estándar. Recogida de información para asegurar la capacidad. Ofertas. pedidos y contratos. • Catálogo de productos.1 = % de ofertas aceptadas • I722.
. Información sobre capacidad de producción y stock. Pedidos aceptados.1
INDICADORES: • I722. Necesidades del cliente. pedidos y contratos.
En la figura 16 se puede observar un ejemplo de cómo se puede llegar a estructurar la información relevante para la gestión de un proceso a través de una ficha de proceso. aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.
Figura 16. el alcance. Contratos firmados. devoluciones. asociados a conceptos que se han considerado esenciales para poder gestionar el mismo. aceptación de un pedido o modificación del mismo. SALIDAS: CLIENTES: INSPECCIONES:
Ofertas. si bien lo importante de la misma es el tipo de información incluida más que la forma.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
PROCESO: REVISIÓN DE LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO MISIÓN:
PROPIETARIO: DTOR COMERCIAL DOCUMENTACIÓN:
Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes están correctamente definidos en ofertas. • Política comercial.3 = % modificaciones de requisitos por causa propia
• Inmovilizado de producto final. Modificaciones a los anteriores Cliente externo. las interrelaciones a través de las entradas y salidas. además de la identificación del propio proceso y de otra información relevante para el control documental. etc. • Capacidad de producción.2 = % ofertas/pedidos/contratos no conformes • I722.
• Empieza: • Incluye: • Termina:
Cuando empezamos cualquier relación comercial. En el ejemplo se aprecia que.
y por tanto de los indicadores establecidos. para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha. así como planificar los valores deseados para los mismos. En concreto. Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de proceso. Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso con fines de control del mismo. Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión. Hay que preguntarse ¿cuál es la razón de ser del proceso? ¿Para qué existe el proceso?. Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos o registros vinculados al proceso. Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos. Permiten conocer a priori dónde se puede “tocar” en el proceso para controlarlo. La misión u objeto debe inspirar los indicadores y la tipología de resultados que interesa conocer. que el propietario o los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso. en concreto.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Información para una Ficha de Proceso
Misión: Es el propósito del proceso. Estos indicadores van a permitir conocer la evolución y las tendencias del proceso. Es necesario que tenga capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que intervienen. Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y las salidas. Recursos: Se pueden también reflejar en la ficha (aunque la organización puede optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos. los registros permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos. así como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas). Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso. el alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última actividad (fin) del proceso. la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso. La exhaustividad en la definición de las entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento.
. y es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de procesos. de que éste obtenga los resultados esperados. Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de actuación dentro del ámbito del proceso (es decir.
en la medida que estas actividades ya queden recogidas en detalle a través del diagrama de proceso.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
De la información anterior. información. Tanto las entradas como las salidas pueden ser de diferente naturaleza: materias primas. mientras que las salidas deberán cumplir con los requisitos que le correspondan para satisfacer a los clientes a los que va destinado (ejemplo: plancha metálica de acero embutida con dimensiones y tolerancias según plano del producto. otros procesos) como externos a la organización. u objeto.5 m2. así como garantizar una coherencia con el resto de procesos. y condiciona el tipo de resultados que se pretenden alcanzar en el ámbito de dicho proceso. Así. Para establecer la misión de un proceso es también importante realizar un análisis del alcance del mismo y las interrelaciones con los otros procesos existentes (a través de las entradas y salidas). describiéndose los requisitos a cumplir a través de las especificaciones del plano). se destaca de manera particular la importancia de reflexionar y recoger en la ficha de proceso su misión. operación de mantenimiento. los proveedores y clientes pueden ser tanto internos (es decir. de un proceso se refiere al propósito. Es importante asegurar que se encuentra alineado con la misión y la estrategia general de la organización. y de espesor de 5 ± 0. Esta circunstancia va a condicionar el nivel de detalle necesario para la descripción de las entradas y salidas. materiales procesados. no es necesario hacer una descripción exhaustiva dentro de la ficha. productos terminados. al menos. es importante garantizar la coherencia con las actividades consideradas en el diagrama de proceso (o en el documento donde se hayan descrito.
. El grado de descripción de las entradas y salidas dependerá de la necesidad de determinación de los requisitos asociados a las mismas. considerando que la ejecución de las mismas es lo que debería permitir la consecución de la misión. personas. El alcance de un proceso establece la extensión de las actividades que componen el proceso.2 mm). las entradas deberán cumplir con una serie de requisitos para que puedan considerarse aptas para ser procesadas (ejemplo: plancha metálica de acero de 1 x 0. por la primera actividad y la última. servicio técnico. Sin embargo. a su razón de ser.
A la hora de incluir el alcance y los límites de un proceso en una ficha de proceso (o en el soporte que la organización considere oportuno).
Esta delimitación del proceso queda reforzada con la identificación de sus entradas y proveedores. … A su vez. La finalidad es determinar de manera explícita qué actividades caen en el ámbito del proceso. según el esquema de descripción considerado. y de sus salidas y clientes. La misión. pudiéndose caracterizar. las cuales podrán recogerse en la propia ficha de proceso y/o mediante el uso de otro soporte adicional.
principalmente. como los grados de libertad del proceso que influyen de manera previsible en el valor de los indicadores. los cuales se deberán determinar y formular de manera que permitan el aporte de información relativa a cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión. actuando o asegurando que se actúa. el aumento del tamaño del hogar del horno. se podrá considerar que el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión. Por ejemplo. sobre aquellas variables de control que le permitan conducir al proceso hacia su misión. que también puede influir en la capacidad del proceso. a los indicadores. que deberá formularse contemplando la necesidad de que dicho proceso cumpla los requisitos aplicables (principalmente por parte de los productos).Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En relación con lo anterior. De esta forma se refuerza el hecho de que las actividades del proceso se orientan hacia la consecución de resultados y que estos resultados reflejan la consecución de la misión del proceso. el propietario deberá liderar el proceso. por aquellos parámetros sobre los que el propietario del proceso tiene capacidad de actuación. Para ello. En ocasiones. gestionar la intervención de las funciones que sí tengan capacidad de actuación en dichos parámetros. En estas circunstancias. cuando sea necesario. si en un proceso de “transporte” la misión establece la “entrega a tiempo” como un aspecto importante. Como ejemplo. podría no ser un parámetro bajo el control del propietario. es posible que en un proceso influyan también otros parámetros que no estén bajo el control del propietario y que pueden afectar al comportamiento del proceso y. Los resultados reales que obtenga el proceso permitirán conocer el grado en que se cumplen dichos requisitos y. Las variables de control estarán constituidas. como por ejemplo “entrega en menos de 24 horas”. En la medida que este indicador refleje valores “adecuados”. Por otro lado.
. generalmente en las salidas del proceso. por tanto. El grado en que el proceso cumple con este requisito podría medirse a través de algún indicador. como el “porcentaje de pedidos entregados en menos de 24 horas”. los tipos de resultados que interesan conocer de un proceso están condicionados por la misión. se debe realizar un análisis respecto a las responsabilidades asignadas a fin de. La responsabilidad de que un proceso consiga su misión recaerá sobre el propietario del proceso. si procede. las inspecciones que se llevan a cabo en el ámbito de un proceso se establecen con el fin de comprobar el cumplimiento de estos requisitos. por tanto. sin embargo. si el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión. si bien también se pueden establecer sobre las entradas o en fases intermedias del mismo. por tanto. sería lógico que las salidas del proceso tuviesen asociado algún requisito relacionado con la entrega en un determinado plazo de tiempo. en un proceso de “fusión” (de material sólido a través de un horno) el consumo de combustible puede ser una variable de control típica sobre la que puede actuar el propietario del proceso y. Estos resultados se podrán medir a través de indicadores. Estas variables de control se entienden.
El proceso debe permitir el que se efectúe un cambio de estado cuando se recibe una determinada entrada. los resultados deseados a través de valores de referencia sobre los indicadores establecidos. Proceso “versus” procedimiento
Una vez establecido el esquema de descripción de los procesos y antes de seguir avanzando. químico. las cuales pueden ser de “procedimiento” o ser de tipo mecánico.
6. Para llevar a cabo esta transformación. Por una parte. Para ello.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
A modo de resumen. un proceso transforma entradas en salidas.
En sucesivos apartados de esta guía se abordará con más detalle el seguimiento y medición de los procesos como base para el control de los mismos. lo que acentúa la finalidad de las actividades que componen dicho proceso. Con estas consideraciones. o de otra índole. Un procedimiento puede estar documentado o no. es importante hacer una reflexión sobre las diferencias entre procesos y procedimientos. los procedimientos sirven para establecer la manera de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades. deberá asignar como propietarios a las funciones pertinentes que puedan actuar sobre las variables de control que previsiblemente le conduzcan a la consecución de los resultados deseados.
. será necesario ejecutar una serie de actividades. centrándose en la forma en la que se debe trabajar o se deben hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea. una organización debe tender a configurar sus procesos de forma que.2. en consecuencia. se debe formalizar la ficha de proceso correspondiente. para cada uno de ellos. se determine su misión y.3. Por el contrario.
Los procesos se operan y gestionan. Los procesos se comportan. la diferencia fundamental radica en que un procedimiento se centra en la realización de una actividad o un conjunto de actividades (y si además es un procedimiento documentado existiría un soporte documental).
Los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos. que las actividades que componen un proceso se pueden explicar a través de un procedimiento documentado. Los procesos contienen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con unos objetivos comunes. los procesos tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen. Resumiendo estas cuestiones. Los procedimientos se centran en el cumplimiento de las normas. mientras que un proceso se centra en la consecución de un resultado. las actividades se realicen de manera conforme y los recursos se empleen en el momento apropiado y de forma correcta. Es obvio. Diferencias entre procedimientos y procesos. Los procedimientos están impulsados por la finalización de la tarea. son dinámicos. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos definen la secuencia de pasos para ejecutar una tarea. y para ello se debe ejercer un control para que las entradas sean las adecuadas. las cuales transforman entradas en salidas”
Los procesos se centran. Por ello. en obtener resultados como consecuencia de la transformación que producen las actividades que lo componen. si bien ahí se acaba el parecido.
. no obstante. Los procedimientos se implementan.
Tabla 2. por tanto. son estáticos. Los procedimientos recogen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con diferentes objetivos. Los procesos se centran en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas. Los procesos están impulsados por la consecución de un resultado. Los procedimientos existen.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan.
los indicadores permiten establecer. todo ello alineado con su misión. en el marco de un proceso (o de un conjunto de procesos). aún disponiendo de un “buen mapa de procesos” y unos “diagramas y fichas de procesos coherentes”. el sistema no se “preocupa” por conocer sus resultados. qué es necesario medir para conocer la capacidad y la eficacia del mismo. la base para saber qué se está obteniendo. El seguimiento y la medición constituyen. No se puede considerar que un sistema de gestión tenga un enfoque basado en procesos si. Dado que la finalidad de los indicadores es conocer la capacidad y eficacia asociadas a un proceso. en qué extensión se alcanzan los resultados deseados y por dónde se deben orientar las mejoras.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Estas diferencias que se han comentado se deben tener muy claras para poder comprender y abordar la implantación de un sistema de gestión de acuerdo con los principios de gestión de la calidad de la familia de normas ISO 9000 o de los fundamentos de la excelencia del modelo EFQM. sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. ISO 9000:2005
Capacidad: Aptitud de una organización. es importante en este punto introducir estos conceptos. por tanto. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestión pone de manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medición de los mismos con el fin de conocer los resultados que se están obteniendo y si estos resultados cubren los valores u objetivos previstos. no se debería olvidar que la descripción de las actividades tiene sentido en la medida que apoya la consecución de resultados en los procesos. En adelante.
es decir. como propugnan los actuales modelos de excelencia. tales como costes.1. y para ello se tiene que basar en datos objetivos. Esto es indispensable si se desea avanzar hacia el éxito sostenido.
. la organización podrá decidir si actúa o no sobre el proceso (en concreto sobre las variables de control que permitan cambiar su comportamiento). y estos datos deben surgir de la realización de un seguimiento y medición fiable. Es más. horas-hombre utilizadas. (por ejemplo. por tanto.
6. etc. Los indicadores utilizados para conocer la eficiencia de un proceso deberían. el proceso de Logística podría tener un indicador tal como: coste de transporte por kilómetro). según convenga. de forma que permiten determinar su capacidad y eficacia. debería considerar la eficiencia en los procesos. Una organización debe asegurar que sus procesos tienen la capacidad suficiente para permitir que los resultados que obtienen cubran los resultados planificados. Indicadores de un proceso
Los indicadores de un proceso constituyen los instrumentos que permiten recoger de manera adecuada y representativa la información relevante respecto a los resultados que obtiene. tiempo. mientras que la eficacia del proceso está referida a con qué extensión los resultados que obtiene el proceso son adecuados o suficientes para alcanzar los resultados planificados (ej: el proceso de Logística no es eficaz dado que alcanza un 89% de cumplimiento de las entregas en menos de 24 horas. y surge de comparar los resultados reales obtenidos con el resultado que se desea obtener.3.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
La capacidad de un proceso está referida a la aptitud para cumplir con unos determinados requisitos (ej: el proceso de Logística tiene una capacidad del 90% de cumplimiento de las entregas en menos de 24 horas). Cuanto menos coste consuma un proceso para obtener unos mismos resultados. así como su eficiencia En función de los valores que adopte un indicador y de su evolución a lo largo del tiempo. La información aportada por estos indicadores permite contrastar los resultados obtenidos con el coste de su obtención. siendo el resultado planificado de un 92%). una organización debería preocuparse también por alcanzar los resultados deseados optimizando la utilización de recursos. recoger los recursos que se consumen. De esto se deduce que la eficacia es un concepto relativo. además de la eficacia. más eficiente será.
Un indicador es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que representa una magnitud. sino que tiene un cierto retraso. Para que un indicador se pueda considerar adecuado debería cumplir una serie de características: • Representatividad. al medir la cantidad de pedidos que incumplen el plazo estipulado. ya que luego van a servir para su evaluación y control. es decir. • • Sensibilidad: Un indicador debe permitir seguir los cambios en la magnitud que representa. el indicador será tanto mejor cuanto más rápidamente el sistema de medición refleje la temperatura real del horno. Un indicador debe reflejar el significado de la magnitud que pretende medir. ¿Cuál de los dos es más representativo?. Por este motivo. pero su valor no informa de los pedidos entregados fuera del plazo estipulado. Éste sí informa de la dispersión y permite más apropiadamente la toma de decisiones. el segundo es más representativo de la eficacia del proceso. si en un proceso de fusión se dispone un indicador de la temperatura del horno (con medida en continuo). Por ejemplo. supondría que el valor de la temperatura que el sistema refleja no es justamente el actual. pero en cambio es menos sensible que otros indicadores (como el porcentaje de reclamaciones) dado que una merma de la satisfacción de los clientes es detectada de año en año.
De ahí se deduce la importancia de identificar. un sistema de medición que tenga un alto tiempo de demora entre la toma del dato de la temperatura real y la monitorización final. si en un proceso de entrega se quiere medir la magnitud “entrega a tiempo” por ser relevante para su misión. Por ejemplo. de manera que a través del análisis del mismo se permite la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control) asociados. lo que influye en el control del proceso. Otro ejemplo sería el siguiente: un indicador de percepción de la satisfacción de los clientes obtenido por un sistema de encuestación con carácter anual es un indicador muy representativo del grado de satisfacción. se pueden llegar a identificar diferentes indicadores para ello. debe estar basado en un sistema de medida que permita que éste cambie de valor de forma rápida y apreciable cuando realmente se altere el resultado de la magnitud en cuestión. El primero es interesante. En cambio. de forma complementaria a este tipo de medidas de perceptión se suelen utilizar otros indicadores
. Uno podría ser el “tiempo medio de entrega de los pedidos de clientes” y otro podría ser “el porcentaje de pedidos entregados fuera del plazo comprometido con el cliente”. Por el contrario. seleccionar y formular adecuadamente los indicadores en cada proceso.
se suelen utilizar indicadores de rendimiento (cuyo cálculo se realiza sin preguntar a ningún grupo de interés) que se calculan de forma más frecuente. Una inspección 100% podría asegurar una identificación completa. la recopilación de datos fuese fruto de la casualidad. Afirmar que una organización tuvo 50 reclamaciones el año pasado y 58 en el presente podría mostrar aparentemente una evolución negativa. Todo indicador se calcula sobre la base de unos datos. Para que un indicador sea fiable. por lo que para que resulten rentables habitualmente se miden con una periodicidad elevada (por ejemplo anual o bianualmente). que son recopilados y procesados de forma previa. ¿y si las unidades vendidas se hubiesen duplicado?. Entonces todo cambiaría. • Relatividad en el tiempo: Un indicador debe determinarse y formularse de manera que sea comparable en el tiempo para poder analizar su evolución. para ello. los indicadores de percepción (aquellos que se obtienen a través de preguntas directas a algún grupo de interés –personas. válidos. …-) suelen ser muy representativos. calcular y analizar los datos. Pero. Un sistema de recogida y tratamiento de datos será tanto más válido cuanto mayor sea su capacidad de detección de productos no conformes. Conviene por este motivo “relativizar” las magnitudes absolutas por otras que permitan una comparación real. un indicador de proceso como el “porcentaje de productos defectuosos producidos” debe estar basado en un sistema de medida que sea capaz de detectar apropiadamente los defectos o productos no conformes. sería más interesante un indicador como el “número de reclamaciones por unidades vendidas”. deberían establecerse criterios para la toma de datos fundamentados: como criterios de inspección. muestras o lotes. • Fiabilidad: Un indicador se debe basar en datos obtenidos de mediciones objetivas y fiables. pero también costosos. Para evitar esto. No sería válido que. Por ejemplo. Para compensar la falta de información a lo largo de estos largos períodos. El sistema de recopilación de datos no sería apropiado si se produjeran productos no conformes y éste no los detectara. los datos deben ser certeros.
. Por ejemplo. etc. Por ejemplo. un indicador como el “número de reclamaciones” representa en números absolutos las disconformidades que los productos ocasionan a los clientes. como el índice de reclamaciones.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
para medir la magnitud “satisfacción de los clientes”. que si bien es menos representativo (no se pregunta directamente al cliente) sí es más sensible y el coste de obtención es menor. proveedores. periodicidad. y son menos costosas de obtener. Siguiendo el ejemplo. pero el coste podría hacer a este tipo de inspección económicamente inviable y/u ocasionar dificultades técnicas. • Rentabilidad: El beneficio que se obtiene del uso de un indicador debe compensar el esfuerzo de recopilar. clientes. completos y estar bien recopilados.
perdida de capacidad productiva y/o a unidades defectuosas por desajustes en equipos. es conveniente que los indicadores de un proceso se establezcan a través de un consenso entre el propietario del mismo y su superior. y contando también con la participación de los diferentes grupos de interés del proceso. Con estas consideraciones. los equipos de trabajo e instalaciones productivas) tengan un funcionamiento correcto.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Asimismo. Los tipos de resultados que orientan de qué manera el proceso se dirige hacia su propósito podrían estar referidos a cantidad de averías. 5º. a la organización le interesa conocer en qué medida se producen averías o desajustes (pudiéndose entender por avería o desajuste como cualquier incidencia en la infraestructura que disminuya la capacidad de algún o algunos procesos para producir productos conformes). lo que se traduce en que no se produzcan averías y que no se originen productos defectuosos por un mal funcionamiento de los equipos o desajustes en los mismos.
Pasos generales para el establecimiento de indicadores en un proceso 1º.
Ejemplo: Proceso PR-631 “Mantenimiento de la Infraestructura” Paso 1º: A modo de ejemplo. Reflexionar sobre la misión del proceso. en el siguiente cuadro se plantean algunos pasos generales que permitirían configurar el seguimiento y la medición de los procesos a través de indicadores. Establecer los resultados que se desean alcanzar para cada indicador definido. por tanto. Formalizar los indicadores con los resultados que se desean alcanzar. Determinar la tipología de resultados a obtener y las magnitudes a medir. 4º. Paso 2º: Con el propósito indicado. 3º. con objeto de garantizar la capacidad de gestión del propietario para conseguir los resultados planificados. Determinar los indicadores representativos de las magnitudes a medir. 2º. El proceso perseguiría. que la infraestructura de producción (es decir. entre otros aspectos. la misión de un proceso de esta índole podría ser “asegurar que la infraestructura se mantiene para que los procesos productivos tengan la capacidad necesaria que permita la producción y la conformidad del producto realizado”.
3 Falta de disponibilidad de de equipos para producción. En este ejemplo podrían ser:
I631. es importante reflexionar qué resultados se desean alcanzar y planificarlos (resultados planificados).3 � � � � Total de producción � Tiempo no tiempo realde equipos por mant. mant.
� Averías producidas al mes � � � I631. Porcentaje de averías mes averías equipos productivos mes en equipos productivos. Paso 5º: La formalización de un indicador implica dotar de un soporte al indicador y al resultado planificado. al al mes en equipos productivos.por I631.2 Producción defectuosa deficiencias en el mantenimiento.
.1 Porcentaje de averías al mes en Porcentaje al de en I631. Asimismo.5% 1%
Para establecer estos resultados es necesario saber cómo ha evolucionado cada indicador hasta el momento e.2 Producción por deficiencias por Producción defectuosa defectuosa en el mantenimiento I631. deficiencias en el mantenimiento. es necesaria una planificación.2 I631. I631.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Paso 3º: Una vez que están claros los tipos de resultados a medir. � � � 100 I631. lo cual implica determinar el plazo de tiempo en el que se desea obtener dicho resultado.1 equipos productivos.2 Producción defectuosa por deficiencias en el mantenimiento I631.2 100 Total productos producidos Total productos producidos � Tiempo no disponible de equipos por mant. � � � 100 I631. mant.� Nº de productos defectuoso s por def.1 Porcentaje de averías I631.2 � � � � Total productosp roducidos � Nº de productos defectuoso s por def. equipos para producción.
I631.1I631. 100 disponible I631.� Tiempo no disponible de equipos por mant.2 Producción defectuosa por deficiencias en el mantenimiento. así como la manera de llevar a cabo el seguimiento y medición del indicador.3 Falta de disponibilidad de equipos para producción Resultado esperado o valor de referencia 2% 0.1 � � � � 100 � Total de equipos productivos � Averías producidas al mes Averías producidas al mes 100 I631.3 Falta de disponibilidad de equipos para producción I631.2I631. mant. buscar comparaciones externas. De nada sirve medir y calcular el valor de un indicador si no se compara con “alguna referencia” que indique lo bueno o lo malo del resultado: Indicador I631.1 100 Total de equipos productivos Total de equipos productivos
� Nº de productos defectuoso s por def. incluso. se determinan y formulan los indicadores a emplear.1 I631.1 Porcentaje de averías en equipos productivos I631.3 100 Total tiempo real de producción Total tiempo real de producción
I631.3 para de disponibilidad equipos Falta producción.3 Falta de disponibilidad de I631. Cada organización deberá adoptar el soporte que estime más conveniente.
Paso 4º: Una vez determinados los indicadores. 100 I631. para alcanzar un resultado deseado o un valor referencia.3 I631.
O631.1 mensual (se considera también la media acumulada)
3. una organización debería considerar tanto la eficacia (obtención de los resultados planificados) como la eficiencia (eficacia con optimización de recursos) en los procesos. atendiendo entre otros aspectos a la representatividad.50% 1.1 No superar 2% de averías al mes.Porcentaje de averías al mes
FORMA DE CÁLCULO: I631.631.00% 1. también es importante que esta información sea manejable.
I631. Tener indicadores poco o nada representativos o cuya información sea repetitiva redunda en un exceso de indicadores que dificulta la gestión.
Para el establecimiento de indicadores.00% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 % averías al mes respecto total de equipos % medio acumulado
Figura 17.00% 0. por lo que los indicadores deben ser debidamente seleccionados.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
RESULTADO PLANIFICADO INDICADOR:
REFERENCIA: PROCESO PR-631 COD.
.00% 2. Sin embargo.1 . FICHA: FI.50% 0.50% 2. por tanto. Ejemplo de formalización de un indicador
Un proceso puede contener. uno o más indicadores que aporten información acerca de los resultados que se están consiguiendo.1 = (Nº averías al mes / Total de equipos productivos) *100 FUENTES DE INFORMACIÓN:
Registros de incidencias en equipos
SEGUIMIENTO Y PRESENTACIÓN: Gráfica de I631.
Para la gestión de algunos procesos puede ser también importante considerar la información proveniente de otros indicadores que. Resultados planificados asociados a indicadores
Como se ha visto en el apartado anterior.2. una vez identificado y formalizado un indicador. un resultado planificado es un valor de referencia con el que se compara el resultado real obtenido. los responsables de ello y. lo que puede llegar a derivarse en la determinación de otros indicadores que. o la temperatura exterior con que llegan los materiales a un proceso de fusión en horno continuo. es importante asegurar que se alcanza un compromiso entre la representatividad y el coste de obtención. existen algunas características que deberían ser tenidas en cuenta. es importante destacar que. las cuales provienen bien de otros procesos de la organización o bien desde el exterior de la misma. la forma de representación. su cálculo es utilizado para conocer la capacidad del proceso al que está asociado. También. hasta el punto en que su obtención puede no ser rentable. La bondad de un resultado (obtenido por un indicador) se determinará mediante su comparación con el valor o el resultado que se ha planificado obtener. Obviamente. aunque cada organización debe decidir cómo formaliza los mismos. sino que vienen dados desde el exterior. la periodicidad para la medición y el seguimiento.3. el resultado esperado respecto al mismo. como pueden ser la forma de cálculo. aun cuando no reflejen la consecución de la misión. en el ámbito de un proceso. Un ejemplo de este tipo de indicadores puede ser el “Tipo de Interés del BCE (Banco Central Europeo)” para un proceso de créditos de una entidad bancaria. A la vista de estos datos.
6. es habitual calcular los resultados que dicho indicador ha obtenido históricamente. los indicadores más representativos que se pueden encontrar pueden llegar a ser muy costosos. y antes de abordar el control de los procesos sobre la base de los indicadores. permitiendo emitir un juicio acerca de la bondad del mismo. son necesarios para la toma de decisiones. si el proceso lo permite. ¿cómo sabemos si tales resultados son buenos o no?. Estos indicadores suelen estar vinculados de alguna forma con las entradas del proceso.
. aún siendo algo menos representativos.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En ocasiones. Para determinar coherentemente los resultados planificados para un indicador. Por último. será más fácil establecer los valores de referencia o resultados planificados. No obstante. este tipo de indicadores no se pueden controlar. Por tanto. por supuesto. En esta situación. su obtención sí sea viable. y además condicionan las decisiones sobre las variables de control. puede ponerse inicialmente en marcha el proceso para calcular los valores del indicador en cuestión.
) que deberán ser planificadas. es conveniente distinguir dos tipos de resultados planificados: Valores de control. de forma que las decisiones sobre el proceso se toman en función de cómo los resultados reales obtenidos alcanzan tales resultados planificados. Son valores de referencia.
Representa un estado de mayor capacidad que en periodos anteriores. dado que con las condiciones anteriores de funcionamiento no se garantiza su cumplimiento. No suele implicar el establecimiento y planificación de nuevas acciones para su consecución. pero que sí representan una mejora de la capacidad del proceso. Adicionalmente. Diferencias entre valor de control y objetivo. Se puede definir en todos los procesos. aplicando nuevos métodos.
Representa un valor cuyo cumplimiento asegura la capacidad necesaria del proceso. Solo es necesario en aquellos donde se decida mejorar.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En general. al igual que los anteriores. Objetivos. sino que éstas están estandarizadas en el sistema de gestión. Por lo general. y que deberían poder alcanzarse en las condiciones normales y habituales de funcionamiento. será necesario que cuenten con indicadores sobre los que se establezcan objetivos. un indicador puede tener asociado uno o varios valores de control. El establecimiento de objetivos requiere la realización de acciones en el proceso que permitan tal mejora de la capacidad.
. aquellos procesos en los que se desee un aumento de su capacidad. Se trata de valores coherentes con la capacidad admisible del proceso. la posible estandarización de estas acciones y la posible revisión de los valores de control para sucesivos periodos. Implica generalmente el establecimiento y planificación de acciones de mejora para su consecución. A su vez. etc. permitiendo interpretar si el proceso funciona de manera apropiada o no. se puede deducir que todo indicador debería disponer al menos de un valor de control con el que valorar si el resultado real (y por consiguiente el proceso) es bueno o no.
De la tabla anterior. No todos los procesos tienen que tener objetivos. es decir. valores a alcanzar que representen un incremento de la capacidad del proceso y por lo tanto una mejora.
Tabla 3. En la siguiente tabla se puede apreciar más claramente la diferencia entre un tipo y otro. Son valores de referencia con los que se compara el resultado real del indicador. incluso uno o varios objetivos. esto supone la realización de acciones encaminadas a permitir tal incremento de la capacidad (incorporando/cambiando los recursos.
si existe una relación “causa-efecto” entre las variables de control y los indicadores. es decir. debe servir como mínimo para evaluar la capacidad y la eficacia de los procesos.
Solo es posible que funcione el bucle de control si se es consciente de que la actuación sobre las variables de control consigue alterar los resultados del proceso y. estas decisiones deberán ser tomadas por el responsable del proceso o del conjunto de procesos (propietario). y tener datos a través de mediciones fiables que soporten la toma de decisiones.
. Estos parámetros son los que en la ficha de proceso se han denominado como “variables de control”.
Uno de los principios de Gestión de la Calidad establecidos en la familia de normas ISO 9000 es el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. como ya se ha expuesto. que establece que “las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información”. un cambio de comportamiento del proceso y. Esto es lo que se conoce como bucle de control. Un valor de control establecido para el indicador “porcentaje de pedidos entregados en el plazo comprometido con el cliente” podría ser del 90%. por tanto. implicaría que para dicho proceso es necesario realizar acciones encaminadas a mejorar la capacidad actual del proceso. A través de indicadores se analizan los resultados del proceso (para conocer si alDatos canzan los resultados esperados) y se toman decisiones sobre las variables de control (se adoptan acciones). Supóngase un proceso de Logística con capacidad para entregar en el plazo estipulado con el cliente el 90% de los pedidos.
El esquema para el control del proceso es.3.
6. de los indicadores. El control de los procesos
El seguimiento y medición de los procesos. De la implantación de estas decisiones se espera. Esto implica que para ejercer un control sobre los procesos.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Un ejemplo de estos dos tipos diferentes de resultados planificados sería el siguiente. los indicadores. por tanto.3. por tanto. la información recabada por los indicadores debe permitir su análisis y la toma de decisiones que repercutan en una mejora del comportamiento del proceso. a su vez. si se fijara el objetivo del 95%. y se adoptarán sobre aquellos parámetros del proceso (o del conjunto de procesos) para los que tiene capacidad de actuación.
Obviamente. muy simple. Por otro lado.
Así. ya que no en todos los procesos existe una misma manera de trasladar los conceptos de capacidad y eficacia. se puede comprobar que los valores difieren unos de otros.
Control de procesos repetitivos
Algunos procesos. es importante resaltar que los datos que se recopilen y analicen deberían. Por este motivo. sin embargo esto no es posible debido a que los procesos siempre tienen una variabilidad que hace que las salidas no siempre sean las deseadas. y con el fin de ilustrar la manera de llevar a cabo el control de los procesos. evidentemente.
. En primer lugar. es decir. En este tipo de procesos es posible utilizar herramientas estadísticas para la obtención de indicadores relevantes de la capacidad y eficacia. se suelen caracterizar porque las actividades necesarias para su ejecución se realizan siguiendo unos ciclos cortos y repetitivos. Al analizar los datos obtenidos por las mediciones de un proceso cualquiera. para un proceso de fabricación de ejes podría ser de interés conocer el grado en el que los diámetros de los ejes producidos cumplen con unas determinadas especificaciones (magnitud dimensional). los datos a recopilar deberían permitir obtener información acerca del grado en el que los ejes producidos están dentro o no de ese intervalo (entre X-t y X+t).
La situación ideal sería aquella en la que los procesos obtuvieran siempre salidas con las mismas características (ejes de diámetro X). En el ámbito de la gestión de la calidad. si se considera que los clientes demandan como requisito que los ejes tengan un diámetro de X± t mm (donde X es el valor central y t es la tolerancia admitida por el cliente). Para ello. las magnitudes se deberían referir al grado o extensión en que un proceso cumple los requisitos del cliente. gracias a la gran disposición de datos. es necesario saber si esos datos son susceptibles de tratarse estadísticamente o no. si es posible encontrar un modelo estadístico que explique (y prediga) la manera en que dichos datos se distribuyen y así poder establecer indicadores a través de estimadores estadísticos. dos tipologías de procesos muy diferentes: repetitivos y no repetitivos. como ocurre con muchos de tipo productivo.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
La manera en que se ejerce este control va a depender de la tipología de procesos que se esté gestionando. Por ejemplo. a modo de ejemplo. que permiten la obtención de un elevado número de productos en unas condiciones uniformes. representar aquellas magnitudes que se deseen conocer. a continuación se van a considerar.
un proceso con una variabilidad exclusivamente aleatoria se caracteriza porque los valores de las mediciones se suelen distribuir alrededor de un valor central que permanece aproximadamente constante a lo largo del tiempo (media constante) y porque la dispersión de estos valores también permanece aproximadamente constante en el tiempo.
Las causas asignables de la variabilidad de un proceso son identificables (como por ejemplo. Esta variabilidad no presenta un comportamiento estadístico y. CAUSAS ALEATORIAS: La variabilidad está originada por factores aleatorios (desgaste de piezas. En tal caso la variabilidad tiene un comportamiento estadístico y es predecible. En cambio.) y hacen que las salidas de éste no se comporten conforme a ningún modelo estadístico. y que pueden clasificarse en: asignables y no asignables. La organización debe identificar estas causas y eliminarlas como paso previo a poner el proceso bajo control. equipos de medida.. La organización debe centrar sus esfuerzos en identificar y eliminar esas causas. como paso previo al control del proceso. . Si esto ocurre.
. y se puede ejercer un control estadístico sobre el mismo. caídas de tensión. etc. personas. mantenimiento.). es predecible que los valores de las siguientes mediciones se aproximen a ese valor central (media conocida) con una probabilidad que dependerá de la dispersión (dispersión conocida). por tanto. roturas drásticas.
TIPOLOGÍA DE CAUSAS DE LA VARIABILIDAD DE LOS PROCESOS CAUSAS ASIGNABLES: La variabilidad está originada por factores que son identificables..Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Esto es debido a que existen causas de diversa índole que originan la variabilidad antes mencionada. no son previsibles las salidas.
Datos Mínimo Máximo Rango K i Clase 8. En la práctica. es posible predecir la probabilidad de obtener unas n salidas que cumplan con unas determinadas especificaciones marcadas por el cliente.73 12. la media (μ) que representa el valor central en torno al que se distribuyen los valores y la desviación típica (σ) que representa la dispersión respecto a la media.6 9 . pero que no se van a desarrollar en la presente guía por no ser objeto de la misma.17 8. Este tipo de distribución coincide con una función estadística conocida como Ley Normal.2
Figura 18.51 9.5 1 0 .
.2 8. los parámetros de la distribución Normal que caracterizarían al proceso vendrían dados por: x � i �1 estimador de la (como n �1 n media -μ -) y s (como estimador de la desviación típica -σ-).8 11 .445888281 Frecuencia 5 7 20 32 36 32 33 20 8 7
8 . Se suele presentar esta función como N( μ.62 9. n 2 � xi 2 � ( xi � x ) i �1 s � En este caso.19
200 7. existen técnicas que permiten comprobar la “normalidad” de una distribución de datos.85 11.4 10 .46 10 0.96 10.7 1 2.3 1 1.40 10.1 9 .30 11.74 12.19 4. Cuando un proceso obtiene resultados que se distribuyen según esta función. Ejemplo de Histograma
La distribución más habitual que suelen presentar los procesos productivos cuando sólo existe una variabilidad aleatoria es una distribución que se conoce como “campana de gauss”. σ )1. En la siguiente figura se muestra cómo se obtienen tales parámetros a través de los resultados (x) generados por un proceso (donde n representa el número de datos considerados). de manera que esta función se caracteriza por dos parámetros.0 1 0 .07 9. número de la medición realizada i=
LES = Límite de especificación superior del cliente
1 Esta distribución no es la única pero sí es la más frecuente y la que se va a considerar a efectos de introducir los conceptos sobre indicadores de capacidad en esta tipología de procesos.
1).Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Cuando una característica determinada de un producto sigue una distribución Normal (0.
. Estimadores de la media (x) y dispersión (s) en una distribución normal. se puede interpretar dicha distribución siguiendo la gráfica de la figura adjunta (Figura 20): el área que queda por debajo de la curva y dentro de un intervalo determinado representa la probabilidad de que el producto obtenido se encuentre dentro de dicho intervalo.
quiere decir que el proceso tiene una capacidad del 99.73%
Figura 20. 3s � � 3s �
Si la distribución no está centrada respecto a los límites de especificación
Cuando Cp=1.
En el caso de que las salidas de un proceso se distribuyan según una función Normal.1).
95. Esquema para la interpretación de una distribución Normal (0.3 0. es habitual utilizar los siguientes estimadores estadísticos como indicadores para analizar la capacidad del proceso:
LES � LEI 6s
Si la distribución está centrada respecto a los límites de especificación
� LES � x x � LEI � C pk � min� .2 0.4 0.35 0.25 0.05 0 -3 -2 -1
El área cubierta por la curva representa la probabilidad de que un valor se encuentre en el intervalo del eje de abcisas
68.15 0.45% 99.1 0.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
0.45 0.73% de cumplimiento de las especificaciones del cliente (diámetro de eje entre LES y LEI).
Para ello. si bien no es propósito de esta guía realizar un desarrollo del control estadístico de procesos. los estimadores considerados pueden. El gráfico de control más elemental sería el que se obtiene de representar la media y el intervalo de variabilidad (podría venir dado por ±3s ) que marcarían los límites de control (LCSLímite de Control Superior y LCI – Límite de Control Inferior). por tanto.
LCS 3s X 3s LCI
El proceso puede estar fuera de control LCS= Límite de Control Superior LCI = Límite de Control Inferior
Cuando el proceso se encuentra en condiciones controladas. con el tiempo. El control estadístico pretende detectar estas derivas con la suficiente antelación para que no se lleguen a producir productos fuera de especificaciones.73 %
Si se dan resultados por encima del LCS o por debajo del LCI. la probabilidad de que todos los resultados se encuentren entre x ± 3s es del 99. existe una alta probabilidad de que se deban a alguna causa asignable o a que el proceso se encuentre fuera de control
Figura 21. Por ello. es importante ser conscientes de que el proceso y. pero tiene el inconveniente de que requiere muchas mediciones.
. y se conoce su capacidad (Cp o Cpk). sufrir una deriva. se suelen emplear gráficos de control que permiten conocer la evolución de los mismos. Esquema para la interpretación de un gráfico de control
Este tipo de gráficos (como el que se muestra en la figura 21) es muy exhaustivo. Sobre ese gráfico se pueden marcar las sucesivas mediciones (valor por valor) y saber si están dentro o no de dichos límites. en la práctica se emplean otros gráficos que permiten agregar la información.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Una vez que se ha analizado un proceso y su variabilidad. sino el planteamiento relativo al seguimiento y medición en esta tipología de procesos (procesos de ciclo corto y repetitivos).
00 9.00 4.00 10. se puede recurrir a realizar en primer lugar comparaciones (tanto históricas como con otras organizaciones) respecto a la ejecución de este proceso en otras ocasiones. Es decir.e. no es posible realizar un análisis previo mediante la puesta en marcha del mismo. a diferencia de los procesos repetitivos.00 0.: ejecución de proyectos.00 7. debido a que el tiempo de ejecución no lo permitiría o bien porque los datos obtenidos no serían representativos.00 1.00 8. auditorías.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
14. éstas son poco numerosas y las condiciones de obtención de las salidas no son uniformes (p.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
9. Ejemplo de gráfico de medias-rangos
Control de procesos no repetitivos
Cuando estamos ante procesos donde las salidas se obtienen de manera espaciada en el tiempo. de forma que se pueda conocer la analogía con el producto o servicio a realizar y cómo se ha desarrollado el proceso para su obtención.00 12. no es posible llevar a cabo un análisis estadístico del proceso.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Permite el seguimiento sobre la variabilidad del proceso
Figura 22. procesos de planificación. obras.00 11.00 3.00 13.00 8.00 5.00 6.
.00 7.00 2. Estas comparaciones tienen como finalidad analizar otros productos realizados y/o servicios prestados. ¿Qué se puede hacer en esta situación? Para conocer a priori la capacidad de un proceso de esta índole. seguimiento de clientes).00 6.
si en el ámbito de un proceso de realización de proyectos se desea ejecutar un nuevo proyecto. Mediante este seguimiento se podrá estar en condiciones de tomar acciones para procurar que. basándose en características tales como la planificación realizada o las características que permiten validar el proceso (competencia de las personas. el análisis de dicho proceso cada vez que se vaya a ejecutar para un nuevo producto o servicio. si para un nuevo proyecto a ejecutar existe una fase de formación y se desea conocer el tiempo y las características necesarias para su ejecución. a través de los hitos marcados en dicha planificación. la salida sea conforme. etapas o fases de proyecto). Por ejemplo.
Febrero Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. El seguimiento y medición del proceso en ejecución se llevará a cabo por cada producto o servicio a realizar. la organización debería conocer qué capacidad tiene para poder realizarlo cumpliendo los requisitos. Ejemplo de planificación para la ejecución de un proyecto.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Por ejemplo. La determinación de la capacidad en un proceso no repetitivo implica. por tanto. podría basarse en la información de proyectos ejecutados anteriormente (más o menos similares). Igualmente. …). basándose en planificaciones anteriores y validando el proceso a través de sus características. Entre los indicadores que habitualmente se establecen en estos procesos destacan los relativos al cumplimiento de las disposiciones planificadas. Para ello. Octubre
19/02 2/03
Figura 23. Esto permitiría planificar el proyecto y validar el proceso para ejecutarlo. capacidad de los docentes. …). equipos.
. al final. impartición. se podrían tomar como referencia fases de proyectos ya ejecutados (hitos. la organización se podría basar en los datos de otros cursos dados con anterioridad (tiempo para el diseño.
De este planteamiento se pueden obtener indicadores tales como: − Porcentaje de obra o proyecto realizado.) se centrará en comparar lo ejecutado con lo planificado (a través de los hitos) y analizar los desfases.
Febrero Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. − Porcentaje de hitos o etapas demorados respecto a lo planificado. construcción de un buque. el seguimiento y medición del proceso durante la ejecución del producto o servicio (ejemplos: proyecto. − Tiempo restante para finalizar el proyecto. Octubre
10/09 (Estado actual)
Figura 24. − Desfase de tiempo total acumulado. Seguimiento de la ejecución temporal de un proyecto.
. − etc. obra civil.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
En este caso. etc.
). La mejora de los procesos
Los datos recopilados del seguimiento y la medición de los procesos deben ser analizados con el fin de conocer las características y la evolución de los procesos. Esto se puede formalizar en indicadores relativos a características tales como: − Cumplimientos de las sistemáticas establecidas. Dónde existen oportunidades de mejora. la organización deberá establecer las acciones correctivas necesarias para asegurar que las salidas del proceso sean conformes. • Infraestructura con unas características determinadas. reclamaciones del cliente. Para completar el seguimiento y medición indicado.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Igualmente. − Etc. De este análisis de datos se puede obtener la información relevante para conocer: 1º.
. etc. a través de indicadores que permitan agregar la información anterior (ejemplos: porcentaje de proyectos entregados fuera de plazo. − Cumplimientos de las características de ejecución del proceso. se puede además recabar información relativa al proceso una vez que se han ejecutado los productos o servicios.4. Cuando un proceso no alcanza sus objetivos. 2º. valoración de la satisfacción del cliente. lo que implica actuar sobre las variables de control para que el proceso alcance los resultados planificados. − Cumplimientos de la utilización de los recursos adecuados: • Personas con una competencia determinada. para lo que se pueden llevar a cabo inspecciones sistemáticas en periodos definidos. se puede llevar a cabo un seguimiento durante la ejecución del proceso de cómo se cumplen las características del mismo. Qué procesos no alcanzan los resultados planificados.
. Planificar: La etapa de planificación implica establecer qué se quiere alcanzar (objetivos) y cómo se pretende alcanzar (planificación de las acciones).. Esta etapa se puede descomponer... aún cuando un proceso esté alcanzando los resultados planificados..... (Hacer) C – Check .. C..Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
También puede ocurrir que. − Identificación. como se ilustra en la siguiente figura. Hacer: En esta etapa se lleva a cabo la implantación de las acciones planificadas según la etapa anterior. la mejora de un proceso se traduce por un aumento de la capacidad del mismo para cumplir con los requisitos establecidos... es decir. siguiendo el clásico ciclo de mejora continua de Deming... (Actuar)
Los cuatro pasos de este ciclo son: P. Esto puede aplicarse siguiendo una serie de pasos que permitan llevar a cabo la mejora buscada.. o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).. − Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos)....... para aumentar la eficacia y/o eficiencia del mismo. (Verificar) A – Act .. en las siguientes subetapas: − Identificación y análisis de la situación. relevancia o impacto en la mejora global de la organización..... Verificar: En esta etapa se comprueba la implantación de las acciones y la efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas (objetivos). la organización identifique una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia.
P – Plan. selección y programación de las acciones. (Planificar) D D – Do . a su vez..
.. En todo caso. D...
proponer las acciones y planificar las mismas . Para poder aplicar los pasos o etapas anteriores. muchas de las herramientas se emplean preferentemente en la fase de planificación (P). En la siguiente tabla se muestra una relación no exhaustiva de algunas de las herramientas más frecuentemente utilizadas.
. una organización puede disponer de diversas herramientas. en esta etapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se convierten las mejoras alcanzadas en una “forma estabilizada” de ejecutar el proceso (actualización).Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
A. conocidas como herramientas de la calidad. Hacer C. asociando dichas herramientas con la fase del ciclo PDCA donde más encaja su uso. Herramientas de la calidad. Esto se debe a que en dicha fase es necesario tener mucha información para poder identificar el problema que se quiere resolver o mejorar. analizar las causas. que permiten poner en funcionamiento este ciclo de mejora continua. Planificar D. Verificar A.
Diagrama de decisones de acción
P. Actuar Las 7 herramientas clásicas
Como se puede observar en la tabla anterior. Actuar: En función de los resultados de la comprobación anterior.
actualizándolo mediante la incorporación de dichas acciones al propio proceso. la última fase del ciclo de mejora debe materializarse en una nueva “forma estabilizada” de ejecutar el proceso. En el caso de que las acciones sean eficaces.
La actualización de un proceso como consecuencia de una mejora conlleva a una nueva forma de ejecutarlo. a través de la verificación de las acciones adoptadas (etapa C del ciclo PDCA) se puede conocer si unas determinadas acciones implantadas han servido para mejorar el proceso o no. A esta forma con la que se ejecuta el proceso se le puede denominar como el “estándar” del proceso.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
La mejora continua y la estabilización de los procesos
Cuando en un proceso se aplica el ciclo de mejora continua (PDCA).
3 de esta guía. Este ciclo implica:
S. el control y.
Comprobar el trabajo respecto al estándar
En definitiva. Relación con los criterios del modelo EFQM
Los apartados anteriores han permitido establecer y desarrollar los pasos para dotar de un enfoque basado en procesos a un sistema de gestión de la calidad. conceptos ya introducidos en el apartado 6. Conocer el estándar D.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Con el proceso actualizado. Ejecutar el proceso conforme al estándar
Actuar para ajustar conforme al estándar
C. así como la manera en que los procesos deberían ser gestionados para obtener de manera eficaz y eficiente los resultados deseados. Estos cuatro pasos se alinean de una manera clara con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008. su ejecución debe seguir un ciclo SDCA que permita la ejecución. Pasos para el enfoque 1. Identificación y secuencia de los procesos Requisitos del apartado 4. se trata de formalizar los cambios en el proceso como consecuencia de una mejora producida. 2.5.
. en general. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.1. la gestión del proceso. Descripción de los procesos c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. de la norma ISO 9001:2008 a) Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización. de tal forma que el ciclo SDCA no es más que una forma de estructurar el control del proceso y de entender el bucle de control.
como pone de manifiesto el hecho de que en todo proceso participan personas (criterio 3).
A continuación. Seguimiento y medición de los procesos
d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. se muestra una tabla en la que se relacionan estos cuatro pasos con los diferentes criterios y/o subcriterios del modelo EFQM. implantación y mejora continua del sistema de gestión de la organización. • Diseñar los procesos de la organización. De hecho. Relación subcriterios del modelo EFQM y la gestión por procesos. e incluyendo aquellas áreas que de manera explícita se refieren al enfoque basado en procesos.
Tabla 5. se necesitan recursos (criterio 4) y sus resultados pueden influir en la satisfacción de las diferentes partes interesadas (criterios del 6 al 9). Pasos considerados para el enfoque basado en procesos 1. de forma no exhaustiva. • Aplicar a la gestión de procesos sistemas estandarizados. la medición y el análisis de estos procesos. • Identificar y definir el esquema de procesos clave necesario para llevar a efecto la política y estrategia de la organización. para gestionar de manera efectiva los procesos de principio a fin.
. e) Realizar el seguimiento. Identificación y secuencia de los procesos 1b Principales subcriterios de agentes facilitadores del modelo EFQM relacionados con procesos Implicación personal de los líderes para garantizar el desarrollo. hay que indicar que la ausencia de algunos criterios o subcriterios no significa que no tengan relación con este enfoque. Relación de requisitos ISO 9001:2008 y la gestión por procesos.
Tabla 6. … • Resolver las interfaces internas de la organización y las relacionadas con los parteners externos. la presencia de este enfoque en el modelo subyace a lo largo de todos los criterios. •… Diseño y gestión sistemática de los procesos. incluidos aquellos procesos clave necesarios para … • Establecer el sistema de gestión de procesos que se va a utilizar. No obstante. (Continúa). • Asegurar que se desarrolla e implanta un sistema de gestión de procesos •… Despliegue de la política y estrategia mediante un esquema de procesos clave.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
3. Mejora de lo procesos
Implicación personal de los líderes para garantizar el desarrollo. la innovación y las actividades de aprendizaje. • Asegurar que se desarrolla e implanta un proceso. • Definir los procesos clave. (Continúa). • Revisar la efectividad del esquema de procesos clave a la hora de llevar a efecto la política y estrategia.
Tabla 6. • Implantar sistemas de medición de los procesos y establecer objetivos de rendimiento. • Asegurar que se desarrolla e implanta un proceso que permita … mejorar los resultados clave. que permita estimular. planificar e implantar mejoras en los enfoques de los agentes facilitadores. Seguimiento y medición de los procesos
4. Despliegue de la política y estrategia mediante un esquema de procesos clave.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
2. mediante la creatividad. implantación y mejora continua del sistema de gestión de la organización. • Asegurar que se desarrolla e implanta un sistema de gestión de procesos. • Aplicar a la gestión de procesos sistemas estandarizados. Establecer claramente los propietarios de los procesos clave. Descripción de los procesos
Implicación personal de los líderes para garantizar el desarrollo. identificar. revisar y mejorar los resultados clave. implantación . y mejora continua del sistema de gestión de la organización. incluidos aquellos procesos clave necesarios para … • Establecer el sistema de gestión de procesos que se va a utilizar..
. implantación y mejora continua del sistema de gestión de la organización. • Asegurar que se desarrolla e implanta un proceso que permita medir. incluyendo la identificación de los distintos grupos de interés que se ven afectados. Relación subcriterios del modelo EFQM y la gestión por procesos.. Diseño y gestión sistemática de los procesos. Despliegue de la política y estrategia mediante un esquema de procesos clave. por ejemplo. • Implantar sistemas de medición de los procesos y establecer objetivos de rendimiento. Diseño y gestión sistemática de los procesos. • Diseñar los procesos de la organización. o procesos. Diseño y gestión sistemática de los procesos. … Implicación personal de los líderes para garantizar el desarrollo.
• Identificar y establecer prioridades para las oportunidades de mejora –y otros cambios.tanto continua como drástica. generando cada vez mayor valor. a fin de satisfacer plenamente a clientes y otros grupos de interés.
(Continuación) Tabla 6. • Etc. Relación subcriterios del modelo EFQM y la gestión por procesos.Guía para una gestión basada en procesos Cómo enfocar a procesos un sistema de gestión
Introducción de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovación.
Los procesos deben formar parte de un sistema y contribuir a la obtención de buenos resultados globales en la organización. que podrán estar referidos a uno o varios de sus grupos de interés. cada uno de los procesos debe contribuir a la consecución de los objetivos generales de la organización. Una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los objetivos a través de los diferentes procesos.Guía para una gestión basada en procesos La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos
El enfoque de gestión basado en procesos no es un fin en sí mismo. lo que implica la existencia de unas relaciones “causa-efecto” entre los resultados de los procesos individuales y los resultados globales del sistema. Es decir. El esquema general para llevar a cabo este despliegue sería el siguiente: a) Determinar los objetivos globales de la organización b) Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos c) Establecer los objetivos en los procesos CLAVE d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos
entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema. Esquema general de despliegue de objetivos en procesos.
. Esto comprende el análisis de los datos tanto internos a través de actividades de seguimiento y medición (capacidades internas. competencia.Guía para una gestión basada en procesos La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos
Enfoque de sistema para la gestión “Identificar.
A continuación se introducen de manera breve cada uno de estos pasos generales: a) Determinar los objetivos globales de la organización Para establecer e identificar los objetivos globales. …) como datos externos (entorno. la organización deberá basarse en el resultado del análisis de los datos recabados por el sistema de gestión. …). contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos” ISO 9000:2005
. Un proceso adquiere la condición de clave cuando se espera de él un impacto importante o significativo en los objetivos generales. sin embargo. A partir de la estructura de procesos establecida. serlo en el futuro. a través de sus propios resultados individuales.
Figura 26. se debe reflexionar acerca de qué procesos pueden influir significativamente en la consecución de los mismos. Esquema de interrelación objetivos-procesos. Conseguir buenos resultados en los procesos clave va a ser fundamental para obtener buenos resultados globales.Guía para una gestión basada en procesos La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos
b) Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos Considerando los objetivos globales que la organización desea alcanzar. y viceversa. es conveniente tener claro que un proceso que actualmente no se considera clave puede.
No obstante. la organización deberá identificar cuáles de ellos son clave para permitir la consecución de los objetivos globales planteados en un determinado periodo.
exhaustividad en el análisis de resultados. estos indicadores se suelen encontrar ya identificados desde que se formalizan los procesos. así como los plazos de tiempo y los responsables para la implantación de las metas o acciones. pero considerando los valores de control definidos en sus indicadores. La respuesta es que sí.Guía para una gestión basada en procesos La gestión basada en procesos para la consecución de objetivos
c) Establecer los objetivos en los procesos clave Una vez identificados los procesos clave. realizar los ajustes oportunos. será necesario identificar los indicadores sobre los que se van a establecer estos objetivos individuales. es necesario determinar qué va a hacer la organización para tratar de conseguirlos. planificar las metas y acciones necesarias para ello.3. De igual forma. Estos procesos también influyen en el logro de los objetivos generales en la medida que un “mal funcionamiento” de los mismos podría afectar a los resultados. es importante hacer una reflexión general: ¿Qué pasa con aquellos procesos que no se han determinado como procesos clave? ¿Deben estar sometidos a un seguimiento y medición?. estos procesos también deberán someterse a un seguimiento y medición. el “proceso de logística” debe mejorar los tiempos de entrega y el “proceso de fabricación” debe mejorar su capacidad de producir conforme a especificaciones). Por lo general. si bien la organización debería plantear la intensificación de este seguimiento a aquellos procesos clave de los que va a depender en gran medida la consecución de los objetivos generales de la organización (a través de periodos de seguimiento más cortos. y sobre los que se va a realizar el seguimiento y medición.2) Por tanto. …). con la finalidad de verificar si las metas y acciones permiten la consecución de los mismos. si fuera necesario. es necesario determinar y establecer qué resultados se desean obtener en cada uno de ellos individualmente. En este punto. Esta planificación es necesaria para conocer los recursos o medios que se prevén utilizar para la consecución de los objetivos.
. Los indicadores y los objetivos asociados a los procesos clave son los que deberían integrar un posible “cuadro de mando”. todos los procesos deben estar sometidos a un seguimiento y medición para comprobar la consecución de los resultados que se han planificado obtener. El establecimiento de objetivos en los procesos individuales debe surgir como consecuencia de encontrar posibles relaciones causaefecto (ejemplo: Para aumentar la satisfacción del cliente. Por tanto. d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos Para la consecución de los objetivos en los procesos. y adecuando la frecuencia y las responsabilidades a la criticidad del proceso (véase también apartado 6. la organización deberá realizar un seguimiento y medición del grado de cumplimiento de los objetivos a través de los indicadores asociados. pero que en caso contrario se podrían replantear si fuera necesario. y. es decir. Una vez abordados estos pasos generales. Esto permite conocer a priori el “coste” de consecución de los objetivos.
en gran medida. Esto anterior no significa que haya que prescindir de documentos que antes sí existían y ahora no son exigibles (hay que recordar que. en este contexto. La documentación será. lo que además es compatible con la existencia de otros sistemas de documentación clásicos. como se puede reflejar en el apartado sobre descripción de procesos de la presente guía.Guía para una gestión basada en procesos Soporte documental de los sistemas con enfoque basado en procesos
Es evidente que con el enfoque basado en procesos de los sistemas de gestión de la calidad que propugnan los actuales modelos de gestión (como la familia de normas ISO 9000 y el modelo de excelencia de EFQM) el “protagonismo” deja de estar centrado en la documentación y pasa a estar ocupado por los procesos y su gestión. Esta circunstancia. ágil y manejable.
. la necesaria para asegurar que los procesos sean eficaces. ha potenciado la utilización de representaciones gráficas para la aplicación del enfoque basado en procesos en los sistemas de gestión. las organizaciones han realizado y realizan un importante esfuerzo por recoger su “know-how” en los procedimientos documentados y no se deben desechar alegremente) sino que la documentación debe estar al servicio de la buena gestión y de la consecución de buenos resultados en los procesos. junto al auge de las tecnologías de la información y la comunicación. de una manera operativa.
y para ello. es importante no caer en el “error” de convertir la aplicación y la representación gráfica de los procesos en protagonistas absolutos. la herramienta informática es. En la actualidad. el objetivo principal no es una descripción exhaustiva de los procesos. sin embargo. es prácticamente impensable prescindir de las tecnologías de la información disponibles para dar soporte a un sistema de gestión de la calidad con un enfoque basado en procesos. por supuesto. En cualquiera de los casos. precisamente. las organizaciones pueden optar por llevar a cabo el diseño y modelización de sus procesos de manera personalizada mediante aplicaciones informáticas a medida. Como una última reflexión. sino la obtención de los resultados planificados. los fundamentos de una gestión basada en procesos. En ocasiones. y como tal no permite gestionar nada si “alguien” no “acciona” la misma. o a través de aplicaciones comerciales que se pueden encontrar en el mercado. las aplicaciones informáticas comerciales suelen permitir una descripción de cuanto se desee y al nivel que se desee. es necesario saber en qué consiste y. una herramienta.
.Guía para una gestión basada en procesos Soporte documental de los sistemas con enfoque basado en procesos
El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen 4º.
. La descripción de cada uno de los procesos 3º. permitiendo la gestión de cada proceso y del conjunto de ellos para la consecución de los resultados deseados. cabe destacar que el enfoque basado en procesos en los sistemas de gestión es actualmente uno de los principios básicos y fundamentales para orientar a una organización hacia la obtención de los resultados deseados (ver apartado 3). La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado Mediante estos pasos. La identificación y secuencia de los procesos 2º. una organización puede modelar su organización con este enfoque. una organización puede abordar la adopción de un enfoque basado en procesos para su sistema de gestión considerando cuatro grandes pasos o etapas (ver apartado 6): 1º. En todos los casos. para lo cual se ha considerado como principales referencias la familia de normas ISO 9000 y el modelo EFQM de Excelencia (ver apartados 3. Esta visión está reforzada por cómo los actuales modelos y normas de gestión de la calidad refrendan este principio y lo trasladan a sus propios criterios de gestión y requisitos de actuación. 4 y 5).Guía para una gestión basada en procesos Resumen y conclusiones del enfoque basado en procesos
Como conclusión de todo lo comentado en esta guía.
no se puede dejar de lado la influencia vital que tienen las tecnologías de la información y la comunicación para la adopción de este enfoque en los sistemas de gestión. Por último. sino también acentúa la correspondencia de este esquema con los criterios y subcriterios del modelo EFQM de Excelencia. dentro de la estructura de procesos establecida. permite llevar a cabo el despliegue de la política y la estrategia de la organización mediante la identificación. esenciales para la consecución de los objetivos globales y.5). debido al paralelismo existente. a fin de facilitar su adopción en el marco de dicho modelo (ver apartado 6.
. como consecuencia. de aquellos procesos clave que son. Asimismo.Guía para una gestión basada en procesos Resumen y conclusiones del enfoque basado en procesos
El esquema utilizado en esta guía no solo permite trasladar este enfoque basado en procesos a un sistema de gestión de la calidad fundamentado en los requisitos y directrices que aparecen en las normas de la familia ISO 9000. por tanto. dotándolo de un soporte ágil y operativo que permita que el protagonismo en el sistema se centre en la gestión de los procesos y en los resultados (ver apartado 8). del cumplimiento de la política y la estrategia (ver apartado 7).
AENOR Del aseguramiento a la gestión de la calidad: el enfoque basado en procesos. ISBN 84-923464-7-7. El Arte de Establecer Objetivos. www. Compañía Editorial Continental. Rivas. www. “Guía para una Gestión basada en procesos”. Amado Salgueiro 1997. David Hoyle y John Thompson 2002.A.es Mejora del Valor Añadido en los Procesos. Porter 2000. Indicadores para la Gestión Empresarial.iso.. M. 2002. John Marsh 2000.html FD X 50-176 Process Management.A. Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestión del Instituto Andaluz de Tecnología. ISO/TC 176/SC 2/N544R. Contabilidad de Gestión 17. Gestión 2000.patriacultural.com.mx Cuadro de Mando Integral. Guidance on the Process Approach to Quality Management. Tejedor. Michael E.ch/iso/en/iso9000-14000/iso9000/2000rev9.Guía para una gestión basada en procesos Bibliografía de referencia
• • • • Beltrán. Planificar. Ediciones Gestión 2000. J. Kaplan & Norton 1997. www.. Carmona. Amado Salgueiro 1999. F.aeca. AECA 1998 ( Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas). Carrasco. Trishchler 1996. ISO. AENOR Herramientas para la Mejora Continua. R. M. AENOR Cómo Mejorar los Procesos y la Productividad.. AENOR
. William E. Estrategia Competitiva. AFNOR..
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Métodos IDEF www. www. Vandeville 1990.htm Handbook of Experimental Methods for Process Improvement. AENOR
Guía para una gestión basada en procesos Anexos
Experiencias de aplicación de la gestión por procesos
contribuyendo a la rentabilidad del grupo CEPSA. Nuestra MISIÓN es proporcionar a nuestros clientes productos energéticos. 10 Plantas Petroquímicas y 5 Plantas de Cogeneración de Energía Eléctrica. mas de 20 Plantas Industriales. Dispone plantas de extracción en Argelia. en el campo del refino de crudos de petróleos. y desarrolla toda su actividad industrial en el término municipal de Palos de la Frontera (Huelva). al que pertenece la Refinería “La Rábida”. Refinería “La Rábida”
El Grupo CEPSA.000 profesionales y factura una cifra cercana a los 21. 3 Refinerías (“La Rábida”. Compañía Española de Petróleos. “Gibraltar” y “Tenerife”). comercialización y distribución de productos derivados del petróleo. da empleo directo a más de 11. petroquímicos y asfálticos de acuerdo con sus necesidades y expectativas. producción.CEPSA Refinería “La Rábida”
CEPSA..A. Posee una capacidad de refino próxima a los 22 millones de toneladas de crudo/año.
.230 millones de euros. lo conforman un conjunto de empresas dedicadas a la exploración.
La Refinería “La Rábida”
La Refinería “La Rábida” es uno de los centros de producción del Grupo CEPSA.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . S.
Nafta Queroseno Gasóleo Residuo Atmosférico
F. y aportando más del 12. Como consecuencia de ello. regidos por cotizaciones internacionales y sujetos a grandes cambios ajenos al proceso.C. han convertido a la Refinería en un centro industrial moderno capaz de atender las demandas de un mercado
Gasóleo Gas Combustibles Propano ETBE Propileno Butano Butano olefínico olefínico Gasóleo Gasolinas Fuelóleo Asfaltos Bioetanol Fuelóleo Asfaltos Energía eléctrica Vapor de agua
ERTIS A
Reformado Naftas Ligeras
Propano Butano Gasolinas
. El interés prioritario por incorporar la tecnología más moderna y la apuesta continua por la Calidad. hace imprescindible para esta Refinería conciliar el progreso y el desarrollo socioeconómico con la protección ambiental. motivados no sólo por razones económicas sino también políticas. en el sector de refino de petróleo está condicionado por los precios de los productos tanto de compra como de venta. en un entorno eminentemente industrial pero con presencia cercana de importantes núcleos de población y espacios naturales protegidos. las especificaciones de calidad de muchos de sus productos vienen impuestas por la legislación a escala nacional y europea. generando aproximadamente el 10. Respecto al mercado. como las Marismas del Odiel y el Estero Domingo Rubio.L.7% del Valor Añadido Bruto industrial de la provincia.
Gas Natural Combustibles Refinería
Su situación. La Refinería “La Rábida” tiene un peso específico importante en la economía de la provincia de Huelva.7% del empleo provincial industrial.C. la Seguridad y la Protección del Medio Ambiente. la Refinería necesita de la adaptación y optimización continúa de la producción a esa realidad cambiante de mercados y calidad.CEPSA Refinería “La Rábida”
Esquema productivo de la Refinería “La Rábida”
Diagrama de fabricación R. cada vez más exigentes. Adicionalmente.R.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO .
las Personas más allá de su Seguridad. los Procesos Estratégicos para conseguir un despliegue de nuestra Política y Estrategia a lo largo de todos los procesos y el análisis de estrategias de mercado. etc. Gestión Económica. en la Refinería hemos desarrollado un Modelo de Gestión por Procesos que. el Medio Ambiente y la Prevención de Riegos Laborales. por lo que todos los procesos se estructuran alrededor de los Procesos Operativos (o de Realización del producto). van encaminados a incrementar la eficiencia de los mismos y a conseguir la mayor flexibilidad operativa posible para adaptarnos “sobre la marcha” a la situación del mercado. y los Procesos de Medición. Nuestros Procesos Operativos. alineado e integrado con los Sistemas de Gestión normalizados.). la Sociedad más allá del Medio Ambiente.CEPSA Refinería “La Rábida”
especialmente exigente y de apostar con fuerza por la adopción de Sistemas de Gestión normalizados y por la utilización del Modelo EFQM de Excelencia como herramienta de autoevaluación y mejora continua. intenta completar las carencias de alcance de los mismos. La RLR es fundamentalmente un Centro Productivo. que establecen. El diseño de nuestros procesos es consecuencia directa de la aplicación de nuestra Misión. ampliación de instalaciones y proyectos de mejora. en el año 2002. con la obtención del Premio Andaluz a la Excelencia Empresarial y en 2006. ni todas las necesidades y expectativas de todos nuestros Grupos de Interés (Accionistas.). para una adecuada gestión global de los mismos.HH. con la condición de finalista en el Premio Europeo de la EFQM. etc. entre sus requisitos la necesidad de realizar mediciones sobre los aspectos relevantes de su alcance y establecer objetivos de mejora sobre los mismos.
Nuestro Modelo de Gestión de Procesos nace de la adopción de Sistemas de Gestión normalizados para la gestión de la Calidad. Dado que en estos Sistemas no se incluían todos los aspectos relevantes de nuestra gestión (RR.. están diseñados para permitir la mayor operatividad posible de los Procesos Operativos (que son los que influyen decisivamente en la rentabilidad) al menor coste.
. Análisis y Mejora. que son nuestros procesos clave. así como sus modificaciones tecnológicas. El avance experimentado se ha visto recompensado. Los Procesos Soporte.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO .
A N Á L IS IS Y M E J O R A
S e g u im ie n to d e la P r o d u c c ió n
E ESTRATÉGICOS E1 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICAS E2 RELACIONES EXTERNAS E3 OPTIMIZACIÓN E31 E32 E33 P REALIZACIÓN DEL PRODUCTO P1 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN P2 PRODUCCIÓN P12 P21 P22 P23 P24 P25 P26 P27 P3 EXPEDICIÓN P32 P33 M MEDICIÓN. ADUANAS E II. COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS GESTIÓN DE ALMANCÉN ESTUDIOS Y PROYECTOS PROYECTOS DE INSTRUMENTACIÓN Y CONTROL OBRAS Y MONTAJES CONTABILIDAD Y CONTROL DE GESTIÓN TESORERÍA CUENTAS A PAGAR GESTIÓN DE PRODUCTOS. EXPEDICIÓN TERRESTRE EXPEDICIÓN MARÍTIMA INGENIERÍA DE PROCESOS OPTIMIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ESTUDIOS ECONÓMICOS Y BENCHMARKING
M e jo r a C o n tin u a
S RECURSOS Y SOPORTE S1 RECURSOS HUMANOS S11 S17 S18 S19 S2 APROVISIONAMIENTOS S21 S22 S3 PROYECTOS S31 S32 S33 S4 ADMINISTRACIÓN S41 S42 S43 S44 S5 MANTENIMIENTO E INSPECCIÓN S51 S52 S6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN S7 PROTECCIÓN AMBIENTAL S71 S72
COMUNICACIÓN INTERNA SLECCIÓN FORMACIÓN GESTIÓN RR. MANTENIMIENTO INSPECCIÓN Y CONTROL DE CORROSIÓN
GESTIÓN DE RESIDUOS GESTIÓN DE EFLUENTES LÍQUIDOS
.R.L.EE.N.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO .CEPSA Refinería “La Rábida”
Se presenta a continuación el Mapa de procesos así como el despliegue de los mismos. incluyendo subprocesos en un segundo nivel. ANÁLISIS Y MEJORA M1 SEGUIMIENTO DE LA PRODUCCIÓN M11 M12 M2 MEJORA CONTINUA M21 M22 M23 CONTROL DE LA CALIDAD DEL PRODUCTO CONTROL DE LA PRODUCCIÓN GESTIÓN DE LA CALIDAD GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL GESTIÓN DE LA P.HH. PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN COMBUSTIBLES PETROQUÍMICA FCC COMBUSTIBLES II ALTA PRESIÓN NORTE ENERGÍA MOVIMIENTOS Y MEZCLAS R.
E S T R A T É G IC O S
P la n ific a c ió n y G e s tió n E s tr a té g ic a s
O p tim iz a c ió n
R e la c io n e s E x te r n a s
G ru p o C E P S A A c c io n is ta s M e rc a d o T e c n o ló g ic o C o m p e te n c ia A lia d o s
G E S T IÓ N D E R E C U R S O S / S O P O R T E
R ecu rso s H u m an o s M a n te n im ie n to e In s p e c c ió n
R E A L IZ A C IÓ N D E L P R O D U C T O
S is te m a s d e In fo r m a c ió n
P r o te c c ió n A m b ie n ta l A d m in is tr a c ió n
A p r o v is io n a m ie n to s
P la n ific a c ió n y P r o g r a m a c ió n
E x p e d ic ió n
P ro ve e d o re s
M E D IC IÓ N .L.
Las interfases entre los procesos internos las gestionamos con la filosofía cliente-proveedor. como medio adicional de comunicación e implicación de las mismas.
.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . Seguridad. Gestionamos con idéntica filosofía las relaciones con nuestros Grupos de Interés externos. Como ejemplo de lo anterior se presenta al final de este caso. explicitados en términos de indicadores. que nos indica con que línea estratégica se relaciona (Rentabilidad. cuyas necesidades y expectativas debe satisfacer. etc. El enlace de cada uno de los indicadores definidos en los procesos con la planificación estratégica se establece a través de una Matriz de Despliegue Estratégico. Sociedad. El Mapa de Procesos.CEPSA Refinería “La Rábida”
Cada uno de estos procesos tiene establecido su propietario y sus objetivos. La información que recoge esta aplicación está a disposición de todas las personas. y todos ellos desarrollan nuestras líneas estratégicas y nutren por agregación los Resultados Clave. a lo largo de nuestra estructura organizativa y su enlace con los criterios del modelo EFQM. para conocimiento de todos los interesados. que valor objetivo tiene. de manera que cada propietario de proceso tiene identificados a sus Procesos Cliente. así como crear cuadros de Mando personalizados (por agrupación de indicadores de procesos). La filosofía perseguida es que el propietario de cada proceso es responsable de consensuar el contenido de su Ficha de Proceso (fundamentalmente sus indicadores) con los propietarios de todos sus procesos cliente y con su superior jerárquico.). con que indicador global. las Fichas de cada uno de los Procesos y la evolución de los Indicadores asociados se publican en nuestra Intranet. así como las principales acciones o planes que lo desarrollan. que permite navegar por los procesos. Se soporta en una aplicación interactiva. Costes. Medio Ambiente. consultar su Ficha y la evolución de sus indicadores. Personas. la Ficha para el proceso productivo FCC.
normativa modelos de gestión
Otras Empresas Entidades
Entidad Certificación Consultoras Personas RLR
Misión. acc.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . Política M.
Revisión Sistema Oportunidades de Mejora Informe implicaciones nuevos requisitos M. Ajeno Bomberos
Gestión de la P. Visión. Informes de Auditorías Objetivos y Programas No conformes. acc.
Unidades RLR
Personas RLR Unidades RLR
Recomendaciones para NNPP y modificaciones
Informe de Informe de Acciones
Aspectos M. y Gest. Tendencias.R.HH Producción
COI´s y Actas de Seguridad Misión. Valores Política de Calidad Tto.L.
Expectativas en Seguridad y Salud Medidas Prev. y Gest. Visión. Encuesta.
Informes periódicos y específicos externos Requisitos legislativos
.A. que se alimenta de las oportunidades de mejora detectadas por cada propietario y de las revisiones de los sistemas normalizados. Médico Actividad Preventiva
RR. Globalmente. Valores Política de Seguridad Revisión Sistema Oport. Proc.A.A. Datos parámetros M.A. e incid. de Mejora Riesgo controlado
No conformidades No conformidades potenciales Propuestas de grupos de trabajo Percepción sistema de calidad
Acciones correctoras Acciones Preventivas Objetivos y Planes de Mejora Grupos de trabajo Salidas de SGP Objetivos y Planes de mejora Directrices Generales Control de Pérdidas
Planif. se esquematiza a continuación:
Seguimiento y Mejora de los Sistemas de Gestión
Cumplimiento requisitos y acuerdos Requisitos.CEPSA Refinería “La Rábida”
Cada propietario de proceso es responsable de la revisión de su proceso y del establecimiento de acciones correctoras para la mejora del mismo en función de la evolución de los indicadores definidos para el proceso. Evolución indicadores satisfacción. Reclamaciones Revisión Sistema Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora Necesidades y expectativas de los clientes Benchmarking. Resolución objetivos Nuevas normas de control Recomendaciones/Informes Objetivos M. Estratégicas Entorno Social
Contratas S. Asesoramiento
Cumplimiento Reglamentario Consultoría Apoyo en Emergencias Benchmarking Exigencias Reglamentarias
CEPSA (PASCAL)
Planif.A.A. Medidas Prev.A.P. Visión. Valores Política M. Solicitud Asesoramiento Registros e informes
IPMA´s EIA´s Proyectos
Sector Refino
Organismos Oficiales Administración
Rev. Estratégicas
Misión. el proceso de “Mejora Continua”. y normas Resolución NC. e incid.
Declaración M. Acuerdos.
CEPSA Refinería “La Rábida”
Disponibilidad Operativa (P23-02)
Jun 1160 3000
Jul 911 3000
Aug 724 1094. FCC Ing. FCC Ing.9125 98
2004 92. FCC
FCC (P23) J.1 99.4 3000
Nov 1077 3000
Dec 709 3000
Promedio Objetivo
99.77778 3000
Oct 1454 1088. FCC
2003 93. 120m.42857
1087.583333 3000
2006 1140.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO .4 99.87
2003 1138.833333 3000
Jan 954 954 3000
Feb 1199 1076. Medición:
Emisión SO2 chim.4325 97
2007 Valor 98.666667 2500
2004 1172.5 2500
2005 1435.1888889 98
Oct 97.04916667 97
2006 98.83333
.36364 1055. Medición: Propietario: Proceso: Año: FCC (P23) J.9054545 98.06 98
Nov 97. P. Proc.5 3000
Sep 674 1047. Proc.9 99.98583333 98
Jan 100 100 98
Feb 100 100 98
Mar 100 100 98
Apr 100 100 98
May 98.68 98
Jun 100 98
Jul 98.7333333 99.5142857
98.9858333 98
1186.0875 98
Sep 100 99.5 3000
2007 Valor 1055. P.70916667 98
2005 99.36 98
Dec 99. (P23-10)
R.83333 1147.2 98
Aug 96.5 3000
Mar 1498 1217 3000
Apr 1189 1210 3000
May 1121 1192.
con capacidad para captar los recursos precisos que gestionará con la máxima eficiencia para satisfacer las necesidades y expectativas de sus grupos de interés: patronos. tiene establecida la siguiente Visión: “Progresar hacia la excelencia como Centro Tecnológico en Ingeniería y Gestión del Conocimiento. gestión basada en procesos. los profesionales y las organizaciones. • Proyectos de “Servicios Intensivos en Conocimiento” que contemplan la aplicación del conocimiento generado o adquirido por el IAT para la obtención de mejoras de la capacidad competitiva de las empresas y entidades. personas de la organización. desarrollo de las personas. Asimismo.
. capaz de generar su propia tecnología. planificación y gestión estratégica y tecnologías de la producción”. diseño y mejora de productos. en las áreas de: “Socioeconomía de sistemas productivos. herramientas para la mejora de procesos. es una Fundación privada sin ánimo de lucro que asume la siguiente Misión: “Mejorar la capacidad competitiva de las empresas. tanto si se realiza en colaboración con otras instituciones o empresas o corresponden a I+D interna.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . procesos y servicios. facilitando su acceso a las actividades de investigación y desarrollo tecnológico e impulsando los procesos de innovación y mejora continua. clientes. Los servicios que el IAT presta se pueden estructurar en dos grandes grupos: • Proyectos de “I+D Estratégica” que contribuyen a generar nuevo conocimiento en el IAT. entidades colaboradoras y entorno social ”. a través de la evaluación. y contribuyendo a la generación de conocimiento en dichos ámbitos”.IAT
Presentación y campo de actividad del IAT
El Instituto Andaluz de Tecnología (IAT en adelante). respondiendo al criterio de ‘especialización competitiva’. la mejora de las competencias de las personas y la prestación de servicios de información y vigilancia tecnológica.
y de manera global. Esto supone gestionar numerosas actividades considerando las relaciones existentes entre ellas. El modelo de gestión del IAT contempla cuatro macroprocesos que permiten una primera visión general de las relaciones entre las partes interesadas y la organización. Personas de la organización. aplicando de forma permanente. Estas necesidades y expectativas de las partes interesadas se trasladan como requisitos a satisfacer en los procesos.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . Entidades colaboradoras. está basado en el análisis de los procesos que desarrolla como organización. además.
CLIENTES Y USUARIOS PATRONATO PERSONAS DEL IAT ENTIDADES COLABORADORAS ENTORNO SOCIAL
ESTRATÉGICOS Y DE PLANIFICACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS
MEDICIÓN. criterios de mejora continua. así como los indicadores adecuados que permitan que dichos procesos se realicen en las condiciones de eficacia y eficiencia previamente establecidas. como puede verse en la siguiente figura.IAT
El modelo de gestión establecido en el IAT que permite desarrollar la Misión y progresar en el camino de nuestra Visión. identificando en cada caso las entradas y los resultados esperados. Patronato. ANÁLISIS Y MEJORA
. Todo ello. el Entorno social en el que se encuentra. El IAT identifica las necesidades y expectativas de todas sus partes interesadas: Clientes.
Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . Prestación de los Servicios y Medición. Mapa de procesos del IAT
Para establecer la estructura de procesos del IAT. agrupándose en los macroprocesos identificados (Estratégicos y Planificación. se han identificado los procesos necesarios para el desarrollo de la Misión y Visión de la organización. Gestión de los Recursos. sobre la base del modelo de gestión antes mencionado.IAT
Estructura de procesos. dando lugar al siguiente Mapa de Procesos:
. Análisis y Mejora).
Los procesos Estratégicos y de Planificación permiten al IAT ir avanzando en el cumplimiento de su Visión. ya que es donde se establecen los objetivos. como todos los aspectos necesarios para la eficaz y eficiente gestión de los mismos. de tal forma que identificamos las funciones que intervienen en el proceso (Quién). para cada uno de ellos. haciéndose especial énfasis en la gestión y el desarrollo de las personas que forman el IAT. y que contribuyen a lograr los resultados del mismo. que constituyen aspectos relevantes en una organización de este tipo. apoyados por los procesos de Gestión de los Recursos.
. tanto la secuencia de actividades que componen el proceso.
Para la caracterización (o descripción) de los procesos del IAT. si es necesario alguna aclaración o el apoyo de algún documento del sistema para la ejecución de una actividad. Análisis y Mejora permiten evaluar la eficacia de los procesos y detectar oportunidades de mejora escuchando siempre la voz de nuestros clientes y de las propias personas que constituyen el IAT. las actividades que realizan (Qué) y. Adoptamos un esquema Quién.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . un Esquema de Proceso y una Ficha de Proceso. Los procesos de Medición. nos hemos basado en establecer. A nivel operativo. los proyectos realizados por el IAT se desarrollan a través de los procesos de Prestación de los Servicios. políticas y valores enfocados hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. En el siguiente ejemplo (“Procesos de Mejora”) se puede observar este planteamiento adoptado. Qué y Cómo. se identifica el vínculo o la información en el Cómo. mediante un despliegue de información sobre los procesos:
Esquema de Proceso Representa la secuencia e interacción de las tareas que se ejecutan en el proceso. en los que se recogen.
Es importante destacar. la definición de la misión u objeto del mismo. así como la clara definición de las entradas y salidas del proceso.
. que complementan la información del Mapa de Procesos. como receptores de las salidas del mismo y con los que se acuerdan las características de dichas salidas. de forma coherente. fundamental para poder identificar. También aparecen otros aspectos importantes para la gestión. Hay que hacer notar la identificación de los clientes del proceso.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . los indicadores de eficacia y eficiencia del proceso (también mostrados en la ficha). como la identificación del Propietario del Proceso.IAT
Ficha de Proceso En la ficha se recoge toda la información relevante para la gestión del proceso. entre la información contenida.
Para abordar estas distintas necesidades. Sistema de indicadores
Para la adecuada gestión de la información generada en los procesos y en el desarrollo de las actividades. El diseño del Sistema de Indicadores IAT responde a las necesidades tanto del nivel de dirección. como “aquellos cuyos resultados afectan a la consecución de los objetivos de la organización para dicho período”. el Sistema de Indicadores se estructura en tres bloques diferenciados: el Cuadro de Mando. se establece el Sistema de Indicadores IAT siguiendo las directrices de la norma UNE 66175:2003 “ Guía para la implantación de un sistema de indicadores”. en función del grado de agrupación de la información y de los destinatarios de la misma.IAT
Captura de datos Despliegue NIVEL DIRECTIVO
Estructura del Sistema de Indicadores IAT
. el Plan de Gestión y la Gestión de los Procesos. En el IAT. Es por ello. de tal forma que en cada período se definen los objetivos de la organización y posteriormente se despliegan a través de objetivos en los procesos que correspondan. como de los niveles operativos donde se gestionan los distintos procesos de la organización. el despliegue coherente de objetivos de la organización en los procesos se lleva a cabo a través del Plan de Gestión. que en el IAT se definen los procesos clave de un período en concreto.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO .
La herramienta.IAT
El bloque de Gestión de los Procesos es la base del Sistema de Indicadores IAT y recoge los indicadores definidos en cada uno los procesos establecidos en el sistema de gestión para que el propietario del mismo pueda gestionarlo adecuadamente. como el valor de riesgo ante el que se requieran determinadas actuaciones. tanto en el nivel directivo como operativo. sino también el seguimiento por parte del resto de las personas de la organización. tanto el valor objetivo a alcanzar. integrada en el Sistema de Información del IAT. según unos criterios de acceso previamente establecidos. como la posterior captura de los datos y su representación gráfica. Plan de Gestión y Gestión de los Procesos buscando la visualización de forma rápida e intuitiva de la situación descrita en cada bloque. evaluando su eficacia y eficiencia. Para llevar a cabo la implantación del Sistema de Indicadores en el IAT se optó por diseñar y desarrollar. el responsable de su actualización.
Pantalla del cuadro de seguimiento de los procesos IAT
. Para cada indicador se establece su descripción y forma de cálculo. la frecuencia de medición y los valores de referencia. una herramienta informática que posibilitara tanto la definición de los indicadores.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . no solo el análisis por parte de los responsables de la gestión. con el objetivo prioritario de facilitar. contempla cada uno de los bloques del Sistema de Indicadores: Cuadro de Mando. en el propio IAT.
Dichos resultados son conocidos gracias a los indicadores que cada proceso tiene identificados. se basa en los resultados obtenidos por los mismos. El propio método de seguimiento y medición de los procesos a través de indicadores. La principal herramienta que dispone el IAT para gestionar la mejora continua es el propio proceso de “Procesos de Mejora” que agrupa todas las actuaciones que se realizan en nuestra organización en apoyo de la mejora.
. en términos de eficacia y eficiencia. permite cuantificar las mejoras asociadas a los mismos y saber si se han alcanzado los objetivos planificados con la acción de mejora. tomando las acciones correspondientes si no se han alcanzado.Guía para una gestión basada en procesos ANEXO . y que ayudan a seleccionar los procesos que requieren más acciones de mejora.IAT
La apuesta del IAT por la mejora continua de los procesos.
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