Source: https://bildung.bmbwf.gv.at/ministerium/rs/2018_23b.html
Timestamp: 2018-12-11 14:45:00+00:00

Document:
Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung: Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2018/19; Datenschutz
Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2018/19; Datenschutz
BMBWF-13.002/0002-III/4/2018
BMBWF - III/4 (Bildungsstatistik und -monitoring)
T +43 1 531 20-2811
josef.steiner@bmbwf.gv.at
Rundschreiben Nr. 23b/2018
Verteiler:	N (lt. Adressliste)
Sachgebiet:	Verwaltungsorganisation
Inhalt:	Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2018/19, Vorgangsweise
Geltung:	Schuljahr 2018/19
Rechtsgrundlage:	Bildungsdokumentationsgesetz (BGBl. I Nr. 12/2002 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung (BGBl. II Nr. 499/2003 idgF.)
Angesprochene Personen: LeiterInnen der Zentrallehranstalten und Praxisschulen
Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) gibt hiermit nachstehende Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen SchülerInnendatenerhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation bekannt, wobei die inhaltlichen Eckpunkte zuerst kurz dargestellt werden, um den Betroffenen einen raschen Überblick zu ermöglichen:
Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d.h. bis 21. Oktober 2018), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2018.
Telefon-Hotline-Nummer: 01 / 71128 - 8444 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr)
Im Internet stellt Statistik Austria unter http://www.statistik.at -> Fragebögen -> Bildungseinrichtungen -> Schulstatistik -> Öffentliche Schulen (OES) bzw. Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) eine Sammlung von technisch/organisatorischen Informationen und Unterlagen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung zur Verfügung. Der Direktlink auf die Seite für öffentliche Schulen lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Die Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation wird registrierten BenutzerInnen über das Portal Austria http://www.portal.at bzw. http://bildung.portal.at (für Bundesbedienstete) angeboten.
über Portal Austria (http://www.portal.at bzw. http://bildung.portal.at für Bundesbedienstete).
Diese Übermittlungsbestätigung ist – im Gegensatz zu allfälligen programmspezifischen Datenexportübersichten – der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
Neben der Datensicherheit (Schutz vor Verlust bzw. Zerstörung oder Verfälschung der Daten und deren Unzugänglichkeit für Unbefugte) kommt angesichts der mannigfaltigen personenbezogenen Daten (das sind im vorliegenden Kontext vor allem Angaben über SchülerInnen und LehrerInnen, deren Identität bestimmt bzw. bestimmbar ist, wie z. B. Name, Sozialversicherungsnummer) im Schulbereich insbesondere dem Grundrecht auf Datenschutz (Geheimhaltung personenbezogener Daten) ganz besondere Bedeutung zu. Dabei ist auch auf den Umstand Bedacht zu nehmen, dass es in der Schulverwaltung auch zur Verwendung speziell geschützter personenbezogener Daten kommen kann (sogenannte „sensible Daten“, das sind u. a. Daten über den Gesundheitszustand und die religiöse Überzeugung von SchülerInnen).
Auf die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere Datenschutzgesetz 2000 – DSG 2000, BGBl. Nr. 165/1999 idgF und Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. den spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem BilDokG) ist daher in der gesamten Schulverwaltung und -administration besonders zu achten. Verboten ist es daher etwa insbesondere, Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln. Auch sind bestimmte personenbezogene Daten, insbesondere (aber nicht ausschließlich) die Sozialversicherungsnummer, zwei Jahre nach Abgang der Schülerin/des Schülers am Schulstandort zu löschen (§ 8 Abs 5 BilDokG).
Aktueller Hinweis betreffend Erhebung der SchülerInnen in Deutschförderklassen:
Im Rahmen der jährlichen Erhebung gemäß Bildungsdokumentationsgesetz sollen nun auch die SchülerInnen in Deutschförderklassen als solche erkennbar sein. Für diesen Zweck wurden im zentralen Schulformenkatalog folgende neuen Schulformen aufgenommen, welche für die SchülerInnen in Deutschförderklassen in den betreffenden Schularten im Rahmen der BilDok-SchülerInnendatenerhebung zu verwenden sind:
Schulform-Bezeichnung
0109 Deutschförderklasse an Volksschulen
0835 Deutschförderklasse an Neuen Mittelschulen
0578 Deutschförderklasse an Sonderschulen
0455 Deutschförderklasse an Polytechnischen Schulen
0928 Deutschförderklasse an allgemein bildenden Statutsschulen
1001 Deutschförderklasse an AHS-Unterstufen, 1.-4. Klasse
0849 Deutschförderklasse an AHS, NMS-Modellversuch gemäß § 7aSchOG
1002 Deutschförderklasse an den Oberstufen des Gymnasiums, 5. - 8. Klasse
1003 Deutschförderklasse an den Oberstufen des Realgymnasiums, 5. - 8.(9.) Klasse
1004 Deutschförderklasse an den Oberstufen des wirtschaftskundlichen
Real­gymnasiums, 5. - 8. Klasse
1005 Deutschförderklasse an Oberstufenrealgymnasien, 5. - 8. Klasse
Für die SchülerInnen in Deutschförderkursen sind die üblichen Schulformen der betreffenden Ausbildungen zu verwenden.
An den berufsbildenden Schulen ist derzeit im Rahmen der Bildungsdokumentation keine spezielle Signierung für die SchülerInnen in Deutschförderklassen vorgesehen.
Gemäß § 132 Schulorganisationsgesetz können seit dem Schuljahr 2013/14 an zumindest dreijährigen mittleren und höheren Schulen Schulversuche zur „Neuen Oberstufe“ im Sinne des BGBl. I Nr. 9/2012 geführt werden, nun wird die Neue Oberstufe in das Regelschulwesen übergeführt.
Da in der „Neuen Oberstufe“ geänderte Regelungen betr. Aufstiegsberechtigungen, Zeugnisdruck, etc. zur Anwendung kommen und somit auch geänderte BilDok-Plausibilitätsprüfungen Anwendung finden müssen, wurden für diese Schulversuche bzw. die nunmehrigen Regelschulformen auch eigene Schulformkennzahlen vergeben.
Durch eine Änderung des Schulpflichtgesetzes 1985 und des Bildungsdokumentationsgesetzes (siehe BGBl. I Nr. 77/2013 vom 23.5.2013) wurde mit 1. September 2013 ein fünfstufiges Verfahren zur Vermeidung von Schulpflichtverletzungen inkl. einer diesbezüglichen Meldeverpflichtung über die Bildungsdokumentation eingeführt.
Durch eine neuerliche Änderung des Schulpflichtgesetzes 1985 (siehe BGBl. I Nr. 35/2018 vom 14.6.2018) wurden mit Wirksamkeit ab 1. September 2018 der sogenannte „Fünf-Stufen-Plan“ durch andere Maßnahmen ersetzt und geänderte Bestimmungen bei Nichterfüllung der Schulpflicht festgelegt, deren Anwendung weiterhin an der Schule zu dokumentieren und im Rahmen der Bildungsdokumentation über das vergangene Schuljahr zu melden ist.
Für den aktuellen Erhebungsdurchgang, der sich bezüglich Schulpflichtverletzungen auf das vergangene Schuljahr 2017/18 bezieht, gelten daher noch die Erhebungsvorgaben aus den letzten Jahren.
Im Katalog der „im Alltag gebrauchten Sprachen“ wurde im Jahr 2016 die Österreichische Gebärdensprache ergänzt (Sprachencode: GS). Den betreffenden SchülerInnen ist daher (auch) dieser Sprachencode zuzuordnen.
Hinweis betreffend erweiterte Aufstiegsberechtigung in der 1. bis 3.Schulstufe (geänderter § 25, Abs. 3, im Schulunterrichtsgesetz):
SchülerInnen, welche die Schulstufe nicht erfolgreich abgeschlossen haben und gemäß SchUG § 25, Absatz 3, nun (zusätzlich zur bisherigen Vorgehensweise in der 1. Schulstufe) auch in der 2. und 3. Schulstufe jedenfalls aufstiegsberechtigt sind, ist beim Erhebungsmerkmal „jahreserfolg“ ebenfalls der Code „e“ zuzuordnen.
Bezüglich Daten über die Teilnahme an mehrtägigen Schulveranstaltungen (insbesondere Wintersportwochen) besteht derzeit sehr großes Interesse. Die bisherigen Datenmeldungen im Rahmen der Bildungsdokumentation weisen jedoch einen hohen Grad an Unvollständigkeit auf, es darf daher an dieser Stelle die gesetzliche Verpflichtung der diesbezüglichen (Erfassung und) Meldung neuerlich in Erinnerung gerufen werden.
Weiters wäre speziell im Pflichtschulbereich besonders auf vollständige Angaben zur schulischen Nachmittagsbetreuung zu achten, sowie auf korrekte Angaben zum Schülerstatus (ordentlich/außerordentlich), da diese Angaben z. B. auch für die Plausibilitätsprüfung im LandeslehrerInnen-Controlling herangezogen werden.
Neben der Verpflichtung zur Meldung der eigenen SchülerInnen besteht gem. § 3 Abs. 4 BilDokG und der dortigen Anlage 2 für die LeiterInnen all jener Schulen, an denen Externistenprüfungen stattgefunden haben, auch die Verpflichtung zur Meldung der Ergebnisse dieser Prüfungen. (So stellt etwa die Meldung einer bestandenen Externisten-Reifeprüfung, wie z. B. der Berufsreifeprüfung, eine wichtige Information für die Führung des Bildungsstandregisters dar.)
1.	Grundsatz:
2.	Meldevarianten:
2.1	Elektronische Datenübermittlung:
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung sind die SchülerInnendaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d. h. in Form einer genormten XML-Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z. B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).
Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte BenutzerInnen auf http://www.portal.at bzw. http://bildung.portal.at (für Bundesbedienstete) sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Statistik Austria übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler verhindern zum Teil einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank und sollten daher bereits im Vorfeld korrigiert werden.
Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmbwf.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Abfrage des eigenen BilDok-Meldestands zur Verfügung.
Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z. B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit die validierte XML-Datei mittels Datenträger (CD oder Diskette) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.
Bundesanstalt Statistik Österreich,
Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13,
1110 Wien.
2.2	Datenmeldung mittels Papierformularen:
Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) entweder auf der von Statistik Austria bereitgestellten Informationsseite unter der Internetadresse http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulsta-tistik/oeffentliche_schulen/ (siehe auch Pkt. 4) herunter geladen oder auch bei der BilDok-Hotline angefordert werden kann.
Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z. B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten SchülerInnen wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z. B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die SchülerInnen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.
3.	Stichtage und Meldetermine:
3.1	Erhebungsstichtage:
der 1. Oktober 2018 und
für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2017/18
der zweite Montag nach Beginn und
für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegangenen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres.
3.2	Meldetermine:
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2017/18 bzw. Sommersemester 2018, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2018/19 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:
von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 21. Oktober 2018
von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2018 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2018 und zusätzlich
die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2018/19, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2019 dann bis Ende März 2019.
4.	Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:
Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z. B. gesperrte UserInnen-Kennungen oder Passwortverlust) ist der ServiceDesk im BRZ (E-Mail: help-desk@brz.gv.at bzw. Tel. 01/71123-884422, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.
Im Internet stellt Statistik Austria für die öffentlichen Schulen unter http://www.statistik.at -> Fragebögen -> Bildungseinrichtungen -> Schulstatistik -> Öffentliche Schulen (OES) eine Informationsseite zur Verfügung. Der Direktlink auf diese Seite lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Für Privatschulen steht eine spezielle Internetseite der Statistik Austria unter http://www.statistik.at -> Fragebögen -> Bildungseinrichtungen -> Schulstatistik -> Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) zur Verfügung.
5.	Ausführungen zum Datenschutz:
Das BilDokG sieht insbesondere ein Recht des Betroffenen auf Auskunft (§ 8 Abs 4 BilDokG), eine Löschungsverpflichtung vieler Daten, insbesondere der Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung (§ 8 Abs 5 BilDokG), und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG in Verbindung mit Artikel 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (§ 9 Bildungsdokumentationsverordnung in Verbindung mit § 8 Abs 2 BilDokG). Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.
Wien, 1. Oktober 2018
Mag. Jürgen Horschinegg
Geändert am: 09.10.2018

References: § 7
 § 132
 § 25
 § 25
 § 3
 § 7
 § 8