Source: http://docplayer.cz/1953313-Metodika-zpracovani-navrhu-internich-ucetnich-smernic-firmy.html
Timestamp: 2017-12-11 23:06:56+00:00

Document:
METODIKA ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU INTERNÍCH ÚČETNÍCH SMĚRNIC FIRMY - PDF
METODIKA ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU INTERNÍCH ÚČETNÍCH SMĚRNIC FIRMY
Download "METODIKA ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU INTERNÍCH ÚČETNÍCH SMĚRNIC FIRMY"
1 Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finanční podnikání METODIKA ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU INTERNÍCH ÚČETNÍCH SMĚRNIC FIRMY Methodology of creation internal accounting rules of company Diplomová práce Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana KŘÍŽOVÁ, Ph.D. Autor: Martina JANKOVÁ Brno, červen 2007
2 Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Katedra financí Akademický rok 2006/2007 ZADÁNÍ DIPLOMOVÉ PRÁCE Pro: J A N K O V Á Martina Obor: Finanční podnikání Název tématu: METODIKA ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU INTERNÍCH ÚČETNÍCH SMĚRNIC FIRMY Methodology of creation internal accouning rules of company Zásady pro vypracování Problémová oblast: Aplikace současné české účetní legislativy v interní organizaci účetních agend a procesů podnikatelského subjektu. Požadavky na účetní systém a jeho výstupy, zabezpečení vnitřního kontrolního systému účetnictví. Cíl práce: Formulace povinné a doporučené interní úpravy metod a postupů pro využití účetních nástrojů při zpracování účetních záznamů. Zpracování návrhu interních účetních směrnic pro konkrétní firmu. Postup práce a použité metody: 1. Zhodnot'te teoretická východiska upravující oblast vytváření interních účetních směrnic. 2. Analyzujte současnou situaci používání těchto směrnic v konkrétní firmě. 3. Navrhněte nový systém interních účetních směrnic nebo úpravu stávajícího systému. 4. Vyhodnot'te ekonomický vliv navrhovaných opatření. Použité metody: Analýza informací ze zpracované rešerše odborné literatury, analýza vnitřních informací konkrétní firmy, komparace, syntéza, dedukce.
3 Rozsah grafických prací: Rozsah práce bez příloh: předpoklad cca 10 tabulek a grafů stran Seznam odborné literatury: DUŠEK, JIŘÍ. Chyby a kontroly v účetnictví. Vyd. 1. Praha: Grada, s. Bibliografie: s. 89. ISBN KOVALÍKOVÁ, HANA. Jednoduchý průvodce základními vnitropodnikovými směrnicemi: včetně přílohy CD-ROM. Olomouc: Anag, s. ISBN LOUŠA, FRANTIŠEK. Vnitropodnikové směrnice v účetnictví [Louša, 200]. 2. přepracované vyd. Praha: Grada, s Poznámky. ISBN SEDLÁČEK, JAROSLAV - HÝBLOVÁ, EVA - KŘÍŽOVÁ, ZUZANA - VALOUCH, PETR. Základy finančního účetnictví. Praha: Ekopress, s. ISBN Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Křížová, Ph.D. Datum zadání diplomové práce: Termín odevzdání diplomové práce: Vedoucí katedry V Brně dne:
4 Jméno a příjmení autora: Martina Janková Název diplomové práce: Metodika zpracování návrhu interních účetních směrnic firmy Název v angličtině: Methodology of creation internal accounting rules of company Katedra: financí Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Křížová, Ph.D. Rok obhajoby: 2007 Anotace Předmětem diplomové práce Metodika zpracování návrhu interních směrnic firmy je shrnutí teoretických východisek upravujících oblast vytváření vnitropodnikových směrnic, analýza vnitropodnikových směrnic společnosti KLETR, s. r. o. a návrhy na jejich změny. V první kapitole jsou vymezeny základní pojmy a shrnuta teoretická východiska. Druhá kapitola je věnována základním informacím o společnosti. Třetí kapitola obsahuje analýzu vnitropodnikové směrnice Dlouhodobý majetek a odpisový plán, komentáře, návrhy na změny a nově vytvořené vnitropodnikové směrnice. Závěrečná čtvrtá kapitola shrnuje celkovou situaci společnosti v oblasti využívání vnitropodnikových směrnic. Annotation The subject of thesis Methodology of creation internal accounting rules of company is the summary of theoretical solutions conditioning the field of creating internal guidelines, analysis of internal guidelines of KLETR, Ltd. and suggestions for their changes. In the first chapter there are defined the key terms and summarized theoretical solutions. Second chapter is devoted to basic information about the company. Third chapter includes analysis of internal guideline Long-term property and the depreciation model, comments, suggestions for changes and newly created internal guidelines. The final fourth chapter resumes the overall situation of the company in terms of utilization of internal guidelines. Klíčová slova Vnitropodnikové směrnice, účetní doklad, dlouhodobý majetek, odpovědnost, povinnost. Keywords Internal guidelines, accountancy document, long-term property, responsibility, obligation.
5 Prohlašuji, že jsem diplomovou práci Metodika zpracování návrhu interních účetních směrnic firmy vypracovala samostatně pod vedením Ing. Zuzany Křížové, Ph.D. a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární a odborné zdroje. V Brně dne vlastnoruční podpis autora
6 Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Zuzaně Křížové Ph.D. za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této diplomové práce.
7 OBSAH OBSAH...7 ÚVOD TEORETICKÁ ČÁST ZÁKLADNÍ POJMY LEGISLATIVA V OBLASTI ÚČETNICTVÍ POVINNOST TVORBY VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC VÝZNAM A ÚČEL VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC FORMÁLNÍ ÚPRAVA A NÁLEŽITOSTI VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC PROBLEMATIKA JEDNOTLIVÝCH SMĚRNIC Systém zpracování účetnictví Oběh účetních dokladů Podpisové záznamy, podpisové vzory Účtový rozvrh Dlouhodobý majetek ZÁKLADNÍ ÚDAJE O SPOLEČNOSTI KLETR, S. R. O ANALÝZA VNITROPODNIKOVÝCH SMĚRNIC SPOLEČNOSTI KLETR, S. R. O SMĚRNICE SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ Stávající znění vnitropodnikové směrnice Komentář Návrh na novou směrnici SMĚRNICE OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Stávající znění vnitropodnikové směrnice Komentář Návrh na novou směrnici SMĚRNICE ÚČTOVÝ ROZVRH SMĚRNICE DLOUHODOBÝ MAJETEK A ODPISOVÝ PLÁN Stávající znění vnitropodnikové směrnice Komentář...58
8 3.4.3 Návrh na novou směrnici...60 ZÁVĚR...71 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY...73 SEZNAM OBRÁZKŮ, SCHÉMAT A TABULEK...75
9 ÚVOD Tvorba vnitropodnikových směrnic je jednou z oblastí, které se ze strany účetních jednotek mnohdy nevěnuje patřičná pozornost. Obzvláště malé firmy tuto agendu velmi často zanedbávají a vystavují se tak zcela zbytečně riziku neefektivních postupů, organizačního uspořádání, vymezení odpovědností a někdy i protizákonnému jednání. V praxi se často stává, že účetní jednotky vnitropodnikové směrnice buď vůbec nemají nebo je sice mají, ale jejich obsah je vytvořen v podstatě jen proto, aby byla splněna zákonná povinnost. Takové směrnice zpravidla kopírují ustanovení zákona, mnohdy celé paragrafy, ale účetní jednotce příliš neposlouží. Není zapotřebí obecná formulace, kterou lze najít v zákoně. Je třeba najít ta místa, kdy zákon dává účetní jednotce do jisté míry volnost volit metody a postupy. A to je právě to, co by měla vnitropodniková směrnice upravovat. Měla by být ušitá účetní jednotce na míru, měla by vypovídat o tom, kterou z možných metod si účetní jednotka vybírá, protože se jí nejvíce hodí, ne o tom, které metody zákon povoluje. Dle mého názoru by měl být každý předpis, jehož účelem je organizační úprava, vymezení odpovědností nebo postupů a metod, zpracován co nejpečlivěji a s vědomím jeho významnosti. Je tedy důležité, aby si účetní jednotka (případně osoba pověřená k sestavení vnitropodnikových směrnic) uvědomovala, že předpis slouží především jí samotné. Cílem mé práce je formulovat povinné a doporučené úpravy metod a postupů pro využití účetních nástrojů při zpracování účetních záznamů a dále zpracování návrhu interních účetních směrnic pro konkrétní firmu. Struktura práce je následující. V první kapitole uvádím základní teoretické poznatky, ke kterým by účetní jednotka měla při tvorbě vnitropodnikových směrnic přihlížet a ze kterých tedy čerpám v praktické části i já. Na tomto místě dále vysvětluji základní pojmy v oblasti účetnictví, odkazuji na příslušnou legislativu vztahující se k problematice obecně i k jednotlivých vnitropodnikovým předpisům zvlášť. Popisuji zde, jak by měly vypadat vnitropodnikové předpisy, co by měly a co naopak nemusí obsahovat, aby měly tu nejlepší vypovídací schopnost vzhledem k účelu, a současně byly sestaveny v souladu s platnou legislativou. V další části první kapitoly se zaměřuji na teorii spojenou s těmi vnitropodnikovými směrnicemi, které považuji pro zvolenou firmu KLETR, s. r. o. za 9
10 stěžejní. V druhé kapitole krátce představuji výše uvedenou společnost a uvádím směrnice, které využívá. Ve třetí kapitole analyzuji vnitropodnikové předpisy existující ve zvolené účetní jednotce, přiděluji k nim komentář a navrhuji směrnice nové. V závěrečné kapitole se věnuji stávající situaci ve firmě KLETR, s. r. o. a shrnuji dosažené poznatky z teorie i praxe. 10
11 1 TEORETICKÁ ČÁST 1.1 Základní pojmy Protože se objevují v této práci velmi často a bez jejich vymezení nelze postoupit dále, uvádím na tomto místě definice účetní jednotky a účetního období. Obě definice vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Některé další termíny, jejichž pochopení pokládám za důležité, vysvětluji postupně v textu jednotlivých kapitol. Za účetní jednotky se považují 1 : právnické osoby mající sídlo na území České republiky; zahraniční osoby, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů; organizační složky státu podle zvláštního právního předpisu; fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku; ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku Kč, a to od prvního dne kalendářního roku; ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí; ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou účastníky sdružení bez právní subjektivity podle zvláštního právního předpisu, pokud alespoň jeden z účastníků tohoto sdružení je osobou uvedenou v předchozích bodech nebo v bodě následujícím; ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis. Účetním obdobím se rozumí nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li zákonem stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem nebo je hospodářským 1 1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 11
12 rokem. Hospodářským rokem je účetní období, které může začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden Legislativa v oblasti účetnictví Předpisy vztahující se k finančnímu výkaznictví a auditu se v současné době mění tak, aby odpovídaly národním standardům a zároveň Mezinárodním účetním standardům (IAS), Mezinárodním auditorským standardům (ISA) a směrnicím Evropské unie. Česká republika se snaží sladit vlastní legislativu se Čtvrtou a Sedmou směrnicí a s Nařízením EU o používání IAS. Malé a středně velké podniky se řídí při sestavování účetních závěrek Českými účetními standardy. Ty většinou vycházejí ze směrnic EU a z IAS. Dodržování některých směrnice EU a standardů IAS se ale v praxi zpožďuje. K účinnému vymáhání dodržování IAS v současné době nedochází. Zde uvádím přehled českých právních předpisů vztahujících se k problematice účetnictví: A. Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen obchodní zákoník) - jedná se zejména o 39 a 40. Podle 39 mají obchodní společnosti a družstva povinnost mít účetní závěrku i výroční zprávu ověřenou auditorem podle tohoto zákona nebo zvláštního právního předpisu. Dále je zde uvedena povinnost podnikatele připravit a poskytnout auditorovi všechny účetní záznamy a vysvětlení potřebná k ověřování auditorem. Z 40 vyplývá obchodním společnostem a družstvům povinnost zveřejňovat účetní závěrky a výroční zprávy stanoveným způsobem. B. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o účetnictví) - tento zákon je speciálním předpisem pro oblast účetnictví, upravuje především metodiku vedení a některé obsahové náležitosti účetnictví v souladu s ostatními předpisy. C. Prováděcí vyhlášky - jsou vydávány Ministerstvem financí ČR a podrobněji rozpracovávají některá ustanovení zákona o účetnictví. Může jít například o účetní metody a způsob jejich použití, uspořádání a označování položek účetní závěrky apod. Jedná se zejména o vyhlášku č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení 2 3 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 12
13 zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví (dále jen vyhláška č. 500/2002 Sb.). D. České účetní standardy (č. 001 až č. 023) pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb. Jejich tvorbu a vydávání zajišťuje ministerstvo za účelem docílení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami. Obsahem standardů je popis účetních metod nebo postupů účtování, jejichž obsah nesmí být v rozporu s ustanoveními zákona o účetnictví, a ostatních právních předpisů ani nesmí obcházet jejich účel 3. Kromě výše uvedených musí účetní jednotka při své činnosti a tedy i při vedení účetnictví a sestavování vnitropodnikových směrnic zohledňovat všechny další právní předpisy platné v ČR. Pro bližší představu uvádím ty nejvýznamnější: zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o daních z příjmů); zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o dani z přidané hodnoty); zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 353/2003 Sb., o spotřebních daních, ve znění pozdějších předpisů. 1.3 Povinnost tvorby vnitropodnikových směrnic Potřeba vnitropodnikových směrnic by měla vyplývat z potřeby účetní jednotky. Existují však takové směrnice, jejichž vydání je právním předpisem přímo vyžadováno. Mezi právní normy, z nichž vyplývá povinnost vést směrnice, patří zejména zákon o účetnictví, obchodní zákoník a některé další předpisy odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 13
14 Legislativa stanoví povinnost sestavovat vnitropodnikové předpisy v těchto oblastech 4 : systém zpracování účetnictví; účtový rozvrh; podpisové záznamy, podpisové vzory; dlouhodobý majetek, odpisový plán; zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů; kurzové rozdíly, cizí měny; deriváty; zásoby; rozpouštění nákladů, popř. oceňovacích odchylek; konsolidační pravidla. V souladu se zákonnými ustanoveními musí účetní jednotka své účetnictví vést správně, průkazně, srozumitelně, přehledně a současně takovým způsobem, který zajistí trvalost účetních dat. Účetnictví je 5 : správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel; úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy, které v něm měla zaúčtovat podle 3, a nejpozději do konce tohoto období za jemu bezprostředně předcházející účetní období sestavila účetní závěrku, vyhotovila výroční zprávu, zveřejnila informace podle 21a a má o těchto skutečnostech veškeré účetní záznamy, a to přehledně uspořádané; průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné ( 33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci; srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit: a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod uvedených v 4 odst. 8; b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v 4 odst.10; 4 Sotona, odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 14
15 vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním podle 31, 32 a 33 odst. 3 a 6 po celou dobu, po níž jsou jí tímto zákonem uloženy. Podmínky pro splnění přehlednosti účetnictví nejsou zákonem o účetnictví ani jiným předpisem definovány. Z definice správnosti vedení účetnictví tedy vyplývá, že pokud některá právní norma stanoví povinnost vydání vnitropodnikové směrnice, je účetnictví správné pouze tehdy, jestliže je takováto směrnice skutečně účetní jednotkou vydána. Vedle povinných směrnic však existují také ty, které si účetní jednotka sestavuje dle vlastního uvážení. I v některých dalších případech je totiž vhodné, aby byl postup upraven vnitřním předpisem. Směrnice tak může v mnohých případech velmi dobře posloužit při prokazování oprávněnosti postupu při výkonu různých činností. Pokud pro ně má účetní jednotka náplň, může vypracovat směrnice upravující oblasti jako jsou: oběh účetních dokladů; inventarizace; zásady pro tvorbu a použití rezerv a opravných položek; vnitropodnikové účetnictví; úschova účetních záznamů; harmonogram účetní uzávěrky a závěrky; pracovní cesty; poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků; provoz podnikových motorových vozidel; pokladna. Základním vodítkem pro to, jaké vnitřní účetní předpisy má účetní jednotka formulovat, je zpracování přehledu hospodářských operací, které se v účetní jednotce uskutečňují. Čím je činnost účetní jednotky rozmanitější, tím náročnější je formulace konkrétního systému účetnictví. Při rozhodování, které směrnice vydat, je třeba brát v úvahu velikost společnosti i její vnitřní uspořádání. V souvislosti s tím je nutno navázat na odpovědnostní řád, ve kterém 15
16 jsou stanoveny kompetence a odpovědnosti jednotlivých pracovníků za určité hospodářské operace, podpisová a další oprávnění Význam a účel vnitropodnikových směrnic Smyslem vedení účetnictví je podat úplné, průkazné a správné informace o stavu a pohybu majetku a závazků, o čistém obchodním jmění, o nákladech, výnosech a hospodářském výsledku. Přitom však musí být dodržovány také základní zásady pro vedení účetnictví 7 : 1. Nezávislost účetních období hospodářské případy mají být účtovány do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Je tedy nutné náklady a výnosy časově rozlišovat. 2. Věrné a poctivé zobrazení jde o nejvyšší účetní princip. Vyžaduje vedení účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace podniku. Zobrazení je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky je shodný se skutečným stavem. Skutečný stav musí být zobrazen v souladu se stanovenými metodami a souvisejícími právními předpisy. Zobrazení je poctivé, jestliže jsou účetní metody použity způsobem, který vede k dosažení věrnosti. 3. Vymezení okamžiku realizace je nutné vymezit okamžik, ve kterém lze účtovat na účty nákladů, výnosů a na účty rozvahové. Den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, platbě závazku, inkasu pohledávky, zjištění přebytku, je dnem uskutečnění účetního případu. 4. Vymezení účetní jednotky účetní jednotka musí být vymezena jako relativně uzavřený celek, za který je účetnictví vedeno, za který je sledován majetek a závazky a jsou sestavovány účetní výkazy. Účetní jednotky mají povinnost vést jedno účetnictví za účetní jednotku jako celek ode dne zahájení činnosti až do dne jejího ukončení. 5. Zákaz kompenzace vzájemné vyrovnání položek je povoleno jen v několika málo případech. 6 Sotona, Sedláček,
17 6. Nepřetržité pokračování činnosti zásada předpokládá neomezené trvání podniku. V případě, že by pokračování činnosti nemělo být zajištěno, je nutné použít účetní metody tomu odpovídajícím způsobem. 7. Stálost metod v průběhu účetního období nesmí podnik měnit postupy účtování, způsoby oceňování, postupy odpisování, uspořádání a obsah položek účetní závěrky a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky. Výjimky lze uplatnit až po skončení období. Podmínkou je odůvodnění snahou o nalezení lepšího způsobu vyjádření skutečného stavu. 8. Historické ceny ocenění majetku se provádí v pořizovacích cenách, tj. cenách, které byly na pořízení majetku vynaloženy v okamžiku pořízení. 9. Zásada opatrnosti majetek a výnosy nesmějí být nadhodnocovány, závazky a náklady nesmějí být podhodnocovány. Opatrností se rozumí takový odhad jevů, který vylučuje riziko přenosu stávajících nejistot do budoucnosti. 10. Bilanční kontinuita zahajovací bilance na počátku účetního období musí souhlasit s konečnou bilancí předchozího účetního období. 11. Zásada materiality požaduje, aby účetní výkazy obsahovaly kvantitativně vymezené informace, které jsou pro uživatele významné z hlediska jeho případných rozhodnutí. 12. Zásady správného vedení účetnictví podnik má povinnost vést účetnictví správně, úplně, průkazně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Účetní jednotka tedy směrnice sestavuje proto, aby jejich prostřednictvím vytvořila rámec pro naplnění výše uvedených požadavků. Klade si za cíl v těchto předpisech stanovit a vymezit jednotně používaný metodický postup v rámci účetní jednotky, určit obsah důležitých činností a osob, které jsou za ně odpovědné. Jednotný postup při řešení stejných operací je nutný pro správné posuzování a hodnocení určitých skutečností. Směrnice, které účetní jednotka sestavuje, umožňují provádět kontrolu chodu bez zbytečných dohadů mezi 17
18 pracovníky. Pro účetní jednotku to znamená určitý stupeň jistoty, že k činnostem v rámci podniku nedochází nahodile či okamžitým rozhodnutím některého pracovníka. Hlavní účel tvorby vnitropodnikových předpisů lze definovat také jako 8 : používání jednotného a přehledného účetního rozvrhu; jednotné oceňování a stejné posuzování shodných účetních případů; vymezení účetních dokladů včetně účetních písemností; organizační zabezpečení oběhu účetních dokladů, přezkušování a vedení účetních knih; jednotné organizační zabezpečení provádění inventarizace; organizační zabezpečení úschovy; archivace písemností. 1.5 Formální úprava a náležitosti vnitropodnikových směrnic Směrnice mohou být sloučeny do jednoho většího souboru směrnic nebo mohou být vydávány samostatně. Rozhodující je obsah předpisu, ne jeho forma. Přitom je důležité, aby směrnice nebyla jenom papírem, ale aby se podle ní opravdu postupovalo. Směrnice lze vydat jako: metodické směrnice; organizační směrnice; vnitropodnikové směrnice; oběžníky; pokyny; dopisy; nařízení či příkazy. 8 Sotona,
19 Předpisy by měly obsahovat (vedle vlastního textu směrnice) takové údaje, které by zamezily vzniku pochybností o platnosti nebo datu účinnosti vnitropodnikové normy a o identifikaci popisované problematiky. Jedná se zejména o tyto údaje: jednoznačný název účetní jednotky; název dokumentu; název směrnice; datum vydání a účinnosti; osoby, které směrnici zpracovaly, zkontrolovaly a schválily; soupis pracovníků, kteří směrnici obdrží (rozdělovník). 1.6 Problematika jednotlivých směrnic V této části práce se zaměřuji na metodiku zpracování těch vnitropodnikových směrnic, pro které má mnou vybraná účetní jednotka náplň. Při jejich zpracování, by měla účetní jednotka uvést v úvodu předpisy, ze kterých vychází. Dále byl měl být uveden účel směrnice, neboli krátké shrnutí obsahu. Je vhodné uvést také rozsah platnosti a odpovědností. Písemnost se opatří hlavičkou, ve které se uvádí obchodní firma, její právní forma, sídlo a další informace, s jejichž pomocí je možná jednoznačná identifikace subjektu. Na závěr by měla být směrnice podepsána odpovědnou osobou, s uvedením data vystavení a data účinnosti Systém zpracování účetnictví Jak uvádím v předchozím textu, bylo by vhodné v úvodu směrnice poukázat na předpisy, ze kterých vychází. Systém zpracování účetnictví se řídí zákonem o účetnictví, vyhláškou č. 500/2002 Sb. a Českými účetními standardy pro podnikatele. 19
20 K vedení rozsáhlejší agendy je zapotřebí určitého systému, do kterého by měly být promítnuty předem stanovené požadavky. Zde tedy uvádím základní požadavky na vedení účetnictví vyplývající z platné legislativy 9 : Účetní jednotky účtují o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Účetní jednotky účtují o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. Účetním obdobím je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců. Účetní jednotky mají povinnost dodržovat směrnou účtovou osnovu, uspořádání a označování položek účetní závěrky a konsolidované účetní závěrky, jejich obsahové vymezení a účetní metody. Účetní jednotky mají povinnost vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Účetnictví musí být vedeno v peněžních jednotkách české měny, v některých případech jsou povinny použít současně i cizí měnu. Účetnictví musí být vedeno v českém jazyce; pokud je splněna podmínka srozumitelnosti podle 8 odst. 5 zákona o účetnictví, je možné vést účetnictví v cizím jazyce. Účetní doklady zachycují skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví. Účetní případy se zaznamenávají v účetních knihách podle účetních dokladů. Účetní jednotka má povinnost inventarizovat majetek a závazky a sestavovat účetní závěrku. Účetní závěrka musí podávat věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Účetní jednotka má povinnost použít účetní metody způsobem, který vychází z předpokladu, že bude nepřetržitě pokračovat ve své činnosti a že u ní nenastává žádná skutečnost, která by ji omezovala nebo jí zabraňovala v této činnosti pokračovat i v dohledné budoucnosti; pokud má účetní jednotka informace o tom, že u ní taková 9 Sotona,
21 skutečnost nastává, má povinnost použít účetní metody odpovídajícím způsobem, přičemž informaci o použitém způsobu musí uvést v příloze k účetní závěrce. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Ve vlastním těle předpisu by se měla objevit informace, zda účetní jednotka v soustavě podvojného účetnictví účtuje ode dne svého vzniku, popřípadě jakým způsobem účtovala dříve. Důležitou součástí celého systému zpracování účetnictví je účetní software, který by měl být na tomto místě uveden a doložen programovou dokumentací. V rámci stručného popisu účetního programu by měly být zaznamenány účetní knihy, evidence a výstupy sestav, které jednotka v tomto programu vytváří. Mohou být uvedeny také stručné informace o zpracování účtového rozvrhu. Není potřeba účtový rozvrh podrobně popisovat, k tomuto účelu slouží zvláštní předpis. V této směrnici se také uvádí, jakým způsobem se vyhotovují účetní zápisy o účetních případech. Z výše uvedených požadavků plyne, že musí být zaznamenány v českém jazyce srozumitelně, jasně, přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Musí také umožnit ověření zaúčtování všech účetních případů v účetním období tak, aby se zabránilo neoprávněným změnám a úpravám. Směrnice je tedy opatřením proti zneužití vystavování účetních dokladů. Může se ale stát, že vyvstane nutnost opravy v účetních dokladech. Zjistí-li účetní jednotka, že některé účetní záznamy jejího účetnictví jsou neúplné, neprůkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné, je povinna provést bez zbytečného odkladu jejich opravu tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za jejího provedení, okamžik jejího provedení a zjistit tak obsah opravovaného účetního záznamu před i po opravě. Opravy nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví 10. Směrnice by měla stanovit postup, jak opravy účetních zápisů provádět v souladu se zákonem Oběh účetních dokladů Směrnice by měla navazovat na směrnici stanovující kompetence a odpovědnosti jednotlivých funkcí v účetní jednotce ke schvalování a podepisování účetních dokladů. Obzvláště zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 21
22 ve velkých společnostech je tento vnitropodnikový předpis obtížně sestavitelný, protože musí zachytit veškeré možné vazby při pohybu účetních dokladů. Pouze při nadefinování všech druhů dokladů, činností s nimi spojených (viz podkapitola Proces oběhu účetních dokladů) a určení odpovědností za jednotlivé činnosti může účetní jednotka vyžadovat po pracovnících důsledné plnění pracovních povinností a může je také za jejich neplnění postihnout Účetní doklad Účetní jednotka musí vést účetnictví tak, aby splňovalo mimo jiné požadavek úplnosti a správnosti. Veškeré skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, tedy musí být doloženy účetními doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které mohou mít písemnou nebo technickou formu. Přitom se za průkazný účetní záznam považuje pouze 11 : účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje; účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů; účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky podle 34; účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam oprávněné a odpovědné osoby. Legislativa stanovuje povinné náležitosti účetních dokladů 12 : označení účetního dokladu; obsah účetního případu a jeho účastníci; peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a údaj o množství; okamžik vyhotovení účetního dokladu; okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu; podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování a odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 22
23 Obrázek č. 1 Povinné náležitosti účetního dokladu Organizace b) XY, s. r. o., Sladkého 125, Brno VÝDAJOVÝ a) pokladní doklad č ze dne...d) e) Přílohy: Vyplaceno (komu, jméno a adresa)...petru Novákovi, zaměstnanci... b)... Průkaz totožnosti...sp Kč... c)... =200=... h. =... Slovy Dvěstě= = = = = = = c) Účel výplaty Rozpočtová skladba Cestovné b) = = = Schválil Novotný (vlastnoruční podpis) Podpis příjemce Novák ÚČETNÍ DOKLAD ze dne...d) č Podpis pokladníka Smutná f) Text Účtovací předpis (Má dáti - účet) Kč h Cestovné b) Služby /cestovné/ c) =150= = Přezkoušel Zaúčtoval Lehký f) Dne Jánská (vlast.podpis) Dne Pramen: Munzar, Burda, Svobodová (1996, 11 s.) Účetní doklad je současně daňovým dokladem, pokud obsahuje další náležitosti podle 28 až 30 zákona o dani z přidané hodnoty. Účetní jednotka má dále povinnost vyhotovit účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají. Není-li možné tuto zásadu dodržet, účtuje se o těchto skutečnostech do období, v němž se o nich účetní jednotka dověděla. Účetní doklady musí být čitelné a jejich vyhotovení musí být provedeno trvanlivým způsobem. Je vhodné zorganizovat oběh účetních dokladů tak, aby ke schvalování účetních případů a vystavování účetních dokladů docházelo v co nejkratších lhůtách 13. Směrnici je vhodné doplnit seznamem účetních dokladů, které bude účetní jednotka v rámci své činnosti používat, a systémem jejich číslování Proces oběhu účetních dokladů Oběh účetních dokladů nemusí probíhat ve všech účetních jednotkách stejně. Uspořádání tohoto procesu se odvíjí od organizačního uspořádání účetní jednotky i možnosti využití 13 Kovalíková,

References: zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563
 zákona č. 563