Source: https://es.scribd.com/doc/47411395/fondos-educativos
Timestamp: 2015-11-27 10:06:20+00:00

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P. 1fondos educativosfondos educativos|Views: 147|Likes: 0Publicado portapisolMore info:Published by: tapisol on Jan 23, 2011Copyright:Attribution Non-commercialAvailability:Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate content|Agregar a la colecciónSee moreSee lesshttps://es.scribd.com/doc/47411395/fondos-educativos07/25/2012pdftextoriginalGUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL - MINISTERIO DE EDUCACION NACIONALI.
humanos y financieros para administrar de manera adecuada el Fondo. contratar de ser necesario. Para que un establecimiento educativo estatal pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos. Una vez verificadas estas condiciones. 2. en una entidad bancaria que se encuentre vigilada por la Superintendencia Financiera. Contar con la resolución de creación y aprobación del establecimiento educativo. Abrir una cuenta bancaria denominada “Fondo de Servicios Educativos nombre del establecimiento educativo estatal”. CREACION DEL FONDO DE SERVICOS EDUCATIVOS. 3. el rector o director rural de cada establecimiento debe: 1. quien definirá el procedimiento a seguir para la obtención de dicha autorización. teniendo en cuenta la proyección de matrícula. es necesario contar previamente con la autorización de la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada. cada establecimiento debe: A. Registrar la cuenta bancaria ante la tesorería de la entidad territorial certificada a la que pertenece el establecimiento educativo. 4xmil). los servicios profesionales del Contador.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . Como prerrequisito para la creación del Fondo.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
II. las necesidades del establecimiento educativo. Contar con la autorización de la Secretaria de Educación de la Entidad Territorial Certificada y la aprobación del Consejo Directivo correspondiente B. la destinación específica de recursos. y el PEI. Contar con la resolución de nombramiento del Rector o Director Rural del establecimiento educativo estatal D. se debe presentar resolución de nombramiento del ordenador del gasto y del funcionario que registre la segunda firma para los retiros. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo. las tarifas definidas. expedida por la Secretaria de Educación Certificada C. CREACION Y ADMINISTRACION DE FONDOS DE SERVICIOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS 1.
. En este punto. Tener organizado el Consejo Directivo E. Tener definidas las tarifas de conformidad con los lineamientos de la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente F. Disponer de los recursos físicos. Al momento de gestionar la apertura de la cuenta. es importante recordar que cada fondo debe contar por los menos con un auxiliar administrativo que ejerza las funciones relacionadas con la tesorería y apoye al rector en la organización y administración del Fondo (sin que esto implique la ampliación de planta). el acto administrativo de creación y aprobación del establecimiento educativo y solicitar las excepciones del caso (Ejemplo.
Determinar los actos administrativos o contratos que requieran su autorización expresa. con la periodicidad señalada por los organismos de control. Aprobar las adiciones y reducciones al presupuesto vigente y los traslados presupuestales que afecten el mismo. formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos. Antes del inicio de cada vigencia fiscal. 2.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
4. teniendo en cuenta los lineamientos de la entidad territorial. analizar. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO 1. de manera que concurran a la obtención de metas y resultados orientados al mejoramiento del establecimiento y el cumplimiento del proyecto educativo institucional. La administración del Fondo exige la coordinación entre los lineamientos y aprobaciones del Consejo Directivo y las actuaciones como ordenador del gasto realizado por el rector o director rural. Es recomendable que dicha póliza ampare también al rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo o resolución el presupuesto de ingresos y gastos con base en el proyecto presentado por el rector o director rural. ACTORES Y RESPONSABILIDADES FRENTE A LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS El Decreto 4791 de 2008 establece funciones tanto de los Consejos Directivos como de los Rectores y Directores rurales frente a los Fondos de Servicios Educativos. 6. elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación.
. 5. 4. según la normatividad existente en la entidad territorial certificada.
III. constituir póliza de manejo que ampare como mínimo al funcionario administrativo que ejerza las funciones de tesorería. Estas funciones no modifican de ninguna manera las establecidas en la Ley 715 de 2001 y Ley 115 de 1994. De acuerdo con el presupuesto aprobado. únicamente puntualiza aquellas relacionadas directamente con el tema en cuestión. 3. así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos. Reglamentar mediante acuerdo o resolución los procedimientos. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería. Verificar la existencia y presentación de los estados financieros por parte del rector o director rural.
previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el decreto 1860 de 1994. deportivos. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos tanto de ingresos como de gastos del Fondo de Servicios Educativos. con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación. 6. científicos. conforme a la Ley esta publicación debe ser con periodicidad mensual. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. bien sea gratuita u onerosamente. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo. Asesoría y capacitación. culturales.
RECTOR O DIRECTOR RURAL Previo cumplimiento en especial de la Asistencia técnica. 8. suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos. social y ambiental.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
7. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición o reducción presupuestal y los de traslados presupuestales. Realizar los reportes de información financiera. 5.
. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes. de acuerdo con las normas que rigen la materia. hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo directivo. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos. Celebrar los contratos. previa disponibilidad presupuestal y de tesorería. 4. definida en el anterior capitulo. 10. o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto. son responsabilidades del Rector o Director Rural: 1. Es de recordar que cuando la explotación del bien es de forma permanente debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y contar con la aprobación de la entidad territorial. de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su normal funcionamiento de conformidad con la ley. y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . 9. 2. para aprobación del consejo directivo. económica. 3.
Para el efecto. un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial. deberá presentar al Alcalde respectivo. el objeto y nivel de avance de los mismos
. 9. de la cual se destaca la obligatoriedad de publicar en lugar visible tanto la ejecución de los recursos de manera periódica (mínimo trimestralmente) como los contratos realizados con dichos recursos. COMUNIDAD EDUCATIVA La comunidad educativa en general tiene una función de veeduría relacionada con los recursos públicos manejados por los establecimientos a través de los Fondos con el fin de apoyar el uso eficiente y la transparencia en su aplicación. Suscribir junto con el contador los estados financieros y la información financiera requerida y entregada en los formatos y fechas fijadas para tal fin. en la periodicidad que éste determine. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada. sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . el Decreto establece que el rector o director rural debe garantizar el cumplimiento de la respectiva rendición de cuentas y publicidad.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
7. el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere. 8. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados.
. el banco de programas y proyectos y el plan anual de caja para programación mensual de pagos. base para el Plan Operativo Anual de Inversiones y del Programa Anual de Caja. ingresos. gastos. El Plan Financiero: Instrumento de planificación y gestión financiera con base en operaciones efectivas que contempla. teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo y el Plan Plurianual de Inversiones e identificando fuente de financiación. de manera articulada con los programas de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo. gastos e inversiones públicas a nivel nacional y territorial son: el plan de desarrollo. SISTEMA PRESUPUESTAL A nivel general el Sistema Presupuestal es un conjunto de instrumentos que permiten programar las fuentes y alternativas de financiación de la inversión pública priorizando los recursos para el cumplimiento de la función básica del Estado frente al mejoramiento de la calidad de vida de sus pobladores. elaborado para el mismo período del Plan Financiero. 1. déficit y su financiación. Otras herramientas importantes dentro de la planificación y programación de recursos. COMPONENTES DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
Caja . con indicación de los proyectos prioritarios. Plan Operativo Anual de Inversiones y Plan Anual de Inversiones.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
IV.PAC
Las herramientas más importantes son: Plan Financiero. en especial de la población de menores recursos. Plan de inversiones anual definido con base en el Plan de Inversiones y el Plan Financiero El plan operativo anual de inversiones (POAI) indicará la inversión directa e indirecta y los proyectos a ejecutar. El Plan Operativo Anual de Inversiones: señala los proyectos de inversión clasificados por sectores. órganos y programas. A nivel nacional es una herramienta de política macroeconómica y a nivel regional de programación presupuestal que define metas máximas de pagos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . marco fiscal de mediano y largo plazo.
Así mismo. Esta herramienta reviste una importancia especial teniendo en cuenta que de conformidad con el Decreto 4791 de 2008. Independientemente del origen de los recursos públicos o privados. para establecer posibles usos las referencias son: Plan Sectorial de Desarrollo. su uso adecuado esta vigilado por los entes de control pertinentes y se aplican las sanciones disciplinarias.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . El programa anual de caja (PAC) (El Decreto 4791 de 2008. las transferencias o giros que las Entidades Territoriales realicen al Fondo no pueden ser comprometidas hasta tanto se reciban efectivamente en el establecimiento educativo. una vez incorporado al presupuesto del sector en cualquier nivel de Gobierno. donaciones o proyectos especiales de otros niveles de Gobierno. los recursos de manera automática se convierten en recurso públicos y se rigen por las normas presupuestales vigentes. en particular las transferencias realizadas a los Fondos y los proyectos de inversión a través de los cuales pueden acceder a recursos. los cuales de manera obligatoria deben ser girados a los establecimientos beneficiados a través de los Fondos. de una parte los recursos de calidad transferidos por la Nación y la distribución realizada a cada Fondo por la Alcaldía y los recursos de gratuidad asignados mediante documento CONPES. facilita la programación de disponibilidad de recursos en tesorería para efectuar oportunamente los pagos. de conformidad con las competencias que han sido establecidas constitucional y legalmente. el proyecto educativo institucional y los gastos básicos del establecimiento no cubiertos directamente por algún nivel de Gobierno. con sus correspondientes planes financieros y de inversión. Adicionalmente. a nivel municipal. A nivel de los Fondos de Servicios Educativos las referencias directas para establecer los ingresos proyectados son: recursos de la entidad territorial certificada destinados a educación. lo denomina “Flujo de caja”) es el instrumento que permite la programación mensual de los recaudos de ingresos que hacen parte del presupuesto y de los pagos correspondientes a los gastos del presupuesto. decretos o resoluciones) para cada vigencia fiscal.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
En el sector educativo el sistema presupuestal constituye una herramienta que permite organizar la información financiera. organismos no gubernamentales o de otros gobiernos. los ingresos posibles por venta de servicios o productos. Así mismo. La combinación tanto de ingresos proyectados como de gastos elegibles es la base para definir el presupuesto de cada Fondo en beneficio de la población estudiantil. penales o fiscales establecidas en la Ley. y aplica tanto para el manejo y administración de los recursos en las Entidades Territoriales como en los Fondos de Servicios Educativos. El presupuesto anual definido mediante actos administrativos de aprobación. deberán contener en anexo el detalle que permita identificar claramente cada fuente de financiación y su destinación al gasto por rubros presupuestales de funcionamiento o proyectos de inversión. a nivel de cada Fondo de servicios. constituye la base para iniciar la ejecución de ingresos y gastos. liquidación y distribución del presupuesto (acuerdos.
. tanto nacional como regional.
179/1994 y 225/2005 Orgánicas del Presupuesto) Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto) y reglamentación territorial existente Ley 715 de 2001 (se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias para organizar la prestación del servicio) Ley 819 de 2003 (se dictan disposiciones en materia de presupuesto. La estructura presupuestal. responsabilidad y transparencia fiscal) Leyes Anuales de Presupuesto para cada vigencia fiscal Decreto No.
3. 13 y 14 de la Ley 715/2001 en relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales)
. tales como: Incorporación en forma oportuna a los presupuestos de cada vigencia fiscal Ejecución de los recursos de conformidad con lo normado sobre uso.Nación) Plan Nacional de Desarrollo vigente (Ley 1151/2007 Plan de Desarrollo 2006 2010) Plan Regional de Desarrollo Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 (Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80/1993 y se dictan disposiciones generales sobre contratación) Ley 1176 de 2007 (Desarrollan los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones . respetando destinaciones específicas y orientando las inversiones a proyectos que permitan aplicar eficientemente el recurso al gasto social de educación.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
2. si se encuentra reglamentado. MARCO LEGAL GENERAL: La base legal para el manejo financiero a nivel nacional es el Estatuto Orgánico de Presupuesto General de la Nación. a nivel territorial el Estatuto Territorial de la Entidad Territorial certificada en educación.2789 de 2004 (reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF .Distribución sectorial) Decreto 1101 de 2007 (Inembargabilidad de recursos) Decreto 028 de 2008 (Define estrategia de monitoreo. manejo y administración de recursos. ASPECTOS GENERALES En la administración de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos deben tenerse en cuenta algunos aspectos básicos que permitan el manejo eficiente. 12.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . las definiciones y conceptos utilizados se fundamentan en la siguiente reglamentación: Decreto 568 de 1996 (se reglamentan las Leyes 38/1989. seguimiento y control integral al gasto que se realice con el SGP) Decreto 2911 de 2008 (reglamenta parcialmente el Decreto 028/2008 en relación con las actividades de control integral y se dictan otras disposiciones) Decreto 4791 de 2008 (se reglamentan parcialmente los artículos 11.
y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. erogaciones o transferir crédito alguno. Unidad de caja: Con el recaudo de todos los recursos. el Plan sectorial de inversiones. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. 4. con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados en el presupuesto.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución. se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto del Fondo. Programación integral: todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación. la anterior inembargabilidad. dentro de los plazos establecidos para ello. de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. No obstante. En consecuencia. y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a
. Especialización: las apropiaciones deben referirse en entidad de la administración a su objeto y funciones. Inembargabilidad: son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General de la Nación. del plan operativo anual de inversiones sectoriales a nivel territorial y del proyecto educativo institucional. así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
En estricto deberán aplicarse todas aquellas normas nuevas. Universalidad: el presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Quiere decir que todos los ingresos. sin importar su origen. Anualidad: el año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los organismos y entidades respectivas. el plan financiero. se incluyen en una sola bolsa. que no figuren en el presupuesto. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES APLICABLES DIRECTAMENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Los principios presupuestales que deben aplicarse en la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos son los siguientes: Planificación: el presupuesto deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan sectorial nacional y regional. que modifiquen o deroguen las anteriormente descritas o las regionales que apliquen para el manejo de recursos públicos.
5. Este principio se hace explicito en la Ley 715 de 2001 en relación con los recursos del Sistema General de Participaciones.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
terceros en estas sentencias1. contabilidad y tesorería. Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de embargo cuando no se ajusten a lo dispuesto en el presente artículo. además de posibilitar la aplicación y el cumplimiento de indicadores de gestión. PROCESO FINANCIERO La interacción sistemática y oportuna entre los diferentes actores que participan en el proceso de ejecución financiera de las entidades. también facilita las acciones de coordinación y trámite oportuno de los recursos asignados a los establecimientos educativos estatales. so pena de mala conducta.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . ETAPAS Y PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTAL
. financieros y de calidad indispensables para el cabal cumplimiento de los procesos de presupuesto.
A continuación se detalla la clasificación de ingresos y gastos general aplicable a los Fondos de Servicios Educativos. Ley 199 de 1994. y todos los gastos de funcionamiento e inversión. Decreto 568 de 1996.1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
El presupuesto de ingresos y gastos debe contener todas las rentas y recursos de capital. clasificados de acuerdo con lo establecido en las leyes orgánicas del presupuesto2 y las normas territoriales de la entidad certificada a la cual pertenece la institución educativa. Decreto 111 de 1996 y Decreto 4791 de 2006
.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . PRESUPUESTO DE INGRESOS
Ley 38 de 1989. A.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
recursos de las Entidades Territoriales asignados por transferencias o a través de un proyecto de inversión especifico. recursos provenientes de Regalías. los ingresos de los Fondos de Servicios Educativos están conformados esencialmente por los ingresos operacionales. su valor se proyectan con base en la matrícula de la vigencia por el valor por concepto definido en el establecimiento. En estos cobros se contemplan conceptos como: carné. las transferencias asignadas por los diferentes niveles de Gobierno a cada establecimiento educativo y recursos de capital. sistematización de boletines. recursos de capital. recursos de la Nación asignados a través de proyectos de inversión como: Ley 21/1982.  Costos complementarios Suma anual establecida por el Consejo Directivo para el suministro de bienes y servicios de carácter complementario a la prestación misma del servicio. con la cual las familias contribuyen de manera solidaria para atender costos de los servicios educativos distintos de los salarios y prestaciones sociales del personal docente. Es importante recordar que los ingresos percibidos por el pago de derechos académicos del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben ser incorporados en el presupuesto de ingresos de manera independiente del resto de recursos. recursos de cooperación internacional. los cuales se obtienen por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio educativo. INGRESOS OPERACIONALES: Son las rentas o recursos de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento.PER. recursos por venta de servicios y recursos privados a través de donaciones 1. laboratorio. o por la explotación de bienes y servicios. Es claro que no podrán presupuestar ni contraer créditos internos o externos de conformidad con la normatividad vigente teniendo en cuenta que el Rector o Director Rural es solamente ordenador del gasto y no tiene la representación legal del establecimiento Las fuentes de financiación del sector incluyen recursos como: Sistema General de Participaciones – SGP por prestación de servicios. . que son suministrados directamente por el establecimiento
. con base estrictamente en la reglamentación expedida por la entidad territorial certificada. Programa de Educación Rural . a través de una sección presupuestal independiente y contablemente como un centro de costo. por servicios como transporte y alimentación. Están compuestos fundamentalmente por:  Ingresos por venta de servicios: Estos ingresos se dividen en los siguientes conceptos generales.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . entre otros.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Dentro de este contexto.  Cobros Periódicos. calidad y gratuidad. Estos cobros se definirán con base estrictamente en la reglamentación expedida por la entidad territorial certificada tanto a nivel de conceptos como de monto máximo de cobro por alumno. Son las sumas que pagan regularmente los padres de familia o que voluntariamente lo hayan aceptado. directivo docente y administrativo.  Derechos académicos: suma anual establecida por el Consejo Directivo. los cuales pueden variar en cada entidad territorial certificada de conformidad con la respectiva reglamentación de tarifas.
2. y someterse a aprobación de la entidad territorial. Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia o acudientes por bienes o servicios específicos como: derechos de grado. La proyección de este ingreso se calcula con base en el comportamiento de años anteriores y en la tarifa establecida. Para su proyección deberá tenerse en cuenta lo percibido en el año inmediatamente anterior y si es un producto nuevo. entre otros.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
educativo estatal o a través de un tercero. Estos recursos en ningún caso financian la planta de personal de establecimiento o la generación de plantas paralelas.  Ingresos por venta de productos: estos ingresos se presentan especialmente en establecimientos que cuentan con proyectos productivos que son comercializados por el establecimiento. Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del Consejo Directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.  Otros Cobros. Igualmente es la responsable de su distribución y administración. talleres. certificaciones y constancias. salón comunal. Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación alguna giran directamente al establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios Educativos. debe sustentarse con estudio previo que garantice como mínimo el valor del mantenimiento adecuado del espacio y el pago de servicios complementarios utilizados como agua. laboratorios. luz. dado que de conformidad con la Ley 715 de 2001. un ejemplo de estos son venta de alimentos o de productos elaborados en el establecimiento.  Transferencias Departamentales: provenientes del Sistema General de Participaciones o de otras fuentes de recursos para apoyar el funcionamiento del establecimiento y su mejoramiento continúo. salones especializados. en el estudio de mercadeo realizado por el líder del proyecto. Estos ingresos deben contar con el soporte de consignación y la correspondiente factura de venta. Estos cobros serán definidos por el Consejo Directivo quién determinará el valor a cobrar por cada concepto.  Otros Ingresos: hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se puedan clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. distinto a los que presta la Secretaría de Educación respectiva u otra instancia de Gobierno. Estos ingresos se pueden proyectar con base en los ingresos percibidos en el año inmediatamente anterior por cada concepto. reposición del carné.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PÚBLICOS.  Ingresos por arrendamientos de bienes y servicios: obtenidos por el pago de un canon de arrendamiento o de alquiler de bienes y servicios como: la tienda escolar. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente. entre otros.
. la entidad territorial certificada asume directamente el costo de la planta con los recursos de prestación de servicios del Sistema General de Participaciones. de conformidad con la reglamentación expedida por la entidad territorial certificada tanto a nivel de conceptos como de monto máximo de cobro por alumno.
 Cancelación de Reservas. indígena y con necesidades educativas especiales y el valor por alumno definido por la Nación.  Rendimientos por Operaciones Financieras. cancelación de reservas. previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor. En el evento de existir este tipo de inversiones debe tenerse en cuenta la normatividad existente tanto a nivel nacional como territorial sobre inversión de recursos públicos que garantice la seguridad y rentabilidad de los mismos. Su incorporación al
.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . población desplazada.  Transferencias de la Nación: que independiente de la fuente se giren directamente al establecimiento para apoyar un programa de Gobierno o proyecto específico. dividendos y corrección monetaria resultado de la colocación de recursos en cuentas bancarias.  Donaciones. ahorros y eventualmente en títulos valores. Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. que corresponden básicamente a recursos no ejecutados o comprometidos en la vigencia anterior.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
 Transferencias Municipales o Distritales: que pueden ser de recursos de calidad asignados a la entidad territorial o de recursos de gratuidad que obligatoriamente deben ser trasferidos al establecimiento. Es importante recordar que los Fondos de Servicios Educativos no pueden presupuestar ni contraer créditos internos o externos de conformidad con la normatividad vigente teniendo en cuenta que el Rector o Director Rural es solamente ordenador del gasto y no tiene la representación legal del establecimiento. donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior. venta de activos (muebles e inmuebles). Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance. Para el caso de los recursos de gratuidad. Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o internacional para apoyar proyectos o acciones específicas. Los recursos destinados al reconocimiento de la gratuidad deberán ser invertidos en los mismos objetos de gasto que los recursos de calidad mencionados en la Directiva Ministerial N° 22 de Julio de 2010 3. Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables. rendimientos de operaciones financieras. Recursos derivados de la cancelación de las reservas presupuestales que cesaron su obligación en razón a que el compromiso no se cumplió y por lo tanto es necesario cancelarlo o liquidarlo con saldo a favor del establecimiento educativo estatal. estos recursos se encuentran ya depositados o separados en caja y cuando se incorporan por adición en el presupuesto solo es necesario causarlos en el recaudo.  Recursos del Balance. RECURSOS DE CAPITAL. La estimación de estos ingresos debe ser concertada con cada nivel de Gobierno según provengan. se incorporan al presupuesto como donaciones de capital. Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses. verificando que se encuentren debidamente registrados en las base de datos correspondientes. se debe realizar con base en la población matriculada clasificada en los niveles I y II del SISBEN.
 Otros Recursos de Capital.4. A manera de ejemplo a continuación se observa un presupuesto de ingresos detallado de un establecimiento educativo estatal.2 3.4. En principio se rigen por las condiciones del Organismo que realice la donación.5.3.5 1.2 1.2 1.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL .1.2 2.3 1.4 1. DEPARTAMENTO XX.1 1.3 1.1 1.2.4.2.2. PRESUPUESTO DE INGRESOS .5.1.1 1.1 1. esta debe ser registrada en la entidad territorial anexando la justificación y los recursos deben incorporarse al presupuesto del Fondo de Servicios Educativos. En el evento en que dichas donaciones exijan una cuenta específica.ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO XX XX XX MUNICIPIO X. AÑO XXXX
Cod.2 3 3.2 2 2. De no tener unas condiciones específicas le aplica la normatividad establecida para el resto de recursos.2 1.5 1. Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente.1 1.4 1.2.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
presupuesto se realizará mediante acto administrativo firmado por el Consejo Directivo y se deben conservar el concepto de gasto de la donación.3 1. Presup 1 1.3 CONCEPTO INGRESOS OPERACIONALES DERECHOS ACADEMICOS COBROS COMPLEMENTARIOS CARNET SISTEMATIZACIÓN BOLETINES AGENDA OTROS COBROS 1 OTROS COBROS 2 COBROS PERIODICOS TRANSPORTE ALUMNOS INGRESOS POR VENTA DE PRODUCTOS VENTA DE HUEVOS VENTA DE HORTALIZAS VENTA DE GALLINAS INGRESOS POR EXPLOTACION DE BIENES ARRIENDO CAFETERIA ALQUILER SALÓN COMUNAL TRANFERENCIAS TRANFERENCIAS MUNICIPALES TRANFERENCIAS MUNICIPALES GRATUIDAD TRANFERENCIAS MUNICIPALES CALIDAD TRANSFERENCIAS DEP/ALES PARA FUNCIONAMIENTO RECURSOS DE CAPITAL RECURSOS DE BALANCE CANCELACION DE RESERVAS RENDIMIENTOS FINANCIEROS TOTAL INGRESOS PRESUPUESTO MODIFICACIONES PRESUPUESTO EJECUCIÓN O INICIAL DEFINITIVO RECAUDO
.2.1 2.1 2.1 3.
GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . Este debe contener la totalidad de erogaciones diferentes de los gastos de personal. para organizar su presupuesto de gastos de manera que pueda apoyar efectivamente el funcionamiento y mejoramiento del establecimiento en beneficio de la comunidad educativa y de conformidad con la normatividad vigente. PRESUPUESTO DE GASTOS El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones máximas de gasto.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
B. En general el presupuesto de gastos de los Fondos de Servicios Educativos se compone de: gastos de funcionamiento y gastos de inversión.
. que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. los usos permitidos de conformidad con cada fuente y con lo establecido en el Decreto 4791 de 2008. Cada establecimiento debe tener claridad sobre las destinaciones especificas.
1. técnicas y operativas. y las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado señaladas en el artículo 8º de la ley de contratación para los servidores públicos). al artículo 13 de la Ley 715 de 2001 y las que modifiquen lo todo lo anterior. para el desempeño de actividades netamente transitorias.  Jornales: Remuneración estipulada por días. deberán ser ejecutados durante el calendario escolar y deberán cumplir lo establecido en el régimen contractual vigente (Artículo 32 de la ley 80 de 1993 y lo señalado en la sentencia C 154 de 1997 al declarar la exequibilidad de la norma. los contratos requerirán la autorización del Consejo Directivo del establecimiento educativo estatal. Se componen de los siguientes gastos:  Remuneración Servicios Técnicos. En cualquier caso.  Servicios Personales Indirectos: destinados a atender la contratación de personas naturales o jurídicas para que presten servicios calificados o profesionales en forma esporádica en desarrollo de actividades que no sean las ordinarias del establecimiento. vigilancia y aseo o los que se puedan suplir con personal de planta. siempre y cuando no puedan atenderse con cargo a la planta de personal (Articulo 32 Ley 80 de 2003). de acuerdo con la normatividad contractual estatal vigente. el Decreto 4197 de 2008. serán cubiertas mediante horas cátedra asignadas a personal diferente de los servidores públicos de la planta de personal del sector educativo de la entidad territorial certificada y deben ser financiadas con los recursos percibidos en cada establecimiento por concepto de derechos académicos del ciclo complementario. Comprende los gastos por servicios personales indirectos y los gastos generales.
.  Honorarios: Pago de los servicios profesionales que se realicen de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente. excluyendo: los de docencia.  Servicios profesionales: diferentes al objeto del establecimiento educativo estatal. Servicios Técnicos prestados en forma esporádica por personas naturales o jurídicas. necesarios para el desarrollo o funcionamiento de la misma.
Los requerimientos de especialidades del ciclo complementario no cubiertas con la planta de personal asignada al establecimiento. así como la restricción establecida en el numeral 29 del artículo 48 del Código Único Disciplinario.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . personal para ejercer funciones de pagaduría o tesorería. Estas horas cátedra serán reconocidas por honorarios atendiendo las normas de contratación y las disposiciones que reglamenten la materia. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas. pagadera por períodos no mayores de una semana. ejemplo: arreglo de jardines. de conformidad con el Decreto 4791 de 2008.
materiales y suministros. publicaciones. entre otros. establecidos en el proyecto educativo institucional o cuando la entidad trasfiera recursos para el efecto.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL .  Adquisición de Bienes y Servicios: Incluye compra de bienes muebles duraderos y de consumo destinados a apoyar el desarrollo de las funciones del establecimiento educativo. en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos. suscripciones. Mantenimiento del establecimiento. Gastos de transporte del desplazamiento de los estudiantes del establecimiento educativo estatal a los diferentes sitios. Impresos y publicaciones. fax y telégrafo. adquisición de libros. Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos. y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte. GASTOS GENERALES: relacionados con la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento del establecimiento educativo. De conformidad con la normatividad vigente. trabajos tipográficos.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
2. elaboración y caligrafía de diplomas. Las adquisiciones de bienes y servicios más frecuentes en los establecimientos educativos son:  Gastos de transporte y comunicación. Edición de formas. Es importante recordar que cualquier bien adquirido debe ser incorporado al inventario de bienes del establecimiento y debe cumplir la normatividad vigente sobre mobiliario escolar. sellos. compra de insumos. en ningún caso los servicios de vigilancia. impresos y publicaciones. manual de convivencia o agenda en caso de estar contemplados en los servicios suministrados por el establecimiento. el Municipio o Distrito para evitar duplicidad y sobrecostos en los gastos. télex. aseo y capacitación del personal de planta. También incluye contratación de la prestación de un servicio que permita mantener los bienes de propiedad del establecimiento. pago de avisos y formularios de impuestos. transacciones financieras del establecimiento). mantenimiento
. libros. Para definir los gastos es necesario coordinar con la entidad Territorial los bienes y servicios que serán suministrados directamente por el Departamento. podrán ser contratados por el establecimiento educativo estatal. De conformidad con la normatividad vigente se excluyen servicio de vigilancia. Comprende preventivo y predictivo del establecimiento educativo. del rector. escritos. Incluye compra de equipos. impresión de carné. aseo y capacitación del personal de planta. director rural o administrativo con funciones de tesorería.
como bombas de presión y eyección. instalaciones especiales y pararrayos. agrícola o comercial. Otros materiales y suministros. impermeabilizaciones. Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico. materiales didácticos y audiovisuales. cambio de vidrios. guías. cafetería y materiales desechables de laboratorio y semillas.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Se entiende por Mantenimiento Preventivo. mediante un programa sistemático de inspección. entre otros. tanques de reserva. conservación de zonas verdes. equipos de aulas especializadas o administrativas del establecimiento educativo estatal.  Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. libros. Se entiende por materiales y elementos de consumo. emergencias y reparaciones. antenas. todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen. arreglo de enchapes. arreglo de filtraciones. entre otros. conservación de áreas exteriores. Es importante recordar que las obras que implique modificación de la infraestructura del establecimiento educativo deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva. carpetas o sistemas de archivos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . los instrumentos o materiales artísticos o deportivos y en general. como textos. y se aplica a máquinas y equipos especialmente. los bienes de consumo indispensables para el normal funcionamiento administrativo del establecimiento educativo estatal. reparaciones menores y verificación: instalaciones eléctricas. Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. pinturas. Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y especializadas. como papel y útiles de escritorio. mantenimiento de cubiertas. aquel que se refiere a los procesos de conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores. elementos de aseo. insumos para proyectos de producción experimental. Se entiende por Mantenimiento Predictivo. Material didáctico. canales y bajantes. licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual. cambio de bombillos. instalaciones hidrosanitarias. con el fin de garantizar la calidad de las obras y el cumplimiento de la normatividad vigente para ambientes escolares. Los elementos adquiridos deben ser de tipo dotacional del establecimiento educativo.
. Materiales y Suministros.
Impuestos. Apropiación destinada al pago de tributos. agua. teléfono. semana o día deportivo. invitaciones. así como las primas por la expedición de pólizas de manejo que requieran los funcionarios de los establecimiento educativo estatal. diferentes al gravamen del 4 x mil ya que debió solicitarse la excepción de dicho gravamen al momento de abrir la cuenta del Fondo. Deportivas y Culturales. cuando no sean cubiertos directamente por el Departamento o el Municipio. concentrados. beepers.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Seguros. Actividades Científicas. cuando no sean amparados por la entidad territorial. tasas y multas que se ocasionen por el normal funcionamiento del establecimiento educativo estatal. Comprende los gastos de alimentación para aquellos alumnos que voluntariamente lo quieran sufragar o en el evento de percibir recursos de cualquier nivel de Gobierno o agencia con destinación específica para este fin. luz.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . cuidado. manutención y/o compra de plantas y semovientes. Suministro de alimentos. Rubro para sufragar los servicios públicos como: gas. Sostenimiento de Plantas y semovientes. aprobadas por el Consejo Directivo en el marco del proyecto educativo institucional. día del idioma. Servicios públicos. son los gastos en los que incurre el establecimiento educativo estatal por el mantenimiento. Intereses y comisiones. Teniendo en cuenta que el Fondo no podrá tener recursos provenientes de créditos. no habrá pago de intereses por tanto esta apropiación está destinada únicamente al pago de las comisiones que se ocasionan por los servicios financieros. entre otros. atenciones o similares. deportivas y culturales. algunos ejemplos son: día o feria de la ciencia. internet. Los recursos de gratuidad no deben ser destinados a estos conceptos. celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en las disposiciones legales. cine. Siempre que correspondan con su PEI. Rubro por el que se registran los gastos de actividades científicas. realizar recepciones. tasas y multas. También incluye los gastos por alimentación. cualquiera que sea el año de su causación. suplementos y/o complementos alimenticios para animales. pero deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios. danzas. actividades teatrales. Apropiación destinada a cubrir el costo de primas de seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento.
Los costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Inscripción y Participación en Competencias Deportivas. independiente de la denominación que se le dé. sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 11 del citado decreto. Gastos de producción: asociado a compra de insumos y materias primas en el marco de proyectos productivos que se comercializan.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . 3. tales como viáticos. Los gastos de inversión en general son aquellos que incrementan la capacidad de producción y la productividad física. participación.
. En los establecimientos educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido. incorporación. PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO De conformidad con el artículo 13 del Decreto 4791 de 2008. Culturales y Científicas. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. vigilancia y capacitación del personal de planta del establecimiento educativo. desplazamientos y demás. el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede: 1.
4. Arrendamientos de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del establecimiento. el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educación certificada respectiva. enmarcados en los planes de mejoramiento institucional. alistamiento. relacionado con gasto de viaje del docente acompañante. económica y social. siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial certificada no haya generado pago de viáticos. GASTOS DE INVERSIÓN. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos 2. Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción. iniciación. cultural o científico. Contratar servicios de aseo. cuando no sean cubiertos por la entidad territorial respectiva.
3. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación. pasajes. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal. mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica. gastos de viaje. admisión o ingreso de los alumnos del establecimiento educativo estatal a competencias de tipo deportivo.
CIENTIFICAS Y CULTURALES L. HONORARIOS C.ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO XX XX XX MUNICIPIO X. REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS GASTOS GENERALES
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS A. PARTICIPACIÓN EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS.INVERSION
K. OTROS GASTOS GENERALES
D. MATERIALES Y SUMINISTROS C. DEPARTAMENTO XX. SERVICIOS PUBLICOS F. IMPRESOS Y PUBLICACIONES
H. COMPRA DE EQUIPO
E. JORNALES
B.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . ARRENDAMIENTOS
G. COMUNICACIONES Y TRANSPORTE I.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
PRESUPUESTO DE GASTOS .FUNCIONAMIENTO
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A. SEGUROS
J. AÑO XXXX
Registro de Ingresos: Se registra para cada fuente de financiación el detalle del presupuesto liquidado y distribuido conforme acto administrativo y sus anexos.
Una vez elaborado el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos detallado por conceptos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . liquidación y distribución mencionados y remitido a la entidad territorial certificada correspondiente. ajustado a las normas presupuestales vigentes.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
A. se emite el acto administrativo de de liquidación y distribución presupuestal para la vigencia fiscal comprendida entre enero 1° y diciembre 31 de cada vigencia fiscal. 5. Registro Decreto de Liquidación y Distribución: 1.
. Incluido el presupuesto inicial se registrarán todas las modificaciones que se presenten en desarrollo de la ejecución de los recursos conforme el recaudo efectivo. el cual será firmado por rector o director rural. se somete a consideración del Consejo Directivo para su aprobación definitiva.2 TRÁMITE DE PRESUPUESTO:
APROBACIÓN. Aprobado el presupuesto por el Consejo Directivo. operación que arrojará automáticamente el presupuesto final. rubros y proyectos de inversión por parte del rector o director rural. sistematizando la información como mínimo al mismo nivel de detalle contenido en los actos administrativos de aprobación. El acto administrativo de liquidación y distribución presupuestal deberá registrarse en los libros presupuestales. de conformidad con el cronograma definido por esta.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
. determinando sistemáticamente la apropiación disponible.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . De la apropiación disponible se descargarán todos los certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales expedidos en desarrollo de la ejecución. Se registrará oportunamente todas las modificaciones presupuestales que se presenten en desarrollo de la ejecución. Registro de Gastos: Se registra por rubros de funcionamiento y por cada proyecto de inversión el detalle del presupuesto liquidado y distribuido conforme acto administrativo y sus anexos.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Artículo 71. Los gastos que realicen deben estar enmarcados estrictamente en los rubros y proyectos definidos en el presupuesto de gastos.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
De conformidad con lo establecido en las normas vigentes3. Las adquisiciones que realice se harán con estricta sujeción al plan de compras debidamente aprobado por el Consejo Directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia. COMPR. todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales. Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal. deberán contar con certificados de disponibilidad previa que garanticen la existencia de recursos disponibles en tesorería. 4
Decreto 111/1996. El rector o director rural no puede asumir compromisos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo a las que haya lugar. Para garantizar el control de la apropiación y compromisos se sugiere el siguiente cuadro CONTROL DE APROPIACION Y COMPROMISOS
No. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de esos actos administrativos. para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en tesorería.
. ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
En consecuencia. servicios y las metas que no se atenderán y cuáles se pretende atender con la modificación propuesta. la entidad podrá determinar el monto mínimo que requiere su aprobación. en sus recursos de capital o en las transferencias de los diferentes niveles de Gobierno. En el transcurso de la vigencia. especificando la distribución del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos y apropiaciones. las adiciones permiten financiar nuevos proyectos o incrementar la apropiación de los existentes. previa aprobación de la entidad territorial certificada de conformidad con el reglamento que expida para tal fin. Las modificaciones al presupuesto deben ser realizadas mediante acuerdo del Consejo Directivo. Reducciones o aplazamientos: son movimientos mediante los cuales el establecimiento recorta o aplaza su presupuesto. son: • • Excedentes de Balance: saldos no ejecutados o recursos no incorporados en vigencias anteriores Rendimientos financieros: obtenidos por intereses. disminuyéndolo o dejando su valor igual buscando cambios entre sus componentes. dependiendo de la modificación que se requiera.
El régimen de modificaciones presupuestales está establecido en el Literal c) del Capítulo XI del Decreto 111 de 1996. cuando los recaudos de sus ingresos durante la vigencia son menores a los presupuestados. aumentándolo. artículos 76 a 88
.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . En dicho reglamento. económica y/o financiera que sustente debidamente por qué se disminuye o aumenta la apropiación de determinado rubro o proyecto. justificación legal. Modificaciones presupuestales: Las modificaciones al presupuesto4 son variaciones al mismo que pueden cambiar su monto total. Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales debe contar previamente con certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender el compromiso que se pretende asumir.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
C. deben tenerse en cuenta los siguientes requisitos mínimos: exposición de motivos. dividendos y corrección monetaria resultado de la colocación de recursos en cuentas bancarias. se conocen como: Adiciones: son movimientos con los que el establecimiento incorpora nuevos recursos en su presupuesto provenientes de mayores recaudos en sus ingresos operacionales. detallando los bienes. Estos últimos deberán tener en cuenta la normatividad vigente. ahorros y eventualmente en títulos valores. este documento afecta el presupuesto provisionalmente hasta tanto se perfeccione el acto que respalde el compromiso y se efectúe el correspondiente registro presupuestal. Otras adiciones sobre las cuales deberá revisarse el impacto de la ejecución de vigencias anteriores. tanto a nivel nacional como territorial. De cualquier manera deberá ser informada a la secretaria de educación de la entidad territorial certificada correspondiente. Las posibles modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos.
previa autorización del Consejo Directivo. aprobación por parte del Consejo Directivo y de la entidad territorial certificada correspondiente de conformidad con el reglamento territorial. se establecen la totalidad de obligaciones pendientes de pago con las cuales deberán conformarse las reservas y las cuentas por pagar y se establece el estado de tesorería a diciembre 31.
5. a fin de evitar asumir compromisos sin la disponibilidad de recursos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . sin afectar los rubros de destinación específica. en caso que se requiera.4 CIERRE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
El cierre presupuestal es el mecanismo a través del cual se determina la ejecución presupuestal de ingresos y gastos al finalizar cada vigencia fiscal. para eliminar los saldos disponibles para obligaciones o compromisos de las apropiaciones reducidas o aplazadas.
Toda modificación al presupuesto de ingresos y gastos debe efectuarse en forma oportuna.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Este tipo de modificaciones implica modificación al Programa Anual de Caja –PAC-. debe tenerse especial cuidado en la afectación que se realice para acatar cabalmente lo normado en este tipo de modificaciones.
. de existir disponibilidad presupuestal se efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar. previendo. Cuando se requiera efectuar un gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente. Traslados: son movimientos entre rubros o unidades presupuestales dentro de un mismo concepto de apropiación del presupuesto aprobado. para lo cual se sugiere efectuar un análisis detallado de su conveniencia y respetar las destinaciones específicas.
GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . En la programación anual mensualidad del Fondo de Servicios Educativos. Se deberán constituir a más tardar el 02 de enero de la vigencia inmediatamente siguiente mediante acta suscrita por el ordenador del gasto y el funcionario que ejerza funciones de tesorería o pagaduría. 5. clasificarlos conforme al presupuesto. que tienen registro presupuestal.5 FLUJO DE CAJA Permite proyectar y monitorear los ingresos y los gastos que se esperan efectuar en un periodo de tiempo. Constitución de cuentas por pagar: Se podrán constituir cuando se deriven de la entrega a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados o se hayan pactado anticipos a contratos antes del 31 de Diciembre. Emisión de informes y reportes: Efectuada la verificación de información. Se constituirán a más tardar el 20 de enero de la vigencia inmediatamente siguiente. el acto administrativo deberá contener la clasificación del anexo al decreto de liquidación y distribución del presupuesto. obligaciones o pagos que no cuenten con disponibilidad real de recursos. pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y deben ser pagados durante la vigencia fiscal siguiente. mediante acto administrativo suscrito por el ordenador del gasto previa aprobación del Consejo Directivo. fenecerán sin excepción y los ingresos no utilizados y que no respalden las reservas presupuestales harán parte del saldo de apropiación a incorporar como excedentes de balance en la vigencia inmediatamente siguiente) Constitución Reservas: Las reservas corresponden a compromisos legalmente adquiridos. se consolida y emite el informe de ejecución presupuestal y se produce el estado de tesorería correspondiente.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Monto ejecutado Sumatoria de los valores de los Registros Presupuestales (aquellos CDP no utilizados dentro de la vigencia en ejecución. se debe determinar mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar. para entrega a las diferentes instancias que así lo requieran y en los formatos (magnéticos o físicos) previamente establecidos por ellas. de tal forma que se observe la relación entre lo ingresado y lo ejecutado. El Rector o Director Rural no podrá asumir compromisos. A continuación se incluye un cuadro base para el control del flujo de caja
4 1.INVERSION
.2 3 3. OTROS GASTOS GENERALES
2.1 1.1.1 2.3 1. SERVICIOS PUBLICOS D.2.1 1. Presupuestal PRESUPUESTO DE GASTOS enero Febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Total enero Febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Total
1 .5. SALIDAS PEDAGÓGICAS J.3 1. REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS GASTOS GENERALES ADQUISICION DE BIENES A. HONORARIOS C.4.2. ARRENDAMIENTOS E. SEGUROS H. PARTICIPACIÓN EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA B.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . COMUNICACIONES Y TRANSPORTE G. IMPRESOS Y PUBLICACIONES F.3 1.3 PRESUPUESTO DE INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES DERECHOS ACADEMICOS COBROS COMPLEMENTARIOS CARNET SISTEMATIZACIÓN BOLETINES AGENDA OTROS COBROS 1 OTROS COBROS 2 COBROS PERIODICOS TRANSPORTE ALUMNOS INGRESOS POR VENTA DE PRODUCTOS VENTA DE HUEVOS VENTA DE HORTALIZAS VENTA DE GALLINAS INGRESOS POR EXPLOTACION DE BIENES ARRIENDO CAFETERIA ALQUILER SALÓN COMUNAL TRANFERENCIAS TRANFERENCIAS MUNICIPALES TRANFERENCIAS MUNICIPALES GRATUIDAD TRANFERENCIAS MUNICIPALES CALIDAD TRANSFERENCIAS DEP/ALES PARA FUNCIONAMIENTO RECURSOS DE CAPITAL RECURSOS DE BALANCE CANCELACION DE RESERVAS RENDIMIENTOS FINANCIEROS TOTAL INGRESOS Cód.1.1 1.1 1.5.2 1.2 2 2. COMPRA DE EQUIPO B.1 1.4 1.1 3.FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE PERSONAL SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A. JORNALES B. MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUISICION DE SERVICIOS A.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Cod presupuestal 1 1.2.2.3. IMPUESTOS I.2 1.4.2 1.2 2.5 1. MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO C.4.2 3.1 2.5 1. CIENTIFICAS Y CULTURALES K.2.
. nombre de quien efectúo el pago.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
5. verificar que este girado a nombre de la entidad.6 TESORERÍA La cuenta para administrar los recursos del Fondo de Servicios Educativos se abrirá a nombre del respectivo Fondo de Servicios Educativos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . En ningún caso. la cuenta puede ser abierta a nombre del rector. debe estar registrado en el comprobante de caja. el banco a que pertenece y la plaza de donde proviene. concepto y valor. para efecto de cobro posterior y exista disponibilidad confirmada por el banco. registrada en la tesorería de la entidad territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento educativo. el cual debe contener: Pre numeración en forma consecutiva Lugar y fecha de expedición Nombre de la entidad o persona que hace el pago Concepto u origen del ingreso Valor en número y letras Firma del funcionario que ejerza la función de pagaduría o tesorería Cuando el pago sea en cheque. sea girado a la fecha. en una entidad el sistema financiero sujeta a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera. se registre al respaldo los datos que identifiquen al girador. la cual debe amparar por lo menos el valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior. se encuentre cruzado. una de las cuales debe ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto. A. éstos se deben anular en original y todas sus copias. tanto efectivo como en cheque. registrando la anulación en el libro auxiliar de caja y conservando el archivo en consecutivo de los originales con sus respectivas copias. . INGRESOS A CAJA Todo ingreso de fondos para su control. registrar el número del cheque. Quien esté a cargo de la gestión de la tesorería o pagaduría de forma permanente o temporal deberá contar con su respectiva póliza de manejo. Todos los recursos percibidos por el establecimiento educativo deben ser incorporados a la cuenta y registrados en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos. En el libro auxiliar se debe registrar todo ingreso con número de comprobante de caja. Medidas preventivas: El responsable del manejo de caja debe tener póliza de manejo vigente y contar con el libro de caja correspondiente. director rural o personas naturales. El retiro de los recursos requerirá de la concurrencia de al menos dos firmas. Cuando se presente anulación de comprobantes.
5. por operaciones de menor cuantía. facturas o cuentas de cobro. Consignaciones Cuando se realicen consignaciones. previa aprobación del Consejo Directivo con el objeto de atender en forma ágil y funcional los gastos de funcionamiento. incluyendo los anulados. el saldo del libro será igual a cero (0) Los libros se deben llevar con letra clara y legible sin tachones ni enmendaduras. pero siempre cumpliendo con las formalidades previstas en el régimen de contratación y demás normas legales sobre la materia. Designación del responsable Se designará por escrito. verificar que el recibo de consignación incluya la siguiente información: Fecha. Adicionalmente. que demande el establecimiento educativo. número de cheque. Cuando se cruce el saldo débito contra el crédito efectuado. indicando la finalidad y clase de gasto. A. nombre del banco. Este es un sistema de manejo de fondo fijo reembolsable destinado a atender los gastos identificados y definidos en el presupuesto que tengan el carácter urgente e imprescindible. que no pueden someterse al régimen ordinario de pago y registro presupuestal. la persona encargada del manejo de la caja menor. El libro se inicia con el saldo base y se va disminuyendo con el descargue de los recibos de caja menor.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
El libro de caja y sus soportes deben evidenciar los siguientes aspectos: Fecha de los movimientos Registro en forma consecutiva de los comprobantes de caja utilizados. teniendo en cuenta que en todos los casos debe amparase con la respectiva póliza de manejo. debe contar con un libro de control donde se registre a diario las operaciones que afecten esta caja. valores e imputaciones presupuestales. La copia de la consignación debe estar firmada y sellada por el funcionario del Banco. destino. forma de manejo y el concepto de los gastos que se pueden atender.7 CAJA MENOR La caja menor se constituye mediante Resolución firmada por el ordenador del gasto. Es necesario por lo tanto establecer en el Acuerdo de constitución la cuantía. Para la reglamentación de dichas cajas deberá tenerse en cuenta la normatividad nacional y los lineamientos específicos de la entidad territorial certificada correspondiente. indicando fechas. valores. conceptos.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . detalle del efectivo y cheques a consignar. o con el timbre de la máquina registradora. Registro individual de las consignaciones de los Bancos. número de cuenta.
mediante la obtención de la factura original o documento equivalente. B. Cuando se efectúen desembolsos se debe elaborar un recibo de caja provisional o en su defecto obtener una factura original o documento equivalente para soportar el desembolso Los recibos provisionales deben ser diligenciados totalmente en cuanto a: fecha real del desembolso. gastos judiciales y gastos imprevistos. retiro. En su manejo se debe aplicar lo siguiente: Llevar un libro de control de gastos diarios Ningún desembolso individual puede ser superior al 20% del fondo fijo establecido Todo pago debe estar respaldado por una factura debidamente diligenciada o documento equivalente.
. C. Las actas de los arqueos deben ser suscritas conjuntamente entre el responsable de la caja menor y el que efectúe el arqueo. beneficiario del pago. de fecha corriente. mantenimiento. Utilización de los recursos Los fondos de caja menor deben ser utilizados para cubrir compras y gastos menores de menor cuantía clasificados como materiales y suministros. no deben tener tachaduras ni correcciones. deberán quedar registradas en el libro de control el día de su ejecución y debe efectuarse por lo menos una vez al mes o cada que se agote la cuantía establecida.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Cuando sea necesario el traslado de la caja menor a otra persona. cantidades en letras y números. se designará por escrito sin olvidar que éste deberá contar con la respectiva póliza de manejo. concepto del desembolso y firma de quien recibe el dinero. cédula.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . Los soportes originales de apertura y de transferencia de caja menor deben permanecer en el área contable. aprobados por el Rector o quien haga sus veces. entregando copia al responsable de la caja menor. Los recibos de caja provisionales tienen que ser legalizados en un lapso no mayor a dos días (2) hábiles después de haberse efectuado el desembolso. vacaciones o ausencia temporal del titular. Requisitos de los documentos soportes Descuentos de ley A toda factura o documento equivalente se le debe efectuar la Retención en la Fuente. Todos los comprobantes (facturas o recibos) deben ser originales y cumplir con los requisitos de Ley exigidos por la DIAN y la Cámara de Comercio. La caja menor a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal debe ser legalizada con el fin de no violar el principio Presupuestal de la anualidad. esta debe corresponder al mismo día en que ocurra el gasto o a más tardar el día hábil siguiente. En estos casos se debe realizar arqueo de caja. sea por enfermedad. Nota: Es importante indicar en forma porcentual o de SMLMV el monto de la caja menor. Retención del IVA y Retención por Industria y Comercio de acuerdo al concepto base y porcentaje establecido por la ley para la respectiva vigencia y para los casos que aplique.
Desembolsos Los pagos que se efectúen por Caja Menor deben ser justificados mediante recibos o facturas. firma del proveedor. Arqueo El Rector. y arqueos sorpresivos cuando lo considere conveniente de acuerdo con las necesidades. Nota: Debe elaborar como anexo intercambiable una tabla de retenciones de gravámenes tanto nacionales como locales para cada vigencia.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . dirección y teléfono) D. especificación de la compra o servicio prestado. la entidad territorial certificada. El arqueo se realiza básicamente sobre lo siguiente: Vigencia de la póliza de manejo Recuento del efectivo por parte del funcionario que hace el arqueo Facturas o comprobantes de egresos en original
. Director Rural o Consejo Directivo. será responsable del pago de los mismos. Cuentas de cobro: Fecha Nombre y apellidos completos Cédula o Nit. Así mismo.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Si el responsable de cancelar los gastos que se efectúen por caja menor. no practica los descuentos antes mencionados. documento de identificación. mes y año) Descripción de los artículos comprados o servicios recibidos Valor total de la operación. Facturas Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley: Apellidos y nombres o razón social Número de la cédula o Nit del vendedor o de quien presta el servicio Fecha (día. El encargado de la caja menor debe verificar que los gastos correspondan a los autorizados y que exista acreditación de los elementos devolutivos. fecha. Valor Concepto Firma (cédula. podrá enviar un funcionario para que sorpresivamente realice los arqueos cuando así lo considere conveniente. se deben efectuar arqueos cada vez que se produzcan descuadres y cuando se reemplaza temporal o definitivamente al funcionario responsable. los cuales deben contener: Lugar. tienen la facultad de realizar arqueos de rutina para los casos de reposición de la base y cierre de operaciones del mes. E. sello de cancelación y firmas. Si es responsable del IVA en la factura se debe discriminar dicho valor y nombre del comprador.
los cuales deben contener: número consecutivo del comprobante. Reembolso Dentro del mes y en cualquier momento en que el saldo del fondo fijo haya sido utilizado hasta un 70%. La copia de la planilla la debe conservar la persona encargada del manejo de la caja menor. transporte o viáticos Adquirir elementos que estén incluidos en el plan de anual de compras del establecimiento educativo o de la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada en educación correspondiente. concepto. nombre y apellidos o razón social. valor en número y letras. firma y sellos. con el fin de mantener evidencias para el cuadre de la misma. se debe elaborar una relación de gastos para solicitar el reembolso para asegurar la existencia permanente de fondos suficientes para atender las necesidades del establecimiento educativo. concepto del egreso. ICA y otros descuentos conforme a la tributación que aplique la entidad territorial. la cual debe contener lo siguiente: Concepto y número de factura o documento equivalente.
. no deberán ser tenidos en cuenta para ser registrados en el libro. Legalización de gastos Todos los gastos que se efectúen en el mes se deben legalizar dentro del mismo. porcentaje aplicado para la retención. valor(es) retenido(s) por Industria y Comercio. con la indicación que corresponde a un “sobrante en caja menor por arqueo efectuado el día Los establecimientos educativos se deben abstener por completo de utilizar los fondos de caja menor para lo siguiente: Comprar elementos que se compruebe su existencia en el establecimiento educativo Realizar pagos por concepto de contratos o servicios personales Cambiar cheques o dar prestamos Realizar pagos de gastos de viaje. F.. Cualquier faltante que se presente en la caja menor debe ser reintegrado de inmediato con dinero propio del funcionario responsable de su manejo. Las facturas o documentos equivalentes que no estén dentro de este periodo. imputación presupuestal. cédula o Nit. sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar. IVA. fecha del desembolso. Por lo tanto. La solicitud debe prepararse utilizando una Planilla de Reembolso de Caja menor en original y copia. hasta que reciba el cheque del reintegro. en cumplimiento del sistema de causación. G. luego de examinado el caso Al existir sobrantes deben ser consignados en las cuentas de la Institución Educativa. neto pagado. deberá asumirlo en su totalidad. valor total de la factura. firma de la persona a quien se efectúo el desembolso.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Verificación de los comprobantes de caja menor. el funcionario que solicite el reembolso del gasto efectuado. ya que las obligaciones tributarias deben declarase y pagarse en el mes siguiente.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . El original de la planilla se utiliza para adjuntar las facturas o documentos que soportan los gastos hechos en el periodo que cubre.
6 CONTABILIDAD El proceso contable consiste en mantener un registro. Una vez sean revisados los documentos por el contador. el empleado responsable de la revisión solicitará explicación por las anomalías presentadas en el manejo de la caja menor. El proceso contable debe garantizar: El correcto y oportuno registro de las operaciones financieras. el responsable de la caja menor debe tramitar un requerimiento para proveerse de un nuevo cofre completamente seguro. así como. falten documentos de soporte etc. que permita realizar un adecuado control y seguimiento de la información. Se hace necesario revisar la documentación que soporta la relación de gastos para que ésta se ajuste a las normas descritas en este procedimiento. Seguridad El funcionario a cargo de la caja menor debe estar provisto de un cofre metálico con su correspondiente llave. garantizando herramientas para la planeación y toma de decisiones. La adecuada presentación de los estados financieros del establecimiento educativo a la entidad territorial certificada correspondiente y los órganos de control. En todos los casos la caja menor debe reflejar el valor del fondo soportado con los comprobantes junto con el efectivo existente. separados en grupos por el rubro al cual se imputará el gasto. la cual debe probar continuamente para establecer su correcto funcionamiento.. El cofre debe permanecer siempre con llave y sólo se abrirá para cancelar los comprobantes y las facturas que debidamente autorizadas sean presentadas para el fin. deberá estamparse el sello y firma de quien revisa lo que indica el visto bueno en la relación de gastos. 5. Si el cofre sufre algún desperfecto o su seguridad no es absoluta. confiable y verificable de las operaciones financieras del establecimiento educativo. Cuando el custodio se ausente de su escritorio debe guardar el cofre cerrado en un cajón con llave. relevante. comprensible.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Las facturas o documentos equivalentes deben ser originales y conforme a los requisitos descritos sobre facturas y cuentas de cobro.
. La correcta imputación de las cuentas y subcuentas prescritas para contabilizar las operaciones. obtener los estados económicos-financieros y patrimonial.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . Cuando existan errores en la solicitud de reembolsos.
Libro de Registro de Reservas: Muestra el estado de ejecución de las reservas constituidas por cada uno de los rubros. la razonabilidad de todas las cuentas que conforman el balance. y la concordancia con los documentos que dieron origen a estos ajustes. Comunicar al Rector o Consejo Directivo cualquier irregularidad detectada en los registros contables. y valor de la cuenta mayor Nombre legible y firma de quien elaboró el comprobante Verificar el origen de ajustes que se hayan realizado. Compromisos. Determinar al cierre fiscal. En los comprobantes contables se debe verificar lo siguiente: Nombre de la cuenta Fecha de elaboración del comprobante y número El código contable. Libro diario columnario.
. y libros auxiliares. Registros contables: Todos los Fondos de Servicios Educativos deberán llevar los siguientes libros: Libro de Registro de Ingresos: En él se registran las operaciones inherentes al recaudo de los ingresos reales según fuente de financiación. Las cifras y saldos de las cuentas del balance deben mostrar la información contenida en los registros que lleve el establecimiento educativo. y no deben presentar alteraciones. pasivos y patrimonios de la Institución. Libro de Registro de Apropiaciones. Verificar en los libros de diario y de mayor. el nombre y número de la transacción Valor parcial.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
A. Obligaciones y Pagos: Registra los movimientos y saldos sobre estos rubros. Los comprobantes y los saldos deben estar registrados en el libro auxiliar contable. Libro de Inventario Libro de Actas En el Libro Mayor y de Balance se consolida el movimiento de activos. submayor. la debida clasificación de los activos de acuerdo a su liquidez y de los pasivos. Las hojas contables deben estar debidamente foliadas y firmadas. Comprobar el correcto y oportuno registro de todas las operaciones de acuerdo con el plan contable. libro mayor y balance.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . que el código que identifica cada cuenta esté de acuerdo con el plan contable vigente.
Esta información deberá remitirse a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente en las fechas establecidas para ser consolidado e incorporado en sus estados financieros. Notas a los estados contables básicos: Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico. servicios y obras de tal forma que puedan ser analizados viabilizados e incorporados dentro de los proyectos a desarrollar por la Secretaria de Educación Departamental. social y ambiental: es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera. Comprobar la sumatoria de los movimientos diarios con el del libro mayor. que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. social y ambiental. La Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente expedirá la respectiva certificación de la documentación entregada y podrá solicitar los demás informes contables que crea conveniente. Estado de cambios en le patrimonio: contiene la información patrimonial del establecimiento educativo. 4.7 OTRAS RESPONSABILIDADES DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
A. 3. B. 5. Municipal o Distrital correspondiente. 2. Verificar que las cifras de los estados financieros si corresponden a las existentes en los listados mayores y auxiliares. económica. Estado de flujos de efectivo: Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades de operación. como mínimo la siguiente información a la Secretaría de Educación Departamental. El Balance General: el cual comprende en forma resumida la situación financiera. económica. económica y social del establecimiento educativo. Municipal o Distrital correspondiente: 1. inversión y financiación. Presentación de informes y estados financieros El Rector o Director Rural de los establecimientos educativos entregaran trimestralmente. 5. Plan de Compras La Institución Educativa debe enviar durante el último bimestre del año lectivo la lista de necesidades de bienes.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL .
. Estado de actividad financiera.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Verificar que las operaciones registradas. corresponden a transacciones realmente afectadas.
D. el cual debe reportarse a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente y a la Contraloría regional correspondiente . Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de la entidad.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . partiendo de un levantamiento de información anual. C. Responsabilidad de la Institución: Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del establecimiento educativo Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo a las disposiciones de la Contraloría regional y demás entes de control. En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente: Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el comprobante de entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos. valor total y llevar un control de inventarios por cada bien existente Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con el inventario físico Asegurar debidamente los bienes de la Institución Educativa E. se clasifican en elementos de consumo y devolutivos. Activos Fijos Son los bienes muebles e inmuebles al servicio del establecimiento educativo para los cuales es importante: Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes inmuebles y devolutivos que se encuentren prestando servicio
. bajo custodia o mantenimiento tiene una Institución Educativa. Es fundamental que el establecimiento cuente con un inventario actualizado de los bienes. donde se contemple.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
B. Manejo de bienes Se refiere a los bienes muebles e inmuebles que en propiedad. Inventario Comprende los bienes transferidos o adquiridos para los establecimientos educativos. Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia. lo siguiente: Nombre del elemento y su codificación Unidad Fecha de cada movimiento Descripción del bien Número del comprobante Entrada y salidas Identificación de los respectivos comprobantes Cantidad de elementos Valor unitario.
Descargar del inventario tan pronto se produzca su desaparición. Detallar los bienes por grupo de inventario. Por hurto. el establecimiento debe enviar a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . Igualmente. asegurando de esta forma una planta física óptima para la prestación del servicio educativo. mediante acto administrativo. permuta. valor por unidades. Acto administrativo motivado autorizando la destrucción. sus totales e identificaciones de acuerdo a los registros. asegurando su recuperación o reemplazo en caso de algún siniestro. la solicitud de recursos previa investigación de aseguradoras oferentes en el mercado. Administración de la infraestructura Cada establecimiento educativo debe reportar oportunamente daños en la infraestructura de gran magnitud y que no puedan ser solucionados directamente. número de unidades por cada agrupación. avalado por el Consejo Directivo: Con destino a la venta: Debe haber un acto administrativo motivado en el cual se indique detalladamente los bienes objeto de venta. De no estar asegurados los bienes.
. nombres y cargos de los funcionarios responsables para ejecutar la actuación. destrucción. valor por grupo. caso fortuito o fuerza mayor. debe reportar cambios en el inventario de infraestructura de la entidad para asegurar su continúa actualización.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Llevar un registro de los activos fijos que no se encuentren prestando ningún servicio Observar que todas las adquisiciones que haya hecho el establecimiento educativo estén legalizadas Los activos fijos que pertenecen al establecimiento deben estar soportados por documentos que respalden su pertenencia (Factura de Compra). uso y administración de los bienes o activos fijos que se les haya entregado para el cumplimiento de sus obligaciones El Almacenista o quien haga sus veces responderá por los bienes que se encuentren en bodega y los que tenga para su custodia Bajas. o por haber sido declarados inservibles obsoletos y otros. y llevado a la cuenta de responsabilidades a nombre del funcionario bajo cuyo cuidado estaba al ocurrir la pérdida o daño iniciando la investigación correspondiente. para ser incluidos en el plan de infraestructura educativa territorial. caso fortuito o fuerza mayor. donación. hurto. Son los bienes muebles e inmuebles que se retiran por venta. Seguros y Garantías Cada establecimiento educativo debe velar por el amparo de los bienes a su cargo. Establecer la responsabilidad de cada funcionario en la custodia. o los requisitos de ampliación y mejoramiento de los ambientes escolares. número de unidades y valor por unidad Con destino a destrucción.
transparencia en el manejo de los recursos del FSE MEDIOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS Están a cargo del rector o director rural.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . El informe de ejecución de los recursos y los estados contables El acuerdo anual del presupuesto La relación de los contratos y convenios celebrados La audiencia pública imparcialidad. La publicación a que se hace referencia no exime al rector o director rural de entregar los estados contables y la información financiera requerida. el rector o director rural debe publicar como mínimo cada tres meses el informe de ejecución presupuestal del establecimiento educativo. la Alcaldía. 4. los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación. 2. INFORME DE EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS Y LOS ESTADOS CONTABLES Los informes de ejecución presupuestal y los estados contables deben ser publicados en un lugar visible y de fácil acceso en el establecimiento educativo y en el sitio web del establecimiento educativo en caso de contar con él. 2. 3. Los medios para que este realice la rendición de cuentas son cuatro: 1. publicidad y
1.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
V. No obstante. en los formatos y fechas determinados para este fin por la Secretaria de Educación correspondiente. para garantizar el acceso a la información por parte de la comunidad educativa. ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Debe enviarse una copia a la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada a la cual pertenece.
. RENDICIÓN DE CUENTAS DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS Objeto: Garantizar los principios de moralidad. La periodicidad de la publicación del informe de ejecución presupuestal y de los estados contables la establece la Secretaría de Educación certificada. Contenido del informe de ejecución presupuestal a publicar El informe debe contener como mínimo: La ejecución de ingresos detallando los recursos recaudados por el establecimiento educativo desagregado por fuente de financiación Los gastos realizados por el establecimiento a la fecha de reporte por rubro de funcionamiento y proyecto de inversión La ejecución de reservas presupuestales en caso de existir Los estados contables se publicaran de conformidad con los formatos establecidos por la Contaduría General de la Nación.
AUDIENCIA PÚBLICA Son espacios de participación ciudadana propiciados por los administradores del FSE. El Decreto 4791 de 2008 indica que se debe realizar a más tardar el último día de febrero de cada año. organismos de control. deben enviarse de manera oportuna todas las modificaciones efectuadas al acuerdo. Se relaciona con la obligación del encargado del Fondo de informar y explicar ante la comunidad educativa como ha utilizado los recursos que le han sido entregados para beneficiarla. gobierno local). en los que personas naturales o jurídicas y organizaciones sociales se reúnen en un acto público para: intercambiar información. RELACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS CELEBRADOS La relación de contratos y convenios celebrados por el establecimiento debe ser publicada mensualmente en un lugar visible y de fácil acceso en el establecimiento educativo. Se realiza para presentar un informe de la gestión realizada con explicación de la información financiera correspondiente.
. 3. Dicho acuerdo debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento educativo. evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación. así como la obtención de información útil para ajustar y generar nuevos proyectos que beneficien a la comunidad educativa según sus necesidades. 4.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
Características del Acto administrativo a enviar al inicio de cada vigencia fiscal: Numerado Fechado Aprobado por el consejo directivo Así mismo. Características que debe contener como mínimo la relación: Nombre del contratista o la entidad o representante del convenio Objeto del contrato o convenio Valor del contrato o convenio Plazo del contrato o convenio Estado de ejecución del contrato o convenio. explicaciones.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . padres de familia. previa convocatoria a la comunidad educativa. Favorece la generación de clima de confianza entre el directivo docente a cargo del Fondo y la comunidad educativa (ciudadanos. ejecución y evaluación sobre el uso y gestión de recursos en el establecimiento educativo. Es importante aclarar dicha relación corresponde al periodo transcurrido de la vigencia.
En él se registra el cumplimiento de metas establecidas en el plan de desarrollo local.GUIA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL . 3. 4. Alistamiento institucional Identificación de interlocutores Divulgación y capacitación Organización logística Convocatoria Inscripción y radicación de propuestas Análisis de las propuestas recibidas Realización de la audiencia
Informe de gestión Es un documento que muestra los resultados obtenidos por el Fondo en la vigencia anterior. 7. el Fondo también puede determinar en el transcurso de la vigencia.
. Pasos para organizar la audiencia pública Se recomienda utilizar los siguientes pasos: 1. la pertinencia de realización las audiencias publicas que estime convenientes en las que se aclare el manejo de recursos y la solución de necesidades del establecimiento ante la comunidad. insumo clave para la formulación del siguiente plan. Desafíos del Fondo para la siguiente vigencia. Propuestas de alianzas estratégicas que impulsarían el desarrollo del Fondo. Factores positivos y /o negativos que incidieron en el logro de los resultados. Cobertura y Eficiencia). Debe contener: Principales logros vs metas de la gestión del Fondo en cada eje de política educativa (Calidad. 2.MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
No obstante lo anterior y lo señalado por el Decreto. premios. 8. 5. cuyo principal propósito sea el de beneficiar a la comunidad educativa. 6. donaciones u otros. Ingresos obtenidos por convenios con particulares.
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 artículo 8
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 artículo 48
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Artículo 71
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