Source: https://operacji.org/informacje-dotyczce-przeprowadzonych-kontroli-w-i-kwartale-200-v2.html?page=20
Timestamp: 2020-07-09 10:15:41+00:00

Document:
Państwowy Teatr Polski w Warszawie ul. Karasia 2 00-327 Warszawa Nr 148 Kontrola problemowa
Teatr Dramatyczny w Płocku ul. Nowy Rynek 11 09-400 Płock
Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy – Biblioteka Główna Województwa Mazowieckiego ul. Koszykowa 26/28 skr. 365 00-950 Warszawa
Instytut Papieża Jana Pawła II w Warszawie ul. Kolegiacka 1a, 02-946 Warszawa Nr 151 Kontrola problemowa
prawidłowości dokonywania wydatków;
rzetelność dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych;
(w szczególności realizacji zadania pn.: „Matecznik Mazowsze – centrum folklorystyczne”) – terminowość realizacji inwestycji, rzetelność
26.05.2008 – 20.06.2008
Wprowadzone Zarządzeniem nr 23 Dyrektora Zespołu procedury kontroli finansowej
z dnia 10 listopada 2003 r., nie zostały zaktualizowane do obecnie obowiązujących
Płace ustalone i naliczone zostały zgodnie z regulaminem wynagradzania.
W jednym przypadku stwierdzono zaszeregowanie stanowiska pracy do wyższej grupy niż wynikało to z przepisów, pomimo rozbieżności, nie stwierdzono zawyżenia wynagrodzenia, wynikającego z prawidłowej klasyfikacji określonej dla danej grupy pracowników. Regulamin premii uznaniowej obowiązujący od 1 lipca 1992 r., zawierał zapisy, które wskazywały, iż reguluje on również zasady przyznawania premii regulaminowej. W jednym przypadku pracownikowi nie wypłacono należnej stawki diety z tytułu podróży służbowej trwającej powyżej 8 godzin.
Koszty Zespołu wyniosły 105,24% planu. Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, podatek VAT oraz wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych odprowadzane były w obowiązujących terminach, w kwotach wynikających z właściwych deklaracji. Część składki podlegającej odprowadzeniu do ZUS za sierpień 2007 roku, odprowadzono z czterdziestoczterodniowym opóźnieniem, składkę na ubezpieczenie społeczne za grudzień 2007 roku, odprowadzono
z jednodniowym opóźnieniem. Zespół nie pobierał przysługującego mu z mocy prawa wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustaleniem prawa i wysokości świadczeń
Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), zawierał zapisy niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS; środkami ZFŚS gospodarowano niezgodnie
W ramach kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków skontrolowano dowody źródłowe 76,69% wydatków poniesionych w 2007 roku. Dowody źródłowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora. Dziesięć faktur zakupu opłacono po terminie - nie stwierdzono zapłaty odsetek z tego tytułu.
Na podstawie zawartych umów z Samorządem Województwa Mazowieckiego Zespół otrzymał w 2007 roku środki na dofinansowanie zadań inwestycyjnych. W toku realizacji zadań, Zespół udzielił zamówienia dodatkowego, z naruszeniem art. 67 ust. 1 pkt 5 oraz art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Realizując kolejny (III) etap inwestycji, przeprowadzono postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego.
W terminie składania ofert złożono jedną ofertę. W związku z tym, iż cena znacznie przewyższała kwotę jaką zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, ofertę odrzucono, a postępowanie unieważniono. W powtórnie przeprowadzonym postępowaniu na wyłonienie wykonawcy, ponownie złożono jedną ofertę, która przewyższała kwotę jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jednakże z uwagi na znaczny wzrost kosztów materiałów i usług budowlanych, zamawiający postanowił ofertę uznać. Z dokumentacji z postępowań
o udzielenie zamówienia wynika, iż osoby wykonujące czynności w postępowaniu na wyłonienie wykonawcy, złożyły oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu
z postępowania w dniu, w którym ogłaszano wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W dokumentacji z dwóch przeprowadzonych postępowań brak było ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, które należało przekazać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Zespół zawarł umowę dotyczącą świadczenia stałej pomocy prawnej, zgodnie z którą wykonawca zobowiązał się między innymi do pomocy prawnej w przygotowaniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Na wystawionych fakturach nie określono jakiego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczyła pomoc prawna udzielana przez wykonawcę. Środki dofinansowania przeznaczono na cel określony w umowie i rozliczono zgodnie z warunkami umowy
o dofinansowanie. Przeprowadzone oględziny zrealizowanych inwestycji potwierdziły wykonanie zadań.
W Zespole nie prowadzono Książki druków ścisłego zarachowania, co było niezgodne
z wewnętrzną „Instrukcją w sprawie udokumentowania operacji kasowych, przechowywania gotówki oraz obowiązków kasjera”.
W rocznym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na dzień 31 grudnia 2007 r. wykazano należności w kwocie wyższej o 19.396 zł niż wynikało to z zapisów ewidencji księgowej, natomiast należności wymagalne w kwocie niższej o 3.891 zł niż wynikało to z zapisów ewidencji księgowej. Ponadto w sprawozdaniu nie wykazano stanu środków pieniężnych.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej ogłoszone w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie „Standardów kontroli finansowej
w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58)
Kwalifikować stanowiska pracy zgodnie z kategoriami zaszeregowania określonymi w rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 r. sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151 ze zm.) oraz wewnętrznym Regulaminie wynagradzania. Dokonać stosownych zmian w umowie o pracę zawartej
z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku „garderobiana”.
Stosownie do art. 771 oraz art. 772
§ 1-3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) opracować w formie pisemnej kryteria przyznawania premii regulaminowej.
Nie zaciągać zobowiązań oraz nie przekraczać kosztów ponad wysokości ustalone w planie finansowym, stosownie do wymogów art. 36 ust. 1 i art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
Rozliczeń kosztów podróży służbowych dokonywać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownikowi wypłacić należną kwotę diety.
Zapisy w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dostosować do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 70, poz. 335 ze zm.).
Dokonać refundacji kosztów prowadzenia rachunku bankowego Funduszu oraz dokonać zwrotu kwoty bezzasadnie przekazanej na bankowy rachunek bieżący Zespołu.
Składki ZUS odprowadzać w kwotach wynikających z deklaracji, w terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 ze zm.).
i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065).
z ustaleniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. Nr 153, poz. 1005).
o finansach publicznych przestrzegać terminów płatności zobowiązań, nie dopuszczając do powstania odsetek od nieterminowych płatności.
Udzielać zamówień wykonawcom wyłonionym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Zamówień na roboty dodatkowe udzielać wyłącznie
w przypadku wystąpienia okoliczności wymienionych w art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy.
Stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ogłoszenie
o udzieleniu zamówienia umieszczać niezwłocznie po zawarciu umowy,
Oświadczenia o nie podleganiu wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składać po otwarciu ofert, z uwagi, iż zaistnienie okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Prawo zamówień publicznych, znane są Zamawiającemu dopiero na tym etapie postępowania
Na dowodach źródłowych, będących podstawą do rozliczenia środków dofinansowania umieszczać informacje, które pozwolą bezspornie zakwalifikować dokument do rozliczenia dotacji.
Przestrzegać wewnętrznych przepisów
w zakresie gospodarki kasowej obowiązujących w Zespole.
Sprawozdanie Rb-N sporządzać na podstawie zapisów ksiąg rachunkowych, rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zgodnie
z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770).
skierowano dnia 19.12.2008 r.
(w szczególności realizacji zadania pn.: „Rozbudowa Teatru Polskiego
w Warszawie”) – terminowość realizacji inwestycji, rzetelność i kompletność dokumentacji projektowo-kosztorysowej, prawidłowość dokumentowania procesów inwestycji, rzetelność rozliczania efektów inwestycji, prawidłowość stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
16.04.2008 – 09.05.2008
Zasady (politykę) rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej opracowano zgodnie z wymogami prawa obowiązującymi w tym zakresie.
W obowiązującej w Teatrze Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych związanych z działalnością Teatru nie podano podstawy prawnej, w oparciu o którą opracowano dokument.
Zasady udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro zostały określone we wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora Teatru Regulaminie w tej sprawie. W obowiązującym w Teatrze Regulaminie Komisji Przetargowej ustalono zasady jej powoływania i pracy.
Teatr, na podstawie zawartych umów z Samorządem Województwa Mazowieckiego, otrzymał w 2007 roku środki na dofinansowanie następujących zadań:
- na realizację inwestycji pn. Rozbudowa Teatru Polskiego w Warszawie - zgodnie
z umową nr 113/KP/III./D/06 wraz z aneksem nr 4 - kwotę 2.540.000 zł,
- na zakup pralnicy- zgodnie z umową nr 15/KP.III./D/07 - kwotę 4.000.000 zł,
- na zakup urządzeń do obróbki drewna- zgodnie z umową nr 19/KP.III./D/07 - kwotę 38.476,93 zł,
- na zakup sprzętu oświetleniowego- zgodnie z umową nr 30/KP.III./D/07 - kwotę 149.959,96 zł.
W celu realizacji inwestycji pn. Rozbudowa Teatru Polskiego w Warszawie, Teatr przeprowadził trzy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.). Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego przeprowadzone w 2006 roku zostało unieważnione z powodu wpłynięcia jednej oferty, której cena znacznie przewyższała kwotę jaką zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wykonawca robót został wyłoniony w wyniku kolejnego postępowania przeprowadzonego w 2007 roku trybie negocjacji z ogłoszeniem. W umowie z wykonawcą zastrzeżono, że przedmiotem umowy zostaną objęte prace do wartości 8.256.019,86 zł, natomiast pozostałe prace do wartości 20.612.919,28 zł zostaną objęte przedmiotem umowy pod warunkiem, że zmawiający uzyska do dnia 31 maja 2007 r. środki finansowe na zrealizowanie tych prac. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono na stronie portalu Urzędu Zamówień Publicznych 19 dni przed podpisaniem umowy z wykonawcą. Przeprowadzone oględziny potwierdziły wykonanie prac budowlanych zgodnie z treścią protokołów odbioru częściowego robót oraz wystawionymi fakturami. Prace nad rozbudową Teatru są kontynuowane. Wykonawca, z którym zawarto umowę na pełnienie funkcji inwestora zastępczego, wyłoniony został w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Wykonawcy z zakresu prac projektowych oraz doradczych wyłaniani byli – na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych - bez stosowania przepisów ustawy.
Zakupu pralnicy oraz urządzeń do obróbki drewna dokonano stosując się do wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza w złotych równowartości 14.000 euro. Dostawca sprzętu oświetleniowego został wyłoniony w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Przeprowadzone oględziny zakupionego wyposażenia potwierdziły realizację zadań. Na realizację zadań w ramach zawartych w 2007 roku umów z Samorządem Województwa Mazowieckiego, Teatr poniósł wydatki w łącznej kwocie 7.012.945,03 zł, co stanowiło 35,28% wydatków poniesionych przez Teatr w 2007 r.
Pozytywnie oceniono wydatkowanie środków otrzymanych od Samorządu Województwa Mazowieckiego na dofinansowanie zadań inwestycyjnych oraz realizacji procedur kontroli finansowej w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych
W „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych” wskazać akty prawne, w oparciu o które został ona opracowana.
Wewnętrzne dokumenty obowiązujące w Teatrze, wprowadzać zarządzeniem Dyrektora, który zgodnie z art. 17 ustawy z dnia
25 października 1991 r.
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. Nr 13, poz. 123 ze m.), zarządza instytucją kultury, a także – zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) – zobowiązany jest do aktualizacji
i ustalenia w formie pisemnej zasad rachunkowości.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczać w Biuletynie Zamówień Publicznych po zawarciu umowy, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r.
Nr 223, po. 1655).
Kontrola problemowa inwestycji (w szczególności realizacji zadania pn.: „Zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, instalacyjnych, termomodernizacyjnych
i remontowych, przebudowy
i rozbudowy Teatru Dramatycznego im. Jerzego Szaniawskiego w Płocku”) – terminowość realizacji inwestycji, rzetelność
15.09.2008 – 17.10.2008
Wystąpienie pokontrolne w trakcie opracowywania.
skr. 365
Kontrola problemowa realizacji dotacji inwestycyjnych pn. „Budowa Mazowieckiego Systemu Informacji Bibliotecznej poprzez rozbudowę systemu funkcjonującego w Bibliotece Głównej Województwa Mazowieckiego” oraz „Przebudowa i modernizacja Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego”.
20.10.2008 – 19.11.2008
Instytut Papieża
ul. Kolegiacka 1a,
Kontrola problemowa realizacji dotacji celowej pn.: Współfinansowanie inwestycji pod nazwą: „Instytut Papieża Jana Pawła II” (umowa Nr 218/KP.III/D/06 z dnia 20 września 2006 roku).
Instytut jest samorządową instytucją kultury prowadzoną przez Województwo wspólnie z Archidiecezją Warszawską, działającą na podstawie statutu nadanego Uchwałą Nr 26/06 Sejmiku Województwa Mazowieckiego.
W 2007 r. obowiązywał w Instytucie Regulamin udzielania zamówień publicznych, który nie został zaktualizowany stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.).
Na podstawie umowy Nr 218/KP.III/D/06, Województwo Mazowieckie zobowiązało się przekazać kwotę 19.000.000 zł na pokrycie kosztów ujętych w preliminarzu wydatków, w tym – zgodnie z aneksem Nr 1 z dnia 16 lutego 2006 r. – w 2007 roku kwotę 13.750.000 zł.
W celu realizacji zadania Instytut zawarł w 2007 roku dwadzieścia siedem umów
z wykonawcami, w tym cztery umowy zostały zawarte z wykonawcami wyłonionymi
w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego .
Wykonawca robót elewacji kamiennej wraz z ociepleniem budynku, wyłoniony został
w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego.
Z wykonawcą zawarto umowę z terminem zakończenia na dzień 31 października 2007 r. W wyniku dwukrotnego aneksowania umowy strony ustaliły termin wykonania robót nie później niż do dnia 15 maja 2008 r. Z wykonawcą, realizującym ww. zadanie, po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, zawarto umowę na realizację robót budowlano-wykończeniowych z terminem zakończenia na dzień 10 listopada 2007 r. W wyniku dwukrotnego aneksowania umowy, strony ustaliły termin wykonania prac na dzień 15 lutego 2008 r. Z wykonawcą robót podstawowych, po przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, zawarto umowy na wykonanie prac dodatkowych.
Pozostali wykonawcy z zakresu prac projektowych, nadzorczych oraz prac budowlanych, wyłaniani byli – na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – bez stosowania przepisów ustawy. Stwierdzono, iż wartość prac wykonanych przez jednego wykonawcę przekraczała próg kwotowy, od którego uzależnia się stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jednakże prace te nie były równoważne. Instytut zawarł umowę, w której wykonawca zobowiązał się między innymi do udziału w prowadzonych przez zamawiającego negocjacjach, postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Na wystawionych fakturach nie określono jakiego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczyła pomoc prawna udzielana przez wykonawcę.
Na podstawie skontrolowanych faktur dotyczących, zawartej przez Instytut umowy na dostawę energii elektrycznej, stwierdzono, że jedna faktura na kwotę 613,49 zł dotyczyła wskazań licznika energii o innym numerze, niż numer licznika określony w umowie
z dostawcą energii. Instytut zobowiązał się do zwrotu kwoty 613,49 zł wraz z odsetkami na rachunek bankowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.
W toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono, że 14% skontrolowanych faktur zapłacono po terminie; Instytut nie zapłacił odsetek od nieterminowych płatności.
W związku z przesunięciem terminów zakończenia robót na 2008 rok, dofinansowanie przyznane na 2007 rok nie zostało w pełni wykorzystane – Instytut wykorzystał środki
w kwocie 10.970.819,37 zł. Niewykorzystana kwota 1.557.962,52 zł została zwrócona na rachunek bankowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego dnia 31 grudnia 2007 r. Pozostała część niewykorzystanych środków w kwocie 3.452,99 zł zwrócona została wraz z odsetkami w kwocie 27 zł, dnia 31 stycznia 2008 r., tj. 15 dni po terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Wystąpienie pokontrolne skierowano dnia 16.06.2008 r.
1. Zaktualizować wewnętrzny „Regulamin udzielania zamówień publicznych” stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655)
2. Przygotowując postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego, dołożyć wszelkiej staranności przy ustalaniu terminu realizacji. Zintensyfikować działania w celu zakończenia inwestycji w planowanym terminie.
3 Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzać w trybach zapewniających konkurencyjność wykonawców, w szczególności w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, będącymi podstawowymi trybami w myśl art. 10 ust. 1 przywołanej wyżej ustawy.
4. Stosownie do art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy
z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) przestrzegać terminów płatności zobowiązań, nie dopuszczając do powstania odsetek z tytułu nieterminowych płatności. Dokonywać szczegółowej kontroli pod względem formalnym i merytorycznym dowodów, będących podstawą dokonania płatności zobowiązań Instytutu.
5. Na dowodach źródłowych, będących podstawą do rozliczenia środków dofinansowania, umieszczać informacje, które pozwolą bezspornie zakwalifikować dokument do rozliczenia dotacji.
6. Przestrzegać terminów rozliczania środków dofinansowania, określonych
w umowach zawartych z Województwem Mazowieckim.

References: art. 67
 art. 7
 art. 771
 art. 772
 art. 36
 art. 35
 art. 47
 art. 67
 art. 95
 art. 17
 art. 4
 art. 17
 art. 10
 art. 95
 art. 4
 art. 10
 art. 35