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Timestamp: 2019-12-06 17:45:55+00:00

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El acceso a los libros del registro
Categoría: Revista 34 , Práctica Juridica
FRANCISCO JAVIER GARDEAZABAL DEL RÍO
La Ley 24/2005 ordenó por primera vez el acceso telemático directo a los libros del Registro. Transcurridos cinco años desde su entrada en vigor, la situación no ha variado. El anacrónico fax es el único medio que nos permite obtener información registral sobre el estado de las fincas antes del otorgamiento de las escrituras. Y en momentos de crisis como los que padecemos, el problema se agrava1.
Ahora no procede entrar en las causas que han conducido a esta situación2. En todo caso, al no ser de índole técnica el obstáculo principal que dificulta el cambio y, sin dejar de reconocer que la letra de la ley no tiene toda la claridad que sería deseable, la necesidad de modificar el sistema ha devenido una necesidad inaplazable. Las cosas ya no pueden seguir igual. Este motivo obliga a pensar en las líneas de un sistema que razonablemente permita cumplir los objetivos de la ley.
"Ahora no procede entrar en las causas que han conducido a esta situación. En todo caso, al no ser de índole técnica el obstáculo principal que dificulta el cambio y, sin dejar de reconocer que la letra de la ley no tiene toda la claridad que sería deseable, la necesidad de modificar el sistema ha devenido una necesidad inaplazable"
Algunos puntos dudosos
Conviene, en primer lugar, señalar algunos puntos centrales que son objeto de debate:
1.- No existen libros informáticos, aunque es una obligación legal. No se sabe cuándo y cómo hay que hacer el traslado de los asientos del soporte papel al soporte informático, aunque sí está previsto que de eso se deje constancia mediante un sistema de sellado temporal (238).
2.- Si en el futuro seguirán subsistiendo dos clases de libros, físico e informático. La Ley Hipotecaria se sigue refiriendo a los libros foliados y visados judicialmente y ordena que en caso de destrucción se utilicen los criterios de las leyes de 1873 y 1938 (238).
3.- Si se llega a la conclusión de que en el futuro coexistirán las dos clases de libros, a cuál de ellos se debe dar preferencia.
4.- Como cuestión fundamental, si se accede directamente a los libros del Registro o indirectamente a otro medio de información con intermediación del registrador.
5.- Coordinación entre el reconocimiento del acceso directo a los libros del Registro y la obligación del registrador de tratar profesionalmente la publicidad formal para que se exprese con claridad y sencillez (222.4).
"Como premisa mayor, hay que ser realista. Es forzoso reconocer que hoy no es viable el acceso directo a los libros del Registro por no existir la base de datos que lo permita"
6.- La accesibilidad permanente ("en todo momento") a los libros del Registro llevados por medios informáticos (238) parece chocar para los particulares con la obligación de solicitar la información a través del modelo informático normalizado (222 bis). Ésta no es exigible a notarios, funcionarios y autoridades a los que se reconoce el acceso sin intermediación del Registrador.
7.- La obligación impuesta a los registradores de velar por el cumplimiento de los datos de carácter personal plantea la duda de si el acceso de los particulares a la información registral puede ser automático. Este problema no existe en el Registro Mercantil, que tiene carácter público.
Ante esta realidad, cabe hacer las siguientes reflexiones:
1.- Como premisa mayor, hay que ser realista. Es forzoso reconocer que hoy no es viable el acceso directo a los libros del Registro por no existir la base de datos que lo permita. Y los procedimientos tradicionales de llevanza de los libros del Registro de la Propiedad -con inscripciones manuales, notas de referencia, con particularidades locales según cada Registro- sólo permiten definir la situación actualizada de la finca con unos conocimientos prácticos de los que carecen quienes no están acostumbrados al manejo diario. Por otro lado, esta es una parte típica de la actividad registral que se concreta en la exigencia de que la publicidad formal sea "tratada profesionalmente" para que se reciba "con claridad y sencillez". No es asumible el desplazamiento de responsabilidad por una labor que no corresponde al notario. Sólo debe exigirse responsabilidad al notario cuando exista mal uso de la publicidad suministrada previamente con todos los requisitos legales en términos que permitan la verificación inmediata de la situación registral. La ley 24/2005 no pretende alterar el régimen de competencias, sino adaptar la actividad de notarios y registradores a las nuevas tecnologías.
"El acceso telemático a los libros del Registro, además de una obligación legal, es una aspiración irrenunciable del Notariado"
2.- El acceso telemático a los libros del Registro, además de una obligación legal, es una aspiración irrenunciable del Notariado. El mandato del artículo 222 nº 10 LH es rotundo al precisar que el acceso se hará, en el caso de la autoridad, empleado o funcionario público, "sin intermediación del registrador". En realidad esto sólo es una aplicación de un principio general de colaboración entre los funcionarios públicos, que cuenta con reconocimientos concretos en otras disposiciones numerosas3 y que no puede ser aparcado si se quiere evitar el peligro de provocar un aislamiento que finalmente redundará en perjuicio de los usuarios de los servicios públicos. No hace falta recordar el carácter funcionarial de notarios y registradores para justificar la aplicación de este principio. La línea de actuación está claramente marcada.
Reconocidos estos hechos, es conveniente avanzar hacia un sistema alternativo que se ajuste en lo posible a los principios de la Ley 24/2005. Necesariamente tendrá que ser limitado en el tiempo, hasta que llegue el momento definitivo en que se posibilite el acceso telemático directo. Conscientes del riesgo de perpetuación de las soluciones temporales, cualquier avance que permita hacer frente a la obsolescencia del sistema actual debería ser bien recibido.
Éstas podrían ser sus algunas de sus directrices básicas.
Como primera medida, habrá que definir unos criterios claros y definitivos que determinen el régimen a que se deberá ajustar en el futuro la elaboración de los libros electrónicos, el traslado de los asientos en soporte papel a soporte informático y el plazo improrrogable para cumplirlo. Y, necesariamente, habrá que decir qué ocurre con el soporte papel.
Hasta el momento en que el acceso directo pueda hacerse efectivo, hay que pensar en una alternativa que permita conseguir unos resultados lo más cercanos posibles a los objetivos de la ley, la obtención de la información registral de manera actualizada con la máxima proximidad temporal al otorgamiento de la escritura e inmediatamente cognoscible. En el actual estado de cosas, sólo es posible conseguir el acceso mediante la creación de un portal que supere las deficiencias del actual sistema, fundamentalmente su titularidad privada. Mediante la norma que expresamente habilite su creación. Y quedará claro que la información es remitida por el Registrador competente. Ante la imposibilidad de conseguir la información de manera directa, parece ineludible la intermediación del registrador durante esta fase transitoria. Sin perjuicio de que cuando exista la base informática lo permita, como ocurre en el Registro Mercantil que está informatizado íntegramente, se deberá reconocer al notario desde el primer momento el acceso inmediato, sin perjuicio de la posibilidad alternativa de utilizar el sistema que aquí se propone.
"Hasta el momento en que el acceso directo pueda hacerse efectivo, hay que pensar en una alternativa que permita conseguir unos resultados lo más cercanos posibles a los objetivos de la ley"
La solicitud informática, con firma electrónica avanzada o reconocida con constancia en el Libro de Entrada, irá seguida del inmediato acuse de recibo. Todo esto quedará reflejado en la escritura pública. Sólo para los particulares, deberá constar la justificación del interés legítimo del solicitante.
La respuesta, a fin de cumplir los objetivos perseguidos, será lo más rápida posible, con valor de nota simple informativa y con responsabilidad del registrador. Para los notarios se debería dejar fijado un tiempo máximo en horas hábiles. En el caso de los particulares, la respuesta afirmativa incorporará el código individual que permita el acceso a la información solicitada dentro del día siguiente.
Presupuesta la obligación de actualización permanente del Registro a través del Libro de Entrada, el conocimiento de la situación registral también deberá ser diferente según el interesado. Los notarios y funcionarios públicos tienen reconocido el acceso permanente, por lo que en todo momento pueden comprobar su contenido. Para los notarios es obligatorio acceder en el momento inmediato anterior a la autorización de la escritura pública -con dificultades en los documentos autorizados fuera del estudio notarial-. Obviamente, se deberá dejar constancia en la escritura de este último acceso, con indicación de la hora. Los asientos del Libro de Entrada se caracterizan por su carácter extraordinariamente sucinto, por lo que no es posible conocer con exactitud su contenido. Detectado un ingreso, el notario debe advertir a los interesados y, si deciden continuar con el otorgamiento de la escritura pública, será bajo su responsabilidad exclusiva. De todo esto, y especialmente de la exoneración de responsabilidad del notario, se dejará constancia en la escritura.
"Como es obvio, el eje estará constituido por el libro electrónico"
Los particulares no tienen acceso al Libro de Entrada, pero sí derecho a que la información permanezca actualizada. Parece, por tanto, que es obligatorio ordenar algún mecanismo que permita la comunicación de las cargas que ingresen en el Libro de Entrada después de la recepción de la primera información, durante un plazo, sin perjuicio de que el interesado pueda realizar una nueva solicitud de información4.
Sin duda, en esta propuesta existen semejanzas con el sistema anterior, por la sencilla razón de que en este momento no es posible conocer el contenido del Registro sin la intermediación del registrador. El avance se produce por el acortamiento de plazos y la mayor agilidad de comunicaciones que permite la informática y, sobretodo, por la garantía de actualización inmediata que supone el Libro de Entrada.
Pero el sistema no queda cerrado en el diseño legal. La pretensión de conseguir que el documento autorizado quede presentado en el Registro con la misma situación que existía cuando se obtuvo el acceso obliga a considerar una última dificultad. Todavía existe una situación de riesgo no resuelta en el intervalo que se extiende desde el momento de la autorización de la escritura pública hasta la presentación de la copia electrónica en el Registro de la Propiedad. En esos momentos puede llegar al Registro algún documento que se anteponga al título para el que se obtuvo la información telemática, con perjuicio grave para quien confió en ella. Es un tiempo breve, pero de altísimo riesgo, por las consecuencias devastadoras que el ingreso de algún documento incontrolado tiene sobre el sistema, al convertirlo de manera instantánea en inoperante.
Para resolver esta situación se pensó hace tiempo en la reserva de prioridad, pero hoy parece descartado por la posibilidad de abuso y por las dificultades técnicas de implantación. Además, estaría requerido de una reforma legal previa.
La solución puede venir dada por la utilización de dos mecanismos que no son excluyentes entre sí.
En primer lugar, la copia parcial. No hay ningún inconveniente en que el documento presentado para ganar prioridad sea un extracto muy sintetizado de la escritura con sus datos esenciales, que se puede elaborar rápidamente con el fin de realizar la presentación en el Libro de Entrada y en el Libro Diario. La copia electrónica íntegra se enviará después. El sistema de presentación por fax se ha articulado precisamente tomando como base la remisión de un testimonio parcial del título. Nos consta la utilización en la práctica de este procedimiento, sin que se hayan planteado mayores dificultades.
Y aún se puede perfeccionar más el sistema mediante el procedimiento de pactar en la escritura la suspensión de los efectos definitivos del negocio hasta el momento en que la copia electrónica haya quedado presentada en el Registro de la Propiedad. Si existe precio, se puede depositar el medio de pago en poder del notario para que verifique la entrega al vendedor inmediatamente después de la presentación. Las partes firmarán la diligencia posterior para que quede acreditado el cumplimiento de la condición suspensiva y la entrega del precio por el notario. El pequeño retraso que les supone estará compensado por la tranquilidad que les proporciona saber que el negocio ha quedado plenamente consumado y sus intereses satisfechos. Se consigue así la coincidencia total entre derecho documentado y situación registral.
"La solución a la contradicción indicada sólo puede encontrarse en una dirección: reducir la entrada de datos en los Registros públicos para hacer coincidir su contenido con la materia publicable"
Al tratarse de una materia que entra de lleno en el campo de la autonomía de la voluntad, sólo requiere el acuerdo previo de los otorgantes. La referencia a su posible utilización de forma convencional en una futurible norma de desarrollo del sistema de acceso telemático a los libros del registro ayudaría, por sus efectos publicitarios, a su implantación efectiva en el tráfico.
El carácter forzadamente provisional de la solución propuesta obliga a avanzar hacia la precisión de las líneas generales de un sistema que tenga un encaje más exacto en el camino marcado por la Ley 24/2005.
Como es obvio, el eje estará constituido por el libro electrónico. Esta línea evolutiva es inamovible.
Cuando se consiga ese objetivo, el debate se desplazará hacia qué debe integrar el contenido de los libros. Habilitado por el avance de la técnica el carácter inmediatamente cognoscible de su contenido, cada vez será más difícil encontrar razones de otro orden que justifiquen el freno al acceso a la información.
Es cierto que el problema tiene hoy distinta relevancia en el Registro Mercantil, que es público y en el Registro del Propiedad, que es público sólo para quienes tienen interés legítimo según el criterio del registrador. Respecto de esta limitación, parece natural que el desarrollo de las nuevas técnicas influya también en este requisito, aunque sea por la vía de hecho. No procede entrar ahora en la cuestión con detenimiento. Sólo se indicará que siempre ha sido difícil precisar qué debe entenderse por interés legítimo, como se demuestra con la lectura de las Resoluciones que se han dedicado a la cuestión, con respuesta no plenamente satisfactoria. La dificultad se incrementa cuando la solicitud se hace por vía electrónica. Ahora, para acreditar el interés, prácticamente sólo va a existir una casilla rellenada en una instancia telemática, por tanto, con escasa garantía de veracidad y con posibilidad de ser fácilmente burlada (por ejemplo en caso de solicitudes masivas de información, que es lo que parece preocupar a los registradores).
Y al lado de esa cuestión surge otra de extraordinaria relevancia que se concreta en la tendencia hacia la formación de unos registros públicos con contenido elástico que se incrementa -o se pretende incrementar- de manera exponencial con la incorporación de datos bien diferentes de los que en el principio constituían la razón de su existencia (proyecto GEOBASE, hoy actualizado con la herramienta GEOBASE 2010, se empieza a hablar de "principios registrales gráficos", con datos cartográficos a los que se pretende atribuir eficacia jurídica por el mero de hecho de estar consignados en el Registro; información relativa al Medio Ambiente...).
Y, a la hora de la verdad, esto es, cuando se trata de revelar el contenido del Registro, vemos cómo surgen todos esos obstáculos. Entonces aparecen conceptos restrictivos como los de interés legítimo, protección de datos personales5, obligación de tratamiento profesional de la información a fin de que sea suficientemente comprensible y utilizable... A eso se debe añadir hoy la obligación de actualización permanente del Registro, que convierte en inútiles todos los asientos caducados. La pregunta que nos debemos hacer entonces es cuál es la utilidad de un registro público con un contenido elefantiásico que no llega a ser íntegramente conocido por aquéllos a quienes va dirigido. Más aún cuando la razón de ser de los registros públicos es la de conseguir la eficacia erga omnes de sus pronunciamientos, que presupone, al menos como tesis de principio, el carácter universalmente accesible.
La solución a la contradicción indicada sólo puede encontrarse en una dirección: reducir la entrada de datos en los Registros públicos para hacer coincidir su contenido con la materia publicable. Sólo así se conseguirá hacer posible el acceso inmediato al contenido del Registro - aunque muchas razones de otra índole avalan ese resultado-6.
Para llegar ahí es necesario un cambio de planteamiento. Una de las obligaciones que competen al registrador es el "tratamiento profesional de la información", a fin de que "se exprese con claridad y sencillez". Pues bien, nada impide que ese "tratamiento profesional" quede realizado con carácter previo a la práctica de la inscripción, de manera que los asientos registrales sólo recojan los datos susceptibles de ser inmediatamente publicados. En vez de limitar artificialmente la salida se propone reducir naturalmente la entrada. En definitiva, sólo se persigue adaptar la forma de actuar a los requerimientos de la sociedad de la información.
Este camino parece haberse inaugurado con la nueva redacción del artículo 12 de la Ley Hipotecaria y últimamente queda perfectamente diseñado en el Proyecto de Ley del Registro Civil, que se concibe como Registro único, informatizado y accesible electrónicamente, con contenido predeterminado y con asientos ajustados al modelo aprobado por la DGRN. En su artículo 80 se prevé la forma preferente de realizar la publicidad formal: "Mediante el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones, a los datos que consten en el Registro Civil".
Como conclusión, hay que ser conscientes de que el recorrido no ha terminado. El impulso de las nuevas tecnologías es imparable, por lo que las necesidades de acomodación serán permanentes. De la capacidad de adaptación a las nuevas exigencias y de la consiguiente respuesta en términos de utilidad a la sociedad seremos los primeros responsables, con la certeza de que se nos exigirá la rendición de cuentas.
1 En octubre de 2009 el Consejo General del Notariado denunció públicamente la situación, tras las re-clamaciones interpuestas por particulares por fallos que no se habrían producido con el sistema de la ley 24/2005.
2 La descripción del estado de la cuestión y el análisis de las contradicciones del sistema han sido hechos con rigor por JUAN ALVAREZ-SALA WALTHER en su indispensable conferencia "Nuevas perspectivas de la publicidad registral" (Anales de la Academia Matritense del Notariado, tomo 45-46 págs. 469-518).
3 La lista es extensa. Como más señalados: artículos 4 y 35 LPA; Ley 11/2007, de acceso de los ciudada-nos a los Servicios Públicos que establece el "principio de cooperación en la utilización de los medios electrónicos por las Administraciones Públicas", que trata de garantizar la interoperabilidad de los siste-mas y soluciones adaptados por cada una de ellas y la prestación conjunta de serviciosa los ciudadanos; y el artículo 9: "...cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes Administraciones Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico".
4 Desde la perspectiva registral, para cumplir la finalidad de actualización se ha propuesto que, una vez expedida la nota informativa dentro del plazo previsto en el artículo 222 bis la nota informativa, el contenido de esa información sea objeto de actualización inmediata por los procedimientos de gestión registrales. Se pretende ir formando un repositorio o archivo relativo al contenido de los libros del Registro permanen-temente actualizado y susceptible de consulta instantánea siempre que con anterioridad se hubiera expe-dido una nota informativa. (AGUILERA ANEGÓN, GONZALO.: "Aspectos registrales y fiscales de la presentación telemática",Revista de Derecho y Nuevas Tecnologías nº 16, 2008, pág. 81). Sin perjuicio de que ese archivo de notas simples permanentemente actualizadas tenga utilidad desde el punto de vista interno, no puede ser el sistema definitivo que, en el caso de notarios y funcionarios públicos garantice el acceso al Registro sin intermediación del Registrador.
5 Los problemas que plantea la legislación de protección de datos personales son de indudable trascen-dencia desde el punto de vista de la publicidad formal, pero aquí no pueden ser abordados.
6 En esta misma dirección, como propuesta "de lege ferenda", ARANGUREN URRIZA, FRANCISCO JOSÉ: "El acceso notarial al Registro tras la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, de Impulso a la Productividad", Estudios Jurídicos en Homenaje a Luis Rojas Montes, Granada, 2007, págs 199-226.
Although Spanish Act 24/2005 prescribed telematic access to public registry office's records, anachronistic faxes are the only means we have to obtain registry information on the estate of a property before executing a deed. This problem worsens in current moments of crisis.
It would not be appropriated to discuss here the causes that led to this situation. In any case, as the principal obstacle to change is not technical "and admitting this Act is not as clear as it should be" the modification of the system cannot be postponed and things cannot remain the same. This makes us think about the guidelines of a system that would reasonably fulfil the goals of this Act.

References: artículo 222
 artículo 12
 artículo 80
 artículo 9
 artículo 222
de lege ferenda