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Timestamp: 2018-12-13 22:21:03+00:00

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FAQ-GF14
FAQ Gestion Financière 14
Q GF14
Un voyage qui se déroule sur une journée et qui inclut la pause méridienne doit il être considéré comme facultatif ou comme obligatoire? (2010)
La circulaire n° 79-186 du 12 juin 1979 précise qu'une sortie scolaire est considérée comme obligatoire lorsqu'elle concerne la classe entière ou un niveau déterminé, qu'elle s'inscrit dans le cadre officiel des programmes ou du projet d'établissement et qu'elle s'exécute sur le temps scolaire. Par ailleurs, une sortie correspond à une activité inférieure à une journée à la différence d'un voyage scolaire qui par définition comprend au moins une nuitée. Lorsqu'une sortie ou un voyage scolaire s'inscrivent hors du temps scolaire ils sont toujours facultatifs.
Une participation peut-elle être demandée aux familles pour une sortie pédagogique programmée pendant le temps scolaire ? (2004)
Dès lors que la sortie pédagogique est programmée pendant le temps scolaire, elle acquiert un caractère obligatoire. Le principe de gratuité, énoncé par l'article L.132-2 du code de l'éducation, trouve alors pleinement à s'appliquer.
Divers : reliquats, etc…
Est-il possible que le conseil d'administration décide d'affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis pour leur propre enfant ?
Le conseil d'administration ne peut effectivement pas décider d'affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis et pour leur propre(s) enfant(s). Il n'est en conséquence pas possible de conserver ces sommes pour un autre voyage, ni de les verser à la caisse de solidarité ou équivalent. En revanche, la solution consistant à de mettre en œuvre les dispositions prévues par l'article 21 de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966, modifié par la loi de finances n° 84-1208 du 29 décembre 1984 et par la loi de finance rectificative n°2001-1276 du 28/12/01, est appropriée, dans la mesure où ce reliquat ne dépasserait pas les 8 euros prévus à cet article. Il n'en demeure pas moins que l'existence de ce reliquat doit être dûment notifiée aux familles concernées, la loi prévoyant que la créance est définitivement acquise à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier. Dès lors, le conseil pourra valablement délibérer de l'affectation de ces sommes.
Un voyage scolaire peut-il être est pris en charge intégralement par un prestataire extérieur ? (2011)
Au regard des éléments communiqués, et de la réglementation en matière de sorties et voyages scolaires, qui précise que les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission de l'EPLE, ce qui suppose par conséquent que la gestion financière de ces activités soit assurée par l'établissement. Le non respect de ce principe équivaut à une gestion de fait, pouvant engager la RPP du comptable patent (en charge de comptabilité de l'EPLE), et ce, au sens des termes de Selon les termes de l'article 60-XI de la loi n° 63-156 du 23 février 1963. Si le voyage est gratuit, dans le cadre d'un échange par exemple,, il n'y a pas lieu d'inscrire les opérations dans la comptabilité des EPLE. Cependant, si les familles ou l'EPLE participent au financement de cette activité, le financement doit être retracé dans la comptabilité de l'EPLE, conformément à la réglementation en vigueur.
Par ailleurs, le choix des prestataires éventuels doit s'effectuer, selon les règles définies dans le Code des Marchés publics.
Un professeur nommé régisseur pour la durée d'un voyage scolaire a remis au chauffeur du car un pourboire en utilisant les sommes qui lui avaient été remis dans le cadre de la régie. Cette dépense peut-elle être acceptée par l'agent comptable ?
L'intégralité des pièces justificatives des dépenses payées par le régisseur doit être remise au comptable de l'établissement dans un délai d'un mois à compter de la date du paiement. Cependant, s'agissant plus particulièrement des dépenses exécutées dans des circonstances particulières comme les pourboires versés à un chauffeur, celles-ci pourront être justifiées par une attestation sur l'honneur du régisseur portant mention de la nature des dépenses, de la date, du lieu d'exécution et du montant. Cette attestation devra être approuvée par l'ordonnateur, sa signature valant certification du service fait.
La conférence des délégués des élèves a voté le financement des voyages scolaires à hauteur de 10 euros par élève dans la limite des crédits disponibles au fonds de vie lycéenne. Cette décision permet-elle d’ouvrir des crédits au budget ?
Evidemment non. Seul le conseil d’administration a compétence pour adopter un acte budgétaire.
Le CA peut-il décider de conserver un reliquat important de voyage pour une sortie ultérieure ?
« Toute créance inférieure à 8 € constatée dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop-perçus (…) ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l’expiration d’un délai de 3 mois, à compter de la date de sa notification au créancier. » Si les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8€, ils doivent être obligatoirement reversés aux familles. Article 21 de la LF n°66-948 du 22 décembre 1966
En cas de voyage scolaire excédentaire d'excédent, faut-il de réunir le CA pour arrêter un nouveau tarif et réduire l'ordre de recettes ? (2012)
La RCBC ne change pas la réglementation actuellement existante et applicable en matière de gestion des reliquats des sorties et des voyages scolaires. Il en est de même de l'équilibre du budget du voyage, qui ne sera plus mis en évidence au service spécial N3 en effet, mais suivi grâce à la combinaison de domaine(s) et d'activité(s) spécifiques qui permettront de tracer la totalité des recettes et des dépenses du voyage, hors un éventuel prélèvement dans le fonds de roulement pour financer la part des accompagnateurs (qui sera cependant analysé comme une "recette" du voyage).
Deux cas de figure sont prévus par l'article 21 de la loi de finances n°66-948 du 22 décembre 1966, modifiée par la loi de finances n°2001-1276 du 28 décembre 2001 :
les reliquats sont supérieurs à 8€ par participant ; ils doivent obligatoirement être reversés aux familles
les reliquats sont inférieurs à 8€ par participant ; ils ne sont pas obligatoirement reversés et font l'objet d'une notification à chaque famille concernée qui dispose d'un délai de trois mois pour en demander le remboursement. Si la famille ne répond pas dans le délai requis, les sommes sont définitivement acquises à l'EPLE.
En effet, l'article 21 de la loi de finances n°66-948 du 22 décembre 1966, modifié par l'article 51.V de la LFR 2001 (n°2001-1276 du 28/12/2001) prévoit : "Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d'un comptable public et provenant de trop-perçus est définitivement acquise à la collectivité débitrice à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sanctification au créancier." Ainsi, les dispositions précitées s'appliquent sans qu'il y ait recours à une nouvelle délibération du CA dès lors que le bilan financier du voyage a pu être établi. On rappellera en outre que l'établissement doit être en mesure d'apporter la preuve qu'il a bien fait diligence pour informer les familles de l'existence des ces reliquats. Lorsque ces reliquats sont définitivement acquis par l'EPLE, le CA peut valablement décider de leur affectation, ainsi rien ne s'oppose à ce que les sommes concernées soient affectées au service général. Par ailleurs, ceux-ci peuvent naturellement faire l'objet d'une recette afin de compléter le financement d'un voyage en cours.
Pas besoin donc de délibération du CA pour rembourser un excédent , mais nouvelle délibération pour fixer un nouveau montant de participation des familles.
Le Conseil d’Administration doit-il voter la somme remboursée aux familles suite à un voyage scolaire (reliquats) ?
Non, car il s’agit de l’application de la réglementation financière (loi n°66-948 du 22 décembre 1966 modifiée).
Un établissement a-t-il l’obligation de fournir le repas du chauffeur d’autocar à l’aller et au retour de sorties ou voyages ?
Il n’existe aucun texte mettant cette obligation à la charge du client. La fourniture des repas relève plutôt des rapports juridiques entre l’employeur et son salarié. Cela incombe donc en principe au transporteur en sa qualité d’employeur. La fourniture des repas ne pourrait être mise à la charge du client qu’à la condition que cela soit prévu expressément dans le contrat le liant avec le transporteur.
Le CA peut-il adopter le principe d’un voyage facultatif dont la durée est de 3 semaines ?
« Toute sortie (à caractère facultatif) ne pourra excéder une durée de 5 jours pris sur le temps scolaire ».
Circulaire n°79-186 du 12 juin 1979.
Comment organiser un voyage scolaire avec la participation de deux établissements distincts afin de diminuer les coûts ?
Le groupement de services tel qu'il est envisagé à l'article 421.10 du code de l'éducation, permet l'organisation conjointe par deux établissements d'un voyage scolaire .Les sommes reçues par l'établissement support du groupement seront créditées sur le compte 7566 et les versements de l'EPLE membre seront débités au compte 6566. De manière générale, la convention qui lie les deux partenaires doit prévoir tous les détails concernant cette association : programme, budget prévisionnel, calendrier, financement, adéquation au projet d'établissement, encaissement des divers financements…Le vote du CA de chacun de ces établissements sur la convention permettra d'entériner l'association des EPLE.
Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non flottant.
Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera gérée retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique.
On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés.
Le CA peut-il, pour des raisons de sécurité, voter le principe de l'annulation d'un voyage, sans préavis, au dernier moment et ne prévoir aucun remboursement des sommes payées par les familles alors qu'aucun service n'aura été rendu, suite à cette annulation ?
- l’EPLE est passé par une agence de voyage au sens de l'article 1 de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992. L'article 21, titre IV de cette loi fait obligation au voyagiste de rembourser l'acheteur dès lors que ce voyage est annulé avant le départ et sans que l'acheteur n'en soit responsable. Lorsque, avant le départ, le vendeur résilie le contrat en l'absence de faute de l'acheteur, la totalité des sommes versées par ce dernier lui sont restituées. Cette disposition a d'ailleurs été prise par l'article 102 du décret n° 94- 490 du 15 juin 1994. Si le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l'acheteur par lettre recommandée avec accusé de réception; l'acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées.
- l'EPLE a réservé directement un transporteur et la loi précitée ne s'applique pas. Un remboursement automatique ne fait pas partie des obligations du vendeur. En tout état de cause, si risque il y a, il doit être encouru par les familles dans la mesure où il s'agit d'un voyage facultatif. Mais il est impératif de les informer le plus rapidement possible, et avant même qu'elles soient engagées financièrement, des possibilités qui s'offrent à elles: renoncer au voyage compte tenu des incertitudes évoquées ou maintenir leur participation en acceptant de courir un risque financier. Reste à envisager la possibilité d'inclure, dans le contrat conclu pour le voyage, une clause d'assurance annulation dont le surcoût resterait toutefois à la charge des familles (réponse DAF du 19.03.2003).
Est-il possible de financer un voyage pour la formation des délégués d'élèves sur les crédits de fonds de vie lycéenne ? (2004)
La circulaire n°2001-184 du 26 septembre 2001 relative au fonds de vie lycéenne (FVL), précise que ces crédits d'État ont pour but notamment de favoriser l'initiative des lycéens en tant que porteurs et/ou acteurs d'initiatives concrètes, et qu'ils sont destinés à financer des actions que les lycéens auront souhaité mettre en u0153uvre en matière de : formation des élus lycéens, information, communication, prévention des conditions à risques, animations culturelles ou éducatives. Les dépenses envisagées pour financer un voyage qui s'effectue dans le cadre de la formation des représentants lycéens, sont susceptibles d'être prises en charge sur ce fonds.
Des parents d'élèves sollicitent du chef d'établissement que leur soit accordée une remise d'ordre pour voyages scolaires et absentéisme temporaire dès le début de l'année scolaire en cours la délibération du CA n'était pas exécutoire au moment de l'absence des élèves ? (2010)
A titre liminaire, Il est utile de rappeler qu'il appartient dorénavant à la collectivité de rattachement, conformément aux dispositions de la loi n°2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, soit de fixer elle-même les règles de fonctionnement du service annexe d'hébergement et notamment les conditions d'octroi des remises d'ordre, en se fondant si elle le souhaite sur une proposition du conseil d'administration, soit de confier à l'établissement le soin de les déterminer, en fonction des objectifs qu'elle aura fixés. Toutefois, faute d'indication de la collectivité et en l'absence de texte réglementaire applicable en la matière, le chef d'établissement a toute compétence pour décider de l'octroi d'une remise d'ordre pour absence dûment justifiée.
Pour moi c’est le Conseil d’administration qui a compétence, pas le CE.
La circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996 définit le cadre juridique dans lequel s'inscrivent les activités résultant de la combinaison, du droit commun des associations (loi 1901), du respect des principes qui régissent le service public de l'Education nationale (laïcité et neutralité) et des règles de fonctionnement des EPLE. Ce sont par ailleurs les statuts de l'association qui à notre sens permettent de savoir si l'activité prévue est autorisée et surtout si elle est ouverte aux anciens élèves. Les activités doivent être conformes à l'objet statutaire de l'association. Le FSE et l'AS ne sauraient, en conséquence, gérer des activités étrangères à l'intérêt des élèves de l'établissement. Le FSE s'inscrivant dans le prolongement de l'action de l'EPLE, ne nous parait pas devoir, sauf si cela est explicitement prévu dans ces statuts, accueillir des anciens élèves.
Un principal adjoint peut-il être nommé régisseur de recettes d'un voyage scolaire ? (2011)
Ainsi, rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef d'établissement soit nommé régisseur sauf s'il a reçu délégation pour exercer des fonctions d'ordonnateur conformément à la "règle exigeant que les fonctions comptables soient distinctes des fonctions de liquidation et de contrôle" (Instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 / Chapitre 2 - Choix des régisseurs)
Lors d’un voyage en chine quelles sont les pièces justificatives de la dépense que devra fournir le régisseur à l’agent comptable et comment respecter leur formalisme ? (2012)
Dans le cas que vous citez le mandat régularisera les dépenses du régisseur. Il sera justifié par le bordereau des dépenses du régisseur signé par l'ordonnateur. Les pièces jointes (factures, facturettes) seront traduites dans les conditions fixées ci dessous
L'Annexe 1 du CGCT,que vous mentionnez et relative aux pièces justificatives, dans sa rubrique 0 point 05 "paiement des sommes dû à des créanciers étrangers" précise dans le cas des paiements à l'étranger les pièces à fournir au comptable :
"1.Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en
langue étrangère par la collectivité ou l'établissement public local ;
2. Dans l'hypothèse d'une facture émise parle représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention ,traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée".
Dans le cas d'espèce, il conviendrait donc, que l'agent comptable demande à ce que les pièces justificatives (factures, facturettes etc..) soient traduites par un enseignant par exemple, ou un traducteur professionnel.
Par ailleurs, on rappellera à toutes fins utiles, que pour les paiements par carte bancaire, il convient de se référer au point 043 de l'Annexe précitée, qui en détailles les pièces justificatives nécessaires :
"043. Paiement par carte d'achat
1. Marché d'émission de la carte d'achat ;
2. Le cas échéant, copie du marché exécuté par carte d'achat ;
3. Le cas échéant, annexes du contrat ayant des incidences financières ;
4. Relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur ;
Relevés d'opérations par carte d'achat détaillant la créance à payer à l'émetteur."
Le Conseil d’Administration peut-il voter le budget d’un voyage avec comme seules recettes la participation des familles ?
En vertu du principe de gratuité, l’encadrement des voyages ne peut être mis, même indirectement, à la charge des élèves. Les remises accordées par certains voyagistes sont à répercuter sur le coût global de l’activité pour l’ensemble des participants et non sur la seule part relative aux accompagnateurs. CRC de Lorraine de février 2001 et avril 2002
Je voudrais savoir si le foyer (qui est abondé par le versement volontaire de contributions des familles) est autorisé par un don et legs à financer la participation des accompagnateurs de voyage (profs) car indirectement c'est quand même les familles qui paient.
Il appartient au conseil d’administration, d’une part d’accepter les dons et legs, d’autre part de délibérer sur les modalités de financement des voyages scolaires en respectant deux principes:
1) une participation financière ne peut être imposée aux accompagnateurs, qui assurent l'encadrement des élèves,
2) les familles n'ont pas à payer, en plus de la contribution concernant leur enfant, le coût du voyage de ces accompagnateurs.
Il convient alors d'élaborer le budget du voyage, qui comporte des dépenses et des recettes. Par exemple, pour un voyage concernant 30 personnes, dont 28 élèves et 2 accompagnateurs, les dépenses (transport, hébergement, visites, …) s’élèvent au total à 30 000 euros, soit 1 000 euros par personne.
En recettes, on aura, par exemple : 28 000 euros de contribution des familles 500 euros de prélèvement sur les réserves 1 500 euros de dons ou subventions (foyer, collectivité, etc.).
Le budget est équilibré, les accompagnateurs ne se voient pas imposer une participation financière et le coût de leur voyage n'est pas à la charge des familles (le don du FSE ne peut être considéré comme tel : en tout état de cause, les familles apportent volontairement une contribution au FSE, dont celui-ci détermine l'usage, conformément à ses statuts propres d'association). Il n’y a pas de procédure comptable particulière (lorsque la délibération du CA est exécutoire, l’ordonnateur émet des titres de recette concernant la participation des familles et le comptable procède au recouvrement).
Quelle est la règle à suivre en ce qui concerne la gratuité pour les enseignants accompagnateurs d'un voyage scolaire? Le coût du voyage doit-il être supporté par le budget de l'établissement?
Pour ce qui concerne les accompagnateurs, désignés pour accomplir une mission, le financement de leurs déplacements et frais d'hébergement, d'alimentation, d'assurance, relève du budget de 'établissement. Le principe de gratuité de l'enseignement me paraît ne pas permettre d'imposer aux familles une participation à la prise en charge des accompagnateurs pour les voyages obligatoires ; il en résulte qu'une même obligation ne saurait leur être imposée à fortiori pour les voyages facultatifs. Il appartient au conseil d'administration, compte tenu de ce qui précède, d'arrêter les modalités de financement des voyages. Si aucune contribution ne peut être imposée aux familles au titre des frais des accompagnateurs des voyages scolaires, il convient également de tenir compte de la réponse apportée par le ministre en mai 2000 rappelant que la gratuité des voyages scolaires pour les accompagnateurs (qui peuvent être des enseignants, mais aussi des personnels ATOSS, des aide-éducateurs, des parents d'élèves, des anciens élèves, etc.) n'était pas remise en cause. Il est donc recommandé de prévoir sur le budget de l'établissement les modalités du financement de ce coût (subventions Etat ou collectivités territoriales, ressources propres, partenariat privé, crédits européens…).
Un prélèvement sur les réserves de l'établissement peut-il financer la part des accompagnateurs participant à un voyage scolaire ? (2011)
Il est possible, pour l'EPLE de décider de la prise en charge par l'établissement du financement du voyage des accompagnateurs (et éventuellement des élèves) par prélèvement sur le fonds de réserves dans la limite des contrôles prévus à l'article L 421-11 du code de l'éducation pour les DBM soumises au vote.
Cet abondement doit s'effectuer au moyen de la technique de contribution entre services. Elle prendra la forme d'une participation du service général au service spécial N3. Cette participation intervient soit dans le cadre du budget initial soit dans celui de décisions budgétaires modificatives, ces dernières nécessitant une délibération du CA. On rappellera enfin, que les autorités de contrôle ne sont pas fondées à s'opposer à un prélèvement sur les fonds de réserves des EPLE à condition qu'il ne prive pas l'établissement des moyens nécessaires à son bon fonctionnement.
Un collège prévoit un budget de voyage comprenant deux recettes: la participation des familles plus des actions diverses des élèves (vente de petits pains). Peut-on considérer que la recette des ventes peut financer le coût des accompagnateurs ou alors ne doit-elle servir qu'à venir en réduction du coût des familles ? Par ailleurs, le comptable peut-il encaisser directement le produit de ces ventes ?
Les contrôles du comptable en matière de recette sont ceux prévus à l'article 12 du règlement général sur la comptabilité publique (décret n°62-1587 du 29-12-62) : autorisation de percevoir la recette, mise en recouvrement des créances, régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes. Dès lors qu'une délibération du conseil d'administration fixe une tarification et qu'elle est exécutoire, il n'appartient pas au comptable de juger de sa légalité.
Dans le cadre de l'organisation de voyage scolaire, le FSE peut-il faire un don au collège servant à couvrir les charges financières des professeurs accompagnateurs ? (2011)
A titre liminaire on précisera qu'il appartient au conseil d'administration, en application des dispositions de l'article R421-20 9° du code de l'éducation, d'autoriser ou non l'acceptation des dons et legs et le cas échéant de refuser les dons qui seraient assortis de conditions inacceptables. On rappellera également que le coût du voyage des accompagnateurs ne doit pas être supporté par les familles. Par ailleurs, conformément au § II.2.6.1 de la circulaire n° 2011- 117 du 3 août 2010, le financement des frais liés aux accompagnateurs pourra provenir notamment de subventions de l'Etat, des collectivités territoriales, de dons et contributions diverses , de ressources propres de l'établissement ou de ses réserves disponibles par le biais d'une contribution du service général. Les éventuels dons du FSE qu'ils soient financés par une contribution volontaire des familles ou par des activités propres à l'association, sont attribués par l'EPLE, pour le projet de voyage dans son ensemble et non pour financer telle ou telle dépense au sein du budget lié à ce projet Ils constituent donc une ressource globale du projet, qui doit bénéficier à l'ensemble des participants en diminuant la contribution de chacun et non seulement celle d'une personne, d'un groupe ou d'une catégorie de participants.
Nous sommes nombreux à ne pas partager cette analyse. Personnellement j’estime que le CA à la possibilité d’affecter comme il le souhaite un don à une dépense conformément au souhait du donateur. Si le FSE indique que son don est destiné à couvrir la part accompagnateurs, le CA ne peut qu’accepter le don pour financer cette part ou le refuser. De toute façon, si le CA décide de cette affectation, le comptable ne pourra se faire juge de la légalité de l’acte.
Le Conseil d’Administration peut-il approuver le principe du financement du voyage des accompagnateurs pour 50% par les accompagnateurs eux-mêmes ?
Les enseignants accompagnateurs qui exercent une mission au service de l’établissement sont considérés comme étant en activité de service tout comme les accompagnateurs bénévoles qui contribuent occasionnellement au fonctionnement du service public. Cette notion d’activité de service s’applique « aux sorties et voyages éducatifs organisés en France ou à l’étranger par l’établissement scolaire, même pendant les jours de congés ou les vacances, dans la mesure où l’enseignant s’y trouve en service ».
Circulaire n°74-328 du 16 septembre 1974 - Ministère de l’Education Nationale (QR Sénat – JO Sénat du 22/03/06 et 23/11/06)
sécurité et gestion matérielle

References: l'article 21
 l'article 60
 l'article 21
 l'article 21
 l'article 51
 l'article 421
 l'article 1
 L'article 21
 l'article 102
 l'article 12