Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-2015400002925-de-marzo-25-de-2015?documento=legcol&contexto=legcol_9a794d442fe1480ba6dd80ca8a5a6fa2&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-24 02:47:27+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 2015400002925 DE 2015
RESOLUCIÓN 2015400002925 DE 25 DE MARZO DE 2015
CONTENIDO:ESTABLECE LAS DIRECTRICES EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS VIGILADOS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
VIGENCIA:REVOCADA POR LA RESOLUCIÓN 2015110006015 DE 2015 ARTÍCULO 1° DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
RESOLUCIÓN 2015400002925 DE 2015
"Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria".
(Nota: Revocada por la Resolución 2015110006015 de 2015 artículo 1° de la Superintendencia de la Economía Solidaria)
en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, el Decreto 2609 de 2012, el Decreto 4886 de 2011 y, demás normas reglamentarias,
Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como el seguimiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario exigir a las empresas e instituciones vigiladas por esta Entidad, el oportuno cumplimiento de los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, y sus demás normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos, de información útil, veraz y oportuna, para la verificación de la gestión de las mismas.
Que la Ley 594 de 2000 "por medio de la cual se dicta le Ley General de Archivos", consagra el reconocimiento de las reglas y principios generales que regulan la función archivística a cargo del Estado, la administración pública en sus diferentes niveles, así como las instituciones privadas que cumplen funciones públicas, entre otras, teniendo en cuenta los fines de los archivos para disponer de la documentación organizada y la información institucional que sea de fácil recuperación para el manejo y uso eficiente de la misma administración puesta al servicio del ciudadano como fuente de la historia.
Que teniendo en cuenta lo expuesto, para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos, funciones y facultades a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como para el eficiente funcionamiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario que los vigilados, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a esta entidad, adelanten programas de gestión documental que garanticen la adecuada organización y conservación de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso y disponibilidad de la información, cuando esta sea requerida.
Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria. En mérito de lo eexpuesto,
ART. 1º—Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general.
(Nota: Revocado por la Resolución 2015110006015 de 2015 artículo 1° de la Superintendencia de la Economía Solidaria)
ART. 2º—Los vigilados cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad asociada a la materia.
Los centros de archivo son responsables por la organización, consulta, conservación, custodia, inventario, transferencia y, en general, la administración del archivo.
ART. 3º—Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
a) Programa de gestión documental.
b) Tablas de retención documental.
c) Cuadro de clasificación documental.
d) Tablas de valoración documental, y
ART. 5º—Los vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán contar con un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.
ART. 7º—Con el objeto de facilitar el control, consulta y acceso oportuno a los documentos de archivo producidos en el desarrollo del objeto social de los vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán desarrollar programas de descripción documental basados en la norma internacional de descripción archivística, ISADS(G), así como en la NTC 4095 de 1997, expedida por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas de Certificación (Icontec).
ART. 8º—De conformidad con la aplicación de las normas vigentes y siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, sobre la eliminación de documentos de archivo esta sólo podrá realizarse con la autorización del respectivo comité interno de archivo o su instancia equivalente de cada institución, del proceso se levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.
ART. 9º—Las tablas de retención documental adoptadas por los vigilados sometidos a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán remitirse a la Secretaría General responsable de la función archivística de esta Superintendencia, quien dará el tratamiento que el Archivo General de la Nación determine.
PAR. 1º—Para los casos no previstos en que cesen definitivamente las funciones de una empresa o institución privada vigilada por esta superintendencia, las series documentales deberán ser entregadas a las entidades que asuman sus funciones o a falta de esta a la Superintendencia de la Economía Solidaria para garantizar los derechos de los exempleados y ciudadanos.
ART. 11.—La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá realizar en cualquier momento visitas de inspección, control y vigilancia con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa establecida en la ley.
ART. 12.—La presente resolución establece un plazo de seis (6) meses, contados a partir de su entrada en vigencia, para que las cooperativas y todos los vigilados elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.
ART. 13.—Esta resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
Dada en Bogotá, D.C., a 25 de marzo de 2015

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