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Timestamp: 2017-05-24 01:15:40+00:00

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José María Valdéz del Río
1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DEL PMI A METODOLOGÍAS ÁGILES DE DESARROLLO DE SOFTWARE Ing. M.B.A. Carlos Augusto Lone Sáenz PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS. San José, Costa Rica AGOSTO 20112 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Dirección de Proyectos Erika Gatjens Fausto Fernandez Martínez José Silva Carlos Augusto Lone Sáenz ii3 DEDICATORIA A Dios, por su brindarme incondicionalmente su amor y guiarme por el sendero de la verdad. A mi futura esposa Heidy Ferro por su apoyo incondicional. A mis Padres, por inculcarme valores y motivarme a buscar ser mejor cada día. A mis profesores, por el conocimiento y experiencia aportados en mi formación académica. iii4 AGRADECIMIENTOS Esta tesis ha sido desarrollada en el marco de un proyecto de investigación llevado a cabo para cumplir con el proyecto de graduación solicitado en la Maestría de Administración de Proyectos de la Universidad para La Cooperación Internacional. Quiero agradecer a todos los participantes y demás involucrados en esta investigación que han servido como caso de estudio para los planteamientos teóricos de la tesis presentada. Un especial agradecimiento a mi tutora Erika Gatjens. iv5 INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix 1. INTRODUCCION Antecedentes Problemática Justificación del proyecto Objetivo general Objetivos específicos MARCO TEORICO Marco referencial o institucional Teoría de Administración de Proyectos MARCO METODOLOGICO Investigación Aplicada Fuentes de información Técnicas de Investigación Método de Investigación Herramientas Entregables DESARROLLO Cuál es el significado de Ágil? Orígenes del concepto Ágil en administración de proyectos de Software Relacionando el PMBOK a las prácticas ágiles Ciclo de Vida de un Proyecto Procesos para la Administración del Proyecto El Ciclo de Vida de un Proyecto en una Metodología Ágil Alineación de las Metodologías Ágiles con las Áreas de Conocimiento del PMBOK CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO Anexo 2: EDT Anexo 3: CRONOGRAMA Anexo 4: Otros v6 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Manifiesto para el desarrollo ágil del software (http://agilemanifesto.org/iso/es/)... 8 Figura 2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI, 2008) Figura 3 Fases del Ciclo de Vida del Proyecto (PMI, 2008) Figura 4 Modelo en Cascada para el Desarrollo de Software Figura 5 Fases y sub-fases del ciclo de vida de un proyecto bajo una metodología ágil (Fractal ágil) Figura 6 Planificar-Hacer-Revisar-Actuar y los grupos de proceso del PMBOK (PMI, 2008) Figura 7 Vista desglosada de las fases de liberación de un proyecto ágil Figura 8 Planificación de la versión a liberar, iteraciones y retrospectiva de la liberación Figura 9 Representación visual de las fases de una iteración y su relación con la lista de características (backlog). Adaptado de Scott W. Amber Figura 10 Flujo de resultados del proceso de retrospectiva de una iteración Figura 11 Representación del nivel del trabajo diario del fractal ágil Figura 12 Proceso de cascada versus ágil (Consorcio DSDM) Figura 13 Estructura de Desglose de Características vi7 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Relación de Procesos de Dirección y Áreas de Conocimiento (PMI, 2008) Cuadro 2 Fuentes de Información por objetivos del proyecto Cuadro 3 Técnicas de Investigación utilizadas por objetivos Cuadro 4 Método de investigación a utilizar por objetivo Cuadro 5 Entregables del Proyecto Cuadro 6 Grupos de Proceso y la estructura repetitiva (fractal) ágil Cuadro 7 Entradas, personas y salidas de la sesión de planificación de liberación Cuadro 8 Entradas, personas y salidas de la sesión de la planificación de una iteración Cuadro 9 Entradas, personas y salidas de la sesión de la revisión de una iteración Cuadro 10 Desarrollo del Acta de constitución y enunciado preliminar del proyecto Cuadro 11 Desarrollo del plan de gestión del proyecto Cuadro 12 Dirigir y Administra la Ejecución, Monitoreo y Control del Proyecto Cuadro 13 Control integrado de cambios Cuadro 14 Cierre del proyecto Cuadro 15 Planificación del Alcance Cuadro 16 Definición del Alcance Cuadro 17 EDT Cuadro 18 Verificación del Alcance Cuadro 19 Control del Alcance Cuadro 20 Cronograma de Desarrollo a nivel estratégico Cuadro 21 Control del Cronograma a nivel estratégico Cuadro 22 Definición de Actividades Cuadro 23 Estimación de la duración de las actividades Cuadro 24 Tabla de Estimación de Costos de un proyecto ágil Cuadro 25 Estimación de Costos Cuadro 26 Planificación de la Calidad Cuadro 27 Planificación del Recurso Humano Cuadro 28 Adquirir el Equipo de Trabajo del Proyecto Cuadro 29 Desarrollar el Equipo de Trabajo del Proyecto Cuadro 30 Gestión del Equipo de Trabajo Cuadro 31 Desarrollo del Plan de Comunicaciones Cuadro 32 Distribución de Información Cuadro 33 Gestión de Interesados Cuadro 34 Planificación de la Gestión de Riesgos Cuadro 35 Identificación de Riesgos Cuadro 36 Análisis de Riesgos Cuadro 37 Planificación de respuesta a los Riesgos vii8 Cuadro 38 Seguimiento y control de los Riesgos Cuadro 39 Planificar las compras y adquisiciones Cuadro 40 Plan de Contratación Cuadro 41 Solicitud de Respuesta de los vendedores Cuadro 42 Administración del contrato Cuadro 43 Cierre del contrato viii9 ÍNDICE DE ABREVIATURAS Abreviatura Significado DII Desarrollo Iterativo e Incremental DSDM Siglas en inglés de Método de Desarrollo Dinámico de Sistemas (Dynamic Systems Development Method), la cual es una metodología de trabajo de desarrollo ágil FDD Siglas en Inglés de Desarrollo Dirigido por Rasgos (Feature Driven Development), la cual es una metodología de trabajo de desarrollo ágil de software PMBOK Siglas en inglés de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (A Guide to the Project Management Body of Knoledge) PMI Siglas en Inglés del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute) SCRUM Metodología de trabajo para la gestión y desarrollo de software que se fundamenta en un proceso iterativo e incremental utilizado comúnmente en el desarrollo ágil de software WBS Siglas en Inglés de Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure) XP Siglas en Inglés de Programación Extrema (extreme Programming), la cual es una metodología de trabajo de desarrollo ágil de software ix10 RESUMEN EJECUTIVO Derivado del incremento en el uso y adopción de metodologías ágiles, así como la adopción de métodos tradicionales para la administración de proyectos, un gran número de organizaciones se encuentran en el dilema de identificar cuál de los dos métodos es más efectivo y ad hoc a las necesidades de sus proyectos de desarrollo de software. El resultado del incremento en la adopción de ambos métodos: el tradicional y el ágil, se da por el conflicto y confusión que a menudo surge de la diferencia entre los principios de administración de proyectos y las técnicas que cada uno de estos métodos propone. Los métodos ágiles no son solo una forma de desarrollar software, estos requieren de la adopción de enfoques particulares de administración de proyectos para utilizarlos. El ámbito de aplicación de los métodos ágiles va más allá de las actividades del equipo de programadores y cambia la forma en que patrocinadores, usuarios y stakeholders se comprometen en un proyecto. De igual forma los enfoques ágiles emplean diferentes procesos para la planificación, ejecución y control. Ante la necesidad de las empresas de aplicar los principios de desarrollo de software ágiles y cumplir con un alineamiento a las recomendaciones del PMBOK 2008, se elaboró este proyecto de investigación para documentar, analizar y presentar conclusiones sobre la factibilidad de lograrlo. El desarrollo de este proyecto de investigación se centra específicamente en la identificación de los beneficios y características en el uso de metodologías ágiles para la administración de un proyecto de software, así mismo busca determinar la forma de alinear los principios, procesos y prácticas del PMBOK para que puedan ser aplicados a las metodologías ágiles de desarrollo de software. Esta investigación permitió elaborar una propuesta para una metodología de trabajo basada en los principios del PMBOK 2008 aplicable a proyectos de desarrollo de software basados en metodologías ágiles. Para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados, la investigación inició con la revisión del material existente y bibliografía sobre las metodologías de trabajo para la administración de proyectos ágiles. Después se elaboraron instrumentos para llevar a cabo la recolección de información por medio de consultas y entrevistas. La información permitió llegar a las siguientes conclusiones: x11 Las prácticas ágiles en los últimos años han tenido un crecimiento y adopción importante en la gestión de proyectos, desde organizaciones pequeñas hasta corporaciones multi-nacionales. Los administradores de proyectos pueden utilizar las prácticas ágiles para gestionar con éxito la administración, el control de cambios, mejora de comunicación, reducción de costos y aumento de productividad de un proyecto. Por medio de la metodología definida en este trabajo, se ha demostrado que es posible administrar un proyecto basado en metodologías ágiles siguiendo los lineamientos definidos por el PMBOK. Si bien es notable que existan diferencias, estas son más de forma que fondo. La práctica de metodologías ágiles no implica la eliminación de documentación y planificación formal utilizada en los proyectos tradicionales, este ha sido un grave error que muchos Administradores de proyectos cometen al hacer la comparación contra metodologías tradicionales. En un proyecto ágil se documenta únicamente la información que por regulaciones u obligaciones contractuales se deben hacer, así como los documentos que el equipo de trabajo considere necesarios. El rol de administrador de proyecto en un proyecto ágil es el de ser un facilitador para el equipo de trabajo y el cliente. En proyectos tradicionales es el Administrador del proyecto el que tiene el poder, quien dirige, organiza, presiona e informa en todo momento el estado y progresos del proyecto. Sin embargo, en el caso de un proyecto ágil esta labor es responsabilidad exclusiva del equipo de trabajo y el cliente. xi12 1. INTRODUCCION 1.1 Antecedentes Derivado del aumento en el uso y adopción de metodologías ágiles, así como la adopción de métodos tradicionales para la administración de proyectos, un gran número de organizaciones se encuentran en el dilema de identificar cuál de los dos métodos es más efectivo y ad hoc a las necesidades de sus proyectos de desarrollo de software. El resultado del incremento en la adopción de ambos métodos: el tradicional y el ágil, se da por el conflicto y confusión que a menudo surge de la diferencia entre los principios de administración de proyectos y las técnicas de cada uno de estos métodos propone. Los métodos ágiles no son solo una forma de desarrollar software, estos requieren de la adopción de enfoques particulares de administración de proyectos para utilizarlos. El ámbito de aplicación de los métodos ágiles va más allá de las actividades del equipo de programadores y cambia la forma en que patrocinadores, usuarios y stakeholders se comprometen en un proyecto. De igual forma los enfoques ágiles emplean diferentes procesos para la planificación, ejecución y control. Ante la necesidad de las empresas de aplicar los principios de desarrollo de software ágiles y cumplir con un alineamiento a las recomendaciones del PMBOK 2008 este proyecto de investigación pretende documentar, analizar y presentar conclusiones sobre la factibilidad de lograrlo.13 2 1.2 Problemática. Las metodologías ágiles como SCRUM, extreme Programming (XP), Feauture Driven Development (FDD) y Dynamic Systems Development Method (DSDM) se encuentran ganando popularidad en el sector del desarrollo de software. Cada vez más las empresas reportan amplias ganancias de productividad e incremento de satisfacción del negocio con los sistemas que han sido desarrollados utilizando estas metodologías. Según el estudio Shine Technologies realizado en 2003, uno de los mayores estudios realizados, en donde se encuestó a 131 organizaciones, demuestra resultados sorprendentes respecto de la productividad de los métodos ágiles: - 93% indicaron que la productividad había sido mejorada - 88% indicaron que la calidad de las aplicaciones era mejor - 83% experimentaron una mejor satisfacción de negocio con el software Es evidente que al utilizar las técnicas de desarrollo ágil se reportan mejoras, reforzando la razón del porqué de su adopción. Sin embargo, los métodos ágiles promulgan técnicas de administración de proyectos que difieren bastante de los lineamientos de administración de proyectos de métodos tradicionales. Conceptos como: - No intentar finalizar los requerimientos al principio del proyecto - Promulgar la incorporación de solicitudes de cambio durante el ciclo de vida de un sistema - Menor énfasis en una planificación rígida por adelantado La evidente desconexión entre los principios de administración de proyectos bajo un esquema tradicional y uno ágil, pudiera descartarse como una posible anomalía, sino fuera por un conflicto inminente. Debido al incremento en el uso de14 3 métodos ágiles y un crecimiento similar en la adopción de metodologías tradicionales de administración de proyectos, un gran número de organizaciones se encuentran intentando resolver estas discrepancias. Los métodos tradicionales de administración de proyectos también se han incrementado. Las estadísticas de miembros del PMI indican un crecimiento continuo en popularidad, el crecimiento excede 20% por año sin señal de tender a la disminución. El resultado del incremento en la adopción de ambos, proyectos tradicionales y ágiles, se debe a la confusión y conflicto debido a la diferencia entre los principios fundamentales de administración de proyectos y las técnicas de cada una de las metodologías ágiles. Aunque es aceptable que se utilicen documentos de la administración tradicional de proyecto, como por ejemplo el enunciado de Visión, los procesos internos para manejar un proceso de un proyecto ágil son muy diferentes a los métodos tradicionales. 1.3 Justificación del proyecto Los proyectos de desarrollo de software presentan retos únicos para los métodos tradicionales de administración de proyectos. En primer lugar, el software es un producto intangible y difícil de explicar bien; rara vez un mismo sistema se construye dos veces lo que hace la analogía de reutilizar la funcionalidad existente algo difícil. El desarrollo de software de forma iterativa ha surgido como una técnica para minimizar este tipo de problemas por medio de la utilización del uso regular de puntos de revisión. Adicionalmente, una colaboración más estrecha entre el usuario y los equipos de desarrollo permiten obtener una retroalimentación más inmediata, permitiendo responder a las distintas necesidades de negocio de una forma más efectiva.15 4 Existen precedentes que evidencian que el uso tradicional del modelo en cascada para la administración de un proyecto de software es poco efectivo. Ya que éste asume que la construcción del software se puede dar de forma continua y lineal. Las metodologías ágiles surgen precisamente para eliminar este problema, identificando de forma iterativa, en un modelo de colaboración cercano al cliente y bajo principios específicos la administración de un proyecto de software. 1.4 Objetivo general Elaborar una investigación orientada a identificar todos los aspectos necesarios a tomar en cuenta para manejar la administración de un proyecto de software basado en una metodología ágil y alineada a los principios del PMBOK 2008, permitiendo de esta manera mejorar la entrega de los proyectos en términos de tiempo, alcance y recursos. 1.5 Objetivos específicos Identificar los beneficios y características de las metodologías ágiles existentes para la administración de un proyecto de software Describir un esquema de Administración de Proyectos basado en metodologías ágiles de desarrollo de software alineado a las necesidades empresariales y los principios dictados por el PMBOK Elaborar un marco de trabajo basado en principios del PMBOK 2008 y aplicable a proyectos administrados bajo metodologías ágiles.16 5 2 MARCO TEORICO 2.1 Marco referencial o institucional Este trabajo de investigación está centrado en dos áreas principales: el modelo ágil de desarrollo de software y la aplicabilidad de los principios de administración de proyectos dictados por el PMBOK 2008 a las metodologías de desarrollo ágil. A continuación, se describe en detalle la situación actual de cada una de estas áreas Modelo Ágil de Desarrollo de Software Las metodologías ágiles son sin duda uno de los temas recientes más utilizados en la ingeniería de software que están acaparando un gran interés y a la vez rompiendo los paradigmas de la forma tradicional de la administración de un proyecto de software. A mediados de la década de los 90 se comenzó a establecer una definición actualizada de desarrollo ágil del software como una metodología que presenta un nuevo esquema revolucionario en contra de las metodologías utilizadas hasta el momento, consideradas como excesivamente rígidas, por su carácter normativo, y pesadas por la cantidad de pasos y su fuerte dependencia en la planificación detallada previo al comienzo del desarrollo. En febrero de 2001 diecisiete críticos de los modelos de mejora del desarrollo de software basado en procesos 1, convocados por Ken Beck, se reunieron en Salt Lake City, Utah, para tratar sobre técnicas y procesos para desarrollar software. Como resultado se estableció el nombre de Metodologías Ágiles para definir a los métodos que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías 1 Kent Beck, Mike Beedle, Arie van Bennekum, Alistair Cockburn, Ward Cunningham, Martin Fowler, James Greenning, Jim Highsmith, Andrew Hunt, Ron Jeffries, Jon Kern, Brian Marick, Robert C. Martin, Steve Mellor, Ken Schwaber, Jeff Sutherland y Dave Thomas.17 6 formales. Poco tiempo después, algunos de estos miembros establecieron la Alianza ágil (http://www.agilealliance.org), una organización sin fines de lucro que promueve el desarrollo ágil de aplicaciones Introducción al modelo ágil. La forma tradicional de la administración de proyecto de desarrollo de software a través de metodologías un tanto rígidas que, cada vez más, se demuestra errónea en las actuales características y necesidades de dinamismo y adaptabilidad de los sistemas de software, han despertado la necesidad de investigar y desarrollar nuevas técnicas. Como lo indica Boehm (2006) [1] se tiende hacia el rápido desarrollo de aplicaciones y la vida de los productos se acorta. En un entorno dinámico, inestable, que tiene como principal protagonista el cambio y una evolución rápida y continua, la ventaja competitiva se encuentra en aumentar la productividad para satisfacer las necesidades del cliente en el menor tiempo posible para agregar valor al negocio. Dentro de los principales problemas que podemos destacar de las metodologías convencionales se encuentran: Perciben la captura de requisitos del proyecto como una fase previa al desarrollo del mismo que, una vez completada, debe proporcionar una fotografía exacta de qué desea el cliente. Se trata de evitar a toda costa que se produzcan cambios en el conjunto de requisitos inicial, puesto que a medida que avanza el proyecto resulta más costoso solucionar los errores detectados o introducir modificaciones, y pretenden delegar toda responsabilidad económica en el cliente en caso de que estos cambios de requisitos se produzcan. Por este motivo, se les conoce también como18 7 metodologías predictivas. Sin embargo, el esfuerzo, tanto en coste como en tiempo, que supone hacer una captura detallada de todos los requisitos de un proyecto al comienzo del mismo es enorme y rara vez se ve justificado con el resultado obtenido. Además, en muchas ocasiones el cliente no conoce sus propias necesidades con la profundidad suficiente como para definirlas de forma exacta a priori y, a menudo, estas necesidades y sus prioridades varían durante la vida del proyecto. Establecer mecanismos de control es una de las opciones existentes para protegerse de estos cambios, aunque frecuentemente provocan la insatisfacción de los clientes, que perciben el desarrollo del proyecto como algo inflexible que no se adapta a sus necesidades y que si lo hace repercute negativamente en costes añadidos al presupuesto del proyecto. Por otro lado, en muchas ocasiones el proceso de desarrollo convencional utiliza excesiva documentación no siempre útil. Un porcentaje elevado del tiempo de desarrollo de un producto software se dedica en crear documentación que finalmente no se utiliza y que, por tanto, no aporta valor al negocio. Además, esta documentación innecesaria entorpece las labores de mantenimiento de la propia documentación útil lo que provoca que en muchas ocasiones el mantenimiento de la documentación se obvie. Evidentemente, estas circunstancias no se adaptan a las restricciones de tiempo y adaptabilidad del mercado actual El Manifiesto Ágil En el desarrollo del tema hemos estado utilizando el concepto de agilidad para definir metodologías de desarrollo de software, pero Cuál es la definición de ágil desde el punto de vista de software? Utilizaremos la definición de Qumer y Henderson-Sellers (2007, p ) [2]:19 8 La agilidad es un comportamiento persistente o habilidad, de entidad sensible, que presenta flexibilidad para adaptarse a cambios, esperados o inesperados, rápidamente; persigue la duración más corta en tiempo; usa instrumentos económicos, simples y de calidad en un ambiente dinámico; y utiliza los conocimientos y experiencia previos para aprender tanto del entorno interno como del externo. De la definición podemos inferir que el desarrollo ágil, más que una serie de procesos o métodos a seguir, es más bien una filosofía de desarrollo de software. El origen se establece en las ideas sustentadas en el Manifiesto Ágil tras la reunión de Utah [3], un documento que resume la filosofía ágil estableciendo cuatro valores y doce principios. En la siguiente Figura 1 se presenta el Manifiesto por el desarrollo ágil de software: Figura 1 Manifiesto para el desarrollo ágil del software (http://agilemanifesto.org/iso/es/) Según el Manifiesto se valora: Al individuo y las interacciones del equipo de desarrollo sobre el20 9 proceso y las herramientas. La gente es el principal factor de éxito durante el proceso de la elaboración del software. Este primer valor expresa que es preferible utilizar un proceso indocumentado con buenas interacciones personales que un proceso documentado con interacciones hostiles. Se considera que no se debe pretender construir primero el entorno y esperar que el equipo se adapte automáticamente sino al revés, construir primero el equipo y que éste configure su propio entorno. El talento, la habilidad, la capacidad de comunicación y de tratar con personas son características fundamentales para los miembros de un equipo ágil. Desarrollar software que funcione por encima de una completa documentación. Este valor es utilizado por muchos detractores de las metodologías ágiles que argumentan que éstas son la excusa perfecta para aquellos que pretenden evitar las tareas menos gratificantes del desarrollo de software como las tareas de documentación. Sin embargo, el propósito de este valor es acentuar la supremacía del producto por encima de la documentación. El objetivo de todo desarrollador es obtener un producto que funcione y cumpla las necesidades del cliente y la documentación es un artefacto que utiliza para cumplir su objetivo. Por tanto, no se trata de no documentar sino de documentar aquello que sea necesario para tomar de forma inmediata una decisión importante. Los documentos deben ser cortos y centrarse en lo fundamental. Dado que el código es el valor principal que se obtiene del desarrollo se enfatiza en seguir ciertos estándares de programación para mantener el código legible y documentado. La colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual. Se propone una interacción continua entre el cliente y el equipo de desarrollo de tal forma que el cliente forme un tándem con21 10 el equipo de desarrollo. Se pretende no diferenciar entre las figuras cliente y equipo de desarrollo sino que se apuesta por un solo equipo persiguiendo un objetivo común. Responder a los cambios más que seguir estrictamente un plan. Planificar el trabajo a realizar es muy útil y las metodologías ágiles consideran actividades específicas de planificación a corto plazo. No obstante, adaptarse a los cambios es vital en la industria software actual y, por tanto, también consideran mecanismos para tratar los cambios de prioridades. La regla es planificar es útil. Seguir un plan es útil hasta que el plan se distancia de la situación actual. Depender de un plan desactualizado es caminar por un callejón sin salida. Para cumplir estos valores se siguen doce principios que establecen algunas diferencias entre un desarrollo ágil y uno convencional: 1. La prioridad es satisfacer al cliente mediantes tempranas y continuas entregas de software que le aporten valor. 2. Dar la bienvenida a los cambios de requisitos. Se capturan los cambios para que el cliente tenga una ventaja competitiva. 3. Liberar software que funcione frecuentemente, desde un par de semanas a un par de meses, con el menor intervalo de tiempo posible entre entregas. 4. Los miembros del negocio y los desarrolladores deben trabajar juntos diariamente a lo largo del proyecto. 5. Construir el proyecto en torno a individuos motivados. Darles el entorno y apoyo que necesiten y confiar en ellos para conseguir finalizar el trabajo. 6. El diálogo cara a cara es el método más eficiente y efectivo para comunicar información dentro de un equipo de desarrollo. 7. El software que funciona es la principal medida de progreso.22 11 8. Los procesos ágiles promueven un desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios deberían ser capaces de mantener una paz constante. 9. La atención continua a la calidad técnica y al buen diseño mejora la agilidad. 10. La simplicidad es esencial. 11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de los equipos que se auto organizan. 12. En intervalos regulares el equipo debe reflexionar sobre cómo ser más efectivo y según estas reflexiones ajustar su comportamiento. Estos principios marcan el ciclo de vida de un desarrollo ágil, así como las prácticas y procesos a utilizar. 2.2 Teoría de Administración de Proyectos Proyecto El PMI ( 2008) define un proyecto como es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para dar como resultado un producto, servicio o resultados único (p.5) Administración de Proyectos La Administración de Proyectos consiste en la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto (PMI, 2008, p.6), con el fin primordial de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.23 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos La metodología de trabajo establecida por el PMBOK debe abarcar nueve áreas de conocimiento, citadas a continuación (PMI, 2008): Gestión de Alcance del Proyecto: Esta área contempla los procesos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido para lograr los objetivos del proyecto. Se define principalmente el alcance del proyecto: las características y funciones que caracterizan al producto o servicio resultante. Gestión del Tiempo del Proyecto: Esta área contempla la definición de los procesos necesarios para lograr completar el proyecto en tiempo. Gestión de los Costos del Proyecto: Esta área incluye los procesos necesarios para la planificación, estimación, control de costos y definición del presupuesto, buscando como objetivo que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Gestión de la Calidad del Proyecto: Esta área incluye las actividades del equipo u organización que lidera el proyecto y que establecen las políticas, objetivos y las responsabilidades para asegurar la calidad, buscando como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades definidas para el mismo. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: Esta área incluye los procesos para organizar y dirigir el equipo de trabajo de un proyecto. Esto incluye las personas a quienes se les ha asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto:24 13 Esta área incluye todos los procesos necesarios para garantizar la generación, recolección, distribución, resguardo, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Estos procesos proveen los mecanismos necesarios para asegurar comunicaciones efectivas. Gestión de los Riesgos del Proyecto: Esta área incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos y el control y seguimiento de un proyecto. Su principal objetivo es minimizar la probabilidad y el impacto de los eventos no esperados y adversos para el proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Esta área incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo. Así mismo, se incluyen los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para la administración de contratos u órdenes de compra. Gestión de la Integración de Proyecto: Esta área incluye los procesos necesarios para identificar, establecer, combinar, unir y coordinar las actividades y procesos de dirección de proyectos Procesos en la Administración de Proyectos Según el PMI (PMBOK, 2008) los procesos de la dirección de proyectos aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia (p.37). Un proyecto requiere de cinco grupos de procesos de dirección, los cuales son interdependientes y25 14 se llevan a cabo siguiendo una misma secuencia. Los procesos son los siguientes: Grupo de Procesos de Iniciación En este grupo de procesos se define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Este grupo está compuesto de procesos que facilitan la autorización formal para dar comienzo a un nuevo proyecto o una fase del mismo. Estos procesos, comúnmente, se realizan fuera del ámbito de control del proyecto por la organización o por los procesos del programa o del portafolio, lo cual puede hacer poco previsibles los límites del proyecto en lo que se refiere a sus entradas iniciales Grupo de Procesos de Planificación En este grupo de procesos se define y refinan los objetivos, así mismo se lleva a cabo el proceso de planificación del curso de acción requerido para alcanzar lograr los objetivos y el alcance definido para el proyecto. El grupo de procesos de planificación ayuda a obtener información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. Estos procesos desarrollan lo que se conoce como el plan de gestión del proyecto, así mismo, identifican, definen y profundizan la definición del alcance del proyecto, el costo del mismo y planifican las actividades del proyecto Grupo de Procesos de Ejecución En este grupo de procesos se realiza la integración del equipo de trabajo, personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto. Este grupo de procesos está compuesto de26 15 los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos establecidos. Además este grupo de procesos implica coordinar a las personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto, de acuerdo al plan de gestión Grupo de Procesos de Seguimiento y Control En este grupo de procesos se supervisa y mide el avance de las actividades establecidas, permitiendo identificar aquellas variaciones respecto del plan de gestión del proyecto para tomar medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Este grupo se compone de procesos realizados para supervisar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas o riesgos de forma oportuna y adoptar las acciones correctivas para controlar la ejecución del proyecto Grupo de Procesos de Cierre En este grupo de procesos se formaliza la entrega y aceptación del producto resultante del proyecto, con el fin de terminarlo ordenadamente. El grupo de procesos de cierre utiliza los procesos para finalizar formalmente las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, para entregar el producto terminado a terceros o bien cerrar un proyecto que ha sido cancelado. La siguiente figura 2 describe los procesos de seguimiento y control:27 16 Figura 2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI, 2008) Relación de Procesos de Dirección y Áreas de Conocimiento Para administrar los proyectos de forma efectiva, éstos deben ser divididos en fases y sub-fases más atómicas. Haciendo uso de fases los proyectos pueden ser administrados de una forma más fácil. El PMI (PMBOK, 2008) define y explica los procesos necesarios para realizar la administración de proyectos. Adicionalmente el PMBOK 2008 define áreas de conocimiento para los administradores de proyectos. Los administradores utilizan estas habilidades para facilitar un mejor control y seguimiento de un proyecto. A continuación presentamos el cuadro 1 que resume la relación de los Procesos de Dirección y Áreas de Conocimiento (PMI,2008):28 Cuadro 1: Relación de Procesos de Dirección y Áreas de Conocimiento (PMI, 2008) 1729 18 3 MARCO METODOLOGICO 3.1 Investigación Aplicada El procedimiento metodológico define los elementos para el desarrollo de la investigación, en éste se define el tipo de investigación a utilizar, los tipos de fuentes de información, las técnicas y la forma en que se recolectaran datos y se analizarán para interpretarlos. La investigación es un proceso formal, sistemático e intensivo en el cual se aplica el método científico de análisis y cuyo propósito es responder a una pregunta o hipótesis. Para la realización de este trabajo se utilizará el método denominado analítico-sintáctico. De acuerdo a lo señalado por Ortiz et al (2006)[3] El método analítico consiste en descomponer y distinguir los elementos de un todo y revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado. Tiene como resultado descubrir los distintos elementos que componen la naturaleza o esencia del fenómeno u objetivo investigado, las causas y los efectos. El método sintético, más que un método de investigación, es una operación en la que se tiende a reconstruir un todo, a partir de los elementos estudiados por el análisis y tiene como resultado integrar los elementos en una unidad nueva, en una compresión total de la esencia de lo que ya se conoce en todos sus elementos y particularidades. En el presente trabajo se utilizarán los aspectos de metodología que a continuación se describen.30 Fuentes de información La información representa los insumos para generar el resultado de la investigación, por medio de ésta se explican, describen y exploran los hechos que definen a un problema bajo investigación. Para la presente investigación serán utilizadas las siguientes fuentes de información: Fuentes Primarias: Las fuentes primarias son definidas como toda aquella información oral o escrita que es recopilada directamente por el investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento. (Méndez, 2001, p.152) [4]. En la presente investigación se utilizarán las siguientes fuentes de investigación primarias: 5 profesionales reconocidos en la aplicación y uso de metodologías ágiles para el desarrollo de software 5 profesionales reconocidos en la aplicación y uso de los lineamientos del PMBOK 2008 para la administración de proyectos de software Fuentes Secundarias: Las fuentes secundarias están constituidas por información escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes escritas o por un participante en un suceso o acontecimiento. (Méndez, 2001, p.152). Para la realización de la presente investigación se utilizarán las siguientes fuentes secundarias: El PMBOK (PMI, 2008), manuales,31 20 libros, tesis y documentos relacionados con los siguientes temas: administración de proyectos de software con metodologías ágiles, metodologías ágiles, PMBOK. Habiendo descrito las diferentes fuentes de información que serán utilizadas en el desarrollo de la investigación del presente trabajo. A continuación se presenta el cuadro 2 que describe los objetivos planteados en el proyecto y sus respectivas fuentes de información: Cuadro 2 Fuentes de Información por objetivos del proyecto Objetivos Identificar los beneficios y características de las metodologías ágiles existentes para la administración de un proyecto de software. Determinar un modelo de Administración de Proyectos alineado a las necesidades empresariales y los principios dictados por el PMBOK 2008 para que puedan ser aplicados a las metodologías ágiles de desarrollo de software. Elaborar una metodología de trabajo basada en principios del PMBOK 2008 y aplicable a proyectos administrados bajo metodologías ágiles. Primarias N/A Entrevistas Entrevistas Fuentes de información Secundarias PMBOK 2008, Libros, Tesis, Documentos Relacionados PMBOK 2008, Libros, Tesis, Documentos Relacionados PMBOK 2008, Libros, Tesis, Documentos Relacionados 3.3 Técnicas de Investigación La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna para entender, verificar, corregir o aplicar el conocimiento. Para obtener resultados es necesario aplicar algún tipo de investigación, la investigación contiene una serie de pasos para lograr el objetivo planteado o para obtener la información solicitada. Para el desarrollo de la investigación se utilizará la técnica de investigación mixta, la cual corresponde a los trabajos en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjunta la investigación documental con la de32 21 campo. A continuación se presenta el cuadro 3 que resume la técnica de investigación que será utilizada por cada uno de los objetivos definidos: Cuadro 3 Técnicas de Investigación utilizadas por objetivos. Objetivos Documentar las metodologías de desarrollo de software ágil para delimitar las similitudes y diferencias con los principios del PMBOK 2008 Definir e implementar los procesos, métodos e indicadores para el monitoreo, control y evaluación de los proyectos de desarrollo de software de la empresa. Implementar y estandarizar el uso de mejores prácticas para la administración de proyectos, permitiendo de esta manera estandarizar los procesos y generar mejores resultados Técnicas de Investigación Mixta Para alcanzar el objetivo planteado se utilizará las técnicas de investigación documental y de campo Para alcanzar el objetivo planteado se utilizará las técnicas de investigación documental Para alcanzar el objetivo planteado se utilizará las técnicas de investigación documental y de campo, y entrevistas. 3.4 Método de Investigación. Los métodos de investigación son una serie de procedimientos ordenados que se siguen con el objetivo de establecer el significado de los hechos y fenómenos hacia los que se dirige la atención para definir, encontrar, descubrir, refutar y aportar al conocimiento. Se utilizará el método análisis síntesis ya que en primera instancia se desea conocer la opinión y criterio de los expertos para luego identificar las similitudes en las formas de administrar proyectos de software por métodos ágiles y el PMBOK El método analítico es la observación y examen de los hechos. A continuación se presenta el siguiente cuadro 4 para identificar por objetivo el método de investigación que será utilizado:33 22 Cuadro 4 Método de investigación a utilizar por objetivo Objetivos Documentar las metodologías de desarrollo de software ágil para delimitar las similitudes y diferencias con los principios del PMBOK 2008 Definir e implementar los procesos, métodos e indicadores para el monitoreo, control y evaluación de los proyectos de desarrollo de software de la empresa. Implementar y estandarizar el uso de mejores prácticas para la administración de proyectos, permitiendo de esta manera estandarizar los procesos y generar mejores resultados Métodos de Investigación Analítico-Sintético Se utiliza este método ya que en primera instancia se desea conocer la opinión y criterio utilizado por los expertos del tema de desarrollo ágil y del PMBOK, para posteriormente evaluar los criterios explicados con el objetivo de identificar las similitudes entre las dos formas de administración de proyectos de software. Se utiliza este método ya que en primera instancia se desea conocer la opinión y criterio utilizado por los expertos del tema de desarrollo ágil y del PMBOK, para posteriormente evaluar los criterios explicados con el objetivo de identificar las similitudes entre las dos formas de administración de proyectos de software. Se utiliza este método ya que en primera instancia se desea conocer la opinión y criterio utilizado por los expertos del tema de desarrollo ágil y del PMBOK, para posteriormente evaluar los criterios explicados con el objetivo de identificar las similitudes entre las dos formas de administración de proyectos de software. 3.5 Herramientas Se han identificado en las sección 3.2 que las fuentes de información que se utilizarán serán primarias y secundarias. A continuación se describen las herramientas a utilizar para cada fuente de información: 1. Entrevistas: La entrevista es una forma de participación, en donde previo a su ejecución se prepara una serie de tópicos e interrogantes que serán cuestionadas a quien se realice la entrevista. Esta herramienta permite la recolección de los datos mediante la captación de la explicación, experiencia y anécdotas, que permite recolectar los datos más importantes de forma sistémica para la solución del problema. 2. Juicio de Expertos: Es un juicio que se brinda en base a la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, técnica, etc. Dicha experiencia es proporcionada por una persona o grupo de personas que poseen experiencia, educación y conocimiento especializado sobre el tema en cuestión.34 23 3. Software: El software que será utilizado para la documentación y obtención del producto final de esta investigación serán las herramientas Microsoft Word, Microsoft Project, Microsoft Excel y WBS. 3.6 Entregables Los entregables dentro de un proyecto establecen los puntos de control principales para medir la obtención de los objetivos establecidos, el control de calidad y el nivel de satisfacción del cliente. Generalmente denotan hitos dentro del plan de trabajo en donde el administrador del proyecto generalmente hace una revisión y evaluación del nivel de ejecución de un proyecto. A continuación presentamos el cuadro 5 con los entregables identificados para el proyecto Cuadro 5 Entregables del Proyecto Objetivos Herramientas Entregables Documentar las metodologías de desarrollo de software ágil para delimitar las similitudes y diferencias con los principios del PMBOK 2008 Definir e implementar los procesos, métodos e indicadores para el monitoreo, control y evaluación de los proyectos de desarrollo de software de la empresa. Implementar y estandarizar el uso de mejores prácticas para la administración de proyectos, permitiendo de esta manera estandarizar los procesos y generar mejores resultados N/A Entrevistas Investigación Documental Entrevistas Investigación Documental Análisis y resumen sintetizado de la investigación Procedimiento para la administración de un proyecto de software Manual de Mejores prácticas para la administración de proyectos.35 24 4 DESARROLLO 4.1 Cuál es el significado de Ágil? En la actualidad existen muchas organizaciones, comunidades, corporaciones y empresas que promulgan la adopción y el uso de las metodologías ágiles para el manejo de proyectos de software. Sin embargo, existe una coyuntura al momento de brindar una definición para el término Ágil. Como se expuso en el marco metodológico, utilizaremos la definición de Qumer y Henderson-Sellers (2007, p ) [2]: La agilidad es un comportamiento persistente o habilidad, de entidad sensible, que presenta flexibilidad para adaptarse a cambios, esperados o inesperados, rápidamente; persigue la duración más corta en tiempo; usa instrumentos económicos, simples y de calidad en un ambiente dinámico; y utiliza los conocimientos y experiencia previos para aprender tanto del entorno interno como del externo. Entonces la agilidad más que una característica o aptitud, es un comportamiento persistente, con características específicas: flexibilidad, adaptación, rápido, económico, simple y calidad. Los miembros de un equipo de desarrollo de software bajo metodologías ágiles deben entonces cumplir con estas premisas para la correcta definición, ejecución y entrega de proyectos. 4.2 Orígenes del concepto Ágil en administración de proyectos de Software Los orígenes del concepto ágil y del desarrollo Iterativo e Incremental (DII) se remontan a principios de la década de los años 30, cuando Walter36 25 Shewhart, experto en calidad en los laboratorios Bell propuso una serie de ciclos planificar-hacer-estudiar-actuar (PHEA) para la mejora en calidad, posteriormente W. Edwards Deming comenzó a promulgar vigorosamente la aplicación de los ciclos PHEA, los cuales a su vez fueron posteriormente descritos en 1982 por Tom Gilb y Richard Zultner en su libro Out of the Crisis para su aplicación en el desarrollo de software [5]. El departamento de Defensa de los estados unidos ha utilizado el desarrollo Iterativo e Incremental (DII) desde los años 50[5]. El DII es un método utilizado en la construcción por medio de la ejecución de iteraciones secuenciales, con cada una de ellas proporcionando la liberación de una nueva característica en su finalización. El Dr. Winston Royce en el año 1970 en su publicación Managing The Development of Large Software Systems, en donde se introdujo por primera vez el concepto de desarrollo en cascada, discute el valor del desarrollo iterativo en el software. Citando al Dr. Royce sobre el modelo en cascada: es riesgoso e invita al fracaso, porque deja la actividad de pruebas hasta el final, cuando los errores mayores en el diseño se puedan encontrar y requieran un esfuerzo substancial: En efecto el proceso de desarrollo ha regresado a sus orígenes y uno puede esperar un aumento del 100% sobre la planificación y el costo (Winston, 1987, p. 329) [6]. En 1986, Takeuchi y Nonaka en su publicación The New New Product Development Game sugieren las reglas del juego en el desarrollo de productos está cambiando. Muchas compañías han descubierto que se requiere más que las características básicas de alta calidad, bajo costo y diferenciación para sobresalir en los mercados competitivos actuales. También se requiere velocidad y flexibilidad (Takeuchi, 1986, p. 1) [7]. Adicionalmente, Takeuchi y Nonaka discuten el método del rugby de equipos dedicados y auto-organizados, en donde sus miembros, al igual37 26 que un equipo de scrum de rugby trabajan en conjunto para ganar el control del balón y moverlo sobre el cambo, todos trabajan juntos para la entrega del producto. El florecimiento e incremento en la adopción de metodologías ágiles surge en los años 90, en donde muchas de las metodologías mayormente utilizadas hoy en día tuvieron su nacimiento: Scrum en Easel Corporation, Extreme Programming en Chrysler Corporation y Rational Unified Process de IBM aplicado en varias organizaciones. La culminación de este incremento e interés en la adopción de metodologías ágiles se concreta en el año 2001 con la definición del Manifiesto Ágil. En contraposición a los principios y reglas de las metodologías convencionales de desarrollo de software, las metodologías ágiles surgen como una alternativa para adaptarse a la velocidad y el entorno del mercado, así mismo son apropiadas cuando los requerimientos de un sistema no se tienen claros, son emergentes y cambian rápidamente. De esta manera, presentan los siguientes beneficios: Mejor capacidad y adaptabilidad a cambios a lo largo del desarrollo, ya que dentro de los principios de las metodologías ágiles todo cambio es percibido como una oportunidad de mejora para el sistema y para incrementar la satisfacción del cliente. Propone un modelo iterativo y evolutivo de desarrollo. Es decir, se utilizan entregas continuas en plazos cortos, lo cual permite al cliente verificar en todo momento el desarrollo del proyecto e ir disfrutando de las funcionalidades en desarrollo progresivamente, para así validar en todo momento si se satisfacen sus necesidades. Adicionalmente, la utilización de ciclos de entrega de corta duración,38 27 favorece a tener un mejor control y manejo de riesgos, característica que en los métodos tradicionales es una tarea bastante complicada. Uno de los principales cambios en el paradigma del desarrollo de software con métodos tradicionales, es que bajo las metodologías ágiles el cliente no es una simple fuente de conocimiento e información, sino más bien es un elemento más integrado al equipo de trabajo y que mantiene una comunicación continua con todos los miembros del equipo para mitigar riesgos y malentendidos, de esta forma se logra minimizar el exceso de documentación improductiva. El desarrollo ágil se enfoca en producir mejoras y cambios a los sistemas que aporten valor al negocio. Mejora continua de los procesos y el equipo de desarrollo, alineando 3 factores fundamentales: éxito técnico, éxito personal y éxito organizacional. 4.3 Relacionando el PMBOK a las prácticas ágiles El Project Management Institute (PMI) fue fundado en 1969 en el Instituto de Tecnología de Georgia por cinco voluntarios: James Snyder, Gordon Davis, Eric Jenett, A.E. Engman y Susan C. Gallagher. Su propósito original fue establecer una organización que permitiera a sus miembros compartir y discutir sus experiencias en la administración de proyectos. Hoy en día el PMI es el principal referente en relación al conocimiento y aplicación de la profesión de la administración de proyectos. La base fundamental de los estándares promulgados por el PMI se encuentran publicados en su libro Fundamentos para la dirección de39 28 proyectos (Guía del PMBOK), su versión más actualizada es la cuarta y fue publicada en el año Este libro resumen las áreas de conocimiento, procesos y prácticas de la administración de proyectos, es decir el PMBOK se ha convertido en el estándar para las mejores prácticas generalmente aceptadas en la administración de proyectos. Si bien el PMBOK no define o dicta una metodología per se, muchos administradores de proyectos comenzaron a asociar el modelo tradicional de administración de proyectos de software (Modelo en cascada) con los procesos descritos en la guía del PMBOK. Probablemente la causa de esta mala interpretación proviene del hecho que históricamente el modelo en cascada ha sido el formato tradicional utilizado para la administración de proyectos de software. Una situación común en las personas que comienzan a investigar y estudiar el PMBOK es que asumen que esta guía les enseñará los pasos que siempre deberán aplicar para cualquier proyecto al que se enfrenten, independientemente de su naturaleza. Sin embargo esta percepción es errónea y se expresa en el mismo PMBOK de la siguiente forma: En su carácter de referencia fundamental, esta norma no está completa ni abarca todos los conocimientos. Se trata de una guía, más que de una metodología. Se pueden usar diferentes metodologías y herramientas para implementar el marco de referencia (PMI, 2008, p.4) [8]. Además, continúa diciendo: Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de la dirección de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un40 29 proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso. (PMI, 2008, p.38) En su definición el PMBOK claramente describe que no puede ser utilizado como una receta de cocina para todos los proyectos, su objetivo primordial es orientar y proveer de un conjunto de herramientas, mejores prácticas y guías para que sea el administrador del proyecto, quien en base a experiencia y conocimiento, en conjunto con el equipo de trabajo, identifiquen aquellas que agregarán valor y enfocarán el proyecto a entregarse en tiempo, recursos y funcionalidad. Recientemente, no solo en las nuevas ediciones del PMBOK se ha hecho referencia al soporte para la validez de las nuevas metodologías ágiles, publicaciones importantes como la revista PM Network ha comenzado a publicar sobre prácticas ágiles desde abril de 2005, con el artículo Reconciling Differences de Peter Fretty menciona como por medio de las prácticas ágiles ha mejorado la productividad, calidad y satisfacción del cliente en Shine Technologies [10]. Este fue uno de varios artículos que han sido publicados en la revista. El PMI no aboga por una metodología en particular. Solo proporciona un estándar de buenas prácticas en la administración de proyectos, independientemente de si se elige utilizar un método tradicional en cascada o un método ágil, el PMBOK soportará ambos. 4.4 Ciclo de Vida de un Proyecto El ciclo de vida de un proyecto lo podemos definir como una colección de fases secuenciales de un proyecto en general cuyo nombre y número son41 30 determinados por las necesidades de control de la organización u organizaciones involucradas en el proyecto (PMI, 2008, p. 18). Generalmente cada una de estas fases representa un conjunto de actividades relacionadas que usualmente culminan con un entregable. El PMBOK describe esta secuencia con una fase de inicio, seguido por una serie de fases intermediarias y terminando con una fase final. A continuación se presenta una gráfica que representa el Ciclo de Vida de un proyecto: Figura 3 Fases del Ciclo de Vida del Proyecto (PMI, 2008) En el desarrollo de software, tradicionalmente estas fases típicamente se han representado por la metodología de desarrollo en cascada (Ver Figura 4). Por ejemplo, una de las fases podría ser la de Diseño y el resultado o entregable de esta fase sería un documento de diseño del sistema. Muchas veces se requiere un proceso de aprobación para antes de proceder a la siguiente fase, generalmente representado por la aceptación del entregable y la solicitud de una firma del cliente. Es importante indicar que este es el resultado de ésta metodología y no es algo definido como mandatorio por el PMBOK. 42 31 Figura 4 Modelo en Cascada para el Desarrollo de Software Para contrastar el Modelo en Cascada para el Desarrollo de Software con el ciclo de vida de un proyecto bajo una metodología ágil, regresaremos a la definición de Ciclo de Vida del proyecto presentada en el inicio de esta sección en donde se incluye el texto una colección de fases secuenciales de un proyecto en general, la palabra secuencial es la que a menudo se mal interpreta. Esto se debe específicamente a la idea falsa que secuencial es igual a modelo en cascada. El modelo de desarrollo ágil contiene fases secuenciales en el proyecto que son referidas como iteraciones, las cuales se tienen como resultado o entregable para cada iteración de código que es funcional. Sin embargo, todos los procesos típicamente son realizados de forma secuencial (análisis, diseño, código y pruebas) son ejecutados dentro de una fase simple en una metodología ágil para producir un avance en el código a generar. La segunda parte de la definición de Ciclo de Vida del proyecto indica que el número de fases es determinado por las necesidades de control de la organización, que en el caso de un proyecto ágil se interpretaría como la duración. En un proyecto ágil, el número de iteraciones es decidido por el cliente, basado específicamente en lo que ellos definen como el conjunto mínimo de funcionalidades aceptadas para un entregable. La duración de las de las iteraciones, generalmente de una a seis semanas, es43 32 determinada por las necesidades de control del cliente, esto significa, que será el cliente quien defina qué tan a menudo necesita obtener resultados del equipo de trabajo. Generalmente la duración será determinada por necesidades de Negocio como por ejemplo la volatilidad y velocidad del mercado, factores de riesgo, etc. En la fase inicial de los proyectos basados en metodologías ágiles, un proceso de planificación es parte de la primera iteración y el resultado o entregable es un plan de trabajo de alto nivel para el proyecto, adicionalmente en la mayoría de los casos este primer entregable incluye la primer entrega de código en funcionamiento. Las fases intermedias de una metodología ágil son las iteraciones o liberaciones en donde se entregan características adicionales en forma de código en funcionamiento. La fase final de un proyecto basado en metodología ágil es la fase de puesta en producción, en donde se ejecutan las actividades para preparar la liberación del producto, lo cual incluye una retrospectiva del proyecto y otros procesos de cierre. El PMBOK declara que la transición de una fase a otra usualmente comprende de algún tipo de transferencia de tecnología o traspaso (PMI, 2008, p. 20). Esto tipo de definiciones generalmente ocasiona que quienes promulgan el PMBOK interpreten que solo la metodología del Modelo en Cascada es apropiada cuando se siguen las prácticas y los lineamientos del PMBOK. Sin embargo, si interpretamos traspaso para definir que al momento de entregar un incremento en código funcionando es revisado y aprobado por el cliente y el equipo de trabajo, podríamos concluir que una metodología ágil se alinea a los lineamientos y prácticas del PMBOK. En una metodología ágil, independientemente de los resultados, la siguiente iteración comienza como fue planificada, a menos que el proyecto sea cancelado, en este caso únicamente el contenido del trabajo para esta iteración está sujeto a cambios.44 33 Normalmente los administradores de proyectos bajo una metodología tradicional basada en el Modelo de desarrollo en Cascada tienden a interpretar cada iteración de una Metodología Ágil como un proyecto en sí, esto se debe al ritmo regular de entregas incrementales y el hecho que cada iteración tiene bien delimitado un inicio y final, así como un conjunto de características y requerimientos que finalmente son entregados como un producto funcional, sin embargo esta percepción es errónea. En una metodología basada en el Modelo en Cascada se describen los procesos de análisis, diseño, codificación, pruebas e implementación, los cuales son ejecutados como parte de un proyecto; en el caso de una Metodología Ágil todos los procesos son ejecutados dentro de una iteración, lo que implica la suposición lógica que una iteración es igual a un proyecto. Sin embargo, una iteración la podemos referenciar de forma más apropiada como una fase o sub-fase de un proyecto, si nos alineamos a la terminología utilizada en el PMBOK. Los proyectos se llevan a cabo para crear un resultado verdadero (PMI, 2008, p. 5), trabajando generalmente con el mismo equipo de trabajo hasta que el proyecto termine. En una Metodología Ágil, el equipo de trabajo se mantiene unido de iteración a iteración, entregando como resultado una mejora o evolución de la entrega previa. El PMBOK hace referencia a este procedimiento de trabajo como elaboración progresiva (PMI, 2008, p. 7) e incluye este concepto como una característica de algunos proyectos. Lo anterior define de forma objetiva un proyecto bajo una Metodología Ágil. El PMBOK sugiere que cada fase (iteración) debería tener una iniciación formal que describa los resultados o entregables esperados en cada fase y la ejecución de una revisión formal al finalizar para concluir la fase con una aprobación para continuar o tomar una decisión de detener el proyecto. Las iteraciones en una Metodología Ágil funcionan con las mismas premisas. El proceso de iniciación es realizado por el cliente, sea45 34 informalmente con un compromiso verbal de palabra respecto al trabajo a realizar para dar inicio o continuar, o también formalmente a través del uso de contratos. Una iteración en una Metodología Ágil inicia con sesiones de planificación para definir y delimitar que deberá ser completado y entregado en la iteración y culmina con una revisión del aprendizaje obtenido de los eventos o circunstancias observados durante la ejecución de la iteración, así como también se obtiene la aceptación del cliente sobre las características entregadas. Durante la revisión, se pueden tomar decisiones para cancelar el proyecto, tener aprobación para continuar o reevaluar los requerimientos y características deseadas para priorizarlas y seleccionar las que serán desarrolladas durante la siguiente iteración. La figura 5 demuestra como el ciclo de vida de un proyecto, como se describe en el PMBOK, pude ser mapeado al ciclo de vida de un proyecto bajo una Metodología Ágil. De hecho, el ciclo de vida de un proyecto bajo una Metodología Ágil es una estructura repetitiva (fractal), como se demuestra en la figura. Un proyecto ágil puede estar compuesto de múltiples versiones a liberar o períodos de tiempo de calendario (la unidad comúnmente utilizada es un trimestre), la cual a la vez está compuesta de iteraciones en la que el equipo de trabajo genera un incremento de código en funcionamiento (resultado). Cada iteración tiene una fase inicial, compuesta por un proceso clave de planificación, fases intermedias y una fase final, en donde se evalúa el aprendizaje de errores y logros, proceso al cual se le denomina una retrospectiva. 46 35 Figura 5 Fases y sub-fases del ciclo de vida de un proyecto bajo una metodología ágil (Fractal ágil) Es importante resaltar que un área específica en donde las metodologías ágiles discrepan con el PMBOK es el involucramiento de los interesados en el proyecto (stakeholders). En una metodología ágil, existe una alta expectativa respecto al involucramiento activo del cliente o su representante durante la ejecución del proyecto. Este es un factor crítico del proyecto, ya que esta persona o grupo define la dirección para el producto en el inicio del proyecto, delimita y prioriza el alcance de una iteración y refina la visión y ajustes del producto para cada futura iteración. El PMBOK considera que los involucrados o partes interesadas (stakeholders) influyen al inicio del proyecto y luego disminuye en el resto del mismo (PMI, 2008, p. 24). En una metodología ágil, sin embargo, el nivel de influencia de los interesados permanece fuerte durante todo el proyecto y no decrece hasta que el producto sea liberado y el proyecto sea concluido. Es importante recordar que una característica de las metodologías ágiles es que promueven y aceptan los cambios y provee un47 36 marco de trabajo para administrar los mismos a través del uso de iteraciones y desarrollo incremental, lo cual involucra realizar constantemente retroalimentación del cliente, revisiones y análisis de retrospectiva. 4.5 Procesos para la Administración del Proyecto El modelo propuesto por Edwards Deming, el cual es una modificación del modelo de Walter A. Shewhart Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar (Plan-Do- Study-Act), también es referido como el ciclo Planificar-Hacer-Revisar- Actuar (Plan-Do-Check-Act), el PMBOK reconoce este método iterativo de mejoramiento continuo y hace un mapeo entre los grupos de proceso y el ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar (ver la Figura 6). Los grupos de proceso definidos por el PMBOK son Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y finalmente Cierre. La gráfica al lado derecho de la figura 6 corresponde a la publicada en el PMBOK (PMI, 2008, P. 40) Figura 6 Planificar-Hacer-Revisar-Actuar y los grupos de proceso del PMBOK (PMI, 2008) Es importante mencionar que los grupos de procesos no son fases, más bien éstos representan un conjunto integrado de procesos aplicados de forma iterativa durante un proyecto y son revisados en base a la necesidad. Como en el caso del Ciclo de vida de un proyecto, también48 37 podemos realizar un mapeo de los grupos de procesos con la estructura repetitiva (fractal) de una metodología ágil, a continuación presentamos el cuadro con este mapeo ejemplificado: Cuadro 6 Grupos de Proceso y la estructura repetitiva (fractal) ágil Grupos de Proceso para la Administración de Proyectos Fractal Ágil Proyecto Liberación Iteración Trabajo Diario Iniciación Planificación Ejecución Monitoreo y Control Caso de Negocio Reunión de Inicio y Entrega Revisiones o Estudio de visión del proyecto, Iterativa e regulares de los Factibilidad o planificación de la incremental de entregables, contrato hoja de ruta del software progreso en el proyecto funcionando trabajo y los procesos Definición de Hoja Reunión de Entrega Revisiones de ruta y planificación de Iterativa e regulares de los liberación de liberación de incremental de entregables, versión versión software progreso en el funcionando trabajo y los procesos Reunión de Reunión de Trabajar en los Pizarras de trabajo, planificación de la planificación de la requerimientos gráficas burndown, iteración iteración y características reunión de pie hasta su diaria, aceptación entrega del cumplimiento de requerimientos y características Inicio de labores Reuniones diarias Trabajar en las Manejar los diario (el café de de pie tareas hasta su obstáculos la mañana) entrega identificados por el equipo de trabajo Cierre Retrospectiva del Proyecto Retrospectiva de la versión liberada Demostración de la iteración, revisión y retrospectiva Registrar el avance en pizarras de trabajo y gráficas burndown En las siguientes secciones de este trabajo definiremos una metodología para poder mapear las nueve áreas de conocimiento definidas para un proyecto en el PMBOK: Integración, Alcance, Tiempo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgo y Adquisiciones, para este efecto utilizaremos la técnica de mapeo por medio de tablas como se presentó en el cuadro 6.49 El Ciclo de Vida de un Proyecto en una Metodología Ágil En las dos secciones anteriores se detalló el ciclo de vida tradicional de un proyecto de software, posteriormente se inició una serie de comparaciones entre la metodología tradicional y las metodologías ágiles. Como hemos descrito anteriormente, el ciclo de vida de un proyecto en una metodología ágil se compone de una serie de fases, a las cuales llamaremos liberaciones, y de iteraciones que se ajustan al alcance definido para cada una de estas liberaciones. Se utilizará en todo momento para describir el ciclo de vida de un proyecto ágil los principios promulgados por estas metodologías: desarrollo iterativo e incremental, promulgar los requerimientos de cambio y establecer una relación fuerte con el cliente. El término ágil no solo describe lo que los equipos de trabajo están tratando de ser, también incluye cómo el equipo está tratando de llegar alcanzar el objetivo. Generalmente, las metodologías ágiles son referenciadas como metodologías manejadas por valor, lo cual es opuesto a las metodologías tradicionales manejadas por planes, comúnmente llamada modelo en cascada. En una metodología ágil, lo más importante es que la prioridad y valor de las características a incluir en el producto de un proyecto son definidas por el cliente y esto se cumple trabajando bajo los valores expresados en el manifiesto ágil. El diagrama base que utilizaremos para describir el ciclo de vida de un proyecto ágil y la metodología de trabajo propuesta para manejar proyectos ágiles alineados a las prácticas del PMBOK será el descrito anteriormente en la figura 5.50 Proyecto Ágil Llamaremos proyecto ágil a aquel proyecto que es planificado y ejecutado basado en los principios del Manifiesto Ágil. Se considera como una mejor práctica generalmente aceptada que los proyectos bajo una metodología ágil de largo plazo sean ejecutados utilizando liberaciones secuenciales o colecciones de iteraciones, con el objetivo de dividir el trabajo total del proyecto en tareas o asignaciones más pequeñas. El PMBOK se refiere a este concepto como Liberación por fases. Para dar por iniciado un proyecto ágil se requiere de al menos tres procesos: La definición de la visión, la planificación de la hoja de ruta del proyecto y la definición del backlog del producto. Estos procesos se correlacionan de cierta forma con los procesos del PMBOK: Desarrollo del acta del proyecto y desarrollar el Enunciado del Alcancel del Proyecto preliminar. Otro tipo de procesos comunes en la fase inicial de un proyecto basado en una metodología ágil son la documentación de arquitectura, la configuración del entorno, la planificación de liberaciones, la definición de estándares de programación para el equipo de desarrollo y la entrega de los incrementos de trabajo funcionando. En algunas organizaciones pueden incluirse procesos adicionales como los estudios de factibilidad, estudios de investigación y desarrollo y procesos para identificar los casos de negocio. En definitiva el nivel de detalle o granularidad deseado para una organización que quiera utilizar una metodología ágil de desarrollo estará delimitada por el equipo de trabajo, liderando esta toma de decisión el cliente o representante del cliente,51 40 quien será la persona indicada para identificar aquellos procesos que agreguen valor al producto final del proyecto. Las fases intermedias de un proyecto ágil son las liberaciones del proyecto. Una liberación de proyecto es el equivalente a un hito, con la excepción que en un proyecto ágil, el entregable del hito es en realidad un conjunto de características definidas ya funcionando en el producto. Esta liberación se puede dar de forma interna o bien externa. Como veremos más adelante una liberación está compuesta de una serie de iteraciones. El proceso final de un proyecto ágil se refiere a la retrospectiva del proyecto. Similar a un análisis post-mortem o de lecciones aprendidas, la retrospectiva del proyecto involucra a todo el equipo de administración del proyecto, los involucrados (stakeholders) y también podría incluirse al cliente, teniendo como objetivo principal la evaluación del proyecto de forma integral y la identificación de mejoras administrativas para la siguiente liberación o proyecto. En otras palabras, esto se refiere al proceso de cierre del proyecto. Aquí podremos incluir también otras actividades adicionales como el cierre de contrato con un proveedor. Figura 7 Vista desglosada de las fases de liberación de un proyecto ágil.52 Liberación de un proyecto ágil Una liberación ágil en un proyecto ágil es una fase compuesta de un conjunto de iteraciones, similares al concepto de subfases definidas en el PMBOK. Como buena práctica el tiempo recomendado para una liberación no debería sobrepasar 1 trimestre, en donde se incluirían una serie de iteraciones de trabajo. El proceso que da inicio a una liberación ágil es llamado planificación de liberación, el cual consiste en una serie de reuniones de 1 o 2 días que involucra a todo el equipo de trabajo. Este proceso es muy importante porque se define el alcance y visión de la liberación, delimita cual será el entregable de la misma y permite alinear todos los objetivos trazados para agregar valor al cliente. La fase de planificación de liberación la podemos comparar con el plan de trabajo del proyecto de un proyecto tradicional, con la excepción que el este plan se delimita a la liberación y no al plan maestro de todo el proyecto, especialmente en proyectos que son de largo plazo. A las fases intermedias que se dan dentro de una liberación las llamaremos iteraciones, las cuales se complementan con una retrospectiva, así como el proceso de cierre la misma. La figura 8 demuestra este proceso: Figura 8 Planificación de la versión a liberar, iteraciones y retrospectiva de la liberación.53 42 Las entradas para el proceso de planificación de la liberación son: una lista definida y priorizada de características o funcionalidades (backlog) y el establecimiento de una medida o estimación de velocidad determinada por el equipo del proyecto. El backlog del producto es una lista de características que serán implementadas en el producto, mientras que la velocidad es una razón de medida que identifica la razón a la cual el equipo de trabajo convierte las características del backlog en características funcionales del producto, otra forma de medir la velocidad de avance, en ausencia de una razón de velocidad, puede ser la capacidad de trabajo del equipo. El fundamento de estos elementos deberá ser la hoja de ruta y la visión definida para el producto, información que durante este proceso debe estar a la vista en todo momento. Finalmente el equipo de trabajo y el cliente definirá en esta reunión un plan de alto nivel para la serie de iteraciones que se llevarán a cabo en el proyecto. A continuación presentamos las entradas, personas y salidas definidas para la planificación de liberación: Cuadro 7 Entradas, personas y salidas de la sesión de planificación de liberación. Entradas Personas Salidas - Lista priorizada de características para el producto con estimaciones - Visión del producto - Velocidad del equipo de trabajo - Agenda - Fecha de la(s) reunión(es) (opcional) - Cliente - Equipo de desarrollo - Administrador del proyecto ágil - Líderes de equipo (opcional) - Involucrados (stakeholders) (opcional) - Plan de liberación o Supuestos o Riesgos o Puntos de acción o Dependencias o Listado de acciones para liberación. 54 43 En la figura 9 se ilustra la forma en que un plan de liberación guía el curso de, en este caso, tres iteraciones: Figura 9 Representación visual de las fases de una iteración y su relación con la lista de características (backlog). Adaptado de Scott W. Amber Iteración en un Proyecto Ágil Una iteración en un proyecto ágil representa un espacio de tiempo de trabajo. El espacio de tiempo representa la fecha de inicio y una fecha fija final en donde el equipo completa su trabajo. Como buena práctica generalmente el tiempo estimado de duración de una iteración puede ir de 1 semana a 6 semanas.55 44 Una vez se obtenga el visto bueno del cliente para iniciar una iteración, el equipo se reunirá para definir el plan de la iteración. Durante esta reunión, el equipo trabaja en conjunto con el cliente para determinar cuáles serán las características o funcionalidades que se entregarán en la iteración. Adicionalmente, el equipo detallará cada una de estas características y asignará estimaciones de tiempo definidas en horas, para finalmente sellar el compromiso de entrega de las mismas en base a las estimaciones realizadas [17]. Este proceso representa el momento en que aparecen tareas (o actividades) en un proyecto ágil, estableciendo con el equipo de trabajo los entregables y las expectativas esperadas para la iteración. Planificación de la Iteración: Como presentaremos a continuación en el Cuadro 8, las entradas y personas del proceso de planificación son casi idénticas a las del proceso de planificación de liberación. En realidad ambos procesos siguen una agenda similar, pero las salidas de cada uno son diferentes. Mientras que un plan de liberación es una representación de alto nivel de un plan estratégico para una colección de iteraciones, un plan de iteración representa un plan detallado de las tareas a realizar, la cual funciona como una guía táctica para el cumplimiento de objetivos de la iteración.56 45 Cuadro 8 Entradas, personas y salidas de la sesión de la planificación de una iteración. Entradas Personas Salidas - Lista priorizada de características para el producto con estimaciones - Visión del producto - Velocidad del equipo de trabajo - Fechas de inicio y fin de la iteración - Plan de Liberación (opcional) - Cliente - Equipo de desarrollo - Administrador del proyecto ágil - Líderes de equipo - Involucrados (stakeholders) (opcional) - Plan de la Iteración o Backlog de la iteración. o Supuestos o Riesgos o Acciones o Comunicación o Dependencias En un proyecto ágil una de las características más notables es la independencia en el manejo y administración del equipo de trabajo, el cual se vuelve autosuficiente y es el responsable de administrar su trabajo dentro de una iteración. El plan de iteración representa un punto crítico para una buena ejecución, sin embargo, como sucede con cualquier otro plan, el reflejo real de la situación se evidenciará únicamente si se tiene una disciplina para actualizar el plan de iteración. Dos procesos complementan el cierre formal de una iteración: El primero es la revisión de la iteración y el segundo la retrospectiva de la iteración. Revisión de la Iteración: La revisión de una iteración proporciona un tiempo y espacio designado para hacer toma de decisiones sobre el producto, así mismo, es una oportunidad para revisar las métricas y el progreso general obtenido durante la misma. Una revisión de la iteración es una oportunidad para analizar detalladamente las acciones positivas y negativas realizadas57 46 por el equipo de trabajo durante la iteración misma. Como se presenta en el Cuadro 9, el equipo de trabajo provee un recorrido sobre el trabajo completado durante la iteración, así mismo se revisa el trabajo que no pudo ser completado. Algunos equipos pueden aprovechar esta oportunidad para revisar las métricas de la iteración como por ejemplo la velocidad del equipo, revisiones sobre las estimaciones y el proceso de control de calidad del producto. Cuadro 9 Entradas, personas y salidas de la sesión de la revisión de una iteración. Entradas Personas Salidas - Lista priorizada de características para el producto con estimaciones - Software en funcionamiento - Métricas - Velocidad del equipo. - Cliente - Equipo de desarrollo - Administrador del proyecto ágil - Líderes de equipo - Involucrados (stakeholders) (opcional) - Retroalimentación sobre el producto - Actualización al backlog del producto. - Actualización del Plan de Liberación. Retrospectiva de una Iteración: La retrospectiva de una iteración sigue inmediatamente después de la revisión y corresponde al proceso final de cierre de una iteración. En esta reunión, el equipo identifica que funcionó correctamente en la iteración previa, que no funcionó bien, que elementos puede controlar y que acciones podrían asumir para mejorar el proceso. A diferencia de un documento postmortem del proyecto, o de lecciones aprendidas, el cual bajo una metodología tradicional se revisa y redacta al finalizar el proyecto por completo, una retrospectiva de iteración es conducida al final de cada iteración, con la idea de tener un 58 47 punto de control en la que el equipo de trabajo se detiene a analizar sus prácticas y procesos, lo cual ultimadamente llevará a la mejora integral en la ejecución del proyecto. A continuación se presenta la figura 10 que demuestra el flujo de los resultados del proceso de retrospectiva de una iteración. Las decisiones resultantes y acciones de corrección fluyen a la siguiente iteración, las acciones que el equipo puede controlar se incluyen en la lista priorizada (backlog) de la siguiente iteración, cualquier otra cosa es direccionada hacia la lista de impedimentos del administrador del proyecto ágil: Figura 10 Flujo de resultados del proceso de retrospectiva de una iteración.59 Trabajo Diario El nivel más detallado del fractal ágil del ciclo de vida de un proyecto es el trabajo diario, el cual está representado por las tareas que fueron definidas en el plan de la iteración y que deben ser completadas por el equipo de trabajo. En la figura 11 se desglosa la secuencia de actividades: Figura 11 fractal ágil Representación del nivel del trabajo diario del El Administrador del proyecto no se encarga de administrar este trabajo, por lo tanto, es responsabilidad de cada miembro del equipo la verificación del avance para sincronizar el nivel de progreso. La forma más tradicional de realizar este proceso es por medio de reuniones diarias de pié, la cual consiste en una reunión que no debe exceder los 15 minutos (por este motivo se realiza de pié), durante la cual los miembros del equipo utilizan este espacio para reportar el progreso de las actividades y hacerlo del conocimiento de los demás, esto permite que se identifiquen posibles impedimentos o problemas y se vayan adaptando cambios inmediatos para su corrección, esto permitirá cumplir con el plan de la iteración Control y Mejora Es importante tener en cuenta que el ciclo de vida de un proyecto ágil inicia con el proceso de planificación y termina con procesos de cierre como la revisión de iteración y la60 49 retrospectiva. Los equipos de trabajo acostumbrados a la ejecución y administración de proyectos bajo una metodología tradicional muy probablemente nunca han aprendido conceptos acerca de la visión, hoja de ruta del proyecto o de la planificación de una liberación bajo un contexto ágil. Sin embargo, el ciclo y procesos explicados en esta sección se consideran suficientes para administrar un proyecto ágil, éste proceso es lo suficientemente liviano para cumplir con los principios de flexibilidad, aceptación al cambio y entrega de valor promulgados por las metodologías ágiles. Es importante no perder de vista el hecho que cada paso en el ciclo de vida de un proyecto ágil debe incluir al equipo de trabajo y la responsabilidad y administración del trabajo diario es del equipo. Es fácilmente notable la diferencia entre los procesos manejados por un proyecto ágil y los definidos por el PBMOK, en un ciclo de vida de un proyecto ágil los procesos son más livianos, sin embargo existe la posibilidad de poder alinear estos procesos a las buenas prácticas y recomendaciones del PMBOK En que difiere un Proyecto Ágil de un Proyecto Tradicional? El ciclo de vida de un proyecto ágil, como se ha visto, incluye planificación y definición de planes detallados, también incluye documentación y un proceso de control de calidad o de pruebas. De hecho, es muy común que los equipos de trabajo acostumbrados a trabajar bajo una metodología tradicional (es decir en cascada y orientada a planes de trabajo) comience la adopción de las prácticas de metodologías ágiles conduciendo ciclos pequeños en cascada durante cada iteración, lo que61 50 incluye la revisión y ejecución del código generado cuando se ha cumplido 2/3 del tiempo de la iteración, en esta fase se ejecutan las pruebas e integración de los componentes generados para el producto. Aunque este procedimiento no es el ideal, es una forma menos compleja de comenzar a adoptar las prácticas de las metodologías ágiles y sobre todo de acostumbrar al equipo de trabajo a dividir todas las actividades de un proyecto en tareas más pequeñas, que puedan ser ejecutadas, completadas y verificadas en lapsos de tiempo más corto. 4.7 Alineación de las Metodologías Ágiles con las Áreas de Conocimiento del PMBOK En la sección del presente documento se describieron las 9 áreas de conocimiento establecidas por el PMBOK y su definición: Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Gestión del Tiempo del Proyecto Gestión de los Costes de Proyecto Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Así mismo, en el cuadro 1 se presentó la relación entre las áreas de conocimiento y los procesos de dirección, en donde básicamente se especifican los 44 procesos de administración del proyecto a realizar para cumplir con los lineamientos definidos por el PMBOK.62 51 A continuación se detallará en las siguientes secciones la estrategia que se puede utilizar para alinear los procesos y prácticas de las metodologías ágiles a las 9 áreas de conocimiento del PMBOK Gestión de la Integración del Proyecto. Esta área incluye los procesos necesarios para identificar, establecer, combinar, unir y coordinar las actividades y procesos de dirección de proyectos. Como se especificó en el cuadro 1 existe una serie de procesos que se deben seguir a lo largo de los grupos de procesos de un proyecto, los cuales anteriormente comparamos contra la definición de los procesos del ciclo de vida de un proyecto ágil. En un proyecto ágil la Gestión de integración del proyecto representa el momento oportuno para definir los procesos a utilizar para la administración del proyecto, los cuales deberán estar orientados a balancear la coordinación entre la ejecución del proyecto y el cumplimiento de las expectativas de los involucrados o clientes. Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado preliminar del proyecto: El Acta de Constitución del proyecto representa un documento formal utilizado para justificar, explicar, definir y finalmente autorizar un proyecto. El PMI define que el Acta de Constitución debe ser preparada por63 52 el patrocinador del proyecto, sin embargo es más común que sea el administrador del proyecto el que desarrolle esta tarea en conjunto con el administrador del proyecto. Un punto muy importante en el proceso de iniciación de un proyecto ágil es el establecimiento de la visión. El objetivo de definir la visión, es el establecimiento de los límites y alcances para el proyecto desde las necesidades y perspectiva del negocio. El autor Jim Highsmith en su libro Agile Project Management recomienda el uso de la declaración de elevador, la cual consiste en una declaración resumida diseñada para expresar la intención del proyecto en dos minutos [19]. Esta idea surge de la situación en la que se encuentra con el Gerente General de la empresa en el elevador y se tienen 2 minutos, mientras el elevador llega al piso superior, para explicarle lo que ha estado trabajando y por qué es importante que él lo conozca. La declaración utiliza el siguiente formato: - Para (Cliente Objetivo) - Quién (Declaración de la necesidad u oportunidad) - El (nombre de producto) es un (categoría del producto) - Qué (Beneficios claves, razones atractivas para comprar el producto) - A diferencia (principal competidor alternativo) - Nuestro producto (declaración de la ventaja competitiva o factor diferenciador) El resultado final debe ser una declaración sin viñetas que exprese con total claridad el producto a generar en el64 53 proyecto. A continuación se presenta un ejemplo de una declaración de elevador: Para la pequeña y mediana empresa que necesita las funcionalidades básicas de un sistema de control de relaciones de clientes, el CRM-2011 es un servicio web que permite el seguimiento, control y soporte de ventas para mejorar la relación con los clientes. A diferencia de otros paquetes nuestro producto provee servicios garantizados y a un costo moderado El siguiente cuadro representa una comparación entre las prácticas de una metodología tradicional y una ágil al momento de definir el acta de constitución del proyecto y el enunciado preliminar del proyecto. En una metodología ágil, este proceso generalmente es referido como la definición de la visión. Cuadro 10 Desarrollo del Acta de constitución y enunciado preliminar del proyecto. Proyecto Tradicional Obtener información y retroalimentación de personas apropiadas sobre los objetivos y justificaciones del proyecto Preparar un caso de negocio y la documentación asociada requerida por la empresa y/o la junta encargada de la aprobación, con el objetivo de aprobar el inicio del proyecto Utilizar la metodología tradicional de desarrollo de software definida por la empresa y prepararse acorde a sus lineamientos, procesos y prácticas Proyecto Ágil Obtener información y retroalimentación del equipo de trabajo y personas apropiadas sobre los objetivos y justificaciones del proyecto como parte de la reunión de la definición de la visión Si fuese necesario, preparar un caso de negocio y la documentación asociada requerida por le empresa y/o la junta encargada de la aprobación, con el objetivo de aprobar el inicio del proyecto Utilizar una metodología de desarrollo de software ágil y prepararse acorde a sus lineamientos, procesos y prácticas65 54 Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto: un entregable clave en el proceso de la gestión de integración es el documento del Plan de Gestión, el cual es preparado y administrado por el administrador del proyecto. Este documento contiene información detallada sobre el manejo de la ejecución, monitoreo y control del proyecto. En un proyecto ágil, en vez de definir los elementos que componen a un plan de proyecto en el inicio del mismo (alcance, EDT, calendario, riesgos, etc.), el administrador de un proyecto ágil se enfoca en la planificación de un horizonte visible que se mantenga dentro de los límites definidos en la reunión de visión. En este caso se utilizan pizarras, rota folios, post it, etc. en vez de requerir documentación formal. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles al momento de desarrollar el plan de gestión del proyecto.66 55 Cuadro 11 Desarrollo del plan de gestión del proyecto. Proyecto Tradicional Documentar formalmente el proceso de gestión del proyecto que será utilizado por el equipo ( administración de calidad, comunicaciones, manejo de riesgos, etc.), su nivel de implementación y cómo deberá ser implementado Documentar formalmente los métodos a ser utilizados para las comunicaciones con los involucrados (stakeholders) Definir el momento para ejecutar las revisiones de la forma de administración Determinar y documentar formalmente como serán monitoreados y controlados los cambios. Determinar y documentar formalmente como será realiza la administración de configuración Proyecto Ágil Iniciar con una plataforma de trabajo ágil basada en la metodología ágil que el equipo ha elegido utilizar, siguiendo sus lineamientos y terminando al fin de cada iteración para inspeccionar y adaptarse. Cumplir el principio ágil de tener visible y disponible toda la información del proyecto para los involucrados. Los administradores y otros involucrados son invitados para revisar el progreso del trabajo en cualquier momento, complementando con revisiones regulares al final de cada iteración Los cambios en el producto son identificados y manejados durante las sesiones de demostración y planificación y luego documentados en el backlog del producto. Los procesos de cambio son identificados durante las reuniones de revisión y retrospectiva y son documentados informalmente. Determinar cómo será realizada la administración de configuración como parte de acuerdos definidos en el equipo de trabajo y es documentada informalmente. Dirigir y Gestionar la Ejecución del proyecto: Las disciplinas para la ejecución, monitoreo y control se movilizan de una forma autocrática, con prácticas de dirección y control, en una metodología tradicional hacia una forma colaborativa, de trabajo en equipo y liderazgo conjunto. En un proyecto ágil si al equipo de trabajo se le provee de las herramientas necesarias, se le explica de forma clara y concisa los problemas de negocio que resolverá y se le brinda el espacio y tiempo para completar el trabajo, el equipo será capaz de auto organizarse y se convertirá en un equipo totalmente67 56 comprometido y motivado para producir productos de alta calidad en lapsos de tiempo más cortos. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la dirección y administración de la ejecución de un proyecto, el monitoreo y su control. Cuadro 12 Dirigir y Administra la Ejecución, Monitoreo y Control del Proyecto Proyecto Tradicional Proyecto Ágil Ejecución Directa. Proporcionar liderazgo y promulgar un Asegurarse de cumplir con el plan Comparar el rendimiento actual contra el planificado Aplicar acciones correctivas Obtener información del proyecto y hacer el reporte del estado del proyecto ambiente de toma de decisiones colaborativo y participativo Asegurarse de responden a los cambios siguiendo el método ágil elegido. Facilitar reuniones de revisión de iteración Facilitar reuniones de retrospectiva donde el equipo define qué acciones correctivas se llevarán a cabo. Asegurar que el equipo tenga el espacio e insumos necesarios para crear información que pueda estar visible. Facilitar reuniones de demostración y revisión. Preparar un resumen ejecutivo si es apropiado. Control integrado de Cambios: El control integrado de cambios tiene un giro dramático en las metodologías ágiles. Prevaleciendo la idea de un proceso ligero y de generar el máximo valor, el proceso de control de cambios es manejado e integrado en la rutina de trabajo diario de los equipos ágiles. Los cambios en los procesos son manejados por el equipo,68 57 mientras que los cambios en el producto son manejados por el cliente. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el control integrado de cambios. En proyectos ágiles, el control integrado de cambios es referido como la administración continua del backlog. Cuadro 13 Control integrado de cambios Proyecto Tradicional Establecer un comité o junta encargada del control de cambios Determinar y documentar las solicitudes de cambios Determinar y documentar la resolución de las solicitudes de cambios Validar la resolución de las solicitudes de cambio Determinar y documentar como los cambios afectan otras áreas del proyecto como el alcance, calendario, riesgos, etc. Proyecto Ágil El equipo de trabajo puede verse como la junta encargada del control de cambios, teniendo al cliente como el árbitro para las decisiones de cambios sobre el producto. La delimitación del alcance se realiza en base a la prioridad determinada en el backlog. Las solicitudes de cambio emergen de discusiones con el cliente durante la demostraciones del producto Los cambios a ser realizados son documentados como nuevos ítems en el backlog. Los cambios en los procesos son documentos como recomendaciones, acuerdos del equipo de trabajo y acciones identificadas en las reuniones de retrospectiva. El cliente es responsable de la aprobación completa de los ítems del backlog y su orden de prioridad. El administrador del proyecto es responsable de recordar al equipo de trabajo los acuerdos del proceso de control de cambios. Se revisa el plan al final de cada iteración y se ajusta o modifica a necesidad. Cierre del Proyecto: Las actividades de cierre del proyecto son bastante parecidas tanto para ambientes de trabajo basados en metodologías tradicionales, así como también para las ágiles. En los proyecto ágiles una tarea crítica es la69 58 retrospectiva, y realizar una la misma al final de un proyecto es vital para el aprendizaje sobre las acciones que generaron resultados positivos para el proyecto, las que no funcionaron y como se aplica este aprendizaje para mejorar proyectos futuros. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el proceso de cierre de un proyecto. Cuadro 14 Cierre del proyecto Proyecto Tradicional Cierre Administrativo (puesta en producción, aceptación final y liberación de los recursos) Cierre de Contrato (actividades y entregables definidos dentro del contrato) Entrega final del producto Lecciones Aprendidas Proyecto Ágil Cierre administrativo ( puesta en producción, aceptación final y liberación de los recursos) Cierre de Contrato (actividades y entregables definidos dentro del contrato) Entrega final del producto Retrospectiva del Proyecto Gestión del Alcance del proyecto Esta área contempla los procesos para definir y delimitar las características y funciones que caracterizan al producto o servicio resultante. En otras palabras este proceso es requerido para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para completar el proyecto satisfactoriamente. A diferencia de un proyecto tradicional, en donde el administrador de proyecto deja fijo las características del proyecto y administra el tiempo y recursos, un proyecto ágil intercambia este orden, fijando el tiempo y recursos, pero 70 59 dejando variable las características. ejemplifica esta diferencia en la siguiente figura: El Consorcio DSDM Figura 12 Proceso de cascada versus ágil (Consorcio DSDM) Planificación del Alcance: La guía del PMBOK define el plan de la administración del alcance del proyecto como la salida del proceso de planificación del alcance (PMI, 2008, p. 105). Este documento define los procesos que deberán utilizarse para definir el alcance, documentar el alcance, verificación y aceptación del alcance y entregables completados, controlar y gestionar las solicitudes de cambios en el alcance. En un proyecto ágil, los procesos incrementales e iterativos son precisamente los encargados de gestionar el alcance. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la planificación del alcance del proyecto.71 60 Cuadro 15 Planificación del Alcance Proyecto Tradicional Preparar el documento del plan de gestión del alcance del proyecto Proyecto Ágil Hacer compromiso en seguir los lineamientos del marco de trabajo que fue escogido para el proceso ágil Definición del Alcance: Las prácticas del PMBOK de definición de alcance, la creación de la Estructura de Desglose de Tareas (EDT) y la verificación del alcance, para el caso de las metodologías ágiles, ocurren de forma iterativa. En un proyecto tradicional la EDT para proyectos de software es usualmente dividida desde su nivel más alto en fases de análisis, diseño, codificación, pruebas y actividades de despliegue. Cada una de estas fases es posteriormente dividida en tareas o grupos de tareas, referidos como paquetes de trabajo en el PMBOK. En un proyecto ágil, el mecanismo de las prácticas anteriormente descritas es diferente. Primero se definen las características en un alto nivel y se plasman en el backlog del producto y luego se van realizando éstas características dentro de varias iteraciones durante la ejecución del plan de liberación. Generalmente en un proyecto ágil, primero se define la visión del producto, luego se establece la hoja de ruta del producto, para finalmente definir la planificación de liberaciones y la planificación de las iteraciones. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la definición del alcance del proyecto.72 61 Cuadro 16 Definición del Alcance Proyecto Tradicional Preparar el documento del Enunciado del Alcance del proyecto que incluye lo siguiente: Límites para el proyecto y objetivos, descripción del alcance del producto, etc. Definición de hitos principales y entregables del proyecto Definición de las especificaciones y criterios de aceptación del producto Definición de supuestos y restricciones Proyecto Ágil Realizar una reunión de visión para definir y generar una visión compartida del producto; confirmar y clarificar los límites, objetivos y alcance del proyecto haciendo uso de prácticas como la declaración del elevador. Realizar una reunión de planificación para preparar la hoja de ruta del producto, así como el plan de liberación que incluye los hitos y entregables a nivel de una iteración. Realizar una reunión de planificación de la iteración que detalle las características y tareas necesarias para completar una requerimiento y definir los criterios de aceptación del cliente En todas las reuniones de planificación se identifican y/o revisan los supuestos y restricciones. Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): Los equipos ágiles generalmente no utilizan una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) formal. En vez de esto, utilizan rota folios y pizarras para capturar el desglose del trabajo. Por tal motivo al final de una planificación de liberación, el equivalente a un EDT, deberá ser una estructura de desglose de características como se muestra en la siguiente figura: 73 62 Figura 13 Estructura de Desglose de Características A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la definición de la estructura de desglose de trabajo Cuadro 17 EDT Proyecto Tradicional Crear la Estructura de Desglose de Trabajo. Proyecto Ágil Realizar reuniones de planificación y dar al equipo la responsabilidad de desglosar el trabajo en paquetes de trabajo más pequeños (características y tareas), desplegar la información en el plan de liberación a un nivel alto y en el plan de la iteración para un nivel más detallado Verificación del Alcance: El proceso de verificación del alcance en un proyecto ágil es realizado dentro de una iteración, cuando el cliente tiene la oportunidad de revisar, validar y aceptar las características desarrolladas para el producto. Idealmente esta tarea se debe realizar a lo largo de una iteración, pero también puede suceder al final de la iteración.74 63 A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la verificación del alcance del proyecto Cuadro 18 Verificación del Alcance Proyecto Tradicional Documentar los entregables completados que han sido aceptados y los que no han sido aceptados, incluyendo las razones Documentar las solicitudes de cambio Proyecto Ágil La documentación de las características aceptadas pues realizarse de manera informal o formalmente. El Cliente actualiza el backlog Control del Alcance: El control del alcance en un proyecto ágil consiste en 2 cosas: la administración del backlog y proteger el cumplimiento de la iteración. Mientras el cliente se encarga de administrar el backlog, es el administrador del proyecto ágil el encargado de proteger al equipo de trabajo de impedimentos y distractores, así como de prevenir que el alcance cambie durante la iteración. El hecho de realizar iteraciones de corta duración, permite al administrador del proyecto negociar con el cliente la finalización de una iteración, para que los cambios re-ordenados y priorizados tomen el primer orden en la siguiente iteración. Los cambios se pueden adaptar y negociar en todo momento, siendo el cliente el encargado de definir el orden y prioridad; el administrador del proyecto se encarga de mantener actualizado el backlog para que en cada iteración se vayan ejecutando las tareas ordenadamente.75 64 A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el control del alcance del proyecto Cuadro 19 Control del Alcance Proyecto Tradicional Utilizar un sistema de control de cambios para gestionar los cambios Actualizar toda la documentación con los cambios aprobados Proyecto Ágil El cliente gestión el backlog del producto. Una vez el equipo de trabajo inicia el desarrollo para una iteración, el alcance es protegido durante este tiempo. El equipo revisa el plan de liberación y la hoja de ruta del proyecto de forma regular, realiza cambios para reflejar el nivel de progreso y las solicitudes de cambios del cliente Gestión del Tiempo del Proyecto Esta área contempla la definición de los procesos necesarios y requeridos para completar el proyecto en Tiempo. El PMBOK se refiere al desarrollo del cronograma como un proceso iterativo que determina las fechas de inicio y fin de las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma puede requerir que las estimaciones de duración y recursos serán verificadas para crear el cronograma de trabajo aprobado del proyecto contra el cual se realizará el control de avances (PMI, 2008, p. 141). Plan de Liberación Crear Cronograma de desarrollo a nivel estratégico : El plan de liberación de un proyecto ágil76 65 permite dar visibilidad de una ventana de tiempo de 3 a 6 iteraciones. Por ejemplo, si se tiene un proyecto cuya duración ocupará todo un año, el plan de liberación se podría considerar hacerlo en entregas trimestrales. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles la creación del cronograma de desarrollo a nivel estratégico Cuadro 20 Cronograma de Desarrollo a nivel estratégico Proyecto Tradicional Crear el Cronograma final del proyecto (usualmente haciendo uso de una herramienta para mostrar los diagramas de barras de Gantt, hitos y el diagrama de red) y la línea base. Actualizar los atributos, recursos, tiempo, etc. de las actividades Proyecto Ágil Facilitar la creación colaborativa del plan de liberación, teniendo como resultado el plan de liberaciones trimestrales que indica los objetivos, características a completar y estimaciones de tiempo. El equipo de trabajo actualiza el plan de liberación basado en los resultados de la iteración. Plan de Liberación Control del Cronograma a nivel estratégico : El control del cronograma se realiza por medio de la actualización y difusión del estado actual del cronograma del proyecto y gestionando los cambios en el plan que puedan impactar el cronograma. El plan de liberación de un proyecto ágil es administrado de una forma similar, excepto que el plan se mantiene a un alto nivel en vez de contener información detallada de las tareas desde el inicio al fin. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles del control del cronograma a nivel estratégico Cuadro 21 Control del Cronograma a nivel estratégico77 66 Proyecto Tradicional Actualizar el cronograma en base a cambios aprobados y actualizar la línea base Calcular la varianza del cronograma y el índice de rendimiento del cronograma Llevar control y documentación de los requerimientos de cambio Identificar y analizar las acciones correctivas recomendadas para mantener el proyecto bajo control Proyecto Ágil Facilitar la reunión de revisión para que el equipo actualice el estado del plan de liberación basado en los avances y cambios del backlog Recordar al equipo de su responsabilidad en actualizar el trabajo pendiente en el backlog, al final de cada iteración se actualiza la información y se mide la velocidad del equipo. El cliente actualiza el backlog de liberación del producto. Facilitar la discusión entre el cliente y el equipo de trabajo para definir las acciones correctivas que deben realizarse (ej: agregar una iteración adicional, agregar un equipo, eliminar características, terminar el proyecto, etc.) Definición de las Actividades: El PMBOK clasifica la definición de actividades como el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto (PMI, 2008, p. 129). En un proyecto ágil esta labor se hace de forma rutinaria, es decir, durante la ejecución de una iteración constantemente se están verificando las características a realizar y se ajustan en base a los cambios definidos por el cliente. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la definición de actividades.78 67 Cuadro 22 Definición de Actividades Proyecto Tradicional Preparar un listado de actividades mostrando todas las actividades del cronograma que deben realizarse en el proyecto Definir los atributos de las actividades como quien es el encargado, actividades predecesoras y sucesoras, restricciones, supuestos, nivel de esfuerzo, etc. Los hitos son definidos para todo el proyecto y agregados al cronograma de trabajo Los cambios solicitados durante la definición de actividades son aplicados al proceso de control de cambios Proyecto Ágil En cada iteración, el equipo desglosa las características elegidas en una lista de tareas que se convierte en el backlog de la iteración o el plan de iteración Los atributos de las actividades como el encargado y la estimación son definidos durante la reunión de planificación de la iteración y se incluyen en el plan de la iteración. Se identifican y nombran las iteraciones durante la planificación de liberación. Tradicionalmente el administrador de proyecto se refiere al resultado de una iteración como un hito. Si se descubren nuevos requerimiento durante la planificación de la iteración, el cliente debe obtener la información para agregarlos al backlog del producto. Algunas veces los nuevos requerimientos se incluyen en la nueva iteración, pero esto sucede solo si el cliente lo define de esta manera. Estimación de Duración de las Actividades: El administrador de un proyecto ágil no lleva el control de la duración de las actividades. De hecho, la duración se elimina de la actividad. Realmente es el equipo de trabajo el que define las tareas en términos de horas de esfuerzo y solo se compromete a la entrega de aquellas tareas que pueda realizar en la ventana de tiempo acordada con el cliente para la entrega. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la estimación de la duración de actividades.79 68 Cuadro 23 Estimación de la duración de las actividades. Proyecto Tradicional Proyecto Ágil Estimar la duración de las actividades Los miembros del equipo proveen estimaciones para las tareas durante la planificación de la iteración. Así mismo, durante la iteración cuando una nueva tarea es requerida o cuando una tarea existente se modifica Gestión de los Costes del Proyecto Esta área incluye los procesos necesarios para la planificación, estimación, control de costos y definición del presupuesto, buscando como objetivo que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. En el proceso tradicional de planificación del proyecto, el administrador del proyecto es responsable de la estimación de los costos del proyecto. En los proyectos ágiles, el equipo indirectamente hace la estimación de costos, ya que provee las estimaciones de las características durante la planificación de la liberación. En un proyecto ágil, la mayor parte del tiempo los miembros del equipo están dedicados a cumplir con la entrega de las características del producto en cada iteración. Por lo tanto, estimar el costo del recurso humano en un proyecto ágil debería ser menos complejo que para proyectos basados en metodologías tradicionales. El administrador de proyecto toma el costo total que representa el equipo de trabajo y lo multiplica por el número de iteraciones proyectados por el equipo en el plan de liberación.80 69 En un proceso de planificación de un proyecto tradicional, el administrador del proyecto se encarga de la creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y luego define las tareas a nivel de detalle. La estimación de cada tarea, combinado con la carga que tendrán los recursos en una tarea permite determinar el costo total del proyecto. Este forma de trabajo es conocida como estimación de abajo hacia arriba y usualmente se realiza por medio de alguna herramienta automatizada de administración de proyectos. En el caso de los proyectos ágiles las estimaciones se realizan de arriba hacia abajo, porque es imposible predecir el trabajo a nivel de tarea y sus dependencias. Adicionalmente se realizan las estimaciones de arriba hacia abajo para facilitar los cambios en los requerimientos que surgen y son aprobados por el mismo cliente y el equipo de trabajo.81 70 Cuadro 24 Tabla de Estimación de Costos de un proyecto ágil LIBERACIÓN 1 (Release A) Sprint n Sprint n + 1 Sprint n + 2 Juan 5, Juan 5, Juan 5, Pedro 4, Pedro 4, Pedro 4, Luis 7, Luis 7, Luis 7, Ricardo 4, Ricardo 4, Ricardo 4, Manuel 5, Manuel 5, Manuel 5, María 4, María 4, Marvin 3, Diseño UI (Externo) 9, Total 30, Total 33, Total 34, Servidor 8, Servidor Alfa 8, Data Center 12, Entrenamiento 4, Herramientas de Licencia de Testing 10, Testing 5, Licencia de Testing 5, Herramientas Herramientas de de Herramientas de Administración de Administración Administración de Proyecto 7, de Proyecto 3, Proyecto 3, Total 37, Total 12, Total 16, Total Recurso Humano 98, Total de Otros Costos 66, Costo Total Estimado 164, El cuadro anterior es una tabla de estimación de costos de un proyecto ágil basada en las actividades definidas durante la sesión de planificación de una liberación (release). El equipo de trabajo determinó que se requerirán tres iteraciones de un mes de duración para terminar el trabajo. Adicionalmente en el sprint 3 María estaría afuera por maternidad, en este caso el administrador de proyecto realizó una contratación subcontratada para cubrir el trabajo de María. Como se ejemplifica en el cuadro anterior, la forma de manejar la estimación de costos en un proyecto ágil debe seguir las siguientes acciones: - Definir y delimitar el backlog de la liberación a trabajar. Esta tarea se realiza durante la reunión de planificación de la liberación.82 71 - Tomar en cuenta los costos a nivel recurso humano y costos adicionales para estimar el costo total estimado de la liberación. - Cuando se trabajen proyectos llave en mano o con desembolsos pactados, se recomiendo establecer el mecanismo de pago por Liberación y si se requiere de un nivel más granular pactar los pagos por iteración (sprint). A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la estimación de los costos de un proyecto. Cuadro 25 Estimación de Costos. Proyecto Tradicional La estimación de costo de las actividades se preparan a nivel de resumen y detalle utilizando la técnica de estimación de abajo hacia arriba para que sean revisadas por la gerencia y finanzas Las solicitudes de cambio son procesadas para que se revisen utilizando el proceso de control de cambios Proyecto Ágil Las estimaciones de costo son preparadas por el administrador del proyecto ágil utilizando técnicas de estimación de arriba hacia abajo y las salidas de la reunión de planificación de la liberación. El backlog de liberación es actualizado para reflejar los requerimientos nuevos y los modificados. De estas actualizaciones, el equipo puede determinar cómo impactara en el plan de liberación, lo cual a su vez podría impactar en las estimaciones de costos Gestión de la Calidad del Proyecto Esta área incluye las actividades del equipo u organización que lidera el proyecto y que establecen las políticas, objetivos y las responsabilidades para asegurar la calidad, buscando83 72 como objetivo definidas para el mismo. que el proyecto satisfaga las necesidades El PMBOK indica que la Calidad es planificada, diseñada y debe estar construida dentro del producto y no debe ser inspeccionada. Típicamente, la planificación de la calidad requiere que el plan defina cómo se realizara el aseguramiento de calidad y las actividades del control de calidad en realización a las prácticas y políticas estándar de la organización. En un equipo ágil, los miembros del equipo también realizan estas actividades conforme a la necesidad y determinan que tecnologías y herramientas serán utilizadas para el aseguramiento y control de la calidad. Así mismo, determinan qué métricas serán evaluadas durante cada iteración. En los proyectos ágiles, el involucramiento directo del cliente permite que elevar el nivel de calidad, ya que los criterios de aceptación y de calidad son evaluados constantemente durante las iteraciones. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la planificación de la calidad de un proyecto.84 73 Cuadro 26 Planificación de la Calidad. Proyecto Tradicional Reuniones con el equipo de aseguramiento de calidad se realizan para determinar cómo implementar las políticas y estándares de calidad Se documenta formalmente el resultado del plan de la gestión de calidad y el plan de mejora de procesos Informar al equipo las métricas que serán evaluadas durante el proyecto Proyecto Ágil Se solicita al cliente y el equipo que determinen las políticas y estándares de calidad apropiados para el proyecto El resultado son los acuerdos del equipo de trabajo y los estándares de calidad y programación son documentados informalmente. Obtener conceso del equipo sobre cuáles métricas serán de beneficio para determinar y evaluar la calidad Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Esta área incluye los procesos para organizar y dirigir el equipo de trabajo de un proyecto. Esto incluye las personas a quienes se les ha asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. La práctica tradicional de la gestión de los recursos humanos se enfoca en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo de trabajo. Se identifican y asignan los roles y responsabilidades. Se desarrolla, monitorea y evalúa el conjunto de habilidades y competencias apropiadas. En contraste, en un proyecto ágil, primero se establece un equipo de trabajo multi-disciplinario que comparte un compromiso mutuo y se le permite que se auto-organice y asigne los roles que han sido identificados por el mismo equipo. Establecer un equipo multi-disciplinario significa que el equipo de desarrollo no estará compuesto únicamente por85 74 programadores. En cambio, el equipo ágil consiste en todas las personas clave necesarias para crear el incremento de trabajo: programadores, control de calidad, analistas, arquitectos, escritores técnicos, etc. Cada una de estas personas posee un conjunto de habilidades, pero al pasar del tiempo, cada persona aprenderá de los demás miembros del equipo y gradualmente le permitirá poder colaborar o apoyar a los demás para solucionar imprevistos y tareas durante una iteración. Planificación del Recurso Humano: El objetivo principal de la planificación del Recurso Humano, es crear un plan de gestión de reclutamiento para el proyecto. En el caso de los proyectos tradicionales, dado que se planifica y desde un principio se dienten desglosadas las tareas y características necesarias del producto, la planificación del recursos es cuestión de identificar los roles y asignar los recursos a cada uno de éstos. En el caso de un proyecto ágil, el equipo ágil no invierte mucho en tener todo el diseño y tareas del proyecto, por el contrario define el plan de liberación, establece las iteraciones y en base a esto se acomoda el recurso requerido para cada iteración. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la planificación del Recurso Humano de un proyecto.86 75 Cuadro 27 Planificación del Recurso Humano. Proyecto Tradicional Identificar el conjunto de habilidades requeridas y la ventana de tiempo en la que serán requeridas en el proyecto, basado en el cronograma detallado del proyecto. Registrar los resultados en un documento formal que detalle el plan de gestión de reclutamiento Proyecto Ágil Crear un equipo te trabajo multi-disciplinario dedicado; identificar a los especialistas requeridos que el equipo no tenga y el momento en el que serán requeridos, en base al plan de liberación Registrar los resultados en documentación informal (Ej; en el plan de liberación) Adquirir el Equipo de Trabajo: El tamaño de un equipo de trabajo de un proyecto ágil se encuentra generalmente entre el rango de cinco a diez miembros. Reunir un equipo de trabajo multi-disciplinario significa elegir no solo desarrolladores, sino también personal para control de calidad, analistas, arquitectos, escritores técnicos, etc. Es decir, todas las personas que serán necesarias para implementar las características del producto. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la Adquisición del equipo de trabajo de un proyecto.87 76 Cuadro 28 Adquirir el Equipo de Trabajo del Proyecto. Proyecto Tradicional Adquirir a los miembros del equipo de trabajo en base al plan de gestión de reclutamiento y actualizar la documentación formal. Cuando se requiere de negociación para obtener miembros del equipo, proporcionar fechas y/o el porcentaje de tiempo que será requerido dentro del proyecto Ahorrar costos utilizando equipos virtuales Proyecto Ágil Crear un equipo multi-disciplinario donde todos los miembros comprendan que al ser parte del equipo asumen la misma responsabilidad para la entrega del producto. Negociar para obtener miembros del equipo a tiempo completo Ahorrar costos utilizando equipos localizados en una misma ubicación, lo que incrementa la productividad y reduce los costos asociados con problemas de comunicación y diferencia de horarios. Desarrollar el Equipo de Trabajo: El desarrollo del equipo de trabajo de un proyecto ágil es similar a la de cualquier otro equipo de trabajo cuyo propósito es alcanzar un objetivo común y tienen una responsabilidad compartida. Es el equipo ágil auto-organizado el responsable de su propio desarrollo, en contra posición a un proyecto tradicional donde esta función corre por cuenta del administrador del proyecto. El objetivo del administrador de un proyecto ágil es el de facilitar las actividades que permitan mejorar la cohesión del equipo y aumentar el rendimiento, proporcionar el ambiente ideal para que el equipo pueda realizar su trabajo y eliminar los impedimentos que impidan que el equipo alcance sus objetivos. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el desarrollo de un equipo de trabajo de un proyecto.88 77 Cuadro 29 Desarrollar el Equipo de Trabajo del Proyecto. Proyecto Tradicional Mejorar las habilidades interpersonales como la empatía, saber escuchar, resolución de problemas y la facilitación. La ubicación en un mismo lugar del equipo de trabajo es una buena estrategia. El uso de equipos virtuales reducirá la frecuencia de reuniones Promulgar actividades que fomenten la creación de confianza y buenas relaciones laborales en el equipo de trabajo Establecer políticas o reglas para el equipo para definir los valores y las expectativas Reconocer y premiar el comportamiento deseado Realizar evaluaciones de desempeño del equipo Proyecto Ágil Mejorar las habilidades interpersonales como la empatía, saber escuchar, resolución de problemas y la facilitación. La ubicación en un mismo lugar del equipo es la estrategia preferida; desafortunadamente, el uso de equipos virtuales limitara la frecuencia de las reuniones. Las actividades que fomentan la creación de confianza y buenas relaciones laborales son parte del marco de trabajo en un proyecto ágil. Facilitar la creación de reglas de uso común y acuerdos de forma de trabajo del equipo para definir los valores y expectativas Proporcionar un ambiente para generar equipos motivados brindando oportunidades al equipo Facilitar las retrospectivas para evaluar el desempeño del equipo y determinar las posibles mejoras Gestionar el Equipo de Trabajo: El proceso de gestión del equipo de trabajo tradicionalmente incluye la observación, monitoreo y las correcciones en el rendimiento del equipo. En un proyecto ágil durante las revisiones de Iteración y la reunión de retrospectiva el equipo evalúa el trabajo realizado y el/los proceso(s) aplicados y realiza cambios o ajustes para mejorar el desempeño. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la gestión del equipo de trabajo de un proyecto.89 78 Cuadro 30 Gestión del Equipo de Trabajo. Proyecto Tradicional Observar el trabajo y actitudes de los miembros del equipo; tener conversaciones para mantener el contacto. Elaborar evaluaciones de desempeño a los miembros del equipo Aplicar acciones preventivas y correctivas como el entrenamiento cruzado o entrenamiento adicional para el personal, cambios en el equipo, acciones disciplinarias y reconocimientos y recompensas. Proyecto Ágil Sentarse con el equipo y entrenarlo, ayudando a sus miembros a estar enfocados en el objetivo y realizando correcciones conforme sean necesarias. Evitar realizar evaluaciones de desempeño individuales, en vez de esto, entrenar a los miembros del equipo a utilizar reuniones cara-a-cara y así obtener retroalimentación en tiempo real Facilitar las revisiones de iteración y retrospectivas donde se obtienen recomendaciones de desempeño, se evalúan y luego el equipo decide si son implementadas Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Esta área incluye todos los procesos necesarios para garantizar la generación, recolección, distribución, resguardo, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Estos procesos proveen los mecanismos necesarios para asegurar comunicaciones efectivas. Diremos que las comunicaciones efectivas significan no solo el intercambio de información, sino también es el resultado en que ambas partes (emisor y receptor) entienden el significado de la información. En un proyecto ágil la comunicación tiene un papel muy importante, sin embargo en contraposición con las metodologías tradicionales, en donde se deben establecer no solo los mecanismos sino también los niveles jerárquicos de comunicación, en el caso de un proyecto ágil todo el equipo de90 79 trabajo comparte una misma responsabilidad y se eliminan las estructuras jerárquicas, por tal motivo el flujo de la información se de forma más natural, el mecanismo preferido de comunicación es verbal y cara a cara, sin embargo también puede existir documentación formal (contratos, pólizas, etc.), así como también informal (correos, pizarras, rota folios, etc.). Planificación de las Comunicaciones: En el PMBOK para el proceso de planificación Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el éxito del proyecto (PMI, 2008, p. 251). Los involucrados requieren información precisa y actualizada para la correcta toma de decisiones en el proyecto. Tanto para un proyecto ágil, así como para un proyecto tradicional, la planificación de las comunicaciones requiere determinar quién necesita la información, con qué frecuencia y cuáles son los mejores métodos de comunicación. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el desarrollo del plan de comunicación de un proyecto.91 80 Cuadro 31 Desarrollo del Plan de Comunicaciones. Proyecto Tradicional Determinar cuándo, cómo y quién realizara la comunicación de información importante acerca del proyecto Preparar el documento del Plan de Comunicaciones del Proyecto Proyecto Ágil Determinar cuándo, cómo y quién realizara la comunicación de información importante acerca del proyecto El equipo determina el mejor método para mantener una comunicación constante y en tiempo real y continuar un proceso más formal de comunicaciones durante todas las reuniones de planificación (a nivel de visión, liberación, iteración y diario). Distribución de Información: El PMBOK indica que el proceso de Distribución de Información es vital para la ejecución del plan de comunicaciones. El equipo de trabajo y el administrador del proyecto comparten la responsabilidad de definir qué información debe ser distribuida y con igual nivel de importancia se debe determinar el medio más efectivo de distribución. En general para los proyectos ágiles, las reuniones cara-a-cara son el medio más efectivo para realizar la comunicación y la resolución de conflictos con el cliente. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para distribución de información de un proyecto.92 81 Cuadro 32 Distribución de Información. Proyecto Tradicional Describir y analizar las habilidades de comunicación Definir sistemas para la recopilación y recuperación de la información del proyecto Describir los métodos de distribución de información Utilizar procesos de lecciones aprendidas para transmitir información Proyecto Ágil Utilizar comunicación cara-a-cara como el método principal. La recopilación y recuperación de información debe ser fácil de mantener por el equipo de trabajo y de fácil acceso para el cliente y los involucrados. Mantenerlo simple. Utilizar las fechas de inicio y fin de iteración como ciclos naturales para reportar. Definir con el equipo de trabajo los mejores medios de distribución de información. Utilizar las retrospectivas de iteración al finalizarla como medio de comunicación interna para definir los planes de mejora. Gestionar a los Interesados: La principal diferencia en la Gestión de interesados entre un proyecto tradicional y uno ágil, es que en el último el equipo de trabajo es el mismo encargado de resolver sus propios problemas, por el hecho de tener involucrado al cliente en el equipo de trabajo, la gestión de información para los interesados es de carácter constante y actualizada. Mientras que en los proyectos tradicionalmente se hace una comunicación o gestión asincrónica por medio de minutas o documentos informativos (ej: Boletines). A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la gestión de interesados de un proyecto.93 82 Cuadro 33 Gestión de Interesados. Proyecto Tradicional Describir los métodos de comunicación a ser utilizados en el proyecto Utilizar una bitácora de problemas de comunicación y su resolución Comunicar las solicitudes de cambio aprobadas y las acciones correctivas para encarrilar nuevamente al proyecto en su rumbo. Proyecto Ágil Promulgar la comunicación cara-a-cara cuando sea posible. Utilizar otros reportes como suplemento cuando no se pueda reunir en persona con el cliente. El equipo designa los problemas que no pueden ser resueltos inmediatamente como impedimentos. Estos y otros impedimentos son gestionados por el administrador del proyecto y son comunicados por medio de las reuniones de planificación. Facilitar el equipo y el cliente la actualización del plan de liberación y el backlog del producto. El cliente deberá tener acceso a la revisión de las solicitudes de cambio en cualquier momento y definirá en reuniones de planificación, iteración o retrospectiva si serán aprobados o no Gestión de los Riesgos del Proyecto Esta área incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos y el control y seguimiento de un proyecto. Su principal objetivo es minimizar la probabilidad y el impacto de los eventos no esperados y adversos para el proyecto. La principal diferencia en la Gestión de riesgos de un proyecto tradicional y un proyecto ágil radica en el nivel de formalidad y documentación que se utilizará para documentar el plan para gestionar los riesgos del proyecto. Planificación de la Gestión de Riesgos: En un proyecto ágil no se requiere el uso de documentación formal para la gestión94 83 de riesgos, sin embargo esto no quiere decir que no se documenta nada o no se defina formalmente un plan. En este caso será el equipo de trabajo el que defina y planifique la mejor forma para gestionar los riesgos en el proyecto. Generalmente en la reunión de planificación de la liberación, o de planificación de iteración, o de una retrospectiva, se analiza y define el plan para mitigar los posibles riesgos a identificarse dentro del proyecto. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la planificación de la gestión de riesgos de un proyecto. Cuadro 34 Planificación de la Gestión de Riesgos. Proyecto Tradicional Reuniones con la gerencia o alta dirección se utilizan para decidir el método de gestión de riesgos a utilizar Se documenta formalmente el proceso definido para la gestión de riesgos Proyecto Ágil El equipo de trabajo determina el método apropiado de gestión de riesgos a utilizar El proceso acordado por el equipo de trabajo puede o no ser documentado. Lo importante es obtener el consenso de todos los miembros del equipo. Identificación de Riesgos: La identificación de riesgos según el PMBOK es el proceso por el cual se determinan los riesgos que puedan afectar el proyecto y se documentan sus características (PMI, 2008, p. 273). En proyectos tradicionales la identificación de riesgos es conducida en reuniones con una parte de los miembros del equipo, quienes utilizan una lista de verificación, documentan las revisiones, hacen un análisis de supuestos y recopilan información adicional para identificar los riesgos del proyecto. En un proyecto ágil, el equipo completo realiza este mismo ejercicio, pero de una forma iterativa95 84 durante las reuniones de planificación, registrando la información obtenida en pizarras o rota folios. En general el equipo de trabajo se enfoca en buscar respuestas a las preguntas Qué supuestos estamos asumiendo? Y Qué preocupaciones tenemos? A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la identificación de riesgos de un proyecto. Cuadro 35 Identificación de Riesgos. Proyecto Tradicional Identificar los riesgos utilizando una lista de verificación, documentar revisiones, obtener información, análisis de supuestos y diagramación Se realiza en reuniones limitadas (es decir, se incluye solo una parte del equipo) Se documenta formalmente Proyecto Ágil Identificar los riesgos utilizando análisis de supuestos y recopilando información Se realiza en todas las reuniones de planificación con todo el equipo Se documenta informalmente haciendo uso de notas, un tablero de información o cartelera. Análisis de Riesgos: El análisis de riesgos tiene que ver con la identificación de riesgos, su priorización y determinación de que riesgos deberán tener respuesta. En proyectos tradicionales se utilizan el análisis cuantitativo (se asignan valores reales en base al costo y el impacto que puede ocurrir en el proyecto) y el análisis cualitativo (utilizando juicio de expertos, experiencia e intuición). En un proyecto ágil generalmente se realiza el análisis cualitativo, debido a que los ciclos o iteraciones son más constantes y repetitivos. Sin embargo, al igual que en un proyecto tradicional, la forma objetiva de determinar la priorización de riesgos es por medio de la probabilidad y el impacto.96 85 A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el análisis de riesgos de un proyecto. Cuadro 36 Análisis de Riesgos. Proyecto Tradicional Utiliza análisis cualitativo y cuantitativo La priorización de los riesgos se hace utilizando la probabilidad y el impacto Se categorizan los riesgos identificados Se documentan formalmente los riesgos Proyecto Ágil Utiliza análisis cualitativo La priorización o grupos de riesgos se hace utilizando la probabilidad y el impacto Se categorizan los riesgos identificados Se documentan informalmente los riesgos Planificación de la Respuesta a los riesgos: Desarrollar acciones y alternativas para reducir las amenazas e incrementar las oportunidades se realiza tanto en proyectos tradicionales, así como también en proyecto ágiles. La única diferencia es que en los proyectos ágiles el equipo completo de trabajo participa y define los riesgos, también la frecuencia de este proceso es más alta que en un proyecto tradicional. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la planificación de la respuesta a los riesgos de un proyecto. Cuadro 37 Planificación de respuesta a los Riesgos. Proyecto Tradicional Una o más personas son delgadas para desarrollar una estrategia para atacar los riesgos Se pueden evitar los riesgos Se mitigan los riesgos Se utilizan planes de contingencia Se aceptan los riesgos Proyecto Ágil El equipo completo define la estrategia para atacar los riesgos Se pueden evitar los riesgos Se mitigan los riesgos Se utiliza un plan de contención Se evaden los riesgos97 86 Seguimiento y Control de los Riesgos: El Seguimiento y control de los riesgos implica identificar nuevos riesgos, monitorear y validar los riesgos identificados, y monitorear y revisar las respuestas a los riesgos. El método más común para esta tarea es el uso de auditorías. En un proyecto ágil todos mencionado anteriormente también es realizado. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el seguimiento y control de los riesgos de un proyecto. Cuadro 38 Seguimiento y control de los Riesgos. Proyecto Tradicional Se reevalúa en reuniones formales la gestión de riesgos Se hace auditoría a los riesgos de manera formal o como parte de las reunión de revisión Proyecto Ágil Se reevalúa en reuniones de planificación y retrospectiva la gestión de riesgos Se hace auditoría en las reuniones de retrospectiva Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Esta área incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo. Así mismo, se incluyen los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para la administración de contratos u órdenes de compra. De forma general, la planificación, escritura y gestión de contratos es muy similar tanto para los proyectos tradicionales, así como también para los proyectos ágiles, con la única excepción que en un proyecto ágil es importante capacitar a98 87 los interesados para que realmente comprendan la forma y el significado de trabajar un proyecto de forma ágil. Planificar las Compras y Adquisiciones: Según el PMBOK Planificar las adquisiciones es el procesos que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores (PMI, 2008, p. 316). En este sentido un proyecto ágil y un proyecto tradicional comparten el mismo proceso para la planificación de las compras. En un proyecto ágil, la toma de decisiones para las decisiones de compra se expande para incluir la opinión del equipo de trabajo. Se da empoderamiento al equipo para investigar y compartir opiniones y conocimiento en la medida de lo posible. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el plan de compras y adquisiciones de un proyecto. Cuadro 39 Planificar las compras y adquisiciones. Proyecto Tradicional Proyecto Ágil Desarrollar el plan de la gestión de Solicitar el apoyo del Equipo para obtener adquisiciones basado en la información de la EDT, el enunciado del alcance del proyecto y el plan de gestión del proyecto una visión de la hoja de ruta del producto y el plan de liberación, para encontrar su relación con las actividades de adquisición Determinar el tipo de contrato Definir la mejor alternativa para la definición del contrato Crear un enunciado del contrato de trabajo Crear un enunciado del contrato de trabajo que detalle los requerimientos para el basado en la opinión del equipo vendedor Hacer análisis de hacer o comprar Solicitar al equipo que investigue los posibles caminos para tomar la decisión de hacer o comprar la funcionalidad99 88 Planificar la Contratación: La planificación de contratación incluye las actividades necesarias para preparar los documentos para la selección de vendedores y para la solicitud de propuestas para los vendedores. Generalmente esta información es trasladada en la forma de una solicitud de propuesta o RFP (Request For Proposal). Cuando el equipo de trabajo o el administrador del proyecto ha identificado una decisión de compra, es necesario preparar toda la documentación necesaria para solicitar la respuesta de los vendedores. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el plan de contratación de un proyecto. Cuadro 40 Plan de Contratación. Proyecto Tradicional Crear los documentos para las adquisiciones Crear un criterio de evaluación para elegir al mejor vendedor Proyecto Ágil Reunirse con el equipo de trabajo para determinar la mejor forma de transcribir los requerimientos en una solicitud de propuesta (RFP) El equipo establece y revisa los candidatos potenciales utilizando sus propios criterios de evaluación. Solicitar Respuesta de los Vendedores: En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales (PMI, 2008, p. 328). Una buena práctica, que aplica a proyectos tradicionales y ágiles, es comunicarse directamente con los vendedores que100 89 están licitando para el proyecto. Las respuestas de los vendedores toman tiempo y algunas veces esto implica un costo substancial. Asegurarse que el vendedor realmente comprenda los requerimientos y necesidades planteados para el proyecto permitirá obtener una propuesta más alineada a la visión y alcancel del proyecto. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la solicitud de respuesta de los vendedores de un proyecto. Cuadro 41 Solicitud de Respuesta de los vendedores. Proyecto Tradicional Proyecto Ágil Realizar conferencias de licitadores Realizar conferencias de licitadores y asegurarse de enfatizar las expectativas requeridas para que el vendedor cumpla con las prácticas ágiles esperadas. Crear una lista de vendedores calificados Revisar la lista de vendedores calificados y depurarla eliminando aquellos que no cumplan con alguna necesidad ágil requerida Crear el paquete de documentación para los vendedores calificados Crear el paquete de documentación para los vendedores calificados, se solicita a los miembros del equipo que verifiquen las necesidades ágiles identificadas. Recibir propuestas de los vendedores Recibir propuestas de los vendedores y revisarlas con el equipo de trabajo. Administración y Cierre del Contrato: La administración del contrato se realiza para asegurar que ambas partes cumplan con las obligaciones establecidas en el contrato. En palabras simples, el vendedor administra el contrato para asegurarse que el comprador realice los pagos, y el comprador administra el contrato para asegurarse que el cliente cumpla con los requerimientos y expectativas establecidas.101 90 Para un proyecto tradicional, así como para un proyecto ágil, es recomendable que el proceso de administración del contrato se realice no solo desde el punto de vista financiero, también es requerido llevar un estricto control de calidad para verificar que la entrega del vendedor se haga con la funcionalidad requerida, en el tiempo pactado y en el costo definido. A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para la Administración del contrato de un proyecto. Cuadro 42 Administración del contrato. Proyecto Tradicional Determinar cuál es la mejor forma de administrar el contrato (revisiones de desempeño, auditorías, control de pagos, control de cambios, etc). Proyecto Ágil Involucrar al equipo para definir las expectativas en el contrato, familiarizar al vendedor con el plan de liberación y sus obligaciones asociadas al mismo y ayudar a monitorear el plan de trabajo, costo y desempeño técnico del vendedor por medio de reuniones periódicas de revisión. El proceso de cierre de contrato en sentido general significa que el administrador del proyecto formalmente hace el proceso de cierre o terminación del contrato desde el punto de vista administrativo. Esto significa que los pagos han sido realizados, los archivos y documentación han sido actualizados para reflejar el nivel de progreso y entrega contra lo definido en el contrato y luego acumular toda la información necesaria para realizar la retrospectiva del proyecto (en metodología tradicional el documento post mortem).102 91 A continuación presentamos un cuadro comparativo entre las prácticas tradicionales y las ágiles para el cierre del contrato de un proyecto. Cuadro 43 Cierre del contrato. Proyecto Tradicional Cerrar el contrato y actualizar la información sobre el vendedor Proyecto Ágil Cerrar el contrato confirmando la aceptación de los entregables por el cliente. Actualizar registros y realizar la retrospectiva del proyecto.103 92 5 CONCLUSIONES A continuación se presentan las conclusiones a las que se llegó después de la elaboración de este proyecto: Las prácticas ágiles en los últimos años ha tenido un crecimiento y adopción importante en la gestión de proyectos desde organizaciones pequeñas hasta corporaciones multi-nacionales. Los administradores de proyectos pueden utilizar las prácticas ágiles para gestionar con éxito la administración del proyecto, el control de cambios, mejorar la comunicación, reducción de costos, aumentar la productividad y enfocarse en crear valor para el cliente en el producto resultante del proyecto. Las prácticas ágiles agregan valor a las organizaciones que las implementan por las siguientes características: o Se tiene una mejor disposición a las necesidades cambiantes del negocio, lo que permite a la organización poder agregar, modificar o eliminar los requerimientos. o El involucramiento al 100% del cliente en el equipo de trabajo permite una continua y anticipada retroalimentación. Esto mejora exponencialmente la calidad y aceptación del producto o El proceso de entrega iterativo, permite de forma recurrente entregar incrementos en la construcción del producto final, es decir, en lugar de una sola entrega completa al final del proyecto, se hacen entregas periódicas del producto basadas en las características que agregan valor. o Las prácticas y principios ágiles exigen disciplina y se enfocan siempre en agregar valor.104 93 Por medio de la metodología definida en este trabajo, se ha demostrado que es posible administrar un proyecto basado en metodologías ágiles siguiendo los lineamientos definidos por el PMBOK. Si bien es notable que existan diferencias, estas son más de forma que fondo. La práctica de metodologías ágiles no implica la eliminación de documentación y planificación formal utilizada en los proyectos tradicionales, este ha sido un grave error que muchos Administradores de proyectos come al hacer la comparación contra metodologías tradicionales. En un proyecto ágil se documenta únicamente la información que por regulaciones u obligaciones contractuales se deben hacer, así como los documentos que el equipo de trabajo considere necesarios. El rol de administrador de proyecto en un proyecto ágil es el de ser un facilitador para el equipo de trabajo y el cliente. En proyectos tradicionales es el Administrador del proyecto el que tiene el poder, quien dirige, organiza, presiona e informa en todo momento el estado y progresos del proyecto. Sin embargo, en el caso de un proyecto ágil esta labor es responsabilidad exclusiva del equipo de trabajo y el cliente.105 94 6 RECOMENDACIONES A continuación se detallan las recomendaciones: Para ejecutar satisfactoriamente un proyecto utilizando una metodología de trabajo es requerido que el equipo de trabajo esté formado por miembros dedicados 100% de su tiempo al proyecto. De lo contrario no se podrán generar entregas iterativas en lapsos de tiempo corto y esto desvirtúa el objetivo de cumplir con los requerimientos y la fecha de entrega acordados con el cliente. El involucramiento del negocio en el equipo de trabajo es fundamental para cumplir con los objetivos del proyecto. En general esto aplica a metodologías tradicionales, así como también para las ágiles. Sin embargo, debido a que un proyecto ágil valora más la colaboración del cliente sobre una negociación en un documento o contrato, la falta de participación del negocio puede prevenir que el equipo de trabajo pueda alcanzar su máximo potencial y su habilidad de entregar lo que el cliente realmente quiere y necesita. Un administrador de proyectos debe actualizarse constantemente y conocer las prácticas ágiles. A partir del 2 de febrero del año 2011 el Project Management Institute presentó a sus miembros su nueva certificación basada en la filosofía del Manifiesto Ágil. Esta nueva certificación tiene el nombre PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP). Para adoptar el uso de metodologías ágiles en una organización, independientemente de su tamaño, no es requerido que el 100% de sus proyectos se basen en el nuevo esquema de trabajo. Se recomienda poner a prueba un proyecto que no sea de carácter crítico, que no sea de larga duración y que sea un proyecto en donde exista un interés106 95 genuino de parte del negocio en generar el producto lo más rápido posible y con la mayor calidad posible.107 96 7 BIBLIOGRAFIA [17] Beck Kent. Extreme Programming Explained. Boston, Adisson-Weley, 2000), xvi. [1] Boehm, B.: A View of 20th and 21st Century Software Engineering. In: 28th international conference on Software engineering, pp Shanghai, China (2006) [5] Craig Larman y Victor R. Basili, Iterative & Incremental Development: A Brief History, IEEE, Estados Unidos. (2003). [10] Fretty Peter. Reconciling Differences. PM Network, Abril 2005, 40p. 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Managing the Development of Large Software Systems: Concepts and Techniques. Los Angeles, California. (1987, p. 329).109 98 8 ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO Fecha: 18 de agosto de Información principal y autorización de proyecto Áreas de conocimiento / procesos: -Alcance del proyecto. -Tiempo del proyecto. -Recursos humanos del proyecto. -Comunicaciones del proyecto. -Procuración del Proyecto -Riesgo del Proyecto Nombre de Proyecto Aplicación de los Principios de administración de proyectos del PMI a metodologías ágiles de desarrollo de software. Área de aplicación (sector / actividad): Proyectos del área de Tecnología e Información. Fecha de inicio del proyecto: Agosto de Fecha tentativa de finalización del proyecto: Noviembre Objetivos del proyecto (general y específicos): Objetivo General: Elaborar una investigación orientada a identificar todos los aspectos necesarios a tomar en cuenta para manejar la administración de un proyecto de software basado en una metodología ágil y alineada a los principios del PMBOK 2008, permitiendo de esta manera mejorar la entrega de los proyectos en términos de tiempo, alcance y recursos. Objetivos Específicos: Identificar los beneficios y características de las metodologías ágiles existentes para la administración de un proyecto de software Determinar un modelo de Administración de Proyectos alineado a las necesidades empresariales y los principios dictados por el PMBOK 2008 para que puedan ser aplicados a las metodologías ágiles de desarrollo de software. Elaborar una metodología de trabajo basada en principios del PMBOK 2008 y aplicable a proyectos administrados bajo metodologías ágiles. Descripción del producto y entregables (relacionados con el objetivo110 99 general y específicos respectivamente): Formular una metodología de trabajo para la Administración de Proyectos bajo los estándares del PMBOK 2008 y que puedan ser aplicables al desarrollo de proyectos de software basados en metodologías ágiles, permitiendo que la Gerencia de IT pueda lograr los objetivos estratégicos del negocio, mejore el control y ejecución de los proyectos, y pueda optimizar el uso de sus recursos. Esta propuesta deberá comprender los siguientes entregables: Identificar las metodologías de desarrollo ágil existentes Análisis de los procedimientos y documentos actualmente utilizados por estas metodologías Definición de una metodología de trabajo de desarrollo ágil basada en los estándares del PMBOK 2008, lo cual incluye: o Definición de procedimientos o Definición de Documentación a utilizar o Presentación y análisis de información de la ejecución de un proyecto o Definición de indicadores estratégicos para evaluar un proyecto. Conclusiones y recomendaciones Necesidad del proyecto (lo que da origen): Derivado del incremento en el uso y adopción de metodologías ágiles, así como la adopción de métodos tradicionales para la administración de proyectos, un gran número de organizaciones se encuentran en el dilema de identificar cuál de los dos métodos es más efectivo y ad hoc a las necesidades de sus proyectos de desarrollo de software. El resultado del incremento en la adopción de ambos métodos: el tradicional y el ágil, se da por el conflicto y confusión que a menudo surge de la diferencia entre los principios de administración de proyectos y las técnicas de cada uno de estos métodos propone. Los métodos ágiles no son solo una forma de desarrollar software, estos requieren de la adopción de enfoques particulares de administración de proyectos para utilizarlos. El ámbito de aplicación de los métodos ágiles va más allá de las actividades del equipo de programadores y cambia la forma en que patrocinadores, usuarios y stakeholders se comprometen en un proyecto. De igual forma los enfoques ágiles emplean diferentes procesos para la planificación, ejecución y control. Ante la necesidad de las empresas de aplicar los principios de desarrollo de111 100 software ágiles y cumplir con un alineamiento a las recomendaciones del PMBOK 2008, se elaborará este proyecto de investigación para documentar, analizar y presentar conclusiones sobre la factibilidad de lograrlo. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): En general la metodología de desarrollo de software ágil basado en los principios del PMBOK 2008 deberá tomar en cuenta los siguientes objetivos: Asesoría Evaluación de proyectos Planificación Coordinación Apoyo en la evaluación de soluciones Información, Documentación y retroalimentación periódica En general muchos de estos objetivos planteados han sido alcanzados por las diferentes organizaciones en el manejo de proyectos de software, sin embargo, hoy en día la Gerencia de IT necesita optimizar el control y seguimiento de los proyectos para garantizar el cumplimiento de los requerimientos de negocio. En general, se espera que con la implementación de una metodología estándar y basada en mejores prácticas, el administrador de un proyecto de software pueda: a) Mejorar el servicio de administración de proyectos para las diferentes áreas de negocio. b) Definir e implementas los procesos, métodos e indicadores para el monitoreo, control y evaluación de los diferentes proyectos c) Implementar el uso de mejores prácticas de administración de proyectos, así como también estandarizar los procesos y d) Alinear los objetivos de cada proyecto a los objetivos estratégicos definidos por la corporación. A la vez se podría obtener la ventaja de tener una estructura organizacional que propicie un mejor manejo de los recursos, reducción en los errores y fracasos de los proyectos, así como, la identificación de los proyectos alineados con los objetivos de la empresa. Como resultado de la metodología de administración de proyectos la Gerencia112 101 de IT podrá proveer un mejor servicio a sus clientes e informar de manera oportuna y estratégica a los diferentes involucrados (stakeholders) el avance y control de un proyecto de software. Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: El principal elemento para lograr la aceptación de una nueva metodología para la administración de proyectos es el respaldo de la Gerencia de IT y de las demás gerencias, ya que para lograr poner en funcionamiento los cambios propuestos se necesitará realizar modificaciones en las formas de trabajo, sus políticas y posiblemente las estructuras de organización utilizadas en los proyectos. Entre las restricciones o limitantes que se pueden encontrar tenemos: Que la nueva metodología sea considerada como una amenaza por los Gerentes de proyectos. No contar con el aval de la Gerencia de IT y otras gerencias de la organización Resistencia al cambio, sobre todo a nivel de la cultura organizacional de la empresa. Identificación de grupos de interés (stakeholders): Cliente(s) directo(s): Gerencia de IT, Gerencia financiera y Gerencia General, personal involucrado en los proyectos de las diferentes áreas de gestión administrativas Clientes indirectos: Usuarios del software creado Director del Proyecto: Ing. Carlos A. Lone Hecho por: Ing. Carlos Lone Aprobado por: Manuel Alvarez Cervantes Equipo del Proyecto: Gerente Corporativo de IT. Gerentes de Proyectos de la PMO. Líder o coordinador del proyecto. Firma: Firma:113 Anexo 2: EDT 102 114 103 Mostrar más
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