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Timestamp: 2020-08-04 00:14:30+00:00

Document:
Acreditar parentesco con hermana.
Consulta No. 3495 ante la Oficina Asesora Jurídica
NARELLA RODRÍGUEZ SALAMANCA
E- mail nrsalamanca@yahoo.com.mx
Asunto: Acreditar parentesco con hermana, CN-03, radicación ER 47569 de fecha 20 de diciembre de 2006
Fecha: 09 de enero de 2007
Apreciada señora Narella:
Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para acreditar parentesco con su hermana.
Ley 92 de 1938
Decreto ley 1260 de 1970
Sra. Narella Rodríguez Salamanca
Como quiera que su consulta es muy amplia, le respondo de manera general.
El Registro del Estado Civil, el cual comprende, entre otros, los nacimientos, matrimonios y defunciones, como función del Estado, se estableció en 1883, con la creación del Código Civil. Para cumplir con esta función, se expidió la ley 57 de 1887, que en el artículo 22, aceptaba, como prueba principal de los nacimientos, matrimonios y defunciones, ocurridos en el seno de la Iglesia Católica, las actas parroquiales de bautizos, matrimonios y defunciones.
El artículo 22 de la ley 57 de 1887, dispone: “Se tendrán y admitirán como pruebas principales del estado civil, respecto de nacimientos, o matrimonios, o defunciones de personas bautizadas, o casadas, o muertas en el seno de la Iglesia Católica, las certificaciones que con las formalidades legales expidan los respectivos sacerdotes párrocos...”
A partir de la vigencia de la ley 92 de 1938, ( 15 de junio de 1938), en su artículo 18 establece “Solo tendrán el carácter de pruebas principales del Estado civil respecto de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y adopciones que se verifiquen con posterioridad a ella, las copias auténticas de las partidas del registro del estado civil, expedidas por los funcionarios de que trata la presente ley.”
La misma ley señala en su artículo 1º quienes son los encargados de llevar el registro del Estado Civil, son “ los Notarios, y en los Municipios donde no haya este funcionario, el Alcalde Municipal, y los funcionarios consulares de Colombia en el Exterior, y los corregidores e inspectores de policía debidamente autorizados”.
El decreto ley 1260 de 1970, estableció como prueba única del estado civil, para los nacimientos, matrimonios y defunciones ocurridos después de su vigencia, los registros civiles.
Así las cosas, dependiendo de su fecha de nacimiento y el de su hermana, para acreditar parentesco con ella, debe aportar los registros civiles de nacimiento o las
partidas de bautizo, según el caso. También, se puede complementar con el registro civil de matrimonio o partida eclesiástica de matrimonio de sus padres, o la prueba que acredite el reconocimiento como hija extramatrimonial.
Carlina Gómez Durán
Revisó Edilpa
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Derechos Notariales por concepto de expedición de más de 20 páginas.
JAIME HERNAN CORREA OREJUELA
Notario Quinto del Círculo de Cali
Calle 18 N No. 7N – 04
Asunto: Derechos Notariales por concepto de expedición de más de 20 páginas- Central de Inversiones. CN – 02, radicación ER 47044 de fecha 19 de diciembre de 2006
Apreciado doctor Correa Orejuela:
En el asunto descrito, solicita concepto en el sentido de determinar si según oficio JIC-1335-06 del 15 de noviembre de 2006, suscrito por la doctora Liliana Gutiérrez Pino, Coordinadora Jurídica de Inmuebles, Sucursal Cali de Central de Inversiones S.A., con el cual le solicitan copias de unas escrituras públicas, dando aplicación a lo dispuesto por el literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, relacionado con la exención del pago de derechos notariales sobre las primeras 20 páginas, es procedente, o por el contrario Usted tiene razón, en el sentido de que deben cancelar la totalidad de las copias solicitadas.
Resolución No. 7880 del 28 de diciembre de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro
Dr. Jaime Hernán Correa Orejuela
El literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, expresa: “ Cuando las copias de los instrumentos en que intervengan exclusivamente las Entidades Estatales, se requieran para adelantar investigaciones al interior de éstas o para aportar a procesos en que actúen en calidad de demandadas o demandantes, no se causarán derechos notariales siempre que el número total de las copias solicitadas para los fines indicados no exceda de 20 páginas. A partir de este número tendrán un costo igual al de las copias que soliciten las personas naturales o jurídicas no exentas”.
La anterior disposición, se consagra en igual forma en el literal ñ. de la resolución No. 7880 de 2006, por la cual se modifica la resolución 7600 del mismo año, la cual actualiza las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial.
Efectuado el estudio correspondiente a la solicitud a Usted presentada por Central de Inversiones, se observa que en ésta están consignando que las copias de las escrituras se requieren para “realizar al interior de la misma investigaciones necesarias para determinar la tradición de todos aquellos bienes que le pertenecen...”; manifestación ésta que está consagrada en el artículo anteriormente transcrito, para el no cobro de las primeras 20 páginas.
El literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, a efecto de la exención de pago de derechos notariales para las primeras 20 páginas, expresa que “cuando las copias de los instrumentos en que intervengan exclusivamente las Entidades Estatales...”, quiere decir, que para que estén exentos, los documentos o las escrituras públicas de las cuales solicitan copias, ha debido intervenir como otorgante exclusivamente una entidad estatal.
Por lo anterior, compartimos parcialmente la respuesta dada por Usted con oficio del 01 de diciembre de 2006 a Central de Inversiones S.A.
En conclusión, corresponde a Central de Inversiones S.A., pagar la totalidad de las copias solicitadas.
Proyectó: GEVB / 12-01-07 / Revisó: Edilpa
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Expedición copias registro civil de nacimiento para matrimonio en el exterior.
Consulta No. 3545 ante la Oficina Asesora Jurídica
CESAR ALBERTO BARRERA CONTRERAS
Calle 163 B No. 50 – 64 Interior 6 Apto. 420
Asunto: Expedición copias registro civil de nacimiento para matrimonio en el exterior, CN – 03, radicación ER 48289 de fecha 28 de diciembre de 2006
Apreciado señor Barrera Contreras:
En el asunto descrito, solicita certificación relacionada con las funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro frente a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo concerniente a la expedición de copias de registros civiles de nacimiento válidos para contraer matrimonio en el exterior.
Resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil
Sr. Cesar Alberto Barrera Contreras
Por mandato del artículo 266 de la Constitución Política, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, “la dirección y organización del registro del estado civil y la identificación de las personas(...).
Según decreto 2158 de 1992, modificado por el decreto 302 de 2004, por el cual se modifica la reestructura de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sus artículos 2º y 3º numerales 3.1, 3.7, establece entre otras funciones , la de ejercer la inspección y vigilancia sobre las Notarias (...) e imponer sanciones por la violación de las normas vigentes que rigen los servicios a su cargo.
La función de inspección y vigilancia a las notarias se hacen a través de la Dirección de Vigilancia, como lo establece el artículo 17 del decreto citado.
Por sentencia C- 896 de 1999 , la Corte Constitucional señaló que la Registraduría Nacional del Estado Civil, es la responsable de dirigir y organizar el Registro del Estado Civil.
Por resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil, facultó a los notarios para llevar en forma compartida con los Registradores del Estado Civil, el servicio de registro del estado civil.
La ley 962 de 2005, en su artículo 77, modificó el artículo 118 del decreto ley 1260 de 1970, el cual quedará así: son encargados de llevar el registro civil de las personas:
1.- Dentro del territorio nacional los Registradores Especiales, Auxiliares y Municipales del Estado Civil.
La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá autorizar excepcional y fundadamente, a los Notarios, a los Alcaldes Municipales, a los Corregidores e Inspectores de Policía, a los Jefes o Gobernadores de los cabildos indígenas, para llevar el registro del estado civil...”
Como quiera que los Notarios por resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil, fueron facultados para llevar en forma compartida con los Registradores del Estado Civil, el servicio de registro del estado civil, éstos continúan con dicha función.
El artículo 110 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposan en sus archivos.
Los certificados contendrán cuando menos los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate.
Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza.
A su turno, el artículo 1º. del decreto 278 de 1972, por el cual se reglamenta la expedición y uso de copias y certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimiento de que trata el artículo 115 del d.l. 1260 de 1970, dispone: “ Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimientos se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha de nacimiento.
El parágrafo del artículo 21 de la ley 962 de 2005 expresa: “Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración de matrimonio, eventos éstos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso inferior a tres meses”.
Así las cosas, en Colombia son válidas las copias de los registros civiles que expidan tanto los Notarios como los Registradores del Estado Civil.
En el caso en consulta, como la copia del registro civil de nacimiento correspondiente a Esmeralda Rosa Barrios Fontalvo, indicativo serial No.
37639307, fue expedida por el Registrador del Estado Civil de Luruaco, Atlántico, funcionario facultado para llevar el registro civil, ésta es valida; y como va a ser utilizada en el exterior para efecto de contraer matrimonio, debe ir con la diligencia de la “apostille”.
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Constitución de empresa unipersonal de interdicto.
Para: Guillermo Enrique Vallejo Ángel
Notario sexto
Cra 14 n.º 12 – 15 de Pereira
Asunto: constitución de empresa unipersonal de interdicto
Código -CN 006 --- ER 47038/529/865-06
En atención a su comunicación, mediante la cual consulta acerca de la viabilidad o no, de que el curador de un interdicto constituya a favor de éste una empresa unipersonal y aporte para tal fin, bienes inmuebles que conforman el patrimonio de su representado, sin que para ello cuente con autorización judicial; agrega, que si al caso le es aplicable el artículo 103 del Código de Comercio y la decisión de la Corte Constitucional (sentencia C-716-06). Al respecto le manifiesto:
Código Civil: arts. 483 y ss, 1504, 1741
Código de Comercio: arts. 103 y 111
Artículo 103. Subrogado por el artículo 2º de la Ley 222 de 1995. Los incapaces no podrán ser socios de sociedades colectivas ni gestores de sociedades en comandita.
En los demás casos, podrán ser socios, siempre que actúen por conducto de sus representantes o con su autorización, según el caso. Para el aporte de derechos reales sobre inmuebles, bastará el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 111. (...)”. (Lo tachado fue declarado inexequible por la Corte Constitucional, Sentencia C- 716 de 2006).
Ley 222 de 1995, Ley 1014 de 2006 y Decreto n.º 4463 de 2006, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006.
Decreto 960 de 1970: arts. 6º y 21
De conformidad al artículo 71 de la ley 222 de 1995, “[m]ediante la Empresa
Unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil”, y agrega, que una vez inscrita en el registro mercantil, se forma una persona jurídica, es decir, que es distinta al empresario e independiente a éste.
Según la Guía n.º 24 de la Cámara de Comercio de Bogotá, a partir del registro existen dos sujetos de derecho con personalidad jurídica, perfectamente diferenciados: por un lado la empresa unipersonal que adquiere la categoría de comerciante y, por otro lado, la persona natural o jurídica que dio origen a la primera. Cada una tiene su propio patrimonio y su capacidad para realizar la actividad económica organizada que se ha propuesto.
Así las cosas, la persona que aporta su patrimonio a la constitución de una empresa unipersonal, se desprende del dominio, pues efectúa una “transferencia” a favor de la E.U. En el caso de aporte de bienes inmuebles, ésta debe constituirse por escritura pública e inscribirse en la respectiva oficina de registro.
De acuerdo al artículo 103 del Código de Comercio, los incapaces no pueden ser socios de sociedades en donde comprometan ilimitadamente su patrimonio o responsabilidad y deben actuar por conducto de sus representantes o con su autorización. Esa disposición señalaba, que cuando el incapaz aportara bienes inmuebles, sólo bastaba la inscripción de la escritura ante las oficinas de registro, es decir, que la ley 222 de 1995, había abolido el requisito de la licencia judicial aludida en el Código Civil.
La Corte Constitucional al estudiar la parte final del mencionado artículo, dijo en la sentencia C-716 de 2006, que el Legislador, al eliminar la licencia judicial para el aporte de bienes inmuebles de incapaces, los desprotegió, al no establecer una medida alterna efectiva y conducente que ampare sus intereses frente a esos derechos reales. En uno de sus considerandos, dijo esa Corporación:
(...) lo cierto es que al hacer aportes de derechos reales sobre inmuebles los incapaces dejan de tener en cabeza suya una inversión segura, protegida especialmente por el ordenamiento jurídico, para cambiarla por otra sujeta a mayores posibilidades de ganancia o pérdida. Y que, además, es cierto también que por este camino la ley tolera la pretermisión de la licencia judicial que de manera general la ley civil exige para proceder a los actos dispositivos o al gravamen sobre bienes inmuebles de incapaces.
En otro de sus apartes justificó la permanencia de la licencia judicial, así
(...) la autorización judicial previa al aporte en sociedad de derechos reales de incapaces sobre bienes inmuebles sí constitu[ye] una medida necesaria y conducente para proteger sus intereses, en cuanto (i) era previa y por lo tanto de carácter preventivo; (ii) permitía la intervención del juez y el representante del ministerio público, autoridades imparciales a la hora de evaluar la utilidad o necesidad del acto; (iii) no toleraba que, por vía de un aporte en sociedad sin más requisitos que el de la inscripción de la escritura respectiva en la oficina de registro, se pretermitieran todas las demás normas del Código Civil que exigen licencia judicial para actos dispositivos o de gravamen sobre bienes de incapaces; (iv) favorecía que en cabeza de los incapaces se mantuvieran derechos a los que históricamente se les concede especial valía y se protegen mediante un régimen jurídico especial; (v) conjuraba el peligro de actos jurídicos irresponsables o dolosos respecto de los derechos de los incapaces.
Con fundamento en la anteriores consideraciones, la Corte declaró la inexequibilidad de la expresión demandada, y como consecuencia señaló, que “en adelante el aporte en sociedad de derechos reales sobre inmuebles en cabeza de incapaces se sujetará al requerimiento previo de licencia judicial, y a los demás requisitos exigidos conforme a las reglas generales de la legislación civil”.
Con base en la normatividad reseñada y en la sentencia C-716 de 2006, esta oficina conceptúa, que el aporte de bienes inmuebles para la constitución de una empresa unipersonal de un incapaz, quien actua a través de su curador, requiere de licencia judicial previa, de acuerdo a lo establecido por el artículo 483 del C.C. , 822 y 103 del C. de Comercio y por expresa remisión del artículo 80 de la ley 222 de 1995.
Proyectó Edilpa
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Liquidación de derechos notariales en aumento de capital de Gecelca.
Consulta No. 3097 ante la Oficina Asesora Jurídica
Para: Doctor Ricardo Rodríguez Yee
Presidente GECELCA S.A. E.S.P.
CRA 55 No 72-109
Asunto: Liquidación de derechos notariales en aumento de capital de Gecelca.
CN-006 Sociedades
Radicación ER40112 de fecha 07-11-2007
Fecha: 9 de Enero de 2007
El doctor Ricardo Rodríguez Yee en calidad de representante legal de la Empresa de Servicios Públicos generadora y comercializadora de la Empresa de energía del caribe S.A. GECELCA S.A. E.S.P., tal como lo indica el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Barranquilla , solicita se realice la liquidación de los derechos notariales por aumento de capital social de la Empresa por la suma de $699.990.000.000, en consideración a que el capital actual es de $10.000.000. y luego del aumento de capital, por la suma mencionada quedará en $700.000.000.000.
Resolución No 7880 de 28 de diciembre de 2006
El articulo 461 del Código de Comercio señala: “Son de economía mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas de derecho privado y a la jurisdicción ordinaria salvo disposición en contrario”.
Por su parte el Consejo de Estado ha señalado el carácter de autonomía administrativa que poseen estas sociedades y por ello precisa que están sometidas como regla general a la órbita del derecho privado, representado primordialmente en materia sustantiva por el Código Civil y el Código de Comercio, y en materia procedimental, por el Código de Procedimiento Civil, y por vía de excepción, están sometidas al derecho público, en aspectos atinentes a su creación, organización y control fiscal y en general las que tienen que ver con sus relaciones con la administración central, en los casos en los cuales la ley les ha conferido funciones de carácter administrativo, como cuando se les atribuye competencias que normalmente le corresponden al Estado, en materia laboral y en las actividades de dirección y confianza desarrolladas por personas que tengan calidad de empleados públicos.
Tratándose entonces de una sociedad de economía mixta, la liquidación de derechos notariales se debe hacer teniendo en cuenta la norma especial consagrada en el articulo 25 de la resolución No 7880 de 28 de diciembre de 2006, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro la cual señala:
“Constitución y reformas estatutarias de Sociedades de Economía Mixta. Los derechos notariales que se causen por la escritura de constitución de Sociedades de Economía Mixta del orden nacional, departamental o municipal, se liquidarán sobre la base de los aportes de los particulares y de las entidades no exentas que intervengan en el acto, los cuales pagarán en proporción a los mismos. En las escrituras referentes a reformas estatutarias que impliquen aumento de capital, la asunción del pago de los respectivos derechos correrá a cargo de tales organismos, tomando como base el incremento dado”, (ver literal a del articulo 15.
El artículo 54 de la misma resolución señala los actos exentos que no causan derecho alguno.
El literal n) establece: “Las actuaciones en aquellos documentos e instrumentos públicos en que intervengan exclusivamente las entidades Estatales, a excepción de la Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos notariales que se llegaren a causar”.
La liquidación propiamente dicha debe realizarla la notaria donde se otorgue la escritura pública correspondiente.
La liquidación de los derechos notariales, por aumento de capital social de la Empresa GECELCA S.A. E.S.P., como Sociedad de Economía mixta debe hacerse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 del la resolución 7880 de 2006, es decir, tomando como base el incremento de capital, aplicando para tal efecto la regla contenida en el literal b) del artículo 1º de la resolución de tarifas.
De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia.
CARLINA GOMEZ DURAN
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E).
Proyecto: LSB. Reviso: Edilpa.
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Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento.
Bogotá, D.C. 19 de septiembre de 2006
OAJ- 1322
NELSON SAMBONI BERMEO
Calle 10 No. 11 A – 17
Asunto: Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento, CN-03, radicación ER 32759 de fecha 14 de septiembre de 2006
Apreciado doctor Samboni Bermeo:
Solicita en el asunto descrito, copia del registro civil de nacimiento de la señora Irma Castro Zúñiga, registrada en la Notaría Única del Círculo de Mercaderes, Caldas, cuyos archivos fueron trasladados a la Registraduría Municipal del Estado Civil de esa localidad; igualmente solicita en el evento de no localizarse el registro, su reconstrucción.
No está al alcance de esta Superintendencia satisfacer el requerimiento hecho por usted, toda vez que no contamos con un archivo central de inscripciones ni poseemos banco de datos en materia de registro civil.
El organismo facultado legalmente para prestar el servicio y centralizar la información del registro civil mediante los duplicados que le envían periódicamente los distintos funcionarios encargados de la prestación de este servicio en el país,
Dr. Nelson Samboni Bermeo
es la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicado en la Avenida El Dorado – 46 – 20 CAN de esta ciudad.
El artículo 99 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “ Los folios, libros y actas del registro civil que se extraviaren, destruyeren o desfiguraren, serán reconstruidos con base en el ejemplar duplicado, y a falta de éste, con fundamento en su reproducción fotográfica o en copia auténtica del mismo, y en defecto de ellas, acudiendo a los restos de aquellos y a los documentos que reposan en el archivo, o a documentos fidedignos que suministren los interesados...
La reconstrucción será ordenada y practicada por la oficina central, previa comprobación sumaria de la falta, y plena de la conformidad de las copias o de la pertinencia y autenticidad de los otros documentos”.
Y el artículo 12 del decreto 2158 de 1970, expresa: Las funciones que el decreto ley 1260 de 1970 asigna a la oficina o archivo central del registro del estado civil en sus artículos 65, 89, 92, 99 y 113, serán ejercidas por la Superintendencia de Notariado y Registro...”
No obstante expresar la norma anterior que es de competencia de esta entidad, como quiera que por mandato constitucional se le atribuyó la función de organizar y dirigir el registro civil a la señora Registradora del Estado Civil, es a la Registraduría Nacional del Estado Civil a quien le compete ordenar la reconstrucción solicitada.
Por lo anterior, con oficio OAJ- 1321 de fecha 19 de septiembre del año en curso, dimos traslado de su petición por competencia al organismo en mención, copia del cual anexo.
Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Anexo lo anunciado (01 folio)
GEVB / 19-09-06 / CGD
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Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.
Consulta No. 2700 ante la Oficina Asesora Jurídica
ALEXIS DEL CARMEN SAGBINI CABRERA
Notario Único del Círculo de Calamar
Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35167 de fecha 02 de octubre de 2006
Fecha: 04 de octubre de 2006
Apreciado doctor Alexis del Carmen:
Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para corregir el registro civil de nacimiento correspondiente a Yina Paola Ortiz Caliz, en cuanto al nombre de los testigos, y quién debe otorgar la escritura pública de corrección, por cuanto la inscrita es mayor de edad y le ha sido imposible sacar la cédula de ciudadanía por el error que presenta su registro civil de nacimiento.
El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil Hoja No. 2
Dr. Alexis del Carmen Sagbini Cabrera
y la identificación de las personas.
Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.
Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.
Decreto 960 de 1970, artículo 24
El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.
Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”
El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260
de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”
El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”
El documento legal de identificación de la inscrita es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.
El procedimiento a seguir es el de otorgar una escritura pública por parte de la inscrita Yeni Paola, quien deberá identificarse con su cédula de ciudadanía o con un documento auténtico, dejando constancia del documento de que se trata y que la identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.
Si la otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.
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Autenticación documento redactado en idioma diferente al español.
Consulta No. 2498 ante la Oficina Asesora Jurídica
Para: Señor MIGUEL ALBERTO GÓMEZ VÉLEZE-
mail miguel.gomez@minrelext.gov.co
Asunto: Autenticación documento redactado en idioma diferente al español, CN – 07, radicación ER 32337 de fecha 12 de septiembre de 2006
Apreciado señor Gómez Vélez:
Consulta en el asunto descrito, si es viable realizar la diligencia de autenticación de firmas en documentos redactados en otro idioma diferente al español.Marco jurídico:Artículos 68, 73 y 77 del decreto ley 960 de 1970, los cuales definen y señalan los procedimientos para llevar a cabo las diligencias de reconocimiento de contenido y firma y autenticación.Artículo 252 del C.P.C., que señala: “Documento auténtico.
Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.El documento privado es auténtico en los siguientes casos:1. Si ha sido reconocido ante el Juez o Notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido...”Hoja No. 2Sr. Miguel Alberto Gómez VélezConsideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:Es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el reconocimiento de un documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. ( art. 68 D.L. 960 de 1970 ).
La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos.
También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.De conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del decreto ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.
El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados.La autenticación de la firma, no implica que el notario tenga que leer el documento, esta diligencia se refiere es al hecho de haber sido realmente otorgado un documento por la persona y la manera que en tal instrumento se expresa.
De acuerdo con lo anterior, no existe norma legal que impida autenticar una firma en un documento que venga en idioma diferente al español, toda vez, que el Notario está dando fe en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, o que corresponde a la que se encuentra registrada en la Notaría.
GEVB / 20-09-06 / CGD
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Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana.
Consulta No. 2570 ante la Oficina Asesora Jurídica
MARIA DEL PILAR HERRERA VERGARA
Notaria Primera del Círculo de Chía
Centro Comercial Plaza Chía (Cafam)
Asunto: Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana, CN-03, radicación ER 33284 de fecha 18 de septiembre de 2006
Apreciada doctora María del Pilar:
Consulta en el asunto descrito, los requisitos para la celebración de matrimonio civil ante Notario, entre un extranjero divorciado y con hijos menores, con una colombiana.
Además consulta lo siguiente:
1. Puede el Notario Aceptar divorcio bajo el amparo de la legislación del sistema Anglo Sajón sin traducción y legalización?
2. Cómo se procede respecto al inventario solemne de los bienes del menor exigido en nuestra legislación?
3. Es viable celebrar matrimonios cuando uno de los contrayentes no tiene intención de fijar su domicilio en Colombia?
Dra. María del Pilar Herrera Vergara
Estos documentos deberán tener una vigencia inferior a tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición –( art. 1°. decreto 1556 de 1989 ) .
El artículo 3° del decreto 2668 de 1988, dispone: “ ... Si de segundas nupcias se trata, se acompañarán, además, el registro civil de defunción del cónyuge con quien se estuvo unido en matrimonio anterior o los registros civiles donde conste la sentencia de divorcio o de nulidad o de dispensa pontificia, debidamente registrada y un inventario solemne de bienes, en caso de existir hijos, en la forma prevista por la ley. “
Además de los documentos citados, el extranjero para la celebración del matrimonio debe aportar el documento idóneo de identificación, que es el pasaporte vigente, cédula de extranjería o el carnet que expide la Dirección del Protocolo; la visa, o el permiso de ingreso, deben estar vigentes. ( Instrucción administrativa No. 04 del 11 de enero de 2006), No se requiere visa especial para contraer matrimonio, (Instrucción administrativa No. 01 del 26 de enero de 2005).
Si el extranjero otorga poder para que lo representen en la celebración del matrimonio, es decir, no viene al país, no se requiere ninguno de los documentos de identificación arriba señalados, por lo tanto el poder puede ser otorgado ante la competente autoridad extranjera, identificándose con el documento idóneo en ese país u otorgarlo ante Cónsul Colombiano en el exterior.
El certificado de soltería o sus equivalentes, lo debe expedir la autoridad competente del lugar de origen del extranjero. Los equivalentes al certificado de soltería, son aquéllos documentos que se utilicen en el país de origen para acreditar el estado de soltería, éstos dependen de cada país.
Respecto al inventario de bienes, si en España no existen jueces de familia para efecto del nombramiento de curador, debe existir alguna autoridad que haga sus veces y es ésta a quien le corresponde elaborar dicho inventario, si no existe quién elabore el inventario, deberá anexar certificación en tal sentido, expedida por autoridad competente. Lo anterior, por cuanto la ley no menciona excepción alguna respecto al inventario de bienes en tratándose de extranjeros.
El artículo 5° del decreto 2820 de 1974, que modificó al artículo 169 del Código Civil, expresa: “ La persona que teniendo hijos (de precedente matrimonio) bajo su patria potestad, o bajo su tutela o curatela, quisiere (volver a) casarse, deberá proceder al inventario solemne de los bienes que esté administrando.
Para la confección de este inventario se dará a dichos hijos un curador especial “.
Nota: Las xpresiones puestas entre paréntisis, fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional, en Sentencia C-289 de 2000, MP. Dr. Antonio Barrera Carbonell.
Y el artículo 6° Ibídem, señala: “ El artículo 170 del C.C. quedará así: Habrá lugar al nombramiento de curador aunque los hijos no tengan bienes propios de ninguna clase en poder del padre o de la madre. Cuando así fuere, deberá el curador especial testificarlo “.
El nombramiento de curador especial es obligatorio, no importa que el hijo sea o no propietario de bienes. Cuando carece de bienes, la gestión del guardador se limita a verificar la falta de éstos.
De las normas anteriores, se desprende que así no existan bienes, debe nombrarse un curador especial al menor, a fín de que testifique lo anterior.
Los documentos otorgados en el país extranjero, deberán presentarse debidamente legalizados ante la autoridad que delega cada país para apostillar (Convención de la Haya de octubre 5 de 1961, ley 455 de 1998), o presentarse debidamente legalizados por el Cónsul Colombiano en el respectivo país y abonada la firma de éste por el Ministerio de Relaciones Exteriores, documentos aquéllos que se acompañarán con la respectiva traducción oficial cuando fuere el caso- (artículo 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil ).
Respecto a su última inquietud, el decreto 2668 de 1988, no menciona en ninguno de sus apartes, que los futuros contrayentes deban tener la intención de domiciliarse en Colombia, luego no es causal de abstención de aceptar la solicitud.
Proyectó: GEVB / 21-09-06 / Revisó: CGD
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Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare
Consulta No. 2739 ante la Oficina Asesora Jurídica
JORGE EIDER MOLINA ALVAREZ
Delegado Departamental de la
Calle 10 Carrera 24 Av. Los Colonizadores
Asunto: Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, CN – 03, radicación ER 35305 de fecha 02 de octubre de 2006.
Apreciado doctor Molina Alvarez:
Consulta en el asunto descrito, el ámbito de jurisdicción de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, respecto de la facultad de registrar civilmente a personas nacidas fuera de la jurisdicción de dicha localidad.
Decreto ley 960 de 1970
El artículo 46 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción territorial en que hayan tenido lugar. Si el nacimiento ocurre durante viaje dentro del territorio, o fuera de él, la inscripción se hará en lugar en que aquél termine”.(negrillas fuera de texto)
Artículo 34 ibídem, señala: “Los funcionarios encargados del registro del estado civil podrán recoger los denuncios y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo puestos en hospitales y clínicas, y acudiendo al domicilio de los interesados, a instancia de ellos”.
Dr. Jorge E. Molina Alvarez
El artículo 104 de la misma normatividad, dispone: “ Desde el punto de vista formal son nulas las inscripciones:
1. Cuando el funcionario actúe fuera de los límites territoriales de su competencia...”
El artículo 2 del decreto ley 960 de 1970, en concordancia con el artículo 23, expresa: “ La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial”.
De las normas anteriores, se desprende que el Notario ejerce su función notarial dentro de su circunscripción territorial, y que los nacimientos ocurridos dentro del territorio nacional, sólo podrán inscribirse en la oficina encargada de llevar el registro civil del lugar dónde éste ocurrió. En el evento de inscribirse en lugar diferente al de su ocurrencia, la inscripción quedaría viciada de nulidad formal.
De otra parte, le informo que el Círculo Notarial de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, comprende los municipios de Guaviare, Calamar, El Retorno y Miraflores.
Lo anterior significa que el Notario Único del Círculo de San José del Guaviare, puede ejercer sus funciones dentro de la circunscripción territorial que demarque su círculo notarial.
Aquello que le está prohibido al Notario es desplazarse por fuera de su círculo a prestar el servicio que le demanden los usuarios, toda vez que estaría invadiendo competencia territorial, y en este caso las escrituras y las inscripciones en el registro civil, quedarían viciadas de nulidad formal ( numeral 1º art. 99 decreto ley 960 de 1970 y numeral 1º del decreto 1260 de 1970), a la vez que el notario compromete su responsabilidad, por tratarse de una conducta que atenta contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial (artículo 198 Ibidem ).
Revisó: GEVB
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Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo
Consulta No.2808 ante la Oficina Asesora Jurídica
JULIA AMPARO RUIZ QUIROGA
Notaria Única del Círculo de Tocancipa
Asunto: Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, CN- 03, radicación ER 36380 de fecha 10 de octubre de 2006
Apreciada doctora Julia Amparo:
Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para efectuar la corrección del registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, en cuanto al nombre de sus padres.
Lo anterior, por cuanto en la partida de bautizo de la inscrita el nombre de los padres aparece diferente a como se consignó en el registro civil de nacimiento y a como aparece en su partida de bautizo y partida eclesiástica de matrimonio.
Dra. Julia Amparo Ruíz Quiroga
El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte suya para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.
Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, se observa que la prueba principal del estado civil de los padres de la inscrita, son las partidas eclesiásticas de bautismo, por haber nacido antes del 15 de junio de 1938, al igual que la partida eclesiástica de matrimonio, por haberse celebrado antes de la fecha en mención.
Tanto en la partida de bautizo, como en la de matrimonio y la cédula de ciudadanía el padre de Ligia Emma, aparece como José Luís Francisco Misael Velásquez Rojas (aparece como R. , pero teniendo en cuenta que a uno le corresponde como segundo apellido el primero de la madre, y la madre aparece como Rojas, el segundo apellido es Rojas).
Así las cosas, es procedente corregir el registro civil de nacimiento de la señora Ligia Emma, en cuanto al nombre del padre y de la madre, mediante el otorgamiento de escritura pública, aportando para ello además de los documentos que Usted estime pertinentes, copia de las partidas eclesiásticas de bautizo de los padres, partida eclesiástica de matrimonio de éstos y partida eclesiástica de bautizo de la señora Ligia Emma, corregida en cuanto al nombre de los padres.
Si le asiste duda en cuanto al documento de identificación del padre y declarante del nacimiento de Ligia Emma, en razón a que en el registro aparece C.de C. No. 417.622 y la fotocopia que aporta el número de la cédula de ciudadanía es 8.145, puede solicitar a la interesada le allegue certificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la cual conste antes de 1953 fecha en que le fue expedida la C. de C. No. 8.145, qué número de cédula tenía.
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Corrección registro civil de nacimiento
Consulta No. 2759 ante la Oficina Asesora Jurídica
JUAN CARLOS PROCEL RAMÍREZ
Carrera 13 A No. 90 – 21 Oficina 209
Asunto: Corrección registro civil de nacimiento, CN – 03, radicación ER 35710 de fecha 05 de octubre de 2006
Fecha: 09 de octubre de 2006
Apreciado doctor Procel Ramírez:
Solicita en el asunto descrito, se corrija el registro civil de nacimiento de la señora Claudia Marcela Téllez Hahn, con el fin de ajustarlo a la realidad.
En su petición, no consigna la corrección pretendida, no obstante de los documentos aportados se presume que se pretende corregir el registro civil de nacimiento de su mandante, en cuanto al nombre del padre, toda vez que se consignó en el espacio correspondiente al nombre del padre, el nombre de la madre de la inscrita.
Dr. Juan Carlos Procel Ramírez
El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte del Notario Tercero del Círculo de Bogotá para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento en comento, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del Decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.
Efectuado el estudio correspondiente a la fotocopia aportada del registro civil de nacimiento correspondiente a Claudia Marcela Téllez Hahn, se observa que la inscripción se efectuó con base en testigos, luego no existe documento antecedente de la inscripción.
En el registro se observa que en el espacio dispuesto para consignar el nombre del padre, se consignó el nombre de la madre de la inscrita, repitiéndose éste en el espacio dispuesto para el nombre de la madre y además que es hija legítima. Al consignar que es hija legítima, se presume que entre los padres existe matrimonio
y como quiera que el hijo de mujer casada se presume hijo del marido, (artículo 213 del C.C.), la corrección pretendida puede efectuarse otorgando una escritura pública de corrección de registro civil, para lo cual la inscrita deberá aportar además de los documentos que el Notario considere pertinentes, copia del registro civil de matrimonio de los padres, ya que éstos se casaron con anterioridad al nacimiento de la señora Claudia Marcela, es decir el matrimonio se celebró el 05 de mayo de 1953 y el nacimiento ocurrió el 04 de octubre de 1960.
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Consulta No. 2733 ante la Oficina Asesora Jurídica
ENNY MARÍA CONRADO HERNÁNDEZ
Carrera 21 C No. 28 – 04
Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35517 de fecha 04 de octubre de 2006
Fecha: 05 de octubre de 2006
Apreciada señora Enny María:
Consulta en el asunto descrito, lo siguiente:
1. Un menor de 14 años fue registrado en el año 2000, por lo que su registro es del nuevo sistema y tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
2. Al cumplir los 18 años se acerca a la Registraduría para que le expidan la cédula de ciudadanía, lo cual no es posible porque el registro no está grabado por lo que no tiene asignado el NUIP EQUIVALENTE, sólo tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
3. La grabación no es posible por errores en el registro, corregibles mediante escritura pública.
4. La escritura pública no la autoriza el Notario, porque el inscrito ya es mayor de edad.
5. No se le puede expedir la cédula por lo esbozado en los hechos 2 y 3, y tampoco puede otorgar escritura pública, por no tener cédula.
Sra. Enny María Conrado Hernández
Cuál es la solución para este ciudadano? Debe el Notario autorizar la escritura pública sin la cédula, Cuál es la solución?
1. Se calificó una inscripción por correo y como documento base anexó al formato la declaración de dos testigos.
2. La declaración extraproceso se llevó a cabo ante un Registrador Municipal del Estado Civil, en aplicación del artículo 10 de la ley 769 de 2005, Antitrámites.
3. La oficina de destino realizó la devolución de la inscripción, por cuanto las declaraciones deben hacerse ante Notario.
4. El artículo 10 de la ley antitrámites, no aplica para el funcionario de destino y sí para quien califica
Debe el funcionario aceptar la inscripción con base en ese documento?
El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil .
Ley 962 de 2005 (Antitrámites)
El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”
El documento legal de identificación del inscrito es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.
En el evento de que el Notario lo identifique con un documento auténtico diferente a la cédula de ciudadanía, debe dejar constancia del documento de que se trata y que lo identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.
Si el otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.
De otra parte, me permito transcribir el artículo 22 de la ley 962 de 2005, ley antitrámites: Número Unico de Identificación Personal. Créase el Número Unico de Identificación Personal, NUIP, el cual será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de inscripción del registro civil de nacimiento expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.
El NUIP será asignado por cada oficina de registro civil y su administración corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual determinará la composición y estructura del mismo. Para los mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entenderá que el NUIP es el número de cédula de ciudadanía de cada colombiano. (negrilla fuera de texto)
En el evento de que el interesado, no pueda ir a registrar su nacimiento al lugar
donde ocurrió, la inscripción de éste puede hacerla, a través del formulario inscripción nacimiento por correo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1° del decreto 158 de 1994, el cual dispone: “Para inscribir extemporáneamente en el registro civil el nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio con relación a aquel donde deba efectuarse el registro o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquéllas, se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil”.
El formulario inscripción nacimiento por correo, deberá diligenciarse por duplicado y presentarlo ante uno cualquiera de los Notarios o registrador Municipal del Estado Civil, del sitio donde resida, para efecto del reconocimiento del contenido y firma del solicitante, además, deberá presentarse la persona cuyo nacimiento se va a registrar, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares.
Una vez diligenciado el formulario, el Notario o Registrador del Estado Civil, le entregará al interesado tanto el original como la copia, y el documento que servirá como antecedente a la inscripción, para que por cuenta y a costa suya lo remita a un familiar o directamente a la Notaría o Registraduría Municipal del Estado Civil del lugar donde ocurrió el nacimiento, debiendo sufragar el porte de correo por los respectivos envíos.
El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artículo 1° del decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del d.l. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente.
El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos.
En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del decreto ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...”
El artículo 299 del Código de Procedimiento Civil, señala: “Los testimonios para fines no judiciales, se rendirán exclusivamente ante notarios o alcaldes...”
El artículo 1° del decreto 1557 de 1989, expresa: “ Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario.
La ley 962 de 2005, en su artículo 10 señala: “Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario.
Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.
La ley antitrámites a que Usted hace alusión es la 962 de 2005 y no 769 del 2005.
Así las cosas, como quiera que las declaraciones extraproceso en la inscripción nacimiento por correo deben ser recepcionadas por escrito y remitirse al funcionario o Notario competente, para que sirvan de documento antecedente de la inscripción, muy diferente a cuando se realiza la inscripción y las declaraciones ante el mismo funcionario o Notario, ya que en este caso, basta con la sola firma de los testigos en el folio de registro civil de nacimiento, considera esta oficina que las declaraciones extraproceso que se van a remitir con el formulario inscripción nacimiento por correo, deben otorgarse ante funcionario competente, es decir ante Alcalde o Notario.
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Consulta 2221 ante la Oficina Asesora Jurídica
Para: Señor:
Julio Cesar García Hoyos
Cra 20 No 20-12
Asunto: CR-005.
Radicado: 2006ER29061
Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita concepto frente a los siguientes planteamientos
1. Una persona figura en el certificado de libertad y tradición como propietaria de una edificación en terrenos supuestamente del ferrocarril o la Nación; ¿El folio de matricula inmobiliaria pertenece al propietario de la edificación o mejoras, o a la Entidad Estatal que no figura en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con titulo de propiedad de derechos reales?
2. ¿Cuándo una persona natural o jurídica es propietaria de derechos reales?
3. Una persona natural o jurídica sin ser propietaria de derechos reales, ¿Puede tener folio de matricula inmobiliaria, excepto a mejoras o posesión material inscrita?
- Decreto ley 1250 de 1970.
En cuanto a su primera y segunda inquietud le manifiesto que:
El Código Civil establece en los artículos 740 y 756, respectivamente que:
“ La tradición es un modo de adquirir el dominio de las cosas, y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro, habiendo por una parte la facultad e intención de transferir el dominio, y por la otra la capacidad e intención de adquirirlo. Lo que se dice del dominio se extiende a todos los otros derechos reales”.
“ Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos”.
En este orden de ideas la tradición opera por mandato de la ley bajo dos presupuestos que son el título ( escritura pública) y el modo ( inscripción en el registro de instrumentos públicos), concluyéndose que es el certificado de libertad y tradición, el que indica el titular del derecho de dominio( propiedad).
De otro lado hay que tener en cuenta la teoría de la accesión (I.A. 01-33 del 8 de junio de 2001), según la cual, el dueño del terreno es también propietario de lo que se construya o plante en él.
En virtud de la mencionada Instrucción, “Terreno ajeno es aquel que no pertenece al mejorista, incluyendo los baldíos municipales y los ejidos.
Las mejoras plantadas en terreno ajeno son del dueño del predio, en virtud de la accesión. El mejorista tiene frente al dueño un derecho de carácter personal, razón por la cual las declaraciones de construcción de mejoras en suelo ajeno no constituyen un acto sujeto a registro, por no estar contempladas en el artículo 2º del Decreto Ley 1250 de 1970”.
“(...)Quien planta mejoras en terreno ajeno solo posee frente al dueño un derecho personal de solicitar la cancelación del valor de estas a título de indemnización, o de ofrecer la compra del terreno sobre el que se encuentran plantadas”.
En cuanto a su tercera inquietud, la respuesta es que si puede figurar en un folio de matricula inmobiliaria con hechos que configuran la falsa tradición.
- El certificado de libertad y tradición es el que indica, quien es el titular del derecho de dominio.
- Una persona es propietaria de derechos reales cuando tiene titulo y modo, esto es, la escritura pública y la inscripción en el Registro de Instrumentos públicos.
- Una persona sin ser propietaria de derechos reales, puede tener folio de matricula inmobiliaria, excepto a mejoras o posesión material inscrita en virtud de hechos que configuran la falsa tradición.
PROYECTO: VSP
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Consulta 2133 ante la Oficina Asesora Jurídica
Para: Señor doctor:
Edgar Ignacio Rodríguez Ruget
Avenida Jiménez No 8-74 Oficina 309
Asunto: CN-001.
Radicado: 2006ER27528
Fecha: 19 de septiembre de 2006
Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita consulta de acuerdo con los siguientes planteamientos:
1. Cual es el monto o porcentaje que se debe cancelar o pagar por parte de los interesados -Herederos- al momento de llegar a la etapa de la protocolización del trabajo de partición de bienes que se adjudicaron.
2. Puede o es una facultad discrecional o legal del Notario, el que pueda exigir la declaración de renta y patrimonio del ultimo año a la muerte del causante, para que se pueda finalmente aprobar el trabajo de partición de bienes y su protocolización.
3. Es una actividad administrativa independiente -Dada la competencia del funcionario- lo relacionado con el trámite de declaración de renta de un causante; aparte del trámite de una herencia dentro del marco del Decreto 902 de 1988.
4. Tiene la Superintendencia de Notariado y Registro establecido el monto de la cuantía que se debe cancelar en la oficina de Registro correspondiente una vez protocolizado el trabajo de partición de bienes de un causante, lo mismo que el de beneficencia.
- Resolución 7200 del 14 de diciembre de 2005
- Decreto 902 de 1988
Según la Resolución No 7200, del 14 de diciembre de 2005 en su Sección I, establece cuales son las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial así:
“ART. 1 º— Autorización. La autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que la de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos:
a) Actos sin cuantía o no determinable. Los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía o cuando esta no se pudiere determinar, la suma de treinta y seis mil seiscientos cuarenta pesos ($ 36.640);
b.1. El tres por mil (3/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a diez millones ochenta y un mil cuarenta pesos ($ 10.081.040);
b.2. El dos punto nueve por mil (2.9/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a veinte millones ciento sesenta y dos mil ochenta pesos ($ 20.162.080);
b.3. El dos punto ocho por mil (2.8/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
b.4. El dos punto siete por mil (2.7/1000) cuando la cuantía fuere superior a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
c) Liquidación de herencias y sociedades conyugales. El trámite de liquidación de herencias ante notario y el de la liquidación de la sociedad conyugal, causará la suma de doce mil doscientos veinte pesos ($ 12.220), por los primeros ciento cuatro mil quinientos pesos ($ 104.500), correspondientes al patrimonio líquido. Cuando fuere superior, las siguientes sumas adicionales sobre el exceso:
c.1. El tres punto cinco por mil (3.5/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a diez millones ochenta y un mil cuarenta pesos ($ 10.081.040);
c.2. El tres punto cuatro por mil (3.4/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a veinte millones ciento sesenta y dos mil ochenta pesos ($ 20.162.080);
c.3. El tres punto tres por mil (3.3/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
c.4. El tres punto dos por mil (3.2/1000) cuando la cuantía fuere superior a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
PAR.—En relación con los ordinales a, b y c del presente artículo, se causará la suma adicional de mil setecientos diez pesos ($ 1.710) por cada hoja del instrumento público, advirtiendo que en dicha liquidación queda incluido el costo correspondiente a la adquisición de la hoja del papel notarial.
DERECHOS NOTARIALES-Tarifas. PROTOCOLIZACIÓN.
ART. 2 º— Protocolización. Los derechos notariales que causa la protocolización de documentos, se liquidarán teniendo en cuenta lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 1º de esta resolución, según el caso”.
Así las cosas, el valor del monto a pagar por la protocolización del trabajo de partición, se calcula de acuerdo a lo establecido por la citada Resolución.
Los requisitos establecidos en el decreto 902 de 1988 (el cual le anexo), en ningún momento establecen, que se deba exigir la declaración de renta del ultimo año del causante.
Ahora bien, si la solicitud y la documentación anexa, se ajustan a las exigencias del mencionado decreto, el Notario deberá adelantar los pasos siguientes:
1.E notario la aceptará, mediante acta y ordenará la citación de las personas que tengan derecho a concurrir a la liquidación por medio de edicto emplazatorio que se publicará en un periódico de circulación nacional, se difundirá por una vez en una emisora del lugar si la hubiere y se fijará por el término de diez (10) días en sitio visible de la notaría.
2. Además el notario debe comunicar a la Superintendencia de Notariado y Registro, la iniciación del trámite, informando el nombre del causante, y el número de su cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad, o el NIT, según el caso.
3. Así mismo deberá dar inmediatamente a la oficina de cobranzas de la administración de impuestos nacionales que corresponda, un aviso en el que informe el nombre del causante y el avalúo o valor de los bienes, siempre y cuando la cuantía de los bienes sea hoy en día superior a once millones cien mil pesos ($ 11.100.000). Esta información debe ser enviada a la oficina de cobranzas de la administración de impuestos nacionales, con el fin de que esta se haga parte en el trámite y obtenga el recaudo de las deudas de plazo vencido y de las que surjan hasta el momento en que se liquide la sucesión.
5. Publicado el edicto en el periódico respectivo, se presentará al notario la página en la cual conste la publicación de aquel y exigirá la certificación de la radiodifusora, cuando a ello hubiere lugar.
6. Diez (10) días después de publicado el edicto sin que se hubiere formulado oposición por algún interesado y cumplida la intervención de las autoridades tributarias en los términos establecidos por las disposiciones correspondientes, siempre que los impuestos a cargo del causante hubieren sido cancelados o se hubiere celebrado acuerdo de pago con la respectiva autoridad, procederá el notario a extender escritura pública, con la cual quedará solemnizada y perfeccionada la partición o adjudicación de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso. Dicha escritura deberá ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados.
7. De la misma forma podrá proceder el notario, si dentro de los términos establecidos por las normas tributarias, la oficina de cobranzas o el administrador de impuestos nacionales correspondiente no hubiere concurrido a la liquidación notarial para obtener el pago de los impuestos a cargo del causante.
8. Si antes de suscribirse la escritura pública de partición notarial, se presentare otro interesado de los que determina el artículo 1312 del Código Civil, deberán rehacerse de común acuerdo, por todos los interesados, la partición de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso. Si no existiere acuerdo, se dará por terminada la actuación notarial, debiendo el notario entregar el expediente a los interesados.
9. Si después de suscrita la mencionada escritura aparecieren nuevos interesados, estos podrán hacer valer ante el juez competente sus derechos, o solicitar al mismo notario, conjuntamente con los que intervinieron en la anterior liquidación, que esta se rehaga. Para efectos de la liquidación notarial adicional no es necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.
10. Si durante el trámite de la liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados que hayan concurrido a solicitarla o intervenido posteriormente, el notario dará por terminada la actuación y les devolverá el expediente.
11. Cuando después de otorgada la escritura pública que pone fin a la liquidación notarial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, o cuando se hubiesen dejado de incluir en aquella bienes inventariados en el trámite de dicha liquidación, podrán los interesados solicitar al mismo notario una liquidación adicional, para lo cual no será necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.
12. Si después de terminado un proceso de sucesión por la vía judicial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, podrán los interesados acudir a la liquidación adicional, observando para ello el trámite de la liquidación de herencia ante notario.
De otra parte, el monto a cancelar en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, se liquidará de conformidad con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1428 del 2000, el cual también le anexo.
Anexo: Copia del Decreto 902 de 1988
Copia del Decreto 1428 de 2000
REVISO: CGD
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