Source: http://www.universimmo.com/forum_universimmo/topic.asp?TOPIC_ID=20569
Timestamp: 2018-12-18 15:07:22+00:00

Document:
Universimmo.com - Externalisation archives
Externalisation archives Imprimer le sujet
Posté - 06 nov. 2015 : 16:36:11
Dans le cadre de la préparation de la prochaine AG, le syndic nous a envoyé une proposition d'ordre du jour.
Le conseil syndical, dont je fais partie, a relu cette proposition. Nous avons découvert le point suivant
L'assemblée générale, après en avoir délibéré, prend acte que :
Nous avons indiqué au syndic que nous souhaitions voir ce point supprimé de l'ordre du jour, car :
la gestion des archives relève de la gestion courante
si le syndic souhaite externaliser, peut-être qu'in fine pourquoi pas (même si j'ai bien vu qu'il y avait débat sur le sujet, à l'ARC, sur ce forum, ...), mais à ce moment-là c'est une moins-value sur les honoraires du syndic, puisque le projet de résolution indique "à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat"
et donc qu'avant de mettre ce point à l'ordre du jour, il aurait fallu une discussion syndic-CS en amont, qu'il n'y a plus le temps d'avoir.
Le syndic me répond ce jour "c’est obligatoire de le porter à l’ordre du jour pour en informer les copropriétaires, c'est une obligation de la loi Alur, mais moi je ne veux pas externaliser".
Je lui ai dit que pour moi elle interprétait mal la loi Alur, qu'elle n'avait à mettre ce point que si elle souhaitait externaliser, et que donc puisqu'elle ne voulait pas externaliser, elle faisait gicler ce point de l'ordre du jour... Je n'ai pas dit de bêtises ?
1 Posté - 06 nov. 2015 : 17:11:32
shaun : vous vous trompez sur ce sujet. le syndic a raison et le CS n'est pas dans son role
1. le syndic doit le proposer à l'OdJ, loi ALUR de 2014
2. le CS n'a aucun droit de s'opposer à celà; Il ne peut décider de porter ou non des résolutions à l'OdJ régulièrement notifiées par un copro. Le syndic peut proposer des résolutions sans accord du CS!
Attention simplement aux résolutions qui ne respectant pas la loi de la copro. Elles peuvent venir du CS et aussi du syndic.
3. SEULE l'AG décide d'externaliser ou non. Le syndic exécutera cette décision, et le CS vérifiera de la bonne exécution
La décision de confier tout ou partie des archives de la copropriété à un prestataire revient désormais uniquement au syndicat, à ses frais, et non plus au syndic
La loi Alur impose dorénavant au syndic de soumettre au vote de l'assemblée générale la décision de confier les archives à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat. La décision est adoptée à la majorité absolue. Cette nouvelle tâche ne peut donner lieu à aucun complément de rémunération.
shaun :" je lui ai dit que pour moi elle interprétait mal la loi Alur
C'est votre interprétation qui est fausse ! Le CS est en retard d'une loi, et d'une année et demi. Loi Alur mars 2014.
relisez cet article 18 de la loi de 1965, il est très clair :
...de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ;
Édité par - philippe388 le 06 nov. 2015 17:15:08
2 Posté - 06 nov. 2015 : 19:08:38
* le syndic est le MAITRE de l'ordre du jour, le CS n'est que consulté pour le batir en concertation ; le CS ne peut imposer ....
* par l'article 18 : le syndic est chargé : "de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. "
* enfin, en parallèle de cette décision, si elle est acceptée, le syndic doit proposer ou l'AG doit imposer une baisse des honoraires en cours.... puisque le syndic n'a plus cette charge d'archivage.... (je ne parle pas de responsabilités ).
* la baisse des honoraires doit être au minimum du coût de cette charge
* il faut que le CS étudie dans ses détails le contrat et notamment les tarifs de stockage, mais également d'entres et de sorties des archives...
3 Posté - 06 nov. 2015 : 23:22:31
Mais comment faire ce travail correctement si aucun contrat de société externe n'est fourni à l'appui de la question à l'ordre du jour ? L'assemblée générale doit prendre sa décision dans le brouillard ?
Je suis tout à fait d'accord qu'il y a là un manque de préparation, tant côté syndic, que côté CS...
Ce sera pour la prochaine AG, avec plus de préparation...
J'en déduis de vos réponses que dans toutes vos AG, vous avez eu ce point à l'ordre du jour...
4 Posté - 07 nov. 2015 : 07:41:17
on devrait l'avoir, mais un syndic peut aussi ne pas juger utile de passer par cette voie et préfère garder les archives chez lui...
Pourquoi ? parce qu'il arrive que certains syndics ne gèrent rien, ils entassent, ils empilent .... (expérience perso...)
travailler avec un sous-traitant d'archivage n'est pas anodin, il faut trier, rendre lisibles, faire des bordereaux, etc... le gain est seulement sur la superficie (et le transfert en cas de changement de syndic).
5 Posté - 07 nov. 2015 : 10:06:46
Il est possible que j'ai mal formulé ma question initiale... qui était la suivante : le syndic ne souhaite pas externaliser ; le conseil syndical n'a pas encore eu le temps de se poser la question, car il a été pris par d'autres sujets ; aucun copropriétaire n'a fait de demande en ce sens.
Le syndic avait tout de même prévu de mettre ce point à l'ordre du jour. Interrogé, il m'a répondu "je dois de mettre ce point à l'ordre du jour, car c'est une obligation de la loi Alur".
Si c'était le cas, toutes les AG depuis la loi Alur devrait comporter ce point à l'odj... or de votre réponse, je comprends que finalement, ce n'est pas vraiment comme ça que ça se passe. Donc soit certains syndics ne respectent pas la loi, soit ce n'est obligatoire de le mettre à l'ordre du jour que si l'une des parties prenantes (syndic ou SDC) souhaite externaliser - et que dans ce cas, c'est à l'AG que revient la décision (et non pas comme auparavant, où le syndic faisait "ce qu'il voulait" sur ce sujet).
Une dernière question : si obligatoire comme le dit le syndic, est-ce un point qui doit être mis tous les ans à l'odj ? Ou une fois et on n'en reparle plus ?
Bref, nous rentrerons dans les clous à la prochaine AG, après avoir pris contact avec des sociétés proposant ce service et discuté avec le syndic de la baisse de ses hono, si externalisation archivage. Et l'AG choisira la solution qui lui convient le mieux.
6 Posté - 07 nov. 2015 : 10:25:38
la rédaction de la loi est un peu floue :
" le syndic est chargé :
... de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. "
Est-il OBLIGE de mettre cette question à l'ordre du jour ? Est-il obligé de la faire tous les ans s'il y a refus l'année précédente ? etc....
ou doit-on lire :
* si le syndic veut externaliser il doit soumettre au vote, etc....
Je pencherai pour cette dernière version, car si une AG imposait à un syndic d'externaliser les archives, celui ci pourrait augmenter ses honoraires, s'il considère que cela lui donne du travail supplémentaire...
Dans votre cas, on peut penser que le syndic coupe la poire en deux, il pose la question de principe : l'AG veut-elle ou non externaliser et si c'est le cas, l'AG veut externaliser, alors moi, syndic je me mets en recherche (avec le CS) d'un prestataire et lors de la prochaine AG (l'année suivante) vous aurez à vous prononcer sur un (ou plusieurs) prestataire présenté.
Si l'AG ne le veut pas et moi, syndic, je ne vous conseille pas actuellement d'externaliser, alors vous votez NON et on s'arrête là, ....
7 Posté - 07 nov. 2015 : 11:03:41
Rebonjour Rambouillet et remerci pour votre réponse
Je penche pour la même interprétation de l'article 18 de la loi Alur que vous, à savoir :
Je pencherai pour cette dernière version.
d'où mon incompréhension initiale, et mon échange avec le syndic.
Mais certains nous dirons peut-être que cette interprétation est erronée, et que la loi est très claire !
8 Posté - 07 nov. 2015 : 12:40:08
La loi de 1965 est d'ordre publique, l'article 18 est CLAIR : le syndic est chargé de soumettre aux vote de l'AG cette externalisation, c'est une obligation
Si il ne désire pas externaliser la gestion des archives il en informera l'AG qui décidera, car elle seule décide de l'externalisation ou non. pas le syndic. le CS emettra aussi son avis lors de l'AG, et dans son rapport d"activité. A la seule AG de décider
Ce n'est pas le syndic VEUT en copropriété, mais l'AG VEUT ou non externaliser, le syndic exécute les décisions de l'AG.
L'AG est le lieu des débats et des décisions. Ce n'est pas le cas lors de la préparation de l'OdJ.
L'aricle 18 est clair : le syndic est chargé de, ....... concerne TOUTE les missions du syndic. C'est donc une obligation. Le syn dic est chargé de ... car mandataire élu du SDC.
relisez cet article, en voisi le début :le syndic est chargé :
...........etc etc.
Ce n'est pas le syndic veut gerér le SDC, ouvrir un compte sépare, ...... IL est charge de , il doit donc le faire.
pas de flou dans ce texte, car alors toute sa mission est composée de flou !!
shaun :" Mais comment faire ce travail correctement si aucun contrat de société externe n'est fourni à l'appui de la question à l'ordre du jour ? L'assemblée générale doit prendre sa décision dans le brouillard ?"
C'est une question à se poser lors de l'AG. Il y a aussi obligation que TOUS les docs concernant les contrats et les travaux soumis aux votes de l'AG soient joints à lOdJ.
Si le contrat n'est pas joint,.... l'AG devra rejeter cette externalisation !
Le syndic sera donc content, le CS aussi, ...... N'est ce pas le but de ce syndic quand cet OdJ ne propose pas de contrats.
C'est aussi le role du CS lors de la préparation de l'OdJ de vérifier que tous les docs sont joints à cet OdJ pour que les copros puissent décider en toute connaissance.
rambouillet : "car si une AG imposait à un syndic d'externaliser les archives, celui ci pourrait augmenter ses honoraires, s'il considère que cela lui donne du travail supplémentaire..."
rambouillet ; ET NON !!! vous oubliez que la loi précise aussi que cela est SANS augmentation des honos. la question ne se pose donc pas. C'est aussi une obligation.
Le syndic a raison, il est oblige de soumettre à l'AG cette externalisation ET sans honoraires supplémentaires ( ce que devra vérifier le CS
9 Posté - 07 nov. 2015 : 14:07:07
Je me doutais bien que vous ne seriez pas d'accord
Et donc cette question est à mettre à l'ordre du jour à chaque AG ? Ou une seule fois et c'est plié ?
10 Posté - 07 nov. 2015 : 16:14:44
shaun : il est maintenant à la mode de discuter sur chaque mot d'un texte de loi.
Le texte est pourtant très très clair, il n'y a rien a inventer sur cet article 18, la base même de la mission du syndic.
De plus votre interprétation néglige le role de l'AG qui est seule décide, pas le CS, pas le syndic, en ce qui concerne l'externalisation des archives.
Comme il vous a été confirmé sur ce fil, le CS prépare l'OdJ en concertation avec le syndic, il rédige cet Odj. Le CS n'a aucun pouvoir de faire des choix parmi les résolutions.
Si l'aG décide d'externaliser les archives, cela n'est plus à l'ordre du jour. Pour le moment !
11 Posté - 07 nov. 2015 : 22:12:05
L.art.18 trace les grandes lignes des obligations qui incombent au syndic.
Parmi ces/ses obligations, celle du compte séparé, celle de proposer l'externalisation de l'archivage aux frais du syndicat.
Sur dernier point, les frais 'externalisés" supposent une réduction correspondante des honoraires du syndic, qui n'aura plus cette "charge". Cela va de soi, encore faut-il le préciser.
La question du "contrat" se pose. Dans la mesure où la charge en incombe au syndicat, le contrat du prestataire passé avec le syndicat doit lui être soumis pour la validité de la décision (D.art.11).
C'est le syndicat qui contracte, pas le syndic à son nom.
Si c'était le cas (syndic cocontractant) il devrait en supporter le coût.
Sur la question de l'ODJ de l'AG, le syndic (et d'une façon générale celui qui convoque) en a la maitrise.
S'il ne peut retrancher les questions demandées par le CS (réunion concertation) ou par les copropriétaires, il peut le compléter par les questions qu'il souhaite.
Édité par - Gédehem le 07 nov. 2015 22:14:11
12 Posté - 08 nov. 2015 : 17:09:06
D'autant qu'externalisé ou pas, il n'empêche que le syndic reste responsable des archives du syndicat.
Rappelant que ce sont les syndics, eux-mêmes dépositaires des dites archives du SDC, qui en sont seuls responsables (cf. article 18-2 de la Loi du 10 juillet 1965, et articles 33 , 33-1, 33-2, et 34 du Décret du 17 mars 1967).
Il ne faut donc pas s'arrêter au seul article 18 de la L.1965 concernant les archives du SDC.
Autre élément en cas d'externalisation des archives du SDC : la mise en concurrence des prestataires archiveurs, tel que déjà souligné par d'autres membres.
13 Posté - 10 nov. 2015 : 19:49:50
J'ai bien compris que pour l'AG d'après ce point devra être mis à l'ordre du jour ; et que ce sera le cas pour toutes les AG ultérieures, tant que le syndicat n'aura pas opté pour l'externalisation des archives.
Ce point de la loi ALUR est applicable depuis le 27 mars 2014, et donc toutes les AG qui se tiennent depuis cette date doivent avoir ce point à l'OdJ (mais pourquoi donc notre syndic se réveille-t-il pour la prochaine AG alors que ça ne l'avait travaillé pour celle de mars 2015 ? Mystère).
La résolution initiale proposée par le syndic était tout de même rigolote : "L'assemblée générale, après en avoir délibéré, prend acte que le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat (...)"
Au final, si cette question était restée à l'ordre du jour et que le projet de résolution n'avait pas été modifié, je ne sais pas ce qu'on aurait pu en conclure, quel que soit le résultat du vote...
C'est classique cette formulation "l'AG en prend acte" ?
14 Posté - 10 nov. 2015 : 20:03:43
shaun : formulation juridique courante en copropriété.
prendre acte : Prendre acte, constater publiquement un fait afin de s'en prévaloir à l'occasion
Édité par - philippe388 le 10 nov. 2015 20:10:25
15 Posté - 10 nov. 2015 : 20:57:53
Et donc vous allez me faire la traduction de ce que nous aurions voté :
"L'assemblée générale, après en avoir délibéré, constate publiquement que le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat (...)."
Rien d'autre dans le projet de résolution. Ce qui ne nous aurait pas beaucoup avancé !
J'ai la même formulation sur la mise en concurrence du syndic, la dématérialisation des notifs, ... Bref, le syndic nous demande de valider la loi ALUR ou de l'infirmer. Je plaisante
J'ai même "Mandat à confier au syndic afin de représenter le syndicat dans toute démarche permettant l'immatriculation de la copropriété, auprès des organismes prévus à cet effet par les textes à venir et le législateur, dans le registre spécifique relatif aux copropriétés : L'Assemblée, après en avoir délibéré, donne mandat au syndic, suivant son contrat, de procèder quand cela sera rendu nécessaire, à l'immatriculation du syndicat au registre concerné qui sera défini par le législateur
ultérieurement". Parce que le fait d'être syndic ne lui suffit pas pour être mandaté ?
16 Posté - 10 nov. 2015 : 23:47:09
Initialement posté par shaun
D'un autre côté, si le syndic n'applique pas la loi, il ne respecte pas non plus la décision de l'AG qui valide ladite Loi. Ainsi en cas de carence du syndic, il serait doublement fautif.
Faite donc de même en proposant à l'AG de voter certains textes de loi qui sont habituellement détournés par le syndic : il en existe toujours quelques uns...
17 Posté - 11 nov. 2015 : 08:22:00
En fait le syndic vous demande de valider qu'il a bien inscrit cette question à l'OdJ comme lui demande la loi, sans vous donner la possibilité (dans l'OdJ) de transférer les archives. Ceci n’empêche pas de l'AG de voter ce transfert.
Je le rappelle (par expérience), un syndic peut être opposé à ce transfert car cela lui donnerait plus de travail....
18 Posté - 12 nov. 2015 : 12:02:45
Décider de confier les archives à un prestataire extérieur ne me paraît pas à l'avantage du SDC:
- c'est un coût supplémentaire
- il devient plus difficile de consulter les archives
- dans les contrats des archiveurs, les indemnités prévues en cas de perte de document peuvent être dérisoire au regard de l'importance pour le SDC de certains des documents
- le syndic peut tirer argument de cette externalisation pour dégager sa responsabilité en case de perte (j'ai signé le contrat voté par l'AG, ce n'est pas ma faute en cas de perte)
- si le titulaire du contrat n'est pas, sans ambiguïté possible, le SDC et non le syndic, en cas de changement de syndic, ça peut être compliqué de récupérer les archives
- en cas de changement de syndic, on ne contrôle pas que l'archiveur a toujours bien les documents
Concernant cet ordre du jour proposé, il n'y a visiblement aucun vote. Par ailleurs, je ne vois pas l'utilité de "délibérer" pour "prendre acte".
19 Posté - 12 nov. 2015 : 12:29:35
DLDL : Il n'y a pas plus de risques pour le syndicat que les archives soiet conservés chez le syndic ou dans un hangar d'une société spécialisé.
Je connais un syndic dont le local archive a totalement brulé je connais aussi un centre des impôts du 93 qui a totalement brule en 2010.
Qui consulte les archives ? le syndic.
ET les archives conservées en dehors du cabinet sont les archives dormantes. Les dernières années sont conservés au cabinet.
Ce sont les archives du syndicat, et non du syndic. Aucune d'ambiguité la dessus.
En cas de changement de syndic, le CS reçoit copies des documents reçus par le nouveau syndic. le CS doit aussi avoir la liste des archives externalisées.
Le cout est aussi très minime pour un syndicat de copropriétaire.
20 Posté - 13 nov. 2015 : 11:51:38
philippe388: Je ne pensais pas au risque d'incendie, plutôt au risque que les documents soient égarés, risque à mon avis augmenté par un transfert chez l'archiveur.
Je suis d'accord avec vous qu'il faudrait avoir un inventaire détaillé de ce que contienne les archives. Malheureusement, dans ma petite expérience d'une quinzaine d'années, de 4 copropriétés (dont 3 neuves) et 7 syndics, ça n'a jamais été le cas.
A chaque fois que le CS a demandé des informations techniques au syndic, disponibles dans les archives, le syndic n'a jamais regardé alors que les documents étaient chez lui et il a fallu que ce soit le CS qui le fasse et il a souvent été difficile d'obtenir toutes les boîtes. Si ça avait été chez un archiveur, ça n'aurait pas facilité les choses.
Là où je suis encore copropriétaire, mon projet serait, plutôt qu'un inventaire, de tout numériser, ce qui rendrait consultation et sauvegarde très facile.

References: in fine
 l'article 25
 l'article 18
 l'article 25
 l'article 25
 l'article 18
 l'article 18