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Timestamp: 2020-08-07 01:32:12+00:00

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Règlement relatif au Budget Participatif 2020-2024 : appels à projets — Ville de Namur
Règlement relatif au Budget Participatif 2020-2024 : appels à projets
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Au travers de sa Déclaration de politique communale, son PST et des choix opérés dans le cadre des arbitrages budgétaires, la Ville de Namur a indiqué et formalisé son souhait d’expérimenter le processus de Budget Participatif.
Le Budget Participatif est un mécanisme par lequel la Ville de Namur affecte une partie de son budget annuel ordinaire ou extraordinaire à la réalisation de différents projets d’initiative citoyenne. Ceci se concrétise au travers d’un appel à projets annuel afin de donner une opportunité aux citoyennes et citoyens, à titre individuel ou collectif, domiciliés à Namur, de prendre part à la vie politique, tant en qualité de porteurs et porteuses de projets qu’en qualité de votants et votantes;
La mise en œuvre du Budget Participatif se déroule en 4 temps principaux :
L’élaboration du cadre de l’appel à projet annuel,
L’accompagnement à la rédaction des projets, à leur évaluation et au processus de vote,
L’accompagnement des projets retenus,
Le suivi et l’évaluation du processus.
Le présent règlement vise à définir la procédure de candidature et de sélection des projets concernés par le « Budget Participatif » de la Ville de Namur, éventuellement prévu par le Conseil communal dans son budget des années 2020 à 2024.
Dans le texte ci-après sont repris sous les termes :
"Participant", les personnes morales ou physiques qui déposent un projet dans le cadre du Budget Participatif,
"Facilitateur", l’opérateur que le Collège a chargé d’accompagner la mise en œuvre de son processus du Budget participatif,
"Collège", les membres du Collège communal de la Ville de Namur,
"Ville de Namur", le Conseil communal de la Ville de Namur qui met à disposition des citoyens et citoyennes une partie de son budget dans le cadre du Budget Participatif,
"Administration communale", les agents et agentes de l’Administration communale de la Ville de Namur,
"Namur", le territoire de la commune.
Ce règlement fait partie intégrante du dossier de candidature.
Art. 2 : Budget
L’enveloppe globale du Budget Participatif annuel, décidé par le Conseil communal, est destinée au soutien financier des projets ainsi qu’au soutien sous la forme d’un accompagnement individuel ou collectif des Participants qui en font la demande.
Chaque année, un budget est soumis au Conseil communal lors de l’élaboration des budgets concernés et les montants sont prévus aux articles adéquats.
L’enveloppe réservée au soutien financier des projets sera répartie comme suit :
Une enveloppe pour des projets d’investissement relevant du budget extraordinaire, c'est-à-dire les dépenses qui portent directement sur des biens ou des services durables dans le temps (à l’exclusion de leur entretien courant), telles que les achats de biens meubles ou immeubles, de matériel et de services nécessaires à la conception du projet et utilisables plusieurs années.
Celle-ci est elle-même répartie en 3 catégories :
Une enveloppe pour des projets relevant des dépenses du budget ordinaire, c’est-à- dire les dépenses courantes, non amortissables, qui assurent un fonctionnement régulier.
Celle-ci est elle-même répartie en 2 catégories :
L'Administration communale définit si le projet relève du budget ordinaire ou extraordinaire, comme prévu à l’article 5.2.
En aucun cas, les montants alloués pour soutenir un projet ne peuvent servir de rémunération sous quelle que forme que ce soit.
Peuvent répondre aux appels à projets et soumettre une candidature pour le soutien d’un projet citoyen ceux qui répondent à l’une des deux conditions suivantes :
Être un groupement de minimum 3 personnes physiques, âgées de 16 ans minimum et domiciliées à Namur. Ces personnes sont regroupées en association de fait et doivent compléter et signer le document « Déclaration Association de fait ». Les personnes mineures sont obligatoirement représentés par une personne physique majeure, domiciliée en Belgique, Celle-ci assure être suffisamment mandatée à tous égards pour agir au nom et pour compte du Participant.
Être une personne morale disposant du statut juridique suivant :
ASBL, qui a son siège social à Namur.
Société coopérative agréée (CNC) ou disposant d’un agrément «entreprises sociales» et qui a son siège social à Namur.
Art. 4 : Thématiques
Les projets soutenus doivent présenter un intérêt pour la commune, comporter une dimension collective ou participative et proposer des actions concrètes engendrant, sur le territoire de Namur, un impact positif sur l’environnement, sur la dimension sociale ou sur le cadre de vie. Les projets couvrant simultanément ces trois thématiques seront privilégiés.
Par projet ayant un impact sur l’environnement on entend projet qui, par exemple, contribue à la réduction des pollutions environnementales, favorise l’utilisation des ressources renouvelables, développe l’économie circulaire, participe à la prévention ou à une meilleure gestion des déchets, vise la protection et l’amélioration de la biodiversité ou de la qualité des eaux.
Par projet ayant un impact sur la dimension sociale, on entend projet qui, par exemple, favorise le lien entre les citoyens et citoyennes, diminue les inégalités sociales, apporte une valeur ajoutée pour les publics précarisés, forme des personnes éloignées du marché de l'emploi, favorise le bien-être ou la santé du public cible, renforce les liens dans le quartier ou la communauté, …
Par projet ayant un impact sur le cadre de vie, on entend projet qui améliore ou embellit un quartier ou un village. Il s’agit par exemple d’installer du mobilier, de créer des espaces publics favorisant la rencontre d’habitants et d’habitantes de tous âges (dans divers buts : jeux, sports, culture, patrimoine local, …), de réhabiliter un sentier, …
Art. 5 : Processus de sélection des projets
Examen de la recevabilité des projets
L’Administration communale et le Facilitateur procèdent à une analyse de la recevabilité des projets.
Seront considérés comme recevables les projets répondant aux conditions suivantes :
Le statut juridique du Participant doit être conforme au règlement ;
Le Participant doit avoir son domicile ou son siège social à Namur et son projet doit se réaliser à Namur ;
La finalité du projet doit être conforme aux thématiques de l’appel à projets (cf. Article 4) ;
Le dossier de candidature doit être introduit dans les temps mentionnés dans l’appel à projets ;
Le dossier de candidature doit être complet : tous les champs du formulaire de candidature sont complétés et les documents demandés sont annexés au dossier de candidature ;
Le dossier de candidature doit être rédigé en français ;
Le dossier doit comporter un avis de principe favorable du propriétaire du terrain (si pertinent) ;
Le projet ne doit pas comporter d'éléments de nature discriminatoire ou diffamatoire ;
Le projet ne doit pas être relatif à l'entretien normal et régulier de l'espace public.
Les projets ne répondant pas aux critères précités sont écartés du processus. Le refus est motivé par l’Administration.
Analyse technique des projets par l’Administration communale
Les services de l’Administration communale concernés examinent sur le plan technique les projets considérés comme recevables. S’ils sont jugés non faisables sur le plan technique ou qu’ils concernent un projet déjà financé en tout ou partie par la Ville par le biais de subventions, ils sont écartés du processus et ne sont pas présentés au jury et au vote des citoyens et citoyennes.
La décision d’écartement est motivée.
Ces services évaluent ensuite le coût réel du projet qui pourra différer du montant estimé par le Participant. Ils répartissent les projets dans les catégories prévues à l’article 2, pour chacune desquelles une enveloppe maximum est fixée par le Collège dans le respect du budget extraordinaire et ordinaire approuvé par la Ville de Namur.
Les services définissent également la manière dont se concrétiserait la contribution de la Ville (subvention au Participant, marché public à lancer par la Ville de Namur ou réalisation du projet par l’Administration communale).
Les projets retenus après cette analyse technique et validés par le Collège seront évalués par le jury et les citoyens.
Evaluation par un jury d’experts indépendants et vote des citoyens et citoyennes.
L’évaluation des projets recevables et reconnus comme faisables par l’administration est faite de manière conjointe par un jury d’expertes ou experts et par le vote des citoyens et citoyennes disposant chacun de 50% des points à attribuer à chaque projet (cf. article 5.4).
Le jury est composé d’un représentant ou une représentante du Facilitateur et de trois expertes ou experts dans les thématiques concernées. Il est proposé par le Facilitateur au Collège pour validation. Un ou une membre de l’Administration communale y participe comme observateur ou observatrice.
Ne peuvent siéger dans le jury les personnes présentant un conflit d’intérêt par rapport à un projet déposé dans le cadre de cet appel à projets.
Le jury a pour mission de classer les projets, à l’aune des critères suivants :
Importance de l’impact du projet sur la dimension environnementale, sociale ou du cadre de vie (voir Article 4.) ;
Importance de la dimension participative et de la présence de partenariats :
Le projet présente une dimension collective et participative interne ;
Le projet est inclusif, permettant à chacun d’y participer selon ses moyens;
Le projet est réalisé en partenariat ou présente une forte capacité à nouer des partenariats avec des entreprises ou d’autres acteurs ;
Le projet est regroupé avec d’autres projets travaillant sur une même thématique et poursuivant des objectifs complémentaires.
Diversité des sources de financement/revenus
Le projet dispose (ou prévoit de rechercher) des fonds publics/privés, de dégager des revenus ou demande peu de moyens financiers.
Le projet bénéficie d’un plan financier réaliste, d’une structure solide.
Pérennité et réplicabilité du projet :
Le projet s’inscrit dans la durée et peut être reproduit dans un autre contexte ou lieu.
Le jury a également pour mission de déterminer si le projet doit faire l’objet d’un accompagnement individuel et fixe le coût et la nature de ce dernier dans le respect de l’enveloppe budgétaire fixée à l’article 2. Il répartira cette enveloppe entre les projets pour lesquels il juge qu’un accompagnement est nécessaire.
Le jury peut décider de ne pas financer la totalité du coût réel d’un projet retenu.
Mise au vote des citoyens et citoyennes
Les projets sont soumis au vote des citoyens et citoyennes, sur une plateforme numérique et sur papier, pendant un délai fixé par le Collège.
Seules les personnes domiciliées à Namur et ayant au moins 16 ans peuvent voter pour un projet.
Chaque personne votant ne peut exprimer qu’un seul vote dans chacune des catégories reprises à l’article 2.
Sélection finale des projets
La sélection des projets lauréats est présentée par l’Administration communale selon la méthode suivante, et ce pour chacune des catégories (A, B, C, D et E).
Pour chaque projet de la catégorie, un résultat total (sur une échelle de 0 à 100) est calculé en additionnant les points du jury (sur une échelle de 0 à 50) et les points des citoyens et citoyennes (sur une échelle de 0 à 50). Les projets sont ensuite classés par ordre décroissants des résultats obtenus.
Les projets ayant obtenu les résultats les plus élevés sont retenus. Le nombre de projets lauréats est défini de manière à ce que l’enveloppe budgétaire de la catégorie concernée (cf. Article 2) soit utilisée à son maximum.
Dans l’hypothèse où une enveloppe budgétaire ne serait pas complètement utilisée, des transferts de montants entre enveloppe seront permis afin d’allouer la totalité du Budget Participatif annuel aux projets citoyens sélectionnés. Ces transferts ne pourront se réaliser qu’entre les catégories A, B et C d’une part (pour les projets d’investissement) et entre les catégories D et E d’autre part (pour les projets relevant du budget ordinaire) ; du fait qu’un transfert entre ces deux types de budget (ordinaire et extraordinaire) n’est pas réalisable. Les projets non retenus faute de budget disponible ne bénéficieront pas d’une priorité sur les budgets participatifs des années suivantes.
Art. 6 : Convention et octroi de conventions
Le Conseil Communal de la Ville de Namur est informé annuellement de la liste des conventions, validée par le Collège, des projets retenus après la sélection finale prévue à l’article 5.4. Il octroie alors les moyens nécessaires à leur réalisation, sous la forme définie par l’Administration communale (subvention, lancement d’un marché public, …).
Le Collège communal se laisse la possibilité de rechercher des subsides pour la réalisation d’un projet retenu. La partie du coût économisée en cas d’obtention de ce subside sera versée dans l’enveloppe générale du Budget Participatif reprise à l’article 2, du budget communal de l’année suivante.
Une convention est signée entre la Ville de Namur et le Participant dont le projet a été retenu après le vote. Elle définit le rôle des parties pendant la mise en œuvre du projet et tout au long de son existence.
Lorsqu’une subvention est prévue, la convention définit les modalités de liquidation des fonds afin de permettre au Participant de demander une avance de maximum 60% au démarrage du projet. Le solde étant libéré au fur et à mesure de l’avancement effectif du projet après réception des justificatifs des dépenses couvrant l’avance de 60%.
Le Participant dont le projet est sélectionné s’engage à débuter son projet endéans les 6 mois qui suivent la signature de la convention avec la Ville de Namur.
Art. 7 : Abandon ou modification du projet
En cas de cessation d’activité du Participant pendant la durée du projet soumis à la Ville de Namur, les fonds subsidiés par le Participant sont restitués à la Ville de Namur.
Si le projet pour lequel le Participant a bénéficié d’un subside de la Ville de Namur est abandonné en cours d’exécution ou que son objectif, initialement prévu et validé par la Ville de Namur, est modifié, la Ville de Namur pourra exiger le remboursement partiel ou total des subsides octroyés. Le cas échéant, le Participant s’engage à rembourser le montant demandé par la Ville de Namur dans un délai d’un mois maximum suivant la demande.
Sans accord contraire de la Ville de Namur, la gestion et l’entretien du projet mis en place dans le cadre de ce processus sont à charge du Participant.
Art. 8 : Modalités de participation
Pour soumettre son projet, le Participant doit remplir le dossier de candidature via un formulaire. Ce dernier est simplifié pour les projets de moins de 2.500 €.
Chaque Participant ne peut déposer qu’un seul dossier de candidature par année civile.
Le dossier doit être renvoyé au Facilitateur dans les délais mentionnés dans l’appel à projets.
S’il le souhaite, le Participant peut solliciter un accompagnement. Il doit alors le mentionner dans son dossier de candidature et préciser le nombre d’heures qu’il estime nécessaire. L’accompagnement peut porter sur la mise en place du projet, la mise en réseau avec des entreprises ou d’autres organisations, la réflexion sur la pérennité de son modèle économique ou le suivi du projet, notamment. Le coût de cet accompagnement sera défini par le jury et ajouté au coût réel de son projet.
L’introduction d’un dossier de candidature implique l’acceptation sans réserve du présent règlement par le Participant et par chacun de ses organes d’administration et de gestion ainsi que par chacun de ses membres.
Art. 9 : Communication
L’ensemble des projets recevables sont repris, au minimum, sur une plateforme web qui fait office de lieu de présentation et de partage des projets du territoire.
La Ville de Namur et le Facilitateur se réservent le droit d’effectuer des communications relatives aux projets via tous leurs canaux de communication.
Le Participant s’engage à mentionner le soutien de la Ville de Namur et son logo dans ses actions de relations publiques et sa communication.
Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du règlement de l’appel à projets Budget Participatif 2020-2024 est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.
Les coordonnées transmises sont enregistrées dans les fichiers de l’Administration communale et du Facilitateur pour le bon suivi administratif des dossiers et en vue de tenir les participantes et participants informés des activités de ces organisations (formations pour les porteurs ou porteuses de projets, invitation aux événements, etc.)
Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement tout participant ou participante consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur et notamment à la diffusion publique de son nom et, s’il y consent expressément, d’une adresse de référence de l’Association de fait (site Internet, communiqués, newsletter, etc.).
Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse ZHBvQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl.
Art. 10 : Contrôle du déroulement du projet et de l'utilisation des subsides
La Ville de Namur et le Facilitateur peuvent demander au Participant un rapport intermédiaire sur l’avancement du projet subsidié ainsi que sur l’utilisation des fonds perçus. Le Participant s’engage à répondre à cette demande dans les plus brefs délais. La Ville de Namur et le Facilitateur peuvent également se rendre sur place afin de vérifier le bon déroulement du projet.
Le Participant s’engage à envoyer par email/courrier un rapport financier comprenant toutes les pièces justificatives et un rapport d’activités définitif à la Ville de Namur et au Facilitateur endéans maximum les 2 ans qui suivent la signature de la convention de partenariat, et en tout état de cause, à chaque fois que le Département de la Gestion Financière le demande.
La Ville de Namur rejette toute responsabilité en cas de modification, de retard ou d’annulation de ses appels à projets, pour quelle que raison que ce soit et sans que cela puisse donner lieu à des dommages et intérêts.
Art. 12 : Litige
En cas de litige relatif à la validité, à l'interprétation ou à l’application du présent règlement entre les parties, les parties conviennent de se rencontrer afin de chercher à régler le conflit à l'amiable avant de recourir à l'action judiciaire. Si la négociation échoue, les litiges éventuels qui résultent du présent règlement sont soumis au tribunal compétent de l’arrondissement judiciaire de Namur.
Art. 13 : Entrée en vigueur
Le présent règlement entrera en vigueur dès le jour de sa publication par affichage conformément au prescrit des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

References: Art. 2

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 12

Art. 13