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Timestamp: 2019-08-23 16:03:41+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 259 DE JULIO 3 DE 2012
RESOLUCIÓN 259 DE 03 DE JULIO DE 2012
CONTENIDO:REGLAMENTA EL TRÁMITE INTERNO DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS FORMULADAS A LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA. DEROGA LA RESOLUCIÓN 1686 DE 2002.
TEMAS ESPECÍFICOS:FUNCIÓN PÚBLICA, DERECHO DE PETICIÓN, FUNCIONES DE LA DIAN, DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN, DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL, DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR, TRÁMITE INTERNO DEL DERECHO DE PETICIÓN, TRÁMITE DEL DERECHO DE PETICIÓN, SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA, REGULACIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
BOLETÍN N°:REGISTRO DISTRITAL 5021 DE DICIEMBRE 7 DE 2012
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 83 DE 2018 ARTÍCULO 30 DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA.
RESOLUCIÓN SDH-000259 DE 2012
“Por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda”.
(Nota: Derogada por la Resolución 83 de 2018 artículo 30 de la Secretaría de Hacienda)
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 55 de la Ley 190 de 1995; y los literales n y u del artículo 4º del Decreto Distrital 545 de 2006, modificado por el artículo 2º del Decreto Distrital 499 de 2009, y
Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, desarrollados por la Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” en los capítulos I, II y III del título II, consagra el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, formular consultas y a obtener pronta resolución; así mismo, a acceder a documentos públicos salvo los casos que establezca la ley;
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las autoridades deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.
Que el artículo 55 de la Ley 190 de 1995, “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad de la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”, señala la obligación de resolver y contestar las quejas y reclamos siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para el ejercicio de los derechos de petición.
Que el Decreto Nacional 2232 de 1995, al reglamentar la Ley 190 de 1995, en su artículo 8º adicionó otras funciones que debe cumplir la dependencia encargada de la atención de quejas y reclamos, así:
a) Las contempladas en los artículos 49, 53 y 54 de la Ley 190 de 1995.
b) Ser centro de información de los ciudadanos sobre los siguientes temas de la entidad:
Organización de la entidad; misión que cumple; funciones, procesos, y procedimientos según los manuales; normatividad de la entidad; mecanismos de participación ciudadana; información sobre los contratos que celebre la entidad según las normas vigentes; informar y orientar sobre la estructura y funciones generales del Estado.
Que el Acuerdo 3 de abril 21 de 1987 expedido por el Concejo de Bogotá, reglamentó el ejercicio del derecho de petición en el Distrito Capital.
Que el Decreto Distrital 638 de 1987, reglamenta el ejercicio del derecho de petición y la manera de atender las quejas en Bogotá, Distrito Capital.
Que los literales k), n) y o) del artículo 19 del Decreto Distrital 545 de 2006 “Por el cual se adopta estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones”, señala como funciones de la dirección de gestión corporativa de la Secretaría Distrital de Hacienda, la Dirección y establecimiento de políticas para: el trámite y notificación en los términos legales y reglamentarios de los actos administrativos proferidos por la secretaría y difusión según sea el caso; sobre la recepción, trámite de quejas y soluciones que en forma personal o escrita o telefónica formule la ciudadanía y la coordinación sobre la proyección de respuesta a los derechos de petición.
Que la implementación del sistema de solicitudes debe permitir a la Secretaría Distrital de Hacienda, dentro de su estructura organizacional, que se ejerza el control sobre las peticiones y reclamaciones que presenten los usuarios del servicio y la vigilancia sobre las posibles deficiencias en el desempeño de sus funciones de manera que pueda corregirlas adecuadamente.
Que la Constitución Política en su artículo 209, el artículo 3º de la Ley 489 de 1998 y el artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, determinan como principios orientadores de la función administrativa, la buena fe, igualdad, moralidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 1º de la Ley 58 de 1982, la Procuraduría General de la Nación deberá revisar y aprobar el acto administrativo mediante el cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones que elabora la respectiva entidad.
ART. 1º—Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer el reglamento interno del trámite de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 2º—Sistema interno de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda. Se constituye el sistema interno de atención y respuestas a las peticiones formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda, con el objeto de integrar los derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias, que se dirijan y radiquen en la dirección de gestión corporativa - Oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces, con el fin de facilitar los mecanismos de participación ciudadana, relacionados con la misión de la Secretaría Distrital de Hacienda, todo ello bajo la permanente responsabilidad y coordinación de la dirección de gestión corporativa.
Queja: Es la manifestación, protesta, censura, descontento, resentimiento e inconformidad que eleva una persona en relación con la conducta irregular de uno o varios servidores públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda.
Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución o respuesta a una solicitud ya sea por motivo de interés general o particular, en lo referente a la prestación de un servicio propio de la Secretaría Distrital de Hacienda.
Solicitud de información: Cuando un usuario de la Secretaría Distrital de Hacienda, demanda el conocimiento de una actuación en concreto, para el examen de documentos no reservados, o el acceso a documentos, actos o actuaciones de esta secretaría.
Solicitud de copias: Cuando se solicita (n) copia (s) de documento (s) que reposa (n) en los archivos de la Secretaría Distrital de Hacienda, ya sea en interés particular o general, para ejercer control o vigilancia o por el sólo hecho de estar actualizado. Este derecho es el único que conlleva un eventual costo, señalado por resolución de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, cual es el pago del valor de las fotocopias en la Dirección Distrital de Tesorería. Tal costo lo debe asumir el solicitante, en los términos indicados en la normatividad vigente.
Consulta: Cuando ante la Secretaría Distrital de Hacienda se presenta una solicitud para que se exprese una opinión, un parecer, un criterio sobre determinada materia, relacionada con las funciones de la entidad o con situaciones de su competencia.
Manifestaciones o sugerencias: Es la opinión, proposición, insinuación o indicación subjetiva del ciudadano para adecuar o mejorar un proceso o la prestación de un servicio propio de la Secretaría Distrital de Hacienda.
Solicitud de extensión especial de la jurisprudencia del Consejo de Estado: Cuando ante la Secretaría Distrital de Hacienda se solicite la extensión de los efectos de las sentencias de unificación jurisprudencial dictada por el Consejo de Estado, en las que se hayan reconocido derechos a quienes se soliciten y acrediten los mismos supuestos fácticos y jurídicos.
ART. 4º—Principios. El sistema interno de atención y respuesta a las peticiones quejas, reclamos y sugerencias formulados a la Secretaría Distrital de Hacienda, se regirá por los siguientes principios:
Igualdad: Implica no realizar discriminaciones de ninguna índole.
Moralidad: Obliga a actuar con honestidad en el desarrollo del proceso y no en provecho propio.
Eficacia: Busca que el proceso cumpla los mayores logros y resultados y que a sus recursos se les dé el máximo y adecuado aprovechamiento, de tal forma que se obtengan los objetivos esperados.
Economía: Busca que la gestión de atención a la queja, reclamo o sugerencia se realice al menor costo.
Celeridad: Hace que el procedimiento sea ágil, breve y se realice en el menor tiempo cumpliendo con los términos legales.
Imparcialidad: Implica que en la atención de las solicitudes se apliquen los procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa.
Publicidad: Hace de conocimiento público las actuaciones a fin de que sean tenidas como prueba de la transparencia de la gestión.
Valoración de costos ambientales: Las actividades deben medir el impacto que la ejecución de sus acciones tenga frente al medio ambiente.
ART. 5º—Objetivos. El sistema interno de atención y respuesta a las peticiones formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda, pretende los siguientes objetivos de carácter general:
1. Implementar mecanismos de participación ciudadana para facilitar la comunicación con los usuarios internos y externos de la Secretaría Distrital de Hacienda.
2. Garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes relacionados con el derecho que tiene toda persona de recibir pronta y adecuada respuesta a una petición.
3. Garantizar la correcta y permanente evaluación, análisis y seguimiento de la gestión y trámite de los derechos de petición en el que se solicite el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos. Así como quejas, reclamos, sugerencias e interponer recursos.
4. Proteger los recursos físicos y financieros de la Secretaría Distrital de Hacienda.
5. Proteger en su integridad física y moral al funcionario de la Secretaría Distrital de Hacienda.
6. Estandarizar una metodología ágil y eficiente dentro de la Secretaría Distrital de Hacienda, para conceptuar y hacer seguimiento a la calidad, nivel de confianza, eficacia y eficiencia del trámite dado a los derechos de petición, formulación de consultas, las quejas, reclamos, sugerencias e interposición de recursos.
7. Generar una base de datos que contenga cantidad y calidad de la atención de derechos de petición, formulación de consultas, las quejas, reclamos, sugerencias, de manera tal que se convierta en herramienta de permanente consulta para las directivas y funcionarios de la Secretaría Distrital de Hacienda, los órganos de control y vigilancia del Distrito.
ART. 6º—Procedencia. La Secretaría Distrital de Hacienda, a través de sus dependencias atenderá y resolverá los siguientes asuntos:
1. Las peticiones respetuosas que todas las personas tienen derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 5º y los capítulos I, II y III del título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el inciso 2º de artículo 8º de la Ley 393 de 1997.
2. Las solicitudes de información sobre las funciones a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda, en los términos del numeral 3º del artículo 5º y los artículos 13, 22, 24, 25, 26, 27, 30 y 54 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. Las consultas verbales o escritas, relacionadas con las funciones de la Secretaría Distrital de Hacienda, y los asuntos a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
PAR.—Los derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias, pueden ser presentados de forma escrita o verbal.
Si es de forma escrita, puede presentarse personalmente o a través de apoderado, vía correo, vía fax, por correo electrónico y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
Si es de forma verbal puede ser presentada de forma personal o por vía telefónica o cualquier otro medio idóneo para la comunicación.
ART. 7º—Contenido de las peticiones. Al momento de la recepción de las peticiones, el funcionario de correspondencia competente o quien haga sus veces tendrá en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Que el destinatario sea la Secretaría Distrital de Hacienda, o una de sus dependencias, y que apunte a alguno de los objetivos o servicios que ella presta; en caso contrario, se informará de ello al interesado y ante su insistencia se radicará y se trasladará a la entidad competente.
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado si es del caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrito en el registro mercantil estará obligada a indicar su dirección electrónica.
5. La relación de los requisitos exigidos por las disposiciones legales y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.
Cuando la petición no se acompañe de los documentos requeridos por la ley, en el acto de recibo, el funcionario competente deberá indicar al peticionario los documentos que faltan. Si este insiste en que se radiquen así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes.
6. Firma del solicitante y/o apoderado.
Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.
ART. 8º—Proceso. El proceso de atención y respuesta a las peticiones formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda, tendrá las siguientes etapas:
1. Recepción y radicación.
2. Reparto.
3. Respuesta.
ART. 9º—Recepción y radicación de solicitudes escritas en ventanilla. El mecanismo de recepción y radicación de las solicitudes escritas se realizará a través de la Dirección de Gestión Corporativa - Oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces.
Las solicitudes escritas se radicarán en la ventanilla de correspondencia ubicada en la Sede de la Secretaría Distrital de Hacienda, carrera 30 Nº 25-90 de Bogotá, primer piso y en la avenida calle 17 Nº 65B -95, en donde previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 7º de la presente resolución, o aún sin el cumplimiento completo de los mismos y ante la insistencia del interesado, se procederá de la siguiente manera:
El funcionario de ventanilla recibirá las peticiones escritas, las sellará con la hora y fecha de recibo y asignará el número de radicación respectivo; seguidamente, efectuará la incorporación al CORDIS, especificando la clase de solicitud de que se trata y remitirá la misma, de forma inmediata, al funcionario competente para atenderla dentro de la Secretaría Distrital de Hacienda, para que éste asuma directamente el conocimiento y atienda la petición. De esta actuación dejará constancia en el CORDIS, de conformidad con el procedimiento 61P-01 del sistema de gestión de la calidad o el que haga sus veces.
Si la misma se refiere a una queja, ésta debe remitirse en forma inmediata a la oficina de control interno disciplinario, para lo de su competencia, con copia al despacho de la dirección a la que pertenece la dependencia afectada, de conformidad con el procedimiento 03P-01 del sistema de gestión de la calidad o el que haga sus veces.
Recibida la solicitud por el funcionario competente, éste la responderá dentro de los términos establecidos en la presente resolución, remitiendo la respuesta al grupo de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa o quien haga sus veces, para que ésta la envíe al interesado, a la dirección que reportó para estos efectos, dentro de los términos establecidos para responder.
PAR. PRIMERO.—Al recibirse la solicitud, el funcionario encargado en la ventanilla de correspondencia deberá constatar que reúne los requisitos señalados en esta resolución; si se observa que falta alguno de ellos y ésta es presentada personalmente por el peticionario, en el mismo acto se le informará sobre lo faltante, para que proceda de conformidad. Si el peticionario insiste en que se le radique la petición, se le recibirá dejando constancia escrita de este hecho, la cual se anexará a la petición.
PAR. SEGUNDO.—El Secretario Distrital de Hacienda por necesidades del servicio podrá crear otros puntos de recepción y radicación de peticiones, para los fines que se determine.
ART. 10.—Recepción y radicación de solicitudes escritas a través de correo electrónico o vía fax. Para efectos de la recepción de las solicitudes escritas vía correo electrónico o FAX, se cuenta con los siguientes medios:
Dirección de correo electrónico. webmaster@shd.gov.co, para diligenciar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Fax: telefax 3509804 o línea gratuita 018000124000.
Todas las solicitudes que se reciban por correo electrónico o por FAX, en cualquiera de las dependencias de la Secretaría Distrital de Hacienda, deben ser remitidas, de forma inmediata al correo webmaster@ shd.gov.co de la oficina de correspondencia, quejas y soluciones de la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces, para que allí procedan a formalizar su presentación y radicación en el CORDIS y sean repartidas, de forma inmediata, al funcionario competente conforme a su naturaleza y competencia. Así mismo enviará un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado.
PAR.—Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.
ART. 11.—Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:
ART. 12.—Recepción y radicación de solicitudes verbales. El mecanismo de recepción y radicación de las peticiones verbales, será responsabilidad de la dirección de gestión corporativa - oficina de correspondencia, quejas y soluciones de la Secretaría Distrital de Hacienda o quien haga sus veces, ubicada en la carrera 30 Nº 25-90, primer piso, en el horario establecido para la Secretaría Distrital de Hacienda, en donde el funcionario procederá de la siguiente manera:
Para este fin se debe llenar el formato de calidad 03-F01 o el que haga sus veces, formato de atención presencial y telefónica de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias por parte del funcionario, solicitándole la información de los requerimientos arriba mencionados. Una vez diligenciado el formato, se deberá dar a conocer al solicitante el contenido del mismo para que este exprese su conformidad mediante la firma o si manifiesta no saber firmar, se dejará constancia expresa para suplirlo con su huella digital.
Si la misma se refiere a una queja, ésta debe remitirse en forma inmediata a la oficina de control interno disciplinario, para lo de su competencia, con copia al despacho de la dirección a la que pertenece la dependencia o funcionario involucrado.
Telefónica: Para la atención telefónica de las solicitudes se cuenta con la línea telefónica gratuita número 018000124000. Teléfonos 3385111, 3385138, 3385134, 3385142 y Telefax 3509804., en donde un funcionario atenderá la llamada procediendo de la siguiente manera:
Llenará el formato de calidad 03-F01 o el que haga sus veces, formato de atención presencial y telefónica de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias, solicitándole la información de los requerimientos arriba mencionados. Una vez diligenciado el formato, se leerá al solicitante el contenido del mismo para que éste exprese su conformidad y con su afirmación se procederá a la respectiva radicación, cuyo número deberá comunicársele de inmediato al solicitante.
En todo caso, cuando la Secretaría Distrital de Hacienda, no sea la competente para resolver se indicará al usuario de tal situación, pero si el usuario insiste en radicar la solicitud se le suministrará el formato 03F-01 de solicitudes dirigidas a la Secretaría Distrital de Hacienda o el que haga sus veces, para que una vez lo diligencie, sea recibida y posteriormente remitida a la entidad competente; de ello se informará al usuario por escrito.
PAR.—En todo caso es de obligatorio cumplimiento incorporar en el aplicativo CORDIS de la Entidad los datos de radicación, asignación de tareas y de respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 13.—Competencia para dar respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda. Son competentes para atender las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda, los funcionarios y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la solicitud presentada.
ART. 14.—Seguimiento y respuesta. La dirección de gestión corporativa - oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces, realizará el seguimiento permanente al trámite y respuesta de las solicitudes formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda, a través del funcionario designado para ello.
La respuesta a las solicitudes se comunicará al interesado o al representante legal de ser posible, de la misma manera en que fue presentada, en los términos que establece el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición.
ART. 15.—Términos para resolver las peticiones. Cada dependencia tendrá en cuenta para resolver las peticiones, salvo norma legal especial, los siguientes plazos así:
a) Las peticiones en interés general o particular, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
c) Las peticiones de documentos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, no se podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
d) Las certificaciones de expedientes, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.
f) Las solicitudes a que se refiere el inciso 2º del artículo 8º de la Ley 393 de 1997 (acción de cumplimiento), dentro de los diez (10) días siguientes a su presentación.
g) Las peticiones de información formuladas por entidades públicas esta deberá resolverse en un término no mayor de diez (10) días hábiles.
Los términos cuentan a partir del día hábil siguiente a la fecha de recepción de los derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias en la Secretaría Distrital de Hacienda, cualquiera que sea el medio o la dependencia por la cual ingresó.
PAR. PRIMERO.—Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición en los plazos señalados, se deberá informar de inmediato, y en todo caso antes del vencimiento de los términos señalados anteriormente, esta circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora e indicando el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
PAR. SEGUNDO.—La falta de atención a las peticiones, la inobservancia de los principios y objetivos enunciados en los artículos 4º y 5º de la presente resolución y el incumplimiento de los términos para resolverlas constituirán causal de mala conducta para el funcionario y dará lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria.
PAR. TERCERO.—Cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos en el presente artículo, el jefe inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá, sin perjuicio de los procesos disciplinarios a que haya lugar, compeler al funcionario responsable para que atienda la solicitud y de respuesta en forma inmediata a dicho requerimiento.
ART. 16.—Verificación de requisitos. Enviada la solicitud escrita por el grupo de correspondencia de la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces a la dirección o funcionario que éste considere competente, el funcionario a quien se asigne su conocimiento, deberá verificar inmediatamente que reúna la información o documentos necesarios para resolverla y determinará si efectivamente tiene la competencia para atenderla.
ART. 17.—Falta de competencia. Si la Secretaría Distrital de Hacienda no es la competente para atender la solicitud, o si la dirección o funcionario que recibe la documentación enviada no es la competente, así se le informará de inmediato al peticionario si éste actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la recepción, si obró por escrito. Dentro del mismo término dará traslado de la petición a la entidad, autoridad, dependencia o funcionario competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario.
PAR.—La dirección o funcionario que determine la dirección de gestión corporativa - oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces, como competente para dar respuesta a la petición estará obligado a recibir y realizar el trámite correspondiente de conformidad con las disposiciones consagradas en la presente resolución.
ART. 18.—Atención prioritaria de peticiones. Se dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicios invocados.
Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, se deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
ART. 19.—Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.
ART. 20.—Desistimiento expreso de la petición. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.
ART. 21.—Requisitos especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos se fijará en un lugar visible al público en las dependencias de la Secretaría Distrital de Hacienda, en el formato de solicitudes y en la página web de la entidad.
ART. 22.—Suspensión de los términos para resolver. Los términos para resolver señalados en esta resolución, se suspenderán cuando esté en trámite un impedimento, el cual se resolverá de acuerdo con el procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Civil, según lo dispuesto por el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ART. 23.—Peticiones oscuras o reiterativas. Sólo cuando no se comprenda su finalidad u objeto, se devolverá al interesado para que lo corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la Secretaría Distrital de Hacienda podrá remitirse a las respuestas anteriores.
ART. 24.—Peticiones de información. En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en la Secretaría Distrital de Hacienda, solicitar copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las funciones y actuaciones de la Secretaría, salvo los que tengan reserva constitucional o legal.
El carácter reservado de una información o de determinados documentos no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.
PAR.—Las peticiones de información hechas a través de correo electrónico no requerirán del registro de la dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesto para tal fin, de conformidad con el artículo 54 de la Ley 1437 de 2011.
ART. 25.—Información general. En lo relacionado con asuntos de información general, la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces, actuará como centro de información y dispondrá de la siguiente documentación para consulta del público:
1. Las normas que definen la misión, funciones y estructura de la Secretaría Distrital de Hacienda.
3. Los procedimientos y formularios utilizados para tramitar los diversos asuntos de competencia de la secretaría, siempre y cuando esa competencia no corresponda a otra dependencia de la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 26.—Información especial o particular. Las peticiones dirigidas a consultar y obtener acceso a información diferente a la señalada en el artículo anterior, sobre asuntos de esta secretaría, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la entidad, serán atendidas por las dependencias competentes, conforme al procedimiento de radicación y trámite y dentro de los plazos señalados en esta resolución. Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o la ley prescriben como de carácter reservado.
ART. 27.—Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en el artículo siguiente.
ART. 28.—Insistencia del solicitante en caso de reserva. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo de Cundinamarca, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.
Para ello, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos:
2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal administrativo.
ART. 29.—Examen de documentos. El examen de documentos se hará en horas de atención al público y previa la autorización del jefe o director de la respectiva dependencia, o del funcionario en quien este haya delegado dicha facultad. Los documentos que tengan carácter reservado se conservarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente colocando la inscripción de “Carácter reservado”. A estos documentos reservados no podrán tener acceso los peticionarios.
ART. 30.—Solicitud de copias. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Secretaría Distrital de Hacienda, se tramitará por la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces, quien hará las gestiones correspondientes para que sean entregadas en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, previo el pago por parte del peticionario del costo de las mismas, conforme a la resolución que al respecto expida la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. El valor de las fotocopias se reajustará anualmente de acuerdo con la meta de inflación del año respectivo, según lo previsto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995.
Ningún empleado podrá suministrar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan el carácter de reservado, ni copia de cualquier otro documento, sin orden del jefe del área, responsable de la custodia de los documentos.
ART. 31.—Procedencia. De conformidad con lo previsto por el Código de Procedimiento Civil, las certificaciones son aquellos actos por medio de los cuales el jefe o director de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido. Estas serán expedidas a quien las solicite, por parte de los funcionarios de la Secretaría Distrital de Hacienda, investidos de autoridad, o por quienes tengan asignada esta función.
ART. 32.—Información que reposa en el banco de datos. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que la Secretaría Distrital de Hacienda, haya recogido sobre ellas, en sus archivos oficiales y en los bancos de datos.
ART. 33.—Formulación. La Secretaría Distrital de Hacienda, atenderá y resolverá consultas verbales o escritas, relacionadas con las actividades a su cargo. Las consultas formuladas serán absueltas por la dependencia competente, dentro del plazo señalado en la presente resolución. Para el efecto, se entiende por consulta la petición que se dirige para obtener un parecer, concepto, dictamen o consejo.
ART. 34.—Competencia. La Secretaría Distrital de Hacienda, por intermedio de la dirección jurídica, emitirá conceptos jurídicos de carácter externo o interno a través de los cuales se precisará, aclarará o resolverá consultas de carácter jurídico relacionadas con la interpretación y aplicación de las normas. Los conceptos externos, se expedirán con la salvedad y en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, es decir, que no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución salvo disposición legal en contrario.
Así mismo, la Secretaría Distrital de Hacienda emitirá conceptos técnicos de conformidad con las competencias asignadas en el Decreto Distrital 545 de 2006 y las normas que lo modifique, adicione y derogue, bajo los términos de la presente resolución.
PAR.—En materia tributaria la competencia la ejerce la subdirección jurídico tributaria con prevalencia de los conceptos emitidos por la dirección jurídica en caso de presentarse divergencias.
ART. 35.—Trámite de la consulta. Recibida la consulta por parte de la oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces, será repartida el mismo día de su recepción o a más tardar dentro de las dos primeras horas hábiles del día siguiente al de su recepción al funcionario competente.
ART. 36.—Estructura del documento. La respuesta a las consultas se realizará en un documento, que contendrá la siguiente estructura:
Identificación de la consulta. En ella se identificará y trascribirá la inquietud planteada en el texto de la solicitud en los mismos términos del original y si no es suficientemente claro se complementará, si es preciso recurriendo a la explicación que de forma directa se pueda obtener respecto de la consulta planteada.
ART. 37.—Requisitos de forma. El escrito contentivo del concepto emitido en respuesta a la consulta, deberá seguir los siguientes lineamientos:
Tamaño de la hoja. El tamaño de la hoja corresponderá al tamaño carta.
Numeración. Se efectuará la numeración en el encabezamiento, junto con el nombre de la persona a quien va dirigido el escrito.
Copias. Serán máximo dos (2) de conformidad con el artículo 29 del Decreto Nacional 2150 de 1995 y se obtendrán con posterioridad a la firma del documento original.
ART. 38.—Procedimiento para atender las quejas y reclamos. Las quejas y reclamos serán atendidos y tramitados, por la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces, conforme al procedimiento y dentro de los términos establecidos para el derecho de petición, en las disposiciones legales y en la presente resolución.
ART. 39.—Procedimientos regulados por normas especiales. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas y en lo no previsto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en esta resolución, en cuanto resulten compatibles.
ART. 40.—Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites. Los jefes de las respectivas áreas y los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de los asuntos aquí determinados, serán responsables disciplinariamente por la indebida atención de las peticiones y consultas a su cuidado y además de la inaplicación de los principios de la buena fe, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, moralidad, igualdad y contradicción.
ART. 41.—Sanciones. La demora injustificada en absolver las solicitudes será sancionada disciplinariamente por la Secretaría Distrital de Hacienda, sin perjuicio de la acción prevalente de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con las normas legales vigentes.
ART. 42.—Legislación complementaria. Las situaciones no previstas en el presente reglamento, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en las demás disposiciones que lo modifiquen o reformen.
ART. 43.—Evaluación del sistema. La oficina de control interno o quien haga sus veces, deberá evaluar de manera permanente el trámite interno de las peticiones formuladas a la Secretaría Distrital de Hacienda y rendirá informe semestral sobre el particular al despacho del Secretario Distrital de Hacienda.
ART. 44.—Informes. Es obligación de cada dependencia según se le hayan trasladado para trámite y respuesta de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias, designar un funcionario para el control de tiempos y términos de respuesta, quien deberá encargarse del manejo de dichos datos e informar mensualmente sobre el estado o resultado de cada caso en particular a la dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces.
La dirección de gestión corporativa o quien haga sus veces recopilará de manera mensual la información sobre los trámites y resultados realizados a cada caso de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias por las distintas dependencias y rendirá informe al despacho del Secretario Distrital de Hacienda y con copia a la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., además mantendrá actualizada la base de datos con esta información a disposición de las autoridades distritales y los organismos de control.
Relación de los derechos de petición y trámite dado a los mismos.
Servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y reclamos.
Dependencias sobre las que se presente mayor número de quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición con los datos de fecha y número de radicación, nombre del peticionario, acciones adelantadas y fecha de respuesta.
Principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que presta la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 45.—Precedente administrativo. Al resolver los asuntos de su competencia, la Secretaría Distrital de Hacienda aplicará las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias de manera uniforme a situaciones que tengan los mismos supuestos fácticos y jurídicos. Así mismo, al adoptar sus decisiones deberá tener en cuenta las sentencias de unificación jurisprudencial del Consejo de Estado en las que se interpreten y apliquen dichas normas, debiéndose observar con preferencia los precedentes de la Corte Constitucional que interpreten las normas constitucionales aplicables a la resolución de los asuntos.
ART. 46.—Extensión de la jurisprudencia del Consejo de Estado a terceros por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda. La Secretaría Distrital de Hacienda extenderá los efectos de las sentencias de unificación jurisprudencial dictadas por el Consejo de Estado, en la que se haya reconocido un derecho a quienes lo soliciten y acrediten los mismos supuestos fácticos y jurídicos, debiéndose observar con preferencia los precedentes de la Corte Constitucional que interpreten las normas constitucionales aplicables a la resolución de los asuntos.
Para tal efecto el interesado presentará petición ante la Secretaría Distrital de Hacienda para reconocer el derecho, siempre que la pretensión judicial no haya caducado. Petición que además de los requisitos generales contendrá los señalados en el artículo 102 de la Ley 1437 de 2011.
Comunicaciones, publicaciones, citaciones y notificaciones
ART. 47.—Trámite para comunicar. Proferida la respuesta, la dirección o funcionario competente, remitirá la misma a la dirección de gestión corporativa - oficina de correspondencia, quejas y soluciones o quien haga sus veces, para que allí se proceda a fechar, numerar, y comunicar o notificar personalmente al interesado según el caso, de todo lo cual se dejará constancia en el CORDIS. Sin embargo, las comunicaciones y notificaciones relativas a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá —DIB—, continuarán bajo las normas y procedimientos actuales y las que en particular los modifiquen.
ART. 48.—Procedencia de la comunicación. Se comunicarán los actos administrativos, cuando:
a. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa iniciada con una petición de interés general.
b. Sean actos administrativos de trámite, preparatorios o de ejecución, excepto en los previstos en norma expresa.
c. En una actuación administrativa de contenido particular y concreto, se advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisión, les comunicará la existencia de la actuación, el objeto de la misma y el nombre del peticionario si lo hubiere, para que pueda constituirse como parte y hacer valer sus derechos.
La comunicación se remitirá a la dirección o correo electrónico que se conozca si no hay otro medio más eficaz. De no ser posible dicha comunicación. O tratándose de terceros indeterminados, la información se divulgará a través de un medio masivo de comunicación nacional o local, según el caso, o a través de cualquier otro mecanismo eficaz, habida cuenta de las condiciones de los posibles interesados. De tales acciones se dejará constancia escrita en el expediente.
ART. 49.—Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.
PAR.—La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:
La Secretaría Distrital de Hacienda podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.
ART. 50.—Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la Secretaría Distrital de Hacienda por el término de cinco (5) días.
ART. 51.—Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la Secretaría Distrital de Hacienda por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
ART. 52.—Autorización para recibir la notificación. Cualquier persona que deba notificarse de un acto administrativo podrá autorizar a otra para que se notifique en su nombre, mediante escrito que requerirá presentación personal. El autorizado solo estará facultado para recibir la notificación y, por tanto, cualquier manifestación que haga en relación con el acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada.
ART. 53.—Falta o irregularidad de las notificaciones y notificación por conducta concluyente. Sin el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación, ni producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos legales.
ART. 54.—Publicidad de los actos administrativos. Los actos administrativos se publicarán cuando:
a. Los actos administrativos de carácter general.
b. Cuando a juicio de las autoridades, los actos administrativos de carácter particular afecten en forma directa e inmediata a terceros que no intervinieron en la actuación y de quienes se desconozca su domicilio, ordenarán publicar la parte resolutiva en la página electrónica de la Secretaría Distrital de Hacienda y en un medio masivo de comunicación. En caso de ser conocido su domicilio se procederá a la notificación personal.
c. Los actos administrativos de nombramiento.
ART. 55.—Notificación electrónica. Se podrá notificar los actos administrativos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado acepte este medio de notificación.
Notificación que quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 56.—Recursos contra los actos administrativos. Por regla general, contra los actos definitivos procederán los siguientes recursos:
No habrá apelación de las decisiones proferidas por el representante legal de la Secretaría Distrital de Hacienda.
ART. 57.—Improcedencia. No habrá recurso contra los actos de carácter general, ni contra los de trámite, preparatorios, o de ejecución excepto en los casos previstos en norma expresa.
ART. 58.—Oportunidad y presentación. Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.
Los recursos se presentarán ante el funcionario que dictó la decisión.
ART. 59.—Requisitos. Por regla general los recursos se interpondrán por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.
ART. 60.—Rechazo del recurso. Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos previstos en los numerales 1º, 2º y 4º del artículo anterior, el funcionario competente deberá rechazarlo. Contra el rechazo del recurso de apelación procederá el de queja.
ART. 61.—Trámite de los recursos y pruebas. Los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo.
ART. 62.—Decisión de los recursos. Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.
ART. 63.—Desistimiento. De los recursos podrá desistirse en cualquier tiempo, se hará por escrito o verbalmente según la forma en que se haya presentado la petición inicial.
ART. 64.—Régimen especial de notificación. Se excluye del presente reglamento las notificaciones referidas a pensiones que se regularán de manera especial.
ART. 65.—Vigencia. La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital, previa su aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 1686 del 27 de diciembre de 2002, expedida por el Secretario Distrital de Hacienda.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
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 ARTÍCULO 30

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 30
 artículo 22
 artículo 55
 artículo 4
 artículo 2
 artículo 22
 artículo 55
 artículo 8
 artículo 19
 artículo 209
 artículo 3
 artículo 3
 artículo 1
 resolución 
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 artículo 23
 artículo 8
 artículo 5
 artículo 65
 artículo 7
 artículo 8
 resolución 
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 artículo 11
 artículo 54
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 artículo 3
 artículo 28
 artículo 29
 resolución 
 resolución 
 artículo 102
 resolución 
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