Source: https://michaelhotopp.de/vereinbarung-zur-auftragsverarbeitung/av-vorschau/
Timestamp: 2019-04-23 16:17:20+00:00

Document:
AV-Vorschau - Michael Hotopp - Fotograf und Grafik-Designer
Bitte prüfen Sie Ihre Angaben sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
zwischen dem Verantwortlichen:
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– Auftragsgeber –
und dem Auftragsverarbeiter:
Verresberger Straße 42
Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich aus der in dieser Vereinbarung und der in Anlage A beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Dienstleistung in Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können.
Nach Art. 4 Abs. 1 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Nach Art. 4 Abs. 8 DS-GVO ist ein Auftragsverarbeiter eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Weisung ist die auf einen bestimmten datenschutzmäßigen Umgang (zum Beispiel Speicherung, Pseudonymisierung, Löschung, Herausgabe) des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten gerichtete in der Regel schriftliche Anordnung des Auftraggebers. Die Weisungen werden vom Auftraggeber erteilt und können durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Die Weisungen des Auftraggebers sind schriftlich oder per E-Mail zu erteilen.
§ 2 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung
Aus dieser Vereinbarung ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die Angaben zu den Daten in Anlage A Bestandteil der Datenverarbeitung.
Diese Vereinbarung ist bis auf Widerruf gültig. Der Widerruf bedarf der Schriftform.
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in dieser Vereinbarung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieser Vereinbarung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).
Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.
Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das hier vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.
Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen dieser Vereinbarung anfallende Datenschutzfragen.
Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.
Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vereinbarungsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht bereits vereinbart.
In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren.
Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.
Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen der Vereinbarung anfallende Datenschutzfragen.
§ 6 Anfragen betroffener Personen
§ 7 Nachweismöglichkeiten
Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in dieser Vereinbarung niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.
Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
§ 8 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.
Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der in der Vereinbarung vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.
Die vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt:
Namen und Anschriften der Subunternehmer
Webhosting, E-Mail-Server, Bereitstellung von Dateien für den Download, Bereitstellung von Zugängen für den Kunden-Upload, Domain-Weiterleitungen und Short-URLs
Bereitstellung und Hosting von Online-Galerien
Druck und Druckmittelversand im Kundenauftrag
Inhaber: Nicole Salier
Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein, wobei diese nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden darf.
Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus dieser Vereinbarung dem Subunternehmer zu übertragen.
Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.
Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung ungültig oder nicht durchsetzbar sein oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung hiervon unberührt. Die Parteien vereinbaren, die ungültige oder nicht durchsetzbare Bestimmung durch eine gültige und durchsetzbare Bestimmung zu ersetzen, welche wirtschaftlich der Zielsetzung der Parteien am nächsten kommt. Das gleiche gilt im Falle einer Regelungslücke.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung oder in Textform (elektronisches Format) und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Vereinbarung handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
Als Gerichtsstand wird hiermit Langenfeld (Rhld) vereinbart.
, [multiform "adv-ort"]
gez. [multiform "adv-vertretungsberechtigter"]
, Monheim am Rhein
gez. Michael Hotopp
(Diese Vereinbarung ist ohne Unterschrift gültig.)
[addpage]
Anlage A: Details zum Auftrag
Texte von Kunden
Adressen von Kunden
Namen von Kunden
Erstellung von Fotoprodukten
Versand von Fotoprodukten
Anlage B: Technische und organisatorische Maßnahmen
B.1 Alle Standorte
Unbefugten ist der Zutritt zu den vom Auftragnehmer zwecks Erbringung der Verarbeitung genutzten technischen Einrichtungen zu verwehren.
Beim Auftragnehmer umgesetzte Maßnahmen:
• Festlegung der zugangsberechtigten Personen
• Closed Shop-Betrieb (nur berechtigte Personen haben Zutritt)
• Revisionsfähigkeit der Zugangsberechtigungen
• Identifikation durch Ausweise
• Einsatz eines Zugangskontrollsystems, Schlüsselregelung und aktuelle Schlüsselliste
• Zugangsregelungen für betriebsfremde Personen
• Protokollierung der Zu- und Abgänge
Es ist zu verhindern, dass die zur Erbringung der beschriebenen IT-Dienstleistung notwendigen Einrichtungen (Hardware, Betriebssysteme, Software) von Unbefugten genutzt werden können.
• Festlegung der nutzungsberechtigten Personen und Einschränkung der Benutzerrechte auf Tätigkeitsbereiche
• Identifikation und Authentifizierung der Benutzer
• Sicherung der Datenstationen, Netze und Übertragungsleitungen
• Verschlüsselung der zu übertragenden Daten
• Passwortrichtlinie (Angabe von Kennwortparametern hinsichtlich Komplexität und Aktualisierungsintervall)
• Sperrung der Clients nach gewissem Zeitablauf ohne Useraktivität (auch passwortgeschützter Bildschirmschoner oder automatische Pausenschaltung)
• Regelungen / Voraussetzungen zur Telearbeit (Zwei-Faktor-Authentifizierung)
Es ist sicherzustellen, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert oder verändert werden können.
• Maschinelle Überprüfung der Berechtigungen
• Benutzerbezogene Protokollierung der (Fehl-)Zugriffe
• Zentrale Vergabestelle von Benutzerrechten
Es muss dafür gesorgt werden, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welchen Stellen die Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
• Externe Zugriffe auf Daten erfolgt ausschließlich über VPN bzw. verschlüsselten Verbindungen
• Sichere Übertragung der Daten im Internet durch SSL-Verschlüsselung (https)
Es ist sicherzustellen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
• Mandantentrennung auf Auftragsebene - Logische Trennung der Daten
• Für interne Zwecke (z.B. Entwicklung, Test und Backup) werden getrennte Systeme mit eigener Datenstruktur genutzt
Es muss nachträglich geprüft und festgestellt werden können, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
Die Maßnahmen zur Weitergabekontrolle gem 1.4 dienen auch der Sicherstellung der
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
• Permanente Serverüberwachung durch Monitoring-Software
• Application-/Device-Control
• USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung)
• Objektsicherung insb. der Serverräume
Es müssen Maßnahmen getroffen werden, um Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.
• Backup-Systeme zur Wiederherstellung verlorener Daten
• Testen der Wiederherstellung
• Dezentrale Datensicherung
Weitere Maßnahmenbereiche
Es muss dafür gesorgt werden, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur ensprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.
• Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO mit Regelungen zu den Rechten und Pflichten des Auftragnehmers
• Schulungen aller zugriffsberechtigten Mitarbeiter. Regelmäßig stattfindende Nachschulungen.
• Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO
• Klare Vereinbarungsgestaltung und -ausführung
• Protokollierung und Kontrolle der ordnungsgemäßen Vereinbarungsausführung
Es muss ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung des Datenschutzes und der Wirksamkeit der festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert sein.
• Managementsystem zum Datenschutz und der Informationssicherheit (in Anlehnung an ISO 27001)
• Incident-Response-System zur Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsverstößen und Problemen
• Einsatz von Software mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen gem. (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO)
• Durchführung regelmäßiger IT-Schwachstellenanalysen (z.B. Penetrationstest)
• Durchführung regelmäßiger interner Audits
• Einsatz softwaregestützter Tools zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen
Vertragsdaten des Auftraggebers
Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben vor dem Absenden.
Vollständiger Name des Vertretungsberechtigten: *
Hinweis: Die E-Mail mit dem Vertrag im Anhang wird unverschlüsselt übertragen.
Ich habe den Vertrag vollständig gelesen und bin als Vertretungsberechtigter des Auftraggebers mit der oben genannten Vereinbarung einverstanden.
Ich versichere die Vollständigkeit und Richtigkeit meiner Angaben.

References: Art. 28
 Art. 4
 Art. 4

§ 2
 Art. 4
 Art. 33
 Art. 32
 Art. 82

§ 6

§ 7

§ 8
 Art. 28
 Art. 28