Source: https://www.gub.uy/ministerio-economia-finanzas/preguntas-frecuentes/auditoria-interna-de-la-nacion
Timestamp: 2019-11-13 17:06:39+00:00

Document:
Auditoría Interna de la Nación | Ministerio de Economía y Finanzas
Área: Registro de Estados Contables - Central de Balances Electrónica
I) Obligaciones
1) ¿Qué entidades están obligadas a presentar sus Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
El artículo 3º del decreto Nº 156/2016 menciona las entidades obligadas y se transcribe a continuación:
"Artículo 3º.- (Monto). Las sociedades comerciales, las sociedades y asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, las entidades no residentes que cumplan las condiciones que establece el artículo 2º de la Ley Nº 18930 de 17 de julio de 2012, y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación por el Banco Central del Uruguay, deberán registrar sus estados contables válidamente emitidos y, en caso de corresponder aprobados: a) Cuando los ingresos de sus actividades ordinarias, al cierre de cada ejercicio anual, superen las 26.300.000 (veintiséis millones trescientos mil) Unidades Indexadas; o
b) Cuando obtengan ingresos que superen las 4:000.000 (cuatro millones) de Unidades Indexadas al cierre de cada ejercicio anual, siempre que al menos el 90% (noventa por ciento) de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya.
A tales efectos, en ambos casos se deberán considerar los ingresos generados en el ejercicio anterior. En caso que dicho ejercicio abarque un período menor a doce meses, los ingresos deberán ser proporcionados a un ejercicio completo.El valor de Unidad Indexada aplicable, será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio."
2) ¿Los ingresos que deben ser considerados a efectos de la obligación de registrar son los del año anterior a los Estados Financieros que se registran?
Los Ingresos de Actividades Ordinarias se encuentran definidos por las Normas Internacionales de Información Financiera:
"Ingreso de actividades ordinarias es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada dé lugar a un aumento en el patrimonio que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio."
Los ingresos son definidos en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros como incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la entidad. El concepto de ingreso comprende tanto los ingresos de actividades ordinarias como las ganancias."
III) Presentación de balances
1) ¿Cuál es la Moneda de presentación de los Estados Financieros y cuál es la Moneda Funcional?
Los estados financieros se deben presentar en la moneda de presentación que es la moneda en la cual está expresada el capital de la entidad. En la Hoja de Información General de los Formularios para el registro de los estados contables, se debe indicar tanto la moneda de presentación como la moneda funcional.
Todos los estados financieros con sus respectivos anexos y notas deben ser presentados en moneda de presentación que puede llegar a coincidir o no con la moneda funcional.
Ejemplo: Información sobre la entidad que va a presentar sus Estados Contables a la Central de Balances Electrónica:
La moneda funcional de la entidad es el dólar. El capital según estatutos está expresado en pesos uruguayos. Por lo tanto la moneda de presentación de dicha entidad es el peso uruguayo.
2) ¿Qué formularios deben utilizarse para la presentación de los Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
Los formularios a utilizarse dependen del cuerpo normativo contable que le aplique a la entidad que registre.
Todos los formularios se encuentran disponibles en la página de la Auditoría, en la Central de Balances Electrónica (Generación de Estados Contables).
IV) Firma Digital
1) ¿Qué firmas digitales se admiten para la presentación de Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
El proceso de presentación cuenta con un paso que es la firma digital, para ello tanto el Contador como el/los Representantes legales deben firmar. El instructivo explica este punto. En la página de Bienvenida del portal de la CBe www.cbe.gub.uy se encuentran links para acceder a informarse. Debe tenerse en cuenta que para poder firmar se debe tener instalado el componente que permite utilizar los certificados instalados en todos los navegadores (ver Anexo II, del Instructivo).
A continuación se procede a realizar una breve descripción del tema:
* La firma electrónica debe ser firma persona física común o avanzada, con o sin token, emitida por el Correo Nacional o Abitab e instalada según el instructivo que provee quien la haya emitido. También se admite utilizar la firma electrónica de la cédula de identidad en el caso de que la incluya.
* En caso de que los representantes legales de la sociedad se encuentren en el exterior, y que no puedan concurrir al país para registral su firma digital, puede la sociedad otorgar un poder a personas que se encuentren en Uruguay, con facultades expresas para registrar Estados Contables y presentar declaraciones juradas ante organismos como por ejemplo la Auditoria Interna de la Nación, cumpliendo las formalidades pertinentes. En este caso los apoderados deberán registrar su firma digital en el país.
V) Distribución de utilidades
1) ¿Está prohibido distribuir utilidades hasta tanto los estados contables hayan sido registrados?
El artículo 97 bis de la Ley Nº 16.060 dispone que la sociedad no podrá distribuir utilidades sin que previamente haya registrado los Estados Financieros correspondientes al último ejercicio cerrado. El decreto 156/2016, define como "distribución" el pago de dividendos o equivalentes.
Ejemplo: Si el balance cierra el 31/12, hay plazo de 180 días para registrar los Estados Financieros. Si la entidad quiere distribuir utilidades en ese período, deberá proceder previamente a registrar los Estados Financieros.
2) Cada vez que la sociedad distribuye anticipadamente utilidades, ¿debe previamente registrar los estados contables?
No, en la medida que se trata de utilidades que el artículo 100 de la Ley Nº 16.060 habilita a que se distribuyan antes del cierre del ejercicio económico, cuyo respectivo Estado Financiero aún no puede ser objeto de la obligación de registro.
Por otra parte, se podrán distribuir utilidades anticipadas aun cuando no se hayan registrado los Estados Financieros correspondientes al último ejercicio cerrado, siempre y cuando la sociedad se encuentre en plazo para ello, de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 4 del Decreto 156/016. En caso de haber transcurrido el plazo de los 180 días para registrar al que alude el citado artículo 4, únicamente se podrá efectivizar el pago correspondiente a la distribución anticipada de dividendos, si previamente se registraron los Estados Financieros correspondientes al ejercicio finalizado.
1) ¿Cuándo se aplicarán las multas?
Las multas se aplicarán: * Para las sociedades comerciales, por incumplimientos correspondientes a los ejercicios económicos cerrados a partir del 13/06/16.
Área: Sociedades Anónimas
a) Balance general* (estado de situación patrimonial y estado de resultados), proyecto de distribución de utilidades, memoria e informe del síndico o comisión fiscal y toda otra medida relativa a la gestión de la sociedad que le competa resolver conforme a la ley y al contrato o que sometan a su decisión el administrador o el directorio, y la comisión fiscal o el síndico.
b) Designación o remoción del administrador, de los directores, de los síndicos o de los miembros de la comisión fiscal y fijación de su retribución.
c) Responsabilidades del administrador o de los directores, del síndico o de los miembros de la comisión fiscal. *El artículo 89 de la ley 16.060 con la redacción dada por el artículo 499 de la ley 18.362 establece: Toda referencia al término balance general se considerará efectuada a estados contables.
Mayorías para resolver
Pueden asistir todos aquellos accionistas que se hayan inscripto para participar en la primera reunión, de acuerdo al artículo 350 de la Ley 16060.
Sí, debe confeccionarse un acta por cada reunión, sin perjuicio de que dichas actas corresponden a la misma asamblea.
¿Hasta cuándo se encuentran obligadas las entidades en liquidación a identificar a sus beneficiarios finales?
Supuesto A: Se trata de una sociedad obligada por la Ley Nº 18.930, cuyo plazo para informar sus beneficiarios finales al BCU vence el 30/09/2017.
A.1) Si la sociedad se liquidó al 15/4/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 166/017, las entidades en liquidación se encuentran obligadas a informar a sus beneficiarios finales por la referida Ley, hasta que hayan presentado clausura por cese de actividades ante la DGI. Por tanto, si presentó clausura al 15/4/2017, previo al vencimiento del plazo para efectuar la comunicación, no estará obligada la entidad a informar a sus beneficiarios finales al BCU. De todos modos, deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
A.2) Si la sociedad se liquidó al 15/8/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? Si la entidad presenta clausura por cese de actividades ante DGI el 15/8/2017, teniendo en cuenta que a dicha fecha ya estaba disponible el formulario para informar los beneficiarios finales al BCU (el cual fue habilitado desde el 01/08/2017), podría hacerlo, aunque no se encuentra obligada, ya que aún está dentro del plazo para realizar la comunicación (el cual vence el 30/09/2017). En caso de optar por no efectuar la declaración jurada ante el BCU, igualmente deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
A.3) Si al 30/09/2017 una sociedad en liquidación no ha presentado clausura por cese de actividades ante DGI ¿está obligada? En este caso la sociedad se encuentra obligada a presentar la declaración jurada informando al BCU sus beneficiarios finales antes del vencimiento del plazo, que en el ejemplo de una sociedad obligada por la ley 18.930, sería el 30/09/2017.-
Supuesto B: Se trata de una sociedad NO obligada por la Ley 18.930, cuyo plazo para informar sus beneficiarios finales al BCU vence el 30/06/2018.
B.1) Si la sociedad se liquidó al 15/4/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 166/017, las entidades en liquidación se encuentran obligadas a informar a sus beneficiarios finales por la referida Ley, hasta que hayan presentado clausura por cese de actividades ante la DGI. Por tanto, si presentó clausura previo al vencimiento del plazo para efectuar la comunicación (en este caso 30/06/2018), no estará obligada la entidad a informar a sus beneficiarios finales al BCU. De todos modos, deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
B.2) Si la sociedad se liquidó y presentó clausura ante DGI después del 01/08/2017 y antes del 30/06/2018 ¿está obligada? Teniendo en cuenta que a dicha fecha ya estaba disponible el formulario para informar los beneficiarios finales al BCU (el cual fue habilitado desde el 01/08/2017), podría hacerlo, aunque no se encuentra obligada, ya que aún está dentro del plazo para realizar la comunicación (el cual vence el 30/06/2018). En caso de optar por no efectuar la declaración jurada ante el BCU, igualmente deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
B.3) Si al 30/06/2018 una sociedad en liquidación no ha presentado clausura por cese de actividades ante DGI ¿está obligada? En este caso la sociedad se encuentra obligada a presentar la declaración jurada informando al BCU sus beneficiarios finales antes del vencimiento del plazo, que en el ejemplo de una sociedad NO obligada por la Ley Nº 18.930, sería el 30/06/2018.- IMPORTANTE: De acuerdo al artículo 7 literal e) del Decreto Nº 166/017, están exceptuadas de identificar a sus beneficiarios finales las entidades disueltas de pleno derecho conforme al artículo 1 de la Ley Nº 19.288.
¿Las entidades obligadas a informar por la ley Nº 18.930 y que no lo hicieron, deben hacerlo al amparo de la Ley Nº 19.484?
Las entidades residentes a las que les correspondía informar según lo dispuesto por la Ley Nº 18.930 y no lo hicieron, en caso de estar disueltas de pleno derecho por el art. 1º de la Ley Nº 19.288, no les corresponde informar según lo establecido en el art. 7º del Decreto Nº 166/017. Las entidades no residentes, están obligadas y tienen plazo para informar hasta el 30.09.2017.
¿Las asociaciones civiles están obligadas a informar?
Sí, siempre que tengan ingresos al cierre del ejercicio anual superiores a U.I. 4.000.000 o activos por un valor superior a U.I. 2.500.000 de acuerdo a lo establecido en el art. 7º del Decreto Nº 166/017.
¿Cuál es la fecha de vigencia si tengo una SA con acciones al portador que ya cumplió con la Ley 18.930? ¿Qué debo indicar en Cuadros B.1 y B.2 del formulario B? ¿Es el 9/01/2017?
En la Sección B.1, relativa a Titulares, la fecha vigencia será 1/8/2012 o posterior en caso de que haya existido un cambio de titularidad de las acciones.
En la Sección B.2, relativa a Beneficiarios finales y cadena, la fecha de vigencia será 9/1/2017.
En ambos casos las fechas de vigencia indicadas se replicarán en la Sección C respectiva.
Para obligados Ley 18.930: Fecha vigencia es la fecha desde la cual se tiene el derecho sobre las participaciones patrimoniales o instrumentos declarados (titularidad), 1/8/2012 o posterior.
Si el titular es además beneficiario final, sólo completa B1 y en fecha vigencia indica la fecha desde la cual se tiene el derecho de titularidad sobre las participaciones patrimoniales; asumiéndose que es beneficiario final desde el 9.01.2017 – en caso que sea otra fecha, indicarla en observaciones.
Para obligados Ley 19.484:
1) Titularidad (art. 25): Fecha vigencia es la fecha desde la cual se tiene el derecho sobre las participaciones patrimoniales o instrumentos declarados (titularidad), 9/1/2017 o posterior. En caso que sea posterior, se deberá indicar esta última fecha y referir en observaciones quienes fueron los titulares desde el 9/1/2017.
2) Si el titular es además beneficiario final, sólo completa B1 y en fecha vigencia indica la fecha desde la cual se tiene el derecho de titularidad sobre las participaciones patrimoniales; asumiéndose que es beneficiario final desde el 9.01.2017 – en caso que sea otra fecha, indicarla en observaciones.
3) Beneficiario final/Cadena de titularidad (art. 22): Fecha vigencia es la fecha desde la cual se cumplen las condiciones dispuestas por el citado artículo, 9/1/2017 o posterior. En caso que sea posterior, de deberá indicar esta última fecha y referir en observaciones quiénes fueron los anteriores beneficiarios finales desde el 9/1/2017.
Si hoy vengo a comunicar un cambio de accionistas e informar los beneficiarios finales. ¿Son dos fechas de vigencia diferentes?
Sí, en el caso de cambio de titularidad la fecha de vigencia será la fecha en que se verificó el mismo, consignándose en observaciones quién fue el anterior. En el caso de los beneficiarios finales, la fecha de vigencia será 9/1/2017 o posterior, debiéndose consignar en “Observaciones” quién fue beneficiario final desde el 09/01/17.
Firmas en el exterior
¿Cómo se procede para recabar y certificar la firma del Formulario B Ley No. 18.930 y Formulario Ley No. 19.484, cuando los representantes de la entidad residen en el exterior y no tienen apoderados en el país?
Los representantes de la entidad, en caso de encontrarse en el exterior, podrán firmar el formulario B en el exterior, en presencia de un notario habilitado en el país donde se otorgue, quien deberá exclusivamente certificar las firmas.
El formulario deberá legalizarse o apostillarse (según corresponda) y eventualmente traducirse. Luego un Escribano Público uruguayo que esté habilitado para el ingreso de los datos al Registro que administra el Banco Central del Uruguay, deberá realizar una certificación notarial respecto a:
La personería jurídica de la entidad declarante
La vigencia de la entidad declarante
La legitimación del representante que firma la declaración
Finalmente, cuando el Escribano Público uruguayo proceda al escaneo del formulario para su envío al Banco Central del Uruguay, deberá incluir en el mismo la certificación de firmas realizada por el notario extranjero, legalización o apostilla, traducción en caso de corresponder y finalmente su certificación notarial.
Asimismo, también se podrá otorgar un mandato con facultades al efecto, con intervención de un Escribano de dicho país. El mismo deberá ser legalizado, eventualmente traducido y protocolizado. En este último supuesto el mandatario designado será quien en Uruguay formule la Declaración Jurada ante un Escribano Público uruguayo, quien certificará su firma y efectuará los controles expuestos anteriormente.
Este nuevo criterio se diferencia del adoptado para la versión anterior del Formulario B (exclusiva de la comunicación de la Ley No. 18930), y en consecuencia sustituye y deja sin efecto el anterior que se expone en las Preguntas Frecuentes publicadas en la página del Banco Central del Uruguay, pregunta No. 8.
Una SA con acciones al portador reforma su tipo de acciones a nominativas, ¿en qué plazo debe efectuar la comunicación al BCU?
Una SA con acciones al portador que al 30/9/2017 perfecciona la reforma del tipo de acciones pasando a ser nominativas (esto es, que la última publicación se realiza hasta el 30/9/2017), tiene plazo hasta el 30/06/2018 para cumplir con la obligación de información de sus BF (art. 42 de la Ley Nº 19.484 y art. 24 Decreto Nº 166/017).
¿Cuál es el plazo para nuevas Entidades?
Se constituye una S.A con acciones al portador el 17/8/2017, su vencimiento para la presentación de la DJ conforme a la normativa vigente sería el 29/9/2017, (artículo 29 de la Ley Nº 19.484 y art. 25 del Decreto Nº 166/017). En virtud que se aplica el régimen más beneficioso, su plazo para presentar la DJ será el 30/9/2017.
Se constituye una S.A. con acciones al portador el 18/8/2017, su vencimiento para la presentación de la DJ conforme a la normativa vigente sería el 02/10/2017, (artículo 29 de la Ley Nº 19.484 y art. 25 del Decreto Nº 166/017). En virtud que se aplica el régimen más beneficioso, su plazo para presentar la DJ será el 02/10/2017.
Entidades no residentes que no estaban obligadas por la Ley Nº 18.930 pero que devienen obligadas por el artículo 24 literal c) de la Ley Nº 19.484.
Para las entidades obligadas por el artículo 24 literal C) de la Ley Nº 19.484 (no residentes con activos en territorio nacional por un valor superior a 2.500.000 UI), que no configuran establecimiento permanente ni sede de dirección efectiva, el plazo para presentar la declaración jurada a BCU vence el 30/06/2018 (art. 26 Decreto Nº 166/017).
Los representantes legales estarán sometidos al régimen sancionatorio dispuesto en el art. 32 de la Ley Nº 19.484 por su actuación personal en el incumplimiento.

References: artículo 3
 artículo 2
 artículo 97
 artículo 100
 artículo 4
 artículo 4
 artículo 89
 artículo 499
 artículo 350
 artículo 10
 artículo 10
 artículo 7
 artículo 1
 artículo 24
 artículo 24