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Timestamp: 2019-09-21 01:46:52+00:00

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Capítulo 43. Manejar las finanzas | Sección 2. Administrar el dinero | Sección Principal | Community Tool Box
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¿Qué implica la administración diaria de su dinero?
¿Cómo maneja usted el flujo de efectivo?
Las familias necesitan mantener el control de sus finanzas para hacer que la vida fluya sin complicaciones. Lo mismo cuenta en gran medida, para las organizaciones.
A fin de administrar dinero adecuadamente, ya sea de su familia o su organización, usted necesita:
Un presupuesto que sea realista y exacto, de modo que usted pueda comenzar con una buena idea de lo que tiene disponible para gastar, de dónde provendrá el dinero, y en qué quiere gastarlo.
Distintas formas de tener acceso a dinero en efectivo de tal modo que pueda ser utilizado (una chequera, tarjetas de crédito, tarjetas de cajero automático, etc.)
Una forma de mantener un registro del dinero efectivo de modo que usted no sobregire su cuenta o gaste más dinero del que tiene.
Le ayudará a mantener buenas relaciones con su propietario, su proveedor, y cualquier otra persona a quien usted le paga por bienes y servicios. La vida es mucho más fácil cuando las personas y las organizaciones pagan sus cuentas a tiempo. Es mucho más probable que los propietarios y otros hagan reparaciones, cumplan ciertas órdenes, y en general sean más amigables con aquellos que facilitan sus vidas.
Establecerá su credibilidad en la comunidad. Su organización obtendrá la reputación de una institución que se hace cargo de sus asuntos, y es seria con respecto a sus compromisos financieros al igual que con su misión. Este tipo de reputación puede agregar mucho al éxito de su recaudación de fondos, ya que las personas quieren depositar su dinero donde saben que será bien administrado para hacer el mayor bien.
Le ahorrará tiempo de manejo del dinero. Gastará mucho menos tiempo intentando localizar un recibo perdido, o rehaciendo algo porque no lo hizo bien la primera vez, o involucrándose en otras formas de acciones perdidas.
Le ahorrará una gran cantidad de preocupaciones porque sabrá exactamente cuánto dinero tiene y cómo está siendo gastado.
Le dará más tiempo para dedicarse a los objetivos reales de su organización. El dinero es el medio para que usted alcance sus metas. Mientras más efectivamente se administre su dinero, más efectivamente podrá utilizarlo.
Varios directores de organizaciones, especialmente en áreas tales como servicios sociales, salud, o educación, encuentran que la administración de dinero es aburrida, o incluso atemorizante. Ellos consideran que todo se trata de matemáticas, y se preocupan constantemente sobre si comprenden álgebra lo suficientemente bien como para manejar las finanzas, o si es que un simple error de suma podría llevar a sus organizaciones a la quiebra. Pero una buena administración de dinero se trata realmente de sistemas y decisiones. Los sistemas son los que usted configura para efectivamente manejar, y llevar el control de su dinero. Las decisiones son aquellas que usted toma acerca de dónde obtener su dinero y qué hacer con él. Cómo y qué tan bien usted configure esos sistemas, y la información y suposiciones que utilice para tomar sus decisiones - no sus antecedentes como un matemático teórico – determinará qué tan bien es administrado su dinero.
Si realmente encuentra que el manejo del dinero es difícil y desagradable, puede ser posible delegar la parte de la administración del dinero de la organización a alguien que tenga las ganas y las habilidades para hacerse cargo de ello. Las grandes corporaciones casi siempre tienen un Director de Finanzas que maneja el lado financiero de la operación. Si su organización cuenta con un presupuesto lo suficientemente grande, o puede encontrar un voluntario que sea competente y confiable, usted puede hacer lo mismo. Tenga cuidado, sin embargo: aún en una organización donde hay un Director de Finanzas u otra persona que maneja el dinero, es importante que el director tenga al menos un conocimiento claro de lo que está sucediendo, y sepa qué preguntas hacer a fin de asegurarse de que el dinero esté siendo utilizado apropiadamente.
Este tipo de ayuda financiera puede provenir desde adentro de la organización, en la forma de un tesorero. También se puede encontrar a través de otras organizaciones, tales como el Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Jubilados (SCORE, por su acrónimo en inglés), cuyos miembros ofrecen sus servicios profesionales a organizaciones sin fines de lucro y a otros que la necesitan.
Un sistema de contabilidad o auditoría que le permitirá obtener cualquier información financiera que necesite rápida y fácilmente, y que hará que cualquier presentación de informe sea lo más fácil y preciso posible.
Un sistema bancario que brinde a la organización la mayor flexibilidad y el menor costo posibles por el uso de una o más cuentas en uno o más bancos.
¿Qué constituye un empleo de tiempo completo y qué constituye uno de tiempo parcial? ¿Quién obtiene qué tipo de beneficios?
¿Utilizará usted órdenes de compras para ordenar y comprar? ¿Qué proveedores - para teléfono, artículos de oficina y programa, equipos, etc. - utilizará usted?
La discusión sobre contabilidad que se hace aquí sólo pretende ayudarle a abordar la creación de un sistema de contabilidad y algunos de los temas que una organización debe enfrentar en el proceso. Como se indica en ese capítulo, ninguna información sobre contabilidad que se encuentra en la Caja de Herramientas Comunitaria debe sustituir el consultar con un contador u otro profesional financiero.
Si su presupuesto es muy pequeño -sólo unos cuantos cientos o miles de dólares -puede que usted ni siquiera necesite un sistema de contabilidad para nada; pero de todos modos usted necesitará cuadrar su chequera, llevar el control del dinero que ingresa y que sale, y poner atención al flujo de efectivo. De todas formas será necesario para usted tener una comprensión básica de los temas, aún si su sistema de contabilidad sólo consiste en un registro de cheques y un montón de recibos en un cajón de escritorio.
¿Qué tipo de sistema en sí utilizará usted para auditar sus libros (base en efectivo o devengada)?
El siguiente extracto de esa sección explica la diferencia entre la contabilidad con base en efectivo y con base devengada.
Uso de contabilidad con base de efectivo y con base modificada de efectivo.
Muchas organizaciones sin fines de lucro - pequeñas utilizan la contabilidad con base de efectivo en vez de base devengada para registrar gastos e ingresos. Esto significa que ellos sólo registran ingresos cuando reciben el efectivo, y sólo registran los gastos cuando estos son pagados. Algunas organizaciones sin fines de lucro utilizan contabilidad con base modificada de efectivo. Registrarán los impuestos sobre el salario retenido a los empleados o grandes ítems de ingresos o gastos en una base devengada. La contabilidad con base devengada informa el ingreso cuando es ganado, y los gastos cuando éstos se incurren. La mayoría de los negocios lleva el control de todos sus gastos e ingresos utilizando la contabilidad devengada.
¿Computarizará usted su sistema de contabilidad?
Mientras más grande y más complejo sea su presupuesto, es más probable que necesite un sistema computarizado. El gasto de configurar uno y capacitar a alguien para que lo utilice puede no tener sentido para su organización si su presupuesto es más pequeño.
Algunas razones para adoptar un sistema computarizado:
Un sistema computarizado realiza cálculos-literalmente -un millón de veces más rápido que usted, y siempre es preciso mientras los datos ingresados sean precisos.
Mientras los sistemas computarizados de contabilidad son estupendos, también existen algunas razones por las que su organización no desee uno.
Algunas desventajas de un sistema computarizado:
El software indicado para su organización puede ser difícil de encontrar o inexistente, o puede costar un ojo de la cara.
Una vez que encuentre el software, el contador o tenedor de libros, y probablemente el director, necesitan aprender cómo utilizarlo adecuadamente.
Una vez que haya tomado estas dos importantes decisiones, aún tiene otras más que hacer sobre cómo configurar sus cuentas, qué items registrar, etc. Para una discusión más larga acerca de los procedimientos involucrados en sí, y algunos consejos sobre la búsqueda de software de contabilidad.
Uno de los elementos más importantes de un sistema de contabilidad.
Es la relación de trabajo entre el contador o tenedor de libros de una organización y el resto del personal. Palabras que significan una cosa en español común significan algo ligeramente - o radicalmente -distinto en el lenguaje de contabilidad, y esta situación puede llevar a una confusión de proporciones y a información incorrecta o incompleta. Un director de una organización sin fines de lucro luchó por obtener una declaración por parte del contador de la organización sobre cuánto dinero real entraba y salía en un año específico. Tomó literalmente años para determinar que el contador quería decir algo distinto a lo que el director pensaba cuando hablaba de "efectivo". Una vez que el problema de lenguaje ha sido resuelto, la información se podrá obtener fácilmente.
Este tema puede causar errores en la otra dirección también. Un contador o tenedor de libros puede no obtener la información que necesita debido a la barrera de lenguaje, o debido a que otros miembros del personal no consideran importantes los requerimientos del tenedor de libros, y, como resultado, los libros pueden no ser precisos.
Otra preocupación potencial se encuentra en la diferencia entre las organizaciones sin y con fines de lucro. El tenedor de libros en la anécdota anterior nunca antes había trabajado en un negocio sin fines de lucro, y por lo tanto no se dio cuenta que era importante ceñirse al presupuesto. No comprendía por qué el director era tan insistente en averiguar dónde se encontraban los ingresos y gastos con respecto a lo que estaba proyectado. El resultado fue frustración en todas las partes.
Si su organización o iniciativa tiene un presupuesto pequeño -sólo unos pocos miles de dólares - sólo una cuenta corriente puede ser todo lo que necesite de su banco. Pero si su presupuesto es grande y complejo, con varios financiadores, usted puede necesitar más de una cuenta, o más de un tipo de cuenta, como también otros servicios. Antes de que comience a buscar un banco, es necesario que usted decida qué es lo que quiere de su sistema bancario.
¿Quién toma las decisiones financieras?
La respuesta aquí generalmente es el director, el Directorio, o alguna combinación de ambos.
En muchas organizaciones, el director presenta un presupuesto anual al Directorio para su aprobación, pero una vez que el presupuesto es aprobado, toma las decisiones financieras del día a día sin el permiso del Directorio. Si hay variaciones importantes en el presupuesto, el director acude nuevamente al Directorio con un nuevo presupuesto, explica los cambios, y recibe la aprobación del nuevo presupuesto. Este modelo es probablemente el más común entre las organizaciones sin fines de lucro de todo tipo. Permite la participación y supervisión del Directorio mediante el proceso presupuestario, pero le da la libertad al director de tomar decisiones que van con la responsabilidad de hacer funcionar la organización.
¿Quién firma los cheques?
La(s) persona(s) designada(s) para firmar cheques para la organización generalmente coincide con la persona que toma decisiones relacionadas con el dinero. Es lógico tener al menos 2 personas capacitadas para firmar cheques (en caso de que una persona se encuentre enferma o de vacaciones). En aquellas organizaciones donde las decisiones financieras son compartidas entre el Directorio y el director, un cheque puede requerir las firmas tanto del director como del presidente o el tesorero del Directorio.
En algunas organizaciones, los sueldos y cheques de sueldos - o incluso todos los cheques -son firmados por el contador o tenedor de libros, en vez del director. En las organizaciones más grandes, donde hay varios programas distintos, el director de cada programa puede tener una cuenta distinta, y puede ser responsable por el gasto - y por informar, tanto al financiador como al contador de la organización -con respecto a su programa.
¿Quién puede utilizar los Cajeros Automáticos y tarjetas de crédito?
¿Quién tiene acceso a los números PIN y tarjetas correspondientes? En la mayoría de los casos, estas serán las personas que toman las decisiones financieras y firman cheques. Sin embargo, algunas veces la conveniencia también es un factor: el tenedor de libros o un miembro del personal que vive frente al banco puede ser una opción lógica.
¿Quién firma documentos para la organización?
La mayoría de las organizaciones escogen a un firmante oficial, la persona cuya firma compromete a la organización a un contrato o a un documento legal. En casi todas las organizaciones, generalmente éste es el director o el presidente del Directorio, o en algunos casos, ambos. Como con las firmas de cheques, quien sea que escoja usted como firmante de la organización probablemente debiera coincidir con quien toma las decisiones relacionadas con el dinero y con el funcionamiento de la organización.
La caja chica es el dinero que usted mantiene en un cajón para cuando se da cuenta de que no hay aspirina en la oficina, o para cuando alquien necesita toallas de papel. Los montos de dinero cubiertos por la caja chica son en definición pequeños comparados con el presupuesto total de la organización (puede gastar fácilmente menos de $100.00 al año). Sin embargo, si no son manejadas ni registradas adecuadamente, pueden volver locos a los tenedores de libros y auditores. Si sus libros van a estar en balance, usted necesita un sistema para asegurarse de que tanto la persona que compra con la caja chica y lo que compra, queden registrados adecuadamente.
Una posibilidad es simplemente comenzar con una categoría de caja chica en su presupuesto. Una cierta cantidad de efectivo es girada a cargo de ésta cada mes, y puede ser distribuido según sea necesario, o distribuido en montos fijos a aquellos que necesitan caja chica. Todos aquellos implicados acuerdan un procedimiento para informar, y cada gasto debe registrarse tan pronto como se haga. Mientras todos obedezcan el sistema, todo funciona bien. La realidad es que la caja chica casi siempre es un fastidio. Mientras más fácil y simple sea su sistema, más probable será que se obedezca.
La nómina de pago es el mayor gasto para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro. Puede parecer que realmente no es necesario ningún sistema: después de todo, simplemente se debe escribir un cheque cada una o dos semanas por el monto del pago de un empleado ¿cierto? Bueno...no exactamente.
Existen diversas preguntas que se deben responder antes de extender y distribuir una nómina de pago.
¿Con qué frecuencia se le paga a todos?
La mayoría de las organizaciones pagan ya sea cada dos semanas (lo más común) o cada semana, pero algunas pagan mensualmente o en otros plazos.
Si el calendario de trabajo es menor a 52 semanas, ¿pagará aún con un programa de 52 semanas?
La mayoría de los sistemas escolares y otras organizaciones educativas que se toman los veranos libre pagan a sus empleados con un programa de 52 semanas, pero ciertamente otras opciones son posibles.
¿Qué tan flexible está dispuesto a ser?
¿Todos reciben sus cheques en el mismo día independiente de si es su día de trabajo o no? ¿Pueden los empleados decidir individualmente sobre sus programas de pago anual?
¿Cómo define usted “a tiempo completo” y “a tiempo parcial o medio tiempo”, y cómo afecta a los beneficios?
Algunas organizaciones otorgan a todos los mismos beneficios, o participación de beneficios, independiente de cuántas horas a la semana trabajan. Otros no otorgan beneficios a empleados a tiempo parcial. A menudo se le niegan los beneficios a los empleados que trabajan menos de 20 horas a la semana, y se define "a tiempo completo" como 30 horas a la semana o más.
¿Cómo manejará los beneficios?
Por ejemplo, ¿a aquellos que no necesitan seguro médico (porque lo reciben a través de un cónyuge u otro origen), se les otorgará el equivalente de algún modo? ¿Contratará a un profesional para preparar y administrar un programa de beneficios?
Recuerde que aunque usted no ofrezca ningún beneficio, aún es responsable de pagar -en un plazo regular- la mitad de los impuestos de seguro social y de programa medicare, como también de retener todos los impuestos sobre los ingresos federales y estatales. En la mayoría de los estados, también es responsable por la Indemnización de Desempleo y la Compensación para los Trabajadores. Si usted deja de pagar cualquiera de éstos a tiempo, resulta afectado tanto por intereses como por multas (peor en los impuestos federales). El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por su acrónimo en inglés) puede no informarle de su error por un año o más, y le cargan interés y multas por todo ese período, aún cuando usted no haya sabido que debía algo.
¿La organización elaborará su propia nómina de pago?
Muchos bancos y contadores ofrecen servicios de nóminas de pago regulares, los cuales pueden incluir depósito directo, envío de cheques directo a los hogares de los empleados, u otras posibilidades. Una de las ventajas de contratar afuera la nómina de pagos es que el servicio de nómina de pago puede hacerse responsable de errores en las retenciones, etc.
Si la organización realiza su propia nómina de pago,¿Utilizará un software de nómina de pago u otro sistema de emisión de cheques?
Existen diversos programas de software de nómina de pago en el mercado que incluyen los impuestos del Seguro Social y el Programa Medicare, y pueden programarse fácilmente para retener los montos adecuados para cada cheque de pago. Ellos también pueden imprimir todos los cheques y registros similares de la nómina de pago-completa -ahorrando una gran cantidad de tiempo. La desventaja es el costo tanto del software como de los cheques -especialmente impresos y conectada para ser alimentada a través de una impresora. Generalmente, mientras más grande es su organización, más probable es que su sistema de software sea rentable.
¿Quién envía las facturas?
En el caso de dinero público - y en gran medida también con el dinero privado, -la mayor diferencia entre donaciones y contratos puede darse cuando se recibe el dinero. Con una donación, usted generalmente recibe dinero periodicamente, o todo de una vez, ya lo haya gastado todo, o no. Con un contrato, generalmente no recibe nada de dinero hasta después de que ha gastado sus propios fondos para proporcionar bienes o servicios. Muchas organizaciones estarán de acuerdo con un consultor al cual se le preguntó sobre la diferencia entre donación y contrato. Él respondió, "Vida y muerte."
También tienen ventajas los contratos. Con frecuencia, un contrato le da más control sobre cómo puede gastar su dinero. Y no todos los contratos requieren que usted gaste dinero antes de que lo pueda recibir; algunos requieren que el dinero se otorgue en un plazo regular, o permiten que sea extraído en anticipacíón de servicios. Pero en general, la diferencia entre donación/contrato se mantiene.
Con la mayoría de las donaciones y contratos, los términos sobre cómo la organización puede gastar su dinero están definidos específicamente. El financiador y la organización acordarán montos para una determinada categoría de presupuesto (una categoría de un presupuesto es una categoría de gasto que ocupa una sola línea en un presupuesto: por ejemplo "salarios", o artículos de oficina"). El financiador espera que la organización se ciña a estos montos, ya sea exacto, o dentro de límites especificados (como el 10%). Si la organización falla en el cumplimiento de su compromiso sin renegociar la donación o contrato (lo cual generalmente es posible, al menos dentro de límites razonables), se le puede solicitar que regrese una parte, o todo el dinero. Por lo tanto, claramente es crucial tener la capacidad de llevar el control de cada donación y asegurarse de que los gastos se realicen dentro de los límites acordados, y de que el requerimiento de trabajo o servicio sea proporcionado.
¿Cómo llevará el control de las categorías de un presupuesto? La respuesta a esta pregunta puede ser complicada, porque a menudo significa lidiar con varios presupuestos de donaciones distintos a la vez. El presupuesto total de la organización para artículos de oficina puede ser de $300.00, por ejemplo, pero eso puede ser dividido entre tres donaciones distintas, con distintos montos en cada uno. No sólo debe tener cuidado de no gastar más de los $300.00 presupuestados, sino debe cuidar de asignar sus gastos a las donaciones correctas. Si usted tiene un software de contabilidad, le puede ser útil aquí.
La mayor parte de las organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos, pero la condición de exención fiscal no llega automáticamente. La organización primero debe solicitar y obtener la condición de sin fines de lucro del estado, y luego pedir la condición de exención fiscal al gobierno federal. Luego de que la condición de exención fiscal es otorgada, la organización puede aplicar para la condición de exención de impuestos por parte del estado. ¿Entendió eso?
Las definiciones de, y aplicaciones para categoría de sin fines de lucro y exención de impuestos se discuten, Entender el significado del estatus sin fines de lucro y exención de impuestos. Nuestra inquietud aquí es que la exención de impuestos afecta la administración del dinero de su organización en varias formas, y demanda ciertas cosas si usted quiere sacarle provecho.
Solicite la condición de exención de impuestos estatal. Esto se debe realizar después de recibir la notificación de su estado federal, pero necesitará proporcionar copias de su exención de impuesto federal, sus artículos de incorporación (si usted está incorporado), su formulario de impuestos más reciente, además de otra información adicional. Mientras la condición de exención de impuesto federal excusa a su organización del pago de cualquier impuesto sobre los ingresos, la condición estatal no sólo incluye la exención de impuestos sobre los ingresos estatales, sino que también cubre los impuestos a las ventas, impuestos a la propiedad, y cualquier otro gravamen estatal y local. Las exenciones de impuestos estatales generalmente deben ser renovados a intervalos regulares (es frecuente cada cinco años).
Asegúrese de que se utilicen los formularios correctos cuando se realiza una compra. A fin de evitar los impuestos de venta, en la mayoría de los estados un representante de su organización debe llenar y firmar al momento de la compra, un formulario proporcionado por el estado, el cual especifica el monto de la compra, el monto del impuesto, etc. También necesita un formulario si su organización le vende a terceros. Está condicionado en que alguien de la organización se asegure de que cuando alguien compre o venda cualquier cosa sujeta a impuestos para la organización, él tiene las copias de los formularios correspondientes firmados por las personas correspondientes.
Deduzca los impuestos que usted ha estado pagando por su teléfono, utilidades, y cualquier otro pago habitual. El hecho de que haya recibido las exenciones de impuestos federales y estatales no significa que todos deduzcan automáticamente los impuestos de sus facturas. Conseguir que la empresa de electricidad, gas, teléfono y otras deduzcan sus impuestos puede ser un proceso engorroso. Todas ellas piden documentación, y no es raro que cada una de ellas exija algo diferente. Es una molestia, pero como resultado, su organización ahorrará bastante.
Llene los formularios de impuestos. "¿Formularios de impuestos? Yo pensé que estabamos exentos de impuestos". Aún cuando usted tiene condición de exención de impuestos, de todas formas debe llenar formularios tanto para Hacienda (IRS, por su acrónimo en inglés) como para el Estado. El formulario de la IRS es el 990, y se debe llenar igual que un formulario de impuestos de una organización comercial. Además, al no presentar - o no presentar a tiempo la declaración de impuestos -incurre en las mismas multas que si fuera un negocio comercial. A muchas organizaciones sin fines de lucro un Contador Público Autorizado les realiza sus impuestos como parte de su auditoría anual.
Oh, si...Planifique y lleve a cabo una auditoría anual. Una auditoría es la revisión meticulosa de los libros de una organización, de acuerdo a regulaciones federales, por parte de un CPA. Cualquier organización que reciba fondos públicos por sobre $25,000.00 debe llevar a cabo una auditoría anual de algún tipo, y generalmente existen pautas específicas para las auditorías sin fines de lucro. Entre otras cosas, generalmente dichas auditorías deben confirmar que cualquier dinero donado o contratado fue gastado según lo acordado en la donación o contrato, que las reuniones de Directorio realmente se llevaron a cabo, y que la organización proporcionó todos los servicios que dijo haber proporcionado.
En Massachusetts en 1999, el presupuesto estatal no fue aprobado hasta fines de Noviembre, cinco meses después del fin del año fiscal anterior el 30 de junio. Hasta que se aprueba el presupuesto, ninguna agencia estatal puede recibir fondos, y los recipientes y contratistas de las agencias a su vez, tampoco podrían obtener fondos.
Los fondos están simplemente retrasados - los financiadores están atorados, sus sistemas computacionales fallaron, están escasos de personal, etc.
El financiamiento aún se encuentra en proceso. Quizás usted no le ha entregado al financiador una parte crucial de información, o aún están revisando algo en su propuesta, o aún está negociando sobre una categoría en particular. En cualquier caso, usted no verá nada de dinero hasta que el proceso esté completo.
Usted simplemente puede no tener el dinero suficiente para hacer lo que intenta hacer. Si este es efectivamente el asunto, no es realmente un problema de flujo de efectivo, y tiene algunas decisiones dificiles que tomar.
Mientras puede que no sea capaz de retrasar los problemas de flujo de efectivo del todo, hay varias cosas que puede hacer para reducir su impacto y preparar a su organización para superarlos.
Intente anticipar cuándo podrían ocurrir problemas de flujo de efectivo. Por ejemplo, en verano y a comienzos de otoño, mientras el presupuesto estatal aún podría estar en deliberación, podría ser un problema si usted depende del financiamiento público. Si tiene una campaña o evento de beneficio planificado para septiembre y otro en mayo, marzo y abril pueden ser tiempos en los que se le agote. Debido a una diferencia de financiadores en los años fiscales, puede haber un cese temporal en un momento específico.
Establezca sus prioridades con anticipación.¿Qué es lo que debe pagar - o comprar -y qué puede diferir cuando está esperando que el flujo de efectivo se ponga al día con sus cuentas y obligaciones? Todo menos los artículos de oficina más necesarios probablemente pueden esperar hasta que usted tenga algo de efectivo. La compañía de teléfono por lo general continuará su servicio con tal que usted realice algún pago, - a menudo sólo $10.00 - en su cuenta. Averiguando con anticipación lo que usted debe pagar o comprar y lo que puede aplazar le ayudará tanto a sobrellevar la escasez de efectivo y contribuirá en gran medida a su tranquilidad.
Desarrolle un plan de contingencia de flujo de efectivo basado en sus prioridades y la situación de su organización. Dicho plan podría incluir:
Generalmente es más fácil aplazar a aquellos que no proporcionan bienes o servicios en los que depende la vida o muerte de su organización. Sin embargo, también existen temas éticos: mientras que la compañía de teléfonos no quedará en la quiebra si usted no paga sus cuentas a tiempo, la imprenta local que produce folletos podría hacerlo, aún cuando podría estar más dispuesto a esperar por el pago. ¿Cuál es su obligación ética en este caso?
Planificar con su banco préstamos de corto plazo - a tasas favorables, si es posible -en los tiempos que lo necesita.
Una vez que ha configurado sus sistemas y todo está en orden, debe tratar con las tareas diarias de realmente utilizar y llevar el control de su dinero. El manejo diario del dinero, además del flujo de caja, involucra el mismo tipo de compra comparativa, regateo de precios, y negociación de los mejores tratos que las familias cuidadosas realizan.También significa mantener sus sistemas y asegurarse de que realmente se utilicen. No ayuda contar con un buen software si en primer lugar nadie ingresa los números, o nadie los registra.
Obviamente usted quiere que su dinero rinda lo máximo posible. Una forma de asegurarse eso es al comparar los precios de distintos proveedores, y buscar las mejores ofertas en bienes y servicios.
Existen también otras posibilidades:
Formar parte de una cooperativa de compras. Algunas veces las organizaciones sin fines de lucro se unen -a veces asociandose a entidades más grandes, como sistemas escolares o administraciones municipales - para negociar convenios de grandes volúmenes con proveedores. Quizás pueda obtener artículos de oficina, muebles, u otros artículos a tarifas reducidas si forma parte de un grupo que ordena estas cosas en grandes cantidades.
Compartir equipo, posiciones y servicios. Dos o más organizaciones pueden ahorrar dinero al compartir una fotocopiadora, una recepcionista, o un recolector de basura.
Como se menciona anteriormente, usted está obligado a cumplir con los términos de una donación o contrato. Sin embargo, esos términos generalmente no están escritos en piedra, y la mayoría de los financiadores están dispuestos a negociar, al menos dentro de límites generosos, sobre ciertas cosas como plazos de pago y uso del dinero. Después de todo, los financiadores están interesados en que usted haga aquello que están financiando, lo mejor posible. Generalmente están dispuestos a hacer lo que sea, dentro de lo razonable, para lograrlo.
Renegociar su calendario de pagos puede significar retrasar los problemas de flujo de efectivo. El ideal es tener la capacidad de pedir el dinero cuando usted anticipa que lo necesitará. Le tomará cierta cantidad de tiempo al financiador lidiar con la solicitud de fondos -desde unos pocos días hasta meses en el caso de algunas burocracias estatales o federales - y usted debe apartar suficiente tiempo antes de recibir el dinero de manera que no agote sus existencias por adelantado.
A medida que utiliza su plan de administración de dinero diario, usted debe asegurarse de que todos los sistemas que diseñó tan cuidadosamente continúen trabajando adecuadamente.
Algunas de las áreas que se deben mantener:
Ingreso de datos y respaldo. Cualquier sistema computarizado -contabilidad, cuentas por pagar / por cobrar, nómina de pagos -necesita el ingreso correcto de datos, para que siempre estén al día. Adicionalmente, se deben respaldar regularmente - idealmente a diario - para que no pierda todos sus datos en cortes de electricidad o en caso de falla de su disco duro. Si esos sistemas no son computarizados, el ingreso de datos - utilizando lápiz y papel - es igual de importante, y puede ser más dificil de mantener, porque toma más tiempo.
Pagar facturas y facturar. Su sistema es inútil al menos que alguien realmente realice el trabajo de oficina con regularidad, y mantenga registros detallados.
Si su organización es una de las afortunadas -o bien administradas - cuyo flujo de efectivo es sano, puede que encuentre algo de dinero extra en su banco. En vez de dejarlo ahí acumulando polvo en una cuenta corriente sin interés o con uno muy bajo, podría considerar invertir al menos una parte de él en algo que genere mayor interés.
Un Certificado de Depósito (CD, por su acrónimo en inglés) le da una mayor tasa de interés por dejar su dinero en el banco por un período de tiempo específico - generalmente de 3 meses a 5 años. Un Certificado de Depósito de tres o seis meses le proporciona un alto interés pero no inmobiliza su dinero por mucho tiempo. Si la organización necesita dinero, éste puede ser retirado antes de que se cumpla el plazo, pero se aplica un interés de multa importante (es decir la tasa de interés final del Certificado de Depósito será considerablemente menor que si hubiese dejado el dinero por el plazo completo).
Si usted cuenta con una gran cantidad de dinero disponible, quizás pueda considerar una inversión de capital. Una inversión de capital significa tomar una cantidad de su capital -el valor de su organización - y utilizarla para comprar algo que por sí sólo se convierte en parte del capital de la organización. Por ejemplo, puede considerar, como lo hacen muchas organizaciones sin fines de lucro, comprar un edificio.
Algunas de las ventajas de este curso de acción:
El edificio en sí es un bien de la organización, el cual puede ser vendido si es necesario, o se puede mantener hasta que le pertenezca a la organización libremente.
Puede ser capaz de generar ingresos -quizás lo suficiente para cubrir la hipoteca y el mantenimiento -arrendando partes del edificio que usted mismo no utiliza. Si usted puede eliminar sus costos de espacio de esta forma, mejorará su situación de flujo de efectivo enormemente.

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