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Timestamp: 2020-02-16 22:00:50+00:00

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Die rechtlichen Vorgaben zur Art und Weise der Emailarchivierung Teil 1 - Spider
Die rechtlichen Vorgaben zur Art und Weise der Emailarchivierung Teil 1
I. Ausgangspost: Welche ausgehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?
1. § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB)
a. E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen archiviert werden
In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen. Handelsbriefe sind jedoch nur Schreiben mit Außenwirkung; müssen also von einem Dritten gesendet oder empfangen worden sein.
Zu den Handelsbriefen gehören etwa
Nicht dazu gehören z.B.
unverbindliche Werbeschreiben,
simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes etc.
interne E-Mails ohne Bedeutung für die Besteuerung
b. Adressat der Archivierungspflicht
Die E-Mail Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), Handelsgesellschaften, der eingetragenen Genossenschaft sowie den juristischen Personen i.S.d. §33 HGB. Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, wie z.B. Kleingewerbetreibende und Freiberufler.
c. Dauer der Archivierungspflicht
Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.
2. § 147 Abgabenordnung (AO)
a. Sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren
die empfangenen aber auch abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
sonstige Inhalte, für die Besteuerung von Bedeutung sind.
b. Art der Speicherung
die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften.
die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Datei) zu archivieren.

References: § 238
 § 257
 §33
 § 147
 § 165
 § 147