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Timestamp: 2014-04-18 15:39:30+00:00

Document:
Reglamento de la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus MunicipiosReglamentos11/diciembre/2006 | LXXII Legislatura
REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO DE MICHOACAN
OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS
las atribuciones que al Ejecutivo
a mi cargo le
artículos 60 fracción XXII, 62, 65 y 66 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Michoacán de Ocampo, así como los
artículos 3°, 4º, 9°,16 y 17 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del
con fecha 3 de Marzo de 2004, se publicó en el Periódico Oficial del Estado, la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del
Michoacán de Ocampo y sus Municipios.
Que el artículo Cuarto Transitorio
del Estado, de
expedir el Reglamento de ley.
Que se requiere establecer el marco jurídico complementario a la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado
de Ocampo y sus Municipios y con
esto dar operatividad a la
en los rubros correspondientes
a las obligaciones de los servidores públicos, al desarrollo de la
administración de documentos, a la funcionalidad de las unidades documentales y auxiliares de la documentación, al
funcionamiento del Sistema, a las atribuciones del Comité Técnico
Dictaminadora para
Valoración y Selección de Documentos, así como al uso y difusión documental.
integran el Sistema de Archivos del Estado de Michoacán de Ocampo, revisten gran importancia a la administración y conformación de su memoria histórica, en
se tratan de recursos
de información necesarios
basadas en antecedentes y pasada su vigencia administrativa, se convierten en fuentes
la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad estatal.
los archivos deben
considerados como parte
fundamental y constitutiva del Estado,
órganos consultivos esenciales
mismo, instrumentos
para su modernización,
manifestaciones concretas de
su gestión, su
política y sus finalidades.
su propia naturaleza, son consustanciales
a la gestión del Estado; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del mismo; son testimonio de sus hechos y obras;
de información institucional contribuyen a su eficacia y eficiencia. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de su gestión pública; el acceso a la información que conservan
estimulando el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un estado de derecho.
en consideración que los documentos de los Archivos del Estado y sus Municipios son parte del patrimonio documental del Estado, los
públicos responsables de su manejo son disciplinarios, administrativos, civiles y penalmente, responsables de organizarlos y conservarlos de
las normas y criterios que para
los archivos contribuyen a fortalecer la memoria y a la sensibilización de la comunidad; las
normas y criterios sobre su
importancia, su utilización, su alcance administrativo, científico y cultural, son objeto del presente Reglamento, al igual que establecer las bases para la constitución
de participación ciudadana, conocimiento
expuesto, he
REGLAMENTO DE LA LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS
ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS
I CAPÍTULO ÚNICO
público e interés social
suministrar las orientaciones y principios que norman y regulan la función archivística del sector público del Estado de Michoacán de Ocampo y sus
Municipios, así como el desarrollo y administración de
la preservación, conservación y difusión
Corresponde la aplicación del presente Reglamento
a las servidoras y servidores públicos, en el
sus respectivas atribuciones y a los particulares que posean
Artículo 2°. Para los efectos de este Reglamento y con la finalidad de lograr uniformidad en la
de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de
I. Administración de
Documentos: a los actos y acciones destinados a
clasificar, ordenar,
regular, coordinar y fortalecer el
funcionamiento y uso de
Archivos Administrativos e Históricos del Sector Público del Estado de Michoacán de Ocampo y
sus Municipios, así como los actos que se realicen para generar,
recibir, mantener, custodiar,
reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;
II. Archivo de Concentración:
a la Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación
recibida de los Archivos de
III. Archivo Histórico: a la Unidad Administrativa a la cual se transfiere la documentación del
conservarse permanentemente;
Archivo Privado: a las colecciones de documentos producidos o generados por particulares y en
poder de éstos que
patrimonio documental;
Archivo de Trámite: a la Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación recibida o
generada por el sector público
en el ejercicio de sus funciones durante un
Archivos: a
las Instituciones o Unidades Administrativas responsables de la administración de documentos del sector público y privado;
VII. Catálogos:
a la descripción de un fondo documental a partir de referencias concretas
de personas, lugares, tiempos
cualquier otra temática particular o por
algún criterio subjetivo
antemano;
VIII. Clasificación de los documentos:
a la técnica de identificación y agrupamiento sistemático de objetos semejantes de acuerdo a los principios de procedencia y orden original, respetando la
estructura orgánica y las funciones para las que fue creada la entidad o dependencia que produce la documentación
o información;
IX. Depuración: al proceso de eliminación de información que no presente ningún valor o
haya perdido vigencia;
Documento: a toda información producida por el sector público
Estado y sus municipios, las instituciones privadas, personas físicas en el
ejercicio de la función pública, y de
particulares entregadas a aquél; independientemente
del soporte material en
o recibe;
Estado: al Estado
XII. Expediente: al
organismo generador, representa
fielmente sus funciones y tiene
control y usos
documentos que contiene;
a la totalidad de los documentos independientemente de la
forma o medio, creados
orgánicamente, acumulados y usados por una persona, u organismo en
curso de sus actividades y funciones;
XV. Índices: a la
de los fondos documentales contenidos
archivos, con
la especificación de sus secciones, series o subseries que lo conforman; XVI. Legajos:
al atado o
varios documentos de amplio grosor que fueron
agrupados así de
XVII. Ley: a la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado
de Ocampo y sus Municipios;
XVIII. Material Bibliográfico: a la colección de biblioteca o
fondo bibliográfico que está constituida
por diversos tipos de materiales en distintos soportes, entre los que
se encuentran: Material
Impreso, Material Audiovisual, Material Instrumental
y Material Digital;
XIX. Material
Hemerográfico: relacionado con
revistas, contenidas en el archivo;
XX. Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G: al instrumento normativo
utilizado para homogeneizar la
descripción archivística, aprobado por el Consejo
Internacional de Archivos y
XXI. Número de expediente: al número progresivo que se asigna para el control y registro de la documentación de
generó o se coloca;
XXII. Patrimonio Documental: a la totalidad de
época generados,
conservados o reunidos en el ejercicio de su función por el sector público; y los de propiedad de
personas físicas o morales privadas, que hubiesen sido declarados
tales por el Comité Técnico por su valor histórico o
cultural para el Estado;
XXIII. Poderes
Estado: al Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial del
XXIV. Principio de Procedencia y Orden Original: a los fundamentos técnicos de la archivística
tienen aplicación mundial. El principio de procedencia fija un criterio de sistematización, que permite
los archivos, el respetar el orden
primitivo o natural
que corresponde a la organización original de la documentación. Para respetar este
principio, no se
establecerá otra forma de organización de los archivos, ajena a las funciones y actividades que han realizado las distintas entidades, dependencias o institución generadora de los documentos, a lo largo
XXV. Reglamento: al Reglamento
Administrativos e Históricos del Estado de
Michoacán de Ocampo y sus Municipios;
XXVI. Sección: a
fondo que contiene un cuerpo de documentos relacionados
correspondientes a subdivisiones administrativas;
XXVII. ector Público: a las dependencias, organismos,
empresas de participación estatal y entidades de los Poderes del Estado de Michoacán de Ocampo y sus
Municipios que señalan como tales la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, la Ley Orgánica del Poder
Judicial, la Ley Orgánica y de Procedimientos del
Congreso del Estado, la Ley de Entidades Paraestatales del Estado y la Ley Orgánica Municipal; los Organismos Autónomos previstos en la
Constitución Política del Estado y en
las leyes estatales; y, las demás entidades reconocidas como
de interés público por los ordenamientos legales mencionados;
XXVIII. Serie: a los documentos que mantienen
la unidad o que
XXIX. Subserie:
al conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponden con las subdivisiones administrativas de la institución
XXX. Sistema: al Sistema Estatal de
Artículo 3°. Los documentos
de los archivos de trámite y concentración son potencialmente parte integral
patrimonio documental del Estado, lo que genera la obligación de los servidores
públicos encargados de su manejo de mantener y recibir éstos debidamente organizados e
Artículo 4°. Los archivistas tienen la obligación de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los
de archivo y son responsables de su gestión
documental y conservación, así como de la prestación de
Artículo 6°. El sector público tiene la obligación de formar, capacitar y actualizar a los servidores
públicos y al personal que labora para los archivos, y los directores y responsables de archivos la
de seleccionar las personas que deben
y formación archivística.
Técnico propondrá los mecanismos
de formación, capacitación y actualización de los
los Poderes del Estado, para
lo cual su Presidente
éstos, los recursos presupuestales y financieros
necesarios para tal
Artículo 8º. El sector público y los ayuntamientos de los municipios, deberán hacer las previsiones
presupuestarias necesarias para la óptima operación y funcionamiento de sus archivos, así como para
la operación técnica del
LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS
de los documentos, previsto en
la Ley, por lo
compondrá de los siguientes procesos técnicos – archivísticos:
I. Identificación. Durante este proceso se da el análisis y reconocimiento dentro de un marco de
referencia cronológica e institucional, para poder determinar la ubicación de cada uno de
los documentos y expedientes. Al mismo tiempo, se hará su limpieza y la separación de los libros,
periódicos, revistas, manifiestos, volantes, planos y otros materiales que pasarán a formar parte
de las secciones de
biblioteca, hemeroteca y mapoteca del propio archivo; y,
II. Inventario General. Que es el proceso que nos permite cuantificar el volumen y estado físico que
fechas extremas,
de expedientes, documentos,
legajos, libros
documental y del estado de conservación. El inventario constituye un instrumento de control para
los documentos para su
posterior consulta y custodia.
Artículo 10. Para aplicar estos procesos
necesario investigar en los
ordenamientos jurídicoadministrativos existentes, como las leyes o decretos que establecen su creación y los reglamentos
que definan su
estructura jerárquica y definir las permanencias, cambios o modificaciones durante su desarrollo
histórico. A partir de estas estructuras, los archivos se deberán agrupar, como mínimo, en:
Como resultado del anterior proceso, cada archivo
Clasificador que permitirá presentar a las diferentes
series documentales generadas por las entidades
han constituido la
las entidades generadoras.
La documentación organizada deberá:
I. Protegerse en carpetas, anexando una breve descripción de su contenido y el número de fojas
cada expediente, el cual se determinará por el orden cronológico del más antiguo al
II. Los expedientes de cada serie se colocarán en cajas de cartón modelo de fácil manejo que
los agentes de deterioro; y,
III. Las cajas contarán con una ficha descriptiva en su exterior donde deberán anotarse para su
localización los datos siguientes:
_ Número de
Esta información servirá
la guía general de
los fondos documentales organizados; así como la
para su eventual automatización.
Artículo 13. Los
catálogos derivados de este proceso serán de inventario, de referencia, temáticos,
onomásticos, geográficos y cronológicos. Para la catalogación documental se utilizará la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G) y demás
Artículo 14. Toda oficina del sector público deberá integrar en expedientes
genere, produzca o reciba, para ser un conjunto ordenado de documentos
sobre un asunto o tema que se guarda para su uso en el archivo. El expediente es el resultado de las actividades de la
oficina o del organismo generador; representa fielmente sus funciones y tiene como objetivos el orden, control y utilización
Artículo 15. El sector público
Estado será el responsable de la gestión de documentos y de
sus archivos y ejercerá el control de la
documentación durante todo su
proceso de gestión de documentos
comprende la producción o recepción, la distribución, la consulta, la retención, la organización, el almacenamiento, la sistematización, la recuperación, la
preservación y su disposición final.
Artículo 16. La organización de
los archivos de trámite, concentración e histórico, estará fundamentada en las políticas, normas y reglamentaciones aprobadas en esta materia por el
Artículo 17. Los sistemas
empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de
organización de los diferentes tipos
que se manejen en cada entidad, así como su normalización y control.
Artículo 18. El Sistema, con el concurso del Comité, elaborará la respectiva tabla de retención de documentos a partir de
Artículo 19. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su
valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al archivo histórico, con su tipología y series documentales perfectamente identificadas.
Artículo 20. Para
aplicación del presente Reglamento, se entiende por eliminación la
documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
carezcan de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
Artículo 21. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las
establecidas por el Sistema, a través del Comité Técnico, previo pronunciamiento de la Comisión
Artículo 22. La autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del Comité Técnico con la validación de la Comisión Dictaminadora, la cual deberá levantar en cada caso una
de eliminación que
contenga las firmas autorizadas.
Sistema, a través del Comité
establecerá los criterios a seguir
para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación
los bienes documentales.
hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos
y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas
los edificios y
locales, sistemas
almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento
periódico, entre otros factores.
la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes
a detener y corregir los
deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.
la restauración se restituyen los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este
efectuar trabajos de
restauración de documentos oficiales fuera del
expresamente autorizado
Artículo 24. Los
deberán implantar un sistema
integral de conservación acorde con el
sistema de archivos establecido en el Estado, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la
emisión, durante su
periodo de vigencia, hasta su
las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen su
conservación material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que
eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.
Artículo 25. Los edificios
destinados a ser sede de los archivos
deberán cumplir las
mínimas que garanticen la conservación de sus documentos. El Comité evaluará los
requerimientos para la adopción de las normas de carácter técnico relacionadas
a archivos así como a sus instalaciones, procedimientos de control y demás aspectos que
garanticen su funcionalidad
conservación de sus fondos.
sector público, serán los
responsables de la adecuada instalación y custodia de sus archivos, así como de la
debida prestación
26. Las dependencias
serán responsables del
manejo directo y conservación de sus documentos y adoptarán las medidas que sean necesarias
garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en
adoptarán estrategias técnicas
conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas
registro, depósito
y unidades de conservación.
documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de conservación más adecuadas
y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del
Artículo 28. En los archivos del sector público deberán establecerse medidas de prevención de deterioro de documentos, así como situaciones de riesgo, para lo cual se establecerán controles
de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y
los fondos, entre otros.
Los archivos establecerán planes
de prevención de desastres que contemplen sistemas
de seguridad tanto para la salvaguarda de los
bienes documentales, como para la protección del personal que
en ellos labora.
Artículo 29. La documentación en su soporte original, considerado de valor permanente, deberá
mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la
validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.
consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que
obligatorio tanto para
públicos del archivo.
Para la adecuada protección de los documentos, todas
vigilancia constante para
evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.
DE LA TRANSFERENCIA Y DEPURACIÓN
DE ARCHIVOS DE TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN
Artículo 30. Para el traslado de documentos del archivo de trámite al de concentración, o en su caso del de Concentración al Histórico, con el objeto de mantener únicamente los documentos en
trámite en el archivo
la oficina y conservar los documentos no vigentes en
forma adecuada, la
I. Someter la documentación al proceso de selección preliminar de acuerdo con el archivo de
II. Integrar los documentos en
expedientes e identificar éstos con un
nombre o título;
III. Efectuar la foliación de
integran el expediente;
IV. Ordenar los expedientes conforme al método de clasificación señalado en
Transferir los expedientes en cajas archivadoras;
VI. Enlistar los expedientes en un
“Inventario de Archivo”;
VII. Señalar el tiempo
de conservación precaucional de
de concentración, conforme a la normatividad emitida al respecto por el Comité Técnico del Sistema;
VIII. Cumplir
las demás disposiciones que sobre el particular señale el archivo de concentración
documentos señalado en
la Ley, se
selección preliminar de los expedientes de trámite concluido, de acuerdo a los procedimientos que
en los manuales respectivos, debiendo
I. Se mantendrán los expedientes íntegros de
un año calendario, verificando la conclusión definitiva
trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección documental preliminar;
II. Se conservarán todos los documentos originales y copias al carbón, fotostáticas, de
cualquier otra índole, generados por la unidad administrativa y que obren en los expedientes, sin importar si éstos son manuscritos, mecano escritos o informáticos, excepto
aquellos que se encuentren duplicados;
III. Si en el expediente no existe el documento original y sólo se localizan de él copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra clase, se preferirá para su conservación aquella que contenga
firma autógrafa del titular de
unidad administrativa que lo
generó;
IV. Cuando en los expedientes existan
o más copias al carbón, fotostáticas, de
o de cualquier otra naturaleza del mismo documento, sólo se deberá conservar un ejemplar
expediente, procurando que
éste sea el
y mejor conservado;
Se deberá separar de los expedientes todos aquellos documentos cancelados o carentes de la
firma autógrafa o facsimilar del servidor público que los generó, no importando que éstos sean
exceptuando de
manuales, proyectos, estudios, programas, investigaciones, informes de actividades, presupuestos, planos, estadísticas y en general cualquier
documento no convencional;
VI. Se extraerá de los expedientes los borradores de escritos localizados en los expedientes, sin importar su presentación o contenido, en virtud de que éstos no son hechos para cumplir un
trámite, sino
sólo para preparar el
texto, la diagramación y demás
VII. Se deberá hacer la separación en el expediente de las “tarjetas informativas”, “tarjetas
de recordatorios”, “tarjetas de recados” y en general aquellos tipos documentales
cuya finalidad es la de recordar o dar a conocer actividades o
sucesos inmediatos;
extraerá del expediente, todos aquellos documentos cuyo propósito sea el de notificar algún acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, como esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones,
invitaciones o equivalentes
de las emitidas
eventos hechos por la institución
IX. Se realizará la separación en los expedientes, de aquellos documentos que tienen un
temporal definido, tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas
telefónicas, tarjetas de
y controles de envío de fax, entre otros, salvo aquellos que
por sí mismos tengan valor;
Se extraerá en su caso, las formas valoradas que se encuentran en blanco y sean ya obsoletas por concluir su temporalidad administrativa de los expedientes y para su
eliminación física se recabará la autorización del Órgano de Control Interno a que pertenezca la unidad administrativa
que esté realizando
documental, el cual
levantará un
avale su
XI. Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado obsoletos, podrán extraerse de los expedientes donde se localicen, ya que técnicamente no son considerados como documentos
carecer de información;
XII. Las publicaciones oficiales,
inéditos, los documentos
bibliohemerográficos,
audiovisuales, gráficos, no convencionales o de cualquier otra naturaleza, que se localicen en el
acervo documental sometido al proceso de selección preliminar y que no formen parte de los
asuntos contenidos
en los expedientes, deberán ser
identificados e inventariados, para proceder a su
a la unidad documental que corresponda. En el
caso de existir duplicados de las publicaciones oficiales y de documentos bibliográficos o cuyos
contenidos ya hubieran quedado obsoletos, podrán ser integrados a bibliotecas o hemerotecas, conservando un ejemplar de cada uno de ellos en el acervo motivo del proceso de selección, a
enviarlos al archivo de
conservarán permanentemente; y,
XIII. Concluido el proceso de selección documental preliminar, el titular de la unidad administrativa
a la que pertenece el archivo de trámite, solicitará por escrito al archivo de concentración y al Comité Técnico del Sistema, la revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la
los documentos extraídos de los expedientes.
de archivo «muerto»
ya que éste propicia
la destrucción de documentos y archivos, al considerarla sin
valores, ninguna documentación se depurará sin la
la valoración documental.
titulares del archivo de trámite o de concentración, en su caso, deberán elaborar y actualizar el Catálogo de Vigencia de
los documentos a su cargo, el cual es un listado detallado de la
documentales, en donde
sus valores y el tiempo que
han de ser retenidos hasta la fecha de su destino final, esto es su depuración o conservación permanente en el archivo que
los catálogos de vigencia previsto
la Ley se deberá:
Los Catálogos de vigencia que
la Ley, podrán contener los efectos que deberán
aplicar los siguientes criterios de valoración documental, que es el análisis que se realiza a los
documentos para determinar su utilidad a lo largo de
ciclo vital, con el propósito de asignarles
tiempo y espacio de
conservación o eliminación:
I. Ciclo vital. Concepto
documento desde
su origen administrativo hasta
trámite, y las subsecuentes
etapas (activa,
semiactiva,
inactiva) y valores (primarios, secundarios) que va adquiriendo con
II. Valores Primarios. Documentos con los cuales se tramitan los asuntos relacionados con las funciones que las dependencias que los generan o reciben, necesarios para la actividad
instituciones. (archivo de trámite);
III. Valor Administrativo. Son aquellos documentos que se refieran a políticas o procedimientos relativos a las actividades de una dependencia o gobierno. En su conjunto
imagen del funcionamiento de la administración
o de los trámites que ésta
IV. Valor Fiscal.
Documentos que se generan en la administración para indicar el origen de sus
ingresos y como se
distribuyen, controlan
gastan. Generalmente son producidos por
Tesorerías y/o administración de finanzas, y están sujetos a normatividad general establecidos por las políticas de la administración
V. Valor Legal. Este valor lo expresan los documentos que se refieren a derechos a corto o largo plazo de la administración pública o ciudadanos, ya que pueden ser utilizados como pruebas ante
tribunales. Su conservación
VI. Valores Secundarios. Los
documentos cuando
administrativa termina, y por la importancia de su contenido se convierten en testimonio de
importantes para entender la evolución
la comunidad. La
y adquiere otros valores distintos a los que le dieron origen. Se conservan permanentemente en el Archivo Histórico. Los valores secundarios se
en evidenciales e informativos;
Valores Evidenciales. Revelan origen, organización y desarrollo de los
organismos públicos; y,
VIII. Valores Informativos. Revelan distintos fenómenos de procesos e ideas de la sociedad en que
Artículo 35. El proceso de depuración es la eliminación de información que no presente ningún valor o
haya perdido vigencia; en todos los casos se
seguirán los siguientes procesos:
I. Vigencia documental.
Cuando un documento está cumpliendo con el objetivo para el que fue creado, que se encuentra
vigor y tiene
funciones actuales. Es por lo
obligar y testimoniar o informar;
Selección documental. Es un proceso por el cual se establece el tipo en que los documentos
de archivo sirven
para fines administrativos y cuáles de ellos han
testimonios históricos y de investigación retrospectiva. La selección también estudia los criterios de valor y las técnicas por medio de las cuales se realiza el acto de
elegir para transferencia o destrucción de un documento; y,
III. Plazo precaucional.
Es aquél que concluida la vigencia de un documento y en tanto se
determina su permanencia o eliminación, se conserva cierto tiempo. Este plazo es para responder
su trámite y cumplimiento, y también para servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que
requiere para estar vigente. El plazo
precaucional se concluye por prescripción de derecho y por tabla
de plazos precaucionales.
Toda depuración deberá
mediante una acta donde
se realizaron previamente las valoraciones y procesos señalados en los artículos que anteceden, y se incluya el
dictamen en que se sustenta la o las decisiones adoptadas sobre la depuración de documentos, así como una
la información depurada.
de documentos en los archivos se hará en
II. Por donativo o legado
aceptados por el archivo respectivo; y,
Artículo 37. Todo ingreso de documentos en los archivos se hará mediante acta de entrega del archivo
previamente inventariado
Artículo 38. Las entidades que reciban archivos de otras, deberán llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las
actas de entrega establecidas en el artículo anterior y ciñéndose al modelo normalizado por el Comité.
Artículo 39. Los
podrán admitir en depósito documentos de propiedad privada o de otras
documentos objeto de contratos de depósito, que ingresen a los archivos, se someterán al
régimen general del tratamiento, acceso
Los archivos que lo
requieran llevarán un registro
especial de los documentos recibidos en depósito voluntario, en el
hará constar los plazos de
archivo acordados en el respectivo convenio, ciñéndose
Artículo 41. Sólo por motivos legales, por exposición y por procesos técnicos especiales, se permitirá la salida temporal de
documentos se adoptarán las
medidas que se requieran para garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos en
la entidad productora por conducto de su
correspondiente archivo; y,
Artículo 42. Se facilitarán a los organismos productores de los documentos que conserven copias
autentificadas, si fuere necesario, para alguno
I. Información o consulta administrativa de
de antecedentes; y,
Sólo en los casos en que sea imprescindible se prestarán
los documentos originales, previa solicitud hecha por el responsable del área solicitante, los cuales deberán ser devueltos al archivo en
Artículo 43. El organismo o entidad productora que desee consultar documentos originales con
fines distintos a los mencionados, deberá someterse a las normas de consulta existentes en los
archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo científico o
fines similares, deberá hacer la consulta en las instalaciones de los archivos receptores.
DE LA ADMINISTRACIÓN Y DE LA ENTREGARECEPCIÓN
Artículo 44. Para la correcta administración de los
archivos, los servidores
sector público y los
ayuntamientos deberán
sujetarse a los siguientes lineamientos:
I. Registrar todo documento e información que generen o reciban en el desempeño de su función,
cargo o comisión en los archivos correspondientes con que cuenten, a fin de inventariarse para garantizar el control, la salvaguarda, propiedad, utilidad
pública, difusión y el acceso
II. Ser responsables de la adecuada, eficiente y oportuna administración de los documentos de
pública, conforme lo previsto por la
y este Reglamento; y,
III. Evitar la realización de
actos que propicien el daño o destrucción de
los documentos, por lo
que procurarán conservarlos en lugares y bajo las condiciones idóneas para evitar su deterioro y elaborar un plan
casos de desastres.
de archivos se
I. Tratándose de documentación de los servidores públicos que dejen de desempeñar su cargo, la entrega-recepción se deberá hacer mediante el inventario general de los expedientes, y materiales
bibliográficos, hemerográficos, y demás documentos oficiales, bajo su
II. Tratándose de los procesos de entrega-recepción que se verifiquen por las entidades en los
términos de las disposiciones aplicables, los servidores públicos deberán realizar entregas de los
archivos de trámite, concentración y en su caso, histórico, por separado, mediante inventario de cada
y préstamo de
expedientes prevista en
la Ley, cada
archivo deberá
elaborar un reglamento sobre la consulta y préstamo, mismos que obligatoriamente establecerán que para cada documento o expediente prestado, se utilice un vale por el mismo, el que siempre deberá ser firmado, con la
mención del servidor público autorizado para solicitarlo y con la especificación del tiempo
que dispondrá del
Artículo 47. Las salidas temporales de documentos se anotarán en un libro de registro según el
normalizado por el Comité.
Artículo 48. Los
históricos deberán formular los
archivos, los cuales deberán
I. Índice. La relación de los fondos documentales contenidos en
los archivos; y,
II. Catálogos. La
referencias concretas de
personas, lugares y tiempos.
Los índices y catálogos se
deberán registrar inmediatamente
que sean concluidos.
Comité Técnico establecerá
criterios o referencias para la elaboración de catálogos de los
archivos históricos, con la finalidad de enriquecer el conocimiento de la Historia y Cultura del
del contenido de los archivos.
seguirá el procedimiento
I. El titular del archivo histórico en
que se encuentra depositado el documento
cual se solicita la declaratoria, formulará una ficha técnica sobre el documento que especifique las características históricas o culturales que reúne
II. El titular del sector público
a que corresponda
archivo, deberá presentar la solicitud por escrito al Comité Técnico
III. Recibida la solicitud, la
Dictaminadora podrá realizar todas las actuaciones necesarias
del documento, así como acreditar las características
de valor histórico o cultural
atribuidas al mismo;
IV. Con base en el dictamen de la Comisión Dictaminadora, el Comité Técnico de ser procedente, emitirá la declaratoria
y consignará este
para el efecto se
determine; y,
V. El Comité Técnico difundirá por los medios a su alcance, la declaratoria efectuada y vigilará la
Artículo 51. Con la finalidad de fomentar la incorporación al Sistema de archivos privados, el
Sistema deberá:
I. Expedir convocatoria pública anual a los poseedores de archivos privados invitando a que se
integren al Sistema;
II. Disponer que la Comisión
Dictaminadora, verifique la
IV. En los casos en que sea aceptada la solicitud, invitará a sus titulares a designar por acuerdo o votación
ellos, a los representantes ante
Artículo 52. El Comité Técnico promoverá que las personas físicas y morales
originarias o avecinadas en el Estado, que sean propietarias de acervos
y pretendan donar, transferir y enajenar dichos bienes, de acuerdo al valor histórico y a la utilidad pública de los mismos, den preferencia para la donación o adquisición a los archivos históricos miembros del
DE LA CONSULTA Y REPROGRAFÍA DE LOS
Artículo 53. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en
normativa de la materia en
Artículo 54. Por razones de conservación, no todos los documentos históricos serán de libre
el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, el Archivo Histórico suministrará la
mediante cualquier sistema de reproducción, certificando
su autenticidad cuando fuere el caso.
a las sedes de todo archivo público seguirá
I. El acceso a los archivos será gratuito y en las condiciones que se indican en el
II. El público que visite los archivos tendrá
acceso sólo a las áreas autorizadas;
III. e permitirá el
acceso a las salas de investigación y consulta a las personas que
debidamente acreditadas; y,
IV. Los responsables de los archivos podrán sancionar con restricción o impedimento de acceso a
los mismos al que por cualquier motivo infrinjan el presente Reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de
Artículo 56. Quienes deseen realizar trabajos de consulta e investigación en los archivos deberán obtener la correspondiente
o del servidor público
autorizado, de conformidad con lo
disponga el reglamento de cada archivo.
Artículo 57. Los archivos establecerán un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e
los documentos que custodian.
Artículo 58. La investigación y consulta de documentos se realizará en espacios
físicos especialmente creados para ello.
Los archivos contarán con salas para la ubicación y
manejo de los instrumentos de consulta, para
en grupo y para la utilización de equipos que requieran condiciones
Cada archivo deberá expedir un
reglamento de servicio y consulta
Artículo 60. El servicio de préstamo de documentos a la dependencia u organismo productor y a
diferentes usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal de servicios
Los documentos que se presten al público serán reintegrados a sus lugares
depósito el mismo día, bajo la responsabilidad
el usuario requiera consultar los documentos en más de una unidad de conservación o
decida proseguir la consulta de éstos en un tiempo no superior a tres días, podrá solicitar su
Artículo 61. La consulta de documentos de los
archivos integrantes
Sistema, seguirá los lineamientos siguientes:
I. Como norma general, se prestarán reproducciones de los documentos solicitados cuando éstas
II. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación
de los documentos lo permita, se autorizará
originales; y,
III. Cuando el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se
Son obligaciones del usuario investigador en los archivos integrantes del Sistema.
I. Cumplir con el reglamento
cual investiga;
II. Cumplir con las demás disposiciones concernientes al manejo de los documentos de
III. En los casos en las que los documentos consultados se utilicen
investigación, el autor de
éste se obligará a entregar al archivo una
copia del artículo, ensayo
o libro en el que se hayan utilizado.
Artículo 64. Sólo podrán tener acceso a los documentos con valor institucional los
públicos encargados directamente del despacho de los trámites a los que se refieren los documentos, así como aquellas personas que sean oficialmente autorizadas por estos mismos
Los ciudadanos, podrán
tener libre acceso a los documentos que obren en
los archivos históricos de la entidad, observando lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública
Artículo 66. Se establecerán políticas particulares de préstamo, que regulen esta actividad en los archivos históricos de la
Artículo 67. Ningún empleado podrá ministrar al público datos sobre documentos que amparen propiedades o derechos, bajo pena de destitución o las sanciones que resulten por el indebido
comportamiento, incurren en la misma pena, los empleados
se dediquen a copiar documentos
particulares, sin previa autorización del Director o su
Artículo 68. El servicio al público se dará en el archivo en las horas fijadas en el horario que la Dirección señale
las necesidades del servicio.
Artículo 69. A ninguna persona se le permitirá la consulta de los papeles contenidos en el archivo,
sujetarse a las reglas siguientes:
I. Para la consulta de documentos de carácter histórico, bastará la solicitud hecha ante el Director,
quien concederá
su anuencia previo dictamen del Jefe de la Sección de Investigaciones Históricas;
II. Para la consulta de los documentos que amparen propiedades de su origen, se hará solicitud
escrito al Director fundando el derecho del peticionario y justificando su personalidad a juicio
propio Director. Si éste encontrare algún inconveniente, se someterá la solicitud a superior
III. La copia de documentos de carácter histórico la podrán obtener las personas interesadas o un escribiente, previo permiso del Director. Del comportamiento y honradez de ese
amanuense, se constituye fiador incondicional el interesado quien tiene la obligación de retirarlo o substituirlo a indicación
del Director;
IV. Las copias de los documentos que amparan algún derecho, serán hechas siempre por
empleados de la oficina, compulsadas o cotejadas, bajo la responsabilidad del primer paleógrafo y
autorizadas por la firma del Director. Causarán los derechos fiscales correspondientes;
V. La expedición de copias certificadas por el archivo, causarán los derechos que un arancel
especial establezca; salvo en casos excepcionales a juicio del jefe
VI. Queda estrictamente prohibido facilitar a los interesados o a sus amanuenses, más de
un volumen o expediente en cada ocasión y por ningún motivo se les fiarán los índices o registros de los ramos que amparen
VII. Toda persona que fuere sorprendida en el acto de manchar, raspar, mutilar, alterar o extraer documentos, será consignada a la
su castigo;
VIII. El Director queda autorizado para expulsar del establecimiento a las personas
faltas dentro de
él; y,
IX. Los lectores o copistas, permanecerán en un salón especial que no contendrá más de
muebles útiles necesarios y les queda estrictamente prohibido penetrar a otros departamentos de
El sector público, señalará cuáles son los documentos que habiendo pertenecido
a sus archivos deben ser tenidos como reservados. Estos documentos, sólo podrán ser consultados con
del titular del área correspondiente.
Artículo 71. Las
en sacar copias
deberán llenar los siguientes requisitos:
I. Redactarán una lista
duplicado de los documentos en
se interesen con un breve extracto del asunto y la ficha de
colocación; y,
II. El Director concederá o negará el permiso que se pretenda, teniendo
se pretendan fotografiar.
Todo archivo tendrá
I. Exigir a los interesados le
muestren los negativos de
las fotografías tomadas; y,
Artículo 73. Los que hayan hecho uso de este permiso, estarán obligados a enviar a la biblioteca
archivo, las publicaciones en que
los documentos fotografiados.
Artículo 74. El cobro
económico, señalará los derechos que el archivo puede cobrar por estas
Artículo 75. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios
deberán hacerse a partir de
las reproducciones existentes.
Los archivos proporcionarán las
reproducciones que les sean solicitadas, de los
la consulta pública por razones de conservación o por estar sometidos a tratamientos
técnicos, en
capacidad de sus medios reprográficos y en las condiciones que se indican en el presente
solicitud para reproducción de documentos se tramitará a través de impresos normalizados
Las reproducciones serán
realizadas por los servicios de
reprografía de los archivos.
se autorizará el empleo de aparatos o materiales
ajenos al archivo sin expresa autorización del
director o jefe
Artículo 77. En todos los casos, las dependencias y entidades tendrán preferencia en la prestación
de servicios por parte
Artículo 78. La dirección o
archivo, coordinarán y supervisarán los proyectos de reproducción sistemática
de fondos que se desarrollen en
Artículo 79. En lo posible, los
adoptarán programas de reproducción de seguridad del
material documental que conservan.
se adelantarán formas de reprografía de aquellos documentos cuyo estado de conservación no permita su realización
daño para los mismos.
reproducción de documentos de los archivos, serán realizados
acuerdo con las normas técnicas existentes.
Los archivos y colecciones particulares de carácter histórico que se
microfilmen o digitalicen en los
archivos oficiales, deberán dejar en
éstos una
para la consulta pública.
Los archivos que autoricen la microfilmación o digitalización de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, deberán hacerlo mediante contrato en el que se especifiquen
las obligaciones y contraprestaciones a
Artículo 80. Las unidades de reprografía de los
archivos constituirán un archivo de seguridad
I. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecución de los programas del correspondiente
III. Cualesquiera otras que les sean
remitidas para su
reproducciones no podrán ser utilizadas para la consulta pública, restringiéndose su
archivo de seguridad estará dotado de las especiales condiciones
ambientales y de protección
la conservación de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquél en el que
se conserven los documentos originales.
Los archivos de los poderes públicos del Estado y sus Municipios utilizarán
permitan el registro, gestión y recuperación ágil de la
información, siempre y cuando los sistemas no
de originales o copias únicas de
documentos, excepto cuando
la Ley lo
Los servidores públicos adscritos a los archivos administrativos e
históricos integrantes del Sistema, así como los trabajadores al servicio
y sus Municipios, deberán
las obligaciones contenidas en
Artículo 83. Las obligaciones indicadas en el artículo anterior, se hacen extensivas a los servidores públicos
hagan uso de los servicios que presten las unidades de archivo integrantes del
Artículo 84. Sin perjuicio de lo dispuesto en las
leyes civiles y penales, se considerará infracción el incumplimiento a cualquiera de las
de la Ley y el presente Reglamento, así como la
de los siguientes actos que se cometieran
sobre acervos documentales
de los archivos administrativos e históricos del
propio Sistema:
I. Destruir un documento o parte de él, salvo cuando su destrucción obedezca a una acción de depuración documental, avalada por escrito
del responsable del propio
II. Extraer un documento
de archivo, sin la correspondiente autorización y control del encargado; y,
III. Hacer señalamientos,
adaptaciones o modificaciones sobre los documentos
custodiados, salvo las anotaciones necesarias para cuando se efectúe algún trabajo
archivonómico, para lo
existir la autorización
escrito del encargado
Artículo 85. Los empleados del
sistema archivístico del
Estado trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la
organizar, conservar y servir la documentación
que es o será parte del patrimonio documental del Estado.
ARTÍCULO ÚNICO. El presente Reglamento entrará en vigor, al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del
Gobernador del Estado (Firmado)

References: Artículo 2

Artículo 3

Artículo 4

Artículo 6

Artículo 8

Artículo 10

Artículo 13

Artículo 14

Artículo 15

Artículo 16

Artículo 17

Artículo 18

Artículo 19

Artículo 20

Artículo 21

Artículo 22

Artículo 24

Artículo 25

Artículo 28

Artículo 29

Artículo 30

Artículo 35

Artículo 37

Artículo 38

Artículo 39

Artículo 41

Artículo 42

Artículo 43

Artículo 44

Artículo 47

Artículo 48

Artículo 51

Artículo 52

Artículo 53

Artículo 54

Artículo 56

Artículo 57

Artículo 58

Artículo 60

Artículo 61

Artículo 64

Artículo 66

Artículo 67

Artículo 68

Artículo 69

Artículo 71

Artículo 73

Artículo 74

Artículo 75

Artículo 77

Artículo 78

Artículo 79

Artículo 80

Artículo 83

Artículo 84

Artículo 85