Source: http://docplayer.es/356112-Codigo-de-buen-gobierno.html
Timestamp: 2017-03-25 00:12:47+00:00

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Emilia Torregrosa Valverde
1 Código de Buen Gobierno2 Para ampliar información sobre los aspectos incluidos en este documento, consulte: Página web: com.co Informes de Responsabilidad Corporativa y de Cierre de Ejercicio Gas Natural del Oriente S.A., ESP Dirección: Diagonal 13 No. 60A- 54 Bucaramanga, Colombia Contacto Correo atención al inversionista Edición Dirección Jurídica Dirección de Comunicaciones y Asuntos Públicos3 Índice 1. General 1.1. Finalidad 1.2. Aclaración de términos Accionistas Administradores Presidencia / Representante legal Directivos Junta Directiva Miembros independientes Sociedad 1.3. Vigencia y reformas Vigencias Reformas 2. Estructura de propiedad 2.1. Identificación de la sociedad, normatividad y participación en el mercado Naturaleza Jurídica y régimen jurídico Normatividad Participación en el mercado 2.2. Marco de actuación Misión Políticas Corporativas Código Ético 3. Órganos de Gobierno Corporativo 3.1. Estructura de Gobierno Corporativo Asamblea General de accionistas Funciones Reuniones ordinarias Reuniones extraordinarias Convocatorias Derechos de los accionistas Deberes de los accionistas Igualdad de los accionistas4 Reglas para la distribución de utilidades Derecho de Retiro Junta Directiva Composición Reuniones y convocatoria Funciones Evaluación y remuneración Deberes Obligaciones especiales de los Miembros de la Junta Directiva (Reglamento) Reglamento de la Junta Directiva Presidente / Representante Legal y Directivos Nombramientos Funciones Remuneración Evaluación y Rendición de cuentas Comités de apoyo a la gestión corporativa Conformación Reuniones Funciones Remuneración Control interno / gestión del riesgo General Área de Riesgos Objeto Funciones Auditoría interna Objeto Funciones Control interno económico financiero Objeto Funciones Dirección de planificación de Ingresos y Regulación Objeto Funciones5 Sistema para el Lavado de activos (LA) y Financiación del Terrorismo (FT) SIPLA Controles adoptados Responsabilidades Control externo Auditor externo Revisor Fiscal Nombramiento Incompatibilidades Funciones Remuneración Entes de Control Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios Superintendencia Financiera de Colombia 4. Divulgación de información relevante 4.1. Información Divulgada Información general 4.2. Suministro de información 4.3. Canales de información e información revelada Oficina de atención al inversionista Página Web 5. Manejo de conflicto de interés 5.1. Revelación de Conflicto de Interés por parte los Colaboradores 5.2. Revelación de Conflicto de Interés por parte de la Junta Directiva, Representante Legal-Presidente y/o Directivos 5.3. Conflicto de Interés entre un Administrador o Directivos frente a la Sociedad 5.4. Conflicto de Interés entre un Administrador y/o Director y un Accionista 6. Interacción con grupos de interés 6.1. Relaciones con los clientes Oficina de Garantía de Servicio al Cliente 6.2. Relaciones con los proveedores6 Área de compras Proceso de contratación Calidad de proveedores Marco de actuación Alineación con políticas corporativas e inclusión de proveedores a programas sociales 6.3. Relaciones con los colaboradores Proceso de selección y contratación Certificaciones como Empresa Familiarmente Responsable 6.4. Relaciones con la comunidad e inversión social Patrocinios y donaciones 7. Anexos 7.1. Reglamento Interno de la Asamblea General de Accionistas 7.2. Reglamento Interno de la Junta Directiva7 Descripción 1. General 1.1. Finalidad El Código de Buen Gobierno de Gas Natural del Oriente S.A., ESP, en adelante la Compañía o la Sociedad, tiene por finalidad asegurar el respeto a los derechos de quienes invierten en sus acciones o en cualquier otro valor que emita, así como de los demás grupos de interés con los que se relaciona: clientes, colaboradores, proveedores y sociedad a través de la adecuada administración de sus asuntos y de la adopción de prácticas de transparencia, gobernabilidad y control. Las mejores prácticas de gobierno corporativo descritas en este Código complementan lo establecido en los Estatutos Sociales de Gas Natural del Oriente S.A., ESP, que pueden consultarse en Adicionalmente, Gas Natural del Oriente S.A. ESP basa su código de buen gobierno corporativo en el Código País (puede consultarse en / inversionistas), que a su vez sigue los principios definidos por la OCDE (Organización para la cooperación el desarrollo económico). Cuando en este código se citen leyes, decretos, resoluciones y otras normas, se entiende que en el futuro se aplicarán las modificaciones, adiciones o sustituciones que se hagan a éstas Aclaración de términos Accionistas: Son aquellas personas que están registradas como titulares de las acciones de la Sociedad en el libro de registro de accionistas, en una fecha de corte determinada Administradores: Son los representantes legales, miembros de la Junta Directiva y quienes, de acuerdo con los Estatutos y la ley, ejerzan o detenten esas funciones Presidencia / Representante legal: Es la persona autorizada por la Junta Directiva de la Sociedad para representarla ante las diferentes entidades, administrar sus bienes y cumplir ciertos deberes legales y estatutarios Directivos: Son los principales ejecutivos de la Empresa, incluye los dos primeros niveles jerárquicos dentro de la administración: Presidente y Directores de las unidades de operación y corporativas Junta Directiva: Es el órgano de administración de la sociedad elegido por la8 Asamblea de accionistas, al cual le corresponde la toma de todas las decisiones operativas y de inversiones, salvo las que expresamente corresponden por Ley o por Estatutos al Presidente o a la Asamblea de Accionistas Miembros independientes: Se entenderá que son los miembros de la Junta Directiva, que tienen el carácter de Independiente, esto es, cuando en ningún caso sean: 1. Empleados o directivos del emisor o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente. 2. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma. 3. Socios o empleados de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la Compañía o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte ésta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales. 4. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la Compañía. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución. 5. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la Compañía. 6. Persona que reciba de la Compañía alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva Sociedad: Gas Natural del Oriente S.A ESP, es una Compañía de naturaleza anónima, con domicilio principal en Bucaramanga, constituida mediante escritura pública número dos mil trescientos cuarenta y ocho (2.348) de fecha treinta (30) de agosto de mil novecientos setenta y siete (1.977), otorgada en la Notaria Primera (1º) de Bucaramanga, inscrita en la Cámara de Comercio de Bucaramanga el día cinco (5) de septiembre de mil novecientos setenta y siete (1.977), en el Folio 277 Tomo 15 del Libro IX del Registro Mercantil. En virtud de la Ley 142 de 1994, la Sociedad tiene el carácter de Empresa de Servicios Públicos ESP y está sujeta para estos efectos a9 la vigilancia y control de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) Vigencia y reformas Vigencias Este Código, al igual que cualquier reforma que se le realice, comenzará a regir a partir del día siguiente de su publicación en la página web Reformas Las reformas a este Código deberán ser aprobadas por la Junta Directiva. No obstante, cuando la Asamblea de Accionistas realice reformas estatutarias dichas reformas se entenderán incorporadas al Código de Buen Gobierno, en lo que sea pertinente, desde la fecha en que se registre en la Cámara de Comercio del domicilio social, la respectiva escritura pública, sin necesidad de ratificación por parte de la Junta Directiva. La actualizaciones serán publicadas en la Página de la Compañía / inversionista. 2. Estructura de propiedad 2.1. Identificación de la sociedad, normatividad y participación en el mercado Naturaleza Jurídica y régimen jurídico La Compañía actúa como Empresa de Servicios Públicos, de carácter privado, sometida al régimen jurídico de derecho privado, según lo dispone el artículo 32 de la Ley 142 de 1994 ( Ley de Servicios Públicos Domiciliarios ). En atención a su calidad de empresa de servicios públicos, está sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Adicionalmente, ejerce control concurrente la Superintendencia Financiera de Colombia en la medida en que la sociedad se encuentra inscrita en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE y en la Bolsa de Valores de Colombia como emisora de valores. Gas Natural del Oriente S.A. ESP es una empresa de servicios públicos que tiene por objeto la atención de las necesidades energéticas de sus clientes actuales y potenciales. En cumplimiento de su objeto, desarrolla entre otras- las siguientes actividades: la prestación del servicio público esencial domiciliario de gas combustible, así como la distribución y comercialización del gas combustible en cualquier estado, incluyendo pero sin limitarse al gas combustible vehicular; así como la ejecución de las actividades afines, conexas y/o complementarias, tanto a nivel nacional como internacional. En el desarrollo de este objeto social, la Sociedad puede ejecutar las actividades establecidas en el artículo tercero de los estatutos sociales, que pueden ser consultados en la página web: / inversionistas.10 Normatividad La regulación más relevante aplicable a la operación de la Sociedad se encuentra contenida en las siguientes disposiciones: Ley 142 de 1994 (Ley de Servicios Públicos Domiciliarios) Resolución CREG 067 de 1995 (Código de Distribución de Gas Combustible por Redes) Resolución CREG 057 de 1996 (Marco Regulatorio para el Servicio Público de gas combustible por red y para sus actividades complementarias) Resolución CREG 011 de 2003 (Por la cual se establecen los criterios generales para remunerar las actividades de distribución y comercialización de gas combustible, y las formulas generales para la prestación del servicio público domiciliario de distribución de gas combustible por redes de tubería) Resoluciones CREG 021 y 026 (Por el cual se aprueban los cargos de distribución y de comercialización de gas combustible por redes para el mercado el mercado relevante conformado por los municipios de Bucaramanga, Floridablanca, Girón, Piedecuesta, Lebrija, Sabana de Torres, Barrancabermeja, Yondó y Puerto Wilches y sus corregimientos de Puente Sogamoso y El Pedral en el departamento de Santander; y los municipios de Cantagallo y San Pablo en el departamento de Bolívar). Cuando en este código se citen leyes, decretos, resoluciones y otras normas, se entiende que en el futuro se aplicarán las modificaciones, adiciones o sustituciones que se hagan a éstas Participación en el mercado Gas Natural del Oriente S. A., ESP participa de manera directa en el mercado de distribución y comercialización de gas natural en los departamentos de Santander, Bolívar en los municipios de Cantagallo y San pablo y de Antioquia en el municipio de Yondo, y de manera indirecta a través de sus filial Gasnacer S.A., ESP en el departamento del Cesar y Magdalena con el municipio el Banco.11 Gas Natural del Oriente S.A. ESP en su labor como distribuidor y comercializador atiende dos tipos de usuarios: Usuarios regulados: Usuarios que consumen menos de pcd o su equivalente en m3. Usuarios no regulados: Son usuarios que consumen más de pcd o su equivalente en m3 o la cantidad de pies cúbicos previstos en la regulación vigente. Así mismo, la Sociedad desarrolla su actividad en cinco segmentos de mercado a saber: 1. Residencial: orientado a ventas de gas. 2. Comercial: ventas de gas y financiación. 3. Industrial: venta de gas. financiación y soluciones energéticas. 4. GNV (gas natural vehicular): venta de gas, compresión y financiación. 5. Distribuidoras / Subdistribuidoras: venta del mercado secundario, ventas de gas entre filiales y cesiones de capacidad de transporte principalmente.12 2.2. Marco de actuación Misión La Compañía tiene la misión atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales Políticas Corporativas La Compañía cuenta con políticas corporativas que direccionan su gestión en relación con sus grupos de interés y permite promover y garantizar la protección y el respeto de los derechos humanos en todas las actividades desarrolladas por la operación en sus ámbitos de actuación y establecer los compromisos para desarrollar una gestión responsable. En total son 17 los compromisos que se establecen en sus políticas de Responsabilidad Corporativa (7) y Derechos Humanos (10). Política de Responsabilidad Corporativa13 Política de Derechos Humanos Para mayor información Consulte las políticas corporativas en Contactar a Código Ético La Compañía cuenta con un Código Ético que formaliza el compromiso de la Compañía en este tema y da lineamientos para el comportamiento corporativo, estableciendo los criterios de interacción entre los empleados y la Empresa o entidades colaboradoras. En este sentido se establecen 14 pautas de comportamiento:14 Pautas de comportamiento Para hacer seguimiento al cumplimiento del Código Ético, la Compañía cuenta con una comisión del Código Ético que está conformada por las siguientes áreas: Auditoría Interna Comunicación y Asuntos Públicos Recursos Humanos Servicios Jurídicos Para mayor información Consulte el Código de Ética en / la Compañía / Código Ético o 3. Órganos de Gobierno Corporativo 3.1. Estructura de Gobierno Corporativo 15 Para mayor información Consulte el perfil de miembros de las Junta Directiva, directivos y de Auditora Organizacional en com.co / inversionistas Asamblea General de accionistas La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano social y está compuesto por los accionistas, reunidos con el quórum y en los términos prescritos en los estatutos sociales y en la ley. La Asamblea es presidida por el Presidente de la Junta Directiva y a falta de éste, por cualquiera de los miembros principales o suplentes de la Junta Directiva en el orden de inscripción en el registro mercantil, y en el último caso, por el accionista que designe la Asamblea. La Empresa cuenta con un reglamento para el funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas, el cual puede ser consultado en la página web en la sección Información para accionistas. Este reglamento contiene con sujeción a la ley, los estatutos sociales y las disposiciones del Buen Gobierno de la sociedad, las reglas para la convocatoria y la celebración de las reuniones.16 Funciones 1) Disponer que reservas deben hacerse además de las legales: 2) Fijar el monto del dividendo así como la forma y plazo en que se pagará; 3) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios, directivos o el Revisor Fiscal; 4) Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda; 5) Disponer de la emisión de acciones ordinarias, acciones privilegiadas y de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto; así como de cualquier papel comercial para oferta pública o mercado de valores; 6) Adoptar las medidas que exige el interés de la sociedad; 7) Estudiar y aprobar las reformas de los Estatutos; 8) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores; 9) Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes; 10) Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del Revisor Fiscal; 11) Adoptar todas las medidas que reclame el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados; 12) Decretar la enajenación total de los haberes de la sociedad; 13) Delegar en la Junta Directiva o en la Presidencia aquellas funciones cuya delegación no esté prohibida por la ley; 14) Las demás que señalen las leyes y estos estatutos y no correspondan a otros órganos Reuniones ordinarias Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la situación de la Empresa, designar Administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y, en general, acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social Reuniones extraordinarias La Asamblea General de Accionistas podrá ser convocada a sesiones extraordinarias por la Junta Directiva, el Presidente, el Revisor Fiscal y en los casos previstos por la ley, por el Superintendente de Sociedades. Igualmente se reunirá a solicitud de un número plural de accionistas que represente por lo menos la quinta parte de las acciones suscritas, caso en el cual la citación se hará por la Junta Directiva, el Presidente o el Revisor Fiscal. Los solicitantes podrán acudir al Superintendente para que este funcionario ordene efectuarla si quienes están obligados no cumplen con este deber. En las reuniones extraordinarias, la Asamblea únicamente podrá tomar decisiones relacionadas con los temas previstos en el Orden del Día incluido en la convocatoria. No obstante, con el voto favorable del setenta por ciento (70%) de las acciones representadas, la Asamblea podrá ocuparse de otros temas, una vez agotado el Orden del Día.17 Convocatorias La convocatoria a reuniones de Asamblea Ordinaria y Extraordinaria se hará con cinco (5) días hábiles de anticipación, por medio de comunicaciones escritas (carta o cablegrama) enviadas a cada uno de los accionistas a la dirección registrada en la secretaria de la sociedad o mediante un aviso publicado en un diario de amplia circulación nacional, siendo válido cualquiera de los dos medios de convocatoria Toda citación deberá contener el día, hora y lugar en que debe reunirse la Asamblea de Accionistas, y con el objeto de la convocatoria cuando sea extraordinaria. Cuando se trate de aprobar Balances de fin de ejercicio o para la Reunión Ordinaria de Asamblea, la convocatoria deberá hacerse con una anticipación no menor de quince (15) días hábiles. En el acta de la sesión correspondiente se dejará constancia de la forma como se hizo la citación. Cuando la sociedad tenga sus acciones en el Mercado Público de Valores y pretenda debatir el aumento del capital autorizado o la disminución del suscrito, deberá incluirse el punto respectivo dentro del orden del día señalado en la convocatoria Derechos de los accionistas Cada acción confiere a su titular, los siguientes derechos: 1) El de participar en las deliberaciones de la Asamblea General y votar en ella; 2) El de percibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio; 3) El de negociar las acciones con sujeción a la Ley y a los Estatutos; 4) El de inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General en que se examinen los balances de fin de ejercicio; 5) El de recibir, en caso de liquidación de la Compañía, una parte proporcional de los Activos Sociales, una vez pagado el Pasivo Externo de la Sociedad; 6) El de ejercer el Derecho de Retiro de conformidad con el Art. 12 de la Ley 222 de 1995; 7) El de inspeccionar la motivación de la propuesta sobre aumento de capital autorizado o de disminución del suscrito durante el término de la convocatoria; y 8) El de inspeccionar el proyecto sobre escisión, fusión o las bases de transformación de la sociedad dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión en que vaya a ser considerada la propuesta respectiva. Los Accionistas tienen los derechos consagrados en el Código de Comercio, en especial en su Artículo Deberes de los accionistas 1) Actuar con lealtad con la sociedad y abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de interés. 2) Abstenerse de revelar a terceros la información de la sociedad o relativa a ella (salvo que así lo exija una autoridad competente) que hayan conocido en el ejercicio de sus derechos, así como de utilizarla para obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado de la ejecución legitima18 de los derechos inherentes a su calidad de accionista Igualdad de los accionistas Salvo por las excepciones consagradas en la ley y en los estatutos de la Compañía que pueden consultarse en / inversionista, todos los accionistas tienen los mismos derechos y deberes, y deben recibir un trato equitativo por parte de los Administradores y colaboradores de la Sociedad. Las acciones de la Sociedad son nominativas; a cada accionista se le hace entrega del título que justifica su calidad de tal Reglas para la distribución de utilidades Cuando la Compañía arroje utilidades en su ejercicio social, las utilidades líquidas de la Empresa serán calculadas de acuerdo con lo definido en el Artículo 60 Dividendos de los Estatutos de la Sociedad Derecho de Retiro Cuando una transformación, fusión o escisión de la Sociedad imponga a los Accionistas una mayor responsabilidad o implique una desmejora de sus derechos patrimoniales, los Accionistas ausentes o disidentes tienen derecho a retirarse de la sociedad. También procede el ejercicio del derecho de retiro en los casos de cancelación voluntaria de la inscripción en el Registro Nacional de Valores y Emisores o en la bolsa de valores. Se entiende que existe desmejora en los derechos patrimoniales de los Accionistas, entre otros, en los siguientes casos: 1) Cuando se disminuye el porcentaje de participación del accionista en el capital social de la Sociedad. 2) Cuando se disminuye el valor patrimonial de la acción o se reduce su valor nominal, siempre que en este caso de produzca una disminución del capital. 3) Cuando se limita o disminuye la negociabilidad de la acción Junta Directiva Composición La Junta Directiva de la Sociedad está compuesta por cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, elegidos por la Asamblea General de Accionistas por el sistema de cuociente electoral para por un periodo de dos (2) años. De acuerdo con el numeral 16 del artículo 19 de la Ley 142 de 1994, la Junta Directiva se integra de manera directamente proporcional a la propiedad accionaria. Mientras las acciones u otros valores emitidos por la sociedad se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores y, por tanto, se aplique a la sociedad lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 44 de la Ley 964 de 2.005, por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los miembros deben ser independientes. Los suplentes de los miembros principales independientes19 deben tener igualmente la calidad de independientes, atendiendo los parámetros señalados en el parágrafo 2º del artículo 44 de la Ley 964 de y demás normas concordantes. La Junta Directiva elige como Presidente de la misma a uno de sus miembros principales, quien es reemplazado, en esta función, en sus faltas absolutas o temporales, por su respectivo suplente personal. Así mismo, la Junta Directiva tiene un Secretario, quien puede ser miembro o no de la Junta Reuniones y convocatoria La Junta Directiva se reúne al menos una vez cada trimestre del año en la fecha que ella determine y cuando sea convocada por ella misma, o dos de sus directores que actúen como principales, el Presidente de la Empresa, el secretario de la Junta Directiva o el Revisor Fiscal. La convocatoria para la reunión se debe realizar con al menos dos (2) días comunes de anticipación, por medio de comunicación escrita enviada a cada uno de los miembros. No obstante, puede reunirse sin previa citación cuando estén presentes todos los miembros de ésta Funciones Son funciones de la Junta Directiva, las siguientes: 1) Darse su propio Reglamento y fijar los reglamentos internos de la sociedad; 2) Elegir cada año al Presidente de la sociedad y a sus suplentes y fijar la remuneración respectiva; 3) Cooperar con el Presidente en la administración y dirección de los negocios sociales; 4) Disponer cuando lo considere oportuno, la formación de Comités consultivos o técnicos, integrados por el número de miembros que determine para que asesoren al Presidente en determinados asuntos; 5) Presentar a la Asamblea, en unión del Presidente, el Balance de cada ejercicio con los demás anexos e informes de que trata el Artículo 446 del Código de Comercio, y cuando lo estime conveniente proponer a la Asamblea General de Accionistas las reformas que juzgue adecuado introducir a los Estatutos; 6) Asesorar al Presidente cuando éste lo estime necesario, o en relación con las acciones judiciales que deban iniciarse o proseguirse; 7) Convocar a la Asamblea General de Accionistas a sesiones extraordinarias, y siempre que lo crea conveniente o cuando lo solicite un número de accionistas que represente por lo menos la quinta parte de las acciones suscritas; 8) Dar su voto consultivo cuando la Asamblea lo pida o cuando lo determinen los Estatutos; 9) Examinar cuando lo tenga a bien, directamente o por medio de una Comisión, los libros, cuentas, documentos y caja de la Empresa; 10) Aprobar la adquisición de otras empresas, venderlas o proponer a la Asamblea su incorporación o fusión a otra Empresa; 11) Crear y suprimir los cargos ejecutivos a nivel de Gerencia, señalar las funciones y remuneraciones que corresponden a dichos cargos, además fijar la política de sueldos y prestaciones del personal que trabaje en la Sociedad; 12) Establecer o suprimir sucursales o agencias dentro o fuera del país y reglamentar su funcionamiento; 13) Reglamentar la colocación de acciones ordinarias que la Empresa tenga en reserva así como también las acciones privilegiadas y las acciones con dividendo preferencial, o títulos para colocar en el mercado de valores; 14) Interpretar las disposiciones de los Estatutos que dieren lugar a dudas y fijar su sentido mientras se reúna la próxima Asamblea para someterle la cuestión; 15) Autorizar al Presidente o a sus suplentes para: a) Adquirir, enajenar o constituir garantías,20 limitaciones o gravámenes de activos fijos que excedan la cuantía de DOSCIENTOS CINCUENTA (250) salarios mínimos legales mensuales legales; b) Celebrar todo acto o contrato con entidades bancarias y/o financieras, correspondientes a giro ordinario de sus negocios, cuando exceda la cuantía individual de cada negociación la suma de QUINIENTOS (500) salarios mínimos mensuales legales ; Celebrar los demás actos o contratos cuya cuantía exceda de QUINIENTOS (500) salarios mínimos mensuales legales; 16) Cuidar del estricto cumplimiento de todas las disposiciones consignadas en estos Estatutos y de las que se dicten para el buen funcionamiento de la empresa Evaluación y remuneración La evaluación de los miembros de la Junta Directiva se lleva a cabo teniendo en cuenta la asistencia a las reuniones de Junta Directiva bajo el mecanismo de auto evaluación definido para tres aspectos básicos: aporte y compromiso, conocimiento de la Empresa y desempeño de la Junta Directiva. Con base en sus resultados, comentarios y recomendaciones se definen los planes de mejoramiento a que haya lugar. La Junta Directiva debe informar a través de su Presidente sobre el funcionamiento de la misma y su evaluación. Los miembros independientes de la Junta Directiva perciben honorarios por cada reunión a la que asistan, de acuerdo al valor fijado por la Asamblea General de Accionista de la compañía para cada ejercicio, teniendo en cuenta las referencias del mercado Deberes Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se deben cumplir en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deben: 1) Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2) Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3) Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal. 4) Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5) Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6) Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la Asamblea General de Accionistas. En estos casos, el administrador debe suministrar a la Asamblea toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuera socio. En todo caso, la autorización de la Asamblea General de Accionistas sólo puede otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. Salvo los casos de representación legal, los Administradores y empleados de la Sociedad no pueden representar en las reuniones de la Asamblea acciones distintas a las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieren. Tampoco pueden votar los estados financieros y las cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación.21 Obligaciones especiales de los Miembros de la Junta Directiva (Reglamento) Adicionalmente a los deberes de los administradores enunciados en el numeral anterior, los miembros de la Junta Directiva tienen las siguientes obligaciones: 1) Informar al Presidente y al Secretario General cualquier situación que a su criterio pueda derivar en un conflicto de interés y abstenerse de participar en la deliberación de asuntos en los que se halle interesado. 2) Utilizar los activos o servicios de la sociedad sólo para el cumplimiento del objeto social. 3) Mantener absoluta confidencialidad sobre toda aquella información que pudiera afectar la operación de la sociedad, así como las deliberaciones que se lleven a cabo en la Junta Reglamento de la Junta Directiva El Reglamento de la Junta Directiva contiene, con sujeción a la ley, los Estatutos Sociales y las disposiciones del Buen Gobierno de la Sociedad, las reglas para la convocatoria y celebración de las reuniones y sus funciones Presidente / Representante Legal y Directivos Nombramientos La Empresa tiene un Presidente quien actúa como su Representante Legal. El Presidente puede ser una persona natural o jurídica y ser o no miembro de la Junta Directiva pero no puede desempeñarse como Presidente de la Junta Directiva y tiene a su cargo la administración y gestión de los negocios sociales con sujeción a la Ley, a estos Estatutos y a los reglamentos y resoluciones de la Asamblea y de la Junta Directiva. Tiene dos (2) suplentes, quienes lo reemplazarán -en su orden- en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. El Presidente y sus Suplentes son designados por la Junta Directiva. El período del Presidente y sus suplentes es de un (1) año contados a partir de su elección, pero puede ser reelegido indefinidamente o removido libremente antes del vencimiento del mismo, cumpliendo los requisitos legales. Cuando la Junta no elija al Presidente o a sus Suplentes en las oportunidades en que deba hacerlo, quienes se vienen desempeñando como tales se entenderán reelegidos por un nuevo período Funciones El Presidente debe ejercer las funciones propias de su cargo y en especial las siguientes: 1) Representar a la sociedad judicial y extrajudicialmente, ante los asociados, ante terceros y ante toda clase de autoridades judiciales y administrativas; 2) Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva; 3) Realizar y celebrar, los actos y contratos que tiendan a cumplir los fines de la sociedad, no obstante requerirá previa autorización de la Junta Directiva para: a) Adquirir, enajenar o constituir garantías, limitaciones o gravámenes de activos fijos que exceda la cuantía de DOSCIENTOS CINCUENTA (250) salarios mensuales mínimos legales; b) Celebrar todo acto o contrato con22 entidades bancarias y/o financieras, correspondiente al giro ordinario de sus negocios que exceda la cuantía individual de cada negociación la suma de QUINIENTOS (500) salarios mínimos mensuales legales. c) Celebrar los demás actos o contratos cuya cuantía excede de QUINIENTOS (500) salarios mínimos mensuales legales; 4) Someter a arbitramento o transigir las diferencias de la sociedad con terceros, con sujeción a las limitaciones del artículo 40º ordinal 15; 5) Presentar a la junta directiva los estados financieros, además de un balance anual; 6) Presentar en asocio de la junta directa los informes y documentos de que trata el artículo 446 del Código de Comercio; 7) Nombrar y remover los empleados de la Empresa cuya designación o remoción no corresponda a la Asamblea; 8) Delegar determinadas funciones propias de su cargo dentro de los límites señalados en los estatutos; 9) Cuidar de la recaudación e inversión de los fondos de la sociedad; 10) Velar porque todos los empleados de la Empresa cumplan estrictamente sus deberes y poner en conocimiento de la Asamblea o Junta Directiva las irregularidades o faltas muy graves que ocurran sobre este particular; 11) Ejercer las demás funciones que le delegue la Ley, la Asamblea General y la Junta Directiva Remuneración Corresponde a la Junta Directiva fijar la remuneración del Presidente de la compañía, de acuerdo con las normas laborales colombianas, las condiciones del mercado y las condiciones profesionales de quien desempeñe el cargo Evaluación y Rendición de cuentas La evaluación del Presidente / Representante Legal es realizada por la Junta Directiva de acuerdo con el cumplimiento de los compromisos y responsabilidades que ésta le haya asignado y el logro de las metas establecidas para los indicadores del Plan Estratégico de la Empresa, el cual es adoptado, actualizado, ejecutado y evaluado anualmente. Las diferentes Direcciones deben preparar para la presentación a la Junta Directiva, un informe de la Gestión de la Empresa analizando los resultados frente al presupuesto y una Previsión de Cierre Anual. Estos informes deben contemplar toda la información necesaria para determinar los resultados operativos y financieros, así como, los principales hechos relevantes de la Compañía. Adicionalmente, la alta dirección, evalúa a sus Directivos mediante el sistema de Dirección por Objetivos - DPO, que consiste en la revisión periódica de los indicadores de gestión y elementos cuantificables en términos de resultados y tiempos, de acuerdo con la planeación de los proyectos y acciones del negocio y del presupuesto de la Compañía. Los administradores deben rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio tal y como se establece la Ley, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto, deben presentar los23 estados financieros que fueren pertinentes junto con un informe de gestión en los términos previstos en el artículo 47 de la Ley 222 de La aprobación de las cuentas no exonera de responsabilidad a los Administradores, Representantes Legales, contadores públicos, empleados o asesores Comités de apoyo a la gestión corporativa Comités Función Compromiso RC Compromiso DDHH Comisión del Código Ético Comité de Dirección Comité Paritario de Salud Ocupacional Comité de auditoría Contribuir al conocimiento, comprensión y cumplimiento del Código Ético y los compromisos estipulados en la Política de Derechos Humanos. Generar planes de acción que respondan a estas materias y facilitar la resolución de conflictos que surjan en la aplicación del mismo. Hacer seguimiento a la gestión empresarial y lineamientos estratégicos Velar por las condiciones de salud y seguridad de los colaboradores de la empresa y servir como un canal de comunicación entre los trabajadores y la alta dirección en los temas de salud ocupacional. Apoyar la gestión de control interno de la Sociedad a través del seguimiento y mejora de procesos Respecto al comité de auditoría se destaca lo siguiente: Conformación El Comité de Auditoría está integrado por cuatro (4) miembros principales de la Junta Directiva y sus respectivos suplentes, incluyendo entre ellos a todos los miembros principales independientes. Los miembros suplentes del Comité de Auditoría reemplazan a los principales en sus faltas absolutas o temporales, tanto en las reuniones presenciales como en las no presenciales Reuniones El Comité de Auditoría se reúne en forma ordinaria una vez cada tres (3) meses, según convocatoria efectuada por su Secretario a través de comunicación escrita enviada a cada uno de sus miembros, con al menos dos (2) días comunes de anticipación. Las reuniones y decisiones del Comité de Auditoría también se pueden llevar a cabo conforme lo establecen los Estatutos para las reuniones no presenciales de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva Funciones Son funciones del Comité de Auditoría: 1) Supervisar el cumplimiento del Programa de Auditoría Interna, el cual deberá tener en cuenta los riesgos del negocio y evaluar integralmente la totalidad de las áreas de la empresa; 2) Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la Ley.24 3) Revisar los Estados Financieros de la sociedad antes de ser sometidos a consideración de la Junta Directiva y de la Asamblea General de Accionistas; 4) Presentar a la Junta Directiva un Informe Anual respecto a los diferentes asuntos sometidos a su competencia, así como los resultados obtenidos. Para el cumplimiento de sus obligaciones, el Comité de Auditoría tiene acceso a toda la información y documentación de la compañía para el desarrollo habitual de sus actividades; para el efecto, el Presidente del Comité de Auditoría debe solicitar al Representante Legal de la Compañía su puesta a disposición con un plazo de antelación suficiente para su búsqueda y remisión Remuneración Los miembros del Comité de Auditoría que tengan el carácter de independientes perciben honorarios por cada reunión a la que asistan, equivalentes al setenta y cinco por ciento (75%) de los honorarios vigentes para las reuniones de Junta Directiva Control interno / gestión del riesgo General El Control Interno de la Compañía basa su gestión en el análisis y revisión permanente y sistemática de los controles existentes en las áreas, teniendo en cuenta planes de seguimiento y mejora para minimizar los riesgos asociados a la operación del negocio que se describen a continuación y que se encuentran reglamentados en la Norma general de Riesgos de la Compañía: Negocio: Económico Precio del gas Precio del CO2 Volumen del gas Regulatorio Estratégico Financiero: Tipos de interés Tipo de cambio Liquidez Operacional: Legal / contractual Recursos humanos Fraude Procesos Sistemas de información Crédito:25 Mayoristas Minoristas El Control Interno de la Compañía se soporta en: 1) Análisis de riesgos. 2) Afianzamiento de la cultura de autocontrol en todas y cada una de las áreas de la Organización. 3) El mejoramiento continúo. El perfil del riesgo se entiende como el nivel de exposición a la incertidumbre asociada de forma individual a cada una de las categorías de riesgo a las que está expuesta la Sociedad, cuya materialización puede impactar significativamente al patrimonio de la Compañía, comprometiendo la consecución de sus objetivos estratégicos. Con este fin, se tienen establecidas cuatro áreas internas de la Compañía que apoyan la gestión del riesgo: Área de riegos, Auditoría interna, control interno financiero y Dirección de Planificación de Ingresos y Regulación. Los informes presentados por estas áreas, tanto a la Asamblea, Junta Directiva y directivos de la Sociedad, como a los Órganos de Vigilancia y Control, se constituyen en el principal mecanismo para conocer los hallazgos relevantes para la toma de decisiones. Los diferentes informes presentados pueden ser consultados en el capítulo de revelación de la información Área de Riesgos Objeto La Unidad de Riesgos de la Compañía basa su gestión en establecer los principios generales y pautas de comportamiento necesarios para garantizar la adecuada identificación, información, evaluación y gestión de la exposición al riesgo, teniendo en cuenta las categorías establecidas por la Sociedad dentro de la Norma General de Riesgo, como son: Riesgo de Negocio, Riesgo Financiero, Riesgo de Crédito y Riesgo Operacional. Adicionalmente, administra los temas de seguros relacionados con la contratación, administración de las pólizas, los reclamos y siniestros. De igual forma, vela porque los bienes y servicios de las Empresas de la Compañía estén amparados en debida forma Funciones 1) Determinación de riesgos operacionales de la Compañía; 2) Aplicación de la metodología de medición, control y gestión de riesgos definida por el grupo Gas Natural Fenosa y, 3) La administración de seguros de la Sociedad Auditoría interna Objeto26 La función de Auditoría Interna se ha establecido en la Compañía como una actividad de valoración independiente y objetiva. Su misión principal es garantizar la supervisión y evaluación continua de la eficacia del Sistema de Control Interno en todos los ámbitos de la Sociedad, aportando un enfoque sistemático y riguroso para el seguimiento y mejora de los procesos y para la evaluación de los riesgos y controles operacionales asociados a los mismos. Todo ello, orientado hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como, a dar asistencia al Comité de Auditoría y al primer nivel de dirección de la Sociedad en el cumplimiento de sus funciones en materia de gestión, control y gobierno corporativo Funciones El marco de actuación de funcionamiento, atribuciones y responsabilidades de Auditoría Interna, así como la metodología de elaboración de los Planes de Auditoría Interna Anuales (PAI), están establecidos en la Norma General de Auditoría Interna, en la que se describen las siguientes funciones: 1) Verificar de forma recurrente el cumplimiento de todas aquellas políticas, normas y controles de los procesos con objeto de supervisar su adecuado funcionamiento y prevenir e identificar sucesos de fraude, corrupción o soborno. Para ello, todos los programas de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de la Compañía contemplan un apartado específico destinado a verificar el correcto diseño y funcionamiento de las citadas políticas, normas y controles. 2) Asistir al Comité de Auditoría y al primer nivel de dirección de la Compañía en el cumplimiento de sus funciones en materia de gestión, control y gobierno corporativo Control interno económico financiero Objeto Realizar el control interno de las operaciones de la Compañía y velar por la adecuada autorización, restricción, integridad y exactitud de las operaciones económico-financieras Funciones Dentro de la Unidad Económico Financiera de la Compañía, la unidad de Control Interno económico financiero tiene las siguientes funciones: 1) Aplicar la norma General del Sistema de Control Interno de la Información Financiera - SCIIF de Gas Natural Fenosa en el país, bajo la supervisión de unidad Control Interno Internacional. 2) Colaborar en el diseño de los planes de acción definidos por las unidades de negocio y corporativas y en la implementación de las recomendaciones de mejoras derivadas del proceso de evaluación. 3) Colaborar a la unidad de Auditoría Interna en la realización de sus funciones en relación con SCIIF. 4) Realizar inventario de los procesos y subprocesos de cada una de las cuentas/desgloses significativos con sus impactos27 5) Implantar, mantener y supervisar los procesos de control interno del Grupo Gas Natural Fenosa en la Compañía, garantizando su difusión y cumplimiento a través de la implantación de mecanismos de control 6) Reportar a la Dirección Económico Financiera e informar a la Unidad de Control Interno Internacional, acerca de cualquier necesidad de control o de debilidades detectadas en los procesos, para que se adopten las medidas correctivas necesarias 7) En particular, también realiza las siguientes funciones: Proponer mejoras en procesos, procedimientos y controles, según las particularidades del país. Diseñar documentos que proporcionen el soporte necesario para la implantación de las normas y los procedimientos, adaptados a las particularidades de la Compañía. Realizar la implantación y asegurar la difusión de las normas y procedimientos de control interno Asegurar el correcto funcionamiento de los controles clave asignados a los procesos. Realizar verificaciones, en el campo, del funcionamiento de los controles. Definir los informes necesarios para realizar un seguimiento y análisis específicos de los indicadores de control interno. Distribuir informes de control a la Dirección Económico Financiera Dirección de planificación de Ingresos y Regulación Objeto La Dirección de Planificación de Ingresos y Regulación se responsabiliza de crear y ejecutar la estrategia regulatoria de las empresas del Grupo Gas Natural Fenosa en el país, dando soporte a las discusiones que se deban adelantar con el Ministerio de Minas y Energía, la Comisión de Regulación de Energía y Gas y demás instituciones sectoriales Funciones 1) A través de la Unidad de Compras de Energía, se gestionan los contratos de aprovisionamiento y transporte de gas para la Sociedad, y 2) A través de la Unidad de Regulación y Tarifas, se establece la relación técnica con la Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG) y demás instituciones sectoriales. Así mismo, se planifican e impulsan las actividades relacionadas con la definición de la estructura tarifaria dentro del marco regulatorio del país y se lleva a cabo el seguimiento de la aplicación regulatoria en las actividades reguladas de la Empresa Sistema para el Lavado de activos (LA) y Financiación del Terrorismo (FT) SIPLA28 La Compañía ha adoptado el Sistema Integral Para la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SIPLA con el fin de proteger a la Sociedad de ser utilizada por cualquier medio para dar apariencia de legalidad a dinero o activos derivados de actividades delictivas (lavado de activos) o para la canalización de recursos dirigidos a la realización de actividades terroristas (financiación del terrorismo). El sistema adoptado se enmarca en lo dispuesto en la Circular 060 de 2008, la ley 1231 de 2008 y toda la normatividad aplicable en la materia. El sistema es aplicable a los procedimientos, políticas y prácticas que GAS NATURAL DEL ORIENTE S.A ESP, realiza con sus proveedores, clientes, empleados, inversionistas y en generalcualquier proceso, que presenten algún riesgo de lavado de activos y/o financiación del terrorismo. Riesgos asociados del Lavado de Activos (LA) Riesgos Legal Reputacional Operativo Contagio Controles adoptados La Compañía ha adoptado el sistema en los siguientes procesos como prevención de LA/FT entre otros: Terceros 1) Selección de proveedores 2) Compra y venta de inmuebles 3) Arrendamiento de inmuebles 4) Prepagos y devoluciones 5) Facturación y cobro 6) Vinculación de empelados 7) Patrocinios, acción social y donaciones 8) Pagos 9) Manejo de la caja principal29 10) Nueva edificación 11) Contratación aprovisionamiento de gas 12) Adquisiciones de bajo importe o adquisiciones singulares 13) Estaciones de servicio 14) Talleres 15) Firmas instaladoras 16) Vinculación de empleados. Adicionalmente se instauraron las siguientes acciones: 1) Nombramiento de un oficial de cumplimiento 2) Detección de operaciones inusuales y determinación y reporte de operaciones sospechosas. 3) Documentación, reportes internos y externos y atención de requerimientos de las autoridades competentes. 4) Capacitación sobre LA/FT Responsabilidades Del oficial de cumplimiento 1) Vela por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SIPLA. 2) Presenta informes escritos semestrales a la Junta Directiva 3) Presenta al Representante Legal los requerimientos de recursos necesarios 4) Promueve la adopción de correctivos del SIPLA. 5) Evalúa los informes que presente el Revisor Fiscal y adopta medidas frente a las deficiencias informadas. 6) Atiende los requerimientos de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia. 7) Informa a la UIAF y a la Agencia Nacional de Inteligencia, en el evento de encontrar coincidencias respecto de la Lista ONU De la Junta Directiva 1) Señala las políticas para la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. 2) Aprueba el manual SIPLA y sus actualizaciones 3) Aprueba los mecanismos e instrumentos que componen el SIPLA 4) Designa al oficial de cumplimiento 5) Se pronuncia respecto de cada uno de los puntos que contienen los informes de gestión que presente el oficial de cumplimiento 6) Se pronuncia sobre los informes presentados por el revisor fiscal y hace seguimiento a las observaciones adoptadas 7) Ordena los recursos técnicos y humanos necesarios para el funcionamiento del SIPLA Del Representante Legal30 1) Verifica que los procedimientos establecidos desarrollen todas las políticas señaladas por la Junta Directiva 2) Provee los recursos técnicos y humanos necesarios para el SIPLA 3) Somete a aprobación de la Junta Directiva, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual SIPLA y sus actualizaciones 4) Presta efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento Revisor Fiscal 1) Instrumenta los controles para detectar incumplimientos a las normas en materia de LA/FT 2) Realiza un examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA 3) Presenta un informe a la Junta Directiva y al oficial de cumplimiento sobre el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control LA/FT Para mayor información Consulte al oficial de cumplimiento en el correo electrónico: Control externo Auditor externo De conformidad con las leyes 142 de 1994 y 689 de 2001, el Decreto 1165 de 1999 y demás disposiciones legales o reglamentarias toda empresa prestadora de Servicios Públicos Domiciliarios está en la obligación de contratar una Auditoría Externa de Gestión y Resultados. Entre sus funciones se encuentran las siguientes: 1) Realizar la evaluación de control de gestión y resultados, de conformidad con los principios consagrados en la Ley 142 de 11 de junio de 1994, las resoluciones aplicables de la Comisión de Regulación Energía y Gas CREG, las circulares de Superintendencia de Servicio públicos Domiciliarios y demás disposiciones expedidas y que en un fututo expidan las autoridades competentes 2) Prestar asesoría y seguimiento en el diseño, ajuste y mejoramiento del sistema de control interno de la Compañía. 3) Elaborar información periódica y el informe anual sobre la Empresa con destino a la Superintendencia de Servicios Públicos, en relación con temas por ella requeridos. 4) Elaborar las evaluaciones exigidas en la Ley y las demás que llagaren a solicitar los entes de control. 5) Apoyar a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en el desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control, cuando la Superintendencia lo requiera. En general la auditoría externa de gestión, deberá informar oportunamente sobre: 1) Las situaciones que pongan en peligro la viabilidad financiera de la Compañía. 2) La deficiencia e inconsistencias que encuentre en el control interno. 3) Las demás que requieran los entes del control para el cumplimiento de sus funciones.31 La labor de la auditoría externa en su ejercicio de control debe regirse por el Plan de Gestión y resultados que presenta la empresa ante la Superintendencia de Servicios Públicos, conforme lo establece la Ley 689 de Revisor Fiscal Nombramiento El Revisor Fiscal es elegido por la Asamblea General de Accionistas para un período igual al de la Junta Directiva, pero podrá ser reelegido indefinidamente o removido libremente antes del vencimiento del mismo. El Revisor Fiscal tiene un Suplente que lo reemplaza en sus faltas absolutas o temporales. El Presidente y la Junta Directiva, deben presentar a consideración de la Asamblea General de Accionistas las evaluaciones necesarias para que ese órgano social tenga argumentos concretos sobre la calidad y el servicio del Revisor Fiscal postulado. La selección de los candidatos se fundamenta en el análisis de los criterios de experiencia, seriedad y reconocimiento, así como también, en la capacidad de velar por el cumplimiento de las políticas de la Compañía Incompatibilidades No pueden ser Revisores Fiscales los asociados de la misma compañía, de sus matrices o subordinadas, quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o sean consocios de los Administradores y funcionarios directivos, el Cajero, Auditor o Contador de la misma Compañía y quienes desempeñan en ella o en sus subordinadas cualquier otro cargo Funciones Las funciones del Revisor Fiscal son las señaladas por la Ley. El Revisor Fiscal debe presentar informes con recomendaciones de control interno en forma periódica, que son atendidos y analizados por la Administración de la Compañía, y con base en los cuales, se debe tomar acciones para subsanar las posibles debilidades de control o gestión Remuneración Corresponde a la Asamblea General de Accionistas fijar la remuneración del Revisor Fiscal, de acuerdo con las condiciones del mercado y las condiciones profesionales de quien desempeñe el cargo Entes de Vigilancia y Control Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios La Sociedad informa a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, a través de sus sistemas de información (SUI), la gestión financiera, técnica y administrativa empleada para la prestación del servicio público de manera confiable Superintendencia Financiera de Colombia32 La Sociedad informa a la Superintendencia Financiera de Colombia y a la Bolsa de Valores de Colombia S.A. los actos o hechos, incluidas decisiones, que tengan la potencialidad de afectar a la Compañía en su condición de emisor y a sus negocios, o de influir en la determinación del precio o en la circulación en el mercado de los valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores en los términos establecidos en la ley. 4. Divulgación de información relevante 4.1. Información Divulgada Información general Es la información relacionada con los aspectos relevantes de la Compañía, su gobierno, organización, planes, resultados de gestión y financieros y valores emitidos. Esta información es de carácter público y es dada a conocer a través de medios de comunicación, y en la página web com.co. La Sociedad divulga toda la información relevante que de conformidad con la normatividad vigente debe remitir al mercado y a la Superintendencia Financiera con la periodicidad requerida. Así mismo, informa sobre los actos o hechos, incluidas decisiones, que tengan la potencialidad de afectar a la Sociedad y sus negocios o de influir en la determinación del precio y/o la bursatilidad de sus acciones y demás títulos que se emitan Suministro de información Con el fin de que los Accionistas y administradores cuenten con información relevante para el seguimiento y toma de decisiones sobre la inversión, la Sociedad les suministra información sobre la gestión empresarial, el Gobierno Corporativo y la información relevante referente a la Compañía, de acuerdo con este Código, y se compromete a aclarar cualquier inquietud que éstos presenten hasta donde le sea permitido y sin perjuicio del deber de preservar la información de carácter confidencial. En este sentido, anualmente se presentan en la Asamblea General de Accionistas los informes de cierre de ejercicio del año y el informe de Responsabilidad Corporativa que da cuenta en mayor detalle de los hallazgos encontrados en temas relativos a la gestión social, laboral y ambiental. Estos informes son presentados de manera simultánea a los diferentes grupos de interés. La presentación de informes por parte de las diferentes áreas de la Compañía así como aquellas que conforman la estructura de Control Interno y Control Externo, tanto a la Asamblea como a los órganos de Vigilancia y Control, se constituye en el principal mecanismo para que los accionistas, demás inversionistas, administradores y entes de control conozcan los hallazgos relevantes de la Compañía. Entre ellos los siguientes:33 Reporte Presentado a Periodicidad Responsable Informes de auditoría interna. Seguimiento y revelación de hallazgos identificados en los procesos auditados. Miembros del comité directivo Presidencia Comité de auditoria De acuerdo con lo establecido por el PAI Auditoría Interna Informe de Revisoría fiscal Asamblea general de accionistas Anual o en periodo diferente cuando se apruebe cierre de ejercicio anticipado Revisor Fiscal Estados financieros certificados por Representante Legal y Contador y dictaminados por Revisor Fiscal Asamblea general de accionistas Anual o en periodo diferente cuando se apruebe cierre de ejercicio anticipado Presidencia Informe de gestión anual en los términos del artículo 446 del Código de Comercio Asamblea general de accionistas Anual o en periodo diferente cuando se apruebe cierre de ejercicio anticipado Presidencia Informe de gestión del mes anterior. Cartas de control del revisor fiscal, de manera periódica en las cuales plasma sus recomendaciones. Así mismo realiza seguimiento respectivo de los aspectos que previamente ha formulado, incluyendo evaluación de control interno, evaluación del negocio, cumplimiento de normas y obligaciones y en general todas aquellas actividades sobre las cuales el revisor fiscal tiene obligación de ejercer control. MPA - Mejor previsión anual Presupuesto: Estados financieros proyectados para el periodo siguiente Junta directiva Mensual Presidencia Presidencia Presidencia Junta directiva Periódica Trimestral Anual Presidencia Junta Directiva Anual Presidencia Adicionalmente, la Sociedad suministra o divulga al mercado la siguiente información, a través de las entidades que se relacionan a continuación: Entidad Tipo de información Periodicidad Responsable Superintendencia Financiera de Colombia Encuesta Código País - Internet Anual Presidencia34 Superintendencia Financiera de Colombia Información posterior a la Asamblea y Estados Financieros De acuerdo a la periodicidad establecida en la Resolución 400 de 1995 y demás normas complementarias Presidencia Superintendencia Financiera de Colombia Estados financieros y detalles - Internet Trimestral Presidencia Superintendencia Financiera de Colombia Reporte de información eventual De acuerdo a los criterios establecidos en la Resolución 400 de 1995 y demás normas complementarias Presidencia Superintendencia Financiera de Colombia Información a reportar en proceso de adopción voluntaria de las Normas Internacionales De acuerdo a los plazos establecidos en las solicitudes Presidencia Superintendencia Financiera de Colombia Actualización de los datos básicos y órganos de administración de la compañía en el Registro Nacional de Valores de Emisores Cada vez que se produzca un cambio en los datos básicos o en los órganos de administración, una vez sean registrados en Cámara de Comercio Presidencia Superintendencia Financiera de Colombia informe en el cual figuren aquellos accionistas que tengan capacidad decisoria sobre una participación igual o superior al diez por ciento (10%) del capital suscrito de la Sociedad Semestral Presidencia Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios Información a reportar en proceso de adopción voluntaria de las Normas Internacionales de Contabilidad De acuerdo a los plazos establecidos en las solicitudes Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios Estándares de calidad del servicio, a través del Sistema Único de Información SUI de la SSPD Quincenal Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios SUI Información de Formula Tarifaria, facturación y reporte de PQR S Mensual Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios SUI Reporte de PQR S (Peticiones) y proyectos de inversión Trimestral Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios SUI Reporte de Plan de Cuentas Contables, cuentas por cobrar y cuentas por pagar Semestral Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios SUI Proyecciones de los estados Financieros Anual Presidencia Superintendencia de servicios públicos domiciliarios SUI Reporte de Auditoría Externa de Gestión de Resultados Anual Presidencia35 CREG Reporte de Tarifas y Suministro: Compras y transporte de gas Mensual Presidencia 4.3. Canales de información e información revelada La Compañía dispone de diferentes canales que facilitan un diálogo abierto y permanente con los diferentes grupos de interés Grupo de interés por categorías Colaboradores Directos Descripción Canales 1. Atención directa en la Gerencia de Relaciones Laborales 2. Intranet 3. Comisión Local del Código Ético 4. Boletín interno 5. Boletín electrónico Grupo 6. Comunicaciones electrónicas 7. Carteleras digitales: 8. Carteleras físicas 9. Revista Natural 10. Encuestas de clima organizacional Periodicidad 1. Permanente 2. Permanente 3. Permanente 4. Mensual 5. Bimensual 6. Semanal 7. Permanente 8. Mensual 9. Trimestral 10. Trimestral Sociedad Entidades del Gobierno Nacional y locales Gremios y Asociaciones Empresas del sector Organizaciones marco de la RC y de medio ambiente Organizaciones públicas y privadas Medios de comunicación Comunidad ONGs y Fundaciones 1. Mesas de trabajo con la comunidad 2. Boletín electrónico de Responsabilidad Corporativa 3. Programas de inversión social 4. Encuestas de reputación 5. Participación en mesas de trabajo de gremios /asociaciones 1. Por solicitud 2. Trimestral 3. Por cronograma 4. Mensual y anual 5. Mensual / anual Proveedores Comercialización e ingeniería Mantenimiento y revisiones Materiales Servicios Compras de gas 1. Comunicación directa con los administradores internos de los contratos 2. Portal de proveedores 3. Portal firmas instaladoras 1. Permanente 2. Permanente 3. Permanente Clientes Residencial Comercial Industrial Gas natural comprimido vehicular 1. Factura 2. Encuesta de calidad 3. Call center 4. Centros de gas 5. Quioscos de autoservicio 6. Oficina virtual 7. Oficina de Garantía de Servicio al Cliente 1. Mensual 2. Mensual /anual 3. Permanente 4. Permanente 5. Permanente 6. Permanente 7. Permanente36 Accionistas Mayoritarios y minoritarios 1. Reunión de Asamblea 2. Atención directa con la Dirección de Servicios Jurídicos y Dirección Económico Financiera 3. Reuniones ordinarias de la Junta Directiva y Comité de Auditoría en las que participan accionistas 4. Informe del Revisor Fiscal 5. Oficina de Atención al Inversionista 1. Anual 2. Permanente 3. Trimestral 4. Anual 5. Permanente Canales comunes: Informe Cierre de Ejercicio, Informe de Responsabilidad Corporativa, actividades de prensa y página web Oficina de Atención al Inversionista Con el fin de facilitar la interacción de los órganos de administración de la Sociedad con sus accionistas e inversionistas, la Compañía cuenta con una oficina de atención al accionista bajo la coordinación de la Dirección Económico Financiera, que es la encargada de canalizar sus requerimientos y necesidades, así como el suministro de información que soliciten conforme a lo establecido en el presente Código y en la ley. Para mayor información el accionista podrá dirigir sus requerimientos al correo electrónico Página Web Es política de la Sociedad, suministrar al mercado información a través de su página web a fin de garantizar a los accionistas y al mercado en general igualdad de oportunidad y transparencia en el suministro de información. Así mismo la Sociedad reconoce que el suministro adecuado de información es una obligación de origen legal consagrada expresamente en el artículo 20 de la Constitución Política y un desarrollo del principio general de la buena fe consagrado en el artículo 1603 del Código Civil y en los artículos 863 y 871 del Código Comercio y demás disposiciones aplicables. 5. Manejo de conflicto de interés Existe conflicto de interés cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del Administrador y/o Presidente y el de la Sociedad, bien porque el interés sea de aquel o de un tercero. Los miembros de Junta Directiva y Comités, el Presidente, los Directores y los trabajadores de la Sociedad, deben actuar con diligencia y lealtad hacia la Compañía dentro del marco de los valores, principios, prácticas y declaraciones enunciados en el marco de actuación del Código Ético y deben abstenerse de intervenir -directa o indirectamente- en las decisiones y/o conductas respecto de las cuales exista o pueda existir conflicto de interés Conflicto de Interés por parte los Colaboradores37 Existen mecanismos tales como el Manual de Contratación y las normas corporativas que buscan impedir que se presenten conflictos entre los intereses de los empleados y la Compañía Revelación de Conflicto de Interés de los miembros de Junta Directiva, Representante Legal-Presidente y/o Directivos Todo Administrador, presidente o directivos de la Sociedad debe informar en cualquier tiempo, a la Junta Directiva si tiene un posible conflicto de intereses con la sociedad o con un Accionista, o si eventualmente prevé que pueda llegar a tenerlo. Dicho informe debe ir acompañado con la documentación necesaria para que la Junta Directiva analice el caso Conflicto de Interés entre un Administrador y/o Directivos frente a la Sociedad: Cuando un Administrador o un Director esté en una situación que implique conflicto de intereses frente a la sociedad, debe solicitar que se convoque a la Asamblea General de Accionistas para exponer su caso y suministrar a ese Órgano toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación debe excluirse el voto del Administrador o Director, si fuera accionista. En todo caso, la autorización de la Asamblea General de Accionistas sólo puede otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad Conflicto de Interés entre un Administrador o Director y un Accionista: Los Administradores y Directores no podrán desconocer, limitar o restringir de manera alguna los derechos de ningún Accionista, los cuales tendrán todas las facultades que la ley les confiere para el ejercicio de los mismos. Cuando se presente un conflicto de intereses entre un Administrador o un Director y un Accionista, prevalecerá el cumplimiento de la normatividad vigente y el interés de la sociedad. 6. Interacción con grupos de interés Para la Compañía es importante establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés, por eso cuenta con mecanismos de interacción que se citan a continuación: 6.1. Relaciones con los clientes La Compañía ha establecido para la interacción con los clientes diferentes canales de comunicación que permiten establecer relaciones de confianza, dando respuesta efectiva a sus requerimientos y necesidades. Los canales establecidos son: 38 Servicio al Cliente Atención al Cliente Oficina de Garantía de Servicio al Cliente Uno de los canales claves para mejorar los procesos asociados con la atención de los usuarios es la Oficina de Garantía de Servicio al Cliente, constituida como un mecanismo de autorregulación, que se orienta a velar por el cumplimiento de los estándares, criterios y procedimientos internos y de la atención de los diferentes procesos relacionados con el cliente dentro del marco del Contrato de Condiciones Uniformes. Entre sus objetivos están: 1) Establecer y mantener relaciones con los representantes de los clientes. 2) Canalizar problemáticas de los diferentes procesos relacionados con los clientes en términos de prestación del servicio con autoridades como la Superintendencia de Servicios Públicos, las Alcaldías y las Personerías, entre otras. 3) Gestionar casos críticos, entendidos como aquellas situaciones en las que el cliente ha contactado a la empresa a través de cualquiera de los canales de atención y no ha conseguido una solución de fondo ante la situación que se le presenta. 4) Identificar oportunidades de mejora asociadas con procesos internos, impulsados a través de planes de acción. Para mayor información contacte 6.2. Relaciones con los proveedores Con el fin de atender las relaciones con los proveedores, la Compañía cuenta con el área de compras y calidad de proveedores: Área de compras Esta área es la encargada de suministrar bienes y servicios necesarios para la actividad de la Compañía, optimizando la eficiencia económica de los procesos y recursos y los niveles de calidad. 39 Modelo de compras Proceso de contratación 1) Planificación de las compras a partir del presupuesto y las previsiones anuales. 2) Solicitud de compras: necesidad de contratación por parte de las diferentes áreas de la Compañía. 3) Validación de la solicitud realizada por el área de compras. 4) Selección de proveedores y propuesta de adjudicación: análisis de mercado de los proveedores potenciales y elección de común acuerdo con las áreas de negocio o las corporativas con el área de compras. Como criterio general se solicitan ofertas como mínimo a tres empresas, siendo obligatorio este número de ofertas cuando el importe de las contrataciones es superior al estipulado en el procedimiento general de compras PG GN; en el caso de que haya un número menor de ofertas se debe justificar esta circunstancia. 5) Solicitud de oferta. Los procesos de un importe relevante se solicitan a través de un portal externo garantizando la transparencia del proceso. 6) Propuesta de adjudicación: Documento interno que contiene la justificación de la selección del proveedor seleccionado. 7) Contratación: firma de contratos y/o emisión de pedidos. La Unidad Solicitante realiza el seguimiento de la ejecución del contrato. Para ello supervisa el cumplimiento de los aspectos contractuales y registra en los sistemas informáticos de la Compañía, las desviaciones, no conformidades e incumplimiento detectados Calidad de proveedores La Unidad de Calidad de Proveedores tiene por objeto la evaluación, seguimiento y control de la Mostrar más
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Anexo 1 ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del emisor: INTERNACIONAL COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO NIT del Emisor: 860-065-913-9 Nombre del Representante Legal: Más detalles MANUAL DE FUNCIONES DE LA COOPERATIVA
MANUAL DE FUNCIONES DE LA COOPERATIVA ARTÍCULO 60º. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA. La Asamblea General ejercerá las siguientes funciones: 1. Establecer las políticas y directrices generales de la cooperativa Más detalles SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Anexo 1 (Modificado por la Circular Externa 007 de 2011)
Anexo 1 (Modificado por la Circular Externa 007 de 2011) ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del Emisor: CARTON DE COLOMBIA S.A. Nit del Emisor Emisor: 890300406-3 Más detalles SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Anexo 1 (Modificado por la Circular Externa 007 de 2011)
Anexo 1 (Modificado por la Circular Externa 007 de 2011) ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del emisor: Banco Pichincha S.A. NIT del Emisor: 890.200.756-7 Más detalles REGLAMENTO DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
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