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STATO DELL ARTE SU FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE DIGITALE. Avv. Giorgio Confente - PDF
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Olimpia Zani
1 STATO DELL ARTE SU FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE DIGITALE Avv. Giorgio Confente
2 FATTURA ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
3 Quadro normativo di riferimento FATTURA ELETTRONICA B2B e B2G Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE) Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (direttiva 2010/45/CE) Articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 Decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 7 marzo 2008 Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 (fattura elettronica alla PA) In vigore dal 6 giugno 2014 CONSERVAZIONE DIGITALE «A NORMA» Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) DPCM 3 dicembre 2013 (nuove regole tecniche sulla conservazione) DMEF 17 giugno 2014 entrato in vigore il 27/6/2014 Avv. Giorgio Confente
4 Fatturazione elettronica in ambito UE Piena diffusione entro il 2020, con risparmi per 240 miliardi di euro per imprese e PA. Diversa la situazione sul fronte delle imprese dove la Ue ha chiesto agli Stati membri di varare un forum locale sull argomento che fa parte del Multistakeholder forum on e-invoicing. Quattro le priorità fondamentali: 1. garantire alla fatturazione elettronica un quadro giuridico coerente, 2. ottenere un adozione massiva con la partecipazione delle piccole e medie imprese, 3. promuovere la più ampia diffusione tra partner commerciali che emettono FE 4. promuovere uno standard comune di fatturazione > interoperabilità semantica tra i formati esistenti. Avv. Giorgio Confente /2014 4
5 Fatturazione elettronica alla P.A. in Italia Monitoraggio dei pagamenti effettuati nei confronti dei soggetti che hanno debiti insoluti nei confronti della P.A. Diffusione massiva dei processi di fatturazione elettronica: Dal processo B2G al sistema B2B Ottimizzazione dei processi amministrativi da parte delle PA Decreto sul gestore del sistema di interscambio DMEF 7 marzo 2008 Il gestore: Agenzia delle entrate L ausiliario: SOGEI integrazione con il sistema informatico della fiscalità Avv. Giorgio Confente /2014 5
6 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n STRUTTURA Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 Allegato A - formato della fattura elettronica Allegato B - regole tecniche Allegato C - linee guida Allegato D - codici ufficio Allegato E - servizi di supporto di natura informatica Avv. Giorgio Confente /2014 6
7 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) FORMATO E TRACCIATO La fattura elettronica alla PA è documento informatico in formato «strutturato» Xml, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. B2B nei rapporti tra privati la fattura elettronica può anche consistere in un allegato Pdf a una trasmessa, B2G la fattura emessa nei confronti della PA deve avere un formato strutturato in Xml. La sintassi e caratteristiche informatiche sono disponibili sul sito Avv. Giorgio Confente /2014 7
8 Fattura.PA - esempio Xml Avv. Giorgio Confente /2014 8
9 Fattura.PA: contenuto Oltre alle informazioni di carattere fiscale (art. 21 Dpr 633/72), il DM 55/2013 prevede: 1. informazioni INDISPENSABILI ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio: Trasmittente: identificativo, progressivo invio e formato trasmissione; Destinatario: ufficio centrale o periferico al quale è destinata la fattura; 2. informazioni UTILI per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento ordine acquisto, contratto, ricezione beni e servizi, fatture collegate cassa previdenziale 3. eventuali ULTERIORI informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati (cfr. -> allegati) Avv. Giorgio Confente /2014 9
10 Sistema di Interscambio: SdI COMPITI 1. emissione delle FE, su richiesta 2. trasmissione delle fatture allo SdI 3. conservazione digitale, su richiesta COMPITI 1. Ricezione delle fatture per le PA 2. conservazione digitale, su richiesta Flusso informativo per il monitoraggio di finanza pubblica FORNITORI Fatture Ricevute/notifiche Notifica esito SISTEMA di INTERSCAMBIO Fatture Validate Notifiche Pubblica Amministrazione Intermediari dei Fornitori Intermediari della PA Avv. Giorgio Confente /
11 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) DECORRENZA - PRIMA DECRETO 66/2014 Entrata in vigore DMEF 55/2013 SDI disponibile per le PA volontarie Obbligatorio FASE 1 (Ministeri, Agenzie e enti previdenza) Obbligatorio FASE 2 (restanti PA*) PA locali 06/06/13 (*) ECCEZIONI: - PA locali, - soggetti non residenti, - intermediario per le DR 06/12/13 06/06/14 06/06/15 Deve essere emanato decreto Avv. Giorgio Confente /
12 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) DECORRENZA - DOPO DECRETO 66/2014 Entrata in vigore DMEF 55/2013 SDI disponibile per le PA volontarie Obbligatorio FASE 1 (Ministeri, Agenzie e enti previdenza) Obbligatorio FASE 2 (restanti PA: comprese quelle locali*) 06/06/13 (*) ECCEZIONI: - soggetti non residenti, - intermediario per le DR 06/12/13 06/06/14 31/03/15 Avv. Giorgio Confente /
13 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) 1. Le amministrazioni identificano i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche 2. Ne curano l'inserimento nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), L art. 6, comma 5 del DM 55/2013 stabilisce che «Il termine entro il quale ciascuna pubblica amministrazione deve completare il caricamento in IPA dell'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data di decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica». Avv. Giorgio Confente /
14 Codici IPA esempi ricerca (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) PER ALFABETO PER CATEGORIA PER AREA GEOGRAFICA PER C.F. Denominazione Ente: A.S.L. DI MILANO Codice Univoco ufficio: UFR87R Nome dell'ufficio: Uff_eFatturaPA Cod. fisc. del servizio di F.E.: Ultima data validaz. del c.f.: 14/02/2013 Regione dell'ufficio: Lombardia Provincia dell'ufficio: MI Comune dell'ufficio: Milano Indirizzo dell'ufficio: C.so Italia, 19 Cap dell'ufficio: Avv. Giorgio Confente /
15 Codici IPA informazioni disponibili (decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) Avv. Giorgio Confente /
16 Codici IPA: servizio di FE - codice ufficio - esempio (decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) Avv. Giorgio Confente
17 Codici IPA: servizio di FE - codice ufficio - esempio (decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) Avv. Giorgio Confente
18 Fattura elettronica vs PA: codici CIG e CUP Articolo 25 del decreto legge 66 del 24 aprile 2014: al fine di assicurare l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le stesse PA riportano: 1. il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136; 2. Il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16/1/2003, n. 3; Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP Avv. Giorgio Confente /
19 Fattura P.A. > predisposizione Codice paese Identificativo Univoco Trattino IT Codice fiscale _ Progressivo univoco estensione.xml.p7m.xml Esempio: IT _00001.xml Avv. Giorgio Confente /
20 Fattura P.A. > firma Avv. Giorgio Confente /
21 Fattura P.A.: modalità trasmissione (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) PEC SDICOOP (HTTPS) SPCCOOP (SPC) Destinatari Archiviazione elettronica AZIENDA SDIFTP (FTP) Conservazione Sostitutiva Archiviazione elettronica WEB Conservazione Sostitutiva Avv. Giorgio Confente /
22 Fattura P.A.: modalità trasmissione (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) PEC SDICOOP SPCOOP SDIFTP WEB Accordo NO SI SI SI Soggetti accreditati Dimensione file 30 MB 5 MB 5 MB 150 MB 5 MB Numero file + file 1 file + file + file + file Flusso semplificato NO SI SI SI SI Avv. Giorgio Confente /
23 Controlli fase 1: notifica scarto Le tipologie di verifiche PRELIMINARI: 1. nomenclatura -> nomenclatura non corretta 2. unicità del documento trasmesso -> duplicazione fattura 3. dimensione file -> il file supera la dimensione max 4. integrità del documento -> es. firma non valida 5. autenticità e validità del certificato di firma -> es. certificato scaduto 6. conformità del formato -> es. riferimento temporale «non coerente» 7. validità del contenuto della fattura -> es. CF non valido Avv. Giorgio Confente /
24 Controlli fase 2: mancata consegna nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile il SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione; Avv. Giorgio Confente /
25 Controlli fase 3: notifica rifiuto fattura ESEMPI 1. Dati emittente diversi da quelli inseriti nell ordine 2. Fattura per importo errato 3. Aliquota IVA errata 4. Descrizione del servizio non coerente con il contratto 5. Spese non riconosciute 6. Beni e servizi contestati 7. Avv. Giorgio Confente /
26 Controlli - fase 3: notifica accettazione Entro 24/48 ore dalla trasmissione Entro 15 gg. dall accettazione Avv. Giorgio Confente /
27 Fatturazione elettronica alla P.A.: notifiche e messaggi (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n.55) notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti (fase 1); ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; oppure notifica di mancata consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA. È generalmente seguita da una ricevuta di consegna (fase 2); una notifica di esito: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente contenente l esito (=accettazione o rifiuto) segnalato dal destinatario nella notifica di esito committente (fase 3); una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna/mancata consegna) senza aver ricevuto l esito del committente, per informare della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito; notifica di file non recapitabile: messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario. Avv. Giorgio Confente /
28 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) TERMINE 15 GIORNI -> riconoscimento di debito? La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle pubbliche amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna (art. 2 c.4) Decorso il termine di 15 gg, senza accettazione/disconoscimento della fattura il SdI invia un messaggio di «decorrenza termini» alla PA e al fornitore Decreto 55/2013 «La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall art * codice civile)». (*) art. 1988: «La promessa di pagamento o la ricognizione di un debito dispensa colui a favore del quale è fatta dall'onere di provare il rapporto fondamentale. L'esistenza di questo si presume fino a prova contraria.» Avv. Giorgio Confente /
29 Fatturazione elettronica alla P.A. (Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) SERVIZI DI SUPPORTO I servizi previsti sono diretti a facilitare le PMI nel processo di creazione e invio delle fatture in formato standard al Sistema di Interscambio (SDI) e consistono nelle seguenti funzionalità: adesione al servizio generazione delle fatture in formato SDI conservazione delle fatture servizi di comunicazione con il SDI. Le indicazioni di dettaglio relative alle modalità di fruizione dei servizi sono rese disponibili sul portale del programma di razionalizzazione degli acquisti (www.acquistinretepa.it). Avv. Giorgio Confente /
30 CONSERVAZIONE DIGITALE DCUMENTI FISCALI
31 Documenti informatici e analogici Documento informatico Art. 1 lettera p) del CAD «documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» Documento analogico Art. 1 lettera p) bis del CAD «documento analogico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» Documenti analogici in copia Documenti analogici in originale Originali «NON UNICI» DEFINIZIONE «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi» Art. 1 lettera v) del CAD Originali «UNICI» Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato Avv. Giorgio Confente
32 Documento informatico: valore giuridico (art. 21 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Art codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta Avv. Giorgio Confente
33 Impronta e funzione di hash GIORGIO CONFENTE Funzione di hash SHA b1eebdb6ade a3522e805760e9596 Giorgio Confente Funzione di hash SHA a3d337be8f9bf ee52e4e67c8be5dfc2 Giorgio Confente Funzione di hash SHA 256 e2b34b95685df f1f1f38cbeef61401 Avv. Giorgio Confente
34 Riferimento e marca temporale Riferimento temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici Marca temporale Evidenza informatica che consente la validazione temporale VALIDAZIONE TEMPORALE: Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile a terzi Avv. Giorgio Confente
35 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati : esempi Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art codice civile ) Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art codice civile ) Libro giornale e libro degli inventari (Art codice civile e Art. 14 comma 1, lettera a, D.P.R. 600/1973) Registri prescritti ai fini dell IVA (Art. 14, comma 1, lettera b, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16, D.P.R. 600/1973) Avv. Giorgio Confente
36 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati : esempi Registro delle fatture emesse (Art 23 primo comma DPR 633/72 ) Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72) Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72) Registro unico (Art 39 secondo comma DPR 633/72) I contribuenti hanno facoltà di sottoporre alla numerazione e alla bollatura un solo registro destinato a tutte le annotazioni prescritte dagli art.23, 24 e 25, a condizione Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato,etc (Art 53 terzo comma DPR 633/72) Vanno annotati i beni ricevuti o inviati in c/lavorazione, c/deposito, comodato, etc diversi dalla cessione,con indicato:estremi del DDT, natura qualità e quantità dei beni, i dati del soggetto che riceve o consegna i beni e la causale del trasferimento. Registro delle dichiarazioni intento - (Art 1 comma secondo D.L. 746 del 29/12/1983) Gli esportatori abituali e i loro fornitori o prestatori devono annotare nel registro (oppure dal 14/3/97 in apposita sezione del reg.fatture emesse o corrispettivi) le dichiarazioni di intento entro 15 gg giorni dalla data di emissione (esportatori abituali) o di ricevimento (fornitori o prestatori di esportatori abituali) e numerate progressivamente. Registro delle somme ricevute in deposito - (Art 3 comma secondo del Decreto 31/10/1974) In questo registro, gli avvocati, i notai, e i commercialisti devono annotare giornalmente e distintamente per ogni operazione le somme ricevute per spese da sostenere in nome e per conto del cliente. Avv. Giorgio Confente
37 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati : esempi Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.) - Stato patrimoniale (art.2424 c.c.) - Conto economico (art.2425 c.c.) - Nota integrativa (art.2427 c.c.) -Relazione sulla gestione (art.2428 c.c.) -Relazione dei sindaci (art.2429 c.c.) -Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. n.58 del 1998) Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998) Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996) Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978) Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96) Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali- ( D.M. 23 marzo 1983) Distinte meccanografiche di fatturazione (Decreto del 24/10/2000 n. 370 e Decreto del 24/10/2000 n. 366 ) Avv. Giorgio Confente
38 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati : esempi I libri contabili, prima di essere messi in uso,devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono. Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione (Art codice civile) I libri di cui al presente articolo,prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell art.2215 (art.2421 terzo comma c.c.) Il libro dei soci Libro delle obbligazioni Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione Libri sociali obbligatori (art c.c.) Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell art.2447-sexies Avv. Giorgio Confente
39 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 2 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Normativa applicabile 1. Ai fini tributari, la formazione, l emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici, avvengono nel rispetto: - delle regole tecniche CAD (decreto legislativo 7/3/2005, n. 82), - dell art. 21 DPR 633/1972 in materia di FE Avv. Giorgio Confente
40 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 2 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Formati utilizzabili I documenti informatici fiscali hanno le caratteristiche di non modificabilità, integrità e autenticità, utilizzando i formati: previsti dal CAD e dalle regole tecniche*; ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l integrità, l accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. (*) esempi suggeriti: PDF/A, TIFF, JPG, office Open XML (OOXML), Open Document Format, XML, TXT, Formati Messaggi di posta elettronica Avv. Giorgio Confente
41 I formati utilizzabili Il formato STRUTTURATO O ELABORABILE, quale per esempio il formato XML (1) oppure TXT, è teso ad automatizzare lo scambio di dati tra sistemi informativi in modalità totalmente automatica, e grazie alla loro forma strutturata, i dati e le informazioni in esso contenuti vengono riconosciuti ed acquisiti automaticamente dai sistemi informativi aziendali. (1) Acronimo di extensible Markup Language Ad esempio: sistemi EDI (Electronic Data Interchange) La normativa civile e fiscale, non richiede che il formato con cui si conservano i documenti e le scritture contabili sia leggibile, ma che sia reso leggibile con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. Avv. Giorgio Confente
42 I formati utilizzabili I formati DESTRUTTURATI O LEGGIBILI consentono di visualizzare l immagine come già immediatamente leggibile, e per questa loro caratteristica sono utilizzati oltre che nella conservazione sostitutiva, anche nell ambito dei processi di gestione documentale che consentono la consultazione on-line dei documenti ai vari operatori collegati. Sono destrutturati, per esempio, formati quali: - PDF (Portable Document Format), - TIFF (Tag Image File Format ), - JPEG (Joint Photographic Experts Group), - GIF (Graphics Interchange Format). Avv. Giorgio Confente
43 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 3 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Normativa civile e fiscale I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate: - le norme del codice civile - le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità Es. art bis del codice civile: c. 3 «Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato». Avv. Giorgio Confente
44 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 3 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Metadati I documenti informatici sono conservati in modo tale che: b) siano consentite funzioni di ricerca / estrazione informazioni in relazione a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste; Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali Avv. Giorgio Confente
45 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 3 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) modalità di conservazione 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Avv. Giorgio Confente
46 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 3 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Tempi di conservazione 3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine di tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione* 31/12 dell anno successivo: questo termine vale per i documenti «nativamente» informatici. Per la conservazione dei documenti analogici non esistono termini entro i quali ultimare il processo (*) termine previsto dall art. 7, comma 4-ter, del decreto legge n. 357/1994. Avv. Giorgio Confente
47 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 4 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Copie informatiche e per immagini dematerializzazione di documenti e scritture analogici Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell art. 22, comma 3, del CAD e ai fini tributari termina con la sottoscrizione elettronica. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all articolo 3. i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui é tratto; i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui é tratto; Avv. Giorgio Confente
48 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 4 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Copie conformi dematerializzazione di documenti e scritture analogici originali UNICI 2. Ai fini fiscali, la conformità all originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui al DPCM del 21 marzo Esempi documenti originali UNICI: Scheda carburante, nota spesa dipendenti, libri sociali e assegni (circolare 36/E/2006 e risoluzione 161/E/2007) Avv. Giorgio Confente
49 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 4 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Distruzione documenti dematerializzazione di documenti e scritture analogici 2. La distruzione di documenti analogici - di cui è obbligatoria la conservazione - è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione Avv. Giorgio Confente
50 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 5 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Comunicazione Agenzia entrate Obblighi di comunicazione e esibizione delle scritture e dei documenti 1. Il contribuente è obbligato a comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. ABOLITA COMUNICAZIONE IMPRONTA!!! Avv. Giorgio Confente
51 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 5 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Modalità e luogo esibizione Obblighi di comunicazione e esibizione delle scritture e dei documenti 2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato nei modelli AA7 e AA9 (*) Ai sensi dell art. 35, comma 2 lettera d) del DPR 26 ottobre 1972, n «Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l'accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione» art. 10 DPCM 3/12/2013 Avv. Giorgio Confente
52 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 5 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Esibizione telematica Obblighi di comunicazione e esibizione delle scritture e dei documenti 3. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. Avv. Giorgio Confente
53 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 6 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Versamento telematico imposta di bollo Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti 1. L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta con modalità esclusivamente telematica, tramite modello F24 Avv. Giorgio Confente
54 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 6 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Termini di versamento imposta di bollo Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti 2. Il pagamento dell imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l anno avviene in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. ESEMPIO: Libro giornale anno 2014 esercizio solare -> termine 30/4/2015 SEMPLIFICAZIONI: - Eliminata comunicazione e pagamento preventivi - Eliminata comunicazione consuntiva entro il 31/1 - Previsto il caso dell esercizio «a cavallo» Avv. Giorgio Confente
55 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 6 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Termini di versamento imposta di bollo Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell imposta ai sensi del presente decreto Modalità di pagamento anche per le fatturepa: modificato il tracciato nella versione 1.1 Avv. Giorgio Confente
56 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 6 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Calcolo imposta di bollo Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti 3. L'imposta sui libri e sui registri*, tenuti in modalità informatica, è dovuta: ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. (*) previsti dall'art. 16 della tariffa allegata al DPR 26 ottobre 1972, n. 642 Avv. Giorgio Confente
57 Conservazione documenti informatici fiscali (articolo 7 DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in GU del 26 giugno 2014) Disposizioni transitorie Il DMEF 17/6/2014 è entrato in vigore il giorno successivo alla pubblicazione in GU -> 27/6/2014. Il DMEF 23/1/2004 continua ad applicarsi «ai documenti già conservati» alla data del 27/6/2014. I documenti conservati con le vecchie regole possono essere «riversati» in un sistema di conservazione elettronico conforme al nuovo DMEF La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali è prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Avv. Giorgio Confente
58 La conservazione: modelli organizzativi (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell'articolo 44 del CAD, la conservazione può essere svolta: all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA. Avv. Giorgio Confente
59 Il Responsabile della conservazione: compiti (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; Avv. Giorgio Confente
60 Il Responsabile della conservazione: compiti (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico; Avv. Giorgio Confente
61 Il Responsabile della conservazione: compiti (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto; assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato; predispone il manuale di conservazione e ne cura l aggiornamento; Avv. Giorgio Confente
62 Manuale della conservazione: contenuto minimo (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) 2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta: i dati dei SOGGETTI che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; la descrizione delle tipologie degli OGGETTI sottoposti a conservazione, comprensiva dell indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; Avv. Giorgio Confente
63 Manuale della conservazione: contenuto minimo (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) 2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta: la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; Avv. Giorgio Confente
64 Manuale della conservazione: contenuto minimo (DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014) 2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta: la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti; Avv. Giorgio Confente
65 Grazie per l attenzione e per contatti o ulteriori informazioni: Avv. Giorgio Confente Studio Legale Tributario Via Larga, Milano Tel: mail: Avv. Giorgio Confente /

References: Articolo 1
 art. 6
 Articolo 25
 art. 1988
 Art. 1
 Art. 1
 Art. 1
 Art. 14
 art.23
 art.2215
 art.2447
 art. 21
 art. 7
 art. 22
 articolo 3
 art. 35
 art. 10