Source: https://geldwaesche-beauftragte.de/aufzeichnungs-und-aufbewahrungspflichten/
Timestamp: 2019-09-20 03:06:57+00:00

Document:
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – Geldwäsche-Beauftragte
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten § 8 GwG
Nach § 8 Abs. 1 GwG hat ein Verpflichteter folgende Angaben und Informationen aufzuzeichnen und aufzubewahren:
die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten (einschließlich der getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bei juristischen Personen im Sinne von § 3 Abs. 2 Satz 1 GwG), über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können
Beachte: Die Aufzeichnungspflicht bezieht sich nur auf Angaben und Informationen, soweit sie im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhoben bzw. eingeholt worden sind. Hierzu zählen auch die von Dritten im Sinne von § 17 Abs. 1 GwG oder sonstigen Personen oder Unternehmen im Sinne von § 17 Abs. 5 GwG erhobenen bzw. eingeholten Angaben und Informationen.
hinreichende Informationen über die Durchführung und über die Ergebnisse der Risikobewertung nach § 10 Abs. 2, § 14 Abs. 1 und § 15 Abs. 2 GwG und über die Angemessenheit der auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen,
die Ergebnisse der Untersuchung nach § 15 Abs. 5 Nummer 1 GwG und
die Erwägungsgründe und eine nachvollziehbare Begründung des Bewertungsergebnisses eines Sachverhalts hinsichtlich der Meldepflicht nach § 43 Abs. 1 GwG.
Sonderregelungen gelten nach § 8 Abs. 2 GwG in folgenden Fällen:
In den Fällen des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 GwG, d.h. bei normalem Risiko, sind zur Erfüllung der Pflicht nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 a) GwG vom Verpflichteten auch die Art, die Nummer und die Behörde, die ein von einer zu identifizierenden natürlichen Person zur Überprüfung ihrer Identität vorgelegtes Dokument ausgestellt hat, aufzuzeichnen.
In diesen Fällen sowie bei Vorlage von Unterlagen nach § 12 Abs. 2 GwG zur Überprüfung der Identität einer juristischen Person oder soweit Dokumente, die aufgrund einer Rechtsverordnung nach § 12 Abs. 3 GwG bestimmt sind, vorgelegt oder herangezogen werden, haben die Verpflichteten das Recht und die Pflicht, vollständige Kopien dieser Dokumente oder Unterlagen anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs.2 Satz 2 GwG). Diese gelten als Aufzeichnung im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 1 GwG. Die Vollständigkeit von Kopien/Scans ist gegeben, wenn diejenigen Seiten der zur Identifizierung vorgelegten Dokumente, die identifizierungsrelevante Angaben enthalten, vollständig kopiert/gescannt werden. Vollständig zu kopieren sind somit z.B. bei einem Personalausweis Vorder- und Rückseite und bei einem Reisepass die Integrierte Personaldaten-Karte. Das Lichtbild sowie sämtliche Angaben müssen gut erkennbar sein.
Soweit in Bezug auf Bestandskunden entsprechende Kopien oder digitalisierte Erfassungen nicht vorliegen, brauchen diese – auch im Rahmen der Aktualisierungspflicht nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG i.V.m. § 10 Abs. 3 a.E. GwG – nicht nachgeholt zu werden.
Wird in den vorgenannten Fällen gemäß § 11 Abs. 3 Satz 1 GwG von einer erneuten Identifizierung abgesehen, so sind gleichwohl der Name des zu Identifizierenden und der Umstand, dass er bereits bei früherer Gelegenheit identifiziert worden ist, aufzuzeichnen (§ 8 Abs. 2 Satz 4 GwG).
Im Fall des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 2 GwG ist anstelle der Art, der Nummer und der das Dokument ausstellenden Behörde das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen und die Tatsache, dass die Prüfung anhand eines elektronischen Identitätsnachweises erfolgt ist, aufzuzeichnen.
Bei der Überprüfung der Identität anhand einer qualifizierten Signatur nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 3 GwG ist auch deren Validierung aufzuzeichnen.
Bei Einholung von Angaben und Informationen durch Einsichtnahme in elektronisch geführte Register oder Verzeichnisse gemäß § 12 Abs. 2 GwG gilt die Anfertigung eines Ausdrucks als Aufzeichnung der darin enthaltenen Angaben oder Informationen.
Die vorgenannten Aufzeichnungen können auch digital auf einem Datenträger gespeichert werden, sofern die Verpflichteten sicherstellen, dass die gespeicherten Daten
Die Aufbewahrungsfrist für die in § 8 Abs. 1 bis 3 GwG genannten Aufzeichnungen und sonstige Belege beträgt fünf Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG), wobei die Frist im Fall des § 10 Abs. 3 Satz 1 Nummer 1 GwG mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Geschäftsbeziehung endet, und in allen anderen Fällen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Transaktion durchgeführt bzw. die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Anschließend sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege unverzüglich zu vernichten, sofern in Bezug auf sie keine anderen gesetzlichen Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-pflichten eingreifen.
Soweit aufzubewahrende Unterlagen einer öffentlichen Stelle vorzulegen sind, haben die Verpflichteten der jeweiligen öffentlichen Stelle auf ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen dieser Stelle haben sie auf ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (§ 147 Abs. 5 AO analog i.V.m. § 8 Abs. 5 GwG).
Previous Post: Pflichtenwahrnehmung durch Dritte und vertragliche Auslagerung
Next Post: Verdachtsmeldeverfahren

References: § 8
 § 8
 § 3
 § 17
 § 17
 § 10
 § 14
 § 15
 § 15
 § 43
 § 8
 § 12
 § 8
 § 12
 § 12
 § 8
 § 10
 § 10
 § 11
 § 12
 § 12
 § 12
 § 8
 § 10
 § 8