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CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO - PDF
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Paula Ponce Rojo
1 Pág. 1 de 7 NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE (PROCESO O SUBPROCESO) LÍDER DEL PROCESO Instrumentos técnicos y cartillas de administración pública emitidos por el DAFP. Valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la Orquesta Filarmónica de Bogotá; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos y los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora de la Entidad. Comprende desde la formulación del Programa Anual de Auditorías y Actividades de la OCI, asesoría y acompañamiento a la gestión de los procesos, el fomento de la cultura de autocontrol, las relaciones con entes externos, evaluación y control a la gestión institucional, la valoración del riesgo, hasta la verificación al cumplimiento de los planes de mejoramiento, de acuerdo con la normatividad vigente. RESPONSABLE Jefe Oficina de Control Interno Equipo Oficina de control Interno OPERATIVO DOCUMENTOS ASOCIADOS NORMATIVIDAD FORMATOS Constitución Política de Colombia de 1991 Artículos 209 y 269 Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 Ley 678 del 3 de agosto de 2001 Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 Ley 909 del 23 de septiembre de 2004 Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 Decreto 1826 del 03 de agosto de 1994 Decreto 2145 del 04 de noviembre de 1999 Decreto 2539 del 04 de diciembre de 2000 Decreto 1537 del 06 de julio de 2001 Decreto 2756 del 30 de septiembre de 2003 Decreto 4110 del 09 de diciembre de 2004 Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Decreto 1027 del 30 de marzo de 2007 Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 Decreto 176 del 12 de mayo de 2010 Decreto 371 del 30 de agosto de 2010 EM-F-01 Programa Anual de Auditorias y Actividades OCI EM-F-02 Selección Perfil Auditor Interno EM-F-03 Plan de Auditoría Interna EM-F-04 Lista de Verificación EM-F-05 Acta Reunión de Apertura EM-F-06 Informe Auditoría Interna EM-F-07 Acta de Reunión de Cierre EM-F-08 Evaluación Auditorias y Auditores
2 Pág. 2 de 7 Decreto 652 del 28 de noviembre de 2011 Decreto 984 del 14 de mayo de 2012 Decreto 2641 del 17 de diciembre de Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 Decreto 370 del 9 de septiembre de 2014 Decreto 103 del 20 de enero de 2015 Norma ISO Norma ISO Norma NTCGP 1000 Norma NTD-SIG 001:2011 Directiva Presidencial 1 del 29 de enero de 1997 Directiva Presidencial 02 de febrero 12 de 2002 Directiva No. 003 de la Alcaldía Mayor del 25 de junio de 2013 Acuerdo No. 3 de Junta Directiva del 19 de diciembre de 2012 Acuerdo No. 2 de Junta Directiva del 19 de junio de 2014 Resolución 357 de 2008 CGN Resolución 011 del 28 de febrero de 2014 (Contraloría de Bogotá) Resolución Interna 504 del 28 de noviembre de 2008 Resolución interna 273 del 22 de septiembre de 2011 Resolución Interna 126 del 28 de marzo de 2014 Resolución Interna 328 del 29 de agosto de 2014 Circular No. 04 del 27 de septiembre de 2005 Circular No. 07 del 28 de diciembre de 2005 Circular No. 04 del 22 de diciembre de 2006
3 Pág. 3 de 7 Circular No. 016 del 6 de marzo de 2008 Circular No. 029 del 28 de abril de 2010 Circular No. 12 del 16 de septiembre de 2011 Circular No. 011 del 29 de enero de 2015 Instructivo No. 2 de 2013 (Contraloría General de la Nación) Guía de Auditoría para Entidades Públicas DAFP, 2013 PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES Todos los procesos Entidades externas y Entes de Control Informes de Gestión Planes de Mejoramiento Resultado de auditorías Informes presentados a los Entes de Control Programa Anual de Auditorías y Actividades de la OCI EM-P-01 SALIDAS /PRODUCTOS Programa Anual de Auditoria y actividades OCI CLIENTES Todos los procesos. Entidades externas y Entes de Control Todos los procesos y sistemas que conforman el SIG Programa Anual de Auditorias y actividades OCI. Informes presentados a Entes de Control por las diferentes dependencias, información financiera, contable y demás información institucional, dependiendo de la Auditoría a realizar, Planes de Mejoramiento por Procesos e Institucional. Auditorías Internas EM-P-02 Informes de auditoría. Seguimiento del Plan Anual de Auditoría Interna. Entidades externas y Entes de Control. Director General Líderes y Responsables de los procesos
4 Pág. 4 de 7 POLITICAS DE OPERACIÓN Generales: Todos los servidores de la Orquesta deben participar activamente de las actividades para la sostenibilidad y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión. Todos los servidores de la Orquesta son responsables de la implementación de las herramientas e instrumentos generados dentro del Sistema Integrado de Gestión. Las políticas y decisiones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión que requieran socialización deben ser comunicadas por los líderes de proceso a su equipo de trabajo. Los líderes de proceso son los encargados de dinamizar y promover los principios del Sistema Integrado de Gestión en el desarrollo de sus procesos. Fortalecer la cultura de administración de los riesgos para crear conciencia colectiva sobre los beneficios de su aplicación y los efectos nocivos de su desconocimiento. Todos los servidores deben reportar los riesgos que se materialicen, utilizando los procedimientos e instrumentos establecidos para tal efecto durante la autoevaluación trimestral por procesos. Subsistema de Gestión de Calidad: La alta dirección es responsable de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. La alta dirección debe hacer periódicamente seguimiento al cumplimiento de los requisitos de los usuarios y generar acciones para aumentar su satisfacción. La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad dos veces al año para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. Los productos no conformes pueden ser identificados por cualquier servidor y deben ser reportados a los responsables de los procesos misionales de la Orquesta. Los líderes de proceso deben hacer seguimiento y medición periódica de la gestión a través los indicadores de gestión definidos para los procesos a su cargo. Los líderes de proceso son responsables de formular acciones de mejora en los planes de mejoramiento por procesos y hacer seguimiento a su implementación garantizando su efectividad. La versión vigente de la documentación de los procesos de la OFB se encuentra publicada en la Intranet de la entidad y es controlada por la Oficina Asesora de Planeación. Subsistema de Control Interno: El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Corresponde al Director General de la OFB, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad. En cada área de la OFB, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la OFB. será responsabilidad del Director General. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de la OFB. El diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno en la OFB está orientado al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a. Proteger los recursos de la entidad, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten;
5 Pág. 5 de 7 POLITICAS DE OPERACIÓN b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. La Oficina de Control Interno de la OFB es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al Director General las recomendaciones para mejorarlo. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de tecnología, eficiencia y seguridad. Subsistema de Gestión Ambiental: Todos los servidores deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Subsistema de Gestión Ambiental. Todos los servidores deben poner en práctica las conductas en caminadas al buen uso de los recursos, contribuyendo activamente al ahorro en el consumo de agua y energía. Todos los servidores deben realizar adecuadamente la separación en la fuente de los residuos sólidos generados de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Gestión Integral de Residuos PGIR- y las recomendaciones dadas por el referente y gestor ambiental. Todos los servidores deben dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, relacionada con la eficiencia administrativa y los lineamientos de la política cero papel en la administración pública, poner en práctica la impresión solamente de la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y en la medida de lo posible enviarlos a través del correo electrónico institucional. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional: Todos los servidores deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el área de Talento Humano Todos los servidores deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Todos los servidores deberán realizar dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde, de por lo menos 10 minutos cada una. Todos los servidores deben velar por el cuidado de las instalaciones generales de la Entidad, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No se deberán obstruir con ningún tipo de elemento, las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. La OFB no permite el consumo, tenencia, distribución y venta de bebidas alcohólicas, narcóticos, drogas prohibidas, sustancias alucinógenas, enervantes o que creen dependencia en el lugar de trabajo. Ningún miembro de la entidad llevará a cabo ni prestará ningún servicio mientras se encuentre bajo la influencia del alcohol, drogas prohibidas o sustancias que creen dependencia.
6 Pág. 6 de 7 POLITICAS DE OPERACIÓN Subsistema de Seguridad de la Información: Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de cómputo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador de sistemas. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en las estaciones de trabajo asignadas. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de cómputo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. Subsistema de Gestión Documental y Archivo: No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El hacer anotaciones, doblar, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos del Archivo, independiente de la fase en que se encuentren, (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. En lo posible no se debe perforar o sujetar los documentos con grapadora o clips metálicos. En situaciones muy específicas, si es necesario coser los documentos, se debe hacer colocando una pestaña protectora en la parte superior izquierda. No se podrá eliminar parcial o total la documentación, excepto material de apoyo, sin previa autorización del comité de archivo y soportada mediante un Acta. Al desvincularse de cualquier cargo, los funcionarios entregarán el Archivo de Gestión debidamente inventariado para garantizar la continuidad de la gestión pública. Profesionales multidisciplinarios con conocimiento y experiencia en Control Interno y Auditoría. Recursos tecnológicos. RECURSOS RIESGOS INDICADORES DEL PROCESO Que no se detecten hallazgos en las Auditorías cuando éstos existen (Riesgo de Detección). Incumplimiento en la presentación de los Informes de Ley (Riesgo de Cumplimiento). Inadecuada aplicación de los métodos para el seguimiento, medición y evaluación de los procesos (Operativo) Tráfico de influencias en las Auditorías (De Cumplimiento en la presentación de informes de ley (Eficacia) Valoración de riesgos (Efectividad Cobertura (Eficiencia)
7 Pág. 7 de 7 RECURSOS RIESGOS INDICADORES DEL PROCESO corrupción). Uso indebido de la información (De corrupción). Control de Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 2 Se actualizó el formato de caracterización, ajustando las actividades del proceso. 3 Diciembre de 2011 Se actualizan los componentes de la Caracterización del proceso. 4 Octubre de 2013 Se actualizó el formato de caracterización, describiendo en sus actividades los procedimientos del proceso. 5 Julio de 2015 Se actualizó el formato de caracterización, ajustándolo en su totalidad. Elaborado por: Aprobado por: Equipo Oficina Control Interno Magdalena Pedraza Daza Jefe Oficina Control Interno Fecha : Mayo de 2015 Fecha: Julio 17 de 2015

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