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Timestamp: 2018-01-16 21:18:38+00:00

Document:
Rapports annuels de 2012-2013 concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels - Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Rapports annuels de 2012-2013 concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
1. La Loi sur l’accès à l’information
Rapport statistique et interprétation : Loi sur l’accès à l’information
Annexe A – Loi sur l’accès à l’information Ordonnance de délégation de pouvoirs
Annexe B – Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapport
2. La Loi sur la protection des renseignements personnels
Annexe B – Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports
613-947-1698, 1-800-282-1376
Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et d’autres organismes dirigés par des hauts fonctionnaires du Parlement ont été ajoutés à l’annexe I de la LAI. Ainsi, depuis le 1er avril 2007, le CPVP est assujetti à la LAI.
Le CPVP est donc heureux de présenter son cinquième rapport annuel qui décrit la façon dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités en vertu de la LAI au cours de l’exercice 2012-2013.
Le CPVP a pour mandat de surveiller la conformité à la Loi sur les renseignements personnels (LPRP), laquelle porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur privé.
La commissaire travaille indépendamment de toute autre entité du gouvernement pour examiner les plaintes touchant à la vie privée provenant de personnes. Ces plaintes concernent soit le secteur public fédéral ou certains aspects du secteur privé. En ce qui concerne le secteur public, les personnes peuvent porter plainte auprès de la commissaire sur toute question précisée à l’article 29 de la LPRP.
Pour ce qui est des questions ayant trait aux renseignements personnels dans le secteur privé, la commissaire peut examiner les plaintes déposées en vertu de l’article 11 de la LPRPDE, sauf dans les provinces qui ont adopté des lois essentiellement similaires à la loi fédérale en matière de protection des renseignements personnels, soit le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta. L’Ontario, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve-et-Labrador appartiennent maintenant à cette catégorie pour ce qui est des renseignements personnels sur la santé détenus par les dépositaires de cette information en vertu de leurs lois sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur de la santé. Cependant, même dans ces provinces qui ont une loi essentiellement similaire, et partout ailleurs au Canada, la LPRPDE s’applique toujours aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par toutes les entreprises fédérales, y compris les renseignements personnels au sujet de leurs employés. En outre, la LPRPDE s’applique à toutes les données personnelles qui circulent d’une province ou d’un pays à l’autre, dans le cadre d’activités commerciales visant des organisations assujetties à cette loi ou à une loi essentiellement similaire.
La commissaire privilégie le règlement de plaintes par voie de négociation et de persuasion en ayant recours à la médiation et à la conciliation s’il y a lieu. Cependant, si les parties ne collaborent pas, la commissaire est habilitée à assigner des témoins, à faire prêter serment et à exiger la production de preuves. Lorsque ces mesures ne suffisent pas, particulièrement sous le régime de la LPRPDE, le plaignant ou la commissaire peut saisir la Cour fédérale de l’affaire et lui demander d’émettre une ordonnance pour corriger la situation.
intenter des poursuites devant la Cour fédérale, le cas échéant, lorsque les questions ne sont toujours pas réglées;
évaluer le respect des obligations énoncées dans la LPRP et la LPRPDE, en menant des activités indépendantes de vérification et d’examen;
promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée et la conformité aux lois, favoriser la compréhension des droits et obligations en matière de protection de la vie privée par l’entremise d’une participation proactive auprès des institutions fédérales, des organisations du secteur privé, des associations industrielles, du milieu juridique, des universitaires, des associations professionnelles et d’autres intervenants;
préparer et publier des documents d’information publique, des positions sur les nouvelles lois, des règlements et des politiques, des documents d’orientation et des fiches d’information que pourront utiliser le grand public, les institutions fédérales et les organisations du secteur privé;
La commissaire à la protection de la vie privée est une haute fonctionnaire du Parlement qui relève directement de la Chambre des communes et du Sénat. La commissaire bénéficie de l’appui d’une commissaire adjointe qui a des responsabilités sous la LPRP et la LPRPDE.
Le CPVP compte huit directions distinctes :
Direction des enquêtes – Loi sur la protection des renseignements personnels
La Direction des enquêtes liées à la LPRP reçoit et réalise des enquêtes sur les plaintes portant sur des atteintes à la protection de la vie privée liées à la LPRP déposées par des membres du public ou par la commissaire. La Direction reçoit aussi les avis d’incidents liés à la protection des renseignements personnels provenant d’organismes du gouvernement fédéral, et fait l’examen des communications de renseignements personnels dans l’intérêt public effectuées par ces mêmes organismes. La Direction est dirigée par Madame Sue Lajoie, directrice générale des enquêtes (LPRP).
Direction des enquêtes – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
La Direction des enquêtes liées à la LPRPDE œuvre à Ottawa et à Toronto. À Ottawa, la Direction reçoit et réalise des enquêtes sur toute plainte de portée nationale déposée par des membres du public de toutes les régions du Canada ou par la commissaire. À Toronto, elle fait enquête sur les plaintes provenant particulièrement de la région du Grand Toronto et coordonne les activités d’éducation du public et de sensibilisation des intervenants de cette région. La Direction est dirigée par Monsieur Brent Homan, directeur général des enquêtes (LPRPDE), et le bureau de Toronto est dirigé par Monsieur Lorne MacDougall, directeur.
La Direction de la vérification et de la revue effectue des vérifications des organisations afin d’évaluer la mesure dans laquelle elles se conforment aux exigences énoncées dans les deux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels. La Direction effectue également des analyses et formule des recommandations concernant les rapports d’EFVP qui sont présentés au CPVP conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les EFVP. Monsieur Steven Morgan en est le directeur général.
La Direction des communications a pour mandat de formuler des conseils stratégiques et d’appuyer les activités de communication et de sensibilisation du grand public pour le CPVP. Aux fins de la planification et de la mise en œuvre de toute une gamme d’activité de communication et de sensibilisation du grand public, la Direction effectue le suivi et l’analyse des médias, mène des sondages auprès du public, s’occupe des relations avec les médias, produit de nombreuses publications, met sur pied des événements spéciaux et des activités d’engagement et, enfin, gère les sites Web du CPVP. Madame Anne-Marie Hayden en est la directrice générale.
La Direction des SJPR fournit des conseils stratégiques en ce qui a trait aux affaires juridiques et aux politiques et mène des recherches sur des questions émergentes en matière de protection de la vie privée au Canada et dans le monde. La Direction formule des conseils juridiques aux commissaires et aux directeurs généraux sur l’interprétation et l’application de la LPRP et de la LPRPDE dans le contexte des enquêtes et des vérifications, de même que des conseils juridiques généraux sur un large éventail de questions organisationnelles ou sur les communications. La Direction représente le Commissariat dans les litiges devant les tribunaux et les négociations à l’échelon national ou international. Elle fait l’examen et l’analyse des projets de loi, des programmes gouvernementaux, des initiatives des secteurs public et privé et fournit des conseils stratégiques aux commissaires quant aux positions à adopter en matière de politiques pour la protection et l’avancement du droit à la vie privée au Canada. La Direction fait de la recherche appliquée sur les répercussions qu’ont sur la vie privée certains enjeux sociaux et technologiques en vue de soutenir et de documenter l’orientation que fournit le Commissariat en matière de politiques et de pratiques exemplaires aux intervenants concernés. La Direction administre le programme des contributions du CPVP, qui a été lancé en 2004, dont le but est de faire avancer les connaissances sur la protection de la vie privée et la compréhension du public à cet égard et de promouvoir l’amélioration constante de la protection des renseignements personnels. Enfin, elle héberge l’unité d’accès à l’information et de protection de la vie privée (AIPRP) qui est chargée de répondre aux demandes formelles de renseignements provenant du public liées aux lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels. Il lui incombe aussi d’assurer la conformité à ces lois et d’élaborer les politiques internes s’y rapportant. La directrice de la Section de l’AIPRP est également la responsable de la protection de la vie privée au Commissariat. La Direction est dirigée par Madame Patricia Kosseim, avocate générale principale et directrice générale.
La Direction de la gestion des ressources humaines est responsable des conseils stratégiques, de la gestion et de l’exécution de programmes généraux de gestion des ressources humaines dans divers domaines dont la dotation, la classification, les relations de travail, la planification des ressources humaines, l’apprentissage et le perfectionnement, l’équité en matière d’emploi, les langues officielles et la rémunération. Madame Maureen Munhall en est la directrice.
La Direction de la gestion intégrée fournit aux gestionnaires et au personnel des conseils et des services administratifs intégrés tels que la planification intégrée, la gestion des ressources, la gestion financière, la gestion de l’information et la technologie de l’information, et l’administration générale. Monsieur Daniel Nadeau est directeur général et chef des services financiers de la Direction.
Direction de l’analyse des technologies
La Direction de l’analyse des technologies définit et analyse les tendances et les développements technologiques en ce qui a trait aux plateformes électroniques et aux médias numériques. La Direction mène des recherches dans le but d’évaluer les répercussions de la technologie sur la protection des renseignements personnels dans le monde numérique. Elle fournit également des analyses et une orientation stratégiques sur une variété d’enjeux technologiques complexes de nature délicate concernant des atteintes à la sécurité de systèmes gouvernementaux et commerciaux ayant en mémoire des renseignements personnels. À titre de centre d’expertise au niveau de l’organisation, la Direction analyse les tendances et enjeux actuels et émergents en matière de sécurité nationale, de même que l’incidence des médias électroniques sur le droit à la vie privée des Canadiennes et des Canadiens. Grâce à son expertise en matière de technologies, la Direction soutient également les principales fonctions du Commissariat, notamment la vérification, les enquêtes et les ÉFVP. La Direction est dirigée par Noël Lachance, directeur.
Direction des enquêtes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)
Direction des enquêtes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)
Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche (SJPR)
La Section de l’AIPRP relève de la Direction des SJPR. L’AIPRP est dirigée par un directeur qui bénéficie de l’appui d’une analyste principale.
Aux termes de l’article 73 de la LAI, la commissaire à la protection de la vie privée, en tant que responsable du CPVP, a délégué la majorité de ses pouvoirs à l’avocate générale principale et directrice générale de la Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche et à la directrice de l’AIPRP en ce qui a trait à l’application de la LAI et du Règlement. Une copie de cette ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.
Au cours de l’exercice financier, tous les employés du CPVP ont eu l’occasion de participer à des séances de formation portant sur l’AIPRP. Le CPVP s’était engagé à donner une formation sur l’AIPRP à 85 % de son personnel avant la fin de l’exercice 2012-2013. En fin d’exercice, 95,2 % des employés avaient participé à ces séances. En plus d’offrir aux employés déjà en poste une formation de mise à jour sur l’AIPRP, le CPVP a donné aux nouveaux employés une formation de sensibilisation à l’AIPRP adaptée aux responsabilités leur incombant en vertu de la législation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
Comme le CPVP est une organisation relativement petite, d’autres séances sont aussi offertes au besoin.
Tout au long de l’année, la Section de l’AIPRP a activement formulé des conseils à l’ensemble des employés du CPVP relativement aux demandes informelles d’accès à l’information. En outre, elle a continué d’appuyer la fonction de gestion de l’information en formulant des conseils sur les pratiques internes de traitement de l’information.
Au cours du dernier trimestre de l’exercice, la Section de l’AIPRP a mis en œuvre un système de classement électronique qui permettra au personnel de réduire sa consommation de papier et d’avoir besoin d’un moins grand espace de stockage. Tous les documents communiqués sont désormais numérisés et stockés dans une base de données centrale à partie de laquelle ils sont facilement accessibles. Ainsi, le personnel peut plus efficacement donner suite aux demandes répétitives.
La directrice de l’AIPRP a collaboré à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, procédures et directives du CPVP. Elle siège, en outre, à plusieurs comités du CPVP, notamment le Groupe de travail des politiques et des priorités, le Forum pour l’intégration horizontale et le Comité d’élaboration des politiques. En reconnaissant l’importance de la participation de la directrice de l’AIPRP à ses principaux comités décisionnels, le CPVP assure la conformité à la Loi sur l’accès à l’information.
Le rapport statistique du CPVP concernant la LAI se trouve à l’annexe B.
Le CPVP a reçu 50 demandes officielles relativement à la LAI au cours de l’exercice, soit 14 de moins que pendant l’exercice précédent. Parmi celles-ci, 20 visaient l’accès à des dossiers qui ne relevaient pas du CPVP et ont donc été transférées aux institutions fédérales appropriées à des fins de traitement. La majorité de ces demandes ont été transférées à Citoyenneté et Immigration Canada, à l’Agence du revenu du Canada, au Service correctionnel du Canada, à Santé Canada, la Défense nationale et à la Gendarmerie royale du Canada.
Demandes en vertu de la LAI
63 64 50
En 2012-2013, la Section de l’AIPRP a répondu à 30 nouvelles demandes et à six demandes reportées de l’exercice précédent. Les 36 demandes traitées totalisent 9 550 pages d’information.
Nous avons prorogé le délai de 11 demandes. Au total, le CPVP a répondu à 24 demandes au cours des 30 premiers jours et à 11 autres avant la fin du délai prorogé, dont quatre pour plus de 30 jours.
Sur les 36 demandes finalisées au cours de l’exercice, sept portaient sur de l’information relative aux ressources humaines, six sur des copies de notes d’information du CPVP et sur des documents connexes, six sur le contenu de dossiers d’enquêtes liées à la LPRP ou à la LPRPDE, trois sur des documents relatifs à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, une sur des documents concernant le fonctionnement du commissaire spécial à la protection de la vie privée et le reste sur des renseignements variés.
Le CPVP s’efforce de communiquer le plus d’information possible. Sur les 36 demandes traitées, il a communiqué les documents demandés dans leur intégralité dans sept cas et en partie dans 20 cas. Il y a un seul cas où l’accès à l’information a été refusé et où aucun renseignement n’a été communiqué. Pour le reste, la demande a été abandonnée par le requérant dans quatre cas et les documents n’existaient pas dans quatre autres cas.
L’alinéa 16.1(1)d) de la LAI exige que le CPVP protège les renseignements obtenus dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications même si le dossier est clos et que toutes les instances afférentes sont terminées. Le CPVP ne peut toutefois refuser de communiquer des renseignements qu’il a créés dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications, une fois que le dossier est clos et que toutes les instances afférentes sont terminées, sous réserve des exemptions applicables. En ce qui a trait aux demandes d’accès aux dossiers d’enquête en vertu de la LPRP ou de la LPRPDE, aucun dossier n’a été communiqué intégralement; dans tous les cas, certains renseignements ont été soustraits à la communication en vertu de l’alinéa 16.1(1)d) et, dans certains cas, des renseignements ont été soustraits à la communication en vertu du paragraphe 19(1), des alinéas 20(1)b) et c) ou 21(1)a) et b) ou bien de l’article 23.
Comme au cours des exercices précédents, la disposition d’exception invoquée la plus souvent a été le paragraphe 19(1) relatif aux renseignements personnels d’autrui, suivie de près par l’article 16.1 concernant les renseignements reçus ou créés par le CPVP dans le cadre d’une enquête de même que l’article 23 en ce qui a trait aux renseignements protégés par le secret professionnel. Cependant, dans huit cas cette année, le CPVP a également refusé l’accès à de l’information en vertu de l’article 14, du paragraphe 15(1), des alinéas 16(1)a) et c), 16(2)c), 20(1)b), c) et d) ou 21(1)a), b) et c) de la LAI.
Sur les 50 demandes reçues au cours de l’exercice financier, 28 ont été soumises par le public (56 %), neuf par les médias (18 %), huit par les entreprises (16 %), trois par le milieu universitaire (6 %) et deux par une organisation (2 %).
Le CPVP a été informé de cinq plaintes déposées en vertu de la LAI au cours de cet exercice financier, comparativement à 14 pendant l’exercice précédent. Des conclusions ont été publiées par le Commissariat à l’information au sujet de trois plaintes, jugées « non fondées ». Les deux autres plaintes n’ont pas encore été réglées.
Source des demandes en vertu de la LAI
46 27 29
En plus du traitement des demandes liées à la LAI le concernant, le CPVP a été consulté par des institutions fédérales à 26 occasions sur un total de 531 pages. L’Agence des services frontaliers du Canada nous a consultés à cinq reprises, Industrie Canada à quatre reprises, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à quatre reprises, le Commissariat à l’information du Canada à trois reprises, Passeport Canada à deux reprises et Sécurité publique Canada à deux reprises. Nous avons aussi été consultés une fois par l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien, Citoyenneté et Immigration Canada, Santé Canada, le Commissariat aux langues officielles, le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans 23 des 26 cas, la Section de l’AIPRP du CPVP a recommandé la communication intégrale des documents demandés.
En ce qui concerne les droits, nous avons perçu des frais totaux de 145 $. Aucune demande n’a nécessité une évaluation du temps consacré à la reproduction, la recherche, à la préparation ou au traitement informatique.
Dans la majorité des cas où des documents ont été transmis, les individus ont reçu des copies électroniques. Personne n’a demandé de consulter les dossiers originaux.
Pour plus d’information au sujet des activités du CPVP, veuillez consulter notre site Web : www.priv.gc.ca.
Pour obtenir des exemplaires supplémentaires du rapport, veuillez nous écrire à l’adresse suivante :
Annexe A – Loi sur l’accès à l’information
La commissaire à la protection de la vie privée du Canada, à titre de responsable d’une institution fédérale, délègue par la présente, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l’annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :
Articles de la Loi sur l’accès à l’information
Avocat(e) général(e), Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche
Directeur, AIPRP Loi : 7a), 8(1), 9, 11(2) à (6), 12(2) et (3), 13 à 24, 25, 26, 27(1) et (4), 28(1), (2) et (4), 29(1), 33, 35(2), 37(1) et (4), 43(1), 44(2), 52(2) et (3), 71(2), 72(1), et
Afin d’assurer l’indépendance de l’avocat(e) général(e) principal(e), Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche, en matière de prise de décision dans l’exercice des pouvoirs qui lui sont conférés en vertu du présent instrument de délégation, les conseils juridiques pour l’institution sur des questions spécifiques incluses dans le présent document doivent être fournies par le directeur des services juridiques et avocat principal.
FAIT en la ville d’Ottawa ce 24e jour de avril 2012.
non invoquée
Cette exception fut invoquée à 12 reprises
RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATON
04/01/2012 à 03/31/2013
9 3 8 2 28
I Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Reçues pendant la période visée par le rapport 50
En suspens depuis la période antérieure 6
Traitées pendant la période visées par le rapport 56
Reportées 0
II Disposition à l’égard des demandes traitées
1. Communication totale 7
2. Communication partielle 20
4. Aucune communication (exemption) 1
5. Traitement impossible 20
6. Abandon de la demande 4
7. Abandon de la demande 4
III Exceptions invoquées
Art. 13(1)(a) 0
Art. 15(1) / Relations interm. 4
Activités submersives 0
Art 16(1)(a) 1
Art. 16(2) 3
Art. 16(3) 0
Art. 17 0
Art. 18(a) 0
Art. 18(b) 0
Art. 19(1) 15
Art. 20(1)(a) 0
Art. 21(1)(a) 6
Art.22 0
Art.23 9
Art.24 0
Art.25 0
IV Exclusions citées
Art. 68(a) 0
Art. 69(1)(a) 0
Art. 69(1)(c) 0
V Délai de traitement
30 jours ou moins 45
De 31 à 60 jours 7
De 61 à 120 jours 2
121 jours ou plus 2
VI Prorogations des délais
Recherche 1 1
Consultation 6 3
Tiers 0 0
VII Traductions
De l’anglais au français 0
Du français à l’anglais 0
VIII Méthode de consultation
Copies de l’original 27
Examen de l’original 0
IX Frais
25 $ ou moins 0 0,00 $
De plus de 25 $ 0 0,00 $
X Coûts
174 669,69 $
25 422,14 $
200 091,83 $
TBS/SCT 350-62 (Rev. 1999/03)
2. La Loi sur la protection des renseignements personnel
Le CPVP est donc heureux de présenter son cinquième rapport annuel qui décrit la façon dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités en vertu de la LPRP au cours de l’exercice 2012-2013.
La Direction des enquêtes liées à la LPRP reçoit et réalise des enquêtes sur les plaintes portant sur des atteintes à la protection de la vie privée liées à la LPRP déposées par des membres du public ou par la commissaire. La Direction reçoit aussi les avis d’incidents liés à la protection des renseignements personnels provenant d’organismes du gouvernement fédéral, et fait l’examen des communications de renseignements personnels dans l’intérêt public effectuées par ces mêmes organismes. La Direction est dirigée par Madame Sue Lajoie, directrice générale des enquêtes LPRP.
Aux termes de l’article 73 de la LPRP, la commissaire à la protection de la vie privée, en tant que responsable du CPVP, a délégué la majorité de ses pouvoirs à l’avocate générale principale et directrice générale de la Direction des SJPR et à la directrice de l’AIPRP en ce qui a trait à l’application de la Loi et du Règlement. La commissaire n’a délégué qu’à la commissaire adjointe le pouvoir décisionnel de la communication pour des raisons d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)(m). Une copie de cette ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.
Étant donné qu’aucun mécanisme d’enquête indépendant pour les plaintes déposées contre le CPVP en vertu de la LPRP n’est prévu dans la Loi fédérale sur la responsabilité, nous avons mis en place un mécanisme alternatif pour enquêter sur les actions du CPVP à l’égard de son administration de la Loi.
Ainsi, la commissaire a délégué ses pouvoirs, responsabilités et fonctions, aux termes des articles 29 à 35 et de l’article 42 de la Loi à un commissaire spécial à la protection de la vie privée afin qu’il puisse enquêter sur les plaintes en vertu de la LPRP déposées contre le CPVP.
L’actuel commissaire spécial à la protection de la vie privée est Monsieur John H. Sims. Membre du Barreau de l’Ontario, M. Sims a pris sa retraite le 2 avril 2010 après une carrière de 32 ans dans la fonction publique fédérale. M. Sims, qui a occupé pendant cinq ans le poste de sous-ministre et procureur général au ministère de la Justice, a été reconnu pour ses réalisations exceptionnelles, ses normes élevées d’éthique et de professionnalisme, son excellence en leadership et sa prestation exemplaire en matière de service dans le secteur public. En 2010, le premier ministre lui a décerné le prestigieux Prix pour services insignes de la fonction publique du Canada.
Tout au long de 2012-2013, la Section de l’AIPRP a donné des conseils à l’ensemble des employés du CPVP relativement aux demandes informelles d’accès à l’information. En outre, elle a continué d’appuyer la fonction de gestion de l’information en émettant des avis sur les pratiques adéquates en matière de traitement de l’information.
Au cours du dernier trimestre de l’exercice, la Section a mis en œuvre un système de classement électronique qui permettra au personnel de réduire sa consommation de papier et d’avoir besoin d’un moins grand espace de stockage. Tous les documents communiqués sont désormais numérisés et stockés dans une base de données centralisée pour en faciliter l’accès. Ainsi, la Division peut donner suite plus efficacement aux demandes répétitives.
La directrice de l’AIPRP a collaboré à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, procédures et directives du CPVP. Elle siège à plusieurs comités du CPVP, notamment le Groupe de travail des politiques et des priorités, le Forum pour l’intégration horizontale et le Comité d’élaboration des politiques. En reconnaissant l’importance de la participation de la directrice à ses principaux comités décisionnels, le CPVP assure la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La directrice de l’AIPRP préside par ailleurs le Groupe de travail de la responsabilisation de la protection des renseignements personnels, qui a été créé par le CPVP en 2012-2013. Ce groupe de travail est composé de représentants de toutes les directions de l’organisation. Il favorise l’instauration d’une culture de sensibilisation et de protection de la vie privée à l’échelle du CPVP, assure la reddition de comptes concernant le traitement des renseignements personnels à la grandeur du CPVP et veille à ce que les initiatives internes soient conformes aux normes de protection de la vie privée que l’on attend des organisations et des institutions réglementées par le CPVP et à ce que toutes les initiatives donnant lieu à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels au sein du CPVP soient portées à l’attention du responsable de la protection de la vie privée de l’organisation.
Le CPVP a reçu 61 demandes formelles en vertu de la LPRP au cours de l’exercice. Toutefois, la grande majorité de ces demandes, soit 44 d’entre elles, visait l’accès à des renseignements personnels relevant d’autres institutions fédérales. Elles ont donc été réacheminées vers ces institutions, qui comprenaient le Service correctionnel du Canada, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, la Défense nationale, l’Agence des services frontaliers au Canada et la Gendarmerie royale du Canada, aux fins de leur traitement.
105 79 61
90 68 44
En 2011-2012, le CPVP avait reçu 11 demandes en vertu de la LPRP pour des renseignements personnels dont il avait la responsabilité et traité 14 375 pages d’information. En 2012-2013, nous avons traité 12 demandes de cette nature totalisant 5 342 pages. Une des demandes traitées avait été reportée de l’exercice précédent. Toutes les demandes ont été présentées par l’individu visé.
Nous n’avons eu recours à aucune prorogation de délais prescrits pour les demandes traitées cette année.
Trois demandes ont été reportées à l’exercice suivant.
En 2012-2013, le CPVP a finalisé 15 demandes en vertu de la LPRP :
Dans huit cas, une partie de l’information a été divulguée.
Dans deux cas, les documents demandés n’existaient pas.
Dans deux cas, l’information a été exemptée intégralement.
Dans trois cas, la demande a été abandonnée par le requérant.
Neuf demandes visaient l’accès au contenu de dossiers d’enquête se rapportant à la LPRP ou à la LPRPDE. Dans huit cas, nos enquêtes étaient closes et toutes les instances afférentes étaient terminées, si bien que les renseignements dans ces dossiers ont été traités et communiqués aux requérants sous réserve des exemptions applicables. Dans sept cas, le CPVP a refusé de communiquer certains passages en vertu du paragraphe 22.1(1).
L’article 22.1 de la LPRP exige que le CPVP protège les renseignements obtenus dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications même si le dossier est clos et que toutes les instances afférentes sont terminées. Le CPVP ne peut toutefois refuser de communiquer des renseignements qu’il a créés dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications, une fois que le dossier est clos et que toutes les instances afférentes sont terminées, sous réserve des exemptions applicables. Cette exemption a été appliquée dans neuf cas en 2012-2013. Pour ce qui est des autres exemptions, l’article 26 a été invoqué dans six cas et l’article 27 dans un.
Aucune demande de correction de renseignements personnels conservés par le CPVP n’a été reçue.
Une plainte a été déposée en 2012-2013 contre le CPVP en vertu de la LPRP. Le commissaire spécial à la protection de la vie privée fait actuellement enquête sur cette plainte.
Enfin, le CPVP a été consulté à quatre reprises par d’autres institutions fédérales au cours de l’exercice.
Selon la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, entrée en vigueur le 1er avril 2010, le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé de veiller au respect de celle-ci. En raison de cette responsabilité, les institutions doivent intégrer des statistiques pertinentes à leur rapport annuel sur l’application de la LPRP.
En 2012-2013, le CPVP a lancé deux EFVP. À la fin de l’exercice, la rédaction des rapports d’évaluation était toujours en cours. Les EFVP devraient être finalisées au cours de l’exercice suivant.
Le CPVP n’a pas entrepris d’activités de partage de données personnelles au cours de l’exercice.
Le CPVP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu des alinéas 8(2)(e), (f), (g) ou (m) de la LPRP au cours de l’exercice.
Après avoir effectué une auto-évaluation interne de la protection des renseignements personnels, le CPVP a élaboré trois instruments relatifs à la protection de la vie privée :
Procédures et lignes directrices pour le traitement de la communication autorisée de renseignements personnels sans le consentement de l’individu visé en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Protocole de protection des renseignements personnels du Commissariat pour l’utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives.
Lignes directrices sur l’exactitude des renseignements personnels.
La directrice de l’AIPRP est membre du Comité d’élaboration des politiques du CPVP. Dans ce contexte, l’examen des politiques, des directives et des lignes directrices permet, comme par le passé, d’assurer la conformité à la LPRP.
Pour plus d’information au sujet des activités du CPVP, veuillez consulter notre site Web : www.priv.gc.ca
La commissaire à la protection de la vie privée du Canada, à titre de responsable d’une institution fédérale, délègue par la présente, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l’annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :
Commissaire adjoint 8(2)(m)
Directeur, AIPRP Loi : 8(2)j), 8(4) et (5), 9(1) et (4), 10, 14, 15, 17(2)b) et (3)b),18 à 28, 31, 33(2), 35(1) et (4), 36(3), 37(3), 51(2)b) et (3), 72(1)
Règlement : 9, 11(2) et (4), 13(1), 14
8(2)m) Communiquer des renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné
8(4) Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) et une mention des renseignements communiqués
8(5) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des communications faites en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1) Conserver un relevé des cas d’usage des renseignements personnels
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles et modifier le répertoire
10 Verser les renseignements personnels dans des fichiers prévus à cette fin
14 Répondre à une demande d’accès à des renseignements personnels dans les trente jours suivant sa réception; donner l’accès ou donner avis
15 Proroger le délai de réponse à une demande d’accès
17(2)b) Décider de faire traduire le document demandé ou non
17(3)b) Décider d’offrir le document demandé sur un support de substitution ou non
18(2) Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables
19(1) Refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement
19(2) Peut communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics
20 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales
21 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense
22 Appliquer une série d’exemptions discrétionnaires liées aux activités d’application des lois et d’enquêtes, de même qu’aux fonctions de police provinciale ou municipale
22.1(1) En vigueur depuis le 1er avril 2007 – Le Commissaire à la protection de la vie privée est tenu de refuser de communiquer les renseignements personnels obtenus ou créés par lui dans le cadre de toute enquête
22.1(2) En vigueur depuis le 11er avril 2007 – Le Commissaire à la protection de la vie privée ne peut s’autoriser du paragraphe 22.1(1) pour refuser de communiquer les renseignements personnels créés par lui dans le cadre de toute enquête une fois que l’enquête et toute instance afférente sont terminées
23 Peut refuser la communication de renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité
24 Peut refuser à un individu la communication des renseignements personnels qui ont été recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation si les conditions du présent article sont remplies
25 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus
26 Peut refuser la communication de renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et devoir refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8
27 Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client
28 Peut refuser la communication des renseignements personnels qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci
31 Obtenir l’avis d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée
33(2) Donner la possibilité aux personnes concernées de présenter leurs observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête
35(1) Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée et donner avis des mesures prises
35(4) Donner au plaignant l’accès à ses renseignements personnels à la suite de l’avis donné en vertu de l’alinéa 35(1)b)
36(3) Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée sur les dossiers versés dans un fichier inconsultable
37(3) Recevoir le rapport de conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l’issue d’une enquête de conformité
51(2)b) Demander qu’une audience prévue aux termes de l’article 51 soit tenue dans la région de la capitale nationale
51(3) Demander et obtenir l’autorisation de présenter des arguments lors des audiences prévues aux termes de l’article 51
72(1) Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement
9 Fournir des installations convenables pour la consultation de renseignements personnels
11(2) et (4) Appliquer les procédures relatives à la correction de renseignements personnels ou aux mentions connexes
13(1) Communiquer des renseignements personnels concernant l’état physique ou mental d’un individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice
14 Exiger qu’un individu soit en présence d’un médecin ou d’un psychologue en situation légale d’exercice lors de la consultation de ses renseignements personnels
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) et à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (qui est entrée en vigueur le 1er avril 2010) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration. À noter que comme certaines institutions utilisent l’EFVP de base, tel que mentionné dans la Directive, avant la date limite de la mise en œuvre, elles ne seront pas tenues de présenter un rapport d’EFVP préliminaire.
d’ÉFVP amorcées : 0
d’ÉFVP achevées : 0
d’ÉFVP amorcées : 2
d’ÉFVP acheminées au CPVP : 0
** Aucune ÉFVP ne fut achevée durant la période d’établissement de ce rapport
Paragraphe 19(1) (e) non invoquée
Paragraphe 19(1)(f) non invoquée
Paragraphe 22.1 Cette exception fut invoquée à 9 reprises
Paragraphe 22.2 non invoquée
Paragraphe 22.3 non invoquée
Paragraphe 69.1 non invoquée
Paragraphe 70.1 non invoquée
Institution : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Période visée par le rapport : 04/01/2012 à 03/31/2013
I Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1. Communication totale 0
2. Communication partielle 8
4. Aucune communication (exemption) 2
5. Traitement impossible 2
6. Abandon de la demande 3
Art. 18(2) 0
Art. 19(1)(a) 0
Art. 20 0
Art. 21 0
Art. 22(1)(a) 0
Art. 22(2) 0
Art. 23(a) 0
Art. 24 0
Art. 25 0
Art. 26 6
Art. 28 0
Art. 70(1)(a) 0
V Délai de traitemen
30 jours ou moins 12
De 31 à 60 jours 0
De 61 à 120 jours 0
121 jours ou plus 0
Copies de l’original
Examen de l’original
IX Corrections et mention
37 827,76 $

References: Art. 13

Art. 15

Art. 16

Art. 16

Art. 17

Art. 18

Art. 18

Art. 19

Art. 20

Art. 21

Art.22

Art.23

Art.24

Art.25

Art. 68

Art. 69

Art. 69

Art. 18

Art. 19

Art. 20

Art. 21

Art. 22

Art. 22

Art. 23

Art. 24

Art. 25

Art. 26

Art. 28

Art. 70