Source: http://docplayer.es/9995596-Republlca-de-colombia-ministerio-de-justicia-y-del-derecho-por-el-cual-se-modifica-la-estructura-de-la-superintendencia-de-notariado-y-registro.html
Timestamp: 2018-09-24 08:23:48+00:00

Document:
REPUBLlCA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. - PDF
Download "REPUBLlCA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro."
Andrea Carmona Cárdenas
1 REPUBLlCA DE COLOMBIA (.. 4 MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 189 numeral 16de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y CONSIDERANDO: Que el Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sesión del 1 de noviembre de 2012, según consta en el Acta N 6, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura de la Entidad. DECRETA: CAPITULO I Naturaleza, objetivo dirección y administración Artículo 1. Naturaleza. La Superintendencia de Notariado y Registro es una entidad descentralizada, técnica con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial. Artículo 2. Adscripción. La Superintendencia de Notariado y Registro está adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. Artículo 3. Domicilio. La Superintendencia de Notariado y Registro, tendrá como domicilio principal la ciudad de Bogotá, D. C., Y desarrollará sus funciones y competencias en el ámbito nacional. Artículo 4. Objetivo. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad. ~~ ~
2 C") o DE 2014 Hoja 2 Continuación del Decreto "Por el cual se modifica la estructura de la nnti~nn, :>n(",l::l de Notariado y Artículo 5. Ingresos. Los recursos necesarios para cubrir los gastos funcionamiento e inversión que requiera la Superintendencia Notariado y Registro, provendrán de los siguientes conceptos: 1. Los recursos que obtenga por la venta de sus publicaciones y fotocopias. Los aportes, subvenciones o donaciones que para el cumplimiento sus 3. recursos provenientes los servicios que preste Entidad. 4. Los recursos originados en la venta o arrendamiento de sus activos. 5. Los recursos que se le transfieran del Presupuesto General de la Nación. 6. Los valores por concepto de las multas que imponga en ejercicio de sus atribuciones. Los dineros provenientes del recaudo coactivo. 8. Los intereses, rendimientos y demás beneficios que reciba por el manejo de sus recursos propios. 9. Los demás ingresos que le sean reconocidos por las leyes. Artículo 6. Patrimonio. Patrimonio de la Superintendencia Notariado y Registro estará constituido por: 1. Los bienes, derechos y obligaciones que a cualquier título haya adquirido o adquiera. 2. Los ingresos de las Oficinas de Registro Instrumentos Públicos, con excepción de las reasignaciones 1F!(llrlIF!!'; 3. Los aportes a la Superintendencia establecidos en la ley a cargo los Notarios. 4. Los dineros y bienes que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia. Artículo 7. Dirección y Administración. La Dirección y Administración de la Superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y del Superintendente de Notariado y Registro, quien para todos los efectos su representante legal. Artículo Integración del Consejo Directivo. Consejo Directivo de Superintendencia de Notariado y Registro estará integrado por: 1. El Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado, quien lo presidirá. Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio o su delegado. Ministro de Agricultura o su delegado. El Director del Instituto Geográfico Agustín o su delegado. Dos representantes del Presidente la República, quienes no podrán ser Notarios ni Registradores en el ejercicio sus cargos, ni haberlos desempeñado en el periodo inmediatamente anterior. El Superintendente de Notariado y Registro asistirá con voz a las sesiones del Consejo. Artículo 9. Secretario del Consejo Directivo. La Secretaría Técnica del Consejo Directivo, estará a cargo de la SecretarIa General la Superintendencia de Notariado y Registro. Artículo 10. Funciones del Consejo Directivo. Son funciones del Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro: 1. Formular la política general, los planes y programas de la Entidad en armonía con las directrices del sector administrativo al cual corresponde y al Plan Nacional de Desarrollo.
3 DECRETO NÚM~ '- 2 7~: 3 DE 2014 Hoja 3 Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual de la Entidad y sus modificaciones. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura que considere pertinentes. 4. Adoptar y modificar su propio reglamento. 5. demás funciones que le señale la ley. CAPITULO 11 Estructura y funciones Articulo 11. Funciones de la Superintendencia. Son funciones de la Superintendencia Notariado y Registro, las siguientes: 1. Proponer al Gobierno políticas, planes y programas sobre los servicios públicos de notariado y registro de instrumentos públicos. 2. Ejercer la inspección, vigilancia y control sobre servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes. Impartir las directrices e instrucciones para eficiente prestación del servicio público de notariado mediante la expedición. conceptos, circulares y demás actos administrativos que se requieran con el fin orientar el ejercicio de la actividad notarial. 4. Implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación de notariado procurando su racionalización y modernización. visitas generales, especiales. de seguimiento, por procedimientos virtuales o por cualquier otra modalidad a la actividad desarrollada por los Notarios y las Notarías. 6. Investigar y sancionar faltas disciplinarias de los Notarios, en el desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación. 7. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión, fusión y re-categorización de Notarías y sus círculos respectivos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 8. Realizar directamente o por medio de entidades especializadas, los programas capacitación formal y no formal requieran los Notarios y empleados de Notarías. 9. Proponer al Gobierno Nacional la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por la prestación del servicio público de notariado y modificación de mismas. 10.Actualizar anualmente de acuerdo con IPC las tarifas notariales. 11.Apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del notario, de conformidad con la delegación del Consejo Superior de Carrera Notarial. 12. Prestar servicio público registral a través de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. 13. Llevar los registros de predios abandonados y de predios para reparación a víctimas de conformidad con la normativa vigente. 14. Ejercer la inspección, vigilancia y control las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en los términos establecidos en las normas vigentes. 1 Realizar visitas generales, especiales, de seguimiento, por procedimientos virtuales, o por cualquier otra modalidad, a las Oficinas Registro de Instrumentos Públicos. 16.lnstruir a los Registradores de Instrumentos Públicos, sobre la aplicación de normas que regulan su actividad. Ordenar la suspensión inmediata de aquellas actuaciones irregulares de los Registradores de Instrumentos Públicos y disponer que se adopten las medidas correctivas del caso. ~~ ~
4 DECRETO NúMÉBW L 27{: 3 DE 2014 Hoja 4 Continuación del Decreto "Por el cual se modifica la estructura de la... '::..'nt""'''iri'''',,..i'',<3 de Notariado y 18. Investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los Registradores de Instrumentos Públicos, en el desarrollo sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá la Procuraduría General de la Nación. 1 Fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación los servicios públicos notarial y registra!. 20. Implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización. 21. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión, fusión y modificación de Oficinas de Registro Instrumentos Públicos y sus círculos respectivos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Fijar y actualizar las tarifas por concepto derechos por la prestación los servicios de registro de instrumentos públicos. 23. Proporcionar a los Órganos de Control y a la Fiscalía General de la Nación la información que solicite sobre los bienes inmuebles registrados en cumplimiento de sus funciones. Apoyar, en los términos señalados en la ley y bajo las orientaciones del Consejo Superior de Carrera Registral, los concursos para proveer las vacantes en los empleos de Registradores Instrumentos Públicos. 25. Adelantar y promover estudios, investigaciones y compilaciones en materia notarial y registral y divulgar sus resultados. 26. Las demás señale la ley. Articulo 12. Estructura. será la siguiente: estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro 1. Consejo Directivo de la Superintendencia Despacho del Superintendente Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora Planeación 2.3 Oficina Control Interno 2.4 Oficina de Tecnologías de la Información 2.5 Oficina Control Disciplinario Interno Oficina de Atención Ciudadano Dirección Técnica de Registro Subdirección Apoyo Jurídico Registral Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos 3. Superintendencia Delegada para el Registro 4. Superintendencia Delegada para el Notariado 4.1 Dirección de Administración Notarial 4.2 Dirección de Vigilancia y Control Notarial 5. Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras 6. Secretaría General 6.1 Dirección Talento Humano 6.2 Dirección de Contratación 6.3 Dirección Administrativa y Financiera ~~
5 DECRETO t(úmr:kól 27 3 DE 2014 Hoja 5 7. Direcciones Regionales 8. Órganos de Asesoría y.coordinación. 8.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Artículo 13. Funciones del Despacho de Superintendente. Son funciones del Despacho del Superintendente, las siguientes: 1. Dirigir, ordenar, controlar y evaluar de conformidad con las directrices trazadas por el Consejo Directivo, el ejercicio de las competencias y funciones asignadas a la Superintendencia y expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para su cumplimiento. Adoptar un modelo de inspección, vigilancia y control la Superintendencia de Notariado y Registro bajo el enfoque de gestión de riesgo. 3. Diseñar y proponer al Consejo Directivo el plan estratégico de la y los planes y programas, necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y funciones de la Superintendencia, en coordinación con las políticas formuladas por el Gobierno Nacional. 4. Ejercer representación legal de la Entidad. 5. Estudiar y los impedimentos los Notarios de primera categoría y designar notario Ad-hoc cuando se requiera. 6. Expedir administrativo de confirmación del nombramiento en propiedad de los Notarios de primera categoría. 7. Conceder licencias a los Notarios primera categoría y encargar sus funciones a quienes deban reemplazarlos, de conformidad con ley. 8. Certificar la vacancia en las Notarías de primera categoría. 9. Proponer al Gobierno Nacional la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por la prestación del servicio público de notariado y modificación las mismas. 10. actos administrativos para la actualización anual de las tarifas notariales de acuerdo con el IPC. 11. Expedir las cuantías de los y recaudos destinados al Fondo Cuenta Especial de Notariado y a la Superintendencia de Notariado y Registro, de acuerdo a la decisión tomada por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta de Notariado. 1 Impartir las directrices para adelantar los programas de capacitación formal y no formal que requieran los Notarios y empleados de Notarías. 13. Fijar y actualizar las tarifas por el de función registra!. 14. Ordenar la intervención de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos cuando haya lugar, conformidad con las disposiciones previstas en la Ley 1579 de 2012 y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan. 1 Declarar y proveer las vacancias temporales Registradores Principales y Seccionales Instrumentos Públicos y sus reemplazos. 16. Resolver los impedimentos y recusaciones formuladas contra los Principales de Instrumentos Públicos y designar los correspondientes funcionarios adhoc. 17. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión o re-categorización de Notarías y creación, supresión, fusión y modificación de Oficinas Registro Instrumentos Públicos y sus respectivos círculos, 18. Fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios se adelanten contra los notarlos y ex notarios, registradores y ex registradores de instrumentos públicos, servidores y ex servidores de la Superintendencia. 19. Expedir instrucciones, circulares y otros actos administrativos relacionados con los servicios públicos notarial y registra!. \~ ~
6 DECRET(}N~~ 27.3 DE 2014 Hoja Preparar y presentar a consideración del Ministro Justicia y del Derecho proyectos de ley, decretos y reglamentos relacionados con los servicios públicos que prestan los notarios y registradores de Instrumentos Públicos. 21.lmpartir directrices para la ejecución de las visitas de inspección, vigilancia y control, bajo criterios de gestión de riesgo en el marco de sus competencias Gestionar, en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y las demás entidades públicas competentes de la materia, convenios de cooperación internacional. Nombrar, remover y distribuir a los servidores de la Superintendencia, de conformidad con las disposiciones vigentes. 24. Dirigir la elaboración y presentar el Consejo Directivo y las autoridades competentes del anteproyecto anual de presupuesto de la Entidad, sus adiciones y traslados de conformidad con las disposiciones legales, orgánicas y reglamentarias sobre la materia. 25. Conocer y resolver los recursos de apelación de su competencia, de conformidad con la ley. 26. Crear, organizar y suprimir mediante acto administrativo grupos internos de trabajo y comités de conformidad con la ley. 27. Establecer, implementar y Sistema Integrado de Gestión Institucional. 28. Las demás que establezca la Ley o el reglamento. Artículo 14. Funciones de la Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes: 1. Asesorar al despacho del Superintendente de Notariado y Registro y a las demás dependencias de la Entidad en los asuntos jurídicos de competencia de la Superintendencia. 2. Establecer los criterios y directrices jurídicas para unificar y aplicar la normativa. vigente referente al notariado y al registro de instrumentos públicos al interior de la Superintendencia. 3. Atender y resolver las consultas o solicitudes que formulen en materia jurídica de competencia de la Superintendencia de Notariado y Registro. 4. Ejercer la facultad de cobro persuasivo y la de jurisdicción coactiva frente a las tasas o contribuciones, multas y demás obligaciones a favor de la Superintendencia, ajustándose para ello en normativa vigente sobre la materia. judicialmente a la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo a los poderes que le sean otorgados para efecto. Atender los procesos judiciales y extrajudiciales y administrativos en que la Superintendencia sea parte o tenga interés y efectuar su seguimiento. Atender y resolver las acciones de tutela, de grupo, cumplimiento y populares y demás acciones constitucionales en las que se haga parte o tenga la Superintendencia. 8. Elaborar los proyectos de resolución de los recursos interpuestos contra los actos administrativos proferidos por el Superintendente de Notariado y Registro, así como los relativos a los recursos de apelación interpuestos contra los de los Superintendentes Delegados. 9. Recopilar y mantener actualizada la información de las normas constitucionales, y reglamentarias y la jurisprudencia relacionada con las competencias, misión institucional, objetivos y funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro. 10. Coordinar y elaborar los informes exigidos por la ley. solicitados por los organismos de control y en general todos aquellos que le sean requeridos de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.
7 DECRETO,~Ú.JWl DE 2014 Hoja Coordinar elaboración, análisis e implementación de los estudios de carácter jurídico relacionados con los servicios públicos de notariado y de registro. 12. Proyectar, analizar y conceptuar acerca de viabilidad jurídica, de los proyectos de ley, decretos, convenios nacionales y demás asuntos administrativos que deba expedir la Entidad o que se pongan a su consideración dada la implicación especial sobre Entidad. 13. la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, como del Comité Jurídico la Entidad y del Consejo Superior de Carrera Notarial. 14. Impartir lineamientos a la Subdirección de Apoyo Jurídico Registral para que ejerza de manera adecuada la función de apoyar jurídicamente a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país. 15. Coordinar, con la Superintendencia Delegada para Notariado y con la Dirección Administrativa y Financiera, la fijación de las cuantías de los aportes y recaudos destinados al Fondo de Notariado y a la Superintendencia de Notariado y Registro, según decisión tomada por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado, para la expedición del acto administrativo respectivo. 1 demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 1 Funciones de la Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes: 1. Dirigir, administrar y promover el desarrollo, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la Superintendencia. 2. Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para formulación, evaluación, seguimiento y capacitación los planes, programas y proyectos de la Superintendencia. 3. Asesorar al Superintendente y demás dependencias en la formulación, seguimiento y evaluación las políticas, planes, programas y proyectos para cumplimiento de la misión de la Entidad. 4. conjuntamente con las dependencias de la Superintendencia, los índices y los indicadores necesarios para garantizar un adecuado control de gestión a los planes y actividades de la Superintendencia de Notariado y Registro. 5. Asesorar a las dependencias internas en la racionalización de los procesos y procedimientos de la Entidad. 6. Preparar, en coordinación con la General y dependencias de la Superintendencia, el anteproyecto presupuesto de la Entidad, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y Superintendente de Notariado y Registro. 7. Elaborar los estudios para la creación, supresión, modificación o fusión de Notarias, y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. 8. Coordinar, con la Dirección Técnica de Registro, la elaboración los estudios técnicos y administrativos que soporten los cambios, la modernización y la eficaz gestión en el servicio de registro de instrumentos públicos. 9. Orientar a las Direcciones Regionales en la implementación del Sistema de de Calidad en las Registro de Instrumentos Públicos. 10. Promover y evaluar los programas y proyectos de cooperación técnica internacional, en coordinación con las entidades competentes. 11. Coordinar el proceso de planeación estratégico institucional acorde con los procesos establecidos y políticas públicas sectoriales, así como realizar el seguimiento y evaluación a su ejecución.
8 DECRETO NÓM!:~Ol L 27.3 DE 2014 Hoja 8 1 Estructurar los informes relacionados con avances y resultados de la estrategia institucional, los planes, programas y proyectos de la Superintendencia de acuerdo con los requerimientos y la normativa vigente. 1 Ejercer la Secretaría Técnica Comité Institucional Desarrollo Administrativo de conformidad con el artículo 6 del Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 y las normas que lo modifiquen. 14.Asesorar y coordinar la planeación estrategias, proyectos y actividades la Superintendencia, relacionadas con la implementación y reporte de las políticas de desarrollo administrativo, siguiendo los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en los términos establecidos en el Decreto 2482 de 2012 y las normas que lo modifiquen. 1 Coordinar con la Dirección de Talento Humano, el procedimiento relacionado con los Acuerdos de Gestión que suscriban los gerentes públicos de la Entidad, de acuerdo con lo previsto en ley y los procedimientos internos. 16. Consolidar la información y resultados de la implementación de las políticas de desarrollo administrativo e informar de los mismos a la alta dirección la Superintendencia. 1 Diseñar metodologías para elaborar y actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de dependencias la Superintendencia Notariado y Registro y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación. 18. Diseñar en coordinación con las dependencias competentes Plan Anticorrupción de Entidad, para la aprobación del Superintendente de Notariado y Registro y coordinar su implementación. 19. Coordinar con la Oficina Atención al Ciudadano, el diseño y aplicación de herramientas de encuesta, análisis, evaluación, medición y estudio de la de! servicio e índice de satisfacción al ciudadano en la Superintendencia. 20. Establecer los parámetros y directrices para la implementación, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas información estadística de acuerdo con necesidades institucionales. 21. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza la Dependencia. Artículo 16. Funciones de /a Oficina de Contra/Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes: 1. Planear, dirigir y organizar verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Notariado y Registro. 2. Verificar que el Sistema Control Interno, esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones todos cargos y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad mando. Verificar que los definidos para los procesos y actividades que desarrolla la Superintendencia, se cumplan por parte de los responsables de su ejecución. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades la Organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente. 5. Velar por el cumplimiento las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Superintendencia y recomendar los ajustes necesarios. 6. Servir apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, obtener los resultados esperados. Verificar procesos relacionados con el manejo de los y los sistemas de información de la Superintendencia y recomendar los correctivos que sean necesarios.
9 DECRETO''f.JoMJ.~ 27 3 DE 2014 Hoja 9 8. Fomentar una cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 9. Evaluar y verificar la aplicación los mecanismos participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la Superintendencia. 10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la Superintendencia, dando cuenta las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11. Verificar que se implementen las medidas de mejora a que haya lugar. 12. Publicar un informe pormenorizado del estado del control interno de la Superintendencia en la página web, acuerdo con la ley Y en las normas que modifiquen o adicionen. 1 Asesorar y aconsejar a las dependencias de la Superintendencia en la adopción de acciones de mejoramiento e indicadores que surjan de las recomendaciones de los externos de control. 14. Vigilar a las dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias, reclamos y denuncias que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento la misión la Entidad y rendir al Superintendente de Notariado y Registro un informe semestral. 15. Poner en conocimiento de los organismos competentes, la. comisión hechos presuntamente irregulares de los que conozca en desarrollo de sus funciones. 16.Asesorar al Superintendente de Notariado y Registro en las relaciones institucionales y funcionales con los organismos de control 1 Actuar como interlocutor frente a los organismos control en desarrollo de las auditorías que los mismos practiquen Entidad, y en la recepción, coordinación, preparación y entrega de cualquier información a la Entidad que lo requiera. 18. Liderar y asesorar a las dependencias de la Entidad en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos. 19. Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Articulo 17. Funciones de la Oficina de Tecnologías de Información. Son funciones de la Oficina Tecnologías de la Información, las siguientes: 1. Asesorar al Despacho del Superintendente en la definición de las políticas, planes, programas y procedimientos relacionados con el uso y aplicación de tecnologías información, que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia en diferentes dependencias de Superintendencia, así como a garantizar calidad en la prestación los servicios. Realizar el análisis, diseño, programación, documentación, implantación y mantenimiento de sistemas de información requeridos por la Entidad. 3. Adelantar acciones para que los de información de inspección, vigilancia y control servicios públicos del notariado y el registro de instrumentos públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, sean interoperables con los demás sistemas de información existentes y se requieran para cumplimiento de las funciones de la Entidad. Diseñar y proponer política de uso y aplicación las tecnologías la información, estrategias y herramientas, para el mejoramiento continuo de los procesos relacionados con tecnologías de la Información de la Superintendencia. Definir los protocolos tecnológicos, apoyar la capacitación y fomentar la cultura organizacional orientada a la utilización y adaptación de tecnologías de punta.
10 DECRETO NÚMí9G) L 2 7 ~: DE 2014 Hoja 10 Continuación el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Elaborar, en coordinación con las diferentes dependencias de la Superintendencia, plan de desarrollo tecnológico la Entidad, ejecutarlo y realizar su seguimiento, control y evaluación, en coordinación con la Secretaría General. Promover e intervenir en todas las actividades y programas que tiendan a incorporar uso de las tecnologías la información en el desarrollo de procesos relacionados con los objetivos de la Superintendencia, como estrategia fundamental en la administración de indicadores de resultado, alertas de gestión del riesgo y calidad en operación. 8. Diseñar los mecanismos para utilizar, adaptar, aprovechar y darle un buen uso a tecnologías la información. 9. Evaluar seguridad, calidad y flujo la información de la Superintendencia a fin de permitir su acceso las diferentes Superintendencias Delegadas el cumplimiento los objetivos individuales e institucionales en materia inspección, vigilancia y control. 10. Administrar una plataforma unificada los sistemas de información que permita articular las diferentes fuentes información en una sola herramienta gestión y efectuar análisis de información con procesamiento en tiempo 11. Definir las acciones que garanticen la aplicación los buenas prácticas y principios para el uso y manejo de información estatal, alineado a políticas y lineamientos impartidos por el Sector las Tecnolog la Información y las Comunicaciones 1 Elaborar, en coordinación con las demás dependencias la Superintendencia, mapa de información, que permita contar de manera actualizada y completa con los procesos información de la Superintendencia. 13. Desarrollar estrategias lograr un flujo eficiente de la información, como parte la rendición cuentas a la sociedad. 14. e implementar estrategias, instrumentos y herramientas con aplicación tecnologías de punta adecuadas, que permitan brindar de manera constante y adecuada un buen servicio al ciudadano. 1 Identificar las dificultades en implementación de estándares y buenas prácticas en el cumplimiento de los principios para la información estatal y proponer las acciones de mejora necesarias. 1 Definir necesidades para obtención, generación y sostenimiento de sistemas información confiables que requiera la Superintendencia, coordinando su adquisición con Secretaría General. 1 Brindar asesoría técnica para el diseño, puesta en marcha y operación de los diferentes sistemas de información. 18. Atender, proponer e implementar las políticas y acciones a la seguridad la información y la plataforma tecnológica la Superintendencia. 19. Coordinar con instancias pertinentes la incorporación de contenidos en la página web y óptimo aprovechamiento de sociales, para la de los derechos los usuarios los servicios prestados por la Superintendencia. 20. Verificar que en los procesos tecnológicos de la Entidad se tengan en cuenta estándares y lineamientos dictados por Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permitan la aplicación de las politicas que en materia de información el Departamento Nacional de Planeación DN P Y el Departamento Nacional de istica - DANE. 21 Definir, y r el óptimo funcionamiento y mantenimiento los sistemas de información de la infraestructura y plataforma tecnológica y de comunicaciones la Superintendencia. Las demás le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la Dependencia.
11 DECRETO 'Nl)MdR, L 27 DE 2014 Hoja 11 Artículo 18. Funciones de la Oficina de Control Disciplinario Interno. Son funciones de la Oficina de Control Disciplinario Interno, las siguientes: 1. Administrar, asesorar, conocer y atender de manera integral lo previsto en la ley 734 de 2002 y demás normas complementarias relacionadas con el Régimen Disciplinario aplicable a todos los funcionarios. Adelantar y resolver en primera instancia todos los procesos disciplinarios respecto de aquellas conductas en que incurran los servidores en el ejercicio de sus funciones y ex funcionarios, que afecten correcta prestación servicio y el cumplimiento de los fines y funciones, a excepción del Superintendente Notariado y Registro. Superintendentes Delegados y Secretario General, quienes por disposición legal serán adelantados por la Procuraduría General de la Nación. 3. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los Registradores de Instrumentos Públicos 4. Coordinar las políticas, planes y programas de prevención y orientación que minimicen la ocurrencia de conductas disciplinables. Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contra los servidores públicos de competencia de esta Oficina. 6. Velar porque los procesos disciplinarios se desarrollen dentro de los principios legales de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, buscando así salvaguardar el derecho a la defensa y debido proceso. 7. Poner en conocimiento de los organismos de vigilancia y control, la comisión hechos presuntamente irregulares surjan del proceso disciplinario. 8. Trasladar oportunamente el expediente al despacho del Superintendente de Notariado y Registro para el trámite de segunda instancia, cuando se hayan interpuesto los recursos apelación o de queja. 9. Informar oportunamente a la División de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación, sobre la imposición de sanciones a los servidores públicos. 10. Rendir informes sobre el estado de los procesos disciplinarios a las autoridades competentes, cuando lo requieran. 11. demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza la Artículo 19. Funciones de la Oficina de Atención al Ciudadano. Son funciones de la Oficina de Atención al Ciudadano, las siguientes: 1. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro las estrategias, políticas y procedimientos que permitan unidad de criterio para el suministro de la información y atención de los usuarios los servicios que presta la Superintendencia. 2. Atender, realizar seguimiento, ejercer control y llevar registro de las peticiones, quejas, denuncias, reclamos y consultas - PQRS - que presenten y formulen los ciudadanos a la Superintendencia, realizando los requerimientos que sean necesarios para garantizar el cumplimiento de las normas que regulan la materia yel. respeto los derechos que sobre el particular le asiste a los ciudadanos. 3. Fijar procedimientos que debe seguir la Entidad para la atención de PQRS y responder por la trazabilidad de las mismas, atendiendo los principios de celeridad, imparcialidad, economía y publicidad de actuaciones de la Entidad. 4. Elaborar y presentar periódicamente informes estadísticos de PQRS, su naturaleza, frecuencia, causas probables y resultados de la trazabilidad de las mismas. 5. Desarrollar estrategias, indicadores, mecanismos de seguimiento, evaluación y control para la medición de la oportunidad, calidad y eficiencia en prestación. los servicios que presta la Superintendencia y la atención a los diferentes usuanos Y t~
12 DECRET6 Nú'rJ,!ko27 3 DE 2014 Hoja 12 población en general y proponer acciones de mejora tendientes a incrementar los niveles satisfacción. 6. Desarrollar e implementar las diferentes estrategias y líneas de política relacionadas con el servicio al ciudadano, optimización de servicios e implementación de estándares establecidos por el Gobierno Nacional, en articulación con la Oficina de Tecnologías de la Información. Identificar y poner a consideración de Oficina Asesora Jurídica, los temas que requiere de unificación de criterios o de revisión normativa. 8. Dirigir la implementación de las políticas de atención de los usuarios de la Superintendencia en todas las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a nivel nacional. Recibir, a través de los distintos canales comunicación que se establezcan para efecto, cualquier recomendación, denuncia, reclamo o información requerida y relacionada con las funciones que desempeña o servicios que presta la Superintendencia y dar trámite respectivo, de acuerdo con los procedimientos y las normas vigentes. 10. Coordinar y realizar estudios tendientes a mejorar la satisfacción los ciudadanos. 11. Proponer metodologías y estrategias para apoyar la racionalización de trámites en la Superintendencia conforme a la política nacional. 1 Implementar en la Superintendencia la política pública de servicio al ciudadano y asegurar su desarrollo en las dependencias de la Entidad conforme a la normatividad vigente y en concordancia con el Sistema de Gestión de Calidad. 13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 20. Dirección Técnica de Registro. Son funciones de la Dirección Técnica de Registro, las siguientes: 1. Proponer e implementar políticas, estrategias, planes y programas relacionados con la prestación del servicio a cargo de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en el país. Impartir las directrices para el desarrollo del servicio público registra!. Velar por el establecimiento de mecanismos virtuales relacionamiento eficaz con los usuarios del servicio público registra!. 4. Establecer los procedimientos y la programación para. cumplimiento de las funciones a cargo de las Unidades de Registro Móviles, en coordinación con la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras. 5. Implementar los mecanismos necesarios para la apertura de folios de matrícula inmobiliaria de bienes baldíos, en coordinación con la Superintendencia Delegada para la Restitución y Formalización de Tierras. 6. Proyectar y someter a consideración del Superintendente de Notariado y Registro el acto administrativo que fija las tarifas por concepto del ejercicio la función registra!. Asistir al Superintendente, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados nacionales e internacionales deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio de registro de instrumentos públicos. 8. Solicitar los informes de gestión a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. 9. Impartir directrices para la adopción de planes de contingencia cuando las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos presenten atrasos o problemas relacionados con sistema de información registral, el registro las medidas de protección y titulación masiva. x~~ ~
13 DECRET~..NOO8Q DE 2014 Hoja Proponer los mecanismos para desarrollar la política de simplificación de trámites asociadas al proceso registro, la prestación de un servicio público registral de excelencia y el mejoramiento continuo. 11. Adoptar las medidas para apoyar a las Oficinas de Registro con el fin de evitar la afectación de la prestación del servicio público registra!. 1 Dirigir, adelantar y coordinar con la Oficina Asesora de Planeación los estudios para la creación, modificación y reorganización de los círculos registrales. 13. Adelantar las gestiones para la interrelación de la información registro-catastro y su sostenibilidad en conjunto con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y las dependencias de catastro descentralizadas. 14. Dirigir, coordinar y controlar la implementación de la Ventanilla Única de Registro a nivel nacional. 1 Diseñar estrategias que permitan mitigar el riesgo y asegurar la información contenida en los folios de matrícula inmobiliaria del país. 16. Orientar, dirigir, adelantar y coordinar con la Oficina Asesora de Planeación los estudios técnicos y administrativos que soporten los cambios, la modernización y la eficaz gestión en el servicio de registro de instrumentos públicos. 17. Adelantar las gestiones requeridas para asignar a las Oficinas Registro de Instrumentos Públicos el presupuesto necesario para garantizar una adecuada y eficiente prestación del servicio público. 18. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la suscripción de convenios que permitan intercambio de información con las entidades públicas o privadas nacionales e internacionales, que se requieran para el desarrollo de la actividad registra!. 19. Impartir las directrices para el cumplimiento de los compromisos y recomendaciones suscritos como resultado de visitas adelantadas a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Impartir las directrices para garantizar la unificación criterios en las decisiones que tome la Superintendencia en materia registra\. 21. Impartir las directrices para suministrar la información solicitada por los organismos judiciales, de vigilancia y control en materia de registro instrumentós públicos. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del,...1''''.''''''''' Integrado de Gestión de la 23. Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 21 Funciones de la Subdirección de Apoyo Jurídico Registra/. Son Funciones de Subdirección de Apoyo Jurídico Registral, las siguientes: 1. Apoyar jurídicamente a las Oficinas Registro Instrumentos Públicos del país, de conformidad con los lineamientos impartidos por la Oficina Asesora Jurídica. Sustanciar y resolver en segunda instancia los recursos contra los actos administrativos proferidos por los Registradores de Instrumentos Públicos. 3. Comunicar e instruir a los Registradores de Instrumento Públicos sobre la aplicación de las normas o criterios jurídicos que rijan el actuar registra!. 4. Resolver las revocatorias directas, recursos de queja y derechos petición que se interpongan en ejercicio del procedimiento jurídico registra!. Asistir al Director Técnico de Registro en la adopción de las medidas para apoyar a las Oficinas de Registro con el fin de evitar la afectación de la prestación del servicio público registra!. Aplicar en las decisiones que tome Dirección directrices impartidas para la unificación de criterios en materia registra!.
14 2014 Hoja 14 Decreto "Por el cual se la estructura de la Superintendencia de Notariado y Apoyar en la sustanciación de las tutelas que se interpongan frente a los temas de su competencia. 8. Participar en proceso de identificación, medición y control riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en la 9. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión la 10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza la Artículo 22. Función de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos prestarán servicio público de registro de instrumentos públicos de conformidad con lo establecido en Ley , las demás normas que la reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan. 1. Proponer al Director Técnico Registro las políticas, estrategias, planes y programas de mejoramiento continuo en relación con la prestación del servicio. p( blico de registro de Instrumentos Públicos. Implementar las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la prestación del servicio público registra!. 3. Prestar el servicio de registro de instrumentos públicos de conformidad con lo establecido en la Ley yen normas que la reglamenten, modifiquen, adicionen y sustituyan, bajo los principios de celeridad, seguridad y L>TIr"L>n Inscribir los documentos de los actos sujetos al registro, así como absolver las consultas que los ciudadanos formulen, con fundamento en las disposiciones legales. Expedir certificados tradición de los bienes inmuebles sometidos a registro, mediante la reproducción fiel y total las inscripciones contenidas en el folio de matrícula inmobiliaria. 6. Expedir los actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el registro de instrumentos públicos conformidad con la ley. Consolidar y elaborar los reportes de la información estadística de la oficina de registro, de acuerdo a los parámetros establecidos por la Superintendencia. 8. Administrar los documentos propios del registro, como también de los folios de matrícula inmobiliaria de acuerdo con la normatividad establecida para la materia. 9. Implementar las políticas de servicio al ciudadano y asegurar su desarrollo y cumplimiento de conformidad a la normatividad vigente y en concordancia con el Sistema Gestión de Calidad. 10.Atender las peticiones, quejas y reclamos en relación con la prestación del servicio público registral, en coordinación con Oficina de Atención al Ciudadano. 11.ldentificar los riesgos inherentes a la prestación del servicio registral en el país y proponer los mecanismos para mitigarlos. 1 Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión la 13. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones la Artículo 23. Funciones de la Superintendencia Delegada para el Registro. Son funciones las Superintendencia Delegada para Registro, siguientes: 1. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la fijación de las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la prestación del servicio público registra!. funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público registral que prestan las Oficinas de Registro Instrumentos Públicos. t~
15 DECRETQ-N(j~( DE 2014 Hoja Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación registral, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente Registro. Notariado y Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían visitas de inspección general, actualizados. y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos. Realizar visitas generales. especiales y de seguimiento de acuerdo con la normativa vigente y las políticas institucionales. Atender las peticiones, quejas y reclamos en relación con la prestación del servicio público registral, en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano. Solicitar al Superintendente de Notariado y Registro la intervención de Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y la designación del correspondiente Director de Intervención, acuerdo con la ley. 8. Supervisar la implementación de las acciones adoptadas como resultado del informe de intervención y coordinar con la Dirección Técnica Registro la aplicación de las medidas a que haya lugar. 9. iar y adoptar las medidas a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los de control, entidades gubernamentales y organismos privados en relación con servicio registro de instrumentos públicos. 10. Ejercer las funciones de la Secretaría Técnica del Consejo Superior de la Carrera Registra!. 11.Apoyar la realización los concursos para proveer vacantes en el cargo del Registrador de Instrumentos Públicos, de conformidad con los lineamientos del Consejo Superior de Carrera Registral y en coordinación con las demás dependencias competentes de la Superintendencia. 12.Asistir al Superintendente, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio de registro de instrumentos públicos. 13. Identificar los riesgos inherentes a la prestación del servicio registral en país y proponer los mecanismos para mitigarlos. 14. Proponer al Superintendente Notariado y Registro los lineamientos y criterios técnicos del modelo de inspección, vigilancia y control bajo el enfoque gestión de riesgo, coordinar y responder por su implementación técnica Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la 16. Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 24. Funciones de la Superintendencia Delegada para Notariado. Son funciones la Superintendencia Delegada para Notariado, las siguientes: 1. Proponer al Superintendente Notariado y Registro la fijación las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la gestión de orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público notarial, en el ámbito de su competencia. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial. Coordinar estudio técnico para la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por prestación servicio público de notariado. 4. Proyectar el acto administrativo de actualización tarifas para la prestación del servicio público notarial. 5. Coordinar, con la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Administrativa y Financiera, la fijación las cuantías de los aportes y recaudos destinados al Fondo Cuenta ~~ ~
16 2014 Hoja 16 el cual se modifica la estructura de la nnh::.nn,l"'nf'l!:i de Notariado y Especial de Notariado y a la Superintendencia de Notariado y Registro, según decisión tomada por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta de Notariado, para la expedición del acto administrativo respectivo. 6. Vigílar y controlar la correcta aplicación las tarifas notariales. Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente de Notariado y Registro. 8. Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían las visitas de inspección general, especial y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos actualizados. 9. Ordenar y dirigir la práctica de visitas a las Notarías a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que la actividad notarial y tomar las acciones a que haya lugar e impartir las comisiones a las autoridades para adelantar actuaciones administrativas. 10.lmpartir las directrices para la atención de peticiones, quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros y Jurídicos de las Notarías, se formulen ante la Superintendencia de Notariado y Registro, en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano. 11. Impartir directrices o instrucciones para la gestión documental de las hojas vida de los Notarios y ex Notarios. 12. Impartir directrices para la expedición de las certificaciones para el ingreso y confirmación del ejercicio del cargo de notario y para la declaratoria de las vacancias temporales y definitivas. 13. Impartir directrices e instrucciones para autorización del cambio de horario la notaría, para reparto notarial en Bogotá y del país y para la administración de la base de datos y testamentos que se llevan en las Notarías del país. 14. Impartir las directrices y lineamientos para apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del notario, de conformidad con la delegación del Consejo Superior Carrera Notarial y en coordinación con las demás dependencias competentes de la Superintendencia. 15.lmpartir las instrucciones para implementación y actualización del registro público de carrera notarial, atendiendo las directrices impartidas por Consejo Superior la Carrera Notarial. 16. junto con Superintendente el acto administrativo para cambio de local en Notarías de primera y segunda categoría.. 1 Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes presenten entes de control, entidades estatales y organismos privados en relación con servicio notarial. 18. Dirigir la elaboración los documentos técnicos que se requieran para mejorar la prestación del servicio notarial. 19. Comisionar a los servidores y a autoridades para adelantar las pruebas que se requieran para instruir los procesos disciplinarios de su competencia. 20. Conocer y fallar en primera instancia, de conformidad con la normativa vigente los procesos disciplinarios que se adelanten contra los Notarios y ex Notarios, sin perjuicio del poder preferente que ejerza la Procuraduría General de la Nación. 21. Orientar y coordinar con las demás dependencias competentes la Superintendencia, elaboración de los estudios que soporten la creación, supresión, fusión y re-categorización de las Notarías del país. 22. Asistir al Superintendente de Notariado y Registro, cuando lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio notarial. ~~ ~ \L,
17 DE 2014 Hoja 17 el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Identificar riesgos inherentes a la prestación del servicio notarial en país y proponer los mecanismos para mitigarlos. 24. Aprobar las que presentan Notarios en propiedad e interinidad para garantizar la continuidad en la prestación del servicio público notarial. 25. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro los lineamientos y criterios técnicos para la adopción del modelo de inspección, vigilancia y control bajo enfoque de gestión riesgo y responder por su implementación. 26. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado Gestión de la 27. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a naturaleza de la Artículo 25. Funciones de Dirección de Administración Notarial. Son funciones de la Dirección Administración Notarial, las siguientes: 1. Responder por la guarda y custodia de hojas de vida los Notarios y ex Notarios. Proyectar para la firma del Superintendente de Notariado y Registro certificación de la vacancia del cargo de notario de primera categoría y expedir certificaciones vacancia para las Notarías segunda y tercera categoría. 3. Verificar cumplimiento de los requisitos exigidos a los aspirantes para ejercicio del cargo notario, expedir el concepto correspondiente y proyectar el concepto respectivo para firma del Superintendente cuando se trate de notario de primera categoría. 4. Confirmar nombramiento los Notarios de segunda y tercera categoría y proyectar para la firma del Superintendente Notariado y Registro el acto administrativo de confirmación para el nombramiento de notario de primera categoría. Certificar el ejercicio del cargo del notario, con destino a los trámites de apostille. 6. Proyectar para la firma del Superintendente Delegado para el Notariado los actos administrativos que declaren las vacancias temporales los notarios de primera categoría. 7. Proyectar para firma del Superintendente de Notariado y Registro y del Superintendente Delegado para Notariado el acto administrativo para cambio local en Notarías de primera y segunda categoría. 8. Autorizar el cambio de horario de Notarías del país. Apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del notario. de conformidad con la delegación del Consejo Superior de Carrera Notarial y en coordinación con las demás dependencias competentes de la Superintendencia. 10. Realizar y controlar reparto minutas notariales del círculo de D.C. y del resto del país, de acuerdo con los parámetros establecidos por Superintendencia Notariado y Registro Certificar ejercicio del cargo de notario, sus antecedentes disciplinarios y demás novedades, previa solicitud los mismos o de autoridad competente. 12.Administrar y mantener actualizada la base de datos de las ~~."...~~"" y los testamentos radicados en las Notarías acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Notariado y Registro. 13. Llevar y actualizar, por delegación del Consejo Superior de la Carrera Notarial, registro público de carrera notarial y expedir las certificaciones correspondientes. 1 los planes de capacitación para personas que ejercen el servicio notarial y consular en los aspectos del servicio notarial. 1 Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado Gestión de la. ~~ ~
18 .<f GJÜL27 3 DECRETO NÚMERO DE 2014 Hoja 18 Continuación del )"",...""..'" "Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y 16. demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 26. Funciones de la Dirección de Vigilancia y Control Notarial. Son funciones de la Dirección de Vigilancia y Control Notarial, las siguientes: 1. Elaborar los estudios y documentos técnicos que permitan establecer los planes, programas y proyectos relacionados con la orientación, inspección, vigilancia y control de la actividad notarial de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia Delegada para Notariado. 2. Proyectar el acto administrativo que ordena visita para estudiar solicitudes de cambio de local en Notarías de primera y segunda categoría. 3. Adelantar y evaluar las visitas generales, especiales y de seguimiento realizadas de acuerdo con normatividad vigente y las políticas institucionales y proponer acciones a que haya lugar. Atender las peticiones, quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos de las Notarías, se formulen ante la Superintendencia de Notariado y Registro, en coordinación con la Oficina Atención al Ciudadano. Estudiar y proyectar las medidas a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los de control, entidades estatales y organismos privados en relación con el servicio notarial. Sustanciar e instruirlos procesos disciplinarios que se adelanten contra los Notarios en ejercicio de su función notarial y que deban ser fallados en primera instancia por la Superintendencia Delegada para el Notariado. 7. Diagnosticar la situación que permita tomar las medidas necesarias para mitigar riesgo y asegurar la correcta prestación del servicio notarial conforme a lo establecido en estatuto notarial y a la normatividad vigente. 8. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión la 9. demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Artículo 27 Funciones de la Superintendencia Delegada para Protección, Restitución y Formalización de Tierras. Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, creada transitoriamente por el plazo señalado en la Ley 1448 de Cumplirá las siguientes funciones, en coordinación con la Superintendencia Delegada para el Registro y la Dirección Técnica de Registro: 1. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la fijación de las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la prestación del servicio público registral, sobre los predios rurales. 2. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público registral que prestan las Oficinas de Registro Instrumentos Públicos, sobre los predios rurales. 3. Coordinar con las diferentes instancias las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos que deban desarrollar los funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos sobre servicio registral de los predios rurales. 4. Establecer, mantener y perfeccionar los manuales y reglamentos que guíen las visitas de inspección a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, sobre el tema predios rurales. Adelantar las visitas de inspección a fin de establecer el cumplimiento eficiente, eficaz y oportuno del servicio público registra I rural. ~~ ~
19 DECRETO NO~MY L 27 DE 2014 Hoja 19 Continuación del Decreto "Por el cual se modifica la estructura de la de Notariado y Verificar las matrículas inmobiliarias que identifican registralmente los predios rurales y proponer las acciones a que haya lugar. Adoptar un sistema de información registral de los predios rurales, como también la información que requieran las distintas entidades judiciales y administrativas, con base en los estudios e investigaciones que se adelanten. 8. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar la titulación masiva y la prestación de los servicios a través del Registro Móvil. 9. Diseñar, implementar y evaluar el programa de orientación e información a las víctimas del despojo acerca de los derechos, los medios y rutas judiciales y administrativas. 10. Fijar las políticas y adoptar los planes generales de protección, formalización y restitución jurídica de los inmuebles despojados y velar por su cabal cumplimiento por parte de las Oficinas de Registro Instrumentos Públicos. 11. Expedir las instrucciones administrativas y circulares relacionadas con la prestación del servicio público registral, en asuntos rurales y velar por su divulgación y cabal cumplimiento.. 1 Fijar políticas, planes y programas que se requieran para llevar a cabo las regulaciones del servicio de registro de instrumentos públicos, en temas relacionados con la ley de víctimas y legislación complementaria. 1 Asistir Superintendente, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deban llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio de registro de instrumentos públicos referente a predios rurales. 14. Interactuar con las entidades relacionadas con la protección de los derechos de la población desplazada por la violencia, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Restitución de Tierras Despojadas, el Sistema Nacional Atención y Reparación a las Víctimas y los demás relacionados con el tema. 15. Participar en los grupos apoyo y comités técnicos que se conformen para el desarrollo y cumplimiento de los programas de formalización masiva de la propiedad y restitución de tierras rurales. 16. Remitir a la Superintendencia Delegada para el Notariado y a Oficina de Control Disciplinario Interno, los informes que comprometan actuación de los Notarios y Registradores que se inicien las investigaciones respectivas. 17. Las demás que se sean asignadas y que correspondan a la naturaleza la Artículo 28. Funciones de la Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes: 1. Asistir al Superintendente en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionados con la administración de la Superintendencia. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables, gestión del talento humano, contratación pública, servicios administrativos, gestión documental, correspondencia y notificaciones de la Entidad. 3. Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar social, selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento humano y dirigir su gestión. 4. Impartir los lineamientos para mantener actualizado manual de funciones, requisitos y competencias de la Superintendencia. 5. Dirigir y coordinar las acciones para el cumplimiento de las políticas, normas y las disposiciones que regulen los procedimientos y trámites de carácter administrativo y financiero de la Superintendencia. ~~ ~
20 DECRETO"NUM~b 2 7 DE 2014 Hoja 20 Continuación del Decreto "Por el cual se modifica la estructura de la rtnt,::.nrl,"'nf"'" de Notariado y Coordinar la elaboración y presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Programa Anual de Caja de conformidad con las obligaciones adquiridas. Dirigir la programación, elaboración y ejecución de los Planes de Contratación y de Adquisición de Servicios y Obra Pública de la Entidad, de manera articulada con los instrumentos planeación y presupuesto. 8. Coordinar control y los actos administrativos que emita la Superintendencia. 9. Impartir las instrucciones para el seguimiento a la ejecución de los recursos asignados a los proyectos de inversión y para la formulación y seguimiento proyectos de funcionamiento de la Superintendencia. 10. Administrar los sistemas información, equipos, redes y herramientas tecnológicas y brindar el soporte técnico para su funcionamiento adecuado, coordinando lo pertinente. 11. Preparar en coordinación con la Oficina Asesora Planeación, el Anteproyecto Anual de Presupuesto, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Superintendente de Notariado y Registro, velando por su correcta y oportuna presentación. 12. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, custodia, distribución de bienes muebles e inmuebles necesarios para el normal funcionamiento de la Superintendencia, velando porque se cumplan las normas vigentes materias. 13. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado Planeación y Gestión y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia. 14. Dirigir y hacer seguimiento al proceso de notificación de actos administrativos expedidos por las dependencias de la Superintendencia, con excepción de la Oficina de Control Disciplinario Interno y aquellos expedidos en ejercicio de la facultad jurisdiccional. 15. Ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión presupuesta!, contable y de tesorería de la Superintendencia. 1 Coordinar con las diferentes dependencias la ejecución y control del presupuesto, así como verificar y llevar la contabilidad 17. Vigilar y ejecutar las acciones pertinentes para el manejo del portafolio de inversiones, recaudo y. pago de recursos financieros a cargo de la Superintendencia. 18. Consolidar los estados contables y ejecución presupuesto, de la respectiva vigencia fiscal para la rendición de la cuenta anual con destino a la Contraloría General de la República de acuerdo con los lineamientos impartidos por dicha Entidad. 19. Ejecutar los planes, programas, proyectos, procesos y actividades en materia de servicios generales y recursos físicos y coordinar su suministro oportuno y para el funcionamiento de la Superintendencia. 20. Diseñar los procesos de organización, estandarización de métodos, elaboración de manuales de funciones y todas aquellas actividades relacionadas con la racionalización procesos administrativos la Superintendencia. 21. Apoyar la orientación, coordinación y el ejercicio del control administrativo de las dependencias la Entidad.. Dirigir y coordinar los estudios técnicos requeridos para modificar la estructura. interna y la planta de personal de la Superintendencia.

References: artículo 189
 artículo 54
 Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 3
 Artículo 4
 Artículo 5
 Artículo 6
 Artículo 7
 Artículo 9
 Artículo 10
 Artículo 13
 Artículo 14
 resolución 
 Artículo 1
 artículo 6
 Artículo 16
 Artículo 18
 Artículo 19
 Artículo 20
 Artículo 21
 Artículo 22
 Artículo 23
 Artículo 24
 Artículo 25
 Artículo 26
 Artículo 27
 Artículo 28