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Panoramica normativa e attuativa sul tema della digitalizzazione documentale
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Italo Bruni
1 Panoramica normativa e attuativa sul tema della digitalizzazione documentale di Andrea Lisi Presidente di ANORC e ABIRT Segretario Generale AIFAG Docente nella Document Management Academy e nella MIS Academy (Management dei Sistemi Informativi), SDA Bocconi, Milano Docente ABI (Associazione Bancaria Italiana) in problematiche IT Legal Coordinatore del Digital&Law Department dello Studio Legale Lisi (www.studiolegalelisi.it)2 (di Maurizio Montalti, presentazione opere esposte presso il MAXXI di Roma Mostra «tra arte e architettura») 3 Document Management: stadi evolutivi Firma digitale Firma elettronica4 Document Management: le tappe dello sviluppo Documento Documento fisico Documento digitale Informazione? Archiviazione Archiviazione ottica Conservazione sostitutiva Conservazione digitale Firma Firma autografa e digitale Firma elettronica Firma grafometrica Distribuzione Supporto cartaceo Sistemi ERP+Repository Sistema Documentale Flusso di dati Portale Documentale 5 Ormai esistono e si sviluppano in tutte le realtà aziendali piattaforme e sistemi che possono essere utilizzati da centinaia di migliaia di utenti per gestire informazioni, dati e documenti strutturati e non strutturati processati quotidianamente Sistema Informativo (DMS, DB, Business Intelligence, comunicazioni e informazioni etc.) Sistema Documentale (documenti contabili, corrispondenza commerciale, contratti, etc.) 6 Gestire correttamente i propri documenti, i propri dati e le proprie informazioni rilevanti significa adottare modelli e metodologie a norma finalizzati a garantire l attribuibilità, l integrità, l autenticità, la sicurezza, il corretto trattamento, l adeguata archiviazione e la conservazione nel tempo al proprio patrimonio di dati digitali - Efficienza - Trasparenza - Semplificazione 7 del passaggio culturale, sociologico, economico e, quindi, giuridico da un documento pesante e statico ad un documento dinamico, che si condivide e che diventa partecipativo8 e anche per la PA ormai il mondo digitale è sempre più multicanale: La rivoluzione disegnata nel Codice dell Amministrazione Digitale DIPENDENTI: - , pec, firma digitale e FEA -protocollazione informatica -archiviazione e gestione documentale -privacy e sicurezza informatica DECERTIFICAZIONE Altre Pubbliche Amministrazioni o imprese Destinatari del servizio: - pubblicità legale on line - trasparenza e accessibilità - formulari on line - sportelli e procedimenti on line - contratti con firma digitale Andrea Lisi Copyright 2014 Vietata diffusione e duplicazione Connettività E-government E-procurement Reti di P.A. convenzioni digitali E-GOV 9 La multicanalità della PA digitale INFORMAZIONI GENERALI: - semplice/cec PAC? - portali informativi ad accesso libero - chioschi telematici - tv digitale - sms - call center Formulari on line - area riservata previa registrazione Istanze on line e dichiarazioni: - PEC id e autenticazione informatica - firma digitale (e FEA) - telefax Attivaz. procedimenti e transazioni - autenticazione informatica ATTENZIONE: SICUREZZA INFORMATICA (CIE/CNS SPID?) - posta certificata + firma digitale - pagamenti elettronici10 Comunicazioni Digitali e Imprese: la chiave del successo nella Società dell Informazione DIPENDENTI (INTRANET) P.A.D. PEC, FIRMA DIGITALE, IDENTIFICAZIONI INFORM. Fornitori/imprenditori (extranet - B2B) CLIENTI/UTENTI (B2C) servizi on line di comunicazione ( , sms, mms, siti web, blog, social etc.) Distretti industriali Filiere Consorzi Gruppi di imprese E-marketplaces11 L informazione digitale rilevante per sua natura ormai è sempre più dinamica, spesso strutturata e rappresentata da flussi di dati trasmessi in modalità multicanale: - è quindi sempre più spesso modificabile - non è facilmente attribuibile - viaggia su canali tendenzialmente insicuri - è continuamente sottoposta al cambiamento tecnologico - non è facilmente conservabile nel tempo ma l informazione è un documento?? va, quindi, inevitabilmente ridisegnato il concetto di forma scritta digitale Andrea Lisi Copyright 2014 Vietata diffusione e duplicazione12 anche la fase di formazione del documento informatico, quindi, si modifica Bozza Regole tecniche del documento informatico e gestione documentale Versione del 05/08/2011 Art. 3 comma 1 La formazione del documento informatico comprende le attività di cui alle seguenti principali tipologie: a) redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico, acquisizione per via telematica o su supporto informatico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati, provenienti da una o più basi dati anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Integrità e immodificabilità? Copyright 2012 Accenture All rights reserved. 1213 Commi 6 e 7 dell art. 3 della bozza di Regole tecniche sulla formazione del documento informatico: nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di registrazione dell esito della medesima operazione e dall applicazione di misure per la protezione dell integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione. Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale.14 DMEF 11 dicembre 2013, n. 141, Regolamento recante norme per la dematerializzazione delle quietanze di versamento alla Tesoreria statale Art. 6 : nel rispetto degli accordi stabiliti nell ambito del Sistema Informatizzato dei Pagamenti della Pubblica Amministrazione, nel Protocollo d intesa sono definite le modalità di firma dei flussi telematici NOZIONE DINAMICA DI DOCUMENTO INFORMATICO15 La scommessa del futuro digitale è: Garantire: - La (ragionevolmente) certa paternità - La corretta trasmissibilità e gestione - La adeguata fascicolazione e archiviazione - Il trattamento a norma - La necessaria sopravvivenza nel tempo a tutti i dati digitali che siano strategici per l impresa e/o che abbiano un rilievo giuridico attraverso avanzate tecniche di sicurezza informatica16 Autenticazione: - PEC - VPN e SPC - EDI - Aree Riservate Firma Digitale: - Autenticità - Integrità - Conservazione - Sicurezza - ing Il Responsabile della Conservazione È il custode dell autenticità del documento privo di peso17 Identificazione: - PEC - VPN e SPC - EDI - Aree Riservate Autorizzazione: - Autenticità - Integrità - Conservazione - Sicurezza - ing Il Responsabile della privacy È il custode della protezione dei dati personali 18 19 LEGISLAZIONE EUROPEA Le fonti giuridiche della digitalizzazione documentale: E INTERNAZIONALE LEGGI NAZIONALI STANDARD TECNICI E LINEE GUIDA PROVVEDIMENTI GARANTE USI E PRASSI (ANCHE GIURISPRUDENZIALI) Provvedimenti Ag. Italia Digitale20 Le norme in Italia ci sono e sono anche troppe!!! CI SONO le norme sul Documento Informatico, sulla Firma digitale e sulla Conservazione digitale: - Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), (D.Lgs. 235/10) - Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003) - Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole conservazione) DPCM 3 dicembre DPCM del 30 marzo 2009 DPCM 22 febbraio 2013 (Regole tecniche firma digitale) -DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata) Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali: - DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione digitale documenti fiscali) (oggi DMEF 17 giugno 2014) - D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (fattura elettronica) - Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005) - Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006) - Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 (Legge n. 228/2012) - Circolare AE 12/E del 3 maggio 201321 Libro Unico del Lavoro: Recenti Normative in vigore - Legge 133/2008 (conv. D.L. 112/2008) artt Decreto Ministero Lavoro 9 luglio Circolare n. 20/2008 Ministero Lavoro 21/08/ Note Inail 26/08/2008 e 10/09/ Registri e contratti assicurativi: - Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 (in vigore dal 1 luglio 2009) - Regolamento ISVAP n. 34 del 19 marzo 2010 (in vigore dal 15 luglio 2010) - Nuove Regole Tecniche su protocollo informatico, gestione elettronica e conservazione ai sensi dell art. 71 CAD (DPCM 03/12/2013)22 Finanziaria 2005: comma 197 e-cedolino Finanziaria 2006: comma 51 dematerializzazione corrispondenza Finanziaria 2007 : trasparenza retribuzioni Finanziaria 2008: commi obbligo di fatturazione elettronica alla PA New Decreto Salva Italia (DL 201/ conv in l. 214/2011) commi obbligo di PEC e telefonia VOIP Manovra Fine Estate (DL 112/2008): artt digitalizzazione LUL Legge 18 giugno 2009 n. 69 taglia carta, revisione CAD, Voip, AOL DL anticrisi 78/2009 convertito in Legge 3 agosto 2009, n. 102 D.L. 185/08 (L. 28 gennaio 2009 n. 2) PEC obbligatoria per tutti e Documenti originali unici smaterializzabili senza notaio!23 Le ultime novità DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69. Nuove Regole Tecniche Decertificazione: art. 15 L. 183/2011+Direttiva Pres. Consiglio Ministri 14/2011 Decreto semplificazioni: DL 9 febbraio 2012 n. 5 convertito in Legge 4 aprile 2012 n. 35 (Agenda Digitale) Misure urgenti crescita Paese: DL 22 giugno 2012 n. 83 convertito in Legge 7 agosto 2012 n. 134 (Agenzia per l Italia Digitale) Decreto crescita: 179/2012 conv. in Legge 221/2012 Decreto Trasparenza: D.Lgs. n. 33/2013 Decreto Pubblica Amministrazione: DL 90/2014 conv. L. 114/2014 Regolamento EiDAS: Regolamento N. 910/2014 del PARLAMENTO EUROPEO e del CONSIGLIO del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE 24 Le (altre) ultimissime novità Nuove Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (D.p.c.m. del 22 febbraio 2013 pubblicato in GU n. 117 del ) Secondo e ultimo decreto sulla fatturazione elettronica per le PA in Italia (Decreto 3 aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n GU n. 118 del ) Circolare AGID n. 62/2013 concernente le Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell'articolo 23-ter, comma 5 del CAD D.P.C.M. del 21 marzo Il Decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22, comma 5, del CAD (d.lgs. n. 82 del 2005) Decreto «FARE» (D. L. n. 69/2013 conv. L. 98/2013) - Agid sotto Pres. del Consiglio dei Ministri domicilio digitale unico e PEC per tutti razionalizzazione CED FSE per le Regioni wi-fi per tutti eliminazione del valore giuridico del fax Nuove Regole tecniche sul sistema di conservazione e sul protocollo informatico (2 DPCM 3 dicembre 2013 pubblicati in GU 12/03/2014)25 Tutto chiaro quindi in Italia a livello normativo in materia di digitalizzazione e di IT governance delle informazioni?26 Ricapitolando un po27 28 IL DOCUMENTO ANALOGICO IL DOCUMENTO INFORMATICO è un oggetto materiale è un oggetto immateriale 29 Il documento informatico non è carta informatica : Dobbiamo «documento liberarci digitale»: culturalmente testi, immagini, del peso dati della strutturati, carta disegni, vogliamo programmi, garantire filmati formati la sicurezza tramite al una futuro grandezza digitale fisica e alle che nostre assume informazioni valori binari, rilevanti ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine (art. 1 lett. d) DMEF 23 gennaio Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto e art. 1 lett. d) deliberazione AIPA 13 dicembre 2011) Documento informatico non è solo un.pdf o comunque un immagine digitalizzata di un foglio di carta, ma è qualsiasi dato digitale giuridicamente rilevante e strategico per l impresa o la PA: un tracciato EDI, un log file generato da una transazione commerciale su un sito web, una comunicazione , un analisi di dati di navigazione, un filmato digitale etc. documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (C.A.D., art. 1, comma 1, lett.p) «documento elettronico»: qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva (Regolamento eidas - REGOLAMENTO (UE) N. 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE30 Il documento informatico nella PA Art. 23 ter (mod. D.Lgs. 235/10): Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Art. 51, comma 2, del CAD dispone che i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni siano custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, mentre il comma 2 bis dello stesso articolo precisa che le amministrazioni hanno l'obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri archivi, non appena vengano a conoscenza dell'inesattezza degli stessi Ai sensi dell art. 40 del CAD comma 1, le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni del codice e delle regole tecniche in vigore.31 Qualche esempio di Documento Informatico con firma digitale: Siamo sicuri di saperlo verificare?32 Lo scopo della Normativa Garantire al Documento Informatico Amministrativo, Contabile e Fiscale: - La paternità (Firma Digitale o altri sistemi di identificazione) - L integrità (Firma Digitale/Firma Elettronica Qualificata e FEA) - La trasmissibilità informatica (PEC o SPC o EDI) - la corretta gestione (archiviazione elettronica) - La memorizzazione digitale nel tempo (Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza) attraverso una complessa procedura di conservazione Massima attenzione ai formati documentali N.B.: Duplice funzione della firma digitale Copyright 2012 Accenture All rights reserved. 3233 La legge attualmente in vigore e le sue definizioni Il Codice della amministrazione digitale (art. 1) Firma elettronica (lett. q) - L insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica Firma elettronica avanzata (lett. q-bis) - Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Firma elettronica qualificata (lett. r) - Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma Firma digitale (lett. s) - Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici L imputabilità giuridica Le distinzioni: - la sottoscrizione - la firma la forma scritta digitale non sempre coincide con la sottoscrizione del documento34 Il Codice della amministrazione digitale (artt. 20, 21) 1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall articolo Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria 2-bis). Salvo quanto previsto dall articolo 25, le scritture private di cui all articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. [ ] I formati documentali La forma digitale sottoscritta: - firma digitale - FEA - firma «grafometrica» differenziare documenti e contratti35 FIRMA DIGITALE FIRMA ELETTRONICA valore formale e probatorio predefinito per legge difficilmente disconoscibile equivale alla sottoscrizione cartacea associata alla marca temporale conferisce al documento certezza giuridica è genus indefinito La sua valenza formale e probatoria è relativa può essere facilmente disconoscibile garantisce la paternità, non sempre l autenticità E la firma elettronica avanzata?36 ART. 24 (Firma digitale) 1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata. 2. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente. 3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso. 4. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare e del certificatore e gli eventuali limiti d'uso. 37 La firma elettronica avanzata Le nuove regole Tecniche La Firma Elettronica Avanzata, non è un determinato software, né una determinata tecnologia, ma è un sistema neutro, sicuro e affidabile che garantisca l appartenenza di un documento informatico reso immodificabile ad un soggetto Art. 56 Caratteristiche delle soluzioni di firma elettronica avanzata 1. Le soluzioni di firma elettronica avanzata devono garantire: a) l identificazione del firmatario del documento; b) la connessione univoca della firma al firmatario; c) il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma; d) la possibilità di verificare che l oggetto della sottoscrizione non abbia subito modifiche dopo l apposizione della firma; e) la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; f) l individuazione del soggetto di cui all art. 55, comma 2, lettera a); g) l assenza di qualunque elemento nell oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati h) la connessione univoca della firma al documento sottoscritto La sua valenza formale e probatoria dipende dal sistema che si sviluppa E ricordiamoci sempre: Articolo 1352 c.c. Se le parti hanno convenuto per iscritto di adottare una determinata forma per la futura conclusione di un contratto, si presume che la forma sia stata voluta per la validità di questo Esempio di firma elettronica avanzata: strong authentication + sistema sicuro di transazione + sistema di conservazione dei log Copyright 2012 Accenture All rights reserved. 3738 La firma elettronica avanzata - Le nuove regole Tecniche Art Obblighi per i soggetti che erogano per proprio conto soluzioni di firma elettronica avanzata 1. I soggetti di cui all art. 55, comma 2, lettera a) devono: a) identificare in modo certo l utente tramite un valido documento di riconoscimento, informarlo in merito agli esatti termini e condizioni relative all'uso del servizio, compresa ogni eventuale limitazione dell'uso, subordinare l attivazione del servizio alla sottoscrizione di una dichiarazione di accettazione delle condizioni del servizio da parte dell utente; b) conservare per almeno venti anni la dichiarazione di cui alla lettera a) ed ogni altra informazione atta a dimostrare l ottemperanza a quanto previsto all art. 56, comma 1, garantendone la disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità; c) fornire liberamente e gratuitamente copia della dichiarazione e le informazioni di cui alla lettera b) al firmatario, su richiesta di questo; d) rendere note le modalità con cui effettuare la richiesta di cui al punto c), pubblicandole anche sul proprio sito internet; e) rendere note le caratteristiche del sistema realizzato atte a garantire quanto prescritto dall art. 56, comma 1; f) specificare le caratteristiche delle tecnologie utilizzate e come queste consentono di ottemperare a quanto prescritto; g) pubblicare le caratteristiche di cui alle lettere e) e f) sul proprio sito internet; anche sul proprio sito internet; f) consentire l uso della firma elettronica qualificata e della firma digitale, ove applicabile, in alternativa alla firma elettronica avanzata per i procedimenti per i quali è previsto l uso della firma elettronica avanzata; g) assicurare, ove possibile, la disponibilità di un servizio di revoca del consenso all utilizzo della firma elettronica avanzata e un servizio di assistenza. Limiti d uso: La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto di cui all art. 55, comma 2, lettera a) (art. 60 Regole Non è prevista alcuna autorizzazione Tecniche) preventiva Le domande: -so quello che firmo? -come associo la firma al documento? -cosa conservo? e chi conserva? -rilascio ricevute certe su ciò che si è firmato? Etc. Copyright 2012 Accenture All rights reserved. 3839 La firma elettronica avanzata - Le nuove regole Tecniche Art. 61 Soluzioni di firma elettronica avanzata 1. L'invio tramite posta elettronica certificata di cui all'art. 65, comma 1, lettera c-bis) del Codice, effettuato richiedendo la ricevuta completa di cui all'art. 1, comma 1, lettera i) del decreto 2 novembre 2005 recante «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata» sostituisce, nei confronti della pubblica amministrazione, la firma elettronica avanzata ai sensi delle presenti regole tecniche. 2. L'utilizzo della Carta d'identita' Elettronica, della Carta Nazionale dei Servizi, del documento d'identita' dei pubblici dipendenti (Mod. ATe), del passaporto elettronico e degli altri strumenti ad essi conformi sostituisce, nei confronti della pubblica amministrazione,la firma elettronica avanzata ai sensi delle presenti regole tecniche per i servizi e le attivita' di cui agli articoli 64 e 65 del codice. 3. I formati della firma di cui al comma 2 sono gli stessi previsti ai sensi dell'art. 4, comma Le applicazioni di verifica della firma generata ai sensi del comma 2 devono accertare che il certificato digitale utilizzato nel processo di verifica corrisponda ad uno degli strumenti di cui al medesimo comma. 5. I certificatori accreditati che emettono certificati per gli strumenti di cui al comma 2 rendono disponibili strumenti di verifica della firma. 6. Fermo restando quanto disposto dall'art. 55, comma 1, al fine di favorire la realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata, l'agenzia elabora Linee guida sulla base delle quali realizzare soluzioni di firma elettronica avanzata conformi alle presenti regole tecniche. Copyright 2012 Accenture All rights reserved. 39 40 La firma biometrica Il termine riconoscimento biometrico fa riferimento all identificazione o alla verifica automatica dell identità attraverso strumenti di valutazione di caratteristiche fisiche o comportamentali (Linee Guida CNIPA 2004) Acquisizione sul documento dell immagine della sottoscrizione di un soggetto Acquisizione evoluta sul documento di vari dati comportamentali di chi firma (può richiedere la necessità di interpello ai sensi dell art. 17 Codice privacy e la sua valenza probatoria può essere robusta) Acquisizione biometrica come credenziale forte di autenticazione (può richiedere la necessità di interpello ai sensi dell art. 17 Codice privacy e può servire per sbloccare in remoto certificati di firma digitale) Se non è verificabile il comportamento di chi firma, non è biometria e non crea problemi tecnici e di privacy, ma ha scarso valore giuridico È la versione elettronica della sottoscrizione cartacea. Può essere di volta in volta verificabile la sua autenticità e non c è centralizzazione di dati biometrici Può servire a garantire un accesso riservato di transazione, ma anche come modello di sottoscrizione digitale e, quindi, garantire un accesso in remoto al proprio certificato di firma custodito da un HSM41 42 ART. 34 (Norme particolari per le pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati) 1. Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni: a) possono svolgere direttamente l'attività di rilascio dei certificati qualificati avendo a tale fine l'obbligo di accreditarsi ai sensi dell'articolo 29 ; tale attività può essere svolta esclusivamente nei confronti dei propri organi ed uffici, nonché di categorie di terzi, pubblici o privati. I certificati qualificati rilasciati in favore di categorie di terzi possono essere utilizzati soltanto nei rapporti con l'amministrazione certificante, al di fuori dei quali sono privi di ogni effetto ad esclusione di quelli rilasciati da collegi e ordini professionali e relativi organi agli iscritti nei rispettivi albi e registri; con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dei Ministri per la funzione pubblica e per l'innovazione e le tecnologie e dei Ministri interessati, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, sono definite le categorie di terzi e le caratteristiche dei certificati qualificati; b) possono rivolgersi a certificatori accreditati, secondo la vigente normativa in materia di contratti pubblici. 2. Per la formazione, gestione e sottoscrizione di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascuna amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa, regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui all'articolo 71. [ ] 5. Entro ventiquattro mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di idonee procedure informatiche e strumenti software per la verifica delle firme digitali secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all'articolo 71.43 Art. 47 CAD (Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni) 1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax (*) ; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all articolo 2, comma 2, provvedono ad istituire e pubblicare nell Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. (*) punto aggiunto dal c.d. Decreto del Fare (Decreto legge n. 69/2013), in seguito alle modificazioni apportate dalla legge di conversione n. 98 del 9 agosto44 Art. 65 CAD (Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica) 1. Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici ai sensi dell articolo 38, commi 1 e 3, del decreto del presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato; b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente, c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo, 64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con modalità le modalità di cui all articolo 38, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445; c-bis) ovvero se trasmesse dall autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell articolo 6, comma 1, secondo periodo. Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributario. 1-bis. Con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione e del Ministro per la semplificazione normativa, su proposta dei Ministri competenti per materia, possono essere individuati i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale. Andrea Lisi Copyright Vietata diffusione e duplicazione45 1-ter. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis), comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso. 2. Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento. 3. Il comma 2 dell'articolo 38 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è sostituito dal seguente: «2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82».46 Art. 38 TUDA - Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze 1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica. 2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica, vi comprese le domande per la partecipazione a selezioni e concorsi per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, o per l'iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.47 Art. 45. CAD Valore giuridico della trasmissione 1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. 2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.48 46. Dati particolari contenuti nei documenti trasmessi. (CAD) 1. Al fine di garantire la riservatezza dei dati sensibili o giudiziari di cui all'articolo 4, comma 1, lettere d) ed e), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni per via telematica possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e indispensabili per il perseguimento delle finalità per le quali sono acquisite.49 50 La Giurisprudenza: - il TAR Puglia - Bari, Sez. I, con la sentenza n del 24 maggio 2012 dichiara l obbligatorietà della sottoscrizione dell offerta con firma digitale in caso di gare telematiche - una recente sentenza del TAR Milano (T.A.R. Lombardia Milano Sez. IV, Sent., , n. 1942) ha annullato un provvedimento di esclusione dalla procedura di gara indetta da LOMBARDIA INFORMATICA SPA. Lombardia Informatica S.p.A. aveva provveduto all esclusione dalla gara per la fornitura di soluzioni infusionali la Baxter S.p.A., società ricorrente, in quanto all'atto della presentazione dell'offerta in via elettronica, avrebbe sottoscritto ed immesso nel sistema un documento vuoto, file di dimensioni pari a 0 kb nonchè privo dei contenuti richiesti, in luogo della dichiarazione di offerta economica. La procedura di gara pubblica era gestita in via informatica per il tramite di piattaforma SinTel. E' stato accertato che il sistema SInTel utilizzato non garantiva il tracciamento di ogni operazione compiuta sulla piattaforma, e l'inalterabilità delle registrazioni (log) di sistema, quali rappresentazioni informatiche degli atti e delle operazioni compiute, valide e rilevanti ai sensi di legge.51 Firma digitale e Cons. Stato Sez. VI, 20/09/2013, n Ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera s) del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) la firma digitale si distingue dall'ordinaria firma elettronica per il particolare grado di certezza ed attendibilità che la caratterizza (Parziale riforma della sentenza del T.a.r. Lombardia - Milano, sez. III, n. 842/2013). Cons. Giust. Amm. Sic., 31/05/2011, n. 404 Nell'ipotesi di polizza generata in via informativa, ma prodotta in forma cartacea, il requisito dell'autenticità deve essere asseverato da un pubblico ufficiale ai sensi del ripetuto art. 23, comma 2-bis del D.Lgs. n. 82 del 2005 (codice dell'amministrazione digitale), a mente del quale "le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l'originale da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato".52 Valore della PEC e della Giudice di pace Palermo Sez. III, 21/07/2012 In ossequio a quanto stabilito dagli artt. 20, 21 e 45 del Codice dell'amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82 del 2005), la posta elettronica non certificata e, quindi, priva di sottoscrizione digitale, è considerata alla stregua del telegramma, avente efficacia probatoria della scrittura privata ex art c.c. e, ad ogni modo, liberamente apprezzabile dal Giudice Trib. Prato, 15/04/2011 Ditta Naturaasi c. Soc. R.F. & Sanilab Posto che l' non certificata è qualificabile come documento informatico dotato di firma elettronica c.d. semplice, la stessa, sul piano probatorio, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (nella specie, l' tradizionale era volta a provare l'avvenuta tempestiva denuncia dei vizi della merce acquistata).53 originale informatico vs. copia cartacea La Suprema Corte accogliendo il ricorso dell Agenzia delle Entrate specifica come i dati dichiarativi presentati dal contribuente sono quelli contenuti nella traccia telematica, mentre la copia cartacea sottoscritta dal contribuente è strumento utile ai soli controlli, eventuali e successivi. Non vi è perciò ragione per ritenere che in ipotesi di contraddizione tra i dati risultanti nella dichiarazione presentata in via telematica e la copia conservata con modalità cartacea il giudicante possa attribuire preferenza a questi ultimi e perciò ritenere che la predetta copia cartacea sia opponibile al Amministrazione a preferenza di quella trasmessale per via telematica. (ordinanza Cassazione n del 30 agosto 2013)54 Valore probatorio dei log Il tribunale di Napoli esamina il caso di un licenziamento di un dipendente per accesso abusivo alle mail aziendali e approfondisce il profilo dell'efficacia probatoria dei file di log (Tribunale Napoli, Ordinanza 29/04/2014). La relazione del CTU ha evidenziato come i sopra citati dati non siano attendibili né affidabili. L azienda non ha adottato adeguate misure per attestare e precostituirsi l immodificabilità e attendibilità dei file di log. Nel momento in cui è stata effettuata la copia dei log che ricollegano al pc del ricorrente l indirizzo Ip utilizzato il contenuto del file non è stato sottoposto a nessun controllo di integrità al fine di sancire l identità assoluta con il dato nel suo contenuto originale, così come prodotto dal sistema. Secondo il CTU, in assenza di tali garanzie, il dato dei file di log è alterabile. I log sono stati infatti esportati su file di testo, consultabili e alterabili con un normale strumento di edizione. L azienda avrebbe dovuto adottare specifiche policy di conservazione della prova digitale attraverso la produzione di log firmati digitalmente e marcati temporalmente, al fine di stabilire, in questo caso, l esatta identicità con il dato originale. In mancanza del sopra citato accorgimento, il CTU sottolinea la reale possibilità di alterazione del contenuto del file in considerazione del fatto che il file copiato è in semplice formato testo: secondo il giudice, alla luce delle risultanze del CTI, viene così a mancare la prova inconfutabile del contenuto del file di log.55 Utilità di Policy di utilizzo e Privacy policy e Validità dei log Garantire prove digitali giuridicamente rilevanti «Per quanto concerne l attestazione di tutte le operazioni effettuate dal Pannello il Cliente prende atto ed accetta, per se e per i terzi cui ha consentito, a qualsiasi titolo, di utilizzare il Servizio, che faranno fede esclusivamente i LOG del Fornitore conservati a norma di legge, come indicato nella Policy Privacy Aruba» (fonte contratto Cloud Aruba). 56 57 DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI SMATERIALIZZABILI AI SENSI DEL DM 23 GENNAIO Fatture, bollette, lettere, telegrammi ricevuti - Distinte meccanografiche e registri (corrispettivi e registri fatture emesse) - Il libro giornale e il libro degli inventari - Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali - Le scritture ausiliarie di magazzino - Il registro dei beni ammortizzabili - Il bilancio d esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa - I registri prescritti ai fini IVA, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse - Dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio i modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili - I libri sociali - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo - Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti - Le disposizioni contenute nel DMEF 23 gennaio 2004, infine, si applicano alla relazione sulla gestione (art.2428 c.c.) e alla relazione dei sindaci (art c,c.) e dei revisori contabili, che per legge devono essere allegate al bilancio d esercizio.58 Oggi comunque tutti i documenti possono nascere informatici o comunque sono digitalizzabili ex lege Altre tipologie documentali: - Documenti amministrativi - Documenti privacy - Contratti e atti di trasferimento quote societarie (DL 112/2008) - Documenti sanitari e amministrativi - Nota spese dipendenti e schede carburante - Libro Unico del lavoro (DL 112/2008 conv. L. 133/ Circ. Min. Lavoro n. 20/2008) - Registri assicurativi - la corrispondenza telematica, la PEC - contratti web, «registrazioni informatiche», tracciati strutturati etc. Documenti analogici? Documenti informatici?59 60 61 Non è solo questione di adeguamento a leggi: è in gioco il futuro delle nostre informazioni rilevanti e, per rendere sicuro questo futuro, l unico scenario possibile è garantire nell ente pubblico e nell impresa la possibilità di sviluppare una nuova forma di organizzazione e di gestione dei flussi documentali digitalizzati in modo certo e incontrovertibile! E solo un sistema di conservazione digitale a norma può consentire un futuro giuridicamente rilevante ai nostri documenti informatici! 62 ART. 43 CAD (Riproduzione e conservazione dei documenti) 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformita' dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71. La conservazione digitale non è una scelta eventuale, ma un dovere! 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71. 63 Quindi, chi fattura elettronicamente, chi invia e riceve PEC, chi utilizza la firma digitale (o altre forme di firma, anche «grafometriche») per sottoscrivere documenti informatici, chi pubblica online documenti, deve conservare tali oggetti informatici predisponendo un idoneo sistema di conservazione allineato alle nuove regole tecniche, altrimenti mette a rischio la validità di tutti i documenti informatici prodotti o ricevuti dal proprio ente di appartenenza.64 Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell amministrazione o dell area organizzativa omogenea di riferimento di cui all articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l integrità del documento; c) la leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto. Chiave interpretativa per la normativa sulla conservazione dei documenti informatici e sulla fatturazione elettronica65 Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) - NEW Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. La conservazione digitale si fa in tre! Responsabile Privacy Responsabile conservazione Archivista66 Art. 7 Nuove Regole Tecniche in materia di conservazione contenute nel DPCM 3 dicembre 2013 (Responsabile della conservazione) - NEW Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni (almeno) TRE figure professionali obbligatorie per chi gestisce documenti informatici Responsabile Privacy Responsabile conservazione Archivista67 L'organizzazione In strutture complesse gerarchia di responsabili a più livelli Solo PA RESPONSABILE DEI FLUSSI DOCUMENTALI RESPONSABILE DELLA SICUREZZA E RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI TITOLARE Responsabilità penale d impresa RESPONSABILE PRIVACY RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE MANUALE DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA DPS E REGOLAMENTI INTERNI MANUALE DELLA CONSERVAZIONE INCARICATO INCARICATO INCARICATO INCARICATO La Governance del patrimonio informativo di una società o una PA: Compliance normativa nella Società dell Informazione68 69 Le definizioni dei Responsabili secondo le nuove regole tecniche (all. 1) responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell insieme delle attività elencate nell articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali responsabile della sicurezza: soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza70 Secondo le nuove regole tecniche Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia (art. 6 Regole Tecniche sulla conservazione) Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente (art. 5 Regole Tecniche sulla conservazione) Il Coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell art. 50, comma 4, del testo unico (art. 4 Regole Tecniche protocollo informatico)71 Secondo le nuove regole tecniche Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. (art. 7 comma 3 Regole Tecniche sulla conservazione) Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato. (art. 7 comma 4 Regole Tecniche sulla conservazione) Il Coordinatore della Gestione Documentale è il responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee (All. 1)72 L obiettivo perseguito da tali nuove figure professionali è la Digital Preservation Titolo della presentazione73 Cosa dicono le nuove regole tecniche sulla conservazione? Art. 12 Nelle PA il Piano della sicurezza del sistema di conservazione dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile della sicurezza, nell ambito del Piano generale della sicurezza, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice privacy) e dal disciplinare tecnico di cui all allegato B dello stesso Codice, nonché coerentemente a quanto previsto dagli artt. 50-bis e 51 del CAD.74 Art. 50-bis - (Continuità operativa) In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell informazione, le pubbliche amministrazioni predispongono i piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività. 2. Il Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione assicura l omogeneità delle soluzioni di continuità operativa definite dalle diverse Amministrazioni e ne informa con cadenza almeno annuale il Parlamento. 3. A tali fini, le pubbliche amministrazioni definiscono : a) il piano di continuità operativa, che fissa gli obiettivi e i principi da perseguire, descrive le procedure per la gestione della continuità operativa, anche affidate a soggetti esterni. Il piano tiene conto delle potenziali criticità relative a risorse umane, strutturali, tecnologiche e contiene idonee misure preventive. Le amministrazioni pubbliche verificano la funzionalità del piano di continuità operativa con cadenza biennale; b) il piano di disaster recovery, che costituisce parte integrante di quello di continuità operativa di cui alla lettera a) e stabilisce le misure tecniche e organizzative per garantire il funzionamento dei centri di elaborazione dati e delle procedure informatiche rilevanti in siti alternativi a quelli di produzione. DigitPA assicura l omogeneità delle soluzioni tecniche idonee a garantire la salvaguardia dei dati e delle applicazioni informatiche, verifica annualmente il costante aggiornamento dei piani di disaster recovery delle amministrazioni interessate e ne informa annualmente il Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione. 4. I piani di cui al comma 3 sono adottati da ciascuna amministrazione sulla base di appositi e dettagliati studi di fattibilità tecnica; su tali studi è obbligatoriamente acquisito il parere di DigitPA.. In vigore dall aprile del 2012!75 51. CAD Sicurezza dei dati. 1. Le norme di sicurezza definite nelle regole tecniche di cui all'articolo 71 garantiscono l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati. 2. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni devono essere custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Non c è conservazione senza sicurezza informatica76 E cosa dicono le nuove regole tecniche sul protocollo informatico? In riferimento ai requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, si impone di rispettare le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali (di cui al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196); il registro giornaliero di protocollo deve essere trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, al fine di garantirne l immodificabilità del contenuto. Una previsione simile era contemplata anche nel DPCM 31 ottobre 2000, tuttavia senza uno specifico riferimento al sistema di conservazione.77 Da tali norme emerge chiaramente come, anche alla luce del CAD, nelle pubbliche amministrazioni il Responsabile della conservazione debba necessariamente operare d intesa con e il Responsabile per il trattamento dei dati personali e, nelle PA, anche con il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi). 78 79 Dal nuovo Codice della Amministrazione Digitale: Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) - NEW Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Possibilità per i Responsabili della conservazione di aziende e P.A. di affidare in outsourcing i processi di conservazione digitale e ottenere la certificazione di conformità dei relativi processi!80 Dalle Regole Tecniche (art. 6 Ruoli e Responsabilità): 6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. Possibilità per i Responsabili della conservazione di aziende e P.A. di affidare internamente o esternamente ruoli e responsabilità81 Un possibile schema di esternalizzazione dei servizi di conservazione Titolare dei Documenti e dei Dati (nomina Responsabile interno del procedimento conservazione che predispone il Manuale) Responsabile del sistema di conservazione - CONSERVATORE (con suo referente interno) Delegato al alcuni processi (back up, disaster recovery, verifiche, restore, procedure operative etc.) Organismo di Vigilanza e Certificazione82 Dal nuovo Codice della Amministrazione Digitale: Art. 44 bis (Conservatori accreditati) - NEW 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l accreditamento presso DigitPA. 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro Vi è ora la possibilità di far accreditare presso DigitPA (AGID) i propri processi di conservazione sotto il profilo della sicurezza e della qualità (nel rispetto, quindi, di una serie di misure di sicurezza che variano a seconda della tipologia del dato trattato e degli strumenti utilizzati). (Circolare DigitPA 29 dicembre 2011 n. 59) Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 201483 Dalle Regole Tecniche (art. 5 Modelli organizzativi della conservazione): 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a) all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l Agenzia per l Italia digitale. 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all art. 44 -bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni. Tutto chiaro??84 85 Quali regole tecniche si applicano? 1. Il presente decreto entra in vigore il trentesimo giorno successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana (12 marzo 2014). 2. I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto. 3. Fino al completamento del processo di cui al comma 2, restano validi i sistemi di conservazione realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Il Responsabile della conservazione valuta l opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti. 4. La deliberazione CNIPA n. 11/2004 cessa di avere efficacia nei termini previsti dai comma 2 e 3. TUTTO CHIARO?86 Normativa vigente applicabile: - Codice dell Amministrazione Digitale - Codice Privacy - Deliberazione CNIPA n. 11/ DPCM 3 dicembre 201387 Uno sguardo alla deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Suddivisione della normativa in due macroaree Documenti analogici [documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia] Documenti informatici (la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi; 88 Art. 3 Deliberazione CNIPA Processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.89 Art. 4 Deliberazione CNIPA Processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. 2. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. 3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 44590 Art. 6. Obbligo di esibizione 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo. 2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica. 3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.91 L equivalenza dei supporti di memorizzazione Art. 8. Altri supporti di memorizzazione 1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della disciplina dettata dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione. 92 La deliberazione CNIPA IN ESTREMA SINTESI - Documenti informatici: il processo termina con firma digitale e riferimento temporale del resp. conservazione - Documenti analogici: il processo termina con l apposizione di firma digitale e riferimento temporale del pubblico ufficiale solo per gli originali unici - Equipollenza dei supporti di memorizzazione - Esibizione telematica93 Riferimento temporale/marca temporale Attribuibilità e immodificabilità del documento Firme Elettroniche/ Digitali e Riferimenti Temporali su singoli documenti Dematerializzazione e conservazione sostitutiva (C.A.D. e Del. CNIPA n. 11/2004) Formazione del documento o sua riproduzione sostitutiva Conservazione documento Archiviazione Elettronica Firma digitale + Marca Temporale sul lotto di documenti Outsourcing (art. 5 Del. CNIPA) Sicurezza della conservazione Misure di sicurezza: back up, disaster recovery e restore ART bis CAD. Le pubbliche amministrazioni implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l erogazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l intervento di privati. 94 Le nuove Regole tecniche in materia di sistema di CONSERVAZIONE ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5- bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del DPCM 3 DICEMBRE 2013 Vedere altro
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 art. 3
 Art. 6
 art. 71
 art. 15
 art. 1
 art. 1
 Art. 23
 Art. 51
 art. 40
 articolo 25
 articolo 1350
 ART. 24
 Art. 56
 art. 55
 Articolo 1352
 art. 55
 art. 56
 art. 56
 art. 55
 Art. 61
 art. 17
 art. 17
 ART. 34
 Art. 47
 articolo 55
 articolo 2
 Art. 65
 articolo 38
 articolo 38
 articolo 71
 articolo 6
 Art. 38
 Art. 45
 sentenza 
 sentenza 
 sentenza 
 art. 23
 ART. 43
 Art. 44
 articolo 50
 Art. 44
 articolo 29
 articolo 61
 Art. 7
 articolo 61
 articolo 8
 art. 50
 articolo 50
 Art. 12
 Art. 50
 Art. 44
 articolo 43
 art. 5
 Art. 44
 art. 44
 art. 44
 Art. 3
 Art. 4
 Art. 6
 Art. 8
 articolo 17
 art. 3
 art. 13
 Art. 1
 Art. 1
 articolo 30
 ART. 38
 ART. 124
 ART. 326
 Articolo 1
 Art. 23
 Art. 23
 ARTICOLO 1
 art. 125
 Art. 11
 art. 17