Source: https://low.geneses.fr/author/pentatateuke/
Timestamp: 2020-01-25 21:47:28+00:00

Document:
﻿ Daniel DUBOIS | Le Traitement de texte
de LibreOffice selon geneses.fr
1.1 Installer LibreOffice
1.2 Lancer et découvrir LibreOffice
1.3 Document : création, édition, sauvegarde, rappel
1.4 Les gestes de base
1.5 Insérer une image dans le texte
1.6 Imprimer un document
1.7 Quelques astuces
2. Automatismes
2.1 Cadrages automatiques avec les tabulations
2.2 En-têtes et pieds-de-page
2.3 Les styles
2.31 Les styles, approche
2.32 Les styles, gestion – généralités
2.33 Les styles, gestion du type Paragraphe
2.34 Les styles, gestion – les cadres
2.35 Les styles, gestion – les types Page et autres
2.4 Les notes en bas de page
2.5 Les listes
2.6 Le sommaire automatique
2.7 Les textes répétitifs
2.8 Les modèles
2.9 La table des matières
2.10 Les tables d’index
3. Repères et circulations
3.1 Affichages et repères
3.2 Les liens
3.3 Les renvois
4.1 Couleurs, autres motifs et transparence
4.2 Des gadgets qui n’en sont pas
4.3 Composer des cartes de visite
4.4 Composer des étiquettes adresse
4.5 Composer un mailing personnalisé
Retour sur Genèses
Tous les articles par Daniel DUBOIS
7 janvier 2018 Non classéDaniel DUBOIS
LOW – 20/04/2018 – 2
LibreOffice : 5.3.7.2
4.4 composer des étiquettes adresses
J’appelle mailing personnalisé, une opération qui produit, au niveau du traitement de texte, une suite de documents personnalisés en vue de leur impression. Le mailing s’appuie sur un document contenant outre du texte classique, des champs d’une base de données. Ces champs peuvent être des informations d’identité, et tout message. Lors de l’impression du document, le texte matrice est répété pour chacun des enregistrements sélectionnés de la base de données utilisée. Les champs sont remplacés par les valeurs lues dans la base pour chaque enregistrement.
LibreOffice propose des assistants pour l’impression des mailings ou leur envoie par courriel. Ces assistants se moulent dans des organisations présupposées, qui ne sont pas nécessairement celles de tout le monde. Voici la procédure que j’utilise.
Je veux adresser à une liste de destinataires, une lettre d’information qui sera très personnalisée :
Je veux mettre le titre, le nom et le prénom, l’adresse postale complète en tête de page pour utiliser des enveloppes à fenêtre.
Pour l’adressage initial (par exemple, ‘Cher Monsieur’), je veux utiliser une formule particulière à chacun.
Le texte comprend un premier passage commun à tous les destinataires. Je veux pouvoir lui ajouter, selon les destinataires, un, deux ou trois messages (A,B et C). Chacun de ces messages sera identiques pour tous ceux qui les recevront.
Enfin, je veux conclure par une formule de salutation personnelle propre à chaque destinataire.
Pour la réalisation du mailing, je commence par créer une base de données dans une feuille de classeur LibreOffice Calc.
J’appelle cette feuille Liste_envoi. Le classeur s’appelle Mailing_1. Il est enregistré dans Mon_dossier.
Dans la feuille Liste_envoi, je crée les colonnes nécessaires.
Vague : pour suivre les modifications successives de la base ;
Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2, CDP, Ville, Tel, Courriel : informations classique d’identification ;
Adressage : pour mettre en tête du texte ; exemple : ‘Cher Monsieur’ ;
Message_A, Message_B, Message_C ;
Salutation, exemple : ‘Avec mes meilleures salutations’.
Soit une quinzaine de colonnes.
Je respecte une harmonie dans les titres de colonne. Ce sera le nom des champs que je vais insérer dans mon document :
Initiale en majuscule, le reste en minuscules ;
Pas d’espace, remplacée par « _ ».
Je remplis mon tableau, récupérant des informations par copier/coller, répétant par copie les contenus identiques.
Quand je considère que ma Liste_envoi est prête, je passe à la rédaction de mon texte.
3. Préparation du document
Je crée un nouveau document classique à partir d’un modèle éventuellement.
Avant d’entrer dans la composition, je change sa base de données : c’est-à-dire que je vais déclarer Mon_dossier/ Mailing_1/ Liste_envoi comme base de données associée à ce document. La méthode est identique à celle vue pour les étiquettes adresses.
Ensuite, je tape mon texte, insérant quand c’est le moment un champ avec la fenêtre [Ctrl+ F2].
Ici, je n’ai pas besoin d’insérer une commande Enregistrement suivant. La fin de page qui à l’impression va déclencher le changement de feuille, va déclencher aussi dans le déroulement de la liste des destinataires, le passage à l’enregistrement suivant.
4. Génération du fichier
L’opération est analogue à la génération du fichier des étiquettes adresse. Avec toutes les possibilités que nous avons vues en détail.
5. Prolongements mailing par courriel
LibreOffice Writer propose un assistant pour faire des mailings par courriel qui ne m’a pas convaincu.
J’utilise personnellement Mail Merge avec Thunderbird qui fonctionne de la même manière avec des textes alternatifs sous condition, ce qui permet de faire tout ce que l’on veut. Je présente cette solution en détail ici : BPMI – 4.7 Les mailings par courriel.
1. Le concept de base de données
2. Procédure générale ce composition d’étiquettes adresses
2.1 Je choisis la planche d’étiquettes
2.2 Je dessine les étiquettes sur la planche en traitement de texte
2.3 Je rédige l’étiquette de base
2.4 Je synchronise l’étiquette de base avec les autres étiquettes de la planche
2.5 Je crée le document final
3. Associer une base de données à la planche
3.1 La base de données doit exister et être accessible
3.2 La base de données doit être reconnue par LibreOffice
3.21 Démarche basique de reconnaissance
3.22 Reconnaissance d’un classeur comme base de données
3.23 Gestion des bases de données reconnues
3.3 Associer une base à la planche
3.4 Précisions sur l’association base/planche
4. Générer une vignette de base
4.2 Processus d’insertion des champs
4.3 Mise en forme de la vignette de base
4.4 Synchroniser les étiquettes de la planche
5. Sortie des étiquettes adresses
5.1 Précisions préliminaires
5.2 Processus de sortie des étiquettes adresses
5.3 Impression des étiquettes
6. Quelques précisions
6.1 Simplicité et fiabilité
6.2 Association planche/base de données
6.3 Les sources de données
6.31 Les sources de données en traitement de texte
6.32 Utilisation avec les planches d’étiquettes
6.33 Utilisation lors de la sortie
6.331 Sélection des enregistrements concernés
6.332 Génération du fichier avec les enregistrements sélectionnés
6.4 Quelques problèmes vite résolus
6.41 Une page blanche dans le fichier généré entre deux pages correctes
6.42 Que faire du fichier.odb dans Mes Documents ?
6.43 Génération en plusieurs vagues
6.44 Et les assistants ?
Dans cette section, nous abordons une extension très importante du traitement de texte : les documents personnalisés. Dans ces documents, des champs particuliers permettent de récupérer les informations d’une base de données. Ce qui suppose en amont, une gestion de cette base ; et au niveau de la sortie du document, un assemblage dynamique qui répète le document à chaque élément de la base de données. Voilà les ingrédients de cette recette délicate des documents personnalisés : une base, un document avec des champs particuliers, une sortie répétitive synchronisée avec le défilement des informations.
Dans sa forme classique, une base de données (BDD) est un ensemble de tables. Une table regroupe des articles qu’on appelle aussi des enregistrements. Les enregistrements sont composés de champs destinés à recevoir des informations. Ils sont accessibles par un index.
En général, tous les enregistrements ont la même structure. Les champs sont désignés par un nom, comme les variables en algèbre (‘X’) ; ces champs enregistrent des informations qui sont variables d’un enregistrement à l’autre (X = 12 : 12 est le contenu d’un champ).
Un tableau de tableur peut être considéré comme une base de donnée. Chaque feuille du tableau est une table. Dans cette table, chaque ligne du tableau est un enregistrement. Sur cette ligne, chaque colonne est un champ. Le contenu d’une cellule, au croisement d’une ligne et d’une colonne contient l’information de base. Le nom des champs, indispensable pour accéder à l’information de base, est généralement enregistré sur la première ligne de la feuille. L’index est le numéro de ligne.
Pour les étiquettes-adresses que nous étudions ici et les lettres personnalisées que nous verrons dans la fiche suivante, LibreOffice associe au document à imprimer une base de données. Dans ces deux cas, nous allons utiliser un tableau LibreOffice Calc.
Pour imprimer des planches d’étiquettes adresses avec une étiquette différente par destinataire, la procédure générale est voisine de celle des cartes de visite. J’indique ici ce qui change.
Cette étape est identique à celle des cartes de visite.
2.2 Je dessine les étiquettes sur la page de traitement de texte
Dans cette étape, je commence par associer la base de données à mes étiquettes. Cette opération est décrite ci-après (3.¹). Je poursuit comme pour les cartes de visite en dessinant la planche et je termine par ▼ ◄ Nouveau document ►.
Rédaction identique à celle des cartes de visite, sauf que l’essentiel des informations sont des champs de la base de données. Cette insertion de champs est détaillée ci-après (4.2¹).
2.4 Je synchronise l’étiquette de base avec les autres étiquettes de la page
Aussi simplement que pour les cartes de visite.
Pour chaque enregistrement de la base de données sélectionnée, une étiquette personnalisée est préparée. Plusieurs pages d’étiquettes peuvent être générées. Ce document est sauvegardé pour être imprimé ensuite.
3. Associer une base de données à la planche ↑¹
La base de données à associer à la planche :
doit exister ;
doit être accessible (sur le disque ou en réseau) pendant tout le processus de composition ;
et doit être reconnue par LibreOffice.
Si la base de données n’existe pas, je la crée en dehors du traitement de texte.
Si elle est sur un poste en réseau, je vérifie son accessibilité pendant tout le processus de composition des étiquettes.
Pour notre exemple, j’utilise un classeur LibreOffice Calc (fichier .ods), contenant la feuille qui nous intéresse, intitulée Formation. Cette feuille présente les colonnes : Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2 (deuxième ligne adresse), CDP (Code postal), Ville. Ce classeur intitulé BDD_etiq_1.ods est présent dans le dossier Mon_dossier.
Notez que la suite LibreOffice gère aussi les bases de données (les fichiers ont une extension .odb). Nous allons donc trouver dans notre parcours des expressions et un vocabulaire propre aux bases de données ; je l’adapterai au tableur, puisque nous allons utiliser ce genre de base.
3.2 La base doit être reconnue dans LibreOffice
Il existe sur mon système un très grand nombre de classeurs qui pourraient servir de base de données. Tous ne sont pas reconnus comme bases de données par LibreOffice. Il y a donc une démarche volontaire à faire pour cette reconnaissance ; elle se fait dans LibreOffice.
3.21 Démarche basique de reconnaissance d’une BDD
Dans Menu : ▼ Outils ▼ Options… <[Options] ;
▼ LibreOffice.org Base (notez bien qu’il s’agit de ‘Base’) ▼ Bases de données <[];
‡ Bases de données enregistrées ‡ ;
(Les bases déjà reconnues sont listées dans ce tableau) ;
▼ ◄ Nouveau… ► (permet de déclarer une nouvelle base) ;
Je ne peut rentrer ici que des bases .odb (des vraies bases de données), et non des tableurs (.ods) que LibreOffice appelle Classeurs.
Cette démarche basique ne nous convient pas. Nous avons choisi un classeur comme base de données (.ods), et ici, le paramétrage concerne des bases de données (.odb).
3.22 Reconnaissance d’un classeur comme BDD ↑¹ ↑²
Pour qu’un classeur soit reconnu comme base de données associée à une planche d’étiquettes personnalisées :
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Changer de base de données… <[];
▼ ◄ Parcourir… ► <[Ouvrir] ;
(je recherche le classeur à reconnaître);
▼ ◄ Ouvrir ►;
(Le classeur ouvert est ajouté à la liste des Bases de données disponibles dans le cadre droit);
▼ sur la croix qui précède son nom : la liste de ses feuilles s’affiche au-dessous;
▼ sur la feuille qui m’intéresse (Formation);
▼ ◄ Définir ►.
En fait, LOW crée une base de données à partir de cette opération qu’elle enregistre dans le dossier déclaré Mes Documents dans les options. Elle porte le nom du classeur avec un suffixe indicé à partir de 0. Cela est transparent et je n’ai pas à m’en soucier.
Dans le tableau des bases de données reconnues par LibreOffice, plusieurs opérations sont possibles:
Dans Menu : ▼ Outils ▼ Options… <[];
▼ LibreOffice.org Base ▼ Bases de données <[];
◄ Supprimer ► permet de supprimer la reconnaissance de la base sélectionnée (ce bouton ne supprime pas la base qui reste dans le système ; mais la base n’est plus reconnue par LibreOffice);
◄ Éditer… ► permet de renommer la base sélectionnée.
3.3 Associer la base à une planche
Maintenant que notre base existe et qu’elle est reconnue par LOW, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet : associer la base à la planche. Nous revenons à la fenêtre Étiquettes.
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… <[Étiquettes] ;
▼ | Étiquettes | ;
‡ Inscription ‡ ;
▢ Adresse (important : ne pas cocher !) ;
♫ Base de données : {BDD_Etiq_1};
♫ Table : {Formation};
(♫ Champs me montre les colonnes du classeur);
Quand la base de données est un classeur, il faut préciser sur quelle feuille de ce classeur, les informations doivent être lues. La zone pour préciser cette feuille est appelée ici Table par référence aux vraies bases de données.
Il est important que les deux zones Base de données et Table soient servies. Si des manipulations bizarres ont eu lieu, il est préférable de fermer le programme et de le rouvrir pour vérifier. Si l’anomalie persiste, il faut recommencer la reconnaissance de la base de données (3.22 ci-dessus).
La saisie des autres zones des 3 onglets de cette fenêtre est analogue à celle des cartes de visite.
Je conclus le travail :
▼ ◄ Nouveau document ► ; >[];
(Le nouveau document est affiché).
Je sauvegarde ce document vierge avant de poursuivre, par exemple dans Mon_dossier, avec le nom : planche_etiq_1_vierge. En cas de souci par la suite, plutôt que d’avoir à revenir à la fenêtre Étiquettes, il me suffira de rouvrir ce document planche_etiq_1_vierge pour repartir.
Pour faire simple, cette association est un lien.
Si je modifie la base de données, et si je veux bien entendu que les modifications soient prises en compte par la planche, il me suffit de fermer la planche au cas où elle serait restée ouverte pendant la modification et de la rouvrir. Le système demande alors si je veux mettre à jour les données de la base sur la planche, je réponds Oui et ma planche est à jour avec la base.
Je peux aussi vouloir associer un autre classeur que le classeur original. Il est toujours possible de modifier une association. Seulement, le menu (Édition, Changer de base de données…) n’est pas accessible à partir d’une planche déjà associée à une base. Pour rendre ce menu disponible, il suffit de faire une modification de la planche (par exemple, ajouter une espace à la fin d’une ligne de la première vignette). Cette astuce est intéressante quand la même planche est utilisée avec des bases différentes.
Dans le nouveau document, je vais rédiger la première vignette comme pour les cartes de visite (en haut à gauche), en insérant des champs de base de données et des commandes pour dérouler les enregistrements de la base.
La planche vierge est affichée, soit à la suite de l’opération précédente, soit après que j’ai rechargé le fichier correspondant (planche_etiq_1_vierge).
Pour me permettre de suivre au mieux mes insertions, je vérifie que la trame des champs est affichée ([Ctrl+ F8] actif) et que les noms des champs ne sont pas affichés ([Ctrl+ F9] inactif).
Les champs insérés apparaîtront avec leur trame sous la forme <nom du champ>. C’est suffisant. Alors qu’avec [Ctrl+ F9], ce serait tout le chemin d’un champ qui serait affiché : le chemin du classeur, la feuille et le champ. Intitulés beaucoup trop longs pour tenir dans une vignette.
J’ouvre la fenêtre d’insertion de champs :
[Ctrl+ F2] ou dans Menu : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ Autres champs… [Ctrl+ F2];
▼ | Base de données |;
‡ Type ‡ ▼ Champ de mailing;
‡ Sélection d’une base de données ‡
▼ Sur la base BDD_etiq_1;
▼ la feuille Formation;
(les champs de la feuille sont listés);
Cette fenêtre va rester ouverte pendant toute la composition de la première vignette, me permettant de passer rapidement de l’une à l’autre.
Important : quand j’ai un geste à faire dans une fenêtre, celle-ci doit être active. Il n’y a qu’une seule fenêtre active à la fois. Pour activer une fenêtre, je clique n’importe où dans sa surface, de préférence sur une zone vide. Une fenêtre inactive se repère avec sa barre de titre transparente.
Je vais dans un premier temps insérer mes champs sans me préoccuper de la mise en forme autre que les espaces ou interlignes entre champs. Je reviendrai ensuite pour améliorer la présentation.
4.2 Processus d’insertion des champs ↑¹
1. J’active le document ;
2. Je pose le point d’insertion là où je veux insérer un nouveau champ;
3. j’active la fenêtre d’insertion :
▼ sur le champ à insérer;
▼ ◄ Insérer ► (le champ est posé dans le document);
4. J’active le document et je saisis ce qui doit venir après le champ que je viens d’insérer (texte, espace, saut de ligne, etc.). Je reviens au point 2 pour le champ suivant.
5. Quand j’ai inséré tous les champs, j’ouvre une dernière ligne en fin de vignette, avec le point d’insertion en début de ligne; j’active la fenêtre d’insertion;
‡ Type ‡
▼ Enregistrement suivant;
▼ ◄ Insérer ►.
Cette dernière insertion est une commande pour la lecture de la base. C’est grâce à elle que la vignette suivante sera chargée avec les informations de la ligne suivante du tableau.
Dans la vignette, cette commande est visible seulement avec une trame de champ d’une espace.
Quand tous mes champs sont en place, je peux me consacrer à la mise en forme de la vignette.
Je retiens que la longueur réelle d’un champ sera différente de celle de l’intitulé du champ. Et qu’il me faut, en conséquence adapter la taille des polices, les interlignes, et prévoir éventuellement des débordements à la ligne qui augmenteront la hauteur du texte.
Les champs, quel que soit leur mode d’affichage, sont considérés par le traitement de texte comme un caractère unique. Il faut s’en méfier pour les déplacements du point d’insertion : il suffit d’un coup de flèche à droite ou d’un coup de flèche à gauche pour passer ‘par-dessus’ un champ ! C’est pratique et rapide pour les suppressions (en avant avec un seul coup de [Suppr] ou en arrière avec un seul coup de [Ret Arrière]). C’est pratique aussi pour les sélectionner et leur appliquer un format de type Caractère.
Concernant le champ Enregistrement suivant : ce champ est essentiel pour que le système déroule le tableau ligne à ligne. Omis, toutes les vignettes auront les informations de la même personne. Mis deux fois, les étiquettes ne seront imprimées que pour une personne sur deux. Je n’oublie pas que ce champ doit être le dernier caractère de la vignette, c’est à dire au début de la dernière ligne, avec rien derrière.
4.4 Synchroniser les étiquettes de la planche ↑¹
Comme pour les cartes de visite, il suffit de cliquer sur le bouton flottant ◄ Synchroniser les étiquettes ►.
Si des corrections doivent être apportées ensuite, il suffit de les enregistrer dans la première vignette et de synchroniser ensuite.
Par précaution, je sauvegarde mon travail en intitulant le fichier Planche_etiq_1_champs.
LOW parle d’impression, mais ce terme, ici, est inadéquat. L’impression concerne le transfert d’une information numérisée (en fichier) sur un papier lisible. À cette étape de la sortie des étiquettes personnalisées, il s’agit en fait de générer un fichier d’étiquettes personnalisées. C’est l’impression de ce fichier qui se fera sur les étiquettes.
Pourquoi passer par une fichier alors qu’il est possible d’imprimer les étiquettes personnalisées directement ? Pour plusieurs raisons.
D’abord, pour faire des tests, il est plus rapide et plus économique de voir le résultat dans un fichier plutôt que sur du papier.
Ensuite, il est possible de corriger un fichier (qui est un document classique) ponctuellement. C’est plus rapide que de corriger la base et de recommencer le processus.
Enfin, par souci pédagogique. Quand vous maîtriserez la sortie de vos étiquettes personnalisées (et plus tard, vos mailings personnalisés) avec la procédure que j’ai indiquée ici, il vous sera très facile d’imprimer directement vos documents personnalisés.
La planche obtenue à l’étape précédente (planche_etiq_1_champs) ne montre aucune information personnalisée. C’est frustrant, j’en conviens, mais ce n’est pas grave.
5.2 Processus de sortie des étiquettes adresses ↑¹ ↑² ↑³
La planche planche_etiq_1_champs est dans l’état où nous l’avons laissée à la fin du paragraphe précédent. Je vais demander son impression :
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Imprimer… <[];
[Le document contient des champs d’adresses de base de données d’adresses. Voulez-vous imprimer une lettre formulaire ?]
Ce message est systématique quand le document à imprimer contient des champs de base de données. Il a varié au fil des versions, avec le même sens général. Le système a besoin de savoir s’il doit imprimer le document tel qu’il est visible (sans les données personnalisées) ou s’il doit enclencher l’impression des enregistrements de la base de données associée en utilisant comme matrice le document affiché, ce qu’il appelle ici une lettre formulaire.
▼ ◄ OUI ► <[Mailing] ;
– ◄ NON ► : La feuille sera imprimée telle qu’elle est affichée.
– ◄ Annuler ► : pour refuser l’impression.
(la fenêtre Mailing est affichée) ;
Je reviendrai plus bas sur la description des deux pavés supérieurs. Je note que ma feuille Formation est bien sélectionnée sous Tables de BDD_etiq_1. Je reconnais à droite, les lignes de cette feuille.
‡ Enregistrements ‡
⨀ {Tout} ⨀ (je veux des étiquettes pour l’intégralité du tableau);
‡ Sortie ‡
⨀ {Fichier} ⨀;
‡ Enregistrer le document fusionné ‡
⨀ {Enregistrer comme document unique} ⨀ (je veux que toutes les planches soient autant de pages d’un même document);
▼ ◄ OK ►;
<[Enregistrer sous…] : je choisis un dossier et un nom pour mon fichier résultat, par exemple : Doc_etiq_1_v1;
(le fichier est généré : la fenêtre éphémère affiche le nombre de pages sur le nombre d’étiquettes).
Je peux fermer le document planche_etiq_1_champs.
Pour imprimer les étiquettes, il me suffit d’ouvrir le fichier qui vient d’être généré Doc_etiq_1_v1.
Pourquoi ‘v1’ en finale ? pour garder la trace des versions successives en cas de corrections manuelles de ce fichier. Voir plus bas, 6.43 Génération en plusieurs vagues¹.
Je vérifie que les étiquettes sont bien générées, qu’il n’y a pas de répétition, ni d’absents dans la liste. Si c’était le cas, il me faudrait revenir à l’insertion des champs et vérifier la présence du champ Enregistrement suivant.
Je fais ensuite un essai sur papier ordinaire en limitant l’impression à la première page. Je mire cette impression avec le gabarit (en posant le gabarit sur la page imprimée) pour vérifier que les impressions ne débordent pas les étiquettes. Sinon, il me faut revoir la mise en forme.
Je peux alors mettre mes planches d’étiquettes dans l’imprimante et lancer l’impression.
À l’expérience, le processus que j’indique dans cette fiche est de loin le plus simple et le plus fiable. Le problème avec les bases de données, c’est que le logiciel se croit obligé de proposer de pouvoir tout faire n’importe où. C’est inutile.
En conséquence, si dans ce processus, vous tombez sur une anomalie dont vous ne voyez pas la solution, reprenez le processus à l’étape précédente. C’est pourquoi je vous ai invité à sauvegarder votre travail à chacune de ces étapes. Au pire, reprenez le travail depuis le début. Ce sera plus rapide et plus simple que de chercher une solution.
La réalité de cette association peut poser problème. J’ai eu l’occasion de préciser qu’il s’agissait d’un lien.
En fait, dans la fenêtre Étiquettes, nous déclarons une base de données associée à une planche. Cette déclaration ne crée pas le lien ; elle permet seulement au moment d’insérer des liens, d’avoir une base par défaut pour y trouver les champs. Cette déclaration est l’équivalent du menu utilisé pour changer une base de données vue en 3.22.
L’association réelle se fait à l’insertion d’un champ. En analysant le document, le système sait qu’une base est associée.
C’est cette base qui est disponible ensuite au moment de la sortie.
Pour information, on appelle fusion l’opération qui remplit les champs à chaque enregistrement avec les données réelles.
6.3 Les sources des données
Dans le processus de sortie (5.2¹) la fenêtre Mailing affiche en partie haute deux pavés :
à gauche, la liste des bases de données reconnues par LOW. Chacune peut être déployée jusqu’au détail de ses tables.
à droite, un tableau permettant de consulter les informations de la base sélectionnée à gauche. Ce tableau se présente un peu comme un classeur.
LOW appelle cet ensemble Sources de données.
En traitement de texte, les sources de données sont consultables. C’est intéressant pour vérifier l’origine des informations posées dans les champs.
Pour afficher les sources de données dans un document contenant des champs associés à une base de données : [Ctrl+ Maj+ F4].
Il est possible avec des manipulations qui dépassent le cadre que je me suis fixé dans ce manuel, d’intervenir directement dans la base de données pour corriger des informations, en supprimer, en rajouter. Si besoin, je préconise d’aller travailler directement dans le tableau. Nous avons vu que les corrections peuvent être automatiquement intégrés dans les champs.
Dans le tableau des sources de données, il est possible de sélectionner une autre base pour consulter ses informations. Mais ce n’est pas de cette façon que l’on change la base associée au document. Voir plus haut 3.22 Reconnaissance d’un classeur comme base de données¹.
6.32 Utilisation avec la planche d’étiquettes
Lors de la composition de la planche d’étiquettes, il est possible d’afficher la source des données pour voir ce que donne les informations réelles dans les champs. Pour ceux qui n’acceptent pas de rester frustrés en ne voyant que les noms de champs tant que le fichier des étiquettes n’est pas généré, c’est une solution.
Avant tout, je sauvegarde ma planche.
J’affiche ensuite les sources de données avec [Ctrl+ Maj+ F4].
Au dessus-du tableau, une bordée de boutons permet diverses opérations dans la base. Parmi eux, [Données dans les champs]. C’est un peu bucolique, mais ça marche.
Les informations réelles sont maintenant visibles. Seulement, ma planche d’étiquettes ne comprend qu’une page, et si ma base contient plus d’enregistrements que d’étiquettes dans la page, je ne peux pas voir les étiquettes qui dans le fichier généré seront sur les pages suivantes.
Attention : si je veux continuer de travailler la composition de ma planche après ce transfert des données dans les champs, il me faut fermer ma planche sans l’enregistrer et recharger celle que j’avais sauvegardée avant l’opération. Sans quoi, il me sera impossible d’ajouter ou supprimer des champs sans être confronté à des anomalies insolubles.
Nous sommes ici dans le processus de sortie des étiquettes décrit ci-dessus en 5.2².
La source des données est affichée sans avoir besoin de le demander. Nous avons vu comment lancer la génération du fichier complet, c’est-à-dire, avec une étiquette par enregistrement de la base de données.
Il est possible de générer le fichier de sortie qu’avec certains enregistrements sélectionnés. Le processus se fait en deux temps.
Dans le tableau de la base de données, je clique dans la première colonne sur la ligne de l’enregistrement désiré. Elle apparaît en vidéo-inverse, indiquant qu’elle est sélectionnée.
Avec [Maj+ ▼] sur une autre ligne, tous les enregistrements entre le premier sélectionné et celui cliqué sont sélectionnés.
Avec [Ctrl+ ▼] l’enregistrement cliqué s’ajoute à ceux précédemment sélectionnés.
De la sorte, je peux constituer un panel complètement original.
J’explique aussi en 6.43 Génération en plusieurs vagues², comment utiliser la fonction d’auto-filtre.
Dans la fenêtre [Mailing] :
⨀ {Enregistrements sélectionnés} ⨀ ;
⨀ {Fichier} ⨀ ;
6.41 Une page blanche dans le fichier généré entre deux pages correctes.
La planche d’étiquettes présente un défaut de paramétrage (dimensions supérieures à celle de la page imprimée, par exemple). Si la page suivant la page blanche est correcte (en contenu et en présentation), il est plus rapide de laisser les choses en l’état et de modifier un paramètre au lancement de l’impression :
Dans la fenêtre [Imprimer] :
▼ | LOW |
‡ Pages ‡
▢ Imprimer les pages blanches insérées automatiquement;
6.42 Que faire du fichier .odb dans Mes Documents ?
Ce fichier est créé lors de la reconnaissance d’un classeur comme base de données.
Il est nécessaire au moins jusqu’à la génération du fichier des étiquettes.
Ensuite, il peut être supprimé sans hésitation. L’idéal est d’aller aussi dans les options de bases de données pour supprimer la base correspondante de la liste des bases reconnues. Car cette liste n’est pas mise à jour par les suppressions manuelles.
Au cas où, plus tard, j’aurais besoin de reprendre ma planche, il me suffira de répéter l’opération de reconnaissance de base de données comme nous l’avons vue en 3.22².
6.43 Génération en plusieurs vagues ↑¹ ↑²
Ce problème est rare en ce qui concerne les étiquettes adresses. Mais c’est un peu un cas d’école. J’en parle dans cette optique.
Après la première génération du fichier des étiquettes, il peut apparaître que les informations de certains enregistrements étaient erronés ou que des enregistrements étaient manquants.
Je fais les corrections dans la base. Le problème est de générer un nouveau fichier ne comprenant que les enregistrements corrigés.
J’appelle vagues ces générations successives de fichiers. Une nouvelle vague s’impose après des corrections.
Dans le tableau, pour identifier les vagues, j’ajoute une colonne que j’appelle Vague. Au départ, je remplis cette colonne avec {1} car tous les enregistrements sont supposés faire partie de la première vague. Ensuite, pour la deuxième vague, je mets cette colonne à {2} pour tous les enregistrements corrigés ou les nouveaux.
J’ouvre la planche sauvegardée avec les champs que j’ai appelée en 4.4¹, Planche_etiq_1_champs.
Je lance l’impression comme vu en 5.2³. Quand la fenêtre Mailing est ouverte, je vérifie que ma base présente bien la colonne Vague ajoutée.
Dans la bordée des boutons au-dessus, je vérifie qu’aucun bouton n’est actif (excepté le dernier : affichage des sources de données). Sinon, je les désactive.
Je cherche une ligne ayant un {2} en colonne Vague et ▼ dans la cellule de ce {2}.
Dans la bordée des boutons, ▼ ♥ premier entonnoir[Autofiltre] ♥.
Seules les lignes portant un {2} en colonne vague sont affichées. En ayant cliqué dans la cellule portant une valeur particulière, l’autofiltre n’a conservé visible dans le tableau que les lignes présentant la même information.
Je poursuis alors la saisie des paramètres comme en 5.2³ : ⨀ Tout, ⨀ Fichier, etc.
Dans une base de données, les modifications sont fréquentes. Il suffit de tracer les vagues pour s’y adapter.
La fonction auto-filtre est très puissante. Elle fonctionne parfaitement pour toutes sortes de valeurs. On peut l’enchaîner sur des critères successifs permettant des filtrages complexes.
Les assistants permettent soi-disant de faciliter le travail. Essayez…
3. Dessiner la planche
3.1 Mesurer
3.2 Créer un document pour la planche
4. Rédiger une carte de visite
4.1 Rédiger la première vignette
4.2 Synchroniser la planche
4.3 Modifier une planche existante
4.4 Se constituer une bibliothèque de cartes de visite
Cette fiche est la première de trois destinées à faciliter l’accès à des fonctions particulièrement intéressantes : composer des cartes de visite, composer des étiquettes adresses à partir d’un tableau d’adresses, et composer un mailing avec des personnalisations poussées.
Je veux imprimer des cartes visites sur un support qui se présente comme une planche présentant des vignettes de format identique.
Je veux pouvoir m’adapter à n’importe quel modèle de planche.
Le contenu de toutes les vignettes est identique. Avec une certaine recherche dans la composition : polices, arrière-plan, image (photo), etc.
Par extension, je veux pouvoir utiliser la même méthode pour imprimer des stickers, petites étiquettes autocollantes pour des enveloppes ou autres documents.
En fait l’opération est très simple à condition de suivre le processus, sans oublier quelques paramètres déterminants au passage. Pour fixer les idées, voici la démarche :
2.1 Je choisis ma planche de cartes de visite
On ne discute pas les goûts et les couleurs. Quelques conseils, néanmoins.
Je choisis mon modèle de planche, dans un meilleur compromis entre le stock disponible chez mon fournisseur préféré et mes désirs personnels. Il est impératif de partir d’un modèle réel que je peux tenir en mains. Nous verrons plus bas comment dessiner cette planche. Il ne sera pas critique de changer de modèle par la suite.
Je recommande des cartes prédécoupées, aux bords lisses, sur papier lisse (les papiers granuleux n’aiment pas les imprimantes). Je vérifie aussi le grammage maximum que mon imprimante tolère pour ne pas prendre un grammage incompatible.
2.2 Je dessine les cartes de visite sur ma page de traitement de texte
Cette opération est sans doute la plus délicate du processus. Je la détaille ci-après.
2.3 Je rédige ma carte de visite
Dans la première vignette, en haut à gauche, je rédige ma carte de visite. C’est du texte, dans toute sa simplicité, avec ses styles, ses cadrages, ses bordures éventuelles, une image, un fond.
2.4 Je copie la vignette rédigée sur les autres vignettes
Cette opération, automatique, me permet de disposer d’une planche avec toutes les vignettes identiques. Elle est possible si le paramétrage du document (1ère étape) le prévoit.
2.5 Je sauvegarde cette planche
Comme un document ordinaire. Je pourrai le rappeler, le modifier ou le copier. Je l’imprime ou l’exporte en PDF pour l’imprimer chez un prestataire proposant des impressions couleur sur imprimante laser.
Le paquet de feuilles portant les cartes de visite est accompagné d’un gabarit, une feuille ordinaire reproduisant le dessin d’une planche et portant les dimensions des marges et des vignettes. Si ce gabarit est absent, je prends le décimètre et je fais les mesures. Voici les informations nécessaires :
Le format de la feuille : A4, généralement en France ;
Le nombre de vignettes dans la largeur et dans la hauteur de la feuille ;
La largeur et la hauteur d’une vignette (zone pour le texte) ;
La marge haute, distance entre le bord supérieur de la feuille et le bord supérieur de la première vignette ;
La marge gauche, distance entre le bord gauche de la feuille et le bord gauche de la première vignette ;
L’empattement horizontal, distance entre le bord gauche d’une vignette et celui de la suivante (soit : largeur de la vignette + espacement latéral entre deux vignettes) ;
L’empattement vertical (analogue, mais dans l’autre sens) ;
LibreOffice parle indistinctement d’empattement et d’écart.
La planche de cartes de visite (ou d’étiquettes) utilise des notions complexes de sections et d’organisation de sections dans une feuille. Je n’aborde pas ces questions dans ce manuel. Et nous n’avons pas besoin de les connaître pour réaliser des planches. LOW propose en effet un cheminement pratique :
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… <[Étiquettes];
Le menu propose aussi Cartes de visite : mais c’est pour utiliser des modèles et des données rigides. Je propose avec Étiquettes une démarche plus artistique et totalement ouverte concernant le contenu.
La fenêtre Étiquettes comprend 3 onglets. C’est la même fenêtre que nous trouverons pour les étiquettes adresses personnalisées. Mais pour le moment, certaines données nous seront inutiles.
‡ Format ‡ ;
© (Continu ; ) Feuille ;
Continu concerne des étiquettes en continu, à raison d’une étiquette par feuille. Cette présentation n’a cours, encore, que sur des grosses imprimantes dans lesquelles les bordures perforées du papier sont entraînées par des roues à piquots.
Feuille correspond à notre hypothèse de départ : plusieurs vignettes sur une feuille A4.
♪ Marque : xxx ;
♪ Type : yyy ;
Marque propose des marques de fournisseurs connus. Si je ne trouve pas le fournisseur de mes étiquettes, je choisis le premier proposé. Cela n’a pas d’importance.
Type : si je n’ai pas trouvé mon fournisseur dans le champ, je choisis utilisateur ; nous verrons tout-à-l’heure que ce terme sera plus précis pour le modèle créé. Si j’ai trouvé mon fournisseur, je choisis sa référence ; et si je ne la trouve pas, je choisis Utilisateur.
▼ | Format | ;
Cet onglet affiche en haut à droite, la marque et le type saisi précédemment.
Toutes les dimensions sont affichées en clair sur la gauche et le gabarit simplifié, avec les cotes est affiché dans le cadre à droite.
Je vérifie que l’ensemble correspond à mon gabarit.
Si nécessaire, je corrige les cotes erronées.
(Ce qui suit permet de conserver le paramétrage d’un gabarit personnel);
▼ ◄ Enregistrer… ► <[Enregistrer le format d’étiquette] ;
‡ Options ‡
♪ Marque : {Perso};
En tapant Perso dans la zone, je crée une nouvelle marque pour regrouper mes gabarits personnels.
Je donne ici un nom original à mon gabarit. Je propose d’indiquer la marque et la référence de mes étiquettes.
▼ ◄ OK ► ; []>;
(je reviens à la fenêtre initiale);
Ce modèle ne sera enregistré dans les listes Marque et Type qu’après la fermeture de la fenêtre en cours.
▼ | Options |
‡ Distribuer ‡
© Page entière (- Étiquette unique);
Ce n’est pas le propos de cette fiche, mais cette entrée permet d’indiquer au système si l’on veut imprimer une seule étiquette. Quand on a recours à ce genre de pratique, on dispose de planches incomplètes avec des trous comme un gruyère. Quand on choisit Une seule étiquette, les deux zones à droite sont disponibles pour indiquer quelle étiquette choisir dans la planche.
▣ Synchroniser le contenu;
Cette case doit impérativement être cochée si je veux que toutes les vignettes de ma planche soient identiques à la première. Dans cette hypothèse, je n’ai qu’une vignette à dessiner ; un bouton me proposera de la copier sur toutes les autres (opération appelée ici Synchronisation).
Si cette case n’est pas cochée, je devrais copier la première vignette réalisée dans les autres, ce qui comporte des risques, donc des complications inutiles.
‡ Imprimante ‡
(L’imprimante par défaut est proposée);
◄ Configurer… ► permet d’en choisir une autre, et de la paramétrer.
Pour un utilisateur ne disposant que d’une imprimante, cette fonctionnalité est sans intérêt. Dans un pool d’impression, ce bouton permet de préciser l’imprimante à utiliser pour ces étiquettes ou cartes de visite, et dans quel bac d’alimentation papier sont les feuilles à imprimer. Cela peut être utile.
▼ ◄ Nouveau document ►.
En cliquant sur ce bouton, je mets fin au dessin de la planche.
Une fenêtre de traitement de texte s’ouvre présentant les vignettes dans la page. Un bouton flottant ◄ Synchroniser les étiquettes ► est présent dans la page.
Je peux passer au dessin de la première vignette.
C’est la deuxième étape de la procédure générale.
Je m’assure que les repères de textes sont affichés :
Dans Menu : ▼ Affichage ▼ Délimitations du texte (ligne en bascule – une marque indique que l’effet est actif).
Je ne travaille que dans la première vignette, en haut à gauche de la feuille.
Je saisis le contenu de ma carte de visite comme un texte classique.
Je réserve une marge de sécurité à gauche et à droite.
J’utilise les espaces avant et après le paragraphe pour équilibrer mes lignes.
Si je veux une image en fond sur toute la carte de visite, je la dimensionne, si possible, avant de l’importer. Idem pour une photo plus petite.
Sans attendre d’avoir une présentation parfaite, je passe au deuxième temps.
Je synchroniser la planche :
(Bouton flottant) : ▼ ◄ Synchroniser les étiquettes ►.
Le contenu de la première vignette est répliqué sur toutes les vignettes de la planche.
Je sauvegarde le document comme un document ordinaire en lui donnant un nom explicite.
J’imprime la planche sur une feuille ordinaire pour voir l’effet. Je vérifie par mirage avec le gabarit, que mes cartes sont imprimées correctement dans l’espace qui leur est réservé.
Le cadre peut ne pas être bon. Dans ce cas, il y a un décalage visible entre les étiquettes du haut et celles du bas, par rapport aux bords des vignette. Je dois alors corriger les dimensions.
Le plus simple est de refaire un nouveau cadre. Ensuite, je copierai le contenu de la première étiquette de l’ancien cadre sauvegardé dans celle du nouveau cadre.
Si le cadre est bon, et si les corrections ne concernent que le contenu d’une carte de visite :
je rappelle le document sauvegardé,
je corrige uniquement la première vignette,
je synchronise après correction,
et je sauvegarde mon document.
Cette séquence peut être répétée autant de fois que nécessaire.
Si vous voulez créer les cartes de visite de tous vos collaborateurs, suivant le même modèle, il vous sera facile de créer une bibliothèque.
Commencez par créer votre planche personnelle, par exemple. Enregistrez-la en mettant votre nom dans l’intitulé du fichier.
Pour chaque collaborateur, appelez votre planche personnelle et Enregistrer sous… avec le nom du collaborateur. Modifiez ensuite ses coordonnées personnelles et sauvegardez.
Dans cette hypothèse, je vous conseille de prendre un modèle standard suivi par le fournisseur, pour éviter d’avoir à refaire toutes vos planches.
LOW – 05/04/2018 – 2
1. Les raccourcis-clavier
1.1 Ce qu’il faut savoir des raccourcis-clavier
1.2 Découvrir les raccourcis-clavier
1.3 Créer un nouveau raccourci-clavier
1.4 Supprimer un raccourci-clavier
1.5 Modifier un raccourci-clavier
1.6 Rétablir la situation initiale
1.7 Se doter de plusieurs boîtes à outils
1.8 Apprentissage des raccourcis-clavier
1.9 Autres personnalisations
2. Les caractères spéciaux
2.1 Les caractères de contrôle
2.2 Les caractères particuliers
3. Changer la langue d’un passage
3.1 Langue parlée et langue orthographique
3.2 Changer de langue, de clavier et de police
3.3 Passage de la saisie du français au grec
3.4 Retour au français
3.5 Appréciation
3.6 Attention aux impressions
4. Les synonymes
5. Commentaires ou notes personnelles
5.1 Poser un commentaire
5.2 Gérer les commentaires
5.3 Afficher les commentaires
5.4 Imprimer les commentaires
5.5 Appréciation
6. Suivi des modifications
6.1 Paramétrer le suivi des modifications
6.2 Suivre les modifications
6.3 Autres fonctionnalités dans le suivi des modifications
6.31 Accès protégé des modifications
6.32 Acceptation ou refus des modifications
6.33 Fusionner des documents modifiés
6.4 Appréciation
Cette fiche regroupe des fonctions très utiles, un peu disparates mais aucune ne justifie une fiche complète.
Le raccourci-clavier est une combinaison de touches qui a le même effet qu’une succession de choix dans le menu : l’exécution directe de la fonction demandée ou l’ouverture d’une fenêtre pour saisie de paramètres.
Plus rapide, plus fiable, le raccourci-clavier butte néanmoins sur des limites qu’il faut bien comprendre pour pouvoir les utiliser au mieux.
Les raccourcis-clavier existe au niveau du système d’exploitation. Chaque système a les siens. Certains sont même particuliers en fonction des contextes.
Je présente les principaux raccourcis-clavier système ici : BPMI 4.2 Les raccourcis-clavier.
Dans Libre Office, les raccourcis-clavier existent au niveau de l’application et au niveau de chacun de ses modules. C’est ainsi que LOW possède les siens propres. Cette fiche ne traite que de ces raccourcis LOW.
Les raccourcis proposés par défaut sont modifiables par l’utilisateur.
Les raccourcis sont attachés au logiciel et non aux documents ; ce sont les mêmes pour tous les documents.
Chaque utilisateur système (identifié à sa connexion dans le système) peut avoir sa propre définition de raccourcis LOW. Il peut même en avoir plusieurs adaptées à la variété des travaux. Ils sont téléchargeables en fonction du travail en cours.
La meilleure méthode pour connaître tous les raccourcis-clavier LOW est de consulter leur table :
Dans Menu : ▼ Outils ▼ Personnaliser… <[Personnaliser] ;
⨀ (Libre Office) Writer ;
(Je ne traite ici que des raccourcis LOW);
Cette fenêtre comprend deux pavés :
‡ Raccourci clavier ‡ donne la liste de tous les raccourcis en vigueur en partant des touches de combinaison.
‡ Fonctions ‡ donne la liste des combinaisons (Touches, colonne de droite) en partant des Menus (Catégorie, colonne de gauche) et des sous-menus (Fonction, colonne centrale).
Mais il est plus simple de consulter les menus et les sous-menus : chaque fois qu’une fonction est accessible aussi par un raccourci-clavier, celui-ci est indiqué en fin de ligne menu.
Tous les raccourcis-clavier ne sont pas personnalisables. Je considère qu’il y a trois catégories de raccourcis : les raccourcis système, les raccourcis standards, et les autres.
Parmi les raccourcis système, décrits ici : BPMI 4.2 Les raccourcis-clavier, les basiques sont à respecter : [Ctrl+ C, V, X], mais surtout, [Alt+ F4] qui ferme la fenêtre active, et d’autres du même genre (souvent avec la seule touche de composition [Alt+]
J’appelle raccourcis standards les raccourcis par défaut de LOW. Par exemple, toutes les combinaisons avec [F12] pour entrer ou sortir d’un mode Listes ou puce. Il est préférable de respecter ces raccourcis. Deux critères pour les discerner : ils existent sans avoir besoin de les créer et les fonctions attachées sont utilisés assez souvent.
Ces restrictions étant précisées, avant d’affecter un raccourci-clavier à une fonction, je vérifie dans ‡ Raccourcis-clavier ‡ que le raccourci envisagé n’est pas déjà affecté. Si c’est le cas, ce sera une modification, expliquée ci-après.
Dans la colonne Catégorie, je sélectionne le menu de départ qui me conduit à la fonction ; je précise mon choix en sélectionnant la Fonction. Mes deux sélections étant actives, la colonne Touches à droite est vide.
Je monte dans le pavé du haut, et je cherche la combinaison envisagée. Je vérifie qu’elle est non affectée, je la sélectionne, et ▼ ◄ Modifier ►.
La fonction est affichée en regard de la combinaison, et en bas, dans la colonne Touches, la combinaison est affichée.
Mon raccourci est momentanément créé. Il me faudra valider mon travail pour qu’il soit effectivement disponible.
Dans le pavé Raccourcis-clavier, je sélectionne la combinaison à supprimer, puis ▼ ◄ Supprimer ►. La combinaison est momentanément libérée de la fonction qui lui était attachée.
Modifier un raccourci-clavier consiste à remplacer pour une combinaison donnée, la fonction qui lui était attachée par une autre. Il est possible de faire cette modification en deux étapes : une suppression puis une création. Il est possible de la faire en une seule étape.
Je sélectionne le menu et le sous-menu comme pour créer un nouveau raccourci-clavier.
Dans la liste des Raccourcis-clavier, je sélectionne la combinaison désirée à laquelle est attachée une autre fonction.▼ ◄ Modifier ► remplace cette fonction par celle que j’ai sélectionnée en bas. Dans la colonne Touches, la nouvelle combinaison apparaît.
Les modifications faites dans cette fenêtre sont provisoires. Elles demandent à être validées par ▼ ◄ OK ►.
◄ Rétablir ► remet les raccourcis tels qu’ils étaient à l’entrée dans la fenêtre. Cela permet de reprendre le paramétrage sans avoir à ouvrir la fenêtre de nouveau.
◄ Annuler ► annule le travail fait depuis l’entrée de la fenêtre et ferme la fenêtre.
◄ Réinitialiser ► remet en place les raccourcis-clavier par défaut, tels qu’ils existaient à l’installation de Libre Office.
Pour les stakhanovistes du traitement de texte, il peut être intéressant d’avoir plusieurs batteries de raccourcis-clavier en fonction des travaux à faire. C’est possible.
Quand une batterie de raccourcis-clavier est au point, ◄ Enregistrer… ► permet de mettre en fichier cette batterie. L’explorateur s’ouvre pour choisir le dossier d’accueil et saisir le nom du fichier (avec l’extension .cfg).
Parallèlement, pour récupérer une batterie sauvegardée, ◄ Charger… ► fait l’opération inverse. L’explorateur s’ouvre pour sélectionner le fichier .cfg et le charge en remplacement de la table des raccourcis en vigueur.
Cette même fenêtre (Personnaliser…) permet de personnaliser les menus, en intégrant d’autres éléments éventuels et en changeant la place des lignes.
De la même manière, les différentes barres d’outils peuvent être adaptées aux désirs ou besoins de l’utilisateur.
Enfin, il est possible d’affecter des macros aux fonctions, mais ces pratiques dépassent les ambitions de ce guide.
Les caractères spéciaux que l’on peut utiliser dans LOW ne diffèrent pas des caractères bizarres présentés ici : BPMI 4.4 Dompter son clavier, § 2. Les caractères bizarres. Sauf quelques exceptions ci-après.
2.1 Caractères de contrôle
Les caractères de contrôle sont des caractères, habituellement invisibles, qui posés au fil du texte l’obligent à se positionner différemment. Dans le texte, ils occupent quelle que soit leur combinaison, un seul caractère qui peut être supprimé comme les autres caractères visibles avec [Suppr] ou [Ret Arrière]. La plupart sont visibles avec un symbole qui s’affiche avec [Ctrl+ F10].
[Entrée] : met fin au paragraphe en cours et provoque un saut de ligne. Le style paragraphe de la nouvelle ligne est déterminé par le Style de suite du paragraphe précédent (cf. Les styles).
[Ctrl+ Entrée] : met fin à la page courante et passe à la page suivante. La nouvelle page a le même style que la précédente. Cette fonction est différente de l’insertion d’un saut manuel.
[Tab] : pose un tabulateur au point d’insertion. Le texte qui suit le tabulateur est décalé jusqu’au prochain tabulateur de la page, avec éventuellement passage à la ligne si nécessaire.
[Tab] dans une liste (numérotée ou à puces), en début de ligne : fait passer la ligne au niveau suivant (du niveau 2 au niveau 3). [Maj+ Tab], à la même position, fait passer la ligne au niveau supérieur (du niveau 3 au niveau 2).
[Maj+ Espace] : espace insécable.
J’utilise l’espace insécable chaque fois que je veux séparer deux mots, ou un mot et autre chose sans que ces deux termes puissent être séparés par un saut de ligne automatique provoqué la mise en page du texte par le programme.
Autre intérêt de l’espace insécable : dans les paragraphes dont les lignes sont justifiées (alignées des deux côtés) ; les espaces ordinaires sont allongés pour construire automatiquement l’alignement, l’espace entre les mots pouvant apparaître variable ; une espace insécable, elle, n’est jamais allongée. Je la préconise donc, en début de ligne dans le groupe de numérotation de la ligne et comme séparateur entre ce groupe et le début du texte : le début du texte apparaitra alors toujours aligné.
Le tiret conditionnel permet de forcer la césure d’un mot en fin d’une ligne justifiée, au lieu de la laisser à l’initiative du dictionnaire ou quand la césure automatique n’est pas activée. Si le format de la page ou la ligne sont modifiés de telle façon que la césure ne se justifie plus, le tiret est masqué et devient invisible. Mais de nouveau, si à la suite d’une variation de la largeur de la ligne, le mot devait être coupé, il ne pourrait pas l’être ailleurs qu’au tiret conditionnel. C’est donc un arme à double tranchant qu’il faut utiliser parcimonieusement, et de préférence au milieu des mots très longs. La césure automatique (paramétrée dans les Enchaînement des styles de type Paragraphe) est aujourd’hui bien maîtrisée par le traitement de texte et suffit amplement. Ce tiret conditionnel tombera bientôt dans l’oubli…
Je pose ici la question de passer d’une langue à une autre en cours de frappe, et de revenir ensuite à la langue initiale.
La question peut paraître anecdotique quand la deuxième langue utilise le même alphabet que la première. Ce n’est pas le cas, car le contrôle orthographique et tout ce qui gravite autour (césure automatique, en particulier, ou dans un autre domaine, synonymes) dépend de la langue. Il est donc souhaitable d’annoncer avec quelle langue on parle au fur et à mesure du texte.
Quand l’alphabet de la deuxième langue n’est plus celui de la première, se pose alors la concordance des touches du clavier que j’utilise avec les lettres de nouvel alphabet. Et non seulement, les touches, mais toutes les combinaisons. En grec par exemple, les voyelles peuvent avoir accents, esprits et iotas souscrits. Cela fait beaucoup d’altération par rapport au clavier latin français avec ses accents circonflexes ou trémas.
J’ai abordé la question de déclarer plusieurs langues habituelles ici : BPMI 2.3 Convenances personnelles, §1.2 le pays et la langue : comment définir la langue par défaut, les langues habituelles, les claviers associés, et les procédures pour changer de langue et clavier.
J’ai abordé la question du changement de clavier en cours de frappe ici : BPMI 2.13 Utiliser au mieux son clavier et sa souris, § 2.3 Changer d’alphabet en cours de frappe.
Dans la configuration matérielle et logicielle (fiche à venir), j’ai évoqué le bureau et la barre des tâches avec l’affichage de l’abréviation de la langue courante (FR pour Français), et comment avec ▼ on pouvait choisir une autre langue habituelle, et avec ▲ rentrer dans la gestion de ces langues.
À propos du contrôle orthographique (2.7 Textes répétitifs, § 4. Correction orthographique automatique), j’ai précisé comment la correction automatique pouvait se faire dans la langue du passage. Accessoirement, au niveau des Champs, nous avons vu aussi que les formats de date étaient tributaires de la langue.
La langue parlée est définie au niveau du système comme nous l’avons vu dans la configuration matérielle et logicielle. C’est la langue que le système utilise pour ses messages, ses fenêtres. Par extension, LibreOffice utilise aussi une version parlée, et nous avons vu que lors de son installation, le téléchargement se faisait en deux temps, le deuxième étant réservé justement pour l’aide en français.
La langue orthographique est la langue définie au niveau du format caractère, à l’onglet Police. Cette langue permet une connexion à l’extension correspondante du dictionnaire. Accessoirement, un clavier logique peut lui être associé : les caractères tapés sont affichés dans l’alphabet de la langue. On peut vouloir utiliser une police spécifique pour cet alphabet non latin.
Je suis en train de taper un texte, avec ma langue habituelle, le français, et je veux mettre un passage dans une autre langue, avec des caractères d’un alphabet non latin pour lequel j’ai décidé d’utiliser une police de caractères spécifique. Pour l’exemple, posons que cette autre langue est le grec (dont l’abréviation système est ‘EL’), que le clavier associé est le grec polytonique et la police Galatia SIL.
La langue Grec a été déclarée comme deuxième langue habituelle du système, avec le clavier associé grec polytonique.
Pour utiliser le grec encours de frappe, je crée un style de type caractère que nous appelons Grec, et auquel j’associe un raccourci-clavier [Ctrl+ Maj+ H]. Ce style utilise la police Galatia SIL, et la langue Grec.
Par ailleurs, j’ai un raccourci-clavier pour activer le style par défaut de type Caractère : [Ctrl+ Maj+ Alt+ ‘zéro’].
La saisie du texte en français n’appelle aucun commentaire. Saisie classique.
1. [Windows+ Espace-] (attention, il faut relâcher la combinaison ‘-‘ pour voir l’effet) répété autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que ‘EL’ apparaisse dans la barre des langues (ou Dans la barre des tâches : ▼ FR ▼ EL). À partir de ce moment, notre frappe au clavier se fait en grec avec le clavier choisi (grec polytonique) mais pas dans la police Grec du système.
2. Je change le style de type Caractère avec le raccourci [Ctrl+ Maj+ H] : mon texte est désormais avec le style que nous avons appelé Grec avant de commencer la frappe. Ce style utilise la police Galatia SIL. déclarée dans le style. Cette police est affichée dans le combo de la barre d’outils sous le menu. La langue Grec utilisée est affichée dans la zone de contrôle en pied de fenêtre.
3. La frappe se fait désormais en caractères grecs, avec la belle police Galatia SIL. Internet m’a fourni des dessins de clavier avec toutes les combinaisons pour ajouter aux voyelles accents, esprits ou iota souscrit…
La frappe en grec est terminée. Je veux revenir au français.
1. [Ctrl+ Maj+ Alt+ ‘zéro’] remplace le style Grec par le style par défaut de type Caractère (Dans la barre d’outils sous le menu, la police affichée est désormais notre police habituelle). La langue dans la zone de contrôle est le Français.
2. Je répète autant de fois que nécessaire [Windows+ Espace-] pour que ‘FR’ soit affiché dans la barre des langues (ou Dans la barre des tâches : ▼ EL ▼ FR).
La manœuvre est simple, à condition d’avoir bien en mains les raccourcis-clavier. Il faut comprendre que le clavier dépend du système et qu’il nous faut donc évoluer dans les paramétrages système. Mais le traitement de texte a aussi ses exigences (langue orthographique). Il est donc indispensable d’avoir deux manipulations à chaque changement.
Avant d’associer une police élaborée au style utilisé pour une langue, il est souhaitable de faire un essai d’impression. Il serait dommage que votre imprimante de reconnaisse pas cette police : vous auriez alors de beaux textes à l’écran, incapables d’être imprimés correctement.
Pour que les documents PDF affichent correctement cette police, il est nécessaire, dans la procédure d’importation, d’importer les polices du document. Le poids du document sera un peu plus lourd, mais le rendu excellent.
LOW dispose de dictionnaires de synonymes dans de nombreuses langues. Pour accéder à une liste de synonymes :
Je sélectionne implicitement le mot dont je cherche un synonymes en posant le point d’insertion dessus;
[Ctrl+ F7] <[Dictionnaire des synonymes (langue(Pays))];
‡ Mot actif ‡
À gauche, le mot sélectionné est présenté en combo ; les mots précédemment sélectionnés peuvent être appelés dans ce combo ;
À droite, le combo me permet de choisir une autre langue;
‡ Alternatives ‡
La liste des synonymes est affichée ; le premier est sélectionné;
Au-dessous de la liste :
‡ Remplacer par ‡
Le synonyme sélectionné est affiché. Comme la liste des synonymes fournit des mots masculins, singulier, cette zone permet d’ajuster l’accord avant le remplacement.
◄ Remplacer ► remplace le mot initial du texte par le mot sélectionné; []>.
◄ Annuler ► ferme la fenêtre sans remplacement.
Il est possible de déployer plusieurs niveaux de recherche. En ▼▼ sur un mot de la liste, celui-ci devient tête d’une nouvelle liste. C’est pratique pour affiner la recherche. Dans ce cas, sous ‡ Mot actif ‡, une flèche à gauche permet de remonter d’un niveau.
Il est pratique de pourvoir poser au fil du texte des notes personnelles appelées Commentaires par LOW.
Le commentaire est posé au point d’insertion avec [Ctrl+ Alt+ C] (ou Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Commentaire).
Il apparaît comme un post-it sur fond jaune en marge, avec une flèche partant du point d’insertion.
Je tape le texte en tête du post-it. En fin de post-it, à gauche, le rédacteur est indiqué en clair avec la date et l’heure (système) de la rédaction. À droite, une ▼ active un menu contextuel.
Les commentaires sont automatiquement signés du rédacteur du document. Celui-ci est défini dans les options (c’est expliqué ici : 1.7 Quelques astuces, § 1. Données d’identification).
Tout rédacteur peut lire tous les commentaires et les gérer.
Pour modifier un commentaire, il suffit de modifier son texte.
Le menu contextuel affiché en cliquant sur la flèche en bas à droite du post-it propose d’autres actions :
Supprimer ce commentaire : la suppression est directe sans demande de confirmation ;
Supprimer tous les commentaires de [l’auteur] : la suppression est directe dans demande de confirmation ;
Supprimer tous les commentaires : idem, pour nettoyer le document de tous les commentaires ;
Formater tous les commentaires : ouvre la fenêtre de paramétrage du style (police, effets de caractères, position). Cette fenêtre est accessible aussi dans Menu, ▼ Format ▼ Commentaires.
Les commentaires sont visibles dans le document si leur affichage est demandé. Dans Menu, ▼ Affichage ▼ Commentaires. Cette ligne joue en bascule. Quand l’affichage est actif, la ligne est sur fond tramé avec une marque au début.
Quand des commentaires sont présents dans un document, lors de l’impression, plusieurs options sont possibles. Le choix se fait au lancement de l’impression :
<[Imprimer];
| Général | ‡ Imprimer ‡ (en bas de la fenêtre)
♫ Commentaires :
Aucun (document seul) : le document est imprimé sans les commentaires;
Commentaires seuls : seuls les commentaires sont imprimés;
Placer à la fin du document, Placer à la fin de la page, Placer dans les marges : le choix concerne bien entendu tous les commentaires du document.
Les commentaires sont très utiles pour noter des idées fugaces. Ils n’ont pas vocation à rester dans un document. Certains rédacteurs leur préfèrent un journal annexe, surtout pour des documents rédigés au long court. L’intérêt est d’avoir le choix.
Le suivi des modifications permet de mettre en relief les modifications apportées au document par chacun des intervenants dans sa rédaction : ajouts, suppressions et modifications. Chaque intervention est tracée : auteur, date et heure.
Ce suivi comprend deux volets : le paramétrage du suivi et le suivi proprement dit.
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Enregistrer ;
Il est donc possible d’enregistrer des modifications de correcteurs différents. Par exemple, un manuscrit qui passe entre plusieurs relecteurs pourra être annotés des corrections en identifiant le relecteur à chaque séance de relecture.
Les données d’identité sont présentées ici : 1.7 Quelques astuces, § 1.Données d’identification.
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Afficher.
(Cette ligne de menu agit comme une bascule ; elle porte une marque quand l’affichage est actif).
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Protéger… <[Saisir le mot de passe] ;
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Gérer… <[Gérer les modifications] ;
Cette fenêtre comporte deux onglets.
L’un permet de filtrer toutes les modifications du documents sur l’opérateur, la date, l’opération.
L’autre affiche les modifications enregistrées dans le document (en appliquant les filtres éventuels) : en cliquant sur une ligne, le texte concerné par la modification est affiché, et cette modification peut être rejetée, acceptée, seule ou toutes les modifications filtrées.
Dans Menu : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Fusionner le document…; (l’explorateur s’ouvre pour choisir le fichier – la copie – à fusionner);
Les modifications enregistrées sur la copie sont passées sur le ‘maître’.
Il est possible aussi de comparer les deux documents en face à face. Très pratique pour des corrections faites en ligne à plusieurs.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, LibreOffice permet un travail collaboratif assez poussé qu’il est simple d’organiser.
BPMI 2.13 Utiliser au mieux son clavier et sa souris
BPMI 2.3 Convenances personnelles
BPMI 4.2 Les raccourcis-clavier
BPMI 4.4 Dompter son clavier
1. Bordure, arrière-plan et transparence
3. Arrière-plan
3.1 Aucun
3.2 Couleur
3.3 Dégradé
3.4 Bitmap
3.41 Option Style
3.42 Position
3.43 Style mosaïque
3.5 Motif
3.6 Hachures
Dans ces dernières versions, LOW présente une gestion des couleurs et arrière-plans harmonisée. Cette fiche est une étude d’ensemble.
1. Bordures, arrière-plan et transparence
Nous avons vu ces trois onglets dans la gestion des styles (Paragraphe, Page, Cadre). On les retrouve de la même manière dans la gestion des formats. Certaines fonctions les adoptent (remplissage d’une zone de texte), d’autres pas (arrière-plan de tableau, par exemple).
Ces trois fonctions sont importantes pour donner au texte une présentation attrayante. Il m’a semblé judicieux, étant donné leur présence en de multiples contextes, de les regrouper pour une étude d’ensemble.
Ces trois fonctions générales sont toujours appelées à partir d’un contexte qu’elles vont modifier après validation. Je parlerai de ce contexte en le qualifiant de contexte d’appel.
Une bordure est un trait (ou équivalent) qui matérialise une zone. Elle peut encadrer un paragraphe, un mot, renforcer une marge gauche, poser une ligne horizontale, etc. Ce trait est optionnel pour chacun des quatre côtés de la zone.
La zone peut être une page, un paragraphe, un mot (à la limite, un caractère), un cadre, une image, un tableau ou une cellule de tableau.
Sauf cas particulier dépendant du contexte, le paramétrage des bordures se fait dans un onglet qui se présente de la même manière dans les différentes fonctions autorisant les bordures.
Pour cette présentation, je suis l’onglet de la fenêtre de paramétrage des styles de type Paragraphe.
‡ Disposition des lignes ‡
Préréglages : en cliquant sur un des boutons proposés, les bordures correspondantes sont placées dans le croquis qui suit avec les paramètres apparaissant dans le pavé ‡ Ligne ‡.
Défini par l’utilisateur : il est possible d’ajouter ou de supprimer une bordure à volonté dans le croquis.
Pour ajouter une bordure sur un côté vide : ▼ sur ce côté ; les paramètres apparaissant dans le pavé ‡ Ligne ‡ s’appliquent à la bordure créée.
Chaque bordure peut prendre 3 états (par clics successifs):
un trait simple : cette bordure existe mais elle reste non-impactée par le changement de paramétrage du trait ci-après ;
un trait simple entouré d’une zone en pointillés : cette bordure est sélectionnée pour être impactée par le changement de paramétrage de son trait, voir ci-après ; la zone sélectionnée est indiquée à ses extrémités par deux flèches (►… ◄).
une zone en pointillés vide : cette bordure est supprimée, mais elle reste sélectionnée pour être éventuellement impactée par un nouveau paramétrage de son trait, voir ci-après.
En clair : je peux choisir une (▼) ou plusieurs ([Maj+] ▼) bordures pour paramétrer son trait, et répéter l’opération plusieurs fois pour une ou plusieurs bordures différentes à chaque fois.
Pour supprimer une bordure, je clique sur celle-ci jusqu’à ce qu’elle apparaisse dans une zone en pointillés vide.
Pour modifier l’apparence d’une bordure, je clique sur celle-ci jusqu’à ce qu’elle apparaisse avec un trait simple entouré d’une zone en pointillé. Ensuite, je modifie les paramètres dans le pavé Ligne ci-après. Je peux sélectionner plusieurs bordures pour la même modification en un coup en cliquant dessus avec [Maj+].
‡ Ligne ‡
♫ Style : forme du trait de la bordure.
♪ Largeur : NNN pt. Il s’agit en fait de l’épaisseur du trait.
♪ Couleur ▼ <[(fenêtre de sélection de la couleur)].
Les paramètres affichés dans ce pavé Ligne sont ceux appliqués aux bordures sélectionnées dans le croquis, entourées de ► et ◄. Leur modification n’impactera que ces bordures sélectionnées.
‡ Espacement avec le contenu ‡
Indique, pour chaque direction, la distance intérieure entre la zone de texte et la bordure.
◩ Synchroniser : si cette case est cochée, quand je modifie la distance d’une direction, toutes les directions sont ajustées à l’identique. Si je veux une distance particulière pour une direction, je dois décocher cette case avant de la saisir.
‡ Style d’ombre ‡
♪ Position : chacun des 5 boutons permet de choisir : pas d’ombre ou l’orientation de la source lumineuse génératrice de l’ombre. Les entrées suivantes sont accessibles uniquement si une ombre est déclarée.
♪ Distance : NNN cm. Épaisseur de l’ombre.
♪ Couleur ▼ <[(fenêtre de sélection de la couleur de l’ombre)].
‡ Propriétés ‡
◩ Fusionner avec le paragraphe suivant : en cochant cette case, j’indique au système que si deux ou plusieurs paragraphes du même style que celui en gestion se suivent, la bordure devra entourer le groupe et non chacun.
L’onglet arrière-plan présente une bordée de boutons, avec une fenêtre correspondante à chacun.
3.1 ◄ Aucun ►
Ce bouton déclare l’absence d’arrière-plan. Si un arrière-plan était paramétré, il est annulé.
3.2 ◄ Couleur ►
Cet onglet permet d’utiliser des palettes de couleurs standards, de gérer une palette personnalisée, de choisir une couleur, avec ses codes ou à partir d’un diagramme interactif.
À savoir : Chaque couleur est référencée par une multitude codes. LOW n’en retient que 2 : RVB et HTML. C’est bien suffisant.
Dans RVB, trois codes de 0 à 255 permettent de « doser » les composantes des trois couleurs constituant une couleur donnée. Ce qui donne plus de 16 millions de possibilités.
Dans HTML, chaque couleur est identifiée par une composition de 6 chiffres hexadécimaux (de 0 à 9, puis de a à f). Avec un même nombre de possibilités.
Il suffit de connaître un des codes pour obtenir la couleur correspondante.
Trois pavés dans cet onglet :
‡ Couleurs ‡
♫ Palette : permet de choisir une palette parmi les palettes standards et une palette personnalisée.
La palette choisie est affichée au dessous, un carré par couleur. Au survol d’un carré, le nom de sa couleur apparaît en info-bulle.
Il suffit de cliquer sur une couleur pour la sélectionner.
En validant l’onglet avec ▼ ◄ OK ►, la couleur sera appliquée au contexte d’appel.
Couleurs récemment utilisées
Affiche les 12 dernières couleurs utilisées. Quand la liste est pleine et qu’une nouvelle couleur est utilisée, la plus ancienne disparaît.
Palette personnalisée : deux boutons disponibles suivant les contextes permettent d’ajouter ou de supprimer la couleur sélectionnée de la palette personnalisée. Quand on ajoute une couleur à la palette personnalisée, il faut lui donner un nom.
Pour la plupart des autres onglets, il sera nécessaire d’indiquer une ou plusieurs couleurs. Le choix se fera dans les palettes. C’est ici que l’on chargera la palette personnalisée avec les couleurs nécessaires.
‡ Active ‡
Si une couleur est active dans le contexte d’appel, elle est affichée.
Ses codes RVB et HTML sont affichés. Ces informations sont intéressantes pour trouver des couleurs voisines. Par exemple, le site https://coolors.co permet de construire des palettes de 6 couleurs très facilement avec pour chacune un nombre important de couleurs proches dégradées. Le site http://paletton.com/ permet de travailler très simplement sur les associations de couleurs (complémentaires et plus). Le fait de disposer d’un code couleur permet de rentrer dans ces sites avec une base de départ.
‡ Nouveau ‡
Ce pavé se présente comme le précédent pour la couleur sélectionnée. Le bouton ◄ Choisir une couleur ► permet de trouver n’importe quelle couleur. L’arc en ciel permet de choisir d’abord une teinte. Celle-ci s’affiche dans le grand carré : en cliquant suivant les zones, on obtient la couleur correspondante. On peu jouer aussi en faisant varier les composantes HSB (Teinte, saturation, luminosité) ou CMJN (Cyan, magenta, jaune et noir). Sous le grand carré, deux rectangles affichent respectivement la couleur en cours de sélection et la couleur en entrée.
En pied d’onglet :
◄ OK ► : applique la couleur sélectionnée au contexte d’appel. Cette couleur est ajoutée à la liste des douze dernières couleurs utilisées.
◄ Réinitialiser ► : la couleur Nouveau est remise à sa valeur d’entrée.
3.3 ◄ Dégradé ►
Au lieu d’avoir dans le contexte d’appel, une couleur uniforme, il est possible d’afficher un dégradé entre deux couleurs, en précisant les paramètres construisant ce dégradé.
‡ Dégradé ‡
Affiche une palette de dégradés disponibles. Il est possible, après avoir paramétré un dégradé de le mettre dans cette palette avec ◄ Ajouter ►. De même, il est possible de partir d’un dégradé existant, de le modifier, et de l’enregistrer modifié avec un nouveau nom avec ◄ Modifier ►.
‡ Aperçu ‡
Affiche l’effet visuel du dégradé.
Pour bien comprendre les options et savoir réaliser en fin de compte le dégradé voulu, nous partons d’un exemple :
♫ Type : {Radial};
♪ Incrément : ▢ Automatique; {3}
♫ Centre : X : {50%}; Y : {50%};
♫ Bordure : {15%};
♪ De : {#103600};
♪ À : {#D9EDE5};
Pour comprendre le jeu du paramètre Type, je choisis successivement tous les types et j’observe comment les 3 couleurs de l’exemple s’organise dans la surface du contexte d’appel. Je constate que les couleurs se positionnent d’après les deux derniers paramètres (De : et à :). Je note aussi la différence entre Quadratique (le dégradé part d’un carré au centre) et Carré (le dégradé part du périmètre extérieur qu’il réduit proportionnellement à chaque couleur).
Pour comprendre le jeu du paramètre Incrément, je coche la case automatique : de 3 couleurs visibles, bien distinctes, j’obtiens un fondu optimum. En décochant la case et en faisant varier doucement le curseur à partir de la gauche, je vois que le nombre de couleurs intermédiaires augmente en fonction du curseur. Passé un seuil, l’effet devient nul.
Pour comprendre le jeu des paramètres de centrage, je fais varier les X et les Y. En choisissant un type comme Ellipsoïde, je peux aussi faire varier l’angle.
Le dégradé se construit en allant d’un point (ou un ensemble de points comme un cercle, un rectangle ou une ellipse) vers un autre point. Le point de départ est la limite extérieure du contexte. Le point d’arrivée est à préciser en fonction du rendu escompté. Dans l’exemple, nous avons mis 50% pour X et Y. X symbolise le déplacement horizontal ; Y, le déplacement vertical. 50% signifie au milieu de la dimension. J’essaie avec l’ellipse, en faisant varier X de 0% à 100% : cet exemple montre bien comment évolue le centre de l’ellipse en fonction de ce paramètre.
Pour comprendre le jeu du paramètre Bordure, je prends la forme Quadratique et je mets le curseur de Bordure sur 0% : la largeur de la bande de couleur de départ et celle de la suivante sont identiques, réduites au minimum pour un effet visible ; la couleur d’arrivée occupe donc 100% de l’espace disponible. Si je mets le curseur à 50%, je constate que la couleur de départ occupe 50% de l’espace, les autres couleurs se partageant l’espace disponible. À 100%, la couleur de départ occupe tout l’espace au point que les autres couleurs ont disparu.
Ces exemples sont suffisamment parlants.
3.4 ◄ Bitmap ►
Cet onglet permet de mettre une image en arrière-plan.
L’aide accessible dans cet onglet ne le concerne pas. Elle concerne les motifs (onglet suivant).
3.41 Option Style.
Original : l’image sera prise avec ses dimensions propres. Si je modifie la Taille (X et Y), le style devient personnalisé.
Rempli : sans effet (sans doute réservé à un contexte particulier que j’ignore).
Étiré : l’image est étirée pour occuper tout l’espace. Aucune personnalisation n’est possible.
Zoomé : sans effet (comme Rempli).
Personnalisé : en partant du style Original, je peux modifier la taille de l’image en indiquant le % d’occupation, horizontal et vertical, de la surface du contexte d’accueil. En cochant la case Échelle je permets à l’image de conserver ses proportions initiales.
Position me permet de préciser où se cale l’image dans la surface du contexte d’accueil. Par rapport au centre, aux angles ou aux côtés.
Le style mosaïque remplace l’image unique par une mosaïque dont chaque pavé est l’image. Taille permet d’ajuster la taille de l’image en pourcentage des dimensions du contexte d’accueil. 0% laisse à l’image ses propres dimensions.
Position permet d’indiquer où commence la mosaïque, éventuellement en pourcentage des dimensions du contexte d’accueil.
Décalage permet d’indiquer si l’effet mosaïque doit montrer des lignes ou des colonnes, et avec quel pourcentage de la dimension du contexte d’accueil (hauteur ou largeur).
3.5 ◄ Motif ►
Cet onglet permet de composer une mosaïque de motifs identiques. Le motif est un carré de 8px sur 8px, chacun des pixels ne pouvant prendre qu’une des deux couleurs paramétrées. Ces couleurs doivent normalement être contrastées (blanc et noir, par défaut). Je rappelle que le pixel est la plus petite unité d’affichage ou d’impression.
3.6 ◄ Hachures ►
Les hachures sont un autre motif, basé sur des lignes. L’épaisseur des lignes n’est pas paramétrable. Pour étudier le jeu des différents paramètres, je mets l’espacement entre les lignes à 1cm et je fais varier les autres paramètres. Quand je définis des hachures, je peux indiquer une couleur pour les lignes, et une couleur pour l’arrière-plan.
La transparence est un effet de voilage appliqué à l’arrière-plan sélectionné dans l’onglet précédent (Arrière-plan).
Bien sélectionner l’arrière-plan dans l’onglet Arrière-plan avant d’ouvrir l’onglet Transparence. Ce qui implique, en cas de personnalisation, de bien enregistrer son arrière-plan pour le sélectionner avant de venir ici (voir § 3.3 Dégradé, mais c’est valable aussi pour Bitmap, Motif et Hachures).
LOW permet trois types de transparence :
Pas de transparence : l’arrière-plan est affiché sans voilage.
Transparence uniforme : j’indique le taux, et ce taux s’applique à tout l’arrière-plan d’une façon uniforme.
Transparence dégradée : la transparence est progressive, suivant des paramètres identique à ceux l’arrière-plan dégradé. La seule différence : au lieu de partir d’une couleur vers une autre, ici, on part d’un % de transparence (0% par défaut) pour aller vers un autre (100% par défaut).
1 janvier 2018 Non classéDaniel DUBOIS
LOW – 04/04/2018 – 2
1.2 Une question de méthode
1.3 Présentation de cette fiche
2. Déclarer une table d’index
2.1 Initialiser la table
2.2 Autres onglets
2.21 Styles
2.22 Entrées
2.23 Colonnes
2.24 Arrière-plan
2.3 Mettre à jour d’index, modifier son paramétrage, le supprimer
3. Associer un terme à une entrée
3.1 Associer un terme à une nouvelle entrée
3.11 Raccourci-clavier pour insérer une nouvelle entrée
3.12 Procédure classique : terme par terme
3.13 Procédure rapide pour de multiples insertions
3.2 Associer un terme à une entrée existante
3.3 Gérer les termes associés aux entrées
3.31 Retrouver les termes associés à une entrée
3.32 Raccourci-clavier pour éditer une entrée
3.33 Éditer une entrée d’index : modification et suppression
4. Pour aller plus loin : clés et fichier de concordance
4.1 Bonnes pratiques pour un index
4.2 Utiliser les clés
4.21 Trois niveaux possibles dans la table
4.22 Déclarer les clés
4.23 Présentation des clés dans la table
4.3 Utiliser un fichier de concordance
4.31 Gérer le fichier de concordance
4.32 Intégration du fichier de concordance dans la table d’index
4.33 Combinaisons et effets
L’index lexical est une table, généralement posée en fin d’ouvrage avant la table des matières, indiquant pour chaque terme noté dans la table, les pages où il apparaît, avec parfois des précisions propres à certaines localisations. Ces index peuvent être multiples : personnages, lieux, concepts, illustrations, tableaux, etc. Ils sont identifiés par leur titre.
La liste simple alphabétique des éléments se développe parfois dans une structure plus complexe en niveaux.
Gérer les index nécessite de répondre à plusieurs questions : quels index mettre dans la table ? Et pour chaque index, faut-il recenser toutes les occurrences, sinon sur quels critères les choisir ? Comment regrouper des termes voisins sous la même entrée ? etc.
Pour faciliter la compréhension de ce sujet, je respecte un vocabulaire :
Terme : tout mot ou expression du document susceptible d’être cherché dans un index ;
Index parfois qualifié de lexical : la table automatiquement créée par le système, composée de lignes d’index.
Ligne d’index : un élément d’un index lexical pouvant se présenter suivant plusieurs formats :
un titre conceptuel (appelé aussi Clé 1),
un sous-titre conceptuel (appelé aussi Clé 2),
une entrée suivie des numéros de pages dans lesquelles est présent le terme correspondant à l’entrée,
une ligne de séparation pour distinguer les titres ou entrées par bloc partageant la même initiale.
Entrée : début d’une Ligne d’index, associée à un terme. Le terme peut être identique à l’entrée (à la casse près ou aux accords en genre et nombre) ; dans ce cas, l’index est un inventaire. L’entrée peut être un concept ou une expression : dans ce cas, l’index est davantage un outil d’analyse conceptuelle.
Fichier de concordance : fichier de paramétrage permettant de générer automatiquement des lignes d’index en les fusionnant avec celles du paramétrage manuel.
Deux méthodes s’affrontent pour construire une table d’index : soit en cours de rédaction, soit sur un document final. Chacune a ses avantages et ses inconvénients.
J’admets qu’il n’est pas naturel de gérer à la fois la composition d’un texte, souvent volumineux comme une thèse ou un rapport, et les index associés. Pourtant, cette solution permet de construire des index cohérents avec le texte.
Attendre la fin de la rédaction permet de se concentrer sur les index. Mais par expérience, je sais qu’un texte, tant qu’il n’est pas remis à l’imprimeur, n’est jamais fini. Cette solution ne met pas à l’abri d’oublis.
Personnellement, je préfère construire mes index au fil du texte. C’est de loin la meilleure solution pour des index à plusieurs niveaux ou avec concordances. De plus, disposer d’un index en cours de rédaction est parfois bien utile.
Dans un premier temps, nous verrons comment déclarer une table d’index dans un document et comment la gérer ensuite. Nous basant sur l’expérience de 2.9 La table des matières, je ne m’attarderai que sur les particularités des tables d’index.
Puis, contrairement à la table des matières pour laquelle le matériau est tout prêt dans les titres déclarés dans la Numérotation des chapitres, pour les index, il faut préparer ces données. Nous verrons dans un deuxième temps comment associer un terme à une entrée d’index. Puis comment gérer cette association. Par souci pédagogique, nous ne traiterons ici que des tables à un seul niveau, sans clés ni fichier de concordance, que nous nous réserverons pour le dessert.
2.1 Initialiser la table ↑¹
Pour référencer les termes et disposer d’un index de ces termes, je dois commencer par déclarer l’existence de cette table d’index. Comme pour la table des matières, la validation de cette déclaration insère la table d’index dans le document.
Pour plus de précisions sur cette étape, vous pouvez vous reporter à la table des matières (2.9 La table des matières).
Je commence donc par préparer le terrain en ouvrant une nouvelle page en fin de document, avant la table des matières, et je pose le point d’insertion au début. La table d’index que je vais déclarer prendra place ici.
Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Table des matières et index ► ▼ Table des matières, index ou bibliographie… <[];
‡ Type et titre ‡ ;
♪ Type : {Index lexical} ;
♪ Titre : (je pose ici le titre que je donne à la table d’index);
Le titre posé ici sera affiché en tête des pages de la table. C’est lui qui me permettra aussi, en cas d’index multiples, de savoir duquel il s’agit.
‡ Créer un index ou une table ‡
♫ Pour : {Tout le document};
◩ Regrouper les entrées identiques ;
◩ Avec sv ;
◩ Avec –;
◩ Respecter la casse;
Ce dernier groupe d’options concerne le traitement des termes apparaissant plusieurs fois dans des pages successives. En cochant la première case (Regrouper), je vais préciser comment mentionner les pages successives et comment reconnaître des termes identiques.
Avec sv : quand le même terme apparaît sur plusieurs pages successives, dans la table, la première page sera seulement indiquée suivie de « sv » pour « et suivantes » ;
Avec – : dans la même hypothèse, le terme étant dans toutes les pages, au moins une fois, de la première à la dernière, la ligne affichera la première et la dernière page séparées par ‘-‘.
Respecter la casse permet de préciser si deux termes avec une casse différente (majuscules ou minuscules) doivent être considérés comme différents (cochée) ou pas (non cochée). Attention, pour les lettres accentuées ou le Ç, le système ne reconnaît pas l’identité entre majuscules et minuscules (ç et Ç sont considérées comme différentes).
Suggestion : Regrouper, avec -, sans respecter la casse.
Ce groupe d’option ne joue que pour la présentation des lignes d’index. Il sera donc toujours possible de les modifier plus tard sans perdre aucun index.
◩ Entrées en majuscules (autom.) ;
En cochant cette case, toutes les entrées de la table seront présentées en minuscules avec l’initiale en majuscule, quelle que soit la casse du terme. C’est souhaitable.
◩ Clés comme entrées séparées (Voir ci-dessous, § 4.2 Utiliser les clés¹) ;
◩ Fichier de concordance (voir ci-dessous, §4.3 Le fichier de concordance¹) ;
‡ Trier ‡
Ce panneau permet de préciser dans quel ordre apparaissent les entrées.
♪ Langue : (… – Français, France – … );
♪ Type de clé : (alphanumérique) (pas de choix ! );
Il est agréable de pouvoir trier les lignes sur les entrées en fonction de la langue. En fait, il faut surtout voir ici une manière de déclarer la langue de l’index. Ce qui n’a, a priori, aucune incidence sur la production de cet index.
Quelques différences avec ceux de la table des matières.
Cet onglet propose un style pour le titre de la page, la ligne de séparation et les trois niveaux (Clé 1, Clé 2 et Entrée).
2.22 Entrées ↑¹
Dans l’onglet Entrées, nous retrouvons la ligne de séparation (S) et les lignes des 3 niveaux (1, 2 et 3). Notez que la structure de la ligne comprend 3 éléments de base : l’Entrée, un tabulateur, et les Numéros de page.
Le champ Info Chapitre (IC) ne semble pas opérationnel ici (correspondrait au bloc de numérotation d’un titre, tel que déclaré dans la Numérotation des chapitres sans objet pour les index).
‡ Format ‡ :
♫ Style de caractère des entrées principales : il faut comprendre Style des numéros de page des termes déclarés comme entrée principale. En déclarant un terme dans la table d’index, il est possible de lui associer le caractère « entrée principale ». Celui-ci se traduira alors par l’application d’un style particulier au numéro de sa page dans la table d’index. C’est ce style particulier, de type caractère, qui est indiqué ici. Généralement, police Gras (ou effet de caractère souligné).
◩ Séparateur alphabétique : quand cette case est cochée, les lignes de séparation sont affichées. Toutes les entrées ayant la même initiale se trouvent sous une ligne de séparation qui comporte seulement cette initiale.
◩ Clés séparées par une virgule : voir ci-dessous, § 4.2 Utiliser les clés².
◩ Position relative au retrait de style de paragraphe. Il aurait été plus judicieux de dire Appliquer le retrait du style de la ligne. Il s’agit du retrait à gauche de toutes les lignes.
À noter : ces trois paramètres s’appliquent globalement à tous les types de lignes.
Cet onglet se présente comme celui des styles de type Page.
Contrairement à la table des matières, les informations concernant les index peuvent avantageusement tenir sur deux ou trois colonnes dans la page.
Même onglet, encore, que celui des styles de type Page.
Ici, il est possible de mettre une couleur ou une image.
2.3 Mettre à jour l’index, modifier son paramétrage, le supprimer ↑¹
Une fois la table d’index créée, il est possible après avoir modifié le texte et les associations termes-entrées, de mettre l’index à jour :
▲ N’importe où dans l’index ▼ Actualiser l’index.
L’ancien index est remplacé par le nouveau reconstruit.
Il est possible aussi, d’assortir cette actualisation d’une modification du paramétrage :
▲ N’importe où dans l’index ▼ Éditer l’index.
Enfin, il est possible de supprimer l’index pour faire place nette dans le document :
▲ N’importe où dans l’index ▼ supprimer l’index (attention, aucune confirmation n’est demandée !).
3. Associer un terme à une entrée ↑¹
3.11 Raccourci-clavier [Ctrl+ Maj+ i] pour insérer une nouvelle entrée
LOW ne propose pas de raccourci-clavier pour insérer un terme dans une table d’index. À l’usage, pourtant, c’est indispensable. La personnalisation des raccourcis-clavier est expliquée ici : BPMI 4.6 Les raccourcis clavier. Je propose [Ctrl+ Maj +i], mais chacun peut choisir sa propre combinaison.
(Ma table d’index a été créée);
Je sélectionne le terme à associer à une nouvelle entrée;
La sélection du terme à associer peut
être implicite : le point d’insertion est sur le mot ;
être explicite : ▼…▲ sur le mot ou l’expression ;
se faire après une recherche dans le document [Ctrl+ F] et choix d’un des termes trouvés par sélection implicite ou explicite.
[Ctrl+ Maj+ i] ou dans Menu, ▼ Insertion ▼ Table des matières ou index ▼ Entrée d’index : <[Insertion d’une entrée d’index];
‡ Sélection ‡
♫ Index : je choisis dans le combo, l’index dans lequel je veux associer le terme sélectionné à une entrée; l’icône à droite me permet de créer un nouvel index (seulement son nom, charge à moi de revenir plus tard pour son paramétrage);
♪ Entrée : le mot ou l’expression sélectionné est proposé par défaut;
Si dans les Options de ma table d’index, j’ai coché Respecter la casse, je fais attention aux initiales en majuscules ou minuscules car j’aurai une entrée par casse différente.
L’icône ♥Flèche en cercle [Actualiser l’entrée à partir de la sélection]♥ permet d’afficher le terme sélectionné quand la fenêtre d’insertion est restée ouverte depuis la dernière insertion.
♫ Clé 1 : le combo me propose les clés déjà définies ; je peux en créer une nouvelle ;
♫ Clé 2 : n’est disponible que si Clé 1 est servie. Même fonctionnement;
◩ Entrée principale : voir les précisions ci-dessus, § 2.22 Entrées¹;
◩ Appliquer à tous les textes similaires :
◩ Respecter la casse :
◩ Mots entiers :
La gestion des trois dernières cases est délicate. Il s’agit d’une fonction très puissante qui permet d’associer tous les termes du document « similaires » au terme initial sélectionné, à la même entrée, et éventuellement aux même clés.
L’application à tous les textes similaires : cochée, l’association en cours est étendue à tous les termes similaires du document ; non cochée, l’association en cours ne concerne que le terme sélectionné.
La similarité se joue sur deux points : la casse et le mot.
Respecter la casse : voir ci-dessus, § 2.1 Initialiser la table¹. Configuration identique.
Mots entiers : quand cette case est cochée, seuls les termes précédés et suivis d’une espace ou d’un signe de ponctuation seront retenus ; non cochée, la suite de lettres du terme initial reconnu dans un mot plus long sera reconnue.
De plus, cette caractéristique joue sur les accords en genre et en nombre : cochée, seuls seront retenus les mots présentant le même accord que le terme initial ; non cochée, la similarité sera appréciée sur le radical commun sans la désinence de l’accord.
Enfin, si des tableaux sont présents dans le document, cochée : seules les cellules composée uniquement du terme initial seront retenues ; non cochée : toutes les cellules contenant le terme initial seront retenues.
La fenêtre peut rester ouverte pour déclarer une autre association. Cela évite de la rouvrir à chaque fois. Dans ce cas, après avoir sélectionner un nouveau terme, il faut actualiser l’entrée en cliquant sur l’icône à droite de la zone.
En soi, l’opération est identique à l’association d’un terme à une nouvelle entrée. Le problème qui se pose ici est celui de l’unicité des entrées. Ce problème est le talon d’Achille des index.
Pour les noms propres (lieux, personnages), il n’y a pas de problème. Seulement un risque de faute d’orthographe : les erreurs se présentent à la relecture de l’index. Elles seront faciles à corriger.
Pour les concepts, c’est plus délicat. Pour les clés, un combo donne la liste des clés existantes. Pour les entrées, pas de combo.
On peut, bien sûr, créer autant d’entrées que de termes différents. L’index risque d’être pléthorique, et par suite difficile à utiliser. Et si on limite les entrées, il faut pouvoir soit mettre des termes différents en correspondance, soit regrouper des entrées par clés, sur un ou deux niveaux. J’examine ces solutions plus bas.
Pour rester avec une structure simple à un niveau, je préconise la méthode suivante :
J’ai créé ma table d’index, et je la mets à jour régulièrement.
J’ouvre alors une nouvelle fenêtre pour mon document que j’affiche sur la table d’index.
Dans la première fenêtre, je cherche les termes à indexer. Quand j’en ai un, je cherche dans la deuxième fenêtre l’entrée qui lui correspond le mieux et je la sélectionne si elle lui est différente. Sinon, je décide de créer une nouvelle entrée (avec éventuellement son libellé propre différent du terme). De retour dans la première fenêtre, je colle ou saisis l’entrée à créer. [Alt+ Tab] permet de passer d’une fenêtre à l’autre. L’opération est donc rapide.
Il n’est pas besoin d’enregistrer le document pour que les fenêtres soient synchrones.
En revanche, il sera judicieux de mettre à jour la table d’index de la deuxième fenêtre après chaque création d’une nouvelle entrée.
Retrouver un terme associé à une entrée, me permet de :
vérifier l’association ;
supprimer l’association, le terme devenant libre de toute appartenance à un index ;
modifier l’association en associant le terme à une autre entrée.
Les termes associés aux entrées d’une table d’index sont repérables avec une trame quand [Ctrl+ F8] est activé. Mais, à la différence des champs, [Ctrl+ F9] n’affiche rien de particulier. Il faut survoler le champ avec la souris pour pouvoir lire en info-bulle : le nom de la table d’index et l’entrée associée.
Donc pour retrouver les termes associés à une entrée, je commence, si nécessaire par mettre la table à jour. Ensuite, partant de cette table, je note la ou les pages qui contiennent les termes associés, j’affiche ces pages et en passant la souris sur les trames rendues visibles avec [Ctrl+ F8], les infos-bulles me confirment la table concernée et l’entrée.
LOW ne propose pas par défaut un raccourci-clavier pour éditer une entrée d’index. Il est souhaitable d’un personnaliser un. J’utilise [Ctrl+ Maj+ T].
Il existe plusieurs fonctions voisines qu’il faut bien distinguer :
Insérer un terme dans une entrée d’index : dans Menu, ▼ Insertion ▼ Table des matières et index ▼ Entrée d’index [Ctrl+ Maj+ i], vu ci-dessus, § 3.11 Raccourci-clavier ;
Éditer une entrée d’index : dans Menu, ▼ Édition ▼ Référence ▼ Entrée d’index [Ctrl+ Maj+ T]. J’explique cette fonction au paragraphe suivant ;
Éditer une table d’index : pour paramétrer une table d’index, comme vue ci-dessus, § 2.3 Mettre à jour l’index, le modifier, le supprimer¹ ;
Mettre à jour ou actualiser une table d’index : dans la table d’index, ▲ n’importe où ▼ Mettre à jour l’index.
Cette fonction consiste à travailler sur un terme déjà recensé : pour le rattacher à une autre entrée, pour le supprimer d’une entrée, etc.
Pour que cette fonction soit accessible, le point d’insertion doit être juste devant le terme à éditer.
La fenêtre d’édition ressemble à la fenêtre d’insertion d’un terme dans une entrée.
La zone Index n’est pas accessible : il n’est pas possible de passer directement un terme d’un index à un autre ; ce qui paraît logique.
La zone Entrée affiche l’entrée associée au terme sélectionné. Il est possible de la modifier.
De même pour les zones Clé 1 et Clé 2.
Le caractère Entrée principale peut être modifié.
◄ OK ► valide les modifications saisies ; mais la fenêtre reste ouverte pour traiter un autre terme ;
◄ Fermer ► ferme la fenêtre sans autre action ;
◄ Supprimer ► supprime l’association du terme et de l’entrée ; le terme devient disponible de toute entrée ; si l’entrée est associée à d’autres termes, elle reste active. Une entrée vide disparaît de la table d’index.
Sous le bouton Supprimer, deux boutons permettent de passer au terme précédent ou suivant dans le texte.
Ces bonnes pratiques sont valables pour n’importe quelle table d’index, lexicale ou autre. Je pose comme hypothèse que vous avez en vue un travail important de documentation à concrétiser par un ou plusieurs index.
Commencez par vous familiariser avec les notions d’index dans des tables simples, sans manipuler les clés ou un fichier de concordance. Apprenez concrètement à manipuler des Entrées et leur association avec des termes. Observez le résultat dans l’index qui en résulte. Il est important d’acquérir des automatismes sûrs pour insérer des entrées d’index.
En particulier, il est impératif pour la clarté de votre index de bien distinguer les fonctions de recensement et celles de concept. Pour les recensement, les entrées seront identiques aux termes. Pour les concepts, les entrées seront souvent différentes, comportant plusieurs mots pour bien préciser le concept. C’est à ce niveau conceptuel que les clés (Titres et sous-titres) vous seront utiles.
Ensuite, après avoir écrit quelques dizaines de pages, réfléchissez à la structure de votre index. Un index complexe avec des titres et des sous-titres pour les entrées ne s’improvise pas. Et bien qu’il vous sera toujours possible de modifier cette structure par la suite, ce sera quand même plus simple de poser un cadre correct dès le départ. La réussite de votre index se joue sur cette préparation.
4.2 Utiliser les clés ↑¹ ↑²
LOW permet de gérer les entrées d’index sur trois niveaux. Dans l’index, ces niveaux seront visibles par décalage comme ceci :
Clé 1 (niveau 1)
Clé 2 (niveau 2)
Entrée d’index, pages (niveau 3).
C’est au moment où j’associe un Terme à une entrée que je peux associer aussi ce terme à une Clé 1, et éventuellement à une Clé 2.
Quand aucune clé n’est précisée, l’association est enregistrée est au niveau 1 : la ligne d’index sera composé de la seule entrée et des numéros de pages dans lesquelles le terme correspondant à l’entrée est présent.
Quand une clé 1 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, et l’entrée au niveau 2 (comme une subdivision de la clé 1).
la ligne de niveau 1 ne contiendra que la clé 1 ;
la ligne de niveau 2 contiendra l’entrée et les numéros de page.
Quand une clé 2 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, la clé 2 au niveau 2 et l’entrée au niveau 3. La clé 2 est toujours une subdivision de la clé 1.
la ligne de niveau 2 ne contiendra que la Clé 2 ;
la ligne de niveau 3 contiendra l’entrée et les numéros de page.
Les numéro de pages sont toujours indiqués sur la ligne de l’entrée.
Pour simplifier les saisies ultérieures d’associations, LOW conserve les saisies de ‘clé 1’ et de ‘clé 2’ et les propose en combo.
La présentation des clés dans la table dépend d’un paramètre.
Dans la fenêtre de gestion de la table d’index :
| Type | ‡ Options ‡ :
♪ ◩ Clés comme entrées séparées;
Quand cette case est cochée : la table se présente comme indiquée ci-dessus.
Quand cette case n’est pas cochée, la clé 1, la clé 2 si elle existe et l’entrée simple sont posées sur la même ligne, séparées par une virgule, et les pages sont affichées en fin de ligne.
4.3 Utiliser un fichier de concordance ↑¹
Il est possible de compléter (et à la limite, de remplacer) la table d’un index lexical créée par associations manuelles (§ 3. Associer un terme à une entrée¹) par un fichier de paramétrage.
Prenons un exemple. Notre index lexical possède une entrée ‘Méthode’, mais pas d’entrée ‘Méthodologie’. Nous voulons que ‘Méthodologie’ soit une entrée de l’index qui indique les mêmes pages que Méthode. En clair, que les pages indiquées sous Méthodologie concordent avec celles indiquées sous Méthode.
Le fichier de concordance le permet.
Le fichier de concordance se crée et se gère à partir de la fenêtre de gestion de la table d’index :
Dans la fenêtre d’édition de la table d’index :
| Type | ‡ Options ‡
▣ Fichier de concordance ▼ Fichier;
Le menu qui s’affiche propose, suivant le contexte, trois choix :
Ouvrir : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre permettant de choisir un fichier de concordance à ouvrir. Ce fichier sera alors fusionné avec l’index.
Nouveau… : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre pour choisir un dossier de destination et enregistrer un fichier de concordance en lui donnant un nom. Le fichier est ouvert pour la saisie, comme pour le choix suivant.
Éditer… : le fichier choisi avec ‘Ouvrir’ est ouvert en saisie pour ajouter, supprimer ou modifier des lignes.
<[Édition du fichier de concordance: chemin du fichier];
Le fichier se présente sous la forme d’un tableau, avec en pied de tableau, deux boutons, ◄ OK ► et ◄ Annuler ► pour valider ou abandonner la saisie.
En colonnes :
Rechercher le terme : ce libellé est explicite. Je vais saisir ici le terme à associer à une entrée de la table d’index. Toutes les occurrences de ce terme dans le document seront recensées.
Entrée alternative : je saisis ici l’entrée qui devra figurer dans la table correspondant au terme recherché. Alternative car cette donnée n’est pas nécessaire. En son absence, l’entrée dans la table sera le terme recherché.
Clé 1, Clé 2 : équivalentes aux zones analogues dans l’édition manuelle des associations.
Commentaire : zone sans effet sur la table d’index ; pour le paramétreur.
Respecter la casse, Mot uniquement : chaque cellule contient une case à cocher qui s’affiche quand on clique dedans. Équivalentes aux zones analogues dans l’édition manuelle des associations.
Le fichier de concordance est un fichier texte ordinaire, avec une extension .sdi.
Il est éditable avec un éditeur basique comme Notepad++. Une ligne du tableau correspond à une ligne du fichier.
Les colonnes sont séparées par « ; » .
La colonne commentaire est posée sur une ligne à part commençant par « # » avant la ligne où le commentaire est posé dans le tableau.
Il est donc possible de copier-coller plusieurs fichiers ou portions de fichiers pour obtenir un fichier unique.
Pour que le fichier de concordance s’intègre dans la table d’index :
(La fenêtre [Édition du fichier de concordance: chemin du fichier] est ouverte ; ma saisie est terminée);
▼ ◄ OK ►; >[]; (je retrouve la fenêtre [Table des matières, index ou bibliographie]);
Cette validation provoque un réaffichage de la table d’index intégrant désormais le fichier de concordance.
1. Les paramètres du fichier de concordance sont prioritaires par rapport aux paramétrages manuels. En conséquence, une modification manuelle d’un paramétrage issu d’un fichier de concordance, sera annulée par une nouvelle validation du fichier de concordance.
2. Une table d’index n’admet qu’un seul fichier de concordance actif à la fois. Il est possible d’en gérer plusieurs. C’est la fonction Ouvrir qui associe le fichier ouvert à la table. Seuls les tables d’index de type lexical admettent un fichier de concordance. Les index de type personnalisés ne le permettent pas.
Suivant les combinaisons (Rechercher le terme, Entrée alternative, Clé 1 et Clé 2) dans une ligne, les résultats seront différents dans le document et dans la table.
Si Rechercher le terme est seul, sans entrée alternative et sans clé, le terme est visible dans le document comme les termes objet d’une association manuelle. [Ctrl+ F8] les trame normalement. Au survol de la souris, l’info-bulle affiche la table d’index et l’entrée, identique au terme. Ils sont éditables avec [Ctrl+ Maj+ T] quand le point d’insertion est au début de la trame.
Dans la table d’index, le terme est une entrée, avec les numéros de pages. Toutes les occurrences du terme sont recensées.
Si Rechercher le terme et Entrée alternative sont servies, sans clés, tous les termes sont recensés dans le document. [Ctrl+ F8] affiche devant chaque terme, une marque de trame (correspondant à une espace). Au survol de cette marque, l’info-bulle affiche le nom de la table d’index et l’entrée alternative. Cette marque n’est pas éditable.
Dans la table, Entrée alternative est présente, indiquant les numéros des pages dans lesquelles Rechercher le terme est présent. Si le terme recherché avait fait l’objet d’une association manuelle, il reste présent et éditable.
Si les clés sont servies, elles sont présentes dans la table comme lorsqu’elles sont saisies manuellement. L’entrée du plus bas niveau correspond à celle décrite dans les deux combinaisons ci-dessus.
BPMI 4.6 Les raccourcis clavier
20 décembre 2017 Non classéDaniel DUBOIS
LOW – 31/03/2018 – 2
1.1 Numérotation des chapitres
1.2 Processus d’intégration d’une table dans le document
2.1 Quelle page pour quelle table des matières ?
2.2 Avant d’insérer la table dans le document
3. Entrer dans le paramétrage de la table des matières
3.1 Pour initier le paramétrage (la table n’existe pas)
3.2 Pour revenir dans le paramétrage (la table existe)
4. Paramétrer le style des lignes
4.1 Pour associer un style à un niveau
4.2 Quels styles pour les lignes ?
4.3 Pour mettre au point un style
5. Paramétrer le contenu des lignes
5.2 Pour comprendre le formatage d’une ligne
5.3 Opérations sur les pavés
5.4 Paramétrages spécifiques à chaque pavé
5.5 Calage des lignes à gauche
5.6 Je valide mon travail
6. De la table au paramétrage et réciproquement
7. Lignes particulières dans la table des matières
7.1 De quoi s’agit-il ?
7.2 Poser une marque d’index pour la table des matières
7.3 Paramétrer la table pour afficher les lignes particulières
7.4 Lignes manuelles
LibreOffice permet de composer automatiquement plusieurs types de tables :
La table des index,
La table des illustrations,
Dans le cadre paramétré, le contenu de ces tables est automatique. L’endroit et le moment de leur inclusion dans le document, et leur présentation sont de mon ressort.
Je présente dans cette fiche la table des matières, et dans la fiche suivante, la table des index. À partir de ces deux exemples, vous pourrez mettre en œuvre facilement les autres tables.
Ces tables utilisent les styles. Comme leur paramétrage n’a plus de secrets pour vous, ce ne sera pas un problème.
La table des matières de LOW s’appuie sur la numérotation des chapitres que nous avons étudiée ici : 2.6 Le sommaire automatique. Il est donc important que vous soyez à l’aise avec cette fonctionnalité.
Avant d’envisager de créer une table des matières dans un document, je dois y activer la numérotation des chapitres, en déclarant les niveaux jusqu’à celui, au moins, que je veux voir apparaître dans la table.
L’intégration d’une table des matières (et ensuite sa mise au point) est un processus qu’il faut garder en tête :
je détermine quel style de page je veux utiliser pour la table des matières : le style par défaut des pages de mon document ou un style de page particulier ;
j’ouvre cette page : si elle n’existe pas encore, je fais un saut de page manuel avec changement de style de page ;
je pose le point d’insertion en début de zone principale de cette page ;
je paramètre la table des matières : à la validation, la table s’insère au point d’insertion ;
pour modifier ensuite le paramétrage, le menu contextuel dans la table me donne accès à la fenêtre de paramétrage et aussi à la mise à jour de la table pour voir l’application des dernières modifications.
Nous reprenons ces étapes en détail.
2.1 Quelle page pour la table des matières ?
Dans tous les cas, il me semble impératif que la table des matières commence sur une nouvelle page. Il est souhaitable aussi qu’elle se présente comme les pages ordinaires du document ; sauf cas particulier, le lecteur appréciera de retrouver une charte graphique connue.
Néanmoins, il est d’usage que les pages de la table des matières ne comportent pas de numéro de page. De même, si l’en-tête ou le pied-de-page affiche un élément de la structure du document (partie, chapitre, etc.), ces éléments sont inutiles dans les pages de la table des matières.
Il est donc astucieux d’envisager un style de type Page propre à la table des matières. Ce style sera créé à partir du style de page par défaut (Nouveau). Dans l’en-tête et le pied-de-page, je supprimerai tous les éléments inutiles évoqués ci-dessus.
Si la page de la table des matières n’existe pas, je positionne le point d’insertion à la fin du document, là où la page suivante sera la page de la table des matières :
J’insère un saut de page manuel avec changement de style de type page : j’indique le style que j’ai créé pour la table des matières.
Je vérifie que le point d’insertion est au début de la zone principale de cette nouvelle page.
Si j’ai déjà créée la page, je l’affiche. Si aucune table n’existe, je vérifie que la page est vierge et que le point d’insertion est au début.
Si une table existe déjà, il me suffit d’entrer en paramétrage sans qu’il me soit nécessaire de supprimer la table existante.
Pour indiquer les entrées dans la fenêtre de paramétrage, je ne suis pas nécessairement l’ordre dans lequel elles se présentent, mais un ordre plus logique. Repérez bien onglets, pavés et entrées.
Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Table des matières et index ▼ Table des matières, index ou bibliographie… ;
<[Table des matières, index ou bibliographie] ;
▼ | Type |
‡ Type et titre ‡
♫ Type : {Table des matières};
♪ Titre : (Table des matières est proposé à partir du type ; je peux mettre un titre différent);
◩ Protégé contre toute modification manuelle ;
La table créée peut être protégée de toute modification manuelle ; c’est-à-dire qu’elle sera inaccessible en saisie ; cette protection est intéressante en ce sens qu’elle élimine le risque d’une modification involontaire.
Mais pour faire l’apprentissage de la technique de paramétrage (pouvoir modifier les styles, par exemple), il est préférable, au début, d’autoriser les modifications manuelles ; celles-ci permettent des essais avec aperçu réel. Plus tard, quand mon paramétrage sera au point, je protégerai la table.
‡ Créer un index ou une table des matières ‡
♫ Pour : {Document entier} (- un chapitre) ;
Il serait possible de paramétrer au début ou à la fin de chaque chapitre une table des matières du chapitre. J’avoue ne pas avoir trouvé comment faire avec l’outil Table des matières (pour les fiches pratiques, je compose les plans de fiches manuellement). Nous en restons à une table des matières pour le document complet.
♪ Évaluer jusqu’au niveau : nnn ;
Les niveaux en question sont ceux du plan de Numérotation des chapitres. La table des matières peut donner tous les niveaux de 1 à 10, mais cela pourrait faire fouillis. Pour limiter le nombre de niveaux dans la table des matières, j’indique ici le numéro du dernier niveau apparaissant dans la table.
‡ Créer à partir de ‡
▣ Plan ;
◩ Styles supplémentaires ;
◩ Marques d’index ;
Création à partir du plan : Le texte des lignes posées dans la table des matières sera celui des titres. Nous verrons plus loin comment construire les lignes correspondantes dans la table.
Styles supplémentaires : nous avons vu (2.6 Le sommaire automatique, § 2.2 Personnaliser les styles de titres qu’il est possible d’associer des styles particuliers à des niveaux de la structure. En cochant cette case ici, ces titres en style particulier seront intégrés dans la table des matières.
Pour ce choix actif, ◄ Assigner les styles ► est disponible :
▼ ◄ Assigner les styles ►;
<[Assigner les styles] : un tableau liste tous les styles susceptibles d’être associés à un niveau. En colonne, les différents niveaux (1 à 10).
Pour chaque style à associer à un niveau (en ligne) :
▼ sur le style : la ligne est sélectionnée;
avec les flèches en pied de liste, je le déplace le style dans la colonne du niveau auquel il est associé. C’est simple et visuel.
Quand j’ai associé tous les styles qui devaient l’être : ▼ ◄ OK ►;
Logiquement, chaque style particulier est déjà associé à un niveau. Ce tableau permet de forcer une association différente.
Marques d’index : indépendamment du plan de numérotation des chapitres, il est possible de créer dans le document, des marques d’index pour la table des matières (avec libellé et niveau) ; en cochant cette case, je demande que ces marques soient intégrées à la table des matières. C’est une manière d’ajouter des lignes personnalisées dans une table automatique. L’enregistrement de ces marques d’index est expliqué dans les Compléments, à la fin de cette section.
Je peux dès maintenant valider ce début de paramétrage. De la sorte, il sera conservé.
Quand la table existe, deux chemins sont possibles pour revenir modifier son paramétrage :
avec le menu, comme pour initier le paramétrage : la fenêtre de paramétrage s’ouvre et les paramètres précédemment enregistrés sont présents ;
▲ dans la table : ▼ Mettre à jour l’index.
Dans les deux cas, la même fenêtre de paramétrage s’ouvre ; les paramètres précédemment enregistrés sont présents.
Nous y retournons pour modifier les styles et la composition des lignes.
▼ | Styles |;
‡ Assignation ‡
Dans la colonne Niveaux, la première ligne concerne le titre de la table, les suivantes, les différents niveaux de 1 à 10.
La colonne Style de paragraphe liste les styles de type Paragraphe disponibles dans le document, susceptibles d’être associés au titre ou aux lignes de chaque niveau.
Quand un style est associé, il est indiqué, dans la première colonne, entre crochets. Le titre et tous les niveaux de la table doivent être associés à un style. Au départ, les associations par défaut sont faites.
Cet onglet est riche en fonctionnalités.
4.1 Pour associer un style à un niveau :
je sélectionne une ligne dans la colonne Niveaux (▼) ;
▼▼ dans la colonne de droite, sur le style à associer.
L’association est indiquée entre crochets sur la ligne du niveau.
Si le niveau était déjà associé à un style, l’ancienne association est remplacée.
Des styles par défaut Table des matières niveau [n] sont proposés par défaut. Ils appartiennent à la catégorie Index. Ils sont modifiables.
Il existe deux manières de présenter une ligne dans la table des matières et chaque ligne peut adopter une manière différente.
La plus lisible : toutes les lignes ont la même apparence (police, taille et effets de caractères) ; cette ressemblance permet néanmoins un retrait différent pour signifier le niveau ;
L’esthétique : la ligne se présente comme le titre du même niveau dans le document, y compris son retrait.
Pour la première solution, je préconise d’utiliser des styles différents pour chaque niveau, créés (Nouveau) à partir du style par défaut, en ne modifiant que Retraits et espacements.
Pour la seconde solution, après avoir sélectionné la ligne niveau, sous Niveaux en bas : ▼ ◄ Par défaut ►. Le style appliqué sera celui défini dans la Numérotation des chapitres pour le niveau sélectionné.
4.3 Pour mettre au point un style :
Quand un style est sélectionné (▼) dans la liste Style de paragraphe : ▼ ◄ Éditer (le style) ►. La fenêtre de gestion du style s’ouvre pour modifier directement son paramétrage.
L’effet d’une modification de style est directement visible dans la table. Il s’agit en effet d’un paramétrage étranger au paramétrage proprement dit de la table des matières.
Nous en venons maintenant à la construction des lignes : que va contenir la ligne de chaque niveau dans la table des matières ?
▼ | Entrées |
5.1 Méthode :
1. Pour paramétrer le contenu des lignes, je commence par paramétrer le niveau 1 :
dans la colonne ‡ Niveau ‡ : ▼ {1};
2. Ensuite, si tous les autres niveaux ont le même contenu ou presque le même contenu, alors :
▼ ◄ Tout ►;
et tous les niveaux reçoivent le même paramétrage que le niveau 1.
3. Je passe ensuite aux niveaux suivants pour particulariser ceux qui doivent l’être.
4. Pour terminer, je sauvegarde mon travail :
Une ligne peut être composée de plusieurs éléments. Ces éléments sont stylisés avec des pavés portant leur code dans une ligne de formatage sous ‡ Structure et formatage ‡.
En soi, aucun de ces éléments n’est obligatoire.
DH : (début hyperlien) Chaque ligne de la table des matières porte un lien vers le titre correspondant dans le document. Ce lien peut être posé sur toute la ligne, ou une partie de celle-ci. DH marque le début de la zone active du lien.
FH : (fin hyperlien) marque la fin de la zone du lien.
E# : Bloc numérotation du titre tel qu’il est défini pour chaque niveau dans la Numérotation des chapitres (facultatif).
E : (entrée dans la table) Texte du titre = texte de la ligne.
T : tabulateur.
# : numéro de page.
Entre chaque élément, un espace remplit deux rôles :
1. zone de saisie : je peux saisir du texte qui apparaîtra en dur dans la ligne (dans ce cas, je mets une espace au début et à la fin pour éviter que ma saisie colle avec les contenus qui l’entourent).
2. zone d’insertion : en sélectionnant cette zone, j’indique où insérer un prochain pavé.
♪ Style de caractère : cette entrée permet pour chaque pavé ou texte en dur, de préciser un style de type Caractère qui remplacera le style de type Paragraphe défini pour la ligne. En laissant vide ou avec aucun, le style de type Paragraphe sera appliqué.
Le bouton ◄ Éditer ► permet d’ouvrir la fenêtre de gestion du style sélectionné.
Les pavés peuvent être sélectionnés d’un clic.
Pour déplacer un pavé dans la ligne : je le supprime et l’insère ailleurs.
Pour supprimer un pavé : je le sélectionne et [Suppr].
Pour insérer un pavé : je clique dans l’espace entre les deux pavés où il doit prendre place, puis je clique sur le bouton du pavé disponible dessous la ligne de formatage. Le pavé s’inscrit automatiquement.
Pour paramétrer un pavé spécifiquement : je le sélectionne.
DH et PH :
le style de type caractère Saut d’index correspond au style du lien. Un lien est généralement souligné. Mais dans une table des matières, c’est inutile et ça chargerait la présentation. En fait, ce style permet de contourner les styles automatiques des liens en supprimant ici le soulignement (| Effets de caractère | ♪ Soulignage : {(sans)} ).
E# : numéro du titre
♪ format permet de choisir le bloc de numérotation avec sa mise en forme (Nombre) ou seulement les numéros (Nombre sans séparateur).
♪ Évaluer jusqu’au niveau : permet de définir combien de niveaux exprimer dans le nombre.
E : Titre
aucun paramétrage supplémentaire.
T : Tabulateur
♫ Caractère de remplissage : l’espace entre la fin du pavé précédent et le premier caractère suivant la tabulation peut être rempli par un caractère facilitant la lecture. Généralement, ce sont des points ou des tirets.
◩ Aligner à droite : comme pour les tabulateurs, j’indique ici si l’information suivante doit être cadrée à droite. C’est la cas pour le numéro de page.
# : numéro de page
Le format du numéro de page n’est pas paramétrable : LOW prend celui défini dans le style de la page hébergeant la table des matières.
‡ Format ‡
◩ Position relative au retrait de style de paragraphe.
Si je coche cette case, ma ligne respectera le paramètre | Retraits et espacement | ‡ Retrait ‡ ♪ avant le texte : NNN cm du style de la ligne.
Si je laisse cette case décochée, la ligne sera calée sur la marge gauche de la page.
En fin de travail, je sauvegarde ma saisie :
Après avoir validé mon travail de paramétrage, la table est visible sur la page que je lui avait dédiée.
Toutes les lignes sont sur fond grisé. Ce fond n’apparaît qu’à l’affichage. On ne peut pas le supprimer.
▲ n’importe où dans la table donne un menu contextuel variable suivant que j’ai activé ou non la protection contre toute modification manuelle.
Coller : permet de poser le contenu du presse-papier sur le point d’insertion n’importe où dans la table.
Collage spécial : analogue au précédent, avec ses spécificités (préférable pour préserver le style).
Caractère… Paragraphe… Puces et numérotation… Page… pour modifier les styles.
Mettre à jour l’index : après avoir modifié le paramétrage de la table, ce choix génère une nouvelle table des matières en appliquant les nouveaux paramètres.
Éditer l’index : pour revenir à la fenêtre de paramétrage de la table des matières et faire des modifications.
Supprimer l’index : supprime la table (mais pas la page qui la contient).
Éditer le style : permet de modifier directement le style de la ligne sélectionnée implicitement. Très pratique pour les mises au point avec un style.
Je peux souhaiter inclure dans la table des matières une ou plusieurs lignes particulières. La raison en est simple : dans mon texte, il y a des passages non référençables parce que le niveau en est exclu ou il s’agit d’un paragraphe sans titre. Néanmoins, leur importance justifie, exceptionnellement, qu’ils soient visibles dans la table.
LOW permet cette inclusion :
Je dois préalablement référencer les passages en question avec un index, comme une balise pour indiquer leur place dans le document (et permettre à la table d’en préciser la page).
Ensuite, je dois préciser cette option dans le paramétrage de la table.
Les lignes ordinaires de la table comportent un lien qui permet, dans les documents numérisés, d’accéder au passage indiqué. Malheureusement, ce lien n’est pas opérationnel pour les lignes particulières.
Pour enregistrer une marque d’index : je positionne le point d’insertion où je veux que la ligne personnalisée de la table pointe. Ce positionnement détermine le numéro de page indiqué dans la table.
Si le texte (ou le début du texte) qui est là peut servir de texte pour la table, je le sélectionne.
Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Table des matières et index ▼ Entrée d’index;
<[Insertion d’une entrée d’index] :
‡ Sélection ‡ ;
♫ Index : {Table des matières} ;
♪ Entrée : xxx (le texte sélectionné est affiché ; je peux le modifier. Cette entrée sera le libellé de la ligne dans la table);
♪ Niveau : #;
Ce niveau déclenchera le style de la ligne et le décalage de la ligne.
Ce niveau doit être compatible avec le niveau de profondeur maximum paramétré dans la table. Par exemple, s’il est mis à 3 dans la table, et si ici {4} est saisi, la ligne n’apparaîtra pas.
▢ Appliquer à tous les textes similaires ; (Cette option ne nous concerne pas ici);
Ce type d’index n’est pas référencé dans le sommaire. Cependant, il est repérable comme les autres index avec la bascule [Ctrl+ F8]. Le seul moyen de retrouver son emplacement est la table des matières qui indique sa page. La bascule [Ctrl+ F8] permet de le repérer dans cette page.
Un index est modifiable:
▲ sur l’index visible avec [Ctrl+ F8] : ▼ entrée d’index…;
<[Édition d’une entrée d’index];
(C’est la même fenêtre que celle de l’insertion. Toutes les informations sont modifiables).
L’index peut être supprimé par effacement.
Dans la fenêtre Table des matières, index et bibliographie, | Type | ‡ Créer à partir de ‡ :
…
▣ Marques d’index;
Il s’agit ici d’ajouts manuels dans la table.
Pour que ceux-ci soient possibles, il est nécessaire que la table ne soit pas protégée contre toute modification manuelle ( | Type | ‡ Type et titre ‡ ).
A priori tout est possible.
Si après ces ajouts, la table était mise à jour, ceux-ci seraient supprimés. Ce qui est normal. Mais oblige à réfléchir avant d’avoir recours à ce procédé.
LOW 31/03/2018 – 2
1.2 Présupposés des modèles LOW
2. Gestion classique des modèles avec LOW
2.1 Créer un nouveau modèle
2.2 Créer un nouveau document à partir d’un modèle
2.3 Gérer un modèle existant
2.4 Gérer les catégories de modèles
2.5 Modifier un document créé avec un modèle
2.6 Répercuter les modifications d’un modèle sur ses documents
3. Banaliser les modèles
3.1 Les documents .ott
3.2 Créer un document .ott
3.3 Créer un nouveau document à partir d’un modèle .ott
3.4 Gérer un modèle .ott
3.5 Conséquence de la modification d’un modèle .ott
3.6 Importation et exportation de modèles
4. Pour faire plus simple
4.1 Pour créer un nouveau document à partir d’un document en lecture seule
4.2 Pour modifier un document déclaré en lecture seule
4.3 Relations entre un document en lecture seule et les autres documents créés à partir de lui
Un modèle (template en anglais) est un document destiné à servir de moule pour de nouveaux documents. Ce moule contient des styles, des zones pré-paramétrées, un système de Numérotation des chapitres, des textes, des cadres, etc. Voici deux exemples :
Papier à en-tête : l’adresse et toutes les informations figées de l’en-tête sont enregistrées dans le modèle ; tout document créé avec ce moule comportera ces informations de la même manière que du papier imprimé par un imprimeur ;
Formulaire : l’intitulé des questions est enregistrée dans le moule ; chaque document créé avec le moule servira à construire un questionnaire destiné à recevoir les réponses en regard des questions.
LOW gère les modèles à partir de deux présupposés.
Chaque utilisateur gère ses propres modèles.
Les autres utilisateurs n’ont pas à connaître ces modèles. Ils sont donc considérés comme confidentiels.
Les modèles d’un utilisateur sont enregistrés dans un sous-dossier de l’utilisateur : /user /[x]/ AppData/ Roaming/ LibreOffice/ [Version]/ user/ template.
Le modèle par défaut, utilisé par LOW pour ouvrir un nouveau document quelconque, est donc propre à chaque utilisateur.
Néanmoins, les modèles peuvent être accessibles à tous
Dans la gestion des modèles, tout est prévu pour que les modèles, a priori confidentiels, soient accessibles à tous.
Les modèles conçus par LOW s’adaptent à des environnements collectifs cultivant l’identité personnelle de chaque utilisateur. En dehors de ce cas d’école, la gestion des modèles ne se justifie que pour mettre au point un modèle par défaut.
Les concepteurs de logiciels ont besoin de fournir des modèles pour rendre leurs produits attractifs. Il existe même un club de concepteurs de modèles LibreOffice.
En bons français, nous préférons faire nos modèles nous-mêmes. De plus, le niveau technique que vous donne ce guide (sans aucune prétention), vous autorise à les réaliser dans un cadre moins contraignant.
Conséquence pour la suite de cette fiche : je vais présenter la gestion des modèle classique et j’ajouterai deux compléments : comment banaliser les modèles et comment se passer astucieusement des modèles.
Un modèle est créé à partir d’un document ordinaire. Ce pourra être un document créé en vue d’en faire un modèle. Bien souvent, une fois terminé et utilisé, un document apparaît pouvoir servir de modèle. Il est donc logique de créer un modèle à partir de l’existant.
(Le document destiné à servir de modèle a été sauvegardé. Il est en mémoire);
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Modèles ► Enregistrer comme modèle…; <[Enregistrer comme modèle];
♪ Nom du modèle : xxx ; (je saisis le nom que je donne au modèle);
‡ Catégorie de modèle ‡
Les modèles personnels sont nécessairement classés par catégorie. La catégorie par défaut des modèles personnels s’appelle Mes modèles. L’utilisateur peut créer (voir plus bas) toutes les catégories qu’il souhaite.
(Je dois choisir une catégorie pour avancer : Mes modèles);
◩ Définir comme modèle par défaut;
À quoi sert un modèle par défaut ? Chaque fois que je demande de créer un nouveau document ([Ctrl+ N] ou fichier/ Nouveau/ Document), LOW ouvre un fenêtre en affichant mon modèle par défaut. En cochant cette case, j’indique que le modèle que je suis en train d’enregistrer doit désormais être considéré comme le modèle par défaut.
▼ ◄ Enregistrer ►.
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Nouveau ► Modèles [Ctrl+ Maj+ N]; <[Modèles]
Dans le bandeau du haut :
♪ Rechercher : (quand la liste des modèles est importante, permet de limiter les modèles affichés);
♫ Filtre : {Document} (la gestion des modèles est globale pour tous les modules LibreOffice : le filtre permet de sélectionner le module);
♫ (Catégorie) : (permet de choisir toutes ou un catégorie particulière);
Dans le corps de la fenêtre :
Chaque modèle est matérialisé par une grande icône avec son titre au-dessous.
▼▼ [modèle souhaité] : un nouveau document s’ouvre, vierge avec les données du modèle.
▼ [modèle];
▼ ◄ Ouvrir ►.
[Ctrl+ Maj+ N] <[Modèles];
(je filtre éventuellement la liste des modèles comme ci-dessus);
▲ [le modèle à modifier];
Ouvrir : ouvre un nouveau document basé sur le modèle;
Éditer : ouvre le modèle comme un document ordinaire pour le modifier. Je sauvegarde ensuite mon travail avec [Ctrl+ S];
Définir par défaut : me permet de déclarer ce modèle comme le modèle par défaut;
Renommer : <[] pour changer le nom;
Supprimer : <[] demande de confirmation pour supprimer le modèle.
Les catégories se gèrent dans la fenêtre de gestion des modèles.
Dans la fenêtre de gestion des modèles, en bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ;
▼ Nouvelle catégorie;
<[] ♪ Saisir le nom de la nouvelle catégorie;
Renommer une catégorie :
Dans la fenêtre de gestion des paramètres : je sélectionne en haut à droite la catégorie à renommer;
En bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ; ▼ Renommer la catégorie;
<[] ♪ Saisir le nom de la catégorie (le nom actuel est dans la zone);
Dans la fenêtre de gestion des paramètres, en bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ;
▼ Supprimer la catégorie;
<[Supprimer la catégorie] ‡ Sélectionner la catégorie ‡ : ▼ sur la catégorie à supprimer;
Si cette catégorie contient des modèles : <[demande de confirmation pour supprimer les modèles]; en cas de refus, la catégorie n’est pas supprimée.
Pour déplacer des modèles d’une catégorie dans une autre
Dans la fenêtre de gestion des paramètres, j’affiche la catégorie pour voir les modèles à déplacer;
▼ sur le modèle à déplacer (ou [Ctrl+ A] pour les sélectionner tous);
Sur la ligne du bas :▼ ♥Déplacer♥;
<[Choisir une catégorie] : ▼ sur la catégorie d’accueil ou je crée une nouvelle catégorie.
Pour exporter ou importer des modèles
Les documents créés à partir d’un modèle sont gérés comme des documents ordinaires. Le fait qu’ils aient été créés à partir d’un modèle n’y change rien.
Donc toute modification d’un document ordinaire, créé initialement à partir d’un modèle, ne change rien, ni à la méthode de modification de ce document, ni au modèle d’origine.
2.6 Répercuter le modification d’un modèle sur ses documents
Cette question n’a d’intérêt que si au moins un document DDD a été créé à partir d’un modèle MMM modifié après la création de DDD.
Modifier un modèle tant qu’aucun document n’a pas encore été créé avec lui, n’entraîne aucune conséquence en dehors de ce modèle modifié.
Quand je valide la modification d’un modèle déjà utilisé pour créer des documents, rien ne se passe, à ce moment, pour ces documents. Un document créé à partir d’un modèle n’est pas modifié automatiquement quand ce modèle est lui-même modifié.
Cependant, quand j’ouvre un document DDD, créé avec un modèle MMM modifié depuis la création de DDD, LOW propose avant d’afficher le document DDD, une fenêtre
<[LibreOffice numéro de version]:
‘Le modèle [MMM] sur lequel le document est basé, a été modifié. Voulez-vous actualiser le formatage basé sur les styles en fonction du modèle modifié ?’
◄ Actualiser les styles ►, ◄ Conserver les anciens styles ►;
Si je ferme la fenêtre, cette action est identique à ▼ ◄ Conserver les anciens styles ► ;
Actualiser les styles
Le document est alors ouvert en ayant appliqué les modifications. Je peux donc vérifier l’effet produit.
Si cela me convient, quand je validerai mon travail, ce document sera désormais considéré par le modèle comme à jour.
Si cela ne me convient pas, je ferme le document sans le valider. Et je l’ouvre une nouvelle fois en choisissant l’autre option : Conserver les anciens styles.
Conserver les anciens styles
Le document est ouvert sans appliquer les modifications de modèle. Quand je validerai mon travail ensuite, le document sera marqué comme étant à jour par rapport au modèle. La fenêtre d’avertissement ne sera plus affichée lors de ouvertures ultérieures.
Que comporte l’actualisation des modifications du modèle ?
Quand je crée un nouveau document à partir d’un modèle, tout ce qui est présent dans le modèle se retrouve dans le document vierge.
Quand j’actualise la modification d’un modèle dans un document créé avant cette modification :
Les modifications de tous les styles (paramétrées ou enregistrées avec le menu Format) sont toutes transférées ; il s’agit bien de tous les types de styles ;
Les modification dans l‘En-tête et le Pied de page sont transférées ; il s’agit du contenu, des formats, en bref, de tout le contenu des en-têtes et pieds-de-page ;
En revanche, les modifications de texte dans la zone principale ne sont pas transférées.
Ces effets sont logiques. Il faut bien les intégrer pour éviter quelques désagréments.
Un modèle convient parfaitement pour remplacer des documents pré-imprimés : tout ce qui est pré-imprimé (comme dans un papier à en-tête) doit être mis dans le modèle.
Un modèle convient aussi, et surtout, pour proposer un document avec toutes une batterie de styles pour la mise en forme du document. Sur ce plan, styles et modèles sont intimement liés.
Dans ce paragraphe, je reste utilisateur des fonctionnalités des modèles, mais dans un cadre plus proche du système et avec des modèles accessibles à tous ceux qui ont accès à mes fichiers.
Bien qu’ils se présentent comme des documents ordinaires, les modèles sont différents, on s’en doute. Et cette différence est caractérisée par une extension propre : ‘.ott’ alors que les documents ordinaires ont une extension ‘.odt’. Le ‘d’ de document est transformé en ‘t’ comme template.
Ces documents .ott, comme n’importe quel autre fichier, peuvent être enregistrés n’importe où, sans contrainte.
Je peux créer un document .ott à partir d’un document ordinaire, au moment de la validation. Si je pars d’un document existant que j’ai modifié, j’enregistre ce document avec ses modifications. Ensuite, je corrige ce qui doit l’être pour que mon document devienne un modèle :
(Mon document est prêt pour être enregistré comme modèle);
[Ctrl+ Maj+ S] ou ▼ Fichier ▼ Enregistrer sous…;
<[Enregistrer sous…] ;
♪ Nom du fichier : [le nom que je veux donner au modèle];
♫ Type : {Modèle de texte ODF (.ott)(*.ott)};
▣ Extension automatique du nom de fichier;
Ce modèle fonctionne de la même manière que les modèles créés dans le contexte précédent, lorsqu’il s’agit de créer un nouveau document à partir de lui.
Mais ce modèle n’est pas enregistré dans mon répertoire personnel de modèles. Si j’affiche la fenêtre de gestion des modèles étudiée au paragraphe précédent, il sera absent (du reste, il n’a pas de catégorie). Il ne pourra donc pas être géré, dans l’état, dans la fenêtre de gestion des modèles.
Étant présent dans l’explorateur, il sera accessible à tous les utilisateurs qui auront accès à mes fichiers.
3.3 Créer un nouveau document à partir d’un modèle.ott
À partir de l’explorateur :
▼ sur le modèle.ott :ouvre un nouveau document vierge avec les données du modèle.ott intitulé San nom 1.
▲ sur le modèle.ott ▼ Nouveau : même effet.
À partir de LibreOffice (ouvert avec un document quelconque) :
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Ouvrir… <[Explorateur] comme ci-dessus.
3.4 Gérer un modèle.ott
Puisqu’à chaque fois que j’ouvre un modèle.ott, c’est un nouveau document qui apparaît, comment faire pour modifier un modèle.ott ?
▲ sur le modèle.ott ▼ ouvrir : modèle.ott est dans la fenêtre du traitement de texte comme un document ordinaire.
À partir de LibreOffice :
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Ouvrir <[Explorateur];
▲ sur le modèle.ott ▼ Ouvrir (comme ci-dessus).
Je repère bien les ▲ : ils sont essentiels. Je travaille sur modèle.ott comme sur un document ordinaire. Je sauvegarde mon travail avec [Ctrl+ S] (l’extension .ott, déjà connue, est conservée).
3.5 Conséquences de la modification d’un modèle .ott
Ces conséquence sont identiques à celles que nous avons vues ci-dessus. Le fait de gérer des modèles.ott en direct ne change rien aux relations entre un modèle et les documents créés à partir de lui.
Nous avons vu plus haut que les modèles gérés dans l’environnement LOW n’étaient pas accessibles facilement dans l’explorateur.
L’exportation permet de copier un modèle présent dans la fenêtre de gestion des modèles n’importe où sur le disque.
Dans la fenêtre de gestion des modèles ([Ctrl+ Maj+ N] : je choisis le filtre et la catégorie pour afficher le modèle queje veux exporter;
▼ sur le modèle à exporter;
Dans la ligne du bas, à droite : ▼ Exporter;
<[Sélectionner un chemin] : je choisis le chemin du dossier dans lequel je veux copier le modèle;
<[1 modèle exporté avec succès]; ▼ ◄ OK ►.
Pour pouvoir exporter un modèle, celui-ci ne doit pas être en cours d’édition, ni servir à créer un document en cours. Je ferme ces fenêtres avant d’engager l’exportation.
[Ctrl+ A] dans la fenêtre sélectionne tous les modèles pour les exporter en une seule opération.
L’importation est l’opération inverse.
Dans la fenêtre de gestion des modèles, en bas à droite, le bouton ♥ Importer ♥ est toujours accessible.
Pour importer un modèle.ott dans la fenêtre de gestion des modèles, j’ouvre cette fenêtre [Ctrl+ Maj+ N];
Dans la ligne du bas, à droite : ▼ ♥Importer♥;
<[Choisir une catégorie] : je choisis la catégorie dans laquelle je veux mettre modèle.ott que j’importe ; si elle n’existe pas, je peux la créer;
▼ ◄ OK ► (pour valider la catégorie);
<[Ouvrir] : l’explorateur me permet de trouver le modèle.ott à importer;
▼▼ sur modèle.ott ou ▼ sur modèle.ott et ▼ Ouvrir;
(L’importation est automatique).
Quand un modèle existe à la fois dans la fenêtre de gestion des modèles et dans mes dossiers habituels sous la forme modèle.ott, il s’agit de deux fichiers différents, autonomes. Cette situation est à proscrire, en particulier si un des modèles doit être modifié avec des documents basés dessus. En bref : il faut choisir son mode de gestion des modèles.
Personnellement, je n’utilise les modèles que pour gérer mon modèle par défaut de document vierge.
Je remplace les modèles par des documents ordinaires que j’enregistre sur mon disque en ‘lecture seule‘.
Mon document a été sauvegardé sur le disque;
Dans l’explorateur : ▲ sur ce document;
▼ Propriétés;
<[Propriétés de: xxx];
| Général |
Dans le dernier pavé :
‡ Attributs ‡ ▣ Lecture seule;
J’ouvre le document normalement.
Étant en lecture seule, je ne peux que le lire ! Ma première opération consiste donc à enregistrer sous… ce document. C’est l’occasion de lui donner un nom et un dossier d’accueil. Après cette Enregistrer sous…, mon nouveau document est toujours dans la fenêtre LOW où je peux travailler normalement.
Avant d’appeler le document dans LOW, je décoche la case Lecture seule dans ses propriétés. L’opération est suffisamment rare pour ne pas être pénalisante.
Il n’y a aucune relation entre eux.
Si dans certains contextes, cette situation n’est pas acceptable, j’ai toujours la solution d’utiliser un document source en .ott.
19 décembre 2017 Non classéDaniel DUBOIS
1. Approches
1.2 Des renvois vers quoi ? (cibles)
1.3 Poser un renvoi
1.4 Exporter les renvois
2. Renvoi vers une citation
2.1 Créer et gérer une citation
2.2 Poser un renvoi vers une citation
3. Renvoi sur un titre
3.1 Précisions sur les propriétés
3.2 Précisions sur l’emploi de ces renvois
4. Renvoi vers un paragraphe numéroté
5. Renvoi vers une note existante
6. Lien vers une balise
6.1 Poser une balise (repère de texte)
6.2 Gérer une balise
6.3 Poser un lien interne pointant vers une balise
Cette fiche étudie les opérations qui gravitent autour des circulations à l’intérieur du document : les renvois internes, l’appel à une note déjà existante, les balises (insertion et visée). Elle complète la fiche 3.2 Les liens.
Le renvoi est un champ particulier qui pointe sur un autre endroit du document.
un champ… : sa valeur est variable ; elle correspond au texte cible ou à ses caractéristiques, en particulier l’emplacement ;
…qui pointe : le renvoi est toujours associé à une balise (repère ou référence dans le langage LibreOffice), un niveau de la structure (un titre géré dans la numérotation des chapitres) ou un autre endroit identifié.
Je le dis autrement : le renvoi présente une information concernant la cible. Cette information est souvent relative à l’emplacement de la cible. Si le texte bouge (ajouts, suppressions, déplacements), le renvoi affiche toujours les bonnes informations.
Pour être précis : une cible a été déclarée comme telle dans le document. Ailleurs dans ce document, je veux poser dans le texte un champ qui affiche une propriété de cette cible porteuse d’un lien me permettant d’y accéder directement dans les textes en ligne.
1.2 Des renvois vers quoi (cibles) ?
LibreOffice permet plusieurs types de renvois vers :
Une citation, passage du document référencé par un nom ordinaire ;
Le titre d’un niveau dans la structure numérotation des chapitres ;
Un cadre (comme une image) identifié par sa légende ;
Une ligne (dans des listes numérotées) identifiée par son niveau et son rang dans le niveau ;
Une note de bas de page ou de fin de volume ;
Un repère de texte qu’il ne faut pas confondre avec les citations évoquées au début de cette liste.
Pour poser un renvoi dans le document, il faut que sa cible y existe. Donc, si la cible n’existe pas, il faut commencer par la créer. La fenêtre Champs [Ctrl+ F2] permet de référencer les cibles.
Poser un renvoi, c’est insérer là au point d’insertion, un champ identifié par une cible et une propriété de cette cible. La même fenêtre Champs [Ctrl+ F2] permet d’insérer un renvoi.
1.4. Exporter les renvois
Comme on l’a vu dans les textes répétitifs (2.7 Les textes répétitifs) pour les champs paramétrés, les renvois peuvent faire partie du voyage lors de l’exportation en format PDF. Il suffit de cocher la case ▣ Exporter les repères de textes.
LibreOffice propose un renvoi qu’il appelle Référence. Dans la terminologie LOW, la référence est un passage du document, comme une citation interne, identifié par un nom. Je parle de citation là où LOW parle de référence.
Je sélectionne la citation;
Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ Autres champs… <[Champs];
▼ Définir une référence ;
En bas à droite : ♪ Nom : xxx ;
Le nom entré ici sert ensuite à retrouver la citation dans la liste des références affichée au-dessus dans ‡ Sélection ‡. Je choisis donc un nom qui me permette de la repérer facilement.
♪ Valeur : xxx (inaccessible, mais le texte sélectionné est visible) ;
Le nom du bouton n’est pas heureux. ◄ Définir ► aurait été préférable car c’est l’opération choisie au départ.
Repérer une citation dans le document
Pour repérer une citation dans le document, je commence par afficher les champs avec [Ctrl+ F8]. Les citations apparaissent sur un fond grisé.
Au survol de la souris, la bulle affiche : Référence. [Nom de la référence].
Si mon document est très long et si je n’ai aucune idée de l’endroit de la citation que je recherche, je peux insérer un renvoi précisant la page de la citation et cliquer sur ce numéro de page pour y aller directement.
Supprimer une citation
Je commence par retrouver la citation à supprimer;
Je sélectionne tout le champ de la citation;
Je copie la sélection dans le presse-papier : [Ctrl+ C];
J’efface la sélection [Suppr];
(Ma citation est supprimée de la liste des références);
Si je veux remettre la citation dans le document, je fais un collage spécial pour ne récupérer que le texte (sans la balise référence) : [Ctrl+ Maj+ V] Texte non formaté.
De même que lorsque la cible bouge, ses propriétés affichées dans le renvoi sont automatiquement mises à jour, si la citation est modifiée, elle sera aussi modifiée dans le renvoi. L’effet peut ne pas être immédiat. [F9] actualise alors les valeurs des champs.
Je pose le point d’insertion là où je veux insérer le renvoi vers la citation;
[Ctrl+ F2] <[Champs];
| Renvois |
▼ Insérer une référence;
‡ Insérer une référence à ‡
▼ sur la propriété de la citation que je veux afficher pour caractériser le renvoi;
Page : le numéro de page où est la citation ; si je demande cette propriété, il est nécessaire de faire précéder l’insertion du renvoi dans le document de ‘p.’ ou ‘à la page ‘ pour que le lecteur sache à quoi correspond ce nombre ;
Chapitre : n’est opérationnel que si la cible est un titre dont le niveau est déclaré dans la Numérotation des chapitres ;
Référence : avec cette propriété, le renvoi est le texte même de la citation. On peut s’interroger à mettre dans le lien un texte qu’on retrouve en actionnant le lien, sauf s’il s’agit du début seulement, auquel cas il serait judicieux d’ajouter à la suite du renvoi ‘lire la suite…’ ou quelque chose de semblable.
Supra/infra : (au-dessus / au-dessous). Voilà une propriété comparable à Page qui indique avec une délicatesse appréciable, dans quel sens dérouler le document pour trouver la citation, au cas où le lecteur ne connaîtra pas la page en cours.
D’après le style de page : cette propriété est équivalente à Page, avec cette nuance importante que le numéro de page est affiché dans le renvoi tel qu’il est paramétré dans le style page de la page en question (chiffres arabes, romains, lettres, etc.) Ce choix s’impose quand il s’agit d’une autre option que les chiffres arabes.
▼ sur le nom de la citation vers laquelle le renvoi doit aller;
Il est courant de mettre plusieurs renvois de la même citation avec des propriétés différentes associées à des précisions. Exemple :
…(voir [supra/infra] page [D’après le style de page] : [Référence]).
où [Référence] est le début de la citation.
Je note que cette composition sera utile au lecteur du document papier qui ne peut pas actionner le lien pour aller vers la citation.
Cette fonctionnalité vient compléter la fiche 2.6 Le sommaire automatique. Dans le contexte de ce renvoi, la cible existe du fait de la Numérotation des chapitres.
Je pose le point d’insertion où je veux insérer le renvoi;
‡ Type ‡ : Titres;
(les choix possibles ici correspondent à ceux détaillés dans 2.7 Les textes répétitifs, § 1.3 Les champs paramétrés, § 1.32 Chapitre);
‡ Sélection ‡ : le sommaire automatique est affiché ;
▼ sur le titre cible du renvoi.
Page et D’après le style de page : numéro de page comme pour les Citations ci-dessus.
Chapitre* : le numéro d’ordre du chapitre dans lequel le titre apparaît. Le chapitre est le niveau 1 dans la numérotation des chapitre.
Référence : Le texte brut du titre, sans son groupe de numérotation.
Supra/Infra (ci-dessus/ci-dessous) : comme pour les Citations.
Nombre* : numéro d’ordre du titre dans son niveau.
Numéro sans contexte* : groupe de numérotation sans les textes avant ou après les numéros. Les numéros de différents niveaux sont séparés par des points.
Numéro avec contexte* : idem, mais avec les textes avant et après les numéros des niveaux.
Les propriétés marquées* ne sont disponibles que si la numérotation des chapitres prévoit une numérotation dans les niveaux.
Un renvoi complet explicite sera composé d’une suite : Numéro avec contexte, référence, supra/infra, et la page. On peut faire avec moins…
Disposer de ce genre d’outil favorise une harmonisation dans la syntaxe des renvois. Celle-ci ne s’improvise pas. Une réflexion préalable est indispensable pour la mettre en place avec la rigueur nécessaire.
Je pose personnellement tous ces renvois dans un style de type Caractère qui les identifie facilement.
Ces renvois fonctionnent comme les renvois sur les titres. Toutes les listes numérotées sont présentées dans la liste ‘Sélection’. Cette fonctionnalité ne concerne pas les listes à puces. Les items disponibles comme cibles doivent être stylisés avec un style de type Liste et numérotation, et une numérotation effectivement paramétrée.
Si le document possède des notes de bas de page, la fenêtre Champs, | Renvois | dans le panneau ‡ Type ‡, propose le choix : Notes de bas de page.
Avec ce renvoi, il est possible partout dans le document (texte ou autres zones (en-tête, pied-de-page ou notes) de faire un renvoi à une note existante.
Les seules fonctionnalités opérationnelles sont Page, D’après le style de page et Référence. Nos connaissons les deux premières. Référence, dans ce contexte est le numéro de la note.
Ce renvoi est utilisé surtout en note sous la forme : ‘voir la note [Référence] à la page [D’après le style de page]’. Il serait possible de poser ce renvoi comme une note (avec seulement référence), mais je déconseille cette méthode pour deux raisons : le lecteur ne voyant pas qu’il s’agit d’un renvoi cherchera la note en bas de page ou en fin de document ; et d’autre part, ce numéro sera en rupture dans la séquence des numéros de note, sans explication.
Avec le repère dans un texte (bookmark en anglais, souvent traduit par marque-page ou balise) nous entrons dans un autre domaine. J’appelle ce repère dans un texte une balise.
Alors que pour tous les autres renvois, la cible était associée à un renvoi en clair (correspondant à une propriété de la cible), ici, il ne s’agit que d’un repère sans autres propriétés que son nom. Mais c’est aussi très intéressant.
L’idée est de mettre un panneau indicateur dans le texte. Cette possibilité permet de contourner l’absence de cible identifiée à un passage. C’est une première différence ; la balise a un nom, mais elle ne correspond à rien dans le texte, si ce n’est sa position.
Partant de là, et c’est la deuxième différence, poser un renvoi vers une balise n’a pas de sens car ce renvoi ne pourra pas être matérialisé dans le texte (la balise n’a aucune propriété). Pourtant, la fenêtre Champs | Renvois | propose un renvoi vers une balise (appelée pour l’occasion, Repère de texte). De fait , quand on pose un renvoi vers un repère de texte, le renvoi est invisible, même avec [Ctrl+ F8], [Ctrl+ F9] ou [Ctrl+ F10]. Étant invisible, il est difficile de l’utiliser !
En fait, et c’est la troisième différence, une balise eut être reconnue dans un lien. C’est-à-dire qu’un lien peut pointer sur cette balise. Comme pour les pages internet, le lien affiche la page à partir de la balise. Les lignes du Plan de la fiche sur toutes mes fiches pointent sur des balises ; ce sont des liens qui permettent un affichage direct.
Nous allons voir comment poser une balise et la gérer. Ensuite, nous reviendrons sur les liens étudiés à la fiche 3.2 Les liens pour voir comment poser un lien vers une balise.
La pose d’une balise ne se fait pas dans la fenêtre Champs.
Je pose le point d’insertion où je veux mettre une balise.
Dans : Menu ▼ Insertion ▼ Repère de texte… <[Repère de texte];
Cette fenêtre propose un nom pour la nouvelle balise avec le bouton ◄ Insérer ►.
Au-dessous, la liste des balises du document est affichée sur deux colonnes : le nom des balises, et le texte qui suit la balise pour repère son emplacement.
♪ : xxx (je saisis le nom de la balise) ;
Dans la même fenêtre, si je veux gérer une balise existante :
▼ sur la balise à gérer;
◄ Renommer ► permet de donner un autre nom à la balise; intéressant pour réorganiser mes balises;
◄ Supprimer ► pour retire la balise du texte;
◄ Aller à ► pour afficher le texte à l’endroit de la balise;
◄ Fermer ► pour fermer la fenêtre car les autres opérations laissent la fenêtre ouverte pour enchaîner les opérations sur les balises.
La barre d’état (3.1 Affichages et repères §2. La barre d’état § 2.1 Page) permet de voir la liste des balises :
Dans la barre d’état, zone Page : ▲ affiche la liste des balises;
Dans cette liste : ▼ sur une balise : affiche le texte à partir de cette balise.
Je prends l’exemple d’un document comportant en tête une liste de sujets intéressants pour certains lecteurs. Chaque ligne de cette liste est un lien pointant sur le début du sujet.
J’ai commencé par poser une balise avant chaque point particulier dans le texte.
Maintenant, je veux poser sur chaque ligne de cette liste le lien vers la balise qui lui correspond.
Je sélectionne la ligne sur laquelle je veux poser le lien;
[Ctrl+ K] ou Dans Menu : ▼ Insertion ▼ Hyperlien <[Lien];
Dans la colonne de gauche : ▼ Document;
‡ Document ‡ ♪ Chemin : avec l’explorateur, je cherche le chemin de mon document;
‡ Cible dans le document ‡
♪ Cible : [le nom de la balise correspondante];
‡ Paramétrages supplémentaires ‡
(identiques aux autres liens);
Conseil pour la pose des balises
Pour un affichage correct, il faut poser la balise sur la ligne qui précède la première ligne que l’on veut voir affichée.
Les balises doivent être compatibles avec la syntaxe des URL. Pour faire simple, je préconise de leur donner des noms commençant par une lettre, avec ensuite des lettres, des chiffres ou le ‘-‘. Pour éviter les confusions, les lettres sont en minuscules.
18 décembre 2017 Non classéDaniel DUBOIS
1. Poser un lien
1.1 Sélectionner un passage pour porter le lien
1.2 Renseigner les éléments nécessaires au lien
1.3 Précisions sur les autres zones de la fenêtre de lien
2. Lien internet
2.1 Pose d’un lien Web
2.2 Pose d’un lien FTP
3. Lien courriel
3.1 Pose du lien
3.2 Actionner le lien
4. Lien document (fichier) ou nouveau document
4.1 Pose d’un lien fichier
4.2 Actionner le lien
4.3 Lien sur un nouveau document
5.1 Aspect des liens dans le texte
5.2 Pour activer un lien
5.3 Autres actions avec ▲ sur le lien
6. Liens absolus ou relatifs
6.1 Pourquoi choisir un lien absolu ?
6.2 Pourquoi choisir un lien relatif ?
6.3 Type de lien, construction et affichage
6.4 Paramétrer le type de lien
6.5 Conseils
La plupart des documents sont susceptibles d’être consultés en ligne. Cela reste vrai pour les documents exportés au format PDF.
Poser un lien signifie attacher à un passage une information qui permettra au lecteur, en cliquant dessus, d’accéder à la ressource désignée dans le lien. Cette ressource peut être le monde de l’internet (Site, plateforme de chargement, messagerie électronique) ou le monde informatique de l’utilisateur (son disque dur, son réseau interne).
Par convention, si le lien pointe vers un autre passage du même document, on parle de renvoi. Les renvois sont étudiés ici : 3.3 Les renvois.
Les liens externes sont appelés parfois hyperliens.
Nous allons étudier comment poser un lien sur un passage. Puis nous préciserons quelques particularités. Nous terminerons en clarifiant les liens absolus et relatifs.
Pour poser un lien sur un passage :
1. Je sélectionne le passage qui va porter le lien ;
2. Je renseigne les éléments nécessaires.
Il s’agit d’une sélection classique qui va rester active pendant la deuxième phase.
Néanmoins, pour l’esthétique essentiellement, je préconise une certaine vigilance dans cette sélection :
Je borne ma sélection aux caractères et aux mots significatifs de l’appel.
J’exclus de ma sélection les signes de ponctuation au début du passage, et surtout à la fin.
De même, je veille à ne pas intégrer les espaces en début ou en fin de passage.
J’ai sélectionné le passage porteur du lien;
[Ctrl+ K]
ou : dans Menu : ▼ Insertion ▼ Hyperlien [Ctrl+ K] <[Lien]
ou encore : ▼ le bouton lien (♥Chaînon fermé [Insérer un hyperlien Ctrl+ K]);
Cette fenêtre propose dans le cadre gauche 4 boutons pour spécifier le lien :
Internet : pour accéder aux sites ou plateformes (protocoles HTTP et FTP) ;
Courriel : pour accéder à une adresse de messagerie électronique et envoyer un courriel ;
Document : pour accéder à un fichier existant sur le système ou le réseau de l’utilisateur ;
Nouveau document : idem, mais vers un document inexistant à créer.
Je commence donc par sélectionner le type de lien à appliquer :
Le pavé central est propre à chaque type de lien. J’y reviens plus bas.
Les boutons en bas de fenêtre sont classiques :
◄ OK ► : valide la saisie, crée le lien et ferme la fenêtre ;
◄ Appliquer ► : pose le lien sans fermer la fenêtre ;
◄ Fermer ► : ferme le lien sans modifier l’environnement ;
◄ Réinitialiser ► : remet les zones avec les informations à l’ouverture de la fenêtre.
Pour insérer un lien internet, il faut connaître l’adresse du site complète avec le protocole (http://… ou https://… ou ftp://… ou ftps://…). Il est possible de l’avoir copié dans le presse-papier pour le coller.
‡ Type de lien ‡
© Web (- FTP) : ici, un site internet ;
♪ URL : xxx; je pose ici l’adresse.
‡ Paramètres supplémentaires ‡
♫ Cadre : ce choix est calqué sur la balise de lien HTML ; sans intérêt ici;
♫ Formulaire : permet de préciser si le lien est collé sur un texte ou sur un bouton dans le document;
♪ Texte : le texte ici est le support du lien, je n’y touche pas sauf si je veux ici modifier ce support dans le document;
♪ Nom : le texte saisi ici sera affiché au survol du lien avec la souris;
Quand j’actionne le lien, si mon navigateur par défaut n’est pas ouvert, il s’ouvre.
La cible est chargée dans une nouvelle page.
Pour un lien sur une plateforme FTP, le premier pavé est différent :
© (Web -) FTP : ici, une plateforme de chargement ;
♪ URL : xxx; je pose ici l’adresse complète avec le protocole en tête, et le fichier en fin;
♪ Identifiant : code utilisateur de la plateforme;
♪ Mot de passe : associé au code utilisateur.
(le reste de la fenêtre est identique).
Quand j’actionne le lien, le fichier est téléchargé ou ouvert si une application est présente sur mon ordinateur pour ouvrir le type de fichier indiqué par son extension.
Ce lien permet au lecteur du document d’envoyer un courriel au destinataire indiqué dans le lien.
J’ai sélectionné le type de lien : Courriel;
‡ Courriel ‡
♪ Destinataire : adresse électronique du destinataire;
♪ Sujet : qu’on appelle aussi Objet, et que j’appelle Titre du courriel;
Quand je clique ce lien, et si je dispose d’un logiciel de messagerie, une fenêtre s’ouvre pour me permettre de rédiger le courriel. L’adresse et le titre sont déjà posés. Il me reste à taper mon message et à l’envoyer.
Ce lien permet au lecteur du document d’ouvrir le fichier indiqué dans le lien.
4.1 Pose du lien Fichier
J’ai sélectionné le type de lien Document;
‡ Document ‡
♪ Chemin : je saisis ici le chemin du document; en cliquant sur l’icône ♥Dossier [Ouvrir le fichier]♥, une fenêtre de l’explorateur s’ouvre pour me permettre de trouver le fichier cible;
(permet de faire un lien dans le document ; c’est ce que j’appelle un renvoi, étudié ici : 3.3 Les renvois : 3.3 Les renvois);
(Le reste de la fenêtre est identique à celle des liens internet).
Le lecteur qui clique sur ce lien déclenche l’ouverture du fichier avec l’application définie par défaut pour son extension. Si l’extension est inconnue ou sans application attachée, le système demande de la choisir.
Généralement, on s’en tient pour ce genre de fichiers à des applications standard de bureautique, PDF, éditeurs de texte, afficheurs classiques d’images ou de vidéos.
‡ Nouveau document ‡
© Éditer maintenant – Éditer ultérieurement
En choisissant Éditer maintenant, le système ouvre un nouveau document vierge.
En choisissant Éditer ultérieurement, le système crée seulement le document vierge. Charge à moi de l’ouvrir plus tard pour le remplir.
♪ Fichier : je dois saisir ici le chemin complet du document à créer. L’icône ♥Dossier [Sélectionner un chemin]♥, me permet de choisir le dossier d’accueil. Il me reste à compléter cette adresse avec le nom (désignation et extension) du document que je veux créer.
♫ Type de fichier : me permet de choisir le type de document LibreOffice si je n’ai pas mis l’extension au nom de fichier;
L’utilisation du lien est identique à celui d’un document existant.
LOW applique deux niveaux de paramétrage pour les liens : la couleur et le style, et pour chacun, LOW connaît deux types de liens :
Lien internet : liens non encore utilisés,
Lien internet visité : liens cliqués.
La couleur est paramétrée dans les Options :
Dans Menu : ▼ Outils ▼ Options <[Options];
▼ LibreOffice ▼ Couleurs de l’interface;
‡ Couleurs personnalisées ‡
◩ Liens non visités ;
◩ Liens visités ;
Les options me permettent donc :
1. de ne pas paramétrer une couleur laissant le style le faire;
2. de paramétrer une couleur de mon choix ayant priorité sur celle du style à condition qu’elle soit Automatique dans le style.
Les styles sont de type Caractère. Ils sont modifiables.
Je n’utilise pas les couleurs de l’interface. (les cases de deux types de lien ne sont pas cochées).
Je modifie les styles pour qu’ils soient identiques au style par défaut de mon document sauf le soulignement. Les liens non visités sont soulignés d’un trait continu, les liens visités, avec des tirets. Cela suffit à les identifier.
Au survol du lien avec la souris, une bulle affiche le nom enregistré avec le lien en précisant : [Ctrl+ ▼] pour l’actionner. C’est valable pour tous les types de liens.
Ouvrir l’hyperlien : même effet qu’avec [Ctrl+ ▼] sur le lien.
Éditer l’hyperlien : ouvre la fenêtre Lien pour modifier les paramètres du lien.
Copier l’adresse de l’hyperlien : pour créer un lien identique ailleurs. Évite d’ouvrir la fenêtre du lien et de copier l’adresse dans la zone.
Supprimer l’hyperlien : le passage perd son lien.
Voici un paramètre délicat à gérer qui est la qualité du lien, absolu ou relatif.
LibreOffice distingue les liens vers les fichiers et les liens vers internet. Je m’intéresse ici au liens vers les fichiers.
La distinction des liens vers internet entre liens absolus et liens relatifs relèvent de la compétence des costumiers pour qui elle ne pose pas de problème. Je n’en parle pas plus.
Nous allons procéder par étapes, avec un vocabulaire spécifique :
J’emploie le mot Document pour indiquer le texte dans lequel nous mettons le lien ;
J’emploie le mot Fichier pour indiquer le fichier appelé par ce lien.
Quand j’indique un Fichier, j’indique son chemin pour qu’il puisse être trouvé ;
Ce chemin peut être exprimé de deux façons : chemin relatif ou chemin absolu :
le chemin relatif est défini par rapport à la situation du Document sur le disque ;
le chemin absolu est défini par rapport à la racine du disque ;
En prenant l’image d’un itinéraire vers un lieu de destination, un chemin relatif partirait du lieu actuel ; un chemin absolu partirait des coordonnées 0,0 = équateur et méridien de Greenwich).
Avec LibreOffice, les deux types de chemins sont possibles, et distinctement dans le même Document pour chaque lien.
Le problème, c’est que LibreOffice donne toujours l’adresse d’un lien sous la forme absolue sans préciser s’il s’agit d’une adresse absolue ou relative. C’est à chacun de garder la trace (éventuellement en commentaire à côté du lien) de la nature du lien.
Un lien absolu est construit avec les noms de systèmes, répertoires et fichiers existant au moment de la construction du lien. Si ensuite, le nom d’un des composants du chemin est modifié, le lien sera rompu ; il ne fonctionnera plus.
En revanche, le Document peut être déplacé ensuite, n’importe où sur le disque, les liens fonctionneront car ils sont indépendants de la source, la place de Document.
Ce type de chemin sera donc préféré pour une utilisation en réseau, avec un poste de ce réseau dédié à la bibliothèque, et un système de répertoires stable sur ce poste.
Mais si le Fichier est transporté sur un autre système, les liens ne fonctionneront plus, sauf si ce système est relié au même réseau d’origine.
Le lien est construit à partir du répertoire dans lequel le Document est sauvegardé ; deux conventions d’écriture permettent de préciser d’où part le chemin relatif indiqué :
./chemin du fichier : le chemin du Fichier part du même dossier que document ;
../chemin du fichier : le chemin du Fichier part du dossier parent du dossier du document. « ../ » peut être utilisé autant de fois qu’il le faut pour remonter les dossiers.
Un lien relatif ne peut pointer que sur un fichier présent sur le même lecteur que celui du Document (ce qui exclut les relations par l’intermédiaire d’un réseau).
Si un répertoire contenant Document et Fichier (ou un fichier dont le chemin commence dans ce répertoire), et si ce répertoire est déplacé sur le disque, les liens relatifs fonctionneront (à condition que les chemins et noms de fichiers ne soient pas modifiés ensuite).
Le type de lien, absolu ou relatif, est retenu par LOW en fonction des options LOW au moment de la construction du lien (◄ OK ► ou ◄ Appliquer ►) .
Ce type n’est pas visible dans la fenêtre de gestion des liens.
Dans la fenêtre de gestion des liens, les chemins sont toujours affichés en absolus (les liens relatifs sont traduits en absolu).
6.4 Paramétrer le type de liens
Le choix du type de lien (absolu ou relatif) se fait dans les options de LibreOffice :
Dans Menu : ▼ Outils ▼ Options <[];
▼ Chargement/Enregistrement ▼ Général ;
‡ Enregistrer ‡ ;
◩ Enregistrer les URL relatifs au système de fichiers ;
(- En cochant cette case, les liens seront construits en relatif) ;
(- En laissant cette case décochée, les liens seront construits en absolu) ;
Ce paramétrage n’est en jeu que dans de rares situations : quand Document est appelé à être déplacé sur le disque et que, dans Document, il existe un lien vers un fichier présent sur le même disque.
Personnellement, j’ai paramétré les liens relatifs. L’organisation de mon disque dur et de mon système de fichiers font que je suis le plus souvent dans un contexte me permettant d’utiliser des liens relatifs. Néanmoins, quand j’ai besoin d’un lien absolu, je change le paramétrage pour la construction de ce lien, et je le remets à sa valeur ordinaire ensuite.

References: § 2
 §1
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 § 4
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 § 3
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