Source: https://techhaus.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos/
Timestamp: 2020-04-08 01:11:09+00:00

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Política de Tratamiento de Datos – Tech Haus
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la empresa Tecnología y Sistemas Web SAS, siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por la empresa se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, la empresa Tecnología y Sistemas Web SAS, adopta este manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
Tecnología y Sistemas Web SAS es una entidad con ánimo de lucro, constituida como persona jurídica de carácter privado, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como SAS tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.
Tecnología y Sistemas Web SAS es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como material educativo para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con la empresa, contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.
Tecnología y Sistemas Web SAS trata datos personales que no sean de naturaleza pública, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones de carácter privado. Por lo anterior, cabe destacar que Tecnología y Sistemas Web SAS tiene dentro de sus bases de datos tres grandes grupos. Una es la base de datos en la cual se recolectan y almacenan datos de naturaleza pública, los cuales son recogidos por medio de los registros públicos, a los cuales se les excluye, por parte del Responsable, el deber de solicitar al titular previa autorización para su tratamiento. Por otra parte, Tecnología y Sistemas Web SAS tiene bases de datos que están excluidas del ámbito de aplicación conforme al artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 en las cuales almacenan datos periodísticos, marketing, estadísticos y con fines de investigación. Y por último, las bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, ni se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, estás bases de datos se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicaran a la empresa Tecnología y Sistemas Web SAS, incluyendo sus puntos y sedes que pueda tener.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de la empresa Tecnología y Sistemas Web SAS.
Tecnología y Sistemas Web SAS se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de Tecnología y Sistemas Web SAS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Tecnología y Sistemas Web SAS aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones otorgadas legalmente a Tecnología y Sistemas Web SAS, dentro de su objeto social.
Libertad: Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
Transparencia: Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1.3.1 Principio de acceso y circulación restringida.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.
1.3.2 Principio de confidencialidad
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones de la empresa. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
1.3.3 Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales que Tecnología y Sistemas Web SAS realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio.
1.3.4 Principio de legalidad
1.3.5 Principio de libertad
Tecnología y Sistemas Web SAS puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, Tecnología y Sistemas Web SAS deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
1.3.6 Principio de seguridad
Tecnología y Sistemas Web SAS como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1.3.7 Principio de transparencia
Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la empresa, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1.3.8 Principio de veracidad o calidad
Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
CAPITULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2.1.1 Datos Públicos
Tecnología y Sistemas Web SAS advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la empresa.
2.1.2 Datos sensibles
Tecnología y Sistemas Web SAS restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
Tecnología y Sistemas Web SAS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, Tecnología y Sistemas Web SAS cumple con las siguientes obligaciones:
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
Así mismo Tecnología y Sistemas Web SAS, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
2.1.3 Tratamiento de datos de menores
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Tecnología y Sistemas Web SAS ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
2.2.1 Bases de datos de Empleados
Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Tecnología y Sistemas Web SAS, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, se dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.2 Bases de datos de Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Tecnología y Sistemas Web SAS, para la adquisiciones o prestación de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
2.2.3 Bases de datos con Información General
Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de la empresa. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina.
CAPITULO III. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
Tecnología y Sistemas Web SAS reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Tecnología y Sistemas Web SAS en su condición de responsable del Tratamiento.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a Tecnología y Sistemas Web SAS, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
Recibir información por parte de Tecnología y Sistemas Web SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos.
CAPITULO IV. DEBERES DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS WEB SAS EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Tecnología y Sistemas Web SAS tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Tecnología y Sistemas Web SAS atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con Tecnología y Sistemas Web SAS.
CAPÍTULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Tecnología y Sistemas Web SAS solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. Tecnología y Sistemas Web SAS informará al titular de los datos lo siguiente:
El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Tecnología y Sistemas Web SAS y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
5.1.2 Prueba de la autorización
Tecnología y Sistemas Web SAS utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización
5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES
5.2.1 Del derecho de acceso
Tecnología y Sistemas Web SAS garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular .
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5.2.2 Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de Tecnología y Sistemas Web SAS, En consecuencia, garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes.
Tecnología y Sistemas Web SAS establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
5.2.3 Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de Tecnología y
Sistemas Web SAS, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de Tecnología y Sistemas Web SAS
Tecnología y Sistemas Web SAS cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos
Tecnología y Sistemas Web SAS se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, tendrá en cuenta lo siguiente:
Tecnología y Sistemas Web SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes y seguros.
Tecnología y Sistemas Web SAS, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de la empresa.
5.2.5 Del derecho a la supresión de datos
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a Tecnología y Sistemas Web SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales, por lo cual se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Tecnología y Sistemas Web SAS El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y Tecnología y Sistemas Web SAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
5.2.6 Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Tecnología y Sistemas Web SAS ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Tecnología y Sistemas Web SAS debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso Tecnología y Sistemas Web SAS deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y Tecnología y Sistemas Web SAS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
5.2.7 Protección de datos en los contratos
En los contratos laborales, Tecnología y Sistemas Web SAS ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Tecnología y Sistemas Web SAS tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales Tecnología y Sistemas Web SAS le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por Tecnología y Sistemas Web SAS y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, Tecnología y Sistemas Web SAS al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países
En los casos en que Tecnología y Sistemas Web SAS en desarrollo de alguna de sus actividades que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.
Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud Tecnología y Sistemas Web SAS, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por Tecnología y Sistemas Web SAS como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
Tecnología y Sistemas Web SAS no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario.
5.2.9 Reglas generales aplicables
Tecnología y Sistemas Web SAS ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.
Tecnología y Sistemas Web SAS obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
Tecnología y Sistemas Web SAS utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personasnaturales con las que Tecnología y Sistemas Web SAS se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
Tecnología y Sistemas Web SAS utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
Tecnología y Sistemas Web SAS informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
Tecnología y Sistemas Web SAS implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
En los eventos en Tecnología y Sistemas Web SAS requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con Tecnología y Sistemas Web SAS, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. Tecnología y Sistemas Web SAS no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con Tecnología y Sistemas Web SAS.
En los casos en los que Tecnología y Sistemas Web SAS contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, Tecnología y Sistemas Web SAS deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, Tecnología y Sistemas Web SAS debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
Tecnología y Sistemas Web SAS no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de Tecnología y Sistemas Web SAS.
Tecnología y Sistemas Web SAS velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de
públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados Tecnología y Sistemas Web SAS.
Tecnología y Sistemas Web SAS informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
Tecnología y Sistemas Web SAS conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de Tecnología y Sistemas Web SAS.
Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que Tecnología y Sistemas Web SAS cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
Tecnología y Sistemas Web SAS velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
Tecnología y Sistemas Web SAS incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
Igualmente, los procedimientos previstos por Tecnología y Sistemas Web SAS preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. Tecnología y Sistemas Web SAS velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
Adicionalmente, en los procedimientos internos Tecnología y Sistemas Web SAS adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
Es responsabilidad de la Administración de la empresa la implementación de estas políticas.
CAPITULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a [email protected] de Tecnología y Sistemas Web SAS adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales.
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, Tecnología y Sistemas Web SAS ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de Tecnología y Sistemas Web SAS, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido
6.2.1 Consultas
Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por Tecnología y Sistemas Web SAS. [email protected] adjuntando la informacion anteriormente relacionada.
Para ejercer este derecho por medio fisico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en Tecnología y Sistemas Web SAS, adjuntando la información anteriormente relacionada.
La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Tecnología y Sistemas Web SAS atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO
Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada
6.2.2 Reclamos
Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco(5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles
Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por Tecnología y Sistemas Web SAS. Al respecto tendrá en cuenta lo siguiente:
Tecnología y Sistemas Web SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Tecnología y Sistemas Web SAS considere pertinentes.
Tecnología y Sistemas Web SAS, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.
El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Tecnología y Sistemas Web SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados
El reclamo se formulara mediante solicitud escrita dirigida a Tecnología y Sistemas Web SAS y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por Tecnología y Sistemas Web SAS.
[email protected] adjuntando la informacion anteriormente relacionada.
Para ejercer este derecho por medio fisico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en Tecnología y Sistemas Web SAS adjuntando la informacion anteriormente relacionada.
Formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales
Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
Formato de Reclamación de Tratamiento de datos personales.
6.2.3 Revocar autorización
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Tecnología y Sistemas Web SAS deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Tecnología y Sistemas Web SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
Términos para la atención de Revocatorias.
CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS WEB SAS
7.1 RESPONSABLES
Tecnología y Sistemas Web SAS designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Tecnología y Sistemas Web SAS como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.
Tecnología y Sistemas Web SAS distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de Tecnología y Sistemas Web SAS mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que Tecnología y Sistemas Web SAS les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, clientes, etc.)
7.2.1 Encargados Internos
AREAS ENCARGADOS INTERNOS
Gerente General Giancarlo E. Cappuccio Garrido
7.2.1 Encargados Externos
Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados.
CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA
Ley 1273 de 209
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con Tecnología y Sistemas Web SAS o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: [email protected] o personalmente en la Oficina de Protección de Datos Personales de Tecnología y Sistemas Web SAS. Dirección oficinas: carrera 16A #85-85, Piso 2, Bogota DC, Protección de Datos Personales.
8.3 VIGENCIA
El presente Manual de políticas de tratamiento de datos rige a partir del primero (01) de septiembre de 2018.
Actualizaciones de la política: Tecnología y Sistemas Web SAS podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web [email protected]
Carrera 16A #85-85, Piso 2
CO 110221
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References: artículo 15
 artículo 20
 artículo 13
 artículo 2
 artículo 21
 artículo 7
 artículo 17
 artículo 3
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