Source: https://syspons.com/datenschutzerklaerung/
Timestamp: 2019-04-19 14:58:45+00:00

Document:
Evaluierungen und Prüfungen
Datenschutzerklärung der SYSPONS GmbH
10969 Berlin / Germany
info_at_syspons.com
oliver.scheller_at_syspons.com
2.Rechtsgrundlage
Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit.a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine Einwilligung ist jede freiwillige für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verste-hen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maß-nahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, d.h. die Daten sind erforderlich damit wir die vertraglichen Pflichten ihnen gegenüber erfüllen können oder wir benötigen die Daten um einen Vertragsschluss mit Ihnen vorzubereiten.
Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO, d.h. dass z.B. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften eine Verarbeitung der Daten vorgeschrieben ist.
Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, d.h. dass die Verarbeitung erforderlich ist, um berechtigte Interessen unserer-seits oder Dritter zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grund-freiheiten Ihrerseits, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebe-ne Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
II.Konkrete Datenverarbeitung
1.Datenerhebung beim Besuch unserer Webseite und Subdomains
Beim Besuch unserer Webseite „www.syspons.com“ und den dazugehörigen Subdomains „planning.syspons.com“, „analytics.syspons.com“ und „monitoring.syspons.com“ („Website“) werden durch unseren Webserver folgende Daten erfasst und in sog. Logfiles gespeichert:
Ihre IP-Addresse
Name Ihres Hosts
Soweit ein Proxy-Server zwischen Ihnen und dem Server geschaltet ist, dieser Proxy anstatt Ihrer IP-Adreese
Die RFC 1413 identity des Clients
Zeit und Datum des Aufrufs der Seite (Timestamp), z.B. [12/Dec/2012:12:12:12 -0500]
Die HTTP Anfrage, z.B. “GET /stuff.html HTTP/1.1”
Der HTTP Status-Code, insbesondere 200 für einen erfolgreichen Seitenaufruf, 404 für einen “not-found”-Seitenaufruf
Die Menge an Bytes, die übertragen wird
Die Referer-URL, also die Seite von der aus Sie auf unsere Website geleitet wurden
Der User agent string der durch den Client versendet wird und eine Identifizierung des Browserstyps ermöglichen kann
Mit dem Hosting unserer Website haben wir den externen Dienstleister cionix GmbH, Fin-kenkruger Str. 8, 14612 Falkensee („cionix“) beauftragt. Die Daten werden in sog. Logfiles des Systems von cionix, gespeichert. Eine weitere Nutzung der Daten durch cionix erfolgt nicht. Eine Speicherung der Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Funktionsfä-higkeit unserer Webseite und deren Verfügbarkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten an cionix als Host unserer Website ist Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag wurde mit cionix geschlossen.
Die Speicherung der Daten erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicher-heit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketing-zwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, außer es besteht die Notwendigkeit aufgrund konkreter Ereignisse die Daten für den vorgenannten Zweck weiter vorzuhalten.
Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung zu einem konkreten Nutzer nicht mehr möglich ist.
Sie können mit uns per E-Mail-Adresse Kontakt aufnehmen. In diesem Fall werden ihre E-Mail-Adresse und die mit der E-Mail übermittelten Daten gespeichert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer Kon-taktanfrage per E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da sie für die Wah-rung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Beantwortung einer Kundenanfrage bzw. der Beantwortung einer Kontaktanfrage zu anderen Themen.
Zielt die Kontaktaufnahme per E-Mail auf den Abschluss eines Vertrages oder die Durchfüh-rung eines bereits geschlossenen Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zweck der Datenspeicherung ist die Kontaktaufnahme auf Ihren Wunsch hin.
Die Daten werden solange gespeichert, wie dies zur Erledigung der Anfrage erforderlich ist. Soweit es sich hierbei um nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtige Handelsbriefe handelt, werden diese darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewah-rungsfristen gespeichert.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu wider-sprechen. Den Widerspruch können Sie per E-Mail an: info_at_syspons.com erklären. Eine Löschung kann nur erfolgen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegeben ist; in diesem Fall werden die Daten aber für eine andere Verwendung gesperrt. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
3.Kontaktaufnahme per Telefon
Soweit Sie uns telefonisch kontaktieren, werden wir die für die Erledigung und Beantwortung Ihrer Anfrage notwendigen Angaben erheben. Dies umfasst insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen und sonstige Informationen zum Anliegen (z.B. Name des Auftrags/des Pro-jekts).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer telefonischen Kontakt-aufnahme übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da sie für die Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
Zielt die telefonische Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages oder die Durch-führung eines bereits geschlossenen Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
c )Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenspeicherung ist die Kontaktaufnahme auf Ihren Wunsch hin zum Abschluss von Verträgen, Erfüllung bereits geschlossener Verträge oder wegen eines anderen Anlie-gens von Ihnen.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu wider-sprechen. Den Widerspruch können Sie per E-Mail an: info_at_syspons.com erklären. Eine Löschung kann nur erfolgen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegeben ist; in diesem Fall werden die Daten aber für eine andere Verwendung gesperrt. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht telefonisch fortgeführt werden.
4.Zugang zu „analytics.syspons.com“
Über die Anmeldemaske auf unserer Seite „analytics.syspons.com“ können Sie sich einlog-gen, um als eingeloggter Nutzer die Funktionen dieser Seite zu nutzen. Die Anmeldung setzt eine vorherige Registrierung bei uns voraus. Bei der Durchführung einer von Ihnen beantrag-ten Registrierung erheben wir die nachfolgenden Registrierungsdaten von Ihnen:
Ein von Ihnen selbst gesetztes Passwort
Wir speichern diese Daten zusammen und nutzen diese, um Ihnen einen individuellen Zu-gang zu „analytics.syspons.com“ einzurichten. Zur Freischaltung Ihres Zugangs erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Durch Betätigen des Links erheben wir von Ihnen die Information, dass Sie die Registrierung abgeschlossen haben.
Die vorstehenden Daten werden zusammen mit einem individuellen Benutzernamen unter ei-nem individuellen Nutzerzugang (Nutzerprofil) gespeichert. Benutzername und Passwort werden bei einer Anmeldung bei „planning.syspons.com“ zum Abgleich der Berechtigung des Zugriffs genutzt.
Die Daten werden auf einem Server von cionix (vgl. Ziffer 1) erfasst und dort in unserem Auftrag verarbeitet.
Mit der Durchführung des Registrierungsvorgangs haben wir den externen Dienstleister Axel Michel, IT-Beratung & Entwicklung, Truseweg 2, 12509 Berlin („Axel Michel“) beauftragt. Ei-ne weitere Nutzung der Daten durch Axel Michel erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Regist-rierungsprozess und die weitere Speicherung der Daten ist für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages durch uns erforderlich, da die Ermöglichung des Zugriffs und der Nutzung von „analyitcs.syspons.com“ Teil unserer vertraglichen Leistungspflicht ist.
Daneben ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da Sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht darin, Ihnen einen individuellen Zugang zu „analytics.syspons.com“ zuweisen zu können, durch den wir Sie bei einer Anmeldung als berechtigten Nutzer identifizieren und somit einen Zugriff auf die anmel-dungsbedürftige Seiten durch unberechtigte Dritte verhindern können.
Die Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der Daten auf einem Server der ci-onix durch diese ist Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag wurde mit cionix geschlossen.
Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten an Axel Michel als beauftragtem zur Durchführung des Registrierungsvorgangs ist Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag wurde mit Axel Michel geschlossen.
Die Datenverarbeitung bezweckt die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages durch uns, da die Ermöglichung des Zugriffs und der Nutzung von „analyitcs.syspons.com“ Teil unserer vertraglichen Leistungspflicht ist.
Zudem ist ebenfalls Zweck der Datenverarbeitung, Ihnen einen individuellen Zugang zu „ana-lytics.syspons.com“ zuweisen zu können, durch den wir Sie bei einer Anmeldung als berech-tigten Nutzer identifizieren und somit einen Zugriff auf die anmeldungsbedürftigen Seite durch unberechtigte Dritte verhindern können.
Die Speicherung der Daten erfolgt solange der zwischen Ihnen und uns geschlossene Ver-trag besteht bzw. die Nutzung der anmeldebedürftigen Seite Teil unserer vertraglichen Leis-tungspflicht ist. Nach Beendigung dieses Vertrages oder Aufhebung dieser Leistungspflicht im Wege einer entsprechenden Vertragsanpassung werden die Daten unverzüglich gelöscht.
Soweit es sich um nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtige Handels-briefe handelt, werden diese darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Sie haben die Möglichkeit, während der Zeit der Inhaberschaft Ihres Zugangs zu „analy-tics.syspons.com“, der Datenverarbeitung zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie per E-Mail an: info_at_syspons.com erklären. Da die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist, führt ein Widerspruch jedoch automatisch zur Beendigung des Vertragsver-hältnisses. Eine Nutzung des Zugangs ist dann nicht mehr möglich.
5.Nutzung von Funktionen auf „analytics.syspons.com“
Wenn Sie sich mit ihrem Zugang auf der Seite „analytics.syspons.com“ anmelden (einlog-gen), steht Ihnen die Funktion zur Verfügung, Dokumente, die wir dort eingestellt haben, herunterzuladen. Sobald Sie auf den Download-Button klicken, erheben wir die Information, dass Ihr Zugang das entsprechende Dokument gespeichert hat und speichern diese. Im Fal-le eines nicht berechtigten Zugriffs, erheben und speichern wir die Information, dass eine fehlende Berechtigung vorlag.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da Sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht darin, zu erfas-sen, ob die Downloadfunktion funktioniert, genutzt wird und die Nutzung auch in berechtigter Weise erfolgt sowie der Dokumentation zu Beweiszwecken.
Zweck der Datenverarbeitung ist es, zu erfassen, ob die Downloadfunktion funktioniert, ge-nutzt wird und die Nutzung auch in berechtigter Weise erfolgt sowie der Dokumentation zu Beweiszwecken.
Sie haben die Möglichkeit, während der Zeit der Inhaberschaft Ihres Zugangs zu „analy-tics.syspons.com“, der Datenverarbeitung zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie per E-Mail an: info_at_syspons.com erklären. Eine Löschung kann nur erfolgen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegeben ist; in diesem Fall werden die Daten aber für eine andere Verwendung gesperrt.
6.Zugang zu „planning.syspons.com“
Über die Anmeldemaske auf unserer Seite „planning.syspons.com“ können Sie sich einlog-gen, um als eingeloggter Nutzer die Funktionen dieser Seite zu nutzen. Die Anmeldung setzt eine vorherige Registrierung bei uns voraus. Bei der Durchführung einer von Ihnen beantrag-ten Registrierung erheben wir die nachfolgenden Registrierungsdaten von Ihnen:
Wir speichern diese Daten zusammen und nutzen diese, um Ihnen einen individuellen Zu-gang zu „planning.syspons.com“ einzurichten. Zum Abschluss der Registrierung senden wir Ihnen eine E-Mail, mit welcher Sie einen individuellen Benutzernamen und ein individuelles Passwort für Ihren Zugang zu „planning.syspons.com“ erhalten. Ihr Benutzername und Passwort werden zusammen mit den anderen Registrierungsdaten unter einem individuellen Nutzerzugang (Nutzerprofil) gespeichert. Ihr Benutzername und Passwort werden bei einer Anmeldung bei „planning.syspons.com“ zum Abgleich der Berechtigung des Zugriffs genutzt.
Mit der Durchführung des Registrierungsvorgangs haben wir den externen Dienstleister Axel Michel (vgl. Ziffer 4) beauftragt. Eine weitere Nutzung der Daten durch Axel Michel erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Regist-rierungsprozess und die weitere Speicherung der Daten ist für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages durch uns erforderlich, da die Ermöglichung des Zugriffs und der Nutzung von „planning.syspons.com“ Teil unserer vertraglichen Leistungspflicht ist.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht darin, Ihnen einen individuellen Zugang zu „planning.syspons.com“ zuweisen zu können, durch den wir Sie bei einer Anmeldung als berechtigten Nutzer identifizieren und somit einen Zugriff auf die anmel-dungsbedürftige Seiten durch unberechtigte Dritte verhindern können.
Die Datenverarbeitung bezweckt die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages durch uns, da die Ermöglichung des Zugriffs und der Nutzung von „planning.syspons.com“ Teil un-serer vertraglichen Leistungspflicht ist.
Zudem ist ebenfalls Zweck der Datenverarbeitung, Ihnen einen individuellen Zugang zu „planning.syspons.com“ zuweisen zu können, durch den wir Sie bei einer Anmeldung als be-rechtigten Nutzer identifizieren und somit einen Zugriff auf die anmeldungsbedürftigen Seite durch unberechtigte Dritte verhindern können.
Sie haben die Möglichkeit, während der Zeit der Inhaberschaft Ihres Zugangs zu „plan-ning.syspons.com“, der Datenverarbeitung zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie per E-Mail an: info_at_syspons.com erklären. Da die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist, führt ein Widerspruch jedoch automatisch zur Beendigung des Vertragsver-hältnisses. Eine Nutzung des Zugangs ist dann nicht mehr möglich.
7.Nutzung von Funktionen auf „planning.syspons.com“
Wenn Sie sich mit ihrem Zugang auf der Seite „planning.syspons.com“ anmelden (einlog-gen), steht Ihnen die Funktion zur Verfügung, ihre Projekte mit uns detailliert zu planen. Bei der Nutzung dieser Planungsfunktion werden alle Daten erhoben, die Sie bei der Nutzung der Planungsfunktion eingeben, dies können insbesondere sein Termine, Uhrzeiten, geplante Ab-läufe, Teilnahme an Projektteilen, Namen, Kommentare und andere Angaben, die Sie in der Planungsfunktion machen. Soweit auch andere Nutzer (z.B. andere Beteiligte/Mitarbeiter am gleichen Projekt) Zugriff auf die Planungsfunktion zum selben Projekt haben, machen wir diesen Nutzern diese Daten über „planning.syspons.com“ zugänglich, um eine einheitliche und aktuelle Darstellung der gemeinsamen Projektplanung für alle Nutzer zu ermöglichen.
Im Falle eines nicht berechtigten Zugriffs, erheben und speichern wir die Information, dass eine fehlende Berechtigung vorlag.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht darin, eine Pla-nungsfunktion bereitzustellen, an der jeder angemeldete Projektbeteiligte individuelle Anga-ben machen kann und hierdurch Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten. Ein be-rechtigtes Interesse besteht zudem darin, zu erfassen, ob die Nutzung auch in berechtigter Weise erfolgt sowie in der Dokumentation zu Beweiszwecken.
Zweck der Datenverarbeitung ist es, eine Planungsfunktion bereitzustellen, an der jeder Pro-jektbeteiligte individuelle Angaben machen kann und hierdurch Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten. Ein berechtigtes Interesse besteht zudem darin, zu erfassen, ob die Nutzung auch in berechtigter Weise erfolgt sowie in der Dokumentation zu Beweiszwecken.
SYSPONS GmbH –
Beratung für gesellschaftliche Innovation
www.syspons.com
T +49 40 30603510

References: Art. 6
 Art. 28
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
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 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 6
 Art. 28
 Art. 28
 Art. 6
 Art. 6
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