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ARCHIVI STORICI DEGLI ENTI PUBBLICI RIORDINAMENTO E INVENTARIAZIONE - PDF
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1 Ministero per i Beni e le Attività Culturali SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL PIEMONTE E LA VALLE D AOSTA Torino ARCHIVI STORICI DEGLI ENTI PUBBLICI RIORDINAMENTO E INVENTARIAZIONE GUIDA PER GLI ARCHIVISTI INCARICATI A cura di Diego Robotti Sommario Premessa Glossario p Le fasi preliminari dell intervento p Schedatura e riordinamento p L inventario. p La definitiva sistemazione dell archivio p I controlli della Soprintendenza e la riconsegna al committente. p Lo scarto in un archivio storico p. 42 Torino, luglio 2005 Revisione 20122 Premessa Il presente promemoria riassume i principali criteri da seguire per la realizzazione degli interventi di riordinamento sugli archivi storici degli enti pubblici in generale, pur facendo riferimento nelle esemplificazioni agli archivi comunali. Il testo che qui si presenta non pretende di sostituirsi alla vasta elaborazione tecnico-scientifica in tema di riordinamento di archivi di enti pubblici né alla ricchissima letteratura riguardante la storia istituzionale delle varie tipologie di ente pubblico. Con questo strumento la Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d Aosta si propone di favorire il raggiungimento di buoni livelli qualitativi dei lavori archivistici, al tempo stesso rendendo più prevedibili e uniformi i giudizi operati dall'ufficio di tutela in corso d'opera e in sede di verifica. Il presente testo fornisce linee guida di carattere generale. Naturalmente ogni concreto complesso documentario richiede un analisi specifica dei problemi peculiari che, di volta in volta, ci si trova a dover affrontare. Il confronto con la Soprintendenza Archivistica e con archivisti esperti consente inoltre di paragonare le soluzioni che si intendono adottare con le esperienze di coloro che ci hanno preceduto in attività di riordinamento. Un ringraziamento particolare a Daniela Caffaratto e a Marco Carassi per gli indispensabili suggerimenti e critiche alle bozze e a Gino Bogliolo per le utili note critiche che mi fece avere. Diego Robotti 23 Glossario (estratto da ISAAR e ISAD) Nel corso del testo si fa frequente riferimento alle vigenti norme internazionali di descrizione archivistica: ISAD(G)-seconda edizione (Stoccolma 1999) e ISAAR(CPF)-seconda edizione (Canberra 2003) recentemente pubblicate nella versione ufficiale in lingua inglese e nella traduzione italiana nella Rassegna degli Archivi di Stato (anno LXIII n.1, genn.-apr. 2003, Ministero Beni e Attività Culturali, Roma, 2004) nonché disponibili sul sito e nella traduzione italiana sul sito dell Associazione Nazionale Archivistica Italiana ISAD ha lo scopo di normalizzare la descrizione archivistica e, sebbene utilizzabile in ogni fase della vita di un archivio, si attaglia maggiormente ad un fondo ordinato. ISAD è pertanto immediatamente applicabile, nei suoi elementi essenziali, alla schedatura e alla costruzione di banche dati per la descrizione archivistica, ma non esaurisce tutte le problematiche del riordinamento e della redazione degli inventari. D altra parte molti elementi di ISAAR sono utili per la redazione delle introduzioni ai fondi che costituiscono parte essenziale dei relativi inventari. Le regole generali per la redazione degli inventari sono contenute nelle Linee guida per l elaborazione e la preparazione di strumenti di ricerca pubblicate in appendice alle norme ISAD e ISAAR (Rassegna degli Archivi di Stato, cit., p. 335). Per brevità le singole regole di descrizione vengono qui citate in forma contratta con la sigla della norma seguita dal numero della regola (ad esempio ISAD rinvia alla regola di descrizione per l elemento Data/e ). Di seguito si riportano alcune definizioni presenti, in forma identica, sia nel glossario di ISAD sia in quello di ISAAR. Viene pertanto indicata una singola norma solo nei casi di non esatta condivisione della definizione in entrambi gli standard. Quando la voce non è presente in alcuno dei due glossari, se ne cita la fonte. Autore. L individuo o ente responsabile del contenuto intellettuale di un documento. Da non confondersi con il soggetto produttore dell archivio. Collezione/raccolta. Un insieme artificiale di documenti raccolti sulla base di qualche comune caratteristica senza riguardo alla loro provenienza. Non va confusa con il fondo archivistico. Fondo (Isad). L insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia o di supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. 34 Provenienza (Isaar). La relazione tra la documentazione archivistica e l ente o la persona che l ha prodotta, accumulata e/o conservata e usata nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Soggetto produttore. L ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Non va confuso con il soggetto che ha raccolto una collezione. Sub-fondo. La suddivisione di un fondo contenente un insieme di documentazione correlata, corrispondente a suddivisioni amministrative dell istituzione o dell organismo produttore, o altrimenti, a raggruppamenti geografici, cronologici, funzionali, o di simile natura del materiale documentario. Quando l ente produttore ha una struttura gerarchica complessa, ciascuna suddivisione si articola nelle suddivisioni necessarie a dar conto dei livelli della struttura gerarchica stessa. Superfondo 1. Insieme di fondi (in senso stretto) che presentano per qualche ragione un reciproco legame genetico o istituzionale o che, comunque, hanno avuto sul piano conservativo una sorte comune, grazie al quale o alla quale si presentano insieme come corpo unitario all interno di un archivio di concentrazione. Titolo o denominazione. Una parola, una locuzione, un carattere alfabetico o un gruppo di caratteri che dà nome a una unità di descrizione. Titolo o denominazione attribuito. Titolo o denominazione attribuiti dall archivista ad una unità di descrizione che non reca nessun titolo o denominazione originale 2. Titolo o denominazione originale. Un titolo che appare in evidenza all esterno o all interno del materiale archivistico che viene descritto. Unità archivistica 3. Il documento o un insieme di documenti, rilegati o raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che costituiscono un unità non divisibile. 1 Questa definizione non si trova nelle norme internazionali, ma è stata introdotta nel manuale del Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche (Siusa), versione 0.1, dicembre 2004, p In realtà un titolo attribuito può anche servire a completare o chiarire un titolo originale. 3 Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1990, 4.a ristampa 45 Unità di descrizione Un documento o un insieme di documenti, a prescindere dai loro caratteri fisici, considerati come un tutto unico e, come tali, costituenti l oggetto di una singola descrizione 4. Unità documentaria. L unità minima, concettualmente non divisibile, di cui è composto un archivio, per esempio una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora. Unità di conservazione. Il mero contenitore fisico dei documenti archivistici quale la busta, il mazzo, il faldone, la filza, la scatola. Non coincide necessariamente con l unità archivistica: un unità di conservazione, quale ad esempio una busta, può contenere più unità archivistiche o, al contrario, un unità archivistica, ad esempio un fascicolo relativo ad un affare, può essere costituto da diversi faldoni. 4 Com è evidente la definizione dell unità di descrizione tratta da Isad differisce dalla tradizionale definizione di unità archivistica sopra riportata. Da un punto di vista generale si può considerare l unità archivistica come una specie particolare dell unità di descrizione definita da Isad. Tale norma, infatti, si applica alla descrizione degli archivi a qualsiasi livello, dal fondo fino alle unità documentarie. Nel presente testo, si farà più frequentemente riferimento alle tradizionali unità archivistiche (fascicoli, registri, volumi) distinguendole dalle unità di conservazione (faldoni, scatole). 56 1. Le fasi preliminari dell intervento 1.1. Il sopralluogo e la redazione del progetto. Un incarico professionale di riordino di un archivio si basa su un progetto e su un relativo preventivo di spesa. Si tratta di due documenti diversi, ma correlati, che hanno finalità differenti: il progetto descrive le operazioni, i tempi, i metodi e i materiali che l archivista propone di applicare e adottare nel corso dell intervento di riordinamento, mentre il preventivo, riferendosi a quanto previsto dal progetto, valuta ed espone i costi dell intervento. Il progetto e il preventivo, se redatti con precisione, consentono la programmazione dei successivi passi dell intervento, in particolare per quanto concerne i rapporti degli incaricati col committente e con la Soprintendenza Archivistica. Per redigere il progetto e il preventivo è indispensabile prendere direttamente visione di tutti i materiali documentari da riordinare. Occorre che l archivista incaricando insista per poter esaminare tutti i possibili accumuli di documenti da riordinare (inclusi gli armadi e le cassettiere collocate nei vari uffici). E frequente infatti il caso di interventi che, in corso d opera, si rivelano basati su un errata valutazione della consistenza dell archivio (quindi dei relativi costi), causando ritardi nel lavoro o addirittura costringendo ad una nuova procedura amministrativa per l approvazione della spesa supplementare. E quindi necessario per l archivista prendere visione di tutti i luoghi ove possono essere conservati documenti pertinenti all archivio storico, anche se si trovano al di fuori dalla sede dell ente o presso uffici diversi dalla Segreteria generale e dagli uffici Protocollo e Archivio. Per tutte le informazioni relative alla consistenza dell archivio, alle sue vicende pregresse ed all esistenza di precedenti inventari, elenchi o altri strumenti di corredo occorre far sempre riferimento alla documentazione esistente presso la Soprintendenza Archivistica, tramite i funzionari competenti per le rispettive zone. Altrettanta cura va posta nell analizzare la storia archivistica, lo stato di ordinamento ed il grado di difficoltà che presentano i vari fondi (o parti di questi) di cui si compone l archivio da riordinare. In particolare va rilevata la presenza di documenti che presentano rilevanti difficoltà paleografiche, di pergamene per le quali occorre produrre i relativi 67 regesti, di miscellanee di carte sciolte che possono richiedere la schedatura dei singoli documenti e la compilazione di appositi indici. Bisogna inoltre accertare, sempre mediante l esame diretto dei depositi archivistici, l eventuale presenza di archivi prodotti da enti diversi dall ente proprietario dell archivio, in ragione dei quali il riordinatore dovrà distinguere altrettanti archivi. All archivio storico di un comune, ad esempio, si trovano di norma aggregati almeno gli archivi della Congregazione di Carità, dell Ente Comunale di Assistenza (ECA), del Giudice Conciliatore e delle locali Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza (IPAB) soppresse, ossia di asili infantili, case di riposo, orfanotrofi, brefotrofi. Il termine archivio aggregato ha un valore meramente patrimoniale o gestionale e deve essere utilizzato con molta cautela, soprattutto negli strumenti di corredo archivistici, evitando di indurre l idea errata della subordinazione gerarchica tra enti produttori quando, invece, si tratta semplicemente di una storia archivistica dei diversi fondi che al momento sono di proprietà (o posseduti o detenuti) dell ente pubblico. E bene che il sopralluogo avvenga alla presenza di personale dell ente che possa constatare (ed eventualmente confermare) l ubicazione, la consistenza e lo stato dei materiali rilevati. Il nome e la funzione di tali persone (unitamente alla data del sopralluogo) vanno sempre richiamati nella premessa del progetto e del preventivo. Un progetto ben strutturato deve necessariamente essere suddiviso in almeno due parti: Una prima parte che descriva lo STATO DI FATTO in cui si trova l archivio prima dell intervento. Si dovrà porre particolare cura nella descrizione dei fondi archivistici e nell esposizione dei dati relativi alla storia archivistica del materiale, nonché alla rilevazione dei danni e di eventuali situazioni di rischio. Una seconda parte che esponga una PROPOSTA DI INTERVENTO, descrivendo le metodologie, le fasi e i tempi del lavoro archivistico e giustificando sulla base dei dati esposti nella prima parte del progetto le scelte di ordinamento, di metodo, di tecniche, di materiali La presentazione del progetto e del relativo preventivo. In ogni intervento, anche in quello in apparenza più semplice, possono presentarsi, sotto diverse forme e gradi, difficoltà di esecuzione che possono causare l allungamento dei 78 tempi di lavorazione e che vanno quindi valutate nell offerta da presentare al committente. Qualora si impongano la schedatura e l inventariazione di singoli documenti (in luogo della normale descrizione delle unità archivistiche), i relativi costi andranno rapportati al numero dei documenti (ad esempio pergamene o disegni o fotografie) da descrivere. In tal caso, accanto ad un settore dell archivio per cui verrà calcolato un coefficiente di costo medio per metro lineare (o per unità archivistica o per unità di conservazione), se ne deve considerare un altro per taluni tipi di documenti per i quali calcolare il costo medio per la descrizione delle singole unità documentarie. Poiché alcuni interventi possono risultare particolarmente lunghi e complessi, nonché economicamente onerosi per il committente, sarà opportuno stabilire un ordine di priorità e, nell ambito del progetto generale, suddividere la proposta di intervento in distinti sottoprogetti tra loro correlati, corredati dei relativi costi. Tale forma di presentazione del progetto e del preventivo consente al committente di discernere i risultati che si intendono ottenere da un primo, complessivo intervento rispetto a quelli che invece si possono rinviare ad un successivo momento di maggior dettaglio e approfondimento. Per l esecuzione di interventi su archivi tutelati (archivi pubblici o archivi privati dichiarati di interesse storico), è obbligatorio che il progetto sia preventivamente approvato e autorizzato, con atto scritto, dalla Soprintendenza Archivistica. 2. Schedatura e riordinamento Il contatto con la Soprintendenza deve essere il più possibile continuo fin dalle fasi preliminari. Tale contatto è indispensabile - almeno - una volta ultimata la schedatura e prima di effettuare il riordinamento. Rinviare il confronto con la Soprintendenza a riordinamento avvenuto, non soltanto non accelera il lavoro, ma può comportare la necessità di ritornare alle operazioni di schedatura, con grave appesantimento dei tempi di lavorazione. Si rammenti inoltre che trascurare fondamentali informazioni sulla storia dell archivio (in possesso, a volte, soltanto della S.A.) può indurre a errori nelle scelte di riordinamento, fino alla perdita di ogni possibilità di ricondurre l archivio al suo assetto originale. 89 2.1. Attività preliminari alla schedatura E consigliabile, prima di iniziare a schedare i documenti, la spolveratura del materiale mediante pennelli di setola morbida (e l ausilio di un aspirapolvere a bassa velocità). La spolveratura agevola il maneggio dei documenti, ma soprattutto evita la propagazione di eventuali agenti patogeni, quali spore o parassiti. Per tale ragione, se il locale di lavoro è diverso da quelli in cui originariamente giacevano i documenti, la spolveratura va effettuata prima del loro trasferimento. Qualora i materiali presentino incrostazioni e sporcizia non rimuovibili con la normale spolveratura (ad esempio perché ricoverati a lungo in sottotetti o in scantinati molto sporchi e infestati da volatili e roditori) la spolveratura e la pulizia che talvolta può richiedere l utilizzo di strumenti meccanici quali appositi bisturi sono assolutamente necessarie e meritano un apposito sottoprogetto che spesso comporta il coinvolgimento di un restauratore. In fase di avvio dei lavori, inoltre, è indispensabile approfondire la ricerca sulla storia istituzionale dei soggetti produttori degli archivi che si era necessariamente già compiuta in occasione della redazione del progetto di intervento. Per ogni tipologia di ente (Comune, Congregazione di Carità, ma anche asili, case di riposo, casse mutue locali, associazioni, uffici statali soppressi) esiste una letteratura storica disponibile nelle maggiori biblioteche. Acquisirla prima di schedare evita di dover poi modificare il modello di scheda o, ancor peggio, di riprendere in esame i documenti già schedati alla luce delle effettive funzioni e vicende dell ente produttore qualora risultino chiari solo al termine dell analisi. Non di rado, inoltre, sono disponibili pubblicazioni di storia locale: sebbene il loro valore scientifico sia piuttosto difforme, è sempre opportuno prenderne visione, magari avvalendosi della locale biblioteca, se non altro per verificare che i documenti citati siano ancora presenti in archivio. Storia dei fondi archivistici. I dati sulla storia archivistica del complesso documentario e dei diversi fondi che lo compongono sono importantissimi fin dalla fase progettuale e diventano indispensabili per l impostazione della schedatura, nonché successivamente in fase di riordinamento. Tali dati vanno richiesti con impegno e insistenza all ente conservatore (impiegati e amministratori anziani o, anche, a riposo) e possono essere reperiti nell archivio della Soprintendenza Archivistica (relazioni ispettive, corrispondenza). 910 Censimento e analisi preliminare. Prima di iniziare la schedatura è opportuno (anche al fine di adattare il modello di scheda e le norme di compilazione alle specifiche esigenze delle diverse parti dell archivio) verificare con precisione il censimento di tutti i nuclei documentari (collocazione e consistenza) già eseguito in fase di progettazione; tra tali nuclei documentari quali generalmente si annoverano: - le pratiche provenienti da distinte ripartizioni dello stesso ente produttore, ognuna delle quali può presentare specifiche modalità di produzione e archiviazione; - le serie archivistiche ordinate ed eventualmente rigidamente contrassegnate da numerazioni progressive; - i fondi prodotti da altri enti; - i fondi e le raccolte di documenti di origine privata pervenuti per donazione o acquisto. Individuare con certezza tali nuclei, valutarne la consistenza ed il grado di complessità pone in condizione lo schedatore di applicarsi a settori omogenei di documenti, migliorando in tal modo la qualità della rilevazione, che risulta favorita dalla possibilità di confrontare continuamente le caratteristiche delle unità archivistiche che si vanno esaminando, in tal modo evidenziando similitudini e differenze. Disporre di un attendibile mappa dell archivio, inoltre, evita di procedere a casaccio negli eventuali traslochi dai depositi originari al locale in cui si opera e agevola la programmazione del lavoro, specie in équipe La schedatura La schedatura - ossia la descrizione in base ad uno schema formale delle singole unità archivistiche (fascicoli, registri, volumi e, se del caso, singoli documenti) che compongono un archivio - è il passaggio necessario di ogni riordinamento. Soltanto la sistematica rilevazione delle caratteristiche (spesso molteplici e difformi) delle unità archivistiche consente di individuare corretti criteri per la ricostruzione dei nessi originari che legano gli uni agli altri i documenti di un archivio, di sperimentare sulla carta le ipotesi di riordinamento, di confrontarsi con gli altri componenti del gruppo di lavoro e con la Soprintendenza, di realizzare infine il riordinamento così progettato operando un solo (e definitivo) spostamento delle singole unità archivistiche. 1011 La messa a punto della scheda. La scheda è un documento di lavoro con valore temporaneo che consente di progettare il riordinamento e pertanto la definizione dei suoi campi e delle norme di compilazione è un passaggio decisivo. Quanto più la scheda è frutto di una meditata elaborazione, tanto più il successivo lavoro procederà speditamente. E preferibile per un medesimo archivio utilizzare sempre lo stesso modello di scheda, piuttosto che modificarlo a seconda dei diversi fondi, settori, archivi aggregati così come conviene utilizzare il medesimo modello dall inizio della schedatura fino alla compilazione dell inventario, piuttosto che adottare schede diverse (una per raccogliere i dati utili al riordinamento, un altra più dettagliata ai fini della descrizione inventariale) da compilarsi in fasi successive. Se da un lato è bene mantenere per tutte le fasi un'identica scheda, dall altro è talora indispensabile adattare le modalità di compilazione ai diversi settori di documentazione. Ad esempio i bilanci si presentano normalmente come serie ordinata cronologicamente che richiede semplicemente la rilevazione estrinseca dei volumi o dei registri, i relativi estremi cronologici e il controllo della completezza della serie medesima. Al contrario i fascicoli del carteggio amministrativo impongono un maggiore dettaglio: come minimo la rilevazione delle segnature, anche pregresse, dei titoli originali e/o attribuiti, di eventuali allegati e l eventuale descrizione del contenuto. Il modello di scheda per la descrizione delle unità archivistiche va redatto in modo da indicare (come minimo): a) il fondo (ISAD e ISAAR) con la denominazione conosciuta all inizio del lavoro, tenendo presente che la denominazione definitiva potrà essere precisata o variata al termine del lavoro e che pertanto durante la schedatura occorre rilevare tutti i dati utili a determinare la completa denominazione sia dei soggetti produttori sia dei fondi. Si rammenta che per ogni fondo vi possono essere più soggetti produttori mentre la denominazione di un fondo è univoca (anche se possono darsi altre denominazioni con cui il fondo è stato in passato indicato). b) i dati intrinseci dell unità archivistica descritta quali segnature originali, denominazione o titolo (distinguendo il titolo originale da quello attribuito, ISAD 3.1.2), data/e o estremi cronologici (ISAD 3.1.3) ed eventuale contenuto (ambiti cronologici e geografici, la tipologia documentaria, le materie trattate, le procedure amministrative, 1112 ISAD 3.3.1) quando il titolo non risulta sufficientemente chiaro per permettere agli utenti di valutare la potenziale rilevanza dell unità di descrizione. c) le caratteristiche estrinseche ossia consistenza e supporto dell unità di descrizione (ISAD 3.1.5); un unità archivistica non necessariamente corrisponde ad un contenitore di fascicoli (busta, faldone) o di singole carte (camicia, cartellina), ad un registro o volume; al contrario una pratica che ha originato un fascicolo può estrinsecarsi in una cartellina, ma può anche corrispondere ad uno o più contenitori (faldoni, scatole ) con allegati cartografici o fotografici (si pensi alla pratica di approvazione di un piano regolatore o di un lavoro pubblico); d) il codice identificativo univoco dell unità archivistica descritta; in fase di schedatura è sufficiente un numero provvisorio di scheda contemporaneamente apposto anche sull unità archivistica; se la schedatura si effettua in base all ordine di collocazione fisica, il numero di scheda assolve pure al compito di indicare la provvisoria posizione del pezzo schedato; e) lo schedatore e la data di redazione della scheda (in caso di lavoro in équipe). Lo stesso modello di scheda, inoltre, dovrebbe essere utilizzabile per unità di descrizione di livello diverso: una sottoserie (per esempio lo copie delle deliberazioni del Consiglio Comunale) e un singolo documento (per esempio un diploma pergamenaceo di concessione degli statuti comunali) possono convenientemente essere schedati compilando alcuni campi identici e altri che si riempiono solo per la specifica tipologia documentaria. Si consiglia di tenere fin dall inizio un diario di lavoro in cui annotare la data e il tipo di operazioni effettuate (sia quelle analitiche sia quelle pratiche come la spolveratura o i traslochi) e soprattutto le informazioni acquisite (o anche soltanto le ipotesi formulate) in ordine alla storia dell archivio e ai criteri di compilazione delle schede via via precisati (convenzioni redazionali, sigle, abbreviazioni, caratteri e segni significativi) come pure alle ipotesi e alle scelte operate in fase di riordinamento. Il diario di lavoro, utile anche per gli operatoli isolati, risulta indispensabile per il lavoro in équipe. Se si adotta un software informatico per la schedatura è prudente di tanto in tanto (oltre alle normali copie di backup nell hard disk di lavoro) salvare i dati su supporto 1213 rimovibile. Taluni software (ad esempio Guarini Archivi) propongono dei campi prestabiliti per la descrizione tra i quali lo schedatore seleziona solo quelli che ritiene più consoni al fondo che si accinge ad analizzare (profilo di scheda per l inserimento dei dati) ma l intera scheda rimane disponibile per altre fasi dell intervento. Se il software utilizzato impone di inserire ogni scheda compilata in una struttura (albero gerarchico) provvisoria, quest ultima va considerata alla stregua di una mera ipotesi che non può in alcun modo prefigurare il successivo ordinamento. Se si utilizzano schede su supporto cartaceo, queste ultime dovranno essere fisicamente riordinate più e più volte. Per consentire tali operazioni di riordinamento, si deve aver cura di produrle su supporti mobili (da evitare i quaderni e i notes, meglio i moduli fotocopiati subito dopo la loro compilazione) almeno in duplice copia: la prima, per ovvi motivi di sicurezza, deve sempre essere conservata presso l archivio e mantenuta nella sequenza data dal numero di scheda (anche per consentire il reperimento dei singoli pezzi schedati), mentre la seconda può essere utilizzata (vale a dire variamente combinata, annotata, intercalata da separatori, fascicolata, anche non presso l archivio) per formulare le ipotesi di riordino. In caso di grandi quantitativi di materiali schedati e di depositi articolati in vani o locali diversi si rivelerà utilissimo annotare nel diario di lavoro la collocazione provvisoria dei materiali con i relativi intervalli di numero (ossia codice identificativo provvisorio) di scheda. In linea generale è bene conservare i vecchi contenitori (faldoni, cartelle, scatole ) soprattutto se forniti di segnature, diciture o etichette. Se questi risultano troppo laceri, si può inserirli in nuovi, acconci contenitori. Nel caso in cui si sia obbligati a separare l unità archivistica dal contenitore originale (armadi o cassetti non più utilizzabili, pacchi troppo laceri per essere conservati anche solo temporaneamente insieme ai materiali documentari) è opportuno conservare almeno i dorsi (le etichette o i cartigli) inserendoli nei nuovi contenitori avendo pure cura di annotare le caratteristiche dell originario contenitore dell unità archivistica schedata Riordinamento Una volta completata la schedatura dell intero archivio, si procede all ordinamento delle schede fino a giungere ad una rappresentazione sulla carta dell ordinamento dei documenti che ci si propone di realizzare. Tale ordinamento è il risultato di ripetuti 1314 confronti tra le singole schede nonché del riesame delle relative unità archivistiche, quando se ne presenti la necessità. Si formano quindi, passo dopo passo, dei provvisori raggruppamenti in base all omogeneità di segnatura, di tipologia (serie) o di classificazione, che vanno considerati come i primi elementi di una complessa struttura che l archivista ha l obiettivo di ricostruire. Specie in questa fase non bisogna mai scordare che non si deve sovrapporre alcuna struttura precostituita alla schedatura, vale a dire alle relazioni che emergono fra le schede (ossia fra le unità archivistiche) e che si deve invece tendere soltanto a ricostruire la preesistente struttura, anche solo parzialmente, per blocchi omogenei. I frammenti di struttura originale vanno considerati come le parti di un mosaico da restaurare e non come dei mattoni modulari da disporre secondo un nuovo schema astratto o derivato da altri archivi. In questa fase l unico intervento che può essere convenientemente effettuato è la distinzione degli archivi prodotti da enti diversi e aggregati al fondo archivio principale, sempre che tale estrazione non scomponga insiemi organici e storicamente consolidati (archiviazioni precedenti formalizzate in inventari e relative segnature). In tal caso è doveroso rinviare alla fase di ordinamento dell intero complesso documentario l estrazione dei diversi archivi (prodotti sia dall ente committente sia da altri enti) ed eventualmente limitarsi a distinguere i complessi originari nell introduzione all inventario o mediante il prospetto di un riordinamento virtuale sulla carta. Una volta individuate le porzioni di archivio originario di cui è possibile la ricostruzione, si pone la questione di come sistemare i restanti materiali, ossia di quale complessivo assetto dare all intero archivio. Si tratta di contemperare due esigenze: il rispetto degli ordinamenti originali e la leggibilità (agevole consultazione) dell archivio e del relativo inventario. Per complessi archivistici che si sono formati nel corso periodi lunghi il fondo è il risultato di diverse fasi di attività archivistica stratificate. I problemi nascono appunto da tale stratificazione di ordinamenti nel tempo. Se l archivio si presenta rifuso in un unica struttura onnicomprensiva attribuita di recente (in ogni modo prima che il fondo venga trattato come archivio storico o sezione separata) si tende a ricostruire il fondo così come da ultimo organizzato dall ente produttore e a fornire all utente dell inventario le informazioni utili per conoscere le eventuali strutture archivistiche precedenti. A tale scopo è determinante in fase di 1415 schedatura aver distinto tra le segnature rilevabili (e i corrispondenti strumenti di corredo) quelle relative all ultimo ordinamento e quelle derivate dagli ordinamenti pregressi. In taluni casi appaiono ancora intatti alcuni blocchi di documentazione (cronologici o dipendenti da suddivisioni funzionali, geografiche etc.) con una coerente organizzazione originaria che non risulta essere stata successivamente modificata, ma semplicemente incapsulata nella più generale struttura archivistica dell ente produttore. Diviene allora necessario mantenere (e in parte ricostituire) tali nuclei di ordinamento originale. La struttura generale in cui si incastoneranno tali nuclei originali dovrà dar modo di apprezzare la sequenza cronologica dei sistemi di ordinamento relativi ai diversi periodi nonché la formazione nei medesimi periodi di più sottofondi funzionali e/o organizzativi. In entrambi i casi - ovvero sia quando l ultimo ordinamento ha rifuso in un unico ordinamento le strutture pregresse e sia quando più parti si presentano affiancate con distinti ordinamenti - rimane da risolvere il problema dei documenti che non sono mai stati inclusi in alcun ordinamento. Si tratta di parti d archivio, talvolta significative, risultanti da una temporanea decadenza di efficienza archivistica o dal formarsi nell apparato organizzativo dell ente di settori fuori dal controllo del sistema archivistico generale. L archivista dovrà valutare se sia opportuno mantenere separate tali parti oppure tentare di ricondurle all ordinamento della restante documentazione. Nel primo caso dovrà fornire una spiegazione del formarsi di tali nuclei anomali (fornendo, se ritiene, delle tabelle di rinvio agli schemi di ordinamento generali), nel secondo dovrà segnalare puntualmente (per ogni unità archivistica) che i documenti sono stati riordinati artificialmente attribuendoli alla posizione conseguente all applicazione dei criteri della parte ordinata. Vi è poi l evenienza in cui il fondo proveniente da un primo ente produttore è stato incluso nell archivio di un ente subentrato nelle funzioni del primo. Talvolta si può decidere di ripristinare l ordinamento che le carte avevano nell archivio d origine (ossia del primo ente soppresso), formando un fondo a parte, sempre che quell ordinamento sia positivamente riconoscibile e che la distinzione delle diverse parti sia praticabile senza pregiudizio per la riconoscibilità della successiva attività di archiviazione. In sostanza è bene tendere alla ricostruzione del primo ordinamento, ma solo quando l ente subentrante ha incorporato l archivio (prodotto dal primo ente) mantenendone inalterato l ordinamento; per contro, se l ente subentrante ha estratto dall archivio dell ente 1516 soppresso e ha incorporato parti essenziali di documentazione, inserendole per ragioni funzionali nel proprio archivio corrente e di deposito (riutilizzando tali documenti nella normale attività di gestione archivistica e di formazione dei fascicoli e delle serie), allora si preferirà ricostruire soltanto l ultima struttura che è stata attribuita all archivio, pur fornendo indicazioni sulla struttura originaria data dal primo ente. Alcuni esempi di riordinamento di archivi comunali Ogni archivio si presenta come un caso a sé stante e nessuna indicazione astratta può sostituire il parere di un archivista esperto e, in primo luogo, la valutazione del funzionario della Soprintendenza Archivistica. Per facilitare la comprensione e la pratica applicazione di quanto fin qui esposto sui metodi di riordinamento si propongono quattro casi esemplificativi di situazioni che frequentemente si riscontrano negli archivi comunali di area sabauda. Primo caso: nel corso del Novecento l intero archivio è stato riordinato in base al titolario della Circolare Astengo del 1897 e non è possibile ricostruire alcun ordinamento originario per i documenti di data anteriore. Tali interventi, di solito, sono stati realizzati dopo il 1930 e fino agli anni 60; più rari, invece quelli risalenti al primo trentennio del Novecento o successivi al A volte l intero archivio si presenta ordinato in un unica sezione, più di frequente in una prima parte di atti antichi (si rammenti che il concetto di sezione separata per le pratiche estinte da oltre quarant anni venne introdotto solo nel 1963 con il D.P.R. n. 1409) e una per gli atti più recenti. L anno di cesura tra le due parti può essere il 1865 (legge comunale e provinciale) o il 1870 (compimento dell unità nazionale) o il 1898 (applicazione della circolare Astengo) o ancora 1899 o Di norma le principali serie tipologiche sono state inserite nella categoria relativa (ad esempio, gli Ordinati del Consiglio Comunale nella prima categoria, Amministrazione, le serie contabili nella quinta, Finanze). Sebbene si tratti di un erronea sovrapposizione di un titolario corrente a documenti prodotti precedentemente alla sua adozione, si ritiene di norma conveniente mantenere tale ordinamento, in considerazione del fatto che da diverso tempo l archivio ha ricevuto 1617 quell assetto, è stato nel frattempo consultato e i documenti sono stati citati con quelle posizioni e segnature nelle pubblicazioni storiche. In tal caso si operano spostamenti solo in casi estremi, quando ci si avvede che l archivista precedente, non riconoscendo la natura degli atti, li aveva erroneamente attribuiti ad una categoria o classe che possono indurre in errore lo studioso (ad esempio se la serie dei Deliberamenti, che contiene appalti e convenzioni con privati, è stata unita agli atti deliberativi) e si opera il conseguente spostamento, curando di segnalare con evidenza grafica tali interventi che costituiscono eccezione al più generale criterio di mantenimento dell ultimo ordinamento. Nel caso di archivi di altri enti a suo tempo inseriti nell archivio dell ente principale sotto la relativa classificazione per materia o funzione (es. gli archivi della Congregazione di Carità o dell Ente Comunale di Assistenza nella seconda categoria, Assistenza) l estrazione dei relativi documenti lascerà ovviamente una lacuna rispetto alla precedente inventariazione, che andrà spiegata nel nuovo inventario. In tale eventualità occorre naturalmente distinguere i documenti facenti parte dell archivio di un altro ente produttore (nell esempio citato, il fondo della Congregazione di Carità) da quelli risultanti dai normali rapporti intrattenuti dell ente principale con l altro ente (la corrispondenza tra il Comune e la Congregazione di Carità) che è originariamente classificata nella seconda categoria, Opere pie e beneficenza. Secondo caso: l archivio si presenta ordinato in base alle categorie della Circolare Astengo, ma sono evidenti le tracce di precedenti ordinamenti sia settecenteschi (piuttosto rari, specie quelli per cui si è conservato l inventario) sia ottocenteschi operati in adempimento dell Istruzione per l amministrazione dei Comuni approvata da Sua Maestà in data 1 aprile L intervento novecentesco, in tal caso, ha applicato il titolario concepito per l archivio corrente ad un archivio in buona parte formatosi nei secoli precedenti che si presentava ordinato e inventariato. Quanto meno fino a tutto il 1838 (ma sono frequenti gli aggiornamenti realizzati fino agli anni sessanta dell Ottocento) si dispone dell inventario prescritto dalla citata Istruzione del Talvolta sono pure reperibili inventari precedenti redatti nel secolo XVIII (o all inizio del XIX, ma prima del 1838, mantenendo in sostanza la tipica struttura settecentesca). 1718 Se l assetto attribuito nel corso dell Ottocento in obbedienza della citata Istruzione è sostanzialmente ricostruibile, è opportuno ripristinarlo, sulla base dei relativi inventari o, in mancanza di questi, sulla base delle segnature presenti. Gli ordinamenti settecenteschi vanno ripristinati, laddove ciò risulti fattibile sulla base degli inventari e di un accettabile corrispondenza tra tali strumenti e l effettivo stato (esistenza e riconoscibilità) delle relative segnature. Per le carte di data successiva alla redazione di tali inventari, si conferma l ordinamento novecentesco. Per il periodo compreso tra la data dell ultimo inventario ottocentesco e l emanazione della Circolare Astengo, si deve valutare l opportunità di costituire una sezione intermedia, vale a dire una partizione in cui, alle serie già definite nella Serie terza dell inventario ottocentesco (ossia alle pratiche di data successiva al 1813, secondo la tripartizione cronologica dell Istruzione del 1838), si affianchino quelle originate da funzioni nuove (quali la leva, elezioni ) attribuite ai comuni tra la metà e la fine del XIX secolo. In alternativa a tale sezione di collegamento tra le due fasi dell archivio, può invece risultare conveniente conservare l ordinamento in base alle quindici categorie anche per le carte della seconda metà dell Ottocento. Meno praticabile, viceversa, è l ipotesi che vede le serie di tale periodo ordinate in base agli oggetti dell Istruzione del 1838 in quanto le competenze del comune italiano dopo l unità nazionale si moltiplicarono incrementando e differenziando le tipologie documentarie prodotte. L opzione di due grandi partizioni (riflettenti la fase precedente e quella successiva all applicazione della circolare Astengo) presenta l indiscutibile vantaggio di ridurre le sezioni cronologiche e, quindi, il numero di innaturali cesure delle serie fondamentali e consente di conferire maggiore evidenza alle due fondamentali fasi attraversate dall archivio nel corso dell esistenza dell ente produttore. Si raccomanda di evitare cesure artificiali nei fondi archivistici. Ad esempio, credendo di dover rendere evidente la discontinuità istituzionale rappresentata dall unificazione nazionale, si può essere indotti ad adottarla come elemento di partizione di un fondo, senza considerare che nello Stato sabaudo, a differenza degli altri Stati preunitari, non si verificò alcun salto nell attività amministrativa degli enti pubblici locali. Terzo caso: l archivio non presenta tracce rilevabili di ordinamento, né novecentesco né precedente, solo alcune serie risultano ordinate (a volte possono presentarsi comprese 1819 in una categoria o una classe), mentre le pratiche e la corrispondenza novecentesca sono classificate solo in minima parte. E uno stato di fatto tutt altro che raro nei piccoli comuni, effetto combinato di un applicazione discontinua della circolare Astengo (sporadica classificazione delle lettere registrate a protocollo) e dell assenza di qualsivoglia intervento di riordinamento e inventariazione. Si suggerisce di procedere innanzitutto alla ricostruzione delle serie così come si sono prodotte, senza partizioni cronologiche. Lo Stato Civile, istituito nel 1865 nel Regno d Italia, è costituito da serie attive, continuamente aggiornate: se proprio si è costretti a trasferire i registri meno recenti nell archivio storico (ad esempio quelli di data anteriore all ultimo settantennio) è opportuno inventariarli a parte, in serie aperte. Per contro, le serie dei registri dello Stato Civile introdotto nel periodo francese e le copie dei registri parrocchiali (redatti in doppio originale dai parroci dal 1838 al 1865 e annualmente da questi consegnate al comune) sono ovviamente da considerarsi concluse e possono quindi essere trattate come le altre serie non più attive. Gli atti che non sono compresi nelle serie tipologiche, ossia i fascicoli relativi agli affari e la corrispondenza minuta, si suddividono in due parti cronologiche sulla base dell effettiva adozione del titolario Astengo: i documenti di data anteriore all adozione del titolario Astengo si ordinano secondo le funzioni e le competenze dell ente (indicando chiaramente che tale schema di riordinamento è artificiale); quelli di epoca successiva si ordinano in base alla classificazione attribuita dall ente; gli eventuali documenti del medesimo periodo non classificati in origine si possono inserire in tale ordinamento, avendo però cura di distinguere con evidenza le segnature originali da quelle attribuite in fase di riordinamento. Quarto caso: l archivio si presenta totalmente disordinato e non si conoscono inventariazioni precedenti. E il caso estremo in cui non è possibile ricostruire alcun ordine o criterio originale. 1920 Si ricostruiscono innanzi tutto le serie (sia tipologiche sia funzionali, come ad esempio quella dei lavori pubblici), senza introdurre alcuna partizione cronologica, ordinando ognuna in ordine cronologico e ordinandole tra loro in base alla classica gerarchia funzionale di un ente (costitutivo, deliberativo, amministrativo-contabile, operativo). Si ordina il carteggio amministrativo (la cosiddetta Corrispondenza) in base ad uno schema di riordinamento ricalcato sulle aree di competenza individuate dal titolario Astengo. A tale proposito il testo di Augusto Antoniella (L archivio comunale postunitario, Firenze, La Nuova Italia, 1979) contiene un approfondita disamina (p. 16 e segg.) delle problematiche relative alla sistemazione di archivi storici comunali corredata, a titolo esemplificativo, da alcuni utili schemi di riordinamento (p. 37 e segg.). 20 Vedere altro
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