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Control Interno ONG
ReflexionesacercadelForosobrelaEficaciadelDesarrollodelasOSC2010.docx
Cap Cs Rocsgl Municipios
Advocacy Scoping Spanish
Trabajo Sobre La Definición Del Tributo
Da Cruz El Agua Nuestra de Cada Día
El marco normativo comprende las disposiciones legales a las que est sujeta la asociacin en estudio. Toda persona natural o jurdica est sujeta al cumplimiento de obligaciones legales, mercantiles, tributarias, laborales y fiscales, o de cualquier otro tipo que la sociedad le exige o que este involucrada en su actividad principal. Las principales obligaciones que se relacionan con el cumplimiento de las normativas relacionadas con la entidad en estudio, se mencionan a continuacin: 2.1.1. Constitucin Poltica de el Salvador La Constitucin Poltica de El Salvador, data desde el ao 1983, mediante decreto legislativo N 38, la cual es la ley primaria de la Repblica de El Salvador, que contiene disposiciones legales de orden general aplicables a tanto personas jurdicas. En el artculo 7 inciso primero y segundo de la constitucin de la Repblica de El Salvador, menciona que Es obligacin del estado garantizar a los habitantes de El Salvador el derecho de asociarse libremente, este derecho ha dado pie para que en El Salvador operen las denominadas Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, cuyo esfuerzo y trabajo ha brindado resultados positivos el mejoramiento de las condiciones de vida de muchas familias salvadoreas, y que adems permite destacar la importancia en el desarrollo econmico y social del pas. 2.1.2. Ley de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro. personas naturales como a
La Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, fue creada en 1996, esta ley tiene como objeto establecer un rgimen jurdico especial que se aplicar a las Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro en El Salvador. Esta ley fue creada con el objetivo de fomentar la participacin de la sociedad civil, para que el Estado pueda velar 12
por la transparencia que en el manejo de sus fondos realicen estas entidades, y la creacin de un registro de Asociaciones y fundaciones sin fines de lucro, a fin de contar con un instrumento de control formal en la creacin, organizacin y direccin, que brinde seguridad Jurdica a dichas personas, a sus miembros a terceros.9
Esta Ley y su Reglamento son las normativas mas importante para la institucin objeto de estudio, ya que en ella se establece las principales obligaciones para este tipo de instituciones, como son las siguientes: (a) Los requisitos para la constitucin y operacin de estas entidades, (b) Los procedimientos para la modificacin de sus estatutos, (c) El cumplimiento de obligaciones formales tales como: la inscripcin de sus Estados Financieros en el Registro de asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, la legalizacin de sus libros contables y registros, las credenciales y nombramiento de sus cuerpos directivos, la autorizacin de sus sistemas contables, las normas tcnicas para llevar sus registros contables membresa, entre otros. y correspondencia, la inscripcin anualmente de sus
2.1.3 Ley De Impuesto A La Transferencia De Bienes Muebles Y A La Prestacin De Servicio (IVA)
La ley del impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestacin de servicio entr en vigencia a partir del primero de septiembre de mil novecientos noventa y dos mediante el Decreto Legislativo nmero 83 emitido en el mismo ao. De acuerdo al Artculo 1 y 2 de la ley de IVA, se establece que es un impuesto que se aplicar a la transferencia, importacin, internacin, exportacin y al consumo de los bienes muebles corporales; de acuerdo con las normas que se establecen en la misma. Este impuesto se aplicar sin perjuicio de la imposicin de otros impuestos que graven los mismos actos o hechos, tales como: la produccin, distribucin, transferencia, comercializacin, importacin e internacin de determinados bienes y la prestacin, importacin e internacin de ciertos servicios. En el concepto de transferencia de dominio, como hecho generador del impuesto se entienden comprendidos, entre otros, los siguientes actos, convenciones o
Ley de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro, Pg., 5 Considerando de la ley.
contratos que se refieran a bienes muebles corporales provenientes de: (a) Transferencias efectuadas en pblica subasta, adjudicaciones en pago o remate de bienes muebles corporales pertenecientes a contribuyentes del impuesto.
Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, ya que stas entidades realizan algunas de estas operaciones, como comisiones por otorgamientos contrataciones de prstamos y como exentos intereses normales y penales por consiguiente se convierten en sujetos de esta ley, y estn obligadas a cumplir con obligaciones formales como son: (a) Presentacin de declaraciones mensuales sobre sus operaciones (gravadas y exentas), (b) Emisin y control de documentos como facturas, comprobantes de crdito fiscal, y otros.
2.1.4 Ley De Impuesto Sobre La Renta.
La ley de Impuesto sobre la renta entr en vigencia desde el 19 de diciembre de 1963, mediante decreto legislativo 472, nace debido a la necesidad de contar con una ley que procure la ampliacin de las bases mediante una reduccin de exenciones y reducciones y de acuerdo con los principios tributarios elementales se elimine la doble tributacin, adems de la necesidad de contar con una tabla impositiva que sea simple, con tasas moderadas en todos los tramos y con una tasa mxima similar tanto para las personas naturales como para las jurdicas, a fin de que se equiparen las cargas a los distintos contribuyentes; y que, adems de aspectos tcnicos, la Ley considere en su administracin y aplicacin facilidades para una mayor certeza, transparencia, neutralidad y facilidad de procedimientos. De acuerdo al artculo 1 se establece como hecho generador. La obtencin de rentas por los sujetos pasivos en el ejercicio o periodo de imposicin de que se trate, genera la obligacin de pago del impuesto establecido en esta ley, tambin de la obligacin como agente de retencin; de conformidad al artculo 58 de dicha ley el cual dice:Es agente de retencin todo sujeto obligado por esta ley, a retener una parte de las rentas que pague o acredite a otro sujeto, as como tambin, aquellos que designe como tales la Direccin General cuando lo considere conveniente a los intereses del fisco.10
Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, ya que stas entidades realizan algunas de estas operaciones, retenciones por pago de servicios prestados, por sueldos, comisiones, dietas etc. por consiguiente se convierten en sujetos de esta ley, y estn obligadas a cumplir con obligaciones formales como son: (a) Presentacin de declaraciones mensuales sobre sus operaciones (retenciones y pago a cuenta), (b) Retencin de las rentas que pague o acredite a otros sujeto. (c) Presentacin anual del informe de retenciones, (d) Presentacin de la declaracin anual de liquidacin de dicho impuesto.
2.1.5 Cdigo Tributario
El cdigo tributario entr en vigencia desde 18 de octubre de 2001, mediante decreto legislativo 230, con el objetivo de regular y establecer todas las obligaciones tributarias
tanto formales como sustantivas de los contribuyentes las cuales contienen los principios y normas jurdicas, aplicables a todos los tributos internos bajo la competencia de la Administracin Tributaria, adems tiene la finalidad segn el artculo 1: de El presente Cdigo contiene los principios y normas jurdicas, aplicables a todos los tributos internos bajo la competencia de la Administracin Tributaria, tenido como mbito de aplicacin las relaciones jurdico tributarias que se originen de los tributos establecidos por el Estado, con excepcin de las relaciones tributarias establecidas en las legislaciones aduaneras y municipales. Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, por consiguiente se convierten en sujetos de este cdigo, y estn obligados a cumplir con obligaciones
formales como son: (a) informar a la Administracin Tributaria todo cambio que ocurra en los datos bsicos proporcionados en el Registro. (b) declaraciones tributarias dentro del plazo estipulado (c) presentar Dictamen e Informe Fiscal.
2.1.6 Seguro Social
La ley del seguro social fue establecida desde el 28 de septiembre de 1949, mediante el decreto legislativo 1263, con el objeto de cumplir un uno de los mandatos del gobierno 15
establecido en la Constitucin de El Salvador el cual es establecer un seguro social obligatorio para todos los trabajadores de las instituciones pblicas y privadas, el cual cubrir los riesgos comunes que estn expuestos los trabajadores, tales como: a) c)
Enfermedad, accidente comn; b) Accidente de Trabajo, enfermedad profesional; Maternidad; ch) Invalidez; d) Vejez; e) Muerte; y f) Cesanta involuntaria.
Asimismo tendrn derecho a prestaciones por las causales a) y c) los beneficiarios de una pensin, y los familiares de los asegurados y de los pensionados que dependan econmicamente de stos, en la oportunidad, forma y condiciones que establezcan los Reglamentos. (4)
Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, ya que stas entidades realizan algunas de estas operaciones como cualquier empresa que se les obliga al pago del seguro social a todos los empleados, por consiguiente se convierten en sujetos de esta ley, y estn obligadas a cumplir con obligaciones formales como son: (a) Inscribir a sus trabajadores al rgimen, (b) a efectuar las aportaciones patronales que le corresponde. (c) pagar las cotizaciones en el periodo establecido (aporte patronal y laboral), (d) Respetar las incapacidades que determine el ISSS mediante constancia.
2.1. 7 Cdigo De Trabajo
El cdigo de trabajo fue establecido desde 22 de enero de 1963, mediante decreto legislativo 241, con el objeto principal de armonizar las relaciones entre patronos y
trabajadores, estableciendo sus derechos, obligaciones y se funda en principios que tiendan al mejoramiento de las condiciones de vida de los trabajadores, este cdigo regula las disposiciones siguientes: a) Las relaciones de trabajo entre los patronos y trabajadores privados; y b) Las relaciones de trabajo entre el Estado, los Municipios, las Instituciones Oficiales Autnomas y Semi autnomas y sus trabajadores.
Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, ya que stas entidades realizan algunas de estas operaciones, por consiguiente se convierten en sujetos de esta ley, y estn obligadas a cumplir con obligaciones formales como son: (a) suscribir 16
contratos de trabajo con sus trabajadores, (b) a respetar la integridad fsica de trabajador. (c) respetar y cumplirlos beneficios laborares de los trabajadores tales como: derecho a vacaciones anuales, a una prima anual llamada aguinaldo, y a una liquidacin laboral llamada indemnizacin, (d) a dotar al trabajador de las herramientas, condiciones e insumos necesarios para realizar su trabajo.
2.1.8 Cdigo De Comercio
Este cdigo entro en vigencia desde 01 de abril de 1971, mediante decreto legislativo 671, y regula las disposiciones de los actos de comercio y las cosas mercantiles; es decir caracteriza a los comerciantes en: a) Las personas naturales titulares de una empresa mercantil, que se llaman comerciantes individuales, b) Las sociedades, que se llaman comerciantes sociales, y dice que se presumir legalmente que se ejerce el comercio cuando se haga publicidad al respecto o cuando se abra un establecimiento mercantil donde se atienda al pblico, adems dice que son actos de comercio: I.- Los que tengan por objeto la organizacin, transformacin o disolucin de empresas comerciales o industriales y los actos realizados en masa por estas mismas empresas. II.- Los actos que recaigan sobre cosas mercantiles, adems de los indicados, se consideran actos de comercio los que sean anlogos a los anteriores, Son cosas mercantiles: I.- Las empresas de carcter lucrativo y sus elementos esenciales, II.- Los distintivos mercantiles y las patentes, III.-Los ttulos valores, y solamente pueden ejercer el peque o comercio y la peque a industria los salvadoreos por nacimiento y los centroamericanos naturales, quienes tendrn derecho a la proteccin y asistencia tcnica del Estado, en las condiciones que establezca una ley especial.
Esta Ley se aplica a las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, ya que stas entidades realizan algunas de estas operaciones, por consiguiente se convierten en sujetos de esta ley, y estn obligadas a cumplir con obligaciones formales como son: (a) la emisin de ttulos valores; tales como: cheques, pagares, letras de cambio,, bonos, certificado de depsito, (b) obligaciones mercantiles tales como: facturas, correspondencia postal, registros contables, (c) contratos de garanta; mediante otorgamiento de crditos con
garanta prendara, tambin cuando son cosas mercantiles. 17
El marco histrico comprende los antecedentes histricos a las que est sujeta la asociacin en estudio. Toda organizacin pblica o privada presenta antecedentes acerca de su surgimiento, de su desarrollo y de su situacin actual. Los principales antecedentes histricos que se relacionan con la entidad en estudio, se mencionan a continuacin:
2.2.1. Surgimiento De Las ONGs En Amrica Latina.
El surgimiento y evolucin de las ONGs en Amrica Latina tiene su punto de partida a finales de la dcada de los 60 y principios de los 70, y se relaciona con algunos fenmenos sociales de gran trascendencia en la vida de Amrica Latina.
El surgimiento de ONGs en Amrica Latina, se encuentra ligado al tradicional debate sobre el desarrollo y sub.-desarrollo de sus pases, ya que muchas ONGs nacen con la misin de contribuir al desarrollo Econmico y Social. El proceso de surgimiento de las ONGs en la regin Centroamericana se encuentra relacionado a la integracin del mercado comn Centroamericano (MERCOMUN) en la dcada de los 60, asi como tambin su crisis en 1969, a raz de la guerra de Honduras y El Salvador.
La integracin Centroamericana retraz los procesos de reformas agrarias en los pases, ya que la ampliacin del mercado nivel regional fue concebida por las elites econmicas como un sustituto a las necesidades de desarrollo del mercado interno. En este periodo se gestaron y expandiendo nuevas ONGs que mas tarde la crisis del MERCOMUN en 1969, jugaron un papel importante de interlocucin con el Estado en algunos casos y de confrontacin con otros. Actualmente en Amrica latina existe una diversidad de ONGs que trabajan con programas de ayuda humanitaria a la poblacin de escasos recursos en todos los pases, y se encuentra constantemente ajustando su accionar a los fenmenos sociales.
En resumen podemos decir que las ONGs en Amrica Latina tiene su origen en los problemas sociales y econmicos que afectan sus comunidades y ests organizaciones se convierten en una alternativa para apoyar a resolver estos problemas a la poblacin.
2.2.2 Las ONGs. El Salvador.
Las organizaciones no gubernamentales de El Salvador son entidades que histricamente han contribuido a solucionar sus diferentes problemas sociales por lo que atraviesa la poblacin de escasos recursos.
Segn la obra de Gonzlez Vctor Manuel, titulada las Organizaciones no Gubernamentales una nueva expresin de la sociedad civil Salvadorea relata la evolucin de las ONGs en El Salvador remontndose a seis dcadas atrs y se desarrolla de las siguientes maneras: Periodo de 1950 a 1960, en esta dcada se conoce la existencia de las primeras ONGS en una publicacin de 1955 se discute sobre las relaciones de las ONGS con los organismos especializados y tcnicos de las Naciones Unidas. En El Salvador las ONGS en esta dcada fueran fundadas y dirigidas por distinguidos elementos de los diversos sectores sociales, llevando acabo obras de magnfica colaboracin con los Organismos Internacionales encargados de desarrollar en este Pas los programas de asistencia de las Naciones Unidas. En este periodo se identifican las siguientes ONGs Cruz Roja Salvadorea, Asociacin Pro infancia, Cruz Blanca, Sociedad Benfica Femenina, Defensa Social Salvadorea, Asociacin Amigo de la Tierra, Asociacin Amigos de la Cultura. Periodo de 1960 a 1970, las experiencias de trabajo de las ONGS en este periodo se diversifican con la creacin del crculo salvadoreo de Educacin y Cultura, CARITAS de El Salvador, y la Fundacin promotora de Cooperativas. En esta dcada tambin exista presencia de ONGs internacionales que atencin a poblaciones en su mayora marginales como plan de padrinos Internacional. En este periodo hubo una diversificacin amplia lo que contribuy en cierta forma a que cada ONGS desarrollara competencia Institucionales.
Periodo de 1970 a 1980. La existencia de factores de orden estructural generadores de la pobreza y miseria en la mayora de la poblacin y la limitada atencin a este tipo de necesidades hacen que en la dcada de los 70 se genere un movimiento social de amplio aspecto que demanda mejores condiciones de vida para la poblacin y comienza un periodo de confrontaciones sociales y poltica, como huelgas, manifestaciones callejeras, secuestros y asesinatos de personas importantes. La necesidad de atender las situaciones de emergencias generadas por las poblaciones motivo el surgimiento de nuevas ONGs, laicas y otras vinculadas a la Iglesia Catlicas e iglesias protestantes, entre otras: Federacin de Cooperativas de Ahorro y Crditos de El Salvador (FEDECACES). Periodo de 1980 a 1990. En esta dcada se inicia la guerra armada, la estabilizacin de la banca y del comercio exterior lo que origina una amenaza para la poblacin civil desplazada a nivel nacional. Muchos de los recursos del Gobierno escasean y la poblacin no alcanza a ser atendida.
Lo anterior contribuy al surgimiento de numerosas ONGs de diferente naturaleza orientadas a desarrollar programas de salud, asistencia tcnica, desarrollo comunal, capacitacin, defensa de derechos humanos, desarrollo agrcola, crditos etc.
Es importante hacer notar que tambin en esta dcada se crea la primera instancia de trabajo coordinado de ONGs a travs del Consejo Coordinador de Instituciones Privados de Promocin Humana de El Salvador (CIPHES)
El trabajo de las ONGs fue aceptado por la poblacin debido a que el gobierno no cubra sus necesidades y porque estas organizaciones estimulaban la participacin de la poblacin en las soluciones de sus problemas.
Periodo de 1990 a 1993. En la dcada de los 90 el proceso de paz tom un giro serio y decidido para el logro de la misma, que culmin con los acuerdos de paz.
Los desafos para la reconciliacin, pacificacin. Consolidacin de la democracia y la reconstruccin nacional llevan a la poblacin salvadorea y a las organizaciones que 20
trabajan con ella a desarrollar voluntades para unir esfuerzos y superar los retos que antes no les permitan a compararse en los acciones. Se generan diversas instancias de interlocucin y negociacin entre el gobierno de El Salvador, ONGs fuerzas sociales, partidos polticos. El gobierno al aplicar las medidas de ajuste cultural refleja la tendencia de que sean las ONGs las que ejecuten los programas de compensacin social, por lo cual diferentes ONGs han decidido participar activamente en la ejecucin de dichos problemas.
Un aporte de las ONGs Salvadoreas a la sociedad ha sido el haber logrado instancias de concertacin nacional para resolver problemas importantes en la vida nacional
2.2.3 Informacin Operativa De PADECOMSM
El Patronato para el Desarrollo de las Comunidades de Morazn y San Miguel (PADECOMSM) es una organizacin comunal representativa de la mayor parte de las comunidades del norte de Morazn y San Miguel, cuya forma de gobierno es la asamblea general, que est conformada por los socios de la institucin. La unidad operativa es la Junta Directiva.
PADECOMSM tiene como pilar fundamental institucional el sentido de identidad de los socios con la institucin; es decir todos la membresa es oriunda y vive en el departamento de Morazn, lo que le permite conocer las necesidades o problemas que afrontan sus comunidades, tambin la legitimidad; es decir existe una representatividad de los intereses colectivos de los pobladores, el prestigio y posicionamiento local debido a su experiencia y trayectoria, la credibilidad que posee con organizaciones de cooperacin internacional y con las entidades del gobierno y el pluralismo gracias a que est abierta a trabajar en coordinacin con todos los actores locales sin excluir o apartar a nadie, sin distincin alguna..
Con el objeto de cumplir su misin institucional PADECOMSM se ha divido en dos grandes reas de accin; un rea Social; que se encarga de gestionar y ejecutar proyectos medioambientales, asi como tambin la coordinar esfuerzos con las Municipalidades para la 21
organizacin de las comunidades del norte de Morazn y San Miguel, y otra rea Econmica, cuya funcin principal es brindar servicios financieros a los pobladores de escasos recursos econmicos y que no tienen acceso al sistema financiero de las zonas de Morazn y San Miguel.
La administracin operativa de PADECOMSM est a cargo de dos directores; uno que se encarga del rea Social y otro en el rea Econmica, la organizacin contable esta divida de conformidad a las reas de accin, y al final del ejercicio fiscal se elabora un consolidado de la informacin financiera, elaborndose la siguiente informacin financiera: Balance General Estado de Resultado Flujo de efectivo Estado de cambios en el Patrimonio Informes sobre la Ejecucin presupuestaria Conciliaciones bancarias. Presupuestos de proyectos.
Tambin es importante mencionar que se tiene un Auditor interno a tiempo parcial; que se encarga de velar por el cumplimiento de los procedimientos de control interno establecidos en la organizacin, e informar a la Junta Directiva y Gerencia los hallazgos encontrados, para lo anterior presenta un plan de trabajo anual que es aprobado por la Junta Directiva, y una Auditoria Externa se encarga de velar por el cumplimiento del plan del auditor interno, tambin evaluar el control interno, y emitir una opinin acerca de los Estados Financieros.
El marco terico comprende todos los fundamentos tericos del tema en estudio; es decir las conceptualizaciones y definiciones tcnicas para una mejor comprensin y orientacin. Los principales fundamentos tericos del tema relacionados con la entidad en estudio, se mencionan a continuacin:
2.3.1 Concepto De Control Interno.
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos dirigido a la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad y est diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas
Importancia Su importancia radica en registrar y controlar la informacin de las empresas y nos sirve para en mejor desempeo de las actividades relacionadas entre si.
Objetivos De Un Sistema De Control Interno Evitar o reducir fraudes Salvaguardar contra el desperdicio Salvaguardar contra la insuficiencia Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases Comprobar la creacin y la veracidad de los informes contables Salvaguardar los activos de las empresas Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin.
Estructura Del Control Interno Se denomina estructuras de control interno al conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin, para ofrecer seguridad razonable respecto a los objetivos del control interno.
2.3.2 Antecedentes Del enfoque COSO
Desde la primera definicin del Control Interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados AICPA en 1949 y las modificaciones en SAS N.55 en 1978, este concepto no sufri cambios importantes hasta 1992, cuando la Comisin Nacional sobre informacin Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la Comisin Treadway, establecida en 1985 uno de los mltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control intregrated), el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno amplitud el enfoque moderno del Control Interno en el documento conocido como el Informe COSO (Comit of Sponsoring Organizations of the Tredwad Comisin).
El Informe COSO, brinda el enfoque de una estructura comn para comprender el control interno, el cual puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en su desempeo y en su economa, prevenir prdidas de recursos, asegurar la elaboracin de informes financieros confiables, as como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en pblicas.
En el mbito pblico, despus de haber sido materia de discusin el tema de control interno en sucesivos congresos internacionales, en 1971 se define el concepto de control interno. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoria Gubernamental realizando en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la Organizacin de Naciones Unidas e INTOSAI, definindose el control interno de la siguiente manera; Es El plan de organizacin y el conjunto de medidas y mtodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pblica para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observacin de la poltica .
El inters por este tema responda a dos hechos importantes: en primer lugar, a partir de la dcada de los 70 el sector pblico haba crecido de manera significativa en los pases en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las 24
entidades pblicas eran muy recias a efectuar cambios para disponer de una administracin moderna y eficaz, a pesar que se encontraban en un escenario distinto.
Con ocasin del XII congreso mundial de entidades Fiscalizadoras Superiores realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la comisin de Normas del Control Interno integradas por diversas instituciones superiores de auditoria ISA. Estas directrices fueron instituidas, con el propsito de fortalecer la gestin financiera en el sector pblico, mediante la implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el mbito pblico, mediante la implementacin de controles internos efectivos., as con las responsabilidades de cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin su estructura de control interno.
El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones: 1) American Accounting Associaton (AAA) 2) Amirican Institute of Certified Pubis Accountants (AICPA) 3) Financial Executive Institute(FEI) 4) Institute of Internal Auditors (IIA) 5) Institute of Management Accountants(IMA)
La redaccin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. El sistema COSO se ha constituido en una herramienta de gran utilidad para aquellas empresas que desean mantener controles que les permitan ser eficiente y eficaces en el desarrollo de su trabajo corporativo. Es as como dicho sistema ha sido acogido por muchas empresas en pases como Espaa, Ecuador, Colombia; adems de Mxico, El salvador, Honduras y otros pases a travs de talleres desarrollados auspiciados por el banco mundial, Organismo Mundial que ha adoptado el marco COSO; como se mencion, El Salvador no se ha quedado atrs debido a que las practicas corporativas tienen que inflar y adaptarse a los constantes cambios causados por la globalizacin, la tecnologa y otros factores que afectan directamente muestras actividades de negocio.
En ese sentido, la Administracin de las Compaas ha jugado un papel muy importante, porque es el responsable de velar por que sus sistemas de Control Interno funcionen correctamente. Es de este modo, como el Sistema COSO comienza hacer parte de nuestras Compaas, no como cumpliendo con una disposicin legal (en El Salvador no existe legislacin, ni pronunciamiento alguno del Consejo de Vigilancia de la Contadura Pblica y Auditoria, que regula la implementacin del Sistema Control Interno especifico en empresas pblicas y privadas) si no obedeciendo a las exigencias de esta integracin mundial de procesos, por los efectos mismos de la globalizacin.
Informe COSO En El Salvador
El informe COSO es lo mas reciente que se ha venido implementando en los ltimos aos en los controles internos, por lo que El Salvador, se vio en la necesidad de obtener informacin sobre dicho sistema para adoptarlo logrando hasta en el ao 2003 darlo a conocer en una forma mas amplia a travs de seminarios impartidos. Uno de los cuales conviene mencionar fue el que se imparti el cuatro de noviembre del 2003, durante el Congreso Interamericano de Contadura Pblica, celebrado en El Salvador, sin embargo con anterioridad a este evento ya se contaba con alguna bibliografa sobre el modelo COSO proveniente de Mxico y de Colombia, as como tambin muchas compaas transnacionales y gubernamentales con representacin en este pas estaban y esta siendo capacitadas para utilizarlo como herramienta fundamental para el control interno. El propsito de dar a conocer el SISTEMA COSO es para que los contadores y auditores puedan lograr mejorar la manera de llevar los controles internos.
2.3.3 Sistema De Control Interno
De esta definicin se obtienen ciertos conceptos fundamentales los cuales son: El control interno es un proceso: es un medio para un fin, no un fin en s mismo. El control interno solo proporciona seguridad razonable, no absoluta, para la administracin de la entidad y el comit directivo.
El control interno es afectado por personas. No es solo manuales de polticas y formas, si no tambin personas en todos los niveles de la organizacin. El control interno esta guiado hacia el logro de los objetivos en una o ms categoras pero que se traslapan.
El control interno significa cosas distintas para diferentes personas. Ello origina confusin entre gente de negocios, legisladores, reguladores y otros; dando como resultado malas comunicaciones y muchas expectativas, lo cual genera problemas que se entremezclan cuando el trmino, sino es definido claramente, se escribe en leyes, regulaciones o reglas.
Este informe se refiere a las necesidades y expectativas de administradores y otros. Define y describe el control interno para: Establecer una definicin comn que sirva a las necesidades de diferentes partes. Proporcionar un estndar mediante el cual las entidades de negocios y otras grandes o pequeas, en el sector pblico o privado, con animo de lucro o no puedan valoras sus sistemas de control y determinar como mejorarlos.
Definicin. El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras: Efectividad e eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Importancia: Los controles internos se implementan para mantener a la compaa en direccin de sus objetivos de rentabilidad y en la consecucin de su misin, as como para minimizar las sorpresas en el camino. Ellos hacen posible a la administracin negociar en ambientes econmicos y competitivos rpidamente cambiantes, ajustndose a las demandas y 27
prioridades de los clientes y reestructurndose para el crecimiento futuro. El Sistema COSO tiene vital importancia para el control de las compaas en el sentido que promueve la eficiencia, reduce los riesgos de perdidas de activo a ayudan a asegurar la confiabilidad de la informacin financiera y los cumplimientos legales.
Responsables: En una entidad todos los miembros son responsables de alguna medida del sistema de control interno, sin embargo, es de mencionar que la principal responsable es la Administracin, por que es quien asume la propiedad de el sistema, y da tono a la organizacin para que los controles se cumplan; de igual manera, el Consejo de directores el cual proporciona gobierno, gua y supervisin reguladora. La unidad de auditoria interna juega un papel importante ya que es la encargada de evaluar la efectividad del sistema de control. Posteriormente, se encuentra a todo el personal que es encargado de cumplir sus funciones de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos previamente en el sistema de control interno.
COMPONENTES DEL SISTEMA COSO
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de manera como la Administracin realiza los negocios, y estn integrados al mismo proceso. Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compaas pequeas y medianas pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados; no obstante una compaa pequea puede tener un control interno efectivo. Los componentes son:
2.3.3.1 Ambiente De Control
Proporciona una atmsfera en la cual la gente conduce sus actividades y responsabilidades de control, sirve como fundamento para otros componentes. Dentro de este ambiente la administracin valora los riesgos para la consecucin de los objetivos especficos. Las actividades de control se implementan para ayudar a asegurar que se estn cumpliendo las directrices de la administracin para manejar los riesgos, mientras tanto se captura y se 28
comunica a travs de toda la organizacin la informacin relevante. El proceso total es monitoreado y modificado cuando las condiciones lo justifican.
El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente inculcan actividades de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la empresa y establecen un tono por lo alto positivo. Se aprueban las polticas y los procedimientos apropiados, incluyen a menudo un cdigo de conducta escrito lo cual fomenta la participacin de los valores y en trabajo en equipo en aras de conseguir los objetivos de la entidad.
Factores Del Ambiente De Control a) Integridad y valores ticos: es un elemento importante del ambiente de control ya que afecta el diseo, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La integridad es el pre-requisito para el comportamiento tico en todos los aspectos de las actividades de una empresa. Contribuye a la efectividad de las polticas de la compaa, y de los sistemas de control. b) Compromiso para la competencia: cada tarea debe de estar asignada a la persona indicada evaluando nivel intelectual y experiencia. El empleado debe tener conocimiento y habilidades necesarias para el puesto que ocupa. c) Consejo de directores o Comit de Auditoria: su existencia permite que pueda supervisarse el trabajo de la administracin as como la de los auditores internos y externos. Es de sealar que los miembros de este consejo deben tener la apropiada experiencia administrativa y tcnica del negocio a fin de que pueda desempear adecuadamente el gobierno. d) Filosofa y estilo de operacin de la administracin: indica la manera como la empresa es manejada incluyendo conjunto normales del negocio las actitudes frente la informacin financieras a funciones de personal a procesamientos de datos. e) Estructura organizacional: se refiere a la definicin de las reas claves de auditoria y responsabilidad y al establecimiento de las lneas apropiadas de informacin.
2.3.3.2- Valoracin De Riesgos
Cada entidad enfrenta una serie de riesgos derivados de fuentes externas o internas los cuales debe evaluarse; una condicin previa para la valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente, la valoracin consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo debe administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas, industriales, reguladoras y de operacin continuaran cambiando se necesitan mecanismos para identificar u tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
OBJETIVOS: La definicin de objetivos puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos pueden definirse explcitamente o ser implcitos, tal como mantenerse en un nivel pasado desempeo. Los objetivos a menudo estn representados por la misin de la entidad y por la declaracin de valores. El conocimiento de la fortaleza y debilidades de la entidad y de las oportunidades y amenazas, conducen a una estrategia global. Generalmente el plan estratgico es establecido de manera amplia, asignacin de recursos y prioridades. teniendo relacin con el nivel alto de
Los objetivos para valorar los riesgos de la compaa deben estar enfocados a las categoras descritas por COSO, como son: Objetivos de operacin Objetivos de informacin financiera Objetivos de cumplimiento
RIESGOS El proceso de identificacin y anlisis de riesgos es un proceso interactivo y componente crtico de un sistema de control interno efectivo. Los administradores se deben centrar
cuidadosamente en los riesgos en todos los niveles de la entidad y por actividad y a la vez realizar las acciones necesarias para administrarlos.
2.3.3.3- Actividades De Control
Las actividades de control son polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categoras, basadas en la naturaleza de los objetivos de la entidad como los cuales se relacionan: operacin, informacin financiera o cumplimiento legal. Entre los tipos de actividades de control estn: Revisin de alto nivel Funciones directas o actividades administrativas Procesamiento de informacin Controles fsicos Indicadores de desempeo Segregacin de responsabilidad
Polticas y procedimientos: las actividades de control usualmente implican dos elementos: el establecimiento de una poltica que pueda cumplirse y sirviendo como base para el segundo elemento: procedimiento para llevar a cabo la poltica. Muchas veces en la poltica se comunican oralmente. Las polticas no escritas pueden ser efectivas cuando corresponden a una prctica de largo tiempo de establecida y bien entendida, y en organizaciones pequeas donde los canales de comunicacin implican limitados estratos administrativos y una interaccin y supervisin cerrada del personal, pero analizando el asunto. Cuando la poltica es escrita, ella debe implementarse completa, consiente y consistentemente. Un procedimiento no ser til si el mecanismo desempeado no est centrado en las condiciones bajo las cuales las poltica se dirigida.
Integracin con la valoracin de riesgos: junto con la valoracin de riesgos, la administracin debe identificar y poner en ejecucin acciones requeridas para manejar los riesgos. Las acciones identificadas para manejar los riesgos tambin sirven como centro de 31
atencin para las actividades de control a poner en funcionamiento para asegurar que las acciones se estn realizando de manera adecuada y oportunidad.
2.3.3.4-Informacin Y Comunicacin
Cada empresa debe capturar informacin pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. Esta debe ser identificada por la administracin como relevante para el manejo del negocio, debe proporcionarse a la gente que la necesita, oportunamente que la permita llevar a cabo sus actividades de control.
2.3.3.4.1 - Informacin
La informacin se requiere en todos los niveles de una organizacin para operar el negocio y moverlo hacia la consecucin de los objetivos de la entidad en todas las categoras, operaciones, informacin financiera y cumplimiento legal. La informacin financiera por ejemplo, se usa no solamente para desarrollar estados financieros de difusin externa, tambin se emplea para decisiones de operaciones, tales como monitoreo del desempeo y asignacin de recursos. De igual manera, la informacin operacional es esencial para el desarrollo de los estados financieros; ello incluye lo necesario: compras, ventas y otras transacciones lo mismo que informacin sobre los competidores, liberacin de productos o condiciones econmicas, que puedan afectar las valuaciones de inventarios y de cuentas por cobrar. Asimismo, la informacin desarrollada de fuentes tanto interna como externa, financieras como no financieras, es relevante para todas las categoras de objetivos. La informacin financiera es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistema de informacin. El trmino sistema de informacin frecuentemente es usado en el contexto del procesamiento de datos generados internamente, relacionados con las transacciones, tales como compras y ventas y actividades de operacin internas tales como producciones en proceso.
Los sistemas de informacin operan algunas veces en forma de monitoreo, realizando captura rutinaria de datos especficos. En otros casos, se realizan acciones especiales para obtener la informacin requerida. Los sistemas de informacin pueden ser formales o 32
informales. Las conservaciones con clientes, proveedores, reguladores y empleados proveen a menudo de la informacin ms crtica requerida para identificar riesgos y oportunidades. De manera similar, la asistencia a seminarios profesionales o industriales y la participacin como miembros de asociaciones de comercios y otros pueden proporcionar informacin valiosa.
2.3.3.4.2 -Comunicacin
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, los sistemas de informacin pueden proporcionar informacin al personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y de cumplimiento, pero las comunicaciones tambin deben darse en un sentido amplio relacionndose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos, y otros asuntos importantes. Existen tipos de comunicacin como los siguientes: INTERNA: adems de recibir datos relevante para realizar sus actividades todo el personal, particularmente aquel que tiene importante responsabilidades de administracin, requiere que la informacin se comunicada con claridad y efectividad. El personal tambin necesita tener medios para comunicar informacin significativa hacia arriba en una organizacin. EXTERNA: existen necesidades de comunicacin apropiada no solamente con la entidad, los clientes y proveedores pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos respecto del diseo o calidad de los productos o servicios, facilitando a la entidad orientarse al desarrollo de las demandas o preferencias de los clientes. La informacin recibida de las partes externas con frecuencia es importante para el funcionamiento del sistema de control interno. El entendimiento que los auditores externos tienen respecto de las operaciones de una entidad y los sucesos y sistemas de control de los negocios relacionados, proporcionan a la administracin y el consejo de administracin importante informacin de control. La informacin dirigida a accionistas, reguladores, analistas financieros y otras partes externas, deben ser relevante a fin de que ellos puedan entender fcilmente las circunstancias y los riesgos que enfrenta la entidad. Tales comunicaciones deben ser comprensibles, y proveer informacin pertinente y oportuna adems de estar de acuerdo con los requerimientos legales y reguladores. 33
La comunicacin adopta formas tales como manuales de polticas, memorandos, boletn de noticias del consejo y mensajes en videos cintas. Cuando los mensajes se transmiten oralmente en grupos grandes, pequeas reuniones o sesiones uno a uno el tono de la voz y el lenguaje corporal sirven para enfatizar lo que se esta diciendo. Otro medio poderoso de comunicacin es la accin que toma la administracin en el trato con los subordinados.
2.3.3.5- Supervisin O Monitoreo
Los sistemas de control interno cambian con el tiempo, la manera como se aplican los controles tiene que evolucionar, debido a que los procedimientos pueden tomar menos efectivo o quiz no se desempeen ampliamente. Ellos pueden ocurrir a causa de la llegada de personal nuevo, la variacin de la efectividad del entretenimiento y la supervisin, la reduccin de tiempo y recurso y otras presiones adicionales. Adems, las circunstancias para las cuales se diseo el sistema de control interno pueden tambin cambiar, originando que se llegue hacer menos capaces de anticiparse a los riesgos producidos por las nuevas condiciones. Por consiguiente, la administracin necesita determinar si el sistema de control interno contina siendo relevante y capaz de manejar los nuevos riesgos.
El monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente. Este proceso implica la valoracin por parte del personal apropiado del diseo y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias, se aplican para todas las actividades en una organizacin lo mismo que algunas veces para contratista externo.
El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante actividades continuas (ONGsoing) o a travs de evaluaciones separadas, los sistemas de control interno usualmente se estructuran para monitorearse asimismo sobre una base contina en algn grado. A mayor grado de efectividad del monitoreo continu se necesitan menos evaluaciones separadas. Las frecuencias de evoluciones separadas necesarias para que la administracin tenga una 34
seguridad razonable respecto de efectividad del sistema del control interno es asunto del juicio de la administracin. Para tomar tal determinacin, deben hacerse las siguiente consideraciones: la naturaleza y el grado de los cambios que ocurren y sus riesgos asociados, la competencia y la experiencia de la gente en la implementacin de los controles, los mismos que los resultados del monitoreo continuo. Usualmente, alguna combinacin de monitoreo continuo y evaluaciones separadas asegura que el sistema de control interno mantenga efectividad en el tiempo. Debe conocerse que los procedimiento de monitoreo continuo se construyen en actividades normales, respectivas de una entidad puesto a que se desempean en una base de tiempo real, reaccionan dinmicamente a las condiciones cambiantes, y estn integradas en la entidad son mas efectivas que los procedimientos desempeados en conexin con evaluaciones separadas. Dado que las evaluaciones separadas se realizan luego de los hechos los problemas a menudo sern identificadas mas rpidamente por las rutinas de monitoreo continuo.
Actividades De Monitoreo Continuo(ONGSOING) Son mltiples las actividades para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones, incluye actos regulares de administracin y supervisin, comparacin, conciliacin y otras rutinarias.
Evaluaciones Separadas Mientras que los procedimientos de monitoreo ONGsoing usualmente proporciona retroalimentacin importante sobre una mirada fresca centrada directamente en le efectividad del sistema. Ello tambin proporciona una oportunidad para considerar la continua efectividad de los procedimientos de monitoreo continuo.
Alcance Y Frecuencia Las evaluaciones de control interno varan en alcance y frecuencia, dependiendo del significado de los riesgos que estn siendo controlados y de la importancia de los controles en la reduccin de aquellos los controles que se orientan a riesgo de prioridad alta y aquellos mas crticos para reducir un riesgo dado, tendern a ser evaluados mas frecuentemente. 35
El Proceso de Evolucin La evaluacin del sistema de control interno es un procedimiento as como aproximaciones y las tcnicas varan, deber existir una disciplina en el proceso, asi como ciertas bases inherentes. El evaluador debe entender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los componentes del sistema de control interno que estn siendo dirigidos.
Metodologa Esta disponible una amplia variedad de metodologa y herramientas incluyendo listas de verificacin, cuestionario y tcnicas de diagramas de flujo, en la literatura de negocio y acadmicas se presentan tcnicas cuantitativas tambin se han presentado lista de objetivos de control, identificando los objetivos genricos del control interno.
Informacin De Deficiencias Las deficiencias en el sistema de control interno de una entidad brota de muchas fuentes, incluyendo los procedimientos de monitoreo ONGsoing de la entidad, las evaluaciones separadas del sistema de control interno y los segmentos externos. El termino de deficiencias como se emplean en sentido amplio, como una condicin dentro de la cual un sistema de control interno es digno de atencin. Una deficiencia, por consiguiente, puede presentar una falta percibida, potencial o real, o una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno a fin de proporcionar una mayor probabilidad de que se puedan conseguir los objetivos de la entidad.
Fuentes De Informacin Una de las mejores fuentes de informacin sobre deficiencia en el mismo sistema de control interno. Las actividades de monitoreo ONGsoing de una empresa, incluyendo las actividades administrativas y la diaria supervisin de los empleados.
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