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Etica. Non solo una parola. - PDF
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1 Etica. Non solo una parola. 12 3 Codice Etico4 5 Indice pagina 7 1. Premessa 9 2. Definizione, importanza e finalità del Codice Etico Aspetti etici e norme di comportamento Principi generali Norme comportamentali: Destinatari Segreto bancario Riservatezza Trattamento e divulgazione di informazioni riservate Informazioni rilasciate a clienti Richieste di terzi Trattamento delle informazioni privilegiate Manipolazione di mercato Individuazione e gestione dei conflitti d interesse Concessione del credito Tutela degli ambiti riservati Prestazioni di favore Prestazioni a favore di funzionari ed impiegati del settore pubblico Rapporti con clienti e partner d affari Ordini e commesse per conto della Banca. Mandati Linee-guida per I utilizzo di , internet ed intranet Reclami della clientela Rapporti con i media Disciplina delle operazioni personali Norme generali Internal dealing Gestione di conti e depositi Operazioni personali Concetti generali Sfera personale allargata Operazioni personali Obblighi di trasparenza Conferimento ordini Esecuzione di transazioni Indicazioni particolari per i dirigenti Mancata osservanza delle norme sulle operazioni personali Etica e Compliance Funzioni e compiti della Compliance 56 7 1. Premessa Sotto il profilo strutturale e comportamentale negli ultimi anni il sistema bancario ha subito dei profondi cambiamenti che rendono necessaria una ridefinizione degli orientamenti. Non solo le prescrizioni ad opera delle varie autorità nazionali ed internazionali, ma anche le legittime richieste, da parte della clientela e dei consumatori, di comportamenti virtuosi impongono l adozione di codici e modelli atti ad orientare l attività bancaria su binari corretti e trasparenti. Per quanto concerne Banca Popolare dell Alto Adige («Banca Popolare Volksbank»), da una parte la sua costante crescita (incremento del numero dei collaboratori unito ad un non trascurabile turn over; forte crescita nel numero delle filiali, superiore alla media, soprattutto nelle province e regioni limitrofe; ampliamento costante della gamma di prodotti) e dall altra l intensificazione della spinta concorrenziale, comportano una necessità di intervento sempre maggiore in quei settori che fanno leva sugli aspetti comportamentali del singolo collaboratore (la cosiddetta etica professionale) nei confronti di colleghi, superiori e terzi. Allo stesso modo la gestione delle informazioni riservate e lo svolgimento di operazioni in cui sono coinvolte le persone che operano all interno della banca (membri di organi amministrativi, societari, di direzione e di controllo, dipendenti assunti con ogni tipologia contrattuale e con ogni qualifica, collaboratori a vario titolo interni ed esterni, di seguito congiuntamente i «Collaboratori») vanno stabiliti in modo chiaro e comprensibile e vanno regolamentati a livello generale. Il mondo bancario anglosassone ha visto già da molti anni l introduzione di regolamentazioni che prevedono discipline comportamentali vincolanti per i Collaboratori. Questi regolamenti, basati in primis su un modo di agire eticamente corretto, sono via via riusciti ad imporsi con efficacia sempre maggiore e a dare buoni risultati; essi fanno parte della più ampia definizione di Compliance e vengono resi pubblici, oltre ad essere diffusi a livello interno, al di là delle singole disposizioni di servizio di volta in volta vigenti in azienda. 78 9 2. Definizione, importanza e finalità del Codice Etico Quando si parla di Codice Etico si intendono in particolare quei comportamenti volti a garantire relazioni tra soci e/o azionisti, clienti, fornitori, partner d affari e Collaboratori della Banca, basate sulla fiducia e sulla lealtà, oltre che alle norme di legge e dei regolamenti vigenti in tema di tutela dei risparmiatori, nonché la prevenzione di conflitti di interesse. Pertanto il Codice Etico mira soprattutto al consolidamento del rapporto di fiducia tra la Banca (personale direttivo, Collaboratori) e soggetti terzi, anteponendo in linea di principio l interesse del cliente a quello della Banca e dei Collaboratori. Il presente Codice Etico si compone essenzialmente delle linee guida circa la condotta che la Banca si attende dai propri dirigenti e Collaboratori, tenuto ovviamente conto anche delle norme di legge e regolamentari che disciplinano il settore bancario, nell assunto che tali standard comportamentali salvaguardino anche le altre categorie di soggetti coinvolte (clienti, azionisti, fornitori, ecc.) Finalità perseguite dal presente Codice Etico: Permettere di esplicare I attività bancaria nel rispetto delle disposizioni statutarie, di legge e di vigilanza bancaria sulla base di una corretta prassi aziendale e di un alto livello dei parametri di correttezza, nell ambito della più generale missione perseguita dalla Banca. Contribuire ad evitare o comunque ridurre al minimo il rischio di reputazione in capo alla Banca. Perseguire e difendere il concetto di «Marchio» della Banca e dei vari sottomarchi, quali valori intrinsechi della Banca stessa. Saper individuare e prevenire tempestivamente potenziali conflitti di interesse, nel rispetto dei principi di correttezza, integrità ed imparzialità. Assicurare che l attività ordinaria della banca sia sempre svolta nel rispetto degli obblighi derivanti dalle norme antiriciclaggio vigenti. Garantire l osservanza del segreto bancario, degli obblighi di riservatezza, nonché delle norme di protezione dei dati personali. Garantire che l operatività bancaria sia svolta nella massima trasparenza, osservando al riguardo le specifiche normative. Garantire il corretto utilizzo ed inoltro delle informazioni riservate, come pure quelle suscettibili di influire su prezzi o valutazioni, raccolte o rilasciate nell esercizio delle proprie mansioni, sia verso l interno che verso I esterno, nei limiti del proprio ambito di competenza e di quanto stabilito dalla legge e dai regolamenti vigenti, rispettando in particolare la normativa relativa agli abusi di mercato (Market Abuse). Fare in modo che i Collaboratori svolgano le operazioni per proprio conto in stretta osservanza con il regolamento che disciplina questo tipo di operazioni. Fare in modo che I autonomia e l integrità professionale delle decisioni dei Collaboratori non sia messa in pericolo dalla concessione o dall accettazione di offerte e prestazioni di favore. Richiamare l attenzione dei Collaboratori sull integrale osservanza delle norme di sicurezza per l incolumità di persone e cose. Sensibilizzare tutta la struttura sulla necessità di ridurre al minimo le perdite economiche derivanti da rischi operativi o da discontinuità operativa. La Banca richiama tutti i soggetti che operano all interno dell azienda (membri dei vari organi societari e di direzione, Collaboratori interni ed esterni) all osservanza delle norme comportamentali del presente 910 Codice Etico, da un lato per poter svolgere al meglio le proprie mansioni, e dall altro a salvaguardia della reputazione e dell immagine della Banca. Le presenti norme comportamentali hanno in linea di principio carattere vincolante. La Banca potrà valutare sotto il profilo disciplinare i comportamenti contrari alle previsioni del presente Codice Etico, applicando le sanzioni che riterrà più opportune compresa eventualmente quella espulsiva del licenziamento ai sensi della vigente disciplina di legge e di contratto nonché delle varie disposizioni interne di servizio. Lo spirito e la lettera di questo Codice Etico vanno sempre osservati. Tuttavia non è sufficiente attenersi alla lettera quando ciò comporti una chiara infrazione allo spirito del Codice Etico. È altresì necessario che tutti i Collaboratori della Banca agiscano in osservanza degli obblighi di legge e di vigilanza in capo a loro stessi ed alla Banca, anche laddove non vi sia specifico riferimento all interno del Codice Etico. Ogni Collaboratore preposto è inoltre tenuto a vigilare sull osservanza di queste linee di condotta nei limiti delle proprie responsabilità. Comportamenti palesemente contrastanti con il presente Codice possono essere segnalati da chiunque al responsabile della funzione di Compliance, godendo della più ampia tutela di riservatezza e protezione. 1011 3. Aspetti etici e norme di comportamento 3.1 Principi generali Per etica s intendono princìpi e valori che regolano i rapporti umani all interno di una società e che da essa vengono assunti come vincolanti. L etica rappresenta dunque la formulazione di precetti, regole e loro fondamenti, nonché spinte motivazionali a tenere un comportamento conforme. Banca Popolare Volksbank è presente in Alto Adige e nelle province di Trento, Belluno, Treviso, Venezia e Pordenone con sue filiali, costituendo parte integrante dei rispettivi sistemi sociali e dunque della vita pubblica. Ogni Collaboratore di qualsiasi ordine, grado e posto di lavoro concorre a forgiare la nostra immagine aziendale ed ha una particolare responsabilità nei confronti dell opinione pubblica, dei clienti, dei soci, degli azionisti, dei colleghi e delle colleghe. Per poter essere all altezza di questa responsabilità valgono per i Collaboratori della Banca le seguenti norme e prescrizioni comportamentali: Chi vive del fatto che i suoi clienti gli affidano i propri affari finanziari deve riuscire anzitutto a convincerli della propria onestà ed integrità. Per questo bisogna prestare attenzione all osservanza delle norme di legge e di altre disposizioni aventi effetto giuridico. Sia il modo di agire nei confronti dei clienti, sia l approccio con gli altri Collaboratori, con i partner in affari e le autorità deve essere contrassegnato da lealtà e correttezza. Anche in privato ci si deve comportare in modo da evitare di arrecare danno agli interessi e all immagine della Banca. Le infrazioni alle regole possono condurre a successi temporanei, ma nuocciono profondamente a tutti i Collaboratori. Per questo motivo i successi conseguiti con mezzi scorretti non possono essere presi in considerazione né accettati. Prendere parte ad operazioni scorrette significa mettere a repentaglio il buon nome dell Azienda. I metodi scorretti chiamano in causa tutti, e ognuno si deve assumere le proprie responsabilità. Il mantenimento del segreto bancario e l osservanza degli obblighi di riservatezza sono basi fondamentali per conservare la fiducia della nostra clientela. Perciò si deve provvedere a proteggere le informazioni riservate, che vanno divulgate esclusivamente nei limiti previsti dalla legge nonché di quanto strettamente necessario all adempimento delle proprie mansioni, evitando ogni illecito utilizzo. Solo chi si comporta con lealtà riesce alla lunga a raccogliere fiducia. Per questo motivo vanno evitati i conflitti di interesse tra clienti, tra clienti e Banca ed anche all interno della Banca stessa. Se questo non è sempre possibile, i clienti devono essere informati sul conflitto di interesse in atto. Bisogna fare in modo che i conflitti potenziali vengano individuati per tempo e risolti nel modo corretto; al riguardo hanno priorità gli interessi dei clienti. Il mantenimento dell autonomia professionale è la base del successo della Banca. Obblighi o vincoli personali e rapporti di sottomissione pregiudicano la capacità di prendere decisioni obiettive e dunque in definitiva il successo della Banca. Bisogna pertanto prestare la massima attenzione a non mescolare mai interessi personali con quelli della clientela, a scapito dell azienda, oppure con un presunto interesse per la Banca, a danno della clientela. Non vanno mai accettati benefici per se stessi o per terzi che vadano oltre le piccole e normali attenzioni di un rapporto professionale; allo stesso modo va evitato di offrire prestazioni che eccedano detti limiti. È indispensabile contrastare già ai primi sintomi ogni scorretto condizionamento e ogni influenzabilità. 1112 L impegno di tutti è un fattore determinante per il successo della Banca. Bisogna evitare di espletare attività collaterali o altre attività che possano risultare pregiudizievoli per la prestazione lavorativa o la lealtà verso la Banca. Non si devono acquisire partecipazioni o accettare mandati e/o incarichi di ogni natura e genere se vi è motivo di preoccupazione che ciò possa costituire pregiudizio per gli interessi della Banca o della propria autonomia professionale. Il modo di rapportarsi dei Collaboratori deve essere caratterizzato da reciproca attenzione, fiducia, buona fede e correttezza. Pertanto i comportamenti dei Collaboratori devono essere orientati al massimo rispetto reciproco, sia con riguardo ad origini, religione, nazionalità, lingua, sesso, provenienza, sia in relazione alle eventuali attività politiche e sindacali. Vanno assolutamente evitati comportamenti discriminatori o lesivi della dignità della persona e, in particolare, ogni forma di molestia. Le strutture, i beni, gli strumenti e gli impianti della Banca devono essere utilizzati dai Collaboratori per svolgere le mansioni di propria competenza ed espletare i compiti assegnati; essi costituiscono i presupposti per poter condurre a buon fine il proprio lavoro. Il comportamento di ciascuno può contribuire a tutelare e promuovere i valori materiali e immateriali della Banca. Le strutture, i beni, gli strumenti e gli impianti aziendali vanno utilizzati esclusivamente per scopi di servizio. Le telefonate ed in genere i colloqui di natura privata devono essere mantenuti entro un limite accettabile secondo i più generali principi di correttezza e buona fede. Lo stesso dicasi per le telefonate in entrata e per le visite di carattere privato, nonché per l utilizzo privato di Internet che deve essere strettamente contenuto nei limiti di legge e in osservanza delle specifiche disposizioni interne. Vanno osservate scrupolosamente le norme di sicurezza e antinfortunistiche vigenti in azienda. È compito di ogni Collaboratore fare in modo che anche gli altri colleghi della propria unità organizzativa, ma anche ogni altro Collaboratore, si attengano a dette disposizioni. In tutti gli uffici ed in tutti gli spazi dei singoli edifici che compongono la Banca vige il divieto assoluto di fumo, anche per difendere i Collaboratori da effetti collaterali pregiudizievoli per la salute. Va tenuto sempre un comportamento corretto, leale e rispettoso delle disposizioni di servizio vigenti in Banca, rimanendo nei limiti delle competenze assegnate. Un comportamento di questo tipo scongiura in partenza un danno potenziale per la Banca e rappresenta per se stessi un efficace tutela contro eventuali conseguenze negative. È prescritto il rispetto della specifica normativa interna, compreso l apposito Codice di Condotta, per evitare comportamenti che potrebbero far scattare la responsabilità amministrativa della Banca di cui al D.Lgs. 231/01 per la commissione di reati da parte delle persone fisiche operanti in Banca. Si devono osservare scrupolosamente tutte le misure e le prescrizioni che la Banca, seguendo gli obblighi di legge, ha emanato per contrastare il fenomeno del riciclaggio di denaro sporco e del terrorismo, contribuendo in tal modo alla lotta che a livello internazionale e nazionale si sta combattendo contro questi fenomeni delittuosi. Nell ambito della prestazione dei servizi di investimento, i comportamenti devono sempre essere improntati al rispetto e alla tutela del cliente, con riguardo alla normativa in vigore (Mifid), operando nel 1213 pieno rispetto della conoscenza e profilatura del cliente e della approfondita valutazione di adeguatezza ed appropriatezza in ogni fase consulenziale con esso. Per garantire la massima professionalità e competenza dei Collaboratori, la Banca ne cura l aggiornamento e la formazione per favorirne la crescita e lo sviluppo, nell interesse dell azienda e della posizione di lavoro dei singoli. A tale scopo la Banca predispone, attraverso apposito servizio interno, corsi di formazione istituzionale e specifica su singoli argomenti, con l ausilio di moderne tecniche didattiche (es. E-learning). 3.2 Norme comportamentali: Destinatari In linea di massima per i componenti del Consiglio d amministrazione e del Collegio dei sindaci, per la Direzione generale, per il personale direttivo ed i Collaboratori tutti, valgono i medesimi criteri comportamentali descritti in questo Codice Etico, salvo specifiche previsioni regolamentari previste nelle disposizioni interne. 3.3 Segreto bancario Il segreto bancario tutela il cliente dal fatto che la Banca possa diffondere a terzi i rapporti d affari con ui intrattenuti. Allo stesso modo sono soggette al segreto bancario anche tutte le informazioni di natura privata o professionale avute dalla clientela (come ad esempio commenti e dichiarazioni). Il codice civile non prevede nessun articolo specifico sul segreto bancario; tuttavia viene fatto riferimento all art (Comportamento secondo correttezza). Allo stesso tempo vanno menzionati il segreto professionale e il segreto d ufficio, per i quali vale ugualmente l obbligo di riservatezza (vedasi in proposito lo specifico articolo del CCNL). Tutti coloro che operano in Banca - Consiglio d amministrazione e Collegio dei sindaci, Direzione generale e Collaboratori - sono sottoposti, senza eccezione, al segreto bancario, professionale e d ufficio, il quale può essere svelato solo in casi espressamente previsti (p. es. in caso di indagini della magistratura). 3.4 Riservatezza L attività bancaria è legata alla fiducia. Ne deriva che la riservatezza deve essere al primo posto nell operatività quotidiana. Così come il segreto bancario anche la riservatezza costituisce uno dei pilastri del sistema bancario. La dovuta discrezione va mantenuta anche fra i singoli Collaboratori e all interno degli uffici, dei servizi e delle filiali. Ciò significa che le informazioni riservate legate a determinate mansioni non vanno comunicate ad altri Collaboratori, salvo che siano necessarie per svolgere determinati incarichi o seguire specifiche disposizioni. 3.5 Trattamento e divulgazione di informazioni riservate Lo svolgimento dell attività professionale prevede un continuo flusso di informazioni riservate su clienti, soci e partner d affari. La tutela del segreto bancario, l osservanza degli obblighi di riservatezza ed anche le norme di legge riguardanti la protezione dei dati personali costituiscono le basi essenziali per la fiducia da parte della clientela. 1314 Informazioni di questo tipo possono rivestire una considerevole importanza economica. Questo non vale unicamente per le informazioni riservate, suscettibili di influire sul valore dei titoli negoziati e pertanto assoggettate a particolari norme (vedi al riguardo le informazioni privilegiate), bensì anche per i dati personali archiviati, rispetto ai quali va osservata la normativa sulla protezione dei dati personali (Privacy). L obiettivo della Banca consiste nell offrire piena assistenza alla clientela. Rispetto alla fiducia che in questo contesto la clientela ripone nei Collaboratori, I approccio con le informazioni riservate assume un particolare significato. Le informazioni riservate vanno divulgate esclusivamente nei limiti di legge e per quanto strettamente necessario allo svolgimento delle proprie mansioni o nella misura in cui ciò sia richiesto per portare a termine un incarico aziendale, e va osservato quanto disposto in materia di utilizzo e trasmissione di questi dati dalle leggi vigenti e dalle limitazioni contrattuali. Le informazioni riservate non vanno utilizzate a scopo personale o ad uso di terze persone. Bisogna vigilare che, al di fuori della propria unità organizzativa, nessuno possa accedere ai relativi atti o documenti. Le informazioni riservate non devono essere oggetto di scambio verbale nei luoghi soggetti all ascolto di terze persone. I colloqui di tipo riservato vanno condotti all interno delle apposite salette. In caso di colloqui telefonici o verbali al di fuori della propria unità organizzativa, ovvero al di fuori del proprio ufficio (per esempio in bar, ristoranti, treni, autobus, aerei, taxi ed altri luoghi pubblici) si deve evitare che altri Collaboratori o terze persone vengano casualmente a conoscenza di informazioni riservate. Anche fuori dall orario di servizio vanno evitati commenti e discorsi che potrebbero condurre alla divulgazione di informazioni riservate Informazioni rilasciate a clienti In quei casi in cui non si conosce personalmente un cliente, ci si deve accertare che si tratti effettivamente del titolare del rapporto o di suo delegato, prima di fornirgli qualsivoglia informazione o di consegnargli la corrispondenza. Prima di fornire informazioni ai familiari del cliente bisogna assicurarsi che vi sia una delega o che il cliente stesso abbia manifestato il suo consenso. Le richieste telefoniche rivestono una particolare problematicità. Nel caso in cui non sia chiaramente identificabile la voce del cliente è necessario chiamare in causa un collega in grado di riconoscere il cliente dalla voce. Altrimenti è opportuno concordare con il cliente che verrà richiamato in un secondo momento. Va pertanto verificato il numero fornito. Solo in questo modo si potrà essere sicuri che le informazioni raggiungano il legittimo destinatario. Non bisogna lasciarsi sviare da questa linea di condotta sulla base di esternazioni, minacce o tentativi di persuasione di stampo strumentale. Nei casi dubbi, va coinvolto il diretto superiore, oppure interpellato il responsabile della funzione di Compliance Richieste di terzi In caso di richieste provenienti da terzi, l attenzione va concentrata essenzialmente sui seguenti punti: La richiesta di terzi in ordine ad un operazione a favore di un cliente della banca, non autorizza quest ultima a divulgare informazioni sui rapporti intrettenuti con essa dal cliente. Richieste di informazioni su assegni da parte di altre banche vanno evase nell ambito della normale prassi bancaria. Va rigorosamente evitata ogni informazione circa la situazione patrimoniale del cliente (p.es. saldi, movimenti, assegni, protesti). Anche laddove dalla tenuta del rapporto risulti una stretta relazione d affari fra due clienti bisogna essere consci che è vietato diffondere qualsivoglia informazione senza il preventivo consenso del cliente interessato. 1415 Qualora sussista il dubbio se la diffusione di talune informazioni sia consentita oppure no, andrà preventivamente consultato il diretto superiore, oppure interpellato il responsabile della funzione di Compliance. 3.6 Trattamento delle informazioni privilegiate Le informazioni privilegiate sono informazioni di carattere preciso, che non sono state rese pubbliche, concernenti direttamente o indirettamente uno o più emittenti (quotati) che, se rese pubbliche, potrebbero influire in modo sensibile sui prezzi degli strumenti finanziari comunque connessi all emittente. Per la nostra Banca vigono le seguenti regole ed i seguenti divieti per non incorrere nel reato di abuso di informazioni privilegiate: a) chiunque sia in possesso di informazioni privilegiate, non può acquistare, vendere o compiere altre operazioni, direttamente o indirettamente, per conto proprio o per conto terzi, su strumenti finanziari utilizzando le informazioni medesime (divieto di negoziazione); b) chiunque sia in possesso di informazioni privilegiate, non può comunicare tali informazioni ad altri, al di fuori dei limiti di legge e di quanto strettamente necessario all esercizio delle proprie mansioni (divieto di divulgazione); c) chiunque sia in possesso di informazioni privilegiate, non può raccomandare o indurre altri, sulla base di esse, di compiere delle operazioni indicate al punto a) (divieto di consulenza). A titolo d esempio costituiscono informazioni privilegiate: acquisizioni o cessioni e fusioni/incorporazioni di rami d azienda; acquisto o cessione di partecipazioni rilevanti; ristrutturazioni; operazioni sul capitale sociale (comprese le rettifiche); previsioni su utili, profit warning; previsioni su pagamento dividendi o su ordinativi ingenti; informazioni creditizie; strategie adottate dai gestori di fondi; disposizioni relative a negoziazioni per proprio conto; analisi di ricerca non ancora pubblicate ma in via di pubblicazione; suggerimenti all investimento già previsti o ancora da effettuare. Per tutelare se stessi e la Banca, i collaboratori si attengono scrupolosamente alle regole di servizio relative al Market Abuse. 3.7 Manipolazione di mercato Per manipolazione di mercato si intende la diffusione di notizie false, o la realizzazione di operazioni simulate o altri artifizi concretamente idonei ad alterare il prezzo di strumenti finanziari. La Banca può essere esposta agli abusi di mercato sia come soggetto emittente, sia come intermediario, consulente ed erogatore di credito. L abuso si mercato può configurarsi sia come illecito amministrativo, sia come reato penale nei casi più gravi. Al fine di non incorrere in tali reati, chiunque operi all interno della Banca deve attenersi scrupolosamente alle regole di servizio relative al «Market Abuse». 1516 3.8 Individuazione e gestione dei conflitti d interesse In linea di principio, la banca si trova in un potenziale conflitto di interesse quando nel rapporto con il cliente si manifestano interessi molteplici e divergenti, con il rischio che l interesse del cliente venga sacrificato per il perseguimento di una finalità diversa e ulteriore da parte della banca o di un suo Collaboratore. A titolo di esempio si citano le accettazioni di mandati da parte di Collaboratori della Banca, sia per singole operazioni di sportello, sia anche nel campo della consulenza d impresa (ristrutturazioni aziendali o aste immobiliari) o nell intermediazione in strumenti finanziari. Nel momento in cui la Banca assume un mandato oppure esegue una transazione per conto di un cliente, il mandato o l operazione devono essere portati a termine nell esclusivo interesse del cliente, indipendentemente da qualsiasi interesse della Banca o di terzi. A livello individuale, si trova per esempio in conflitto di interesse il Collaboratore (in questo caso con la banca) che esegue in proprio un operazione di sportello dalla sua postazione su un proprio rapporto. Oppure quel Collaboratore che concede in autonomia un finanziamento ad un proprio parente. I conflitti d interesse potenziali vanno individuati, possibilmente evitati e/o mitigati e comunque affrontati con la dovuta correttezza e trasparenza. I casi dubbi o di incerta classificazione devono sempre essere discussi e chiariti con il diretto superiore, interpellando se necessario il responsabile della funzione di Compliance. 3.9 Concessione del credito Nella concessione di crediti ai propri clienti, la Banca si orienta secondo le linee giuda contenute nel Piano Aziendale e di Strategia del Credito in vigore. Essendo l attività creditizia la prima fonte di reddito della Banca, contribuendo in parte preponderante al rafforzamento patrimoniale dell azienda nonché allo sviluppo economico nei territori di riferimento, risulta ancora più importante la stretta osservanza della normativa interna che regola la concessione dei crediti. In particolare, l attenta valutazione del rischio ed una rigorosa predisposizione di dati e documenti utili ai fini delle delibere, sono strumenti essenziali per una sana e prudente concessione del credito, dove la capacità di rimborso non viene considerata secondaria rispetto agli assetti patrimoniali o alle garanzie prestate. Inoltre la Banca si orienta anche nell interesse del cliente se talvolta rifiuta affidamenti a suo giudizio non rimborsabili. Le tempistiche per le varie deliberazioni, regolate da appositi service level, servono a dare certezza e celerità alle pratiche dei clienti. Il continuo monitoraggio del rischio è essenziale ai fini di una sana gestione del credito, e gli strumenti di controllo vanno periodicamente aggiornati. I singoli Collaboratori che predispongono le richieste di affidamento per i clienti, evitano con cura ogni comportamento che possa porli in un potenziale conflitto di interessi Tutela degli ambiti riservati Il provvedimento più semplice ed esternamente più visibile per tutelare gli ambiti riservati è costituito dalla loro separazione funzionale e fisica. Ciò significa che devono essere svolte in locali separati tutte quelle attività che potrebbero generare conflitti d interesse. I Collaboratori di altri ambiti riservati accedono ai locali solo in particolari condizioni. In linea di principio i Collaboratori hanno accesso agli uffici, ossia ai locali della Banca, nella misura strettamente necessaria per I esercizio della loro attività lavorativa e delle proprie mansioni. Altri Collaboratori o terze persone (consulenti, artigiani, tecnici, fattorini, personale di pulizia) che hanno necessità di accedere a detti locali ottengono il relativo permesso previo consenso del servizio o ufficio interessato. L accesso a settori particolarmente delicati (p.es Cassa centrale, Fidi, Finanze, Treasury ecc.) 1617 è regolamentato da specifiche disposizioni interne in tema di Sicurezza e si limita di norma: ai Collaboratori del servizio in questione; ai Collaboratori le cui mansioni implicano lo svolgimento di compiti particolari (p.es. vari organi di controllo, consegna posta e materiale, riunioni di lavoro); ai Collaboratori gerarchicamente superiori Prestazioni di favore Per non incorrere in sanzioni per reati più gravi quali quelli commessi nel rapporto con la pubblica amministrazione (che tra l altro fanno scattare anche la responsabilità della Banca stessa), ma anche per evitare sudditanze e condizionamenti vari, è necessario che chi opera all interno della Banca non prometta, fornisca o accetti favori che potrebbero minare l indipendenza e l imparzialità del proprio operato Prestazioni a favore di funzionari ed impiegati del settore pubblico Sono vietate le prestazioni di servizi, le concessioni di mutui o altri benefici da parte della Banca a vantaggio di funzionari ed impiegati nel settore pubblico allo scopo di ottenere condizioni di favore per la Banca, per sé stessi o per altre persone. Al riguardo va posta particolare attenzione alla gestione di contributi, finanziamenti o altre erogazioni pubbliche, nonché ai rapporti con persone che rivestono la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio Rapporti con clienti e partner d affari Il Collaboratore può accettare piccole attenzioni che rientrano nella normale prassi aziendale nella misura in cui ciò non comprometta l obiettività delle sue decisioni. Come criterio di riferimento è stabilito un valore massimo di 50 euro. Qualora in casi eccezionali non fosse possibile, per via della situazione, rifiutare un regalo, esso dovrà essere successivamente messo a disposizione del Circolo ricreativo o devoluto ad un associazione senza scopo di lucro (la decisione spetta ai responsabili competenti per area, servizio o ufficio). I Collaboratori non possono richiedere a clienti o partner d affari inviti a cene, pranzi, manifestazioni o altre elargizioni, servizi personali o favori di sorta. Gli inviti a pranzo o cena o ad altre manifestazioni possono essere accettati se fanno parte del normale rapporto di collaborazione, se sono funzionali ad uno scopo aziendale giustificato e se si limitano ad una misura accettabile e non ripetitiva. Non è ammesso concedere particolari favori o privilegi a clienti, fornitori e ai loro dipendenti. Le spese di viaggio, sia per i viaggi di servizio, e a maggior ragione per quelli privati, non devono essere accollate a clienti, fornitori o altri partner d affari. Le possibili eccezioni devono essere sottoposte all approvazione del diretto superiore; in casi dubbi va richiesto il parere del responsabile della funzione di Compliance Ordini e commesse per conto della Banca. Mandati. I Collaboratori che nell esercizio delle loro mansioni sono autorizzati ad effettuare ordini (p.es. acquirenti di merci o servizi) si attengono strettamente alle disposizioni di servizio ed ai protocolli interni previsti nel loro settore di competenza. Allo stesso modo si comportano con eventuali mandati presso altre aziende nell ambito del proprio settore di competenza, nonché con la partecipazione in forma attiva o in forma riservata a dette imprese, al fine di ovviare ad un eventuale conflitto d interessi. Per eventuali casi di dubbia interpretazione ci si rivolge al proprio superiore o al responsabile della funzione di Compliance. 17 Vedere altro
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