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FORMATO PROCEDIMIENTOS. Código: Versión: Fecha Aprobación: Acto Administrativo: Fecha de Vigencia: 04/06/2014 Página: 1 de 6. Nombre(s): Cargo(s) - PDF
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Eugenia Mora Belmonte
1 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTION FINANCIERA Código: Versión: GF-PD-001 Fecha Aprobación: Procedimiento: GESTION BANCARIA Y DE PAGOS Acto Administrativo: 21 de 2009 Fecha de Vigencia: Página: 1 de 6 Firma de Autorizaciones ELABORÓ REVISÓ Nombre(s): JAVIER HERNÁN CORREA Nombre(s): SANDRA J. BOADA GARCIA Nombre(s): APROBÓ MARIA MARGARITA ARBELAEZ VILLEGAS Firma(s) Firma(s) Firma(s) Cargo(s) CONTRATISTA Cargo(s) TESORERA - LÍDER OPERATIVO Cargo(s) SUBGERENTE ADMINSITRATIVA Y FINANCIERA Fecha 02/05/201 Versión 3 Control de Cambios Descripción Cambio en el formato para la identificación de acuerdo a la actualización del Manual de documentación del Sistema Integrado de Gestión-SIG. Se incluye modificación en cumplimiento de acción de mejoramiento de hallazgo administrativo frente al control de exoneración de cuentas bancarias de gravamen financiero X1000, así mismo se incluye modificación al diagrama de flujo del procedimiento. 1. Objetivo Gestionar y administrar los recursos financieros provenientes de las diferentes fuentes de financiación y controlar su ejecución acorde con las normas nacionales y distritales garantizando el cumplimiento de los procesos misionales del FVS. 2. Alcance Registrar los ingresos provenientes de las diferentes fuentes de financiación establecidas en el presupuesto de la vigencia y efectuar los pagos acordes con las normas establecidas para la entidad, este procedimiento inicia con el Programa Anual (mensualizado) de Caja y culmina con el cierre de los recursos manejados por caja menor en la vigencia. Resolución 00 de 2011, Manual de Funciones del Fondo de Vigilancia y Seguridad Resolución 001 de 2001, Manual de procedimientos administrativos y contables Documentos Externos NTCGP 1000:2009 Numerales: 8.2.3; 8.; ; MECI Elementos: 1.2.1; 2.1.3; 2.1.; 2.2.1; 2.2.2; 2.3.2; 2.3.3; 3.1.1; 3.1.2; Normatividad 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Formato GF-FT-002- Programación ensualizada de caja -PAC Formato GF-FT Seguimiento detallado a la ejecución del PAC Formato GF-FT-008 -Cuenta de cobro Formato GF-FT-005 seguimiento al tramité de cuentas
2 6. Definiciones PAC: Programa Anual de Caja: Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual, se aprueba y verifica el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los fondos del Distrito. Ingresos/egresos/otros: Documento elaborado en el aplicativo de contratos de la entidad, que reconoce el ingreso de los recursos financieros al presupuesto de la entidad e identifica: Fecha, Valor, Contribuyente o consignatario, Concepto por el cual se percibe del cual existen varios tipos de documento así: CS = Recibo de Consignación, CE = Retención de Contribución especial 5%, cuando la efectúa el FVS a través de descuentos en las ordenes de pago a los contratistas de obra pública, SF = Sin situación de Fondos, TR = Transferencias, ND = Nota Debito, NC = Nota Crédito, AN = Anulación de Ingresos. El Banco y cuenta bancaria, Rubro y fuente presupuestal y la imputación contable correspondiente. Acta de Legalización: Documento elaborado en el aplicativo Si Capital - OPGET, que reconoce el ingreso de los recursos financieros al presupuesto de la entidad, tiene los siguientes campos que deben diligenciarse: Fecha, Número (consecutivo asignado automáticamente por el sistema), Entidad financiera donde se depositaron los recursos, Número de la cuenta, mes en el cual se efectúo el deposito, rubro presupuestal que afecta el ingreso, Valor, Nit del Contribuyente o consignatario ( Debe crearse previamente en el sistema). Acta de Ajuste: Documento elaborado en el aplicativo Si Capital - OPGET, se utiliza en la eventualidad en la que se requiera anular una acta de legalización elaborada y aprobada en el sistema y que presente inconsistencias, tiene los siguientes campos que deben diligenciarse: Fecha, Número (consecutivo asignado automáticamente por el sistema), Concepto, Entidad financiera donde se depositaron los recursos, Número de la cuenta, Valor, Tercero Origen (Depositante o consignatario), Tercero Destino (F.V.S), Doc (Número del acta de legalización que da origen al ajuste), Fecha (acta de legalización que da origen al ajuste), F. Extracto (Fecha en la cual se depositaron los recursos en la cuenta bancaria). Acta de Giros Fondos de Terceros: Documento elaborado en el aplicativo Si Capital - OPGET, este documento se diligencia cuando se requiere efectuar un giro que no tiene afectación presupuestal, como es el caso del pago de los impuestos, giros a la Dirección Distrital de como: estampillas, rendimientos financieros, y devoluciones entre otros. En el diligenciamiento requiere de los siguientes datos: Fecha, Numero (asignado automáticamente por el sistema), detalle del acta, cuentas (concepto), detalle del pago (Nit, Valor y forma de pago), Aprobación. Actas de Anulación: Documento elaborado en el aplicativo Si Capital - OPGET, se utiliza en la eventualidad en la que se requiera anular una orden de pago que ya ha sido aprobada en el sistema y presenta alguna inconsistencia. Relación de Pagos Aprobadas: Informe elaborado en el aplicativo de contratos de la entidad, se elabora eligiendo las ordenes de pago que se han aprobado en las revisiones efectuadas por y Presupuesto, por lo tanto son aptas para giro y es la forma por medio de la cual el representante legal de la entidad (Gerente), emite la ordenación del gasto. Está compuesto por los siguientes datos: Número del Contrato, Año, No. Ord (Número de la Orden de Pago), Valor $ (Valor a girar), Beneficiario, CC/Nit. Seguimiento al trámite de cuentas: Informe elaborado en hoja electrónica (Excel), con el cual se hace el seguimiento de las ordenes de pago elaboradas y que requieren de aprobación del responsable de presupuesto. Esta compuesta por los siguientes datos: Número de radicación, No. orden de Pago (aplicativo contratos y Si Capital), Beneficiario, Recibido por el profesional responsable de la elaboración - fecha y hora, Recibido del responsable de presupuesto - Fecha y Hora -, Recibido en - Fecha y Hora - y observaciones. Solicitud de cheques a la entidad bancaria: Documento elaborado en procesador electrónico (Word), por medio de la cual se solicitan a las entidades bancarias la emisión de los cheque de gerencia requeridos para los pagos que se efectúan a través de esta modalidad como pago de impuestos a la Dirección de Impuestos Nacionales - DIAN, Dirección Distrital de, entre otros. Contiene los siguientes datos: Fecha, Número interno consecutivo de tesorería, Dirigido a (nombre, cargo, entidad bancaria, dirección, solicitud de debito con número de cuenta bancaria del F.V.S, Valor total del giro - número y letras -, beneficiario, Nit, número de orden de pago del aplicativo de contratos, Valor en letras y valor en números, Firmas de tesorero y Subgerente administrativo y Financiero o cualquiera de las firmas registradas en los formatos del banco a debitar. Orden de Pago: Documento elaborado en el aplicativo de contratos de la entidad, el cual extrae del sistema la información del contrato suscrito según la clase del mismo (Obra, Consultoría, Prestación de servicios, Compraventa, Suministro o Mantenimiento) y es el soporte requerido para efectuar los giros en la entidad y suministrar información física y electrónica al aplicativo contable HELISA. El consecutivo se inicializa por anualidad y se asigna manualmente acorde con el orden de radicación de los documentos requeridos para el pago según la clase del contrato y en cumplimiento de lo establecido en el manual de supervisión e interventoría del F.V.S. Esta compuesto por seis partes básicas así: Encabezado (Información básica del Contrato que se obtiene digitando el número del contrato según la clase, detalle del pago y el período de cobro), Información presupuestal (En este campo se escoge el Rubro - Proyecto, el CDP y CRP y el valor por el cual se van a afectar), Deducciones (las cuales varían de acuerdo con la naturaleza jurídica y con el régimen tributario del contratista), Información de ( Banco, Forma de pago - Cheque, Debito, Transferencia electrónica -,Valor $ - Valor a girar y Número de cuenta bancaria, ), aprobaciones correspondientes ( Tesorero, Vo. Bo. Profesional Esp. Presupuesto y firma del beneficiario con CC/Nit, cuando el pago se efectúa con cheque a personas naturales o jurídicas), Imputación contable (Codificación del Plan Único de Cuentas para el Sector Público). General del Procedimiento 7. Políticas de Operación La gestión de cuentas y realizacón de pago a cada contratista, se realizará dentro los 8 días siguientes a la presentación de cada cuenta. 8. Tiempo del Procedimiento 30 días
3 Proceso: Procedimiento: FORMATO PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA GESTION BANCARIA Y DE PAGOS Código: Versión: Fecha Aprobación: Acto Administrativo: GF-PD de 2009 Fecha de Vigencia: Página: 3 de 6 9. Diagrama de Flujo Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
4 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTION FINANCIERA Código: Versión: GF-PD-001 Fecha Aprobación: Procedimiento: GESTION BANCARIA Y DE PAGOS Acto Administrativo: 21 de 2009 Fecha de Vigencia: Página: de Descripciòn del Procedimiento Entrada No. Actividad Descripción de la actividad Dependencia Responsable Punto de Control (Insumo) Salida (Registro) Recibir anualmente por parte de la Secretaria de Hacienda, la circular mediante soporte físico y elaborar comunicación solicitando a los procesos misionales la Proyección y Comunicación y circular 1 emitida por el Director Solicitar la Proyección y elaboración elaboración del Programa Anual de Caja - PAC- inicial, Distrital de Tesoreria - del Programa Anual de Caja - PAC- DDT para la vigencia siguiente, teniendo en cuenta el monto o valor total del proyecto de presupuesto, con respecto a las cuotas asignadas para la entidad, para funcionamiento e inversión. Verificar el radicado en el CORDIS y sus correspondientes firmas de recibido. Oficio de solicitud, anexando circular emitida por el Director Distrital de DDT para la Oficina Asesora de Planeación Oficio de solicitud, anexando circular emitida Divulgar fechas mensuales en las por el Director Distrital de SHD), con la información recibida y diligenciar los formatos 2 cuales se debe remitir la programación del PAC DDT para la Oficina Asesora de Planeación Se informa a las áreas misionales de la entidad que deben remitir la programación del PAC a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo con el formato GF-FT-002, gestionando: - Consolidar y validar en el sistema de contratación y alimentar los módulos de SISPAC (Interno FVS y Extranet requeridos por la SHD - DDT y DDP. - Realizar la segunda semana del mes por medio del memorando establecido las solicitudes de Ajuste a la Programación del PAC inicial, las cuales pueden ser de compensación, reprogramación o liberación. - Ingresar al aplicativo de contratos -CONIFCON- y guardar los cambios. Verificar el radicado en el CORDIS y sus correspondientes firmas de recibido de la circular. Oficio remisorio remitiendo la programación de PAC mensual. Oficio remisorio remitiendo Se procede a consolidar el PAC y a cargar la información 3 la programación de PAC Consolidar y cargar la información consolidada por fuente de financiación en las base de mensual. datos autorizada por la SDH. Validar que la información ingresada en la base de datos de la SDH sea igual a la consolidada por el área. Reporte en formato PDF de la programación realzada Conciliaciones de las Con las concililaciones remitidas por las áreas de áress de Contabilidad y de Elaborar comprobantes de ajuste Contabilidad y Presupuesto se elaboran notas de ajustes Presupuesto en caso de presentarse diferencias en las conciliaciones. Comprobantes de ajuste
5 Relación de los Ingresar a los aplicativos de Contratos CONIFCON, y SI 5 certificados de supervisión Gestionar cuentas CAPITAL - OPGET e iniciar el proceso de elaboración de e interventoría. la orden de pago. Verificar que la orden de pago este acorde con la información presupuestal (CDP y CRP del contrato) Verificar que las deducciones se hacen teniendo en cuenta la normatividad tributaria aplicada al contrato y la clase de contribuyente. Ordenes de pago elaboradas. Cuando la fuente de financiación es de recursos de Distrito correspondiente a TRANSFERENCIAS de la Secretaria Distrital de Hacienda se debe ingresar a la página de la extranet de SDH y registrar la información, para ello se tiene en cuenta el cronograma de radicación de ordenes de pago y planillas de ordenes de tesorería (Cargue masivo, diligenciamiento, aprobación que incluya validación 6 Iniciar proceso de pagos de: terceros, cuentas contables, descuentos y cuentas bancarias habilitadas; aprobación de PAC, elaboración, aprobación y firmas habilitadas de tesorero y ordenador de gasto de la planilla de giro que contiene las ordenes de tesorería para requerir el cupo de giro detallado). Cuando la fuente corresponde a recursos ADMINISTRADOS y/o propios, se registra la información en los aplicativos de la entidad (Contratos CONIFCON y OPGET-SI CAPITAL). Validar firma electrónica de la planilla. Planilla firmada por el Tesorero y Ordenador del Gasto La fuente de recursos que afecta el CRP a girar, corresponde a recursos ADMINISTRADOS, por tanto se Planilla firmada por el registra la información en los aplicativos de la entidad 7 Tesorero y Ordenador del (Contratos CONIFCON y OPGET-SI CAPITAL). Realizar transferencias Gasto Validar que las cuentas bancarias por las cuales la Entidad efectua pagos, se encuentren debidamente exoneradas al Grávamen Monetario Financiero ( * mil) Validar firma electrónica de la planilla o lote correspondiente del Tesorero(a) y la Gerencia o delegado. (Subgerencia Administrativa y Financiera). Validar que las cuentas bancarias esten exoneradas de * mil. Listado de relación de orden de pago o actas de giro aprobadas por el Subgerente Administrativo y Financiero Se ocasiona con el giro de la declaración del impuesto de Listado de relación de timbre (si hubiere lugar); se revisa la chequera de la orden de pago o actas de Pagar bajo la modalidad de cuenta corriente correspondiente y se elabora el cheque 8 giro aprobadas por el CHEQUE y Financiero para firma de los responsables ante la Entidad Bancaria adicionalmente, se coordina con el proceso de Gestión Documental el pago respectivo. Verificar el recibo oficial de pago de impuestos de timbre y Gerente y/o con sello del banco o comprobante de pago y Financiero. electrónico Cheque para firmas autorizadas Se utiliza para pago de impuestos Nacionales y Distritales (previa solicitud escrita de contabilidad), se elabora Lote de ordenes de pago a Pagar bajo la modalidad de CARTA comunicación relacionando el beneficiario con la girar por contrato (o actas DEBITO. 9 identificación correspondiente y valor en números y letras, de giro con la modaldad de carta debito) para la firma de los responsables ante la Entidad Bancaria adicionalmente, se coordina con el proceso de Gestión Documental el pago respectivo. y Gerente y/o y Financiero. Verifricar el recibo oficial de pago de impuestos con retención en la fuente y retención de IVA con sello del banco o comprobante de pago electrónico Solicitud de Cheque(s) a Entidad Bancaria GF-FT-007
6 Se utiliza para pago de servicios públicos y otros conceptos en los que se requiere soporte de pago en caja, como publicación de convenios interadministrativos y Lote de ordenes de pago a descuentos de nomina a favor de terceros, órdenes girar por contrato (actas Pagar bajo la modalidad de judiciales, entre otros. Para proceder al pago se elabora 10 CHEQUE DE GERENCIA de giro con la modalidad de cheque de gerencia) comunicación relacionando el beneficiario con la identificación correspondiente, orden de pago y valor en números y letras, para la firma de los responsables ante la Entidad Bancaria adicionalmente, se coordina con el proceso de Gestión Documental el pago respectivo. Verificar recibos de pago de servicios públicos, u otro Solicitud de y Gerente y/o entidad, con sello de pago de Cheque(s) a Entidad entidad bancaria o Bancaria GF-FT-007 y Financiero. comprobante de consignación expedido por el Banco receptor. El proceso de Desarrollo Talento Humano elabora y remite Lote de ordenes de pago a el archivo que contiene la información de los funcionarios girar por contrato (o actas Pagar bajo la modalidad de de planta de la entidad. Estos son recibidos con la nómina 11 de giro con la modalidad TRANSFERENCIA ELECTRONICA NOMINA. de transferencia electrónica nómina) aprobada por la Gerencia y Subgerencia Administrativa y Financiera y se efectúa el proceso de cargue y giro a través del portal Bancario que corresponda. y Gerente y/o y Financiero. Confirmar envío del portal bancario, y módulo de auditoria del portal bancario. transferencia electrónica por el modulo de nomina con firmas autorizadas El proceso de Desarrollo Talento Humano, carga los datos 12 a través de la página de internet que corresponda e Lote de ordenes de pago a Pagar bajo la modalidad de informa a la tesorería del FVS mediante memorando y girar por contrato (o acta PARAFISCALES soportes necesarios. Estos son recibidos y antes del de giro de parafisacales) vencimiento del pago se ingresa a la página WEB respectiva y realiza el tramite de pago. Confirmar envío del portal bancario, y módulo de auditoria del portal bancario. l portal electrónico con la confirmación de pago de parafiscales Lote relacionando las ordenes de pago o actas Cuando la fuente de recursos que afecta el CRP a girar, corresponde a TRANSFERENCIAS de la Secretaria de Hacienda se debe ingresar a la pagina de la extranet (teniendo presente el cronograma de radicación de ordenes de pago y planillas de ordenes de tesorería) de esa entidad y seguir el proceso de Bancos tendiente a la generación del archivo encriptado que permita realizar el giro a través de la cuenta Bancaria denominada cuenta Pagar bajo la modalidad de 13 de giro con la modalidad TRANSFERENCIAS A única Distrital. PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS de transferencia SA PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Cuando la fuente de recursos que afecta el CRP a girar, corresponde a recursos ADMINISTRADOS se elabora en los sistemas internos se genera el archivo plano en los aplicativos de contratos u opget, configurado acorde con las especificaciones técnicas de cada banco girador, este se transfiere directamente al sistema bancario por el cual se va a realizar el pago con las firmas electrónicas autorizadas. y Subgerente Administrativo y Financiero. Confirmar envío del portal bancario, y módulo de auditoria del portal bancario. Verifiar registro de fecha de giro en el aplicativo de contratos- CONIFCON transferencia emitido a través del portal electrónico de la entidad Bancaria Una vez culminado el proceso de giro, se entrega una copia de los documentos (Lotes de pago o relación de giros por abono en cuenta soportadas con las ordenes de 1 Relacionar ordenes de giro pago o actas de giro canceladas) a : Contabilidad, Presupuesto y el proceso de Gestión Documental para los fines que correspondan y se archivan los originales en tesorería con los soportes de giro. Memorando interno de entrega de documentos con radicado en el sistema de correspondencia CORDIS relacionando la entrega de los documentos
7 15 Memorando interno indicando la necesidad de sufragar gastos de presupuesto Crear Caja Menor Inicia con la justificación recibida de la Subgerencia Administrativa y Financiera con la relación de rubros de funcionamiento, procediendo a solicitar la expedición del CDP Y CRP (Ver procedimientos GF-PD-00- elaboración y anulación de Certificado de Registro Presupuestal y GF- PD-005- elaboración y anulación de certificado registro presupuestal), con base en ello, se indica a la oficina Jurídica, elaborar la Resolución de Caja Menor. Oficina Asesora Jurídica Jefe Oficina Asesora Jurídica Resolución de Caja Menor 16 Comunicado con radicado en el sistema de correspondencia Resolución de caja menor Solicitar pago por Caja Menor Los diferentes procesos del FVS, remiten las solicitudes de gasto a la Subgerencia Administrativa y Financiera en las cuales justifican la necesidad del gasto y adjuntan cotizaciones de los bienes o servicios a adquirir. Dependencia solicitante Responsables de cada área Se cumple con la solicitud de acuerdo con la resolución de caja menor? SI = Pasa a la actividad 17 NO = Pasa a la actividad 16 La Subgerencia Administrativa y Financiera, envía esta solicitud a la, donde se verifica con la resolución de creación y demás reglamentación vigente para que efectue el pago. 17 Resolución de caja menor Se procede a informar al proceso solicitante, para que Consolidar solicitudes y efectuar reciba los recursos, o contacte al proveedor y una vez pago recibido el bien o servicio a satisfacción del solicitante, se elaboran los comprobantes de egreso con base en la factura o documento soporte correspondiente, luego se cancelará la suma en cheque o efectivo, según sea el monto de recursos solicitados. Validar el cumplimiento de las solicitudes de acuerdo con la resiolución de caja menor Relación de pagos de caja menor aprobada egreso de caja menor Dinero en efectivo o cheque. Se procede a registrar en una hoja de cálculo el libro 18 egreso auxiliar discriminando por rubro presupuestal del gasto Registrar en el libro auxiliar de caja menor cancelado en cumplimiento de la resolución de creación de la caja menor y controlando saldos disponibles por cada La Oficina Asesora de Control Interno realiza arqueos de Caja Menor. Informe Relación de Gastos por rubro presupuestal. Efectuar el proceso de liquidación de la caja menor acorde con lo indicado en la circular de la SHD, se efectúa el reintegro del valor no ejecutado a la cuenta bancaria donde 19 Circular de cierre de cierre Efectuar el proceso de liquidación de se manejan los recursos de transferencias y se elabora el de vigencia de la SDH la caja menor informe correspondiente para la entrega de los soportes de todos los gastos efectuados durante la vigencia a contabilidad del FVS y tramite de reintegro ante la Dirección Distrital de - DDT. Memorando interno radicado en el Sistema de Contabilidad y Presupuesto, Correspondencia y efectuan la validación de la caja menor consignación o acta de legalización expedida por la DDT FIN

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