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Timestamp: 2017-09-26 16:27:05+00:00

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Kürzung der beruflich zurückgelegten Kilometer im Schätzungswege auf Grund von Mängeln bei der Führung des Fahrtenbuches. - Findok Internet
Berufungsentscheidung - Steuer (Referent) des UFSL vom 12.01.2007, RV/0942-L/06
Kürzung der beruflich zurückgelegten Kilometer im Schätzungswege auf Grund von Mängeln bei der Führung des Fahrtenbuches.
Der Unabhängige Finanzsenat hat über die Berufung des Bw., vom 10. Juni 2006 gegen den Bescheid des Finanzamtes vom 15. Mai 2006 betreffend Einkommensteuer (Arbeitnehmerveranlagung) 2005 entschieden:
18.065,31 €
-7.168,69 €
-4.244,91 €
Der Berufungswerber (Bw.) reichte am 10. April 2006 einen Antrag auf Arbeitnehmerveranlagung elektronisch ein. Hierbei beantragte er die Berücksichtigung von Reisekosten in Höhe von 6.710,99 € als Werbungskosten (Kennzahl 721). Weiters machte er Werbungskosten in Höhe von 3.961,79 € (Kennzahl 724) geltend. Letzterer Betrag setzte sich zusammen aus Werbematerial, Telefonkosten sowie Subprovisionen.
Mit Einkommensteuerbescheid für das Jahr 2005 anerkannte das Finanzamt zwar die sonstigen Werbungskosten in Höhe von 3.961,79 €, reduzierte jedoch die beantragten Reisekosten in Höhe von 6.710,99 €auf einen Betrag in Höhe von 5.428,60 €. Als Begründung führte das Finanzamt an:
"Da bei den Aufzeichnungen laut Fahrtenbuch kaum Privatkilometer angeführt wurden, wurden die dienstlich gefahrenen Kilometer im Schätzungswege um 20% gekürzt."
Dagegen erhob der Berufungswerber mit elektronisch eingereichtem Schriftsatz vom 10. Juni 2006 Berufung mit folgender Begründung:
"Da ich allein stehend bin und weder Familie noch Freundin habe, direkt im Ort V. wohne und voll in das Ortsleben integriert bin, entstehen tatsächlich nicht mehr Privatkilometer, als im Antrag angeführt. Deshalb berufe ich gegen die durchgeführte Reduktion der betrieblichen Kilometer, welche Sie im Schätzungswege durchgeführt haben. Daher beantrage ich die betrieblichen Kilometer laut Antrag in voller Höhe zu gewähren."
Mit Berufungsvorentscheidung vom 28. Juli 2006 wies das Finanzamt die Berufung mit folgender Begründung als unbegründet ab:
"Trotz der in der Berufung angeführten Einwände erscheinen die Privatkilometer laut Fahrtenbuch als zu niedrig. Eine Annahme von lediglich 1.442 km ist nicht glaubwürdig, da im ganzen Fahrtenbuch immer nur Privatfahrten im Ausmaß von 2 Kilometer angeführt wurden u. nur eine einzige Fahrt an einem Sonntag vermerkt wurde. Laut Schätzungen des Finanzamtes entsprechen Privatfahrten von ca. 8.000 km durchaus den Erfahrungen des täglichen Lebens, sogar wenn wenig gefahren wird oder sogar ein Zweitauto vorhanden ist. Die Ausscheidung eines 20%igen Privatanteils ist daher durchaus angemessen, da sich somit die jährliche private Km-Leistung auf ca. 3310 km beläuft u. dieser Fahrtaufwand deutlich unter den Erfahrungen des Finanzamtes liegt. Die Berufung war daher als unbegründet abzuweisen."
Daraufhin stellte der Berufungswerber den Antrag auf Entscheidung über die Berufung durch die Abgabenbehörde zweiter Instanz mit folgender Begründung:
"Auf Grund negativer Vorentscheidung über die Berufung und Beibehaltung der Geltendmachung eines zwanzigprozentigen Privatanteils Ihrerseits ersuche ich um Entscheidung in zweiter Instanz, da ich wie bereits in der Berufung sämtliche Angaben vollständig und richtig gemacht habe. Der 20% Privatanteil kann von mir nicht akzeptiert werden, sowie Ihre Angaben im Berufungsvorentscheid, da diese rechnerisch nicht der Tatsache entsprechen können. Begründung: Bei einer Geltendmachung von 18.686 betrieblich gefahrenen Kilometern und 1.442 Privatkilometern ist die Ihrerseits angegebene Kilometerzahl von ca. 3.310 absolut nicht nachvollziehbar!"
Der Berufungswerber legte dem Finanzamt folgende Unterlagen vor: EDV-Ausdrucke mit dem Titel "Finanzamtsausdruck - Reisekostenrechnung" für sämtliche Monate des Berufungsjahres mit folgendem Inhalt (Bezeichnung der einzelnen Spalten):
"Datum, betriebliche Kilometer, Stunden, gesetzliche Diäten, Diäten DG, Diff. Diäten und Reise mit Diäten amtl."
Insgesamt ermittelte der Berufungswerber im Rahmen dieser monatlichen Reisekostenabrechnungen betrieblich gefahrene Kilometer für die Monate 1 bis 10/2005 in Höhe von 15.747 Kilometer. Bei einem amtlichen Kilometergeldsatz von 0,356 € ergibt sich ein Betrag an Kilometergeld in Höhe 5.605,93 für die Monate 1 bis 10/2005. Für die Monate November und Dezember 2005 ermittelte der Berufungswerber einen Gesamtkilometerbetrag von 2.939. Bei einem amtlichen Kilometergeldsatz von 0,376 € ergibt sich ein Betrag an Kilometergeld in Höhe 1.105,06 € für die Monate 11 bis 12/2005. Das Gesamtkilometergeld beläuft sich somit auf 6.711,00 €.
An beruflich bzw. privat gefahrenen Kilometern gab der Bw. in den einzelnen Monaten des Berufungsjahres an:
Dem Akteninhalt ist zu entnehmen, dass das Finanzamt sowohl von der Kilometerleistung in den Monaten 1 bis 10/2005 als auch von jener in den Monaten 11 und 12/2005 einen Privatanteil in Höhe von 20% im Schätzungswege abgezogen hat.
Die Kürzung der beruflich gefahrenen Kilometer laut Finanzamt berechnet sich wie folgt:
Weiters legte der Berufungswerber EDV-Ausdrucke mit dem Titel "Reisekostenabrechnung 2005" für die jeweiligen Monate vor. Aus diesen Ausdrucken gehen folgende Informationen hervor:
Tag/Monat, Beginn, Ende der Dienstreise, Dienstreisezeiten in Stunden, Reiseweg, Kilometerstand bei Fahrtbeginn, beruflich gefahrene Kilometer, zum/vom DO (privat) gefahrene Kilometer sowie privat gefahrene Kilometer.
In der Rubrik "Reiseweg" gab der Berufungswerber beispielsweise jeweils Fahrten vom Wohnort in den Einsatzort und wieder zurück in den Wohnort an oder auch die Kürzel "WO - DO" bzw. "DO - WO" an.
An privat gefahrenen Kilometern gab der Bw. beispielsweise bekannt:
Samstag, 8. Jänner 2005: 22 Kilometer; 11., 14., 18., 20., 21., 22., 25., 28. und 29. Jänner jeweils 2 Kilometer. Ansonsten scheinen im Jänner 2005 nur betrieblich gefahrene Kilometer auf . Februar 2005: Jeweils zwei privat gefahrene Kilometer an 12 Tagen. Weiters scheinen am Montag, den 7. Februar jeweils 33 gefahrene Kilometer vom und zum Dienstort als privat auf. März 2005: Jeweils zwei privat gefahrene Kilometer an 11 Tagen. April 2005: Jeweils zwei privat gefahrene Kilometer an 6 Tagen. Weiters je 33 Kilometer von und zum Dienstort an zwei Tagen; insgesamt somit 4 mal 33 Kilometer privat. Zusätzlich wurde am 18. April eine Fahrt vom Wohnort zum Dienstort (33 Kilometer privat) angegeben. Die Rückfahrt verlief vom Dienstort über x. in den Wohnort. Hier scheinen keine privaten Kilometer auf. Mai 2005: Jeweils zwei privat gefahrene Kilometer an 3 Tagen. 33 Kilometer Wohnort Dienstort am 2. Mai und am 20 Mai ebenfalls Wohnort Dienstort 33 Kilometer privat.
Nach den Angaben des Berufungswerbers hat er im Jahr 2005 somit insgesamt 1.442 private Kilometer zurückgelegt.
Weiters legte der Berufungswerber Provisionsbestätigungen für an Subprovisionäre weitergegebene Beträge in Höhe von 488,30 €, 503,00 € und 587,00 € vor.
Im Rahmen einer ergänzenden Erhebung im Verfahren vor dem UFS wurde der Bw. ersucht, folgende Fragen zu beantworten bzw. Unterlagen vorzulegen:
"A) Reisekosten:
Nach der Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes dient ein Fahrtenbuch als Nachweis zur Ermittlung der Anzahl der betrieblichen und privat gefahrenen Kilometern (vgl. VwGH vom 28. Februar 1964, Zl. 2176/63 und vom 16. September 1970, Zl. 373/70). Als formale Voraussetzung (vgl. Doralt, Einkommensteuergesetz Kommentar, § 16 Tz 220 und VwGH vom 16. September 1970, Zl. 373/70) muss ein Fahrtenbuch, um aus ihm die für die Ermittlung des Privatanteils erforderlichen Tatsachen einwandfrei feststellen zu können, fortlaufend und übersichtlich geführt sein und Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs - und Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt zweifelsfrei und klar angeben. Die von Ihnen bisher vorgelegten Unterlagen lassen diese Informationen nicht vollständig erkennen (insbesondere betreffend die fortlaufende Führung der Aufzeichnungen sowie den Zweck der Fahrten).
Die von Ihnen vorgelegten, mittels Formularen des Arbeitgebers erstellten, monatlichen Reisekostenabrechnungen stellen schon begrifflich keine laufenden Aufschreibungen über Fahrten mit dem PKW dar, da eine "Reisekostenabrechnung" erst mit Ablauf des jeweiligen Monats erstellt werden kann.
Legen Sie daher bitte ein im Jahr 2005 laufend geführtes Fahrtenbuch vor.
Fragen: Auf welche Art und Weise wurde das Fahrtenbuch geführt (fortlaufend und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis; oder auf "Schmierzetteln" usw.)?
Wurden die von Ihnen vorgelegten Reisekostenabrechnungen vom Arbeitgeber überprüft?
Anmerkung: In der von Ihnen vorgelegten Reisekostenabrechnung sind - da elektronisch im Nachhinein angefertigt - naturgemäß allfällige nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen nicht ersichtlich.
Geben Sie bitte weiters den Zweck jeder einzelnen Fahrt bekannt und legen Sie bitte auch die Uraufzeichnungen des Fahrtenbuches vor.
Schließlich wird um Vorlage
sämtlicher Service- und Reparaturrechnungen der Kfz-Werkstätte aus dem Jahr 2005 sowie einer Kopie des Zulassungs- bzw. Typenscheins des PKW's sowie
einer vom Arbeitgeber bestätigten Aufstellung der arbeitsfreien Tage im Jahr 2005 ersucht.
B) Sonstige Werbungskosten:
Geben Sie bitte bekannt, für welche Leistungen die als Werbungskosten geltend gemachten Subprovisionen iHv. 488,30 €, 503,00 € und 587,00 € bezahlt wurden. Angaben wie "Geschäftsvermittlungen" bzw. "Kundenvermittlung" als Zweck der Provisionsweitergabe sind nach Ansicht des Referenten nicht aussagekräftig genug, um deren Abzugsfähigkeit als Werbungskosten überprüfen zu können. In diesem Zusammenhang wird um Beantwortung folgender Fragen ersucht:
Beschreibung der Leistungen der einzelnen Provisionsempfänger hinsichtlich Art und Umfang (Arbeitsaufwand) der Tätigkeit
Sind diese Leistungen Kunden konkret zuzuordnen; gegebenenfalls an welche?
Vorlage der Leistungsabrechnungen bzw. Leistungsaufstellungen und eines belegmäßigen Nachweises des Zahlungsflusses."
Zur Beantwortung des Vorhaltes sprach der Bw. am 4. Dezember 2006 persönlich vor und gab niederschriftlich an:
"Zu A) Reisekosten:
Es ist kein Fahrtenbuch in Papierform (Schmierzettel usw.) vorhanden, da die täglichen Fahrten jeweils vom Tageskilometerzähler abgelesen und sofort auf dem Laptop abgespeichert werden.
Nein, da seitens des Dienstgebers keine Km-Gelder ausbezahlt werden.
Dies ist für mich bereits problemlos jahrelang Praxis.
Der Zweck der Fahrten beschränkt sich immer auf Akquisition und Betreuung. Im Nachhinein sind die einzelnen Fahrten nicht mehr bestimmbar.
Beide angeforderten Unterlagen wurden in Kopie vorgelegt. Hierbei wurde festgestellt, dass die ausgewiesenen Km-Stände lt. Rechnungen der Werkstätte mit den Km-Ständen lt. Reisekostenabrechnung übereinstimmen.
Der Bw. ergänzt, dass er tatsächlich keine Urlaubsfahrten mit dem Pkw unternimmt, sondern seine Urlaube ausschließlich zu Hause in V. verbringt. Nur einmal im Jahr 2001 habe er einen Urlaub in der Türkei verbracht.
Die gelegentlich angegebenen Fahrten von 2 Km stellen Fahrten zum Lagerhaus, Sportplatz etc. dar, wobei dieses Strecke lediglich ca. 600 bis 700 Meter beträgt.
Zu B) Sonstige Werbungskosten:
Vorlage der Leistungsabrechnungen bzw. Leistungsaufstellungen und eines belegmäßigen Nachweises des Zahlungsflusses
J.H.: Bis 2003 nebenberuflicher Versicherungsvertreter bei der Y., wobei der Bw. als dessen hauptberuflicher Betreuer tätig war. Ab 2004 vermittelte Hr. H. (nach Stilllegung des Gewerbes) gelegentlich Kundschaften direkt an ihn (z.B. kleine Lebensversicherungen, Unfallversicherungen, Bausparverträge, etc.): Hierfür wird dem Vermittler ca. 1 Monatsbesparungsprämie weitergegeben. Diese Geldbeträge werden nunmehr mittels Aufstellung vorgelegt. Die jährliche Auszahlung erfolgt jeweils für das Vorjahr.
Js.H.: Sohn des Erstgenannten. Vermittelt nur Kundenkontakte! Bezahlung wie oben, lt. Aufstellung!
W.P.: Hauptberuflicher Wr.-Mitarbeiter; jahrelanger "Geschäftspartner" des Bw. Für die gegenseitige Unterstützung bei der Zielerfüllung (interne Auslobungen, Remunerationen, etc.) ist eine Zusammenarbeit zweckmäßig. Hierfür wurden die Ausgabenbeträge lt. Aufstellung einmalig jährlich im nachhinein aufgewendet.
Die angeführten Beträge wurden jeweils in bar bezahlt. Es würde für den Bw. aber auch kein Problem darstellen, die Beträge in Hinkunft auf das Konto des jeweiligen Partners zu überweisen."
Die Vorhaltsbeantwortung wurde dem FA zur Kenntnis gebracht.
In einer Stellungnahme vom 18. Dezember 2006 verwies das FA auf die Mängel des Fahrtenbuches und schlug daher vor, im Schätzungsweg zumindest einen Anteil von ca. 200 Kilometern pro Monat als Privatkilometer anzusetzen.
Gemäß § 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale abgegolten. Arbeitsstätte (Dienstort) ist jener Ort, an dem der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber regelmäßig tätig wird. Tatsächliche Fahrtkosten (z.B. Kilometergeld) können daher für derartige Fahrten nicht berücksichtigt werden.
Benützt der Arbeitnehmer ein privates Kfz, steht ihm hierfür bei beruflichen Fahrten von nicht mehr als 30.000 Kilometer im Kalenderjahr das amtliche Kilometergeld zu. An Stelle des Kilometergeldes können auch die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Der Nachweis der Fahrtkosten hat grundsätzlich mit einem Fahrtenbuch zu erfolgen; das Fahrtenbuch hat die beruflichen und privaten Fahrten zu enthalten; es muss fortlaufend und übersichtlich geführt sein, Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt zweifeslfrei und klar anzugeben (Doralt, Einkommensteuergesetz, Kommentar, Tz 220 zu § 16, "Fahrtkosten"; und die dort zitierte Judikatur des VwGH).
Auch der Bundesfinanzhof kommt in seinem Urteil vom 16.11.2005, VI R/64 zu dem selben Ergebnis, wonach
"eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist. Das gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen worden sein sollten. Eine solche Aufzeichnungsmethode ist nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrten-"Buch" i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG (gleicher Ansicht: Niedersächsisches FG, Urteil vom 5. Mai 2004 2 K 636/01, Entscheidungen der Finanzgerichte --EFG-- 2004, 1817; FG Baden-Württemberg, Urteil vom 27. Februar 2002 2 K 235/00, EFG 2002, 667; Adamek in Bordewin/Brandt, Kommentar zum Einkommensteuergesetz, § 8 Rz. 153; Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Stichwort: Kraftfahrzeuggestellung, Rz. 41; vgl. auch Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen --BMF-- vom 28. Mai 1996 IV B 6 -S 2334- 173/96, BStBl I 1996, 654, unter II. 1., und H 31 (9-10) "Elektronisches Fahrtenbuch" der Lohnsteuer-Richtlinien --LStR-- seit 2000; anderer Auffassung: Büchter-Hole, Anmerkung in EFG 2002, 668)."
Die Führung eines Fahrtenbuches kann jedoch entfallen, wenn durch andere Aufzeichnungen (z.B. Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Arbeitgeber) eine verlässliche Beurteilung möglich ist (vgl. VwGH vom 23.5.1990, 86/13/0181).
Der Berufungswerber ist ein im Außendienst tätiger Arbeitnehmer. Er erhielt im Jahr 2005 von seinem Arbeitgeber keine Fahrtkostenersätze (Kilometergeld). Trotzdem führte der Bw. für steuerliche Zwecke Reiseaufzeichnungen in elektronischer Form und verwendete hierfür elektronisch gespeicherte Formulare seines Arbeitgebers. Diese Aufzeichnungen wurden in der Folge dem Finanzamt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Ausdrucke vorgelegt und der Betrag, der sich durch Multiplikation der in den Aufzeichnungen enthaltenen beruflich zurückgelegten Kilometern mit dem amtlichen Kilometergeldsatz ergibt, als Werbungskosten beantragt.
Das FA kürzte die dienstlich gefahrenen Kilometer im Schätzungswege um 20 %.
Wie ergänzende Erhebungen zeigten, wurde ein Fahrtenbuch in Papierform (mit Uraufzeichnungen) nicht geführt, sondern die täglichen Fahrten jeweils vom Tageskilometerzähler abgelesen und elektronisch aufgezeichnet und gespeichert. Seitens des Arbeitgebers wurden die Reisekostenabrechnungen nicht überprüft. Den Zweck der einzelnen Fahrten hatte der Bw. nicht aufgezeichnet und konnte diesen auch nicht mehr angeben. Nach seinen Angaben habe sich der Zweck der Fahrten immer auf Akquisition und Betreuung beschränkt.
Somit verfügt der Bw. weder über ein Fahrtenbuch, bei dem nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen ausgeschlossen bzw. ersichtlich sind, noch über ausreichende bzw. verlässliche Angaben über Art und Umfang der betrieblich veranlassten Fahrten.
Der Bw. behauptet zwar, dass sich der Zweck der Fahrten immer auf Akquisition und Betreuung seiner Kunden beschränkt habe. Einen Nachweis hinsichtlich der Trennung der beruflich veranlassten Fahrten von den Privatfahrten vermochte der Bw. nicht zu erbringen. Darin ist jedoch ein Mangel der Fahrtaufzeichnungen zu erblicken (vgl. VwGH v. 21.10.1993, 92/15/0001).
Gemäß § 184 Abs. 2 BAO sind die Grundlagen für die Abgabenerhebung insbesondere dann zu schätzen, wenn der Abgabepflichtige keine ausreichende Aufklärungen zu geben vermag oder Auskünfte über Umstände verweigert werden, die für die Ermittlung der Grundlagen wesentlich sind.
Die Angaben des Bw., er habe die Urlaube zu Hause verbracht und er habe auch sonst für private Zwecke nur sehr kurze Strecken mit dem PKW zurückgelegt mögen zwar schlüssig und glaubwürdig erscheinen. Die aufgezeigten Mängel der Fahrtenbuchaufzeichnungen bieten jedoch keine Gewähr für deren Richtigkeit und Vollständigkeit. Dies schon deshalb nicht, weil aus dem jeweils angegebenen Reiseweg der Zweck der Fahrt nicht hervorgeht und dieser daher sowohl beruflicher als auch privater Natur sein könnte.
Dem FA ist daher nicht entgegenzutreten, wenn es im Schätzungsweg den Anteil der privat veranlassten Fahrten erhöht hat.
Der UFS erachtet es jedoch unter Berücksichtigung der anlässlich der persönlichen Vorsprache des Bw. am 4. Dezember 2006 vorgebrachten Argumente und Angaben zum Sachverhalt und in Übereinstimmung mit der Stellungnahme des FA vom 18. Dezember 2006 als ausreichend, die vom Bw. als beruflich angegebenen Fahrten um einen Privatanteil iHv. 5% zu kürzen (entspricht einer Kürzung der Gesamtkilometer von ca. 12%).
Die Kürzung der beruflichen Fahrten errechnet sich wie folgt:
Es ist daher von beruflich veranlassten Fahrten im Ausmaß von insgesamt 17.752 km (anstatt bisher laut Erklärung iHv. 18.686 km) auszugehen und der Abzug von Werbungskosten iHv. 6.375,45 € (bisher laut Erklärung 6.710,99 €) anzuerkennen.
Reisekosten, Fahrtenbuch, Schätzung, Werbungskosten, Pkw
Findok-Nr: 25821.1, aufgenommen am: 18.01.2007 16:02:46, zuletzt geändert am: 06.04.2007, Dokument-ID: 711d0379-7980-4f21-8200-e5d28afdd74b, Segment-ID: ae24259c-9c14-4e05-87c6-175fa21285cb

References: § 16
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