Source: https://www.vhs-hamburg.de/en/node/395
Timestamp: 2020-07-04 17:54:34+00:00

Document:
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Stand der Hinweise: 07.06.2018
Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe
Die Hamburger Volkshochschule erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zweck der Vertragsanbahnung, -erfüllung, -abwicklung sowie zur damit einhergehenden Kundenbetreuung in folgenden Verarbeitungsprozessen:
Wenn Sie bei uns einen Kurs buchen, nehmen wir Ihre Angaben, die Sie uns dabei online, telefonisch, persönlich, per E-Mail oder Post geben, in unserem Kursverwaltungssystem elektronisch auf. Folgende Angaben können dabei aufgenommen werden: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, -ort, Geschlecht, Beruf, Telefonnummer privat /geschäftlich, Faxnummer privat /geschäftlich, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontonummer/IBAN, Bankleitzahl/BIC, bei EC-Kartenzahlung: Gültigkeit der EC-Karte, Kontoinhaber.
Sie können auch ganz bequem online Kurse auswählen und buchen. Als registrierter Kunde können Sie sich dann mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden. Diese Daten dienen der Identifizierung und Authentisierung zu Ihrem Vertragskonto.
Ferner werden die gebuchten Kurse und ggf. Ermäßigungen oder Förderungen (z.B. ESF) hinterlegt.
Anrede, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindungsdaten sind Pflichtfelder bei der Online-Buchung. Diese Daten dienen dazu, Sie eindeutig im Rahmen der Kursbuchung identifizieren und Ihre Buchung ordnungsgemäß abwickeln zu können. Die Angabe Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse ermöglicht uns zudem, Sie bei Rückfragen oder eventuellen Kursausfällen zügig erreichen zu können. Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse zudem, um Sie zur Bewertung/Kommentierung Ihres jeweiligen Kurses einzuladen. Weitere persönliche Angaben (weitere Telefonnummern, Geburtsjahr, Ermäßigungsgrund, Rabatte, Faxnummer) sind freiwillig. Sie helfen uns, unsere Leistungen besser auf Ihre Bedürfnisse abstimmen zu können oder Sie bei dringenden Rückfragen z. B. per Fax alternativ kontaktieren zu können.
Für Teilnehmer an den Kursen „Deutsch als Fremdsprache“ wird mit jederzeit widerruflicher Einwilligung des Teilnehmers das Herkunftsland erfasst, um hieraus anonymisierte Statistiken zu erstellen.
Name und Postanschrift verwenden wir außerdem gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für statistische Zwecke und um Sie über Angebote und Veranstaltungen im Rahmen der VHS zu informieren. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen (s.u. „Widerspruchsmöglichkeit“). Nur mit Ihrer ausdrücklichen und jederzeit widerruflichen Einwilligung verwenden wir Ihre weiteren Angaben sowie Informationen zu Ihren Kursbuchungen für werbliche Zwecke oder für personenbeziehbare Auswertungen (siehe hierzu unten, Direktwerbung). Dies gilt auch für unseren Newsletter, den wir Ihnen an die angegebene E-Mail-Adresse nur dann zusenden, wenn Sie ausdrücklich den Newsletter bestellt haben.
Im Falle subventionierter Kursteilnahmen werden die jeweils in den speziellen Normen des ein­schlägigen Subventions- und Beihilferechts vorgegebenen Daten an die Subventionsgeber übermittelt.
Für die Speicherung personenbezogener Daten zu diesen vertraglichen Zwecken existiert ein abgestuftes Sperr- und Löschkonzept. Alle personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Für die Finanzbuchhaltung werden sämtliche Datenbe­stände für 10 Jahre vorge­halten und anschließend gelöscht. Für die übrigen Benutzergruppen werden die Daten mit Ausnahme der Stammdaten (dies sind folgende Daten: Anrede, Name, Geburtsdatum und -Ort, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Beruf, Telefonnummer privat /geschäftlich, Faxnummer privat/geschäftlich, Mobiltelefonnummer, Ermäßigungsgrund, Rabatte, Kontonummer/IBAN, Bankleitzahl/BIC, bei EC-Kartenzahlung: Gültigkeit der EC-Karte, Kontoinhaber) nach 4 Jahren, beginnend mit Ablauf eines Kurses, gesperrt. Eine Ausnahme stellen Daten dar, die im Rahmen eines vom ESF geförderten Kurses erfasst wurden; diese Daten werden auf der Grundlage der für die Hamburger VHS verpflichtenden europäischen Vorgaben für bis zu 30 Jahre gespeichert.
Teilnahme an den Initiativen „Bildung für alle! e.V.“
Die Hamburger Volkshochschule fördert die Initiativen und Aktionen von „Bildung für alle! e.V.“, des Fördervereins der Hamburger Volkshochschule siehe auch (www.bildung-fuer-alle.eu). Im Rahmen der Aktion „Mein EURO für die Bildung“ können Sie dem Verein helfen, z.B. mit einer Geldspende. Hierfür können Sie im Kursbuchungsformular den Betrag, den Sie spenden möchten, eingeben. Der Betrag wird dann im Rahmen Ihrer Kursbuchung abgebucht und dem Verein zur Verfügung gestellt. Sie erhalten auf Wunsch eine Spendenbestätigung vom Verein. Ihr Name und Ihre Postanschrift werden dazu von uns an den Verein übermittelt und dort für die Erstellung der Spendenbestätigung genutzt.
Bitte beachten Sie, dass für die Einhaltung von Datenbestim­mungen der Förderverein verantwortlich ist.
Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen und Cookies bei Besuch der Website:
Wir verarbeiten Ihre Angaben über Vor- und Nachname sowie Postanschrift zum Zwecke der Direktwerbung für den Versand unserer Werbung per Post. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und in dem Interesse, Sie über neue Services zu informieren. Wir beenden die Datenverarbeitung zur Direktwerbung umgehend bei Ausübung des Widerspruchsrechts sowie spätestens nach einem Jahr nach dem letzten Kontakt mit Ihnen.
Auswertungen von Kursdaten
Wir verwenden Angaben der Kursteilnehmer über den Stadtteil und die Postleitzahl, das Geburtsdatum nach Altersgruppe, das Geschlecht sowie objektive (aggregierte) Kurs- und Anmeldedaten zu Auswertungszwecken für die Erstellung von Statistiken, Jahresübersichten und Controllingreports. Anhand der genannten Daten können keine Rückschlüsse auf bestimmte Kursteilnehmer gezogen werden. Diese bleiben anonym. Auch als Ergebnis dieser Auswertungen werden keine personen­beziehbaren Daten dargestellt. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus dem Interesse, eine bessere Systemperformance zu erhalten, anonymisierte Daten zu Controllingzwecken zu erhalten und anhand der Auswertungen Kursangebote und Services zu optimieren. Die so anonymisierten Daten unterliegen keinen Löschpflichten.
Zur Objektüberwachung der Einrichtungen der Hamburger Volkshochschule werden Videoanlagen eingesetzt. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten im Interesse verarbeitet, Straftaten zu verhindern und aufklären zu können. Die Videoüberwachung dient konkret der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, von Sach- und Personenschäden durch Vandalismus, Diebstahl und Gewalt und von unbefugten Zutritten, der Beweissicherung und Unterstützung der Strafverfolgung bzw. der Geltendmachung hieraus folgender zivilrechtlicher Ansprüche. Ferner dient dies der Verbesserung dem Schutz von Beschäftigten, Besuchern, Teilnehmern und eingesetzten Wachdiensten vor Übergriffen sowie auch dem Schutz der Brandschutzeinrichtungen, Notausgänge und Technikräume. Es werden elektronische Bildnisse erstellt, die je nach Auflösungsmöglichkeiten der Installationen eine Abbildung von Personen ermöglichen. Tonaufzeichnungen können nicht erstellt werden. Bilddaten werden für 72 Stunden gespeichert. Einige Systeme sind so konfiguriert, dass Sie keinerlei Daten speichern. Sofern Bilddaten erfasst werden, werden diese an Monitoren wiedergegeben.
Wir bieten Kursteilnehmern und Besuchern unserer Internetseiten ggf. in unregelmäßigen Abständen die Teilnahme an Gewinnspielen an. Hierbei erfassen wir Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Postanschrift, E-Mail-Adresse). Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten im Interesse verarbeitet, die Gewinner zu ermitteln und zu benachrichtigen. Die Personendaten werden nach Ablauf des Gewinnspiels unverzüglich gelöscht. Daten der Gewinner werden unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der ordnungsgemäßen Buchführung nach 6 Jahren gelöscht.
Google-Maps bei Besuch unserer Webseiten
Auf unseren Webseiten haben wir Google-Maps eingebunden. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten im Interesse verarbeitet, damit Sie z.B. den Weg zu unseren VHS-Zentren planen können. Sofern Sie die Karte nutzen, z.B. durch Anklicken unserer dort aufgeführten VHS-Standorte, erfassen wir von Ihnen keinerlei Daten. Ggf. erfasst das Unternehmen Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA im Rahmen von Google Maps personenbezogene oder personen­bezieh­bare Daten. Dies unterliegt bei uns somit auch keinen Löschfristen. Bitte beachten Sie die Nut­zungs­bedingungen für Google Maps, abrufbar unter www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html .
Bei Besuch unserer Webseiten verwenden wir sogenannte Session-IDs (auch temporäre Cookies genannt). Dies sind Nummern, die kurzfristig auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten im Interesse verarbeitet, den Besuch der Webseiten besser steuern zu können. Diese Session-IDs werden automatisch mit Verlassen unseres Web-Angebots gelöscht, es findet damit keinerlei Speicherung von Daten auf Ihrem Rechner statt. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über die Verwendung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch für Sie transparent.
Webtracking bei Besuch unserer Webseiten
Wir setzen auf unseren Webseiten ein sogenanntes Conversion Tracking Verfahren ein. Dabei wird mittels Google Adwords ein Cookie auf Ihrem Rechner gesetzt. Sofern Sie über ein Werbebanner auf unsere Webseiten gelangen, gibt dieser Cookie dann eine Rückmeldung, ob etwas bestellt wurde oder nicht. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten im Interesse verarbeitet, den Erfolg unserer Werbekampagnen auf den Webseiten zu messen. Nach Aussage des Unternehmens Unternehmen Google Inc. lassen die hierbei gesammelten Daten keine Rückschlüsse auf individuelle Daten zu und werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Wenn Sie dennoch nicht an dem Tracking Verfahren teilnehmen möchten, können Sie das Setzen des Cookies ablehnen. Hierzu müssen Sie bitte Ihren Browser so einstellen, dass das automatische Setzen von Cookies deaktiviert wird.
Ferner setzen wir ein Webanalyse-Tool der etracker GmbH ein, welches die IP-Adresse des anfragenden Rechners erst pseudonymisiert, bevor eine Analyse erfolgt. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden auch die Daten im Interesse verarbeitet, den Erfolg unserer Werbekampagnen auf den Webseiten zu messen. Aufrund der Pseudonymisierung unterliegen diese Nutzungsdaten auch keinen Löschfristen.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs .1 lit f (berechtigtes Interesse) der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Optimierung unseres Online-Angebotes und unseres Webauftritts. Da uns die Privatsphäre unserer Besucher besonders wichtig ist, wird die IP-Adresse bei etracker frühestmöglich pseudonymisiert und Anmelde- oder Gerätekennungen bei etracker zu einem eindeutigen, aber nicht einer Person zugeordneten Schlüssel umgewandelt. Eine andere Verwendung, Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt durch etracker nicht.
Sie können der vorgeschriebenen Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, soweit sie personenbezogen erfolgt. Ihr Widerspruch hat für Sie keine nachteiligen Folgen.
Datenverarbeitung bei Integrationskursen und Einbürgerungstests
Bei der Anmeldung, Veranstaltung und Abrechnung von Integrationskursen und Ein­bürgerungstests erfasst und verarbeitet die Hamburger Volkshochschule personenbezogene Teil­nehmer­daten. Hierfür werden Vordrucke des Bundesamtes für Migration und Flüchtlingshilfe genutzt („Anwesenheitsliste Integrationskurse“, „Kursbeginnmeldung Folgemodul Integrationskurs (Kursträger)“, „Abrech­nungs­bogen Inte­gra­tions­kurse (Kursträger)“) sowie den Vordruck „Prüfungsanmeldung Ein­bürgerungstest“. Der Zweck der Datenverarbeitung besteht in der gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltung der Integrationskurse und Einbürgerungstests. Die Hamburger Volkshochschule ist behördlich zugelassene Prüfungsinstitution für Ein­bürgerungs­tests und Einbürgerungskurse. Rechtsgrundlagen der Daten­verarbeitung sind verschiedene Normen aus dem Aufenthaltsgesetz (§§ 43ff. AufenthG), der Ein­bürgerungs­testverordnung (§§ 2, 4), der Integrations­kurs­verordnung (§§ 8) sowie der vom Bundesamt vorgegebenen Prüfungsordnung. Die erhobenen Daten werden von den für den Bereich Integration und Drittmittel berechtigten Mitarbeitern der Hamburger Volksjochschule verarbeitet und gemäß § 8 IntegrationskursV an das Bundesamt für Migration und Flüchtlingshilfe übermittelt. Die erhobenen Daten werden nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bei Einbürgerungstests: 2 Jahre gemäß § 4 EinbTestV, bei Integrationskursen ebenfalls 2 Jahre gemäß IntegrationskursV) bei der Hamburger Volkshochschule gelöscht.
Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilt haben, Ihre Daten zu bestimmten Zwecken zu verarbeiten, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir für die Versendung unseres Newsletters, wenn Sie diesen ausdrücklich bestellt haben. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen, indem Sie den Abbestellungslink im Newsletter bestätigen oder Ihre E-Mail-Adresse auf der Seite www.vhs-hamburg.de/empfehlungen/newsletter/abmeldung-696 austragen.
Sie können uns freiwillig eine ausdrückliche Einwilligung erteilen, dass die Hamburger Volkshochschule Ihre Nationalität bei den Kursen „Deutsch als Fremdsprache“ zu statistischen Zwecken erheben darf.
Bankverbindungsdaten und Forderungsbeträge werden an Kreditinstitute zur Zahlungsabwicklung weitergegeben.
Name und Adresse des Kunden werden im Falle eines Mahnverfahrens aufgrund Forderungsrückstandes an ein beauftragtes Inkassobüro bzw. an eine Kanzlei zur Durchsetzung der Forderung übergeben.
Die bei der Anmeldung, Veranstaltung und Abrechnung von Integrationskursen und Ein­bürgerungstests erhobenen Daten werden von den für den Bereich Integration und Drittmittel berechtigten Mitarbeitern der Hamburger Volksjochschule verarbeitet und gemäß § 8 IntegrationskursV an das Bundesamt für Migration und Flüchtlingshilfe übermittelt.
Sofern Sie an dem Projekt der Aktion „Mein EURO für die Bildung“ des Fördervereins der Hamburger Volkshochschule e.V. teilnehmen und über das Kursbuchungsformular zusätzlich Geld an den Verein spenden, übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Postanschrift an den Verein. Dort werden die Daten für die Abwicklung der Spende und Spendenquittierung verarbeitet. Der Förderverein nutzt Name und Anschrift außerdem dazu, um Ihnen Informationen im Rahmen der Vereinsarbeit per Post zuzusenden. Bitte beachten Sie, dass für die Einhaltung von Datenbestim­mungen der Förderverein verantwortlich ist. Falls Sie keine werblichen Informationen vom Verein wünschen, wenden Sie sich bitte an den Förderverein.

References: Art. 6
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