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Timestamp: 2020-08-10 05:28:36+00:00

Document:
﻿ Ministerio de Salud y Protección Social
RESOLUCIÓN 3336 DE 02 DE SEPTIEMBRE DE 2013
CONTENIDO:MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. MODIFICA LAS RESOLUCIONES 2358 DE 2006, 610 DE 2012, EN LO RELACIONADO ENTRE OTROS ASPECTOS CON LA PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES – PILAINFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓNPROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS OPERADORES DE INFORMACIÓNESTRUCTURA DEL REGISTRO TIPO 1 Y 2 – ENCABEZADO PLANILLA, ANEXO TÉCNICO CESANTÍAS - ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS, ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES - ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS, Y CON RESPECTO AL ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A PENSIONES - ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS. DEROGA LA RESOLUCIÓN 4316 DE 2006.
TEMAS ESPECÍFICOS:ORGANISMOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, SISTEMA DE PENSIONES, SISTEMA DE SALUD, INTERVINIENTES EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, PLANILLA INTEGRADA PARA LA LIQUIDACIÓN DE APORTES, FOSYGA, SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES, COTIZACIÓN AL SISTEMA DE PENSIONES, AFILIADOS AL SISTEMA DE SALUD, COTIZACIÓN AL SISTEMA DE SALUD, OPERADOR DE INFORMACIÓN, MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, COTIZACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, COTIZANTE DEL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD
DIARIO OFICIAL N°:48902 DE SEPTIEMBRE 3 DE 2013
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 2388 DE 2016 ARTÍCULO 5° DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL.
RESOLUCIÓN 3336 DE 2013
“Por la cual se modifican las resoluciones 2358 de 2006, modificada por la Resolución 2947 del mismo año, 610 de 2012, modificada por la Resolución 3214 de 2012 y se dictan otras disposiciones”.
(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)
(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)
(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)
(Nota: Véase Resolución 5094 de 2013 artículo 6° del Ministerio de Salud y Protección Social)
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, el Decreto 3667 de 2004, modificado por el Decreto 187 de 2005 y los decretos 1637 de 2006 y 4023 de 2011, y
Que por Resolución 610 de 2012, se adoptó el procedimiento mediante el cual, los operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes - PILA, deben entregar periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga y al tenor de sus artículos 14 al 19, se estableció la estructura para la entrega de la mencionada información.
Que posteriormente, mediante Resolución 3214 de 2012, se modificaron los anteriores artículos, en el sentido de variar dicha estructura para complementar la información requerida por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.
Que por Resolución 1300 de 2013, se adicionaron campos en la estructura de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), permitiendo a los aportantes manifestar el cumplimiento o no de las condiciones contempladas en los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, para considerarse beneficiarios de las exoneraciones allí establecidas.
Que como consecuencia de la adición a que refiere el considerando anterior, se hace necesario modificar la estructura mediante la cual, los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) entregan periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, de que tratan las resoluciones 610 y 3214 de 2012.
Que de otro lado, conforme a lo previsto en los artículos 11 y 12 de la Resolución 610 de 2012, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), dispone en forma periódica con destino a los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), la información extraída de la base de datos única de afiliados (BDUA), para que estos validen la información reportada por los aportantes en dicha planilla.
Que las resoluciones 2947 y 4316 de 2006, establecieron en su orden, los plazos para efectos del reporte de los archivos de novedades periódicas y los anexos técnicos contentivos de las estructuras y especificaciones de los archivos de información, que las administradoras de los distintos subsistemas de la seguridad social, deben reportar al registro único de afiliados (RUAF).
Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario armonizar la frecuencia en la actualización de la información de la afiliación al subsistema de pensiones en el registro único de afiliados (RUAF), con la periodicidad de actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).
Que con el objeto de que los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) validen la información de afiliación al subsistema de pensiones, que les permita, tanto al operador cuando sea del caso, direccionar las cotizaciones a la administradora de fondo de pensiones (AFP) a la que realmente se encuentre afiliado el usuario, como al empleador efectuar los ajustes pertinentes, se hace necesario que este ministerio entregue al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga la información contenida en el registro único de afiliados (RUAF), subsistema de pensiones, para que el citado administrador a su vez, disponga dicha información a los operadores.
Que adicional a lo anterior y en consideración a los cambios normativos que respecto de algunos de los subsistemas a que refiere el Decreto 1637 de 2006, se han venido suscitando, se hace necesario adoptar los anexos técnicos que permitan adecuar a dichos cambios, la información contenida en el registro único de afiliados (RUAF).
ART. 1º—(Derogado).* Modifícase el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012, el cual quedará así:
“ART. 11.—Información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones, con destino a los operadores de información. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, preparará y dispondrá periódicamente a este ministerio, la información extraída de la base de datos única de afiliados (BDUA). Este ministerio, incorporará a dicha información los datos correspondientes a la afiliación del sistema general de pensiones, extraídos del registro único de afiliados (RUAF) y la entregará al citado administrador para que la disponga a los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), información que corresponderá a la siguiente:
Campo Long Posición Tipo Descripción Validaciones y origen de los datos
1 16 1 16 N Serial Serial asignado en BDUA a cada afiliado
2 6 17 22 A Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC, es equivalente al definido en el campo 33 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
3 2 23 24 A Tipo documento del afiliado De acuerdo con la Resolución 1344 de 2012, anexo técnico, numeral 2.2.1 régimen contributivo, Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen contributivo son:
RC = registro civil de nacimiento
TI = tarjeta de identidad
CC = cédula de ciudadanía
CE = cédula de extranjería
PA = pasaporte.
CD = carné diplomático
4 16 25 40 A Número de identificación del afiliado. Número de identificación del afiliado, es equivalente al definido en el campo 4 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
5 60 41 100 A Primer apellido Corresponde al primer apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 11 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
6 60 101 160 A Segundo apellido Corresponde al segundo apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 12 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
7 60 161 220 A Primer nombre Corresponde al primer nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 13 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
8 60 221 280 A Segundo nombre Corresponde al segundo nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 14 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
9 8 281 288 A Fecha de afiliación a la EPS Fecha a partir de la cual está vigente la afiliación a la EPS por parte del afiliado (formato es AAAAMMDD).
10 1 289 289 A Tipo de afiliado Corresponde a:
C = cotizante
A = adicional
11 20 290 309 N Liquidación UPC cotización adicional Valor UPC adicional, calculado por el Fosyga para un periodo de 30 días
12 6 310 315 A Código de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliado Corresponde al código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia, es equivalente al definido en el campo 31 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
13 8 316 323 A Fecha efectiva de afiliación a la administradora de pensiones Formato: AAAAMMDD.
Total 323
PAR. 1º—Este ministerio ajustará las condiciones técnicas mínimas para la disposición y entrega de la información de que trata el presente artículo y comunicará lo pertinente tanto al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, como a los operadores de información.
*(Nota: Derogado por la Resolución 2634 de 2014 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)
ART. 2º—(Derogado).* Modifícase el artículo 12 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 16 de la Resolución 3214 de 2012, el cual quedará así:
“ART. 12.—Procedimiento de validación de información por parte de los operadores de información. El operador validará la información reportada sobre los cotizantes a cargo del aportante, cruzando la información de:
1. Para información proveniente de cotizantes activos:
a) El tipo de documento del cotizante o beneficiario de UPC adicional de que tratan los campos 3 y 3A del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008, se debe cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el campo 3 de la “Información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012;
b) El número de identificación del cotizante o beneficiario de UPC adicional, repor­tado en los campos 4 y 4 A, definidos en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008, se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.
2. Para información proveniente de pensionados:
a) El tipo de documento del pensionado o beneficiario de UPC adicional, reportado en los campos 7 y 7A del numeral 1.2.1 “variables de novedades generales” - numeral 1 “información del formulario único o planilla integrada” del literal b “descripción detallada del contenido de la planilla” del artículo 1º de la Resolución 2145 de 2006, se deben cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el campo 3 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012”;
b) El número de identificación del pensionado o beneficiario de UPC adicional de que tratan los campos 8 y 8A definidos en el numeral 1.2.1 del numeral 1.2 “Registro tipo 2: liquidación detallada de aportes” del literal a “estructura” del artículo 1º de la Resolución 2145 de 2006 se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.
PAR.—Como resultado de los cruces a que refiere el presente artículo y en consideración al caso presentado, se deberá proceder de la siguiente forma:
Caso 1. Coincide el tipo y número de identificación, pero no hay una coincidencia total en los nombres y apellidos del cotizante. En este caso, se le informará al aportante que para este cotizante la información registrada en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es: primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre, definido en el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012. El aportante decidirá si realiza la modificación de los nombres y apellidos de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 2. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS no coincide con la EPS registrada en el campo 2 de “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información” y la fecha de afiliación a la EPS registrada en el campo 9 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es inferior o igual al periodo de pago para el sistema de salud.
En el presente caso, se le informará al aportante la EPS que se tiene registrada en el campo 2 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”. El aportante decidirá si realiza o no la modificación de la EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 3. Coincide el tipo y número de identificación del cotizante adicional de la planilla (cotizante tipo 40 o pensionado tipo 9). En este caso, se le sugerirá al aportante que para este cotizante, la información del valor de la UPC adicional, sea la definida en el campo 11 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.
Caso 4. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la administradora de pensiones, no coincide con la administradora de pensiones del campo 12 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información” y la fecha efectiva de afiliación a la administradora de pensiones registrada en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es inferior o igual al periodo de pago para el sistema de pensiones.
En este caso, el operador de información reemplazará el valor del campo 31 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 “código de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliado” de que trata el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008 con la información registrada en el campo “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de la presente resolución, a través del cual se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012 y le comunicará al aportante que se realizó el cambio de administradora de fondo de pensiones.
Caso 5. En el caso en que el tipo y número de identificación del cotizante no se encuentre en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, el operador deberá informar al aportante que al cotizante no le aparece afiliación y que el pago se realizará a la administradora de fondo de pensiones que él haya reportado en la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
ART. 3º—Modifícase el artículo 16 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 19 de la Resolución 3214 de 2012, el cual quedará así:
“ART. 16.—Estructura del registro tipo 1 - encabezado planilla. Este registro contiene la información del aportante por cada planilla, así:
1 8 1 8 N Número del registro Es el número del registro
2 1 9 9 N Tipo de registro Debe ser 1 para este caso.
3 8 10 17 N Número secuencial de planilla Para cada registra tipo 1 inicia en 00000001, Se incrementa con cada registro tipo 2
4 2 18 19 N Código del operador. Es el código del operador de Información por donde se realizó el pago de la planilla.
5 200 20 219 A Nombre o razón social del aportante. El registrado en el campo 1 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla Resolución 2145 de 2006.
6 2 220 221 A Tipo documento del aportante. El registrado en el campo 2 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
7 16 222 237 A Número de identificación del aportante. El registrado en el campo 3 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
8 1 238 238 N Dígito de verificación aportante El registrado en el campo 4 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
9 1 239 239 N Naturaleza jurídica del aportante El registrado en el campo 8 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones el valor es cero.
10 1 240 240 A Tipo de persona El registrado en el campo 9 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco.
11 10 241 250 A Código de la sucursal o de la dependencia El registrado en el campo 5 del artículo 3 de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
12 1 251 251 A Clase de aportante. Es el registrado en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones
Para el caso de pagadores de pensiones se registra “P”.
13 1 252 252 A Forma de presentación. Es el registrado en el campo 10 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
14 10 253 262 A Fecha inicio concordato, reestructuración, liquidación o cese de actividades El registrado en el campo 25 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
15 1 263 263 N Tipo de acción El registrado en el campo 26 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero
16 10 264 273 A Fecha en que terminó actividades comerciales, El registrado en el campo 27 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
17 10 274 283 A Fecha de matrícula mercantil (AAAA-MM-DD) Es el registrado en el campo 31 del artículo 2º de la Resolución 3251 de 2011 que modificó el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
18 2 284 285 A Código del departamento matrícula mercantil Es el registrado en el campo 32 del artículo 2º de la Resolución 3251 de 2011 que modificó el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
19 1 286 286 N Tipo de aportante. El registrado en el campo 30 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 16 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
20 7 287 293 A Periodo de pago del aportante para el sistema de salud. El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
21 6 294 299 A Código de la ARP El registrado en el campo 13 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
22 1 300 300 A Tipo de planilla El registrado en el campo 7 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se retorna el valor definido en el campo 18 “Tipo de planilla pensionado” de esta resolución.
23 10 301 310 A Fecha de pago de la planilla asociada a esta planilla (AAAA-MM-DD). El registrado en el campo 9 del definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
24 10 311 320 A Fecha de pago (AAAA-MM-DD) El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 13 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006
25 10 321 330 A Nº de la planilla asociada a esta planilla El registrado en el campo 8 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008
26 10 331 340 A Número de radicación o de la planilla integrada de liquidación de aportes. El registrado en el campo 16 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la izquierda.
Para en caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
27 1 341 341 N Modalidad de la planilla El registrado en el campo 2A definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero.
28 4 342 345 N Días de mora El valor lo debe calcular el operador de información de acuerdo con la fecha de pago de la planilla.
29 15 346 360 N Total cotización obligatoria Es la sumatoria del campo 8 de los registros tipo 3 de esta planilla.
30 15 361 375 N Total intereses de mora cotización obligatoria Es la sumatoria del campo 10 de los registros tipo 3 de esta planilla.
31 15 376 390 N Total UPC adicional Es la sumatoria del campo 11 de los registros tipo 3 de esta planilla.
32 15 391 405 N Intereses de mora cotización UPC adicional Es la sumatoria del campo 12 de los registros tipo 3 de esta planilla.
33 8 406 413 N Número de registros de salida tipo 2 El contenido de este campo lo debe calcular el operador de información y corresponde a la cantidad de registros tipo 2 liquidación detallada incluidos para esta planilla.
34 1 414 414 A Aportante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012 El registrado en el campo 33 del archivo tipo 1, definido en el artículo 1º de la Resolución 1300 de 2013.
PAR. 1º—Por cada planilla debe existir un registro tipo 1.
ART. 4º—Modifícase el artículo 17 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 20 de la Resolución 3214 de 2012, el cual, quedará así:
“ART. 17.—Estructura del registro tipo 2 - Liquidación detallada planilla. Este registro contiene la información de cada uno de los cotizantes reportados en la planilla que deberá ser igual al número de registros de salida tipo 2 de que trata el campo 29 del artículo 16 de la presente resolución, así:
1 8 1 8 N Número del registro Es el número del registro.
2 1 9 9 N Tipo de registro Debe ser 2 para este caso.
3 8 10 17 N Número secuencial de planilla Debe iniciar en 0000002 y ser secuencial para el resto de registros de la planilla.
4 2 18 19 N Código del operador Es el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla. Registrado en el campo 21 del artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
5 10 20 29 A Número de radicación o de la planilla integrada de liquidación de aportes El registrado en el campo 16 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la izquierda.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
6 7 30 36 A Periodo de pago del aportante para el sistema de salud AAAA-MM. El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
7 10 37 46 A Fecha de pago (AAAA-MM-DD) El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
8 6 47 52 A Código de la EPS o EOC. El Registrado en el campo 33 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 32 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
9 16 53 68 A Número de identificación (NIT) de la EPS o EOC. Debe ser el número del NIT de la administradora correspondiente
10 1 69 69 N Dígito de verificación del NIT. Debe ser el dígito de verificación del NIT de la administradora correspondiente.
11 16 70 85 N Serial cotizante o pensionado principal Serial asignado en BDUA a cada afiliado.
Campo 1 del artículo 11 de la Resolución 610 de 2012
12 8 86 87 A Tipo documento del cotizante o pensionado principal. El registrado en el campo 3 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
13 16 88 103 A Nº de identificación del cotizante o pensionado principal. El registrado en el campo 4 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
14 16 104 119 N Serial beneficiario UPC adicional Serial asignado en BDUA a cada afiliado.
Campo 1 del artículo 11 de la Resolución 610 de 2012, correspondiente al cruce realizado con la información de tipo y número de identificación del beneficiario UPC adicional.
15 2 120 121 A Tipo documento del beneficiario UPC adicional. El registrado en el campo 3 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7A definido en el artículo 6º de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9.
Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC adicional.
16 16 122 137 A Nº de identificación del beneficiario UPC adicional. El registrado en el campo 4 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 A definido en el artículo 6º de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9.
17 2 138 139 N Tipo de cotizante Cuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 es diferente de D, se tomará el registrado en el campo 5 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Cuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 es D, se modificará el valor de salida de este campo así:
Valor campo 5 Valor salida
Cuando el tipo de cotizante es 40 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro:
11 Serial cotizante principal
12 Tipo documento del cotizante principal.
13 Nº de identificación del cotizante principal.
14 Serial beneficiario UPC adicional
15 Tipo documento del beneficiario UPC adicional.
16 Nº de identificación del beneficiario UPC adicional.
18 2 140 141 N Subtipo de cotizante El registrado en el campo 6 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
19 1 142 142 N Tipo de pensionado Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Cuando el tipo de pensionado es 9 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro:
De lo contrario se deja en cero.
20 2 143 144 N Tipo de pensión Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 9 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” - literal B
21 1 145 145 A Pensión compartida Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 10 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” - literal B
De lo contrario se deja en blanco.
22 1 146 146 A Extranjero no obligado a cotizar a pensiones. El registrado en el campo 7 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se debe dejar en blanco.
23 1 147 147 A Colombiano residente en el exterior El registrado en el campo 8 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 18 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
24 2 148 149 N Código del departamento de la ubicación laboral El registrado en el campo 9 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 19 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
25 3 150 152 N Código del municipio de la ubicación laboral El registrado en el campo 10 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 20 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
26 20 153 172 A Primer apellido El registrado en el campo 11 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
27 30 173 202 A Segundo apellido. El registrado en el campo 12 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
28 20 203 222 A Primer nombre. El registrado en el campo 13 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
29 30 223 252 A Segundo nombre. El registrado en el campo 14 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
30 1 253 253 A ING: ingreso El registrado en el campo 15 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 22 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
31 1 254 254 A RET: retiro El registrado en el campo 16 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 23 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
32 1 255 255 A TDE: traslado de otra administradora. El registrado en el campo 17 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 24 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
33 1 256 256 A TAE: traslado a otra administradora. El registrado en el campo 18 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 25 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
34 1 257 257 A VSP: variación permanente de salario. El registrado en el campo 21 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 28 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
35 1 258 258 A VST: variación transitoria del salario. El registrado en el campo 23 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
36 1 259 259 A SLN: suspensión temporal del contrato de trabajo y licencias no remuneradas. El registrado en el campo 24 definido en el artículo 8º de la Resolución 610 de 2012.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 29 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
37 1 260 260 A VAC: vacaciones. El registrado en el campo 27 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
38 2 261 262 N Días cotizados. El registrado en el campo 37 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 37 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Cuando en el campo 38 “Valor de la UPC adicional.”, del registro tipo 2 “estructura del registro tipo 2 - liquidación detallada planilla” definido en este artículo sea mayor que cero, el valor de días cotizados debe ser 30.
39 9 263 271 N Salario básico. El registrado en el campo 40 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 39 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
40 9 272 280 N Ingreso base cotización. El registrado en el campo 43 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
41 7 281 287 N Tarifa. El registrado en el campo 54 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 48 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
42 9 288 296 N Cotización obligatoria. El registrado en el campo 55 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 49 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
43 9 297 305 N Valor de la UPC adicional. El registrado en el campo 56 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 50 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
44 1 306 306 A Correcciones. El registrado en el campo 22 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
45 1 307 307 A Salario integral. El registrado en el campo 41 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
46 1 308 308 A Cotizante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012 El registrado en el campo 74 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 definido en el artículo 3º de la Resolución 1300 de 2013.
ART. 5º—Modifícase el artículo 4º de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 3º de la Resolución 2947 del mismo año, el cual, quedará así:
a) Anexo técnico de afiliados a pensiones: deberá remitirse el viernes de cada semana.
Las administradoras de fondos de pensiones, deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el registro único de afiliados - RUAF, corregir dichas inconsistencias y enviarlas corregidas en el transcurso de la siguiente semana del reporte de las novedades periódicas.
ART. 6º—Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos del registro único de afiliados - RUAF relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes subsistemas, así:
Anexo técnico 1 de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones
Anexo técnico 2 de cesantías: subsistema de cesantías
Anexo técnico 3 de riesgos laborales: subsistema de seguridad social en riesgos laborales
Anexo técnico 4 pagador de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones - entidades pagadoras de pensiones
Anexo técnico 5 de subsidio familiar: subsistema de subsidio familiar
Anexo técnico 6 de asistencia social: subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.
(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Salud y Protección Social)
ART. 7º—(Modificado).* Vigencia y derogatorias. Lo dispuesto en la presente resolución regirá así: los artículos 1º y 2º a partir del 1º de noviembre de 2013; los artículos 3º y 4º a partir del 1º de enero de 2014 y los artículos 5º y 6º, a más tardar el 31 de octubre de 2013. Esta resolución modifica los artículos 11 de la Resolución 610 de 2012, 12, 16 y 17 de la misma resolución, modificados por los artículos 16, 19 y 20 de la Resolución 3214 de 2012 y el artículo 4º de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 3º de la Resolución 2947 del mismo año y deroga la Resolución 4316 de 2006.
*(Nota: Modificado por la Resolución 4268 de 2013 artículo 1º del Ministerio de Salud y Protección Social)
(Nota: Modificado el plazo del presente artículo por la Resolución 1024 de 2014 artículo 1º del Ministerio de Salud y Protección Social)
Dada en Bogotá, D.C., a 2 de septiembre de 2013.
Anexo técnico de afiliados a pensiones
Estructura y especificación de los archivos
Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
Siglas para nombres de los archivos maestros
Sigla Descripción Longitud
MP Archivo maestro de afiliados a pensiones. 2
NP Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones. 2
NPE Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. 3
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - pensiones (P) 1
CODENTIDAD Código de la entidad de pensiones que reporta la información. 6
AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. 8
Nombres de archivos maestros
Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a pensiones PMPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a pensiones PNPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante PNPECODENTIDADAAAAMMDD 18
Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones
El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (...).
Registro tipo 1 - registro de control
Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0 Tipo de registro 1 1 SÍ
17 Código administradora 6 Ver glosario SÍ
35 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
36 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
37 Total de registros relacionados en el archivo 8 SÍ
38 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SÍ
Registro tipo 2 - registro de detalle
Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0 Tipo de registro 1 2 SÍ SÍ
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SÍ SÍ
2 Número de identificación del afiliado 17 SÍ SÍ
3 Código género 1 Ver glosario SÍ SÍ
4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
5 Departamento nacimiento 2 Ver glosario NO SÍ
6 Municipio nacimiento 3 Ver glosario NO SÍ
7 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ SÍ
8 Segundo apellido 30 NO NO
9 Primer nombre 20 SÍ SÍ
10 Segundo nombre 30 NO NO
11 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SÍ
12 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SÍ
15 Fecha efectiva de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
16 Afiliación subsidiada 1 Ver glosario SÍ SÍ
17 Código administradora 6 SÍ SÍ
18 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SÍ SÍ
39 Afiliado cesante 1 Ver glosario SÍ NO
19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario NO NO
20 Número de identificación del aportante 17 NO NO
21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO
22 Razón social del aportante 150 Ver glosario NO NO
23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SÍ
24 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SÍ
25 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SÍ
26 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO NO
27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SÍ SÍ
28 Al día 1 Ver glosario SÍ SÍ
34 Código de la administradora desde donde se traslada 6 Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.
40 Traslado 1 Ver glosario NO NO
Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.
Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.
Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad solo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.
Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.
Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones
El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos afiliados
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.
Novedades de actualización
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a pensiones”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).
Cuando una afiliación tenga más de un tipo de novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
17 Código de la administradora 6 Ver glosario SÍ
37 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0 Tipo de registro 1 2 SÍ
17 Código administradora 6 SÍ
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SÍ
2 Número de identificación del afiliado 17 SÍ
7 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ
8 Segundo apellido 30 NO
9 Primer nombre 20 SÍ
10 Segundo nombre 30 NO
Código de la novedad 3 Ver “códigos de novedades de afiliados a pensiones” SÍ
Valor 1 NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a pensiones” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
Valor 11
Valor 12
Valor 13
Valor 14
Valor 15
Códigos de novedades de afiliados a pensiones
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
P01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02 Modificación identificación de persona 1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03 Modificar afiliación a pensiones 15, 16 Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04 Retirar o trasladar afiliación a pensiones 30, 31, 32, 33, 34 Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.
Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
Si el caso es por “anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación.
Si el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora.
P07 Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios
P08 Modificar aportante de una afiliación a pensiones 18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios.
P09 Desvincular aportante de una afiliación a pensiones 19, 20, 21, 22, 29 Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios.
Sí el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.
Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante
El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.
Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.
Código de la novedad 3 P05
P06 SÍ Solo pueden ser los códigos P05 o P06.
27 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
19 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ Campos obligatorios
20 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario SÍ
21 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO Campo no obligatorio
22 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ Campo obligatorio
28 Al día 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
Glosario de campos
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido
0 Tipo de registro 1 N 1 - registro de control
2 - registro de detalle
1 Tipo de identificación del afiliado 2 A TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
CD - carné diplomático
PA - pasaporte
2 Número de identificación del afiliado 17 A
3 Código género 1 A M - masculino
F - femenino
4 Fecha de nacimiento 10 A AAAA-MM-DD
5 Departamento nacimiento 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6 Municipio nacimiento 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7 Primer apellido 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
8 Segundo apellido 30 A
9 Primer nombre 20 A
10 Segundo nombre 30 A
11 Departamento residencia 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12 Municipio residencia 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15 Fecha efectiva de afiliación a la administradora 10 A AAAA-MM-DD
Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16 Afiliación subsidiada 1 A S - sí recibe subsidio
N - no recibe subsidio
17 Código administradora 6 A
18 Código tipo de cotizante 2 N 1 - dependiente
2 - empleada doméstica
3 - independiente
4 - madre comunitaria
16 - independiente agremiado o asociado
17 - empleado con requisitos cumplidos para pensión
30 - dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32 - cotizante carrera diplomática o consular o funcionarios de organismos multilateral
19 Tipo de identificación del aportante 2 A TI - tarjeta de identidad
NI - número de identificación tributaria
20 Número de identificación del aportante 17 A
21 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9
22 Razón social del aportante 150 A Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23 Clase de aportante 1 A A. Aportante con 200 o más cotizantes
B. Aportante con menos de 200 cotizantes
C. Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D. Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I Independiente
24 Departamento de la ubicación laboral 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25 Municipio de la ubicación laboral 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26 Fecha de vinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
27 Estado de la afiliación 1 N 1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de periodos en mora.
2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.
3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28 Al día 1 N 1 - al día
2 - en mora
29 Fecha de desvinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
30 Fecha de retiro o traslado de administradora 10 A AAAA-MM-DD
31 Causa del retiro o traslado 1 N 0 - Anulado por multiafiliación
1 - pensión
2 - devolución de saldos
3 - indemnización sustitutiva
4 - traslado de régimen
5 - traslado de administradora mismo régimen
6 - fallecimiento
7 - anulación
8 - retracto
9 - cedido por multiafiliación
10 - afiliación por el empleador
11 - duplicidad en la identificación
12 - sustitución
13 - fusión
32 Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva 10 A AAAA-MM-DD
33 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD
34 Código de la administradora a la que se traslada 6 A Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen
Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es sí
35 Fecha inicial del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
36 Fecha final del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
37 Total de registros relacionados en el archivo 8 N
38 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 A Ver tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a pensiones”
39 Afiliado cesante 1 A S- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral.
N- si el afiliado no se encuentra cesante.
40 Traslado 1 N 1. SÍ
Anexo técnico cesantías
Estructura y especificación de los archivos maestros
Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías
MCE Archivo maestro de afiliados a cesantías. 3
NCE Archivo maestro de novedades de afiliados a cesantías. 3
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - cesantías (E) 1
CODENTIDAD Código de la entidad de Cesantías que reporta la información. 6
Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías
Maestro de afiliados a cesantías EMCECODENTIDADAAAAMMDD 18
Maestro de novedades de afiliados a cesantías ENCECODENTIDADAAAAMMDD 18
Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías
El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).
0 Tipo de registro 1 1 SÍ SÍ
14 Código administradora 6 Ver glosario SÍ SÍ
32 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
33 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
34 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ SÍ
35 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SÍ SÍ
11 Departamento residencia 2 Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE NO SÍ
12 Municipio residencia 3 Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE NO SÍ
13 Fecha de afiliación a la administradora 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
14 Código administradora 6 SÍ SÍ
15 Código tipo de afiliado 2 Ver glosario SÍ SÍ
16 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ SÍ
17 Número de identificación del aportante 17 SÍ SÍ
18 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO
19 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ SÍ
20 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
21 Fecha inicial del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
22 Fecha final del contrato con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
23 Clase de aportante 1 Ver glosario NO NO
26 Estado de la afiliación 1 Ver glosario SÍ SÍ
27 Fecha de último pago del aportante a la administradora 10 AAAA-MM-DD NO NO
28 Último periodo de pago del aportante a la administradora 7 Ver glosario NO NO
Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.
Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías
El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).
Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
14 Código de la administradora 6 Ver glosario SÍ
32 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
33 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
34 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
35 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SÍ
14 Código administradora 6 SÍ
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías” SÍ
Nuevo valor 1 NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Nuevo valor 2
Nuevo valor 3
Nuevo valor 4
Nuevo valor 5
Nuevo valor 6
Nuevo valor 7
Nuevo valor 8
Nuevo valor 9
Nuevo valor 10
Nuevo valor 11
Nuevo valor 12
Nuevo valor 13
Nuevo valor 14
Nuevo valor 15
Códigos de novedades de afiliados a cesantías
E01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
E02 Modificar identificación persona 1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
E03 Modificar afiliación a cesantías 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.
Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04 Retirar o trasladar afiliación a cesantías 16, 17, 18, 29, 30, 31 Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29 y 30.
E05 Modificar estado de la afiliación del afiliado 16, 17, 18, 26 Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
E06 Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías 16, 17, 18, 27, 28 Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social RUAF a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
13 Fecha de afiliación a la administradora 10 A AAAA-MM-DD
14 Código administradora 6 A
15 Código tipo de afiliado 1 N 1. Dependiente
2. Independiente
3. Voluntario
16 Tipo de identificación del aportante 2 A TI - tarjeta de identidad
17 Número de identificación del aportante 17 A
18 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9
19 Razón social del aportante 150 A Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20 Fecha de vinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
21 Fecha inicial del contrato con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
22 Fecha final del contrato con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
(sic) I. Independiente
26 Estado de la afiliación 1 N 1. Afiliado con saldo a favor
2. Cuenta cancelada
3. Cuenta con saldo cero
27 Fecha de último pago del aportante a la administradora 10 A AAAA-MM-DD
28 Último periodo de pago del aportante a la administradora 7 A Formato : AAAA
AAAA : año a reportar
29 Tipo de retiro de la administradora 1 N 1. Traslado de administradora
2. Fallecimiento
30 Fecha de retiro de la administradora 10 A AAAA-MM-DD
31 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD
32 Fecha inicial del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
33 Fecha final del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
34 Total de registros relacionados en el archivo 8 N
35 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 A Ver tabla “nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a cesantías”
Anexo técnico de afiliados a riesgos laborales
Datos que las administradoras de riesgos laborales suministran al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos laborales
MR Archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. 2
NR Archivo maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales. 2
NRE Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. 3
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - riesgos laborales (R) 1
CODENTIDAD Código de la entidad de riesgos laborales que reporta la información. 6
Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos laborales
Maestro de afiliados a riesgos laborales RMRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales RNRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante RNRECODENTIDADAAAAMMDD 18
Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales
El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.
10 Código administradora 6 Ver glosario SÍ
28 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
29 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
30 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
31 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SÍ
5 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ SÍ
6 Segundo apellido 30 NO NO
7 Primer nombre 20 SÍ SÍ
8 Segundo nombre 30 NO NO
9 Fecha de afiliación 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
10 Código administradora 6 SÍ SÍ
11 Código tipo de cotizante 2 Ver glosario SÍ SÍ
12 Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado 7 Ver glosario SÍ SÍ
13 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ SÍ
14 Número de identificación del aportante 17 SÍ SÍ
15 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO
16 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ SÍ
17 Clase de aportante 1 Ver glosario NO SÍ
18 Código de ocupación del afiliado 4 NO SÍ
19 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario NO SÍ
20 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario NO SÍ
22 Al día 1 Ver glosario SÍ SÍ
32 Subtipo de cotizante 2 Ver glosario NO NO
33 Modalidad 1 Ver glosario NO NO
Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.
Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe corresponder a la agremiación, la asociación o el contratista.
Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales
El archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).
10 Código de la administradora 6 Ver glosario SÍ
30 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir el registro control SÍ
10 Código administradora 6 SÍ
5 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ
6 Segundo apellido 30 NO
7 Primer nombre 20 SÍ
8 Segundo nombre 30 NO
R01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
R02 Modificación identificación de persona 1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
R03 Modificar afiliación a riesgos laborales 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33 Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF.
Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04 Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales 13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27 Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24, y 25.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora
La novedad R05 (cambio del estado de la afiliación) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante no se requiere por lo tanto no se debe enviar. El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el periodo donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al periodo anterior.
Código de la novedad 3 R06 SÍ Solo pueden ser código R06.
21 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO La novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar.
El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
13 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ Campos obligatorios
14 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario SÍ
15 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO Campo no obligatorio
16 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ Campo obligatorio
22 Al día 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es R06
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
CD- carné diplomático
5 Primer apellido 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
6 Segundo apellido 30 A
7 Primer nombre 20 A
8 Segundo nombre 30 A
9 Fecha de afiliación 10 A AAAA-MM-DD
10 Código administradora 6 A
11 Código tipo de cotizante 2 N 1 - dependiente
19 - aprendices del SENA etapa productiva
20 - estudiantes régimen especial
21 - estudiante de posgrado en salud
12 Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado 7 N De acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
13 Tipo de identificación del aportante 2 A TI - tarjeta de identidad
14 Número de identificación del aportante 17 A
15 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9
16 Razón social del aportante 150 A Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17 Clase de aportante 1 A A. Aportante con 200 o más cotizantes
I. Independiente
18 Código de ocupación del afiliado 4 N Tabla CIUO 88 A.C.
19 Departamento de la ubicación laboral 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20 Municipio de la ubicación laboral 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21 Estado de la afiliación 1 N 1. Activo
2. Inactivo
22 Al día 1 N 1. Al día
2. En mora
23 Fecha de desvinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
24 Fecha de retiro o traslado 10 A AAAA-MM-DD
25 Causa del retiro o traslado 1 N 1. Pensión
2. Desvinculación del trabajador con el aportante
3. Traslado del aportante a otra ARP
4. Fallecimiento
5. Traslado por contrato de cesión
6. Por multiafiliación del aportante
7. Por sustitución de la empresa
8. Por fusión de la empresa
9. Por liquidación de la empresa
10. Por sustitución de la administradora
11. Por fusión de la administradora
12. Por liquidación de la administradora
26 Fecha de reconocimiento de la pensión 10 A AAAA-MM-DD
27 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD
28 Fecha inicial del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
29 Fecha final del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
30 Total de registros relacionados en el archivo 8 N
31 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 A Ver tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos laborales”
32 Subtipo de cotizante 2 N 9. Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos
10. Independiente con contrato de prestación de servicios
El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente
33 Modalidad 1 N 1. Teletrabajador
2. Voluntariado
Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012
Anexo técnico de pagadores de pensiones
Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades
Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
Siglas para nombres de archivos de pensionados
MPE Archivo maestro de pensionados. 3
NPE Archivo maestro de novedades de pensionados. 3
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - pensionados (N) 1
NITEMPRESA NIT de la empresa que reporta la información incluido el dígito de verificación 10
Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados
Maestro de pensionados NMPENITEMPRESAAAAMMDD 22
Maestro de novedades de pensionados NNPENITEMPRESAAAAMMDD 22
Estructura del archivo maestro de pensionados
El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.
22 Número de identificación del pagador de pensiones 17 SÍ
39 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
40 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
41 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
42 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 Ver glosario SÍ
1 Tipo de identificación del causante 2 Ver glosario NO SÍ
2 Número de identificación del causante 17 NO SÍ
3 Primer apellido del causante 20 Ver glosario NO SÍ
4 Segundo apellido del causante 30 NO NO
5 Primer nombre del causante 20 NO SÍ
6 Segundo nombre del causante 30 NO NO
7 Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 Ver glosario SÍ SÍ
8 Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 17 SÍ SÍ
9 Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 1 Ver glosario SÍ SÍ
10 Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
11 Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 Ver glosario NO SÍ
12 Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 3 Ver glosario NO SÍ
13 Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 Ver glosario SÍ SÍ
14 Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 30 NO NO
15 Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 SÍ SÍ
16 Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 30 NO NO
17 Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 Ver glosario NO NO
18 Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 3 Ver glosario NO NO
19 Pensionado residente en el exterior 1 Ver glosario NO SÍ
20 Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior 1 Ver glosario NO SÍ
21 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 Ver glosario SÍ SÍ
22 Número de identificación del pagador de pensiones 17 SÍ SÍ
23 Dígito de verificación del pagador de pensiones 1 Ver glosario NO NO
24 Razón social del pagador de pensiones 150 Ver glosario SÍ SÍ
25 Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único 2 Ver glosario SÍ SÍ
26 Tipo de pensionado 1 Ver glosario SÍ SÍ
43 Modalidad de pensión 2 Ver glosario SÍ SÍ
44 Pensión compartida 1 Ver glosario SÍ SÍ
27 Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10 NO SÍ
28 Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
29 Fecha de inicio de pago pensional 10 AAAA-MM-DD NO SÍ
30 Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional 10 AAAA-MM-DD NO NO
31 Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional 2 Ver glosario NO NO
32 Mesada pensional 10 Ver glosario SÍ SÍ
33 Porcentaje de ingreso base de liquidación 7 Ver glosario NO SÍ
34 Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial 7 Ver glosario NO NO
35 Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez 7 Ver glosario NO NO
Los campos del causante (1 al 6 en el glosario) son obligatorios para cargues periódicos de información.
Si el tipo de pensión es por sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser diferentes.
Si el tipo de pensión es diferente a sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser iguales.
Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.
Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único no serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S.
En el campo valor de la mesada pensional se reportará el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.
En el campo porcentaje de ingreso base de liquidación, para los casos de sustitución pensional se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.
Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.
Estructura archivo de novedades de pensionados
El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos pensionados
Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.
La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de pensionados”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).
Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
22 Número de identificación del pagador de pensiones 6 Ver glosario SÍ
21 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 Ver glosario SÍ
23 Dígito de verificación del pagador de pensiones 1 Ver glosario NO
7 Tipo de identificación del pensionado o beneficiario 2 Ver glosario SÍ
8 Número de identificación del pensionado o beneficiario 17 SÍ
13 Primer apellido del pensionado o beneficiario 20 Ver glosario SÍ
14 Segundo apellido del pensionado o beneficiario 30 Ver glosario NO
15 Primer nombre del pensionado o beneficiario 20 Ver glosario SÍ
16 Segundo nombre del pensionado o beneficiario 30 Ver glosario NO
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de pensionados” SÍ
Nuevo valor 1 NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente
Códigos de novedades de pensionados
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.
N01 Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18. Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
N02 Modificación identificación de pensionado o beneficiario 7, 8 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
N03 Modificar pensión 19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44 Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
N04 Modificar pago pensión 29, 32, 33, 34, 35 Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
N05 Modificar datos del causante de la pensión 1, 2, 3, 4, 5, 6 Modificar la información del causante de la pensión
N06 Suspensión del pago de mesada pensional 30, 31 Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
N07 Retirar pensión 36, 37, 38 Retirar una pensión en la base de datos RUAF.
N08 Reactivación del pago de mesada pensional 30, 31 Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
1 Tipo de identificación del causante 2 A RC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
2 Número de identificación del causante 17 A
3 Primer apellido del causante 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
4 Segundo apellido del causante 30 A
5 Primer nombre del causante 20 A
6 Segundo nombre del causante 30 A
7 Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 A RC - registro civil
8 Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 17 A
9 Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 1 A M - masculino
10 Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 10 A AAAA-MM-DD
11 Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12 Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13 Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
14 Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 30 A
15 Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 20 A
16 Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 30 A
17 Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
18 Municipio residencia del pensionado o beneficiario 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
19 Pensionado residente en el exterior 1 A Aplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior.
20 Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior. 1 A “S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior.
21 Tipo de identificación del pagador de pensiones 2 A NI - número de identificación tributaria
22 Número de identificación del pagador de pensiones 17 A
23 Dígito de verificación del pagador de pensiones 1 N 0-9
24 Razón social del pagador de pensiones 150 A
25 Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único 2 N 1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
8. Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por riesgos laborales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13. Convencional
14. Convencional para compartir
15. Gracia
20. Devolución de saldos
21. Indemnización sustitutiva
22. Auxilio funerario
23. Indemnización por incapacidad permanente parcial
26 Tipo de pensionado 1 N 1. Pensionado del régimen de prima media con tope máximo de pensión.
2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
3. Pensionado de régimen de ahorro individual. No aplica tope máximo de pensión
4. Pensionado de riesgos laborales. Tope máximo de 20 smlmv.
5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.
6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.
7. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, con tope máximo de pensión.
8. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, sin tope máximo de pensión
9. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión.
10. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión.
11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.
12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
27 Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión 10 N
28 Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión 10 A AAAA-MM-DD
29 Fecha de inicio de pago pensional 10 A AAAA-MM-DD
30 Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional 10 A AAAA-MM-DD
31 Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional 2 N 1. Suspendida por verificación de requisitos - nulidad
2. Suspendida por no cobro
3. Suspendida por doble resolución
4. Reincorporación laboral
5. Revocatoria de resolución
6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.
7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez
8. Reactivación - acreditación de requisitos
9. Reactivación por cobro
10. Reactivación por retiro del servicio
11. Reactivación - entrega de certificados
12. Reactivación - revisión del estado de invalidez
13. Reactivación por otras causa.
32 Mesada pensional 10 N Valor sin decimales, ni puntos
33 Porcentaje de ingreso base de liquidación 7 N Ejemplo:
Valor archivo plano Porcentaje
1.00000 100 %
0.10000 10 %
0.01000 1 %
0.20350 20.35 %
0.60540 60.54%
34 Porcentaje de ingreso base de liquidación
7 N Ejemplo:
0.33000 33 %
0.05000 5 %
0.49000 49
35 Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez
0.50010 50.01%
0.66000 66.00 %
0.75000 75.00 %
0.60540 60.54 %
36 Fecha de retiro de la pensión 10 A AAAA-MM-DD
37 Causa de retiro de la pensión 1 N 1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (revisión pensión de invalidez)
3. Sentencia judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (sobrevivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución
8. Retirado por muerte
9. Inclusión errónea
10. Sustitución
11. Fusión
12. Liquidación
38 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD
39 Fecha inicial del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
40 Fecha final del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
41 Total de registros relacionados en el archivo 8 N
42 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 18 A Ver tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados”
43 Modalidad de pensión 2 N 1. Retiro programado
2. Retiro programado con renta vitalicia diferida
3. Renta vitalicia inmediata
4. Convencional
5. Convencional para compartir
6. Anticipada
7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal
8. Conciliaciones
9. Régimen general.
44 Pensión compartida 1 A S - Si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
N - Si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
Anexo técnico compensación familiar
Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
Siglas para nombres de archivos maestro de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar
Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestro de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
MC Archivo maestro de afiliados a compensación familiar. 2
NC Archivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar. 2
MS Archivo maestro de subsidios 2
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - compensación familiar (C) 1
CODENTIDAD Código de la caja de compensación familiar que reporta la información 6
AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador 8
Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar
Maestro de afiliados a compensación familiar CMCCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a compensación familiar CNCCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de subsidios CMSCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante CNCECODENTIDADAAAAMMDD 18
Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar
El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.
Para el cargue inicial y para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, afiliado pensionado, afiliado voluntario, afiliado con exención, afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.
12 Código caja de compensación familiar 6 Ver glosario SÍ
2 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
3 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
4 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
5 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SÍ
Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Oblig. cargue inicial afiliado Oblig. reporte periódico afiliado Oblig. cargue inicial miembro población cubierta Oblig. reporte periódico miembro población cubierta
0 Tipo de registro 1 2 SÍ SÍ SÍ SÍ
1 Tipo de identificación del afiliado 2 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
2 Número de identificación del afiliado 17 SÍ SÍ SÍ SÍ
24 Tipo de identificación del miem­bro de la población cubierta 2 Ver glosario NO NO SÍ SÍ
25 Número de identificación del miembro de la población cubierta 17 NO NO SÍ SÍ
3 Código género 1 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
4 Fecha de nacimiento 10 AAAA-MM-DD NO SÍ SÍ SÍ
5 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
6 Segundo apellido 30 NO NO NO NO
7 Primer nombre 20 SÍ SÍ SÍ SÍ
8 Segundo nombre 30 NO NO NO NO
9 Departamento residencia 2 Ver glosario NO SÍ NO SÍ
10 Municipio residencia 3 Ver glosario NO SÍ NO SÍ
11 Fecha de afiliación 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ SÍ SÍ
12 Código caja de compensación familiar 6 SÍ SÍ SÍ SÍ
13 Código tipo de afiliado 1 Ver glosario SÍ SÍ NO NO
14 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
15 Número de identificación del aportante 17 SÍ SÍ SÍ SÍ
16 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO NO NO NO
17 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
18 Fecha de vinculación con el aportante 10 AAAA-MM-DD NO SÍ NO NO
19 Departamento de la ubicación laboral 2 Ver glosario SÍ SÍ NO NO
20 Municipio de la ubicación laboral 3 Ver glosario SÍ SÍ NO NO
22 Al día 1 Ver glosario SÍ SÍ NO NO
23 Código tipo de miembro de la población cubierta 1 Ver glosario SÍ SÍ SÍ SÍ
26 Código condición beneficiario 1 Ver glosario NO NO NO NO
27 Código tipo relación con afiliado 1 Ver glosario NO NO SÍ SÍ
Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.
Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.
Estructura archivo maestro de subsidios
El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.
Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.
50 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
51 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
52 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
53 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SÍ
Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio afiliados Obligatorio no afiliados Obligatorio aportantes
0 Tipo de registro 1 2 SÍ SÍ SÍ
55 Identificador único del subsidio 9 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
12 Código caja de compensación familiar 6 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
50 A quien se otorgó el subsidio 1 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
1 Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar 2 Ver glosario SÍ SÍ NO
2 Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar 17 SÍ SÍ NO
5 Primer apellido 20 Ver glosario SÍ SÍ NO
6 Segundo apellido 30 NO NO NO
7 Primer nombre 20 SÍ SÍ NO
8 Segundo nombre 30 NO NO NO
28 Fecha de asignación del subsidio 10 Ver glosario NO NO NO
29 Valor del subsidio 10 Ver glosario NO NO SÍ
30 Código tipo de subsidio 2 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
31 Estado del subsidio 1 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
32 Departamento donde recibe el subsidio 2 Ver glosario NO SÍ NO
33 Municipio donde recibe el subsidio 3 Ver glosario NO SÍ NO
34 Fecha de entrega del último subsidio 10 Ver glosario NO NO SÍ
38 Tipo de identificación del beneficiario 2 Ver glosario SÍ SÍ SÍ
39 Número de identificación del beneficiario 17 SÍ SÍ SÍ
40 Código género del beneficiario 1 Ver glosario NO SÍ SÍ
41 Fecha de nacimiento del beneficiario 10 AAAA-MM-DD NO SÍ SÍ
42 Primer apellido del beneficiario 20 Ver glosario NO SÍ SÍ
43 Segundo apellido del beneficiario 30 NO NO NO
44 Primer nombre del beneficiario 20 NO SÍ SÍ
45 Segundo nombre del beneficiario 30 NO NO NO
46 Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio 2 Ver glosario NO NO SÍ
47 Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio 17 NO NO SÍ
48 Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio 1 NO NO NO
49 Razón social de la empresa que recibe el subsidio 150 Ver glosario NO NO SÍ
Explicación del reporte de subsidios
Estado de los subsidios
1= otorgado: se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.
2= suspendido: es el periodo en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.
3= pagado: es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.
4= terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.
Es de precisar, que en el campo valor del subsidio los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.
El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.
1. Subsidio de vivienda:
En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= otorgado y 3 = pagado.
Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:
— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.
— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.
— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.
— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.
2. Subsidio de desempleo
En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1= otorgado, 2= suspendido, 3 = pagado y 4= terminado.
Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
— Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.
— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.
— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.
— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.
3. Subsidio cuota monetaria
En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2= suspendido o 3 = pagado.
Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.
— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.
— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.
— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.
4. Subsidio en especie
El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5º de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3º, parágrafo 2º de la Ley 789 entregados a cada persona.
En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2= suspendido o 3 = pagado.
Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.
5. Subsidio de educación
El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.
En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2= suspendido o 3 = pagado.
Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;
b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:
— Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.
— Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.
Correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
6. Subsidios a los aportantes
Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.
Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
— Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.
— En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.
— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.
Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar
El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedades de creación de nuevos afiliados
Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.
De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.
0 Tipo de registro 1 2 SÍ Datos del afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01.
Datos del afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02.
Datos del beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad
Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08
12 Código caja de compensación familiar 6 SÍ
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” SÍ
Nuevo valor 1 NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).
Código de novedad Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
C01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
C02 Modificar identificación de persona 1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios.
C03 Modificar afiliación a compensación familiar 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23 Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.
Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04 Retirar afiliación a compensación familiar 14, 15, 16, 35, 36, 37, 58 Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos:
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58.
Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37, 58.
Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36, 58.
Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar.
C07 Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. 11, 23, 24, 25, 26, 27 Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24 y 25 son obligatorios.
C08 Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. 24, 25, 36, 37, 58 Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24, 25 y 58 son obligatorios.
C09 Modificar subsidio 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55 Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante.
Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios.
C10 Modificación de identificación del miembro de la población cubierta 24, 25, 56, 57 Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF.
Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.
La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.
El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta.
52 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir el registro control SÍ
2 Número de identificación del afiliado 17 Ver glosario SÍ
5 Primer apellido 20 SÍ
Código de la novedad 3 C05
C06 SÍ Solo pueden ser los códigos C05 o C06.
21 Estado de la afiliación 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05.
14 Tipo de identificación del aportante 2 Ver glosario SÍ campos obligatorios
15 Número de identificación del aportante 17 Ver glosario SÍ
16 Dígito de verificación del aportante 1 Ver glosario NO Campo no obligatorio
17 Razón social del aportante 150 Ver glosario SÍ Campo obligatorio
22 Al día 1 Ver glosario NO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a compensación familiar, novedades de actualización, subsidios, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0 Tipo de registro 1 N 1. Registro de control
2. Registro de detalle
5 Primer apellido 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
9 Departamento residencia 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
10 Municipio residencia 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11 Fecha de afiliación 10 A AAAA-MM-DD
12 Código caja de compensación familiar 6 A
13 Código tipo de afiliado 1 N 1. Trabajador afiliado dependiente
2. Trabajador afiliado facultativo
3. Afiliado pensionado
4. Afiliado voluntario
5. Afiliado con exención
6. Afiliado por fidelidad
14 Tipo de identificación del aportante 2 A TI - tarjeta de identidad
15 Número de identificación del aportante 17 A
16 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9
17 Razón social del aportante 150 A Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18 Fecha de vinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
3. Suspendido
23 Código tipo de miembro de la población cubierta 1 N 1. Afiliado
2. Persona a cargo
3. Cónyuge o compañero(a) permanente
24 Tipo de identificación del miembro de la población cubierta 2 A RC - registro civil
25 Número de identificación del miembro de la población cubierta 17 A
26 Código condición beneficiario 1 A D - discapacitado
E - estudiante
27 Código tipo relación con el afiliado 1 N 1. Cónyuge o compañero permanente
2. Hijo(a)
3. Padre o madre
4. Hermano(a)
28 Fecha de asignación del subsidio 10 A AAAA-MM-DD
29 Valor del subsidio 10 N Valor en pesos sin centavos
30 Código tipo de subsidio 1 N 1. Subsidio económico (cuota monetaria)
2. Subsidio desempleo
3. Subsidio educación
4. Subsidio vivienda
5. Subsidio en especie
6. Microcrédito
7. Al empleo
8. Exención
9. Aportes estudiantes
10. Aprendices
31 Estado del subsidio 1 N 1. Otorgado
2. Suspendido
3. Pagado
4. Terminado
32 Departamento donde recibe el subsidio 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
33 Municipio donde recibe el subsidio 3 N Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
34 Fecha de entrega del último subsidio 10 A AAAA-MM-DD
35 Fecha de desvinculación con el aportante 10 A AAAA-MM-DD
36 Fecha de retiro del afiliado 10 A AAAA-MM-DD
37 Fecha de fallecimiento 10 A AAAA-MM-DD
38 Tipo de identificación del beneficiario 2 A RC - registro civil
39 Número de identificación del beneficiario 17 A
40 Código género del beneficiario 1 A M - masculino
41 Fecha de nacimiento del beneficiario 10 A AAAA-MM-DD
42 Primer apellido del beneficiario 20 A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
43 Segundo apellido del beneficiario 30 A
44 Primer nombre del beneficiario 20 A
45 Segundo nombre del beneficiario 30 A
46 Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio 2 A TI - tarjeta de identidad
47 Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio 17 A
48 Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio 1 N 0-9
49 Razón social de la empresa que recibe el subsidio 150 A Nombre de la empresa que recibe el subsidio.
50 A quien se otorgó el subsidio 1 N 1. Afiliado
2. No afiliado
3. Aportante
51 Fecha inicial del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
52 Fecha final del periodo de la información 10 A AAAA-MM-DD
53 Total de registros relacionados en el archivo 8 N
54 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 A Ver tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”
55 Identificador único del subsidio 9 N Corresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada caja de compensación.
56 Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta 2 A RC - registro civil
57 Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta 17 A
58 Causal de retiro 2 N 1. Desvinculación del trabajador con el aportante
3. Traslado del aportante a otra CCF
4. Traslado por contrato de cesión
5. Por multiafiliación del aportante
6. Por sustitución de la empresa
7. Por fusión de la empresa
8. Por liquidación de la empresa
9. Por sustitución de la administradora
10. Por fusión de la administradora
11. Por liquidación de la administradora
30. Otra causa de retiro
Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30.
Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2 o 30.
Anexo técnico programas asistencia social
Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Siglas para nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social
Las administradoras de asistencia social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
MN Archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social. 2
NN Archivo maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social. 2
COMPONENTE Componente de la protección social al que pertenece el archivo - asistencia social (A) 1
CODENTIDAD Código de la entidad de asistencia social que reporta la información. 6
Nombres de archivos maestro y de novedades de vinculados a programas de asistencia social
Maestro de vinculados a programas de asistencia social AMNCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social ANNCODENTIDADAAAAMMDD 17
Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social
El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.
16 Código administradora de programa asistencia social 6 Ver glosario SÍ
31 Fecha inicial del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
32 Fecha final del periodo de la información 10 AAAA-MM-DD SÍ
33 Total de registros relacionados en el archivo 8 Sin incluir registro control SÍ
34 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 Ver glosario SÍ
1 Tipo de identificación del vinculado 2 Ver glosario SÍ SÍ
2 Número de identificación del vinculado 17 SÍ SÍ
3 Código género 1 Ver glosario NO SÍ
13 Código pertenencia étnica 2 Ver glosario NO SÍ
14 Código grupo de interés social 2 Ver glosario NO si
15 Fecha de vinculación 10 AAAA-MM-DD SÍ SÍ
16 Código administradora de programa asistencia social 6 SÍ SÍ
17 Código del programa 2 Ver glosario SÍ SÍ
20 Tipo de beneficio 1 Ver glosario SÍ SÍ
21 Tipo de subsidio para empresas * 2 Ver glosario NO NO
22 Valor del beneficio 10 SÍ SÍ
23 Departamento donde recibe el beneficio 2 Ver glosario SÍ SÍ
24 Municipio donde recibe el beneficio 3 Ver glosario SÍ SÍ
25 Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado * 2 Ver glosario NO NO
26 Número de identificación empresa donde labora el vinculado * 17 NO NO
27 Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado * 1 Ver glosario NO NO
28 Razón social empresa donde labora el vinculado * 150 Ver glosario NO NO
29 Fecha de entrega del último beneficio 10 Ver glosario SÍ SÍ
31 Estado del beneficio 1 Ver glosario SÍ SÍ
Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.
* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).
Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social
El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos vinculados
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.
La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.
Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
16 Código administradora de programa de asistencia social 6 X
1 Tipo de identificación del vinculado 2 Ver glosario X
2 Número de identificación del vinculado 17 X
7 Primer apellido 20 Ver glosario X
8 Segundo apellido 30 X o
9 Primer nombre 20 X
10 Segundo nombre 30 X o
Código de la novedad 3 Ver tabla “códigos de novedades de programas de asistencia social” X
Nuevo valor 1 X o
vacío Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Códigos de novedades de programas de asistencia social
A01 Modificar persona 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02 Modificar identificación persona 1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03 Modificar vinculación programa general 15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 35 Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio.
Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD.
A04 Retirar vinculación programa general 17, 30, 29 Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.
Para el retiro de un beneficio específico, los campos 17, 30 y 29 son obligatorios.
Para el retiro de un vinculado, se deben realizar uno a uno los retiros de cada beneficio.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
1 Tipo de identificación del vinculado 2 A MS - menor sin identificación
RC - registro civil
AS - adulto sin identificación
2 Número de identificación del vinculado 17 A
13 Código pertenencia étnica 2 N 1. Indígena
2. ROM (gitano)
3. Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
4. Palenquero de San Basilio
5. Negro(a), mulato(a), afrocolombiano(a) o afrodescendiente
6. Ninguno de los anteriores
14 Código grupo poblacional 2 N 1. Indigentes
2. Población infantil a cargo del ICBF
3. Madres comunitarias
4. Artistas, autores, compositores
6. Recién nacidos
7. Discapacitados
8. Desmovilizados
9. Desplazados
12. Población en centros psiquiátricos
13. Migratorio
14. Población en centros carcelarios
31. Adulto mayor
32. Cabeza de familia
33. Mujer embarazada
34. Mujer lactante
35. Trabajador urbano
36. Trabajador rural
37. Víctima de violencia armada
38. Jóvenes vulnerables rurales (SENA)
39. Jóvenes vulnerables urbanos (SENA)
99. Ninguno de los anteriores
15 Fecha de vinculación 10 A AAAA-MM-DD
16 Código administradora de programa asistencia social 6 N
17 Código del programa 3 N 1. Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de solidaridad
2. Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de subsistencia
3. Adulto mayor ICBF
4. Vivienda de interés social (Ministerio de Medio Ambiente)
5. Familias en acción
6. Familias guardabosques
7. Aprendices SENA
8. Jóvenes rurales (SENA)
9. Jóvenes en acción (SENA)
10. Desplazados (SENA)
11. Atención para el bienestar persona mayor. SDIS-Bogotá.
18. Subsidio integral para la conformación de empresas básicas agropecuarias nivel nacional atención de desplazados (Incoder)
19. Titulación de baldíos a nivel nacional (Incoder)
20. Generación de ingresos (Acción Social)
21. Resa (Acción Social)
22. Formación complementaria (SENA)
23. Formación titulada (SENA)
24. Oportunidades rurales. Servicios técnicos (Minagricultura)
25. Oportunidades rurales. Servicios financieros (Minagricultura)
26. Alianzas productivas (Minagricultura)
27. Subsidio de vivienda rural (Minagricultura)
28. Servicio público de empleo (SENA)
29. Matrícula (Ministerio de Educación)
30. Subsidio a la matrícula (Icetex)
31. Incentivo (Icetex)
32. Mujer cabeza de familia (Consejería Equidad de la Mujer - Presidencia)
33. Hábitat y vivienda (Acción Social)
34. Proyectos productivos Adam (Acción Social)
35. Proyectos productivos Midas (Acción Social)
36. Programas de paz y desarrollo (Acción Social)
37. Generación de ingresos para población desplazada (Acción Social)
38. Ayudas técnicas volver - FSP
39. Protección al adulto mayor en albergues - SDIS Bogotá
40. Protección al adulto mayor con discapacidad - SDIS Bogotá
41. Laboratorios de paz (Acción Social)
42. Conciliación en derecho - (MIJ)
43. Registro para la localización de personas con discapacidad (DANE)
44. Registro de población desplazada
45. Acompañamiento familiar juntos
46. Matrícula privada
47. Atención a la población declarada inimputable por trastorno mental e inmadurez psicológica
48. Registro de personas con enanismo
49. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial (ISEP).
50. C565 08 promoción de la salud capacitación.
51. C565 08 promoción de la salud orientación o información.
52. C565 08 prevención de violencias capacitación.
53. C565 08 prevención de violencias orientación o información.
54. C565 08 atención psicosocial y salud mental capacitación.
55. C565 08 atención psicosocial y salud mental orientación o información
56. C565 08 laboral capacitación.
57. C565 08 laboral orientación o información.
58. Generación de empleo para mujeres pobres.
59. Diseño de sistemas de productividad.
60. Desarraigados.
61. Primera infancia
62. Educación superior
63. Grupos de ahorro y crédito local
64. Bancarización de familias en acción
65. Banca comunal
66. Policías colombianos líderes del sector rural
67. Obras para la paz
68. Familias en Acción desplazadas
69. Familias en Acción indígenas
70. Familias en Acción Sisbén
71. Generación de ingresos vulnerables minicadenas
72. Generación de ingresos vulnerables mujeres ahorradoras
73. Generación de ingresos vulnerables incentivos de educación superior
74. Generación de ingresos vulnerables recuperación de activos
75. Red de seguridad alimentaria rural
76. Red de seguridad alimentaria urbana
77. Red de seguridad alimentaria cuna
78. Red de seguridad alimentaria maíz frijol
79. Paz y desarrollo fase I
80. Paz y desarrollo financiación adicional
81. Laboratorios de paz I
82. Laboratorios de paz II
83. Laboratorios de paz III geográfico
84. Laboratorios de paz III temático
85. Batuta
86. Generación de ingresos trabajando unidos
87. Generación de ingresos mujeres productivas
88. Generación de ingresos incentivo a la capitalización para el empleo
89. Generación de ingresos capitalización microempresarial
90. Grupo de apoyo misional GAM
91. Familias que participan en procesos de formación
92. Valoración y seguimiento nutricional
93. Verificación de derechos de protección
94. Familias que participan en procesos de formación convenio 034
95. Valoración y seguimiento nutricional convenio 034
96. Verificación de derechos de protección convenio 034
97. Programas de educación inicial con calidad
98. Casas de justicia
99. Conciliaciones en derecho Minjusticia
100. Registro de personas con enanismo Minsalud
101. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial ISEP
102. Promoción de la salud Minsalud
103. Rehabilitación y ayudas técnicas a niños, niñas y adolescentes con
discapacidad Minsalud
104. Subsidio Familiar de Vivienda Minvivienda
105. Familias guardabosques UACT
106. Registro único de víctimas
107. Acompañamiento familiar unidos - ANSPE
111. Red de seguridad alimentaria - enfoque diferencial étnico
112. Seguridad alimentaria comunitaria
113. Desarrollo regional paz y estabilidad fase I
114. Desarrollo regional paz y estabilidad fase II
115. Afropaz
116. Nuevos territorios de paz
117. Generación de ingresos enfoque diferencial étnico
118. Generación de ingresos ruta de ingresos y empresarismo
119. Empleo de emergencia
120. Ingreso para la prosperidad
121. Jóvenes en acción DPS
122. Familias en su tierra
123. Colombia mayor
763. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño
764. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño REDEP
706. Materno infantil
708. Hogar comunitario FAMI
712. Medio tiempo
714. Múltiples tiempo completo
716. Múltiples medio tiempo.
718. Grupales tiempo completo
720. Grupal medio tiempo
722. Hogares comunitarios de bienestar empresariales
723. Hogares comunitarios de bienestar empresariales
724. Hogares infantiles
726. Lactantes y preescolares
728. Jardines comunitarios
732. Desayunos infantiles tipo I
739. Organismos de salud
749. Clubes juveniles y prejuveniles
754. Almuerzos
758. Desayunos
771. Raciones alimentarias de emergencia
773. Hogares sustitutos para niñez en situación de peligro o abandono
869. Subsidios condicionados en nutrición
870. Atención en unidades móviles
871. Fortalecimiento al componente pedagógico y la atención integral a
la primera infancia
872. Vivienda con bienestar
873. Múltiples jornada alterna.
874. Leche para todos.
875. Tradicionales empresariales tiempo completo
876. Tradicionales empresariales medio tiempo
877. Familiar medio tiempo
878. Familiar tiempo completo
879. Familiar jornada alterna
880. Trabajo infantil.
20 Tipo de beneficio 2 N 1. Económico
2. En especie
3. Económico y en especie
5. Especie y servicios (creado para Minagricultura)
6. Económico y servicios
7. No aplica (para registro de discapacidad del DANE)
8. Económico, servicios y especie
9. Subsidio condicionado educación
10. Subsidio condicionado nutrición
11. Económico vivienda nueva o usada
12. Económico construcción en sitio propio
13. Económico mejoramiento
21 Tipo de subsidio para empresas 2 N 6. Microcrédito
22 Valor del Beneficio 10 N
23 Departamento donde recibe el beneficio 2 N Tabla departamentos. tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
24 Municipio donde recibe el beneficio 3 N Tabla municipios. tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25 Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado 2 A NI - número de identificación tributaria
26 Número de identificación empresa donde labora el vinculado 17 A
27 Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado 1 N 0-9
28 Razón social empresa donde labora el vinculado 150 A Nombre de la empresa donde labora el vinculado.
29 Fecha de entrega del último beneficio 10 A AAAA-MM-DD
30 Fecha de retiro 10 A AAAA-MM-DD
31 Estado del beneficio 1 N 1. Otorgado
5. Inscripción (registro de discapacidad DANE)
33 (sic) Total de registros relacionados en el archivo 8 N
34 Nombre del archivo (sin extensión .TXT) 17 A Ver tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social”
35 Fecha correcta beneficio 10 A AAAA-MM-DD En la novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio
Características de formato de los archivos de todos los anexos técnicos
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;
b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;
d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...);
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;
h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;
j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero;
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;
l) El final de registro debe identificarse con CR o LF.

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 ARTÍCULO 5

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
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 artículo 5
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 artículo 6
 artículo 2
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 artículo 11
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 artículo 19
 Resolución 
 artículo 3
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 Resolución 
 artículo 3
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 artículo 3
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 artículo 2
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 artículo 3
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 artículo 2
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 artículo 3
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 artículo 3
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 1
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 artículo 17
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 artículo 20
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 artículo 16
 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 7
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 artículo 10
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 artículo 11
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 artículo 10
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 artículo 11
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 artículo 16
 artículo 6
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 artículo 3
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 artículo 10
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 artículo 3
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 8
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 14
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 artículo 14
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 artículo 10
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 artículo 10
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 artículo 3
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 artículo 4
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 artículo 3
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 artículo 2
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 artículo 4
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 artículo 3
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 artículo 1
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 artículo 5
 artículo 3