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Timestamp: 2018-08-18 02:36:03+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 4146 DE 2007
RESOLUCIÓN 4146 DE 03 DE AGOSTO DE 2007
CONTENIDO:EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO. SE ADOPTA EL MODELO ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA EN EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.
RESOLUCIÓN 4146 DE 2007
“Por la cual se adopta el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública en el Instituto de Seguros Sociales”.
El presidente del Instituto de Seguros Sociales
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en los numerales 1º, 3º y 10 del artículo 11 del Decreto 2148 de 1992 y el Acuerdo 238 del consejo directivo del Instituto de Seguros Sociales del 24 de octubre del 2000, y
Que de conformidad con el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996, corresponde a la Contaduría General de la Nación “Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público”;
Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna;
Que de conformidad con el artículo 2º de la mencionada resolución, el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, al cual está obligado el Instituto de Seguros Sociales;
ART. 1º—Adoptar el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública del Instituto de Seguros Sociales, el cual estará regido por los siguientes aspectos:
El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan al instituto:
1.1. Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, económica y social, con aplicación de estándares y normas de la Contaduría General de la Nación, tendientes a garantizar una información confiable, con resultados de calidad, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el plan general de contabilidad pública-PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación y cumplimiento de los objetivos institucionales.
1.2. Generar información contable pública con calidad que permita la evaluación y la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
1.3. Dar a conocer la situación financiera de la entidad, los escenarios y resultados de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los organismos de control y demás usuarios de dicha información.
1.4. La verificación y comprobación interna y externa de manera objetiva, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a normas existentes sobre la materia.
1.5. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y control ciudadano en el manejo de normas aplicables a la presentación de gestión y resultados, velando por el cumplimiento de políticas, principios y plazos, condiciones exigibles a la calidad de la información por parte de los responsables que intervienen en el proceso contable, en cumplimiento del sistema nacional de contabilidad pública y el código único disciplinario, en la producción de la información.
1.6. Fomentar la cultura del soporte a los procesos del sistema de contabilidad pública. Contar con los soportes idóneos de los registros contables.
Además de las características establecidas en el PGCP, la contabilidad del Instituto de Seguros Sociales debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.
Se entiende que la información contable del Instituto de Seguros Sociales es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, económica y social de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:
a) Registro total de las operaciones. La contabilidad del Instituto de Seguros Sociales debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten, de conformidad con lo dispuesto en el plan general de la contabilidad pública. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación;
b) Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones del Instituto de Seguros Sociales, esto es, las inversiones; cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, cuotas partes pensionales; propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; proveedores y acreedores, deberán estar identificados plenamente y en forma individual.
Para lo anterior, son soporte de la información contable del ISS la información emitida y los datos suministrados por las áreas fuente de información, a través de los libros auxiliares a cargo de cada una de las áreas del instituto, como resultado de incorporar los hechos económicos sustentados en documentos reales;
c) Reconocimiento de cuentas valuativas. Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el instituto aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecidos en el plan general de contabilidad pública para las propiedades, planta y equipo, salvo que la entidad considere una vida útil diferente, resultado del análisis y mediante un estudio técnico;
d) Ajuste a valores reales. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización del valor comercial mediante avalúos determinados por entidades competentes e idóneas con estudios de reconocido valor técnico. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 60 de 2005 de la Contaduría General de la Nación;
e) Soportes documentales. La totalidad de las operaciones registradas por el instituto deberán estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación, por lo tanto, no podrán registrarse en la contabilidad hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados; debe evitarse que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:
• Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
• Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.
• Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
• Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
• Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.
• Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente;
f) Conciliaciones de información. El instituto realizará conciliaciones periódicas entre la información suministrada por las áreas fuentes como administradoras de un proceso y generadoras de los hechos económicos a través de sus libros auxiliares, con la registrada en la contabilidad;
g) Libros de contabilidad. Como soporte de los estados financieros, el instituto genera los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el plan general de contabilidad pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.
Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que para el efecto, posee la entidad. De igual forma, estarán a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, en ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia;
h) Estructura del área contable y gestión por procesos. La estructura contable del instituto deberá contar con los medios logísticos y tecnológicos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.
Se continuará desarrollando, diseñando y manteniendo de acuerdo con la estructura organizacional del instituto, los procesos necesarios para la adecuada administración del sistema de contabilidad pública, de acuerdo con la naturaleza y características de su función, misión y visión. Para ello, contará con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que genera y suministran las diferentes áreas fuente de la entidad, teniendo en cuenta la especialidad de las operaciones económicas que tengan a su cargo;
i) Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. Hacen parte del modelo estándar de sostenibilidad del sistema contable, los manuales de procedimientos actualmente vigentes en el instituto que afecten el proceso contable, así como los que a futuro se expidan o modifiquen. Con el propósito de mantener informados a los usuarios adecuada y permanentemente, dichos manuales deberán permanecer actualizados por parte de cada una de las áreas responsables de los procesos.
La información debe ser registrada y revelada en los tiempos establecidos en las políticas internas del ISS para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones.
Los elementos mínimos que se tendrán en cuenta para cumplir con este objetivo, son los siguientes:
a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. La contabilidad debe ser un proceso continuo, independientemente del personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará porque dicho proceso permanezca en forma consistente.
Con tal propósito y de conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el informe de gestión, tanto el representante legal como el contador del instituto, deberán presentar al separarse de sus cargos a manera de empalme, un informe de gestión sobre los asuntos de su competencia, con el fin de dar continuidad y normal desarrollo al proceso contable;
b) Eficiencia en los sistemas de información contables y financieros. El procesamiento y registro de la información contable en el instituto, independientemente que se efectúe en forma manual o automática, deberá garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social;
c) Celeridad en el flujo de documentos. Teniendo en cuenta la gestión contable por procesos y los manuales de procedimiento implementados en el instituto, se analizará y evaluará los tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones ejecutadas por el instituto, su circulación entre las diferentes dependencias y entre el ISS y sus usuarios externos, con el fin de tomar las medidas necesarias para que el flujo de dichos documentos sea oportuno y eficiente;
d) Fundamentos para el cierre contable. De acuerdo con la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, el instituto adelantará las acciones necesarias de orden administrativo con el fin de obtener un cierre integral de la información producida por las áreas fuentes de información contable en el instituto, aplicando los procedimientos contenidos para tal efecto por el PGCP;
e) Elaboración y presentación de informes y estados contables. El jefe del departamento nacional de contabilidad, como responsable de la información contable en el instituto, deberá preparar los estados financieros y demás informes necesarios, que permitan a la administración conocer sobre la situación financiera, económica y social, y el resultado logrado en cada vigencia o en determinado periodo, de conformidad con la normatividad vigente para tal fin;
f) Coordinación entre las diferentes dependencias. Teniendo en cuenta que el proceso contable y financiero en el instituto se encuentra integrado con los demás procesos adelantados en las diferentes áreas, es necesario que las áreas fuente de la información contable se comprometan a suministrar la información requerida por el departamento nacional de contabilidad, en forma oportuna, idónea, clara, completa y detallada por cada una de las unidades de actividad definidas en el instituto, con el fin de registrarla adecuadamente en la contabilidad y ser revelada en los estados financieros del instituto.
El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas y actividades que se concretan en la generación, reconocimiento y revelación de los diferentes hechos financieros, económicos y sociales ejecutados en el instituto. Las actividades del proceso contable teniendo en cuenta su orden cronológico, son las siguientes:
Actividad que determina la ocurrencia de hechos que afectan la estructura financiera, económica o social, que deben ser objeto de ser contabilizados, con base en un documento soporte idóneo; proceso que busca que el área contable conozca de la totalidad de los hechos, para su clasificación, codificación contable y registro oportuno.
Actividad que está orientada a que el funcionario competente, analice, verifique, identifique y clasifique la operación a registrar contablemente, de acuerdo con su naturaleza y características, y determine su ubicación dentro del catálogo general de cuentas, en forma coherente.
Actividad en la que el funcionario competente ingresa los datos al sistema contable para obtener los comprobantes de contabilidad como evidencia del registro de los hechos económicos en los libros, respectivos. Esta actividad también incluye la verificación de la información contable previo a su registro contable, con el fin de establecer aquellas cifras o cuentas que deban ser ajustadas o reclasificadas.
3.4. Elaboración y presentación de los estados financieros y demás informes.
Los estados financieros del instituto, como resultado de todo el proceso contable, se elaborarán aplicando las normas técnicas previstas en el plan general de la contabilidad pública; contienen la revelación de cuentas y su valor a una fecha de corte, que permite una interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Deberán elaborarse y presentarse a los diferentes organismos de control, con la periodicidad y dentro de los plazos previamente establecidos por cada uno de ellos.
Los estados financieros del instituto se presentarán y publicarán en la forma y términos establecidos por las normas vigentes aplicables al instituto, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.
Los estados financieros del instituto, así como las notas a los estados financieros al cierre del periodo contable, serán la base para conocer la situación financiera, económica y social del instituto.
El Instituto de Seguros Sociales establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable garantizando que la información financiera económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el plan general de contabilidad pública, PGCP, con el fin de obtener estados financieros razonables.
Dichos mecanismos deberán permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso. Además deben evitar o minimizar los riesgos generados por situaciones que no cumplan con el plan general de contabilidad pública.
Todos los funcionarios de la entidad y la oficina de control interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social en el instituto, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso.
Los mecanismos mencionados están contenidos en los manuales de procedimientos, circulares internas y demás instructivos para el manejo y reporte de la información contable, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.
ART. 2º—Créase dentro del marco del modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, el comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública en el Instituto de Seguros Sociales, como una instancia asesora del área contable y financiera en el nivel nacional y seccional, con las siguientes características:
Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social en el nivel nacional y seccional, con el propósito de garantizar la producción de los estados financieros que sean de calidad, que contengan la información en forma razonable y oportuna, y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en el Instituto de Seguros Sociales.
El comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, será responsable del análisis de la información, de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Instituto de Seguros Sociales.
— Integración del comité
El comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad del Instituto de Seguros Sociales, estará integrado por:
1. El vicepresidente financiero, quien lo presidirá.
2. El vicepresidente administrativo.
3. Un representante de la vicepresidencia de EPS.
4. Un representante de la vicepresidencia de ARP.
5. Un representante de la vicepresidencia de Pensiones.
6. El gerente nacional de gestión financiera, quien actuará como secretario técnico, y
7. El jefe del departamento nacional de contabilidad.
PAR. 1º—El director nacional de auditoría interna del ISS será invitado permanente a las reuniones del comité, con voz, pero sin voto, quien evaluará la implementación y desarrollo del modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad en el instituto.
PAR. 2º—A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario del instituto, cuando el comité considere necesaria su participación en la discusión de temas puntuales, el cual asistirá con voz, pero sin voto.
PAR. 3º—La asistencia al comité será indelegable.
— Funciones del comité
El comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública del Instituto de Seguros Sociales, tendrá las siguientes funciones:
1. Recomendar a la administración del instituto, las políticas, directrices y procedimientos para continuar con el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la entidad.
3. Solicitar a las áreas administrativas y operativas los informes y avances relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de implementación del modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública en las diferentes áreas del instituto a nivel nacional y seccional, con el fin de estudiar los mismos, evaluando y efectuando el respectivo seguimiento a través de la dirección nacional de auditoría interna del ISS.
4. Evaluar que las áreas competentes hayan adelantado los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables, la determinación de las deudas de difícil cobro; parámetro de calificación de cartera, cálculo y registro de las provisiones.
5. Estudiar y evaluar los informes que presente el jefe del departamento nacional de contabilidad sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros del instituto, según sea el caso.
6. Presentar al presidente del instituto los montos objeto de depuración así como aquellos hechos y su cuantía, que se hayan derivado de acciones irregulares u omisiones por parte de los funcionarios del ISS, para que se ejerzan las acciones legales correspondientes.
7. Aprobar mediante acta la depuración y/o descargue de los registros contables del instituto que le presente el jefe del departamento nacional de contabilidad sobre los derechos y obligaciones a que se refiere el parágrafo 2º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001.
9. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.
— Reuniones del comité
El comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública del Instituto de Seguros Sociales se reunirá al menos una vez por trimestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias así lo requieran, previa convocatoria por parte del presidente del comité técnico.
— Quórum
El comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública del Instituto de Seguros Sociales, sesionará válidamente por lo menos con cuatro (4) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.
— Funciones del secretario del comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública
Son funciones del secretario del comité técnico, las siguientes:
1. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del comité.
2. Citar a los integrantes del comité a las reuniones.
3. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité.
4. Preparar los informes sobre los temas a tratar por el comité, así como los de avance en la implementación y desarrollo del proceso contable en el ISS.
5. Preparar los informes de gestión del comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al presidente y a los miembros del comité dentro de los 15 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año.
6. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de secretaría.
ART. 3º—Función de la dirección nacional de auditoría interna. La auditoría interna del instituto, acorde con lo establecido en la Ley 87 de 1993, realizará continuamente la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ISS, de tal manera que haga sostenible el proceso de mejoramiento en el registro de la contabilidad.
PAR. —El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución, acarreará sanciones de carácter disciplinario.
ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

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RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 artículo 11
 artículo 4
 Resolución 
 artículo 2
 artículo 4
 resolución