Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-115-000008-de-noviembre-19-de-2015?documento=legcol&contexto=legcol_fa0c722f7d484d028d53459ff4953363&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-08-23 05:37:06+00:00

Document:
CIRCULAR EXTERNA 115-000008 DE 19 DE NOVIEMBRE DE 2015
CONTENIDO:SOCIEDADES COMERCIALES, SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS, EMPRESAS UNIPERSONALES CLASIFICADAS EN EL GRUPO 1 – NIIF PLENAS (DECRETO 2784 DE 2012).
TEMAS ESPECÍFICOS:ESTADO FINANCIERO, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SOCIEDAD COMERCIAL UNIPERSONAL, SOCIEDAD EXTRANJERA, SOCIEDAD COMERCIAL, NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA, INFORMACIÓN FINANCIERA, SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA, APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA ENTES DEL GRUPO 1
CIRCULAR EXTERNA 115-000008 DE 2015
Ref.: solicitud de estados financieros año 2015
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del sistema XBRL Express (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado “estado financiero individual” o “estado financiero separado”, según lo que corresponda. La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.
Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las entidades empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas entidades empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “grupo de informes empresariales: informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015 - sociedad en liquidación voluntaria”.
1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, separados e individuales.
Los estados financieros separados e individuales (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015) con corte a 31 de diciembre de 2015, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2016 dentro de las fechas señaladas a continuación (tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV):
Los estados financieros de fin de ejercicio solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.
c. El dictamen del revisor fiscal.
d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, escaneados del original en formato .pdf.
Tanto las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros separados de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros separados por mandato legal, deberán enviar, además de los separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 16 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa XBRL Express (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado “estado financiero consolidado”. Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos.
Los estados financieros consolidados solo se entenderán recibidos oportunamente cuando se hubieren presentado, así mismo, los documentos adicionales. En el evento de que no fueren aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.
3. Informe de prácticas empresariales.
3.1. Diligenciamiento y presentación.
El informe 42 - prácticas empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control, clasificadas en el grupo 1.
3.2. Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales.
El informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas del 2016, señaladas a continuación (tabla 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial (sin incluir el de verificación DV):
Últimos dos dígitos del NIT Envió de información -2016 Últimos dos dígitos del NIT Envío de información -2016
01 - 20 Lunes 23 de mayo 61 - 80 Jueves 26 de mayo
21 - 40 Martes 24 de mayo 81 - 00 Viernes 27 de mayo
41 - 60 Miércoles 25 de mayo
El informe 42 deberá remitirse por medio del programa Storm, conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co para la instalación y uso de este sistema (bajo la sección presentación de informes empresariales).Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, el sistema creará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.
En la sección “presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL, y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
• Enviar archivo con extensión .XBRL generado en el sistema XBRL Express.
La presentación de los estados financieros o del informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015, deberá efectuarse mediante la sección “presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.
Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.
6. Generalidades sobre el uso del sistema XBRL Express.
6.1. Una vez instalado el sistema XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.
6.2. El sistema solo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:
6.4. La información básica reportada a los sistemas de información de esta entidad debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmaster@supersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto “grupo de informes empresariales - modificación de información”.
6.5. La información básica reportada a esta superintendencia es de carácter reservado y solo podrá ser utilizada en los términos establecidos por la ley.
6.7. La superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoria.
6.8. Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
6.9. En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá si usa (sic), en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.
6.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo .pdf desde archivos Word o Excel.
6.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedades.gov.co, lo están las veinticuatro horas del día.
• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes en el horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m. a partir del 29 de marzo de 2016).
○ Bogotá: 3245777- 2201000 Ext. 7177
○ Barranquilla: 3454495 - 3454506
○ Bucaramanga: 6386810 - 6381544 - 6781541 - 6781533
○ Cartagena: 6646051 - 6642429 - 6646052
○ Cali: 6880404
○ Cúcuta: 5716190 - 5717985
○ Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003
○ Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987
○ San Andrés: 5121720 - 5120345
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales clasificadas en el grupo 1 - NIIF Plenas (D. 2784/2012 y modificatorios).

References: artículo 83
 artículo 5
 artículo 289
 artículo 474
 resolución 
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