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plan institucional de archivos pinar transmetro sas 2019
NIT. 802.021.209-1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR TRANSMETRO SAS 2019 NIT. 802.021.209-1 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN…………………………………………...
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por el sistema operativo. ... ejemplo es igual Historia que historia. .... (son archivos de extensión ico) que trae el s
NIT. 802.021.209-1
TRANSMETRO SAS
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….1 Objetivos……………………………..……………………………………………….........1 Marco normativo externo ………………………………………………………………...1 Política de calidad …………………………………………………………………….…..2 Objetivo de calidad…………………………………………………………………….…..2 Mapa de operaciones por procesos………………………………………………….…..3 Análisis de situación actual del archivo…………………………………..…….………..3 Matriz DOFA…………………………………………………………………………….…12 Definición de aspectos críticos………………………………………………………...…12 Priorización de los aspectos críticos………………………………………………….....14 Ejes articuladores………………………………………………………………………..…14
INTRODUCCIÓN La alta dirección de Transmetro SAS dentro de su rol estratégico actualmente se encuentra realizando actividades de planeación revisión y mejoramiento continuo y a la vez dando cumplimento a lo establecido por Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, y especialmente en el artículo 4 Principios Generales de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública en su Artículo 16 Archivos y del decreto 2609 de 2012 principalmente el Artículo 8 Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental donde establece los lineamientos a cumplir por las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional, departamental, distrital, municipal entidades territoriales indígenas y demás entidades que se creen por ley para la formulación aprobación seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos PINAR. Teniendo en cuenta lo anterior Transmetro SAS ha identificado las necesidades y aspectos críticos y ha determinado las oportunidades de mejora con unos objetivos y metas que nos permitan como institución minimizar los riesgos que actualmente se presentan. A continuación, se formula nuestro Plan Institucional de Archivos como resultado de un proceso dinámico de planeación donde se formularán los planes programas y/o proyectos a corto mediano y largo plazo con el fin de articularlo con los demás planes estratégicos para el mejoramiento de nuestra función archivística y así contribuir a la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios de óptima calidad. Vale la pena aclarar que este se presenta no en su totalidad ya que se encuentra en proceso de elaboración para posterior presentación ante el comité institucional de gestión y desempeño para su respectiva aprobación e implementación. OBJETIVO Establecer el plan de acción institucional para el mejoramiento del archivo de la entidad. MARCO NORMATIVO EXTERNO Ley 594 de 2000 por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado; artículo 21 Programas de gestión documental.
Las entidades públicas deben elaborar programas contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Los documentos emitidos por los citados medios gozan de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes Procesales Decreto 2609 de 2012 por medio de la cual se reglamenta el título 5 de la Ley 594 de 2000 en especial el articulo 21 debe ser la base para facilitar el adecuado control de la documentación de Transmetro SAS desde su producción o captura hasta la disposición final. Misión Ser la primera opción para llegar a tu destino de manera confiable, oportuna y agradable, en un escenario incluyente y sostenible, generando calidad de vida para Barranquilla y su área Metropolitana.” Visión Transmetro será a 2020 el eje de movilidad urbana sustentable de Barranquilla y su área Metropolitana, integrando todos los modos de transporte público masivo, teniendo como principio fundamental la satisfacción de nuestros interesados.” POLITICA DE CALIDAD Transmetro S.A.S, se compromete a la prestación del servicio de transporte masivo de pasajeros de manera eficiente, oportuna, rápida y segura, y a la mejora continua de sus procesos y de su recurso humano, cumpliendo con los requisitos de Ley y sus Estatutos, para impactar positivamente en la calidad de vida de los habitantes de Barranquilla y su Área Metropolitana.
OBJETIVOS DE CALIDAD  Conservar la preferencia de los usuarios por el SITM sobre el TPC  Disminuir la accidentalidad del Sistema  Mejorar la calidad de vida de los usuarios que usan el sistema en cada experiencia de viaje  Prestar un servicio con altos niveles de eficiencia  Propiciar ambientes laborales seguros y armoniosos que redunden en el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores y servidores públicos
MAPA DE OPERACIONES POR PROCESOS
ANÁLlSIS DE SITUACIÓN ACTUAL ARCHIVO DIAGNOSTICO Comité Institucional de Gestion y Desempeño (antes comité de archivo) Diligencie la siguiente información marcando una x si el cargo mencionado integra el Comité. En caso de tener otros cargos inclúyalos en la casilla otros: ITEM
El subgerente Administrativo o su delegado quien lo presidirá
El subgerente Financiero o su delegado
El subgerente de Comunicaciones o su delegado
La secretaría general o su delegado
El Técnico Coordinador de Archivo o quien haga sus veces, quien actuará como secretario técnico
Capacitación del Personal (Articulo 18 Ley 594 de 2000) Mencione si el personal en los últimos dos años ha recibido capacitación o actualización en materia archivística SI__X__ NO___ Proyectos Archivísticos en la Entidad Tiene la entidad un proyecto archivístico que garantice la adecuada organización y conservación de sus archivos SI_X__ NO___ Transmetro SAS cuenta con el software de digitalización de archivos Laserfiche que permite la digitalización de documentos almacenamiento (repositorio de imágenes) y consulta  Gestión Documental  Requisitos Básicos  Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia Cuenta la entidad con un Reglamento de Archivos basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias SI_X__NO___ Procesos y Procedimientos de Gestión Documental: La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22 Procesos Archivísticos establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende la producción o recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final en este sentido. Cuenta la entidad con un procedimiento para la Gestión de Archivos o para la Gestión Documental PGD. SI__X_ NO___ Cuenta la Entidad con un Programa de Gestión Documental Implementado Sí___ NO___ (en proceso de elaboración) Producción documental - Generación de documentos en la institución en cumplimiento de las funciones Está definida en el cuadro de clasificación Documental incluida en la aprobación de las tablas de Retención Documental por el Comité de Archivo de la Entidad. Cuenta la entidad con formatos para uso general de la entidad regulados por el Sistema de gestión de Calidad SGC SI_X__ NO___ Existen directrices generales para la producción documental SI_X___ NO____
Recepción de documentos (Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural y jurídica) Se realiza a través del radicado interno de Transmetro que es un único número consecutivo Unidad de Correspondencia y Archivo Cuenta la Entidad con la Unidad de Correspondencia y archivo SI_X__ NO__ (Incluir acto administrativo de creación) Cuenta la Unidad con Ventanilla Única (Decreto 2150 de 1995 Articulo 32) SI__X__ NO___ Cuentan con sistema alguno para la radicación de documentos SI_X__NO___ Este proceso se realiza manualmente por medio de sello. Se le hace seguimiento a las comunicaciones recibidas para que se respondan a tiempo SI___ NO_X___ RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
Registro escrito de radicación y control X Verificación y confrontación de folios, anexos y firmas X Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas
CONDICIONES AMBIENTALES Iluminación Buena
Ventilación Buena
Contaminación Microorganismos
Registro Fotográfico (Unidad de Archivo y Correspondencia)
SEDE Transmetro SAS cuenta con sus oficinas administrativas localizadas en la Carrera 57 Nº 99 A 65 Piso 15 Edificio Torres del Atlántico Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Responda si se llevan o no a cabo las siguientes actividades: DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS
Control y firma de guías y planillas de entrega
Registro de control de envío de documentos
Definición de medios de distribución: personal, correo tradicional, correo electrónico, pagina web, entre otros
Controla la unidad de correspondencia que las firmas de los documentos oficiales correspondan a las autorizadas en los manuales de procedimientos TRAMITE DE DOCUMENTOS
¿Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias? (Prestamos documentales)
¿Se hace seguimiento a las solicitudes pendientes? (en caso afirmativo indique la herramienta Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas? Cuentan las comunicaciones enviadas y recibidas por correo electrónico con una reglamentación para su utilización, y las unidades de correspondencia tienen control de los mismos, garantizando el seguimiento?
Organización de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución como parte integral de los procesos archivísticos. El Programa de Gestión Documental (PGD) se encuentra en proceso de elaboración para su posterior socialización y puesta en marcha. Clasificación Documental Tablas de Retención Documental Teniendo en cuenta que la TRD es un elemento indispensable en la gestión documental y un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión central e histórico de las entidades que deben ser elaboradas y adoptadas para un correcto ciclo vital de la documentación generada en la institución. Cuenta la entidad con manual de funciones por dependencias SI_X__ NO___
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ¿Elaboró la entidad las Tablas de Retención Documental? (en caso afirmativo incluya la fecha de elaboración) ¿Fueron avaladas por el entonces comité de archivo de la entidad? (actualmente comité institucional de gestión y desempeño.
Aprobación por el Consejo Distrital de Archivos: acuerdo 001 de 2018 Aprobación por Transmetro SAS:
jornadas de capacitación a todos los
Se han elaborado instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de transferencias documentales.
Fecha de elaboración: 02 de noviembre de 2017 Se aprobaron mediante acta de comité de archivo Nº 13
La unidad de Archivo ha realizado
colaboradores de la entidad para la aplicación de TRD, Incluya una copia de los soportes de asistencia a capacitación en TRD que se haya brindado al personal durante la presente vigencia.
Fueron aprobadas por la instancia correspondiente? Una vez aprobada por la instancia competente, expidió el representante legal de Transmetro SAS el acto administrativo ordenando su aplicación ante los colaboradores de la entidad.
Resolución Nº 153 de 2018
ORDENACION DOCUMENTAL Conformación y apertura de expedientes Se cuenta con sistema de ordenación ordinal (consecutiva, progresivamente ejemplo: cuenta interna Nº 00966, 00967 , entre otros) ¿La foliación se realiza en lápiz de mina negra?
Se utilizan números con el suplemento A, B ,C o Bis
¿Se escribe el numero en el borde superior derecho?
La foliación se hace teniendo en cuenta el sentido del texto?
Descripción Documental Inventario Único Documental (Acuerdo 042 de 2002) Se diligencia en los archivos de gestión central e histórico el Inventario Único Documental ( FUID) SI_X__ NO___ CONSULTA DE DOCUMENTOS
Cuenta la entidad con un reglamento de consulta
Existen controles al préstamo de documentos
ARCHIVOS DE GESTION La entidad del 100% de los archivos de gestión se basa en la TRD debidamente aprobada
Los expedientes están debidamente foliados para facilitar su ordenación, consulta y control en el 100% de los casos
Se elaboran inventarios documentales
Se realizan transferencias primarias, siguiendo un plan de transferencias
Organización de historias laborales HISTORIAS LABORALES
Cuenta cada historia laboral con hoja de control
Están foliados todos los expedientes
Están ordenados los documentos cronológicamente
Transferencias Documentales Primarias ¿Tiene la oficina responsable del Archivo Central un cronograma anual de transferencias según la TRD? SI_X__ NO___ Se ajustan al cronograma anual de transferencias las dependencias SI_X_ NO__
PREPARACION DE LA DOCUMENTACION
Eliminación material metálico (ganchos, clips, grapas)
Realmacenamiento
Depuración de copias y eliminación con levantamiento de acta
El archivo central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (cajas, carpetas) adoptadas por la entidad y conforme con las directrices.
Se aplican las Tablas de Retención Documental en el archivo central.
Disposición Final de los Documentos Dentro del procedimiento de disposición final se han contemplado las siguientes actividades: ELIMINACION
Identificación de expedientes a eliminar
Diligenciamiento de acta de eliminación
Destrucción física de los documentos
La destrucción física de los documentos se realiza por: SI Picado de papel
MATRIZ FODA (FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENZAS)
DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRITICOS Transmetro SAS, realizó el análisis de las herramientas administrativas identificando los aspectos críticos que afectan la función archivística de la entidad asociándolos a los riesgos a los cuales está expuesta. Se tuvieron en cuenta todos los aspectos críticos sin importar su relevancia.
PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRITICOS Una vez identificado los aspectos críticos anteriormente descritos se realizó la evaluación del impacto que tiene este frente a cada uno de los ejes articuladores y del cual se obtuvo los resultados relacionados a continuación EJES ARTICULADORES Se establecen los siguientes ejes articuladores de la Gestión Documental en la entidad sobre los cuales sirven de análisis, así como para la valoración del impacto de las necesidades administración de archivos acceso a la información preservación de la información aspectos tecnológicos y de seguridad fortalecimiento y articulación.
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, de la información
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con archivos centrales e históricos
Se tiene establecida la política de gestión documental
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
Se cuenta con un sistema integrado de conservación – SIC
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivísticos cumpliendo con los procesos establecidos
Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
Se documental procesos o actividades de gestión de documentos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidad de información
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información, y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se tiene implementada la estrategia de Gobierno En Línea -GEL
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo
Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano
ASPECTOS CRITICOS IDENTIFICADOS
Administracion de archivos Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados Se cuenta con proceso de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos Se tiene establecida la política de gestión documental Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo Se cuentan con procesos y flujos documentales normalizados medibles Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos TOTAL
Falta de organización en el archivo
Falta de capacitacion archvistica
Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestion
Insuficiencia de personal para el desarrollo de las actividades archivisticas
No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservacion
Desactualizacion Falta de formulacion e de implementación de herrmaientas instrumentos tecnologicas archivisticos
NIT. 802.021.209-1 ASPECTOS CRITICOS IDENTIFICADOS
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano TOTAL
Preservación de a información
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad Se cuenta con un sistema integrado de conservación – SIC Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados TOTAL
EJE ARTICULADOR Aspectos tecnologicos y de seguridad
Desactualizacion de herrmaientas tecnologicas
Falta de formulacion e implementación de instrumentos archivisticos
Se cuenta con políticas as ociadas a las herram ientas tecnológicas que res paldan la s eguridad, de la inform ación
Se cuenta con herram ientas tecnológicas acordes a las neces idades de la entidad, las cuales perm iten hacer buen us o de los docum entos
Se cuenta con políticas que perm itan adoptar tecnologías que contem plen s ervicios y contenidos orientados a ges tión de los docum entos
Las aplicaciones s on capaces de generar y ges tionar docum entos de valor archivís ticos cum pliendo con los proces os es tablecidos Se encuentra es tandarizada la adm inis tración y ges tión de la inform ación, y los datos en herram ientas tecnológicas articuladas con el s is tem a de ges tión de s eguridad de la inform ación y los proces os archivís ticos Se cuenta con m ecanis m os técnicos que perm itan m ejorar la adquis ición, us o y m antenim iento de las herram ientas tecnológicas Se cuenta con tecnología as ociada al s ervicio al ciudadano, que le perm ita la participación e interacción Se cuenta con m odelos para la identificación, evaluación y anális is de ries gos Se cuenta con directrices de s eguridad de inform ación con relación al recurs o hum ano, al entorno fís ico y electrónico, el acces o y los s is tem as de inform ación TOTAL
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad. Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad TOTAL
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References: artículo 4
 Artículo 16
 Artículo 8
 artículo 21
 Artículo 22

Resolución