Source: https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/cadre-nomination/guides-outils/outil-reference-surveillance-dotation.html
Timestamp: 2020-02-29 14:26:28+00:00

Document:
Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) - Canada.ca
Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD)
L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) est une ressource qui décrit les éléments de conformité en matière de dotation (découlant de la législation, de la réglementation et de politiques) à laquelle les ministères et les organismes peuvent se référer lors de planification et de l’exécution d’activités de surveillance en matière de dotation, en tenant compte de leurs risques et de leur contexte respectif. L’ORSD n’est pas une liste exhaustive de toutes les exigences et de tous les éléments à prendre en considération pour la dotation. Cet outil ne tient pas compte des enjeux spécifiques des organismes qui ont une incidence sur la dotation, tels que la gouvernance et les niveaux d’approbation, les modalités et conditions en matière de subdélégation, la planification des ressources humaines ou les politiques internes relatives à la dotation. De plus, cet outil n’inclut pas les références à la réglementation ou aux parties de réglementation qui ne s’appliquent qu’à des organismes spécifiques.
L’ORSD est divisé en deux parties : Partie 1 : Système de dotation (sections 1 et 2 de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination; et Partie 2 : Processus de nomination qui englobe également les aspects clés des lois et des règlements applicables que les organismes (administrateurs généraux, gestionnaires d’embauche, conseillers en ressources humaines) doivent respecter dans l’exercice de leurs pouvoirs de dotation subdélégués, tels :
Loi sur langues officielles
Loi sur l’embauche des anciens combattants
Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique
Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
Directive sur l’administration des priorités
Normes de qualification pour l’emploi dans l’administration publique centrale
Les utilisateurs de l’Outil de référence pour la surveillance de la dotation peuvent également se référer aux directives connexes de la Commission de la fonction publique, notamment les récentes directives sur la planification et la réalisation d’évaluations cycliques.
Partie 1 : Système de dotation organisationnel
Cadre de dotation
Pouvoirs exclusifs liées aux pouvoirs de nomination et aux pouvoirs connexes
Modalités et conditions en matière de subdélégation
Partie 2 : Processus de nomination
Lors de l’affichage
Bénéficiaires de priorité
Obligations en matière de langues officielles
Notifications et avis (processus de nomination interne)
Préférences (processus de nomination externe annoncé)
Lors de la nomination
L’administrateur général établit une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum :
prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées
prévoit un accès raisonnable aux mécanismes de recours
respecte les droits résiduels des employés d’Anciens combattants Canada et de l’Office national de l’énergie
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.1, 1.1.a, 1.1.b, 1.1.cNote de bas de page 1
Loi sur l’équité en matière d’emploi par. 34(1)
L’administrateur général établit une orientation, par une politique, des activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.2
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 33
L’administrateur général établit les exigences pour les personnes subdéléguées de consigner par écrit la décision de sélection
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.3
Politique de nomination, Annexe B 8
L’administrateur général conserve le pouvoir d’approuver les exceptions à la zone nationale de sélection pour les processus de nomination externes annoncés
Politique de nomination, Annexe A 1, 2, 3
L’administrateur général conserve le pouvoir de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes et de limiter ou révoquer une subdélégation
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2
Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par.15(1), 15(3), 15(6), 24(1), 24(2), art. 25
L’administrateur général conserve le pouvoir de révoquer une nomination à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général (interne) ou par la Commission de la fonction publique du Canada à la demande de l’administrateur général
Instrument de délégation et responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(A)
Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par. 15(3), 24(1), 24(2), art. 25
L’administrateur général délègue les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux personnes admissibles à la subdélégation
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, s. 2, Annexes A(C), B: Personnes admissibles à la subdélégation
Le pouvoir de prolonger la période d’engagement à devenir bilingue pour une nomination non impérative est subdélégué au niveau du sous-ministre délégué ou du sous-ministre adjoint (ou l’équivalent) uniquement en ce qui concerne :
Des exigences opérationnelles exceptionnelles
Des circonstances personnelles exceptionnelles
Une déficience d’ordre physique ou mental ou trouble d’apprentissage qui nuit à l’acquisition de l’autre langue officielle
L’impossibilité d’obtenir la formation linguistique aux frais de l’État
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(B)
Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique, s. 7
Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction (EX) (16 juillet 2017)
L’administrateur général détermine et documente les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.1
L’administrateur général établit les exigences de formation préalables à la subdélégation
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.2
Avant de subdéléguer, l’administrateur général s’assure que les personnes sur le point d’être subdéléguées :Note de bas de page 2
ont suivi la formation requise
ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C de l’IDRN
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.3,
Annexe C – Formulaire d’attestation
L’administrateur général communique, par écrit, aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.4
Les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont ils ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.5
Politique de nomination, Annexe B
Le processus de nomination est conforme à l’orientation de l’administrateur général sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.2
Pour un processus de nomination interne, la zone de sélection est conforme à la politique de l’organisme en matière de zone de sélection en ce qui concerne:
l’affichage du processus de nomination
notification de candidature retenue (NCR)
Notification de nomination ou de proposition de nomination (NNPN)
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 1.1 a), b), c)
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 45, 48, par. 50(4)
Politique de nomination s. 7, 8
Application d’une zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé (exceptions applicables)
Politique de nomination s. 6, Annexe A-3
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 45, par. 50(4)
La personne nommée est dans la zone de sélection
L’annonce est affichée sur le site de recrutement de la fonction publique du gouvernement du Canada (emplois.gc.ca) et est accessible aux personnes se trouvant dans la zone de sélection pendant au moins un jour ouvrable complet (au moins 24 heures)
Politique de nomination s. 7
L’annonce comprend les critères de mérite établis et un point de contact auquel les demandes d’adaptation peuvent être adressées
Politique de nomination s. 8
L’annonce est fournie dans les deux langues officielles
Politique de nomination Annexe B 4
L’organisme a obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la Commission de la fonction publique pour cette nomination (si requis)
Politique de nomination s. 2, Annexe B 2
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.6, 8.2.7
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 38, par. 39.1, art. 40, par. 41(1),
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique par. 4(1) à 10
Si l’article 43 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique est invoqué pour une exclusion de la priorité, des preuves à l’appui des motifs sont versées au dossier
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 43
Le numéro d’autorisation en matière de priorité attribué est utilisé selon la demande d’autorisation (exemple : numéro de poste valide)
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.6, ii, iii, iv
Il n’y a aucune différence entre les exigences utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles utilisées lors de la nomination qui auraient pu empêcher un bénéficiaire de priorité d’être pris en considération. Une attention particulière devrait être accordée selon :
le type de processus de nomination
les titularisation, lieu, groupe et niveau
les qualifications essentielles
les conditions liées à la nomination et à l’emploi
Politique de nomination s. 2
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4, 8.2.6
Les bénéficiaires de priorité intéressés identifiés par la Commission de la fonction publique ou qui se réfèrent eux-mêmes sont évalués avant de procéder à l’évaluation d’autres personnes
Politique de nomination s. 1
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4
Les bénéficiaires de priorité intéressés ont obtenu une rétroaction quant à leur évaluation dans les 60 jours civils après s’être auto-identifiés ou avoir été identifiés
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.5
L’ordre de préséance des droits de priorité a été respecté
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 41(6),
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 5-10
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.7
Il n’y a aucune différence entre les versions française et anglaise des éléments suivants qui pourrait avoir une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou participer au processus de nomination ou à ses résultats :
demande d’autorisation en matière de priorité (qualifications essentielles et conditions d’emploi)
annonce/affichage
notifications ou avis de nomination intérimaire
Politique de nomination s. 5 (langues officielles)
Loi sur les langues officielles, par. 39(1), art. (2), (3)
Les candidats sont informés des méthodes d’évaluation afin de pouvoir demander des mesures d’adaptation
Politique de nomination s. 10
L’exigence en matière d’études (qualification essentielle) respecte ou dépasse la norme de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor applicable établie par l’employeur
Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5
Normes de qualification Secrétariat du Conseil du Trésor
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 31(1) (2), art. 32
La personne nommée satisfait à la norme de qualification applicable ou dépasse le minimum requis en matière d’éducation/certification professionnelle (qualification essentielle)
Normes de qualification Secrétariat Conseil du Trésor
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)
La personne nommée satisfait à toutes les autres qualifications essentielles établies (critères de mérite), y compris l’exigence en matière de langues officielles
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2), 31(1) (2), art. 36, 38
Exceptions : Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 14, 15, 16
La personne nommée satisfait aux qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et/ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination
L’approbation de la Commission de la fonction publique est reçue avant l’utilisation de tests psychologiques d’intelligence, personnalité, d’intégrité et d’aptitude, ainsi que de tests de santé mentale (le cas échéant)
Politique de nomination s. 9
Approbation des tests psychologiques par la Commission de la fonction publique
Un test d’évaluation de la langue seconde approuvé par la Commission de la fonction publique est utilisé pour évaluer la maîtrise de la seconde langue officielle
Politique de nomination s. 12
Évaluation de langue seconde dans la fonction publique
Les notifications (notification de prise en considération et notification de nomination ou de nomination proposée) pour le processus de nomination interne sont communiquées par écrit aux personnes en droit d’être informées
Politique de nomination s. 14
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 48
Les personnes dans la zone de recours sont informées par écrit de la nomination intérimaire au moyen de l’Avis de nomination intérimaire (le cas échéant)
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 12, 13
Pour un processus de nomination externe annoncé, l’ordre de préférence est respecté
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 30, par. 39(1), art. 40, 41
La décision de sélection est consignée par écrit pour toutes les nominations soumises au mérite
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.3
Politique de nomination Annexe B-8
Aux fins d’une nomination fondée sur les qualités du titulaire (processus de nomination interne) au sein des groupes de Recherches et d’Enseignement, un programme d’avancement professionnel a été établi par l’administrateur général
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 2
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34.1
La personne nommée s’est auto-déclarée dans l’un des cas suivants :
une zone de sélection limitée aux membres des groupes d’équité en matière d’emploi; ou
un besoin organisationnel d’accroître la représentation des membres des groupes désignés; ou
sélection dans un répertoire autochtone ou dans des programmes d’emploi d’étudiants approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada utilisés pour accroître la représentation des groupes désignés, ou
nommer un membre d’un groupe désigné selon un processus de nomination non annoncé
Politique de nomination s. 4
Loi sur l’emploi dans la fonction publique al. 30(2) (b) (iii), art. 34
Loi sur l’équité en matière d’emploi art. 3, par. 9 (2), art. 17
La personne nommée a rempli le formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone (AAAF) dans laquelle la déclaration en tant que personne autochtone est appliquée lors de la nomination
Politique de nomination s. 16 et Annexe B 5
Dans le cas d’une nomination non impérative à un poste bilingue :
une entente pour devenir bilingue est remplie et signée par l’administrateur général ou une personne subdéléguée et la personne nommée ou
la personne nommée est exclue pour des raisons médicales ou
la personne nommée est admissible à une pension immédiate
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe B
Loi sur l’emploi dans la fonction publique, al. 30(2) (a)
Politique de nomination s. 15.1, Annexe B 5
Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique art. 3,7
Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique s. 3, 4, 5
Dans le cas d’un processus interne, l’offre de nomination a été émise une fois le délai d’attente requis est écoulé
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 48(2)
Politique de nomination, Annexe B9, B11
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 12
L’offre de nomination est faite par écrit par une personne déléguée ou subdéléguée au plus tard à la date de l’offre de nomination
Politique de nomination s. 17, Annexe B11
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 2.2, 2.3
L’offre de nomination énonce toutes les conditions liées à la nomination
L’offre de nomination est signée par la personne nommée
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 55, par. 56(1)
Politique de nomination, Annexe B 11
Dans le cas d’une nomination provenant de l’extérieur de la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle est prêté et souscrit par la personne nommée au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 54, 55, 134
Instrument de Délégation et Responsabilisation en matière de Nomination, Annexe B10
Une lettre de la Commission de la fonction publique confirme les dispositions concernant la mobilité pour les anciens membres du personnel d’un ministre et les anciens titulaires du poste exempté au Bureau du Secrétariat du gouverneur général (est jointe)
Politique de nomination, Annexe B-7
L’information est accessible électroniquement ou par d’autres moyens pendant une période minimale de 5 ans après la dernière mesure administrative (le cas échéant) pour chaque nomination
Politique de nomination, Annexe B-6
Les membres du personnel de l’administration centrale des Anciens combattants Canada dont le poste d’attache est situé à Charlottetown et les membres du personnel de l’Office national de l’énergie employés avant le 1er juillet 1996 et dont le poste d’attache est situé à Calgary doivent être inclus dans tous les processus de nomination internes annoncés auxquels les fonctionnaires ou les personnes occupant un poste dans la région de la capitale nationale sont admissibles.
Cette disposition s’applique uniquement aux personnes subdéléguées ayant le pouvoir de faire des nominations.

References: art. 33
 art. 25
 art. 25
 art. 44
 art. 44
 art. 38
 art. 40
 art. 43
 art. 5
 art. 32
 art. 36
 art. 14
 art. 48
 art. 12
 art. 30
 art. 40
 art. 2
 art. 34
 art. 3
 art. 17
 art. 3
 art. 12
 art. 55
 art. 54