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Timestamp: 2020-05-25 05:25:13+00:00

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﻿ RESOLUCIÓN 4622 DE OCTUBRE 3 DE 2016
RESOLUCIÓN 4622 DE 03 DE OCTUBRE DE 2016
CONTENIDO:ESTABLECE EL REPORTE DE LOS DATOS DE AFILIACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, A PLANES VOLUNTARIOS, REGÍMENES ESPECIAL Y DE EXCEPCIÓN Y DE LAS PERSONAS PRIVADAS DE LA LIBERTAD BAJO LA CUSTODIA Y VIGILANCIA DEL INPEC. DEROGA LAS RESOLUCIONES 1344 DE 2012, 5512 DE 2013, 2629 DE 2014 Y 2232 DE 2015.
TEMAS ESPECÍFICOS:EPS, INTERNO, INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO, RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD, RÉGIMEN CONTRIBUTIVO EN SALUD, IPS, FOSYGA, PLAN ADICIONAL DE SALUD, PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SALUD, EPS-S, PUBLICIDAD, MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, REPORTE EN EL SISTEMA DE SALUD, RÉGIMEN ESPECIAL DE SALUD, ATENCIÓN EN SALUD EN ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO, PLAN COMPLEMENTARIO DE SALUD, SERVICIOS DEL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD, BASE DE DATOS DE LA EPS
“Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a planes voluntarios, regímenes especial y de excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Inpec”.
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, y
Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del sistema general de seguridad social en salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del sistema integral de información en salud, con la participación de las entidades territoriales.
Que el artículo 6º del Decreto-Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las cámaras de comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga.
Que el parágrafo 2º del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.
Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos.
Que el artículo 2.1.1.13.7 del Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio.
Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación.
Que resulta vital para el control del sistema general de seguridad social en salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.
ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, fijar los lineamientos aplicables al régimen contributivo, al régimen subsidiado, a los regímenes especiales y de excepción, a las entidades que ofertan planes voluntarios de salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), y actualizar en lo pertinente, la base de datos única de afiliados (BDUA).
Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los regímenes especiales y de excepción las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
ART. 2º—Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.
2.1. Plazos para la entrega de los archivos.
Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este ministerio, así:
a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de proceso BDUA”;
b) El segundo día hábil de la semana de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;
e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.
Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia:
Archivo a reportar
Respuesta del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces
Semana de proceso BDUA
(con mínimo cuatro días hábiles)
Segundo día hábil de la semana
EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo
S1, R1, NR
Entidades de Régimen de Excepción y Especial
Entidades de Planes Voluntarios, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)
MS, MC, MA, ME, MP NS, NC, NE, NP
Último día hábil de la semana de mes
Entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)
ME, NE
Entidades de Planes Voluntarios, de Salud MP, NP
Las Entidades Territoriales NS, NR
2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades.
Régimen o entidad Entidad que reporta Tipo de archivos Tipo de novedad
EPS o EOC
R1 Novedad de traslado o movilidad
NR Novedad retroactiva
R4, S4
Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1
MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes
NC Novedades de actualización y/o corrección de información
S1 Novedad de traslado o movilidad
Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1 o R1
MS Maestro de ingresos
NS Novedades de actualización y/o corrección de información
Novedad retroactiva
Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBÉN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado)
Fondo del Magisterio, Ecopetrol,
Dirección General de Sanidad Militar,
Novedades de actualización y/o corrección de información
Maestro de ingresos
Universidades con régimen especial de salud NE Novedades de actualización y/o corrección de información
ME Maestro de ingresos
Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – Inpec NE Novedades de actualización y/o corrección de información
EPS, Entidades de Medicina Prepagada, Compañías de Seguros
MP Maestro de ingresos
PAR.—La información remitida por las entidades se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.
ART. 3º—Validación de la información. El Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la base de datos única de afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados.
ART. 4º—Actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la base de datos única de afiliados (BDUA).
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción.
Adicionalmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), del mes anterior, para su disposición en el sistema de información de la protección social (Sispro).
PAR.—La actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA) no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al Inpec, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces.
ART. 5º—Procesos de depuración de la información de la BDUA. Este ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA).
Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente.
Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este ministerio.
ART. 6º—Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la base de datos única de afiliados - BDUA.
Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA.
ART. 7º—Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del sistema general de seguridad social en salud, serán reportados por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.
ART. 8º—Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la base de datos única de afiliados (BDUA) constituirá el soporte para el giro de las unidades de pago por capitación - UPC en los regímenes contributivo y subsidiado.
ART. 9º—Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente.
ART. 10.—Término para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2º del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 de 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.
ART. 11.—Novedad para conformación del grupo familiar en el régimen subsidiado. Las entidades promotoras de salud (EPS), deberán reportar la novedad N32 “Conformación grupo familiar en régimen subsidiado” a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el régimen subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9º de la presente resolución.
ART. 12.—Reporte de la novedad de suspensión. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016.
Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.
ART. 13.—Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.
ART. 14.—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.
2 Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.
3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.
4 Especificaciones técnicas para la remisión de la información.
5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS).
1. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades.
1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).
Tabla 1. Identificación de los archivos
Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA
MS Maestro Subsidiado 2
MC Maestro Contributivo 2
ME Maestro Excepción o Especial e Inpec 2
MP Maestro de Planes Voluntarios de Salud 2
MA Maestro de Aportantes 2
Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados
que se encuentran actualizados en BDUA
NS Novedades Subsidiado 2
NC Novedades Contributivo 2
NE Novedades Excepción o Especial e Inpec 2
NP Novedades para Planes Voluntarios de Salud 2
NR Novedad Retroactiva 2
Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes
R1, R4,S4 Para las EPS del Régimen Contributivo 2
S1, S4 Para las EPS del Régimen Subsidiado 2
Complementos para el nombre de los archivos
CODENTIDAD Código de la entidad de salud que reporta la información 6
DDMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador 8
DPTO Código del departamento según codificación DANE 2
MPIO Código del municipio según codificación DANE 3
Tabla 2. Nombres de archivos de datos
Régimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados. MCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Maestro de aportantes. MACODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización. NCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedad retroactiva. NRCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados. R1CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA 16
Maestro de afiliados MSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización. NSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de retiro del municipio. NSDPTOMPIODDMMAAAA 15
Archivo de solicitud de traslado de afiliados. S1CODENTIDADDDMMAAAA 16
Excepción y Especial Maestro de afiliados. MECODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización. NECODENTIDADDDMMAAAA 16
Planes Voluntarios de Salud (PVS) Maestro de afiliados. MPCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización. NPCODENTIDADDDMMAAAA 16
y Carcelario (Inpec)
Maestro de afiliados. MECODENTIDADDDMMAAAA 16
1.2. Estructura de los archivos maestros de datos.
A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regímenes: contributivo y subsidiado del SGSSS, de excepción y especial y para las entidades que administran planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – Inpec, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de campos” del presente anexo técnico.
Se entiende por Ingreso la información del afiliado que por primera vez se registra en la base de datos única de afiliados (BDUA), o en la bases de datos de los regímenes especiales y de excepción (BDEX) o en la base de datos de los planes voluntarios de salud (BDPVS) y las demás que establezca el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo.
Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. Las entidades que ofrezcan planes voluntarios de salud, regímenes especial y de excepción y el Inpec, deben reportar las nuevas afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad.
1.2.1. Régimen contributivo (RC).
Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo
Código Glosario Nombre del Campo
Longitud Permitida Valores Permitidos
Cotizante Beneficiario o adicional
15 Tipo de documento del cotizante principal 2 RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
16 Número de identificación del cotizante principal 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 X
6 Segundo nombre del afiliado 30 X
8 Sexo del afiliado 1 M, F X X
17 Tipo de cotizante 2 Según glosario de campos X Vacío
19 Parentesco con cotizante principal 1 1,2,3,4,5,7,8,9
20 Condición de discapacidad 2 D1, D2, D3, D4, D5, D6 Vacío X
9 Código departamento 2 Codificación del DANE, según lugar de residencia. X X
10 Código municipio 3 Codificación del DANE, según lugar de residencia. X X
11 Zona 1 U, R X X
Código Glosario
Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación en la EPS)
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA X Vacío
22 Número de identificación del aportante 3-11 X Vacío
Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
Código de habilitación IPS Primaria.
Código asignado a la IPS por el Ministerio de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud).
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, el código de la IPS Primaria asignada al afiliado.
Si un afiliado cotizante tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).
Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante”, en el archivo maestro de afiliados.
Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, TI, SC, CE, PA, CD X
22 Número de identificación del aportante 3-11 X
23 Dígito de verificación 1 Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”; de lo contrario, debe ir vacío X
Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del Aportante para cotizantes dependientes
Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA
28 Actividad económica del aportante 4 Tabla CIIU revisión 4 DANE X
1.2.2. Régimen subsidiado.
Aplica para las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS).
Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado
12 Código de la entidad 6 Código de la EPS X X
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA X X
9 Código departamento 2 Codificación DANE, según lugar de residencia X X
10 Código municipio 3 Codificación DANE, según lugar de residencia X X
Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)
30 Tipo de población especial del régimen subsidiado 2 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24
31 Nivel Sisbén 1 1,2,3,N X X
Código IPS Primaria
Código asignado a la IPS de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud)
20 Condición de discapacidad 2 D1, D2, D3, D4, D5, D6 X
Tipo de documento de cabeza de familia
RC, TI, CC, CE, SC, PA, MS, AS,
(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)
16 Número de identificación de cabeza de familia 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) X
19 Parentesco con el cabeza de familia 1 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) X
34 Etnia 2 01, 02, 03, 04, 05 X
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, la IPS primaria asignada al afiliado.
1.2.3. Régimen especial y de excepción.
Aplica para la dirección general de sanidad militar, dirección de sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, universidades públicas con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.
Cuando se presenten casos de multiafiliación prevalecerá la afiliación al régimen especial o de excepción frente a la del sistema general de seguridad social en salud.
Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial
Cotizante o titular
12 Código de la entidad 6 Código de la entidad del Régimen de Excepción o Especial X X
15 Tipo de documento del cotizante o titular 2 CC, RC, TI, CE, PA (vacío cuando el afiliado es cotizante o titular) Vacío X
Número de identificación del cotizante o titular
(Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA X X
18 Tipo de afiliado 1 C, T, B X X
10 Código municipio 3 Codificación DANE, según lugar de residencia. X X
13 Fecha de afiliación y/o novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X
Fecha de terminación de la vinculación a la entidad
Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío X
1.2.4. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
Aplica para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) para nuevas afiliaciones y reingresos.
Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)
Tipo de documento de la persona privada de la libertad
CC, RC, TI, CE, PA, AS y MS
(vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia)
Número de identificación de la persona privada de la libertad
1 Tipo de documento de la población del Inpec 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, AS
2 Número de identificación de la población del Inpec 3-16 X X
4 Segundo apellido 30 X
6 Segundo nombre 30 X
48 Tipo de reclusión 1 1:Domicialiaria 2:Intramural X X
Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión.
13 Fecha inicio de novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X
Fecha terminación de novedad
Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío. X
1.2.5. Planes voluntarios de salud (PVS).
Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a PVS
Código de la entidad del PVS (Este código para el caso de las entidades que oferten pólizas de salud corresponderá al asignado por la Superfinanciera, antecedido de ceros (0)).
1 Tipo de documento del asegurado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
4 Segundo apellido del asegurado 30 X
6 Segundo nombre del asegurado 30 X
8 Sexo del asegurado 1 M, F X X
9 Código departamento 2 Codificación DANE, según lugar de residencia. X X
18 Tipo de asegurados 1 S, B X X
35 Número de póliza o contrato del plan voluntario de salud 20 X X
Fecha de inicio de cobertura de la póliza o contrato plan voluntario de salud
37 Tipo de Planes Voluntarios de Salud 1 1, 2, 3 X X
Asegurado principal Beneficiario
43 Código del plan o producto 10 De acuerdo con los planes o coberturas autorizados X X
Modalidad de la póliza o de contrato
Cuando en el campo 37 sea 1 o 3 deberá registrar:
2=Familiar
3=ColectivoCuando en el campo 37 sea 2 deberá registrar:
4=Individual Hospitalaria 5=Individual Integral 6=Colectiva Hospitalaria 7=Colectiva Integral 8=Estudiantil
Fecha de finalización del Plan Voluntario de salud Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío. X
Si un afiliado tiene contratado más de un plan, se debe reportar un registro por cada uno de ellos. Para los contratos y planes vigentes, la estructura del reporte debe corresponder a la enunciada previamente, registrando la fecha de inicio de cobertura y dejando la fecha de finalización vacía.
Las entidades que ofrezcan planes voluntarios de salud (PVS) que no reportaron información en los términos de la Resolución 2232 de 2015 deberán registrar la información para el cargue inicial, de pólizas o contratos suscritos desde el 10 de junio de 2011 y aquellos que a dicha fecha estuvieran vigentes.
Si la persona ha tenido planes voluntarios de salud no consecutivas (sic), estas deben ser reportadas en registros independientes. El campo 45 se debe reportar en el cargue inicial para contratos y planes no vigentes. Con posterioridad al cargue inicial, se deben reportar a través de la novedad N24.
1.3. Estructura del archivo de novedades.
Aplica para todos los regímenes: contributivo (EPS, EOC), subsidiado (EPS, entidades territoriales), especiales y de excepción, el Inpec y para las entidades que ofrecen Planes Voluntarios de Salud.
Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la Tabla 8. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado al administrador fiduciario del Fosyga o la entidad que haga sus veces de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de Novedades”.
Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA, BDEX o BDPVS con el fin de garantizar la consistencia de la información.
Excepción y Especial e Inpec
Consecutivo de la novedad 8 Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1) X X X X
12 Código de Entidad 6 X X X X
CN, MS, RC, TI, CC, CE,
SC, CD, PA, AS (según el régimen que aplique)
2 Número de identificación del afiliado 3-16 X X X X
3 Primer apellido del afiliado 20 X X X X
5 Primer nombre del afiliado 20 X X X X
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X X X X
9 Código departamento 2 Codificación del DANE, según lugar de residencia. X X X X
10 Código municipio 3 Codificación del DANE, según lugar de residencia. X X X X
Código de la novedad 3 Tabla 10 “Código de Novedad” X X X X
Formato DD/MM/AAAA Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de Novedades”.
Nuevo valor 2 X
Nuevo valor 3 X
Nuevo valor 4 X
Nuevo valor 5 X
Nuevo valor 6 X
Nuevo valor 7 X
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA, BDEX o BDPVS.
Código de novedad Descripción de la novedad
Contributivo Subsidiado Excepción y Especial e Inpec PVS
Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de naci miento.
Para actualización del tipo de documento y/o número de identifi y/o fecha de na cimiento del afi Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar también para identifi
que no están vigentes y para afi en estado retirado o desafi
Para el caso en que el tipo y número de identificación se en cuentre fallecido o cancelado en RNEC y los nombres y apellidos registrados en BDUA sean dife rentes, podrá realizar esta nove dad siempre y cuando la entidad cuente con los documentos de soporte vigentes de acuerdo a RNEC y los nombres y apellidos coincidan con la información de esta. Solo aplica para tipo de ac tualización del documento igual a 2.
1 = Tipo de documento del afi liado
2 = Número de identificación del afiliado
7 = Fecha de nacimiento del afi liado
33 = Tipo de actualización del documento.
N02 Actualización o corrección de nombres del afiliado. 5,6 X X X X 5 = Primer nombre
6 = Segundo nombre
N03 Actualización o corrección de apellidos del afiliado. 3,4 X X X X 3 = Primer apellido
4 = Segundo apellido
Actualización o cambio de mu nicipio de afiliación en la misma entidad de salud
9 = Departamento
10 = Municipio
Actualización o cambio de se gundo cotizante a cotizante prin cipal.
15 y 16 =Tipo y número de iden tificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
Adición de relación con un apor tante o reactivación del afiliado en la misma entidad.
Aplica únicamente para cotizan tes.
17 =Tipo de cotizante
21=Tipo de documento del apor tante
22 =Número de identificación del aportante
Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de paren tesco. Cambio de condición de beneficiario.
Un cotizante pasa a ser bene ficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.
Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la mis ma entidad de salud.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigen te, esta novedad se glosará.
15, 16 = Tipo y número de do cumento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
18 = Tipo de afiliado: A, B y C 19 = Parentesco con el cotizante. 20 = Condición de discapacidad
Actualización o cambio de be neficiario o adicional a cotizante principal.
Actualización o cambio de bene ficiario cónyuge a segundo co tizante dentro del mismo grupo familiar.
21= Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
La fecha de Inicio de novedad que debe reportar la entidad es la fecha de defunción que reposa en los documentos soporte.
Cuando el estado de la afiliación sea AF y sea necesario corregir la fecha de inicio del estado, se puede realizar a través de esta misma novedad, siempre y cuan do la fecha de esta corresponda a la reportada por la RNEC o en su defecto por RUAF_ND (Na cimientos y Defunciones del Re gistro Único de Afiliados).
Si el afiliado es cotizante princi pal, cabeza de familia o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro gru po familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado RETIRADO.
Actualización de una relación la boral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante.
21, 22, 17,
29, 28,17
21 =Tipo de identificación del aportante
29 = Nueva fecha de vinculación al aportante
28 = Nueva actividad económica
17 = Tipo de cotizante
Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tie ne esta relación con este aportan te, sus beneficiarios y/o adicio nales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, esta novedad se glosará.
Actualización o cambio de con dición de beneficiario mayor de 25 años
20 = Condición de discapacidad
Novedad de retiro en BDUA. (Entidades territoriales, Departa mentos que tienen a cargo corre gimientos)
39 = Causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departa mento (Causales 1, 2 y 4)
41 = Fecha fin del periodo soli citado, aplica solo para novedad retroactiva.
Contributivo Subsidiado Excepción y Especial e Inpec PVS Observaciones
Actualización o cambio de esta do de afiliación
14 = Estado de afiliación
De AF a RE (siempre y cuando el tipo y número de documento NO se encuentre en estado falle cido o cancelado en RNEC)
39= Causales 5, 6, 7, 8 y 9 según corresponda
ParaelRégimenContributivo:
De AC a SU
De cualquier estado a RE.
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. ParaelRégimenSubsidiadoy regímenes de Excepción e In pec: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO (RE).
Anulación de ingresos. (Entidades territoriales, depar tamentos con corregimientos a cargo y el Inpec)
Esta novedad solamente la repor tarán las entidades territoriales, departamentos con corregimien tos a cargo, en el respectivo pro ceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se re portará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPS en los procesos del mismo mes del reporte.
Activación del estado de afilia ción cuando es igual a SU o RX
N17 Actualización de Sexo del afiliado 8 X X X X 8 = Sexo del afiliado.
N19 Actualización de zona de afiliación 11 X X 11 = Zona de afiliación
Actualización de nivel Sisbén
31 = Nivel Sisbén
Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos.
Tipo de población especial del régimen subsidiado
30 = Población especial del Régimen Subsidiado.
N24 Cancelación de contrato o póliza. 35 X 35 = Número de contrato o póliza
N25 Actualización de IPS Primaria 46 X X 46 = IPS Primaria
Actualización del número de contrato o póliza.
Aplica solo para correcciones
35 = Número de contrato o póliza de salud actual
35 = Nuevo número de contrato o póliza
Actualización del tipo de contrato o póliza.
37 = Tipo de contrato o póliza de salud nuevo
Actualización del código del plan o producto
43 = Código del plan o producto 43 = Nuevo código del plan o producto
Actualización de la modalidad del PVS
44 = Nueva modalidad de la póliza o del contrato
Reactivación de contrato.
Debe reportarse para cada uno de los asegurados reactivados
35= Número de contrato
Reactivación de afiliado en régimen subsidiado en la misma EPS.
30= Tipo de población especial del régimen subsidiado
31= Nivel Sisbén
Conformación grupo familiar en régimen subsidiado
Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario
15= Tipo de documento del cabeza de familia
16= Número de identificación del cabeza de familia 19=Parentesco con el cabeza de familia
20= Condición de discapacidad
Novedad de retiro retroactiva en la misma entidad
39= Causal 4
41 = Fecha fin del periodo solicitado
Novedad de actualización de tipo de reclusión
1,2, 13, 48
1=Tipo de documento de la población del Inpec
2=Número de identificación de la población del Inpec
48=Tipo de prisión
13=Fecha inicio de novedad
Actualización o corrección fecha de afiliación.
Para actualización de la fecha de afiliación se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
1 = Tipo de documento del afiliado
13 = Fecha de la afiliación y/o novedad.
Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad respecto de un afiliado, se deberá diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.
1.3.1. Novedad retroactiva.
La novedad retroactiva es aquella que se reporta para activar un periodo de afiliación, entendiendo por este, el comprendido entre una fecha de inicio y una fecha de finalización dentro de un mismo mes. No aplica para afiliaciones vigentes, es decir para periodos posteriores al último cambio de entidad o régimen. Para afiliaciones vigentes se debe utilizar la solicitud de traslado.
La novedad retroactiva no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido o se encuentre activo en la BDEX, para el periodo frente al cual se reporta esa novedad. Tampoco aplica para periodos en los cuales se haya efectuado liquidación de UPC en el régimen contributivo.
Asimismo, las EPS y entidades territoriales deberán aplicar según corresponda lo establecido en el artículo 13 de la presente resolución.
1.3.1.1. Novedad retroactiva régimen contributivo.
Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del régimen contributivo para afiliados, respecto de los cuales se cuente con el recaudo para el período de la novedad, con los soportes de la afiliación y que se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002. Con el propósito de no afectar el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso la liquidación de la UPC y demás recursos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1797 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.
Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA, sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.
Tabla 11. Estructura del archivo para la novedad retroactiva régimen contributivo
12 Código entidad que reporta la novedad 6 Como está actualmente en la BDUA X X
82 Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliado X X
15 Tipo de documento del Cotizante principal 2 RC, TI, CC, CD, CE, SC, PA
16 Número de identificación del Cotizante principal 3 -16 (vacío para cotizante principal) X
18 Tipo de afiliado 1 C,B,A X X
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)
1 o Vacío
20 Condición de discapacidad. 1 D1, D2, D3, D4, D5, D6 X
21 Tipo de documento del Aportante 2 NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA X Vacío
Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad
Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad
47 Tipo de novedad retroactiva 1 1, 2 X X
Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva. Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros. Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.
1.3.1.2. Novedad retroactiva - régimen subsidiado:
Esta novedad la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación, se haya garantizado el acceso a los servicios de salud y se encuentre en estado retirado. Esta novedad no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido para el periodo frente al cual se solicita esa novedad. Asimismo, cuando el afiliado se encuentre activo en BDEX, para tal periodo. A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que el número de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso, las UPC reconocidas no podrán corresponder a más de treinta (30) días.
Mediante la novedad retroactiva no se podrán realizar actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registradas en la BDUA. La aplicación de estas novedades estará sujeta al marco legal vigente y aplicable para el proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA).
La Novedad N33 de retiro retroactivo la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para los períodos en los cuales la EPS determina que debe reintegrar recursos al Fosyga o la entidad que haga sus veces, solamente aplicará para 11 meses hacia atrás desde la fecha de reporte.
Tabla 12. Estructura del archivo para la novedad retroactiva régimen subsidiado
12 Código entidad que reporta la novedad 6 Cómo está actualmente en BDUA X
82 Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUA X
9 Código departamento 2 Codificación DANE, según lugar de residencia. X
10 Código municipio 3 Codificación DANE, según lugar de residencia. X
11 Zona 1 U,R X
Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la Entidad
Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la Entidad
2. Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.
A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS remitidas por las entidades.
La novedad de traslado se debe encontrar previamente soportada en las solicitudes y autorizaciones que deben realizar las entidades involucradas, de acuerdo con las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.
Tratándose de novedades de movilidad, no se requiere de autorización de la EPS teniendo en cuenta que el afiliado va a migrar de un régimen a otro dentro de la misma entidad, sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información a que haya lugar.
La novedad de movilidad debe reportarse en los archivos R1 o S1 según corresponda, para el efecto, el afiliado deberá estar activo en la BDUA. La novedad de movilidad reportada en la BDUA por la respetiva EPS, implica simultáneamente el retiro del régimen en el que viene activo el usuario y la activación del afiliado en el otro régimen.
2.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS.
Entidad 1: Es la entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado o movilidad. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados tratándose de solicitudes de traslado.
Entidad 2: Es la entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la entidad 1, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Traslado: Es la solicitud que la entidad 2 le realiza a la entidad 1 para trasladar uno o varios de sus afiliados.
Movilidad: Es la solicitud que la entidad 2 le realiza a la entidad 1, entendidas como una sola EPS-, para migrar a un afiliado de un régimen a otro.
Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la entidad 2 le solicita a la entidad 1.
Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA.
Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la entidad 2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.
Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de traslado, enviado por la entidad 1 al Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.
Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la entidad 2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la entidad 1.
Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la entidad 2, los cuales contienen los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.
Fecha de afiliación a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación y traslado ante la entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los términos del artículo 2.1.3.1 del Decreto 780 de 2016.
Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.
2.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS.
Solicitud de traslado o de movilidad de la entidad 2 a la entidad 1. En la “Semana de proceso BDUA” la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la entidad 2 al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Para que sea efectivo el traslado de un afiliado entre diferentes EPS independientemente del régimen que administren, deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorización del traslado, por parte de las entidades involucradas, para lo cual deben reportarse las novedades correspondientes al Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces (R1/S1 y R4/S4).
Cuando un afiliado migre del régimen subsidiado al contributivo, en virtud de la novedad de movilidad, la entidad 2 podrá solicitar, previo requerimiento del cotizante, a través de la novedad de traslado, a los beneficiarios de que tratan el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 cuando los mismos se encuentren afiliados en otras entidades promotoras de salud. Lo anterior, con el fin de unificar el grupo familiar.
2.2.1. Actividades a realizar por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces con los archivos R1 y S1.
El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces remite a la entidad 2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.
El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, enviará a la entidad 1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la entidad 2. El envió de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.
2.2.2. Actividades a realizar por la entidad 1 con el archivo R2 o S2:
El último día hábil de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, la entidad 1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el Archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.
2.2.3. Actividades del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, con los archivos R4 y S4.
El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el último día de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la entidad 1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad 2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la entidad 1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.
Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R6 o S6, según el régimen que corresponda. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.
2.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre la misma EPS.
Este proceso se utiliza para reportar las novedades de traslado o de movilidad, efectuadas por las diferentes EPS, de conformidad con las normas vigentes que regulan el tema. Cuando cumplan con las condiciones de validación, se aplicarán en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.
El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, determinará si es procedente aplicar en la BDUA la causal de negación del traslado correspondiente a: “El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual” según el marco legal vigente y aplicable. En los casos en que determine que no es procedente aplicar esta causal de negación, el traslado quedará aprobado en la BDUA.
El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.
El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA, se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en la BDUA, con excepción de los afiliados se encuentren fallecidos o en estado activo en la BDEX.
El reporte de la novedad de movilidad aplica solo respecto de los afiliados que se encuentren en estado activo en la BDUA y que cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.
En aquellos casos donde el cotizante solicite un traslado de EPS y se encuentre en un periodo de licencia de maternidad, paternidad o incapacidad por enfermedad general, la efectividad del traslado se aplicará en los términos establecidos en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 no ingresarán al módulo de traslados, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de la solicitud, por lo que deberá realizarse nuevamente el trámite de traslado en el siguiente proceso de BDUA.
Las novedades de traslado o de movilidad solo aplicarán por parte de las entidades solicitantes frente a la última entidad que registró la afiliación en la BDUA.
2.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad de Régimen en la misma EPS.
2.4.1. Régimen contributivo:
72 Código entidad que solicita el traslado o movilidad 6 Código de la entidad que solicita el traslado o movilidad X X
1 Tipo de documento del afiliado 2 Como está actualmente en BDUA X X
2 Número de identificación del afiliado 20 Como está actualmente en BDUA X X
3 Primer apellido del afiliado 20 Como está actualmente en BDUA X X
5 Primer nombre del afiliado 20 Como está actualmente en BDUA X X
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Como está actualmente en BDUA X X
8 Sexo del afiliado 1 Como está actualmente en BDUA X X
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Como está actualmente en BDUA X X
76 Tipo de traslado 1 0, 1, 2, 3, 4 X X
RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
16 Número de identificación del cotizante principal 3-16 (vacío para cotizante principal) X
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, X X
2 Número de identificación del afiliado 3 - 16 * Datos actualizados del afiliado X X
3 Primer apellido del afiliado 20 * Datos actualizados del afiliado X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 * Datos actualizados del afiliado X
5 Primer nombre del afiliado 20 * Datos actualizados del afiliado X X
6 Segundo nombre del afiliado 30 * Datos actualizados del afiliado X
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 * Datos actualizados del afiliado X X
8 Sexo del afiliado 1 * Datos actualizados del afiliado X X
1,2,3,4,5,7,8,9 (vacío para cotizante principal)
20 Condición de discapacidad 1 D1, D2, D3, D4, D5, D6 Vacío X
13 Fecha de afiliación a la EPS o EOC, o fecha de movilidad. 10 Formato DD/MM/AAAA X X
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución )
82 Serial BDUA X X
72 Código de la entidad que solicita el traslado 6 Código de la entidad que solicita el traslado X X
15 Tipo de documento del cotizante principal 2 (Vacío para cotizante principal) X
16 Número de identificación cotizante principal 3-16 (Vacío para cotizante principal) X
19 Parentesco con cotizante principal 1 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X
1 Código municipio 3 Codificación del DANE, según lugar de residencia. X X
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado X X
6 Segundo nmbre del afiliado 30 X
17 Tipo de cotizante 2 Según glosario de campos X X
80 Código de la glosa traslado 6 X X
81 Aprobación o negación del traslado 1 1, 0 X X
78 ó 79
Causal de aceptación del traslado o negación del traslado
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
1, 5, 7, 8, 9, 10
84 Fecha factible de aprobación del traslado 10 Se diligencia para causal de negación 7. X
1 Tipo de documento del afiliado 2 RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
74 Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado X X
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13,14,15,16,17
84 Fecha factible de aprobación del traslado 10 Se diligencia para causal de negación 7. X X
72 Código entidad que solicita el traslado o movilidad 6 Código de la entidad que solicita el traslado o la movilidad X X
1 Tipo de documento del afiliado 2 Dato actualizado del afiliado X X
2 Número de identificación del afiliado 3-16 Dato actualizado del afiliado X X
3 Primer apellido del afiliado 20 Dato actualizado del afiliado X X
Dato actualizado del afiliado
5 Primer nombre del afiliado 20 Dato actualizado del afiliado X X
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Dato actualizado del afiliado X X
8 Sexo del afiliado 1 Dato actualizado del afiliado X X
13 Fecha de la afiliación y/o novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X
30 Tipo de población especial del régimen subsidiado 2 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
31 Nivel Sisbén 1 1, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5) X X
76 Tipo de traslado 1 0,1,2,3,4 X X
Tipo de documento del cabeza de familia
(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) X
Número de identificación del cabeza de familia
Parentesco con el cabeza de familia
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X
83 Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita 10 Formato DD/MM/AAAA X X
15 Tipo de documento del cabeza de familia 2 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) X
16 Número de identificación del cabeza de familia 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) X
19 Parentesco con el cabeza de familia 1 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X
9 Código departamento 2 Codificación del DANE X X
10 Código municipio 3 Codificación del DANE X X
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA X
8 Sexo del afiliado 1 M, F X
11 Zona 1 U, R X
13 Fecha de afiliación a la EPS 10 Formato DD/MM/AAAA X
31 Nivel Sisbén 1 1, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5 del Campo 30 del Glosario) X
76 Tipo de traslado 1 0,1,2,3,4 X
82 Serial BDUA X
81 Aprobación o negación del traslado 1 1, 0 X
78 ó 79 Causal de aceptación del traslado o negación del traslado 2 1, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 X
1, 5, 7 y 10
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6 Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado X
3. Glosario de campos.
El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).
Definiciones para el uso apropiado de las variables
Código: En este campo se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.
Nombre del campo: Corresponde a la descripción de la variable.
Longitud del campo: Es el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.
Valores permitidos: En este campo se registran los valores aceptados para cada variable.
Régimen: Indica el régimen al que aplica la variable a utilizar: contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción y especial e Inpec —E—.
PVS: Planes voluntarios de salud.
BDPVS: Base de datos de referencia para planes voluntarios de salud.
BDEX: Base de datos de referencia para afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción.
Tabla 14. Glosario de campos de archivos maestros y de novedades
Régimen o PVS
CN Certificado de Nacido Vivo -DANE C S E P
MS Menor sin documento de Identificación S
RC Registro civil de nacimiento expedido por RNEC C S E P
TI Tarjeta de identidad expedida por RNEC C S E P
CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC C S E P
CE Cédula de extranjería C S E P
SC Salvoconducto de permanencia. C S E P
PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. C S E P
CD Carné diplomático. C P
AS Adulto sin documento de identificación. S
6 Numérico S
10 o 12 Para los casos excepcionales que establece la presente resolución
CN 9 Longitud permitida para Certificado Nacido vivo. C S E P
11 Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC. C S E P
10 Longitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC.
3-10 Longitud y tipo de dato permitido para Cédula de ciudadanía asignada por la RNEC.
3-6 Longitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con Cédula de Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.
SC 9 Salvoconducto Migración Colombia C S E P
PA 3-16 Longitud y tipo de dato permitido C S E P
6 Para los casos excepcionales que establece la presente resolución S
3- 11 Expedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.
3 Primer apellido el afiliado 20 En mayúsculas C S E P
4 Segundo apellido del afiliado 30 En mayúsculas C S E P
5 Primer nombre del afiliado 20 En mayúsculas C S E P
6 Segundo nombre del afiliado 30 En mayúsculas C S E P
8 Sexo del afiliado 1 M Masculino C S E P
F Femenino C S E P
9 Código del departamento 2 Codificación DANE C S E P
10 Código del municipio 3 Codificación DANE C S E P
11 Zona 1 U Urbana C S P
R Rural C S P
Código de la EPS o EOC o EPS-S, códigos de entidades de régimen de Excepción y Especial, Entidades de Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
Fecha de la afiliación y/o novedad. (para régimen contributivo y subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)
AC Activo C S E P
RE Retirado – Terminación de la inscripción en una EPS C S E P
AF Desafiliado por fallecimiento C S E P
Numeral 1 art. 2.1.3.15 y 2.1.3.16 Decreto 780 de
PL Protección Laboral C
SD Suspensión por falta de documentos - Numeral 2 Art.
2.1.3.15 Decreto 780 de 2016
Tipo de documento del cotizante principal o cabeza de familia o titular
CN Certificado De Nacido Vivo -DANE S
CD Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. C P
PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros C S E P
Número de identificación del cotizante principal, cabeza de familia o titular
Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tabla
1 Dependiente C
4 Madre comunitaria o sustituta C
12 Aprendices en etapa electiva C
15 Desempleado con subsidio caja de compensación familiar – Protección al cesante
19 Aprendices en etapa productiva C
20 Estudiantes régimen especial (Ley 789/02) C
31 Cooperados, precooperativas de trabajo asociado C
44 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes. C
45 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes. C
47 Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones (SGP). C
48 Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011) C
52 Beneficiario del mecanismo de protección al cesante C
Prepensionado independiente para garantizar continuidad del aseguramiento durante el trámite pensional (artículo 2.1.8.4 Decreto 780 de 2016)
Tipo de afiliado o asegurado
C Cotizante C E
F Cabeza de familia S
B Beneficiario o asegurado C S E P
T Titular según corresponda E
S Titular principal (asegurado) P
Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal
1 Cónyuge o compañero(a) permanente C S E
Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, menores de veinticinco años de edad que dependen económicamente del cotizante o los menores de 18 años entregados en custodia legal (numeral 9 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Hijos de beneficiarios menores de 25 años o con incapacidad permanente (únicamente nietos del cotizante, cabeza de familia o titular hasta que el beneficiario conserve tal condición) (numeral 3 artículo
2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, de cualquier edad si tienen incapacidad permanente y depende económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular (numeral 4 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Hasta tercer grado de consanguinidad - Hijos de menores de 25 años o cualquier edad con incapacidad permanente, que por fallecimiento de los padres, perdida de patria potestad o ausencia de estos que dependan económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular. (hermanos, tíos y sobrinos) (numeral 7 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Padre o madre del cotizante, cabeza de familia o titular en caso de ausencia de cónyuge o hijos. (numeral 8 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Padres que dependan económicamente de alguno de los cónyuges o compañero(a) permanente del cotizante, cuando ambos cotizan, cabeza de familia o titular. (artículo 2.1.4.3 Decreto 780 de 2016)
Afiliado adicional (hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad). (artículo 2.1.4.5 Decreto 780 de 2016)
D1 Discapacidad Física temporal C S
D2 Discapacidad Neurosensorial temporal C S
D3 Discapacidad Mental temporal C S
D4 Discapacidad Física Permanente C S
D5 Discapacidad Neurosensorial permanente C S
D6 Discapacidad Mental permanente C S
NI Número de Identificación Tributaria C
SC Salvoconducto de permanencia C
CD Carnet Diplomático C
22 Número de identificación del aportante 3-11 Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NI C
23 Digito de verificación 1 Numérico C
Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (”), comilla sencilla o apóstrofo (’), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\)
25 Tipo de aportante 2 Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) C
1 Público C
28 Actividad económica 4 Según Tabla CIIU revisión 4 DANE C
Tipo de población especial del régimen subsidiado.
1 Habitante de la calle S
2 Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar S
4 Creador o gestor cultural S
5 Población con Sisbén S
6 Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF S
8 Población desmovilizada y/o miembros del grupo armado ilegal que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional
9 Víctimas del conflicto armado interno S
14 Población reclusa a cargo de la entidad territorial S
16 Adulto mayor en centros de protección S
18 Rrom (Gitano) S
22 Personas en prisión domiciliaria a cargo del Inpec. S
23 Personas que dejen de ser madres comunitarias. S
Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero
Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes S
Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional
1 Nivel I S
3 Nivel III
N Población especial (si marca este campo es obligatorio diligenciar el campo 30) S
0 Evolución del tipo del documento C S E P
Corrección del documento de identidad cuando tipo y número de documento se encuentra fallecido en RNEC.
01 Indígenas C S
02 Rrom (Gitano) C S
03 Raizal (San Andrés y Providencia) C S
04 Palenquero de San Basilio de Palenque C S
05 Negro(a) o afrocolombiano(a). C S
Número de póliza o contrato plan voluntario de salud
Fecha de inicio de póliza o contrato plan voluntario de salud
Tipo de Planes Voluntarios de Salud
1 Planes de medicina prepagada P
2 Pólizas de salud P
3 Planes de atención complementaria en salud P
Causal de terminación en la inscripción de la EPS
1 Afiliado no cumple con las condiciones para pertenecer al Régimen Subsidiado S
2 Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA S
4 Retiro de novedad retroactiva S
5 Terminación de la relación laboral o contractual o perdida de las condiciones para seguir cotizando C
6 Cotizante o núcleo familiar fije su residencia en el exterior C S
7 Cuando el afiliado cumple las condiciones para estar en un Regímenes exceptuado o especial C S
Este parámetro solo podrá ser actualizado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, según la información reportada por el Inpec según el marco legal vigente y aplicable.
9 Exclusión de beneficiarios o afiliados adicionales C S
42 Fecha de terminación de la vinculación a la entidad 10 Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial E
43 Código de plan o producto de la póliza autorizada 10 Alfanumérico P
Modalidad de póliza o contrato
1=Individual 2=Familiar 3=Colectivo
45 Fecha de finalización de la póliza o contrato 10 Formato DD/MM/AAAA P
46 IPS Primaria 12 Numérico C S
47 Tipo de novedad retroactiva 1 1 Normal, activación de la afiliación en un periodo C
2 Adición de relación laboral en un periodo C
48 Tipo de prisión 1 1 Domiciliaria E
2 Intramural E
Tabla 15. Glosario de campos de archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS
Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas para el reporte de información para la actualización de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la BDUA.
72 Código de entidad que solicita el traslado 6 Código EPS o EOC C S
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado 6 Código EPS o EOC C S
0 Excepcional Parágrafo 2 artículo 2.1.6.1 Decreto 780 de 2016 C S
Primer día calendario del mes siguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)
Primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)
3 Aplica para movilidad C S
4 Aplica para movilidad mes siguiente C S
5 Casos excepcionales y/o órdenes judiciales C S
Fecha de inicio para el reconocimiento de recursos de la entidad que lo solicita
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 y 76 de los glosarios de la presente resolución
El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.
El traslado se da por unificación del grupo familiar- aplica para cambio de cónyuge o compañero (a) permanente o cambio de beneficiario a cónyuge o compañero (a) permanente.
La EPS actual no tiene cobertura en el municipio donde reside o se traslada.
Por disolución, liquidación, retiro voluntario o se disminuya la capacidad de afiliación de la EPS, previa autorización de la Superintendencia Nacional de SaludSNS.
11 Por fallecimiento del cotizante en la EPS actual. C
El Afiliado tiene el tiempo mínimo de permanencia verificado con la BDUA, uso exclusivo para el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces
Se presenten casos de deficiente prestación de servicios previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.
Cuando al usuario se le vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea cierta
Cuando la afiliación ha sido transitoria ordenada por la UGPP
Por Inscripción por parte de su empleador o la de su administradora de pensiones
17 Por Inscripción del afiliado por parte de la entidad territorial C S
18 Por unificación de grupo familiar C S
El cotizante o cabeza de familia tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.
El afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar se encuentra internado en una institución prestadora de servicios de salud.
7 La fecha en que se solicita el afiliado no es válida C S
El cotizante independiente no está a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
No solicita a todo el núcleo familiar (aplica solo a los beneficiarios activos)
Cotizante sin novedad de terminación de relación laboral y/o perdida de las condiciones para seguir cotizando.
Código generado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces
81 Aprobación o negación del traslado 1 1 Aprobado C S
82 Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliado C S
Fecha factible de aprobación del traslado.
Aplica para causal de negación 7, la entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado
4. Especificaciones técnicas para la remisión de información.
4.1. Medio.
La información debe presentarse a través de la plataforma tecnológica dispuesta por el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.
4.2. Características del formato.
a) Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ( );
b) Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos;
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ´enter´ como fin de registro;
e) Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“”);
5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados (as y ms).
Aplica para los afiliados de la población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), y que se encuentren en el correspondiente listado censal.
Las entidades responsables de la generación de los listados censales deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de identidad válidos para efectuar la afiliación y reporte de novedades al SGSSS, según lo establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, de manera excepcional y con el fin de garantizar el aseguramiento de esta población, podrán utilizar los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los siguientes parámetros.
Condición Tipo de Documento Longitud Máxima Composición del número de identificación
Código de departamento + código de municipio
+ S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej: 08001S8125
Indígenas mayores de edad
+ I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125
Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4).
Ej: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad. MS 10 Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008
Menores de edad a cargo del ICBF.
+ A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009
Indígenas menores de edad
+ I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125.
Menores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional.
Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008
Mayores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional
Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008.
Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.
Número asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.

References: RESOLUCIÓN 

RESOLUCIÓN 
 artículo 173
 artículo 5
 artículo 2
 artículo 42
 artículo 6
 artículo 32
 artículo 2
 artículo 2
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 resolución 
 artículo 2
 artículo 9
 artículo 2
 resolución 
 Resolución 
 artículo 13
 artículo 43
 artículo 16
 artículo 2
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