Source: https://www.cortina-consult.com/datenschutzbeauftragter-checkliste/
Timestamp: 2020-06-02 20:00:44+00:00

Document:
Datenschutzbeauftragter - Die Checkliste für den perfekten DSB
10 Fragen an Ihren zukünftigen Datenschutzbeauftragten – die Checkliste für das Zwiegespräch mit Ihrem DSB
FAQ und Kurzprofil des DSB
Mit der Anwendbarkeit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO; 25. Mai 2018) hat sich die Akzeptanz des betrieblichen Datenschutzbeauftragten grundlegend geändert – ein Nischen-Thema war plötzlich Mainstream.
Die damit verbundene Nachfrage nach qualifizierten Experten hat den Markt der Datenschutzdienstleister auf den Kopf gestellt; unzählige Angebote für die Übernahme der Position des externen Datenschutzbeauftragten haben den Markt geflutet.
Vielfach wurden Rechtsanwälte mit der Umsetzung beauftragt; andere Unternehmen haben Ihren IT-Dienstleister die Aufgabe anvertraut. Von individueller Beratung bis do it yourself-Vorlagenpakete – inhaltlich, methodisch (und auch preislich) bietet der Markt derzeit alles.
Aber auf welche Punkte sollten Sie achten, wenn Sie Angebote vergleichen, um den für Ihr Unternehmen passenden Datenschutzbeauftragten zu finden?
Word-Download: 10 Fragen an Ihren Datenschutzbeauftragten
Laden Sie sich hier die 10 Fragen an Ihren Datenschutzbeauftragten als Word-Dokument herunter.
PDF-Download: 10 Fragen an Ihren Datenschutzbeauftragten
Laden Sie sich hier die 10 Fragen an Ihren Datenschutzbeauftragten als PDF-Dokument herunter.
1) Datenchutzrechtliche Qualifikation, Kompetenz und praktische Erfahrungen
Datenschutzrechtliche Qualifikation: Klingt logisch, wird jedoch oft vernachlässigt. Dies sollte jedoch nicht so sein. Denn die Rechtmäßigkeit von Datenerhebung, Verarbeitung und Speicherung legt den Grundstein für die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 Abs. 1 a) DSGVO).
Um dies in vollem Umfang zu gewährleisten, darf der Datenschutzbeauftragte nicht nur einen Flickenteppich an juristischem Know-How vorweisen. Er muss die Rechtsordnung wie seine Westentasche kennen: Denn dies ist eine Grundvoraussetzung für einen professionellen Datenschutzbeauftragten.
Der Grund: Unterschiedliche Unternehmensmodelle und -strukturen führen zu unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen. So ist Marketing nicht von Wettbewerbsrecht und der Abschluss von Datenschutzverträgen nicht von zivilrechtlichen Fragen wie der Kündigung eines Vertrages zu trennen.
Welche Qualifikationen haben Sie und wie erfahren sind Sie in der praktischen Anwendung und Auslegung der DSGVO?
2) Informationssicherheit und IT-Sicherheit (ISMS) = technisch organisatorische Maßnahmen (TOM)
Personenbezogene Daten werden zunehmend digital verarbeitet. Um Datenschutz gewährleisten zu können, muss der DSB also über den juristischen Tellerrand hinausschauen können: Technik und IT-Security dürfen in Ihrem Datenschutzkonzept (DSMS) nicht fehlen; Vorgaben der DSGVO ist es, technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Persönlichkeitsrechte des Einzelnen im Unternehmen zu gewährleisten.
Wie gut sind Ihre IT-Kenntnisse in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit?
3) Sprachliche Kompetenz: Datenschutzerklärung, AVV und VVT
Datenschutz goes international: durch die fortschreitende Digitalisierung scheinen Entfernungen kürzer - Viele Unternehmen sind nun länderübergreifend tätig und wollen die Datenschutzkonformität in jedem Land gewährleisten.
Ihr Datenschutzbeauftragter sollte in der Lage sein, die Datenschutzerklärung oder auch den Auftragsverarbeitungsvertrag Ihrer Webseite an die Sprache Ihrer Unternehmensstandorte anzupassen: ob deutsch, englisch, dänisch oder russisch.
Kann der Datenschutzbeauftragte Datenschutzdokumente mehrsprach erstellen?
4) Datenschutzbeauftragter = Rechtsanwalt?
Wie der Name schon sagt: der Datenschutzbeauftragte ist für den Datenschutz und das zugehörige Datenschutzrecht zuständig. Dabei ist der Datenschutz jedoch nur eines von vielen rechtlichen Themengebieten, die in einem Unternehmen abgedeckt werden müssen.
Das Problem: der Datenschutzbeauftragte muss sich innerhalb der Grenzen des Datenschutzrechts bewegen und darf keine Beratung in anderen Gebieten geben.
Sollten Sie also neben der Datenschutzberatung auch eine gewerbliche rechtliche Beratung benötigen, müssen Sie einen gesetzlichen Rechtsanwalt bestellen.
Wie finde ich heraus, ob die benötigte Beratung über das Rechtsgebiet des Datenschutzbeauftragten hinausgeht?
Dazu sollte geklärt werden, welche Gebiete der Datenschutzbeauftragte abdeckt:
1. Datenschutzmanagement Expand
Regelungen um die Ziele des Datenschutzes zu erfüllen sind festzulegen. Etwa Datenschutzleitlinie, Datenschutzhandbuch, Richtlinie zur IT-Nutzung.
2. Datenschutzbeauftragter - Bestellung Expand
Nach dem zweiten Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU (DSAnpUG) besteht die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt werden.
Früher lag dieser Wert bei 9 bis 10 Beschäftigten.
Bei kleineren Unternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten gibt es Abweichungen: Denn wenn die Tätigkeit des Unternehmens einer der Kategorien des § 38 Abs. 1 S. 2 BDSG oder des Art. 37 Abs. 1 DSGVO zugeordnet werden kann, wird ebenfalls ein Datenschutzbeauftragter benötigt.
3. Umgang mit Datenschutzverletzungen Expand
Datenschutzverletzungen gem. Art. 33 und 34 DSGVO sind nach max. 72 Stunden der Behörde zu melden. Ohne standardisierten Prozess bzw. eine Richtlinie für Datenschutznotfälle ist diese Frist kaum einzuhalten.
4. Datensicherheit und IT-Sicherheit Expand
Die DSGVO verlangt bei der Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO).
5. Betroffenenrechte Expand
Der Umgang mit Anträgen betroffener Personen nach Art. 15 bis 21 DSGVO ist festzulegen.
6. Informationspflichten Expand
Die Informationspflichten der Art. 13 und 14 DSGVO sind von jeder verantwortlichen Stelle zu erfüllen.
7. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Expand
Es genügt eine Tabelle in der aufgelistet ist, welche Daten wann, wie und zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden.
8. Auftragsverarbeitung Expand
Sofern die Dienstleister eines Unternehmens im Auftrag und auf Weisung Daten verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag Art. 28 DSGVO zu schließen. Das Gleiche gilt, wenn Sie selbst Daten für ein anderes Unternehmen verarbeiten.
9. Sensibilisierung der Mitarbeiter Expand
Mitarbeiter sind regelmäßig hinsichtlich des Datenschutzes zu schulen.
10. Folgenabschätzung Expand
Beim Umgang mit besonders sensiblen Daten kann die Notwendigkeit bestehen, eine sog. Datenschutzfolgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO durchzuführen.
Benötigt mein Unternehmen neben einem Datenschutzbeauftragten weitere rechtliche Betreuung?
5) Persönliche Betreuung: Datenschutzberatung und Datenschutzkonzept
Beim Thema Datenschutz gibt es kein einheitliches Muster. Denn unterschiedliche Unternehmensstrukturen erfordern unterschiedliche Herangehensweisen: Ihr Datenschutzbeauftragter sollte sich also differenziert mit Ihrem konkreten Anliegen befassen und eine individuelle Lösung erarbeiten.
Denn mit generalisierten und vorformulierten Antworten schaden Sie sich eher, als dass es Sie voranbringt.
Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie einen Ansprechpartner haben, der Sie durch den Prozess begleitet. Auch wenn dieser einmal anderweitig beschäftigt ist oder krankheitsbedingt ausfällt, sollte Ihnen direkt eine Vertretung bereitgestellt werden. Denn nur so kann Ihr Datenschutzkonzept kontinuierlich ausgearbeitet werden.
Wann können wir telefonieren, um mein Anliegen zu besprechen?
6) Experience: Was muss ein DSB können?
Nach der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung hat sich ein Meer an Datenschutzbeauftragten aufgetan: dort noch einen Überblick zu bewahren und nicht zwischen Angeboten zu ertrinken, fällt nicht leicht.
Auf welche Aspekte sollte geachtet werden, um eine Aussage über die Erfahrung und Qualifikation eines Datenschutzbeauftragten zu treffen?
Die Berufserfahrung in Themengebieten wie Datenschutz und Informationssicherheit kann Aufschluss darüber geben, ob der jeweilige Anbieter vertieft mit der Materie bekannt ist, oder nur ein oberflächliches Wissen an den Tag legt.
Spezialisierung: Hat sich der Anbieter auf eine bestimmte Branche oder Unternehmensgröße spezialisiert? Wenn ja – passt dies zu meinem Unternehmen? Wenn nicht, sollten Sie auf einen anderen Anbieter zurückgreifen.
Bestehender Kundenstamm: Informieren Sie sich über den Kundenstamm des jeweiligen Datenschutzbeauftragten. Sind die Kunden aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen kann davon ausgegangen werden, dass auch Ihr Unternehmen differenziert beraten werden kann.
Die vielleicht wichtigste Frage lautet jedoch:
Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte genau?
Und wie kann er meinem Unternehmen unter die Arme greifen?
Das Ziel der Arbeit eines Datenschutzbeauftragten lautet: die Einhaltung der Datenschutzgesetze.
Dabei werden dem Datenschutzbeauftragten per Gesetz (Art. 39 Abs. 1 DSGVO) bestimmte Aufgaben zugewiesen:
Der DSB hat die Aufgabe Verantwortliche, Auftragsverarbeiter oder solche Mitarbeiter, die mit der Datenverarbeitung betraut sind, über ihre Pflichten nach der DSGVO sowie sonstigen rechtlichen Vorschriften (der EU/ der Mitgliedsstaaten) zu unterrichten und zu beraten
Darüber hinaus überwacht er die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben von DSGVO, anderer unionsrechtlicher Datenschutzrichtlinien bzw. Richtlinien der Mitgliedsstaaten und überprüft die Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten. Dies schließt die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter mit ein.
Auf Anfrage berät er im bezug auf die Datenschutz-Folgenabschätzung und überwacht dessen Durchführung
Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde; der DSB dient als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden, falls Fragen bezüglich der Verarbeitung von Daten aufkommen. Dies schließt die vorherige Konsultation gem. Art. 36 DSGVO und Beratung zu sonstigen Fragen mit ein.
Die per Gesetz definierten Aufgaben sind jedoch nicht abschließend. Denn der Datenschutzbeauftragte übernimmt weitere Positionen, die über die gesetzlich normierten Aufgaben hinausgehen:
So unterstützt der Datenschutzbeauftragte bei Dokumentationspflichten (darunter auch die Erstellung und Pflege von VVT)
Erstellt Datenschutzerklärungen sowie Datenschutzhinweise und hilft bei der Einholung rechtskonformer Einwilligungen: Cookie Banner und Consent Management
Unterstützt bei Betroffenenrechten: von der Bewerbung bis zur Kündigung
Erstellt ein individuelles Datenschutzkonzept: Konzepte, Policies und Richtlinien für Ihr Unternehmen
Ergreift geeignete Schutzmaßnahmen für Verarbeitungstätigkeiten mit risikobasiertem Ansatz
Im Falle von Datenschutzvorfällen: Beurteilung von Melde- und Benachrichtigungspflichten
Einhaltung von Datenschutzgrundsätzen: „privacy by design“ und „privacy by default“
Schulungen, Webinare und Workshops zur Sensibilisierung der Mitarbeiter
Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen oder Kontrolle und Aktualisierung bereits bestehender Verträge
Kontrolle zur Einhaltung technisch organisatorischer Maßnahmen mit dem Ziel: Datenschutz und Datensicherheit.
Datenschutz-Compliance: von Erstgespräch bis Orientierung und Bestandsaufnahme. Der DSB hilft bei der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien
der DSB dient als neutrale Anlaufstelle für Mitarbeiter bei datenschutzrechtlichen Fragen
Bescheinigung der Datenschutzkonformität gegenüber Dritten
Beginnt die Berufserfahrung des Datenschutzbeauftragten "pünktlich" zur DSGVO?
Frage #6
Übersicht unserer Einzelleistungen
7) Kostentransparenz: Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Der Ansatz: „Lassen Sie uns mal machen - wir schicken Ihnen am Ende eine Rechnung“ ist bei weitem nicht der beste Weg.
Achten Sie darauf, dass keine unspezifischen Versprechungen mit schwammigen Produktbezeichnungen gemacht werden. Auch sollten Sie hellhörig werden, wenn von einer einfachen „Erledigung des Datenschutzes“ geredet wird. Denn die Umsetzung eines rechtkonformen Datenschutzkonzepts ist facettenreich und kann nicht so leicht zusammengefasst werden. Plus: die letztendlichen Kosten sind unberechenbar.
Wenden Sie sich also besser an einen Anbieter, der Schritt für Schritt benennt, welche Aspekte Ihnen noch zum rechtskonformen Datenschutz fehlen und welche Leistungen erbracht werden müssen, um diesen zu erreichen. Denn nur so können die Kosten übersichtlich und kalkulierbar berechnet werden.
Manche Datenschutzbeauftragten bieten neben Einzelleistungen auch Pauschalen an, mit denen Sie mehrere Leistungen zu einem Festpreis abdecken können.
Zum Vergleich: die Kosten für einen internen Datenschutzbeauftragten in Vollzeitbeschäftigung belaufen sich round about auf:
Jahreskosten (im ersten Jahr): 39.500 EUR
Jahreskosten (in den Folgejahren): 38.000 EUR
Monatskosten (im ersten Jahr): 3.291,67 EUR
Monatskosten (in den Folgejahren:) 3.166,67 EUR
Was kostet es mein Unternehmen, DSGVO-konform zu werden?
8) Individuelle Lösung: Datenschutzaudit und Datenschutz-Folgenabschätzung
Generalisierte Lösungen und standardisierte Fragebögen – schlecht!
Individuelle Prüfung und vollständige Analysen und Bewertungen – toll!
Mehr muss eigentlich nicht gesagt werden: denn standardisierte Fragebögen helfen nicht, das Datenschutzlevel in Ihrem Unternehmen z.B. in einem Datenschutzaudit oder einer Datenschutz-Folgenabschätzung zu analysieren.
Individuelle Lösungen oder Besonderheiten können nicht einbezogen werden; so ist der Grundstein Ihres Datenschutzkonzeptes lückenhaft. Das Ergebnis: ein unvollständiges Konzept, in dem ggf. wichtige Aspekte übersehen wurden.
Ein Datenschutzbeauftragter sollte stattdessen in der Lage sein, individuelle Prüfungen durchzuführen und die Rechtslage sowie die technische Ausstattung zu analysieren und zu bewerten. Dies beinhaltet unter anderem: differenzierte und situationsabhängige Fragestellungen und die Einbeziehung bereits vorhandener Dokumente. Das Resultat: ein auf Ihr Unternehmen abgestimmter und individueller Bericht.
Gehen Sie auf die individuellen Anforderungen und Voraussetzungen meines Unternehmens ein?
9) Vertraulichkeit: Datensicherheit
Der ärztlichen Schweigepflicht ähnlich: der Datenschutzbeauftragte muss die gesetzliche Verschwiegenheit wahren. Von der ersten Kontaktaufnahme an müssen alle Informationen vertraulich behandelt werden.
So sollten ausschließlich der Datenschutzbeauftragte und dessen Vertreter mit Informationen betraut sein. Die Daten müssen also vertraulich behandelt werden und nicht an Dritte weitergegeben werden.
10) Haftung bei Datenschutzverstößen
Die Wahl eines Datenschutzbeauftragten sollte mit Vorsicht erfolgen: denn falsche Beratung kann böse enden.
Denn Unternehmen haften selbst für Datenpannen und Datenschutzverstöße. Ein Rückgriff auf den Datenschutzbeauftragten ist nur unter speziellen Voraussetzungen möglich.
Bleibt es jedoch am Unternehmen hängen, kann dies ganz schön ins Geld gehen.
Habe ich die richtige Wahl bei der Benennung meines Datenschutzbeauftragten getroffen?
Nehmen Sie die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nicht auf die leichte Schulter. Der Datenschutz in Ihrem Unternehmen sollte gewissenhaft behandelt werden. Denn spätestens bei einer Datenpanne oder einem Datenschutzverstoß ist das Geschrei groß: Handeln Sie nicht erst, wenn es zu spät ist!
Diese 10 Tipps sollen Ihnen dabei helfen, im Datenschutzbeauftragter-WirrWarr einen Überblick zu behalten und den für Sie passenden Anbieter zu finden.
Laden Sie hier die 10 Fragen an Ihren Datenschutzbeauftragten als PDF-Dokument herunter.

References: § 38
 Art. 37
 Art. 33
 Art. 15
 Art. 13
 Art. 28
 Art. 35
 Art. 36