Source: https://www.podatki.biz/artykuly/podatek-dochodowy-prezenty-swiateczne-dla-kontrahentow-i-ich-pracownikow_34_29872.htm
Timestamp: 2020-01-26 15:46:33+00:00

Document:
Podatek dochodowy. Prezenty świąteczne dla kontrahentów i ich pracowników
Prezenty wręczane przez przedsiębiorców ich kontrahentom przy okazji świąt Bożego Narodzenia lub Nowego Roku zwykle mają na celu budowanie pozytywnych relacji między stronami. Planując budżet na takie wydatki, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę nie tylko wysokość faktycznych wydatków poniesionych na zakup upominków, ale również to, jakie są zasady opodatkowania obowiązujące w takiej sytuacji.
Istotne jest między innymi to, czy dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Na uwadze trzeba mieć też to, że przekazanie upominku może wiązać się z koniecznością wykazania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia lub z działalności gospodarczej. Planując akcję przekazywania prezentów, należy także określić, czy obdarowanym będzie kontrahent rozumiany jako „firma”, czyli jednoosobowy przedsiębiorca lub spółka, czy też pracownik tej firmy.
Czy wydatek poniesiony na zakup prezentu jest kosztem uzyskania przychodów?
Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT), odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Wśród wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W ustawach podatkowych nie jest zdefiniowane, co należy rozumieć przez „reprezentację”. Organy podatkowe na przestrzeni ostatnich kilku lat różnie interpretowały to pojęcie. Skupiały się przede wszystkim na podkreślaniu „okazałości” i „wystawności” i były skłonne uznawać za wystawność nawet podanie paczkowanych ciastek czy herbatników podczas spotkania z kontrahentem.
Sytuacja zmieniła się po wydaniu przez Naczelny Sąd Administracyjny wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Wyrok ten stał się impulsem do wydania przez ministra finansów interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r. (sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. Warto przypomnieć więc, jak na temat reprezentacji wypowiedział się NSA. Otóż:
(...) Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.
(...) wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponownie podkreślić należy, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.
Oznacza to, że przedsiębiorca, który ponosi wydatki na zakup upominków, musi każdorazowo ocenić:
czy wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (np. prezent jest wręczany w celu budowania pozytywnych relacji z odbiorcami usług), a następnie
czy zakupiony prezent nie ma charakteru reprezentacyjnego.
Dopiero bowiem wtedy, gdy na pierwsze pytanie padnie odpowiedź twierdząca, a ponadto prezent nie będzie mógł być uznany za reprezentacyjny, podatnik będzie mógł ująć poniesione wydatki w kosztach uzyskania przychodów.
Otrzymany prezent stanowi przychód u obdarowanego
Wręczenie prezentu kontrahentowi lub jego pracownikowi – bez względu na to, czy upominek będzie miał charakter promocyjny lub reklamowy, czy typowo reprezentacyjny – zawsze stanowi dla obdarowanego przychód. To, jakie jest źródło tego przychodu, zależy od okoliczności konkretnej sytuacji. Ustalenie rodzaju tego źródła należy do obowiązków przedsiębiorcy dokonującego przekazania upominku. Związane jest to z tym, że może okazać się, że na przedsiębiorcy ciążą z tego tytułu jakieś obowiązki wynikające z prawa podatkowego.
Jeżeli obdarowanym jest pracownik kontrahenta, wówczas wartość prezentu, jako świadczenia nieodpłatnego, będzie stanowić dla niego przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. Przychód ten może jednak korzystać ze zwolnienia od opodatkowania. Otóż, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeśli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Tak więc tylko te upominki:
które zostają wręczone w związku z promocją lub reklamą przedsiębiorcy, który dokonuje przekazania (świadczeniodawcy), a jednocześnie
ich jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 200 zł,
są zwolnione od opodatkowania.
Pierwszy warunek będzie spełniony, jeśli np. na upominku jest wyraźne logo świadczeniodawcy. W takim wypadku przekazanie prezentu niewątpliwie ma cel promocyjno-reklamowy. W odniesieniu do drugiego warunku podkreślić należy, że chodzi o wartość jednorazowego świadczenia. Oznacza to, że nie należy sumować wartości prezentów przekazanych jednej osobie w danym roku podatkowym.
Natomiast w sytuacji, gdy obdarowanym będzie osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub też prezent (np. kosz słodyczy) zostanie przekazany kontrahentowi jako „firmie”, wówczas stanowić on będzie dla nich przychód z działalności gospodarczej. Pamiętać należy o tym, że nie ma tu żadnej kwoty wolnej od podatku, co oznacza, że wartość nawet najdrobniejszego prezentu powinna zostać doliczona do przychodów.
Informacja o wartości prezentu
Z uwagi na to, co wyżej wskazano, że w odniesieniu do niektórych prezentów konieczne jest rozpoznanie z tego tytułu przychodu, osoba obdarowana musi dysponować informacją o wartości otrzymanego prezentu. Jest to nieco niezręczna sytuacja, ale niestety, aby być w zgodzie z przepisami podatkowymi, przedsiębiorca przekazujący prezent powinien przekazać obdarowanemu również:
PIT-8C, w sytuacji gdy obdarowanym jest osoba fizyczna (pracownik kontrahenta), a jednorazowa wartość prezentu przekracza 200 zł, lub
informację o wartości przekazanego prezentu, sporządzoną w dowolnej formie, gdy obdarowanym jest przedsiębiorca jednoosobowy lub spółka.
PIT-8C należy przekazać zarówno obdarowanemu, jak i do właściwego urzędu skarbowego w terminie do końca lutego następnego roku, tak aby obdarowany mógł ująć wartość prezentu w zeznaniu rocznym. Natomiast informacja dla przedsiębiorcy jednoosobowego lub spółki powinna zostać im przekazana w takim czasie, by mogli oni rozliczyć przychód w tym miesiącu, w którym otrzymali prezent.

References: art. 22
 art. 15
 art. 23
 art. 23
 FSK 
 art. 20
 art. 21
 art. 20