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Timestamp: 2018-12-14 10:38:52+00:00

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INDICE de CONTENIDOS TEMA 23 – LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
TEMA 23 – LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. RELACIONES ENTRE LAS AAPP Y LOS CIUDADANOS. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS. MEDIDAS PARA LA ATENCIÓN AL PÚBLICO
1 – LA ATENCIÓN AL CIUDADANO.
1.1 Las funciones de la atención al ciudadano
1.2 Información al ciudadano
1.3 Libro de Quejas y Sugerencias
1.4 Oficina Municipal de atención al ciudadano (OMAC).
1.5 Metodología de Funcionamiento del OMAC
1.6 Principales Funciones del OMAC.
2 - Relaciones entre las AAPP y los ciudadanos.
3 - Derechos de los ciudadanos
3.1 Derecho a obtener copia de los documentos que presenten
3.2 Derecho a utilizar las lenguas oficiales en su Comunidad
3.3 Derecho a formular alegaciones y a aportar documentos
3.4 Derecho a no presentar documentos no exigidos por las normas
3.5 Derecho de acceso a los archivos y registros de las AAPP
3.5.a Documento de carácter nominativo o con datos referentes a la intimidad de las personas.
3.5.b Restricciones al ejercicio del derecho de acceso
3.5.c Documentos que se rigen por disposiciones específicas
3.5.d Forma de ejercer el derecho de acceso
3.6 Derecho a ser tratados con respeto y deferencia
3.7 Derecho a exigir responsabilidades
3.8 Derecho a conocer el estado de tramitación de los procedimientos
3.9 Derecho a identificar a las autoridades y restante personal
3.9.a Identificación telefónica
3.9.b Distintivo personal
3.9.c Rótulo de despacho
3.9.d Rótulo de mesa
3.9.e Tarjeta o autoadhesivo de identidad institucional
3.9.f Tarjeta de visita personalizada
3.9.g Tarjeta de control e identificación
3.10 Derecho a obtener información y orientación
3.11 Especial referencia al derecho de información de los ciudadanos sobre las actividades de los Entes Locales de Cataluña
4 - Medidas de Atención al público.
4.1 Calidad en el servicio y atención al ciudadano
4.2 El proceso de atención al ciudadano
4.3 Actitudes y estrategias del informador
La Ley 30/92, de 26/11, de Régimen Jurídico de las AAPP y del Procedimiento Administrativo Común, determina las garantías mínimas de los ciudadanos respecto a la actividad administrativa, siendo su aportación más positiva la consagración de los derechos de aquéllos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Entre tales derechos destacan los relativos a obtener información y orientación, que se facilite el ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones y la presentación de sugerencias y quejas por retrasos o anomalías en el funcionamiento de los servicios públicos.
Posteriormente, esta materia ha sido desarrollada por el Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, que regula los servicios de información administrativa y atención al ciudadano.
También la Ley Reguladora de las Bases del Régimen Local dedica el Capítulo IV del Título V a la información y participación ciudadanas. En términos generales, se establece que las corporaciones locales habrán de facilitar la más amplia información sobre su actividad y la participación de todos los ciudadanos en la vida local.
La Ley 57/2003, de Modernización del Gobierno Local, por la que se modifica parcialmente la Ley de Bases del Régimen Local, establece al respecto medidas para potenciar la participación ciudadana.
Por último, el Reglamento Orgánico del Ayuntamiento de Tarragona, dedica el Título III a la información y a la participación ciudadana.
La atención personalizada al ciudadano comprenderá las siguientes funciones:
a) De recepción y acogida de los ciudadanos
A fin de facilitarles la orientación y ayuda que precisen en el momento inicial de su visita y, en particular, la relativa a la localización de las dependencias y funcionarios.
b) De orientación e información
La finalidad de la cual es la de ofrecer las aclaraciones y ayudas de índole práctica que los ciudadanos requieran sobre procedimientos, trámites, requisitos y documentación para los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar, o para acceder al disfrute de un servicio público o beneficiarse de una prestación.
Esta forma de facilitar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos, en ningún caso podrá comportar una interpretación normativa, ni consideración jurídica o económica, sino una simple determinación de conceptos, información de opciones o colaboración en la cumplimentación de impresos o solicitudes.
c) De gestión (en relación con los procedimientos administrativos.
Comprenderá la recepción de la documentación inicial de un expediente cuando así se haya dispuesto reglamentariamente, así como las actuaciones de trámite y resolución de las cuestiones de urgencia y simplicidad que demanden una respuesta inmediata.
d) De recepción de las iniciativas o sugerencias formuladas.
Tanto para los ciudadanos como para los propios empleados públicos, con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios, incrementar el rendimiento o el ahorro del gasto público, simplificar trámites o suprimir los que sean innecesarios, o cualquier otra medida que suponga un mayor grado de satisfacción de la sociedad en sus relaciones con la Administración y con las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.
e) De recepción de las quejas y reclamaciones de los ciudadanos
Por las tardanzas, desatenciones o por cualquier otro tipo de actuación irregular que observen en el funcionamiento de las dependencias administrativas.
f) De asistencia a los ciudadanos en el ejercicio del derecho de petición.
Derecho recogido en los arts. 29 y 77 de la Constitución.
Según el art. 29 CE, todos los españoles tendrán el derecho de petición individual y colectivo, por escrito, en la forma y con los efectos que determina la ley.
Las unidades de información administrativa orientarán a los ciudadanos sobre la naturaleza y la manera de ejercer este derecho, así como sobre las autoridades y órganos a que tengan que dirigirse sus escritos; sin perjuicio de que, estas unidades tendrán que elevar a los órganos competentes las peticiones que reciban, en las que no figure el destinatario o conste erróneamente.
Por Decreto 21/2003, de 21 de enero, se establece el procedimiento para hacer efectivo el derecho de petición ante las Administraciones Públicas Catalanas.
La información administrativa es el canal adecuado a través del cual los ciudadanos pueden acceder al conocimiento de sus derechos y obligaciones y a la utilización de los bienes y los servicios públicos.
Es la información administrativa relativa a la identificación, competencia, estructura, funcionamiento y localización de organismos y unidades administrativas; la referida a los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que los ciudadanos se propongan realizar, la referente a la tramitación de procedimientos, a los servicios públicos y prestaciones, así como a cualesquiera otros datos que aquéllos tengan necesidad de conocer en sus relaciones con las Administraciones Públicas, en su conjunto o con alguno de sus ámbitos de actuación.
La información general se facilitará obligatoriamente a los ciudadanos, sin exigir por esto la acreditación de legitimación.
Cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información de carácter general habrá de ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento.
Es la concerniente al estado o contenido de los procedimientos en tramitación, y a la identificación de las autoridades y personal al servicio de la Administración General del Estado y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma bajo la responsabilidad de la cual se tramiten aquellos procedimientos.
Esta información solo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento o a sus representantes legales de acuerdo con lo que dispone la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
Igualmente podrá referirse a los datos de carácter personal que afecten de alguna forma a la intimidad o privacidad de las personas físicas. La información sobre documentos que contengan datos de esta naturaleza estarán reservados a las personas a que se refieran con las limitaciones y con los términos establecidos por la Ley.
a. Definición y objeto.
El Libro de Quejas y Sugerencias tiene como finalidad dejar constancia de las quejas, reclamaciones, iniciativas o sugerencias, que los ciudadanos consideren convenientes sobre el funcionamiento de las unidades administrativas.
Se ubicará en los registros generales y auxiliares de recepción o salida de documentos de aquellos órganos y unidades administrativas que por su relación con el ciudadano se considere necesario y, en todo caso, en las oficinas y centros de información y atención al ciudadano.
Existirá, al menos, un Libro de Quejas y Sugerencias en todos los Departamentos ministeriales y Entidades de derecho público vinculadas o dependientes de aquéllas.
Cada ejemplar del Libro de Quejas y Reclamaciones estará integrado por 50 hojas encuadernadas y numeradas. Cada juego de hojas constará de original y dos copias, de manera que posibiliten las actuaciones previstas por esta norma.
d. Forma de presentación
Los ciudadanos formularán sus quejas o sugerencias por escrito, indicando su nombre y apellidos, y su domicilio, a los efectos de comunicaciones, y firmarán al final de la correspondiente hoja.
En este cometido, podrán ser auxiliados por los funcionarios responsables del Libro, en la formulación y constancia de su queja o sugerencia, en este caso se limitarán a firmar la misma como muestra de conformidad.
Se incorporarán en el Libro de Quejas y Sugerencias, las cursadas sin sujeción a impreso alguno y presentadas en las oficinas y registros a que se refiere el art. 38.4 de la Ley 30/1992, de 26/11, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento administrativo Común, y las remitidas personalmente o por correo.
e. Formulación y remisiones
Formuladas las quejas o sugerencias, se procederá a diligenciar los apartados correspondientes a la Administración sellando todas las hojas con el sello del registro y entregando al ciudadano una copia; si la queja o sugerencia no ha sido presentada personalmente y el ciudadano ha dejado constancia de su domicilio, se le enviará la copia correspondiente.
Si se formaliza en el Libro de Quejas y Sugerencias de la oficina de registro de la unidad administrativa directamente afectada, ésta trasladará inmediatamente el original al responsable de la unidad y simultáneamente remitirá la copia correspondiente a la Inspección General de Servicios Departamentales. En aquellos casos en que la unidad afectada corresponda a un área directiva que cuente con inspección sectorial, la copia se remitirá a esta Inspección.
Si se formaliza en el Libro de Quejas y Sugerencias de una unidad diferente de la afectada, se remitirá el original y copia a la Inspección General de Servicios del Departamento en que se haya presentado, que los enviará al mismo tiempo, si procede, a la correspondiente del Ministerio la unidad de la cual ha estado afectada. Recibidos los ejemplares por esta última Inspección General de Servicios, actuará de acuerdo con lo que prevé el apartado anterior.
f. Tramitación interna
La tramitación interna de las quejas y sugerencias seguirá un trato uniforme que garantice su rápida respuesta o su conocimiento por los órganos que asumen la superior responsabilidad de los servicios afectados.
g. Respuesta
Recibidas las quejas y sugerencias de la dependencia afectada, ésta, en el plazo máximo de 20 días y previas las aclaraciones que crea oportuno pedir al ciudadano, informará a éste de las actuaciones realizadas y de las medidas, si procede, adoptadas, trasladando del informe evacuado y de la comunicación al ciudadano a la Inspección General de Servicios Departamentales o sectoriales, si procede.
Si transcurrido el plazo anterior el ciudadano no hubiera obtenido ninguna respuesta de la Administración, podrá dirigirse a la Inspección General de Servicios del Departamento dónde presentó su queja o sugerencia, a fin de conocer los motivos que han originado la falta de respuesta y exigir las oportunas responsabilidades.
h. Actuaciones de las unidades de Inspección
La Inspección General de Servicios Departamentales y de las Inspecciones Sectoriales, llevarán control de las quejas y sugerencias que afecten a las unidades administrativas la inspección de las cuales tengan encomendadas, tanto de servicios centrales como de unidades territoriales.
Cada queja o sugerencia motivará la apertura de un expediente informativo, donde se tendrá que incluir todas las actuaciones que sean practicadas en relación con ellas y los informes que se reciban del órgano afectado.
Si de la queja presentada se dedujeran indicios de anormal funcionamiento de los servicios, la Inspección General de Servicios Departamentales o la Sectorial iniciarán o solicitarán las actuaciones pertinentes para el procedimiento que corresponda.
Anualmente las subsecretarias de los Departamentos ministeriales remitirán a la Secretaría de Estado para la Administración Pública un informe sobre las quejas y sugerencias presentadas, así como sobre las respuestas y medidas adoptadas si procede.
j. Efectos de las quejas
Las quejas formuladas no tendrán en ningún caso la calificación de Recurso administrativo ni su interposición paralizará los términos establecidos en la normativa vigente.
Estas quejas no condicionan, de ninguna manera, el ejercicio de las restantes acciones o derechos que, de conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, pueden ejercitar los que figuren en él como interesados.
De aquí la necesidad de creación de las Oficinas de información municipal en el ámbito local, como instrumento eficaz de acercar la administración al ciudadano y facilitarle una información fiable, adecuada y responsable.
Las oficinas de atención e información ciudadana tienen una especial relevancia al convertirse en el espacio dónde se producirán el mayor número de contactos y relaciones entre el Ayuntamiento y la ciudadanía.
Son un espacio de relación presencial y no presencial, es decir, el mismo tipo de información que el ciudadano puede recibir si se desplaza al espacio físico del OMAC lo podrá tener por teléfono o por Internet.
Misión del OMAC:
Ha de ser un SERVICIO INTEGRAL DE ATENCIÓN, que tenga por objeto facilitar la relación de la ciudadanía con el Ayuntamiento, mediante la canalización en un servicio único de todas las necesidades de Información, Iniciativas y servicios que tenga el ciudadano de la Administración Municipal.
La oficina funciona bajo los siguientes principios:
1) Es un Servicio público en toda su extensión (Fundamental) = El ciudadano que requiera el servicio de la oficina ha de salir convencido que ésta es un amplio servicio a su alcance.
2) Ha de ser un Instrumento ahorrador de esfuerzos para el ciudadano y tiene que colaborar en agilización de los procedimientos administrativos.
3) Ha de realizar una tarea de simplificación de asuntos y trámites.
4) La organización del OMAC está orientada fundamentalmente al servicio del ciudadano –> facilitándole su relación con la administración municipal.
Las funciones principales del OMAC:
1) INFORMAR al ciudadano de cuestiones y asuntos municipales y extramunicipales que puedan ser de su interés.
2) RECIBIR LAS QUEJAS que formulen los ciudadanos o colectivos, así como responderlas una vez obtenida la información adiente. Al mismo tiempo, recibirá y canalizará a los departamentos correspondientes las sugerencias o iniciativas presentadas por los ciudadanos, colectivos, etc.
3) TRAMITAR LOS ASUNTOS SIMPLES. La oficina tramitará o gestionará directamente todos aquellos asuntos de competencia municipal que comporten una tramitación rápida y con un resultado inmediato.
4) CANALIZACIÓN DE GESTIONES COMPLEJAS. Aquellos asuntos de competencia municipal que comporten una mayor complejidad en su tramitación i/o que sea necesario resolver en otra instancia o por personal municipal concreto, serán canalizados a los departamentos competentes, previa información al solicitante de los requerimientos básicos.
5) Asume las FUNCIONES de REGISTRO GENERAL del Ayuntamiento.
Pero para que esta oficina funcione tendrá que contar con un grupo de personas que tenga un elevado grado de polivalencia, que sepan responder a las múltiples necesidades de los ciudadanos de igual manera.
¿Qué cualidades habrán de reunir las personas que prestan su servicio en la oficina de atención al ciudadano?
1) Responde a las demandas de forma rápida y adecuada.
2) Se preocupa de ofrecer un servicio agradable.
3) Se compromete con la solución.
4) Actúa para mejorar la situación del cliente.
5) Mejora el servicio.
Los ciudadanos como contribuyentes y usuarios de los servicios públicos locales quieren ser tratados por la Administración Pública Local con la misma amabilidad que le dispensa la empresa de servicios situada al lado de su casa.
No obstante, entre los ciudadanos se ha extendido la sensación generalizada de que, en muchas ocasiones, en lugar de estar las AAPP al servicio de los ciudadanos, son éstas quienes están a su servicio, o, en el peor de los casos, que la Administración está al servicio de sus propios trabajadores.
De manera especial esta situación se concreta en la administración local, al se ésta la administración más cercana al ciudadano
Mientras las AAPP únicamente se dedicaban a tramitar papeles de acuerdo a unos criterios estrictos fijados por las normas y reglamentos, el papel de los funcionarios públicos era el de ser unos simples cumplidores de los trámites predeterminados por unos procedimientos. Nos encontrábamos ante unas organizaciones desresponsabilizadas ante los ciudadanos. Pero ahora estas condiciones han cambiado. Los ciudadanos exigen una AP, y mucho más en la local, atenta a sus necesidades y a sus demandas, los ciudadanos quieren una AP responsabilizada en atenderles y servirlos correctamente.
Para la prestación de un eficaz servicio a los ciudadanos, es necesario, dar a conocer, de la forma más fácil y cómoda posible, todas las posibilidades de relación con la administración, tanto de los servicios existentes como de información de sus derechos y deberes y orientación de su ejercicio.
La idea central que ha de presidir la actuación de la Administración es el ciudadano, ya que este es el objeto y el destinatario principal de una administración concebida como prestadora de servicios.
Los ciudadanos, cada vez más exigen una mayor atención, no al cumplimiento de las normas administrativas, sino a la capacidad de la AP para diseñar, organizar y prestar servicios correctamente.
Para conseguir un cambio real en la naturaleza del servicio público se ha de modificar en profundidad la actual cultura administrativa, y para esto es necesario convertirse en un Ayuntamiento receptivo. Una administración local receptiva es aquélla que es comprensible, responde a las necesidades de los ciudadanos, es accesible y fomenta la participación activa:
- Comprensible. Las AA locales serán comprensibles si en su entramado administrativo, cada vez más complejo, se hace entendedor para las personas o empresas que constantemente se relacionan con ellas. Comunicarse con los ciudadanos mediante un lenguaje y unos medios sencillos y claros.
- Responder a las necesidades de los ciudadanos. Los ayuntamientos responden a las necesidades de los ciudadanos cuando en la acción de gobierno, concretada en el diseño y aplicación de las políticas públicas, se atienden sus demandas.
- Accesible. Con horarios, niveles de información y formas de comunicación totalmente accesibles y comprensibles. (Mejorar la comodidad de las oficinas de los ayuntamientos, facilitar su acceso tanto en el aspecto de ubicación como en los horarios).
- Con participación activa. Teniendo en cuenta las opiniones de los ciudadanos para mejorar la prestación de los servicios públicos.
Los ciudadanos, en sus relaciones con las AAPPs, tienen los siguientes derechos:
Los ciudadanos tendrán derecho a obtener Copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.
Para la eficacia de este derecho, el art. 38.5 de la LRJ-PAC determina que los ciudadanos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus Solicitudes, Escritos y Comunicaciones.
Dicha copia, previo cotejo del original por cualquiera de los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.
En este sentido, el art. 70.3 De la LRJ-PAC, dispone que:
De las Solicitudes, Comunicaciones y escritos que presenten los interesados en las oficinas de la Administración, podrán éstos EXIGIR el correspondiente RECIBO q acredite fecha de presentación.
A su vez, el art. 46 del mismo texto legal, establece que “cada Admón. Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados”.
“Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas”.
“Las copias de los documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las AAPP, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
Los ciudadanos tienen derecho a utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su CCAA, de acuerdo con lo previsto por la ley y resto de ordenamiento jurídico.
La lengua de los procedimientos tramitados por la Administración General del Estado será el CASTELLANO.
--> El INTERESADO q se dirija a los órganos de AGE en territorio de su CCAA podrán usar la lengua COOFICIAL
--> Si concurrieran varios interesados en el procedimiento, y existiera discrepancia en cuanto a la lengua, el procedimiento se tramitará en CASTELLANO.
En los Procedimientos tramitados por Administraciones de las CCAA y de las Entidades Locales, el uso de la lengua se ajustará a lo previsto en la legislación autonómica correspondiente.
La Administración pública instructora deberá traducir al castellano los documentos, expediente o partes de los mismos que deba surtir efecto fuera del territorio de la CA y los documentos dirigidos a los interesados que así lo soliciten expresamente. Si debieran surtir efectos en el territorio de la CA donde sea cooficial esa misma lengua distinta del castellano, no será precisa su traducción.
En cualquier fase del Procedimiento anterior al trámite de audiencia, los ciudadanos tendrán derecho a formular alegaciones y a aportar documentos, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la propuesta de resolución.
Hay que tener en cuenta que si la solicitud de iniciación de un PA --> No reúne requisitos establecidos en la LRJ-PAC y los exigidos en su caso, por la legislación específica aplicable, se requerirá al interesado para que en un plazo de 10 días:
a) Subsane la Falta
b) Acompañe los documentos preceptivos
Con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por DESISTIDO de su petición previa resolución.
Los interesados podrán en todo momento ALEGAR los defectos de tramitación y, en especial, los que supongan:
a) Paralización,
b) infracción de los plazos preceptivamente señalados o,
c) La Omisión de trámites
Que puedan ser SUBSANADOS antes de la Resolución Definitiva del Asunto. Dichas alegaciones podrán dar lugar, si hubiere razones para ello, a la exigencia de la correspondiente responsabilidad disciplinaria.
Los ciudadanos tendrán derecho a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.
Para poder acogerse a este derecho, el Real Decreto 1778/1994, de 5 de agosto, por el que se adecuan a la LRJ-PAC las normas reguladoras de los procedimientos de otorgamiento, modificación y extinción de autorizaciones, establece que los interesados deberán indicar la fecha y el órgano en que se presentaron los documentos y que no hayan transcurrido más de 5 años desde la finalización del procedimiento a que corresponda.
Los ciudadanos tendrán derecho al acceso a los registros y archivos de las AAPPs en los términos previstos en la Constitución y en la Ley de RJAP y PAC u otras leyes.
Este Derecho reconocido constitucionalmente en el art. 105.1 sólo queda restringido cuando afecte a la Seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
Fuera de esto, los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos q, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, sea cual sea su forma de expresión (soporte gráfico, sonoro, etc.), siempre que correspondan a expedientes de procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
El acceso a documentos q contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas --> pueden exigir rectificarlos / completarlos si son inexactos (salvo q formen o figuren en EXPEDIENTES caducados por el transcurso del tiempo)
El ejercicio de los derechos que establecen los párrafos anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.
1) Los que contengan Información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o CCAA, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Dº Administrativo
2) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
3) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
4) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial
5) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria
Se regirán por sus disposiciones específicas
1) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
2) El Acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes.
3) Los Archivos regulados por legislación del régimen Electoral
4) Los Archivos q sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública.
5) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los Registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
6) El acceso a los documentos obrantes en los archivos AP por parte de las personas que ostenten la condición de
i. Diputado de las Cortes Generales
ii. Senador
iii. Miembros de una Asamblea Legislativa CCAA
iv. Miembros Corp. Local
7) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.
El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular PETICIÓN INDIVIDUALIZADA de los documentos que desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud GENÉRICA sobre una materia o conjunto de materias.
El derecho de acceso conllevará el de obtener COPIAS o CERTIFICADOS de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones establecidas que se hallen legalmente establecidas.
Será Objeto de:
1) Publicación periódica: la Relación de Documentos obrantes en poder de las AAPP sujetos a un Régimen de Especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares.
2) Publicación regular: las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos Administrativos q comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegados por particulares en sus relaciones con la Administración.
Los ciudadanos tendrán derecho a ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
A disposición de los ciudadanos existe un Libro de Quejas y Sugerencias que tiene por objeto dejar constancia de las Quejas, Reclamaciones, Iniciativas o Sugerencias convenientes sobre el funcionamiento de las Unidades administrativas.
La formulación de quejas o sugerencias por parte de los ciudadanos se realizará por escrito indicando su Nombre y Apellidos, Domicilio y Firma al final de la correspondiente hoja.
Los ciudadanos tendrán derecho a exigir las responsabilidades de las AAPPs y del Personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.
En este sentido, la propia Constitución dispone en su art. 106.2 que: “los particulares, en los términos establecidos por la ley, tendrán Derecho a ser INDEMNIZADOS por toda lesión q sufran en cualquier de sus bienes y derechos, salvo en los casos de fuerza mayor, siempre q la lesión sea consecuencia del funcionamiento de los Servicios Públicos”.
En la misma línea anterior se expresa la LRJ-PAC, quién además establece la necesidad de que el daño alegado habrá de ser EFECTIVO, EVALUABLE ECONÓMICAMENTE e INDIVIDUALIZADO con relación a una persona o grupo de personas.
Asimismo, dispone que las AAPPs indemnizarán a los particulares por la aplicación de actos legislativos de naturaleza no expropiatoria de derechos y que éstos no tengan el deber jurídico de soportar, cuando así se establezca en los propios actos legislativos y en los términos que especifiquen dichos actos.
El Dº a reclamar prescribe al año de producido el hecho o el acto q motive la indemnización o de manifestarse su efecto lesivo. En caso de daños, de carácter físico o psíquico a las personas, el plazo empieza a computar desde su curación o la determinación del alcance de las secuelas.
Los Procedimientos de Responsabilidad Patrimonial los resolverá:
1) El MINISTRO correspondiente
2) Consejo de Ministros si la ley lo indica
3) Los Org. Correspondientes de CCAA / Corp. Local
Por su parte, el art. 121 CE reconoce que “los daños causados por error judicial, así como los que sean consecuencia del funcionamiento anormal de la Admón de Justicia, darán derecho a una indemnización a cargo del Estado”.
Con respecto a la Responsabilidad Patrimonial del Estado por el funcionamiento de la Administración de Justicia, la Ley Orgánica Del Poder Judicial, recoge en su título V las exigencias y requisitos de la responsabilidad derivada de:
a) error judicial
b) Funcionamiento anormal
c) Y en ciertos Supuestos de prisión preventiva
Tanto en el supuesto de Error judicial declarado o Daño causado por anormal funcionamiento de A. Justicia, el interesado dirigirá su petición directamente al Ministerio de Justicia.
En ningún caso habrá lugar a indemnización cuando el error judicial o el anormal funcionamiento de los servicios tuviera por causa la conducta DOLOSA o CULPOSA del PERJUDICADO
Los ciudadanos tendrán derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la CONDICIÓN DE INTERESADOS, Y obtener COPIAS de documentos contenidos en ellos.
Los ciudadanos tendrán derecho a identificar a las autoridades y al personal al servicio de las AAPPs bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.
Por Resolución de 3 de febrero de 1993 la Secretaría de Estado para la Administración Pública define el sistema de identificación común del personal al servicio de la Administración General del Estado
Los Formatos de identificación concretos son:
A efectos de identificación, para diferenciar la relación telefónica en función de la iniciativa del contacto, cabe distinguir (1) cuándo el empleado público telefonea y (2) cuándo recibe la comunicación exterior.
(1)--> La identificación se realizará en el momento de iniciar la conversación, indicando de forma sucinta y claramente comprensible:
a) Denominación de la Unidad
c) Objeto llamada
(2) Cuando el empleado público recibe la comunicación exterior
--> Tras descolgar el teléfono:
a) Denominación Unidad
b) Sólo se complementará con la identidad del empleado público si el ciudadano se interesa o si se prevé continuidad en la relación.
En espacios donde exista interacción entre los ciudadanos y empleados públicos, con funciones de recepción o información.
El distintivo irá prendido en la ropa y su rotulación reflejará el nombre, apellidos y la función pública, de forma que permita al ciudadano leerlos a una distancia no inferior a 1,20 m. Podrá llevar impreso el logotipo de Identidad Institucional del Departamento u organismo y la indicación gráfica de que se conoce algún idioma en los servicios que así lo requieran.
Reflejará la Denominación más significativa de la Unidad y la relación nominal del personal que trabaje en dicho espacio común, siempre que no recargue el rótulo.
El rótulo contendrá de forma legible a 2 metros de distancia:
a) Nombre + Apellidos funcionario
b) Denominación del Puesto de trabajo o Función.
Caso de relación Verbal Directa a través de mesa personalizada en un espacio NO SINGULARIZADO o DESPACHO de uso común.
A los efectos de facilitar información personalizada al ciudadano sobre las Unidades con las que se relaciona, podrá utilizarse una tarjeta de identidad institucional, o un autoadhesivo, que llevarán impresas las denominaciones del departamento u organismo, centro directivo, unidad y su dirección postal, teléfono y fax, así como, eventualmente, el logotipo de la identidad institucional y el resto del espacio se dejará en blanco, para anotaciones posteriores, tales como el nombre del empleado público, el objeto de la entrevista posterior o cualquier otro dato de utilidad para el ciudadano.
En los casos en que la función realizada justifique la personalización, la tarjeta, además de la información recogida en el caso de la tarjeta de identidad institucional, incluirá el nombre, apellidos y cargo del empleado público.
A los efectos de identificación en el exterior del espacio administrativo, estando el empleado público en el ejercicio de su función, bastará la tarjeta de control del Departamento u Organismo, siempre que incluya la foto y las denominaciones del Departamento u Organismo, nombre, apellidos, número del documento nacional de identidad y el puesto de trabajo.
Los ciudadanos tendrán derecho a obtener información y orientación acerca de los Requisitos Jurídicos o Técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los Proyectos, Actuaciones o Solicitudes que se propongan realizar.
La Corporación, por acuerdo del Pleno, determinará los medios necesarios para dar publicidad a los acuerdos adoptados por la Corporación y las convocatorias de los Órganos cuyas sesiones sean públicas, a fin de garantizar el derecho de los ciudadanos a la más amplia información sobre las actividades del Ente Local.
Todos los ciudadanos tendrán derecho a:
- Obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos adoptados por las Corporaciones Locales y de sus antecedentes.
- Consultar la documentación, archivos y registros de la Corporación. Para ejercer este derecho será necesario que la documentación tenga la condición de pública o se acredite un interés directo en el asunto.
Igual limitación a todo aquello que afecte a la Seguridad y defensa del Estado, la investigación de delitos o la intimidad de las personas
El Procedimiento para ejercer el derecho de información se regulará por acuerdo del Pleno. En cualquier caso, la denegación será motivada y justificada de acuerdo con los supuestos establecidos legalmente.
Los Reglamentos y Ordenanzas locales podrán ser consultados en cualquier momento por todos los ciudadanos.
La Administración Pública presta servicios entendidos como bienes intangibles de estructura inmaterial.
La calidad del servicio supone el ajuste de las prestaciones a las necesidades, expectativas y deseos del cliente, el objetivo es obtener usuarios satisfechos. Para el cliente es valiosa no solo la prestación principal sino también las accesorias y el modo de prestación del servicio. La atención personalizada que reciba el usuario significa uno de los aspectos más importantes en la percepción de un servicio de calidad, de manera que un cliente insatisfecho no solo no vuelve si no que lo dirá a otras personas, por lo que la mala imagen se multiplicará.
a. Características de la atención al usuario en la Administración Pública.
a) Actividad muy reglada
El usuario recibe aquello que ha de recibir y nada más, el objetivo principal es el cumplimiento de la normativa por la que se reduce la iniciativa y la imaginación.
b) Intereses Contradictorios
En la empresa privada hay una voluntad en la transacción. En la Administración el usuario se presenta en la oficina administrativa donde tiene que resolver el asunto, teniendo poca capacidad de elección. El empleado de la Administración puede establecer una relación personalizada transmitiéndole que está interesado en resolver su problema del modo más adecuado.
c) Ausencia de competencia
El usuario es un contribuyente que tiene derecho a exigir un buen servicio, por lo que en las Administraciones públicas el servicio al usuario es el mecanismo principal para mejorar la calidad de servicio, por el hecho que no tiene otras vías dada su reglamentación y el grado de dependencia e intereses contrapuestos ciudadano-administración.
b. Ventajas de una adecuada atención al ciudadano.
Mejorar la atención al ciudadano, comporta una serie de beneficios:
El trabajo bien hecho aumenta la autoestima y nos hace sentir más eficaces y valiosos.
b) Obtener reconocimiento
Nos servirá para iniciar el próximo encuentro con actitud positiva y abierta.
c) Reducir la monotonía
Para evitar el descenso en la satisfacción laboral. Se tratará a cada caso como único y diferente del anterior.
d) Evitar situaciones tensas
La adecuada atención al usuario permite reducir las situaciones de conflictos.
e) Desarrollar competencias personales
Las habilidades de comunicación interpersonal perfeccionan el trabajo.
f) Mejorar la imagen
Al mejorar la imagen de la organización, del departamento y la propia, mejoramos la imagen general que el ciudadano tiene de la Administración.
Entre el planteamiento del problema y la solución del mismo hay un proceso, que tiene que ser guiado por el empleado de la Administración y que constituye la atención al usuario.
El proceso empieza desde que el ciudadano tiene contacto con la dependencia administrativa, bien entrando personalmente o llamando por teléfono. La comodidad de las instalaciones, las señalizaciones adecuadas, el aspecto físico de las instalaciones, la inmediatez en la respuesta y el trato personal son factores de calidad en el servicio.
a. LA PERSONALIZACIÓN DE LA ATENCIÓN
Para personalizar la relación, es conveniente tener en consideración tres aspectos:
A) Acoger al usuario
Percibiéndolo como una persona, mostrando una actitud positiva, no tratándolos como simples números, sino como individuos diferenciados, La primera fase del contacto es muy importante, por esto es conveniente mirar al usuario a la cara, atenderlo solícitamente, sonriendo e interesándonos por él, llamándole por su nombre si lo sabemos.
B) Atender al usuario
Centrándose en él o ella y en su problema, dándole gran importancia a la escucha activa de manera que cuando alguien se dirija a nosotros habremos de despreocuparnos de cualquier otra cuestión que nos pueda distraer. Es necesario centrarse en el problema, es decir, ponerse en su lugar. En la comunicación no cuentan sólo las palabras sino también la comunicación no verbal y otros aspectos emocionales que son necesarios para comprender el mensaje.
C) Finalizar el contacto
Facilitándole una solución satisfactoria, poniendo en práctica las habilidades para conseguir la retroalimentación y comprobar que el usuario ha comprendido el mensaje y que acepta la solución propuesta.
b. EL PROCESO DE ATENCIÓN
Generalmente es el usuario el que acude a la Administración para resolver un problema que puede consistir en:
1.- Petición de información: Puede ser una información en que el usuario demanda una información puntual, precisa y específica en la que tenemos que situarle, o bien una información más amplia en la que tendremos que situar e indicar.
2.- Entrega de documentos: El proceso es más breve, consiste en la rapidez de la transacción y en el aseguramiento de que la documentación entregada es la pertinente.
3.- Recepción de documentos: Proceso similar al anterior.
4.- Plantear una queja o resolver algún desajuste: Será necesario procurar tener un conocimiento lo más extenso posible sobre la índole del problema y canalizar la solución por la vía más adecuada.
· Iniciar el contacto
El objetivo es conseguir que el usuario se sienta atendido desde el primer contacto, causándole una impresión positiva.
Destacan los siguientes puntos clave:
Ø Acusar la presencia del usuario; indicándole de algún modo que hemos advertido que se encuentra allí, podemos hacerlo mediante un gesto, la mirada o unas palabras.
Ø Sonreir y saludar; tenemos que crear una relación agradable, a veces hasta dándole la mano y diciéndole el nombre.
Ø Personalizar el contacto; tratar al usuario de forma no rutinaria.
Ø Invitar a hablar al usuario; para ayudar a las personas que les es difícil relacionarse y expresarse.
Ø Utilizar un tono de voz amable; utilizando la comunicación no verbal.
Ø Mirar a la cara y orientarse hacia el usuario; constituye una norma básica de corrección.
El objetivo es conocer y comprender cuales son las necesidades y problemas del usuario para posibilitar su adecuada satisfacción, transmitiéndole que le escuchamos con interés. Comunicar es dar y recibir información y la información es un conjunto de noticias.
Ø Observar al usuario; para advertir si está impaciente, enojado, o a la defensiva y tratarle del modo más apropiado para tranquilizarle o animarle según los casos.
Ø Escuchar activamente, es imprescindible para obtener información.
Ø Sentir la posición del usuario; para facilitar la interacción y estar en mejor condición de prestarle ayuda.
Ø Preguntar; para obtener información.
Ø Reforzarle mientras habla; refuerzo es todo aquello que sigue a una conducta y que hace que esta se mantenga.
Ø Asegurarse de la petición; resumiremos los puntos más importantes para saber si hemos comprendido al usuario.
El objetivo es facilitar las indicaciones oportunas para resolver la necesidad del usuario.
Ø Identificar el problema
Ø Centrarse en la solución, intentando ser eficaz en el menor tiempo posible.
Ø Hacerse comprender amablemente; utilizando una terminología adecuada al usuario; evitando frases que provoquen reservas, evitar que la antipatía hacia el otro o su estado de ánimo reste eficacia al papel de emisor, empleando un tono de voz amable y manteniendo el contacto ocular.
Ø Dedicarle el tiempo necesario; hasta que el usuario comprenda la información que le queremos suministrar, se puede ser rápido y a la vez eficaz.
Ø Asegurar la solución.
El objetivo es asegurarse de que el problema ha sido resuelto creando una sensación final positiva.
Ø Interesarse por peticiones añadidas.
Ø Despedirse amablemente
Ø No demorar el final.
c. ERRORES EN LA ATENCIÓN
Ø Apatía
Ø Sacárselos de encima
Ø Remitirlos a otro departamento
Ø Frialdad
Ø Rigidez
Ø Condescendencia
d. EL PROCESO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA
Ø Acoger y presentar; responder con rapidez, presentación nombrando el departamento, proceder a identificar al interlocutor y establecer la oportunidad.
Ø Acoger el mensaje, controlando la conversación, dando señales de estar escuchando e identificando la petición.
Ø Facilitar ayuda; proporcionando información útil, comunicando lo que se va a hacer y despidiéndose amablemente.
a. Comunicación y relaciones interpersonales
Comunicar es transmitir y la transmisión e intercambio de mensajes son la base de las relaciones interpersonales.
Parece que no todas las personas tenemos la misma capacidad para comunicarnos con los demás. Esta calidad de relación es lo que se denomina empatía.
La empatía nos capacita para ver a los demás tal como son, reconocer sus necesidades, su estado de ánimo, comprender sus actuaciones y prevenirlas. Esta cualidad es fundamentalmente importante cuando se trata de convencer o persuadir a nuestro interlocutor.
La empatía se expresa por medio de:
Ø La atención para captar el mensaje transmitido.
Ø Averiguar lo que se quiere transmitir, si no se ha captado correctamente.
Ø Ponerse al mismo nivel de nuestro interlocutor y desde su propia perspectiva.
Ø Contribuir a crear una situación de diálogo fácil.
Ø Incluir los sentimientos como otro dato a tener en cuenta.
Otro dato importante para que la comunicación sea eficaz, son los factores educacionales aportados por el ambiente cultural y la educación recibida.
Empatía y cultura son dos bases fundamentales para que una comunicación y relación interpersonal tenga éxito.
Hay personas con nula capacidad empática y sus dificultades para comunicarse son muy grandes, lo que les hace fracasar en sus propias relaciones interpersonales. También el egocentrismo comporta el fracaso en la comunicación y por tanto, en las relaciones personales.
Los malentendidos son la causa fundamental del fracaso en la comunicación y en las relaciones interpersonales, y pueden ser debidos a factores provinientes tanto del emisor, receptor o del propio entorno donde se produzca.
Los malentendidos por parte del emisor provienen siempre por no tener en cuenta a la persona que recibirá el mensaje.
Por su lado, el receptor puede ocasionar una comunicación fracasada por diversas razones: fisiológicas (que no escucha lo que se le dice), por falta de concentración, atención o comprensión de la comunicación y hasta por poseer dogmas culturales demasiado rígidos.
También el ruido del entorno en que se produce la comunicación puede afectar la eficacia de la misma:
Las barreras que más frecuentemente nos encontramos en la comunicación y que provocan el fracaso de la misma son:
Ø Mal uso del lenguaje o desconocimiento del mismo.
Ø Mal uso del canal utilizado en la comunicación.
Ø Desconocimiento del contenido del mensaje.
Ø Construcción gramatical incorrecta; utilización de términos imprecisos o incoherentes.
Ø Interpretación subjetiva y prematura del mensaje, mensajes ocultos o visión parcial de la realidad.
Ø Falta de atención por parte del receptor que no se encuentra motivado para efectuar la comunicación o siente desinterés por ella.
Ø Prejuicios, actitud negativa.
Ø Momento impropio o problemático.
Ø Ausencia de retorno de la comunicación.
b. Perfil del informador público
La atención personal es el sistema que más utiliza el ciudadano, de manera que la imagen de la Administración depende en cierta manera de la persona que nos atienda, teniendo especial importancia la comunicación no verbal, la imagen personal y el ambiente del despacho, oficina o del lugar de recepción, siendo conveniente fomentar una imagen neutral, agradable y de confianza.
c. Tipología de ciudadanos y estrategias.
Las personas somos diferentes unas de otras a causa de multitud de circunstancias tanto de índole cultural como social que determinan nuestra forma de comunicarnos.
1) Habladores
Son aquellos que hablan mucho, tendiendo a salirse del tema, son abiertos y comunicativos. Ante este tipo de ciudadanos conviene canalizar el tema y favorecer la concreción y brevedad.
2) Excitables
Suelen ser exigentes, agresivos, subyugadores y muy susceptibles. Ante este tipo de ciudadanos se necesita autocontrol, intentar calmarle para evitar todo tipo de provocación, escuchándole e intentando convencerle con argumentos objetivos y haciéndole sentir que su problema nos preocupa
3) Tímidos
Son reservados, inseguros y prefieren escuchar. Ante este tipo de ciudadanos tenemos que hacerles preguntar para obtener la información necesaria y tratarlos en reservado para que cojan confianza y puedan expresarse.
4) Irracionales
Son negativistas, poco objetivos y creen tener la razón. Ante este tipo de ciudadanos se necesita tener calma y mantenerse firmes, presentando argumentos para conseguir acuerdos concretos y cerrados.
5) Inquisitivos
Son críticos, meticulosos, inseguros y preguntan mucho. Ante estos ciudadanos será necesario argumentar las respuestas con conocimientos técnicos, dando todo tipo de detalles y evitando contradecirles.
6) Presuntuosos
Son orgullosos, vanidosos, altivos y creen saberlo todo. Ante estos ciudadanos conviene ser humildes, amables, evitando competir con ellos y favorecer la adulación.
7) Silenciosos
Hablan poco, van directamente al asunto, son fríos y poco diplomáticos. Ante estos ciudadanos será necesario llevar nosotros la iniciativa, ser breves.
8) Escépticos
Son agudos y críticos, desconfían y ponen todo en duda. Ante este tipo de ciudadanos se necesita paciencia y perseverancia, ser sincero y darle garantías.
9) Enterados
Son los típicos “listillos” que creen saber mucho. Ante este tipo de ciudadanos se requiere mucha prudencia, evitar el enfrentamiento y favorecer la escucha activa.

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 resolución 
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