Source: https://servicios.ccc.org.co/librosElectronicos/26/inicio
Timestamp: 2017-10-19 21:41:48+00:00

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:: Libros Electrónicos ::
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¿Qué es libros Electrónicos?
En medios electrónicos
Para consultar los requisitos, ingrese en el siguiente link, según el registro que corresponda:
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO SISTEMA
Registro de libros de comercio en medios electrónicos
Este documento contiene los términos y condiciones de uso aplicables al servicio de “registro de libros de comercio en medios electrónicos” (en adelante el servicio). El comerciante o inscrito (en adelante el usuario) que desee acceder, consultar o utilizar el servicio, debe leer y aceptar previamente los presentes términos y condiciones de uso, seguir las instrucciones dispuestas a lo largo del sistema y ceñirse a lo dispuesto en la normatividad legal vigente en la materia.
- El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.
- Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali (Cali, Yumbo, Vijes, La Cumbre, Jamundí y Dagua), en adelante la CÁMARA DE COMERCIO.
- De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.
- Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia. También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
- Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.
Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Firma digital: valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
Certificado en relación con las firmas digitales: mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.
Entidad de certificación digital: es aquella persona que, autorizada conforme a la ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.
Entidad de certificación abierta: la que ofrece servicios propios de las entidades de certificación, tales que: a) su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, b) Recibe remuneración por éstos.
Estampado cronológico: mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.
Registro de libros en medios electrónicos: es el trámite que el usuario debe efectuar para solicitar el registro de libros de comercio en medios electrónicos, a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.
Asentamiento: es la anotación que se hace en los libros de comercio en medios electrónicos, previamente registrados a través del servicio dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.
3. Marco normativo del servicio
La utilización del servicio está sujeto a las disposiciones contenidas en: (i) Los artículos 126 y siguientes del Decreto 2649 de 1993; (ii) la Ley 527 de 1999 la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales; (iii) el Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el uso de firmas electrónicas; (iv) el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando que los libros de comercio pueden llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad de la información, así como su conservación; y el artículo 175 del mismo decreto, que modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; (v) el Decreto 805 de 2013 que dicta las disposiciones generales para que las cámaras de comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea y juntas de socios en forma electrónica; y (vi) las Circulares Externas Nos. 001 y 004 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio que tiene por objeto instruir a las cámaras de comercio sobre el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de socios o accionistas y, los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.
El usuario se compromete a utilizar de manera adecuada y lícita el servicio, de conformidad con la legislación aplicable, los términos y condiciones generales del sitio web y los particulares del servicio, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público. Los datos introducidos por el usuario en los formularios dispuestos en el sistema, deberán ser veraces, íntegros y actualizados. El usuario garantiza la autenticidad y actualidad de todos los datos que comunique a la CÁMARA DE COMERCIO y será el único responsable de las manifestaciones falsas e inexactas que realice. Para la utilización de este servicio se requiere un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia. También se requerirá la firma digital del revisor fiscal o contador, en los casos en los cuales, el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993. El usuario debe contar con el software o aplicativo que le permita firmar digitalmente archivos en formato pdf.
5. Solicitud de registro de libros en medios electrónicos
Para solicitar el registro de libros en medios electrónicos, el usuario debe diligenciar el formulario de solicitud de registro dispuesto en el sistema, el cual debe descargar en su versión definitiva en formato pdf, firmar digitalmente por el representante legal, efectuar el pago de manera virtual y cargar los documentos en el sistema (formulario en formato pdf y recibo de pago). Si a la fecha de la solicitud de registro del libro en medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán indicarlo en el formulario y este tendrá que ser firmado digitalmente también por el revisor fiscal o contador público de la entidad. Los certificados digitales del representante legal y del revisor fiscal que se utilicen para firmar digitalmente el formulario, deben estar vigentes y ser emitidos por una entidad de certificación digital abierta autorizada o acreditada en Colombia. Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, los datos del formulario y la(s) firma(s) digital(es) serán verificados de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II del registro de entidades sin ánimo de lucro, respectivamente y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:
- Cámara de Comercio receptora;
- Fecha de presentación del libro para registro
- Fecha de inscripción;
- Identificación del comerciante o persona obligada a registrar
- Nombre del libro, y
- Uso al que se destina. El envío de la solicitud de inscripción de los libros electrónicos, no implica la aceptación del registro, por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación que sobre el particular se haga con el fin de determinar si cumple con los requisitos para su inscripción.
Si la solicitud de registro de libros de comercio en medios electrónicos, es devuelta, la CÁMARA DE COMERCIO enviará una notificación con los motivos de devolución del trámite, al correo electrónico que el solicitante haya reportado en el formulario de solicitud.
El usuario deberá corregir los motivos de devolución e iniciar nuevamente el trámite de inscripción de libros electrónicos.
6. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, a través de la opción “asentamiento” dispuesta en el sistema, por el término de un (1) año, archivos electrónicos con destino a ese libro, los cuales deberán ser firmados digitalmente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
De igual forma, una vez realizada la inscripción del libro de socios, accionistas o asociados, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digitalmente por el representante legal.
Es responsabilidad de cada comerciante o inscrito la provisión de las firmas digitales o electrónicas y estampas cronológicas necesarias.
La CÁMARA DE COMERCIO sólo verificará, previo al asentamiento, que las firmas digitales de los archivos electrónicos remitidos por el usuario sean válidas, pero en ningún momento validará o acreditará su contenido, ni almacenará los archivos electrónicos que el usuario envíe para su asentamiento en los libros de comercio en medios electrónicos, por lo que es responsabilidad única y exclusivamente del comerciante o inscrito el contenido del archivo, así como su conservación o custodia.
Una vez efectuado el asentamiento de los archivos electrónicos en los libros respectivos, o si el trámite es devuelto, la CÁMARA DE COMERCIO, le enviará al usuario una notificación al correo electrónico que haya reportado.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.
7. Recuperación de la transacción
En el acceso y utilización del servicio, el usuario se obliga a: (i) No suplantar la identidad de otra persona ni suministrar información falsa o inexacta; (ii) diligenciar los formularios y firmarlos digitalmente por las personas que corresponda; (iii) efectuar el pago del servicio de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional; (iv) cumplir con las condiciones de acceso y utilización del servicio; (v) seguir las instrucciones de uso, avisos y demás normas que resulten de aplicación. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias.
El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.
8. Obligaciones y responsabilidades del usuario
El usuario debe abstenerse de: (i) Utilizar de forma fraudulenta el servicio; (ii) acceder o intentar acceder a recursos o áreas restringidas del sitio web; (iii) utilizar el sitio web, los contenidos o el servicio con fines o efectos ilícitos, ilegales, contrarios a lo establecido en las presentes condiciones, a la buena fe o al orden público, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar o sobrecargar el sitio web o impedir la normal utilización del servicio; (iv) introducir o difundir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, interrumpir o generar errores o daños en los documentos electrónicos, bases de datos o servicios informáticos (hardware y software) de la CÁMARA DE COMERCIO; (v) intentar acceder, utilizar y/o manipular las bases de datos de la CÁMARA DE COMERCIO; (vi) reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos; (vii) suprimir, ocultar o manipular las notas sobre derechos de propiedad intelectual y demás datos identificativos de los derechos de la CÁMARA DE COMERCIO o de terceros incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección o mecanismos de información que puedan insertarse en los contenidos y servicios.
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los daños y perjuicios que puedan derivarse de: (i) la interrupción en el funcionamiento del sitio web por fallas informáticas, desconexiones, retrasos o bloqueos causados por deficiencias o sobrecargas en las redes, en el servicio de Internet o en otros servicios electrónicos utilizados en el curso de su funcionamiento; (ii) efectos causados por virus, troyanos, gusanos u otra clase de ataques informáticos que afecten el normal funcionamiento del servicio; y (iii) daños que puedan ser causados por terceras personas mediante intromisiones no autorizadas ajenas al control de la CÁMARA DE COMERCIO. La CÁMARA DE COMERCIO no garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en el sitio web, introducidos por terceros ajenos a la CÁMARA DE COMERCIO que puedan producir alteraciones en los servicios informáticos (software y hardware) del usuario. La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por hechos o circunstancias ajenas a su voluntad o que provengan de fuerza mayor o caso fortuito.
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los problemas relacionados con el correo electrónico del receptor que no permitan la entrega efectiva de las notificaciones enviadas al usuario, tales como mal suministro del correo electrónico del destinatario, espacio insuficiente en el buzón de mensajes, entre otros.
11.Liquidación de tarifas y pagos
El sistema generará la liquidación del valor a pagar de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional. Para el pago del servicio, el USUARIO podrá acceder y utilizar las páginas de los terceros con los que la CÁMARA DE COMERCIO tenga convenios para pagos por Internet. Una vez se encuentre en el sitio web del tercero, el USUARIO podrá realizar el pago respectivo, siguiendo las instrucciones y dando cumplimiento a los términos y condiciones de ese sitio. Los pagos serán verificados por la CÁMARA DE COMERCIO antes de proceder al registro de los libros.
Los medios de pago disponibles para este servicio son: tarjeta de crédito y tarjeta débito.
No obstante la mención de los medios de pago disponibles en el sitio web, la CÁMARA DE COMERCIO podrá excluir alguno o adicionar nuevos medios.
12. Finalidad de los datos de carácter personal
Los datos personales que el usuario suministre en el formulario de registro, serán utilizados para la prestación del servicio solicitado y serán tratados de acuerdo con la normatividad vigente sobre protección de datos personales que le sean aplicables y de conformidad con la política de protección de datos personales y el aviso de privacidad publicados por la CÁMARA DE COMERCIO en su sitio web.
13. Introducción de links
Queda prohibido que algún usuario diferente a la CÁMARA DE COMERCIO establezca hipervínculos, enlaces o links entre su sitio web y el servicio. El acceso será única y exclusivamente a través del sitio web de la CÁMARA DE COMERCIO.
El usuario se compromete a respetar los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos y cualquier otro elemento insertado en el sitio web y en el servicio (incluyendo sin limitación marcas, logos, nombres comerciales, textos, imágenes, fotografías, gráficos, diseños, sonidos, bases de datos, software, audio y video).
En ningún caso el acceso al sitio web y en especial al servicio, implica algún tipo de renuncia, transmisión, licencia o cesión total o parcial de dichos derechos, salvo que se establezca expresamente lo contrario. Las presentes condiciones no confieren al usuario derechos distintos de los indicados en este documento .
15. Cláusula compromisoria
Toda controversia que surja entre las partes con ocasión de los presentes términos, será sometida a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley 1563 del 2012 y a las normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen y especialmente de acuerdo a las siguientes reglas:
Las presentes condiciones se rigen y deben ser interpretadas de conformidad con las leyes de la República de Colombia.
17. Modificaciones a los presentes términos
Versión 3 - septiembre 9 de 2014
Calle 18 N° 28 - 84
San Juan de Pasto (N) Colombia
PBX: (57)2-7311445
891-.280.005-1

References: artículo 28
 artículo 175
 artículo 126
 artículo 12
 artículo 173
 artículo 56
 artículo 175
 artículo 28
 artículo 126
 artículo 173