Source: http://www.foia.gov.it/consultazione-pubblica-circolare-foia/sezione5_1/
Timestamp: 2019-05-24 19:56:02+00:00

Document:
Sezione 5.1 | FOIA Centro nazionale di competenza
Home Consultazione pubblica sulla Circolare FOIA 2019 Sezione 5.1
Nel primo biennio di applicazione dell’istituto dell’accesso civico generalizzato è emersa l’esigenza da parte delle amministrazioni di avere un quadro chiaro e univoco circa i limiti che il diritto di accesso civico generalizzato incontra per ragioni di buon andamento, tanto più che tali limiti non sono indicati nell’art. 5-bis del decreto trasparenza. Di questi limiti “procedurali” – già inquadrati in via preliminare nelle Linee guida ANAC n. 1309/2016 e nella Circolare FOIA n. 2/2017, e messi ancor meglio a fuoco durante l’attività di monitoraggio presso le amministrazioni centrali svolta dal Dipartimento della funzione pubblica – si offrono di seguito definizioni aggiornate e indicazioni operative ispirate alle buone pratiche nazionali e internazionali.
a) Richiesta generica
Richiesta caratterizzata da assoluta indeterminatezza e ambiguità dell’oggetto, tale da non consentire all’amministrazione di individuare i dati e/o i documenti richiesti.
In tali casi, è necessario che l’amministrazione attivi un dialogo cooperativo con il richiedente, al fine di assisterlo nel precisare l’oggetto della richiesta e nell’indicare gli elementi sufficienti a identificare i dati e/o i documenti richiesti. Solo qualora l’esito di tale dialogo dovesse risultare infruttuoso, l’amministrazione potrà dichiarare inammissibile l’istanza, comunicandolo per iscritto al richiedente (Linee guida A.N.AC., § 4.2; Circolare n. 2/2017, § 3.1).
b) Richiesta esplorativa
Richiesta volta a conoscere le intenzioni o le valutazioni della pubblica amministrazione in merito ad attività o eventi futuri e ipotetici o anche ad accertare il possesso o meno da parte dell’amministrazione di alcuni dati e/o documenti.
Questo tipo di richiesta non è di per sé inammissibile. E’ opportuno che l’amministrazione contatti il richiedente al fine di giungere all’esatta individuazione dei dati e/o dei documenti necessari a soddisfare l’interesse conoscitivo. Soltanto qualora il privato non fornisca le indicazioni necessarie a identificare l’oggetto della richiesta, questa può considerarsi generica per indeterminatezza dell’oggetto (Linee guida A.N.AC., § 4.2; Circolare n. 2/2017, § 3.1).
c) Richiesta manifestamente onerosa o sproporzionata
Richiesta avente ad oggetto una mole elevata di dati e/o documenti, tale da comportare un carico di lavoro in grado di interferire con il buon andamento dell’attività amministrativa.
In tali casi, è opportuno che l’amministrazione contatti il richiedente e lo assista al fine di circoscrivere l’oggetto della richiesta entro limiti compatibili con i principi di buon andamento e di proporzionalità. Solo qualora tale dialogo non dovesse avere esito positivo, l’amministrazione può opporre un diniego, che – come precisato nella Circolare FOIA n. 2/2017 (§ 7) – dovrebbe essere motivato in riferimento ai seguenti criteri:
la natura dell’attività di elaborazione (es. oscuramento di dati personali) necessaria per verificare se e in quale misura i dati e/o i documenti richiesti siano accessibili;
le risorse interne che occorrerebbe impiegare per soddisfare la richiesta (preferibilmente da quantificare in rapporto al numero di ore di lavoro per unità di personale);
la serietà del pregiudizio che la trattazione della richiesta arrecherebbe al buon funzionamento dell’ufficio e/o della pubblica amministrazione nel suo complesso.
In relazione a tale ultimo criterio, ciascuna amministrazione può far riferimento – secondo una buona pratica diffusa in altri ordinamenti e già recepita da alcune amministrazioni nazionali – alle soglie di sostenibilità (su cui, v. infra, § 5.2).
d) Richiesta massiva
Richiesta avente ad oggetto un numero elevato di dati e/o documenti (c.d. massiva unica). A tale ipotesi può essere equiparata quella in cui la medesima amministrazione riceva più istanze in un arco temporale limitato da parte del medesimo richiedente o da parte di più richiedenti riconducibili a un comune centro di interesse (c.d. massive plurime).
Il carattere massivo dell’istanza non è sufficiente a giustificare il diniego da parte dell’amministrazione, che è chiamata comunque a consentire l’accesso a un numero elevato di documenti e/o dati, salvo che la stessa richiesta assuma un carattere manifestamente oneroso o sproporzionato (supra, lett. c).
e) Richiesta vessatoria
Richiesta avente carattere manifestamente pretestuoso o irragionevole in base a parametri oggettivi, quali l’oggetto, la veste formale, il tono o il grado di ripetitività in un periodo limitato di tempo.
Quando il carattere vessatorio della richiesta è dubbio, l’amministrazione dovrebbe contattare il richiedente per verificare la presenza di un effettivo interesse conoscitivo ed individuare i dati e/o i documenti richiesti.
Nel caso in cui il dialogo non vada a buon fine o nel caso di vessatorietà manifesta, l’amministrazione può rigettare l’istanza e darne comunicazione al richiedente. A tal fine, è necessario valutare la richiesta in base alle sue caratteristiche e non all’identità del richiedente o alla mera circostanza che più richieste provengano da uno stesso soggetto (si veda anche Circolare n. 2/2017, § 3.2).
f) Richiesta reiterata
Richiesta avente un oggetto identico o sostanzialmente coincidente con quello di altre richieste già presentate dallo stesso soggetto.
Qualora l’amministrazione abbia fornito una risposta esaustiva (non necessariamente favorevole) alla precedente richiesta, le istanze reiterate sono da considerarsi inammissibili e, in casi estremi di vessatorietà, le amministrazioni sono esonerate dal fornire una risposta (Circolare n. 2/2017, § 7).
g) Richiesta di dati e/o documenti non esistenti
Richiesta il cui oggetto è costituito da dati e/o documenti che non risultano inseriti nel registro di protocollo, per i quali non esiste un obbligo giuridico di detenzione e/o conservazione e che l’amministrazione assume non essere esistenti.
In tali ipotesi è opportuno che l’amministrazione risponda comunque per iscritto al richiedente, comunicandogli che i dati e/o i documenti richiesti non esistono e che, pertanto, non è possibile soddisfare la domanda.
h) Richiesta di dati e/o documenti non posseduti, trasferita ad un altro ufficio della stessa amministrazione
Richiesta avente ad oggetto dati e/o documenti esistenti ma non posseduti dall’ufficio cui è rivolta la domanda di accesso.
L’ufficio erroneamente indicato come destinatario della richiesta non può limitarsi a opporre un diniego ma deve trasmettere la domanda all’ufficio competente della medesima amministrazione. In tal caso, il termine continuerà a decorrere dalla ricezione dell’istanza, senza interruzione (Circolare n. 2/2017, § 4.1).
i) Richiesta di dati e/o documenti non posseduti, non trasferita ad altra amministrazione
Richiesta avente ad oggetto dati e/o documenti esistenti ma non posseduti dall’amministrazione.
L’amministrazione cui è rivolta la richiesta deve contattare il richiedente per informarlo della impossibilità di soddisfare l’istanza e assisterlo nella individuazione dell’amministrazione competente. In tale ipotesi, il termine per provvedere comincerà a decorrere dalla ricezione dell’istanza da parte dell’amministrazione competente (Circolare n. 2/2017, § 4.1).
j) Dialogo cooperativo
Nelle ipotesi in cui si renda necessario precisare l’oggetto della domanda di accesso civico generalizzato (richiesta generica o esplorativa) o ricondurla entro termini compatibili con il principio di buon andamento (richiesta manifestamente onerosa) o di ragionevolezza (richiesta vessatoria), prima di dichiarare l’inammissibilità dell’istanza, l’amministrazione instaura un dialogo cooperativo con il richiedente. Il termine per provvedere sulla richiesta di accesso può essere sospeso dal momento dell’invio della richiesta di precisazione o ridefinizione dell’istanza al momento della risposta del privato. Per evitare che la mancata o tardiva risposta del privato determini una eccessiva dilazione dei tempi di conclusione del procedimento, è opportuno che la richiesta di precisazione o ridefinizione dell’istanza avanzata dall’amministrazione sia corredata dalla indicazione di un termine per la risposta non inferiore a 5 giorni e non superiore a 10 giorni. Trascorso tale termine, l’amministrazione adotterà il provvedimento di accoglimento o diniego entro il termine di conclusione del procedimento.

References: § 4
 § 3
 § 4
 § 3
 § 5
 § 3
 § 7
 § 4
 § 4