Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-7-de-febrero-10-de-2011?documento=legcol&contexto=legcol_9a9757afede3004ee0430a010151004e&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-17 05:46:13+00:00

Document:
CIRCULAR EXTERNA 7 DE 10 DE FEBRERO DE 2011
CONTENIDO:MODIFICA LA CIRCULAR EXTERNA 28 DE 2007 RELACIONADA CON EL CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS DE COLOMBIA.
TEMAS ESPECÍFICOS:OBLIGACIONES DEL EMISOR DE VALORES, GOBIERNO CORPORATIVO
Este despacho, en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas en el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005 y el numeral 9º de artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera pertinente modificar la Circular Externa 28 de 2007 sobre la adopción del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia (en adelante Código País), a efectos de adoptar el modelo “cumpla o explique” para revelación de prácticas de gobierno corporativo de los emisores de valores, en los siguientes términos:
“1. Ámbito de aplicación. El presente instructivo es aplicable a todas las entidades que se encuentren inscritas o que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores —RNVE— excepto la Nación, los patrimonios autónomos administrados por las sociedades fiduciarias; las carteras colectivas de que trata el Decreto 2555 de 2010, las universalidades de que trata la Ley 546 de 1999, las entidades territoriales a que se refiere el artículo 286 de la Constitución Política, los organismos multilaterales de crédito, los gobiernos extranjeros, las entidades públicas extranjeras, las sucursales de sociedades extranjeras y las entidades extranjeras.
En todos los casos, el emisor deberá responder si adoptó o no las medidas recomendadas para el período que esté revelando. Cuando su respuesta sea negativa, deberá explicar las razones por las cuáles no adoptó la medida.
A pesar de que la encuesta exige un pronunciamiento concreto sobre las recomendaciones del Código País, ello no impide que las entidades puedan agregar cualquier información adicional o aclaración relacionada con la adopción de otras prácticas de gobierno corporativo, siempre que éstas resulten relevantes para la comprensión de las respuestas, o voluntariamente explicar al mercado sobre la forma y mecanismos por los cuales se asegura tal adopción.
4. Diligenciamiento de la encuesta. La encuesta está integrada por ochenta preguntas y cada una guarda estricta relación con las recomendaciones del Código País, por tal razón, mantiene su estructura: (i) Asamblea general de accionistas, (ii) Junta directiva, (iii) Revelación de información financiera y no financiera, y (iv) Solución de controversias. Para su diligenciamiento y remisión deberá ingresar a la página de Internet de la Superintendencia Financiera de Colombia www.superfinanciera.gov.co en el vínculo trámites y servicios.
Las setenta y nueve (79) preguntas iniciales podrán responderse afirmativa o negativamente señalando la casilla que corresponda según se cumpla o no con la recomendación referida, siempre y cuando la situación del emisor se encuadre dentro del supuesto que allí se plantea, en caso contrario, el emisor tendrá la opción de responder no aplica. Adicionalmente cada pregunta cuenta con un espacio para que, si la respuesta es negativa, el emisor explique las razones por las cuáles no se adoptó la medida.
Así mismo, las respuestas y explicaciones deberán estar redactadas en un lenguaje claro y preciso, de forma tal que no den lugar a la formación de un juicio erróneo entre sus destinatarios.
En los casos en los cuales exista pluralidad de representantes legales, deberá designarse a uno de éstos como funcionario responsable por el diligenciamiento y envío de la información. Dicha designación, así como cualquier modificación temporal o definitiva de la misma, deberá ser comunicada al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, en la forma y oportunidad establecida para la divulgación de información relevante.
Simultáneamente con la remisión a la Superintendencia Financiera de Colombia, la encuesta deberá publicarse por el emisor en su página de Internet y deberá actualizarla con la misma periodicidad con la que se reporte a esta entidad. La encuesta hará parte del Registro Nacional de Valores y Emisores por considerarla información relevante para el mercado, en atención a lo definido en el parágrafo 5º del artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010.
6. Periodicidad y vigencia. En adelante, los emisores de valores obligados a diligenciar y remitir la encuesta deberán hacerlo anualmente, entre el 8 y el 30 de abril. El reporte enviado por los emisores hará referencia al período enero-diciembre del año inmediatamente anterior.
La presente circular rige a partir de su publicación. Se adjuntan los siguientes anexos:
(Modificado por la Circular Externa de 2011)
Encuesta código país. Código de Mejores Prácticas Corporativas-Colombia
Nombre del emisor: _________________________________________________
NIT del emisor: _____________________________________________________
Nombre del representante legal: ________________________________________
Documento de identificación: __________________________________________
Período evaluado: ___________________________________________________
Naturaleza jurídica de la entidad: ________________________________________
Código de entidad asignado SFC: _______________________________________
Pregunta: En la última asamblea general de accionistas, fue puesta a disposición de aquellos, dentro del término de la convocatoria y en el domicilio social, la documentación necesaria para su debida información sobre los temas a tratar? (Medida 1)
Explicación(*):
Pregunta: La información puesta a disposición de los accionistas, durante el término de la convocatoria a la asamblea general de accionistas, contiene la propuesta de candidatos a integrar la junta directiva? (Medida 2)
Supuesto: En caso de que el emisor tenga vinculación con una matriz y/o subordinadas, responda la pregunta, en caso contrario, responda N/A.
Supuesto: En caso de que el emisor tenga página web, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: La convocatoria de la última asamblea general de accionistas y de cualquier otra información necesaria para el desarrollo de la misma, fue difundida en la página web del emisor? (Medida 3)
Pregunta: Se desagregaron los diferentes asuntos por tratar en el orden del día establecido para las asambleas de accionistas llevadas a cabo durante el período evaluado? (Medida 4)
Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: La segregación fue aprobada por la asamblea general de accionistas? (Medida 5)
Supuesto: En el caso de haberse modificado el objeto social del emisor responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Supuesto: En el caso de haberse adoptado en la asamblea de accionistas la renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: La renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, fue incluida en la convocatoria de la asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6)
Supuesto: En el caso en que la asamblea de accionistas haya modificado el domicilio social, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Supuesto: En el caso en que la asamblea de accionistas haya adoptado la disolución anticipada, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
a) Que se realicen a tarifas de mercado, fijadas con carácter general por quien actúe como suministrador del bien o servicio del que se trate, y
b) Que se trate de operaciones del giro ordinario del emisor, que no sean materiales? Responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: El emisor cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general de accionistas? (Medida 11)
Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea de accionistas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: La junta directiva del emisor esta conformada por un número impar de miembros suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones? (Medida 12)
Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva contempla el término de antelación a la reunión de junta directiva dentro del cual se presentará la información a los miembros y en general lo sugerido en la medida 20? (Medida 14)
Pregunta: El término de antelación a la reunión dentro del cual se presentará la información a los miembros de junta estipulado en el reglamento interno de funcionamiento es inferior a dos (2) días? (Medida 20)
Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva contempla las condiciones bajo las cuales dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, puede contratar un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22)
Pregunta: La mayoría de los miembros de la junta directiva u órgano que haga sus veces es independiente? (Medida 16)
Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de junta directiva nombrados por primera vez, la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto del emisor y del sector en que se desarrolla? (Medida 18)
Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de junta directiva nombrados por primera vez, la información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo? (Medida 18)
Pregunta: Las actas de las reuniones de junta directiva identifican los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirven de base para la toma de decisiones? (Medida 19)
Pregunta: Las actas de las reuniones de junta directiva incluyen las razones de conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de decisiones? (Medida 19)
Pregunta: El emisor pone a disposición de los miembros de la junta directiva, con por lo menos dos (2) días o más de anticipación la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la convocatoria? (Medida 20)
Supuesto: En el caso en que la junta directiva del emisor cuente con miembros suplentes, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: El emisor cuenta con una partida presupuestal que respalda la eventual contratación de un asesor externo, por parte de la junta directiva, a solicitud de cualquiera de sus miembros, para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22)
Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la junta directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: El comité de nombramientos y retribuciones propone los criterios objetivos por los cuales el emisor contrata a sus principales ejecutivos? (Medida 24)
Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la junta directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: El comité de gobierno corporativo esta conformado con por lo menos un miembro de la junta directiva? (Medida 23)
Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el comité de auditoría se pronuncia, mediante la producción de un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos? (Medida 26)
Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el comité de auditoría verifica que las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas? (Medida 26)
Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el comité de auditoría establece las políticas, criterios y prácticas que utilizará el emisor en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera? (Medida 26)
Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el comité de auditoría define mecanismos para consolidar la información de los órganos de control del emisor para la presentación de la información a la junta directiva? (Medida 26)
Cuando a criterio del emisor, se considera que la respuesta a un inversionista puede colocarlo en ventaja, este garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás inversionistas de manera inmediata, de acuerdo con los mecanismos que el emisor ha establecido para el efecto, y en las mismas condiciones económicas? (Medida 28)
Pregunta: Un grupo de accionistas puede solicitar la realización de auditorías especializadas? (Medida 29)
Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorías especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A.
Pregunta: Existe un procedimiento que precise el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorías especializadas? (Medida 30)
Pregunta: Existe un procedimiento que precise las razones por las cuales se definió el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorías especializadas? (Medida 30)
Pregunta: Existe un procedimiento que precise los requisitos de la solicitud de auditoría especializada?
Pregunta: Existe un procedimiento que precise a quién corresponde la práctica de la auditoría especializada y cómo se procede a su designación? (Medida 30)
(Medida 32). El emisor divulga al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y a cualquier beneficio económico que se concede a:
Pregunta: El emisor o sus vinculados económicos contratan con el revisor fiscal servicios distintos a los de auditoría? (Medida 38)
Si se cuenta con prácticas de gobierno corporativo adicionales a las recomendadas por el Código de Mejores Prácticas Corporativas, en esta sección se da la opción para que el emisor las dé a conocer.
(*) Este modelo exige un pronunciamiento concreto sobre las razones por las cuales no se adoptó la recomendación y permite que las entidades puedan voluntariamente añadir cualquier otra información, aclaración o modalidad relacionadas con sus prácticas de gobierno corporativo en la medida que resulten relevantes para la comprensión de las respuestas.
(Modificado por la Circular Externa 7 de 2011)
La preocupación por el gobierno corporativo constituye en la actualidad una tendencia verdaderamente mundial, y su implementación, tanto por los emisores de valores(1) como por todas las empresas, resulta altamente deseable.
La experiencia internacional demuestra que el mejoramiento de las prácticas de buen gobierno requiere de la acción conjunta de las autoridades gubernamentales, las empresas y los inversionistas, mediante la combinación de normas obligatorias con esquemas de autorregulación y cumplimiento voluntario.
En todo caso, el código sigue el principio “cumpla o explique”, de allí que las medidas sean de adopción voluntaria por los emisores de valores, quienes deberán remitir diligenciada, por lo menos anualmente a la Superintendencia Financiera de Colombia, la encuesta de mejores prácticas corporativas que tiene por objeto indicar y describir de manera general, información sobre sus prácticas de gobierno corporativo y sobre la adopción de las recomendaciones del Código de Mejores Prácticas Corporativas. En todos los casos, el emisor deberá responder si adoptó o no las medidas recomendadas para el período que
esté revelando. Cuando su respuesta sea negativa el emisor deberá explicar las razones por las cuáles no se adoptó la medida. La encuesta también deberá publicarse por el emisor en su página de internet y actualizarla con la misma periodicidad con la que se reporte a la Superintendencia Financiera de Colombia.
De tal manera que, siendo el cumplimiento del código voluntario, cada sociedad, dependiendo de su situación particular, decide libremente cuáles aspectos del código adopta y cuáles no. En caso negativo el emisor deberá explicar las razones por las cuáles no se adoptó la medida.
Para su elaboración el comité se basó, entre otros documentos, en los lineamientos para un Código Andino de Gobierno Corporativo, elaborados por la Corporación Andina de Fomento-CAF.
Si bien el Código está dirigido a los emisores de valores, nada impide su aplicación por parte de aquellas empresas que, sin tener tal calidad, buscan avanzar significativamente en la adopción de mejores prácticas.
El presente documento constituye una guía de las mejores prácticas corporativas que se espera sean adoptadas y llevadas a la práctica por las sociedades emisoras de valores que pretendan elevar sus estándares de gobierno corporativo, no obstante, el documento no constituye una guía alternativa sino una complementaria de las actuales prácticas que en materia de gobierno corporativo, profesan las sociedades colombianas.
Finalmente, toda vez que los temas de gobierno corporativo se caracterizan por ser dinámicos, el grupo que ha elaborado el presente código, tendrá como tarea posterior y de carácter permanente, revisar las medidas propuestas y dado el caso, desarrollar nuevas medidas, de manera que el código se ajuste siempre a la situación del mercado.
I.Asamblea general de accionistas
La asamblea general de accionistas(2) es el órgano supremo de gobierno de las sociedades y constituye el principal mecanismo presencial para el suministro de información a los accionistas. En consecuencia, es recomendable que se establezcan procedimientos, adicionales a los contenidos en las disposiciones aplicables, tendientes a facilitar la participación de los accionistas en las asambleas y la comprensión de los temas por tratar. En adición a los medios tradicionales de convocatoria y revelación de información, los medios electrónicos pueden ser de gran ayuda en esta tarea.
Es importante precisar que las presentes recomendaciones son aplicables tanto para las reuniones de asamblea ordinaria como para las reuniones de asamblea extraordinaria.
1.1. Convocatoria
La práctica societaria demuestra la necesidad que, en adición a los requisitos para la convocatoria establecidos en el Código de Comercio, se suministre al accionista la información necesaria para la toma de decisiones razonadas, y se le permita conocer ex ante, con la mayor precisión posible, cuál será el temario de la reunión, sin perjuicio del derecho que le asiste a los accionistas para la proposición de temas durante la misma.
• Medida 1. Se recomienda que la compañía facilite a los accionistas la toma de decisiones informadas en la Asamblea, poniendo a su disposición, dentro del término de la convocatoria y en el domicilio social, la documentación necesaria para la debida información de los mismos sobre los temas por tratar.
• Medida 2 La información señalada en la medida anterior deberá contener la propuesta de candidatos a integrar la Junta Directiva cuando ella esté disponible, para lo cual, los accionistas deberán remitir a la sociedad sus propuestas dentro del término de la convocatoria; asimismo y cuando a ello haya lugar, deberá tenerse a disposición de los accionistas la información financiera que sea material para decisiones que se han de adoptar en la respectiva Asamblea, sobre las sociedades subordinadas y la matriz de la sociedad.
• Medida 3. Cuando la entidad cuente con una página de Internet, ésta será utilizada para difusión de la convocatoria y de cualquiera otra información que se considere necesaria por la compañía para el desarrollo de la asamblea.
• Medida 4. Sin perjuicio del derecho que le asiste a los accionistas para presentar sus propuestas en las reuniones de asamblea (ordinarias o extraordinarias), se recomienda que en el orden del día establecido para aquellas, se desagreguen los diferentes asuntos por tratar de modo que no se confundan con otros, dando al orden del día una secuencia lógica de temas, salvo aquellos puntos que deban discutirse conjuntamente por tener conexidad entre sí, hecho que deberá ser advertido.
1.2. Celebración
Ciertos temas son lo suficientemente importantes como para que deban ser decididos por la asamblea general de accionistas, y no únicamente por la junta directiva. Algunos asuntos deberían ser tratados por la asamblea únicamente cuando fueron incluidos en la convocatoria. La presencia de asesores externos puede facilitar la comprensión de los temas.
• Medida 5. Se recomienda que la segregación deba ser aprobada por la asamblea general de accionistas.
• Medida 6. Se recomienda que, en adición a aquellos aspectos respecto de los cuales esta exigencia opera por disposición legal, los siguientes asuntos o decisiones puedan ser analizados y evacuados por la asamblea general de accionistas únicamente en el evento en que hayan sido incluidos expresamente en la convocatoria a la reunión respectiva: cambio de objeto social; renuncia al derecho de preferencia en la suscripción; cambio de domicilio social; disolución anticipada y segregación.
• Medida 7. Se recomienda que la sociedad prepare y ponga a disposición de los accionistas mecanismos electrónicos que permitan divulgar durante la reunión, el desarrollo de la misma, de manera que aquellos que no puedan asistir tengan conocimiento de lo que en ella acontece.
1.3. Aprobación de operaciones relevantes
Ciertas decisiones que pueden afectar de manera diferente a los grupos de accionistas, deberían ser aprobadas por la asamblea general de accionistas.
• Medida 8. Se recomienda que las operaciones relevantes que se realicen con vinculados económicos, salvo que por disposición legal expresa el emisor no pueda adelantar, sean aprobadas por la asamblea general de accionistas. No requerirán de dicha autorización las operaciones que cumplan simultáneamente con las siguientes condiciones:
1. Que se realicen a tarifas de mercado, fijadas con carácter general por quien actúe como suministrador del bien o servicio del que se trate. y
2. Que se trate de operaciones del giro ordinario del emisor, que no sean materiales.
1.4. Derechos y trato equitativo de los accionistas
Toda sociedad debe prever los mecanismos necesarios para garantizar igualdad en los derechos de los accionistas, propendiendo por su reconocimiento y aplicación en las actuaciones de la sociedad, y asegurando un trato equitativo para los accionistas minoritarios.
Las sociedades colombianas deben promover el conocimiento y el ejercicio garante de los derechos que se desprenden de la condición de accionista. Todos los inversionistas deben tener acceso a la información acerca de los derechos y obligaciones asociados a cada tipo de acción antes de adquirirlas.
• Medida 9. Se recomienda que las sociedades den a conocer al público con claridad, exactitud e integridad, los derechos y obligaciones inherentes a la calidad de accionista.
• Medida 10. Se recomienda que la sociedad, de forma permanente, ponga en conocimiento del público las clases de acciones emitidas por la sociedad, la cantidad de acciones emitidas y la cantidad de acciones en reserva para cada clase de acciones.
• Medida 11. Se recomienda que exista un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general de accionistas que como mínimo abarque los temas de convocatoria y celebración.
Una de las necesidades básicas para el buen funcionamiento de los emisores de valores es la existencia de un órgano colegiado, que se reúna con mucha mayor periodicidad que la asamblea general de accionistas, y con unas funciones indelegables suficientemente definidas. Es igualmente deseable que la conformación de la Junta refleje la estructura accionaria de la compañía.
En términos amplios, la Junta debe servir de enlace entre la compañía y sus accionistas e inversionistas, garantizar el trato equitativo a todos éstos, garantizar la calidad de la información que la compañía revela al mercado, y verificar que se satisfagan los requerimientos de gobierno corporativo exigidos en las normas legales o aquellos que se adopten voluntariamente por la compañía.
2.1. Tamaño, conformación y funcionamiento
Del tamaño y la periodicidad de las reuniones, depende que la junta pueda evacuar satisfactoriamente sus funciones. En ciertos casos, según la complejidad de las operaciones del emisor y de los comités que se conformen, el mínimo legal de miembros podría no ser suficiente.
La existencia de un reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva es un elemento de vital importancia para la transparencia de sus reuniones.
Los miembros de junta directiva deberán ser idóneos para el desempeño del cargo, por lo que se requiere que quienes se postulen para el cargo cuenten con el perfil profesional que les permita desarrollar adecuadamente sus funciones.
• Medida 12. Se recomienda que, dentro de los límites legales, la junta directiva esté conformada por un número impar de miembros que sea suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones, y que permita una eficaz administración y gobierno de la compañía.
• Medida 13. Se recomienda que la junta directiva se reúna cuando menos una vez por mes.
• Medida 14. Se recomienda que exista un reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva que como mínimo contenga lo referido en las medidas 18, 19 y 20 de este código, aprobado por la Junta, que tenga carácter vinculante y que sea informado a todos los accionistas del emisor.
• Medida 15. Se recomienda que la designación como director recaiga únicamente sobre aquellas personas que cumplan con los requisitos de trayectoria profesional, formación académica y de experiencia, para el mejor desarrollo de sus funciones.
• Medida 16. Se recomienda no designar como miembros principales o suplentes de la junta directiva u órgano que haga sus veces, un número de personas vinculadas laboralmente al emisor que, reunidas en sesión y en ejercicio de sus facultades como miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias, generales o especiales, de acuerdo con la ley y los estatutos del emisor.
2.2. Deberes y derechos del miembro de junta directiva
Sin la información necesaria, no es posible determinar objetivamente la existencia de situaciones generadoras de conflictos de interés. El miembro de junta directiva debe contar oportunamente con los instrumentos, tanto de información como de asesoría, que le permitan afrontar de manera informada las diferentes decisiones que se someten a su consideración. Así mismo, y dada su responsabilidad como administrador, debe contar con la posibilidad de dejar constancia del sentido de su voto y de las razones del mismo.
• Medida 17. Se recomienda que los directores informen a la junta directiva, las relaciones, directas o indirectas, que mantengan entre ellos, o con el emisor, o con proveedores, o con clientes o con cualquier otro grupo de interés de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto.
• Medida 18. Se sugiere que cuando un miembro de junta directiva sea nombrado en el emisor por primera vez, le sea puesta a su disposición la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto del emisor y del sector en que se desarrolla, así como aquella información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo.
• Medida 19. Se recomienda que en las actas de las reuniones de junta directiva se identifiquen los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirvieron de base para la toma de las decisiones, así como de las razones a favor y en contra que se tuvieron en cuenta para la toma de las mismas.
• Medida 20. Se recomienda que, para el correcto ejercicio de sus funciones, los miembros de la junta directiva tengan acceso con anticipación a la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la convocatoria.
Para el efecto, se deberá incluir en el reglamento interno de funcionamiento de la junta el término de antelación a la reunión dentro del cual se presentará la información a los miembros de la Junta, el cual, en todo caso, no podrá ser inferior a dos (2) días, así como establecerse los medios a través de los cuales podrán recabar la referida información, la cual se deberá encontrar en la compañía.
• Medida 21. Se recomienda que cuando se prevea la existencia de miembros suplentes de la junta directiva u órgano que haga sus veces, dichos miembros se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración del órgano mencionado con el fin que cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento necesario para dicha labor.
• Medida 22. Se recomienda que el reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva contemple las condiciones bajo las cuales ésta pueda contratar, a solicitud de cualquiera de sus miembros, un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones. Para el efecto, el emisor podrá destinar una partida en su presupuesto anual.
En todo caso, los asesores deberán guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada para el desarrollo del contrato.
2.3. Funciones de la junta directiva
Existe un amplio número de temas en los cuales la participación de la Junta es decisiva. Los principales objetivos de la junta directiva son de una parte, concebir la estrategia que regirá el curso del emisor y de otra, controlar la
ejecución de la misma, convirtiéndose en el supervisor de las actividades de la alta gerencia y de la protección de los derechos de los accionistas.
A fin de desarrollar sus objetivos, la junta directiva tiene como funciones, además de aquellas establecidas en la ley o los estatutos, (i) Funciones de planeación y finanzas, que le permiten establecer la visión estratégica del emisor, (ii) Funciones de identificación de riesgos y establecimiento de las políticas asociadas a su mitigación, (iii) Funciones para fijar y modificar las políticas contables del emisor de acuerdo con la normatividad contable aplicable, (iv) Disponer de la información que se deba presentar a los accionistas, en adición a la que por obligación legal o reglamentaria se debe entregar.
Para cumplir de manera satisfactoria con sus funciones, resulta deseable que la junta se apoye en comités, que traten temas particulares, sin que ello se traduzca en la delegación de su responsabilidad ni la de sus miembros. De manera que se tenga claridad acerca de las funciones y alcances de cada comité, es recomendable que estos sean incluidos en el reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva.
• Medida 23. Se recomienda que, en adición al comité de auditoría exigido legalmente, el emisor conforme otros comités permanentes que se ocupen de temas particulares, específicamente de temas de nombramientos y retribuciones y gobierno corporativo. Dichos comités se conformarán con al menos un miembro de la junta directiva.
• Medida 24. Se recomienda la creación de un comité de nombramientos y retribuciones, que tendrá entre otras funciones y sin limitarse a ellas, apoyar a la junta directiva en los siguientes temas:
i) Revisar el desempeño de la alta gerencia, entendiendo por ella al presidente y a los funcionarios del grado inmediatamente inferior.
ii) Proponer una política de remuneraciones y salarios para los empleados del emisor, incluyendo la alta gerencia.
iii) Proponer el nombramiento y remoción del presidente de la compañía o quien haga sus veces, así como su remuneración.
iv) Proponer los criterios objetivos por los cuales el emisor contrata a sus principales ejecutivos.
v) Las demás acordes con la naturaleza del objetivo del comité.
• Medida 25. Se recomienda la creación de un comité de gobierno corporativo, que tendrá entre otras funciones y sin limitarse a ellas, apoyar a la junta directiva en los siguientes temas:
i) Propender por que los accionistas y el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información del emisor que deba revelarse.
ii) Informar acerca de las actividades desarrolladas por el comité de auditoría.
iii) Revisar y evaluar la manera en que la junta directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período.
iv) Monitorear las negociaciones realizadas por miembros de la junta con acciones emitidas por la compañía o por otras compañías del mismo grupo.
v) Supervisar el cumplimiento de la política de remuneración de administradores.
vi) Las demás acordes con la naturaleza del objetivo del comité.
• Medida 26. Se recomienda que el comité de auditoría contemple entre sus funciones.
i) Emitir concepto, mediante un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos, para lo cual
deberá verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas.
ii) Establecer las políticas, criterios y prácticas que utilizará el emisor en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera.
iii) Definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control del emisor para la presentación de la información a la junta directiva.
III.Revelación de información financiera y no financiera
La revelación de información financiera y no financiera es el principal mecanismo de contacto del emisor con sus grupos de interés, y con el mercado en su conjunto. Dicha información tiene por objeto permitir un conocimiento apropiado por parte de tales grupos sobre la marcha y situación del emisor, y disponer de elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones de manera informada. Las medidas contenidas en este capítulo se entienden aplicables para aquella información diferente a aquella que tienen derecho a conocer los accionistas en ejercicio de su derecho de inspección.
3.1. Solicitudes de información
Para facilitar la comunicación con accionistas e inversionistas, debe existir un punto de atención o de contacto. Adicionalmente, los emisores deben propender por eliminar asimetrías de información. Ocasionalmente un grupo de accionistas podría estar interesado en profundizar ciertos aspectos de la actividad del emisor a través de la contratación de auditorías especializadas.
• Medida 27. Se recomienda que el emisor ponga a disposición de sus inversionistas un punto de atención o de contacto, que sirva de canal de comunicación entre éstos y el emisor.
• Medida 28. Se recomienda que cuando en criterio del emisor, la respuesta a un inversionista pueda colocarlo en ventaja, se garantice el acceso a dicha respuesta a los demás inversionistas de manera inmediata, de acuerdo con los mecanismos que el emisor haya establecido para el efecto, y en las mismas condiciones económicas.
• Medida 29. Se recomienda que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorías especializadas.
• Medida 30. Se recomienda el establecimiento de un procedimiento que, con el fin de garantizar la protección de los accionistas, precise: (i) el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorías especializadas, (ii) las razones por las cuales se definió dicho porcentaje, (iii) los requisitos de la solicitud de auditoría especializada, (iv) a quién corresponde su práctica y cómo se procede a su designación, (v) quién debe asumir el costo de la auditoría especializada, y (vi) plazos precisos para cada una de las etapas o pasos del procedimiento.
3.2. Información al mercado
La credibilidad y la transparencia son características altamente deseables y que se espera sean profesadas por los emisores. Una forma de alcanzar estas características es la efectiva divulgación de información que se considera, puede llegar a interesarle al mercado, de manera que sus decisiones de inversión se lleven a cabo de manera informada.
La junta directiva de los emisores, debería adoptar medidas que procuren que se transmita al mercado toda la información sobre el emisor exigida por la legislación vigente, además de toda aquella que se considere de importancia para los inversionistas.
Se sugiere que la divulgación de información al mercado de que habla el presente acápite, así como demás información que en materia de gobierno corporativo el emisor considere relevante divulgar al mercado, que podrá
incluir los resultados de la encuesta de cumplimiento al código, se centralice en un único documento, publicado en los términos que el emisor establezca.
• Medida 31. Se recomienda que los emisores cuenten con mecanismos que permitan divulgar, a los accionistas y demás inversionistas, los hallazgos materiales resultantes de actividades de control interno.
• Medida 32. Se recomienda que los emisores divulguen al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y a cualquier beneficio económico que se conceda a los miembros de la junta directiva, el representante legal, el revisor fiscal, los asesores externos y las auditorías especializadas.
• Medida 33. Se recomienda que los emisores divulguen al mercado, los contratos entre sus directores, administradores, principales ejecutivos y representantes legales, incluyendo sus parientes, socios y demás relacionados.
• Medida 34. Se recomienda que los emisores divulguen al mercado sus normas internas sobre resolución de conflictos.
• Medida 35. Se recomienda que los emisores divulguen al mercado los criterios aplicables a las negociaciones que sus directores, administradores y funcionarios realicen con las acciones y los demás valores emitidos por ellas, como por ejemplo el derecho de preferencia.
• Medida 36. Se recomienda que los emisores divulguen al mercado las hojas de vida de los miembros de las juntas directivas y de los órganos de control interno, y de no existir éstos, de los órganos equivalentes, al igual que de los representantes legales, de tal manera que permitan conocer su calificación y experiencia, con relación a la capacidad de gestión de los asuntos que les corresponda atender.
3.2. Revisor fiscal
Como se ha reconocido en los estándares y la práctica internacionales, el revisor fiscal puede ver afectada su independencia de diferentes maneras. La normatividad actualmente aplicable en el país al respecto puede complementarse con un conjunto de medidas que facilitan el mantenimiento de la independencia.
• Medida 37. Se recomienda no designar como revisor fiscal a personas o firmas que hayan recibido ingresos de la compañía y/o de sus vinculados económicos, que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de sus últimos ingresos anuales.
• Medida 38. Se recomienda que el emisor o sus vinculados económicos, no contraten con el revisor fiscal servicios distintos a los de auditoría.
• Medida 39. Se recomienda que el emisor, en los contratos que suscriba con su revisoría fiscal, pacte cláusulas en las que la firma de revisoría se comprometa a rotar a las personas naturales que al interior adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco (5) años. Igualmente, se recomienda pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma compañía luego de un periodo de dos (2) años. La misma recomendación aplica para los casos en los cuales el revisor fiscal sea una persona natural.
Una de los propósitos del gobierno corporativo debe ser la de permitir una pronta y efectiva solución de las controversias que se puedan presentar con ocasión de las relaciones entre el emisor, sus accionistas y sus administradores. En todo caso, al momento de regularse los mecanismos alternativos, se tomarán en cuenta las limitaciones de los pequeños accionistas e inversionistas.
• Medida 40. El emisor deberá adoptar las medidas necesarias para informar a sus accionistas del procedimiento jurisdiccional con que cuentan para hacer efectiva la protección de sus derechos ante la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Medida 41. Se recomienda que el emisor adopte para la solución de conflictos que se presenten entre él con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas, la vía de arreglo directo y, en todo caso, se deberá prever una forma alternativa de solución.
V. Glosario de términos(3)
Accionista minoritario Aquél que no tiene capacidad de controlar directa o indirectamente a la sociedad y que no está vinculado al accionista controlante, independientemente de su porcentaje de participación accionaria o aquel definido como tal de acuerdo a los estatutos de la sociedad o de las normas vigentes.
Alta gerencia Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa de la sociedad encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma.
Asesor externo Profesional independiente, especializado en temas específicos contratado a solicitud de uno o varios miembros de junta directiva, para dar su opinión experta acerca de temas particulares. el asesor externo estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada para el desarrollo del contrato. Con el asesor externo no se generan vínculos de subordinación.
Auditoría especializada Profesional o grupo de profesionales independientes que estudian, analizan y emiten un concepto sobre un tema específico. La auditoría especializada puede ser solicitada por un grupo de accionistas en las condiciones estipuladas por la sociedad para llevar a cabo este procedimiento. El auditor especializado estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada para el desarrollo del contrato.
Derecho de inspección Derecho otorgado a los accionistas de una sociedad para verificar y analizar los libros y papeles de la empresa con el alcance y dentro de los plazos establecidos en la ley o en los estatutos.
Derecho de preferencia en la suscripción Derecho según el cual los accionistas podrán suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones una cantidad proporcional a las que posean en la fecha en que se apruebe el Reglamento, en el cual se indicará
el plazo para suscribir, el cual no será inferior a quince días contados desde la fecha de la oferta.
Disolución anticipada Posibilidad que tienen los asociados de llevar a cabo, por causas diferentes a las legalmente establecidas, el trámite encaminado a la liquidación de la sociedad, para lo cual deberá pagarse el pasivo externo y luego distribuir el remanente. La decisión de recurrir a la disolución anticipada es tomada siguiendo el procedimiento que para ello ha fijado la sociedad en sus estatutos o la ley.
Emisor de valores Toda aquella entidad que con el objeto de captar recursos del público mediante valores, se inscriba e inscriba sus títulos en el Registro Nacional de Valores y Emisores.
Formas alternativas de solución de controversias Las formas alternativas de solución de controversias son aquellas diferentes a las que se adelantan ante la jurisdicción ordinaria. Dentro de estas podemos encontrar: la conciliación, el arbitramento y la amigable composición.
Grupos de interés Todas aquellas personas que por su vinculación con el emisor de valores, tienen interés en él. Dentro de éstos se cuentan el público en general, accionistas, clientes, usuarios, autoridades económicas y tributarias, y el supervisor oficial.
Grupo de trabajo Todos los representantes de los diferentes grupos, proveedores de infraestructura, agremiaciones e instituciones que desarrollan de manera conjunta, periódica y dinámica el Código de Mejores Prácticas Corporativas.
Hallazgo material Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad de debe determinar con relación al activo total, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda
Matriz Sociedad que ostenta el control o poder de decisión sobre otra llamada empresa subordinada.
Mayoría decisoria Número de votos mínimos requeridos para adoptar una decisión de acuerdo con la ley o los estatutos.
Mayoría especial Número particular de votos requeridos para adoptar decisiones en los siguientes casos: aprobación de distribución de utilidades, disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia y pago de dividendos.
Miembro principal Cada una de las personas que conforman la junta directiva, participando activamente con voz y voto en las reuniones de dicho órgano social. Son propuestos por la asamblea general de accionistas y elegidos a través del sistema de cuociente electoral o por los medios que la regulación para ello establezca.
Miembro suplente Persona que participa activamente en la junta directiva, esto es, con voz y voto, solo en ausencia del respectivo miembro principal con el que conformó la lista para postularse como miembro de dicho órgano social.
Operaciones relevantes Hechos significativos para el emisor, sus negocios, sus títulos inscritos y/o la oferta al mercado de dichos valores, de acuerdo con los criterios señalados en el artículo 1.1.2.18 del Decreto 3139 de 2006.
Participación significativa Se considerará participación significativa en una sociedad, aquella equivalente a un 25% o más de las acciones en circulación.
Principio “cumpla o explique” Principio según el cual diferentes medidas, en este caso, buenas prácticas de gobierno corporativo, son acogidas de manera voluntaria. En caso de no cumplir con alguna de ellas, el emisor deberá explicar las razones por las cuales no lo ha hecho. En el caso particular de Colombia para el Código País, no es obligatoria la explicación de las medidas cubiertas, sin embargo, podrá explicar voluntariamente los mecanismos por los cuales asegura la adopción en caso
de responder afirmativamente.
Reuniones de asamblea extraordinaria Reuniones de la asamblea general de accionistas que se llevan a cabo cuando lo exigen las necesidades imprevistas o urgentes de la sociedad y en virtud de citación de los órganos sociales facultados para convocar, o cuando el organismo de vigilancia estatal cita u ordena la convocatoria a junta o asamblea general.
Reuniones de asamblea ordinaria Reunión llevada a cabo por la asamblea general de accionistas de manera periódica y por lo menos una vez al año, en la época fijada en sus estatutos. Tiene como fines principales la aprobación de los resultados, lecturas de informe financieros, discusión y votación de los mismos, elección de directores, distribución de utilidades, la formación de reservas y la aprobación de los estados financieros..
Revisor fiscal Contador público, encargado de dictaminar con sujeción a las normas de auditoría de general aceptación los estados financieros de la empresa. Revisa y evalúa sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley. El revisor fiscal debe realizar una auditoría integral y debe exponer una opinión profesional independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control. En su informe debe determinar si los estados financieros son preparados sobre principios de general aceptación, si ha cumplido con las normas legales, evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la empresa, el buen manejo de los recursos y la evaluación del sistema de control interno para conceptuar sobre su manejo.
Segregación Se entiende por segregación o escisión impropia la operación mediante la cual una sociedad, que se denomina “segregante” destina una o varias partes de su patrimonio a la constitución de una o varias sociedades o al aumento de capital de sociedades ya existentes, que se denominarán “beneficiarias”. Como contraprestación, la sociedad segregante recibe acciones, cuotas o partes de interés en las sociedades beneficiarias.
Sociedades subordinadas Una sociedad es subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentra sometido a la voluntad de otras personas que serán su matriz o controlante.
Tarifas de mercado Equivalente a los precios de transferencia establecidos en el capítulo XI del estatuto tributario.
Vinculados económicos Aquellos que se encuentran dentro de alguna de las siguientes situaciones: a) Les entidades del grupo empresarial al que pertenece la compañía, incluyendo su matriz y sus filiales. b) Quienes sean directores, gerentes, administradores o liquidadores de la compañía, y sus cónyuges o sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad; y, c) Toda persona que sea beneficiario real de más del 10% de las acciones de la sociedad.
(1) Las palabras que en el presente texto estén escritas en letra cursiva se encuentran definidas en el glosario de términos al final del presente anexo.
(2) Tratándose de emisores de naturaleza no societaria, las referencias contenidas en este código a la asamblea general de accionistas y a la junta directiva se entenderán realizadas a los órganos que hagan sus veces.
(3) El alcance de la definición dada a los términos estipulados en el presente glosario, se limita a su significado en el Código de Mejores Prácticas Corporativas y en ningún momento pretende reemplazar las definiciones que legalmente se utilizan, al tiempo que no van en contravía de las mismas.
Preguntas obligatorias por tipo de entidad emisora
Dependiendo de su naturaleza jurídica, será obligatoria para los emisores de valores, responder las preguntas de la forma señalada en la siguiente tabla:
Para efectos de la tabla anterior, deberán manejarse las siguientes convenciones:
SA Sociedades por acciones y sociedades de economía mixta.
EC Entidad cooperativa
ESA Entidad sin ánimo de lucro
EPDS Entidades públicas descentralizadas por servicios diferentes a sociedades de economía mixta.
EPDT Entidades públicas descentralizadas territorialmente.
1. En los casos en que, por su naturaleza, el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la medida, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que haga sus veces.
2. La pregunta ochenta se indica como obligatoria bajo el entendido que aplica para todos los tipos de emisores.

References: artículo 6
 artículo 11
 artículo 286
 artículo 5
 resolución 
 artículo 1