Source: http://www.abi-expert.pl/wydania/lipiec-wrzesien-2019/art,2453,przetwarzanie-danych-osobowych-w-mediacji.html
Timestamp: 2020-07-13 17:55:47+00:00

Document:
20-09-2019 Autor: Robert Ostowicz
Mediacja jest coraz popularniejszą, alternatywną formą rozwiązywania sporów. W artykule poruszono zagadnienia związane ze statusem sądu i mediatora jako administratorów danych osobowych w mediacji prowadzonej na zlecenie sądu w postępowaniu cywilnym.
Zgodnie z art. 10 w związku z art. 1831 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1360 ze zm.; dalej: kpc) sąd w toku postępowania może skierować sprawę do mediacji na zgodny wniosek stron (złożony np. w pozwie i odpowiedzi na pozew) lub działając z urzędu. W każdym przypadku mediacja ma charakter dobrowolny, co oznacza, że nie istnieją żadne środki przymusu do udziału w mediacji, a każda ze stron może się z niej wycofać na każdym etapie. Jeżeli sąd zlecił mediację, działając z urzędu, to każda ze stron może w terminie tygodnia od daty doręczenia postanowienia odmówić udziału w mediacji (art. 1838 § 2 kpc).
Status sądu (zarys w kontekście zlecenia mediacji)
Sądy, podobnie jak inne instytucje publiczne, są zobowiązane chronić dane osobowe i stosować przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: rodo). Wynika to wprost z motywu 20 preambuły rodo. Sąd pozyskuje dane osobowe dobrowolnie przekazywane przez strony postępowania (zarówno procesu, jak i w postępowaniu nieprocesowym). Zgodnie z art. 126 w zw. z art. 187 § 1 kpc pozew jako pierwsze pismo procesowe (wniosek o wszczęcie postępowania w postępowaniu nieprocesowym – art. 13 § 2 w zw. z art. 126 kpc) powinien zawierać m.in.:
imię i nazwisko stron;
Jeżeli strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, to do takiego pisma należy także załączyć pełnomocnictwo lub jego uwierzytelniony odpis. Pełnomocnik również podaje swoje dane osobowe, takie jak imię, nazwisko i adres kancelarii w przypadku pełnomocników profesjonalnych (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy). Są to dane pozwalające na identyfikację konkretnej osoby fizycznej będącej stroną postępowania.
Jeżeli stroną jest osoba prawna, np. kapitałowa spółka prawa handlowego, taka jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna albo nieposiadająca osobowości prawnej spółka osobowa (spółka jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna), to w nich też przetwarzane są dane osobowe. Spółki takie w postępowaniach sądowych są reprezentowane przez właściwe organy w spółkach kapitałowych (zarządy), w skład których wchodzą konkretne osoby fizyczne. Także spółki osobowe mają określone zasady reprezentacji. Spółki osobowe reprezentują osoby fizyczne, np. wspólnicy spółki jawnej, komplementariusze w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej, partnerzy w spółce partnerskiej lub należycie umocowani pełnomocnicy, którzy uczestniczą w mediacji, działając na rzecz określonych podmiotów. Należy zatem przyjąć, że zlecając mediatorowi przeprowadzenie mediacji między konkretnie oznaczonymi stronami, sąd działa jak administrator danych osobowych, tj. organ publiczny, stosownie do art. 4 pkt 7 rodo.
Zlecenie mediacji jako czynność przetwarzania danych osobowych
Zlecenie mediacji sądowej oznaczonemu mediatorowi następuje na podstawie postanowienia. Przepisy kpc nie określają, co powinno składać się na treść takiego postanowienia. W praktyce mediator otrzymuje postanowienie zawierające oznaczenie sądu, datę wydania, oznaczenie stron (imię, nazwisko lub nazwa, bez adresu zamieszkania lub siedziby oraz bez danych, takich jak NIP, PESEL czy numer wpisu przedsiębiorcy w Krajowym Rejestrze Sądowym), sygnaturę akt, oznaczenie osoby mediatora i termin mediacji. Praktyka obejmuje również doręczenie dokumentu pod nazwą „zlecenie mediacji”.
Na treść tego dokumentu składają się wymienione dane, ale także dane kontaktowe stron lub ich pełnomocników:
adres zamieszkania (siedziba w przypadku przedsiębiorcy);
często także np. numer PESEL.
Podstawę prawną takiego udostępnienia danych osobowych stanowi art. 1839 § 3 kpc, zgodnie z którym przekazanie danych kontaktowych mediatorowi następuje niezwłocznie. Do udostępnienia wskazanych danych dochodzi zarówno wtedy, gdy strony w toku postępowania zgodziły się na mediację (często na skutek nakłaniania przez sąd na podstawie art. 10 kpc), jak i wówczas gdy decyzję o skierowaniu sprawy do mediatora podjął sędzia rozpoznający sprawę bez rozmowy ze stronami, a jedynie na podstawie np. pozwu i odpowiedzi na pozew.
Zlecenie mediacji obejmujące udostępnienie przez właściwy sąd mediatorowi danych osobowych stron lub ich pełnomocników (przedstawicieli, a także osób wchodzących w skład organów reprezentujących spółki prawa handlowego) jest przetworzeniem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 2 rodo. Do rozważenia pozostaje natomiast, czy podstawę prawną przetworzenia stanowi art. 6 ust. 1 lit. c rodo, tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czy też jednak art. 6 ust. 1 lit. e rodo, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Warto zwrócić uwagę na to, że w art. 6 ust. 1 lit. c rodo jest wyraźnie mowa o „obowiązku prawnym”, a nie o uprawnieniu. Przyjmuje się, że podstawa przetwarzania danych osobowych z art. 6 ust. 1 lit. c rodo dotyczy zarówno podmiotów prywatnych, jak i publicznych1. Sąd, zlecając mediację nie realizuje jakiegokolwiek obowiązku. Korzysta z uprawnienia, kierując się własnym przekonaniem wypracowanym na podstawie stanowisk stron, że możliwe jest zawarcie ugody. Taki też jest cel mediacji – osiągnięcie porozumienia przez strony przy wsparciu bezstronnego mediatora i na podstawie takiej zachęty, jak chociażby uzyskanie zwrotu nawet całej opłaty sądowej uiszczonej od pozwu, jeżeli nie odbyła się jeszcze rozprawa.
Zważywszy na wskazany cel, można z kolei uznać, że sąd, kierując strony do mediacji, działa zarówno w ramach sprawowania władzy publicznej (w szczególności jeżeli postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji wydane zostaje na posiedzeniu niejawnym, bez konsultacji ze stronami i jedynie na podstawie pism procesowych stron), jak i w interesie publicznym. Interes ten wyraża się w tym, że mediacja ma na celu wspomniane już zawarcie ugody, dzięki pomocy bezstronnego mediatora, ale także – a może nawet przede wszystkim – dalsze utrzymanie poprawnych relacji między np. skonfliktowanymi członkami rodziny czy też umożliwienie kontynuacji współpracy między przedsiębiorcami.
W stosunkach gospodarczych często zdarza się spór przeistaczający się w konflikt, który może zakończyć nawet wieloletnią i dotąd korzystną współpracę biznesową. Mediator, nakłaniając strony do ugody, zwraca wówczas uwagę nie tylko na doraźną korzyść z zawarcia ugody, ale także swego rodzaju „nowe otwarcie” we wzajemnych stosunkach. Jeżeli informacje o zaletach ugody zawartej przy wsparciu mediatora trafiają następnie do innych uczestników rynku, to mogą oni być bardziej skłonni do skorzystania z tej alternatywnej formy rozwiązywania sporów. W rezultacie szybciej i taniej zakończą swoje sprawy. Tym samym możliwe jest odciążenie sądów od skomplikowanych procesów, często długotrwałych i kończących się wyrokiem niesatysfakcjonującym żadnej ze stron. A nie od dziś wiadomo, że ubi concordia, ibi victoria (gdzie zgoda, tam zwycięstwo).
Autor jest radcą prawnym i mediatorem.

References: art. 10
 art. 1831
 art. 126
 art. 187
 art. 13
 art. 126
 art. 4
 art. 1839
 art. 10
 art. 4
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6