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⭐POLÍTICA DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES INVEPAR. A melhor forma de usar nossos recursos.
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Ricardo Marreiro Paixão
1 POLÍTICA DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES INVEPAR. A melhor forma de usar nossos recursos.2 1. OBJETIVO Este documento tem a finalidade de estabelecer diretrizes para a aquisição de bens e serviços nas empresas do grupo Invepar (doravante denominadas individualmente como Empresa), garantindo a eficiência na utilização dos recursos do grupo, transparência e segurança das transações, bem como a contínua qualificação dos fornecedores. Para fins desta Política de Compras e Contratações, serão consideradas como empresas do grupo Invepar (i) as companhias controladas nas quais a Invepar detenha participação acionária, direta ou indiretamente, de, no mínimo, 50% (cinquenta por cento) mais 1 (uma) ação da companhia, bem como (ii) as demais empresas que sejam signatárias desta Política de Compras e Contratações.3 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3. DIRETRIZES Acordo de Acionistas e Atas de Delegação de Competências; Estatuto Social da Invepar; Manual de Alçadas e Limites; Código de Ética e Conduta do grupo Invepar; Lei Anticorrupção (Lei nº de 1º de agosto de 2013), bem como a legislação aplicável. 3.1 São diretrizes desta política: Iniciar os processos de compras de bens e contratações de serviços com a definição do escopo a ser contratado, formalizando-os com o amparo de um contrato ou pedido de compra no sistema Enterprise Resource Planning (ERP) aplicável Assegurar que as empresas fornecedoras e/ou prestadoras dos serviços sejam legalmente constituídas e possuam comprovada idoneidade e capacidade técnico-econômica e administrativo-trabalhista para assunção das responsabilidades contratuais, mediante formalização em relatório específico aprovado pelo Gestor ou área de Compras, da compra de bens ou contratação de serviço Promover concorrência em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores de bens e serviços, por meio de um processo de qualificação, requisitos técnicos, organizacionais, econômico- -financeiros e socioambientais, no que for aplicável. Valorizar a contratação de empresas socialmente responsáveis, comprometidas com o bem-estar de seus colaboradores e com o desenvolvimento sustentável da sociedade e do meio ambiente.4 3.1.4 Buscar oportunidades e redução de custos por meio de Observar a necessidade de aprovação em Reunião planejamento antecipado da demanda pelo usuário, Prévia de Acionistas (RPA) e Reunião do Conselho através de ganhos de escala e sinergia entre as áreas de Administração (RCA), conforme as regras internas de cada Empresa do grupo Invepar. das instâncias deliberativas aplicáveis na Formalizar a compra dos bens ou contratação dos época da contratação. serviços, inclusive mediante celebração do contrato Definir que o parâmetro básico (não único) para quando aplicável, anteriormente ao (i) início das compras e contratações é o menor preço, inclusive atividades e ao (ii) pagamento por tais compras ou considerados todos os tributos envolvidos. Os aspectos contratações. Situações emergenciais deverão seguir relativos à qualidade, condições de fornecimento e especialmente as diretrizes estabelecidas no item prazos de entrega e de pagamento, além da preferência desta Política, sem prejuízo das demais. por fornecedores locais, devem ser analisados e Assegurar que todas as aquisições e/ou contratações possuam pedido de compra ou contrato aprovado no Enterprise Resource Planning (ERP) antes da entrega do bem ou prestação do serviço, sem prejuízo dos ponderados. Para os casos em que a aquisição ou contratação seja realizada com base nesses aspectos, cabe ao responsável (Solicitante/Gestor) apresentar formalmente as justificativas. demais procedimentos estabelecidos por cada Acompanhar o prazo de vigência das contratações com Empresa. antecedência suficiente para que não ocorra solução de Definir que as compras ou contratações de serviços sigam o processo de seleção que contemple, no continuidade dos serviços ou do fornecimento. Adotar o princípio da segregação de atribuições nas mínimo, propostas de 3 (três) fornecedores, com diversas fases operacionais e decisórias do processo a apresentação de avaliação técnica e de preço quando possível, ou seja, cada fase deverá, (Condições de Mercado). preferencialmente, ser executada por pessoas e setores Acompanhar o fiel cumprimento do Manual de independentes entre si. Alçadas e Limites como documento que estabelece Assegurar a confidencialidade das informações técnicas os níveis de autorização para a execução de compras e comerciais dos processos de compra ou contratação e contratação de serviços. para todas as partes envolvidas.5 Garantir a imparcialidade da validação técnica Assegurar processo estruturado de gestão de das propostas pela área requisitante, proibindo fornecedores mais relevantes do ponto de vista dos a divulgação dos preços dos concorrentes, mesmo riscos relacionados a tal fornecimento (críticos), que internamente (em casos específicos pode ser definidos por critérios econômicos e socioambientais, estratégica, inclusive, a não divulgação do nome de forma a mitigar os riscos associados dos fornecedores na fase de validação técnica). Formalizar em todos os casos o resultado do processo Assegurar o cumprimento da legislação, inclusive, mas não se limitando, ao artigo 5º, incisos III e XLVII e artigo com cada fornecedor participante, agradecendo a eles 7º, inciso XXXIII da Constituição Federal, pela qual é pela participação. vedada a prática de atos que importem em utilização Aceitar brindes, bem como adquiri-los e distribuí-los, somente nos termos e condições definidos no Código de Ética e Conduta do grupo Invepar. de mão de obra infantil e/ou trabalhos análogos ao escravo no desempenho dos serviços contratados, conforme Código de Ética e Conduta do grupo Invepar Considerar a contratação de serviço e/ou aquisição de bens envolvendo um único objeto em conjunto para fins de aplicação do Manual de Alçadas e Limites, mesmo que as solicitações de compras/serviços ocorram de forma fragmentada. Punir o descumprimento de cláusulas do contrato, termos e condições, bem como dos princípios desta Política, o que deverá ser estabelecido em contrato, sem prejuízo de outras punições que a Empresa entenda serem cabíveis, tal qual a exclusão do fornecedor em questão da lista de fornecedores da Empresa. Promover, quando possível e pertinente, ações conjuntas com seus fornecedores, visando ao seu desenvolvimento técnico e gerencial Casos Emergenciais / Excepcionais: São permitidas compras ou contratações nos casos elencados abaixo: Nos casos em que não for possível a cotação com, no mínimo, 3 (três) fornecedores de bens ou serviços, inclusive em caso de prestação de serviços com alto grau de especialidade, cabe ao responsável (Solicitante/Gestor) apresentar justificativa fundamentada para aprovação da alçada superior, conforme definido no Manual de Alçadas e Limites.6 Nos casos de compras ou serviços com partes relacionadas, desde que observadas condições de mercado, submetidas à aprovação das instâncias deliberativas competentes do grupo Invepar São vedadas compras ou contratações nos casos elencados abaixo: Nos casos em que haja algum grau de parentesco entre, de um lado, o Gestor/ Aprovador ou Solicitante/Requisitante ou Comprador da compra dos bens ou da contratação e, do outro, o fornecedor de tais bens ou prestador de serviços. Para os fins desta Política, o grau de parentesco é definido como até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade Nos casos de terceirização de atividades da Empresa com pessoas físicas ou empresário individual. Dessa regra, excetuam-se as seguintes hipóteses: (i) profissionais com alto grau de especialização técnica, inclusive consultores técnicos, por prazo determinado e com contrato formalizado; e (ii) nos casos nos quais exista comprovada necessidade e conveniência estratégica da contratação, assim definidas e identificadas pela área interessada e previamente aprovadas pela alçada pertinente, por prazo determinado e com contrato formalizado Nos casos de emergência, será necessária a explicitação detalhada da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal, no próprio formulário de contratação, bem como deverá contar com uma aprovação da Diretoria da Empresa ou Gestor, conforme definido pelo Manual de Alçadas e Limites aplicável, o que dispensa a necessidade de mais de uma cotação. As compras e contratações emergenciais deverão ser regularizadas no sistema Enterprise Resource Planning (ERP) aplicável Será caracterizada como emergência a necessidade premente de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e/ou obrigações contratuais e que não possa ser prevista antecipadamente de forma adequada pela Empresa.7 4. RESPONSABILIDADES 4.3. Jurídico: 4.1. Solicitante / Requisitante: Planejar e solicitar o produto ou serviço desejado Suportar o processo de contratação. Elaborar e avaliar minutas, segundo o processo estabelecido pelo Manual de Contratos em vigor Prover especificação adequada para a aquisição de produtos e escopo para contratação de serviços. Observar e manter atualizada uma base de fornecedores aptos e inaptos à contratação pelo grupo Invepar Compras (se não houver solicitante): Selecionar fornecedores, providenciar cotação, negociar, contratar e elaborar o pedido ou contrato. Observar e manter atualizada uma base de fornecedores aptos e inaptos à contratação pelo grupo Invepar. Garantir a integridade e auditabilidade do processo de compra. Cientificar e exigir dos fornecedores o seu aceite dos Termos e Condições de Contratações do grupo Invepar. Cientificar os fornecedores do Código de Ética e Conduta do grupo Invepar, inclusive de seu canal de Ética e Conduta Gestores / Aprovadores: Conhecer, cumprir e fazer cumprir em suas atividades as premissas, orientações e diretrizes estabelecidas nesta Política de Compras e Contratações, bem como acompanhar e observar o cumprimento dos contratos. Aprovar ou recusar as requisições, pedidos ou contratos disponibilizados para sua apreciação, fornecendo a justificativa no caso de recusa. Informar a área de Compras (caso exista) sobre a avalição do serviço prestado pelo fornecedor e/ou dos bens adquiridos. Acompanhar o prazo de vigência das contratações evitando-se, inclusive, solução de continuidade dos serviços ou do fornecimento Financeiro contas a pagar: Receber as faturas e processar o pagamento após a confirmação de 3 (três) requisitos: fatura, ordem de compra (e contrato conforme aplicável) e aprovação pela área específica do referido pagamento.8 4.6. Compliance: Dirimir eventuais dúvidas relativas a esta Política Diretoria: Deliberar sobre os casos omissos. 5. ALÇADAS 5.1 As alçadas de aprovação devem respeitar o Manual de Alçadas e Limites definido em cada Empresa, bem como os trâmites das instâncias deliberativas estabelecidas pela Invepar e pelo grupo Invepar. 6. VIGÊNCIA E REVISÃO DA POLÍTICA Esta Política entra em vigor a partir da data de sua publicação. A revisão desta Política de Compras e Contratações deverá ser realizada a cada 2 (dois) anos, contados da data de sua efetiva aprovação. Documentos relacionados
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