Source: http://www.juramagazin.de/157959.html
Timestamp: 2020-04-04 09:44:09+00:00

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Karteikasten abgelegt waren, müssen auf die Erforderlichkeit zur Aufnahme in die Personalakte oder zur Weiterleitung an die Gehaltsstelle überprüft werden. Sollten diese Unterlagen bereits vorhanden sein, so sind sie den Betroffenen zurückzugeben. Andere Vorgänge - ebenfalls ungeordnet - in Ordnern oder Kartons müssen aufbereitet oder ggf. vernichtet werden.
Den Personalakten aus dem Angestelltenbereich und dem Beamtenbereich waren, sofern die Mitarbeiter aus dem Beschäftigungsverhältnis übernommen worden waren, Unterlagen des dem Dienstverhältnis mit dem Freistaat von Urkunden und Unterlagen. Zur Personalakte gehören nur die Unterlagen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis der betreffenden Person stehen (§ 97 Abs. 1 Satz 2 alle anderen Unterlagen sind zu entfernen.
In allen vier Sachgebieten und einer zugeordneten Organisationseinheit befanden sich jeweils Kopien bzw. dürfen nach § 97 Abs. 2 Satz 2 nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich das Polizeipräsidium jedoch nicht zutrifft. Angesichts des Vorhandenseins der gesamten Personalakte mit allen für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Unterlagen in der zentralen Personalaktenverwaltung in demselben Gebäude und somit der Möglichkeit des Zugriffs der zuständigen Bediensteten auf die jeweilig für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Teile besteht keinerlei Erforderlichkeit zur Führung von Doppel- bzw. Nebenakten in den verschiedenen Sachgebieten. Doppel- bzw. Nebenakten sind zu vernichten. Auch von Disziplinarvorgängen oder Ermittlungsergebnissen waren neben den sich in der zentralen Personalaktenregistratur befindlichen Disziplinarakten Zweitschriften unverschlossen in Ordnern auf einem Schrank in einem Dienstzimmer vorhanden. Dies war zum einen als unzulässige Nebenakten und zum anderen wegen des fehlenden Schutzes gegen unbefugten Zugriff zu beanstanden.
Aufgrund der vorgefundenen gravierenden datenschutzrechtlichen Verstöße hat sich der veranlaßt gesehen, die gesamte Personalaktenführung zu beanstanden. Das Thüringer Polizeipräsidium wurde aufgefordert, die vorhandenen Personalakten entsprechend den §§ 97 ff. vollständig zu überarbeiten, wobei alle wesentlichen und notwendigen Bestandteile aufgenommen und unzulässige Teile sowie Mehrfachfertigungen entfernt werden müssen. Hierzu wären entsprechende Richtlinien hilfreich, die jedoch noch ausstehen (siehe Punkt 6.1.1). so dass eine Bereinigung der Personalakten zunächst nur im laufenden Dienstbetrieb möglich sei. Dies darf aber nicht dazu führen, dass der überwiegende Teil der Personalakten bei der Umstrukturierung des Polizeipräsidiums im kritisierten Zustand, der immerhin schon seit der Durchführung der datenschutzrechtlichen Kontrolle bekannt ist, an andere Stellen weitergegeben wird. Diese Stellen erhielten dann ebenfalls Kenntnis der unzulässigen Teile, was wiederum problematisch ist.
Der wird die Realisierung der geforderten Maßnahmen gegebenenfalls im Rahmen einer Kontrolle überprüfen.
6.1.12 Personalakten der Strafvollzugsbediensteten Justizministeriums vom 01.10.1992. Danach gliedern sich die Personalakten in Personalhauptakten, Personalbei- und Personalnebenakten. Die Personalhauptakten werden beim TMJE geführt, Personalnebenakten führen die Justizvollzugsanstalten. Zu den Haupt- und Nebenakten gehören auch jeweils Beihefte. Anläßlich einer datenschutzrechtlichen direkte Einsicht genommen werden. Anhand der Schilderung des Inhaltes der Personalnebenakten wurde seitens des der Schluß gezogen, dass es sich dabei um eine vollständige Kopie der im TMJE geführten Akten handeln mußte. nur solche Unterlagen enthalten darf, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist, keinesfalls aber den Umfang einer Personalhauptakte haben darf. Hierzu wurde vom TMJE sei in jedem Fall umfänglicher.
Daraufhin wurde im TMJE eine datenschutzrechtliche Kontrolle gemäß § 37 durchgeführt. Es wurde festgestellt, dass die Personalhauptakten in der Tat umfänglicher waren. Dies lag vor allem daran, dass die alten Kaderakten weitergeführt wurden. Dies erfolgte dergestalt, dass jeweils die alte Personalakte aus DDR-Zeiten vollständig übernommen, entsprechend der Verwaltungsvorschrift in die Hefter eingeordnet und um die neuen Bestandteile des aktuellen Beschäftigungsverhältnisses ergänzt wurde. So befanden sich in den aktuellen Personalhauptakten auch handschriftliche Bewerbungsschreiben zum Dienst im Strafvollzug der DDR, Ermittlungsberichte, Familienmitgliedern, über Schwiegereltern und Geschwister des Ehepartners sowie deren Ehegatten.
Eine Zulässigkeit der Speicherung von Unterlagen aus den Altakten kann jedoch auf Grund der Erforderlichkeit für die Aufgabenerfüllung nur für die Urkunden gesehen werden, die zum Nachweis eines lückenlosen Lebenslaufs dienen können (Abschlußzeugnisse u. ä.) und nur für die Unterlagen, die für die Übernahme in die Dienstlaufbahn relevant waren. Alle übrigen Altunterlagen sind umgehend aus der Hauptpersonalakte zu entfernen, da sie gemäß § 97 Abs. 1 Satz 2 nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Unterlagen mit politischem Charakter oder den privaten Bereich berührend könnten schon aufgrund der Verwaltungsvorschrift über die Führung von Personalakten ohne Zustimmung des Beamten grundsätzlich nicht aufgenommen werden. Da hier jedoch § 97 Abs. 1 Satz 2 eine Regelung getroffen hat, nach der diese Unterlagen eindeutig nicht aufgenommen werden können, ist eine Zustimmung des Betroffenen zum Verbleib der unzulässigen Unterlagen unbeachtlich, denn der Verbleib in der Personalakte untersteht nicht der Disposition des Betroffenen. Die Weiterführung der alten Kaderakten ohne Überprüfung auf die Erforderlichkeit der Unterlagen durch das TMJE wurde demgemäß beanstandet.
Die Personalnebenakten wurden sodann hinsichtlich der Erforderlichkeit zur Aufgabenerfüllung in der JVA erneut kontrolliert. Anhand einer Aufstellung der Aufgaben einer JVA wurde eine Vielzahl von Unterlagen als für die Aufgabenerfüllung nicht erforderlich festgestellt. Im Vergleich zu den im TMJE geführten Personalhauptakten ergab sich darüber hinaus, dass in den in der JVA geführten Nebenakten lediglich die alten Kaderakten fehlten, auf die es jedoch zur Beurteilung der Zulässigkeit der Nebenakten nicht ankommen kann, da die Unterlagen aus den Kaderakten, wie ausgeführt, in weiten Teilen für eine Personalakte unzulässig sind.
Die Bestimmung der Verwaltungsvorschrift zur Führung von Personalakten, dass in Personalnebenakten nur solche dazu, dass die aufgrund der Aufgabenerledigungen in der JVA anfallenden Unterlagen auch zur Personalhauptakte gegeben werden müssen, obwohl im TMJE keine Aufgaben hierzu zu erledigen sind. So kommt es zu einer Doppelung zukommen läßt, die dann abgeheftet werden. werden, Teilakten zu bilden und diese nur bei dieser Stelle zu führen. Die Verwaltungsvorschrift zur Führung von wegen der festgestellten Unstimmigkeiten zu überprüfen.
6.1.13 Zeugnis und Ausbildungsnachweise für Referendare
Im Kreise der DSB des Bundes und der Länder wurde der auf die Problematik hingewiesen, dass in Referendarzeugnissen krankheits- und urlaubsbedingte Abwesenheitszeiten nur dann aufgenommen werden sollten, wenn diese Zeiten Einfluß auf die Beurteilung haben, weil der Ausbildungszeitraum durch sie zu stark verkürzt worden ist. Der hat diesen Hinweis gegenüber dem TMJE aufgegriffen, das hierzu eine andere Auffassung vertritt. Das TMJE ist der Ansicht, dass diese Daten erforderlich sind, weil sie zur Beurteilung der Tatsachengrundlage der in den das mildeste Mittel darstellten, da nicht der Grund der Abwesenheit genannt wird. Diese Auffassung überzeugt nicht, da Unterbrechungen und Fehltage der personalverwaltenden Stelle zu melden sind und auch der Ausbilder davon Kenntnis erhält. Der Zeugnisinhalt sollte neben dem Zeitraum, in welchem die Ausbildung absolviert die Kenntnis der Unterbrechungszeiträume haben soll, so dass die Erforderlichkeit hier zu verneinen ist.
6.1.14 Aushändigung von Personalakten an das Rechtsamt
An den herangetragen wurde die Frage nach der Zulässigkeit der Aushändigung von Personalakten an das dies unzulässig sei, da das Rechtsamt im Rahmen der Personalverwaltung nicht mit der Bearbeitung von beizupflichten. Hier ist der Bearbeiter im Rechtsamt im Sinne der beamtenrechtlichen Vorschriften des § 97 Abs. 3 so dass die Aushändigung der Personalakte keinen Bedenken unterliegt. Für den Fall, dass Teilakten gebildet sind, sind jedoch die Teilakten auszusondern, auf die es bei der Führung des Prozesses nicht ankommt. Wenn beispielsweise während bei einem das Beamtenverhältnis selbst betreffenden Verfahren die Teilakten üblicherweise nicht erforderlich sind. Auch bei der Diskussion, die zu diesem Thema bundesweit geführt wurde, ist diese Auffassung weitgehend vertreten worden.
6.1.15 Datenübermittlung aus Personalakten zum Zwecke der Rechtsberatung einer Behörde Bürgermeister dem Justitiar der Stadtverwaltung sowie dem Justitiar der Wohnungsgesellschaft, deren (einschließlich des Überprüfungsergebnisses zur persönlichen Eignung) zur Einsichtnahme überläßt. Der Bürgermeister war auf Beschluß des Stadtrates mit der Überprüfung der Mitarbeiter auf eine eventuelle Tätigkeit für das Ministerium für Staatssicherheit der ehemaligen DDR beauftragt und hatte sich von den Justitiaren zur arbeitsrechtlichen Bewertung des Überprüfungsergebnisses des Bediensteten beraten lassen. Beide Personen hatten im weiteren die Stadt in der ersten Instanz des betroffenen Arbeitsgerichtsverfahrens, für das kein Anwaltszwang besteht, vertreten. erheblichen Unterlagen zu gewähren, so dass eine Übergabe der Unterlagen an die Justitiare möglich war. Durch entsprechende Empfangsbekenntnisse, die vorlagen und in denen ausdrücklich der Verwendungszweck sowie die Einhaltung der Vertraulichkeit festgehalten wurde, war den Anforderungen des Datenschutzes hinreichend Rechnung getragen worden.
6.1.16 Verlust einer Personalakte
Die Personalakten sind als besonders sensible Daten auch besonders zu schützen, insbesondere auch vor unbefugter Einsicht. Ein Verlust der Unterlagen bedeutet für einen Betroffenen, dass er sämtliche für die Personalverwaltung oder der personalführenden Stelle vorliegen. Ohne Personalakten können keine Ernennungen, Beförderungen bis hin zu Gehaltszahlungen erfolgen. Der Verlust bedeutet für den Betroffenen immer Unannehmlichkeiten.
Ein Petent hat sich, nachdem seine Nachfragen und Bemühungen seit Juni 1992 zur Auffindung seiner Personalakte erfolglos geblieben waren, an den gewandt. Die Bemühungen des haben nicht zum Auffinden der Personalakte geführt.
Bei den durchgeführten Kontrollen wurden folgende datenschutzrechtliche Bedenken festgestellt:
Zu berücksichtigen war die Aufbausituation in den Behörden eines neuen Bundeslandes.
Zeitpunkt waren weder im Personalreferat der Behörde noch des Ministeriums schriftliche Aufzeichnungen darüber angefertigt worden, welche Personalakten aus- bzw. eingegangen sind. Die fehlende Dokumentation war aus 1992 in der Behörde die erforderliche Dokumentation zum Verbleib von Personalunterlagen geführt. Insofern sind die damaligen Mängel zwischenzeitlich behoben, so dass von einer Beanstandung gemäß § 39 Abs. 3 abgesehen werden konnte.
In der Behörde wurde darüber hinaus festgestellt, dass mangels Auffindbarkeit der Originalpersonalakte vom Betroffenen nachgereichte Kopien und Duplikate geführt wurden. Die Voraussetzungen zur Zulässigkeit der Führung einer Nebenakte lagen jedoch nicht vor, so dass diese Unterlagen als unzulässige Doppel- bzw. Nebenakte zu werten waren.
Im Laufe der Kontrolle hat die Behörde nunmehr formell festgestellt, dass die Originalpersonalakte tatsächlich nicht Mangel behoben worden.
Kontrolle der Zentralen Beihilfestelle
Im Rahmen der Kontrolltätigkeit des wurde die Zentrale Beihilfestelle in Stadtroda geprüft. Sie ist insbesondere zuständig für die Beihilfebearbeitung für die Landesbeamten mit Ausnahme der Justiz und der Finanzverwaltung. Aus zur Beihilfebearbeitung, wie dies die Zentrale Beihilfestelle in Stadtroda darstellt, eine optimale Lösung zur Gewährleistung der Forderung des dass nur die Beschäftigten der Beihilfestelle Zugang zu den Beihilfeakten erhalten dürfen.
Beihilfeakten sind regelmäßig Unterlagen mit höchst sensiblen persönlichen Daten über Krankheiten, Diagnosen, Behandlungen und Medikationen der Bediensteten, die bei einer unbefugten Offenbarung zu spürbaren Nachteilen für den Betroffenen führen können. Eine Verarbeitung und Nutzung der Daten muss deshalb ausschließlich auf das Beihilfeverfahren beschränkt bleiben. In § 98 ist deshalb bestimmt, dass die Beihilfebearbeitung in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit erfolgen soll. Insoweit ergab die Kontrolle in der Zentralen Beihilfestelle, dass dort das vom Gesetzgeber geforderte Abschottungsprinzip strikt eingehalten wird.

References: § 97
 § 37
 § 97
 § 97
 § 97
 § 39
 § 98