Source: http://www.legex.ro/Ordin-946-2005-113615.aspx
Timestamp: 2018-01-19 21:04:26+00:00

Document:
Ordin 946 2005 republicat de Ordin 946 2005
Ordinul Nr.946 din 04.07.2005
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 469 din 05 iulie 2011
*) Republicat în temeiul art. IV din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.649/2011 privind modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 140 din 24 februarie 2011. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, a mai fost modificat şi completat prin: – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.389/2006 privind modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 771 din 12 septembrie 2006. Articolul 1Se aprobă Codul controlului intern/ managerial, cuprinzând standardele de control intern/ managerial la entităţile publice, prevăzut în anexa nr. 1. Articolul 2(1) Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, precum şi de standardele prevăzute în anexa nr. 1, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi.(2) Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice.(3) În program se evidenţiază, în mod distinct, şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vamă, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme abilitate. Articolul 3(1) În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens. (2) Componenţa, modul de organizare şi de lucru, precum şi alte elemente privind structura prevăzută la alin. (1) se stabilesc, în funcţie de volumul şi de complexitatea activităţilor din fiecare entitate publică, de către conducătorul acesteia.(3) În vederea elaborării procedurilor formalizate pe activităţi, entităţile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr. 2. Articolul 4(1) Programele elaborate şi actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire şi modificare a structurilor prevăzute la art. 3 alin. (1), vor fi transmise, în vederea informării şi armonizării, la entităţile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 15 martie a fiecărui an.(2) Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structurile prevăzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii trimestriale/anuale, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.(3) Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi numiţi la acestea de către ministrul finanţelor publice, situaţii centralizatoare ale situaţiilor trimestriale/anuale prevăzute la alin. (2), întocmite pe formatul-model prezentat în anexa nr. 3, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a anului următor, pentru anul precedent. Articolul 5(1) Se aprobă Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului anual al conducătorului entităţii publice asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4.(2) Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, elaborează, în temeiul art. 4 alin. (5) şi al art. 19 alin. (8) lit. h) şi i) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza activităţii de control financiar preventiv şi a stadiului implementării sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.(3) Ministerul Finanţelor Publice prezintă Guvernului raportul prevăzut la alin. (2), odată cu conturile generale anuale de execuţie a bugetelor prevăzute de lege. Articolul 6(1) În vederea asigurării bunei gestiuni a fondurilor publice şi/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, avizează, din punctul de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementări cu implicaţii financiare, care se elaborează şi se aprobă la nivelul entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, la solicitarea acestora. (2) Controlorii delegaţi numiţi de ministrul finanţelor publice pentru exercitarea controlului financiar preventiv delegat şi/sau monitorizarea operaţiunilor financiare la instituţiile publice formulează, în scris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a conducătorului compartimentului iniţiator, un aviz consultativ privind măsurile de control prevăzute în proiectele de proceduri elaborate în cadrul instituţiei respective, precum şi conformitatea acestor proceduri cu prevederile prezentului ordin. Articolul 7Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 8 Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi cuprins în pagina de internet a Ministerului Finanţelor Publice. ANEXA Nr. 1CODUL CONTROLULUI INTERN/MANAGERIAL cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITĂŢILE PUBLICE – Prezentare generală -1. O nouă abordare a controlului intern/managerial Acquis-ul comunitar în domeniul controlului intern/managerial este alcătuit, în mare măsură, din principii generale de bună practică, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană. Modalitatea în care aceste principii se transpun în sistemele de control intern/managerial este specifică fiecărei ţări, ţinând cont de condiţiile constituţionale, administrative, legislative, culturale etc. În contextul principiilor generale de bună practică care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociază o accepţiune mult mai largă, acesta fiind privit ca o funcţie managerială, şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin funcţia de control, managementul constată abaterile rezultatelor de la obiective, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun. • Natura obiectivelor Obiectivele entităţii publice pot fi grupate în trei categorii: 1) Eficacitatea şi eficienţa funcţionării Această categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea eficientă a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse şi obiectivele privind protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvată sau de pierderi, ca şi identificarea şi gestionarea pasivelor. 2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe Această categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, ca şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi. De asemenea, în această categorie sunt incluse şi obiectivele privind protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor. 3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne Această categorie cuprinde obiective legate de asigurarea că activităţile entităţii publice se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne. • Descompunerea şi formularea obiectivelor În entitatea publică, obiectivele generale se descompun în obiective derivate, care, la rândul lor, se descompun în obiective specifice (individuale), formând un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativă sau cantitativă, însă, în orice caz, trebuie definiţi indicatori de rezultate, pe cât posibil comensurabili. • Planificarea Pentru a se realiza obiectivele, se desfăşoară activităţi adecvate, cărora este necesar să li se aloce resurse. Expresia valorică a resurselor se reflectă în buget, care reprezintă planul financiar. Obiectivele, activităţile eşalonate în timp şi resursele aferente constituie planul de management. Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control intern/managerial, deoarece, prin plan, se stabileşte baza de referinţă în raport cu care aceasta se exercită. • Organizarea Activităţile prin care se realizează obiectivele (individuale, derivate şi generale) sunt transpuse în sarcini (componenta elementară), atribuţiuni şi funcţiuni (componente agregate) şi sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entităţii publice (posturi şi compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor. Controlul intern/managerial nu poate opera în afara unui plan şi a unei structuri organizatorice adecvate. • Riscurile Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie identificate. Managementul are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde acele acţiuni care plasează şi menţin riscurile în limite acceptabile. Trebuie menţinut un echilibru între nivelul acceptabil al riscurilor şi costurile pe care le implică aceste acţiuni. • Procedurile Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini, competenţă (autoritate decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi să se definească proceduri. Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmaţi (algoritmul) în realizarea sarcinilor, exercitarea competenţelor şi angajarea responsabilităţilor. În acest context, se afirmă despre controlul intern/ managerial că: – este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii publice;– intră în grija personalului de la toate nivelurile;– oferă o asigurare rezonabilă a atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminând cu cele generale.• Activităţile de control Controlul este prezent pe toate palierele entităţii publice şi se manifestă sub forma autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic. Din punctul de vedere al momentului în care se exercită, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) şi ex-post (feed-back). Printre activităţile de control curente se regăsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funcţiunilor şi monitorizarea. În afara activităţilor de control integrate în linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de control etc.), a căror activitate se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. • Definirea Pentru o înţelegere adecvată a conceptului de control intern, privit prin prisma principiilor generale de bună practică acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană, se redă mai jos definiţia adoptată de Comisia Europeană. Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management*). *) Alte definiţii ale controlului intern: – INTOSAIControlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite. – Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSOControlul intern este un proces implementat de managementul entităţii publice, care intenţionează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea legilor şi regulamentelor. – Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control) - CoCoControlul intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajută pe oameni să realizeze obiectivele entităţii publice, grupate în3 categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiei interne şi externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne. 2. Scopul şi definirea standardelor de control intern/managerial Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze. Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform şi coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern/managerial, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare. Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intră în responsabilitatea managementului fiecărei entităţi publice şi trebuie să aibă la bază standardele elaborate de Ministerul Finanţelor Publice. Formularea cât mai generală a standardelor a fost necesară pentru a da posibilitatea managerilor să le aplice, în pofida deosebirilor semnificative între diferitele entităţi publice. Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal, organizaţional, de personal, de finanţare etc. al fiecărei entităţi publice în parte. La elaborarea standardelor interne s-a ţinut cont de experienţa în domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizaţi. Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern/managerial: • Mediul de control. Acesta grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate. • Performanţa şi managementul riscurilor. Acest element subsumează problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuală), programare (planul de management) şi performanţă (monitorizarea performanţei). • Informarea şi comunicarea. În această secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea şi arhivarea documentelor trebuie avute în vedere. • Activităţi de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului intern/managerial se focalizează asupra: documentării procedurilor; continuităţii operaţiunilor; înregistrării excepţiilor (abaterilor de proceduri); separării atribuţiilor; supravegherii (monitorizării) etc. • Auditarea şi evaluarea. Problematica vizată de această grupă de standarde priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului intern/managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia. Fiecare standard este structurat pe 3 componente: • Descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului de management la care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia; • Cerinţe generale - anunţă direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea respectării standardului; • Referinţe principale - listează actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului. Pe ansamblu, standardele şi referinţele principale asociate constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern/managerial -, care guvernează obiectivele, organizarea şi funcţionarea sistemelor de management financiar şi control (control intern/managerial) la entităţile publice. În contextul acţiunilor pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, entităţile publice au obligaţia actualizării permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse în componenta „referinţe principale“ a fiecărui standard, precum şi a completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind prevederi aplicabile fiecărui standard. STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITĂŢILE PUBLICE – lista standardelor -– Mediul de control
Standard 1 ETICA, INTEGRITATEA
*) Frauda înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevăzute în cap. III secţiunea 41 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare, care au ca efect alocarea/dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunităţii Europene şi/sau a sumelor de cofinanţare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-f) şi l) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, şi la art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/ 2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la care s-a făcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial [conform art. 2 lit. b) din Ordonanţa Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, aprobată cu modificări prin Legea nr. 529/2003, cu modificările şi completările ulterioare]. **) Integritate: caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate. ***) Valorile etice fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice a tuturor salariaţilor. Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să Ii se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice. Codul de conduită a funcţionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecărei instituţii, codul etic se aprobă de către conducător. Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile entităţii publice, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare deschisă, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduită adecvată. Salariaţii entităţilor publice sunt liberi să comunice preocupările lor în materie de etică. Managementul entităţii trebuie să creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare. Conducerea trebuie să supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din subordine, referitor la standardul de etică şi integritate, şi să trateze în mod adecvat orice abatere de la codul de conduită.
Standard 2 ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI
– Atribuţiile entităţii publice pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat;– Fiecare salariat are un rol bine definit în entitatea publică, stabilit prin fişa postului;– Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager - salariat - manager (şef - subaltern - şef);– Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influenţează în mod negativ managementul entităţii; – Managerul trebuie să susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.
– Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României şi a ministerelor, cu modificările şi completările ulterioare;– Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi a unor instituţii publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 194/2004, cu modificările ulterioare;
*) Managementul entităţii publice va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice, la care să aibă acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toţi funcţionarii publici şi personalul contractual din entitatea publică. Aceasta este o obligaţie permanentă a fiecărui nivel de management. Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii se publică pe pagina de internet a entităţii publice. Standard 3 COMPETENŢA, PERFORMANŢA*)
*) Salariaţii entităţii publice trebuie să aibă cunoştinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entităţii publice. Este stabilit prin lege că ocuparea posturilor unei entităţi publice se face prin concurs. Acest lucru asigură premisele realizării sarcinilor entităţii de către persoane capabile şi competente, precum şi atingerea obiectivelor de viitor ale entităţii publice. Managementul entităţii publice evaluează continuu nevoile şi cerinţele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate în materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor şi de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a răspunde nevoilor care nu pot fi satisfăcute cu resursele entităţii publice. Formarea profesională poate fi axată pe acele competenţe care favorizează performanţele individuale şi pe abilităţile interpersonale care vizează luarea deciziilor şi învăţarea în grup.
Standard 4 FUNCŢII SENSIBILE
- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, art. 20 alin. (2): „Ordonatorii principali de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele şi condiţiile delegării.“;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2 „Delegarea de competenţă“).
*) În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, managerul aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor entităţii. Standard 7 OBIECTIVE
- Obiectivele trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe „S.M.A.R.T.“*);
• art. 3 alin. (2): „Creditele bugetare aprobate se utilizează pentru finanţarea funcţiilor administraţiei publice, programelor, acţiunilor, obiectivelor şi sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevăzute în legi şi alte reglementări [...]“;
• art. 15 alin. (1): „În cazurile în care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a căror aplicare atrage micşorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, trebuie să se prevadă şi mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau creşterea cheltuielilor [...]“;
• art. 56 alin. (2): „Ordonatorii principali de credite au obligaţia să întocmească şi să anexeze la situaţiile financiare anuale [...] obiectivele [...]“;
*) S - Precise (în limba engleză: Specific); M - Măsurabile şi verificabile (în limba engleză: Measurable and verifiable); A - Necesare (în limba engleză: Appropriate); R - Realiste (în limba engleză: Realistic); T - Cu termen de realizare (în limba engleză: Time-dependent). **) Obiectivele generale ale oricărei entităţi publice se referă la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii de eficienţă şi eficacitate maximă, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea entităţii publice. Standard 8 PLANIFICAREA
• art. 32: „Ministerul Finanţelor Publice va înainta Guvernului, până la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale şi bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaborează proiectul de buget şi următorii 3 ani, împreună cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]“;
• art. 34 alin. (1): „Ordonatorii principali de credite au obligaţia ca până la data de 15 iulie a fiecărui an să depună la Ministerul Finanţelor Publice propunerile pentru proiectul de buget şi anexele la acesta, pentru anul bugetar următor, cu încadrarea în limitele de cheltuieli şi estimările pentru următorii 3 ani [...];
• art. 53 alin. (1)-(3) referitor la planificarea plăţii salariilor;
„Art. 22. - (1) Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituţiilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, art. 4 alin. (1): „Conducătorii entităţii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern/managerial“;
Standard 10 MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR*)
*) Monitorizarea performanţelor - supraveghere, urmărire, de către aparatul de conducere al entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţii aflate în coordonare. Standard 11 MANAGEMENTUL RISCULUI*)
*) Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a Ministerului Finanţelor Publice - (pagina 82, pct. 4.4. „Controlul preventiv al unor operaţiuni cu risc ridicat“.)
Standard 12 INFORMAREA
- Cultura entităţii publice *) are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor entităţii publice, planurilor etc.;
*) Cultura entităţii publice - forma de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp. În entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
Standard 14 CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA
- Hotărârea Guvernului nr. 51/2003*) privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente, persoane juridice, care sau desfiinţat;
*) Abrogată prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, aprobată cu modificări prin Legea nr. 474/2006. Standard 15 IPOTEZE, REEVALUĂRI
Standard 16 SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR *)
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unui mediu de moralitate în cadrul entităţii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaţă cu delaţiunea. Pentru ca acest risc să fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe înţelegerea faptului că, în cadrul entităţii publice, toţi salariaţii exercită diverse nivele de management şi că au, în mod esenţial, aceleaşi obiective: – de a realiza servicii publice de bună calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; – de a-şi păstra locurile de muncă.Într-un astfel de mediu se creează anticorpii necesari reechilibrării sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entităţii publice. Dacă nu se creează astfel de anticorpi, managementul trebuie să asigure descoperirea şi înlăturarea neregularităţilor, prin dialog liber cu membrii entităţii publice. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificării unor dovezi în ceea ce priveşte existenţa unor posibile fraude, corupţie sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entităţii publice, care depăşesc nivelul de competenţă al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, să aducă respectivele dovezi la cunoştinţa organelor abilitate ale statului. În niciun caz un salariat care descoperă dovezi de acest gen şi acţionează pentru scoaterea lor la lumină nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale. Realizarea în practică a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.
Standard 17 PROCEDURI*)
*) Există două accepţiuni cu privire la proceduri: – aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificările şi completările ulterioare); – aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publică, referitoare la activităţile acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:• scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice; • simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii publice; • actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie; • aduse la cunoştinţa executanţilor. - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinul preşedintelui Consiliului Concurenţei nr. 136/2003**) pentru punerea în aplicare a Instrucţiunilor privind vânzările de terenuri şi/sau clădiri de către autorităţile publice. **) Abrogat prin Ordinul preşedintelui Consiliului Concurenţei nr. 300/2006 pentru punerea în aplicare a Regulamentului privind abrogarea unor regulamente şi instrucţiuni adoptate de Consiliul Concurenţei în domeniul ajutorului de stat. Standard 18 SEPARAREA ATRIBUŢIILOR 18.1. Descrierea standardului Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate. 18.2. Cerinţe generale - Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme; - Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment; - Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor; - Managerii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie conştienţi de riscuri şi să compenseze această limitare prin alte măsuri. 18.3. Referinţe principale - Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare: • art. 24 alin. (1): „Angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor din fonduri publice se aprobă de ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectuează de către contabil.“; - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare: • art. 11: „Separarea atribuţiilor“: „Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie implicată, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.“; - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanţelor Publice - cap. 2 - „Actorii financiari. Principiul separării funcţiunilor [...]“; - Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare. Standard 19 SUPRAVEGHEREA*) 19.1. Descrierea standardului Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora. 19.2. Cerinţe generale - Managerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu; - Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor; - Managerul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor; - Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care: • fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; *) Managementul entităţilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce îi revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţiile de exercitare a acesteia şi răspunderile şi, de asemenea, să iniţieze, să aplice şi să dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.
• art. 4: „Obligaţiile conducătorului entităţii publice în domeniul controlului intern/ managerial; cerinţele controlului intern/managerial.“ [alin. (1) şi (2)];
• art. 22: „Măsuri operative“ alin. (1) - (9) cu privire la inspecţii;
Standard 21 CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII
- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare; - Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în România; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare. Standard 23 ACCESUL LA RESURSE
Standard 24 VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI
ANEXA Nr. 2MODEL Entitatea publică ........ ................ Departamentul (Direcţia) ............... PROCEDURA OPERAŢIONALĂ*) ........ ................ ........ ........ ........ ................ ........ ........ COD: P.O. ........ ................ ........... Ediţia ........ .............. Revizia ........ ............
Entitatea publică ........ ........ ............... Departamentul (Direcţia) ........ ........ ............... Procedura operaţională ........ ........ ............... Cod: P.O. ........ ........ Ediţia .......... Nr. de ex. .....
Revizia ........ Nr. de ex. ....
Pagina .... din ......
Exemplar nr. ........
Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
2.n. ........ ..........
........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ..........
... ........ ........ .......... ........ ................ ................ ..........
n ........ ........ .......... ........ ................ ................ ..........
n .... ...........
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor 8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor 8.2.3. Circuitul documentelor
8.3.1. Resurse materiale 8.3.2. Resurse umane 8.3.3. Resurse financiare
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii 8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
Nr. crt. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI ...
PRECIZĂRI cu privire la modelul de procedură operaţională A. Precizări generale a.1) Prezenta procedură operaţională este un model. Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activităţile entităţilor publice în domeniul dezvoltării sistemelor de management financiar şi control, procedurile operaţionale fiind cunoscute în practică şi sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. a.2) Entităţile publice, în funcţie de mărimea entităţii, de politica adoptată cu privire la sistemul propriu de management financiar şi control, de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură operaţională în forma prezentată, în forme completate şi îmbunătăţite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului de control intern/managerial nr. 17 „Proceduri“, prezentat în anexa nr. 1 la ordin. a.3) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării şi aplicării procedurilor operaţionale, conducătorii entităţilor publice trebuie să asigure derularea tuturor acţiunilor privind elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar şi control intern/managerial, dispuse la articolele 2, 3 şi 4 din ordin. a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate şi aplicate în condiţiile cunoaşterii şi respectării regulilor de management constituite în cele 25 de standarde de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 1 la ordin. Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură operaţională poartă amprenta fiecărui standard de control, dintre oricare din cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea, activităţile de control, auditarea şi evaluarea. a.5) Condiţiile esenţiale ale procedurilor operaţionale stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe suport hârtie şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţa executanţilor şi a celorlalţi factori interesaţi. a.6) În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaţionale se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice. B. Precizări privind componentele modelului de procedură operaţională b.1) Precizări comune componentelor b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul. b.1.2) Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat. b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţională respectivă. b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii operaţionale. b.2) Precizări specifice componentelor b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1): – responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice;– când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.b.2.2) Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale (componenta 2): – se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;– când se realizează o nouă ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3, privind componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei, nu se completează; – coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaţionale; – la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia, sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3): – coloana nr. 1 (Scopul difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană a cărui/cărei activitate intră sub incidenţa aplicării, informării, evidenţei, arhivării sau este în alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să aibă la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediţii sau revizii.b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaţionale (componenta 4): – entitatea publică, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în modelul procedurii operaţionale la această componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată; de exemplu, în cazul unei activităţi de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al descrierii, identificării şi asigurării necesarului de produse şi servicii.b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 5): – această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc.; – de exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind raportarea numărului de personal şi a veniturilor salariale se recomandă: – prezentarea activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal şi veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1); – delimitarea acesteia, în special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2); – nominalizarea activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activităţii de elaborare a rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3); – nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informaţii. Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).b.2.6) Cu privire la Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate (componenta 6): – această componentă priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurată;– este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează fiecare activitate;– gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.b.2.7) Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională (componenta 7): – se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.; – se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în cauză;– se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii; – se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul 7.2 să fie aceea dată de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului definit sau abreviat, după caz; – în tabelele 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaţionale (componenta 8): – această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp, este şi acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură operaţională, recomandă una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente; – la „Generalităţi“ (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind activitatea de aprovizionare, la „Generalităţi“ se poate menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea etc.; – la „Documente utilizate“ (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor respective; – la „Lista şi provenienţa documentelor utilizate“ (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entităţii publice; – la „Conţinutul şi rolul documentelor utilizate“ (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor; – subpct. 8.2.3 „Circuitul documentelor“ are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor; – pct. 8.3 „Resurse necesare“ se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim, la unele activităţi resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora; – subpct. 8.3.1 „Resursa materială“ se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă, iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în comparaţie cu resursa umană sau financiară; – subpct. 8.3.2 „Resursa umană“ fixează compartimentul/compartimentele şi/sau persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate; – subpct. 8.3.3 „Resursa financiară“ are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al entităţii publice; – pct. 8.4 „Modul de lucru“ pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura operaţională numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate; – subpct. 8.4.1 „Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii“ se sprijină, pe de o parte, pe acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9, „Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii“, iar pe de altă parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 „Planificarea“ şi a Standardului de control intern nr. 11 „Managementul riscului“, prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi întro succesiune logică şi cronologică, constituie, în fapt, instrumentul de planificare cuprins în procedura operaţională pentru activitatea analizată. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cadrele specifice ale proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine stătătoare, documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecărei entităţi publice; – subpct. 8.4.2 „Derularea operaţiunilor şi acţiunilor“ reflectă programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura operaţională şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în procedura operaţională, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care? către cine? etc.). Recomandăm, ca exemplu de instrument utilizat în derularea unei activităţi, consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la viză în cadrul activităţii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare; – subpct. 8.4.3 „Valorificarea rezultatelor activităţii“ poate fi orientat către mai multe direcţii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 9): – se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea; – se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces; – în tabelul 9 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.b.2.10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 10): – este necesar ca procedura operaţională să cuprindă, în anexe, toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii; – pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model. ANEXA Nr. 3Instituţia publică ........ ................ ........ .........
SITUAŢIE CENTRALIZATOARE, trimestrială/anuală privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial la data de1) ........ ................ ........ .............. Capitolul I Informaţii generale2)
Aparatului propriu Instituţiilor publice subordonate
Capitolul IIStadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20...3)
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial ........ ........ ......... Măsuri de adoptat ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .........
Elaborat: Structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică Preşedintele structurii: Numele şi prenumele/semnătura/data ........ ................ ................ ........ ........ 1) Data situaţiei centralizatoare şi transmiterea acesteia: – cap. I „Informaţii generale“ se întocmeşte trimestrial şi se transmite Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, prin controlorii delegaţi, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, iar data situaţiei este, după caz, 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie; – cap. II „Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării“ se întocmeşte anual, data situaţiei fiind 31 decembrie, şi se transmite până la 25 februarie a anului următor pentru anul precedent.2) La cap. I se fac următoarele precizări: – cuprinde date cumulative, raportate de fiecare instituţie publică pentru perioada cuprinsă între data aprobării propriului program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial şi data situaţiei centralizatoare; – numărul total de instituţii publice subordonate, care se înscrie pe rândul 1 coloana 2, cuprinde instituţiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi instituţiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite; – instituţiile publice subordonate, care se înscriu pe rândurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 coloana 4, se referă la instituţiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi instituţiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite; – în coloana 5 se înscriu inclusiv menţiuni cu privire la situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de structura constituită şi investită cu astfel de atribuţii în cadrul instituţiei publice.3) La cap. II se fac următoarele precizări: – abrevierile „I“, „PI“ şi „NI“, corespunzătoare coloanelor 2-10, au următoarele semnificaţii: „I“ - Implementat; „PI“ - Parţial implementat; „NI“ - Neimplementat; – coloanele 8-10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 „Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării“, transmise de instituţiile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru instituţiile aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de credite. ANEXA Nr. 4INSTRUCŢIUNI privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial 1. Prevederi generale 1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3. la prezentele instrucţiuni. 1.2. Primul raport anual are ca obiect sistemul de control intern/managerial al entităţii publice, existent la data închiderii exerciţiului financiar al anului 2011. 1.3. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial şi este documentul prin care instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Ministerului Finanţelor Publice informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului. 1.4. Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanţa şi managementul riscului; informarea şi comunicarea; activităţi de control; auditarea şi evaluarea. 1.5. Sintagma „entitate publică“ este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. m) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, astfel: entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public. 1.6. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar. 1.7. Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern. 1.8. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial. 1.9. Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 „Verificarea şi evaluarea controlului“ din Codul controlului intern, conform căreia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 „Auditul intern“ şi a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu. 1.10. Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial şi, după caz, la consilierea de către controlorul delegat numit de ministrul finanţelor publice, să îşi exercite atribuţiile la respectiva entitate publică. 1.11. Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni: a)convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare; b)completarea, de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial“, prevăzut în anexa nr. 4.1 la prezentele instrucţiuni, şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta; c)întocmirea de către structură a Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la prezentele instrucţiuni, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente; d)aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:– sistemul este conform dacă sunt implementate minimum 22 de standarde, rămânând a fi implementate ulterior cel mult următoarele 3 standarde: 15 - Ipoteze, reevaluări; 20 - Gestionarea abaterilor; 22 - Strategii de control; – sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 21 de standarde; – sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.1.12. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern/managerial propriu şi cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia. 2. Conţinutul raportului 2.1. Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice. 2.2. Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi: a)informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor; b)prezentarea unor elemente considerate relevante în programul şi activitatea compartimentului de audit intern; c)stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; d)formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente; e)analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de control intern/managerial.2.3. În rapoartele elaborate de conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonator secundar de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conţinut: Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului secundar de credite de către ordonatorii terţiari de credite direct subordonaţi rezultă că: – (nr.) instituţii au sisteme conforme;– (nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;– (nr.) instituţii au sisteme neconforme. 2.4. În rapoartele elaborate de conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu următorul conţinut: Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite de către ordonatorii secundari şi cei terţiari de credite, direct subordonaţi, rezultă că: – (nr.) instituţii au sisteme conforme;– (nr.) instituţii au sisteme parţial conforme;– (nr.) instituţii au sisteme neconforme. 3. Aprobarea şi prezentarea raportului 3.1. Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale. 3.2. Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege. 3.3. Au obligaţia de a prezenta Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii instituţiilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special. ANEXA Nr. 4.1 la instrucţiuniCompartiment ........ ................ ................
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ........ ................ ................ ............. Măsuri de adoptat ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ..........
1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului“. 3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează „neaplicabil“, prin acronimul „NA“, şi se motivează în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului“. 4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: – implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Da“– parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Da“;– neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu „Nu“. ANEXA Nr. 4.2 la instrucţiuniEntitatea publică ........ ........ ..........
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele ........ ................ ................ ................ ......... Măsuri de adoptat ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ..............
*) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern/managerial se consideră că este: – implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând; – parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând; – neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând. ANEXA Nr. 4.3 la instrucţiuniDenumirea entităţii publice ........ ............ Nr. ........ ............../data ........ ........ ......... RAPORT asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20... În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul, ........ ................ ................ ........ .............., în calitate (numele şi prenumele) de ........ ................ ................ ........ ..........., declar că ........ ................ ................ ............... dispune de un sistem de control (denumirea funcţiei de conducător al entităţii publice) (denumirea entităţii publice) intern/managerial a cărui concepere şi aplicare ........ ................ ................ ......... conducerii ........ ................ ................ ........ .......... (permit/permit parţial/nu permit) (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice alocate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate. Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia. Sistemul de control intern/managerial ........ ................ ................ ........ ........... mecanisme de autocontrol, iar aplicarea (cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde) măsurilor vizând creşterea eficacităţii acestuia ........ .............. la bază evaluarea riscurilor. (are/nu are) Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul ........ ................ ................ ............., precum şi în rapoartele de audit intern şi extern. (denumirea entităţii publice) Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare. Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că, la data de 31 decembrie 20 ..., sistemul de control intern/managerial al ........ ................ ................ ........ ........ este ........ ................ ................ .............. cu standardele cuprinse în Codul controlului (denumirea entităţii publice) (conform/parţial conform/neconform) intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice. ........ ................ ........... (funcţia) ........ ........ .............. (numele şi prenumele) ........ ........ ............ (semnătura şi ştampila)
05.11.2012 10:17:02 Anonim a scris :
Birocraţia ridicată la rang de Lege! Preşedinţia Romaniei are un asemenea sistem de control intern? Aş fi curios să-l lecturez! Nu am găsit un Raport asupra sistemului de control intern/managerial al acestei instituţii! Poate să-mi spună cineva unde poate fi găsit? Motăniţa curioasă

References: Articolul 1
 Articolul 2
 Articolul 3
 Articolul 4
 Articolul 5
 Articolul 6
 Articolul 7
 Articolul 8