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Timestamp: 2019-06-27 08:51:07+00:00

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der „Bürgerinitiative Bahnemission - Elbtal e. V.“
§ 1 Inhalt der Finanzordnung
Der Gesamtvorstand verwaltet treuhänderisch das Vermögen des Vereines. Zu seinen Aufgaben gehört es, das Vermögen zweckgebunden zu verwenden, zu erhalten und nach Möglichkeit zu vermehren. Die Finanzordnung ist Grundlage für die Verwendung von Finanz- und Sachmittel des Vereins Bürgerinitiative Bahnemission-Elbtal e. V. Sie regelt Ausweis-, Auskunfts-, Handlungs-, Unterschrifts- und Weisungsbefugnisse in geschäftlicher Hinsicht.
- Kontoführung und Zahlungsberechtigung
- Regelung zur Kontoüberwachung
- Verpflichtungen gegenüber Dritten
- Verbot der Aufnahme von Verbindlichkeiten
- Mündelsichere Vermögensanlage
- Vertragsabschlüsse, Vergabe von Leistungen
- Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen
- Zuständigkeit innerhalb des Vorstandes
- Zuschüsse und Fördermittel
- Spenden, Mitgliedsbeiträge und Sponsoring
- Aufwandsentschädigungen und Vergütungen
1. Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu führen. Das heißt, die Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den erzielten und erwarteten Erträgen stehen.
2. Für den Verein gilt grundsätzlich das Kostendeckungsprinzip. Vor jeder Ausgabe ist vom Kassenwart oder den Vorstandsvorsitzenden zu prüfen, ob das Vereinskonto ausreichend gedeckt ist.
4. Die Höhe der Ausgaben muss sachgemäß, Vergütungen und Aufwandsentschädigungen dürfen nicht überhöht sein.
1. Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Die Buchungen und übrigen erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein. Sie sind zeitnah vorzunehmen.
2. Die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen erfolgt konform mit den gesetzlichen Fristen:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Journale, Kontenaufzeichnungen, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen;
- 8 Jahre: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Rechnungen;
- 6 Jahre: Briefe, Lohnkonten und die dazugehörigen Unterlagen, Steuerunterlagen, Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen für Besteuerung.
Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst mit Ende des Vertrages zum Jahresende.
2. Der Gesamtvorstand und der Schatzmeister erarbeiten gemeinsam vor der Mitgliederversammlung eine Einnahmen- und Ausgaben-Vorlage. Sie soll den Mitgliedern detailliert Auskunft geben über Art und Höhe der Einnahmen, die Höhe und den Zweck der Ausgaben.
3. Der Jahresabschluss ist von den gewählten Kassenprüfern gemäß § 9 der Vereinssatzung zu prüfen. Darüber hinaus sind die Kassenprüfer berechtigt, regelmäßig Prüfungen durchzuführen. Der Vorstand hat den Kassenprüfern dazu auf Verlangen Einsicht in alle erforderlichen Unterlagen zu gewähren und alle gewünschten Auskünfte zu erteilen. Die Überprüfung der Übereinstimmung von Aufzeichnungen und Belegen erfolgt im Wesentlichen stichprobenartig.
4. Der Gesamtvorstand und der Schatzmeister erstellen nach Ablauf des Kalenderjahres einen Tätigkeitsbericht sowie Jahresabschluss für das Finanzamt.
5. Jahresabschlüsse und Tätigkeitsberichte sind nach Aufforderung durch das Finanzamt mit allen nötigen Unterlagen einzureichen.
§5 Rücklagen
1. Der Gesamtvorstand ist berechtigt Rücklagen nach der Abgabenordnung zu bilden. Einnahmen sind nach Zufluss innerhalb der Mittelverwendungsfrist zu verwenden oder in eine entsprechende Rücklage einzustellen. Der Gesamtvorstand beschließt die Bildung einer Rücklage mit 2/3-Mehrheit.
2. Die Bildung, Auflösung und Umschichtung von Rücklagen ist separat schriftlich zu dokumentieren und ist im Jahresabschluss auszuweisen.
3. Der Gesamtvorstand ist berechtigt, Rücklagen für Projekte zu bilden, die der Erfüllung satzungsgemäßer Ziele dienen. Die projektbezogene Rücklage darf längstens für 5 Jahre angelegt sein.
a) Über den positiven Entschluss wird ein getrenntes Protokoll gefertigt mit folgenden Angaben:
- Genaue Bezeichnung des Projektes oder Zweck der Rücklage,
- Ein genauer Finanzierungsplan für das Projekt (Höhe der Investition),
- Konkreter Zeitpunkt des geplanten Projektes
b) Sollte das Projekt, aus welchen Gründen auch immer, hinfällig werden, hat der Vorstand in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Finanzamt einen Beschluss über die weitere Verwendung der Rücklage zu treffen.
1. Die Kassenprüfer überwachen die Einhaltung der Finanzordnung. Sie überprüfen, ob
- die Finanz- und Vermögensbestände den Angaben im Jahresabschluss entsprechen,
- die Ausgaben sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sind,
- die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden.
Weitere Einzelheiten enthält die Checkliste für Kassenprüfer.
3. Die Kassenprüfer sollten Mitglied im Verein sein und führen ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Nachgewiesene und erforderliche Aufwendungen (z. B. Fahrtkosten, Büromaterial, Porto oder Telefonate) werden den Kassenprüfern vom Verein nach vorheriger Absprache mit dem geschäftsführenden Vorstand erstattet.
4. Die Kassenprüfer haben folgende Rechte und Pflichten:
a. sie haben sich in der Regel einmal pro Jahr von der satzungsgemäßen Verwendung der Mittel zu überzeugen. Dazu sind die ordnungsgemäße Verbuchung der Rechnungsbelege und die Nachweise der Bestände stichprobenartig zu überprüfen.
b. den Kassenprüfern ist uneingeschränkt Einblick in die Bücher, Belege, Verträge und weitere Buchhaltungsunterlagen zu gewähren. Welche Unterlagen die Kassenprüfer für erforderlich halten, liegt in ihrem freien Ermessen. Die Kassenprüfer sind berechtigt auch andere Personen des Gesamtvorstandes zu befragen.
c. die Prüfung erstreckt sich nicht auf die Zweckmäßigkeit von ordnungsgemäß genehmigten Ausgaben.
Die Kassenprüfer fertigen über jede Prüfung ein Protokoll an und übergeben dieses dem Gesamtvorstand. Der jährliche Kassenprüfbericht ist Grundlage für den Antrag auf Entlastung des Vorstandes.
1. Zur Erfassung des Inventars ist vom Verein ein Inventar-Verzeichnis anzulegen. Darin sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.
- Anschaffungsdatum,
- Bezeichnung o. Beschreibung des Gegenstands,
- Aufbewahrungsort,
- Inventarnummer sowie
3. Unbrauchbares bzw. überzähliges Inventar ist möglichst gewinnbringend zu veräußern. Über verschenkte Gegenstände ist ein Beleg anzufertigen.
§8 Kontoführung und Zugriffsberechtigung
1. Der Gesamtvorstand führt ein Bankkonto, welches ausschließlich für Vereinszecke benutzt werden darf. Zusätzlich kann für Rücklagen und freie Liquidität ein Anlagenkonto geführt werden.
2. Der Schatzmeister verwaltet die Vereinsfinanzen.
3. Der gesamte Zahlungsverkehr wird nach Möglichkeit bargeldlos abgewickelt.
4. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss den Tag der Ausgabe, den zu zahlenden Betrag, die Mehrwertsteuer, den Verwendungszweck und die Buchungs-Nummer enthalten.
5. Die Verfügungsberechtigung (Zeichnungsrecht) über die Vereinskonten liegt bei den Vorstandsvorsitzenden. Sie erteilen dem/der Schatzmeister(in) Kontovollmacht.
6. Zum Konto existiert eine EC-Karte die auf den Schatzmeister ausgestellt ist. Weiterhin haben die Vorstandsvorsitzenden Zugriffsberechtigung auf das Konto.
7. Der Gesamtvorstand ist jederzeit berechtigt, nach Beschluss die Geldkartenberechtigung mit einer 2/3-Mehrheit zu entziehen.
8. Geldkartenberechtigungen und Kontoberechtigungen sind sofort bei Ausscheiden aus dem Vorstand, dem Verein oder Absetzung zu löschen.
9. Dem Schatzmeister allein obliegt die Buchführung. Ihm sind alle Kontobewegungen anzuzeigen. Er führt die Barkasse. Ihm sind alle Belege über die Ausgabe und Einnahme von Geldern zu übergeben. Hierzu ist mindestens einmal im Monat ein Kontoauszug einzuholen und den Unterlagen beizufügen.
10. Der Schatzmeister hat zu Beginn eines jeden Quartals über das Guthaben, Außenstände und Verpflichtungen den Gesamtvorstand zu informieren.
11. Auslagen sind unverzüglich, vor Abschluss eines Jahres jedoch spätestens bis zum 30.12. eines Jahres abzurechnen.
§ 9 Regelung zur Kontoüberwachung
Kontoauszüge sind vom Schatzmeister mindestens einmal monatlich zu ziehen. Sie sind auf Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle zu überprüfen. Differenzen sind zu dokumentieren und im Verlauf des folgenden Monats aufzuklären. Die Belege sind geordnet, entsprechend den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, aufzubewahren.
§ 10 Verpflichtungen gegenüber Dritten
Verpflichtungen gegenüber Dritten darf nur der geschäftsführende Vorstand nach §26 BGB eingehen. Dabei ist folgende Vorgehensweise zu beachten:
- Bis zu einer Wertgrenze von 100,00 EUR darf jeder geschäftsführende Vorstand eigenständig Verpflichtungen eingehen.
- Bei Überschreitung der Wertgrenze von 100,00 EUR bis zu einer Wertgrenze von 250,00 EUR entscheidet der geschäftsführenden Vorstand mit 2/3-Mehrheit über die einzugehende Verpflichtung. Auf Verlangen eines geschäftsführenden Vorstandes kann der Gesamtvorstand in die Entscheidung einbezogen werden.
- Ab einer Wertgrenze von 250,00 EUR entscheidet immer der Gesamtvorstand mit 2/3-Mehrheit über die einzugehende Verpflichtung.
Der Gesamtvorstand hat eine grundsätzliche Überwachungs- und Informationspflicht.
§ 11 Verbot der Aufnahme von Verbindlichkeiten
Kredite, Darlehen und andere Verbindlichkeiten dürfen nicht aufgenommen werden. Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantie- oder ähnliche Verträge dürfen nicht übernommen werden.
§ 12 Mündelsichere Vermögensanlage
Nicht benötigte Liquidität kann bis zu ihrer Verwendung zinsbringend bei einer Bank oder Sparkasse mit Sitz oder Niederlassung ausschließlich in Deutschland angelegt werden. Eine Vermögensanlage darf ausschließlich mündelsicher erfolgen. Mündelsicher sind Vermögensanlagen, bei denen Wertverluste der Anlage praktisch ausgeschlossen sind, das heißt, dass die Geldanlage davor geschützt ist, dass durch Insolvenz der kontoführenden Organisation ein Verlustrisiko eintritt, und bei Wertpapieren zusätzlich, dass diese auch selbst vor Verlusten geschützt sind.
§ 13 Vertragsabschlüsse, Vergabe von Leistungen
1. Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen hat gemäß den Grundsätzen von Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfolgen. Beschaffungsentscheidungen dürfen keinesfalls im Zusammenhang mit daran gebundenen Zuwendungen oder einer sonstigen Vorteilsnahme/-gewährung stehen.
2. Ab einem Einkaufswert von 500,00 EUR Netto sind mindestens 3 schriftliche Angebote zum Vergleich einzuholen. Die Angebote müssen dem Prinzip der Anbieterstreuung entsprechen. Eine qualifizierte Begründung der Auswahlentscheidung ist erforderlich.
§ 14 Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen
1. Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben des Vereines in absehbarer Zeit erforderlich sind.
2. Vermögensgegenstände dürfen nur mit Einwilligung des Gesamtvorstandes veräußert werden. Die Einwilligung gilt allgemein als erteilt, wenn der Gesamtvorstand dies mit einer 2/3-Mehrheit beschließt.
3. Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben des Vereins in absehbarer Zeit nicht benötigt werden.
§ 15 Zuständigkeit innerhalb des Vorstandes
Für Aufzeichnungen bzw. Buchführung ist der/die Schatzmeister/in zuständig.
§ 16 Zuschüsse und Fördermittel
Die Beantragung von öffentlichen Zuschüssen und Fördermitteln hat durch ein Mitglied des Gesamtvorstandes, vorzugsweise durch ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes zu erfolgen. Zuschüsse und Förderungen sind entsprechend ihrer Bestimmungen einzusetzen.
§ 17 Spenden, Mitgliedsbeiträge und Sponsoring
1. Der Verein kann Spenden und Mitgliedsbeiträge entgegennehmen. Liegt ein gültiger Freistellungsbescheid des Finanzamtes vor, ist der Verein berechtigt, Spendenbescheinigungen nach dem amtlichen Muster auszustellen. Die Ausstellung der Spendenbescheinigung erfolgt ausschließlich durch den/die Schatzmeister/in. Sie ist durch den/die Schatzmeister/in und einem Vorstandsvorsitzenden zu unterschreiben. Wird eine Spendenbescheinigung für einen Unterschriftsberechtigten ausgestellt, ist es ihm untersagt, diese selbst zu unterschreiben. Sie ist dann durch den zweiten Vorstandsvorsitzenden zu unterschreiben.
2. Sponsorentätigkeiten sind mit dem Gesamtvorstand abzustimmen. Unterschriftsberechtigt ist der geschäftsführende Vorstand. Dabei ist das Vieraugenprinzip einzuhalten.
§18 Aufwandsentschädigungen und Vergütungen
1. Die Höhe der Vergütungen und Aufwandsentschädigungen wird unter Berücksichtigung von § 2 Abs. 4 der Finanzordnung vom Gesamtvorstand mit 2/3-Mehrheit beschlossen.
2. Der Gesamtvorstand kann die Auszahlung von Aufwandsentschädigungen und Vergütungen durch Beschluss der absoluten Mehrheit der Mitglieder des Gesamtvorstandes insbesondere dann sperren, wenn die Aufgaben in nicht unerheblichen Umfang, wiederholt oder nicht nur vorübergehend nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.
§19 Auskunftsrecht
Jedes Mitglied hat jederzeit das Recht, eine Anfrage an den Vorstand zu richten und darin Auskunft über die finanzielle Lage des Vereins zu verlangen. Der Schatzmeister ist nach Aufforderung zu schriftlicher Auskunft verpflichtet.
Über alle Angelegenheiten, welche in dieser Ordnung im Einzelnen nicht geregelt sind, entscheidet der Gesamtvorstand.
Die vorstehende Finanzordnung wurde am 22.07.2016 vom Gesamtvorstand beschlossen und tritt zum 01.08.2016 in Kraft. Sie gilt, bis der Vorstand eine andere Finanzordnung nach § 12 der Satzung beschließt.
Reise- und Kostenordnung

References: § 1
 § 9

§5

§8

§ 9

§ 10
 §26

§ 11

§ 12

§ 13

§ 14

§ 15

§ 16

§ 17

§18
 § 2

§19
 § 12