Source: https://www.scribd.com/doc/61734026/Manual-de-Calidad-ITM
Timestamp: 2017-03-25 12:11:30+00:00

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EL RECTOR DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO INSTITUCIÓN, Institución Universitaria y en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial, las contempladas en el artículo 54 del Estatuto General Interno y artículo 5 del Acuerdo Directivo 006 de 2008, y
CONSIDERANDO: Que el Consejo Directivo del ITM por medio del Acuerdo 06 de 2008, adoptó la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública, NTCGP 1000:2004 definió la Política de la Calidad y estableció los Objetivos de la Calidad y en su artículo 5 dispone: “Responsabilidad del Rector. El Rector del ITM, como máxima autoridad ejecutiva asumirá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad y, para ello podrá delegar las funciones que considere necesarias, crear comités, adoptar procedimientos adecuados y los sistemas correspondientes.” Que es deber del Rector del lTM, en su calidad de primera autoridad ejecutiva, cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias decisiones del Concejo Municipal y del Consejo Directivo del ITM y, para ello, podrá delegar las funciones que considere necesarias, adoptar procedimientos adecuados y adoptar los sistemas correspondientes.
Que por medio de la Resolución Rectoral 0824 de 2008, se adoptó el Manual de Calidad del ITM, el que requiere actualizaciones en objetivos de calidad, procesos, procedimientos y exclusiones al alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
RESUELVE: Artículo 1. Adoptar el Manual de Calidad del Instituto Tecnológico Metropolitano en su versión 02, cuyo texto es así:
TABLA DE CONTENIDO Nº 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 5 5.1 5.1.1 5.1.1.1 MGC 001 SECCIÓN DEL MANUAL OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES OBJETIVO ALCANCE EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN DEFINICIONES Y CONTROL DEL MANUAL DEFINICIONES CONTROL DEL MANUAL Responsabilidades respecto al Manual Estructura para la elaboración del Manual de Calidad Edición, revisión, aprobación, y distribución del Manual Cambios del Manual Control de copias PRESENTACION DE LA INSTITUCIÓN VISIÓN INSTITUCIONAL MISIÓN INSTITUCIONAL RESEÑA HISTÓRICA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATEGICO DE DIRECCIONAMIENTO Nivel de Revisión 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 Página 2 de 28
PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION Compromiso de la Dirección
Nº 5.1.1.2 5.1.1.3 5.1.14 5.1.1.5 5.1.1.5.1 5.1.1.5.2 5.1.1.5.3 5.1.1.6 5.2 6. 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.4 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 MGC 001
SECCIÓN DEL MANUAL Enfoque al cliente Política de Calidad Planificación Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad Representante de la Dirección Comunicación interna Revisión por la Dirección PROCESO GESTION DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Departamento de Sistemas Sección Laboratorios Departamento de Servicios Generales Coordinación de Bienes y Apoyo Logístico PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE CURRICULAR DISEÑO Y DESARROLLO
Nivel de Revisión 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09
31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 Página 3 de 28
Diseño y desarrollo de nuevos programas académicos Desarrollo Curricular
Nº 7.2 7.3 7.3.1 7.4 7.5 8. 8.1 8.2 8.3 8.3.1 8.3.2 9.0 9.1 9.2 9.3 9.4
SECCIÓN DEL MANUAL PROCESO GESTION DEL CONOCIMIENTO PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCESO DE INTERNACIONALIZACION DEL CONOCIMIENTO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCESOS DE EVALUACION PROCESO DE AUTOEVALUCION AUTORREGULACIÓN PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL PROCESO DE GESTION DE LA CALIDAD Control de documentos Control de registros ANEXOS Listado Maestro de Registros Listado Maestro de Documentos de Origen Externo Listado Maestro de Documentos Internos Normograma Y
Nivel de Revisión 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 02 01
Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09
MGC 001
1.1 OBJETIVO Describir el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico Metropolitano para asegurar su continuidad en condiciones cambiantes.
1.2 ALCANCE Aplica para el Diseño y prestación de servicios educativos de Investigación en. Ciencia, tecnología y sociedad; Materiales y tecnologías de construcción; Gestión tecnológica; Fabricación de partes de productos industriales; Soluciones integradas con tecnologías de comunicación e información; Tecnología energética, Matemáticas – Ciencias y Nuevas Tecnologías, Economía y Finanzas y Ciencias Humanas y Sociales. Extensión. Prestación de servicios de formación para el desarrollo humano y el trabajo, Asesorías, Prácticas educativas, Emprendimiento y Educación informal. Docencia. Diseño y Prestación de servicios educativos en: Tecnologías en Análisis de costos y presupuestos (presencial y virtual), Calidad, Construcción de acabados arquitectónicos, Diseño industrial, Electromecánica, Electrónica, Gestión administrativa, Informática musical, Mantenimiento de equipos biomédicos, Producción, Sistemas de información y Telecomunicaciones. Ingenierías en Sistemas, Electromecánica, Electrónica, Diseño industrial, Producción, Telecomunicaciones, Financiera y de negocios e Ingeniería biomédica; en los niveles de pregrado y posgrado. Bienestar Universitario. Prestación de servicios de salud de primer nivel de atención, desarrollo humano, promoción socioeconómica, promoción cultural, recreación - deportes y prevención de emergencias.
1.3 EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN Para el alcance se excluye los siguientes numerales de la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008 Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición, excepto para el proceso de Gestión del Conocimiento debido a que los proyectos de investigación aplicada requieren del uso de equipos de seguimiento y medición para asegurar la calidad de los resultados. Numeral 7.3 de Diseño y Desarrollo para el proceso de proyección social, porque a partir de este proceso se ofertan las fortalezas institucionales que se generan en el proceso de diseño curricular y se satisfacen las demandas del entorno.
2. DEFINICIONES Y CONTROL DEL MANUAL
Para el propósito de este Manual de Calidad, son aplicables los términos y definiciones dados en las Normas NTC ISO 9000:2005 y la NTCGP 1000:2004. El control del manual se realiza según lo establecido en el PGCP 001 “Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos”.
2.1 DEFINICIONES Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Equidad: para efectos del desarrollo de la calidad, la equidad se define como el término que se da a los clientes en igualdad de condiciones para acceder a los servicios de docencia, investigación y extensión. Pertinencia: condición para los empleados de la institución para la prestación del servicio. Oportunidad: condición que permite a los clientes acceder a los servicios de la institución en el momento que es requerido. Procesos Estratégicos. Son aquellos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias, incluyen además procesos relativos a la fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de Apoyo: Abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos misionales. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación: Desarrollan procesos de seguimiento y control permanente para una asesoría ágil y oportuna a la dirección de la institución. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. S.G.C: Sistema de Gestión de la Calidad. Coordinador del S.G.C: Es el equivalente al Profesional Universitario – Aseguramiento de la Calidad. CEA: Centro de Extensión Académica
2.2 CONTROL DEL MANUAL
2.2.1 Responsabilidades respecto al Manual El Rector es responsable de aprobar por resolución el contenido del manual la primera vez. Cada vez que se modifique la versión, debe firmar el manual en la portada como respaldo a lo allí definido y expresado. El Jefe de Planeación como representante de la Alta Dirección es el responsable de revisar los cambios del manual. Cada vez que se modifique la versión, debe firmar el manual en la portada en la casilla de revisado. El Profesional Universitario – Aseguramiento de la Calidad es responsable de coordinar todos los cambios referentes al manual y el Profesional Universitario- Control Documental es el responsable de mantenerlo actualizado en los puntos de acceso a la documentación. Para los cambios parciales del manual de calidad, se procede a actualizar el nivel de revisión y la fecha. Para un cambio total se modifica la versión. 2.2.2 Estructura para la elaboración del Manual de Calidad Se utilizan dos formatos: Formato para la portada: contiene el nombre de la institución, alcance a certificar, restricciones de uso, número de versión, casillas para aprobación, revisado y fecha correspondiente. Formato para cada página: contiene el código del documento y el paginado en formato página n de m, donde n es el número de la página y m el total de páginas. 2.2.3 Edición, revisión, aprobación y distribución del Manual Revisión: el manual es revisado por el Jefe de la Oficina de Planeación verificando que lo escrito corresponda a lo que se hace, firmando como constancia de ello en la casilla correspondiente a “Revisado por” que aparece en la portada del manual. Aprobación: La aprobación la hace el Rector verificando que lo escrito se ajuste a las políticas institucionales, firmando en la casilla correspondiente. En la primera versión aprueba por resolución y en las siguientes versiones firmando la portada del manual. Edición y distribución: Con la aprobación se da inicio a la edición y distribución a través el portal Web del ITM. 2.2.4 Cambios del Manual El Coordinador del S.G.C tiene la responsabilidad de la actualización permanente del manual de acuerdo con los cambios hechos en el Sistema de Gestión de Calidad. Estos cambios pueden ser totales o parciales. Un cambio total implica una nueva versión del manual. Un cambio parcial conserva la versión del manual pero cambia el nivel de revisión para la sección modificada. Los cambios y modificaciones al manual se aprobarán de acuerdo con lo expresado en este numeral, en el 2.2.1 y 2.2.3 MGC 001 Página 7 de 28
Cualquier empleado de la institución puede sugerir a través del líder del proceso, cambios o modificaciones al manual. Todo cambio al Manual de Calidad o a sus secciones se hace siguiendo los parámetros establecidos en el PGCP 001 “Procedimiento para la elaboración y control de documentos”. 2.2.5 Control de copias Las copias impresas del manual que tengan los usuarios se consideran copias no controladas. El manual actualizado se encuentra en el portal Web del ITM y el impreso en la Oficina de Planeación.
3. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
3.1 VISIÓN INSTITUCIONAL “En su perspectiva formativa y dados los requerimientos del desarrollo, el Instituto Tecnológico Metropolitano se propone: CONSTITUIRSE en una institución del conocimiento y ser reconocida como tal por el Estado y la sociedad, con miras a hacer de la productividad del conocimiento y de sus trabajadores un factor decisivo para el desarrollo del país; CONVERTIRSE en una institución con un modelo flexible de organización y funcionamiento, fundamentado en una administración con liderazgo que le permita aprender permanentemente; IDENTIFICARSE por la excelencia académica centrada en la calidad de sus programas con pertinencia social y académica, calidad de sus docentes, enseñanza y aprendizaje, calidad de investigación y extensión, calidad de su ambiente físico académico y centros de apoyo; RELACIONARSE continuamente con el mundo externo para asumir la información requerida y apoyar su desarrollo; PRESENTARSE con autonomía financiera.
3.2 MISIÓN INSTITUCIONAL “EL INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO, Institución Universitaria, es un establecimiento de carácter público y naturaleza autónoma, adscrito a la Alcaldía de Medellín; ofrece un servicio público cultural en educación superior, para la formación integral del talento humano en ciencia y tecnología, con fundamento en la excelencia de la investigación, la docencia y la extensión, que habilite para la vida y el trabajo, desde el aprender a ser, aprender a hacer, aprender a aprender y aprender a convivir, en la construcción permanente de la dignidad humana, la solidaridad colectiva y una conciencia social y ecológica”
3.3 RESEÑA HISTÓRICA El Instituto Tecnológico Metropolitano nació el 20 de diciembre de 1944. En esta fecha el Alcalde de Medellín sancionó el Acuerdo 91 del Concejo Municipal por el cual se creó inicialmente el Instituto Obrero Municipal al cual se le asignó como misión propender por el adelanto intelectual de las clases trabajadoras y la desanalfabetización de las mismas. Posteriormente en el año 1945 se cambió el nombre por el de Instituto de Cultura Popular. El nuevo instituto hacia énfasis en lo cultural y la enseñanza gratuita. En el año 1949 se cambió el nombre de Instituto Popular de Cultura por el de Universidad Obrera, con la finalidad de recuperar la filosofía que inspiró a sus promotores. A partir de 1953 se denominó Instituto Popular del Municipio de Medellín. Luego de 48 años de existencia, a favor de la clase trabajadora de la ciudad, el Instituto Popular sufrió su transformación decisiva en 1991 cuando se reorganizó como un establecimiento de Educación Superior transformándose así en el Instituto Tecnológico Metropolitano. En el año 2005 el Instituto Tecnológico Metropolitano obtuvo el cambio de carácter académico y se convirtió en Institución Universitaria, conservando su vocación de formación tecnológica en Educación Superior. Actualmente la institución crece en infraestructura física, cualifica su planta de docentes y personal administrativo, innova sus programas académicos, y goza de una amplia autonomía y reconocimiento de su trayectoria educativa ofreciendo a la comunidad 13 tecnologías con registro calificado, 10 de ellas acreditadas con alta calidad, 8 ingenierías, 1 especialización y 2 maestrías, todas fundamentadas en una política de excelencia académica. MGC 001 Página 9 de 28
El Instituto Tecnológico Metropolitano, implementa un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a la gestión pública, tal como lo indica la ley 872 de 2003 y el decreto 4110 de 2004 bajo los lineamientos de las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008 adoptado bajo Resolución Rectoral 0293 de 2008. A las reuniones del Comité Institucional de Gestión de la Calidad, podrán asistir otros funcionarios del ITM o personas externas, cuando se considere conveniente por invitación del Presidente del Comité Institucional de Gestión de la Calidad.
4.1 MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos ilustra los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto Tecnológico Metropolitano, que son acordes con los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación tal como lo sugiere la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008.Ver Manual de Procesos. En el Manual de Procesos se ilustra el mapa identificando 15 procesos así: PROCESOS ESTRATEGICOS: Planeación Institucional y Gestión de la Información y la Comunicación. PROCESOS MISIONALES: Diseño Curricular, Desarrollo Curricular, Proyección Social, Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento y Bienestar Universitario.
PROCESOS DE APOYO: Gestión Financiera, Adquisición de Bienes y Servicios, Administración de Bienes Muebles e Inmuebles y Gestión del Talento Humano. PROCESOS DE EVALUACIÓN: Autoevaluación y Autorregulación, Evaluación y Control y Gestión de la Calidad. La documentación del sistema, la dirección del mismo y el control del S.G.C está a cargo del Jefe de Oficina de Planeación. La estructuración del sistema se ha realizado a partir de la determinación de los procesos y la secuencia e interacción de los mismos en sus respectivas caracterizaciones. Ver Manual de Procesos.
5. PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
5.1 PROCESO PLANEACION INSTITUCIONAL Este proceso comprende la planeación institucional que integra la planeación estratégica y del Sistema de Gestión de la Calidad, respecto a esta última el proceso de planificación determina la política de calidad y los objetivos de calidad los cuales son adecuados a la misión de la institución, coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de control interno y los planes estratégicos establecidos; incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes, de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, y dentro del marco de su misión que se le ha encomendado. La secuencia de actividades e interacción de planificación con los demás procesos esta ilustrado en la caracterización del proceso. El nivel de detalle de cada una de las etapas se ha implementado en los siguientes procedimientos: “Procedimiento para la elaboración y aprobación del plan de desarrollo” PPIP 001, “Procedimiento para la elaboración y aprobación del plan financiero del plan de desarrollo institucional” PPIP 002, “Procedimiento para la elaboración del plan de desarrollo académico” PPIP 003, “Procedimiento para la elaboración y aprobación del plan de acción” PPIP 004, “Procedimiento para realizar la programación académica” PPIP 005, “Procedimiento para la elaboración y aprobación del calendario académico” PPIP 006. 5.1.1 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION 5.1.1.1 Compromiso de la Dirección La alta dirección de la institución ha establecido y comunicado la política y los objetivos de la calidad coherentes con su misión y las necesidades de los clientes; así mismo ha desarrollado el proyecto educativo institucional como marco para asegurar la apropiación de los recursos necesarios y el crecimiento de la institución. Los cambios tecnológicos, de control, normativos, legislativos y otros que puedan afectar el Sistema de Gestión de la Calidad o la prestación del servicio, son evaluados por el Rector, con el fin de tomar acciones que conlleven a su mejoramiento y mantenimiento en el tiempo. 5.1.1.2 Enfoque al cliente La alta dirección enfoca su planeación estratégica al cumplimiento de los requisitos del cliente a través de la política de excelencia académica, programas curriculares con pertinencia social y académica, obtención de registro calificado para todos sus programas y la acreditación de alta calidad para aquellos programas que cumplen las condiciones de calidad requeridas por el Ministerio de Educación Nacional. Adicionalmente la institución tiene programas de posgrado, que permite asegurar su lealtad una vez termine el programa de pre-grado. También se cuenta con los servicios educativos el “Proceso de Bienestar Universitario” que brinda el ambiente de trabajo apropiado para la prestación del servicio y en atención a las necesidades de los clientes. Este enfoque se comunica a los niveles pertinentes dentro de la institución. 5.1.1.3 Política de calidad “El Instituto Tecnológico Metropolitano, Institución Universitaria, es un establecimiento público de naturaleza autónoma, comprometido con el servicio público cultural en educación superior, para la formación integral del talento humano en ciencia y tecnología y que habilite para la vida y el trabajo, con fundamento en la excelencia de sus procesos, mediante la provisión de servicios de calidad y del desarrollo de la gestión pública con sujeción a las disposiciones constitucionales y legales y caracterizada por la eficacia, la eficiencia y el mejoramiento continuo, en procura de la satisfacción de las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios” MGC 001 Página 11 de 28
La política de calidad pretende crear el marco de acción que oriente a los miembros del Instituto a trabajar con directrices claras canalizando los esfuerzos en un mismo sentido para el logro de los propósitos formulados a corto mediano y largo plazo de manera armónica y sincronizada acorde con la misión formulada, el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de control interno y los planes estratégicos establecidos. La política de calidad fue formulada por la alta dirección, asegurándose de que responda al propósito de la institución. En ella se declara expresamente el compromiso de cumplir con los requisitos y mejorar continuamente le eficacia del sistema de gestión de calidad. Para asegurar que la política de calidad es conocida y entendida por los miembros del Instituto se difunde en el portal Web, periódico la Tekhne, carteleras, boletines electrónicos. También se hace sensibilización sobre su contenido en las reuniones a través de capacitación y dinámicas dirigidas a los diferentes niveles de la estructura organizacional. 5.1.1.4 Planificación Los siguientes objetivos de la calidad hacen medible la política de la calidad: Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de los procesos identificados sean eficaces y eficientes. Asegurar anualmente en el presupuesto la disponibilidad de los recursos necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos identificados. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de los procesos identificados. Implementar las acciones necesarias en cada una de las instancias del ITM para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos identificados. Diseñar e implementar estrategias y mecanismos de comunicación, capacitación, inclusión e interiorización de la cultura de la calidad en el ITM. Generar acciones innovadoras tendientes a la estandarización y mejoramiento continuo de los procesos, la gestión optima de los recursos y la satisfacción de las necesidades de los usuarios, destinatarios y beneficiarios. Implementar y desarrollar el proceso de autoevaluación de tal forma que se favorezca la identificación de oportunidades de mejoramiento para el desarrollo del ITM. Gestionar y administrar talento humano, permanentemente cualificado, del ITM procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad y calidad en la prestación de los servicios. Incrementar significativamente la producción de conocimiento científico y tecnológico para la innovación y el desarrollo mediante la creación de grupos en nuevos campos del conocimiento, el fortalecimiento de los existentes, el mejoramiento cuantitativo y cualitativo de los resultados de investigación y de la transferencia del conocimiento. Desarrollar procesos formativos que posicionen cada vez más al ITM ante el Estado y la Sociedad, mediante el aseguramiento de altos niveles de calidad de un servicio educativo con pertinencia social y académica
Los objetivos de calidad están estrictamente relacionados con los propósitos de la institución, son medibles y cuantificables mediante los indicadores de gestión. Ver Manual de Indicadores 5.1.1.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.1.15.1 Responsabilidad y autoridad. La autoridad máxima del Instituto Tecnológico Metropolitano para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad es el Consejo Directivo de la institución. Por otra parte, el Rector, designó como responsable del Sistema de Gestión de la Calidad al Jefe de la Oficina de Planeación. (Ver numeral 5.1.1.5.2 de este manual) En la Carta Organizacional se establece la autoridad y responsabilidad del personal del Instituto Tecnológico Metropolitano. Ver Estructura Organizacional MPIP 003 Las demás responsabilidades están designadas dentro de las actividades de los procedimientos de la documentación del sistema y su coordinación a través de los líderes de proceso. 5.1.1.5.2 Representante de la Dirección En la Resolución Rectoral 0293 de 2008 se designa al Jefe de la Oficina de Planeación del ITM como representante de la alta dirección, para efectos de garantizar las acciones conducentes a desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad con sujeción a lo dispuesto en la normativa legal y reglamentaria. El Jefe de la Oficina de Planeación, con plena autoridad y responsabilidad, deberá cumplir con: a. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora. c. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del ITM. d. Asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. e. Asegurarse del estricto cumplimiento de la Política de la Calidad y de los Objetivos de la Calidad fijados por el Consejo Directivo del ITM. 5.1.1.5.3 Comunicación interna La institución establece el proceso “Gestión de la Información y la Comunicación” permitiendo que la comunicación se realice en concordancia de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, es decir, comunicando los resultados y productos de los procesos internos a través de diferentes medios como se describen en el numeral 5.2 de este manual. 5.1.1.6 Revisión por la dirección La revisión del Sistema de Gestión de Calidad y la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas NTC GP1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008 se hace anualmente; se analiza la información de entrada para la revisión por la dirección, se definen mejoras y/o ajustes pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad. En el PPIA 007 “Procedimiento para la Revisión por la Dirección” se establece los pasos para la realización de dicha revisión. MGC 001 Página 13 de 28
5.2 PROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN El proceso de Gestión de la Información y la Comunicación se encarga de la planeación, diseño, ejecución y evaluación de estrategias que permitan la promoción y comunicación de los programas y proyectos institucionales. Además gestiona y administra las fuentes de información bibliográfica que requiere la docencia, la investigación y la extensión para el logro de la excelencia académica del ITM. Para apoyar el Sistema de Gestión de la Calidad en el ITM, el proceso de Gestión de la Información y la Comunicación diseña y ejecuta campañas de divulgación que contribuyen a la creación de una cultura de autogestión, autocontrol y mejoramiento continuo mediante piezas promocionales y de comunicación que vinculen a cada uno de los miembros de la comunidad académica dentro del proceso de certificación institucional. La campaña de divulgación del Sistema de Gestión de la Calidad está orientada especialmente al público interno mediante la difusión de contenidos como la política y objetivos de calidad, aspectos relevantes de la norma y avances del sistema. Para ello, se utilizan diversos medios de comunicación directa como reuniones de empleados, reuniones de Comité Administrativo y reuniones con grupos objetivos. Igualmente la campaña contempla la difusión del sistema en los medios de comunicación institucional como el periódico La Tekhné en su edición impresa y digital, el portal web, carteleras, pantalla electrónica y el diseño y envío de los boletines electrónicos “Que todos sepan de la excelencia ITM y Trabajamos certificados” y el micro programa radial ITM Hoy”. El Sistema de Gestión de la Calidad también se dá a conocer a los públicos externos mediante el envío de boletines de prensa, periódico La Tekhné y portal Web. Para gestionar apropiadamente los medios se han relacionado todas estas actividades en los siguientes procedimientos “Procedimiento para la gestión de comunicaciones” PCOH 001, el cual tiene como objetivo planear, ejecutar y evaluar las actividades de comunicación requeridas para la promoción y divulgación de los programas y proyectos institucionales con miras a garantizar la divulgación de la gestión y el apoyo a los procesos. “Procedimiento para la producción audiovisual” PCOH 002, por el cual se ejecutan las actividades para la Gestión de la producción audiovisual que permita desarrollar el impulso a la divulgación científica y tecnológica. “Procedimiento para la programación de eventos institucionales” PCOH 003, cuyo objetivo es programar eventos institucionales que permita la proyección y posicionamiento institucional a nivel local, regional, nacional, e internacional. “Procedimiento de publicación de textos” PCOH 004, cuyo objetivo es publicar una colección bibliográfica propia con la marca ITM, que recoja textos fundamentales de la cultura nacional y acompañe el proceso educativo del ITM. “Procedimiento de edición y publicación en artes gráficas” PCOH 005, cuyo objetivo es editar y publicar material de apoyo para la comunidad académica institucional. Procedimiento para la distribución del fondo editorial PCOH 006 por el cual se permitir el acceso del público al libro, por canales de distribución nacional e internacional y promocionar la producción intelectual del ITM, en las comunidades externas Para la selección, adquisición, almacenamiento, organización y suministro a la comunidad académica de información de calidad se ejecuta tres procedimientos: “Procedimiento para desarrollo de colecciones” PCOH 007, por el cual se implementan las directrices para la selección, adquisición, evaluación y descarte de la información, en diversos soportes, y formatos; a través de él se pone a disposición de los usuarios suficientes fuentes para facilitar el libre acceso a la información relacionada con la ciencia, la tecnología y los programas propios de la institución. “Procedimiento para organización de la información” PCOH 008, por el cual se implementan las directrices para el análisis, disposición y mantenimiento de la información y las colecciones, para MGC 001 Página 14 de 28
facilitar el libre acceso a la información relacionada con la ciencia, la tecnología y los programas propios del Instituto. “Procedimiento para suministro de información” PCOH 009, por el cual se implementan las directrices para el suministro de la información mediante el diseño y funcionamiento de los servicios para la búsqueda y recuperación de información que potencien el uso eficiente de los recursos en ciencia y tecnología por parte de los usuarios y los programas propios del ITM.
La institución cuenta con los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y los provee a través de los siguientes procesos de apoyo: Proceso de Gestión Financiera Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Proceso de Gestión de Bibliotecas Proceso de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles Proceso de Gestión del Talento Humano
6.1 PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Mediante el Proceso de Gestión Financiera se administran los recursos financieros transferidos por el ente central, así como, los recursos captados durante la vigencia fiscal por concepto de la prestación de servicios educativos, servicios conexos y recursos de capital, de tal forma que al gestionarlos se posibilite el ejercicio de las funciones sustantivas y la ejecución de los proyectos institucionales. El Instituto mediante, el Proceso de Gestión Financiera, observando el “Procedimiento para la elaboración del proyecto de presupuesto de ingresos y gastos” PGFH 004, elabora el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la correspondiente vigencia fiscal el cual es sometido previamente a consideración de la Rectoría y Consejo Directivo del Instituto, luego es remitido al Concejo Municipal para su estudio y aprobación definitiva y liquidación correspondiente por parte del Alcalde Municipal, documento que posteriormente es adoptado mediante Acuerdo por el Consejo Directivo del Instituto. La ejecución del presupuesto en lo referido al recaudo y al gasto presupuestal, se realiza observando el “Procedimiento para la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos” PGFH 005 que describe las tareas propias de las actividades del recaudo presupuestal, registro inicial de apropiaciones, expedición y liberación de certificados de compromiso presupuestal, expedición y liberación de compromisos y registros presupuestales, obligaciones y liberaciones presupuestales, pagos y liberaciones presupuestales, adiciones, reducciones y traslados presupuestales, igualmente las actividades correspondientes a la distribución, modificación y traslado de rezagos del PAC. La administración de ingresos, se realiza observando el “Procedimiento para la administración de ingresos” PGFH 001 que describe las tareas para el recibo, registro, custodia, inversión de excedentes de tesorería y elaboración de informes de tesorería, el cual garantiza el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales La ejecución de pagos para atender las obligaciones contraídas por los compromisos asumidos en desarrollo de la adquisición de bienes y servicios de la Institución, se realiza conforme al procedimiento “Gestión de la administración de egresos” PGFH 003, que señala las tareas para atender y cumplir en forma oportuna y racional la actividad de pago institucional. “Procedimiento del fondo fijo reembolsable” PGFH 006, señala las tareas a ejecutar para atender el pago de compromisos por concepto de adquisiciones de bienes y servicios menores que revisten la característica de imprevistos, previamente autorizados en la Resolución Rectoral de apertura y creación del fondo.
La producción de estados e información contable que reflejan la situación económica, financiera y social del Instituto como producto final para usuarios internos y externos, se realiza observando el “Procedimiento para el registro producción contable” PGFH 002 , que describe las tareas para las actividades de identificación de hechos económicos, clasificación, registro y ajustes, elaboración y presentación de estados contables y análisis, interpretación y comunicación de la información contable. Actividades que se apoyan y generan insumos para la Contabilidad a través de registros en línea de los módulos que interactúan en el proceso contable: Tesorería (registro de ingresos, egresos y adquisición de inversiones), Proveedores (causación de adquisición de bienes y servicios), Presupuestos ( registro cuentas presupuestales de ingresos y egresos), activos fijos (registro de depreciación de activos, salidas de activos y control de bienes recibidos de terceros), nómina ( registro de cuentas de sueldos y conceptos asociados a la nómina y prestaciones sociales) y Facturación (Causación de cuentas por cobrar e ingresos), y finaliza con la generación de los libros de contabilidad: Libros auxiliares, libros mayores, y Estados financieros e indicadores.
6.2 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS En este proceso la institución desarrolla sus procedimientos para la adquisición de bienes y servicios. En concordancia con los objetivos de calidad, los planes, programas y proyectos, la selección de ofertas se hace teniendo en cuenta la más favorable de manera objetiva; es decir, que cumpliendo las especificaciones del bien o servicio, sea más económico para la institución y exigiendo que satisfagan las necesidades institucionales, formuladas en los proyectos o el estudio de necesidades, dentro de una cultura constante de la evaluación de los proveedores y sus productos.
Cada año el Instituto Tecnológico Metropolitano a través de sus dependencias programa la contratación requerida para llevar a cabo los planes, programas y proyectos, para esto se cuenta
“Procedimiento para la elaboración Plan Anual de Adquisiciones” PBSP 001, el cual está sujeto a la normatividad vigente y al presupuesto institucional. Para la adquisición de bienes y servicios referidos a las causales enunciadas en el articulo 2° numeral 4 de la ley 1150 de 2007 se sigue los lineamientos del “Procedimiento de Contratación Directa” PBSH 002 Con base en una selección objetiva las adquisiciones de bienes y servicios que faciliten el normal funcionamiento de la institución por un valor igual o inferior a los 45 salarios mínimos mensuales vigentes, se ejecutan a través de las actividades dispuestas en el “Procedimiento para la contratación de mínima cuantía” PBSH 003. Las adquisiciones superiores a 45 salarios mínimos mensuales vigentes e inferiores a 450 salarios mínimos mensuales vigentes se realizan a través de procesos que requiere de convocatoria pública de conformidad a la normatividad vigente, definiendo previamente los requisitos de participación y criterios de selección y evaluación de las ofertas de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para la contratación de selección abreviada por menor cuantía” PBSH 008. Para las adquisiciones superiores a 450 salarios mínimos mensuales vigentes se realiza el “Procedimiento para la Contratación de Mayor Cuantía” PBSH 004. Las adquisiciones de características técnicas uniformes y de común utilización por el instituto para el funcionamiento y desarrollo de los procesos institucionales se realiza mediante el “Procedimiento para la contratación de selección abreviada por subasta inversa” PBSH 007.
La contratación de servicios de consultoría o proyectos que tienen por objeto los estudios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnósticos, prefactibilidad, o factibilidad para programas o proyectos específicos, interventoría, asesoría o gerencia de obra, entre otros se realiza a través el “Procedimiento concurso de méritos con precalificación” PBSH 005 y “Procedimiento para la contratación concurso de méritos mediante concurso abierto” PBSH 006. Las actividades a seguir para evaluar el cumplimiento de las características de los bienes y/o servicios entregados y para la evaluación y reevaluación de proveedores en un periodo determinado se establece en el “Procedimiento para la evaluación de productos y proveedores” PBSH009.
6.3 PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Comprende la disponibilidad y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, los recursos informáticos (Hardware y Software) y equipos de laboratorio necesarios para la gestión de la institución. Los responsables de este proceso son el Departamento de Sistemas, Departamento Servicios Generales, Área de Bienes Muebles y Apoyo Logístico y Jefatura Sección de Laboratorios; cada una de estas dependencias establece los procedimientos propios para la administración de los bienes así: 6.3.1 Departamento de Sistemas Administra los bienes y servicios de la plataforma tecnológica en software y hardware, el soporte técnico de los equipos, el desarrollo y el mantenimiento de las aplicaciones para asegurar la interacción de los procesos de la institución. Para asegurarse de la disponibilidad de la información el Departamento de Sistemas administra los servidores institucionales y el portal web según lo establecido en el “Procedimiento para mantenimiento preventivo de hardware y software” PABV 009 y “Procedimiento para realizar el plan de sistemas” PABH 010 cuya finalidad es soportar el almacenamiento de los datos y la distribución segura y confiable a través de la red para la confiabilidad y el buen uso de los aplicativos de la institución. Para atender las solicitudes de los usuarios y emprender mejoras en el desarrollo de los aplicativos y la creación de otros, el Departamento de Sistemas designa en sus funcionarios y según sea el requerimiento, la disponibilidad para satisfacer las necesidades de las áreas según “Procedimiento para desarrollo de aplicativos de software” PABH 007 y “Procedimiento para mantenimiento de aplicativos de software” PABH 008 Para garantizar la seguridad en los sistemas de información el proceso de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles, realiza copias de seguridad y recuperación a los datos almacenados como resultado de los aplicativos en los servidores de la institución en las cavas de respaldo, además se guardan unidades magnéticas diariamente en Tecnosoft ITM. Todas las actividades relacionadas con el mantenimiento al hardware y software institucional se realizan a través de la extensión 5129, 5130 y 5282 que da soporte técnico en el momento de requerirse, bien sea en sitio o bajo la modalidad de mesa de ayuda. Para asegurarse de la disponibilidad de uso de la información en la gestión administrativa bajo el sistema de gestión de la calidad se tiene estructurada una red de comunicación interna que da salida a la información en la red de redes Internet, mediante dos modos de acceso: red inalámbrica y MGC 001 Página 18 de 28
conexión de área local LAN y LAN to LAN. Para el acceso a la red inalámbrica se debe hacer la solicitud en la extensión 5130 o 5282 o en la oficina H-200 Para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de información se procede de acuerdo con el “Procedimiento para desarrollo de aplicativos de software” PABH 007, que permite satisfacer las necesidades del cliente frente a desarrollo de software que facilite y mejore el desarrollo de los procesos; se establece también el “Procedimiento para actualizar el portal web” PABH 006, el cual tiene por objetivo mantener la información corporativa actualizada y disponible para los usuarios internos y externos. Por último está el “Procedimiento para soporte en sistemas” PABH 011, que tiene por objetivo mantener en óptimo estado de funcionamiento la plataforma en software y hardware de la institución, mediante la aplicación de mantenimientos preventivos y correctivos permanentes. 6.3.2 Sección Laboratorios Administra los equipos y herramientas de los laboratorios, brindando apoyo a las actividades prácticos experimentales en el área de la docencia, investigación y extensión. Para garantizar el apoyo desde los laboratorios de la institución, el proceso de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles, establece los siguientes procedimientos: el “Procedimiento para el mantenimiento correctivo de los laboratorios” PABA 003, que describe las actividades que se realizan para el mantenimiento correctivo de los equipos y herramientas de los laboratorios; el “Procedimiento para el mantenimiento preventivo de los laboratorios” PABV 004, el cual tiene como objetivo describir las actividades que se realizan para el mantenimiento preventivo de los equipos y herramientas de los laboratorios, ambos procedimientos tienen como fin garantizar un estado óptimo de su funcionamiento, durante el desarrollo de las actividades práctico experimentales. Y el “Procedimiento para la atención en los laboratorios” PABH 005, que describe las actividades que se realizan para una atención optima en los laboratorios, con el fin de garantizar a la comunidad académica la experiencia práctico experimental en el área de la docencia, investigación y extensión. 6.3.3 Departamento Servicios Generales Administra los bienes muebles e inmuebles procurando la conservación y mejoramiento permanente de los mismos. Para ello establece el “Procedimiento para el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles” PABH 012; el cual contempla la identificación de necesidades correctivas, de mejora y de conservación de los bienes muebles e inmuebles reportadas por los funcionarios. 6.3.4 Área de Bienes Muebles y Apoyo Logístico Administra la destinación y ubicación de los bienes muebles de la institución, para ello establece el “Procedimiento para la distribución y administración de bienes muebles devolutivos” PABH 001, el cual permite administrar en forma sistematizada el manejo, registro, responsabilidad y control de los bienes que permitan un óptimo aprovechamiento de los bienes muebles de la Institución; así mismo establece el “Procedimiento para dar de baja a los bienes devolutivos” PABH 002, que tiene como objetivo definir las actividades para proceder a dar de baja un bien de la Institución estableciendo criterios y destino que se le dará al bien objeto de la baja.
6.4 PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Este proceso garantiza el nombramiento o contratación del talento humano requerido en cada uno de los procesos institucionales, consultando referentes válidos como el Plan de Desarrollo, la Estructura Organizacional y el Manual de Funciones. Igualmente garantiza el desarrollo humano de los empleados en el contexto de una cultura de calidad de vida que permita la actualización permanente y el mejoramiento del clima organizacional. En el contexto anterior se han formulados los siguientes procedimientos para la selección y vinculación de empleados así: “Procedimiento para la selección ,vinculación y nombramiento de académicos hora cátedra y ocasionales” PTHH 001; “Procedimiento para la selección , nombramiento y vinculación de Académicos de Carrera” PTHH 002; “Procedimiento para la selección nombramiento y vinculación de empleados de libre nombramiento y remoción” PTHH 003; “Procedimiento para la selección, nombramiento y vinculación de empleados de carrera administrativa” PTHH 004. Como contra prestación a los servicios prestados por los empleados y/o contratistas se ejecutan los siguientes procedimientos: “Procedimiento para la liquidación de nómina de académicos hora cátedra” PTHH 007, “Procedimiento para la liquidación de nómina de académicos ocasionales, de carrera docente, empleados de libre nombramiento y remoción y de empleados de carrera administrativa” PTHH 008, “Procedimiento para el pago de contratistas” PTHH 009. Con respecto a los empleados nuevos la inducción y reinducción está definida en el procedimiento PTHH 006. Además se cuenta con el “Procedimiento para el desarrollo de la competencia del talento humano” PTHH 005.
7. PROCESOS MISIONALES
7.1 PROCESOS DE DISEÑO Y DESARROLLO CURRICULAR 7.1.1 Diseño y desarrollo de nuevos programas académicos Para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2004 para el diseño y desarrollo se siguen los pasos establecidos por el ministerio de educación nacional para la creación de programas académicos mediante el “Procedimiento Diseño de Programas Académicos” PDIH 001 y el “Procedimiento diseño de servicios académicos de Extensión o Proyección Social” PDIH 002, así como los Lineamientos para el diseño de los PEP GDI 001, el Modelo Pedagógico MDI 001 y el “Plan del Programa” ADI 001. 7.1.2 Desarrollo Curricular Para el desarrollo curricular se planifica semestralmente el calendario académico con el fin de prestar un servicio integral con calidad de acuerdo a la capacidad instalada. El Desarrollo Curricular comprende actividades relacionadas con la Admisión, registro y control académico, las cuales están expresadas en el “Procedimiento para la inscripción, admisión y matricula” PDEH 001, el cual posibilita un adecuado desarrollo de las actividades para la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes a programas de Educación Superior; La información de los documentos se digitan en el Sistema de Información Académica (SIA) y los documentos se guardan en carpetas en el archivo de gestión de la oficina de Admisiones y Registro, con el fin de proteger y salvaguardar los documentos de propiedad del estudiante Para dar inicio a la ejecución del desarrollo curricular se tiene establecido el “Procedimiento inducción estudiantes nuevos” PDEH 006, con el fin de suministrar información Institucional y del programa para introducir a los estudiantes a la vida universitaria, a través del “Procedimiento para el seguimiento al desarrollo curricular” PDEH 004 y el “Procedimiento seguimiento a docentes” PDEH 007 se ejecuta y controla cada una de las actividades del desarrollo curricular hasta establecer las acciones de mejoramiento. Cuando se presentan modificaciones a lo establecido se utiliza el “Procedimiento registro novedades de estudiantes” PDEH 005 para dar trámite a las solicitudes de las novedades presentadas, y durante la ejecución de las actividades de enseñanza aprendizaje se sigue el “Procedimiento de requisito de grado” PDEH 003 que establece la metodología para el desarrollo sistemático del trabajo de grado, en algunos casos se siguen los lineamientos establecidos en el “Manual de prácticas profesionales” MDE 001 y como requisito para optar a la titulación los estudiantes presentan el “Informe final de trabajo de grado” NDE 002 y todos deben cumplir el “Procedimiento graduación” PDEH 002. En la institución la preservación del producto en los laboratorios se realiza identificando con etiqueta los materiales manipulando y almacenando de acuerdo a las normas de seguridad establecidas por tipo de riesgos. Para el control del servicio o producto no conforme, la institución tiene desarrollado el tratamiento a los servicios no conformes a través de la aplicación del procedimiento PGCH 004.
La validación de la prestación del servicio se ha desarrollado en Gestión de Egresados con el “Procedimiento para la Gestión de Egresados” PPSH 002 que tiene como fin proveer criterios de mejoramiento de la oferta académica institucional.
7.2 PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Para la planificación del diseño y desarrollo se tiene en cuenta la planeación estratégica del centro de investigación y las líneas de investigación, las cuales contemplan las necesidades del medio en cuanto a la demanda de productos y los recursos ver “Procedimiento para aprobación y seguimiento de grupos de investigación” PGNH 002 En el diseño y desarrollo de nuevos conocimientos se identifican problemas de investigación, se evalúan convocatorias, licitaciones, invitaciones a presentar propuestas, ofertas o necesidades de otra institución los cuales se constituyen en elementos de entrada para el diseño y desarrollo de los proyectos de investigación, estos elementos se pueden evidenciar en el “Procedimientos para la gestión de convocatoria de proyectos de investigación” PGNP 001. Para el seguimiento de los proyectos adscritos al Centro de Investigación se cuenta con el “Procedimiento para la ejecución y seguimiento de proyectos” PGNV 004. En la etapa de verificación de resultados se someten las propuestas de proyectos a evaluadores externos para su revisión lo cual se puede evidenciar en las actividades del “Procedimientos para la Gestión Convocatoria de Proyectos de Investigación” PGNP 001. Posteriormente el investigador y el líder del grupo registra los resultados y productos parciales o finales del proyecto y entrega evidencias al Centro de Investigación. Una vez se ha concluido la investigación, el grupo divulga los resultados obtenidos, ante la comunidad académica, el sector social y productivo y entrega los registros de certificado de participación en eventos con ponencia o la evidencia de publicación, lo cual se constituye en evidencia de la validación del nuevo conocimiento y se puede evidenciar en el “Procedimiento de diseminación de conocimiento” PGNA 003. El control de cambios se da en la transferencia de resultados cuando el sector productivo, o la comunidad académica solicitan cambios acerca del nuevo conocimiento a partir de los resultados de la evaluación de la satisfacción del cliente La identificación y trazabilidad se dá a través del historial de proyectos que se conservan en el Centro de Investigación y el seguimiento del servicio en los procesos de investigación se dá en el reconocimiento y categorización de los grupos de investigación ante COLCIENCIAS.
7.3 PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL
7.3.1 Planificación de la prestación del servicio Partiendo de la base de que la extensión académica en el ITM reacciona preferencialmente a la demanda sin descuidar la oferta, se planifica la prestación del servicio, desde la oferta y la demanda en el Plan de Mercadeo APS 001. En cumplimiento del “Procedimiento para la gestión de proyectos del CEA” PPSH 001 se identifican las necesidades individuales o colectivas y se diseñan los cursos y diplomados de acuerdo con los requerimientos del “Guion para la presentación de cursos” IPSH 004 y se siguen las actividades del “Instructivo para la presentación de propuestas IPSH 001. Los cursos y diplomados diseñados, pasan a ser parte del “Portafolio de servicios” GPS 001 el cual se presenta a la comunidad por medio de: Página Web, Plegables, Volantes. Como resultado de esta oferta se reciben las preinscripciones y se programan los cursos que cumplan con un número mínimo de inscritos confirmados. Adicionalmente se reciben las solicitudes de capacitación de las diferentes empresas previamente visitadas por el representante de mercadeo se presenta una oferta de servicios, en caso de ser aprobada la empresa confirma en forma escrita y luego se les programa la prestación del servicio. De acuerdo a los eventos confirmados, se reservan los espacios, se contrata el instructor y se citan los participantes, los cuales deben presentar el recibo de pago, para dar inicio a la capacitación. La evaluación de la prestación del servicio se evidencia cuando se evalúan los eventos, por medio de un formato denominado “Evaluación de curso” FPS 018, en el cual se tienen en cuenta: el logro de los objetivos, los contenidos, la calidad de los documentos de apoyo, la intensidad horaria y la metodología del facilitador; luego de tabular esta información se relacionan los aspectos a mejorar. En el caso de la prestación del servicio a empresas se le solicita a la empresa una carta de satisfacción del servicio. Para los convenios es necesario tener en cuenta el acta de liquidación. Al finalizar el evento se realizan los certificados a quienes asistieron a más del 80% de las horas programadas y cumplieron con los objetivos propuestos, con su respectiva acta de clausura del servicio. Para la Identificación y Trazabilidad se tiene en cuenta los registros de participantes en el SIA, y el Carnet que se le entrega al participante. El Seguimiento y medición del servicio se dá a través del resultado de las tabulaciones de las evaluaciones, para lo cual se realiza un seguimiento teniendo en cuenta las observaciones de los participantes. Existen indicadores como el índice de estudiantes certificados por segunda vez en un programa del Centro de Extensión académica, índice de servicios de extensión vendidos y cobertura de servicios demandados. La relación con el entorno se fortalece cuando se desarrollan los siguientes procedimientos: “Procedimiento para la Gestión de Egresados” PPSH 002 el cual pretende mantener el nivel de comunicación con los egresados de la institución, fortalecer su fidelización e identidad institucional y proveer criterios de mejoramiento de la oferta académica institucional.
“Procedimiento para Emprendimiento y Empresarismo” PPSH 003 a partir del cual se genera la cultura emprendedora a través del desarrollo de competencias emprendedoras y empresariales que permitan la generación de nuevas empresas sostenibles e innovadoras. Y con el “Procedimiento para coordinar las Prácticas Profesionales” PPSH 004 se fortalece la articulación del ITM con el sector productivo, donde el estudiante traduce el conocimiento en métodos y se prepara para el mundo de la vida y el trabajo.
7.4 PROCESO DE INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
El proceso misional de Internacionalización del Conocimiento tiene como objetivo gestionar las relaciones del ITM con la sociedad, el sector productivo y las comunidades académicas nacionales e internacionales para propiciar acuerdos de cooperación que apoyen la internacionalización. Para la prestación del servicio, el proceso aplica desde la identificación de necesidades y
prioridades de la comunidad académica para gestionar interacciones académicas nacionales e internacionales para la cooperación, hasta la evaluación de convenios, acuerdos, alianzas y eventos. Estas relaciones se evidencian en la identificación de las necesidades y los requerimientos de cooperación, mediante la gestión y formalización de convenios marco o específicos con otras instituciones académicas, en concordancia con los objetivos del Proceso de Internacionalización del Conocimiento. Para lograrlo se aplica el “Procedimiento para la gestión de convenios interinstitucionales para la cooperación” PICH 001. La información requerida la suministran la Rectoría, las Vicerrectorías, las Decanaturas de Facultad, el Centro de Investigación y los académicos investigadores, de lo cual se obtiene como producto el Plan de Cooperación.
De igual manera, el “Procedimiento para la movilidad y la interacción académica” PICH 002 permite identificar necesidades y prioridades institucionales para el aprovechamiento de las
oportunidades de movilidad académica; atender convocatorias e invitaciones de universidades, centros académicos y grupos de investigación; gestionar convenios o acuerdos con otras instituciones para facilitar la movilidad académica y los intercambios de estudiantes (pasantías y participación en eventos académicos), en concordancia con los objetivos del Proceso de Internacionalización del Conocimiento. Esta información la suministran, prioritariamente, las Decanaturas de Facultad, la Dirección de Investigación y los académicos investigadores. Los productos de este procedimiento son el Plan anual de movilidad y el listado de registro de pasantías realizadas.
La validación de la prestación del servicio se da mediante los informes que presentan los académicos o empleados que participan en los eventos o pasantías. Así mismo, a través de las reuniones de evaluación realizadas. La identificación y trazabilidad se cumple cuando los convenios se denominan con los nombres
de las instituciones intervinientes, las misiones aprobadas y con los cuadros de los eventos realizados y de las visitas recibidas.
7.5 PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO El Bienestar en el ITM es una cultura que incluye un conjunto de prácticas que, desde los distintos estamentos de la comunidad, propician la excelencia en la formación humana, la creación y desarrollo del saber y el compromiso de servicio a la sociedad. El Bienestar Institucional se rige por el proyecto institucional, desde la línea estratégica de la política: Construcción de CALIDAD DE VIDA para la comunidad académica. Es la articulación de la administración, la investigación, la extensión, la docencia y, en general, las distintas prácticas culturales del ITM, en la perspectiva de consolidar un ambiente formativo que favorezca el desarrollo de la comunidad académica, el crecimiento personal, la convivencia pacífica y el trabajo creativo de todos sus miembros, para el logro de su bien estar, su bien ser, su bien hacer y su bien vivir, a través de los siguientes procedimientos: “Procedimiento para la promoción de la salud” PBUH 001, “Procedimiento para el desarrollo humano” PBUH 002, “Procedimiento para la promoción socioeconómica” PBUH 003, “Procedimiento para la promoción cultural, la recreación y el deporte” PBUH 004, “Procedimiento para la ejecución del proyecto punto de encuentro” PBUH005 y el “Procedimiento para la prevención y atención de emergencias” PBUH 006. La identificación de la propiedad del cliente incluye los datos personales de los usuarios tales como historias clínicas, psicológicas, documentación de punto de encuentro.
8. PROCESOS DE EVALUACIÓN La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad se garantiza con la existencia de procesos que están en permanente seguimiento, evaluación y mejora bajo la metodología dinámica del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), la cual está estrechamente vinculada a la planificación, implementación, verificación y mejora. En ese sentido se estructuraron los procesos de Autoevaluación y Autorregulación, Gestión de la Calidad y el proceso de Evaluación y Control.
8.1 PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN El reconocimiento de una Institución de Educación Superior se logra por sus resultados e impacto en el entorno nacional e internacional. La calidad de estos resultados se obtiene por las mejoras que son fruto del proceso de Autoevaluación y Autorregulación, el cual, a su vez permite generar las condiciones mínimas para iniciar procesos de acreditación de programas o institucional. Los procedimientos asociados son: “Procedimiento para la autoevaluación institucional” PAUV 011 y “Procedimiento para la autoevaluación de programas” PAUV 012. Este proceso también es encargado de suministrar la información normativa y legal que proporciona la capacidad de adaptabilidad de los procesos dentro y fuera de la institución. Adicionalmente en este proceso se programan y ejecutan los procesos electorales de acuerdo al “Procedimiento para la elección del Rector” PAUH 003, “Procedimiento para la elección del Consejo Académico” PAUH 004, “Procedimiento para la elección del Consejo de Facultad” PAUH 005 y el “Procedimiento para la elección del Consejo Directivo” PAUH 006. El “Procedimiento para el control disciplinario” PAUH 010, normaliza la secuencia de actividades para ejercer la potestad disciplinaria con la aplicación de la Ley a los funcionarios públicos. Para las reuniones del consejo directivo y del consejo académico se cuenta con el Procedimiento para la organización de la reunión del Consejo Académico PAUH 007 y el Procedimiento para la organización de la reunión del Consejo Directivo PAUH 008. La Asesoría Jurídica hace parte de este proceso y se ejecuta siguiendo las actividades establecidas en el “Procedimiento de asesorías y conceptos” PAUH 002 y en el “Procedimiento para la representación en procesos judiciales con la institución como demandada” PAUH 001. Las quejas y reclamos se constituyen en un medio de información directo de la institución con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios a través del procedimiento para la gestión de quejas, reclamos, sugerencias y peticiones” PAUV 009, este último amparado por la Resolución Rectoral 636 de septiembre 29 de 2008.
8.2 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL Todo proceso, por su esencia, es susceptible de presentar desviaciones. La ausencia de controles hará que dichas desviaciones afecten el logro de los objetivos del proceso en detrimento del SGC. La incorporación de nuevos controles o de optimización de los existentes sólo es posible si existe una buena caracterización de los procesos y una evaluación objetiva de los mismos. En este contexto, se hace necesaria una evaluación independiente que garantice la objetividad de la evaluación y desde la cual se implementen planes de mejora. MGC 001 Página 26 de 28
Se cuenta con el “Procedimiento para la evaluación independiente del sistema de control interno” PECH 001, que tiene como objetivo evaluar el estado de avance del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la Institución permitiendo emitir juicios de valor conducentes a un mejoramiento continuo. Para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con los requisitos establecidos en las Normas NTC GP1000:2004, NTC ISO 9001:2008 articuladas con el MECI y los requisitos de la gestión del Instituto Tecnológico Metropolitano, se ha documentado el “Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorías internas” PECV 002
8.3 PROCESO DE GESTION DE LA CALIDAD Este proceso es el encargado de planear las actividades de seguimiento, revisión y mejoramiento de los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad bajo las Normas NTC GP 1000:2004 e ISO 9001:2008. Y articuladamente con los requisitos del MECI se ha realizado el Manual Riesgos y el Manual de Indicadores. Las actividades del Proceso de Gestión de la Calidad incluyen el seguimiento y control a las acciones correctivas, preventivas, a las cuales se da cumplimiento a partir de la implementación del procedimiento PGCA 003. 8.3.1 Control de documentos Para el control de los documentos el INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO, tiene un procedimiento documentado “Elaboración y control de los documentos” PGCP 001, cuyo objetivo es normalizar el contenido, la elaboración y control de los documentos requeridos para la ejecución de los diferentes procesos internos del Instituto Tecnológico Metropolitano, con el fin de garantizar su vigencia e idoneidad como herramienta de Gestión del Sistema. La aprobación y revisión de los documentos emitidos por el sistema se realiza al final de los documentos y como constancia de ello se deja la firma de quien elaboró, revisó, y aprobó. Para el control de los cambios en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, el profesional universitario de control documental de la Oficina de Planeación ejecuta la solicitud de anulación, corrección o modificación de documentos. Solo son vigentes aquellos documentos que son publicados en el portal Web del ITM”, en el sistema Mejoramiso y los que están en medio físico en la Oficina de Planeación. Para el control de los documentos obligatorios de origen externo se siguen las directrices del procedimiento “Inclusión o actualización de documentos obligatorios de origen externo” PGCH 005 con el fin de mantenerlos disponibles y utilizar siempre la versión vigente. La actualizacion del listado maestro de documentos obligatorios de origen externo esta a cargo del Proceso de Gestión de la Calidad. 8.3.2 Control de registros. El INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO, tiene documentado el “Procedimiento para el control de registros” PGCP 002 que define los criterios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los registros de calidad. Los registros se conservan para evidenciar la conformidad con los requisitos y la operación eficaz, eficiente y efectiva del Sistema de Gestión de Calidad. MGC 001 Página 27 de 28
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