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Timestamp: 2020-02-19 10:04:17+00:00

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Incentivereisen und sonstige Incentives
Was sind Incentives? Unter dem Oberbegriff „Incentives" werden besondere Leistungsanreize verstanden, die Unternehmer ihren Arbeitnehmern, Vertriebspartnern, Geschäftsfreunden oder Kunden gewähren, um angestrebte wirtschaftliche Erfolge zu fördern. Incentives dienen damit der Mitarbeitermotivation, der Steigerung des Teamgeistes im Unternehmen, der Förderung einer Vertriebsmannschaft oder der Festigung der Mitarbeiter-, Vertriebspartner- und Kundenbindung. Incentives sind damit zunächst unstreitig betrieblich veranlasst und die Aufwendungen stellen Betriebsausgaben dar. Die steuerliche Abzugsfähigkeit beim Leistenden, die Besteuerung der Leistungen beim Leistungsempfänger und die Maßstäbe zur Ermittlung des Wertes der Vergünstigung sind jedoch für die steuerlich Betroffenen nicht leicht zu überschauen und bringen viel Konfliktpotential mit sich.
Als Incentives kommen neben den bekannten Incentivereisen, aufwendige Events, Sach- und Geldprämien, Bonusprogramme und Geschenke in Frage. Betrachten wir zunächst die Incentivereise. Im Unterschied zu einer Dienstreise, werden mit einer Incentivereise die eingeladenen Gäste belohnt. Inhalt sowie Ziele der Reise befriedigen überwiegend touristische und freizeitliche Interessen der Teilnehmer. Häufig werden die Eingeladenen auch durch Angehörige (Ehegatte, Lebenspartner, Kinder) begleitet. Die Organisation der Reise erfolgt in der Regel durch hierzu speziell beauftragte Unternehmen.
Leistungen für Arbeitnehmer: Handelt es sich bei den begünstigten Gästen um die Arbeitnehmer des Unternehmens, sind die hierdurch veranlassten Aufwendungen als Betriebsausgaben uneingeschränkt gewinnmindernd zu berücksichtigen (Siehe: BMF Schreiben vom 14.10.1996 – IV B 2 – S 2143 – 23/96 BStBl 1996 I S. 1192).
Bei Leistungen für Geschäftspartner, Vertriebspartner u.a. Nichtarbeitnehmer sind folgende Unterscheidungen zu treffen:
Wird die Reise in sachlichem und zeitlichem Zusammenhang mit den Leistungen des Empfängers als – zusätzliche – Gegenleistung gewährt, sind die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten sowie die Unterbringungskosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig. Soweit die Unterbringung der Gäste im eigenen Gästehaus des Unternehmers stattfindet, mindern diese jedoch nicht den Unternehmensgewinn (§4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 3 EStG). Die Aufwendungen für die Gewährung von Mahlzeiten sind als Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG in Höhe von 70 % der angemessenen und belegten Kosten abzugsfähig.
Leistungen für Nichtarbeitnehmer, Geschäftspartner und Geschäftsfreunde u.a. Handelt es sich jedoch bei den eingeladenen Gästen um Personen/Nichtarbeitnehmer, mit denen eine Geschäftsbeziehung erst angeknüpft werden soll, so sind die getätigten Aufwendungen als Geschenk (ohne nachweisbare vorausgehende Leistung) zu betrachten. In diesem Fall greift das steuerliche Abzugsverbot des §4 Abs.5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Ein gewinnmindernder Betriebsausgabenabzug ist demnach für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmers sind nicht möglich, wenn diese im gesamten Wirtschaftsjahr 35 € (an diese Person) übersteigen. Im Ergebnis sind damit die Ausgaben für Reiseteilnehmer, die nicht Arbeitnehmer sind und die nicht für bereits erbrachte Leistungen belohnt werden können, nicht gewinnmindernd abzugsfähig.
Für alle Aufwendungen für Incentives gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten (Buchhaltung des Leistenden) gem. § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufwendungen sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (getrennte Konten). Eine Missachtung führt zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs.
Besteuerung beim Leistungsempfänger: Die zweite Seite der Betrachtungen gilt der Besteuerung der Leistungen beim Leistungsempfänger. Steuerlich betrachtet spielt es keine Rolle, ob an den Arbeitnehmer der Arbeitslohn in Form von Geld oder geldwerten Vorteilen, wie der Übernahme von privaten Ausgaben, Unterkunfts-, Verpflegungs- oder Reisekosten oder sonstigen Sachleistungen erfolgt. Nach §19 EStG gehören nahezu alle denkbaren Zuwendungen des Arbeitgebers zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Ausgenommen hiervon sind Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen) bis zum Wert von 60 € (LStR 2015 - R 8.1 Abs. 8 Nr. 3).
Wird dem Arbeitnehmer eine Incentivereise gewährt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (BFH-Urteil 9.3.1990, BDzBl II S. 711). Dies ist auch der Fall, wenn die Reise im Rahmen eines Verkaufswettbewerbes vom Lieferanten des Arbeitgebers direkt an den Arbeitnehmer gewährt wird (BFH 16.3.1995 – V R 128/92). Der Gesetzgeber bietet im Rahmen der Regelungen des §40 Abs. 1 EStG die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Aufwendungen pauschal versteuert. Alternativ hierzu kann für Sachzuwendungen auch die Pauschalierungsmöglichkeit des §37b EStG (30%) genutzt werden. Der geldwerte Vorteil und die vom Arbeitgeber gezahlte pauschale Lohnsteuer bleiben dann beim Arbeitnehmer unberücksichtigt.
Achtung: Auch bei einer Lohnsteuerpauschalierung nach §37b EStG sind diese Sachzuwendungen an eigene oder konzernverbundene Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV).
Hinweis: Soweit keine Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber erfolgt, sind die Leistungen beim Arbeitnehmer bei der nächsten Lohn-/Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen. Wichtig: War der Arbeitnehmer bei der Incentivereise in der Funktion eines Betreuers von beispielsweise Händlern oder Kunden tätig, handelt es bei den Leistungen für ihn nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn (vergl. BFH 5.9.2006 – VI R 65/03). Die Tätigkeiten im betrieblichen Interesse sind substantiiert darzulegen. Anders ist der Fall zu beurteilen, wenn der Ehegatte, Lebenspartner oder andere Familienangehörige des Steuerpflichtigen ebenfalls mit begünstigt wurden. In diesem Fall treten das private Interesse und der damit verbundene geldwerte Vorteil in den Vordergrund. Arbeitslohn liegt auch nicht vor, wenn es sich bei den Zuwendungen um Aufmerksamkeiten (bis 60 €, R 19.6 LStR) handelt.
Werden selbständige Vertriebspartner oder sonstige Geschäftspartner mit einer Incentivereise begünstigt, so haben diese den Wert der Reise im Rahmen ihrer steuerlichen Gewinnermittlung als Einnahme zu erfassen (BFH-Urteile vom 22. Juli 1988, BStBl II S. 995; vom 20. April 1989, BStBl II S. 641). Die im Rahmen von Verkaufswettbewerben erhaltenen Preise/Incentives stellen für den Empfänger ein zusätzliches Entgelt für die erbrachten Vermittlungsleistungen dar. Diese unterliegen den gleichen umsatzsteuerlichen Vorschriften wie die Regeleinnahmen. Wird der Wert der Incentivereise einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft zugewandt, haben sie in Höhe des Sachwerts der Reise eine Betriebseinnahme anzusetzen. Der Wert einer Reise ist auch dann als Betriebseinnahme anzusetzen, wenn das die Reiseleistungen gewährende Unternehmen die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehen darf (BFH-Urteil vom 26. September 1995, BStBl 1996 II S. 273). Mit der Teilnahme des Geschäftspartners an der Reise wird eine Entnahme verwirklicht, da mit der Reise regelmäßig allgemeine touristische Interessen befriedigt werden. Dies gilt auch, wenn eine Personengesellschaft die empfangene Reiseleistung an ihre Gesellschafter weiterleitet (BFH-Urteil vom 26. September 1995, a. a. O.). Leitet die Kapitalgesellschaft die erhaltene Reiseleistung an ihre Gesellschafter weiter, so liegt hierin grundsätzlich eine verdeckte Gewinnausschüttung.
Tipp: Der Leistende sollte den Leistungsempfänger schriftlich, am besten in der Einladung/Reisebeschreibung über die Besteuerungspflicht informieren. Zur Vermeidung von unnötigen Ärger mit Geschäftspartnern besteht auch hier im Rahmen der Regelungen des §37b EStG die Möglichkeit, dass der leistende Unternehmer die Steuer pauschal übernimmt. Der Pauschalsteuersatz für Sachleistungen beträgt 30 %. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10.000 € übersteigt. Die pauschal versteuerten Leistungen und die pauschale Steuer bleiben dann bei der Gewinnermittlung/Steuererklärung des Leistungsempfängers außer Ansatz. In die Bemessungsgrundlage zur Pauschalversteuerung nach §37b EStG sind auch die Kleingeschenke mit einem Wert bis 35 € mit einzubeziehen. Das Wahlrecht zu Anwendung der Pauschalierung gem. § 37b EStG ist vom Unternehmer für das jeweilige Wirtschaftsjahr einheitlich für alle gewährten Zuwendungen auszuüben. Leistungen an Personen die weder Unternehmer, Selbstständige oder Arbeitnehmer, sondern als Privatperson anzusehen sind, bleiben bei diesen außer Ansatz, soweit sie nicht einer Einkunftsart beim Empfänger konkret zuzuordnen sind oder pauschal versteuert wurden (§37b EStG).
Bemessungsgrundlage zur Besteuerung beim Leistungsempfänger: Ein häufiger Streitpunkt ist die Bemessungsgrundlage zur Besteuerung, der Wert des Incentives. Bei Geschenken und auch Reisen werden als Bemessungsgrundlage in der Praxis oft die Entstehungskosten zuzüglich Umsatzsteuer zu Grunde gelegt. Nach dem BMF-Schreiben vom 14.10.1996 bemisst sich allerdings der Wert einer Reise nach ihrer Gesamtheit am üblichen Marktpreis. Dies entspricht der grundsätzlichen Regelung gem. §8 Abs. 2 EStG nach der Einnahmen, die nicht in Geld bestehen (Sachbezüge), mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen sind.
Problemfeld: Gemischte Reisen (Dienstreisen ./. Incentives) Eine unwesentliche private Mitveranlassung bei betrieblichen Reisen steht dem vollständigen Abzug von Betriebsausgaben oder Werbungskosten nicht entgegen (Beschluss des Großen Senats des BFH vom 21.9.2009, GrS 1/06, BFHE 227, 1, 28). Beurteilungskriterien sind die Art der dargebotenen Informationen, der Teilnehmerkreis, die Reiseroute, der Charakter der aufgesuchten Orte als beliebte Ziele des Tourismus, die fachliche Organisation, die Gestaltung der Wochenenden und Feiertage sowie die Art des benutzten Beförderungsmittels. Hierbei ist eine Gesamtwürdigung im Einzelfall vorzunehmen. In der Praxis beinhalten Incentivereisen häufig einen betrieblichen und einen freizeitlich orientierten Teil. Es ist im Einzelfall - entsprechend dem Tenor der BFH-Rechtsprechung (BFH 9.3.1990 VI R 48/97) - aufzuteilen in berufliche Schulungs- und Informationsveranstaltungen oder Treffen / Workshops zum systematischen Austausch beruflicher Erfahrungen und Veranstaltungen zur Besichtigung rein touristischer Ziele und kultureller Veranstaltungen, bei der der berufliche Aspekt und Nutzen in den Hintergrund tritt.
Das Aufteilungsgebot des §12 Nr. 1 EStG verbietet hier theoretisch eine Aufteilung der Ausgaben in einen betrieblichen/beruflichen und einen privaten Teil, soweit dies nicht nach objektiven Maßstäben möglich ist. Die Regelung des §12 EStG gilt jedoch nach Auffassung des BFH nur für die Ausgabenseite und nicht für die Einnahmenseite (BFH Urteil 18.8.2005 VI R 32/03, BStBl II 2006, S. 30).
Voraussetzungen für eine Teilung der Reise in einen betrieblichen und privaten Teil, sind jedoch grundsätzlich exakte Aufzeichnungen und Belege wie Zeitpläne, Inhaltsbeschreibungen, Ergebnisprotokolle oder ähnliches. Bei einer beispielsweise dreitägigen Reise, bei der auch mehrstündige rein betrieblich veranlasste Produktpräsentationen, Workshops, Besprechungen u.a. stattgefunden haben, lassen sich damit sachgerechte Aufteilungsschätzungen vornehmen. Insoweit sollten Incentivereisen zeitlich und nach dem Kostenverursachungsprinzip in einen „Belohnungsteil" und einen Teil „betrieblicher Maßnahmen" aufgeteilt werden (vergl. BFH 16.11.2005 VI R 118/01). Die nicht zuordnungsbaren Kosten können dann anteilmäßig in die Zuordnungsberechnungen mit einfließen. Auch hier gilt, eine gute Vorbereitung und Dokumentation vermeidet den Streit und Ärger mit dem Finanzamt und spart Steuern!
Für die Gewährung anderer Incentives, wie Wettbewerbssachprämien (Autos, Uhren, Schmuck etc.) und Präsente gelten grob die gleichen Besteuerungsregeln wie für die hier beschriebenen Incentivereisen. Auch hier ist es dringend zu empfehlen, dass der Leistende den Leistungsempfänger über die Besteuerungspflichten informiert.
Das Ignorieren der Besteuerungsregeln führt im Aufdeckungsfall (Betriebsprüfung, Kontrollmitteilungen, Anzeigen') regelmäßig zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens mit meist unangenehmen Folgen.

References: § 4
 §4
 § 4
 §19
 §40
 §37
 §37
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 § 37
 §8
 §12
 §12