Source: https://es.scribd.com/doc/81750224/DISENO-DE-UN-MANUAL-DE-EFECTIVO-DEFINITIVO-2
Timestamp: 2017-02-19 21:30:06+00:00

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DISEÑO DE UN MANUAL DE EFECTIVO DEFINITIVO 2
NavegarInteresesBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultNavegar porLibrosAudio librosNews & MagazinesPartiturasExplorar todoSubirIniciar sesiónRegistrarseINTRODUCCIÓN La Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure, es una Fundación sin fines de lucro, que tiene entresus objetivos garantizar la atención y la cobertura a sus más apremiantes requerimientos a los niños, niñas y adolecentes del Estado Apure. Sin embargo, hasta comienzos del segundo semestre, específicamente hasta comienzos del mes de Agosto de 2010 no contaba con una Jefatura de Caja, según información recibida por la Presidenta de la Junta Directiva del ente mencionado, lo cual ha contribuido que para lograr satisfactoriamente sus objetivos, ha tenido que emplear mayor cantidad de recursos materiales, financieros y humanos en la consecución de dichos objetivos, ocasionando fallas en el funcionamiento del Sistema de Control Interno implementado en el organismo. En vista del problema planteado en el párrafo anterior, se hace necesario el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo adecuado del efectivo, que al ser implementado, permita corregir las debilidades del control interno en el manejo del efectivo, en beneficio de la optimización de los resultados a ser usados en el proceso decisorio y del logro de los objetivos de la Fundación. El trabajo de aplicación, metodológicamente está enmarcada en una investigación de campo de tipo descriptiva, bajo la modalidad de proyecto factible. La Investigación, se ha estructurado en los siguientes capítulos: CAPITULO I, donde se hace el planteamiento del problema, se señalan los objetivos de la investigación, su justificación, delimitación y alcance. CAPITULO II relativo al Marco Teórico esta conformado por los antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases legales y definición de términos básicos.
CAPITULO III Marco Metodológico se refiere al tipo de investigación, diseño de la investigación, nivel de la investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de información, validez del instrumento, procedimientos metodológicos a ser empleados. CAPÍTULO IV Presentación y análisis de los resultados, muestra la información recabada por el cuestionario y que esta contenida en cuadros que presentan la frecuencia y el porcentaje de las respuestas, con el análisis e interpretación de los datos. CAPÍTULO V Contiene las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación. CAPÍTULO VI Propone el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure. Al final se incluye en el trabajo las referencias bibliográficas utilizadas y los anexos.
CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema La sociedad actual reclama una administración, de calidad y eficiente, que promueva el uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros y que cumpla cabalmente con las funciones encomendadas. Para ello, es necesario revitalizar las normas, los esquemas de trabajo, reorientar los incentivos, simplificar los procedimientos y modernizar los métodos de gestión; es por esta razón, que en las organizaciones hay que establecer políticas de administración, especialmente aquellas relacionadas con la gestión financiera; y de esta manera estar acorde con las tendencias de modernización y sistematización de los procesos de manejo de efectivo, en este caso el control interno del efectivo juega un papel puntual, para salvaguardar este activo, razón por la cual se hace necesario la implementación de normas y procedimientos para su correcto manejo, lo cual va redundar en el desarrollo de la administración y procesos en términos de optimización de la gestión y calidad de servicio. En la Fundación Nacional ³Niño Simón´, Regional Apure, existe una Jefatura de Caja que se encarga del manejo y custodia del efectivo, también existe un fondo de Caja Chica, que es manejado entre el Administrador y la Presidenta de la Fundación para cubrir gastos menores, pero quien se encarga de su custodia es el Jefe de Caja. Por otra parte se mantienen cuentas bancarias en diferentes instituciones financieras, para realizar el pago de personal, pago a proveedores de bienes y servicios, recibir aportes del gobierno nacional, regional. A través de la observación directa realizada por las investigadores e indagaciones empíricas, se logro detectar que a pesar de haber sido creada
(2001). no están exentas. citado por Petit L.en el mes de Agosto de 2010. pueden ocasionar pérdidas de activos e informes incorrectos de la función financiera y la rentabilidad de la empresa. Generalmente sin fondo. La custodia del efectivo. Los procedimientos de manejo de entrada y salidas de efectivo no son realizados de la forma más idónea. que garanticen saber en cualquier momento el movimiento exacto de efectivo. pero las características de control general usualmente están incorporadas a los sistemas contables: y Acceso limitado a los activos. Salomón L. con relación al control interno del efectivo plantean lo siguiente: ³Los controles ejercen efectos directos en los estados financieros.988). Los controles varían de una empresa a otra. no es realizadas conforme normas que garanticen la protección de este importante activo. si son débiles. que permita llevar en forma adecuada un manejo y control interno del efectivo. lo cual ha traído como consecuencia la emisión de cheques
. 3. las cuentas bancarias no son conciliadas mensualmente. Es por ello. en ningún caso de ciertas cantidades de funciones administrativas. no se cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos. En cuanto al registro no existen reportes (formatos) adecuados. lo cual origina fallas y deficiencias en la operatividad de la misma entre las cuales se destacan las siguientes: 1. y Otros (1. 2. con el fin de cumplir los objetivos planteados para la entidad. 4. la Jefatura de Caja. 5. y Autorización de transacciones. y Separación de funciones. no existen normas y procedimientos establecidos para su control. que en todo tipo de organización es necesario estructurar unidades que aun cuando pudieran tener un alto perfil técnico. En cuanto al manejo del fondo de caja chica. produciéndose algunas veces extravíos de cheques y soportes de los mismos.
Registro de transacciones. como debilidad del control interno. en relación al manejo del efectivo?. se derivan las siguientes interrogantes. Personal capacitado. En este sentido es conveniente indicar que se hace necesario el diseño de un Manual de Normas y procedimientos para el Manejo del Efectivo. Seccional Apure? Objetivos de la Investigación Objetivo General . Seccional Apure. Estas características coinciden en su mayoría con las que aparecen en el planteamiento del problema. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´. Fianzas de fidelidad´. que corrija dichas debilidades y contribuya a solucionar el problema. (p.
. 23). Custodia de activos. será más débil.
Esto permite afirmar que mientras más de estas características posea un sistema de control interno será más fuerte. Del planteamiento formulado anteriormente. ¿Cómo debe realizarse el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón? ¿Qué normas y procedimientos de control interno pueden establecerse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Regional ³El Niño Simón´. por el contrario mientras menos tenga. ¿Cuáles son la características que presenta la Fundación Regional ³El Niño Simón´.
Regional Apure. que corrija las debilidades de control existentes. ayude al normal desarrollo de sus actividades. niñas y adolecentes. Justificación de la Investigación Toda organización necesita de la implementación de un control interno eficiente y eficaz. y a una mayor credibilidad en la gestión administrativa de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. necesita el Desarrollo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo. No obstante el funcionamiento del sistema de control interno debe ser periódicamente evaluado. es de gran importancia. porque para llevar a cabo sus programas de atenciones a niños. en beneficio de la salvaguarda de los activos. del normal desarrollo de sus actividades y del cumplimiento de objetivos y metas organizacionales planteadas. que incremente la protección de los activos. y Proponer normas y procedimientos de control interno que deben cumplirse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Regional Apure. Debido a lo anterior la Fundación Nacional ³Niño Simón´. y Describir las normas para el manejo del efectivo en una institución publica como la Fundación Niño Simón.
. Regional Apure. Regional Apure. en caso de desviaciones aplicar las correcciones correspondientes.Objetivos Específicos y Caracterizar la situación actual con relación al manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. En el caso de estudio el rubro de efectivo para la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Regional Apure. requiere del manejo de efectivo. para comprobar su cumplimiento.
debe estar en capacidad de diseñar controles adecuados para la protección de los activos. Alcances de la Investigación La investigación se ubica en el Estado Apure. Regional Apure.Es por ello que el desarrollo de la investigación es relevante desde el punto de vista social. principios de contabilidad y de auditoría de aceptación general. Diseñar un Manual De Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. de acuerdo a las normas. la cual tiene como propósito fundamental. ya constituye un aporte de suma importancia para impulsar el fortalecimiento de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. el cual debe ser el fin último que persigan los gobiernos Los resultados de esta investigación. lo cual se traducirá en una mejor utilización de los recursos financieros.
. ya que el profesional de la Contaduría pública. solucionando de esta manera la problemática planteada en pro de mejoras en la gestión administrativa y la atención a los niños. generándose de esta forma mayor bienestar social. básicamente en el aspecto administrativo y del manejo de efectivo de este tipo de institución. trabajadores de la fundación. proveedores de bienes y servicios. en beneficio de los niños. Se elaborará una propuesta que de ser implementada permitirá corregir las debilidades de control interno que se detecten. Regional Apure. vienen a constituir una valiosa fuente de información desde el punto de vista académico. ubicado en la jurisdicción del Municipio San Fernando de Apure. niña y adolecente del Estado Apure. y pueblo en general. niñas y adolecentes.
en cuanto al suministro de información. se tiene la poca receptividad que puedan tener las personas que tienen que ver con el manejo del efectivo.
.Limitaciones de la Investigación En cuanto a las limitaciones.
el cual permitió conocerse baso en la estructura conceptual del control interno denominado Informe COSO. Regional Apure. Del estudio anterior se evidenció la necesidad del Diseño de un Manual de Procedimientos para el Flujo de efectivo.A. enfocado a la creación de un instrumento que permita una correcta toma de decisiones en el aspecto financiero como lo es el efectivo. Información y Comunicación. (2004) realizaron un trabajo de grado denominado ³Implementación de un Manual de Procedimientos para el Control de Flujo de Efectivo´. J.CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación. En la Fundación Nacional ³Niño Simón´.
. Riesgo de Control y Monitoreo. lo cual nos permitió manejar con mayor facilidad sus 5 componentes básicos: Ambiente de Control. el cual tuvo como finalidad el diseño de un Manual de Procedimientos para Flujo de Efectivo.´ que tuvo como finalidad propuesta de un sistema de control interno para el manejo del efectivo. Damián. sin embargo la búsqueda de antecedentes relacionados con la presente investigación. Actividades de Control. C. objetivo general de este éste trabajo de aplicación. elementos fundamentales a la hora de diseñar un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de efectivo. generación y aplicación del mismo mediante proceso debidamente establecido. (2007) realizo una investigación denominada ³Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de Efectivo para la Empresa Health Animal. que permitan mecanismos que contribuyan a la realización efectiva de la actividad administrativa de la empresa Health Animal. Nelibeth y Otros. no se han realizado investigaciones sobre el tema objeto de estudio.A. permitió conocer los siguientes trabajos: Hernández. C.
brindarles
.A. Reseña Histórica de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Así como también facilitó la Determinación de las actividades y procesos que conforman los procedimientos del control interno del efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa Health Animal. lo cual facilita la orientación de este trabajo de aplicación hacia el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. ya que nos proporciona herramientas para abordar la problemática planteada. cuya acta constitutiva se encuentra debidamente protocolizada por ante la Oficina Subalterna del Primer Circuito de Registro del Municipio Libertador del Distrito Capital. perteneciente al estado venezolano.A. Regional Apure. Protocolo Primero de los libros de registros respectivos. Tomo 19. La Fundación Nacional ³Niño Simón´. es una fundación adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación.La realización del trabajo de investigación permitió diagnosticar la situación actual indicando las fortalezas y debilidades del manejo del efectivo en la empresa Health Animal. Regional Apure. La lectura y análisis de los trabajos de investigación señalados anteriormente permitió verificar que las debilidades del control interno del efectivo influyen negativamente en las operaciones normales de cualquier organización. Regional Apure. anotado por el N° 20. Todos estos resultados están relacionados con nuestros objetivos específicos de investigación. C. El objetivo principal de la Fundación es ofrecer atención a niños. y en especial. Bases Teóricas. en fecha 20 de Junio de 2003. niñas y adolecentes para contribuir a su desarrollo integral. C.
. El Efectivo. Tomando en cuenta esta definición podemos decir que el efectivo es el dinero que mantiene toda empresa u organización en su cuenta de caja. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite sin ningún tipo de limitaciones´. la recepción del efectivo. De hecho en su artículo 30 de la referida acta constitutiva se establece que las seccionales tienen facultades para financiar todos sus gastos operativos y de gestión administrativa los aportes que reciban y disponer de los bienes. que goza de autonomía de gestión financiera. 28). La Convención sobre los Derechos del Niño y demás tratados internacionales que haya suscrito y ratificado la República. Según Feliz. de los ingresos que forman parte de su patrimonio. (2001): ³Es el activo más liquido. La Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolecente. puede hacerse por tres vías: y Operaciones en el mostrador (ventas) y y Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos. obligaciones y servicios. I (2010). presupuestaria. caja chica o en forma de depósito en un banco comercial. Esta fundación es una persona jurídica de derecho privado. con el fin de cubrir sus necesidades y realizar sus operaciones. el cual es aceptado generalmente para pagos de mercancías. administrativa y contable.oportunidades para que disfruten y ejerzan progresivamente todos los derechos contemplados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. citado por Petit L. Según Phillip (1987).
y Detectar errores en el uso de caja.
. y Efectivo en Banco. y Fácil disponibilidad y negociabilidad. De acuerdo a Petit. (Pág. y Mantener controlados los flujos de efectivo. gozar de descuentos. L. Clasificación del Efectivo. inversiones. (P. (2001). y y Disminuir y prevenir los riesgos y errores en los registros. 28). con el fin de prevenir y cubrir situaciones y gastos que puedan presentarse. Objetivos del Efectivo.
Características del Efectivo. con el fin de incrementar los ingresos por otra vía. al ser colocados en el mercado´. títulos. 28). (2001): ³En toda organización debe existir efectivo con el propósito de: y Realizar transacciones como son la compraventa. Caja Chica y anticipos de efectivo. Indagar sobre posibles fraudes y malversaciones en el manejo del efectivo. y Comprar bonos. Satisfacer las exigencias monetarias que surgen debido a las diferentes funciones de venta y producción. acciones. L. el efectivo se clasifica en: y Efectivo en Caja.Importancia del Efectivo. Según Petit. y Fondos en avance (Fondo Rotatorio.
Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos. Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos. L. con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa. garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: y División del trabajo y Delegación de autoridad y Asignación de responsabilidades y Promoción de personal eficiente y Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
Control Interno del Efectivo. Control Interno en el área de Caja y Bancos. Definir una adecuada segregación de funciones que existe o disminuya el cumplimiento de cualquiera de los objetivos anteriores. (2001). Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.y y y
Se cometen errores. el Control Interno en el área de Cajas y Bancos. Es un instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades. Garantizar la exactitud de los registros.
. que puedan afectar el manejo del efectivo. robos o desfalcos con gran facilidad. tiene los siguientes objetivos: y y y Custodiar y salvaguardar los fondos depositados y recibidos. De acuerdo a lo planteado por Petit. Es una partida monetaria.
(2010): ³la caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque´.
Caja Chica. según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. ni a la Caja Principal. Los comprobantes impresos. o para su eliminación. ni a los Cobros.y
Establecer las operaciones conforme a las políticas y criterios establecidos por la sociedad. Los que excedan dicho límite. De acuerdo a Feliz. Control Interno de Caja Chica. se deberán pagar con cheques. el monto pagado. Para llevar a cabo un control adecuado de la caja Chica se deben tener en cuentas las siguientes medidas: y Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.
. y Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo. y La persona responsable de la caja chica. y El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos. numerados correlativamente. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. no debe tener acceso a la Contabilidad. deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras. y La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
(2010) dice que la caja: ³Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa.La Caja General. cheques o vales. la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias". al cierre del ejercicio. El Arqueo de Caja. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. con respecto a la cuenta de control del libro mayor.
. durante un lapso determinado. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Feliz. cheques o vales que se encuentran en la Caja´. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta. Indicará el efectivo. Es una cuenta de saldo deudor o cero. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo. nunca acreedor. El Arqueo de caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo. Los auditores o ejecutivos asignados para ello. I. Si no se subsanan estas diferencias.
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto y Errores u omisiones por parte de los Bancos. y Los libros de las cuentas corrientes.La Conciliación Bancaria. y Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado. Esta conciliación se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos. y Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa y Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación y Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. impuestos. Control. para preparar los Estados de fin de mes. mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones. (2010) la conciliación bancaria ³Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos. comisiones. por concepto de intereses. para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa´. de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos. y Cargos que el Banco efectúa causados por intereses. no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: y Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. y Abonos hechos a la Empresa por el Banco. Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado 16
. etc. De acuerdo a Feliz. I.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos. * dominio. Si no se conocen los resultados que deben lograrse.. así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. y. es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica. consecuentemente. es tan difícil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que. Por ello. Ello es importante tener en cuenta. políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término control tiene dos acepciones: * inspección. específicamente a la administración. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano. tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia. así como su importancia en el desarrollo de las labores de auditoría. el control lo es a la entidad como ente concreto y. el término control interno comprende la organización. en la medida en que sea tangible y.
. el efecto que produce pueda medirse. a pesar de ser un ente de carácter abstracto. En esta sección se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna. En auditoría. metas e indicadores de rendimiento. define con mayor precisión al control interno gerencial. Controlar es una acción. su existencia no es negada. personificada en sus órganos de dirección y gerencia. la segunda acepción sobre dominio o mando. intervención. fiscalización. Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría. mando. preponderancia. por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.
eficiencia y economía. ni puede estar libre de errores. segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas. puede resultar su implementación. El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización. exacta y confiable. la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos. el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos. cada uno de ellos con responsabilidades importantes.El control interno es efectuado por diversos niveles. promover la eficiencia. Concepto Control Interno. por muy óptima que sea. especialmente. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo. irregularidades o fraudes. Por esta razón. obtener información financiera confiable. la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad. puede garantizar por si misma. cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. la asignación de deberes y responsabilidades. Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. es probable que. más costoso que los beneficios que se considere obtener de
. dar un buen ejemplo a todos respetándolos. informar al personal de los cambios que se implementen y. Los directivos. una gestión eficiente y registros e información financiera integra. un objetivo imposible y. Ninguna estructura de control interno.
en cuanto sea posible.El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define el Control Interno así: El control interno comprende de plan de organización con todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos. la obtención de información financiera correcta y segura. 1982]. [Blanco. ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad. [IMCP.7 estableciéndose la siguiente definición del nuevo concepto de control interno: Control interno es un proceso. el cual realizó un detallado análisis del mismo siendo plasmado en la Declaración Profesional No. fue adoptado plenamente por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública. por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal. 1992 ]. Este estudio titulado "Control Interno . incluyendo la adherencia a las políticas administrativas. el eminente tratadista contable Yanel Blanco Luna lo define de la siguiente manera: Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar. la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a políticas prescritas por la dirección. 1988] Desde el año de 1989 se adelantó un estudio tendiente a establecer un nuevo concepto de Control Interno. la corrección de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. la conducción ordenada y eficiente de su negocio. diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
. la prevención y detección de fraudes y errores. el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de 1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en Washington. En Colombia. la salvaguarda de los activos.Un Marco de Trabajo Integrado"[ COSO.
La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados. reglamentos y otras normas gubernamentales.Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables [CTCP. a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance. en tanto que la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos
. la calidad en los servicios. Por ello. y Despilfarro. respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes: y Promover la efectividad. es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades. para proporcionar seguridad razonable. dirección y control de las operaciones en los programas. y Elaborar información financiera válida y confiable. gerentes o administradores. irregularidad o acto ilegal. . eficiencia y economía. y Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida. . así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. a continuación se define el término Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector público: Es un proceso continuo realizado por la dirección. uso indebido. y Cumplir las leyes.. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento. se puede decir que el Control interno. organización. gerencia y otros empleados de la entidad. para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. eficiencia y economía en las operaciones y. presentada con oportunidad. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad.Efectividad y eficiencia en las operaciones. 1999] Por otro lado.
acceso no autorizado a recursos o. aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos. Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida. irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos públicos. mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos. adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios. como por ejemplo. presentada con oportunidad Este objetivo tiene relación con las políticas. uso indebido. acto irregular o ilegal Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas. despilfarro. al mínimo costo posible. cantidad apropiada y oportuna entrega.(productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido. así como concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental. La economía. La evaluación de los programas de control de calidad en el sector público debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el público beneficiario. incluyendo los casos de despilfarro. así como es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminución en los costos de los servicios que brinda el Estado. Cumplimiento de leyes. Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial. métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera
. Elaboración de información financiera válida y confiable. apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad. se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad. reglamentos y otras normas gubernamentales Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales.
El informe COSO. brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno. se puede construir el siguiente concepto de Control Interno: Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta dirección. Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificación efectuada por el SAS N°55 en 1988. Control Interno en el Sector Público. desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la información que se generada en las transacciones económicas. en tanto que una información confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza. establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate. conocida como la Comisión Treadway. cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos. el cual puede ayudar a cualquier entidad a
. el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).elaborada por la entidad es válida y confiable. este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992. al igual que se revela razonablemente en los informes. promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. De acuerdo a las anteriores definiciones. emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated). Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales.
alcanzar logros en su desempeño y en su economía. El concepto de control interno discurre por cinco componentes: 1) ambiente de control. promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política. en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental realizado en Austria en 1971. los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control. Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. 5) supervisión. bajo el patrocinio de la Organización de Naciones Unidas e INTOSAI (siglas en inglés de la Organización Internacional de Instituciones Superiores de Auditoría). 4) información y comunicación. como en públicas. así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones. 2) evaluación del riesgo. En el ámbito público.. adoptados dentro de una entidad pública para salvaguardar sus recursos.. el sector público había crecido de manera
. asegurar la elaboración de informes financieros confiables. verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables. definiéndose el control interno de la siguiente manera: Es« El plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados. tanto en entidades privadas. a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. después de haber sido materia de discusión el tema del control interno en sucesivos Congresos internacionales. en 1971 se define el concepto de control interno. prevenir pérdidas de recursos. se posicionen como los propietarios del sistema de control interno. El interés por este tema en la década de los 70' respondía a dos hechos importantes: en primer lugar. 3) Actividades de control.
métodos.significativa en los países en desarrollo. se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditoría-ISA's. contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. en segundo lugar. en 1992. Estas directrices fueron instituidas. Importancia del Control interno. incluyendo la actitud de la dirección que. así como las responsabilidades de cada entidad en la creación. abuso. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público. establece que la estructura de control interno es el conjunto de planes. Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditoría realizado en Washington. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa.
. errores. dispone una institución para ofrecer una garantía razonable de que han sido cumplidos los siguientes objetivos: a) preservar las operaciones metódicas. económicas. c) respetar las leyes. y. mantenimiento y actualización de su estructura de control interno. reglamentos y directivas de la dirección. y. d) elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos. mala gestión. tanto en magnitud como en volumen de operaciones. con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público. acorde con la misión que la institución debe cumplir. eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad. las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz. procedimientos y otras medidas. a pesar que se encontraban en un escenario distinto. b) preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro. fraude e irregularidades. mediante la implementación de controles internos efectivos. fijando y evaluando los procedimientos administrativos. INTOSAI.
incluyendo la actitud de la dirección de una entidad. Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir: y Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. Estructura del Control Interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos. pasivos. los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. la administración del personal. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes. procedimientos y otras medidas.Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad. para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. y Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento
. y Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización y Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. métodos. ingresos y gastos. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.
satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione. Plan de Organización. Aunque un plan de organización apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organización es la independencia de funciones de operación, custodia, contabilización y auditoría interna. Esta independencia requiere la separación de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control sobre sus actividades. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general. Además de una apropiada división de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada división para con la adhesión a los requerimientos de la política de la empresa. Junto con esto debe ir la delegación de autoridad para afrontar tales responsabilidades. Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en la gráficas del manual de organización. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario. Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilización.
Sistema de Autorizaciones y Procedimientos de Registro. Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un código de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables. Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.
Prácticas sanas. La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin. Con esta división se provee una comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de
detección de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organización, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total y a todos los niveles de autoridad. Recurso Humano. Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica. Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de avaluarlos. Por ejemplo, los registros estadísticos mantenidos por producción y ventas o cualquier otro departamento de operaciones puede requerir evaluación en un caso particular. Donde es posible, la revisión del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditoría apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisión debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditoría. Un registro de la revisión hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada. Como un subproducto de este estudio y evaluación el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer más efectivo el sistema de control.
estudios de moción y tiempo. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización. Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de
. programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.Clasificación del Control Interno. pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión. Control Administrativo. En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye. pero no se limita al plan de organización. reportes de operaciones. La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales. procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.
lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Para 30
. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. [SAS. el requisito de que los cheques. [SAS. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. Otro caso. y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. 1] Componentes de la Estructura del Control Interno.1] Control Contable. El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así: El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto.operar la estructura (también sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: * Ambiente de Control Interno. * Autoridad y responsabilidad. el que también se conoce como el clima en la cima. al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan. el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones. * Sistema de información y comunicación. * Estructura organizacional. tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. * Evaluación del Riesgo. * Políticas de personal.
. * Actividades de Monitoreo. * Actividades de Control gerencial. Ambiente de Control Interno. Igualmente. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: * Integridad y valores éticos. constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas. * Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación.Evaluación del riesgo. así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento. * Evaluación del medio ambiente interno y externo. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: * Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. enfoque. procesamiento y reporte de información financiera. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. controles de información financiera y controles de cumplimiento. así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. 32
. alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados. * Identificación de los riesgos internos y externos. Su evaluación implica la identificación. Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos. Actividades de Control Gerencial. Esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos. análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad.
* Coordinación entre las dependencias de la entidad. Actividades de Monitoreo. Los elementos que conforman el sistema de información son: * Identificación de información suficiente *Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. Debe orientarse a la identificación de controles débiles. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables. * Diseño de las actividades de control. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la 33
. insuficientes o necesarios. procesar. cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. * Revisión de los sistemas de información * Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información. Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica. para promover su reforzamiento. Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar. Sistema de Información y Comunicación. resumir e informar sobre las operaciones de una entidad.Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: * Políticas para el logro de objetivos.
confiabilidad y siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control interno financiero. El concepto de control interno. Aun cuando es difícil delimitar tales áreas. tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. y el control
. Diferencias entre el alcance del Control Interno Financiero y el Control Gerencial. el plan de organización y los métodos. Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son: * Monitoreo del rendimiento. Control Interno Financiero. * Evaluación de la calidad del control interno. El control interno financiero comprende en un sentido amplio. interno gerencial. procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos. de manera separada. o mediante la combinación de ambas modalidades. * Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. * Aplicación de procedimientos de seguimiento. al igual que con la exactitud. dado que incluye también en el mismo concepto aspectos de carácter gerencial o administrativo. El Control Interno Gerencial. Desde hace algunos años se considera que su alcance va mas allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de los departamentos de contabilidad.realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad. por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control).
sin embargo. incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación. principalmente. hasta las normas 35 de los sistemas
. el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. Asimismo. medir y monitorear el desarrollo de las actividades. en los casos que sean requeridos En el ámbito público. política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía. dirección y control de las operaciones de la entidad o programa. los estados financieros de la entidad o programa. según la naturaleza. procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. es decir. pueden variar de una entidad a otra.oportunidad en la presentación de información financiera. magnitud. organización. su cumplimiento y aplicación. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades públicas. autoridad y responsabilidad). y complejidad de sus operaciones. Control Interno Gerencial. Comprende en un sentido amplio. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones. segregación de funciones. el plan de organización. * Monitoreo del progreso y avance de las actividades * Evaluación de los resultados logrados * Acción correctiva. entre las operaciones de registro e información contable. políticas y normas. política. comprende desde la Constitución Política (asignación de mandato. un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: * Determinación de objetivos y metas mensurables. así como el sistema para presentar informes. leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones). El Control Interno Gerencial Incluye también las actividades de planeamiento.
3. aspecto ha considerar para la administración del capital de trabajo. La administración del efectivo. las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como: 1. ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización. pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas. Precautorio: Prevé los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa. Aspectos a considerar en la Administración del Capital de Trabajo.
. 2. Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio. por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez. que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa. El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero.administrativos (presupuesto. La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios. El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez. que genera o recibe durante un período determinado. La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo. tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales). Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias.
Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa".
. J (1988) "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas. evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones.4. Es decir. sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago. sin perder ventas futuras. Definiciones de Manuales. su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado. los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa. Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas: y Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible. Los manuales son también instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades. prácticas y procedimientos administrativos. ya sea de manera conjunta o separada. y Rotar los inventarios tan pronto como sea posible. Según Alonzo. y Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible. Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.
Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. y Reducir errores. Características de los Manuales. omisiones y desperdicios de insumos. y Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones. y Facilitar el pronunciamiento actualizado. conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa. y Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la planificación. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados. y Dotar a la Institución de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos. y Facilita la continuidad de los procedimientos aún cuando se sucedan cambios. Objetivos de los Manuales. y Sirven de guía para la evaluación de la eficiencia general. y Servir como instrumento de consulta para la elaboración de los estados financieros. Los manuales cumplen los siguientes objetivos: y Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de cada área o de una en especial. bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Dentro de las características de los Manuales se encuentran:
. y Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institución.
y Son la base del control operacional contable. Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan. el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus labores. Importancia de los Manuales. políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional. es decir. contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la información así como también minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo. que resultará particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso. para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.
. sean éstos recursos humanos o materiales. a su vez. con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial. deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades.
Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos organizacionales. Por otra parte. Un alto grado de confianza. constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos.
y Son flexibles debido que se elaborarán considerando la posibilidad
y Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras
y Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de
redacción en las secciones. ya que en ellos se
describe la información referida a normas. y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales. orden y consistencia en las acciones a ejecutar. puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento.
autoridad y responsabilidad. Por ello es importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables. Dentro de los tipos de manuales tenemos: y Manual de Organización: El manual de organización describe la
organización formal.Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. son medios viables parta comunicar políticas. acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la administración lo que permitirá por una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra. funciones. Clasificación de los Manuales. y Manual de Políticas: El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. administrativos o financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas. para cada puesto de trabajo. los objetivos del mismo. y Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y . Los manuales son una fuente importante de información escrita y son un instrumento de acción para el control global de la organización. Además. decidir sobre los cambios a implementar. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. mencionado.y
La idea de implantar manuales en la empresa es que esta continúe trabajando en la misma eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. 40
Manuales de Contenido Múltiple. los manuales se pueden clasificar: De Acuerdo a su Contenido: Los manuales pueden clasificarse como: y y y y y Manuales de Historia de la Empresa Manual de Políticas de la Empresa. y Manual de Propósito múltiple. Según Duhalt M. en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.. Manuales de Venta.El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma. y que se les entrega en el momento de la incorporación. etc.y Manual del empleado. planes de incentivación y programación de carrera de empleados. (1997). Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa. Manuales de Organización de la Empresa.. Manuales de Procedimientos de la Empresa.
De acuerdo a su Función Específica: Los manuales pueden ser: y y y y y Manuales de Personal Manuales de Compra Manuales de Producción. derechos y obligaciones. actividades que desarrolla.El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente. Manuales de Finanzas 41
o instrucciones similares. Según Duhalt M. la responsabilidad individual y los procedimientos. y Facilita la coordinación del trabajo y a su vez reduce la duplicación de funciones. y el registro de las operaciones. y Ahorra tiempo a la organización. (1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar: y Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos. y Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria. y Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango. y Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo.y
Manuales de Otras Funciones. explicaciones. y Al estar por escrito. evitando que se alteren arbitrariamente. y Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución. ya que evita repetir información. y Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa. durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. y Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal. revelando las diferencias o debilidades. ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes. quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno.
Ventajas de los Manuales.
y Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual.y Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria. y El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual. así como la responsabilidad individual y en los procedimientos. Desventajas de los Manuales. lo que implica actualizarlos con el tiempo. (1977:27) considera que: "los Manuales contienen. de cada trabajador. (1977:28) se encuentran: y Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen. procedimientos. y Son una fuente permanente de información. Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt M. políticas. historias. El autor Duhalt M. en su forma especifica. puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir. así como 43
. y Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos. organización. normas. y Pierden vigencia con mucha rapidez. Contenido de los Manuales. y Requiere del personal capacitado para su elaboración. y Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal. aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan. y Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa. y El costo de conformación y revisión puede ser elevado.
y Descripción detallada de jerarquías. y Registros de contabilidad. y Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos. los cuales son descritas a continuación: 1.formularios. y Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada. responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff. y Preparación de informes financieros. entre otros". y Código y catálogo de cuentas. flujogramas. y Flujograma representativo de los procedimientos descritos. y Utilización de formularios. Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales. y Declaración de objetivos de la Institución. modelos de informes y en algunos casos. indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos. 2. estándares para medir el desenvolvimiento operacional. alcance de autoridad. Los Manuales pueden contener instructivos referentes a: y Prólogo o introducción. Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual. organigramas. y Políticas generales de la Institución. Detallar cada uno de los asuntos:
. funciones. y Organigrama representativo de la estructura organizacional. Técnicas de Elaboración de los Manuales.
En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado. 3. manual: Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla. Pasos para Diseñar un Manual. La autora Hernández Ysoris H. (2001:27) considera que existen pasos importantes en la elaboración de un manual, en este caso hay que hacer una planificación del trabajo para lograr que sea efectivo y adaptable a las necesidades de la Institución que la va a utilizar. Se debe contar con la información pertinente, para lo cual se necesita de la máxima colaboración del personal de la Institución. Los pasos que deben seguirse para diseñar un manual son los siguientes: Evaluación de la Organización. Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institución. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institución a utilizarlo. Planificación de la Investigación: Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de culminación. Recopilación de la información: Para la recopilación de datos, se usar varios medios: Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el
y La investigación documental, directamente de los archivos de la
y Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre
las actividades en las que interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué las ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en las operaciones.
y Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la
información generada por los que ejecutan las operaciones.
y Observación
recolectados. Elaboración del Manual: Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:
y El tamaño del formato ha seleccionar, generalmente se usa el
diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la flujogramas que incluyan las labores, métodos y
información, así como la esquematización de los procesos utilizados. Se deben mostrar procedimientos de manera analítica, flujogramas panorámicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se necesite.
y La redacción del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin
utilizar lenguajes técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella información que el manual quiere expresar.
y La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que
realiza la institución; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.
y La presentación debe detallar el modelo de impresión, número de
ejemplares. el tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del manual.
y Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que
permitan conocer hasta que punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo más adaptable posible a la Institución que lo va a emplear.
y Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las siguientes divisiones:
Planificación y Presupuesto, Personal y Administración y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento los procedimientos, normas y políticas no son necesarios o han sido transformados. Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado. Estructura de un Manual. Su estructura comprende tres partes primordiales que son: 1) Encabezamiento. 2) Cuerpo. 3) Glosario. Encabezamiento: Este debe tener la siguiente información: y Nombre de la empresa u organización. y Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido. y Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los elementos que contiene el manual. El Cuerpo del Manual: Este debe contener la siguiente información:
Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa. con indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades. Las características de este tipo de manuales son las siguientes:
y Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa. Manual de Normas y Procedimientos. y Estable pautas o normas específicas. así como las normas y pautas específicas que se aplican para la elaboración de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones.Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el procedimiento. y Nombre de la entidad responsable de la elaboración del manual y su contenido. Glosario de Términos: Al final del manual se debe incluir los siguientes datos: y Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten. Características del Manual de Normas y Procedimientos.
Objetivo del Manual de Normas y Procedimientos. (1997:101) "Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización". Según Catacora F. El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de
. y Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia.
. con la finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones. desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronológica.la organización. (1997:77) "Son Técnicas de documentación que constan de símbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operación. distribución de documentos y la situación de los registros y archivos de contabilidad.
y Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo
explicaciones y representaciones. Para Catacora F (1997:77) Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:
y La simbología empleada en su preparación son de conocimiento
universal lo que facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de computadoras en el área de procesamiento de datos. Los flujogramas para Catacora F. Ventajas del Flujogramas. así como las relaciones interdepartamentales. la división de responsabilidades. involucradas en esas operaciones". así como garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios.
en el sentido de
que reflejan las líneas de mando y autoridad. esfuerzos y recursos. organización". así como aplicar los correctivos necesarios. donde se visualiza el acoplamiento entre sus partes componentes. Ventajas del Organigrama. duplicidad en operaciones. se pueden localizar
con facilidad las zonas deficientes.
y Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a
problemas específicos.
y Permite economizar tiempo. Organigramas.
y Incentiva a la superación de los trabajadores. Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institución en general. se esmeran por obtenerlo. Según Fernando Catacora: (1997:19) los organigramas: "Representan gráficamente la estructura organizativa de la Institución. personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la Institución. puesto que al conocer
el rango superior.y Por su forma representativa de las operaciones. por lo que los trabajadores
y Facilita al personal entender y habituarse a la estructura organizativa
relaciones. dependencias y conexiones que pueden existir en la
de la institución. de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura.
entidades y personas jurídicas del sector público sujetos a su control.5. así como supervisar.. a quién deben reportar. Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias partes similares o distintas".´
.. Ventajas de los Formularios. Ejercer el control de gestión y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y políticas públicas de los órganos. le corresponde: ³. Bases Legales. (l977:156): "los formularios son objetos sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable.conocerán a qué departamento dependen. Las ventajas de los formularios es la siguiente: y Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia física de lo que sucede en la empresa. (1999). gastos y bienes.. Ordinal 5 establece que a la Contraloría General de la República. y Se evita repetir información común o general que acepta respuestas individuales. relacionadas con sus ingresos.
y Facilita
la evaluación de la estructura y todos los aspectos
relacionados implícitamente con ella con el propósito de detectar fallas o debilidades y corregidas. El Artículo 289. Según el autor Duhalt. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Formularios. M.
el cual debe ser adecuado a la naturaleza. normas. teniendo esta función la alta dirección de cada ente del sector público sujeto a esta Ley. las normas. así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley. objetivos y metas´. las políticas. El Artículo 36 señala: ³Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar. estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión. para salvaguardar sus recursos. El Artículo 35 dice lo siguiente: ³El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización. los instrumentos que garanticen el funcionamiento adecuado del sistema de control interno. Así mismo se señalan los objetivos del control interno. verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa. establecer. índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno´. implementar y evaluar el control interno.De este articulo nace la necesidad de los organismos llevar un control adecuado de sus gestión para una sana rendición de cuentas. mantener y evaluar el sistema de control interno. manuales de procedimientos. promover la eficiencia. En el Artículo 37 se expone: ³Cada entidad del sector público elaborará. en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República. En el anterior artículo se expresa la responsabilidad de elaborar de acuerdo a las normas básicas de la Contraloría general de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. En este artículo se define como esta formado el control interno en los entes u organismo del sector publico sujetos a dicha Ley. indicadores de gestión. Este artículo deja señalado claramente a quien corresponde diseñar. economía y calidad en sus operaciones. 52
. estructura y fines del ente´.
En el anterior artículo se observa que los referente a custodia de fondos.´. que esta formada por normas y procedimientos que permiten registrar e interpretar las transacciones financieras que afectan el patrimonio de la República y de los entes descentralizados.´ El mencionado artículo permite mostrar que existe un Sistema de Contabilidad Pública. órganos. El Artículo 105 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público señala: ³El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios. en la medida en que se cumpla una evolución progresiva y consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta Ley. entrada de ingresos y pagos deben extenderse a todos los organismos del sector público nacional sea centralizado o descentralizado. percepción de ingresos y realización de pagos. normas y procedimientos a través de los cuales se presta el servicio de tesorería.´ Este artículo tiene que ver con las normas y procedimientos que deben regir en el manejo de fondos públicos. El Artículo 107 de la Ley Orgánica de la administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) dice: ³El servicio de tesorería.
. procesar y exponerlos hechos económico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes descentralizados. El Artículo 121 expone que: ³El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de principios. órganos. en lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos. se extenderá hasta incluir todo el sector público nacional centralizado y los entes descentralizados de la República sin fines empresariales.Ley orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. deben tener ciertas condiciones funcionales en cuanto al servicio nacional de tesorería. normas y procedimientos técnicos que permiten valorar.
El Artículo 132 dice: ³El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado. estructura y fines de la organización. confiable y oportuna para la toma de decisiones. Dicho sistema incluirá los elementos de control acabo la Contraloría
. en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. confiable y oportuna para la toma de decisiones. así como la evaluación de programas y proyectos.´ Este articulo señala el objetivo del control interno. Así como también busca promover la efectividad y eficiencia. En este orden de ideas el Artículo 133 señala: ³El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. normativos y de gestión. salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público. asegurar la obtención de información administrativa. programas y presupuestos. financiera y operativa útil. financiero. promoverla eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes. patrimoniales. presentar información financiera fidedigna. así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. El control interno de cada organismo del sector público debe funcionar coordinadamente con el control externo que lleva General de la República Finalmente el Artículo 134 establece: ³Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza. eficiencia y eficacia´. abarcará los aspectos presupuestarios económicos. como lo es salvaguardar los activos del sector público. para el cumplimiento de sus objetivos.El Artículo 131 destaca: ³El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales. Este artículo tiene que ver con algunos de los principios que deben tener presente un control interno. y estará fundado en criterios de economía.
Confiabilidad en la información financiera.previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. estructura organizativa y propósitos.
Efectivo: Es el activo más liquido.
. el cual es aceptado es aceptado generalmente para pagos de mercancías y servicios. diseñado para proporcionar seguridad razonable. Manual: Es todo cuerpo sistemático que indica que las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas serán realizadas. ya sea en conjunto o separadamente. así como la auditoría interna. Manual de Normas y Procedimientos Administrativo: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas mencionando los diferentes procesos de trabajo. 55 que deben ser realizadas y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. Definición de términos Básicos: Control Interno: Es un proceso ejecutado por el consejo de directores. orientado a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. los administradores y otro personal de una entidad.´ En el artículo anterior se establece la potestad a la alta dirección de cada organismo público de implementar y hacer seguimiento a un sistema de control interno adecuado a sus características. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento en que se necesite. sin ningún tipo de limitaciones.
debido a que está orientado a proporcionar solución o respuesta a problemas planteados en una determinada realidad. (p. sin manipular o controlar variable alguna". a fin de garantizar un mayor nivel de confianza en la obtención de la información para el desarrollo del estudio. con apoyo en la investigación documental. La Investigación de Campo viene dada debido a que los datos de interés se recogerán en forma directa de la realidad.CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO Tipo de la Investigación
De acuerdo a la naturaleza el estudio está enmarcado dentro de la modalidad de un proyecto factible. con observación directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos de la Fundación Nacional ³Niño Simón. Según Arias. Para llevar a cabo esta investigación se hace necesario poner en práctica herramientas emanadas en la investigación de campo. que tienen que ver con el manejo del efectivo.. Regional Apure. 94)
. F (2004): "La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios).
en trabajos previos. teorías. grupos. comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis´ (p. documentos legales u otros que aportaron conocimientos al problema planteado. ensayos. 60). En tal sentido.-15) "Se entiende por investigación documental. textos. cuya finalidad fue describir la situación existente. Según Hernández S. y Otros (2005) ³los estudios de campo buscan especificar las propiedades importantes de las personas. el estudio de problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza. Según El Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2005) (Pág.Investigación Documental: porque la información se obtendrá de materiales bibliográficos. información y datos divulgados por medios impresos. La relevancia de esta actividad investigativa está dada porque representa la base de todo trabajo escrito y la génesis de la conceptualización teórica de toda investigación. audiovisuales o electrónico". leyes. y cualquier otro documento vinculado con el tema. con apoyo principalmente. Diseño de la Investigación La naturaleza del diseño de la investigación en su primera fase sirve para diagnosticar la necesidad enunciada en el planteamiento del problema: tiene carácter de campo. En la segunda fase se llevo a cabo la aplicación de una encuesta en la modalidad de cuestionario. el diagnóstico estuvo dividido en dos fases: la primera consistió en una profunda revisión bibliográfica con el objeto de determinar la sustentación teórica de la investigación: antecedentes.
y tal como lo plantea Arias (2005). en un manual. El nivel de investigación que se aplico es descriptivo ya que trata de informar acerca del problema objeto de estudio. Regional Apure. Según Arias.Nivel de la Investigación El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenómeno. por consiguiente. se resaltaron las normas y procedimientos administrativos de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Población y Muestra Población Tal como lo plantea Hernández (2004). la muestra representa a ³un grupo relativamente pequeño de una población que posee características
. fenómeno o grupo con el fin de restablecer su estructura o comportamiento".. una población: ³es el conjunto de todos los casos que concuerdan una serie de especificaciones´ (p. 20). La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y sus
características fundamentales es la de prestar una interpretación correcta. F (2004): "La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho. En este caso. Regional Apure. (p. 210). En el caso pertinente a la presente investigación. Muestra De acuerdo con Ramírez (2004). la población estará conformada por cinco (05) personas que laboran y son directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. haciendo en primer lugar una descripción y posteriormente el análisis del mismo.
la cual representa el 100% de la población. En este caso. clasificar los diferentes documentos y demás material bibliográfico que servirán para sustentar el marco teórico de una investigación´ (p. debido a las características cuantitativas del universo de integrantes y a la facilidad de acceder a todos se desechó la técnica de selección muestral. se aplicaron varias técnicas.123)
.semejantes a la misma´ (p. 210). es decir. se efectuó un arqueo de la bibliografía relacionado con la temática en cuestión. 83). La Encuesta: según Tamayo (2001) consiste en ³el instrumento formado por una serie de preguntas formuladas y cuyas respuestas son anotadas por el empadronador´ (p. por lo cual no fue necesario obtener muestra quedando conformado por el total de los sujetos que integran parte de la investigación. Con relación a lo planteado Spencer (2004). Entre ellas.´ (p. 91). La Entrevista: Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la entrevista la define como: ³la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. 186). las cuales permitieron obtener la información. se pueden indicar: El fichaje: este técnica se emplea para tal fin como lo plantea Sabino (2004) ³ordenar. Sin embargo. Técnicas de Recolección de Información En este estudio. señala: ³para garantizar la máxima confiabilidad a los resultados es recomendable seguir los requerimientos de la investigación obtenida al máximo de unidades poblaciones´ (p. cinco (05) sujetos.
ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerrada.
Instrumentos de Recolección de Datos Para la realización de la investigación. quien lo realiza y porque lo realiza y cuando lo realiza. J. se diseño y administro una guía de entrevista dirigida a los funcionarios directivo de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. Por lo tanto. En este sentido. 44). I y Toro. (1998) nos comentas que las preguntas son: ³cerradas cuando se contesta con un si o un no. el instrumento 60
. 238). el cual según Hernández (2004) señala que ³la validez es la eficacia con que un instrumento mide lo que desea medir´ (p. Validez del instrumento Los instrumentos utilizados en esta investigación fueron sometidos a un proceso de validación. fue necesario obtener una serie de información que sustento el análisis efectuado en el estudio. antes de su aplicación a la población en estudio.90).En la entrevista se desea obtener la opinión del entrevistado con respecto a la identificación de los procedimientos administrativos. para responder a las preguntas como lo realiza. Hurtado (2004). En un cuestionario las preguntas deben ser muy claras. para que lo realiza. y abiertas cuando se contestan a criterios y juicio al entrevistado. J. I y Toro. Al respecto Hurtado. sostiene que la guía de entrevista ³es una especie de interrogatorio previamente preparado´ (p. (1998) ³logra que el investigador centre su atención en ciertos aspectos y se sujetas a determinadas condiciones´ (p. 90). También se empleó como instrumento de recolección de datos el cuestionario. Regional Apure. el cual según Hurtado.´ (p.
fue sometido al juicio de expertos los cuales verificaron si los ítems guardan relación con las variables e indicadores del estudio. uno en metodología. De igual forma. Los mismos estuvieron enmarcados en los siguientes momentos: Primera Fase: Revisión Documental. precisión y calidad. Las acciones principales que se desarrollaron en esta fase fueron las siguientes: Selección y cuantificación de la población. Dicha validez se determina a través de la consulta de tres expertos a saber. Organización. se realizaron consultas bibliográficas de diversos tópicos para conformar el marco teórico Segunda Fase: Exploración o De Campo. Aplicación de los cuestionarios a la totalidad de la población. redacción y estilo. así como la pertinencia de los contenidos. Consiste en hacer una exhaustiva revisión documental de la bibliografía y trabajos afines relacionados con el tema de la investigación. Validación y confiabilidad de los instrumentos. así como el análisis e interpretación de los resultados a fin de elaborar el
. Procedimientos Metodológicos Empleados Adecuando la metodología al problema en estudio se aplico una serie de pasos que permitieron el desarrollo de la investigación. otro en administración y el último en redacción y estilo. clasificación y tabulación de los datos que obtuvieron a través de los instrumentos. Elaboración de los cuestionarios. Tercera Fase: Procesamiento Estadístico Se realizo el procesamiento estadístico al que se sometieron los datos.
con su correspondiente interpretación.
. se utilizaron cuadros que contienen la frecuencia y el porcentaje por cada respuesta.CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Para la presentación y análisis de los resultados.
9. las personas que firman en las cuentas bancarias? ¿El Presidente tiene firma autorizada? ¿El administrador tiene firma autorizada? ¿El jefe de caja tiene firma autorizada? ¿Se realizan pagos sólo con la presencia en los cheques de la firma de la presidenta? ¿Tienen firmas conjuntas la presidenta y el 5 100 .5 100 . 8.5 100 5 5 5 100 100 100 . 11.5 100 ENUNCIADO F SI % F .5 NO % 100 100
Tomando en cuenta los resultados obtenidos a través de la aplicación del instrumento se pudo determinar la inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que regule las actividades a cumplir en el
.5 . 10. 3.5 100 administrador? ¿Existen otras personas con firmas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias? .5 100 100 ¿Está restringido el acceso al área de caja a 5 . 13. 2.CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 1. 7. 4. 6.5 100 . 12. 5. ¿Existe un manual de organización? ¿Existe un manual de funciones? ¿Existe un manual de normas y procedimientos administrativos? ¿Se efectúan pagos a través de caja sin la debida autorización? ¿Se efectúan pagos superiores a los autorizados en el manejo de caja? personas no autorizadas? ¿Están autorizadas por la Junta Directiva.
a pesar de que las personas cumplen con los requisitos mínimos para desempeñarse en su cargo. 17. ¿Existe un cajero en el Departamento de 5 5 de 5 5 5 100 100 . Así mismo se pudo constatar que las operaciones relativas al manejo de efectivo en caja y banco en el Departamento de Administración de la Fundación Nacional ³Niño Simón´. 16. la cual forma parte de las actividades de control que es uno de los cinco componentes del control interno (Informe de Control Interno COSO). CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 14. están debidamente autorizadas.5 100 100 el Departamento 100 100 . pero a pesar de ello los encuestados manifestaron que si están suficientemente segregadas las funciones de caja 65
. 15. cumpliéndose de esta forma con la norma de control interno referente a la autorización de las mismas. 19. lo cual viene a constituir una debilidad en el control interno.5 100 Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de ese cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Existe un contador en Administración? ¿Reúne los requisitos mínimos exigidos para el desempeño de su cargo? ¿Están bien definidas sus funciones? ¿Están suficientemente segregadas las funciones de caja y contabilidad? ENUNCIADO F SI % F NO %
Los resultados muestran que no están bien definidas las funciones.manejo del efectivo. Regional Apure. 18. 20.
CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 27. 28. no realizar arqueos de caja sorpresivos y cierres de caja diario.5 100 100 100 ENUNCIADO F SI % F NO %
A través de los resultados del análisis se pudo confirmar debilidades en el control interno presentes en el manejo del efectivo en cuanto a la seguridad de los activos. ¿Existe libro auxiliar de banco? ¿Esta actualizado el libro auxiliar de banco? ¿Existen registros contables? ¿Están actualizados los registros contables? ENUNCIADO F 5 5 5 5 SI % F 100 100 100 100 NO % -
.5 . 22.y contabilidad. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1
Representación según nivel de respuesta N° Ítem 21.5 100 100 . 30. ¿Es depositado el mismo día el dinero que ingresa a caja? ¿Se efectúan pagos con cheque? ¿Se efectúan pagos con efectivo? ¿Se efectúan arqueos de caja sorpresivos? ¿Se efectúan cierres de caja diario? ¿Cuándo se producen cambios de firma autorizados. 26. 29. la notifica al banco? 5 100 5 5 . 25. la cual esta establecida en el Informe COSO. 23. al no depositar el mismo día el dinero que ingresa a caja. 24.
en cuanto a manejo de efectivo. ¿Son realizadas las conciliaciones por una persona diferente al Jefe de Caja? 5 100 5 100 ENUNCIADO F 5 SI % F 100 NO % -
Del análisis se desprende el cumplimiento de una de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. conforme a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. lo cual permite conocer el monto exacto del mismo. CONTINUACIÓN DE CUADRO N° 1 Representación según nivel de respuesta N° Ítem 31. 32. se esta efectuando debido a mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. señalado en el Informe de Control Interno COSO. ¿Se concilian mensualmente las cuentas bancarias? ¿Son realizadas las conciliaciones bancarias por personas diferentes a las autorizadas para firmar en las cuentas bancarias? 33.
.Del análisis de los resultados se obtiene que una de las actividades de control interno como lo es el registro oportuno y adecuado de las operaciones.
específicamente del efectivo en caja. los arqueos de caja no se realizan sorpresivamente y los cierres de caja no se efectúan a diario. antes situaciones que deberían estar normalizadas y que por el hecho de no estarlo. es insuficiente para protegerlos del uso indebido que pudiera ocasionar su pérdida. los pagos en efectivos se realizan con frecuencia. debido a las debilidades de control interno existente. ya que el efectivo que entra y sale de caja no se deposita en el banco en el mismo día. se originaron las siguientes conclusiones: 1. 3. 2. conforme a lo señalado en el Informe de Control Interno COSO al mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo. Existe un registro oportuno y adecuado de las operaciones.
. y si se produce es fácil determinar su cuantía. Esta situación disminuye el riesgo de pérdida del efectivo en su manejo. Inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que orienten a las personas en el cumplimiento de sus funciones. los cuales se encuentran actualizados. Existen registros de entrada y salidas de efectivo.CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones: Después de la presentación. análisis e interpretación de los resultados relacionados al funcionamiento del control interno en el manejo de efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. lo cual facilita determinar con certeza el saldo que posee la institución. permitiendo el libre albedrío. Regional Apure. se convierten en debilidades de control interno que propician la apropiación indebida del efectivo y que pudieran producir desfalcos a la institución. 4. En lo referente a la seguridad de los activos. tanto en caja como en banco.
familias. Se observa el cumplimiento de las actividades de control interno como lo es la conciliación de saldos. proveedores.
. empleados.5. adolecentes. Regional Apure. niñas. reduciendo las debilidades de control interno encontradas. de acuerdo a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. en pro de mejorar la gestión administrativa y la prestación de un mejor servicio a niños. lo cual va permitir orientar a las personas en el cumplimiento de sus funciones. y El anterior Manual podrá ser complementado con un Manual de Organización. directivos y público en general. Recomendaciones: Dentro de las recomendaciones se sugiere: y Poner en práctica lo antes posible el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundación Nacional ³Niño Simón´. ya que en la actualidad carece de este importante instrumento administrativo.
CAPÍTULO VI PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LA FUNDACIÓN NACIONAL ³NIÑO SIMÓN´. REGIONAL APURE
Actualizado por: Fecha:
.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
FECHA: PÁGINA: CAPITULO:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO
Elaborado por: Pineda. Marelys. Aquino Yorman.
.............................................................. Anexos (Formatos).................... Instrucciones para su uso...................................... Objetivo............... Normas para el manejo del efectivo de caja (salidas)........... Aquino Yorman.............. Normas para el manejo del efectivo de caja (entradas)............................................GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Índice
Asunto: Índice Introducción........
Elaborado por: Pineda............... Procedimientos para el manejo del efectivo (salidas)............................................................................................ Procedimientos para el manejo del efectivo (entradas)...................................
.. Marelys.................................................... Glosario de términos......................................................................................................................
Aquino Yorman. El manual ha siso estructurado de la siguiente manera: Capítulos I II III IV V VI VII VIII IX Titulo Introducción Objetivo Instrucciones para su uso Glosario de Términos Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Normas para el manejo del efectivo en Caja (Salidas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) Anexos (Formatos)
Se hace necesario la implementación de este manual para aumentar el control y la protección sobre el efectivo en caja con la finalidad de disminuir las debilidades o fallas en la ejecución del trámite administrativo y aumentar la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y en la prestación de los servicios que brinda la institución. Marelys.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Introducción
Asunto: Introducción El presente manual tiene como propósito contribuir al fortalecimiento del Control interno de la Fundación Regional ³El Niño Simón´.
Elaborado por: Pineda. mediante la aplicación de las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual. lo cual proporcionará protección al efectivo y mejorará la gestión en pro de una mejor atención a los niños(as) del Estado apure.
en pro de un mejor servicio en beneficio de la salud física y mental de los niños. más celeridad en el tramite administrativo y generar mayor confianza en la gestión administrativa de la Directiva.
Elaborado por: Pineda.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Objetivo
Asunto: Objetivo Contribuir al fortalecimiento del Control Interno Administrativo en el manejo del Efectivo en Caja de la Fundación Regional ³El Niño Simón´ del Estado Apure. Marelys. las cuales al ser aplicadas redundarán en mayor protección al efectivo contra pérdidas o apropiación indebida.
. mediante las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual. niñas y adolecentes del Estado Apure. Aquino Yorman.
GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Instrucciones para su uso
Asunto: Instrucciones para su uso 1. Se recomienda leer primero la introducción. lo cual le facilitará tener una noción clara de donde se ubica un determinado contenido al momento de una consulta. Lea cuidadosamente el índice para conocer el orden del manual.
Elaborado por: Pineda. 2. Aquino Yorman. Marelys. ya que estos son complementos de las normas. Comience por leer las normas y luego los procedimientos. el objetivo y el glosario de términos antes del resto de temas que integran el manual.
Elaborado por: Pineda. establece niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizaran las funciones administrativas. las obligaciones y atribuciones que correspondan. sus actividades. sin ningún tipo de limitaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Manual de Normas y Procedimientos: Todo cuerpo sistemático que indica las actividades administrativas a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Glosario de Términos
Asunto: Glosario de Términos Conceptualizar los términos utilizados en este manual. Confiabilidad en la Información financiera. los administradores y otro personal de una identidad. el cual es aceptado para pagar bienes y servicios.
Efectivo: Es el activo más liquido. permitirá aclarar dudas o afianzar sus conocimientos sobre el significado de algunos de estos términos en beneficio de un mejor desempeño en su trabajo. los deberes. diseñado para proporcionar una seguridad razonable con vía a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. Organización: Según Melinkoff (1986) define a la organización como ³un proceso de la administración que crea la estructura orgánica. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:
. Aquino Yorman. Marelys. Control Interno: Es un proceso ejecutado por el Concejo de Directores.
El efectivo que se reciba en caja. 3.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Debe contactarse que el monto recibido ( cheques. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador. 2. Debe efectuarse la apertura de caja al menos una vez al día. 10. Marelys. Aquino Yorman. 7. Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos. 9. El cheque debe estar acompañado de su documentación soporte correspondiente (aporte de la Gobernación del Estado Apure u otros entes).
Elaborado por: Pineda. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) 1. Debe restringirse el acceso a caja de personas no autorizadas. Deben verificarse que los datos contenidos en el cheque sean correctos. se determinará su monto para ver si coincide con el monto a pagar o a entregar. 8. 6. monedas y/o billetes) coincida con el monto del recibo de ingreso a entregar. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al día.
. 5. 4. posterior a su cierre debe quedar en esta hasta el día hábil siguiente. Cuando se reciban monedas y/o billetes debe verificarse que sean de curso legal y estén en condiciones de seguir circulando. Objetivo: Controlar la entrada de Efectivo en Caja.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Movimiento de Caja. Jefatura de Caja. Documentación Soporte. Recibo de Ingreso. Marelys. Movimiento de Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Administración. copias a (administrador) y (contabilidad). Entra efectivo. la documentación soporte respectiva. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. caja. Si hay efectivo del día anterior se revisa la relación de cheques en caja en original (Jefe de caja) y copias a (contabilidad) y se procede a realizar el depósito. y guarda Administración. Procedimientos:
1. conjuntamente con el duplicado (administración) y Relación de Cheques en triplicado (contabilidad) del recibo de ingreso. el jefe de caja usa el formato Movimiento en Caja en original (Jefe de Caja) y Jefatura de caja.
Elaborado por: Pineda. El procedimiento se inicia cuando el administrador y el Jefe de Caja aperturan la caja usando el Formulario de Movimiento de Caja en original (Jefe de Caja) y copias a administrador y contabilidad. Aquino Yorman. 2. Relación de Cheques en Caja.
Administración. El administrador y el jefe de caja hacen el cierre de caja. el original de la documentación del soporte del efectivo va a contabilidad. Contabilidad Movimiento de Caja.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja.
Elaborado por: Pineda. . Relación de Cheques en caja. Procedimientos:
3. . Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Jefatura de caja. Recibo de Ingreso. Documentación Soporte. Marelys. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. Aquino Yorman. al igual que las copias de los recibos de ingresos. el original del movimiento de caja y la relación de cheques en caja se archiva en la jefatura de Caja y una copia al administrador.
Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado. Elaborado por: Pineda. la tinta debe ser negra o azul. Deben conservarse los cheques anulados. 6. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estén correctos. Si el cheque se elabora a mano. 3. el día hábil bancario siguiente. Los cheques o depósitos deben contener en el reverso la leyenda ³Solo para ser depositado en la Cuenta N° XXXX del Banco XXXX a nombre de la Fundación Regional del Niño Simón del Estado Apure´. 15. 9. 5. 2. El cheque no debe presentar enmendaduras. Toda salida de efectivo debe estar autorizada. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 1. No deben emitirse cheques al portador. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSPARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. además d el vouchers. Aquino Yorman. 10. 12. Al pagarse un cheque debe conservarse la fotocopia de este. El cheque debe tener la expresión ³NO ENDOSABLE´. o en caso justificado. tachaduras y mutilaciones en algunos de sus datos. Marelys. 8. No deben emitirse cheques en blancos o con algunos de los datos sin llenar. 14. Todo efectivo que entra a Caja debe ser depositado el mismo día. No debe emitirse cheque sin disponibilidad bancaria. No deben emitirse cheques posdatados. El Jefe de Caja es el responsable de la caja. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:
. 11. 13. 4. 7.
21. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. 20. Deben efectuarse arqueos de cajas sorpresivos. Aquino Yorman. Debe llevarse un Libro Auxiliar de Banco actualizado. al día siguiente. A los cheques emitidos debe colocarse la fecha de caducidad. 18. 17. Deben conservarse los cheques devueltos. Los pagos deben efectuarse. 24.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
. 19. Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus respectivos talones de pagos. 23.
Elaborado por: Pineda. 22. o en casos justificados. Debe llevarse un libro auxiliar de entradas y salidas de efectivo de caja actualizado. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 16. por compromisos previamente presupuestados y en función del tiempo que tengan vencidos y del momento que se presenten a cobrarlos. Deben efectuarse conciliaciones bancarias mensualmente. Debe efectuarse al menos un cierre de caja diario. Marelys.
Documentación Soporte. Objetivo: Describir como se controla la salida de Efectivo en Caja. el original le queda al jefe de caja y la Copia va a contabilidad. Jefatura de caja. Movimiento de Caja. Procedimientos:
1. 3. Relación de Cheques en Caja. Marelys. paga recibiendo la documentación soporte del pago y la guarda. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salida) Responsables y Formularios que intervienen: Administración. El procedimiento se inicia cuando después de recibir la lista de cheques autorizados para pagar de la Administración.
Elaborado por: Pineda. Contabilidad. usando el formato Movimiento de Caja en Original y Copia.
. Jefatura de Caja. la original le queda al Jefe de caja y la copia al Administrador. Aquino Yorman. Relación de depósitos enviados al banco. y el original de la documentación soporte va a Contabilidad. la relación de depósitos enviados al banco.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Área: Caja. Relación de Cheques en caja. Movimiento de Caja. El Administrador y el Jefe de caja hacen el cierre de caja. El jefe de Caja elabora los depósitos bancarios. Administración. Documentación Soporte. 2. Jefatura de caja.
ANEXOS (FORMATOS)
Elaborado por: Pineda. Aquino Yorman. Marelys.
Páguese a la orden de: __________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recibí Conforme:
Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma: Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma:
COMPROBANTE DE CAJA CHICA
N° 0000000
FECHA DÍA MES AÑO
Por Bs.
A la orden de: __________________________________________________ Por la Cantidad de: _____________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recibí Conforme:
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Cancelado A:
Correspondiente al Periodo del: ___/___/___ Al ___/___/___
Fecha Comprobante N° Por Concepto de: Bolívares
Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Firma:
Total Bolívares Aprobado por:
0. 0. _______________ Total Bs. _______________
TOTAL MONEDAS Bs._______________ Encargado:
. _______________ TOTAL FONDO DE CAJA CHICA Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs.25 De Bs. _______________ MONEDAS: ___________ ___________ ___________ ___________ De Bs.00 De Bs. 20. 50. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. 0. 1. _____________ Vales de Caja Chica Por Bs.00 De Bs. _______________ Comprobantes de Caja Chica Del N° _____________ Al N° ______________ TOTAL Bs.50 De Bs.00 De Bs. 10. _______________ Total Bs.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
De Bs.
TOTAL Bs.00 De Bs.00 De Bs. 2.00
Total Bs. _______________
TOTAL BILLETES Bs. 100.125 Total Bs.
25 Monedas de Bs 0.
N° CHEQUE
TOTAL CHEQUES Bs.05 TOTAL EFECTIVO Bs. 100. 2.125 Monedas de Bs.00 Billetes de bs. 0. CHEQUES BANCO BENEFICIARIO MONTO EN BS. Billetes de Bs.50 Monedas de Bs 0.00 Billetes de Bs.10 Monedas de Bs. 1. 0.
TOTAL DESEMBOLSOS POR CAJA DEPÓSITOS Banco OBSERVACIONES Monto en BS.GOBERNACIÓN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIÓN REGIONAL ³EL NIÑO SIMÓN´
DENOMINACIÓN TOTAL BS. DESEMBOLSOS REALIZADOS POR CAJA Por Concepto de: N° de Monto en Documento Bs.
N° Depósito
. 20.00 Billetes de bs. TOTAL MOVIMIENTO DE CAJA BS.00 Monedas de Bs.00 Billetes de Bs.00 Monedas de Bs 0. 10. 50.
Conforme Jefe de Caja:
RELACIÓN DE CHEQUES
N° CHEQUE 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Total Bolívares Son: __________________________________________________________ ______________________________________________________________ Revisado por:
He recibido de: ________________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolívares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Recibido con Cheque N° _________ Banco______________ Cuenta N°___________________________ Ordenado por:
Nombre y Apellido Cédula de Identidad: Cargo: Firma:
Jefe de Caja:
Recibí Conforme:
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