Source: https://www.foris.com/en/shareholders-investors/annual-general-meetings/2020/
Timestamp: 2020-07-09 04:58:13+00:00

Document:
Annual General Meeting 2020 - FORIS AG
Die ordentliche Hauptversammlung 2020 der FORIS AG findet am 26. Mai 2020, um 12:00 Uhr gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten statt.
Das Aktionärsportal der FORIS AG bietet Ihnen einen umfassenden Online-Service rund um die Hauptversammlung. Zugang zum InvestorPortal erhält, wer sich mit allen erforderlichen Legitimationsmitteln legitimiert hat.
Erläuterungen TO ohne Beschlussfassung
Bericht §§ 289 a, 315a HGB
Datenschutzrechtliche Informationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2019, sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a und 315a HGB
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der FORIS AG ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2019 in Höhe von 500.000,00 EUR wie folgt zu verwenden:
Ausschüttung einer Dividende von 0,10 EUR je dividendenberechtigte Stückaktie
dies sind bei 4.634.774 dividendenberechtigten Stückaktien 463.477,40 EUR
Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Falls die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung eigene Aktien hält, sind diese gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,10 je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet.
Die Dividende soll gemäß § 58 Abs. 4 AktG am 29. Mai 2020 ausgezahlt werden.
Den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern wird für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung erteilt.
5. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Holzmarkt 1, 50676 Köln, zur Abschlussprüferin und Konzernabschlussprüferin für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen. Der Vorschlag des Aufsichtsrats ist frei von einer ungebührlichen Einflussnahme durch Dritte. Auch bestanden gemäß der EU-Abschlussprüferverordnung keine Regelungen, die die Auswahlmöglichkeiten im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft für die Durchführung der Abschlussprüfung beschränkt hätten.
Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
Die COVID-19-Pandemie hat aktuell erhebliche Auswirkungen auf das Privat- und Wirtschaftsleben in Deutschland und weltweit. So ist zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einladung u.a. die Abhaltung öffentlicher Veranstaltungen für einen befristeten Zeitraum untersagt. Unklar ist, ob es weitere Verlängerungen und ggf. andere Einschränkungen gibt. Vor dem Hintergrund der Pandemie hat der Gesetzgeber das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (nachfolgend „COVID-19 Gesetz“) erlassen. Dieses gestattet gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz u.a. Aktiengesellschaften wie der FORIS AG die Durchführung einer ordentlichen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung. Zudem kann gemäß Art. 2 § 1 Abs. 3 COVID-19 Gesetz die Einladungsfrist verkürzt werden.
Unter Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre an der Abhaltung einer ordentlichen Hauptversammlung zum ursprünglich vorgesehenen Zeitpunkt sowie unter Abwägung der aktuellen Gefährdungslage und deren perspektivischer Entwicklung hat der Vorstand der FORIS AG mit Zustimmungsbeschluss des Aufsichtsrats zum Schutz der Aktionäre, deren Vertretern sowie den Organen und Mitarbeitern der FORIS AG gemäß Art. 2 § 1 COVID-19 Gesetz beschlossen, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Mit Blick auf die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen erfolgt hierbei die Einladung unter Ausnutzung der nach Art. 2 § 1 Abs. 3 COVID-19 Gesetz vorgesehenen verkürzten Einladungsfrist.
Die Rechte der Aktionäre zur Teilnahme, Stimmrechtsausübung, Stimmrechtsvertretung, zu den Fragerechten und zum Widerspruch ergeben sich insoweit aus Artikel 2 § 1 COVID-19 Gesetz sowie den allgemeinen Regelungen zur Einladung und Durchführung der Hauptversammlung einer börsennotierten Aktiengesellschaft und der Satzung der Gesellschaft, soweit nicht Artikel 2 § 1 COVID-19 Gesetz Abweichendes regelt.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist aufgrund des von der Gesellschaft beschlossenen Verfahrens zur Durchführung der Hauptversammlung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz in diesem Jahr nicht möglich. Allerdings ist es für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten möglich, an den Abstimmungen per (Online-)Briefwahl oder durch einen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft teilzunehmen, vorab über ein InvestorPortal Fragen an die Gesellschaft zu adressieren und diese im Rahmen der präsenzlosen Hauptversammlung durch die Verwaltung beantworten zu lassen, vorab Gegen- und Ergänzungsanträge zu stellen und die präsenzlose Hauptversammlung online über das InvestorPortal zu verfolgen. Zu dieser Art der Teilnahme gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz an der diesjährigen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen im Vorfeld der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie folgt nachgewiesen haben: Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts erforderlich und ausreichend. Der Nachweis muss in deutscher Sprache verfasst sein. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft bzw. einem von der Gesellschaft benannten Empfänger unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen. Der Nachweis hat sich daher gemäß Art. 2 § 1 Abs. 3 COVID-19 Gesetz auf den Beginn des 14. Mai 2020 (0:00 Uhr) zu beziehen (der Nachweisstichtag, sog. Record Date) und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 22. Mai 2020 (24:00 Uhr) unter folgender Anschrift zugehen:
Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Anmeldebestätigungen für die präsenzlose Hauptversammlung übersandt.
Um einen rechtzeitigen Erhalt dieser Anmeldebestätigungen sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft zur oben genannten Adresse Sorge zu tragen.
Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht an der präsenzlosen Hauptversammlung in der vorliegend beschriebenen Form nach dem COVID-19-Gesetz teilnehmen. Aktionäre, die den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts im Sinne von Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern.
Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich, und zwar entweder durch den Aktionär oder einen Bevollmächtigten. Die Bevollmächtigten üben das Stimmrecht in diesem Fall gemäß den Regelungen von Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz ebenfalls entsprechend dem hier beschriebenen Verfahren insbesondere über eine (Online-)Briefwahl aus, ohne vor Ort an der Hauptversammlung teilzunehmen.
Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann – aber nicht muss –, befindet sich bei der Anmeldebestätigung, die den Aktionären nach der Anmeldung übersandt werden. Der Vollmachtgeber ist dafür verantwortlich, dass dem jeweiligen Bevollmächtigten die Zugangsdaten zum passwortgeschützten InvestorPortal weitergegeben werden.
Für den Fall der Bevollmächtigung von Intermediären im Sinne von § 135 AktG (u.a. Kreditinstitute), wird weder vom Gesetz Textform verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall besondere Regelungen. Die für die Bevollmächtigung erforderliche Form ist daher bei dem jeweils zu bevollmächtigenden Intermediär zu erfragen. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Intermediär erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung eines Intermediärs beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Vorstehendes gilt sinngemäß für die Bevollmächtigung von Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (§ 135 Abs. 8 AktG). Hierbei ist zu beachten, dass nicht nur Aktionäre, sondern auch bevollmächtigte Intermediäre nicht physisch an der präsenzlosen Hauptversammlung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz teilnehmen, sondern per (Online-)Briefwahl oder den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft die von ihnen zu vertretenden Stimmen entsprechend den nachfolgend beschriebenen Verfahren zur Stimmabgabe abgeben.
Diejenigen Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht und Weisungen erteilen wollen, müssen hierfür zur Hauptversammlung angemeldet sein. Die Erteilung der Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und die Erteilung und der Widerruf von Weisungen bedürfen der Textform und müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse zugehen
Die notwendigen Unterlagen und Informationen hierzu erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Des Weiteren können die Informationen zur Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters auch im Internet unter https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020/ eingesehen werden.
Die Vollmachten mit den Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis zum 23. Mai 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft eingegangen sein, andernfalls können sie nicht berücksichtigt werden.
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 231.739 Aktien der FORIS AG) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die verlangenden Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft gemäß Art. 2 § 1 Abs. 3 S. 4 COVID-19 Gesetz mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 11. Mai 2020, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
im Bereich „Für Aktionäre“ unter der Rubrik „Hauptversammlungen“ unverzüglich zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 11. Mai 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die vorstehend genannte Adresse übersandt hat.
Aktionäre können ihre Stimmen durch elektronische Briefwahl im Sinne von Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 2 COVID-19 Gesetz abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig angemeldet sind. Für die elektronische Briefwahl steht das passwortgeschützte InvestorPortal auf folgender Internetseite https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020/ bis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zur Abstimmung in der präsenzlosen Hauptversammlung zur Verfügung.
Informationen hierzu erhalten die Aktionäre zusammen mit der Anmeldebestätigung.
Die vollständige Hauptversammlung wird in dem passwortgeschützten InvestorPortal, auf welches nur über die mit der Anmeldebestätigung erhaltenen Zugriffsdaten ein Zugriff besteht, übertragen. Dies umfasst insbesondere auch die Beantwortung von Fragen sowie die Darstellung der Beschlussergebnisse. Die vollständige Übertragung erfolgt im passwortgeschützten InvestorPortal auf folgender Website: https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020/
Jedem Aktionär ist grundsätzlich auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.
Gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz ist aufgrund der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten die Ausübung des Auskunftsrecht nicht im gewohnten Rahmen möglich.
Die Gesellschaft schafft allerdings gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz eine Fragemöglichkeit, bei der jeder angemeldete Aktionär im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen an die Verwaltung richten kann. Um die Fragemöglichkeit auszuüben sind die Fragen im passwortgeschützten InvestorPortal unter folgender Internetadresse einzugeben: https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020/
Die Fragen müssen gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 in Verbindung mit Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19 Gesetz bis zum 24. Mai 2020. 24:00 Uhr bei der Gesellschaft über das passwortgeschützte InvestorPortal eingehen.
Im Rahmen der Übertragung der Hauptversammlung wird die Verwaltung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19 Gesetz in freiem und pflichtgemäßem Ermessen die bei der Gesellschaft fristgemäß eingegangenen Fragen beantworten.
Erklärung eines Widerspruchs
Aktionären, die ihr Stimmrecht nach Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 2 COVID-19 Gesetz ausgeübt haben, wird die Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt. Gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19 Gesetz ist abweichend von § 245 Nr. 1 AktG ein Erscheinen in der Hauptversammlung nicht erforderlich. Wir haben die E-Mail-Adresse notar@remove-this.foris.com eingerichtet, an die Sie etwaige Widersprüche senden können. Widersprüche, die unter dieser E-Mailadresse eingehen, werden automatisch an den protokollierenden Notar weitergeleitet und von diesem erfasst. Diese Möglichkeit zum Widerspruch steht bis zum Ende der diesjährigen Hauptversammlung zur Verfügung.
Weitergehende Erläuterungen zu den vorstehend angesprochenen Rechten der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung, auf die Übersendung von Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen sowie auf die Erteilung von Auskunft, insbesondere mit Blick auf die nach Art. 2 § 1 COVID-Gesetz anzuwendenden Verfahren und Fristen, finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020 /
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich das Grundkapital auf 4.634.774,00 EUR eingeteilt in 4.634.774 Stückaktien. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Stückaktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit 4.634.774.
Die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft https://www.foris.com/aktionaere-investoren/unternehmenskalender-finanzberichte/ zugänglich und liegen auch in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Kurt-Schumacher-Str. 18 – 20, 53113 Bonn, zur Einsicht der Aktionäre aus. Eine Abschrift der zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen wird den Aktionären auf Anfrage unverzüglich zugesandt.
Die Informationen nach § 124a AktG sind über die Internetseite der Gesellschaft https://www.foris.com/aktionaere-investoren/hauptversammlungen/2020 zugänglich.
Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom 24. April 2020 veröffentlicht und wurde darüber hinaus am selben Tag solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.

References: Art. 2
 § 1
 § 71
 § 58
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 § 1
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 § 135
 § 135
 § 135
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 Art. 2
 § 1
 § 245
 Art. 2
 § 1
 § 124