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Timestamp: 2019-06-27 07:58:28+00:00

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CAPÍTULO 11.3 | Régimen de Seguros
REGLAMENTACIÓN DE LOS LIBROS DE COMERCIO
[2–0451] Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
[2–0452] Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente,
En ello se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
[2–0453] Art. 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
1- Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4- Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
5- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
6- Cumplir las exigencias de otras normas legales.
PARÁGRAFO. Adicionado por el artículo 1 del Decreto 1878 de 2008. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2o de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1o del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:
1- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.
2- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
3- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
4- Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
5- Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.
6- Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
7- Cumplir las exigencias de otras normas legales.
[2–0454] Art. 126. Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
1- Al anterior le falten pocos folios por utilizar o,
2- Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS
[2–0455] Art. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico.
[2–0456] Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
En los libros está prohibido :
1- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Parágrafo.– Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.
[2–0457] Art. 129. Inventario de mercancías. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1- Clase y denominación de los artículos.
2- Fecha de la operación que se registre.
3- Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4- Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retenidas o trasladadas.
5- Existencia en valores y unidad de medida.
6- Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades en las tarjetas de control.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detalladas de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
Parágrafo.– Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.
[2–0458] Art. 130. Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.
[2–0459] Art. 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continuar para cada uno de ellos.
[2–0460] Art. 132. Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
[2–0461] Art. 133. Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.
1- Lo que se pretende probar.
2- La fecha aproximada de la operación.
3- Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecen registradas las operaciones.
CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS
[2–0462] Art. 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
PERDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS
[2–0463] Art. 135. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben construirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
[2–0464] Concepto 960245441 de 1996 de la Superintendencia Bancaria
Damos respuesta a su comunicación, mediante la cual solicita la reglamentación del artículo 44 de la Ley 222 de 1995. Sobre el particular este Despacho tiene las siguientes observaciones:
1- El artículo 1o. del decreto reglamentario 2620 de 1993 establece: “Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la micro filmación, la micro grafía y los discos ópticos entre otros”.
La utilización de medios técnicos de conservación, prevista en tal disposición no excluye medios técnicos adecuados diferentes a la micro filmación, micro grafía o discos ópticos, por el contrario, del contexto de la norma se desprende que pueden utilizarse otros medios técnicos de conservación, siempre que estos permitan una reproducción confiable.
2- Es importante aclarar que el plazo para la conservación de documentos que se estableció en la Circular Externa 007 de 1996 no redujo el término previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, pues la Superintendencia Bancaria carece de tales facultades, la disposición aludida por Fasecolda proviene de la Ley 45 de 1923 que consagró en su artículo 99 lo siguiente: “Todo establecimiento bancario debe conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito, por un período no menor de seis años desde la fecha del último asiento”.
Las demás instituciones incluidas en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema financiero, por vía excepcional fueron incorporadas en el texto definitivo de este artículo (Decreto Ley 663 de 1993), por virtud de remisión de las diferentes normas de carácter de ley que las regularon, indicando que debían aplicársele las normas previstas para establecimientos bancarios.
3- El artículo 134 del decreto 2649 de 1993 a que hace mención su comunicación trata de manera genérica a todos los documentos, libros y papeles del comerciante, en tanto que los argumentos expuestos se circunscriben a los términos de que trata el artículo 1081 del Código de Comercio, que se refieren exclusivamente a la prescripción de las acciones derivadas del contrato de seguro, sin tener en cuenta términos para accionar frente a otros actos o situaciones judiciales que eventualmente pudiesen presentarse dentro de su gestión.
Si bien es razonable concluir o deducir que la disposición del decreto anteriormente citado puede encontrar su razón de ser en las normas establecidas en el código civil para regular la prescripción ordinaria y extraordinaria de las acciones, consideramos que tal criterio solo sería aplicable a situaciones en que medie remisión legal o norma expresa, como ocurre con las acciones derivadas del contrato de seguro.
4- Corresponde al Gobierno Nacional en ejercicio de las facultades otorgadas por el Congreso al gobierno Nacional mediante el artículo 44 de la Ley 222 de 1995, determinar si reglamenta en forma general o sectorizada la materia objeto de su planteamiento.
Para este segundo caso, resultaría conveniente que esa Asociación presentara una propuesta concreta y detallada con los criterios que justificarían la expedición de una reglamentación específica para el sector asegurador.
5- Finalmente, cabe observar que con base en las facultades conferidas en el artículo 44 de la Ley 222 de 1995, no resultaría viable modificar el artículo 60 del código de comercio, sino simplemente reglamentarlo.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – ARCHIVO ELECTRÓNICO
[2–0465] Art. 1. Archivo Electrónico. Para efectos del presente decreto, se entiende por archivo electrónico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – DEFINICIÓN
[2–0465-01] Art. 2. Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto.
El diligencia miento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – INSCRIPCIÓN EN LA CÁMARA DE COMERCIO
[2–0465-02] Art. 3. Inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos en las Cámaras de Comercio. Los libros de comercio en medios electrónicos, sujetos a dicha formalidad, deberán ser inscritos en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio de cada comerciante y para ello, las Cámaras de Comercio a través de sus servicios registrales virtuales, habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de información autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el presente decreto.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – REGISTRO
[2–0465-03] Art. 4. Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1- Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;
2- Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La Cámara de Comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3- Constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, de la siguiente información:
Nombre del libro, y
4- Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – ACTUACIONES SUJETAS A REGISTRO
[2–0465-04] Art. 5. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o electrónica mente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.
Para tal efecto, la Cámara de Comercio competente procederá a registrar electrónica mente las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en tales actas, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. Asimismo, notificará al comerciante a través de los mecanismos técnicos que permitan garantizar la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre disponible las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su verificación.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – ORDEN CONSECUTIVO DE LOS REGISTROS DESARROLLADOS EN LOS LIBROS DE COMERCIO INSCRITOS
[2–0465-05] Art. 6. Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio inscritos. Para garantizar el orden en el desarrollo de los registros de los libros de comercio en medios electrónicos, se tendrá en cuenta el criterio cronológico en su asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un mecanismo de estampado cronológico, cuya fuente sea la hora legal colombiana.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – SEGURIDAD E INALTERABILIDAD DE LA INFORMACIÓN
[2–0465-06] Art. 7. Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente decreto, las Cámaras de Comercio deben garantizar que la información contenida en el registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera que su conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999:
1- Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
2- Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación, mediante la inclusión del contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación de mensajes de datos. Para este efecto, la Cámara de Comercio correspondiente deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el cumplimiento de este numeral.
3- Que la Cámara de Comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o copia física. En cualquier caso, será responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e informar a la Cámara de Comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o electrónico para realizar el registro.
4- Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrónicos, de conformidad con los procedimientos de verificación de firmas digitales o electrónicas, según sea el caso.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – INALTERABILIDAD, INTEGRIDAD Y SEGURIDAD DE LOS LIBROS INSCRITOS
[2–0465-07] Art. 8. Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un mecanismo de firma electrónica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio electrónicos.
Los libros de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su diligencia miento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – SERVICIOS DE ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE LIBROS ELECTRÓNICOS
[2–0465-08] Art. 9. Servicios de archivo y conservación de libros electrónicos. Las Cámaras de Comercio podrán ofrecer aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información, que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto.
Parágrafo 1°. Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación serán establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo 2°. Las Cámaras de Comercio que ofrezcan este servicio deberán garantizar su disponibilidad y facilitar el acceso a sus contenidos a las personas debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad competente.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – OPONIBILIDAD
[2–0465-09] Art. 10. Oponibilidad. Los libros electrónicos de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, son oponibles frente a terceros siempre que se inscriban en el registro mercantil, de conformidad con el procedimiento descrito en el presente decreto.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – CONSERVACIÓN
[2–0465-10] Art. 11. Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS – VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS
[2–0465-11] Art. 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios electrónicos. Los libros registrados en medios electrónicos, en virtud del presente decreto, serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
[2-0466 a 2–0467] RESERVADOS

References: artículo 1
 artículo 2
 artículo 2
 artículo 1
 artículo 44
 artículo 1
 artículo 60
 artículo 99
 artículo 96
 artículo 134
 artículo 1081
 artículo 44
 artículo 44
 artículo 60
 artículo 12
 artículo 126
 artículo 12
 artículo 173
 artículo 173