Source: https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/aufgaben-beirat/
Timestamp: 2020-07-05 23:47:03+00:00

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Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nur rudimentär umrissen. So unterstützt der Beirat zwar den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Aber wie das genau auszusehen hat, geht aus dem Gesetz nicht hervor. Darüber hinaus hat der Beirat gesetzlich zwar nur wenige, aber dafür äußerst wichtige Prüf- und Kontrollaufgaben, etwa bei der Jahresabrechnung. Neben den weiteren gesetzlichen Aufgaben ist es auch möglich, dem Beirat zusätzliche Aufgaben etwa durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung zuzuweisen. Was die Aufgaben des Verwaltungsbeirats im Einzelnen sind, erfahren Sie hier.
Inhalt: Welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat hat
Unterzeichnung der Niederschrift über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse
Zustimmung zu Geldverfügungen des Verwalters
Vereinbarung zusätzlicher Aufgaben des Verwaltungsbeirats
1. Unterstützung des Verwalters bei seinen Aufgaben
Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Wie das genau zu geschehen hat, richtet sich aufgrund einer fehlenden gesetzlichen Regelung nach den individuellen Gegebenheiten Im Einzelfall. Dabei bedeutet unterstützen lediglich beraten und helfen, nicht aber die Einleitung und Durchführung von Verwaltungsmaßnahmen. Es ist also nicht Aufgabe des Beirats, für den Verwalter so tätig zu werden, dass ureigene Verwalteraufgaben übernommen werden. Dies folgt auch aus § 27 Abs. 4 WEG, wonach die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden dürfen.
Die Unterstützung des Verwaltungsbeirats beschränkt sich daher auf Beratung, Informationen über bestimmte Situationen innerhalb der Eigentümergemeinschaft sowie der neutralen Vermittlung zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft. Zu der Unterstützung durch den Beirat zählen auch die
Vorbereitung auf die Wohnungseigentümerversammlung und der Tagesordnung
Mithilfe bei der Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
Hilfe bei der Durchführung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten
Einholung von Angeboten über Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten (sowie auch von Hausverwaltungen bei der Wahl eines neuen Verwalters)
Einholung von Informationen der Wohnungseigentümer
Praxisbeispiel: Unterstützung des WEG-Verwalters durch den Verwaltungsbeirat
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist einiges los. So hat ein Wohnungseigentümer wiederholt gegen die in der Hausordnung festgelegte Mittagsruhe verstoßen, was dem auswärts sitzenden Verwalter gemeldet wurde und wodurch dieser über den erneut ruhestörenden Eigentümer aufgebracht ist. Zugleich ist einem Beiratsmitglied eine lose Bodenfliese am Kellereingang aufgefallen, wodurch für die Eigentümer die Gefahr des Stolperns und Stürzens besteht. Und damit nicht genug, häufen sich beim Verwalter die Beschwerden über die nicht ordnungsgemäße Treppenhausreinigung der beauftragten externen Firma.
Der Verwaltungsbeirat kann hier zunächst zwischen dem Ruhestörer sowie dem Verwalter vermitteln und so den Alltagsärger beseitigen. Dabei kommt es im Einzelfall auf die Art der Ruhestörung bzw. des Verstoßes gegen die Hausordnung an und auch darauf, ob ein oder mehrere Beiratsmitglieder selber betroffen sind. In der Regel lässt sich aber durch eine neutrale Vermittlung des Beirats eine solche Angelegenheit ohne weiteren Ärger regeln. Im Weiteren kann der Beirat den Verwalter über die lose Bodenfliese informieren und auf diese Weise mögliche weitere Schäden wie etwa die Verletzung eines Eigentümers und das Ablösen weiterer Bodenfliesen verhindern. Und schließlich kann der Beirat den auswärts sitzenden Verwalter zeitnah über die Art und Weise der Treppenhausreinigung informieren. Wurde der Beirat mit einer entsprechenden Weisungsbefugnis gegenüber der Reinigungsfirma (oder auch dem Hausmeister, dem Gärtner usw.) ausgestattet, kann der Beirat die Firma sogar anweisen, das Treppenhaus gründlicher zu reinigen. Hier ist allerdings zu berücksichtigen, dass von Reinigungsfirmen und anderen beauftragten Personen nur Leistungen mittlerer Art und Güte zu erbringen sind, also durchschnittliche Leistungen.
2. Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschlägen
Die Prüfung von Geldangelegenheiten, insbesondere der Jahresabrechnung, gehört zu den besonders wichtigen Aufgaben des Verwaltungsbeirats, § 29 Abs. 3 WEG. Die Jahresabrechnung ist rechnerisch und sachlich sowie auf die Richtigkeit der Kostenverteilung zu überprüfen. Dazu gehören die Kontrolle sämtlicher Einzel- und Gesamtausgaben sowie die richtige Lastenverteilung auf den einzelnen Wohnungseigentümer. Zudem sind die Bankkonten mit den Buchungskonten zu vergleichen, die Vermögensanlagen und die Instandhaltungsrücklage zu prüfen sowie die Erfassung etwaiger Zahlungsrückstände nebst deren Handhabung zu beurteilen. Insgesamt wird vom Verwaltungsbeirat allerdings keine lückenlose und tiefgreifende Prüfung erwartet, die dieser je nach Qualifikation seiner Mitglieder auch nicht leisten könnte. Ausreichend sind vielmehr eine bestimmte Anzahl von Stichproben und das Erhalten eines repräsentativen Gesamteindrucks der finanziellen Situation der Eigentümergemeinschaft und sowie des ordnungsgemäßen Umgangs der Verwalters mit den ihm anvertrauten Geldern.
Soweit der Verwaltungsbeirat die Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschlägen nach dem Wortlaut des § 29 Abs. 3 WEG mit einer Stellungnahme zu versehen hat, bevor in der Eigentümerversammlung über diese Gelegenheiten beschlossen wird, reicht die mündliche Stellungnahme auf der Versammlung aus.
3. Unterzeichnung der Niederschrift über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse
Der Beiratsvorsitzende bzw. dessen Stellvertreter hat die Niederschrift (Versammlungsprotokoll) über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 Satz 2 BGB. Damit wird die Richtigkeit der Übertragung der Beschlusstexte in die Niederschrift bestätigt.
4. Einberufung der Eigentümerversammlung bei fehlendem oder sich weigernden Verwalter
Ist kein Verwalter vorhanden oder weigert sich der amtierende Verwalter pflichtwidrig, eine (außerordentliche) Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen, kann zur Versammlung vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter eingeladen werden, § 24 Abs. 3 WEG. Bei einem vorhandenen Verwalter ist das aber nur zulässig, wenn die Einberufung der Versammlung von diesem pflichtwidrig unterlassen wurde. Lädt der Verwaltungsbeirat ohne Pflichtverletzung des Verwalters oder ohne vorherige Aufforderung des Verwalters zur Anberaumung zu einer Eigentümerversammlung ein, sind die auf dieser Versammlung gefassten Beschlüsse der Eigentümer anfechtbar. Dagegen ist der Fall des fehlenden Verwalters auch dann gegeben, wenn der abgelaufene Bestellungszeitraum übersehen wurde, was in der Praxis durchaus öfters vorkommt.
Die Möglichkeit zur Einberufung der Eigentümerversammlung in diesen Fällen zeigt die hohe Bedeutung des Verwaltungsbeirats. Denn ist hier kein Beirat vorhanden, ist der Weg zur Anberaumung einer Wohnungseigentümersammlung schwierig.
Praxisbeispiel: Einberufung einer Eigentümerversammlung ohne Verwalter
Da der amtierende Verwalter aufgrund einer schweren Erkrankung mit langwierigem Krankenhausaufenthalt nicht mehr weiter für eine Eigentümergemeinschaft tätig sein kann, muss diese einen neuen Verwalter bestellen. Ein Verwaltungsbeirat existiert nicht.
Um eine Eigentümerversammlung einberufen zu können, muss sich dazu erst ein Eigentümer vom Gericht bevollmächtigen lassen. Steht allerdings von vornherein fest, dass es in der Eigentümerversammlung zu keinem Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters kommen wird (etwa aufgrund der Stimmverhältnisse der Wohnungseigentümer), muss bei Gericht die Bestellung eines Notverwalters beantragt werden. Dies alles wäre nicht erforderlich, wenn ein Verwaltungsbeirat vorhanden wäre, da dessen Vorsitzender bzw. Vertreter eine Eigentümerversammlung anberaumen kann. Auf der Versammlung könnte dann auch – bis zu einer endgültigen Klärung der Frage, welche Kandidaten für das neu zu besetzende Verwalteramt in Betracht kommen – ein Beiratsmitglied als kommissarischer Verwalter bestellt werden, damit die Eigentümergemeinschaft handlungsfähig bleibt und dringende Angelegenheiten wie etwa der Zahlungsverkehr erledigt werden können.
5. Zustimmung zu Geldverfügungen des Verwalters
Der Verwalter muss die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft von seinem Konto getrennt halten, wobei seine Verfügungen über solche Gelder durch Vereinbarung oder Mehrheitsbeschluss von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder einer dritten Person abhängig gemacht werden kann, § 27 Abs. 5 WEG. Ist ein Verwaltungsbeirat vorhanden, sollte diesem bzw. dessen Vorsitzenden das Zustimmungserfordernis übertragen werden. Ebenso ist eine Beschränkung des Geldvolumens möglich, über das der Verwalter bei einer Auftragsvergabe frei verfügen darf.
Praxisbeispiel: Zustimmung zu Geldverfügungen des Verwalters
Aufgrund schlechter Erfahrungen möchte die Eigentümergemeinschaft nicht, dass der neu zu bestellende Verwalter über die Gemeinschaftsgelder frei verfügen darf, sondern für bestimmte Verfügungen eine Zustimmung einholen muss.
Da ein Verwaltungsbeirat vorhanden ist, kann die Eigentümergemeinschaft etwa folgende Regelungen zur Aufnahme in den Verwaltervertrag mit dem neu zu bestellenden Verwalter beschließen:´
… Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage oder Vermögensanlagen der Eigentümergemeinschaft sind dem Verwalter nur mit schriftlicher Genehmigung des Beiratsvorsitzenden bzw. dessen Vertreters gestattet.
… Bei der Auftragsvergabe für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen hat der Verwalter folgendes zu beachten: Einen Auftrag mit einem Volumen
von bis zu 1.000 Euro darf der Verwalter freihändig vergeben
von 1.001 bis 3.000 Euro bedarf der schriftlichen Genehmigung des Beiratsvorsitzenden bzw. dessen Vertreters
ab 3.001 Euro erfordert einen Beschluss der Eigentümerversammlung, wobei der Verwalter zuvor Angebote von drei verschieden Firmen oder Handwerkern vorzulegen hat.
6. Vereinbarung zusätzlicher Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Zusätzlich zu den gesetzlichen Aufgaben können dem damit einverstandenen Beirat beispielsweise durch Beschluss der Eigentümer etwa folgende zusätzliche Aufgaben übertragen werden:
Abschluss des zuvor von den Eigentümern beschlossen Verwaltervertrags bzw. Abschluss eines Verwaltervertrags mit den von den Eigentümern zuvor beschlossenen wesentlichen Eckpunkten wie Laufzeit und Verwaltervergütung
Unterrichtung des nicht auf der Eigentümerversammlung anwesenden Verwalters von seiner beschlossenen Abberufung aus wichtigem Grund und Erteilung der auf derselben Versammlung beschlossenen außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags
Bevollmächtigung für die Abnahme von Handwerkerleistungen am gemeinschaftlichen Eigentum
Ermächtigung zur Unterstützung des Verwalters bei Gerichtsprozessen, etwa durch eine Genehmigung zur Abgabe von für die Eigentümergemeinschaft verbindlichen Zusagen, ohne die ansonsten zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen werden müsste.
Aufgaben in der Miethausverwaltung (und wer definiert die Verwalter-Leistungen?)

References: § 29
 § 27
 § 29
 § 29
 § 24
 § 24
 § 27