Source: http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=7635
Timestamp: 2020-05-31 20:46:25+00:00

Document:
25082151 odwiedzin
Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej dnia 12 września 2006 roku w USC w Zbójnej
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 12 września 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Zbójnej
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Zbójnej, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Zbójnej (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Zbójnej przy ul. Łomżyńskiej 64, 18-416 Zbójna.
Regon Urzędu Gminy w Zbójnej 000548525; NIP 7211143154.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Zenon Henryk Białobrzeski –Wójt Gminy Zbójna wybrany na to stanowisko dnia 10 listopada 2002 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Zofia Bernard – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Zbójna Nr 12/II z dnia 11 czerwca 1990 roku. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Elżbieta Parzych powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Zbójna Nr XXII/132/06 z dnia 31 marca 2006 r.
Kontrolę przeprowadziła Ewa Bielewska – referent prawny w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 66/06 z dnia 11 września 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul.
Mickiewicza 3.
W trakcie kontroli obecna była Pani Zofia Bernard – Kierownik USC w Zbójnej. Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Zbójnej pod numerem 7/2006.
W 2005 roku Kierownik USC w Zbójnej nie sporządził żadnego aktu urodzenia. Natomiast w 2006 r. – wg stanu na dzień kontroli Kierownik USC w Zbójnej sporządził 4 akty urodzenia.
- Akt Nr 1 z dnia ... 2006 r.
Sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... podjętej w trybie art. 73 ust.1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wpłynęło do USC w dniu ... r. W aktach zbiorowych znajduje się pełnomocnictwo ojca dziecka udzielone bratu do wpisania aktu urodzenia oraz potwierdzenie zameldowania ojca na terenie gminy Zbójna - decyzję podjął właściwy miejscowo organ (art. 13 prawa o asc).
Do podania został dołączony odpis aktu urodzenia wydany przez USC w .... oraz tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego ( § 9 rozporządzenia). Kierownik USC wpisał w decyzji oraz akcie polskim dane dotyczące nazwiska matki dziecka oraz nazwiska rodowego ojca mimo, że dane te nie wynikały z dokumentu zagranicznego. Ponadto w sentencji decyzji Kierownik USC w Zbójnej nie zawarł informacji, że wnioskodawca jest osobą reprezentującą ojca dziecka.
Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Osoba upoważniona pokwitowała odbiór decyzji.
Nr 2 z dnia ... roku
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł ojciec dziecka zamieszkały na terenie gminy Zbójna - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się kopia aktu urodzenia wydana przez USC w .... opatrzona suchą pieczęcią oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Nr 3 z dnia ... r.
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wniósł ojciec dziecka zamieszkały na terenie gminy Zbójna. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo (art. 13 prawa o asc). W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC ... oraz tłumaczenie wymienionego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Decyzja podjęta została na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji i aktu polskiego. Decyzja została doręczona stronie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Nr 4 z dnia ... roku
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... z dnia ... r.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł ojciec dziecka – stały mieszkaniec gminy Zbójna. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. Wnioskodawca przedłożył odpis aktu urodzenia wydany przez USC w ... wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
W 2005 roku sporządzono 30 aktów małżeństw.
W 2006 roku – wg stanu na dzień kontroli sporządzono 13 aktów małżeństwa.
Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisane są ręcznie, co jest zgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.
- Akt Nr 1 z dnia ... r.; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... z dnia ... r., co odnotowano prawidłowo w akcie w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Podanie złożyła kobieta, której dotyczył akt małżeństwa, zamieszkała na terenie gminy Zbójna. Strona przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany w ... wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski. Kierownik USC w Zbójnej wpisał do decyzji i aktu polskiego nazwisko mężczyzny noszone po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwisko dzieci, mimo iż dane te nie wynikały z aktu zagranicznego. Poinstruowano Kierownika USC w Zbójnej, iż w tej sytuacji tj. gdy nazwiska mężczyzny i dzieci nie wynikały z aktu zagranicznego należało nanieść wzmiankę dodatkową w tym zakresie na podstawie art. 25 § 3 kr i o – odnośnie mężczyzny oraz art. 88 § 1 kr i o – odnośnie dzieci.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. W akcie małżeństwa naniesiono prawidłowo wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
- Nr 2 z dnia ... r.; akt sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej dotyczącej transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła – za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w... – kobieta, której akt dotyczy.
W aktach zbiorowych znajdują się odpis aktu małżeństwa wydany w ... wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez notariusza publicznego, potwierdzonym za zgodność przekładu na język polski dokonanym przez Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w ... .
Z dokumentu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa i nazwiska ich dzieci. W aktach zbiorowych znajduje się oświadczenie kobiety o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego złożone wobec notariusza publicznego i potwierdzone za zgodność niniejszego dokumentu z prawem miejsca wystawienia przez Konsula Generalnego RP w ... . Kierownik USC w rubryce „wzmianki dodatkowe” naniósł nieprecyzyjną adnotację o nazwisku mężczyzny, kobiety i dzieci powołując się na art. 62 ust. 4 prawa o asc oraz art. 25 § 1 i 88 §1 kr i o. Nanosząc wzmiankę dodatkową odnośnie nazwiska kobiety noszonego po zawarciu związku małżeńskiego należało przytoczyć art. 62 § 3 prawa o asc oraz art. 25 § 1 kr i o, natomiast co do nazwiska mężczyzny jedynie art. 25 § 3 kr i o, a dzieci –art. 88 § 1 kr i o.
Decyzja została wysłana stronie za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w... . W aktach brak zwrotnego potwierdzenia obioru decyzji.
- Nr 3 z dnia ... r., akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu małżeństwa wydany przez USC w ... wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Małżonkowie, których akt dotyczy upoważnili przed notariuszem publicznym w ... brata mężczyzny do umiejscowienia zagranicznego aktu małżeństwa. Kierownik USC podjął decyzję Nr ... z dnia ... r. o wpisaniu aktu zagranicznego do księgi polskiej na wniosek pełnomocnika. W sentencji decyzji Kierownik USC nie zawarł informacji, iż wnioskodawca reprezentuje małżonków.
W dokumencie o ustanowieniu pełnomocnictwa złożone zostało przez kobietę oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego, z którego wynika, że kobieta przyjęła nazwisko swojego męża z zachowaniem rodzaju żeńskiego tj. zakończone na „-ska”. W aktach zbiorowych znajduje się również formularz wniosku o umiejscowienie aktu małżeństwa wraz z oświadczeniem kobiety, iż chce nosić nazwisko męża z zachowaniem rodzaju męskiego tj. „ ......ski”; jednakże podpisu kobiety nie potwierdził żaden organ.
Kierownik USC naniósł nieprawidłową adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe” o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego przez małżonków i dzieci tj. nieprecyzyjnie przywołał przepisy prawa obowiązujące w tym zakresie. Ponadto z uwagi na fakt, iż kobieta złożyła dwa różne oświadczenia co do nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego sprawa wymaga dogłębnego wyjaśnienia.
Pełnomocnik wniósł również o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję o uzupełnieniu aktu małżeństwa na podstawie art. 36 prawa o asc. W akcie została naniesiona prawidłowa wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu.
Odbiór obu decyzji pokwitował pełnomocnik.
- Nr 9 z dnia ... r.; akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej dotyczącej transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa w polskich księgach wniosła za pośrednictwem Ambasady RP w ... kobieta, której akt dotyczy.
Decyzję w tej sprawie podjął organ właściwy ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Strona przedłożyła odpis aktu małżeństwa w języku ... wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski. Dane z aktu zagranicznego przeniesiono dokładnie do decyzji, a następnie aktu polskiego. Decyzja została wysłana stronie za pośrednictwem Ambasady RP w ... .
Nr 14 z dnia ... r.; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... z dnia ... r.
Podanie wpłynęło do USC dnia ... r. – data wpływu została odnotowana na podaniu.
Wnioskodawcą była kobieta, której akt dotyczy zamieszkała w miejscowości Zbójna - decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.
Strona przedłożyła niemiecki odpis aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza języka polskiego, wyznaczonego i zaprzysiężonego przez Prezydenta Sądu Krajowego Norymberga-Fürth. W aktach zbiorowych znajdują się również odpis skrócony aktu urodzenia kobiety oraz odpis aktu małżeństwa wraz z adnotacją o rozwodzie.
W akcie zagranicznym znajdował się zapis o „nazwisku małżeństwa” wraz z informacją, iż stanowi je nazwisko rodowe męża. Dane w zakresie nazwisk noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiska dzieci zostały wpisane w decyzji oraz w części podstawowej aktu. Zbędne i nieprawidłowe było natomiast przyjęcie od kobiety (obywatelki polskiej) oraz od mężczyzny (cudzoziemca) oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz o nazwisku ich dzieci.
Zgodnie bowiem z art. 62 § 3 prawa o asc obywatel polski może wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyć oświadczenie w sprawie swojego nazwiska, jeśli nie złożył takiego oświadczenia zawierając związek małżeński w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego. W przypadku gdy oboje małżonkowie są obywatelami polskimi mogą złożyć oświadczenie również co do nazwiska dzieci.
- Nr 16 z dnia ... r., akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Zbójnej Nr ... z dnia ... r.
Wniosek o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła kobieta, której akt dotyczy, zamieszkała na terenie gminy Zbójna - decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).
Na podaniu jest odnotowana data wpływu podania do USC.
Strona przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany przez USC we Francji wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego i nazwiska ich dzieci. Kierownik USC przyjął od kobiety obywatelki polskiej oraz od mężczyzny (cudzoziemca) oświadczenie o nazwiskach noszonych przez nich po zawarciu związku małżeńskiego oraz o nazwiskach ich dzieci. Oświadczenie złożone przez mężczyznę w sprawie jego nazwiska, jak również oświadczenie małżonków co do nazwiska dzieci jest wadliwie i bezskuteczne, bowiem zgodnie z art. 62 § 3 prawa o asc oświadczenie o wyborze nazwiska może złożyć jedynie obywatel polski, a w przypadku gdy oboje małżonkowie są obywatelami polskimi mogą złożyć oświadczenie również co do nazwiska dzieci.
Na podstawie ww. oświadczenia naniesiono wzmiankę dodatkową o nazwisku małżonków i dzieci.
- Nr 8 z dnia ... r.- podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Zbójnej Nr ... z dnia ... r. podjęta w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W aktach znajduje się upoważnienie udzielone przed notariuszem publicznym w ... przez kobietę, której akt dotyczy - matce do umiejscowienia zagranicznego aktu małżeństwa córki.
Transkrypcji podlegał odpis aktu małżeństwa wydany przez USC w ... opatrzony suchą pieczęcią wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski. Z aktu zagranicznego przeniesiono dane do decyzji i aktu polskiego z uwzględnieniem polskich znaków diaktrycznych. Należy mieć jednakże na uwadze fakt, iż transkrypcja polega na dokładnym przepisaniu danych z dokumentu zagranicznego. Wsentencji decyzji Kierownik USC w Zbójnej nie zawarł informacji, że wnioskodawczyni reprezentuje swoją córkę.
W aktach zbiorowych znajduje się także oświadczenie kobiety o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego złożone wobec notariusza publicznego w... . Kierownik USC naniósł w rubryce „wzmianki dodatkowe” nieprecyzyjną adnotację o nazwiskach małżonków i dzieci.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu małżeństwa. W aktach zbiorowych znajduje się odpis skrócony aktu urodzenia mężczyzny oraz notatka z aktu urodzenia kobiety przechowywanego w USC w Zbójnej. Kierownik USC podjął na podstawie art. 36 prawa o asc decyzję o uzupełnieniu aktu małżeństwa. W akcie małżeństwa została naniesiona prawidłowo wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu.
- Nr 3 z dnia ... r.
- Nr 4 z dnia ... r.
Akty małżeństw podpisane są przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC. W każdym przypadku zachowano termin miesięczny określony w art. 4 kr i o.
- Nr 29 z dnia ... r. dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Zbójnej.
Strony złożyły zapewnienia dnia ... r. Na wniosek kobiety Kierownik USC w Zbójnej decyzją Nr USC.5147-1/05 z dnia ... r. orzekł o skróceniu miesięcznego terminu określonego w art. 4 kr i o. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
W 2005 r. sporządzono 23 akty dotyczące małżeństw zawieranych w formie wyznaniowej ze skutkiem cywilnym, natomiast w 2006 r. – wg stanu na dzień kontroli – 8 aktów.
- do każdego z aktów małżeństwa są akta zbiorowe, w których znajduje się dwustronnie wypełnione zaświadczenie i inne wymagane prawem o asc dokumenty (art. 54 ust. 1),
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie – art. 8 § 3 kr i o, (na każdym zaświadczeniu znajduje się data wpływu do USC),
W roku 2005 sporządzono 22 akty zgonu,wszystkie na podstawie karty zgonu.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej, wszystkie akty zgonu zostały sporządzone zgodnie z art. 10 ust. 1 prawa o asc, tj. w USC miejsca zdarzenia.
Wszystkie akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC oraz osoby zgłaszające zgon.
Akt zgonu Nr 11 z dnia ... r.; w aktach zbiorowych oprócz karty zgonu znajduje się notatka służbowa podpisana przez Kierownika USC w Zbójnej oraz przez pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (tj. osobę zgłaszającą zgon) dotycząca wyjaśnienia miejsca zgonu osoby zmarłej. Z karty zgonu wynika miejsce zgonu „..., ...”, natomiast prawidłowo powinno być „...”, co zostało wyjaśnione z pracownikiem GOPS oraz lekarzem wystawiającym kartę zgonu.
W 2006 roku sporządzono 18 aktów zgonu – wg stanu na dzień kontroli.
2 akty zgonu zostały sporządzone na podstawie decyzji kierownika USC w Zbójnej, natomiast pozostałe na podstawie kart zgonu.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco. Akty są wypisane pismem ręcznym.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Zenonem Henrykiem Białobrzeskim – Wójtem Gminy Zbójna w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Pani Zofii Bernard.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach w Urzędzie Gminy w Zbójnej, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
(data sporządzenia protokołu)
(data podpisania protokołu)
Publikator: Konrad Michałowski Data utworzenia: 2006-12-18 10:40:05
Data publikacji: 2006-12-18 10:40:05
Data modyfikacji: 2006-12-18 10:40:05

References: art. 73
 art. 73
 art. 13
 art. 73
 art. 13
 art. 25
 art. 88
 art. 36
 art. 62
 art. 25
 art. 62
 art. 25
 art. 25
 art. 73
 art. 36
 art. 13
 art. 62
 art. 62
 art. 73
 art. 36
 art. 4
 art. 4
 art. 8
 art. 10