Source: https://actualicese.com/concepto-220-126593-de-31-10-2011/
Timestamp: 2020-05-26 10:35:52+00:00

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Concepto 220-126593 de 31-10-2011
Concepto 220-126593
Asunto: Aprobación de los balances de fin de ejercicio cuando la mayoría de los socios por ser directivos de la sociedad, están bajo la prohibición del artículo 185 del Código de Comercio.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2011-01-287142, mediante la cual manifiesta que una sociedad de familia anónima cerrada, compuesta por 10 accionistas, pertenecientes todos a la Junta Directiva, 5 en calidad de Principales y 5 en calidad de Suplentes, 3 de estos últimos viven fuera del país y no asisten a reuniones de asamblea. Quiénes pueden votar los Estados Financieros de fin de ejercicio? Es válido que solamente 2 accionistas presentes, miembros de junta directiva en calidad de Suplente y que no ejercieron sus cargos como principales durante el año voten los Estados Financieros de fin de ejercicio a nombre propio y en representación de los ausentes? Si en algún momento uno de los suplentes llegare a asistir a alguna reunión de junta Directiva, queda también invalidado para votar en la Asamblea General de Accionistas los Estados Financieros? Siendo así, podría un solo accionista votar en la Asamblea General los Estados Financieros de fin de ejercicio a nombre propio y en representación de los ausentes?
Al respecto, es preciso manifestar que en las reuniones de asamblea general de accionistas, previa la correspondiente verificación del quórum para deliberar, las decisiones deberán adoptarse por la mayoría que conforme al artículo 68 de la ley 222 de 1995, se hubiere establecido en los estatutos.
En consecuencia, respecto de cada decisión, se deberán tener en cuenta la mayoría de los socios presentes habilitados para votar; así pues, para aprobar los balances, deberán descontarse de la mayoría aquellos accionistas que por haber ejercicio el cargo de directivos, no pueden votar, de tal manera que si del referido ejercicio resulta que sólo un socio estaría habilitado para votar, la decisión necesariamente la tendría que adoptar este único socio.
Así pues, en el caso planteado si el único socio habilitado para votar los balances es un suplente de la junta directiva, el balance se entenderá aprobado con la decisión de este único socio, quien no podrá votar el balance en representación de los administradores, pues incurriría en la prohibición prevista por el artículo 185 del Código de comercio, que al respecto dispone:
“Salvo en los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran
Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación”
Finalmente, no puede perder de vista la posibilidad de tomar decisiones mediante una reunión no presencial, de acuerdo con el artículo 19 de la ley 222 de 1995 y el otro mecanismo previsto por el artículo 20 ibídem, que resultaría muy afortunado en este caso, en el que tres de los socios viven en el exterior.
En los anteriores términos considero haber atendido las inquietudes planteadas, no sin antes reiterar que la misma tiene los alcances señalados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
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References: artículo 185
 artículo 68
 artículo 185
 artículo 19
 artículo 20
 artículo 25