Source: https://es.scribd.com/document/62493070/Plan-Manejo-de-Riesgos
Timestamp: 2017-05-22 22:04:44+00:00

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Carlos Arturo Gómez Pavajeau Viceprocurador General de la Nación
Presidente del Comité de Control Interno
Gonzalo Enrique Sierra Vasco Jefe Oficina de Control Interno
OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, D.C. AGOSTO 2006
PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES
Elaboración y compilación
Angelica Maria Alaix Martinez Damaris Blanco Barragan Omar Vivas Cortés
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co
1.1 OBJETIVO GENERAL 1.1.1 Objetivos específicos 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS ESTRATEGIAS MARCO LEGAL NORMATIVIDAD NACIONAL NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
4 ELEMENTOS DE CONTROL DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO 5 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 8
6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7 MACRO PROCESO ESTRATÈGICO MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO MACROPROCESO DISCIPLINARIO MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN MACRO PROCESO DE APOYO
POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES 19
7.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS 19 7.1.1 Implementación de controles 19 7.1.2 Modelo de gestión ética 21
7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8
Procesos de capacitación y formación Programa de Modernización institucional Formulación de planes operativos anuales (POAS) Programas de desarrollo y bienestar para el personal Programas de mantenimiento preventivo para equipos Políticas para el uso de equipos y manejo de la información
21 21 24 25 26 26 27 27 28 28 28 29
7.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO 7.2.1 Optimización de los procedimientos 7.2.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol 7.2.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión 7.2.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno 7.2.5 Proceso de Auditoria interna
7.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO 30 7.3.1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional 30 7.3.2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. 30 7.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO 7.4.1 Pólizas 8 31 31
OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES 34 34 35 36 36
8.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES 8.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
8.3 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL 8.4 9 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS 38
10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. 11 12 RECURSOS CONCEPTOS BÁSICOS
TABLA 1 - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 9 TABLA 2 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 13 TABLA 3 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 14 TABLA 4 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 15 TABLA 5 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 16 TABLA 6 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 17 TABLA 7 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 18 TABLA 8 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO 35 TABLA 9 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO 35 TABLA 10 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN 35 TABLA 11 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO 36
de sus funciones y objetivos. 429 de Noviembre 30 de 2005. Dado que los riesgos son posibilidades de ocurrencia de toda situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones. la administración de riesgos es fundamental en aras de asegurar el logro de su misión constitucional. socializar en todos los servidores un lenguaje común sobre el tema y por último. así como de preservar sus recursos y activos. con el cual se pretende en primera instancia. así como los elementos que comprenden la administración del riesgo y que se
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 adoptado mediante Decreto 1599 de 2005. trasmitir la posición de la alta dirección sobre la manera de abordar la administración de los riesgos institucionales. 3360011-3520066 www. el Componente de Administración de Riesgos. Para dar continuidad al proceso de administración de riesgos. Oficina de Control Interno Ext.gov. y con el Plan de Manejo de los Riesgos se consolidan las políticas para el control de los factores y agentes que pueden originar situaciones de afectación.adoptado mediante el Decreto 1537 del 20011. se hace necesario definir criterios orientadores respecto al tratamiento de los riesgos identificados a fin de mitigar sus efectos en la entidad.15-80 piso 9 Pbx. las estrategias. la entidad está fortaleciendo su Subsistema de Control Estratégico. se definen los objetivos del plan de manejo. difundir las políticas formuladas que permitan la sostenibilidad del sistema de administración del riesgo. a través del análisis y estructuración de los siguientes elementos de control: Contexto estratégico Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos Valoración de los riesgos Políticas de administración de riesgos La implementación de los cuatro primeros elementos se materializó con el Mapa de riesgos Institucional adoptado mediante Resolución No.gov. y mediante este Plan en particular. dando paso al mejoramiento continuo que debe acompañar todo proceso de desarrollo. siendo este el objetivo del presente plan. delimitado en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI. El documento se divide en dos partes: La primera contiene un resumen ejecutivo donde se describe la filosofía institucional respecto al tema. sus alcances. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. el marco legal. por tanto con la adopción de este Plan se concluye la fase de implantación del componente de Administración de Riesgos.co Carrera 5 No. que impiden el logro de los objetivos estratégicos y el cumplimiento de la misión institucional.INTRODUCCIÓN Para la Procuraduría General de la Nación.procuraduria.co
lo que sin duda permitirá encausar el accionar de la entidad hacia el uso eficiente de los recursos y la continuidad en la prestación de los servicios con calidad.15-80 piso 9 Pbx. La segunda parte.gov.co Carrera 5 No.encuentran actualmente en curso.co
.procuraduria. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.
Oficina de Control Interno Ext. proporciona las políticas y /o acciones institucionales a emprender.
a fin de asegurar que los responsables de los procesos las lleven a cabo.co
. Desarrollar actividades de monitoreo permanente sobre la efectividad de los componentes de la administración del riesgo.1. reducirlos. se lleven a cabo adecuada y oportunamente.co Carrera 5 No. lo cual permitirá cumplir eficazmente con la misión institucional.1 Objetivos específicos Fortalecer un ambiente interno institucional que responde a la filosofía de la administración del riesgo. compartirlos o aceptarlos.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.15-80 piso 9 Pbx. Establecer las actividades de control necesarias para asegurar que las respuestas a los riesgos institucionales. 1.gov. 3360011-3520066 www.gov. Reconocer las técnicas que permitan reducir los riesgos hasta situarlos dentro de las tolerancias al riesgo.1 OBJETIVO GENERAL
Formular y dotar a la Procuraduría General de la Nación de las políticas requeridas para responder a los riesgos seleccionados de acuerdo con los criterios establecidos. Enfocar las opciones de respuesta a los riesgos a los cuales está expuesta la Procuraduría General según los siguientes tipos posibles: Evitarlos.ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Oficina de Control Interno Ext.
donde los servidores se comprometen en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación en el cumplimiento de sus funciones.gov. ha sido la formulación y adopción de controles traducidos en políticas. transparencia y eficiencia. está asociada con el impacto o consecuencias que éstos puedan generar en el normal desarrollo de los procesos y por ende en el cumplimiento de la misión institucional. reducir. compartir. fundamentado en la adopción de una carta de valores y principios éticos. este plan se convierte en una guía institucional de respuesta ante los riesgos a los cuales está expuesta la entidad. lo cual supone que las políticas. como herramientas de gestión para lograr buenas prácticas. así como de las oficinas responsables de la gestión. con la finalidad de evitar. las acciones y decisiones que las materialicen deben ser de carácter obligatorio por parte de los servidores que ejecutan los procesos. La segunda estrategia implementada.
Oficina de Control Interno Ext.2
ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS
La necesidad de diseñar e implementar un Plan de manejo de los riesgos institucionales. transferir o asumir los riesgos identificados. permitirán fomentar en mayor grado la cultura del autocontrol y autoevaluación. que logren resolver con calidad y equidad las necesidades de los ciudadanos.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www.Plan de Manejo de Riesgos Página 2
1. En este sentido. la entidad funda su gestión mediante la utilización de mecanismos y acciones que orientan su quehacer institucional con integridad.procuraduria. lineamientos y acciones. En consideración a lo anterior. destacándose la aplicación del modelo de gestión ética.co Carrera 5 No. Complementario a ello. ha sido el desarrollo de procesos de formación y capacitación que posibiliten el conocimiento suficiente a los servidores para la ejecución eficiente de sus tareas. los procesos de asimilación y sensibilización de los servidores en el tema de administración de riesgos.3 ESTRATEGIAS
La principal estrategia de la alta dirección para la administración del riesgo. 1.co
.15-80 piso 9 Pbx.
2 NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES AS/NZ 4360. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos. Proteger los recursos de la organización.
Oficina de Control Interno Ext.1 NORMATIVIDAD NACIONAL Ley 87 de 1993. buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. 2. Estándares para Australia y Nueva Zelanda sobre el manejo de riesgos. Decreto 2145 de 1999. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado. ICONTEC: NTC-5254. 3360011-3520066 www. detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Decreto 1537 de 2001.Plan de Manejo de Riesgos Página 3
2. “Por medio del cual se adopta el modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 de 2000”.co
. Artículo 2 literal f).gov. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.” Decreto 1599 de 2005.gov.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No. ”Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. artículo 2 literal a). Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo.
impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o entorpecer el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”. así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo. administremos y monitoreemos las actividades: “Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación. la pronta identificación de las amenazas y fuentes. participación y efectividad de los servidores hacia el proceso de administración de los riesgos.gov. para cumplir con la misión y objetivos institucionales. Con la siguiente premisa la alta dirección. espera obtener un mayor grado de integración. para que entre todos creemos. el acertado estudio y valoración de los riesgos.co
. mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la prestación normal de la función constitucional y minimice eventuales costos causados por eventos de pérdida.gov. 3360011-3520066 www.procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 4
3 FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La filosofía de la administración del riesgo en la Procuraduría General está asociada con el nivel de compromiso de sus servidores respecto de la práctica de los valores y principios éticos. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico. así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios.co Carrera 5 No. garantizando el mejor manejo de los recursos.15-80 piso 9 Pbx. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.
Oficina de Control Interno Ext. así como al buen desarrollo y aplicación de los componentes y elementos del sistema de control interno.
Compromisos o protocolos éticos
Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección
Modelo de Operación Estructura Organizacional
Contexto Estratégico Identificación de Eventos Análisis de Riesgos Valoración del Riesgo Políticas de Administración de
Fuente: MECI 1000:20052
La administración del riesgo. dejando como eje central del control. al ser un componente del Subsistema de Control estratégico. incluye dentro del Subsistema de Control Estratégico el componente de Administración del Riesgo. precisamente el anticiparse a la ocurrencia del riesgo.co Carrera 5 No. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. convirtiéndose así en una herramienta eficaz de gestión.co
.15-80 piso 9 Pbx.gov. impulsada por la alta dirección y abordada por todos sus servidores. habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de todos aquellos eventos que puedan afectar negativamente el logro de sus objetivos institucionales.
SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS
Acuerdos.procuraduria. Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 5
4 ELEMENTOS DE CONTROL ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
El Sistema de Control Interno definido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Anexo Técnico MECI 1000:2005.gov.
Decreto 1599 de 2005. 3360011-3520066 www.
10901-10902 controlinterno@procuraduria.15-80 piso 9 Pbx. En el marco de los elementos definidos en el MECI 1000:2005. en donde se reconocieron posibles eventos potenciales de orden interno o externo que de ocurrir afectarían el logro exitoso de su función. se establecieron en primera instancia.1 a 1. Hacer. definidos éstos. los elementos de control del componente Administración del Riesgo. 4 El Decreto 4110 de 2004 reglamenta la Ley 872 de 2003 y adoptada la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Verificar.1 Generalidades.co
. En este sentido. culminando con la elaboración del Mapa de Riesgos. es que la Procuraduría General de la Nación debe lograr de manera eficiente el cumplimiento de sus objetivos. las políticas institucionales así como la ejecución e interiorización de la cultura del autocontrol y autoevaluación juegan un papel preponderante en la administración del riesgo. analizados e implementados a nivel institucional. Estas acciones se encuentran enmarcadas dentro del subsistema de control estratégico.Plan de Manejo de Riesgos Página 6
La premisa implícita en la administración del riesgo institucional.3. Actuar) está prevista en la familia de las normas ISO 9000 y es recogida para el sector público en la NTCGP 1000:2004.procuraduria.gov. 5 Al respecto se puede ampliar la información sobre los elementos en el MECI 1000:2005 numerales 1.gov. misión y objetivos institucionales. al garantizar el cumplimiento de la Ley y el desarrollo de una gestión eficaz. 3360011-3520066 www.5. tiene que estar suficientemente preparada para anticipar y enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar y que le pueda generar consecuencias e impactos negativos. Oficina de Control Interno Ext. las causas o factores de riesgo y los posibles agentes generadores.de los procesos. se sugiere revisar el numeral 1.co Carrera 5 No. contenida en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20044. son los siguientes5: Contexto estratégico: Es la base que facilitó identificar los riesgos bajo el escenario o entorno institucional. se inicio con un primer ejercicio donde se desarrollaron las actividades de identificación y evaluación de los riesgos. las diferentes dependencias de la entidad definieron circunstancias que puedan generar una serie de eventos que afecten el normal desarrollo de sus funciones.3. La implementación de los elementos de la administración del riesgo a nivel institucional. Es así. De igual manera. Identificación de riesgos: Como resultado del análisis del contexto estratégico y con fundamento en la ejecución de los procesos y actividades realizados para cumplir con los objetivos y en la información suministrada por las dependencias. como sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo y que están
La metodología conocida como PHVA (Planificar. pertenecen a la primera fase de la estructura del ciclo PHVA – PLANEAR3 . y para ello. para ampliar esta información. como producto de la observación. partiendo de la base de su razón de ser y su compromiso con la sociedad.
10901-10902 controlinterno@procuraduria. lo cual se hizo mediante el aplicativo utilizando los parámetros de la escala para medir el nivel de exposición o severidad del riesgo. Las consecuencias de la ocurrencia de los riesgos sobre los objetivos institucionales.gov. los recursos etc. cuyos rangos son: EXTREMO – ALTO – MODERADO y BAJO. de bienes. como son el estándar AS/NZ y la norma técnica Colombiana NTC-5254 que proponen para la primera mencionada. representada por el número de veces que el riesgo pueda presentarse en un determinado periodo y el impacto de sus consecuencias a causa de la materialización del mismo. como consecuencia de la percepción ciudadana y de los medios de comunicación en general. esto es para calificar la consecuencia. Para adelantar el análisis se consideraron los siguientes aspectos: Calificación del riesgo: Para asignar peso a las variables consecuencia y probabilidad. los controles de tipo preventivo y correctivo formulados por la entidad y aplicados por los servidores en la ejecución de los procesos. lo cual permitió la evaluación de los riesgos descritos6. dando como resultado los riesgos residuales que afectan los propósitos institucionales y para los cuales es necesario desarrollar una serie de acciones a fin de alinearlos con los niveles de aceptación y tolerancia7. el personal.procuraduria.co Carrera 5 No. 3360011-3520066 www. cinco valores: CATASTRÓFICO – MAYOR – MODERADO – MENOR e INSIGNIFICANTE y para calificar la probabilidad de que ocurra el riesgo. Es una adaptación de los previstos en lal Norma Técnica Colombiana NTC 5254. referidas a pérdidas de información. los procesos. la tecnología. los siguientes rangos: CASI CIERTA – MUY PROBABLE – MODERADA – IMPROBABLE y RARA.gov. como es la pérdida o deterioro de su imagen y credibilidad. aplicada en el software Proaudit que maneja la Oficina de Control Interno de la Procuraduría. la infraestructura.
Oficina de Control Interno Ext. las calificó de acuerdo con las escalas definidas por las normas técnicas internacionales. Evaluación y valoración del riesgo: Luego de calificar el riesgo sin controles se procedió a identificar y calificar de acuerdo con su grado de eficacia. la herramienta utilizada. fueron definidas de tal suerte que se presentase incidencias importantes en bienes materiales e inmateriales.Plan de Manejo de Riesgos Página 7
bajo el control de la entidad.
Al respecto ver el Apéndice E de la Norma Técnica Colombiana NTC 5254.co
. Entre ellos. Análisis de riesgos: Este elemento de control permitió establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos negativos.15-80 piso 9 Pbx. interrupción del servicio y a un aspecto intangible de gran importancia para la entidad. a fin de hacer una valoración nueva del riesgo.
como el conjunto de factores o condiciones que deben estar presentes o cumplirse para poder saber si se ha o no logrado el objetivo en cuestión. los objetivos estratégicos institucionales no se encontraban bajo la estructura metodológica que desarrolla la planeación estratégica actual. sin embargo.procuraduria. como es el Balanced Scorecard. y con base en las funciones legalmente encomendadas a la entidad y teniendo como referente el anterior plan de desarrollo. procesos y actividades. estos en su mayoría se estaban cumpliendo. Como se señaló anteriormente. 384 de Octubre 18 de 2005. lo que permitió identificar. describir. Es importante mencionar que al momento de implementarse los elementos de control que conforman el componente de administración del riesgo. en este primer ejercicio se consolidaron los riesgos institucionales dentro del contexto estratégico.co Carrera 5 No. Oficina de Control Interno Ext. el que debe establecerse de acuerdo con lo señalado en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. definición. todos aquellos eventos que podrían afectar el logro de los procesos. como es el caso del modelo de operación por procesos. escenario donde se pueden generar toda clase de riesgos. El desarrollo de una gestión por procesos hace imprescindible la formalización. a través de la ejecución de procesos y acciones por parte de las dependencias de acuerdo con sus competencias. analizar y calificar con base en la información disponible. lo cual a su vez repercute en
Elementos constitutivos de la metodología CDM (conceptualización. documentación e impulso de procedimientos y actividades tendientes a cumplir con los objetivos estratégicos.co
. 3360011-3520066 www.gov.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 8
El Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación.15-80 piso 9 Pbx. Así el mapa de riesgos institucional construido bajo un enfoque por procesos se constituye en la fase inicial de desarrollo de este componente del sistema de control interno. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. para los cuales se definieron criterios de logro descritos en la metodología CDM8. es la herramienta de gestión mediante la cual se articulan las políticas institucionales con los objetivos estratégicos y estos a su vez en los proyectos. los objetivos formulados se encuentran vinculados e integrados con otros objetivos. medición) creada por el Doctor Jesús Arapé. el cual se irá perfeccionando en la medida que surja la implementación de otros elementos de control que lo complementen. En consecuencia. para el periodo 2005-2008 adoptado mediante Resolución No. Todo ello se materializa a través del desarrollo de la gestión. los cuales pueden verse enfrentados a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas. siendo necesario prever una serie de acciones pretendiendo alinearlos con el riesgo aceptado y a su vez con niveles de tolerancia formalmente establecidos.
administrativas) que contribuyan a una mayor intervención de la PGN en defensa del patrimonio público. los derechos fundamentales y el patrimonio público. La siguiente tabla describe los objetivos señalados en el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación:
Tabla 1 . 10901-10902 controlinterno@procuraduria. razón por la cual. Que se incremente el conocimiento de la
Garantizar todos los esfuerzos para la protección de los derechos humanos
Prevenir y sancionar la corrupción
Procurar la defensa del patrimonio público
Involucrar al ciudadano (Sociedad) en la labor de la PGN
Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx.procuraduria. Que las instituciones del sector público adopten mejores prácticas (por ejemplo la carta de valores y los pactos éticos) por impulso de la PGN. Que los funcionarios del sector público con mayor riesgo de vulneración de la ley. en defensa del ordenamiento jurídico. presupuesto público. por desconocimiento de la misma. sean efectivamente vigiladas. Que la información relevante sobre la gestión de la entidad.co Carrera 5 No.gov. Que se impulsen todas las iniciativas (legislativas. con el fin de ahorrar recursos.Plan de Manejo de Riesgos Página 9
la consecución de los objetivos estratégicos formulados. propone su vinculación directa para que se puedan alinear con las actuales políticas institucionales a fin de adoptar medidas de respuesta. Que se intervenga en todos los procesos judiciales y administrativos en los cuales sea importante y relevante la actuación de la PGN. Que a través del proceso de seguimiento y control de los recursos públicos (ejemplo: Contratación.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CRITERIOS DE LOGRO Que los requerimientos de protección de derechos humanos (individuales y colectivos) sean atendidos o impulsados por la PGN. transferencias. Que los espacios de atención a la ciudadanía sean adecuados y amigables. Que las entidades públicas sujetas a vigilancia de la PGN. el presente plan de manejo de los riesgos. reciban la capacitación pertinente dada por la PGN. Que se propicien acuerdos conciliatorios ante demandas al estado. Que las actuaciones disciplinarias adelantadas por la PGN se realicen con la mayor celeridad posible. se suministre en forma oportuna y regular. tendientes a modificar su probabilidad e impacto. 3360011-3520066 www.gov. regalías) se disminuya el riesgo de vulnerabilidad de la ley.co
3360011-3520066 www. Que se disminuyan los niveles de prescripción y nulidades en los procesos disciplinarios.co
. lleven a cabo acciones en conjunto. Que la función preventiva cuente con políticas claras que guíen su labor y sean conocidas por todos. Que las dependencias que ejerzan funciones preventivas lleven a cabo acciones en conjunto. Que las dependencias que ejerzan la función disciplinaria. Que el sistema contribuya a la toma de decisiones. técnico y de información necesaria. Que la información solicitada por la ciudadanía se suministre de forma oportuna. Que se dispongan los canales que permitan compartir y transferir la información. Que los procesos y procedimientos de apoyo se encuentren documentados.
Articular las funciones misionales
Desarrollar un sistema de gestión gerencial
Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No. Que todas las áreas efectúen periódicamente informes estándar de gestión. Que no se presenten contradicciones entre actuaciones disciplinarias adelantadas por hechos similares.gov. Que cada dependencia administrativa y de apoyo cuente con una planeación sistemática que permita atender los requerimientos de soporte operativo. de manera que éstos se revisen y se puedan tomar acciones frente a ellos. Que las áreas de apoyo presten sus servicios de manera oportuna y eficaz. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas conozcan dicho concepto rector y lo apliquen. Que a todas las quejas o solicitudes realizadas a la Entidad se les garantice un trámite oportuno. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 10 labor de la PGN por parte de la ciudadanía. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas las adelanten de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin. Que existan espacios de atención al público en todas las regiones. Que las dependencias que ejerzan las funciones misionales lleven a cabo acciones en conjunto.procuraduria. Que los procesos disciplinarios se resuelvan en el tiempo establecido por los responsables del proceso. Que las dependencias tengan acceso al sistema de gestión gerencial.15-80 piso 9 Pbx.gov.
gov. Que los sistemas de información por outsourcing cuenten con garantía de actualización e innovación.gov.
Optimizar la gestión del talento humano
Oficina de Control Interno Ext. Que todas las dependencias de la PGN formulen e implanten sus planes operativos anuales basados en el PEI.15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 11 Que todos los funcionarios de la entidad conozcan la planeación estratégica institucional. haga uso de las mismas. Que disminuyan las investigaciones y sanciones disciplinarias a servidores por violaciones éticas. Que las dependencias realicen actividades periódicas que fortalezcan la planeación estratégica. 3360011-3520066 www. para no tener riesgo de obsolescencia tecnológica.procuraduria. Que se cuente con funcionarios capacitados en la formulación e implantación de planes. Que se le dé seguimiento y control continuo al desarrollo de cada uno de los objetivos. Que todos los sistemas de información permanezcan el mayor tiempo posible. Que todos los requerimientos de soporte técnico de los funcionarios sean satisfechos en un tiempo razonable. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.
Institucionalizar la planeación estratégica
Motivar la interiorización de los valores éticos en el personal de la PGN
Construir y optimizar la plataforma tecnológica de la institución. Que todas las herramientas de TI que sean integrables físicamente (interfases) se encuentren integradas. iniciativas y acciones de la planeación estratégica. y los que sean integrables funcionalmente también lo estén. Que toda unidad organizacional o área funcional donde sea posible el uso intensivo de herramientas TI disponibles en el inventario. metodologías y herramientas válidas. Que cada herramienta de TI que se tenga sea aprovechada al máximo en sus capacidades funcionales.co Carrera 5 No. Que todo requerimiento en materia de disponibilidad de herramientas TI sea satisfecho. Tener una reglamentación que regule el uso de las herramientas tecnológicas en la institución. Que los funcionarios hagan de los principios y valores de la PGN parte de su actuar diario.co
. Que existan procesos y procedimientos de gerencia humana normalizados y soportados en manuales. Que todas las herramientas de TI estén actualizadas.
Fuente: Plan de Desarrollo Estratégico 2005-2008
Como lo señala el Departamento Administrativo de la Función Pública “Este Contexto Estratégico es la base para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades. tanto de carácter social. político.
DAFP. Que el presupuesto asignado sea utilizado con criterios técnicos (centros de costos). se alimenta también del análisis de la situación actual de la entidad…”9. Guía de Administración del Riesgo. Que el plan de compras se ejecute en su totalidad.procuraduria. legal y/o cambios tecnológicos.co Carrera 5 No. las funciones institucionales y sus objetivos. acorde con los perfiles del cargo definido. Que se definan los perfiles de cada uno de los cargos de la PGN. es así que el enfoque en la identificación y análisis de los riesgos se da a la luz de la misión institucional. de orden público.Plan de Manejo de Riesgos Página 12 Que los cargos de carrera administrativa sean provistos por medio de concurso. funciones de la Institución Que toda la apropiación aprobada se comprometa o ejecute. entre otros. Que se mantenga actualizado el banco de pruebas para la selección por mérito. 3360011-3520066 www. económico. página 15. Que existan procedimientos estandarizados para realizar los traslados.gov. Que el presupuesto aprobado se ajuste a los Procurar y optimizar un presupuesto que requerimientos hechos en el anteproyecto de garantice el cabal cumplimiento de las presupuesto. que responda a las expectativas de calidad y logro de resultados.co
.gov. Que se tenga un sistema de evaluación de desempeño estructurado con parámetros objetivos. encargos. Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx. Que se mantengan actualizados los manuales de funciones. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. etc. cultural. el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad.
procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. El ejercicio se realizó aplicando la siguiente estructura de procesos: 6. 3360011-3520066 www. decisiones y trámites errados.gov. a la difusión de la imagen institucional. teniendo en cuenta factores como el impacto sobre la imagen y credibilidad institucional. así como al desarrollo de la divulgación de sus actividades.15-80 piso 9 Pbx. debido a la realización de acciones. tendientes a lograr los objetivos estratégicos.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 13
6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
Los riesgos se identificaron y valoraron con base en la información suministrada por las dependencias.RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Incremento en los costos operacionales por desgaste administrativo. PROCESOS Gestión estratégica Comunicación e información Control de gestión
Tabla 2 .co
. luego se consolidaron bajo la metodología señalada en las normas técnicas. así como la administración de los recursos. trámites y toma de decisiones erróneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por un inadecuado diseño del PEI Pérdida de imagen y credibilidad institucional por imposición de sanciones no económicas Pérdida de imagen y credibilidad por el inadecuado manejo de la información institucional Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la extemporaneidad en la presentación de los informes de las auditorias Pérdida de imagen y credibilidad por inoportunidad en la presentación y socialización del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno Pérdida de imagen y credibilidad institucional por incumplimiento de los objetivos y metas estratégicas Pérdida de imagen y credibilidad por desconocimiento de los medios informativos institucionales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por realización de acciones.co Carrera 5 No.
5 6 6 4 3 4 3 3 4
Oficina de Control Interno Ext. programas y lineamientos técnicos. el logro de los objetivos estratégicos.1 MACRO PROCESO ESTRATÉGICO
Su objetivo es asesorar a la Dirección en la formulación de las políticas y la implementación de planes.
debido a la no realización de visitas a las cárceles Perdida de imagen y credibilidad institucional debido a la inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control del patrimonio público.co
. 3360011-3520066 www. debido a la inadecuada adjudicación y evaluación de registros. debido al incumplimiento de las funciones del Convenio Interinstitucional para la Vigilancia de la Gestión Pública.gov. Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva. es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función preventiva que le fijan la Constitución y la Ley. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés. PROCESOS Control de gestión administrativa a las entidades estatales Control preventivo de la contratación estatal Protección de los derechos humanos y el DIH Control y vigilancia de los bienes y recursos de la nación Intervención administrativa Gestión Secretarial preventiva
Tabla 3 .15-80 piso 9 Pbx. debido a demoras en la resolución de conflictos Pérdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la acción preventiva.RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva.co Carrera 5 No.gov. quejas. solicitudes. debido a la pérdida de documentos y registros Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva.procuraduria. CIVIGEP Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función preventiva.Plan de Manejo de Riesgos Página 14
MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO
El objetivo del macro proceso disciplinario. debido al inadecuado trámite y/o demora en la resolución de casos de Derechos Humanos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia del proceso preventivo.
NIVEL DE SEVERIDAD Calificación
9 4 6 3 3 4 3 6
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. etc. debido a la ausencia institucional en la vigilancia a los procesos contractuales del Estado Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción preventiva.
es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función disciplinaria que le fijan la Constitución y la Ley.co Carrera 5 No. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés.gov. debido a la evaluación inadecuada o demora en el trámite de la queja Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción disciplinaria. PROCESOS Proceso disciplinario ( procedimientos ordinario – especial y subprocesos o etapas) Vigilancia superior Gestión secretarial disciplinaria
Tabla 4 .procuraduria. debido a la mora en la actuación Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.Plan de Manejo de Riesgos Página 15
MACROPROCESO DISCIPLINARIO
El objetivo del macro proceso disciplinario. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Incremento de gastos de funcionamiento por desgaste administrativo.co
.gov. debido al trámite inadecuado del proceso disciplinario
6 6 7 3 3 3 4 4 3 22
Oficina de Control Interno Ext. debido al trámite de investigaciones por un mismo hecho Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo debido a la reconstrucción de expedientes o piezas procesales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido a un inadecuado trámite del procedimiento verbal Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido a que se presente el fenómeno de la prescripción Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido a violación de la reserva procesal Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo. debido al retraso en la gestión secretarial Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www.15-80 piso 9 Pbx.
Intervención administrativa. Tiene varios subprocesos que operativizan el proceso en una secuencia definida por el proceso penal y/o administrativo en el cual se interviene como Ministerio Público. para cumplir con la función de intervención en cada una de las jurisdicciones. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.
Oficina de Control Interno Ext. MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL
Su objetivo es realizar las actividades necesarias para suministrar a los usuarios y ciudadanía en general la información y servicios procedentes de los macro procesos misionales. las cuales le han sido fijadas por la Constitución y la Ley.co Carrera 5 No.co
. civil y penal con fuero constitucional.Plan de Manejo de Riesgos Página 16
6.15-80 piso 9 Pbx.5. brindar información normativa. desarrollar las acciones tendientes a representar a la entidad en los procesos en que esta sea demandada o deba actuar como demandante. PROCESOS Intervención según jurisdicción. de familia. penal.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención.procuraduria.gov.gov. contencioso administrativa. con el fin de satisfacer los requerimientos o necesidades básicas de la comunidad y/o grupos de interés. Conciliación según jurisdicción
Tabla 5 .4
MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN
El objetivo del macro proceso de intervención es adelantar las actividades que se deben realizar como Ministerio Público. doctrinal y jurisprudencial que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones de los ciudadanos consagrados en la Constitución y la ley. agraria y ambiental. debido a la inoportunidad de los trámites dentro de los procesos en que se debe intervenir como Agente del Ministerio Público Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales y administrativas en las que deba intervenir Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención debido a un inadecuado trámite
6. 3360011-3520066 www.
co Carrera 5 No. 3360011-3520066 www.15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 17
PROCESOS Atención al usuario Registro de sanciones e inhabilidades SIRI Trámite de acciones jurídicas Relatoría
Tabla 6 .procuraduria.gov.gov. estratégicos y conexo misional.RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por morosidad en el impulso de los procesos coactivos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuada atención al usuario Pérdida de imagen y credibilidad institucional por errores e inconsistencias en el registro de sanciones e inhabilidades Pérdida de imagen y credibilidad institucional por decisiones jurídicas en contra de la Entidad Pérdida de imagen y credibilidad institucional por información jurisprudencial desactualizada
Gestión del talento humano Gestión contractual Gestión financiera Gestión documental Servicios informáticos y tecnológicos Administración y suministro de bienes Convenios internacionales Seguridad
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.5
Su objetivo es realizar las actividades necesarias para brindar apoyo y soporte al desarrollo y ejecución de los procesos misionales.
debido a la realización y evaluación errónea de estudios de seguridad.co
. trámites y toma de decisiones inadecuadas Incremento en costos operativos por desgaste administrativo.gov. daño de equipos y fallas en los sistemas de información Incremento en costos operativos por pérdida de activos por extravío y hurto de elementos devolutivos.gov.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No. debido a la realización de conciliaciones bancarias extemporáneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de seguimiento y monitoreo a los proyectos financiados por la Comunidad Internacional.procuraduria. por desgaste administrativo. entre ellos el material bibliográfico. debido a la realización de actividades y trámites errados en el proceso contractual
12 9 8 6 4 4 6 3 6 3 3 4 4 3
Oficina de Control Interno Ext. Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad. debido a la violación sobre la reserva de la información Pérdida de imagen y credibilidad institucional por vinculación de funcionarios no competentes. debido a un inadecuado proceso de selección Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. 3360011-3520066 www. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido pérdida de información. debido a la realización de acciones. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 18
Tabla 7 . debido a las inconsistencias en los registros contables e inventarios Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido al incumplimiento de políticas y términos en el desarrollo de acciones y toma de decisiones Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido a desactualización de convenios bancarios Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia en las funciones administrativas.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función administrativa.
razón por la cual el presente Plan estructura criterios y lineamientos técnicos orientadores para la gestión.gov.HACER.. Actualmente se tienen implementados una serie de controles traducidos en políticas. estrategias y acciones tendientes a evitar los efectos adversos que se puedan presentar en el desarrollo de la gestión institucional.co
. con base en el Decreto 1599 de 2005 y en la directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública.1 Implementación de controles Es la principal opción considerada.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 19
7 POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONALES
La Procuraduría General está implementando los elementos de control pertenecientes al componente de Administración del Riesgo del Modelo Estándar de Control Interno. Este conjunto de actividades corresponden al segundo Subsistema de Control denominado Control de Gestión. Oficina de Control Interno Ext. es decir la toma de decisiones y el desarrollo de actividades que consideren el tratamiento de los riesgos identificados.procuraduria. los controles de tipo preventivo expresados en políticas.1.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS
Entendidas como todas aquellas medidas encaminadas a prevenir la materialización del riesgo.para lo cual se tienen contempladas las siguientes acciones: 7. mientras que los
Para ampliar la aproximación técnica a las respuestas al riesgo por favor remitirse al título 6 Respuesta a los Riesgos del libro de Administración de los Riesgos Corporativos – Marco Integrador. Las opciones que a continuación se definen son las categorías de respuesta a los riesgos10. La filosofía general aplicable es prevenir. los primeros. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. dirigidos y orientados al cumplimiento de la gestión institucional. publicado por Price Waterhouse Coopers. Algunos de ellos son: 7. para ello las acciones y controles deben orientarse a reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo o a mitigar el impacto negativo del evento de pérdida. así como también a la segunda fase el ciclo PHVA . estrategias y lineamientos han sido clasificados en generales y específicos para los efectos alusivos a la administración del riesgo. 3360011-3520066 www.
por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos. 3360011-3520066 www. se adopta el manual de funciones para la ejecución y administración del mismo Programa y se dictan otras disposiciones. 119 de 2004.Plan de Manejo de Riesgos Página 20
segundos.co
. 450 de 2000. por medio de la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Procuraduría General de la Nación. por medio de las cuales se adopta el manual de identidad visual para la Procuraduría General de la Nación.
Oficina de Control Interno Ext. 262 de 2000. se modifica el régimen de carrera. por medio de la cual se subrogan las resoluciones 068 y 0336 de 2003. 323 de 2001 y 254 de 2003. el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos. mediante la cual se establecen las funciones y requisitos específicos para los cargos. mediante las cuales se adopta el manual de procedimientos.procuraduria. Resolución No. Resolución No. respecto a los de origen externo. Resolución No. Resoluciones Nos. como el cumplimiento de las funciones a cargo de sus servidores. 452 de 2002. el régimen de competencias interno. Resolución No. Decreto No. 212 de 2003.15-80 piso 9 Pbx. Resoluciones Nos.co Carrera 5 No. con la cual se adopta el Manual de Indicadores.gov. Bajo los siguientes lineamientos de tipo general la Alta Dirección de la Procuraduría General de la Nación busca una gestión de resultados orientada hacia las personas y su dimensión ética. así como al desarrollo eficaz de los procesos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. mediante las cuales se establece el esquema general de ejecución y administración del Programa de Apoyo al fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación. son lineamientos concretos para la ejecución de los procesos. Resolución No. la cual adopta la carta de valores y principios éticos para encaminar de manera permanente tanto el desarrollo de las misiones institucionales asignadas a la Entidad. por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público. se dictan normas para su funcionamiento. Resolución No. 176 de 2000. 041 de 2001 y 197 de 2003. 107 de 2005. es exigible su cumplimiento.gov.
usuarios y funcionarios públicos respecto de la calidad en la prestación de los servicios.4 Programa de Modernización institucional El Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional. gestión y evaluación de los asuntos éticos en la entidad.3 Procesos de capacitación y formación
Para garantizar una gestión institucional eficaz.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No.procuraduria. 3360011-3520066 www. 429 de 2005 por medio de la cual se adopta el Mapa de Riesgos de la Procuraduría General de la Nación.gov. ha sido una de las principales estrategias abordadas a fin de que los servidores se comprometan en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación que permitan minimizar toda clase de riesgos en el desarrollo de sus funciones.1. orientados al fortalecimiento de sus competencias. 7. se diseñó.1. es así como en busca del mejoramiento del servicio al ciudadano y a la comunidad estatal.co
. ha permitido poner en práctica consultorías que apoyan la visibilización de los problemas y la viabilidad del cambio organizacional en el aspecto misional. desarrolló y aplicó una encuesta de opinión teniendo como referente las funciones asignadas. así como con recursos importantes destinados dentro del programa de modernización a desarrollar un completo proceso de capacitación en aspectos técnicos y en herramientas ofimáticas.gov. los subcomités impulsan los procesos de reflexión. Se tiene conformado un Comité de ética encargado de proponer la adopción de medidas para el efectivo cumplimiento.Plan de Manejo de Riesgos Página 21
Resolución No. así como a avanzar en el desarrollo tecnológico institucional.
7.2 Modelo de gestión ética El fortalecimiento de una cultura de gestión ética fundamentada en una carta de valores y principios éticos adoptada. En relación con los componentes del programa. planes y programas eficaces que coadyuven a la ejecución de la gestión. 7.
Oficina de Control Interno Ext. los servidores deben contar con actualización permanente. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. sus resultados logran también fortalecer la imagen institucional. financiado con los recursos del contrato de empréstito celebrado entre el Gobierno de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo. utilizando un sistema de medición para conocer la percepción de los ciudadanos. es por ello que en la entidad se tiene claramente definidos procesos de capacitación y formación.1. para ello cuenta con el soporte del Instituto de Estudios del Ministerio Público.
evaluar la calidad del servicio desde el punto de vista de los usuarios y el tiempo de efectividad de la respuesta.Plan de Manejo de Riesgos Página 22
La encuesta logró medir el grado de reputación que tiene la entidad frente a la sociedad. naturaleza. 73% califica positivamente el nivel ético de la entidad y 17% lo califica como excelente o muy bueno. 46% tiene una imagen favorable de la Procuraduría General. que permitan mantener y fortalecer la imagen institucional. Respecto a las áreas misionales. 41% sabía que la Procuraduría General tiene la misión de representarlo ante el Estado.gov.15-80 piso 9 Pbx. principios que la rigen y la incidencia del derecho internacional sobre la concepción del derecho disciplinario en Colombia. así como identificar las necesidades de información de los ciudadanos y de otras entidades. la competencia concurrente de la Procuraduría General de la Nación y de
Oficina de Control Interno Ext. es decir. 48% confía en la Procuraduría General.co Carrera 5 No. además de analizar la vaguedad que en ocasiones presentan los criterios de distinción de las faltas.procuraduria. El problema de la distribución de competencias en Colombia. 59% considera que la entidad es la más importante o una de las más importantes en la defensa de los Derechos Humanos. 3360011-3520066 www. Los anteriores resultados llevarán a desarrollar planes de acción y ejecutar procesos efectivos para corregir las falencias y definir prioridades de mejoramiento.co
. lo que ha permitido: 1. 30% se siente representado por la Procuraduría General. se han realizado las siguientes investigaciones a través de consultorías. con especial énfasis en las dependencias que investigan a la Fuerza Pública y a los funcionarios que cumplen funciones de policía judicial. que aborda el problema de la clasificación de las faltas y en especial la aparente falta de sintonía entre el régimen internacional de clasificación de las violaciones de derechos humanos y el derecho interno colombiano. La conceptualización de la función disciplinaria.gov. Sus resultados se reflejan en los siguientes indicadores: 17% de los ciudadanos está familiarizado con lo que hace la entidad. la entidad más importante o una de las más importantes en la lucha contra la corrupción. El estudio fue desarrollado bajo la siguiente estructura: Aspectos generales de la función disciplinaria. 62% considera a la Procuraduría General. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Análisis de la función disciplinaria.
es así que mediante este programa se han adquirido:
Revista Institucional de la PGN Procurando. junto con los regímenes disciplinarios especiales. Con relación al componente tecnológico se diseñó un plan de trabajo para ejecutar en varios frentes de manera simultánea.co Carrera 5 No. tal como lo señala el artículo de Procurando en su publicación de Agosto de 2005.gov. El desarrollo de estos estudios ha permitido establecer líneas de acción para el cumplimiento eficaz de las funciones misionales. Oficina de Control Interno Ext.
para dotar a los servidores de computadores e impresoras y del software de oficina necesario para el cumplimiento de sus funciones. corresponde al fortalecimiento de la infraestructura computacional. Construcción sistemática de las bases conceptuales y procedimentales que permitan determinar los límites.gov. alcances y contenidos de la función de intervención. El objeto del estudio fue ofrecer a los encargados de realizar la función preventiva. que obedece a la coexistencia del régimen general del Código Único Disciplinario (Ley 734 de 20000).15-80 piso 9 Pbx. Edición 35 agosto de 2005. derechos humanos y asuntos étnicos.procuraduria. el cual se encuentra en pleno desarrollo. medio ambiente. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. presentar un conjunto de documentos que apoyan la noción integral de prevención. con el propósito de mostrar la aplicación del manual de procedimientos de prevención. 2. en cada una de las siguientes áreas: laboral. descentralización de las entidades territoriales.co
. en el cual se describen así: “El primer frente. lo cual coadyuva a prevenir riesgos que se puedan presentar en la ejecución de los procesos. civil. una serie de herramientas conceptuales y metodológicas útiles para el desarrollo de su labor. 3. función pública. ante las autoridades jurisdiccionales y administrativas.Plan de Manejo de Riesgos Página 23
los órganos de las Fuerzas Armadas y de la Policía Judicial en la sanción de los disciplinados. así como de la actividad conciliatoria. titulado “Tecnología al servicio de una mejor gestión”11. Hay que destacar el avance sustancial en la renovación de la plataforma tecnológica de sistemas. Conceptualización de la función preventiva. La noción de acto de servicio como criterio de asignación de competencias disciplinarias y las violaciones graves de derechos humanos como objeto de intervención obligatoria por parte de la Procuraduría General de la Nación. 3360011-3520066 www. La investigación permitió analizar las normas vigentes. como los tipos de protocolos correspondientes a cada una de las Delegadas con funciones preventivas. menor y familia.
gov.1. el plan operativo anual (POA). El segundo frente. mediante la adquisición de dispositivos que protejan a la entidad de virus. los indicadores a evaluar en cada uno de los sistemas de información existentes. así como los equipos de alto desempeño y sus sistemas de copias de seguridad. las aplicaciones y los sistemas de información.
En este y con la finalidad de tener una visión total e integrada de los sistemas de información necesarios para sostener las estrategias. diseño e implementación de las redes lógicas y eléctricas a nivel territorial. a fin
Revista Institucional de la PGN Procurando. se realizó un estudio mediante una consultoría. operación y estructura de las áreas misionales.co Carrera 5 No. así como a la compra de un mecanismo que permita la automatización 12 de las copias de respaldo de la información. Mediante éste se busca un proceso participativo. es el componente fundamental para asegurar la real y efectiva ejecución de la estrategia institucional. acceso a páginas indebidas y de los ataques provenientes de delincuentes informáticos o hackers. consistente en la modernización de la red lógica (voz y datos) y eléctrica (regulada y no regulada) de la sede central.” . Internet y el acceso al nuevo sistema de información misional y a los sistemas de apoyo. con el fin de asegurar la conectividad de la entidad y ofrecer servicios de correo electrónico. que permitió definir los macro procesos.Plan de Manejo de Riesgos Página 24
684 computadores de escritorio 72 impresoras láser blanco y negro a nivel nacional y 2 servidores montados en rack.15-80 piso 9 Pbx. página 275. Edición 35 agosto de 2005.
7. El cuarto frente dirigido a la adquisición de equipos de última tecnología para el almacenamiento de la información institucional. una para gestionar y monitorear los servicios informáticos y otra en donde se instalen adecuadamente todos los servidores. 700 licencias molp volume de Exchange Server cal. y definir requerimientos de alto nivel para los sistemas de información que apoyarán las áreas misionales. procesos y los flujos de información internos y externos de cada área misional.5 Formulación de planes operativos anuales (POAS) Definido en el Plan de Desarrollo Estratégico de la PGN. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Un tercer frente. Oficina de Control Interno Ext.procuraduria. desarrollar un diagnóstico de los actuales sistemas de información. 3360011-3520066 www. la implementación de un plan de seguridad informático.gov. 700 licencias de uso molp volume de office Standard y 700 licencias molp volume de Windows Server cal. pretende la dotación de un centro de cómputo dividido en dos áreas. Por último.co
rescates y salvamentos. evaluar y controlar mediante estudios ambientales periódicos. También se cuenta con un plan de emergencia cuyas actividades están diseñadas para mitigar las consecuencias de una situación súbita que pueda poner en peligro la estabilidad institucional. etc. a fin de que apoyen aspectos relacionados con primeros auxilios. “Por medio de la cual se dictan normas sobre la organización. 225 de Junio 24 de 2005 para un periodo de dos años y los restantes cuatro con sus respectivos suplentes elegidos por los servidores. 1222 de 1999. La Procuraduría General por contar con más de mil trabajadores tiene un Comité paritario de salud ocupacional – COPASO – conformado por cuatro miembros designados mediante la Resolución No. de reubicación del personal en puestos de trabajo que favorezcan la conservación de su salud. 326 de 1996. así como de medicina preventiva a través de la realización de exámenes periódicos. Dicho comité se ocupa de la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional.co Carrera 5 No. y finalmente por la Ley 776 de 2002. los agentes y factores de riesgo presentes en el medio de trabajo. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. para lo cual se tienen conformadas unas brigadas de emergencia en todas las sedes. 266 de 2000.gov. extinción de incendios. dando estricta observancia a la legislación y disposiciones reglamentarias existentes sobre la materia. para lo cual se convocó a elecciones mediante Resolución No. administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales”.6 Programas de desarrollo y bienestar para el personal Para prevenir cualquier afectación por vulnerabilidad en la integridad del personal.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 25
de determinar las acciones a realizar para la consecución de los objetivos estratégicos. modificado por los Decretos 2150 de 1995. para asegurar y controlar que dichos objetivos serán alcanzados en todos los niveles de la Institución. al igual que para garantizar los medios correspondientes. la entidad cumple con programas de salud ocupacional. mediante programas de medicina del trabajo se obtienen diagnósticos de la salud del personal. que puedan causar alteraciones irreversibles o permanentes en la salud de los servidores. lo cual se estableció mediante el Decreto 1295/94.
Oficina de Control Interno Ext. los recursos necesarios y los responsables. también se realizan para reingreso. La Ley 100 de 1993 creó el sistema general de riesgos profesionales y facultó al gobierno nacional para dictar las normas necesarias tendientes a organizar su administración.1. Así mismo. para mantener un alto grado de bienestar bio-psico-social de los servidores.
7.procuraduria.15-80 piso 9 Pbx.co
. es así como se ejecutan programas de higiene y seguridad industrial con la finalidad de identificar. 055 de 2005. 3360011-3520066 www. como para retiro del servicio.
10901-10902 controlinterno@procuraduria.8
Políticas para el uso de equipos y manejo de la información
Igualmente. verificando eso sí. destinados a prevenir.co
. mediante autoevaluaciones periódicas. de acuerdo con la clasificación determinada de actividades económicas y con base en las funciones desarrolladas se viene cotizando y cancelando a la ARP seleccionada. el parque automotor. al realizar la evaluación de los procesos. cuando se justifique. las opciones concretas dependerán de cada responsable del proceso y serán más precisas en la medida que la severidad y categoría del riesgo lo amerite. como también para el manejo.co Carrera 5 No.
Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx. plantas eléctricas.1. la entidad para controlar cualquier vulneración que afecte la integridad de sus servidores cuenta con una ARP para la atención de los servicios en cuanto a riesgos profesionales. normas y procedimientos. para lo cual será necesario realizar pruebas de cumplimiento. sistemas de información. 3360011-3520066 www. etc. en el desempeño de sus funciones. sin embargo y como quiera que no existe un método único que se pueda considerar un estándar. la Oficina de Control Interno establecerá si se están aplicando los controles así como su efectividad en el manejo de los riesgos identificados en éstos. existen políticas para el uso de los equipos de cómputo y los servicios institucionales de correo electrónico e Internet. Las medidas antes señaladas son algunas de las opciones aplicadas a fin de prevenir o mitigar la materialización de los riesgos. aires acondicionados.7 Programas de mantenimiento preventivo para equipos Otra de las políticas aplicadas para prevenir o evitar la materialización de los riesgos.
7. son los programas de mantenimiento preventivo y correctivo para equipos y bienes como son. que cada uno de los controles asociados a él.Plan de Manejo de Riesgos Página 26
Dichas normas definieron el sistema general de riegos profesionales como el conjunto de entidades públicas o privadas.1. De igual manera. equipos de cómputo. a fin de sugerir correctivos e iniciar acciones periódicas de mejoramiento. los riesgos mínimos clasificados en clase I que comprende el grueso de los empleados y aquellos ubicados en clase V para aquellos de mayor riesgo.gov. Con base en ello.
7. respecto a la administración del riesgo institucional. instalación y desinstalación de software y la conservación y cuidado de la información. proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.procuraduria.gov. para evaluar el control y su efectividad. cubra por lo menos una de sus causas. De igual manera.
7. 107 de 2005. por tanto se puede concluir que un gran porcentaje de los eventos identificados serán a nivel institucional razonablemente controlados aplicándolas de manera eficaz. La implementación del modelo de operación institucional se inició con la reingeniería de los procesos administrativos.co Carrera 5 No. bienes y servicios requeridos para el funcionamiento institucional. destinatarios y beneficiarios de sus funciones. La entidad viene desarrollando acciones que le permitan aplicar el sistema de gestión de calidad mediante un enfoque basado en los procesos que se desarrollan y en las expectativas de los usuarios. Obtener información de los usuarios. Institucionalmente se tienen implementadas las siguientes acciones: 7. aquellos factores externos y los riesgos de mayor ocurrencia que puedan llegar a incidir de manera negativa en los resultados de la gestión.Plan de Manejo de Riesgos Página 27
Con base en lo anterior. como el impacto que éste puede generar.15-80 piso 9 Pbx.gov. así como el perfil de los proveedores potenciales de los insumos. en su implementación se logre. Identificar y evaluar.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO
Esta clase de controles busca disminuir tanto la probabilidad de ocurrencia del riesgo.2.co
. Determinar los criterios y métodos necesarios para la medición de los resultados de la gestión a cargo de las dependencias y áreas misionales. con la activa participación de sus servidores públicos. 3360011-3520066 www.procuraduria. problemas e inconformidades relacionados con la prestación de los servicios y el cumplimiento de las funciones asignadas. destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas. o la formulación de nuevos.
Oficina de Control Interno Ext. para lo cual se espera que de acuerdo con lo señalado en la Resolución No. se asume que las medidas antes señaladas que actualmente son aplicadas por los funcionarios. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Identificar y priorizar los procesos misionales o estratégicos y evaluar su funcionamiento.gov. han sido y continuaran siendo efectivas. en otros: Tipificar el perfil de los usuarios o destinatarios de los servicios que presta la entidad.1 Optimización de los procedimientos
Propuestas de mejoras o cambios a los procesos y procedimientos existentes.
2.15-80 piso 9 Pbx. la Oficina de Control Interno de la entidad. en cumplimiento a la ley 87 de 1993.Plan de Manejo de Riesgos Página 28
7. detectar desviaciones. de tal suerte que la ejecución de los procesos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. efectuar correctivos.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno Año tras año. se consolida y analiza de acuerdo a los parámetros señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. La evaluación del SCI consiste en el diligenciamiento de una metodología denominada MEJORANDO. independientemente de su nivel jerárquico tenga la capacidad de evaluar su trabajo. 3360011-3520066 www.2. actividades y tareas bajo su responsabilidad.
7.2.co
. a fin de tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario. se evalúa su Sistema de control interno institucional. la cual fue diseñada por la Oficina de Control Interno con temas específicos determinados por la Ley.gov. con el fin de detectar sus debilidades y de esta manera proponer los correctivos que permitan la optimización de los procesos. dando como resultado el informe ejecutivo anual que se debe remitir a la Contraloría General de la República y al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.procuraduria.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol A fin de que cada servidor. verificar su capacidad para cumplir con las metas. de acuerdo con cada uno de los componentes establecidos.
Oficina de Control Interno Ext. se está fortaleciendo y aplicando este principio del Sistema de Control Interno en la entidad.gov. Provinciales. es así como periódicamente se desarrollan reuniones de reflexión y evaluación de la gestión de las diferentes Delegadas. promueve su práctica. Regionales.
7.co Carrera 5 No.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión Al medir cada área la efectividad y los resultados de su gestión en tiempo real. así como de las Procuradurías Judiciales. garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. con el propósito de tomar decisiones relacionadas con el mejoramiento de su desempeño. Una vez recopilada la información proveniente de las dependencias.
para el desarrollo de las auditorias.5 Proceso de Auditoria interna Se constituye en el mecanismo que permite llevar a cabo un examen sistemático. estableciendo el nivel de riesgo en que se encuentren y la necesidad de su verificación. seguimiento al cronograma y evaluación). para revelar los aspectos más importantes de la gestión y los resultados obtenidos. Procedimiento Plan Anual de Auditoria (incluye elaboración.gov. para efectos de priorizar y programar auditorias y revisiones a los procesos. para ello cuenta con un software denominado Methodware. actividades.13 Para tal efecto. Versión 1 Casals & Associates Inc. Para ello se cuenta con un Manual que incluye las directrices utilizadas para el cumplimiento de las funciones legales. objetivo e independiente de los procesos. áreas y objetos de control. 2004 Oficina de Control Interno Ext. eficacia y transparencia. si se han observado las normas internas y externas que le sean aplicables y si los mecanismos de comunicación pública son confiables. comunicación. la Oficina de Control Interno utiliza un componente tecnológico moderno que permite realizar auditorias integrales y auditorias basadas en la administración del riesgo.Plan de Manejo de Riesgos Página 29
Como última fase se realiza el seguimiento periódico de las acciones contempladas en el programa de mejoramiento establecido en cada dependencia.
Modelo de Control Interno para entidades del Estado.gov.procuraduria. operaciones y resultados de la entidad.2.15-80 piso 9 Pbx. el cual atiende al modelo estándar de control interno MECI: 1000:2005 y a los requisitos de documentación del sistema de gestión de calidad de la Procuraduría General de la Nación.
7. a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía. así como de la gestión a nivel institucional y de cada una de sus dependencias. eficiencia. que contiene los aplicativos Planning Cobit y Proaudit Advisor.co
. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. la Oficina de Control Interno estableció unos parámetros para la realización de sus actividades que le garanticen una valoración objetiva del sistema de control interno.co Carrera 5 No. Procedimiento de auditorias. Se tiene un inventario de procesos y procedimientos que se ejecutan para el cumplimiento de sus funciones y es el siguiente: PRO-OCI-00O PRO-OCI-000 PRO-OCI-000 Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno. 3360011-3520066 www.
La entidad tiene contratada una firma especializada. otros) como a los archivos de bases de datos y resultados de las aplicaciones específicas en producción. 7. encargada de garantizar la protección y seguridad de los servidores.3. de auditoria basada en riesgos. áreas u objetos siguiendo el esquemas tradicional de pasos de programa o el moderno. el cual se fundamenta en el estándar internacional conocido como informe COSO 1994.co
.procuraduria. es así como actualmente la entidad tiene implementadas las siguientes acciones: 7.15-80 piso 9 Pbx.
Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 30
Con relación al Proaudit.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. es un aplicativo para realizar auditorias a procesos. calificándolos con un elevado grado de efectividad sobre el total de los procesos que se desarrollan. ubicado en otra sede de la entidad. que permite la aplicación de las mejores practicas de control en organizaciones públicas y privadas. como de sus instalaciones y bienes. tanto a los archivos de trabajo (Word. 3360011-3520066 www. para cada una de las dependencias y archivo documental de los procesos misionales a nivel nacional.3. Actualmente la Oficina de Sistema tiene dispuesto guardar la información más relevante fuera de la red en un centro de información seguro. específicamente diseñado para administrar los riesgos relacionados con procesos de implementación de nuevas tecnologías de información. Teniendo en cuenta el alto porcentaje de cobertura individual de cada uno de los controles antes señalados sobre los riesgos identificados.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO
Estas medidas logran distribuir o localizar el riesgo en diversos lugares.co Carrera 5 No. Excel. 7.2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. De igual manera. se puede concluir que con su aplicación se logrará reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo como el impacto que éste pueda generar en la gestión institucional. se usa el aplicativo COBIT que es un estándar generalmente aplicable y aceptado por las buenas prácticas de control y seguridad en tecnología de información. la entidad cuenta con un proceso de respaldo que permite efectuar copias de seguridad (backups).1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional
Para evitar la posible pérdida de información. PowerPoint.
gov..4. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. cubriéndolos mediante el uso adecuado de pólizas y garantías. teniendo actualmente suscritas con la Previsora S. activos. 1001616 todo riesgo sustracción
Oficina de Control Interno Ext. la entidad ha dispuesto traspasar posibles pérdidas a entidades privadas. Sin embargo y teniendo en cuenta que hay una serie de eventos que indirectamente influyen en el desarrollo de la gestión. las siguientes pólizas: 7.A. rotura de maquinaria.Plan de Manejo de Riesgos Página 31
7. cobertura para equipos móviles y portátiles.gov. dineros y títulos valores. como en los bienes de su propiedad.1 Pólizas La entidad tendrá las pólizas para amparar de riesgos sus bienes. incluido terrorismo y asonada. equipos y maquinaria en general. motín. su tratamiento parte del establecimiento apropiado de una estrategia que saque del escenario institucional estos riesgos asegurables. conmoción civil o popular y huelga. entre otros. mejoras locativas.co
. Gastos adicionales. o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad. así como de manejo que sea necesario. Póliza No. y como mínimo mantendrá las siguientes: Póliza No.co Carrera 5 No.procuraduria. patrimonio. remoción de escombros. maquinas y equipos de oficina. personas. ante cualquier clase de afectación que se presente en los servidores. sustracción con y sin violencia). en razón a que se consideraron únicamente aquellos que afectaran específicamente la ejecución de los procesos. 3360011-3520066 www. Corriente débil (equipos móviles y portátiles) Cubrimiento: Ampara daños por actos mal intencionados. Es así que para reducir los efectos que puedan generar la materialización de estos riesgos. muebles y enseres. gastos para la extinción del siniestro. equipo electrónico. equipos electrónicos y eléctricos. terremoto 100%.15-80 piso 9 Pbx. 1001331 todo riesgo a daños materiales Cubrimiento: Ampara las pérdidas y/o daños materiales que sufran los bienes por cualquier riesgo o causa (incluye. Cierta clase de riesgos identificados por las dependencias no aparecen en el mapa de riesgos institucional.4
OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO
Esta clase de acciones permiten reducir el efecto del riesgo a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. etc. Bienes asegurables: Edificios.
10901-10902 controlinterno@procuraduria. Póliza No. como consecuencia de la responsabilidad civil extra-contractual originada dentro o fuera de sus instalaciones. daño y hurto de vehículos en predios del asegurado. gastos de transporte de víctimas. en el desarrollo de sus actividades y en lo relacionado con ella. contratistas y subcontratistas independientes.067 empleados Clase A: 60 empleados Clase B: 3. incapacidad permanente. gastos de transporte por daños y hurto o hurto calificado. Todo riesgo por sustracción de armas de fuego. explosión. Bienes asegurables: 110 vehículos que conforman el parque automotor de la entidad. daños y pérdida al vehículo por terremoto o erupción volcánica. etc. pérdida total o parcial por hurto o hurto calificado. gastos de rendición de cuentas. Póliza para cubrimiento del seguro obligatorio Cubrimiento: Gastos médicos.co
. equipos de oficina no electrónicos. equipos accesorios y herramientas susceptibles de sustracción con o sin violencia. 1003409 responsabilidad civil extra-contractual Cubrimiento: Ampara predios. vehículos propios y no propios. equipos fotográficos. labores y operaciones. gastos de reconstrucción de cuentas. armas de fuego.Plan de Manejo de Riesgos Página 32
Cubrimiento: Ampara por hurto calificado para todos los bienes.gov. quirúrgicos. incluyendo incendio.procuraduria.co Carrera 5 No. 1003714 automóviles Cubrimiento: Ampara responsabilidad civil extra-contractual. Póliza No. parqueaderos. muestra de vendedores en oficinas y demás que no estén cubiertos por otras pólizas). herramientas. Hurto simple (para máquinas. Bienes asegurables: Todas las personas que resulten afectadas a consecuencia de un accidente de tránsito incluyendo el conductor y los ocupantes. Bienes asegurables: Total 3. 1003291 manejo global Cubrimiento: Delitos contra la administración pública. muerte. Bienes asegurables: Perjuicios patrimoniales. Bienes asegurables: muebles y enseres. pérdida total por daños.gov.15-80 piso 9 Pbx. alcances fiscales. lo mismo que los actos de sus funcionarios. farmacéuticos y hospitalarios. 3360011-3520066 www. gastos funerarios. Póliza No. toda la maquinaria. mercancías contenidas en el almacén.007 empleados.
co Carrera 5 No.
Oficina de Control Interno Ext. al hacer un balance de beneficio/costo. 1001269 Vida Grupo Ley 16/88 Cubrimiento: Vida (muerte violenta). Bienes asegurables: Todos los funcionarios y empleados de la entidad. gran invalidez. 3360011-3520066 www. y que igualmente.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 33
Póliza No. se puede concluir que es una medida excelente teniendo en cuenta que la Compañía de seguros contratada responderá por los siniestros en caso de presentarse. gastos funerarios. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. incapacidad total parcial.gov.procuraduria. Aplicando los criterios de evaluación de la efectividad y cobertura del control.15-80 piso 9 Pbx.co
. en los términos establecidos en la Ley 16/88. su cobertura es alta por cuanto cubre un alto porcentaje de la consecuencia que estos pudieran ocasionar. Incapacidad total y permanente.
para lo cual es necesario seleccionar acciones convenientes para su tratamiento. es decir cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas. así como medidas específicas para actuar únicamente frente a aquellos riesgos residuales no asegurables. una vez determinado el impacto que los controles ejercen sobre ellos. decisiones oportunas y eficaces. identificados por las dependencias.co Carrera 5 No.
Guía de Administración del Riesgo. Para tal fin. analizados y calificados en el mapa de riesgos. a fin de reducir su probabilidad e impacto. que exigen valores y principios éticos. como del plan del manejo de los riesgos. así como racionalidad en los recursos. calidad en la información generada y compartida. lo que conllevará a garantizar el cumplimiento eficaz de los objetivos estratégicos y la misión institucional.co
. queda por definir las políticas institucionales que tienen como objetivo tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos y medidas de respuesta ante los riesgos residuales. Con base en el ejercicio precedente y para terminar la implementación del componente de administración del riesgo. 2006 Oficina de Control Interno Ext. respecto al tratamiento de los riesgos residuales y sus efectos en la gestión institucional. DAFP.15-80 piso 9 Pbx. descritos.Plan de Manejo de Riesgos Página 34
8 OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES
Se define el riesgo residual 14 como aquel que queda después de los controles. significa que requieren acción inmediata. Construcción de un Plan Logístico que señale las políticas institucionales. 8.gov.procuraduria.gov.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
De acuerdo con los resultados de la valoración de los riesgos identificados y teniendo en cuenta que algunos de ellos se ubican en la matriz con un alto nivel de severidad. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www. se contemplan las siguientes acciones que deben ser adoptadas en el corto y mediano plazo: Estructuración de criterios orientadores. Convocar a los servidores a aplicar los lineamientos establecidos para la administración del riesgo y a su participación activa para la aprehensión de las nuevas prácticas propuestas. dirigido a todos los servidores. Definición de términos. Programas de sensibilización del mapa de riesgos institucional.
gov.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
Los riesgos residuales identificados por macro proceso son los siguientes:
Tabla 8 . Para los calificados por encima de este rango.Plan de Manejo de Riesgos Página 35
El análisis realizado con relación al resultado obtenido en cuanto al nivel de severidad. 8.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO
RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva.co
.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO
RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. en cualquier jurisdicción y administrativas en las que deba intervenir
Oficina de Control Interno Ext. 3360011-3520066 www. debido a demoras en la resolución de conflictos
Tabla 9 . demuestra que probablemente el evento puede producirse al no ser aplicados los controles establecidos por parte de los responsables de la ejecución de los procesos.co Carrera 5 No. se tendrán que determinar acciones contingentes que permitan reducir en gran proporción sus efectos.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN
RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales. Al calificar nuevamente el riesgo.procuraduria.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.15-80 piso 9 Pbx. uno se ubicó en el rango extremo. después de los controles. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este
Tabla 10 . mientras otros se ubicaron en el rango alto con una calificación que oscila entre 1-5 para los cuales se deben continuar aplicando eficazmente los controles establecidos. o quizás éstos no sean efectivos. lo cual no obsta para diseñar un tratamiento contingente que induzca a cumplir con los objetivos del proceso y por ende. con los objetivos estratégicos.
financiera y económica del balance entre el costo de la implementación de la acción propuesta. el Mapa de Riesgos Institucional y el presente plan de manejo de los riesgos.15-80 piso 9 Pbx. debe hacer seguimiento y evaluación a las acciones implementadas. Link infoinstitucional Oficina de Control Interno. por desgaste administrativo. identificación de las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones. técnica. debido a desactualización de convenios bancarios
8. las políticas para el manejo y administración de los riesgos residuales deben ir articuladas con la planeación institucional. a fin de colocar estos riesgos dentro de los niveles aceptables de tolerancia. 3360011-3520066 www.procuraduria. se encuentra en la página Web de la Entidad. acciones y decisiones prácticas.gov. establecerá procedimientos contingentes para el manejo y tratamiento del riesgo. institucional. De igual manera.gov. 8.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
Como quiera que el fin último de la administración del riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. para asegurar que
Oficina de Control Interno Ext. la Oficina de Planeación estará encargada de diseñar e implementar el plan de contingencias en el cual se formularán lineamientos.Plan de Manejo de Riesgos Página 36
Tabla 11 . con la participación de las áreas involucradas. Es importante señalar que el responsable del proceso así como del área. contra el beneficio de la misma. Así mismo. para ser ejecutadas.3
PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL
Para conocimiento de los servidores y ciudadanía en general.co Carrera 5 No.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO
RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos.co
. factibles y efectivas. En tal sentido y de acuerdo con sus funciones. definición de cronogramas e indicadores a fin de verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. el plan considera la viabilidad jurídica. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.
gov. así como para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones.15-80 piso 9 Pbx. evaluar su eficiencia.gov.procuraduria. 3360011-3520066 www. sin perjuicio de que la Oficina de Control Interno realice también su respectivo control.co
.Plan de Manejo de Riesgos Página 37
se estén llevando a cabo.co Carrera 5 No.
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.
es responsabilidad de los ejecutores de los procesos.co
. fase VERIFICAR.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. así mismo.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx.
Oficina de Control Interno Ext. definir tratamientos y aplicarlos Realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo. 3360011-3520066 www.Plan de Manejo de Riesgos Página 38
9 MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS
Las actividades asociadas a Monitoreo y Evaluación del plan. y Monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.gov. corresponden al tercer subsistema denominado Control de evaluación y tiene como punto de partida los riesgos identificados y los controles definidos en los dos primeros subsistemas. analizar.gov. En consecuencia.
La Oficina de Control Interno debe realizar: Seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo. Control Estratégico y Control de Gestión. calificar. el monitoreo de los riesgos así como de los controles. hacen parte del ciclo PHVA. quienes deberán: Administrar los Riesgos Identificar. y Establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.
basados en los resultados de evaluación y monitoreo.procuraduria.
Oficina de Control Interno Ext.co
.Plan de Manejo de Riesgos Página 39
10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. 3360011-3520066 www.aplicado al proceso de administración del riesgo. la Oficina de Control Interno comunicará y presentará los resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones detectadas con respecto a los riesgos institucionales.gov.ACTUAR. permitirán lograr el mejoramiento continuo y la sostenibilidad del proceso de administración del riesgo a nivel institucional. lo cual llevará a tomar decisiones necesarias para la corrección de las desviaciones que se presenten frente a los objetivos y metas planteadas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. Estas actividades corresponden igualmente al subsistema Control de evaluación y a la última fase del ciclo PHVA: .15-80 piso 9 Pbx. De igual manera.
La definición de procedimientos y acciones correctivas y preventivas.co Carrera 5 No.
evaluación y seguimiento serán activas a fin de cumplir los objetivos y propósitos del presente plan. las instancias de control.15-80 piso 9 Pbx. Igualmente.
Oficina de Control Interno Ext. Para que se obtengan resultados efectivos. Esto debe ser correspondiente entre la alta dirección institucional y los demás funcionarios. en concordancia con el acatamiento del ordenamiento legal. así como del talento humano con que cuenta la Procuraduría General. apropie y se ponga en práctica procesos y procedimientos. dependencia o funcionario responsable.gov. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. que permitan darle oportuna solución a cualquier evento que propicie la ocurrencia de los riesgos relacionados. económicos.co Carrera 5 No.co
.gov. para que se divulgue. para lo cual se dispone de los recursos físicos. Se espera entonces la apropiación de herramientas e instrumentos contenidos en este documento. por proceso. tecnológicos.Plan de Manejo de Riesgos Página 40
La implementación del presente plan de manejo del riesgo institucional cuenta con el compromiso de la Alta Dirección. para que sean eficientemente realizadas las acciones descritas y con ello poder atender debidamente los posibles eventos que activen algún riesgo institucional. eficiente y eficaces se requiere de la permanente participación de los todos los funcionarios.procuraduria.
15-80 piso 9 Pbx. Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder.co
.Plan de Manejo de Riesgos Página 41
Administración del riesgo: Es la capacidad que tiene la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. PORQUÉ Y CÓMO. Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente. Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo. acciones. prácticas que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles. su misión y visión. que genera pérdida. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. definiéndolos. Control: Son las políticas. Macro proceso: Conjunto de acciones encadenadas.procuraduria. que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal. ejecuta y hace seguimiento al plan de manejo que contiene las técnicas de administración propuestas por el grupo de trabajo.gov. hasta técnicas colaborativas. Consta de dos etapas: I) El diagnóstico o valoración mediante identificación. Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. 3360011-3520066 www. evaluadas y aceptadas por la alta dirección. dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación. Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados. y II) El manejo o la administración propiamente dicha. procesos. haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias.
Oficina de Control Interno Ext. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. daño. desventaja o ganancia. en que se elabora. perjuicio. Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o cuantitativamente. protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. análisis y determinación del nivel.co Carrera 5 No.
co Carrera 5 No. transferir y asumir el riesgo.gov. análisis y determinación del nivel de riesgo.procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 42
Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo. con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Entidad.
Oficina de Control Interno Ext. Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes. Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas. Riesgo: Es toda posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Entidad y le impida el logro de sus objetivos.gov. 3360011-3520066 www.15-80 piso 9 Pbx. tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios.co
. diagnóstico que consta de la identificación. excepto los controles inherentes. reducir. dispersar. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. cuya evaluación beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos. Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo. Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir.
Oficina Valencia & Iragorri. USAID-CASALLS & ASOCIATES Inc. Artículo “Implementación de “Mejores prácticas” de administración de riesgos como parte de los modelos “MECI” y NTC-GP1000.co Carrera 5 No. Encuesta realizada por la firma Datexco.A. Edición No. Corredores de Seguros S. Administración del riesgo. Años 2004-2005. GIT.” DEPARTAMENTO ADMNISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Procuraduría General de la Nación. Boletín AUDIDEAS. Procuraduría General de la Nación. Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.BIBLIOGRAFIA
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