Source: https://ins.edu.co/habeas-data-ins/
Timestamp: 2018-03-23 12:41:39+00:00

Document:
Habeas Data - INS - INS Instituto Nacional de Seguros Habeas Data - INS - INS Instituto Nacional de Seguros
1. Habeas Data - Correo electrónico para toda la comunidad académica
Modelo de comunicación para enviar vía email a todas las personas naturales sobre las cuales se tenga datos:
“Estimados: Docentes, Conferencistas, Alumnos, Asistentes a Nuestros Cursos, Empleados y Funcionarios del Sector Productivo, Real y Oficial, Proveedores de Bienes y Servicios, y Comunicad Académica en General
De conformidad con el artículo 10 del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 nos permitimos informarle que con anterioridad a la expedición del mismo hemos recolectado algunos de sus datos personales con ocasión de nuestra actividad.
Por lo anterior y para los fines del citado artículo, de la manera más amable y cordial solicitamos su consentimiento para continuar tratando sus datos personales de manera leal, lícita, segura y confiable para las finalidades señaladas en nuestra autorización de tratamiento de datos personales.
El INS ha creado una Política de Tratamiento de Información en la cual se definen, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad con sus datos personales. En la misma también se establecen los mecanismos para que ejerza sus derechos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
El INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (NIT. 860.076.579-9) es una Fundación creada para la formación y entrenamiento empresarial, vinculada con la FEDERACIÓN DE ASEGURADORES COLOMBIANOS – FASECOLDA ( NIT. 860.049.275-0) ( Educación Informal en los términos del artículo 38 del 2888 de 2007)
En desarrollo de su actividad social, el INS Y/0 FASECOLDA organizan conferencias, seminarios y cursos sobre seguros para el sector financiero, sector real y entidades oficiales.
Dentro de nuestras políticas de comercialización de la oferta académica antes señalada, se encuentra previsto remitir información sobre los cursos, seminarios y conferencia, a todas y cada de las personas, que pueden estar interesadas en los temas propios de la industria aseguradora.
Sin lugar a dudas, conocer sobre la oferta académica del INS y FASECOLDA beneficia a quien recibe la información, toda vez que le permite saber sobre los cursos, seminarios o conferencias que se dictarán para ilustrar a las personas vinculadas, directa o indirectamente, a nuestra industria en diferentes calidades, a saber: Empleados de Aseguradoras, Tomadores de Seguros, Asegurados, Beneficiarios, Consumidores de Seguros, Responsables de Seguros en el Sector Financiero, Real y Estatal, y en general, personas interesadas en los temas de seguros y áreas afines.
Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá
Teléfono: 2107805 – 3443069
Correo: ins@fasecolda.com
2. Habeas Data - Texto página web del INS
Modelo de comunicación para pagina web a todas las personas naturales sobre las cuales se tenga datos
Por lo anterior, y para los fines del artículo 10 del citado decreto, de la manera más amable y cordial solicita su consentimiento para continuar tratando sus datos personales de manera leal, lícita, segura y confiable para las finalidades señaladas en nuestra autorización de tratamiento de datos personales.
El INS ha creado una Política de Tratamiento de Información en la cual se definen, entre otros, los principios que se cumplirán al recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad con sus datos personales. En la misma también se establecen los mecanismos para que ejerza sus derechos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Consulte nuestra autorización y Política de Tratamiento de Información en www.ins.edu.co
3. Habeas Data - Autorización para el tratamiento de datos personales
Yo ……………………………………………. Identificado (a) con la cédula de ciudadanía manifiesto que he sido informado (a) por el INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS –INS-de lo siguiente: (i) Que recolectará, usará y tratará mis datos para prestar servicios gremiales de información al sector asegurador; (ii) Qué es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad; (iii) Que mis derechos son los previstos en la Constitución y la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, especialmente los de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información, los cuales puedo ejercer observando los procesos de consultas y reclamos contenidos en la Política de Tratamiento de Información (PTI) de INS; (iv) Los datos de contacto del Responsable del Tratamiento son: INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS –INS. Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá D.C. Correo electrónico: ins@fasecolda.com Teléfono: 2107805 – 3443069
De manera voluntaria, previa, expresa e informada autorizo al INS para que trate de manera leal y lícita los datos personales para cumplir sus actividades académicas y en especial los siguientes:
(i) Mantener el archivo histórico de los cursos de alfabetización, con dos finalidades: 1) Envío de información sobre cursos, seminarios y conferencias sobre seguros y materias afines; 2) Envió de información sobre oferta de empleos en la industria de seguros; 3) Envió de información respecto de temas de seguros que FASECOLDA distribuye a través de correo electrónico; 4) Envío de información de eventos que se realizan por los miembros del sector; 5) Estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora; 6) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por el –INS; 7) Expedir las certificaciones que sean requeridas; 8) Elaborar estadísticas respecto de las personas que fueron formadas y capacitadas dentro del programa. 9) Almacenar la información sobre las personas a quienes se les han dado talleres o cursos de formación, para ser utilizada en (1) la expedición de certificaciones que sean requeridas y (2) para elaborar estadísticas; 10) Realizar actividades de mercadeo de productos y servicios de INS, marketing y atención de servicio al cliente; 11) Conocer el impacto de la educación en la audiencia de emisoras, o en los talleres. 12) Realización de encuestas.
INS también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines: (i)Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con el INS, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por el INS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; (ii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INS o empresas vinculadas así como a los aliados comerciales de INS; (iii) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la cualquier tercero con el cual el INS posea un vínculo contractual de cualquier índole; (iv) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube. (v) Suministrar a las asociaciones gremiales los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente; (vi) Transferir o transmitir a las compañías afiliadas al INS, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del INS, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del INS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Nombre y firma de la persona:
Nota: Por favor diligencie con su nombre este documento, fírmelo y remítanoslo a ins@fasecolda.com
4. Habeas Data - Política de Tratamiento de Información
El, Instituto Nacional De Seguros –INS-
l artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
El INS está comprometido con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de INS en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre del INS.
Todos los empleados del INS deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre del INS se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o al INS por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.
El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos al INS.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. .Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el INS lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
Principio de seguridad: Cada persona vinculada con el INS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El INS tiene como propósito transmitir el conocimiento de la temática jurídica, técnica, económica, financiera, administrativa y comercial del Seguro y de la Seguridad Social mediante programas de educación dictados por expertos en cada una de las áreas antes señaladas y desarrollados a través de metodologías de enseñanza e ilustración que garantizan el aprender teórico y práctico de los diferentes contenidos”
En ese orden el INS efectúa las siguientes actividades: a) Capacitar a nuestros alumnos en los aspectos jurídicos, técnicos, económicos, financieros, administrativos y comerciales del seguro y de la seguridad social; b) Realizar estudios sobre temas de interés del sector asegurador y de la seguridad social para contribuir a su modernización y proyección; c) Promover al interior del empresariado colombiano y de las personas en general, una cultura del seguro y de la seguridad social; d) Crear espacios de estudio y reflexión sobre los temas relativos a los seguros y la seguridad social, y e) Trabajar con instituciones nacionales y extranjeras que realizan actividades de educación y formación en los temas antes señalados con el propósito de unir esfuerzos en tareas comunes, así como en las complementarias”.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, el INS tratará de manera leal y lícita los daos personales para cumplir los fines anteriores y en especial los siguientes:
Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados del INS mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, el INS utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales de la casa matriz.
INS también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con el INS, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por el INS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INS o empresas vinculadas así como a los aliados comerciales de INS;
Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la cualquier tercero con el cual el INS posea un vínculo contractual de cualquier índole;
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para , implementar servicios de computación en la nube.
Suministrar a las asociaciones gremiales los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general la administración de sistemas de información del sector correspondiente;
Transferir o transmitir a las compañías afiliadas al INS, en calidad de encargados o a terceros en virtud de un contrato
El INS también podrá:
Informar sobre el uso que el INS ha dado a los datos personales del titular;
Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte del INS se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución;
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del INS
Deberes del INS cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que el INS está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
Deberes del INS respecto del titular del dato.
Deberes del INS respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
Deberes del INS cuando realiza el tratamiento a través de un encargado
Deberes del INS respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
Deberes del INS cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales.
Si el INS realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del INS.
a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del INS
Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del INS y de terceros
Cuando el INS desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
las actividades que el Encargado realizará en nombre del INS,
las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y el INS.
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición delINS
Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por el INS (email: ins@fasecolda.com o página web: www.ins.edu.co), quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el INS se canalizarán a través de los canales que tiene el INS para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al INS que contenga la siguiente información:
El área administrativa del INS será la encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los titulares de los datos. Por ello se podrán comunicar a la Cra. 7 No. 26-20 Piso 4 Bogotá-Colombia Tel: 2107805 – 3443069 Email: ins@fasecolda.com
INS Video vigilancia
El INS utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.
El INS informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.
Forman parte de esta política los demás documentos que tengan incidencia en la protección de datos personales Esta política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos y la presente.
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 26 de julio de 2013.
Nombre o razón social: INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS -INS
Domicilio o dirección: Carrera 7ª No 26-20 piso 4 de Bogotá D.C.
Correo electrónico: ins@fasecolda.com

References: artículo 10
 artículo 15
 artículo 38
 artículo 10
 artículo 15
 artículo 15