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Timestamp: 2018-06-20 18:19:38+00:00

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Acuerdo 037 de 2002 by KarenArevalo1940 355 views
1. ACUERDO No.041 (Octubre 31 de 2002)Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades quese liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de laley 594 de 2000 EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNEn uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 CONSIDERANDOQue el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que “las entidades públicas quese supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asumansus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas ovinculadas”.Que el parágrafo del artículo 20 de la Ley 594 de 2000 señala que “las entidadespúblicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica alministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas”.Que el Decreto No. 254 de 2000 “Por el cual se expide el régimen para la liquidaciónde las entidades públicas del orden nacional” estableció en el literal g) del artículosegundo “La adopción inmediata de las medidas necesarias para asegurar laconservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad y, en particular, deaquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de lamisma. “Que el artículo 36 del Decreto No. 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta finalde liquidación de una entidad, debe contener “como mínimo los siguientesasuntos... F) Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional. ...”.Que el artículo 39 del citado decreto preceptúa: “Artículo 39. Archivos. Los archivosde la entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto por el ArchivoGeneral de la Nación.Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondorequerido para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de losarchivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se harácon prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad enliquidación”. ACUERDA :ARTICULO PRIMERO. Las entidades públicas en proceso de liquidación osupresión elaborarán un plan de trabajo archivístico integral, previendo los recursos ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
2. que este plan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de losdocumentos y archivos y su transferencia, al Archivo General de la Continuación Acuerdo No. 041-2002 Página No.2Nación cuando se trate de organismos del nivel central del orden Nacional, alMinisterio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, al ArchivoGeneral del Nivel Territorial cuando se trate de los organismos del nivel central delorden territorial y a los organismos del nivel territorial al que hayan estado adscritaso vinculadas.PARÁGRAFO PRIMERO. De conformidad con el artículo 25 parágrafo primero delDecreto 254 de 2000 “Inventario de Procesos Judiciales y reclamaciones decarácter laboral y contractual”, el archivo de procesos y de reclamaciones y sussoportes correspondientes de las entidades del orden nacional que se liquidendeberán ser entregados al Ministerio del Interior, debidamente inventariados y conlos procedimientos establecidos en este Acuerdo, conjuntamente con una base dedatos que permita la identificación y recuperación adecuada para la consulta.PARÁGRAFO SEGUNDO. De conformidad con el artículo 11 del Decreto 254 de2000, “cuando una entidad del orden nacional, que tenga a su cargo elreconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de disolución yliquidación, deberá entregar a la entidad que se determine en el Decreto que ordenesu liquidación, los documentos, archivos magnéticos con los equiposcorrespondientes y demás información laboral que sirvió de fundamento al cálculoactuarial y que será el soporte para la creación de la base de datos necesaria para laelaboración de la nómina de pensionados”. La entrega de los documentos y losarchivos deberá hacerse con los procedimientos establecidos en este Acuerdo.ARTICULO SEGUNDO. Las entidades públicas en proceso de fusión deberánelaborar un plan de trabajo archivístico integral, previendo los recursos que esteplan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de losdocumentos y archivos, para su entrega a las entidades que asuman sus funciones.ARTICULO TERCERO. Las entidades públicas en proceso de privatizacióndeberán elaborar un plan de trabajo archivístico integral, con miras a laorganización, conservación y consulta de los documentos y archivos de gestión,atendiendo al ciclo vital de los documentos. Los archivos de gestión y central seentregarán a la entidad privada que se cree. Los documentos históricos setransferirán, al Ministerio o al organismo de la entidad territorial al cual hayanestado adscritas o vinculadas. ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
3. PARÁGRAFO. Las entidades públicas que sean intervenidas deberán entregar a laentidad interventora una historia institucional de la entidad y el inventario de losdocumentos y archivos, con el fin de mantener un control sobre los mismos.ARTICULO CUARTO. El plan de trabajo archivístico integral será elaboradoteniendo en cuenta la estructura orgánico funcional de la entidad que se liquide,fusione o privatice, los procesos archivísticos de clasificación, ordenación ydescripción y bajo el siguiente procedimiento: Continuación Acuerdo No. 041-2002 Página No.31. Inventario. Se elaborará el inventario del fondo documental, el cual deberá hacerse de conformidad al instructivo y formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo No.038 del 20 de septiembre de 2002.2. Valoración documental. Las entidades públicas que se liquiden, fusionen o privaticen deberán adelantar un proceso de valoración de sus fondos acumulados antes de efectuar la transferencia. 3 Eliminación de documentos. Como resultado de la valoración documental, las entidades que se liquiden, fusionen, privaticen o intervengan, presentaran a través del Comité de Archivos de la respectiva Entidad, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, las solicitudes de eliminación acompañadas del respectivo inventario. Solo con la aprobación del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación podrán eliminar documentos, cualquiera sea su soporte.4. Entrega y recepción. La entrega y recepción de los documentos y archivos sehará debidamente almacenados en unidades de conservación, así mismo sesuscribirá un acta por los funcionarios de las entidades involucradas , indicando ellugar y fecha en que se realiza, así como los nombres y cargos de quienesparticipan en ella.PARÁGRAFO PRIMERO . En todo caso previo a la suscripción del acta se cotejarála documentación y los archivos a entregar y recibir por quienes en ella intervienen yel inventario formará parte integral del acta.PARÁGRAFO SEGUNDO. En todo caso la entidad receptora deberá contar coninfraestructura que garantice la organización y la conservación de la documentaciónrecibida, además del personal que atienda los servicios de consulta. ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
4. ARTICULO QUINTO. Las entidades públicas que reciban por transferenciadocumentos o archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado oprivatizado, pondrán a disposición de los usuarios la documentación recibida.ARTICULO SEXTO. Los servidores públicos de las entidades en proceso deliquidación, fusión o privatización entregarán los documentos y archivos de gestióna su cargo, con inventario, de conformidad con lo regulado por el Archivo General dela Nación en el Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002, so pena de incurrir enfalta contra el patrimonio documental.ARTICULO SEPTIMO. La entidad receptora para facilitar la consulta de lainformación producida por las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen, daráamplia difusión, de la Historia Institucional, del inventario y del acta de entrega yrecibo de los documentos y archivos. Continuación Acuerdo No. 041-2002 Página No.4ARTICULO OCTAVO. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación y derogaexpresamente el Acuerdo 057 de Julio 05 de 2000 y los que le sean contrarios. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASEDado en Bogotá D. C. a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos(2002).Fdo .ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZPresidenteFdo. ELSA MORENO SANDOVALSecretarioTécnico ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
5. ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURACarrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
KarenArevalo1940

References: artículo 20
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 artículo 36
 artículo 39
 artículo 25
 artículo 11