Source: http://www.zavada.cz/urad-obce/povinne-informace/poverenec-pro-ochranu-osobnich-udaju-2/
Timestamp: 2019-05-26 19:48:57+00:00

Document:
Pověřenec pro ochranu osobních údajů - Oficiální stránky obce Závada
Dnes je neděle, 26. 5. 2019, 21:48:57
Pověřenec pro ochranu osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 26.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů:
Mgr.Kamil Nečas
tel: 777 093 685
Obec Závada se stará o vaše osobní údaje. Vaše soukromí nám není lhostejné, a proto byly přijaty následující Zásady ochrany osobních údajů.
Zásady ochrany osobních údajů obsahují informace ohledně toho, jak zpracováváme vaše osobní údaje, a to nejen při výkonu veřejné moci, kdy vystupujeme jako obec Závada, ale rovněž v soukromoprávních vztazích.
V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování vašich osobních údajů můžete kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů Mgr. Kamila Nečase na e-mailové adrese kamil.necas@hlucinsko-zapad.cz . Ve všech případech nás lze také kontaktovat na naší doručovací adrese naší obce.
Správcem osobních údajů je obec Závada, IČ 00635553, se sídlem v Závadě 106, 747 19
Jednotlivé orgány obce, např. starosta či zastupitelstvo, nejsou samostatnými správci a při předávání osobních údajů je nepovažujeme ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé odbory, útvary a organizační složky obce nejsou samostatnými správci.
Předávání osobních údajů mezi jednotlivými orgány obce či mezi jednotlivými útvary obce Závada je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci obce Závada jsou vázáni mlčenlivosti a předávání orgánům samosprávy je řešeno přímo zákonem o obcích, popř. jsme učinili vhodná opatření k zajištění zabezpečení (viz dále).
Elektronická podatelna: obec@zavada.cz
ID datové schránky: epzaxyj
Pověřencem je Mgr. Kamil nečas, kterého lze kontaktovat na e-mailové adrese kamil.necas@hlucinsko-zapad.cz
účely k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas – jedná se o zejména o zpracování v rámci plnění zákonných či smluvních povinnosti, popř. pro zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů obce Závada
Obec Závada zpracovává osobní údaje k následujícím účelům, které nevyžadují váš souhlas:
splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) – jedná se zejména o výkon přenesené působnosti obce Závada podle zvláštních předpis, v těchto případech zpracování máte možnost uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR, pokud se domníváte, že zpracováváme některé osobní údaje nezákonně či nad rámec, co výkon veřejné moci vyžaduje;
splnění právních povinnosti, která se na obec Závada vztahují (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – činnost obec Závada se řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, nicméně na obec dopadá celá řada právních předpisů; pokud obec vystupuje v samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích (např. jako vlastník nemovitostí), půjde zejména o zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; obec Závada je také zaměstnavatel, a proto na něj dopadá zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů; v případě výkonu veřejné moci (přenesená působnost obce) se činnost městské části řídí různými zvláštními předpisy (např. stavební zákon v případě územního a stavebního řízení); jelikož obec vykonává veřejnou moc za veřejné peníze, dopadají na ni rovněž povinnosti spojené se zákonem o veřejných zakázkách, zákonem o svobodném přístupu k informacím či zákonem o registru smluv; v neposlední řadě na obec dopadají účetní a daňové předpisy;
uzavření a následné plnění smlouvy mezi obcí Závada a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – v případě, kdy obec (v samostatné působnosti) vstupuje do smluvního vztahu musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (potřeba identifikovat druhou smluvní stranu, závazek dodat zboží či poskytnout službu, …);
ochrana oprávněných zájmů (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou zejména komunitní život obci, transparentnost obce Závada, výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání a prodej pohledávek, ochrana životního prostředí či třeba vnitřní potřeby fungování městské části; o našich oprávněných zájmech se dočtete dále, nicméně je důležité sdělit, že v případě zpracování na základě oprávněného zájmu máte možnost uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR.
Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek, popř. nezbytnost pro ochranu oprávněných zájmů. V případech, kdy tomu tak není, správce vyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů. Jedná se zejména o poskytnutí kontaktních údajů (e-mailové adresy či telefonního čísla). Právní předpisy při výkonu přenesené působnosti (zejména správní řád a jednotlivé zvláštní zákony) předpokládají klasické doručování poštou či do datové schránky. Obec Závada se ovšem snaží vyjít svým občanům a obyvatelům vstříc, a proto upřednostňuje rychlou a moderní komunikaci, která může mnohé usnadnit, zrychlit správní řízení a zefektivnit státní správu. Vaši e-mailovou adresu či telefonní číslo však budeme používat pouze s vaším výslovným souhlasem, neboť bychom vás neradi obtěžovali. Souhlas s používáním kontaktních údajů je možné kdykoliv odvolat. Můžete si také zvolit, jakou formu komunikace preferujete, neboť některým vyhovuje více telefonování, zatímco jiným elektronická pošta. Vaši volbu se pokusíme respektovat.
Někdy Vás obec (v případě vydávání Zpravodaje či reportáží v internetové či lokální televizi, informování o událostech organizovaných obcí apod.), vás mohou při své činnost požádat o zvláštní souhlas se zpracováním osobních údajů. Jde o činnosti, které pro nás nejsou nezbytně nutné, nicméně vykonáváme je jako „službu“ pro vás, aniž by mezi námi vznikl smluvní vztah. Pokud o takovou službu, např. zasílání informací o událostech organizovaných obcí či pořízení fotografie z jubilejní svatby, nemáte zájem, stačí souhlas odvolat a nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.
Zdůrazňujeme, že v případě zpracování osobních údajů, které není zákonným či smluvním požadavkem, a dochází k němu „pouze“ na základě oprávněného zájmu či ve veřejném zájmu nebo v souvislosti s výkonem veřejné moci (v případě přenesené působnosti) můžete vznést námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR. O tomto právu se více dočtete dále.
komunitní život obce,
transparentnost a efektivita,
vnitřní potřeby fungování obce.
Komunitní život obce
Téměř pro všechny z nás je mnohem důležitější trávení volného času s rodinou a přáteli či kulturní a sportovní život, než papírování a vyřizování „formalit“. Pro mnohé z nás je také důležité oslavit důležité životní momenty, vítání občánků či třeba zlatou svatbu. Mnozí z nás se chtějí o tyto okamžiky podělit se svými spoluobčany a zároveň je zvěčnit v podobě fotografií. Tento oprávněný zájem – komunitní život naší obce – stavíme na první místo. Společenský, kulturní a sportovní život je totiž to, co dělá naši obec. Vše ostatní pouze slouží tomuto účelu.
Transparentnost a efektivita obce
Výkon veřejné moci je spojen s mocí a využíváním veřejných zdrojů – veřejných peněz z vašich kapes. Snažíme se být při této činnosti co nejvíce otevření a transparentní. Někdy je nutné za účelem transparentnosti zveřejnit některé osobní údaje. Jedná se zejména o poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informací, plnění povinností dle zákona o veřejných zakázkách.
Obec bývá soudy ustanovována jako opatrovník dětí (např. při úmrtí či rozvodu jejich rodičů) nebo osob, které byly omezeny na svéprávnosti (např. z důvodu vážné psychické nemoci). Obec jedná v zájmu těchto osob, nicméně při této činnosti je nutné zpracovávat celou řadu osobních údajů, a to nejen těchto osob, ale také jejich příbuzných či osob, se kterými tyto vstupují do smluvních vztahu. Obec také eviduje a spravuje majetek a příjmy těchto osob. Stejně tak může dojít ke zpracování osobních údajů, které sice jsou schopny samy jednat, ale potřebují sociální pomoc. Jedná se zejména o starší osoby, nemocné lidi či osoby ohrožené sociálním vyloučením. Některá zpracování předpokládají zvláštní zákony, např. zákon o sociálně-právní ochraně dětí, nicméně některá jsou pokryta právě pouze tímto oprávněným zájmem. Je také důležité zmínit, že v některých případech – dochází-li k ohrožení života nebo zdraví – může dojít ke zpracování, které je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby, v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR. V takovém případě není možné vznést námitku proti zpracování a není ani vyžadován souhlas subjektu údajů.
Občas dochází k tomu, že se dostanete do problémů se splácením místních poplatků. Naším primárním cílem je s vámi tyto problémy efektivně a ke vzájemné spokojenosti řešit, nicméně i tak v některých situacích společnou řeč nenalezneme. A právě v těchto situacích dochází k tomu, že musíme využít vaše osobní údaje, které u nás evidujeme a v některých případech i údaje, především kontaktní, z veřejně dostupných zdrojů, tj. sociálních sítí apod., abychom vás mohli například kontaktovat. Za určitých okolností (nereagujete, nejste k zastižení, nemáte zájem na řešení vzniklé situace apod.) však dochází i k tomu, že jsme nuceni naše pohledávky za vámi předat na jinou společnost, která se na vymáhání pohledávek specializuje. V těchto případech předáváme dané společnosti relevantní osobní údaje i další data relevantní k dané pohledávce. Tyto údaje předáváme i v případě, kdy se rozhodneme, že pohledávku postoupíme.
Z důvodu ochrany našeho majetku, tj. budov, komunikací, zařízení, a z důvodu ochrany majetku, života a zdraví osob před protiprávním jednáním, i v rámci prevence a objasňování civilních deliktů, přestupků či trestných činů, využíváme kamerový systém nainstalovaný v budově OÚ, např. na podatelně, pokladně či před vstupy do nich. V odůvodněných případech, zejména v případě narušení bezpečnosti, záznamy uchováváme po dobu nezbytně nutnou a předáváme je příslušným orgánům veřejné moci, například orgánům činným v trestním řízení, zejména Policii České republiky, celní správě, státnímu zastupitelství či soudům.
Vnitřní potřeby fungování obce
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány našimi zaměstnanci v rámci vnitřních potřeb fungování obce v různých informačních systémech. Slouží také pro činnost Rady obce, jejích komisí, Zastupitelstva obce a jeho výborů, pokud tyto orgány samosprávy potřebují vaše osobní údaje pro své rozhodování (např. v případě prodeje obecního majetku). Některé případy zpracování jsou pokryty zvláštními zákony či výkonem veřejné moci, nicméně může dojít i ke zpracování na základě tohoto oprávněného zájmu, který spočívá pouze ve zvýšené efektivitě obce a jejích orgánů.
záznamy z kamerových záznamů – jedná se o záznamy z kamerového systému nainstalovaného v budově OÚ,záznamy uchováváme po dobu nezbytně nutnou a předáváme je příslušným orgánům veřejné moci, například orgánům činným v trestním řízení, zejména Policii České republiky, celní správě, státnímu zastupitelství či soudům;
V případě, že jsou osobní údaje předávány ke zpracování externím subjektům vně obce Závada, je nezbytné tyto osobní údaje dostatečně zabezpečit. S každým zpracovatelem jsme uzavřeli tzv. zpracovatelskou smlouvu, kde se zpracovatelé zavázali k mlčenlivosti a dále k tomu, že budou zpracovávat vaše osobní údaje výhradně dle našich pokynů.
Zpracovatel tedy vykonává pro správce () určité činnosti, které by správce mohl, popř. musel vykonávat sám, ale z vlastního rozhodnutí tak nečiní a přenechal výkon těchto činností externí osobě. Na rozdíl od zpracovatele příjemce nečiní pro zpracovatele žádné zpracování; osobní údaje jsou mu předány jako „konečnému uživateli“, který s nimi dále nakládá dle svého vlastního uvážení pro své vlastní účely.
Jednotlivé orgány obce Závada, např. starostu, Zastupitelstvo a jeho výbory či její komise, ačkoli jim jsou „předávány“ osobní údaje, nepovažujeme ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé odbory, útvary a organizační složky obce Závada nejsou příjemci ani zpracovateli. Vždy jde o „integrální součást“ správce, tudíž zde nelze hovořit přímo o předávání, a proto jej označujeme jako „předávání“ v uvozovkách.
„Předávání“ osobních údajů mezi jednotlivými orgány obce či mezi jednotlivými odbory či útvary je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci obce jsou vázáni mlčenlivostí, využívá se pouze software správce a všichni zaměstnanci využívají pouze e-mailové adresy na doméně obce.
Členové zastupitelstva obce sice mají podle ustanovení § 82 písm. c) zákona o obcích právo při výkonu své funkce požadovat od zaměstnanců obce jakož i od zaměstnanců právnických osob, které obec založila nebo zřídila, informace ve věcech, které souvisejí s výkonem jejich funkce, nicméně toto právo lze realizovat za současného respektování jiných právních předpisů, zejména předpisů na ochranu osobních údajů, tedy GDPR. Právo zastupitelů na informace se tedy vztahuje v podstatě na všechny záležitosti týkající se činnosti městské části, které se jakýmkoli způsobem dotýkají pravomocí zastupitelstva městské části, tedy i takové informace, které podléhají zákonné ochraně (obchodní tajemství, osobní údaje, …). Nicméně ochranu těchto údajů musí zastupitelé respektovat, a proto je člen zastupitelstva vázán mlčenlivostí o všech takto chráněných osobních údajích. V případě nerespektování této ochrany se člen zastupitelstva vystavuje riziku právního postihu (soukromoprávní žaloba na ochranu osobnosti, sankcím ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů či trestněprávním postihům. O tomto byli členové zastupitelstva poučeni pověřencem pro ochranu osobních údajů.
S ohledem na skutečnost, že obec předává členům výborů zastupitelstva a členům komisí rady, kteří zároveň nejsou zastupiteli, pravidelně osobní údajů pro zajištění chodu samosprávy, byli všichni požádání o podpis dohody o mlčenlivosti, což je organizační opatření úřadu k zajištění bezpečnosti osobních údajů ve smyslu čl. 32 GDPR.
Rovněž členové zastupitelstva byli poučeni o potřebě používání domény obce, aby osobní údaje nebyly předávány společnostem Google, Seznam.cz či jiným, byť by mohly být šifrovány. Členové zastupitelstva byli poučeni o požadavku nepřeposílat poštu z domény obce na jinou doménu a nepoužívat e-mailového klienta jiného, než kterého stanoví správce IT obce.
společnosti podílející se na správě nemovitostí– stavební společnosti a družstva, architektonické kanceláře, jednotliví projektanti, společnosti provádějící pasportizace, provozovatelé jednotlivých kamerových systémů v bytových domech ve vlastnictví obce, kteří mají přístup k záznamu a společnosti zajišťující zpracování odečtů spotřeby energií a provádějící roční rozúčtování mezi konečné spotřebitele; těmto společnostem mohou být zpřístupněny některé osobní údaje nájemců bytů a nebytových prostor ve vlastnictví obce Závada
veřejnost za účelem otevřenosti a transparentnosti obce, např. v případě poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, zveřejňování záměrů prodat obecní majetek, zveřejňování kvůli výkonu politických práv a peticí, zveřejňování záznamů a zápisů ze Zastupitelstva, či při jiné činnosti, kdy je obec otevřená a transparentní nad rámec plnění zákonných povinností – v těchto případech jsou osobní zpravidla anonymizovány, aby bylo dosaženo účelu dle zvláštních zákonů za současné ochrany vašich osobních údajů;
veřejnost v rámci informování o společenských, kulturních a sportovních akcích v obci – jedná se o informace na našich internetových stránkách či profilech na sociálních sítích, zejména na Facebooku, a v tištěných i elektronických médiích, zejména v obecním zpravodaji
V případě, kdy by mělo dojít k předání do třetí země nebo mezinárodní organizaci, , o tomto budete informováni. V takovém případě budete odkázáni na existenci či neexistenci rozhodnutí evropské Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v čl. 46, 47 a 49 odst. 1 GDPR, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.
V rámci objektové bezpečnosti dodržujeme několik základních bezpečnostních opatření. Listinná vyhotovení dokumentů, ve kterých jsou obsaženy vaše osobní údaje, jsou uložena v šanonech v uzamykatelných spisových skříních nebo v uzamčených kancelářích, kde nikdy nezůstávají bez dozoru oprávněných úředních osob. V budově OÚ je nainstalován kamerový systém. Z důvodu personální bezpečnosti jsme přijali pravidla pro zaměstnance a další osoby, které jsou oprávněny nakládat s osobnímu údaji. Ta jsou obsažena v následujících dokumentech:
Všichni zaměstnanci, kteří vedou správní řízení, jsou navíc vázání služebním tajemstvím. Někteří zaměstnanci, např. sociální pracovníci, jsou vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti. Zastupitelé a členové obce byli poučeni o právech a povinnostech vyplývajících z předpisů na ochranu soukromí, zejména GDPR. Všichni zaměstnanci pak byli proškolení.
v případě uzavření a následném plnění smlouvy mezi obcí a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – po dobu trvání smlouvy, popř. po dobu provádění opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost;
v případě zpracování při plnění právních povinnosti, která se na obec vztahují (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – po dobu trvání příslušné právní povinnosti; osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum;
Jednotlivá práva můžete uplatnit rovněž také u pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním e-mailu na adresu kamil.necas@hlucinsko-zapad.cz .

References: čl. 6
 čl. 21
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 6
 čl. 21
 čl. 21
 čl. 6
 § 82
 čl. 32
 čl. 46
 čl. 6
 čl. 6