Source: http://docplayer.pl/4059412-Najwyssza-izba-kontroli-delegatura-w-warszawie.html
Timestamp: 2018-06-20 19:25:12+00:00

Document:
1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie Warszawa, dnia 7 kwietnia 2010 r. Pan Andrzej Zaręba Dyrektor Wojewódzkiego Biura Techniki i Nadzoru Geodezyjno- Kartograficznego w Warszawie LWA /2010 P/09/185 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła kontrolę w Wojewódzkim Biurze Techniki i Nadzoru Geodezyjno- Kartograficznego (zwanym dalej Biurem ) w zakresie realizacji planu finansowego w ramach wykonania budŝetu państwa w 2009 r. w części 85/14 województwo mazowieckie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 marca 2010 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Biura w zakresie realizacji planu finansowego w 2009 r., z uwagi na nierzetelne planowanie, przekroczenie upowaŝnienia do dokonywania wydatków, nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań budŝetowych oraz niedostosowanie zasad polityki rachunkowości do wymogów określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm. 2 Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ul. Filtrowa 57, Warszawa tel.: (0-22) , fax: (0-22) , Adres korespondencyjn y: Skr.poczt.P-14, Warszawa 1
2 2 Biuro utworzone zostało z dniem 2 listopada 1998 r. 3 jako gospodarstwo pomocnicze Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie (zwanego dalej MUW ). 1. W 2009 r. Biuro zrealizowało przychody w łącznej wysokości 2 042,3 tys. zł (87% planu) - wyŝsze o 52,8 tys. zł w porównaniu do 2008 r. (1 989,5 tys. zł). Główną pozycję przychodów stanowiły wpływy związane z zarządem nieruchomością 1 277,4 tys. zł oraz wpływy z wykonania usług na rzecz jednostki macierzystej 557,5 tys. zł. Koszty poniesione przez Biuro w 2009 r. wyniosły 2 033,2 tys. zł (125,5% planu) wyŝsze o 104,9 tys. zł w porównaniu do 2008 r. (1 928,3 tys. zł). W 2009 r. Biuro osiągnęło zysk netto w wysokości 8 986,86 zł, tj. 15,6% zysku netto osiągniętego w 2008 r. ( zł). 2. NIK negatywnie ocenia tryb planowania oraz realizację planu finansowego w 2009 r. Na 2009 r. zaplanowano zatrudnienie w wymiarze 50 etatów przy planowanym wynagrodzeniu ogółem 973,0 tys. zł, tj. średniomiesięczne wynagrodzenie brutto w wysokości zł (na jednego pełnozatrudnionego). Faktyczne zatrudnienie w 2008 r. wyniosło 13 etatów (średnie wynagrodzenie zł), natomiast w 2009 r etatów (średnie wynagrodzenie zł). W przyjętym planie finansowym zaplanowano wydatki z tytułu rocznej opłaty za zarząd nieruchomością, w której mieści się siedziba Biura - w kwocie 69,0 tys. zł ( 4510) podczas gdy w listopadzie 2008 r. opłata ta została ustalona 4 od dnia 1 stycznia 2009 r. w wysokości 109,1 tys. zł. W planie nie ujęto równieŝ wydatków związanych z zakupem usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej i stacjonarnej oraz materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych. Zdaniem NIK świadczy to o nierzetelnym planowaniu wydatków. Na dzień 31 grudnia 2009 r. poniesione przez Biuro wydatki wyniosły 2 033,2 tys. zł i były wyŝsze od obowiązującego planu finansowego o 25,5%. Przekroczenie planu wydatków w łącznej wysokości 413,2 tys. zł nastąpiło w 15 paragrafach klasyfikacji budŝetowej. Zrealizowanie wydatków wyŝszych niŝ ustalone w planie finan- 3 Zarządzeniem Nr 106 Wojewody Warszawskiego z dnia 19 października 1998 r., zmienionym zarządzeniem Nr 127 Wojewody Mazowieckiego z dnia 28 czerwca 2003 r. 4 Decyzja Prezydenta m.st. Warszawy Nr 1134/GK/SP/2008 z dnia 19 listopada 2008 r., przekazana do Biura 21 listopada 2008 r.
3 3 sowym było niezgodne z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 5 i stanowiło przekroczenie upowaŝnienia do dokonywania wydatków. Wśród wydatków nieujętych w planie finansowym na 2009 r. stwierdzono wydatki poniesione w ostatnim tygodniu grudnia 2009 r. na zakup akcesoriów komputerowych (m.in. drukarki, monitory), programy i licencje na kwotę 28,9 tys. zł. Ponadto wydatkowano 7,6 tys. zł na zakupy o charakterze reklamowo-promocyjnym (z logo Biura). NIK zwraca uwagę na fakt, Ŝe realizacja powyŝszych wydatków miała miejsce pomimo, Ŝe zgodnie z art. 87 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. - przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych 6, z dniem 31 grudnia 2010 r., powinna ulec zakończeniu likwidacja gospodarstw pomocniczych. NIK ocenia negatywnie wystąpienie Dyrektora Biura po zakończeniu roku budŝetowego (w dniu 1 lutego 2010 r.) do MUW - o dokonanie korekty planu finansowego na 2009 r., która miała na celu dostosowanie planu do juŝ zrealizowanych wydatków. Zmiany w planie, zgodnie z art. 26 ust. 8 ustawy o finansach publicznych, mogły być dokonywane w ciągu roku budŝetowego. Korekta planu została zatwierdzona dnia 18 lutego 2010 r. przez Wojewodę Mazowieckiego. 3. Biuro posiadało dokumentację opisująca przyjęte zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości, jednak nie zawierała ona niektórych wymaganych elementów i nie była aktualizowana - m.in. nieaktualne były zasady dostępu do systemu finansowo- księgowego. W powyŝszej dokumentacji nie określono: zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, w tym prowadzenia ewidencji szczegółowej konta 400, klasyfikacji zdarzeń m.in. zasad refakturowania kosztów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości. W dokumentacji nie wskazano teŝ wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, tj. elementów wymaganych art. 10 ust. 1 pkt 3c ww. ustawy. Nie opisano równieŝ systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, co było niezgodne art. 10 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy. W Zakładowym Planie Kont nieuwzględniono konta 995 ZaangaŜowanie środków zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych, co było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia 5 Dz. U. Nr 249, poz ze zm. 6 Dz.U. Nr 157, poz. 1241
4 4 Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 7. Zasady określone przez Dyrektora Biura, w odniesieniu do prowadzenia kontroli finansowej, nie zawierały procedur wymaganych art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz przypisania czynności kontrolnych poszczególnym osobom Badanie skuteczności systemu księgowości i kontroli finansowej oraz wiarygodności ksiąg rachunkowych Biura zostało przeprowadzone na próbie losowej 123 zapisów księgowych o wartości netto 548,5 tys. zł (dobranych metodą monetarną - MUS) i 51 zapisów księgowych o łącznej wartości 89,4 tys. zł, wprowadzonych do badania jako dobór celowy spośród populacji 632 zapisów o wartości 767,8 tys. zł (netto) Na podstawie badania, NIK wydaje opinię negatywną w zakresie zgodności (poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych). W 33 dowodach na łączną kwotę ,40 zł, stwierdzono następujące nieprawidłowości: - dokonanie poprawek dekretacji przy uŝyciu korektora bądź przeprawienie pojedynczych znaków bez pozostawienia czytelności poprzednich zapisów na 14 dowodach księgowych o łącznej wartości ,19 zł, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości; błędna dekretacja na 9 dowodach o łącznej wartości ,50 zł w zakresie zakwalifikowania kwoty 8 162,26 zł do poszczególnych paragrafów klasyfikacji budŝetowej niezgodnie z treścią ekonomiczną dokonanej operacji gospodarczej; wprowadzenia do systemu finansowo księgowego 11 zapisów księgowych o łącznej wartości ,15 zł, w których data operacji róŝniła się od daty wykazanej na dokumencie źródłowym; wprowadzenia do systemu finansowo księgowego 2 zapisów księgowych o łącznej wartości 6 088,12 zł, w których data dowodu róŝniła się od daty wykazanej na dokumencie źródłowym. W trakcie badania stwierdzono błędy systematyczne polegające na braku daty sporządzenia dokumentów wewnętrznych Polecenie Księgowania (niezgodnie z art Dz.U. Nr 142, poz ze zm.
5 5 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości) oraz niewskazywaniu na dowodach księgowych miesiąca, do którego wydatek powinien zostać zakwalifikowany (niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości). Ponadto stwierdzono, Ŝe zapisy księgowe wprowadzone do systemu finansowoksięgowego Biura nie posiadały pozycji data zapisu, wymaganej przepisem art. 23 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy NajwyŜsza Izba Kontroli wydaje opinię negatywną dla wiarygodności sprawozdawczości budŝetowej rocznej i bieŝącej. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły ujęcia 10 dowodów księgowych o łącznej wartości ,26 zł do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budŝetowej, tj. niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków i przychodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 8. W zakresie sprawozdawczości bieŝącej ww. nieprawidłowości dotyczyły 8 dowodów o łącznej wartości 8 825,18 zł. 4. Wyniki Kontroli wykazały, Ŝe Biuro prowadziło działalność w zakresie zarządzania nieruchomością oraz sprzedaŝy w imieniu MUW Atlasu Historycznego Warszawy. Zadania te wykraczały poza zakres działalności określony w Zarządzeniu Wojewody w sprawie jego utworzenia. NaleŜy równieŝ zauwaŝyć, iŝ statut Biura od 2003 r. nie był aktualizowany. Do czasu kontroli NIK nie zmieniono zapisu o wykonywaniu czynności materialno - technicznych na rzecz Wydziału Rozwoju Regionalnego MUW, zlikwidowanego z dniem 27 sierpnia 2006 r NIK wydaje opinię pozytywną w odniesieniu do sprawozdania Rb-N o stanie naleŝności oraz wybranych aktywów finansowych sporządzonego za IV kwartał, które przedstawia prawdziwy i rzetelny stan naleŝności (0 zł). NIK wydaje opinię negatywną w zakresie sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonego za IV kwartał oraz rocznego sprawozdania Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych. W Rb-Z wykazano zobowiązanie wymagalne w kwocie ,44 zł, pomimo Ŝe termin zapłaty nie minął z dniem 31 grudnia 2009 r. Do dnia zakończenia Biuro 8 Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm. 9 Zarządzenie Nr 169 Wojewody Mazowieckiego z dnia 18 lipca 2006 r.
6 6 nie dokonało korekty sprawozdania. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-31 w zakresie planu przychodów (2 349,9 tys. zł) i kosztów (2 340,7 tys. zł) nie wynikały z planu finansowego obowiązującego na dzień 31 grudnia 2009 r. (przychody 1 624,0 tys. zł i koszty ,0 tys. zł), co było niezgodne z 5 rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 10. Wykazane w omawianym sprawozdaniu kwoty w 4210 i 4300 nie wynikały z ewidencji analitycznej konta 400 Koszty według rodzajów, co było niezgodne z 9 pkt 2 rozporządzenia o sprawozdawczości. ZawyŜenie danych w sprawozdaniu w ww. paragrafach wyniosło odpowiednio: 46,95 zł i ,30 zł. Sprawozdania roczne przekazano do MUW w terminach określonych w załączniku Nr 37 do ww. rozporządzenia o sprawozdawczości, natomiast Rb-Z i Rb-N za II kwartał 2009 r. zostały przekazane do MUW w dniu 15 lipca 2009 r., tj. z opóźnieniem 5 dni. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dokonywanie wydatków w granicach określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. 2. Dostosowanie zasad rachunkowości i systemu finansowo- księgowego do wymogów określonych w ustawie o rachunkowości. 3. Dokonywanie poprawek na dowodach księgowych zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. 4. Wyeliminowanie przypadków wprowadzania do ewidencji księgowej danych niezgodnych z dokumentami źródłowymi. 5. Sporządzanie sprawozdawczości budŝetowej w zgodności z analityką konta 400. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Dyrektora o przesłanie w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia 10 Dz.U. Nr 115, poz. 781
7 7 na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. Rozdzielnik: 1. adresat 2. a/a
NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa tel. 444-57 - 72 fax 444-57 - 62
NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa tel. 444-57 - 72 fax 444-57 - 62 P/08/162 LWA 410-07-01/09 Warszawa, dnia 22 kwietnia 2009 r. Pan Jacek Kozłowski Wojewoda

References: art. 2
 art. 60
 art. 35
 art. 87
 art. 26
 art. 10
 art. 10
 art. 10
 art. 10
 art. 47
 art. 22
 art. 21
 art. 23
 art. 22
 art. 62
 art. 61
 art. 62