Source: http://iei.org.pl/Z-%C5%BCycia-wzi%C4%99te,aktualnosci,521.html
Timestamp: 2019-05-25 18:11:07+00:00

Document:
Z życia wzięte (18-02-2011)
Posiadamy na Ukrainie spółkę z o.o (100 % kapitału statutowego), działającą od roku.
W dokumentach założycielskich spółki wprowadziliśmy zapis o obowiązku składania podpisów przez 2 osoby (dyrektora z Ukrainy i pełnomocnika założyciela z Polski).
Dzięki takiemu zapisowi mieliśmy pełną kontrolę nad działalnością spółki. Do czasu.
Od lutego br. nasz pełnomocnik został zmieniony. Udaliśmy się do notariusza ukraińskiego w celu zmiany pełnomocnika. Notariusz odmówił przyjęcia nowego pełnomocnika powołując się na pismo z Ministerstwa Sprawiedliwości (z grudnia 2010), w którym znajduje się rzekomo zapis (dokumentu nie widzieliśmy) o tym, że nierezydent (obcokrajowiec) nie może być pełnomocnikiem naszej spółki bez zatrudnienia w spółce na Ukrainie lub możemy powołać /udzielić pełnomocnictw rezydentowi Ukrainy (obywatelowi ukraińskiemu).
Nie chcemy zatrudniać nowej osoby w spółce na Ukrainie czy też przekazywać cały nasz majątek do dyspozycji stronie ukraińskiej . Przy takim podejściu notariusza tracimy kontrolę w spółce ( m.in. kontrolę dotyczącą dysponowania naszymi środkami w banku).
Czy notariusz postępuje zgodnie z prawem? Czy istnieją przepisy umożliwiające ingerencję w działalność spółki przez notariusza, bądź inne instytucje państwowe? Proszę o podanie podstawy prawnej ( pisma Ministerstwa Sprawiedliwości).
Czy istnieją inne możliwości rozwiązania naszego problemu?
Sytuację , którą Państwo przedstawiacie można uznać za wyjątkową, gdyby nie fakt , że niestety taką nie jest.
Z doświadczenia wiemy, że na każdym kroku wykorzystywana jest wiara, zaufanie inwestorów zagranicznych do partnerów, pracowników, urzędników, prawników itp., a z drugiej strony nieznajomość przez nich prawa.
Notariusze prowadzą działalność na podstawie Ustawy "O notariacie ", jak również szczegółowych instrukcji czy rozporządzeń dotyczących wykonywania przez nich czynności notarialnych.
Ministerstwo Sprawiedliwości wydaje notariuszom świadectwa na prawo prowadzenia działalności notarialnej, w tym również nadzoruje i kontroluje ich działalność, wydaje szczegółowe rozporządzenia , pisma wyjaśniające.
Notariusz co do zasady potwierdza czynności prawne, podpisy, osoby. Sporządza niektóre umowy czy też akta . Prowadzi różne rejestry czynności prawnych .Brak jest możliwości omówienia przy tej odpowiedzi wszystkich przepisów dotyczących uprawnień notariusza.
Jednak - notariusz nie posiada prawa ingerencji w wewnętrzną działalność podmiotów . Państwa Spółka została zarejestrowana na podstawie tzw. dokumentów założycielskich. Najważniejszym z nich (w spółce z o.o) jest statut. W statucie posiadacie Państwo zapisy dotyczące organów spółki oraz ich kompetencji. Najwyższym organem jest walne zgromadzenie , które w dowolnym czasie może dokonać zmian w zapisach statutu rejestrując uchwalone zmiany u państwowego rejestratora. Nikt więcej!
Prawo przewiduje, że każdy udziałowiec, akcjonariusz może posiadać swojego pełnomocnika (bez obowiązku jego zatrudniania w spółce na Ukrainie).
Ze względu na występujące przypadki przejmowania firm (wrogie przejęcia), nagminne przypadki wykluczania ze spółek większościowych udziałowców i innych działań pozbawiających inwestorów całości majątku , w tym przy współpracy urzędników, sędziów, prawników, notariuszy itp. rząd wprowadza reformy, zmiany w przepisach , walkę z takimi zjawiskami.
Efektem walki z korupcją czy bezprawiem są wprowadzane zmiany w prawie, które uniemożliwiają czy też ograniczają powyższe zjawiska. Proces "porządków" jest długotrwały, lecz rozpoczęty.
Urzędnicy na każdym szczeblu, w tym również notariusze zobowiązani są do szczegółowej kontroli wszystkich dokumentów , pełnomocnictw, kompetencji, osób itp. , aby nie dopuścić do przekraczania posiadanych pełnomocnictw , kompetencji czy uprawnień.
O takich działaniach mówi również wspomniane przez Państwa wyjaśnienie z ministerstwa.
Można podejrzewać, że nie posiadaliście Państwo wszystkich dokumentów wymaganych do dokonania zmian, w związku z powyższym notariusz odmówił czynności notarialnych.
Należy więc m.in (całość procedur możemy przewidzieć po analizie dokumentów):
- zwołać walne zgromadzenie ( z zachowaniem procedury zwoływania walnego zgromadzenia);
- podjąć odpowiednią uchwałę odwołującą dotychczasowego pełnomocnika ( lub przewodniczącego rady) , jego pełnomocnictwo;
- powołać nowego pełnomocnika, udzielić nowego pełnomocnictwa;
- wydać pełnomocnictwo do dokonania rejestracji zmian ( w tym w banku dokonując zmiany wzorów podpisów);
- pełnomocnik (nowy) obowiązkowo powinien posiadać m.in. paszport (tłumaczenie przysięgłe), numer identyfikacji podatkowej (ukraiński),
Zachowując kolejność postępowania oraz dostarczając wszystkie wymagane dokumenty , Państwa notariusz ( i każdy inny) nie będzie miał podstaw do odmowy czynności notarialnych (potwierdzenia osoby, wzorów podpisów, nadanych pełnomocnictw czy kompetencji nowego pełnomocnika).
Dodatkowo prezentujemy Państwu pismo, na które powołał się notariusz.
Notarialne potwierdzanie czynności prawnych
Obowiązujące prawo Ukrainy określa, że czynnością prawną jest czynność osoby skierowana na nabycie, zmianę lub zawieszenie praw i obowiązków cywilnych.
Kodeks Cywilny Ukrainy przewiduje, że czynność prawna sporządzona w formie pisemnej podlega notarialnemu potwierdzeniu wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem oraz na wniosek stron.
Notarialnego potwierdzenia czynności prawnej dokonuje notariusz lub inna osoba funkcyjna , która zgodnie z prawem posiada prawo do dokonywania takiej czynności notarialnej, poprzez złożenie potwierdzającego napisu.
Notarialne potwierdzenie może być dokonane wyłącznie wobec takiej czynności prawnej , która odpowiada ogólnym wymogom przewidzianym w prawie, a w szczególności: treść czynności prawnej nie może być sprzeczna z Kodeksem Cywilnym Ukrainy, innymi aktami prawa cywilnego, a także ogólnymi zasadami moralnymi społeczeństwa.
Osoba dokonująca czynności prawnej powinna posiadać wymagany zakres zdolności do czynności prawnej, a sama czynność dokonana jest w formie przewidzianej w prawie.
Nie zachowanie przez strony czynności prawnej regulacji prawa o jej obowiązkowym potwierdzeniu notarialnemu skutkuje uznaniem takiej czynności prawnej za nikczemnej.
W obowiązującym prawie Ukrainy jasno zostały określone czynności prawne podlegające obowiązku potwierdzania przez notariusza, a w szczególności:
- umowy odstąpienia (kupna - sprzedaży, barteru, darowizny, renty, dożywotnego utrzymania (opieki), umowa spadkowa) majątku nieruchomego (art. 657.715,719,729,732,745,1304) Kodeksu Cywilnego Ukrainy;
- umowy hipoteczne zgodnie z regulacjami art.18 Ustawy Ukrainy " O hipotece" oraz art. 577 Kodeksu Cywilnego Ukrainy;
- umowy o wspólnej częściowej własności gruntu, kupna-sprzedaży gruntu, przekazania praw własności i przejścia praw własności do gruntu, zamiana gruntu wydzielonego w naturze (miejscowości) przez właściciela (tzw. pajów), (art. 88,128,132,142 Kodeksu Ziemskiego Ukrainy) oraz art.14 Ustawy Ukrainy " O zasadach wydzielania w naturze gruntów przez właściciela części (tzw. pajów)";
- umowy kupna - sprzedaży (prywatyzacji) majątku państwowego ( art.27 Ustawy Ukrainy " O prywatyzacji majątku państwowego" oraz art. 23 Ustawy Ukrainy " O prywatyzacji niedużych przedsiębiorstw państwowych " (mała prywatyzacja);
- umowy o podziale majątku będące we wspólnej łącznej własności współmałżonków, przekazanie utrzymania, zawieszenie prawa utrzymania w zamian za nabycie praw do majątku nieruchomego lub otrzymania jednorazowej wypłaty pieniężnej, umowy ślubne, umowy między współmałżonkami o wysokości i terminach wypłaty alimentów na dzieci, umowy o zawieszeniu prawa do alimentów na dziecko w związku z nabyciem praw własności do majątku nieruchomego (art.69, 78, 89, 94, 109, 189, 190 Kodeksu Rodzinnego Ukrainy);
-umowy najmu budynków lub innych nieruchomości (ich części) na okres 3 lat i więcej (art. 793 Kodeksu Cywilnego Ukrainy);
-umowy najmu środków transportu z udziałem osoby fizycznej, umowy pożyczki środka transportu, w których przynajmniej jedna ze stron jest osobą fizyczną (art. 799,828 Kodeksu Cywilnego Ukrainy);
-umowy utworzenia spółek akcyjnych w przypadku, gdy spółkę tworzą osoby fizyczne (art. 153 Kodeksu Cywilnego Ukrainy);
-umowy założycielskie o utworzeniu drukowanych środków masowej informacji, w przypadku, gdy jednym z założycieli drukowanego środka masowej informacji jest osoba fizyczna (art. 9 Ustawy Ukrainy " O drukowanych środkach masowej informacji (prasie) na Ukrainie";
- umowy o zarząd majątkiem nieruchomym (art. 1031 Kodeksu Cywilnego Ukrainy);
- umowy o zmianę kolejności otrzymania prawa do spadku (art. 1259 Kodeksu Cywilnego Ukrainy).
Na wniosek stron, notariusze potwierdzają inne czynności prawne zawarte w formie pisemnej dla których nie przewidziano notarialnego potwierdzania.
Do notarialnego potwierdzenia czynności prawnej notariusz zobowiązany jest do dokonania kontroli zdolności do czynności prawnych ..
Przy kontroli zdolności do czynności prawnych osoby prawnej - notariusz zobowiązany jest do zapoznania się z dokumentami założycielskimi, świadectwem rejestracji państwowej i z wyciągiem z Ujednoliconego Państwowego Rejestru Osób Prawnych i Fizycznych - Przedsiębiorców tej osoby prawnej oraz dokonania kontroli - czy dokonywana czynność notarialna odpowiada zakresowi zdolności do czynności prawnych posiadanych przez strony.
Kopie wymienionych dokumentów pozostają w aktach notariusza.
W przypadkach przewidzianych prawem, notariusz kontroluje posiadanie specjalnego zezwolenia (licencji) na wykonanie przez osobę prawną określonego rodzaju działalności.
Przy potwierdzaniu czynności prawnych, notariusz określa zamiary każdej ze stron , które potwierdza, a także brak sprzeciwu co do każdego z warunków czynności prawnej.
Ustalenie ważności zamiarów każdego z uczestników czynności prawnej odbywa się poprzez ustalenie przez notariusza jednakowego zrozumienia przez strony znaczenia, warunków czynności prawnej oraz jej skutków prawnych dla każdej ze stron.
Zachowanie zgodności czynności prawnych z ważnymi zamiarami stron i wymogami prawnymi związane są nie tylko z możliwością uznania zawartej czynności prawnej za nieważną, jak również z odpowiedzialnością notariusza za skutki dokonanej czynności prawnej, zawarte w Ustawie Ukrainy " O notariacie". gdzie przewidziano, że notariusz powinien odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem.
Nieprzestrzeganie regulacji prawa stanowi podstawę do anulowania świadectwa uprawniającego do prowadzenia działalności notarialnej.
Notariusz wykrywając w czasie dokonywania czynności prawnej naruszenie prawa, natychmiast powiadamia o tym odpowiednie organy ścigania w celu podjęcia nieodzownych działań.
W przypadku, gdy przedstawione dokumenty wzbudzają podejrzenia, notariusz posiada prawo do zatrzymania takiego dokumentu i przekazać go do instytucji specjalistycznej w celu przeprowadzenia odpowiednich badań. Opłaty za ekspertyzy dokonywane są w trybie przewidzianym prawem.
Przy potwierdzaniu czynności prawnych dokonanych przez inne czynności notarialne z udziałem uprawnionego przedstawiciela osoby prawnej - notariusz ustala jego osobę (art. 43 Ustawy " O notariacie", a także sprawdza zakres jego pełnomocnictw.
W tym celu notariusz wymaga pełnomocnictwa lub innego dokumentu nadającego przedstawicielowi odpowiednie pełnomocnictwa.
Ważność pełnomocnictwa notariusz kontroluje przy pomocy Ujednoliconego Rejestru Pełnomocnictw, poza pełnomocnictwami sporządzonymi za granicą z udziałem zagranicznych władz lub które zostały przez nich wydane, pod warunkiem zalegalizowania ich przez odpowiednie uprawnione organy.
Bez legalizacji pełnomocnictwa takie przyjmowane są przez notariusza w tym przypadku, gdy tak przewidziano prawem Ukrainy, w umowach międzynarodowych w których uczestniczy Ukraina.
Notariusz nie żąda złożenia pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej oraz innych czynności od osób uprawnionych do tego w dokumentach założycielskich osoby prawnej, prawem lub innymi aktami prawa cywilnego.
W tych przypadkach od przedstawicieli wymagane są dokumenty przewidujące określone pełnomocnictwa oraz potwierdzające ich stanowiska służbowe.
W przypadku, gdy w imieniu osoby prawnej występuje organ zarządu, do notariusza dostarczane są dokumenty w których zawarte zostały pełnomocnictwa danego organu oraz podział obowiązków między jego członkami.
Oryginał pełnomocnictwa, a w niektórych przypadkach jego kopia, a także kopie innych dokumentów potwierdzających pełnomocnictwa przedstawicieli pozostają w aktach notariusza.
Poza wymienionymi dokumentami, notariusz posiada prawo żądania od stron czynności prawnej dodatkowych nieodzownych do dokonania czynności notarialnej dokumentów, np. aktu stanu cywilnego, zgody, zezwolenia oraz wniosków zainteresowanych osób, itp.
Czynności prawne dotyczące sprzedaży oraz obciążenia majątku podlegających obowiązkowej rejestracji (nieruchomość, środki transportu) , potwierdzane są pod warunkiem złożenia dokumentów potwierdzających prawo własności do majątku oraz posiadania na nich zapisu o rejestracji.
Czynność prawna dotycząca majątku, gdzie prawem nie przewidziano obowiązkowej rejestracji potwierdzana jest bez żądania prawnie sporządzonych dokumentów.
Umowa stron o zmianie lub rozwiązaniu notarialnie potwierdzonej umowy, sporządzana jest poprzez sporządzenie nowej umowy, która dołączana jest do egzemplarza podstawowej umowy przechowywanej w aktach notariusza państwowego czy prywatnego.
Umowę o zmianie lub rozwiązaniu umowy podpisują strony oraz potwierdza notariusz.
Na wszystkich egzemplarzach podstawowej umowy wykonywana jest adnotacja o jej zmianie lub rozwiązaniu.
Wszystkie egzemplarze czynności prawnej mają być podpisane przez strony czynności prawnej przed dokonaniem potwierdzającego napisu.
Podpis strony czynności prawnej na egzemplarzu umowy porównywane są z jej podpisem w paszporcie.
Przy dokonywaniu czynności notarialnych, notariusz określa osoby uczestników stosunków cywilnych na podstawie paszportu lub innych dokumentów które uniemożliwiają dowolne podejrzenia co do osoby obywatela.
Należy również podkreślić, że zgodnie z art. 640 Kodeksu Cywilnego Ukrainy czynność prawna podlegająca notarialnemu potwierdzeniu lub rejestracji państwowej jest zawarta z chwilą jej notarialnego potwierdzenia lub rejestracji państwowej, a w razie konieczności i notarialnego potwierdzenia i rejestracji państwowej z chwilą rejestracji państwowej.
Główny specjalista - Departament Notariatu, monitoringu finansowego usług prawnych oraz rejestracji zrzeszeń adwokackich J.F.Gnatyszyn

References: art.18
 art. 577
 art.14
 art.27
 art. 23
 art. 640