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Timestamp: 2017-07-26 00:53:24+00:00

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LAS 10 CLAVES PARA TRANSFORMAR LA EMPRESA
Publicada porAmando Caceres
Presentación del tema: "LAS 10 CLAVES PARA TRANSFORMAR LA EMPRESA"— Transcripción de la presentación:
LAS 10 CLAVES PARA TRANSFORMAR LA EMPRESAFUENTE: GROUARD, BENOIT Y MESTON FRANCIS LIC. JESUS ALVAREZ MUÑOZ. ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON ESPECIALIDAD EN RECURSOS HUMANOS TORREON, COAHUILA. JUNIO DEL 2006
CLAVE 1 VISION
Su finalidad Es definir el objetivo y fijar los elementos así como las características principales del proceso de cambio.
La visión indica la dirección en la cual el cambio va efectuarse y la finalidad que persigue
La visión es lo que permite justificar el cambio, haciendo emerger la diferencia entre la situación actual y la situación buscada
La visión sirve también para precisar la amplitud del cambio: su ámbito, su profundidad y su rapidez.
CONTENIDO DE LA VISION
La visión es la descripción del proyecto de cambio considerado para resolver el problema identificado.
La visión contiene tres elementos primordiales:La explicación del origen del cambio La descripción del objetivo buscado con el cambio La definición a grandes rasgos de de las acciones a emprender.
Origen Acciones Objetivo
La identificación del verdadero problema es esencial para que el cambio mejore efectivamente la situación y para que el proceso se desarrolle correctamente.
Un problema tiene habitualmente causas múltiples y por lo tanto numerosas posibilidades de resolución
El estudio de la situación actual suministra también los primeros elementos necesarios para la creación de la ruptura y la participación de los empleados
La clase de cambio influye considerablemente en la necesidad de desarrollar este aspecto en la visión
La visión señala seguidamente el objetivo buscado por el cambio, el fin de la transformación.
El objetivo se define a partir de grandes exigencias:Suministrar al personal las referencias que necesita para actuar Procurar una señal estable y precisa. Permitir aprovechar las competencias y el saber hacer existentes en todos los niveles de la empresa.
Las causas del cambio y su realización son complejas: solo su objetivo es fácil.
La exigencia de la estabilidad del objetivo supone que este queda situado a un elevado nivel de generalidad.
El objetivo no toma en consideración todas las bifurcaciones que se presentaran durante el proceso del cambio
El objetivo puede cambiar en algunos casos debido a una transformación importante del entorno competitivo o acusas de dificultades importantes en la materialización del cambio
El objetivo debe fijar la importancia de las mejoras esperadas.
Procesos de la transformaciónAcciones considerados La extensión del cambio La duración del cambio Costo estimado La organización del proceso de cambio
Cuatro trampas clásicas que hay que evitar a la hora de definir la visión
Un objetivo excesivamente detallado.Un objetivo impreciso Un objetivo insuficiente Medios irrealistas
ELAVORACION DE LA VISIONLa visión es elaborada por un equipo reducido de trabaja bajo la autoridad directa del responsable de la decisión.
LAS ETAPAS DE DEFINICION DE LA VISION1. Identificación del problema 2. Validación del problema 3. Elaboración de opciones para la solución 4. Evaluación de las opciones para la solución 5. Elaboración de la solución 6. Definición de la visión
1. Identificación del problemaLa identificación se realiza a partir de la observación del entorno, de los resultados y del funcionamiento de la empresa.
2. Validación del problemaLas empresas exitosas identifican numerosos problemas ya que buscan constantemente mejorarse y reforzarse
3. Elaboración de opciones para la soluciónLas causas del cambio son siempre múltiples y las soluciones para resolverlos también lo son.
4. Elaboración de las opciones para la soluciónLas opciones han sido elaboradas y no tienen, o casi no tienen en cuenta, los apremios o contratiempos de la empresa.
5. Elección de la soluciónEsta etapa define, a partir de las opciones, la solución que se considera correcta.
6. Definición de la visiónEsta etapa formaliza la visión.especifica el origen del cambio, describe sus objetivos y ventajas
CLAVE 2 MOVILIZAR
OBJETIVOS HACER QUE TODO EL PERSONAL SE APODERE DE LA VISION Y DEL PROCESO DE CAMBIO Y QUE ESTE DISPUESTO A LANZARSE A SU PUESTA EN MARCHA
CREAR DINAMICA DE CAMBIO EN LA EMPRESA
CONFIRMAR Y AFIRMAR LOS ASPECTOS PRINCIPALES DEL PROCESO DE CAMBIO
ESTRUCTURAR EL PROCESO DE CAMBIO CON EJES DE MEJORA
FUNDAMENTO TEORICO EL DESARROLLO DE ESTA FASE SE FUNDAMENTA EN LA TEORIA DEL CAMBIO DE KURT LEWIN QUE CONSISTE EN EL ENCADENAMIENTO DE TRES FASES EL DESHIELO TRANSFORMACION CONSOLIUDACION
EL DESHIELO SE CONSTITUYE A SU VEZ POR TRES FASESAS: FASE DE RUPTURAFASE DE ANSIEDAD O CULPABILIDAD FASE DE SEGURIDAD
PARA LA TRANSFORMASION SON NECESARIAS DOS CONDICIONES:LA DEFINICION DEL OBJETIVO
LA EXISTENCIA DE UN MODELO DE REFERENCIA
LA SIGUIENTE ILUSTRACION ES UNA REPRESENTASION ESQUEMATICA DE LAS TRES FASES:CONSOLIDACION TRANSFORMACION DESHIELO “MOVILIZAR” “M A T E R I A L I Z A R”
EXISTEN TRES INCENTIVOS QUE PERMITEN ALCANZARLO:EL DESARROLLO DE LA MOVILIZACION EXISTEN TRES INCENTIVOS QUE PERMITEN ALCANZARLO: LA DEMOSTRACION DE LA EXISTENCIA DE OPORTUNIDADES DE MEJORAS SIGNIFICATIVAS RESPECTO A LA SITUASION ACTUAL.
LA EVALUACION DE LOS BENEFICIOS LIGADOS A DICHAS OPORTUNIDADES.
LA DEFINICION DE UN PLAN DE DESARROLLO CAPAZ DE EXPLOTAR ESAS OPORTUNIDADES.
ASEGURARSE DE LA COMPRENSION DE LA VISIONESTRUCTURA DE UNA ACCION DE MOVILIZACION ASEGURARSE DE LA COMPRENSION DE LA VISION
ANALISIS RENDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN EXISTENTEOPORTUNIDADES DE MEJORA RENDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN BUSCADA
EL ANALISIS SE DESARROLLA EN: EL ANALISIS ES PARTICIPATIVO
EL ANALISIS ES RAPIDO.
MODELIZAR LAS ECONOMIASPROGRAMAR APROPIACION CONTINUA
LOS FACTORES CLAVES DEL EXITOPARA LOGRAR LA FASE DE MOVILIZACION SE NECESITAN CUATRO CONDICIONES QUE SON: UN EQUIPO BIEN ESTRUCTURADO Y DEDICADO.
INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO
UNA PREOCUPACION CONSTANTE DE LA FASE DE MATERIALIZACION
EL COMPORTAMIENTO CONSTRUCTIVO DE LA DIRECCION DE LA EMPRESA
CLAVE No 3 CATALIZAR
La Organización y el FuncionamientoHace posible el hecho de catalizar el proceso del cambio permite: Asegurar que el conjunto de las unidades y otras secciones o departamentos afectados asignen los recursos idóneos y los tiempos necesarios. Aportar a las competencias y a los apoyos metodológicos apropiados. Coordinar el conjunto de acciones de cambio. Generar la participación requerida.
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTORECOMENDACIONES COMITÉ DE DIRECCIONES O COMITÉ EJECUTIVO DE CAMBIO PROPOSICIONES ELECCION VALIDACION RESULTADOS ECONOMICOS RECOMENDACIONES VALIDACION APOYO METODOLOGICO EQUIPOS DE COMPETENCIA EQUIPO DEL CAMBIO APOYO FORMACION Y COORDINACION APOYO A LA PROPUESTA EN MARCHA COMUNICACION PARTICIPACION PERMANENTE APOYO METODOLOGICO COORDINACION DIRECCIONES OPERATIVAS Y FUNCIONALES APOYO
LA DIRECCION GENERAL Montar la estructura de la organización necesarias para el proceso de cambio; Asignar los Rec. H. la calidad del proceso de cambio. Validar las líneas directrices del proceso de cambio. Validar permanentemente las opciones de evolución de la empresa, vigilando su coherencia con la visión. Eliminarlas barreras puestas al cambio.
PERFIL DEL RESPONSABLE DEL EQUIPO DEL CAMBIOSer un hombre respetado. Ser un líder. Ser un ejecutivo completo. Un verdadero comunicador. Uno de los responsables de la empresa.
PERFIL DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL CAMBIOson conocedores de la empresa. Se trata de ejecutivos de alto nivel. La capacidad de comunicar a todo nivel. Una capacidad de motivar y animar a un equipo. Una elevada capacidad para escuchar. La capacidad de ver “en la niebla”
LOS EQUIPOS DE COMPETENCIALa función consiste en concebir soluciones, las soluciones buscadas son complejas, el trabajo en equipo favorece la apropiación de las soluciones
ESTRUCTURA DE LOS EQUIPOS DE COMPETENCIASRESPONSABLE DE LOS RESULTADOS RESPONSABLE FACILITADOR MIEMBRO 1 MIEMBRO 2 MIEMBRO 3 MIEMBRO4 MIEMBRO 5 MIEMBRO 6 BUEN FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO SUS EXPERIENCIAS Y SUS CAPACIDADES PARA CONTIBUIR AL LOGRO DE SUS OBJETIVOS.
EL RESPONSABLE Es la persona a quien el comité ejecutivo del cambio confía la responsabilidad de aportar la solución al problema planteado. Debe abandonar sus funciones para dedicarse al 100% al proceso del cambio.
EL FACILITADOR Es un especialista en la gestión del cambio su misión es optimizar el funcionamiento del equipo. Aportando los medios , las guías, facilitando el trabajo del equipo (reuniones de trabajo, resolución de problemas en grupo).
LOS MIEMBROS Las fuerzas vivas del equipo de competencia, entre 5 y 10 personas.
LOS 9 PROCESOS DE GESTIONLas compras. La toma de pedidos. La gestión de stock. La facturación. La política de precios. El sistema de informes de la actividad comercial. La tesorería. La contabilidad general.
LAS DIRECCIONES OPERATIVAS Y SUS FUNCIONESCumplen un papel de proveedores, estos profesionales participan activamente en el trabajo de esos equipos.
LOS EQUIPOS DE APOYO Su función es apoyar la acción de los equipos de competencia. Un equipo de resultados económicos. Un equipo de comunicación. Un equipo de formación.
EL EQUIPO DE RESULTADOS ECONOMICOSSu función es evaluar el impacto financiero de las soluciones elaboradas por los equipos de competencias.
EL EQUIPO DE COMUNICACIONSu misión es explicar la manera continuada los procesos de trabajo de equipo de competencias.
EL EQUIPO DE FORMACION La función es asegurar la formación necesaria para la puesta en marcha de la visión
En resumen la clave catalizar define la organización y el funcionamiento en que se apoya el proceso de cambio, especificando sus actores y estructurando sus respectivas funciones.
CLAVE 4 CONDUCIR
Yepardy VISION MATERIALIZAR CATALIZAR 100 200 300 400
Guia eficasmente la empresa a lo largo del proceso de cambio.CONDUCIR. Guia eficasmente la empresa a lo largo del proceso de cambio.
Conducir consite en asegurar la realizacion de las siguiente actividades:Elaboracion de la logica del proceso de cambio. Planificacion del proceso del cambio. Supervicion diaria de un desarrollo adecuado. La facilitacion y aceleracion del cambio. La fuente impacial de ideas y de opiniones. Seguimiento de la evaluacion de las relaciones de poder. La identificacion y la puesta a disposion de tecnicas e instrumentos. La utilizacion armoniosa de las claves del cambio.
Elaboracion de la logica del proceso de cambio:Es el hilo conductor a disposición de cada empleado de la empresa que le ayuda a comprender permanentemente el significado de sus funciones y el impacto de sus acciones en el marco del conjunto del proceso
Conducir la logica del proceso de cambio.vision movilizacion materializacion Objetivo de la vision Medios a poner en marcha Eleccion de ejes de mejora y modelizacion economica Diseño de los ejes de mejora y confirmacion de resultados Eleccion de los indicadores de seguimiento Puesta en marcha Resultado y seguimiento de los indicadores Es conducir al grupo a una mejor comunic-acion. 3 meses Intercalar los grupos existentes. Realizar eventos de combio. 88% de comunicacion. 12% de comnunicacion Lograr y facilitar la comunicación y la interaccion para llegar a acuerdos Los equipos o grupos informales. Personas poco sociables.. Intercalo de equipos (10/3/06) Fin de marcha (junio) 1 validacion
Planificacion del proceso de cambioEs el encargado de procurar que se efectué una planificación detallada y realista del proceso para evitar cualquier error de descuido.
La supervision diaria de un desarrollo adecuado del proceso de cambio:Identifica el camino critico del proceso de cambio y se asegura sistematicamente el respeto de las etapas criticas.
Facilitación y aceleración del cambioEs contribuir a resolver los problemas críticos o las situaciones de bloqueo.
La fuente imparcial de ideas y de opiniones:Es fundamentalmente,con independencia de las fricciones internas que no dejaran de producir, preservar una ¨zona¨de imparcialidad y racionalidad que pueda servir de referencia o de arbitro.
El seguimiento de la evolucion de las relaciones de poder:Se trata de efectuar un seguimiento de la evolucion de la posicion de los personajes de la empresa frente al cambio.
Identificacion de la puesta a disposicion de las tecnicas y los instrumentosSe trata de técnicas relativas a la gestión del cambio, mas que de técnicas científicas o de gestión financiera
El inicio y el seguimiento de la instruccionEs de apoyo permanente al desarrollo continuo de personal, incumbe al equipo de apoyo
La utilizacion armoniosa de las claves del cambioAsegura que todos los factores claves de éxito esten correctamente articulados
CLAVE 5 MATERIALIZAR
DEFINIR LA VISIÓN MOVILIZAR CATALIZAR CONDUCIR MATERIALIZAR
MATERIALIZAR la empresa esta formada por cuerpo y espíritu, como el ser humano ya que esta constituida por componentes que la materializan (cuerpo) y los componentes que la animan (espíritu)
MATERIALIZAR Es la evolución de la empresa partiendo de la situación existente hasta la puesta en marcha efectiva y duradera de la visión
POSICIONAMIENTO DE LA MATERIALIZACIÓNDEFINICIÓN DE LA VISIÓN CON LOS OBJETIVOS EVALUADOS DISEÑO DE LOS EJES DE MEJORA Y PLANES DE LA PUESTS EN MARCHA ELECCIONES DE LOS EJES DE MEJORA Y MODELIZACIÓN ECONÓMICA ANALISIS DETALLADO DE LA SITUACIÓN EXISTENTE PUESTA EN MARCHA Y SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS MATERIALIZAR MOVILIZAR DEFINIR LA VISIÓN
PRINCIPIOS BÁSICOS Cambiar las fusiones y responsabilidades antes de intentar modificar los comportamientos o la cultura. Asegurar una participación masiva lo mas elevada posible. Dejar autonomía en el marco definido por la visión
CAMBIAR LAS FUNCIONES ANTES DE INTENTAR CAMBIAR LOS COMPORTAMIENTOS O LA CULTURATeoría del cambio programado: La transformación de la empresa comienza por la evolución inicial de los conocimientos y de las actitudes de los empleados; pueden ser efectuada a través de seminarios de trabajo o sesiones de formación.
Teoría de alineamiento de tareasSegún esta las actitudes y comportamiento de los individuos son fuertemente influenciados por las funciones, responsabilidades y formas de actuar que le son asignados.
ASEGURAR UNA PARTICIPACION MASIVA LO ANTES POSIBLESe trata de crear una fusión de ideas que permita sacar provecho de todas las competencias de la empresa, así como del acervo de creatividad que potencialmente representa cada uno de los empleados de la empresa
DEJAR AUTONOMÍA DENTRO DEL MARCO DEFINIDO DE LA VISIÓNTodos deben actuar en el mismo sentido que el objetivo. De esta riqueza de ideas y de acciones, nace, y luego se materializa, la solución que permitirá alcanzar los objetivos de la visión
LA GESTIÓN GENERAL La transformación necesita por lo general al menos tres subetapas: La modelización del objetivo apuntado, una implantación parcial o test y la generalización de la puesta en marcha
LA GESTION ESPECÍFICA Para cada etapa se trazan objetivos, las actividades, los medios/instrumentos, los participantes los plazos y los resultados obtenidos.
OBJETIVOS: El objetivo de materializaciónLos resultados económicos y cualitativos esperados los indicadores operativos que permitirán controlar esos resultados a lo largo de la materialización hasta alcanzar los objetivos definidos en la visión y más adelante para verificar su perennidad.
Las condiciones de éxito y las barrerasLas funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo Un calendario de uso preciso
Los equipos supervisan las reflexiones de grupoACTIVIDADES Los equipos supervisan las reflexiones de grupo
MEDIOS / INSTRUMENTOS:Reglas para una reunión eficaz Estructura de una reunión eficaz Resolución de problemas en grupo
Son principalmente los miembros de los equipos de competenciaPARTICIPANTES Son principalmente los miembros de los equipos de competencia
Puede ser breve del orden de dos semanas en general.PLAZOS Puede ser breve del orden de dos semanas en general.
RESULTADOS Para cada eje de mejora se define un marco de trabajo coherente con la visión
LÓGICA DE LAS ACTIVIDADES DE UN EQUIPO DE COMPETENCIAObjetivos Actividades Medios /factores Resultados Identificar las causas de la incomunicación Realizar reuniones grupales, formar equipos de trabajo con diferentes integrantes Participación de los integrantes del grupo Un listado de las diversas oportunidades que existen para mejorar las comunicación Mejorar la comunicación en un mayor porcentaje Realizar dinámicas grupales donde interfieran todos los integrantes Realización de juegos, concursos y pequeñas competencias Mayor integración grupal Identificar las inconformidades del grupo Realizar debates Preguntas, participaciones libres Se conocerían los intereses individuales de cada integrante.
ANALISIS CRÍTICO DE LA SITUACIÓN EXISTENTE
Objetivos Por cada eje de mejora se recogen y analizan los puntos fuertes, las oportunidades de mejoras Comprometer al conjunto de empleados en la trayectoria del cambio
ACTIVIDADES Los equipos supervisan principalmente las reflexiones de grupo y los trabajos de análisis de los datos de la fase de movilización.
MEDIOS / INSTRUMENTOS La descripción del proceso se efectúa e paneles de papel que se cuelgan en las paredes
Participa la mayor parte de los integrantesPARTICIPANTES Participa la mayor parte de los integrantes
PLAZOS De 4 a 6 semanas RESULTADOS Este proporciona una multitud de datos que permiten concebir y llevar a cabo la importante tarea de su estructuración a fin de hacerlos utilizables.
DISEÑO DE LA GESTION ESPECIFICA
OBJETIVOS Definir para cada eje de mejora los beneficios potenciales, indicadores coherentes con la visión. Adhesión de participantes.
ACTIVIDADES Se toma en cuenta la teoría del cambio de Kurt LewinDeshielo (ruptura, ansiedad y seguridad) Transformación Consolidación
MEDIOS /INSTRUMENTOS Resolución de problemas en grupo BrainstormingInstruir Aspectos emocionales Relaciones de poder
PARTICIPANTES Equipos de competencias son los indicadores de las actividades y las llevan a la practica Hacer participar a los empleados (experiencias, ideas)
PLAZOS Equipos de competencia centran sus esfuerzos en buscar la solución y validación en 1 mes
RESULTADOS Manual de mejora-objetivo adquirida por la mayoría de los empleados
OBJETIVO Positivismo al cambio
ACTIVIDADES Definir un plan de acción simple a corto plazo y poco costoso Comunicar los resultados a fin de reforzar la motivación de los empleados Formar e instruir a los usuarios
MEDIOS /INSTRUMENTOS Formación, instrucción, ya que acelera la evolución de comportamientos y actitudes
PARTICIPANTES - equipos de competenciaPLAZO - 2 meses mínimo y 6 máximo
RESULTADOS Entusiasmo Economía
OBJETIVO Mostrar la debilidad de soluciones para cada eje de mejoraTEST OBJETIVO Mostrar la debilidad de soluciones para cada eje de mejora
ACTIVIDADES Especificar funciones, responsabilidades y tareasFormar a usuarios en sus nuevas funciones, responsabilidades y tareas Evaluar con los usuarios sus propios rendimientos Reconocer los buenos rendimientos y comunicar éxitos al resto de la organización.
MEDIOS / INSTRUMENTOS Técnicas de instrucciónMétodo de gestión de la resistencia al cambio Control de las relaciones de poder
PARTICIPANTES Intervienen los usuarios afectados por el campo de acción del Test. PLAZOS De 3 a 4 meses
RESULTADOS EntusiasmoDesarrollo de nuevos propulsores del cambio ya que estos harán que se adhiera el resto de la organización a la generalización de la puesta en marcha
GENERALIZACION Es la puesta en marcha del conjunto de los ejes de mejoras sobre la base de los planes de acción elaborados durante la etapa de diseño.
SEGUIMIENTO DE RESULTADOSObjetivos Actividades Medios /instrumentos Participantes Plazos Resultados
Objetivos: Definir las ganancias cuantitativas y cualitativasDefinir el impacto de los beneficios Verificar la coherencia de los beneficios Efectuar el seguimiento de los resultados
Actividades: Elaborar la lista Valorar los beneficiosMedir el impacto potencial Elegir los indicadores Seguir la evolución Colocar en tableros públicos Validar los resultados
son efectuados por los equipos de competenciasMEDIOS / INSTRUMENTOS los medios utilizados son los propios del análisis financiero y del control de gestión PARTICIPANTES son efectuados por los equipos de competencias
PLAZOS la evaluación de los beneficios y la elección de los indicadores se realizan durante la etapa de diseño. RESULTADOS Aquí nos permite seguir los resultados del proceso de cambio y de compararlos con los objetivos de la visión
PUESTA EN MARCHA DE LOS SISTEMASObjetivo: Los empleados cumplen, conforme a los objetivos de la visión y de los ejes de mejora, sus nuevas funciones y responsabilidades.
Actividades: La identificación de los sistemas de gestiónLa estructuración de los sistemas La utilización de los sistemas
MEDIOS / INSTRUMENTOS recursos humanos, finanzas o administración. PARTICIPANTES los responsables del equipo de competencia, responsable del equipo del cambio
el cambio se encuentra, desde ahora la visión es atendida y es perennePLAZOS durante el proceso de la generalización RESULTADOS el cambio se encuentra, desde ahora la visión es atendida y es perenne
CLAVE 6 HACER PARTICIPAR
LA PARTICIPACION ES EL PUNTO DE INICIO DE UNA DINAMICA DE ADHESION Y DE ÉXITO DE LOS EMPLEADOS EN EL PROCESO DE CAMBIO. LOS EQUIPOS DE COMPETENCIAS PUEDEN ANIMAR Y ESTIMULAR LA PARTICIPACION DEL MAYOR NUMERO DE EMPLEADOS CON LA AYUDA DE METODOS Y DE MEDIOS CONCEBIDOS PARA TAL EFECTO.
EL PAPEL FUNDAMENTAL DE LA PARTICIPACIONLa participación es el punto de inicio y de éxito de los empleados en el Proceso de cambio.
LA ESPIRAL MAGICA DE LA PARTICIPACION colaborar con sus ideasConsiste en hacer participar al empleado ofreciéndole la posibilidad de aportar Ideas, de dar parte de sus temores, de contribuir en la elección de la solución final O incluso de modificar las acciones , explica como cada uno puede participar y colaborar con sus ideas
El empleado comienza así a formar parte del proceso de cambio, a aportar sus ideas y defenderlas.Gracias a este compromiso obtiene los primeros logros. El logro de el empleado sumado al reconocimiento de sus acciones y de su propia persona contribuye inhabitablemente a motivarles. Al iniciar un proceso de cambio de mecánica
Las dos contribuciones al proceso del cambio sonLa participación es una reacción en cadena este procesó es el que denominamos la espiral mágica de la participación Las dos contribuciones al proceso del cambio son Cuando mas amplia es la participación mayor es la capitalización que el proceso de cambio puede obtener de las expectativas que representa cada empleado. La participación asegura la adhesión de la visión
ALGUNAS TECNICAS La participación de los individuos es la llave maestra y el Motor de la espiral mágica. Existen varios métodos e instrumentos a nuestra disposición.
LA CREACION DE EQUIPOS Una manera de asegurar un primer nivel de participación consiste en crear equipos de trabajo multiniveles. En este primer nivel de participación alcanzada que conviene ampliar por lo pronto , este numero representa una pequeña parte de los empleados que en su momento se encontraran en su totalidad afectados por la visión
LA INTERRELACION ENTRE LOS EQUIPOS Y EL RESTO DEL PERSONAL DE LA EMPRESAE l reto consiste en pasar de este nido de equipos a un hormiguero de empleados donde cada individuo se siente comprometido e implicado para colaborar en la elaboración y de su puesta en marcha.
El papel kraft La matriz de clasificación de los beneficios cuantificables La utilización continua de la comunicación. Un anuncio para comunicar la visión. Un anuncio para comunicar las grandes orientaciones. Definidas al final de la movilización. El anuncio de la fase de la materializacion.
EL PROCESO DE LA EXTENCION DE LA PARTICIPACION
Estas técnicas son el vehiculo que permite la difusión de la implicación del personal en torno a los nudos de actividad que constituyen los equipos de competencias
LAS TASAS Y NIVELES DE PARTICIPACIONLa tasa de participación es considerada respecto al total de los empleados de la entidad a transformar, pudiendo ser esta la propia empresa en su conjunto o una de sus divisiones.
El numero de empleados, así implicados, será lo suficientemente elevados para que entre estos últimos, cada empleado de la empresa tenga al menos un colega próximo que pueda testimoniar el valor del proceso de cambio.
Además una comunicación general realiza el principio de la fase de movilización para anunciar la visión y el lanzamiento del proceso de cambio.
Favorece y refuerza la toma de decisiones y la sensibilización de la mayoría de los empleados.
SE IDENTIFICAN CINCO NIVELES DE PARTICIPACIONNIVEL 1: el empleado esta desde ahora sensibilizado. NIVEL 2 : El empleado esta convencido de la urgencia. NIVEL 3: El empleado ha participado al menos una vez en el proceso del cambio. NIVEL 4: El empleado esta motivado por la visión y con el proceso de cambio. NIVEL 5: El empleado se ha convertido en un “paladín” del cambio, en una especie de emprendedor del proceso de cambio. Asciende constantemente en “la Espiral Mágica”.
Toda persona de un nivel N ha alcanzado también los niveles de participación inferiores .Por ejemplo, un paladín que comprende la visión y su proceso de cambio, esta convencido de la urgencia de actuar, participa en el proceso y esta altamente motivado.
TASA CRITICA DE PARTICIPACION/NIVEL EN FUNCION DEL AVANCE DEL PROCESO DE CAMBIO(1)TC P/N al termino del establecimiento de la visión. (2) TC P/N al final de la fase de movilización. (3) TC P/N durante la etapa de diseño de la fase de materializacion. (4) TC P/N durante la etapa de generalización de la fase de materializacion. (5) TC P/N durante la etapa de generalización de la fase de materializacion.
GUIAR SIN PRETENDER CONTROLARLOS FACTORES CLAVE DEL EXITO GUIAR SIN PRETENDER CONTROLAR El proceso de cambio crea el principio crea en principio, como lo hemos visto ya, un “nido” de equipos que, a su vez generan un “ hormiguero” de empleados implicados. Lo mejor es apoyarse en la creatividad y la capacidad década uno, extraer lo mejor de sus competencias y conocimientos, capacidades y guiar sus actividades. Pero debe ser también la preocupación de cada cuadro directivo de la empresa: dejar la suficiente libertad y flexibilidad a sus subalternos.
GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS PRIMEROS NIVELES DE LOS MANDOS INTERMEDIOSHemos constatado que los primeros niveles de los mandos intermedios ( supervisores, contramaestres) son en general las mas retisenetes a otorgar la autonomía necesaria a sus obreros y empleados. Percibe la libertad otorgada a sus tropas, por lo tanto, la disminución de sus control, como una perdida de responsabilidad y de poder susceptible de amenazarles directamente. El equipo del cambio puede ayudar a estos responsables a redefinir su papel en el nuevo contexto.
RESPONDER A LAS IDEAS Y A LAS INICIATIVASLos empleados han sido invitados a participar de manera que hay que asumir entonces que sus ideas serán tenidas en cuenta. En efecto La dinámica de cambio puede verse rápidamente quebrantada si los empleados constatan que sus ideas son archivadas en los dosieres y que no se les hace caso ni se la sigue. Recomendamos además, instaurar un sistema de primas para recompensa a las mejores sugerencias. El desafió consiste en concebir un sistema que favorezca el trabajo de equipo, mas que los individuales.
CONCEDER EL DERECHO A EQUIVOCARSEEste derecho al error es la clave para la participación. Hemos visto antes como contribuía en la percepción de seguridad de la clave movilizar, el aprendizaje continuo de los empleados supone la aplicación de sus ideas o de sus nuevos conocimientos.
GESTIONAR LOS ASPECTOS EMOCIONALES.CLAVE 7 GESTIONAR LOS ASPECTOS EMOCIONALES.
LOS ASPECTOS EMOCIONALES DEL CAMBIOTodo cambio les perturba y replantea mas o menos profundamente el proceso. El cambio provoca reacciones emocionales.
OBJETIVO DE LA GESTION DE LOS ASPECTOS EMOCIONALES.Vencer esas resistencias y eliminar estos bloqueos para asegurar la participación de los empleados y facilitar la definición de las mejores soluciones para la materialización de la visión.
La resistencia es la reacción normal y la mas frecuente que se observa ante un proyecto de cambio; el cambio es casi siempre percibido por los empleados como una amenaza.
ANTECEDENTES Muchos cambios están ocurriendo a nivel mundial, exigiendo una nueva postura por parte de las organizaciones. No se pueden quedar observando y dejar que las cosas sucedan sin nada que hacer, pues esto puede acarrear inseguridad en cuanto al propio futuro de la propia. Muchas veces las personas no se comprometen con el cambio porque no saben lo que va a pasar, por no saber como actuar.
LA NECESIDAD DEL CAMBIOPROBLEMAS: Necesidades no satisfechas, insatisfacción en el trabajo, productividad, falta de participación y por consecuente falta de sugerencias. CONDUCTA: Conflicto de liderazgo, reorganización estructural y sistemas de compensación.
NO CONOCER ( Base de la pirámide)La falta de comunicación sobre el proyecto de cambio. La visión demasiado parcializada del cambio
NO PODER (Punto intermedio )El tipo de cultura organizacional la falta de capacidad individual las dificultades para el trabajo en equipo la percepción de la falta de recursos la sensación de que el verdadero cambio no puede producirse
La necesidad de trabajar másNO QUERER (Cima ). El desacuerdo La incertidumbre La pérdida de identidad La necesidad de trabajar más
La calidad del cambio depende, en parte, de la calidad para resolver los bloqueos mentales
La resolución de los problemas consiste frecuentemente en iniciar una acción correctiva inversa a la acción que se quiere suprimir
Los miembros del equipo del cambio tienen como función difundir las técnicas y medios necesarios para el cumplimiento del cambio
LA GESTIÓN DE LOS ASPECTOS EMOCIONALESEl establecimiento de un diagnostico de la situación actual. La identificación y el seguimiento de las resistencias y de los bloqueos. El tratamiento de las resistencias y de los bloqueos.
El establecimiento de un diagnostico de la situación actual Los principales criterios a considerar son: La estructura sociodemográfica de los empleados. La estructura jerárquica y su funcionamiento. El estilo de management. La cultura de la empresa. La costumbre del cambio. Los competidores. Las organizaciones profesionales y sindicales. El contexto económico y social.
Escala de adaptabilidad al cambio
La identificación y el seguimiento de las resistencias y de los bloqueos.Se orienta a identificar por anticipado las resistencias y los bloqueos que podrían aparecer durante el proceso de cambio. Las resistencias y los bloqueos que puedan aparecer durante el proceso de cambio no pueden ser extrapolados basándose en una experiencia precedente.
La profundidad, la rapidez y el modo de imposición deben ser tomadas en cuenta para identificar las posibles resistencias y bloqueos.
Matriz de los aspectos emocionales
Las cuestiones que pueden ser asociadas, a priori, con tres tipos de transformaciones de la empresa y que conllevan a riesgos elevados a nivel de los aspectos emocionales son: Las transformaciones que cuestionan la organización científica de trabajo. Las transformaciones que introduce la dimensión del otro. Las transformaciones que provocan reducciones de efectivos.
EL TRATAMIENTO DE LAS RESISTENCIAS Y LOS BLOQUEOSLa mayor participación posible de los empleados implicados en el proceso. La valorización de los esfuerzos y los resultados obtenidos. La reafirmación continua de la voluntad de la dirección de conducir el cambio apropiadamente. La formación y la instrucción. La comunicación intensa sobre la marcha del cambio.
La implicación lo antes posible de los protagonistas del cambio facilita la reducción de las resistencias y los bloqueos mentales.
Una buena implicación permite que los empleados comprendan mejor los objetivos del cambio y expresen sus reticencias, temores y su oposición.
AFA (análisis de fuerzas en acción)El objetivo del AFA es identificar las fuerzas positivas y negativas que actúan sobre la puesta en marcha de una decisión y reorientarlas para preparar su ejecución.
EL AFA Identifica las fuerzas que juegan a favor o en contra, antes de la puesta en marcha de la decisión. El AFA apunta a reorientar las fuerzas negativas punto por punto a las objeciones. El AFA pude ser utilizado en numerosas ocasiones durante el proceso de cambio debido a problemas muy diversos.
LA RESOLUCION DE PROBLEMAS EN GRUPO.Esta técnica apunta a resolver positiva mente los problemas que pueden plantarse durante el desarrollo del cambio.
Por regla general el desarrollo de las reuniones debe seguir un mismo esquema:Expresión de las expectativas de cada participante ante la reunión. Situación respecto al progreso en la resolución del problema y la puesta en practica de la solución. Producción de ideas a través de sesiones de “brainstorming” para resolver las cuestiones tratadas durante la reunión. Selección de las ideas en función de su capacidad para responder efectiva mente las preguntas. Tratamiento de los aspectos negativos asociados a las ideas tratadas. Identificación a los aspectos restantes a tratar para hallar la solución buscada. Afectación de las tareas a cumplir de aquí a la siguiente reunión.
Son 9 puntos que deben ser unidos con la ayuda de cuatro líneas rectas trazadas sin levantar de la hoja la punta del lápiz
REFLEXION " La vida es oscuridad cuando no hay impulso y todo impulso es ciego cuando no hay conocimiento y todo saber es inútil cuando no hay trabajo y todo trabajo es rutinario si no existe el cambio " Cambio, según indica el diccionario es " acción o efecto de cambiar ", que a su vez es dar, tomarlo poner una cosa en otra, mudar, variar, alterar. La palabra cambio se ha hecho familiar en las más diversas organizaciones y se ha convertido en un protagonista del que hacer empresarial.
CLAVE 8 GESTIONAR LAS RELACIONES DE PODER
11.1 LAS RELACIONES DE PODER EN EL PROCESO DEL CAMBIOEl cambio modifica/altera las relaciones de poder existentes. El éxito de la transformación de la empresa dependerá de la capacidad de los responsables del cambio para gestionar las relaciones de poder
EL PODER: ES EL NOMBRE QUE SE DA A UNA SITUACION ESTRATEGICA COMPLEJA EN UNA SOCIEDAD DADA.
CINCO MECANISMOS RELEVANTES:El poder se ejerce en una multitud de lugares y a través de un juego de relaciones desiguales y móviles. El poder procede de todas partes y no solamente de una cima desde donde cae en cascada sobre toda la empresa
Las relaciones de poder son, a la vez, intencionales y no subjetivas.Las relaciones de poder no constituyen una superestructura implantada en la empresa con la única función de prohibir o suministrar ordenes. Donde hay poder, hay resistencia.
El poder puede penetrar, influir y transformar estas relacionesEl poder pone una especial preocupación en las relaciones e interacciones de los empleados El poder puede penetrar, influir y transformar estas relaciones
EL RETO PARA LOGRAR EL CAMBIOIntegrar los intereses de cada individuo y dirigirlos hacia un mismo objetivo (PUESTA EN MARCHA DE LA VISION). El cambio se facilita con la existencia de una “FINALIDAD UNIVERSAL”.
RELACIONES FORMALES RELACIONES INFORMALES
Todo el mundo es ,a la vez, emisor y receptorLas relaciones de poder ya no son únicas y simples, sino múltiples y complejas Se comparte el poder Gestiona la dependencia de los subordinados Todo el mundo es ,a la vez, emisor y receptor
El poder busca siempre reforzarse, jamás debilitarseEl cambio desestabiliza las relaciones de poder con un equilibrio siempre inestable La oposición al cambio es tanto mas fuerte, que este tiende generalmente a reducir el poder del que disponen los individuos
Las responsabilidades pueden ser descentralizadas.La autonomía puede ser aumentada. Los empleados pueden disponer de un margen de maniobra Menos poder Poder delegado Poder ejercido
LA RECUPERACIÓN DE PODERVarias semanas o varios meses, según la naturaleza del cambio.
Las relaciones de poder deben ser gestionadas atentamente por los responsables del cambio a través de la evaluación de características del poder: Importancia Presencia Ejecución Antagonismo
El seguimiento de la evolución de la situación del poder, en el curso del proceso.El logro del cambio exige, “REORIENTAR EL PODER EN EL SENO DE LA EMPRESA”.
Las relaciones de poder son fuente de resistencias y de bloqueos importantes y frecuentes, de manera que su carácter bloqueante debe ser identificado lo más rápidamente posible. Nos reencontramos aquí con las técnicas y las herramientas que se describieron otro capitulo.
Algunos cambios provocan alteraciones profundas en términos de poder, con variaciones objetivamente importantes, y estas alteraciones pueden afectar a todos los niveles jerárquicos. Los beneficios de poder, generalmente mas fáciles de gestionar que las perdidas, deben ser objeto de una atención peculiar.
Las perdidas del poder plantean problemas mas importantes en términos humanos. Por tanto, es necesario identificar bien las personas que sufrirán tal perdida y comprender la naturaleza de la misma, siendo bastante fácil de conocer y evaluar la incidencia de las modificaciones de la estructura.
11.2 LA TEORIA DEL PODER HACIA LOS OBJETIVOS FIJADOSLa gestión de las relaciones de poder se apoya sobre un método en tres fases: definición de la situación de poder deseada la gestión de las relaciones de poder la utilización de los sistemas para reorientar el poder
11.2.1 FASE 1: LA DEFINICION DE LA SITUACION DEL PODER DESEADALos aspectos del poder pueden influir sobre la definición de la visión y la movilización, tornando algunos componentes del cambio en irrealistas, muy aleatorios e incluso muy costosos
EVOLUCIÓN DEL PODER EJERCIDOElevado Medio Débil Zona De riesgo De fuerza Declive Estabilidad Fortalecimiento
11.2.2 FASE 2: LA GESTION DE LAS RELACIONES DE PODERLa gestión de las relaciones de poder tiene por objetivo obtener el apoyo al proceso de cambio por las personas que ejercen el poder en el seno de la empresa. Esta gestión se apoya en la evolución y el seguimiento de la posición de esas personas en relación al proceso de cambio. La gestión de las relaciones de poder comienza con la evaluación del nivel de adhesión al cambio por medio de entrevistas individuales, no sólo con cada persona clave, sino también con los miembros de diferentes categorías.
IMPORTANCIA PARA EL LOGRO DEL CAMBIONivel de adhesión al cambio Paladín Apoyo Indiferente resistencia Valorizar Utilizar seguir Gestionar el riesgo Débil Fuerte
Una vez que la situación de poder deseada haya sido establecida el directivo juega un papel determinante en la reorientación efectiva del poder. Esto es valido para el responsable en relación a las personas clave.A
La dirección debe establecer un vinculo entre la reorientación de poder y los objetivos de la visión, siendo indispensable para identificar las nuevas personas clave y probar su importancia valorando y ponderando regularmente la labor de los colaboradores con los que cuenta para materializar la visión.
Así mismo la dirección debe adaptar su modo de gestión a quien respalda el cambio, siendo que el estilo de dirección ejerce una influencia muy fuerte sobre el comportamiento de los colaboradores.
Cuando ya este convencido del nuevo reparto del poder, el director debe usar su propio poder para que esto sea efectivo, combinando la concertación y el autoritarismo necesitando cierto grado de delicadeza no poniendo en desconfianza el objetivo y el logro del cambio.
11.2.3 FASE 3: LA UTILIZACION DE LOS SISTEMAS PARA REORIENTAR EL PODERLa reorientación del poder de manera explicita es garantizada por la modificación de la estructura. La evolución de la cultura de la empresa puede ayudar a la reorientación del poder, pero se trata siempre de una evolución lenta, que contribuye mas a sostener la nueva situación que ayudar a crearla.
El sistema de REPORTING refleja la estructura de control en la empresaEl sistema de REPORTING refleja la estructura de control en la empresa. Indica la o las personas a las que se rinde cuenta de las propias actividades, de las decisiones que se quiere tomar y de los resultados obtenidos.
El sistema de evaluación de los rendimientos también debe ser modificado desde la etapa de generalización de la fase de materialización de proceso de cambio. De esta forma se pueden asumir los nuevos objetivos; entre ellos las nuevas personas clave.
El sistema de remuneración permite traducir concretas y simplemente las nuevas reglas, haciendo que el componente variable de los ingresos depende de la participación en los nuevos objetivos y haciendo que las personas clave decidan el nivel de remuneracion.
La acción sobre estos sistemas permite mover eficazmente las relaciones de poder, pero lo que debe buscarse es la acción simultanea sobre los tres sistemas.
CLAVE 9 FORMAR E INSTRUIR
FORMAR: DAR FORMA A ALGO 2. JUNTAR Y CONGREGAR PERSONAS O COSAS, UNIÉNDOLAS ENTRE SÍ PARA QUE HAGAN AQUELLAS UN CUERPO Y ESTAS UN TODO 3. DICHO DE DOS O MÁS PERSONAS O COSAS: HACER O COMPONER EL TODO DEL CUAL SON PARTES 4. CRIAR, EDUCAR, ADIESTRAR INSTRUIR: ENSEÑAR 2. COMUNICAR SISTEMÁTICAMENTE IDEAS, CONOCIMIENTOS O DOCTRINAS 3. DAR A CONOCER A ALGUIEN EL ESTADO DE ALGO, INFORMARLE DE ELLO, O COMUNICARLE AVISOS O REGLAS DE CONDUCTA
PARA ASUMIR ESTA SITUACION DE MANERA CONVENIENTE, NECESITAN APELAR A NUEVOS CONOCIMIENTOS Y A NUEVAS CAPACIDADES Y A APRENDER A UTILIZAR NUEVOS METODOS Y TECNICAS QUE NECESITAN APLICAR. PAPEL DE LA FORMACION
12.1 LA DETERMINACION Y LA EVALUACION DE LAS NESECIDADES¿ CUALES SON LAS NECESIDADES DE FORMACIÒN ? ¿ CUALES SON LAS NECESIDADES DE INSTRUCCIÓN ?
NIVEL DE CAPACIDAD TECNICA Y RELACION INTERPERSONALINTRODUCCION POSICION DESEADA SUFICIENTE FORMACION E INSTRUCCION FORMACION INSUFICIENTE INADAPTADOS AL PROCESO DE CAMBIO Y A LA VISION COMPORTAMIENTOS/ ACTITUDES ADAPTADOS AL PROCESO DE CAMBIO Y A LA VISION EN ESTA MATRIZ, LAS CAPACIDADES TECNICAS CUBREN PRINCIPALMENTE LAS NUEVAS TÈCNICAS (INFORMATICA , GESTION, AUTOMATIZACION ), E INCLUSO LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS QUE LA REALIZACION DE LA VISION NECESITARA DOMINAR A TERMINO, DE PONER EN MARCHA Y DE UTILIZAR
12.1.1 PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ: COMPETENCIAS INSUFICIENTES/COMPORTAMIENTO INADAPTADOEN ESTE PRIMER CUADRANTE, EL EMPLEADO NO POSEE LAS CAPACIDADES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR ADECUADAMENTE SUS NUEVAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. ESTAS PUEDEN SER COMPETENCIAS TECNICAS U OPERATIVAS, TALES COMO EL USO DE MEDIOS INFORMATICOS QUE DESCONOCE, O BIEN, LA IMPLANTACION DE NUEVOS PROCEDIMIENTOS DE GESTION QUE NO DOMINA
12.1.2 SEGUNDO CUADRANTE DE LA MATRIZ:COMPETENCIAS SUFICIENTES/COMPORTAMIENTO INADAPTADO EL EMPLEADO POSEE LAS CAPACIDADES NECESARIAS, TECNICAS DE RELACION SOCIAL, PERO SE COMPORTA NEGATIVAMENTE FRETE AL PROCESO DE CAMBIO AL CUAL SE RESISTE, O BIEN POSEE UN CONPORTAMIENTO INCOMPLETO CON LA MATRIZ
12.1.3 TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ: CONPETENCIAS INSUFICIENTES/CONPORTAMIENTO ADAPTADO EL EMPLEADO SE ENCUENTRA MOTIVADO Y ENTUSIASMADO POR LA VISION Y EL PROCESO DE CAMBIO ASOCIADO. QUIERE PARTICIPAR Y SUS ACTITUDES SON COHERENTES CON LA VISION Y EL PROCESO DEL CAMBIO
CONPETENCIAS SUFICIENTES/COMPORTAMIENTO ADAPTADOCUARTO CUADRANTE : CONPETENCIAS SUFICIENTES/COMPORTAMIENTO ADAPTADO EL EMPLEADO POSEE LAS CAPACIDADES NECESARIAS Y ADOPTADO LOS COMPORTAMIENTOS APROPIADOS. MOTIVADO POR EL CAMBIO PUEDE, SIN EMBARGO SER INCITADO A HACERLO MEJOR
LA FORMACION UNA FORMACION TECNICA ESPESIFICA CONSISTENTE CON LA EVOLUCION DE LOS PUESTOS DE TRABAJO Y DE LAS RESPONSABILIDADES, Y POR OTRA, UNA FORMACION RELATIVA A LAS CAPACIDADES DE RELACION INTERPERSONAL PARA APOYAR EL PROCESO DE CAMBIO
12.3 LA INSTRUCCION ES UNA TECNICA PARA AYUDAR AL EMPLEADO QUE SUS ACTITUDES EVOLUCIONEN EN COHERENCIA CON LAS NUEVAS EXIGENCIAS PLANTEADAS POR LA VISION Y POR EL PROCESO DE CAMBIO, SACANDO PARTIDO DE SUS PUNTOS FUERTES Y CORRIGIENDO LOS DEBILES
12.3.1 ANTES DE LA SESION DE INSTRUCCIONEL INSTR.UCTOR UN MIEMBRO DEL EQUIPO DEL CAMBIO O UNA PERSONA DE SERVICIO DE FORMACION FORMADA EN LA TECNICA DE LA INSTRUCCIÓN PREPARA EL ENCUENTRO CON EL EMPLEADO
SE PREPARA LOS SIGUIENTES PUNTOS:¿ CUALES SON LAS ACITUDES Y/O LOS COMPORTAMIENTOS DEL EMPLEADO QUE DEBEN SER REFORZADOS O MODIFICADOS? ¿ CUALES SON LOS EJEMPLOS PRECISOS MAS RECIENTES? RESPECTO A LAS ACTITUDESA MODIFICAR, ¿ CUAL ES LA NATURALEZA DE SU CAUSA ? ¿ QUE PLAN DE ACCION PODRIA SER ELABORADO PARA AYUDAR AL EMPLEADO A SUPERAR LAS DIFICULTADES CON LAS QUE TROPIEZA?
12.3.2 DURANTE LA SESION DE INSTRUCCIONLA SESION COMIENZA CON LA EXPLICACION DEL OBJETIVO Y LA PRESENTACION DEL DESARROLLO DE LA ENTREVISTA UN BUEN MEDIO DE DESMADRATIZAR LA SESION ES: INICIAR AL EMPLEADO A QUE COMIENCE POR DEFINIR LO QUE EL MISMO PERCIBE COMO SUS PROPIOS PUNTOS FUERTE
EL INSTRUCTOR: REFORZARA ESTE PROCESO ENUMERANDO LAS MANERAS DE ACTUAR, LAS ACTITUDES O COMPORTAMIENTO DETECTARA OTRAS FUERZAS QUE EL EMPLEADO NO HAYA CITADO UTILIZARA EJEMPLOS PRECISOS PAR JUSTIFICAR Y ACLARAR SUS ARGUMENTOS
INVITARA AL EMPLEADO A IDENTIFICAR SUS PUNTOS DEBILES, SIENDO EN ESTE CASO DETERMINAR LAS ACTITUDES, LOS COMPORTAMIENTOS O LAS PROPIAS FORMAS DE ACTUAR SOBRE LAS CUALES EL EMPLEADO DEBE CENTRAR SU ATENCION PARA MEJORAR DEBE BUSCAR UNA ESTRATEGIA QUE LE PERMITA ALCANZAR LOS PUNTOS POSITIVOS DEBE MOSTRARSE LO MAS CONCRETO POSIBLE, ILUSTRANDO SUS PROPUESTAS CON REFERENCIAS A SITUACIONES RECIENTES
EN ARGUMENTACION: JAMAS DEBERA CUESTIONAR A LA PERSONA SINO BASARLA EN PREGUNTAS O EVALUACIONES RELATIVAS A HECHOS O ACTITUDES
ESTE INTERCAMBIO, PARA QUE SEA MAS EFICAZES DECIR PARA QUE SEA ASUMIDO POR EL EMPLEADO DEBE SER: FUNDADO EN LOS HECHOS DESCRIPTIVO Y NO EVALUATIVO BASADO EN UNA DISCUSIÓN DE IGUAL A IGUAL
ACTIVANDO EN EL MOMENTO ADECUADO, ES DECIR A CONTINUACION DE SITUACIONES PRECISAS EN EL CURSO DE LAS CUALES HAYA PODIDO SEÑALAR LOS PUNTOS FUERTES Y DEBILES DEL EMPLEADO OBJETIVO SOBRE EL COMPORTAMIENTO, LAS ACTITUDES Y LAS ACCIONES Y EN NINGUN CASO SOBRE LA PERSONALIDAD DEL EMPLEADO
EL INSTRUCTOR Y EL EMPLEADO DESARROLLAN DE MANERA CONCERTADA UN PLAN DE ACCION A FIN DE AYUDAR A ESTE ULTIMO A REFORZAR SUS PUNTOS FUERTES Y REMEDIAR SUS PUNTOS DEBILES EL PLAN DEBE CONTENER: LA LISTA DE LOS PUNTOS FUERTES LA MENCIO DE LAS ACTIVIDADES ORIENTADAS A MENTENERLOS O A REFORZARLOS LAS ACTIVIDADES: FORMACION, GRADO DE EXPOSICION A CITUACIONES O NUEVAS RESPONSABILIDADES, ACCIONES PARTICULARES QUE PERMITEN LOS LOGROS UNA ENTREVISTA PREVISTA A CORTO TERMINO PARA EVALUAR LOS PROGRESOS EFECTUADOS POR LOS EMPLEADOS
LA CAPACIDAD PARA MOTIVAR A LOS DEMASLA CAPACIDAD PARA ASUMIR EL ASPECTO POSITIVO DE LOS HECHOS PARA DESPUES ATACAR LOS EVENTUALES PROBLEMAS LA VOLUNTAD DE ACEPTAR LO QUE ES NUEVO SIN RECHAZARLO A PRIORI
EL COMPORTAMIENTO CONSTRUCTIVO EN LAS REUNIONES DE TRABAJOLA VOLUNTAD CONSTANTE DE AYUIDAR A SUS COLEGAS PARA TRIUNFAR LA CAPACIDAD DE RECONOCER Y RECOMPENSAR LOS ESFUERZOS
12.4 LA DINAMICA DE AUTOAPRENDIZAJEEL PROCESO DE CAMBIO SUPONE PARA EL PERSONAL DE LA EMPRESA UNA OPORTUNIDAD UNICA PARA PROGRESAR Y PARA APRENDER, TENIENDO EN CUENTA SU AMPLITUD UNA MAYORIA DE LOS EMPLEADOS SE ENCONTRARAN IMPLICADA EN DICHO PROCESO , PROCEDENTES MAYORITARIAMENTE DE LOS NIVELES JERARQUICOS Y DE LAS DIFERENTES DIRECCIONES, UNIDADES O DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA
NIVELES DE REN DIMIENTO LA EMPRESA ENCADENAMIENTO DE LOS PROCESOS DE CAMBIO TIEMPO UNO DE LOS RETOS MAYORES DEL PROCESO DE CAMBIO CONSISTE EN GARANTIZAR QUE CADA UNO DE LOS EMPLEADOS SAQUE EL MEJOR PARTIDO DE US OPORTUNIDADES DE APRENDIZAJE PARA PROGRESAR
EL RETO CONSISTE, FINALMENTE EN REALIZAR UN PROCEO DE AUTOAPRENDIZAJE CAPAZ DE PERMITIR A CADA EMPLEADO AUTOFORMARSE Y REALIZAR PROCESOS MAS ALLA DE AQUELLOS DERIVADOS EXCLUSIVAMENTE DE LA FORMACION Y LA INSTRUCCION
EL CIRCULO MAGICO DEL AUTOAPRENDIZAJEELECCION TEST IDEAS EVALUACION DE LOS RESULTADOS REFLEXION
LOS PARAMETROS Y CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE CAMBIO QUE FACILITAN ESTE AUTOAPRENDIZAJE SON DIVERSOS LA INSTRUCCIÓN: AYUDA AL EMPLEADO A EVALUAR SISTEMATICAMENTE LOS PUNTOS FUERTES Y LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA DE SU ACCIONES Y ACTITUDES Y A DEFINIR UN PLAN DE DESARROLLO
LA DELEGACION: DEBE CREARSE UNA AUTONOMIA SUFICIENTE DENTRO DE LA EMPRESA QUE PERMITA A LOS EMPLEADOS ACTUAR FACILMENTE SIN UN CONTROL CONTINUO EXCESIVAMENTE ESCRITO QUE BLOQUEARIA LA MAYORIA DE LAS ACCIONES E INICIATIVA
EL TRABAJO DE GRUPO Y LA FORMACION:DAN AL EMPLEADO LA OPORTUNIDAD DE REFLEXIONAR, DE ESCUCHAR DIFERENTES PUNTOS DE VISTA Y DE INCORPORAR NUEVOS CONCEPTOS Y METODOS
LA FORMACION Y LA INSTRUCCIÓN CONSTITUYE UNA CLAVE DEL CAMBIO TANTO EFICAZ Y PROVECHOSA QUE LAS OTRAS CLAVES, TALES COMO “CATALIZAR” O “HACER PARTICIPAR”, PUESTO QUE ESTAS HAN CREADO PREVIAMENTE LAS BASES Y LAS CONDICIONES QUE PERMITIRAN A TODOS LOS EMPLEADOS SACAR EL MEJOR PARTIDO DEL PROPIO PROCESO DE CAMBIO
CLAVE 10 COMUNICAR INTENSAMENTE
Saber comunicarse es una de las mas importantes manifestaciones de la inteligencia, es necesario:APRENDERLO PERFECCIONARLO DESARROLLARLO ANONIMO
“LO MAS IMPORTANTE EN MATERIA DE COMUNICACIÓN HUMANA, ES OIR LO QUE NO SE DICE”.PETER DRUCKER
¿Qué entendemos por Comunicación OrganizacionalSon las prácticas y medios de comunicación como instrumentos para apoyar el logro de objetivos. Entendemos al ejercicio de la comunicación como estrategias claras para producir un cambio.
COMUNICACION Proceso mediante el cual las personas tratan de compartirsignificados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos. Comunicación entre dos personas: Dialogo Comunicación en grupos pequeños: Discusión Comunicación en grupos numerosos: Conferencia.
La comunicación en las organizaciones representa la más poderosa herramienta para alinear y orientar todas las prácticas individuales y de quipo hacia el logro de una visión y objetivos comunes.
IMPORTANCIA DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA.La comunicación representa la hebra común para los procesos administrativos Las habilidades, permiten que los gerentes aprovechen la amplia gama de talentos que existe en el mudo pluricultural de las organizaciones. Los gerentes pasan mucho tiempo comunicándose, (Papel de la comunicación en tres roles gerenciales de Mintzberg)
COMUNICACIÓN INTERPERSONALEntraña la participación de personas: para entenderla hay que tratar de entender la forma en que las personas se relacionan unas con otras. Entraña un significado compartido: estar de acuerdo en cuanto a definiciones y términos empleados. La comunicación entraña símbolos: gestos, sonidos, letras, números, etc.
PROCESO DE LA COMUNICACIONMensaje Transmitir Mensaje Recibir Canal EMISOR (Fuente) Codificar Decodificar RECEPTOR Ruido Retroalimentación Recibir Transmitir
Factores que influyen en la efectividad e inefectividad de la comunicación:CODIFICACION COMUNICACION DECODIFICACION RUIDO
TIPOS DE COMUNICACION COMUNICACION DESCENDENTE COMUNICACION ASCENDENTE
COMUNICACIÓN LATERAL DOCENTES DOCENTES DIRECTORES DIRECTORES
OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN EN EL CAMBIOLa comunicación elemento que facilita la Movilización Participación Eliminación de resistencias.
DIFERENCIAS ENTRE COMUNICACIÓN E INFORMACIONLa comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias La información aumenta el conocimiento, comunica novedades
PROTAGONISTAS DE LA COMUNICACIONLa comunicación involucra a todos los protagonistas de la comunicación La dirección general o departamento afectado por el cambio es el principal emisor Estas actuaciones exigen ser preparadas y previstas con mucha anticipación Fijar el inicio y la forma para introducir las eventuales modificaciones para el cambio
EL CONTENIDO DE LA COMUNICACION*El contenido de la comunicación debe representar una posición intermedia entre una diferencia muy grande y una similitud muy grande. *Esta posición varia según las fases del cambio. *El contenido de la comunicación es ampliamente determinado por la finalidad universal a la cual todos deben adherirse.
EXISTEN 3 GRANDES TEMAS QUE OCUPAN EL CONTENIDO DE LA COMUNICACION.* PROGRESO GENERAL DEL CAMBIO. * VALORACION DE LOS RESULTADOS. * DIFICULTADES ENCONTRADAS.
LA COMUNICACIÓN RELATIVA AL PROGRESO GENERAL DEL CAMBIOPermite a cada uno seguir el desarrollo del proceso y comprender las desviaciones con las previsiones, evaluar el cambio ya recorrido y el que queda por recorrer y tener una visión global y nada limitada de su entorno directo.
LA VALORACION DE LOS RESULTADOSAquí los resultados permiten dotar la credibilidad del cambio. Los resultados demuestran la manera de cómo el cambio puede ser efectivamente puesto en marcha con éxito.
DIFICULTADES HALLADASLa comunicación aplicada a las dificultades la demuestra a cada persona que no es la única que ha tropezado con ellas, que no debe subestimarse los esfuerzos que debe aplicar para avanzar en proceso del cambio que los obstáculos pueden ser superados.
MEDIOS DE COMUNICACIONLa comunicación requiere de personas dedicadas a esta función a tiempo completo. Formación de un equipo Uno de los retos mas importantes para el equipo de comunicación es convertirse en un punto de reverencia para todos los empleados.
LAS REUNIONES DE INFORMACIONSirven para informar regular y sistematizar a los individuos afectados por el cambio. Pueden ser organizados en función de estructura de la organización ( Dpto., taller etc.) por categorías del personal, por implantación geográfica.
REUNIONES DE DISCUSIONSu objetivo es propiciar la relación directa entre empleado que no tiene la ocasión de encontrarse de otra manera en el proceso del cambio. La finalidades estas reuniones es que cada una pueda hacerse escuchar por otro que jamás lo han escuchado.
LOS RECINTOS DE PRESENTACIONSe trata de simples salas donde son expuestos a nivel formal o libremente, los trabajos de los diferentes equipos. Cada uno dispone de un espacio de un panel. Es deseable también que los miembros de la dirección gral. Visiten estas salas de presentación para conocer los mensajes allí depositados
LOS DIARIOS U ORGANOS INTERNOSLos diarios internos raramente son editados para un proyecto de cambio exclusivamente, salvo que se trate de un proyecto de gran envergadura. Estos periódicos son particularmente apropiados para llegar a empleados que no se encuentren directamente afectados por el cambio y que de otro modo no serian sensibilizados para lograra su participación activa en el mismo
LA MENSAJERIA TELEMATICAS Y VERBALESEste tipo de soportes permiten una comunicación permanente y para todos. Los servidores deben de estar disponibles las 24 horas y la información debe ser actualizada diariamente y la respuesta a las preguntas debe ser suministrada rápida, sistemáticamente y organizada por grandes temas. Es necesario motivar e incitar a los empleados a consultarlas y a utilizarlas para expresarse. El costo puede ser elevado para un resultado decepcionante ya que es imposible que las respuestas proporcionadas se adapten en todos los casos a los objetivos de los responsables del cambio
LOS SISTEMA DE VIDEO INTERNOSAlgunas empresas disponen de tales equipos para difundir algún tipo de información, tal como nuevos contratos firmados, evolución del proceso, promociones, reclutamiento, ofrecimiento de puestos, etc. Por lo general los monitores están situados en los sitios de paso y son viables para todos los empleados, así como por los eventuales visitantes.
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