Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=57096
Timestamp: 2017-08-17 19:19:28+00:00

Document:
Resolución 275 de 2013 Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
Fecha de Entrada en Vigencia: 26/03/2014
Medio de Publicación: Registro Distrital 5325 de marzo 26 de 2014
POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE POLITICAS CONTABLES PARA EL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ
LA GERENTE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ, D. C.,
En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el artículo segundo del Acuerdo No. 28 de 1992; y, el Acuerdo 03 de 2007 de la Junta Directiva del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., y,
Que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., es un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría Distrital de Gobierno.
Que el objeto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., es la adquisición de bienes y servicios que las autoridades competentes requieran para garantizar la seguridad y la protección de todos los habitantes del Distrito Capital.
Que mediante la Resolución 119 de 2006 expedida por la Contaduría General de la Nación, se adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, como el mecanismo idóneo para garantizar la razonabilidad de las cifras depuradas y a través de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 del mismo organismo antes citado, se adoptaron procedimientos de control interno contable para reflejar la realidad económica, financiera, social y ambiental y adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en informes, reportes contables de tal forma que cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de la Contabilidad Pública.
Que en el numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, contenido en la Resolución 357 del23 (sic) de julio de 2008, se establece:
"Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.
De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Publica en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos.
Entre otras, con prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la contaduría General de la Nación –CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a la Contaduría General de la Nación.
También deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.
Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a sus usuarios directos.
En ningún caso las políticas internas y demás prácticas contables de las entidades públicas estarán en contravía de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública"
Las políticas internas y demás prácticas contables de las entidades públicas, como métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, periodos de actualización de valores, forma de conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la contaduría General de la Nación –CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a la Contaduría General de la Nación; todo lo anterior tal como lo establece la Resolución No.357 de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación.
En virtud de lo establecido en el numeral 3.2 de la resolución antes mencionada, al referirse se busca que se condensen en un documento todas las políticas y prácticas contables que ha implementado el ente público en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.
Por lo que se requiere de un documento que compile y defina las políticas que en materia contable deban aplicarse y tenerse en cuenta en el desarrollo del proceso contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Que la política contable tiene como elemento esencial la adopción de criterios homogéneos orientados al establecimiento y desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información contable que le permitan al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, generar información y reportes confiables y oportunos que puedan ser utilizados como herramienta en la toma de decisiones.
ARTÍCULO PRIMERO: Adóptese en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, a partir de la fecha de publicación de este documento el Manual de Políticas Contables que hace parte integral de la presente resolución en (36) folios, atendiendo la recomendación de los miembros del Comité de Sostenibilidad Contable conforme a lo consignado en el acta de la reunión No. 04 de 2013, la cual hace parte integral de la presente, el cual será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y personas de contrato de prestación de servicios personales que deban reportar información al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
ARTÍCULO SEGUNDO: Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación la divulgación a través de la página WEB de la Entidad del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
ARTÍCULO TERCERO: Corresponde a La Oficina Asesora de Control Interno hacer el seguimiento al cumplimiento del Manual de Políticas Contables por parte de todas las dependencias del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá que deban reportar información a la Subgerencia Administrativa y Financiera y a los órganos de control.
Se expide en Bogotá, D. C., a los 24 días del mes de diciembre del año 2013.
NELLY MOGOLLÓN MONTAÑEZ
ACTA No. 004 DE 2013 - REUNION ORDINARIA- COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE PUBLICO DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA D.C.
El día 11 de Diciembre de 2013, siendo las 2:30 P.M. se da inicio a la Cuarta reunión de carácter ordinario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
De acuerdo a citación efectuada por el Secretario Técnico del Comité mediante correo electrónico el día 06 de Diciembre de 2013.
Se cuenta con la asistencia de los siguientes miembros e invitados:
• Doctora Maria Margarita Arbeláez Villegas – Subgerente Administrativa y Financiera – Presidente del Comité.
• Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa – Profesional Especializado Contador del FVS -Secretario Técnico.
• Doctora Rusby Elena Sánchez – Profesional Universitario Almacenista.
• Doctora Angélica Maria Ardila Felacio. – Profesional Universitaria responsable de Inventarios.
• Doctora Sandra Boada - Profesional Especializado Tesorera.
• Doctor Jaime Rojas Córdoba – Profesional Especializado responsable de Presupuesto.
• Doctor Jorge Posada Lara– Subgerente Técnico.
• Doctor Omar Barón Avendaño–Jefe Oficina Asesora Jurídica.
• Doctora Fraccidia Herrera – Profesional Universitaria Contabilidad.
• Doctora Maria Sarmiento Jaramillo – Contratista Oficina Asesora de Control Interno.
2- Lectura del acta anterior (acta reunión de carácter ordinaria No.3 de 2013 realizada el 25 de Septiembre/2013).
3-Aprobación del proyecto del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
4-.Analisis, revisión y aprobación de la ficha de sostenibilidad del sistema contable Publico del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá No. 004 del año 2013, sobre el (Rubro Contable 142402- Recursos entregados en administración del Convenio Interadministrativo No. 888/2005 firmado entre el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y el Fondo Rotatorio de la Policía (FORPO), solicitando concepto jurídico sobre el saneamiento de esta partida y liquidación de dicho Convenio.
5-Seguimiento partidas pendientes de depuración a través de Sostenibilidad Contable, de acuerdo a la siguiente información:
• Situación jurídica sobre la Motocicleta Yamaha XT-350, del Vehículo FIAT MIRAFIORI Placas AO-2897, de los Bienes y Derechos en Investigación Administrativa de Industrias Metálicas Bolívar S.A. y la conciliación prejudicial de la Procuraduría 56 Judicial II Administrativa, según acta de Conciliación Extrajudicial No.046-2010 suscrita entre LIBERTY SEGUROS S.A y el F.V.S del 29 de Enero de 2010.
1.-Verificación de quórum:
El Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa, Profesional Especializado, Contador General del FVS y Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., realiza la verificación del quórum al Primer Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. de carácter ordinario de la vigencia 2013, manifestando que están presentes todos los Miembros excepto el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Doctor Omar Barón Avendaño, quien delegó al Funcionario José Alirio Barreto Ovalle, la Doctora Maria Sarmiento Jaramillo – Contratista Oficina Asesora de Control Interno y la Doctora Sandra Boada - Profesional Especializado Tesorera, motivo por el cual el Quórum De liberatorio quedo conformado así:
• Doctora Rusby Elena Sánchez Profesional Universitario Almacenista.
• Doctor José Barreto - Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica.
Se verificó la asistencia de los Miembros con voz y voto de este quórum:
• Doctora Maria Margarita Arbeláez Villegas – Subgerente Administrativa y Financiera.
• Doctora Ruby Elena Sánchez – Almacenista.
• Doctora Angélica Maria Ardila Felacio. – Profesional Universitaria responsable de Inventarios encargado de Inventarios.
2.- Lectura del acta anterior ((acta reunión de carácter ordinaria No.3 de 2013 realizada el 25 de Septiembre/2013)
El Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa, Profesional Especializado, Contador General del FVS y Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., informa a los asistentes que el acta No. 003 de 2013 (reunión de carácter ordinario) realizada el 25 de Septiembre de 2013, se encuentra debidamente suscrita por los Miembros e Invitados a la misma; y reposa en el archivo del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
3- Aprobación del proyecto del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
El Comité Técnico de Sostenibilidad contable aprueba por unanimidad adoptar el Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el cual hace parte integral de la presente acta a (36) folios y recomienda a la Representante Legal del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, para que emita un Acto Administrativo para su adopción y su obligatorio cumplimiento por todas las áreas de la Entidad. Por recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad contable, este manual es dinámico y debe ser actualizado en forma permanente de acuerdo al avance en los planes de acción en cada procedimiento de las áreas del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Mediante memorando con radicado 2013IE8575 del 25/10/2013 enviado por el Dr. José Luis Moreno Lozano (Jefe Oficina Asesora Jurídica de la época) a la Dra. Maria Nohemí Perdomo Ramírez (Subgerente Administrativa y Financiera de la época), de acuerdo con la solicitud formulada dentro del Comité de Sostenibilidad Contable Público del FVS, expedido en acta No 3 de 2013 con referencia al saneamiento de la partida y liquidación del convenio interadministrativo No 888 de 2005 suscrito entre el FVS y FORPO, para poder conseguir la devolución del saldo por reintegrar a favor del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, me permito manifestarle respetuosamente los siguientes aspectos:
1º Dentro del convenio No 888 de 2005, fue suscrito por el FVS el 1 de Julio de 2005 con la Dirección General del Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, cuyo objeto era que "Por medio del presente contrato interadministrativo el Fondo Rotatorio de la Policía Nacional se obliga para con el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D. C., a realizar los trámites necesarios para adquirir los bienes con las especificaciones técnicas, cantidad, calidad y modalidad de contratación, descritos en el anexo del contrato equipo y repuestos aeronáuticos, que forman parte integral del mismo, y entregarlos a la Policía Nacional a cancelar la suma de ciento setenta y cuatro millones setenta y cinco mil pesos ($174.075.000) M/cte. y a entregar la información necesaria para adelantar los trámites de importación, nacionalización y demás que se requieran para la adquisición y entrega de equipos", con un plazo de tres meses contados a partir de la suscripción de la correspondiente acta de inicio, que tuvo lugar el 31 de Agosto de 2005, el cual fue prorrogado en varias ocasiones, con una duración final de 16 meses, terminado el mismo el 30 de Noviembre de 2006.
2º Terminado el convenio pactado que suscribió el FVS, deviene el procedimiento de liquidación final-definitiva, con la participación de las partes, en donde éstas, examinan el estado económico de dicha relación (pagos pendientes, reconocimientos, ajustes, revisiones, actualizaciones y acuerdos anteriores, etc.) respecto de las obligaciones y derechos recíprocos a que hubiere lugar, siguiendo lo preceptuado en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993, artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 217 del Decreto 0019 de 2012.
A la diligencia de liquidación de los convenios deben concurrir las partes contratantes o por conducto de sus representantes y los interventores (en los contratos donde se hayan desempeñado) o el servidor público, con la finalidad primordial de verificar y hacer constar la forma como fueron ejecutadas las obligaciones por las partes.
Dentro del desarrollo normativo se estableció en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, que disponía para la liquidación de los contratos y los convenios administrativos por estar en el mismo rango regulado por la contratación administrativa, se regula que " de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordena la terminación, o la fecha del acuerdo que lo disponga".
La jurisprudencia de lo contencioso administrativo, fijó la posición jurídica, que los contratos (incluido los convenios interadministrativos) a liquidarse de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, se podían estos liquidar dentro de los 2 años siguientes a la terminación del plazo y obligaciones contractuales, situación que surgió en consonancia a los términos en que se podía acudir ante la jurisdicción contenciosa cuando surgieran divergencias entre las partes.
Con los cambios fijados por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, modificó el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, indicando que, "Del plazo de liquidación de los contratos: La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 C. C. A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A.
Con la situación actual existente dentro del interior del FVS con el convenio, que no ha sido liquidado, surge las presentes situaciones:
a) El convenio que no se encuentra liquidado, por lo tanto la administración perdió la competencia legal para liquidarlos, ante el hecho que el plazo de terminación del mismo ocurrió el 30 de Noviembre de 2006.
b) En este caso, ninguna de las partes podría exigir su liquidación ni tendría facultades legales para ejercer dicho requerimiento.
c) Por lo tanto, el saldo que se debe reintegrar a favor del FVS por parte de FORPO por la ejecución del Convenio interadministrativo No 888 de 2005, no se puede hacer, sea por la liquidación del convenio de común acuerdo entre las partes o a través de una conciliación prejudicial, porque se perdieron las facultades legales para actuar.
d) Desde el punto de vista contable, deben efectuarse los ajustes respectivos por la imposibilidad jurídica de tramitar dicho reintegro de saldo del convenio interadministrativo No 888-2005 a favor del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
De acuerdo a lo anterior el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable realiza la recomendación a la Representante Legal para que emita un Acto Administrativo de depuración contable de dichas partidas así:
VR.DEBITO
VR.CREDITO
RECURSOS ENREGADOS EN ADMINISTRACION
DEPOSITOS EN ADMINISTRACION
4.537.897,78
AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES
Una vez analizada, revisada y verificada la ficha de sostenibilidad Contable No.004 de 2013, por parte de los miembros e invitados al Comité, los Miembros con voz y voto, deciden:
Aprobar la Ficha de Sostenibilidad Contable No. 004 de 2013 y recomendar a la Representante Legal del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, para que emita un Acto Administrativo de depuración contable extraordinaria de dichas partidas; una vez emitido el acto administrativo por parte de la Representante Legal de la Entidad, se recomienda al Señor Contador de la Entidad, reclasificar desde el punto de vista contable en la cuenta 142402 Recursos entregados en Administración realizando un crédito y un debito a la cuenta 581589 Ajuste de Ejercicios anteriores Gastos de Operación.
La Secretaría Técnica del Comité de Sostenibilidad Contable, enviará fotocopia de la Resolución, Acta No. 004 de 2013 y Ficha de Sostenibilidad Contable No. 004 de 2013 (con sus anexos) a la Oficina Asesora de Control Disciplinario para lo de su competencia.
5- Partidas pendientes de depuración a través de Sostenibilidad Contable, de acuerdo a la siguiente información:
• Memorando recibido con radicado No. 2013IE140 de Enero 14/2013, sobre el concepto jurídico de la Motocicleta Yamaha XT-350, del Vehículo FIAT MIRAFIORI Placas AO-2897, de los Bienes y Derechos en Investigación Administrativa de Industrias Metálicas Bolívar S.A. y la conciliación prejudicial de la Procuraduría 56 Judicial II Administrativa, según acta de Conciliación Extrajudicial No.046-2010 suscrita entre LIBERTY SEGUROS S.A y el F.V.S del 29 de Enero de 2010.
Existe un registro en la Subcuenta Contable 919090010 – Otras Responsabilidades Contingentes – Bienes Rematados en Bodega – la suma de CINCO MILLONES SETECIENTOS VEINTITRES MIL PESOS M/CTE ($5.723.000.oo), por concepto de la Motocicleta Yamaha XT-350, Tipo Enduro, modelo 1998, color blanco, placas ALC-05, MT No. 3NV-044649, CH No. 3NV-045013 y placa Know It 18447, la cual reposa en la bodega de la entidad toda vez que el Adjudicatario falleció y no se ha acercado persona alguna que demuestre derechos sobre el bien. Según Denuncia No.2351, radicada el 07/01/2011, El FVS solicitó al ICBF, adelantar la declaratoria el bien en cuestión como mostrenco, de conformidad con el Artículo 706 del Código Civil y Ley 75 de 1968 y 16 de la Ley 160 de 1994. Según Resolución 1429 del ICBF del 13 de Septiembre de 2011 en su Artículo 1º, resuelve dar por terminada la actuación administrativa adelantada de oficio en razón de la denuncia del Bien Mostrenco, instaurada por el FVS y en su Artículo 2º dice que una vez en firme la presente Resolución, archívese el expediente de denuncia, del Bien Mostrenco No. D-2351, de la Regional ICBF Bogotá. Teniendo en cuenta los antecedentes antes mencionados, queda el compromiso por parte de la Secretaria Técnica del Comité de enviar toda la documentación a la Oficina Asesora Jurídica para que pueda de emitir concepto jurídico, en relación con el procedimiento que debe seguirse para la depuración de esta partida de los Estados Contables, y así proceder a elaborar la ficha de sostenibilidad respectiva. Este tema debe tratarse en Comité de Inventarios.
En nuestros Estados Contables se encuentra una partida que está registrada en la Subcuenta Contable 819090010 – Otros Derechos Contingentes – Vehículo FIAT MIRAFIORI – el hurto del automotor de placas AO-2897, MT No. 1048860 y placa SINIX 403414 – registrado mediante la Nota de Contabilidad No. 05-000009 del 30 de Enero de 2000, por la suma de TREINTA Y DOS MILLONES SETECIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS M/CTE ($32.786.575.oo). El proceso penal se encuentra ante la Fiscalía 148 de la Unidad de Delitos contra la Fe Pública y el Patrimonio Económico, (radicación No. 110016000057200780240), quien adelanta la investigación por la denuncia presentada por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, por el delito de Hurto Calificado con respecto al vehículo en mención, sin que a la fecha haya habido sentencia. Este bien no se encuentra en ningún comodato y tampoco se encuentra asegurado por parte del F.V.S. Teniendo en cuenta los antecedentes antes mencionados, queda el compromiso por parte de la Secretaria Técnica del Comité de enviar toda la documentación a la Oficina Asesora Jurídica para que pueda emitir concepto jurídico, en relación con el procedimiento que debe seguirse para la depuración de esta partida de los Estados Contables, y así proceder a elaborar la ficha de sostenibilidad respectiva. Este tema debe tratarse en Comité de Inventarios.
En la Ficha de Saneamiento Contable de fecha Diciembre 16 de 2003, dentro de sus observaciones dice: En Comité de Saneamiento Contable de la época, estudio la posibilidad de excluir del balance y a su vez causar en cuentas de orden acreedoras, el valor de DIECISIETE MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS CON 50/100 CTVOS ($17.878.555.50), de la Subcuenta Contable 199603001 – Bienes y Derechos en Investigación Administrativa – de INDUSTRIAS METALICAS BOLIVAR S.A.NIT No. 800.070.099, Contrato 028 de 1997; la razón del saneamiento de esta partida fue que al constituirse el FVS en parte civil del proceso penal que está cursando en contra del Contratista, había la posibilidad de recaudar el monto adeudado. Teniendo en cuenta los antecedentes antes mencionados, la Secretaria Técnica del Comité de Sostenibilidad Contable enviará a la Oficina Asesora Jurídica para que emita concepto jurídico, en los términos establecidos por la Ley sobre el estado de este proceso, si el monto adeudado por INDUSTRIAS METALICAS BOLIVAR, ya está por recaudar o ha sido recaudado por parte del FVS, y en general indicarnos el procedimiento que debe seguirse para la depuración de esta partida de los Estados Contables, y así proceder a elaborar la ficha de sostenibilidad respectiva.
Existe un registro en el Rubro Contable 1420 – Anticipos y avances entregados - auxiliar 142013 – Anticipos para proyectos de Inversión (LIBERTY SEGUROS) – por valor de CUATROCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y DOS MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS CON DIEZ CENTAVOS M/CTE ($ 443.872.394.10), sin que a la fecha se haya amortizado. De acuerdo al hallazgo administrativo 3.4.1.1.3 de la Contraloría de Bogotá D.C. sobre los Estados Contables del año 2011, informan que en la cuenta 142013 Anticipo para Proyectos de Inversión, persiste un saldo de $ 443.8 millones desde diciembre de 2008, a nombre del tercero Liberty Seguros S.A., saldo que corresponde a una conciliación prejudicial por parte del contratista Consorcio Seguridad Bolívar y que se encuentra en impugnación ante el honorable Concejo de Estado; teniendo en cuenta que la construcción fue trasladada mediante comprobante de contabilidad No. 200 el 26 de noviembre de 2010, a la cuenta edificaciones, este valor por su naturaleza, debe ser objeto de reclasificación en los estados contables. Se incumplen los numerales 103,106 y 109 de las características cualitativas de la información contable publica del PGCP; numerales 1.2.1 y 1.2.2 del instructivo No.15 del 16 DIC/2011 de la Contaduría General de la Nación; literales e) y g) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Existen deficiencias en la depuración de saldos y clasificación de hechos contables. El saldo de la cuenta 142013 se encuentra sobrestimado en $ 443.8 millones de pesos. De acuerdo con la conciliación prejudicial de la Procuraduría 56 Judicial II administrativo según acta de Conciliación Extrajudicial N 046-2010, suscrita entre LIBERTY SEGUROS S.A y el FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA, el 29 de Enero de 2010 en la cual constan las pretensiones prejudiciales con ánimo conciliatorio, los antecedentes procesales, las pruebas que obran dentro de la conciliación y las consideraciones. Adicionalmente se les envío el concepto de la Dirección Distrital de Contabilidad, emitido por el Señor Contador de Bogotá, doctor Jorge Castañeda Monroy, según radicado 2012EE236014, en el cual conceptúa que teniendo en cuenta que el contrato suscrito con Liberty Seguros aun no ha sido liquidado, puesto que existe controversia entre las partes y que el FVS, ha realizado el registro de la contingencia por el valor de la reclamación este despacho considera que el saldo del anticipo registrado en la cuenta 142013, anticipos para proyectos de inversión, por valor de $ 443.872.397 a nombre del tercero Liberty Seguros S.A., debe permanecer en esa cuenta hasta tanto se realice la liquidación definitiva del contrato y/o se resuelva la controversia judicial que actualmente cursa para dirimir la situación planteada. El FVS deberá adelantar todas las actuaciones administrativas y legales tendientes a finalizar el proceso contractual y con base en los soportes y decisiones finales, realizar los registros a que haya lugar incluyendo la legalización del anticipo. Teniendo en cuenta los antecedentes antes mencionados, la Oficina Asesora Jurídica se compromete a emitir concepto jurídico, en los términos establecidos por la Ley sobre el estado de este proceso en el SIPROJ, si existe alguna acción judicial o en un futuro pueda existir por parte de Liberty Seguros que impidan elaborar la ficha de Sostenibilidad por parte del FVS para la depuración de esta partida de los Estados Contables.
Seguros: Tramite pendiente de algunos Bienes por parte del FVS y documentación soporte para realizar ficha de sostenibilidad Contable: El Secretario del Comité de Sostenibilidad Contable, informa a los asistentes, que en la actualidad existen partidas pendientes de pago por concepto de Siniestros. Partidas que ya prescribieron, como el Computador Portátil a cargo de Roberto Acuña, una moto Yamaha y una cámara de video Samsung. La Presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, Dra. Maria Margarita Arbeláez Villegas, informa que Dra. Paola Ortiz, (Contratista Supervisora de Seguros) se encuentra revisando y documentando el tema, solicitando los conceptos a que haya lugar con la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad y remitir toda la documentación necesaria a la Secretaria Técnica del Comité, para su revisión y análisis a fin de determinar si estas partidas deben ser objeto de sostenibilidad. El Dr. José Barreto queda con el compromiso a colaborar con este tema, para que el trámite sea más rápido y efectivo.
Por sugerencia de la Presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, Dra. Maria Margarita Arbeláez Villegas, solicita que la Dra. Rusby Elena Sánchez (Almacenista), envíe todos los documentos soportes al Dr. Jorge Posada (Subgerente Técnico) sobre el tema de la Escuela de Formación de Patrulleros y el Dr. Posada realice una mesa de trabajo para presentar un informe en el comité de Inventarios a fin de determinar las acciones que debe adelantar la Entidad sobre el tema.
El tema sobre las columnas vigilantes, estas se encuentran en el Rubro Bienes de Uso Público del F.V.S., la Dra. Angélica Felacio se compromete a enviar todos los documentos soportes al Dr. Jorge Posada para que presente un informe en el comité de Inventarios a fin de determinar las acciones que debe adelantar la Entidad sobre el tema.
Siendo las 4:40 P.M. se da por terminada la primera reunión de carácter ordinario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. y se firma la presente acta por los asistentes.
Doctora MARIA MARGARITA ARBELAEZ VILLEGAS
Subgerente Administrativa y Financiera – Presidente del Comité.
Doctor FREDY ALEXANDER MANCERA TOLOSA
Profesional Especializado Contador General FVS - Secretario Técnico
Doctor JORGE POSADA LARA
Doctor JAIME ROJAS CORDOBA
Profesional Especializado – Responsable de Presupuesto.
Doctora ANGELICA MARIA ARDILA FELACIO
Profesional Universitario responsable de Inventarios
Doctora SANDRA BOADA
Profesional Especializado Tesorera
Doctora FRACCIDIA HERRERA MONCADA
Profesional Universitaria - Grupo de Contabilidad
Doctor RUSBY ELENA SANCHEZ
Profesional Universitario Almacenista
Doctor JOSÉ BARRETO
Manual de Políticas Contables - Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá
NELLY MOGOLLON MONTAÑEZ
MARIA MARGARITA ARBELÁEZ VILLEGAS
FREDY ALEXANDER MANCERA TOLOSA
1. COMPROMISO FRENTE AL PROCESO CONTABLE
2. GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS
3. DOCUMENTACIÓN Y SOPORTES DEL PROCESO CONTABLE
4. RESPONSABLES DEL PROCESO CONTABLE
5. IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA
6. SISTEMA DE INFORMACIÓN SI_CAPITAL
7. REPORTE DE INFORMACIÓN AL PROCESO CONTABLE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ
8. CIERRES CONTABLES
9. CONCILIACIONES Y CRUCES DE INFORMACIÓN 1
10. REPORTE DE INFORMES CONTABLES A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Y DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD
11. PUBLICACIÓN DE ESTADOS CONTABLES
12. NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES
13. ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE
14. PLAN DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE
15. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO CONTABLE
16. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS DE GESTION
17. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE
18. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
19. PRINCIPALES PÒLITICAS CONTABLES POR GRUPOS DE CUENTAS
19.1. Caja Menor
19.2. Bancos
19.3. Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas
19.4. Deudores
19.5. Propiedad Planta y Equipo
19.5.1. Reconocimiento
19.5.2. Actualización
19.5.3. Administración y Custodia
19.5.4. Calculo de Depreciaciones y Amortizaciones
19.5.5. Entrega y Recibo de propiedades, planta y equipo
19.5.5.1. Entrega y recibo de Bienes con transferencia de propiedad
19.5.5.2. Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación
19.5.5.3. Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación
19.5.6. Bienes Pendientes de Legalizar
19.5.7. Propiedades de Inversión
19.5.8. Toma física de Bienes
19.6. Bienes de uso Público | BUP e Históricos y culturales
19.7. Bienes y Servicios Pagados por Anticipado
19.8. Obras y Mejoras en Propiedad Ajena
19.9. Amortizaciones
19.10. Cuentas por pagar
19.11. Obligaciones Laborales
19.12. Pasivos Estimados
19.13. Patrimonio
19.13.1. Capital Fiscal
19.13.2. Superavit por valorización
19.13.3. Patrimonio Institucional Incorporado
19.14. Ingresos
19.14.1. Ingresos Fiscales – Otros No Tributarios –
19.14.2. Operaciones Interinstitucionales – Fondos Recibidos
19.14.3. Otros Ingresos
19.14.3.1. Financieros
19.14.3.2. Extraordinarios
19.15. Gastos
19.15.1. Gastos de Administración
19.15.2. Gastos de Operación
19.15.3. Provisiones, agotamientos y depreciación
19.16. Cuentas de Orden Deudoras
19.16.1. Derechos Contingentes
19.16.2. Deudoras de Control – Bienes Entregados a Terceros
19.17. Cuentas de Orden Acreedoras
19.17.1. Responsabilidades Contingentes
19.17.2. Acreedoras de Control
19.17.2.1. Pasivos Exigibles
19.17.2.2. Demandas y Litigios
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, fue creado mediante el Acuerdo 9 de 1980 y reestructurado por el Acuerdo 28 de 1992. Es un establecimiento público con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría Distrital de Gobierno.
Objeto: Con cargo a los recursos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C. FVS, se adquirirán bienes y servicios que las autoridades competentes requieran para garantizar la seguridad y la protección de todos los habitantes del Distrito Capital.
Funciones: El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C. FVS, tendrá las siguientes funciones básicas:
1. Adquirir, construir o tomar en arrendamiento, remodelar, mantener y proveer lo indispensable para la adecuada dotación de edificios para estaciones, subestaciones, comandos de atención inmediata escuelas de formación y capacitación, laboratorios, unidades de policía judicial y salas de detención de la Policía Metropolitana de Bogotá.
2. Adquirir los equipos de transporte, comunicaciones, salvamento, sistematización y los que técnicamente se consideren indispensables para el buen funcionamiento de la Policía Metropolitana en la prestación de los servicios de vigilancia, prevención, información, Policía Judicial y atención de emergencias a la población del Distrito Capital.
3. Financiar las campañas que ordene el Alcalde y apruebe la Junta Directiva, para garantizar la participación de la comunidad en la conservación de la tranquilidad ciudadana, prevención del delito y colaboración para una eficaz y oportuna administración de Justicia.
4. Contratar el mantenimiento, reparación o renovación de los equipos y elementos adquiridos por el Fondo y los que sean indispensables para su adecuado funcionamiento.
5. Administrar directamente, o través de fideicomisos bancarios, los recursos propios y los Fondos entregados por particulares y destinados, por voluntad de los donantes, a vigilancia, prevención, seguridad o colaboración para la buena administración de justicia en Bogotá, D.C.
6. Negociar empréstitos, celebrar contratos y realizar las demás operaciones propias de las personas jurídicas de derecho Público, para el logro de los objetivos y cumplimiento de las funciones del Fondo.
7. Todas aquellas que se le atribuyan por las disposiciones legales vigentes.
8. Las demás afines o complementarias con las anteriores, debidamente autorizadas por la Junta Directiva.
Misión: Ejecutar los componentes de la política pública de seguridad ciudadana en el Distrito, a través de la adquisición de bienes y servicios, la construcción y/o adecuación de equipamientos, el mantenimiento y sostenimiento de los mismos, la formación institucional del personal y las actividades relacionadas con la óptima ejecución de los proyectos de inversión para garantizar y potencializar las acciones de prevención, conservación y mantenimiento del orden público, de seguridad ciudadana y defensa dentro del perímetro de Bogotá como ciudad-región.
Visión: En el 2016, ser reconocida a nivel Distrital como la entidad ejecutora de los componentes de la Política Pública de Seguridad trazada por la Administración Central, asegurando la cobertura de las necesidades de nuestros usuarios y generando una cultura de seguridad y convivencia en el Distrito Capital, mediante la aplicación de actividades de mejoramiento continuo orientado a la gestión y el control.
Política de calidad: El FVS, como Entidad ejecutora de la política pública de seguridad en el Distrito, se compromete a brindar a sus usuarios un servicio oportuno y de excelente calidad, mejorando continuamente los procesos, manteniendo comunicaciones efectivas con sus empleados, contratistas y partes interesadas y cumpliendo con la normatividad legal vigente.
Por sus características, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, aplica los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los estados contables, conforme a la Resolución 354 de septiembre 5 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, las resoluciones, circulares externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el citado Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por dicho organismo.
Igualmente, aplica la Resolución 357 de julio 23 de 2008 de la Contaduría General de la Nación en el sentido de documentar e implementar las políticas y prácticas contables para propiciar y generar información confiable, relevante y comprensible (características cualitativas de la información contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimización de los recursos públicos.
El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera y contable, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero, contable y fiscal en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Mediante la Resolución No. 00-341 de diciembre 31 de 2012, por la cual se deroga en su totalidad la Resolución No.176 de agosto 15 de 2007, por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, se estructura y se actualiza el nuevo Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público, estableciendo:
"ARTICULO 1º. Definir el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA. Como una instancia asesora de los directores de las áreas de gestión en la formulación de políticas y estrategias, con el objeto de garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera confiable y oportuna".
Con base en lo anterior, y para lograr este objetivo, la Subgerencia Administrativa y Financiera del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, pone a consideración de los Miembros e Invitados del Comité de Sostenibilidad Contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el presente "Manual de Políticas Contables Aplicable al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá", de manera que para su implementación, se adopte dentro de los manuales y procedimientos que actualmente tiene la Entidad.
Los siguientes, son algunos objetivos del Manual de Políticas Contables:
Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras y contables realizadas al interior de los procesos misionales y/o de apoyo a la gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, sean vinculadas al proceso contable.
Aplicar los principios e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar los activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Mantener la sostenibilidad del sistema contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, conforme a lo establecido en la Resolución No. 00-341 de diciembre 31 de 2012, por la cual se deroga en su totalidad la Resolución No.176 de agosto 15 de 2007 por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, que estructura y actualiza el nuevo Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público.
Soportar en forma adecuada la toma de decisiones a nivel administrativo, financiero, contable y fiscal en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos específicos adoptados al interior de los procesos misionales y de apoyo de la gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, con el fin de garantizar el procesamiento, reporte confiable y oportuno de la información contable necesaria para elaborar y presentar los estados contables.
1. COMPROMISO EN RELACIÓN CON EL PROCESO CONTABLE
Las políticas contables definidas en el presente manual son de obligatorio cumplimiento y aplicación por parte de los funcionarios del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, en especial de los responsables de los procesos misionales y de apoyo de la gestión de la Entidad, por ser quienes garantizan la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información que es insumo para preparar los estados contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
En este sentido, el nivel directivo del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, es responsable de fortalecer la orientación estratégica hacia una administración pública eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa, promueve una cultura organizacional que genera conciencia entre los funcionarios sobre la importancia de apropiar y aplicar las políticas contables.
Al ser la información generada en los procesos misionales y de apoyo de la gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá la base para el reconocimiento contable de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales, existe entre los funcionarios y contratistas una clara conciencia y compromiso por proveer en forma oportuna y con las características requeridas, los insumos necesarios para elaborar los estados contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, los que a su vez integran los Estados Contables de la Nación en el proceso de consolidación que realiza la Contaduría General de la Nación.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., durante la vigencia 2012 y lo corrido del 2013, viene realizando la integración entre los módulos del programa Si Capital, así: OPGET a nivel de Tesorería, el módulo PREDIS para el manejo presupuestal, módulos de SAE para el manejo de Almacén, SAI para el manejo de Inventarios y el módulo PERNO para el manejo de la nómina de la Entidad y su interface con LIMAY de Contabilidad.
Por lo anterior la información contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, se maneja en forma paralela en el programa Contable Helisa y se concilia en forma mensual con los programas y bases de datos alternas que manejan otras áreas de la Entidad, entre las que se encuentran:
Programa Si capital, módulo de OPGET para el manejo de Tesorería.
Programa Si capital, módulo de PREDIS para el manejo presupuestal.
Programa Si capital, módulo de SAE y SAI para el manejo de Almacén e Inventarios.
Programa Si capital, módulo de PERNO para el manejo de nómina.
Programa Know It para el manejo de los Inventarios.
Kardex de Almacén en Excel.
SIPROJ para el manejo de los Procesos Judiciales iniciados y en contra.
Es de señalar que en la actualidad el módulo SISCO (Sistema de Contratación) NO está integrado con los demás módulos del programa Si Capital, lo cual limita la integración y manejo de la información Contable y Financiera de la Entidad, situación que debe ser superada a mediano plazo para cumplir satisfactoriamente con el propósito de las políticas establecidas en el presente Manual.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá las transacciones que afectan la información contable y generan derechos u obligaciones, se documentan y soportan conforme a los requisitos legales aplicables. Dichos soportes pueden ser de origen interno o externo, y cuentan con la verificación y aprobación de los responsables de su emisión, procesamiento y almacenamiento.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá se aplican las siguientes prácticas contables relacionadas con los libros, comprobantes y soportes de contabilidad:
Mediante la Resolución No. 183 de Agosto 1° de 2012, se autoriza el uso de libros de contabilidad mediante procesos automatizados (archivos en PDF), conforme lo establece el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), en lo relativo a las normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad (libros de Contabilidad sistematizados en entidades públicas), para lo cual la Contaduría General de la Nación, mediante el Concepto 20122000006281 del 12-03-12, concluye: "Como puede evidenciarse la normatividad contable pública prevé en relación con la forma de llevar los libros de contabilidad que a elección del Representante Legal, las entidades contables públicas pueden llevarlos en forma física o mediante procesos automatizados, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos que para tales efectos ha establecido la norma, como son estar garantizada la conservación, así como la reproducción exacta de tales documentos mediante diferentes mecanismos, entre ellos su impresión, cuando las autoridades así lo exijan en el momento de ejercer la inspección, la vigilancia o el control."
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá reconoce que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, en virtud del pronunciamiento de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997, en donde señala que las normas y conceptos emitidos por dicha entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.
En la actualidad los registros contables se están llevando en el programa Contable Helisa, en donde se llevan en forma cronológica y sistematizada las operaciones contables que realiza la Entidad y que los libros de contabilidad están impresos en forma litográfica de este Software hasta la vigencia 2011 y además, que de la información contable registrada en el Helisa se realizan copias de seguridad en el servidor de la entidad \\172.16.28.6\backup\Backup procesado\Contabilidad_9_, en el PC y en medios de almacenamiento externos, lo anterior con el fin de garantizar la conservación de la información. De igual forma, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, se encuentra en el proceso de implementación del programa Si Capital, cuya información se encuentra almacenada en los servidores que para el efecto maneja el área de Sistemas y Comunicaciones.
Con base en lo anterior, se autorizó al Contador General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el uso de libros de contabilidad mediante procesos automatizados (archivos en PDF), empleando para ello los medios técnicos, electrónicos, informáticos o telemáticos, con que cuenta la Entidad y que al igual que la información contable, se realicen copias de seguridad en el servidor \\172.16.28.6\backup\Backup procesado\Contabilidad_9_, en el PC y en medios de almacenamiento externos, para garantizar la conservación, así como la reproducción exacta de tales documentos mediante diferentes mecanismos, entre ellos su impresión, cuando las autoridades así lo exijan en el momento de ejercer la inspección, la vigilancia o el control.
Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte que la Entidad haya definido en sus procedimientos.
Las bases de datos producidas y administradas por los procesos misionales y/o de apoyo a la gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas contables que conforman los estados contables. El detalle de dicha información permanece en el área de origen, no obstante que la misma se encuentre registrada y agregada en la contabilidad.
En relación con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del período contable, no se modifican o eliminan los registros de origen. En fecha posterior los saldos reflejados en el cierre, se modifican, únicamente mediante ajustes contables reconocidos en el período siguiente.
El área contable genera los comprobantes de contabilidad como mínimo una vez al mes, y los mantiene disponibles para consulta.
Los soportes de las transacciones automáticas se conservan en el área de origen, hasta cuando sean trasladados al Archivo Central de la Entidad según las tablas de retención documental. Los soportes de las transacciones manuales se adjuntan a los comprobantes de contabilidad.
Los libros de contabilidad, comprobantes y soportes se generan, se archivan y conservan de acuerdo con el procedimiento que establezca el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y las tablas de retención documental. La información contable se conserva en medio físico y/o magnético, o en el recurso de red destinado al almacenamiento de información, bajo parámetros de seguridad y archivo, conforme a las políticas de seguridad informática establecidas.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, las tablas de retención documental son de obligatorio cumplimiento, pues permiten la normalización de la gestión del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
La tenencia, conservación y custodia de los soportes y comprobantes de contabilidad, es responsabilidad del Contador, quien denuncia ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los mismos.
En caso de pérdida o destrucción de los mismos, el Representante Legal del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, ordenará la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses.
Para la reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, las bases de datos de las áreas de gestión y demás instrumentos que considere pertinente el Contador.
El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual correspondan; la disposición anterior, se aplica a las tablas de retención documental y a las políticas de la institución para el manejo de archivos, sin perjuicio de las directrices establecidas o adoptadas por el Archivo de Bogotá para el manejo y conservación de documentos históricos.
El Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá es el responsable de definir el manejo contable que se le debe dar a los hechos, transacciones y operaciones financieras y contables, a efectos de conformar los estados contables. Por lo anterior, verifica permanentemente las actualizaciones realizadas al Régimen de Contabilidad Pública y evalúa el impacto sobre el proceso contable.
La responsabilidad del proceso de preparación y presentación de los estados contables está a cargo del Representante Legal y del Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, quienes deben firmarlos y certificarlos.
Los bienes, derechos y obligaciones a cargo del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, se identifican, clasifican, registran y controlan individualmente, bien sea a través del proceso contable y/o en las bases de datos o sistemas de información de los procesos misionales y de apoyo a la gestión.
La individualización contempla la identificación clara y precisa del bien, objeto, sujeto y concepto del bien, derecho y/u obligación.
Para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá cuantificadas en centavos se aproximan a pesos cumpliendo los conceptos de la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad (Secretaria de Hacienda de Bogotá).
Conforme a la metas del Plan de Desarrollo 2012 - 2016 Bogotá Humana y las directrices impartidas por la Dirección Distrital de Contabilidad (Secretaría de Hacienda de Bogotá), la utilización del Sistema de Información SI CAPITAL, debe ser implementado por las Entidades Distritales y está integrado por los siguientes módulos:
SISTEMA DE INFORMACIÓN - SI-CAPITAL
Sistema de administración de elementos
Sistema de Contratación (Pendiente su implementación)
Sistema de administración de terceros
Sistema contable Libro Mayor
El responsable de la administración y aprobación de roles y permisos de acceso y operatividad a los diferentes usuarios de SI CAPITAL está a cargo de cada uno de los responsables del manejo de los módulos, así;
Sistema de administración de elementos – Profesional Universitario Almacenista -
Sistema de administración de Inventarios – Profesional Universitario Responsable de Inventarios -
Sistema de Contratación (Pendiente su implementación) – Jefe Oficina Asesora Jurídica -
Sistema de Administración de Terceros – Profesional Especializado Contador -
Sistema Contable Libro Mayor – Profesional Especializado Contador -
Presupuesto Distrital – Profesional Especializado Responsable de Presupuesto -
Programa Anual de Caja – Profesional Especializado Tesorero -
Operaciones de gestión de Tesorería – Profesional Especializado Tesorero -
En el evento que las actualizaciones al Régimen de Contabilidad Pública por parte de la Contaduría General de la Nación generen cambios en las funcionalidades y/o estructuras de parametrización de los aplicativos contables, se realizan las modificaciones y/o ajustes necesarios para el buen funcionamiento del proceso contable. El Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá es quien solicita y detalla las modificaciones necesarias.
Aunque no hacen parte de SI CAPITAL, el Fondo de Vigilancia y Seguridad, utiliza los siguientes aplicativos informáticos:
Aplicativo de Contratos – Sistema de manejo de contratos, pagos, liquidaciones e informes a entes de control, usuarios internos y externos.
Sistema de Información de Procesos Judiciales.
Sistema en Excel para el manejo de los Bienes en Bodega.
Programa Contable.
Sistema para el manejo de los bienes al servicio de la Entidad y de Terceros.
Durante el proceso de implementación de los módulos del programa SI-CAPITAL, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, continúa utilizando los aplicativos informáticos en forma paralela que en la actualidad está utilizando.
Los procesos misionales y de apoyo a la gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, cumplen con los plazos, periodicidad y requisitos establecidos para presentar y/o reportar la información a la Contaduría General de la Nación (Resolución No. 248 de julio 6 de 2007, modificada por la Resolución No. 375 de septiembre 17 de 2007 en sus artículos 10 y 11), y a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda de Bogotá (Resolución DDC-004 de diciembre 28 de 2007).
Las áreas misionales y de apoyo a la gestión, que hacen parte del Proceso Contable, deberán enviar a la Subgerencia Administrativa y Financiera a más tardar dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, los soportes y demás documentos necesarios para el registro de la información; vencido este plazo NO se recibirá documentación para su registro. La Subgerencia Administrativa y Financiera, a través del Área de Contabilidad procederá a efectuar los registros contables, ajustes y validaciones necesarias para la elaboración de los Estados Contables Mensuales, los cuales se publicarán en los medios establecidos por la Entidad para tal fin, a más tardar el día 25 de cada mes, excepto para el mes de Diciembre, debido a que por el cierre de la vigencia los Estados Contables se publicarán una vez se hayan validado en la Contaduría General de la Nación en los plazos establecidos (plazo máximo 15 de Febrero del año siguiente).
El Área Contable, dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación y el Contador General de Bogotá D.C., en lo relativo a asegurar el cierre integral final del período contable, verifica entre otras, las actividades de cierre de compras, tesorería, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables.
Si realizado el cierre integral del período contable, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, garantiza que no es posible modificar o eliminar los registros de origen, los eventos materialmente significativos se revelarán conforme al principio de "hechos posteriores al cierre" (párrafo 124 del PGCP).
9. CONCILIACIONES Y CRUCES DE INFORMACIÓN
Las áreas misionales y/o de apoyo a la gestión que son fuente de la información contable, al ser responsables de los saldos que presenten los libros de contabilidad, deben analizar, verificar y conciliar en forma mensual y permanente, la información registrada en sus procesos frente a la información contable. Los ajustes contables se efectúan antes de proceder al cierre mensual y se soportan en forma idónea a través de los formatos y formalidades establecidas.
El Contador es responsable de preparar los requerimientos y ajustes necesarios, conforme a los lineamientos y directrices establecidas a nivel interno y externo por la Dirección Distrital de Contabilidad, la Contaduría General de la Nación y los organismos de control.
En forma permanente se concilian los saldos y registros contables de las cuentas de deudores, anticipos, propiedades, planta y equipo, cuentas por pagar, ingresos y pagos de tesorería, obligaciones contingentes y operaciones interinstitucionales. De igual forma, la conciliación de las operaciones con las entidades del nivel central y descentralizado del Distrito Capital y las entidades del nivel nacional se realiza en forma permanente.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá dará cumplimiento a los plazos, periodicidad, requisitos y procedimientos establecidos para la presentación de la información contable a la Contaduría General de la Nación (Resolución No. 248 de julio 6 de 2007, modificada por la Resolución No. 375 de septiembre 17 de 2007 en sus artículos 10 y 11), y a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda de Bogotá (Resolución DDC-004 de diciembre 28 de 2007).
La rendición de la cuenta anual a la Contraloría Distrital de Bogotá D.C., se registra en los formatos pre-establecidos en el software SIVICOF, con corte a 31 de diciembre de la vigencia dentro de los plazos establecidos.
11. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
Para efectos del control social y conforme al numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, generará en forma mensual los estados contables básicos (balance general y estado de actividad financiera, económica, social y ambiental) para uso interno, y los publicará una vez firmados por el Gerente de la Entidad y el Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Las notas explicativas a los estados contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá se presentan al cierre integral del período contable, explican los aspectos y variaciones significativas y/o relevantes que impactan la información contable, son de fácil lectura, confrontación y análisis. Se redactan en forma clara, identificándolas con títulos que permiten conocer el aspecto al que se refieren, se presentan en secuencia lógica conforme a la clasificación del catálogo general de cuentas, las cifras son tomadas de los libros de contabilidad y corresponden a la fecha de corte que estén reportando.
Las áreas misionales y/o de apoyo a la gestión que reportan información contable, son responsables de elaborar las notas explicativas de los saldos de los estados contables, en lo que respecta a su ámbito de gestión de acuerdo con el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
La información de la situación financiera, económica, social y ambiental del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, es tomada fielmente de los libros de contabilidad. Las cifras y/o reportes de información desagregada, presentada por las áreas misionales y/o de apoyo a la gestión, son consistentes con las cifras e informes emitidos por el área contable.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, mediante la Resolución No. 00-341 de diciembre 31 de 2012, por la cual se deroga en su totalidad la Resolución No.176 de agosto 15 de 2007 por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, estructura y actualiza el nuevo Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público, así:
"ARTICULO 1º. Definir el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA. Como una instancia asesora de los directores de las áreas de gestión en la formulación de políticas y estrategias, con el objeto de garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera confiable y oportuna.
ARTICULO 2º. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA, estará integrado por los siguientes funcionarios:
* Profesional Especializado Contador, quien actuará como Secretario del Comité.
* Profesional Especializado Tesorero.
* Profesional Universitario responsable de Inventarios.
* Profesional Universitario Almacenista.
* Profesional Especializado responsable de Presupuesto.
PARAGRAFO PRIMERO: El Asesor (a) de Gerencia con funciones de Control Interno participará en forma permanente en las sesiones el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con derecho a voz pero no a voto, en calidad de invitado al mismo.
PARAGRADO SEGUNDO: El comité podrá invitar a los Funcionarios, Asesores o Particulares que estime conveniente para el desarrollo de temas puntuales, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto.
ARTICULO 3º. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA:
A. Emitir concepto para la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre aspectos contables se deban cumplir para garantizar la sostenibilidad del sistema contable.
B. Estudiar y evaluar la información que presenten las áreas competentes sobre las partidas objeto de sostenibilidad contable.
C. Recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo la incorporación o el descargue en los estados contables de la Entidad.
D. Proponer las políticas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable que deban ser adoptadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal.
E. Asesorar al área contable en la toma de decisiones para realizar la depuración y sostenibilidad, a efectos de eliminar, incorporar e implementar procedimientos sobre depuración contable a fin que refleje la realidad contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA y por ende reportar la información real a las diferentes entidades.
F. Revisar, analizar y recomendar la depuración de valores contables sobre los cuales se desconozca su origen o procedencia, con base en los informes que presenten las áreas sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.
G. Recomendar al Contador de la entidad, las acciones complementarias de depuración de los registros contables, derechos, bienes u obligaciones de la entidad, siempre se hayan agotado los mecanismos jurídicos y técnicos para su eliminación o incorporación y demás acciones complementarias a que haya lugar.
H. Realizar el seguimiento requerido para garantizar que la información financiera, económica y social del ente público se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales de Régimen de Contabilidad Pública.
I. Propender porque las áreas de gestión identifiquen los riesgos inherentes a cada una de las actividades relacionadas con el proceso contable e implementen los controles que sean necesarios para administrarlos.
J. Asesorar al representante legal y/o funcionarios responsables de las áreas de gestión en cada entidad en la determinación de las políticas, estrategias y procedimientos requeridos para implementar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público.
k. Realizar el seguimiento de la gestión administrativa requerida para implementar y desarrollar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Publico Distrital, de conformidad con la reglamentación expedida por el Contador General de la Nación y la presente Resolución.
l. Las demás que le sean asignadas por el Representante Legal.
Parágrafo Primero. Las funciones previstas en este artículo, serán ejercidas en todos los casos, consultando la política institucional de sostenibilidad contable, los montos de depuración y procedimientos establecidos, así como los parámetros señalados por la Contaduría General de la Nación.
Parágrafo Segundo. Las funciones previstas en este artículo se entienden sin perjuicio de las actividades contables que corresponden al Área de Contabilidad.
El comité que se crea mediante esta resolución tiene en consecuencia competencias asesoras en la recomendación de políticas y acciones en lo exclusivamente señalado en esta resolución.
ARTICULO 4º. Depuración Ordinaria de saldos contables. La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad.
Parágrafo. Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración corresponde a errores de contabilización, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normatividad contable vigente.
ARTICULO 5º. Depuración Extraordinaria de Saldos Contables. Sólo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante legal, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, aprobará la depuración contable correspondiente.
Parágrafo. El proceso depuración de la información contable publica distrital de que trata el artículo anterior estará soportado en un expediente documental que contenga todos los documentos que acrediten la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE PUBLICO. El expediente documental deberá quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.
ARTICULO 6º. Procedimientos Aplicables. En desarrollo de los procedimientos requeridos para lograr una información razonable, se aplicaran las normas de auditoría que sean necesarias para obtener una información contable que refleje razonablemente la situación financiera, económica y patrimonial de los entes públicos.
Parágrafo. Se entenderá por normas de auditoría las reglas relacionadas con el empleo del buen juicio del Contador Público en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo, y de los demás servidores públicos responsables, en la ejecución de las actividades que conduzcan a obtener estados contables fidedignos, para lo cual deberán aplicar las técnicas de auditoría a que haya lugar; entre otras, las técnicas del análisis, confirmación, inspección, observación, interrogación, de conformidad con el artículo 7º. De Ley 43 de 1990. POR LA CUAL SE ADICIONA LA LEY 145 DE 1960, REGLAMENTARIA DE LA PROFESIÓN DE CONTADOR PÚBLICO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
ARTICULO 7º. Reclasificación o ajuste de recursos, derechos, bienes y obligaciones de dudosa razonabilidad. Las entidades públicas distritales incluidas en el ámbito del Régimen de Contabilidad Publica están obligadas a desarrollar, en forma permanente las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de recursos, bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales deben ser objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda.
ARTICULO 8º. Implementación del Modelo de Control Interno Contable. Las entidades públicas Distritales deben implementar el Modelo de Control Interno Contable que expida el Contador General de la Nación con el propósito de establecer las actividades de control estratégico, de gestión y de evaluación que sean necesarias para lograr información confiable.
De conformidad con lo establecido por la Ley 87 de 1993 y el Modelo Estándar de Control interno MECI, también se deberá evaluar la implementación, desarrollo y sostenimiento de los procesos y procedimientos necesarios para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA, así como los acuerdos y compromisos adquiridos por los responsables de las áreas de gestión en el Plan de Sostenibilidad Contable en forma separada, independiente y objetiva.
ARTICULO 9º. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993 y en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación del Modelo de Sostenibilidad del Sistema Contable en cada entidad pública distrital.
ARTICULO 10º. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable realizará sesiones ordinarias como mínimo cada tres (3) meses y extraordinarias cuando se estime necesario previa citación de sus integrantes.
Para estos efectos, el Secretario del Comité deberá citar con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de la reunión a cada uno de sus miembros e invitados, mediante comunicación escrita u otro medio de comunicación que exista en la Entidad, en la que se relacione el lugar, hora de la reunión y el temario a tratar.
Parágrafo. Las reuniones serán válidas cuando se reúnan, como mínimo, la mitad más uno de los miembros que integran el Comité. Las decisiones se adoptaran por el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes a la reunión. De las reuniones llevadas a cabo por el Comité se levantaran actas, las cuales serán aprobadas y suscritas por sus miembros.
ARTICULO 11º. Funciones del Presidente y Secretario.
-Presidir las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
-Supervisar y controlar el adecuado cumplimiento de las funciones por parte de los integrantes del Comité.
-Coordinar y avalar la toma de decisiones gestionadas desde el Comité.
-Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias, previo visto bueno del Presidente.
-Preparar el temario de las reuniones.
-Comunicar a los integrantes e invitados del Comité las convocatorias a las reuniones del mismo.
-Presentar al Comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de: formulación de políticas contables, depuración de saldos y demás atinentes a sus funciones.
-Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del Comité en la siguiente reunión.
-Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité.
-Hacer seguimiento y apremiar el cumplimiento de las recomendaciones y decisiones del Comité.
-Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del Comité.
-Coordinar con el área correspondiente, la presentación previa de los estudios técnicos que han de soportar las recomendaciones y decisiones del Comité.
ARTICULO 12º. Orden del día: Para efectos de cada reunión del Comité, se adopta el siguiente orden del día:
-Verificación del quórum.
-Lectura, modificación y aprobación del orden del día.
-Lectura, modificación y aprobación del acta de la reunión anterior.
-Verificación e informe del cumplimiento de tareas.
-Análisis de situaciones específicas y toma de situaciones. En este ítem se analizaran las situaciones específicas que ameriten ser discutidas en esta reunión de acuerdo con las situaciones presentadas.
-Proposiciones, sustentación de las mismas y aprobación de ellas.
ARTICULO 13º. Adoptar las Políticas que regirán al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
A-LEGALIDAD: Las partidas contables se depuraran de conformidad con lo previsto en la Resolución No.119 de 2006 expedida por la Contaduría General de la Nación y demás normas que sean pertinentes.
Las normas de depuración contable se interpretaran de tal manera que no den ocasión a seguir tramites distintos y adicionales a los expresamente previstos en las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
B-PROCEDIMENTAL: Las partidas contables se depuraran teniendo en cuenta los procedimientos contables descritos en la Resolución No. 119 de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación y los procedimientos que para el efecto adopte el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Se tendrá en consideración que las reglas y procedimientos constituyan mecanismos de la actividad de depuración contable que buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiencia de la gestión administrativa.
C-INCORPORACION. Se debe incorporar a la contabilidad de la Entidad, los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados, pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro.
D-AUTOCONTROL. Las partidas que sean autorizadas para su depuración, será responsabilidad del Profesional Especializado Contador de la Entidad, realizarlas en forma oportuna conforme a las recomendaciones de los Miembros del Comité.
E-DOCUMENTAL. La totalidad de las operaciones realizadas en relación con el proceso de depuración contable deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información que quede registrada, sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.
La información que sirva de soporte para depurar una partida contable, debe ser revisada, analizada, evaluada y debe reunir las siguientes características: ser clara, veraz, actualizada, oportuna, legible, confiable, Concisa y debe tener el flujo documental entre áreas que sea necesario.
F-RESPONSABILIDAD. Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA, así como los responsables de las áreas que intervengan en el proceso de depuración contable están obligados a:
-Buscar el cumplimiento de los fines del proceso de depuración contable.
-Proteger los bienes, derechos y obligaciones de la entidad.
-Responder por depurar partidas contables por fuera del procedimiento contable y de las normas.
-Responder por efectuar la sostenibilidad contable a partidas con base en documentos que no reúnan las características descritas en numeral E –DOCUMENTAL, y que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.
La responsabilidad de la dirección y manejo del proceso de sostenibilidad contable será del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable."
El riesgo contable 1 representa la posibilidad de ocurrencia de eventos internos y/o externos, que pueden afectar o impedir el logro de información contable confiable relevante y comprensible. El riesgo contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o, cuando habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
El Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá es responsable de la gestión del control de riesgo contable y en consecuencia, de la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados y de la autoevaluación permanente a los resultados y metas propuestas por la dependencia.
La administración de riesgos en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, incluye el análisis de los riesgos que puedan afectar las actividades contables, la implementación de controles que solucionen o minimicen las causas, y la evaluación de las acciones que deban realizar los responsables de la información económica, social y ambiental del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
En el proceso de autoevaluación, el Contador del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá considera entre otros, los siguientes informes:
Dictámenes emitiditos por la Contraloría de Bogotá.
Informes emitidos por la Oficina Asesora de Control Interno.
Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá y la Oficina Asesora de Control Interno.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, garantiza la entrega de la información contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, por medio de un informe de gestión que incluya las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Igualmente, los cambios de responsables de las áreas de gestión del Fondo deben estar acompañados de sendos informes de gestión en donde se detalle el estado actual de la información que es de competencia de cada área, almacén e inventarios, administrativa, jurídica, de planeación, de obras, entre otras, y su incidencia en el Sistema de Información Contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Debe elaborarse un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar, la cual debe ser suscrita por los funcionarios entrantes y salientes, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. La misma, hará parte del acta del informe de gestión e incluye las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema contable de la Entidad.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, debe garantizar el proceso de empalme e inducción de los funcionarios entrantes y salientes, para lo cual se debe establecer al interior de la Entidad los procedimientos presupuestales y administrativos necesarios.
Cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, la fecha de los estados contables y de actualización de los libros principales de contabilidad a presentar, corresponde al último día del mes anterior, a la fecha en la cual se hace la entrega del cargo.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, debe identificar de manera permanente las necesidades de actualización para responder con la normatividad vigente a los requerimientos de los usuarios internos y externos de la información contable, para lo cual deberá adelantar las gestiones administrativas y presupuestales necesarias que se requiera; así mismo la Entidad garantizará que los responsables de la información contable, asistan a las capacitaciones, la actualización y aplicación de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad enmarcados dentro del Régimen de Contabilidad Pública, realizados por la Contaduría General de la Nación y la Dirección de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda.
18. MANTENIMIENTO DEL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
Las políticas contables adoptadas en este Manual están en armonía con el marco conceptual y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, por lo tanto son dinámicas. En este sentido, ante cambios del Régimen de Contabilidad Pública que afecten las políticas y/o los procedimientos internos, los responsables del proceso contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá informaran a los miembros e invitados al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, las propuestas para su actualización permanente y modificación de los actos administrativos a que haya lugar.
Una vez adoptada una nueva política contable para un tipo específico de transacción, hecho o condición en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, ésta debe cambiarse si se llega a la conclusión que dará lugar a información más fiable y relevante.
Las siguientes políticas contables adoptadas por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá se encuentran alineadas con los principios contables establecidos por la Contaduría General de la Nación.
19.1 Caja Menor
En el manejo de la cuenta caja menor, se aplican los lineamientos presupuestales y contables emitidos por la Secretaría Distrital de Hacienda2 y la Contaduría General de la Nación.
El funcionario designado para manejar la caja menor en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, es el Profesional Universitario asignado a la Tesorería de la Entidad.
En el manejo de la Cuenta Bancos se aplican los lineamientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación.
Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente por el grupo de Contabilidad y se remiten a la Tesorería de la Entidad, para la elaboración de las Notas Crédito o Débito, Actas de Legalización y en general elaborar todos los documentos necesarios para la depuración de las partidas conciliatorias.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá utiliza la CUD (Cuenta Única Distrital) conforme a la Circular 011 de abril 30 de 2010, emitida por la Secretaría Distrital de Hacienda, mediante la cual los establecimientos públicos solicitan recursos por concepto de transferencias a través de Ordenes de Tesorería (OT) diarias de acuerdo a las órdenes de pago cargadas en la EXTRANET de la Secretaria Distrital de Hacienda, con el fin de optimizar el uso de los recursos en el Distrito Capital y evitar así que las entidades solicitaran dinero en forma mensual que no eran girados en su totalidad; esta cuenta es conciliada en forma mensual y la misma se remite a la Secretaría Distrital de Hacienda en el formato Conciliación Operaciones Recíprocas Cuenta Única Distrital –CUD.
En el manejo de la Cuenta Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas se aplican los lineamientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación.
Según el Contrato de Cesión de las Acciones de Transmilenio, del FONDATT en Liquidación al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y que el Concejo de Bogotá, mediante Acuerdo 288 de julio 6 de 2007, en su artículo primero estableció: " (…) autorícese al Fondo de Educación y Seguridad de Vial y Seguridad Vial FONNDATT –en liquidación- para ceder totalmente a título gratuito su participación accionaria en TRASMILENIO S.A. a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, al Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, al Fondo de Vigilancia y Seguridad, al Instituto de Turismo y a Metrovivienda." En su cláusula primera el FONDATT en liquidación en su condición de cedente, trasfiere a título de cesión gratuita los derechos reales sobre la cantidad de TRESCIENTOS TREINTA Y CUATRO Acciones (334).
Con base en lo anterior, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, da cumplimiento al concepto de la Contaduría General de la Nación No.201011-148619, relacionado con el procedimiento contable para el reconocimiento de las inversiones en Entidades No Controladas, las cuales se reconocen por el método de costo y no por el método de participación. Lo anterior, teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, en virtud del pronunciamiento de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997, en donde expresó que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.
19.4 Deudores
En el manejo de la Cuenta Deudores se aplican los lineamientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación.
En el Rubro de Avances para viáticos y gastos de viaje, se manejan los anticipos entregados para el esquema de seguridad del Señor Alcalde Mayor de Bogotá, los cuales se legalizan por parte del coordinador del esquema y se asignan nuevos recursos a través de acto administrativo.
En lo concerniente a los Anticipos para Proyectos de Inversión, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, expidió la Resolución No. 229 de marzo 8 de 2010, por medio de la cual se reglamenta el manejo de los anticipos por parte de los contratistas; estas partidas son conciliadas en forma mensual con las Áreas Misionales y de Apoyo a la Gestión, mediante el formato "Informe de Seguimientos de los Anticipos", el cual deberá ser enviado a la Subgerencia Administrativa y Financiera dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, en forma trimestral hace la conciliación de las Operaciones Recíprocas con las Entidades del Nivel Central y descentralizado de Bogotá, así como con las demás Entidades del Gobierno Nacional, a las cuales se les entregó recursos de tesorería en administración.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, en la actualidad está efectuando transacciones para la adquisición de bienes y servicios a través de la Bolsa Mercantil de Colombia y la Cámara de Compensación; una vez es realizada la transacción, y conforme a lo establecido en la Ficha Técnica de la operación, se entrega un depósito en garantía de la misma, el cual se descuenta en la medida que se reciban los bienes o servicios conforme lo estipulado en la Ficha Técnica.
En el manejo de la Cuenta Deudores, se incluyen las partidas correspondientes a los valores que se causan por el trámite y reconocimiento de los siniestros de los bienes al servicio de la Entidad y de terceros; para lo anterior el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá en forma mensual efectuará la conciliación de los siniestros con el Área de Seguros y el Corredor de Seguros de la Entidad.
En el manejo de la Cuenta Propiedad Planta y Equipos se aplican los lineamientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación y las directrices de la Resolución No. 001 de 2001 por medio de la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, expedida por el Señor Contador General de Bogotá D.C.
19.5.1.Reconocimiento
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, las propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histórico. Los bienes recibidos de entidades públicas y/o de particulares a título gratuito se registran contablemente por el valor convenido.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, mediante la Resolución No. 036 de marzo 27 de 2013, estableció el Catálogo de Bienes de Consumo, Consumo Controlado y Devolutivos, el cual debe ser como mínimo actualizado una (1) vez cada año.
La pérdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento de reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría General de la Nación3 y el emitido por la Dirección Distrital de Contabilidad.4Los bienes que se reintegran por parte de los usuarios internos y/o externos, deben ser objeto de concepto técnico por parte de las áreas misionales de la Entidad, indicando si son Bienes Inservibles, Servibles o Servibles No Utilizables conforme lo establecido en la Resolución No. 001 de septiembre 20 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital"; así mismo, deberán anexar el correspondiente avalúo a fin de realizar la correspondiente Entrada de Almacén por reintegro y efectuar los registros contables correspondientes conforme a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública.
Las facturas mediante las cuales se legaliza la entrega y cobro de servicios contratados por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y que discriminen los materiales utilizados y la mano de obra no se ingresan al Almacén, por lo tanto se afecta directamente el gasto por su valor total.
El registro de las transacciones y operaciones de los bienes devolutivos y de consumo, se efectúa mediante el Aplicativo LIMAY, que recibe la información de los aplicativos de gestión SAI (Sistema de Administración de Inventarios) y SAE (Sistema de Administración de Elementos).
En el caso de realizar ajustes manuales, los movimientos y saldos de los libros auxiliares, se concilian al terminar el período mensual con base en los aplicativos LIMAY, SAI y SAE.
Las propiedades, planta y equipo se actualizan mediante la comparación de su valor en libros contra el costo de reposición o el valor de realización.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce provisiones para protección de propiedades, planta y equipo, cuando el valor en libros es superior a su valor de realización o costo de reposición, una vez se haya agotado el saldo reconocido como valorización si la hubiere. El registro contable de la provisión afecta directamente el patrimonio.
En cumplimiento de sus funciones administrativas el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, adelanta la actualización de bienes muebles e inmuebles cuando lo considere conveniente. No obstante, dicha actualización se realiza con una periodicidad máxima de tres (3) años, incorporando el registro contable en el mismo período de la actualización.5La actualización procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, aunque estén totalmente depreciados y cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes; Todos los Bienes Inmuebles se actualizan sin tener en cuenta si están totalmente depreciados y o si su costo histórico individual es superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Cuando la información contable indique la existencia de "bienes" totalmente depreciados o amortizados" (valor en libros es cero) pero que continúan en servicio generando beneficios económicos futuros, éstos permanecen en el cuerpo del Balance General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, hasta tanto se realice un avalúo técnico del mismo y se estime su nueva vida útil, en el marco de la norma contenida en el Régimen de Contabilidad Pública.6La selección y aplicación de metodologías para actualizar los bienes, contempla la relación costo–beneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se efectúan los avalúos con personal de la entidad, mediante la contratación de personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad técnica para dicha gestión.
La administración, control y custodia de los bienes en bodega del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá está a cargo del área de Almacén; para el caso de los bienes al servicio de la Entidad y/o de terceros, su control estará a cargo del área de Inventarios.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, mediante la Resolución No 044 de abril 12 de 2013, modificó el Comité de Inventarios, para velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios, coordinando, planificando y apoyando con su gestión al profesional encargado de la administración de los bienes en bodega (Almacenista) y bienes al servicio de la Entidad y de terceros (Profesional Universitario responsable de Inventarios).
19.5.4. Cálculo de Depreciaciones y Amortizaciones
Tomando en consideración que los activos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, son utilizados de manera regular y uniforme en cada período contable, el método de depreciación a aplicar es el de línea recta7, entendiéndose que los terrenos no son objeto de depreciación.
Para el rubro propiedades, planta y equipo, se han establecido las vidas útiles definidas en el Libro II del Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el reconocimiento contable de la depreciación, se efectúa afectando el Patrimonio.
El Comité de Inventarios, o quien haga sus veces en la Entidad, revisa la actualización o modificación de la vida útil de los activos, teniendo en cuenta las inversiones que realice por adiciones o mejoras, políticas de mantenimiento y/o reparaciones, avances tecnológicos implementados y obsolescencia entre otros factores, con base en el estudio técnico emitido por un perito o experto en la materia.
Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciación. Si la entidad comienza a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciación.
Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en mantenimiento, no son objeto de cálculo de depreciación mientras permanezcan en tales situaciones8.
Entrega y Recibo de propiedades, planta y equipo
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, da cumplimiento al procedimiento emitido por la Contaduría General de la Nación relacionado con el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo.
La entrega de bienes a otras entidades públicas que implica la transferencia de la propiedad, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, la reconoce retirando el activo de su información financiera, afectando para ello las diferentes cuentas del grupo 16 inherentes al bien y reconociendo una disminución de su capital fiscal.
El recibo de bienes de otras entidades públicas que implique la transferencia de la propiedad, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, lo reconoce incorporando el bien al grupo 16 y afectando el Patrimonio Institucional Incorporado.
La entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce retirando el activo del grupo 16 y disminuyendo su capital fiscal. Adicionalmente se reconocen en cuentas de orden de control con el fin de tener el control sobre los mismos por el valor convenido. Este registro se realiza con base en soportes idóneos como actas de entrega y recibo a satisfacción, Contratos de Comodato, o demás documentos establecidos por la Oficina Asesora Jurídica del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
El recibo de los bienes de otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce por el valor convenido, incorporando el activo en el grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo y afectando el Patrimonio Institucional Incorporado.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, para el registro de la restitución de los bienes entregados para uso permanente sin contraprestación, realiza un concepto técnico de los mismos por parte de las Áreas Misionales de la Entidad, indicando si son Bienes Inservibles, Servibles o Servibles No Utilizables conforme lo establecido en la Resolución No. 001 de septiembre 20 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital"; así mismo, deberán anexar el correspondiente avalúo a fin de realizar la correspondiente Entrada de Almacén por reintegro y efectuar los registros contables correspondientes conforme a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública, es decir registrando en las cuentas del activo del grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo (Bienes Servibles o Servibles No Utilizables) o en cuentas de orden 8315 – Activos retirados (Bienes Inservibles).
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá reconoce la restitución de bienes que recibió para uso permanente sin contraprestación, retirando el activo del grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo - y afectando el capital fiscal.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá reconoce en el grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo -, subcuenta "Bienes pendientes de legalizar", aquellos bienes que por alguna circunstancia no han cumplido la totalidad de las formalidades que acrediten su titularidad o propiedad.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá reconoce en el grupo 16 – Propiedades, Planta y Equipo - subcuenta "Propiedades de Inversión", aquellos inmuebles destinados para la vivienda de los miembros de la fuerza pública, los cuales cancelan un canon de arrendamiento, el cual es descontado por nómina en cada una de las instituciones a las que pertenecen, valores que son reintegrados a la Entidad.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, realizará el inventario físico de bienes muebles e inmuebles, conforme lo establecido en la Resolución No. 001 de septiembre 20 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital" y lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública; para la realización de la toma física, se tendrá en cuenta la programación que realicen el profesional encargado de la administración de los bienes en bodega (Almacenista) y bienes al servicio de la Entidad (Profesional Universitario responsable de Inventarios). En la toma física de inventarios, se contemplan los bienes devolutivos y de consumo en depósito, los bienes devolutivos al servicio de la Entidad y los bienes devolutivos entregados en comodato para uso sin contraprestación a las entidades del gobierno general y a las empresas.
Adicional al inventario anual, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, realizará inventarios rotativos o de verificación, especialmente, en el evento que se presenten cambios de los funcionarios responsables de los almacenes o la bodega, cuyos resultados forman parte del Informe de Gestión de entrega del cargo9.
19.6. Bienes de uso Público BUP e Históricos y culturales
Los Bienes de Uso Público se reconocen por su costo histórico y no son objeto de actualización. Los Bienes de Uso Público no amparados por contratos de concesión se amortizan para reconocer la pérdida de capacidad operacional por su utilización, situación que afecta directamente el patrimonio.
Los Bienes de Uso Público se registran en forma individual, por el valor de las inversiones por concepto de construcción y rehabilitación, adicionando a estas el valor pagado en las interventorías y su control se realiza a través del Módulo SAI. El mantenimiento se reconoce como gasto.
La amortización de la inversión se realiza con base en la póliza de estabilidad de la obra. No obstante, si se adquieren terrenos para la construcción de los bienes de uso público, éstos no se amortizan.
Los bienes históricos y culturales se reconocen por su costo histórico y no son objeto de actualización. Para su reconocimiento debe existir el acto jurídico que los considere como tales.
En el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, los bienes históricos y culturales no son objeto de amortización, por tener vida útil indefinida y no generar beneficios económicos futuros o potenciales de servicios, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.
Los Interventores y/o Supervisores de las áreas misionales y/o de apoyo a la gestión, serán los encargados de realizar el seguimiento a la inversión de los pagos anticipados efectuados por el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, y suministraran la información correspondiente a la Subgerencia Administrativa y Financiera para la su amortización y su respectiva conciliación.
Los pagos anticipados por conceptos de papelería, seguros y similares, se amortizan con base en los soportes idóneos (pólizas de cumplimiento, de seguros, duración de contratos, decisiones del Comité de Inventarios, etc.), en la medida que estos bienes y servicios se utilicen, o cuando por decisión administrativa así se decida.
El Fondo Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce el valor de los desembolsos efectuados para adicionar, acondicionar, mejorar o ampliar, en forma significativa, la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros, que son utilizados por la entidad contable pública para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal en la cuenta 1915 - obras y mejoras en propiedad ajena.
El Fondo Vigilancia y Seguridad de Bogotá, amortizará las obras y mejoras en propiedad ajena durante el período menor que resulte, entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la propiedad, o la vida útil estimada de los bienes producto de las adiciones o mejoras realizadas.
Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el período por el cual la entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no son objeto de amortización de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, aplica para el manejo de las Cuentas por Pagar lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública por parte de la Contaduría General de la Nación.
Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, en forma trimestral efectúa la conciliación de las Operaciones Recíprocas con las Entidades del Nivel Central y descentralizado de Bogotá, así como con las demás Entidades del Gobierno Nacional, de las cuales se haya recibido recursos de tesorería en administración.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, efectuará los registros de los créditos judiciales, una vez la Oficina Asesora Jurídica envíe a la Subgerencia Administrativa y Financiera, copia de la sentencia o fallo debidamente ejecutoriado, en la que condenan a la entidad a pagar o hacer en el marco de los procesos judiciales en contra del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, efectuará, al final de cada período contable la conciliación del Pasivo de las Obligaciones laborales y de Seguridad Social, reconociendo el valor de la obligación a pagar, es decir se registrará la materialización de las obligaciones a cargo de la Entidad Contable Pública, por concepto de las prestaciones a que tienen derecho los funcionarios y las obligaciones de la Entidad en materia de seguridad social.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, realiza la provisión para obligaciones contingentes en forma mensual con base en el informe contable del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, administrado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aplicando el procedimiento dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación y en el Procedimiento para el registro contable de las Obligaciones Contingentes y Embargos judiciales, expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda.
La Oficina Asesora Jurídica del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, es la encargada de registrar en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ, los procesos judiciales en contra de la Entidad y los procesos iniciados por el Fondo; una vez incorporada en SIPROJ la información, se toma como fuente para los registros contables de provisiones para contingencias y demás cuentas contempladas en el procedimiento, de acuerdo con el estado del proceso reflejado en el reporte contable de dicho aplicativo.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, realiza la provisión (valor estimado) para el pago de prestaciones sociales a cargo de la Entidad, por concepto de acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes, convencionales o pactos colectivos. El Fondo al final de cada período contable conciliará el Pasivo de las Obligaciones laborales, reconociendo el valor de la obligación a pagar, es decir se registrará la materialización de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, por concepto de las prestaciones a que tienen derecho los funcionarios.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, hace la entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna y se reconoce retirando el activo del grupo 16 y disminuyendo su capital fiscal; adicionalmente se reconocen en cuentas de orden de control con el fin de tener el control sobre los mismos por el valor convenido.
Lo anterior se realiza conforme lo establece el Régimen de Contabilidad Pública, Libro II – Manual de Procedimientos, numeral 25 – Bienes de uso permanente sin contraprestación; Este registro se realiza con base en soportes idóneos como actas de entrega y recibo a satisfacción, Contratos de Comodato, o demás documentos establecidos por la Oficina Asesora Jurídica del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Según el Contrato de Cesión de las Acciones de Transmilenio, del FONDATT en Liquidación al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y que el Concejo de Bogotá, mediante Acuerdo 288 de julio 6 de 2007, en su artículo primero establece: " (…) autorícese al Fondo de Educación y Seguridad de Vial y Seguridad Vial FONNDATT –en liquidación- para ceder totalmente a título gratuito su participación accionaria en TRASMILENIO S.A. a la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, al Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, al Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, al Fondo de Vigilancia y Seguridad, al Instituto de Turismo y a Metrovivienda. En su cláusula primera el FONDATT en liquidación en su condición de cedente, trasfiere a título de cesión gratuita los derechos reales sobre la cantidad de TRESCIENTOS TREINTA Y CUATRO Acciones (334)."
Con base en lo anterior, el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, da cumplimiento al Concepto de la Contaduría General de la Nación No. 201011-148619, relacionado con el procedimiento contable para el reconocimiento de las inversiones en entidades no controladas, las cuales se reconocen por el método de costo y no por el método de participación. Lo anterior teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, en virtud del pronunciamiento de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997, en la cual dispuso que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.
En cumplimiento de sus funciones administrativas el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, adelanta la actualización de bienes muebles e inmuebles cuando lo considere conveniente. No obstante dicha actualización se realiza con una periodicidad máxima de tres (3) años, incorporando el registro contable en el mismo período de la actualización.10La actualización procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, aunque estén totalmente depreciados y cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes; Todos los Bienes Inmuebles se actualizan sin tener en cuenta si están totalmente depreciados y si su costo histórico individual es superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Cuando la información contable indique la existencia de "bienes" totalmente depreciados o amortizados" (valor en libros es cero) pero que continúan en servicio generando beneficios económicos futuros, éstos permanecen en el cuerpo del Balance General del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, hasta tanto se realice un avalúo técnico del mismo y se estime su nueva vida útil, en el marco de la norma contenida en el Régimen de Contabilidad Pública.11La selección y aplicación de metodologías para actualizar los bienes, contempla la relación costo–beneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se efectúan los avalúos con personal de la entidad, mediante la contratación de personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad técnica para dicha gestión
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, hace la restitución de los bienes entregados a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna entrega de bienes a otras entidades públicas y se reconoce incorporando el activo en el grupo 16 y acreditando el Patrimonio Institucional Incorporado; adicionalmente se retira de las cuentas de orden de control donde se había registrado al momento de su entrega por el valor convenido.
La restitución de los bienes entregados a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, deben ser objeto de concepto técnico por parte de las áreas misionales de la Entidad, indicando si son Bienes Inservibles, Servibles o Servibles No Utilizables conforme lo establecido en la Resolución No. 001 de septiembre 20 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital"; así mismo, deberán anexar el correspondiente avalúo a fin de realizar la correspondiente Entrada de Almacén por reintegro y efectuar los registros contables correspondientes conforme a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública, Libro II – Manual de Procedimientos, numeral 26 – Restitución de los Bienes de uso permanente sin contraprestación.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los ingresos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la entidad tiene Propiedades, Planta y Equipo - subcuenta "Propiedades de Inversión", por los inmuebles destinados para la vivienda de los miembros de la fuerza pública, de los cuales se reciben un cánon de arrendamiento, el cual es descontado por nómina en cada una de las instituciones a las que pertenecen, valores que son reintegrados al FVS y registrados como Otros Ingresos No Tributarios.
19.14.2. Operaciones Interinstitucionales – Fondos Recibidos –
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los ingresos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; con la implementación de la CUD (Cuenta Única Distrital) conforme a la Circular 011 de abril 30 de 2010, emitida por la Secretaria Distrital de Hacienda y conforme a las directrices de la Dirección Distrital de Contabilidad, los valores por concepto de transferencias deben registrarse como una Operación Interinstitucional, utilizando la subcuenta respectiva para Funcionamiento e Inversión.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los ingresos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la Entidad recibe ingresos financieros por los rendimientos de las cuentas de Ahorro.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los ingresos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la Entidad recibe ingresos por los valores reconocidos por las Compañías Aseguradoras en el trámite de los siniestros por parte de la Entidad.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los gastos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la Entidad efectúa gastos administrativos por concepto de: nomina, comisiones, honorarios y servicios, vigilancia y seguridad, materiales y suministros, mantenimiento, servicios públicos, arrendamientos, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, gastos de viáticos, viaje, seguros en general, combustibles, aseo y cafetería, entre otros.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconocen los gastos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la entidad efectúa gastos de operación en la ejecución de sus proyectos de inversión en el cumplimiento de su cometido estatal, entre otros conceptos se encuentran: estudios y proyectos, comisiones, honorarios y servicios, obras y mejoras en propiedad ajena, vigilancia y seguridad, materiales y suministros, mantenimiento, servicios públicos, arrendamientos, publicidad, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, seguros en general, capacitaciones, sostenibilidad semovientes, combustibles, aseo y cafetería, entre otros.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, reconoce los gastos bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública; la Entidad registra los valores indexados de los procesos con fallo desfavorable para el FVS, de acuerdo a la información registrada por el Área Jurídica en el sistema SIPROJ (Sistema de Procesos Judiciales), programa establecido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, registra los Litigios y Demandas, conforme lo estipula la Resolución No. SHD-000397 de diciembre 31 de 2008, expedida por la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante la cual se modifica la Resolución 866 de 2004 y se establecen los procedimientos para el registro contable de las obligaciones contingentes y embargos judiciales; el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá registra en la cuenta de Derechos Contingentes, el valor de las pretensiones originadas en los procesos iniciados por el F.V.S en contra de Terceros, es decir, a favor del F.V.S.
El valor de las pretensiones originadas en las procesos iniciados por la Entidad en contra de Terceros, se contabiliza de acuerdo a los valores registrados por la Oficina Asesora Jurídica en el sistema SIPROJ (Sistema de Procesos Judiciales), programa establecido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
La entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce en cuentas de orden de control con el fin de tener el control sobre los mismos por el valor convenido. Este registro se realiza con base en soportes idóneos como actas de entrega y recibo a satisfacción, Contratos de Comodato, o demás documentos establecidos por la Oficina Asesora Jurídica del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y conforme lo establece el Régimen de Contabilidad Pública, Libro II – Manual de Procedimientos, numeral 25 – Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, registra los Litigios y Demandas, conforme lo establece la Resolución No. SHD-000397 de diciembre 31 de 2008, expedida por la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante la cual se modifica la Resolución 866 de 2004 y se establecen los procedimientos para el registro contable de las obligaciones contingentes y embargos judiciales; el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá registra en la cuenta de Responsabilidades Contingentes, el valor indexado de las demandas de terceros en contra del F.V.S.
El valor indexado de las demandas en contra de la Entidad, se contabiliza de acuerdo a los valores registrados por la Oficina Asesora Jurídica en el sistema SIPROJ (Sistema de Procesos Judiciales), programa establecido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, en cumplimiento de la Resolución No. 413 de diciembre 16 de 2011, expedida por la Contaduría General de la Nación, en los considerandos de la misma, manifiesta que por el Canal Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), la Contaduría General de la Nación recibe reportes de información de la ejecución presupuestal, esto es la categoría de información contable pública, la categoría presupuestal y la categoría del Formulario Único Territorial – FUT -.
Que para el adecuado seguimiento y control de la información sobre la ejecución presupuestal, el Gobierno Nacional, la Contraloría General de la República y demás usuarios de la información presupuestal, cuentan con fuentes alternas para obtener esta información, distintas de las cuentas de presupuesto y tesorería de la categoría de la información contable pública CHIP.
Mediante la Resolución No. 413 de diciembre 16 de 2011, expedida por la Contaduría General de la Nación, modifica el párrafo 122 del Plan General de Contabilidad Pública y elimina el numeral 9.1.6 Normas técnicas relativas a las cuentas de presupuesto y tesorería desarrolladas en los párrafos 313 al 334 del Plan General de Contabilidad Pública y elimina del párrafo 413 del mismo, la clase cero (0) "Cuentas de Presupuesto y Tesorería"; así mismo elimina el párrafo 424 del Plan General de Contabilidad Pública relativo a la Estructura y Descripción de la Clase cero (0), "Cuentas de Presupuesto y Tesorería".
Por último la Resolución en mención elimina del Catálogo General de Cuentas, la estructura, descripciones y dinámicas de la clase cero (0) "Cuentas de Presupuesto y Tesorería".
La Resolución No. 413 de diciembre 16 de 2011, expedida por la Contaduría General de la Nación, rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y tiene aplicación a partir del primero de Enero de 2012.
Así mismo se seguirá llevando en Cuentas de Orden Acreedoras el control del saldo de los Pasivos exigibles.
El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, registra los Litigios y Demandas, conforme lo establece la Resolución No. SHD-000397 de diciembre 31 de 2008, expedida por la Secretaria Distrital de Hacienda, mediante la cual se modifica la Resolución 866 de 2004 y se establecen los procedimientos para el registro contable de las obligaciones contingentes y embargos judiciales; el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá registra en la cuenta - Otras Cuentas Acreedoras de Control - el valor de la pretensión inicial de las demandas de terceros en contra del F.V.S.
El valor de la pretensión inicial de las demandas en contra de la Entidad, se contabiliza de acuerdo a los valores registrados por la Oficina Asesora Jurídica en el Sistema SIPROJ (Sistema de Procesos Judiciales), programa establecido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
1 Resolución 357 de Julio 23 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.
2 Resolución DDC-001 de 2009 – Dirección Distrital de Contabilidad
3 Libro II Manual de Procedimientos, capitulo X, página 113.
4 Circular Externa No. 02 del 16 de junio de 2010, Procedimiento para el reconocimiento y revelación de responsabilidades
5 Libro II-Manual de Procedimientos – Procedimientos contables, numeral 20, página 39.
6 Concepto 200912-138808 el 05-02-10, emitido por la Contaduría General de la Nación.
7 Consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil.
8 Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 169, página 41.
9 LEY 951 DE 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestión.
10 Libro II-Manual de Procedimientos – Procedimientos contables, numeral 20, página 39
11 Concepto 200912-138808 el 05-02-10, emitido por la Contaduría General de la Nación.
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5325 de marzo 26 de 2014

References: Resolución 
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 artículo 32
 artículo 217
 artículo 60
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 artículo 11
 artículo 60
 artículo 136
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 Artículo 706
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 Artículo 1
 Artículo 2
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 artículo 34
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 artículo 7
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