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Timestamp: 2016-10-22 20:22:12+00:00

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⭐RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA COMMUNE DE GRADIGNAN EXERCICES
RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA COMMUNE DE GRADIGNAN EXERCICES
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1 2 9 janvier 2013 RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA COMMUNE DE GRADIGNAN EXERCICES OBSERVATIONS DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES OBSERVATIONS DE MONSIEUR LE MAIRE SYNTHESE GENERALE DES OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA COMMUNE DE GRADIGNAN EXERCICES La chambre régionale des comptes d'aquitaine a procédé au jugement des comptes de 2006 à 2009 et à l'examen de la gestion de 2006 jusqu'à la période la plus récente de la commune de Gradignan. La chambre a arrêté les observations définitives qui font l'objet du rapport qui suit, dont une synthèse générale est présentée ici. 1. La fiabilité des comptes La chambre a constaté quelques anomalies qui toutefois ne remettent pas en cause la fiabilité des comptes de la commune de Gradignan. Il a été néanmoins relevé l'absence de contrôle sur place des régies, ce qui aurait été utile compte tenu des dysfonctionnements constatés par la chambre dans le fonctionnement de la régie du théâtre, sans nier les difficultés rencontrées lors de la dissolution de la sem et du transfert du théâtre à la collectivité. Par ailleurs, il est apparu des erreurs d'imputation au compte 6188 «autres frais divers» où des dépenses relevant des fêtes et cérémonies ont été imputées à tort sur ce compte, induisant une mauvaise information du conseil municipal. La réintégration dans les services de la Ville de la gestion du Théâtre des 4 Saisons, assurée pendant près de vingt ans par une société d économie mixte, a donné lieu à un certain nombre de difficultés d adaptation qui sont aujourd hui réglées. Quant aux erreurs d imputations relevées par la Chambre, qui peuvent être techniques ou d appréciations différentes, vu leur objet et les sommes en jeu, elles n ont pas été de nature à entacher la qualité des informations budgétaires données au Conseil municipal. 2. La situation financière La situation financière de la commune de Gradignan est quelque peu tendue sur la période contrôlée, la capacité d'autofinancement disponible étant négative sur les quatre derniers exercices. Cette situation provient plutôt d'une insuffisance des ressources fiscales, et de l'absence de marge de manœuvre que des charges de gestion et de l'endettement qui ont été contenus. La situation financière de la Commune ne peut être appréciée sur la période examinée , sans rappeler que la Médiathèque a ouvert ses portes en décembre La construction de ce grand équipement et la mise en œuvre de son fonctionnement ont généré pour la Commune d importantes charges qu il a été nécessaire d intégrer au budget communal. Il s en est suivi un déséquilibre momentané de l ensemble des ratios budgétaires, le temps que la situation se stabilise. De plus, l insuffisance de ressources fiscales évoquée est une réalité, héritage de faibles produits de Taxe Professionnelle que le passage en TPU de la CUB en 2001 n a pas modifié. Historiquement, la Commune n a pas bénéficié d importantes implantations industrielles ou commerciales générant des ressources fiscales significatives Enfin, la Chambre qualifie la situation financière sur la période contrôlée de quelque peu tendue. Il me semble que le terme plus exact serait «situation budgétaire sous tension», car comment chaque année bâtir des budgets avec des dotations de l Etat qui diminuent et des charges qui augmentent, tout en garantissant la qualité des services publics, voire en les développant? Tout ceci ne peut se faire que dans le cadre d une conduite extrêmement rigoureuse des affaires, où chaque euro compte (la gestion financière), avec des équipes motivées (la gestion des ressources humaines), et des choix politiques très raisonnés que la population qualifie par son vote (les élections municipales). 3. La gestion des ressources humaines Le contrôle de la gestion des ressources humaines de la ville de Gradignan a mis en évidence l'absence d'une véritable veille juridique lui permettant de s'assurer de la juste application de la réglementation, ainsi que d'une exacte interprétation de celle-ci, tel que cela apparaît dans la mise en œuvre du régime indemnitaire ou le recrutement des agents contractuels. La Commune, compte tenu de ses effectifs, dépend pour la gestion des carrières de ses agents du Centre de Gestion et tous les actes vérifiés ont bien fait l objet de transmission à la Préfecture pour contrôle de légalité. De plus certaines situations pointées par la Chambre ne correspondent pas à des erreurs techniques ou à une méconnaissance de la réglementation mais à des choix que la Commune assume parfaitement (prime des assistantes maternelles ou prime informatique, par exemple).3 4. L'enquête «immobilier de bureau des collectivités locales» Il a pu être noté que la ville de Gradignan dispose d'une vision complète physique, juridique et comptable de son patrimoine. Toutefois, elle n'a pas développé une gestion dynamique de celui-ci. En effet, sa gestion est répartie entre plusieurs services et repose également sur le travail d'inventaire effectué par un cabinet d'assurance. Elle ne dispose pas d'un logiciel de gestion du patrimoine, permettant de l'optimiser, ni d'une comptabilité analytique et de ce fait, elle n'est pas en mesure d'avoir une connaissance précise des coûts de ses bâtiments (sauf eau et électricité). Les différents documents dont elle dispose ne sont pas cohérents entre eux. Sans nier que la commune mène des réflexions annuelles sur l'entretien des bâtiments, la chambre estime qu'il n'y a pas de véritable stratégie patrimoniale à moyen terme. La taille de la commune constitue une circonstance qu'il faut prendre en considération. Cette enquête porte sur l immobilier de bureau de la Commune qui se résume principalement à l Hôtel de Ville, la collectivité ayant fait le choix de centraliser ses bureaux pour des raisons de qualité du service offert et d efficacité de la fonction administrative. Toutefois, le développement d un logiciel de gestion pourrait conforter l administration et la stratégie patrimoniale mise en œuvre. Mais comme le fait remarquer la Chambre, il faut prendre en compte la taille de la commune, avec les moyens humains et financiers afférents. 5. Pilotage des services de la collectivité Dans le cadre du présent contrôle, et sans nier la taille de la commune, la chambre a constaté que la commune de Gradignan ne disposait pas d'outils modernes de gestion tels que contrôle de gestion, contrôle interne, comptabilité analytique, même s'il existe certains tableaux de bord. De même, la ville n'avait lancé aucune réflexion sur un projet de service ou une démarche qualité. Les nombreuses anomalies relevées par la chambre tant, dans le domaine de la gestion des ressources humaines, du fonctionnement des régies, que dans celui de la gestion du patrimoine mettent en évidence que le pilotage des services de la commune mérite d'être amélioré. Sans ignorer les outils modernes de gestion tels que contrôle de gestion, démarche qualité et autre projet de service, force est de constater qu une collectivité de notre taille n a pas les moyens humains et financiers de mettre en œuvre toutes les techniques. Néanmoins, la Commune a développé un certain nombre d outils de pilotage et de gestion comme les tableaux de bord, le plan pluriannuel d investissement, les stages de management de l encadrement, le plan de formation de l ensemble des agents, la communication interne, etc. Si la Chambre a pu relever quelques anomalies techniques ou d appréciation, dire qu elles sont nombreuses, compte tenu du champ examiné, c est nier l optimisation des moyens et la modernisation de l action publique mises en œuvre au quotidien, afin que le Service Public soit rendu à la plus grande satisfaction des administrés4 RAPPORT D'OBSERVATIONS DEFINITIVES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE LA COMMUNE DE GRADIGNAN EXERCICES Par lettre du 16 juillet 2011, vous avez été informé que la chambre régionale des comptes d'aquitaine, devenue la chambre d'aquitaine, Poitou-Charentes, allait procéder au jugement des comptes de 2006 à 2009 et à l'examen de la gestion de 2006 jusqu'à la période la plus récente de la commune de Gradignan. A l'issue de cette vérification, l'entretien préalable avec le conseiller-rapporteur prévu par les articles L et R du code des juridictions financières a eu lieu le 24 janvier La chambre a arrêté au cours de sa séance du 13 novembre 2012 les observations définitives suivantes : 1 LA PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE A TRAVERS LES DONNEES CHIFFREES La commune de Gradignan se situe sur la seconde couronne péri-urbaine de l'agglomération bordelaise, en limite du territoire de la Communauté urbaine de Bordeaux (CUB), à laquelle elle appartient. Avec habitants (recensement INSEE 2008), elle se situe au 8 ème rang des communes adhérentes à la CUB et au 20 ème rang au niveau régional. En matière de logements, il peut être observé que les résidences principales représentent 93,9 % du total des logements construits ( logements en 2008). Le revenu moyen des habitants de Gradignan est supérieur au niveau départemental avec un revenu médian annuel de contre pour le département. De même, le taux de chômage sur la commune est moins élevé que le taux départemental (9,2 % contre 11 %). Enfin, le secteur tertiaire représente 63,4 % de la totalité des secteurs d'activité. 2 LA FIABILITE DES COMPTES L'analyse de la fiabilité des comptes a été réalisée à partir des comptes de gestion de 2006 à 2009, des comptes administratifs et de leurs annexes. Tout d'abord, il a été noté que la Ville ne disposait pas de guide formalisé des processus et procédures budgétaires, ce qui ne signifie pas, comme vous l'indiquez dans votre réponses que la ville n'ait pas de procédures budgétaires. Toutefois, la réalisation d'un guide permettrait une meilleure mise à jour des procédures et surtout une meilleure accessibilité à l'information par les services concernés. La totalité des tâches et informations concernant le domaine budgétaire et comptable est effectuée à partir et au sein même du Service des Finances. Concernant l'élaboration du budget, les services établissent des documents récapitulatifs de leurs demandes pour les sections d'investissement et de fonctionnement qui sont centralisés afin de préparer la décision des élus. L'exécution budgétaire se fait à travers une comptabilité d'engagement alimentée par les bons de commande, établis par les services et traités informatiquement par le Service des Finances. Ce guide formalisé des procédures n existe pas, ce qui ne veut pas dire qu il n y a pas de procédures budgétaires. La Chambre les décrit d ailleurs fort bien, la centralisation au Service des Finances étant un choix afin d avoir une vision globale et un contrôle de la préparation et de l exécution budgétaire. La chambre a procédé à un certain nombre de contrôles qui mettent en évidence quelques anomalies découlant essentiellement du non-respect de la réglementation. Toutefois, ces anomalies ne mettent pas en cause la fiabilité des comptes présentés par la collectivité. 2.1 LE CONTRÔLE DES REGIES La commune de Gradignan a institué 13 régies. La chambre a voulu vérifier que conformément à l'article R du code général des collectivités territoriales (CGCT) (précisé par l'instruction codificatrice n A-B-M du 21 avril 2006), l'ordonnateur s'assurait du contrôle du fonctionnement des régies instituées par la commune, selon des périodicités et modalités déterminées par lui. Sans nier que certains contrôles sont effectués par la collectivité, il ressort de l'instruction que l'ordonnateur ne procède pas à les contrôles sur place au sens de l'article susvisé. En effet, il n'a été produit aucun procès-verbal de contrôle, ni aucun calendrier prévisionnel des contrôles. Depuis déjà quelques années, grâce à la mise en œuvre de «la carte de vie quotidienne Bamboo», les utilisateurs des services de la Commune bénéficient de moyens modernes de reconnaissance, d enregistrement et de paiement des services municipaux. Dans le cadre de l évolution de ce système, depuis septembre 2012, les régies de recettes des services rendues par la collectivité aux familles (crèches, restauration scolaire, garderies, école de musique, etc.) ont été regroupées dans une seule régie, avec facturation mensuelle unique. Outre les améliorations pour les familles, avec mise en œuvre de l ensemble des moyens de paiement possible (internet, carte bancaire, prélèvement, chèque, numéraire), la collectivité peut ainsi mieux gérer tous les aspects techniques et réglementaires5 Par ailleurs, dans le cadre de l'analyse du compte 6168 «autres frais divers», il a été contrôlé les pièces justificatives accompagnant les mandats et présentées par le régisseur de la régie du théâtre des 4 saisons. Le Théâtre est un service de la Ville depuis 2008, après avoir été géré pendant 18 ans par une société d'économie mixte locale «Gradignan gestion culture communication». Le 27 juin 2008, la Seml a été dissoute et la convention de gestion qui liait la ville et la société a été résiliée. Une régie d'avance a été créée à compter du 1er juillet La régie autorisait les dépenses de cachet des artistes, les frais liés au déplacement d'une compagnie d'artistes, l'avance des frais de déplacement de la directrice du théâtre dans le cadre de sa mission (qui est de prévoir et d'assurer la programmation de la saison artistique), les menues dépenses dans la limite de 200 euros. Par arrêté du 1er juillet 2008, la directrice a été nommée régisseur d'avance. Les contrôles effectués par la chambre ont révélé que des factures de restauration, des factures d'hôtel, des tickets de retrait de carte bleue, des tickets d'autoroute qui concernent des déplacements de la directrice du théâtre sont présentés au remboursement, sans que ne figurent, bien souvent, l'objet de la mission, le nom, le nombre et la fonction des convives. De plus, les bordereaux joints ne sont pas visés par l'ordonnateur. Il n'est souvent pas indiqué le mode de paiement (chèque, carte bleue, liquide). Enfin, il n'y a pas d'ordre de mission et d'état de frais. Or, l'instruction de 2006 précise bien que «le régisseur paye les dépenses énumérées dans l'acte constitutif de la régie au vu des mêmes pièces justificatives que celles qui sont exigées par les comptables assignataires pour les paiements assignés directement sur leur caisse. Ces pièces justificatives sont déterminées par la liste des pièces justificatives des paiements des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux (Annexe 1, article D du CGCT)». La reprise de la gestion en régie du Théâtre des 4 Saisons, après 18 ans de gestion privée, a nécessité plusieurs mois d ajustements. Que ce soit le fonctionnement des régies de dépenses et de recettes, l intégration des personnels, les imputations comptables de ces nouvelles natures de dépenses pour la collectivité, tout ceci a demandé un important investissement. Tout au long de ces 18 ans de gestion sous forme de Société d Economie Mixte, l ensemble de la gestion se faisait avec un expert-comptable, sous contrôle d un commissaire aux comptes, et lors des Assemblées Générales, la gestion de ce théâtre et la régularité de celle-ci étaient toujours saluées par les administrateurs et les autorités de contrôle. Les personnels ayant été repris en totalité par la commune, ainsi que la directrice, les remarques faites par la Chambre sont liées à un changement de pratiques et de techniques, du privé vers le public. Il est à noter que toutes les dépenses et recettes ont pu être justifiées, les remarques de la Chambre portant essentiellement sur la forme de ces nombreuses opérations. Aujourd hui, avec l appui des services de la Trésorerie Principale, le fonctionnement de ce nouveau service municipal est correctement organisé Par ailleurs, des acquisitions de spectacles pour des montants supérieurs à ont été réglées par la régie. Par exemple, en 2009, la régie a enregistré les dépenses suivantes : COMPAGNIE LOUIS BROUILLARD , LES VISITEURS DU SOIR , THEATRE DE SARTROUVILLE , COMPAGNIE SIRENE ,38 Or, l'arrêté du 19 décembre 2005 relatif au montant par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement et d'acquisition de spectacles payables par l'intermédiaire d'un régisseur d'avances précise que pour l'application de l'article R du CGCT, le montant maximum des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par l'intermédiaire d'un régisseur d'avances est fixé à euros par opération et que, par ailleurs, le montant des dépenses d'acquisitions de spectacles payables par l'intermédiaire d'un régisseur d'avances est fixé à euros. De plus, l'arrêté de création de la régie ne prévoit pas les acquisitions de spectacles. L'instruction sur les régies d'avance et de recettes n A-B-M du 21 avril 2006 prévoit que : «Le régisseur ne peut payer que les dépenses explicitement énumérées dans l'acte constitutif de la régie ; à défaut il pourrait être considéré comme comptable de fait». Enfin, il a été noté que les dépenses de la régie du Théâtre des quatre saisons ont dépassé le plafond prévu par l'arrêté de création soit Ainsi, à l'exception de 2008 où 9 271,5 de dépenses ont été enregistrées (sur le compte 6188), le montant pour 2009 s'élève à ,33 et à ,58 en Or, la réglementation prévoit que : «les dispositions réglementaires en vigueur fixent un montant maximum de l'avance à consentir au régisseur, qui, sauf dérogation accordée sur avis conforme du comptable public assignataire de la dépense, est au maximum égal au quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer par le régisseur (article R du CGCT). La chambre retient de votre réponse ainsi que de celle de la directrice du théâtre que ces différentes anomalies peuvent en partie s'expliquer par les difficultés rencontrées lors de la dissolution de la société et de l'intégration de l'activité du théâtre dans les services de la commune. La chambre relève néanmoins que, suite à la dernière vérification effectuée par le comptable le 22 décembre 2010, la municipalité a décidé de restreindre cette régie aux seules menues dépenses et de ne plus désigner la directrice des services comme régisseur. La chambre prend acte, au vu des documents qui lui ont été communiqués, des modifications intervenues pour remédier à ce problème6 2.2 RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUITS L'instruction M14 (volume I tome 2) dispose que la procédure de rattachement des charges et des produits est obligatoirement applicable notamment aux communes de habitants et plus. La chambre a constaté que la ville de Gradignan n'avait pas procédé au rattachement des charges et des produits pour les exercices Toutefois, la chambre prend acte de la décision de la municipalité de pratiquer à compter de l'exercice 2011, le rattachement des charges et des produits. La collectivité usait jusqu à récemment de la «journée complémentaire» (le mois de janvier) pour solder les dépenses et recettes rattachées à l exercice précédent. Toutefois, la procédure de rattachement des charges et des produits, telle que l instruction M14 le prévoit, sans avoir supprimé la journée complémentaire, a été effectivement mise en œuvre en LE COMPTE «274» PRETS La ville a versé «une avance de trésorerie» à l'association PLIE pour un montant de en 2007, cette dépense a été imputée au compte 274. L'association «Portes du Sud», structure juridique porteuse du Plan Local pour l'insertion et l'emploi (PLIE) de Gradignan, Talence et Villenave d'ornon, est désormais un service social d'intérêt général. Une convention a été signée entre la mairie de Gradignan représentée par son adjoint au maire, M. Rivière et l'association «Portes du Sud», représentée par son président, M. LABARDIN. Il était convenu que cette subvention serait remboursée par l'association «dès que les versements du Fonds social européen (FSE) permettraient une autonomie suffisante pour le fonctionnement du PLIE». Il a été constaté qu'aucun remboursement n'était intervenu sur la période depuis 2007 et qu'aucune information ne figure en annexe au compte administratif, ce qui prive le conseil municipal d'une information suffisante. Lors du Conseil d Administration du PLIE du 23 février 2012, il a été décidé que «au regard du plan de trésorerie prévisionnel 2012/2013, l association pourra commencer à rembourser fin 2012 et fin 2013 les trois communes à hauteur de par an ( par commune), soit (environ 45% du prêt sans intérêt) d ici fin 2013 ( par commune)». Il est à noter que cette avance de trésorerie, compte tenu du mode de financement du PLIE par les fonds européens, était indispensable pour que ce dispositif à but social existe. Un état retraçant les remboursements jusqu à l extinction de cette avance de trésorerie sera annexé au compte administratif. La chambre prend acte que cette avance de trésorerie figurera désormais dans les annexes du compte administratif. 2.4 LE COMPTE «6188 AUTRES FRAIS DIVERS» Au sein de ce compte, il a été procédé à l'examen de 97 mandats représentant 13 % des mandats et 70 % du total, soit (total ). Il a été noté que pour les mandats sélectionnés en raison de leur montant (supérieurs à par tiers), la majorité de ceux-ci avait une imputation erronée. A titre d'exemple, les factures concernées sont les suivantes : - les illuminations de Noël pour ,15 (qui auraient dû être enregistrées sur le compte 6232 «fêtes et cérémonies»), - l'hébergement du site web de la mairie pour ,24 (qui aurait dû être enregistré sur le compte 6156 «maintenance»), - des honoraires pour une mission d'audit à hauteur de pour l'évaluation de la politique associative en direction de la jeunesse (la M14 indique qu'au compte 622 «Les honoraires de conseil en organisation ou gestion sont également inscrits à ce compte.) ; des «honoraires» pour de prises de vue pour des photos du centre-ville de Gradignan ou bien encore les honoraires de la diététicienne intervenant régulièrement dans les restaurants scolaires de la ville à imputer au (compte 622) à hauteur de 4 630, - des factures pour un montant global de qui auraient dû être enregistrées au compte frais d'insertion de publicité (compte 623), car elles ont pour objet l'insertion d'annonces dans des journaux ou des radios, ainsi que des factures ayant trait à l'exposition «Lire en poche» qui ont pour objet la conception d'affiches, de logos, de cartes de vœux, - des factures de fournitures de spectacles qui auraient dû être enregistrées au compte 6232 «fêtes et cérémonies», - des factures d'hôtels pour recevant des troupes d'acteurs qui auraient dû être enregistrées au compte 623 ou 6257, la M14 précisant que «Les dépenses engagées à l'occasion des fêtes ou cérémonies nationales et locales sont imputées au compte 6232 «Fêtes et cérémonies», les frais de réceptions (organisés hors du cadre de ces fêtes et cérémonies) au compte 6257», - des analyses réalisées dans les restaurants scolaires de la ville (3 165 ) et une facture de la Société protectrice des animaux (4 597 ) qui auraient dû être enregistrées sur le compte 611 «contrats de prestations de services avec les entreprises». Sans nier que les crédits budgétaires ont bien été votés par le conseil municipal et n'ont pas fait l'objet de dépassements, la chambre vous recommande de veiller à une meilleure imputation des dépenses garantissant ainsi une meilleure qualité de l'information comptable. Les charges inscrites au 6188 ont effectivement connu une progression importante sur cette période, due essentiellement à l intégration des dépenses du Théâtre des 4 Saisons dans les comptes de la commune, avec les difficultés déjà abordées. Le Service des Finances a procédé d ores et déjà à une certain nombre de modifications en fonction de la nature des charges, la réalité de celles-ci n étant par ailleurs pas contestables. Enfin, depuis la mise en place de l instruction comptable M14, il existe des codes internes pour chaque service permettant d avoir une juste et exacte connaissance des charges de chacun d entre eux. L ensemble de ces charges a toujours été mandaté dans la limite des crédits budgétaires votés par le Conseil Municipal et les éléments relevés par la Chambre ne portent que sur des erreurs ou différences d appréciation sur les imputations comptables7 3 LA SITUATION FINANCIERE 3.1 LES RISQUES ENCOURUS PAR LA VILLE La chambre a souhaité s'assurer que les subventions versées par la commune de Gradignan d'un montant supérieur à avaient bien fait l'objet d'une convention conformément à l'article 10 de la loi n du 12 avril 2000 et du décret n du 6 juin Il est apparu qu'une subvention d'un montant de a été versée pour l'ensemble des exercices à l'association «amicale des personnels», alors qu'aucune convention n'avait été conclue. Toutefois, la chambre prend acte de la signature et de la production de la convention avec l'amicale du personnel. 3.2 L'ANALYSE FINANCIERE L'analyse des documents comptables met en évidence que la situation financière de la commune de Gradignan est quelque peu tendue, la capacité d'autofinancement disponible étant négative sur les quatre derniers exercices, même s'il est permis de constater une amélioration certaine en 2010 ( en 2007 ; en 2010). Cette situation résulte plus d'une absence de marge de manœuvre fiscale limitant ses ressources que d'une dérive des charges ou de l'endettement. Vous indiquez dans votre réponse, que cette situation est le résultat de l'investissement important réalisé début 2006 et notamment la médiathèque. Sans méconnaître ces textes puisque la collectivité a passé convention avec les associations sportives, culturelles ou de loisirs concernées, il est exact que cette procédure n a pas été mise en œuvre pour l Amicale du personnel. Outre le fait que cette association n a bénéficié que de sommes annuelles légèrement supérieures au plafond ( pour un seuil fixé à ), la raison principale est que la collectivité a traité en priorité les conventions avec les associations directement visées par ce dispositif d objectifs partagés et de bon usage des deniers publics. L Amicale du personnel, de par son objet, son activité et les personnes qui la composent, était nécessairement encadrée dans son fonctionnement. De fait, la collectivité, invitée à chaque Assemblée Générale, a toujours disposé de l ensemble des documents administratifs et financiers nécessaires aux contrôles de la vie statutaire et de la bonne utilisation des sommes allouées. Tout ceci a été contractualisé dans une convention votée par le Conseil municipal dans sa séance du 26 mars Cf les observations 2.La situation financière, page Les produits de gestion (24,2 M en 2010) Les produits de gestions sont passés de 21,17 M en 2006 à 24,19 M en 2010, soit une progression de 14,2 %. Ils sont principalement constitués en 2010, par les contributions directes (59,7 %), la dotation globale de fonctionnement (17,8 %) et par les produits des services des domaines (12,5 %). Les contributions directes, qui atteignent 14,4 M en 2010, ont progressé de 17 % sur la période contrôlée, conséquence de l'augmentation des bases (+ 12,7 % pour la taxe d'habitation ; + 13,3 % pour le foncier bâti ; + 24,4 % pour le foncier non bâti), ainsi que celle des taux de fiscalité des trois taxes qui ont progressé en 2008 et Il convient de noter que sur l'ensemble de la période, tous les taux se situent au-dessus des références régionales et nationales. Enfin, le coefficient de mobilisation du potentiel fiscal 1 atteint en 2009, 140 %, niveau nettement au-dessus du seuil d'alerte, ce qui ne laisse à la collectivité aucune marge de manœuvre. Vous indiquez dans votre réponse, que l'insuffisance des recettes fiscales est l'héritage des faibles produits de taxe professionnelle, insuffisance qui a perduré après le passage en taxe professionnelle unique de la CUB. 1 Indicateur général de pression fiscale, égal au rapport entre le produit des trois taxes voté par la commune et le potentiel fiscal (somme que produiraient les trois taxes directes de la collectivité si l'on appliquait aux bases de la commune le taux moyen national de chacune de ces taxes). Les taux communaux des impositions ménages tiennent compte aujourd hui de l intégration des taux pratiqués par la Communauté Urbaine de Bordeaux (CUB) au moment du passage en Taxe Professionnelle Unique (TPU) en C est ainsi que les taux sont devenus cette année-là : Ville CUB Taxe d Habitation : 11,05 % + 9,17 % = 20,22 % (22,35 % en 2010) Foncier Bâti : 14,86 % + 11,47 % = 26,33 % (29,12 % en 2010) Foncier non Bâti : 55,68 % + 22,98 % = 78,66 % (86,98 % en 2010) Ce mécanisme fait ainsi apparaître des taux d impositions communaux bien supérieurs aux moyennes régionales ou nationales, mais ne font en réalité que compenser la perte de la Taxe Professionnelle qui est depuis perçue directement par la CUB, avec aujourd hui les modifications liées à sa suppression. C est ainsi que toutes les villes appartenant à des intercommunalités importantes sous régime fiscal de TPU ont des taux communaux résultant de l addition des deux taux de fiscalité, ce qui rend la référence aux moyennes régionales et nationales inexactes. La même remarque s applique bien évidemment au coefficient de mobilisation du potentiel fiscal communal qui traduit ainsi les effets de l intercommunalité8 3.2.2 Les charges de gestion (21,9 M en 2010) Les charges de gestion sont passées de 18,4 M en 2006 à 21,9 M en 2010, soit en progression de 18,8 %, progression plus importante que celle des produits de même nature (+ 14,2 %). En 2010, elles sont principalement constituées par les charges de personnel (62 %) et les charges à caractère général (28,7 %). a) Les charges de personnel (13,6 M en 2010) Les charges de personnel ont progressé de 22 % sur la période contrôlée en raison principalement de l'accroissement des effectifs (+ 12 agents dont 7 agents en provenance de la seml) et également de la mise en place de l'indemnité administration et technicité (IAT) en Les rémunérations des personnels titulaires représentent quasiment la moitié du poste des charges de personnel, elles s'élèvent à 6,2 M et sont en augmentation de 19,3 %. Les postes des cotisations retraite (1,9 M ) et URSSAF (1,3 M ) augmentent respectivement de 26 % et 19 %. Le poste des rémunérations des personnels non titulaires s'élève à 1,2 M et progresse de 8,21 %. Il peut être noté également la forte augmentation des primes et indemnités pour les titulaires et non titulaires (compte : 1,27 M en augmentation de 64,7 % et compte : 0,3 M en augmentation de 61,7 %). Il est à noter que cet accroissement des effectifs tient compte des 7 agents intégrés lors de la reprise de la gestion du Théâtre des 4 Saisons en gestion directe, postes déjà financés dans la période précédente au travers de la subvention de fonctionnement allouée au Théâtre des 4 Saisons. Les charges de personnel de la ville de Gradignan sont en pourcentage des dépenses, supérieures à la moyenne de la strate : 56,9 % contre une moyenne de 54,6 % en Toutefois, ramenés par habitant, la ville présente ; en 2010, des ratios inférieurs à la moyenne de la strate : 578 contre 665. Par ailleurs, le coefficient de rigidité des charges de structure qui rapporte les charges de personnel, les intérêts de la dette et les participations aux charges totales de fonctionnement est de 56,97 % en 2010 et se situe au-dessus du ratio moyen des communes de la strate. b) Les charges à caractères général (6,8 M ) Elles sont passées de 5,4 M en 2006 à 6,8 M en 2010, soit une progression de 22,6 %. Ramenées par habitant, elles s'élèvent en 2010 à 285, alors que la moyenne de la strate est de 266. Il a été relevé que le compte 6188 «autres frais divers», qui est le compte le plus substantiel en montant (0,99 M ) a subi une augmentation notable entre 2006 et 2010 (+ 84,8 %) et principalement entre 2008 et De plus, il a été relevé que le nombre de prestataires a évolué entre 2006 et 2009, puisqu'il est passé de 204 à 317. Il apparaît que l'évolution de ce compte s'explique par l'intégration des dépenses du théâtre des 4 saisons dans les comptes de la ville et par des dépenses imputées à tort sur ce compte. En effet, comme vu précédemment, la société d'économie mixte locale «Gradignan Gestion Culture Communication (G2C2)», gestionnaire du Théâtre des 4 Saisons, a été dissoute en 2008 suite à la reprise de la gestion du théâtre en régie directe. Depuis lors, les charges du Théâtre des 4 Saisons sont intégrées dans les comptes de Gradignan, au compte Ainsi, en 2010, l'ensemble des charges liées aux spectacles représentait Toutefois, bien que ces dépenses pèsent pour 43 % dans le total du compte 6188, l'évolution importante de ce compte s'explique également par les imputations erronées, tel que cela ressort du paragraphe 2.4 La Chambre relève des imputations erronées ou des différences d appréciation sur la nature des dépenses, ou des difficultés à intégrer le nouveau mode de gestion du Théâtre. Dans le cadre de l instruction comptable M14, le budget communal étant voté par chapitre, les comptes sont présentés et votés au Conseil municipal à ce niveau. C est ainsi que, la régularité de ces dépenses n étant pas contestée, l information au Conseil municipal n a pas été altérée. En définitive, le fait d'avoir enregistré au compte 6188 les charges du théâtre (environ ) que ce soit les achats de spectacles, les défraiements des compagnies, les frais de mission de la directrice, ne favorise pas une vision claire des frais liés à la politique culturelle de la ville. Par ailleurs, les imputations erronées ont une incidence sur la qualité des informations données au conseil municipal et ne permettent pas d'avoir une totale connaissance des dépenses du théâtre. En conséquence, la chambre vous invite à prendre une délibération de portée générale qui déterminerait les principales dépenses à imputer au compte 6232 «fêtes et cérémonies». c) Les subventions (1 M ) Les subventions ont connu une forte diminution sur la période contrôlée (- 30,4 %). Ramenées par habitant, elles se situent en 2010 à 45 pour une moyenne de la strate de 114. La chambre note toutefois que cette baisse découle de la suppression de la subvention de la ville à la SEML du théâtre. Cette diminution s explique effectivement par la suppression de la subvention au Théâtre des 4 Saisons, suite à sa reprise en gestion directe par la collectivité en Ainsi, après avoir neutralisé cette subvention, le montant des subventions est passé de en 2006 à en 2010, soit 2,60 % d augmentation9 3.2.3 L'excédent brut de fonctionnement L'excédent brut de fonctionnement (produits de gestion charges de gestion) est passé de en 2006 à en 2010, soit une diminution de 16,4 %. Il est à noter la forte baisse en 2007, puisqu'il atteignait Malgré une nette amélioration à partir de 2008, l'excédent brut de fonctionnement ne permet toujours pas de couvrir le montant de l'annuité de la dette. Vous indiquez dans votre réponse qu'il s'agit d'un choix de gestion de la collectivité d'affecter une part des recettes propres de la section de d'investissement au remboursement du capital de la dette et ainsi de limiter le recours au financement des investissements par la section de fonctionnement. Ce recours aux recettes propres de la section d investissement pour financer une partie du remboursement du capital de la dette est effectué annuellement lors de l élaboration du budget. Cela permet d affecter, par exemple, une part du fonds de compensation de la TVA au remboursement des emprunts contractés pour des opérations qu il a fallu financer TVA comprises Les dépenses d'équipement Les dépenses d'équipement cumulées sur la période contrôlée représentent 16,4 M. Elles sont financées à hauteur de 28 % par les fonds propres disponibles. Il a été vérifié que le montant des emprunts contractés par la collectivité sur cette période n'excèdent pas le besoin total de financement (11,6 M contre 12,4 M ). La chambre constate que les dépenses d'équipement ont nettement diminué depuis 2006, date de la construction de la médiathèque. Elles représentent en ,7 M soit 115 par habitant pour une moyenne de la strate de La dette L'encours de la dette a connu une progression de 19,3 % passant de 19 M en 2006 à 22,7 M en Toutefois, il représente en 2010, 88 % des recettes réelles de fonctionnement, ratio nettement en-dessous du seuil d'alerte qui se situe à 150 %. De même ramené par habitant, il se situe à 964 alors que le ratio moyen de la strate est de Il en est de même pour l'annuité de la dette qui représente 111 par habitant pour une moyenne de Le fonds de roulement Le fonds de roulement s'est nettement amélioré sur la période contrôlée, passant de en 2006 à en 2010 même, s'il connaît une nette dégradation depuis 2008 ( ). Ramené par habitant, il se situe en 2010 à 14 alors que la moyenne de la strate est de 85. Conclusion sur la situation financière Il ressort des éléments qui précèdent que la situation financière de la commune de Gradignan est tendue depuis 2007, la capacité d'autofinancement disponible étant négative sur cette période, même si l'on peut constater une nette amélioration en 2010, puisqu'elle se situe à contre en Il apparaît que l'excédent brut de fonctionnement a diminué de 16,4 % et il n'est toujours pas suffisant pour couvrir l'annuité de la dette, même si celle-ci a diminué de 4 %. Cf les observations 2.La situation financière, page 1 Il s'avère que les produits de gestion ont augmenté moins fortement que les charges de même nature (14,2 % contre 18,8 %). Il est permis de relever que la collectivité ne dispose d'aucune marge de manœuvre fiscale (coefficient de mobilisation du potentiel fiscal 140 %). Par ailleurs, les charges de personnel et les charges à caractère général ont progressé respectivement de 22,6 % et de 25,8 % sur la période contrôlée. Toutefois, ramenées par habitant, elles se situent en-dessous du ratio moyen des communes de la même strate. L'encours de la dette a augmenté de 19,3 %, mais essentiellement en début de période, suite à l'emprunt contracté en 2008 pour la construction de la médiathèque. Par la suite, la politique d'investissement a été modérée, ainsi que les emprunts contractés. Les ratios de l'encours par habitant et de l'annuité sont inférieurs aux ratios moyens des communes de la même strate. Enfin, le fonds de roulement, après une forte progression en 2006 et 2008, connaît une baisse depuis 2008, il représente 18 jours de dépenses. Il convient toutefois de relever que la ville de Gradignan a réalisé tous les investissements publics nécessaires à la vie de la collectivité. Les projets en cours de réalisation portent sur les 10 prochaines années et concernent la construction de logements qui devraient permettre ainsi d'accroître les recettes fiscales de la commune. La chambre recommande à la ville de Gradignan de poursuivre une gestion rigoureuse et de veiller, grâce à une réflexion sur la mise en place d'outils modernes de gestion, à une plus grande maîtrise de ses charges de gestion10 4 LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Le thème de la gestion des ressources humaines a été abordé à travers l'évolution des effectifs, la mise en œuvre du régime indemnitaire, le recrutement d'agents contractuels et la réintégration du personnel de la SEML «Gradignan gestion culture communication» LES EFFECTIFS L'effectif global de la commune de Gradignan est passé de 422 agents en 2006 à 434 agents en 2010, soit une augmentation de 12 agents (+ 2,8 %). L'analyse plus détaillée de cette évolution met en évidence qu'elle a porté exclusivement sur les personnels titulaires qui ont vu leur nombre progressé de 22 agents (+ 6,5 %) en raison du mouvement de titularisation des professeurs des écoles de musique et des aides ménagères. En revanche, les personnels non titulaires ont connu une diminution de 10 agents (- 9,6 %). Le renforcement des personnels titulaires s'est principalement concentré sur la filière technique avec une augmentation de 14 agents (+ 7,7 %) et sur la filière culturelle avec une augmentation de 7 agents (+ 25,9 %). Par contre, les filières sociales et administratives sont restées stables. L'évolution des effectifs de la ville de Gradignan explique en grande partie l'accroissement de la masse salariale de 22,6 % entre 2006 et Il s agit d une volonté politique de lutter contre une forme de précarisation des emplois qui s est traduite par des titularisations dans le cadre de l évolution des textes (statut des professeurs de l école de musique dans la filière culturelle ou des aides-ménagères dans la filière sociale, par exemple). Outre l intégration de personnels titulaires dans la Fonction Publique Territoriale, cet accroissement de la masse salariale s explique également par la mise en œuvre d un régime indemnitaire pour l ensemble des agents (IAT), qui lors de sa création en 2007 a généré de charges nouvelles. 4.2 LA MISE EN ŒUVRE DU REGIME INDEMNITAIRE La chambre a procédé à une analyse très détaillée de l'ensemble des délibérations définissant le régime indemnitaire des agents de la commune de Gradignan, ainsi que des primes effectivement versées. La chambre a relevé un certain nombre d'anomalies qu'elle souhaite porter à votre connaissance. - La prime informatique Deux agents bénéficient d'une prime informatique, alors qu'ils n'exercent pas les fonctions définies aux articles 2 et 3 du décret n du 29 avril En effet, la chambre estime que les services auxquels les agents sont rattachés ne peuvent être considérés comme étant un centre automatisé de traitement de l'information, agréé, selon les critères retenus par la cour administrative d'appel de Marseille qui a jugé le 1 er octobre 2007 «que le moyen invoqué par le préfet des Bouches-du-Rhône et tiré de ce que le centre informatique de la commune de Fos-sur-mer, par les moyens dont il dispose et l'activité qu'il réalise, ne présente pas les caractéristiques qui permettraient de lui conférer la qualification de centre automatisé de traitement de l'information au sens des dispositions précitées du décret du 29 avril 1971, paraît en l'état de l'instruction, propre à créer un doute sérieux quant à la légalité de la délibération précitée ; que par suite, la commune de Fos-sur-mer n'est pas fondée à soutenir que c'est à tort que, par l'ordonnance attaquée, le juge des référés du Tribunal administratif de Marseille a suspendu l'exécution de la délibération du 12 décembre 2006 par laquelle son conseil municipal a décidé de servir au technicien territorial supérieur chef exerçant dans son service informatique la prime de chef de projet et au rédacteur territorial exerçant dans le même service la prime de chef programmateur». La collectivité a estimé que ces deux agents, titulaires de l examen professionnel de pupitreur, assuraient effectivement la conduite générale d un ensemble électronique au sens du décret de 1971, alors que la nature des techniques a bien évidemment évolué. C est ainsi que le centre automatisé de traitement de l information que vous visez est aujourd hui constitué d un réseau informatique d une dizaine de serveurs, 450 micro-ordinateurs et périphériques (photocopieurs connectés, imprimantes, scanners, etc.), le tout fonctionnant grâce à des interconnexions de sites distants de l Hôtel de Ville via des liaisons spécialisées intégrant pour certaines la téléphonie. L ensemble de ces matériels et logiciels est géré par le service informatique (quatre agents), bien identifié dans l organigramme des services de la Ville. Toutefois, compte tenu de l application restrictive que font les juges de la mise en œuvre de cette prime, la Commune mettra fin au versement de celle-ci. D'ailleurs, ce centre n'apparaît sur aucun organigramme, ni document de la collectivité. Enfin, il n'a pu être produit d'agrément attestant la qualité de «centre automatisé». Il ressort de votre réponse que le versement de la prime ne se justifierait que par la qualité de pupitreur de deux agents, votre description de l'organisation démontrant bien qu'il n'y a pas de centre automatisé ce que vous aviez d'ailleurs reconnu lors d'un précédent contrôle. La chambre vous demande en conséquence de mettre fin au versement de cette prime. - L'indemnité spéciale de risques aux agents des parcs zoologiques Cette indemnité prévue par le décret n du 3 décembre 1976 est versée à trois agents travaillant à la maison de la nature. Or, la délibération du 30 mars 1992 prévoit le versement de cette prime à deux agents. Si le montant global des sommes prévues par la délibération est bien respecté, il convient de régulariser la situation en prenant une délibération autorisant le versement de cette prime aux agents concernés. Vous informez la chambre qu'une nouvelle délibération devait être présentées au prochain conseil municipal. Lors du recrutement d un troisième agent affecté à ces tâches (janvier 2000), la délibération du 30 mars 1992 n a pas été modifiée dans le nombre d agents pouvant prétendre à cette prime (deux à l origine), alors même que la somme totale annuelle, aujourd hui 738,84, n a pas été dépassée. C est donc bien le nombre d agents concernés (trois au lieu de deux) qui est visé et non pas un dépassement de la somme autorisée par le Conseil municipal. Une délibération rectificative concernant le mode de répartition entre ces trois agents, sans modifier le montant total autorisé, a été votée par le Conseil municipal dans sa séance du 2 octobre11 - Les heures supplémentaires La chambre a procédé, pour les 248 agents de la ville percevant des indemnités horaires pour travaux supplémentaires, au contrôle du nombre d'heures supplémentaires déclarées, ainsi qu'à leurs conditions d'octroi. Sur l'année 2009, les heures supplémentaires peuvent être évaluées à environ heures et représentent un coût de Il a été relevé que pour 40 agents, le plafond de 25 heures par mois prévu par l'article 6 du décret n du 14 janvier 2002 avait été dépassé. Ces agents ont réalisé en moyenne 32 heures supplémentaires par mois, soit 7 heures de plus que le plafond autorisé. Le surcoût qui en découle a pu être estimé à Compte tenu de ce constat, la chambre vous recommande de veiller à respecter le plafond d'heures supplémentaires prévu par les textes. Dans des cas de circonstances particulières prévisibles, par exemple l'événement culturel «Lire en poche» pour lequel heures supplémentaires ont été versées pour 11 agents (tous dépassant le plafond de 25 heures), la chambre vous recommande de prendre une délibération spécifique désignant les agents concernés. Cette délibération devra être portée à la connaissance du comité technique paritaire (CTP) de la ville. Vous informez la chambre que des procédures adaptées seront prises en accord avec les membres du CTP. L activité d une commune en matière de manifestations publiques est extrêmement cyclique. C est ainsi que sur la période d avril à octobre, de très nombreuses manifestations et événements, d origine municipale ou associative, mobilisent beaucoup d agents, sans que cela ne justifie des recrutements de personnel permanent à l année. Cet état de fait génère des heures supplémentaires et parfois des dépassements du plafond de 25 heures par mois. Il est à noter que les agents ainsi mobilisés le sont sur la base du volontariat et que c est aussi pour eux, souvent agents de catégorie C, un moyen d augmenter leurs revenus par ailleurs impactés par la non revalorisation du point d indice depuis plusieurs années. Dans ce cadre, et afin de respecter le plafond fixé par les textes, les dispositions nécessaires en la matière seront prises, en accord avec les membres du Comité technique paritaire. - L'indemnité forfaitaire complémentaire des élections Cette prime prévue par l'article 5 de l'arrêté ministériel du 27 février 1962 a été versée à 3 agents en La chambre constate qu'aucune délibération n'avait été prise par le conseil municipal au sujet de ce versement. La chambre vous recommande de prendre une délibération autorisant le versement de cette prime. - les primes spéciales de sujétions des auxiliaires de puériculture et de soins Cette prime a été versée à trois agents relevant du versement de l indemnité forfaitaire pour travaux supplémentaires (IFTS) en 2009 pour un montant total de 723,93. Une délibération du Conseil municipal concernant le versement de l IFTS a été prise le 19 décembre 2002, suite à la parution du décret du 14 janvier Il n a donc pas paru nécessaire de prendre une délibération spécifique pour les élections, étant en conformité avec l arrêté du 27 février 1962 fixant le régime des IFTS et le décret du 14 janvier Une prime spéciale de sujétion et une prime forfaitaire mensuelle, prévues par un arrêté du 23 avril 1975 peuvent être attribuées aux aides-soignants et aux agents des services hospitaliers qualifiés civils du ministère de la défense. Elle peut également être attribuée, par conséquent, aux agents territoriaux relevant d'un cadre d'emplois équivalent ; sont concernés : -les auxiliaires de puériculture territoriaux- les auxiliaires de soins territoriaux. L'octroi de la prime n'est pas obligatoire. D'une part, il est subordonné à une décision de l'organe délibérant qui désigne les bénéficiaires, parmi lesquels peuvent figurer les fonctionnaires titulaires et stagiaires, ainsi que les agents non titulaires. D'autre part, les conditions d'attribution sont fixées par délibération. Les taux fixés par les dispositions réglementaires de référence sont les suivants (arr. min. du 23 avr. 1975) prime spéciale de sujétion : 10 % du traitement brut prime forfaitaire mensuelle : 15,24 euros. Pour la fonction publique territoriale, ces montants ne constituent que des plafonds ; les montants applicables sont en effet fixés, dans chaque collectivité ou établissement par l'organe délibérant qui peut retenir des taux inférieurs. Quant aux montants individuels, ils sont décidés par l'autorité territoriale. La ville de Gradignan a versé en 2009 cette prime à 8 agents pour un montant total de La délibération du 7 avril 1997 prévoyait le versement de cette prime et définissait les modalités de calcul de la dite prime. La chambre a constaté que les modalités définies par la délibération précitée n'étaient pas celles qui avaient été appliquées par la collectivité. Toutefois, le mode de calcul utilisé correspond bien au montant prévu par le décret n du 16 novembre 1998 modifié et l'arrêté du 23 avril Vous informez la chambre qu'une nouvelle délibération sera présentée à un prochain conseil municipal. Effectivement, même si le mode de calcul correspond bien à la réglementation, les modalités définies par la délibération nécessitaient d être amendées. Une délibération dans ce sens a été votée par le Conseil municipal dans sa séance du 2 octobre12 - L'indemnité de travail dangereux et salissant La commune de Gradignan a produit une délibération datant du 11 décembre 1975 qui prévoit le versement de cette prime sur la base de «l'arrêté du 14 juin 1968 modifié». La délibération prévoit «d'étendre automatiquement aux intéressés les modifications qui pourraient être apportées ultérieurement aux dispositions actuellement en cours». Or, l'arrêté de 1968 a été abrogé par l'arrêté du 9 juin 1980 qui fixe les conditions générales d'attribution des indemnités pour travaux dangereux, insalubres, incommodes ou salissants susceptibles d'être versées aux agents territoriaux et renvoie au texte pris en faveur des fonctionnaires de l'etat pour la revalorisation de ces taux. La ville a toutefois calculé l'indemnité sur la base des taux prévus par l'arrêté du 9 juin 1980 et non sur la base de l'arrêté du 14 juin 1968 modifié. Alors que le mode de calcul de cette indemnité correspond bien à la réglementation en vigueur, la délibération de 1975 nécessitait d être actualisée. A cet effet, le Conseil municipal a voté une délibération dans sa séance du 2 octobre Vous informez la chambre qu'une nouvelle délibération sera présentée à un prochain conseil municipal. - Le complément de rémunération des assistantes maternelles Les assistants maternels employés par les collectivités territoriales et les établissements publics en relevant sont régis par un ensemble de règles issues du code de l'action sociale et des familles, du code du travail et du code de la santé publique. Ainsi l'article L du code de l'action sociale et des familles précise que les assistants maternels et les assistants familiaux employés par des collectivités territoriales sont des agents non titulaires de ces collectivités. Les dispositions particulières qui leur sont applicables compte tenu du caractère spécifique de leur activité sont fixées par voie réglementaire (notamment articles à R ). C'est la raison pour laquelle le législateur, tout en cherchant à organiser de manière globale les conditions d'emploi, de rémunération et de protection sociale de ces personnels, les a clairement distingués des emplois relevant des règles de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale. Par ailleurs, si la loi n du 27 juin 2005 améliore substantiellement la situation des assistants maternels et des assistants familiaux elle maintient, notamment en matière de recrutement et de rémunération, un régime juridique distinct de celui des agents non titulaires relevant de la fonction publique territoriale. S'agissant de leur rémunération et son mode de calcul, ils doivent être mentionnés dans le contrat de travail conformément aux termes de l'article D423-5 du CASF et déterminés dans le respect de l'article L du code du travail. Ce dernier n'évoque que la rémunération seule. Le décret du 6 septembre 1991 exclut les assistantes maternelles du versement d'un régime indemnitaire. Le CE du 3 mai 1995 n a admis le principe du versement d'une prime sous la forme d'une prime d'ancienneté. Deux délibérations ont été prises le 29 juin 2009 et le 27 septembre 2010 instituant pour la première un complément de rémunération et pour la seconde «une revalorisation automatique de ce complément aligné sur l'augmentation en valeur du régime indemnitaire des agents titulaires». La première fonde le versement d'une indemnité, relativement modeste, à hauteur de 15 par mois par assistant(e) maternel(le) et la deuxième la revalorise à hauteur de 3,21. Le Conseil d'etat a admis le 3 mai 1995 le versement d'un complément de rémunération tel qu'une prime d'ancienneté. Toutefois, le fait de revaloriser automatiquement celle-ci en fonction de l'augmentation en valeur du régime indemnitaire des agents titulaires, (dont la formulation est vague), revient à organiser un régime indemnitaire propre aux assistant(e)s maternel(le)s, par l'automaticité de la mesure, et contrevient ainsi au décret du 6 septembre La chambre prend acte que l'ordonnateur a indiqué prendre des dispositions pour se conformer aux textes. Compte tenu de l'ensemble des anomalies qui viennent d'être présentées, la chambre vous recommande vivement de remettre à plat le régime indemnitaire des personnels de la ville de Gradignan en prenant une délibération conforme à la réglementation et en supprimant les primes qui n'ont pas un fondement légal ou réglementaire. Des arrêtés individuels devraient également être pris pour déterminer le montant des primes allouées. La chambre prend acte que la commune de Gradignan s'est engagée à actualiser le régime indemnitaire conformément à la réglementation. Sans méconnaître les dispositions réglementaires applicables en matière de régime indemnitaire des assistantes maternelles, la collectivité a estimé légitime de leur attribuer une prime, au sens de l arrêt du Conseil d Etat de 1995, compte tenu des conditions salariales de ces agents. En effet, sans la création d un véritable statut, maintes fois évoqué mais jamais mis en œuvre, les assistantes maternelles ne disposent pas de perspective de carrière, rendant ainsi ce métier peu attractif. Cela génère des difficultés de recrutement alors même que s est développé le constat unanimement reconnu au niveau national d un cruel manque de mode de garde des jeunes enfants. C est ainsi que la commune a souhaité donner à travers ces délibérations un signe fort de prise en considération des agents exerçant cette activité. La Chambre l analyse comme un régime indemnitaire du fait du mode de revalorisation automatique alors qu il ne s agit que d ajuster la somme initiale de 15 par mois et par assistante maternelle à l évolution du coût de la vie. La Commune prendra toutes dispositions pour se conformer aux textes et à l évolution de ceux-ci, nonobstant sa liberté d appréciation de certaines situations13 4.3 LE RECRUTEMENT DES AGENTS CONTRACTUELS Lors du précédent contrôle, la chambre avait attiré l'attention de la commune de Gradignan sur les modalités de recrutement des personnels contractuels en rappelant que le recrutement était possible après publication de la vacance d'emploi dans les formes régulières et si aucune candidature de fonctionnaire était jugée satisfaisante. La chambre a souhaité revenir sur ce point. Elle s'est particulièrement intéressée au recrutement du responsable des bâtiments communaux. La chambre a été amenée à faire un certain nombre de constats qu'elle porte à votre connaissance. Par délibération en date du 20 mars 2007, la commune de Gradignan a créé un poste de contractuel pour pourvoir au remplacement du responsable des bâtiments communaux parti à la retraite. La chambre tient tout d'abord à faire remarquer que la délibération précitée ne devait pas indiquer le statut (titulaire ou contractuel) du personnel à recruter. En ce qui concerne les opérations de publicité, une déclaration de vacance de poste a bien été enregistrée au centre de gestion le 30 mars 2007 et au centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) le 3 avril Il est intéressant de noter que ces déclarations de vacance font état d'un poste de contractuel qu'il y est même précisé qu'il n'y aura pas l'appel à candidatures et que le poste était à pourvoir au 1 er mai La chambre considère que les opérations de publicité sont purement formelles, en raison des délais très courts entre la publicité et la date de recrutement (un mois) et surtout de l'absence d'appel à candidatures. Cette procédure n'a eu pour effet que de couvrir le choix déjà opéré par la ville de Gradignan de recruter un personnel contractuel, puisque le contrat d'embauche du responsable des bâtiments communaux a été signé le 30 avril Suite au départ à la retraite du responsable des bâtiments communaux, une annonce a été diffusée dans la presse spécialisée (Gazette des Communes et Lettre du cadre territorial) en octobre 2006 afin de pourvoir à son remplacement. Suite aux entretiens de sélection qui se sont révélés infructueux quant au recrutement d un fonctionnaire, la collectivité a recruté par délibération du 20 mars 2007 un non fonctionnaire sur la base de l article 3 de la Loi du 26 janvier 1984 qui a pris son poste en mai La vacance enregistrée au Centre de gestion faite le 30 mars 2007, postérieure à la délibération, ne faisait que confirmer notre difficulté à recruter un fonctionnaire sur le profil de poste arrêté. Il s ensuit que la collectivité a bien procédé aux différentes formalités en la matière, et c est bien devant la difficulté à trouver un fonctionnaire sur ce poste qu elle a fait appel aux dispositions prévues par les textes dans un tel cas. Par ailleurs, le contrat indique que le recours à l'agent contractuel est motivé par le fait qu'il n'existe pas de cadre d'emploi de fonctionnaires susceptible d'assurer les fonctions correspondantes. Or, le répertoire des métiers de la fonction publique territoriale prévoit bien ce métier dans la fonction publique territoriale, à la rubrique «surveillant de travaux en infrastructures» et le met en correspondance avec le répertoire opérationnel des métiers et de l'emploi du secteur privé (ROME), qui renvoie bien au domaine professionnel exercé antérieurement par l'agent recruté, (rubrique F12 Conduite et encadrement de chantier travaux). La chambre estime donc que le poste en question pouvait être pourvu par un agent de la fonction publique territoriale. La chambre souhaite enfin attirer votre attention sur deux autres points particuliers. En premier lieu, il apparaît au vu des délibérations du 20 mars 2007 et du 2 février 2009, ainsi que des contrats du 30 avril 2007 et du 28 avril 2009, qu'aucune heure supplémentaire ou prime ne sont prévues. Or, l'agent a perçu des compléments de rémunération qui se sont élevés en 2009 à Dans le cas où la collectivité estimerait que des heures supplémentaires et des primes puissent être versées au titulaire de ce poste, la chambre estime que ces compléments de rémunérations auraient dû être prévus par le contrat. La chambre prend acte que par délibération du 26 mars 2012, le conseil municipal a autorisé le versement d'heures supplémentaires et qu'un nouveau contrat signé le 15 mai 2012 en fait également mention. Par ailleurs, le contrat prévoit également la mise à disposition d'un véhicule de service avec remisage à domicile, compte tenu de la nature des activités de l'agent. Dans le cadre d'une meilleure gestion de ces véhicules, la chambre vous recommande de délivrer une autorisation préalable, écrite et nominative de remisage à domicile, pour un an, renouvelable, et qui engagera l'agent à ne pas l'utiliser à des fins privatives ce qui conduirait à constituer un avantage en nature devant être soumis à versement de cotisations fiscales et sociales. Par ailleurs, l'agent devra souscrire une assurance personnelle complémentaire. La chambre prend acte que la ville a mis en œuvre cette autorisation préalable de remisage à domicile. Ces dispositions n étaient effectivement pas prévues dans le contrat initial, ce qui a été fait lors du renouvellement de celui-ci par délibération du Conseil municipal du 26 mars 2012 et dans le contrat du 15 mai Cette autorisation préalable a été mise en œuvre à l occasion du renouvellement du contrat cette année, même si le formalisme qui doit exister en la matière ne doit pas gommer la relation de confiance qui doit exister entre tout employeur et son salarié14 4.4 LA REINTEGRATION DES PERSONNELS DE LA SEM L'analyse des modalités de réintégration des personnels de la SEML «Gradignan gestion culture communication» met en évidence que la solution choisie par la ville de Gradignan pour la directrice du théâtre n'est pas satisfaisante sur le plan juridique. En effet, suite à la dissolution de la SEML et la reprise du théâtre par la ville de Gradignan, les personnels de l'organisme dissout ont été réintégrés dans les services de la ville. Dans sa réponse, la régisseuse précise que la ville lui avait également proposé une autre solution, celle de la mise en disponibilité et ensuite d'un recrutement par voie contractuelle. L'arrêté de réintégration de la directrice du théâtre (transmis au contrôle de légalité le 8 juillet 2008) prévoit que l'agent est réintégré en tant qu'adjoint administratif territorial titulaire de 2ème classe (indice brut 364, indice nouveau majoré 338) et «qu'il y a lieu de la rémunérer avec maintien de sa rémunération» (IB 987, INM 800). La chambre tient à rappeler que la rémunération est un élément de la situation statutaire et réglementaire de l'agent ; elle est donc essentiellement déterminée en fonction de son statut, qui établit des règles communes à tous les agents placés dans la même situation. Ainsi, à un grade déterminé doit correspondre un indice qui définit le montant de la rémunération, ce qui n'a pas été appliqué dans le cas d'espèce. En effet, le maintien de la rémunération (INM 800) que percevait la directrice lorsqu'elle était employée par la SEML ne correspond absolument pas, à l'indice de son grade (INM 338), ce qui contrevient au principe énoncé précédemment. La chambre estime, par ailleurs, que l'article 20 de la loi du 26 juillet 2005 portant diverses mesures de transposition du droit communautaire à la fonction publique territoriale s'applique aux salariés de droit privé et non aux fonctionnaires titulaires en situation de détachement. Lors de la reprise des personnels de la SEM qui gérait le Théâtre des 4 Saisons, la situation de la directrice n a pu être traitée comme les six autres agents de la structure. En effet, cet agent fonctionnaire sur le grade d adjoint administratif de 2 ème classe en 1992, année de la création de la SEM, était depuis en situation administrative de détachement auprès de celle-ci. La collectivité, souhaitant conserver cet agent dont les qualités professionnelles sont unanimement reconnues, avec l ensemble des éléments constitutifs de sa carrière, de son ancienneté et de son poste de directrice de théâtre, avait donc le choix en 2008 entre : - soit la réintégrer dans son statut d origine avec maintien de sa rémunération, - soit, après avoir mis fin à son détachement, la mettre en disponibilité afin qu elle puisse être recrutée comme contractuelle. Cette dernière solution n a pas été retenue car comment justifier le recrutement d un contractuel en situation de disponibilité de la collectivité? Il est utile de préciser que dans les deux cas, la charge salariale pour la collectivité est la même et qu il s agit bien alors d un choix technique de position statutaire de la directrice du théâtre. Cette dernière va maintenant pouvoir bénéficier de l évolution normale de sa carrière, comme tout fonctionnaire titulaire. C est dans ce cadre que sa situation statutaire évoluera. En conséquence, la chambre considère, sans remettre en cause les qualités professionnelles de l'agent, que sa rémunération en tant que personnel de la SEML ne pouvait être maintenue lors de sa réintégration au sein du personnel communal. Il appartient à la commune de régulariser la situation de cet agent. Le contrôle effectué par la chambre sur le thème des ressources humaines a mis en évidence un certain nombre d'anomalies dans le domaine de l'application des textes réglementaires et de leur interprétation. La chambre vous recommande de réfléchir au renforcement de ce secteur notamment en développant la formation des agents, en instituant une veille juridique et en respectant les dispositions législatives et réglementaires. Selon votre réponse, vous estimez rendre prioritaire une gestion humaine des personnels. La chambre estime toutefois que cela n'est pas incompatible avec une juste application des textes. Même si on ne peut nier que la formation et la veille juridique sont indispensables pour suivre un domaine aussi évolutif que le personnel, ce service de quatre personnes assure au quotidien la gestion de près de 450 agents, avec compétence et en apportant un soin tout particulier aux aspects humains de leur métier. A une époque où les ressources humaines sont trop souvent gérées seulement à travers des tableaux de bord, avec les dérives que l on connaît parfois, la commune souhaite que la gestion qui est faite du personnel communal conserve cet aspect humaniste, bien évidemment dans le cadre de la réglementation existante. 5 L IMMOBILIER DE BUREAU 5.1 LA PRESENTATION DE L'ENQUETE Dans le cadre du contrôle de la ville de Gradignan, la chambre a décidé de participer à l'enquête conjointe avec la Cour des comptes sur «l'immobilier de bureau des collectivités locales». Cette enquête a pour objectif de mieux appréhender les différents aspects de la connaissance et de la gestion du patrimoine par les collectivités locales. Trois axes de contrôle ont été retenus : - Evaluer l'état de la connaissance physique, juridique et comptable du patrimoine immobilier, public administratif de la collectivité, - Examiner la stratégie de la collectivité pour l'immobilier public administratif à usage de bureau, - Contrôler la gestion de la collectivité pour l'immobilier public administratif à usage de bureau. 5.2 ETAT DES LIEUX DE LA GESTION DU PATRIMOINE DE GRADIGNAN L'exacte connaissance du patrimoine des collectivités territoriales, qu'il soit partie intégrante du domaine privé ou public, apparaît de plus en plus comme une nécessité pour optimiser l'ensemble des politiques locales. En ce qui concerne Gradignan, il a été intéressant de s'interroger sur le niveau de cette connaissance et de ses conséquences, les finances de la ville pourraient éventuellement être améliorées par le levier d'une gestion dynamique du patrimoine immobilier révélant des économies potentielles, voire des recettes15 Il faut tout d'abord noter que la ville de Gradignan est à la tête d'un patrimoine foncier bâti et non bâti conséquent : châteaux, vignes, ouvrages d'art, parcs etc. L'ensemble des constructions figurant à l'actif du bilan représente en 2011 un montant de 47,9 M, dont le château de Laurenzane où se situe l'hôtel de ville pour une valeur de 5 M, le château Poumey pour 0,9 M, la médiathèque pour 6,4 M. C'est un patrimoine diversifié en terme de nature (terrains viabilisés, bâtiments) et d'occupation (administration communale, associations, logements...) La fonction gestion du patrimoine est assurée par trois services La fonction «gestion du patrimoine» est assurée par trois services différents : techniques, financiers et juridiques. Cette fonction relève essentiellement des services techniques, pour la gestion des travaux et de la maintenance. Un technicien bâtiment est chargé des diagnostics et de la planification des travaux. Les bâtiments sont visités tous les ans en présence des utilisateurs afin de constater leur état et de faire le point sur les demandes de travaux formulées par les différents services. S'il y a lieu, les services techniques informent le service des affaires juridiques/assurances, chargé de l'inventaire physique du patrimoine, des modifications importantes réalisées. Lors de ventes de biens communaux, le service des affaires juridiques informe le service des finances pour qu'à partir de la valeur d'acquisition figurant dans les actes notariés, il puisse constater les plus ou moins-values lui permettant de passer les écritures comptables afin de sortir les biens de l'actif de la commune Le cabinet d'assurance Roux La ville a fait appel à un cabinet d'assurance, le cabinet Roux, afin d'avoir une vision complète de son patrimoine, d'évaluer la valeur de remplacement des biens pour mieux les assurer. Il ressort de cette organisation générale que la gestion du patrimoine est assurée par plusieurs acteurs, la coordination étant réalisée par le Direction générale des services quand cela est nécessaire et principalement pendant le temps de préparation budgétaire. AXE 1 : EVALUER L'ETAT DE LA CONNAISSANCE PHYSIQUE JURIDIQUE ET COMPTABLE DU PATRIMOINE IMMOBILIER ADMINISTRATIF 5.3 L'ETAT DE LA CONNAISSANCE PHYSIQUE DU PATRIMOINE DE LA VILLE DE GRADIGNAN Il a été procédé à l'analyse des documents recensant le patrimoine de la collectivité. La collectivité a une connaissance physique du patrimoine, à partir essentiellement de l'inventaire du cabinet Roux qui n'a pas été conçu à l'origine pour cette fonction, mais pour couvrir les risques. Par ailleurs, aucun document n'intègre d'élément qualitatif. Enfin, l'existence de tous ces documents, non cohérents entre eux, ne permet pas une gestion centralisée dynamique du patrimoine La ville de Gradignan ne dispose pas d'un logiciel informatique dédié à la gestion du patrimoine Il a été relevé que la ville ne disposait pas d'une application informatique spécialisée afin de retracer l'inventaire de son patrimoine. Or, des solutions logicielles sont accessibles et adaptées aux problématiques des collectivités territoriales permettant de gérer tant la complexité, que la quantité des données et les nombreux traitements à opérer (numéro d'inventaire, nature de bien, comptabilisation dans l'actif, surface, localisation, données GPS, métrés précis, normes de classification des risques, travaux réalisés et à réaliser, recensement du nom, de l'adresse, des références cadastrales, complétés par des données qualitatives). Cet outil informatique de gestion, pourrait permettre de favoriser le développement de démarches d'optimisation de la gestion du patrimoine à Gradignan. Il est regrettable que la ville ne se soit pas dotée d'un tel logiciel puisqu'il existe un besoin exprimé par les services. La chambre retient de votre réponse qu'une réflexion a été menée sur ce sujet mais qu'elle aurait entraîné des recrutements supplémentaires afin d'utiliser de manière optimale ce logiciel. Compte tenu de l importance de son patrimoine, la collectivité s est bien évidemment intéressée aux solutions informatiques proposées afin d assurer la gestion de ce domaine. C est ainsi que les trois services municipaux traitant ce sujet ont été amenés à avoir une réflexion sur la mise en œuvre de ces outils. Il est très vite apparu que le problème ne se situait pas au niveau de la qualité des logiciels proposés sur le marché mais dans la gestion de ceuxci. A effectif constant, il n était pas concevable d assurer la reprise des inventaires, le formatage des données, la collecte des informations et la mise à jour de celles-ci pour disposer d une vraie gestion dynamique du patrimoine. C est ainsi que ne pouvant créer un, voire deux postes d agents affectés à ces tâches, tout en considérant les gains de temps faits par ailleurs, la collectivité n a pu encore s engager dans cette démarche. Les efforts ont donc porté sur l amélioration de l existant, sans perdre de vue que l objectif, l idéal en la matière, serait de disposer de tels outils. Comme le fait justement remarquer la Chambre dans sa synthèse générale sur la gestion du patrimoine, la taille de la commune constitue une circonstance qu il faut prendre en considération16 Par contre, les services techniques disposent de fiches manuscrites qui sont conservées au secrétariat de ces services et qui concernent chaque bâtiment, listant les principales informations telles que les adresses, les surfaces, etc. Nonobstant le risque d'absence de sécurité et de conservation de ces documents qui ne sont pas numérisés ni sauvegardés, ces fiches ne contiennent aucun élément qualitatif sur le patrimoine : l'état des bâtiments, le taux d'occupation, les coûts d'occupation à l'année, le nombre de postes de travail sur une surface totale toutes les indications par site et par bâtiment sur l'ancienneté, la vétusté, les mises aux normes, les capacités d'accueil (agents, publics) les locations, les concessions, les mises à disposition. Il n'y a pas plus d'informations sur les travaux (entretien, grosses réparations) La ville dispose d'un inventaire de 2006 établi par un cabinet d'assurance («inventaire Roux») Comme vu précédemment la ville a fait appel à un cabinet d'assurance (cabinet Roux de St-Herblain en Loire-Atlantique agence de Pessac) et dispose d'un «inventaire». La ville a indiqué qu'afin d'avoir une bonne connaissance de son patrimoine immobilier, mais surtout pour négocier au mieux les contrats d'assurance, la ville dispose depuis de nombreuses années d'un inventaire détaillé qui consiste en un document de 822 pages numérisées réalisé par le Cabinet Roux en «L'inventaire» a été réalisé dans l'optique de déterminer les valeurs des bâtiments en matériels qui entrent dans le périmètre de l'assurance contre l'incendie L'ordonnateur dispose d'un état des immobilisations annexé au compte administratif, d'un état des entrées et sorties d'immobilisations et d'un fichier des immobilisations sur Excel La ville annexe chaque année, à son compte administratif, un état des immobilisations amortissables (comptes 2128, 2158, 2182, 2183, 2184, 2188, 2318) et un état des entrées sorties de l'actif (mobiliers et immobiliers). Elle dispose également d'un état des immobilisations qui a été fourni suite à la demande réitérée de la chambre et qui récapitule l'ensemble des comptes d'immobilisations, à la différence de l'état des immobilisations annexé aux comptes administratifs. En revanche, des différences ont été observées au niveau des totaux. Le Service des finances annexe aux documents budgétaires l état des immobilisations. Cet état recense les biens acquis au cours des exercices et qui sont en cours d amortissement. Chaque année, un rapprochement est effectué entre ce dernier et l état de l actif du comptable afin de s assurer de la concordance des sommes. Il est à noter que l état de l actif du comptable reprend toutes les acquisitions depuis l entrée en vigueur de la M14, alors que l état de l ordonnateur annexé aux documents budgétaires ne reprend que les acquisitions dont l amortissement est en cours. Ceci explique que le montant des acquisitions ainsi que des amortissements antérieurs ne soient pas égaux alors que les montants année par année le sont. 5.4 L'ETAT DE LA CONNAISSANCE COMPTABLE DU PATRIMOINE L'instruction M 14 dans son Tome II Titre 4, chapitre 3 précise que l'absence d'inventaire physique et d'état de l'actif ne permet pas de répondre aux principes de sincérité, de prudence et d'image fidèle du patrimoine édictés par le plan comptable général :«la responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe, à l'ordonnateur et au comptable. Le premier est chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la réalité physique des biens. Le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi à l'actif du bilan : à ce titre, il tient l'état de l'actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant à la balance et au bilan». L'instruction M 14 (Tome II Titre 4, chapitre 2, ) précise également que : «L'état de l'actif est établi tous les deux ans (pour les exercices budgétaires pairs) à partir du fichier des immobilisations, qui est tenu à la disposition du juge des comptes. Pour les exercices budgétaires impairs, un état des flux d'immobilisations est produit au compte de gestion du receveur municipal.» La non-concordance des documents inventoriant les immobilisations signe d'une mauvaise qualité des échanges avec le comptable Il a été jugé intéressant de s'interroger sur les moyens que la ville met en œuvre pour s'assurer de l'exhaustivité de ses biens et en particulier, de la nature du document qui recense les éléments immobilisés de la Ville et qui peut être comparé à l'état de l'actif du comptable. Cet objectif a été difficile à atteindre car la commune de Gradignan possède plusieurs documents, dont les éléments ne sont pas toujours cohérents entre eux. L'état des immobilisations, joint en annexe au compte administratif, est incomplet (pas de compte 213) bien que non obligatoire. Quant à l'état de variation du patrimoine, il ne contient, lui, que les cessions et acquisitions17 Enfin, concernant l'état établi sous le format Excel des immobilisations, celui-ci est réalisé par le service Finances. Il s'agit du fichier qui est envoyé au comptable pour rapprochement avec ses fiches d'inventaire Hélios. Par ailleurs, la ville joint au compte administratif l'état des immobilisations amortissables afin que le contrôle de légalité puisse le comparer aux inscriptions budgétaires. La chambre considère que pour éviter de telles incohérences, la ville devrait se doter du module de gestion du patrimoine via le logiciel comptable Ciril dont elle dispose. La ville a également indiqué qu'il n'existait pas de procédure pour rapprocher l'inventaire physique et l'état de l'actif brut immobilisé, ce qui dénote une absence d'échanges de qualité avec le comptable. Or, la M14 indique que la «responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe, à l'ordonnateur et au comptable ( ) Cette correspondance repose largement sur la qualité des échanges d'informations entre l'ordonnateur et le comptable sur la base de l'attribution par l'ordonnateur d'un numéro d'inventaire aux actifs immobilisés.» Par ailleurs, la chambre a relevé que la ville n'incorporait pas dans son état de variation des immobilisations, les constructions (compte 213) alors qu'il s'agit d'un compte d' immobilisations. La M14 indique dans son Titre 4 chapitre 3 paragraphe 1.2 «définition du domaine de recensement des immobilisations que «les immobilisations concernées par le recensement selon les modalités décrites ci-après sont celles enregistrées en classe 2, qu'il s'agisse d'immobilisations incorporelles (subdivisions du compte 20), d'immobilisations corporelles (subdivisions des comptes 21, 22, 23 et 24) ou d'immobilisations financières (subdivisions des comptes 26 et 27)». La chambre recommande à la ville de se rapprocher du comptable, afin que les états d'immobilisations élaborés soient cohérents avec l'état de l'actif du comptable Inexistence de provisions pour risques et charges et pour grosses réparations En ce qui concerne les provisions pour risques et charges, la ville n'ayant pas identifié de risque avéré, aucune provision pour risques et charges n'a été constituée. En ce qui concerne les grosses réparations, la ville n'a pas inscrit non plus de provisions au budget, car ces dépenses sont prévues au Plan Pluriannuel d'investissement (PPI) qui préside à l'élaboration de la section d'investissement. Ce PPI triennal, glissant d'une année sur l'autre, est structuré autour de quatre axes : l'entretien du patrimoine, le renouvellement du matériel, du mobilier, des véhicules, les nouvelles opérations, l'acquisition de terrains. Au sein du chapitre «Entretien du patrimoine», il a été prévu forfaitairement une enveloppe de , ajustée chaque année en fonction de la réalité des travaux à inscrire, et permettant de couvrir les grosses réparations. Ainsi, la collectivité procède annuellement à un recensement annuel des travaux, après questionnement de tous les services et des élus ayant reçu délégation, établi par les services techniques qui estiment les montants de ces opérations. Cette liste est ensuite étudiée en septembre/octobre dans le cadre de la préparation budgétaire : classement des urgences ou obligations réglementaires, choix du type d'intervention, programmation sur plusieurs exercices si nécessaire, etc. La somme de inscrite au PPI permet de fixer une enveloppe forfaitaire de travaux. Dans l'hypothèse où certaines de ces dépenses seraient financées par la section de fonctionnement, il conviendrait d'inscrire des provisions au compte 1572 telles que le prévoit la nomenclature M14 dans son Tome 1, Titre 1. Le compte 1572 «enregistre les provisions pour grosses réparations. Ces provisions sont destinées à répartir, sur plusieurs exercices, les charges résultant de grosses réparations ou de travaux d'entretien qui, compte tenu de leur nature ou de leur importance, ne sauraient être supportées par le seul exercice au cours duquel elles sont engagées. Les frais couverts par la provision doivent constituer des charges prévisibles, imputables à la section de fonctionnement du budget. Le provisionnement pour grosses réparations s'effectue suivant un plan préétabli sur la base des prévisions de dépenses». La chambre vous recommande, dans l'hypothèse où certaines de ces dépenses seraient financées par la section de fonctionnement, de veiller à inscrire au compte 1572 des provisions pour grosses réparations18 5.4.3 La valorisation des biens immobiliers n'est pas cohérente entre les documents du comptable et ceux de l'ordonnateur Le fichier sous format Excel des immobilisations et l'état de l'actif du comptable ne sont pas cohérents entre eux : des différences de 1,18 M sur le total brut des immobilisations et de sur les amortissements ont été relevées. Par ailleurs, le fichier Excel des immobilisations établi par les services de la ville n'est également pas cohérent avec l'état des immobilisations fourni par l'ordonnateur en annexe au compte administratif. Ces documents ont des finalités différentes et correspondent en cela à ce pourquoi ils ont été établis. 5.5 LA VILLE A LA CONNAISSANCE DU STATUT JURIDIQUE DE SES BIENS IMMOBILIERS Le patrimoine de la ville de Gradignan est important et diversifié La ville a une connaissance juridique précise de ses biens tant du domaine privé que du domaine public, puisque après sondage sur quelques immeubles, il a été noté que la ville avait correctement classé ceux-ci. Ainsi par exemple, le Château de l'ermitage abrite au rez-dechaussée la salle des mariages, le relais des assistantes maternelles (RAM), un local associatif pour une association pour le maintien d'une agriculture paysanne (AMAP), et bientôt une épicerie sociale qui va ouvrir à la fin du premier trimestre 2012, gérée par le CCAS. Les étages ne sont pas occupés car ils ne correspondent plus aux normes d'accueil du public. La ville a en revanche, un projet de réhabilitation afin de créer un maison des services publics et associatifs (handicap, emploi, etc) qui va accompagner les aménagements futurs du centre-ville. Le Château du Moulin d'ornon et le Moulin d'ornon abritent des locaux utilisés par diverses associations (club du troisième âge, arts plastiques, cinéma etc.). Le Château de Cayac est occupé par les services municipaux (administration du Musée de Sonneville, locaux d'accompagnement des agents d'entretien du parc et de la rivière). Il y a également la permanence du conciliateur et les bureaux d'une association s'occupant d'emploi. Les dépendances sont affectées au gîte des pèlerins de Saint-Jacques-de- Compostelle (près de 400 pèlerins par an). Le Prieuré de Cayac est une salle d'exposition pour les arts plastiques offerte aux particuliers qui souhaitent présenter leurs œuvres. Les quelques aménagements réalisés pour ces usages ont fait l'objet de travaux à l'époque. Toutefois, il a été relevé que c'est à tort que le presbytère était classé dans le domaine public de la commune. L'erreur provenait de sa situation (mitoyen d'un local classé dans le domaine public), des activités y sont exercées et de son emplacement dans un parc également affecté au domaine public de la commune. Par ailleurs, la chambre a pu constater que le service juridique disposait bien des actes notariés de toutes ses propriétés et que ceux-ci étaient détenus dans des armoires au service foncier, où dans le local archives communales dans des boîtes ignifugées. Tous ces bâtiments sont sous alarme incendie. Enfin, en ce qui concerne l'immobilier administratif non utilisé directement par la commune, la ville de Gradignan a conclu, dès que la situation d'occupation d'immeubles à des fins privatives se présentait, soit des baux commerciaux, soit des conventions d'occupation précaire, soit des conventions de mise à disposition. Ainsi, la commune de Gradignan loue quatre locaux à des fins commerciales. Sur ces 4 locations, les loyers ont été évalués en 1998 pour la Caisse primaire d'assurances maladies, en 2004 et 2005 pour l'évaluation la plus récente. La chambre prend acte de la réévaluation périodique des loyers pour ces différents baux. Par ailleurs, des locaux de 94 m² sont occupés à titre gratuit par l'inspection Académique et la ville n'a pas retrouvé trace d'une autorisation d'occupation temporaire ou d'une convention signée. Il est recommandé à l'ordonnateur de solliciter à nouveau France Domaine afin de réévaluer périodiquement les montants des loyers et de signer une convention d'occupation temporaire avec l'inspection Académique. La Ville n a pas vocation à louer ses immeubles à des fins commerciales et c est seulement dans quelques très rares cas, comme les commerces du site de Cayac, que cela est pratiqué. La collectivité saisit France Domaine pour évaluation du loyer, ainsi que lors du renouvellement du bail. L augmentation alors proposée doit respecter les règles du plafonnement applicable en la matière. Ce fut le cas pour le restaurant de Cayac en Une revalorisation annuelle des loyers est appliquée conformément aux textes encadrant les baux commerciaux et la Ville pratique la revalorisation conventionnelle avec indexation sur l indice INSEE du coût de la construction19 5.5.2 La ville a une connaissance physique de son immobilier de bureau Immobilier de bureau que la ville occupe en tant que propriétaire En 2011, la ville de Gradignan est propriétaire de 3 814,5 m² d'immobilier de bureau répartis sur 6 sites. Aucun local n'est vacant. Elle utilise 54 % de ses biens pour loger ses services (services administratifs municipaux et CCAS) soit m². Elle met à disposition d'autres services administratifs tels que le Ministère de l'intérieur, la Sécurité sociale ou bien diverses associations, soit gratuitement, soit contre un loyer environ 46 % de ses bureaux. Il peut être noté que la surface des bureaux que la ville occupe en tant que propriétaire, ainsi que de ceux dont elle est propriétaire mais non occupés par elle-même, représente 3 814,5 m². Sur ces 3 814,5 m², elle met à la disposition d'associations, à titre gratuit, 362 m² pour les associations d'insertion INCOTEC, mission locale des Graves, PLIE «Portes du Sud» et 796,5 m² contre un loyer (CPAM, association de prévention feu vert, Ministère de l'intérieur). Immobilier de bureau loué par la ville de Gradignan et mis à disposition de tiers Le coût des locations par la ville s'élève à ,85 par an. Ces locaux sont affectés à des «activités municipales», excepté l'agence postale qui est maintenant gérée en totalité par La Poste, dans le cadre de son nouveau statut. La chambre constate qu'aucun loyer n'est réclamé par la ville mais elle prend acte de la négociation en cours avec l'occupant. AXE II STRATEGIE DE LA VILLE DE GRADIGNAN POUR L IMMOBILIER DE BUREAU 5.6 LA DEMARCHE STRATEGIQUE DE LA VILLE DE GRADIGNAN EN MATIERE D'IMMOBILIER L'existence de documents formalisant la politique patrimoniale La ville de Gradignan ne dispose d'aucun document formalisé arrêtant une politique en matière d'immobilier. Ainsi elle n'élabore pas de schéma formalisé et validé par le conseil municipal pour son patrimoine foncier et immobilier. Toutefois, le ville présente une démarche qui intègre des impératifs liés à la nécessité d'avoir des services publics à proximité de la population : crèches et écoles réparties sur le territoire, lieux d'animation pour les jeunes ou pour les personnes âgées facilement accessibles pour ces populations, etc. Concernant les services administratifs, compte tenu de la taille de la commune, le choix a été fait de les regrouper dans le Parc de Laurenzane, en centre-ville. La ville a établi en revanche un programme pluriannuel d'investissement (PPI), sur les périodes , , ainsi que pour Les axes de la politique patrimoniale et les moyens mobilisés à travers le PPI, et sa déclinaison annuelle dans le budget, peuvent être assimilés à une ligne directrice. Le déroulement du PPI fait l'objet d'un suivi pendant toute sa durée, car il est «glissant» d'année en année et ajusté en fonction des sommes réellement inscrites au budget, de l'évolution des projets, des contraintes techniques ou administratives. Il convient de relever que la ville n'a pas réfléchi de manière formalisée à son patrimoine pour les 10 prochaines années. Les PPI «glissant» à trois ans restent le cadre général. Toutefois, la ville a indiqué que le diagnostic de performance énergétique des bâtiments qui va être rendu permettra de définir des priorités d'intervention à plus long terme. Dans le cadre du PPI, il apparaît que le maintien du patrimoine, bâti ou non, est une priorité fixée par les élus aux services municipaux à travers : les gros travaux de maintenance, les mises aux normes, les aménagements divers pour conforter le bon usage La ville a pour principal objectif une démarche générale de maintien du patrimoine (les mises aux normes, les aménagements pour conforter le bon usage des biens de la commune) et leur volonté stratégique de conserver leurs actifs. Il en va de même pour l'immobilier de bureau, constitué majoritairement des bâtiments de l'hôtel de Ville, installé depuis 1986 dans le Château de Laurenzane et son annexe, l'atrium, avec la volonté de centraliser l'ensemble des services administratifs de la Ville sur un seul site20 Le coût total des PPI est de 21,6 M pour , 21,2 M pour , 6,7 M pour et 7,8 M pour Néanmoins, la chambre tient à relativiser l'affirmation selon laquelle le maintien du patrimoine est une priorité pour les élus, car la ligne «entretien du patrimoine» représente certes 28 % (2,19 M ) des dépenses prévues sur la période (7,81 M ), mais elle regroupe en réalité, les travaux sur la voirie, l'éclairage public, l'entretien des bois et forêts, les clôtures. Les travaux sur l'ensemble des bâtiments représentent en fait 1,5 M dans le PPI soit 19 % de l'ensemble des montants inscrits dans le PPI , pourcentage en nette amélioration, par rapport aux 5,5 % du PPI La chambre tient à préciser que, pour les besoins de l'enquête sur l'immobilier de bureau, elle a retenu et commenté les données chiffrées du PPI inhérentes à celle-ci et non aux dépenses de voiries, éclairage, entretien des bois. La vision patrimoniale des Elus de la Commune intègre bien, en plus des bâtiments, la voirie communale et l éclairage public ou les bois et forêts. C est pourquoi on retrouve ces travaux dans l enveloppe «entretien du patrimoine» du PPI Le processus de décision en matière de gestion du patrimoine est identique à la démarche décisionnelle de toute opération budgétaire La direction générale recueille l'ensemble des demandes formulées par les élus et les services, par domaine de délégation sous l'autorité des adjoints au maire : - échanges avec les services techniques pour étudier la faisabilité, les contraintes, l'estimation, etc., - échanges avec le service financier pour simuler la traduction budgétaire, le service des marchés pour les procédures des marchés publics, et tout autre service concerné par le sujet, - centralisation des projets à la direction générale pour mise en forme et préparation des décisions des élus et de leurs instances : maire et adjoints, comité ah hoc², commissions, conseil municipal. La chambre relève que le processus de décision en matière de gestion du patrimoine n'apparaît pas spécifique au domaine du patrimoine. ² Instance de concertation composée du maire, des adjoints et de la direction La gouvernance : la politique du patrimoine dans laquelle s'inscrit l'immobilier de bureau a fait l'objet d'un processus de décision complet En ce qui concerne l'assemblée délibérante, elle ne délibère pas de manière formelle sur une «politique de gestion du patrimoine». Toutefois, chaque opération patrimoniale fait l'objet de délibérations ad hoc (achat, vente, budget, etc.). Les informations données à l'assemblée délibérante par l'ordonnateur sur les programmes d'investissement et d'entretien, sur l'état des biens acquis, cédés, détruits ou réformés, sur l'état des immobilisations amorties, le sont à l'occasion des délibérations budgétaires, lors de l'inscription des crédits qui sont présentés, discutés et votés en conseil municipal. Le maire apparaît comme «le pilote» du projet qui est préparé avec les services. Les opérations sont ensuite présentées au comité ad hoc, puis aux commissions municipales concernées, avant d'être formalisées par délibération du conseil municipal. Les besoins à satisfaire ont été définis en amont, par les services techniques, au regard de l'existant : les constats de non-conformité, de mauvaise utilisation, d'éparpillement, de dégradation du bâti, d'insuffisances techniques, sont faits, de façon non exhaustive, mais ne sont pas formalisés dans un document. La démarche repose principalement sur l'expérience des services usagers, la connaissance qu'ont les services techniques des bâtiments et de l'adaptation à l'évolution des textes ou des missions Une démarche d'évaluation des attentes des usagers circonscrites à «l'accueil» par les services municipaux La Ville a fait réaliser en 2006 une enquête, dénommée «La grande consultation», sur la perception qu'avaient les habitants de l'action municipale. Dans ce «questionnaire», il y avait une partie consacrée au fonctionnement des services municipaux (compétence, disponibilité, accueil) avec une notation de 0 à 10. La chambre a souhaité avoir communication des résultats de cette enquête. Aucun document formalisé n'a pu lui être fourni. Selon la ville, les administrés ont globalement une excellente appréciation du fonctionnement des services en leur attribuant une note de 8,2 sur 10. La Ville a transmis les documents concernant cette enquête, à savoir le questionnaire adressé à la population et les conclusions fournies par la société ayant effectué cette prestation, les documents de travail intermédiaires (retour des questionnaires et analyses statistiques) n étant pas en sa possession Montrer encore
Le Président Rennes, le 3 septembre 2014 Monsieur le Président de la Communauté de communes du Pays Bigouden Sud 17, rue Raymonde Folgoas Guillou BP 82035 29122 PONT L ABBE Par lettre du 13 mai 2014, j'ai Plus en détail N 2246 ASSEMBLÉE NATIONALE
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References: l'article 10
 l'article 6
 l'article 5
 l'article 20
 Art. 60
 art. 13