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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, Junio Elaborado por : Carlos Fernando Campos Sosa CONTENIDO
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Trinidad Rojas Ponce
1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, Junio 2013 Elaborado por : Carlos Fernando Campos Sosa CONTENIDO QUÉ ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?... 1 POR QUÉ ES ÚTIL EL SIG?... 3 CÓMO CONTRIBUIMOS A IMPLEMENTAR EL SIG?... 3 CÓMO INICIA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIG?... 4 CUÁLES SON LOS SUBSISTEMAS?... 6 CÓMO SE RELACIONA LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA Y EL SIG? CÓMO SE RELACIONAN LOS SUBSISTEMAS Y LAS HERRAMIENTAS DEL SIG? QUÉ ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN? El Sistema Integrado de Gestión es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar el desempeño institucional, cómo el SIG es una herramienta de gestión su aplicación se realiza en todos los procesos del Instituto e implica aspectos como Calidad, Medio Ambiente, Acción Social, ABC del Sistema Integrado IDU Página 1 de 16
2 Seguridad y Salud Ocupacional, Manejo y protección de la información, entre otros. Se dice que es un Sistema porque los elementos que lo conforman interactúan entre sí para el logro de un propósito común. Es integrado porque reúne diferentes aspectos asociados a los impactos de la Entidad y es de Gestión porque busca fortalecer la actuación de la Entidad frente al cumplimiento de su misión al incluir herramientas para la planeación, el seguimiento y el aprendizaje organizacional. El SIG lo conforman Siete Subsistemas y Cuatro componentes, cada uno de los cuales tiene como referente una Norma Técnica Nacional o Internacional. Las normas técnicas describen prácticas reconocidas que asegurar el mejoramiento de la gestión por su probada eficacia en diversos Sectores y Tipos de Organizaciones. El Eje central del Sistema Integrado es la Gente quienes a través de sus valores, principios y acciones diarias (Gestión Ética) dan vida al Sistema Integrado y generan mejoramientos enraizados en la cultura organizacional del Instituto. Modelo del Sistema Integrado de Gestión IDU En el Instituto el Sistema integrado de Gestión ha sido definido a través de los siguientes actos administrativos: Resolución 447 de 2012 Por el cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Resolución 3558, Diciembre 13 de 2012 Adopta la Misión, Visión y Objetivos ABC del Sistema Integrado IDU Página 2 de 16
3 Norma Distrital de Sistema Integrado NTD-SIG 001. Diciembre Resolución 706, Marzo 14 de 2013 Adopción política de SIG y Mapa de procesos Resolución 1619, Junio 17 de 2013 Por el cual se adoptan las directrices del Sistema Integrado de gestión Resolución de 2014 Por la cual se adopta el Manual de Procesos de la Entidad Resolución 4440 de 2015 por la cual se adopta el Manual del SIG POR QUÉ ES ÚTIL EL SIG? El Sistema Integrado de Gestión permite a las Entidades Distritales incorporar prácticas reconocidas que aseguren la eficiencia, eficacia y efectividad de su labor misional y el incremento en la Satisfacción de las Necesidades y Expectativas de los Grupo de Interés internos y Externos. Los Grupos de Interés son grupos de personas impactadas por las decisiones o actuaciones de la Entidad. Por ejemplo Comunidad, Ciudadanos, Servidores Públicos, Entes de Control, Gobierno Nacional y Distrital, Secretarias, entre otros. El SIG es útil porque permite mejorar sistemáticamente los procesos de la Entidad, al incorporar buenas prácticas en sus procesos y procedimientos, y generar espacios de reflexión y aprendizaje basados en la experiencia organizacional. De hecho, por sus beneficios, la implementación del SIG es una de las metas del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, asociada al Eje 3, Una Bogotá que fortalece y defiende lo público. El Sistema de Gestión y la forma en que se cumple los requisitos de los subsistemas son descritos en el Manual del Sistema Integrado, (consulte el Manual SIG) CÓMO CONTRIBUIMOS A IMPLEMENTAR EL SIG? El SIG es de todos y todas su implementación parte de comprometernos en nuestro día a día con : 1. Defender y fortalecer lo público ABC del Sistema Integrado IDU Página 3 de 16
4 2. Garantizar la igualdad de derechos 3. Impulsar la sostenibilidad ambiental 4. Ser transparente en el desarrollo de la función administrativa 5. Implementar la cultura del autocuidado 6. Buscar el mejoramiento continuo 7. Contribuir a la implementación del SIG A través del compromiso y de la participación en las actividades propuestas por el Comité Directivo y aplicando las herramientas adoptadas por el SIG, estaremos construyendo un mejor IDU. CÓMO INICIA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIG? Implementar el sistema integrado de gestión inicia por la definición del compromiso de la Dirección General en desarrollar los diferentes mecanismos que satisfacen el sistema integrado y los beneficios esperados de su implementación. El compromiso se plasma en la Política del SIG. La política sirve como marco de referencia para la construcción de las directrices de los Subsistemas. Las directrices de los subsistemas plasman el compromiso de la Dirección sobre la implementación del ámbito del subsistema y los potenciales beneficios esperados en la Entidad. La política del SIG fue aprobada mediante la Resolución 706 de Marzo 14 de Nuestra política SIG es: En el Instituto de Desarrollo Urbano el Sistema Integrado de Gestión debe incorporarse a nuestro quehacer para facilitar y simplificar la forma de trabajar y actuar, con el fin de: Cumplir con la Misión y Visión institucional. Lograr los objetivos institucionales. Articular los subsistemas, los recursos y los procesos. Ejecutar en forma sostenible, eficiente, eficaz y efectiva los proyectos de construcción y conservación de la infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público. ABC del Sistema Integrado IDU Página 4 de 16
5 Controlar los riesgos asociados a la operación. Responder a las necesidades y expectativas de los grupos de interés. Adoptar la mejora continua como una práctica organizacional permanente. Eliminar todo lo que no genere valor agregado. Cumplir con el marco constitucional, legal y normativo vigente aplicable al SIG La implementación del SIG con lleva la ejecución de cuatro etapas cuatro grandes etapas Alistamiento Institucional, Desarrollo, Verificación e implementación de acciones, siguiendo la lógica del Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Cada una de las etapas debe asegurar la intervención de la cultura organizacional con el propósito de asegurar la efectividad (impacto) y sostenibilidad del SIG. La gráfica inferior detalla las actividades de cada etapa. ABC del Sistema Integrado IDU Página 5 de 16
6 CUÁLES SON LOS SUBSISTEMAS? SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Conjunto de prácticas destinadas a implementar, verificar, mantener y mejorar la protección de los activos de información críticos para la entidad y minimizar los riesgos por pérdida de confidencialidad, indisponibilidad o corrupción de la información. Propósitos del Subsistema Asegurar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información necesaria para el desarrollo de los procesos del Instituto. Tratar adecuadamente los riesgos de los Activos de Información Definir los lineamientos y buenas prácticas de seguridad de información del Instituto. Definir, aplicar y verificar el cumplimiento, de los lineamientos para el buen uso de las herramientas informáticas. Representante : Subdirector General de Gestión Corporativa Norma Técnica de referencia: ISO 27001:2013 Directriz El IDU se compromete a generar las condiciones de seguridad requeridas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información institucional, destinando los recursos necesarios para administrar de forma efectiva los riesgos asociados a sus activos de información; de manera que se brinde credibilidad y confianza a las partes interesadas, se implementen estrategias para el mejoramiento continuo y se dé cumplimiento a la normatividad vigente. ABC del Sistema Integrado IDU Página 6 de 16
7 CONTROL INTERNO Definición del Subsistema Herramienta de gestión que busca asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales enmarcados en el objeto social y su marco legal por medio de los procesos y mecanismos de control a la estrategia, control a la gestión y control a la evaluación de la Entidad. Propósitos del Subsistema Asegurar el logro de los objetivos institucionales y fines esenciales del estado Propiciar una cultura del autocontrol y la autorregulación Definir estrategias que permitan optimizar el uso de los recursos y controlar los riesgos que afecten a la Entidad Representante : Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Norma Técnica de referencia: MECI 2014 Directriz: El Instituto de Desarrollo Urbano fortalecerá su Sistema de Control Interno, con el fin de asegurar el cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Institucionales, generando estrategias de sostenibilidad, que brinden impactos positivos y de respeto al ciudadano y al medio ambiente, en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, el Plan de Desarrollo Distrital Bogotá Humana Bogotá Humana, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, sus principios de Autocontrol, Autogestión y Autoregulación y la integración con otros sistemas de gestión de la administración pública, para contribuir con el logro de los fines esenciales del estado. Definición del Subsistema GESTIÓN AMBIENTAL ABC del Sistema Integrado IDU Página 7 de 16
8 Es una herramienta de gestión que a través del cumplimiento de requisitos, requerimientos, políticas, objetivos, metas, programas, procesos y procedimientos, facilita la administración y control de los aspectos ambientales de la Organización, con el fin de fortalecer la misión institucional del IDU. Propósitos del Subsistema Garantizar un mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Ambiental del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), a través de la prevención y control de la contaminación generada por las actividades y procesos desarrollas por la entidad. Cumplir la legislación ambiental aplicable a los aspectos e impactos ambientales significativos generados por el IDU, así como las demás normas, convenios y otros suscritos. Controlar y mejorar las características claves de operación asociadas a los aspectos e impactos ambientales generados por el IDU. Representante : Subdirector General de Desarrollo Urbano Norma Técnica de referencia: ISO Directriz: El IDU promoverá la cultura ambiental institucional e identificará los impactos ambientales generados en el desarrollo de sus proyectos, en busca de la mejora continua del desempeño ambiental, la prevención de la contaminación, dando cumplimiento a la normatividad vigente. Definición del Subsistema GESTIÓN DE CALIDAD Es una Herramienta de gestión que permite Satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios o ciudadanos sobre los servicios misionales de la entidad cumplir los requisitos legales y reglamentarios aplicables y establecer un compromiso por el mejoramiento continuo. ABC del Sistema Integrado IDU Página 8 de 16
9 Propósitos del Subsistema Obtener un alto nivel en los resultados del desempeño, eficacia, eficiencia y efectividad para los procesos del IDU. Realizar mejora continua sistemática de los procesos con base en mecanismos objetivos. Estandarizar los procesos Orientar al Instituto a satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía frente al papel misional de la entidad en el Plan de Desarrollo o los diferentes instrumentos de planeación. Apropiar en los servidores públicos la actitud y aptitud para hacer las cosas mejores cada día. Representante : Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Norma Técnica de referencia: NTCGP 1000:2009 Directriz: En el IDU estamos comprometidos en garantizar la calidad en la construcción y conservación de obras de infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público en el marco del Plan de Desarrollo Distrital, para satisfacer las necesidades de la ciudadanía y demás grupos de interés, y contribuir con la realización de los fines esenciales del estado, a través de: La eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos. El compromiso y desarrollo del Talento Humano. La innovación en procesos, métodos y materiales. La mejora continua de los procesos. Definición del Subsistema RESPONSABILIDAD SOCIAL ABC del Sistema Integrado IDU Página 9 de 16
10 Propicia el desarrollo sostenible y el mejoramiento del bienestar de la sociedad, a partir del impacto positivo generado por las obras que ejecuta la Entidad y las acciones en materia económica, ambiental y social. La responsabilidad social implica: cumplir las leyes y los acuerdos interinstitucionales, unas buenas prácticas de gobierno corporativo, articulación y sinergia para la equidad y eficiencia con contratistas e interventores, respeto a las necesidades e impactos de la comunidad y sociedad en general, reconocer las partes interesadas y sus necesidades y aplicar principios de transparencia y respeto por los derechos humanos. Propósitos del Subsistema Mejorar el relacionamiento con los Grupos de Interés Identificar oportunidades para generar valor social complementarias al desarrollo misional de la entidad y contribuir Asegurar la sostenibilidad de la Entidad Generar sentido de pertenecía y mejorar las relaciones con los grupos de interés Representante : Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano Norma Técnica de referencia: Pacto Global - ISO Directriz: El Instituto de Desarrollo Urbano promoverá la Responsabilidad Social en el desarrollo de la misión institucional en el marco de los principios definidos en el Pacto Global, promulgados por la ONU, en cuanto a derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción. Definición del Subsistema SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Herramienta para Gestionar y controlar los riesgos de seguridad y salud ocupacional, buscando la implementación de un ambiente laboral sano que permita el mejoramiento del desempeño del Instituto y la calidad de vida de los servidores públicos y contratistas. ABC del Sistema Integrado IDU Página 10 de 16
11 Propósitos del Subsistema Garantizar un mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional del Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), a través de la prevención de enfermedades y accidentes laborales generados por las actividades y procesos desarrollados por la entidad. Cumplir la legislación ambiental aplicable en seguridad y salud ocupacional del IDU, así como las demás normas, convenios y otros suscritos. Propiciar un ambiente de trabajo sano orientado al autocuidado Controlar y mejorar las características claves de operación asociadas a los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional. Representante : Subdirector General de Gestión Corporativa Norma Técnica de referencia: OHSAS Directriz: El IDU, se compromete con la prevención de incidentes y accidentes de trabajo, así como con la promoción de la salud y prevención de las enfermedades laborales de los servidores públicos, identificando, valorando y controlando los riesgos internos y externos durante el desarrollo de los procesos de la entidad; con un enfoque de bienestar físico, mental y social que promueva la cultura del autocuidado y contribuya a generar ambientes saludables, en cumplimiento de la normatividad vigente. En cuanto a los contratistas, se les exigirá y verificará el cumplimiento de los requisitos legales vigentes en seguridad y salud ocupacional en el marco de la ejecución de su objeto contractual y se brindarán las condiciones adecuadas para los visitantes durante su permanencia en las instalaciones. Definición del Subsistema GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ABC del Sistema Integrado IDU Página 11 de 16
12 Definir e implementar políticas que aseguren el desarrollo del ciclo de vida de los documentos, desde su generación eficiente, eficaz y efectiva recuperación o consulta, hasta su disposición final. Propósitos del Subsistema Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la entidad Conservar la memoria institucional e histórica y el conocimiento de la entidad Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas. Representante : Subdirector General de Gestión Corporativa Norma Técnica de referencia: ISO Directriz: El IDU se compromete a generar lineamientos para la normalización de la producción y manejo de la gestión documental de la entidad, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información, que garanticen la autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de la misma, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de conservar la memoria institucional, en cumplimiento de la normatividad vigente. CÓMO SE RELACIONA LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA Y EL SIG? La Plataforma Estratégica(PG) es una herramienta participativa de alineación, planeación, seguimiento y comunicación del Sistema Integrado. A través de su construcción son especificadas las necesidades, retos y roles de la Entidad sobre las necesidades de ciudad. La Misión, Visión y Objetivos Estratégicos fueron construidos de manera participativa y adoptados mediante la resolución de Agosto 27 de Los Objetivos Estratégicos se implementan en la Entidad a través de las metas estratégicas, definidas por el nivel directivo, y las cuales se aplican en cada área por medio de las iniciativas estratégicas, ABC del Sistema Integrado IDU Página 12 de 16
13 descritas en el plan de acción.. Los Objetivos Estratégicos se implementan en la Entidad a través de las metas estratégicas, definidas por el nivel directivo, y las cuales se aplican en cada área por medio de las iniciativas estratégicas, descritas en el plan de acción. Misión Desarrollar proyectos urbanos integrales para mejorar las condiciones de movilidad en términos de equidad, inclusión, seguridad y accesibilidad de los habitantes del Distrito Capital, mediante la construcción y conservación de sistemas de movilidad y espacio público sostenibles. Visión A 2016 el IDU será una entidad técnica e institucionalmente fortalecida, confiable, responsable y transparente, reconocida por desarrollar proyectos óptimos e innovadores de infraestructura que mejoren la calidad de vida de los habitantes del Distrito Capital, y den respuesta a las exigencias del modelo de desplazamiento intermodal y a los retos del cambio climático. La plataforma estratégica se despliega en la Entidad a través de la definición de Objetivos Estratégicos, que establecen el camino a seguir por la Entidad para lograr su Visión. Los objetivos cuentan con metas estratégicas que traducen el alcance, propósito y magnitud de los objetivos. Finalmente, las Áreas proponen compromisos específicos sobre las metas a través de las iniciativas estratégicas. El plan de acción es la herramienta utilizada para describir el despliegue de la estratégica, es decir, como desde el día a día se contribuye con el logro de la estrategia de la Organización. Adicionalmente, el plan de acción sirve como guía para construir los indicadores, con los cuales se realiza el seguimiento a la plataforma estratégica y los acuerdos de gestión de los Gerentes públicos. Los riesgos identifican oportunidades o dificultades para el logro de la estrategia. El esquema de despliegue es presentado en la siguiente gráfica. Esquema de Despliegue y Articulación ABC del Sistema Integrado IDU Página 13 de 16
14 Las metas y las iniciativas deben validarse anualmente para asegurar la coherencia estratégica organizacional. Los objetivos son revisados cada cuatro años. CÓMO SE RELACIONAN LOS SUBSISTEMAS Y LAS HERRAMIENTAS DEL SIG? Los procesos son el punto de convergencia del Sistema Integrado, por tal razón, deben describir los diferentes elementos que relacionan el cumplimiento de los requisitos definidos para cada subsistema. En tal sentido, con el fin de iniciar el desarrollo efectivo del Sistema Integrado de Gestión en el IDU y alinear el enfoque de procesos o modelo de operación con la Plataforma estratégica aprobada en Diciembre de 2012, el Comité Directivo del SIG aprobó un nuevo mapa de procesos. El Mapa de Procesos es una herramienta que permite conocer la forma secuencial en la que una Entidad organiza su gestión interna para dar cumplimiento a la Razón Social y satisfacer las necesidades y expectativas identificadas de sus principales grupos de interés. El mapa de procesos hace referencia a Grupos de Interés para englobar las necesidades y expectativas de diferentes actores de la sociedad como elemento Central del Sistema Integrado de Gestión. ABC del Sistema Integrado IDU Página 14 de 16
15 CÓMO ES EVIDENCIADO EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIG? Para la implementación del SIG la Alcaldía mayor a definido la elaboración e implementación de 35 productos críticos que aseguran el cumplimiento de la norma NTD SIG 001:2011. Los productos implementados en el IDU a la fecha y disponible en la intranet. Los productos deben ser implementados antes de Caracterización de procesos 2 Código de ética 3 Control de documentos (incluye el procedimiento, listado maestro e identificación de la estructura documental para el desarrollo de la gestión institucional) 4 Control de registros (incluye le procedimiento y el listado maestro de registros) 5 Controles para la prestación del servicio 6 Gestión del riesgo (incluye política, procedimiento y metodologías) 7 Identificación y atención de necesidades de infraestructura física, equipos, software y mobiliario 8 Manual SIG 9 Mapa de procesos 10 Mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes interesadas 11 Normograma SIG (incluye el procedimiento construcción y actualización del normograma (y evaluación periódica de lo legal) 12 Plan de capacitación, inducción y reinducción 13 Plan de comunicaciones 14 Plan de sostenibilidad y mejoramiento del SIG 15 Plan institucional de respuesta a emergencias- pire y plan interno de emergencias (plan de emergencias y contingencias) 16 Plataforma estratégica (planes estratégicos, planes operativos, misión, visión, objetivos estratégicos) 17 Política del SIG 18 Objetivos del SIG 19 Portafolio de bienes y servicios (En el IDU se cumple el requisito con la Cartilla de trámites y servicios) 20 Procedimiento acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora y planes de mejoramiento 21 Procedimiento auditorias del SIG (se incluye el programa de auditorías) ABC del Sistema Integrado IDU Página 15 de 16
16 22 Procedimiento comunicaciones 23 Procedimiento de reporte y control de no conformidades 24 Procedimiento gestión documental 25 Procedimiento identificación de aspectos e impactos ambientales 26 Revisión por la dirección 27 Seguimiento plan de acción 28 Sistema de medición y seguimiento estructurado (cuadro de mando integrado) ABC del Sistema Integrado IDU Página 16 de 16

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