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Timestamp: 2018-08-15 01:14:53+00:00

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Datenschutzerklärung für die Datenbanken des Studienzentrums August Hermann Francke – Archiv und Bibliothek – | Franckesche Stiftungen
Studienzentrum August Hermann Francke - Archiv und Bibliothek -/
Datenschutzerklärung für die Datenbanken des Studienzentrums August Hermann Francke – Archiv und Bibliothek –
09.08.2018,12:44 Uhr
Wir freuen uns über die Nutzung unseres Angebots an Datenbanken und Katalogen des Studienzentrums August Hermann Francke. Der sorgfältige Umgang mit Ihren persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten bei Ihrer Recherche in den Datenbanken erhoben und wie diese verarbeitet werden. Unter dem Begriff Verarbeitung im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten nach Art. 4 Abs. 2 DS-GVO versteht der Gesetzgeber das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung, das Löschen oder die Vernichtung.
Einige Online-Angebote des Studienzentrums basieren auf statischen Internetseiten. Für diese gilt die Datenschutzerklärung der Website der Franckeschen Stiftungen.
1. Name und Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen
Franckeplatz 1 | Haus 37
Tel. 0345-21 27 400
Fax. 0345-21 27 433
E-Mail: leitung@francke-halle.de
Dr. Jürgen Gröschl
E-Mail: datenschutz@francke-halle.de
Das Studienzentrum August Hermann Francke bietet verschiedene Datenbanken zur Recherche in den Beständen des Archivs und der Bibliothek an, die auf unterschiedlichen technischen Lösungen beruhen:
Archivdatenbank auf der Grundlage des Systems FAUST der Firma Land Software-Entwicklung,
Datenbank zu den Digitalen Sammlungen auf der Grundlage der Software-Plattform Visual Library der Firmen semantics GmbH und Walter Nagel GmbH & Co. KG,
Spezialdatenbanken auf der Grundlage von SQL und der Software Allegro-C der TU Braunschweig.
Bei jedem Recherchezugriff auf die Datenbanken des Archivs und der Bibliothek werden in einer Protokolldatei folgende Daten gespeichert:
übertragene Datenmenge in Byte,
für das Archivprogramm FAUST
verwendete IP-Adresse des anfragenden Rechners (ab Version 9 des Programmservers anonymisiert),
Adresse der durch die Suchanfrage erzeugten Webseite (ggf. inkl. Suchanfrage, durch Angabe der Objektnummer verschlüsselt),
falls Sie von uns einen Nutzernamen und ein Passwort erhalten haben, der Login-Name,
Angabe der durch die Downloadfunktion heruntergeladenen Datensätze (durch Objektnummern verschlüsselt)
für die Digitalen Sammlungen in Visual Library
anonymisierte IP-Adresse des anfragenden Rechners (die Anonymisierung erfolgt bei IPv4-Adressen durch Entfernen des letzten Oktetts und bei IPv6-Adressen durch Entfernen der letzten 80 Bits; die vollständige IP-Adresse wird daher nie gespeichert),
URL der zuvor besuchten Seite (Referrer-URL),
für die Spezialdatenbanken in Allegro-C und SQL
Adresse der durch die Suchanfrage erzeugten Webseite (ggf. inkl. Suchanfrage)
Die Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der Datenbanken sowie zur Erstellung einer jährlichen Benutzerstatistik in vollständig anonymisierter Form verarbeitet. Eine entsprechende Auswertung der Protokolldateien ist nur über eigens für die Anwendungen entwickelte Auswertungstools möglich. Die Daten werden zu keiner Zeit bestimmten Personen zugeordnet, personenbezogene Nutzungsprofile werden nicht erstellt. Eine Zusammenführung der Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums besteht dabei darin, die Datenbanken auf der Grundlage des anonymisierten Rechercheverhaltens der Benutzer inhaltlich und funktional zu verbessern und damit die Bestände aus Archiv und Bibliothek der Franckeschen Stiftungen einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Die statistischen Daten fließen in den jährlichen Arbeitsbericht ein, mit dem das Studienzentrum seiner Rechenschaftspflicht gegenüber der Leitung und dem Kuratorium der Franckeschen Stiftungen gemäß § 7 Abs. 7 der Satzung der Franckeschen Stiftungen sowie gegenüber Drittmittelgebern nachkommt. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung findet sich in Art 6 Abs. 1 lit c) DS-GVO.
Die in den Protokolldateien erfassten personenbezogenen Daten der Archivdatenbank und der Spezialdatenbanken werden ausschließlich im Studienzentrum durch den mit der Betreuung der Datenbanken betrauten Archivar verarbeitet. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an weitere Stellen in- und außerhalb der Franckeschen Stiftungen sowie in ein Drittland findet nicht statt.
Die anonymisierten Daten in den Protokolldateien der Digitalen Sammlungen werden aus technischen Gründen derzeit noch durch die Herstellerfirma der Software, semantics mit Sitz in Aachen, im Auftrag des Studienzentrums statistisch ausgewertet. Mit Abschluss der Entwicklungsarbeiten dieser Firma am Statistikmodul wird die Auswertung künftig durch das Studienzentrum selbst erfolgen.
Die Daten, die wir von Ihnen erhalten, speichern wir nur für die Dauer des angegebenen Zwecks. Die Protokolldateien werden regelmäßig nach Fertigstellung des Jahresberichts gelöscht. Die Speicherdauer beträgt damit max. 14 Monate.
In der Archivdatenbank werden Cookies für die Leistung „Merkliste“ genutzt. In diesen Cookies werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, sondern lediglich datenbankspezifische Angaben (Name des FAUST iServer-Projekts, Name der Datenbank) sowie die FAUST Objektnummer des gemerkten Datensatzes. Die Anlage der Cookies ist für die Funktion der Merkliste erforderlich. Die Merkliste bleibt auch nach Sitzungsende bestehen. Durch eine entsprechende Einstellung des Browsers können Sie die Cookies nach Beendigung der Recherche automatisch löschen.
In den Digitalen Sammlungen kommen Cookies zum Einsatz, um während eines Besuches zusammenhängende Anfragen zu erkennen und Einstellungen temporär zu speichern (sog. Sitzungsbezeichner). Diese Sitzungsbezeichner werden von Browsern innerhalb kurzer Zeit nach einem Besuch automatisch gelöscht. Eine weitergehende Nutzung von Cookies erfolgt nicht.
8. Kontaktfunktion
Wenn Sie dem Studienzentrum über die Kontaktfunktion der Datenbanken per Kontaktformular (in den Spezialdatenbanken) oder E-Mail (in der Archivdatenbank und den Digitalen Sammlungen) eine Nachricht zukommen lassen, speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen. Weitere personenbezogene Daten speichern und nutzen wir nur, wenn Sie dazu einwilligen oder dies ohne besondere Einwilligung gesetzlich zulässig ist. Wir weisen darauf hin, dass die Kommunikation per E-Mail Sicherheitslücken aufweist und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann.
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten.
Auskunftsrecht der betroffenen Person nach Art. 15 DS-GVO und § 34 BDSG 2018
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sie können von uns unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten.
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist und sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
Der Zweck, für den personenbezogene Daten verarbeitet wurden, ist entfallen.
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzung gegeben ist:
Nach Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns bereitstellten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Machen Sie von Ihrem Recht Gebrauch, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen, die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. In diesem Zusammenhang können Sie uns eine Nachricht an datenschutz@francke-halle.de schicken.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG 2018
Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.
Allerdings würden wir es begrüßen, wenn Sie vorab mit uns in Kontakt treten.
10. Automatisierte Entscheidung inkl. Profiling
Automatisierte Einzelentscheidungen inkl. Profiling (Art. 22 DS-GVO) werden bei uns nicht angewendet.
Halle, 08.08.2018

References: Art. 4
 Art. 6
 § 7
 Art. 15
 § 34
 Art. 17
 Art. 20
 Art. 6
 Art. 9
 Art. 6
 Art. 77
 § 19