Source: https://www.bmbwf.gv.at/Themen/schule/schulrecht/rs/2019_18b.html
Timestamp: 2020-01-20 06:01:44+00:00

Document:
Rundschreiben: 2019-18b ; Geschäftszahl: BMBWF-13.002/0001-III/4/2019 ; Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2019/20; Datenschutz
BMBWF-13.002/0001-III/4/2019
Rundschreiben Nr. 18b/2019
Inhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2019/20,
Geltung: Schuljahr 2019/20
Rücksendefrist für die allgemein bildenden Pflichtschulen ist die 42. Woche (d. h. bis 20. Oktober 2019), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2019.
Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria), E-Mail:
Telefon-Hotline-Nummer: 01 / 71128 - 8444 (Mo.-Fr. von 7:30 bis 15:30 Uhr) schulen@statistik.gv.at
Im Internet stellt Statistik Austria unter http://www.statistik.at > Fragebögen >
Bildungseinrichtungen > Schulstatistik > Öffentliche Schulen (OES) bzw. Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) eine Sammlung von technisch/organisatorischen Informationen und Unterlagen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung zur Verfügung. Der Direktlink auf die Seite für öffentliche Schulen lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Mit der gegebenen Infrastruktur müsste nahezu allen Schulen eine elektronische
Meldung gem. § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung möglich sein. Nur in wenigen Sonderfällen wird daher eine Meldung mittels Papierformularen zulässig sein.
Ausschließliche Verwendung von aktuellen Original-Erhebungsformularen der
Statistik Austria (Anforderungsmöglichkeit ggf. über die BilDok-Hotline).
Rücksendung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare direkt an Statistik
Austria. Adressierung daher an:
Diese Übermittlungsbestätigung ist – im Gegensatz zu allfälligen programmspezifischen Datenexportübersichten – der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche
Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
Neben der Datensicherheit (Schutz vor Verlust bzw. Zerstörung oder Verfälschung der Daten und deren Unzugänglichkeit für Unbefugte) kommt angesichts der
mannigfaltigen personenbezogenen Daten (das sind im vorliegenden Kontext vor allem Angaben über SchülerInnen und LehrerInnen, deren Identität bestimmt bzw. bestimmbar ist, wie z. B. Name, Sozialversicherungsnummer) im Schulbereich insbesondere dem Grundrecht auf Datenschutz (Geheimhaltung personenbezogener Daten) ganz besondere Bedeutung zu. Dabei ist auch auf den Umstand Bedacht zu nehmen, dass es in der Schulverwaltung auch zur Verwendung speziell geschützter personenbezogener Daten kommen kann (sogenannte „sensible Daten“, das sind u.a. Daten über den Gesundheitszustand und die religiöse Überzeugung von SchülerInnen).
Auf die strikte Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere
Datenschutzgesetz 2000 – DSG 2000, BGBl. Nr. 165/1999 idgF und Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. den spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem BilDokG) ist daher in der gesamten Schulverwaltung und -administration besonders zu achten. Verboten ist es daher etwa insbesondere, Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln. Auch sind bestimmte personenbezogene Daten, insbesondere (aber nicht ausschließlich) die Sozialversicherungsnummer, zwei Jahre nach Abgang der Schülerin/des Schülers am Schulstandort zu löschen (§ 8 Abs 5 BilDokG).
Hinweis betreffend Erhebung der SchülerInnen in Deutschförderklassen:
Im Rahmen der jährlichen Erhebung gemäß Bildungsdokumentationsgesetz (BilDokG) sollen die SchülerInnen in Deutschförderklassen als solche erkennbar sein. Für diesen Zweck wurden im zentralen Schulformenkatalog folgende neuen Schulformen aufgenommen, welche für die SchülerInnen in Deutschförderklassen in den betreffenden Schularten im Rahmen der BilDok-SchülerInnendatenerhebung zu verwenden sind:
0849 Deutschförderklasse an AHS, NMS-Modellversuch
gemäß § 7a SchOG
1002 Deutschförderklasse an den Oberstufen des Gymnasiums,
1003 Deutschförderklasse an den Oberstufen des Realgymnasiums,
5. - 8.(9.) Klasse
1005 Deutschförderklasse an Oberstufenrealgymnasien,
Aktueller Hinweis betreffend die Erhebung über Schulpflichtverletzungen:
Für den aktuellen Erhebungsdurchgang, der sich bezüglich Schulpflichtverletzungen auf das (vergangene) Schuljahr 2018/19 bezieht, ist bei den Angaben zu Schulpflichtverletzungen infolge des Auslaufes des „Fünf-Stufen-Plans“ jeweils der Wert „0“ (Null) anzugeben. (Für den nächstjährigen Erhebungsdurchgang soll dann die Erhebungsschnittstelle auf Basis einer entsprechenden Novelle der Bildungsdokumentationsverordnung an die neuen Erfordernisse angepasst werden.)
Im Katalog der „im Alltag gebrauchten Sprachen“ wurde im Jahr 2016 die
Österreichische Gebärdensprache ergänzt (Sprachencode: GS). Den betreffenden SchülerInnen ist daher (auch) dieser Sprachencode zuzuordnen.
Hinweis betreffend erweiterte Aufstiegsberechtigung in der 1. bis 3.Schulstufe
(geänderter § 25, Abs. 3, im Schulunterrichtsgesetz):
SchülerInnen, welche die Schulstufe nicht erfolgreich abgeschlossen haben und
gemäß SchUG § 25, Absatz 3, entsprechend der im Schuljahr 2018/19 gültigen Rechtslage auch in der 2. und 3. Schulstufe jedenfalls aufstiegsberechtigt waren, ist beim Erhebungsmerkmal „jahreserfolg“ (analog zur 1. Schulstufe) der Code „e“ zuzuordnen.
Neben der Verpflichtung zur Meldung der eigenen SchülerInnen besteht gem. § 3 Abs. 4 BilDokG und der dortigen Anlage 2 für die LeiterInnen all jener Schulen, an
denen Externistenprüfungen stattgefunden haben, auch die Verpflichtung zur Meldung der Ergebnisse dieser Prüfungen. (So stellt etwa die Meldung einer bestandenen Externisten-Reifeprüfung, wie z. B. der Berufsreifeprüfung, eine wichtige Information für die Führung des Bildungsstandregisters dar.)
Die SchülerInnendatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation ist gemäß § 6 Abs 2 Bildungsdokumentationsgesetz von allen öffentlichen und privaten Schulen des do. Aufsichtsbereiches (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut)
Alle Schulen haben ihre SchülerInnendaten direkt an die Bundesanstalt Statistik
Österreich (Statistik Austria) zu melden.
Gemäß § 7 der Bildungsdokumentationsverordnung sind die SchülerInnendaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 zu übermitteln, d.h. in Form einer genormten XML- Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen, sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z. B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).
Weiters besteht im Rahmen der Online-Datenprüfung auch die Möglichkeit zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und
Hinweise zur Fehlerbehebung direkt abzurufen.
Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher
PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen SchülerInnendatenmeldung gegeben sein.
Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung dennoch nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung
mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.
Es ist darauf zu achten, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang
angepassten Formulare verwendet werden (erkennbar auch an den nunmehr grün eingerahmten bzw. hinterlegten Merkmalsfeldern).
der 1. Oktober 2019 und
für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2018/19
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2018/19 bzw. Sommersemester 2019, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2019/20 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:
von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalenderwoche, das ist in diesem Jahr der 20. Oktober 2019
von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2019 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2019 und zusätzlich
die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2019/20, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2020 dann bis Ende März 2020.
Den Schulen und Schulbehörden steht bei inhaltlichen und erhebungstechnischen Fragen eine zentrale Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils
Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 71128 - 8444 erreichbar ist.
Mit programmtechnischen Fragen sind grundsätzlich die Supportstellen der
benutzten Schülerverwaltungsprogramme zu befassen.
Im Internet stellt Statistik Austria für die öffentlichen Schulen unter http://www.statistik.at > Fragebögen > Bildungseinrichtungen > Schulstatistik > Öffentliche Schulen (OES) eine Informationsseite zur Verfügung. Der Direktlink auf diese Seite lautet: http://www.statistik.at/web_de/frageboegen/bildungseinrichtungen/schulstatistik/oeffentliche_schulen/.
Das Grundrecht auf Datenschutz (Verfassungsbestimmung § 1 DSG 2000) bewirkt
einen Anspruch auf Geheimhaltung personenbezogener Daten, sofern ein schutzwürdiges Geheimhaltungsinteresse (an bestimmten personenbezogenen Daten) besteht (siehe bereits oben unter "Eckpunkte"). Darunter sind vor allem der Schutz der/des Betroffenen vor Ermittlung ihrer/seiner Daten und der Schutz vor der Weitergabe der über sie/ihn ermittelten Daten zu verstehen. Dieses Grundrecht gilt jedoch nicht absolut, sondern darf durch bestimmte, zulässige Eingriffe beschränkt werden. Wird ein Eingriff zugunsten der „Interessen anderer“ durch ein hoheitlich handelndes staatliches Organ vorgenommen, bedarf es hierzu einer besonderen gesetzlichen Grundlage (im vorliegenden Fall das BilDokG). Daher ist es auch zur Einhaltung des Grundrechts auf Datenschutz erforderlich, dass das BilDokG, die Bildungsdokumentationsverordnung und die hier vorliegenden Richtlinien genaue Beachtung finden.
Das BilDokG sieht insbesondere ein Recht des Betroffenen auf Auskunft (§ 8 Abs 4 BilDokG), eine Löschungsverpflichtung vieler Daten, insbesondere der
Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung (§ 8 Abs 5 BilDokG), und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG in Verbindung mit Artikel 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (§ 9 Bildungsdokumentationsverordnung in Verbindung mit § 8 Abs 2 BilDokG). Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.

References: § 7
 § 7
 § 25
 § 25
 § 3
 § 6
 § 7
 § 1
 § 8