Source: https://www.grc-rcmp.gc.ca/fr/suivi-verification-des-depenses-nature-delicate
Timestamp: 2020-08-04 17:01:18+00:00

Document:
Suivi de la vérification des dépenses de nature délicate | Gendarmerie royale du Canada
Suivi de la vérification des dépenses de nature délicate
2 Objectif, portée, méthodologie et énoncé de conformité
3.2 Politiques et procédures
3.4 Gestion des finances et des biens
Annexe A – Objectif de vérification, angles d'intérêt et critères de vérification
Annexe B – État actuel des plans d'action des vérifications antérieures
Matrice de la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers relatifs à des dépenses de nature délicate
Système de gestion des dépenses globales et des actifs (Total Expenditure and Asset Management)
La Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'emploie à assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, tant à l'échelle nationale qu'internationale, en prenant des mesures de prévention, de détection, d'enquête et d'application de la loi axées sur les renseignements. À cette fin, la GRC mène des opérations et des activités secrètes en vue d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, ou de dissimuler des techniques de collecte de renseignements.
Au nombre des opérations et activités secrètes, on trouve le recrutement de sources payées, la protection et la réinstallation de témoins, l'achat d'articles à des fins de renseignement ou de preuve et les opérations d'infiltration. Les fonds consacrés à de telles activités sont appelés des dépenses de nature délicate (DND), c'est-à-dire des dépenses engagées au soutien d'opérations à des fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourraient être compromises si le paiement était fait suivant les procédures normales de la GRC.
La Vérification interne de la GRC a déjà procédé à quatre vérifications des DND, qui ont donné lieu à 13 recommandations dont 19 éléments ont été visés dans des plans d'action de la direction. Les recommandations traitaient de gouvernance, de rôles et responsabilités, de conformité, de surveillance et de production de rapports.
Le suivi de vérification devait évaluer si la mise en œuvre des plans d'action de la direction liés aux quatre vérifications antérieures des DND avait atténué les risques et comblé les lacunes du contrôle mises au jour dans ces vérifications et si de nouveaux risques étaient apparus. La vérification a porté sur les transactions DND effectuées entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2016.
Notre vérification permet de conclure que les plans d'action de la direction découlant des quatre vérifications antérieures des DND ont en grande partie atténué les risques et comblé les lacunes du contrôle qu'elles avaient mises au jour. Bien que les transactions DND de l'échantillon aient été généralement conformes aux politiques, il y a encore place à l'amélioration à certains égards : la gouvernance générale de l'utilisation des DND; la mise et la tenue à jour de la politique sur les DND; l'élaboration de cours, d'outils et de guides à l'intention des coordonnateurs et des utilisateurs de DND; et la gestion globale des ressources d'infiltration. L'évaluation immédiate du nouveau formulaire 1454 aiderait à déterminer s'il fonctionne comme prévu, s'il y a moins d'erreurs, quels risques demeurent et si les utilisateurs ont trouvé des façons d'en contourner les contrôles. *
Les réponses de la direction incluses dans le rapport témoignent de l'engagement de la haute direction à donner suite aux conclusions et aux recommandations des vérificateurs. Un plan d'action détaillé est en cours d'élaboration. Une fois qu'il aura été approuvé, la Vérification interne de la GRC en surveillera la mise en œuvre et en fera la vérification de suivi, au besoin.
Le Suivi de la vérification des dépenses de nature délicate a constaté les progrès réalisés vers l'atténuation des risques révélés dans les vérifications antérieures et fait ressortir des occasions pour renforcer encore la gouvernance des dépenses de nature délicate.
La Gestion générale adhère aux constatations et aux recommandations qui y sont faites et travaillera avec ses collègues aux Opérations afin de mettre en œuvre les trois recommandations faites conjointement à l'intention du sous-commissaire à la Police fédérale et du dirigeant principal des Finances et de l'Administration.
Un plan d'action détaillé, qui comportera des échéanciers et des jalons précis, sera élaboré et soumis à l'examen du Comité ministériel de vérification. Quand il aura été approuvé, le plan d'action de la direction sera mis en œuvre par la Gestion générale, de concert avec la Police fédérale, et il visera les recommandations faites à nos deux secteurs.
La Police fédérale comprend et accepte les observations faites dans le rapport du Suivi de la vérification des dépenses de nature délicate. Le rapport conclut que notre Programme national des dépenses de nature délicate aurait avantage à améliorer son cadre de gouvernance en documentant les rôles et les responsabilités de toutes les parties au processus. Bien que le centre de décision des dépenses de nature délicate de la Police fédérale à la Direction générale ait pris des mesures pour améliorer et corriger les processus actuels, d'autres mesures ont été proposées qui vont dans le sens des observations formulées dans le rapport et elles seront étudiées. Une stratégie de communication sera élaborée afin de faire connaître les changements apportés au processus visant les dépenses de nature délicate. Nous sommes déterminés à mettre en place un cadre robuste et rigoureux pour régir les dépenses de nature délicate, un cadre qui satisfasse les attentes du Conseil du Trésor (CT) et qui permettra à la GRC de rendre les comptes attendus.
Plusieurs des recommandations concernent la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques et procédures opérationnelles normalisées relatives aux dépenses de nature délicate. En réponse aux constatations faites dans des vérifications antérieures, le centre de décision en matière de dépenses de nature délicate a entrepris un projet national mis à l'essai depuis 21 mois pour lequel le formulaire 1454 a été révisé (outil de gestion programmée par voie de document). La mise en œuvre du nouveau formulaire n'a pas été sans difficultés. La direction accepte la recommandation d'en entreprendre l'évaluation immédiate afin d'en déterminer l'efficacité et les éléments à améliorer; elle cherchera aussi à déterminer les besoins de formation globale liée à la politique et aux procédures.
Dans la même veine, la direction accepte la recommandation de structurer et d'améliorer la formation offerte aux coordonnateurs, utilisateurs et superviseurs des dépenses de nature délicate. Il a aussi été question du soutien et de l'aide que Gestion générale et Contrôle doit apporter au programme des dépenses de nature délicate, depuis l'élaboration des programmes de formation jusqu'à leur prestation aux utilisateurs, superviseurs et gestionnaires. Nous consulterons le dirigeant principal des Finances et de l'Administration et son personnel sur le rôle qu'ils reprendront dans le processus afin de mieux appuyer le programme.
Nous procéderons à l'examen complet *. Avec les officiers responsables des Enquêtes criminelles des divisions, nous entreprendrons une analyse afin de déterminer comment atteindre la vision et la supervision nécessaires à la gérance centralisée de ces ressources, au moyen * ou autrement.
La Police fédérale apprécie les efforts et la vision de l'équipe de Vérification interne, elle accepte les résultats de la vérification et donnera suite aux recommandations, selon des plans d'action qui seront clairs, réalisables et représentatifs de l'importance que la GRC accorde aux pouvoirs spéciaux que lui octroie le CT et selon sa capacité d'en rendre compte et de satisfaire les attentes du CT.
La GRC s'emploie à assurer la sécurité des Canadiens et de leurs institutions, tant à l'échelle nationale qu'internationale, en prenant des mesures de prévention, de détection, d'enquête et d'application de la loi axées sur les renseignements. À cette fin, la GRC mène des opérations et activités secrètes en vue d'infiltrer des organisations criminelles ou terroristes, ou de dissimuler les techniques de collecte de renseignements. Le Conseil du Trésor (CT) a reconnu les difficultés inhérentes aux opérations de ce genre et a octroyé à la GRC des pouvoirs et des dispenses d'exception. Elle est ainsi exemptée de certaines dispositions, notamment celle qui l'obligerait à rendre compte dans des systèmes d'information intégrés de ses inventaires de ressources d'infiltration et celle qui l'obligerait à rendre publics certains types de marchés.
Les opérations et activités secrètes peuvent comporter le recrutement de sources payées, la protection et la réinstallation de témoins, l'achat d'articles à des fins de renseignement ou de preuve, et les opérations d'infiltration.Footnote 1 Les fonds consacrés à de telles activités sont appelés des dépenses de nature délicate (DND), c'est-à-dire des dépenses engagées au soutien d'opérations à des fins d'application de la loi ou de sécurité qui pourraient être compromises si le paiement était fait suivant les procédures normales de la GRC.Footnote 2 Il peut y avoir des DND dans tous les aspects du travail policier, dans toutes les divisions de la GRC, et à la Direction générale (DG).
Les DND sont inscrites en termes génériques, sans précisions, dans le système financier de l'organisation (Système de gestion des dépenses globales et des actifs ou système TEAM), sous l'un ou l'autre de deux articles de rapport budgétaires particuliers. L'un sert à inscrire les dépenses de nature délicate pour du matériel technique et des marchés de nature délicate, l'autre, les dépenses de nature délicate de tout autre type (qu'on appellera ici les DND générales).
La Vérification interne de la GRC a déjà procédé à quatre vérifications des DND,Footnote 3 qui ont donné lieu à 13 recommandations dont 19 éléments ont été visés dans des plans d'action de la direction. Les recommandations traitaient de gouvernance, de rôles et responsabilités, de conformité, de surveillance et de production de rapports. Un résumé des recommandations faites dans ces vérifications antérieures, les constatations s'y rapportant et les préoccupations soulevées au cours du présent suivi de vérification, est inclus à l'annexe B.
En mai 2016, le commissaire a approuvé le plan de vérification interne axé sur les risques 2016-2019, auquel figurait un suivi de vérification des DND.
L'objectif du suivi de vérification devait évaluer si la mise en œuvre des plans d'action de la direction liés aux quatre vérifications antérieures des DND avait atténué les risques et comblé les lacunes du contrôle mises au jour dans ces vérifications et si de nouveaux risques étaient apparus.
L'annexe A présente l'objectif de vérification, les angles d'intérêt et les critères de vérification.
La vérification a porté sur l'évaluation de la mise en œuvre des plans d'action de la direction établis en réponse aux recommandations faites dans les quatre vérifications antérieures. La vérification a aussi examiné si ces mesures prises par la direction avaient corrigé les problèmes qui avaient donné lieu aux recommandations. Les transactions DND examinées aux fins de la vérification ont été faites entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2016.
Le présent suivi de vérification a porté exclusivement sur les DND générales.
La planification de la vérification s'est achevée en avril 2017. Au cours de cette phase, l'équipe de vérificateurs a procédé à des entrevues, à la revue du processus et à l'examen des politiques, directives, procédures applicables et des résultats des travaux effectués après les vérifications antérieures.
Les sources utilisées pour élaborer les critères et les tests de vérification comptaient les cadres politiques et directives pertinentes du CTFootnote 4 et les politiques connexes de la GRC. L'annexe A présente l'objectif de vérification, les angles d'intérêt et les critères de vérification.
Au cours de la phase d'examen, qui a duré jusqu'en juillet 2017, diverses techniques ont été employées : entrevues, examens de dossiers, analyse de données et tests de transactions. Des visites ont eu lieu dans les quartiers généraux de trois divisions ainsi qu'à la DG pour examiner des dossiers et évaluer les pratiques. À la fin de la phase d'examen, l'équipe de vérification a tenu des réunions pour valider ses constatations avec le personnel et a informé la haute direction de ses constatations pertinentes.
Le tableau 1 montre un résumé des transactions qui ont fait l'objet de tests pendant la vérification. L'échantillonnage s'est fait au hasard et au jugement, à partir de données extraites du système TEAM. Les transactions incluses dans l'échantillon reflétaient divers types de DND : *
La mission de vérification est conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors ainsi qu'à la Directive sur l'audit interne du Conseil du Trésor du Canada, comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
Bien que globalement les mécanismes de gouvernance soient adéquats pour assurer l'utilisation conforme des DND, l'organisation aurait avantage à documenter de manière plus complète les rôles et responsabilités et à accroître les activités de surveillance et de production de rapports concernant les DND.
De saines structures de gouvernance sont nécessaires pour s'assurer que les transactions DND sont conformes aux pouvoirs financiers spéciaux délégués à la GRC. La gouvernance doit être appuyée par des politiques, par un programme, par de la formation et par des rôles et des responsabilités clairs. Des activités régulières de surveillance et de production de rapports, y compris des mesures du rendement, devraient aussi favoriser la bonne utilisation des DND.
La Police fédérale (PF), la Gestion générale et Contrôle (GGC) et les divisions sont conjointement responsables de la gouvernance des DND.
Le sous-commissaire à la PF est responsable de la surveillance, de la reddition de comptes et de la formation, de manière à pouvoir confirmer la bonne utilisation des DND, uniquement pour préserver la nature secrète d'une transaction. * La PF est chargée de veiller à préserver le secret des opérations de nature délicate et des dépenses qui y sont associées, afin de favoriser le succès des enquêtes et la sécurité des policiers. À la PF, le centre de décision des DND rédige la politique sur les DND et offre du soutien et des conseils sur la bonne utilisation à faire des DND. Le centre de décision des DND, qui relevait auparavant des Services spéciaux de la Police fédérale (aux Opérations secrètes), relève depuis peu de la Gestion et Administration des ressources. Cette restructuration isole davantage le centre de décision des opérations, dans les faits ou dans la perception, et réduit le risque que les besoins opérationnels n'influencent les processus financiers et la conformité. Cela renforce aussi les liens fonctionnels avec le groupe de la GGC.
Le dirigeant principal des Finances et de l'Administration (DPFA) est responsable de la saine gestion et de la gérance de toutes les ressources financières et matérielles de la GRC. Le Service de la comptabilité générale, des politiques et du contrôle, qui relève du DPFA, élabore les politiques et les processus et fournit la supervision nécessaire aux dépenses responsables et à la protection des finances et des biens de la GRC, y compris ceux acquis à l'aide de DND.
Que ce soit à l'échelle nationale, régionale ou divisionnaire, actuellement la GGC n'est pas mobilisée dès le début d'une transaction DND. En entrevue avec des hauts dirigeants de la GGC et de la PF, nous avons appris que la GGC n'offre pas de conseils en amont des transactions nécessitant des DND. Pourtant, une plus grande mobilisation de la GGC en début de projets d'envergure contribuerait au respect des exigences administratives des politiques. Sans cette orientation, les coordonnateurs et utilisateurs des DND naviguent à vue dans les cadres politiques complexes et les exemptions qui peuvent s'appliquer.
La GGC n'a pas mis en place un cadre de gouvernance à la hauteur de ses responsabilités en matière de DND. Comptabilité générale, Politiques et Contrôle est responsable de veiller à ce que des contrôles financiers fondés sur les risques soient en place pour permettre la vérification des comptes de DND, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).Footnote 5 Lorsqu'ils exercent le pouvoir de payer de l'article 33 de la LGFP, les agents des finances doivent examiner la vérification des comptes de toutes les transactions risquées, y compris les DND. Afin de préserver la nature secrète de ces transactions, les fondés de pouvoir pour l'article 33 (agents des finances) comptent sur les coordonnateurs divisionnaires des DND pour faire cet examen en leur nom, lorsqu'ils exercent le pouvoir d'autoriser une demande de paiement.Footnote 6 Bien que nous ayons observé un degré élevé de conformité à cette exigence, il serait utile que la GGC fasse plus de supervision et de surveillance pour s'assurer que les coordonnateurs des DNDFootnote 7 soient bien formés et aient le pouvoir d'autoriser une demande de paiement dans le système TEAM. Cette assurance est essentielle pour maintenir la fiabilité reconnue à ce contrôle clé qu'est la bonne vérification des comptes pour les transactions DND à risque.
En situant le centre de décision des DND à la Gestion et Administration des ressources de la PF, on optimise l'expertise et favorise la consultation nécessaire à la conformité aux cadres politiques applicables.
Les officiers responsables des Enquêtes criminelles (OREC) sont responsables de gérer et de superviser les opérations secrètes et les DND qui s'y rattachent, le centre de décision des DND à la DG pouvant leur apporter du soutien au besoin. Les postes de coordonnateurs des DND ont été établis et dotés à l'échelle divisionnaire afin d'examiner toutes les transactions DND, conformément à la politique nationale sur les DND.Footnote 8
Depuis avril 2012, tous les coordonnateurs divisionnaires des DND, pour occuper leur fonction, doivent signer une lettre dans laquelle ils reconnaissent leur responsabilité à l'égard de la vérification des comptes de DND. Nous avons constaté que pour toutes les transactions de l'échantillon, tous les coordonnateurs des DND avaient signé leur lettre et leur pouvoir d'autoriser une demande de paiement était valide dans le système TEAM. Dans nos entrevues auprès des coordonnateurs des DND des divisions de notre échantillon, nous avons observé une bonne connaissance de leurs rôles et responsabilités aux fins de l'exercice de ce pouvoir. *
Bien que les politiques du CT et de la GRC en matière de DND exposent les attentes quant aux rôles et responsabilités des trois secteurs en cause, il reste possible d'améliorer la mobilisation des principales parties intéressées aux DND. Il conviendrait d'adopter des outils pour attribuer clairement les rôles et responsabilités aux divers intéressés en cause et en officialiser l'acceptation. Avec un outil visuel, les rôles de chacun apparaissent clairement et les intéressés ont une séquence à suivre dans l'exercice de leurs rôles respectifs. Un tel outil garantirait à la direction que toutes les parties sont engagées au bon moment dans les processus clés concernant les DND, ce qui favoriserait une meilleure gouvernance des DND.
Les vérifications antérieures ont mis en lumière la nécessité d'accroître la surveillance et la production de rapports sur les activités de DND à l'échelle divisionnaire et nationale. Dans l'une des divisions de l'échantillon, on procède chaque année à quatre ou cinq examens de gestion qui comportent l'élément DND, mais pour ce qui est des autres sites visités, il ne se faisait ni surveillance, ni rapports sur l'utilisation des DND. De tels rapports à l'échelle divisionnaire faciliteraient les prévisions budgétaires et la direction pourrait envisager d'en tirer des mesures du rendement relatives aux DND. Sans données de rendement officielles, les gestionnaires disposent de peu de moyens pour évaluer l'efficacité et l'efficience de l'utilisation des DND et des contrôles connexes.
La codification dans le système TEAM procure des données fiables aux fins de surveillance et de production de rapports à l'interne et à l'externe. Les coordonnateurs divisionnaires des DND de l'échantillon ont manifesté une bonne compréhension de la codification à appliquer pour les demandes de DND. La vaste majorité des transactions de l'échantillon (91 %) étaient bien codifiées. Les erreurs relevées étaient dues principalement à l'interprétation des définitions de codification de DND. Si l'erreur de codification est sans importance du point de vue des états financiers, une plus grande cohérence faciliterait la surveillance et la production de rapports sur l'utilisation des DND dans toutes les divisions. Le centre de décision des DND souhaite augmenter la surveillance et la supervision des codes propres aux DND dans le grand livre général en misant sur l'expertise de la Gestion et Administration des ressources de la PF en analyse de données et en analyse des tendances.
La politique nationale sur les DND précise que le coordonnateur des DND ne peut pas avoir un rapport hiérarchique avec tout gestionnaire qui a exercé les pouvoirs prévus à l'art. 32 ou 34 de la LGFP dans le cadre d'une opération pour laquelle il exerce le pouvoir d'autoriser une demande de paiement.Footnote 9 Dans deux des quatre divisions de l'échantillon, les coordonnateurs des DND relevaient d'officiers hiérarchiques qui ont exercé les pouvoirs prévus à l'art. 32 ou 34 pour 13 transactions de l'échantillon; l'examen effectué par le coordonnateur des DND en exerçant son pouvoir d'autoriser une demande de paiement ne respectait alors pas la séparation des tâches.
Il n'y aura probablement ni ressources supplémentaires, ni restructuration divisionnaire pour préserver la séparation des tâches, mais d'autres mesures d'atténuation sont envisageables pour assurer une supervision supplémentaire des opérations de DND. Par exemple, le Service de la comptabilité générale, des politiques et du contrôle a proposé des modifications à la Matrice de la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers relatifs à des dépenses de nature délicate (Matrice) qui conféreraient aux coordonnateurs des DND des pouvoirs ministériels ou divisionnaires. Ces modifications permettraient au coordonnateur des DND d'une autre division d'exercer le pouvoir d'autoriser la demande de paiement pour une demande de DND lorsqu'un problème de séparation des tâches est soulevé. Il peut y avoir d'autres options que les intéressés voudront sans doute explorer pour corriger cette situation.
Même si les taux observés de conformité à la LGFP et à la politique sur les DND étaient élevés, il est possible de clarifier et même de rationnaliser certaines politiques et procédures.
Politiques et procédures établies
La politique nationale sur les DND a été publiée en janvier 2011 et donne à l'utilisation des DND un cadre de gestion des finances, des biens, du matériel et de l'immobilier qui régit aussi les acquisitions. Bien que les procédures établies dans les divisions de l'échantillon soient conformes à l'actuelle politique nationale, des bulletins divisionnaires nécessitent un examen afin de juger de leur pertinence et de leur conformité; au besoin, ils seront mis à jour ou supprimés.
La politique requiert aussi la mise à jour des titres de postes et des noms de service, et la mise à jour des liens vers d'autres politiques. On peut encore élaborer et diffuser des méthodes de fonctionnement normalisées et des pratiques exemplaires, afin d'informer les coordonnateurs des DND et autres intéressés, au soutien de leurs responsabilités relatives aux DND.
Procédures de conservation des documents
La Vérification annuelle dirigée des dépenses de nature délicate 2011-2012 constatait le risque que les demandes de DND * ne soient pas conservées pour la période requise.* Le risque existait que des documents soient détruits alors qu'ils auraient dû rester *. Le suivi de vérification a constaté que la question de la conservation avait été réglée dans les divisions de l'échantillon. Les coordonnateurs des DND ont modifié les procédures et les pratiques concernant les demandes de DND * et les documents sont désormais conservés pour la durée requise. Il y aurait lieu de mettre à jour la politique sur les DND pour refléter les changements de procédures afin qu'elles soient appliquées de façon uniforme dans toutes les divisions.
Les coordonnateurs des DND conservaient comme prévu toutes les demandes autres que celles * des six années précédentes et de l'année courante. Il conviendrait de clarifier la politique qui, dans sa formulation actuelle, pourrait laisser entendre que la durée de conservation n'est que de deux ansFootnote 10, de sorte que des documents financiers seraient détruits plus tôt que prévu.
Conformité avec la politique
Nous avons constaté dans les transactions de l'échantillon des taux élevés de conformité à la LGFP. Les transactions de l'échantillon avaient en grande majorité (96 %) été approuvées par un signataire qui avait les pouvoirs d'engagement voulus (article 32), et certifiées par un signataire qui avait les pouvoirs de certification voulus (article 34). Les transactions non conformes concernaient l'absence dans le système TEAM du spécimen de signature du signataire ou le décalage entre le moment de la signature et le moment où la signature du fondé de pouvoir pour l'article 32 ou 34 était valide. Nous avons constaté l'autorisation d'une demande de paiement par le coordonnateur des DND dans toutes les transactions de l'échantillon, bien que pour des raisons déjà évoquées, la qualité et la fiabilité attribuables à ces certifications variaient.
Il incombe à l'utilisateur de bien connaître et appliquer les politiques, y compris les diverses exemptions consenties par le CT et leur application. Or les utilisateurs de DND que nous avons interviewés ont, pour la plupart, dit s'en remettre au coordonnateur des DND de leur division pour l'interprétation de la politique. Nous avons constaté que 98 %Footnote 11 des transactions de l'échantillon étaient conformes à la politique sur les DND et que toutes, sauf une, préservaient la nature secrète de la dépense.* Comme cela se fait dans une division, *
Toutes les transactions de l'échantillon avaient en dossier une preuve de rentabilité, sous forme par exemple de soumissions multiples (qui pouvaient être gardées à l'échelle du service). De plus, toutes les transactions de l'échantillon étaient accompagnées d'une justification étayant clairement la nécessité de traiter la dépense comme de nature délicate et 95 % étaient conformes aux plans et approbations d'origine. Le fort taux de conformité était dû en grande partie au rôle de conseiller des coordonnateurs des DND et aux leçons apprises par les divers groupes d'utilisateurs de DND. L'utilisation du nouveau formulaire 1454 Demande et autorisation de paiement a aussi contribué à l'amélioration des taux de conformité.
Nouveau formulaire 1454 Demande et autorisation de paiement
Le centre de décision des DND a conçu un nouveau formulaire 1454, comme prévu dans un plan d'action de direction en rapport avec des constatations sur la conformité faites dans la première vérification des DND. On s'est lancé dans ce projet sans le doter d'un plan de gestion, de sorte que l'élaboration du formulaire s'est étirée sur plusieurs années.Footnote 12 Le formulaire demeure un projet pilote, afin que les utilisateurs et coordonnateurs de DND puissent s'adapter aux nouvelles procédures qui l'accompagnent. La mise en service du nouveau formulaire 1454 a été entreprise en janvier 2016 et se poursuit, la plupart des divisions ayant choisi de l'adopter dans divers services depuis le printemps 2016. Le nouveau formulaire 1454 poursuit deux buts : documenter la préapprobation de tous les aspects de la transaction et compiler les détails nécessaires pour résumer toutes les dépenses.
Le nouveau formulaire 1454 compte de nombreux contrôles automatiques. Il est conçu pour permettre la vérification au regard de la Matrice et pour connaître les titulaires de poste qui ont le pouvoir de signer pour la transaction. Certaines parties du formulaire doivent être remplies avant que l'utilisateur puisse passer à une étape suivante (p.ex. il faut obtenir la préapprobation avant de passer à l'étape du remboursement). Le formulaire intègre les règles administratives de diverses politiques de la GRC, notamment des manuels des Opérations, de la Gestion des finances, et de la Gestion des biens. Les calculs mathématiques sont automatisés. Le formulaire minimise les erreurs de saisie et le dédoublement d'efforts, puisque les données personnelles saisies par l'utilisateur sont automatiquement reconduites aux étapes ultérieures.
Dans les divisions de l'échantillon, les utilisateurs ont dit éprouver de la difficulté à s'adapter au nouveau formulaire et aux procédures qu'il impose. Le nouveau formulaire est long, difficile à lire et à remplir. Il présente des fenêtres dans lesquelles sont décrits les pouvoirs et les responsabilités des utilisateurs et des signataires, mais les descriptions sont longues et difficiles à lire. Chaque étape du formulaire requiert de nombreuses signatures pour justifier la dépense; or plus on est appelé à signer le même document à répétition, plus on risque de ne plus porter attention à ce qu'on signe, ce qui dilue l'importance du document. Le nouveau formulaire 1454 fait plus de place aux pouvoirs de dépenser qu'à la justification de la dépense. La justification doit comporter le détail de la transaction, expliquer pourquoi la dépense doit être faite dans le secret, quelles options ont été envisagées et quelles décisions ont été prises au long de la transaction. Bien que les transactions de l'échantillon comportaient toutes une justification adéquate qui expliquait pourquoi la dépense était de nature délicate, intégrer au formulaire 1454 une justification plus complète favoriserait la constance et prouverait une meilleure gérance des DND et une responsabilité clairement assumée.
Si le nouveau formulaire 1454 se prête bien aux dépenses prévues, les personnes interviewées le trouvent difficile à utiliser pour les opérations imprévues qui requièrent souplesse et agilité. À la lumière des préoccupations exprimées, il est recommandé au centre de décision des DND de faire une évaluation immédiate du nouveau formulaire 1454 afin de déterminer s'il fonctionne comme prévu, s'il y a moins d'erreurs, quels risques demeurent et si les utilisateurs ont trouvé des moyens de le contourner. Il pourrait en profiter pour en faire une analyse coût-bénéfice qui examinerait l'incidence du nouveau formulaire 1454 sur la charge de travail et cernerait les redondances à éliminer et les économies à réaliser. On pourrait déterminer un minimum de tolérance au risque relativement à l'utilisation du nouveau formulaire 1454 pour des dépenses imprévues et des dépenses peu élevées. De telles transactions pourraient justifier l'utilisation d'un formulaire 1454 modifié dont on garderait les principaux éléments de contrôle, comme la justification, et l'identité des fondés de pouvoir pour les articles 32 et 34.
Le succès du nouveau formulaire 1454 nécessitera un plan global de gestion du changement. D'abord, du point de vue conception, toute modification de la Matrice ou des règles administratives découlant de la mise à jour des politiques auront une incidence sur les contrôles automatiques complexes qui sont intégrés au formulaire. Deuxièmement, du point de vue du processus, il faudra former les utilisateurs et appliquer une stratégie efficace de communication pour expliquer le fonctionnement du nouveau formulaire 1454. Bien que le centre de décision des DND n'ait pas pleinement évalué l'incidence du nouveau formulaire 1454, il y a des indices tant au centre de décision des DND que dans les divisions que sa pleine mise en œuvre entraînera l'alourdissement de la charge de travail.
Il est possible d'élaborer et de mettre en œuvre de la formation, des outils et des conseils en matière de DND ainsi que des processus de partage d'information pour aider les coordonnateurs et les utilisateurs de DND à exercer leurs fonctions.
Coordonnateurs divisionnaires des DND
Les coordonnateurs des DND font l'examen des transactions DND a posteriori et exercent le pouvoir d'autoriser la demande de paiement pour donner l'assurance de conformité aux agents des finances qui exercent le pouvoir de paiement prévu à l'article 33. Donnant suite à une recommandation formulée dans la première vérification des DND, toutes les divisions ont créé et doté des postes de coordonnateurs des DND, sans cependant qu'il y ait entre elles uniformité quant au nombre de postes dotés et à la catégorie d'employés à laquelle ils sont rattachés.
Par exemple, trois divisions de l'échantillon avaient un poste de coordonnateur des DND à plein temps. Dans deux de ces divisions, le poste était occupé par un employé de la fonction publique, dans l'autre, par un membre régulier. Dans une quatrième division, le groupe des coordonnateurs des DND comptait un membre régulier et quatre employés de la fonction publique. Cette formule dose bien la connaissance opérationnelle et l'expertise d'une part, et d'autre part, l'expérience administrative et financière et la stabilité associée aux employés de la fonction publique. Les divisions gagneraient sans doute à doter leurs postes de coordonnateurs des DND en tenant compte des avantages d'y avoir des employés des deux catégories.
Le poste de coordonnateur des DND est une fonction de contrôle essentielle pour la vérification des comptes et les agents des finances s'appuient sur lui pour exercer leur pouvoir de paiement en vertu de l'article 33. Par conséquent, la planification de la relève pour ces postes doit être un enjeu constant. Notre examen n'a révélé aucune preuve de planification de la relève en cours.
Formation liée aux DND
La première vérification des DND comportait deux recommandations liées à la formation. À l'époque, la PF et le dirigeant principal des Ressources humaines étaient responsables de veiller à ce que la formation liée aux DND soit créée et donnée à tous les coordonnateurs des DND en temps opportun et qu'elle soit intégrée à la formation des agents et des superviseurs, au besoin. Un programme structuré de formation en DND reste à élaborer et la formation liée aux DND n'a pas été intégrée à la formation des agents et des superviseurs, ni non plus à la formation du cadre officier. Il est possible d'inclure la formation sur les DND dans des cours existants, ce qui nécessiterait moins de ressources que d'élaborer un programme de formation en DND à part entière. Bien que les efforts de la direction pour donner suite à ces recommandations aient donné lieu au nouveau formulaire 1454, il reste des possibilités en lien avec l'intention originale des recommandations et des plans d'action de la direction.
La politique nationale sur les DND précise que la PF est responsable d'assurer la formation appropriée des coordonnateurs des DND,Footnote 13 que la GGC est responsable d'assurer la formation appropriée des coordonnateurs des DND relativement aux exigences financières et administratives,Footnote 14 et que les divisions sont responsables d'assurer l'engagement de coordonnateurs des DND qualifiés.Footnote 15
Les anciennes vérifications des DND signalaient qu'aucune formation structurée traitant de DND n'était offerte aux coordonnateurs, aux utilisateurs ni aux superviseurs de DND. Ils apprennent plutôt comment exécuter leurs tâches une fois en poste, de leurs prédécesseurs et collègues. C'est encore vrai dans le contexte du présent suivi de vérification. Par conséquent, la PF et la GGC pourraient mieux s'acquitter de leurs responsabilités en matière de formation relative aux DND.
Récemment, le centre de décision des DND a offert aux coordonnateurs divisionnaires des DND et à certains utilisateurs et superviseurs un atelier sur la mise en service du nouveau formulaire 1454. L'atelier a permis d'expliquer la conception du nouveau formulaire et comment il s'applique au processus des DND. Le centre de décision des DND avait invité d'autres secteurs d'activité à contribuer à l'élaboration du formulaire et à le commenter, mais elle n'en a pas fait autant pour l'élaboration et la présentation de la séance de formation. L'atelier a été offert suivant la priorité qu'y accordaient les divisions, c'est-à-dire uniquement lorsqu'une division avait les fonds nécessaires pour faire venir les représentants du centre de décision des DND chez elle. Le centre de décision des DND a songé à mettre un cours en ligne, mais pour l'instant, les travaux en ce sens n'en sont toujours qu'au stade de la conception.
Bien que la GGC ait la responsabilité de former les coordonnateurs des DND relativement aux exigences financières et administratives qu'ils doivent respecter, le secteur n'a pas encore donné une telle formation. Parmi les divisions de l'échantillon, seule la Division E donnait une formation liée aux DND à ses nouveaux chefs de service et aux groupes qui ont besoin d'une mise à jour ou d'une révision des processus et de l'utilisation des DND.Footnote 16 Par ailleurs, il n'y a toujours aucune formation de DND pour les superviseurs de DND qui leur rappelle les protections et les responsabilités qu'il faut avoir à l'esprit en exerçant les pouvoirs liés aux articles 32 et 34 relativement à des transactions DND. Les personnes interviewées dans toutes les divisions de l'échantillon ont indiqué que cette formation supplémentaire serait utile et favoriserait une meilleure compréhension des responsabilités des signataires pour l'exercice des pouvoirs des articles 32 et 34 lorsqu'on a recours aux DND.
Certes les taux de conformité des transactions de l'échantillon étaient élevés, mais il reste que d'élaborer et d'offrir une formation structurée sur les DND est considéré comme une pratique exemplaire pour atténuer les risques des transactions DND, qui sont élevés par défaut. *
En l'absence d'une formation officielle, il y aurait lieu de concevoir et de diffuser des outils et des conseils en matière de DND destinés aux coordonnateurs et utilisateurs de DND. Comme nous l'avons déjà dit, les utilisateurs de DND ne connaissent pas les politiques pertinentes en profondeur et comptent sur les coordonnateurs des DND de leur division pour interpréter la politique. Colliger les pratiques exemplaires serait utile à cet égard et favoriserait des pratiques uniformes dans l'application et dans la gestion du risque.
Communication entre intéressés
Il est possible d'améliorer la communication entre la GGC et ses homologues divisionnaires pour minimiser les incidences sur les opérations des changements de politiques et de procédures. * On a interrogé la Comptabilité générale à la DG à ce sujet; elle était au courant du problème et avait envoyé aux Services comptables divisionnaires un communiqué à diffuser aux intéressés.* Les nouvelles procédures n'ont cependant pas été communiquées aux utilisateurs sur le terrain.
Dans les vérifications antérieures, la plupart des coordonnateurs des DND disaient avoir peu de contacts avec le centre de décision des DND, mais nous avons cette fois-ci constaté l'amélioration de la communication entre eux. Les coordonnateurs divisionnaires des DND que nous avons interviewés ont indiqué communiquer au besoin avec le centre de décision des DND pour obtenir des clarifications et la plupart communiquent directement avec les utilisateurs ou les superviseurs pour régler les problèmes que posent les demandes de paiement de DND. Le nouveau formulaire 1454 fait l'objet de discussions régulières entre les divisions et le centre de décision des DND. Ces discussions vont de commentaires sur la charge de travail accrue, à l'incidence sur les pratiques administratives des changements apportés au formulaire. Quoi qu'il en soit, il est possible d'améliorer encore la communication et le partage d'information.
Il faut accroître la vision et la supervision des ressources d'infiltration à l'échelle divisionnaire et nationale.
Gestion des ressources d'infiltration
Il est important au nom de la saine gérance des ressources de bien gérer les ressources d'infiltration *. Bien que la politique nationale des DND * ceux-ci ne tiennent de dossiers que pour les biens qu'ils gèrent. Lorsqu'un service se procure des ressources d'infiltration, le dossier des ressources d'infiltration est tenu au service. Par conséquent, il n'existe pas un dossier divisionnaire consolidé des ressources d'infiltration. Les dossiers des ressources d'infiltration qui ont été examinés aux fins de notre vérification ne nous donnaient pas une vue adéquate de toutes les ressources d'infiltration dans les divisions de l'échantillon. Notre équipe de vérificateurs n'a pas pu faire l'évaluation des dossiers des ressources d'infiltration tenues par les services. En l'absence d'un dossier consolidé des ressources d'infiltration divisionnaires, nous n'avons pas constaté l'existence d'un outil pour faire le suivi des biens, qui rende compte de l'acquisition, de l'utilisation, du transfert, du statut excédentaire et de la cession de ces biens.
La première vérification des DND constatait que la plupart des divisions et des services visités avaient leur propre système de suivi d'inventaire de ressources d'infiltration. Ces systèmes étaient indépendants les uns des autres et n'étaient pas accessibles à d'autres services ou divisions. La vérification constatait aussi que des ressources d'infiltration *
Le suivi de vérification constate toujours l'absence d'une vision nationale ou divisionnaire des ressources d'infiltration. Faute d'une saine gestion, il y a un risque accru que des ressources d'infiltration soient obtenues en double, qu'elles ne soient pas utilisées pleinement * À titre de mesure d'atténuation, * des divisions de l'échantillon * obtenues à l'aide de DND. Cette pratique maximise l'utilisation des ressources d'infiltration et favorise la responsabilité financière et la gérance. Quoi qu'il en soit, l'absence d'une vision divisionnaire poserait problème si une division, ou l'organisation dans son ensemble, * S'il demeure possible d'obtenir l'information, la recueillir et la compiler demanderaient des efforts considérables.
Il y aurait lieu de consulter les divisions afin de déterminer ce que devraient englober une vision et une supervision nationales des ressources d'infiltration. Ces renseignements devraient être inscrits en dossier et suivis pour faciliter la prise de décisions éclairées. L'utilisation d'un système commun de gestion de l'inventaire des ressources d'infiltration faciliterait la supervision de l'acquisition, de l'entretien et de la cession des ressources d'infiltration ainsi que le contrôle de l'inventaire. Tout en gardant à l'esprit les exemptions aux directives et politiques du CT qui lui ont été accordées, l'organisation pourrait se doter d'un cadre de gestion de l'inventaire des ressources d'infiltration fidèle à l'esprit et aux principes de la gestion conventionnelle des biens. Constituer et entretenir un registre est une première étape nécessaire à la gestion des ressources nationales. La direction devra décider s'il convient d'utiliser à cette fin * ou un autre système de gestion des dossiers des ressources d'infiltration.
Contrôle de l'inventaire des ressources
Le nouveau formulaire 1454 comporte un 1454-AIC, ou Contrôle d'inventaire des ressources, qui doit rationaliser le processus de gestion des dossiers lorsqu'on fait l'acquisition d'une ressource d'infiltration. Cette partie est destinée au * qui doit mettre à jour les dossiers divisionnaires des ressources d'infiltration, et à l'administrateur du * à la DG qui doit l'inscrire au *. Ainsi, le 1454-AIC, utilisé comme il a été conçu, garantit que l'acquisition des ressources d'infiltration est bouclée aux échelles divisionnaire et nationale.
Toutefois, dans une division de notre échantillon où le nouveau formulaire 1454 est entièrement en service, le 1454-AIC n'est pas utilisé comme prévu. Il est versé au dossier avec les autres éléments de la demande de DND au bureau du coordonnateur des DND, sans qu'il y soit donné suite. Lorsqu'on leur a demandé, les coordonnateurs des DND ont dit ne pas avoir été informés du processus prévu, et ils tenaient pour acquis que les demandeurs avaient déjà transmis le 1454-AIC aux personnes chargées du suivi de l'inventaire avant de leur envoyer le formulaire aux fins d'examen. Bien que les dossiers d'inventaire du service aient pu être mis à jour, il est clair que le * n'avait pas été mis à jour à partir du 1454-AIC. Une stratégie de communication sur la conception et l'utilisation de cette partie du nouveau formulaire 1454 favoriserait la saisie de toutes les données nécessaires dans les dossiers divisionnaires et nationaux des ressources d'infiltration.
Étant donné le risque inhérent à l'utilisation des DND, on s'attend à des pratiques robustes de gestion de dossiers. Pourtant, dans l'une des divisions de l'échantillon, le coordonnateur des DND n'a pas pu retrouver 5 des 24 dossiers échantillonnés et des éléments manquaient dans 2 des 19 dossiers prélevés, signe qu'il y a là des lacunes dans la gestion des dossiers.
Comme mesure d'atténuation pour la tenue des dossiers, toutes les demandes de DND sont examinées par le coordonnateur divisionnaire des DND qui doit approuver la demande de paiement pour que l'agent des finances exerce son pouvoir de paiement conformément à l'article 33. Puisque les dossiers de l'échantillon égarés ou trouvés incomplets avaient été sélectionnés parmi les transactions complétées affichées dans le système TEAM, et donc réputées avoir fait l'objet d'un examen des dépenses et d'une autorisation de la demande de paiement par le coordonnateur des DND, il faut présumer que le processus de vérification du compte a été exécuté.* Compte tenu des visites sur place de l'équipe de vérification, dans les divisions de l'échantillon et à la DG, les dossiers égarés ou incomplets ne sont pas le symptôme d'un problème répandu relativement à la gestion de dossier en général dans les divisions. Par conséquent, le problème de gestion de dossier en question a été soulevé avec la haute direction de la division en cause, pour que des mesures correctives soient prises.
La vérification conclut que les plans d'action de la direction découlant des quatre vérifications antérieures des DND ont en grande partie atténué les risques et comblé les lacunes du contrôle mises au jour dans ces vérifications. Les 19 énoncés de recommandation d'origine traitaient de gouvernance, de rôles et responsabilités, de conformité, de surveillance et de production de rapports.Footnote 17 Il reste pourtant encore des possibilités d'amélioration à apporter dans ces domaines.
Bien que les transactions DND de l'échantillon étaient généralement conformes aux politiques, il y a encore place à l'amélioration à certains égards : la gouvernance générale de l'utilisation des DND; la mise et la tenue à jour de la politique sur les DND; l'élaboration de cours, d'outils et de guides à l'intention des coordonnateurs et des utilisateurs de DND; et la gestion globale des ressources d'infiltration. L'évaluation immédiate du nouveau formulaire 1454 aiderait à déterminer s'il fonctionne comme prévu, s'il y a moins d'erreurs, quels risques demeurent et si les utilisateurs ont trouvé des façons d'en contourner les contrôles. *
Le sous-commissaire à la Police fédérale, de concert avec le dirigeant principal des Finances et de l'Administration et avec les divisions, devrait améliorer la gouvernance générale des dépenses de nature délicate (DND) en clarifiant et documentant les rôles et les responsabilités de toutes les parties aux processus essentiels des DND et mettre à jour la politique sur les DND en conséquence.
Le sous-commissaire à la Police fédérale devrait procéder à l'évaluation du nouveau formulaire 1454 afin de voir s'il fonctionne comme prévu, s'il y a moins d'erreurs et s'il reste des risques à atténuer.
Le sous-commissaire à la Police fédérale, de concert avec le dirigeant principal des Finances et de l'Administration, devrait structurer la prestation de formation pour les intéressés aux processus de DND, à savoir les coordonnateurs, les utilisateurs et les superviseurs de DND.
Le sous-commissaire à la Police fédérale devrait consulter les officiers responsables des Enquêtes criminelles des divisions afin de déterminer quels sont les éléments d'information importants pour la vision et la supervision des ressources d'infiltration, à l'échelle nationale et divisionnaire, et devrait en assurer la saisie et le suivi central dans * ou dans un autre système.
Objectif de vérification :
Évaluer si la mise en œuvre des plans d'action de la direction liés aux quatre vérifications antérieures des DND avait atténué les risques et comblé les lacunes du contrôle mises au jour dans ces vérifications et si de nouveaux risques étaient apparus.
Angles d'intérêt :
Progrès de la mise en œuvre des plans d'action de la direction :
Les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre comme prévu à l'origine, ou comme modifiés et approuvés ultérieurement.
Validation des risques visés :
Les mesures correctives mises en œuvre suivant les plans d'action de la direction semblent avoir visé les risques associés aux constatations antérieures.
Des mécanismes efficaces de supervision sont en place pour gérer l'utilisation des DND.
Des politiques et des procédures applicables aux DND sont établies, pertinentes, harmonisées, tenues à jour, communiquées clairement et suivies.
Les activités et les postes clés sont connus et adéquatement dotés.
Les employés reçoivent la formation, les outils et les conseils dont ils ont besoin pour leur faciliter l'utilisation des DND.
Gestion des finances et des biens :
Les dossiers sont complets et exacts et les DND qui s'y rapportent sont approuvées et traitées conformément à la politique applicable.
Le système national de gestion de l'inventaire des ressources d'infiltration est conçu, déployé, tenu à jour et utilisé à la Direction générale et dans les divisions.
Les biens, y compris la technologie de l'information et les systèmes, sont gérés en fonction de leur cycle de vie utile et sont protégés.
Le tableau qui suit résume les recommandations des vérifications antérieures, les constatations qui s'y rapportent et les préoccupations qui demeurent, mises au jour par le suivi de vérification.
Vérification du cadre de contrôle de la gestion des DND 2007-2009
Recommandation de la vérification d'origine
Constatations et préoccupations résiduelles
1.a) Le DPFA, en collaboration avec le s.-comm. de la PF, le s.-comm. du Soutien aux services de police et les s.-comm. régionaux, doit officialiser l'utilisation par les agents des finances (art. 33) du travail effectué par les coordonnateurs des DND.
Les tâches des coordonnateurs des DND sont définies dans la politique nationale. Tous les coordonnateurs des DND signent une reconnaissance de leurs rôles et responsabilités à l'égard de la vérification de compte de DND et s'engagent à examiner toutes les demandes de DND avant leur règlement. Ces constatations sont explicitées aux points 3.1 et 3.2 du rapport.
Selon les données du système TEAM, aucun coordonnateur des DND n'est actuellement fondé de pouvoir pour les articles 32 ou 34; tous n'ont que le pouvoir d'autoriser les demandes de paiement.
1.b) Le DPFA, en collaboration avec le s.-comm. de la PF, le s.-comm. du Soutien aux services de police et les s.-comm. régionaux, doit s'assurer que les coordonnateurs des DND n'ont pas de droit protégé par l'article 34 de la LGFP.
1.c) Le s.-comm. de la PF doit s'assurer que les tâches des coordonnateurs des DND sont définies dans la politique nationale et qu'on y trouve l'obligation d'examiner toutes les DND avant d'effectuer un règlement.
1.d) Le s.-comm. de la PF, en collaboration avec le s.-comm. du Soutien aux services de police et les s.-comm. régionaux, doit veiller à ce que des postes de coordonnateurs des DND soient créés et comblés.
Toutes les divisions ont créé et doté des postes de coordonnateurs des DND, mais ceux-ci varient en nombre et en catégorie d'employé d'une division à l'autre. Il ne se fait pas de planification de la relève et la séparation des tâches n'est pas réglée dans toutes les divisions. Ces constatations sont détaillées au point 3.3 du rapport.
2.a) Le s.-comm. de la PF doit s'assurer de la mise en place d'une politique nationale adéquate sur les DND.
La politique nationale sur les DND est fidèle à l'intention énoncée dans la présentation d'origine au CT et dans les lettres de décision, mais on semble méconnaître l'esprit de la politique du CT, surtout dans le domaine de l'infiltration. La politique devrait être clarifiée et mise à jour, comme il est expliqué au point 3.2 du rapport.
2.b) Les s.-comm. régionaux, en collaboration avec les commandants divisionnaires, doivent s'assurer que la politique divisionnaire est alignée sur la politique nationale.
Les politiques nationale et divisionnaires sont harmonisées. Des bulletins supplémentaires ont été publiés pour décrire les procédures à suivre, et certains présentent des erreurs ou des lacunes qu'il faudrait corriger.
3.a) Le s.-comm. de la PF, en collaboration avec le DPRH, doit s'assurer que la formation sur les DND est créée et offerte dans les plus brefs délais à tous les coordonnateurs des DND.
Aucune formation structurée sur les DND n'est offerte aux coordonnateurs, utilisateurs et superviseurs des DND; nous en traitons au point 3.3 du rapport.
3.b) Le s.-comm. de la PF, en collaboration avec le DPRH, doit s'assurer que la formation sur les DND est incluse à la formation opérationnelle et à la formation en supervision le cas échéant.
4. Le s.-comm. du Soutien aux services de police doit veiller à la mise en œuvre d'un système national de gestion de l'inventaire adéquat.
Bien que le suivi de vérification n'ait porté que sur les DND générales et non sur les services et équipement techniques spécialisés, nous avons quand même pu constater l'insuffisance de la supervision par les divisions et la DG du cycle de vie utile des ressources d'infiltration, comme il est expliqué au point 3.4 du rapport.
Vérification annuelle dirigée des DND 2009-2010
1. Le commandant de la Division E, en collaboration avec l'off. resp. du Service divisionnaire de la stratégie opérationnelle de la Région du Pacifique, devrait s'assurer que les membres et les superviseurs remplissent les pièces justificatives des DND conformément à la politique.
2.a) Le commandant de la Division E, en collaboration avec le directeur exécutif, Sous-direction de la gestion générale, Région du Pacifique, devrait s'assurer que : tous les employés détenant des pouvoirs financiers délégués respectent la LGFP;
Le coordonnateur divisionnaire des DND examine toutes les demandes de DND avant leur règlement et nous avons observé des taux de conformité élevés pour les transactions de l'échantillon, comme il est dit aux points 3.1 et 3.2 du rapport.
2.b) tous les employés détenant des pouvoirs délégués de passation de marchés respectent la matrice de délégation des pouvoirs concernant les DND.
Vérification annuelle dirigée des DND 2010-2011
1. Que le s.-comm. à la PF examine la politique sur les DND pour s'assurer que les exigences de rapports [*] sont pertinentes, étant donné [*].
Il y aurait lieu de clarifier et de mettre à jour la politique, comme il est expliqué au point 3.2 du rapport.
2. Que le s.-comm. à la PF évalue les besoins d'information du * de la Direction générale et qu'il établisse les exigences de rapports et de bilans annuels en conséquence.
3. Que le s.-comm. à la PF détermine le moyen le plus efficace et le plus adéquat pour financer [*] et qu'il prenne les mesures nécessaires pour le mettre en œuvre.
Bien que la Matrice ait été mise à jour en janvier 2016, les montants inscrits à la colonne 102 n'ont pas été changés. On a recours aux avances temporaires pour contourner les limites de la Matrice.
4. Que le s.-comm. à la PF élabore de nouveaux mécanismes à l'intention des administrateurs [*] et des * afin d'élargir leurs connaissances et de leur permettre de partager les pratiques exemplaires.
* Nous l'expliquons au point 3.3 du rapport.
Vérification annuelle dirigée des DND 2011-2012
1. Le s.-comm. à la PF devrait mettre au point et instaurer des mécanismes de surveillance et de rapport, y compris des mesures de rendement, en ce qui concerne les processus et procédures clés du Programme, afin d'assurer la prise en compte des risques à leur égard.
On n'a élaboré aucune mesure du rendement encore pour évaluer l'efficacité et l'efficience de l'utilisation des DND pour *. Nous traitons de l'absence générale de mesures du rendement sur l'utilisation des DND au point 3.1 du rapport.
2. Le s.-comm. à la PF devrait, avec le concours des commandats divisionnaires, s'assurer que la délégation des pouvoirs non financiers des OREC est établie officiellement et documentée.
Il y aurait lieu de clarifier et de mettre à jour la politique. Les procédures de conservation des documents liés aux demandes de DND * ont certes été clarifiées, mais la politique n'en rend toujours pas compte. Cette lacune est traitée au point 3.2 du rapport.
3. Le s.-comm. à la PF devrait, avec le concours du DPI, analyser et clarifier la politique relative à la conservation des documents ou les procédures afin que les demandes de paiement de dépenses de nature délicate * soient conservées pendant une période de temps appropriée.
Manuel des opérations Annexe 32-Généralités-1 - Types de dépenses - Opérations de nature délicate
Manuel des opérations chapitre 32, « Dépenses de nature délicate », Généralités article 2.1
Titres des quatre vérifications : Vérification du cadre de contrôle de la gestion des dépenses de nature délicate, 2007-2010; Vérification annuelle dirigée des dépenses de nature délicate, 2009-2010; Vérification annuelle dirigée des dépenses de nature délicate, 2010-2011; Vérification annuelle dirigée des dépenses de nature délicate, 2011-2012.
La Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers remplace les instruments politiques du CT suivants, depuis le 1er avril 2017: Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses (1er octobre 2009), Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements (1er octobre 2009) et Directive sur la vérification des comptes (1er juin 2014).
On trouve à l'annexe B de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers les définitions suivantes :
pouvoir d'engager des fonds - Pouvoir de s'assurer, en vertu de l'article 32 de la LGFP, qu'un solde non grevé disponible est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente.
pouvoir d'attestation - Pouvoir, en vertu de l'article 34 de la LGFP, de certifier l'exécution d'un marché et son prix, le droit à un paiement ou l'admissibilité de celui-ci.
pouvoir de payer - Pouvoir de faire des demandes de paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP.
Il est dit à l'article 2.3 de la Partie 32 Généralités du Manuel des opérations que les coordonnateurs des DND procèdent à l'examen postérieur des transactions DND et remplissent les exigences de l'art. 33 de la LGFP concernant les dépenses de nature délicate. Ce faisant, ils donnent des assurances aux agents des finances afin qu'ils puissent exercer les pouvoirs prévus à l'art. 33 de la LGFP.
Dans les divisions, les coordonnateurs des DND occupent des postes en partie fédéraux et en partie provinciaux.
Article 2.3 de la Partie 32, Généralités, du Manuel des opérations.
Les 2 % d'erreurs correspondaient à l'absence de pièces justificatives pour deux transactions de l'échantillon dans une division, pour lesquelles le coordonnateur des DND avait compté sur le fondé de pouvoir pour l'article 34.
L'élaboration du nouveau formulaire 1454 a été entreprise en réponse à la recommandation 3.b) de la Vérification du cadre de contrôle de la gestion des dépenses de nature délicate, 2007-2010. Le plan d'action de la direction devait être entièrement mis en œuvre en septembre 2011, échéance qui au terme de nombreuses prolongations a été reportée à décembre 2014. À la réunion de février 2015 du CMV, la PF a demandé une autre prolongation jusqu'en avril 2015. Toutefois, puisque le suivi de vérification sur les DND figurait au plan de vérification axé sur les risques de la Vérification interne, l'élément a plutôt été clos et a été inscrit comme élément à examiner dans l'actuelle mission de suivi.
Manuel des opérations, Partie 32, « Dépenses de nature délicate », Généralités, article 4.1.5.
Manuel des opérations, Partie 32, « Dépenses de nature délicate », Généralités, article4.3.3.
Manuel des opérations, Partie 32, « Dépenses de nature délicate », Généralités, article5.1.3.
Formation donnée par le Groupe du contrôle interne et des services consultatifs de la GGC de la Division E.
Un résumé des 19 recommandations faites dans les vérifications antérieures, les constatations s'y rapportant et les préoccupations soulevées au cours de la présente vérification de suivi, est inclus à l'annexe B.

References: l'article 33
 l'article 33
 l'article 32
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 33
 l'article 34
 l'article 32
 l'article 34
 l'article 33
 l'article 2
 l'article 34