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Timestamp: 2017-09-26 02:10:35+00:00

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Resolución de 18 de julio de 2014, del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se autoriza la eliminación o sustitución por soporte electrónico, de determinadas series documentales custodiadas en los archivos de los órganos gestores del Instituto.
Publicado en BOE núm. 194 de 11 de Agosto de 2014
ANEXO . Descripción de las series documentales
El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, establece, asimismo, el procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos carentes de valor histórico y probatorio de derechos que exige, en todo caso, el dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
La Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, adscrita a la Secretaría General del mismo y encargada de garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad gestora, dado el considerable volumen de documentos administrativos que genera.
La Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, regula la calificación de los distintos documentos y la clasificación de las series documentales que se generan por el Instituto, determinando los plazos de vigencia de los mismos en función de su valor histórico, patrimonial o probatorio de derechos u obligaciones, así como el soporte de conservación y el régimen de accesibilidad o frecuencia de consulta, a fin de que los órganos gestores de la entidad, tanto a nivel central como periférico, lleven a cabo, de forma periódica, el correspondiente proceso de valoración de la documentación producida en su ámbito de competencias, para que la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social pueda acordar la iniciación del procedimiento de eliminación y, en su caso, conservación de los documentos en soporte electrónico.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en sus reuniones de 21 de julio de 2009 y de 19 de abril de 2011, acordó emitir dictámenes favorables de eliminación total y sobre sustitución de soporte y consiguiente eliminación de soporte papel sobre diversas series documentales presentadas por nuestra entidad. En dichas reuniones se determinó que cuando se valore una fracción de serie, se autoriza a no volver a solicitar dictamen respecto a la misma serie, a menos que se produzcan modificaciones esenciales en la normativa reguladora o en el procedimiento. Esta modificación no exime del requisito de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de las sucesivas fracciones de serie, ni de la remisión a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las actas de eliminación correspondientes.
Por otra parte, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su sesión de 4 de diciembre de 2013 acordó emitir dictámenes favorables de eliminación total y sobre sustitución de soporte y consiguiente eliminación de soporte papel, sobre tres nuevas series documentales elevadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social. Estas series documentales están incluidas en el anexo de esta resolución.
En consecuencia, y en virtud de la habilitación efectuada por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, en su reunión de 15 de julio de 2014, procedió a la valoración de nueva documentación de propuestas correspondientes a varios órganos gestores y períodos, referidas también a las mismas series documentales presentadas anteriormente e informadas de modo favorable por la Comisión Superior. Dado el volumen de solicitudes, en varias series documentales se incluyen en la autorización las 52 direcciones provinciales de la entidad.
En esta misma sesión la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social procedió a la adhesión, de acuerdo con lo establecido por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su reunión de 4 de diciembre de 2013 ante la solicitud realizada por el Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, a la Resolución de 7 de noviembre de 2013, de la Subsecretaría, por la que se publican varios dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativos a series documentales del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y se aprueban los correspondientes calendarios de conservación, y se acordó, al existir propuestas de algunos centros gestores, incluir en esta resolución la serie documental «Expedientes de provisión de puestos de trabajo: concursos (generales y específicos)» incluido en esta norma.
Asimismo, se determinó incluir en esta resolución, al existir también solicitudes de nuestros centros gestores, las series documentales «Cuentas justificativas para reposición de fondos de anticipos de caja fija y fondos de maniobra» y «Expedientes de contratación de suministros», dictaminados favorablemente por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos en su sesión de 13 de junio de 2014, incluyendo a nuestra entidad.
En el anexo de esta resolución se detallan las series documentales dictaminadas favorablemente, así como sus correspondientes períodos.
Por todo ello, y en uso de las competencias que tiene conferidas, esta Dirección General, resuelve:
Primero. Autorizar la eliminación de todos los documentos que conforman las series documentales incluidas y detalladas en el anexo de esta resolución, que se encuentran depositadas en los archivos de los órganos gestores. Las series documentales que se podrán eliminar serán exclusivamente las referidas a los periodos señalados en el anexo. En el caso de que en las series documentales de referencia no haya transcurrido el plazo señalado en el anexo I de la Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, se autoriza solamente la destrucción de la documentación conservada en soporte papel, siempre y cuando dicha documentación se conserve íntegramente en soporte electrónico de acuerdo con los requisitos fijados en dicha resolución.
Segundo. La autorización de eliminación de las series documentales reflejadas en el anexo de esta resolución será de aplicación a los órganos gestores del Instituto Nacional de la Seguridad Social señalados en el mismo.
Tercero. Se conservará, al menos, un ejemplar por órgano gestor y año de cada serie documental cuya eliminación se autoriza como testigo permanente para posibles estudios de investigación o análisis evolutivos. En el supuesto de modificación normativa se conservará también un ejemplar.
Cuarto. Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Quinto. Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato. Para ello, el órgano gestor responsable de la custodia de los documentos abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales, conforme a lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y de su proceso eliminatorio, utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que vayan a ser eliminados deberán estar protegidos hasta el momento de su destrucción física, guardándose en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad frente a posibles intromisiones externas.
Sexto. De la destrucción de esta documentación debe levantarse obligatoriamente un acta por cada órgano gestor. La destrucción de la documentación podrá efectuarse por los propios medios de que disponga la entidad o, cuando el volumen de documentos así lo aconseje, mediante la contratación de una empresa de servicios especializada en la destrucción de documentos, en cuyo caso se designará a una persona de la entidad donde se encuentre custodiada la documentación para que controle el transporte y supervise la eficacia del sistema de destrucción empleado. En todo caso, la empresa deberá certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia de la fecha y forma de destrucción. De dicha acta y de las certificaciones emitidas por la empresa, en su caso, debe mandarse copia diligenciada a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo y que todavía estén pendientes de resolución por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa.
Séptimo. Contra la presente resolución se podrá interponer recurso de reposición ante esta Dirección General en el plazo de un mes a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», o recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», ante el Juzgado Central de lo Contencioso-Administrativo, no pudiéndose interponer simultáneamente ambos recursos.
Descripción de las series documentales
N.º Dictamen y código Serie documental Períodos Órganos gestores Dictamen
2.1.C. Quejas y Sugerencias. Inspección de Servicios. 1996-2013
Favorable a la sustitución del soporte: eliminación del soporte papel y conservación del soporte electrónico. Conservación de al menos un expediente/año por cada centro (dirección provincial o general) En el supuesto de modificación normativa se conservará también un ejemplar.
2.7.A. Protocolo de Registro General de Entrada y Salida. 1975-2013
2.12.A. Peticiones de Órganos Jurisdiccionales y otras Administraciones Públicas. 2003-2013
Favorable a la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
4.1.B. Expedientes de Personal. 1941-2013
INSS/6/2009-26
4.7.B. Nóminas de retribuciones. 1980-2013
4.12.C. Expedientes de acción social ayudas convocatoria anual. 1995-2013
Favorable a la eliminación total a los 5 años. Conservación permanente del Plan Anual de Acción Social.
4.17.C. Expedientes formativos. 1980-2012
6.1.A. Expedientes de jubilación aprobados. 1975-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la sustitución de soporte y la conservación permanente del soporte alternativo (SARTIDO).
6.2.A Expedientes de Incapacidad permanente aprobados. 1974-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la sustitución de soporte y la conservación permanente del soporte alternativo (SARTIDO).
6.3.A. Expedientes de viudedad aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la sustitución de soporte y la conservación permanente del soporte alternativo (SARTIDO).
6.4.A. Expedientes de orfandad aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la sustitución de soporte y la conservación permanente del soporte alternativo (SARTIDO).
6.5.B Expediente de Favor de Familiares aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.6.A Expedientes de Jubilación denegados. 1990-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.7.A Expedientes de Incapacidad Permanente denegados. 1975-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.8.A Expedientes de Viudedad denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.9.A Expedientes de Orfandad denegados. 1977-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales.
Favorable a la eliminación.
En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.10.B Expedientes de Favor de familiares denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.11.A Expedientes de auxilio por defunción aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.12.A Expedientes de auxilio por defunción denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.13.B Expedientes de Indemnizaciones a tanto alzado. Aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.14.B Expedientes de Indemnizaciones a tanto alzado. Denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.15.A Expedientes de Indemnizaciones por Baremo. Aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.16.A Expedientes de Indemnizaciones por Baremo. Denegados. 1980-2013 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.17.B Pensiones Reglamentos Comunitarios y Convenios Bilaterales. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales y S.G. de Gestión de Prestaciones. Favorable a la sustitución de soporte y la conservación permanente del soporte alternativo (SARTIDO).
6.18.A Expedientes de Prestaciones Devengadas y no Percibidas. Aprobados. 1985-30/6/2014
Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2009 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.19.A Exptes. de Prestaciones Devengadas y no Percibidas Denegados. 1980-30/6/2014
6.20.A. Reclamaciones Previas y Revisiones Aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2012 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.21.A. Reclamaciones Previas y Revisiones Denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2012 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.22.A. Revisiones y variaciones sin repercusión jurídica o económica Aprobadas. 1980-30/6/2014
Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
6.23.A Revisiones y variaciones sin repercusión jurídica o económica Denegadas. 1980-30/6/2014
11.1.B. Expedientes de trámite de incapacidad temporal derivada de enfermedad común. 1989-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.2.B. Expedientes de trámite de incapacidad temporal derivada de accidente de trabajo o enfermedad profesional. 1983-2013 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2009 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.3.B Expediente de trámite de prestación de maternidad. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2009 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.4.B. Expedientes de trámite de prestación de Paternidad. 2000-2013 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.5.B. Expedientes de Riesgo durante el embarazo. 1989-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.6.B Expedientes de Riesgo lactancia natural. 2000-2013
Favorable a la eliminación en soporte papel, En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.7.B. Expedientes de asistencia sanitaria nacional. 1980-2013
11.8.B Expedientes de Seguro escolar. 1980-2013 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.9.B Expedientes de Protección familiar por hijo acogido a cargo menor de 18 años o mayor de 18 años discapacitado. Aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.10.B Expedientes de Protección familiar por hijo acogido a cargo menor de 18 años o mayor de 18 años discapacitado. Denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.11.B Expedientes de Protección económica de pago único a tanto alzado por nacimiento y adopción de tercer hijo o sucesivos por hechos causantes anteriores a 15.11.2004. Aprobados. 1990-30/6/2014
11.12.B Expedientes de Protección económica de pago único a tanto alzado por nacimiento y adopción de tercer hijo o sucesivos por hechos causantes anteriores a 15.11.2004. Denegados. 1990-30/6/2014
Favorable a la eliminación. En los expedientes entre 2010 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.13.B Expedientes de Prestación económica de pago único por parto o adopción múltiple. Aprobados. 1989-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.14.B Expedientes de Prestación económica de pago único por parto o adopción múltiple. Denegados. 1989-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.15.B. Expedientes de Prestación económica de pago único de la Seguridad Social por nacimiento o adopción de hijo (2.500 €). Aprobados. 2007-2010
Favorable a la eliminación total a los 4 años. Conservación de un expediente/año por cada centros (dirección provincial o general).
11.16.B. Expedientes de Prestación económica de pago único de la Seguridad Social por nacimiento o adopción de hijo (2.500 €). Denegados. 2007-2010
11.17.B Expedientes de Prestación económica de pago único a tanto alzado por nacimiento o adopción en supuestos de: familias numerosas, familias monoparentales y madres discapacitadas. Aprobados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación, dejando algunos ejemplares de muestra. En los expedientes de 2013 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.18.B Expedientes de Prestación económica de pago único a tanto alzado por nacimiento o adopción en supuestos de: familias numerosas, familias monoparentales y madres discapacitadas. Denegados. 1980-30/6/2014 Las 52 Direcciones Provinciales. Favorable a la eliminación en soporte papel, En los expedientes entre 2011 y 2014 se autoriza la eliminación en soporte papel, previa conservación en soporte electrónico.
11.19.B. Expedientes de prestaciones de pagos únicos del Fondo Especial del INSS. 1980-2013
Favorable a la conservación permanente y la sustitución del soporte, de papel a electrónico,.
11.20.C. Expedientes de prestaciones de muerte y supervivencia del Fondo Especial del INSS. 1980-30/6/2014
11.21.C. Expedientes de prestaciones de invalidez del Fondo Especial del INSS. 1941-30/6/2014
Favorable a la conservación permanente y la sustitución del soporte, de papel a electrónico.
11.24.C. Expedientes de prestaciones de jubilación del Fondo Especial del INSS. 1941-2013
11.38.C. Expedientes de reconocimiento de grado de incapacidad derivada de la enfermedad (R.D 2448/81 de 19 de octubre). 1990-2013
Favorable a la conservación permanente y a la sustitución de soporte.
48/2013 Expedientes de provisión de puestos de trabajo: Concursos (generales y específicos)// Unidades de personal/ todas las unidades. 1990-2003
Eliminación Parcial. En las Unidades de personal con competencia especifica, conservación permanente de.
-certificado de existencia de crédito.
-solicitud de autorización y memorias.
-autorización de la S.E. de Administración Pública.
-Acuerdo de nombramiento de miembros de la Comisión de valoración.
-Hojas de valoración.
-Actas de la Comisión.
-Resolución del concurso.
Resto de documentación y expedientes en otras unidades sin competencias específicas: eliminación total.
Plazo: 5 años desde la firmeza de la resolución.
Cuentas justificativas para reposición de fondos de anticipos de caja fija y fondos de maniobra. 2002-2004
Eliminación total de la documentación a los diez años. Muestra. 1 expediente por año.
Expedientes de contratación de suministros. 1980-1999
Eliminación total a los 15 años de la adjudicación. Muestra: un expediente por año.

References: Real Decreto 
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 artículo 57
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 Real Decreto 
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