Source: https://www.elektro-decker.eu/datenschutz/
Timestamp: 2020-07-13 07:26:07+00:00

Document:
Datenschutzhinweise – Elektro Decker GmbH
Holzstraße 7 – 11a
+49 201 83122-39
Unternehmensrichtlinie zur Organisation des Datenschutzes bei der Elektro Decker GmbH
In dieser Datenschutzrichtlinie werden beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben.
Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit bei der Elektro Decker GmbH bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet.
Die Richtlinie richtet sich an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB), der ihre Umsetzung beratend und kontrollierend begleitet und die ihm speziell zugewiesenen Aufgaben wahrzunehmen hat.
● Der Datenschutzbeauftragte berät bei der Umsetzung der Richtlinie und prüft deren Einhaltung. Insoweit sind alle Adressaten der Richtlinie dem DSB auskunftspflichtig.
2. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte
2.1 Die Elektro Decker GmbH hat nach Maßgabe des Artikels 37 DSGVO einen betrieblichen Datenschutz-beauftragten (DSB) und einen Abwesenheitsvertreter bestellt. Die Kontaktdaten des Datenschutz-beauftragten sind auf unserer Webseite zu finden.
Der DSB nimmt die ihm kraft Gesetzes und aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier
Anwendung seines Fachwissens sowie seiner beruflichen Qualifikation war.
2.2 Der Datenschutzbeauftragte unterrichtet und berät die Unternehmensleitung sowie die Beschäftigten
hinsichtlich ihrer Datenschutzpflichten. Ihm obliegt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvor-schriften sowie der Strategien des Verantwortlichen für den Schutz personenbezogener Daten einschließ-lich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.
2.3 Der DSB berichtet unmittelbar der Unternehmensleitung.
2.4 Der DSB wird frühzeitig in alle Datenschutzfragen eingebunden und wird sowohl von der Unternehmensleitung als auch von den Beschäftigten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt.
2.5 Soweit es sich aufgrund organisatorischer Gegebenheiten als notwendig erweist, ernennt die Geschäftsleitung im Benehmen mit dem DSB für die jeweilige Organisationseinheit einen Datenschutz-koordinator.
Der Koordinator ist also insoweit ein dem DSB fachlich zugewiesener Mitarbeiter zur Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Datenschutzvorschriften. Er informiert den DSB über vor Ort aufgetretene Daten-schutzfragen. Er erhebt die Angaben über in seinem Zuständigkeitsbereich gesondert eingesetzte Verfahren und gibt die Meldung an den DSB weiter.
2.6 Das Unternehmen hat ein Verzeichnis über alle Verarbeitungsvorgänge zu führen. In jeder Fach-abteilung wird mindestens einer Person die Verantwortung übertragen, die dafür notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung zusammenzutragen und diese entsprechend den
Anforderungen des Art. 30 DSGVO zu dokumentieren. Bei Unklarheiten hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen kann der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen werden. Dem Daten-schutzbeauftragten ist eine Kopie des Verfahrensverzeichnisses zu übergeben.
2.7 Jeder Mitarbeiter kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, wobei auf Wunsch absolute Vertraulichkeit gewahrt wird.
2.8 Der DSB berichtet jährlich in einem Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung über stattgefundene Prüfungen, Beanstandungen und ggf. noch zu beseitigende Organisationsmängel. Soweit der Bericht
die Verarbeitung von Personaldaten oder Fragen der betrieblichen Organisation betrifft, wird er auch dem Betriebsrat zugänglich gemacht.
3.1 Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person/Abteilung durch die zentrale DV-Beschaffung. Bereits bei der Auswahl von Hard- und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technik-gestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet.
3.2 Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll, ist der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig vorab von der anfordernden Stelle zu informieren (siehe hierzu Näheres in Ziff. 5.2). Die Beschaffung erfolgt erst nach Stellungnahme des DSB. Der DSB berät dahingehend, ob die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Die Durch-führung einer Datenschutz-Folgenabschätzung richtet sich nach der dafür vorgesehenen Verfahrens-anweisung.
3.4 Die IT-Abteilung führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungs-programme. Der DSB kann auf das Verzeichnis jederzeit zugreifen.
3.5 Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, von Sabotage usw. sind die DV-Abteilung und der DSB unverzüglich zu informieren. Näheres regelt die dafür vorgesehene Verfahrensanweisung.
4.2 Die Verpflichtung erfolgt für bestimmte Bereiche durch den DSB.
4.3 Mitarbeiter, die besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z.B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) unterliegen, werden von den Vorgesetzen ergänzend schriftlich verpflichtet. Die jeweilige Verpflichtungs-erklärung ist zu den Personalakten zu nehmen.
4.4 Der DSB ist über die Verpflichtung von Mitarbeitern und deren Arbeitsplatz zwecks von ihm vorzunehmender weiterer Schulungen und die Feststellung evtl. Kontrollbedarfs zu informieren.
4.5 Für in Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungsleitungen angesetzte Schulungstermine sind die betroffenen Mitarbeiter freizustellen.
5.1 Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, führt der Daten-schutzbeauftragte ein Verzeichnis von Verarbeitungen gem. Art. 30 DSGVO. Der für ein Verfahren Verantwortliche bzw. der zuständige Datenschutzkoordinator meldet dieses zeitnah gemäß den vom DSB definierten Vorgaben. Gleiches gilt für Veränderungen (Change Request).
5.2 Unabhängig von dieser Meldung ist der DSB bei der Planung der Einführung neuer Verarbeitungen bzw. der Veränderung bestehender Verfahren über Zweck und Inhalt der Anwendung und die Erfüllung der Benachrichtigungspflicht zu informieren (vgl. Ziff. 6.4). Bei standardisierten Erhebungen (Fragebögen, Preisausschreiben, Eingabefelder auf der Internet-Homepage etc.) ist der Erhebungsbogen usw. dem DSB zur Abstimmung vorzulegen.
5.3 Soweit der DSB feststellt, dass die beabsichtigte Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, teilt er dies umgehend mit. Das Verfahren darf erst nach Zustimmung des DSB durchgeführt werden. Im Zweifel entscheidet die Geschäftsleitung.
5.4 Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DSGVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung durch den DSB. Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden durch die Personalverwaltung erfüllt.
Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Welcher Standard diesen Anforderungen genügt, ist im Vorfeld einvernehmlich durch den DSB und die IT-Abteilung festzulegen.
6.1 Soweit die personenbezogenen Daten für die Aufnahme und Durchführung der Geschäfts- / Kundenbeziehung und der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind, sind diese Daten von den Betroffenen bereitzustellen, damit wir unsere Leistungspflichten oder rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können. Ohne die Bereitstellung der Daten können wir unter Umständen die Leistung nicht mehr, nicht ordnungsgemäß oder nicht vollständig erbringen. Für den reinen Besuch der Website sind die Daten nicht vertraglich oder gesetzlich bereitzustellen, aber die Darstellung und der Bedienkomfort kann eingeschränkt sein.
6.2 Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu beachten. Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen. Weitere Erlaubnistatbestände, die den Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen legitimieren können, werden in der Verfahrensanweisung „Umgang mit personenbezogene Daten/Erlaubnistatbestände der DSGVO“ dargestellt.
6.3 Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (bspw. Profiling).
6.4 Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen ist die Zulässigkeit bestimmende Zweckbestimmung der Daten durch den für die Anwendung Verantwortlichen schriftlich zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren. Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten schriftlich festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist.
6.5 Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht. Im Zweifel ist der DSB zu kontaktieren.
7.1 Wenn wir ihre personenbezogenen Daten speichern, dann erfolgt dies nur für einen begrenzten Zeitraum und nicht länger als notwendig. Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, wenn sie für den Verarbeitungszweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder sonstige rechtliche Gründe vorliegen, die eine Löschung erfordern.
7.2 Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Netzlauf-werken. Eine Speicherung auf mobilen Datenträgern oder Cloudspeicher (z.B. Flashspeicher, Streamer-Bändern) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung und der Registrierung durch die den Träger einsetzende(r) Abteilung/Benutzer. Bei Netzwerken ist die IT-Abteilung für die Sicherung der Daten verantwortlich, die auf dem Server gespeichert sind.
7.3 Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC) ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich. Ist ein Netzzugang möglich (z.B. bei Notebook mit WLAN, Tablet), ist zumindest einmal wöchentlich der aktuelle Datenbestand auf das für den Benutzer reservierte Netzlaufwerk zu überspielen. Die gewählten Datensicherungs-maßnahmen sind in dem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren.
7.4 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Die IT-Abteilung ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren.
7.5 Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter IT-Komponenten ist der Benutzer verpflichtet, dafür zu sorgen, dass zuvor sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.
8.1 Rechte: Sie haben gesetzlich folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Sie können sich dazu bei unserem Datenschutzbeauftragen melden, auch wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was diese Rechte im Einzelnen bedeuten. Da die rechtlichen Einzelheiten durchaus kompliziert sind, stellen wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Informationen zu den Rechten zur Verfügung. Bitte teilen Sie uns mit, in welcher Form Sie die Informationen wünschen. Wenn Sie keinen Wunsch angeben, beantworten wir Ihr Anliegen in der Regel in der gleichen Form wie die Anfrage. Sie erhalten innerhalb eines Monats Rückmeldung. Im Falle von offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, ein angemessenes Entgelt zu verlangen oder Ihre Anfrage abzulehnen.
8.2 Zugang: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu ihrer Person verarbeiten oder nicht. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, erhalten Sie Auskunft über die konkreten Daten und weitere Zusatzinformationen (Art. 15 DSGVO).
8.3 Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten; das Recht auf Berichtigung umfasst das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen (Art. 16 DSGVO).
8.4 Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit kein Grund mehr zur Aufbewahrung besteht (Art. 17 DSGVO).
8.5 Einschränkung: Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen für einen bestimmten Rahmen einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO).
8.6 Übertragbarkeit: Sie haben unter Umständen das Recht, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
8.7 Widerspruch: Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen; auf Verlangen werden wir – soweit technisch möglich – Daten daher direkt an einen von Ihnen benannten oder noch zu benennenden Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von Ihnen bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird (Art. 20 DSGVO).
8.8 Widerruf: Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, können Sie diese jederzeit und ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte melden Sie sich dazu bei der Kontaktstelle, bei der Sie die Einwilligung gegeben haben oder direkt beim Datenschutzbeauftragten.
8.9 Beschwerden: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn es um die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten geht, Art. 77 DSGVO. Die für uns zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Frau Block, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
9. Externe Dienstleister/Auftragsverarbeitung/Wartung
9.1 Sollen externe Dienstleister erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung = Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der DSB vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DSGVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftrags-kontrolle zu informieren.
9.2 Entsprechendes gilt, falls die Elektro Decker GmbH entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen will.
10.1 Für jedes Verfahren ist eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken zu erstellen. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr.
10.2 Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept zu erstellen. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren.
10.3 Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DSGVO zu treffende Maßnahmen bezeichnen. Hierzu gehören u.a.:
Arbeitsanweisung zum datenschutzgerechten Versand von Datenträgern und zu Verschlüsselung von Daten
Arbeitsanweisung zum Passwortverfahren
Arbeitsanweisung zur Erteilung von Auskünften im Personalbereich
Arbeitsanweisung zur PC- und Laptop-Nutzung
Arbeitsanweisung Telearbeit/Home-Office
11. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht
schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.
12. Ansprechpartner zum Datenschutz
Sie können jederzeit schriftlich gemäß dem geltenden Recht nachfragen, ob und welche persönlichen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Wir werden Ihnen dann eine entsprechende Mitteilung zusenden. Bitte richten Sie Ihre Anfragen an unseren Datenschutzbeauftragten. Zudem stehen Ihnen unser Datenschutz-beauftragter und sein Team auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anregungen oder bei Beschwerden als Ansprechpartner zur Verfügung.
Tel.: 03641 / 2934115
E-Mail: datenschutz@elevion.de
Information über die Datenverarbeitung im Vertragsverhältnis und Ihre Rechte nach Art. 12 ff DSGVO
Information über Betroffenenrechte Vertragspartner der Elektro Decker GmbH

References: Art. 30
 § 88
 Art. 30
 Art. 15
 Art. 16
 Art. 21
 Art. 9
 Art. 77
 Art. 28
 Art. 32
 Art. 12