Source: http://docplayer.pl/56237675-Opis-systemu-zarzadzania-i-kontroli-dla-wielkopolskiego-regionalnego-programu-operacyjnego-na-lata.html
Timestamp: 2019-09-18 09:36:06+00:00

Document:
Download "OPIS SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI. dla. WIELKOPOLSKIEGO REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO na lata"
1 OPIS SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI dla WIELKOPOLSKIEGO REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO na lata Wersja 1.2 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA WRPO MAJ 2009
2 SPIS TREŚCI 1. OGÓLNE INFORMACJE Podstawowe informacje dotyczące WRPO Data sporządzenia dokumentu Struktura systemu Instytucja Zarządzająca Instytucja Pośrednicząca Instytucja Certyfikująca Instytucja Audytowa Regulacje związane z systemem wdrażania WRPO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Instytucja Zarządzająca i jej główne funkcje Wyznaczenie Instytucji Zarządzającej Funkcje i zadania pełnione przez Instytucję Zarządzającą Funkcje oddelegowane przez Instytucję Zarządzającą Organizacja Instytucji Zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Departament Polityki Regionalnej (DPR) Departament Wdrażania Programu Regionalnego (DWP) Biuro Obsługi Funduszy (BOF) Departament Finansów (DF) Departament Administracyjny (DA) Departament Organizacyjny i Kadr (DO) Departament Kontroli (DKO) Pisemne procedury opracowane na potrzeby pracowników Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej Procedury dotyczące wyboru i zatwierdzania operacji odnoszące się do zapewniania, że w całym okresie realizacji spełniają one wymogi obowiązujących przepisów wspólnotowych i krajowych (art. 60 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) Kontrole Instytucji Zarządzającej WRPO Rozpatrywanie wniosków o zwrot Przekazywanie informacji Instytucji Certyfikującej przez Instytucję Zarządzającą Zasady kwalifikowalności ustanowione przez państwo członkowskie i mające zastosowanie do programów operacyjnych Rozdział funkcji Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej Zamówienia publiczne, pomoc państwa, równość szans i przepisy dotyczące ochrony środowiska Instrukcje i wytyczne Środki mające na celu zapewnienie spełnienia wymogów obowiązujących przepisów, np. kontrole zarządzania, kontrole, audyt Ścieżka audytu
3 Opis sposobu, w jaki wymogi określone w art. 15 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828 będą wdrażane w odniesieniu do programu i/lub poszczególnych priorytetów Ścieżka audytu dotycząca stosowania kryteriów wyboru projektów Ścieżka audytu dotycząca płatności na rzecz beneficjenta Ścieżka audytu dotycząca wydatków certyfikowanych z KE Ścieżka audytu dotycząca dokumentacji związanej z projektem Instrukcje w sprawie przechowywania dokumentów uzupełniających przez beneficjentów Okres przechowywania Nieprawidłowości Wydane instrukcje w sprawie sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości oraz rejestracji długów i odzyskanych nadpłaconych kwot Procedury mające na celu wypełnienie wymogu dotyczącego złożenia sprawozdania Komisji na temat nieprawidłowości zgodnie z art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/ Rejestr dłużników INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA Instytucja Pośrednicząca i jej główne funkcje/zadania Wykaz funkcji realizowanych bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą Organizacja Instytucji Pośredniczącej Schemat organizacyjny IP Pisemne procedury przygotowane dla pracowników Instytucji Pośredniczącej Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej WRPO Procedury wyboru i zatwierdzania operacji Weryfikacja operacji Postępowanie z wnioskami o refundację INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA Instytucja Certyfikująca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji certyfikującej Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą Funkcje oficjalnie oddelegowane przez Instytucję Certyfikującą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Organizacja Instytucji Certyfikującej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Procedury pisemne opracowane w IC Poświadczanie deklaracji wydatków Opis procedury, zgodnie z którą deklaracje wydatków są sporządzane, poświadczane i przedkładane Komisji Opis działań podejmowanych przez Instytucję Certyfikującą w celu zapewnienia, że wymogi określone w art. 61 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 są spełnione Uzgodnienia dotyczące dostępu Instytucji Certyfikującej do szczegółowych informacji na temat operacji, weryfikacji i audytu będących w posiadaniu Instytucji Zarządzającej, organów pośredniczących i Instytucji Audytowej System księgowy
4 Opis systemu księgowego, który należy wprowadzić i stosować jako podstawę służącą poświadczaniu wydatków do Komisji Europejskiej Poziom szczegółowości systemu księgowego Kwoty odzyskane Opis systemu służącego zapewnianiu szybkiego odzyskania pomocy wspólnotowej Uzgodnienia dotyczące prowadzenia księgi dłużników oraz odejmowania odzyskanych kwot od wydatków, które mają być zadeklarowane INSTYTUCJE AUDYTOWE Główne zadania i wzajemne powiązania Instytucji Audytowej i organów audytowych podlegających Instytucji Audytowej Organizacja Instytucji Audytowej i podlegających jej organów audytowych Schematy organizacyjne Rozwiązania w zakresie zagwarantowania niezależności Wymagane kwalifikacje i doświadczenie Procedury monitorowania wdrażania rekomendacji/zaleceń Procedury dotyczące nadzoru Instytucji Audytowej nad działalnością instytucji audytowych jej podporządkowanych Roczny raport kontrolny i deklaracja zamknięcia Procedury dotyczące przygotowania rocznego raportu o kontroli, rocznej opinii i deklaracji zamknięcia Wyznaczenie koordynującej Instytucji Audytowej Rola koordynującej Instytucji Audytowej SYSTEM INFORMATYCZNY (art.60 lit. C) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006) Opis systemu informatycznego wraz z wykresem (centralny lub wspólny system lub zdecentralizowany system z powiązaniami między systemami) ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 - Zarządzanie i monitoring Załącznik 2 - Certyfikacja Załącznik 3 - Kontrole systemowe Załącznik 4 - Kontrole operacji Załącznik 5 - Wniosek beneficjenta o płatność Załącznik 6 - Wniosek beneficjenta o płatność Priorytet III Załącznik 7 Schemat obrazujący system informowania o nieprawidłowościach Załącznik 8 Schemat przepływów finansowych w ramach inicjatywy JEREMIE/JESSICA
5 7.9. Załącznik 9 Schemat dotyczący monitoringu i sprawozdawczości w ramach inicjatywy JESSICA oraz JEREMIE Załącznik 10 Schemat dotyczący kontroli w ramach inicjatywy JESSICA/JEREMIE Załącznik 11 - Struktura kontroli skarbowej Załącznik 12 - Schemat organizacyjny kontroli skarbowej w Polsce 119 5
6 1. OGÓLNE INFORMACJE 1.1. Podstawowe informacje dotyczące WRPO Państwo członkowskie: Polska Nazwa Programu: Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata numer CCI: 2007PL161PO017 Punkt kontaktowy wraz z adresem oraz numerem faksu: Dyrektor Marek Kalupa Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ul. Wspólna 2/ Warszawa tel faks: Data sporządzenia dokumentu 1.3. Struktura systemu 11/05/2009 Instytucjami zaangażowanymi w system zarządzania i kontroli RPO są: Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Funkcję Instytucji Koordynującej NSRO pełni minister właściwy ds. rozwoju regionalnego obsługiwany w przedmiotowym zakresie przez Departament Koordynacji i Zarządzania Podstawami Wsparcia Wspólnoty w ramach MRR. Dla sprawnego wykonywania swoich funkcji koordynacyjnych odpowiada on za przygotowanie, organizację oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu realizacji NSRO, a także prowadzi nadzór nad realizacją programów operacyjnych, w tym, w zakresie zarządzania, monitorowania, kontroli i audytu, zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniach Rady. Dla zapewnienia skutecznej bieżącej koordynacji realizacji NSRO został powołany przez Prezesa Rady Ministrów zespół pod przewodnictwem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, którego zadaniem będzie bieżący monitoring stanu realizacji NSRO. 6
7 Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne Funkcję Instytucji Koordynującej RPO (IK RPO) pełni minister właściwy ds. rozwoju regionalnego obsługiwany w przedmiotowym zakresie przez Departament Koordynacji Programów Regionalnych (DPR) w ramach MRR. Instytucja Koordynująca RPO odpowiedzialna jest w szczególności za: weryfikację regionalnych programów operacyjnych pod względem ich zgodności z NSRO, negocjowanie regionalnych programów operacyjnych z KE we współpracy z instytucjami zarządzającymi RPO, zapewnienie spójności stosowanych wytycznych, monitorowanie efektów wdrażania RPO w regionach (analizy porównawcze). Instytucja Zarządzająca Instytucja Zarządzająca (IZ) pełni istotną rolę w systemie zarządzania i kontroli regionalnego programu operacyjnego. Odpowiada za przygotowanie i realizację programu a w dalszej kolejności za jego efektywne wdrażanie. Instytucja Zarządzająca może delegować wykonywanie części swoich zadań Instytucji Pośredniczącej, którą następnie poddaje kontroli systemowej pod względem sposobu i skuteczności realizacji przekazanych zadań. Zgodnie z art. 59 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Europejskiego Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz na podstawie art. 25 ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z (Dz.U. nr 227 poz z 2006r. z późń. zm.) Instytucją Zarządzającą dla regionalnego programu operacyjnego jest Zarząd Województwa. W przypadku Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata rolę IZ WRPO pełni Zarząd Województwa Wielkopolskiego. IZ WRPO dla realizacji jednego z Priorytetów WRPO wyznaczyła Instytucję Pośredniczącą. Delegowanie zadań odbyło się w drodze odpowiedniego porozumienia. Instytucja Audytowa Zadania Instytucji Audytowej (IA) określone w art. 62 oraz 71 ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej umiejscowiony w Ministerstwie Finansów. IA zapewnia prowadzenie audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego oraz audytów operacji na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków; przedkłada Komisji sprawozdania audytowe, informujące o wszelkich brakach wykrytych w systemach zarządzania i kontroli Programu; wydaje opinię, w kwestii tego, czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie tak, aby dawać racjonalne zapewnienie, że deklaracje wydatków przedstawione Komisji i transakcje będące ich podstawą są zgodne z prawem i prawidłowe oraz przedkłada Komisji, nie później niż dnia 31 marca 2017r. 7
8 deklarację zamknięcia, zawierającą ocenę zasadności wniosku o wypłatę salda końcowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Instytucja Certyfikująca Instytucja Certyfikująca (IC) deklaruje przed Komisją Europejską, że wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do Programu i spełniają zasady wspólnotowe i krajowe. Głównym zadaniem IC jest certyfikowanie wydatków poniesionych w ramach Programu. Zgodnie z art. 59 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Europejskiego Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 powołano IC, która umiejscowiona została w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego w Departamencie Instytucji Certyfikującej. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji W przypadku regionalnych programów operacyjnych Instytucja Certyfikująca deleguje na podstawie zawartego porozumienia część funkcji związanych z certyfikacją do Urzędów Wojewódzkich. W dniu 4 lipca 2007r. zostało zawarte porozumienie w sprawie przekazania zadań z zakresu certyfikacji prawidłowości poniesionych wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Wielkopolskiego pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego (IC) a Wojewodą Wielkopolskim (IPOC). Komitet Monitorujący Zgodnie z art. 63 ust.1 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Komitet Monitorujący Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata został powołany na mocy Uchwały nr 819/2007 z dnia 8 listopada 2007r. przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Skład Komitetu został ustalony zgodnie z zasadami określonymi w Uchwale Zarządu Województwa Wielkopolskiego nr 710/2007 z dnia 18 września 2007r. w sprawie ustanowienia procedury określającej tryb powołania i zasady pracy Komitetu Monitorującego Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata Obradom Komitetu przewodniczy Marszałek Województwa Wielkopolskiego. Do zadań Komitetu Monitorującego należy m.in.: rozpatrywanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów w ramach WRPO oraz zatwierdzanie ewentualnych zmian tych kryteriów, okresowe badanie postępu w zakresie osiągania celów szczegółowych określonych w Programie, na podstawie dokumentów przedstawianych przez Instytucję Zarządzającą WRPO, analizowanie rezultatów realizacji Programu, w szczególności osiągania celów wyznaczonych dla każdego Priorytetu oraz wyników ocen (ewaluacji) związanych z monitorowaniem realizacji Programu, analizowanie i zatwierdzanie rocznych i końcowych raportów z wdrażania WRPO, 8
9 zapoznawanie się z rocznymi raportami z kontroli Programu oraz z komentarzami Komisji Europejskiej do tych raportów, przedkładanie Instytucji Zarządzającej WRPO propozycji zmian lub analiz Programu ułatwiających realizację celów funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, analizowanie i zatwierdzanie wszelkich propozycji zmian treści decyzji Komisji Europejskiej w sprawie wkładu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Schematy obrazujące powiązania między ww. instytucjami z zakresu zarządzania, monitoringu, kontroli i audytu, certyfikacji zostały zamieszczone w załącznikach nr 1, 2, 3, 4. 9
10 WIELKOPOLSKI REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY Instytucja Zarządzająca Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Zarząd Województwa Wielkopolskiego Al. Niepodległości Poznań tel.: (061) faks: (061) Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Polityki Regionalnej ul. Przemysłowa Poznań Dyrektor Grzegorz Potrzebowski - tel.: (061) faks: (061) Instytucja Pośrednicząca Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu ul. Szczepanowskiego 15 A Poznań Przemysław Gonera Prezes Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Poznaniu tel.: (061) faks: (061) Instytucja Certyfikująca Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - Departament Instytucji Certyfikującej ul. Wspólna 2/ Warszawa Sylwester Zając - Dyrektor Departamentu Instytucji Certyfikującej tel.: (022) faks: (022) Instytucja Audytowa Ministerstwo Finansów - Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej ul. Świętokrzyska Warszawa Agnieszka Królikowska - Dyrektor Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej tel.: (022) faks: (022)
11 1.4. Regulacje związane z systemem wdrażania WRPO Przepisy prawa: 1. Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006r., nr 227, poz z późn. zm.). 2. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. z 2008 r., nr 216, poz. 1370). 3. Ustawa o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2006r., nr 79, poz. 551 z późn. zm.) - tekst ujednolicony. 4. Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 20 listopada 2007 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007r., nr 223, poz z późn. zm.). 5. Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r., nr 249, poz z późn. zm.) 6. Ustawa o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2006r., nr 249 poz. 1832). 7. Ustawa o zmianie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2007r., nr 140, poz. 984). 8. Zarządzenie Nr 6 Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia na lata z 11 kwietnia 2007r. Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U Nr 22 z 2006r. poz z późn. zm.) Minister Rozwoju Regionalnego może wydać wytyczne dotyczące Programów Operacyjnych, w celu zagwarantowania jednolitych zasad wdrażania Programów Operacyjnych. Wg stanu na dzień 11 maja 2009r. w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania finansowego funduszami strukturalnymi IZ otrzymała od Ministra Rozwoju Regionalnego następując wytyczne: 1. Wytyczne nr 2 w zakresie szczegółowego opisu priorytetów Programu operacyjnego z dnia 13 marca 2007r. 2. Wytyczne nr 3 dotyczące komitetów monitorujących z dnia 7 września 2007r. 3. Wytyczne nr 4 w zakresie sprawozdawczości z dnia 18 czerwca 2008r. 4. Wytyczne nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata z dnia 30 maja 2007r. 5. Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych zgodnych z art. 28 ust. 1 pkt. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 4 stycznia 2008r. 6. Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach NSRO na lata z dnia 15 lipca 2008r. 7. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 17 grudnia 2008r. 8. Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym z dnia 22 stycznia 2009r. 11
12 9. Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej z dnia 23 lipca 2008r. 10. Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych z dnia 19 września 2008r. 11. Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008r. 12. Wytyczne w zakresie informacji i promocji z dnia 5 października 2007r. 13. Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń z dnia 5 października 2007r. 14. Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia 19 września 2007r. 15. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie programowania działań dotyczących mieszkalnictwa z dnia 9 września 2008r. 16. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia 13 lutego 2008r. 17. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 12 lutego 2008r. 18. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych dnia 30 czerwca Ponadto MRR planuje wydanie następujących wytycznych: 1. Projekt wytycznych dla wojewodów w zakresie wykonywania nadzoru nad wyłanianiem projektów w trybie konkursu w ramach regionalnych programów operacyjnych z dnia 15 stycznia 2007r. Na podstawie powyższych wytycznych IZ WRPO opracowała następujące dokumenty: 1. Instrukcję Wykonawczą Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Opis systemu zarządzania i kontroli dla Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata
13 WIELKOPOLSKI REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY 2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1. Instytucja Zarządzająca i jej główne funkcje Wyznaczenie Instytucji Zarządzającej Narodowa Strategia Spójności (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia) przyjęta przez Radę Ministrów w dniu 29 listopada 2006r., a 7 maja 2007r. przez Komisję Europejską, określa instytucjonalne i prawne ramy systemu zarządzania funduszami strukturalnymi. Zawiera także opis funkcji poszczególnych instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie i zarządzanie poszczególnymi programami. Podstawą prawną do pełnienia funkcji Instytucji Zarządzającej RPO jest ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U nr 227 poz z późn. zm.). Zgodnie z tą ustawą IZ WRPO jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego, który wykonuje swe zadania za pośrednictwem poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, tj.: Departamentu Polityki Regionalnej - realizacja zadań IZ w zakresie zarządzania WRPO; Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego oraz Departamentu Polityki Regionalnej realizacja zadań IZ w zakresie zarządzania poszczególnymi Priorytetami/działaniami WRPO; Biura Obsługi Funduszy obsługa administracyjna, prawna i finansowa w/w jednostek, w zakresie wykonywanych przez nie zadań Instytucji Zarządzającej WRPO; Departamentu Finansów obsługa budżetu WRPO, w tym dotacji rozwojowej; Departamentu Administracyjnego obsługa w zakresie projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej WRPO; Departamentu Organizacyjnego i Kadr szereg zadań wynikających ze stosunku pracy pracowników; Departamentu Kontroli - kontrola projektów własnych IZ WRPO, realizowanych ze środków Pomocy Technicznej WRPO. Regulują to następujące dokumenty: NSRO; Statut Województwa Wielkopolskiego stanowiący załącznik do Uchwały Nr XVI/ 201/2003 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 listopada 2003r. w sprawie uchwalenia Statutu Województwa Wielkopolskiego; Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu stanowiący załącznik do Uchwały Nr 1892/ 2005 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 4 maja 2005 roku w sprawie: ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu z późn. zm.; Uchwała nr 186/2007 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 26 lutego 2007r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; 13
14 Uchwała nr 1101/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 21 lutego 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 1142/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 28 lutego 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 1164/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 7 marca 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 1249/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 kwietnia 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 1742/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 28 sierpnia 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 1795/2008 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 18 września 2008r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Uchwała nr 2479/2009 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 09 kwietnia 2009r. zmieniająca uchwałę w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 16/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 25 marca 2008r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 21/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 14 kwietnia 2008r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Biura Obsługi Funduszy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 23/2009 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 8 maja 2009r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 03/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 31 stycznia 2008r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 26/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 12 maja 2008r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Finansów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 45/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 1 września 2008r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Departamentu Administracyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; Zarządzenie Nr 29/2007 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 27 lipca 2007r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego 14
15 Departamentu Organizacyjnego i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. W dniu 4 września 2007r. została wydana decyzja Komisji Europejskiej zatwierdzająca WRPO. W dniu 21 października 2008r. została wydana decyzja Komisji Europejskiej zmieniająca decyzję Komisji C(2007) 4205 w sprawie przyjęcia Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Wielkopolskiego na lata w ramach pomocy wspólnotowej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego objętego celem konwergencja dla regionu Wielkopolski w Polsce Funkcje i zadania pełnione przez Instytucję Zarządzającą Funkcje instytucji zarządzającej określa artykuł 60 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Zadania i funkcje pełnione przez IZ WRPO szczegółowo przedstawione zostały w Wielkopolskim Regionalnym Programie Operacyjnym na lata IZ WRPO odpowiada za zarządzanie i wdrażanie Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, określa zasady kwalifikowania wydatków w ramach Programu a także dokonuje ostatecznego wyboru projektów w ramach Programu. Monitoring, sprawozdawczość, ewaluacja: Zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości Instytucja Zarządzająca odpowiada za monitoring Programu, który służy zagwarantowaniu realizacji celów oraz pełnej absorpcji środków. Monitoring ten prowadzony jest na podstawie ilościowych i jakościowych informacji o realizacji działań, osi priorytetowych i Programu. Do zadań IZ WRPO w powyższym zakresie należą przede wszystkim: zagwarantowanie, że sprawozdawczość w ramach Programu opiera się na informacjach uzyskiwanych od wszystkich podmiotów zaangażowanych we wdrażanie Programu, przygotowanie, we współpracy z IP, wzorów sprawozdań, wniosków o dofinansowanie, umów oraz innych dokumentów, przygotowywanie okresowych sprawozdań z realizacji WRPO i przekazywanie ich do wiadomości IK RPO oraz IPOC, przygotowywanie rocznych i końcowego sprawozdania z realizacji WRPO i przekazywanie ich do zaopiniowania IK RPO oraz do wiadomości IPOC a następnie do zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu i do Komisji Europejskiej, przygotowanie informacji miesięcznych na temat wdrażania WRPO i przekazywanie ich do IK RPO i do wiadomości IPOC, powołanie oraz kierowanie pracą Komitetu Monitorującego WRPO, nadzorowanie funkcjonowania lokalnego systemu informatycznego WRPO. 15
16 Do podstawowych zadań IZ WRPO w zakresie ewaluacji, zgodnie z Wytycznymi nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata z dnia 30 maja 2007r. należą: prowadzenie ewaluacji WRPO przy pomocy utworzonej w ramach IZ WRPO Jednostki Ewaluacyjnej WRPO, zapewnienie przeprowadzania ewaluacji operacyjnych związanych z monitorowaniem realizacji Programu, w szczególności w przypadku, gdy wyniki monitoringu wykazują znaczne odstępstwa od początkowo określonych celów. Kontrola systemowa: Obowiązkiem Instytucji Zarządzającej WRPO jest prowadzenie kontroli systemowej w jednostkach, do których IZ WRPO oddelegowała część zadań (IP WRPO). Kontrola systemowa ma na celu zapewnienie, że we właściwy sposób realizowane są wszystkie (powierzone w drodze porozumienia) funkcje. Kontrole systemowe przeprowadzane są bezpośrednio przez IZ WRPO. W zakresie kontroli systemowych IZ przygotowuje roczny plan kontroli, opracowuje ogólne zasady dotyczące kontroli oraz zakres tematyczny kontroli systemowych. Poza kontrolami systemowymi wynikającymi z rocznego planu kontroli IZ może prowadzić kontrole ad hoc (w przypadku podejrzenia występowania uchybień w funkcjonowaniu jednostek wdrażających WRPO). Zadania IZ związane z kontrolą obejmują weryfikację i zatwierdzanie instrukcji wykonawczej IP oraz akceptowanie rocznych planów kontroli IP. Kontrola Priorytetu VII Pomoc Techniczna będzie dokonywana w ramach kontroli wewnętrznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, za którą odpowiada Departament Kontroli. Zarządzanie finansowe oraz zasady kwalifikowalności wydatków: Zadaniami IZ WRPO w ramach zarządzania finansowego i ustalania zasad kwalifikowalności są między innymi: wydawanie wytycznych IZ WRPO w sprawie kosztów kwalifikowalnych w ramach WRPO, weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność beneficjentów WRPO, poświadczanie i deklaracja wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej, weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej, zarządzanie budżetem Programu. Szczegółowe rozwiązania w ramach osi priorytetowych i działań zostały opisane w punkcie Ewidencja księgowa dotycząca wydatkowania środków unijnych w ramach WRPO w latach prowadzona będzie w podziale na: Priorytety, działania, i beneficjentów, co pozwoli na sprawne przeprowadzanie kontroli wydatków i prawidłowe zarządzanie środkami unijnymi w zakresie każdego beneficjenta realizującego projekt. Obowiązek utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu 16
17 księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych, zgodnie z art. 60 lit. D) rozporządzenia 1083/2006 został nałożony poprzez odpowiedni zapis w umowie o dofinansowanie projektu. Szczegółowe procedury dotyczące zarządzania finansowego WRPO zostały opisane w Instrukcji Wykonawczej IZ WRPO. W przypadku dokonywania weryfikacji procedur w związku z wydatkami, IZ WRPO niezwłocznie informuje o tym fakcie IPOC. Nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot: Zgodnie z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach wydanymi przez Pełnomocnika Rządu Do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej (wersja z 28 listopada 2007) oraz zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (wersja z 12 lutego 2008r.) Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do informowania o nieprawidłowościach. IZ RPO przekazuje raporty dotyczące nieprawidłowości do Komisji Europejskiej za pośrednictwem MF-R (jednostka organizacyjna właściwa w zakresie informowania o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności) oraz do IPOC, a także sporządza i przekazuje do MF-R i IPOC kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających zgłoszeniu do Komisji Europejskiej. IZ weryfikuje otrzymane od IP informacje o nieprawidłowościach oraz sporządza własne raporty i zestawienia na podstawie działań własnych, jak również na podstawie otrzymanych wyników kontroli lub innych dokumentów od jednostek zaangażowanych we wdrażanie Programu. Na podstawie otrzymywanych informacji dotyczących realizacji projektów (wyniki kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego instytucje oraz przez Instytucję Zarządzającą, wyniki weryfikacji wniosków o płatność oraz inne informacje mające znaczenie dla oceny prawidłowości realizacji projektów oraz oceny kwalifikowalności kosztów ponoszonych przez beneficjentów) Instytucja Zarządzająca prowadzi rejestr dłużników. W celu wypełnienia zadań państw członkowskich, które są odpowiedzialne za zarządzanie Programem operacyjnym i ich kontrole, jakie wynikają z treści art. 70 pkt. 1 i 2 zapisów Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 Instytucja Zarządzająca opracowała proces odzyskiwania kwot, który szczegółowo został przedstawiony w Instrukcji Wykonawczej. IZ WRPO w zakresie windykacji nienależnie lub w nadmiernej wysokości pobranych środków wydaje decyzję, o której mowa w art. 211 ust 4 ustawy z dnia z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U.2005 Nr 249, poz.2104 z zm.). Do zadań IZ WRPO należy prowadzenie rejestru kwot odzyskanych oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu wspólnotowego. Zadania te realizuje Departament Wdrażania Programu Regionalnego (Wydział Płatności), we współpracy z Departamentem Finansów. 17
18 Informacja i promocja: IZ WRPO jest odpowiedzialna za informację i promocję WRPO w stosunku do (potencjalnych) beneficjentów Programu oraz w stosunku do społeczności regionalnej. IZ WRPO jest odpowiedzialna za przekazanie właściwym instytucjom zaangażowanym w prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych szczegółowych zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów współfinansowanych ze środków UE. Jednostki UMWW oraz IP zapewniają przede wszystkim pakiet informacji dla potencjalnych beneficjentów. IZ czuwa nad wypełnianiem obowiązków informacyjnych przez instytucje zaangażowane we wdrażanie WRPO oraz prowadzi monitoring i kontrolę w tym zakresie. Do szczegółowych zadań IZ WRPO w zakresie informacji i promocji należą, m.in.: opracowanie, we współpracy z jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie, Planu komunikacji WRPO na lata oraz szczegółowego, rocznego planu działań, nadzorowanie i monitorowanie działań komunikacyjnych prowadzonych przez IP oraz zapewnienie zgodności realizacji WRPO z wymogami informowania i promocji. Archiwizacja: Instytucja Zarządzająca działa na zasadach określonych w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Szczegółowe informacje dotyczące archiwizacji dokumentów znajdują się w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Funkcje oddelegowane przez Instytucję Zarządzającą Artykuł 59 ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz art. 27 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006r., nr 227, poz z późn. zm.) daje możliwość instytucjom zarządzającym programami operacyjnymi oddelegowania części zadań, w tym w szczególności dotyczących zarządzania środkami funduszy strukturalnych, do instytucji pośredniczących. Mimo oddelegowania zadań, Instytucja Zarządzająca ponosi całkowitą odpowiedzialność za całość realizacji Programu. W ramach WRPO Instytucja Zarządzająca powierza Instytucji Pośredniczącej (Wojewódzkiemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu) zadania z zakresu zarządzania Priorytetem III Środowisko przyrodnicze. Porozumienie między IZ WRPO a IP zostało zawarte dnia 1 października 2007r. Dokładne dane IP dla WRPO zostały przedstawione w punkcie niniejszego opisu. 18
19 Do głównych zadań IP w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata należy: zarządzanie Priorytetem III WRPO Środowisko Przyrodnicze, przygotowanie na podstawie dokumentów opracowanych przez IZ WRPO szczegółowych kryteriów wyboru projektów w ramach Priorytetu oraz szczegółowych procedur wdrażania Priorytetu, przygotowanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w części dotyczącej IP WRPO. IP odpowiada w szczególności za: dokonywanie oceny proponowanych do realizacji projektów w ramach Priorytetu III WRPO, zapewnienie, że wybór projektów do finansowania następuje zgodnie z kryteriami zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący WRPO i że projekty te, przez cały okres ich realizacji, są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi, podpisywanie umów z beneficjentami po podjęciu przez Instytucję Zarządzającą decyzji o dofinansowaniu projektu, weryfikację tego, że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały faktycznie poniesione i są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi, prowadzenie systemu rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej szczegółowych rejestrów księgowych dla każdego projektu w ramach Priorytetu oraz gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i ewaluacji, wprowadzanie danych do elektronicznego systemu monitorowania realizacji Programu, rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami i dokonywanie płatności, przekazywanie IZ WRPO wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, opracowanie instrukcji wykonawczej (na podstawie zasad dotyczących opracowania instrukcji IZ WRPO) i przesłanie jej do zatwierdzenia IZ WRPO, monitorowanie postępów realizacji umów, prowadzenie kontroli realizowanych projektów, opracowywanie prognoz wydatków i płatności w ramach Priorytetu III WRPO i przekazywanie ich do IZ WRPO, przygotowanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Priorytetu III WRPO i przekazanie ich do IZ WRPO, odzyskiwanie kwot zgodnie z art. 211 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w ramach Priorytetu III WRPO, zapewnienie zgodności realizacji Priorytetu z wymogami informowania i promocji w ramach WRPO, przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Priorytetu III WRPO. Szczegółowy zakres zadań powierzonych Instytucji Pośredniczącej zawarty jest w Porozumieniu w sprawie realizacji Priorytetu III Środowisko przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata
20 2.2. Organizacja Instytucji Zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek 20
21 Departament Polityki Regionalnej (DPR) Departament Polityki Regionalnej wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej w zakresie zarządzania WRPO oraz zarządzania Priorytetem VII Pomoc Techniczna. Schemat organizacyjny Departamentu Polityki Regionalnej DYREKTOR DEPARTAMENT POLITYKI REGIONALNEJ DPR SEKRETARIAT DPR - III ZASTĘPCA DYREKTORA ZASTĘPCA DYREKTORA WYDZIAŁ PLANOWANIA REGIONALNEGO DPR-I WYDZIAŁ ZARZĄDZANIA PROGRAMEM REGIONALNYM DPR-II Oddział Analiz Regionalnych DPR-I- 1 Oddział Koordynacji Zarządzania DPR-II-1 Oddział Ewaluacji i Oceny DPR-I-2 Oddział Kontroli DPR-II-2 Oddział Monitorowania DPR-I-3 Oddział Pomocy Technicznej DPR-II-3 Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń DPR-II-4 Oddział Budżetu WRPO DPR-II-5 21
22 Zakres działań poszczególnych komórek organizacyjnych DPR Departament kształtuje kompleksową politykę rozwoju społeczno-gospodarczego Wielkopolski oraz realizuje ją prowadząc analizy i przygotowując odpowiednie dokumenty. Koordynuje prace i uczestniczy w przygotowaniu strategii rozwoju województwa oraz projektów programów wojewódzkich. Współuczestniczy w realizacji tych programów. Wykonuje zadania Zarządu Województwa Wielkopolskiego pełniącego rolę Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata w zakresie zarządzania Programem. Wydział Planowania Regionalnego Realizuje zadania Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie zarządzania strategicznego WRPO. Prowadzi analizy regionalne dla potrzeb programowania rozwoju oraz realizacji polityki wewnątrzregionalnej. W szczególności koordynuje prace nad strategią rozwoju województwa oraz nad programami wojewódzkimi i zmianami tych dokumentów. Ocenia oraz monitoruje realizację WRPO, jej zgodność z politykami wspólnotowymi, krajowymi i wewnątrzregionalnymi. Oddział Analiz Regionalnych a) prowadzenie bazy danych regionalnych oraz wykonywanie analiz w tym zakresie, b) koordynowanie prac nad dokumentem programowym WRPO oraz nad jego zmianami, c) monitorowanie stopnia realizacji celów Strategii Rozwoju Województwa Wielkopolskiego oraz przygotowywanie aktualizacji dokumentu, d) analizowanie i zarządzanie liniami demarkacyjnymi dla WRPO, e) monitorowanie oraz udział w monitorowaniu polityk regionalnych, krajowych i wspólnotowych, w tym polityk horyzontalnych UE, f) monitorowanie osiągania celów WRPO, g) przygotowywanie dla Zarządu Województwa Wielkopolskiego projektów wiążących interpretacji zapisów WRPO, h) współpracowanie w zakresie swoich kompetencji z innymi departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w realizacji zadań, związanych z pracami nad regionalnymi strategiami sektorowymi, i) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, j) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Ewaluacji i Oceny a) pełnienie roli Jednostki Ewaluacyjnej WRPO, b) przygotowanie Planu Ewaluacji WRPO, c) okresowa ocena szacunkowa WRPO (ewaluacja strategiczna i operacyjna), d) prowadzenie analiz z zastosowaniem modeli makroekonomicznych, e) w zakresie ewaluacji współpraca z Krajową Jednostką Oceny, Komisją Europejską oraz z Komitetem Monitorującym WRPO, f) monitorowanie realizacji rekomendacji wynikających z badań ewaluacyjnych, g) przedstawianie opinii publicznej wyników ewaluacji, h) organizowanie prac Grupy Sterującej ewaluacją WRPO, i) zlecanie ewaluacji zewnętrznej, k) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, 22
23 l) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Monitorowania a) zarządzanie systemem monitorowania WRPO oraz wymiany informacji z Komisją Europejską, b) prowadzenie rzeczowego i finansowego monitoringu na poziomie WRPO, c) przygotowanie analiz i sprawozdań dla potrzeb Komitetu Monitorującego WRPO, d) gromadzenie informacji od instytucji i podmiotów realizujących poszczególne Priorytety i działania WRPO, o postępie rzeczowym i finansowym osiągania jego celów, e) przekazywanie sprawozdań Instytucji Koordynującej RPO, Komitetowi Monitorującemu WRPO oraz Komisji Europejskiej, f) nadzorowanie prac nad wprowadzaniem danych do systemu informatycznego, g) przygotowanie materiałów dla przedstawicieli Zarządu Województwa Wielkopolskiego uczestniczących w posiedzeniach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, h) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, i) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Wydział Zarządzania Programem Regionalnym Realizuje zadania wynikające z pełnienia przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego funkcji Instytucji Zarządzającej w zakresie zarządzania operacyjnego WRPO. Oddział Koordynacji Zarządzania a) pełnienie funkcji Sekretariatu Komitetu Monitorującego WRPO, b) przygotowywanie porozumień/umów z instytucjami realizującymi poszczególne Priorytety i wdrażającymi działania WRPO oraz nadzór nad ich realizacją, c) nadzór merytoryczny i udział w przygotowywaniu kontraktu wojewódzkiego przygotowanego w ramach perspektywy finansowej , d) współpraca z Instytucją Koordynującą RPO w zakresie funkcjonowania systemu wdrażania WRPO, e) nadzorowanie prac nad dokumentami szczegółowymi, f) nadzorowanie prac nad zarządzaniem poszczególnymi Priorytetami WRPO oraz nadzór nad jednostkami realizującymi zadania w tym zakresie, g) udzielanie odpowiedzi na zapytania składane przez departamenty Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego oraz Instytucję Pośredniczącą zaangażowane w realizację WRPO, a w razie konieczności przygotowywanie w ich imieniu wystąpienia do instytucji zewnętrznych w sprawie interpretacji podstaw prawnych wdrażania Programu, h) przygotowywanie projektów uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego wraz z uzasadnieniem, jeżeli konsekwencją otrzymanych opinii/interpretacji będzie zmiana Szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego, i) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, j) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. 23
24 Oddział Kontroli a) współpraca z Instytucją Audytową, Certyfikującą, Pośredniczącą w Certyfikacji oraz z Instytucją Koordynującą Regionalne Programy Operacyjne, b) prowadzenie kontroli systemowej WRPO, c) udział w kontrolach wewnętrznych prowadzonych przez Departament Kontroli, d) przeprowadzanie kontroli doraźnych, e) przygotowanie Rocznych Planów Kontroli, f) gromadzenie, analiza, sporządzanie i przekazywanie do uprawnionych instytucji informacji o nieprawidłowościach finansowych we wdrażaniu WRPO, g) przygotowywanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli dla Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , h) przekazywanie danych do Komisji Europejskiej w systemie SFC 2007, i) bieżący nadzór nad przygotowaniem i spójnością zapisów w Instrukcjach Wykonawczych i wytycznych dla beneficjentów, j) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Pomocy Technicznej a) opracowanie projektów szczegółowych wytycznych w zakresie korzystania z Pomocy Technicznej uwzględniających wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego, b) opracowanie projektów przydziału kwot na poszczególne operacje finansowane ze środków Pomocy Technicznej, c) zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej, d) rozliczanie finansowe zawieranych operacji finansowych ze środków Pomocy Technicznej, e) realizacja zadań związanych z udzielaniem Pomocy Technicznej innym beneficjentom, f) prowadzenie sprawozdawczości z realizacji Pomocy Technicznej, g) przygotowywanie dla Oddziału Budżetu WRPO poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Pomocy Technicznej niezbędnych do przygotowania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej, h) współpraca z Departamentami: Kontroli, Organizacyjnym i Kadr, oraz Administracyjnym w zakresie finansowania kosztów administracyjnych realizacji WRPO, i) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, j) współpraca z Biurem Obsługi Funduszy, k) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń a) opracowanie i realizacja Planu Komunikacji WRPO, b) opracowywanie Rocznego planu działań informacyjno- promocyjnych, c) organizacja szkoleń dla beneficjentów oraz pracowników zaangażowanych w realizację WRPO, d) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych, e) nadzór merytoryczny i organizacyjny nad siecią Punktów informacyjnych, zlokalizowanych na terenie województwa wielkopolskiego, f) prowadzenie serwisu internetowego, 24
25 g) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, h) współpraca z Biurem Obsługi Funduszy, i) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Budżetu WRPO a) zarządzanie budżetem WRPO, w tym w szczególności: monitorowanie dostępnej alokacji, poziomu jej zakontraktowania i wydatkowania oraz podejmowanie odpowiednich do zaistniałej sytuacji działań, we współpracy z Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego oraz Instytucją Pośredniczącą, przygotowywanie wniosku o dotację rozwojową, opracowywanie projektu budżetu WRPO oraz prognoz wydatków, przygotowanie oraz przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej, weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej oraz poświadczeń i deklaracji wydatków od Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego oraz Oddziału Pomocy Technicznej, rozliczanie i sprawozdawczość z wykorzystania dotacji rozwojowej na realizację WRPO, dokonywanie oceny finansowej wniosków beneficjentów o płatność i po akceptacji Biura Obsługi Funduszy przekazywanie zapotrzebowania na środki WRPO Departamentowi Finansów, b) uczestniczenie w przygotowaniu kontraktu wojewódzkiego WRPO, c) współpraca ze Skarbnikiem Województwa, Departamentem Finansów oraz z Biurem Obsługi Funduszy w zakresie obsługi finansowej WRPO, d) opiniowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie kompetencji Oddziału, e) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Przewidywana liczba pracowników na koniec 2009 roku - 52 Dyrektor - 1 Zastępcy Dyrektora - 2 Sekretariat - 1 Wydział Planowania Regionalnego Oddział Analiz Regionalnych Oddział Ewaluacji i Oceny 3 - Oddział Monitorowania - 5 Wydział Zarządzania Programem Regionalnym Oddział Koordynacji Zarządzania Oddział Kontroli Oddział Pomocy Technicznej Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń Oddział Budżetu WRPO
26 Departament Wdrażania Programu Regionalnego (DWP) Wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej w zakresie wdrażania działań Priorytetów: I, II, IV, V i VI. Schemat organizacyjny Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego Dyrektor DWP Z - ca Dyrektora ds. Oceny Projektów i Płatności Z - ca Dyrektora ds. Kontraktowania Środków i Instrumentów Finansowych Z - ca Dyrektora ds. Monitoringu i Kontroli DWP-I DWP-II DWP-V DWP-III DWP-IV DWP-VI DWP-VII DWP-VIII DWP-IX DWP-I-1 DWP-II-1 DWP-V-1 DWP-III-1 DWP-IV-1 DWP-VI-1 DWP-VII-1 DWP-I-2 DWP-II-2 DWP-V-2 DWP-III-2 DWP-IV-2 DWP-VI-2 DWP-VII-2 DWP-I-3 26
27 DWP -I Wydział Oceny Formalnej DWP -I-1 Oddział Oceny Formalnej PI DWP-I-2 Oddział Oceny Formalnej PG DWP-I-3 Oddział Oceny Oddziaływania na Środowisko DWP-II Wydział Oceny Merytorycznej DWP-II-1 Oddział Oceny Merytorycznej PI DWP-II-2 Oddział Oceny Merytorycznej PG DWP-III Wydział Umów DWP-III-1 Oddział Umów PI DWP-III-2 Oddział Umów PG DWP-IV Wydział Instrumentów Finansowych DWP-IV-1 Oddział Instrumentów Finansowych DWP-IV-2 Samodzielne Stanowisko ds. Budżetu DWP-V Wydział Płatności DWP-V-1 Oddział Płatności PI DWP-V-2 Oddział Płatności PG DWP-VI Wydział Monitoringu DWP-VI-1 Oddział Monitoringu PI DWP-VI-2 Oddział Monitoringu PG DWP-VII Wydział Kontroli Projektów DWP-VII-1 Oddział Kontroli Projektów PI DWP-VII-1 Oddział Kontroli Projektów PG DWP-VIII Oddział Organizacyjny DWP-IX Główny Punkt Informacyjny PI projekty infrastrukturalne PG projekty gospodarcze 27
28 Zakres działań poszczególnych komórek organizacyjnych Wydział Oceny Formalnej Dokonuje naboru wniosków i odpowiada za przeprowadzenie ich oceny formalnej. Uczestniczy w przygotowaniu wniosków o dotację rozwojową. Przygotowuje wiążące interpretacje zapisów Szczegółowego opisu priorytetów WRPO dla beneficjentów. Wykonuje zadania wynikające z uczestniczenia w zarządzaniu Zintegrowanym Programem Operacyjnym Rozwoju Regionalnego (do czasu zamknięcia Programu). Koordynuje współpracę pozostałych komórek Departamentu w celu sprawnego przeprowadzenia oceny formalnej wniosków. Oddział Oceny Formalnej Projektów Infrastrukturalnych a) dokonywanie naboru i wstępnej oceny projektów infrastrukturalnych na etapie preselekcji, b) dokonywanie oceny formalnej projektów infrastrukturalnych, c) koordynacja współpracy pozostałych komórek Departamentu w celu sprawnego przeprowadzenia oceny formalnej wniosków, d) prowadzenie bazy danych dotyczącej zgłaszanych projektów infrastrukturalnych, e) obsługa sekretariatu Komisji Oceny Projektów, f) udzielenie beneficjentom informacji w zakresie złożonych projektów infrastrukturalnych, g) przekazywanie do Departamentu Polityki Regionalnej informacji o wynikach oceny projektów infrastrukturalnych, h) udział w przygotowaniu informacji do wniosków o dotację rozwojową, i) udział w wizytach monitorujących projektów infrastrukturalnych, j) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, k) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, l) przygotowywanie wiążących interpretacji zapisów Szczegółowego opisu priorytetów WRPO dla beneficjentów projektów infrastrukturalnych, m) udział w monitorowaniu prawidłowego przygotowania i realizacji projektów kluczowych, n) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, o) wykonywanie zadań wynikających z uczestniczenia w zarządzaniu ZPORR (do czasu zamknięcia Programu). Oddział Oceny Formalnej Projektów Gospodarczych a) dokonywanie naboru i wstępnej oceny projektów gospodarczych na etapie preselekcji, b) dokonywanie oceny formalnej projektów gospodarczych, c) koordynacja współpracy pozostałych komórek Departamentu w celu sprawnego przeprowadzenia oceny formalnej wniosków, d) prowadzenie bazy danych dotyczącej zgłaszanych projektów gospodarczych, e) obsługa sekretariatu Komisji Oceny Projektów, f) udzielenie beneficjentom informacji w zakresie złożonych projektów gospodarczych, 28
29 g) przekazywanie do Departamentu Polityki Regionalnej informacji o wynikach oceny projektów gospodarczych, h) udział w przygotowaniu informacji do wniosków o dotację rozwojową, i) udział w wizytach monitorujących projektów gospodarczych, j) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, k) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, l) przygotowywanie wiążących interpretacji zapisów Szczegółowego opisu priorytetów WRPO dla beneficjentów projektów gospodarczych, m) udział w monitorowaniu prawidłowego przygotowania i realizacji projektów kluczowych, przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, Oddział Oceny Oddziaływania na Środowisko a) weryfikacja dokumentacji projektowej oraz dokonywanie oceny projektów pod względem zgodności z prawem wspólnotowym oraz wytycznymi krajowymi, a także z prawem polskim tam, gdzie nie stwierdzono sprzeczności z acquis communautaire, b) konsultacje z beneficjentami w zakresie zgodności dokumentacji projektowej z prawodawstwem unijnym w zakresie ochrony środowiska, c) udział w wizytach monitorujących projektów, d) udział w monitorowaniu prawidłowego przygotowania i realizacji projektów kluczowych, e) udzielanie beneficjentom informacji w zakresie oceny oddziaływania na środowisko, f) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, g) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, h) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Wydział Oceny Merytorycznej Odpowiada za koordynację oceny strategicznej i merytorycznej projektów, dokonywanej przez Komisje Oceny Projektów i pracujących w ich ramach ekspertów i asesorów. Oddział Oceny Merytorycznej Projektów Infrastrukturalnych a) ocena strategiczna projektów infrastrukturalnych na etapie preselekcji oraz weryfikacja merytoryczna na etapie oceny właściwej, b) weryfikacja projektów infrastrukturalnych pod kątem występowania pomocy publicznej, c) weryfikacja projektów infrastrukturalnych pod kątem poprawności przeprowadzenia analizy finansowej i ekonomicznej, d) określanie luki finansowej w poszczególnych projektach infrastrukturalnych, 29
30 e) powoływanie Komisji Oceny Projektów oraz informowanie o posiedzeniach jej członków, f) prowadzenie bazy danych członków Komisji Oceny Projektów, g) uczestnictwo w pracach Komisji Oceny Projektów (na etapie preselekcji oraz oceny właściwej projektów infrastrukturalnych), h) zlecanie wykonania koniecznych do oceny merytorycznej i strategicznej projektów infrastrukturalnych ekspertyz i analiz, i) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, j) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, k) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Oceny Merytorycznej Projektów Gospodarczych a) ocena strategiczna projektów gospodarczych na etapie preselekcji oraz weryfikacja merytoryczna na etapie oceny właściwej, b) weryfikacja projektów gospodarczych pod kątem występowania pomocy publicznej, c) weryfikacja projektów gospodarczych pod kątem poprawności przeprowadzenia analizy finansowej i ekonomicznej, d) określanie luki finansowej w poszczególnych projektach gospodarczych, e) powoływanie Komisji Oceny Projektów oraz informowanie o posiedzeniach jej członków, f) prowadzenie bazy danych członków Komisji Oceny Projektów, g) uczestnictwo w pracach Komisji Oceny Projektów (na etapie preselekcji oraz oceny właściwej projektów gospodarczych), h) zlecanie wykonania koniecznych do oceny merytorycznej ekspertyz i analiz projektów gospodarczych, i) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, j) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, k) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Wydział Umów Odpowiada za przygotowanie pre-umów / umów o dofinansowanie oraz decyzji w sprawie przyznania dofinansowania w ramach WRPO, przyjmuje zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Uczestniczy w przygotowaniu wniosków o dotację rozwojową. Oddział Umów Projektów Infrastrukturalnych a) przygotowywanie do podpisu projektów umów o dofinansowanie projektów infrastrukturalnych oraz aneksów do tych umów, b) przygotowywanie do podpisu uchwał w sprawie określenia zasad dofinansowania, trybu i warunków realizacji projektów Samorządu Województwa 30
31 Wielkopolskiego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , uchwał zmieniających i uchylających, c) przygotowywanie do podpisu projektów umów w zakresie przygotowania indywidualnych projektów kluczowych (pre-umów), d) przygotowywanie uchwał w sprawie: przygotowania do realizacji indywidualnych projektów kluczowych wraz ze zobowiązaniami dla projektów, których Beneficjentem jest Samorząd Województwa Wielkopolskiego, e) prowadzenie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów infrastrukturalnych jako druga para oczu, f) przekazywanie do właściwego Wydziału DWP informacji o zakontraktowanych środkach na realizację projektów infrastrukturalnych, g) weryfikacja formalna i przyjmowanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie projektów infrastrukturalnych, h) udział w przygotowaniu informacji do wniosków o dotację rozwojową, i) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, j) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, k) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, l) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań), w szczególności KSI (SIMIK 07-13). Oddział Umów Projektów Gospodarczych a) przygotowywanie do podpisu projektów umów o dofinansowanie projektów gospodarczych oraz aneksów do tych umów, b) przygotowywanie do podpisu decyzji przyznających dofinansowanie projektów gospodarczych oraz decyzji zmieniających, c) przygotowywanie do podpisu projektów umów w zakresie przygotowania indywidualnych projektów kluczowych ( pre-umów ), d) przekazywanie do właściwego Wydziału DWP informacji o zakontraktowanych środkach na realizację projektów gospodarczych, e) weryfikacja formalna i przyjmowanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umów o dofinansowanie projektów gospodarczych, f) udział w przygotowaniu informacji do wniosków o dotację rozwojową, g) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, h) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, i) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, j) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań). Wydział Instrumentów Finansowych Wdraża i obsługuje instrumenty finansowe dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw (JEREMIE), wdraża i obsługuje instrumenty finansowe wspierające 31
32 rewitalizację obszarów miejskich (JESSICA), przeprowadza planowanie i sprawozdawczość budżetu Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego, Pomocy Technicznej WRPO, Pomocy Technicznej ZPORR (do czasu zakończenia programu). Oddział Instrumentów Finansowych a) wdrażanie inicjatyw wspólnotowych: JEREMIE oraz JESSICA: - opracowanie oraz zmiana strategii wdrażania instrumentów finansowych, - koordynacja działań pomiędzy Instytucją Zarządzającą Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata , bądź inną instytucją powołaną przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego, a Funduszem Powierniczym, - monitoring działań związanych z wdrażaniem instrumentów finansowych inicjatyw wspólnotowych, - przygotowywanie dla beneficjentów inicjatyw wspólnotowych wiążących interpretacji zapisów Szczegółowego opisu priorytetów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , - przygotowywanie do podpisu projektu umów o finansowanie Funduszu Powierniczego, - przyjmowanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy w zakresie umów zawieranych w ramach instrumentów inżynierii finansowej, b) dokonywanie naboru oraz oceny formalnej projektów w ramach Działania 1.3 Rozwój systemu finansowych instrumentów wsparcia przedsiębiorczości, c) prowadzenie baz danych dotyczących zgłaszanych projektów w ramach Działania 1.3 Rozwój systemu finansowych instrumentów wsparcia przedsiębiorczości, d) ocena merytoryczna projektów w ramach Działania 1.3 Rozwój systemu finansowych instrumentów wsparcia przedsiębiorczości, e) przekazywanie do DPR informacji o wynikach oceny projektów w ramach Działania 1.3 Rozwój systemu finansowych instrumentów wsparcia przedsiębiorczości, f) udzielanie Beneficjentom informacji w zakresie złożonych projektów w ramach Działania 1.3 Rozwój systemu finansowych instrumentów wsparcia przedsiębiorczości, g) powoływanie Komisji Oceny Projektów oraz współpraca z nią w zakresie: - informowania o posiedzeniu KOP jej członków, - uczestnictwa w pracach KOP, - prowadzenia Bazy danych członków KOP, - obsługi sekretariatu KOP, h) wdrażanie krajowych komponentów kontraktów wojewódzkich: - dokonywanie naboru i wstępnej oceny wniosków, - dokonywanie oceny formalnej wniosków, - prowadzenie bazy danych dotyczącej zgłaszanych projektów, i) opracowanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, j) współpraca z ośrodkami akademickimi / instytucjami badawczymi w celu analizy potrzeb rynkowych w finansowaniu przedsięwzięć z instrumentów finansowych inicjatyw wspólnotowych, k) współpraca z instytucjami europejskimi, 32
33 l) udzielanie informacji na temat instrumentów finansowych inicjatyw wspólnotowych i Kontraktu Wojewódzkiego, m) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, n) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów. Samodzielne Stanowisko ds. Budżetu a) planowanie budżetu rocznego, b) sprawozdawczość z wykonania budżetu, c) rozliczanie i ewidencjonowanie bieżących wydatków DWP. Wydział Kontroli Projektów Odpowiada za kontrolę prawidłowości realizacji projektów dofinansowanych w ramach wdrażanych przez Departament Priorytetów WRPO i ZPORR (do czasu zakończenia Programu) oraz za gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie do uprawnionych instytucji informacji o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu środków pochodzących z Unii Europejskiej. Koordynuje aktualizację procedur w ramach Departamentu (instrukcja wykonawcza, opis sytemu zarządzania i kontroli). Oddział Kontroli Projektów Infrastrukturalnych a) sporządzanie okresowych planów kontroli na miejscu realizacji projektów infrastrukturalnych, b) prowadzenie kontroli prac, usług i dostaw współfinansowanych ze środków WRPO i ZPORR (do czasu zakończenia programu) oraz kontroli ex-post prawidłowości udzielania przez beneficjentów zamówień publicznych na każdym etapie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu (w tym: kontrole dokumentów w siedzibie Departamentu oraz kontrole na miejscu realizacji projektów), c) prowadzenie wizyt monitorujących projektów zgłoszonych do dofinansowania i realizowanych w ramach WRPO, d) dokumentowanie wyników przeprowadzonych kontroli oraz wizyt monitorujących, e) sporządzanie okresowych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli projektów, f) analiza raportów z kontroli przeprowadzonych przez inne uprawnione podmioty, g) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych, h) gromadzenie informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektów infrastrukturalnych i przekazywanie ich do uprawnionych komórek Urzędu w terminach i w formie określonej w obowiązujących przepisach, i) koordynacja aktualizacji procedur w ramach Departamentu (instrukcja wykonawcza, opis systemu zarządzania i kontroli), j) koordynacja współpracy Departamentu z zewnętrznymi instytucjami uprawnionymi do kontroli prawidłowości zadań wykonywanych przez Departament, 33
34 k) opracowywanie wytycznych dla beneficjentów oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, l) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Kontroli Projektów Gospodarczych a) sporządzanie okresowych planów kontroli na miejscu realizacji projektów gospodarczych realizowanych w ramach wdrażanych działań WRPO i ZPORR (do czasu zamknięcia Programu), b) prowadzenie kontroli prac, usług i dostaw współfinansowanych ze środków WRPO i ZPORR (do czasu zakończenia programu) oraz kontroli ex-post prawidłowości udzielania przez beneficjentów zamówień publicznych na każdym etapie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu (w tym: kontrole dokumentów w siedzibie Departamentu oraz kontrole na miejscu realizacji projektów), c) prowadzenie wizyt monitorujących projektów zgłoszonych do dofinansowania i realizowanych w ramach WRPO, d) dokumentowanie wyników przeprowadzonych kontroli oraz wizyt monitorujących, e) sporządzanie okresowych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli projektów, f) analiza raportów z kontroli przeprowadzonych przez inne uprawnione podmioty, g) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych, h) gromadzenie informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektów gospodarczych i przekazywanie ich do uprawnionych komórek Urzędu w terminach i w formie określonej w obowiązujących przepisach, i) opracowywanie wytycznych dla beneficjentów oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, j) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Wydział Płatności Dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosków beneficjentów o płatność składanych dla celów refundacji w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO. Sporządza prognozę prawdopodobnych wniosków o płatność na bieżący rok budżetowy oraz na rok następny, jak również prognozę wydatków w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO. Planuje wydatki WRPO ujmowane w ustawie budżetowej na rok następny. Sporządza zapotrzebowanie na środki dotacji rozwojowej niezbędne do sporządzenia wniosku o udzielenie dotacji rozwojowej i przekazuje je do Departamentu Polityki Regionalnej. Weryfikuje wnioski o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej ZPORR. Prowadzi rejestr obciążeń na projekcie oraz rejestr dłużników. Przygotowuje wezwanie beneficjenta do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków. Sporządza dyspozycję przekazania środków na rzecz Holding Fund realizującego projekt z zakresu inżynierii instrumentów finansowych (JEREMIE, JESSICA). Oddział Płatności Projektów Infrastrukturalnych a) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność składanych dla celów refundacji, 34
35 b) weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej ZPORR, c) weryfikacja dokumentów finansowych przedłożonych przez beneficjentów oraz poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach beneficjentów,, d) przygotowywanie i przekazywanie do Departamentu Polityki Regionalnej uaktualnionej prognozy wydatków na bieżący rok budżetowy oraz prognozy na rok następny, e) przygotowywanie i przekazywanie do Wydziału Monitoringu prognozy wydatków w ramach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, f) planowanie wydatków WRPO ujmowanych w ustawie budżetowej na rok następny, g) udział w przygotowaniu informacji do sporządzenia zapotrzebowania na środki dotacji rozwojowej niezbędnego do sporządzenia wniosku o udzielenie dotacji rozwojowej, h) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań), i) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, j) kwalifikowanie stwierdzonych nieprawidłowości o skutku finansowym do kwot do wycofania lub do kwot do odzyskania/odzyskanych oraz rejestracja przedmiotowych zdarzeń w rejestrze obciążeń na projekcie, k) przygotowanie wezwania beneficjenta do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków, l) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, m) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Oddział Płatności Projektów Gospodarczych a) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność składanych dla celów refundacji, b) weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej ZPORR, c) weryfikacja dokumentów finansowych przedłożonych przez beneficjentów oraz poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach beneficjentów, d) przygotowywanie i przekazywanie do Departamentu Polityki Regionalnej uaktualnionej prognozy wydatków na bieżący rok budżetowy oraz prognozy na rok następny, e) przygotowywanie i przekazywanie do Wydziału Monitoringu prognozy wydatków w ramach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, f) planowanie wydatków WRPO ujmowanych w ustawie budżetowej na rok następny, g) udział w przygotowaniu informacji do sporządzenia zapotrzebowania na środki dotacji rozwojowej niezbędnego do sporządzenia wniosku o udzielenie dotacji rozwojowej, h) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań), 35
36 i) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, j) kwalifikowanie stwierdzonych nieprawidłowości o skutku finansowym do kwot do wycofania lub do kwot do odzyskania/odzyskanych oraz rejestracja przedmiotowych zdarzeń w rejestrze obciążeń na projekcie, przygotowanie wezwania beneficjenta do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków, k) przygotowanie wezwania beneficjenta do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków, l) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, m) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami. Wydział Monitoringu Prowadzi bieżący monitoring realizacji projektów w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, w tym dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosków beneficjentów o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą, w tym sprawozdania z przygotowania Indywidualnych Projektów Kluczowych. Sporządza i przekazuje do Departamentu Polityki Regionalnej sprawozdania okresowe z realizacji wdrażanych Priorytetów WRPO. Monitoruje poziom dostępnej alokacji i poziomu jej wydatkowania oraz weryfikuje raporty w celu wykrycia i wyeliminowania podwójnego finansowania. Oddział Monitoringu Projektów Infrastrukturalnych a) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą dla projektów infrastrukturalnych, b) prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji rzeczowego i finansowego przebiegu realizacji projektów infrastrukturalnych, w tym monitorowanie rezultatów osiągniętych po zakończeniu realizacji projektu i przekazywanie stosownych informacji do Wydziału Kontroli Projektów, c) sporządzanie sprawozdań okresowych z realizacji wdrażanych Priorytetów WRPO i przekazywanie ich do Departamentu Polityki Regionalnej, d) monitorowanie dostępnej alokacji i poziomu jej rozliczenia na podstawie danych uzyskiwanych od oddziałów DWP oraz informowanie o dostępnych kwotach do kontraktacji, we współpracy z Departamentem Polityki Regionalnej, e) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, f) prowadzenie wizyt monitorujących projektów realizowanych w ramach WRPO w zakresie bieżącego monitoringu postępu rzeczowego, g) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, h) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań), 36
37 i) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, j) weryfikacja formalna i merytoryczna sprawozdań dotyczących przygotowania Indywidualnego Projektu Kluczowego do realizacji projektu w ramach WRPO, k) weryfikacja sprawozdań dotyczących instrumentów finansowych Jeremie, Jessica, l) udział w czynnościach mających na celu wykrycie i wyeliminowanie podwójnego finansowania w ramach WRPO. Oddział Monitoringu Projektów Gospodarczych a) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą dla projektów gospodarczych, b) prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji rzeczowego i finansowego przebiegu realizacji projektów gospodarczych, w tym monitorowanie rezultatów osiągniętych po zakończeniu realizacji projektu i przekazywanie stosownych informacji do Wydziału Kontroli Projektów, c) sporządzanie sprawozdań okresowych z realizacji wdrażanych Priorytetów WRPO i przekazywanie ich do Departamentu Polityki Regionalnej, d) monitorowanie dostępnej alokacji i poziomu jej rozliczenia na podstawie danych uzyskiwanych od oddziałów DWP oraz informowanie o dostępnych kwotach do kontraktacji, we współpracy z Departamentem Polityki Regionalnej, e) sporządzanie notatek służbowych o wykrytych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych Priorytetów WRPO, stwierdzonych podczas wykonywania czynności służbowych oraz przekazywanie ich Wydziałowi Kontroli Projektów, f) prowadzenie wizyt monitorujących projektów realizowanych w ramach WRPO w zakresie bieżącego monitoringu postępu rzeczowego, g) opracowywanie dla beneficjentów wytycznych oraz ich zmian w zakresie kompetencji Oddziału, h) prowadzenie baz danych w zakresie wykonywanych przez oddział czynności (zadań), i) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Oddział zadaniami, j) weryfikacja formalna i merytoryczna sprawozdań dotyczących przygotowania Indywidualnego Projektu Kluczowego do realizacji projektu w ramach WRPO, k) weryfikacja sprawozdań dotyczących instrumentów finansowych Jeremie, Jessica, l) udział w czynnościach mających na celu wykrycie i wyeliminowanie podwójnego finansowania w ramach WRPO. Oddział Organizacyjny a) obsługa administracyjna Departamentu, b) przyjmowanie, rejestracja i dystrybucja korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz udzielanie informacji w tym zakresie, c) prowadzenie terminarza spotkań kierownictwa Departamentu oraz ich organizacja, 37
38 d) prowadzenie spraw administracyjno-kadrowych Departamentu (obsługa administracyjna naborów na drodze konkursów, listy obecności, urlopy, zakresy czynności pracowników, delegacje, itp.), e) przygotowywanie na polecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora pism dotyczących spraw administracyjno-organizacyjnych i merytorycznych, f) obsługa Departamentu w zakresie informacji i koordynacji szkoleń dla pracowników, g) prowadzenie rejestru uchwał podejmowanych przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego i zarządzeń wydawanych przez Marszałka Województwa Wielkopolskiego, h) prowadzenie archiwum Departamentu oraz przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Departament zadaniami, i) obsługa Departamentu w zakresie niezbędnym do jego nieprzerwanego funkcjonowania (zamawianie materiałów biurowych i eksploatacyjnych itp.), j) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych używanych w Departamencie oraz rejestru korzyści, k) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora Departamentu. Główny Punkt Informacyjny WRPO a) udzielanie informacji beneficjentom w zakresie zasad realizacji projektów współfinansowanych ze środków WRPO oraz ogólna informacja na ten temat programów krajowych, b) pomoc w interpretacji zagadnień zawartych w dokumentach WRPO oraz w dokumentacjach konkursowych poszczególnych naborów, c) współpraca z DPR w realizacji działań szkoleniowych w zakresie wykorzystania środków pochodzących z WRPO, d) współpraca przy wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych, e) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi przez Punkt zadaniami. Przewidywana liczba pracowników na koniec 2009 roku 120 Dyrektor 1 Zastępcy Dyrektora 3 Naczelnicy Wydziałów 6 Sekretariat 1 Wydział Oceny Formalnej 34 Oddział Oceny Formalnej Projektów Infrastrukturalnych 11 Oddział Oceny Formalnej Projektów Gospodarczych 12 Oddział Oceny Oddziaływania na Środowisko 11 Wydział Oceny Merytorycznej 14 Oddział Oceny Merytorycznej Projektów Infrastrukturalnych 7 Oddział Oceny Merytorycznej Projektów Gospodarczych 7 Wydział Umów 12 Oddział Umów Projektów Infrastrukturalnych 6 38
39 Oddział Umów Projektów Gospodarczych 6 Wydział Instrumentów Finansowych - 6 Oddział Instrumentów Finansowych - 5 Samodzielne Stanowisko ds. Budżetu - 1 Wydział Kontroli 12 Oddział Kontroli Projektów Infrastrukturalnych 6 Oddział Kontroli Projektów Gospodarczych 6 Wydział Płatności 17 Oddział Płatności Projektów Infrastrukturalnych 8 Oddział Płatności Projektów Gospodarczych 9 Wydział Monitoringu 6 Oddział Monitoringu Projektów Infrastrukturalnych 3 Oddział Monitoringu Projektów Gospodarczych 3 Oddział Organizacyjny 3 Główny Punkt Informacyjny WRPO 5 39
40 Biuro Obsługi Funduszy (BOF) Schemat organizacyjny Biura Obsługi Funduszy Dyrektor BOF Sekretariat Z-ca Dyrektora BOF Naczelnik Naczelnik Wydział Obsługi Prawnej i Zamówień Publicznych Biuro Informacyjne Województwa Wielkopolskiego w Brukseli Wydział Obsługi Finansowej Biuro Obsługi Funduszy prowadzi i koordynuje obsługę prawną, finansową oraz administracyjną jednostek realizujących zadania Instytucji Zarządzającej WRPO, w następującym zakresie: a) współpraca z Departamentem Polityki Regionalnej i Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego, w zakresie bieżącego ich funkcjonowania, b) obsługa prawna Departamentu Polityki Regionalnej i Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego, c) prowadzenie rejestru umów, aneksów do umów, decyzji i decyzji zmieniających finansowanych z budżetu WRPO, d) przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej, e) koordynacja planowania i zmian budżetu projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej, w szczególności: sporządzanie zbiorczego zestawienia wydatków na podstawie planów wydatków na dany rok budżetowy, przekazanych przez Departament Polityki Regionalnej oraz Departament Wdrażania Programu Regionalnego, wstępna weryfikacja wniosków składanych przez Departament Polityki Regionalnej i Departament Wdrażania Programu Regionalnego dotyczących wprowadzania zmian w budżecie programów i projektów finansowanych z funduszy unijnych, f) bieżący monitoring realizacji budżetu WRPO, w poszczególnych paragrafach, w odniesieniu do planu, na podstawie sprawozdań przekazywanych do Biura przez Departament Administracyjny i Departament Finansów, 40
41 g) uzgadnianie harmonogramów zapotrzebowania na środki składanego dla Departamentu Finansów, na podstawie wniosków składanych przez Departament Polityki Regionalnej, h) prowadzenie rejestru zabezpieczenia środków (weksle i inne formy), i) analiza wniosków pokontrolnych składanych przez wydzielone komórki kontroli Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego oraz organy kontroli zewnętrznej i w uzasadnionych przypadkach kierowanie zgłoszeń do właściwych instytucji oraz uruchomienie procedury windykacyjnej. Wydział Obsługi Prawnej i Zamówień Publicznych a) obsługa prawna Departamentu Polityki Regionalnej i Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego w zakresie prawa krajowego i wspólnotowego, b) opracowywanie dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (DZ.U. nr 223 poz.1655 z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tejże ustawy i innych aktów prawnych wspólnotowych w zakresie merytorycznym właściwości Biura, c) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie merytorycznym właściwości Biura, d) udział w komisjach przetargowych powoływanych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego celem przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie merytorycznym właściwości Biura, e) prowadzenie rejestru zamówień publicznych, udzielanie porad, opinii, konsultacji prawnych i wyjaśnień dotyczących stosowania obowiązujących przepisów prawa w sprawach należących do właściwości Biura, f) opracowywanie projektów umów, pism urzędowych i innych dokumentów w zakresie działalności Biura, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, g) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów, pism urzędowych oraz innych dokumentów w zakresie właściwości Biura, h) prowadzenie i aktualizacja rejestru przepisów prawnych w zakresie prawa wspólnotowego UE, i) współdziałanie z Dyrektorem, Zastępcą Dyrektora i pracownikami Biura w załatwianiu przez Biuro oraz inne departamenty spraw z zakresu administracji samorządowej, objętych właściwością Biura, j) informowanie Dyrektora Biura oraz jego Zastępcy o treści nowych aktów prawnych dotyczących działalności Biura, k) opracowanie i aktualizacja wewnętrznych procedur w ramach realizowanych zadań przez Biuro, l) współpraca z Departamentem Polityki Regionalnej i Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego w zakresie określenia przedmiotu zamówienia oraz opracowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, m) prowadzenie ewidencji i archiwum umów i innych dokumentów sporządzanych lub opiniowanych pod względem ich zgodności z prawem krajowym i wspólnotowym oraz wewnętrznymi regulacjami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, n) analiza wniosków pokontrolnych składanych przez wydzielone komórki kontroli Departamencie Polityki Regionalnej oraz w Departamencie Wdrażania Programu Regionalnego oraz organa kontroli zewnętrznej i w uzasadnionych przypadkach 41
42 kierowanie zgłoszeń do właściwych instytucji oraz uruchomienie procedury windykacyjnej, o) współpraca z Departamentem Polityki Regionalnej i Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego w zakresie bieżącego ich funkcjonowania. Wydział Obsługi Finansowej a) prowadzenie rejestru umów finansowanych z budżetu Urzędu Marszałkowskiego, budżetu województwa, dotacji rozwojowej i środków UE, b) koordynacja planowania i zmian budżetu Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego oraz Biura Informacyjnego Województwa Wielkopolskiego w Brukseli, w szczególności: sporządzanie zbiorczego zestawienia wydatków na podstawie planów wydatków na dany rok budżetowy, przekazanych przez Departament Polityki Regionalnej, Departament Wdrażania Programu Regionalnego, wstępna weryfikacja wniosków składanych przez Departament Polityki Regionalnej, Departament Wdrażania Programu Regionalnego dotyczących wprowadzania zmian w budżecie Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego (w ramach budżetu UMWW), c) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność projektów własnych IZ WRPO z Pomocy Technicznej WRPO, d) koordynacja planowania i zmian budżetu projektów realizowanych przez Departament Polityki Regionalnej i Departament Wdrażania Programu Regionalnego, w szczególności: sporządzanie zbiorczego zestawienia wydatków na podstawie planów wydatków na dany rok budżetowy, wstępna weryfikacja wniosków składanych przez Departament Polityki Regionalnej i Departament Wdrażania Programu Regionalnego dotyczących wprowadzania zmian w budżecie programów i projektów finansowanych z funduszy unijnych, e) bieżący monitoring realizacji budżetu w poszczególnych paragrafach w odniesieniu do planu, przez Departament Polityki Regionalnej, Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz Biuro Informacyjne Województwa Wielkopolskiego w Brukseli na podstawie sprawozdań przekazywanych do Biura przez Departament Administracyjny i Departament Finansów, f) uzgadnianie harmonogramów zapotrzebowania na środki składanych dla Departamentu Finansów, na podstawie wniosków składanych przez Departament Polityki Regionalnej, Departament Wdrażania Programu Regionalnego, g) opracowywanie zbiorczych informacji opisowych z wykonania budżetu województwa przez Departament Polityki Regionalnej i Departament Wdrażania Programu Regionalnego na podstawie dokumentów sporządzonych przez te Departamenty i przekazywanie ich do Departamentu Finansów, h) współpraca z Departamentem Polityki Regionalnej, Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego w zakresie udzielania informacji dotyczących realizacji budżetu, w tym dotacji rozwojowej, i) prowadzenie rejestru zabezpieczenia środków (weksle i inne formy), j) współpraca z Departamentem Polityki Regionalnej oraz Departamentem Wdrażania Programu Regionalnego, w zakresie bieżącego ich funkcjonowania, k) planowanie i realizacja budżetu Biura. 42
43 Przewidywana liczba pracowników na koniec 2009 roku - 12 Dyrektor 1 Zastępca Dyrektora - 1 Sekretariat - 1 Wydział Obsługi Prawnej i Zamówień Publicznych - 4 Wydział Obsługi Finansowej Departament Finansów (DF) Departament Finansów w ramach opracowywania projektu budżetu Województwa Wielkopolskiego oraz jego realizacji, a także prowadzenia ksiąg rachunkowych budżetu Województwa oraz ksiąg rachunkowych jednostki zgodnie z Zakładowym Planem Kont, obsługuje budżet WRPO, w tym dotacji rozwojowej. Sekretariat - DF-I a) zapewnienie obsługi organizacyjnej stanowiska SW, Dyrektora i Zastępcy Dyrektora DF, b) prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wysyłanej z DF, c) prowadzenie ewidencji wystawianych delegacji pracowników w zakresie wyjazdów szkoleniowych, d) prowadzenie ewidencji wniosków na Zarząd Województwa Wielkopolskiego dotyczących zmian w projektach, e) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych. Oddział Budżetu i Sprawozdawczości DF-II a) opracowywanie projektu uchwały w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej, b) opracowywanie zakresu i formy informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz za rok budżetowy, c) opracowywanie projektu budżetu województwa i jego realizacja, d) opracowywanie projektów uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz uchwał Sejmiku Województwa Wielkopolskiego powodujących zmiany w budżecie Województwa Wielkopolskiego, e) opracowywanie projektów uchwał w sprawie układu wykonawczego budżetu województwa, f) opracowywanie uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego dotyczących harmonogramu realizacji dochodów i wydatków województwa, g) sporządzanie sprawozdań opisowych z wykonania budżetu województwa, h) sporządzanie sprawozdań zbiorczych celem ich przekazania do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody Wielkopolskiego, i) przyjmowanie i weryfikacja wniosków dotyczących wprowadzania zmian w budżecie, w tym dotyczących zmian z zakresu funduszy unijnych. Oddział Księgowości - Referat ds. funduszy unijnych - DF-III-FU a) obsługa finansowo-księgowa, prowadzenie wyodrębnionych ksiąg rachunkowych oraz rejestrów dokumentów finansowo-księgowych co najmniej dla Priorytetów, działań i projektów, b) prowadzenie rachunków bankowych, c) ewidencja otrzymanej dotacji rozwojowej i terminowy zwrot niewykorzystanych środków do MRR, 43
44 d) kontrola stanu środków na rachunkach bankowych oraz uruchamianie środków dla jednostek i indywidualnych beneficjentów, blokowanie środków budżetowych w przypadkach określonych odrębnymi przepisami, e) sporządzanie sprawozdawczości budżetowej. Oddział Funduszy Unijnych - DF V a) rejestracja oraz weryfikacja zapotrzebowań na wypłatę środków, b) wydawanie dyspozycji DF-III-FU, zgodnie z zapotrzebowaniem, dokonania przelewu środków zgodnie z zasadami programowymi, c) sporządzanie i bieżąca aktualizacja załącznika: - do uchwały w sprawie budżetu Województwa Wielkopolskiego w zakresie WRPO, zgodnie z wymogami Ustawy o finansach publicznych, - do harmonogramu realizacji budżetu Województwa Wielkopolskiego w zakresie WRPO, zgodnie z wymogami Ustawy o finansach publicznych, d) sporządzanie załącznika do sprawozdania rocznego z wykonania budżetu Województwa Wielkopolskiego oraz do informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze, e) kontrola zgodności, z uchwałą w sprawie budżetu województwa, wniosków departamentów merytorycznych składanych na posiedzenie Zarządu Województwa Wielkopolskiego dotyczących zmian w planie dochodów/wydatków budżetu województwa, f) opracowywanie dokumentów dotyczących procedur związanych z obsługą finansowo-księgową, g) współpraca z jednostkami realizującymi zadania Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie udzielania informacji dotyczących wydatkowania środków, w tym dotacji rozwojowej, wynikających z ewidencji księgowej funduszy unijnych, h) przekazywanie bieżących informacji o dokonanych płatnościach departamentom merytorycznym, i) współpraca z bankami obsługującymi rachunki, udzielającymi poręczeń i gwarancji, j) prowadzenie zbiorczych rejestrów na potrzeby analiz planowanych i wykonanych przepływów pieniężnych w budżecie Województwa Wielkopolskiego w zakresie: - wydatkowania dotacji otrzymanych z budżetu państwa, w tym dotacji rozwojowej, na realizację WRPO, - planowanych wydatków na realizację WRPO ze środków jednostek samorządu terytorialnego na podstawie uzyskanej z departamentów merytorycznych informacji przekazywanej do Ministra Rozwoju Regionalnego do 31 sierpnia danego roku na rok następny, - wniosków o udzielenie dotacji rozwojowej na dany rok budżetowy, - wniosków o przekazanie i rozliczenie transz dotacji rozwojowej, - wewnętrznego rejestru zawartych umów/decyzji o dofinansowanie projektów. Przewidywana liczba pracowników na koniec Oddział Funduszy Unijnych 10 Oddział Księgowości - Referat ds. funduszy unijnych 15 44
45 Departament Administracyjny (DA) Departament Administracyjny, w ramach Wydziału Finansowo Księgowego, Oddziału Ewidencji Funduszy Unijnych obsługuje jednostki realizujące zadania Instytucji Zarządzającej WRPO (w zakresie projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej WRPO). Do zadań Departamentu przy realizacji WRPO należy w szczególności: prowadzenie rachunkowości budżetowej, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w systemie MULTI CASH, sprawozdawczość budżetowa, analiza wydatków oraz kontrola środków finansowych WRPO, wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym WRPO. Przewidywana liczba pracowników na koniec 2009 roku - 6 Oddziału Ewidencji Funduszy Unijnych Departament Organizacyjny i Kadr (DO) Departament Organizacyjny i Kadr, w ramach Wydziału Kadr i Płac wypełnia szereg zadań wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu oraz w związku z opracowywaniem i wdrażaniem procedur w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi Departament wspiera obsługę kadrową jednostek wykonujących zadania Instytucji Zarządzającej WRPO. Ponadto Departament zarządza wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej na zatrudnienie personelu tych jednostek. Do zadań Departamentu przy realizacji WRPO należy w szczególności: przygotowywanie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Marszałka oraz innych upoważnień Zarządu i Marszałka do załatwiania spraw w ich imieniu oraz prowadzenia rejestru upoważnień, wszelkie sprawy związane ze stosunkiem pracy pracowników, opracowywanie i wdrażanie procedur w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Przewidywana liczba pracowników na koniec 2009 roku 4 Wydział Kadr i Płac Departament Kontroli (DKO) Departament Kontroli jest bezpośrednio zaangażowany w realizację WRPO w zakresie kontroli projektów własnych IZ WRPO, realizowanych ze środków Pomocy Technicznej WRPO. Do podstawowych zadań Departamentu należy w szczególności : - przeprowadzanie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, 45
46 - koordynowanie i przygotowywanie rocznych planów kontroli, w tym kontroli prowadzonych przez Departamenty Urzędu, - prowadzenie kontroli zewnętrznych z udziałem departamentów merytorycznych, - analiza materiałów pokontrolnych, opracowywanie lub opiniowanie wystąpień pokontrolnych oraz innych pism związanych z kontrolami, - sporządzanie półrocznych i rocznych zbiorczych informacji o przeprowadzonych przez Urząd kontrolach, - współpraca z zewnętrznymi organami kontroli, - przygotowywanie zbiorczych informacji o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej w Urzędzie, - przygotowywanie projektów odpowiedzi na zalecenia pokontrolne kierowane przez organy kontroli zewnętrznej, prowadzenie rejestru upoważnień do przeprowadzania kontroli Pisemne procedury opracowane na potrzeby pracowników Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej Instytucja Zarządzająca WRPO opracowała Instrukcję Wykonawczą Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata zawierającą procedury dotyczące realizacji zadań, podziału obowiązków pomiędzy poszczególne departamenty. Zadania realizowane przez konkretnych pracowników zostały doprecyzowane w zakresach czynności, uprawnień i odpowiedzialności. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej WRPO została warunkowo zaakceptowana przez IPOC oraz została przyjęta uchwałą Zarządu Województwa Wielkopolskiego w dniu 5 czerwca 2008 r. Instytucja Pośrednicząca opracowała Instrukcję Wykonawczą IP WRPO (została pozytywnie zaopiniowana przez IZ WRPO i przyjęta uchwałą Zarządu Województwa Wielkopolskiego w dniu 24 lipca 2008 r.) w zakresie zarządzania i kontroli z dokładnym wyszczególnieniem sposobu wypełniania procesów. Zadania realizowane przez poszczególnych pracowników IP zostały doprecyzowane w opisach stanowisk pracy Procedury dotyczące wyboru i zatwierdzania operacji odnoszące się do zapewniania, że w całym okresie realizacji spełniają one wymogi obowiązujących przepisów wspólnotowych i krajowych (art. 60 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) Procedury wyboru projektów Procedury wyboru projektów w ramach WRPO zostały dostosowane do specyfiki poszczególnych działań i Priorytetów z uwzględnieniem odnoszących się do danego obszaru interwencji przepisów polskich i unijnych oraz specyfiki danego komponentu WRPO. Ocena i wybór projektów dokonywane będą na podstawie kryteriów wyboru 46
47 projektów, zawartych w załączniku do Szczegółowego Opisu Priorytetów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , które będą zatwierdzane przez Komitet Monitorujący WRPO. Kryteria te są skonstruowane w sposób zapewniający, że operacje finansowane ze środków WRPO są zgodne z obowiązującymi zasadami krajowymi i wspólnotowymi. W ramach WRPO przewiduje się realizację następujących typów projektów: indywidualne, wyłonione w trybie konkursu, systemowe. Projekty indywidualne realizowane będą w ramach Priorytetu I, II, III, IV, V i VI WRPO. W ramach ww. Priorytetów WRPO realizowane będą również projekty wyłonione w trybie konkursowym. W ramach Priorytetu VII WRPO Pomoc Techniczna projekty Instytucji Pośredniczącej realizowane będą w trybie konkursowym, natomiast projekty własne Instytucji Zarządzającej realizowane będą w trybie systemowym. Projekty indywidualne Listę projektów indywidualnych, tzw. kluczowych określa Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych, który stanowi krajowy załącznik do WRPO. W stosunku do projektów znajdujących się w Wykazie stosowany będzie tryb dotyczący projektów indywidualnych, zgodnie z zapisami ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Wykaz tworzony jest przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Zawarte w nim propozycje projektów kluczowych poddawane są ocenie, np. pod kątem ich przygotowania do realizacji czy kwalifikowalności ich zakresów rzeczowych oraz poddawane są konsultacjom społecznym. Po przeprowadzeniu powyższych działań następuje ostateczna akceptacja Wykazu przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego i jego publikacja w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym. Następnie z beneficjentami projektów podpisywane są umowy wstępne (pre-umowy) dotyczące przygotowania projektów do realizacji, stanowiące zobowiązanie beneficjenta do terminowego i prawidłowego przygotowania projektu do realizacji. Projekty poddawane są ocenie formalnej i merytorycznej zgodnej z kryteriami zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący WRPO. Wykaz kryteriów wyboru projektów jest załącznikiem do Szczegółowego Opisu Priorytetów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Pozytywna ocena projektu jest podstawą do podpisania z beneficjentem umowy o dofinansowanie. Wszelkie działania podejmowane w odniesieniu do projektów kluczowych muszą być zgodne z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitoringu projektów indywidualnych zgodnych z art. 28 ust. 1 pkt. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006r. nr 227, poz z późn. zm.). Projekty podlegające konkursowi W zakresie wyboru projektów w trybie konkursowym przewidywane są zarówno otwarte, jak i zamknięte konkursy wniosków. Przewidywane są następujące etapy oceny wniosków: 47
48 1. Ogłoszenie o konkursie (do ogłoszenia dołączony jest regulamin konkursu, określający podstawowe zasady obowiązujące w danym konkursie). 2. Preselekcja. Beneficjent składa wniosek uproszczony do Instytucji Pośredniczącej (w przypadku Priorytetu III) lub do Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego (Priorytet I, II, IV, V, VI). W ww. instytucjach/jednostkach organizacyjnych UMWW dokonana zostaje ocena formalna wniosku, na podstawie kryteriów formalnych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO i zawartych w Szczegółowym Opisie Priorytetów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Poprawnie formalnie wnioski poddawane są następnie ocenie strategicznej dokonywanej przez komisję konkursową na podstawie kryteriów określających np. potrzeby danej dziedziny, obszaru bądź grupy docelowej. Tworzona jest lista rankingowa wniosków, na podstawie której Zarząd Województwa Wielkopolskiego podejmuje wstępną decyzję o wyborze projektów do dofinansowania. 3. Uzupełnienie przez beneficjenta w wyznaczonym przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego terminie dokumentacji projektowej. 4. Ocena formalna i merytoryczna projektu. Wnioski wraz z pełną dokumentacją projektu poddawane są ocenie formalnej dotyczącej m.in. kompletności złożonej dokumentacji oraz zgodności informacji w niej zawartych z danymi z wniosku uproszczonego. Poprawne formalnie wnioski wraz z dokumentacją przekazywane są do oceny merytorycznej, której wyniki będą porównywane z kryteriami brzegowymi w celu podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu i podpisaniu umowy o dofinansowanie. 5. Ze względu na fakt, że składanie przez poszczególnych beneficjentów właściwych aplikacyjnych wraz z pełną dokumentacją może być bardzo rozłożone w czasie, zakłada się, że na koniec każdego miesiąca informacja o wnioskach, które w danym miesiącu zostały pozytywnie ocenione pod względem formalnym i merytorycznym przekazywana jest do Zarządu Województwa Wielkopolskiego celem podjęcia wobec nich ostatecznej decyzji o dofinansowaniu. Dopuszcza się możliwość częstszego przedkładania pozytywnie ocenionych wniosków Zarządowi Województwa Wielkopolskiego celem podjęcia wobec nich decyzji o dofinansowaniu. 6. Decyzja o dofinansowaniu projektu. Ostateczną decyzję o dofinansowaniu projektu podejmuje Zarząd Województwa Wielkopolskiego. 7. Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu. Dla pewnych rodzajów projektów oraz w wybranych konkursach metoda wstępnego wyboru na podstawie wniosku uproszczonego (konkurs dwustopniowy) nie będzie stosowana. W takim przypadku ocena strategiczna przeprowadzona zostanie wraz z merytoryczną na podstawie pełnej dokumentacji projektowej (konkurs jednostopniowy). Szczegółowe informacje w tym zakresie będą określane w ogłoszeniach o naborze wniosków na poszczególne typy projektów/regulaminach poszczególnych konkursów. Informacje na temat wyników poszczególnych etapów oceny projektów zamieszczane są na stronie internetowej programu oraz przekazywane wnioskodawcom. 48
49 Dane o wynikach poszczególnych etapów oceny wniosków wprowadzane są do Krajowego Systemu Informatycznego Procedura odwoławcza (przejściowa procedura odwoławcza) W systemie wyboru projektów do dofinansowania w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata przewiduje się jeden środek odwoławczy, jakim jest protest. Wnioskodawca, którego wniosek o dofinansowanie otrzymał negatywną ocenę lub też otrzymał liczbę punktów uniemożliwiającą mu zakwalifikowanie do dofinansowania (z wyłączeniem przypadku, gdy projekt nie zakwalifikował się do dofinansowania w wyniku wyczerpania dostępnej alokacji na realizację danego działania). Wnioskodawca składa protest bezpośrednio do Biura Obsługi Funduszy (BOF) w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o wynikach oceny wniosku. Protest rozpatrywany jest przez Komisję Odwoławczą (KO), działającą przy BOF i powoływaną przez Dyrektora BOF. KO rozpatruje protest w terminie 30 dni od daty powołania KO. Rozstrzygnięcie protestu następuje w postaci Orzeczenia KO. Rozstrzygając protest, KO może orzec o: uznaniu protestu w całości, oddaleniu protestu w całości, uznaniu lub oddaleniu protestu częściowo. W przypadku uznania w całości protestu złożonego od wyników oceny formalnej wniosek wnioskodawcy przekazywany jest na kolejny etap oceny wniosku (do oceny strategicznej/merytorycznej). W przypadku oddalenia protestu w całości lub w części od wyników oceny formalnej wniosek zostaje odrzucony. W przypadku uznania w całości bądź w części protestu złożonego od wyników oceny merytorycznej/strategicznej KO ponownie ocenia merytorycznie/strategicznie wniosek. Dyrektor BOF zawiadamia wnioskodawcę o sposobie rozstrzygnięcia protestu wysyłając odpis Orzeczenia KO. Wnioskodawca, którego protest został negatywnie rozpatrzony może wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Projekty systemowe W przypadku projektów własnych IZ obowiązuje tryb systemowy właściwy dla Pomocy Technicznej. Zarząd Województwa Wielkopolskiego zatwierdza projekty w formie decyzji na podstawie rocznego planu finansowego jednostki w zakresie Pomocy Technicznej. Instrumenty inżynierii finansowej Procedury dotyczące wyboru i zatwierdzenia operacji instrumentów inżynierii finansowej zgodne są z art. 44 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz 49
50 Rozporządzenie Rady (WE) nr 284/2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1083/2006. Na podstawie art. 44 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (z późniejszymi zmianami) w ramach programu operacyjnego fundusze strukturalne mogą finansować wydatki dotyczące operacji składające się z wkładów we wsparcie instrumentów inżynierii finansowej takich jak: fundusze kapitału podwyższonego ryzyka, fundusze gwarancyjne i fundusze pożyczkowe oraz fundusze na rzecz rozwoju obszarów miejskich. W przypadku, gdy takie operacje są organizowane za pomocą funduszy powierniczych, czyli funduszy ustanowionych w celu inwestowania w kilka funduszy kapitału podwyższonego ryzyka, fundusze gwarancyjne i fundusze pożyczkowe oraz fundusze na rzecz rozwoju obszarów miejskich, państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca realizują je między innymi poprzez zastosowanie jednej lub kilku z następujących form: a) udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym prawem zamówień publicznych; b) gdy umowa nie stanowi zamówienia publicznego na usługi w rozumieniu prawa zamówień publicznych, przyznanie dotacji rozumianej w tym celu jako bezpośredni wkład finansowy w formie darowizny na rzecz instytucji finansowej bez zaproszenia do składania wniosków, jeżeli jest to dokonane zgodnie z prawem krajowym pozostającym w zgodności z Traktatem. ; c) przyznanie kontraktu bezpośrednio EBI lub EFI. Inicjatywa JEREMIE W przypadku inicjatywy JEREMIE wybór Funduszu Powierniczego odbywa się w oparciu o ustawę z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2007r. Nr 223. Poz. 1655, z późn. zmianami). W myśl art. 4 pkt 7 ustawy PZP do przyznawania dotacji rozwojowych na podstawie ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych przepisów ustawy PZP nie stosuje się. Wybór Funduszu Powierniczego JEREMIE dokonuje się w oparciu o procedurę projektów podlegających konkursowi (tryb jednostopniowy). Procedura wyboru oraz oceny projektów kończy się podpisaniem Umowy o finansowanie Funduszu Powierniczego JEREMIE. Wybierany jest jeden Fundusz Powierniczy. Inicjatywa JESSICA Zgodnie art. 44 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (z późniejszymi zmianami) zostaje powołany Fundusz Powierniczy JESSICA w oparciu o Umowę o finansowaniu zawartą z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym. Umowy o finansowanie Funduszy Powierniczych o których mowa w art. 44 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. (z późniejszymi zmianami) ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zawierają w szczególności: a) zasady i warunki wkładów programu operacyjnego do funduszu powierniczego; 50
51 b) zaproszenie do wyrażenia zainteresowania kierowane do pośredników finansowych lub funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich; c) wykonaną przez fundusz powierniczy: ocenę, wybór i akredytowanie pośredników finansowych lub funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich; d) wypracowanie i monitorowanie polityki inwestycyjnej lub wybranych planów i operacji na rzecz rozwoju obszarów miejskich; e) sprawozdawczość funduszu powierniczego przed Państwami Członkowskimi oraz instytucjami zarządzającymi; f) monitorowanie wdrażania inwestycji zgodnie z obowiązującymi zasadami; g) wymagania dotyczące audytu; h) politykę wychodzenia funduszu powierniczego z funduszy kapitału podwyższonego ryzyka, funduszy gwarancyjnych, funduszy pożyczkowych oraz funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich; i) przepisów w zakresie likwidacji funduszu powierniczego, w tym ponownego wykorzystania środków zwróconych do instrumentu inżynierii finansowej w następstwie inwestycji lub nadwyżek pozostałych po wykorzystaniu wszystkich gwarancji przypisanych do wkładu z programu operacyjnego. Polityka inwestycyjna, o której mowa w lit. d), obejmuje co najmniej informacje o planowanych do wsparcia przedsiębiorstwach i produktach inżynierii finansowej Kontrole Instytucji Zarządzającej WRPO Instytucja Zarządzająca WRPO zapewnia realizację dwóch typów kontroli w systemie zarządzania WRPO: kontrolę systemową (art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999); weryfikację wydatków (art. 60b Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006). 1. Kontrola systemowa przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą (IZ), dotyczy weryfikacji zadań Instytucji Pośredniczącej (IP) w zakresie zarządzania Priorytetem III. Kontrolę systemową przeprowadza bezpośrednio IZ. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. IZ jest zobowiązana do przeprowadzania w każdym roku, w latach , przynajmniej jednej kontroli systemowej w każdej instytucji, do której delegowała część zadań. Za przeprowadzanie kontroli systemowej odpowiedzialny jest Departament Polityki Regionalnej. Obszary kontroli: zgodność wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie do danego Programu operacyjnego; zgodność realizowanych projektów z odpowiednimi zasadami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego przez cały okres ich realizacji; istnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny; 51
52 istnienie odpowiedniej ścieżki audytu tj. zgodnej z art. 15 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006; istnienie procedur zapewniających, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE)1083/2006, a proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie; przestrzeganie wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 Rozporządzenia Rady (WE)1083/ Weryfikacja wydatków (weryfikacja) polega na sprawdzaniu dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktyczności poniesienia wydatków oraz ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Kontrola projektów (weryfikacja wydatków) została powierzona na mocy zapisów w regulaminie organizacyjnym Departamentowi Wdrażania Programu Regionalnego (DWP) oraz na mocy porozumienia Wojewódzkiemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu (IP). Obszary weryfikacji: Instytucje działające w imieniu IZ są zobowiązane do przeprowadzania weryfikacji sprawdzających w szczególności czy: wniosek o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonymi przez beneficjenta za zgodność z oryginałem, potwierdzającymi poniesione wydatki lub wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, przekazywany jest do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków o płatność; dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z decyzją o dofinansowaniu/umową o dofinansowanie; zadeklarowane przez beneficjentów wydatki zostały faktycznie i rzeczywiście poniesione oraz zapłacone; wnioski beneficjentów o płatność są prawidłowe; wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi w tym z politykami horyzontalnymi Wspólnoty, w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego oraz zasadą zakazu podwójnego finansowania wydatków. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006, art. 13, ust. 2 weryfikacje wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym) polegają w szczególności na: weryfikacji wszystkich wniosków o płatność składanych przez beneficjentów kontroli podlega 100% wniosków; kontroli projektów na miejscu kontroli podlega 100% projektów lub próba projektów. Oprócz kontroli na miejscu przeprowadza się kontrolę na zakończenie realizacji projektu. Kontrola ta: dotyczy każdego projektu; przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową; 52
53 obejmuje sprawdzenie kompletności i poprawności całej dokumentacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków; może obejmować działania kontrole na miejscu realizacji projektu. Weryfikacja wydatków dzieli się na kontrole: planowe, doraźne. Kontrole planowe. Prowadzone są na podstawie rocznego planu kontroli. Na każdy miesiąc kalendarzowy sporządzane są harmonogramy kontroli, w których wskazuje się (poza danymi dotyczącymi kontrolowanego podmiotu) skład osobowy zespołu kontrolującego (co najmniej dwie osoby). Kontrole doraźne. Kontrole doraźne prowadzone mogą być w przypadku stwierdzenia/podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu, w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych lub w wyniku zlecenia kontroli przez uprawnione do tego instytucje. Kontrola doraźna może zostać przeprowadzona w każdym czasie realizacji projektu i w okresie związania celem projektu, tj. w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Kontrola trwałości (kontrole planowe w siedzibie beneficjentów). Kontrole trwałości prowadzone są na próbie projektów zrealizowanych w ramach WRPO. Kontrole trwałości ujmowane są w planach kontroli, sprawozdaniach z kontroli oraz w miesięcznych harmonogramach kontroli. Zasady przygotowania i prowadzenia kontroli, zebrania niezbędnej dokumentacji, przygotowania upoważnienia i zawiadomienia beneficjenta o kontroli, a także informowania o wynikach kontroli są analogiczne do procedur dotyczących kontroli planowych. Zakres kontroli trwałości obejmuje w szczególności: sprawdzenie istnienia i działania inwestycji dofinansowanej z WRPO; sprawdzenie dokonanych przez beneficjenta zmian w projekcie; weryfikację wydatków; sprawdzenie ewentualnych przychodów uzyskanych w wyniku realizacji projektu; sprawdzenie, czy beneficjent uzyskał dotacje z innych źródeł niż WRPO; sprawdzenie rozliczeń podatku od towarów i usług. Szczegółowe procedury w zakresie weryfikacji i kontroli operacji opisano w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Instrumenty inżynierii finansowej W przypadku instrumentów inżynierii finansowej: JEREMIE i JESSICA wymogi z zakresu kontroli znajdują odzwierciedlenie w zapisach Umowy o finansowaniu. 53
54 Zgodnie z umową o finansowaniu Funduszu Powierniczego JEREMIE i umową o finansowanie Funduszu Powierniczego JESSICA, IZ WRPO ma zapewnione prawo do przeprowadzania kontroli Managera Funduszu Powierniczego. Ponadto umowy o finansowanie Funduszy Powierniczych zawierają zapewnienie, iż w umowach operacyjnych zawieranych pomiędzy Managerem Funduszu Powierniczego JEREMIE/ JESSICA a Pośrednikami Finansowymi/Funduszami Rozwoju Obszarów Miejskich, oraz pomiędzy Pośrednikami Finansowym/Funduszami Rozwoju Obszarów Miejskich a MŚP/Projektami Miejskimi te zapisy również będą miały zastosowanie Rozpatrywanie wniosków o zwrot Za pomocą wniosku o płatność rozliczane są wydatki w ramach projektu poniesione w danym okresie rozliczeniowym. W ramach WRPO wnioski o płatność są weryfikowane i zatwierdzane zgodnie z poniższymi zasadami: wnioski beneficjenta o płatność dla WRPO (z wyłączeniem Priorytetu III) podlegają weryfikacji formalnej i merytorycznej przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz weryfikacji finansowej przez Departament Polityki Regionalnej, wnioski beneficjenta o płatność w przypadku Priorytetu III podlegają weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej przez IP, wnioski o płatność w zakresie projektów własnych podlegają weryfikacji formalnej i merytorycznej przez BOF, weryfikacji finansowej przez Oddział Budżetu WRPO, w przypadku wniosków o płatność innych projektów weryfikacja formalna i merytoryczna odbywa się w Oddziale Pomocy Technicznej DPR a weryfikacja finansowa w Oddziale Budżetu WRPO. W ramach WRPO sporządzane są Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej, które będą stanowić podstawę dla certyfikowania wydatków w ramach Programu. Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej sporządzane są przez Departament Polityki Regionalnej wykonujący zadania Instytucji Zarządzającej w zakresie zarządzania WRPO na podstawie poświadczeń i deklaracji wydatków przekazywanych do niego przez właściwe jednostki UMWW lub instytucje: w przypadku Priorytetów I, II, IV, V i VI przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego, w przypadku Priorytetu III Poświadczenie i deklarację wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej, w przypadku Priorytetu VII projektów Pomocy Technicznej przez Departament Polityki Regionalnej wykonujący zadania Instytucji Zarządzającej Programem w zakresie zarządzania ww. priorytetem. Schemat obrazujący postępowanie z wnioskiem beneficjenta o płatność stanowi załącznik nr 5 oraz 6. Schemat obrazujący postępowanie z Poświadczeniem i deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową składanym przez Instytucję Zarządzającą WRPO stanowi załącznik nr 2. 54
55 Instrumenty inżynierii finansowej W przypadku instrumentów inżynierii finansowej: JEREMIE i JESSICA Manager Funduszu Powierniczego/Beneficjent po otrzymaniu środków występuje do IZ WRPO z wnioskiem o płatność. Po poświadczeniu wniosku przez IZ WRPO, zostanie on ujęty w kolejnym Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ do IC. Na tej podstawie IC sporządza Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IC do KE. Podczas częściowego lub całkowitego zamknięcia programu operacyjnego wydatki w ramach instrumentów inżynierii finansowej zostaną zweryfikowane zgodnie z art. 78 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. i ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz Rozporządzenie Rady (WE) nr 284/2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1083/2006. Schemat obrazujący przepływy finansowe w ramach inicjatywy JEREMIE/JESSICA stanowi załącznik nr Przekazywanie informacji Instytucji Certyfikującej przez Instytucję Zarządzającą Sposób przekazywania informacji z IZ do IPOC oraz z IZ do IC został przedstawiony w wytycznych MRR w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach NSRO na lata zatwierdzonych 2 lipca 2007r. Zgodnie z wyżej wymienionym dokumentem: 1. IPOC otrzymuje od IZ: Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w trybie miesięcznym, tj. do 30 dni po zakończeniu okresu, którego Poświadczenie dotyczy. W uzgodnieniu z Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji, Instytucja Zarządzająca może składać Poświadczenie z inną częstotliwością, jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał; instrukcje zawierające wewnętrzne procedury IZ WRPO w zakresie zarządzania finansowego i kontroli dotyczące realizacji WRPO w celu zaopiniowania przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji (IPOC); wyniki kontroli systemowych oraz zatwierdzony roczny plan kontroli w terminie do końca roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy; wyniki kontroli przeprowadzonych w Instytucji Zarządzającej przez Najwyższą Izbę Kontroli, jak również przez inne uprawnione do tego służby kontrolne i audytowe; informacje o nieprawidłowościach wykrytych w Programie, zgodnie z ustalonym systemem informowania o nieprawidłowościach; informacje na temat kwot odzyskanych oraz wycofanych w trybie kwartalnym razem z deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową. Dane przekazywane są do IPOC w formie papierowej, jak również za pomocą systemu informatycznego, jako załącznik do dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową; 2. IC otrzymuje od IZ: 55
56 WRPO zatwierdzony przez Komisję Europejską, jak również wszelkie zmiany decyzji Komisji w sprawie wkładu funduszy w Programie; Opis Systemu Zarządzania i Kontroli WRPO - do konsultacji. IZ przekazuje także do IC informację o wysłaniu ww. opisu do Komisji Europejskiej wraz z ostateczną wersją dokumentu; sprawozdania roczne oraz sprawozdanie końcowe, zatwierdzone przez Komitet Monitorujący WRPO, które IZ WRPO przekazuje do Komisji Europejskiej, zgodnie z art. 67 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. IC otrzymuje do wiadomości od IZ WRPO informację o dopuszczalności sprawozdania rocznego wydaną przez Komisję Europejską. Informacje zawarte w tych sprawozdaniach dotyczące procesu realizacji WRPO są uwzględniane przez IC w procesie certyfikacji wydatków do Komisji Europejskiej. IC otrzymuje do wiadomości sprawozdania okresowe z realizacji WRPO zatwierdzone przez Komitet Monitorujący; prognozy dotyczące płatności na bieżący rok i kolejny rok budżetowy odpowiadające wkładowi wspólnoty, jakie objęte zostaną wnioskami o płatność okresową od IZ do IC Zasady kwalifikowalności ustanowione przez państwo członkowskie i mające zastosowanie do programów operacyjnych Zasady kwalifikowalności zostały zamieszczone w następujących dokumentach: Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 22 listopada 2007r. Dokument ten przygotowany przez Instytucję Koordynującą NSRO zawiera wytyczne dotyczące kwalifikowania dla funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie 1260/1999. Wytyczne określają zasady kwalifikowania projektów oraz wydatków ponoszonych przez beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i ze środków wspólnotowych w ramach realizacji projektów; Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach WRPO na lata Wytyczne ustanawiają szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków dla projektów współfinansowanych w ramach WRPO. Szczegółowy opis osi priorytetowych WRPO określa kwalifikowalność podmiotów, które mogą starać się o wsparcie udzielane w ramach WRPO oraz koszty niekwalifikowalne w ramach poszczególnych działań Rozdział funkcji Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej W ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Instytucja Certyfikująca (Departament Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego) oddelegowała część swoich zadań w zakresie certyfikacji do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu pełniącego rolę Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. 56
57 Wojewoda Wielkopolski z dniem 29 lutego 2008 roku utworzył Wydział Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Wydział ten podlega bezpośrednio Wojewodzie Wielkopolskiemu Zamówienia publiczne, pomoc państwa, równość szans i przepisy dotyczące ochrony środowiska Instrukcje i wytyczne Sposób przestrzegania i stosowania obowiązujących zasad krajowych i wspólnotowych określają następujące dokumenty: Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 20 listopada 2007 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007r., nr 223, poz z późń. zm.), Ustawa o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. Nr 123, poz z późn. zm.) określająca tryb i formy informowania o otrzymanej pomocy publicznej przez beneficjentów, Wytyczne do zasad kontroli ex-ante zamówień publicznych, przyjęte przez Komitet Europejski Rady Ministrów w dniu 27 kwietnia 2004 roku. Wytyczne dotyczą sposobu postępowania instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów operacyjnych w zakresie wykonywania wynikających z umowy dofinansowania działania zadań związanych z prowadzeniem kontroli uprzedniej (ex ante) udzielania zamówień z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych, Praktyczny przewodnik po procedurach zamówień publicznych opracowany przez Urząd Zamówień Publicznych i udostępniony na stronach internetowych UZP, zawierający wytyczne dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych, jakie mają być stosowane również przez zamawiających udzielających zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, Prawo ochrony środowiska (Dz.U.2001 Nr 62, poz. 627 z późn. zm.) Środki mające na celu zapewnienie spełnienia wymogów obowiązujących przepisów, np. kontrole zarządzania, kontrole, audyt Kontrola przestrzegania zasad dotyczących zamówień publicznych, pomocy publicznej, równości szans oraz ochrony środowiska w WRPO odbywa się podczas: weryfikacji wniosku o dofinansowanie odpowiednie części wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i stosowne listy sprawdzające oraz załączoną do wniosku dokumentację; kontroli systemowej przeprowadzanej przez Instytucję Zarządzającą (IZ), która dotyczy weryfikacji zadań Instytucji Pośredniczącej (IP). Kontrolę systemową przeprowadza bezpośrednio IZ. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. IZ jest zobowiązana do przeprowadzania w każdym roku, w latach , przynajmniej jednej kontroli systemowej w każdej instytucji, do której delegowała część zadań; weryfikacji dokumentów przekazanych przez beneficjentów w trakcie realizacji projektu; 57
58 kontroli na miejscu realizacji projektów; procesu sprawozdawczości poprzez stosowane sprawozdania, który odbywa się na zasadach przewidzianych w Programie operacyjnym oraz zgodnie z regulacjami prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej. Mechanizm zapewniający wdrożenie zaleceń pokontrolnych z podjętych kontroli i audytów opisano w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Ścieżka audytu Opis sposobu, w jaki wymogi określone w art. 15 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828 będą wdrażane w odniesieniu do programu i/lub poszczególnych priorytetów Ścieżka audytu dotycząca stosowania kryteriów wyboru projektów Projekty wyłonione w trybie konkursowym A. Konkurs jednostopniowy (bez preselekcji wniosków) 1. W odpowiedzi na ogłoszony konkurs wnioskodawcy składają w wyznaczonym terminie i miejscu wnioski aplikacyjne wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego typu projektu załącznikami. 2. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP rejestrują zgłoszone wnioski. 3. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP przeprowadzają ocenę formalną wniosków na podstawie kryteriów oceny formalnej zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. Istnieje możliwość jednokrotnej poprawy/uzupełnienia pewnych elementów wniosku. Niespełnienie wymogów formalnych skutkuje odrzuceniem wniosku. 4. Równocześnie z oceną formalną wniosków prowadzona jest analiza finansowa wniosków, weryfikacja zapisów w studiach wykonalności oraz sprawdzenie, czy projekty objęte są pomocą publiczną. Po zakończeniu tego etapu weryfikacji dokonuje się ustalenia poziomu dofinansowania poszczególnych projektów. 5. Wniosek pozytywnie oceniony pod względem formalnym poddawany jest ocenie merytorycznej dokonywanej przez komisję konkursową na podstawie kryteriów merytorycznych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. 6. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP sporządzają listę rankingową, na którą wpisywane są projekty, które uzyskały w trakcie oceny merytorycznej minimalną wymaganą liczbę punktów. 7. Lista rankingowa przekazywana jest przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP Zarządowi Województwa Wielkopolskiego. 8. Zarząd Województwa Wielkopolskiego w formie uchwały podejmuje ostateczną decyzję o wyborze projektów do dofinansowania. 58
59 9. Wnioskodawcy przysługuje prawo do odwołania się od wyniku oceny wniosku lub decyzji o jego odrzuceniu zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. B. Konkurs dwustopniowy (preselekcja wniosków) 1. W odpowiedzi na ogłoszony konkurs wnioskodawcy składają w wyznaczonym terminie i miejscu uproszczone wnioski preselekcyjne z określoną liczbą załączników. 2. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP rejestrują zgłoszone wnioski. 3. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP przeprowadzają ocenę formalną wniosków na podstawie kryteriów oceny formalnej zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. Istnieje możliwość jednokrotnej poprawy/uzupełnienia pewnych elementów wniosku. Niespełnienie wymogów formalnych skutkuje odrzuceniem wniosku. 4. Wniosek pozytywnie oceniony pod względem formalnym poddawany jest ocenie strategicznej dokonywanej przez komisję konkursową na podstawie kryteriów strategicznych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. 5. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP tworzą listę rankingową, na którą wpisywane są projekty, które uzyskały w trakcie oceny strategicznej minimalną wymaganą liczbę punktów. 6. Lista rankingowa przekazywana jest przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP Zarządowi Województwa Wielkopolskiego. 7. Zarząd Województwa Wielkopolskiego podejmuje wstępną decyzję o wyborze projektów do dofinansowania. 8. Wnioskodawcy informowani są o podjęciu przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego wstępnej decyzji o dofinansowaniu danego projektu i proszeni są o przygotowanie i przekazanie do Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP właściwego wniosku aplikacyjnego wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego rodzaju projektu załącznikami. 9. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP rejestrują złożone wnioski. 10. Departament Wdrażania Programu Regionalnego oraz IP dokonują oceny formalnej złożonych wniosków na podstawie kryteriów formalnych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. Beneficjent ma możliwość jednokrotnego uzupełnienia/poprawy wniosku. Niespełnienie kryteriów formalnych skutkuje odrzuceniem wniosku. 11. Równocześnie z oceną formalną wniosków prowadzona jest analiza finansowa wniosków, weryfikacja zapisów w studiach wykonalności oraz sprawdzenie, czy projekty objęte są pomocą publiczną. Po zakończeniu tego etapu weryfikacji dokonuje się ustalenia poziomu dofinansowania poszczególnych projektów. 12. Poprawne pod względem formalnym wnioski przekazywane są komisji konkursowej, która dokonuje oceny merytorycznej wniosku na podstawie kryteriów merytorycznych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. 13. Spełnienie wszystkich kryteriów merytorycznych jest warunkiem brzegowym dla ostatecznej decyzji Zarządu Województwa Wielkopolskiego o zatwierdzeniu danego projektu do dofinansowania. 14. Ze względu na fakt, że składanie przez poszczególnych beneficjentów właściwych wniosków aplikacyjnych wraz z pełną dokumentacją może być 59
60 bardzo rozłożone w czasie, zakłada się, że na koniec każdego miesiąca informacja o wnioskach, które w danym miesiącu zostały pozytywnie ocenione pod względem merytorycznym przekazywana jest do Zarządu Województwa Wielkopolskiego celem podjęcia wobec nich ostatecznej decyzji o dofinansowaniu. Dopuszcza się możliwość częstszego przedkładania pozytywnie ocenionych wniosków Zarządowi Województwa Wielkopolskiego celem podjęcia wobec nich decyzji o dofinansowaniu. 15. Beneficjentowi przysługuje prawo do odwołania się od wyniku oceny wniosku lub decyzji o jego odrzuceniu zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Projekty indywidualne 1. Określenie wstępnego Indykatywnego Wykazu Indywidualnych Projektów Kluczowych przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego. 2. Konsultacje społeczne wykazu. 3. Wstępna weryfikacja i ocena propozycji projektów zawartych w Wykazie. 4. Przyjęcie przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego ostatecznego Wykazu Projektów. 5. Akceptacja i obwieszczenie ostatecznego wykazu projektów kluczowych przez IZ WRPO. 6. Podpisanie pre - umów pomiędzy beneficjentami projektów kluczowych a IZ WRPO. 7. Przygotowanie projektów przez beneficjentów. 8. Złożenie wniosków wraz z załącznikami do Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego lub do IP WRPO. 9. Ocena formalna wniosków na podstawie kryteriów formalnych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. Istnieje możliwość uzupełnienia/poprawy wniosku. 10. Ocena merytoryczna wniosków przez komisje konkursowe na podstawie kryteriów merytorycznych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący WRPO. 11. Pozytywna ocena formalna i merytoryczna jest warunkiem brzegowym dla ostatecznej decyzji Zarządu Województwa Wielkopolskiego o zatwierdzeniu danego projektu do dofinansowania. 12. Beneficjentowi przysługuje prawo do odwołania się od wyniku oceny wniosku lub decyzji o jego odrzuceniu zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Ścieżka audytu dotycząca płatności na rzecz beneficjenta A. Przepływy finansowe 1. Środki Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jako zaliczki, płatności okresowe i płatności salda końcowego wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy, prowadzony w euro i zarządzany przez Ministra Finansów. Z rachunku tego środki po przewalutowaniu na złote są przekazywane na centralny rachunek dochodów budżetu państwa. 2. Środki przeznaczone na dotacje rozwojowe dla samorządów województw planowane są w części budżetowej, której dysponentem jest Minister Rozwoju Regionalnego. 3. Wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację WRPO określa kontrakt wojewódzki dla województwa wielkopolskiego. 60
61 4. IZ WRPO otrzymuje dotację rozwojową na podstawie Wniosku o przyznanie dotacji rozwojowej zawierającego planowany harmonogram wydatkowania wnioskowanych środków w poszczególnych kwartałach roku. Wniosek ten przygotowywany jest na podstawie ustawy budżetowej oraz wniosku o przyznanie dotacji rozwojowej od IP wraz z harmonogramem wydatkowania wnioskowanych środków. B. Rozliczanie wydatków 1. Departament Wdrażania Programu Regionalnego otrzymuje wnioski beneficjentów o płatność. 2. Departament Wdrażania Programu Regionalnego przeprowadza weryfikację formalną i merytoryczną wniosków złożonych przez beneficjentów. 3. Oddział Budżetu WRPO Departamentu Polityki Regionalnej przeprowadza ocenę finansową wniosków złożonych przez beneficjentów. 4. Po pozytywnej ocenie wniosku o płatność Oddział Budżetu WRPO sporządza zapotrzebowania na środki WRPO i przekazują je do BOF, które weryfikuje je pod kątem dostępności środków. 5. Po pozytywnej weryfikacji, zapotrzebowania na środki WRPO przekazywane są do DF, który przelewa środki na rachunek beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie. Procedury rozliczania wydatków w Instytucji Pośredniczącej WRPO zawiera Instrukcja Wykonawcza IP WRPO Ścieżka audytu dotycząca wydatków certyfikowanych z KE 1. Poświadczenie i deklaracja wydatków przekazywana jest Departamentowi Polityki Regionalnej, wykonującemu zadania IZ w ramach zarządzania WRPO: - w przypadku Priorytetów I, II, IV, V i VI przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego; - w przypadku Priorytetu III Poświadczenie i deklaracja wydatków od IP do IZ; - w przypadku Priorytetu VII (projektów Pomocy Technicznej) przez Oddział Pomocy Technicznej DPR. 2. DPR weryfikuje poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność otrzymane od departamentów UMWW zarządzających poszczególnymi Priorytetami Programu oraz od IP WRPO. DPR przygotowuje, zgodnie z Wytycznymi MRR w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach NSRO na lata Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ do IC, które przekazuje do IPOC. 3. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji weryfikuje Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową otrzymany od IZ WRPO oraz przekazuje zweryfikowany i poprawny dokument do Instytucji Certyfikującej. 61
62 4. Na tej podstawie Instytucja Certyfikująca sporządza Poświadczenie i Deklarację Wydatków oraz wniosek o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej Ścieżka audytu dotycząca dokumentacji związanej z projektem Informacje w postaci materiału dowodowego - dokumentów poświadczających realizację i rozliczenie projektów realizowanych w ramach WRPO (np. wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, zbiorcze zestawienia wydatków) są przechowywane przez poszczególnych beneficjentów oraz instytucje odpowiedzialne za ich weryfikację (IP) w celu zapewnienia ścieżki audytu na odpowiednim poziomie szczegółowości. Dokumentacja pozwalająca na odtworzenie przebiegu ścieżki audytu jest archiwizowana zgodnie z terminami i zasadami opisanymi w punkcie Instrukcje w sprawie przechowywania dokumentów uzupełniających przez beneficjentów IZ WRPO, IC, IP, oraz beneficjenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją WRPO zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego zapisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie (WE) Nr 1260/1999 oraz art. 19 Rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej ustanawiającym zasady wdrażania rozporządzenia Rady nr 1080/2006 (WE). Dokumentacja pozwalająca na odtworzenie przebiegu ścieżki audytu jest archiwizowana przez poszczególne jednostki zaangażowane w realizację WRPO przez okres 3 lat od daty zamknięcia Programu lub częściowego zamknięcia pomocy. Dokumenty dotyczące udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom są przechowywane przez 10 lat od momentu udzielenia pomocy. Regułą jest, że wszystkie dokumenty przechowywane są w formie papierowej i do tej formy odnoszą się zasadniczo wyżej wymienione regulacje. Określenia wymogu, co do przechowywania elektronicznych wersji dokumentów, wraz ze wskazaniem ich rodzaju, dokonuje IZ WRPO. Dokumentacja księgowa przechowywana jest zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Zgodnie z art. 74 tej ustawy instytucje zaangażowane we wdrażanie Programów operacyjnych zobowiązane są do trwałej archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych, zaś pozostałych dokumentów finansowych - nie krócej niż 5 lat. Podmioty zobowiązane do stosowania ustawy o rachunkowości, wymienione w art. 2 ustawy, zgodnie z art. 71 ustawy, mają obowiązek przechowywać dokumentację finansową w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Dokumenty zawierające informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub służbową są przechowywane i udostępniane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.). Ponadto, dokumenty te, podlegają udostępnieniu na zasadach i w trybie określonym 62
63 w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz z późn. zm.) Okres przechowywania Zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE)1083/2006 i art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006 wszystkie dokumenty dotyczące Programu operacyjnego będą przechowywane przez okres trzech lat od zamknięcia programu operacyjnego. Dokumenty źródłowe oraz listy sprawdzające/karty ocen służące do ich weryfikacji po zakończonej realizacji projektu oraz po przeprowadzonej kontroli trwałości projektu są przezywane do archiwum zakładowego UMWW zgodnie z Zarządzeniem nr 28/2008 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 14 maja 2008r. w sprawie przechowywania dokumentów dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Instrumenty inżynierii finansowej W przypadku instrumentów inżynierii finansowej: JEREMIE I JESSICA wymogi z zakresu audytu znajdują odzwierciedlenie w zapisach Umowy o finansowaniu. Zgodnie z umową o finansowaniu funduszu powierniczego JEREMIE i umową o finansowanie funduszu powierniczego JESSICA, uprawnione instytucje mają zapewnione prawo do przeprowadzania audytu Managera Funduszu Powierniczego. Ponadto umowy o finansowanie Funduszy Powierniczych zawierają zapewnienie, iż w umowach operacyjnych zawieranych pomiędzy Managerem Funduszu Powierniczego JEREMIE a Pośrednikami Finansowymi/Funduszami Rozwoju Obszarów Miejskich, oraz pomiędzy Pośrednikami Finansowym/ Funduszami Rozwoju Obszarów Miejskich a MŚP/Projektami Miejskimi te zapisy również będą miały zastosowanie. Schemat dotyczący monitoringu i sprawozdawczości w ramach inicjatywy JESSICA oraz JEREMIE stanowi załącznik nr 9. Schemat dotyczący kontroli w ramach inicjatywy JESSICA oraz JEREMIE stanowi załącznik nr Nieprawidłowości Wydane instrukcje w sprawie sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości oraz rejestracji długów i odzyskanych nadpłaconych kwot Celem zapewnienia prawidłowości realizacji zadań w zakresie sprawozdawczości i monitorowania nieprawidłowości oraz odzyskiwania kwot i rejestracji długów Instytucja Zarządzająca wykorzystuje następujące wydane instrukcje: System informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach zatwierdzone przez Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych 63
64 na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej w dniu 28 listopada 2007r. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata zawiera opis procedur zapewniające system informowania o nieprawidłowościach, Wytyczne w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 12 lutego 2008r. Sposób postępowania z nieprawidłowościami w ramach Programu, sposób postępowania z odzyskiwanymi i odzyskanymi kwotami (prowadzenie rejestru kwot odzyskanych, podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu wspólnotowego, prowadzenie rejestru dłużników) został zawarty w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Zgodnie z Wytycznymi MRR w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowywania wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach NSRO na lata Instytucja Zarządzająca przekazuje do Instytucji Certyfikującej informacje na temat kwot odzyskanych oraz wycofanych razem z deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową lub każdorazowa na prośbę Instytucji Certyfikującej Procedury mające na celu wypełnienie wymogu dotyczącego złożenia sprawozdania Komisji na temat nieprawidłowości zgodnie z art. 28 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006 Instytucja Zarządzająca WRPO informuje MF-R oraz IPOC o nieprawidłowościach: 1) podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE w formie raportu bieżącego niezwłocznie po stwierdzeniu nieprawidłowości, nie później niż w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego, 2) podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE w formie raportu kwartalnego w ciągu 40 dni od zakończenia każdego kwartału, 3) niepodlegających zgłoszeniu do KE w formie zestawień kwartalnych w ciągu 65 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału. Instytucja Zarządzająca WRPO informuje w formie raportów kwartalnych MF-R oraz IPOC w ciągu 40 dni kalendarzowych po upływie każdego kwartału o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE. Instytucja Zarządzająca informuje MF-R oraz IPOC w specjalnym sprawozdaniu o nieodzyskanej kwocie oraz powodach nieskuteczności postępowania windykacyjnego. Schemat obrazujący system informowania o nieprawidłowościach stanowi załącznik nr Rejestr dłużników IZ WRPO prowadzi na bieżąco rejestr kwot odzyskanych, do odzyskania i wycofanych (tzw. rejestr dłużników ). W ramach tego rejestru prowadzony jest 64
65 również rejestr odsetek, w podziale na odsetki umowne i karne (należne Komisji Europejskiej). Informacje na temat ww. kwot, IZ przekazywać będzie do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji razem z deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność okresową, co do zasady co miesiąc, nie rzadziej niż raz na kwartał oraz każdorazowo na prośbę IPOC. W celu wypełnienia zadań państw członkowskich, które są odpowiedzialne za zarządzanie programami operacyjnymi i ich kontrolę, jakie wynikają z treści art. 70 pkt. 1 i 2 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 Instytucja Zarządzająca opracowała procedurę odzyskiwania kwot, która została szczegółowo przedstawiona w Instytucji Wykonawczej IZ WRPO. 65
66 3. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA 3.1. Instytucja Pośrednicząca i jej główne funkcje/zadania Wykaz funkcji realizowanych bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą Zadania wykonywane przez Instytucję Pośrednicząca wynikają z zawartego Porozumienia w sprawie realizacji Priorytetu III Środowisko przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata zawartego 1 października 2007r. w Poznaniu. Do zadań Instytucji Pośredniczącej w zakresie oceny projektów należy: ustalanie terminów rund aplikacyjnych w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą WRPO dla projektów wybieranych w procedurze konkursowej; zamieszczanie informacji o naborze wniosków oraz wyników konkursów; przyjmowanie i dokonywanie oceny formalnej wniosków składanych przez potencjalnych beneficjentów w procedurze konkursowej, na podstawie kryteriów zatwierdzonych przez Instytucję Zarządzającą WRPO oraz przekazanie wyników naboru i oceny Instytucji Zarządzającej WRPO; prowadzenie preselekcji w celu opracowania list rankingowych projektów; powoływanie i prowadzenie grup roboczych ds. oceny projektów oraz uczestniczenie w ich pracach; przedstawianie Instytucji Zarządzającej wyników oceny wniosków celem podjęcia w stosunku do nich decyzji o dofinansowaniu; zawieranie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektów w ramach Priorytetu III WRPO według wzoru zatwierdzonego przez Instytucję Zarządzającą WRPO. Do zadań Instytucji Pośredniczącej w zakresie monitorowania i sprawozdawczości należy: bieżące monitorowanie realizacji projektów; sporządzanie i przekazywanie do Instytucji Zarządzającej informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych, końcowych z realizacji działań zgodnie z zakresem określonym przez Instytucję Zarządzającą i w terminach określonych przez Instytucję Zarządzającą zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego oraz zbiorczej informacji z raportów z osiągniętych efektów; gromadzenie informacji finansowych i statystycznych dotyczących działań i projektów realizowanych w ramach działania i przekazywanie ww. danych na żądanie Instytucji Zarządzającej WRPO, Instytucji Certyfikującej lub Instytucji Audytowej. Do zadań Instytucji Pośredniczącej w zakresie prowadzenia działań kontrolnych należy: przygotowanie planu kontroli u beneficjentów na dany rok kalendarzowy i przedstawianie do weryfikacji Instytucji Zarządzającej WRPO; 66
67 przeprowadzanie kontroli projektów zgodnie z Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym z dnia 4 lipca 2007r.; sporządzanie informacji pokontrolnej oraz przekazywanie jej wraz z zaleceniami pokontrolnymi do Instytucji Zarządzającej WRPO zgodnie z właściwymi wytycznymi; informowanie Instytucji Zarządzającej WRPO o wykrytych nieprawidłowościach zgodnie z Wytycznymi Ministra rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (z dnia 12 lutego 2008r.) oraz Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach zatwierdzonym przez Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej dnia 28 listopada 2007r. Do zadań Instytucji Pośredniczącej w zakresie zarządzania finansowego i rozliczania projektu należy: prowadzenie systemu księgowego rejestrującego, zgodnie z opracowaną instrukcją wykonawczą, każdą operację związaną z przekazywaniem środków na realizację projektów w ramach poszczególnych działań; przyjmowanie, weryfikacja i zatwierdzanie złożonych przez beneficjentów wniosków o płatność; zatwierdzanie wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjentów, zgodnie z właściwymi wytycznymi; przesyłanie do Instytucji Zarządzającej WRPO, w uzgodnionych terminach, zbiorczego zestawienia wszystkich operacji finansowych dotyczących działań w ramach Priorytetu III Środowisko przyrodnicze WRPO; opracowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową przekazywanych do Instytucji Zarządzającej WRPO; dokonywanie płatności na rzecz beneficjenta, po weryfikacji spełnienia przez niego warunków do przekazania płatności, zgodnie z zasadami ustalonymi przez Instytucję Zarządzającą; otwarcie oprocentowanych rachunków lub subkont służących do rozliczeń kwot odzyskanych w ramach Priorytetu III Środowisko przyrodnicze WRPO i zapewnienie, że odsetki od tych środków będą wykorzystywane zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą WRPO; odzyskiwanie kwot, których obowiązek odzyskiwania wynika z zapisów art. 211 ust. 1 ustawy o finansach publicznych i zwrot środków nieprawidłowo wydatkowanych, od beneficjentów, poprzez potrącenie wypłaconych nienależnie kwot z kolejnego wniosku o płatność lub dochodzenie zwrotu od beneficjenta równowartości nienależnie wypłaconej kwoty wraz z odsetkami w wysokości jak za zaległości podatkowe; opracowywanie wymaganych prognoz płatności dla poszczególnych działań; prowadzenie rejestru dłużników, tj. zestawienia kwot pozostających do odzyskania, których obowiązek odzyskiwania wynika z zapisów art. 211 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, wraz ze wskazaniem dłużnika, zgodnie z wytycznymi przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą; 67
68 akceptowanie i przyjmowanie na zasadach obowiązujących w Instytucji Pośredniczącej zabezpieczenia prawidłowego wykorzystania przekazanych i nierozliczonych środków w sposób określony w umowie o dofinansowanie. Do zadań Instytucji Pośredniczącej WRPO w zakresie informacji i promocji należy: prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z Planem komunikacji dla WRPO oraz zgodnie z rocznymi planami działań; zapewnienie pakietu informacji dla potencjalnych beneficjentów zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji; współpraca z Instytucją Zarządzającą WRPO przy opracowywaniu rocznych planów działań; informowanie beneficjentów o zasadach wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej; monitorowanie i kontrolowanie wypełniania przez beneficjentów obowiązków informacyjnych. Do innych zadań Instytucji Pośredniczącej WRPO związanych z realizacją Porozumienia należą: stosowanie zaleceń Instytucji Zarządzającej WRPO oraz właściwych wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego; współpraca z Instytucją Zarządzającą przy przygotowywaniu rocznych planów oceny dla Priorytetu III Środowisko przyrodnicze WRPO; współpraca z podmiotem przeprowadzającym ocenę na zlecenie Instytucji Zarządzającej oraz przekazywanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia tej oceny; współpraca z Komisją Europejską oraz Instytucją Zarządzającą w trakcie i po zakończeniu realizacji Programu w zakresie przygotowania i przeprowadzenia ewaluacji operacyjnych i strategicznych Programu; umożliwienie przeprowadzania kontroli instytucjom do tego uprawnionym; uczestniczenie w prowadzonych przez Instytucję Zarządzającą WRPO kontrolach projektów; wprowadzanie danych do systemu informatycznego w zakresie zadań objętych Porozumieniem; zapewnienie, że wykorzystywanie systemu informatycznego będzie odbywać się zgodnie z przepisami oraz zapewnieniem bezpieczeństwa i poufności danych; zapewnienie realizacji zadań podejmowanych w ramach Priorytetu III Środowisko przyrodnicze WRPO, zgodnie z zasadami pomocy publicznej; archiwizacja dokumentów w terminach przewidzianych odpowiednimi przepisami; opracowanie i aktualizacja instrukcji wykonawczej oraz przekazywanie jej do Instytucji Zarządzającej w celu zatwierdzenia; przekazywanie Instytucji Zarządzającej WRPO kopii zawartych umów o dofinansowanie. 68
69 WIELKOPOLSKI REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY 3.2. Organizacja Instytucji Pośredniczącej Schemat organizacyjny IP 69
OPIS SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI Wersja 5.0 Szczecin, sierpień 2010 1 SPIS TREŚCI 1. Informacje ogólne... 5 1.1. Informacja przedkładana przez:... 5 1.2. Przedstawione informacje opisują stan na:...

References: art. 15
 art. 28
 art. 61
 art. 59
 art. 25
 art. 62
 art. 59
 art. 63
 art. 35
 art. 28
 art. 60
 art. 70
 art. 211
 art. 90
 art. 27
 art. 211
 art. 28
 art. 44
 art. 44
 art. 4
 art. 44
 art. 44
 art. 15
 art. 90
 art. 69
 art. 13
 art. 78
 art. 67
 art. 15
 art. 90
 art. 19
 art. 74
 art. 2
 art. 71
 art. 90
 art. 19
 art. 28
 art. 70
 art. 211
 art. 211