Source: http://archivocentralsalta.gov.ar/InstructivoTablasPermanencia.php
Timestamp: 2019-03-23 04:36:07+00:00

Document:
Instructivo para la aplicación de las Tablas de Retención o Permanencia Documental
Concepto de Tabla de Retención o Permanencia Documental:
La Tabla de Retención o Permanencia documental es la que establece los plazos de guarda de los documentos luego de valorarse según los valores administrativo, legal, contable, fiscal y para la historia, información y/o investigación que tenga cada serie documental.
Los plazos de guarda de los documentos consignados en la Tabla de Retención o Permanencia Documental, en adelante la Tabla, pueden ampliarse por razones particulares o excepcionales de cada organismo que amerite un plazo de guarda mayor, según las circunstancias de cada caso. La ampliación del plazo debe fundamentarse en el instrumento legal correspondiente (Resolución o Disposición)
Los documentos a los que hace referencia la Tabla son los originales o el segundo ejemplar con valor de original (que la administración pública rotula como copia cuando hace una presentación para que le quede constancia) o las copias de documentos propiamente dicha cuando lo establece expresamente la Tabla, producidos o recibidos por el organismo de que se trata, según sus competencias y funciones. Recordar que en principio no se guardan en archivos externos copias.
Procedimiento de expurgo o eliminación de documentos:
Transcurridos o vencidos los plazos de guarda el documento está en condiciones de ser dado de baja o eliminarse.
Para que se proceda a la eliminación o expurgo documental el organismo debe tener su Tabla aprobada por Resolución del organismo y puesta a consideración del Consejo Ejecutivo del SIPADA (Sistema Público de Administración de Documentos y Archivos, ley 7092/00 y decreto 1813/03) por el Archivo Central del Poder Ejecutivo, de lo contrario no puede realizar el expurgo.
En la actualidad la mayoría de los organismos o ministerios tiene su Tabla aprobada por Resolución 1/2013 del Consejo Ejecutivo del SIPADA cuyo texto se encuentra en la página del Archivo Central del Poder Ejecutivo www.archivocentralsalta.gov.ar, en el ítem “Tablas de Permanencia Documental”.
El organismo o sector de un organismo que no tenga su Tabla aprobada puede pedir asesoramiento del Archivo Central para su elaboración o inclusión en su Tabla de documentos que no fueron previstos.
Anualmente cada organismo debe revisar que serie documental tiene vencido el plazo de guarda, de acuerdo a la Tabla. Una vez identificada, debe proceder a requerir el asesoramiento del Archivo Central del Poder Ejecutivo, como integrante del Consejo Ejecutivo del SIPADA para avanzar en el expurgo.
La baja de documentos debe aprobarse por Resolución de la autoridad del organismo productor o receptor de la documentación, la que debe detallar el nombre y contenido de la serie documental a dar de baja.
Una vez emitida la Resolución de Baja del organismo de que se trate, el Archivo Central del Poder Ejecutivo pondrá a consideración del Consejo Ejecutivo del SIPADA los documentos. El Consejo puede considerar inconveniente dar de baja algún documento el que quedará excluido del expurgo.
Una vez aprobada la desafectación por el Consejo se procederá a la entrega de la documentación para su reciclado por una empresa, procedimiento que llevará a cabo el Archivo Central, previa la publicidad correspondiente, el control del Consejo Ejecutivo e intervención de la Escribanía General de Gobierno.
“Re evaluar”, significado:
El término re- evaluar se aplica a los documentos que llevan en las “Observaciones” de la Tabla ese término y significa que antes de eliminar la serie correspondiente, cuando se ha vencido el plazo de guarda, se seleccionan algunas cajas de documentos para transferirlas al Archivo Histórico, es decir se las excluye del expurgo porque se trata de series cuyo contenido puede ilustrar una época, o puede ser interesante para una visión sociológica, histórica o para la historia del propio organismo que la produjo o por una cuestión de seguridad, pese a que tiene su plazo de guarda vencido. La cantidad de cajas que se seleccionan es a criterio del organismo productor, sirve para un muestreo, pudiendo seleccionar por ejemplo si se trata de una serie que abarca una década se puede seleccionar un número pequeño de cajas del comienzo, del medio y del final de la década para dar algún ejemplo, de acuerdo a la cantidad total de cajas de la serie.
Documentos comunes relacionados al Personal
Los expedientes referidos a:
Designación de Personal; Licencia Extraordinaria sin Goce de Haberes; de Afectación; de Comisión de Servicios; de Traslado; de Cambio y/ o Modificación de Situación de Revista; de Asignación de Funciones; de Extinción de la Relación Laboral sin sumario administrativo; de Extinción de la Relación Laboral sin sumario, que culmina en cesantía; de Licencia por actividades deportivas; de Subrogancia de cargos (ley 6127); Notas de Justificaciones (de licencias por fallecimiento, rendir exámen, razones particulares), serán eliminados vencidos los tres años a partir del acto administrativo firme pero antes de la eliminación se deberá corroborar que el contenido del acto administrativo que autoriza o resuelve la situación del agente administrativo al que se refiere el expediente haya sido consignado debidamente en el legajo. El plazo consignado es el mínimo pudiendo extenderse a cinco años que es el plazo máximo de la prescripción general.
En el caso que el legajo no contenga la información de los expedientes mencionados precedentemente deberá extenderse el plazo de guarda de los mismos hasta que el legajo sea completado íntegramente.
Si en el legajo no consta la normativa (decreto, resolución, disposición) a la que se refiere el expediente a eliminar, se desglosará, si la hubiere, solo esa norma del expediente antes de eliminarlo más la correspondiente notificación, si la hubiere, todo ello para agregarlo al legajo (si éste no las tuviere).
La Tabla no prevé el Formulario de licencia anual reglamentaria, documento que no va en el legajo y al que se sugiere un plazo de guarda de 3 años a partir del acto administrativo firme;
No se guardan en archivos externos o centrales copias de los documentos enumerados precedentemente. En el caso de que se traten de copias, que no estén previstos en la Tabla se debe proceder a la baja de las mismas;
Es el documento que agrupa a todos los documentos que registran la vida laboral de una persona y tiene real importancia al momento de iniciar la jubilación. El plazo de guarda de este documento está determinado como permanente.
Es obligatorio que los departamentos de Recursos Humanos de cada organismo mantengan completos y actualizados cada legajo haciendo revisiones periódicas para actualizarlos.
El legajo, en soporte papel y/o electrónico, debe ser archivado y completado por la oficina de Recursos Humanos donde se encuentra prestando funciones la persona a la que se refiere, siendo derecho del agente tener pleno acceso al mismo y solicitar que su legajo esté completo proveyendo toda la información necesaria para que así sea.
En los casos de cambios de estructura del organigrama, escisiones, divisiones o cambio de nombre del organismo donde presta funciones el agente, es necesario que tal situación quede registrada en el legajo.
Existiendo en la actualidad en forma simultánea el legajo electrónico y el legajo en soporte papel es necesario que ambos documentos estén completos y actualizados.
El legajo debe contener:
Los datos personales del agente (nombre, DNI, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, formación, copia de los títulos, y certificado de capacitaciones);
Copias de las normas que afectan al agente (decretos, resoluciones, disposiciones);
Notificaciones que afectan al agente;
Al final del legajo y separado con un folio que diga “Historia Médica” deberán consignarse:
Examen pre ocupacional y de aptitud física;
Notas de licencias por motivos de salud, accidente o enfermedad;
Certificados médicos de corto y largo tratamiento;
Denuncia y Certificados de ART;
Certificado de Alta médica de la ART;
Certificado de reagravamiento o recidiva médica;
Notificaciones que tengan que ver con la salud;
Cartas médicas de largo tratamiento;
Documentos comunes relacionados al área Contable, Financiera y de Administración General
Todos los documentos que registran una erogación o una entrada de dinero al Estado, como por ejemplo:
Expedientes de Pago a Proveedores o Servicios;
Expedientes de Licitaciones públicas, concursos públicos, concurso de precios, contrataciones directas;
Expedientes de Solicitud de Caja Chica;
Expedientes de Solicitud de Reintegro de Gastos;
Expedientes de Rendiciones de Cuentas;
Retenciones impositivas;
Expedientes de subsidios;
Expedientes de Viáticos y Comisión de Servicios;
Contestaciones de Informes a Sigep y Auditoría;
pueden darse de baja o eliminarse si además de haberse cumplido el plazo de guarda estipulado en la Tabla se aprobó la Cuenta General del Ejercicio, por parte de la Legislatura, del año en que quedó firme el acto al que se refiere el documento;
Si se aprobó la mencionada Cuenta General del Ejercicio pero no se venció el plazo de guarda o al revés se venció el plazo de guarda pero no se aprobó la Cuenta General del Ejercicio las series con valor contable o fiscal NO pueden eliminarse;
Expedientes de Licitaciones y Contrataciones del Estado
En la Tabla se han identificado las siguientes series respecto a las contrataciones del Estado: Expedientes de Licitaciones Públicas, de Concursos Públicos, de Concursos de Precio y Contrataciones Directas (tipos de contrataciones según la ley 6838, que tienen un procedimiento específico y un monto límite de pesos de acuerdo al tipo de contratación, que se actualiza periódicamente por reglamentación)
Para estas series documentales la Tabla prevé un plazo de guarda de doce años a partir de la extinción de la relación contractual, sin diferenciar el tipo de contratación.
La ley 6838 ha sido reemplazada por la ley 8072 que cambia el nombre de las contrataciones del Estado previendo Licitaciones Públicas, Adjudicaciones Simples, Contrataciones Abreviadas y Remates o Subastas Públicas. Asimismo los montos de cada procedimiento varían según lo establecido en la reglamentación. Ante ello se va a emitir una Resolución complementaria a la Resolución 1 del 2013 del SIPADA que respecto a las contrataciones del Estado va a prever lo siguiente:
Las licitaciones públicas y otras contrataciones que tengan igual monto a una licitación pública pero un procedimiento más abreviado tendrán un plazo de guarda de doce años a partir de la extinción de la relación contractual;
Las contrataciones que no sean licitaciones públicas y por lo tanto tengan un monto inferior a las mismas tendrán un plazo de guarda de ocho años a partir de la extinción de la relación contractual.
Para que puedan darse de baja o eliminarse las series contrataciones del Estado además de haberse cumplido el plazo de guarda debe haberse aprobado la Cuenta General del Ejercicio del año en que se extinguió la relación contractual;
Si se aprobó la Cuenta General del Ejercicio pero no se venció el plazo de guarda o al revés se venció el plazo de guarda pero no se aprobó la Cuenta General del Ejercicio la serie contrataciones no puede eliminarse;
Coordinadora General: Dra. Elsa Pereyra Maidana, Directora Archivo de la Provincia, delvallepereyra@yahoo.com.ar;

References: Resolución 
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