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Timestamp: 2020-05-25 21:34:57+00:00

Document:
Reisekosten - Universität & Service - BERGISCHE UNIVERSITÄT WUPPERTAL
QuickLinks/Aktuelles
Landesreisekostengesetz NRW
Auslandsreisekosten AKEVO
Exkursionsrichtlinien
Erlass zu Vorstellungsreisen
Hausmitteilung Nr. 27/2010 Hotelkosten
Unsere Formulare finden Sie im
"Formularschrank"
Firmenkundenportal der Bahn
Bahn: Informationen zum Online-Ticket
Bahn: Informationen zum Handyticket
Hotelbuchungsportal des Landes
Suchmaschinen für Flugbuchungen
Über diese Suchmaschinen können Sie leicht günstige Flüge finden. Wegen der evtl. zusätzlich anfallenden Gebühren sollten Sie aber direkt bei den Fluggesellschaften buchen, es sei denn, es ist dort teurer. Bitte dann unbedingt einen Screenshot Ihrer Suche der Reisekostenabrechnung beifügen.
FAQ - Fahrtkosten
FAQ - Übernachtungskosten
Universität & Service > Verwaltung > Dezernat 4 > Reisekosten
Maßnahmen der Bergischen Universität Wuppertal zum Schutz vor der Verbreitung des Corona-Virus
Vor dem Hintergrund der vermehrt auftretenden Erkrankungen durch das Coronavirus ergreift die Universitätsleitung der Bergischen Universität Wuppertal zum Schutz ihrer Beschäftigten und Gäste im Zusammenhang mit Dienstreisen folgende Maßnahmen:
Dienstreisen von Beschäftigten nach China, Italien, Südkorea und Iran sind bis auf Weiteres aus Gründen der Arbeitgeberfürsorge nicht genehmigungsfähig.
Dienstreisen in Risikogebiete können nur ausnahmsweise in nicht aufschiebbaren Einzelfällen genehmigt werden. In diesen Fällen und bei bereits gebuchten, nicht kostenfrei stornierbaren Reisen wenden Sie sich bitte an die Reisekostenstelle, Frau Wiese unter der Durchwahl -3899 oder per E-Mail an wiese{at}uni-wuppertal.de.
Unsere Hausmitteilungen zum Thema Corona-Virus finden Sie hier: HM09, HM10 und HM16.
Bei darüberhinausgehenden Fragen erhalten Sie weitergehende Informationen auf den Seiten der Pressestelle der Bergischen Universität und können sich bei gesundheitlichen Fragen an den Betriebsarzt der Hochschule (Dez.5.5) wenden.
Reisekostenstelle - Dezernat 4.1.1
Datenschutz - Dezernat 4 (Organisation und Personal)
Ansprechpartnerinnen in der Reisekostenstelle
Checkliste bei Genehmigung einer Dienstreise
Checkliste bei der Abrechnung von Reisekosten (Inland/Ausland)
Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.business)
Hotelbuchung/Übernachtungskosten
Bei der Nutzung der Formulare des Dezernates 4 (Organisation und Personal) werden personenbezogene Daten erhoben. Die Daten werden in die jeweilige personaldatenverarbeitende Software eingegeben und gespeichert.
In folgenden Fällen erfolgt eine Weitergabe an Dritte:
Mit der Anmeldung für Veranstaltungen der Fortbildungsakademie des Innenministeriums des Landes NRW sowie der Lehrgangsanmeldung zu IT-Fortbildungsprogrammen der Fortbildungsakademie des Innenministeriums des Landes NRW werden Ihre Daten über die Hochschulübergreifende Fortbildung NRW (HÜF) an die Fortbildungsakademie des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes NRW weitergegeben.
Im Falle von Neueinstellungen/Weiterbeschäftigungen/Beförderungen von Beamtinnen und Beamten und ggf. bei Professurvertretungen werden die erforderlichen Daten bzgl. der Inanspruchnahme von Beihilfe an die Ruhruniversität Bochum übermittelt.
Im Falle von Neueinstellungen, Wiedereinstellungen/Weiterbeschäftigungen, Aufstockungen, Höhergruppierungen/Herabgruppierungen/Beförderungen von Tarifbeschäftigten, Studentischen/Wissenschaftlichen Hilfskräften, Professurvertreterinnen/Professurvertretern, Gastprofessorinnen/Gastprofessoren sowie Beamtinnen/Beamten werden Ihre Daten an das Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW weitergeleitet.
Folgende Daten werden für Personalmaßnahmen erhoben:
Allgemeine Personendaten (Name, Geburtsdatum und Alter, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Ausbildung, Geschlecht, Schwerbehinderung), Kennnummern (Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Nummer bei der Krankenversicherung, Matrikelnummer, Dienstausweisnummer, Personalnummer), Bankdaten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie die Formulare nicht ausfüllen, können die entsprechenden Maßnahmen nicht durchgeführt werden.
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung der Daten.
Diese Erklärung erweitert die Datenschutzerklärung der Bergischen Universität Wuppertal
(https://www.uni-wuppertal.de/datenschutz) und Sie erkennen sie mit dem Ausfüllen und Absenden der Formulare des Dezernates Organisation und Personal (Dezernat 4) an.
Hausmitteilung Nr. 55 "Entsendung"
Korrektur der Hausmitteilung 55 (HM 56)
Merkblatt & Ausfüllhinweise
Den Antragsvordruck für Entsendungen innerhalb der Europäischen Union, in die Schweiz sowie in EWR-Staaten finden Sie unter folgendem Link: A1-Antrag
Diesen senden Sie bitte vollständig ausgefüllt an: entsendungen{at}uni-wuppertal.de oder in Papierform an die Reisekostenstelle.
Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäftes außerhalb des Dienst-/Wohnortes. Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Sparsamkeit zu beachten. Die/Der Dienstvorgesetzte darf eine Reise nur anordnen bzw. genehmigen, wenn sie dienstlich notwendig ist und der damit angestrebte Zweck nicht mit einem geringeren Kostenaufwand (Telefonate, Schriftverkehr) erzielt werden kann. Die Dienstreise ist auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken und - soweit triftige Gründe nicht entgegenstehen - vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen.
Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist grundsätzlich das Landesreisekostengesetz NRW (LRKG).
Gemäß § 4 Abs. 2 LRKG wird bei Antritt oder Beendigung der Dienstreise an der Wohnung höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei Abreise oder Ankunft an der Dienststätte entstanden wäre, wenn die Entfernung zwischen Dienststätte und Wohnung mindestens 30 Kilometer beträgt. (Durchbrechung des Wohnortprinzips)
Die Entfernung zwischen Dienststätte und Wohnung beruht als Ergebnis der Wohnsitzwahl auf die persönliche Entscheidung der/des Reisenden. Der Sparsamkeitsgrundsatz des LRKG gebietet daher die Beschränkung der Reisekostenerstattung, wenn Dienstreisende ungewöhnlich weit von der Dienststätte entfernt wohnen.
In Drittmittelprojekten, bei denen der Mittelgeber die Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) anstelle des LRKG vorschreibt, muss unbedingt in jedem Einzelfall angegeben werden (s. Formular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise"), dass Bundesrecht anzuwenden ist. Die Festlegung welches Recht im Einzelfall anzuwenden ist, erfolgt ausschließlich durch den Projektleiter (s. a. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers).
Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die Reise durch die/den Dienstvorgesetzte/n genehmigt worden ist. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, dürfen keine Reisekosten erstattet werden.
Achtung: Für nicht genehmigte Reisen besteht kein Unfallversicherungsschutz!
Dienstreisen können nur Hochschulbeschäftigten (Professoren, Mitarbeitern, Studentischen Hilfskräften) genehmigt werden. Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben, darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden.	Auf Antrag wird die Reisegenehmigung von dem/ der/ den Dienstvorgesetzten auf dem Dienstreiseantrag erteilt. Der genehmigte Antrag muss bei der Abrechnung einer Reise beigefügt werden. Bei Reisen ohne Kostenerstattung verbleibt er beim Antragsteller.
Lesen Sie bitte vor jeder Auslandsdienstreise die Reisehinweise des auswärtigen Amtes!
Nach dem Antragstellerprinzip können grundsätzlich nur die Kosten an die/den Reisende/n gezahlt werden für die/den sie entstanden sind.
Werden im Einzelfall Kosten für eine/n Mitreisende/n oder mehrere Mitreisende übernommen, so ist der eigenen Reisekostenabrechnung eine schriftliche Abtretungserklärung beizufügen. Diese muss mit Originalunterschrift eingereicht werden.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei Fahrten am Wohn- und/oder Dienstort um sog. Dienstgänge handelt. Diese sind mit gesondertem Formular abzurechnen. Eine Erklärung hierzu finden Sie weiter unten.
Dauerdienstreisegenehmigung
Eine Dauerdienstreisegenehmigung wird durch Dezernat 4.1.1 nur in begründeten Einzelfällen erteilt, wenn ein/e Bedienste/r regelmäßig wiederkehrend gleichartige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort erledigen muss.
Die Dauerdienstreisegenehmigung kann über die/den Vorgesetzte/n/Projektleiter/in schriftlich beim Dez. 4.1 beantragt werden.
Die Dauerdienstreisegenehmigung wird in der Regel für einen befristeten Zeitraum von mindestens 3 Monaten erteilt.
Im Rahmen eines Drittmittelprojektes kann die Dauerdienstreisegenehmigung nur für die Dauer des Projektes ausgestellt werden.
Fügen Sie bitte jeder Reisekostenabrechnung eine Kopie der Dauerdienstreisegenehmigung bei.
Auf die genehmigte Dienstreise können Sie einen Antrag auf Abschlagszahlung für bereits entstandene Kosten (Fahrkosten und Teilnehmergebühren) stellen. Hier werden die bereits entstandenen Kosten zeitnah überwiesen.
Bei einer Schätzung der Gesamtreisekosten wird der Abschlag ca. 14 Tage vor Reisebeginn auf Ihr Konto angewiesen. Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten möglichst vermieden werden.
Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, muss die Reisekostenstelle den Abschlag zurückzufordern.
Die zu belastende Kostenstelle / Projektnummer ist auf dem Reiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass mit der Unterschrift des/ der Kostenstellenverantwortlichen die Verantwortung für die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle übernommen wird.
Abschlagszahlungen ist regelmäßig das neue (!) Formular "Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung" beizufügen. Das Formular finden Sie auf der Intranetseite des Dezernates 1.1 bzw. im Formularschrank der Verwaltung.
a) Bedienstete
Nach Beendigung der Reise ist diese mittels der Formulare für Inlands- bzw. Auslandsdienstreisen abzurechnen.
b) Nicht-Hochschulangehörige, die Dienstgeschäfte für die BUW erledigen
Nicht-Hochschulangehörige sind zum Beispiel Externe in Berufungs- oder Prüfungskommissionen, Projektmitarbeiter, die in einer anderen Universität beschäftigt sind, aber Aufgaben im Rahmen des Projektes an der BUW wahrnehmen und auf Anweisung des Projektleiters für die BUW reisen. Ein pensionierter Professor ist ebenfalls nicht bedienstet, nimmt als Pensionär noch Aufgaben für die BUW wahr und muss in diesem Zusammenhang reisen. Für diese Personen sind Reisekosten mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Personen ohne Arbeitsvertrag“ abzurechnen.
WICHTIG: Es ist unbedingt darauf zu achten, dass Ziel und Zweck der Reise auf der zweiten Seite der Abrechnung angegeben wurden!!
c) Erstattung von Kosten für Vorstellungsreisen ("Erlass zu Vorstellungsreisen")
Kosten für Vorstellungsreisen, z. B. im Rahmen von Berufungsverfahren, sind keine Dienstreisen im Sinne des Gesetzes und mit dem Formular "Antrag auf Reisekostenerstattung bei Vorstellungsreisen" abzurechnen. Die Ausschlussfrist beträgt in jedem Fall 6 Monate.
Hinweis: Eine Reisekostenvergütung kann immer nur an den Reisenden persönlich erstattet werden; nicht an Firmen oder sonst. Dritte.
Reisekostenabrechnungen ist regelmäßig das neue (!) Formular "Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung" beizufügen. Das Formular finden Sie auf der Intranetseite des Dezernates 1.1 bzw. im Formularschrank der Verwaltung.
Persönliche Angaben sind vollständig
Antrag ist im Original von der/vom AntragstellerIn unterzeichnet
Reiseziel ist angegeben
Reisezweck ist angegeben
Beginn und Ende der Reise sind angegeben
Beförderungsmittel sind angekreuzt und ggf. begründet (Flugzeug, Mietwagen, Pkw aus triftigem Grund)
Die Reise ist dienstlich notwendig (Vorgesetzte/r hat unterzeichnet)
Finanzierung ist gesichert (Kostenstelle ist angeben, Kostenstellenverantwortliche/r hat unterzeichnet)
Finanzierung der Reise gem. Landesreisekostengesetz NRW oder ggf. gem. Bundesreisekostengesetz (bei einigen Drittmittelprojekten s. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers)
Entscheidung über antragsgemäße oder eingeschränkte Genehmigung
Die Genehmigung kann beispw. wie folgt eingeschränkt werden:
Keine Flugzeugbenutzung, sondern max. bis zur Höhe der Kosten für Bahnfahrt
Keine Pkw-Benutzung, sondern max. bis Höhe für ÖPNV/Bahn
Pkw-Benutzung ohne triftigen Grund
Maximale Reisebeihilfe bis zur Höhe von X,XX Euro
Nur Fahrkostenerstattung
Nur Tagegelder und Übernachtungspauschalen
Bankverbindung ist angeben
Email-Adresse zur Übersendung des RK-Bescheides im PDF-Format ist angegeben
Der genehmigte Dienstreiseantrag ist im Original beigefügt
Angabe zum Erhalt einer Abschlagszahlung (Vorauszahlung)
Angabe zum Erhalt von Kostenerstattung Dritter
Unterschrift auf dem Abrechnungsformular
Angaben zum Reisverlauf sind vollständig
Angabe zu entstandenen Fahrkosten
Angaben zu gefahrenen Kilometern für Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung
Angabe zu Nebenkosten
Angabe zu Übernachtungskosten
Angabe zum Erhalt unentgeltlich erhaltender Verpflegung
Alle Kosten sind per Originalbeleg nachzuweisen!
Belege < DIN A5 sind mit Klebestift aufgeklebt, da die Unterlagen automatisiert eingescannt werden
Das Formular "Erklärung zur Mittelherkunft und -verwendung" ist vollständig ausgefüllt beigefügt (der Erstattungsbetrag ist hierbei freizulassen)
Alle beantragten Kosten müssen durch Originalbelege nachgewiesen werden!
regulär erstattungsfähig sind
ÖPNV (Bsp. VRR, VRS)
II. Klasse der Deutschen Bahn mit Firmenkundenrabatt (alle Züge a. i. Ausland, Thalys)
I. Klasse mit Firmenkundenrabatt bei Schwerbehinderten, die im Besitz eines gekennzeichneten Ausweises mit den Merkzeichen aG, Bl oder G sind
Sparpreise, sofern diese günstiger als Tickets mit FKR sind
Notwendige Buchungsentgelte für Sitzplatzreservierungen im Zug bei einer Reisedauer von mindestens 1 Stunde
notwendige Kosten zur Buchung von Online-Tickets der Bahn (Zahlungsmittelentgelt) bei Zahlung mit der Kreditkarte
Die 1. Klasse der Deutschen Bahn ist ausschließlich unter bestimmten Voraussetzungen erstattungsfähig (s. Quicklinks "Hausmitteilung Nr. 27/2010"). Die Begründung zur Nutzung der 1. Wagenklasse ist in der Abrechnung anzugeben.
Vorhandene BahnCards, unabhängig davon, ob privat oder dienstlich angeschafft, sind in jedem Fall einzusetzen!
Wird nachträglich festgestellt, dass die/der Reisende zum Zeitpunkt der Dienstreise im Besitz einer BahnCard war und diese nicht einsetzte, können maximal die Kosten erstattet werden, die bei Einsatz der BahnCard erstattungsfähig gewesen wären.
Wegstreckenentschädigung für Fahrten mit dem privaten PKW
Aus triftigem Grund gem. § 6 (1) LRKG): pro Kilometer 30 Cent
Triftige Gründe liegen nur dann vor, wenn der/die Dienstreisende
Dienstgepäck ab 15 kg oder sperriges Dienstgepäck mitführt (das mitgenommene Gepäck ist in der Abrechnung zu erläutern!),
einen anderen Hochschulbeschäftigten auf der Hin- und Rückfahrt, insgesamt mindestens über mehr als die Hälfte der Gesamtstrecke, mitnimmt,
mehrere Hochschulangehörige auf Hin- und/oder Rückfahrt mitnimmt,
durch die Fahrt im Pkw erheblich Zeit einspart (bei Entfernungen bis 50 km auf mindestens 30 Minuten je Strecke, bei Entfernungen bis 100 km mindestens 60 Minuten je Strecke. Im Fernbereich - mehr als 100 km je Strecke - ist in der Regel davon auszugehen, dass regBefM ohne größeren zeitlichen Mehraufwand benutzt werden können.
keine Bahnverbindung/ ÖPNV zur Verfügung steht,
eine Schwerbehinderung vorliegt (Ausweis mit Merkmalen -aG-, -Bl- oder –G-),
außerhalb der zumutbaren Reisenzeit (22.01 Uhr bis 05.59 Uhr) reist oder
mehrere Geschäftsorte an einem Tag aufsucht.
Ab 01.01.2010 aus privatem Grund gem. § 6 (2) LRKG: für die ersten 50 Kilometer 30 Cent je Kilometer, für jeden weiteren Kilometer 20 Cent, maximal jedoch 100 €;
Betrachtet wird hier die Gesamtstrecke, also die Summe der Kilometer für die Hin- und Rückfahrt.
Parkgebühren sind nur bei Pkw-Benutzung (privateigener Pkw und Dienstwagen) aus triftigem Grund gem. § 6 (1) LRKG erstattungsfähig.
Taxikosten sind nur bei Benutzung aus triftigem Grund gem. § 5 (4) LRKG erstattungsfähig. Dieser ist bei der Abrechnung präzise anzugeben. Hier sind lt. LRKG die Erstattungsmaßstäbe jedoch sehr rigide. Werden Taxifahrten nicht bzw. nicht ausreichend begründet, werden lediglich sog. Taxiersatzkosten in Höhe der notwendigen Kosten für die Fahrt mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln erstattet.
Mitnahmeentschädigung
Für die Mitnahme von weiteren Hochschulangehörigen im eigenen PKW sowie die Mitnahme von Dienstgepäck von mindestens 40 kg wird eine Mitnahmeentschädigung von 0,02 Euro pro Kilometer gewährt.
Die Namen der Hochschulangehörigen sind in der Abrechnung anzugeben.
Die Erläuterung des Dienstgepäcks sowie eine Kg-Angabe ist ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.
Achtung! Bei Reisen nach dem BRKG wird keine Mitnahmeentschädigung gewährt!
Tagegeld – Inland
-bei einer eintägigen Dienstreise-
> 8 - 11 Stunden 6,00 Euro
> 11 - 24 Stunden 12,00 Euro
Bei einer eintägigen Diensreise, die gem. BRKG finanziert und abgerechnet werden soll, beträgt das Tagegeld 12,00 Euro bzw. 14,00 Euro (seit dem 01.01.2020), wenn die Abwesenheit mindestens 8 Stunden beträgt.
- bei einer mehrtägigen Dienstreise -
Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.
Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden (voller Kalendertag) beträgt das Tagegeld 24,00 Euro.
Wird den Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld
- für das Frühstück um 20 Prozent und
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent
des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt.
D.h. die Kürzung für ein Frühstück beträgt 4,80 €, die Kürzung für Mittagessen und Abendessen beträgt jeweils 9,60 €.
Verpflegung gilt auch als unentgeltlich zur Verfügung gestellt, wenn die Kosten hierfür in den erstattungsfähigen Fahr- oder Nebenkosten enthalten sind.
Die Kosten für ein Frühstück im Hotel werden nicht erstattet bzw. sind vollständig aus dem Tagegeld zu bestreiten, wenn die Hotelbuchung nicht arbeitgeberveranlasst war; d.h. lt. Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber (Bergische Universität Wuppertal) auszustellen.
> Bitte beachten Sie hierzu die Dienstanweisung in der Hausmitteilung Nr. 27 vom 25.06.2010.<
Bei unentgeltlicher Vollverpflegung bzw. in Seminarkosten enthalten: 0,00 Euro
Kosten für einen Verpflegungsmehraufwand (wie Restaurantbesuche) sind aus dem Tagegeld zu bestreiten.
Bewirtungskosten können nicht erstattet werden!
Die Liste der aktuellen Tage- und Übernachtungsgelder im Ausland (Auslandskostenerstattungsverordnung/AKEVO) finden Sie hier:
Nebenkosten & Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen
Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die gemäß § 9 LRKG als Nebenkosten erstattungsfähig sind:
- Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks
- Gepäckträger, Gepäckaufbewahrung, Gepäckversicherung
-Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird
- Post-, Telefax- und Fernsprechgebühren, die aus Anlass des Dienstgeschäfts entstanden sind
- Parkgebühren und Straßennutzungsgebühren (z.B. Maut), die bei Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen und von privaten Kraftfahrzeugen entstehen, wenn die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 LRKG vorliegen
- Passgebühren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgeschäfte erforderlich ist
- nicht im Landesdienst stehende Begleitperson, wenn Dienstreisende die Dienstreise/den Dienstgang nur mit ihrer Hilfe ausführen können
- Garderobengebühren, Kleiderablage
- Auslagen für vom Einreiseland vorgeschriebene Schutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
- Auslagen für ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest
-> Nebenkosten müssen durch Belege nachgewiesen werden! <-
Keine Nebenkosten im Sinne des Landesreisekostengesetzes sind Auslagen für:
- die übliche Reiseausstattung
- übliche gesellschaftliche und repräsentative Verpflichtungen
- Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
- Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung) oder Krankenversicherung
- Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung
- Parkgebühren und Straßennutzungsgebühren (z. B. Maut), die bei der Benutzung von Kraftfahrzeugen entstehen, wenn die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 LRKG nicht vorliegen
- Kursverluste beim Verkauf ausländischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unberücksichtigt
- Bankspesen, die durch den An- und Verkauf ausländischer Reisezahlungsmittel (z.B. Geld/Sorten, Reiseschecks und Reisebriefe) entstehen
- BahnCard-Reiseversicherung
Wird gem. § 9 Abs. 2 LRKG eine Dienstreise oder ein Dienstgang aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz NRW berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).
Hierzu reichen Sie bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisekostenstelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein. Der Reiseverlauf ist hierbei frei zu lassen.
Bei Unsicherheiten bezüglich der Erstattungsfähigkeit von Nebenkosten stehen wir Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung.
Die BMIS-Nummer entnehmen Sie bitte der Hausmitteilung Nr. 30 vom 11.10.2006. Laut Landesreisekostengesetz müssen die DB-Fahrkarten für Dienstreisen mit dem Firmenkundenrabatt erworben werden. Sofern dieser Rabatt nicht genutzt wird, muss er bei der Abrechnung der Fahrkosten abgezogen werden, da nach §§ 3 Abs. 1, 2, 4 und 5 Abs. 1 nur die notwendigen Kosten erstattet werden dürfen (Sparsamkeitsgebot). Möglichkeiten zum Erwerb des Zugticket.
Der Firmenkundenrabatt beträgt seit dem 01.01.2014: 5%.
Online Buchung per PC
Sie können Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC online buchen und selbst ausdrucken. Dieser „Online-Schalter“ ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:
Erstellung von Online-Tickets und Reservierungen bis 10 Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.
Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag möglich.
Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte oder EC-Karte/Maestro
Die Sitzplatzreservierung beträgt aktuell 4,50 € pro Fahrstrecke
Vor Ihrer ersten Online-Buchung müssen Sie sich nur registrieren lassen. Schicken Sie dazu bitte eine Email mit Ihrem Namen, Vornamen, Ihrer Fakultät bzw. Zentralen Einrichtung sowie Ihrer Emailadresse an travelmanager@uni-wuppertal.de. Ihre E-Mailadresse wird durch die Reisekostenstelle bei der Deutschen Bahn registriert. Nach erfolgter Registrierung bekommen Sie eine Email mit einem Link, über den Sie sich bei der Bahn AG anmelden, Ihren Firmenkunden-Account anlegen und Ihre persönlichen Daten selbst hinterlegen können. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket
Kauf am Bahnhofschalter
Sie erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Wuppertal. Teilen Sie dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt über die FKR-Nummer der Universität buchen möchten und halten diese bereit. Dies geht übrigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.
Kauf am Fahrkartenautomaten
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt geht nur, wenn Sie eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist.
Sind Sie nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis berücksichtigt werden.
Online-Buchung per Handy
Wie genau Sie hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Handy-Ticket
Kauf einer BahnCard Business/BahnCard
Die Kosten für die Anschaffung einer BahnCard Business/BahnCard sind erstattungsfähig, wenn sie sich vollständig durch Dienstreisen amortisiert haben.
Bitte beachten Sie die Hausmitteilung Nr. 35/2011. Die "alte" BahnCard ist nicht mehr mit dem Firmenkundenrabatt kombinierbar.
Eine Nachregistrierung von BahnCards ist nicht mehr möglich.
Erstattung der Kosten für eine BahnCard Business/BahnCard
Es besteht nach dem Kauf einer BahnCard Business/BahnCard systemtechnisch die Möglichkeit, dass die Amortisation automatisch ermittelt wird und Ihnen direkt die Kosten mit der nächsten Dienstreiseabrechnung erstattet werden. Hierzu benötigt die Reisekostenstelle lediglich einen formlosen Antrag sowie das Original der Rechnung für die BahnCard Business/BahnCard (auch Konto-Auszug, soweit der Gültigkeitszeitraum vermerkt ist, oder das Original der vorläufigen BahnCard Business/BahnCard).
Für diejenigen, die bereits Reisen mit BahnCard-Ermäßigungen abgerechnet haben, können wir zwei Alternativen anbieten (da systemseitig bereits durchgeführte Reisen für die Amortisationsrechnung nicht berücksichtigt werden können):
Sie reichen bereits jetzt einen entsprechenden Antrag mit dem Original der BahnCard- Rechnung ein und fügen eine Aufstellung der damit bereits durchgeführten Dienstreisen bei. Die Reisekosten- stelle überwacht manuell das Erreichen der Amortisation und erstattet danach ohne weitere Aufforderung.
Sie verfolgen selbst, wann die Amortisationsgrenze erreicht ist und reichen erst danach den Antrag auf Erstattung ein.
Sofern innerhalb des Gültigkeitszeitraumes keine Amortisation festgestellt wird, erhält der/ die Antragsteller/in den Originalbeleg per Post zurück.
Hotelbuchungen, auch für die vom Veranstalter für Tagungen/Seminare empfohlenen Hotels, sollten online über den Hotel Reservation Service (HRS) gebucht werden.
Auf dieser Internetseite sind die Hotelliste des Landes und die geltenden Sonderkonditionen hinterlegt. Die Vertragshotels sind mit dem NRW-Logo gekennzeichnet und sollten vorrangig gebucht werden. Selbstverständlich können auch preiswertere Hotels gebucht werden. Für Großstädte (Städte > 100.000 Einwohner) gilt weiterhin die Höchstgrenze von 80,00 € pro Übernachtung. Für alle übrigen Städte (< 100.000 Einwohner) gilt die Höchstgrenze von 50,00 € für eine Übernachtung.
Bei Reisen, die gemäß Bundesreisekostengesetz abgerechnet werden, gilt eine Höchstgrenze von 60,00 € bzw. 70,00 € (seit dem 01.01.2020) für eine Übernachtung.
Sind die Höchstgrenzen in Einzelfällen nicht einzuhalten, so sind darüber hinausgehende Kosten in der Abrechnung zu begründen. (Eine Hotel"empfehlung" des Veranstalters gilt nicht als Begründung f. erhöhte Übernachtungskosten.)
Übernachten mehrere Reisende in einem Zimmer, so werden die Kosten bei der Abrechnung kopfzahlmäßig aufgeteilt. Dies gilt auch, wenn die/der Dienstreisende eine nicht dienstlich beauftragte Begleitperson in ihrem/seinem Zimmer übernachten lässt. Eine Erstattung des vollen Zimmerpreises bzw. die Erstattung anteiliger Kosten für ein Einzelzimmer ist gem. LRKG nicht möglich.
Bezüglich der Mitnahme einer notwendigen Begleitperson (z. B. wg. Schwerbehinderung) nehmen Sie bitte frühzeitig vor Beginn der Reise Kontakt mit der Reisekostenstelle auf.
Für die Anmietung von Mietfahrzeugen hat die BUW einen Rahmenvertrag. Wenden Sie sich hierzu bitte an Frau Jutta Feldmann vom Dezernat 1.3. Sie erreichen Sie unter der Telefon-Nr. 3085 oder per Email jfeldmann@uni-wuppertal.de.
Mietwagenkosten sind nur erstattungsfähig, wenn triftige Gründe im Sinne des § 6 (1) LRKG vorliegen.
Soweit keine triftigen Gründe vorliegen, können die Kosten maximal bis zur Höhe des Preises für Öffentliche Verkehrsmittel erstattet werden. Im Nahbereich werden in der Regel keine triftigen Gründe anerkannt, da das Verbundnetz Rhein-Ruhr sehr gut ausgebaut ist.
Bitte unbedingt beachten: Car-Sharing-Modelle (sog. Stadt-Autos) werden im Sinne des LRKG als Privat-Kfz betrachtet. Hier werden also nicht die Mietgebühren erstattet, sondern es wird maximal eine Wegstreckenentschädigung gewährt.
Wird die Dienstreise aus triftigen Gründen mit einem Flugzeug durchgeführt, werden die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse ersetzt.
Das Vorliegen triftiger Gründe für die Benutzung eines Flugzeugs anstelle anderer Beföderungsmittel ist im Wesentlichen nach dienstlichen, fiskalischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu beurteilen.
Triftige Gründe sind - abgesehen von Überseereisen - z.B. eine erhebliche Zeitersparnis (z.B. Verkürzung der Dienstreise auf einen Tag) oder im Vergleich zu sonstigen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln niedrigere oder gleich hohe Kosten; in einem Kostenvergleich sind einzusparende Tagegelder und Übernachtungskosten einzubeziehen.
Die Vergleichsberechnung ist mit den Bahnkosten bis zur Höhe der 2. Wagenklasse vorzunehmen. Evtl. Ersparnisse aus zu erstattenden resp. bereits erstatteten BahnCards sind hierbei zu berücksichtigen.
Bei Benutzung von Flugzeugen sind grundsätzlich nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattungsfähig (Economy Class/Touristenklasse).
Die Einteilung und Bezeichnung der Flugzeugklassen sind bei den einzelnen Fluggesellschaften unterschiedlich.
Die meisten Fluggesellschaften unterscheiden regelmäßig bei Flugreisen zwischen drei oder vier Beförderungsklassen (auch Serviceklassen oder Sitzklassen genannt): Economy Class, Premium Economy Class, Business Class und First Class. Diese wieder sind unterteilt in verschiedene Buchungsklassen, die im Preis und den Buchungsbedingungen variieren.
In Auslegung der entsprechenden Vorschriften können Kosten für Sitzplatzreservierungen im Flugzeug nur dann erstattet werden, wenn es sich um dienstlich veranlasste und notwendige Mehraufwendungen handelt.
Demnach ist eine entsprechende Begründung zur Notwendigkeit unbedingt in der Abrechnung darzulegen!
Ein Dienstgang ist ein Gang oder eine Fahrt, welche/r innerhalb des Dienst-/Wohnortes vorgenommen wird, um ein Dienstgeschäft außerhalb der Dienststätte zu erledigen. Der Dienstgang wird schriftlich oder mündlich angeordnet und genehmigt. Die/Der Reisende muss seiner/seinem Vorgesetzten den Dienstgang anzeigen. Dies kann mündlich oder schriftlich mit dem "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise" erfolgen. Der Dienstort ist grundsätzlich Wuppertal. Soweit ein anderer Dienstort bestimmt wurde (bspw. über einen Änderungsvertrag), ist der Dienstort diejenige Gemeinde, in der sich die Dienststätte der/des Dienstreisenden befindet. Der Dienstgang ist auf das zeitlich notwendige Maß zu beschränken. Sofern keine triftigen Gründe vorliegen, ist zur Durchführung des Dienstganges vorrangig ein öffentliches Verkehrsmittel zu benutzen. Zu den dienstlich veranlassten Mehraufwendungen (Fahrkosten, Wegstreckenentschädigung) wird eine Fahrkostenerstattung gewährt.
Ausnahme: Dienstgänge zu Tagungen und Konferenzen, bei denen entsprechende Teilnahmegebühren anfallen. Diese können auf dem Formular für Dienstreiseanträge beantragt und „als Dienstgang am Dienstort“ genehmigt werden.
Gleiches gilt für Dienstgänge am außerhalb liegenden Wohnort. Diese werden dann entsprechend „als Dienstgang am Wohnort“ genehmigt.
Abrechnung von Fahrtkosten (wie oben erklärt) nach Beendigung des Dienstganges kann die Kostenerstattung mit dem Formular "Antrag auf Fahrtkostenerstattung" beantragt werden. Bei häufigen Dienstgängen empfiehlt es sich, ein Formular für mehrere Dienstgänge zu verwenden. Auf dem Antrag ist unbedingt die zu belastende Kostenstelle anzugeben. Die Erstattung erfolgt ab einem Betrag von € 3,01. Sechs Monate nach Beendigung des einzelnen Dienstganges ist der Erstattungsanspruch verjährt.
Bei Vorstellungsreisen werden einer/einem Bewerber/in die Reisekosten für ihre/seine Reise zur Vorstellung oder Probevorlesung erstattet. Dabei werden nur die entstandenen notwendigen Kosten ersetzt. Fahrkosten, die am Wohnort und am Vorstellungsort entstanden sind, werden nicht berücksichtigt. Notwendige Fahrtkosten sind die Kosten der niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels für den kürzesten Reiseweg. Zugzuschläge, Aufpreise für Hochgeschwindigkeitszüge sowie Kosten für die Benutzung des Schlafwagens werden nicht erstattet.
Die konkreten Erstattungsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte dem Erlass des Finanzministeriums vom 22.12.1998. Darüber hinausgehende Kosten können keinesfalls erstattet werden.
Die Bewerber sind bereits mit dem Einladungsschreiben über die Erstattungsmöglichkeiten zu unterrichten!
Nach Beendigung der Vorstellung kann die Fahrtkostenerstattung beantragt werden. Hierzu reicht die/der Antragsteller/in der einladenden Stelle - Zentrale Einheit (ZE) oder Fakultät (Fk) - folgende Unterlagen ein
Antrag auf Reisekostenerstattung bei Vorstellungsreisen
Kopie des Einladungsschreibens
OE/ ZE/ Fk zeichnet sachlich richtig und leitet den Antrag zur Abrechnung in die Reisekostenstelle weiter.
Auch hier ist die Ausschlussfrist von 6 Monaten zu beachten.
Exkursionen sind Lehrveranstaltungen außerhalb der Hochschule, die
von den Studierenden nach den Bestimmungen der Prüfungsordnung abgelegt werden müssen oder
mit Rücksicht auf die Wissensvermittlung notwendiger Bestandteil einer Lehrveranstaltung eines bestimmten Faches sind oder
als dringend erwünschte Erweiterung und Vertiefung einer Lehrveranstaltung anzusehen sind.
Die Exkursionsleitung kann von Professorinnen und Professoren, wissenschaftliche Mitarbeiter/innen, Lehrkräften für besondere Aufgaben und Lehrbeauftragten übernommen werden.
An der Exkursion dürfen neben der Exkursionsleitung und den Studierenden auch weitere Hochschulangehörige als Begleitpersonen teilnehmen. (Je 10 Studierende eine Begleitperson)
Exkursionen sind durch die Dekanin/den Dekan bzw. Institutsleitung zu genehmigen. Hierbei ist die Höhe des finanziellen Zuschusses sowie die Buchungsstelle zwingend auf dem Formular einzutragen. Die Genehmigung der Exkursion ist insbesondere Voraussetzung für den Versicherungsschutz. Dazu ist erforderlich, bereits von Beginn der Reise eine vollständige Liste der Teilnehmenden auszufüllen, die bei der Abrechnung (siehe Abrechnung) und im Falle von Unfällen etc. einzureichen ist.
Das Antragsformular können Sie hier öffnen.
Exkursionen können jederzeit beantragt und durchgeführt werden. D.h., dass Exkursionen auch in den vorlesungsfreien Zeiten durchgeführt werden können.
Es besteht keine Teilnehmerbegrenzung. Dies sollte die Exkursionsleitung nach eigenem Ermessen im Einvernehmen mit der Dekanin/dem Dekan bzw. der Institutsleitung selbst bestimmen.
Alle Personen sind aufgrund der Genehmigung durch die Unfallkasse NRW (UK NRW) versichert.
Der Versicherungsschutz beinhaltet auch die Reisewege zum Ort der Exkursionsveranstaltung.
Wird die Exkursion durch einen Sammelbus/eine Sammelfahrt ab BUW durchgeführt, so beginnt ab diesem Zeitpunkt der Versicherungsschutz.
Sofern die Teilnehmenden den Reiseweg von ihrer Wohnung aus antreten, beginnt der Versicherungsschutz von dort.
Die Exkursionsabrechnung erfolgt mit dem Vordruck "Exkursionsabrechnung".
Es gilt die Frist des Landesreisekostengesetzes. Die Abrechnung muss daher zwingend innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reise in der Reisekostenstelle eingereicht werden.
Exkursionen werden grundsätzlich im Sinne der Exkursionsrichtlinien der BUW vom 26.02.2002 bis maximal zur Höhe des genehmigten Zuschusses abgerechnet.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen an Dritte nicht durch die Reisekostenstelle überwiesen werden können. Die Abrechnung muss durch die Exkursionsleiterin/den Exkursionsleiter erfolgen, die/der auch ZahlungsempfängerIn ist.
Landesreisekostengesetz ab 2019
AKEVO2019-Auslandssätze

References: Art. 6
 § 4
 § 6
 § 6
 § 6
 § 5
 § 9
 § 6
 § 6
 § 9
 § 6