Source: https://regina-stoiber.com/2019/07/05/sind-fuehrerschein-und-ausweiskopie-nach-der-dsgvo-erlaubt/
Timestamp: 2020-07-02 06:15:36+00:00

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Sind Führerschein- und Ausweiskopie nach der DSGVO erlaubt? | Datenbeschützerin Regina Stoiber
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Auf den Punkt gebracht: Kopien von Personalausweis und Führerschein
Kopieren des Ausweises / Führerscheins ist in folgenden Fällen erlaubt
Sichtkontrolle bei Ausweis / Führerschein ausreichend
Prüfung des Ausweises bei Jugendlichen
Vertragsabschluss bzw. Reklamation
Einzelfallentscheidungen bei der Speicherung von Ausweis und Führerschein
Selbstauskunftsersuche (Art. 15 DSGVO)
Erforderlichkeit der Ausweiskopie
Kopie als solche erkennbar
Sofortige Vernichtung / Speicherung
Führscheinkontrolle und -kopie bei Nutzung eines Dienstfahrzeuges
Verbot einer Ausweis- oder Führerscheinkopie
FAQ’s zum Thema Ausweis, Führerschein und Datenschutz
Wann ist das Kopieren eines Ausweises oder Führerscheins erlaubt?
Wann ist eine Sichtkontrolle bei Ausweis oder Führerschein ausreichend?
Wie kann ein Ausweis per E-Mail oder Dateiupload sicher übertragen werden?
Sie dürfen Kopien von Ausweisen und Führerschein anfertigen, wenn es einen DSGVO-konformen Zweck dafür gibt (siehe Beispiele)
In vielen Fällen ist allerdings nur eine Sichtkontrolle zulässig
Die Hinterlegung von Ausweisen als Pfand (z.B. beim Fahrradverleih), ist nicht zulässig
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen veröffentlichte im Juni 2019 eine Hilfestellung für den Umgang mit Personalausweisdaten.
Der Datenschutzbeauftragte äußerte sich dazu, wann eine Kopie des Personalausweises erlaubt ist.
Zweck: Identifizierung des Vertragspartners
Wer darf identifizieren? Steuerberater, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitutionen, Versicherungsunternehmen, Steuerberater, Immobilienmakler und Güterhändler
Welche Daten dürfen aufgezeichnet und aufbewahrt werden? Vor- und Nachname, Geburtsort und -Datum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Art und Nummer der ausstellenden Behörde und ggf. Gültigkeitsdauer
Gesetzesgrundlage: § 8 Abs. 4 Satz 1 Geldwäschegesetz (GwG)
Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre mit anschließender Löschung
Eine Kopie des Ausweisdokuments darf und muss erfolgen.
Zweck: Identitätsnachweis bei Auskunft über den Inhalt des Fahreignungsregisters
Wer darf identifizieren? Fahrerlaubnisbehörden, Kraftfahrt-Bundesamt
Gesetzesgrundlage: § 64 Abs. 1 Nr. 2 Fahrerlaubnis-Verordnung
Aufbewahrungsdauer: keine Angabe
Eine Ausweiskopie dient als Identitätsnachweis. Der Ausweisinhaber sollte nicht benötigte Daten schwärzen.
Zweck: Überprüfung der Angaben des Vertragspartners bzw. Teilnehmers zur Begründung des Vertragsverhältnisses durch Vorlage des Ausweises
Wer darf überprüfen? Dienstanbieter
Welche Daten werden überprüft? i.d.R. Vor- Nachname, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. Gültigkeitsdauer
Gesetzesgrundlage: § 95 Abs. 4 Satz 3 Telekommunikationsgesetz (TKG)
Aufbewahrung der Kopie: unverzügliche Vernichtung der Kopie nach Feststellung
Eine Ausweiskopie dürfen Sie als Diensteanbieter anfertigen. Nicht benötigte Daten (z.B. Größe, Augenfarbe etc.) sollte der Ausweisinhaber schwärzen. Sie müssen die Ausweiskopie unmittelbar nach Feststellung der Richtigkeit der angegeben Daten vernichten.
Bei den nachfolgenden Szenarien ist eine Sichtkontrolle des Ausweises ausreichend. Sie dürfen keine Kopie anfertigen.
Altmetallhändler können sich auf keine gesetzliche Grundlage für die Anfertigung einer Ausweiskopie berufen
vermeintliche Gesetzesgrundlage: § 160 Abgabeordnung (AO), eine Identifizierung kann erforderlich sein
Sichtkontrolle mit Vermerk „Ausweis hat vorgelegen“ ist ausreichend
Ausnahme: Sofern der Altmetallhändler eine Barzahlung in Höhe von 10.000 € tätigt oder annimmt, ist er Güterhändler nach dem GWG (siehe oben)
Zweck: Identifikation des Bewerbers
grundsätzlich darf keine Kopie angefertigt oder angefordert werden
Sichtkontrolle mit Vermerk über das Ergebnis ist ausreichend
Zweck: Überprüfung der Angaben zur beherbergten Person
keine Rechtsgrundlage zur Prüfung der Personalausweisdaten in Deutschland bei deutschen Staatsangehörigen
aufzunehmende Daten nach dem Bundesmeldegesetz (BMG): Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift
Ausnahme: Hotels haben bei ausländischen Gästen die Prüfung der angegeben Daten durch eine Identifikationsdokument vorzunehmen
In beiden Fällen ist eine Sichtkontrolle des Dokuments ausreichend
Zweck: Überprüfung des Alters
Rechtsgrundlage: § 2 Jugendschutzgesetz (JuSchG) im Einzelfall
Wer darf überprüfen: Veranstalter bzw. Gewerbetreibende
Sichtkontrolle ausreichend, da es auf das Geburtsdatum ankommt
Zweck: Identifikation des Vertragspartners
Wer darf identifizieren? Händler / Unternehmen / Vertragspartner
Rechtsgrundlage: § 20 Abs. 1 PAuswG
Welche Daten dürfen überprüft werden? Vor- Nachname, Adresse ggf. Gültigkeitsdauer dürfen notiert werden
eine Sichtkontrolle ist hier ausreichend
Vor allem bei Selbstauskunftsanfragen ist es immer vom Einzelfall abhängig, ob Sie eine Ausweiskopie anfertigen dürfen oder nicht.
Bei begründeten Zweifel können Sie als Datenverantwortlicher einen Nachweis über die Identität des Anfragenden verlangen.
Die Anforderung einer Ausweiskopie kann unter folgenden Voraussetzungen zulässig sein:
keine Erforderlichkeit, wenn der Ausweis ohne großen Umstand persönlich vorgezeigt werden kann
bei weiter Entfernung kann eine Kopie angefordert werden, wenn berechtigte Zweifel an der Identität vorliegen
die Kopie darf nur zum Zwecke der Identifizierung verwendet werden
die Kopie muss als solche auch erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG)
Empfehlung: Aufdruck „Kopie“ auf dem Papier hinterlegen
Daten für die Identifizierung: Vor- Nachname, Adresse und ggf. Gültigkeitsdauer
in Einzelfällen können auch Geburtsdatum und -ort zur Identifizierung beitragen
übrige Daten (Größe, Ausweisnummer etc.) dürfen und sollen geschwärzt werden
unverzügliche Vernichtung der Kopie nach Identitätsfeststellung
Archivierung ist untersagt
bei Protokollierung ist ein Vermerk „Ausweis hat vorgelegen“ ausreichend
Speicherung ist nur bei elektronischer Feststellung gestattet
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz nahm zu diesem Thema Stellung.
Der Dienstherr darf Führerscheinkontrollen durchführen.
Allerdings ist die Anfertigung einer Fotokopie des Führerscheins seiner Ansicht nach nicht zwingend erforderlich und nicht zulässig.
Grund: Auf dem Führerschein können Hinweise auf körperliche Einschränkungen sein, die dann wieder unter Art. 9 DSGVO fallen.
Nach dieser Aussage ist eine Sichtkontrolle des Führerscheins ausreichend. Zu Nachweiszwecken können Sie einen Vermerk in die Personalakte hinterlegen.
gängige Praxis z.B. bei Vermietung von Fahrrädern
diese Praxisanwendung ist unzulässig bzw. verboten (§ 1 Abs. 1 Satz 3 PAuswG)
Der Verleiher hat eine Alternative zu wählen z.B. Hinterlegung Wertgegenstand oder Geldbetrag
es darf auch keine Kopie des Ausweises angefertigt werden
Auch wenn es gängige Praxis ist, ist es unzulässig einen Führerschein oder einen Ausweis (oder dessen Kopie) als Pfand einzubehalten.
In folgenden Fällen ist das Erstellen einer Kopie von Personalausweis, Reisepass oder Führerschein erlaubt:
Identitätsprüfung nach dem neuen Geldwäschegesetz, zur Identifizierung des Vertragspartners
Nachweis einer Fahrerlaubnis: Identitätsnachweis bei Auskunft über den Inhalt des Fahreignungsregisters
Durch den Telekommunikationsanbieter zur Überprüfung der Angaben des Vertragspartners bzw. Teilnehmers zur Begründung des Vertragsverhältnisses durch Vorlage des Ausweises
Nicht benötigte Daten kann der Ausweisinhaber schwärzen.
Bei der Vermietung von Wohnraum zur Identifikation des Bewerbers
Bei Hotelübernachtungen zur Überprüfung der Angaben der beherbergten Person
Prüfung des Ausweises von Jugendlichen bei Veranstaltungen zur Altersprüfung
Bei Vertragsabschluss bzw. einer Reklamation durch Händler, Unternehmen und Vertragspartner für die Identifikation des Geschäftspartners
Empfehlung von Regina: Scannen oder fotografieren Sie Ihren Ausweis oder den Führerschein. Ich bevorzuge die Übermittlung als PDF Datei. Beim Speichern der Datei besteht die Möglichkeit, den Inhalt noch mal mit einem Passwort zu schützen. Im Dialogfeld „Speichern unter“ wählen Sie also die Option, ein Passwort zu vergeben.
Damit Sie das Passwort nicht in einer zweiten E-Mail oder per Telefon übertragen müssen, wählen Sie ein Passwort, welches dem Gegenüber bekannt ist. Das kann zum Beispiel eine Angebotsnummer oder Ihre Vertragsnummer sein. Bei Reisen, vielleicht die Flug- oder Buchungsnummer.
Sicherlich gibt es noch sicherere Möglichkeiten eine Datei zu übermitteln. Trotzdem ist diese relativ einfach und vor allem für jeden umzusetzen. Es ist auf jeden Fall besser, als die vertraulichen Unterlagen ungeschützt zu senden.
Datenschutz und Personalausweis – Stand 2019Herunterladen
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Aktuelles/Inhalt/Personalausweis-und-Datenschutz/Datenschutz-und-Personalausweis-2019_07.pdf
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD): https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/aki24.html

References: § 8
 § 64
 § 95
 § 160
 § 2
 § 20
 Art. 9