Source: http://www.bebig.com/home/press/press_releases/?user_hugin_pi1%5BCMD%5D=singleView&user_hugin_pi1%5BshowUid%5D=2102975&user_hugin_pi1%5Bpage%5D=0&user_hugin_pi1%5Byear%5D=2017&cHash=d11f23f16a5c6f00a62e8113953fed75
Timestamp: 2017-09-21 06:42:18+00:00

Document:
Eckert & Ziegler BEBIG: CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES
CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES
Les actionnaires de la Société sont invités à assister à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra au siège social de la Société le jeudi 8 juin 2017 à 11h30.
Prise de connaissance et discussion des comptes annuels statutaires et consolidés pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2016.
Prise de connaissance et discussion des rapports annuels de gestion statutaire et consolidé du conseil d'administration pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.
Prise de connaissance et discussion des rapports statutaire et consolidé préparés par le commissaire de la Société portant sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.
Approbation du rapport de rémunération portant sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.
"L'assemblée générale approuve le rapport de rémunération de la Société portant sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016."
Approbation des comptes annuels de la Société portant sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.
"L'assemblée générale approuve les comptes annuels de la Société portant sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016."
"L'assemblée générale approuve l'affectation de la perte de 4,195,984.76 EUR en perte reportée à l'exercice social suivant."
Décharge des administrateurs et du commissaire.
"L'assemblée générale décide, par vote individuel, de donner décharge à chacun des administrateurs et au commissaire pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2016."
Nomination d'administrateur.
"En vue de l'entrée en vigueur de la loi concernant la représentation des femmes au conseil d'administration, l'assemblée générale décide de nommer Mme Paola ECKERT-PALVARINI, en tant qu'administrateur de la Société, pour une période de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'assemblée générale ordinaire à tenir en 2021. Leur mandat est rémunéré".
Renouvellement du mandat du commissaire et rémunération
"L'assemblée générale décide de renouveler, pour une période de trois ans prenant fin immédiatement après l'assemblée générale annuelle à tenir en 2020, le mandat de BDO Réviseurs d'Entreprises, représenté par Mr FANK Félix, en tant que commissaire de la Société et, en accord avec le commissaire, de fixer sa rémunération annuelle à 32.000,00 EUR".
"L'assemblée générale décide de donner procuration à chacun des administrateurs ainsi qu'à tout avocat du cabinet d'avocats Laga, situé Boulevard de la Woluwe 2, 1150 Bruxelles, chacun d'entre eux agissant individuellement et avec l'autorisation de subdéléguer son pouvoir, afin de procéder à toute formalité généralement nécessaire ou utile relative aux décisions susmentionnées de la Société, en ce compris le pouvoir de signer et de déposer la demande de modification de l'inscription de la Société auprès des services de la Banque-Carrefour des Entreprises, de déposer tout document auprès du greffe compétent et de procéder aux formalités nécessaires à la publication des décisions prises par la Société aux Annexes du Moniteur belge. A ces fins, les mandataires pourront, au nom de la Société, faire toutes les déclarations, signer tous les documents et, en général, faire le nécessaire".
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit examinée lors de l'assemblée générale, satisfaire aux deux conditions suivantes:
2. Etre encore actionnaire à hauteur d'au moins 3% du capital social à la date d'enregistrement (à savoir le 25 mai 2017 à 24 heures).
Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de résolutions doivent être adressés, avec la preuve que le nombre d'actions requis est atteint, à info@bebig.com ou par courrier ordinaire à la Société au plus tard le 17 mai 2017.
La Société accusera réception des demandes formulées dans un délai de 48 heures. Si la Société reçoit des sujets supplémentaires et/ou des propositions de résolutions, un ordre du jour révisé sera publié au plus tard le 24 mai 2017 sur le site internet de la Société, au Moniteur belge et dans la presse.
Le formulaire ad hoc de procuration et le formulaire de vote par correspondance, complétés des sujets à traiter et/ou des propositions de résolutions, sera disponible sur le site internet de la Société, en même temps que la publication de l'ordre du jour révisé, à savoir le 24 mai 2017 au plus tard.
Les procurations notifiées à la Société avant publication des ordres du jour complétés restent valables pour les sujets déjà inscrits à l'ordre du jour. Par exception à ce qui précède, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de propositions de résolutions nouvelles déposées en application de l'article 533ter du Code des sociétés, le mandataire peut, en assemblée générale, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandant. Dans ce cas, le mandataire doit en informer son mandant. La procuration doit indiquer si le mandataire est autorisé à voter sur les nouveaux sujets à traiter, inscrits aux ordres du jour, ou s'il doit s'abstenir.
L'assemblée générale examinera les nouvelles propositions de sujets aux ordres du jour et de résolutions soumises par un ou plusieurs actionnaires si ce/ces derniers(s) répond(ent) aux conditions d'admission pour prendre part à cette assemblée.
Chaque actionnaire est autorisé à poser des questions par écrit au conseil d'administration ou au commissaire avant l'assemblée générale. Les actionnaires peuvent soumettre leurs questions par e-mail à info@bebig.com ou par courrier à l'adresse du siège social de la Société. Les questions doivent parvenir à la Société au plus tard le 2 juin 2017. Il sera répondu aux questions pendant l'assemblée générale si l'actionnaire qui a posé la question remplit toutes les formalités afin d'être admis à participer à l'assemblée générale, comme expliqué ci-dessous.
La Société doit pouvoir déterminer, sur base de la preuve soumise en application de la procédure décrite ci-dessous, que l'actionnaire détenait le 25 mai 2017, à minuit (la "Date d'Enregistrement"), le nombre d'actions avec lesquelles cet actionnaire souhaite voter à l'assemblée générale.
L'actionnaire doit confirmer expressément à la Société et au plus tard le 2 juin 2017 son intention de participer à l'assemblée générale.
Pour les détenteurs d'actions dématérialisées: ceux-ci sont tenus de faire inscrire les actions avec lesquelles ils entendent participer à l'assemblée dans les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation.
En outre, les actionnaires qui souhaitent participer à l'assemblée générale doivent notifier leur intention d'y assister au plus tard le 2 juin 2017 comme suit:
Pour les détenteurs d'actions nominatives et de certificats nominatifs: le conseil d'administration doit être informé par écrit au plus tard le 2 juin 2017; la notification peut être envoyée par e-mail à info@bebig.com ou par courrier au siège social de la Société.
Pour les détenteurs d'actions dématérialisées: (i) ils doivent informer le conseil d'administration au plus tard le 2 juin 2017 de leur intention de participer à l'assemblée générale (la notification peut être envoyée par e-mail à info@bebig.com ou par courrier au siège social de la Société) et (ii) ils doivent envoyer, pour le 2 juin 2017 au plus tard, au siège social de la Société, une attestation établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation indiquant le nombre d'actions avec lesquelles l'actionnaire entend prendre part au vote lors de l'assemblée générale et le nombre d'actions dématérialisées enregistrées à son nom au 25 mai 2017 à minuit (CET).
Conformément à l'article 27 des statuts de la Société, tout actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale par un tiers, qui ne doit pas être actionnaire. A moins que le Code des sociétés n'en dispose autrement, un actionnaire ne peut désigner qu'une seule personne comme mandataire pour une assemblée générale donnée.
Le mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire établi par la Société à cette fin. L'original de ce formulaire doit parvenir à la Société au plus tard le 2 juin 2017. Ce formulaire peut être envoyé par courrier au siège social de la Société ou par e-mail à info@bebig.com. Dans ce cas, le formulaire doit être signé par signature électronique conformément à la législation belge applicable. Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la Société ou sur demande à info@bebig.com. Les actionnaires et les mandataires sont invités à suivre les instructions reprises sur le formulaire de procuration afin d'être valablement représentés à l'assemblée générale.
Conformément à l'article 32 des statuts de la Société, chaque actionnaire a la possibilité de voter par correspondance préalablement à l'assemblée générale, en utilisant le formulaire préparé à cette fin par le conseil d'administration. Ce formulaire peut être téléchargé sur le site internet de la Société et devra parvenir à la Société le 2 juin 2017 au plus tard. Il peut être envoyé par e-mail à info@bebig.com ou envoyé par courrier au siège social de la Société. Les actionnaires qui souhaitent voter par correspondance doivent également remplir les formalités pour assister et voter à l'assemblée générale, comme décrit ci-dessus.
Conformément à l'article 533bis §2 du Code des sociétés, à partir de la date de publication de la convocation à l'assemblée générale (à savoir le 9 mai 2017) jusqu'à la fin de l'assemblée générale, tous les documents que la loi requiert de mettre à disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la Société, www.bebig.com. Pendant cette même période, ces documents seront mis à la disposition des actionnaires au siège social de la Société.
Chaque actionnaire a la possibilité de recevoir gratuitement, sur production de son titre, conformément à l'article 535 du Code des sociétés, une copie (i) des comptes annuels statutaires et consolidés de 2016, (ii) des rapports de gestion statutaire et consolidé pour 2016, (iii) des rapports du commissaire statutaire et consolidé pour 2016, (iv) des ordres du jour de l'assemblée générale et des résolutions proposées ou, si aucune résolution ne doit être prise, des remarques du conseil d'administration sur les sujets à l'ordre du jour, et (v) du formulaire de procuration.
Tant les actionnaires nominatifs que les administrateurs de la Société et les commissaires recevront, avec la présente convocation, le projet de comptes annuels et les rapports repris aux ordres du jour, ainsi que la description du capital de la Société à la date de la convocation, le formulaire de procuration standard et le formulaire de vote par correspondance.

References: l'article 533
 l'article 27
 l'article 32
 l'article 533
 §2
 l'article 535