Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-238-de-junio-25-de-2014?documento=legcol&contexto=legcol_03ec12487381011ae0530a010151011a&vista=STD-PC
Timestamp: 2020-07-05 08:04:54+00:00

Document:
﻿ Imprenta Nacional de Colombia
RESOLUCIÓN 238 DE 25 DE JUNIO DE 2014
CONTENIDO:ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA.
TEMAS ESPECÍFICOS:CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, INTERVINIENTES EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, GESTIÓN CONTRACTUAL, PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, IMPRENTA NACIONAL
DIARIO OFICIAL N°:49210 DE JULIO 12 DE 2014
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 49 DE 2016 ARTÍCULO 44 DE LA IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA.
RESOLUCIÓN 238 DE 2014
(Junio 25)
“Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación de la Imprenta Nacional de Colombia”.
(Nota: Derogada por la Resolución 49 de 2016 artículo 44 de la Imprenta Nacional de Colombia)
La Gerente General,
en ejercicio de sus facultades legales y, en especial de las conferidas por el artículo 11, numerales 8º y 14 del Decreto 2469 de 2000, y
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Que de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 “Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.
Que el artículo 14 de la misma ley, señala que “Las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes” (subraya fuera del texto).
Que el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011 modificó el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007 sobre el régimen contractual de las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta, sus filiales y empresas con participación mayoritaria del Estado, señalando: “Las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes”.
Que el artículo 95 de la Ley 1474 de 2011, modificó el inciso 2º del literal c) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, sobre las modalidades de selección, contratación directa señalando: “En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad”.
Que el gerente o presidente de las empresas industriales y comerciales del Estado será el representante legal de la correspondiente entidad y cumplirá todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad, de conformidad con lo establecido en el artículo 92 de la Ley 489 de 1998.
Que los numerales 8º y 14 del artículo 11 del Decreto 2469 de 2000, por el cual se modifica la estructura de la Imprenta Nacional de Colombia, establece que corresponde al gerente general “Controlar y cuidar la organización y administración de la empresa (…)”, así como “Las demás funciones que le establezca la ley, los estatutos y los reglamentos y que se relacionen con la organización y funcionamiento de la empresa”.
Que el Decreto 960 de 2013 armonizó la normatividad vigente para la Imprenta Nacional definiendo su estructura, objeto y funciones.
Que con el fin de garantizar la transparencia, economía, moralidad, publicidad, igualdad, celeridad, eficacia, eficiencia y la selección objetiva en los procesos contractuales que adelanta la Imprenta, mediante la Resolución 313 del 30 de agosto de 2013, se adoptó un nuevo manual de contratación para la empresa, acorde con el giro ordinario del negocio y los desarrollos legales y jurisprudenciales, previa la revisión y aportes del comité de coordinación de la Imprenta Nacional de Colombia, creado mediante Decreto 2469 de 2000, cuyas funciones se determinaron en la Resolución 40 de 2009 de la gerencia de la Imprenta Nacional de Colombia.
Que la resolución mediante la cual se adoptó el manual de contratación fue modificada por la Resolución 338 del 24 de septiembre de 2013, en el sentido de incluir algunas causales de contratación en las que el comité asesor de contratación será responsable de presentar su aprobación o recomendación, para lo cual se ajustaron los literales b) y d) del artículo 21 de la Resolución 313 de 2013.
Que en la actualidad se requiere modificar el manual de contratación vigente, en el sentido de incluir la posibilidad de acogerse a los acuerdos marco de precios que adelante Colombia Compra Eficiente, en las condiciones que define la presente resolución y de hacer algunos ajustes de tipo procedimental en los artículos 6º parágrafos 1º y 2º, 10 literales c) y k), 13 literal c), 20, parágrafo del 22, 27, parágrafo del 31, 33, literal h) del 34 y 36.
Que para contar con un solo cuerpo normativo, se considera procedente expedir la presente resolución adoptando en su integridad el manual vigente con las modificaciones introducidas con la Resolución 338 de 2013 y las requeridas en la actualidad.
ART. 1º—Adoptar el manual de contratación de la Imprenta Nacional de Colombia, empresa industrial y comercial del Estado, en adelante la imprenta.
ART. 2º—Ámbito de aplicación. Se regirá por este manual toda la actividad contractual, la cual comprende, entre otros, los contratos de carácter civil y comercial que celebre en el marco de su objeto, misión y funciones.
PAR. 1º—Se exceptúan los contratos de trabajo, los requeridos para obtener la prestación de servicios públicos, los que celebre en calidad de contratista con entidades públicas y privados, los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor o con recursos del fondo de capacitación y el Fondo de Solidaridad de la Imprenta y los que por su naturaleza sean excluidos mediante acto administrativo, por la gerencia general.
PAR. 2º—Las reglas contenidas en el presente manual se aplicarán en las etapas de planeación, escogencia de la modalidad de selección y su realización, celebración, o suscripción, ejecución y liquidación de los contratos y convenios que celebre la imprenta. Estas reglas serán desarrolladas a través de los respectivos procesos y procedimientos propios del sistema de gestión de calidad adoptado por la imprenta.
ART. 3º—Régimen aplicable. La imprenta podrá celebrar todo tipo de contratos, de conformidad con las disposiciones del presente manual, así como las normas contenidas en la ley civil y comercial y las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de su actividad.
ART. 4º—Ordenación del gasto, celebración de contratos y ordenación del pago. Corresponde al gerente general, en su calidad de representante legal de la imprenta, ordenar el gasto, celebrar los contratos y convenios y ordenar los pagos correspondientes. El gerente general podrá delegar total o parcialmente las funciones relacionadas con la actividad contractual u otorgar poderes especiales o generales para el efecto. La delegación que haga referencia a la ordenación del gasto, requerirá aprobación previa de la junta directiva.
ART. 5º—Contratistas. Podrán contratar con la imprenta, personas naturales o jurídicas, de manera individual o de manera conjunta a través de las figuras de asociación previstas en la ley como pueden ser los consorcios y uniones temporales de que trata la Ley 80 de 1993, según se indique en el documento de la invitación correspondiente. En este último caso, la responsabilidad de los asociados será solidaria tanto para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato, como en relación con la imposición de sanciones.
ART. 6º—Registro de proveedores de bienes y servicios. La imprenta contará con un registro de proveedores de bienes y servicios. Este registro contendrá la información básica de los proveedores los cuales tendrán la obligación de mantenerla actualizada, sin perjuicio de que la Imprenta de oficio realice dicha actualización.
PAR. 1º—La inscripción en el registro de proveedores de bienes y servicios de la imprenta será requisito para la suscripción de los contratos o convenios. No obstante, la inscripción en dicho registro, no genera obligación a cargo de la imprenta de invitar a los proveedores a los procesos de contratación y compra que se desarrollen.
PAR. 2º—El presente artículo rige desde el 2 de enero de 2014, fecha desde la cual está en funcionamiento el registro de proveedores de bienes y servicios. Para efectos de la consolidación del referido registro, la imprenta publicará en su página web el procedimiento para la inscripción y las reglas de su funcionamiento.
PAR. 3º—En los casos en que se requiera, la imprenta podrá hacer uso del registro único de proponentes de la Cámara de Comercio, situación que será establecida en la invitación correspondiente.
ART. 7º—Inhabilidades e incompatibilidades para participar en los procesos de selección de contratistas o suscribir contratos. A la actividad contractual adelantada por la imprenta le será aplicado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la normatividad vigente para las entidades estatales.
PAR.—Si al oferente le sobreviniere alguna de las incompatibilidades, inhabilidades o impedimentos de que trata este artículo, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.
Si la incompatibilidad, inhabilidad o impedimento surge con posterioridad a la aceptación de la oferta por parte de la Imprenta, el oferente favorecido deberá renunciar a los derechos surgidos de dicha aceptación o ceder el contrato, si ya se ha celebrado, a quien expresamente autorice la imprenta.
Si la inhabilidad, incompatibilidad o impedimento sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a una tercera previa autorización escrita de la imprenta. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
No quedan cobijadas por estas inhabilidades e incompatibilidades, las personas que contraten con la Imprenta por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que la Imprenta ofrezca al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario.
En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio o unión marital de hecho, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio o unión marital de hecho. Conflicto de interés: En caso de presentarse un conflicto de intereses de alguno de los servidores públicos de la entidad, frente a cualquiera de los oferentes o respecto al contratista, este se encuentra en la obligación de manifestarlo, con el fin de ser estudiada la situación por parte del gerente general y, de ser necesario, relevar a este servidor público por otro.
Proceso de planeación de la contratación
ART. 8º—Solicitud de la contratación. El subgerente o jefe de área interesado en la contratación del bien, servicio, u obra a adquirir, o quien este designe, será el responsable de elaborar el requerimiento de la contratación, el cual deberá contener como mínimo:
a) Justificación de la solicitud. Esta justificación debe contener la identificación y descripción de la necesidad a satisfacer y los riesgos asociados a la contratación;
b) El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto;
c) La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos;
d) Descripción del bien o servicio a contratar (objeto) con sus especificaciones y condiciones técnicas;
e) Determinación del presupuesto asignado para la contratación con el soporte correspondiente (estudio de mercado) con el valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios se debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos;
f) En los casos de contratación directa de proveedor exclusivo, fabricante único o titular de derechos de propiedad intelectual, se deben indicar las razones por las cuales solamente una persona puede proveer el bien o servicio requerido, situación que deberá estar debidamente soportada o acreditada.
PAR. 1º—En la descripción del bien o servicio a contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños, fabricantes, ni ninguna descripción que oriente la contratación a determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo cuando así lo autorice el ordenador del gasto previa justificación del subgerente o jefe de oficina solicitante con base en las necesidades del servicio.
PAR. 2º—El estudio de mercado debe ser elaborado por el servidor del área solicitante que sea designado para tal efecto y aprobado por el subgerente o jefe de oficina solicitante, quienes serán los responsables por las inconsistencias en este contenidas. El estudio de mercado debe contener, como mínimo, la información de contacto de las fuentes utilizadas, (cotización, catálogo, contratos anteriores, etc.), la descripción detallada de los bienes o servicios a adquirir y que permitieron la comparación objetiva de los valores y el valor promedio que arroja el estudio de mercado.
PAR. 3º—La subgerencia administrativa y financiera, a través del área encargada de presupuesto, verificará que la contratación solicitada se encuentre en el plan compras y, verificada la existencia de recursos para la misma, expedirá la disponibilidad presupuestal correspondiente.
ART. 9º—Modalidades de selección. Para la selección del contratista se acudirá a las siguientes modalidades de selección:
a) Contratación directa;
b) Invitación privada;
c) Invitación pública;
PAR. 1º—No se aplicarán las modalidades de selección previstas en el presente artículo cuando se trate de alguno de los procedimientos especiales contenidos en el capítulo VIII del presente manual.
PAR. 2º—Las invitaciones que realice la imprenta no obligan a la entidad a celebrar el contrato correspondiente. La imprenta se reserva el derecho de declarar desierto el proceso o parte de este, o desistir unilateralmente del mismo, por motivos de interés general o conveniencia institucional, según lo disponga el comité asesor de contratación o el ordenador del gasto.
PAR. 3º—La imprenta no responderá frente a los oferentes no favorecidos por los gastos en que hayan incurrido en la presentación de las ofertas.
ART. 10.—Procedencia. La modalidad de contratación directa procederá en caso de verificarse alguna de las siguientes causales:
a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea igual o inferior a tres (3) smlmv;
b) Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o personales, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;
c) Cuando se trate de contratos para la realización de actividades científicas, tecnológicas o de innovación;
d) Cuando se trate de proveedor exclusivo, fabricante único o titular del derecho de propiedad intelectual o su representante;
e) Cuando se trate de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles;
f) Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios interadministrativos;
g) Cuando se trate de contratos de comodato de bienes muebles e inmuebles, o de depósito a título gratuito;
h) Cuando se trate de contratos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, que se vayan a celebrar con organismos multilaterales, personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación;
i) Cuando se trate de convenios regulados en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998;
j) Cuando se trate de convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro, para impulsar programas y actividades de interés público. Estos se sujetarán a los requisitos y formalidades exigidas en el Decreto 777 de 1992 y demás normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan;
k) Cuando no se presente oferta alguna, se declare desierto el proceso de selección de invitación privada por causas imputables a los oferentes, caso en el cual no se podrá modificar el objeto a contratar, pero se podrán modificar algunas de las condiciones exigidas para la participación en cuyo caso debe justificarse previamente o cuando una vez adjudicada la invitación privada, el proponente no se presente a suscribir el contrato en el plazo señalado en la respectiva invitación o suscrito no presente los documentos requeridos para su ejecución o no lo ejecute y no exista un segundo mejor proponente para dar aplicación al parágrafo del artículo 22 de la presente resolución.
l) Cuando se trate de contratos que tengan por objeto la capacitación de los servidores de la imprenta o estén encaminados a la recreación de los trabajadores y su grupo familiar;
m) Cuando se trate de contratos con organizaciones comunitarias legalmente reconocidas, organizaciones no gubernamentales legalmente reconocidas, asociaciones de vecinos legalmente reconocidas, juntas de acción comunal con personería vigente, asociaciones de discapacitados o de desplazados, legalmente reconocidas;
n) Cuando se haya identificado por parte de la imprenta un proveedor de amplia experiencia, idoneidad y trayectoria en la ejecución de objetos contractuales o actividades como las requeridas. Esta situación deberá estar justificada por el subgerente o jefe de oficina solicitante, quienes previamente deberán adelantar consultas documentadas al mercado (estudio de mercado), incluyendo la oferta histórica con la que se ha contratado el bien o servicio en la Imprenta y consultar el registro de proveedores de bienes y servicios (registro inteligente) de la Imprenta, para el caso de los contratistas y la justificación técnica y jurídica para el caso de los aliados estratégicos;
o) Cuando se requieran garantías para amparar los contratos interadministrativos que celebra la entidad como contratista;
p) Cuando se trate de contratos requeridos para atender situaciones urgentes o imprevistas, caso en el cual deberá previamente ser justificados por el área solicitante y estar autorizado por el gerente general.
PAR. 1º—Para la aplicación de la causal contenida en el literal a) del presente artículo, la subgerencia u oficina solicitante deberá dar estricta aplicación al principio de planeación y selección objetiva y deberá contar al menos con dos (2) cotizaciones u otra referencia del precio de mercado.
PAR. 2º—En el evento de encontrarse en la causal contenida en el literal d) del presente artículo, deberá allegarse con la solicitud, la certificación o soporte que permita la verificación de esta situación.
ART. 11.—Procedimiento. La subgerencia u oficina solicitante, radicará el respectivo requerimiento en la subgerencia administrativa y financiera, con la totalidad de documentos necesarios para la suscripción del contrato.
El subgerente o jefe de oficina solicitante deben señalar en el requerimiento la causal que se invoca para la contratación directa, así como la recomendación de la selección del contratista.
La suscripción del contrato estará a cargo del ordenador del gasto o su delegado, quien verificará la procedencia de la aplicación de la causal de contratación directa que se invoca, así como las condiciones de capacidad del contratista, de tal manera que se garantice la selección objetiva y que su oferta resulte favorable respecto al mercado y definirá su contratación.
ART. 12.—Definición. Es la modalidad mediante la cual la Imprenta invita a un número limitado de oferentes a que presenten oferta para la selección del contratista.
ART. 13.—Procedencia. La modalidad de invitación privada procederá en caso de verificarse alguna de las siguientes causales:
a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea igual o inferior a cien (100) smlmv;
b) Cuando se hayan identificado, por parte de la imprenta, un número limitado de proveedores de amplia experiencia, idoneidad y trayectoria en la ejecución de objetos contractuales como el requerido. Esta situación deberá estar justificada por el subgerente o jefe de oficina solicitante, quienes previamente deberán adelantar consultas documentadas al mercado (estudio de mercado), incluyendo la oferta histórica con la que se ha contratado en la imprenta y consultar el registro de proveedores de bienes y servicios (registro inteligente) de la imprenta;
c) Cuando el proceso de invitación pública sea declarado desierto por causas imputables a los oferentes, caso en el cual no se podrá modificar el objeto a contratar, pero se podrán modificar algunas de las condiciones exigidas para la participación o cuando una vez adjudicada la invitación pública, el proponente no se presente a suscribir el contrato en el plazo indicado en la respectiva invitación o suscrito no presente los documentos requeridos para su ejecución o no lo ejecute y no exista un segundo mejor proponente para dar aplicación al parágrafo del artículo 22 de la presente resolución.
ART. 14.—Procedimiento. La subgerencia u oficina solicitante, radicará el respectivo requerimiento en la subgerencia administrativa y financiera, con el respectivo estudio de mercado.
La subgerencia administrativa y financiera, a través del grupo de compras, identificará los posibles oferentes a través de la consulta al registro de proveedores de bienes y servicios o de los que presentaron cotización.
Esta información será presentada al comité asesor de contratación, el cual autorizará la lista de proveedores que serán invitados para participar en la convocatoria.
Una vez identificado el grupo de posibles oferentes se extenderán invitaciones a un número limitado de estos, que en ningún caso podrá ser inferior a dos (2), para que presenten sus ofertas.
En la invitación se concederá un plazo mínimo de tres (3) días hábiles para que los invitados presenten sus ofertas.
Recibidas las ofertas, la imprenta evaluará las mismas e informará al oferente seleccionado sobre la adjudicación del contrato y las demás gestiones requeridas para la ejecución del mismo.
PAR. 1º—Por razones de urgencia o necesidades del servicio, debidamente justificadas por el subgerente o jefe de oficina solicitante, podrá disminuirse el plazo referido en el presente artículo para la presentación de las ofertas.
PAR. 2º—La presentación de una sola oferta no impedirá que se continúe con el procedimiento de contratación.
PAR. 3º—Para los bienes o servicios requeridos por la imprenta cuya forma de adquisición se perfeccione a través de contratos de adhesión, la obtención de las ofertas se realizará a través de consultas de catálogos, portales de internet, o información suministrada directamente por el proveedor. El contrato se suscribirá con el proveedor que ofrezca el menor precio.
PAR. 4º—Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta si fuere el caso, periodo durante el cual está prohibida la contratación directa, se utilizará el procedimiento referido en el presente artículo salvo para los casos previstos en la modalidad de invitación pública.
ART. 15.—Definición. Es la modalidad de contratación mediante la cual la Imprenta invita a través de su página web a un número indeterminado de personas, para que presenten ofertas.
ART. 16.—Procedencia. La modalidad de invitación pública procederá en cualquiera de los siguientes casos:
a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar supere los cien (100) smlmv;
b) Cuando se trate de la celebración de contratos de corredores de seguros;
c) Cuando se trate de acuerdos marco de precios para la adquisición o suministro de bienes y servicios.
ART. 17.—Procedimiento. La subgerencia u oficina solicitante, radicará el respectivo requerimiento en la subgerencia administrativa y financiera, con el estudio de mercado correspondiente.
Con base en el requerimiento, se elaborará un documento denominado invitación pública, que será puesto en conocimiento del comité asesor de contratación de la imprenta, con el fin de que cada miembro lo revise de acuerdo a su especialidad, y se verifique y apruebe la información relacionada con las especificaciones técnicas, jurídicas y económicas de la invitación y las propias del contrato a celebrar.
La imprenta publicará la invitación en su página web y concederá a los interesados un plazo de cinco (5) días calendario para que presenten sus ofertas. Esta invitación contendrá los requisitos jurídicos, técnicos y financieros que deben cumplir los oferentes para poder participar en el proceso, así como el presupuesto oficial con base en el cual deben presentar su oferta económica.
Durante los primeros tres (3) días calendario días de la publicación de la invitación, los interesados podrán presentar observaciones o realizar preguntas, las cuales serán absueltas mediante documento publicado en la página web. Si las observaciones o preguntas son presentadas por fuera de este plazo, la imprenta no estará obligada a absolverlas sin que esto impida a la entidad realizar modificaciones a la invitación con base en las mismas.
En caso de requerirse alguna modificación a las condiciones establecidas en la invitación, esta se realizará mediante adenda que será publicada en la página web de la entidad.
PAR. 1º—La presentación de una sola oferta no impedirá que se continúe con el procedimiento de contratación.
PAR. 2º—Por razones de urgencia o necesidades del servicio, debidamente justificadas por el subgerente o jefe de oficina solicitante, podrá disminuirse los plazos referidos en el presente artículo.
ART. 18.—Acuerdos marco de precios para la adquisición o suministro de bienes y servicios. La imprenta podrá suscribir a través del trámite de invitación pública acuerdos para la adquisición o suministro de bienes y servicios requeridos ordinariamente para su funcionamiento, cumplimiento de objetivos y misión, durante un periodo máximo de dos (2) años, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo y conforme a las reglas establecidas en la invitación correspondiente. Los acuerdos marco de precios podrán adjudicarse a uno o varios proveedores.
La celebración de acuerdos marco le permitirá a la imprenta realizar órdenes de pedido sin que se requiera para cada caso, el trámite de un proceso de selección.
Para tal efecto, una vez adjudicado el acuerdo marco de precios, en el momento en que surja el requerimiento específico de bienes y servicios, se requerirá al proveedor o proveedores adjudicatarios del acuerdo la cotización correspondiente y se realizará la adquisición del bien o servicio con el que ofrezca el menor precio.
La disponibilidad presupuestal se solicitará previa la realización de cada orden de pedido y a la misma se le efectuará el registro presupuestal correspondiente.
La suscripción del acuerdo marco de precios no obliga a la imprenta a realizar pedidos con el, o los proveedores que hayan resultado adjudicatarios.
Verificación de ofertas y selección del contratista
ART. 19.—Evaluadores. Para la verificación de las ofertas recibidas en el marco de los procesos de invitación privada e invitación pública, se designarán los funcionarios públicos o trabajadores oficiales como evaluadores jurídico, técnico y financiero (económico), según corresponda, quienes prepararán un informe de evaluación que servirá de insumo al comité asesor de contratación para la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta según corresponda.
No obstante lo anterior, la imprenta podrá contratar externamente a través de contrato de prestación de servicios a personas naturales o jurídicas para que realicen las evaluaciones jurídica, técnica y financiera (económica) de las ofertas.
ART. 20.—Criterios de calificación. La calificación de las ofertas será realizada por personal con conocimientos técnicos, económicos y jurídicos, quienes elaborarán el informe respectivo que harán llegar al secretario del comité asesor de contratación. En la calificación de las ofertas deberá tenerse en cuenta, además de lo establecido en los criterios de la solicitud de ofertas, factores como el precio, el plazo, el cumplimiento en contratos anteriores, la calidad del bien o servicio, las capacidades técnicas, la experiencia, la organización y talento humano de los oferentes.
La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en las invitaciones, resulte ser la más ventajosa para la Imprenta Nacional, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos presentados y/o requeridos a los oferentes. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
PAR.—Teniendo en cuenta que la Imprenta Nacional de Colombia es una empresa industrial y comercial del Estado, que en desarrollo de su objeto debe atender los requerimientos de sus clientes con calidad y oportunidad, se reserva el derecho de no adjudicar o no suscribir contratos con aquellos proveedores de bienes o servicios, cuya ejecución contractual se encuentre catalogada en el registro de proveedores de bienes y servicios como regular, deficiente, malo o adjetivos similares. Para realizar esta calificación en el registro de proveedores, el supervisor del contrato deberá allegar los soportes respectivos, de acuerdo con la reglamentación del registro de proponentes.
ART. 21.—Comité asesor de contratación. Además de las funciones establecidas en el reglamento que determina el funcionamiento y conformación del comité asesor de contratación de la imprenta, este será responsable de:
a) Recomendar al ordenador del gasto sobre la adopción de políticas materia de contratación, especialmente en lo que tiene que ver con modalidades de selección, requisitos habilitantes, factores de evaluación y presupuestos;
b) Aprobar el contenido de todas las invitaciones públicas y las privadas de que tratan los artículos 13 y 16 de la presente resolución, que se presenten para su consideración;
c) Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desierto de los procesos, de acuerdo con el análisis previo que realice de las evaluaciones presentadas por los funcionarios o trabajadores designados para tal efecto, en los procesos que superen los cincuenta (50) smlmv;
d) Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o suscripción del documento en el que se materialice cualquier vínculo como resultado de la utilización de los procedimientos especiales contemplados en el artículo 31 de la presente resolución, esto es, alianzas estratégicas y compras en el exterior, que superen los 50 smlmv;
e) Recomendar al ordenador del gasto la selección del proveedor que ofrezca las condiciones más favorables para la entidad, de la lista de proveedores o catálogo que publique Colombia Compra Eficiente en cada acuerdo marco de precios, cuando se superen los 50 smlmv;
f) Recomendar al ordenador del gasto la contratación que se realice bajo la modalidad de contratación directa, en el marco de las causales previstas en los literales b) y e) cuando esta supere los 50 smlmv, así como las contenidas en los literales d), g), h), i), j), k), m), n), y p), del artículo 10 de la presente resolución;
g) Analizar las situaciones de interés general o conveniencia institucional que incidan en los procesos de selección y que determinen la declaratoria de desierto del proceso, o parte de este, así como el desistimiento unilateralmente del mismo, y efectuar las recomendaciones a que haya lugar al ordenador del gasto.
PAR. 1º—Cada uno de los integrantes del comité asesor de contratación responderá por las recomendaciones emitidas, teniendo en cuenta su formación profesional y las funciones propias de su cargo.
PAR. 2º—El comité asesor de contratación de la imprenta podrá pedir a los evaluadores la revisión de los informes derivados de la verificación de las ofertas o su corrección en caso de encontrar errores en los mismos. De igual manera, el comité asesor de contratación podrá apartarse del concepto de los evaluadores designados para la verificación.
PAR. 3º—El ordenador del gasto podrá separarse de la recomendación de la adjudicación que haga el comité asesor de contratación de forma motivada o podrá optar por devolver la evaluación para la correspondiente revisión por parte del comité y de los evaluadores si así lo determina este último, o integrar un nuevo comité para que efectúe otra evaluación, que será la definitiva.
PAR. 4º—Cuando de conformidad con la información a su alcance el comité estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. En ese mismo sentido, cuando una oferta presente un valor considerablemente muy alto frente a las demás ofertas o al mercado, el comité podrá citar al oferente para que dé las explicaciones correspondientes antes de la adjudicación. Se podrá solicitar la presentación de una nueva oferta económica ajustada al mercado o rechazar la oferta.
ART. 22.—Selección del contratista. Surtida la etapa de verificación de las ofertas, el ordenador del gasto, con base en la recomendación del comité asesor de contratación, podrá promover la negociación de un mejor precio o de condiciones más favorables con el oferente seleccionado. La imprenta notificará al oferente seleccionado la aceptación de su oferta y lo citará para la suscripción del contrato.
PAR.—Cuando el oferente seleccionado no suscriba el contrato o no ejecute el mismo, el comité asesor de contratación podrá recomendar al ordenador del gasto que se contrate al segundo mejor proponente y, en su defecto, al que lo suceda en el orden de calificación correspondiente, siempre que este cumpla con los requisitos establecidos en la correspondiente invitación y la oferta presentada sea favorable para los intereses de la imprenta.
En caso de no existir un segundo mejor proponente habilitado para adjudicarle el contrato, la Imprenta Nacional de Colombia podrá utilizar la modalidad de contratación de invitación privada o contratación directa, según sea el caso, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artículo 10 y literal c) del artículo 13 de la presente resolución.
En todos los casos en que el proveedor seleccionado no suscriba o ejecute el contrato que le fue adjudicado, este será suspendido del registro de proveedores de la imprenta por un término de seis (6) meses, plazo durante el cual no podrá contratar con la entidad.
Lo anterior sin perjuicio de hacer efectiva la póliza que garantiza la seriedad de la oferta del proponente que no suscriba o ejecute el contrato adjudicado, si esta se hubiere solicitado según la modalidad de contratación.
Suscripción, ejecución y liquidación de los contratos
ART. 23.—Perfeccionamiento. Los contratos que celebre la imprenta constarán por escrito y se perfeccionarán con la firma de las partes.
ART. 24.—Ejecución. Para dar inicio a la ejecución de los contratos suscritos por la imprenta se requiere:
a) La expedición del registro presupuestal por parte de la entidad;
b) La aprobación de las garantías en caso de que hayan sido exigidas;
c) La suscripción del acta de inicio, si así quedó previsto en el contrato;
d) El cumplimiento de los demás requisitos de ejecución establecidos en la invitación pública o privada, en el contrato o los requisitos que la ley o los reglamentos establezcan para la realización del objeto contratado;
ART. 25.—Garantías. En los contratos que celebre la imprenta por cuantía igual o superior a cincuenta (50) smlmv incluido IVA y dependiendo de su naturaleza, se deberán amparar los riesgos de cumplimiento, calidad, responsabilidad civil extracontractual, estabilidad de obra, pago de salarios y prestaciones sociales y demás riesgos derivados de la ejecución del contrato. Si se ha pactado anticipo, se exigirá póliza que garantice su manejo y correcta inversión. Si se trata de pago anticipado se exigirá la garantía correspondiente.
PAR. 1º—Para los contratos suscritos a través de la modalidad de contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías, sin embargo, atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato, el subgerente o jefe de oficina solicitante o el ordenador del gasto, podrán solicitar la constitución de dichas garantías. Según la naturaleza del contrato, independientemente de la modalidad de contratación, se podrá prescindir de las garantías si se ha pactado el pago contra el recibo a satisfacción del bien o servicio.
PAR. 2º—Las garantías deberán ser expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias legalmente autorizadas y con sujeción a las reglas propias de dichos contratos. No obstante, podrán aceptarse otra clase de garantías equivalentes, a criterio de quien tenga la facultad para contratar.
PAR. 3º—La aprobación de las garantías será competencia del jefe de la oficina asesora jurídica, deberá constar en el cuerpo de la póliza, y será requisito necesario para iniciar la ejecución del contrato.
ART. 26.—Indemnidad. En todos los contratos que celebre la imprenta se entenderá incluida la cláusula de indemnidad y, en esta, la obligación del contratista de mantener a la imprenta libre de cualquier reclamación por daño o perjuicio originado por el contratista o sus empleados o subcontratistas frente a las reclamaciones de terceros, que se deriven de la ejecución del contrato o de las labores previas encaminadas a su ejecución o de las actividades ejecutadas por sus subcontratistas o dependientes.
ART. 27.—Indemnizaciones y sanciones. En todos los contratos que celebre la Imprenta, en ejercicio del principio de autonomía de la voluntad, se pactará la cláusula penal pecuniaria. En los contratos cuyas obligaciones se cumplan periódicamente, se incluirá una cláusula que regule las sanciones que se pactan para apremiar el cumplimiento y su monto se establecerá de acuerdo con la cuantía del contrato. En ambos casos el contratista autorizará a la entidad para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria o las sanciones en forma directa, para lo cual se hace necesario que en el contrato celebrado el contratista acepte y autorice el descuento de las cuentas que se le adeuden.
PAR. 1º—Se dejará constancia en el registro de proveedores de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria y de la imposición de sanciones. Para la aplicación de sanciones o la efectividad de la cláusula penal pecuniaria, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá la comunicación correspondiente en la cual especifica la sanción impuesta y ordenará su pago en forma directa de los valores que le adeude al contratista, si fuere el caso. Para este evento la comunicación con la sanción constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.
PAR. 2º—En caso de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá una comunicación mediante la cual se declare el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante en un término máximo de diez (10) días hábiles. Para este evento la comunicación que suscriba el representante legal constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.
ART. 28.—Modificaciones, adiciones y prórrogas de los contratos. Los contratos que celebre la imprenta podrán prorrogarse en tiempo o modificarse en sus demás condiciones. De igual manera podrán adicionarse en valor hasta por el 100% de su valor inicial. Para cualquier tipo de adición, deberá mediar solicitud y justificación del supervisor del contrato o del subgerente o jefe de oficina solicitante. Toda modificación, prórroga o adición deberá constar por escrito.
ART. 29.—Liquidación de los contratos. Los contratos que celebre la imprenta y que excedan en cuantía el equivalente a cien (100) smlmv incluido IVA que sean de tracto sucesivo o cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, requerirán liquidación. Para los contratos cuya cuantía sea inferior a cien (100) smlmv incluido IVA, será necesaria la expedición de un recibo a satisfacción que dé cuenta de la ejecución del contrato, la cual debe ser elaborada por el supervisor del mismo.
De no existir acuerdo acerca de la liquidación del contrato, el supervisor elaborará y suscribirá un informe, dejando constancia del desacuerdo y negativa del contratista para liquidar de mutuo acuerdo el contrato, así como de todos los datos relevantes sobre la ejecución del contrato. En caso de existir obligaciones pendientes o incumplimientos contractuales por parte del contratista, este informe será remitido a la oficina asesora jurídica, para su análisis y adopción de las medidas a que haya lugar, ya bien sea a través de esta oficina o del ordenador del gasto, según corresponda.
De no existir obligaciones pendientes a cargo de las partes, el informe a que se refiere el presente artículo se archivará en la carpeta del contrato.
PAR.—Para efectos de la liquidación de los contratos, la cuantía será el valor total, esto es, el valor inicial más el valor adicionado, si a ello hubiere lugar.
ART. 30.—Solución de conflictos. Para la solución de los conflictos o diferencias surgidas entre la imprenta y el contratista, con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos, podrán utilizarse los mecanismos alternativos de solución de conflictos. En caso de que no se logren acuerdos a través de estos mecanismos, dichas diferencias o conflictos serán dirimidos por la jurisdicción contencioso administrativa.
ART. 31.—Procedencia. Podrán adoptarse procedimientos especiales en materia de contratación, cuando se presente alguna de las siguientes causales:
a) Para la consolidación de alianzas estratégicas entre la Imprenta Nacional y otra u otras empresas para integrar parcialmente operaciones o actividades que formen parte de su actividad empresarial, a través de la puesta en común de su misión, objeto y recursos de manera estable y duradera, para mejorar la situación competitiva de la imprenta y participar de manera conjunta y proporcional en los resultados de la explotación, tendientes a ampliar, mejorar y satisfacer las necesidades de los clientes. De conformidad con el numeral 12, artículo 11 del Decreto 2469 de 2000, para la consolidación de estas alianzas, se requerirá previa autorización del gerente general de la imprenta. En los casos que dichas alianzas comprometan más del 10% del presupuesto de la entidad requerirá aprobación de la junta directiva;
b) Para la realización de compras en el exterior requeridas por la Imprenta Nacional de Colombia, en ejercicio de su actividad Industrial y Comercial. No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, este tipo de procesos se regirán por la ley del país donde se ejecuta el objeto contractual.
PAR. 1º—El procedimiento especial que se adopte para cualquiera de los casos contenido en el presente artículo será expedido mediante acto administrativo motivado, en el que se justificarán la procedencia técnica y jurídica de la alianza estratégica o de la compra en el exterior y las condiciones de la misma.
En todo caso, el procedimiento de selección para la consolidación de alianzas estratégicas, deberá garantizar la convocatoria pública mediante la publicación de una invitación en la página web de la entidad, salvo que para la selección del aliado se den las condiciones previstas para el proveedor de que trata el literal n) del artículo 10 de la presente resolución.
ART. 32.—Comodatos. Por razones de rentabilidad o conveniencia, el comité asesor de contratación podrá recomendar la celebración de contratos de comodato sobre bienes muebles.
ART. 33.—Acuerdos marco de precios. La Imprenta Nacional de Colombia podrá hacer uso de los acuerdos marco de precios diseñados, organizados y celebrados por Colombia Compra Eficiente para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en dicho acuerdo.
En cualquier caso se seleccionará el proveedor que ofrezca las condiciones más favorables para la entidad, para lo cual se deben tener en cuenta los criterios de selección del proveedor establecidos por Colombia Compra Eficiente en cada acuerdo marco de precios.
El ordenador del gasto dejará constancia escrita del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro proveedor como las más favorables.
Supervisión de contratos, órdenes de servicio o de compra
ART. 34.—En los contratos, órdenes de servicio o de compra que celebre la imprenta se designará un supervisor, quien estará a cargo del seguimiento y control de la ejecución del mismo.
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el desarrollo del contrato, con el fin de garantizar la correcta y oportuna ejecución del mismo, hasta el vencimiento de las garantías constituidas por el contratista. Para tal efecto, los supervisores deberán presentar informes sobre la ejecución del contrato a la oficina asesora jurídica o al grupo de compras, cuando se trate de órdenes de servicio o de compra.
Serán funciones de los supervisores de los contratos u órdenes, las siguientes:
a) Atender las solicitudes del contratista, absolverle sus inquietudes y procurar que se le brinde pronta respuesta, así como colaborarle en aspectos relacionados con los trámites que deban surtirse al interior de la entidad, en relación con la ejecución del contrato;
b) Verificar y controlar que las obligaciones a cargo del contratista y de la entidad se cumplan oportunamente y en los plazos pactados;
c) Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, por lo que serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente;
d) Impartir las instrucciones que estime necesarias o realizar los trámites para facilitar el cabal cumplimiento del objeto del contrato;
e) Objetar los trabajos, bienes y/o servicios que se realicen o suministren sin sujeción a las condiciones y especificaciones convenidas entre las partes del contrato, de manera tal que se procure asegurar la correcta y adecuada ejecución del mismo;
f) Reportar a la oficina asesora jurídica o al grupo de compras de la entidad los retardos, cumplimientos defectuosos o incumplimientos que se configuren durante la ejecución y desarrollo del contrato, orden de servicio o de compra y suministrar las informaciones, los soportes y las aclaraciones que le sean solicitadas con el propósito de realizar las evaluaciones correspondientes;
g) Evaluar el cumplimiento del objeto contratado y expedir oportunamente el cumplido o recibo a satisfacción de las obligaciones derivadas del contrato, cuando estas hayan sido satisfechas por parte del contratista, con arreglo a las exigencias del contrato u orden. Esta certificación de cumplido o recibo a satisfacción será requisito para el pago;
h) Reportar a la subgerencia administrativa y financiera la calificación definitiva obtenida por el contratista, con destino al registro de proveedores. Según el desempeño del contratista en la ejecución del contrato, el supervisor deberá calificarlo en alguno de los siguientes rangos: a) excelente; b) muy bueno; c) bueno; d) regular; e) deficiente; f) malo;
i) Responder por sus actuaciones y omisiones, cuando los bienes o servicios suministrados hayan sido recibidos en condiciones diferentes o defectuosas respecto de las requeridas en el contrato u orden;
j) Emitir las certificaciones solicitadas sobre el cumplimiento de contratos en los cuales haya sido designado como supervisor, cuando los proveedores lo soliciten;
k) Controlar la ejecución, facturación y estado presupuestal de los contratos, con el fin de gestionar oportunamente las adiciones, prórrogas o modificaciones necesarias para el normal desarrollo de los procesos, teniendo en cuenta los tiempos estimados para la contratación, definidos en el presente manual;
l) Suministrar la información necesaria para realizar la liquidación de los contratos, entre otros, el valor ejecutado y el saldo para liberar, si a ello hubiere lugar y reportar todos los costos asociados al producto o proceso adquirido;
m) Realizar el seguimiento y gestiones necesarias para que el contratista realice la facturación o cobro de los bienes o servicios suministrados, según lo establecido en el contrato;
n) Realizar el reporte mensual de costos de los procesos y servicios adquiridos, en el Sistema de Información que corresponda para efectos de cierre contable;
o) Las demás que se desprendan del objeto contratado.
ART. 35.—Implementación. Para efectos de la aplicación del presente manual, la oficina asesora de planeación a través del grupo de gestión de calidad, será la responsable de ajustar el procedimiento correspondiente en el sistema de gestión de calidad.
ART. 36.—Régimen de transición. Los requerimientos de servicios o solicitudes de contratación radicadas en la subgerencia administrativa y financiera con anterioridad a la entrada en vigencia del presente manual, continuarán su trámite con las normas vigentes a la fecha de radicación.
Las modificaciones, adiciones y prórrogas de los contratos en ejecución, se regirán por lo dispuesto en las normas vigentes a la fecha de su celebración.
ART. 37.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Expedida en Bogotá, D. C., a 25 de junio de 2014.

References: RESOLUCIÓN 
 RESOLUCIÓN 
 ARTÍCULO 44

RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 artículo 44
 artículo 11
 artículo 209
 artículo 13
 artículo 14
 artículo 13
 artículo 93
 artículo 14
 artículo 13
 artículo 95
 artículo 2
 artículo 92
 artículo 11
 Resolución 
 Resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 21
 Resolución 
 resolución 
 resolución 
 Resolución 
 artículo 22
 artículo 22
 artículo 31
 artículo 10
 artículo 10
 artículo 13
 artículo 11
 artículo 13
 artículo 10
 resolución