Source: https://www.lexlege.pl/rozporzadzenie-ministra-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-z-dnia-10-grudnia-2018-r-w-sprawie-dokumentacji-pracowniczej/
Timestamp: 2020-04-06 17:34:53+00:00

Document:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej - dokum.pracownicza
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej
Dz.U.2018.0.2369 - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.
Rozdział 2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
§ 2. Akta osobowe pracownika
Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
§ 3. Elementy akt osobowych pracownika
w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);
w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 2 Kodeksu pracy),
– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 wejście w życie regulaminu pracy § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 ustalanie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych § 7 Kodeksu pracy),
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 instrukcje i wskazówki pracodawcy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy § 3 Kodeksu pracy),
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
– o warunkach zatrudnienia (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 3 i art. 291 umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy poza UE § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 32 i art. 291 umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy poza UE § 4 Kodeksu pracy),
– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 monitoring terenu § 8 Kodeksu pracy),
– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 ocena, dokumentowanie i informowanie pracowników o ryzyku zawodowym pkt 2 Kodeksu pracy),
g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 ochrona zdrowia pracownika młodocianego § 3 Kodeksu pracy),
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone i art. 125 wspólna odpowiedzialność materialna pracowników za mienie powierzone Kodeksu pracy),
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 przesłanki przyznania nagród i wyróżnień Kodeksu pracy),
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy Kodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 obniżenie wymiaru czasu pracy na wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego Kodeksu pracy),
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 ograniczenia korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 2 i 5 Kodeksu pracy),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 zakaz konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy § 1 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 czas pracy w porze nocnej § 6 Kodeksu pracy),
w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy § 3 Kodeksu pracy),
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy § 1 Kodeksu pracy),
g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);
§ 4. Oświadczenia i dokumenty w aktach osobowych pracownika
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
§ 5. Odpisy lub kopie dokumentów w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
§ 6. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 indywidualny rozkład czasu pracy Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 system skróconego tygodnia pracy Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 system pracy weekendowej Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 ruchomy czas pracy § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 ruchomy czas pracy § 2 Kodeksu pracy),
c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 system zadaniowego czasu pracy Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 dzień wolny za pracę w dniu wolnym od pracy Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 wymiar czasu pracy niektórych kategorii pracowników pkt 3 i art. 178 zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i porze nocnej § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i porze nocnej § 1 Kodeksu pracy);
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 wypłata wynagrodzenia za pracę § 3 Kodeksu pracy);
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 obowiązek dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej i art. 2377 obowiązek dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego Kodeksu pracy).
§ 7. Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy
W przypadku, o którym mowa w art. 231 przejście zakładu pracy na innego pracodawcę Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.
§ 8. Obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Rozdział 3. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
§ 9. Wymogi systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
§ 10. Zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
§ 11. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu złożonego w postaci papierowej
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
§ 12. Obowiązek zapewnienia odpowiednich rozwiązań technicznych dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 948 zmiana postaci prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.
Rozdział 4. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi
§ 13. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi
Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.
Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików:
dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF;
dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane;
dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.
Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
data powstania dokumentu;
data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
nazwa pracodawcy;
data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.
Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.
§ 14. Przekazanie zbioru dokumentów pracowniczych
Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 delegacja ustawowa ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).
Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.
Rozdział 5. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji
§ 15. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej
Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem:
operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), zwanego dalej „operatorem”;
osoby upoważnionej przez pracodawcę;
środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.
W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.
Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.
§ 16. Wydanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą:
pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, albo
osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy.
Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji.
Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.
Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:
na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.
§ 17. Forma wydawanej dokumentacji pracowniczej
Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.
Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4.
Rozdział 6. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
§ 18. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo
w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.
Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.
Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2–6 niniejszego rozporządzenia.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.
Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.
[Rozporządzenie zostało ogłoszone 19.12.2018 r. - Dz. U. z 2018 r. poz. 2369]
Załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (poz. 2369)
Rozdział 2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (2 - 8)
Rozdział 3. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej (9 - 12)
Rozdział 4. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi (13 - 14)
Rozdział 5. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji (15 - 17)
Rozdział 6. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej (18 - 18)
Rozdział 7. Przepisy przejściowe i końcowe (19 - 23)

References: art. 2981
 art. 949
 art. 291
 art. 291
 art. 125
 art. 1741
 art. 178
 art. 2377
 art. 231
 art. 948
 art. 18
 art. 949
 art. 949
 art. 949
 art. 949