Source: https://migraceonline.cz/cz/e-knihovna/overovani-cizich-listin
Timestamp: 2019-07-23 20:11:59+00:00

Document:
Ověřování cizích listin : Migrace Online
Text se zabývá ověřováním veřejných listin cizích států v České republice a též ověřováním českých veřejných listin při použití v jiných státech. Hlavním cílem článku přitom je se zamyslet nad dopady současné právní úpravy ověřování cizích dokladů a příslušné správní praxe na migrační chování lidí. V článku je nejprve stručně nastíněn pojem veřejná listina a následně jsou popsány 3 režimy uznávání a jejich vzájemný vztah: automatická použitelnost, apostilace a superlegalizace. Text hodlá čtenáře seznámit s praktickými právními otázkami týkajícími se ověřování a být drobnou příručkou pro ty, kteří se s touto povinností setkají. Vedle toho ale text hodlá rovněž poukázat na skutečnost, že oblast ověřování veřejných listin cizích států se dosud nestala předmětem harmonizačních snah Evropské unie, a to navzdory tomu, že se jedná o typickou administrativní zátěž volného pohybu uvnitř unie.
Tento článek se věnuje problematice ověřování veřejných listin vydaných cizím státem pro použití v České republice a naopak ověřování českých veřejných listin pro jejich použití v zahraničí. Otázka uznávání veřejných listin, tedy listinných dokumentů, které jsou vydány zejména státními a jinými veřejnoprávními orgány a ohledně nichž platí veřejná víra v jejich pravdivost, úzce souvisí též s migrací. Takové listiny totiž osvědčují mnohé právní skutečnosti týkající se migrantů, které musí tito lidé prokazovat, kamkoli přijdou. Neuznávání těchto veřejných listin za hranicemi toho kterého státu a administrativní problémy při ověřování těchto listin představují jednu z podstatných právních bariér volnému pohybu osob, což je jeden ze základních výdobytků evropské integrace. A zde je nutno zdůraznit, že ověřování cizích veřejných listin se dosud nestalo předmětem harmonizace v rámci Evropské unie. Je až s podivem jakou důvěru si členské státy EU mezi sebou vzájemně poskytují v jiných oblastech, ale pokud jde o veřejné listiny vydané jiným členským státem, je na ně nahlíženo stejně jako by šlo o zcela pochybné listiny pocházející z naprosto neznámých krajů. Málokdo ví, že kupříkladu rodný list vydaný ukrajinským úřadem anebo výpis z vietnamského veřejného rejstříku může být v České republice použit bez dalšího, zatímco obdobné listiny z Rakouska či Německa vyžadují zvláštní ověření.
Mezinárodní migrace znamená překračování hranic států a její nárůst vede k potřebě minimalizovat náklady, které jsou s tímto překračováním spojeny, na straně jedné a potřebě právní jistoty při jednáních s migranty – cizinci, na straně druhé. Právní úprava ověřování či uznávání cizích veřejných listin musí dokázat oba tyto zájmy správným způsobem vyvážit. Ačkoli v tomto ohledu došlo v poslední době v České republice k průlomovému zlepšení (roku 1999 přistoupila Česká republika k Haagské úmluvě o apostilaci), přesto se lze i nadále ptát, zda je současný stav vyhovující. Je v současném světě, kdy na území mnoha států žije nezanedbatelné procento cizích státních příslušníků, možné a účelné, aby právní řád každého státu považoval svou vlastní jurisdikci za pravidlo a cizí prvek bral jen jako výjimku? Není těchto výjimek příliš neprakticky mnoho? Není klasické pojetí státní suverenity, které připouští výjimky nanejvýše na základě recipročního chování ostatních států, překonané? Liberální stát má totiž sloužit svým obyvatelům (občanům i cizincům) bez ohledu na to, jak se chovají státy jiné. Je praktické či nutné, aby úřady vyžadovaly ověření listin zcela rutinně a bez možnosti výjimek v odůvodněných případech (např. v případě listin, které určitý orgán dostává dennodenně na stůl)? A neměla by Evropská unie, která již začíná zavádět právo obracet se na úřady ve všech úředních jazycích států Evropské unie, přijmout urychleně v rámci spolupráce v občanskoprávních věcech opatření zjednodušující pohyb veřejných listin po úřadech členských států unie, a to jako součást práva volného pohybu osob, služeb a zboží? Stejně je však možno vybídnout i obyvatele Evropské unie, z nichž každý je dnes vlastně potenciálním migrantem, aby si začali zvykat na ověřování svých dokumentů (u nichž lze předpokládat jejich použití i v zahraničí) ihned po jejich vydání jaksi preventivně a neodkládali jejich ověření až do chvíle, kdy povinnost ověření představuje překážku jejich migraci.
CO JE TO VEŘEJNÁ LISTINA?
Problematiku ověřování zahraničních veřejných listin lze stručně popsat jako otázku přenositelnosti veřejné listiny vydané určitým státem anebo otázku její důkazní síly přes hranice do užívání ve státu jiném. Jde tedy zejména o problém předkládání určité listiny, kterou vydal orgán jednoho státu a která požívá na území a před orgány tohoto jednoho státu charakteru veřejné listiny, před orgány jiného státu.
Pojem veřejná listina není v českém právu definován. Právní teorie není zajedno v tom, co je prvotní: zda se veřejné listině věří proto, že jde o veřejnou listinu, anebo zda určitá listina je považována za veřejnou proto, že se jí věří. V praxi lze nicméně konstatovat, že veřejné listiny požívají jakousi veřejnou víru v to, že tato listina je správná a že skutečnost, kterou dosvědčují, je pravdivá. Jinými slovy se tedy u veřejných listin neprokazuje jejich správnost, nýbrž se musí dokázat naopak jejich nesprávnost. Není-li prokázána nesprávnost veřejné listiny, předpokládá se autentičnost a správnost obsahu takové listiny.
V praxi jsou veřejnými listinami zejména tyto dokumenty:
listiny vydané soudy a jinými orgány justičního typu (státní zástupci, exekutoři aj.): rozhodnutí, osvědčení, výpisy z veřejných seznamů vedených těmito orgány (např. Obchodní rejstřík, Rejstřík trestů)
listiny vydané správními orgány včetně orgánů samospráv (obce, kraje, profesní komory) a jiných osob, které byly pověřeny výkonem určité veřejnoprávní funkce: např. matriční doklady, výpisy z katastru nemovitostí, ze živnostenského rejstříku (průkazy totožnosti a cestovní doklady sem vzhledem ke své povaze spíše nepatří)
notářské listiny (tj. listiny, které jsou celé sepsány notářem), např. zakládací listiny obchodních společností
úřední ověření soukromých listin (zejména notářské či jiné ověření podpisu na soukromých listinách)
listiny vydané jinými osobami, která mají jisté úřední zmocnění k vydávání určitých listin (např. soudní znalci, soudní překladatelé, univerzity a školy, pokud jde o diplomy a vysvědčení, lékaři, pokud jde o pracovní neschopenky aj.)
Výčet těchto listin není úplný a jelikož chybí jasné definiční kriterium, nelze veřejné listiny přesně ohraničit oproti listinám soukromým (např. osvědčení o absolvování akreditovaného kurzu u soukromého subjektu). Zdá se tedy, že veřejný charakter listin je spíše závislý na důvěře, kterou tyto listiny požívají. Za důležité pro téma této práce považuji pouze skutečnost, že žádná osoba není povinna věřit v pravdivost nějaké veřejné listiny, má-li důvody se domnívat, že tato listina pravdivá není. Naproti tomu také platí, že každý úřad může a musí přihlížet i k listinám, které veřejné nejsou, a hodnotit je jako každý jiný listinný důkaz.
3 REŽIMY UZNÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH LISTIN
Nyní budou postupně probrány 3 právní režimy uznávání či ověřování veřejných listin cizích států. Každá listina vydaná jiným státem spadá do jednoho z těchto celosvětově fungujících režimů, a to jak v České republice, tak i v jakémkoli jiném státě. Jedná se o tyto 3 možnosti:
režim automatické použitelnosti, který se zakládá na existenci mezinárodní smlouvy, viz seznam dvoustranných mezinárodních smluv, jimiž je Česká republika vázána, v příloze 1 a 2
režim apostilace, platný mezi signatářskými státy Haagské úmluvy o apostilaci
režim vyššího soudního ověření (superlegalizace) je dán mezi dvěma státy tehdy, pokud není zavedena ani jedna z obou předchozích možností
1) REŽIM AUTOMATICKÉ POUŽITELNOSTI
Považujeme-li za přirozené, aby veřejná listina platila bez dalších formalit i v zahraničí, musí být toto stanoveno právním předpisem, a to buď vnitrostátním zákonem (což se ovšem v praxi příliš neděje) anebo mezinárodní smlouvou. I v České republice je automatická použitelnost zahraničních veřejných listin možná jen na základě mezinárodních smluv, a to konkrétně na základě dvoustranných smluv o právní pomoci.
Tyto smlouvy obsahují většinou přibližně následující formulaci:
Listiny, které byly vydány nebo ověřeny příslušným orgánem jedné ze smluvních stran a podepsány a opatřeny otiskem úředního razítka, nevyžadují ověření na území druhé smluvní strany. Totéž platí i pro podpisy na listinách a podpisy, které byly ověřeny podle předpisů jedné ze smluvních stran.
Listiny, které jsou na území jedné ze smluvních stran považovány za veřejné, mají na území druhé smluvní strany průkazní moc veřejných listin.
Na základě této nebo podobné formulace mezinárodní smlouvy, je tedy možné kteroukoli veřejnou listinu vydanou dotyčným státem předložit i v ČR, aniž by bylo zapotřebí jakkoli prokazovat, že tato listina byla vydána příslušným orgánem. Oproti české veřejné listině ji bude třeba pouze přeložit soudním překladatelem.
Dlužno podotknout, že některé mezinárodní smlouvy nezahrnují všechny veřejné listiny[1], nýbrž pouze jejich část (např. pouze listiny vydané soudními orgány). To má za důsledek, že v režimu automatické použitelnosti se bude nacházet jen tato část veřejných listin a ostatní listiny se budou nacházet v režimu apostilace (více níže) anebo dokonce v režimu superlegalizace (více níže).
Praktické problémy vyskytující se v režimu automatické použitelnosti:
Existence výše uvedených smluv a možnost se na ně odvolat je určitou zárukou proti tomu, aby české orgány po předkladateli veřejné listiny požadovaly další ověření kromě překladu listiny do češtiny. Na druhou stranu ovšem nelze garantovat chování cizích států, tedy např. zda bulharský úřad uzná bez dalšího českou veřejnou listinu. Dle informací České notářské komory se zdá, že některé státy, ačkoli mají s ČR uzavřenou smlouvu, přesto vyžadují další ověření českých veřejných listin[2]. Často lze tedy doporučit, aby se české veřejné listiny pro použití před orgány některých států ověřovaly apostilou či superlegalizací navzdory existenci mezinárodní smlouvy.
2) REŽIM APOSTILACE
Režim apostilace se zakládá na Úmluvě o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (zkráceně jen Úmluva o apostilaci), která byla přijata dne 5.10.1961 v rámci 9. zasedání Haagské konference mezinárodního práva soukromého (v ČR publikována pod číslem 45/1999 Sb.). Smluvní státy se zde dohodly, že budou vzájemně uznávat za veřejné ty veřejné listiny, které budou opatřeny tzv. apostilační doložkou. Tuto doložku vydává v každém smluvním státě jeden nebo více tzv. apostilačních úřadů, které jsou udány při podpisu Úmluvy o apostilaci každým signatářským státem[3]. Jinými slovy, veřejná listina vydaná orgánem jednoho smluvního státu platí - pokud je opatřena apostilační doložkou téhož státu – za ověřenou ve všech signatářských státech této úmluvy. Apostilační doložka je tedy jediným a finálním ověřením, kterého je k užití určité veřejné listiny vydané signatářským státem před orgány kteréhokoli jiného signatářského státu Úmluvy o apostilaci třeba.
Apostilační doložka musí splňovat následující formální náležitosti:
musí jít o rámeček přesně čtvercového tvaru o délce stran minimálně 9 cm,
musí být natištěna a podepsána buď na samotné ověřované listině nebo musí být k této listině připojena (úřední šňůrkou),
může být uvedena v jazyce státu, který ji vydal, ovšem její název „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" musí být uveden v e francouzštině a
musí obsahovat 10 údajů týkajících se jednak toho, kdo ověřovanou listinu vydal, a zadruhé toho, kdo apostilaci provádí (viz příloha k Úmluvě o apostilaci).
Podpis, pečeť či razítko na apostilační doložce (tedy toho, kdo apostilaci provedl) jsou již z dalšího ověřování vyňaty.
Úmluva o apostilaci nezahrnuje všechny typy veřejných listin. Dle jejího čl. 1 se za veřejné listiny považují:
listiny vydané soudním orgánem státu, včetně listin vydaných státním zástupcem, vyšším soudním úředníkem nebo soudním vykonavatelem,
úřední potvrzení, kterými jsou opatřeny listiny podepsané soukromou osobou, jako je úřední potvrzení o registraci listiny nebo potvrzení toho, že listina byla vydána určitého data, a úřední a notářské potvrzení pravosti podpisu.
Úmluva ze své působnosti výslovně vylučuje jednak listiny vydané diplomatickými nebo konzulárními zástupci (na tyto listiny se může vztahovat Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, publikovaná v ČR pod číslem 287/1998 Sb.) a správní listiny týkající se přímo obchodních nebo celních transakcí. Apostilovat dále nelze notářsky ověřené kopie a opisy listin ani ověřené úřední překlady; tyto dokumenty je nutno superlegalizovat.
Signatářské státy Úmluvy o apostilaci:
Úmluvu o apostilaci aplikuje do dnešního dne zhruba 100 států světa, přesný seznam je dostupný na stránkách Haagské konference mezinárodního práva soukromého www.hcch.net [4]. Lze tedy říci, že apostilace je dnes převažujícím režimem ověřování cizích veřejných listin, a to zejména v Evropě, kde jsou členy této úmluvy všechny státy. Na výše uvedených stránkách se lze i dočíst, které orgány jsou v tom kterém státě příslušné pro vydávání apostil, tzv. apostilační úřady. V ČR je to jednak mezinárodní odbor Ministerstva spravedlnosti (listiny vydané justičními orgány anebo notáři) a pak oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru Ministerstva zahraničních věcí (apostilace ostatních listin). V případě řady zemí jsou ovšem jejich apostilační úřady daleko početnější a mnohem decentralizovanější, např. v Rakousku jsou to především předsedové okresních soudů a zemští hejtmani a zemské vlády, ve Francii jsou to departmenty).
K praktickému užívání apostily lze říci, že čím jsou apostilační úřady státu decentralizovanější a čím níže se tedy nalézají na příčkách hierarchie veřejných orgánů, tím snazší je pro obyvatele toho kterého státu dát si apostilovat své listiny (např. německé veřejné listiny lze většinou apostilovat na úrovni okresu – např. s rodným listem dítěte narozeného v SRN lze ihned po jeho vystavení zajet do sousedního města a tam jej nechat ověřit). Naopak čím jsou apostilačními úřady vyšší orgány, např. v Irsku je to Ministerstvo zahraničních věcí, tím se snáze zorientují zahraniční úředníci, kam mají doklady, které se jim dostaly do rukou a které je zapotřebí ověřit, zaslat k apostilaci.
Vztah Úmluvy o apostilaci k dalším dvěma režimům:
Pokud má ČR uzavřenu mezinárodní smlouvu o právní pomoci (viz režim automatické použitelnosti) s určitým státem, který je současně i smluvní stranou Úmluvy o apostilaci, použije se přednostně smlouva o právní pomoci (což vyplývá i z čl. 8 Úmluvy o apostilaci), a příslušné listiny jsou pak v režimu automatické použitelnosti. Pokud mezinárodní smlouva dopadá jen na některé typy veřejných listin, platí pro ostatní listiny režim apostily. U listin, na které naopak nedopadá ani Úmluva o apostilaci, např. úřední překlady veřejných listin, je i nadále nutná superlegalizace. Existují i státy, se kterými má ČR uzavřenou mezinárodní smlouvu, ovšem tato smlouva není v praxi dodržována a jelikož tyto státy nejsou signatáři Úmluvy o apostilaci, vyžaduje ověření listin přímo superlegalizaci (např. Afghánistán, Jemen).
3) REŽIM VYŠŠÍHO OVĚŘENÍ (SUPERLEGALIZACE)
Vyšší ověření, tzv. superlegalizace je původní a subsidiárně vždy použitelný postup ověření cizí veřejné listiny mezi dvěma státy, pokud mezi sebou nezavedly některý z dvou jednodušších výše popsaných režimů.Vyšší ověření je možné vždy, a to i v případech, pokud se státy vzájemně neuznávají anebo spolu dokonce oficiálně ani nekomunikují; postačí totiž, mají-li oba státy mezi sebou prostředníka, jehož ověření oba respektují.
Přesný postup superlegalizace není v českém právu jasně stanoven a zakládá se na ustanoveních § 52 a 62 zákona č. 97/1963 Sb. o mezinárodním právu soukromém. V praxi platí, že české úřady jsou ochotny uznat za superlegalizované jen ty zahraniční listiny, které jsou ověřeny Ministerstvem zahraničních věcí ČR. MZV ČR je tedy konečným článkem superlegalizačního řetězce, který může čítat tři, čtyři i více razítek. Přesný počet úřadů, jejichž ověření je třeba, je v zásadě závislý na tom, jaké ověření může být uznáno tím kterým úřadem. Vycházíme-li odzadu, tedy od Ministerstva zahraničních věcí ČR, ověřuje:
české Ministerstvo zahraničních věcí jen razítka a podpisy zastupitelských úřadů ČR v zahraničí,
zastupitelské úřady ČR v zahraničí ověřují většinou jen razítka a podpisy ministerstev zahraničních věcí těch cizích států, pro které je ten který český zastupitelský úřad příslušný a
ministerstvo zahraničí příslušného cizího státu často neověřuje přímo listiny vydané orgány svého státu (např. konkrétními notáři), nýbrž jen ověření nadřízeným orgánem těchto úřadů (např. notářskou komorou dotyčného státu).
Projdeme-li teď celý proces opačným směrem, můžeme si ukázat jen na příkladu rodného listu vydaného matričním orgánem cizího státu, že se může stát, že tento rodný list bude muset být ověřen nejprve 1) ústředním správním orgánem tohoto cizího státu příslušným pro matriky (např. Ministerstvo vnitra či spravedlnosti cizího státu), toto ověření musí pak být ověřeno 2) ministerstvem zahraničních věcí tohoto cizího státu, toto ověření pak 3) českým zastupitelským úřadem příslušným pro tento cizí stát a 4) ověření českého zastupitelského úřadu musí být ověřeno Ministerstvem zahraničních věcí ČR. Pokud by se jednalo o cizí stát, který Česká republika neuznává, musel by mezi ministerstvem zahraničních věcí tohoto státu a českým zastupitelským úřadem být ještě zastupitelský úřad státu, který uznává tento cizí stát a který je současně uznáván i Českou republikou, takže ověření by potom bylo pět. V zásadě jde vždy o to, zda ten který úřad disponuje podpisovým vzorem a vzorem razítek úřadu jiného a zda je tedy schopen či oprávněn ověření tohoto jiného úřadu ověřit.
Státy, vůči nimž platí režim superlegalizace:
Režim superlegalizace se týká především těch států, které nepřistoupily k Úmluvě o apostilaci. Jedná se např. o Čínu (vyjma Hong Kongu a Macaa), Indonésii, Malajsii, Pákistán, Afghánistán, většinu středoasijských republik (pouze Kazachstán provádí apostilaci), Írán, Irák, Saudskou Arábii a řadu dalších arabských států, většinu afrických států (apostilaci provádí jen menšina afrických států, např. Jihoafrická republika, Namíbie, Svazijsko, Lesotho) a v Jižní Americe o Brazílii, Bolívii, Uruguay, Paraguay aj. Režim superlegalizace se dále týká dokumentů, na které se Úmluva o apostilaci nevztahuje.
ZÁVĚR A NÁMĚTY K BUDOUCÍMU LEGISLATIVNÍMU VÝVOJI
Tento článek si kladl za cíl nejenom čtenáře seznámit s mechanismem ověřování cizích veřejných listin, nýbrž se snaží podívat se na celou problematiku i z jistého nadhledu, a to právě perspektivou potřeb migrace. Daří se České republice – ve spolupráci s ostatními státy, s nimiž má Česká republika největší migrační výměnu – vyvažovat správně zájem co nejjednoduššího ověřování proti co největší právní jistotě? Jak uvedeno v úvodu, došlo právě v posledních letech v oblasti úpravy ověřování cizích listin k velkému pokroku, a to jak na úrovni celosvětové, tak i ohledně samotné České republiky. Počet signatářských států Úmluvy o apostilaci rapidně roste, ještě před pádem železné opony byl celý tento systém omezen jen na země západního bloku (výjimku tvořilo Maďarsko a též Jugoslávie), ale rovněž některé země západní Evropy přistoupily k této úmluvě až koncem 90. let dvacátého století. Jen za období od roku 2000 se počet smluvních stran úmluvy rozrostl o přibližně dvě desítky. A co se týče České republiky, stala se pro ni úmluva účinnou až roku 1999. Ještě před pouhými deseti lety bylo tedy nutno např. úmrtní listy osob zemřelých v Německu nebo rodné listy osob narozených ve Velké Británii nechat procházet superlegalizační procedurou. Pokrok, kterého bylo dosaženo ve velmi nedávné době, je tedy nesmírný.
Překonané pojetí státní suverenity
Přesto bych se zde chtěl krátce zmínit o jednom ze zásadních východisek, kterým je systém ověřování veřejných listin stále do značné míry určován. Jedná se o pojetí státní suverenity, dle něhož může jeden stát uznávat veřejné listiny cizího státu jen na základě reciprocity, tedy pokud tento druhý stát uznává listiny státu prvního. Reciproční uvažování států je ve vztahu k cizincům vždy velmi pochybné, pokud se ale jedná o uznávání veřejných listin, míjí se se smyslem a úkolem liberálního demokratického státu již zcela. Stát, který se legitimizuje službou občanům (přinejmenším těm vlastním), si musí uvědomit následující: odmítá-li např. Česká republika uznávat veřejné listiny jiných států, netrestá tím jen občany těchto jiných států, kteří předkládají dokumenty ze svých zemí původu, nýbrž v obdobné míře i své vlastní občany, kteří rovněž přicházejí s listinami pocházejícími z těchto států (české děti narozené v cizině, úmrtí českých občanů v cizině, rozsudky cizích soudů, které přiznávají českým občanům určitá práva atd.). Při úvahách o způsobu ověřování cizích veřejných listin by tedy bylo správné držet se pouze dvou výše zmíněných zájmů, které mohou být někdy protichůdné: minimalizovat náklady na formality na straně jedné a mít právní jistotu ohledně autentičnosti a správnosti cizích listin na straně druhé.
Deficit evropské integrace
Je až s podivem, že problematika ověřování cizích veřejných listin zůstala zatím téměř zcela stranou evropských harmonizačních snah (výjimkou je Nařízení Rady (ES) č. 1348/2000 ze dne 29. května 2000 o doručování soudních a mimosoudních písemností ve věcech občanských a obchodních v členských státech, které se týká jen doručování písemnosti zasílaných přímo soudy v rámci EU). Důvodů může být více. Jde ale také o typickou doménu právníků a úředníků a laik si jí není příliš vědom a nechává tyto formality řešit odborníky, z čehož příslušníkům těchto povolání plyne určitý příjem a určitá prestiž. Ověřovací formality navíc nejsou většinou zcela nepřekonatelné, jsou sice určitou komplikací, ovšem až na výjimky je lze s určitými časovými a finančními náklady vyřešit.
Domnívám se nicméně, že současný stav jak v ČR tak i v EU obecně klade příliš velký důraz na právní jistotu a činí tak navíc způsobem zbytečně zformalizovaným a zbyrokratizovaným. Úřady i soudy vyžadují ověření nejen jako prostředek pro získání právní jistoty ohledně listiny, kterou neznají, nýbrž zcela rutinně, ba dokonce jako předpoklad právní použitelnosti takové listiny, a to i v případech, kdy jim správnost této listiny musí být zřejmá (např. z jejich jiné činnosti). Vrcholem tohoto spíše nežádoucího stavu je situace, kdy právní předpisy činí z předložení určité – samozřejmě předepsaným způsobem ověřené – listiny přímo hmotněprávní předpoklad pro vydání určitého rozhodnutí a úřad tedy nemůže vzít neověřenou listinu v potaz ani jako jeden z důkazních prostředků. Takto se pak stává, že určitý úředník přijímá každý den např. doklad o bezúhonnosti vydaný Spolkovou republikou Německo, dobře zná jak tento doklad tak i razítko a podpisy příslušných pracovníků, ale přesto požadují a musí požadovat stále znovu a znovu, aby tato listina byla předepsaným byť sebekomplikovanějším způsobem ověřena. Státní orgány by obecně měly získat pravomoc upustit od vyžadování ověření cizí veřejné listiny v těch případech, kdy je toto prakticky zcela zbytečné.
V této souvislosti je možno vzít v potaz skutečnost, že obdobná situace panuje ohledně různosti jazyků, ve kterých jsou listiny vydávány. Zde již ale nastává průlom např. v důsledku evropské integrace, kdy se začíná mluvit o povinnosti orgánu, aby si dokument, jehož jazyku nerozumí, přeložil sám; zatím se to týká úředních jazyků Evropské unie. Praxe ověřování samotné platnosti dokumentů zatím ovšem ani v EU zpochybňována není.
Náměty pro mezitímní opatření
Do doby než bude přijato komplexnější řešení, je možné přistoupit ke zjednodušením v rámci platné superlegalizační a apostilační procedury. Státy by mohly zavést praxi, kdy alespoň ty nejčastěji vyměňované listiny (např. matriční doklady, rozhodnutí soudů, notářská ověření) jsou ověřovány ministerstvem zahraničních věcí, a to vedle ostatních apostilačních úřadů. Např. ve Švýcarsku totiž vede svěření apostilační pravomoci kantonům k tomu, že každý notářský zápis může být apostilován jen tou kterou konkrétní kantonální státní kanceláří, takže je-li zapotřebí shromáždit na jednu listinu více ověřených podpisů osob z více kantonů, musí tatáž listina oběhnout i stejný počet kantonálních vlád, což je jednak velmi zdlouhavé a rovněž drahé (např. v Zürichu stojí jedna apostilace 30 EUR). Česká republika by podobně mohla zjednodušit svou superlegalizační praxi. Dosud totiž zpravidla ověřuje českou veřejnou listinu nejprve příslušné ministerstvo a až potom teprve Ministerstvo zahraničních věcí. Bylo by ale – ve věku počítačů – opravdu takovým problémem, pokud by přímo pracovníci oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV měli přístup k počítačové databázi, v níž by byla uvedena, popř. naskenována všechna razítka a všechny pečetě a podpisové vzory notářů a dalších úředních osob, takže by ověření mohlo provádět přímo MZV? Prostor pro zefektivňování státní správy zde zajisté existuje.
Tento text byl vytvořen za finanční podpory Evropské unie v rámci projektu „Kolik cest vede na Florenc“. Za obsah dokumentu je výhradně odpovědná Poradna pro občanství/ Občanská a lidská práva a nelze jej v žádném případě považovat za názor Evropské unie.
Bartošíková M., Prokazování bezúhonnosti zahraničních fyzických osob a superlegalizace, (PPP. 97, 9; 29), 1997 in systém ASPI interní číslo 8282 LIT
Kolbabová Martina, Evropská unie a český právnický svět, Právní Forum 2004, 2; 47), in systém ASPI interní číslo 26764 LIT
Lokayová Magdalena, Mgr., Notářská komora, separát
Ministerstvo financí, Informace k ověřování dokumentů – legalizaci, MF ČR 2004, in systém ASPI interní číslo 24215 LIT
Račok Michal, JUDr., K právní povaze a účinkům prohlášení advokáta o pravosti podpisu, Bulettin advokacie 6/2005, str. 13
Sklenář Jan, Mgr. Některé aspekty nové právní úpravy oprávnění advokáta nahradit úřední ověření podpisu svým prohlášením o pravosti podpisu, Bulletin advokacie, 2/2005, str. 60
Voštová Lucie, JUDr., Nad problematikou ověřování veřejných listin ve vztahu k zahraničí, in Ad notam 6/2003, str. 122 – 126
Internetové stránky Haagské konference mezinárodního práva soukromého www.hcch.net
Česká republika má uzavřenu řadu mezinárodních smluv o právní pomoci, které se zabývají i ověřováním veřejných listin. Následující tabulka tyto smlouvy zobrazuje:
Číslo smlouvy v české Sbírce zákonů
Rozsah veřejných listin
Čl. 14 - všechny listiny
Afghánistán nereagoval na nabídku sukcese ČR do smlouvy po rozpadu ČSFR.
Čl. 12 - všechny listiny
Čl. 17 -všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Čl. 13 – pouze listiny vydané justičními orgány
Listiny vydané správními orgány a soudní listiny v trestních věcech podléhají apostilaci
Čl. 11 - všechny listiny
Smlouva s bývalým SSSR
Čl. 15 - všechny listiny
Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Čl. 10 - všechny listiny
Čl. 18 – listiny ve věcech občanských, rodinných a obchodních
Čl. 12 a 13 – pouze listiny vyhotovené v souvislosti s dožádáním[5]
Čl. 8 – všechny listiny
Čl. 13 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Kuba nereagovala na nabídku sukcese ČR do smlouvy po rozpadu ČSFR
Čl. 14 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Čl. 15 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Čl. 7 – pouze listiny vydané soudy či správními orgány, které budou použity před soudy druhé strany
Ostatní listiny (např. notářské) podléhají apostilaci
Čl. 21 – listiny vydané soudy či správními orgány, které budou použity před soudy nebo před správními orgány druhé strany (včetně ověření podpisu rakouským notářem)
Uznání ověření podpisy českým notářem je vzhledem k čl. 21 nejasné
Čl. 23 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Čl. 19 – všechny listiny
Čl. 11 – pouze listiny ve věcech občanskoprávních
Čl. 6 – pouze listiny od soudů a ústředních správních orgánů, a to ve věcech občanských a rodinných
Notářské listiny podléhají apostilaci
Čl. 18 - pouze listiny ve věcech občanskoprávních
Čl. 13- pouze listiny ve věcech občanskoprávních
výňatky ze dvoustranných mezinárodních smluv o právní pomoci, jimiž je ČR vázána (stav leden 2007)
1. Afghánistán (č.44/1983 Sb.)
vydáno/rozesláno: 28. 4. 1983, platnost/účinnost: 8. 12. 1982, dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvypříslušné články:
2.Albánie (č.97/1960 Sb.)
vydáno: 8. 7. 1960, platnost/účinnost: 28. 5. 1960, dosud platí příslušné články:
(1) Listiny, které byly na území jedné smluvní strany zřízeny nebo ověřeny státním orgánem nebo úřední osobou v oboru jejich působnosti ve formě stanovené platnými předpisy a byly opatřeny úřední pečetí, jsou na území druhé smluvní strany uznávány bez dalšího ověření. To platí i pro podpisy, které jsou ověřeny podle právních předpisů jedné smluvní strany.
3. Alžírsko (č.17/1984 Sb.)
vydáno: 28. 2. 1984, platnost/účinnost: 23. 11. 1983, dosud platí příslušné články:
4. Belgie (č.59/1986 Sb.)
vydáno: 14. 10. 1986, platnost/účinnost: 1. 9. 1986, dosud platí příslušné články:
Listiny vydané justičními orgány jednoho z obou států, opatřené otiskem jejich razítka, stejně jako listiny, kterými tyto orgány ověřují datum a pravost podpisu nebo opisy, jsou při použití na území druhého státu osvobozeny od dalšího ověřování.
Pozn. Jde o právní pomoc pouze ve věcech občanských, rodinných a obchodních, nikoliv trestních jako tomu je tomu v ostatních případech
5. Bulharsko (č.3/1978 Sb.)
vydáno: 29. 1. 1978, platnost/účinnost: 6. 1. 1978, dosud platí příslušné články:
6. Francie (č.83/1985 Sb.)
vydáno: 4. 10. 1985, platnost/účinnost: 1. 7. 1985, dosud platí příslušné články:
Pozn. Jde o právní pomoc ve věcech občanských, rodinných a obchodních, nikoliv trestních jako tomu je tomu v ostatních případech
7. Itálie (č.508/1990 Sb.)
vydáno: 17. 12. 1990, platnost/účinnost: 1. 11. 1990, dosud platí příslušné články:
Listiny, které jsou na území jedné ze smluvních stran považovány za veřejné, mají při provádění této smlouvy důkazní moc veřejných listin také na území druhé smluvní strany.
Listiny, včetně jejich opisů a překladů, vydané nebo ověřené příslušným orgánem jedné ze smluvních stran a opatřené podpisem a otiskem úředního razítka, vyhotovené v souvislosti s dožádáním, nevyžadují na území druhé smluvní strany ověření.
8. Jemen (č.76/1990 Sb.)
vydáno: 14. 3. 1990, platnost/účinnost: 13. 2. 1990, dosud platí příslušné články:
(2) Listiny, které jsou na území jedné ze smluvních stran považovány za veřejné, mají důkazní moc veřejných listin také na území druhé smluvní strany
9. Jugoslávie (č.207/1964 Sb.)
vydáno: 24. 12. 1964, platnost/účinnost: 2. 8. 1964, dosud platí (pro všechny nástupnické státy) příslušné články:
10. KLDR (č.93/1989 Sb.)
vydáno: 31. 8. 1989, platnost/účinnost: 16. 6. 1989, dosud platí příslušné články:
(1) Listiny, jejich opisy a kopie, které byly na území jedné smluvní strany vyhotoveny nebo ověřeny orgány nebo úředními osobami v rámci jejich pravomoci, jsou na území druhé smluvní strany uznávány bez ověření, pokud jsou opatřeny otiskem úředního razítka a podpisem.
11. Kuba (č. 80/1981 Sb.)
vydáno: 17. 8. 1981, platnost/účinnost: 11. 7.1981, dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy
příslušné články:
12. Kypr (č.96/1983 Sb.)
vydáno: 13. 9. 1983, platnost/účinnost: 18. 5. 1983, dosud platí příslušné články:
13. Maďarsko (č.63/1990)
vydáno: 13. 3. 1990, platnost/účinnost: 12. 2. 1990, dosud platí příslušné články:
14. Mongolsko (č.106/1978 Sb.)
vydáno: 15. 9. 1978, platnost/účinnost: 22. 3. 1978, dosud platí příslušné články:
1. Listiny vyhotovené nebo ověřené soudem nebo jiným příslušným orgánem na území jedné smluvní strany, opatřené podpisem a úředním razítkem, nevyžadují dalšího ověření za účelem jejich použití soudy nebo jinými orgány druhé smluvní strany.
15. Polsko (č.42/1989 Sb.)
vydáno: 3. 4. 1989, platnost/účinnost: 9. 4. 1989, dosud platí příslušné články:
16. Portugalsko (č.22/1931 Sb.)
vydáno: 13. 2. 1931, platnost/účinnost: 27. 11. 1930, dosud platí příslušné články:
Spisy nebo listiny sepsané, vydané nebo ověřené soudy jednoho z obou států, jsou-li opatřeny pečetí nebo razítkem soudu, nepotřebují dalšího ověření, má-li jich býti použito před soudy na území státu druhého. Spisy nebo listiny sepsané, vydané nebo ověřené některým ústředním správním úřadem obou smluvních států nebo některým správním úřadem, podřízeným přímo takovému úřadu, nepotřebují, má-li jich býti použito před soudy na území druhého státu, žádného dalšího ověření, jsou-li opatřeny pečetí nebo razítkem zmíněného úřadu a je-li tento úřad uveden v seznamu, připojeném k této Dohodě. Tento seznam může býti ostatně po předcházející dohodě změněn nebo doplněn.
Veřejné listiny sepsané na území jednoho z obou států, jakož i obchodní knihy tam vedené, budou míti před soudy druhého státu tutéž průvodní moc, jakou jim přiznávají zákony státu, z něhož pocházejí. Průvodní moc bude jim však přiznána pouze v mezích, připuštěných zákony státu, jehož soudy budou věc projednávati.
17. Rakousko (č.9/1963 Sb.)
vydáno: 2. 2. 1963, platnost/účinnost: 30. 12 1962, dosud platí příslušné články:
18. Rumunsko (č.1/1996 Sb.)
vydáno: 5. 1. 1996, platnost/účinnost: 2. 1. 1996, dosud platí příslušné články:
19. Řecko (č.102/1983 Sb.)
vydáno: 6. 10. 1983, platnost/účinnost: 16. 7. 1983, dosud platí příslušné články:
20. Slovensko (č.209/1986 Sb.)
vydáno: 6. 8. 1993, platnost/účinnost: 5. 4. 1993, dosud platí příslušné články:
21. Sýrie (č.8/1986 Sb.)
vydáno: 17. 2. 1986, platnost/účinnost: 8. 11. 1985, dosud platí příslušné články:
22. býv. SSSR (č.95/1983 Sb.)
vydáno: 13. 9. 1983, platnost/účinnost: 4. 6. 1983, dosud platí (osvobození platí pouze pro Ruskou federaci a Bělorusko) příslušné články:
23. Španělsko (č. 6/1989 Sb.)
vydáno: 30. 1 1989, platnost/účinnost: 10. 12. 1988 dosud platí příslušné články:
(1) Listiny, vydané nebo ověřené v předepsané formě a opatřené otiskem úředního razítka příslušného státního orgánu nebo úřední osoby podle právního řádu jedné smluvní strany, nevyžadují na území druhé smluvní strany dalšího ověření. To platí i pro podpisy na listinách a pro podpisy, které byly ověřeny podle předpisů jedné ze smluvních stran.
Pozn. Jde o právní pomoc pouze ve věcech občanskoprávních
24. Švýcarsko (č. 9/1928 Sb.)
vydáno: 21. 1. 1928, platnost/účinnost: 16. 12.1927, dosud platí příslušné články:
Ověřování a průvodní moc listin
Listiny sepsané, vydané nebo ověřené soudy jednoho z obou států, jsou-li opatřeny pečetí nebo razítkem soudu, nepotřebují, má-li jich být použito na území druhého státu, žádného ověření. Mezi listiny právě udané náležejí též listiny podepsané soudní kanceláří (greffier), dostačí-li tento podpis podle zákonů státu, k němuž soud náleží. Listiny sepsané, vydané nebo ověřené některým ústředním správním úřadem obou států nebo některým vyšším správním úřadem jemu na roveň postaveným nebo některým úřadem kantonálním nepotřebují, má-li jich býti použito na území druhého státu, žádného ověření, jsou-li opatřeny pečetí nebo razítkem zmíněného úřadu a je-li tento úřad uveden v seznamu, připojeném k této dohodě. Tento seznam může být ostatně kdykoli změněn nebo doplněn na základě společné dohody a to vyhláškou správního úřadu.
Veřejné listiny sepsané na území jednoho z obou států, jakož i obchodní knihy tam vedené, budou míti před soudy druhého státu tutéž průvodní moc, jakou jim přiznávají zákony státu, z něhož pocházejí. Průvodní moc bude jim však přiznána pouze v mezích, připuštěných zákony státu, jehož soudy budou záležitost projednávati.
25. Ukrajina (č. 123/2002 Sb.m.s.)
vydáno: 28. 5. 2001, platnost/účinnost: 8. 11. 2002, dosud platí příslušné články:
Pozn. Jde o právní pomoc pouze ve věcech občanskoprávních, které jsou upraveny ve smlouvě, proto přikládám vymezení pojmů
1. Pro účely této smlouvy se rozumí, že:
a) za "občanské" věci se považují věci, které vznikají z občanskoprávních, rodinněprávních, pracovněprávních a obchodněprávních vztahů,
b) za "justiční orgány" se považují orgány smluvních stran, které mají právo rozhodovat a činit úkony ve věcech uvedených pod bodem 1a) tohoto článku. Pravomoc a příslušnost těchto orgánů je stanovena právním řádem každé ze smluvních stran,
c) "ústředním orgánem" je v České republice Ministerstvo spravedlnosti České republiky a na Ukrajině Ministerstvo justice Ukrajiny.
26. Uzbekistán (č.133/2003 Sb.m.s.)
vydáno: 15. 12. 2003, platnost/účinnost: 1. 12. 2003, dosud platí příslušné články:
1. Pro účely této smlouvy se rozumí: občanskými věcmi – věci občanskoprávní, rodinněprávní, obchodněprávní a správní věci projednávané soudy; trestními věcmi – věci projednávané v trestním řízení, včetně vyšetřování a soudního řízení, týkající se trestných činů postihovaných zákony obou smluvních stran; justičními orgány České republiky – soudy, státní zastupitelství a další orgány příslušné rozhodovat v občanských a trestních věcech; justičními orgány Republiky Uzbekistán – soudy, prokuratury a další orgány příslušné rozhodovat v občanských a trestních věcech; občanem jedné smluvní strany – fyzická osoba, která má občanství této smluvní strany v souladu s jejími zákony; osobami zdržujícími se na území jedné smluvní strany – fyzické osoby, které nemají občanství této smluvní strany, ale mají povolení k pobytu na jejím území.
27.Vietnam (č. 98/1984 Sb.)
vydáno: 5. 10 1984, platnost/účinnost: 16. 4. 1984, dosud platí příslušné články:
[1] Termínem všechny listiny se míní rozsah odpovídající výše uvedené formulaci, tedy listiny vydané kterýmkoli státním orgánem nebo úřední osobou, včetně ověření podpisů.
[2] Mgr. Magdalena Lokayová, Notářská komora ČR, separát. Dle těchto informací takto nerespektují uzavřenou smlouvu např. Bulharsko, Kypr, Řecko, Španělsko, Maďarsko, Rusko, Bělorusko či Vietnam. V praxi může být tak obtížné se smlouvy u úřadů těchto států dovolat. Naopak spolehlivě dodržují své smlouvy Francie, Rumunsko a Slovensko
[3] Každý stát přistupující k Haagské úmluvě o apostilaci tedy při podpisu úmluvy uvede, který jeho orgán popř. které jeho orgány budou apostilovat jeho veřejné listiny.
[4] Konkrétně viz http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41
[5] Dožádáním se míní žádost orgánu jednoho státu, aby orgán druhého státu provedl určitý úkon v rámci právní pomoci mezi oběma státy.
Několik poznámek k problematice uznávání zahraničního vzdělání 12. 8. 09

References: čl. 1
 čl. 8
 § 52
 zákona č. 97

Čl. 14

Čl. 12

Čl. 17

Čl. 13

Čl. 11

Čl. 15

Čl. 10

Čl. 18

Čl. 12

Čl. 8

Čl. 13

Čl. 14

Čl. 15

Čl. 7

Čl. 21
 čl. 21

Čl. 23

Čl. 19

Čl. 11

Čl. 6

Čl. 18

Čl. 13
 soud