Source: https://revuefiduciaire.grouperf.com/article/3580/hb/rfiduchb3580_4344104.html
Timestamp: 2019-11-13 09:27:46+00:00

Document:
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Feuillet hebdo n° 3580 du 05 février 2015
La doctrine de l'administration relative au fichier des écritures comptables (FEC) est complétée par un document sous forme de questions/réponses régulièrement actualisé. La dernière mise à jour récemment publiée prévoit de nouvelles tolérances et reconduit des assouplissements existants.
Questions/réponses sur la transmission des comptabilités informatisées sous forme dématérialisée en cas de contrôle fiscal, mise à jour du 19 décembre 2014, www.impots.gouv.fr
Les écritures comptables doivent être intangibles (validées) dès lors qu'elles justifient une déclaration qui a été déposée. La date de validation doit donc figurer dans le FEC. Cette règle s'applique lorsque l'avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière de TVA. / 5-2
Les SCI exclusivement soumises aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques sont dispensées de présenter un FEC. / 5-5
Dans certains cas, les entreprises relevant des régimes micro-BIC et micro-BNC sont dispensées du FEC. / 5-4
Les auto-entrepreneurs sont dispensés de présenter un FEC même lorsqu'ils tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. / 5-3
La tolérance relative au transcodage et celle relative aux libellés en langue étrangère sont prolongées aux exercices clos en 2014. / 5-6 et 5-7
Depuis janvier 2014, dès lors que sa comptabilité est informatisée, le contribuable ne peut satisfaire à son obligation de représentation des documents comptables qu'en remettant un fichier des écritures comptables (FEC) satisfaisant à certaines normes (CGI, LPF, art. L. 47 A-I et A. 47-A-1).
L'administration a publié sur le site « www.impots.gouv.fr » le 15 avril 2014 une liste de questions/réponses sur le FEC. La version de ce document actualisée au 19 décembre 2014 comporte de nouvelles tolérances et reconduit pour une année certains assouplissements (voir § 5-2 à 5-7).
Rappelons à nos lecteurs que ce document est reproduit sur notre site Internet, dans la rubrique « LES OUTILS PRATIQUES, AIDE-MÉMOIRE » (http://revuefiduciaire.grouperf.com/plussurlenet/). Pour permettre à nos abonnés d'avoir une vue d'ensemble des points déjà résolus, nous avons synthétisé au paragraphe 5-8 les questions posées dans ce fichier des questions/réponses.
Rappelons également que la dernière version de la doctrine de l'administration publiée au BOFiP détaillant les obligations des entreprises est relative :
- à la présentation de la comptabilité par la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables (BOFiP-CF-IOR-60-40-10-18/11/2014) ;
- au format obligatoire des fichiers des écritures comptables (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-13/12/2013) ;
- à la mise en oeuvre de traitements informatiques (BOFiP-CF-IOR-60-40-30-13/12/2013).
La DGFIP met à la disposition des usagers un logiciel, dénommé « Test Compta Demat », disponible en téléchargement libre, leur permettant de contrôler le respect des normes édictées. « Test compta Demat » vérifie la validité de la structure du fichier de l'entreprise et précise notamment les points d'anomalies détectées. L'entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d'un éventuel contrôle.
Contrôle de la TVA de l'exercice en cours
Lorsque l'avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue à un impôt ou une taxe autre que l'impôt sur les bénéfices et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable a l'obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, quand bien même l'exercice n'est pas clos (BOFiP-CF-IOR-60-40-10-§ 130-18/11/2014).
Dans le cadre d'une vérification de comptabilité portant sur la TVA de l'exercice en cours, la question se pose de savoir si le contribuable peut fournir un fichier des écritures comptables avec des écritures ne comportant pas de date de validation. L'administration répond non.
Elle rappelle que, lorsque l'avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière de TVA, et que l'obligation déclarative est échue, le contribuable est tenu de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, quand bien même l'exercice n'est pas clos (BOFiP-CF-IOR-60-40-10-§ 130-18/11/2014 ; BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§§ 30 et 40-13/12/2013).
Ainsi, le fichier des écritures comptables remis à l'administration fiscale au titre de cette période doit comporter les 18 informations obligatoires (CGI, LPF, art. A. 47 A-1, VII et VIII).
Dès lors que l'exercice visé n'est pas clos, le fichier des écritures comptables ne comportera évidemment pas certaines informations, telles que les écritures de clôture d'exercice et les écritures d'inventaire.
Cependant, les écritures du fichier des écritures comptables, même sur une période qui ne coïncide pas avec l'exercice clôturé, doivent être intangibles (c'est-à-dire validées) dès lors qu'elles justifient une déclaration qui a été déposée. En conséquence, la date de validation doit figurer dans le fichier des écritures comptables.
Nouvelles tolérances
L'auto-entrepreneur doit-il fournir un fichier des écritures comptables ?
L'auto-entrepreneur est dispensé de présenter un FEC lorsqu'il tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés.
Un FEC remis par des entreprises au régime micro ne reprenant que des écritures mensuelles est-il conforme ?
Les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent remettre, pour chaque exercice contrôlé, un fichier des écritures comptables conforme aux normes (CGI, LPF, art. A. 47 A-1). Le fichier des écritures comptables doit comprendre toutes les écritures comptables hors écritures de centralisation.
Certaines micro-entreprises (micro-BIC et micro-BNC) peuvent déroger à l'obligation de fournir le détail de leurs écritures comptables de recettes dans le FEC lorsqu'elles se trouvent dans la situation suivante :
- elles tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur ;
- elles confient la tenue de leur comptabilité à un tiers ;
- ce tiers peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle (et non trimestrielle) des totaux de ces opérations.
Mais le contribuable a l'obligation de conserver et de présenter tous les documents permettant de vérifier le détail des opérations. Dans ce cas, pour permettre à l'administration fiscale de contrôler que la comptabilité est régulière, sincère et appuyée des pièces justifiant les éléments déclarés, il devra également présenter, quelle qu'en soit la forme, papier ou tableur, le détail de ses recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes (par exemple, les rouleaux de caisse enregistreuse).
Il est rappelé que l'inscription globale, en fin de journée, des recettes de ventes au détail ou de services rendus à des particuliers est possible lorsque le montant unitaire n'excède pas 76 € et à condition d'un paiement au comptant et en espèces (CGI art. 286-I-3°), et que les justificatifs du détail soient conservés et puissent être présentés pour justifier lesdites recettes (CGI art. 54). Le fichier des écritures comptables pourra donc comprendre des écritures correspondant aux recettes journalières globalisées. Mais cette disposition ne dispense pas les intéressés de produire les pièces détaillées de nature à justifier du montant desdites recettes.
En revanche, dès lors qu'un contribuable, quel que soit son régime d'imposition, enregistre pour partie ses écritures dans un logiciel comptable et transfère ses données à un tiers qui lui tient sa comptabilité de manière dématérialisée, le FEC doit bien comprendre le détail des écritures comptables (et, dans ce cas, hors écritures de centralisation).
Reconduction pour 2014 de mesures de souplesse
Transcodage des fichiers
Les données figurant dans le fichier des écritures comptables doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français. Les normes IFRS ou US GAAP, par exemple, ne sont donc pas admises. Toutefois, pour les seuls exercices antérieurs à l'exercice clos en 2014, un transcodage des écritures ne respectant pas la nomenclature française a été toléré sous réserve du respect de certaines conditions (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§ 350-13/12/2013).
La tolérance est prolongée aux exercices clos en 2014.
À compter de l'exercice 2015, le transcodage ne sera plus accepté et la comptabilité devra être tenue conformément aux normes comptables françaises et en langue française (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§ 350-13/12/2013).
La mesure de souplesse concernant le libellé des écritures comptables en langue étrangère est-elle prolongée ?
La mesure de souplesse concernant les libellés des écritures comptables en langue étrangère est prolongée aux exercices clos en 2014 (sous réserve de l'utilisation de l'alphabet latin). À compter des exercices clos en 2015, les libellés en langue étrangère ne seront plus admis dans les fichiers des écritures comptables.
Pour permettre à nos abonnés de faire le point sur leurs connaissances, nous avons regroupé dans le tableau suivant la liste des questions figurant dans le fichier publié par l'administration. La version complète des questions et des réponses à la date du 19 décembre 2014 est disponible sur notre site Internet (http://revuefiduciaire.grouperf.com/plussurlenet/).
Tableau de synthèse des questions sur la transmission du FEC (version du 19/12/2014)
1. Remise des fichiers des écritures comptables
Les pièces relatives à la remise du fichier des écritures comptables, à la demande de mise en conformité ou le procès-verbal d'absence de conformité peuvent-ils être remis en main propre au contribuable et contresignés ?
Le service vérificateur peut-il différer l'accusé de réception et le contrôle de conformité des fichiers des écritures comptables remis par le contribuable et réaliser ces opérations du bureau quand les fichiers des écritures comptables lui sont remis en main propre ?
En cas de téléchargement via ESCALE, comment accuse-t-on réception des fichiers des écritures comptables ?
L'accusé de réception des fichiers des écritures comptables peut-il être signé par le directeur administratif et financier ou le responsable comptable en l'absence de mandat de représentation ?
Quelles normes doivent respecter les fichiers des écritures comptables relatifs aux exercices 2011 et 2012 pour lesquels le respect des normes du format standard n'est pas obligatoire ?
Doit-on acter par procès-verbal la conformité des fichiers remis par le contribuable ?
Les fichiers des écritures comptables dans lesquels le champ Écriture date a été fourni avec la date de saisie des écritures sont-ils conformes aux normes du format standard ? Les éditeurs de logiciels estiment que la date de comptabilisation signifie date de saisie en comptabilité. N'est-ce pas plutôt la date de la pièce justificative qui doit apparaître dans le champ Écriture date ?
Les fichiers des écritures comptables peuvent-ils comporter des libellés en anglais ?
Un vérificateur peut-il solliciter de l'entreprise vérifiée un fichier des écritures comptables spécifique, en demandant des informations ne correspondant pas à celles prévues dans l'article A. 47 A-1 du LPF ou en exigeant un découpage spécifique du fichier ?
Il semble que certains fichiers ne soient pas lisibles par l'administration fiscale en raison de la masse de données transmises. Un vérificateur peut-il exiger un FEC moins volumineux ?
Le découpage séquentiel du FEC n'étant pas toujours réalisable, est-il possible de procéder à un découpage de la comptabilité par nature : remise de deux fichiers, le premier reprenant les écritures de comptabilité générale et le second celles des comptabilités auxiliaires ?
Certains systèmes informatiques ne génèrent pas automatiquement d'écritures de « report à nouveau ». Dans l'attente d'une modification à venir de ces systèmes, l'administration peut-elle prévoir une mesure de tolérance ?
Est-il possible de remettre un fichier à part contenant les écritures « d'à nouveau » ?
Certains logiciels comptables ont un « mode brouillard » utilisant une séquence de numéros afférents à des flux non comptabilisés, comme des factures enregistrées par erreur, entraînant des trous de séquences dans le fichier des écritures comptables (FEC). Les FEC comportant des trous de séquence dans la numérotation des écritures comptables sont-ils corrects ?
Quelle est la « date de comptabilisation » qu'il convient de prendre en compte pour définir le numéro d'écriture comptable figurant dans le fichier des écritures comptables ?
Au § 50 du BOFiP-CF-IOR-60-40-20-13/12/2013, il est indiqué que le fichier doit comporter les écritures d'enregistrement du bilan d'ouverture, notamment concernant les écritures de cession d'immobilisations et des écritures de stocks : s'agit-il de l'écriture du solde du poste ou du détail des écritures justifiant ce solde ?
Si une information à renseigner dans un champ obligatoire n'a pas été complétée dans l'ERP, le champ peut-il rester vide ou doit-il être complété par une mention du type « information manquante », ce qui nécessiterait un traitement complémentaire ?
La notice explicative du 28 novembre 2013 précise que lorsque l'avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière de TVA, le contribuable doit également fournir un fichier des écritures comptables relatif à cette période, quand bien même l'exercice n'est pas clos. Quelles sont les données devant être comprises dans le FEC portant sur un exercice non clos ? Toutes les écritures ou uniquement celles ayant généré de la TVA ?
Q 21 (nouveau)
Dans le cadre d'une vérification de comptabilité portant sur la TVA de l'exercice en cours, le contribuable peut-il fournir un fichier des écritures comptables avec des écritures ne comportant pas de date de validation ?
2. Délai de remise des fichiers des écritures comptables
3. Modalités de contrôle en cas de non-remise ou d'absence de conformité des fichiers
Lorsqu'un exercice complet est visé en TVA alors même que l'obligation IS/BIC/BNC n'est pas intervenue, quel fichier doit être remis au vérificateur en cas de vérification ponctuelle de TVA effectuée en cours d'année N, portant sur un ou deux trimestres de N ?
4. Opérations de contrôle et délai de trois mois
En cas de non-remise des fichiers, ou de remise partielle, le contribuable peut-il donner une comptabilité papier ? Comment cela s'articule-t-il avec le délai de trois mois de l'article L. 52 du livre des procédures fiscales ?
Comment procède-t-on en cas de remise en cause du régime micro au cours du contrôle ? Comment s'applique le délai de trois mois ?
5. Destruction des fichiers des écritures comptables
Dans le cadre de la nouvelle procédure prévue à l'article L. 47 A I du Livre des procédures fiscales, il est indiqué que les fichiers remis doivent être détruits. Lorsqu'un avis de vérification est envoyé à compter du 1er janvier 2014, le ou les fichiers concernant l'exercice clos après le 1er janvier 2013 doivent être détruits à la fin du contrôle. Pour les années 2011 et 2012, ces fichiers doivent-ils aussi être détruits ou doivent-ils être restitués comme cela était le cas auparavant ?
6. Obligations comptables et de conservation par les contribuables
Si le contribuable tient sa comptabilité dématérialisée sous tableur, l'amende de 1 500 € prévue à l'article 1729 D du code général des impôts est-elle applicable ?
Dans le cadre du contrôle d'une agence d'assurance, cette dernière peut-elle utilement indiquer que l'ensemble des opérations liées à son agence locale étant géré par le siège, elle ne peut fournir que des écritures centralisées ?
En cas de vérification d'une « période » et non d'un exercice ou d'une année entière, l'application de l'amende prévue à l'article 1729 D du code général des impôts est-elle possible ?
8. Questions techniques
Comment doivent être nommés les FEC ?
Quel format doivent respecter les dates contenues dans le FEC ?
Quelle information doit figurer dans le FEC si des dates ne sont pas disponibles dans le logiciel comptable ?
Quelle information doit figurer dans le FEC dans les colonnes « débit » et « crédit » ?
Les noms des colonnes doivent-ils absolument respecter les informations listées dans l'article A. 47 A-1 du LPF ?
Doit-il y avoir autant d'intitulés que de colonnes valorisées ?
Le nombre de séparateurs d'en-tête du fichier doit-il exactement égaler le nombre de séparateurs de chaque ligne (situation où il y a de nombreuses tabulations inutiles à la fin des lignes d'en-tête) ?
Quelle est la longueur du champ « sens » figurant dans le FEC ?
Quel séparateur doit être utilisé dans le cadre de la constitution du FEC ?
Dans un logiciel comptable, un numéro de pièce est attribué à chaque transaction mais si l'utilisateur ne mène pas la transaction à son terme - déconnexion ou arrêt volontaire en cas d'erreur - le numéro attribué à la pièce est perdu. Il en résulte des écarts dans la séquence des numéros de pièce. Est-ce que le FEC produit avec ces écarts de séquences est conforme ?
Lorsque deux utilisateurs utilisent concurremment le même logiciel et entrent des transactions dans le système au même moment, les numéros d'écriture attribués à leurs saisies respectives s'intercalent. Par la suite, si l'un de ces deux utilisateurs n'achève pas sa saisie le même jour que l'autre utilisateur, un décalage de date par rapport à la séquence des numéros d'écriture se produit. Est-ce un motif de non-conformité du FEC ?
Est-il possible pour un même numéro de comptes d'apparaître plusieurs fois dans une seule et même écriture comptable ?
9. Tolérances applicables dans certaines situations (nouveau)
L'auto-entrepreneur doit-il fournir un fichier des écritures comptables (FEC) lorsqu'il tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés ?
Un fichier des écritures comptables ne reprenant que des écritures mensuelles (dont le détail figure dans un tableur) est-il conforme aux dispositions de l'article A. 47 A-1 du Livre des procédures fiscales ?
La mesure de tolérance concernant le « transcodage » des fichiers des écritures comptables est-elle prolongée à l'exercice clos en 2014 ?
La mesure de souplesse concernant le libellé des écritures comptables en langue étrangère admise pour les seuls contrôles effectués en 2014 sera-t-elle prolongée ?

References: § 5
 art. 286
 art. 54
 § 50
 l'article 1729
 l'article 1729