Source: https://www.herbariumhotel.pl/polityka-prywatnosci
Timestamp: 2020-04-03 17:44:15+00:00

Document:
Polityka prywatności - HERBARIUM HOTEL&SPA****
W związku ze zmianą z dniem 25 maja 2018 r. obowiązujących przepisów z zakresu prawa ochrony danych osobowych, tj. początkiem obowiązywania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej również jako „RODO”, wprowadza się poniższą politykę prywatności w HERBARIUM HOTEL&SPA.
Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest JM Solutions Sp. z o.o., adres: ul. Włocławska 33, 88-230 Piotrków Kujawski, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym za nr: 0000430562, NIP: 8891512561, REGON: 341316696, zwana dalej „Hotelem”.
Kontakt z Hotelem w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: dane.osobowe@herbariumhotel.pl lub JM Solutions Sp. z o.o., adres: ul. Włocławska 33, 88-230 Piotrków Kujawski, z dopiskiem „RODO”.
Hotel powołał Inspektora Ochrony Danych, do którego mogą się Państwo zwracać we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. W szczególności Inspektor Ochrony Danych chętnie pomoże oraz udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych. Kontakt z Inspektorem jest możliwy pod adresem e-mail: dane.osobowe@herbariumhotel.pl
Aby świadczyć oferowane Państwu usługi, niezbędne jest przetwarzanie przez Hotel w różnych celach Państwa danych osobowych.
Przekazane Hotelowi dane osobowe będą przetwarzane zawsze zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), nazywanym w skrócie „RODO”.
Dane osobowe Hotel pozyskuje od Państwa w procesie zmierzającym do zawarcia umowy lub od naszych partnerów z portali rezerwacyjnych, jeżeli Państwo wyraziliście taką zgodę, jak również w trakcie świadczenia oferowanych przez Hotel usług. Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i w oparciu o wskazane niżej podstawy prawne:
dokonanie wyceny usługi, rezerwacja usługi, wykonanie usługi,
Numer karty płatniczej i inne dane karty, jak również dane uwierzytelniające i inne dane dotyczące rozliczeń i rachunków, powiązane z rozliczeniami mobilnymi;
Nr rejestracyjny pojazdu należącego do Klienta;
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)
Dane dzieci takie jak imię, nazwisko, narodowość i data urodzenia zbierane są wyłącznie od ich rodziców lub opiekunów prawnych w celu ustalenia ich wieku i przysługujących im zniżek, oraz w wymaganych przez prawo celach statystycznych (obowiązek GUS, opłata miejscowa).
personalizowanie usług zgodnie z osobistymi preferencjami klienta, zarządzanie relacjami z klientem przed pobytem w trakcie i po pobycie,
Osobiste Preferencje Klienta co do zakresu i sposobu świadczenia usług
Monitorowanie korzystania z usług
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu)
wystawienie rachunku, faktury, spełnienie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie przez wymagany przepisami okres dokumentacji księgowej,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych)
Informacje podane przez Klienta jako uzasadnienie reklamacji, o ile stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO
badanie satysfakcji z oferowanych usług, audyty, ulepszanie i modyfikacja usług,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest poznanie opinii klientów na temat świadczonych usług, aby dostosować je do potrzeb i oczekiwań zainteresowanych).
tworzenie rejestrów i ewidencji związanych z RODO i wynikających z tej podstawy obowiązków,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
Adres zamieszkania (jeżeli został podany)
Numer PESEL lub NIP (jeżeli został podany)
Stanowiące dane osobowe w rozumieniu RODO informacje mogące służyć ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest Hotelu jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich).
zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom i gościom Hotelu, zapobieganie popełnianiu przestępstw:
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest zapewnienia wszelkim osobom przebywającym na terenie Hotelu bezpieczeństwa i zapobieganie popełnianiu przestępstw na terenie Hotelu).
Hotel informuje, że Dane z monitoringu są usuwane maksymalnie po 60 dniach od daty ich rejestracji.
cele analityczne (badanie i analizowanie aktywności na stronie internetowej należącej do Hotelu,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej).
administrowanie stroną internetową (automatyczne zapisywanie poniższych danych w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Hotelu, bez czego Administrowanie stroną internetową przy użyciu serwera nie byłoby możliwe):
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych - w tym przypadku interesem Hotelu jest posiadanie możliwości administrowania stroną internetową).
Szczegółowe informacje dot. przetwarzania danych osobowych w związku z obsługa tzw. „cookies” zawarte są w punkcie 14 niniejszej Polityki prywatności.
W swojej działalności, jak większość jednostek świadczących podobnego rodzaju usługi, hotel korzysta z usług innych podmiotów, co może wiązać się z koniecznością przekazania danych osobowych. Podobnie, obowiązek przekazania Państwa danych osobowych określonym organom, instytucjom czy podmiotom może wynikać treści właściwych przepisów prawa lub decyzji właściwego. Z związku z tym Państwa dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności:
organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS), Sądy),
podmiotom wspierającym w prowadzonej działalności na zlecenie Hotelu, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, świadczących usługi niezbędne dla należytego prowadzenia przez Hotel działalności
Hotel przetwarza Państwa dane osobowe jedynie przez okres, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Państwa dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
Dane osobowe przechowywane są przez okres:
3 lub 10 lat oraz dodatkowo 1 roku — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od terminów przedawnienia roszczeń określonych w kodeksie cywilnym);
5 pełnych lat oraz dodatkowo okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
4. W/w okresy w latach liczone są od końca roku, w którym rozpoczęto przetwarzanie danych osobowych, aby w celu usprawnienia procesu usuwania lub niszczenia danych osobowych. W przypadku skorzystania przez Państwa z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
6. Dodatkowy okres związany z przetwarzaniem danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego wynika z przepisów prawa podatkowego dotyczących przedawnienia zobowiązań podatkowych.
1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może być ona cofnięta.
2. W celu skorzystania z prawa cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych należy postępować zgodnie z punktem 9 podpunkt 5. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne.
1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne w celu zawarcia umowy oraz rozliczenia usług. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
3. Aby mogli Państwo otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym
4. Aby móc się skontaktować z Państwem w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu oraz adresu e-mail — bez tego hotel nie jest w stanie nawiązać kontaktu czy wysłać potwierdzenia rezerwacji.
1. Hotel informuje, posiadają Państwo prawo do:
cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (o ile dane przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody)
2. W niektórych sytuacjach Hotel może zgodnie z prawem odmówić spełnienia wskazanych wyżej uprawnień. Odmowa uwzględnienia żądania, następuje po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
3. W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją. Zgodnie z RODO hotel może odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykaże że:
4. Ponadto w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu Hotel zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu.
5. Uprawnienia można zrealizować poprzez :
Wysłanie wiadomości e-mail do Inspektora Ochrony Danych na adres dane.osobowe@herbariumhotel.pl, lub
przesłanie korespondencji na adres Inspektora Ochrony Danych JM Solutions Sp. z o.o., ul. Włocławska 33, 88-230 Piotrków Kujawski, z dopiskiem „RODO”, lub
przekazanie recepcjoniście podczas wizyty w Hotelu
Hotel informuje, że nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza, nie podlega ocenie przez system informatyczny.
1. Hotel korzysta z wielu popularnych usług i technologii, oferowanych przez zewnętrzne podmioty, jak np. Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza EOG, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
2. Z uwagi na wprowadzenie przez RODO ograniczeń w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, z uwagi na niestosowanie tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca.
3. Hotel zapewnia, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazuje dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. — (por. strona Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_pl) które gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, stąd korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.
Hotel realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniach poprzez gromadzenie plików “cookies” czyli krótkich informacji tekstowych, zapisywanych na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez system Hotelu, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług hotel korzysta (Facebook, Google, Instagram).
Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych takich jak na przykład:
korzystanie z funkcji społecznościowych (umożliwienie, za pomocą tzw. pixelu Facebooka polubienia naszego fanpage’a w tym serwisie podczas korzystania z witryny)
stan sesji ( zapisywane informacji o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają, co umożliwia identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach oraz pomaga ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron)
Przy pierwszej wizycie na stronie HERBARIUM HOTEL&SPA**** użytkownik jest informowany o używaniu plików cookies. Pozostając na stronie użytkownik akceptuje stosowanie zwykłych plików cookies na stronie internetowej. Brak zmiany po stronie użytkowników ustawień przeglądarki jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na użycie plików „cookies”.
Szanując autonomię wszystkich użytkowników strony internetowej, Hotel uprzedza, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności, ograniczeń w polubieniu strony na Facebooku etc.

References: art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6