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MANUA L DE L SIS TE MA DE C AJA C HIC A MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA - PDF
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1 MANUA L DE L SIS TE MA DE C AJA C HIC A MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/2012
2 Tabla de Contenido Tabla de contenido 02 USUARIO PREAPROBACIÓN 11 Introducción 03 Preaprobación 11 Objetivos del Sistema 03 Ayuda 13 Objetivo del presente Manual 03 Cerrar 13 Ingreso al Sistema 03 Mesa de Ayuda 13 USUARIO SOLICITANTES 05 USUARIO SAF 14 Cargar Solicitud 05 Consulta SAF 14 Recuperar Solicitud 06 Ayuda 15 Cargar Solicitud Viáticos 07 Cerrar 15 Consulta Solicitud 08 Mesa de Ayuda 15 Ayuda 10 Cerrar 10 Diagrama de flujo 16 Mesa de Ayuda 10 Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
3 INTRODUCCIÓN El sistema Caja Chica es una herramienta desarrollada por la Superintendencia de Seguros de la Nación para la solicitud de compras por Caja Chica y de movilidad y viáticos. OBJETIVOS DEL SISTEMA El objetivo del sistema es la emisión de las solicitudes de compras por Caja Chica o viáticos, su preaprobación por los sectores correspondientes y la impresión de las mismas para la continuación de su tramitación. OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL El objetivo que se persigue con la aplicación del presente manual es, dar a conocer a los agentes autorizados a intervenir en el proceso de Caja Chica las características y funcionamiento del aplicativo. INGRESO AL SISTEMA Los usuarios deberán ingresar su Nombre y Apellido, Tipo y Nº de documento de identidad; CUIT o CUIL; correo electrónico y teléfono en: eligiendo CAJA CHICA NUEVO en el combo Aplicación. Cada usuario recibirá (en la dirección electrónica ingresada) un correo indicándole el nombre de usuario a utilizar y contraseña, la que deberá ser modificada por una creada por el mismo usuario en el primer ingreso al aplicativo. El ingreso al sistema es a través de la siguiente dirección electrónica: Para una correcta visualización del aplicativo debe tener instalado Internet Explorer V.8. Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
4 Existen cuatro grupos de usuario para este aplicativo: Solicitantes, son los agentes autorizados en cada Gerencia que dispone de una Caja Chica Preaprobación, son los agentes autorizados de Biblioteca, Economato y Patrimonio, Informática o RRHH que efectúan la preaprobación de las solicitudes de compras por Caja Chica. SAF, es el responsable del Servicio Administrativo Financiero del Organismo Administrador, es el responsable del aplicativo, quien acepta usuarios y les asigna su grupo correspondiente. Cada uno de los tres primeros acceden a diferentes funcionalidades de acuerdo a las tareas que realizan, mientras que el último tiene acceso a todas ellas. De acuerdo al Artículo nº 81 del anexo al Decreto nº 1344/2007, la ejecución de gastos mediante Fondos Rotatorios o Cajas Chicas es un procedimiento de excepción, limitado a casos de urgencia no incluidos en el Plan Anual de Compras, debiendo responder a un criterio restrictivo Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
5 USUARIO: SOLICITANTES CARGAR SOLICITUD En la solapa Solicitud / Cargar Solicitud se accede a una pantalla que permite cargar los datos correspondientes a la solicitud de Caja Chica. En el combo correspondiente a Dependencias, el agente encontrará la unidad, gerencia o sector registrado como de prestación de servicios en Legajo Virtual. Si no fuera el correcto deberá solicitar la modificación de su prestación de servicios en Legajo Virtual (consultar a Ana Laura Gómez int. 1527). Cada unidad, gerencia o sector tiene acceso sólo a las solicitudes de Caja Chica propias. En Categoría se selecciona el sector que debe preaprobar la solicitud, es decir debe confirmar que no se cuenta con existencias del elemento solicitado. Estas áreas acumulan información de las necesidades del organismo que serán útiles para una mejor formulación de la proyección de compras. Biblioteca, para el caso de publicaciones, libros, etc. Informática, para insumos informáticos Economato y Patrimonio, para insumos de librería y, eventualmente, de bienes que requieran N de inventario Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
6 Sellos Personales, donde RRHH preaprueba la confección de sellos Sellos No Personales (sin preaprobación) Para otros casos se selecciona Otros en el combo de Categorías. El solicitante completa Cantidad, Detalle y el valor unitario en Valor Estimado. Cuando pulsa el botón Agregar, el aplicativo muestra en una grilla el renglón que se acaba de agregar y calcula la Suma del Valor Estimado. En este momento aparece el Nº de solicitud asignado por el aplicativo en el casillero Solicitud ubicado a la izquierda de la pantalla y señalado con en la imagen anterior. Si desea cargar más de un elemento, completa nuevamente los campos detallados y oprime nuevamente el botón Agregar. Una vez que completó la carga oprime el botón Enviar a Preaprobación. En cualquier caso, si la compra supera los $3.000 aparece el recordatorio siguiente: RECUPERAR SOLICITUD Las solicitudes cargadas que no fueron aún enviadas, se pueden recuperar desde esta pantalla para efectuar su envío. Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
7 Pulsando Recuperar en el renglón correspondiente a la Solicitud, se edita nuevamente la misma, pudiéndola modificar y enviar. Pulsando Eliminar se borra la solicitud. CARGAR SOLICITUD VIÁTICOS En este formulario se cargan las solicitudes de reintegros por viáticos: boletos de colectivos, subtes, taxis, remises, todos URBANOS. Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
8 En el combo correspondiente a Dependencias, el agente encontrará la unidad, gerencia o sector registrado como de prestación de servicios en Legajo Virtual. Si no fuera el correcto deberá solicitar la modificación de su prestación de servicios en Legajo Virtual (consultar a agentes de RRHH referentes de Legajo Virtual). Luego completa los campos Recibí, Por y Son $ y oprime el botón Enviar. Este tipo de solicitud no requiere preaprobación. CONSULTA SOLICITUD En esta solapa es posible consultar el estado de todas las solicitudes cargadas y enviadas. La pantalla cuenta con un filtro por Estado (En Preaprobación, Preaprobado y Rechazado) y otro por Tipo de Solicitud (Caja Chica y Viáticos), que pueden utilizarse en forma conjunta o separada. Los estados de cada solicitud se actualizan de acuerdo a lo actuado por los sectores de Preaprobación. Oprimiendo Detalle de la solicitud que ha sido Preaprobada es posible imprimirla para presentarla al responsable de Caja Chica de la Gerencia y continuar con la tramitación. En estos casos, en el casillero correspondiente al Informe de Suministros del formulario, aparece la leyenda PREAPROBADO. Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
9 RECORDAR QUE TODO GASTO DEBE SER RENDIDO AL RESPONSABLE DE CAJA CHICA DENTRO DE LAS 72 HORAS POSTERIORES A LA COBRANZA. LAS ÚNICAS FACTURAS ADMITIDAS SON LAS B O C Y DEBEN EXTENDERSE A NOMBRE DE ESTA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACIÓN. SI EL COMPROBANTE PRESENTADO ES UN TICKET, DEBE AJUSTARSE A LAS DISPOSICIONES IMPOSITIVAS VIGENTES EN LA MATERIA. EN AMBOS CASOS DEBE CONFORMAR EL FUNCIONARIO AUTORIZANTE Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
10 Cuando la solicitud ha sido Rechazada, en la impresión se muestra la leyenda RECHAZADO con el detalle de los Motivos y de las Observaciones (si existen). AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario. CERRAR Permite salir de aplicativo. MESA DE AYUDA Por consultas deberán comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Informática del Organismo al teléfono internos 1325, 1303 y 1838 ó a la dirección de correo electrónico Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
11 USUARIO: PREAPROBACIÓN PREAPROBACIÓN Los usuarios Preaprobadores acceden exclusivamente a la pantalla de Pendientes Preaprobación: En la grilla se muestran todas las solicitudes recibidas por el sector preaprobador logueado y se indica el estado en que se encuentra cada una. Arriba de la pantalla se dispone de un filtro por Gerencia para seleccionar las solicitudes recibidas de los distintos sectores y otro por Estado que se pueden utilizar en forma conjunta o separada. En aquellas donde el Estado es En Preaprobación se muestra Aprobar/Rechazar que permite acceder a la siguiente pantalla: Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
12 El preaprobador analiza el pedido de Caja Chica, verifica las existencias, etc. y procede a Aceptar o Rechazar la solicitud oprimiendo el correspondiente botón. En ambos casos aparece un cartel confirmatorio: Si rechaza una solicitud aparece la siguiente pantalla para que indique el motivo del rechazo en cada uno de los ítems: Una vez que aceptó o rechazó el pedido, se actualiza el Estado en la grilla y el solicitante puede verlo en Consultar Solicitud. Los preaprobadores recibirán diariamente un mail automático cuando tengan solicitudes pendientes de revisión. Mediante el ícono señalado con en la imagen de la pantalla Pendientes Aprobación de la página anterior, los preaprobadores pueden imprimir las solicitudes rechazadas para su propio control de stock. Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
13 AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario. CERRAR Permite salir de aplicativo. MESA DE AYUDA Por consultas deberán comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Informática del Organismo al teléfono internos 1325, 1303 y 1838 ó a la dirección de correo electrónico Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
14 USUARIO: SAF CONSULTA SAF El Responsable SAF tiene acceso a la siguiente pantalla: Están disponibles filtros por Fecha, Estado, Tipo de Solicitud, Gerencia Solicitante y Sector Preaprobador. Eligiendo las categorías de interés y presionando el botón Filtrar, aparece una grilla con todas las solicitudes que responden a los criterios utilizados en el filtro: Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
15 Abajo a la derecha se muestra la suma de los importes de todas las solicitudes listadas (a través de todas las hojas), indicado en la imagen anterior con. AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario. CERRAR Permite salir de aplicativo. MESA DE AYUDA Por consultas deberán comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Informática del Organismo al teléfono internos 1325, 1303 y 1838 ó a la dirección de correo electrónico Versión 01 Fecha de vigencia: 06/03/
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