Source: https://mikroporady.pl/porady/nowe-obowiazki-delegowania-pracownikow-za-granice
Timestamp: 2019-05-26 06:08:28+00:00

Document:
Nowe obowiązki delegowania pracowników za granicę - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony
Nowe obowiązki delegowania pracowników za granicę
Przedsiębiorco, w swojej działalności wysyłasz pracowników służbowo, zarówno na krótko jak i na dłużej, zarówno w obrębie Polski, jak i za granicę, w tym również poza granice Unii Europejskiej. Może to mieć na celu wykonanie przez nich jedynie montażu urządzeń w ciągu np. trzech dni roboczych, które produkujesz, a może mieć charakter długotrwałej pracy za granicą.Przepisy prawa, w szczególności prawa pracy nakładają w związku z tym szereg obowiązków w zależności od charakteru takiej „delegacji". Ustalenie z jaką „delegacją" masz do czynienia (ma do czynienia Twój pracownik), ma wpływ podrmiędzy innymi na to w jaki sposób należy ją powierzyć pracownikowi. Ma wpływ również na Twoje obowiązki względem organów państwa na terenie którego pracownik jest zatrudniony jak i ewentualnie wobec organów zagranicznych, właściwych ze względu na miejsce wykonywania pracy. W zależności od jej rodzaju może być wystarczające jedynie polecenie służbowe, a może być konieczne tzw. aneksowanie umowy.
Również może dojść do nakładania się obowiązków wynikających z przepisów dotyczących podróży służbowych jak i wysłania pracownika za granicę.
Poniższa porada przedstawia informacje, wskazując jak należy postępować przy „delegowaniu" pracowników, aby działać zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie w takich stanach faktycznych.
1. Rozróżnienie pomiędzy podróżą służbową, oddelegowaniem a delegowaniem
Przedsiębiorco, wysyłając pracownika za granicę musisz dokonać odpowiedniego zakwalifikowania takiej „delegacji”.
W pierwszej kolejności należy zauważyć, że podstawową kwestią jest prawidłowe rozróżnianie przez przedsiębiorcę (jako pracodawcę) pomiędzy różnymi instytucjami prawa pracy a mianowicie: podróżą służbową pracownika, oddelegowaniem pracownika a na końcu jego delegacją służbową na wykonanie pracy na terenie innego kraju UE.
Z podróżą służbową pracownika mamy do czynienia gdy pracownik, na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77[5] § 1 Kodeksu pracy). W tym miejscu się należy wskazać tzw. delegacje krajowe jak i te zagraniczne.
Oddelegowanie pracownika to powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika – w takim przypadku wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane (art. 42 § 4 Kp). Aby powierzenie innej pracy odpowiadało warunkom komentowanego przepisu, wszystkie wymienione w nim przesłanki muszą zachodzić kumulatywnie. Powierzenie innej niż umówiona pracy nie wymaga zachowania formy pisemnej (por. wyr. SN z 13.3.1979 r., I PRN 18/79, Legalis). Pracodawca może więc wydać pracownikowi ustne polecenie w tym przedmiocie.[1]
Jeżeli natomiast pracownik jest delegowany z terytorium RP, to oznacza, że pracownik będzie przez ograniczony kres wykonywał swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego, niż państwo w którym zwyczajowo pracuje (art. 2 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE).
2. Podstawowe akty prawne mające znaczenie przy delegowaniu pracowników:
1. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz 917),
2. przepisy państwa do którego pracownik jest delegowany, w przypadku delegacji w obrębie UE – dodatkowo:
3. ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U.2018.2206 t.j.)[2],
4. dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. L 018, 21.1.1997, p.1),
5. dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 5 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników świadczenia usług, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznymi („rozporządzenie w sprawie IMI”).
Przedsiębiorca delegujący pracowników za granicę jest obowiązany wziąć pod uwagę właściwy obcy system prawa, w szczególności w – przypadku państwa członkowskiego UE - w zakresie określonym przez dyrektywy 96/71/WE oraz dyrektywę 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE przepisy państwa miejsca delegacji regulujące prawa delegowanych do niego pracowników i obowiązki pracodawcy. Odpowiednikiem tych aktów prawa państw członkowskich jest w Polsce co do zasady ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.
Należy pamiętać, że w obrębie Unii Europejskiej w państwach członkowskich obowiązują różne porządki prawne, a ponadto organy i władze obcych państw są szczególnie wyczulone na naruszenia prawa przez podmioty (przedsiębiorców) zagranicznych (czyli w naszym przypadku polskich).
3. Charakter delegacji
3.1. Delegowanie (kwalifikowana delegacja) wymaga dokonania zmiany umowy o pracę łączącej pracownika i pracodawcę, który go deleguje. W przeciwieństwie do podróży służbowej, która jest 1) incydentalna, ma charakter krótkotrwały, 2) służy wykonaniu konkretnie określonego zadania związanego z obowiązkami pracownika ale mającego charakter krótkotrwały, 3) ma miejsce poza siedzibą pracodawcy bądź stałym miejscem pracy, przy czym może być za granicą, to delegacja 1) ma charakter nieincydentalny, 2) służy wykonywaniu czynności zgodnie z umową o pracę i 3) ma miejsce wyłącznie poza granicą RP. Jeżeli doszłoby do wątpliwości, jaki jest charakter prawny czasowego świadczenia pracy przez pracownika za granicą, np. z punktu widzenia polskich regulacji było by ono kwalifikowane jako podróż służbowa, ale z punktu widzenia przepisów państwa obcego byłoby ono delegacją, to pracodawca powinien pokryć koszt związane z podróżą służbową, ale i równocześnie zapewnić warunki minimalne obowiązujące w państwie przyjmującym.
W motywach dyrektywy 96/71/WE trafnie wskazano, że wykraczający poza granice państwowe stosunek pracy stwarza problemy w zakresie ustawodawstwa stosowanego w dziedzinie stosunków pracy; w interesie stron należy ustalić warunki regulujące planowany stosunek pracy. Konwencja Rzymska z dnia 19 czerwca 1980 r. o prawie właściwym dla zobowiązań umownych, podpisana przez dwanaście Państw Członkowskich, weszła w życie w większości Państw Członkowskich z dniem 1 kwietnia 1991 r. Artykuł 3 Konwencji Rzymskiej przewiduje, jako zasadę ogólną, (1) swobodny wybór prawa przez strony; (2) w przypadku braku wyboru, zgodnie z art. 6 ustęp 2 umowa regulowana jest przez prawo państwa, w którym pracownik realizujący umowę wykonuje normalnie swą pracę, nawet jeśli jest czasowo delegowany do innego państwa, lub (3) jeśli pracownik nie wykonuje normalnie swej pracy w jednym i tym samym państwie — przez prawo państwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo zatrudniające pracownika, (4) o ile nie wynika z całości okoliczności, że kontrakt łączą ściślejsze więzi z innym państwem i w takim wypadku stosuje się prawo tego innego państwa.
3.2. Zgodnie z art. 6 ustęp 1 Konwencji Rzymskiej, wybór przez strony prawa nie może pociągać za sobą pozbawienia pracownika ochrony, gwarantowanej przez przepisy bezwzględnie obowiązujące, które na mocy ustępu 2 niniejszego artykułu byłyby stosowane w przypadku braku wyboru.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE, Państwa Członkowskie zapewnią, że bez względu na to jakie prawo stosuje się w odniesieniu do stosunku pracy przedsiębiorstw, które delegują pracowników, będą gwarantowały pracownikom delegowanym na ich terytorium warunki zatrudnienia, obejmujące następujące zagadnienia, które w Państwie Członkowskim, gdzie wykonywana jest praca, ustalone są przez:
— przepisy prawne, rozporządzenia lub przepisy administracyjne
— umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane w rozumieniu ust. 8, o ile dotyczą one rodzajów działalności wymienionych w Załączniku:
a) maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
b) minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
d) warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;
e) zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
f) środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
g) równość traktowania mężczyzn i kobiet, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji.
Dla celów dyrektywy pojęcie minimalnej stawki płacy, o której mowa w ust. 1 lit. c) jest zdefiniowane przez prawo krajowe i/lub przez praktykę Państwa Członkowskiego, na którego terytorium pracownik jest delegowany.
3.3. Art. 3 ust. 2 dyrektywy stanowi, iż w przypadku wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów na dostawę wyrobów stanowiących nieodłączną część umowy, a które są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów i wykonywane przez wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników z przedsiębiorstwa dostawczego, ust. 1 lit. b) i c) nie stosuje się, jeśli okres delegowania nie przekracza ośmiu dni. Przepisu tego nie stosuje się do działań w dziedzinie prac budowlanych wymienionych w Załączniku do dyrektywy.
Dyrektywa 96/71/WE wskazuje zatem jakie zagadnienia będą regulowane przez prawo obce wobec prawa pracodawcy, czyli prawo państwa delegacji. Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności ustalić jakie są to przepisy, celem dostosowania stosunku pracy delegowanego pracownika do ich wymogów.
3.4. Z kolei zgodnie z dyrektywą o egzekwowaniu dyrektywy 96/71/WE (przepis art. 4 ust. 3) elementami mogącymi przemawiać za zaistnieniem delegowania są w szczególności:
a) fakt, że praca jest wykonywana przez ograniczony okres w innym państwie członkowskim,
b) data rozpoczęcia delegowania;
c) fakt, że pracownik delegowany jest do innego państwa członkowskiego niż państwo, w którym lub z którego ten pracownik zwyczajowo wykonuje swoją pracę zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 593/2008 (Rzym I) lub z konwencją rzymską;
d) fakt, że po zakończeniu wykonywania pracy lub usług, do wykonania których został delegowany, pracownik wraca do państwa członkowskiego, z którego został delegowany, lub ma w tym państwie ponownie podjąć pracę;
e) charakter działalności;
f) fakt, że pracodawca delegujący pracownika zapewnia mu transport, zakwaterowanie z wyżywieniem lub samo zakwaterowanie lub zapewnia zwrot odnośnych kosztów, a jeżeli tak — w jaki sposób jest to zapewniane lub jaka jest metoda stosowana przy zwrocie kosztów;
g) fakt, że na danym stanowisku pracował w poprzednich okresach ten sam lub inny pracownik (delegowany).
3.5. Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 dyrektywy o egzekwowaniu dyrektywy 96/71/WE, państwa członkowskie mogą wprowadzać jedynie wymogi administracyjne i środki kontrolne niezbędne do zapewnienia skutecznego monitorowania zgodności z zobowiązaniami ustanowionymi w niniejszej dyrektywie i dyrektywie 96/71/WE, o ile takie wymogi i środki są uzasadnione i proporcjonalne zgodnie z prawem Unii. W tym celu państwa członkowskie mogą wprowadzić w szczególności następujące środki:
(i) dane identyfikacyjne usługodawcy;
(ii) przewidywaną liczbę pracowników delegowanych, wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację;
(iii) osoby, o których mowa w lit. e) i f);
(iv) przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;
(v) adres/adresy miejsca pracy; oraz
(vi) charakter usług uzasadniający delegowanie;
f) wymóg wskazania osoby do kontaktów, działającej jako przedstawiciel, za którego pośrednictwem odpowiedni partnerzy społeczni mogą, w razie potrzeby, dążyć do nakłonienia usługodawcy do rozpoczęcia rokowań zbiorowych w przyjmującym państwie członkowskim zgodnie z prawem krajowym lub praktyką krajową, w okresie świadczenia usług. Osoba ta nie musi być tożsama z osobą, o której mowa w lit.
e) i nie musi przebywać na terytorium przyjmującego państwa członkowskiego, musi jednak być dostępna na rozsądny i uzasadniony wniosek.
4. Sposób wprowadzenia delegowania
Delegowanie może być wprowadzone w drodze aneksu do umowy o pracę, czyli umowy zmieniającej warunki umowy o pracę.
Skierowanie pracownika w zwykłą podróż służbową (zwykła delegacja) lub oddelegowanie go nie wymaga natomiast zmiany umowy o pracę.
W przypadku delegacji do państwa członkowskiego UE znajdą zastosowanie przepisy dyrektywy 96/71/WE, które państwa członkowskie są obowiązane wprowadzić do swoich systemów prawnych.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 lit. c) państwo członkowskie, co do zasady, gwarantuje pracownikom delegowanym minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny, przy czym te pojęcia definiuje prawo państwa delegacji.
Zgodnie z przepisami art. 3 ust. 4 – 5 dyrektywy 96/71/WE, Państwa Członkowskie mogą, po konsultacji z przedstawicielami pracodawców i pracowników, zgodnie ze zwyczajami i praktykami panującymi w każdym Państwie Członkowskim, zdecydować o niestosowaniu pierwszego akapitu ust. 1 lit. c) w przypadkach, o których mowa w art. 1 ust. 3 lit. a) (delegowanie pracownika do odbiorcy usług) i b) („wynajmowanie” pracownika) , jeśli okres delegowania nie przekracza jednego miesiąca. Państwa Członkowskie mogą zgodnie z krajowym ustawodawstwem i/lub praktykami postanowić o przyznaniu odstępstw od pierwszego akapitu ust. 1 lit. c) w przypadkach, o których mowa w art. 1 ust. 3 lit. a) i b), jak również od decyzji Państwa Członkowskiego w rozumieniu ust. 3 niniejszego artykułu poprzez układy zbiorowe w rozumieniu ust. 8 niniejszego artykułu, dotyczących jednego lub większej liczby sektorów działalności, jeśli okres delegowania nie przekracza jednego miesiąca. Państwa Członkowskie mogą przewidzieć możliwość przyznania odstępstwa od pierwszego akapitu ust. 1 lit. b) i c) w przypadkach,o których mowa w art. 1 ust. 3 lit. a) i b) ze względu na niewielki zakres prac do wykonania. Państwa Członkowskie, które korzystają z uprawnienia, o którym mowa w pierwszym akapicie, ustalą kryteria jakie zadania, mające być wykonane, powinny spełniać, aby mogły być uznane za „posiadające niewielki zakres”.
Stąd wybór państwa delegacji ma szczególne znaczenie dla określenia przepisów mających zastosowanie do pracownika delegowanego.
6. Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Ubezpieczony podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego - art. 11 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 (WE).
Podstawowymi aktami prawnymi są:
ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U 2019, poz. 300),
ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2018.1510 t.j.).
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE, 30.04.2004, L 166/1),
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE 30.10.2009, L 284/1).
Należy również pamiętać o umowach bilateralnych o zabezpieczeniu społecznym zawartych przez Polskę z państwem delegacji.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004, osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w Państwie Członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego Państwa Członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego Państwa Członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę.
Zgodnie z art. 13 ust. 1, osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku Państwach Członkowskich podlega:
a) ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym Państwie Członkowskim lub jeżeli jest zatrudniona przez różne przedsiębiorstwa lub przez różnych pracodawców, którzy mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych Państwach Członkowskich lub
b) ustawodawstwu Państwa Członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności zatrudniającego ją przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli osoba ta nie wykonuje znacznej części swej pracy w Państwie Członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania.
Zgodnie z art. 16, dwa lub kilka Państw Członkowskich, właściwe władze tych Państw Członkowskich lub organy wyznaczone przez te władze mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od przepisów art. 11 do 15 (przepisy ogólne). Osoba, która otrzymuje emeryturę lub rentę albo emerytury lub renty na podstawie ustawodawstwa jednego lub kilku Państw Członkowskich, a która zamieszkuje w innym Państwie Członkowskim, może, na swą prośbę, zostać zwolniona z zastosowania ustawodawstwa tego ostatniego Państwa Członkowskiego, pod warunkiem że nie podlega ona temu ustawodawstwu z powodu wykonywania pracy najemnej lub pracy na własny rachunek.
Należy pamiętać, że zgodnie z przepisem art. 21 rozporządzenia 987/2009, pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim.
Pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.
7. Podstawowe elementy przy delegowaniu pracowników za granicę
Przygotowanie się przedsiębiorcy (pracodawcy) do delegowania
- rozpoznanie minimalnych warunków zatrudnienia, które muszą być zapewnione pracownikom delegowanym w państwie przyjmującym,
- rozpoznanie obowiązków administracyjnych, czyli takich, które państwo do którego mają być delegowani pracownicy, nakłada na pracodawcę delegującego np. obowiązek wyznaczenie przedstawiciela, obowiązki w zakresie notyfikacji,
- rozpoznanie kwestii ewentualnego uzyskiwania pozwoleń na pracę w związku z delegowaniem pracowników lub pozwoleń na pobyt w państwie przyjmującym, jak i kwestii spełnienia przez pracownika szczególnych wymogów co do poosiadania uprawnień do wykonywania określonych zawodów, ustanowionych przez prawo państwa delegacji,
- przygotowanie dokumentów niezbędnych oraz związanych z delegowaniem pracowników (np. zasad delegowania oraz projektów aneksów do umów zawartych z poszczególnymi pracownikami),
- w przypadku pozostawania przez pracownika w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, konieczne jest uzyskanie formularza A1 poświadczającego podleganie ubezpieczeniom społecznym w Polsce,
- pracownik powinien, niezależnie od powyższego obowiązku, uzyskać Europejską Kartę Ubezpieczenia Społecznego,
zapewnienie i udokumentowanie (dla celów dowodowych, kontroli), że pracownik zna i zobowiązuje się przestrzegać przepisów prawa państwa delegacji,
podpisanie aneksu do umowy o pracę,
kontrolowanie przez pracodawcę pracy przez pracownika wykonywanej za granicą,
rozliczenie pracownika po zakończeniu okresu delegacji, z czasu pracy, wykonywania obowiązków jak i kosztów delegowania.
[1] Kodeks pracy. Komentarz pod red. K. Walczaka, wyd. 23, Legalis, nb. 51.
[2] Ustawa ta uchyliła przepisy art. 67[1] – 67[4] Kodeksu pracy regulujące delegowanie na obszar RP pracowników przez pracodawców z państw członkowskich UE.

References: art. 6
 art. 6
 art. 3
 Art. 3
 art. 4
 art. 9
 art. 3
 art. 3
 art. 1
 art. 1
 art. 1
 art. 11
 art. 12
 art. 13
 art. 16
 art. 11
 art. 21
 art. 67