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Timestamp: 2018-03-19 02:43:46+00:00

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La circolazione degli atti pubblici stranieri in Italia - legalizzazioni ed apostille - JusDem Avvocati - Roma
Il metodo tradizionale per autenticare i documenti pubblici destinati all’estero è la legalizzazione. La legalizzazione consiste in una serie di singole autenticazioni del documento. Invero, secondo la procedura di legalizzazione ordinaria, un documento deve essere legalizzato dalle autorità competenti dello Stato che lo rilascia e poi dall’ambasciata o dal consolato dello Stato in cui sarà utilizzato
1. Normativa di riferimento1 per l’Italia
In Italia, sono esenti da legalizzazione a condizione che rechino l'”Apostille” gli atti e documenti rilasciati dagli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (ratificata in Italia con la Legge 20 dicembre 1966, n. 1253) (di seguito anche “Convenzione dell’Aja”).
Convenzione di Bruxelles del 1987
La Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (ratificata dall’Italia con Legge 24 aprile 1990, n.106) (di seguito anche “Convenzione di Bruxelles”) elimina totalmente la legalizzazione, e quindi anche la formalità dell’“Apostille” per svariate categorie di documenti. Si tratta dei documenti provenienti da un’autorità o da un funzionario, compresi quelli del pubblico ministero, del cancelliere o dell’ufficiale giudiziario, dei documenti amministrativi, degli atti notarili, delle dichiarazioni ufficiali, in particolare delle diciture apposte sulle scritture private e degli atti compilati dagli agenti diplomatici o consolari. Tuttavia, solo un numero molto limitato di Stati membri ha ratificato questa convenzione, che non è quindi entrata in vigore, tranne che per sei Stati (Belgio, la Danimarca, la Francia, l’Irlanda e l’Italia) i quali hanno deciso di applicarla provvisoriamente nei loro rapporti reciproci.
2.Documento Pubblico e Legalizzazione
Attraverso la legalizzazione si garantisce l’autenticità del documento pubblico, proveniente da uno Stato diverso, affinché possa produrre in Italia i suoi effetti legali.
La legalizzazione attesta ufficialmente la qualifica del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto e l’autenticità della sua firma.
2.1. La definizione di “Documento Pubblico”
La definizione di documento pubblico si ricava dalla Convenzione dell’Aja che all’articolo 1 stabilisce che sono considerati “pubblici” i documenti che promanano dall’autorità statale o comunque da un funzionario investito dell’autorità dello Stato, compresi i pubblici ministeri, cancellieri e ufficiali giudiziari, i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali quali la menzione della registrazione, e concernenti la data certa e le scritture private autenticate; sono, per contro, esclusi dalla definizione i documenti emanati dagli agenti diplomatici o consolari ed i documenti amministrativi concernenti direttamente un’operazione commerciale o doganale.
2.2. La legalizzazione del Documento Pubblico straniero.
Non tutti i documenti pubblici stranieri necessitano della legalizzazione per produrre effetto in Italia.
Sono infatti esenti da legalizzazione a condizione che rechino l'”Apostille” gli atti e documenti rilasciati dagli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
Inoltre, vi sono altre e diverse esenzioni totali da legalizzazione (e quindi anche da Apostille; cfr. art. 3, comma secondo Convenzione dell’Aia del 5 Ottobre 19612), derivanti da: a) regolamenti comunitari (cfr. ad esempio il Regolamento (CE) n. 44/2001 del Consiglio, del 22 dicembre 2000, concernente la competenza giurisdizionale, il riconoscimento e l’esecuzione delle decisioni in materia civile e commerciale3), b) da convenzioni bilaterali e c) da convenzioni multilaterali, fra le quali spicca la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità Europee (legge 24 aprile 1990, n. 106)4.
Quest’ultima si applica agli atti pubblici che, redatti sul territorio di uno Stato contraente, devono essere esibiti sul territorio di un altro Stato contraente o ad agenti diplomatici o consolari di un altro Stato contraente, anche se detti agenti svolgono le loro funzioni sul territorio di uno Stato che non è parte della Convenzione di Bruxelles. Sono considerati come atti pubblici, fra l’altro, le autentiche di scritture private.
Entrerà in vigore 90 gg. dopo la data del deposito degli strumenti di ratifica, di accettazione, o di approvazione, da parte di tutti gli Stati membri delle Comunità Europee alla data dell’apertura alla firma; ciascuno Stato può tuttavia, al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione, o in ogni altro momento successivo fino alla sua entrata in vigore, dichiarare che l’accordo è applicabile nei suoi confronti nelle sue relazioni con gli Stati che avranno fatto la medesima dichiarazione, 90 gg. dopo la data del deposito (art. 6 comma 3). Questa Convenzione è per ora in vigore soltanto fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia, unici Stati ad avere effettuato la dichiarazione di immediata esecuzione.
A) Giurisprudenza
Alcune recenti pronunce giurisprudenziali italiane hanno esteso l’applicazione della Convenzione di Bruxelles del 1987 a tutti gli altri stati facenti parte della Comunità Europea, nonostante questa non sia ancora entrata in vigore tra tutti gli Stati Membri dell’Unione Europea, ma solo tra i 5 Stati che la hanno ratificata.
Cassazione penale sez. IV 18 febbraio 2009 n. 14413 – CED Cass. pen. 2009.
“La domanda di riparazione per ingiusta detenzione deve essere sottoscritta e presentata, a pena d’inammissibilità, dalla parte personalmente ovvero a mezzo di un procuratore speciale nominato nelle forme previste dall’art. 122 c.p.p. (Nella specie, la Corte ha ritenuto validamente autenticate da notaio greco, secondo la “lex loci”, la sottoscrizione apposta dall’interessato in calce all’istanza e la procura speciale rilasciata per la presentazione in favore del difensore nominato procuratore speciale, osservando che non occorreva la legalizzazione della procura speciale, essendo la stessa stata conferita a mezzo di notaio di un paese aderente alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, né la formalità della cosiddetta “apostille”, espressamente esclusa dalla convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1997, essendo la Grecia uno Stato membro dell’Unione Europea”.
Cassazione penale sez. IV 16 marzo 2011 n. 22165.
“[…] Sul punto osserva il Collegio che la necessità di apporre la c.d. apostille alle firme di atti da e per l’estero è stata espressamente esclusa dalla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1997, resa esecutiva in Italia con L. 24 aprile 1990, n. 106. La convenzione di Bruxelles ha sostituito tra gli stati contraenti le disposizioni degli altri trattati, convenzioni o accordi, relativi alla semplificazione o alla soppressione della legalizzazioni di atti ed ha fatto riferimento specifico agli atti pubblici che, redatti sul territorio di uno Stato contraente, devono essere esibiti sul territorio di un altro Stato contraente; ha precisato (art. 1, comma 2, lett. d) che, per atti pubblici, devono intendersi ai sensi della convenzione anche “le dichiarazioni ufficiali, quali attestati di registrazione, visti per convalida di data ed autenticazioni di sottoscrizioni, apposte su una scrittura privata”; ha aggiunto (art. 3) che la legalizzazione, ai sensi della convenzione, non concerne che la formalità con cui viene attestata l’autenticità della firma, la legale qualità del firmatario dell’atto e, se necessario, l’identità del sigillo o del timbro apposto sull’atto (v. in tema, Sezione 4, 18 febbraio 2009, n.14413, P.C.. in proc. Dafermos, rv.243880). In conclusione, per effetto di tale disciplina normativa, da ritenersi vigente ad ogni effetto anche in Italia, non è più necessaria, tra gli Stati membri dell’Unione Europea, la formalità della c.d. “apostille”, che la citata Convenzione dell’Aja del 1961 all’art. 3, comma 1, prevedeva, come formalità, residua, da apporsi sui documenti da valere fuori dallo Stato in cui sono formati. Tale semplificazione si concreta, pertanto, nell’esonero da qualsiasi forma di legalizzazione o da qualsiasi altra formalità equivalente o analoga. Tale regime giuridico è applicabile anche al caso in esame giacchè la Repubblica Ceca è uno Stato membro dell’Unione europea e, pertanto, la “delega” in esame deve ritenersi legalmente conferita anche in assenza dell’apostille.[…]”.
Queste pronunce giurisprudenziali estendono l’esenzione totale da legalizzazione anche agli altri Stati della Comunità Europea, sulla base della Convenzione di Bruxelles del 1987 nonostante questi non la abbiano ancora ratificata (la Grecia infatti l’ha solo firmata e la Repubblica Ceca non risulta nemmeno tra le parti contraenti).
B) Dottrina
La dottrina, propende invece per un’interpretazione più restrittiva, riconoscendo la sua applicazione ai soli stati che hanno ratificato la Convenzione di Bruxelles del 19875.
3. Atti stranieri e difetto di legalizzazione
Qualora non vi siano esenzioni da legalizzazione o la sua sostituzione con diverse formalità, quali l’Apostille, l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata provenienti da uno Stato straniero non potranno essere riconosciuti nel nostro ordinamento6.
Il riconoscimento di atti pubblici stranieri in Italia è diretto a consentire loro di produrre gli effetti di cui sono dotati nell’ordinamento di origine e di poter essere equiparati, quanto agli effetti, ad atti pubblici italiani, quando sia applicabile la legge italiana, ed essa attribuisca particolari effetti all’atto pubblico7.
La legalizzazione non riguarda quindi la validità o l’efficacia dell’atto nel Paese da cui proviene e non comporta nessun controllo né accettazione del contenuto del documento.
La mancanza di legalizzazione comporta che l’atto (pur essendo valido ed efficace nel Paese di provenienza) non può produrre effetti in Italia e non può essere utilizzato da un notaio. In particolare, un atto pubblico straniero non vale come tale, bensì solo come scrittura privata non autenticata.
Nel caso in cui l’”apostille”, ove prevista per legge, non sia stata apposta, può essere redatta in epoca posteriore e in un documento separato senza “spostare in avanti” le corrispondenti date della formazione e produzione dell’atto8.
La Cassazione infatti ha stabilito che “in tema di esenzione dall’obbligo della legalizzazione dell’atto pubblico (nella specie, procura alla lite) formato in uno degli stati aderenti alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (ratificata e resa esecutiva con l. 20 dicembre 1966 n. 1253), la «apostille», che, ai sensi degli art. 3-5 della convenzione stessa, deve certificare la veridicità della firma e del sigillo del pubblico ufficiale da cui promana l’atto, e deve essere apposta su di esso o su un suo prolungamento, non è parte integrante di detto atto, di modo che, ove sia redatta in epoca posteriore e su un documento separato, non sposta in avanti la data di formazione dell’atto medesimo, né implica la perdita di quella esenzione, purché mantenga idoneità a fornire l’indicata certificazione.” (Cass. civ., sez. I, 17 giugno 1994, n. 5877, in FI Mass., 1994).
1Non sono applicabili le seguenti convenzioni:
Convenzione di Atene del 1977 sulla dispensa da legalizzazione per taluni atti e documenti (legge 25 maggio 1981, n. 386) concerne gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza.
Convenzione di Washington del 1973che istituisce una legge uniforme sulla forma di un testamento internazionale.
Convenzione di Londra del 1968relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici e consolari.
2 Art. 3 Convenzione dell’Aia del 5 Ottobre 1961
“L’unica formalità che possa essere richiesta per attestare la veracità della firma, il titolo in virtù del quale il firmatario ha agito e, ove occorra, l’autenticità del sigillo o del bollo onde l’atto è munito, èl’apposizione della postilla, qual è definita nell’articolo 4, rilasciata dall’autorità competente dello Stato dal quale emana il documento.
Tuttavia la menzionata formalità non può essere richiesta allorchè le leggi, i regolamenti o gli usi vigenti nello Stato in cui l’atto è prodotto, oppure un’intesa fra due o più Stati contraenti, l’escludono, la semplificano o dispensano l’atto dalla legalizzazione.”
3 Regolamento CE 44/2001 Articolo 57 “1. Gli atti pubblici formati ed aventi efficacia esecutiva in uno Stato membro sono, su istanza di parte, dichiarati esecutivi in un altro Stato membro conformemente alla procedura contemplata dall’articolo 38 e seguenti. Il giudice al quale l’istanza è proposta ai sensi dell’articolo 43 o dell’articolo 44 rigetta o revoca la dichiarazione di esecutività solo se l’esecuzione dell’atto pubblico è manifestamente contraria all’ordine pubblico dello Stato membro richiesto.”
4 Questa convenzione è per ora in vigore soltanto fra gli Stati seguenti: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia.
5 CALO’, Discorso sulla legalizzazione, Notariato, 4, 2002, p. 417.
6 CALO’, cit.
7 BARATTA, Diritto internazionale privato, Milano 2011, p. 395.
8 Tribunale Milano sez. III 02 maggio 2007 n. 5183, Giustizia aMilano 2007, 5, 40 (s.m.) “La apposizione di “apostille”, ex art. 156 c.p.c., svolge la funzione di accertare la effettiva provenienza da un notaio dello stato estero dell’autenticazione della procura, quindi, ancorché apposta successivamente alla proposizione dell’opposizione, conferisce, ora per allora, validità alla procura e al conseguente atto sottoscritto dal difensore in forza della medesima. Così anche la Corte di cassazione nella sentenza n. 5877/1994, nella quale ha affermato che “va considerato, alla stregua del tenore letterale di dette norme ed in armonia con il loro inserimento in un accordo abolitivo della formalità della legalizzazione, che la “apostille” non si traduce in una sorta di “nuova” legalizzazione od autenticazione della firma del pubblico ufficiale (che si differenzierebbe da quella abolita solo per l’autorità abilitata a renderla), né ha valenza di parte integrante dell’atto, ma svolge la sua funzione su un piano estrinseco, provando i requisiti occorrenti per il godimento della regola agevolatrice. Pertanto, le date della redazione e dell’allegazione della “apostille”, ove successive, non “spostano in avanti” le corrispondenti date della formazione e produzione dell’atto, con il corollario che solo queste ultime, nel caso di procura alla lite, sono determinanti per il riscontro della sua idoneità alla rituale attivazione del processo”.
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References: art. 3
 Cass. 
 art. 3
 Art. 3
 Articolo 57
 art. 156
 sentenza