Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ilpp4-4512-1-390-15-5-wj
Timestamp: 2018-03-17 16:47:55+00:00

Document:
ILPP4/4512-1-390/15-5/WJ | Interpretacja indywidualna
Przechowywanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących oraz prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
ILPP4/4512-1-390/15-5/WJinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 30 listopada 2015 r. (data wpływu 7 grudnia 2015 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 lutego 2016 r. (data wpływu 9 lutego 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących) i przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących), których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona oraz w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona – jest prawidłowe.
W dniu 7 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących) i przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących), których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona oraz w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 lutego 2016 r. (data wpływu 9 lutego 2016 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.
Spółka prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której świadczy m.in. usługi leasingu operacyjnego oraz finansowego.
Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary i usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski, jak również dostawców mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. Nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Spółka zamierza wprowadzić proces odbioru i przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. Proces ten będzie polegał na:
przyjmowaniu i przechowywaniu dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących i księgowych) wystawionych i otrzymanych od kontrahentów w formacie elektronicznym (dalej: „dokumenty elektroniczne”),
digitalizowaniu dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących i księgowych) otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie (dalej: „dokumenty zdigitalizowane”).
Spółka będzie przyjmować od kontrahentów dokumenty elektroniczne wystawione w postaci plików w nieedytowalnym formacie (np. PDF, TIFF), zapewniającym brak możliwości ingerencji w treść dokumentu elektronicznego. Plik będzie stanowił załącznik do wiadomości e-mail przesyłanej na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną Spółki lub będzie udostępniany Spółce w dedykowanym do tego specjalnym portalu internetowym. W przypadku dokumentów elektronicznych przesyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, Spółka dokonywałaby wstępnej ich weryfikacji pod kątem zgodności adresu e-mail, z którego zostały one faktycznie wysłane z adresem e-mail uzgodnionym z kontrahentem, ujętym w porozumieniu dotyczącym akceptacji faktur lub innych dokumentów w formie elektronicznej lub umowie na dostawę towarów/świadczenie usługi zawartej pomiędzy Spółką a jej kontrahentem, zawierającej stosowne postanowienia dotyczące przesyłania faktur lub innych dokumentów elektronicznych w formie elektronicznej. W określonych przypadkach, w których zamówienie byłoby realizowane bez podpisywania stosownej umowy z dostawcą lub odrębnego porozumienia co do akceptacji dokumentów elektronicznych (np. za pośrednictwem sklepu internetowego i platformy internetowej lub na podstawie kontaktu osobistego lub telefonicznego z dostawcą), Spółka dokonywałaby weryfikacji zgodności adresu e-mail z którego wysłany został dokument elektroniczny z adresem e-mail, który został podany przy składaniu zamówienia lub podanym na stronie internetowej dostawcy.
Spółka zamierza również wprowadzić digitalizowanie dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących i księgowych) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej. Digitalizacja otrzymanych dokumentów odbywać się będzie poprzez zapis ich treści w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub TIFF) poprzez skanowanie dokumentu. Docelowo, dokumenty otrzymane w formie papierowej byłyby niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu. Jednocześnie, w okresie przejściowym, w przypadku określonych typów faktur lub innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, będzie utrzymana dotychczasowa, papierowa forma obiegu i archiwizacji. W szczególności dotyczyć to będzie faktur lub innych dokumentów zapłaconych gotówką lub kartą służbową.
W związku z powyższym dokumenty księgowe (w tym: faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, paragony, noty korygujące i księgowe) będą przechowywane przez Spółkę jako:
inne dokumenty otrzymane w formie elektronicznej,
dokumenty zdigitalizowane,
dokumenty papierowe.
W odniesieniu do wszystkich wymienionych wyżej rodzajów i form dokumentów Spółka stosuje procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikują m.in.:
dane identyfikujące dostawcę,
zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową,
zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową,
datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru.
Kontrola biznesowa stosowana przez Spółkę gwarantuje pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie pozytywna weryfikacja dokumentu i jego akceptacja przez upoważnione przez Spółkę osoby, będzie umożliwiała skierowanie dokumentu do księgowania i rozliczenia.
Dla dokumentów elektronicznych dokumentów zdigitalizowanych Spółka będzie stosować elektroniczny obieg dokumentów, zapewniający w każdej chwili dostęp do informacji o osobie weryfikującej czy akceptującej dokument. Dokumenty będą przechowywane przez Spółkę w formie nieedytowalnych plików elektronicznych. Przechowywane przez Spółkę pliki zawierające faktury i inne dokumenty księgowe będą umożliwiały odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. System, w którym będą przechowywane umożliwi szybkie wyszukanie dokumentu przykładowo według daty wystawienia, danych wystawcy, numeru dokumentu itp. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Spółka będzie przechowywała otrzymane dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa danych, Spółka będzie sporządzała okresowo kopie zapasowe plików z dokumentami.
W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że:
Opisany przez nią sposób przechowywania dokumentów księgowych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących) w formie elektronicznej zapewnia/zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, przy czym, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W przypadku, w którym zamówienie jest/będzie realizowane bez podpisywania stosownej umowy z dostawcą lub odrębnego porozumienia co do akceptacji dokumentów elektronicznych (np. za pośrednictwem sklepu internetowego/platformy internetowej lub na podstawie kontaktu osobistego lub telefonicznego z dostawcą) Spółka jako nabywca towarów i usług wyraża/wyrazi zgodę (akceptację) na ich przesyłanie w tej formie - również w przypadkach, kiedy zgoda ta nie będzie następnie dodatkowo potwierdzana w formie pisemnej.
Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych, oraz dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług...
Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona...
przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych oraz dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz
Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona.
Poniżej Spółka przedstawia uzasadnienie swojego stanowiska.
Zasady dotyczące sposobu i terminów przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami w zakresie VAT zostały wprowadzone w art. 112 i 112a ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3”.
Z kolei art. 112a ustawy o VAT wprowadza dodatkowe warunki, jakie mają być spełnione przez podatników VAT w zakresie przechowywania faktur. Zgodnie z ust. 1 powyższego przepisu:
„Podatnicy przechowują:
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.
Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT: „Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju”, przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT: „Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur”.
Finalnie, art. 112a ust. 4 ustawy o VAT wprowadza wymóg, zgodnie z którym: „Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.
Forma przechowywania faktur
Z zestawienia powyższych przepisów wynika, że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. W opinii Spółki, potwierdzeniem powyższego jest brzmienie zacytowanych art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które dopuszczając elektroniczną formę przechowywania faktur, odnoszą się ogólnie do faktur. Nie precyzują one w szczególności, iż ich postanowienia dotyczą wyłącznie faktur elektronicznych. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż zgodnie z definicją pojęcia „faktura” ujętą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć w dalszych przepisach ustawy o VAT jest mowa o „fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.
W związku z powyższym, w opinii Spółki, należy przyjąć, iż przepisy ustawy o VAT nie zabraniają, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane w formie elektronicznej.
Na prawidłowość przyjętego przez Spółkę stanowiska wskazuje również znane jej orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”):
w wyroku z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1574/10, NSA stwierdził m.in., że: „(...) w żadnym przepisie rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku nie ma mowy o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej, do przechowywania. A skoro ustawodawca nie zobligował podatników do przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej, w ocenie NSA, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia »mieszanego« systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne i, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Zdaniem NSA istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji, dlatego jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.
Naczelny Sąd Administracyjny wywiódł również, iż obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur także zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności”,
w wyroku z dnia 24 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 49/11, NSA stwierdził m.in., że: „Naczelny Sad Administracyjny w pełni podziela stanowisko, zgodnie z którym nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia »mieszanego« systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.
Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne. Pogląd ten znalazł odzwierciedlenie w wielu rozstrzygnięciach sądów administracyjnych zapadłych w analogicznych stanach faktycznych”.
Zacytowane powyżej wyroki zostały co prawda wydane na gruncie nieobowiązujących już przepisów rozporządzenia odnoszącego się do tematyki wystawiania faktur, jednakże w opinii Spółki, stanowisko zaprezentowane przez NSA pozostaje aktualne również w kontekście aktualnie obowiązujących, zliberalizowanych w tym zakresie przepisów.
W związku z powyższym, w opinii Spółki, jej stanowisko w zakresie formy przechowywania faktur należy uznać za prawidłowe.
Sposób przechowywania i udostępniania faktur
Powołane przez Spółkę przepisy ustawy o VAT wymagają spełnienia następujących warunków w zakresie sposobu przechowywania i udostępniania faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:
Faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Faktury powinny być przechowywane w sposób zapewniający:
autentyczność ich pochodzenia,
integralność ich treści,
ich czytelność.
Konieczne jest zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, przy czym, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej konieczne jest dodatkowo zapewnienie bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.
Ad. 1 i 2a
Niewątpliwie, zastosowane przez Spółkę procedury przechowywania faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych w formie papierowej a następnie zdigitalizowanych, zagwarantują przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ad. 2b-2d
Ustawa o VAT w art. 106m odnosi się szczegółowo do kwestii autentyczności pochodzenia, integralności treści czytelności faktur. Zgodnie z tym przepisem to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie:
przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).
Dodatkowo, „autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług” (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).
Finalnie, powyższy przepis uszczegóławia, iż w przypadku faktur elektronicznych, oprócz „dowolnych kontroli biznesowych”, autentyczność pochodzenia i integralność treści takiej faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 13 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Na obecną chwilę Spółka nie zamierza wykorzystywać w zakresie faktur elektronicznych bezpiecznego podpisu elektronicznego ani elektronicznej wymiany danych (EDI), tak więc w swoich dalszych rozważaniach, Spółka pominie analizę powyższych możliwości zagwarantowania autentyczność pochodzenia i integralność treści otrzymywanych przez nią faktur elektronicznych.
Autentyczność faktury
W opinii Spółki, opisane przez nią procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zdigitalizowanych zagwarantują autentyczność faktury, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
W szczególności, w opinii Spółki, stosowane przez nią procedury weryfikacji pochodzenia faktur oraz ich zgodności z zamówieniem i realizowaną transakcją opisane we wniosku zagwarantują pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Stosowane przez Spółkę procedury angażują bowiem w procesie weryfikacji i autoryzacji osoby, które posiadają niezbędną wiedzę o realizowanych przez nią transakcjach oraz kontrahentach. Jednocześnie, wdrożona przez Spółkę procedura EOD wymaga, aby w ramach weryfikacji faktur przed ich zaksięgowaniem sprawdzona została prawidłowość danych ujętych w fakturze oraz ich zgodność z realizowaną przez Spółkę transakcją. Co więcej, system ewidencjonuje, kto i kiedy dokonał weryfikacji danej faktury.
Integralność treści faktury
W opinii Spółki, opisane przez nią procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zdigitalizowanych zagwarantują integralność treści faktury, tj. pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W szczególności, powyższe będzie możliwe m.in. dzięki zastosowaniu w odniesieniu do powyższych faktur nieedytowalnych formatów plików, takich jak np. PDF, czy TIFF. Dodatkowo, system Spółki będzie zapamiętywał wszelkie operacje związane z procesem weryfikacji i akceptacji danej faktury, wskazując osoby, które były zaangażowane w dany proces oraz daty i godziny dokonywanych przez nich operacji związanych z daną fakturą.
Czytelność faktury
W opinii Spółki, opisane przez nią procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zdigitalizowanych zagwarantują czytelność faktury.
W szczególności, skany faktur papierowych będą realizowane w należytej jakości, umożliwiającej odczytanie wszystkich informacji zawartych w treści faktury. Dodatkowo, stosowane przez Spółkę formaty plików, takie jak np. PDF lub TIFF są formatami na tyle popularnymi, że możliwe będzie ich odczytanie praktycznie na każdym komputerze.
Finalnie, w przypadku takiej konieczności, możliwe będzie dokonanie wydruku przechowywanych przez Spółkę w formie elektronicznej faktur.
Przechowując faktury elektroniczne oraz faktury papierowe w formie zdigitalizowanej zgodnie z opisanymi procedurami, Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W świetle powyższej analizy, w opinii Spółki, przedstawiony przez nią sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
Należy również podkreślić, że faktury przesyłane do Spółki w formie elektronicznej, w formacie PDF lub TIFF lub udostępniane jej na dedykowanym do tego serwerze, bezsprzecznie spełniają definicję faktury elektronicznej, określoną w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.
Zgodnie bowiem z powołanym wyżej przepisem, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zasadnym jest zatem, zdaniem Spółki, przyjęcie, że każdy rodzaj pliku, który ze swej istoty ogranicza możliwość ingerencji w jego treść - będzie odpowiadał wymogom ustawy o VAT (przy zachowaniu pozostałych warunków dotyczących autentyczności pochodzenia i czytelności faktury).
Przykładowo, wymagania te będą spełniały faktury zapisywane w formacie PDF lub TIFF, który uniemożliwia modyfikację treści faktury. Dodatkowo wskazać należy, że możliwość przesyłania faktur m.in. w formacie PDF dopuścił również sam Minister Finansów już na gruncie przepisów obowiązujących od 2011 r. W opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” Minister Finansów podkreślił, że wprowadzone wówczas uproszczenia w zakresie fakturowania polegały, w szczególności, na „umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (pdf, doc i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)”.
W konsekwencji, biorąc pod uwagę zapewnienie przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności otrzymywanych faktur (zarówno elektronicznych, jak i papierowych, które zostały zdigitalizowane) - co zostało wykazane powyżej - będzie ona uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z powyższych faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupów towarów lub usług wykorzystywanych przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Spółka pragnie podkreślić, że ww. stanowisko jest w pełni akceptowane przez organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji z dnia 19 lipca 2013 r. sygn. IBPP2/443-299/13/AMP (która zachowuje w pełni aktualność na gruncie obecnego brzmienia przepisów) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził m.in., że: „(...) należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej, w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wskazuje Wnioskodawca, musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. (...) możliwa jest (...) digitalizacja faktur papierowych, zarówno tych dokumentujących sprzedaż jak również tych otrzymywanych przez Wnioskodawcę. Powyższe poprzez analogię jest również możliwe w odniesieniu do otrzymywanych przez Wnioskodawcę paragonów oraz rachunków, które są również dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży na gruncie przepisów prawa podatkowego. Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania dotyczące: (...) digitalizowania otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywania ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie w zakresie faktur VAT, rachunków oraz paragonów fiskalnych będą prawidłowe z punktu widzenia przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r., oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.”.
Podobnie, w interpretacji indywidualnej z dnia 20 czerwca 2013 r., sygn. IBPP2/443-269/13/IK, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że: „Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przestanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Nie różnicuje on zastosowania odliczenia względem przechowywanych faktur w formie papierowej czy elektronicznej. W niniejszej sprawie zatem, jeżeli otrzymane przez Wnioskodawcę oryginały faktur w formie papierowej, a przechowywane w formie obrazów elektronicznych, będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, będą dawały mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, o kwotę podatku naliczonego”.
W świetle przedstawionej powyżej argumentacji, Spółka stoi na stanowisku, iż:
przedstawiony przez nią sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych oraz dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz
W związku z powyższym, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska.
Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
Stosownie do art. 106k ust. 1 ustawy – nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:
zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).
Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:
– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).
Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzi ona działalność gospodarczą w ramach której świadczy m.in. usługi leasingu operacyjnego oraz finansowego. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary i usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od dostawców mających siedzibę na terytorium Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności i otrzymywanie dużej ilości faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych) Spółka wprowadza proces odbioru i przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej.
Dokumenty księgowe są przechowywane przez Spółkę jako:
faktury i inne dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej - załącznik do wiadomości e-mail przesyłanej na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną lub udostępniane w dedykowanym do tego specjalnym portalu internetowym. Dokumenty są przyjmowane od kontrahentów w postaci plików w nieedytowalnym formacie (np. PDF, TIFF), zapewniającym brak możliwości ingerencji w treść dokumentu. W przypadku, w którym zamówienie jest realizowane bez podpisywania stosownej umowy z dostawcą lub odrębnego porozumienia co do akceptacji dokumentów elektronicznych (np. za pośrednictwem sklepu internetowego/platformy internetowej lub na podstawie kontaktu osobistego lub telefonicznego z dostawcą) Spółka jako nabywca towarów i usług wyraża zgodę (akceptację) na ich przesyłanie w tej formie - również w przypadkach, kiedy zgoda ta nie jest następnie dodatkowo potwierdzana w formie pisemnej;
dokumenty zdigitalizowane - digitalizacja otrzymanych dokumentów w formie papierowej odbywa się poprzez zapis ich treści w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub TIFF) poprzez skanowanie dokumentu. Docelowo dokumenty otrzymane w formie papierowej są niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu;
dokumenty papierowe - w szczególności dotyczy to faktur lub innych dokumentów zapłaconych gotówka lub kartą służbową.
Dla ww. dokumentów Spółka stosuje procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Sposób przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Kontrola biznesowa stosowana przez Spółkę gwarantuje pełną identyfikowalność otrzymanego dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie pozytywna weryfikacja dokumentu i jego akceptacja przez upoważnione przez Spółkę osoby, umożliwia skierowanie dokumentu do księgowania i rozliczenia.
Dla dokumentów elektronicznych i dokumentów zdigitalizowanych Spółka stosuje elektroniczny obieg dokumentów, zapewniający w każdej chwili dostęp do informacji o osobie weryfikującej czy akceptującej dokument. Przechowywane przez Spółkę pliki zawierające dokumenty księgowe umożliwiają odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. System, w którym są przechowywane umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu przykładowo według daty wystawienia, danych wystawcy, numeru dokumentu itp. Dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka przechowuje otrzymane dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa danych, Spółka sporządza okresowo kopie zapasowe plików z dokumentami.
Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych oraz dokumentów zdigitalizowanych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących), których pierwotna forma zostanie zniszczona, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów jest zgodny/będzie zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
Odnosząc się natomiast do przechowywania paragonów należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.
Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji pomimo otrzymywania dokumentów w formie papierowej.
Wątpliwości Spółki dotyczą również kwestii przysługiwania jej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych i faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona.
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Spółka poinformowała, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, a nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Tym samym, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Spółka ma prawo/będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są/będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie występują/nie będą występowały przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.
W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących) i przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, not korygujących), których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona oraz w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona. Natomiast wniosek w części dotyczącej przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych (not księgowych) oraz przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych (not księgowych), których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, został rozstrzygnięty w odrębnym piśmie z dnia 29 stycznia 2016 r. nr ILPP4/4512-1-390/15-3/WJ.
IPTPP3/4512-537/15-2/ALN | Interpretacja indywidualna
ILPP4/4512-1-16/16-2/KM | Interpretacja indywidualna
IBPP2/443-269/13/IK | Interpretacja indywidualna
IBPP2/443-299/13/AMP | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > ILPP4/4512-1-390/15-5/WJ

References: art. 14
 art. 112
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 2
 FSK 
 art. 246
 FSK 
 art. 106
 art. 3
 art. 2
 art. 88

Art. 2
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106

Art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106

Art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 88