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“ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”
Publicada porÁlvaro Belmonte Modificado hace 4 años
Presentación del tema: "“ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”"— Transcripción de la presentación:
1 “ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”
CURSO: “ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS” LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LOPEZ DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
2 Índice Módulo 1. NORMATIVIDAD.
Módulo 2. CLASIFICACION DE LA INFORMACION. Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Módulo 4. INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA. Módulo 5. PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS (SADI).
3 OBJETIVO Capacitar a los participantes en la organización de los archivos documentales del Instituto Politécnico Nacional; con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.
4 Introducción La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en nuestro país es incipiente; si bien la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino hasta la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental( LFTAIPG) DOF 11 DE JUNIO DE 2002, que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a todo el aparato gubernamental a transparentar y rendir cuentas de sus actos a los ciudadanos.
5 Fundamentación La desorganización de los documentos se equipara a su inexistencia, ya que si no se localiza el documento requerido no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la adecuada organización de los archivos es condición fundamental para cumplir con los preceptos legales consciente de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben en general las diferentes unidades administrativas, así como la importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos adecuados de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.
6 NORMATIVIDAD MODULO 1 Objetivo Particular:
Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo. Así como el grado de utilización de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.
7 Normatividad Aplicable en materia de Archivos
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (D.O.F 11 de Junio del 2002) . Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (D.O.F 11 de Junio del 2003) Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública. (D.O.F 20 de Febrero del 2004) Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. (D.O.F 12 de Julio del 2010)
Art.6 Derecho a la Información La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de terceros, provoque algún delito o perturbe el orden público; el derecho a la información será garantizado por el Estado.
9 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS
UNIDOS MEXICANOS Art. 7 Libertad de Expresión Es inviolable la libertad de escribir y publicar escritos sobre cualquiera materia. Ninguna ley ni autoridad puede establecer la previa censura ni exigir fianza a los autores o impresores, ni coartar la libertad de imprenta, que no tiene más límites que el respeto a la vida privada, a la moral y a la paz pública. En ningún caso podrá secuestrarse la imprenta como instrumento del delito.
10 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS
UNIDOS MEXICANOS Art. 8 Derecho de Petición Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición, siempre que ésta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa; pero en materia política sólo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República. A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario.
11 Disposiciones Generales
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Disposiciones Generales Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal. Capítulo I, TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION
12 Reforma del Art. 6 DOF 06/Junio/2006
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reforma del Art. 6 DOF 06/Junio/2006 Artículo 6. En la interpretación de esta Ley y de su Reglamento, así como de las normas de carácter general a las que se refiere el Artículo 61, se deberá favorecer el principio de máxima publicidad y disponibilidad de la información en posesión de los sujetos obligados. El derecho de acceso a la información pública se interpretará conforme a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; la Declaración Universal de los Derechos Humanos; el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos; la Convención Americana sobre Derechos Humanos; la Convención Sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Contra la Mujer, y demás instrumentos internacionales suscritos y ratificados por el Estado Mexicano y la interpretación que de los mismos hayan realizado los órganos internacionales especializados. Artículo reformado DOF
13 Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental
Artículo 1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
14 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública. Primero. Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.
15 ACUERDO por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. ARTICULO PRIMERO.- El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las disposiciones y acciones en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y los procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.
16 CLASIFICACION DE LA INFORMACION
MODULO 2 CLASIFICACION DE LA INFORMACION Objetivo Particular: Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la información. Así como el uso de leyendas y caratulas para identificar la información clasificada.
17 Información TIPOS DE INFORMACION CRITERIOS DE CLASIFICACION: RESERVADO
PÚBLICA Art. 7LFTAIPG PÚBLICA (No tiene Leyenda) Información RESERVADA Art. 13, 14,15 LFTAIPG CLASIFICADA Leyenda CONFIDENCIAL Art. 18,19 LFTAIPG CRITERIOS DE CLASIFICACION: RESERVADO CONFIDENCIAL
18 INFORMACIÓN PÚBLICA Es aquella que tiene relación con el uso y destino de los recursos públicos.
19 INFORMACIÓN PÚBLICA Información generada o administrada por la dependencia: Trámites Administrativos. Estadísticas diversas. Resultados de encuestas. Oficios generados por la Dependencia. ( siempre que no existan datos clasificados: reservados o confidenciales) Remuneraciones: Sueldos de los servidores públicos. Prestaciones de servidores públicos. Programas de Subsidio: Información sobre la planeación y programación de la dependencia. Ejercicio Presupuestal. Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos. Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones. Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.
20 NO SE COLOCA LEYENDA POR SER DOCUMENTO PUBLICO
D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 DOCUMENTO PÚBLICO
21 INFORMACIÓN RESERVADA
Aquella información que se encuentra temporalmente restringida al usuario por considerar que su divulgación traería un daño presente probable y Especifico. La que protege el interés de particulares y aquellas cuestiones que son fundamentales para la existencia y permanencia del Estado mismo.
22 INFORMACIÓN RESERVADA
La que por disposición expresa de una Ley sea considerada reservada, comercial reservada o gubernamental reservada. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal.
23 INFORMACIÓN RESERVADA
Las averiguaciones previas. Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el Ministerio Público realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad histórica de un hecho posible constitutivo de delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia). Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no se hayan resuelto. Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva.
24 INFORMACIÓN RESERVADA
Existen otros supuestos de información clasificada como reservada, establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG: Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional. Conducción de negociaciones internacionales. Estabilidad financiera, económica o monetaria del país. Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de delitos, entre otros.
25 LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN: RESERVADA
SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO SE DESCLASIFICA SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR EL MISMO PERIODO DE TIEMPO DE RESERVA EN EL ÁREA QUE CLASIFICÓ
26 PERIODOS DE RESERVA = = (1er PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS
RESERVADO DESCLASIFICADO Concluyó el tiempo, pero el asunto aún NO = NO PRESTAR (2do PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS RESERVADO DESCLASIFICADO PÚBLICO = Se guarda en el área como… NO PRESTAR
27 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO RESERVADO
28 Información Confidencial
RELATIVA A DATOS PERSONALES. La información concerniente a una persona física, identificada o identificable Origen étnico o racial. Características físicas. Características morales. Características emocionales. Vida afectiva. Vida familiar. Domicilio particular. Número telefónico particular. Patrimonio. Ideología. Opinión Política. Creencia o convicción religiosa. Creencia o convicción filosófica. Estado de salud física. Estado de salud mental. Preferencia sexual. Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.
29 La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados:
En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, siempre que tengan el derecho de clasificar la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. La relativa al patrimonio de una persona moral. La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor. Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de asamblea.
30 LEYENDA DE CLASIFICACIÓN:
CONFIDENCIAL FECHA DE CLASIFICACION: 26 DE JULIO DE 2011 UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS CARÁCTER: CONFIDENCIAL PARTES CLASIFICADA: RFC. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 3, Fracción II, Articulo 18, Fracción, II y 21 de la LFTAIPG, Lineamiento 32º, Fracción XVII
31 DOCUMENTO CONFIDENCIAL
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO CONFIDENCIAL
32 CARÁTULA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA COMO RESERVADA Y CONFIDENCIAL
REQUISITOS DEL LINEAMIENTO CUADRAGÉSIMO DATOS A LLENAR POR LA UNIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O EXPEDIENTE CLASIFICADO INDICAR EL TEMA GENÉRICO DEL EXPEDIENTE A CLASIFICAR. FECHA DE CLASIFICACIÓN DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE REALIZA LA CLASIFICACIÓN UNIDAD RESPONSABLE INDICAR EL NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE QUE REALIZA LA CLASIFICACIÓN. CARÁCTER CONFIDENCIAL Y RESERVADO FUNDAMENTO LEGAL INDICAR PÁRRAFO, INCISO, FRACCIÓN, ARTÍCULO, LEY U ORDENAMIENTO EN LOS CUALES SE SUSTENTA LA CLASIFICACIÓN PARTES O SECCIONES CLASIFICADAS INDICAR PARTES O PÁGINAS DEL DOCUMENTO QUE SE CLASIFICAN COMO CONFIDENCIALES Y COMO RESERVADAS PERIODO DE RESERVA SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS QUE SE MANTENDRÁ EL DOCUMENTO, EXPEDIENTE O PARTE DEL MISMO RESERVADO. AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA ÚNICAMENTE SE UTILIZARÁ ESTE APARTADO CUANDO SE HAYA SOLICITADO LA AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA ORIGINALMENTE ESTABLECIDO, DEBIÉNDOSE ANOTAR EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS CUALES SE AMPLIA LA RESERVA FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD RESPONSABLE FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CLASIFICA LA INFORMACIÓN FECHA DE DESCLASIFICACIÓN INDICAR LA FECHA EN LA QUE VENCE EL PERIODO DE CLASIFICACIÓN, O BIEN, CUANDO SE EXTINGUE EL SUPUESTO POR EL CUAL SE CLASIFICÓ EL DOCUMENTO RÚBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA FIRMA AUTÓGRAFA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA LA INFORMACIÓN. (UNA VEZ QUE HAYA VENCIDO EL PERIODO DE CLASIFICACIÓN) CARÁTULA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA COMO RESERVADA Y CONFIDENCIAL
33 Índices de expedientes Clasificados como Reservados
Artículo 17. Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada. El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada o confidencial para determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.
34 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
LEYENDA QUE SE COLOCA EN LOS OFICIOS CLASIFICADOS. CARÁTULAS DE INFORMACIÓN CLASIFICADA RESERVADA CONFIDENCIAL ÍNDICES DE EXPEDIENTES RESERVADOS
35 AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA
Dependencia Federal Comité de Información(CI) Unidad de Enlace(UE) Coordinación de Archivos Solicitante de Información Gubernamental Clasificación de la Información de Acuerdo con la LFTAIPG Art. 7,13,14,18,19 Organización de Archivos (Clasificación Archivística de Acuerdo con el Catalogo SADI-CADIDO) Unidades Administrativas Archivos Trámite, Concentración e Histórico
36 PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
2° SOLICITUD DE INF. infomex MÓDULO BÁSICO DE LA UNIDAD DE ENLACE(UE) UNIDAD DE ENLACE RECEPCIÓN – TURNA LA SOLICITUD A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 1° 3° Solicitante de Información Gubernamental UNIDAD ADMINISTRATIVA LOCALIZA Y ENVIA LA INFORMACION A LA UNIDAD DE ENLACE UNIDAD DE ENLACE RECIBE – ANALIZA- ENTREGA LA INFORMACIÒN AL SOLICITANTE ENTREGA VERSIONES PUBLICAS D.O.F. 16-Abril-2006 4° 6° 5°
37 DE ACUERDO CON LA LFTAIPG
RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DE ACUERDO CON LA LFTAIPG
38 Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los servidores públicos POR INCUMPLIMIENTO de las obligaciones establecidas en la LFTAIPG las siguientes: Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión; II.	Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley;
39 Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
III. Negar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley; IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el artículo 61; V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley; VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y
40 Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación La responsabilidad a que se refiere este Articulo cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Articulo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa.
41 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
MODULO 3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Objetivo Particular: Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos. El estado de organización y conservación de expedientes en medio de soporte físico. Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos
42 ¿Por que Organizar los Archivos?
La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de los archivos, en virtud del papel protagónico que tienen como fuentes primarias de la información y a que conservan y resguardan los documentos que prueban la existencia y el buen o mal funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no habría información, y por ende nada que probara o sustentara la gestión de las instituciones, ni que proporcionar al ciudadano. Por lo que la aportación será en la labor de la administración de archivos y documentos, que permitirá re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y documentos, de manera que el servicio de archivística sea de calidad y aporte a la salud de la organización.
43 LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Administración Pública: Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes. Es pública porque comprende las actividades de una sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son ejecutadas por las instituciones gubernamentales. Es administración porque implica la coordinación de esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos básicos de planeación, organización, dirección y control.
44 Funciones Administrativas
SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía, iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticos PRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social, EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc. CULTURALES entretenimiento ADMON. DE RECURSOS AUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO DIRECTIVAS MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas) ORGANIZACIÓN (Servicios) CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas) INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS
45 PROCESO ADMINISTRATIVO
46 ¿Que es la información? La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada de una manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.
47 DOCUMENTOS Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.
48 Soporte de los documentos
La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan también otros soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos de microfilme, microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos, entre otros.
49 Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T O
51 Organización de Archivos
Operaciones que hacen posible el acceso y control documental de un archivo Sistema de Clasificación Métodos de Ordenación
52 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Organización Administrativa
Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información.
53 Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme. Ejemplo: CATALOGO SADI-CADIDO(Organización por series Documentales).
54 CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y separar por diferencias. Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO
55 Estructura Archivística
56 MÉTODOS DE ORDENACIÓN Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos. Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.
57 Métodos de Ordenación Documental
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z 1, 2, 3, 4, 5, … 1,1 1,2 1,3 NUMERICO SIMPLE ALFABETICO GENERAL NUMERICO COMPUESTO ÁREA MÉDICA LEGISLACIÓN OBRA PÚBLICA PEDAGOGÍA A L F B 1978 DIC 1979 ENE ASUNTOS O MATERIAS N U M E CRONOLOGICO METODOS E T I C O SALA G SECCION H ESTANTE 2 NIVEL 3 CAJA 2 R I C O TOPOGRAFICO CONVENCIONALES DECIMAL GEOGRAFICO 111.0 111.1 111.2 121.0 121.01 131.10 AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA NORTE BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE CROMATICO
58 CICLO DEL DOCUMENTO EN LA DEPENDENCIA
A. CONCENTRACIÓN TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera) A. TRÁMITE SE REPRODUCE (Producción, Integración del Expediente) DEPURACION (BAJA DOCUMENTAL) OFICIO HISTÓRICO NACE (Creación) A. HISTÓRICO
59 TIPOS DE ARCHIVO
60 ¿Qué es un archivo? “Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de la historia”. El término archivo se utiliza también para designar el depósito de archivo o la institución archivística que custodia archivos.
61 Archivo de Trámite Son todos aquellos que se encuentran en las Unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.
62 Obligaciones de los Responsables del Archivo de Trámite
Integrar los expedientes de archivo; Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial; Coadyuvar con el área Coordinadora de archivos en la elaboración del CATALOGO SADI- CADIDO, Guía Simple de Archivos e Inventario General; Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de Concentración, Elaborar los Inventarios de transferencia primaria(proceso de transferencia primaria). Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.
63 Archivo de Concentración
Son aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción.
64 Archivo Histórico El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe conservarse indefinidamente. Valor informativo, testimonial, evidencial, cuyo objetivo mayor será la difusión y control de la documentación que da nombre, forma, valor o estructura a la dependencia.
65 Principales Documentos para integrar el Archivo histórico
Actas de Consejo General Consultivo. Actas de la Comisión de Planes y Programas de estudio. Actas de la Comisión de Honra al Mérito Politécnico. Acuerdos de creación de las Escuelas Centros y Unidades. Acuerdos de creación de las Secretarias, Direcciones, Divisiones y Departamentos de Área Central. Otros Acuerdos emitidos por el Consejo General Consultivo. Anuarios y estadísticas. Calendarios escolares. Cambios en la Administración. Circulares emitidas por el Consejo General Consultivo. Control de bienes e inmuebles. Convenios Nacionales e Internacionales. Convocatorias para alumnos de nuevo ingreso y para elección de Funcionarios. Decretos. Eventos: acontecimientos relevantes, inauguraciones, homenajes, actos cívicos, etc. Fotografías de eventos, de personajes distinguidos del IPN, de Edificios, de laboratorios y otras instalaciones. Informe de actividades institucionales. Informe de visitantes distinguidos. Invitaciones a todo tipo de eventos. Leyes y reglamentos. Manuales e Instructivos. Memorias Institucionales. Nombramiento de funcionarios. Organigramas. Información disponible de patronatos, asociaciones de egresados, etc. Reconocimientos, distinciones y premios otorgados y recibidos por algún integrante de la comunidad politécnica.
66 F Ó R M U L A C L A S I F I C A D O R A
67 ( Sección : 1C. Serie: 8 ) CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA SECCIÓN Y SERIE
No. CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE LEGAJO NOMBRE DEL EXPEDIENTE AÑO DE APERTURA DEL EXPEDIENTE
69 EJEMPLO PARA ASIGNAR EL NÚMERO CONSECUTIVO
ADMINISTRATIVO 8C.16 Administración y Servicios de Archivo, * Acuses de Recibos, * Notas Informativas, * Comunicados, * Formatos, etc. Notas Informativas. Se abre expediente y se le asignará el No. Consecutivo 01 QOA000/ 8C.16 / Notas Informativas 8C.16 / 01
70 Acuses de Recibo. Se le asignará No. Consecutivo 02
QOA000/ 8C.16 / Acuses de Recibo 8C.16 / 02 y otro más para Comunicados QOA000/ 8C.16 / Comunicados 8C.16 / 03
71 CONFORMACIÓN DE LEGAJOS
SUAJES 2 suajes = 1 cm.
72 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE CON LEGAJOS
73 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA
MODULO 4 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA Objetivo Particular: Capacitar a los participantes, en el manejo de los instrumentos de consulta y en la aplicación de los instrumentos de control de archivos.
74 I N S T R U M E N T O S D E C O N S U L T A
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS D. O. F.: Viernes 20 de Febrero de 2004
75 Catalogo SADI-CADIDO Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad. Se encuentra integrado por: Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica . (Instituto Politécnico Nacional).
76 SECCIÓN: Grupo documental. Son los asuntos generales que maneja una institución o dependencia en el desarrollo de sus atribuciones 1C Legislación 2C Asuntos Jurídicos 3C. Programación, Organización y Presupuestación 4C Recursos Humanos, etc.
77 SERIE: División de una sección. que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común. 1C.5, Convenios y Tratados 2C.6, Asistencia, Consulta y Asesorías 3C.7, Disposiciones en materia de organización 4C.3 Expediente de personal, etc.)
78 DEPENDENCIA FEDERAL FONDO SECCIÓN VER CGCA
79 FONDO DEPENDENCIA FEDERAL FONDO Subseries SECCION SUB SERIES
80 Disposición Documental
Establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final. VER CDD
81 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)
FONDO DEPENDENCIA FEDERAL 81
82 Catálogo de SADI-CADIDO Es el Registro general y sistemático que
Administrativa Legal Contable Fiscal Valores primarios Clasificación CONFORME A LA LFTAIPG Reservada Confidencial ESTABLECE Vigencia documental Es el Registro general y sistemático que Tiempo de Guarda Destino final Baja Archivo de Concentración Archivo Histórico
83 I N S T R U M E N T O S D E C O N T R O L
84 INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES
Describe los Expedientes de un archivo Inventario General Control de expedientes en el archivo (Registro) Se detecta rápidamente la documentación que requiere ser transferida (periodo de vigencia documental) Inventario de Transferencia Sirve como Inventario de Baja Documental Permite conocer la documentación que causa baja (período de vigencia documental) VER INVENTARIO
85 PERÍODO DE TRÁMITE 2003 2004 2005, ETC. INVENTARIO
El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo EJEMPLO: Documentación del 2007 2006
86 Físicamente en el archivero se manejará de la siguiente manera:
El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activos. Físicamente en el archivero se manejará de la siguiente manera: Documentación del 2011 2010 Se colocarán en la parte frontal los expedientes de años anteriores que siguen activos y posteriormente se empezaría con todos los expedientes del año corriente.
87 En el llenado del Inventario, el Expediente que viene activo de años anteriores se manifiesta al principio del reporte de la serie que le corresponde. Ejemplo: No. Secuencial Clasificador Descripción del asunto del Expediente Periodo de Trámite Original Copia Acuse Vigencia Documental Clasificación de la Información Inicio Termino Reservada (Indicar periodo de reserva) Confidencial 1 Q0A000/8C.16/01(I-X) Notas de Trabajo 2010 2011 ó X 2 años 2 Q0A000/8C.16/01 Acuses de Recibo 2011 X 2 años 3 Q0A000/8C.16/02 Copias de Conocimiento 2 años Al manifestar lo correspondiente al 2011, podrá utilizarse el consecutivo normalmente y no afecta lo manifestado en 2010. Otro ejemplo: No. Secuencial Clasificador Descripción del asunto del Expediente Periodo de Trámite Original Copia Acuse Vigencia Documental Clasificación de la Información Inicio Termino Reservada (Indicar periodo de reserva) Confidencial 1 Q0A000/8C.16/06(I-III) Notas Informativas 2010 2011 ó X 2 años 2 Q0A000/8C.16/01 Acuses de Recibo 2011 X 2 años 3 Q0A000/8C.16/02 Copias de Conocimiento 2 años
88 Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo Q0A000/1C.8/03 es el año del expediente. Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental por año.
89 Clasificación Archivística
GUÍA SIMPLE Instrumento de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforma al Cuadro General de Clasificación Archivística Es necesario contar con el Organigrama de la Institución También tener a la mano El Cuadro General de Clasificación Archivística VER GUIA SIMPLE
90 Transferencia Primaria
MODULO 5 Transferencia Primaria Objetivo Particular: Identificar y aplicar los documentos y formatos oficiales para las transferencias primarias.
91 Transferencia Primaria
Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental(SADI-CADIDO). Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito a la Coordinación de Archivos de la Dependencia.
92 Expurgo Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración. Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.
93 REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE LAS UR`S DEL IPN FEBRERO Y AGOSTO (CADA AÑO)
La Unidad Administrativa requiere para llevar acabo este proceso: A) Listado para transferencia de los años 2003 en adelante. B) Formato de Caja (se coloca en las 4 Caras de la caja). El tramite de transferencia se efectúa con los siguientes pasos: Oficio de Solicitud de Transferencia. Original: Jefe del Archivo de Concentración, Copia Acuse de la Unidad Administrativa. Llenar el registro y tramitación de Transferencia. (Formato de Transferencia), Original Archivo de Concentración, 1ª Copia Unidad Administrativa, , 2da. Copia Interior de la Caja Pegar el Control de Cajas "Formato de Caja “. Enviar CD, con la Relación Contenida en las Cajas. VER FORMATO Formato de caja
94 INSTRUCTIVO 1 GUIA PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION
V.- RECURSOS MATERIALES. 8.- Archivos. Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás documentación que integran los archivos de la Unidad Administrativa, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señalando los casos en los que la información contenida en los mismos se encuentra incompleta, conforme al Anexo 28 (104). FORMATO
95 En caso de que el Titular de la Unidad Administrativa en la que se realice la entrega y recepción funja como Titular de la Unidad de Enlace, en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se deberá señalar lo siguiente: “Se entrega en este acto la relación de los expedientes, carpetas y demás documentación que integran los archivos de la Unidad de Enlace y, en su caso, del Comité de Información, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, conforme al Anexo (105).”
96 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL SADI
MODULO 6 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL SADI El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros.
97 ¿Que es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones
98 Conviene saber que: Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 m2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s. El costo de una fotocopia es similar al de un imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado. Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios
99 Beneficios de la digitalización de documentos
CONSULTA DOCUMENTAL Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes. Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios. Incremento en la productividad del personal. Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel. ARCHIVO FÍSICO Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios. Reducción de riesgos por pérdida de documentos. Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo. SADI CAMBIO CULTURAL Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio. Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS. Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel. SEGURIDAD Acceso mediante clave personal con contraseña secreta. Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados .
100 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL SADI
El SADI esta diseñado bajo un esquema de seguridad de datos, que puede ser migrado con facilidad a cualquier otra plataforma tecnológica y que no genera dependencia técnica con ninguna empresa o compañía en especifico Su operación se lleva acabo con una base de datos robusta que permite el almacenamiento de imágenes e información que al ser digitalizados cumple con un tiempo promedio de 120 pág./min a 300 dpis. Garantizando así velocidad y fidelidad de imagen. Es un sistema que cumple con la Normatividad vigente en materia de Archivos.
101 Búsqueda de Información en el SADI
102 Captura de Expedientes
103 Documento digitalizado en el SADI
104 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
105 FUNCIONES Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos que deben ser implementados por los archivos de la Dependencia. Administrar la información General de la Dependencia; así como la referente a las series documentales que se manejan en los archivos. Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos de la Dependencia. Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos. Desincorporar e Incorporar Series Documentales. Lineamientos Generales, Capitulo II De la Organización de Archivos.
106 Departamento de Documentación y Archivo
Lic. Eric G. Conde López Encargado del Departamento de Documentación y Archivo Ubicación: Edificio de la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial; con domicilio en Unidad Profesional “Adolfo López Mateos”, Av. Wilfrido Massieu s/n, Col. San Pedro Zacatenco, Delegación Gustavo A. Madero, México D. F. C. P Teléfonos: Extensión (es): , 57282, Correo electrónico: INFORMACION ADICIONAL EN:
107 AGRADECEN SU ATENCIÓN EL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
El DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO LA COORDINACION DE ARCHIVOS DEL IPN AGRADECEN SU ATENCIÓN
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References: Artículo 1
 Artículo 6
 Artículo 61

Artículo 1
 Artículo 3

Artículo 17
 resolución 
 artículo 61