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DISEÑO Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN RELACIONADAS CON LA DOCENCIA UNIVERSIDAD DEL VALLE - PDF
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Ana Belén Martin Revuelta
1 DISEÑO Y DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN RELACIONADAS CON LA DOCENCIA UNIVERSIDAD DEL VALLE viembre 2014 Versión 2.0 Documento Guía: Diseño y Desarrollo Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Dirección y Educación Continua Profesional Dirección y Educación Continua Director Dirección y Educación Continua
2 Introducción Con el fin de dar una orientación general y describir las etapas que expresan y materializan el Diseño y Desarrollo de los Programas de Educación Continua de la y así mismo, dar cumplimiento a la rma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000, en relación al Diseño y Desarrollo, evidenciado en los procesos de prestación de servicio relacionados con los Programas de Educación Continua y Servicios Académicos; a continuación se presentan los elementos y describen las políticas y mecanismos de diseño y desarrollo de estos programas. Políticas y mecanismos de diseño y desarrollo de actividades de extensión relacionadas con la docencia Planificación del diseño y desarrollo La entidad debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto y/o servicio. Durante la planificación del diseño y desarrollo la entidad debe determinar: 1. Planificación del Diseño y Desarrollo: ETAPAS (a) 1 1. Generar propuesta inicial de la actividad de extensión relacionada con la docencia 4 y la respectiva solicitud de aprobación de la actividad. 2. Revisar la pertinencia de la propuesta inicial y avalarla. En la solicitud de aprobación de la actividad de extensión, se puede dejar el registro de visto bueno de la Unidad Académica. 3. Verificar la disponibilidad de horas en la carga académica. RESPONSABLE / AUTORIDAD (c) 2 Docente Jefe de Unidad Académica Jefe de Unidad Académica REGISTROS Propuesta Inicial (plantilla, documento, formato) Solicitud de aprobación de la actividad de extensión Propuesta inicial revisada y avalada Solicitud de aprobación de la actividad de extensión con Vo.Bo. Asignación Académica ETAPA REVISIÓN/ VERIFICACIÓN (b) 3 Revisión (a) y (b): Correo, Acta, Carta Control de Cambios (a) Las etapas del diseño y desarrollo (c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo (b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, 4 La propuesta inicial podrá ser una plantilla, documento o un formato que tenga los campos requeridos como: Objetivos, alcance, justificación, descripción, contenido, metodología, población objetivo, fechas y demás aspectos necesarios. En la propuesta es importante aclarar la intensidad horario que se refiere a diplomado o curso, la modalidad y el responsable. Página 1
3 ETAPAS (a) 1 4. Realizar trámite de bonificación, en caso de ser necesario. 5. Elaborar propuesta definitiva y el presupuesto respectivo. 6. Revisión del presupuesto y de los documentos de soporte Revisar y aprobar propuesta. 8. Registrar en la página web de la Dirección y Educación Continua: la actividad de extensión aprobada, con la respectiva resolución de aprobación. 9. Realizar el Programa Definitivo de la Actividad de Extensión. RESPONSABLE / AUTORIDAD (c) 2 Jefe de Unidad Académica Docente y Profesional Coordinador Administrativo Consejo de Facultad, Instituto o Regionalización Docente y Profesional Docente y Profesional REGISTROS Bonificación Propuesta Final con presupuesto Presupuesto con visto bueno Resolución del Consejo de Facultad, Instituto o Regionalización Registro Web Base de Datos Programa Definitivo de la Actividad de Extensión ETAPA REVISIÓN/ VERIFICACIÓN (b) 3 Revisión (a) y (b): Correo, Acta, Carta Revisión (a) y (b): Acta Control de Cambios Verificación Control de Cambios Verificación Control de Cambios La planificación del diseño y desarrollo con las respectivas etapas, responsables, fechas y registros, de acuerdo al trabajo a realizar, podrá definirse en el formato establecido para tal fin o podrá establecerse en algún otro registro (documento, acta, correo electrónico), según lo considere conveniente. ta: En las etapas y actividades donde el responsable sea el Profesional, se puede reemplazarse por su equivalente o quien haga sus funciones. 5 Etapa en la que se revisa: inclusión de todos los rubros, actividades administrativas (bonificaciones, aportes fondo común, fondo especial, entre otras) y demás actividades de logística. Página 2
4 Diagrama de las Etapas de Planificación del Diseño y Desarrollo: Inicio Generar propuesta inicial de la Actividad y solicitud de aprobación Revisar la pertinencia de la propuesta inicial y avalarla Propuesta Inicial Solicitud de aprobación Solicitud de aprobación con Vo.Bo A Revisar y aprobar propuesta a través de Resolución Registrar en la página web de la DECC la actividad de extensión Resolución Formulario - Base de Datos La propuesta es viable? Realizar Programa Definitivo de la Actividad Programa final Ajustar la propuesta, en caso de ser necesario Verificar la disponibilidad de horas en la carga académica Desarrollo de la Actividad de Extensión Hay disponibilidad? Realizar trámite de bonificación Fin REVISIÓN VERIFICACIÓN Agregar a la carga Académica VALIDACIÓN Elaborar propuesta y presupuesto definitivo Propuesta y Presupuesto Revisión del presupuesto y documentos soportes Requiere ajustes? Realizar ajustes requeridos A Página 3
5 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 2. ENTRADAS: Debe recoger la información de las siguientes fuentes: (a) los requisitos funcionales y de desempeño - Estudio de mercado - Convenio o contrato - Necesidad de la comunidad universitaria (directivos, docentes, personal administrativo, estudiantes, egresados) - Gremios, asociaciones profesionales, sector productivo - Oportunidad en la transferencia de conocimiento - Resultado de investigaciones - Estudio de benchmarking (b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables - rmatividad legal reglamentaria y vigente tanto internas como externas: Internas: Resolución. 030 de Julio 6 de 2007 del Consejo Superior, Por medio de la cual se reglamenta el pago de bonificaciones por actividades de extensión y de docencia que generan recursos y establece las normas y mecanismos para la participación y los pagos que de ellas se derivan. Resolución 028 de julio 6 de 2012 del Consejo Superior, Por la cual se establecen los Principios, Propósitos y Modalidades de la Proyección social y la Extensión en la. Resolución. 093 del 2000 del Consejo Académico, "Por la cual se deroga la Resolución. 146 de noviembre 27 de 1997 del Consejo Académico y se expide una nueva Resolución sobre los DIPLOMADOS en la ". Establece, dentro de sus consideraciones que de acuerdo a las nuevas políticas Académico-Administrativas de la Universidad, particularmente en lo relacionado con la descentralización de funciones, se hace necesario que las Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales asuman la responsabilidad en el diseño, ejecución, control y evaluación de los programas de Diplomado. Resolución 022 de mayo 8 de 2001 del Consejo Académico, Por la cual se definen criterios, políticas y mecanismos de Asignación Académica en la. Resolución 022 de febrero 18 de 2005 del Consejo Académico, Por la cual se establece y reglamenta la oferta de Cursos y Diplomados y la expedición de los respectivos certificados en las Sedes Regionales y Seccionales. Resolución de noviembre 21 de 2006 de Rectoría, se reglamentan los reintegros de dinero por concepto de Matrícula Financiera, Cursos, Seminarios, Diplomados y Cursos en General. Resoluciones de Consejos de Facultad, Institutos Académicos o de Regionalización. Página 4
6 Externas: Decreto 2888 de 2007, Artículo 38. Diseño y Desarrollo de Actividades Relacionadas con la Docencia (c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable - Revisión de diseños o modelos preliminares de las actividades de extensión (d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo - Podría ser cualquier otro requisito que no esté incluido en los anteriores requisitos, pero que se consideraría fundamental como por ejemplo: Estructura Programa de Cualificación Docente Guía Didáctica para el Diseño y Desarrollo de Programas de Educación Continua Propuesta académica de cursos de educación continua (Esquema o Formato) Formatos de ayuda para planificación y ejecución del diseño y desarrollo: - Planificación del diseño y desarrollo de actividades de extensión F-03-MP Ficha técnica - propuesta de actividades de extensión relacionadas con docencia F-04-MP Solicitud de aprobación de actividades de extensión F-05-MP Presupuesto de actividades de extensión relacionadas con docencia F-06-MP Resultados del diseño y desarrollo 3. SALIDAS: SALIDAS RESPONSABLE REGISTROS Profesional de Extensión / Docente Programa de la actividad de extensión 6, aprobado Difusión del Programa de la Actividad y Actividades de Mercadeo 7 *En el caso de ser por Convenio o Contrato ( Aplica) Profesional de Extensión / Docente Documento que contiene el programa de la actividad de extensión aprobado. Publicidad impresa y digital (Folletos, Plegables, Afiche, Web, Correos) Logística para el funcionamiento adecuado de la actividad de extensión 8 Profesional de Extensión / Docente Lista Chequeo (a) cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, (c) contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto y/o servicio, (d) especificar las características del producto y/o servicio que son esenciales para el uso seguro y correcto (b) proporcionar información apropiada para la adquisición de bienes y servicios, la producción y la prestación del servicio; Página 5
7 SALIDAS RESPONSABLE REGISTROS Materiales a entregar al usuario o participante de la actividad de extensión Profesional de Extensión / Docente Memorias, Talleres Revisión del diseño y desarrollo a) evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos, e b) identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. 4. REVISIÓN En la Resolución. 093 del 2000 del Consejo Académico, establece que los Consejos de Facultad y el Consejo de Dirección de Instituto definirán los requisitos y procedimientos para la evaluación de las propuestas de diplomados, así como los pasos que deberán seguirse para el diseño, sustentación, presentación, control y evaluación del mismo. Desde la Unidad Académica, se deberá adelantar el proceso de aprobación por medio de una Resolución del Consejo de Facultad, Dirección de Instituto Académico, con la revisión del proceso financiero por parte de la Coordinación de Área Administrativa. Según la Resolución. 022 de 2005 del Consejo Académico, los programas de Educación Continua diseñados para las Sedes Regionales, serán aprobados por medio de una Resolución del Comité de Regionalización, con la respectiva sustentación del presupuesto, aprobado por su Coordinación Administrativa Verificación del diseño y desarrollo 5. VERIFICACIÓN: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS Verificar que el programa definitivo de la actividad de extensión, cumple lo planificado y los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo. Ejecutor de la Actividad Correo, Acta, Carta (Lista de Chequeo) Verificar que lo definido en el programa de la actividad de extensión sea acorde a lo plasmado en la publicidad y divulgación. Ejecutor de la Actividad Correo, Acta, Carta (Lista de Chequeo) Página 6
8 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS Verificar que las apropiaciones presupuestales se hayan realizado de forma correcta de acuerdo al presupuesto definido en el programa aprobado. Coordinador Administrativo Correo, Acta, Carta (Lista de Chequeo) 6. DIAGRAMA DEL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE EXTENSIÓN Inicio Realizar Inscripciones Revisar si se alcanza el punto de equilibrio Reprogramar Iniciar la Actividad de Extensión Desarrollar los Módulos VALIDACIÓN Evaluar cada Módulo Terminar la Actividad de Extensión Evaluar la Actividad de Extensión Entregar Certificados Fin Página 7
9 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7. VALIDACIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS ANTES DE LA EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE EXTENSIÓN Aplica cuando sea Convenio o Contrato, en el cual se contrate a la Universidad para que ejecute una actividad de extensión. Validar el programa definitivo de la actividad de extensión con el cliente, se establece mediante la firma o aval de aceptación por parte del cliente. Validar que se esté ejecutando correctamente la actividad de extensión. Ejecutor de la Actividad DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE EXTENSIÓN Ejecutor de la Actividad o Profesional de la Oficina de la Extensión Evaluar la satisfacción de la actividad de extensión recibida con cada uno de los participantes de la actividad. (Cumplimiento de los objetivos de cada módulo y del programa). En esta evaluación se debe revisar la pertinencia de la actividad de extensión. Informe final en caso de ser convenio o cumplido de satisfacción. Ejecutor de la Actividad o Profesional de la Oficina de la Extensión Ejecutor de la Actividad o Profesional de la Oficina de la Extensión Correo, Acta, Carta Informe, Correo Encuestas Informe Informe o cumplido de satisfacción Control de los cambios del diseño y desarrollo 8. CONTROL DE CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO Dos instancias: 1. Durante el proceso de diseño y desarrollo, en las actividades de Revisión y Verificación, pueden presentarse ajustes o cambios, que se controlarán y describirán en la tabla Control de Cambios. También aplica para la validación, cuando esta se haya realizado con el cliente (Aplica cuando sea Convenio o Contrato). Página 8
10 2. Una vez haya sido ejecutada y finalizada la actividad de extensión y por consiguiente validado el diseño y desarrollo durante la implementación de la misma, para una próxima oferta de la actividad de extensión, si se requiere ajustes o cambios en el diseño y desarrollo 9, estos deberán ser registrados en la tabla de control de cambios. CONTROL DE CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO 10 FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DIAGRAMA DEL PROCESO DE DISEÑO Y DESARROLLO Inicio Planificación 1 Registros Elementos de Entradas al Diseño Registros Diseño Elementos de Salidas del Diseño Revisión REVISIÓN VERIFICACIÓN Está de acuerdo? 1 VALIDACIÓN Registros Verificación Está de acuerdo? 1 Registros Validación 1 Control de cambios Hay cambio? rve? 1 Impresión final Fin 9 Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea apropiado, y aprobarse antes de su implementación. 10 La tabla de Control de Cambios, debe ir dentro de la carpeta de la actividad de extensión. Página 9
11 Ficha control de cambios del documento. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual. Agosto Se ajusta y se cambia todo el documento, re-definiendo las etapas, la planificación, entradas, salidas del diseño y desarrollo. También se detalla cómo se da cumplimiento a cada requisito de la norma NTCGP 1000, en lo referente al numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, y en especial lo referente a la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo. viembre 2014 Página 10
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 Artículo 38
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