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⭐NORMAS TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO
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Julia Márquez Cruz
1 NORMAS TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO2 INTRODUCCION ARTICULO 104 NUMERAL 11 DE LA LOP CONCEPTO DE ARCHIVO, PROPOSITO, OBJETIVOS DE LAS NORMAS TECNICAS AMBITO DE APLICACIÓN Y CARACTERISTICAS BASICAS Agenda ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO Y RESPONSABILIDADES DE LAS INST. PUBLICAS NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE ARCHIVO METODOS DE ORDENACION Y MANEJO DE ARCHIVO RECEPCION Y RESGUARDO DE LA DOCUMENTACION CONSULTA,PRESTAMO Y DEPURACION DE DOCUMENTOS3 INTRODUCCION EN CUMPLIMIENTO AL ARTICULO 104 NUMERAL 11 DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO DONDE SE ESTABLECE: Que es atribución de la CGR, dictar Normas para el Manejo de Archivos de la Documentación Financiera del Sector Público. Se emite el ACUERDO No de fecha 11 de abril 2013, publicado en la Gaceta No , donde se aprueban estas NORMAS TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DE LA DOCUMENTACION FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO.- las que fueron certificadas por el instituto de acceso a la información publica.4 PROPOSITO El propósito de esta Norma Técnica es establecer las reglas mínimas para llevar un mejor control en la recepción, verificación y custodia de toda la documentación financiera generada por las Instituciones del Sector Público.5 OBJETIVO a) Establecer la metodología a utilizarse para la organización y clasificación de la documentación del área financiera, así como el resguardo de la información electrónica y digitalización de los archivos. b) Mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado el archivo de la documentación que soportan las actividades financieras de las instituciones, a fin de lograr un funcionamiento adecuado y eficiente en beneficio no solo del Estado sino también para garantizar el acceso a las informaciones que demanden los órganos competentes y los ciudadanos.6 CONCEPTO DE ARCHIVO CONJUNTO ORGANICO DE DOCUMENTOS EN CUALQUIER SOPORTE, QUE SON PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN EL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES POR LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES Archivos Administrativos o de Tramite: documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico o Final: área que permite organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Archivo Institucional o de Concentración: documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final7 CONCEPTO DE ARCHIVO Depuración de Documentos: Es la operación que consiste en dar de baja por medio de la destrucción organizada de documentos carentes de valor administrativo, legales, fiscales o contables que no contengan valores históricos, por ejemplo: copias, borradores de documentos, manuales etc. Significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria. Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especifica para leerse o recuperarse. Documentación Activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo administrativo o de tramite.8 CONCEPTO DE ARCHIVO Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de tramite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el termino precautorio, el periodo de reserva, en su caso y los periodos adicionales establecidos en los presentes lineamientos. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de tramite al archivo de concentración (trasferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Valor Documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de tramite o concentración (valores primarios); o bien evidencias, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).9 Ámbito de aplicación Estas Normas Técnicas son únicas y de aplicación uniforme y obligatoria para todo el Sector Público de conformidad con lo dispuesto en el Articulo 104, numeral 11, de la Ley Orgánica del Presupuesto. Revisión y Actualización Es función de la Contaduría General de la República revisar periódicamente las Normas Técnicas y de ser necesario, proponer al Titular de la Secretaria de Finanzas su actualización ya sea por el análisis de la experiencia de su aplicación y por las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las Instituciones del Sector Público.10 I ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES 1- CARACTERISTICAS BASICAS DE LA APLICACION a) Centralización Normativa ejercida por la Secretaria de Estado en el Despacho de Finanzas, en su condición de Órgano Rector del Sistema Financiero del Sector Público, con el apoyo de la Contaduría General de la República como Órgano Técnico Coordinador del Subsistema de Contabilidad Gubernamental. b) Descentralización Operativa. El proceso archivístico será responsabilidad de las Gerencias Administrativas, Unidades Equivalentes, Unidades Ejecutoras y de cada uno de los funcionarios y empleados de los distintos niveles que participan en este proceso, en la competencia de su gestión y desconcentración funcional y operativa, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos y operacionales.11 2- ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO: Se organizan por Áreas a) Área de Recepción y Resguardo de Documentación. Esta unidad tiene como finalidad asegurarse de la disponibilidad expedita de los documentos de archivo de manera que pueda efectuar la recepción, revisión y direccionamiento de los documentos financieros de manera rápida y eficiente; siempre y cuando, cumplan con los requisitos que imponen las leyes. b) Área de Consulta y Préstamo de Documentos. Asimismo, la unidad encargada del manejo de la recepción y resguardo de documentos, ofrece el servicio de consulta y préstamo de los documentos que administran los Archivos de la Documentación Financiera del Sector Público12 c) Área de Depuración de Documentos: Es la operación que consiste en dar de baja por medio de la destrucción organizada de documentos carentes de valor administrativo, legales, fiscales o contables que no contengan valores históricos, por ejemplo: copias, borradores de documentos, manuales etc., significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria. Solo se debe guardar en el archivo la documentación que legalmente debe preservarse durante determinado tiempo y que es necesaria para ser consultada. Cada Institución pública esta obligada a conservar y custodiar la información obtenida o generada con motivo del cumplimiento de sus funciones mientras conserve valor administrativo o jurídico por un periodo no menor de 5 años de conformidad a lo establecido en los Artículos 125 de la Ley Orgánica de Presupuesto Articulo 43 de su reglamento y 32 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus respectivos reglamentos..13 3.-RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Los funcionarios, empleados y servidores públicos que cumplan funciones archivísticas en cada una de las instituciones públicas, tendrán las siguientes responsabilidades: a) Implantar y asegurar el funcionamiento de las presentes Normas Técnicas para el manejo de archivos en el ámbito institucional. b) Apoyar en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. c) Coordinar las acciones de los archivos. d) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia. e) Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia, las actividades de automatización de los archivos y gestión de documentos electrónicos. e) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación g) Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas en el ámbito institucional h) Acatar el Articulo 24 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica.14 II MANEJO DEL ARCHIVO 1-Normas Generales para el Manejo de Archivos a) Cada Institución o dependencia nombrara o asignara por lo menos una persona como Jefe o Encargado de Archivo Financiero con conocimientos generales en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su Unidad. b ) En la Institución donde exista un Archivo Financiero conformado como tal, este deberá, encargarse de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en este reglamento.15 c) Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos: 1.-Archivos Administrativos o de tramite: Cuando los documentos que forman parte de la información financiera permanecen en las oficinas administrativas de cada Institución que las produce por un periodo de 1 año. 2.-Archivo Institucional de Concentración: Una vez cumplida la etapa enunciada en el inciso anterior, los documentos que forman parte de contabilidad gubernamental con valor administrativo y legal pasarán a los Archivos Institucionales o de concentración de cada Entidad, previo a ella deberán las Unidades Administrativas asegurarse de dejar una copia digital de toda la documentación, los documentos deberán permanecer por lo menos 5 años, después de los cuales previo a estudio podrán ser destruidos.16 2- Métodos de Ordenación a) Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación anomática, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias. b) Cronológico: Los elementos que componen ese método de ordenación son el año, mes y día del documento. c) Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.17 3.- Manejo de Archivo a) Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que facilitaran el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. b) En todo archivo Financiero se elaborara un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta. c) Las disposiciones establecidas en las normas, son de obligatorio cumplimiento para todas y cada una de las dependencias y/o áreas administrativas e Instituciones del Sector Público, en lo concerniente a la transferencia de los documentos de tramite concluido.18 d) Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factores físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin contaran como mínimo con: locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de acido para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de los documentos. e) Los archivos de gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.19 20 f) Sistema de Clasificación: 1.-Clasificación orgánica: Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos. 2.-Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución. 3.-Clasificación por asunto o materia: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materia a que se refiere21 g) Todas las Instituciones del Sector Público deberán observar las siguientes medidas de preservación, seguridad y control de los documentos y sus locales: 1.-Tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización. 2.-Se prohíbe fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación. 3.-Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas rotuladas debidamente ordenadas libres de ácidos. 4.-La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.22 5.-Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito. 6.-La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18 C y 22 C. 7.-Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no inflamable. 8.-Existiran las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios. 9.-Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro. 10.-En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.23 11.-Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. 12.-En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar. 13.-La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante. 14.-Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m. 15.-Las autoridades superiores deben velar porque a los documentos se les de el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.24 h) Las micropelículas originales, producto de la microfilmación que se realizara por la Unidad de Archivo, deberán ser depositadas en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para su conservación. Este original no será usado en consultas de rutina. De el se obtendrán solamente las copias necesarias para brindar el servicio a los usuarios en general. i) El programa descriptivo en los archivos de gestión, dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación en los Archivos institucionales a los inventarios y listas de remisión y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios. J) Seleccionar es el método mediante el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación25 k) La administración consiste en establecer y ejecutar la planeación, la organización, la integración del personal, la dirección y el control que rigen las labores desarrolladas en los archivos. I) Las instituciones a las que pertenecen los archivos del sistema, suministraran los recursos necesarios para la administración adecuada de sus archivos. m) La facilitación consiste en poner los documentos a disposición del ente productor y los usuarios en general.26 4.- Recepción y Resguardo de Documentación a) La recepción de documentos, se deberá hacer mediante oficio y formato de "Recepción y Resguardo de Documentación", mismo que será elaborado por la Contaduría General de la Republica. b) Las dependencias y/o áreas administrativas deben sujetarse a los siguientes lineamientos operativos: 1.-Los documentos deberán integrarse en expedientes protegidos. La carpeta a utilizar será de acuerdo al tamaño de los documentos a expedientarse 2.-En caso de que algunos documentos estén integrados en carpetas o que por su presentación hayan sido oculta deberán prepararse de acuerdo a lo estipulado en el punto anterior.27 3.-Los expedientes deberán tener un grosor aceptable para su manejo. Aquellos que rebasen este espesor tendrán que ser divididos en legajos; observando los mismos elementos de identificación e indicando el numero de legajos que Ie corresponda a cada uno de estos. (ejemplo 1/3,2/3,3/3 etc.) 4.-Los expedientes deberán identificarse con un nombre o titulo, el cual se asentara en la ceja de la carpeta, incluyendo el periodo que comprenden los documentos (año extremo) y la clave del expediente en caso de existir. El numero de hojas y del legajo (cuando exista mas de uno), se colocara en la parte superior derecha de la carpeta. c) Los documentos deberán ser clasificados, identificados y agrupados con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente28 29 30 31 5.- Consulta y Préstamo de Documentos. La consulta puede ser interna o mediante préstamo de documentos: a) De la consulta interna de documentos. La consulta interna es aquella realizada por el personal de administración y servicios encuadrado en las distintas unidades de cada una de las Instituciones, ya sea para consultas especificas y con fines de tramitación. Las reglas que se observaran en las áreas de consulta serán: 1.-El usuario deberá identificarse previamente con la presentación de su documento de Identidad. 2.-No fumar, comer y beber en las áreas de consultas. 3.-No rayar, calcar o escribir sobre los documentos 4.-Se prohíbe el acceso al área de los ficheros. 5.-El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado adecuadamente y en caso de daño el usuario responderá por su reparación.32 6.-Las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, el usuario podrá ser retirado de las salas de consulta y despachos de atención. 7.-Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación textual audiovisual, fotografías, casetes, filmaciones, entre otros, con fines de investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes a la Institución de dónde provino la información. 8.-Cada archivo contará con las salas de consulta y despachos de atención al público que sean necesarios para prestar este servicio, con el horario que establezcan. 9.-El incumplimiento de las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, ocasionara el retiro de las instalaciones del usuario infractor.33 b) Del procedimiento de préstamo de documentos el préstamo de documentos a las unidades tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos de las Instituciones del Sector Público que requieren, por cualquier razón, disponer de determinados documentos o expedientes, durante un periodo de tiempo y de acuerdo a unas necesidades que superan la consulta puntual en las instalaciones del Archivo General.34 6.- Depuración de Documentos. La depuración de documentos procederá conforme a los Artículos 32 y 32-A de la Ley Transparencia y Acceso a la Información Publica y 73 del Reglamento de la misma Ley. Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo precedente se seguirán también las siguientes reglas: a) La documentación destruible se pondrá a consideración de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos a fin de validar su destrucción. b) Las dependencias y/o áreas administrativas deberán realizar la selección documental preliminar o final de los expedientes de tramite concluido aplicando los lineamientos y la normatividad establecida por la Comisión Dictaminadora de Depuración y sella oficial de que el expediente ya fue depurado.35 c) Una vez autorizada la destrucción o eliminación de la documentación por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, se deberá llevar a cabo a través del proceso de trituración. Para tal efecto, el titular del Archivo Institucional Dictaminara la Depuración de Documentos, la hora, fecha y el lugar en que se llevara a cabo la destrucción física de la documentación. d) La Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, levantara el acta de eliminación proporcionando original al titular del Archivo y conservando copia de esta. e) El Titular del Archivo informara a su superior de la cantidad y descripción de los documentos a eliminar o destruir.36 f) El Titular del Archivo mantendrá y actualizara periódicamente el calendario de caducidades, con el propósito de llevar un control eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos de conservación del acervo documental. g) Para la eliminación de los documentos microfilmados se deberá solicitar con autorización a la Comisión de depuración de documentos.37 38 NORMAS TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS PARA LA DOCUMENTACION FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO ACUERDO LEGAL No de fecha 11 de abril. CERTIFICADA POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA.39 GRACIAS POR SU ATENCION Documentos relacionados
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