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1080098277
ScribdBrowseInterestsPolitics & Current AffairsCareer & MoneyPersonal GrowthFictionHealth & FitnessLifestyleEntertainmentBiographies & HistoryScience & TechBrowse byBooksAudiobooksNews & MagazinesSheet MusicBrowse allUploadSign inJoin1080098277Uploaded by Raphael Chontay0.0 (0)DownloadEmbedView MoreCopyright: Attribution Non-Commercial (BY-NC)List price: $0.00Download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate contentUNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEONFACULTAD EME INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADG
ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCION PARA UNA PEQUEÑA EMPRESA POR ING. ARTURO JAUREGU1 SANCHEZ TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS
SAN NICOLAS DELOS GARZA, N. 12. DICIEMBRE DE 1999
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ARTURO JAUREGUI SANCHEZ
TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS
.UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON
POR ING. ARTURO JAUREGUI SANCHEZ
FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO
Los miembros del comité de tesis recomendamos que la tesis Análisis y
Diseño de un sistema de Distribución para una pequeña empresa realizada por el alumno Ing. Botello Treviño
Sub-director de Post-grado
San Nicolás de los Garza N.A. matrícula 426715 sea aceptada para su defensa como opción al grado de Maestro en Ciencias de la administración con especialidad en Finanzas
M. a Diciembre 1999
. Matías A. Arturo Jáuregui Sánchez.L.
A M A . Marín González González y M. además siendo mi alma Mater. Marco Antonio Méndez por su apoyo a la realización de la tesis.
. A mis amigos que me motivaron a continuar los estudios de maestría.C. Vicente García Díaz por apoyarme como coasesores.C. Matías Botello por su apoyo a la presente Tesis así como aceptar ser mi asesor para la terminación de la misma.
A la Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica por apoyarme durante la Maestría. A M. A M.AGRADECIMIENTOS
A la Universidad Autónoma de Nuevo León por aceptarme como alumno de post-grado.C. A mis maestros de post-grado por las enseñanzas que recibí de cada uno.
pasando por facturación ó salida de almacén según sea el caso y terminar el ciclo con pago de facturas tanto en ventas de contado como ventas a Crédito ó reporte de Antigüedad de saldos para analizar el importe que se tiene pendiente de cobrar.
.2 d y como administrador de archivos se utilizaron DBF con sus índex con terminación NTX. En esta tesis se realizará un sistema de punto de venta para una pequeña empresa que abarcará desde la entrada de almacén.
Actualmente en la empresa se realizan los procedimientos en forma manual es por eso que se decidió aplicar los conocimientos adquiridos en la maestría para ayudar a automatizar una pequeña empresa del área metropolitana de Monterrey. debido a que a la empresa que se utilizó de base tenía computadoras 486.
En este sistema. veraz y oportuna permite a una empresa ser competitiva. se hizo un sistema que funcionará con estos requerimientos por lo cual se optó por utilizar como lenguaje de programación uno llamado Clipper cuya versión fue la 5.PROLOGO
Los sistemas de Información son importantes dado que tener la información actualizada.
. se procede a saldar las facturas con el procedimiento de pagos. así cuando se facturan los artículos automáticamente se generan las salidas para actualizar el inventario y el almacén siempre se encuentra actualizado. Ya que la factura está actualizada.El sistema tiene como finalidad controlar el inventarío con sus entradas y salidas de almacén. En caso de que alguna factura se encuentre equivocada se procede a cancelar la factura y el almacén se actualiza automáticamente.
2.6.3.2.DIAGRAMA ENTIDAD RELACION EXTENDIDO 2.METODOLOGIA 1.1.LIMITES DEL ESTUDIO 1.INTRODUCCION 2.DIAGRAMA DE CONTEXTO 2.DIAGRAMA DE NIVEL 2 2.1.RELACION DE ATRIBUTOS POR ENTIDAD 2.INDICE
PROLOGO SÍNTESIS
1.6.3 .ESPAÑOL ESTRUCTURADO
14 14 17 19 20 23 25 34
3.4.DISEÑO DE CONSULTAS POR PANTALLA 3. REVISION BIBLIOGRAFICA
2.JUSTIFICACION DEL TRABAJO DE TESIS 1.OBJETIVO DE LA TESIS 1.5.1 .3.DISEÑO DE PANTALLAS DE REPORTES
50 50 56 60
.DIAGRAMA DE NIVEL 1 2. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN 2.DESCRIPCION DEL PROBLEMA A RESOLVER 1.2.DISEÑO DE PANTALLAS DE CAPTURA 3. INTRODUCCIÓN 1. DISEÑO DE LA INFORMACION 3.7.5.4.
5.CAPTURA INICIAL DEL INVENTARIO 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA LISTADO DE FIGURAS LISTADO DE TABLAS LISTADO DE PANTALLAS LISTADO DE REPORTES
APENDICES A.1 .GENERACIÓN DE FACTURAS.INSTALACIÓN DEL SISTEMA 4.2.5.5.PAGO DE FACTURAS. CONSULTAS POR PANTALLAS REPORTES 3.1.3.5.3. GLOSARIO DE TERMINOS B.2.DISEÑO DE REPORTES 3. REPORTE DE CATÁLOGOS Y
4.DISEÑO DE PANTALLAS DE MANTENIMIENTO 64
3.4. 4. AUTOBIOGRAFIA 90
.5.4. IMPLEMENTACION 4. 4.CAPTURA DE TABLAS DEL SISTEMA.
Otra área que se apoyó fue la del consecutivo de facturas para el contador. Ahora se capturan solo claves y anteriormente se tenía que elaborar toda la factura. así como los resultados de los principales clientes. también se puede llegar a tener un mejor aprovechamiento de los recursos ya que como se capturo el punto de re-orden con esto siempre existe inventario oportunamente y no se pierden ventas probables por la falta del mismo. En el área de cobranza se disminuyó la cartera vencida dado que se le entrega a los clientes las facturas que se encuentran pendientes de pago y no se traspapelan las facturas o los contra-recibos. ya que se obtuvieron mejores y más exactos controles para el pago de impuesto.SINTESIS
Los resultados que se obtuvieron con el presente trabajo se vieron reflejados desde que empezó a funcionar el sistema en forma normal.
El control del inventario se simplificó dado que paso de Kardex manuales a consultar por pantalla cada uno de los artículos y estos están actualizados por el sistema automáticamente. debido a que se paso de conteo de artículo por artículo a verificación de los mismos. En el inventario físico se disminuyo el tiempo del mismo. es decir después que se terminaron de capturar las tablas iniciales así como el inventario inicial se llegaron a obtener buenos resultados ya que el tiempo que se invertía en elaborar una factura se disminuyó considerablemente.
donde se desglosa los clientes y su contribución a la empresa para detectar cuales son los principales clientes de acuerdo a ventas y no en servicio.Entre los reportes que tienen un uso importante esta el de porcentaje de ventas por cliente.
1.1. En la empresa se realizan las facturas manualmente y se lleva un control manual del pago de las mismas. se vio una oportunidad para desarrollar un sistema de punto de venta. crédito y cobranzas para una pequeña empresa de la localidad. hay facturas que exceden el mes natural cuando se supone que dichas facturas deberán ser saldadas en una semana.
1.2 Objetivo de la Tesis:
El objetivo de esta tesis es la elaboración de
un Análisis y Diseño de un sistema de Punto de Venta que controle las entradas y salidas de almacén. la facturación.1 Descripción del Problema: La situación actual en la que se encuentra la empresa es la siguiente: Dado que no existe ningún sistema computarizado y todos los procedimientos son soportados únicamente por papel. ya que casi todas las facturas son a crédito. También el control que existe del almacén es manual y el Kardex no siempre esta actualizado y no sirve de apoyo para la decisión de compras porque se tienen que ir ha hacer cada vez una inspección ñsica de la existencia para poder pedir los artículos antes de que se agoten.
• Se elaborará el Diagrama entidad relación extendido. • Se elaborarán las consultas por pantalla. • Se elaborará el diseño de las pantallas. • Se elaborará el diseño de los reportes. Nivel 1 y Nivel 2.3
Justificación de la Tesis: Dado que un activo importante con el que puede contar una empresa son sus sistemas de información.4 Límite del Estudio: La presente Tesis esta limitada al análisis y Diseño de un sistema de Punto de Venta cuyos módulos son: facturación.
1. • Se entregará la información recabada para investigaciones futuras. • Entrevista con los administradores para conocer las políticas del negocio (reglas de negocio). así como también permite a una empresa ser más competitiva.5 Metodología: • Recopilación de información en empresa con entrevistas a usuarios. • Se elaborará el Diagrama de contexto.1. Crédito y Cobranzas y Almacén
1. • Recabar los reportes que utilizan actualmente. • Recabar los formatos pre-impresos que se están utilizando. esta tesis tiene como función la elaboración del Análisis y Diseño de un sistema de Punto de Venta. • Observar la forma actual de realizar las actividades. ya que es necesario contar con la información oportuna para poder tomar una decisión importante.
1. se tomaron: • la metodología de Entidad Relación Extendido. • Definición de Usuarios • Ciclo de Vida • Determinación de Requerimientos • Flujo de Datos • Español Estructurado. Korth y Abraham Silberschatz.
> Del libro Fundamentos de Base de Datos de los autores Henry F.6 Revisión Bibliográfica. > Del libro Análisis y Diseño de Sistemas de información del autor James A. Senn se tomaron los siguientes puntos.
Senn)
Definición de Roles de los Usuarios (James A. Tienen la responsabilidad ante la organización de controlar las actividades del sistema.ANALISIS DE INFORMACIÓN
Usuario Final indirecto: Emplea reportes y otro tipo de información generada pero no opera el sistema.
Examinar la situación de una empresa con el
propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.
Incorporan los usos estratégicos y competitivos de los
sistemas de información en los planes y estrategias de la organización. (James A.2 . Senn)
Es el operador del sistema.
.1 Introducción: Sistema: Conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común.
Administradores: Supervisan la inversión en el desarrollo y uso del sistema.
Determinación de Requerimientos: Es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y dónde es necesario hacer mejoras. Un Requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema (James A. Investigación preliminar 2.Evalúan los riesgos originados por fallas en los sistemas de información. Desarrollo del software 5. Senn).
Requerimientos Básicos: ¿ Cuál es el proceso básico de la empresa? ¿ Qué datos utiliza o produce este negocio? ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? ¿ Qué controles de desempeño utiliza?
. Diseño del sistema 4. Análisis del sistema 3. Los
estudios de sistemas dan como resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Pruebas de los sistemas 6. Implementación y evaluación.
Observación: Las observaciones permiten al analista ganar información que no se pueden obtener de otra forma.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante en el estudio del sistema en uso. Todo lo que no se encuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama de contexto del proceso no forma parte del estudio de sistemas.
2. después se entrevista a los administradores para conocer las políticas principales del negocio. el analista examina la información asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios.
Revisión de los registros: Provee información valiosa con respecto a la organización y sus operaciones. Al revisar los registros. El diagrama de contexto define el sistema que va a ser estudiado en el sentido de que determina las fronteras.Los pasos para el Análisis de Sistemas son:
Entrevistas: Se entrevista a los usuarios directos e indirectos para conocer los requerimientos básicos.
Diagrama de Contexto 2.<
LU JO LU
igura 1.3 Diagrama Nivel 1
Figura 2. Diagrama Nivel 1
Diagrama de Nivel 2 Facturación
Figura 3. Diagrama Nivel 2 Facturación
Diagrama Nivel 2 Almacén Diagrama Nivel 2 Crédito y Cobranzas
.Diagrama Nivel 2 Almacén
Diagrama Nivel 2.Figura 5 Diagrama. Crédito y Cobranza
5 Diagrama Entidad Relación El Modelo Entidad Relación se basa en una percepción de un mundo real que consiste en una colección de objetos básicos llamados entidades y relaciones.
Las entidades comúnmente las conocemos con el nombre de tabla.2.
La estructura lógica global de una base de datos puede expresarse gráficamente por medio de un diagrama Entidad Relación que consiste en:
Rectángulo: Representa Entidades Eclipse: Representa atributos Rombo: Representa relaciones entre Entidades Líneas: Representan conexión de atributos a Entidades y relaciones entre Entidades. y los atributos con el nombre de campos. Una entidad es el conjunto distinguible de otros objetos por medio de un conjunto específico de atributos.
Figura 6 Diagrama Entidad Relación
.Diagrama Entidad Relación Extendido
2 _J 1o í Q
o 2 o ¿
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2.6 Relación de Atributos por Entidad
Entidad: Factura
Nombre FANUMERO FAFEC FATORRE CLNUMERO FATOTAL FAIVA FAPAGADO FAFECPAG
Tipo Ancho Dec NUM FEC CAR NUM NUM NUM CAR FEC 6 8 20 5 12 12 1 8 20 20 25 25 2 2
Descripción Clave de factura Fecha de factura Observación Clave de Cliente Total de la Factura Iva de la Factura Estatus de pagado Fecha de Pago Número de Cheque Nombre del Banco Remisión 1 Remisión 2
9 FANUMCHEQ CAR 10 FANOMBAN 11 12 FAREM1 FAREM2 CAR CAR CAR
Tabla 1 Entidad: Factura
Entidad: Dfactura # 1 2 3 4 5 6 Nombre FANUMERO ARNUMERO DFCANT DFPRECUNI DFIMPORT DFCTOVTA Tipo Ancho Dec NUM CAR NUM NUM NUM NUM 6 8 3 10 10 10 2 2 2 Descripción Clave de Factura Clave de Artículo Cantidad Precio Unitario Importe Unitario Total por Renglón
Tabla 2 Entidad: Dfactura
Entidad: Fac Clie # 1 2 Nombre FANUMERO CLIENTE Tipo NUM CAR Ancho Dec 6 40 Descripción Clave de Factura Nombre del Cliente para facturas a clientes especiales 3 4 DIRECCION RFC CAR CAR 40 15 Dirección del Cliente Registro Federal de Causante del Cliente Tabla 3 Entidad: Fac Clie
Entidad: Precio
Nombre CLNUMERO ARNUMERO PRECJJNI
Tipo Ancho Dec NUM CAR NUM 3 8 10 2
Descripción Clave del Cliente Clave del Artículo Precio Unitario por Cliente y Artículo |
Tabla 4 Entidad: Precio
Entidad: Entrada
Nombre ARNUMERO PRNUMERO KLNUMERO
Tipo Ancho Dec CAR NUM NUM 8 3 1
Descripción Clave del Artículo Clave del Proveedor Clave de Tipo de Entrada
ENCANT ENCOSTO ENFEC
NUM NUM FEC
Cantidad Costo Fecha de Entrada
Tabla 5 Entidad: Entrada
Entidad : Klaves
Nombre KLNUMERO
Tipo Ancho Dec NUM 1
Descripción Clave de Entradas y salidas de Almacén
KLNOMBRE
Tabla 6 Entidad : Klaves
Entidad: Salida
Nombre ARNUMERO CLNUMERO KLNUMERO SACANT SAFEC
Tipo Ancho Dec CAR NUM NUM NUM FEC 8 3 1 4 8
Descripción Clave de Artículo Clave de Cliente Clave de Salida Cantidad de Artículos Fecha
Tabla 7 Entidad: Salida
Entidad: Sucursal # 1 2 3 Nombre SUNUMERO SUNOMBRE SUNOMCTO Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR 2 20 4 Descripción Clave de Sucursal Nombre Nombre Corto
Tabla 8 Entidad: Sucursal
Entidad: Cliente
Nombre CLNUMERO CLNOMBRE CLDIR CLTEL CLGERENTE CLJEFE CLRFC
Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR CAR CAR CAR CAR 3 40 40 20 40 40 14
Descripción Clave del Cliente Nombre del Cliente Dirección del Cliente Teléfono Nombre del Gerente Nombre del Jefe Registro Federal de Causantes
Tabla 9 Entidad: Cliente
Nombre PRNUMERO PRNOMBRE PRDIR PRTEL
PRVENDEDOR
Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR CAR CAR CAR 3 40 40 10 20 16
Descripción Clave del Proveedor Nombre del Proveedor Dirección Teléfono Vendedor Registro Federal de Causantes
Tabla 10 Entidad: Proveedor
Entidad: Artículo
Nombre ARNUMERO ARNOMBRE ARCLJJSA ARINVENT ARPROV1 ARPROV2 ARPROV3 ARCOSTOl ARC0ST02 ARC0ST03 AREQUIV
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM NUM NUM NUM NUM NUM NUM NUM 8 40 10 10 3 3 3 10 10 10 10 10 10 10 2 2 2 2 2 2 2 2
Descripción Clave del Artículo Nombre Clave de Importación Inventario Clave de Proveedor 1 Clave de Proveedor 2 Clave de Proveedor 3 Costo 1 Costo 2 Costo 3 Equivalencia Punto de Re-orden Costo Promedio Precio unitario
12 ARPTOREOR NUM 13 ARCTOPROM NUM 14 ARPRECUNI NUM
Tabla 11 Entidad: Antículo Entidad: Archivo
Nombre ARSISTEMA ARDATOS ARINDICE
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR 15 30 30
Descripción Sistema Datos Indices
Tabla 12 Entidad: Archivo
Entidad: Help
Nombre VI V3
HLP_NUMERO
Tipo Ancho Dec CAR CAR NUM CAR CAR CAR CAR 8 10 3 10 240 240 30
Descripción Clave de Programa Línea de Programa Clave de Help Clave de Referencia Mensaje 1 Mensaje 2 Mensaje 3
HLPREFERE HELP1 HELP2 HELP3
Tabla 13 Entidad: Help
Entidad: Equival
Nombre GRNOMBRE USNOMBRE
Tipo Ancho Dec CAR CAR 10 15
Descripción Clave del Grupo Clave del Usuario
Tabla 14 Entidad: Equival
Entidad: Grupo
Nombre SUNUMERO
Tipo Ancho Dec NUM 2 2 10
Descripción Clave de Sucursal Clave de Grupo Nombre del Grupo
GRNUMERO NUM GRNOMBRE CAR
Tabla 15 Entidad: Grupo
Entidad: Pri_gpo
Nombre GRNOMBRE PRNUMERO PRIVILE SUNUMERO
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM 10 8 5 2
Descripción Clave del Grupo Clave del Proceso Privilegios Clave de Sucursal
Tabla 16 Entidad: Pri_gpo
Entidad: Proceso
Nombre PRNUMERO PRNOMBRE PROPCION PRUSODE PRMENU
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR CAR NUM 8 30 5 1 1
Descripción Clave de Proceso Nombre del Proceso Opción Tipo de Usuario Posición en el Menú
Tabla 17 Entidad: Proceso
Entidad: Pri usu
Nombre USNOMBRE PRNUMERO PRIVILE SUNUMERO
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM 15 8 5 2
Descripción Clave del Usuario Clave de Proceso Privilegios Clave de Sucursal
Tabla 18 Entidad: Pri usu
Entidad: Usuario
Nombre USNOMBRE
USFALLNAME
Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR CAR NUM 15 30 10 8 2
Descripción Clave de Usuario Nombre del Usuario Password de Acceso Archivo de Color Clave de Sucursal
USCLAVE USCOLOR SUNUMERO
Tabla 19 Entidad: Usuario
7 Español Estructurado
Este permite hacer una lista de todos los pasos en el orden en que se llevan a cabo.2. Senn)
En la presente tesis se hace el español estructurado de los siguientes procesos:
• Módulo de Inventario • Catálogo de Artículos • Catálogo de Proveedores • Módulo de Entradas de Almacén • Módulo de Salidas de Almacén • Punto de Re-orden • Existencia • Claves de Entradas y Salidas
• Facturación • Generación de facturas • Cancelación de facturas • Consultas de facturas • Catálogo de Clientes
. estructuras de decisión y estructuras de iteración.
El español estructurado emplea tres tipos básicos de declaraciones para describir un proceso: estructuras de secuencia. (James A.
• Catálogo de Precios • Consecutivo de facturas
• Facturación Especial • Generación de Facturas • Cancelación de Facturas • Catálogo de facturas • Catálogo de Clientes • Catálogo de Precios • Consecutivo de facturas
• Crédito y Cobranzas • Pago de facturas • Antigüedad de Saldos
tres proveedores con sus precios. una segunda clave para mercancía de importación. entrada por compra. precios unitarios (precio general). su nombre. Catálogo de Claves: Se capturan las claves de entradas y salidas para el almacén.
Figura 8 Catálogo de Artículos
. Catálogo de Artículos: Se capturarán la clave del artículo. por ejemplo: Entrada por inventario. salida por obsolencia. salida por defecto. punto de re-orden.
Entidad de Claves
Catálogo de Clave
Figura 7 Catálogo de Claves
2.Inventarios:
1. equivalencias (ejemplo: pasar de cajas a artículos).
3. Catálogo de Proveedores: Se capturarán la clave del proveedor, razón social, teléfono, vendedor (contacto) y registro federal de causantes.
Figura 9 Catálogo de Proveedores
4. Captura de Entradas de Almacén: En este módulo se capturará el artículo al que se le dará entrada al almacén, cantidad del producto, precio unitario, proveedor, clave de entrada y fecha. A su vez se actualizará el inventario, y el costo promedio del artículo. También se podrá generar un reporte de entradas de artículos.
Figura 10 Entradas de Almacén
5. Salida de Almacén: se pedirá la clave del artículo, la clave de salida, la cantidad de piezas a la que se le dará salida y la fecha. Enseguida nos despliega en pantalla la cantidad de artículos en existencia y actualiza el inventarío.
Figura 11 Salidas de Almacén
6. Consulta de existencias: esta es una consulta por pantalla en la que dada la clave del artículo nos dará la existencia y el costo promedio.
Entidad de Artículo
Figura 12 Consulta de Existencias
7. El reporte de punto de re-orden: Nos dará los artículos que se encuentran por debajo de su punto de re-orden. La clave del artículo, el nombre, el costo promedio, la existencia, el punto de re-orden, el precio mínimo y el proveedor son los datos con los que cuenta este reporte.
Figura 13 Reporte de punto de Re-orden
8. Reporte de Inventario: Este reporte nos dará la clave del artículo, el nombre del artículo, la existencia y su costo promedio de todos los artículos que se encuentren en el catálogo.
Figura 14 Reporte de Inventario
fecha. En el proceso nos actualiza el costo de venta y la existencia de cada artículo. Al terminar con todos los artículos y presionar la tecla de escape nos preguntará que si son todos los artículos. asi como la cantidad de artículos.Facturación
9. clave del cliente. nos verifica la existencia del mismo. la clave del artículo y nos desplegará el nombre. Nota: por motivos fiscales no existe la re-impresión de facturas. de contestar afirmativamente nos generará la factura. Generación de facturas: Pedirá como datos de captura la observación.
Figura 15 Generación de Facturas
. y el precio de venta y sub-total por renglón.
dirección.10. teléfono.Cancelación de facturas: Al cancelar una factura los artículos que intervienen en la factura regresan a su existencia original.
Figura 16 Cancelación de Facturas
11. registro federal de causantes.Catálogo de Clientes: Se capturan los generales del cliente que son: razón social del cliente.
Figura 17 Catálogo de Clientes
. No se puede cancelar una factura ya saldada. gerente.
cancelada o pendiente de pago. ya que esta puede estar: pagada.Consulta de facturas por pantalla: Nos despliega los datos de la factura en la pantalla y su estatus.
Figura 18 Consulta por pantalla de Facturas
Catálogo de Precios: este módulo nos permite tener diferentes precios para cada uno de los clientes. ( 10 % de descuento) Al cliente XYZ.00 pesos ( 15% de descuento)
Figura 19 Catálogo de Precios
. el artículo 1 se le vende a 85 .00 pesos.
Ejemplo.13. el artículo 1 se le vende a 90. y se relacionan clientes con artículos y éstos con un precio que puede ser diferente entre sí. Precio para el público en general del artículo 1 es de 100 pesos pero: Al cliente ABC.
los cuales son: • Por Período • Por Cliente ó Consecutivo • Un solo Cliente o todos • El desglose de la factura puede ser: Encabezado y detalle.14. solo encabezado ó solo el total de las facturas
Figura 20 Consecutivo de Facturas
.Consecutivo de facturas: Este reporte nos desplegará por pantalla ó por la impresora las facturas de acuerdo a los filtros con los que cuenta este módulo.
Entidad de Cliente
Entidad de Precio
Entidad de Detalle Fact.
Entidad de Facturas
Figura 21 Facturación Especial
.En este módulo se hacen facturas a clientes no frecuentes y se capturan los generales del cliente que son: razón social. también nos permite asignar el precio de cada artículo en línea y al igual que en facturación ordinaria. y los asigna como cliente 998. dirección y registro federal de causantes. verifica existencia.Facturación Especial:
15. la actualiza y graba su costo de venta.
Cancelación y consulta de facturas es igual al módulo ordinario.16.
Figura 22 Cancelación de Factura
así que se pueden saldar varias facturas a la vez.Crédito y Cobranzas
17.Pago de facturas: En este módulo se saldan las facturas con venta a crédito. número de cheque e importe. este puede cubrir más de una factura. los datos que nos pide son: cliente. fecha. banco.
Figura 23 Pago de Factura
Figura 24 Antigüedad de Saldos
19. Este sistema asigna los derechos por módulo y por opción dentro del módulo. Para entrar al sistema nos pedirá nuevamente la clave de acceso y poder entrar a este módulo.Antigüedad de Saldos: Nos pide la fecha.18. También nos permite generar grupos para simplificar el alta de usuarios por grupos. Para este subsistema se tienen otras entidades para el control de la seguridad. después podemos generar el reporte global ó por un solo cliente y tener las facturas pendientes de pago. así como los derechos con los que cuenta el usuario. Seguridad: En este módulo se mantiene la seguridad del sistema como es el password de entrada.
Generación de Indices: En caso de que los índices se degraden existe la opción de generarlos para el buen comportamiento del sistema.20.
21.Defínición de colores: Nos permite personalizar los colores del sistema.
22. Actualización de Impresora: Nos permite seleccionar la impresora entre las pre-definidas.
. DISEÑO DE LA INFORMACION
3.3.1 DISEÑO DE PANTALLAS DE CAPTURA Pantalla de Acceso al Sistema
.Pantalla de Menú de Operaciones
Pantalla de Captura de Facturas
Pantalla 3 Captura de Facturas
Pantalla de Captura de Entradas de Almacén
Pantalla 4 Entrada de Almacén
Pantalla de Captura de Salidas de Almacén
Pantalla 5. Salida de Almacén
Pantalla de Captura de Pagos de Facturas
Pantalla 6 Captura de Pagos
3.2 DISEÑO DE CONSULTAS DE PANTALLAS
Menú de Consultas por Pantalla
Pantalla 7 Menú de Consultas por Pantalla
Pantalla de Consulta de Inventano por Artículos
Pantalla 8 Consulta de Inventario por Artículo
Pantalla de Consulta Consecutivo de Ventas
Pantalla 9 Reporte Consecutivo de Ventas
Pantalla de Consulta de Cuentas por Cobrar
Pantalla 10 Cuentas por Cobrar
3 DISEÑO DE PANTALLAS PARA REPORTES
Menú de Reportes C tU Ij J c l U L " 6 C f Ul S.5 U1 TAS
Pantalla 11 Menú de Reportes
. 1À
>P E R AC1 X CON .3.
Pantalla 12 Reporte Consecutivo de Ventas
Pantalla 13 Reporte de Cobranza
3.3 DISEÑO DE PANTALLAS PARA MOVIMIENTOS Menú de Movimientos
Pantalla 15 Menú de Movimientos
Pantalla de Actualización de Clientes
Pantalla 16 Alta de Clientes
Pantalla de Actualización de Artículos
FCF:?TES
WÊÊÊÊÊÊÊÊÊË PRO :i:v :
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Pantalla 17 Alta de Artículos
Pantalla de Actualización de Proveedores
Pantalla 18 Alta de Proveedores
Reporte 1.00 11. Ventas por Cliente
.5 Diseño de Reportes 3.83 56.50 58. 1 Arturo Jáuregui Sánchez Ventas por Cliente Global Desde 28/09/99 hasta 05/10/99 Cliente 1 Cliente 1 2 Cliente 2 3 Cliente 3 4 Cliente 4 Total: Importe 60.00 82.95 99.3.85 2.1 Consultas por Pantallas y Reportes
Hoja No.5.36 27.00 Porcentaje 12.
Prom 13 36 36 Provedor
Reporte 2.Punto de Re-orden
Arturo Jáuregui Sánchez Inventario / Punto de Re-Orden Artículo Nombre 1 Artículo 1 2 Artículo 2 3 Artículo 3 4 Artículo 4 5 Artículo 5 6 Artículo 6 7 Artículo 7 8 Artículo 8 9 Artículo 9 10 Articulólo Inventario Re-Orden 96 10 9 15 26 36 25 14 13 2 15 20 5 10 16 5 18 12 10 3 Cto. Punto de Re-orden
. Prom Provedor
12 Proveedor 1 13 Proveedor 2 25 Proveedor 3 85 Proveedor 4 36 Proveedor 5 15 Proveedor 1 25 Proveedor 2 36 Proveedor 3 25 Proveedor 4 36 Proveedor 5 Hoja No. 1
Arturo Jáuregui Sánchez Inventario / Punto de Re-Orden Artículo Nombre 2 Artículo 2 8 Artículo 8 10 Articulólo Inventario Re-Orden 10 14 2 20 16 3 Cto.
1 Arturo Jáuregui Sánchez Inventario / Punto de Re-Orden Artículo Nombre 1 Artículo 1 2 Artículo 2 3 Artículo 3 4 Artículo 4 5 Artículo 5 6 Artículo 6 7 Artículo 7 8 Artículo 8 9 Artículo 9 10 Artículo 10 Inventario 96 10 9 15 26 36 25 14 13 2
Reporte 3 Inventario de Artículos
.Inventario de Artículos
50 75.00 36.00 322.00 42. 1 Arturo Jáuregui Sánchez Reporte de Cuentas por Cobrar GLOBAL Fecha de Corte: 5 DE OCTUBRE DE 1999 Factura 1 3 4 5 8 9 10 Fecha Cliente Pend.96 15.20 12. de pago 100.16
06/10/1999 Cliente 1 08/10/1999 Cliente 3 09/10/1999 Cliente 4 10/10/1999 Cliente 5 13/10/1999 Cliente 3 14/10/1999 Cliente 4 15/10/1999 Cliente 5
Reporte 4 Cuentas por Pagar
.Reporte de Cuentas por Pagar
Hoja No.50 40.
1 Arturo Jáuregui Sánchez Reporte Consecutivo de Ventas De: 28/09/99 A: 05/10/99 Factura Fecha 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cliente Total 100.00 42.66
Reporte 5 Consecutivo de Facturas
06/10/1999 Cliente 1 07/10/1999 Cliente 2 08/10/1999 Cliente 3 09/10/1999 Cliente 4 10/10/1999 Cliente 5 11/10/1999 Cancelada 12/10/1999 Cliente 2 13/10/1999 Cliente 3 14/10/1999 Cliente 4 15/10/1999 Cliente 5 16/10/1999 Cancelada
.00 42.20 12.00 25.00 36.96 81.00 15.50 75.00 40.Consecutivo de Facturas
Hoja No.50 510.50 40.
Consumo por Período
Arturo Jáuregui Sánchez Consumos por Período Global Desde 28/09/99 hasta 05/10/99
Articulo 1 Artículo 1 2 Artículo 2 3 Artículo 3 4 Artículo 4 5 Artículo 5
Reporte 6 Consumo por Período
Cantidad 62 41 18 17 20
3.2 Reporte de Catálogos
Hoja No. 1 Arturo Jáuregui Sánchez Catálogo de clientes Número Nombre Dirección Dirección 1 Dirección 2 Dirección 3 Dirección 4 Dirección 5 Dirección 6 Dirección 7 Dirección 8 Dirección 9 Dirección 10 Dirección 11 RFC AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA
1 Clientel 2 Cliente2 3 Cliente3 4 Cliente4 5 Cliente5 6 Cliente6 7 Cliente7 8 Cliente8
AAAA-111111-AAA
AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA
9 Cliente9
10 Clientel 0 11 Clientel 1
Reporte 7 Catálogo de Clientes
Número N o m b r e 1 Artículo 1 2 Artículo 2 3 Artículo 3 4 Artículo 4 5 Artículo 5 6 Artículo 6 7 Artículo 7 8 Artículo 8 9 Artículo 9 10 Artículo 10
Re-Orden 15 20 5 10 16 5 18 12 10 3
12 Proveedor 1 13 Proveedor 2 25 Proveedor 3 85 Proveedor 4 36 Proveedor 5 15 Proveedor 1 25 Proveedor 2 36 Proveedor 3 25 Proveedor 4 36 Proveedor 5
Reporte 8 Catálogo de Artículos
50 15.00 16.00 17.00 18.00 15.50
Reporte 9 Catálogo de Precios
.00 14.Catálogo de Precios
Cliente Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2
Artículo Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3 Artículo 4 Artículo 1 Artículo 2 Artículo 3 Artículo 4
Precio 15.00 14.
AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA
Reporte 10 Catálogo de Proveedores
.C.Catálogo de Proveedores
Nombre Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Proveedor 5 Proveedor 6 Proveedor 7 Proveedor 8 Proveedor 9 Proveedor 10
Dirección Dirección 1 Dirección 2 Dirección 3 Dirección 4 Dirección 5 Dirección 6 Dirección 7 Dirección 8 Dirección 9 Dirección 10
Catálogo de Claves de Entradas y Salidas de Almacén
Hoja No. 1 Arturo Jáuregui Sánchez Catálogo de Claves de Ent/Sal Clave 1 2 3 4 5 6 Descripción Entrada 1 Entrada 2 Entrada 3 Salida 1 Salida 2 Salida 3
Reporte 11 Entradas y Salidas de Almacén
1 Instalación del Sistema Los Requerimientos básicos de la computadora para el sistema son: Computadora 486 Sistema Operativo Ms-Dos 5.
Clave de entrada Alta de Proveedores Alta de Clientes Alta de Proveedores Alta de Precios
. a continuación indico la secuencia de captura por módulos.4.0 o superior 20 Mb de Disco Duro 4 Mb de Memoria RAM Unidad de Drive de 3 Vi
4.2 Captura de Tablas del Sistema. El sistema está dividido en 4 partes de las cuales 2 son de captura de datos: los que se encuentran dentro del mantenimiento y los de operaciones. Los módulos de mantenimiento son los de captura inicial. Implementación
4. Cuando se procede a cobrar las facturas a los clientes se registran en el módulo de pago de facturas el número de facturas y su importe por cliente para saldar las mismas.
.4.5 Pago de Facturas.
4.3 Captura inicial del inventarío Cuando las tablas del sistema (4.4 Generación de facturas.2) ya se encuentren capturadas se deberá de dar de alta la existencia inicial en el módulo de entradas de almacén. Ya que el inventario inicial esté capturado en su totalidad se podrá pasar a facturar los artículos solicitados.
Se llegaron a obtener buenos resultados ya que el tiempo que se invertía en elaborar una factura se disminuyó.5. En el área de cobranza se disminuyó la cartera vencida dado que se le entrega a los
. así como los resultados de los principales clientes. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al término de la presente tesis se obtuvo como resultado un sistema de punto de venta para una pequeña empresa. el cual esta en operación. ya que como se capturó el punto de re-orden siempre existe inventario oportunamente y no se pierden ventas probables por la falta del mismo. En el inventario físico se disminuyó el tiempo del mismo por que se paso de conteo de artículo por artículo a verificación de los mismos.
Los resultados que se obtuvieron con el presente trabajo se vieron reflejados desde que empezó a funcionar el sistema en forma normal. también el control del inventarío se simplificó dado que paso de Kardex manuales a consultas en pantalla. También se puede llegar a tener un mejor aprovechamiento de los recursos.
Otra área que se apoyó fue la del consecutivo de facturas para el contador ya que se obtuvieron mejores y más exactos controles para el pago de impuesto. es decir después que se terminaron de capturar las tablas iniciales así como el inventarío inicial.
donde se desglosan los clientes y su contribución a la empresa para detectar cuáles son los principales clientes de acuerdo a ventas y no en servicio.
En estudios futuros se podría agregar los módulos de cuentas por pagar así como egresos.clientes las facturas que se encuentran pendientes de pago y no se traspapelan las facturas o los contra-recibos
Dentro de los reportes que también tienen un uso importante está el de porcentaje de ventas por cliente.
• Heruy F. Korth y Abraham Silberschatz. Fundamentos de Base de Datos McGrawHill 1996
• James A. Senn Análisis y Diseño de Sistemas de información McGrawHill 1994
Figura 1. Diagrama de Contexto Figura 2. Diagrama Nivel 1 Figura 3. Diagrama Nivel 2 Facturación Figura 4. Diagrama Nivel 2 Almacén Figura 5. Diagrama Nivel 2 Crédito y Cobranza Figura 6. Diagrama Entidad Relación Extendido Figura 7 Catálogo de Claves Figura 8 Catálogo de Artículos Figura 9 Catálogo de Proveedores Figura 10 Entradas de Almacén Figura 11 Salidas de Almacén Figura 12 Consulta de Existencias Figura 13 Reporte de punto de Re-orden Figura 14 Reporte de Inventario Figura 15 Generación de Facturas Figura 16 Cancelación de Facturas Figura 17 Catálogo de Clientes Figura 18 Consulta por pantalla de Facturas Figura 19 Catálogo de Precios Figura 20 Consecutivo de Facturas Figura 21 Facturación Especial 18 19 20 21 22 24 36 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 42 43 44 45
Figura 22 Cancelación de Factura Figura 23 Pago de Factura Figura 24 Antigüedad de Saldos
Tabla 1 Entidad: Factura Tabla 2 Entidad: Dfactura Tabla 3 Entidad: Fac_Clie Tabla 4 Entidad: Precio Tabla 5 Entidad: Entrada Tabla 6 Entidad: Klaves Tabla 7 Entidad: Salida Tabla 8 Entidad: Sucursal Tabla 9 Entidad: Cliente Tabla 10 Entidad: Proveedor Tabla 11 Entidad: Artículo Tabla 12 Entidad: Archivo Tabla 13 Entidad: Help Tabla 14 Entidad: Equival Tabla 15 Entidad: Grupo Tabla 16 Entidad: Pri_gpo Tabla 17 Entidad: Proceso Tabla 18 Entidad: Pri_usu Tabla 19 Entidad: Usuario 25
26 26 27 27 28 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 32 33 33
Salida de Almacén Pantalla 6 Captura de Pagos Pantalla 7 Menú de Consultas por Pantalla Pantalla 8 Consulta de Inventario por Artículo Pantalla 9 Reporte Consecutivo de Ventas Pantalla 10 Cuentas por Cobrar Pantalla 11 Menú de Reportes Pantalla 12 Reporte Consecutivo de Ventas Pantalla 13 Reporte de Cobranza Pantalla 14 Punto de Re-orden Pantalla 15 Menú de Movimientos Pantalla 16 Alta de Clientes Pantalla 17 Alta de Artículos Pantalla 18 Alta de Proveedores 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 64 64 65 66 67
. Captura Pantalla 3 Captura de Facturas Pantalla 4 Entrada de Almacén Pantalla 5.LISTADODE PANTALLAS:
Pantalla 1 de Acceso Pantalla 2.
Ventas por Cliente Reporte 2.LISTADO DE REPORTES
Reporte 1. Punto de Re-orden Reporte 3 Inventario de Artículos Reporte 4 Cuentas por Pagar Reporte 5 Consecutivo de Facturas Reporte 6 Consumo por Periodo Reporte 7 Catálogo de Clientes Reporte 8 Catálogo de Artículos Reporte 9 Catálogo de Precios Reporte 10 Catálogo de Proveedores Reporte 11 Entradas y Salidas de Almacén 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78
DBF.2 d Lenguaje de programación en la que se elaboró el sistema.APENDICE A
Computadora 486 Se refiere a computadoras con procesador 486 que su rango de velocidad va de 25 MHz al 00 Mhz
Clipper 5.YNTX Tipo de Manejador de archivos e índices respectivamente (es donde se guarda la información que genera el sistema)
Organizaciones Profesionales Servicios de Salud de Nuevo León Grupo Empresarial Latino Vendor. A. de C.
. Arturo Jáuregui Alanís. Arturo Jáuregui Sánchez Maestría en Administración con Especialidad en Finanzas Nombre de la Tesis: Análisis y Diseño de un sistema de Distribución para una pequeña empresa Rama Profesional: Lugar Nacimiento: Fecha de Nacimiento: Nombre del Padre: Nombre de la Madre: Pre-grado: Informática Monterrey N. S. 27 de Abril de 1967 C.APENDICE B
Nombre: Grado a Obtener: Ing. Administrador de Sistemas Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica Universidad Autonomía de Nuevo León.P.V. Hortensia Sánchez Salinas Ing.L.
Durante mi carrera profesional siempre he
trabajado para el área de sistemas de información en cada una de las empresas que he elaborado desde un inicio en Tubacero en el año de 1987 hasta la actualidad en la Servicios de Salud de Nuevo León.
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