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Documentos usuales del comercio y el turismo internacional - PDF
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Alejandra Rivero Padilla
1 Documentos usuales del comercio y el turismo internacional2 El documento de oferta La factura pro forma La factura comercial El pedido El albarán El recibo3 El documento de oferta Es un documento elaborado por el exportador-vendedor en el que se sintetizan las condiciones en las que estaría dispuesto a concluir las negociaciones de una operación. Es una forma de introducción en la relación negociadora con potenciales o reales interesados en los productos que ofrece el vendedor-exportador. En este documento se reflejan las condiciones de venta y los mejores precios. La oferta puede partir a iniciativa del exportadorvendedor. La oferta debe ser clara y precisa. Puede ir acompañada de catálogos y folletos.4 Tipologías de factura Factura comercial (o f. de compra o simplemente factura) Copia de f. Duplicado de f. F. pro forma F. consular F. rectificativa F. recapitulativa F. electrónica Incoterm (international commercial terms): se trata de normas acerca de las condiciones de entrega y de porte de las mercancías. Sirven para repartir la responsabilidad y el coste de las transacciones comerciales internacionales entre vendedor y comprador.5 La factura pro forma Es un documento provisional emitido por el vendedor-exportador y es un anticipo de la factura definitiva, pero no debe confundirse con ésta. Da una información clara, precisa y confirmada de la operación, cuya oferta se ha realizado previamente y sirve de confirmación de las condiciones por parte del vendedor. En caso de que no se hubiera producido la oferta previamente, suple al documento de oferta para que el comprador tenga conocimiento de las condiciones de venta y el precio final de la operación comercial. Sirve en muchos casos como plataforma de inicio de las gestiones de pagos anticipados. Factura pro forma debe constar en el encabezamiento del documento. No debe estar firmada para evitar equívocos con la factura comercial definitiva.6 La factura comercial Es el documento contable definitivo que emite el vendedor-exportador una vez confirmada y realizada la operación de venta, por medio del cual solicita el pago al comprador importador del valor del importe de las mercancías y servicios suministrados. Es el comprobante de la operación y compromete al comprador a satisfacer el importe de las mercancías en las condiciones acordadas y que se especifican en el documento. El contenido es idéntico al de la factura pro forma, añadiendo alguna información complementaria. Debe estar firmada.7 [Introduzca el logotipo o nombre de su empresa] [Introduzca la dirección de su empresa] [Introduzca el CP y la ciudad] [Introduzca su número de teléfono] [Introduzca su número de fax] [Introduzca ciudad y fecha] Estimado/a Sr/a: Adjunto nos complacemos en volver a enviarle nuestra factura nº en ella indicados. por los conceptos Agradecemos el pago de dicha factura con la mayor brevedad posible ya que en caso contrario nos veremos obligados a clasificar su expediente como moroso con los costes por pago de intereses que dicha calificación conlleva. Sin otro particular, aprovechamos la ocasión para saludarle. Muy atentamente, [Introduzca nombre de su empresa y firme debajo ] [Introduzca su nombre]8 9 10 FACTURA PROFORMA Exportador: Código IVA: Dirección del comprador: Nº de factura: Fecha: Dirección destinatario: País de origen: Condiciones de entrega: País de destino: Condiciones de pago: Medio de transporte: Lugar de carga: Lugar de descarga Peso bruto total (kg): Peso neto total (kg): Volumen total (m 3 ): Nº bultos y clave: Ref. nº Descripción Cantidad Precio Unitario Precio total TOTAL Plazo de expedición: Validez de nuestra oferta: Observaciones:11 El pedido Es una relación detallada de las mercancías que el cliente o comprador solicita al vendedor o proveedor. En el pedido se especifican las características de las mercancías (concepto, cantidad, calidad, precio, etc.) y las condiciones que han sido previamente acordadas para la venta (forma de pago, plazos, entrega, etc.) Generalmente del impreso del pedido se hacen varias copias; estas son para el cliente, para el proveedor, almacén, etc. Las empresas realizan el pedido con un programa de gestión de bases de datos.12 El pedido EURALÚMINA, S.A Murillo, SEVILLA PLOMESTAL, S.A La Herrera, VITTORIA 30 de septiembre de 2007 Muy señores nuestros: Les rogamos que se sirvan tomar nota del pedido que a continuación pasamos a detallar: CANTIDAD ESPECIFICACIÓN PRECIO UNIT 200 Kg. Plomo puro en láminas de 0.05 mm Kg. Plomo puro en láminas de 0.08 mm El plazo de entrega tendrá como fecha tope el día 15 de Octubre de 2007; el envío se hará por ferrocarril para entregar en ésta; los portes, como siempre, serán por cuenta de ustedes; el pago se realizará por medio de transferencia. En espera de sus noticias, les saludamos atentamente. EURALÚMINA, S.A Jefe de compras13 14 El albarán Acredita la entrega de un pedido puesto que es la nota de entrega que acompaña el envío de las mercancías en el momento en que el cliente recibe el pedido. Sirve al comprador para comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación. El receptor de la mercancía debe firmarlo y enviar un duplicado para dar constancia de que la ha recibido correctamente y para mostrar su conformidad con el mismo. Sirve al vendedor para dar constancia de haber entregado la mercadería que el comprador solicitó.15 16 El recibo Es un documento por el que el comprador declara que ha recibido una cantidad de dinero u otra cosa. En el recibo siempre debe aparecer la cantidad recibida y la causa por la cual se hace el recibo.17 MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN ANEJO 6 AECI AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL MODELO DE RECIBO Importe (1): He recibido de (2):. La cantidad de (3):. Por la compra de (4):. Para el Convenio de Cooperación al Desarrollo, código: denominado (5):.. En, a de de 200 (Poner firma) Nombre (6):.. Número de identificación (7):. (1): Poner el importe abonado en número y en la moneda local. (2): Poner el nombre y apellidos de la persona que ha comprado el material o la mercancía de que se trate: deberá ser una persona responsable del Convenio o alguien autorizado por éste. (3): Poner el importe abonado en letra (debe coincidir con el (1). (4): Describir sucintamente el material o la mercancía adquirida, Cantidad adquirida y descripción de la misma. (5): Escribir nombre abreviado del Convenio de Cooperación al Desarrollo. (6) Escribir el nombre y apellidos del suministrador a quien se adquiere la mercancía. (7): Escribir el número del documento de identificación del suministrador o el número de identificación fiscal si lo tuviera.18 Prácticas / Preguntas Escriba una carta de pedido con los siguientes datos: Supermercados El Esmero. c/ Alcalá, 12, Torrejón de Ardoz (Madrid), hace un pedido de 200 cajas de botellas de aceite de oliva (0.4 grados de acidez máxima), a Aceitera EL OLIVAR, Polígono San Crisanto, Apartado de Jaén. Plazo de entrega: 2 semanas. Forma de pago: al contado. Observaciones: enviar por Transportes Acebedo (portes pagados).19 Es una relación detallada de las mercancías que el cliente o comprador solicita al vendedor o proveedor.20 Es un documento provisional emitido por el vendedor-exportador y es un anticipo de la factura definitiva, pero no debe confundirse con ésta.21 Es un documento por el que el comprador declara que ha recibido una cantidad de dinero u otra cosa.22 Es el documento contable definitivo que emite el vendedor-exportador una vez confirmada y realizada la operación de venta, por medio del cual solicita el pago al comprador importador del valor del importe de las mercancías y servicios suministrados23 En este documento se reflejan las condiciones de venta y los mejores precios.24 Acredita la entrega de un pedido puesto que es la nota de entrega que acompaña el envío de las mercancías en el momento en que el cliente recibe el pedido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`(=Q('2&0$3'&=C0)Z(L$&%#)= (U&'W?V'L/*F/E)'K'X&EF&)'K'9/&E*/&/'K'REF,&*#'K'R/D&'' ^&,(J5%)&%&08)#&0=F(0$2(8(.](a(5%(,4&#&'%('$+(02& :$0%$5,4 25'(%#& 0( +$,$#( 1)2'&L), (2L$'(' &0.(,#$00)4 2&0,$60)b"""40(*0(O(2&0CJ5%#(L$&%#)J0(,3&00],$L(,$60&,$(, &%#'& 0(, c5& 2&,#(.(% 0( %&) 3$O(%#$%( 2& F(% <$65&0 0(.$52(2J0(>(#&2'(04&0L(J)'&2$/$.$)6P#$.)2&7$#5(%$(= F(0$2( 8(.]( F$(50$($= C0L5&'O)= :$,$#( 2& 0( d.)0$%( 2& 0(, >'5.&,e 2)%2& 0), 1&'&6'$%), (.52&% ( +$,$#( 2&0 *(0(.$) 2& IR[H4 ')2&(2) 2& 3&00), Z('2$%&, 2& (U&'Y?V'R/D&' L(J)' 2& 0), 1(],&, 3N0#$.), J 5%) 2& 0), L(J)'&, 2& E5')1(= F& #'(#( 2& 5%( $L1)%&%#&.)%,#'5..$P% 2& S 6'(%2&, %(+&, 2& &,#$0) C'# D)5+&(5 &% 10&%).&%#') 12'345'' 16'78' 9:;<' =>(?' 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