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Timestamp: 2019-12-06 08:59:45+00:00

Document:
Registro Oficial No 537 - Lunes 06 de Julio de 2015
Última modificación: Martes, 27 de octubre de 2015 | 14:47
015 Apruébese el ?Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos
016 Díctese el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental
- Cantón Pasaje: De adscripción del Cuerpo de Bomberos de Pasaje al GADMP
- Cantón Pasaje: De Constitución, Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública de Agua, Alcantarillado y Aseo de Pasaje ?AGUAPAS EP?
002-2015 Cantón Simón Bolívar: Para la aprobación de la actualización del Plan de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial del GADMCSB 2014-2019
Que, de conformidad con lo previsto en la letra k) del artículo 3 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado, corresponde al Procurador General del Estado: ?Expedir reglamentos, acuerdos, resoluciones e instructivos de carácter general y particular, dentro del ámbito de su competencia?;
Que, mediante Resolución No. 094 de 10 de octubre de 2013, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 63 de 29 de octubre de 2013, se expidió el Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado, que fue reformado mediante Resolución No. 115 de 13 de marzo de 2014, publicada en el Registro Oficial No. 217 de 2 de Abril de 2014;
Que, mediante Resolución No. 127 de 28 de julio de 2014, publicada en el Registro Oficial Edición Especial No. 198 de 27 de octubre de 2014, se puso en vigencia el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado;
Que, mediante Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010, el Procurador General del Estado aprobó el Manual de Administración y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado;
Que, la Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible, que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada, aprovechando la tecnología existente, que ayude a la organización, inventario y depuración de los archivos, dentro de un proceso de mejoramiento continuo y actualización permanente;
Que, para el funcionamiento eficaz de la Procuraduría General del Estado, es necesario establecer procedimientos para la administración y custodia de su fondo documental, debiéndose contar para ello con una herramienta que permita la consecución de esos fines; en consecuencia,
En uso de la atribuciones conferidas por la Ley;
Art. 1.- Aprobar el ?Manual de Administración, Conservación y Custodia de Documentos de la Procuraduría General del Estado?, que consta como documento adjunto a esta resolución.
Art. 2.- Deróguese la Resolución No. 108 de 6 de mayo de 2010.
Art. 3.- La presente Resolución entrará en vigencia a partir de esta fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial ; de su ejecución, encárguese el Secretario General de la Procuraduría General del Estado. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, D. M., a 3 de junio de 2015.
Esta copia es igual al documento que reposa en el Archivo de la Secretaría General y al cual me remito en caso necesario. Lo certifico.- Fecha: 8 de junio de 2015.- f.) Dra. Lina Rosa Silva, Secretaria General, Procuraduría General del Estado.
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN,
CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
La Secretaría General, es coordinadora, administradora y custodio del fondo documental que contiene la información de la Institución
La Procuraduría General del Estado, desde su creación en 1928 asumió un papel protagónico en la vida jurídica del país, pues primordialmente se le entregó el patrocinio del Estado y paralelamente la asesoría legal. En nuestros días, frente a los cambios que se han producido en la legislación ecuatoriana a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008, así como la creación y reforma de otras disposiciones legales y normativas, asume nuevos retos y funciones como son: La representación judicial del Estado; el patrocinio del Estado y de sus instituciones; el asesoramiento legal y la absolución de las consultas jurídicas a los organismos y entidades del sector público con carácter vinculante, sobre la inteligencia o aplicación de la ley, en aquellos temas en que la Constitución o la ley no otorguen de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades del sector público.
La Procuraduría General del Estado, tiene bajo su responsabilidad el manejo de documentación vinculada directamente con el sustento legal del Estado, acervo documental que debe ser manejado bajo criterios técnicos y uniformes.
El presente Manual de Administración y Custodia de Documentos, es concordante con el marco normativo vigente y está diseñado bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.
Dr. Diego García Carrión, Procurador General del Estado.
La Procuraduría General del Estado cuenta en sus dependencias con información sensible que debe ser manejada en forma técnica y sistematizada.
Para ello se procedió a:
Revisar la organización y el inventario de la documentación existente en los distintos archivos, aplicando criterios técnicos para una adecuada clasificación, ordenamiento e identificación de dicha documentación;
Revisar los sistemas para registrar y procesar la información básica de cada fondo documental; y,
Revisar y depurar el proceso, subprocesos e instructivos que se aplican en cada una de las actividades que ejecutan las secretarías institucionales.
Aprovechando la tecnología existente y los procedimientos establecidos, que conllevan diferentes tipos de consulta, se accede en forma ágil y oportuna a la información procesada, que constituye el fondo documental de la Institución.
Se pretende un manual claro y sencillo que sirva de soporte para la organización, inventariado, depuración y custodia de los archivos, el mismo que debe ser el inicio de un proceso de mejoramiento y actualización permanente que conseguirá el perfeccionamiento de esta herramienta administrativa y con ello la mejora de los niveles de atención a los usuarios.
NORMATIVA QUE SUSTENTA EL PRESENTE MANUAL
Constitución de la República, Registro Oficial Nro. 449 de 20 de octubre de 2008.
Ley del Sistema Nacional de Archivos. Registro Oficial Nro. 265, de de Junio de 1982.
Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Registro Oficial Nro. 517 de 20 de junio de 1983. Reforma: Decreto Ejecutivo 1346 publicado en el Registro Oficial Nro. 830 de 14 de noviembre de 2012.
Instructivo para la Digitalización de Archivos de los Registros de Datos Públicos. Resolución de la DINARDAP 114; Registro Oficial Nro. 724 de 14 de junio de 2012; reforma: R.O. Suplemento 100 de 14 de octubre de 2013.
Reglamento Interno del Archivo Intermedio ?Archivo General de la Administración?. Registro Oficial Nro.1 del 11 de agosto de 1992.
Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos. Registro Oficial Nro. 67 del 25 de julio de 2005.
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 312, de 13 de Abril del 2004; reforma publicada en el Registro Oficial Nro. 154 de 3 de enero de 2014.
Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado. Registro Oficial Nro. 198, de 27 de octubre de 2014.
Reglamento Orgánico Funcional. Registro Oficial Suplemento Nro. 63, de 29 de octubre 2013; reforma Registro Oficial Nro. 217 de 2 abril de 2014.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Registro Oficial 337 del 18 de mayo del 2004.
Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública. Decreto Ejecutivo No. 2471; Registro Oficial Nro. 507, del 19 de Enero del 2005; reforma Decreto Ejecutivo 163, Registro Oficial Nro. 33 de 7 de junio de 2005.
Reglamento General de Bienes del Sector Público. Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 25; Registro Oficial Nro. 378 de 17 de octubre de 2006; reformas: Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 37, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 287 de 11 de Julio del 2014 y, Acuerdo de la Contraloría General del Estado Nro. 44, publicado en Registro Oficial Suplemento Nro. 317 de 22 de Agosto del 2014.
Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado No 39-CG, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, última modificación R.O. 178 de 6 de febrero de 2014 Acuerdo No. 006 CG-2014 Instructivo para la entrega y recepción de documentación, información y archivos a cargo de los funcionarios, servidores y trabajadores de la Procuraduría General del Estado. Resolución Nro. 125; Registro Oficial Nro. 284 de 22 de septiembre de 2010.
Reglamento para la Elaboración Manejo y Custodia de cierta documentación Oficial , publicado en el Registro Oficial Nro. 478 de 30 de marzo de 1954.
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos idóneos a fin de que, el ingreso, tramitación, direccionamiento, producción y organización de los documentos institucionales, se ejecuten bajo normas y criterios técnicos uniformes, que permitan la sistematización de las actividades de administración, custodia y archivo de documentos.
Las áreas de acción encargadas de los procesos y procedimientos de la administración, archivo y custodia de documentos son: la Secretaría General, Unidad de Documentación y Archivo, Secretaría de la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales.
Este subproceso tiene dos fases diferenciadas:
La primera fase inicia con la recepción en ventanilla y verificación de la documentación presentada por el usuario, cumplido con lo cual se procede a la elaboración de la hoja de ruta, digitalización de la documentación, búsqueda de antecedentes, de ser el caso, direccionamiento a una de las Unidades Administrativas de la Institución y concluye con el descargo en el libro correspondiente. Aquellas Direcciones que reciban documentación en forma directa, (discos compactos, correos electrónicos u otros) tienen la obligación de enviar a la unidad de documentación y archivo para que la documentación sea ingresada y digitalizada, a excepción de aquellas unidades que por la especialidad del trabajo administran y custodian sus propios archivos y que están citadas en el Art. 16 del Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado.
La segunda fase comienza con la recepción de la documentación o respuesta generada por la Unidad Administrativa pertinente, se verifica que haya cumplido con todos los requisitos formales, se remite al usuario (por medio de un Courier), se crean las claves de correspondencia, se procesa la hoja de ruta y se culmina el proceso con el archivo respectivo.
3. RESPONSABLES.-
Como actores del proceso de administración y custodia de documentos y archivos de la Procuraduría General del Estado, son responsables todos los funcionarios y servidores que bajo cualquier régimen laboral presten servicios en la Procuraduría General del Estado.
4. POLÍTICAS.-
Atención a los usuarios: La atención a los usuarios internos y externos será con agilidad, transparencia, calidad y calidez.
Técnica de archivo: Para el archivo del fondo documental se utilizará el sistema alfanumérico y cronológico.
Recepción de documentos: Tanto la recepción de comunicaciones Oficial es dirigidas a la Procuraduría General del Estado, como los oficios generados en las distintas unidades administrativas para su respectivo despacho, se las receptará en el horario de 8:30 a 17:00.
Entrega de documentación por ventanilla: La entrega de comunicaciones Oficial es a los requirentes se lo hará previa la presentación de la credencial que le identifique como servidor de la entidad a la que se dirige la documentación. En caso de que el destinatario sea una persona natural, presentará la cédula de identidad o ciudadanía, pasaporte o licencia de conducir.
Acta de entrega recepción de documentos: Cuando exista un cambio administrativo o separación de la institución por cualquier motivo, incluyendo los casos de comisión de servicios, el servidor firmará el acta de entrega recepción pertinente, para precautelar la custodia de los documentos.
Obligatoriedad en la atención de trámites: Cada Unidad Administrativa está en la obligación de tener conocimiento de los trámites que son de su competencia y preparar las respuestas correspondientes.
Conservación de documentos y de la información: La conservación es un conjunto de técnicas, tratamientos y procedimientos de cualquier naturaleza, preventivos o curativos que tienen por objeto garantizar la durabilidad de los soportes documentales y la salvaguarda de la información en ellos contenida; por lo tanto, la institución está obligada a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos de las Unidades archivísticas, para lo cual incorporará tecnologías de avanzada en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando herramientas electrónicas, informáticas, ópticas o telemáticas debiendo para el efecto realizar estudios técnicos.
El acervo documental es la riqueza histórica de la Institución, en tal virtud los servidores de la Procuraduría General del Estado y quien reciba tal documentación, la custodiará y será el responsable de su cuidado a fin de evitar deterioros, mutilaciones, deformaciones o adulteraciones de los expedientes; en consecuencia, el responsable de la Unidad Administrativa o el funcionario o servidor que solicitare en préstamo un expediente, deberá devolverlo a la Unidad de Documentación y Archivo en el mismo orden cronológico que lo recibió. De su parte la Unidad de Documentación y Archivo tendrá la obligación de mantener un registro de tales préstamos y de recordar periódicamente a los funcionarios, servidores o a la Unidad Administrativa a la que pertenecen, que tales documentos están en su poder a fin de que se cumpla el propósito del cuidado del acervo documental, de conformidad con el numeral 2 del artículo 69 del Reglamento Orgánico Funcional de la PGE.
Depuración del fondo documental: operación mediante la cual se descartan, retiran, excluyen o suprimen del expediente los documentos que no tienen valor primario. La evaluación de toda la documentación y destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad con las disposiciones legales, con la intervención de un Comité que se encargará de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
Normas Técnicas del Control Interno, Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39, Registro Oficial Suplemento 87 de 14 de diciembre de 2009, última modificación Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 006 CG-2014, publicado en Registro Oficial Suplemento 178 de 6 de febrero de 2014.
Generación de documentos: Los funcionarios y servidores que estén a cargo de generar documentos, se regirán a los formatos pre establecidos por Comunicación Social.
Actualización permanente de inventarios: Serán responsables, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría Regional 1, las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales, quienes actualizarán permanentemente los inventarios del fondo documental a su cargo.
Conservación de los archivos:
La Institución dotará de la infraestructura física y tecnológica necesaria para la óptima conservación del fondo documental; para lo cual, se realizarán estudios técnicos de conservación física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad y reproducción de la información, así como el funcionamiento razonable del sistema
5. ORGANIGRAMA.-
Cadena de valor: Modelo teórico que describe el curso de los procesos que agregan valor al trabajo que desempeña la Secretaría General.
ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL
Efectuar el registro de los documentos y trámites que ingresan a la administración de la Procuraduría General del Estado, de forma tal que permita un eficaz seguimiento y control de los mismos durante las etapas de recepción, análisis, distribución, procesamiento, emisión de respuestas, de la información y de
dictámenes especiales, brindando una oportuna atención a los requerimientos solicitados por el usuario.
Participan en el presente proceso la Secretaría General, la Secretaría Regional 1, la Unidad de Documentación y Archivo, y las Unidades de Gestión que procesan la información recibida.
Participan las áreas e Instituciones del Sector Público encargadas de la recepción y distribución de la correspondencia generada por la Procuraduría General del Estado, adicionalmente la participación en el proceso no implica obligación de cumplimiento de este manual, sino únicamente en cuanto a los requisitos para poder retirar documentación de la PGE.
La aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo de administración de documentos, corresponde a los funcionarios y servidores de la Secretaría General, la Unidad de Documentación y Archivo, la Secretaría de la Regional 1 y las Direcciones Regionales y Ofi cinas Provinciales.
4. DESCRIPCIÓN Y FLUJO DEL SUBPROCESO.-
4.1 Ingreso de Documentos.-
Recibir y verificar la documentación presentada por el usuario, por Courier o Correos del Ecuador; a excepción, de los documentos reservados y los determinados en el Reglamento de Administración y Custodia del Fondo Documental de la Procuraduría General del Estado, que son receptados directamente en la Secretaria General.
Verificar que los anexos que se invocan en la petición son los que en realidad se acompañan, esto es: el número de las fojas útiles, biblioratos, libros o legajos, revistas, discos compactos y otros.
Cuando la documentación no está completa se la devolverá al usuario;
Si la documentación está completa, se imprimirá el sello de recepción y se continuará con el trámite.
Determinar el tipo de atención que se debe dar según el tipo de documentación (Administrativos AD; y, Patrocinio JJ; se añadirá a este código las iniciales del Procurador en funciones).
Imprimir las hojas de ruta utilizando el Sistema de Documentación y Archivo.
Si la documentación ingresada pertenece a un expediente existente, se la deberá adjuntar al mismo, utilizando para la búsqueda el sistema de Claves de Correspondencia.
Remitir al Jefe de Documentación y Archivo los expedientes de forma física y electrónica para su control y revisión; finalizado este proceso, se remitirá la documentación al Secretario General para su direccionamiento a la unidad administrativa que corresponda.
El Jefe de Documentación y Archivo actualizará los datos constantes en la hoja de ruta en el Sistema de Gestión de Trámites.
Entregar físicamente la documentación y la correspondencia a las unidades administrativas, dejando constancia de su recepción en el registro ?Entrega de Documentación Interna?.
5. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Digitalizar la documentación que ingresa en forma Oficial a la Procuraduría General del Estado, con la finalidad de respaldar esta información en forma electrónica, la misma que estará disponible para los usuarios internos y externos. Esta información digitalizada, puede servir también, como una herramienta, para que las direcciones misionales puedan estructurar sus archivos internos para un mejor manejo de la información.
5.2 ALCANCE.-
Participan en el presente procedimiento los servidores de la Unidad de Documentación y Archivo que fueren designados para el caso y los servidores designados para el cumplimiento de estas actividades en la Dirección Regional 1, las Direcciones Regionales y Oficinas Provinciales
5.3 RESPONSABILIDAD.-
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de las normas y procedimientos relativos al capítulo de administración de documentos, es responsabilidad del Jefe de la Unidad de Documentación y Archivo conjuntamente con el Secretario General; y, funcionarios encargados de esta labor en la Secretaría Regional 1, en las Direcciones Regionales y Ofi cinas Provinciales
5.4 DESCRIPCIÓN.-
Una vez registrada física y electrónicamente la documentación, se digitaliza de acuerdo al código y número de trámite que asigna el Sistema de Gestión de Trámites. Estos datos están impresos en la Hoja de Ruta blanca A4.
Se digitaliza tanto el pedido como los anexos.
Se almacena en la librería correspondiente dependiendo de la codificación técnica de archivo establecida en la Unidad.
Las librerías de acuerdo al tema son:
Patrocinios: Nacional e Internacional
Y las que se crearen
Si la documentación no contiene antecedentes, se la remite directamente al Jefe de Documentación y Archivo, caso contrario funcionario responsable adjuntará los antecedentes y continuará con el trámite.
6. Despacho externo y archivo de documentos.-
Recibir y verificar la documentación presentada por las diferentes unidades administrativas para su despacho.
1.1. Verificar que la documentación constante en la hoja de ruta y en el oficio de salida esté completa.
1.2. Solicitar la documentación faltante, en caso de no estar completa.
Asignar el número secuencial y fecha correspondiente.
Registrar los datos correspondientes en el libro de ?oficios despachados?.
Desglosar las copias de la documentación saliente y entregarlas a las unidades administrativas correspondientes.
Crear las seriales, (el original al archivo histórico de la institución y copia al Procurador General del Estado).
Ingresar los datos en el Sistema de Gestión de Trámites.
Digitalizar los oficios de salida utilizando el sistema informático utilizado por la Institución..
Clasificar y entregar la correspondencia a la mensajería institucional, al Courier o Correos del Ecuador con el reporte diario para su distribución.

References: artículo 3
 Resolución 
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 Resolución 
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 artículo 69