Source: http://eirlegal.pl/pl/aktualnosci
Timestamp: 2019-07-21 13:32:02+00:00

Document:
RODO w dziale HR – lista kontrolna
25 maja 2018 r. zaczęła obowiązywaćunijna reforma prawa o ochronie danych osobowych (tzw. GDPR/ RODO). W niektórych firmach nadal trwają działania dostosowujące do RODO, polskie przepisy wprowadzające (m.in. zmiany Kodeksu Pracy) będą uchwalone z opóźnieniem, a pytań i wątpliwości w działach kadr wciąż sporo.
Poniżej przedstawiamy listę kontrolną najważniejszych działań, które każdy dział HR powinien podjąć już teraz:
Aktualizacja dokumentacji przetwarzania danych– m.in. zgody, klauzule informacyjne, upoważnienia, regulaminy wewnętrzne
Sprawdzenie kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych osobowych kandydatów i pracowników
Nadanie odpowiednich uprawnień dostępu i przetwarzania danych osobowych pracownikom HR (lub innym)
Upewnienie się, czy dotychczasowe zgody spełniają wymogi RODO – treść klauzul informacyjnych przedstawionych kandydatom i pracownikom, cele przetwarzania danych i podstawy prawne
Przegląd obecnych procedur rekrutacyjnych pod kątem zgodności z RODO
Sprawdzenie, czy w aktach osobowych nie są przechowywane dodatkowe dokumenty bez właściwej podstawy prawnej
Upewnienie się, czy bazy danych osobowych są odpowiednio chronione od strony informatycznej i organizacyjnej
Stała współpraca z Inspektorem Ochrony Danych, jeśli istnieje
Rozporządzenie RODO w każdym kraju członkowskim UE obowiązuje wprost, niezależnie od uchwalenia krajowych przepisów wprowadzających lub niezgodności niektórych ich zapisów z RODO. Wskazane jest więc, aby wszyscy pracownicy działu HR, którzy mają dostęp do danych osobowych kandydatów i pracowników (m.in. dyrektorzy personalni, HRBP, specjaliści ds. administracji kadrami, rachuby płac, rekrutacji, zarządzania personelem i talentami) szczegółowo zapoznali się z nowymi przepisami lub przeszli odpowiednie szkolenia.
W razie potrzeby prosimy o kontakt z ekspertami EIR Legal.
Konsultant HR, trener, ekspert ds. RODO w HR
T: 601 365 160
25 maja 2018r. zaczęło obowiązywać z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. GDPR/ RODO). Tego samego dnia weszła też w życie nowelizacja dotychczas obowiązującej Ustawy ochronie danych osobowych (Dz.U. z 24 maja 2018, poz. 1000). Nowelizacja była konieczna z uwagi na zastąpienie niektórych polskich przepisów przez RODO a także potrzebę określenia nowych zasad działania i zadań organu nadzorczego, który jednocześnie zmienił nazwę z GIODO na Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Wejście w życie RODO wymaga też przeglądu i aktualizacji wielu polskich ustaw w zakresie dotyczącym zasad przetwarzania danych osobowych. W związku z tym powstał także projekt odrębnej ustawy (tzw. przepisy wprowadzające), która z uwagi na ogrom zmian zostanie uchwalona przez Sejm już po 25 maja 2018 i zacznie obowiązywać prawdopodobnie w II poł. 2018 r. W toku prac nad uchwalaniem w ostatniej chwili Ustawy ochronie danych osobowych Sejm postanowił jednak włączyć do niej część tzw. przepisów wprowadzających, które nie budzą wątpliwości prawnych – jednym z nich są nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące wszelkich form monitoringu w miejscu pracy, w tym monitoringu wizyjnego (kamery) oraz poczty elektronicznej (e-mail). Pozostała część zmian Kodeksu Pracy, w tym treść Art. 221, określającego zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydatów do pracy i pracowników, zostanie uchwalona w pakiecie przepisów wprowadzających.
Zmiany Kodeksu Pracy są odpowiedzią na od dawna zgłaszane postulaty pracodawców w zakresie jednoznacznego uregulowania prawnych możliwości i form monitoringu w miejscu pracy. Nie oznacza to jednak, że to tej pory żadne formy monitoringu nie były stosowane – pracodawcy, który widzieli taką potrzebę stosowali je i regulowali w przepisach wewnętrznych bazując na interpretacjach GIODO, orzecznictwie polskich sądów, sadów UE oraz Europejskiego Trybunału Praw Człowieka.
Od 25 maja 2018 do Kodeksu Pracy zostały dodane nowe przepisy - Art. 222 orazArt. 223, które stanowią iż:
Monitoring wizyjny (kamery) jest dopuszczalny, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez max. 3 miesiące od dnia nagrania.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (zależnie od statusu pracodawcy).
Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringuw sposób przyjęty w firmie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a także informuje o nim nowych pracowników na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
Pomieszczenia monitorowane powinny być oznaczonew sposób widoczny i czytelny, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem urządzeń.
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika oraz inne formy monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji tych celów. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Wszelkie formy monitoring w miejscu pracy powinny być uregulowane w regulaminach wewnętrznych (analogicznie jak monitoring wizyjny).
Co ta zmiana oznacza dla pracodawców wyjaśnia ekspert EIR Legal:
Uregulowanie zasad monitoringu w Kodeksie Pracy jest dobrym rozwiązaniem, które pozwoli prawidłowo stosować monitoring zarówno pracodawcom, którzy do tej pory mieli wątpliwości co do legalności jego stosowania jak i tym, którzy już różne formy monitoringu wdrożyli. W tym przypadku zalecamy przegląd wewnętrznych przepisów i odpowiednią ich aktualizacje zgodnie z RODO.
Niestety regulacje dotyczące monitoringu korzystania pracowników z nowych technologii wydają się spóźnione o co najmniej kilka lat. Obecnie duża część pracowników korzysta z szerokiej gamy prywatnych urządzeń mobilnych, nie ma więc potrzeby wykorzystywania do prywatnej komunikacji służbowego maila czy telefonu. Natomiast jeśli chodzi o korzystanie z Internetu na służbowych komputerach, zgodnie z zaleceniami organów UE polscy pracodawcy mogą stosować i stosują blokowanie dostępu do portali pocztowych czy stron nie związanych z pracą (np. portale społecznościowe czy zakupowe) zamiast monitorowania aktywności pracowników w sieci, które stanowi duże ryzyko naruszenia prywatności. Oczywiście nie eliminuje to problemu surfowania po Internecie na prywatnych urządzeniach mobilnych w czasie pracy.
Zalecamy też naszym klientom zwracanie większej uwagi na pisemne uregulowanie zasad korzystania pracowników z mediów społecznościowych, szczególnie tych o charakterze zawodowym (np. LinkedIn czy GoldenLine), gdzie profil pracownika zawiera opis jego kariery zawodowej oraz wskazuje aktualnego pracodawcę. Uwrażliwienie pracowników i kadry kierowniczej na publikacje i komentarze mogące stanowić naruszenie interesów pracodawcy jest lepszym rozwiązaniem niż radzenie sobie z kryzysem wizerunkowym po fakcie.
Adwokat Alicja Biernat
Kancelaria Adwokacka EIR Legal
Jak premiować by nie dyskryminować ?
To temat, o którym będzie mówić Mecenas Alicja Biernat podczas najbliższego Kongresu Prawa Pracy i HR w Warszawie .
Pracodawcy proponują swoim podwładnym szereg dodatkowych składników wynagrodzenia, niektóre pomysły mogą być dość nietypowe: dodatek za niepalenie, za zdrowy styl życia, bycie „fit”, „eko” czy premia za obecność w pracy. Ważne jest, by w trakcie tworzenia i realizacji różnorodnych systemów motywacyjnych zadbać również o to, aby nie powodowały one nieporozumień w zespole czy nawet dyskryminacji niektórych grup pracowników. Na konferencji zostaną przedstawione dobre praktyki w tym zakresie.
„Kongres Prawa Pracy i HR. Praktyka i Najnowsze Trendy” organizowany jest w dniach 16-18 października 2017 r. przez BDO |POLEXPERT. Więcej informacji znajdziecie Państwo pod adresem: https://www.kongresprawapracy.com/
Dyskryminacja i mobbing - czy Kodeks Pracy wymaga nowelizacji?
12 lipca 2017 odbyło się w Sejmie pierwsze czytanie prezydenckiego projektu nowelizacji Kodeksu Pracy m.in. w zakresie przepisów dotyczących dyskryminacji i mobbingu.Jak wynika z dołączonego uzasadnienia, celem proponowanych zmian jest ułatwienie zatrudnionym realizacji uprawnień pracowniczych. Projekt został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach (NKK). Dalszych prac można spodziewać się dopiero po przerwie wakacyjnej.
Jakie propozycje zmian zawiera prezydencki projekt?
Przede wszystkim nie jest to całościowa i przemyślana koncepcja aktualizacji przepisów dotyczących przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w miejscu pracy, które obowiązują w prawie niezmienionym kształcie od 2004 r. Projekt zmian zwiera kilka drobnych korekt różnych przepisów – m.in. dotyczących wydawania i prostowania treści świadectwa pracy, rozszerzenia ochrony stosunku pracy osób korzystających z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Propozycje zmian w zakresie dyskryminacji i mobbingu sprowadzają się do dwóch poprawek. Więcej o zmianach tutaj: opinia Sądu Najwyższegoz dnia 30 czerwca 2017
lub pod adresem www: http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?documentId=F69FFA3A32FD99C0C1258154005CD665
Art. 113, Art. 183a §1
Proponowana przez Prezydenta drobna korekta treści definicji dyskryminacji nie będzie miała wpływu na obecny stan prawny, co potwierdza także dostępna na stronie Sejmu opinia Sądu Najwyższego w tej sprawie. Dużo większe znaczenie dla pracodawców może mieć natomiast uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 28 września 2016 (sygn. III PZP 3/16) stwierdzająca, że złożenie przez pracownika odwołania do sądu pracy od wypowiedzenia lub rozwiązania umowy w ustawowym terminie (od 1 stycznia 2017 jest to 21 dni) nie jest warunkiem koniecznym zasądzenia na rzecz pracownika odszkodowania za dyskryminację (są to dwa odrębne roszczenia o różnych podstawach prawnych). To oznacza, że pracownik, który po upływie okresu odwołania od wypowiedzenia uzna (np. na podstawie otrzymanych nowych informacji lub ujawnionych faktów), że przyczyna rozwiązania z nim umowy o pracę lub kryterium doboru do zwolnienia zastosowane przez pracodawcę było dyskryminujące, może wystąpić z powództwem o odszkodowanie z tytułu naruszenia zasady równego traktowania/zasady niedyskryminacji w okresie aż do przedawnienia roszczeń pracowniczych (3 lata). Orzeczenie to powinno skłonić pracodawców do większej refleksji i analizy ryzyka prawnego na etapie przygotowywania dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunku pracy, szczególnie w przypadkach zwolnień pracowników z tzw. przyczyn ekonomicznych.
Odszkodowanie za mobbing bez konieczności rozwiązywania umowy
Art. 943 §4
Pracownik, który wskutek mobbingu rozwiązał umowę o pracę lub poniósł szkodę, ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Sąd Najwyższy stwierdza w swojej opinii, że proponowany zapis został wadliwie skonstruowany i jest zbędny w obecnym stanie prawnym. Moim zdaniem ta propozycja pozornego ułatwienia może bardziej skomplikować ofiarom mobbingu dochodzenie roszczeń. Określenie szkody jest mało precyzyjne – w przypadku pracownika, który rozwiązuje stosunek pracy może wchodzić w grę np. pozostawanie bez pracy, obniżenie poziomu dochodów, utrata możliwości rozwoju kariery. W przypadku pracownika wciąż zatrudnionego u pracodawcy, trudniej oszacować finansowo poniesione szkody.
Ponadto w praktyce pracownicy rzadko korzystają z możliwości występowania do sądu przeciwko aktualnemu pracodawcy. Zazwyczaj roszczenia mobbingowe pojawiają się w wyniku rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę, czy też są przyczyną rozwiązania umowy przez pracownika. W przypadku mobbingu to na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, a postępowania sądowe są długotrwałe. Bardziej wskazane byłoby więc wdrożenie zachęt dla pracodawców do większej skali działań profilaktycznych i rozstrzygania zgłaszanych przypadków mobbingu na drodze wewnętrznej.
Co przydałoby się zmienić w podejściu do dyskryminacji i mobbingu?
Nie ulega wątpliwości, że obrona swoich praw przez ofiary mobbingu jest procesem trudnym i długotrwałym. Wielu osobom stan psychiczny nie pozwala na podjęcie tego wysiłku. W dalszym ciągu, po kilkunastu latach obowiązywania przepisów Kodeksu Pracy, niska jest świadomość i aktywność polskich pracodawców w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi oraz radzenia sobie z ich przejawami. Pomimo jasnych wytycznych Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 3 sierpnia 2011,sygn. I PK 35/11)jakie faktyczne i skuteczne działania powinni podejmować pracodawcy, aby minimalizować ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej, wciąż niewiele firm wdraża wewnętrzne procedury antymobbingowe i szkoli kadrę kierowniczą w tym zakresie.
Z punktu widzenia praktyka, usprawnień wymagają dwa obszary:
wyjaśnianie przypadków mobbingu i innych niedozwolonych praktyk przez samych pracodawców
skuteczne działania naprawcze, ze szczególnym uwzględnieniem osobistej odpowiedzialności sprawców mobbingu
Odsyłanie ofiar mobbingu w długą kolejkę po sprawiedliwość przed sądem nie jest chyba najlepszym rozwiązaniem. Ustawodawca powinien raczej zastanowić się nad zachętami dla pracodawców, którzy wdrażają zalecenia Sądu Najwyższego w formie wewnętrznych procedur przeciwdziałania mobbingowi i innym niedozwolonym praktykom zdefiniowanym w Kodeksie Pracy oraz szkoleń. Taka procedura określa m.in. sposób zgłaszania niepożądanych zachowań pracodawcy oraz sposób wyjaśniania ich na drodze wewnętrznej (np. mniej poważne przypadki w drodze rozwiązywania konfliktów czy mediacji, bardziej poważne zarzuty w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Antymobbingową czy inny organ powołany przez pracodawcę). Stworzenie pracownikom warunków do zgłaszania takich przypadków pracodawcy, daje możliwość szybkiego i obiektywnego wyjaśnienia sprawy - zwykle całe postępowanie od momentu złożenia skargi do sporządzenia raportu końcowego nie przekracza miesiąca (proces sądowy twa znacznie dłużej, w dużych miastach od złożenia pozwu do pierwszej rozprawy mija kilka miesięcy) przy dość ograniczonych kosztach w porównaniu z ewentualnym postępowaniem sądowym (finansowych i wizerunkowych). Oczywiście wewnętrzne postępowanie wyjaśniające nie zamyka pracownikowi drogi do sądu pracy, jeśli będzie niezadowolony z jego wyniku, ale też pracodawca, który podejmuje działania profilaktyczne i naprawcze ma w takim postępowaniu lepszą pozycję niż pracodawca całkowicie bierny.
Ofiara mobbingu ma zwykle poczucie wielkiej krzywdy, która ją spotkała ze strony mobbera. Dlatego też ogromne znaczenie ma dla niej rozwiązanie zaistniałej sytuacji przez pracodawcę oraz wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji wobec sprawcy(ów) mobbingu. Ponadto jeśli pracodawca nie wdrożył odpowiedniej polityki przeciwdziałania mobbingowi, trudniej mu też będzie pociągnąć do odpowiedzialności finansowej faktycznego sprawcę mobbingu.
Warto byłoby zatem zastanowić się nad realnymi zmianami -działaniami leżącymi również w interesie pracodawców, którzy chcą pozyskać i utrzymać dobrych specjalistów. Wszystko wskazuje na to, że sytuacja na rynku pracy w najbliższych latach będzie dla nich coraz trudniejsza.
Ekspert ds. przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi
Nowelizacja ustawy o pracy tymczasowej okiem pracodawcy-użytkownika
Dorota Strzelec - psycholog pracy, konsultant ds. zarządzania kadrami, trener biznesu
1 czerwca 2017 r. wchodzi w życie ważna nowelizacja zasad funkcjonowania pracy tymczasowej - Ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 o zmianie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 17 maja 2017, poz. 962). Choć z uzasadnienia ustawodawcy wynikało, że głównym celem zmian jest „podniesienie standardów pracy tymczasowej oraz poprawa warunków zatrudnienia i bezpieczeństwa prawnego pracowników tymczasowych”, po analizie ostatecznej wersji Ustawy trudno nie oprzeć się wrażeniu, że w istocie zmierza ona do maksymalnego ograniczenia tej formy zatrudnienia.
Jakie zmiany dla pracodawców-użytkowników?
Z raportów branżowych wynika, że około 1/3 firm korzysta z pracowników tymczasowych (ok. 20% z nich jest potem zatrudnianych w tych samych firmach na stałe). Ok. 40% pracowników tymczasowych to młode osoby poniżej 26 roku życia. Zatrudniani są głównie przy pracach prostych o charakterze masowym lub sezonowym m.in. na stanowiskach produkcyjnych, magazynowych, call center czy usługach pomocniczych. Jakie zatem skutki przyniesie ostatnia nowelizacja dla pracodawców-użytkowników?
Nowym obowiązkiem pracodawców-użytkowników będzie przedstawianie na wniosek agencji pracy tymczasowej do wglądu zasad wynagradzania pracowników w firmie oraz niezwłocznego informowania agencji w formie pisemnej o zmianach regulaminu wynagradzania. Agencja z kolei będzie musiała przedstawić na piśmie pracownikowi tymczasowemu informacje otrzymane od pracodawcy-użytkownika. Ten przepis ma na celu zapewnienie pracownikom tymczasowym podobnych warunków wynagrodzenia jak pracownikom zatrudnionym na stałe oraz przeciwdziałanie nierównościom płacowym.
Pracownik tymczasowy nie będzie mógł u pracodawcy- użytkownika wykonywać pracy, którą wcześniej wykonywał pracownik zatrudniony na stałe przez okres ostatnich 3 miesięcy, a który został zwolniony z przyczyn nie leżących po stronie pracownika (np. z powodu restrukturyzacji, zwolnień grupowych czy likwidacji pojedynczych stanowisk pracy). Dotyczy to także sytuacji, gdy taka praca (niezależnie od nazwy stanowiska) miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy-użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik.
Podniesienie standardów czy eliminacja pracy tymczasowej?
O ile w przypadku pracodawców-użytkowników nie są to zmiany rewolucyjne, to dla agencji pracy tymczasowej nowelizacja oznacza szereg nowych obowiązków i barier. Oprócz obowiązków administracyjnych (m.in. sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, wystawianie świadectw pracy oraz nowego typu zaświadczeń dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pracy tymczasowej, podawania pracownikowi danych kontaktowych opiekuna z ramienia agencji) bardzo ważną zmianą jest wymógposiadania zabezpieczeń finansowych na zaspokojenie roszczeń pracowniczych oraz zwiększenie prawnej ochrony pracownic tymczasowych w ciąży.
Po 1 czerwca 2017pracowniceposiadające co najmniej 2-miesięczny staż pracy w danej agencji, których umowa miała ulec rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, będą mogły korzystać z przedłużenia umowy aż do dnia porodu oraz nabyć prawo do zasiłku macierzyńskiego. Trudno sobie na razie wyobrazić w jaki sposób agencje zagospodarują takie pracownice po zakończeniu pracy u pracodawcy-użytkownika – jeśli nie będzie dla nich nowych zleceń, będą zapewne zmuszone zwolnić je ze świadczenia pracy i ponosić koszty ich wynagrodzenia? Pojawiają się już opinie, że może to ograniczyć młodym kobietom dostęp do pracy tymczasowej – w praktyce dotyczy to stanowisk, na które jest podobna liczba kandydatów kobiet i mężczyzn. Są jednak stanowiska bardziej „sfeminizowane”, gdzie agencja nie będzie miała do wyboru zbyt wielu kandydatów mężczyzn, co może powodować powrót nielegalnych i dyskryminujących praktyk np. w postaci wymagania od kandydatek na pracownice tymczasowe zaświadczenia, że nie są w ciąży czy wymuszanie złożenia wypowiedzenia w przypadku zajścia w ciążę przed zakończeniem pracy tymczasowej.
Kto poniesie wyższe koszty rekrutacji i zatrudnienia?
Można by powiedzieć, że to problemy agencji pracy tymczasowej i pracodawcy-użytkownicy nie muszą sobie zaprzątać nimi głowy, jednak nałożenie na agencje szeregu nowych obowiązków może wpłynąć na wzrost kosztów dla ich klientów oraz wyeliminowanie z rynku szeregu mniejszych agencji (często wyspecjalizowanych w obsłudze wąskiej grupy klientów). Dlatego ukryty zamiar ustawodawcy bardzo znaczącego ograniczenia zakresu stosowania pracy tymczasowej, a tym samym „zachęcenia” pracodawców do bezpośredniego zatrudniania pracowników wydaje się bardzo prawdopodobny. Pytanie tylko czy to zadziała?
Autorka posiada 20-letnie doświadczenie w branży doradczej – była konsultantem w międzynarodowej kancelarii prawnej oraz konsultantem i dyrektorem w agencji doradztwa personalnego w Warszawie. Wspierała też swoją wiedzą ekspercką izby gospodarcze i stowarzyszenia branżowe. Na bieżąco interpretuje i wyjaśnia pracodawcom trendy na polskim rynku pracy w zakresie zmian prawa i polityki zarządzania kadrami.
Komisja Antymobbingowa – niezależny organ, ale za błędy odpowiada pracodawca!
W żadnym środowisku pracy nie można całkowicie wykluczyć możliwości wystąpienia niepożądanych zachowań w postaci dyskryminacji, molestowania w tym molestowania seksualnego czy mobbingu. Pracodawcy mogą jedynie minimalizować ryzyko ich wystąpienia poprzez podejmowanie skutecznych działań zapobiegawczych dostosowanych do specyfiki danej firmy (m.in. ilości zatrudnionych, struktury organizacyjnej, rodzaju relacji interpersonalnych).
Podstawowe działania profilaktyczne podejmowane przez średnie i duże firmy to opracowanie pisemnej procedury antymobbingowej oraz szkoleniaorganizowane – co najmniej dla kadry kierowniczej, a w miarę możliwości dla wszystkich pracowników. Wewnętrzna procedura (regulamin lub polityka) przeciwdziałania mobbingowi (a także innym niepożądanych praktykom w miejscu pracy) to dokument, którego treść i zakres zależy wyłącznie od oceny ryzyka i decyzji pracodawcy.
Najistotniejszą częścią takiej procedury jest określenie formy zgłaszania niepożądanych praktyk, sposobu rozpatrywania skarg oraz organów powołanych przez pracodawcę, ich składu i sposobu wyboru (np. komisja antymobbingowa, pełnomocnicy, rzecznicy zaufania, mediatorzy).
Wprawdzie główny nacisk powinien by położony na profilaktykę, ale konieczne jest także zapisanie w jaki sposób będą rozpatrywane zgłoszenia przypadków mobbingu i innych niepożądanych zachowań, jeśli w przyszłości do nich dojdzie. Tu pracodawcy również mają swobodę stworzenia i nazwania organu, który będzie prowadził tzw. postępowania wyjaśniające. Zwykle jest to zespół min. 3-osobowy określany jako Komisja Antymobbingowa (Komisja ds. Relacji Pracowniczych lub Zespół Wyjaśniający). Pracodawca może też zdecydować, czy powołuje komisję stałą czy będzie ona tworzona odrębnie do każdego postępowania wyjaśniającego, czy w składzie komisji będą tylko pracownicy firmy czy także zewnętrzni eksperci. Rola i skład Komisji oraz innych organów pomocniczych zależy od dokonanej przez pracodawcę oceny ryzyka i faktycznych potrzeb.
Zasiadanie w komisji rozpatrującej przypadki niepożądanych zachowań to duża odpowiedzialność.Raport z postępowania wyjaśniającego stanowi dla pracodawcy podstawę do wyciągnięcia konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych (np. zwolnienia dyscyplinarnego sprawcy mobbingu) oraz wdrożenia działań naprawczych. Ważne jest, aby w składzie komisji znalazły się osoby, których wiedza, doświadczenie życiowe i cechy charakteru dają gwarancję obiektywnego i wnikliwego zbadania danej sprawy. W komisji powinny być osoby z różnym przygotowaniem – np. prawnik, psycholog, doświadczony manager. W przypadku powoływania komisji stałych, pracodawcy zwykle zapewniają ich członkom specjalne szkolenia m.in. obejmujące zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających i mediacyjnych.
Kto odpowiada za błędy Komisji Antymobbingowej?
W założeniach wszystko brzmi świetnie, ale co się stanie jeśli na którymś etapie rozpatrywania zgłoszenia zostaną popełnione błędy, Komisja nie ustali stanu faktycznego, a na podstawie jej nierzetelnego raportu pracodawca w dobrej wierze podejmie konkretne decyzje personalne (np. przeniesie na inne stanowisko lub zwolni domniemanego sprawcę mobbingu)? Do kogo może mieć pretensje osoba, która na skutek błędnych ustaleń Komisji poniosła konkretne szkody materialne, wizerunkowe lub niezasłużoną karę? Tego typu przypadkiem zajmował się niedawno sąd pracy (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 27 stycznia 2016, III APa 20/15). W rozpatrywanej sprawie (zarzut mobbingu skierowany przez pracownika wobec dwojga przełożonych) w toku postępowania wyjaśniającego doszło do szeregu nieprawidłowości – m.in. w zakresie składu samej Komisji (powoływanej do konkretnego zgłoszenia), braku jej obiektywizmu, niewłaściwego doboru świadków oraz analizy materiału dowodowego.
Jak dowiadujemy się z uzasadnienia orzeczenia ostatecznym efektem prac Komisji był nierzetelnie przygotowany raport błędnie przypisujący dopuszczenie się mobbingu dwóm managerom, wobec których - na podstawie raportu pracodawca wyciągnął konsekwencje służbowe. Przedstawiony w raporcie przebieg postępowania wyjaśniającego oraz analiza materiału dowodowego budziły poważne wątpliwości co do rzetelności prac Komisji, a mimo to pracodawca w pełni uwzględnił jej ustalenia.
Podstawową kwestią, którą musiał rozstrzygnąć Sąd było ustalenie kto ponosi odpowiedzialność za działania wewnętrznej Komisji Antymobbingowej, a w konsekwencji jest zobowiązany do zadośćuczynienia za szkody poniesione przez pracowników niesłusznie posądzonych o mobbing (naruszenie dóbr osobistych). Pracodawca argumentował, że to nie on powinien być adresatem pozwu, gdyż Komisja Antymobbingowa jest niezależnym organem i pracodawca nie mógł w żaden sposób ingerować w jej prace ani kwestionować ustaleń. Sąd nie podzielił tego stanowiska wykazując, iż Komisja Antymobbingowa jest organem pracodawcy powołanym w celu realizacji prawnego obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w miejscu pracy, stanowiąc swego rodzaju „ramię pracodawcy”. Pracodawca ma wprawdzie swobodę określenia w wewnętrznej procedurze zasad powoływania i działania komisji, ale powinien także zadbać o jej przyszłe profesjonalne działanie. „To pracodawca odpowiada za błędy komisji wynikające z braku wiedzy z zakresu przestrzegania elementarnych zasad dotyczących rozstrzygania sporów i określenia winy poszczególnych pracowników w zakresie działań noszących znamiona mobbingu”. Reasumując, pracodawca może być stroną pozwaną w sprawie o ochronę dóbr osobistych (art. 24 k.c.), naruszonych działaniami Komisji Antymobbingowej powołanej przez tego pracodawcę, która to komisja realizuje zadania pracodawcy w zakresie przeciwdziałania mobbingowi (art. 94 3 §1 k.p.) i posiada kompetencje, w które wyposażył ją wyłącznie pracodawca, określając zasady powoływania jej składu, zasady procedowania komisji oraz zobowiązując się do realizacji wyników ustaleń tej komisji. W konsekwencji pracodawca może być zobowiązany do usunięcia skutków naruszenia dóbr osobistych poszkodowanych managerów.
Znaczenie orzeczenia sądu dla pracodawców
Opisane powyżej orzeczenie może mieć istotne precedensowe znaczenie w podobnych sprawach. Jakie wnioski powinni wyciągnąć z niego pracodawcy? Wyjaśnianie przez pracodawcę każdego przypadku niedozwolonych praktyk jest jego obowiązkiem, jednak musi odbywać się w sposób rzetelny i obiektywny. Samo powołanie Komisji Antymobbingowej nie oznacza, że jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki całe postępowanie wyjaśniające będzie przebiegało modelowo a raport Komisji będzie rzetelny. Nie wystarczy, że jej członkowie będą osobami o nieposzlakowanej opinii, dużym doświadczeniu życiowym i pełnymi dobrych chęci. Często analiza danej sprawy wymaga konkretnej wiedzy i praktyki z zakresu psychologii, zarządzania, dynamiki zachowań grupowych, konfliktów, a także wiedzy prawniczej. Zdarza się również, że domniemana ofiara dyskryminacji lub mobbingu wykazuje trudności w kontaktach interpersonalnych czy problemy psychiczne, co wymaga empatii, taktu i wnikliwego sprawdzenia jej zarzutów w oparciu o zróżnicowane dowody.
Decydując się na powołanie stałej komisji antymobbingowej pracodawca powinien zapewnić jej specjalistyczne szkolenient. jej roli, zasad prowadzenia postępowania wyjaśniającego, prowadzenia przesłuchań i analizy materiału dowodowego oraz sporządzania raportu końcowego. Dla poczucia bezpieczeństwa komisji w pierwszych postępowaniach lub szczególnie złożonych przypadkach do jej składu mogą być dokooptowani zewnętrzni eksperci np. psycholog czy prawnik.
Tzw. komisja mieszana z udziałem pracowników firmy oraz ekspertów zewnętrznych jest dobrym rozwiązaniem dla mniejszych firm.Szczególnie w przypadku pierwszego postępowania wyjaśniającego daje to pracodawcy komfort, że zewnętrzny ekspert(ci) czuwa nad prawidłowym przebiegiem postępowania i w praktyce dzieli się swoim doświadczeniem z członkami komisji z firmy, co pozwoli im na samodzielne prowadzenie kolejnych postępowań.
W sprawach szczególnej wagi(np. w przypadku zarzutów kierowanych pod adresem najwyższej kadry kierowniczej) dobrym rozwiązaniem jest powierzenie postępowania tzw. komisji zewnętrznej, czyli w całości złożonej z wyspecjalizowanych ekspertów spoza firmy o zróżnicowanych składzie (np. złożonej z prawnika, psychologa, specjalisty ds. zarządzania personelem). Raport z postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez niezależny zespół ekspertów będzie ważnym dowodem w przypadku wyciągania konsekwencji wobec pracowników winnych naruszenia przepisów Kodeksu Pracy oraz w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Od 1 stycznia 2017 zwolniony pracownik ma więcej czasu na odwołanie do Sądu Pracy
1 stycznia 2017 nastąpiła ważna zmiana Art. 264 Kodeksu Pracy określającego terminy odwołania pracownika do Sądu Pracy od wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Obecnie we wszystkich przypadkach zwolnienia pracownika ma zastosowanie jednolity termin 21 dniod dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę. Wcześniej było to 7 dni w przypadku zwykłego rozwiązania umowy o pracę (tj. z zachowaniem okresu wypowiedzenia) i 14 dni w przypadku zwolnienia pracownika w tzw. trybie dyscyplinarnym.
Co ta zmiana oznacza dla pracowników i pracodawców wyjaśnia ekspert EIR Legal:
Wydłużenie i ujednolicenie terminu odwołania pracowników do Sądu Pracy było już od dawna postulowane przez różnych ekspertów i organizacje monitorujące rynek pracy. W ciągu ostatnich kilkunastu lat mieliśmy okazję zaobserwować, że sprawy trafiające do Sądów Pracy są coraz bardziej skomplikowane, wymagają wielu wniosków dowodowych i powoływania biegłych. Dotyczy to takich spraw jak np. reorganizacja firmy i likwidacja stanowisk pracy, nadgodziny, naruszenie przez pracownika zasad konkurencji czy utrata zaufania przez pracodawcę, niejednoznaczne zapisy w wewnętrznych procedurach i regulaminach m.in. w zakresie kryteriów oceny pracy czy zasad obliczania premii i innych dodatkowych składników wynagrodzenia.
Kancelaria EIR Legal często ma do czynienia ze złożonymi sprawami, które już na etapie formułowania roszczenia pracownika i określenia zakresu poniesionej przez niego szkody wymagają konsultacji czy analiz ekspertów posiadających dogłębną wiedzę nt. specyfiki danej branży, środowiska pracy czy praktyk rynkowych. W takim przypadku dłuższy termin złożenia odwołania do Sądu Pracy daje gwarancję lepszego przygotowania materiału dowodowego oraz usprawnienia dalszego przebiegu postępowania przed Sądem.
Czy wydłużenie terminu odwołania do Sądu wpłynie na wzrost liczby pozwów pracowniczych? Nie sądzę, aby to była znacząca zmiana, szczególnie z uwagi fakt, że długotrwały proces sądowy jest zawsze dużym obciążeniem emocjonalnym dla pracownika. Należy jednak mieć nadzieję, że wydłużenie terminu odwołania do Sądu Pracy oraz zwiększenie dostępu do usług prawnych w ostatnich latach będzie sygnałem dla pracodawców do jeszcze większej dbałości o przestrzeganie przepisów prawa i korzystania z pomocy prawnej na etapie tworzenia wewnętrznych procedur czy przygotowywania wypowiedzenia o pracę, a nie dopiero po złożeniu przez pracownika pozwu sądowego.
XV Kongres Rachunkowości Finansowej - 21-23 listopada 2016 r. | KDK Info
W dniach 21-22-23 listopada w JM Hotel 4* Warsaw Center odbył się XV Kongres Rachunkowości Finansowej organizowany przez KDK Info.
Z ramienia naszej Kancelarii w Kongresie uczestniczyła Pani Mecenas Alicja Biernat, która opowiedziała uczestnikom o najnowszych, rewolucyjnych zmianach w delegowaniu pracowników.
Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy i HR 18 - 20 października 2016, BDO | Polexpert
Tym razem na Kongresie Adwokat Alicja Biernat zajęła się pracowniczym zakazem konkurencji i wygłosiła wykład "Zakaz konkurencji i tajemnica przedsiębiorstwa - czyli jak chronić firmę i utrzymywać przewagę konkurencyjną ? Najnowsze trendy w praktyce rynkowej i orzecznictwie"
Drugiego dnia Kongresu Mec. Biernat poprowadziła warsztat o tym jak sporządzać dobre umowy o zakazie konkurencji i zachowaniu poufności.
Zapraszamy do zapoznania się z relacją z kongresu poniżej:
Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy i HR
(Źródło: BDO)
Uczestnicy Ogólnopolskiego Kongresu Prawa Pracy i HR, jaki odbył się w październiku 2016 roku w warszawskim Hotelu Marriott mieli znakomitą okazję, aby poznać najnowsze regulacje prawne oraz ich skutki w firmowej praktyce. Wybitni eksperci przez trzy dni interpretowali znaczące zmiany przepisów dotyczących pracodawców i pracowników, powołując się także na orzecznictwo. Konferencja miała bardzo konkretny charakter – uczestnicy wzięli również udział w praktycznych warsztatach z prawa pracy. Organizatorem Kongresu był Polexpert filia BDO.
Kolejnym z tematów omawianych na Kongresie był zakaz konkurencji oraz tajemnica przedsiębiorstwa. Mecenas Alicja Biernat przedstawiła uczestnikom dobre praktyki zawierania umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy, a także po jego rozwiązaniu. Wskazała najistotniejsze elementy, jakie takie umowy powinny zawierać, aby były ważne i zabezpieczały pracodawców. Na przykładach omówiła błędy popełniane przez pracodawców, które mogą powodować, że pomimo istniejącej umowy były pracownik będzie mógł swobodnie działać w sektorze konkurencyjnym.
Adwokat Alicja Biernat, Kancelaria EIR Legal - Employment & Industrial Relations | Legal
Prelegentka wytłumaczyła także, co w praktyce oznacza tajemnica przedsiębiorstwa oraz jakie kroki powinien podjąć pracodawca, aby objąć ochroną ważne i cenne informacje.
W tym kontekście zwróciła uwagę na tworzoną przez pracowników listę kontaktów lub listę klientów a także na know-how pracodawcy lub pracownika.
Mecenas Alicja Biernat omówiła również czyny nieuczciwej konkurencji, a zwłaszcza przejmowanie klientów oraz pracowników firmy przez byłego podwładnego lub współpracownika. Wskazywała pracodawcom, jak walczyć z takimi zjawiskami, jakie mają narzędzia prawne i roszczenia. Pod koniec wystąpienia przedstawiła uczestnikom najciekawsze i najważniejsze orzeczenia dotyczące zakazu konkurencji, roszczeń pracodawców mimo niezawarcia umowy o zakazie konkurencji, klauzul konkurencyjnych w umowach cywilnoprawnych, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz czynów nieuczciwej konkurencji.
Mecenas Biernat podzieliła się również z uczestnikami Kongresu refleksją, iż świadomość pracowników co do złamania zakazu konkurencji czy tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zagrożeń, jakie mogą z tego tytułu wynikać jest bardzo mała. Być może wina tkwi w samych pracodawcach, którzy nie szkolą oraz nie uświadamiają pracowników w tym zakresie. Przedstawiają jedynie umowy, które często – nawet nieczytane przez pracowników – są przez nich podpisywane.
Drugiego dnia kongresu Mec Biernat kontynuowała zajęcia dotyczące zakazu konkurencji - w formie warsztatu.
Sporządzenie dobrej umowy o zakazie konkurencji jest sporym wyzwaniem. Wystarczy jeden błąd, który może spowodować nieważność umowy, bądź jeden błąd który sprawi, że umowa o zakazie konkurencji – wprawdzie ważna – nie będzie chronić pracodawcy w takim zakresie, w jakim by sobie tego życzył. Dzieje się tak dlatego, że umowa ta jest podpisywana z pracownikiem, który w praktyce nie ma wielu możliwości negocjacyjnych lub odmowy jej podpisania bez negatywnych skutków. Dlatego też wszelkie braki czy nieprawidłowości w takiej umowie to korzyść dla pracownika a ryzyko dla pracodawcy.
Celem warsztatu było przedstawienie uczestnikom jak krok po kroku:
▪ sporządzić umowę o zakazie konkurencji, umowę dobrą czyli taką, która zawiera wszystkie niezbędne elementy oraz
▪ jak uniknąć pułapek prawnych powodujących nieważność tejże umowy.
Warsztat był prowadzony w formie interaktywnej, adwokat zachęcała uczestników do przedstawiania swoich pomysłów, rozwiązywania zadań np. z pisania klauzul konkurencyjnych. Wskazywała błędy pracodawców na podstawie różnego typu umów o zakazie konkurencji.
Od 1 września 2016 wcześniej podpisujemy umowy o pracę
1 września 2016 weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która stanowi, że pracodawca będzie zobowiązany podpisać umowę o pracę z pracownikiem lub pisemne potwierdzić jej warunki przed dopuszczeniem pracownika do pracy– czyli faktycznie przed datą zatrudnienia. Dotychczas pracodawcy musieli potwierdzać na piśmie warunki zawartej umowy o pracę nie później niż w ciągu pierwszego dnia pracy.W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca może otrzymać grzywnę.
Co ta zmiana oznacza i na ile jest istotna dla pracodawców wyjaśnia ekspert EIR Legal:
Powodem wprowadzenia tych zmian były liczne sygnały z Państwowej Inspekcji Pracy, że bardzo często w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia pracodawcy tłumaczyli jakoby dany pracownik właśnie tego dnia rozpoczął pracę i umowa jest właśnie przygotowywana. Skala takich praktyk była dość duża (ok. 30% kontrolowanych firm), stąd rozwiązanie prawne, które ma minimalizować tzw. syndromem pierwszej dniówki, czyli de facto szarą strefę zatrudnienia.
Nowelizacja ta nie ma jednak szczególnego znaczenia dla większości pracodawców przestrzegających przepisów prawa pracy i dbających o porządek w dokumentacji zatrudnienia. W wielu firmach już od lat stosowana jest dobra praktyka wcześniejszego podpisywania umów o pracę. W przypadku szczególnie cennych pracowników istotne warunki zatrudnienia często ustalane są na piśnie już w momencie wyboru w procesie rekrutacji najlepszego kandydata – np. w formie oferty pracy, listu intencyjnego, umowy przedwstępnej czy innego dokumentu podpisanego przez pracodawcę i pracownika.
Psycholog pracy, konsultant ds. zarządzania kadrami
Zapraszamy do zapoznania się z komentarzem Mec. Alicji Biernat, który ukazał się w portalu Nowoczesna Firma
files/Zmiana_przepisw_o_pracownikach_delegowanych.pdf

References: Art. 221
 Art. 222

Art. 113
 Art. 183

Art. 943
 Art. 264