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Timestamp: 2020-02-22 22:37:57+00:00

Document:
RS 852.12 Ordinanza del 5 novembre 2014 sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare (Ordinanza SAS-DFAE)
852.12 Ordinanza del 5 novembre 2014 sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare (Ordinanza SAS-DFAE)
Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare
(Ordinanza SAS-DFAE)
visto l’articolo 57h della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA); visto l’articolo 25 della legge del 21 marzo 19732 sull’aiuto sociale e i prestiti ai cittadini svizzeri all’estero (LAPE),
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’impiego del sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche (sistema SAS-DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema SAS-DFAE
Nell’ambito dei compiti della Direzione consolare (DC) in materia di prestazioni di aiuto sociale concesse ai cittadini svizzeri all’estero e di prestazioni di aiuto sociale concesse in virtù di un trattato internazionale ai cittadini stranieri in Svizzera, il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) impiega il sistema SAS-DFAE per:
accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona;
registrare e trattare le richieste di prestazioni di aiuto sociale;
Il sistema SAS-DFAE è gestito dalla DC.
Art. 4 Dati delle persone interessate
I dati elencati nell’allegato 1 relativi alle categorie di persone seguenti sono trattati nel sistema SAS-DFAE, sempre che tale trattamento sia necessario per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:
figli del richiedente;
coniuge o partner registrato;
figli del coniuge o del partner registrato;
padre e madre;
concubino;
figli del concubino;
persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;
Art. 5 Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier
1 Anche i dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier sono trattati nel sistema SAS-DFAE.
2 I dati da registrare sono elencati nell’allegato 2.
Ogni documento relativo alle pratiche registrate elettronicamente può essere registrato nel sistema SAS-DFAE.
Art. 7 Durata di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
1 Dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione.
2 I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati.
Art. 8 Gestione del sistema
1 Gli amministratori del sistema gestiscono il sistema informatico, la banca dati e l’applicazione.
2 Il responsabile dell’applicazione funge da interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. È aggregata alla DC.
Art. 9 Concessione di diritti di accesso individuali
1 Il responsabile dell’applicazione accorda diritti di accesso individuali ai collaboratori della DC e del servizio del DFAE cui compete l’archiviazione, sempre che tale accesso sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali.
2 Ogni anno verifica se sussistono ancora le condizioni che giustificano il diritto di accesso.
Art. 10 Diritto d’informazione e diritto di rettifica
1 Ogni persona può chiedere alla DC, per iscritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e rettificare i dati inesatti.
2 Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite.
Art. 11 Obbligo di diligenza
1 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni in vigore.
2 Controlla a intervalli regolari la correttezza dei dati registrati.
3 I dati inesatti devono essere rettificati d’ufficio.
Art. 12 Sicurezza informatica
dalle disposizioni della sezione sulla sicurezza informatica fissate nell’ordinanza del 9 dicembre 20112 sull’informatica nell’Amministrazione federale;
dalle istruzioni del Consiglio federale del 14 agosto 20133 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale.
2 La DC emana un regolamento relativo al trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici volti ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Gli accessi al sistema SAS-DFAE e le modifiche che vi sono effettuate sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento.
1 La DC provvede affinché siano rispettate la protezione e la sicurezza dei dati.
2 Il DFAE esercita la vigilanza sul trattamento dei dati nel sistema SAS-DFAE ai sensi della presente ordinanza.
Dati trattati nel sistema SAS-DFAE e persone interessate
Figli del richiedente
Coniuge o partner registrato
Figli del coniuge o del partner registrato
Figli del concubino
Persone che vivono nella stessa economia domestica
Luogo e Cantone di attinenza
Nazionalità e modo di acquisizione
Dati riguardanti le prestazioni di aiuto sociale
Affiliazione a un’assicurazione
Dati sulla capacità di guadagno
Dati sull’alloggio
Tipo di relazione con le persone di riferimento
Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier
Dati relativi alla localizzazione del dossier.
Numeri progressivi generati dal sistema di gestione.
RS 2014 3895
RU 2014 3895

References: Art. 2

Art. 4

Art. 5

Art. 7

Art. 8

Art. 9

Art. 10

Art. 11

Art. 12