Source: http://www.eumed.net/libros-gratis/2011d/1049/sistema_procedimientos.html
Timestamp: 2018-01-21 22:27:09+00:00

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Diseño del sistema de procedimientos
Esta propuesta de diseño de procedimientos se elabora teniendo en cuenta los objetivos siguientes:
Brindar al auditor procedimientos para su aplicación en el proceso de ejecución de la auditoría financiera.
Servir de apoyo para los auditores que no cuenten con experiencia suficiente en la Actividad de Auditoría.
Sirve de base para; la confección de los Programas de Auditorías, la confección de los Papeles de Trabajo y requerir la documentación o fuente requerida.
Auxiliar a los profesores para que lo impartan de forma didáctica en la asignatura Auditoría financiera.
Las Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental determinan que: "La autoridad correspondiente designará por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión técnica y de la jefatura del equipo.
Una vez recibida la orden de trabajo, se elaborará una orden de trabajo dirigido a las principales autoridades de la entidad, a fin de poner en conocimiento el inicio de la auditoría.
De conformidad con la normativa técnica de auditoría vigente, el proceso de la auditoría comprende las fases de: planificación, ejecución del trabajo y la comunicación de resultados. La autora definirá además en la primera fase una planificación Preliminar y una Planificación especifica no siendo objetivo de esta investigación la comunicación de los resultados. Lo anterior lo podemos resumir en el siguiente diagrama que describe gráficamente el Proceso.
Teniendo en cuenta estas diferentes fases se proponen para cada una de ellas el diseño de los procedimientos metodológicos en seis pasos:
Primero: La comprobación a realizar según el programa de auditoría.
Segundo: Los documentos fuentes que el auditor debe solicitar a la entidad acorde con el objeto de revisión. (Además de las que hacen referencias pueden considerarse otras de acuerdo con las especificidades de la entidad auditada)
Tercero: Como, donde, a través de que, realizar la comprobación.
Cuarto: Las técnicas de auditorías que son necesarias a aplicar de acuerdo con la comprobación a realizar.
Quinto: El contenido del papel de trabajo a diseñar.( Este se considera el contenido mínimo que al menos debe tener el papel de trabajo sin ser intención de la autora un diseño rígido de los mismos, ya que el diseño del papel de trabajo depende en gran mediada del conocimiento, experiencia y creatividad del auditor)
Sexto: La legislación vigente a consultar referido al tema que se está comprobando
En esta primera fase el auditor debe lograr un amplio conocimiento de la entidad y de las operaciones que realiza, es por ello que se debe hacer un estudio inicial con el propósito de conocer en detalle las características de la entidad a auditar para tener los elementos necesarios que permitan un adecuado planeamiento específico del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las cuestiones que resulten de mayor interés de acuerdo con los objetivos previstos permiten además, hacer la selección y las adecuaciones a la metodología y programas a utilizar; así como determinar la importancia de las materias que se habrán de examinar.
También posibilita valorar el grado de fiabilidad del control interno (contable y administrativo) así como que en la etapa de planeamiento específico se elabore un plan de trabajo más eficiente y racional para cada auditor, lo que asegura que la auditoría habrá de realizarse con la debida calidad, economía, eficiencia y eficacia; propiciando, en buena medida, el éxito de su ejecución.
Una vez emitida la Orden de Trabajo, el jefe de grupo procede a ejecutar esta fase, acopiando información de la entidad a auditar para conocer en detalle las características de la misma por lo que debe:
Documentación: Resolución de constitución de la entidad.
Comprobación: La entidad debe de constar con resolución que avale la fecha y condiciones de su creación.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con la resolución, si la tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de control.
Documentación: Resolución de objeto social aprobado.
Comprobación: La entidad debe de contar con el objeto social aprobado por el Ministerio de Finanzas y Precios donde se detalle los servicios que están autorizados a prestar y/o las producciones que están aprobadas a realizar esto es de vital importancia ya que le permite al auditor comprobar si las compras y ventas realizadas en la entidad son las estrictamente autorizadas.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el Papel de Trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta con el objeto social aprobado por resolución. Si cuenta con el objeto social se deben tomar las producciones y/o servicios autorizados a realizar.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precio en el componente Ambiente de Control
Documentación: Resolución de constitución del consejo de dirección.
Comprobación: Verificar que el consejo de dirección esté constituido por resolución donde conste cada uno de sus miembros así como sus principales funciones y atribuciones, firmado por el máximo dirigente de la entidad.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precio en el componente Ambiente de Control. Decreto Ley 281/ Órganos colegiados de dirección.
Comprobar que la entidad cuenta con Resolución de nombramiento de los dirigentes de la entidad.
Documentación: Resolución de nombramiento de los dirigentes de la entidad.
Comprobación: Los principales dirigentes de la entidad deben estar nombrados por resolución con la fecha expresa de toma de posesión en el cargo, firmado por quién corresponda según la nomenclatura del cargo, esto permitirá comprobar en caso de que la auditoría sea evaluada de deficiente o mal definir la responsabilidad administrativa.
Verificar la existencia de los Convenios colectivos de trabajo.
Documentación: Convenios colectivos de trabajo.
Comprobación: La entidad debe contar con los convenios colectivos de trabajo firmado por la administración y con el visto bueno de la sección sindical el cual debe ser discutido con los trabajadores para su aprobación
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los convenios colectivos de trabajo, según el Decreto Ley 229/2002, si la tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precio en el componente Ambiente de Control. Decreto Ley 229/2002 del 1 de abril del 2002 sobre los Convenios Colectivos de Trabajo.( Administración de Capital Humano ISO 13001)
Comprobar que la entidad cuente con el reglamento interno.
Documentación: Reglamento interno de la entidad, actas de las asambleas generales con los trabajadores.
Comprobación: Se debe verificar que sea de conocimiento y aceptación por parte de los dirigentes y trabajadores los códigos de conducta, o reglamentos disciplinarios establecidos en la entidad. Además se debe comprobar si algún dirigente o trabajador que haya incumplido con lo establecido en las disposiciones jurídicas mencionadas, se le ha aplicado las medidas correspondientes, y si son de conocimiento del resto de los trabajadores, en los casos que proceda.
Técnicas de auditoría: Observación, entrevistas, revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los reglamentos internos, si se han discutido o no dichos reglamentos con los trabajadores y consta en las actas de las asambleas generales y en caso de haberse sancionado algún trabajador por incumplimiento de los códigos de conducta si existe evidencia o no de dicha sanción y si es de conocimiento o no del resto de los trabajadores.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precio en el componente Ambiente de Control.
Documentos: Código de Ética.
Comprobación: Se debe comprobar la evidencia documental de la firma del código de ética de los cuadros del estado.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los códigos de ética, si la tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precio en el componente Ambiente de Control.
Documentos: Resolución de constitución del Comité de ingresos, actas de aprobación de los trabajadores de nuevo ingreso.
Comprobación: Se debe verificar la existencia del comité de ingresos y que el mismo este constituido por resolución firmada por el máximo dirigente de la entidad y que esté integrado por el director, el jefe de recursos humano, y por trabajadores de trayectoria reconocida de la entidad, comprobando además la evidencia documental de que los trabajadores de nuevo ingreso son aprobado por el precitado comité.
Técnicas de auditora: Observación y revisión de documentos.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de control en la norma de Competencia Profesional.
Verificar las Actas del consejo de dirección.
Documentación: Actas del Consejo de Dirección.
Comprobación: Primeramente se debe comprobar que existen las actas del consejo de dirección y luego verificar que en dichas actas existe la evidencia de la discusión de temas relacionados con el control interno, análisis de la aprobación y ejecución presupuesto y cumplimiento de los planes de producción o de servicios verificando los acuerdos adoptados al respecto y su cumplimiento.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con las actas del consejo de dirección, si la tiene tomar los principales datos que avalen la discusión o no de los temas abordados sobre control interno, aprobación y ejecución del presupuesto, cumplimientos de los planes de producción o servicio y los acuerdos adoptados al respecto.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de Control en la norma de Atmosfera de Confianza Mutua.
Verificar las Actas de las Asambleas Generales con los trabajadores.
Documentación: Actas de las Asambleas Generales con los trabajadores.
Comprobación: Primeramente se debe comprobar que existen las actas de las asambleas generales con los trabajadores y luego verificar que en dichas actas existe la evidencia de la discusión de temas relacionados con el control interno, análisis de la aprobación y ejecución presupuesto y cumplimiento de los planes de producción o de servicios verificando los acuerdos adoptados al respecto y su cumplimiento.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con las actas de las asambleas generales con los trabajadores, si la tiene tomar los principales datos que avalen la discusión o no de los temas abordados sobre control interno, aprobación y ejecución del presupuesto, cumplimientos de los planes de producción o servicio y los acuerdos adoptados al respecto.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de control en la norma de Atmosfera de Confianza Mutua. Resolución 112/07 del Ministerio de Finanzas y Precios del 11de mayo del 2007. Establece como identificar como momentos importantes de consulta con los colectivos laborales en el proceso de elaboración y ejecución de los presupuestos anuales del Estado.
Documentación: Contratos económicos.
Comprobación: Todas las ventas y compras de bienes y/o servicios realizadas por la entidad deben estar amparadas por los contratos económicos con todos los clientes y suministradores y si los mismos están confeccionados según lo establecido en la Resolución 2253/2005 del Ministerio de Economía y Planificación sobre la contratación económica.
Técnicas de auditoria: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los contrataos económicos, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente de Ambiente de Control. Resolución 2253 de junio del 2005 del Ministerio de Economía y Planificación sobre la Contratación Económica y el Decreto Ley 15 del 3 de julio de 1978 del Consejo de Estado, Normas Básicas para los Contratos Económicos.
Verificar la plantilla aprobada y cubierta.
Documentación: Plantilla aprobadas (P-2) y plantilla cubierta (P-4).
Comprobación: La entidad debe contar en el área de recursos humanos con la plantilla aprobada por su organismo superior por categoría ocupacional y la plantilla de trabajadores realmente cubierta.
Papeles de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con la plantilla aprobada y la plantilla cubierta, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Documentación: Diagrama organizacional, manuales de organización.
Comprobación: Verificar si existe el organigrama que defina la estructura organizativa, las funciones y las responsabilidades, y si está debidamente actualizado, de manera que dé cumplimiento a la misión y objetivos de la entidad. Comprobar si se encuentran definidos los procesos claves y quienes son los encargados de su correcto funcionamiento, valorando si se cumple el principio del máximo de control y el mínimo de niveles.
Papeles de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con le organigrama y los manuales de organización, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de control en la norma de Organigrama
Verificar el plan de capacitación.
Documentación: Plan de capacitación.
Comprobación: comprobar que la entidad cuente con el plan de capacitación aprobado por el máximo dirigente de la entidad y que el mismo contenga el tipo de capacitación y la fecha de su realización o cumplimiento verificando además a través de los certificados otorgados u otra evidencia documental que se cumplió dicho plan.
Papeles de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con el plan de capacitación aprobado para el año, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de control en la norma de Políticas y prácticas del Personal.
Documentación: Carpeta de productos y/o servicios, Misión, Visión, Matriz DAFO, objetivos estratégicos de la entidad y de cada una de las unidades que la integran, planes de acción para darle cumplimiento a los objetivos estratégicos.
Comprobación: Verificar que la entidad cuente con la proyección estratégica propia indagando en quienes participaron en su diseño y si se logro definir: La carpeta de productos y/o servicios, misión, matriz DAFO (principales debilidades y fortalezas, amenazas y oportunidades del entorna), visión, principales objetivos estratégicos y los planes de acción que permitan su cumplimiento, debe indagar además sobre que acciones realiza la entidad para llevar a la empresa de la realidad de hoy a la de mañana, con que periodicidad se actualiza esta estrategia, si constituye un instrumento de dirección y si cada estructura productiva o de servicio integradas a la entidad a elaborado su propia estrategia.
Técnicas de auditoría: Observación, revisión de documentos, entrevistas.
Papeles de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con todos los componentes que integran la planeación estratégica, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente ambiente de Control.
Verificar los objetivos de trabajo planificados para el año.
Documentación: Objetivos de trabajo para el año en curso.
Comprobación: Comprobar que la entidad cuenta con los objetivos de trabajo planificados para el año.
Papel de trabajo: Se debe de redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los objetivos de trabajo para el año en curso, si los tiene tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente actividad de Control.
Documentación: Resolución de constitución del Comité de Control, actas
Comprobación: Verificar si está constituido el Comité de Control, por resolución firmada por el director de la entidad según lo establecido en la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios de ser así, comprobar si éste cumple o no con las funciones que le están asignadas en relación con la vigilancia del adecuado funcionamiento y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno implantado en la entidad a través de las actas de las comprobaciones realizadas por el mismo.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con el comité de control, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente actividad de control en la norma de Comité de Control
Verificar el plan de auditoría.
Documentación: Plan anual de auditoría, informes de auditorías.
Comprobación: En el caso que la entidad cuente con auditoría interna se debe verificar que la misma cuenta con el plan de auditoría aprobado por el máximo dirigente de la entidad y que el mismo se cumple,
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con el plan de auditoría y cotejar dicho plan con los informes de las auditorías realizadas contenidas en el expediente único para verificar si este se cumple o no.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente actividad de Control.
Documentación: Expediente único.
Comprobación: Verificar la existencia del expediente único el cual debe contener el resultado de las auditorías, comprobaciones y verificaciones de que halla sido objeto la entidad así como los planes de medidas elaborados para erradicar las deficiencias detectadas. El mismo debe estar elaborado según la Resolución 276/03 del 18 de agosto del 2003 del extinto Ministerio de Auditoría y Control.
Papel de Trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con el expediente único, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 276/03 del 18 de agosto del 2003 del extinto Ministerio de Auditoría y Control. Sobre el índice del expediente único.
20. Comprobarla existencia de los manuales de procedimientos.
Documentación: Manuales de procedimientos.
Comprobación: Verificar que la entidad cuenta con los manuales de procedimientos que contengan de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los manuales de procedimientos, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente actividad de Control en la norma de Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
21. Comprobarla existencia de los manual de organización.
Documentación: Manual de Organización.
Comprobación: La entidad debe contar con los manuales de organización los cuales constituyen la revisión pormenorizada de la organización formal de la entidad y deben contener en lo fundamental la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los manuales de organización, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
22 Verificar la existencia de los manuales de Contabilidad y Costos.
Documentación: Manuales de contabilidad y costos.
Comprobación: La entidad cuente con los manuales de contabilidad deben contener: organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria (área, departamento, divisiones, entre otros); principales características de explotación si utiliza sistema contable soportado sobre tecnología de la información; detalle del sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo; nomenclador de cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la entidad, de acuerdo con las actividades que desarrolla y el modo de procesamiento de la información; definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis; diseño de los estados financieros de la entidad; procedimientos contables a aplicar, basados en las regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho económico; y diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad.
Los manuales de costo deben contener: Sistema de Contabilidad de Costos consecuente con las normativas vigentes en esta materia; relación de los centros de costos, gastos, áreas de responsabilidad u otras estructuras existentes en la entidad; elementos de gastos, Partidas de costos y agrupación básica a utilizar en la entidad y su descripción; distribución y aplicación de los gastos indirectos, especificando las bases distributivas a utilizar en dichos gastos; procedimiento de determinación de las unidades equivalentes (cuando proceda);determinar métodos de costeo de subproductos, desechos, producciones defectuosas recuperables o no, entre otros; y diseño del conjunto de modelos y documentos específicos para la planificación, determinación y análisis del costo de la entidad, de acuerdo con las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad.
Verificar que en los referidos manuales se defina: área de elaboración de los modelos; destino de las copias, si procede; tiempo de retención; y lugar de conservación de cada modelo o documento.
Papeles de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con los manuales de organización, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
23 Verificar el Plan de prevención.
Documentación: Plan de prevención. Comprobación: La entidad debe contar con el plan de prevención confeccionado según lo establecido en la Resolución 13/2006 del 18 de enero del 2006 del extinto Ministerio de Auditoría y Control comprobando además qué exista evidencia documental de que el mismo se halla elaborado con la participación activa y conciente de los trabajadores, de las organizaciones políticas y de masa y este vinculado a un proceso de actualización sistemática, análisis y perfeccionamiento continuo. La revisión detallada de dicho plan nos permitirá interrelacionar las deficiencias detectadas durante el transcurso de la auditoría con la identificación o no de los puntos vulnerables de la entidad para determinar si el plan es efectivo o no. Constituye una directiva de la Contraloría General de la República que en toda auditoría que se efectúe independientemente de su tipo es obligatorio revisar el Plan de Prevención.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente de Evaluación de Riesgos en todas sus normas. Resolución 13/2006 del 18 de enero del 2006 del extinto Ministerio de Auditoría y Control.
24. Durante esta fase se solicitará además a la entidad auditada lo siguiente:
Detalles y ubicación de los principales establecimiento, unidades básicas de producción, almacenes, cajas de seguridad, comedores obreros con que cuenta la entidad.
Detalles de cómo se realiza el registro de la contabilidad. Manual o automatizado.
Pan de ingresos y Gastos.
Estados Financieros e indicadores económicos.
Licencia para Comercializar en divisa y moneda nacional
REEUP.
Nombres, Apellidos, Cargos, contenido de trabajo, fecha del inicio del contrato laboral del personal que labora en el área de contabilidad y finanzas.
Acuerdo del CEN, si es una empresa en perfeccionamiento.
Sistemas informáticos que aplica.
Número en el registro de contribuyente.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el detalle de los documentos antes solicitado que avale su existencia.
Legislación vigente: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el componente de Ambiente de control.
Una vez realizado el reconocimiento de la entidad, de las principales instalaciones que posee y las operaciones fundamentales que realiza se procede a evaluar el control interno.
El Proceso de la Auditoría Financiera. Disponible http:// www.contraloria.gov.ec/normativa/NAFG-Cap-II.
Consultor Electrónico del Contador 2010.
DEL TORO RIOS, Juan Carlos Cols. Herramientas para el Contador. TRADINCO S.A. Montevideo. Uruguay. Capitulo 7 Pág. 233.
DEL TORO RIOS, Juan Carlos Cols. Herramientas para el Contador. TRADINCO S.A. Montevideo. Uruguay. Capitulo 7 Pág. 225.

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