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Timestamp: 2019-04-22 07:04:22+00:00

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Blog y artículos - Galicia Protocolo y Eventos
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Diario de Pontevedra 23 septiembre 2016
¿Ayudas? ¿De verdad?
Autora: Margarita Murillo García
Directora Galicia Protocolo
Antes de nada conviene delimitar bien el ámbito de nuestra reflexión, pues no pretendemos analizar el concepto ayuda en todas sus variedades y manifestaciones; tampoco entraremos en analizar los ilícitos penales que se refieren a la omisión de socorro (en España están recogidos en la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, artículos 195 y 196). En donde pretendemos poner el foco es en el día a día, en situaciones frecuentes de nuestra vida familiar, social, profesional en las que resulta fácil encontrarnos tanto en el papel de personas ayudadoras como en el de personas necesitadas de ayuda..
Así, desde la perspectiva de las buenas maneras en las relaciones interpersonales, que es el ámbito que nos ocupa, y tras una meditada reflexión, hemos diferenciado hasta tres tipos de "ayudadores":
Mercenarios de las ayudas. Son personas que tienen el poder para realizar el cambio y no dudan en brindar su ayuda a quien la necesita, pero a cambio de algo. Venden cara o muy cara su ayuda/favor. Se trata de personas que ven una oportunidad o un negocio en ayudar. Hay casos muy graves, donde la prestación de ayuda se establece casi como un contrato que obliga a la otra parte a algo (hacer, no hacer, etc), de forma más o menos dilatada en el tiempo. Tal es la situación que mucha gente nos ha comentado tener la sensación de tener que pasarse toda su vida pagando una ayuda o un favor. Pero, la mayoría de las veces hablamos de mercenarios de ayudas "menores", que pretenden obtener beneficios o compensaciones sutiles, que solo percibe la persona que necesita la ayuda. A veces, la sutileza consiste en ofrecer más de lo que la persona a la que ayudan necesita o cosas diferentes, creándose así un importante choque de intereses.
Ángeles y hadas madrinas de la ayuda. Tienen el poder de hacer el cambio, de prestar la ayuda necesitada pero, antes de hacer su magia, han de considerar justa su intervención. Son personas que ayudan, generalmente, de forma anónima, para no comprometer a nadie, no quieren que la persona a quien ayudan se sienta en deuda con ellos. Lo más habitual es que no les una ningún vínculo afectivo con las personas a las que ayudan. La noticia de la necesidad de ayuda suele llegarles por medio de terceras personas (ayudadores) y, tras valorar la situación, deciden si está justificada o no su intervención.
Ayudadores/ayudadoras. Son las personas que prestan su ayuda a quien la necesita por amor o por sentimiento de responsabilidad social/cívica/moral. Suelen ser personas cercanas: familia, amistades, compañeros, etc. que conocen la situación de necesidad y ofrecen su ayuda, siempre en la medida de las necesidades de la persona ayudada y, muchas veces, con esfuerzo, incluso, a veces, sin ganas, están ahí con buena cara y buena disposición con el firme propósito de ser útiles.
Tras hablar con muchas personas, una conclusión importante a la que hemos llegado es que cuando prestamos nuestra ayuda hemos de hacerlo en los términos en que realmente la persona ayudada lo necesita, para que realmente se siente ayudada; hacer más, menos o cosas diferentes puede significar no estar ayudando o cayendo en el error de convertirnos en sutiles mercenarios de ayudas.
Cinco años de Galicia Protocolo
Hemos cumplido cinco años.
Han sido cinco años de protocolo y eventos, hemos participado en cursos y congresos. Hemos dado nuestra opinión cuando se nos ha preguntado... y, también, cuando no se nos ha preguntado.
Hemos organizado y colaborado en la organización de un buen número de eventos, pequeños, medianos y, confesamos que para nuestra sorpresa, ya llevamos un buen puñado de grandes eventos. Nunca creímos que, en tan poco tiempo, tendríamos la suerte de participar en proyectos en los que otras empresas del sector cuentan ya con una larga trayectoria y tienen muchísimos más recursos.
Gracias a todas empresas y personas que habéis confiado en Galicia Protocolo en estos cinco años. Hemos aprendido de cada proyecto, de cada reunión, de cada reto.
Seguimos trabajando por mejorar.
Sobre el vestir y la etiqueta
Autoría: Margarita Murillo
Es desde hace unos años venimos obversando una tendencia estética, entre los asistentes a los eventos, alejada de las tradicionales normas de etiqueta.
Desde Galicia Protocolo, siempre hemos sugerido a nuestros clientes la inclusión, en la invitación, de la etiqueta del evento pero lo habitual es que ellos nos insistan en no ponerla, alegando que no son quienes para decirle a nadie cómo ha de vestirse o que no quieren que nadie se moleste en comprar un vestido solo para su evento.
Hemos de confesar que ésta era una decisión que nos molestaba bastante. Pero, lo cierto es que, con el paso del tiempo y tras organizar o colaborar, ya, en un buen número de eventos y un buen puñado de grandes eventos (más de 1000 asistentes) hemos tenido la oportunidad de presenciar eventos con asistentes de lo más variado y pintoresco en el vestir; eventos (muchos) en los que hay desde trajes de noche (por debajo del tobillo), incluso trajes de cola, hasta vaqueros. Hemos ido viendo , además, como cada vez son más cantidad y más importantes las autoridades que relajan la etiqueta de su indumentaria en los actos a los que asisten.
Así las cosas, tras nuestra experiencia, vemos que, aunque la etiqueta se va relajando, la corrección en el vestir se mantiene, a nivel general y, normalmente son solo una o dos personas las que desentonan estrepitosamente. También hemos observado que, en eventos en los que sí hemos indicado etiqueta, un buen número de asistentes, tanto hombres como mujeres se sienten incómodos, muchas veces vemos a asistentes que más que vestidos parece que van disfrazados y , ese tampoco es nuestro objetivo.
En conclusión, percibimos el inicio de un gran cambio en las "tendencias de etiqueta". Tal vez esto sea debido a que este incio de era tecnológica que trae consigo un cambio de pensamiento y de políticas, traiga incluida un cambio en las modas del vestir, pues algo ha cambiado nuestra indumentaria desde el paleolítico hasta nuestros días, pasando por la edad media, por ejemplo.
Temas "prohibidos" en la mesa
Un grupo de familiares o amigos se reúnen entorno a una mesa. Alguien se ha ocupado de preparar la comida y la mesa. El resto de comensales van ocupando sus asientos, con ganas de comer y hablar. La comida se sirve y la conversación fluye entorno a asuntos de lo más variado.
A este respecto, mucha gente nos pregunta, con frecuencia, sobre los "temas de mala educación en la mesa", "conversaciones prohibidas", etc.
Temas prohibidos no hay ninguno, de por sí. Lo que hay que tener claro es el contexto de la conversación, para ver qué temas son más apropiados y cuáles es mejor tratar en otro momento.
Veamos, en la mesa hay más de una persona, con sensibilidades e ideas diferentes, con diferentes formas de entender el mundo...y la vida. Por tanto, es éste el límite. Se trata de evitar que alguien se levante, antes de que se haya terminado el almuerzo o cena, porque eso, sí, es de mala educación. Además, debemos tener presente que está el trabajo de la persona que ha elaborado el menú y la consideración a las personas que nos acompañan en este evento cotidiano, las cuales, previsiblemente tengan apetito y ganas de pasar un rato agradable en compañía.
Así las cosas, como vemos, no se trata tanto de hacer un listado de temas prohibidos sino tener el suficiente sentido común como para no sacar temas que dañen la sensibilidad de ningún comensal.
Los humanos sabemos de todo
Autoría:Margarita Murillo
La verdad es que los humanos somos unos privilegiados. Sabemos tanto... El problema es que, a veces, parece que nos da rabia que otros sepan más que nosotros, por eso cuestinamos el trabajo de profesionales que han estudiado y ejercen una profesión.
¿Preguntar lo que no entendemos que están haciendo? Para qué, ya lo cambio yo, que esta gente no tiene ni idea de hacer su trabajo.
¿Fiarnos de que los profesinales trabajan y velan nuestro bien, dentro de su cometido? Mejor no fiarse de nadie, el resto , salvo yo, son unos incompetentes.
¿Dejar trabajar? Si no hace eso en cinco minutos, mientras yo le hablo, le pregunto... es que no tiene ni idea.
Médicos, abogados, ingenieros...todos los profesionales de todas las profesiones se ven cuestionados a diario; los profesionales del protocolo y organización de eventos, no somos menos. Y nos preguntamos ¿si no te fias del médico y sabes más qué él, para que vas? ¿Si no te fías del arquitecto y crees que encarece el trabajo para enriquecerse, por qué le contratas? ¿Si no te fías y sabes más que los profesionales de protocolo y organización de eventos, para qué les contratas?
¿Contratas a profesionales porque crees saber y si hay errores tener culpables sobre los que descargar tu ira?
En eventos: Tiempo, atmósfera/clima y ganas
Comprobado una vez más. Un evento de una importancia notable desde el punto de vista protocolario, donde se juntaron un importante número de las más altas autoridades autonómicas y, a pesar de ser público, la asistencia civil no fue multitudinaria, sino respetable.
Pues es en estos eventos, por norma, donde surge la MAGIA, pues las autoridades, incluida la más alta autoridad asistente... se sienten cómodas y todo fluye, el evento termina...o eso estaba marcado en el programa, pero la realidad es que el evento continúa, alejado de la parte institucional, para ir inclinándose por minutos a un evento social. Algunos asistentes se van, muchas autoridades se van... pero ahí sigue la alta autoridad, ahí, hablando con las señoras emocionadas que antes del inicio del acto oficial preguntaban con emoción, poniendo en alerta a los miembros de seguridad, si "el chico" llegaba ya... Pues "el chico" llegó, cumplió y se quedó, MUCHO tiempo después. Resultado: ÉXITO DE EVENTO.
¿Ingredientes de la poción mágica?
1.- Tiempo: las autoridades, agendas libres (o con espacio razonable entre actos).
2.- Atmósfera/clima: un evento de tamaño razonable, sin incidentes, de duración adecuada, y, por supuesto, el clima atmosférico también importa en este punto.
3.- Ganas: ganas de quedarse, de mezclarse, de hablar, de escuchar.
Son eventos que dejar muy buen sabor de boca.
La vida social de las madres lactantes
Artículo escrito por: Margarita Murillo
Cuando una mujer se prepara para ser madre suele interesarse por cómo criar a su bebé. Tiene ante sí muchas deciones que tomar. Y, se encuentra ante una elección (entre otras muchas) que marcará mucho la vida de su bebé pero también la suya: ¿pecho o biberón?. Hoy la reflexión se centra en cómo afecta la decisión de dar pecho a la vida social de la mujer.
Salvo excepciones (al menos por experiencia propia), ginecólogos, pediatras, médicos de familia, matronas, la Organización Mundial de la Salud, la Asociación Española de Pediatría, etc. recomiendan a las nuevas mamás la lactancia materna en exclusiva hasta los seis meses y continuar con alimentación complementaria hasta, al menos, los dos años (la cosa aun puede continuar).
Pues bien, las madres que optan por la lactancia materna, tras superar varios retos, para conseguir una lactancia exitosa, donde chupete y tetinas entorpecen ese logro; se encuentran, en muchas ocasiones, con que su vida social ha desaparecido. Pues si estos bebés comen a demanda (incluso a oferta), a veces cada media hora, cuarto de hora o más seguido, durante media hora o más... Es muy difícil plantearse salir de casa sin ir mentalizada que hay que dar el pecho.
Bien, la madre se ha preparado y mentalizado para dar el pecho cuando su bebé se lo reclame pero, ¿el resto de la sociedad está preparada para acoger en su seno madres y bebés lactantes? ¿han de retirarse, mamá y bebé, cada vez que haya que dar el pecho? ¿han de cubrirse con mantas, trapos o fulares mientras mamá hace equilibrios para sostener a su bebé en brazos, preocupándose de que esa tela escurridiza obedezca y se quede quieta y vigila que el bebé respire, todo esto sin olvidarse de continuar como si nada la "amena" conversación?
En Galicia Protocolo entendemos que debe normalizarse la lactancia materna socialmente, que a una madre lactante y su bebé hay que facilitarles la vida, por eso las apoyamos en su decisión y tenemos claro que no tienen que ir a esconderse a ningún lado ni tapar nada. Entendemos que su actuar es el correcto, no así el de algunas personas que tienen actitudes incorrectas, comenzando por miradas inapropiadas y miradas de reproche.
*Artículo escrito por madre lactante.
Comunicación no verbal en presentaciones orales
Autora: Ana Bela Cabral
Directora de www.gabineteabc.com
Ya nos hemos referido en otras ocasiones, en este espacio, al peso que la comunicación no verbal tiene en las presentaciones orales. En este artículo compartiremos algunas estrategias de ese capítulo que tratan de mejorar nuestra labor comunicativa ante grandes audiencias.
Hoy nos vamos a referir concretamente al lenguaje corporal que, de acuerdo con el IBCT (International Board of Certified Trainers), representa el 55% de la comunicación (estando apenas reservado el 7% a las palabras y el 38% al tono de la voz).
Contacto visual: distribuya su mirada por todas las zonas de la sala o auditorio y mire a su audiencia a los ojos.
Sonrisa: sonreir es una forma de romper el hielo y de hacer que nuestra audiencia se sienta cómoda.
Gestualidad: gesticule moderadamente y de forma natural con los brazos y las manos: es una forma de mantener la atención del público.
Postura: mantener la espalda derecha a fin de facilitar la respiración que auxiliará en la proyección vocal y a la relajación.
Movimento: si es posible, aproveche el espacio físico de que dispone para moverse y aproximarse al público (en espacios grandes, agénciese un micrófono de solapa o de cabeza/headset microphone);
Al tener en cuenta estos simples aspectos, promoviendo una gestualidad abierta y la proximidad con nuestro público, favorecemos su participación, garantizando el éxito de nuestra presentación.
Comunicação Não Verbal em Apresentações Orais
Já aqui nos referimos, neste espaço, ao peso que a Comunicação Não Verbal tem nas apresentações orais. Neste e no próximo artigo, partilharemos algumas estratégias desse capítulo que visam melhorar o nosso desempenho comunicativo frente a grandes audiências.
Hoje, iremos referir-nos mais concretamente à linguagem corporal que, de acordo com o IBCT (International Board of Certified Trainers), representa 55% da Comunicação (estando apenas 7% reservados às palavras e 38% ao tom de voz).
Contacto visual: distribua o olhar por todas as zonas da sala ou do auditório e olhe a sua audiência nos olhos;
Sorriso: sorrir ainda é uma forma de quebrar o gelo e de fazer com que a nossa audiência se sinta confortável;
Gestualidade: gesticule moderadamente e de forma natural com os braços e as mãos: é uma forma de manter a atenção do público;
Postura: mantenha as costas direitas a fim de facilitar a respiração que auxiliará na projeção vocal e no relaxamento;
Movimento: se possível, aproveite o espaço físico de que dispõe para se movimentar e se aproximar no público (em espaços grandes, providencie um microfone de lapela ou um microfone de cabeça/headset microphone);
Ao termos em conta estes simples aspetos, promovendo uma gestualidade aberta e a proximidade com o nosso público, encorajamos a participação do mesmo, garantindo o sucesso da nossa apresentação.
Directora de Gabinete ABC
Siguiendo la senda de la comunicación empresarial que estamos abordando en el blog de Galicia Protocolo, hoy vamos a tratar un asunto que ha merecido la atención destacada en webs de la especialidad: la comunicación positiva.
Es irrefutable la vulnerabilidad de los mercados financieros ante las buenas o malas noticia. Y, en realidad, la vulnerabilidad de cualquier tipo de mercado o estructura empresarial... Así, si tenemos consciencia de este hecho, un primer paso para el éxito profesional pasa por “combatir” la mala noticia, adoptando la mencionada “dinámica positiva”.
El pasado mes de junio, la empresa Airbus sufrió el revés de tener que enfrentarse a la anulación de un encargo significativo (70xA350 XWB) por parte de Emirates, una de las mayores anulaciones de pedido de la historia de la aviación... En lugar de adoptar el silencio o una postura derrotista, el director de la empresa reaccionó, en un comunicado de empresa, diciendo que no contaba con otras anulaciones y, por el contrario, esperaba un aumento de encargos incluso este año, debido a esta anulación simplemente significaba una redefinición de la flota por parte de su cliente.
De acuerdo con Lee Colan, basta que nos preguntemos: “¿mis palabras reflejan mi compromiso de ayudar a otros, a crear relaciones win-win, formación contínua, cambio o apoyo al éxito de mi equipo?
Esta postura de comunicación positiva termina por granjear simpatías de cara a los (pontenciales) consumidores (hartos de malas noticias) y contagiar seguidores en esta dinámica de positividad. Recordando uno de los principios de la PNL (Programación Neurolingüística), si quieres controlar tu éxito, tienes que responsabilizarte de tu comunicación. Nuestras intervenciones muy raras veces son neutras: casi siempre son positivas o negativas. Vale la pena pensar en esto: no podemos adoptar un registro lingüístico negativo y esperar tener éxito.
Na senda do tema da Comunicação Empresarial que temos abordado no blogue da Galicia Protocolo, vamos hoje tratar um tema que tem merecido algum destaque em sites da especialidade: a Comunicação Positiva.
É irrefutável a vulnerabilidade dos mercados financeiros às boas ou más notícias. E, na verdade, a vulnerabilidade de qualquer tipo de mercado ou estrutura empresarial… Assim, se todos temos consciência deste facto, um primeiro passo para o sucesso profissional passa por “combater” a má notícia, adotando a designada “dinâmica positiva”.
No passado mês de junho, a Airbus sofreu o revés da anulação de uma significativa encomenda (70 x A350 XWB) por parte da Emirates; uma das maiores anulações de encomendas da história da aviação… Em vez de adotar o silêncio ou uma postura derrotista, o Diretor da empresa reage, num comunicado de imprensa, dizendo não temer outras anulações e, pelo contrário, esperar um aumento das encomendas ainda este ano, dado esta anulação se ficar a dever apenas a uma redefinição de frota por parte do seu cliente.
De acordo com Lee Colan, basta perguntarmo-nos: “as minhas palavras refletem o meu compromisso em ajudar os outros, criar relações win-win, formação contínua, mudança, o apoio ao sucesso da minha equipa?”
Esta postura comunicacional positiva acaba por granjear simpatias junto dos (potenciais) consumidores (fartos de más notícias) e contagiar seguidores nesta dinâmica de positividade. Relembrando um dos princípios da PNL (Programação Neurolinguística), se queres controlar o teu sucesso, tens de te responsabilizar pela tua comunicação. As nossas interações são muito raramente neutras: são quase sempre positivas ou negativas. Vale a pena pensar nisto: não podemos adotar um registo linguístico negativo e esperar sucesso.
En todos mis años de carrera aún no he visto ni organizado un evento que no tuviese algo que mejorar, y cuando realizo esta reflexión estoy dejando al margen los errores de bulto o los desastres totales.
Con frecuencia me planteo una pregunta ¿el público, en general, es sensible y respeta el protocolo? Cuando contemplo una respuesta afirmativa a esta pregunta me surge inmediatamente otra pregunta, ¿las personas “sensibles” al protocolo se centran en aplicarlo o simplemente tratan de buscar los errores ante el protocolo que aplica una empresa o persona en su actuar diario o en un evento? En otras palabras y volviendo al tan sabio refranero popular español al que tantas veces recurro, ¿vemos la paja en el ojo ajeno y no vemos la viga en propio?
Mi experiencia profesional me lleva a la conclusión de que normalmente al público le resulta muy fácil ver los errores de protocolo cometidos en eventos, empresas y personas en general, lo difícil no es detectar el error, que, generalmente, grita; lo difícil, en mi opinión, es poder reconocer el trabajo que no se está viendo y poder valorar el trabajo realizado de forma justa.
Me suele dar la impresión de que es más fácil demostrar lo mucho que alguien sabe de protocolo criticando, señalando, indicando, vociferando los “errores de protocolo” cometidos que señalando los aciertos y las soluciones aportadas.
Para terminar, una aclaración: Dejo al margen de esta reflexión el hecho de que la evidencia del error cometido, por supuesto, suele llamar la atención. No se trata de no ver los errores, porque están ahí sino de valorar a los profesionales que los cometen de forma más global.
4 Años de Galicia Protocolo
Me resulta increíble, llevo 4 años realizando un trabajo que me fascina y que da muchas alegrías y satisfacciones, estar al frente de Galicia Protocolo. Son cuatro años en los que, en equipo y de forma individual, seguimos disfrutando y aprendiendo con cada nuevo proyecto.
En este cumpleaños cómo no tener, como siempre, un hueco para los agradecimientos, porque sabemos que en soledad no habríamos llegado hasta aquí; sin el apoyo de clientes, proveedores, empresas y personas “amigas” no podríamos seguir adelante.
Estos días, volviendo la vista atrás, a todas las personas y empresas que han apoyado y creído en Galicia Protocolo tengo muy presente en la memoria a la empresa Ciberperfil. Por este motivo, este año, aun reiterando nuestro agradecimiento general y global a las empresas, instituciones y personas que han confiado en Galicia Protocolo y continúan haciéndolo, queremos destacar el apoyo de esta empresa catalana y de todo su equipo, a quienes, a pesar de los años y la distancia, sentimos cerca.
Un año más, GRACIAS, MUCHAS GRACIAS.
El discurso del lider
Directora del Gabinete ABC
www.gabineteabc.com
Tres años después de su desaparación, Steve Jobs continúa suscitando reflexiones. Se suceden los manuales y estudios sobre su modelo de liderazgo: son muchos los que lo intentan imitar.
Recientemente, dos investigadores británicos de la Warwick Business School – Loizos Heracleous e Laura Alexa Klaering – publicaron un artículo sobre las competencias retóricas del carismático lider de Apple.
De forma resumida, aquí dejamos los tres factores que estos autores destacaron en el discurso de Jobs:
1. Utilización de un registro humano, en ocasiones, emotivo o emocional.
2. La utilización del humor. El uso de hipérboles y de términos como “awesome” (increíble) o “phenomenal” (fenomenal) y el uso de la repetición.
3. La normalidad , transmitiendo la imagen de un individuo con dudas, que se cuestiona a sí mismo. Recurría con frecuencia a las preguntas retóricas (“Isn´t this cool?”). Utilizaba un vocabulario simple y hablaba pausadamente.
Este resumen puede parecer simplista a primera vista, pero la verdad es que contiene algunas pistas de reflexión. Nuestra observación de 20 años en congresos internacionales nos remite a un modelo de discurso muy diferente:
1. La mayoría de los oradores hacen uso de un registro formal y mecanizado, ayudándose muchas veces de un apoyo de memoria (discurso escrito o presentación en formato digital) y apelando muy poco a la emoción.
2. Son raros los conferenciantes que hacen uso del humor o de otros recursos estilísticos. Los discursos son, en su mayoría, fruto de escritos académicos y técnicos.
3. Por estos dos motivos ya indicados, el resultado final se aleja de la normalidad. Rara vez utilizan las paráfrasis, la recapitulación o las preguntas retóricas. Y es una pena, pues serían excelentes estrategias para darse cuenta de que su auditoria ya desconectó... Otro aspecto es el de la velocidad del discurso: los comunicadores rara vez se escapan de la tendencia al verso rápido (lo digo por mi experiencia como intérprete de conferencias desde hace más de 20 años).
La lista no es tan extensa que no permita hacer un esfuerzo para mejorar la comunicación. ¡Nos toca decidir si queremos que nuestro mensaje llegue...o no!
O discurso do líder
Três anos após o seu desaparecimento, Steve Jobs continua a suscitar reflexões. Sucedem-se os manuais e os estudos sobre o seu modelo de liderança: muitos são os que o tentam modelar.
Recentemente, dois investigadores britânicos da Warwick Business School – Loizos Heracleous e Laura Alexa Klaering – publicaram um artigo sobre as competências retóricas do líder carismático da Apple.
De forma resumida, deixamos aqui os três fatores que os autores destacaram no discurso de Jobs:
1. Utilização de um registo humano, por vezes, emotivo ou emocional.
2. A utilização do humor. O uso de hipérboles e de termos como “awesome” (incrível) ou “phenomenal” (fenomenal), e o uso da repetição.
3. A normalidade, transmitindo a imagem de um indivíduo com dúvidas, que se questiona. Recorria com frequência às perguntas de retórica (“Isn’t this cool?”). Utilizava um vocabulário simples e falava lentamente.
Embora este resumo possa parecer simplista à primeira vista, a verdade é que contém algumas pistas de reflexão. A nossa observação de 20 anos em congressos internacionais remete-nos para um modelo de discurso bem diferente:
i. A maioria dos oradores faz uso de um registo formal e mecanizado, socorrendo-se muitas vezes de um auxiliar de memória (discurso escrito ou apresentação em formato digital) e apelando muito pouco à emoção.
ii. São raros os conferencistas que fazem uso do humor ou de outros recursos estilísticos. Os discursos são, na sua maioria, fruto de uma escrita académica e tecnicista.
iii. Pelos dois motivos já indicados, o resultado final afasta-se da normalidade. Raramente os conferencistas utilizam a paráfrase, a recapitulação ou as perguntas de retórica. E é pena, pois seriam excelentes estratégias para se aperceberem que o seu auditório já desligou… Outro aspeto é o da velocidade do discurso: os comunicadores raramente fogem à tendência do débito rápido (eu que o diga enquanto intérprete de conferência há 20 anos!...)
A checklist não é assim tão longa que não se possa fazer um esforço no sentido da melhoria da comunicação. Cabe-nos a nós decidir se queremos que a nossa mensagem passe… ou não!
Desde hace varios años, debido a mi actividad como intérprete de conferencias y a mi formación en el área de la comunicación, observo a comunicadores de varias nacionalidades y diferentes procedencias académicas y analizo sus discursos en los medios audiovisuales. La inevitabilidad de que, más tarde o más pronto, en nuestras carreras tenemos que comunicar en público, me llevó a trazar el perfil del “comunicador/a eficaz”. Desafío al lector/a a comprobar las 5 características que siguen, fijándose, por ejemplo, en algunas de las TED talks más vistas en todo el mundo.
Buena preparación: casi todos/as los conferenciantes hablan espontáneamente, sin leer un discurso y con apoyos visuales sintéticos y muchas imágenes.
Sentido del humor: Son raros los conferenciantes que, en el transcurso de una presentación, no hagan uso del humor y no sonrían. La buena disposición es una buena forma de mantener al público atento y sintonizado.
Repartir la mirada a todo el público: Los buenos conferenciantes mantienen el contacto visual con todo el público, sin fijarla en ningún punto o persona en concreto. Es importante que todo el público se sienta implicado.
Gestualidad expresiva de brazos: de forma moderada y sin exagerar, casi todos/as los conferenciantes usan los brazos y las manos para comunicar, en gestos abiertos.
Esquema vocálico policórdico: ningún buen orador/a es monocórdico/a, sabiendo siempre cuando elevar la voz para captar la atención de su público.
Según un conocido estudio de la Universidad de California, llevado a cabo por Albert Mehrabian en los años 1950, se sabe que en toda la comunicación interpersonal el 7% del mensaje es verbal, el 38% paraverbal (voz) y el 55% no verbal. Esa prevalencia de lo que no es verbal queda bien patente en las características enumeradas.
La próxima vez que usted tenga que comunicar en público, sea ante una gran audiencia o para grupos más restringidos, al preparar el contenido de su presentación, no descuide estos aspectos pues, por lo visto, son los responsables de captar la atención.
Comunicação em Público Eficaz
Há vários anos que, devido à minha atividade de Intérprete de Conferência e à minha formação na área da Comunicação, observo comunicadore/as de várias nacionalidades e proveniências académicas e analiso discursos nos media audiovisuais. A inevitabilidade de, mais tarde ou mais cedo, nas nossas carreiras, termos de comunicar em público, levou-me a tentar traçar o perfil do/a “comunicador/a eficaz”. Desafio o/a leitor/a a comprovar a 5 características que se seguem, visionando, por exemplo, algumas das TED talks mais vistas em todo o mundo.
1. Boa preparação: a quase totalidade do/as conferencistas fala espontaneamente, sem ler um discurso, e com apoios visuais sintéticos e muito imagéticos.
2. Sentido de humor: são raros o/as conferencistas que, no decorrer de uma apresentação, não façam uso do humor e não sorriam. A boa disposição é uma boa forma de manter o público atento e sintonizado.
3. Olhar distribuído pelo público: o/as bons/boas conferencistas mantêm contacto visual com a totalidade da assembleia, não fixando nenhum ponto ou pessoa em concreto. É importante que todo/as se sintam implicado/as.
4. Gestualidade expressiva dos braços: de um modo ponderado e não exagerado, quase todo/as o/as conferencistas usam os braços e as mãos para comunicar, em gestos abertos.
5. Esquema vocálico policórdico: nenhum/a bom/boa conferencista é monocórdico/a, sabendo sempre quando elevar a voz para captar a atenção do seu público.
De acordo com um conhecido estudo da Universidade da Califórnia levado a cabo por Albert Mehrabian nos anos 1950, sabe-se que em toda a comunicação interpessoal 7% da mensagem é verbal, 38% paraverbal (voz) e 55% não-verbal. Essa prevalência do que não é verbal fica bem patente nas características enumeradas.
Da próxima vez que tiver de comunicar em público, seja para uma grande audiência ou para um grupo mais restrito, ao preparar o conteúdo da sua apresentação, não descure estes aspetos de forma que, pelos vistos, são responsáveis por captar atenções.
Proclamación del rey Felipe VI, casi todos los medios de comunicación recurrieron a profesionales del protocolo y los eventos: Una importante batalla ganada al
sáb 21 jun 2014
La proclamación del rey Felipe VI permitió dar visibilidad en los medios de comunicación a los profesionales del protocolo y la organización de eventos, un hecho que entendemos como una importante batalla ganada al intrusismo.
La gran mayoría de medios de comunicación, televisiones, radios y prensa han contado estos días con profesionales del protocolo de verdad (de los que disponen de títulos académicos y/o demostrada experiencia en el sector del protocolo y la organización de eventos, la mayoría de ellos acreditados como profesionales a través de su condición de miembros de la AEP – Asociación Española de Protocolo). Han hablado profesionales que, por tanto, no se quedaban en lo frívolo o anecdótico que desvirtúa la concepción del protocolo, sino que han ido explicando y traduciendo (a los profanos) las normas y técnicas que deben regir en la organización de un evento tan específico como el de la proclamación de un nuevo rey en España.
Creemos que, por fin, ha quedado claro que un profesional del protocolo no es un estilista y que los criterios de recomendación de un profesional del protocolo en cuanto a etiqueta se establecen en función de la naturaleza del acto/evento, para lo cual es necesario valorar los diferentes parámetros del mismo, en función de su naturaleza, mensaje que se quiere transmitir y corrección, entre otros elementos a tener en cuenta. Tras determinar la etiqueta del evento, en función de los parámetros del evento, es cuando comienza el trabajo de la moda, de los diseñadores/as y estilistas, etc.
En resumen, creemos que, desde una perspectiva profesional, este acto de proclamación ha permitido abrir interesantes debates entre profesionales en cuanto a “diferentes formas de hacer” (como ocurre en cualquier evento), pero, también creemos que se ha llegado con rigor al público que tuvo la oportunidad de escuchar a profesionales del protocolo y organización de eventos.
Gala de la Asociación Española Contra el Cáncer, delegación de Santiago de Compostela - aecc-
El 6 de junio la delegación de Santiago de Compostela celebra su gala benéfica anual para recaudar fondos para la investigación del cáncer y ayudar a las personas enfermas y sus familiares.
Evaluación del servicio de interpretación
Como vimos en la anterior publicación, es importante que el organizador/a de eventos haga – durante el evento – una evaluación de la calidad de los servicios prestados por los intérpretes. Esa evaluación podrá ser hecha oyendo directamente la traducción en los receptores (cuando el organizador/a tiene competencia lingüística para tal tarea o cuando pretende, al menos, escuchar la fluidez e inexistencia de silencios) o pidiendo la opinión de los participantes que estén escuchando la traducción.
Actualmente, son cada vez más frecuentes los eventos que incluyen en las carpetas de los participantes un formulario de evaluación del modo en que transcurrió el evento. La interpretación simultánea es casi siempre uno de los elementos a evaluar.
En las reuniones de seguimiento que el organizador/a tendrá tras el evento con el resto de la organización o con la empresa contratante para valorar el éxito del mismo y los puntos a mejorar, es importante que el tema de la interpretación también sea debatido.
De igual modo, la organización deberá pedir el feedback de los propios intérpretes, especialmente sobre:
El grado de dificultad terminológica y lingüística de las temáticas tratadas.
La calidad de los equipamientos de traducción y del sonido de entrada en cabina.
La suficiencia (o no) de la documentación de apoyo proporcionada.
La velocidad de discurso de los oradores.
La carga temporal de trabajo.
Las condiciones físicas de trabajo (confort y temperatura de las cabinas, ventilación, disponibilidad de aguas, etc.).
Mediante la recopilación de toda esa información, le corresponde al organizador/a decidir el mantenimiento o no del mismo equipo de intérpretes, cuando se produzca la repetición de un mismo evento en una región diferente, o de eventos sobre la misma temática. La “fidelización” de un buen equipo de intérpretes es uno de los factores determinantes para el éxito comunicativo de un evento.
Avaliação do serviço de Interpretação
Como vimos na publicação anterior, é importante que o/a Organizador/a de Eventos faça – durante o evento – uma avaliação da qualidade dos serviços prestado pelos Intérpretes. Essa avaliação poderá ser feita ouvindo diretamente a tradução nos recetores (quando o/a Organizador/a tem competência linguística para tal tarefa ou quando pretende, pelo menos, auscultar a fluência e a inexistência de silêncios) ou pedindo a opinião de participantes que estejam a ouvir a tradução.
Atualmente, são cada vez mais frequentes os eventos que incluem nas pastas dos participantes um formulário de avaliação do modo como decorreu o evento. A Interpretação Simultânea é quase sempre um dos elementos a avaliar.
Nas reuniões de wrap up que o/a Organizador/a terá após o evento com o resto da organização ou com a empresa contratante para definir o sucesso do mesmo e os pontos a melhorar, é importante que o tema da Interpretação também seja debatido.
De igual modo, a organização deverá pedir o feedback dos próprios Intérpretes, sobretudo sobre:
O grau de dificuldade terminológica e linguística da temática tratada;
A qualidade dos equipamentos de tradução e do som de entrada em cabina;
A suficiência (ou não) da documentação de apoio fornecida;
A velocidade de discurso dos oradores;
A carga temporal de trabalho;
As condições físicas de trabalho (conforto e temperatura das cabinas, ventilação, disponibilidade de águas, etc.).
Ao reunir todas essas informações, caberá ao/à Organizador/a decidir a manutenção ou não da mesma equipa de Intérpretes, aquando da repetição de um mesmo evento numa região diferente, ou de eventos sobre a mesma temática. A “fidelização” de uma boa equipa de Intérpretes é um dos fatores determinantes para o sucesso comunicacional de um evento.
Yo cedo, tú cedes, él cede... ¿Quién gana?
Hace unos días y a propósito de la elaboración de mi trabajo fin de Máster, leía textos de varios autores que defendían a ultranza –y sin despeinarse, oiga- la cesión de la presidencia del Rector en los actos académicos puros, a favor del presidente de la Comunidad Autónoma pertinente, imagino que por eso de que éste lo nombró…, eso sí, amén del Rey como Jefe del Estado, que preside aquellos actos a los que asiste dentro de su territorio.
Y hablamos de autores de reconocido prestigio en el ámbito académico. No es de extrañar, a la vista de las reflexiones de otros autores, dado que no hay consenso sobre este tema y la división de opiniones es un hecho consumado.
Los compañeros y compañeras de profesión que me conocen saben que soy todo menos purista; defiendo la norma en su sentido más flexible y rechazo abiertamente posturas rígidas -que normalmente dificultan más que resuelven-, no obstante no puedo defender un planteamiento tan poco oportuno, y me explico.
En primer lugar el protocolo académico es un fuero donde los actos principales interrelacionan, básicamente y tradicionalmente a la comunidad universitaria, esto es: personal docente e investigador, estudiantes y personal de administración y servicios. Otrora tenía cabida la Iglesia, de fuerte arraigo en la creación de esta institución y que en las Universidades católicas todavía conservan fuertes matices en sus costumbres.
En segundo lugar, en los actos estrictamente académicos tiene mucho más sentido que sea el Rector, como máxima autoridad académica dentro de la Universidad, y cargo de carácter docente frente a su Claustro, el que presida.
En tercer lugar: Auctoritas y Potestas. Ya los romanos distinguían entre la autoridad como legitimidad derivada del saber vs. a poder, como capacidad legal para hacer cumplir una decisión, orden o mandato. Hoy en día los gurús del coaching defienden todavía esta diferenciación en sus clases magistrales para ser buenos líderes.
En cuarto lugar: tradiciones y costumbres, o lo que es lo mismo su fuerte influencia en el devenir de la historia universitaria. No en vano se hace referencia a ellas en el Real Decreto 2099/83 de Ordenamiento General de Precedencias del Estado, cuando habla del respeto a "la tradición inveterada del lugar".
En quinto lugar, los actos académicos deben ser calificados como "actos de carácter especial" según la normativa básica estatal de precedencias, Real Decreto 2099/1983 en su artículo 3.b. La presidencia de esos actos, artículo 6 del citado Real Decreto dice que "se determinará por quien los organice, de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos en el presente ordenamiento".
En sexto lugar y no menos importante: la autonomía universitaria contemplada en la Constitución, en su artículo 27.10.
Existen muchos más argumentos para justificar la presidencia del Rector en todos los actos celebrados en la Universidad, de carácter académico, pero no quiero aburrir con tanto dato.
Lo cierto es que la realidad manda y la Universidad sufre las deudas de la imposición del centralismo impuesto hace unos siglos y de la actual hegemonía del poder político que en ocasiones, arrasa allá por donde va. Desde que se liberó del yugo eclesial, se desvinculó de su protectorado financiero y debe autofinanciarse. Es por esto que la necesidad de reforzar vínculos con aquellas instituciones que facilitan el mantenimiento y la continuidad de los estudios superiores, suscita no pocos problemas.
Para el responsable de protocolo de una Universidad, organizar un acto académico donde este tipo de cuestiones no están todo lo claras que debieran, se convierte en un auténtico maremágnum. Tirar de ciertas habilidades de negociación puede ayudar pero se me antoja que en la mayor parte de las ocasiones –si la voluntad del anfitrión es ceder-, la batalla está perdida.
Entonces toca tirar de imaginación. Si las instalaciones lo permiten y la localización se presta, diseñar una doble presidencia puede ser una buena solución.
Si la voluntad del anfitrión sigue siendo ceder y dar la presidencia a la autoridad política sin concesiones, a nosotros solo nos toca ponernos a conjugar el verbo: yo cedo, tú cedes, él cede,…
Lo que sí es vital y de obligado cumplimento, es acordar todo este tipo de cuestiones con anterioridad y facilitar el cronograma con la escaleta del acto adjuntando toda la información de la presidencia a la secretaría de la autoridad política pertinente.
Ya confesé en reflexiones anteriores que me tocó conjugar el verbo ceder en algunas ocasiones. En mi defensa diré que en mi centro universitario de trabajo, de ámbito más local, el peso de la costumbre y la tradición pisa fuerte, muy fuerte.
En cualquier caso cuando tengo delante una mesa cuya disposición nunca propondría a mis superiores, tanto en actos propios como ajenos, me viene a la mente el acorde de una canción muy famosa allá por los 80 que entonaba Franco Battiato:
“Yo quiero verte danzar como los zíngaros del desierto,
Yo quiero verte danzar como derviches tourneurs que giran,
Y gira todo en torno a la estancia mientras se danza…..
Y gira todo en torno a la estancia mientras se danza, danza…..”
Como siempre, esto no es más que una reflexión.
Autoría: Ana Bela Cabral
Por definición y contracorriente, la organización de eventos es la gestión de los imprevistos que van surgiendo. La contratación de intérpretes de conferencia y su desempeño el día del evento no se escapan de esa gestión. Es aconsejable que la empresa organizadora del evento designe un profesional responsable de la interpretación.
En la víspera del evento el organizador/a debe cerciorarse que el equipo de intérpretes conoce la localización exacta del mismo (en un hotel, centro de congresos, la sala o auditorio, por ejemplo). Deberá, igualmente, coordinar la hora exacta de llegada de los mismos para:
Un eventual briefing con el cliente para dar instrucciones terminológicas, de confidencialidad u otras;
Realizar las pruebas de sonido necesarias, incluso las comunicaciones entre cabinas;
Asignar, junto con el equipo técnico, los canales a los diferentes idiomas, a fin de canalizar esa información al auditorio;
Dividir tareas dentro de la cabina: quien comienza, la duración de cada presentación (de cuántos en cuántos minutos, de ponente a ponente);
Puede ser una buena idea – si todavía no se ha hecho - solicitar al equipo de intérpretes que nombren un jefe/a de equipo para representarles y servirse del mismo como enlace en el equipo organizador.
El organizador del evento tendrá que prestar atención a los intérpretes en varios sentidos:
a) Asegurarse que todas las comunicaciones entregadas para el día el evento (en ocasiones minutos antes de la intervención del ponente...) lleguen a las cabinas de interpretación en soporte papel o informático. Se debe tener siempre un pen disponible (por norma los intérpretes llevan un ordenador a la cabina).
b) Asegurarse que no falta agua en la cabina de interpretación, pues allí se trabaja en un espacio exiguo y, generalmente, poco ventilado, por lo que los intérpretes necesitan hidratar frecuentemente las cuerdas vocales.
c) En el caso de que el local del evento disponga de red Internet Wireless, se debe proporcionar el acceso de los intérpretes para que puedan realizar búsquedas desde sus ordenadores.
d) Organizar las comidas del equipo de interpretación con tiempo: ¿intérpretes con los participantes del evento? ¿Dónde se sentarán?
e) Controlar la calidad del trabajo de los intérpretes contratados: hacer audiciones aleatorias y evaluar la fluencia lingüística recibida, preguntar a los asistentes sobre la calidad de la traducción. Este control también dará la oportunidad de detectar algún fallo técnico, incorrecta selección de los canales o cualquier otro problema.
Finalmente, en el caso de que la empresa de audiovisuales no se haya responsabilizado de esta tarea, no hay que olvidarse de controlar la distribución y recogida de receptores de interpretación simultánea. Su extravío implica, casi siempre, el pago de una indemnización, pues son aparatos caros.
VERSIÓN EN PROTUGUÉS
No dia do evento…
Por definição e a montante, a Organização de Eventos é a gestão dos imponderáveis que vão surgindo. A contratação de Intérpretes de Conferência e o seu desempenho no dia do evento não escapam a essa gestão. É aconselhável que a empresa organizadora do evento designe um profissional responsável pela Interpretação.
Na véspera do evento, o/a Organizador/a deve certificar-se que a equipa de Intérpretes conhece a localização exata do mesmo (num hotel ou centro de congressos, qual a sala ou o auditório, por exemplo). Deverá igualmente combinar a hora exata de chegada do/as mesmo/as para:
Um eventual briefing com o cliente para instruções terminológicas, de confidencialidade ou outras;
Realizar os testes de som necessários, inclusive relés (ligação entre cabinas);
Atribuir, juntamente com a equipa técnica, os canais às línguas, a fim de veicular essa informação ao auditório;
Dividir tarefas dentro da cabina: quem começa, a duração de cada prestação (de quantos em quantos minutos, de orador/a a orador/a?).
Pode ser uma boa ideia – se já não foi feito – solicitar à equipa de Intérpretes que nomeie um Chefe de Equipa para os representar e servir de ela de ligação à equipa organizadora.
O/A organizador/a de eventos terá de estar atento aos Intérpretes, em vários sentidos:
a) Zelar para que eventuais comunicações fornecidas no dia do evento (por vezes, minutos antes da intervenção do/a orador…) cheguem às cabinas de Interpretação em suporte papel ou em suporte informático. Tenha sempre uma pen disponível (por norma, os Intérpretes levam computador para a cabina).
b) Assegurar-se que não falta água na cabina de Interpretação. Trabalhando num espaço exíguo e geralmente pouco ventilado, o/as Intérpretes necessitam de hidratar frequentemente as cordas vocais.
c) Caso o local do evento disponha de rede de Internet Wireless, providencie o acesso aos Intérpretes para eventuais pesquisas a partir dos seus PC.
d) Organize as refeições da equipa de Interpretação atempadamente: o/as Intérpretes almoçarão com os participantes no evento? Onde se sentarão?
e) Controle a qualidade do trabalho do/as Intérpretes que contratou: faça audições aleatórias e avalie a fluência linguística recebida, questione alguns participantes sobre a qualidade da tradução. Esse controlo também lhe dará a oportunidade de detetar alguma falha técnica, incorreta seleção de canais ou outro problema.
Finalmente, caso a empresa de audiovisuais não se tenha responsabilizado por essa tarefa, não se esqueça de controlar a distribuição e recolha de recetores de Interpretação Simultânea. O seu extravio implica quase sempre o pagamento de uma indemnização, pois são aparelhos dispendiosos.
¿Somos protocolistas 360º?
Autora: Sandra Álvarez Lema
Hace unos días compartía en mi perfil de Facebook un artículo que publicaba el Confidencial Digital, hablaba de aquello que más demandaban las empresas en su personal… y que no encontraban. Algunos de estos “primeros espadas” de ámbito privado son: Ikea, Coca-Cola, BMW, McDonald´s o Seur, entre otros, han decidido aunar fuerzas y en formato observatorio, han creado una plataforma donde el principal objetivo es transformar el mercado laboral en paisaje positivo; crear un beneficio a la propia empresa, al trabajador y a la sociedad.
Las habilidades que desde el Observatorio de Innovación en el Empleo (OIE) apuntan como necesarias y carentes en los candidatos actuales son: la iniciativa, la adaptabilidad, la flexibilidad, saber trabajar en equipo y ser un buen comunicador.
Lo cierto es que el actual sistema educativo no deja margen al desarrollo de esta formación transversal, se centra, básicamente, en la enseñanza de contenidos teóricos. Todo a pesar de las promesas que nos hizo un día Bolonia. La teoría es una cosa… y la práctica otra muy distinta amigas y amigos.
¿Qué papel juega en todo esto el profesional de protocolo?, ¿somos protocolistas 360º?. Conocemos las aptitudes necesarias para desempeñar bien nuestro trabajo, ¿y las actitudes?. Si tuviéramos que enumerarlas, ¿cuáles serían?.
Estoy segura que habría disparidad de opiniones. Aún así voy a intentarlo.
Comunicar con solvencia, hacernos entender básicamente, ser un buen gestor de feedbacks verbales y no verbales.
Control y manejo en todo tipo de situaciones, en especial las difíciles (las fáciles las controla cualquiera), esto supone agilidad mental, nada de prejuicios, conocimiento del terreno a fondo y buena dosis de autocontrol personal.
Empatía. En todo momento y el día del evento mucho más. Trabajamos con personas y las personas traen con ellas sus emociones, sentimientos, etc… A veces este punto fluctúa a medias con la asertividad en el ejercicio de nuestras funciones. Es todo un reto por el que debemos, en ocasiones, pagar peaje.
Saber trabajar en equipo, aquí es donde entra en juego el control y manejo de situaciones, personas que decíamos hace un momento.
Ser resolutivo. En lugar de disertar sobre el problema, minimizarlo y buscar la forma de resolverlo.
Neutralidad a raudales y tratar de no ser tóxico.
Flexibilidad. Necesaria a la hora de resolver situaciones tensas o conflictos, ser un buen negociador nos sacará de más de un apuro.
La preparación de los intérpretes
Tras tener asegurados todos los medios técnicos y audiovisuales, el organizador/a de eventos debe ahora encargarse de garantizar la eficaz preparación del equipo de intérpretes. Aunque es de esperar que la agencia de intérpretes contratada tenga constituído un equipo de profesionales competentes y seleccionados por áreas de especialización, el organizador/a también desempeña en esta fase un papel importante.
La entrega de la documentación de refencia al equipo de intérpretes (a través de la agencia contratada) para que se puedan preparar eficazmente es de extrema importancia. El primer instrumento que hay que facilitarles es, sin duda, el programa del evento. Basándose en él los/as intérpretes podrán definir el tema genérico del evento y así orientar sus búsquedas. De igual modo, el programa aporta información importante sobre:
La carga lingüística y temporal, para que los intérpretes puedan dividir tareas anticipadamente;
El nombre de los oradores, para que puedan hacer búsquedas sobre su trayectoria profesional, evitando pronunciar mal un nombre o un título de una obra, por ejemplo;
Aún sí, aunque el programa se un buen punto de partida, son muchos los documentos de apoyo que el organizador/a puede entregar al equipo de interpretación:
a) Los resúmenes (“abstracts”) de las comunicaciones;
b) Las comunicaciones propiamente dicha;
c) Presentaciones en PowerPoint, Prezzi u otro formato;
d) Notas biográficas del conferenciante;
e) Actas de anteriores eventos sobre el mismo tema;
f) Artículos científicos de los/las conferenciantes sobre el tema del evento;
g) Bibliografía sobre el tema del evento;
h) Links de páginas webs de referencia, de las organizaciones involucradas, etc.;
Si es cierto que algunos/as conferenciantes se preocupan por la calidad de la interpretación y entregan espontáneamente material de referencia, también es verdad que, en muchas ocasiones, y por mayores que sean las solicitudes de la organización, no se facilita ningún documento...
A lo largo de esta fase de preparación, el organizador/a tiene la misión de comunicar a las partes involucradas que cuanto mejor sea la preparación de los/las intérpretes, cuanta más información les sea facilitada, menos incidentes se presentarán en la comunicación en lengua extranjera y mejor será transmitido el mensaje.
A Preparação dos Intérpretes
Depois de assegurados todos os meios técnicos e audiovisuais, cabe agora ao/à Organizador/a de Eventos assegurar a eficaz preparação da equipa de Intérpretes. Embora se espere que a agência de Intérpretes contratada tenha constituído uma equipa de profissionais competentes e selecionados por área de especialização, o/a Organizador/a também desempenha nesta fase um papel importante.
A entrega de documentação de referência à equipa de Intérpretes (através da agência contratada) para que a mesma se possa preparar eficazmente é de extrema importância. O primeiro instrumento a fornecer é, sem dúvida, o Programa do evento. Com base neste, o/as Intérpretes poderão definir o tema genérico do evento e assim orientar as suas pesquisas. De igual modo, o Programa fornece informações importantes sobre:
A carga linguística e temporal, para que o/as Intérpretes possam dividir tarefas antecipadamente;
O nome dos oradores, para que se possam fazer pesquisas sobre o respetivo percurso profissional, evitando pronunciar mal um nome ou o título de uma obra, por exemplo;
Embora o Programa seja um bom ponto de partida, são diversificados os documentos de apoio que o/a Organizador/a pode fornecer à equipa de Intérpretes:
a) Os resumos (“abstracts”) das comunicações;
b) As comunicações propriamente ditas;
c) Apresentações em PowerPoint, Prezzi ou outro formato;
d) Notas biográficas do/a conferencista;
e) Atas de anteriores eventos sobre o mesmo tema;
f) Artigos científicos do/as Conferencistas sobre o tema do evento;
g) Bibliografia sobre o tema do evento;
h) Links de sites de referência, das organizações envolvidas, etc.;
Se é certo que alguns/umas conferencistas se preocupam com a qualidade da Interpretação e fornecem espontaneamente material de referência, também é verdade que, em muitas situações, e por maiores que sejam as solicitações da Organização, nada é fornecido…
Ao longo desta fase de preparação, o/a Organizador/a tem a missão de comunicar às partes envolvidas que quanto melhor for a preparação do/as Intérpretes, quanto mais informação lhes for fornecida, menos imponderáveis ocorrerão na comunicação em língua estrangeira e melhor será veiculada a mensagem.
XIII Campeonato de España de Patinaje - Grupos Show 2014
Todo evento es un reto, pero para Galicia Protocolo el participar en la organización del XIII Campeonato de España de patinaje – Grupos show 2014, ha sido un reto enorme.
Así, los días 1 y 2 de marzo la ciudad de Santiago de Compostela fue anfitriona de deportistas, jueces, calculadores y autoridades deportivas.
El Club Deportivo Fontiñas, un modesto club de la ciudad, fue quien consiguió la confianza de la Real Federación Española de Patinaje – RFEP- para organizar el campeonato de España de grupos de este año 2014. Un campeonato que, a su vez, puntúa para el campeonato del mundo.
La organización de un evento tan grande como este requiere de un estudiado reparto de tareas, dividido en diferentes comisiones, en este caso nueve: Atención a clubes, Acreditaciones, transportes y alojamientos; Instalaciones; Ceremonias, protocolo y RRPP; Medios de comunicación; Imagen y diseño; Área médica; Seguridad; Recursos humanos y voluntariado. Al frente de todas estas comisiones había un coordinador de comisiones Se puede percibir que se requirió de un considerable despliegue organizativo, pero necesario para poder atender a los cerca de 3.000 espectadores (cifra publicada) y cerca de 600 patinadores que compitieron, así como a los jueces y autoridades que se dieron cita para participar de este evento deportivo.
El buen sabor de boca viene después el evento, cuando tras la necesaria valoración y detección de áreas de mejora, comienza a llegar el feed-back. Así, la RFEP en la página de inicio de su web, al publicar la crónica del evento, tiene la deferencia de dedicar unas amables y generosas palabras a la organización del evento, que califica de “excelente”.
Sin duda, el gran agradecimiento institucional de la organización del evento tiene que dirigirse al Excmo. Ayuntamiento de Santiago de Compostela, encabezo por su alcalde, el Sr. D. Ángel Currás, que apoyó desde el primer momento la realización de esta competición deportiva. El alcalde y el concejal de deportes de la ciudad estuvieron presentes los dos días, participando activamente de la realización de este evento. Pero las autoridades deportivas, tanto de la Federación Española como de la Federación Gallega, se entregaron para que el evento se desarrollase de forma óptima.
Desde la comisión de protocolo tenemos que dar las gracias al C. D. Fontiñas por haber confiado en el trabajo de profesionales del protocolo y la organización de eventos. Un gran evento, como este, se planifica con muchos meses de antelación, lo que significa que son muchas las vicisitudes que hay que ir superando. Así, si bien Galicia Protocolo asumió en un primer momento la responsabilidad de coordinar la comisión de protocolo, hasta que por circunstancias tuvo que quedarse en un segundo plano; esta eventualidad no perjudicó al desarrollo de la organización pues pudo contar con la ayuda desinteresada de dos compañeras de profesión: Lourdes Álvarez Paz, que benefició al club con sus habilidades de relaciones públicas y quien posteriormente asumió la responsabilidad de coordinar la comisión, y la discreta pero exquisita profesionalidad de Sandra Álvarez Lema. Aun así, el gran reto al que toda la comisión de protocolo se enfrentó fueron los cambios de última hora, ante los que había que responder con celeridad y con la mejor de las actitudes.
Miembros del a comisión de ceremonias, protocolo y relaciones públicas:
- Lourdes Álvarez Paz (profesional de protocolo)
- Sandra Álvarez Lema (profesional de protocolo)
- Maricha Díaz-Fierro Tabernero (vicepresidenta del C.D. Fontiñas)
- Margarita Murillo García (profesional de protocolo)
Es mucho el aprendizaje que queda tras participar en un evento tan especializado y grande como este.
El arte de simplificar los eventos
El título de mi reflexión de hoy es un avance del contenido del texto: el arte y en muchas ocasiones la necesidad, de simplificar un evento. Simplificar su estructura y su organización.
Cuando tenemos encima de la mesa el desafío motivador de la organización de un evento, cuando no hay todavía nada de él y está todo por hacer, cuando miramos la hoja en blanco, es el momento de pararse a pensar en lo que quiero hacer y cómo: ¿qué voy a necesitar realmente?, ¿de qué recursos dispongo? y ¿cuánto tiempo tengo?. Una vez tenga las respuestas a estas tres preguntas, ya puedo perfilar un primer documento, un primer borrador.
Actualmente y como las circunstancias económicas, sociales e institucionales mandan, toca trabajar con muy pocos recursos y la creatividad, se posiciona como un valor buscado y deseado. Sin embargo el gusto por complicarnos la vida y dotar nuestro evento de elementos, personas y contenidos prescindibles, es un denominador común en muchos profesionales e instituciones. Esta complicación es una rémora que tarde o temprano nos pasa factura.
Pasa con frecuencia y a todos. Nos olvidamos de la sencillez, de la simplicidad en la estructura, en el guión y en la forma. Y lo cierto es que ésta, es casi siempre una apuesta segura que nos va a servir como aval en el resultado final.
El exceso de información, de documentos, de comunicación, de reuniones previas, reuniones urgentes, correos, debates, etc..., lo único que lleva es a un cierto hastío entre los interlocutores, este hastío provoca una desmotivación por el tema, saturación, y en ocasiones, la pérdida de ilusión por el evento. ¿Conclusión?: llegamos al día señalado cansados y con las fuerzas mermadas para rendir al cien por cien.
¿Qué podemos hacer para evitarlo?. En primer lugar tener clara toda la información del siguiente guión:
1.- Filosofía del evento. Porqué y para qué se hace.
2.- Conocer en profundidad quiénes son los participantes de ese evento y qué papel van a desempeñar en él. Anfitrión, patrocinadores, invitados, etc...
3.- Partes del programa. Estructura.
4.- Espacios y capacidad.
5.- Recursos humanos y recursos físicos disponibles.
6.- Tiempos de trabajo.
¿Qué necesito realmente para organizar este evento?. ¿Qué es lo esencial?. Rellenar un folio es suficiente.
Ese folio nos introduce de lleno en la primera fase de la organización.
A modo de ejemplo: no es lo mismo presentar en Madrid, el nuevo dispositivo móvil de Apple, que organizar unas Jornadas de cuatro días promovidas por el Colegio de Farmacéuticos en A Coruña. El primer caso, mucho más breve en el tiempo, va a necesitar de una logística mayor, producción, escenografía, recursos audiovisuales, mayor afluencia de público y medios de comunicación. El segundo caso, dilatado en el tiempo sin embargo mucho más sencillo en la forma pero trabajoso en la documentación.
En ambos casos, manejar con sencillez y maestría recursos, elementos, tiempos y esfuerzos, nos puede ayudar a resolver más fácilmente los problemas que tengamos. A veces no está en nuestra mano. Un patrocinador que no es accesible, el anfitrión no es claro con la información del evento, los recursos humanos no son suficientes, los ponentes de las jornadas han confirmado y luego no pueden asistir, no podemos trabajar con los elementos que nos proporcionan, hay cambios continuos en el programa, etc... En todos estos casos debemos resolver cada incidencia de la mejor forma que podamos.
Resolver y resolver.
¿Qué está en nuestra mano?.
Conocer cuanto antes la información que nos proporcionan, elaborar la documentación necesaria –solamente la necesaria, pensar que cuantos más papeles tengamos, mejor lo hacemos o más eficaces somos de cara a los demás, es un error muy común-. Tener muy claro el marco normativo, comunicación en tiempo –regularmente, sin saturar las partes afectadas- y forma del estado del evento, gestionar feedbacks –controlar que se recibe y entiende lo que se manda, sobre todo si es de gran importancia para el desarrollo del acto. Conocer espacios, elementos, limitaciones y recursos. Necesidades y alternativas para solventar esas limitaciones.
Simplificar y simplificar.
Saber priorizar es tan importante como saber hacer bien las cosas. No le podemos dar la misma importancia y dedicar el mismo tiempo, a un problema que pudiera aparecer en la fase inicial de la organización o el día anterior, incluso el mismo día, en fase de ejecución.
Parece muy fácil visto así, pero no lo es. Una cosa es la teoría y otra muy diferente la práctica.
Ya lo decía en el título, simplificar es un arte. Un arte necesario para todos los que organizamos eventos, da igual de qué índole y en qué ciudad. Saber simplificar es tener muy claro en nuestro mapa mental cómo debemos trabajar, en qué momento, con quién y para qué.
Simplificar y resolver. Dos verbos que todos debemos llevar en nuestro ADN.
Ésta es mi reflexión de hoy.
La empresa de audiovisuales
Como ya se ha explicado en una publicación anterior, cuando el espacio del evento no dispone de cabinas y de material audiovisual específico para el buen funcionamiento de la interpretación simultánea, se hace necesario recurrir a los servicios de una empresa de alquiler de este tipo de equipamiento.
Debido a que se trata de un material caro, las empresas de eventos suelen pedir más de un presupuesto, a fin de comparar y seleccionar la oferta más competitiva. Más allá del precio, es importante que la persona responsable de la organización de eventos verifique que:
1. Las empresas contactadas tengan experiencia comprobada en servicios de traducción simultánea;
2. Los presupuestos presentados incluyan todos los elementos necesarios, a saber:
a) El número de cabinas necesarias, de conformidad con la norma ISO 4043;
b) Las unidades de intérprete (consolas), con sus respectivos cascos y micrófonos;
c) Los radiadores de infrarrojos de alto rendimiento en número suficiente, de acuerdo a las dimensiones de la sala;
d) El alimentador/controlador;
e) El número solicitado de receptores de intrepretación simultánea;
f) Asistencia técnica permanente de uno o más técnicos (en función de las dimensiones del evento) y, eventualmente, las dietas por desplazamiento y estancia de estos técnicos;
g) Otros equipamientos opcionales que el cliente haya solicitado (micrófonos, wireless, videoprojectores, etc.).
Tras seleccionar a la empresa proveedora, en el caso de que ésta no conozca el lugar elegido para el evento, se recomienda visitar con tiempo las instalaciones a fin de planificar la implantación de los equipamientos y su compatibilidad con el sistema de sonido del que dispone el local.
En los días previos al evento, es importante definir con la empresa de audiovisuales el horario para el montaje y desmontaje del equipamiento y, de ser necesario, acordar con los responsables del local autorizaciones para la entrada y permanencia.
El perfecto entendimiento entre la persona responsable de la organización del evento y la empresa de audiovisuales, así como la plena comprensión de todas las especificidades del servicio, son puntos de extrema importancia para garantizar el éxito del trabajo de todas las personas involucradas.
Versión en Protugués:
A Empresa de Audiovisuais
Como já foi explicado em publicação anterior, quando o local designado para o evento não dispõe de cabinas e de material audiovisual específico para o bom funcionamento da interpretação Simultânea, é necessário recorrer aos serviços de uma empresa que alugue esse tipo de equipamento.
Dado tratar-se de material dispendioso, as empresas de eventos solicitam por vezes mais do que um orçamento, a fim de comparar e selecionar a oferta mais competitiva. Além do preço, é importante que o/a Organizador/a de Eventos verifique se:
1. As empresas concorrentes têm experiência comprovada em serviços de Interpretação Simultânea;
2. Os orçamentos apresentados incluem todos os elementos necessários, a saber:
a) O número de cabinas necessárias e em conformidade com a norma ISO 4043;
b) As unidades de Intérprete (consolas), com respetivos auscultadores e microfones;
c) Os radiadores de Infravermelhos de alto rendimento em n.º suficiente, consoante dimensão da sala;
d) O Alimentador/Controlador;
e) O número solicitado de recetores de interpretação simultânea;
f)A assistência técnica permanente de um ou mais técnicos (consoante dimensão do evento), e, eventualmente, as despesas de deslocação e estadia desse(s) técnico(s);
g) Outros equipamentos opcionais que o cliente tenha eventualmente pedido (microfones wireless, videoprojetores, etc.).
3. Depois de selecionada a empresa, e no caso desta não conhecer o local do evento, é possível esta visitar atempadamente as instalações, a fim de planificar a implantação dos equipamentos e uma eventual compatibilidade com o sistema de som residente;
Nos dias que antecedem o evento, é importante definir com a empresa de audiovisuais o horário para a montagem e a desmontagem do equipamento, e, se necessário, gerir com os responsáveis do local autorizações de entrada e permanência.
O perfeito entendimento entre o Organizador/a de Eventos e a Empresa de Audiovisuais, bem como a plena compreensão de todas as especificidades do serviço são pontos de extrema importância para garantir o sucesso do trabalho de todos os envolvidos.
¿Por qué la precedencia debe soportar tanto peso en el desarrollo de un evento?
Mi reflexión de hoy gira en torno a la precedencia y cuestiones anexas.
En la organización de un evento, sea público o privado, grande o modesto, de ámbito internacional, nacional, regional o local, en fin, sea como sea, la disposición de la mesa principal es una cuestión vital y de gran enjundia que en muchos casos centraliza la atención de medios, público y asistentes.
No nos llevemos a engaño. Los medios de comunicación, salvo casos muy concretos de la asistencia de una autoridad o personalidad que acude al acto en calidad de invitada, polarizan sus esfuerzos comunicativos en los mensajes que los emisores protagonistas dirijan al aforo durante sus discursos.
Es por esto que durante la fase de preparación de un acto, la parte concerniente a la precedencia soporta un gran peso traducido en términos de resultado. Es decir, que por mucho que todo salga a la perfección, si en esta parcela tenemos un error -en casos muy concretos no contemplados en la normativa podemos hablar de distintas interpretaciones- estamos perdidos. El resultado final del acto estaría totalmente influenciado por a correcta o incorrecta gestión de esta colocación de actores principales.
Por consiguiente, todo ese trabajo previo de localización y acondicionamiento del lugar del acto, financiación o búsqueda de patrocinadores, administración de bases de datos, invitaciones, su control y seguimiento, gestión de todos los públicos –internos y externos-, papelería, comunicación, y un largo etc.., quedaría eclipsado o anulado.
Llegados a este punto confieso que no todos los actos gestioné han sido perfectos. Y sí, en alguna ocasión he errado en la colocación de mis precedencias. Siguiendo con mis confesiones diré que estas ocasiones erradas han sido provocadas en algunos casos por exigencias “políticas o de intereses” que no he podido reconducir, por falta de sensibilidad “a esto del Protocolo” por parte de algún elemento participante y en alguna ocasión, por no defender mi postura con el valor y arresto necesarios. De todas ellas he aprendido y todas ellas me han aportado mucho.
Ojalá en cada momento pudiéramos hacer lo creemos que está bien y tomar decisiones en torno a este código de conducta. Pero la mayoría seguro que me entendéis y sabéis que no siempre es posible.
Una vez finalizado ese acto al que tanto esfuerzo e interés hemos dedicado y algo ha salido mal, nos vamos derrotados, y extrapolamos ese resultado final a toda la gestión del evento. Eso sí que es un error. Un gran error.
En los días posteriores toca valoración en conjunto. Es cuando en frío, debemos hacer un diagnóstico certero de qué áreas han salido bien y porqué y cuáles son susceptibles de mejora sus motivos y actuar en consecuencia. Es cuando la verdadera realidad se impone. En muchos casos el momento de enfrentar beneficios e inversión, el famoso Retorno sobre la Inversión (ROI).
En ese momento –no en todos los casos-recibimos correos o llamadas de invitados o instituciones agradecidos por lo satisfechos que estaban de haber participado en ese evento.
De repente nos acordamos de esta estrofa del Cantar de los Cantares:
“Habla mi amado y me dice:
Levántate, amor mío,
Mira, ha pasado el invierno,
las lluvias cesaron,se han ido.
Despuntan yemas en la higuera,
las viñas en cierne perfumean.(
¡Anímate, amor mío, hermosa mía
y ven!”
No debemos responsabilizar la impronta de un evento a una única parte de ese acto, aunque sea una de las más importantes. Sí es cierto que las precedencias son, como dije antes, una parte esencial en la organización de un acto y los que estamos en la profesión debemos gestionarla con rigor, seriedad y lealtad a la normativa. Sin duda. No puedo ni quiero defender lo contario nunca.
No obstante a veces una concesión, un cese de presidencia, subir a la mesa a una autoridad no prevista…resuelve muchos conflictos diplomáticos o lima asperezas-, máximo en el ámbito local donde ciertas cuestiones se viven con gran intensidad y conviven envueltas en papel labrado.
La implacable inmediatez y a veces tiránica voz que tienen las actuales redes sociales, se quedan más con lo negativo, con la crítica al error donde a la vista de ese único tiro de cámara publicado en un medio, delata una “supuesta mala gestión” del responsable de Protocolo.
De hecho me surge una duda, ¿por qué el uso habitual de redes sociales, sirve para reprobar cuestiones negativas y no para felicitar?. Sería interesante hacer una estadística sobre esto. Basta con fijarnos en el sentido de muchas publicaciones…revelador.
Seamos más tolerantes, comprensivos y profesionales con el trabajo de otros. Entre bastidores todo se ve y se vive de forma diferente que en la platea y en Protocolo no todo son reglas de tres ni competiciones donde únicamente hay un solo resultado, tengámoslo en cuenta.
Como siempre digo, no es más que una reflexión.
IV Edición del postgrado de protocolo y comunicación de la Universidad de A Coruña
IV Edición postgrado de protocolo de la Universidad de A Coruña
Puedes consultar toda la información sobre este postgrado descargando el archivo.
Postgrado Protocolo UDC..pdf
La cabina de interpretación simultánea
Tras definir los idiomas, el número de intérpretes y la carga temporal de trabajo, el organizador/a del evento deberá tener en cuenta el espacio en el que esos profesionales desempeñarán sus funciones, es decir, la cabina de interpretación simultánea.
1. El espacio en el que se realiza el evento dispone de instalaciones físicas propias para intérpretes y elementos técnicos [A1] (es, normalmente, el caso de auditorios y centros de congresos);
2. El espacio seleccionado para el evento no dispone de instalaciones apropiadas, por lo que tendrán que ser alquiladas cabinas móviles (algunos hoteles y resto de espacios).
Es en este segundo caso en el que el organizador/a del evento tendrá que tener en cuenta algunos factores fundamentales para el buen trabajo de los profesionales de la interpretación.
- Las dimensiones de la sala en que se desarrolla el evento condicionarán la instalación de la(s) cabina(s) y de las necesidades. Las dimensiones standar de esas cabinas pueden ser consultadas en la norma ISO 4043:1998 (esta norma también contine los requisitos relativos a ventilación, aislamiento, iluminación, etc.);
- La(s) cabina(s) tendrán que colocarse frente a los oradores, a fin de garantizar el contacto visual de los intérpretes;
- Además del equipamiento audiovisual de interpretación simultánea, conviene verificar si el local tiene sistema de sonido propio (puede ser necesario alquilarlo también) y, en este caso, si el mismo es compatible con el sistema de interpretación simultánea.
- A parte de determinar la ubicación de las cabinas, puede ser útil averiguar, con la empresa de audiovisuales, dónde se colocarán los eventuales radiadores de infrarojos y por dónde pasarán los cables;
- Otro detalle a tener en cuenta se refiere al alquiler de los receptores de interpretación simultánea. Se trata de un equipamiento caro que, a veces, se extravía en los eventos (los asistentes se los llevan consigo por [A2] ). La persona responsable de la organización del evento deberá prever un sistema de entrega de receptores, como exigir un documento de identificación con cada depósito.
Vesión original en portugués
A Cabina da Interpretação Simultânea
Depois de definidas as línguas, o número de Intérpretes e a carga temporal de trabalho, o/a organizador/a do evento deverá ter em conta o local onde esses profissionais desempenharão as suas funções, isto é, a cabina de interpretação Simultânea.
Duas possibilidades existem:
O local selecionado para o evento dispõe de instalações físicas próprias para Intérpretes e régie técnica (é, normalmente, o caso de auditórios e centros de congressos);
O local selecionado para o evento não dispõe de instalações apropriadas, pelo que terão de ser alugadas cabinas móveis (alguns hotéis e restantes locais).
É neste segundo caso que o/a organizador/a do evento terá de ter em conta alguns fatores fundamentais ao bom desempenho dos profissionais da Interpretação:
- A dimensão da sala do evento terá de comportar a implantação da(s) cabina(s) e de uma régie técnica. As dimensões standard dessas cabinas podem ser consultadas na norma ISO 4043:1998 (esta norma também contém os requisitos relativos a ventilação, isolamento, iluminação, etc.);
- A(s) cabina(s) terá(ão) de estar posicionada(s) de frente para os oradores, a fim de garantir o contacto visual dos Intérpretes;
- Além do equipamento audiovisual de Interpretação Simultânea, convém verificar se o local tem sistema de som próprio (pode ser necessário alugá-lo também) e, nesse caso, se o mesmo é compatível com o sistema de Interpretação Simultânea;
- Além do local da implantação das cabinas, pode ser útil averiguar com a empresa de audiovisuais onde serão colocados eventuais radiadores de infravermelhos e onde passarão cabos;
- Outro detalhe a ter em conta prende-se com o aluguer dos recetores de interpretação simultânea. Trata-se de um equipamento caro que, por vezes, se extravia em eventos (os participantes levam-nos consigo por esquecimento). O/A organizador/a de eventos deverá prever um sistema de entrega de recetores contra o depósito de um documento de identificação.
El importante papel de las azafatas/os en los eventos
¿Quieres un evento bien organizado? ¿Quieres que tu evento minimice al máximo las incidencias? Pues, no hay mucho secreto, déjate asesorar por el profesional de protocolo y eventos que has contratado para organizar tu evento (presuponemos que todo el mundo contrata a profesionales de protocolo para sus eventos) y, ya verás… te va a recomendar la contratación de proveedores profesionales, entre ellos, agencias de azafatas profesionales.
Aun así, tal vez debido a la crisis, tal vez debido al desconocimiento de la complejidad que la organización de un evento conlleva, a lo largo de estos años en esta profesión (más de una década) se escucha (tanto quien escribe como colegas de profesión) a muchos clientes decir: “eso ya se lo encargo yo a…” (curiosamente, pocas veces son profesionales de la tarea que se les va a encomendar). Y esta frase suele “sonar” con más frecuencia cuando llega el momento de hablar de la necesidad de azafatas, azafatos, auxiliares de protocolo: “Total, se les dice que tienen que hacer unos días antes y listo, total… ”. Pues bien, no es así de “total”, ya que han de recibir un mínimo de formación, que solo las agencias serias dan a su personal antes de “lanzarles” a eventos.
Situaciones con las que nos hemos encontrado y que colegas de profesión se han encontrado al trabajar sin agencias de azafatas:
Azafatas/os “socializando” con los asistentes durante el evento (incluidas autoridades). (En socializar ampliamos: azafatas con una copa en la mano hablando con autoridades).
Dar una instrucción y recibir una protesta e incluso una mala contestación.
Desobedecer las instrucciones indicadas.
De repente, están cansados/as y es cruel que tengan que seguir trabajando con el dolor de pies/ agobio de corbata y... desaparecen.
Caras largas.
¿Sonreír? No, “tengo una cara más interesante y estoy más guapa/o con morritos”.
Tuteo a los asistentes (incluidas autoridades).
¿Entender qué está ocurriendo en cada momento del evento y estar atento/a a las necesidades? Pura utopía.
Zapatos imposibles: tacón de aguja para lucir (por supuesto no para trabajar).
“Estoy nervioso/a” (tanto que sufren ataques de pánico o ansiedad y ya no pueden trabajar, incluso alguna vez hubo que avisar a los servicios médicos).
Resultado: Asqueo del director/a del evento que tiene que hacer malabarismos para suplir la falta de personal y su mal hacer.
¿Esto lo percibe el público? Creemos que sí.
¿Sabemos gestionar bien el público en la organización de un evento?
Antes de empezar, y a modo de introducción de este tema, me gustaría hacer un sondeo general- virtual, claro- y preguntar a muchos de mis compañeros y colegas cómo gestionan sus públicos de interés cuando organizan un evento. Temo la respuesta, por predecible.
Os voy a contar cómo empieza mi reflexión de hoy.
Hace unos días llamé a una compañera de estudios para felicitarle estas Navidades y como siempre, terminamos hablando de trabajo. Esta chica lleva muchos años dedicándose a organizar eventos dentro del organismo al que pertenece y lo hace con suma eficacia y muchísima responsabilidad. Valorada por sus jefes y compañeros es de esas personas que suman y añaden valor a la entidad donde presta sus servicios. Admiro profundamente la perfección en su ejecución y su compromiso con el trabajo. Es un gran ejemplo para todos.
Durante el transcurso de la conversación, surgió el tema de la gestión de sus distintos públicos. Me decía al respecto: “Sandra, yo no tengo tiempo para eso”, “aún no termino un evento cuando ya estoy preparando el siguiente”, “mis públicos se van contentos y satisfechos”. Doy fe de que es así.
Pero, ¿es suficiente?.
Cuando organizamos un nuevo evento, ya en el momento de gestión de taquilla, debemos tener claro la motivación de nuestra convocatoria con ellos y el interés que los mueve a asistir. Durante los previos y el desarrollo del acto, jamás debemos olvidar todos estos objetivos bilaterales.
Es más que una estrategia de gestión en la organización de un evento. Es un nuevo paradigma para muchos organismos- y sus correspondientes responsables- que se limitan a invitar o a asistir únicamente por salir en la foto en los medios al día siguiente o por cualquier otro motivo baladí. Frente a esto, en la actualidad son muchos los organismos que lo dominan con eficacia y maestría. Es el camino a la diferenciación, la buena gestión y el trabajo pensado y ejecutado bajo las coordinadas de calidad y excelencia.
Otro de los grandes lastres que empañan la buena gestión de los públicos en un evento, es lo politizados que están los intereses de los organismos participantes, indistintamente cuando actúan como emisores; organizadores de un acto, o como receptores; invitados.
Los profesionales debemos trabajar para neutralizar este efecto, cada paso hacia adelante en cada evento o nueva acción de comunicación, es el camino hacia el rigor y la eficacia en aras a la consecución de los mejores resultados.
Claro que hablamos de un medio y largo plazo. Como toda estrategia no se aprecian resultados a la hora siguiente. Es por esto que algunos responsables lo ven como algo inútil y vano. La inmediatez que demandan en sus exigencias -en ocasiones motivadas por la corta duración de sus contratos, mandatos, etc...- obligan a reorganizar sus objetivos -muchas veces más individuales que organizacionales- bajo un nuevo orden de prioridades.
En fin, como diría el recientemente desaparecido cantante gallego Germán Copinni,: “ son malos tiempos para la lírica...”.
Pero, ¿qué entendemos por grupos de interés o stakeholders?.
Son aquellos públicos que entran en contacto con nuestra organización, tienen capacidad de influir en ella o por el contrario, son influidos. Tanto en un sentido como en otro debemos saber quiénes son, los motivos que los llevan a interactuar con nuestro organismo y cuáles son los objetivos de unos y otros.
Etapas para elaborar un mapa de públicos y su posterior estrategia de gestión:
ñ Identificar los objetivos del organismo o empresa. Misión, visión y valores.
ñ Hacer un examen de reconocimiento de cuáles son nuestros grupos de influencia, nuestros públicos No desdeñar ninguno en esta primera fase.
ñ Análisis y diagnóstico de cada grupo.
ñ Relación que tenemos con ellos, intereses mutuos, objetivos comunes, diferencias, motivos, etc...
ñ Identificarlos. El tipo de identificación será diferente para cada entidad pero podemos dividirlos por grado de influencia, por dependencia, por tipo de impacto, por cercanía, etc...
ñ Dividir en subgrupos.
ñ Agruparlos y asignarles categorías según importancia para el organismo, v.gr. Tiene la misma importancia de impacto un patrono, un cliente, un inversor o un competidor directo.
ñ Detectar áreas mejora. Una vez elaborado el mapa de públicos es muy fácil identificarlas.
ñ Estrategia:
ñ ¿Qué podemos hacer en cada evento para fortalecer las áreas de mejora?
ñ ¿Cómo lo vamos a hacer?
ñ ¿En cuánto tiempo?
ñ ¿De qué medios materiales y personales disponemos?
ñ ¿Quiénes lo van a hacer?
ñ Planificación. Diseñar un Plan Estratégico de gestión de públicos definiendo objetivos, indicadores, tiempos, etc.. Este Plan Estratégico, normalmente se incluye dentro del Plan Director que el organismo habrá diseñado como herramienta de planificación y gestión a varios años vista. Será una línea de trabajo más.
ñ Planning.
ñ Proceso. Ejecución del plan
ñ Evaluación posterior y control de resultados.
Esta hoja de ruta es una propuesta, una más. Es una herramienta de trabajo que cada profesional que organiza eventos debe tener en su mesa de trabajo, adaptar, mejorar y evaluar en cada evento.
Gracias por compartir mi reflexión de hoy.
¿Cómo definir las necesidades de interpretación en un evento?
Directora de Gabiente ABC
Tras definir la tipología de interpretación que más se adapta al tipo de evento a realizar (cf. última publicación), se hace, ahora, necesario determinar qué idiomas son necesarios, el númerode intérpretes y la carga temporal de trabajo.
Estos elementos serán, sin duda, fundamentales para consultar el mercado y pedir presupuestos a las empresas especializadas.
Definición de los idiomas de trabajo:
En esta fase es importante tener ya el programa definitivo del evento para definir los idiomas de trabajo, así como un número estimado de participantes con necesidad de interpretación (especialmente en el caso de la simultánea). Será con base en el programa y en el análisis de la proviniencia lingüística de los oradores/as que se determinarán los idiomas de trabajo. Es importante prever la interpretación en los dos sentidos, a modo de ejemplo, de portugués a español y de español a portugués, así aseguramos el diálogo en los momentos de debate y turnos de preguntas.
El número estimado de participantes se hace imperioso para solicitar receptores de traducción simultánea en número suficiente.
El número de intérpretes y la carga de trabajo:
En el caso de la intepretación simultánea, el/la profesional de la organización de eventos debe contar siempre con un número mínimo de 2 intérpretes por idioma extrangera o por cabina. A modo de ejemplo, en algunas organizaciones internacionales la tarea de la interpretación se divide en 3 profesionales de la interpretación por idioma.
Durante el evento, cada 20-30 minutos los intérpretes se relevan entre sí. Los honorarios de los intépretes son fijados por media jornada o jornada completa, no habiendo tarifas por horas. Por norma, una media jornada de trabajo equivale a cerca de 4 horas y un día entero a cerca de 8. Todo lo que exceda de estos períodos está sujeto a la aplicación de horas extraordinarias. Éste es un aspecto importante a tener en cuenta en la gestión del tiempo del evento y, sobretodo, en el tiempo atribuido a cada orador/a para su comunicación.
Como Definir as ecessidades de interpretação num evento?
Depois de definida a tipologia de Interpretação que mais se adequa ao tipo de evento a realizar (cf. última publicação), torna-se agora necessário determinar quais as línguas necessárias, o número de Intérpretes e a carga temporal de trabalho.
Esses elementos serão, aliás, fundamentais para consultar o mercado e pedir orçamentos a empresas especializadas
Definição das línguas de trabalho:
Nesta fase, é importante ter já o Programa definitivo do evento para definição das línguas de trabalho, assim como um número estimado de participantes com necessidade de interpretação (sobretudo, no caso da Simultânea). Será com base no Programa e na análise da proveniência linguística do/as oradore/as que serão determinadas as línguas de trabalho. É importante prever a interpretação nos 2 sentidos, i.e., a título de exemplo, de Português para Espanhol e de Espanhol para Português, para assegurar o diálogo em períodos de debates e colocação de dúvidas.
O número estimado de participantes é imperioso para solicitar recetores de Tradução Simultânea em número suficiente.
O número de Intérpretes e a carga de trabalho:
No caso da Interpretação Simultânea, o/a Organizador/a de Eventos deve contar sempre com um número mínimo de 2 Intérpretes por língua estrangeira ou por cabina. A título de exemplo, em algumas organizações internacionais, a tarefa da Interpretação é dividida por 3 profissionais por língua.
Durante o evento, a cada 20 a 30 minutos, os Intérpretes revezam-se entre si. Os honorários dos Intérpretes são fixados ao meio-dia ou ao dia inteiro, não havendo tarifas horárias. Por norma, um meio-dia de trabalho equivale a cerca de 4 horas, e um dia inteiro a cerca de 8. Tudo o que ultrapasse esses períodos está sujeito à aplicação de horas extraordinárias. Esse é um aspeto importante a ter em conta na gestão do tempo do evento e, sobretudo, no tempo atribuído a cada orador/a para a sua comunicação.
Radiografía del error... en un evento
Creo que en pocas ocasiones se suscitan tantos debates en una profesión -internos y externos- como al hablar de un error en la organización de un evento.
Empiezo diciendo que en mi opinión, en la mayor parte de ocasiones todo este asunto es algo realmente desagradecido. Me explico. En cada acto, en cada evento, se hace un gran esfuerzo individual y colectivo para que todo salga a la perfección, para que la arquitectura previa de ese acto sea perfecta, no hay nada al azar para que llegado el momento de la ejecución de la obra, no salga perfecto.
Esto no siempre garantiza el éxito, pero sí lo persigue.
En caso de que todo salga bien, todo el mundo contento: anfitrión, invitados, autoridades, personalidades, compañeros, etc... Objetivo cumplido. Cada uno a su casa y Dios en la de todos. Nadie te da una palmadita en la espalda, es sencillamente tu obligación.
Si la fatalidad acompaña ese día entonces la cosa cambia. Cuando el error es imputable a una tercera persona ajena a la organización, y no se ha podido prever, tras el enfado inicial normal se estudia la forma de que no vuelva a ocurrir y de minimizar el efecto.
En caso de ser el fallo, imputable a nosotros, a los que tenemos buena parte de la responsabilidad de que lo que allí acontece, la cosa cambia. Somos un colectivo que no puede y no debe tener fallos. Sí, es así de duro.
Estoy segura que muchos de mis compañeros y compañeras, comparten este momento.
Es un trabajo tan expuesto, tan público que los fallos adquieren otra dimensión, más allá de lo que son en la mayor parte de casos: errores humanos.
Pero, en nuestra profesión el error es imperdonable.
Quizás un contable, por poner un ejemplo, no tenga esta presión, si hay un fallo en un balance, se corrige y listo, y si es durante el mismo ejercicio, mucho mejor. Un abogado que pierde un caso va a recibir igualmente su remuneración por parte del cliente, un traductor durante una conversación, un biólogo, incluso un médico en un diagnóstico erróneo, etc... voy más allá. Es habitual, lamentablemente, cuando se firma una escritura pública, de un piso mismamente, que figure la expresión “cuerpo cierto” Esta fórmula protege al vendedor ante posibles reclamaciones y si por ejemplo, el comprador, detecta que el piso tiene menos metros una vez escriturado que los convenidos, al comprar por “cuerpo cierto” no pasa nada. Es decir, que si el arquitecto y la constructora, por error –pobres, si es que el metro y el escalómetro no son fiables- al construir el piso lo hacen más pequeño, no hay nada que hacer. Puede pasar. Todos somos humanos. Metro arriba metro abajo…
En fin que todos ellos pueden cometer errores, está más que asumido por todos, pero un profesional de Protocolo no.
Pasado el día de autos el incidente en todos los medios -ufff… con lo que gustan de dar carnaza si se ve afectado un político o de ahí para arriba-, sobre todo si el acto, el organismo que lo organiza y los actores intervinientes son de cierta magnitud. Censura mediática y búsqueda de culpables. Guillotina preparada y a cortar cabezas.
Y lo peor llega cuando al reciente abrigo de las redes sociales todo el mundo -incluidos compañeros de profesión- especula, habla, opina, critica...En fin, que hay una frase que reza algo así “Escucha a tus enemigos, que son los primeros en notar tus errores”. Cierto.
Creo que sería bueno pararnos a pensar en todo esto. Con unos minutos es suficiente.
En lugar de ser todos tan censores, algo que parece se nos da muy bien, debemos tener más empatía con nuestros colegas y compañeros. Quizás una bandera mal colocada responda a presiones políticas de índole partidista, o una mesa organizada de forma incorrecta a intereses económicos, políticos puntuales, o incluso organizativos, es más, el “toda la vida se hizo así y ahora no vamos a cambiarlo” es un argumento muy habitual en la administración pública y muy difícil de desmontar.
Los usos y las costumbres inveteradas del lugar, en muchos casos –doy fe- tienen más peso que nuestro conocido Real Decreto de Precedencias. Y si el jefe dice que así, es el que manda. Lo haga con más o menos acierto.
Ojo, no estoy haciendo apología del trabajo mal hecho, nada más lejos.
Los que organizamos eventos tenemos la obligación de hacer cumplir la norma, de informar a nuestros superiores de lo que está bien o mal, de profesionalizar cada día más nuestro trabajo. De dignificar la profesión. Más aún cuando en los últimos años la formación se ha oficializado y luchamos contra el intrusismo y otros males.
No obstante no siempre es posible.
Me gustaría que mi reflexión de hoy sirviera para que a partir de ahora, cuando detectemos un error en la organización de un evento, seamos más indulgentes con nuestros compañeros. Quizás lo más profesional, antes de ponerlo de vuelta perejil en Facebook o Twitter sea ponernos en contacto con él o ella y preguntar el motivo de esa decisión, es posible que nos sorprenda e incluso aprendamos de ello.
La experiencia no tiene valor ético alguno, es simplemente el nombre que le damos a nuestros errores. (Oscar Wilde)
¿Cómo definir las necesidades de interpretación de un evento?
Al planificar un evento con oradores y/o participantes extranjeros, el profesional de la organización de eventos deberá tener en cuenta las diferentes modalidades de interpretación existentes.
Dependiendo de la naturaleza del evento, de su dimensión y del lugar donde se vaya a celebrar, el organizador de eventos dispone de 3 opciones:
Como su propio nombre indica, la interpretación ocurre al mismo tiempo que el orador desarrolla su comunicación. Y, sobretodo, es utilizada en eventos de mayor dimensión (congresos, conferencias, seminarios, etc.), en locales que disponen de cabinas y equipamiento audiovisual adecuado, o que posibiliten la instalación de estos últimos. Siempre son necesarios/as 2 intérpretes por cabina o por idioma, pues han de relevarse cada 20-30 minutos.
En esta modalidad el factor “tiempo” deberá ser tenido en cuenta, pues los tiempos establecidos para cada comunicación prácticamente se duplican: el orador habla en primer lugar, realizando paradas para dejar actuar al intérprete. Esta opción es muy utilizada en eventos más pequeños como reuniones o acciones de formación. Pueden ser necesarios elementos de amplificación sonora (micrófonos), dependiendo de las condiciones acústicas de la sala y de la distancia intérprete – público asistente.
Interpretación murmurada (“chuchotage”):
Esta modalidad es utilizada en grupos pequeños, cuando apenas 1 ó 2 personas necesitan traducción. En estos casos el intérprete se sienta al lado, en el medio o detrás de los destinatarios de la traducción y efectúa una interpretación simultánea en voz murmurada. Tanto en el caso de la interpretación consecutiva, como en el caso de la interpretación murmurada el intérprete no debe trabajar más de 2 horas consecutivas, so pena de perjudicar la calidad de su trabajo si no se respeta este tiempo.
*Versión en portugués:
Como Definir as Necessidades de Interpretação num Evento?
Ao planificar um evento com oradore/as e/ou participantes estrangeiro/as, o profissional de Organização de Eventos deverá ter em conta as diferentes modalidades de Interpretação existentes.
Dependendo da natureza do evento, da sua dimensão e do local onde irá decorrer, o Organizador de Eventos dispõe de 3 opções:
Como o próprio nome indica, esta modalidade ocorre ao mesmo tempo que o orador faz a sua comunicação. É sobretudo utilizada em eventos de maior dimensão (congressos, conferências, seminários, etc.) e em locais que disponham de cabinas e equipamento audiovisual adequado, ou que possibilitem a implantação destes últimos. São sempre necessários 2 Intérpretes por cabina ou por língua, já que os mesmos se revezam em cada 20-30 minutos.
B Interpretação Consecutiva:
Nesta modalidade, o fator “tempo” deverá ser ponderado, já que há uma “quase duplicação” dos tempos afetos a cada comunicação: o orador fala em primeiro lugar, fazendo paragens para deixar o Intérprete atuar. Esta opção é utilizada em eventos mais pequenos, como reuniões ou ações de formação. Pode ser necessário um meio de amplificação sonora (microfone), dependendo das condições acústicas da sala e da distância Intérprete – Assistência.
C Interpretação Murmurada (“Chuchotage”):
Utiliza-se esta modalidade em grupos pequenos, quando apenas 1 a 2 pessoas necessitam de tradução. Nestes casos, o/a Intérprete senta-se ao lado, no meio ou atrás dos destinatários da tradução, e efetua uma interpretação simultânea em voz murmurada. Tanto no caso da Interpretação Consecutiva, como no caso da Interpretação Murmurada, o/a Intérprete não deve trabalhar mais de 2 horas consecutivas, sob pena de prejudicar a qualidade do seu trabalho.
Nuestro gran sueño ya lleva 3 años haciéndose realidad: Galicia Protocolo
Hoy estamos de celebración en Galicia Protocolo, ya han pasado tres años y, este año también, queremos aprovechar este día para agradecer a todas las personas e instituciones públicas y privadas que nos permiten, ayudan y animan a continuar.
Nuestra experiencia como emprendedores es que no nos sería posible estar aquí sin la confianza de nuestros clientes, el trabajo en equipo con nuestros proveedores y la ayuda de muchas personas que en este tiempo han caminado a nuestro lado, muchas veces confiando o colaborando con Galicia Protocolo, muchas veces dándonos consejos muy apreciados por nosotros, y siempre mirando por el bien y progreso de Galicia Protocolo en el sector del protocolo y los eventos.
Empezamos nuestro 4º año, con ilusión por continuar, con mucho agradecimiento por todo lo vivido en estos tres años y con muchas ideas en mente y queremos tener la posibilidad seguir aprendiendo de cada proyecto, queremos crecer.
Gracias por estar ahí, gracias por caminar a nuestro lado. Por su parte, Galicia Protocolo continuará poniendo todo de su parte para seguir mejorando.
Galicia Protocolo hoy está feliz por su tercer cumpleaños.
Dime quién eres y te diré a qué te dedicas
Voy a empezar haciendo una confesión. Sí, una confesión a gritos: en ocasiones evito hablar de mi profesión.
Ya sé que suena raro, cuando menos extraño pero es la verdad.
Es curioso pero hay profesiones que no necesitan explicar a qué se dedican en su devenir diario; un médico, un abogado, un maestro, un higienista dental, un conserje, un frutero o deshollinador. Un especialista en Protocolo, sí.
Para el imaginario colectivo las funciones que determinan el alcance de una u otra profesión están más o menos claras, sin embargo cuando hablamos de Protocolo… la cosa cambia.
Todavía recuerdo el comentario de una buena amiga cuando finalicé mis estudios, hace ya muchos años: “qué bien, mira, puedes ser animadora en hoteles”. Qué horror, pensé. No por el honroso talento de entretener y divertir a personas que disfrutan de sus días de ocio, sino porque intuí en ese preciso instante, que el desconocimiento generalizado en mis cometidos funcionales, iba a ser una constante en mi futura trayectoria profesional.
Poco tiempo después y previa oposición, empecé a trabajar en una universidad pública en el departamento de Recursos Humanos. Experiencia impagable que ha fortalecido mi visión de las relaciones laborales interpersonales, y ha grabado en mi adn una constante necesidad de mejora personal. Sigo en esa universidad. Desde hace unos años y a raíz de un cambio de destino, pude reorientar mis funciones hacia la comunicación y la organización de actos oficiales, cometido que desarrollo hasta donde lo permiten mis marcadas lindes.
Durante estos años no abandoné mi interés y pasión por el Protocolo y la organización de eventos. Desde pequeños cursos de reciclaje, hasta dos postgrados y lo más reciente, el Grado Oficial.
A lo largo de todo este tiempo han sido muchas las ocasiones que me he sorprendido explicando a unos y a otros qué hace un responsable de Protocolo. Me he cansado de desmontar cada una de las ideas preconcebidas que muchos de mis interlocutores tenían –y me temo que todavía tienen- acerca de esta profesión. No es tarea fácil.
El empeño que tienen muchos medios de comunicación en frivolizar y denostar al profesional de Protocolo nos hace un daño incalculable. Proyectar la imagen glamurosa de algún personaje público, como ejemplo de buenas maneras, de saber estar, y nombrarlo, oficiosamente embajador del Protocolo Social, aplaudiendo sus opiniones y valoraciones, es como equiparar el buen hacer de un masajista, a las obligaciones de un traumatólogo. Amén de la cantidad de tonterías que a diario se publican haciendo alusión a muchas cuestiones protocolarias.
La forma de acceder a puestos de Protocolo, fundamentalmente en las instituciones públicas es otro escollo en el camino. Recurrir a puestos llamados de “confianza” y nombrar “a dedo”, -libre designación-, o en el mejor de los casos, convocar un concurso únicamente de méritos, es uno de los peores daños, en mi opinión, que se le hace a esta profesión. Esto, nos convierte en mercenarios politizados, merma la independencia y libertad en el ejercicio de nuestras funciones y a ojos de todos, desvirtúa la seriedad y rigor que por derecho, debe acompañar a esta profesión.
En los últimos años se trabaja situar el Protocolo en su sitio. En el lugar que le corresponde. La evolución es muy positiva; formación oficial y reglada con el Grado, Máster, Doctorado, sin duda un antes y un después. Por otro lado enseñanzas no regladas en universidades de todo el territorio nacional facilitan el acceso a programas formativos de forma general o especializada.
La redes sociales con su inmediatez y el impacto que ejercen en la sociedad, han puesto un granito de arena en facilitar las relaciones interpersonales, en divulgar contenidos de máximo interés y sobre todo, en recoger todos los impactos relativos a nuestra profesión; opiniones, reflexiones, post, artículos, etc…
Me gustaría publicar un decálogo de lo que para mí, es esta profesión y las personas que la ejercen. Frases cortas que definen lo que somos y cómo lo hacemos. No están todas las que son, pero sí son todas las que están.
Decálogo del buen protocolo:
El protocolo no jerarquiza. Organiza y ordena.
El protocolo no es frívolo. Acerca a las personas.
El protocolo no es una cuestión superficial. Es una cuestión fundamental.
El protocolo no entorpece las relaciones interpersonales. Ayuda, facilita, y mejora.
El protocolo no es gasto. Es una inversión a corto y largo plazo.
El protocolo no está a merced de la política. Está a merced de las personas.
El protocolo no satisface intereses personales. Cumple objetivos propuestos por la institución en cada evento, en cada acto, velando por el cumplimiento de su misión y valores.
El profesional de protocolo no lo es por amistad o confianza. Lo es por capacidad y competencia.
El profesional de protocolo no lo es por casualidad. Lo es por vocación, por dedicación y por derecho.
El profesional del protocolo no está sometido a nada ni a nadie. Ejerce sus funciones con libertad y con total independencia. En un líder por naturaleza.
Por todo esto y como decía al comienzo, a veces evito hablar de mi profesión. Sobre todo cuando tengo delante de mí a un interlocutor difícil, de esos que valoran, sentencian, juzgan en base a lo que ignoran y desconocen.
Este post es una reflexión en alto. Una opinión influenciada por experiencias vividas, nada más.
La bandera de empresa en el interior
Son muchas las empresas que disponen de su propia bandera, pero no siempre las utilizan siguiendo las normas de protocolo, especialmente cuando la hacen ondear junto a banderas oficiales. A continuación damos 5 pautas, muy sencillas y sin entrar en casuísticas, para hacer un uso correcto de la bandera de la empresa, tomando como base la legislación española, en concreto, art. 4.2 de la Constitución Española y la ley 39/1981, de 28 de octubre que regula el uso de la bandera de España y de otras banderas y enseñas:
1. Todas las banderas han de ondear con dignidad: en perfecto estado de conservación, limpieza, color… (válido también para las banderas que ondean en el exterior de los edificios).
2. Las banderas se colocan en lugares preeminentes de la empresa.
3. Si la bandera de empresa ondea con banderas oficiales, han de “separase”, a la derecha del espacio las banderas oficiales y la izquierda las banderas de empresa.
4. Si hay más de una bandera oficial, que serán colocadas por orden protocolario, la bandera de empresa puede ondear sola en el lado izquierdo o se pueden colocar tantas banderas de empresa como banderas oficiales.
5. Cuando ondee más de una bandera, todas deben ser del mismo tamaño.
Merecido homenaje a Carlos Fuente
El sábado 20 de octubre muchos profesionales del protocolo, convocados por QOE (Queremos Organizar Eventos), movimiento nacido de la fuerza de las redes sociales, se reunieron para sorprender y homenajear a Carlos Fuente, referente y maestro del protocolo, y gran impulsor del protocolo moderno.
Carlos Fuente, siempre se ha mostrado sensible a la evolución del protocolo pero también a las dificultades de sus profesionales. Está al lado de su profesión, el protocolo, y de sus profesionales. Por eso, un grupo importante de profesionales se reunieron para agradecerle su trabajo, su esfuerzo, su ayuda, su apoyo. Para decirle que es un profesional y un hombre querido.
La respuesta reflexiva, pero todavía emocionada del homenajeado: http://www.carlos-fuente.blogspot.com.es/2013/10/gracias-muchas-gracias-por-la-feliz.html.
Te lo mereces, Carlos Fuente, por grande, por cercano, por generoso, por disponible, por positivo, por impulsor, por emprendedor. Porque es grande el cariño, afecto y agradecimiento que sentimos hacia ti. Porque es un honor conocerte.
Redes sociales ¿Un juguete demasiado innovador?
- ¿Cómo era la vida antes de la aparición de las redes sociales?
¿Cómo se comunicaba la gente?
- Vagamente….aunque recuerdo que a veces era muy complicado…
Las redes sociales, a pesar de llevar pocos años entre nosotros se han adaptado tanto a nuestras vidas que se hace muy difícil pensar en renunciar a ellas. Pero, tal vez por su novedad, los estropicios que pueden ocasionar son tan desproporcionados como su repercusión y ya, en demasiadas ocasiones, afectan a la imagen y reputación de personas e instituciones, cuestión ésta nada menor.
Hoy las redes sociales son como un juguete nuevo que se pone en manos de un niño ansioso de jugar, pero que no sabe cómo funciona ese juguete.
¿Existe manual de instrucciones?
Pues sí, se han elaborado muchas recomendaciones y “manuales” de buen uso de las redes sociales, incluso ha aparecido el concepto de netiqueta. Pero todos estos manuales y recomendaciones pueden resumirse en:
1. Respeto. Piedra angular de cualquier tipo de relación interpersonal y base de protocolo social.
2. Uso responsable, evitando la saturación.
3. No meterse en la casa/fiesta/perfil social de nadie sin haber sido “invitado”. En este sentido, precisamente en el ámbito 2.0 conviene diferenciar nítidamente entre perfil personal y profesional. Pues, muchas veces, por educación, nos pueden abrir las puertas de la “pseudointimidad” de los perfiles personales, pero tal vez sea bueno plantearnos hasta qué punto podemos ser invitados incómodos.
4. Relacionarnos. En el momento en el que aceptamos (activa o pasivamente) formar parte de la red de alguien (persona o institución), debemos demostrar que estamos ahí. No es necesario que sea todos los días, pero sí de vez en cuando, al menos.
5. Tener siempre presente que cuando nos dirigimos públicamente a una persona lo hacemos con muchos testigos de nuestro comportamiento.
Recordamos que de los delitos se encarga la justicia, pero el comportamiento incorrecto o mala educación es castigado por la colectividad con la sanción del rechazo social.
El debate de los conceptos
La AEP ha abierto un debate para todos sus socios y socias sobre el término protocolo y eventos.
Pues, si el debate está abierto, damos nuestra opinión. Entendemos que ésta es una buena iniciativa, pues son palabras que hasta ahora no estaban unidas, tal vez porque por protocolo se entendían los eventos vinculados a las instituciones del estado, de la iglesia, del ejército, y de la universidad principalmente; mientras que eventos se ha vinculado a festividades populares, a celebraciones del ámbito civil y, por supuesto, del ámbito empresarial. Pero, a nuestro juicio, son simples especialidades profesionales en función del ámbito específico en el que se desarrolla una ceremonia.
En cualquier caso, el esquema de trabajo del profesional que asume la organización de los diferentes actos es la misma, pues tiene que concebir el acto, organizar, seleccionar a los invitados, elegir a los proveedores, informar del mismo, preparar el programa y el cronograma, ver cuáles son las necesidades y cubrirlas, coordinar, atender, supervisar, etc.
Pensamos que son dos conceptos que deben convivir unidos, pues se refieren a lo mismo pero se diferencian en matices, lo que hace que el concepto se complemente con la unión de uno con el otro y el otro con el uno. No conocemos evento sin protocolo ni protocolo sin evento.
Resumen de la gala de 60 aniversario de la aecc
Ayer, viernes 24 de mayo, tuvo lugar la gala de 60 aniversario organizada por la junta local de la Asociación Española Contra el Cáncer de Santiago de Compostela en el hotel monumento de San Franciso.
La gala reunió a más de 300 personas que quisieron arropar a los tres galadornados con su presencia.
El día anterior a la gala, se realizó la rueda de prensa, para explicarle a los medios cómo iba a ser la gala y el destino de los beneficios obtenidos.
En el centro, Luz María Hernández (presidenta de la aecc), a su derecha, Ignacio Balboa (presentador de la gala) y a la izquierda de la presidenta, Mercedes Millán (socia).
Algunos de los regalos cedidos por empresas y artistas gallegos.
Fueron muchas las empresas que quisieron colaborar con la gala aportando un regalo, iniciativa a la que también se unieron varios artistas gallegos. En total, más de de 25 regalos fueron donados para la gala.
Marcos Teira y Francisco Benítez
El artista Marcos Teira amenizó el inicio de la velada. En un momento de su actuación se le unió el bailarín y coreógrafo Francisco Benítez, que se encontraba entre los invitados.
El Dr.Ignacio Balboa, acompañado de la actriz y presentadora María Mera fueron los dos conductores de la gala y derrocharon simpatía durante toda la gala.
La entrega de galadornes fue uno de los momentos más emotivos de la gala. El galardón de Luz Casal fue recogido con emoción por una de sus primas, Francisco Piñeiro recogió el galardón de manos de la presidenta de la aecc, que se fundieron en un fuerte abrazo en el momento de la entrega. Franciso quiso compartir su premio con todas las personas que colaboraron a la creación del proyecto "Sabor a Vida", motivo del premio. Por último el acalde de Santiago de Compostela, el excmo. Sr. Angel Currás, entregó el galardón a Bárbara Taboada que quiso compartir su premio con sus alumnos y su equipo.
A continuación, el alcalde dedicó unas breves palabras a todos los asistenes y se dio por finalizada la parte más institucional de la gala.
*Fotografías: Rubén García Martínez
Gala benéfica de la aecc - asociación española contra el cáncer
El próximo viernes 24 de mayo, la junta local de la Asociación Española Contra el Cáncer de Santiago de Compostela, organiza una gala benéfica en el hotel monumento San Francisco en Santiago de Compostela.
Esta gala coincide con el sesenta aniversario de la institución, que quiere aprovechar esta celebración para premiar con tres distinciones, por su colaboración y apoyo, a:
- Luz Casal: Cantante gallega de talla internacional solidaria en la lucha contra el cáncer.
- Bárbara Taboada: Bailarina y directora de la escuela de baile Tempos.
- Francisco Kike Piñeiro: Cocinero, premio nacional de gastronomía 2011-2012 y director del proyecto solidario Sabor a vida.
ASISTENCIA A LA CENA DE GALA O COLABORACIÓN:
Para poder colaborar con la junta local de la aecc de Santiago de Compostela, puede hacerlo asistiendo a la gala o, en caso de no poder asistir, colaborando con la MESA 0.
Las entradas para asistir a la cena están a la venta en:
- Joyería Jael
- Charcutería Seco
- Junta local de la aecc de Santiago de Compostela
En cualquier caso, se pueden adquirir entradas y la posiblidad de colaboración con la MESA 0 a través de la página web de venta de entradas de Novagalicia Banco.
TODO EL DINERO RECAUDADO SE DESTINARÁ A FINANCIAR:
- Proyectos de investigación oncológica. Actualmente en Santiago de Compostela, la Fundación Científica de la AECC está financiando tres poryectos de investigación:
Investigación sobre el cáncer de endometrio.
Investigación en nanomedicina.
Investigación en cáncer de mama (este trabajo de investigación es realizado con el apoyo conjunto de la AECC y la empresa Ausonia).
- Programas de atención a personas enfermas y sus familas.
- Campañas de prevención y sensibilización.
Encuentro empresarial el sábado 18 de mayo en Viseu
El Gabinete ABC organiza un encuentro empresarial, especialmente oriendo a empresarias y emprendedoras, con el fin favorecer el netwoorking empresarial femenino y así ampliar las redes de contacto entre directivas.
La sede principal del Gabinete ABC, situada en Viseu, pretende convertirse por un día, en un punto de encuentro para empresarias y empendedoras para poder hablar de negocios.
III Convocatoria del postgrado de protocolo, comunicación e imagen corporativa en la Universidad de A Coruña
Recogemos la nota de prensa de la III edición de este postgrado y nos alegramos de que se vayan cumpliendo ediciones.
La Coruña, 15 de enero de 2013
Tercera edición de un postgrado orientado a conocer las herramientas de gestión de la imagen corporativa y a la organización de eventos.
El programa analizará las técnicas de organización de eventos empresariales, como reuniones, visitas, negociaciones y banquetes, cuyas pautas es imprescindible conocer para proyectar una imagen corporativa o institucional sólida y competitiva, que, por otra parte, también debe ser adecuadamente gestionada a través de los medios digitales y los medios de comunicación social. Aprenderemos cuáles son las pautas de relación con unos y otros, conociendo su lenguaje y sus códigos.
Más información y matrícula online en: www.ProtocoloUDC.blogspot.com
Olga Casal Maceiras (codirectora)
mvl: 609815751
e-mail: olga.casal@yahoo.es
Enlaces a las entrevistas que nos han hecho
- Entrevista realizada por la AEP - Asociación Española de Protocolo.
- Entrevista realizada por Fundación Mujeres
- Entrevista realizada por ACPRI - Associació catalana del protocol i relacions institucionals
Por mucho amor que exista, a veces hay discusiones
Son muchos los correos que recibimos a raíz de nuestras publicaciones en el blog de Twin Shoes, donde hemos analizado diferentes aspectos de las relaciones de pareja desde el punto de vista del buen trato y las habilidades sociales, con ayuda del protocolo social.
En estos correos se nos plantean muchas preguntas a las que no siempre es fácil dar respuesta pero, con motivo del fin de año y con el deseo de que todos los corazones que se sienten solos y están sufriendo recuperen en el 2013 toda la ilusión y vigor, tratamos de analizar, aunque desde una perspectiva absolutamente personal, algunos de los puntos que se repiten con mayor frecuencia.
Dos preguntas se repiten de forma casi constante, ¿qué es el amor? ¿cómo puedo saber si esto es amor?
Insistimos, desde nuestra opinión personalísima, el amor es un conjunto de momentos, un conjunto de sentimientos que se van acumulando a través de la convivencia con una persona y que nos va impregnando. Para amar a alguien hay que querer hacerlo, es una decisión.
La mayoría de los correos nos llegan de personas que superan la veintena, por tanto, lo más frecuente e incluso saludable es que, a esas alturas, nos encontremos con personas que ya han tenido otras historias de amor. Y el miedo es unánime: “No quiero sufrir, no quiero que me hagan daño y no quiero hacer daño”. Reflexionando mucho en este aspecto y tras hablar con psicólogos, solo podemos decir otra verdad universal: no podemos anclarnos en los miedos, temores e inseguridades porque, aunque existan, hay que hacerles frente, no se puede tener miedo a sufrir. Puede ser que nos equivoquemos, que lloremos, pero anclarse en pensamientos negativos e inseguridades es la mayor de las garantías para hacer fracasar cualquier relación que queramos iniciar.
Está claro que si queremos ofrecer un amor de calidad no podemos estar regalándolo a la primera persona con la que nos crucemos. Pero, al decidirnos a amar a alguien, lo conveniente es hacerlo sin barreras.
Dudar en el amor es tan humano como poco rentable, en la mayoría de las ocasiones.
¿El tiempo para olvidar, cuánto es?La respuesta a esta pregunta es otra verdad universal, que todo el mundo que ha superado relaciones sabe y que coincide con la recomendación de casi todos los psicólogos: El que cada uno de nosotros decida, voluntariamente, dedicar a olvidar. El secreto no es centrarse en olvidar, sino en marcarse tiempos, uno para el llanto y uno para la recuperación de nuestro corazón, para volver a llenarlo de alegría. Cuanto más luchemos por alejar el pensamiento de nuestra mente más tiempo permanecerá en ella y cuanta más importancia le demos a este hecho, con más fuerza se aferrará a nuestros sentimientos. Esta es la manera más positiva de afrontar ese camino duro, desangelado y tortuoso de la recuperación de una ruptura, por importante que esta sea, pues, en caso contrario, entraríamos en una espiral de autodestrucción.
¿Si discutimos, es el momento para romper? Yo no quiero una relación tormentosa.
Las relaciones de amor no son lineales, porque en la vida de cada una de las dos partes de una relación se entremezclan muchos factores, por eso no se puede temer al enfrentamiento, al roce, a las discusiones y los malos momentos. Lo que los miembros de la pareja tienen que tener claro es que esos momentos son de lucha conjunta, donde el diálogo, comprensión y perdón en muchos casos, han de ser los pilares en los que los dos miembros han de sustentarse y, por supuesto, algo que jamás debe faltar es el respeto.
No hay cosa más absurda que creer en príncipes azules y princesas encantadas porque, como humanos, todos tenemos nuestros defectos; he aquí otro de los retos, el no sentirnos amenazados por esos “defectos” de otras personas, aunque sí pueden resultarnos irritantemente insoportables e incluso enfadarnos, a veces. Un secreto que queremos compartir, es el intentar hacer que nos hagan reír esos defectos de las personas a quienes queremos.
Un motivo de discusión recurrente tiene que ver con los compromisos sociales. Pero tenemos que tener muy claro que una de las funciones de la pareja es relacionarse socialmente, porque es algo inevitable. Para no tener relaciones sociales ni compromisos, habría que aislarse del mundo y eso no es posible. Los compromisos sociales son importantes para que la pareja tenga más momentos para compartir, al margen de ellos dos y crezcan como entidad “pareja”.
No queremos ver a personas sufriendo por amor, queremos ver a personas que no temen al amor. No dejes ir de tu vida a las personas que valen la pena, intenta que quieran estar compartiendo tu vida y te permitan compartir la suya.
Si somos nosotros quienes construimos nuestra realidad, construyamos una realidad agradable, alejada del miedo a romper, a terminar, con el valor de la lucha y la entrega en compañía. Siempre que queramos que se real y bueno, lo será. Recordamos, una vez más que, el pilar fundamental es el respeto y sobre él el compromiso de luchar en pareja contra todos los malos momentos, esos que, cuando se presentan, parece que no se saldrá de ellos, pero la realidad es que sí se sale, si se quiere y, además, reforzados.
Próspero 2013, en todos los aspectos, incluido el amor, a todas las personas que nos leen.
Propósito para el año 2013. Confiar el trabajo en servicios profesionales
Como cada año, a su finalización, hacemos un hueco en nuestro trabajo para examinar lo que hemos hecho a lo largo de estos doce meses y qué queremos a hacer en los próximos doce. Analizamos si ha habido desviaciones en las previsiones iniciales y por qué se han producido. En general, evaluamos el año que termina y realizamos previsiones para el que entra.
Bien, pues en medio de este estudio y al preparar todos nuestros “propósitos” para el próximo año, se nos han planteado muchas preguntas, una de ellas nos ha llevado a una intensa reflexión. La pregunta es ¿En qué medida podemos colaborar a la recuperación económica desde nuestra posición? Pensando en esta pregunta y las respuestas que se nos ocurrían, nos hemos dado cuenta de que en los últimos años se nos ha pedido que fuésemos polivalentes y multidisciplinares, que sirviésemos “tanto para un roto como para un descosido”. De esa forma, éramos más “útiles”, más “económicos”, más “rentables”.
Pero ¿cuál es la otra cara de esa moneda? Pues, la realidad a la que los profesionales de todos los sectores nos enfrentamos y que se traduce en una queja constante y unánime en todas las reuniones profesionales y empresariales en las que participo:“el problema del intrusismo profesional y la competencia desleal de quienes regalan su trabajo, porque para ellos no es un trabajo sino una afición.”
Ante esta situación, volvemos a la pregunta inicial ¿qué podemos aportar para propiciar un cambio en esta dirección, que creemos equivocada? Pues, es aquí que, hemos incorporado uno de nuestros propósitos para el próximo 2013: contratar más servicios profesionales, delegar el trabajo en profesionales. Porque, si de algo tenemos el pleno convencimiento, es de que será con el trabajo de todos como saldremos de este mal momento económico.
El lema en el que hemos recogido este propósito es el siguiente: “Si no contratas a profesionales estás robándoles su modo de vida y su know how”.
Nuestros artículos sobre protocolo empresarial publicados en Gabinete ABC
A continuación, os dejamos los enlaces a los artículos que sobre protocolo en la empresa hemos preparado para el Gabinete ABC, Traducción, Formación y Eventos:
- Hitos de protocolo empresarial en Navidad: Puntos a tener en cuenta en el ámbito del protocolo empresarial en la Navidad: felicitación, almuerzo/cena...
- Evitar el caos en vacaciones: Con un poco de orden...
- El uniforme: Una elección importante de la dirección de la empresa que exige una buena implantación en caso de quererse imponer y supervisión.
- El respeto a las jerarquías: Reflexión sobre la falta de ética profesional de quien utiliza malas artes para ascender y/o derrocar a sus superiores. Comportamientos tóxicos: incumplimiento de las instrucciones recibidas, cuestionamiento público y "puentear" o "hacer la cama". Claves: el respeto y aprender a trabajar en equipo.
- La antipatía en el ámbito laboral: Colocar a las personas adecuadas en los puestos adecuados y trabajar en el terreno del clima laboral para evitar que la imagen de nuestra empresa se vea perjudicada.
- La sonrisa en el ámbito laboral: La sonrisa como actitud que debe estar presente en todos los miembros de la empresa, independientemente de su cargo.
- Los regalos en el ámbito empresarial: Es conveniente asesorarse antes de realizar regalos.
- Las precedencias en la empresa: 5 motivos que justifican las precedencias en el ámbito empresarial.
- Las presentaciones en la empresa: Hay una forma adecuada para realizar las presentaciones empresariales. Es importante empezar con buen pie.
- La cena o el almuerzo de navidad de la empresa. Un evento de la empresa que está dentro del ámbito del protocolo empresarial y debe impulsar la dirección de la empresa.
- Comunicación y orden. Sobre la necesidad de aprender a priorizar y a gestionar nuestro tiempo, en un mundo cada vez con mayor cantidad de información.
- Las confirmaciones en los eventos. Responder a las invitaciones que nos llegan, confirmando nuestra asistencia o comunicando que no podremos asistir es una buena costumbre que además ayuda mucho a todas las personas que forman parte la organización del evento.
- La documentación escrita para reforzar la imagen de la empresa. Formalizar todos los documentos escritos de la empresa es un trabajo importante para afianzar y reforzar la imagen de la empresa o institución.
- La tarjeta de visita. Las costumbres orientales del ceremonial de entrega de tarjetas de visita se está haciendo cada vez más presente en Europa. Aprender a entregar y recibir una tarjeta con corrección puede ayudar a llegar a acuerdos empresariales.
-La puntualidad en el ámbito empresarial. La puntualidad es respeto hacia la otra persona. Además ayuda a organizar nuestro tiempo y trabajar con profesionalidad y rigor.
- El desayuno de trabajo. Una figura de evento empresarial cada vez más utilizada.
- Nuestra empresa en las redes sociales. Las empresas están en las redes sociales, los clientes están en las redes sociales, por tanto, se hace fundamental desarrollar competencias 2.0.
- El protocolo empresarial en Navidad. Unas fechas muy propicias para desarrollar la cercanía a nivel interno y reconocer el trabajo de las personas que forman parte de la empresa.
- VII Jornadas Internacionales de Protocolo de la APEP. Cascais. Portugal. El mes de noviembre del año 2012, en la preciosa ciudad portuguesa de Cascais, se debatió mucho y bien sobre protocolo.
- Artículo introductorio del contenido de nuestros artículos en el blog. Con el Gabinete ABC nos une un fuerte vínculo colaborativo desde que en el año 2011 quiso ser nuestra empresa de acogida en el marco del proyecto europeo "Erasmus for Young Entrepreneurs".
XX Aniversario de la Asociación Española de Protocolo: dos décadas de asociacionismo en la AEP
El 24 de noviembre, en la Casa Encendida de Madrid, se celebró un cumpleaños muy especial para los profesionales del protocolo, el XX aniversario de la Asociación Española de Protocolo.
En la celebración del evento quedó claro que hasta aquí se ha llegado gracias a las horas, el trabajo y sobretodo ilusión de un grupo de profesionales que, en un momento determinado, tuvieron la idea de unirse para luchar por su profesión. Es gracias al motor de arranque que estos profesionales pusieron y el apoyo de todos los socios, que hemos podido celebrar 20 años. En representación de todos ellos, algunos socios fundadores comentaron cómo había nacido la idea y necesidad de asociarse, de unirse, de ayudarse y complementarse.
Fue una celebración marcada por el recuerdo y reconocimiento a los esfuerzos de muchos de sus socios y socias, que aportaron valor a la AEP. Se miró al pasado, pero también se miró al futuro, a la voluntad de cambio y adaptación, animando a los nuevos socios a la participación.
Como socia, siento un gran orgullo de pertenencia a una institución como la AEP y mucho agradecimiento a todos los profesionales que desde ella nos han ayudado en nuestro que hacer profesional, pues la AEP debe ser y es un importante punto de sujeción para los profesionales en el desarrollo de su ejercicio profesional.
Muchas felicidades y a seguir cumpliendo años con buena salud.
GALICIA PROTOCOLO CUMPLE 2 AÑOS: GRACIAS
Octubre termina y Galicia Protocolo cumple 2 años.
Han sido dos años de grandes retos, de grandes incertidumbres, de grandes decisiones… no digo nada nuevo para todas las personas que se han lanzado al reto de emprender. Ante esto, las personas que llevan la dirección de empresas consolidadas suelen añadir: “Pues esto solo es el principio”. Emprender es duro por un lado, pero tremendamente motivador por otro, por eso, abandonar no es una opción; la ilusión es gigante.
Si bien es cierto que, a veces, a parecen voces “negras”, lo que sobretodo hay son voces que dan aliento y apoyo.
Por todo ello, aquí viene mi listado de agradecimientos. Gracias a nuestro círculo más íntimo, familiar y de amistad, a todas esas personas que se involucran con proyectos empresariales, gracias a todas las instituciones que luchan por el tejido empresarial y en especial por las personas emprendedoras y que han servido de apoyo, de una manera u otra, a Galicia Protocolo: IGAPE, Ayuntamiento de Santiago de Compostela, Programa Erasmus para jóvenes emprendedores, Fundación Mujeres, Universidad de Santiago de Compostela, Universidad Camilo José Cela desde su Instituto Superior de Protocolo y eventos, Escuela de Negocios Nova Caixa Galicia, Confederación de empresarios de A Coruña…
Gracias a todas las directivas y directivos de empresas consolidadas y a los profesionales del protocolo, a quienes siempre he admirado y seguido, que nos dan consejos y nos ayudan en las dificultades.
Gracias a todas las emprendedoras y emprendedores y compañeras y compañeros de profesión, con quienes que nos vamos encontrando durante el camino, y que comparten nuestra ilusión y voluntad de ayuda mutua. Relaciones que nos han llevado a diferentes tipos de colaboraciones, unas ya realizadas y otras por realizar.
Gracias a nuestros proveedores, porque su trabajo de calidad y los acuerdos a los que nos permiten llegar, nos ayudan a alcanzar la satisfacción de nuestra clientela en cada proyecto.
Gracias a todas las personas y empresas que han contactado con Galicia Protocolo, confiándonos la organización de sus eventos o encomendándonos tareas formativas en protocolo.
Estamos trabajando duro, nos estamos esforzando día a día, estamos luchando por la realización de muchos proyectos nuevos. Gracias por estar ahí, por vuestro apoyo y confianza. Gracias por querer compartir nuestra ilusión.
XIII Congreso Internacional de Protocolo - 7,8 y 9 de noviembre en Cádiz
Más información sobre el congreso en los siguientes enlaces:
- Presentación y convocatoria del XIII Congreso Internacional de Protocolo: San Fernando (Cádiz) 7, 8, 9 noviembre 2012
- La OICP y el Ayundamiento de San Fernando, Cádiz, firman un acuerdo para la celebración del XIII congreso internacional de protocolo.
Acto de clausura y entrega de diplomas de la II edición del postgrado de protocolo, comunicación e imagen corporativa de la Universidad de A Coruña
Hoy ha tenido lugar el acto de clausura y entrega de diplomas del II postgrado de protocolo, comunicación e imagen corporativa de la Universidad de A Coruña.
La ceremonia tuvo lugar en el paraninfo de la Universidad.
Olga Casal, codirectora del curso, dirigió su discurso a su alumnado, a quienes agradeció su participación, ilusión y especialmente alabó su espíritu crítico como una buena forma para la mejora constante y les animó a continuar en esa línea.
El decano de la facultad de ciencias de la información, también quiso felicitar a los estudiantes y dio paso a la lección magistral a cargo del Coronel José Fernando Navas Ramírez-Cruzado, militar en la reserva y profesor de protocolo militar y oratoria. El Coronel Navas en su intervención hizo un esfuerzo por aunar todas sus pasiones: fuerzas armadas, heráldica, protocolo, oratoria y docencia. En su discurso indicó que en protocolo “todo es cuestión de método” y se alegró de que los nuevos profesionales del protocolo no tengan que aprender el ejercicio de la profesión tan solo a través del error, sino también teniendo acceso a una buena base teórica, como ahora ocurre. El Coronel encomendó una tarea a los nuevos profesionales de protocolo, la de formar a la sociedad en el conocimiento de las normas, así como en el cuidado y respeto a los símbolos. El Coronel remarcó que “el respeto a la bandera no es preceptivo de los militares” sino de toda la sociedad. También animó a los profesionales a trabajar duro para hacer especial hasta el acto más simple y pequeño y en la importancia de trabajar por crear ambientes humanos. Recordó también la importancia de hacer valer sus decisiones como jefes/as de protocolo: “Aunque al día siguiente nos vayan a fusilar, hoy nuestra decisión, como responsables de protocolo, es inapelable”.
Tras la lección magistral se procedió a la entrega de los 52 diplomas.
El acto lo clausuró una alumna en representación de todos sus compañeros, con un emotivo discurso que recordó y mencionó a todo el profesorado que, en estos tres meses, les enseñaron las normas y técnicas del protocolo, la comunicación y la imagen.
Tras los discursos y con todo el público en pie sonó el laudeamus igitur, mientras las cortinas del paraninfo se abrían y dejaban a la vista de los asistentes unas preciosas vistas al mar de A Coruña.
La codirectora de este postgrado, Olga Casal, así como algunos profesores que asistieron al acto, como Mar Castro, recibieron muchas muestras de reconocimiento y cariño de sus alumnos, al finalizar el acto.
Artículos de buenas maneras en la mesa escritos para www.restaurantesgallegos.com
Hemos colaborado con www.restaurantesgallegos.com escribiendo una serie de artículos sobre el protocolo en la mesa, colocación y normas.
A continuación, os mostramos los títulos y sus enlaces:
Los elementos de decoración en la mesa
Copas. Colocación y uso en la mesa
Los cubiertos. Su historia
Febrero en la mesa: El cocido y San Valentín
Nuestra reflexión sobre la última reunión de QOE Galicia
Os dejamos el link en el que nuestra reflexión ha sido publicada:
http://www.queremosorganizareventos.es/blog/?p=52
Emprender en invertir en tu idea
Queremos compartir este video porque es esta fuerza es la que necesitamos.
Queremosorganizareventos - 25 de febrero. Madrid
Resulta estimulante ver que el año 2012 ha comenzado, para el protocolo, con una interesante iniciativa que poco a poco ha ido superando expectativas. Carlos Fuente, un incombustible del Protocolo y uno de sus grandes profesionales, ha puesto en marcha el movimiento “Queremosorganizareventos”.
Está claro que la defensa de cada profesión corresponde al propio colectivo profesional y que no vendrán de otras áreas de conocimiento a defender nuestros intereses. Por eso, en esta ocasión el protocolo levanta la voz.
La repercusión de esta iniciativa está cogiendo una gran fuerza, con el respaldo de un importante número de estudiantes y profesionales de protocolo así como con el destacado apoyo de la Asociación Española de Protocolo. Respaldos, todos ellos, indispensables para el éxito de este proyecto.
El tono que esta iniciativa está teniendo es de proactividad, de emprendedurismo, de soluciones, de trabajo, de aportar, de estímulo…, por este motivo, tenemos el pleno convencimiento que el 25 de febrero es un día importante para el protocolo en España.
Para ampliar información: queremosorganizareventos. Carlos Fuente.
La colocación de las banderas
En los últimos días estoy viendo y leyendo las noticias que hacen referencia a la colocación de la bandera de España. Y, sinceramente, me preocupa, pues me está dando la sensación de que se está tratando la bandera como un logotipo de una empresa privada, a merced del marketing y la publicidad... Si por cualquier motivo se decide cambiar su colocación, establecida por Real Decreto, debería hacerse una modificación legal...
¿Tu palabra tiene valor?
La importancia de nuestra palabra es proporcional a su valor, y eso es algo que depende exclusivamente de cada uno de nosotros.
Nuestra palabra, la que damos a otras personas, nos va a definir en cualquier ámbito de actuación.
En el ámbito empresarial, por ejemplo, el código civil español, menciona explícitamente la importancia de la palabra dada, como vinculante entre las partes, al tratar el tema de la buena fe contractual.
Como el profesor de la Universitat Pompeu Fabra, D. Pablo Salvador Coderch, ha escrito en algún artículo sobre la materia, “…todo empresario sabe que debe cumplir sus contratos porque, de no hacerlo así, su reputación se resentiría y su crédito se arruinaría: los contratos son vinculantes porque los empresarios, en particular, y los ciudadanos, en general, están dispuestos a cumplirlos y confían en que sus contrapartes harán lo propio, con independencia incluso de lo que dispongan las reglas de derecho (…) Las normas sociales, pues, antes que las jurídicas favorecen la vinculación contractual”. http://www.indret.com/pdf/687_es.pdf
Como vemos, faltar a la palabra dada tiene un doble castigo, por una parte tiene un castigo impuesto por la ley, pero por otro tiene el castigo del descrédito público y rechazo social (como ocurre con todas las infracciones de las normas del protocolo).
Desde luego, podemos y debemos acudir a los tribunales para defender nuestros derechos, pero lo cierto es que siempre debe ser el último recurso, pues como la sabiduría popular refleja en muchos de sus dichos, los procesos son largos y latosos, y generalmente estropean en demasía las relaciones entre ambas partes. Nadie tiene dudas que es mejor arreglar cualquier asunto entre las partes implicadas sin la intervención de terceros que decidan quien tiene razón o en qué medida cada parte tiene la razón. Precisamente, hablando del ámbito judicial, tanto la ley de enjuiciamiento civil como la criminal determinan a qué personas se les exigirá juramento o promesa de decir la verdad antes de ser escuchadas por el tribunal y en caso de faltar a su palabra (de decir de la verdad), se les castigará por ello.
En el ámbito institucional, en los actos de investiduras y aceptación de cargos, el momento de jurar o prometer el cargo constituye una de las partes más importantes de estos actos.
En el ámbito social, nuestra palabra muchas veces es lo único que vamos a tener, por ello es importante que tenga valor nuestra palabra y no nos ocurra como en el cuento del lobo.
Para que nuestra palabra tenga valor, tiene que ser SIEMPRE válida desde la cosa más pequeña, cuando quedamos en algo con una amistad o persona conocida (aunque sea a tomar un café) hasta cuando estemos tratando negocios, jurando/prometiendo un cargo público o jurando/prometiendo ante un tribunal que diremos la verdad.
En los últimos años mucha gente habla de que junto a la crisis económica, que estamos viviendo, coexiste una paralela crisis de valores. Son muchos los ejemplos de personas que en todos lo ámbitos están perdiendo el valor de su palabra, algo que una sociedad no se puede permitir, como todas las civilizaciones pasadas nos han dejado claro.
¿Por qué es tan importante la palabra dada? Porque ella contiene dos elementos que son los que le avalan ese valor:
- El compromiso de quien da la palabra.
- La confianza de quien acepta esa palabra.
Si queremos ser personas de valor, no renunciemos ni un ápice a nuestros valores ni al valor de nuestra palabra.
Buenas maneras en el amor - Artículos escritos para Twins Shoes, Enlázate al amor
Fieles a nuestro compormiso en la lucha contra la violencia de género, hemos colaborado con la empresa Twin Shoes, Enlázate al amor, escribiendo una serie de artículos sobre el buen trato y las buenas formas en las relaciones de pareja.
A continuación, publicamos los links de todos los artículos que, hasta la fecha, hemos publicado en el blog de Twin Shoes, Enlázate al amor:
Pedir perdón : Hace falta valor para reconocer el error, disculparse y aceptar las consecuencias.
Respeto y condieración: los dos pilares básico de la relación de pareja: ¿Nos cuestionamos algunas cosas?.
Los detalles marcan la diferencia en el amor: El detalle no es más que cuidado y atención, muchas veces.
Las conversaciones del amor: Las parejas se comunican y la conversación forma parte de esa comunicación.
Sonrisa y comunicación de pareja: No dejemos nunca de sonreir.
¿Sabes qué flores regalarle a tu pareja?: Pasan los siglos y continuamos regalando flores, es porque transmiten mucho.
El enfado en la pareja: No ofendamos ni hagamos de los enfados, propios de cualquier relación interpersonal, un punto de no retorno: educación y respeto, aún sintiendo enfado.
El sexo y la buena educación:La buena educación se demuestra en todas las facetas de la vida.
Amor en el trabajo:Nos enamoramos de personas con las que tenemos algún tipo de relación.
10 Cosas que no se deben hacer en la mesa:La buena educación en la mesa tiene una gran importancia, a sea con nuestra pareja o en compañía de otras personas.
Vacatio maritalis (descanso matrimonial) o la función social de una pareja: Es conveniente saber "separarse".
Cómo presentar nuestra pareja a nuestras amistades: Presentar implica un paso más de compromiso.
Los regalos en el amor:¿Utilizamos el regalo para demostrarle al exterior nuestros sentimientos?
Buenas maneras en el restaurante: una buena cita.
El uso del paraguas en una cita: La lluvia puede generar momentos y atmósferas muy románticas.
Cómo vestirse para una primera cita: Uff ¿difícil elegir qué ponerse?
Caminando juntos, las precedencias: ¿Hacemos del camino un ceremonial digno de recordar?
El primer encuentro: En una primera cita siempre existe un pequeño nerviosismo, intentemos ir con la mayor seguridad.
El teléfono y las relaciones de pareja: Pedir el teléfono a una persona genera espectativas...
Primer contacto por Internet: Ya es muy habitual encontrar pareja a través de Internet ¿Cómo hacerlo?.
Gracias por leernos, escribirnos y seguirnos!
Galcia Protocolo.
Desde que comencé a trabajar soy una firme y fiel defensora del protocolo en el ámbito empresarial.
Recuerdo con cariño las primeras entrevistas de trabajo, en las que las personas responsables de los procesos de selección, acostumbradas a ver los mismos tipos de carreras: empresas, económicas, derecho...Tras ver mi carrera "convencional" pero una especialidad "poco convencional" me preguntaban con con una mezcla de curiosidad y sorpresa qué era eso del protocolo, si les podía explicar en qué consistía y qué podía aportar eso a sus empresas (generamente aquí el mensaje era claro, con más o menos sutileza y con algunas dosis de lenguaje no verbal: "esta es una empresa seria, no nos gusta perder el tiempo con tonterías". Pero, también es cierto que, en todos los casos que conseguí convencer a la persona responsable de la selección de la importancia del protocolo, pude aportar mi granito de arena, aplicando las normas del protocolo al ámbito empresarial con resultados satisfactorios.
Las empresas conviven interna y externamente con personas y con otras empresas e instituciones públicas. Una empresa no puede negar esa palpable realidad, además estas relaciones se dan constantemente, incluso son globales y son relaciones de las que no pueden "escaparse"(como cuando éramos pequeños y nuestros padres nos obigaban a saber ser y estar delante de TODAS las visitas, aunque la visita en cuestión nos pareciese la cosa más aburrida de este mundo).
Las empresas están formadas por personas y es fundamental que todas esas personas que trabajan dentro de la empresa se sientan parte de la "casa", al fin y al cabo pasamos una grandísima parte de nuestra vida en el trabajo, y como en todas las relaciones de conviencia hay momentos muy buenos y algunos más duros y difíciles. Trabajar con personas es una de las cosas más difíciles y delicadas a la que todos los puestos directivos se tienen que enfrentar diariamente, y tarea a la que deben dedicar una gran parte de su tiempo: el protocolo humaniza.
Por otra parte, una empresa para poder sobrevivir y gozar de buena salud tiene que relacionarse con otras empresas, ya sean empresas clientes, proveedoras e incluso de la competencia o de otros ámbitos para algunos tipos de colaboraciones. Estas relaciones se dan tanto con empresas nacionales como internacionales. En estas relaciones es en las que vemos la importancia de armonizar el clima, para conseguir el objetivo que toda empresa pretende, la obtención de beneficios económicos, pero a través de la utilización de las normas del protocolo que nos indicarán la mejor manera de llegar a esos objetivos. Hemos de combinar las normas de protocolo, con un trato exquisito, el conocimiento de la otra empresa y las personas con las que trataremos, teniendo siempre en menten cual es nuestro objetivo: alcanzar un acuerdo ventajoso para las dos partes. En la mayoría de las ocasiones y por suerte, no siempre es cuestión de gastar mucho dinero. Ésta es la gran ventaja de quienes saben usar y valorar las normas de protocolo. Por ejemplo, algunas cosas, como la confianza no se puede comprar y para llegar a un acuerdo y hacer negocios es fundamental la confianza.
Cuando las empresas invitan a sus actos a autoridades y a personas de relevancia social o profesional, vemos que las normas de protocolo se hacen fundamentales para equilibrar y evitar situaciones incómodas que desvirtúen el evento en sí y evitar que la atención quede puesta en la anécdota. En este ámbito contamos con la ventaja de que el protocolo oficial nos ofrece normativa jurídica con la que podemos y debemos trabajar. Las normas oficiales referentes a protocolo y precedencias nos facilitarán una parte de nuestro trabajo, pero también es cierto que la dificultad dependerá de cada acto y de saber conciliar bien las normas oficiales con las normas de la empresa, para que cada persona tenga el lugar que le corresponde y no herir sensibilidades (a veces vanidades. Siempre que tengo que preparar un acto recuerdo la frase de Sarte que D. José Antonio de Urbina recoje en uno de sus libros: "el hombre no es un animal racional sino vanidoso".).
En estos tres grandes ámbitos de relación de las empresas subyace la importancia de una buena comunicación bidireccional tanto de arriba a bajo como de dentro a fuera y el protocolo también indica la forma correcta de realizar esta comunicación.
A día de hoy ya no solo las grandes empresas reconocen la importancia del protocolo y lo aplican en su día a día con profesionales dedicados a estas tareas en exclusiva, cada vez más pequeñas y medianas empresas están viendo las virtudes que el procolo les ofrece y comienzan a solicitar asesoramiento puntual pero de forma contínua.
¿Es importante el protocolo en la empresa, sobre todo en estos tiempos?¿No es algo obsoleto? Desde mi punto de vista, el protocolo sí es importante y precisamente en estos tiempos. Cada vez se ponen más personas en contacto conmigo haciéndome preguntas sobre protocolo en la empresa y protocolo social.
El teléfono móvil - Uso social
sáb 26 feb 2011
Al mantener una conversación telefónica en un lugar público debemos controlar nuestro tono de voz para no molestar a las personas que se encuentran cerca y que no tienen ningún interés en nuestra conversación.
Las horas más adecuadas para llamar por teléfono a personas con las que no nos une una gran confianza, por norma general son, de 11:00 a 13:30 y de 17:00 a 20:00 hs. Estas convesaciones serán breves, con la intención de no retener a una persona que puede estar muy ocupada y ha tenido la amabilidad de atendernos.
Al llamar por teléfono, tras el saludo inicial preguntaremos si es un buen momento para hablar, pues no sabemos en qué situación se encuentra la persona a la que llamamos. Recordemos sonreir, en la medida de lo posible, para ofrecer un ambiente cordial en nuestras conversaciones a pesar de la distancia y la falta de presencia física. Un sonrisa da calidez a una conversación.
Cuando estamos con gente y recibimos una llamada, no haremos un feo a la persona o personas con las que estamos, por ello lo recomendable es descolgar, informar de que en ese momento no podemos hablar distendidamente y que devolveremos la llamada en cuanto podamos. De esta forma atendemos a quien nos llama y no tenemos un gesto desconsiderado con las personas que tenemos delante. Situaciones inapropiadas son: levantarse y separarse del grupo para atender una llamada, mantener una conversación superior a un minuto (salvo urgencia), leer o enviar mensajes. Desde nuestro punto de vista, sólo es admisible atender las llamadas y de forma muy breve.
Espectáculos en espacios cerrados
Mañana es viernes, termina una larga semana de trabajo y se proyectan los estrenos cinematográficos de la semana. Vayamos al cine, al teatro o a cualquiero otro evento cultural pero, no nos olvidemos de las más elementales normas de cortesía en estos espacios cerrados.
Hagamos un guiño a la puntualidad para evitar llamar la atención del público asistente que sí ha llegado a la hora pero para ver otro tipo de espectáculo distinto al de ver cómo llegamos a nuestra butaca, mientras hacemos levantarse de sus asientos a todas las personas que han tenido la suerte de compartir la fila con nosotros y alcanzada nuestra ubicación enseñar cómo nos acomodamos y el tiempo que tardamos en hacerlo. Dejemos todo el protagonismo a los actores, a los músicos, a la película...
Una vez sentados en nuestra butaca aprovechemos para hablar, en un tono de voz mesurado, mientras las luces se encuentran encedidas. Eso sí, una vez que las luces se apagan evitemos los comentarios. El espectáculo ha comenzado, disfrutémoslo y dejemos para después la ingesta de alimentos e intercambio de opiniones sobre el trabajo artístico presenciado. Resulta lamentable, por ejemplo, en un concierto de música clásica, el ruido de los envoltorios plásticos de los caramelos, sobretodo cuando la persona en cuestión se dedica a jugar con el mismo entre sus dedos a modo de acompañamiento de la orquesta, sólo le queda al director dirigirse a él para indicarle que haga un "solo de plástico".
Por último, evitemos irnos antes de que finalice la funcion, sobre todo en los teatros y conciertos.
Los cumpleaños son un motivo de celebración para compartir con nuestros seres queridos.
Felicitemos, en su día, a quien cumple años y además hagamos un esfuerzo para colaborar a esa felicidad, para ello unas bonitas palabras por escrito o de palabra ya son un gran regalo, aunque una felicitación acompañada de un regalo... hace mucha ilusión. El obsequio se hace imprescindible cuando se nos invita a una celebración y decidimos asistir.
Las celebraciones pueden realizarse en nuestra casa o fuera de casa y van desde las más tradicionales a las temáticas, de las más sencillas a las más sofisticadas o escéntricas. En todas ellas existen unos puntos a tener en cuenta: el número de invitados/as, el espacio, la indumentaria, la comida, la bebida, la decoración, la música, si habrá o no algún tipo de actuación... Las invitaciones se harán llegar con 10 días de antelación a todas las personas invitadas.
Durante todo el festejo la conversación ha de ser ligera y agradable, todo el ambiente debe estar regado por la alegría y cordialidad; conseguirlo es responsabilidad de todas las personas asistentes a la celebración y con esta finalidad se evitarán las discusiones, hablar de enfermedades, muertes o desgracias, así como caer en excesos que puedan resultar incómodos al resto de invitados e invitadas.
Llegado el momento de soplar las velas recordemos que la forma más socorrida, para quien no disfruta de cumplir años es colocarle una única vela para celebrar el primer día del resto de vida.
Tras soplar las velas (o la vela), se comenzarán a abrir los regalos. Recordemos que en España los regalos se abren delante de la persona que nos lo regala y como a lo que estamos asistiendo es a una fiesta de cumpleaños, los puntos clave son el momento de soplar las velas y el de la apertura de los regalos. Así que, tras soplar las velas todo el mundo se reunirá entorno a la persona homenajeada que irá abriendo uno a uno los regalos recibidos.
En los cumpleaños más multitudinarios es conveniente que la persona que cumple años tenga previsto un discurso, pero los invitados e invitadas evitarán forzarle a la improvisación de un discurso y hacerle pasar un mal rato.

References: Real Decreto 
 Real Decreto 
 artículo 3
 artículo 6
 Real Decreto 
 artículo 27
 Real Decreto