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Timestamp: 2015-11-30 07:58:30+00:00

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COUR WORD 2007
P. 1COUR WORD 2007COUR WORD 2007|Views: 290|Likes: 5Publié parIbrahima GuisséMore info:Categories:Types, School WorkPublished by: Ibrahima Guissé on Aug 16, 2012Droits d'auteur :Attribution Non-commercialAvailability:Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.download as PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate content|Ajouter à la collectionSee moreSee lesshttps://fr.scribd.com/doc/102998427/COUR-WORD-200702/16/2013pdftextoriginalSectionsWORD 2007INTRODUCTION1. FENETRE PRINCIPALE2. MEMO CLAVIER3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL4. ENREGISTREMENTChapitre 1 - SAISIE DU DOCUMENT1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR2. RECHERCHER, REMPLACER, ATTEINDRE3. FRACTIONNER LA FENETRE4. SELECTIONNER5. CORRECTION AUTOMATIQUE ET BALISES6. ORTHOGRAPHE, SYNONYMES ET TRADUCTION7. DEPLACER, COPIER OU COLLER8. BLOCS DE CONSTRUCTION (QuickParts)9. ELEMENTS D’UN DOCUMENT WORD10. LIENS ET INCORPORATION D’OBJETS11. STATISTIQUES : NOMBRE DE MOTS, DE CARACTERES…Chapitre 2 - MISE EN FORME1. MISE EN FORME DES CARACTERES2. MISE EN FORME DES PARAGRAPHES3. MISE EN FORME D’UNE LISTE4. ALIGNEMENT DE TEXTE AVEC LES TABULATIONS5. BORDURE ET TRAME6. REPRODUIRE LA MISE EN FORME7. APPLIQUER DES STYLES8. REVELER LA MISE EN FORMEChapitre 3 – TABLEAU1. CREER UN TABLEAU2. POSITIONNER UN TABLEAU3. SELECTIONNER4. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES5. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES6. FRACTIONNER OU FUSIONNER7. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES8. MISE EN FORME9. UTILISATION10. CONVERSION TABLEAU / TEXTE11. INSERTION D’UN TABLEAU EXCEL Insertion d’un tableau Excel existantChapitre 4 – OBJETS GRAPHIQUES1. FORMES2. IMAGES3. WORDARTS4. SMARTARTS5. GRAPHIQUESChapitre 5 – MISE EN PAGE1. TAILLE ET DISPOSITION2. LES MARGES3. ORIENTATION4. PAGE DE GARDE5. ARRIERE-PLAN ET BORDURE6. EN-TETE ET PIED DE PAGE7. DISPOSITION EN COLONNESChapitre 6 – LES STYLES1. LA GALERIE DES STYLES RAPIDES ET LA FENETRE « STYLES »2. APPLICATION D’UN STYLE3. LES TYPES DE STYLES SELON LA NATURE DU TEXTE4. STYLES PREDEFINIS, STYLES CREES, STYLES COPIES5. JEUX ET THEMES6. CREATION, COPIE ET MODIFICATIONChapitre 7 – LES MODELES1. CREATION2. UTILISATIONChapitre 8 – LONGS DOCUMENTS ET REFERENCES1. VISUALISATION ET STRUCTURE D’UN LONG DOCUMENT2. RENVOIS : SIGNETS, CHAMPS INSERTIONAUTO, LIENS HYPERTEXTES
ET NOTES3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS4. INDEXChapitre 9 – PUBLIPOSTAGE1. LA SOURCE DE DONNEES2. LE DOCUMENT DE BASE3. REALISATION4. L’ASSISTANT EN SIX ETAPESCours BARDON - WORD 20071 Sommaire WORD 2007 ............................................................................................................................... 3 INTRODUCTION ............................................................................................................................. 3 1. FENETRE PRINCIPALE _____________________________________________________________ 3 2. MEMO CLAVIER ___________________________________________________________________ 4 3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL _______________________________________________________ 4 4. ENREGISTREMENT ________________________________________________________________ 4 Chapitre 1 - SAISIE DU DOCUMENT .......................................................................................... 5 1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR ___________________________________ 6 2. RECHERCHER, REMPLACER, ATTEINDRE ______________________________________________ 6 3. FRACTIONNER LA FENETRE ________________________________________________________ 6 4. SELECTIONNER ___________________________________________________________________ 7 5. CORRECTION AUTOMATIQUE ET BALISES _____________________________________________ 7 6. ORTHOGRAPHE, SYNONYMES ET TRADUCTION ________________________________________ 8 7. DEPLACER, COPIER OU COLLER ______________________________________________________10 8. BLOCS DE CONSTRUCTION (QuickParts) ______________________________________________11 9. ELEMENTS D’UN DOCUMENT WORD _________________________________________________11 10. LIENS ET INCORPORATION D’OBJETS ________________________________________________12 11. STATISTIQUES : NOMBRE DE MOTS, DE CARACTERES… ________________________________13 Chapitre 2 - MISE EN FORME .................................................................................................... 14 1. MISE EN FORME DES CARACTERES ___________________________________________________14 2. MISE EN FORME DES PARAGRAPHES _________________________________________________15 3. MISE EN FORME D’UNE LISTE _______________________________________________________17 4. ALIGNEMENT DE TEXTE AVEC LES TABULATIONS ______________________________________18 5. BORDURE ET TRAME ______________________________________________________________19 6. REPRODUIRE LA MISE EN FORME ____________________________________________________20 7. APPLIQUER DES STYLES ____________________________________________________________20 8. REVELER LA MISE EN FORME _______________________________________________________20 Chapitre 3 – TABLEAU ................................................................................................................. 22 1. CREER UN TABLEAU _______________________________________________________________22 2. POSITIONNER UN TABLEAU _________________________________________________________23 3. SELECTIONNER ___________________________________________________________________24 4. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES __________________________24 5. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES _____________________________________________25 6. FRACTIONNER OU FUSIONNER ______________________________________________________26 7. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES _____________________________26 8. MISE EN FORME ___________________________________________________________________26 9. UTILISATION _____________________________________________________________________27 10. CONVERSION TABLEAU / TEXTE ____________________________________________________29 11. INSERTION D’UN TABLEAU EXCEL __________________________________________________29 Chapitre 4 – OBJETS GRAPHIQUES ......................................................................................... 31 1. FORMES _________________________________________________________________________33 2. IMAGES __________________________________________________________________________36 3. WORDARTS ______________________________________________________________________36 4. SMARTARTS ______________________________________________________________________37 5. GRAPHIQUES _____________________________________________________________________37 Cours BARDON - WORD 2007 2 Chapitre 5 – MISE EN PAGE ....................................................................................................... 38 1. TAILLE ET DISPOSITION ____________________________________________________________38 2. LES MARGES ______________________________________________________________________39 3. ORIENTATION ____________________________________________________________________39 4. PAGE DE GARDE ___________________________________________________________________40 5. ARRIERE-PLAN ET BORDURE ________________________________________________________40 6. EN-TETE ET PIED DE PAGE _________________________________________________________40 7. DISPOSITION EN COLONNES ________________________________________________________41 Chapitre 6 – LES STYLES ............................................................................................................ 43 1. LA GALERIE DES STYLES RAPIDES ET LA FENETRE « STYLES »____________________________43 2. APPLICATION D’UN STYLE __________________________________________________________44 3. LES TYPES DE STYLES SELON LA NATURE DU TEXTE ____________________________________44 4. STYLES PREDEFINIS, STYLES CREES, STYLES COPIES ____________________________________45 5. JEUX ET THEMES __________________________________________________________________46 6. CREATION, COPIE ET MODIFICATION _________________________________________________47 Chapitre 7 – LES MODELES ........................................................................................................ 50 1. CREATION ________________________________________________________________________51 2. UTILISATION _____________________________________________________________________51 Chapitre 8 – LONGS DOCUMENTS ET REFERENCES ......................................................... 52 1. VISUALISATION ET STRUCTURE D’UN LONG DOCUMENT ________________________________52 2. RENVOIS : SIGNETS, CHAMPS INSERTIONAUTO, LIENS HYPERTEXTES ET NOTES ____________54 3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS __________________________________57 4. INDEX ___________________________________________________________________________59 Chapitre 9 – PUBLIPOSTAGE ..................................................................................................... 62 1. LA SOURCE DE DONNEES ___________________________________________________________62 2. LE DOCUMENT DE BASE ____________________________________________________________63 3. REALISATION _____________________________________________________________________64 4. L’ASSISTANT EN SIX ETAPES ________________________________________________________66 WORD 2007 3 WORD 2007 INTRODUCTION 1. FENETRE PRINCIPALE  Les différents modes d’affichage du document Il y a 5 modes d’affichage du document : onglet Affichage, groupe « Affichages document » : - « Page » : mode actif par défaut, il permet de voir les objets insérés ainsi que les 4 marges : haut, bas, gauche, droite. Les marges du haut et du bas peuvent être rapidement affichées ou masquées, ainsi que les en-têtes et pieds de page, en double-
cliquant sur le bord supérieur ou inférieur de la page (pointeur en double flèche1). On les masque pour gagner de la place sur l’écran. - « Lecture plein écran » : le ruban disparaît, le document s’affiche « plein écran » pour une lecture aisée. Pour quitter ce mode, cliquez sur le bouton × « Fermer », en haut de la fenêtre. - « Web » : mode conçu pour créer des pages HTML. - « Plan » : principalement utilisé dans un long document, il permet d’en visualiser l’enchaînement des titres et des sous-titres, également d’en modifier la structure. Sont également utilisés les volets Explorateur de documents et Miniatures (Cf. chapitre 8). - « Brouillon » : ce mode permet de faire défiler plus rapidement le document. Les images sont masquées.  Barre d’état Située juste au-dessus de la barre des tâches, elle est entièrement configurable : clic droit sur cette barre > cochez ou décochez les options souhaitées. On y ajoute généralement le numéro de page (en fait, n° de page sur nombre total de pages), la langue, le pourcentage de zoom et le curseur de zoom (l’onglet Affichage, dans le groupe Zoom, offre des options supplémentaires). Si on coche « Statistiques », on obtient le nombre de mots approximatif du document. Approximatif, car tout caractère, y compris un chiffre ou un signe de ponctuation, précédé et suivi d’un espace, est compté pour un mot (Le texte guillemets inclus « il répond : 8 » est WORD 2007 4 compté pour 6 mots). Est également compté comme mot tout caractère précédé d’un espace, et sans caractère suivant (Ah ! est compté pour deux mots). L’option « Afficher les raccourcis » permet d’afficher dans la barre les cinq modes d’affichage du document, précédemment énumérés. 2. MEMO CLAVIER - Pour introduire un espace insécable entre deux mots (par exemple pour éviter que soient séparés par un saut à la ligne un mois et une année) : Ctrl + Maj + Espace. - Saut de page (un saut de page crée une page suivante et y déplace le curseur) : Ctrl + Entrée (ou bien : onglet Insertion, cliquez sur le bouton Saut de page). - Modification de la casse (c’est-à-dire minuscule ou majuscule) : Sélectionner un mot ou tout un texte, puis Maj + F3. Exemple : Sélectionnez un mot écrit en minuscules. En laissant la touche Maj enfoncée, appuyez sur F3 : la 1
fois : tout le mot repasse en minuscules. 3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL Certaines caractéristiques du logiciel sont paramétrables. Pour modifier les paramètres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fenêtre « Options Word » : activez le bouton Office > Options Word. Le volet gauche de la fenêtre liste neuf catégories d’options : Standard, Affichage… Le volet principal contient les options relatives à la catégorie sélectionnée. Le bouton  indique la présence d’une info-bulle. Exemple Pour obtenir des majuscules accentuées, choisissez dans la fenêtre « Options Word » la catégorie « Vérification », puis cochez la case « Majuscules accentuées en français ». Vérifiez : tapez « déjà » ; double-cliquez dessus (le mot est en surbrillance) ; puis appuyez sur (Maj + F3) deux fois. Vous obtenez DÉJÀ. 4. ENREGISTREMENT Les fichiers sont enregistrés par défaut avec l’extension .docx. WORD 2007 5 Chapitre 1 - SAISIE DU DOCUMENT Sauf si le texte est long, tapez d’abord le texte, vous peaufinerez ensuite sa mise en forme. Saisissez votre texte en mode Page. Vérifiez que, dans la barre d’état, le 1
des cinq boutons des modes d’affichage est bien activé (si la barre d’état a reçu l’option « Afficher les raccourcis », sinon cliquez sur l’onglet Affichage pour effectuer cette vérification dans le groupe « Affichages document »). Quand vous le souhaitez, affichez les caractères non imprimables (espaces, paragraphes, sauts de page…) : onglet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton d’icône ¶. Commencez toujours par appuyer deux fois sur Entrée (deux paragraphes vides sont ainsi créés). Puis tapez votre texte sur le 1
paragraphe. Le second, laissé vide, constitue un paragraphe de sécurité (il est matérialisé par une ligne vide avec le masque ¶ au début). Il permet au besoin de revenir à la mise en forme initiale. En cours de saisie, veillez à garder un ou plusieurs paragraphes de sécurité.  Pointeur (de la souris) et curseur (là où on écrit) Ne pas confondre : - le pointeur de la souris qui se déplace sur l’écran quand on bouge la souris - avec le curseur qui clignote et qui indique où s’insérera le prochain caractère. On le nomme également « point d’insertion ». Placez le pointeur à un endroit, un clic de souris y placera alors le curseur.  Pour aller plus vite : - Prenez l’habitude d’écrire en minuscule la 1
lettre de chaque phrase. Word se charge d’en faire une majuscule (dès qu’on tape le premier espace ou un signe de ponctuation après le mot) ; - Inutile de taper un espace juste avant les signes de ponctuation qui en nécessitent un, Word s’en charge. Saisissez par contre l’espace qui suit la ponctuation ; - Guillemets « » : Word se charge de placer les espaces à l’intérieur. Si vous tapez un espace avant le deuxième guillemet, il sera ouvert au lieu d’être fermé. Ces espaces générés automatiquement par Word apparaissent, en tant que caractères non imprimables (onglet Accueil, bouton ¶ activé), sous la forme d’un petit rond ◦ (au lieu d’un point).  Suppression d’un caractère imprimable ou non imprimable (marque de paragraphe ¶, saut de page, espace…) Pour l’un comme pour l’autre : placez le curseur devant, puis touche Suppr. Le caractère non imprimable doit bien sûr être d’abord affiché : onglet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton d’icône ¶. WORD 2007 6 1. PARCOURIR LE DOCUMENT, DEPLACER LE CURSEUR En fonction de la longueur de votre document et de ce que vous voulez faire, vous pouvez juste souhaiter « parcourir » le document (en laissant le curseur en place) ou vous « déplacer » dans le document (le curseur se déplace).  Parcourir le document (le curseur reste en place) - Roulette de la souris ; - La barre de défilement verticale à droite. Faites glisser son curseur (n
de pages et titres s’affichent), ou bien cliquez sur la flèche du haut  ou celle du bas .  Se déplacer dans le document (le curseur se déplace) - Cliquez sur l’un des deux boutons de double flèche situés sous la barre de défilement vertical, pour accéder à la page précédente ou à la page suivante. Le curseur se positionne en haut de page. - Les 4 flèches du clavier : ÷¬^+ - Les raccourcis clavier :  Mot Pour se placer en début de mot : Ctrl + ÷ en fin de mot : Ctrl + ¬  Ligne Pour se placer en début de ligne : N en fin de ligne : Fin  Paragraphe Pour se placer en début de paragraphe en cours ou précédent : Ctrl + ^ en début de paragraphe suivant : Ctrl + +  Document Pour se placer en début de document : Ctrl + N en fin de document : Ctrl + Fin 2. RECHERCHER, REMPLACER, ATTEINDRE Rechercher, Remplacer et Atteindre sont les noms explicites des 3 onglets de la fenêtre « Rechercher et remplacer ». Pour l’afficher : onglet Accueil, groupe Modification (dernier groupe), cliquez sur Rechercher ou sur Remplacer. On peut afficher directement cette fenêtre à l’onglet Atteindre en appuyant sur la touche F5. 3. FRACTIONNER LA FENETRE Le fractionnement permet de visionner et de modifier deux parties distinctes du document en cours. WORD 2007 7 Pour fractionner la fenêtre, pointez sur le petit trait horizontal ‾ situé au dessus de la barre de défilement ; quand le pointeur a la forme d’une double flèche, cliquez-glissez jusqu’à l’emplacement souhaité. Le document actif peut être parcouru dans les deux fenêtres, et il y a deux barres de défilement. Toute modification dans une fenêtre s’effectue dans l’autre, il s’agit toujours du même document. Pour supprimer le fractionnement, pointez sur la barre de fractionnement ; quand le pointeur a la forme d’une double flèche, double-cliquez. 4. SELECTIONNER  Cliquer-glisser Le cliqué-glissé avec la souris est une méthode courante.  Sélection d’un texte en fonction de sa nature - Un mot : double-cliquer dessus ; - Une ligne : dans la marge gauche, cliquer devant la ligne (dans la marge gauche, le pointeur devient ¯) ; - Une phrase : Ctrl + clic dans la phrase ; - Un paragraphe : dans la marge gauche, double-cliquer devant le paragraphe (ou triple-cliquer dedans) ; - Tout le document : Ctrl + A ; - Une partie du document (éléments adjacents) : 1. Clic au début ; 2. Eventuellement, parcourir le texte à sélectionner avec la roulette ou la barre de défilement ; 3. Maj + clic à la fin. - Des éléments non adjacents : 1. Sélectionner le 1
élément ; 2. Ctrl + sélectionner le suivant. Continuer ainsi jusqu’au dernier élément à sélectionner.  Bouton « Sélectionner » du ruban Il est aussi possible d’utiliser le bouton « Sélectionner » situé sur l’onglet Accueil, dans le groupe Modification. Pour désélectionner, cliquer en dehors du texte sélectionné. 5. CORRECTION AUTOMATIQUE ET BALISES Pour accéder à la fenêtre « Correction automatique » : bouton Office > Options Word > Vérification > Options de correction automatique (bouton à droite). Explorez, expérimentez, cochez ou décochez les options proposées. Elle comporte cinq onglets, en particulier l’onglet Correction automatique et l’onglet Balises actives. WORD 2007 8  Onglet Correction automatique Vous pouvez en particulier demander des « Corrections en cours de frappe ». Exemples : remplacer des mots ou expressions dont vous hésitez sur l’orthographe (Remplacer « acceuil » par « accueil »), des pléonasmes (Remplacer « ajouter plus » par « ajouter »), remplacer une expression par la même, dotée d’une autre mise en forme. Si vous sélectionnez une expression avant d’ouvrir la fenêtre « Correction automatique », l’expression sélectionnée sera affichée dans la zone « Par : ». Testez. Le remplacement est automatique. Quand on pointe sur cet élément, son premier caractère est souligné d’un double trait bleu. En pointant sur ce trait, un bouton à la forme d’un petit éclair et d’info-bulle « Options de correction automatique », apparaît. Cliquez dessus pour afficher les options proposées. La dernière option permet d’ouvrir la fenêtre « Correction automatique ».  Onglet Balises actives Une balise est une marque sur un texte qui signifie que Word a reconnu ce texte, et qu’il peut vous proposer des opérations le concernant. Si la case « Marquer le texte avec des balises actives » est cochée, un mot reconnu par Word sera souligné d’un trait en pointillé violet. Si en plus, la case « Afficher les boutons d’actions des balises actives » est cochée, alors en pointant sur le mot balisé, le bouton  d’info-bulle « Actions des balises actives » s’affiche. En cliquant sur ce bouton, on accède aux opérations (actions) proposées par Word. Exemple : cochez la case « Numéro de téléphone », validez. Saisissez un n° de téléphone, puis espace. Le n° est souligné en pointillé violet. Passez le pointeur dessus, le bouton d’actions de balise active  s’affiche. La balise relative aux dates propose des options sur le calendrier, nécessitant l’activation du logiciel Outlook. Sans ce logiciel, les dates ne seront pas marquées. 6. ORTHOGRAPHE, SYNONYMES ET TRADUCTION  Orthographe et grammaire Le réglage des paramètres s’effectue, après activation du bouton Office et des Options Word, dans la rubrique « Vérification ». Sur le ruban, on utilisera sous l’onglet Révision, les boutons du groupe « Vérification ». Par défaut, les fautes d’orthographe sont soulignées d’un trait rouge et les fautes de grammaire d’un trait vert. Si vous souhaitez corriger et bénéficier des options proposées, faites un clic droit sur le mot souligné. - Orthographe Option « Ignorer » : le mot sera ignoré, c’est-à-dire non souligné, pour cette occurrence seulement. Il sera à nouveau souligné s’il est encore saisi. Option « Ignorer tout » : le mot sera ignoré dans tout le document en cours. WORD 2007 9 Option « Ajouter au dictionnaire » : le mot sera ignoré dans tout document Word. Le « dictionnaire » est par défaut le fichier nommé PERSO.DIC ou CUSTOM.DIC, initialement vide. Il est possible de créer d’autres dictionnaires : activez le bouton Office > Options Word > Vérification > Dictionnaires personnels. Dans la fenêtre « Dictionnaires personnels », cliquez sur Nouveau. Cette fenêtre permet de modifier la liste des mots d’un dictionnaire. Elle précise également le chemin d’accès du dictionnaire sélectionné, qui peut être ouvert puis complété sous un éditeur de texte. - Grammaire L’option « Grammaire » ouvre la fenêtre du même nom. - Orthographe et grammaire Dans la fenêtre « Vérification » des « Options Word », vous pouvez configurer la vérification de l’orthographe et de la grammaire. Par exemple, si vous décochez la case « Vérifier l’orthographe au cours de la frappe », les mots mal orthographiés ne seront plus soulignés automatiquement. La vérification orthographique du document pourra alors être effectuée à la demande, en appuyant sur la touche F7. La vérification d’un document peut être effectuée après saisie en activant le bouton « Grammaire et orthographe », situé sous l’onglet Révision, dans le groupe « Vérification ».  Synonymes Word dispose de son propre dictionnaire de synonymes. Pour afficher les synonymes : clic droit sur le mot > Synonymes. Cliquez sur un synonyme, ce qui remplacera le mot, ou bien sélectionnez « Dictionnaire des synonymes » pour en afficher d’autres. On ouvre également le dictionnaire des synonymes quand, le curseur étant dans le mot, on clique sur le bouton « Dictionnaire des synonymes » (placé dans le même groupe du ruban que précédemment).  Langue et traduction - Changement de langue Il y a deux méthodes pour afficher la fenêtre « Langue » : - Cliquez sur le bouton « Définir la langue », situé sous l’onglet Révision dans le groupe « Vérification ». - Ou bien double-cliquez sur la langue indiquée dans la barre d’état (en bas de l’écran, au-dessus de la barre des tâches). Si la langue n’apparaît pas dans la barre d’état, pour l’afficher : clic droit dessus, puis cochez l’option « Langue ». - Traduction Pour traduire un mot, Word dispose de dictionnaires multilingues : allemand, anglais, arabe, espagnol et néerlandais. Pour traduire des phrases, Word fait appel à des services sur Internet. On peut afficher une info-bulle de traduction lorsque l’on pointe sur un mot, en décochant l’option « Désactiver l’info-bulle de traduction » : sous l’onglet Révision du ruban, dans le groupe « Vérification », cliquez sur le bouton « Info-bulle de traduction », puis décochez l’option. Pour plus de résultats et d’options, affichez le volet Office « Traduction » : WORD 2007 10 - Dans le groupe Vérification, activez le bouton « Traduction ». - Ou bien clic droit sur le mot dans lequel est placé le curseur ou sur la phrase sélectionnée > Traduire > Traduire. La traduction du mot ou de la phrase s’affiche dans le volet. Pour traduire tout le document, cliquez sur la flèche placée à côté de « Traduire tout le document ». 7. DEPLACER, COPIER OU COLLER Sélectionnez d’abord le texte à déplacer (on dit aussi couper, car le texte original est supprimé du document) ou à copier. Puis utilisez au choix l’une des méthodes suivantes :  Avec les menus contextuels : clic droit sur le texte sélectionné, choisir Couper ou Copier ; clic droit à l’endroit de destination, choisir Coller.  Avec la souris - Pour déplacer le texte sélectionné : cliquez-glissez jusqu’à l’endroit de destination. - Pour copier le texte sélectionné : en cliquant-glissant, maintenez cette fois la touche Ctrl appuyée (le signe + apparaît alors). Autre possibilité : avec clic droit sur la sélection, cliquez-glissez jusqu’à l’endroit de destination et choisissez « Placer ici » pour déplacer ou « Copier ici ». Vous ne pouvez pas coller sur une zone vide de caractères. Eventuellement, mettez des espaces afin de pouvoir coller à l’endroit choisi. Une petite barre verticale en pointillé apparaît à l’endroit où sera collé le début du texte sélectionné.  Avec le ruban, onglet Accueil, groupe Presse-papiers : bouton Couper (icône ciseaux) ou bouton Copier (une feuille et sa copie) ; puis cliquez à l’endroit de destination, pour y placer le curseur ; bouton Coller (icône porte-bloc avec feuille). Il existe un raccourci-clavier pour chacun de ces boutons : - Couper = Ctrl + X (X symbolise les branches d’une paire de ciseaux) ; - Copier = Ctrl + C (C comme copier) ; - Coller = Ctrl + V (V… on colle \ et /). Si on veut coller un mot, a fortiori un plus long texte, plusieurs fois de suite, il est rapide de passer par le clavier en tapant Ctrl + V. Juste après le collage, un bouton apparaît doté d’un menu déroulant et d’info-bulle « Options de collage ». Comme son nom l’indique, il propose des options de collage (activez le menu déroulant).  Le Presse-papiers Pour afficher le presse-papiers Office, cliquez sur le lanceur de Presse-papiers (onglet Accueil). La fenêtre Presse-papiers apparaît à gauche de l’écran. Le presse-papiers est pratique, il conserve en mémoire, d’où son nom, les 24 derniers éléments coupés ou copiés. Cliquez sur l’un d’eux permet de le coller à l’emplacement du curseur. WORD 2007 11 Pour supprimer un élément du Presse-papiers : clic droit dessus, puis commande Supprimer. 8. BLOCS DE CONSTRUCTION (QuickParts) Un bloc peut être constitué de texte et de divers éléments (illustrations, tableaux, etc.). L’intérêt de sa création consiste à pouvoir ensuite l’insérer rapidement et à volonté (QuickPart peut être traduit par « bloc rapide »). Exemple : création d’un bloc constitué de son nom et de ses coordonnées. Il existe de nombreux blocs prédéfinis. Pour voir la liste des QuickParts : onglet Insertion, groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart, puis sur « Organisateur de blocs de construction ».  Création d’un bloc de construction - Sélectionnez les éléments constitutifs du futur bloc ; - Onglet Insertion, groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart > « Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickParts » ; - La fenêtre « Créer un bloc de construction » s’affiche. - Nom - Saisissez un nom explicite, pour le retrouver facilement. - Galerie - Pour insérer le bloc n’importe où, laissez la galerie QuickPart, qui est la galerie par défaut. - Catégorie - Une catégorie est une subdivision de galerie. - Lieu de stockage - Par défaut, le lieu de stockage du bloc est Building Blocks.dotx, fichier qui ne contient que des blocs de construction. - Options - Si on choisit l’insertion « dans sa propre page », le bloc sera placé dans une nouvelle page. Si on opte pour l’insertion « dans son paragraphe », il sera mis dans un nouveau paragraphe. L’option par défaut « Insérer uniquement le contenu » permet de l’insérer n’importe où.  Insertion d’un bloc Affichez la galerie indiquée lors de la création du bloc, en cliquant sur le bouton correspondant. Cliquez sur le nom du bloc. Le bloc est inséré à l’emplacement du curseur. 9. ELEMENTS D’UN DOCUMENT WORD Un document peut contenir des éléments variés : des symboles, des équations, des tableaux, des illustrations et autres objets graphiques, des liens hypertextes, des en-têtes et pieds de page. Voyons les deux premiers, les autres seront abordés ultérieurement.  Symboles et caractères spéciaux WORD 2007 12 Pour insérer un caractère spécial : onglet Insertion, groupe Symboles (situé en dernier), cliquez sur le bouton Symbole. S’affichent d’abord les symboles récemment utilisés. En cliquant sur « Autres symboles », la fenêtre « Caractères spéciaux » apparaît. Dans l’onglet Symboles, le choix de symboles, en fonction des polices, est particulièrement important. Essayez par exemple les polices Webdings et Wingdings.  Equations On peut créer une équation directement sans modèle ou à partir d’un modèle, prédéfini ou que l’on a soi-même créé. « L’équation » peut être une expression mathématique quelconque (sans variable). On utilise le bouton d’info-bulle « Equation », situé à l’onglet Insertion, dans le groupe Symboles. - Création d’une équation sans utiliser de modèle Cliquer sur le haut du bouton Equation, marqué π : - Insère un bloc d’instruction vide permettant de saisir l’équation. Un menu déroulant à droite du bloc propose des « Options d’équation ». Ecrivez une expression mathématique dans le bloc, puis testez ces options ; - Affiche sur le ruban un nouvel onglet « Outils d’équation, Conception » contenant trois groupes de commandes : Outils, Symboles et Structures. - Création d’une équation à partir d’un modèle Cliquer sur le bas du bouton Equation  ouvre la galerie des modèles d’équations. Sélectionnez le modèle souhaité. Un bloc de construction est inséré dans le document en cours, à l’emplacement du curseur. - Création d’un modèle d’équation « Construisez » l’équation, en utilisant un modèle ou non. Puis parmi les options d’équation (à droite du bloc), activez « Enregistrer comme nouvelle équation ». La fenêtre « Créer un nouveau bloc de construction » s’affiche. Choisissez les options souhaitées. 10. LIENS ET INCORPORATION D’OBJETS Le terme d’objet est entendu dans son sens le plus large : il peut être un fichier, une partie du document actif, une feuille de calcul d’un classeur Excel, une adresse de messagerie, une diapositive d’une présentation de PowerPoint, etc.  Insérer un lien vers un objet Pour insérer dans le document en cours un lien qui permet d’atteindre un objet : positionnez le curseur où doit se situer le lien, puis clic droit > Lien hypertexte. La fenêtre « Insérer un lien hypertexte » s’affiche. Sélectionnez à gauche l’élément vers lequel vous souhaitez lier votre document, puis indiquez les précisions nécessaires dans la zone centrale. Saisissez éventuellement un texte à afficher, ainsi qu’une info-bulle. WORD 2007 13 Si le lien est dirigé vers un tableau Excel, on peut ajouter à l’adresse le caractère dièse suivi de la référence de la plage du tableau (par exemple *#Feuil3!C5:E7). A l’activation du lien, la plage apparaîtra, sélectionnée. Le lien s’affiche dans une couleur différente. Pour l’ouvrir : Ctrl + clic (sinon clic droit > Ouvrir le lien hypertexte). Pour modifier, sélectionner, copier, supprimer le lien : clic droit dessus, choisissez l’option souhaitée.  Incorporer un objet Contrairement au cas précédent, une fois incorporé, l’objet fait partie du document. Prenons l’exemple d’un tableau d’une feuille de calcul réalisé sous Excel. - Copiez le tableau (sélectionnez, clic droit > copier) ; - Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez qu’il soit incorporé ; - Réalisez un collage spécial : cliquez sur le menu déroulant  du bouton Coller (onglet Accueil, groupe Presse-papiers) > Collage spécial. La fenêtre « Collage spécial » apparaît. Choisissez l’option « Coller », en tant que « Feuille Microsoft Office Excel Objet ». Le tableau est incorporé au document Word.  Lier un objet Reprenons l’exemple du tableau réalisé sous Excel. Dans la fenêtre « Collage spécial », si vous choisissez un collage avec liaison (en cochant la case « Coller avec liaison »), le tableau sera affiché dans le document Word, mais il n’y sera pas « incorporé ». Les modifications effectuées, et validées, dans le tableau original sous Excel, seront répercutées dans le document Word ; si nécessaire : clic droit sur le tableau > « Mettre à jour les liaisons ». Pour gérer les liaisons, on utilise la fenêtre « Liaisons ». Pour l’afficher : cliquez sur le bouton Office > Préparer > « Modifier les liens d’accès aux fichiers » (cette commande n’apparait que s’il existe une liaison dans le document actif). 11. STATISTIQUES : NOMBRE DE MOTS, DE CARACTERES… Sous l’onglet Révision, dans le groupe « Vérification », l’activation du bouton « Statistiques » permet d’afficher la fenêtre du même nom. Cette fenêtre indique différents totaux relatif au document en cours : nombres de pages, de mots, de caractères saisis, de paragraphes, de lignes, en incluant ou non les zones de texte, les notes de bas de page et de fin de document. WORD 2007 14 Chapitre 2 - MISE EN FORME  Mise en forme avant ou après saisie On peut : - Sélectionner le texte, puis appliquer une mise en forme. Par exemple, si on veut souligner une expression, on la sélectionnera d’abord, avant de cliquer sur la commande S du groupe Police (onglet Accueil) ; - Ou bien indiquer d’abord la mise en forme, puis saisir le texte. Par exemple, cliquer sur le bouton S, saisir le texte à souligner, puis cliquer à nouveau sur le bouton S pour le désactiver.  Mini barre d’outils de mise en forme Quand on pointe sur un texte sélectionné, ou avec un clic droit n’importe où, une mini barre d’outils de mise en forme s’affiche. Pratique, elle contient les outils les plus courants.  Aperçu d’une mise en forme En plaçant le pointeur sur des options présentées dans une galerie, on peut voir instantanément leurs effets sur le document. Exemple : sélectionnez une expression dont vous souhaitez changer la couleur des caractères. Cliquez sur le menu déroulant du bouton d’info-
bulle « Couleur de police », afin d’afficher la galerie de couleurs. En pointant sur une couleur, le mot s’affiche en cette couleur. 1. MISE EN FORME DES CARACTERES Pour modifier la mise en forme d’un seul mot, il suffit que le curseur soit dans ce mot (vérifiez que Word dispose bien de cette option, active par défaut : bouton Office > Options Word > Options avancées. Parmi les Options d’édition, vérifiez que la case « Lors d’une sélection, sélectionnez automatiquement le mot entier » est cochée). Pour mettre en forme les caractères, on utilise principalement : - Les commandes du groupe Police, à l’onglet Accueil ; - La fenêtre « Police » qui s’affiche après activation du lanceur de l’intitulé du groupe Police ; - La mini barre d’outils de mise en forme. Pour annuler rapidement toutes les mises en forme des caractères d’un texte : sélectionnez ce texte, puis tapez Ctrl + Espace. On peut également utiliser le bouton « Effacer la mise en forme ». Le surlignage, considéré comme une marque ajoutée, et non comme une mise en forme, ne sera pas effacé.  Précisions sur certaines commandes du groupe Police - Police WORD 2007 15 Le curseur étant à l’intérieur d’un mot, pointez sur des polices de la galerie pour apercevoir leurs effets sur le mot. En saisissant les premières lettres d’une police, on peut parfois l’obtenir plus rapidement que par la liste déroulante. - Taille des caractères On peut choisir la taille en cliquant dans la liste déroulante, ou bien la taper dans la zone de saisie (entre 1 et 1638 points, un point mesure environ 0,35 mm). Les boutons A
permettent également de modifier la taille. - La casse (majuscule ou minuscule) Pour modifier la casse d’un texte, saisi ou à saisir, on peut utiliser le bouton Aa
, ou bien le raccourci clavier Maj + F3 (déjà mentionné en début d’ouvrage, au paragraphe MEMO CLAVIER). - Surlignage Pour mieux distinguer un texte, on peut changer sa mise en forme (gras, taille, couleur de police, etc.). On peut également le surligner : Cliquez sur le bouton d’info-bulle « Couleur de surbrillance du texte ». Choisissez la couleur souhaitée. Cliquez-glissez sur les textes à surligner. Pour quitter le mode surlignage, appuyez sur Echap. Pour supprimer le surlignage, sélectionnez le texte, choisissez l’option « Aucune couleur » de la galerie de couleurs du bouton de surlignage.  Précisions sur certaines options de la fenêtre « Police » Sélectionnez une expression avant de l’ouvrir, afin d’avoir un aperçu des effets choisis. - Effet Masqué (au 1er onglet de la fenêtre) Quand il est affiché (le bouton « Afficher tout » ¶ est activé), un texte masqué est souligné en pointillé noir. Pour qu’il reste toujours affiché : bouton Office > Options Word > Affichage. Cochez la case « Texte masqué ». Pour imprimer le document avec le texte masqué : dans la fenêtre « Imprimer », cliquez sur le bouton Options, puis cochez la case « Imprimer le texte masqué ». - Echelle et espacement (au 2ième onglet) L’échelle indique la largeur des caractères, indépendamment de la taille (hauteur). Tandis que l’espacement indique la largeur des espaces entre les caractères.  Lettrine L’insertion d’une lettrine (onglet Insertion, groupe Texte, bouton Lettrine) entraîne la mise en forme de la première lettre du paragraphe dans lequel est placé le curseur. Le paragraphe ne doit pas être vide. La lettrine, située dans le texte ou dans la marge, s’étale sur une hauteur de plusieurs lignes du texte. Elle est paramétrable (police, hauteur, distance du texte). 2. MISE EN FORME DES PARAGRAPHES WORD 2007 16 Dès qu’on appuie sur la touche Entrée au sein d’un texte, on crée un nouveau paragraphe (vide, s’il ne comprend aucun caractère). Il y a autant de paragraphes que de caractères ¶ (affichés quand le bouton « Afficher tout » d’icône ¶ est activé). Pour modifier la mise en forme d’un seul paragraphe, il suffit que le curseur soit dans ce paragraphe. Sinon, il convient de les sélectionner. Pour mettre en forme des paragraphes, on utilise souvent : - Les commandes du groupe Paragraphe, à l’onglet Accueil ; - La fenêtre « Paragraphe » qui s’affiche après activation du lanceur de l’intitulé du groupe Paragraphe ; - La mini barre d’outils de mise en forme ; - La règle horizontale. Si elle n’est pas affichée : onglet Affichage, groupe Afficher/Masquer, cochez la case Règle. Ou bien, plus rapidement : cliquez sur le bouton d’info-bulle « Règle », situé en haut de la barre de défilement.  Retraits Il existe 4 retraits, 3 à gauche qui correspondent sur la règle aux symboles : □ ¯ Z et un à droite : Z. - Retraits à gauche (c’est-à-dire espace laissé à gauche, en plus de la marge)  Retrait global (de toutes les lignes) : cliquez-glissez sur le retrait □ de la règle. Le texte s’aligne sur la ligne verticale en pointillé.  Retrait seulement de la 1
ligne de chaque paragraphe : cliquez-glissez sur le retrait ¯ de la règle. Cette mise en forme est fréquente.  Retrait de toutes les lignes sauf la première de chaque paragraphe (contraire du cas précédent) : cliquez-glissez sur le retrait gauche Z de la règle. - Retrait à droite (c’est-à-dire espace laissé à droite, en plus de la marge droite) Utiliser cette fois le retrait droit Z de la règle. Si le réglage des retraits avec la règle ne vous semble pas assez précis, passez par le menu contextuel : clic droit sur le texte sélectionné > Paragraphe > onglet Retrait et espacement. Pour obtenir cette fenêtre « Paragraphe » rapidement, double-cliquez sur l’un des 4 symboles de retrait de la règle. - Boutons « Diminuer le retrait » et « Augmenter le retrait » Ces deux boutons sont situés dans le groupe « Paragraphe ». Les valeurs des retraits dépendent de la position des taquets de tabulation (§ 4 ci-après). Ils sont posés par défaut tous les 1,25 cm.  Espacements et interlignes Cette fenêtre « Paragraphe » permet également de définir : - des espacements précis entre les paragraphes ; - des interlignes (l’interligne définit l’espace entre les lignes d’un même paragraphe). WORD 2007 17  Les 4 alignements du texte : à gauche, au centre, à droite et justifier Les alignements s’effectuent par rapport aux retraits s’ils existent, sinon par rapport aux marges gauche et droite. Utilisez les 4 boutons d’alignement à gauche, au centre, à droite et justifier, situés dans le groupe Paragraphe. Le mode « Justifier » étire le texte d’un retrait à l’autre, sinon d’une marge à l’autre.  Saut de ligne dans le même paragraphe Normalement, quand on appuie sur Entrée, on crée automatiquement un nouveau paragraphe. Il est cependant possible, pour faciliter la mise en forme (on n’a ainsi à traiter qu’un seul paragraphe au lieu de plusieurs), d’effectuer un saut de ligne tout en restant dans le même paragraphe : au lieu de taper Entrée, tapez Maj + Entrée. S’affiche alors en fin de ligne le caractère ~ , quand le bouton « Afficher tout » ¶ est activé.  Enchainements Dans la fenêtre « Paragraphe », à l’onglet « Enchaînements », il est en particulier proposé l’option « Eviter veuves et orphelines ». Une « veuve » est la dernière ligne d’un paragraphe seule en haut d’une page. Une « orpheline » est la 1
ligne d’un paragraphe seule en bas d’une page. 3. MISE EN FORME D’UNE LISTE Vous pouvez vous contenter des touches clavier : Exemples : - 1
élément Insérez un espace après le tiret et après le « 1. ». Word continuera automatiquement la mise en forme pour les éléments suivants de la liste. Testez. Pour quitter une liste, tapez deux fois Entrée après le dernier élément.  Listes à puces, listes numérotées et listes à plusieurs niveaux On utilise les trois boutons de liste du groupe Paragraphe. On peut également se servir des deux boutons suivants pour diminuer ou augmenter le retrait d’éléments de la liste, quand il s’agit d’une liste à plusieurs niveaux. Un élément de niveau inférieur a un plus grand retrait. Commencez par saisir la liste, en tapant Entrée après chaque élément, y compris le dernier (chaque élément de liste constitue un paragraphe). Puis sélectionnez-la. Cliquez alors WORD 2007 18 sur le bouton de liste de votre choix, pour obtenir soit une liste à puces, soit une liste numérotée, soit une liste à plusieurs niveaux. Pour modifier toutes les puces d’un même niveau, il suffit de cliquer sur l’une d’elles (toutes les autres sont alors sélectionnées), puis de la modifier (clic droit > Puces). 4. ALIGNEMENT DE TEXTE AVEC LES TABULATIONS Exemple : Pelouse de printemps ¬ verte Mer ¬ bleue Les deux espaces marqués par le caractère non imprimable ¬ ont été obtenus avec la touche de tabulation Tab " . Ce sont des marques de tabulation. Afin de disposer les textes qui suivent les marques de tabulation, il convient de définir la tabulation, c’est-à-dire son type et sa valeur. La valeur d’une tabulation représente la longueur de l’espace à partir de la marge de gauche. Procédure en utilisant la règle : 1. Choisir le type de tabulation en activant le bouton gauche de la règle ; 2. Sélectionner les paragraphes ; 3. Choisir la valeur de la tabulation (en cliquant ou en cliquant-glissant sur la règle).  Les 5 types de tabulations Ils correspondent aux 5 taquets suivants :  : aligne le texte à gauche (Tabulation Gauche) ;  : aligne le texte à droite (Tabulation Droite) ;  : centre le texte autour du taquet (Tabulation Centré) ;  : aligne les chiffres sur le séparateur décimal, symbolisé par le point (Tabulation Décimale) ;  : peu usité, insère une barre verticale (Tabulation Barre). Dans l’exemple pris en début de § 4 : - Choisissez le taquet de type Tabulation gauche  (cliquez dans la case à gauche de la règle jusqu’à l’apparition de ce taquet) ; - Sélectionnez les deux paragraphes ; - Cliquez sur la règle à 6 cm. On obtient : Pelouse de printemps verte Mer bleue Sur la règle, on peut obtenir un affichage précis des longueurs de tabulations, ainsi que les longueurs des marges et des retraits avec : Alt + clic sur un taquet de la règle ou Alt + cliqué-glissé sur le taquet à positionner. Testez.  Fenêtre « Tabulations » WORD 2007 19 Jusqu’à présent, nous nous sommes toujours servis de la règle pour définir les valeurs des tabulations. Il est aussi possible d’utiliser la fenêtre « Tabulations ». Procédez ainsi : Sélectionnez les lignes concernées, contenant les marques de tabulations, puis affichez la fenêtre « Tabulations » : cliquez sur le lanceur de Paragraphe ; dans la fenêtre « Paragraphe », activez le bouton Tabulations (en bas à gauche). Ou bien, plus rapidement : double-cliquez sur un taquet de tabulation situé sur la règle. La position d’un taquet (c’est la valeur de la tabulation) est calculée à partir de la marge gauche. Les points de suite sont des pointillés qui apparaissent dans l’espace de tabulation. On ne peut les obtenir qu’en passant par cette fenêtre (Exemple : Table des matières ....... page 8). Cette fenêtre permet de définir précisément plusieurs taquets de tabulation. Cliquez sur « Définir » après la définition de chacun. Pour finir, validez avec OK. Exemple : Nom ¬ ¬ Prénom ¬ ¶ Date de naissance ¬ ¬ Téléphone ¬ ¶ Pour mettre en forme ces deux paragraphes, sélectionnons-les ; puis, dans la fenêtre « Tabulations », définissons ainsi les 3 tabulations : - 1
taquet : Position 14, Alignement Gauche, Points de suite 2, puis Définir ; Validez avec OK. On obtient la nouvelle disposition : Nom………………¬…………………. ¬ Prénom…………¬………..….¶ Date de naissance………¬………… ¬ Téléphone……….¬…………..¶  Conservation des taquets L’appui sur Entrée préserve les tabulations du paragraphe précédent pour le nouveau paragraphe.  Suppression d’un taquet Cliquez-glissez hors de la règle le taquet que l’on veut supprimer (c’est également valable pour la tabulation barre). Ou bien, en passant par la fenêtre « Tabulations » : option « Effacer » ou « Effacer tout ». 5. BORDURE ET TRAME Sélectionnez le texte à encadrer, puis cliquez sur le bouton « Bordure et trame » situé dans le groupe Paragraphe si la bordure affichée vous convient, sinon sur le menu déroulant  de ce bouton pour choisir une autre bordure, ou une trame. WORD 2007 20 Si vous souhaitez encadrer tout le paragraphe, veillez à sélectionner aussi la marque de fin de paragraphe ¶. Sinon toutes les lignes sélectionnées sont encadrées séparément. Avoir prévu un paragraphe vide de sécurité en dessous de notre texte s’avère ici particulièrement utile. Sinon, difficile d’écrire en dessous du cadre… (Mais vous pouvez toujours supprimer le cadre. Sélectionnez le texte encadré. Puis choisissez l’option « aucune bordure »). La fenêtre « Bordure et trame » s’affiche en choisissant la dernière option « Bordure et trame » de la liste déroulante du bouton « Bordure et trame ». 6. REPRODUIRE LA MISE EN FORME  Un seul texte 1. Sélectionnez le texte dont vous souhaitez reproduire la mise en forme ; 2. Cliquez dans le groupe Presse-papiers (onglet Accueil) sur le bouton d’icône pinceau, d’étiquette « Reproduire la mise en forme ». Ce bouton est également disponible dans la mini barre d’outils. Le pointeur se transforme en petit pinceau ; 3. Cliquez-glissez sur le texte à mettre en forme.  Plusieurs textes Si vous avez plusieurs textes à mettre en forme : à l’étape n° 2, double-cliquez sur le bouton d’icône pinceau. Vous pouvez alors appliquer la mise en forme à tous les textes sur lesquels vous cliquerez-glisserez. Pour terminer, touche Echap, ou bien cliquez à nouveau sur le bouton du pinceau. 7. APPLIQUER DES STYLES La mise en forme d’un texte s’effectue également en appliquant des styles. L’importance des styles justifie qu’un chapitre leur soit consacré (Chapitre 6 - LES STYLES). 8. REVELER LA MISE EN FORME Pour révéler la mise en forme d’un texte, appuyez sur Maj + F1. Le volet « Révéler la mise en forme » apparaît à droite de l’écran. Il indique en détail la mise en forme du texte sélectionné. Ce volet permet également de comparer deux mises en forme de textes : sélectionnez le premier texte, cochez la case « Comparer avec une autre sélection », puis sélectionnez le second texte. Le volet affiche les différences de mises en forme. A droite de la seconde zone de saisie, l’activation de la flèche déroulante propose diverses options : sélection du texte du WORD 2007 21 document de même mise en forme, application au second texte de la mise en forme du premier, ou effacement de la mise en forme. Pour connaître la police d’un symbole, sélectionnez-le puis double-cliquez dessus. La fenêtre « Caractères spéciaux » s’affiche alors à l’onglet « Symboles » avec le caractère spécial sélectionné. WORD 2007 22 Chapitre 3 – TABLEAU Un document Word peut comporter des tableaux. On se servira : - Pour le créer : du bouton « Tableau » situé dans le groupe « Tableaux » de l’onglet « Insertion » ; - Des deux onglets supplémentaires qui s’affichent sur le ruban : un onglet « Création » et un onglet « Disposition » ; - Du clic droit sur le tableau qui permet d’accéder à diverses commandes. 1. CREER UN TABLEAU L’activation du bouton Tableau de l’onglet Insertion montre qu’il existe diverses méthodes pour créer un tableau : 1) On peut passer le pointeur sur le quadrillage en fonction des nombres de lignes et de colonnes souhaitées (qui sont modifiables ensuite), puis cliquer ; 2) Insérer un tableau Cliquez sur l’option « Insérer un tableau ». La fenêtre de même nom s’affiche. Paramétrez le tableau. Dans la zone « Comportement de l’ajustement automatique », trois options sont proposées : - Largeur de colonne fixe Si vous gardez l’option par défaut « Auto », le tableau s’étalera du retrait gauche jusqu’au retrait droit, sinon de la marge gauche à la marge droite. L’appellation « Largeur de colonne fixe » n’est pas tout à fait exacte, car la largeur de la colonne s’agrandit si le contenu d’une cellule « ne loge » pas. En revanche (d’où l’appellation de « colonne fixe »), si « le surplus » est supprimé, et même si tout le contenu de la colonne est supprimé, la colonne retrouve sa largeur initiale, contrairement à l’option suivante (Ajuster au contenu) ; - Ajuster au contenu Les largeurs des colonnes s’ajustent en fonction du contenu de la cellule « la plus remplie » dans chacune ; - Ajuster à la fenêtre Le tableau s’affiche un caractère avant le retrait gauche, et il peut s’étendre sur le côté droit au-delà de la page (le retrait droit pouvant être repoussé jusqu’au bout de la règle); les largeurs des colonnes dépendent de la cellule « la plus remplie » dans chacune. 3) Dessiner un tableau Cliquez sur l’option « Dessiner un tableau ». Le pointeur de la souris se transforme en stylet .. WORD 2007 23 Commencez par tracer la bordure extérieure : cliquez-glissez en diagonale, de l’angle supérieur gauche jusqu’à l’angle inférieur droit. Dès que cette bordure est tracée, s’affichent dans l’onglet Insertion, les deux onglets supplémentaires « Création » et « Disposition ». Puis tracez colonnes, lignes, cellules : cliquez-glissez, le trait se termine tout seul. Veillez à tracer les traits bien droits sinon Word les considère comme la bordure d’un nouveau tableau. Pour obtenir une largeur et une hauteur précises, vous pouvez vous aider des repères en pointillé qui apparaissent sur les règles horizontale et verticale pendant un cliqué-glissé. Elles sont graduées en cm. Pour les afficher, si nécessaire : à l’onglet Affichage, cochez la case Règle. En cas d’erreur, vous pouvez : - Utiliser temporairement la gomme : appuyez sur la touche Maj et cliquez sur le trait, ou bien cliquez-glissez sur plusieurs traits ; vous retrouverez ensuite le pointeur en stylet ; - Utiliser alternativement les boutons « Dessiner un tableau » et « Gomme » situés à droite du ruban sous l’onglet Création ; - Appuyer sur le bouton flèche « Annuler » 1 de la barre d’outils Accès rapide. Pour terminer, désactivez les modes « Dessiner un tableau » et « Gomme » en appuyant sur la touche Echap. 4) Insérer un tableau rapide Cliquez sur la commande « Tableaux rapides ». La galerie des tableaux prédéfinis s’affiche. Au passage du pointeur, une info-bulle donne des précisions sur chacun. Un clic droit sur un modèle affiche une liste d’options. Cliquez sur le modèle choisi pour l’insérer. Vous pourrez ensuite le modifier, d’où le terme de « modèle ». 2. POSITIONNER UN TABLEAU Cliquez-glissez sur la « poignée de déplacement », c’est-à-dire sur le carré contenant la croix fléchée, qui s’affiche quand on passe le pointeur près de l’angle supérieur gauche du tableau. Vous pouvez également utiliser la fenêtre « Propriétés du tableau ». Pour l’afficher : clic droit sur le tableau > Propriétés du tableau, ou bien, le curseur étant dans le tableau : cliquez sur le bouton « Propriétés » du groupe « Tableau », sous l’onglet Disposition. La fenêtre propose à l’onglet Tableau : - un habillage de texte autour du tableau ; - des options d’alignement du tableau : à gauche, centré, à droite. On peut saisir un retrait d’alignement à gauche, s’il n’y a pas d’habillage de texte autour du tableau. WORD 2007 24 3. SELECTIONNER  Avec la souris Pour sélectionner :  une cellule : cliquez dans la cellule sur son bord gauche (le pointeur est une flèche noire oblique 7 ), ou bien triple-cliquez dans la cellule ;  une ligne : cliquez devant (le pointeur est une flèche blanche oblique¯) ;  une colonne : cliquez au-dessus (le pointeur est une flèche noire verticale + ).  tout le tableau : cliquez sur sa poignée de dimensionnement (carré avec la croix fléchée situé à son angle supérieur gauche). Pour sélectionner des éléments adjacents, cliquez-glissez. Pour sélectionner des éléments non adjacents : sélectionnez le 1
, puis Ctrl + clic ou cliquez-glissez pour sélectionner les suivants.  Avec le ruban Après avoir placé le curseur dans la cellule, la colonne, la ligne ou le tableau à sélectionner, vous pouvez également activer le bouton « Sélectionner » situé sur le ruban (tout à gauche) dans le groupe « Tableau » sous l’onglet « Disposition ». Choisissez l’option souhaitée. 4. REDIMENSIONNER LE TABLEAU, LES COLONNES ET LES LIGNES  Pour redimensionner globalement le tableau Cliquez-glissez sur le petit carré  qui s’affiche quand on passe le pointeur près de l’angle inférieur droit du tableau. Le pointeur se transforme en double flèche oblique. Glissez vers l’intérieur du tableau pour le réduire ou vers l’extérieur pour l’agrandir.  Ajustement automatique Vous pouvez opter pour un ajustement automatique : clic droit sur le tableau, option « Ajustement automatique » ; vous avez le choix entre Largeur de colonne fixe, Ajuster au contenu ou Ajuster à la fenêtre (Cf. § 1).  Pour modifier la largeur d’une colonne Pointez sur la bordure droite de l’une de ses cellules. Quand le pointeur a la forme d’une double flèche, si vous souhaitez modifier la largeur de la colonne en entraînant : - la modification de la seule colonne à sa droite : cliquez-glissez ; - la modification de toutes les colonnes à droite : Ctrl + cliquez-glissez ; - aucune modification des colonnes à droite, mais la largeur du tableau est modifiée : Maj + cliquez-glissez. WORD 2007 25 Les colonnes situées à gauche de la colonne dont on modifie la largeur, demeurent de mêmes dimensions.  Pour modifier la hauteur d’une ligne La hauteur s’ajuste automatiquement en fonction du contenu. Pour la modifier, pointez sur la bordure inférieure de l’une de ses cellules, puis quand le pointeur a la forme d’une double flèche, cliquez-glissez. La hauteur du tableau est modifiée.  Tailles précises des lignes, des colonnes et des cellules (en cm ou en pourcentages) Pour définir précisément en cm les tailles des lignes et des colonnes, vous pouvez utiliser les zones de saisie des boutons « Hauteur » et « Largeur », situés à l’onglet Disposition dans le groupe « Taille de la cellule ». Sélectionnez les lignes ou les colonnes, et précisez la taille souhaitée. Le tableau sera redimensionné. Les autres lignes ou colonnes ne seront pas modifiées. Vous pouvez également utiliser la fenêtre « Propriétés du tableau ». Pour l’afficher, activez le lanceur du groupe « Taille de la cellule ». Elle contient les onglets « Ligne », « Colonne » et « Cellule ».  Largeur identique de colonnes ou largeur identique de lignes Sélectionnez les colonnes qui doivent avoir la même largeur, ou les lignes qui doivent avoir la même hauteur, ou bien tout le tableau, puis utilisez les boutons « Distribuer les lignes » ou « Distribuer les colonnes » situés dans le groupe « Taille de la cellule ». Les dimensions du tableau resteront inchangées. 5. AJOUTER DES LIGNES ET DES COLONNES Il y a deux méthodes :  Avec un clic droit sur la sélection Sélectionnez le nombre de colonnes ou de lignes que vous souhaitez insérer à gauche, à droite, au-dessus ou en-dessous. Le curseur étant dans le tableau, s’il n’y a pas de sélection préalable, une seule ligne ou une seule colonne peut être insérée. Puis, clic droit sur la sélection > Insérer. Choisir l’une des options proposées. Le nombre de lignes ou de colonnes insérées sera égal au nombre de lignes ou de colonnes sélectionnées, une seule à défaut de sélection.  En utilisant un bouton du ruban Comme précédemment, sélectionnez le nombre de lignes ou de colonnes, à côté desquelles se fera l’insertion. Ici encore, Le nombre de lignes (ou de colonnes) insérées sera égal au nombre de lignes (ou de colonnes) sélectionnées, une seule à défaut de sélection. Puis cliquez sur l’un des boutons suivant du groupe « Lignes et colonnes » : « Insérer au-dessus », « Insérer en-dessous », « Insérer à gauche » ou « Insérer à droite ». WORD 2007 26 6. FRACTIONNER OU FUSIONNER Fractionner un élément consiste à le transformer en plusieurs éléments. Fusionner des éléments consiste au contraire à les transformer en un seul. On peut fractionner ou fusionner des cellules, des lignes ou des colonnes, également fractionner le tableau.  Avec la gomme et le crayon Vous pouvez utiliser le crayon pour fractionner un élément, et la gomme pour fusionner des éléments (Cf. § 1 « Dessiner un tableau »). Sous l’onglet Création, le groupe « Traçage des bordures » dispose des deux boutons « Dessiner un tableau » et « Gomme ».  En utilisant les boutons du ruban « Fractionner les cellules », « Fusionner les cellules », « Fractionner le tableau » - Lignes et colonnes Sélectionnez le ou les élément(s). Cliquez sur le bouton « Fractionner les cellules » ou sur le bouton « Fusionner les cellules », situés dans le groupe « Fusionner » sous l’onglet Disposition ; - Fractionner le tableau Placez le curseur dans la ligne qui sera la 1
ligne du tableau du bas. Cliquez sur le bouton « Fractionner le tableau ». Le tableau est divisé en deux. 7. SUPPRESSION : TABLEAU, LIGNES, COLONNES OU CELLULES Sélectionnez ce que vous voulez supprimer : tableau, lignes, colonnes ou cellules. Appuyez sur la touche retour arrière (~). N’utilisez pas la touche Suppr, qui supprime les contenus des cellules, tandis que le quadrillage restera intact. On peut également utiliser le bouton « Supprimer » du groupe « Lignes et colonnes », sous l’onglet « Disposition ». 8. MISE EN FORME  Sans les styles Sélectionnez d’abord les éléments (cellules, lignes, colonnes ou tableau) que vous souhaitez mettre en forme. La mise en forme étudiée au chapitre 2 est applicable. - Bordures et trames Sous l’onglet Création, dans le groupe « Traçage des bordures », vous pouvez utiliser les trois menus déroulants pour définir le style, l’épaisseur et la couleur du trait, avant d’utiliser le stylet, en activant le bouton « Dessiner un tableau ». Vous pouvez procéder par clics ou par cliqué-glissé. WORD 2007 27 Dans le groupe « Styles de tableau », vous disposez de deux boutons avec menus déroulants le bouton « Trame de fond » et le bouton « Bordures ». La dernière commande de la liste déroulante du bouton « Bordures » permet d’accéder à la fenêtre « Bordure et trame ». Le bouton « Bordures » est un « bouton bascule ». Après application d’une bordure, si vous cliquez à nouveau sur le bouton, la bordure est supprimée. - Alignement Sous l’onglet Disposition, le « groupe Alignement » propose de nombreuses options permettant d’aligner le texte dans les cellules sélectionnées (à défaut de sélection, dans la cellule où est placé le curseur).  Avec les styles - Choix d’un style Placez le curseur dans le tableau. Sous l’onglet Création, le groupe « Options de style de tableau » affiche différentes options. Cochez les cases des lignes ou/et des colonnes que vous souhaitez mettre en valeur (vous pouvez n’en cocher aucune, les cocher toutes, ou en cocher plusieurs). Sous l’onglet Création, le groupe « Styles de tableau » affiche une galerie de styles. En cliquant sur les flèches à droite de la galerie, vous faites défiler les nombreux styles proposés. Pour modifier la taille de la galerie, pointez sur la bordure inférieure ; quand le pointeur a la forme d’une double-flèche, cliquez-glissez. Quand le pointeur passe sur un style, on peut visualiser son effet sur le tableau, et une info-bulle indique ses caractéristiques (trame, accent). - Créer un style Pour afficher la fenêtre « Créer un style à partir de la mise en forme » : - Onglet Accueil > cliquez sur le lanceur du groupe « Style » > dans le volet « Styles », cliquez sur le 1
bouton du bas de la fenêtre, d’info-bulle « Nouveau Style » ; - Ou bien : le curseur étant la cellule d’un tableau, onglet Création > cliquez dans le groupe « Styles de tableau » sur la flèche de la galerie d’info-bulle « Autres » > cliquez sur la commande « Nouveau style de tableau ». Après création, le nouveau style apparaît dans la galerie des styles. - Modifier un style Le curseur étant dans un tableau, clic droit sur le style à modifier dans la galerie du groupe « Styles de tableau » (onglet Création). Cliquez sur la commande « Modifier le style du tableau ». La fenêtre « Modifier le style » s’affiche. 9. UTILISATION  Se déplacer dans le tableau WORD 2007 28 On peut se déplacer dans un tableau avec la souris ou avec le clavier. Pour aller : - à la 1
cellule du tableau : Alt + N ; à la dernière cellule : Alt + Fin ; - à la cellule suivante : Tab (") ; à la cellule précédente : Maj + Tab ; - en début de cellule : N (Home) ; en fin de cellule : Fin.  Ecrire ou insérer divers éléments Pour écrire, vous procéderez communément ainsi : Cliquez dans une cellule ; écrivez-y le texte ; touche Tab pour passer à la cellule suivante ; et ainsi de suite. Le symbole ¤ s’affiche en fin de texte dans la cellule, quand le bouton « Afficher tout » ¶ est activé. La touche Tab étant utilisée pour passer à la cellule suivante, vous utiliserez la combinaison de touches Ctrl + Tab pour définir une tabulation dans le tableau. Dans une cellule, vous pouvez insérer non seulement un texte, mais également d’autres éléments (objets graphiques, tableaux, liens hypertextes).  Effacer le contenu de cellules Sélectionnez les cellules, puis appuyez sur la touche Suppr.  Conserver la ligne d’en-tête d’un tableau de plusieurs pages Si vous souhaitez que la ligne, ou les lignes, d’en-tête des colonnes du tableau se retrouve sur chaque page, sans devoir la réécrire : S’il n’y a qu’une ligne d’en-tête, placez-y le curseur. S’il y en a plusieurs, sélectionnez-
les. Puis cliquez sur le bouton « Répéter les lignes d’en-tête », situé dans le groupe « Données », sous l’onglet Disposition.  Trier les données Placez le curseur dans le tableau, puis affichez la fenêtre « Trier » en cliquant sur le bouton « Trier », situé dans le groupe « Données », sous l’onglet Disposition. Indiquez les options souhaitées. Si l’en-tête d’une colonne comprend plusieurs expressions (champs) séparées par une tabulation (saisie dans la cellule en tapant Ctrl+Tab), une virgule, un tiret, ou un autre séparateur, vous pouvez choisir de trier l’une de ces expressions, en utilisant le bouton « Options » de la fenêtre « Trier ». Exemple : tableau avec une colonne d’en-tête : Nom ¬ Prénom. Les données situées en-dessous doivent avoir exactement la même présentation : Nom (tabulation) Prénom. Le curseur étant dans le tableau, affichez la fenêtre « Trier ». Cochez la case « oui » indiquant qu’il y a une ligne d’en-tête. Cliquez sur le bouton « Options ». Le séparateur des champs est une tabulation. Validez. Dans la fenêtre « Trier » : - 1
clé : Nom - Type : Texte - Utilisant : choisissez « Nom » ou « Prénom » - Choisissez « Croissant » ou « Décroissant » - Validez.  Effectuer des calculs WORD 2007 29 Word est un traitement de texte, pas un tableur. Concernant les calculs, il convient souvent d’utiliser plutôt l’application Excel. Les séparateurs des milliers des nombres sur lesquels s’effectueront les calculs, doivent être saisis en espaces insécables, c’est-à-dire en tapant Ctrl + Maj + Espace. Placez le curseur dans la cellule prévue pour contenir le résultat, puis cliquez sur le bouton « Formule » f
du groupe « Données », sous l’onglet Disposition. La fenêtre « Formule » apparaît. Choisissez les options souhaitées. Après validation, le résultat s’affiche. Pour mettre à jour les résultats, s’il y a modifications des données, appuyez sur la touche F9 (qui est la touche de mise à jour des champs). 10. CONVERSION TABLEAU / TEXTE  Pour convertir un texte en tableau Sélectionnez le texte. Affichez la fenêtre « Convertir le texte en tableau » : cliquez sur le bouton « Tableau » de l’onglet Insertion > « Convertir le texte en tableau ». Indiquez les informations demandées, puis validez.  Pour convertir un tableau en texte Sélectionnez le tableau. Affichez la fenêtre « Convertir le tableau en texte » : cliquez sur le bouton « Convertir en texte », situé dans le groupe « Données » sous l’onglet Disposition. Choisissez le séparateur. Validez. 11. INSERTION D’UN TABLEAU EXCEL Voir chapitre 1, § 10 « Liens et incorporation d’objets ».  Insertion d’un tableau Excel existant Copiez le tableau. Puis cliquez sur le menu déroulant du bouton Coller (onglet Accueil, groupe Presse-papiers), et choisissez « Collage spécial ». Dans la fenêtre « Collage spécial », choisissez « Coller » en tant que « Feuille Microsoft Office Excel Objet ». Le tableau Excel est incorporé à l’emplacement du curseur dans le document Word. Juste après le collage, vous pouvez cliquez sur le bouton « Options de collage » qui apparaît à côté du tableau et choisir l’une des deux dernières options qui permettent de lier le tableau. Quand le tableau est lié, il n’est pas incorporé dans le document. En revanche, les modifications effectuées (et validées) au tableau sous Excel seront répercutées dans le document Word ; si nécessaire : clic droit sur le tableau > Mettre à jour les liaisons.  Création et insertion d’un nouveau tableau Excel WORD 2007 30 Pour afficher la feuille de calcul Excel dans laquelle vous allez saisir les données du tableau : sous l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton « Tableau », puis sur la commande « Feuille de calcul Excel ». Saisissez vos données. Vous pouvez modifier les dimensions de la feuille en cliquant-
glissant sur l’une des poignées de dimensionnement Þ. Pour terminer, cliquez hors du tableau, sur le document Word. Pour modifier le tableau Excel : - Double-cliquez dessus ; - Ou bien : clic droit > Objet Feuille de calcul > Ouvrir. La fenêtre est plus grande. WORD 2007 31 Chapitre 4 – OBJETS GRAPHIQUES Dans un document Word, on peut insérer des tableaux, également d’autres objets : - Des images - Des formes - Des SmartArts - Des graphiques - Des WordArts Pour insérer l’un de ces objets, on se servira naturellement de l’onglet « Insertion », groupe « Illustrations » pour les quatre premiers, du groupe « Texte » pour un objet WordArt. En plus des commandes du ruban, un clic droit sur l’objet permet d’accéder à diverses commandes. Pour sélectionner un objet, cliquez dessus. S’il s’agit d’un objet forme non vide (contenant au moins un caractère imprimable ou non), cliquez sur son contour. Pour redimensionner un objet, sélectionnez-le, puis pointez sur l’une des poignées du pourtour (rond, carré ou pointillé) ; quand le pointeur a la forme d’une double flèche, cliquez-
glissez. En cliquant-glissant sur la poignée d’un angle, l’objet garde ses proportions initiales. Pour définir une taille précise, ouvrez l’onglet Format (Mise en forme, si l’objet est un graphique), et utilisez le groupe « Taille ». Pour pivoter ou retourner un objet quand cela est possible (c’est impossible par exemple pour un graphique), sélectionnez-le et cliquez-glissez sur la poignée de rotation (rond vert) ; ou bien utilisez le bouton « Rotation » situé sous l’onglet Format, dans le groupe « Organiser ». Pour supprimer un objet, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr. × STYLES D’HABILLAGE et POSITIONNEMENT D’UN OBJET Un objet graphique est inséré dans un document avec un style d’habillage.  Procédures pour définir le style d’habillage Pour choisir le style d’habillage, il existe deux procédures : - Avec le ruban Sélectionnez l’objet, puis sous l’onglet supplémentaire « Format » (onglet « Mise en forme » si l’objet est un graphique), dans le groupe « Organiser », cliquez sur le bouton « Habillage du texte ». - Avec la fenêtre « Format de l’objet » (si l’objet est une image ou une forme) Pour afficher cette fenêtre : clic droit sur l’objet > « Format de l’objet ». Ouvrez l’onglet « Habillage ».  Objet aligné sur le texte ou objet flottant – Positionnement Selon l’habillage qu’il reçoit, l’objet est plus ou moins facilement déplaçable. Pour le déplacer : pointez dessus, puis quand le pointeur a la forme d’une croix fléchée, double-
cliquez. WORD 2007 32 - Soit l’objet est aligné sur le texte. Il est alors déplaçable comme un caractère. On ne peut pas le déplacer sur des espaces vides du document (c’est-à-dire en dehors de tout caractère) ; - Soit l’objet a reçu un autre style d’habillage. Il est alors déplaçable n’importe où dans le document, il est qualifié d’objet flottant. Il est facilement déplaçable à la souris. Pour de petits déplacements : Ctrl + flèches du clavier. Pour une disposition précise, affichez la fenêtre « Mise en page avancée » : sur le ruban, après activation du bouton « Habillage du texte » ou du bouton « Position », choisir « Autres options de disposition » ; ou bien, dans la fenêtre « Format de l’objet », choisir l’option « Avancé ».  Positions prédéfinies de l’objet sur la page Après sélection de l’objet, l’activation du bouton « Position » (onglet Format, groupe Organiser) propose sous le titre « Avec habillage du texte » neuf positions de l’objet sur la page, avec un habillage « Encadré », que vous pouvez modifier après avoir choisi la position. × ANCRAGE DES OBJETS FLOTTANTS Bien que librement déplaçable, un objet flottant est toujours attaché à un paragraphe : il est « ancré ». Quand l’objet est sélectionné et que le bouton « Afficher tout » ¶ (onglet Accueil) est activé, une ancre indique à quel paragraphe est attaché l’objet. Elle est située dans la marge de la 1
ligne de ce paragraphe. Si on déplace l’objet pour le mettre dans un autre paragraphe, l’ancre se déplace également. Elle se place en marge de la 1
ligne de ce nouveau paragraphe. Si on copie, coupe, colle ou supprime un paragraphe, l’objet auquel il est rattaché est également copié, coupé, collé ou supprimé. Pour que l’objet reste ancré au même paragraphe, en pouvant être déplacé sur la page (et seulement sur cette page) : cliquez sur le bouton « Position » > « Autres options de disposition », puis dans la fenêtre « Mise en page avancée », ouvrez l’onglet « Positionnement de l’image » et cochez la case « Ancrer ». L’ancre devient figée, un cadenas s’affiche à côté. × ZONE DE DESSIN  Utilité de la zone de dessin Une zone de dessin est un cadre qu’il est parfois utile de créer pour y insérer des objets (deux au minimum). On peut par exemple y placer une image, un graphique, un WordArt, deux formes reliées par une ligne (connecteur). - La sélection et l’alignement d’objets de types différents ne peuvent être réalisés que si ces objets sont placés dans une zone de dessin. - Une zone de dessin permet de redimensionner et de déplacer tous les objets qu’elle contient à la fois. WORD 2007 33 - On ne peut tracer des traits reliant deux formes (ces traits sont appelés des « connecteurs ») que si ces formes sont situées dans une zone de dessin.  Insertion et positionnement dans un document d’une zone de dessin Pour insérer une zone de dessin, cliquez sur « Formes » > « Nouvelle zone de dessin ». Pour déplacer la zone : pointez sur son cadre, puis quand le pointeur a la forme d’une croix fléchée, cliquez-glissez.  Format d’une zone de dessin - Comme à toute forme, on peut lui appliquer une bordure, un remplissage, une taille précise, un style d’habillage. Affichez la fenêtre « Format de la zone de dessin » : clic droit > « Format de la zone de dessin ». - Une zone de dessin n’a pas de poignées de dimensionnement, mais des poignées de rognage (marques noires). Sa réduction est cependant limitée, pour ne pas rogner son contenu. - Pour l’agrandir un peu, son cadre restant à égale distance des objets qu’elle contient : clic droit > Agrandir. D’autres clics continueront de l’agrandir. - Pour l’ajuster à son contenu : clic droit > Ajuster.  Redimensionner tous les objets de la zone, tout en gardant la même échelle pour tous Pour cela : clic droit > Mettre le dessin à l’échelle, puis cliquez-glissez sur une poignée (marques noires). × SELECTION DE PLUSIEURS OBJETS Pour pouvoir sélectionner plusieurs objets flottants (aucun ne doit avoir l’habillage « Aligné sur le texte »), ils doivent être de même type, ou bien être contenus dans une zone de dessin (voir § précédent ZONE DE DESSIN). On utilise la procédure habituelle : sélectionnez le premier, puis Ctrl + clic pour chacun des objets suivants à sélectionner. × ALIGNER Sélectionnez les objets, puis activez le bouton « Aligner », situé dans le groupe « Organiser » sous l’onglet Format. 1. FORMES Sous l’onglet Insertion, groupe « Illustrations », cliquez sur le bouton « Formes ». Une galerie de formes s’affiche. Sont d’abord proposées les formes récemment utilisées. La dernière option est « Nouvelle zone de dessin » (étudiée plus haut). WORD 2007 34 Entre les deux, il y a 6 catégories de formes : Lignes, Formes de base, Flèches pleines, Organigrammes, Bulles et légendes et Etoiles et bannières.  Insertion de la forme Cliquez sur la forme choisie. Sur le document, le pointeur prend la forme d’une croix noire . Soit vous cliquez pour insérer la forme standard. Soit vous cliquez-glissez pour lui donner la forme souhaitée. Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Maj, la forme sera régulière, elle ne sera pas déformée. Par exemple, la forme « Ellipse » sera un cercle. Si vous cliquez-glissez en appuyant sur la touche Ctrl, vous dessinerez la forme à partir de son centre.  Poignée jaune Certaines formes, quand elles sont sélectionnées, affichent une poignée sous forme d’un losange jaune. Cette poignée est appelée « poignée d’ajustement ». En cliquant-glissant dessus, on modifie l’apparence de l’objet. Exemple : insérez la forme d’info-bulle « Sourire » (catégorie « Formes de base », d’icône une tête souriante) ; en cliquant-glissant sur la poignée d’ajustement, vous changez l’expression.  « Courbe », « Forme libre » et « Dessin à main levée » Ce sont les info-bulles de trois formes appartenant à la catégorie « Lignes ». Elles se distinguent des autres par les formes particulières qu’elles permettent d’obtenir, et par l’utilisation spécifique de chacune : - Forme « Dessin à main levée » C’est la dernière forme de la catégorie « Lignes ». Le pointeur prend la forme d’un crayon, avec lequel on peut dessiner. Pour terminer le tracé avec l’une des deux formes suivantes (« Courbe » et « Forme libre »), soit on double-clique, soit on clique sur le point de départ pour obtenir une forme fermée. - Forme « Courbe » On commence par cliquer. Puis on glisse le pointeur (sans cliquer) pour tracer un trait. On clique à nouveau pour obtenir un angle arrondi. On continue ainsi jusqu’à obtention de la forme souhaitée : clic puis glisse. - « Forme libre » Cette forme offre deux possibilités : - On peut procéder comme précédemment : clic puis glisse. Avec cette forme, les angles ne sont pas arrondis ; - On peut également ici cliquer-glisser. Le pointeur prend la forme d’un crayon, avec lequel on peut dessiner. Pour modifier un tracé réalisé à partir de l’une de ces trois formes, on agit sur ses points. Pour les afficher, clic droit > Modifier les points. WORD 2007 35 Pour déplacer un point, cliquez-glissez dessus. Pour ajouter et déplacer un point, cliquez-glisser sur le tracé. Pour supprimer un point : Ctrl + clic sur le point. Un clic droit sur un point permet en particulier de choisir l’option Fermer ou Ouvrir la trajectoire.  Mise en forme Double-cliquez sur l’objet ou sur son contour. L’onglet « Format » qui s’affiche présente de nombreuses possibilités de mise en forme.  Connecteurs Dans la catégorie « Lignes », les 6 formes précédant les trois formes que l’on vient de voir, sont appelées dans leur info-bulle « Connecteurs ». Les connecteurs permettent de relier deux formes situées dans une zone de dessin. Procédez ainsi : - Deux formes étant dans une zone de dessin, choisissez la forme connecteur souhaitée ; - Approchez le pointeur de la 1
forme, cliquez sur un point de connexion bleu ; - Glissez la souris, sans cliquer ; - Approchez le pointeur de la 2
forme, cliquez également sur un point de connexion bleu. Les deux formes sont reliées par le connecteur. Elles le restent même si on les déplace. Si on sélectionne le trait (en cliquant dessus), un rond rouge apparaît aux deux points de connexion, matérialisant l’attachement du connecteur à chaque forme. Si on souhaite que le connecteur relie les deux formes le plus simplement possible : clic droit sur le connecteur > Rediriger les connecteurs.  Zones de texte Pour afficher du texte sur une forme : - Soit : clic droit > Ajouter du texte. La forme devient, et restera, une « zone de texte » ; - Soit vous insérez dans la forme une forme « Zone de texte » : onglet Insertion, groupe Texte, activez le bouton « Zone de texte », puis choisissez la zone de texte souhaitée. La forme « Zone de texte » est également présente dans la catégorie « Formes de base », il s’agit de la première forme. Avec un clic droit sur le contour de la zone de texte, vous pouvez accéder à la commande « Format de la zone de texte » qui ouvre une fenêtre de même nom. Quand une zone de texte est pleine, son contenu peut se poursuivre dans une autre zone de texte. On peut ainsi « lier » plusieurs zones de texte. Pour lier deux zones, procédez ainsi : - Commencez par vérifier que la 2
zone dans laquelle sera « vidé » le texte en surplus, soit vide. Activez le bouton « Afficher tout » ¶. Dans cette 2
zone, il ne doit être affiché que le caractère ¶ ; - Sélectionnez la 1
zone ; - Cliquez sur le bouton « Créer un lien » situé sous l’onglet Format, dans le groupe « Texte » ; WORD 2007 36 - Le curseur a pris la forme d’un pichet. Versez ce pichet dans la 2
zone. Pour supprimer le lien entre les deux zones de texte, sélectionnez la 1
zone, puis activez le bouton « Rompre la liaison » du groupe « Texte ».  Changer de forme Vous pouvez changer de forme, en conservant le format et le texte de la présente forme : sélectionnez la forme, puis cliquez sur le bouton « Modifier la forme » sous l’onglet Format, dans le groupe « Styles de formes » ou « Style des zones de texte ». Choisissez la nouvelle forme. 2. IMAGES On peut insérer une image clipart (fournie par Word), également une image importée d’un fichier.  Choix de l’image - Image clipart Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, activez le bouton « Images clipart ». A droite de l’écran, s’affiche le volet « Images clipart ». Cliquez sur l’image choisie, ou bien sur la droite de cette image, afin d’ouvrir un menu qui contient différentes commandes parmi lesquelles « Insérer ». Un clipart est généralement constitué de plusieurs parties. Pour modifier l’image : clic droit > Modifier l’image (le 1
). Le clipart est automatiquement inséré dans une zone de dessin. Chacune de ses parties est modifiable comme une forme. - Image importée d’un fichier Activez le bouton « Image ». Dans la fenêtre « Insérer une image » qui s’affiche, cherchez le fichier, puis double-cliquez sur l’image pour l’insérer dans le document.  Mise en forme La sélection de l’image ouvre l’onglet supplémentaire « Format ». Il offre de nombreuses possibilités de formatage. 3. WORDARTS WordArt : traduisez par « l’art du mot », texte mis sous forme artistique. Pour insérer un WordArt, cliquez sur le bouton « WordArt » dans le groupe « Texte », sous l’onglet « Insertion ». WORD 2007 37 4. SMARTARTS L’info-bulle du bouton « SmartArt », situé dans le groupe « Illustrations », précise qu’un graphique SmartArt permet de « communiquer visuellement des informations ». Cliquer sur le bouton « SmartArt » affiche la fenêtre « Choisir un graphique SmartArt ». Il existe sept types de SmartArt, proposant chacun plusieurs modèles. Sélectionnez à gauche un type, puis au centre un modèle. Validez. Vous pouvez saisir un texte soit directement dans le graphique, soit dans le volet qui s’affiche en cliquant sur les flèches à gauche du graphique. Quand le SmartArt ou l’une des formes qu’il contient, est sélectionné, les Outils SmartArt peuvent s’afficher, répartis sur deux onglets : Création et Format. 5. GRAPHIQUES La création d’un graphique s’effectue avec Excel, sinon avec MS Graph. Cliquez sur le bouton « Graphique ». La fenêtre « Insérer un graphique » apparaît. A gauche, choisissez un type de graphique, puis au centre choisissez un modèle. Validez. Une feuille de calcul Excel s’affiche à droite. Elle contient un tableau de données, encadré d’une bordure bleue. Le graphique correspondant s’affiche à gauche dans le document Word. Saisissez vos propres données dans le tableau. Vous pouvez ajouter, ou supprimer des lignes et des colonnes de données. Pour supprimer lignes et colonnes, cliquez-glissez sur le coin inférieur droit du tableau. Chaque modification de données (après validation) se répercute aussitôt sur le graphique contenu dans le document Word. Lorsque le graphique est sélectionné, les Outils de graphique, peuvent s’afficher, répartis sur trois onglets : Création, Disposition et Mise en forme. WORD 2007 38 Chapitre 5 – MISE EN PAGE  Mise en page avant impression Avant d’imprimer un document, il est souvent important de vérifier, et de modifier si nécessaire, sa mise en page. Vous pouvez avoir un aperçu de votre document en activant la commande « Aperçu avant impression » : bouton Office > Imprimer > Aperçu avant impression. Il est vivement conseillé de mettre le bouton « Aperçu avant impression » dans la barre d’outils Accès rapide. Sur le document, le pointeur se transforme en loupe. Si vous désactivez le bouton « Loupe », vous pourrez modifier le document. Le ruban dispose de nombreuses commandes de mise en page.  Outils de mise en page On utilisera souvent l’onglet Mise en page (dont les commandes ne sont accessibles que si une imprimante a été installée), l’onglet Insertion également, et parfois les règles (pour les afficher, cliquez sur le bouton d’info-bulle « Règle » situé en haut de la barre de défilement).  Mises en page distinctes dans un même document : création de section Par défaut, un document constitue une seule section. La même mise en page est automatiquement reproduite d’une page à l’autre, sauf si l’on crée une nouvelle section. A cette nouvelle section, on pourra appliquer une mise en page propre. Pour créer un saut de section : sous l’onglet Mise en page, dans le groupe « Mise en page », activez le bouton « Sauts de pages » et cliquez sur le type de saut de section souhaité. Excepté le saut de section continu, les autres types de sauts de section créent une nouvelle page. Il est pratique d’afficher les numéros de section sur la barre d’état (barre en bas de l’écran, juste au-dessus de la barre des tâches) : clic droit sur la barre > cochez « Section ». Pour distinguer le saut de section, activez le bouton « Afficher tout » ¶. Le saut de section est matérialisé par une double ligne de pointillé. Un saut de section contient la mise en page de la section précédente. Effectuer un copier/coller d’un saut de section (double ligne de pointillé) permet ainsi d’affecter une mise en page. Pour sélectionner la double ligne, cliquez devant dans la marge ; si nécessaire, faire préalablement un saut de ligne (Entrée) devant la double ligne. Après sélection, le saut de section peut être déplacé, copié ou supprimé, en fonction des mises en page souhaitées. 1. TAILLE ET DISPOSITION Par défaut, la taille de la page est le format A4, c’est-à-dire 21  29,7 cm (norme française). On peut choisir une autre taille, après activation du bouton « Taille », situé dans le WORD 2007 39 groupe « Mise en page ». La commande « Autres tailles de papier » permet de définir une taille autre que celles proposées, sous l’onglet « Papier » de la fenêtre « Mise en page ». Cette fenêtre contient également l’onglet « Disposition ». Elle permet notamment de choisir un alignement vertical. Par défaut, cet alignement est « Haut ». Il peut être Centré, Justifié ou Bas. Ces éléments de mise en page ne peuvent s’appliquer qu’à une page entière. Si on applique l’un d’eux sur un texte comprenant un saut de section « Continu », en précisant dans la fenêtre Mise en page « Appliquer à cette section », le type est automatiquement changé en saut de section « Page suivante ». 2. LES MARGES Par définition, les marges sont les espaces blancs laissés non imprimés, sur lesquels on décide de ne pas écrire. Il y en a 4 : en haut, en bas, à gauche et à droite. Elles sont bien visibles en mode Page, mode habituel d’écriture d’un document (onglet Affichage, groupe « Affichages document », le bouton Page est activé). Les 4 parties bleues des règles horizontales et verticales indiquent leur largeur. Par défaut, elles sont égales à 2,5 cm. Pour modifier la taille d’une marge, il y a deux méthodes possibles : - Avec la règle Pointez sur l’extrémité de la partie bleue correspondant à la marge à redimensionner. Quand le curseur prend la forme d’une double flèche ~ , cliquez-glissez. En appuyant simultanément sur la touche Alt, les dimensions en cm apparaissent sur la règle. - Avec le ruban La méthode est plus précise, et elle ne risque pas, comme la précédente, de déplacer des marques de retrait ou de tabulation. Activez le bouton « Marges » situé dans le groupe « Mise en page ». La commande « Marges personnalisées » ouvre la fenêtre « Mise en page ». En ouvrant le premier onglet « Marges » de cette fenêtre, on peut définir des dimensions autres que celles proposées. Si un saut de section de type continu a été inséré en cours de page, les dimensions des marges peuvent différer dans la même page, d’une section à l’autre. 3. ORIENTATION Cliquez sur le bouton « Orientation », situé dans le groupe « Mise en page ». Par défaut, l’orientation est verticale (Portrait). On peut la choisir horizontale (Paysage). Pour appliquer l’orientation souhaitée à une section, il est nécessaire d’ouvrir la fenêtre « Mise en page », à l’onglet « Marges », puis de préciser « Appliquer à partir de cette section ». WORD 2007 40 L’orientation ne peut s’appliquer qu’à une page entière. Si on applique l’un d’eux sur un texte comprenant un saut de section « Continu », en précisant dans la fenêtre Mise en page « Appliquer à cette section », le type est automatiquement changé en saut de section « Page suivante ». 4. PAGE DE GARDE Word propose des pages de garde. Pour en disposer : sous l’onglet Insertion, dans le groupe « Pages », cliquez sur le bouton « Page de garde » pour accéder à la galerie. Saisissez vos données. Si vous souhaitez changer de modèle, la nouvelle page de garde conserve les données. 5. ARRIERE-PLAN ET BORDURE Sous l’onglet « Mise en page », dans le groupe « Arrière-plan de page », on peut activer trois boutons permettant de choisir un filigrane, une couleur de remplissage et une bordure de page.  Application d’un filigrane Un filigrane s’applique automatiquement à tout le document. On ne peut pas l’appliquer qu’à une partie du document, même en créant une section.  Application d’une bordure ou d’une trame Pour appliquer une bordure de page ou une trame de fond (appelée aussi couleur de page ou remplissage) à une section, il faut afficher la fenêtre « Bordure et trame » : sous l’onglet Mise en page, cliquez sur le lanceur du groupe Mise en page ; la fenêtre « Mise en page » apparaît ; ouvrez l’onglet « Disposition » ; cliquer sur « Bordures » permet d’afficher la fenêtre « Bordure et trame ». Dans cette fenêtre, sous l’onglet « Bordure de page », on peut paramétrer une bordure et préciser « Appliquer à cette section ». Si une page contient un saut de section de type Continu, la bordure est appliquée à toute la page. Les deux autres onglets de cette fenêtre « Bordures » et « Trame » ne s’appliquent qu’aux paragraphes ou au texte sélectionné(s). 6. EN-TETE ET PIED DE PAGE Un en-tête est une insertion d’éléments dans la marge du haut. Un pied de page est une insertion d’éléments dans la marge du bas. Outre du texte, ils peuvent comprendre des objets graphiques.  Insertion d’un en-tête, d’un pied de page ou d’un numéro de page WORD 2007 41 Il suffit de double-cliquer dans la marge du haut ou dans la marge du bas pour afficher les « Outils des en-têtes et pieds de page », sous l’onglet supplémentaire « Création ». Pour retourner dans le corps du document, double-cliquez dessus. Pour ouvrir cet onglet, il est également possible de commencer par choisir un modèle : sous l’onglet Insertion, dans le groupe « En-tête et pied de page », activez le bouton correspondant à l’élément que vous souhaitez créer (« En-tête », « Pied de page » ou « Numéro de page »), puis choisissez votre modèle dans une galerie.  Ajouts, modifications et mise en forme Dans un en-tête ou un pied de page, vous pouvez écrire, insérer des objets graphiques, une date, un QuickPart, mettre en forme (police, bordure, trame), comme dans le corps du document. Les éléments insérés peuvent déborder de la zone de l’en-tête ou du pied de page, voire être entièrement hors zone. On peut par exemple insérer une image avec l’habillage « Derrière le texte », puis la déplacer par cliqué-glissé jusque dans le corps du texte. Certains en-têtes, pieds de page ou numéros de pages comportent une forme (Cf. chapitre 4 OBJETS GRAPHIQUES, § 1 Formes). Afin de sélectionner la forme d’un numéro de page, il est nécessaire que le curseur soit dans l’en-tête ou dans le pied de page. Quand on sélectionne la forme, un onglet supplémentaire « Format » s’affiche, permettant de modifier sa mise en forme et de la positionner par rapport au texte. Si elle contient un texte, il est également possible de l’orienter, également de lier cette forme à une autre.  Insertion d’un en-tête ou d’un pied de page propre à une section La création d’une section ne suffit pas pour lui appliquer son propre en-tête ou son propre pied de page. A chaque en-tête et à chaque pied de page, il sera indiqué (s’il y a eu création de section) la mention « Identique au précédent ». Pour insérer un en-tête ou un pied de page distinct, il faut commencer par désactiver l’option par défaut « Lier au précédent » : le curseur étant dans la zone d’en-tête ou de pied de page, cliquez dans le groupe « Navigation » sur le bouton « Lier au précédent ». La mention « Identique au précédent » s’efface de l’en-tête ou du pied de page sur toutes les pages de la section. Il est dès lors possible de saisir un en-tête ou un pied de page propre à la section. 7. DISPOSITION EN COLONNES Par défaut, un texte est présenté sur une seule colonne. Concernant cette mise en page, il n’est pas nécessaire de créer une section spéciale, constituée du texte à disposer en colonnes. Word la crée en effet automatiquement.  Mise en colonnes Pour disposer un texte sur plusieurs colonnes, procédez ainsi : WORD 2007 42 - Vérifiez d’abord que le texte à mettre en colonnes est suivi d’un paragraphe, même vide (sinon, tapez Entrée à la fin du texte) afin de pouvoir retrouver la mise en page du texte précédent ; - Sélectionnez le texte. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en créer un en tapant sans espace =rand (8,3) ou bien =lorem(8,3). Un texte de 8 paragraphes de 3 phrases chacun s’affichera ; - Vous pouvez le justifier : onglet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton d’info-bulle « Justifier ». Vous pourrez également le justifier, une fois qu’il sera disposé en colonnes ; - Mise en colonnes : onglet « Mise en page », groupe « Mise en page », cliquez sur le bouton Colonnes. Sélectionnez le nombre de colonnes et la disposition souhaitée. En choisissant la dernière commande « Autres colonnes », vous affichez la fenêtre « Colonnes », qui permet en particulier de définir la largeur et l’espacement des colonnes. En activant le bouton « Afficher tout » ¶, on voit que Word a créé automatiquement une section pour distinguer cette nouvelle présentation. Le texte en colonnes est entouré de deux sauts de section, matérialisés par deux doubles lignes de pointillé, l’une placée juste avant et l’autre juste après le texte en colonnes.  Coupure d’un mot en fin de ligne Par défaut, les mots ne sont pas coupés en fin de ligne. Lorsque les lignes sont courtes, ce qui est le cas pour un texte présenté en colonnes, il apparaît utile que les mots soient éventuellement coupés en fin de ligne. Par défaut, la coupure des mots s’applique à tout le document. Sinon, sélectionnez la partie du texte où vous souhaitez l’appliquer. Sous l’onglet « Mise en page », dans le groupe « Mise en page », cliquez sur « Coupure de mots ». Choisissez les options souhaitées.  Modifier la largeur des colonnes Placez le curseur dans le texte en colonnes. Il y a deux méthodes pour modifier la largeur des colonnes : - Sur la règle Sur la règle, cliquez-glissez sur une extrémité de colonnes : le pointeur prend la forme d’une double-flèche ÷ et une info-bulle indique « Marge de droite » ou « Marge de gauche ». - Avec la fenêtre « Colonnes » Affichez la fenêtre « Colonnes » : Bouton Colonnes > Autres commandes. Ou plus rapidement : double-cliquez dans la règle sur un séparateur de colonnes (pointeur ÷). Contrairement à la méthode précédente, cette méthode a l’avantage de ne pas risquer de déplacer un retrait ou un taquet de tabulation.  Suppression de la présentation en colonnes A la fois pour annuler la présentation en colonnes, et pour supprimer les sauts de section qui ont été automatiquement créés, supprimez les deux sauts de section qui encadrent la disposition en colonnes. Pour chacun, cliquez devant, puis appuyez sur la touche Suppr. WORD 2007 43 Chapitre 6 – LES STYLES Un style est constitué d’un ensemble d’attributs auquel on a donné un nom. On peut par exemple créer un style de caractère, que l’on nomme GGR, et qui permettra d’appliquer la mise en forme : police Garamond en gras, en rouge. On définit des styles de caractères (mise en forme de la police), également des styles de paragraphes (retrait, tabulations, mise en forme des caractères, etc.), de listes (niveaux, types de puces, polices, etc.), de tableaux (nombre de lignes et de colonnes, bordure, trame, etc.). Pour définir le style d’un élément, on peut se servir de styles d’autres éléments. Un style offre l’intérêt d’être applicable à volonté et rapidement : sélection du texte, clic sur le style à lui appliquer. Si on le modifie, tous les textes du document auxquels on a appliqué le style, seront automatiquement modifiés en conséquence. Il est par exemple plus rapide de sélectionner un texte et de lui appliquer le style GGR (Garamond, Gras, Rouge) d’un seul clic, plutôt que de lui appliquer successivement les trois mises en forme. 1. LA GALERIE DES STYLES RAPIDES ET LA FENETRE « STYLES »  La galerie des styles rapides Les styles rapides (qualifiés ainsi car directement applicables) sont exposés dans la galerie du groupe « Style », sous l’onglet Accueil. Utilisez les flèches à droite de la galerie. En passant le pointeur dessus, on peut visualiser leurs effets sur le texte sélectionné. Sont présents dans la galerie les styles qui sont censés le plus servir.  La fenêtre « Styles » Pour afficher la fenêtre « Styles », cliquez sur le lanceur du groupe « Style ». Par cliqué-glissé sur le contour de la fenêtre, on peut l’agrandir ou la réduire. Par cliqué-
glissé sur sa barre de titre, on peut la déplacer ; pour la replacer à l’état initial, double-cliquez sur sa barre de titre. Quand on pointe sur un style ou sur une mise en forme, une info-bulle indique ses caractéristiques. Le bouton « Options » ouvre une fenêtre qui permet d’indiquer les styles et les mises en forme que l’on souhaite voir affichés. Dans la rubrique « Sélectionner les styles à afficher » : - « En cours d’utilisation » : sont affichés les styles utilisés dans le document ; - « Dans le document actif » : sont affichés tous les styles déjà utilisés, y compris ceux qui ne sont plus appliqués ; - « Recommandé » : cette option permet de choisir les styles qui seront affichés dans la fenêtre, notamment les styles prédéfinis. Ouvrez la fenêtre « Gérer les styles » à l’onglet « Recommander ». Le cadre central liste tous les styles prédéfinis ainsi que les styles déjà utilisés dans le document, avec des numéros de priorité d’affichage. Quatre boutons permettent de changer ces ordres de priorité : Monter, Descendre, Placer en dernier (le style ne sera pas affiché) et Affecter une valeur WORD 2007 44 (on saisit le chiffre de priorité). Trois autres boutons permettent de masquer ou de rendre visibles des styles : Afficher, Masquer jusqu’à utilisation et Masquer. Pour supprimer un style de la galerie, (il n’apparaîtra plus que dans la fenêtre « Styles ») : clic droit > Supprimer de la galerie de styles rapides. De même, avec un clic droit sur un style de la fenêtre « Styles », on peut activer : Ajouter à la galerie de styles rapides. 2. APPLICATION D’UN STYLE On peut appliquer un style à partir de la galerie ou à partir de la fenêtre « Styles ». Le principe est le même : sélection du texte, puis clic sur le style. On peut également afficher la boîte de dialogue « Afficher les styles », en tapant : Ctrl + Maj + S (S comme Styles), ce qui est nécessaire quand le style n’est pas présent dans la fenêtre « Styles ». 3. LES TYPES DE STYLES SELON LA NATURE DU TEXTE Il existe différents types de styles selon la nature du texte auquel on souhaite qu’ils s’appliquent :  Le style de caractère Sans sélection préalable, il s’appliquera au mot dans lequel est placé le curseur. En fait, s’il n’y a pas de sélection « manuelle », Word effectue la sélection automatique du mot. Si un texte est sélectionné, il lui sera appliqué. Dans la fenêtre « Styles », les noms des styles de caractères sont suivis de la lettre a. Exemples : les styles prédéfinis Emphase, Référence, Accentuation, Elevé sont des styles de caractères. Testez-le : placez le curseur dans un mot ou sélectionnez un texte, puis pointez sur l’un de ces styles (tant que vous ne cliquerez pas sur le style, ce ne seront que des aperçus permettant de visionner les effets).  Le style de paragraphe Contrairement au précédent, on ne peut l’appliquer qu’à des paragraphes entiers. Sans sélection préalable, il s’appliquera au paragraphe dans lequel est placé le curseur. En fait, comme précédemment, s’il n’y a pas de sélection « manuelle », Word effectue la sélection automatique du paragraphe cette fois. Si des paragraphes sont sélectionnés, le style leur est appliqué. Si un paragraphe n’est pas entièrement sélectionné, le style s’y appliquera quand même. Dans la fenêtre « Styles », les noms de styles de paragraphes sont suivis du caractère ¶. En mode Brouillon, il est possible d’afficher les styles des paragraphes : activez le bouton Office > Options Word > Options avancées > dans la rubrique « Afficher », saisissez une « Largeur du volet de la zone de style » (2 cm par exemple, vous pourrez ensuite la modifier par cliqué-glissé). WORD 2007 45  Le style lié Selon la sélection effectuée, il s’appliquera comme un style de caractère ou comme un style de paragraphe. Sans sélection préalable, il s’appliquera, comme un style de paragraphe, au paragraphe dans lequel est placé le curseur. Si un texte est sélectionné, il s’appliquera, comme un style de caractère, à ce texte. S’il est désactivé, il devient un style de paragraphe. Pour désactiver les styles liés : cliquez sur le lanceur du groupe « Style », puis dans la fenêtre « Styles », cochez la case « Désactiver les styles liés ». Dans la fenêtre « Styles », les noms de styles liés sont suivis des caractères ¶a.  Le style de liste  Le style de tableau 4. STYLES PREDEFINIS, STYLES CREES, STYLES COPIES  Styles prédéfinis Les styles prédéfinis ne sont pas supprimables. Parmi les styles prédéfinis, on distingue le style Normal et les styles de titres : - Le style Normal Tous les autres styles sont basés sur ce style. C’est le style appliqué par défaut au texte courant. - Les styles de titres Ce sont des styles liés. Il existe neuf niveaux de Titre (Titre 1, Titre 2, etc.). Les premiers niveaux sont d’emblée affichés dans la galerie. Les niveaux inférieurs s’affichent au fur et à mesure de l’utilisation du niveau supérieur (vérifier que cette option est activée : cliquez sur le lanceur du groupe Style pour afficher la fenêtre « Styles », puis cliquez sur « Options » ; vérifiez que la case « Afficher le titre suivant lorsque le niveau précédent est utilisé » est cochée). Si vous souhaitez directement accéder à un Titre non affiché, activez la commande « Appliquer les styles » dans la galerie, et saisissez le nom du titre.  Styles créés On peut également créer un style, puis éventuellement l’ajouter à la galerie (voir § 6 ci-
après).  Styles importés Un style peut provenir d’un autre document, étant basé sur un modèle, ou bien par importation/exportation (voir § 6 ci-après). WORD 2007 46 5. JEUX ET THEMES  Les jeux de styles Un jeu de styles est un ensemble de styles rapides, qui permet de changer rapidement la présentation d’un document (polices, retraits, espacements, bordures, trames, etc.). Il existe onze jeux prédéfinis. Pour afficher la galerie des jeux de styles : cliquez sur le bouton « Modifier les styles » du groupe « Style » > Jeu de styles. Il est possible de créer ses propres jeux. Réalisez toutes les modifications de styles souhaitées (voir § 6 ci-après), puis activez le bouton « Modifier les styles » > Jeu de styles > Enregistrer en tant que jeu de styles rapides. Saisissez un nom et enregistrez-le. Le fichier correspondant est stocké par défaut dans le dossier QuickStyles, avec l’extension .dotx. Le jeu de styles créé est disponible dans tout document Word. Pour le supprimer, il faut supprimer son fichier.  Les jeux de couleurs et les jeux de polices Le bouton « Modifier les styles » donne également accès aux jeux de couleurs et aux jeux de polices. On peut changer indépendamment les couleurs ou les polices. Un jeu de polices est constitué de deux polices, l’une appliquée aux titres, l’autre au corps du texte. Un jeu de couleurs comporte 12 couleurs : 4 de Texte/arrière-plan, 6 d’Accentuation et 2 de liens hypertextes (non visité et visité). 8 sont directement visibles, il manque les deux premières de Texte/arrière-plan (noir et blanc) et les deux dernières de liens hypertextes. On peut créer des jeux personnalisés. Pour créer un nouveau jeu de couleurs, affichez la fenêtre « Créer de nouvelles couleurs de thèmes » (cette fenêtre affiche par défaut les 12 couleurs du jeu actif) : activez le bouton « Modifier les styles » > Couleurs > « Nouvelles couleurs de thèmes ». La méthode est similaire pour créer un jeu de polices.  Les thèmes Un thème regroupe les caractéristiques d’un jeu de styles (mises en forme polices et couleurs) auxquels sont ajoutés des effets graphiques. Ces effets graphiques s’appliquent aux SmartArts (étudiés chapitre 4, § 4). Pour afficher la galerie des thèmes : sous l’onglet « Mise en page », dans le groupe « Thèmes », activez le bouton « Thèmes ». Les mêmes thèmes prédéfinis sont disponibles dans Excel et PowerPoint 2007. En utilisant les listes déroulantes correspondantes, on peut changer indépendamment les couleurs, les polices ou les effets. On ne peut pas créer un jeu d’effets personnalisé. En revanche, on peut créer un thème à partir d’un jeu de couleurs et d’un jeu de police (prédéfinis ou personnalisés). Sélectionnez les deux jeux. Sous l’onglet « Mise en page », dans le groupe « Thèmes », cliquez sur le bouton « Thèmes » > « Enregistrer le thème actif ». Saisissez le nom, éventuellement un autre lieu de stockage, puis activez le bouton Enregistrer.  Dossiers de stockage par défaut des jeux et des thèmes WORD 2007 47 Le dossier Templates (« template » signifie « modèle ») contient le dossier Document Themes qui contient les thèmes (fichiers à extension .thmx). Le dossier Document Themes contient le dossier Theme colors, dans lequel sont placés les jeux de couleurs, et le dossier Theme Fonts (« font » signifie « police »), dans lequel sont placés les jeux de polices. Les fichiers des jeux de couleurs et des jeux de polices ont l’extension .xml. 6. CREATION, COPIE ET MODIFICATION  Création d’un style de type paragraphe, caractère ou lié Il existe deux méthodes pour créer un style. On peut également commencer avec la 1
et terminer avec la seconde. - A partir de la sélection d’une mise en forme existante L’élément mis en forme (paragraphe ou caractères) est sélectionné. Dans la galerie des styles, activez la commande « Enregistrer la sélection en tant que nouveau style rapide ». Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom, puis validez. S’il n’y a pas eu de sélection préalable à la création, le nouveau style est de type lié. - Avec la fenêtre de création d’un style Pour afficher la fenêtre de création d’un style : activez le lanceur du groupe « Style » > dans la fenêtre « Styles », cliquez sur le 1
bouton, d’info-bulle « Nouveau style ».  « Style basé sur » : par défaut, le style mentionné est celui du texte dans lequel est placé le curseur. Si le style choisi est ensuite modifié, le style basé dessus le sera également.  Police et couleur : si elles sont modifiées, elles ne pourront plus être changées par l’application des jeux de styles ou de thèmes. Elles demeureront telles qu’elles ont été définies.  Mettre à jour automatiquement : si cette case est cochée, toute modification future effectuée sur un texte ayant le nouveau style créé, modifiera automatiquement ce dernier. En activant le bouton « Format », vous pouvez attribuer une touche de raccourci au style créé (combinez Ctrl, Alt ou ces deux touches avec une autre touche).  Création d’un style de liste à plusieurs niveaux Comme il en est pour les autres types de styles, l’intérêt d’un style de liste consiste à pouvoir être rapidement et facilement appliqué. Ensuite, si le style est modifié, toutes les listes auxquelles il aura été appliqué, seront automatiquement modifiées en conséquence. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Paragraphe », si vous activez le 3
bouton de liste, d’info-bulle « Liste à plusieurs niveaux », vous accédez à une « Bibliothèque de listes ». Ce ne sont pas des styles de listes. La mise en forme ne sera ensuite modifiable que sur la liste à laquelle elle a été appliquée. WORD 2007 48 - Création Dans le groupe « Paragraphe », activez le bouton « Liste à plusieurs niveaux » > « Définir un nouveau style de liste ». Saisissez un nom. Pour chaque niveau (« Appliquez la mise en forme à : »), définissez une puce : choix de la puce et de son format. Si la puce est une lettre ou un chiffre, la zone « A partir de : » permet d’indiquer à partir de quelle lettre ou de quel chiffre on souhaite commencer la liste. L’activation du bouton « Format » permet en particulier de créer une touche de raccourci. - Utilisation Activez le bouton « Liste à plusieurs niveaux », et sélectionnez le style créé dans la galerie « Styles de listes ». Puis saisissez la liste. A chaque élément, après avoir tapé Entrée : pour descendre d’un niveau, appuyez sur Tab (") ; pour remonter d’un niveau, appuyez sur Maj + Tab (si cela ne fonctionne pas, vérifiez l’activation de l’option correspondante : activez le bouton Office, Options Word > Vérification > Options de correction automatique. Dans la fenêtre de correction automatique, ouvrez l’onglet « Lors de la frappe ». Cochez la case débutant par « Définir les retraits à gauche… »). - Modification Pour modifier un style de liste : activez le bouton « Liste à plusieurs niveaux », puis : clic droit sur le style à modifier > Modifier. Les modifications sont automatiquement faites sur toutes les listes auxquelles le style a été appliqué.  Copier, renommer, supprimer un style Pour copier un style vers un autre document, affichez la fenêtre « Organiser » sous l’onglet Styles : cliquez sur le lanceur du groupe « Style » ; dans la fenêtre « Styles », activez le 3
bouton, d’info-bulle « Gérer les styles » ; dans la fenêtre « Gérer les styles », sous l’onglet « Modifier », activez le bouton « Importer/Exporter ». En copiant un style vers Normal.dot, qui est l’option par défaut, il sera accessible à tout nouveau document Word. Il convient de ne pas le surcharger. A gauche sont énumérés les styles du fichier dont on va copier un ou plusieurs styles vers le fichier dont le nom et les styles sont indiqués à droite. Pour avoir accès à un fichier, cliquez sur le bouton « Fermer le fichier », puis cliquez à nouveau dessus pour afficher la fenêtre « Ouvrir ». Cette même fenêtre « Organiser », sous l’onglet « Styles », permet de renommer ou de supprimer des styles.  Modification d’un style Il existe deux méthodes pour modifier un style. - A partir de la mise en forme modifiée WORD 2007 49 Il s’agit que le style prenne en compte les modifications effectuées : dans la galerie > clic droit sur le style à modifier > « Mettre à jour pour correspondre à la sélection ». - Avec la fenêtre « Modifier les styles » Pour l’afficher : clic droit sur le style à modifier > Modifier.  Mise en forme manuelle ajoutée à un style - Détection et suppression Si après application d’un style à un texte, on le modifie « manuellement », par exemple en le mettant en gras ou en changeant sa couleur de police, le document peut manquer de cohérence (on suppose que, lors de la création du style, l’on n’a pas coché l’option « Mettre à jour automatiquement »). Pour détecter un ajout de mise en forme : placer le curseur sur le texte à vérifier, puis affichez la fenêtre « Inspecteur de style » en cliquant sur le 2
bouton « Inspecteur de style » situé en bas de la fenêtre « Styles ». Des boutons « gommes » permettent d’effacer les « Plus : » de mise en forme, relatifs au style de paragraphe (en haut) et au style de caractères (en bas). - Suppression par le clavier  Suppression d’une mise en forme de caractères : Ctrl + Espace ;  Suppression d’une mise en forme de paragraphe : Ctrl + Q. Les styles appliqués sont conservés. Seules les mises en forme qui ont été ajoutées ensuite sont supprimées. WORD 2007 50 Chapitre 7 – LES MODELES Un modèle est un fichier qui sert de …modèle pour réaliser d’autres documents. Il est constitué d’éléments constants (textes, objets graphiques, mise en page, styles, QuickParts, macros) qui n’auront pas ainsi à être ressaisis dans les documents qui l’utilisent. Un modèle de courrier peut contenir nom, prénom, coordonnées, en-tête, image d’arrière-
plan, styles d’écriture utilisés.  Extension Tandis qu’un nom de document s’écrit normalement sous la forme *.doc, un nom de modèle porte l’extension .dotx (t comme type) ou bien, s’il peut contenir des macros .dotm (m comme macro).  Origine d’un modèle On peut au choix : - créer un modèle personnalisé, éventuellement en se servant d’un fichier existant ; - ou utiliser un modèle prédéfini de la bibliothèque Word.  Le modèle par défaut Normal.dotm et le dossier des modèles Templates Quand on crée un nouveau document en cliquant sur le bouton « Nouveau », il est basé sur le modèle Normal.dotm. Le modèle Normal.dotm peut être modifié, comme tout document : cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Le fichier Normal se trouve dans le dossier Templates (« template » signifie « modèle »). Par défaut, tous les modèles sont stockés dans ce dossier. Pour connaître l’adresse précise du dossier où sont stockés les modèles, ou bien la modifier : activez le bouton Office > Options Word > Options avancées. Cliquez en bas sur le bouton « Emplacement des fichiers ». La fenêtre « Changer de dossier » s’affiche. Il convient de ne pas surcharger le modèle Normal.dotm. Si vous le renommez ou si vous le supprimez, il sera automatiquement recréé par Word, avec ses caractéristiques initiales. Pour qu’un message s’affiche demandant la confirmation d’enregistrement de modifications sur le modèle Normal.dotm (plus prudent) : activez le bouton Office > Options Word > Options avancées. Dans la rubrique « Enregistrement », cochez la case « Demander avant d’enregistrer le modèle Normal ». - Modification du modèle Normal.dotm avec la fenêtre « Gérer les styles » Créez un document vierge : bouton Office > Nouveau > Document vierge. Cliquez sur le lanceur de Style pour afficher la fenêtre « Styles ». Activez le bouton « Gérer les styles ». Sous l’onglet « Définir valeurs par défaut », vous pouvez définir des valeurs de police et de paragraphe. Cochez l’option « Nouveaux documents basés sur ce modèle », et validez. Les nouveaux documents auront les valeurs définies. WORD 2007 51 - Attribution d’un jeu de styles, d’un jeu de couleurs ou d’un jeu de polices à Normal.dotm Sélectionnez les jeux souhaités. Activez le bouton « Modifier les styles » > Définir par défaut. Les nouveaux documents auront ces jeux. 1. CREATION On crée le modèle comme tout document : on saisit et on insère les éléments souhaités, on effectue la mise en page et la mise en forme. Un style créé dans le modèle sera accessible aux documents qui seront basés dessus si, lors de la création du style, vous cochez la case d’application aux « Nouveaux documents basés sur ce modèle ». Pour l’enregistrer, procédez ainsi : activez le bouton Office > Enregistrer sous > Modèle Word. Le dossier de stockage des modèles est Templates par défaut. Saisissez le nom du modèle. Enregistrez. Vous pouvez le modifier ensuite comme tout document. 2. UTILISATION Pour ouvrir un modèle, activez le bouton Office, puis cliquez sur « Nouveau ». Les modèles se trouvent dans le volet gauche de la fenêtre « Nouveau document ». - Mes modèles Cette commande affiche la fenêtre « Nouveau ». Cliquez sur le modèle personnel souhaité. Un nouveau document est créé basé sur le modèle choisi (il s’agit d’une copie du modèle). - Modèles installés Ce sont les modèles prédéfinis de la bibliothèque Word. - Microsoft Office Online Les modèles disponibles par Internet sont classés par catégorie. Cliquer sur une catégorie affiche les modèles proposés dans le volet central. WORD 2007 52 Chapitre 8 – LONGS DOCUMENTS ET REFERENCES Ce chapitre s’applique particulièrement aux longs documents. En effet, un long document comprend généralement des renvois, une ou plusieurs tables (table des matières, table des illustrations…), un en-tête et un pied de page, éventuellement un index. L’en-tête et le pied de page ont été étudiés dans le chapitre 5 – MISE EN PAGE, § 6. Comme le titre du chapitre le suggère, on utilisera souvent l’onglet « Références » du ruban. 1. VISUALISATION ET STRUCTURE D’UN LONG DOCUMENT Quand le document est court, on peut visualiser et modifier aisément sa structure en mode d’affichage « Page », également utiliser le mode « Aperçu avant Impression », qui permet de visualiser lisiblement deux ou trois pages. Pour un document plus long, il est nécessaire d’utiliser d’autres modes d’affichage : Explorateur de documents, Miniatures ou mode Plan.  Explorateur de documents et Miniatures Ces deux options d’affichage sont accessibles sous l’onglet Affichage, dans le groupe « Afficher/Masquer ». On peut également passer de l’une à l’autre en utilisant le menu déroulant situé en haut du volet. En pointant sur la bordure droite du volet, l’info-bulle « Redimensionner » apparaît. Par cliqué-glissé, on peut modifier la taille du volet. Si on double-clique, le volet disparaît. - Explorateur de documents Le volet « Explorateur de documents » contient la liste des paragraphes dotés d’un niveau hiérarchique (c’est-à-dire qui ne sont pas en corps de texte). Il s’agit généralement de la liste des titres et sous-titres, auxquels on a appliqué un style de Titre (Titre 1 à Titre 9) ; l’Explorateur affiche alors un « plan de titres ». Plus le numéro du niveau est grand, plus le niveau est faible, et plus il figure vers la droite du plan. On peut cependant attribuer un niveau hiérarchique à un paragraphe de style quelconque : le curseur étant dans le paragraphe, activez le lanceur de « Paragraphe » sous l’onglet « Accueil », puis dans la fenêtre « Paragraphe », sélectionnez le niveau souhaité. Le paragraphe dans lequel est placé le curseur, est surligné. Quand un titre contient des sous-titres, il est précédé d’un signe + ou –. Cliquer sur + affiche ses sous-titres, cliquer sur – les masque. Un clic droit sur un signe quelconque permet de choisir à partir de quel niveau on souhaite l’affichage des titres. Un clic sur un titre de l’Explorateur déplace le curseur devant ce titre dans le document. - Miniatures WORD 2007 53 Les pages du document sont affichés en miniatures. La page dans laquelle est situé le curseur est encadrée. Un clic sur une miniature déplace le curseur au début de la page correspondante du document.  Mode Plan Comme son nom l’indique, le « Mode Plan » sert à gérer le plan d’un document. Contrairement à l’option « Explorateur de documents », où ne sont affichés que les textes dont le style a été doté d’un niveau hiérarchique, on peut visualiser en mode Plan tout le document, c’est-à-dire que les paragraphes en corps de texte (donc sans niveau hiérarchique) sont également affichables. Le mode Plan n’est pas seulement un mode d’affichage contrairement à l’Explorateur. Dans ce mode, on peut facilement déplacer titres et paragraphes attenants, les monter ou les baisser de niveau, rajouter si nécessaire des paragraphes. On se servira des commandes de l’onglet supplémentaire « Mode Plan ». Les paragraphes sont précédés d’un signe + ou –. Cliquer sur – sélectionne le paragraphe uniquement, tandis que cliquer sur + sélectionne le paragraphe, ainsi que les paragraphes de niveaux inférieurs. - Pour voir le niveau hiérarchique du texte où est placé le curseur, ainsi que pour modifier ce niveau : 1
menu déroulant et les flèches vertes Dans cette zone, s’affiche automatiquement le niveau du paragraphe sur lequel est positionné le curseur. Pour modifier ce niveau, utilisez les flèches vertes situées à gauche et à droite de la zone : Pour hausser jusqu’au niveau 1 : ÷÷ Pour hausser d’un seul niveau : ÷ Pour abaisser d’un seul niveau : ¬ Pour abaisser jusqu’au corps de texte : ¬¬ Le changement de niveau ne modifie pas le style. - Pour afficher jusqu’à un niveau hiérarchique précis, ou tout le texte : 2
menu déroulant Le choix d’un niveau permet d’afficher les paragraphes de ce niveau, ainsi que ceux des niveaux supérieurs. Choisir « afficher tous les niveaux » permet d’afficher tout le texte. - Pour développer ou réduire : double clic, ou boutons bleus + et – × Double-cliquer sur un signe permet de développer ou de réduire entièrement un paragraphe ; × Si on souhaite un développement ou une réduction, niveau par niveau, il convient d’utiliser les boutons bleus + et –.  Pour développer ou réduire un paragraphe, il suffit de placer le curseur dedans et de cliquer sur le bouton + ou sur le bouton - ;  Pour développer ou réduire plusieurs paragraphes à la fois, il convient de les sélectionner, avant d’utiliser l’un ou l’autre bouton. Si on souhaite développer ou réduire le texte entier, on le sélectionne (Ctrl+A), avant d’utiliser l’un des boutons. WORD 2007 54 - Pour déplacer un titre : par cliqué-glissé, ou flèches bleues verticales. 2. RENVOIS : SIGNETS, CHAMPS INSERTIONAUTO, LIENS HYPERTEXTES ET NOTES Communément, un signet désigne un marque-page. En informatique, un signet est une marque sur un élément (par exemple un mot, une expression, un titre) auquel fait référence un renvoi. Il s’agit donc de créer le signet, puis le renvoi.  Signet - Pose d’un signet Sélectionnez l’élément ou cliquez à l’emplacement où doit être posé le signet. Affichez la fenêtre « Signet » : sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Liens », activez le bouton « Signet ». Dans la fenêtre, saisissez un nom explicite, sans espace, commençant par une lettre, le trait de soulignement et les chiffres sont autorisés (dès qu’un caractère est refusé, le bouton « Ajouter » devient grisé) ; puis cliquez sur « Ajouter ». Par défaut, les signets sont masqués. Pour rendre visibles les signets posés, il convient d’activer l’option Word correspondante : cliquez sur le bouton Office > Options Word > Options avancées ; dans la rubrique « Afficher le contenu du document », cochez la case « Afficher les signets ». Les signets s’affichent, entourés de crochets s’il y a eu sélection de texte. Si on a juste cliqué sur un emplacement, il y a une barre verticale І. - Atteindre ou supprimer un signet La fenêtre « Signet » permet, après sélection du nom du signet : - de l’atteindre : l’élément sélectionné est mis en surbrillance ; si le signet n’indique qu’un emplacement, le curseur s’y place. - ou de le supprimer. - Création d’un renvoi Placez le curseur où vous souhaitez créer le renvoi. Affichez la fenêtre « Renvoi » : sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Liens », activez le bouton « Renvoi ».  Choix de l’élément de référence Commencez par choisir la catégorie de l’élément sur lequel porte le renvoi. Des signets ont été automatiquement posés sur les paragraphes de style Titre ainsi que sur les éléments numérotés. Ce type d’éléments peut donc être sélectionné. Dans la zone centrale, cliquez sur un élément de la catégorie choisie.  Un lien hypertexte peut être joint au renvoi. WORD 2007 55  En gardant la fenêtre « Renvoi » ouverte, on peut insérer divers éléments relatifs à l’élément de référence, écrire également (par exemple « page » avant d’insérer le numéro de page). On peut insérer l’élément lui-même suivi de son numéro de page et de la mention « ci-dessus » ou « ci-
dessous »). A chaque fois, on choisit l’élément à insérer, puis on clique sur « Insérer », il s’affiche après le curseur. Les renvois sont des champs. Pour afficher ou masquer les codes de renvoi aux signets, qui sont de la forme {REF (nom du signet)}, appuyez sur Alt + F9. - Mise à jour des renvois Pour mettre à jour les renvois, sélectionnez tout le document (Ctrl + A), puis appuyez sur la touche F9.  Champ InsertionAuto Un champ InsertionAuto fait référence à un bloc de construction. Il permet l’insertion d’un bloc de construction (voir chapitre 1 § 7 Blocs de construction), avec lien vers ce bloc. Si ce bloc est modifié, le champ inséré est modifié (après mise à jour). Tandis que le renvoi précédent est interne au document, un champ InsertionAuto peut être inséré dans tout document Word. - Insertion Pour insérer un champ InsertionAuto à l’emplacement du curseur, affichez d’abord la fenêtre « Champ » : sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Texte », activez le bouton QuickPart > Champ. Dans la fenêtre, choisissez à gauche le champ InsertionAuto ; puis sélectionnez à droite le bloc à insérer. - Mise à jour Comme tout champ, il peut être mis à jour, après sélection, en appuyant sur la touche F9.  Liens hypertextes Dans la partie ci-dessus consacrée aux signets, on a vu qu’un lien hypertexte peut être ajouté à un renvoi vers un signet. Le lien hypertexte créé permet d’atteindre un emplacement précis du même document. Un lien hypertexte dirige souvent vers l’extérieur du document actif, par exemple vers un autre document ou vers une adresse de messagerie. Par défaut, Word crée automatiquement un lien hypertexte dès qu’une adresse Internet (de forme www.*) ou une adresse réseau (de forme *@*.*) est saisie. Pour désactiver cette option : cliquez sur le bouton Office > Options Word > Vérification > Options de correction WORD 2007 56 automatique ; dans la fenêtre « Correction automatique », sous l’onglet « Lors de la frappe », désactivez l’option Remplacer « Adresses Internet et réseau par des liens hypertexte ». L’insertion d’un lien vers un autre document ainsi que la liaison d’objets ont été étudiées chapitre 1 § 10.  Notes de bas de page et de fin de document Principe : un appel de note est placé dans le texte ; il renvoie à une note en bas de page ou en fin de document. Le même caractère, généralement un astérisque ou un chiffre, est placé dans le texte en tant qu’appel de note, ainsi que juste avant la note. Sur le ruban, on utilisera dans l’onglet « Références », le groupe « Notes de bas de page ». - Création Positionnez le curseur où doit être placé l’appel de note. Activez l’un des deux boutons « Insérer une note de note de bas de page » ou « Insérer une note de fin ». Selon le bouton choisi, le curseur se place en bas de page ou en fin de document. Saisissez la note, comme tout texte Word. Pour continuer ensuite le texte suivant l’appel de note, replacez le curseur, ou bien tapez Maj + F5. Quand on pointe sur un appel de note, une info-bulle affiche la note. L’appel de note par défaut est un chiffre, qui est automatiquement incrémenté. Double-cliquer sur une marque (caractère d’appel de note ou caractère juste avant la note) permet de placer le curseur juste avant l’autre marque. - Modification  Emplacement des notes et appels de note Pour modifier l’emplacement des notes ou des appels de note, affichez la fenêtre « Note de bas de page et de fin de document » en cliquant sur le lanceur du groupe « Notes de bas de page ».  Séparateur de notes et séparateur de continuation Un séparateur de notes sépare les notes du corps du texte du document. Par défaut, il a la forme d’un trait noir. Quand une note se poursuit sur la page suivante, le séparateur de notes est remplacé par un séparateur de continuation, qui est par défaut un trait noir beaucoup plus long. Un indicateur de continuation de bas de page peut être ajouté, par exemple (…/…). On peut modifier les séparateurs et ajouter cet indicateur en mode d’affichage Brouillon. Activez le bouton « Afficher les notes », puis, dans le volet, le menu déroulant. Vous pouvez par exemple choisir comme séparateur de notes une ligne clipart, que vous modifierez ensuite en mode Page. Pour qu’un séparateur retrouve sa forme initiale, cliquez sur le bouton « Réinitialiser ». - Suppression WORD 2007 57 Pour supprimer une note, supprimez son appel de note. 3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS Un long document nécessite généralement une table des matières, éventuellement une table des illustrations.  Table des matières Une table des matières permet de visualiser les titres, également d’atteindre une partie du document. Elle fait référence aux paragraphes dotés d’un style ayant un niveau hiérarchique. Dans le ruban, sous l’onglet Références, on utilisera le groupe « Table des matières ». - Pour pouvoir faire partie de la table, un paragraphe doit avoir un style doté d’un niveau hiérarchique Pour qu’un paragraphe puisse figurer dans une table des matières, son style doit avoir un niveau hiérarchique, c’est-à-dire ne pas être « Corps de texte ». Pour attribuer un niveau hiérarchique à un style de paragraphe : placez le curseur dans le paragraphe, affichez la fenêtre « Paragraphe » en cliquant sur le lanceur du groupe « Paragraphe », puis sélectionnez le niveau souhaité ; ou bien dotez-le d’un style de Titre (Titre 1 à Titre 9). Appliquer un style de Titre (Titre 1 à Titre 9) à un paragraphe suffit en effet à lui donner le niveau hiérarchique correspondant, ce qui est la méthode habituellement utilisée : le style « Titre 1 » a par défaut le niveau 1, « Titre 2 » le niveau 2, etc. Ces niveaux peuvent être changés. Par défaut, le style « Titre » n’a pas de niveau. Afin qu’il puisse apparaître dans la table, il convient donc de lui en attribuer un. - Création de la table Placez le curseur où doit commencer la table, puis activez le bouton « Table des matières ». Il est présenté deux modèles de tables des matières « automatiques », ce qui signifie qu’elles intégreront automatiquement les paragraphes de styles niveaux 1, 2 et 3. Par définition, le sommaire se place en début d’ouvrage, tandis qu’une table des matières à la fin. - Modification des niveaux hiérarchiques Pour que la table comporte un nombre de niveaux différent, affichez la fenêtre « Table des matières » : après activation du bouton « Table des matières », cliquez sur « Insérer une table des matières » (la table présente sera remplacée par la nouvelle) ; dans la fenêtre, choisissez le nombre de niveaux souhaité. Dans cette fenêtre, l’activation du bouton « Options » affiche la boîte de dialogue « Options de la table des matières ». Elle permet d’attribuer des niveaux hiérarchiques aux styles disponibles dans le document, afin que les textes correspondants puissent ou non paraître dans la table. WORD 2007 58 - Modification du style de la table Dans la fenêtre « Table des matières », le menu déroulant du bouton « Formats » contient plusieurs formats de tables, dont on peut avoir des aperçus en cliquant dessus. Après activation du bouton « Modifier », on peut appliquer des styles de titres de Table de Matières (TM 1 à TM 9). - Utilisation de la table Pour atteindre une page du document : Ctrl + clic sur le numéro de page. Un doigt pointé apparaît avant de cliquer. Après avoir cliqué, la page s’affiche avec le curseur positionné devant le paragraphe. - Mise à jour de la table Si des modifications sont apportées dans le document, elles peuvent être répercutées dans la table, qui constitue un champ (espace réservé à une catégorie de données). Comme tout champ, pour afficher ou masquer son code, tapez Alt + F9. Le champ d’une table des matières est {TOC}, « TOC » signifiant « Table Of Contents », c’est-à-dire « table des matières ». Pour afficher la fenêtre « Mettre à jour la table des matières » :  Cliquez dans le ruban sur le bouton « Mettre à jour la table » ;  Ou bien placez le curseur dans la table, puis appuyez sur la touche F9 ; Puis cliquez sur « Mettre à jour toute la table ». - Suppression de la table Sur le ruban, activez le bouton « Table des matières », puis cliquez sur « Supprimer la table des matières ». - Création d’une table des matières concernant une partie du document Procédez ainsi : - Sélectionnez d’abord la partie du document sur laquelle portera la table des matières, puis insérez un signet (sous l’onglet Insertion, groupe Liens, activez le bouton Signet). Donnez-lui par exemple le nom « TMpartielle ». - Placez le curseur où vous souhaitez que débute la table des matières partielle, puis insérez la table des matières globale (sous l’onglet Références, activez le bouton Table des matières). Affichez le code du champ « table des matières » en tapant Alt + F9. Remplacez ce qui suit le deuxième antislash par « b (nom du signet) ». Dans l’exemple, il sera saisi : {TOC \0 «1-3» \b TMpartielle}. Mettez à jour la table (commande juste au-dessus du nouveau champ de table). - Affichez la table en tapant à nouveau Alt + F9.  Table des illustrations Les illustrations peuvent être par exemple des graphiques, des tableaux ou des dessins. On peut créer une table par type d’objets. WORD 2007 59 Une table des illustrations fait référence à des objets dotés d’une légende. Dans le ruban, sous l’onglet Références, on utilisera le groupe « Légendes ». - Légender les illustrations Comme il est nécessaire que des paragraphes aient des niveaux hiérarchiques de styles pour créer une table des matières, des légendes doivent être attribuées aux illustrations devant faire partie de la table. Si on supprime ensuite l’illustration sans supprimer la légende, celle-ci restera dans la table. Sélectionnez l’objet, puis affichez la fenêtre « Légende », en activant le bouton « Insérer une légende », ou bien : clic droit sur l’objet > « Insérer une légende ». L’option « Nouvelle étiquette » permet de saisir une autre étiquette que celles proposées. De même, l’option « Numérotation » permet de choisir un autre format de numérotation. Si vous souhaitez modifier une légende, sélectionnez-la d’abord par cliqué-glissé. Vous pouvez la mettre en forme comme tout texte Word : alignement, gras, italique, souligné, police, couleur, etc. - Création de la table Placez le curseur où doit commencer la table, puis activez le bouton « Insérer une table des légendes ». Choisissez les options souhaitées, notamment le type de Légende, qui correspond à l’étiquette. On peut créer autant de tables que d’étiquettes utilisées dans le document : une table d’images, une autre de tableaux, une autre de graphiques, etc. La mise à jour et l’utilisation des tables sont effectuées comme pour une table des matières. Pour la supprimer, sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche Suppr. 4. INDEX Exemple : Chat ............................................. 30 Cheval .................................... 11, 79 Course ................................... 18 Trait ................................. 15, 53 Chien ........................................... 27 Un index se présente comme une liste alphabétique d’expressions et de sous-expressions accompagnées d’un ou de plusieurs numéros de page.  Principe La mise en place d’un index s’effectue en deux étapes : - Marquage des expressions :  Soit individuellement : on parcourt le document, on les sélectionne, puis on les marque une à une ; WORD 2007 60  Soit on utilise un fichier d’indexation contenant la liste des expressions à indexer, et on les marque en une fois. On pourra compléter ensuite avec des marquages individuels. Une fois marquée, une expression devient « entrée d’index ». - Création de l’index. On utilisera sous l’onglet « Références » le groupe « Index ».  Parcours du document et marquage des entrées d’index Sélectionnez la première expression à indexer. Pour afficher la fenêtre « Marquer les entrées d’index », activez le bouton « Entrée », ou bien tapez Alt + Maj + X. La zone « Entrée » contient l’expression sélectionnée. Laissez cette fenêtre ouverte, le temps de marquer les autres entrées d’index. Principe de marquage des entrées : sélectionnez l’expression, cliquez dans la zone « Entrée » (la nouvelle expression remplace alors la précédente), cliquez sur « Marquer » ou sur « Marquer tout ». Les entrées d’index sont affichées dans le texte, elles ne seront pas imprimées. Si l’entrée est par exemple étoile, ce mot pourra être marqué : {
}. Elles peuvent être supprimées comme tout texte Word. - Précisions sur la fenêtre « Marquer les entrées d’index » Commencez toujours par sélectionner l’expression à indexer. - « Entrée » : Le texte affiché dans cette zone sera celui qui apparaitra dans l’index. Par défaut, la zone contient l’expression sélectionnée. Vous pouvez la modifier (par exemple, mettre au singulier ou en majuscules ou choisir une toute autre expression). - « Sous-entrée » : Une entrée peut avoir des sous-entrées (dans l’exemple, Cheval a deux sous-entrées « Course » et « Trait »). L’entrée doit être écrite dans la zone Entrée, et la sous-entrée, correspondant à l’expression sélectionnée, doit être saisie dans la zone Sous-
entrée. Autre méthode plus rapide : laissez la sous-entrée dans la zone Entrée et faites-la précéder de l’entrée suivie de deux points (dans l’exemple, après avoir sélectionné « course », écrivez en Entrée : « Cheval:Course »). Comme pour l’entrée, le texte saisi en sous-entrée sera celui qui apparaitra dans l’index. Toujours dans la fenêtre, en cliquant du bouton droit sur un texte saisi en zone d’entrée ou en zone de sous-entrée, il est proposé la commande « Police ». La modification de la police concernera uniquement le texte de l’index. - Les boutons « Marquer » et « Marquer tout » : le second permet de marquer toutes les occurrences du document. - L’option « Page en cours » est cochée par défaut. - L’option « Renvoi » permet de faire un renvoi vers une entrée d’index : cochez la case « Renvoi », puis saisissez le nom de l’entrée après « Voir » (dans l’exemple, on peut supposer que le mot « étalon » sera indexé avec un renvoi sur « Cheval »). - L’option « Etendue de page » permet que l’index puisse afficher toutes les pages d’une expression entrée d’index. Avant de créer l’entrée d’index, posez un signet sur l’expression (sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton « Signet » situé dans le groupe « Liens » de l’onglet « Insertion »). Cochez l’option « Etendue de page », et sélectionnez le nom du signet dans la liste déroulante. WORD 2007 61  Marquage des expressions contenues dans un fichier d’indexation Le fichier d’indexation se présente sous la forme d’une liste simple, saisie sous Word, des expressions à indexer. Si les expressions de l’index doivent différer de celles de la liste, le document devra se présenter sous forme d’un tableau à deux colonnes, la première constituée des expressions du texte, la seconde des expressions associées qui devront apparaître dans l’index. Fermez le fichier d’indexation. Affichez la fenêtre « Index », en activant le bouton « Insérer l’index ». Cliquez sur « Marquage auto » et sélectionnez le fichier d’indexation. Double-cliquez dessus. Toutes les expressions sont alors marquées. Il reste à créer l’index.  Création de l’index et mise à jour - Création Placez le curseur où doit commencer l’index. Affichez la fenêtre « Index » en cliquant sur le bouton « Insérer l’index ». Indiquez les options souhaitées. - Mise à jour L’index étant un champ (emplacement réservé à une catégorie de données), sa mise à jour s’effectue comme celle de tout champ : clic droit sur l’index > « Mettre à jour les champs », ou bien le curseur étant dans l’index, appuyez sur la touche F9. On peut également activer le bouton « Mettre à jour l’index » du groupe « Index ». WORD 2007 62 Chapitre 9 – PUBLIPOSTAGE Comme son nom l’indique, un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes, chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.). On appelle également « publipostage » ce courrier. On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoire. L’étude du publipostage sera effectuée en prenant le cas commun d’une lettre publicitaire. La réalisation d’un autre type de document ne présente aucune difficulté particulière. La réalisation d’un publipostage requiert : - un 1
document contenant une source de données, en l’occurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnées ; - un 2
document, qui servira de base au courrier envoyé. Le publipostage est un 3
document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez simplement procéder ainsi : - Créez un nouveau document. - Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : sous l’onglet « Insertion », activez le bouton « Tableau ».  Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires. Ce tableau doit être le plus simple possible, il n’est que fonctionnel, destiné à la création du publipostage. Il ne doit pas y avoir plus d’un paragraphe vide au-dessus du tableau ; vérifiez-le en activant le bouton « Afficher tout » ¶ ;  Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Elles contiennent les noms des champs : Civilité, Nom, Prénom etc. Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Utilisez la touche Tab " pour passer d’un champ à l’autre. Chaque ligne constitue un enregistrement. Au sein d’une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison Maj + Entrée. Peu WORD 2007 63 importe si le texte d’une cellule n’est pas entièrement visible dans la cellule. N’ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules. Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide. - Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de données du dossier Documents. - Fermez le fichier. Exemple ¶ Civilité¤ Prénom¤ Nom¤ Adresse¤ Code postal¤ Ville¤ Madame¤ Véronique¤ Loiseau¤ 5 rue des Mésanges¤ 76120¤ Le Beaulieu¤ Monsieur¤ Adrien¤ Victor¤ 10 allée du Château¤ 56230¤ Villepinte-sur-Mer¤ Ce tableau comporte une ligne d’en-tête avec 6 champs, et 2 enregistrements de destinataires potentiels.  Diversité des sources de données On vient de voir l’exemple d’une source de données qui est un tableau réalisé sous Word. Elle peut être également un tableau Excel, une liste de contacts Outlook, une base d’Access ou d’un autre logiciel compatible avec Word. La source de données peut aussi être créée en cours de publipostage. 2. LE DOCUMENT DE BASE Dans l’exemple, le document de base sera le courrier à envoyer. Contrairement au tableau, ce document étant transmis, sa mise en forme doit être soignée. Un paragraphe vide, avec retrait gauche, est laissé pour l’inscription des coordonnées du destinataire. Exemple Société Les Jardins Verts¶ 18 bd des Platanes¶ 16340 LA COURONNE¶  05 45 99 65 44¶  06 54 65 98 75¶ l¶ ¶ La Couronne, le 05/04/2009¶ ¶ ¶ Nous avons le plaisir de vous informer que …¶ WORD 2007 64 Laissez le fichier ouvert, et démarrez le publipostage. 3. REALISATION L’onglet « Publipostage » regroupe les commandes du publipostage.  Démarrage du publipostage, indication du type du document de base Cliquez sur le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage ». Cliquez sur le type du document de base (dans l’exemple, « Lettres »). L’option « Document Word normal » sert à convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dénué de liens.  Sélection de la source de données Les données concernant généralement des destinataires de courriers, le bouton à activer s’appelle « Sélection des destinataires ». Il convient dans l’exemple donné de choisir « Utiliser la source existante », puis d’ouvrir le fichier correspondant. La commande « Entrer une nouvelle liste » permet de créer une liste de données, à partir de la fenêtre « Créer une liste d’adresses ». Utilisez la touche Tab " pour passer d’un champ à l’autre. L’activation du bouton « Personnaliser colonnes » permet notamment d’ajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs. - Modification de la liste des destinataires Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires » en activant le bouton « Modifier la liste de destinataires ». Elle contient en ligne d’en-tête les noms des champs (chacun est doté d’un menu déroulant ) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d’une case à cocher E ). Explorez-la. En cliquant sur la source de données, on peut activer ensuite le bouton « Modifier ». Vous pouvez trier (par nom, par ville…) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (Dans l’exemple, vous pouvez décider de n’envoyer un courrier qu’aux habitants de la ville « Le Beaulieu »). Quand un filtre (c’est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleue.  Insertion de champs Après insertion, les champs peuvent être affichés ou masqués en tapant Alt + F9 (comme tout champ). Après sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés. - Insertion des champs de fusion On peut ajouter un à un les champs de la liste des destinataires (dans l’exemple, les champs sont Civilité, Prénom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton « Insérer un champ de fusion », puis les disposer dans le document (ou bien commencer par WORD 2007 65 placer le curseur avant d’insérer le champ). Après sélection par cliqué-glissé, on peut les copier ou les déplacer. Il est également possible d’insérer « d’un bloc » plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l’adresse ou au téléphone, en activant le bouton « Bloc d’adresse ». La fenêtre « Insertion du bloc d’adresse » s’affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d’adresse. Sinon, cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Faire correspondre les champs ». A droite, les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signalés « sans correspondance ». Par exemple, au champ « Prénom », faites correspondre le champ « Prénom_ » pour qu’il puisse apparaître dans le bloc. Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d’adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d’adresse. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de fusion est indiqué par « MERGEFIELD ». - Insérer une ligne de salutation Pour afficher la fenêtre « Insérer une ligne de salutation », activez le bouton « Ligne de salutation ». Une ligne de salutation sera par exemple : Madame, Monsieur,. Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquez sur le bouton « Faire correspondre les champs ». Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modification de la ligne de salutation. Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de salutation est indiqué par « GREETINGLINE ». - Insertion d’un champ avec le bouton « Règles » Vous pouvez ajouter d’autres champs, selon certains critères, certaines « règles ».  « Demander » : on définit un nom de signet, ainsi qu’une invite. Après fusion, la réponse à cette invite sera affichée aux emplacements du document, où l’on aura inséré un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi). On peut ainsi fusionner un même document, chaque fois avec des réponses différentes à cette invite.  « Remplir » : cette fois-ci, il n’y a pas de signet. Sinon, le principe est le même. La réponse à l’invite est insérée dans le document fusionné.  « Si…Alors…Sinon… » : un texte sera inséré à l’emplacement du curseur sous condition de la valeur d’un champ. Exemple : le mot « Cher » sera ajouté si le champ Civilité est Monsieur ; sinon ce sera le mot « Chère ». Dans la zone « Comparer avec », orthographiez le texte saisi exactement comme il l’est dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou minuscule).  Numéro d’enregistrement et numéro de séquence : le premier correspond au numéro de tous les enregistrements de la source de données, tandis que le second correspond au numéro de l’enregistrement de l’ensemble des destinataires concernés par la fusion. S’il n’y a pas eu de filtrage, ces deux numéros sont identiques.  « Suivant » : le document fusionné comprendra les 1
… enregistrements concernés par la fusion. WORD 2007 66  « Définir un signet » : cette option permet d’insérer une valeur de signet aux emplacements souhaités.  Aperçu des résultats Avant de fusionner le document de base (dans l’exemple, la lettre), il convient d’avoir un aperçu du travail. Activez le bouton « Aperçu des résultats ». Vous pouvez vous servir des différents boutons du groupe « Aperçu des résultats ». Le bouton « Rechercher un destinataire » permet en fait d’effectuer une recherche sur un champ quelconque de la liste des destinataires. Vous pouvez ajouter des textes, insérer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits...) etc. Ces modifications réalisées sur une seule lettre seront effectuées automatiquement sur toutes les autres.  Terminer et fusionner Il existe trois options possibles : - « Modifier des documents individuels » La fusion s’effectue vers un nouveau document. Dans l’exemple, le nouveau document, nommé par défaut Lettres1, rassemble tous les courriers séparés par un saut de section, chaque courrier débutant sur une nouvelle page. - « Imprimer les documents » Le document fusionné est imprimé, sans création de nouveau document comme précédemment. - « Envoyer des messages électroniques » Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook. En début de publipostage, le type du document de base à sélectionner après activation du bouton « Démarrer la fusion et le publipostage » est « Messages électroniques ». Un champ mail doit figurer dans les coordonnées de la liste des destinataires. Dans la fenêtre « Fusionner avec un message électronique », c’est le nom de ce champ qu’il convient de choisir dans la zone suivant « A : ». 4. L’ASSISTANT EN SIX ETAPES Plutôt que d’utiliser la méthode précédente, il est possible de réaliser un publipostage en étant aidé par un « Assistant » qui guide les opérations en six étapes. Pour afficher le volet « Fusion et publipostage », activez le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage », puis sélectionnez la commande « Assistant Fusion et publipostage pas à pas ». En haut du volet, est l’étape actuelle. En bas du volet, sont précisées l’étape suivante et l’étape précédente. Il est toujours possible de revenir à l’étape précédente. WORD 2007 67 - 1
étape : type du document de base Précisez le type du document de base (dans notre exemple, « Lettres »). Cliquez en bas du volet sur « Suivante ». - 2ième étape : sélection du document de base Précisez le fichier contenant le document de base. Dans notre exemple, on a laissé le curseur sur le document de base ; il convient donc de choisir « Utiliser le document actuel ». Cliquez sur « Suivante ». Si vous choisissez l’une des deux autres options, le document en cours (sur lequel est le curseur) sera effacé, d’où l’importance de partir dans ce cas d’un document vierge. - 3ième étape : sélection de la source de données Ouvrez le fichier contenant la liste des destinataires. La fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires » s’affiche. A partir de cette étape, les deux documents (Document de base et Liste des destinataires) sont reliés. - 4ième étape : création du document principal - 5ième étape : aperçu du document final - 6ième étape : lancement de la fusion Plus de cet utilisateurMarabout.apprendre.a.dessiner.les.MangasIbrahima GuisséMarabout.apprendre.a.dessiner.les.MangasCour Powerpoint 2007Ibrahima GuisséCour Powerpoint 2007Cour Excel 2007Ibrahima GuisséCour Excel 2007[Team21]La Bible de Photoshop[ByLordZerty]Ibrahima Guissé[Team21]La Bible de Photoshop[ByLordZerty]
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