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Timestamp: 2018-01-24 05:56:22+00:00

Document:
BMI-IS-20060329-KF01-A008
BMI-IS-20060329-KF01-A008.htm
Anlage 8 zur VS-Anweisung
Richtlinie für die Abgabe von Verschlussachen an das
Geheimarchiv des Bundesarchivs (VS-Archivrichtlinie –
VS-ArchR)
Nach dem "Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz – BArchG)1" ist das Archivgut des Bundes durch das Bundesarchiv auf Dauer zu sichern und nutzbar zu machen. Ohne Zustimmung des zuständigen Archivs dürfen VS daher nicht vernichtet werden.
Eine übermäßig lange Verwahrung von VS-eingestuften Unterlagen in den Geheimregistraturen kann zu teilweise irreparablen konservatorischen Schäden oder sogar zu Verlusten führen. Eine rechtzeitige Abgabe der nicht mehr oder nicht mehr laufend zur Aufgabenerfüllung benötigten VS an das Geheimarchiv des Bundesarchivs ist daher geboten.
§ 2 Geheimarchiv2
Das Geheimarchiv des Bundesarchivs hat die Aufgabe, STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die für die Verwaltungsarbeit nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigt werden, zu verwahren.
An das Geheimarchiv sind vollständige Aufbewahrungseinheiten (z.B. Hefter, Stehordner, Filme oder Bänder) abzugeben. Der Ordnungszustand ist nicht zu verändern (z.B. keine Entnahme von Schriftstücken).
Anschriften und nähere Hinweise enthält das Merkblatt "Aussonderung von VS und deren Abgabe an das Geheimarchiv des Bundesarchivs". Das Merkblatt und die Vorlagen für das Abgabeverzeichnis sowie die Aufhebung der VS-Einstufung werden auf der Website des Bundesarchivs – www.bundesarchiv.de – vorgehalten.
§ 3 Festsetzung der Aufbewahrungsfrist und der Dauer der VS-Einstufung
Vor einer Abgabe von VS hat die abgebende Stelle das Endjahr der Aufbewahrungsfrist und der VS-Einstufung je Aufbewahrungseinheit festzulegen.
Die Aufbewahrungsfrist ist so kurz wie möglich und unabhängig vom Zeitraum der VS-Einstufung zu bemessen. § 19 der Registraturrichtlinie (RegR) ist entsprechend anzuwenden.
Für deutsche VS bestimmt sich die Frist für die Aufhebung der VS-Einstufung nach § 9 Abs. 1 bis 4 VSA.
Das Bundesarchiv hat das Recht, sich bei nicht gerechtfertigt erscheinenden, insbesondere überlangen Einstufungsfristen an die zuständige oberste Bundesbehörde mit der Bitte um Überprüfung der Einstufungsbegründung zu wenden.
§ 4 Behandlung der VS im Archiv
Das Geheimarchiv weist die übernommenen Aufbewahrungseinheiten anhand der Abgabeverzeichnisse nach.
Auf Anforderung der abgebenden Stelle stellt das Geheimarchiv dieser die VS wieder zur Verfügung.
Das Geheimarchiv kann die ihm übergebenen VS, soweit sie nicht versiegelt oder auf andere Weise besonders gesichert sind, für Archivzwecke bearbeiten.
Nach Aufhebung der VS-Einstufung werden die archivwürdigen Unterlagen in die Archivbestände des Bundesarchivs übernommen. Nicht-archivwürdige VS werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.
Die Vernichtung wird abweichend von § 27 Abs. 3 VSA im Abgabeverzeichnis nachgewiesen. Die Aufhebung der VS-Einstufung wird abweichend von § 12 Abs. 3 VSA nur auf der Aufbewahrungseinheit kenntlich gemacht.
§ 5 Nutzung der VS durch Dritte
Die Nutzung von im Geheimarchiv des Bundesarchivs verwahrten VS durch Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der abgebenden Stelle. Die Zustimmung ist nur zu erteilen, soweit die Nutzung amtlich veranlasst ist oder im amtlichen Interesse liegt und mit der Geheimhaltungsbedürftigkeit der VS vereinbar ist. Soweit Geheimschutzinteressen anderer Stellen berührt sind, hat die abgebende Stelle sich zuvor mit diesen abzustimmen.
Vor einer Genehmigung der Nutzung von VS durch Dritte (z.B. Wissenschaftler) ist die Möglichkeit der Offenlegung dieser VS zu prüfen. VS, die Dritten zur Nutzung zur Verfügung gestellt worden sind, sollen im Interesse der Wissenschaftlichkeit, der Gleichbehandlung und der Nachprüfbarkeit der Ergebnisse einer Benutzung offen gelegt werden.
Die Vorschriften von § 5 Abs. 5 BArchG und § 39 GGO gelten entsprechend.
Dem Geheimarchiv ist der Wechsel der Zuständigkeit für im Geheimarchiv verwahrte VS infolge Aufgabenverlagerungen schriftlich mitzuteilen. Vor der Weitergabe von VS-Unterlagen an die nunmehr zuständige Stelle gemäß § 23 RegR prüft die bislang zuständige Stelle, welche VS an das Geheimarchiv abgegeben werden können.
Das Auswärtige Amt und das Bundesministerium der Verteidigung können für ihre Bereiche in Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieser Richtlinie eigene Bestimmungen erlassen.
(zu § 2 (3) VS-ArchR)
B 1 - 2051/1
Stand: 16.9.2005
Merkblatt für die
Aussonderung von VS und deren Abgabe an das Geheimarchiv des Bundesarchivs
Die Aussonderung von VS richtet sich nach § 26 in Verbindung mit Anlage 8 (VS-Archivrichtlinie, VS-ArchR) der VS-Anweisung (VSA).
Bei der Abgabe von VS an das Geheimarchiv ist § 20 Registraturrichtlinie (RegR) entsprechend anzuwenden. Das Vorblatt zum Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv sowie das Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv (Abgabeverzeichnis) sind als Anlage 2 und Anlage 3 zum Herunterladen beigefügt.
Für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS und für Unterlagen, deren VS-Einstufung aufgehoben wurde, gelten die für nicht eingestufte Unterlagen festgelegten Regelungen.
VS, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und denen offensichtlich kein bleibender Wert zukommt, können mit schriftlicher Zustimmung des Bundesarchivs bereits in der Behörde vernichtet werden (vgl. § 22 RegR).
Bei Aussonderungsproblemen und -fragen stehen die Leiter der Geheimarchive in St. Augustin und in Freiburg sowie die zuständigen Archivare in Koblenz, Berlin oder Freiburg zur Verfügung.
Technische Hinweise für das Aussondern
Empfohlen wird, jede voraussichtlich auszusondernde Akte (Aufbewahrungseinheit) dem zuständigen Bearbeiter mit einem entsprechenden Formblatt vorzulegen. Auf diesem Formblatt hat dieser anzugeben:
ob und ggf. wann diese Aufbewahrungseinheit auszusondern ist,
ob und ggf. bis zu welchem Jahr sie für einen Rückgriff bereitzuhalten ist (Aufbewahrungsfrist),
zu welchem Jahr die Aufhebung der VS-Einstufung erfolgt.
Im Falle der Aufhebung der VS-Einstufung bereits zum Zeitpunkt der Abgabe der Unterlagen ist diese auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1 ) zu vermerken. Die Abgabe erfolgt nach dem Verfahren für offene Unterlagen.
VS-Schriftgut ist in der Ordnung anzubieten und ggf. zu übergeben, die in der VS-Registratur bestand. Ein Neu- oder Umordnen ist deshalb zu vermeiden. Zu unterlassen ist auch die nachträgliche Entfernung einzelner Schriftstücke aus einer Akte oder deren Abheftung in einem anderen Schriftgutbehälter.
In dem Abgabeverzeichnis ( Anlage 3 ) sind die Akten vollständig und zutreffend aufzulisten. Dies gilt vor allem für Aktenzeichen und Inhaltsangaben, wobei die Inhaltsangaben so formuliert werden sollten, dass das Abgabeverzeichnis nicht höher als VS-NfD einzustufen ist. Ein sorgfältiges Ausfüllen des Vorblatts ( Anlage 2 ) erleichtert den späteren Rückgriff.
Das Abgabeverzeichnis mit Vorblatt ist dem Bundesarchiv in Papierform oder in elektronischer Form zuzuleiten. Das Geheimarchiv übersendet der abgebenden Stelle eine Kopie des Abgabeverzeichnisses mit den eingetragenen Archivnummern.
Für die spätere archivische Bearbeitung der an das Geheimarchiv abgegebenen VS sollten dem Bundesarchiv auch der entsprechende VS-Aktenplan, soweit ein solcher vorhanden ist, sowie das VS-Aktenverzeichnis, nicht jedoch schriftstückbezogene VS-Bestandsverzeichnisse (z.B. Tagebuch), zur Verfügung gestellt werden.
Grundsätzlich ist – wie beim offenen Schriftgut – sachlich Gleiches bearbeitungsgerecht zu Sachakten (Einzel-, Sammel- und Sondersachakten) zusammenzufassen; auf die entsprechenden Regelungen der Registraturrichtlinie und die Erläuterungen der "Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung" wird hingewiesen. Unter dem Gesichtspunkt des späteren leichteren Aussonderns können umfangreiche Unterlagen anderer Stellen getrennt geordnet werden, soweit sich nicht aus der Bearbeitung heraus eine Zusammenfassung empfiehlt.
Zwischen aktenführender Behörde und dem Bundesarchiv kann vereinbart werden, dass zusätzlich zu dem VS-Zwischenmaterial und den technischen Einrichtungen (z.B. technische Modelle) bestimmte VS-Komplexe unmittelbar in der Behörde in eigener Verantwortung vernichtet werden können. Diese Komplexe sollten in einem Aussonderungs- und Bewertungskatalog zusammengefasst werden. In Zweifelsfällen (z.B. bei anstehenden Aussonderungen umfangreicher Unterlagen) kann der zuständige Archivar des Bundesarchivs auf dem Wege der Vorbewertung die an das Geheimarchiv abzugebenden Unterlagen in der VS-Registratur bestimmen.
Bei gleichartigen, in größerer Zahl anfallenden Unterlagen (insbesondere so genannte Fallakten) ist das Bundesarchiv für entsprechende Hinweise der Bearbeiter, die den Inhalt der Akten kennen und aus fachlicher Sicht beurteilen können, dankbar. In Betracht für eine dauernde Aufbewahrung kommen Akten vornehmlich wegen der Bedeutung des Falls oder Sachverhalts oder wegen Besonderheiten (z.B. neuartiges technisches Verfahren). Hier sollte der Bearbeiter diejenigen Aufbewahrungseinheiten auf geeignete Weise (z.B. auf dem Aktenvorblatt) kennzeichnen, die nach seiner Auffassung für eine dauernde Aufbewahrung infrage kommen. Diese Kennzeichnung kann bereits bei der ZdA-Verfügung oder erst bei der Festlegung von Fristen geschehen.
Die Bestimmungen der ZDv 64/3 VS-NfD "Behandlung und Sicherung von Unterlagen der Bundeswehr im Frieden und bei Alarmierung" sind bei der Abgabe von VS aus dem Geschäftsbereich des BMVg zu beachten.
Behandlung der VS im Geheimarchiv des Bundesarchivs
Bei der Kontrolle der abgegebenen Unterlagen beschränkt sich die Überprüfung durch das Geheimarchiv auf Aufbewahrungseinheiten (Akten), nicht jedoch auf einzelne Schriftstücke.
Das Bundesarchiv kann die übernommenen Unterlagen – nach Ablauf evtl. bestehender Aufbewahrungsfristen – im Zuge der archivischen Bearbeitung noch im Einzelfall vernichten.
Die Aufhebung der VS-Einstufung vermerkt das Geheimarchiv auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1 ).
Nach der Aufhebung der VS-Einstufung und archivischen Erschließung werden die archivwürdigen Unterlagen in den entsprechenden offenen Archivbestand im Endarchiv in Koblenz überführt. Auf Anfrage erhält die jeweilige Behörde den Nachweis über den endgültigen Verbleib einer VS-Aufbewahrungseinheit.
Vorschriften zur Schriftgutverwaltung
Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) von 2000 und die Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (RegR) von 2001 sind einzusehen über www.staat-modern.de, Papierausgaben können über bestellservice@bva.bund.de bestellt werden.
Die RegR von 2001 kann als Mustervorschrift auch für nichtministerielle Dienststellen dienen. Detaillierte Ausführungen enthält das Merkblatt "Die nichtministerielle Bundesverwaltung und das Bundesarchiv" (www.bundesarchiv.de).
Empfehlenswerte Literatur zur Schriftgutverwaltung
Empfehlungen zur Schriftgutverwaltung. Hrsg. vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern, 2. Aufl, 1989. 103 S.
Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – eine Einführung in die Praxis. Hrsg. vom Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik. 2. überarbeitete Auflage Köln 2005. Zu beziehen als .pdf-Download über http://www.bva.bund.de unter "Veröffentlichungen A-Z".
Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. 2. Aufl. München 2000. XVIII, 647 S. (Schriften des Bundesarchivs 43). Über den Buchhandel zu beziehen.
DOMEA-Konzept. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0: Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten. Schriftenreihe der KBSt. Bd. 66, Bonn 2004 (www.kbst.bund.de)
Angaben über das Bundesarchiv
Informationen unter der Internet-Adresse www.bundesarchiv.de
Das Bundesarchiv. Dienstleister für Forschung, Öffentlichkeit und Verwaltung. Koblenz 2002. 137 S.
Anschriften des Bundesarchivs
Telefax: 0261/505-226
12175 Berlin, Postfach: 450 569
Telefax: 01888/7770-111
Bundesgrenzschutzstr. 100, 53757 St. Augustin-Hangelar
Telefon: 01888/74000-0
Telefax: 01888/74000-33
E-Mail: zwarchst.aug@barch.bund.de
Abteilung Militärarchiv und Militärisches Geheimarchiv
Wiesentalstr. 10, 79115 Freiburg
1Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz – BArchG) vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch Gesetz zur Änderung des Bundesarchivgesetzes vom 5. Juni 2002 (BGBl. I S. 1782)
2Bundesarchiv-Zwischenarchiv, Bundesgrenzschutzstr. 100, 53757 St. Augustin und Bundesarchiv-Militärarchiv, 79024 Freiburg

References: § 2

§ 3
 § 19
 § 9

§ 4
 § 27
 § 12

§ 5
 § 5
 § 39
 § 23
 § 2
 § 26
 § 20
 § 22