Source: https://www.pdl-berlin.eu/foerderinformationen/uebersichtsseite-foerderglossare-zis-ii/zis-ii-foerderglossar-teil-b-soziale-stadt-aktionsfonds-und-projektfonds-fuer-foerdernehmer.html
Timestamp: 2017-08-18 19:56:56+00:00

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ZIS II Förderglossar - Teil B Soziale Stadt (Aktionsfonds und Projektfonds) für Fördernehmer - Programmdienstleister (PDL) Zukunftsinitiative Stadtteil II
Die Beitragssätze zum Umlageverfahren (U1 bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und U2 für Aufwendungen bei Mutterschaft) sowie vermögenswirksame Leistungen sind ebenfalls förderfähig. Erstattungen hieraus sind jedoch als Einnahmen anzugeben (siehe auch Sonderzahlung).
Alsbaldige Verwendung
Abweichend der Nr. 7.2 AV zu § 44 LHO verlängert sich bei Zuwendungen bis zu 50.000 € der Zeitraum der alsbaldigen Verwendung bei abzurufenden Jahresraten bis zu 10.000 € auf vier Monate bzw. bei Jahresraten zwischen 10.000 € und 20.000 € auf drei Monate. Ansonsten beträgt der Zeitraum der alsbaldigen Verwendung zwei Monate. Im Fall, dass die Kassenraten des Projektes verschieden hoch sind, gilt einheitlich der kürzere Zeitraum. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem über die Fördermittel verfügt werden kann (Zahlungseingang beim Fördernehmer).
Ist absehbar, dass nicht alle Mittel innerhalb dieser Zeit verausgabt werden können, so hat der Fördernehmer die Förderstelle hierüber umgehend zu informieren. Werden die Mittel nicht alsbald verwendet, kann die Förderstelle Zinsen erheben.
Änderungsmitteilung des Fördernehmer
Angaben in der Nutzerverwaltung (Angaben müssen in der Nutzerverwaltung geändert werden und dann über die Funktion ‚Daten aus der NuV übernehmen‘ im Antrag aktualisiert werden),
Änderungsmitteilung der Förderstell
Sofern die Änderungsmitteilung nicht abgeschlossen ist, können weitere Funktionen (z.B. Zwischennachweise oder der Verwendungsnachweis) nicht bearbeitet werden.
Bei der Planung eines Projektes ist üblicherweise ein Zeitraum von drei Monaten vom Einreichen des Antrags bis zur ersten Auszahlung einzukalkulieren. Dieser Zeitraum ergibt sich aus folgenden Arbeitsschritten:
Folgende Regelungen für Änderungsanträge sind zu beachten:
Keines Änderungsantrages bedarf es in folgenden Fällen:
Bei Änderungen des Finanzplanes gilt – auch bei Zuschüssen an öffentliche Stellen – die Regelung aus Nr. 1.2 ANBest-P. Danach dürfen die Einzelansätze um bis zu 20 v. H. überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei an-deren Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Dies gilt auch für Personalkosten. Beruht die Überschreitung eines Einzelansatzes auf behördlichen Bedingungen oder Auflagen, sind innerhalb des Gesamtergebnisses des Finanzierungsplans auch weitergehende Abweichungen zulässig.
Bei Projekten des Projektfonds, in denen ein Einzelansatz neu eingefügt oder um mehr als 20 % erhöht wird, dieser Betrag 500 € jedoch nicht übersteigt.
Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich erbrachte Leistungen sind im Rahmen von Zuwendungen des Projektfonds nicht förderfähig (vgl. Nr. 1.1.3 AV zu § 23 LHO). Die Erstattung nachgewiesener Auslagen (z.B. Fahrtkosten) ist jedoch möglich.
Letztempfänger im Aktionsfonds können gemäß Ziffer 5.4.2.1 der VV SozStadt 2014 eine Aufwandsentschädigung für die Mitnutzung eigener Gegenstände (z.B. Büromaterial, Telefon, PKW) erhalten. Diese erfolgt pauschal in Höhe von bis zu 3 % der nachgewiesenen förderfähigen Kosten der Aktion.
Grundsätzlich sollte es Ziel sein, eine Aufteilung von Bauvorhaben in mehrere Bauabschnitte – soweit möglich – zu vermeiden. Eine Bewilligung kann aufgrund haushalts- und förderrechtlicher Vorgaben nur erfolgen, wenn die Gesamtfinanzierung des Vorhabens gesichert ist. In Ausnahmefällen kann ein Bauvorhaben in mehreren Teilprojekten realisiert werden. In diesen Fällen darf die Bewilligung nur erfolgen, wenn die gebildeten Bauabschnitte in sich abgeschlossen sind. Dadurch ist gewährleistet, dass der Bau auch dann funktionsfähig ist, wenn keine weitere Bewilligung von Mitteln erfolgt.
Leistungen, die von Externen übernommen werden sollen, sind in konkurrierenden Verfahren zu vergeben. Unterhalb der Schwellenwerte der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF, derzeit: 207.000 €) bedeutet dies, dass mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen und vorzulegen sind und das wirtschaftlichste dieser Angebote auszuwählen ist. Das Vergabeverfahren ist nachvollziehbar zu dokumentieren, auch für Prüfungen durch unbeteiligte Dritte.
Bei der Projektantragstellung gelten die nachfolgenden Obergrenzen für die Anerkennung von Leistungen der Projektleitung und -steuerung. Diese beziehen sich auf die Erbringung des vollständigen Aufgabenpaketes. Werden nur Teilleistungen erbracht, ist die Höhe anteilig zu verringern. Grundlage der Vergütung sind die anrechenbaren Kosten (aK). Diese ergeben sich aus den Gesamtkosten nach DIN 276, jedoch ohne die Kostengruppen 110 bis 130, 220, 240, 710 sowie 760 bis 790.
Jede Ausgabe bzw. Zahlung, die geltend gemacht werden soll, muss mit einem Beleg nachweisbar sein. Diese Belege bestehen bei Bar- und EC-Zahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug). Als Beleg einer Ausgabe werden auch PayPal-Ausdrücke anerkannt.
Bei Belegen unter 150 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x% MwSt“
Belege ab 150 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:
Name und Anschrift des Leistungsempfängers (wer hat das gekauft)
ACHTUNG: Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
Im Eigenbeleg müssen die mit der Projektsteuerung betrauten Personen nachgewiesen werden; Änderungen sind anzuzeigen. Bei Projektsteuerung und Projektdurchführung in Personalunion sind Stundenzettel zu führen, dabei werden mindestens die in der Pauschale angesetzten Stunden für die Projektsteuerung abgezogen. Wenn daher die Projektsteuerung und die Projektdurchführung durch dieselbe Person ausgeübt werden, müssen nur die Stunden für die Projektdurchführung nachgewiesen werden. Dies geschieht z.B. durch Stundenzettel oder Lohnjournale.
Bewilligungszeitraum, siehe Förderzeitraum, Verlängerung
Bewirtungskosten sind bei sozio-integrativen Projekten in der Regel nicht förderfähig. Die Förderfähigkeit kann jedoch geprüft werden, wenn Ausgaben für die Bewirtung bei der Durchführung eines Projektes oder einer Veranstaltung anfallen, die für die Umsetzung des Projektes erforderlich sind (z.B. zur Förderung der Mitwirkungsbereitschaft von Ehrenamtlichen oder wegen außergewöhnlicher Anstrengungen).
Die Kosten müssen im Projektantrag in einer gesonderten Position (unter den Sachausgaben) angegeben werden. Hier ist vom Fördernehmer auch zu begründen, warum die Bewirtung erforderlich ist und warum die Kosten nicht von den Teilnehmern selbst aufgebracht werden können oder sollen. Die Einschätzung, ob die angesetzten Bewirtungskosten angemessen sind, erfolgt insbesondere anhand folgender Kriterien:
Bei Baumaßnahmen können Bewirtungskosten im Rahmen des Wettbewerbsverfahrens oder bei Baufeiern (Grundsteinlegung, Richtfest, Einweihung o.ä.) anerkannt werden, sofern die Ausgaben in den Kostengruppen 725 (Wettbewerbe) und 779 (Allgemeine Baunebenkosten) veranschlagt wurden. Die Angemessenheit der Höhe bemisst sich bei Baufeiern nach den Regelungen in der ABau (Allgemeine Anweisung für die Vorbereitung und Durchführung von Bauaufgaben Berlins) (vgl. Richtlinie II 170).
Es werden grundsätzlich nur für das Projekt notwendige Lebensmittel gefördert. Alkohol ist nicht förderfähig.
Personenbezogene, antragsgebundene Daten sind durch die Förderstelle zu erheben. Sofern das Bezirksamt die Aufgaben der Förderstelle wahrnimmt, übermittelt es die für die Programmdurchführung erforderlichen Daten an die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt.
Die Datenverarbeitung erfolgt unter den Voraussetzungen des § 10 Abs. 1 i. V. m. § 6 Abs. 1 und § 6a Abs. 1 und 2 und §§ 9, 11, 12, 13, 14 des Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG – Mai 2012). Der Antragsteller muss der Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten zustimmen. Wird die Zustimmung verweigert, werden keine Fördermittel bewilligt.
Weitere Informationen siehe Transparenzdatenbank
Mit Beihilfe bzw. Subvention wird die staatliche Förderung von Unternehmen, also von auf Gewinnerzielung ausgerichteten Organisationen, bezeichnet. Durch die Unterstützung (z.B. durch Geld, geldwerte Leistungen oder Erlass von Zahlungen) erhalten diese wirtschaftliche Vorteile, die zur Wettbewerbsverzerrung führen können. Daher sind Beihilfen von der EU-Kommission vorab zu genehmigen. Im Rahmen des ZIS-II-Programms können nur sogenannte De-minimis-Beihilfen gewährt werden (vgl. VV ZIS II EFRE 2014, Ziffer 5.5). Das Wort „De-minimis“ bedeutet hier, dass diese Förderung so gering ist, dass sie den Wettbewerb innerhalb des gemeinsamen EU-Marktes nicht spürbar beeinflusst. Eine De-minimis-Beihilfe ist auf Grund ihres Volumens nicht genehmigungspflichtig, kann jedoch von der EU-Kommission kontrolliert werden.
Entsprechend der Verordnung (EU) Nr. 1407/2013 vom 18. Dezember 2013 darf ein Unternehmen in einem Zeitraum von drei Jahren pro Mitgliedstaat maximal den auf 200.000 € festgesetzten De-minimis-Höchstbetrag an Beihilfe erhalten. Werden Unternehmen gefördert, die Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichen Interesse erbringen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 360/2012 vom 25. April 2012, gelten die speziellen De-minimis-Vorschriften der Verordnung. In diesem Fall darf ein Unternehmen in einem Zeitraum von drei Jahren maximal 500.000 € an Beihilfe erhalten.
(Hinweis: Die De-minimis-Verordnung Nr. 1407/2013 trat zum 1.1.2014 in Kraft und ersetzt die De-minimis-Verordnung Nr. 1998/2006 - im Folgenden: De-minimis-Verordnung a.F. Nach der Übergangsregelung in der neuen De-minimis-Verordnung waren die Förderprogramme, die beihilferechtlich die De-minimis-Verordnung a.F. zugrunde legen, spätestens zum 1.07.2014 an die neue De-minimis-Verordnung anzupassen. Einzelne Beihilfen wurden auf Basis der De-minimis-Verordnung a.F. bis zum 30.06.2014 als rechtmäßig angesehen. Nach Ablauf der Anpassungsfrist sind De-minimis-Beihilfen auf Grundlage der De-minimis-Verordnung a.F. nun rechtswidrig.)
Zu Drittmitteln gehören Mittel, die neben der Förderung aus Mitteln der Sozialen Stadt und den Eigenmitteln von anderen Stellen (Institutionen) und / oder aus anderen Programmen für die Durchführung des Projektes zur Verfügung gestellt werden. Auch Bankdarlehen fallen unter die Drittmittel.
Während der Einsatz von Eigenmitteln immer Zahlungsströme nach sich zieht, die nachgewiesen werden müssen, erfolgen bei den Eigenleistungen keine unmittelbaren Zahlungen. Die Eigenleistungen sollen in der Projektskizze des Projektfonds beschrieben und – falls möglich – quantifiziert (z .B. entsprechend einer Honorarordnung) dargestellt werden. Eine Ausnahme ist, wenn die in der Projektsteuerungspauschale erfassten Ausgaben als Eigenleistung erbracht werden sollen. Diese Eigenleistungen sind bei den Eigenmitteln anzugeben und per Eigenbeleg nachzuweisen.
Sollten sich die kalkulierten Eigenmittel verringern oder erhöhen, so ist dies unbedingt der Förderstelle und dem PDL mitzuteilen. Da es sich bei den meisten Zuwendungen um eine Fehlbedarfsfinanzierung handelt, bedeutet eine Erhöhung der Eigenmittel bei gleichbleibenden Gesamtkosten eine Reduzierung der Fördermittel ZIS. Sollten weniger Eigenmittel eingebracht worden sein als geplant, so ist dies kurz zu begründen. In den meisten Fällen verringern sich hier auch die Gesamtkosten des Projektes, da eine Aufstockung der bewilligten Summe nur in den seltensten Fällen möglich sein wird.
Bereits im Zuge der Antragstellung muss sorgfältig geprüft werden, ob durch das Projekt Einnahmen, z.B. Teilnahmegebühren, Mieteinnahmen, entstehen. Auch Guthabenzinsen, Bonuspunkte (z.B. aus Happy Digits, Payback) oder eingelöster Flaschenpfand sind als Einnahmen anzugeben.
Die Einnahmen werden mit den anfallenden Ausgaben verrechnet (vgl. Nr. 1.2 (ANBest-P). Sie sind – sofern bekannt - bereits im Projektantrag und später auch in den Zahlungsabrufen und Zwischennachweisen sowie im Verwendungsnachweis anzugeben.
Wenn erst während des Projektverlaufs unerwartete oder unerwartet hohe Einnahmen entstehen, ist dies gemäß Nr. 5 ANBest-P unverzüglich der Förderstelle mitzuteilen.
Ggf. ermäßigt sich dadurch gemäß Nr. 2 ANBest-P die Zuwendung.
Einnahmen sind in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 fortlaufend zu erfassen. Dazu stehen Ausfüllhinweise zur Belegerfassung in EurekaPlus 2.0 zur Verfügung. Erhaltene Fördermittel sind keine Einnahmen in diesem Sinne und demnach nicht als Beleg zu erfassen.
Kosten für die Entwicklungspflege sind nicht förderfähig.
Eine Baumaßnahme endet mit dem Abschluss der Fertigstellungspflege, die je nach Sachverhalt einen Umfang von 6 bis 18 Monaten haben kann. Die Mittel müssen dafür tatsächlich ausgezahlt werden. Die Zahlung auf ein bezirkliches Verwahrkonto ist nicht ausreichend.
Bei allen Zuwendungen ist gemäß Nr. 11a Ausführungsvorschrift zu § 44 Landeshaushaltsordnung eine Erfolgskontrolle durchzuführen, ob das mit ihr beabsichtigte Ziel voraussichtlich erreicht wird bzw. erreicht worden ist. Dabei sollen im Vorverfahren neben allgemeinen Zielen auch konkrete Messkriterien bestimmt werden, die eine projektspezifische Erfolgskontrolle ermöglichen. Die anfangs dokumentierten Kriterien müssen nach Projektabschluss nachvollziehbar zu überprüfen sein.
Die Erfolgskontrolle kann sowohl projektbegleitend als auch mit der Durchführung der Nachweisprüfung verbunden werden. Hierfür dienen zum einen die regelmäßig zu erstellenden Sachberichte und zum anderen Vor-Ort-Besuche, Teilnahmen an Veranstaltungen o.ä. Den Förderstellen, Prüfbehörden und ihren Beauftragten sind hierfür jederzeit die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen bzw. Termine vor Ort zu ermöglichen.
Für die Zulässigkeit, Höhe und den Nachweis von Fahrtkosten gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes vom 26.05.2005, mit Änderung von § 6 Abs. 1 Satz 2 BRKG zum 1. Januar 2014 und der Ersten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Änderung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) vom 12. November 2013 mit insbesondere folgenden Maßgaben:
Tankbelege sind nur förderfähig, wenn eine Berechnung analog zum Bundesreisekostengesetz (gefahrene Kilometer mal Euro pro Kilometer) die Sparsamkeit nachweist.
Der Förderzeitraum (Bewilligungszeitraum, siehe auch Maßnahmebeginn, vorzeitiger) ist die zeitliche Begrenzung für die Durchführung des Projekts und für die Ausgaben, die im Rahmen der Zuwendung anerkannt werden.
In Fällen, wo absehbar ist, dass die Leistung noch in den ersten drei Monaten nach dem Förderzeitraum möglich ist (Frist bis zur Einreichung des Verwendungsnachweises), ist vom Fördernehmer formlos eine Verlängerung des Zeitraumes bei der zuständigen Förderstelle zu beantragen. Bei Zustimmung muss der Programmdienstleister informiert werden. Die Frist zur Einreichung des Verwendungsnachweises (drei Monate nach Abschluss des Projektes) ändert sich jedoch nicht. Leistungen, die erst nach der Frist zur Einreichung des Verwendungsnachweises (drei Monate nach Ende des Förderzeitraumes) erbracht werden sollen, erfordern immer einen förmlichen Änderungsantrag in EurekaPlus 2.0 (siehe auch Antrag, Erfordernis für Änderungsanträge).
Beispiel: Mittel eines Projektes, dessen Förderzeitraum zum 31.12.2014 endet und die vom Fördernehmer erst für im März 2015 erbrachte Leistungen eingesetzt werden, sind nur förderfähig, wenn die Förderstelle eine Verlängerung des Förderzeitraums bis Ende März genehmigt hat.
Eine weitere Ausnahme besteht, wenn die Zahlung erst nach Ablauf des Zeitraums möglich ist. In diesem Fall können noch drei Monate nach dem Ende des Förderzeitraumes (bis zur Frist zur Einreichung des Verwendungsnachweises, beginnend ab dem letzten Tag der Projektlaufzeit) Belege in EurekaPlus 2.0 erfasst und mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden.
Fristen für die Fördernehmer
Verwendungsnachweis: Spätestens drei Monate nach Abschluss des Projektes (Bitte lesen Sie dazu das Stichwort Verwendungsnachweis)
Zwischennachweis: Bis zum 31.03. des Folgejahres
Letzter Zahlungsabruf der Jahresrate: Bis zum 30.11. des jeweiligen Jahres (Posteingang des unterzeichneten Originals bei der Förderstelle), sofern die Förderstelle im Zuwendungsbescheid keinen anderen Termin festgesetzt hat.
Verausgabung der abgerufenen Fördermittel: Innerhalb von 4 Monaten bei Jahresraten bis zu 10.000 € bzw. innerhalb von 3 Monaten bei Jahresraten über 10.000 € und bis zu 20.000 €; ansonsten innerhalb von 2 Monaten
(siehe auch Alsbaldige Verwendung)
Aufbewahrung der Originalbelege: Mind. 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern im Bescheid nichts anderes festgelegt ist
Bei Projekten der Kinder-, Jugend- und Familienarbeit ist in den Zuwendungsbescheiden bzw. (beim Aktionsfonds) in den Vereinbarungen mit den Letztempfängern folgende Bedingung enthalten:
Ein erweitertes Führungszeugnis ist dann notwendig, wenn der Antragsteller (d.h. entweder die Mitarbeiter eines Trägers oder auch Einzelpersonen) im Rahmen des beantragten Projekts mit Kindern und Jugendlichen regelmäßig in Kontakt kommt und dabei auch selbstständig, außerhalb einer ständigen Anleitung und Aufsicht mit Kindern arbeiten wird (z.B. im Rahmen von Hausaufgabenhilfe).
Ob ein erweitertes Führungszeugnis notwendig ist, wird dem Fördernehmer bereits bei Ausschreibung des Projektes bekannt gegeben. Die Förderstelle (bzw. beim Aktionsfonds das QM-Team) entscheidet, ob aufgrund des Projektinhalts ein erweitertes Führungszeugnis notwendig wird (d.h. ob es sich überhaupt um ein Projekt im Rahmen der Kinder-, Jugend- und Familienarbeit handelt und das Erfordernis eines erweiterten Führungszeugnisses im Interesse des Kindeswohls verhältnismäßig und geboten ist – dies ließe sich z.B. bei einem Laternenlauf mit vielen Eltern verneinen).
In diesem Fall ist bei der Projektantragstellung eine Erklärung zum Kinder- und Jugendschutz abzugeben. Aus der Erklärung geht hervor, dass dem Antragsteller erweiterte Führungszeugnisse aller künftig am Projekt beteiligten Personen vorliegen, die keine positiven Eintragungen gemäß der in § 32 Abs. 5 BZRG genannten Delikte enthalten.
Ein erweitertes Führungszeugnis muss aktuell sein (d.h. bei Neubeschäftigung eines Mitarbeiters nicht älter als drei Monate - eine entsprechende Formulierung steht dazu auch bereits in der entsprechenden Erklärung zum Projektantrag). Während der Dauer eines laufenden Projekts ist kein neues erweitertes Führungszeugnis vorzulegen, soweit nicht aus aktuellem Anlass in einem Einzelfall eine frühzeitigere Vorlage notwendig erscheint (Hinweis: Gemäß einer Vereinbarung der Senatsverwaltung für Bildung Jugend und Sport (SenBJS) aus dem Jahre 2007, ist die Vorlage eines aktuellen Führungszeugnisses grundsätzlich spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen).
Da Aktionsfonds-Projekte durch die QM-Teams betreut und geprüft werden, ist in diesen Fällen bei Antragstellung die Erklärung dem Team vorzulegen.
Im Falle des Projektfonds erfolgt die Erklärung in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 bei Antragstellung.
Die Ausgaben für die Ausstellung eines erweiterten Führungszeugnisses sind förderfähig und können als sonstige Sachkosten geltend gemacht werden. Für den Nachweis der Ausgaben genügt die Vorlage des Zahlungsnachweises. Für ehrenamtlich Tätige wird das Führungszeugnis kostenlos ausgestellt, sofern der Fördernehmer bescheinigt, dass ein Führungszeugnis für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich ist.
Statt neue Materialien zu kaufen, ist es auch möglich, gebrauchtes Material zu erwerben, sofern dies wirtschaftlicher ist. Hierbei sind allerdings die beiden folgende Punkte zwingend zu beachten:
Sofern Ausgaben für Gemeinkosten vorhanden sind, die über die Projektsteuerungskostenschale hinausgehen, sind diese spätestens im Rahmen des Verwendungsnachweises vom Fördernehmer anhand der Buchführungsunterlagen als tatsächlich angefallene Ausgaben nachzuweisen. Anderenfalls wird die Bewilligung um die nicht nachgewiesenen Kosten gekürzt.
Waren- und Geschenkgutscheine sind nicht förderfähig.
Gemäß Nr. 4.2 der (AnBest-P) hat der Fördernehmer angeschaffte oder hergestellte Gegenstände, die der Erfüllung des Zuwendungszweckes dienen, zu inventarisieren. Abweichend Wertgrenze gemäß AnBest-P wurde für Gegenstände im Rahmen einer Förderung aus den ZIS II-Programmen die Inventarisierung ab einem Anschaffungswert- bzw. Herstellungswert von mehr als 150 Euro festgelegt. Die Wertgrenze entspricht der steuerlichen Abschreibungsgrenze für Wirtschaftsgüter und bemisst sich nach dem Nettowert, d.h. die Umsatzsteuer ist nicht zu berücksichtigen.
Bei Gegenständen, die als Einheit zu betrachten sind (z. B. Stuhlensembles, Kücheneinrichtung, Bücherausstattungen) gilt der Gesamtwert des angeschafften Ensembles.
Ist vorgesehen, dass Zuwendungsprojekte von mehreren Institutionen gemeinsam durchgeführt werden sollen, erfolgt die Zuwendung als Gesamtvorhaben an einen der beteiligten Partner. Die für die übrigen Partner bestimmten Mittel sind im Zuwendungsbescheid als „Zuwendungen zur Weitergabe an Dritte“ zu deklarieren. In diesem Fall gelten auch die vom Erstempfänger an die Partner weitergegebenen Mittel als Zuwendungen und nicht als Leistungsentgelte und werden auch steuerrechtlich entsprechend behandelt. Für die Letztempfänger gelten hinsichtlich der Verausgabung und des Nachweises der Mittel dieselben Bestimmungen wie für den Erstempfänger. Es ist jedoch nicht zulässig, solche Kooperationsverträge zu schließen, um die für Leistungsverträge geltenden Vergabevorschriften zu umgehen. Dieser Punkt ist besonders zu prüfen.
Nähere Regelungen sind der Nr. 12 der AV zu § 44 LHO zu entnehmen:
Nachfolgend soll geklärt werden, wann eine Abgabepflicht an die Künstlersozialkasse gemäß Künstlersozialkassenversicherungsgesetz (§§ 24 und 25 KSVG) besteht.
Mit der Künstlersozialversicherung sind seit 1983 die selbstständigen Künstler und Publizisten in den Schutz der gesetzlichen Sozialversicherung einbezogen worden. Sie ermöglicht freischaffenden Künstlern und Publizisten Zugang zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Aus Aufträgen (Leistungen) an Künstler kann sich die Pflicht zur Zahlung von Abgaben an die Künstlersozialkasse ergeben. Weitere Informationen unter http://www.kuenstlersozialkasse.de/.
Fördernehmer, die mehr als 37.500 € Fördermittel erhalten, müssen sich mit der Antragstellung in einer gesonderten Erklärung zur Einhaltung der Leistungsgewährungsverordnung (LGV) verpflichten. Dazu müssen sie insbesondere angeben, wie viele Personen beschäftigt sind und welche Maßnahmen zur Frauenförderung eingeleitet, fortgesetzt oder durchgeführt werden bzw. wurden.
Logos, siehe Publizität
Maßnahmebeginn, vorzeitiger
Das Land Berlin gewährt Zuwendungen nach der LHO nur, wenn sich der Fördernehmer verpflichtet, seinen Beschäftigten wenigstens den Mindestlohn gemäß § 9 des Mindestlohngesetzes für das Land Berlin zu zahlen. Der Mindestlohn beträgt 8,50 Euro (brutto) je Zeitstunde, solange der Senat keinen höheren Mindestlohn festlegt.
zu inventarisierende Gegenstände (über 150 €) werden innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr benötigt oder für einen anderen Zuwendungszweck verwendet,
Siehe Projektsteuerungskosten-Pauschale im Projektfonds
Siehe Betriebskosten-Pauschale im Projektfonds
Siehe Aufwandsentschädigung im Aktionsfonds
Bestätigung der Sozialversicherung, dass der Fördernehmer keine Schulden hat;
Bestätigung des Finanzamtes, dass der Fördernehmer keine Schulden hat.
Die Abrechnung von anteiligen Personalkosten (Basis ist das monatliche Arbeitgeber-Brutto) erfolgt nach der zu leistenden wöchentlichen Projektarbeitszeit auf Grundlage der regulären Arbeitszeit. Es können nur die tatsächlich für das Projekt geleisteten monatlichen Stunden im Rahmen der möglichen Stundenzahl der Projektlaufzeit abgerechnet werden. Bei einer anteiligen Abrechnung der Personalkosten können ggf. auch Krankheitstage berücksichtigt werden.
Projektsteuerungskosten-Pauschale im Projektfonds
Gemäß Ziffer 5.4.2.2 der VV SozStadt 2014 werden die nachfolgend aufgeführten indirekten Kosten mit der Projektsteuerungskosten-Pauschale abgegolten.
Unter die Projektsteuerung fallen Personalkosten (Arbeitgeber-Brutto) oder vergleichbare
Honorarkosten für Tätigkeiten im Bereich Geschäftsführung und Buchhaltung. Bei Baumaßnahmen werden durch die Pauschale die Aufwendungen gemäß der Kostengruppe 710 (Bauherrenaufgaben) erfasst. Es können daher auch für ein Bauvorhaben im Projektfonds Gemeinkosten im Rahmen der Projektsteuerungskosten-Pauschale von einem privaten Fördernehmer beantragt werden. Möchte er darüber hinaus Baunebenkosten beantragen, ist dies nur möglich, soweit diese nicht die Kostengruppe 710 umfassen.
Die Tätigkeiten zur Projektsteuerung umfassen im Einzelnen:
Regelung projektbezogener Organisationsbelange (Auswahl Personal und Honorarkräfte, Haushalt)
Regelungen zur Projektdurchführung (betriebsbedingte Erfordernisse, Planung)
Aufsicht über die Projektdurchführung, Krisenmanagement
Organisation und Bereitstellung der IT-Infrastruktur
Prüfung der Einhaltung der Förderbedingungen
Kostenkontrolle, Kostenänderungen (Umwidmung, Einsparungen)
Mittelverwaltung (einschließlich Einrichtung und Führung von Maßnahmekonten)
Vergabeverfahren (Ausschreibung, Auswahl, Vertragsabschluss)
Überwachung der Vertragserfüllung (einschl. Abnahme, Mängelansprüche)
Prüfung von Rechnungen (einschl. Rückforderungen, Mahnverfahren); Anordnung von Auszahlungen, Bankverkehr
Rechnungswesen, Buchhaltung, Jahresabschluss
Durchführung von Zahlungsabrufen bei der Förderstelle
Veranlassung und Abstimmung von Publizitätsmaßnahmen
Berichterstattung, einschl. Verwendungsnachweis
Hinzu kommen folgende Sachkosten:
Telefon und Internet, Porto, Website
Für die Projektsteuerungskosten-Pauschale erfolgt die Berechnung auf Basis der direkten
Kosten eines Projekts. Zu den direkten Kosten zählen:
Personalkosten (Arbeitgeber-Brutto) und Honorarkosten für die Projektdurchführung
Projektbezogene Anschaffungen (VOL), einschl. Medien, IT, Baumaterial, Spielgeräte
Reisekosten; Eintrittsgelder
Durchführung von Veranstaltungen einschl. Anmietung von Ausstattung, Verpflegung und Genehmigungen
Aufträge für Aktionen und Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit
Baukosten (Kostengruppen 100 bis 600 nach DIN 276).
Als Pauschale für Projektsteuerungskosten werden 7 % der nachgewiesenen förderfähigen direkten Kosten des Projekts anerkannt.
Wenn die in der Projektsteuerungskosten-Pauschale erfassten Ausgaben als Eigenleistung erbracht werden sollen, sind diese bei den Eigenmitteln anzugeben (siehe auch Eigenanteil: Eigenmittel und Eigenleistungen).
Die Ausgaben werden auf Basis eines Eigenbelegs des Fördernehmers gemäß der Anforderung unter Ziffer 5.4.2 der VV SozStadt 2014 anteilig an den förderfähigen direkten Kosten anerkannt. Spätestens mit dem Verwendungsnachweis ist ein Eigenbeleg zur Projektsteuerungskosten-Pauschale vorzulegen. Dabei obliegen den Fördernehmern folgende Nachweispflichten, die ihnen im Rahmen des Zuwendungsbescheides auferlegt werden:
Angabe der mit der Projektsteuerung betrauten Personen; Änderungen sind anzuzeigen.
Bei Projektsteuerung und Projektdurchführung in Personalunion sind Stundenzettel zu führen, dabei werden mindestens die in der Pauschale angesetzten Stunden für die Projektsteuerung abgezogen.
Nachweis des spezifischen Stundensatzes der Personen auf Anforderung.
Wenn die Projektsteuerung und die Projektdurchführung durch dieselbe Person ausgeübt werden, müssen nur die Stunden für die Projektdurchführung nachgewiesen werden. Dies geschieht z.B. durch Stundenzettel oder Lohnjournale.
Siehe auch Personalausgaben
Auf die Fördermittelgeber (Bund, Land Berlin sowie ggf. weitere Fördermittelgeber) ist in Veröffentlichungen aller Art, im Internet, auf Schildern und mit dauerhaften Erinnerungstafeln in geeigneter Form und an deutlich sichtbarer Stelle hinzuweisen (es sind die Publizitätsvorschriften der jeweiligen Fördermittelgeber zu berücksichtigen). Alle Infos zu Publizitätsvorschriften mit den zu verwendenden Logos sind für die Soziale Stadt auf dem Dachportal des Berliner Quartiersmanagement zu finden.
Bei Baumaßnahmen ist zu Beginn der Arbeiten von dem Fördernehmer ein Bauschild an einer gut sichtbaren Stelle straßenseitig anzubringen und den ganzen Bauablauf hindurch beizubehalten. Nach Projektfertigstellung ist eine Projektinfotafel als dauerhafte Erinnerungstafel anzubringen. Beide sind im vorgegebenen Layout der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt zu erstellen.
Die Bezirke informieren die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt frühzeitig über geeignete Anlässe für öffentlichkeitswirksame Maßnahmen (z.B. Grundsteinlegungen, Einweihungen) und stimmen diese in den Grundzügen mit der dieser ab. Die Bezirke und deren Beauftragte unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt bedarfsbezogen und nach Abstimmung (z.B. durch Beiträge zur Internetseite und sonstigen Veröffentlichungen, Gebietsrundgänge).
Veröffentlichungen und Printprodukte der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt werden entsprechend der Vorgaben des Corporate Design erstellt.
Grundsätzlich werden Schlussbescheide erstellt, um dem Fördernehmer Sicherheit hinsichtlich der Anerkennung von Ausgaben zu gewähren. Sachverhalte, die eine nachträgliche Rückforderunge rechtfertigen, sind überprüfbare Tatsachen und Zusammenhänge ( z.B. Betrug durch bewusste Zurückhaltung oder Fälschung von Dokumenten, das Nicht-Aufbewahren von Belegen bis zum Ende der vorgeschriebenen Frist, eine Insolvenz oder die Zweckentfremdung von Gegenständen / Gebäuden vor dem Ablauf der Bindungsfrist).
Im Einzelnen werden im Sachbericht Aussagen zu folgenden Punkten erwartet:
Verlauf sowie Ergebnisse des Projektes (bzw. Stand der Projektdurchführung), die wesentlichen Erfahrungen, deren Verwertungsmöglichkeiten sowie Aussagen zur Nachhaltigkeit,
der Beitrag des Projektes zu den Zielen des Förderprogramms (einschließlich des Zielerreichungsgrades der programmbezogenen Indikatoren),
die Beschreibung des Umfangs der im Zuge des Projektes geleisteten ehrenamtlichen Arbeit, der als Eigenanteil eingesetzten geldwerten Mittel sowie der eingeworbenen Drittmittel,
die durchgeführten Maßnahmen zu Publizität und Bewohnerbeteiligung,
die vorgesehenen Arbeiten / Teilmaßnahmen, die nicht durchgeführt wurden.
Zahlungsabrufe: An dieser Stelle ist darzustellen, in welchem Stadium sich aktuell die Projektumsetzung befindet (Kann das Projekt im vereinbarten Zeitrahmen umgesetzt werden? Was läuft gut, was läuft weniger gut) und in welcher Höhe hierfür Mittel bereitzustellen sind.
Bei allen Projekten, in denen eine Beratungs- oder Schulungsleistung Teil des Projektinhalts ist, muss die im Rundschreiben SenWiGTech I Nr. 4/2001 angefügte Schutzerklärung ausgefüllt werden. Mit der Schutzerklärung soll sichergestellt werden, dass die für die Erfüllung der Beratungs- und Schulungsleistungen betrauten Personen, nicht die Technologie von L. Ron Hubbard anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten.
Für das Sonderkonto anfallende Gebühren sind im Rahmen der Projektsteuerungskosten-Pauschale förderfähig (nicht im Aktionsfonds!). Sollzinsen sind nicht förderfähig. Habenzinsen müssen als Einnahmen aus Projektumsetzung gebucht werden.
Der Arbeitgeber kann das Entstehen einer „betrieblichen Übung“ umgehen, wenn die Zahlung unter einem „Freiwilligkeitsvorbehalt“ erfolgt. Soll unter Berufung auf einen „Freiwilligkeitsvorbehalt“ beispielsweise die Zahlung einer Gratifikation entfallen, so ist diese Entscheidung den Arbeitnehmern zu Beginn des Bezugszeitraums mitzuteilen.
Steuerungsleistung
siehe Bauherrenleistungen bzw. Projektsteuerungskosten-Pauschale im Projektfonds
Telefonkosten werden im Projektfonds mit der Projektsteuerungskosten-Pauschale im Projektfonds abgegolten. Im Aktionsfonds sind Telefonkosten Teil der Aufwandsentschädigung.
Bei einem Trägerwechsel ist grundsätzlich kein Änderungsantrag sondern ein Neuantrag zu stellen: Der alte Träger muss das Projekt abrechnen und der neue Träger einen neuen Antrag stellen.
Zuwendungsempfänger, die juristische Personen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts juristischer Personen sind, müssen sich vor der Antragstellung in der Transparenzdatenbank des Landes Berlin registrieren und dort die entsprechend der Nr. 1.5.3 der AV zu § 44 LHO erforderlichen Daten eingeben. Nur unter diesen Voraussetzungen ist eine Bewilligung möglich.
Die Senatsverwaltung für Finanzen hat Klarstellungen zum Umgang mit der Umsatzsteuer bei Zuwendungen vorgenommen.
Danach fallen echte Zuschüsse (also Zuwendungen), da sie unabhängig von einer konkreten Leistung gewährt werden, nicht unter die Umsatzsteuer.
Alle mit öffentlichen Mitteln geförderten Maßnahmen sind öffentlich auszuschreiben. Abweichungen bedürfen der Begründung. Zu der einzureichenden vollständigen Vergabedokumentation gehören folgende Unterlagen:
A) für Bauleistungen VOB/A
B) Lieferungen / Dienstleistungen (VOL/A) und freiberufliche Leistungen (VOF)
Bei freiberuflichen Leistungen unterhalb des gültigen EU-Schwellenwertes sind mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Das Einholen von Vergleichsangeboten ist so zu verstehen, dass es nicht ausreicht, geeignete potenzielle Bieter zur Angebotsabgabe aufzufordern, sondern dass im allgemeinen Angebote auch tatsächlich beim Auftraggeber vorliegen müssen, da nur so die Wirtschaftlichkeit der Vergabe zu ermitteln ist.
Eine Vergabe auf Basis nur eines vorliegenden Angebotes ist im Einzelfall bei folgenden Ausnahmetatbeständen zulässig, wenn diese nachvollziehbar begründet und dokumentiert sind:
wenn aus besonderen (z.B. rechtlichen oder technischen Gründen) nur ein Unternehmen in Betracht kommt und sein Angebot wirtschaftlich ist (d.h. innerhalb des Kostenrahmens liegt oder durch Umschichtungen aus anderen Positionen finanzierbar ist oder
wenn trotz nachgewiesener wiederholter Aufforderung mehrerer Anbieter zur Abgabe von Angeboten nur ein Angebot eingegangen ist und die Wirtschaftlichkeit des vorhandenen Angebotes nachgewiesen ist (z.B. durch Vergleiche mit vorangegangenen oder anderen Aufträgen).
Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich ausreichend.
Sind diese Umstände nicht gegeben, muss der Auftraggeber weitere geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, bis mindestens drei Vergleichsangebote tatsächlich vorliegen. Um den Prozess der Angebotseinholung kurz zu halten, ist zu empfehlen, den Kreis der angefragten Unternehmen von vornherein so zu wählen, dass die Abgabe mehrerer Angebote sehr wahrscheinlich ist.
Achtung: Eine Ausnahme vom gebotenen Vergabeverfahren aufgrund des Ausnahmetatbestandes der Dringlichkeit ist eng begrenzt; bevorstehender Wintereinbruch oder zu verausgabende Jahresraten gelten i.d.R. NICHT als Ausnahmetatbestand!
Vergabe, geringfügig
Für Vergaben bis zu einem Auftragswert in Höhe von 500 € ist gemäß Nr. 7.4 AV zu § 55 LHO ein formloser Preisvergleich ausreichend. In diesen Fällen wird auf die Vorlage einer Dokumentation des formlosen Preisvergleichs durch die Fördernehmer verzichtet.
Sofern sich in der Prüfung bei einzelnen Positionen Zweifel ergeben, ob die Vergabe bestimmter Leistungen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit entspricht, muss der Fördernehmer aber Angaben zur Vergabe (z.B. zum durchgeführten Preisvergleich) machen.
Ein formloser Preisvergleich (zu den Details wird auf den Vergabe-Reader verwiesen) kann auch auf Basis einer Internetrecherche durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Recherche von mindestens drei Internetangeboten sind schriftlich festzuhalten, damit Prüfer das Verfahren nachvoll-ziehen können. Bei der Nutzung eines sogenannten virtuellen Marktplatzes ist zu bedenken, dass nicht nur der Preis, sondern auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Händler (Gewährleistung, Skonto u. ä) sowie Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit in die Wirtschaftlichkeitsberechnung einzubeziehen sind.
Leistungen, die im Zuge der „Rahmenverträge für besondere Bauunterhaltungsmaßnahmen“ (gemäß Rundschreiben SenStadt VI A Nr. 23/2006) durchgeführt werden, sind nicht förderfähig, da aufgrund der Förderzusage der Mitteleinsatz planbar ist und es insofern an der Nicht-Vorhersehbarkeit fehlt, die die notwendige Begründung für den Einsatz von Rahmenverträgen ist. Dies bedeutet eine Kürzung um 100% aller Ausgaben innerhalb von Rahmenverträgen.
Bei freihändigen Vergaben ab 15.000 € und bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 € (jeweils ohne Umsatzsteuer) ist die Öffentlichkeit nach deren Durchführung in geeigneter Form über das Verfahren und den beauftragten Bieter zu informieren. Für diese Information ist die Vergabeplattform des Landes Berlin zu nutzen. Nach einer Registrierung ist die Eingabe der Daten mittels einer Eingabemaske möglich. Nähere Informationen finden sich unter http://www.vergabeplattform.berlin.de/.
Der Nachweis über die erfolgte Ausschreibung ist unbedingt vorzulegen, z.B., in Form eines Screenshots bei Veröffentlichungen auf Online-Plattformen.
Vergabe-Reader
Den Vergabe-Reader Teil I: Vergabe von Dienst-, Liefer- und Bauleistungen im Programm ZISII, den Vergabe-Reader Teil II: Beispiele aus der Prüfpraxis, finden Sie hier.
Verstöße gegen die Vergabebedingungen (auch in Bezug auf die Eigenmittel- und -leistungen) können zu einer Kürzung beziehungsweise zu einer Aberkennung der Fördermittel führen. Die Kürzungen können bis zu 100% der Kosten vom Auftragswert einer nicht ordnungsgemäß vergebenen Leistung umfassen.
Uneingeschränkt förderfähig sind Beiträge für gesetzlich vorgeschriebene Versicherungen (z.B. Rentenversicherung). Freiwillige Versicherungen (für Sach- oder Personenschäden) sind hingegen nur förderfähig, sofern deren Abschluss im konkreten Fall wirtschaftlich ist.
Entsprechend ist es bei freiwilligen Versicherungen zwingend, dass diese bereits bei der Antragstellung angegeben werden. Nur so kann die Förderstelle deren Wirtschaftlichkeit (also ob der Abschluss wirtschaftlicher ist als die Schadensregulierung) vor der Bewilligung prüfen. Eine nachträgliche Aufnahme von Versicherungsbeiträgen im Zuge des Verwendungsnachweises ist nicht möglich.
Im Schadensfalle sind die von der Versicherung gezahlten Beträge als Einnahme anzugeben. Bei bereits abgeschlossenen Projekten sind die Mittel an die Förderstelle zurückzuzahlen.
Spätestens 3 Monate nach Beendigung des Projektes ist ein Verwendungsnachweis einzureichen (siehe VV SozStadt 2014, Punkt 7.4.1). Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis mit Belegliste, die sich aus den in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 erfassten Belegen generiert, einem Sachbericht und der Darstellung der Zielerreichung auch anhand der programmbezogenen Indikatoren.
In dem Sachbericht sind die Verwendung der Fördermittel sowie der Verlauf des Projektes und das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und vor allem den vorgegebenen Zielen gegenüber zu stellen. Es sind Aussagen zu den Kooperationspartnern, zu den erreichten Zielgruppen, zur Nachhaltigkeit, zur Öffentlichkeitsarbeit und zu den Eigenleistungen zu treffen. Die Öffentlichkeitsmaßnahmen sind durch Exemplare auf Verlangen zu belegen (z.B. Broschüren, Plakate, Flyer).
Siehe auch Zwischennachweis
die Mittel nicht innerhalb der festgelegten Fristen seit Auszahlung der Zuwendung für den im Bewilligungsbescheid bestimmten Zweck verbraucht wurden.
Um die in dem Zuwendungsbescheid benannten Mittel ausgezahlt zu bekommen, muss der Fördernehmer einen Zahlungsabruf bei der Förderstelle einreichen. Hierfür steht beim PDL (alternativ über die Förderstelle) ein entsprechendes Formular zur Verfügung.
Im Zahlungsabruf ist der Stand des Projektes in einem Sachbericht kurz zu dokumentieren, damit die Förderstelle prüfen kann, ob die Auszahlung angemessen ist. Zudem ist anzugeben, in welchem Umfang Mittel für die Arbeit der kommenden Monate (siehe auch Alsbaldige Verwendung bzw. Fristen für die Fördernehmer) benötigt werden.
Hinweis: Die getätigten Ausgaben sowie projektbezogenen Einnahmen sind in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 fortlaufend anhand von Einzelbelegen zu erfassen. Für spätere Prüfungen sind entsprechende Belege (siehe Belege) vorzuhalten.
Werden während der Durchführung eines Vorhabens Gegenstände erworben oder hergestellt deren Wert 150 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigt oder Maßnahmen finanziert, die der Erfüllung des Zuwendungszweckes dienen, so sind diese an den Förderzweck gebunden und dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden.
Generell ist bei mehrjährigen Vorhaben ein Zwischennachweis über das jeweils abgelaufene Haushaltsjahr bis zum 31.03. des Folgejahres einzureichen. Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht, der Darstellung der Zielerreichung auch anhand der programmbezogenen Indikatoren und einem zahlenmäßigen Nachweis mit Belegliste, die sich aus den in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 erfassten Belegen generiert.
ZIS II Förderglossar - Teil B 2016 10 19.pdfZIS II Förderglossar - Teil B Soziale Stadt Aktionsfonds und Projektfonds - Stand 19.10.2016
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References: § 44
 § 23
 § 10
 § 6
 § 6
 § 44
 § 6
 § 32
 § 44
 § 9
 § 44
 § 55