Source: https://lege5.ro/Gratuit/gm2dkmjw/acordul-multianual-de-finantare-intre-guvernul-romaniei-si-comisia-comunitatilor-europene-din-02022001?d=2020-03-27
Timestamp: 2020-03-28 15:43:18+00:00

Document:
Acordul multianual de finanțare între Guvernul României și Comisia Comunităților Europene din 02.02.2001 *) actualizat 2020 - Lege5.ro
Acordul multianual de finanțare între Guvernul României și Comisia Comunităților Europene din 02.02.2001 *)
Modificări (5), Referințe (3), Referințe în jurisprudență
În vigoare de la 05 iulie 2001
Comisia Comunităților Europene, denumită în continuare Comisia, acționând pentru și în numele Comunității Europene, denumită în continuare Comunitate, pe de o parte, și Guvernul României, acționând pentru și în numele României, denumit în continuare România, pe de altă parte, denumite în continuare părți contractante,
1. un program special de preaderare pentru agricultură și dezvoltare rurală, denumit în continuare SAPARD, care furnizează o contribuție financiară a Comunității, a fost stabilit prin Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 1.268/1999 din 21 iunie 1999 privind suportul Comunității pentru măsurile de preaderare în domeniul agriculturii și dezvoltării rurale în țările candidate din centrul și estul Europei în perioada de preaderare1);
2. România este eligibilă să fie beneficiară în cadrul SAPARD;
3. România a aprobat un plan pentru agricultură și dezvoltare rurală și l-a prezentat ca program Comisiei pentru aprobare;
4. planul a fost aprobat ca program pentru agricultură și dezvoltare rurală printr-o decizie luată în conformitate cu art. 4(5) din Reglementarea (C.E.) nr. 1.268/1999 în data de 12 decembrie 2000, este necesar să se stabilească condițiile pentru execuția Programului pentru agricultură și dezvoltare rurală și orice amendament la acesta în România;
5. Programul trebuie să fie executat pe o bază descentralizată urmând decizia Comisiei ce conferă managementul asistenței unei agenții în România, luată în conformitate cu art. 12(2) din Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 1.266/1999 din 21 iunie 1999 privind coordonarea ajutorului către țările candidate în cadrul strategiei de preaderare și care modifică Reglementarea Comisiei (C.E.) nr. 3.906/892),
1) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 87.
2) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 68.
1. Acest acord stabilește cadrul administrativ, legal și tehnic conform căruia Programul pentru agricultură și dezvoltare rurală, denumit în continuare Program, și orice amendamente la acesta vor fi executate în România. Cu privire la respectarea acestui acord trebuie să se înțeleagă că acesta include și respectarea Programului, a acordului/acordurilor anual/anuale de finanțare și a deciziei Comisiei la care face referire art. 3 paragraful 1 din secțiunea A din anexă.
2. România va asigura execuția adecvată a Programului în România pe o bază descentralizată, în conformitate cu prevederile acestui acord.
3. În caz de conflict prevederile acestui acord vor prevala față de prevederile Programului.
ARTICOLUL 2 Acordul anual de finanțare
1. După aprobarea de către Comisie a Programului și încheierea prezentului acord un acord anual de finanțare va trebui să fie încheiat în fiecare an.
2. Angajamentul financiar al Comunității va fi stabilit în acordurile anuale de finanțare. Acestea sunt singurele instrumente care determină un angajament financiar din partea Comunității față de România. Fiecare acord anual de finanțare va stabili:
a) doar pentru anul respectiv angajamentul financiar maxim al Comunității pentru România și perioada de valabilitate a acestui angajament;
b) acolo unde este cazul, amendamente la prevederile acestui acord.
3. Prin aderarea la Uniunea Europeană România va pierde dreptul la finanțare în cadrul Programului.
ARTICOLUL 3 Inspecție și audit
1. Comisia și Curtea de Conturi a Comunităților Europene, denumită în continuare Curtea de Conturi, vor avea dreptul, cu privire la execuția Programului, să trimită agenți sau reprezentanți autorizați pentru a îndeplini:
a) misiuni financiare, tehnice sau de auditare în România;
b) inspecții legate de neregularități și fraude.
Astfel de misiuni, auditări sau inspecții pot implica în particular o examinare a sistemelor și procedurilor, inspecții la fața locului asupra:
- proiectelor și beneficiarilor; și
- în particular cu referire la verificarea realității economice a ofertelor și recepțiilor, precum și a certificatelor de origine, a furnizorilor de bunuri și servicii către beneficiari cărora li s-a acordat asistență în cadrul Programului.
Comunitatea va anunța anticipat autoritățile din România despre aceste misiuni și auditări.
2. România va păstra înregistrări și bilanțuri adecvate pentru identificarea proiectelor și, unde este cazul, a serviciilor finanțate de Program în conformitate cu procedurile contabile adecvate, luând în considerare cerințele acestui acord.
Se va asigura că agenții sau reprezentanții la care s-a făcut referire în paragraful 1 au dreptul să inspecteze toată documentația relevantă, sistemele și conturile aparținând proiectelor și, unde este cazul, serviciilor finanțate în cadrul Programului.
Se va asigura că, nu mai târziu de data la care proiectele sunt selectate, toți beneficiarii sunt informați cu privire la faptul că agenții sau reprezentanții la care s-a făcut referire în paragraful 1 au dreptul de a realiza inspecții la fața locului.
3. România va furniza, la cererea agenților și reprezentanților la care s-a făcut referire în paragraful 1, toate documentele și informațiile, inclusiv cele create sau înmagazinate pe suport electronic, legate de angajamentele și cheltuielile finanțate în cadrul Programului, și va lua măsurile necesare pentru a facilita munca agenților menționați mai sus și a reprezentanților Comunității în cadrul acestui acord.
ARTICOLUL 4 Rezolvarea diferendelor Jurisprudență
Diferendele dintre părțile contractante, legate de acest acord, vor fi rezolvate în conformitate cu secțiunea G din anexă.
ARTICOLUL 5 Limba folosită
1. Orice comunicare între Comisie și România, legată de acest acord, se va face în limba engleză.
2. România se va asigura că pentru examinarea de către Comisie, la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din secțiunea A din anexă, legislația națională relevantă, manualele cu proceduri scrise, liniile directoare, listele de verificări privind controlul standard, notificările administrative relevante, documentele și formularele standard vor fi disponibile în limba engleză. În cazul în care este necesară documentație în alt scop decât cel de examinare, dar aceasta nu este disponibilă în limba engleză, România va asigura textele în limba engleză cu promptitudine, în urma unei cereri din partea Comisiei.
ARTICOLUL 6 Rezilierea acordului
1. Comisia și România vor monitoriza, în conformitate cu obligațiile lor specifice, implementarea Programului în cadrul acestui acord. Fără a afecta drepturile și obligațiile care rezultă din acest acord, oricare dintre părțile contractante poate rezilia acest acord, dacă cealaltă parte nu reușește să își îndeplinească oricare dintre obligațiile sale referitoare la acest acord. În cazul în care una dintre părțile contractante detectează un astfel de eșec, aceasta trebuie să înștiințeze imediat cealaltă parte contractantă.
2. În cazul detectării unei neconformități cu obligațiile din acest acord, Comisia:
a) va notifica României cu privire la intențiile sale, cu justificarea (justificările) necesară; și
b) își rezervă dreptul cu privire la Program, dar fără a afecta deciziile la care se face referire în art. 11 și 12 din secțiunea A din anexă:
(i) de a face corecții financiare împotriva României;
(ii) de a înceta transferul banilor spre România;
(iii) de a înceta preluarea oricărei noi obligații din partea Comunității; și
(iv) dacă este cazul, de a rezilia acordul, cu efect din momentul în care a fost detectată prima dată neconformitatea.
ARTICOLUL 7 Condițiile detaliate
Condițiile detaliate privind executarea acestui acord sunt stabilite în anexă, după cum urmează:
Secţiunea A - Managementul financiar
Secţiunea B - Managementul, monitorizarea şi evaluarea Programului
Secţiunea C - Prevederi generale
Secţiunea D - Declaraţiile de cheltuieli anuale şi trimestriale
Secţiunea E - Liniile directoare pentru Organismul de certificare
Secţiunea F - Textul legislaţiei Comunităţii, la care se face referire în Reglementarea C.E. nr. 2.222/2000 privind regulile financiare aplicabile SAPARD3), adaptate acestui acord
Secţiunea G - Rezolvarea diferendelor - SAPARD.
Anexa la acest acord face parte integrantă din acesta.
3) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.
ARTICOLUL 8 Puncte de contact Modificări (1)
Corespondența privind orice aspect legat de scopul acestui acord, dacă este cazul menționându-se numărul și titlul Programului, va fi adresată astfel: Modificări (1)
Pentru Comunitate: Modificări (1)
Direcția generală pentru agricultură,
Unitatea SAPARD
Telefon: 00 32 2 2967 337
Str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5, București
Telefon: 00 40 1 3011623
Fax: 00 40 1 3011626
ARTICOLUL 9 Intrarea în vigoare
Acest acord va intra în vigoare la data la care ambele părți contractante își vor fi notificat reciproc îndeplinirea tuturor formalităților necesare pentru încheierea sa.
ARTICOLUL 10 Semnare
Acest acord este elaborat în două exemplare în limbile engleză și română, doar textul în limba engleză fiind autentic.
Semnat la Bruxelles la 2 februarie 2001.
Pentru Comisia Comunităților Europene,
ministrul integrării europene - coordonatorul național al asistenței
SECȚIUNEA A MANAGEMENTUL FINANCIAR
Această secțiune stabilește prevederile financiare pentru execuția Programului. Execuția Programului trebuie să facă obiectul adoptării deciziei Comisiei care acordă managementul asistenței unei agenții și în condițiile contextului acelei decizii.
Pentru obiectivele acordului următoarele definiții trebuie să fie aplicate:
a) Fondul Național înseamnă organismul numit de România și aflat sub responsabilitatea responsabilului național cu autorizarea finanțării, care acționează în calitate de Autoritate competentă;
b) Autoritatea competentă înseamnă organismul din România care:
(i) conferă, monitorizează și retrage acreditarea Agenției SAPARD; și
(ii) numește un organism de certificare;
c) Agenția SAPARD înseamnă organismul stabilit de România care funcționează sub responsabilitatea acesteia și care îndeplinește o funcție de implementare și o funcție de plată. Doar o singură agenție SAPARD poate fi acreditată în orice moment în România; Jurisprudență
d) Organismul de certificare înseamnă organismul care este independent operațional de Agenția SAPARD și stabilește atestarea conturilor, raportează asupra sistemelor de management și control și verifică elementele de cofinanțare;
e) contul euro SAPARD înseamnă contul deschis de responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, aflat sub responsabilitatea acestora, într-o instituție financiară sau la trezorerie, care este purtător de dobândă în condiții comerciale normale, pentru a primi plățile menționate în art. 7 din această secțiune, este utilizat exclusiv pentru tranzacțiile SAPARD, este menținut în euro și nu face obiectul nici unei taxe sau unui impozit;
f) anul financiar înseamnă anul calendaristic de la 1 ianuarie la 31 decembrie;
g) măsură înseamnă mijlocul prin care o prioritate este implementată, care permite proiectelor să fie cofinanțate; unei măsuri i se alocă o contribuție din partea Comunității și a României, precum și un set de sarcini specifice;
h) proiect înseamnă orice operațiune întreprinsă de beneficiarul final în cadrul Programului;
i) beneficiar final înseamnă organizația publică sau privată care preia responsabilitatea realizării unui proiect;
j) contribuția Comunității înseamnă partea cofinanțată de Comunitate din cheltuielile publice totale eligibile efectuate în cadrul Programului;
k) cheltuieli publice înseamnă cheltuielile Comunității plus alte cheltuieli publice ale tuturor organismelor publice din România.
ARTICOLUL 3 Conferirea managementului asistenței
1. România va permite Comisiei să verifice respectarea condițiilor menționate la pct. 1 și 3 din secțiunea F, denumite în continuare în această secțiune condițiile, și la art. 4, 5, 6 și 14 din această secțiune, înainte de luarea deciziei care conferă managementul asistenței unei agenții SAPARD.
Pentru stabilirea respectării condițiilor și a articolelor menționate în primul subparagraf Comisia:
a) va examina procedurile și structurile Fondului Național legate de implementarea Programului și procedurile și structurile Agenției SAPARD și, dacă este cazul, procedurile și structurile altor organisme cărora li s-au delegat sarcini în conformitate cu art. 4 paragraful 3, art. 5 paragraful 3 și cu art. 6 paragraful 5 din această secțiune;
b) va realiza verificări la fața locului.
2. România va trebui să se asigure întotdeauna că responsabilul național cu autorizarea finanțării din România poartă întreaga responsabilitate financiară și obligația pentru fondurile primite din contribuția Comunității. Responsabilul național cu autorizarea finanțării va fi punctul de contact pentru informațiile financiare transmise între Comisie și România. Modificări (1)
3. Decizia de a conferi managementul asistenței unei agenții SAPARD în România poate fi luată pe o bază provizorie, asigurându-se respectarea condițiilor și a articolelor la care se face referire în primul subparagraf al paragrafului 1. Modificări (1)
ARTICOLUL 4 Atribuțiile Autorității competente
1. România se va asigura că înainte de acreditarea Agenției SAPARD Autoritatea competentă trebuie să fie sigură că aranjamentele administrative, contabile, de plată și de control intern ale Agenției SAPARD oferă următoarele garanții:
a) admisibilitatea cererilor și respectarea acestui acord sunt verificate înainte de autorizarea plății;
b) angajamentele și plățile efectuate sunt înregistrate corect și în întregime în conturi;
c) documentele necesare sunt transmise la momentul și în formatul cerut;
d) eligibilitatea cererilor și respectarea acestui acord sunt verificate înainte de semnarea contractelor cu beneficiarii și de înregistrarea angajamentului.
Agenția SAPARD trebuie să păstreze toată documentația care justifică plățile efectuate și documentele cu privire la efectuarea controalelor administrative și fizice stabilite. Acolo unde documentația este păstrată de organismele responsabile pentru autorizarea cheltuielii, aceste organisme trebuie să transmită rapoarte Agenției SAPARD cu privire la numărul de verificări făcute, conținutul acestora și la acțiunile întreprinse ca urmare a rezultatelor acestor verificări.
2. România se va asigura că decizia Autorității competente de a acredita Agenția SAPARD este luată pe baza unei examinări care acoperă structurile și procedurile privind aranjamentele la care se face referire în paragraful 1. Examinarea va include în special aranjamentele care au fost adoptate pentru a proteja interesele Comunității cu privire la tranzacțiile ce vor fi finanțate prin Program, ținându-se seama de prevederile art. 5 și 14 din această secțiune, și anume:
a) execuția plăților;
b) protecția trezoreriei;
c) securitatea computerelor;
d) menținerea înregistrărilor contabile;
e) separarea îndatoririlor și suficiența controalelor interne și externe;
f) garanțiile de obținut;
g) sumele de colectat;
h) selecția proiectelor, ofertarea, contractarea;
i) respectarea regulilor de achiziție.
3. Examinarea la care se face referire în paragraful 2 trebuie să fie făcută la standardele de audit internațional acceptate.
Autoritatea competentă poate delega conducerea examinării către alte organisme. În toate cazurile responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, va purta întreaga răspundere.
4. Acreditarea poate fi oferită provizoriu pentru o perioadă care urmează să fie fixată în funcție de seriozitatea problemei de care depinde implementarea oricăror schimbări în aranjamentele administrative sau contabile. În situațiile în care este prevăzută o astfel de acreditare provizorie, trebuie să fie respectate prevederile art. 5 și 14 din această secțiune, în particular următoarele criterii:
(i) proceduri scrise;
(ii) separarea îndatoririlor;
(iii) aprobarea preproiectelor și verificarea preplăților;
(iv) procedurile de plată;
(v) procedurile de contabilitate;
(vi) securitatea computerelor;
(vii) audit intern și, unde este cazul, prevederi pentru achiziții publice.
5. Autoritatea competentă trebuie să se asigure că sistemul de contabilitate al Agenției SAPARD respectă standardele de contabilitate internațional acceptate.
6. Dacă Autoritatea competentă este sigură că Agenția SAPARD respectă toate cerințele relevante, trebuie să înceapă acreditarea. În caz contrar trebuie să trimită Agenției SAPARD instrucțiunile legate de aranjamentele administrative și de contabilitate și, în particular, cele legate de orice condiții cerute Agenției SAPARD care trebuie să fie îndeplinite înainte de acreditare.
7. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să comunice Comisiei următoarele particularități despre Agenția SAPARD care îl acreditează să îndeplinească sarcinile stabilite în art. 5:
a) denumirea și statutul Agenției SAPARD;
b) condițiile administrative, de contabilitate și control intern în care sunt realizate plățile legate de implementarea Programului;
c) actul acreditării care trebuie să constea într-o confirmare scrisă a faptului că organismul respectă criteriile de acreditare și, acolo unde este cazul, trebuie să stabilească instrucțiuni cu privire la schimbări și la perioadă;
d) informații cu privire la următoarele:
(i) responsabilitățile învestite în ea;
(ii) alocarea responsabilităților între departamentele sale;
(iii) relațiile sale cu alte organisme, publice sau private, care au, de asemenea, responsabilități în executarea măsurilor pentru care se fac cheltuieli în cadrul Programului;
(iv) procedurile prin care cererile beneficiarilor sunt primite, verificate și validate și prin care cheltuiala este autorizată, plătită și contabilizată;
(v) previziunile pentru audit intern.
Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să informeze Comisia în avans despre orice schimbări propuse la aceste particularități înainte ca ele să fie implementate.
8. România se va asigura că Autoritatea competentă monitorizează acreditarea și, dacă se constată o neîndeplinire în respectarea oricărui criteriu stabilit în paragraful 4(i)-(vii) prin operațiuni ale Agenției SAPARD, va retrage imediat acreditarea. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să informeze imediat Comisia.
ARTICOLUL 5 Funcțiile de implementare și de plată ale Agenției SAPARD
1. Funcția de implementare a Agenției SAPARD va cuprinde:
a) primirea cererilor de finanțare și publicarea termenilor și condițiilor de eligibilitate;
b) selectarea proiectelor, inclusiv cereri pentru prioritizarea criteriilor;
c) verificarea cererilor pentru aprobarea proiectelor pe baza termenilor și condițiilor de eligibilitate și cu respectarea acestui acord, incluzând, dacă este cazul, prevederi cu privire la achizițiile publice;
d) stabilirea de obligații contractuale în scris între Agenția SAPARD și beneficiari, incluzând informațiile referitoare la posibile sancțiuni în cazul neconformității cu acele obligații și, dacă este cazul, eliberarea aprobării pentru începerea lucrării;
e) realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilității atât înainte, cât și după aprobarea proiectului;
f) urmărirea activităților pentru a asigura progresul proiectelor ce sunt implementate;
g) raportarea progresului măsurilor ce sunt implementate pe baza indicatorilor;
h) asigurarea că beneficiarul este informat cu privire la contribuția Comunității la proiect.
2. Funcția de plată a Agenției SAPARD trebuie să includă:
a) verificarea solicitărilor de plată;
b) realizarea de verificări pe teren pentru stabilirea eligibilității plății;
c) autorizarea plății;
d) executarea plății;
e) contabilitatea angajamentelor și a plăților;
f) dacă este necesar, prin obligațiile contractuale dintre Agenția SAPARD și beneficiar sau prin prevederile Programului, controale asupra beneficiarilor după plata ajutorului, pentru a se stabili dacă termenii și condițiile de eligibilitate ale ajutorului nerambursabil continuă să fie respectate. Jurisprudență
3. În cazul în care funcțiile de implementare și de plată nu sunt îndeplinite într-o singură structură administrativă, Agenția SAPARD le poate delega către alte părți care asigură respectarea condițiilor prevăzute la pct. 2.3.1-2.3.8 ale art. 14 din această secțiune. În nici un caz funcțiile de executare a plăților și funcția de contabilizare a angajamentului și plății, stabilite în art. 14 pct. 1.2 și 1.3 din această secțiune, nu pot fi delegate. Aprobarea proiectului, controalele pe teren și procesele de plată trebuie să se bazeze pe o separare corespunzătoare a atribuțiilor.
4. România se va asigura că orice schimbare propusă în aranjamentele de implementare sau de plată ale Agenției SAPARD după acreditarea sa este prezentată Comisiei de către Autoritatea competentă pentru examinare înaintea implementării.
5. România se va asigura că, atunci când Agenția SAPARD nu îndeplinește, de asemenea, funcțiile de autoritate de management prevăzute la art. 2c) din secțiunea B, Agenția SAPARD va comunica acelei autorități informațiile necesare pentru ca aceasta să își îndeplinească funcțiile.
6. În ceea ce privește investițiile în proiecte de infrastructură de un anumit tip, care generează de obicei venit net substanțial, Agenția SAPARD va evalua, înainte de a intra în aranjamente contractuale cu un potențial beneficiar, dacă proiectul este de acel tip. Când se poate ajunge la concluzia că proiectul respectiv este de acel tip, Agenția SAPARD se va asigura că ajutorul public din toate sursele nu depășește 50% din costul total eligibil.
7. În ceea ce privește investițiile în proiecte, cu excepția acelora în infrastructură de un tip care nu generează venit net substanțial, Agenția SAPARD se va asigura că acumularea ajutorului public acordat în cadrul Programului din toate sursele nu depășește 50% din costul total eligibil al oricărui proiect. Măsurile pentru pregătirea personalului sunt considerate ca fiind capital uman și nu sunt investiții în sensul acestui paragraf. Modificări (2)
ARTICOLUL 6 Atribuțiile Organismului de certificare
1. România se va asigura că atribuțiile Organismului de certificare vor cuprinde:
a) eliberarea unui certificat privind contul anual al Agenției SAPARD, precum și pentru contul euro SAPARD, în ceea ce privește integralitatea, acuratețea și veridicitatea acestor conturi;
b) raportarea anuală privind compatibilitatea sistemelor de management și de control ale Agenției SAPARD referitor la capacitatea lor de a asigura conformitatea cheltuielilor cu prevederile art. 7 paragraful 1 din această secțiune;
c) verificarea existenței și corectitudinii elementului de cofinanțare național specificat în art. 8 paragraful 2 din această secțiune.
2. Organismul de certificare trebuie să fie un departament sau un organism independent din punct de vedere operațional față de Agenția SAPARD și care are o vocație tehnică potrivită.
3. Certificatul la care se face referire în paragraful 1 trebuie să se bazeze pe o examinare a procedurilor și pe un eșantion al tranzacțiilor. Trebuie să acopere conformitatea plăților cu acest acord, în ceea ce privește capabilitatea structurilor administrative ale Agenției SAPARD și ale Fondului Național de a asigura că această conformitate a fost verificată înainte ca plata să fi fost făcută.
4. Raportul la care face referire paragraful 1b) trebuie să stabilească dacă:
a) procedurile Agenției SAPARD, în particular cele cu privire la criteriile și funcțiile menționate în art. 4, 5 și 14 din această secțiune, oferă suficiente garanții că operațiunile desfășurate de Program respectă acest acord și ce recomandări au fost făcute pentru îmbunătățirea sistemelor;
b) conturile anuale la care se face referire în art. 11 din această secțiune sunt în concordanță cu registrele și înregistrările Agenției SAPARD;
c) declarațiile de cheltuieli prevăzute la art. 9 din această secțiune și în secțiunea D sunt înregistrări adevărate, complete și clare ale operațiunilor cuprinse în Program;
d) interesele financiare ale Comunității sunt protejate în mod corespunzător în ceea ce privește sumele ce trebuie să fie colectate și, unde este cazul, garanțiile obținute;
e) recomandările de îmbunătățire a sistemelor, adresate Agenției SAPARD, au fost urmate;
f) orice tranzacții neobișnuite sau dificultăți tehnice au fost experimentate în ceea ce privește anul financiar în cauză;
g) orice modificare semnificativă a fost realizată de la ultimul raport de informare.
Raportul trebuie să fie însoțit de informații privind numărul și calificările personalului care efectuează auditul, munca realizată, numărul tranzacțiilor examinate, nivelul de materialitate și încredere obținut, privind orice slăbiciune depistată și recomandare făcută pentru îmbunătățire și privind operațiunile Organismului de certificare și ale celorlalte organisme de audit, din interiorul sau din exteriorul Agenției SAPARD, de la care s-a obținut o parte sau întreaga siguranță a Organismului de certificare în ceea ce privește chestiunile raportate.
5. Organismul de certificare își va conduce examinarea în conformitate cu standardele de audit internațional acceptate și cu liniile directoare stabilite în secțiunea E. Dacă organismul numit este Biroul național de audit sau un echivalent, acesta poate delega o parte sau toate atribuțiile de examinare specificate în paragraful 3, asigurând îndeplinirea efectivă a sarcinilor. Organismul de certificare poartă întreaga responsabilitate pentru sarcini în toate cazurile.
6. Verificările trebuie să fie efectuate atât în timpul, cât și după sfârșitul fiecărui an financiar.
7. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să se asigure că raportul Organismului de certificare asupra contului anual și raportul de audit asupra constatărilor sale, la care se face referire în paragraful 1, specifică, în special dacă s-au obținut suficiente asigurări, că conturile care trebuie să fie transmise Comisiei sunt adevărate, complete și clare și că procedurile de control intern au operat satisfăcător. Certificatul și raportul trebuie să fie redactate până cel târziu la data de 15 aprilie a anului următor anului financiar în cauză și comunicate de Autoritatea competentă Comisiei cel târziu până la data de 30 aprilie. Comitetul de monitorizare la care se face referire în art. 7 din secțiunea B trebuie să primească o copie de pe raport.
ARTICOLUL 7 Angajamentele și plățile de la Comisie
1. Doar asistența SAPARD, acordată în conformitate cu prevederile acestui acord, va face obiectul cofinanțării de către Comunitate.
2. Plățile efectuate de Comisie din contribuția Comunității vor fi făcute, în conformitate cu acordul/acordurile anual/anuale de finanțare la care se face referire în art. 2 din acest acord, în contul euro SAPARD și vor arăta că verificările la care se face referire în art. 9 din această secțiune nu indică nici o problemă. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să comunice Comisiei detaliile acestui cont, așa cum se arată în formularul D3 prezentat în secțiunea D. Modificări (1)
3. Plățile trebuie să fie făcute în contul primului angajament deschis.
Angajamentele din bugetul Comunității pentru România trebuie făcute în conturile Comunității, pe baza deciziei Comisiei prin care se autorizează semnarea fiecărui acord anual de finanțare.
Angajamentele trebuie, ca o regulă generală, să fie efectuate anual. Primul angajament în conturile Comisiei pentru România trebuie făcut atunci când este luată decizia Comisiei prin care se autorizează semnarea acordului anual de finanțare. Angajamentele ulterioare trebuie să fie efectuate în fiecare an prin decizia Comisiei prin care se autorizează semnarea acordului anual de finanțare. Fiecare angajament anual trebuie să fie stabilit în acordul anual de finanțare.
4. Comisia va dezangaja în mod automat: Modificări (1)
a) întregul angajament ce privește orice an, dacă semnarea acordului anual de finanțare nu s-a realizat până la sfârșitul anului următor;
b) orice parte a unui angajament care nu a fost stabilit prin plata în cont sau pentru care nu s-a primit o cerere de plată conținând toate elementele care să permită plata de către Comisie, în conformitate cu paragraful 6, până la sfârșitul celui de-al doilea an ulterior anului în care s-a făcut angajamentul.
5. Cu condiția disponibilității alocării, Comisia va face o plată inițială în avans în contul euro SAPARD. Această plată, care poate fi făcută în mai mult de o tranșă, nu va depăși 49% din angajamentul anual față de România, stabilit în primul acord anual de finanțare. Plata va fi făcută după adoptarea Programului, cu condiția ca acreditarea Agenției SAPARD să fi fost supusă deciziei specificate în art. 3 paragraful 1 din această secțiune, și după încheierea prezentului acord și a primului acord anual de finanțare. Plata va fi rambursată în euro cu toate dobânzile acumulate dacă, în conformitate cu art. 9 din această secțiune, nu este primită nici o cerere de plată acceptabilă de către Comisie în termen de 18 luni de la data acelei plăți.
Dacă plata în avans este mai mică de 49%, cererile pot fi prezentate Comisiei pentru plăți suplimentare în avans în limita generală, bazate pe declarațiile de cheltuieli menționate în art. 8 paragraful 1b) din această secțiune, încă neonorate. Cu condiția disponibilității alocării, Comisia va face plăți ulterioare în avans care să reflecte această necesitate anticipată.
În timpul derulării Programului responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să utilizeze plata în avans doar pentru a plăti contribuția Comunității la cheltuială, în conformitate cu acest acord. Toate dobânzile obținute la plata în avans trebuie să fie utilizate în exclusivitate pentru Program.
6. Plățile intermediare, altele decât cele în avans, trebuie să fie făcute de către Comisie pentru a rambursa cheltuiala plătită de fapt în cadrul Programului, astfel cum este atestat de responsabilul național cu autorizarea finanțării în conformitate cu art. 9 din această secțiune. Astfel de plăți trebuie să fie calculate și făcute la nivelul măsurilor conținute în planul financiar al Programului.
Acestea trebuie să fie supuse următoarelor condiții:
a) ultimul raport anual de implementare datorat, care conține informațiile specificate în art. 8 paragraful 5 din secțiunea B, trebuie să fie înaintat Comisiei;
b) evaluarea intermediară la care se face referire în art. 10 din secțiunea B, acolo unde este cazul, trebuie să fie trimisă Comisiei;
c) cheltuiala pe măsură trebuie să fie în concordanță cu Programul, incluzând, acolo unde este cazul, flexibilitate între măsuri și, în limitele contribuției Comunității, urmărind acordul anual de finanțare încheiat;
d) orice recomandări, astfel cum se specifică în art. 8 paragraful 3 din secțiunea B, trebuie să fi fost respectate într-o perioadă specificată sau, în cazul în care aceste recomandări au fost destinate să remedieze erori serioase ale sistemului de monitorizare sau management, erori care subminează managementul financiar al Programului, România să fi comunicat motivele pentru care nu a fost întreprinsă nici o acțiune; orice cerere a Comisiei pentru acțiuni de corectare trebuie să fie respectată;
e) trebuie să se țină seama de consecințele financiare ale oricăror decizii luate în concordanță cu art. 11 și 12 din această secțiune.
f) furnizarea informațiilor solicitate de Comisie, necesare pentru a clarifica orice elemente relevante privind cererile de plată.
România și responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să fie informați imediat de către Comisie dacă oricare dintre aceste condiții nu este îndeplinită. Ei trebuie să ia măsurile necesare pentru a remedia situația înainte ca cererea de plată să fie acceptată.
7. Totalul combinat al plăților la care se face referire în paragrafele 5 și 6 și care sunt realizate cu privire la Program, înainte ca plata să fie făcută în conformitate cu paragraful 8, nu trebuie să depășească 95% din angajamentul Comunității pentru Program.
8. Tranșa finală a Programului trebuie să fie plătită dacă:
a) responsabilul național cu autorizarea finanțării trimite Comisiei, în 6 luni de la termenul limită al plății stabilit în acordul anual de finanțare, o declarație de cheltuieli certificată, efectuate în conformitate cu art. 9 din această secțiune;
b) raportul final de implementare a fost trimis și aprobat de către Comisie;
c) a fost adoptată decizia la care se face referire în art. 11 și 12 din această secțiune.
ARTICOLUL 8 Plățile de la Agenția SAPARD
1. România se va asigura că plățile de la Agenția SAPARD către beneficiar:
a) sunt făcute în moneda națională și sunt debitate corespunzător în contul euro SAPARD. Ordinul (ordinele) de plată către beneficiar (beneficiari) sau către delegații săi (lor) va fi eliberat (vor fi eliberate), ca regulă generală, în 5 zile de la această debitare;
b) sunt bazate pe declarațiile de cheltuieli făcute de beneficiar, evidențiate prin facturile originale primite sau prin alte documente justificative, dacă, conform Programului, asistența nu este o funcție de cheltuială. Astfel de declarații vor include doar cheltuieli sau, în cazul în care asistența nu este o funcție de cheltuială, evenimente care au avut loc nu mai devreme de data la care a fost încheiat contractul prin care solicitantul devine beneficiar în cadrul Programului pentru proiectul respectiv, cu excepția celor ce privesc studiile de fezabilitate și altele legate de acestea, dar în nici un caz nu se vor referi la proiectele selectate, contractele încheiate de către sau în numele Agenției SAPARD și beneficiari, cheltuiala plătită mai devreme de data specificată în decizia Comisiei la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din această secțiune. Dacă facturile originale sau alte documente justificative la care se face referire în acest subparagraf nu sunt reținute de Agenția SAPARD după primire, aceasta se va asigura că se vor face copii și se vor face aranjamente pentru ca originalele să poată fi consultate cu ocazia auditului și inspecției. Modificări (1)
2. Agenția SAPARD se va asigura că contribuția Comunității va fi realizată simultan cu cheltuiala publică de la toate organismele publice. Totuși, în cazul beneficiarilor din sectorul public contribuția Comunității poate fi făcută mai târziu decât cea de la alte organisme publice. În nici un caz contribuția Comunității nu va fi făcută înainte de contribuția altor organisme publice din România.
3. Agenția SAPARD se va asigura că cheltuiala publică totală a tuturor organismelor publice din România pentru fiecare măsură și proiect este identificabilă la nivelul Agenției SAPARD.
4. Agenția SAPARD va păstra înregistrări ale fiecărei plăți, care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații:
a) suma în moneda națională;
b) suma corespunzătoare în euro.
Proporțiile contribuțiilor naționale și ale Comunității în cheltuiala publică și ale cheltuielii totale publice în costul total eligibil trebuie să fie determinate în moneda națională.
5. Agenția SAPARD se va asigura că orice sumă care a fost plătită inadecvat în plus față de suma datorată, care a fost semnalată și care a fost încorporată în declarațiile de cheltuieli evidențiate în contul euro SAPARD va fi înregistrată în termen de 5 zile în contul euro SAPARD și va fi dedusă din următoarea cerere de plată către Comisie, la care se face referire în art. 9 din această secțiune.
6. Agenția SAPARD va asigura o tratare în timp util a cererilor de plată de la beneficiari. În cazul în care intervalul dintre primirea documentației justificative necesare pentru plată și eliberarea ordinului de plată depășește 3 luni, cofinanțarea comunitară poate fi redusă.
ARTICOLUL 9 Cererea de plată de la Comunitate
1. Agenția SAPARD va prezenta trimestrial Comisiei cereri de plată, în conformitate cu formularul D1 prezentat în secțiunea D, semnate, certificate și transmise de responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, în decurs de o lună de la sfârșitul fiecărui trimestru. Totuși cereri suplimentare pot fi prezentate doar dacă se justifică pe baza riscului soldului net al contului euro SAPARD de a fi epuizat înainte de transmiterea următoarei cereri trimestriale. Modificări (1)
2. Comisia va verifica cererile de plată ținând seama de prevederile art. 7 din această secțiune.
3. Cheltuiala declarată în cererile de plată va fi rambursată de către Comisie în termen de două luni de la primirea unei cereri de plată acceptabile, cu condiția ca:
a) verificările specificate în art. 7 paragraful 6 și, unde este cazul, în art. 7 paragraful 8 din această secțiune să nu fi indicat nici o problemă;
b) să nu fi fost decisă nici o suspendare a plăților în ceea ce privește măsura/măsurile care este/sunt subiectul cererii în cauză;
c) să existe disponibilitatea alocării.
ARTICOLUL 10 Rata de schimb și dobânda
1. România se va asigura că rata de schimb înregistrată pentru conversia dintre euro și moneda națională este, pentru România, publicată de Banca Centrală Europeană pe pagina sa de web la ora 14,15 C.E.T.:
a) pentru plățile de la Agenția SAPARD, rata din penultima zi lucrătoare la Comisie în luna precedentă lunii în care cheltuiala a fost înregistrată în conturile Agenției SAPARD. Data la care este emis ordinul de plată către beneficiar sau către reprezentanții acestuia trebuie să fie data specificată în conturi;
b) pentru plăți necuvenite de către Agenția SAPARD, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedentă lunii în care plata necuvenită a fost observată pentru prima oară; Modificări (1)
c) pentru sumele fixate prin decizia de lichidare a conturilor și prin deciziile de lichidare referitoare la conformitate, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedentă lunii în care a fost luată decizia;
d) pentru datoriile recuperate în conformitate cu art. 14 pct. 2.8 din această secțiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedentă lunii în care a fost recuperată datoria;
e) pentru neregularități recuperate în conformitate cu art. 13 din această secțiune, rata penultimei zile lucrătoare la Comisie din luna precedentă lunii în care suma a fost recuperată;
f) pentru dobânzi obținute în contul (conturile) Agenției SAPARD, rata zilei în care dobânda a fost creditată în cont și care trebuie să fie cel puțin lunară.
În cazul în care rata pentru o anumită zi nu este publicată, va fi utilizată rata publicată în cea mai recentă zi lucrătoare anterioară.
2. În cazul în care limitele de timp în deciziile luate conform art. 11 și 12 din această secțiune nu sunt respectate, orice sumă restantă va genera dobândă la o rată egală cu rata Euribor pentru depozite de 3 luni, publicată de Banca Centrală Europeană, plus 1,5%. Acea rată va fi media lunară a lunii în care acele decizii specificate au fost luate.
3. România se va asigura că dobânda realizată în contul euro SAPARD va fi utilizată exclusiv pentru Program. Conturile legate de fondurile SAPARD și deschise de Agenția SAPARD vor fi purtătoare de dobândă în condiții comerciale normale. Dobânzile obținute în aceste conturi atribuibile contribuției comunitare vor fi, de asemenea, utilizate exclusiv pentru Program și nu vor constitui obiectul nici unor taxe sau impozite. Toate dobânzile atribuibile contribuției Comunității trebuie să fie adăugate sumelor incluse în acordurile anuale de finanțare și trebuie să fie considerate ca fiind o contribuție suplimentară a Comunității. Modificările corespunzătoare ale Programului vor trebui să fie făcute în conformitate cu art. 7 din secțiunea B.
ARTICOLUL 11 Decizia de lichidare a conturilor
1. România se va asigura că responsabilul național cu autorizarea finanțării trimite Comisiei, cel târziu până la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar de referință, conturile anuale ale Agenției SAPARD, însoțite de informațiile la cerere, la care se face referire în art. 6 paragraful 1 din această secțiune, cu privire la Agenția SAPARD și Fondul Național și în legătură cu tranzacțiile finanțate în cadrul Programului.
2. Conturile la care se face referire în paragraful 1 trebuie să fie trimise utilizându-se formularul D2 prezentat în secțiunea D.
3. Cheltuiala declarată pentru o anumită lună trebuie să fie legată de plățile făcute, mai puțin orice încasări.
Data justificativă pentru plăți trebuie să fie data la care Agenția SAPARD a trimis ordinul de plată către o instituție financiară sau beneficiar ori către reprezentanții lor. Data justificativă pentru primire trebuie să fie data la care suma a fost înregistrată în cont.
Cheltuiala declarată poate include corecții la datele raportate pentru luna precedentă în același an financiar.
Pentru un anumit an financiar trebuie să fie luate în considerare toate tranzacțiile înregistrate în conturile Agenției SAPARD în acel an.
4. Atunci când plățile datorate în cadrul Programului sunt afectate de cereri, acestea trebuie să fie considerate că au fost făcute în întregime în înțelesul primului subparagraf al paragrafului 3:
- la data plății sumei încă datorate beneficiarului, dacă cererea este mai mică decât cheltuiala stabilită;
- la data stabilirii cheltuielii, dacă cea din urmă este mai mică sau egală cu cererea.
5. Ordinele de plată neexecutate și plățile debitate în cont și apoi recreditate trebuie să fie evidențiate în formularul D2 ca deduceri din cheltuiala cu privire la luna în cursul căreia eșecul execuției sau anularea este raportată Agenției SAPARD.
6. Comisia, până cel târziu la data de 30 septembrie a anului următor anului financiar în cauză, pe baza informațiilor la care se face referire în paragraful 1, va lua o decizie de lichidare a contului Agenției SAPARD, denumită în continuare decizie de lichidare a conturilor.
Decizia de lichidare a conturilor trebuie să asigure integralitatea, acuratețea și veridicitatea conturilor prezentate și nu va afecta adoptarea unei decizii ulterioare de lichidare a conturilor, conform art. 12 din această secțiune.
Decizia de lichidare a conturilor va acoperi, de asemenea, lichidarea contului euro SAPARD și sumele ce urmează să fie creditate în acest cont în conformitate cu art. 13 paragraful 2 și cu art. 14 pct. 2.8 din această secțiune.
7. Comisia va comunica României rezultatele verificărilor sale privind informațiile furnizate, împreună cu orice amendamente pe care le propune, cel târziu până la data de 15 iulie a anului următor celui financiar de referință. Dacă din motive atribuite României Comisia nu poate să lichideze conturile României cel târziu până la data de 30 septembrie, Comisia va notifica României examinările ulterioare pe care își propune să le realizeze. Modificări (1)
8. Suma fixată prin decizia de lichidare a conturilor va fi în mod normal adăugată sau dedusă din una dintre plățile ulterioare de la Comisie către România. În orice caz, în situațiile în care suma ce urmează să fie dedusă, fixată prin decizia de lichidare a conturilor, depășește nivelul plăților ulterioare posibile, responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, trebuie să asigure că suma neacoperită de balanță va fi creditată în euro către Comisie în termen de două luni de la notificarea deciziei. Comisia poate, după caz, să decidă că orice sumă ce urmează să fie creditată va fi compensată cu plățile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.
ARTICOLUL 12 Decizia de lichidare referitoare la conformitate
1. Comisia va lua o decizie, denumită în continuare decizie de lichidare referitoare la conformitate, prin care decide că o cheltuială este exclusă de la cofinanțarea Comunității atunci când constată că această cheltuială nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord.
2. Atunci când, ca rezultat al unei examinări, Comisia consideră că această cheltuială nu a fost efectuată în conformitate cu acest acord, va notifica în scris responsabilului național cu autorizarea finanțării, înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate să fie luată, rezultatele verificărilor sale și va indica acțiunile de corecție ce trebuie întreprinse pentru a se asigura conformitatea viitoare. Comunicarea trebuie să se refere, acolo unde este cazul, la articolele relevante din acest acord, la Program, la decizia la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din această secțiune și la acordul/acordurile anual/anuale de finanțare.
3. Responsabilul național cu autorizarea finanțării va da un răspuns în scris în termen de două luni, iar Comisia, în consecință, poate să își modifice poziția. În cazuri justificate Comisia poate fi de acord cu extinderea perioadei de răspuns.
După expirarea perioadei de răspuns Comisia va invita România la o discuție bilaterală și ambele părți contractante vor încerca să ajungă la un acord cu privire la acțiunile ce trebuie întreprinse și la evaluarea gravității abaterilor și a pierderilor financiare pentru Comunitate. Ca urmare a acestei discuții și după termenul limită fixat de Comisie în timpul discuțiilor pentru transmiterea unor viitoare informații sau, în cazul în care România nu acceptă invitația la întâlnire înainte de termenul limită stabilit de Comisie, după ce acest termen limită a trecut, Comisia va comunica formal concluziile sale României.
Dacă nu se ajunge la nici un acord, responsabilul național cu autorizarea finanțării, în numele României, poate solicita să fie inițiată o procedură, astfel cum este menționat la pct. 9 din secțiunea F, în vederea medierii între părțile implicate, în decurs de 4 luni. Rezultatele acelei proceduri vor fi stabilite într-un raport redactat de Organismul de conciliere, ținându-se seama de prevederile stabilite la pct. 9 din secțiunea F. Raportul va fi transmis Comisiei și va fi examinat de aceasta înainte ca o decizie de lichidare referitoare la conformitate să fi fost luată.
4. Comisia va evalua sumele ce urmează să fie excluse din motive care se referă în special la gradul de neconformitate. Comisia va lua în considerare natura și gravitatea nerespectării legii și creșterii riscului de pierderi financiare ale Comunității.
5. Un refuz al finanțării nu poate implica o cheltuială pentru o măsură pentru care plata finală a fost efectuată înainte cu 24 de luni de la comunicarea scrisă a Comisiei către responsabilul național de autorizarea finanțării privind rezultatele acelor verificări în conformitate cu paragraful 2. Aceasta nu se va aplica consecințelor financiare ale neregularităților la care se referă art. 13 din această secțiune. În cazul în care textele necesare pentru realizarea acelor verificări nu sunt disponibile în limba engleză, această perioadă trebuie să fie extinsă până la durata perioadei dintre solicitarea documentelor în limba engleză de către Comisie și primirea lor.
6. În cazurile în care controalele nu au fost corect stabilite sau executate de Agenția SAPARD, o corecție financiară poate fi aplicată și poate include aplicarea corecțiilor cu cote uniforme, al căror nivel trebuie să fie proporțional cu riscul de pierderi financiare pentru Comunitate.
7. Suma ce trebuie recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate va fi comunicată responsabilului național cu autorizarea finanțării care, în numele României, se va asigura că suma este creditată în contul euro SAPARD în decurs de două luni de la data la care a fost luată decizia de lichidare referitoare la conformitate și este dedusă din următoarea cerere de plată de la Comisie. Comisia poate totuși să decidă, după caz, că orice sumă ce urmează să îi fie creditată va fi compensată cu plățile ce trebuie făcute de Comisie către România prin orice instrument comunitar.
8. Suma recuperată în conformitate cu decizia de lichidare referitoare la conformitate nu va fi realocată Programului.
ARTICOLUL 13 Prevederi privind neregularitățile și controlul
1. Fără a prejudicia prevederile acestui acord și în concordanță cu prevederile naționale stabilite prin lege, regulamente sau acțiuni administrative, România va trebui să întreprindă acțiunile necesare pentru:
a) a fi mulțumită de faptul că tranzacțiile finanțate prin Program sunt îndeplinite și executate corect;
b) a preveni și a rezolva neregularitățile; Modificări (1)
c) a acoperi sumele pierdute ca urmare a neregularităților și neglijenței.
România trebuie să informeze Comisia în legătură cu acțiunile întreprinse în acest scop și, în particular, în legătură cu situația procedurilor administrative și juridice.
2. Sumele recuperate, astfel cum se specifică în paragraful 1c), în legătură cu contribuția Comunității trebuie să fie plătite Agenției SAPARD care a fost acreditată și să fie deduse de aceasta din cheltuiala care a fost finanțată de Program.
3. România trebuie să pună la dispoziție Comisiei toate informațiile cerute pentru bunul mers al Programului și trebuie să întreprindă toate acțiunile corespunzătoare pentru a facilita supervizarea pe care Comisia o consideră necesară în cadrul managementului finanțării Comunității, inclusiv controale pe teren.
4. Reprezentanții autorizați numiți de Comisie să realizeze inspecțiile pe teren trebuie să aibă acces la înregistrări și documente, inclusiv la informații create și stocate pe suport magnetic, legate de cheltuiala finanțată prin Program.
Aceștia pot verifica, în particular:
a) dacă practicile administrative sunt în concordanță cu acest acord;
b) dacă documentele justificative necesare există și coincid cu tranzacțiile finanțate prin Program;
c) condițiile sub care tranzacțiile finanțate prin Program sunt realizate și verificate.
Comisia trebuie să notifice României înainte ca inspecția să fie realizată. Oficialii României pot lua parte la inspecție.
5. La cererea Comisiei și cu acordul României inspecțiile sau cercetările privind tranzacțiile la care se face referire în acest acord pot fi realizate de autoritățile României.
Oficialii Comisiei pot participa, de asemenea, la aceste inspecții sau cercetări.
6. Fără a aduce prejudicii paragrafelor 1-5, România va aplica prevederile pct. 4-7 din secțiunea F privind neregularitățile și organizarea unui sistem informațional în acest domeniu.
ARTICOLUL 14 Funcțiile și criteriile pentru acreditare ca agenție SAPARD Jurisprudență
România se va asigura că Agenția SAPARD va executa următoarele:
1.1. Autorizarea angajamentelor și a plăților: obiectivul acestei funcții îl constituie stabilirea sumei care va fi plătită unui solicitant sau delegatului său în conformitate cu acest acord, în special cele care privesc eligibilitatea cererilor de aprobare și a solicitărilor de plată, în conformitate cu angajamentele luate cu ocazia aprobării proiectelor, procedurile de licitare și contractare și verificarea lucrărilor realizate sau a serviciilor furnizate.
1.2. Execuția plăților: obiectivul acestei funcții este emiterea unei instrucțiuni către bancherul Agenției SAPARD, sau, după caz, către un birou guvernamental de plăți, pentru a plăti suma autorizată solicitantului (sau reprezentantului acestuia).
1.3. Contabilitatea pentru angajamente și plăți: obiectivul acestei funcții îl constituie înregistrarea angajamentului și a plății în registre contabile separate ale Agenției SAPARD cu privire la cheltuielile SAPARD, care va fi făcută în mod normal sub forma unui sistem electronic de procesare a datelor, și pregătirea unor rezumate periodice ale cheltuielilor, incluzând declarațiile periodice și anuale către Comisie. În registrele contabile se vor înregistra, de asemenea, detalii privind datoriile de recuperat.
1.4. Controlul: obiectivul acestei funcții este de a verifica faptele pe care sunt bazate cererile și solicitările, pentru a se verifica conformitatea acestora cu acest acord și termenii și condițiile angajamentului între Agenția SAPARD și beneficiar. Controalele, după caz, vor include verificări ale selectării preliminare a proiectelor, remăsurători, verificări ale cantității și calității bunurilor sau serviciilor furnizate, o analiză sau un control pe un eșantion, verificări preliminare ale plății și orice alte prevederi speciale pentru implementarea acestui acord, în ceea ce privește eligibilitatea cheltuielii. Pentru a stabili eligibilitatea controalele vor include, dacă este cazul, examinări de natură tehnică, care pot implica evaluări economico-financiare și verificări de natură științifică, tehnică sau agricolă.
1.5. Raportarea: obiectivul acestei funcții este de a asigura că progresul fiecărui proiect și fiecărei măsuri este raportat într-un mod care să asigure o implementare efectivă și eficientă a măsurilor.
2.1. Structura administrativă a Agenției SAPARD va asigura separarea celor 3 funcții de autorizare, execuție și contabilitate. Fiecare dintre aceste funcții va constitui responsabilitatea unei subunități administrative separate, ale cărei atribuții sunt definite într-o organigramă.
2.2. Agenția SAPARD va adopta următoarele proceduri sau acele proceduri care oferă garanții echivalente:
2.2.1. Agenția SAPARD va stabili procedurile scrise detaliate pentru primirea, înregistrarea și procesarea cererilor pentru aprobarea proiectelor, a solicitărilor, facturilor, documentelor justificative și rapoartelor de control, inclusiv o descriere a tuturor documentelor ce trebuie folosite.
Aceste proceduri vor asigura faptul că doar solicitările de plată sau proiectele selectate care corespund criteriilor de selectare a proiectelor sunt procesate și vor asigura menținerea unui dosar al proiectului cuprinzând toată documentația relevantă pentru auditarea proiectului.
2.2.2. Împărțirea îndatoririlor va fi făcută astfel încât nici un funcționar să nu poarte în orice moment, pentru orice proiect, mai mult de o responsabilitate privind aprobarea proiectelor, autorizarea plății, plata sau contabilitatea pentru sume.
Activitatea fiecărui funcționar care desfășoară una dintre acele sarcini va fi supravegheată de un al doilea funcționar. Responsabilitățile fiecărui funcționar vor fi definite în scris și vor fi stabilite limitele financiare ale autorității lor. Pregătirea personalului se va face în mod adecvat și personalul care ocupă poziții sensibile va fi rotit sau va fi supus unei supravegheri sporite.
2.2.3. Fiecare funcționar responsabil cu autorizarea va avea la dispoziție o listă detaliată cuprinzând verificările cerute să fie realizate și prin documentele justificative ale solicitării va atesta faptul că aceste verificări au fost realizate. Această atestare poate fi făcută prin mijloace electronice cu privire la cerințele de control la care se face referire la pct. 2.2.6.
Va exista evidența verificării muncii realizate de mai mult de un cadru superior de conducere din rândul personalului. Analiza, evaluarea și aprobarea proiectelor trebuie să fie evidențiate în scris. Analiza proiectului trebuie să se conducă după principiile unui management financiar solid.
2.2.4. O cerere sau o solicitare va fi autorizată doar după ce au fost realizate suficiente controale care să verifice dacă aceasta este conformă cu acest acord. Verificările vor include pe cele cerute de prevederile care guvernează măsurile specifice conform cărora este solicitată asistența și pe cele necesare pentru a preveni și a detecta frauda și neregularitățile referitoare în special la riscurile prezentate.
Ca parte a funcției de autorizare, cererile vor fi supuse verificărilor care includ stabilirea respectării termenilor și condițiilor, eligibilității, completitudinii documentelor, corectitudinii documentelor justificative, datei de primire.
Toate verificările ce trebuie efectuate vor fi specificate într-o listă de verificare, iar realizarea acestora va fi atestată pentru fiecare cerere și solicitare sau pentru fiecare serie de cereri sau solicitări.
În ceea ce privește serviciile sau bunurile livrate, controlul trebuie să constea în:
- controlul documentar: pentru a se asigura că datele privind cantitatea, calitatea și prețul bunurilor sau serviciilor din factură corespund cu cele comandate;
- controlul fizic: pentru a se asigura că atât cantitatea, cât și calitatea bunurilor sau serviciilor corespund celor menționate în factură ori în solicitare.
Acest control al serviciilor sau bunurilor poate fi, de asemenea, executat în mod continuu în timpul livrării, deci atunci când sunt realizate plăți inițiale sau intermediare.
2.2.5. Procedurile vor asigura faptul că plata este făcută doar către solicitant, în contul său bancar, sau către reprezentantul său. Plata va fi executată de bancherul Agenției SAPARD sau, după caz, de un birou guvernamental de plăți ori cu cecul expediat, ca o regulă generală, în termen de 5 zile de la data debitării contului euro SAPARD.
Toate plățile pentru care transferurile nu sunt efectuate vor fi recreditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.
Sumele rezultate din cecuri neîncasate în perioada validității lor vor fi creditate în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la notificarea neexecutării lor.
Nici o plată nu va fi făcută în numerar. Aprobarea funcționarului responsabil cu autorizarea și a supervizorului acestuia poate fi făcută prin mijloace electronice, asigurându-se un nivel corespunzător de securitate, iar identitatea semnatarului este introdusă în înregistrările electronice.
2.2.6. Dacă cererile, solicitările sau facturile sunt procesate folosindu-se un sistem computerizat, accesul la acesta va fi protejat și controlat astfel:
a) toate informațiile introduse în sistem trebuie să fie validate în mod corespunzător pentru a se asigura detectarea și corectarea erorilor de intrare și trimiterea spre verificări logice pentru a detecta date inconsistente sau redundante;
b) nici o dată nu va fi introdusă, modificată sau validată decât de funcționarii autorizați cărora le sunt distribuite parole individuale;
c) identitatea fiecărui funcționar care introduce sau modifică date ori programe este înregistrată în jurnalul de operațiuni;
d) parolele vor fi schimbate în mod regulat pentru evitarea abuzului;
e) schimbările de hardware și software vor fi testate și aprobate înaintea implementării, acesta fiind motivul schimbării procedurii de management;
f) sistemele computerizate vor fi protejate împotriva accesului neautorizat prin controale fizice, iar datele vor fi asigurate prin copii stocate într-o locație separată, protejată;
g) toate intrările de date vor fi verificate prin teste logice care au drept scop detectarea datelor inconsistente sau redundante.
O politică de securitate a tehnologiei informaționale cuprinzătoare va fi dezvoltată într-o bază de strategie acceptată pentru tehnologia informației și comunicației, pentru asigurarea confidențialității, integrității și disponibilității tuturor datelor.
2.2.7. Procedurile vor asigura înregistrarea schimbărilor în ratele asistenței sau în termenii și condițiile alocării asistenței și reactualizarea instrucțiunilor, bazelor de date și a listelor de verificări în timp util.
2.3. O parte sau întreaga funcție de autorizare și control poate fi delegată către alte organisme, asigurându-se îndeplinirea următoarelor condiții:
2.3.1. Responsabilitățile și obligațiile acestor organisme, în particular cele privind controlul și verificarea conformității cu acest acord, trebuie să fie clar definite.
2.3.2. Organismele vor avea sisteme efective care să asigure îndeplinirea responsabilităților lor într-o manieră satisfăcătoare.
2.3.3. Organismele trebuie să confirme Agenției SAPARD că își îndeplinesc într-adevăr responsabilitățile și să descrie mijloacele utilizate.
2.3.4. Agenția SAPARD este informată în mod regulat și la timp despre rezultatele controalelor efectuate, astfel încât oportunitatea acestor controale să poată fi întotdeauna luată în considerare înainte ca o cerere să fie autorizată, rezolvată sau să fie plătită o factură. Activitatea desfășurată va fi descrisă în detaliu într-un raport care însoțește fiecare cerere și solicitare, ansamblul de cereri și solicitări sau, dacă este cazul, într-un raport care acoperă întregul an. Raportul va fi însoțit de o atestare a eligibilității cererilor și solicitărilor aprobate, precum și a naturii, scopului și a limitelor activității realizate. Raportul trebuie să identifice verificările fizice și administrative realizate, metoda descrisă, rezultatele tuturor inspecțiilor și acțiunile întreprinse cu privire la discrepanțele și neregularitățile raportate. Documentele justificative prezentate Agenției SAPARD vor fi suficiente pentru a asigura că toate verificările necesare privind eligibilitatea solicitărilor sau a facturilor autorizate pentru plată au fost realizate.
2.3.5. Agenția SAPARD trebuie să se asigure că, înainte de aprobarea proiectului și de acordarea asistenței, celelalte organisme au urmat procedurile în conformitate cu criteriile stabilite în acest articol.
2.3.6. Criteriile pentru evaluarea cererilor și ordinea de prioritate a acestora vor fi clar definite și documentate.
2.3.7. Dacă documentele referitoare la solicitările autorizate, cheltuielile realizate și controalele efectuate, precum și cele referitoare la proiecte neselectate sunt reținute de celelalte organisme, aceste organisme și Agenția SAPARD vor stabili proceduri pentru a se asigura că localizarea tuturor documentelor relevante pentru plățile specifice făcute de Agenția SAPARD este înregistrată și că aceste documente trebuie să fie puse la dispoziție pentru inspecție la birourile Agenției SAPARD, la cererea persoanei și a organismelor care în mod normal au dreptul de a inspecta astfel de documente, incluzând:
(i) personalul Agenției SAPARD care se ocupă de cereri;
(ii) serviciul de audit intern al Agenției SAPARD;
(iii) Organismul de certificare care atestă declarația anuală a Agenției SAPARD;
(iv) agenții autorizați sau reprezentanți ai Comunității.
2.3.8. Acordurile scrise vor fi încheiate între Agenția SAPARD și organismele cărora le sunt delegate funcții ale Agenției SAPARD. Astfel de acorduri vor identifica în mod clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească organismul delegat, tipul de documente justificative și rapoartele ce urmează să fie trimise Agenției SAPARD în limita de timp specificată. Întregul sistem, incluzând funcțiile delegate îndeplinite de celelalte organisme, va fi stabilit într-o organigramă de funcționare.
Acordul va asigura accesul agenților autorizați sau al reprezentanților Comunității la informațiile deținute de aceste organisme delegate și cercetarea de către funcționari a cererilor, incluzând realizarea de verificări ale proiectelor și beneficiarilor asistenței.
2.4. Procedurile contabile vor asigura că declarațiile de cheltuieli către Comisie sunt complete, exacte și punctuale și că orice erori sau omisiuni sunt detectate și corectate, în special prin verificări și aranjamente realizate la intervale care nu depășesc 3 luni. Va fi furnizată o pistă de audit pentru fiecare articol intrat în conturi.
Procedurile contabile ale Agenției SAPARD vor asigura că sistemul contabil poate furniza, în euro și în moneda națională, pentru fiecare birou regional și pentru fiecare proiect, contract sau măsură și submăsură, costul total, cheltuielile angajate, plățile parțiale și plățile finale. Termenele limită vor fi fixate pentru anularea angajamentelor când activitatea nu a fost încheiată conform programului stabilit. Astfel de anulări vor fi înregistrate în mod corespunzător în sistemul contabil.
2.5. Agenția SAPARD va asigura existența unui serviciu de audit intern sau a unui serviciu echivalent pentru asigurarea funcționării efective a sistemului de control intern al Agenției SAPARD. Serviciul de audit intern trebuie să fie independent de celelalte departamente ale Agenției SAPARD și trebuie să raporteze direct conducerii superioare a acesteia. Serviciul de audit intern va verifica dacă procedurile adoptate de Agenția SAPARD sunt adecvate pentru asigurarea verificării conformității cu condițiile de implementare a acestui acord și dacă conturile sunt exacte, complete și punctuale. Verificările pot fi limitate la măsurile și submăsurile selectate și la eșantioanele tranzacțiilor, în condițiile în care un plan de audit asigură că toate domeniile semnificative, incluzând departamentele și organismele responsabile cu autorizarea și acele departamente și organisme cărora le-au fost delegate funcții, sunt acoperite pe o perioadă ce nu depășește 3 ani. Activitatea serviciului de audit intern va fi realizată în conformitate cu standardele de audit internațional acceptate, va fi înregistrată în lucrările de serviciu și va consta în rapoarte și recomandări adresate conducerii superioare a Agenției SAPARD. Planurile de audit și rapoartele vor fi puse la dispoziție Organismului de certificare și agenților sau reprezentanților Comunității autorizați să preia auditurile financiare, în scopul de a evalua eficiența funcției de audit intern.
2.6. Regulile pentru achiziționarea de către organismele publice de servicii, lucrări și bunuri în România vor fi în conformitate cu regulile stabilite în manualul Comisiei, intitulat "Contracte de bunuri, servicii și lucrări încheiate în cadrul cooperării comunitare pentru țările terțe"4). În orice caz nu se va aplica cerința pentru aprobarea ex-ante de către Comisie, inclusă în acesta. Modificări (2)
4) SEC 1999 1801/2-http://europa.eu.int/comm/scr/tender/usedoc/index_en.htm. Modificări (2)
2.7. Pentru achiziții, altele decât cele amintite la pct. 2.6, următoarele trebuie să fie originare din Comunitate sau din țările la care se face referire la pct. 8 din secțiunea F:
(i) servicii, activități, utilaje și bunuri procurate;
(ii) bunuri și echipamente achiziționate de un contractor pentru contracte de lucrări sau servicii, dacă bunurile și echipamentul urmează să devină proprietatea proiectului în momentul în care contractul a fost încheiat.
2.8. Agenția SAPARD va stabili, în conformitate cu Programul, un sistem pentru recunoașterea tuturor sumelor datorate și pentru înregistrarea într-un registru al debitorilor a tuturor astfel de datorii, inclusiv a neregularităților, înainte de primirea acestora. Registrul debitorilor va fi inspectat la intervale regulate de timp în scopul de a se lua măsuri pentru colectarea datoriilor care sunt depășite ca termen, în particular în cazul garanțiilor anulate și plăților rambursate. Fără a afecta prevederile art. 8 paragraful 5 din această secțiune sau orice prevederi naționale referitoare la recuperarea datoriilor, orice contribuție financiară în sarcina Comunității referitoare la aceste sume, inclusiv neregularitățile, va fi anulată la sfârșitul celui de-al doilea an ce urmează înregistrării sale în registrul debitorilor și va fi dedusă din următoarea cerere de plată în conformitate cu art. 9 din această secțiune. Orice dobândă recuperată de Agenția SAPARD, atribuită contribuției Comunității în legătură cu datoriile recuperate, va fi înregistrată în contul (conturile) Agenției SAPARD și utilizată exclusiv pentru Program. Agenția SAPARD se va asigura că orice sumă recuperată este creditată în contul euro SAPARD în termen de 5 zile de la data recuperării. Jurisprudență
2.9. Agenția SAPARD va face publică disponibilitatea de sprijin, făcând referire la cofinanțarea comunitară, tuturor potențialilor manageri și operatori de proiect, astfel încât să obțină o cât mai largă selectare de potențiali manageri și operatori de proiect. Formularele de cerere standard cu linii directoare clare pentru completare și condițiile de eligibilitate vor fi stabilite înainte de lansarea schemei. Nici o taxă nu va fi impusă asupra potențialilor beneficiari sau asupra beneficiarilor pentru informații, inclusiv pentru formularele de cerere, referitoare la Program. Această prevedere se realizează fără a prejudicia taxele percepute în restul economiei. Modificări (1)
2.10. Agenția SAPARD va prelucra cererile primite de la beneficiari în timp util.
2.11. Agenția SAPARD va instala un sistem potrivit pentru a raporta progresul fiecărui proiect și fiecărei măsuri pe bază de indicatori predefiniți. Dacă este cazul, acești indicatori, cu aprobarea Comitetului de monitorizare și cu acordul Comisiei, vor fi revizuiți.
2.12. În cazurile în care apar întârzieri în atingerea obiectivelor predefinite se vor lua măsuri, inclusiv, unde este cazul, retragerea aprobării unui proiect. Vor fi ținute înregistrări corespunzătoare ale tuturor acțiunilor realizate.
2.13. Se va folosi un sistem informațional de conducere potrivit pentru elaborarea rapidă a rapoartelor corespunzătoare cu privire la proiecte și măsuri. Aceste rapoarte vor fi puse la dispoziție Autorității de management, Comitetului de monitorizare și Comisiei, la cerere.
ARTICOLUL 15 Păstrarea înregistrărilor
Agenția SAPARD și Fondul Național vor ține toate documentele, inclusiv cele care se referă la proiecte care nu au fost selectate, la dispoziția Comisiei, până la expirarea unei perioade de 24 de luni, conform art. 12 paragraful 5 din această secțiune. Totuși documentele cu privire la neregularitățile la care se face referire în art. 12 paragraful 5 și în art. 13 vor fi ținute la dispoziția Comisiei până la terminarea tuturor lucrărilor.
Agenția SAPARD și Fondul Național se vor asigura că, dacă nu păstrează ele aceste documente, documentele sunt ținute la dispoziția Comisiei pentru această perioadă.
SECȚIUNEA B MANAGEMENTUL, MONITORIZAREA ȘI EVALUAREA PROGRAMULUI
ARTICOLUL 1 Aplicabilitate
Această secțiune stabilește prevederile pentru managementul, monitorizarea și evaluarea Programului. România trebuie să asigure că aplică aceste prevederi.
Pentru obiectivele acestui acord:
a) prioritate reprezintă una dintre necesitățile principale, recunoscută ca fiind o solicitare de asistență pentru atingerea obiectivelor strategiei adoptate în Program;
b) submăsură reprezintă componentele ce constituie o măsură, care pot forma, de asemenea, obiectul unor obiective specifice;
c) Autoritatea de management reprezintă autoritatea/organismul/unitatea/secțiunea publică sau privată desemnată de România, care poate fi sau nu în cadrul Agenției SAPARD, pentru a aduna informații necesare pentru monitorizarea și evaluarea Programului și pentru a raporta aceste informații Comitetului de monitorizare și Comisiei.
ARTICOLUL 3 Parteneriat
1. Programul trebuie să fie implementat printr-o strânsă colaborare între Comisie și România, împreună cu autoritățile și organismele desemnate de România, și anume:
a) orice autorități regionale, locale și alte autorități publice competente;
b) parteneri economici și sociali;
c) orice alte organisme competente relevante.
2. Colaborarea trebuie să se desfășoare în deplină concordanță cu atribuțiile instituționale, legale și financiare ale autorităților și organismelor desemnate la paragraful 1.
În desemnarea celui mai reprezentativ parteneriat la nivel național, regional, local sau la alt nivel România trebuie să realizeze o implicare largă și efectivă a tuturor autorităților și organismelor relevante, în conformitate cu legile și practicile naționale, luând în considerare necesitatea de a promova egalitatea dintre femei și bărbați și dezvoltarea susținută prin integrarea cerințelor de protecție a mediului înconjurător.
Toate părțile desemnate, denumite în continuare parteneri, trebuie să urmărească atingerea obiectivelor Programului.
3. Parteneriatul trebuie să se ocupe de finanțarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea Programului. România trebuie să asigure implicarea tuturor partenerilor relevanți pe durata Programului.
ARTICOLUL 4 Eligibilitatea cheltuielilor
1. Cheltuiala va fi eligibilă pentru sprijinul comunitar pentru SAPARD, dacă este în conformitate și cu acest acord, numai în cazul în care utilizarea asistenței SAPARD este în concordanță cu principiile managementului financiar adecvat și în special ale economiei și eficienței costurilor.
Regulile existente în legislația națională cu privire la eligibilitatea cheltuielilor se vor aplica, în cazul în care aceste reguli sunt comunicate în prealabil Comisiei și acceptate de către aceasta în mod specific, nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.
Regulile pentru eligibilitatea cheltuielilor propuse de România pentru fiecare măsură, în conformitate cu procedurile și cu manualul, se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.
Regulile privind eligibilitatea cheltuielilor stabilite în Program se vor aplica fără a prejudicia luarea deciziei Comisiei privind conferirea managementului asistenței, la care se face referire în art. 3 paragraful 1 din secțiunea A.
Costurile menționate explicit în proiectul de contract(e) standard pe măsurile propuse de Agenția SAPARD pentru beneficiari se vor aplica. Comisia va informa România asupra acceptării sau neacceptării regulilor propuse, în termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai târziu de data la care Comisia ia o decizie în ceea ce privește managementul asistenței, conform art. 3 paragraful 1 din secțiunea A și fără a aduce atingere acestei decizii.
2. În cazul în care Comisia nu decide altfel în mod expres și explicit, următoarele cheltuieli nu sunt eligibile pentru finanțarea Comunității în cadrul Programului:
a) cumpărarea, închirierea sau luarea în leasing a terenurilor și clădirilor existente, indiferent dacă leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;
b) impozite, taxe vamale și taxe de import care: Modificări (1)
(i) sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;
(ii) nu fac parte din sistemul fiscal general din România;
(iii) sunt disproporționate în orice parte a Programului;
c) costuri operaționale, inclusiv costuri de întreținere și chirie;
d) leasing, exceptând cazul în care leasingul are ca rezultat trecerea în proprietatea celui care ia în leasing;
e) costurile oricăror servicii, bunuri și lucrări care valorează mai mult de echivalentul în lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obținut oferte de la cel puțin 3 furnizori, originalele acestora fiind incluse în declarația de cheltuieli la care se face referire în art. 8 b) din secțiunea A;
f) comisioane bancare, costurile garanțiilor și cheltuieli similare;
g) costuri de schimb valutar, taxe și pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro SAPARD;
h) cheltuieli efectuate de administrația publică, incluzând Agenția SAPARD și, în special, cheltuieli de regie, chirii și salarii ale personalului angajat în activități de management, implementare, monitorizare și control;
j) acea parte din costuri, precum onorariile plătite arhitecților, inginerilor sau consultanților, taxe legale, studii de fezabilitate, achiziții de patente și licențe, costuri care privesc pregătirea și/sau implementarea unui proiect, direct legate de măsură, care depășesc 12% din totalul costului eligibil al proiectului; Modificări (1)
k) cheltuiala legată de produsele sau serviciile care nu respectă prevederile menționate la pct. 2.6 și 2.7 ale art. 14 din secțiunea A;
l) cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant înainte de încheierea proiectului fără ca sumele respective să fi fost deduse din costurile eligibile;
m) costuri promoționale, altele decât în interes comun.
3. Următoarele cheltuieli pot fi eligibile doar pe baza unei decizii luate de Comisie ca urmare a unei examinări de la caz la caz, care va fi emisă în termen de 3 luni de la prezentarea de către România a unei cereri motivate și complete către Comisie:
a) plata în natură;
b) cheltuieli pentru cumpărarea de echipament second-hand;
c) cheltuieli neimplicate în infrastructură ale unui beneficiar, dacă mai mult de 25% din capital este deținut de un organism sau de organisme publice. Modificări (1)
4. Acolo unde este specificat în Program, România se va asigura că pentru o măsură dată un proiect rămâne eligibil pentru cofinanțarea Comunității doar dacă nu a suferit o modificare substanțială pe o perioadă de 5 ani de la data plății finale realizate de Agenția SAPARD. Modificările substanțiale ale unui proiect sunt cele care:
a) îi afectează natura sau condițiile de implementare sau acordă unei firme ori unui organism public un avantaj nejustificat; și
b) rezultă fie dintr-o schimbare în natura proprietății asupra unui element de infrastructură, fie dintr-o încetare ori o schimbare a localizării activității productive cofinanțate.
Dacă oricare dintre aceste modificări este detectată de România, trebuie informată imediat Comisia.
5. Nici un proiect pentru care autoritățile României, inclusiv Agenția SAPARD, au făcut orice deducere, reținere sau taxe ulterioare specifice programelor SAPARD, care ar reduce sumele plătibile sau plătite către beneficiar, nu va fi eligibil pentru cofinanțare. În orice caz Agenția SAPARD poate deduce din plățile datorate:
a) sumele legate de importante plăți restante în cadrul Programului către beneficiari;
b) sumele deținute de beneficiari pentru nerespectarea condițiilor atașate plăților realizate în prealabil către aceștia de către Agenția SAPARD în cadrul Programului.
ARTICOLUL 5 Autoritatea de management
1. România va desemna o autoritate de management care, fără a afecta prevederile secțiunii A, va fi responsabilă pentru eficiența și corectitudinea coordonării și raportării privind monitorizarea și evaluarea Programului. Autoritatea de management va consulta Agenția SAPARD despre toate aspectele referitoare la implementare.
2. Autoritatea de management, în conformitate cu prevederile art. 6-11 din această secțiune, trebuie să constituie un sistem în care să se adune informații financiare și statistice despre progresul Programului, dacă constituirea unui astfel de sistem nu este realizată de către Agenția SAPARD, și va trebui să înainteze aceste date Comitetului de monitorizare, în conformitate cu acordurile încheiate între Comisie și România, folosind, acolo unde este posibil, sisteme computerizate care să permită schimbul de date cu Comisia.
3. Autoritatea de management va propune Comisiei ajustarea Programului, după consultarea cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și urmărirea acordului de către Comitetul de monitorizare.
4. Autoritatea de management trebuie să redacteze și, în urma consultării cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și după obținerea aprobării Comitetului de monitorizare, să transmită Comisiei raportul anual de implementare.
5. Autoritatea de management va organiza, în cooperare cu Comisia și cu România, evaluarea intermediară menționată în art. 10 din această secțiune.
6. Autoritatea de management va fi organismul responsabil care se va asigura ca autoritățile relevante să fie informate cu privire la nevoia de a face schimbări administrative corespunzătoare, dacă asemenea schimbări sunt cerute conform unei decizii a Comisiei pentru amendarea Programului.
7. Autoritatea de management va consulta și va informa Comisia în fiecare an, având avizul Comitetului de monitorizare, despre inițiativele luate și despre cele care vor fi luate cu privire la informarea publicului larg în legătură cu rolul jucat de Comunitate în cadrul Programului și cu rezultatele sale.
ARTICOLUL 6 Monitorizare și indicatori de monitorizare
1. Agenția SAPARD și Autoritatea de management, indiferent dacă aceasta din urmă este în cadrul Agenției SAPARD, vor asigura monitorizarea efectivă a implementării Programului și vor raporta Comitetului de monitorizare despre progresele măsurilor și, dacă este cazul, a submăsurilor. Comisia va verifica aceste rapoarte și, dacă este cazul, va face recomandări de îmbunătățire.
2. Monitorizarea va fi realizată prin referire la indicatori fizici, de mediu și financiari și va include date care să demonstreze că fondurile Comunității nu au înlocuit finanțarea disponibilă în România. Acești indicatori de monitorizare, care privesc intrările și ieșirile Programului, vor fi legați de caracterul specific al asistenței respective, de obiectivele și situația socială, economică, structurală și privind mediul înconjurător din România. Modificări (1)
ARTICOLUL 7 Comitetul de monitorizare
1. Un comitet de monitorizare va fi constituit de către România, cu acordul Autorității de management și al Agenției SAPARD, dacă Autoritatea de management nu este în cadrul acesteia, și după consultarea cu partenerii menționați în art. 3 din această secțiune, pentru supervizarea Programului.
Comitetul de monitorizare va fi stabilit, ca o regulă generală, în termen de 3 luni de la aprobarea Programului.
2. Un reprezentant (sau reprezentanți) al Comisiei va participa la lucrările Comitetului de monitorizare în calitate de consultant.
3. Comitetul de monitorizare, în colaborare cu Autoritatea de management, Agenția SAPARD și cu Comisia, va elabora propriile reguli de procedură. Aceste reguli de procedură vor fi adoptate de Comitetul de monitorizare la prima sa întrunire. Ele pot fi schimbate de către Comitetul de monitorizare atunci când este necesar. Aceste modificări vor fi comunicate în avans Comisiei.
Președintele Comitetului de monitorizare va fi desemnat de România. Persoana desemnată nu trebuie să dețină nici o poziție în cadrul Agenției SAPARD.
4. Comitetul de monitorizare va asigura eficiența și calitatea implementării Programului în vederea atingerii obiectivelor specifice.
5. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și își va exprima opinia cu privire la criteriile de selectare și ordonare a proiectelor sub fiecare măsură. În cazul în care această opinie nu a fost exprimată la timp pentru a fi luată în considerare la momentul luării deciziei Comisiei, menționată la art. 3 paragraful 1 din secțiunea A, acea decizie va putea fi revizuită pentru a ține seama de opinia Comitetului de monitorizare, opinie ce va fi comunicată Comisiei fie într-o lună de la adoptarea ei, fie într-o lună de la înființarea Comitetului de monitorizare, oricare dintre aceste date fiind ultima.
6. Comitetul de monitorizare va verifica periodic progresul făcut în atingerea obiectivelor stabilite în Program. În acest scop va primi următoarele:
a) informații asupra oricărui sector unde există dificultăți în găsirea de debușeuri de piață normale la nivelul Comunității;
b) informații asupra rezultatelor controalelor realizate; și
c) lista și caracteristicile proiectelor aprobate și ale celor care nu sunt aprobate.
7. Comitetul de monitorizare va examina rezultatele Programului, în special atingerea obiectivelor stabilite pentru diversele măsuri, și progresul utilizării alocărilor financiare pentru aceste măsuri și a alocărilor pentru submăsuri în cadrul măsurilor, în cazul în care Programul include asemenea alocări. În acest sens Autoritatea de management se va asigura că toate informațiile referitoare la progresul măsurilor și, dacă este cazul, al submăsurilor sunt puse la dispoziție Comitetului de monitorizare.
8. Comitetul de monitorizare va examina evaluarea intermediară menționată în art. 10 din această secțiune.
9. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și va aproba raporturile de implementare finală și anuală înainte de a fi trimise la Comisie.
10. Comitetul de monitorizare va lua în considerare și va aproba, dacă este cazul, orice propunere către Comisie de amendare a Programului.
11. Comitetul de monitorizare poate propune Comisiei, prin intermediul Autorității de management, orice amendament sau revizuire a Programului pentru facilitarea atingerii obiectivelor Programului.
12. Comitetul de monitorizare, în urma consultării cu Autoritatea de management, cu Agenția SAPARD, dacă nu este în cadrul acesteia, și cu Autoritatea competentă, poate propune Comisiei orice amendament sau revizuire a Programului, pentru a îmbunătăți implementarea Programului.
13. Acolo unde Programul cere să fie formulată o opinie în orice privință Comitetul de monitorizare trebuie să acționeze în consecință.
ARTICOLUL 8 Rapoartele anuale și finale
1. România se va asigura că, în urma consultării cu Agenția SAPARD, Autoritatea de management, dacă nu este în cadrul acesteia, va înainta Comisiei un raport anual de implementare în termen de 6 luni de la sfârșitul fiecărui an calendaristic de implementare.
Raportul anual de implementare va fi examinat și aprobat de Comitetul de monitorizare înainte să fie trimis Comisiei.
2. După ce Comisia a primit un raport anual de implementare va indica într-o perioadă de două luni dacă raportul este considerat nesatisfăcător, precizând și motivele; în caz contrar raportul va fi considerat acceptat. În cazul raportului final Comisia va răspunde în decurs de 5 luni de la primirea acestuia.
3. În fiecare an, atunci când este trimis un raport anual de implementare, Comisia și Autoritatea de management și, unde este cazul, Agenția SAPARD trebuie să analizeze principalele rezultate ale anului precedent. Comisia se va consulta cu Autoritatea de management și, dacă este cazul, cu Agenția SAPARD cu privire la aranjamentele ce vor fi definite pentru această analiză.
Dacă după această analiză Comisia formulează comentarii către România, aceasta trebuie să informeze Comisia despre acțiunile întreprinse cu privire la aceste recomandări. Atunci când Comisia, fără a prejudicia deciziile care sunt luate în conformitate cu art. 11 și 12 din secțiunea A, face recomandări României pentru ajustările dorite pentru îmbunătățirea eficienței aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul pentru Program, România trebuie să demonstreze ulterior acțiunile întreprinse pentru îmbunătățirea aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul ori trebuie să explice de ce nu a acționat astfel.
4. Raportul final trebuie să fie trimis Comisiei cel mai târziu după 6 luni de la data finală până la care cheltuielile sunt eligibile în cadrul Programului.
5. Toate rapoartele de implementare anuale și finale vor cuprinde informații despre:
a) orice schimbare în condițiile generale cu relevanță în implementarea Programului, în special principalele tendințe socioeconomice, schimbări ale politicilor naționale, regionale sau sectoriale și, dacă este cazul, implicațiile acestora în consecvența asistenței SAPARD cu cea provenind din alte instrumente financiare ale Comunității;
b) progresul implementării priorităților și măsurilor cu privire la atingerea obiectivelor Programului, țintele lor specifice din Program, cu o cuantificare, oriunde și oricând permit o cuantificare, a indicatorilor fizici și a indicatorilor rezultatelor și ai impactului în Program;
c) etapele parcurse de Autoritatea de management, de Agenția SAPARD, unde este cazul, și de Comitetul de monitorizare pentru a ajuta la asigurarea calității și eficienței implementării, în special:
(i) măsuri de monitorizare și evaluare, inclusiv aranjamente privind colectarea datelor;
(ii) un rezumat al tuturor problemelor semnificative întâlnite în implementarea Programului și orice acțiuni întreprinse, inclusiv cele referitoare la recomandările de ajustare menționate în paragraful 3;
(iii) modul de utilizare a asistenței tehnice;
(iv) etapele ce trebuie parcurse pentru a se asigura publicitatea pentru Program;
d) etapele parcurse pentru a se asigura coordonarea întregii asistențe comunitare pentru preaderare, la care se face referire în art. 1 din secțiunea C;
e) tabele financiare care prezintă cheltuielile pe măsuri și, dacă este cazul, pe submăsuri.
ARTICOLUL 9 Principii de evaluare
1. Pentru a se măsura eficiența sa Programul va face obiectul unei evaluări intermediare și ex-post pentru a evalua impactul său cu privire la obiectivele stabilite în Program și a analiza efectele sale structurale.
2. Eficacitatea măsurilor Programului va fi evaluată pe baza impactului său general privind:
a) contribuția la implementarea acquisului comunitar în ceea ce privește politica agricolă comună și politicile legate de aceasta;
b) rezolvarea priorităților și problemelor specifice pentru adaptarea susținută a sectorului agricol și a zonelor rurale în România;
c) obiectivele Programului.
3. România va aduna resursele corespunzătoare și va colecta datele necesare pentru a se asigura că această evaluare poate fi realizată în cea mai adecvată manieră. În acest sens evaluarea va utiliza diversele amănunte pe care aranjamentele de monitorizare le pot produce, suplimentate, acolo unde este necesar, de culegerea informațiilor pentru a îmbunătăți relevanța sa.
4. Evaluările vor fi făcute de către evaluatori independenți.
5. Evaluările intermediare și ex-post vor răspunde problemelor comune de evaluare definite de Comisie prin consultare cu România și, ca regulă generală, vor fi însoțite de criteriile și indicatorii de realizare corespunzători. În plus evaluările pot fi cerute pentru a răspunde problemelor specifice legate de obiectivele Programului.
6. Rapoartele de evaluare vor explica metodologiile aplicate, incluzând o evaluare asupra calității datelor și rezultatelor.
7. Calitatea și implicațiile evaluărilor vor fi analizate de Autoritatea de management, Comitetul de monitorizare și de Comisie.
ARTICOLUL 10 Evaluarea intermediară
1. România, ținând seama de prevederile art. 9 din această secțiune, va asigura că o evaluare intermediară va examina rezultatele inițiale ale Programului, concordanța acestora cu evaluarea ex-ante, relevanța obiectivelor propuse și măsura în care acestea au fost realizate. Se va evalua, de asemenea, calitatea monitorizării și a implementării.
2. Evaluarea intermediară se va face sub responsabilitatea Autorității de management, în cooperare cu Comisia și cu România. Aceasta va fi înaintată Comitetului de monitorizare, în conformitate cu art. 7 paragraful 8 din această secțiune, și va fi trimisă Comisiei în decurs de 3 ani de la data aprobării Programului, dar cel mai târziu la 31 decembrie 2003.
3. În plus față de evaluarea la care se referă art. 9 paragraful 7 din această secțiune, Comisia va lua în considerare implicațiile evaluării în vederea revizuirii Programului.
4. Evaluarea intermediară, dacă este cazul, va fi actualizată și înaintată Comisiei cel mai târziu la 31 decembrie 2005.
5. Autoritatea de management va informa Comisia dacă s-au respectat recomandările din raportul de evaluare, inclusiv orice actualizare posibilă.
ARTICOLUL 11 Evaluarea ex-post
O evaluare ex-post va fi realizată de către România prin consultare cu Comisia și sub responsabilitatea Autorității de management. Pe baza rezultatelor evaluării deja disponibile și ținând seama de art. 9 din această secțiune, precum și de aspectele relevante din Program, evaluarea ex-post va acoperi utilizarea resurselor, eficiența și eficacitatea Programului, impactul său și concordanța cu evaluarea ex-ante. Această evaluare va acoperi factorii care contribuie la succesul sau la eșecul implementării, realizările Programului și rezultatele, inclusiv sustenabilitatea acestora.
Evaluarea ex-post trebuie să tragă concluziile relevante cu privire la Program.
Evaluarea ex-post va fi încheiată nu mai târziu de sfârșitul celui de-al patrulea an care urmează încheierii acordului anual de finanțare final.
SECȚIUNEA C PREVEDERI GENERALE
ARTICOLUL 1 Coordonarea cu alte instrumente
Comisia și România trebuie să asigure coordonarea asistenței dintre Program, Instrumentul de Politică Structurală pentru Preaderare (ISPA), PHARE și asistența de la Banca Europeană de Investiții (B.E.I.), precum și alte instrumente financiare internaționale.
România se va asigura în particular că, în cazul în care un proiect SAPARD, datorită naturii sale, ar putea fi în întregime sau parțial potențial eligibil pentru asistență în cadrul unuia dintre celelalte instrumente la care se face referire în primul subparagraf, trebuie să fie evitat orice risc ca această cheltuială să fie suportată mai mult decât o dată. Pentru toate aceste proiecte și independent de orice altă acțiune întreprinsă de România toate facturile primite, menționate la art. 8b) din secțiunea A, vor fi clar ștampilate "SAPARD" de către un funcționar autorizat înainte de a face obiectul unei plăți de la Agenția SAPARD.
ARTICOLUL 2 Privilegii generale
România se va asigura că personalului expatriat, angajat în mod specific de autoritățile României pentru scopurile Programului, și membrilor familiilor lui le vor fi acordate cel puțin în aceeași măsură beneficiile, privilegiile și scutirile acordate în mod obișnuit expatriaților angajați în România și membrilor familiilor lor în cadrul oricărui alt acord bilateral sau multinațional ori al aranjamentelor pentru asistență economică și programelor de cooperare tehnică. Prevederile acestui articol nu conferă statut diplomatic unui asemenea personal.
ARTICOLUL 3 Facilitățile de stabilire, instalare, intrare și rezidență
România se va asigura că, în cazul contractelor de lucrări, bunuri sau servicii, persoanele fizice sau juridice eligibile să participe la procedurile de licitație și personalul tehnic necesar pentru realizarea studiilor pregătitoare vor avea dreptul la instalare și rezidență temporare. Aceștia se vor bucura de acest drept din momentul în care a fost lansată o invitație la licitație și până la expirarea unei luni de la desemnarea contractantului.
România va permite personalului care participă la contractele de lucrări, bunuri sau servicii în cadrul Programului și membrilor familiilor lui să intre în România, să se stabilească, să lucreze și să părăsească acest stat, dacă natura contractului justifică acest lucru.
ARTICOLUL 4 Importul și reexportul de echipamente
România va acorda, la timp și fără vreo taxă discriminatorie, permisele necesare pentru importul și reexportul ulterior de echipamente necesare pentru executarea Programului. Acest lucru nu prejudiciază dreptul persoanelor fizice și juridice care importă echipament de a beneficia de sistemul de admitere temporară în privința respectivului echipament.
ARTICOLUL 5 Controalele importurilor și ale schimbului valutar
1. Pentru executarea Programului România preia sarcina, fără discriminare între statele membre și țările menționate la pct. 8 din secțiunea F, de a acorda autorizații de import și autorizații pentru achiziționarea de valută și de a aplica reglementările naționale privind controlul schimbului valutar.
2. România va acorda aprobările necesare, la timp și fără vreo taxă discriminatorie, pentru repatrierea fondurilor primite cu privire la Program, în conformitate cu reglementările în vigoare în România privind controlul schimbului valutar.
ARTICOLUL 6 Impozite și taxe vamale
1. România se va asigura că importurilor din cadrul contractelor de bunuri încheiate de autoritățile din România și cofinanțate prin Program le va fi permisă intrarea în România fără a face obiectul taxelor vamale, taxelor de import, impozitelor sau taxelor fiscale cu efect echivalent.
România se va asigura că importurile respective vor fi eliberate contractorului din punctul de intrare al livrării, conform prevederilor contractului, în vederea utilizării imediate, așa cum este cerut de implementarea normală a contractului, fără a lua în considerare întârzierile sau disputele în privința achitării acelor obligații, taxe sau impozite.
2. România se va asigura că bunurile personale și obiectele casnice importate pentru uzul personal de persoanele fizice (și membrii familiilor lor), altele decât cele de proveniență locală, angajate în derularea sarcinilor definite în contractele de asistență tehnică, vor fi scutite de taxe vamale, taxe de import, impozite și alte taxe fiscale cu efect echivalent. Acele bunuri personale și obiecte casnice vor fi fie reexportate, fie puse la dispoziție României după terminarea contractului, în conformitate cu reglementările în vigoare în România.
ARTICOLUL 7 Proceduri naționale legale
În cazul în care se suspectează sau se dovedesc eșecul unui beneficiar în ceea ce privește respectarea obligațiilor legate de Program, precum și încercările de a obține de la Agenția SAPARD plăți pentru care nu are nici un drept, România va urmări orice asemenea eșecuri și încercări, conform procedurilor naționale legale, într-un mod nu mai puțin riguros decât în cazurile în care sunt implicate fonduri publice naționale.
DECLARAȚIILE DE CHELTUIELI TRIMESTRIALE ȘI ANUALE
Formularul D1 Modificări (2)
Comisia Europeană - SAPARD
DECLARAȚIA DE CHELTUIELI ȘI CEREREA DE PLATĂ
[Va fi trimisă Comisiei Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200
(SAPARD), B-1049, Bruxelles).]
Denumirea Programului .......................................................
Decizia Comisiei nr. ............. din .............. (modificată ultima dată prin Decizia nr. ........................... din ..............................)
Numărul de referință al Comisiei .........................
Subsemnatul .........................., responsabilul național cu autorizarea finanțării, reprezentând Guvernul României, după cum este prevăzut în Acordul multianual de finanțare încheiat între Guvernul României și Comisia Comunităților Europene, declar prin prezenta că cheltuiala eligibilă totală potrivit Programului, realizată din ziua/luna/anul ..... până la ziua/luna/anul ........, este în sumă de ........ (moneda națională), ....... [euro, convertiți din moneda națională la rata (ratele) indicată în tabelul anexat, conform art. 10 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare].
Detaliile referitoare la această cheltuială sunt cuprinse în tabelul anexat și sunt parte integrantă a acestei declarații.
Declar, de asemenea, că măsurile progresează cu o rată satisfăcătoare în conformitate cu obiectivele stipulate în Program și că documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile după cum prevăd art. 3 din Acordul multianual de finanțare și art. 15 din secțiunea A din anexa la acest acord.
1. Lista cuprinzând cheltuielile este exactă. Se bazează pe conturi la nivelul proiectelor individuale și este susținută prin evidența documentară. Lista și documentele justificative corespunzătoare sunt deschise pentru verificare și vor rămâne disponibile în conformitate cu art. 3 din Acordul multianual de finanțare și cu art. 15 din secțiunea A din anexa la acesta.
2. Fie lista include detalii privind datoriile ce urmează să fie colectate, în sumă de ............... (moneda națională), ................ (euro), din care totalul sumei pentru fiecare măsură este anexat, inclusiv defalcarea contribuției publice naționale și a Comunității; fie nu există datorii de colectat. (Se șterge în mod corespunzător.) Declarația cuprinde, de asemenea, toate datoriile de la declarația anterioară, care au fost înregistrate pentru mai mult de 2 ani și care sunt deduse din această declarație de cheltuieli.
3. Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului debit la sfârșitul trimestrului la care se referă declarația (sau, în cazul unei declarații adiționale, la data specificată în această declarație) se ridică la ......................... euro.
Plata trebuie făcută în contul euro SAPARD, folosindu-se detaliile de referință comunicate Comisiei conform art. 7 paragraful 2 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare (formularul D3).
Această declarație de cheltuieli conține ........... pagini numerotate.
Această declarație a fost întocmită de ......................................
Data, ștampila și semnătura directorului Agenției SAPARD
Declarația a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de .........
Data și semnătura contabilului Agenției SAPARD
Certificată de ..............................................................
Data, ștampila și semnătura responsabilului național cu autorizarea finanțării, în numele Guvernului României
Întocmită la ................, .................. (data)
Formularul D1
care trebuie să fie prezentate împreună cu toate cererile de plată
Se confirmă prin prezenta că:
a) Agenția SAPARD a verificat dacă cheltuiala declarată eligibilă a fost realizată în conformitate cu Programul, cu Acordul multianual de finanțare, cu decizia Comisiei la care se referă art. 3 paragraful 1 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare și cu acordul/acordurile anual/anuale de finanțare.
b) Cheltuiala este reală, normală și s-a produs de la data prevăzută în Decizia Comisiei nr. ........................................ prin care se acordă management Agenției SAPARD.
c) Plățile către beneficiarii finali au fost făcute fără nici o taxă specifică, deducere sau reținere a oricărei sume care ar putea să reducă suma asistenței financiare la care aceștia sunt îndreptățiți.
d) Sumele recuperate reprezentând plăți efectuate incorect și datoriile înregistrate în registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse din declarația de cheltuieli; Comisia a fost informată în privința oricărei neregularități în concordanță cu prevederile art. 13 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare, privind neregularitățile și recuperarea sumelor plătite incorect în cadrul programului de finanțare SAPARD.
e) Asistența acordată de România rămâne în limitele măsurii stabilite în Program.
f) Conversia dintre moneda națională și euro s-a derulat în conformitate cu prevederile art. 10 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare.
g) Documentele justificative pentru această declarație sunt și vor rămâne disponibile conform prevederilor art. 3 din Acordul multianual de finanțare și ale art. 15 din secțiunea A din anexa la acesta.
h) Măsurile care primesc asistența financiară a Comunității au făcut obiectul unei publicități adecvate direcționate spre opinia publică și beneficiarii potențiali și actuali.
Întocmită la ..........................., .................... (data)
Semnătura și ștampila directorului Agenției SAPARD
Această declarație a fost întocmită pe baza sumelor financiare furnizate de ............................
Semnătura și ștampila contabilului Agenției SAPARD
Semnătura și ștampila responsabilului național cu autorizarea finanțării, în numele Guvernului României
Formularul D1 - Tabelul A
privind cheltuielile eligibile realizate efectiv de la începutul
Programului - toți beneficiarii
Decizia Comisiei nr. ............. din ............ (modificarea finală fiind făcută prin Decizia nr. .......... din ...........)
Numărul de referință al Comisiei ...............................
Declarația nr. ............... acoperind perioada de la începutul Programului ........ la ................. (data) inclusiv
Axa priorității Denumirea Măsura Moneda națională Euro
Cheltuiala publică Finanțare privată Costul total eligibil Cheltuiala publică Finanțare privată Costul total eligibil
C.E. națională C.E. națională
1 2 3 4 5=2+3+4 6 7 8 9=6+7+8
1. Prioritatea 1
Total prioritatea 1:
n. Prioritatea n
Total prioritatea n:
În cazul existenței unor diferențe în legătură cu o declarație anterioară, acestea sunt identificate prin "*" și explicate la paginile ... .
Ratele de schimb moneda națională/euro sunt următoarele: rata ............... data .......................................... .
privind cheltuielile anuale pentru anul financiar ......
[Va fi trimisă, împreună cu raportul de atestare și audit cerut de art. 6 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare, Comisiei Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD), B-1049 Bruxelles.]
Decizia Comisiei nr. ................... din ................... (modificarea finală fiind făcută prin Decizia nr. ................ din .....................)
Numărul de referință al Comisiei .....................
Subsemnatul ......................................., responsabilul național cu autorizarea finanțării, reprezentând Guvernul României, după cum este prevăzut în Acordul multianual de finanțare încheiat între Guvernul României și Comisia Comunităților Europene, declar prin prezenta că cheltuiala eligibilă totală potrivit Programului, realizată din (1/1 anul .......... până în 31/12 anul .............), este în sumă de ............... (moneda națională), ....... (euro, convertiți din moneda națională la rata indicată în tabelul anexat, după cum prevede art. 10 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare).
Declar, de asemenea, că măsurile progresează cu o rată satisfăcătoare în conformitate cu obiectivele stipulate în Program și că documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile după cum prevăd art. 3 din Acordul multianual de finanțare și art. 15 din secțiunea A din anexa la acesta.
2. Fie lista include detalii privind datoriile ce urmează să fie colectate, în sumă de ............... (moneda națională), ..................... (euro), din care totalul sumei pentru fiecare măsură este anexat, inclusiv defalcarea contribuției publice naționale și a Comunității; fie nu există datorii de colectat. (Se șterge în mod corespunzător.) Declarația cuprinde, de asemenea, toate datoriile de la declarația anterioară, care au fost înregistrate pentru mai mult de 2 ani și care sunt deduse din această declarație de cheltuieli.
3. Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului an la care se referă această declarație se ridică la .......................... euro.
Această declarație de cheltuieli conține .................. pagini numerotate.
Întocmită la ............................, ................... (data)
Raportul de atestare și audit al Organismului de certificare face parte din această declarație.
care sunt prezentate împreună cu declarația anuală a contului
b) Cheltuiala este reală, normală și s-a realizat la data/datele prevăzută/prevăzute în Decizia Comisiei nr. .......................... prin care se deleagă management Agenției SAPARD.
c) Plățile către beneficiarii finali au fost realizate fără nici o taxă specifică, deducere sau reținere a oricărei sume care ar putea să reducă suma asistenței financiare la care aceștia sunt îndreptățiți.
d) Sumele recuperate reprezentând plăți efectuate incorect și datoriile înregistrate în registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse din cheltuiala declarată. Comisia a fost informată în privința oricărei neregularități în concordanță cu prevederile art. 13 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare, privind neregularitățile și recuperarea sumelor plătite incorect în cadrul Programului de finanțare SAPARD.
e) Asistența acordată de România rămâne în limitele măsurii stipulate în Program.
f) Conversiile dintre moneda națională și euro s-au realizat în conformitate cu prevederile art. 10 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare.
h) Măsurile care primesc asistența financiară a Comunității fac obiectul unei publicități adecvate direcționate spre opinia publică și beneficiarii potențiali și actuali.
Întocmită la .........................., ..................... (data)
Întocmită de ................................................................
Formularul D2 - Tabelul A
privind cheltuielile eligibile realizate efectiv pentru
anul ....... - toți beneficiarii
Decizia Comisiei nr. ........... din .............. (modificarea finală fiind făcută prin Decizia nr. ............ din ...........
Declarația nr. .............. acoperind perioada de la (1/1 / an) ........... la ..................... (31/12/an) inclusiv.
În cazul existenței unor diferențe în legătură cu o declarație anterioară, acestea sunt identificate prin "*" și explicate la paginile .......... .
Ratele de schimb moneda națională/euro sunt următoarele: rata .......... data ......... .
Formularul D3- model -
IDENTIFICARE FINANCIARĂ - SAPARD
!||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||¬
§                             !|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|¬        §
§Numele titularului contului: §N§A§T§I§O§N§A§L§ §F§U§N§D§ §S§A§P§A§R§D§ §E§U§R§O§        §
§                             ¡|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|±        §
§                             § § § § § § § § § § §C§O§N§T§ § § § § § § § § § § §        §
§                             !|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|¬  §
§Adresa:                      §R§E§S§P§O§N§S§A§B§I§L§U§L§ §N§A§Ț§I§O§N§A§L§ §C§U§ § § §  §
§                             ¡|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|±  §
§                             §A§U§T§O§R§I§Z§A§R§E§A§ §F§I§N§A§N§Ț§Ă§R§I§I§ § § § § § §  §
§                             !|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|¬§
§                             §M§I§N§I§S§T§E§R§U§L§ §F§I§N§A§N§Ț§E§L§O§R§ §P§U§B§L§I§C§E§§
§                             ¡|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|±§
§Orașul:                      § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § §  §
§                             !|`|`|`|`|`|¬                                              §
§Codul poștal:                § § § § § § §                                              §
§                             ¡|°|°|°|°|°|±                                              §
§Persoana de contact:         § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § §  §
§                             !|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|`|¬                            §
§Telefon:                     § § § § § § § § § § § § § § § §                            §
§                             ¡|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|°|±                            §
§Fax:                         § § § § § § § § § § § § § § § §                            §
§E-mail:                      § § § § § § § § § § § § § § § §                            §
§Banca:                       §B§A§N§C§A§ §N§A§Ț§I§O§N§A§L§Ă§ §A§ §R§O§M§Â§N§I§E§I§ § §  §
§                             § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § §  §
§Numărul contului:            § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § § §  §
§                             !|`|`|`|`|`|`|¬               !|`|`|`|`|`|`|¬              §
§                             § §E§U§R§O§ § §               § § § § § § § §              §
§                             ¡|°|°|°|°|°|°|±               ¡|°|°|°|°|°|°|±              §
¡||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||+
LINII DIRECTOARE PENTRU ORGANISMUL DE CERTIFICARE
LINII DIRECTOARE PENTRU CERTIFICAREA ANUALĂ A AGENȚIILOR SAPARD
Subiect: Linia directoare menționată la art. 6 paragraful 5 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare - Forma, sfera de cuprindere și conținutul certificatului și al raportului Organismului care realizează certificarea Agenției SAPARD
Obiectul acestui document este de a stabili linii directoare privind cerințele de certificare a contului, menționate la art. 6 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare.
Subiectul certificării și deci al certificatului de audit și raportului de audit este Agenția SAPARD și toate organismele descentralizate și delegate, adică procesele de la înregistrarea cererilor până la angajament și de la înregistrarea facturii până la plată.
Certificatul de audit
Certificatul de audit trebuie să fie un document concis, clar și explicit, care să cuprindă toate concluziile organismului nominalizat drept Organism de certificare. Exemple de certificate de audit sunt prezentate în anexa la această secțiune.
Sfera de cuprindere a raportului de audit este mai largă decât cea a certificatului de audit, cuprinzând în plus declarații dacă:
Organismul de certificare a obținut asigurarea rezonabilă că procedurile de control intern sunt sigure teoretic și că vor opera în mod satisfăcător în practică;
procedurile, cu referință specifică la criteriile de acreditare de relevanță semnificativă (proceduri scrise, separarea funcțiilor, verificări preliminare ale proiectelor și plății, achiziții, proceduri de angajament și de plată, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul intern), dau asigurarea rezonabilă că proiectele din sarcina Agenției SAPARD sunt conforme prevederilor Acordului multianual de finanțare;
toate criteriile de acreditare de relevanță semnificativă continuă să fie respectate, după cum este cerut, pentru conferirea de către Comisie a managementului asistenței, la art. 3 paragraful 1 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare; și
interesele financiare ale Comunității sunt protejate corespunzător.
Raportul trebuie, de asemenea, să stabilească orice recomandări și să indice (și cele din anii trecuți, dacă este cazul) cui și cum au fost adresate.
Raportul trebuie să cuprindă dovezile obținute de Organismul de certificare că în perioada de realizare a auditului controalele interne au operat în practică ca și în teorie, au fost aplicate tuturor tranzacțiilor planificate și au avut ca rezultat corectarea erorilor. Raportul trebuie să includă o declarație privind procedurile de control intern, care trebuie să atragă atenția asupra oricărei slăbiciuni găsite în proiectarea sau în operațiunile de control, cu referință specială asupra factorilor care pot diminua eficacitatea procedurilor interne de control, cum ar fi:
potențialul pentru controale să nu fie luat în seamă de funcționarul responsabil;
aplicarea incorectă a controalelor ca rezultat al interpretării greșite sau al neatenției; și
dezvoltarea procedurilor nonstandard.
Funcția de audit intern este un element-cheie al problematicii de control intern. Din acest motiv aceasta merită un capitol specific în raportul de audit. Raportul trebuie să ia în considerare independența, competența și eficiența auditului intern, precum și, în special: sfera de cuprindere a responsabilităților; drepturile de acces la directorul Agenției SAPARD și la toate înregistrările, personal și anexe (incluzând organisme descentralizate și delegate); excluderea membrilor unității de audit intern de la acțiunile operaționale zilnice; angajații (competența, formarea și experiența); planificarea (evaluarea nevoilor, abordarea bazată pe risc, ciclul de acoperire a auditului); documentarea (verificările și concluziile în urma acestora vor fi înregistrate adecvat și, de asemenea, vor fi însoțite de documentele justificative); evidența auditului (asigurarea suficienței și relevanței aranjamentelor); existența aranjamentelor adecvate pentru asigurarea calității; rapoartele (sunt adecvate în concepție și vor asigura proceduri care vor fi efectuate la timp) și concluziile referitoare la planul de auditare.
Proceduri pentru asigurarea conformității cu Acordul multianual de finanțare
Prevederile acestui punct se referă la autorizare. Tranzacțiile procesate de Agenția SAPARD sunt guvernate prin reguli complexe. Riscul inerent apărut cere ca Agenția SAPARD să stabilească controale moderate, incluzând folosirea procedurilor scrise, a listelor de verificare și a reperformanțelor detaliate sau revăzute de alt funcționar.
Raportul trebuie să includă o declarație privind procedurile pentru asigurarea conformității cu Acordul multianual de finanțare (prin măsuri și, dacă sunt aplicabile, submăsuri) pentru fiecare procedură, stipulând dacă controalele relevante sunt suficient de solide pentru a se putea pune bază pe ele în perioada de auditare. Acolo unde s-a ajuns la concluzia că o procedură nu conferă siguranța necesară, elementele importante ale eșecului controlului trebuie să fie luate în considerare.
Criterii de acreditare de relevanță semnificativă
Raportul trebuie să stabilească limita până la care Agenția SAPARD și organismele descentralizate și delegate îndeplinesc toate criteriile de acreditare de relevanță (proceduri scrise, separarea funcțiilor, verificări preliminare ale proiectelor și plății, achiziții, proceduri pentru angajamente și plăți, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, audit intern), după cum se stipulează la art. 3 paragraful 1 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare, pentru acordarea managementului asistenței de către Comisie, și ce acțiune (execuția la timp și durata), dacă există vreuna, urmează să fie preluată de Agenția SAPARD sau de organismul descentralizat/delegat pentru a rezolva orice deficiență.
Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunității
Prevederile acestui punct se referă la sumele care urmează să fie colectate (debitori). Obiectivele de control cheie pertinente includ: înregistrarea corectă și la timp a tuturor debitorilor în registrul "Tranzacții către debitori"; debit compensat din alte plăți SAPARD către beneficiarii care au debit; și înregistrarea corectă a tuturor chitanțelor de la debitori.
În general raportul trebuie să includă o declarație privind protecția intereselor financiare ale Comunității, stabilind pentru fiecare procedură dacă controalele relevante au fost suficient de solide pentru a se putea pune bază pe ele. Dacă se ajunge la concluzia că o procedură nu conferă siguranța necesară, elementele importante ale eșecului controlului trebuie să fie luate în considerare.
Orice recomandări pentru îmbunătățiri trebuie să fie clasificate cu referință la nivelul de importanță pe care Organismul de certificare crede că ar trebui să fie atribuit fiecărei situații. Pentru simplificarea prezentării este propusă următoarea clasificare a recomandărilor:
majore: recomandări care cer atenția imediată a directorului Agenției SAPARD;
intermediare: recomandări care sunt semnificative în contextul controlului Agenției SAPARD și care cer o atenție imediată din partea conducerii;
minore: recomandări pentru care fiecare acțiune trebuie să asigure deplina conformitate cu criteriile de acreditare.
Raportul trebuie să stabilească pentru fiecare recomandare procedura și aspectele de politică implicând atenție și răspunsul Agenției SAPARD.
Profilul raportului va asista Comisia în procesarea rapoartelor privind certificarea, dacă un profil standard a fost urmărit după cum este indicat mai jos.
Rezumat executiv cuprinzând opinia, declarații rezumative pentru fiecare dintre pct. I, II, III și IV menționate mai sus și secțiuni privind recomandările majore și intermediare
Proceduri de control intern: o evaluare a controalelor principale; funcția de audit intern; declarația privind procedurile de control intern, împreună cu justificări
Proceduri pentru asigurarea conformității cu Acordul multianual de finanțare: o evaluare a controalelor-cheie; declarația privind procedurile pentru asigurarea conformității cu Acordul multianual de finanțare, împreună cu justificări
Criterii de acreditare de relevanță semnificativă: o evaluare a limitei până la care Agenția SAPARD îndeplinește toate criteriile de acreditare de relevanță semnificativă (proceduri scrise, separarea funcțiilor, verificări preliminare ale proiectelor și plății, achiziții, proceduri pentru angajamente și plăți, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul intern), după cum se cere în art. 14 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare
Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunității: o evaluare a controalelor-cheie; declarația privind procedurile de protecție a intereselor financiare ale Comunității, împreună cu justificări
Pentru fiecare măsură/submăsură și funcție comună (de exemplu: contabilitate, serviciu de inspecție, audit intern, tehnologia informatică) anexa trebuie să stabilească activitatea realizată pentru fiecare obiectiv de control, incluzând o descriere a obiectivului de control, mecanismul controlului, structura documentului (să determine dacă cuprinde justificarea primară cerută/documente necesare pentru a sprijini solicitarea), constatările, evaluarea, concluziile și recomandările detaliate.
O listă cuprinzând recomandările trebuie să fie pregătită cel puțin cu următoarele informații: referința/recomandarea/statutul/acțiunea raportului.
la secțiunea E
Exemple de certificate de audit eliberate de Organismul de certificare5)
Matricea opiniilor:
Obiecţii limitate
Concluzii negative
Nelimitarea sferei de cuprindere
Necalificat (A)
Calificat (B)
Contra (E)
Limitarea sferei de cuprindere
Calificat (C)
Refuz (D)
Conform Standardului internațional privind auditul și serviciile legate de acesta nr. 13 (ISA 13), elaborat de Federația Internațională a Contabililor (IFAC).
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli realizate pentru Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea și adresa Agenției SAPARD). Responsabilitatea noastră, acționând ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Noi ne-am derulat auditul în concordanță cu standardele de auditare internațional acceptate și cu art. 6 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare. Am planificat și am realizat auditul pentru a obține asigurarea rezonabilă că conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declarații. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidențelor cu privire la informațiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor și a unui eșantion de tranzacții. Auditul a acoperit conformitatea plăților cu Acordul multianual de finanțare numai în ceea ce privește capacitatea structurilor administrative ale Agenției SAPARD de a asigura că o astfel de conformitate a fost verificată înainte ca plata să fi fost făcută. Auditul nostru furnizează o bază rezonabilă pentru opinia noastră.
După opinia noastră conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete și clare.
Auditul nostru a fost derulat între ZZ/LL/AAAA și ZZ/LL/AAAA. Un raport privind constatările noastre este furnizat la aceeași dată ca cea a acestui certificat. Modificări (1)
(Data emiterii, semnătura, numele și poziția, denumirea și adresa Organismului de certificare)
Calificat - diferențe observate
Diferențele au fost observate între conturile anuale, documentele contabile și înregistrările Agenției SAPARD pentru următoarele măsuri/submăsuri (conform raportului de audit, pagina P):
(măsură/submăsură
diferenţa (+/-) în moneda naţională şi euro
-23.000 CCC/100 euro)
După opinia noastră, cu excepția diferențelor descrise în paragraful precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar FEOGA 200x (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete și clare.
Opinie calificată - limitarea sferei de cuprindere
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli incluse în Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea și adresa Agenției SAPARD). Responsabilitatea noastră, acționând ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Cu excepția celor discutate în paragraful următor, noi ne-am derulat auditul în concordanță cu standardele de auditare internațional acceptate și cu art. 6 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare. Noi am planificat și am realizat auditul pentru a obține asigurarea rezonabilă că conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declarații. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidențelor cu privire la informațiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor și a unui eșantion de tranzacții. Auditul a acoperit conformitatea plăților cu Acordul multianual de finanțare numai în ceea ce privește capacitatea structurilor administrative ale Agenției SAPARD de a asigura că o astfel de conformitate a fost verificată înainte ca plata să fi fost făcută. Auditul nostru furnizează o bază rezonabilă pentru opinia noastră.
Din cauza (de exemplu) naturii înregistrărilor Agenției SAPARD/Organismului delegat etc., nu putem fi satisfăcuți chiar dacă (se citează natura problemei) recurgem la alte proceduri de audit (conform raportului de audit, pagina P).
După opinia noastră, cu excepția efectelor unor astfel de ajustări, dacă există, care s-au dovedit necesare, conturile ce urmează să fie transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete și clare.
Refuzul opiniei - limitarea sferei de aplicare
Nu putem să examinăm procedurile care fundamentează plățile efectuate de organismele cu responsabilități delegate, din cauza restricțiilor existente în sfera de aplicare a activității noastre din partea Agenției SAPARD (conform raportului de audit, pagina P).
Din cauza semnificației problemelor discutate în paragraful precedent, nu ne exprimăm opinia dacă conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevărate, complete și clare.
Opinie adversă
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind cheltuieli incluse în Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea și adresa Agenției SAPARD). Responsabilitatea noastră, acționând ca Organism de certificare, este de a exprima o opinie bazată pe auditul nostru.
Noi ne-am derulat auditul în concordanță cu standardele de auditare internațional acceptate și cu art. 6 din secțiunea A din anexa la Acordul multianual de finanțare. Noi am planificat și am realizat auditul pentru a obține asigurarea rezonabilă că conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori în declarații. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidențelor cu privire la informațiile din conturile anuale, înregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor și a unui eșantion de tranzacții. Auditul a acoperit conformitatea plăților cu Acordul multianual de finanțare numai în ceea ce privește capacitatea structurilor administrative ale Agenției SAPARD de a asigura că o astfel de conformitate a fost verificată înainte ca plata să fi fost făcută. Auditul nostru furnizează o bază rezonabilă pentru opinia noastră.
Cheltuielile declarate de Agenția SAPARD nu sunt în concordanță cu plățile și chitanțele întocmite în perioada respectivă (conform raportului de audit, pagina P).
În opinia noastră, din cauza efectelor problemelor discutate în paragraful precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) nu sunt adevărate, complete și clare.
TEXTUL LEGISLAŢIEI COMUNITĂŢII, LA CARE SE FACE REFERIRE ÎN REGLEMENTAREA C.E. Nr. 2.222/2000 PRIVIND REGULILE FINANCIARE APLICABILE SAPARD, ADAPTATE ACESTUI ACORD6)
6) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.
Prevederi de aplicat de România în conformitate cu acest acord
Pe baza unor analize de la caz la caz privind capacitatea de coordonare a unui program/proiect la nivel naţional şi sectorial, procedurile de control financiar şi structurile finanţelor publice, Comisia poate decide amânarea cererii de aprobare ex-ante la care se referă pct. 3 şi atribuirea de asistenţă agenţiilor de implementare, pe baze descentralizate. O astfel de amânare va fi subiect pentru:
criteriile minimale pentru evaluarea abilităţilor agenţiilor de implementare din ţara candidată de a coordona asistenţa acordată şi condiţiile minimale aplicabile de către aceste agenţii, după cum este stabilit la pct. 3;
prevederi specifice în ceea ce priveşte, printre altele, invitaţii la licitaţii, scrutine şi evaluări ale licitaţiilor, obţinerea contractelor şi implementarea directivelor în ceea ce priveşte achiziţiile publice ale Comunităţii, care trebuie să se înscrie în acordurile financiare cu fiecare ţară beneficiară.
Selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea vor fi subiecte ale aprobării ex-ante de către Comisie.
3 şi pct.1 1
Criteriile minimale şi condiţiile pentru un management descentralizat la agenţiile de implementare din ţările candidate
1. Criteriile minimale pentru evaluarea abilităţilor agenţiilor de implementare din ţara candidată de a coordona asistenţa acordată
Comisia va aplica următoarele criterii în vederea stabilirii agenţiilor de implementare din ţările partenere, care vor putea coordona asistenţa acordată pe baze descentralizate:
va exista un sistem bine pus la punct de coordonare a Programului, cu reguli interne ale procedurilor, responsabilităţi clare instituţionale şi personale;
principiul separării puterilor trebuie să fie respectat astfel încât să nu apară conflicte de interese în ceea ce priveşte achiziţiile şi plăţile;
trebuie să existe un personal adecvat pentru îndeplinirea sarcinilor. Acesta trebuie să aibă experienţă şi abilităţi corespunzătoare în audit, să cunoască limbi străine şi să fie pregătit pentru desfăşurarea activităţii de implementare a programelor Comunităţii.
2. Condiţii minimale pentru managementul descentralizat la agenţiile de implementare din ţările candidate
Descentralizarea în ţările candidate cu controlul ex-post de către Comisie poate fi considerată pentru o agenţie de implementare în care sunt îndeplinite următoarele condiţii:
demonstrarea unui control intern eficace, inclusiv funcţia de audit independentă şi un sistem de raportare contabil şi financiar la standarde internaţionale;
un audit (un raport) financiar şi operaţional recent, arătând în mod efectiv şi la timp gestionarea fondurilor Comunităţii sau măsuri naţionale de natură similară;
un sistem de control financiar naţional în agenţia de implementare;
reguli de achiziţionare care să fie andosate de Comisie, aşa cum se prevede la titlul IX din Regulamentul financiar aplicabil la bugetul general al Comunităţii Europene (a se vedea art. 14 pct. 2.6. din secţiunea A din anexa la acest acord);
angajamentul responsabilului naţional cu autorizarea finanţării de a-şi asuma întreaga răspundere şi responsabilitate pentru Program.
Această apreciere nu va prejudicia dreptul Comisiei şi al Curţii de Conturi de a verifica cheltuielile.
Prevederile acestui punct nu vor afecta aplicarea în România a legilor care se referă la urmăriri penale sau cooperare juridică între ţările candidate menţionate la pct. 8 şi statele membre.
Subpunctul 4.1
Atunci când Comisia decide să realizeze controale pe teren şi inspecţii conform prevederilor acestui punct, trebuie să se asigure că nu sunt realizate inspecţii de acest gen în acelaşi timp asupra aceluiaşi obiectiv şi cu privire la aceiaşi operatori economici implicaţi (a se vedea pct. 6).
În plus se vor lua în considerare inspecţiile în curs sau cele deja efectuate de România conform legislaţiei sale în legătură cu aceleaşi obiective care privesc operatorii economici în cauză.
Subpunctul 4.2
Verificările la faţa locului şi inspecţiile vor fi pregătite şi conduse de Comisie în cooperare cu autorităţile din România, care va fi anunţată în timp util despre obiectul, scopul şi bazele legale ale verificărilor şi inspecţiilor, în aşa fel încât să poată acorda ajutorul cerut. Astfel oficialii din România pot participa la inspecţii şi verificări pe teren. În plus, dacă România doreşte, verificările pe teren şi inspecţiile pot fi realizate împreună de către Comisie şi autorităţile responsabile din România.
Subpunctul 4.3
Verificările pe teren şi inspecţiile vor fi realizate de Comisie la operatori economici cărora le vor fi aplicate în conformitate cu prevederile pct. 6 măsuri administrative şi penalizări în cazul în care există motive să se creadă că au fost comise neregularităţi.
Pentru a se facilita desfăşurarea de către Comisie a verificărilor operatorii economici vor fi apelaţi pentru a asigura accesul la sedii, terenuri, mijloace de transport sau la alte asemenea mijloace folosite în scopul desfăşurării afacerilor.
Acolo unde este necesar, pentru stabilirea existenţei neregularităţilor, Comisia poate efectua inspecţii pe teren şi inspecţii la alţi operatori economici, în scopul de a se asigura accesul la informaţiile necesare.
Subpunctul 4.4
4.4.1. Verificările pe teren şi inspecţiile vor fi executate de autorităţi ale Comisiei şi responsabilitatea va fi a oficialilor şi a altor funcţionari guvernamentali autorizaţi, aceştia fiind numiţi inspectorii Comisiei. Persoanele aflate la dispoziţia Comisiei în calitate de experţi naţionali prin detaşare pot asista la aceste verificări şi inspecţii.
Inspectorii Comisiei îşi vor exercita atribuţiile prin autorizaţii scrise, în care sunt precizate identitatea şi funcţia, împreună cu un document care să arate scopul şi subiectul verificării pe teren sau al inspecţiei. În conformitate cu cerinţele acestui acord ei vor trebui să acţioneze conform legilor României.
4.4.2. Cu condiţia respectării acestui acord Comisia, cu acordul României, poate apela la colaborarea în calitate de observatori a reprezentanţilor din alte ţări candidate specificate la pct. 8 şi poate solicita altor organisme externe să acţioneze sub responsabilitatea sa în vederea acordării asistenţei tehnice.
Comisia trebuie să se asigure că reprezentanţii şi organismele menţionate mai sus oferă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţa şi păstrarea secretului profesional.
Subpunctul 4.5
4.5.1. Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, fără a prejudicia prevederile acestui acord şi în aceleaşi condiţii ca şi inspectorii administrativi naţionali şi în concordanţă cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţia cu privire la operaţiunile care sunt cerute pentru coordonarea adecvată a verificărilor pe teren şi a inspecţiilor în condiţii similare. Aceştia pot beneficia de aceleaşi facilităţi în desfăşurarea inspecţiilor ca şi inspectorii administrativi naţionali şi, în particular, de copii de pe documentaţia justificativă.
Verificările pe teren şi inspecţiile pot privi, în particular:
registre şi documente, cum ar fi: facturile, listele cuprinzând termeni şi condiţii, borderouri de plată, declaraţii privind materialele folosite şi munca prestată şi declaraţii bancare păstrate de operatori economici;
date computerizate;
producţie, sisteme şi metode de ambalare şi dezambalare;
verificări fizice, cum ar fi: natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiunile încheiate;
crearea şi verificarea de eşantioane;
progresul activităţilor şi investiţiilor pentru fiecare finanţare care a fost furnizată şi utilizarea investiţiilor realizate;
documente cu privire la buget şi contabilitate;
implementarea financiară şi tehnică a proiectelor subvenţionate.
4.5.2. Acolo unde este necesar pentru România, la cererea Comisiei trebuie să se ia măsuri preventive adecvate cu privire la legile naţionale, fără a se prejudicia prevederile acestui acord, în particular cu privire la garanţia dovezilor.
Subpunctul 4.6
4.6.1. Informaţiile comunicate sau dobândite în orice formă conform acestui punct trebuie să fie supuse secretului profesional şi protejate în acelaşi fel în care informaţiile similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţării care le primeşte şi de prevederile corespunzătoare aplicabile instituţiilor Comunităţii.
Astfel de informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât cele din instituţiile Comunităţii sau din România, ale căror funcţii necesită cunoaşterea lor, şi nici nu pot fi utilizate de instituţiile Comunităţii pentru alte scopuri în afara celor de protecţie efectivă a intereselor financiare comunitare în toate ţările candidate. În cazul în care România intenţionează să folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa în calitate de observatori, în conformitate cu prevederile subpunctului
4.4.2, la controale şi inspecţii la faţa locului, trebuie să obţină acordul ţării de la care au fost obţinute informaţiile.
4.6.2. Comisia va raporta cât de repede posibil autorităţii competente a statului pe teritoriul căruia s-a executat verificarea pe teren sau inspecţia dacă s-au remarcat orice fapte sau suspiciuni în legătură cu vreo neregularitate în timpul verificărilor pe teren sau al inspecţiilor. În orice caz Comisia trebuie să informeze autorităţile menţionate mai sus despre rezultatul acestor verificări şi inspecţii.
4.6.3. Inspectorii Comunităţii se vor asigura că, fără a prejudicia prevederile acestui acord, în realizarea rapoartelor lor se vor lua în considerare cerinţele procedurale stabilite prin legile naţionale ale României. Materialele şi documentele justificative, aşa cum se precizează la pct. 4.5, vor fi anexate la aceste rapoarte. Acolo unde inspecţia este realizată în colaborare, în conformitate cu cel de-al doilea subparagraf al subpunctului 4.2, inspectorii naţionali care iau parte la operaţiune trebuie să contrasemneze raportul elaborat de inspectorii Comisiei.
4.6.4. Comisia trebuie să se asigure că acolo unde se implementează prevederile acestui punct inspectorii săi trebuie să respecte prevederile Comunităţii şi prevederile legislaţiei naţionale cu privire la protecţia datelor personale.
4.6.5. Acolo unde operatorii economici la care se face referire la subpunctul 4.3 sunt supuşi verificărilor pe teren sau inspecţiilor, România, care acţionează în concordanţă cu regulile naţionale şi fără a prejudicia prevederile acestui acord, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei asistenţa necesară pentru a le permite să îşi îndeplinească îndatoririle în realizarea verificărilor pe teren şi a inspecţiilor. România trebuie să ia toate măsurile necesare, în conformitate cu legile naţionale.
Neregularitate înseamnă orice încălcare a unei prevederi a acestui acord, care rezultă din activitatea sau omisiunea unui operator economic (vezi pct. 6), care a avut sau va avea un efect de prejudiciere asupra Comunităţii sau asupra unui punct nejustificat de cheltuială.
Măsurile administrative şi penalizările pot fi aplicate operatorilor economici persoane fizice sau juridice ori altor organisme recunoscute de legile naţionale (persoane private, întreprinderi, instituţii publice sau autorităţi locale ori regionale ale statului), acolo unde activitatea lor implică aplicarea incorectă a acestui acord prin atingerea sau lezarea contribuţiei Comunităţii, şi, de asemenea, persoanelor fizice şi juridice care au fost implicate în comiterea de neregularităţi sau care se aşteaptă să evite comiterea unei neregularităţi.
Subpunctul 7.1
7.1.1. Notificarea neregularităţilor care apar la finanţarea Comunităţii trebuie să fie făcută în conformitate cu prevederile acestui punct. Aceste prevederi nu trebuie să afecteze aplicarea în România a regulilor legate de procedurile penale sau cooperarea juridică dintre ţările candidate menţionate la pct. 8 şi statele membre în chestiunile penale.
Subpunctul 7.2
7.2.1. România trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la încheierea Acordului multianual de finanţare:
prevederile stabilite prin lege, regulile şi acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor prevăzute la art. 13 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la acest acord;
lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile pentru aplicarea măsurilor în conformitate cu prevederile art. 13 paragraful 1 din secţiunea A din anexa la acest acord;
principalele prevederi legate de rolul şi de funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi procedurile de a căror aplicare sunt responsabile.
7.2.2. România va comunica Comisiei orice amendament la informaţiile furnizate în conformitate cu prevederile subpunctului 7.2.1.
7.2.3. Comisia trebuie să studieze comunicările României şi trebuie să o informeze asupra concluziilor care urmează a fi trase. Aceasta trebuie să rămână în contact cu România dacă este necesară extinderea aplicării prevederilor acestui punct.
Subpunctul 7.3
7.3.1. În timpul ultimelor două luni de la sfârşitul fiecărui trimestru România va raporta Comisiei orice neregularitate care a făcut subiectul investigaţiilor administrative sau juridice.
Astfel, trebuie să dea, dacă este posibil, detalii care privesc:
prevederi care au fost încălcate;
natura şi sumele cheltuielilor; în cazul în care nu s-a realizat nici o plată, sumele care ar fi fost plătite greşit dacă neregularitatea nu ar fi fost descoperită, în afară de cazul în care erorile sau neglijenţele sunt detectate înaintea plăţii şi nu rezultă în nici o amendă administrativă sau juridică;
suma totală şi distribuirea ei între diferitele surse de finanţare;
proiectul şi măsura avute în vedere;
perioada sau momentul în care s-a comis o neregularitate;
modurile în care se realizează o neregularitate;
modul în care a fost descoperită o neregularitate;
autorităţile naţionale şi alte instituţii care au realizat raportul oficial despre neregularităţi;
consecinţele financiare, suspendarea plăţilor şi posibilitatea recuperărilor;
data şi sursa primei informaţii care a iscat suspiciuni ale existenţei unei neregularităţi;
data la care a fost realizat primul raport privind neregularităţile;
acolo unde este necesar, România şi alte ţări implicate;
identitatea persoanelor fizice şi juridice implicate, păstrată în cazurile în care astfel de informaţii nu sunt relevante în combaterea neregularităţilor în funcţie de caracterul acestora.
7.3.2. În cazul în care unele informaţii la care se referă subpunctul 7.3.1 şi, în particular, cele care privesc modurile de comitere a neregularităţilor şi maniera în care au fost descoperite nu sunt disponibile, România trebuie, în măsura posibilităţilor, să furnizeze informaţiile lipsă când va trimite următoarele raporturi trimestriale privind neregularităţile către Comisie.
Subpunctul 7.4
România trebuie să raporteze Comisiei orice neregularitate descoperită sau care se presupune că a fost comisă, acolo unde există temerea că:
aceasta poate avea repercusiuni rapide în afara teritorialului său; şi/sau
aceasta arată că a avut loc o nouă practică frauduloasă.
Un astfel de raport va trebui, dacă este cazul, să fie trimis simultan altor ţări candidate sau ţări membre relevante.
Subpunctul 7.5
7.5.1. În decurs de două luni de la sfârşitul fiecărui trimestru, România trebuie să informeze Comisia cu privire la orice raport anterior, realizat în condiţiile subpunctului
7.3, asupra procedurilor instituite ca urmare a tuturor neregularităţilor anterior notificate şi asupra schimbărilor importante care rezultă din acestea, inclusiv:
sumele care au fost recuperate sau care se aşteaptă să fie recuperate;
măsuri intermediare de precauţie luate de România pentru a garanta recuperarea sumelor plătite greşit;
procedurile judiciare şi administrative instituite pentru recuperarea sumelor plătite greşit şi pentru impunerea de sancţiuni;
motivele pentru orice abandon al procedurilor de recuperare; Comisia trebuie, dacă este posibil, să fie notificată înainte de luarea unei decizii;
orice abandon al acţiunilor penale.
România trebuie să notifice Comisiei cu privire la deciziile administrative sau juridice ori la aspectele principale cuprinse în acest document cu privire la îndeplinirea acestor proceduri.
7.5.2. Fără a prejudicia prevederile art. 14 pct. 2.8 din secţiunea A din anexa la acest acord, atunci când România consideră că o sumă nu poate fi recuperată în totalitate sau nu se aşteaptă să fie recuperată în totalitate, trebuie să informeze Comisia printr-un raport special referitor la suma nerecuperată.
7.5.3. În eventualitatea existenţei situaţiei menţionate la subpunctul 7.5.2., fără a prejudicia prevederile art. 14 pct. 2.8 din secţiunea A, Comisia poate cere în mod expres României să continue procedurile de recuperare.
7.5.4. Atunci când autorităţile din România decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue acţiunile legale cu privire la recuperarea sumelor plătite necorespunzător, Comisia, fără a prejudicia prevederile art. 14 pct. 2.8 din secţiunea A, poate să accepte rambursarea către România, în întregime sau în parte, a tuturor costurilor juridice şi a costurilor legate direct de acţiunile legale, la prezentarea documentelor de evidenţă, chiar dacă aceste acţiuni sunt fără succes.
Subpunctul 7.6
Dacă nu sunt neregularităţi de raportat în perioada de referinţă, România trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limită de timp care este stabilită la subpunctul 7.3.1.
Subpunctul 7.7
7.7.1. Comisia trebuie să menţină contacte potrivite cu România în scopul completării informaţiei despre neregularităţile la care se referă subpunctul 7.3, în legătură cu procedura la care se referă subpunctul 7.5 şi, în particular, la posibilitatea de recuperare.
7.7.2. Independent de contactele menţionate la subpunctul
7.7.1., Comisia trebuie să informeze România în cazul în care natura neregularităţii sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări.
7.7.3. Comisia trebuie să organizeze întâlniri informaţionale pentru reprezentanţii ţărilor candidate menţionate la pct. 8, în scopul de a examina împreună cu aceştia informaţiile cerute la subpunctele 7.3, 7.4, 7.5 şi 7.7, în particular cu privire la concluziile ce pot fi trase de aici în legătură cu neregularităţile, măsurile preventive şi procedurile legale.
7.7.4. La cererea României sau a Comisiei România şi Comisia trebuie să se consulte între ele în scopul evitării interpretărilor care prejudiciază interesele Comunităţii şi care apar în cursul implementării prevederilor în vigoare.
Subpunctul 7.8
7.8.1. România şi Comisia trebuie să ia toate precauţiunile necesare pentru a asigura că informaţiile pe care le schimbă rămân confidenţiale.
7.8.2. Informaţiile la care se referă acest punct nu pot fi trimise, în particular, altor persoane decât cele din România sau din instituţiile Comunităţii, ale căror sarcini presupun accesul la aceste informaţii, cu excepţia cazului în care România le furnizează aşa cum a fost convenit în mod expres.
7.8.3. Numele persoanelor juridice sau fizice pot fi dezvăluite altor ţări candidate menţionate la pct. 8, instituţiilor statelor membre sau Comunităţii doar atunci când acest lucru este necesar în vederea prevenirii sau urmăririi neregularităţilor ori pentru a se stabili dacă o neregularitate afirmată a avut loc.
7.8.4. Informaţiile comunicate sau obţinute în orice formă, referitoare la acest punct, trebuie să fie supuse secretului profesional şi să fie protejate în acelaşi fel ca şi informaţiile similare care sunt protejate de legislaţia naţională a ţării care le primeşte şi de prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii.
În plus aceste informaţii nu pot fi folosite în alte scopuri decât cele prevăzute la acest punct, cu excepţia cazului în care autorităţile care au furnizat aceste informaţii şi-au dat consimţământul în mod expres şi cu condiţia că prevederile în vigoare în ţara în care se găseşte autoritatea beneficiară nu interzic asemenea comunicări sau utilizări.
7.8.5. Prevederile subpunctelor 7.8.1-7.8.4 nu vor împiedica utilizarea în nici o acţiune sau în proceduri legale instituite şi care nu sunt conforme cu acest acord a informaţiilor obţinute în baza acestui punct. Autoritatea competentă din România care a furnizat aceste informaţii trebuie să fie informată corespunzător despre această utilizare.
7.8.6. În cazul în care România anunţă Comisia că o persoană fizică sau juridică al cărei nume a fost comunicat Comisiei în baza acestui punct se dovedeşte la o verificare viitoare că nu a fost implicată în nici o neregularitate, Comisia trebuie să îi informeze despre acest fapt pe toţi cei cărora le-a comunicat acel nume, în baza acestui punct. O asemenea persoană trebuie să înceteze să mai fie tratată, în virtutea notificării prealabile, ca o persoană implicată în neregularitatea respectivă.
Subpunctul 7.9
Sumele recuperate trebuie să fie distribuite de România şi de Comunitate proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea, cu condiţia ca debitul să nu fi fost lichidat în conformitate cu regulile prevăzute în art. 14 pct. 2.8 din secţiunea A din anexa la acest acord.
Subpunctul 7.10
7.10.1. În cazul în care se constată neregularităţi privind valori mai mici decât echivalentul în lei a 4.000 euro din bugetul Comunităţii, România nu trebuie să înainteze Comisiei informaţia prevăzută la subpunctele 7.3. şi 7.5 decât dacă Comisia o solicită în mod expres.
Republica Bulgaria, Republica Cehă, Republica Estonia, Republica Ungară, Republica Letonă, Republica Lituania, Republica Polonia, România, Republica Slovacia şi Republica Slovenia
Subpunctul 9.1
9.1.1. Sarcinile Organismului de conciliere sunt următoarele:
să examineze orice problemă la care se face referire de către România, care, ca urmare a prevederilor art. 12 din secţiunea A din anexa la acest acord şi a discuţiilor bilaterale asupra acelor prevederi, primeşte notificarea formală din partea Comisiei, cu referire la art. 12 din secţiunea A şi la acest punct, a concluziei că asemenea articole de cheltuieli realizate de România nu sunt eligibile pentru Program:
să încerce să reconcilieze poziţiile divergente ale Comisiei şi ale României; şi
la sfârşitul investigaţiilor să elaboreze un raport asupra rezultatelor eforturilor sale de reconciliere, făcând orice remarci pe care le consideră necesare, precum şi să menţioneze punctele disputei rămase nerezolvate.
9.1.2. Pentru scopurile stadiilor procedurii de lichidare a conturilor:
poziţia Organismului nu trebuie să prejudicieze decizia finală a Comisiei privind lichidarea conturilor;
faptul de a nu supune o problemă Organismului nu trebuie să prejudicieze României, care primeşte notificare din partea Comisiei conform prevederilor subpunctului 9.1.1 a).
Subpunctul 9.2
9.2.1. România trebuie să supună o problemă Organismului în termen de 30 de zile lucrătoare de la primirea notificării la care se face referire la subpunctul 9.1.1 a), prin trimiterea unei cereri motivate de conciliere la Secretariatul Organismului de conciliere, a cărui adresă va fi notificată României în comunicarea respectivă.
9.2.2. O cerere de conciliere este admisibilă numai dacă reglementarea financiară recomandată de Comisie cu privire la un capitol de buget:
fie depăşeşte 0,5 milioane euro;
fie reprezintă mai mult de 25% din cheltuiala totală anuală a României din capitolul de buget respectiv.
Suplimentar, dacă în timpul discuţiilor bilaterale la care se face referire la subpunctul 9.1 a) România solicită şi demonstrează că problema este una de principiu şi priveşte aplicarea regulilor Comunităţii, preşedintele Organismului poate să declare cererea de conciliere ca fiind admisibilă.
9.2.3. Secretariatul Organismului trebuie să confirme primirea cererii de conciliere.
9.2.4. Organismul trebuie să conducă investigaţiile cât de prompt posibil, bazându-se pe evidenţa din dosar şi pe o audiere corectă a Comisiei şi a autorităţilor naţionale în discuţie. La sfârşitul investigaţiilor trebuie să le trimită raportul la care s-a făcut referire în subpunctul 9.1.1 c).
9.2.5. Dacă în termen de 4 luni de când a fost supus un caz Organismul nu a reuşit să reconcilieze poziţiile Comisiei şi României, procedura de conciliere se consideră că a eşuat. Raportul la care se face referire în subpunctul 9.1.1 c) trebuie să stabilească motivele pentru care poziţiile nu pot fi reconciliate.
9.2.6. Raportul elaborat în limita de timp stabilită trebuie să fie trimis:
ţării care a supus problema Organismului;
celorlalte ţări aplicante; şi
Comisiei, în cazul în care este propusă decizia de lichidare a conturilor.
Subpunctul 9.3
9.3.1. Organismul trebuie să se întrunească la sediul central al Comisiei. Secretariatul Organismului trebuie să fie asigurat de personalul Comisiei.
9.3.2. Nici un membru nu poate să ia parte la lucrările Organismului sau să semneze un raport, dacă într-o funcţie anterioară a fost personal implicat în problema supusă concilierii.
9.3.3. Fără a prejudicia prevederile subpunctului 9.3.2, rapoartele trebuie să fie adoptate de majoritatea absolută a membrilor prezenţi, cvorumul fiind de 3. Rapoartele trebuie să fie semnate de preşedinte şi de membrii care au luat parte la deliberări. Ele trebuie să fie înregistrate de secretariat.
Subpunctul 9.4
9.4.1. Membrii Organismului trebuie să îşi îndeplinească îndatoririle în mod independent, fără să ţină seama sau să accepte instrucţiuni de la vreun guvern sau organism.
9.4.2. Membrii Organismului nu pot să dezvăluie nici o informaţie primită de ei în perioada în care îşi desfăşoară activitatea în cadrul Organismului. Aceste informaţii sunt confidenţiale şi acoperite de obligaţia păstrării secretului profesional.
Organismele publice care au dreptul la contracte de lucrări publice trebuie să fie statul, autorităţi regionale sau locale, organisme guvernate de legea publică, asociaţii formate din una sau mai multe asemenea autorităţi ori organisme guvernate de legea publică. Un organism guvernat de legea publică înseamnă orice organism:
înfiinţat pentru un scop precis care este în interes general, care nu are caracter industrial sau comercial; şi
care are personalitate juridică; şi
care este finanţat în cea mai mare parte de stat sau de autorităţi regionale ori locale sau de alte organisme guvernate de legea publică ori este obiectul supravegherii manageriale al acestor organisme sau are o conducere administrativă, managerială ori de supraveghere, mai mult de jumătate din numărul membrilor numiţi de stat, de autorităţi locale sau regionale ori de alte organisme guvernate de legea publică.
REZOLVAREA DIFERENDELOR - SAPARD
Orice diferend între părțile contractante cu privire la acest acord, care nu este rezolvat între părțile contractante, va fi decis conform arbitrajului de către un tribunal de arbitraj, în concordanță cu prevederile pct. 2 și 7 din această secțiune.
Fiecare parte contractantă are dreptul să invoce procedura de rezolvare a diferendelor. Fiecare parte contractantă își va nominaliza arbitrul în termen de 3 luni de la inițierea procedurii.
Tribunalul de arbitraj constituit pentru fiecare caz individual va fi alcătuit din 3 arbitri numiți după cum urmează:
un arbitru va fi numit de România;
un arbitru va fi numit de Comisie;
un arbitru va fi numit prin acordul părților contractante sau, dacă acestea nu cad de acord, de către președintele Curții de Justiție a Comunităților Europene.
Dacă una dintre părțile contractante nu reușește să numească un arbitru într-o perioadă de 3 luni de la primirea solicitării de arbitraj, un asemenea arbitru va fi numit de președintele Curții de Justiție a Comunităților Europene.
Dacă orice arbitru numit demisionează, decedează sau este în incapacitate de a acționa, alt arbitru va fi numit în concordanță cu prevederile pct. 2, 3 și 4 și va avea toate puterile și sarcinile arbitrului inițial.
Tribunalul de arbitraj va lua în considerare legislația relevantă a Curții de Justiție a Comunităților Europene.
Toate deciziile vor fi luate prin vot majoritar de către tribunalul de arbitraj. Procedura de arbitraj va fi stabilită de tribunal. Deciziile sale vor fi obligatorii pentru ambele părți contractante. Fiecare parte contractantă va suporta costurile propriului arbitru și ale reprezentanților în procedurile de arbitraj; restul costurilor va fi suportat în părți egale de părțile contractante.
Lege Online ·  5.0.2.663 - 27.03.2020 11:37
Copyright © 2020 Indaco Systems. Toate drepturile rezervate.

References: ARTICOLUL 2

ARTICOLUL 3

ARTICOLUL 4

ARTICOLUL 5

ARTICOLUL 6

ARTICOLUL 7

ARTICOLUL 8

ARTICOLUL 9

ARTICOLUL 10

ARTICOLUL 3

ARTICOLUL 4

ARTICOLUL 5

ARTICOLUL 6

ARTICOLUL 7

ARTICOLUL 8

ARTICOLUL 9

ARTICOLUL 10

ARTICOLUL 11

ARTICOLUL 12

ARTICOLUL 13

ARTICOLUL 14

ARTICOLUL 15

ARTICOLUL 1

ARTICOLUL 3

ARTICOLUL 4

ARTICOLUL 5

ARTICOLUL 6

ARTICOLUL 7

ARTICOLUL 8

ARTICOLUL 9

ARTICOLUL 10

ARTICOLUL 11

ARTICOLUL 1

ARTICOLUL 2

ARTICOLUL 3

ARTICOLUL 4

ARTICOLUL 5

ARTICOLUL 6

ARTICOLUL 7