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Direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica. - PDF
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1 ALLEGATO A) Direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica. 1. Premessa Le presenti direttive disciplinano le comunicazioni telematiche tra le pubbliche amministrazioni (e all interno delle stesse tra i vari uffici), nonché le comunicazioni telematiche nei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i propri interlocutori (cittadini, imprese, società, professionisti, enti privati, ecc.) Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni. Nella gestione dell interscambio documentale, le pubbliche amministrazioni devono utilizzare la posta elettronica istituzionale 1 o certificata oppure il canale della cooperazione applicativa 2 (interoperabilità). Il Codice dell amministrazione digitale 3 prevede che l inosservanza di tale disposizione comporti responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare, ferma restando l eventuale responsabilità per danno erariale. Per il reciproco scambio di documenti 4, i soggetti federati in P.I.Tre sono tenuti ad utilizzare il canale dell interoperabilità semplificata intra P.I.Tre (vedi punto 4.5). In ogni caso, gli enti non federati in P.I.Tre devono inviare i documenti indirizzati agli enti federati in Pitre alle rispettive caselle di posta elettronica certificata Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e società/imprese/professionisti. Per l inoltro di documenti a società, imprese individuali e professionisti iscritti in albi o elenchi (tutti soggetti che per legge sono obbligati a dotarsi di posta elettronica certificata), le pubbliche amministrazioni devono utilizzare esclusivamente la posta elettronica certificata Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e privati. 1 L utilizzo delle caselle di posta elettronica nominative assegnate dall amministrazione/ente ai propri dipendenti deve essere limitato alle comunicazioni informali, allo scambio di documenti di lavoro non ufficiali o non definitivi o che non siano produttivi di effetti giuridici. 2 Art. 47 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale). 3 Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale). 4 Per documento si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa (D.P.R. 445/00, art. 1 lett. a).
2 Nei rapporti con i cittadini e i soggetti privati (diversi dalle società, imprese individuali e professionisti) che scelgano o chiedano espressamente di interloquire in via telematica con le pubbliche amministrazioni, le stesse devono utilizzare esclusivamente la propria casella di posta elettronica certificata, trasmettendo i documenti o i provvedimenti di competenza: - alle caselle di posta elettronica certificata, nel caso in cui i destinatari della comunicazione abbiano preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (eleggendo quindi domicilio digitale); - alle caselle di posta elettronica semplice (cioè non certificata), nel caso in cui i destinatari della comunicazione non siano dotati di posta elettronica certificata. Tale canale di comunicazione non può essere utilizzato nel caso in cui le comunicazioni o gli atti abbiano carattere recettizio 5 ed occorra avere prova certa della loro ricezione da parte del destinatario: in tal caso le pubbliche amministrazioni dovranno infatti utilizzare altre modalità di comunicazione tradizionale, tali da garantire certezza dell avvenuta ricezione (es. raccomandata A.R., consegna diretta, ecc.). In ogni caso, i cittadini e soggetti privati (indipendentemente dallo strumento di trasmissione utilizzato per interloquire con la pubblica amministrazione) devono trasmettere le proprie istanze, dichiarazioni o documenti esclusivamente alla casella di posta elettronica certificata dell amministrazione o ente destinatario Presentazione di istanze e dichiarazioni alla pubbliche amministrazioni per via telematica Le istanze o le dichiarazioni presentate per via telematica alla pubblica amministrazione e ai gestori di pubblici servizi 6 sono valide se (le opzioni sono alternative): - sono sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata; - sono trasmesse dall autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata (purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare); - sono trasmesse per via telematica previa scansione di copia dell istanza/dichiarazione sottoscritta dall interessato e copia del documento di identità del sottoscrittore 7 ; - l autore è identificato dal sistema informatico mediante l uso della carta di identità elettronica o della carta nazionale dei servizi (cui è equiparata la tessera sanitaria carta 5 Es. provvedimenti a contenuto negativo, richieste di documentazione integrativa con assegnazione di un termine per la relativa presentazione o trasmissione. 6 Combinato disposto degli articoli 38 del D.P.R. 445/00 e 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale). 7 Ai sensi dell art. 38, comma 3 del D.P.R. 445/00.
3 provinciale dei servizi) o mediante altri strumenti di identificazione, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente Strumenti utilizzabili per le comunicazioni telematiche Per lo scambio di documenti, la presentazione di istanze o dichiarazioni alla pubblica amministrazione e la trasmissione delle relative risposte agli interessati per via telematica, le pubbliche amministrazioni e i rispettivi interlocutori hanno a disposizione i seguenti strumenti: - la casella di posta elettronica semplice ( ) - la casella di posta elettronica certificata (PEC) - la casella di posta elettronica certificata CEC-PAC (sistema di Comunicazione Elettronica Certificata tra PA e Cittadino) - la casella di posta elettronica certificata PEC-ID - l interoperabilità tra pubbliche amministrazioni. Di seguito sono descritti brevemente i mezzi telematici citati. Per le rispettive modalità di utilizzo e gli eventuali limiti si rinvia alle specificazioni riportate nelle tabelle allegate alle presenti direttive (distinte per soggetto mittente, oggetto della comunicazione, modalità di spedizione e di sottoscrizione), con l avvertenza che per tutte le tabelle il destinatario della comunicazione o dell interscambio documentale è da considerare la pubblica amministrazione. Benché le amministrazioni debbano prediligere l utilizzo di mezzi telematici per le comunicazioni tra di loro e con i privati, in relazione all applicazione delle disposizioni previste dal Codice dell amministrazione digitale, le stesse garantiscono comunque la ricezione di comunicazioni pervenute attraverso i mezzi di spedizione tradizionali (es. posta ordinaria, trasmissione via fax, consegna a mano) e la trasmissione della relativa risposta. 2. Esclusioni Le modalità indicate nelle presenti direttive non si applicano: - alla notifica di atti giudiziari, che resta disciplinata dalla specifica normativa; - alle comunicazioni e trasmissioni di documenti gestiti nell ambito di portali o altri ambienti similari, in quanto tale interscambio documentale è disciplinato da particolari regole tecniche;
4 - alla trasmissione di documenti di notevoli dimensioni (indicativamente superiori a 20 MB), in quanto tale parametro dimensionale costituisce il limite entro il quale si ritiene che l attuale infrastruttura telematica possa garantire il corretto flusso dei dati. 3. Disposizioni per specifiche tipologie documentali 3.1. Fatture In attesa dell entrata in vigore della normativa in materia di fattura elettronica 8, nel caso di trasmissione per via telematica le fatture possono essere inviate attraverso: - la casella di posta elettronica certificata (PEC), per i soggetti dotati di PEC - la casella di posta elettronica semplice ( ), per gli altri soggetti - il Sistema di gestione fatture provinciale (di prossima attivazione). La ricezione della fattura con le modalità di cui al presente punto non è subordinata al preventivo consenso. I formati delle fatture dovranno rientrare tra quelli contemplati al punto Contratti Le presenti direttive non trovano applicazione diretta con riferimento alla trasmissione e ricezione per via telematica dei contratti, per i quali si rinvia alle specifiche previsioni della disciplina di settore. 4. Mezzi di trasmissione telematici 4.1. Posta elettronica ( ) La posta elettronica o (acronimo di electronic mail) è ormai riconosciuta da tutti come lo strumento principe per la comunicazione scritta via Internet. Le caratteristiche di velocità, economicità e semplicità hanno consentito un ampia diffusione di questo canale di comunicazione in ambito lavorativo e personale. I messaggi scambiati per posta elettronica sono composti da un intestazione (mittente, destinatari, oggetto) e da un corpo rappresentato dal testo della , al quale possono essere allegati ulteriori file, come ad esempio testi e immagini. La casella di posta elettronica semplice, pur comunemente utilizzata, non essendo una casella certificata non garantisce l integrità del messaggio, l identità del mittente, la data di trasmissione, la 8 Articolo 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 e Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013, n. 55.
5 certezza di ricezione attraverso l utilizzo di ricevute conformi alla norma, ovvero gli elementi che attestano l autenticità e la tracciabilità del messaggio stesso durante la fase di trasmissione. Si precisa inoltre, che gli avvisi di ricezione e di avvenuta lettura impostabili dal mittente nelle non sono parificabili in nessun modo alle ricevute delle caselle di posta certificata e non hanno alcun valore giuridico probatorio Posta elettronica certificata (PEC) La posta elettronica certificata è un sistema di posta elettronica in grado di superare le debolezze della posta elettronica semplice; nata in Italia 9 per fornire un sistema di comunicazione telematico equiparabile alla raccomandata cartacea, assicura maggiori garanzie rispetto alla . La PEC garantisce l integrità del messaggio inviato e - al pari della raccomandata con ricevuta di ritorno - la data di trasmissione e la certezza di ricezione attraverso l utilizzo di ricevute conformi alla norma 10. La PEC, come la CEC-PAC e la PEC-ID, è il mezzo di trasmissione che consente di avere prova certa dell invio e della consegna di un documento CEC-PAC (o PEC governativa) La CEC-PAC (Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino) è la casella di posta elettronica certificata rilasciata gratuitamente dal Governo ai cittadini che ne fanno richiesta 11. A differenza della PEC, la CEC-PAC consente di dialogare esclusivamente con la pubblica amministrazione. La CEC-PAC inoltre costituisce domicilio informatico per il titolare: l attivazione della CEC- PAC comporta per il cittadino l esplicita accettazione di voler ricevere tramite questo canale tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano, purché provenienti da pubbliche amministrazioni. È importante ricordare che va utilizzata per presentare richieste e documenti riguardanti il titolare e ricevere le relative risposte e non può essere utilizzata per conto di terzi (ad esempio il coniuge). L utilizzo della CEC-PAC consente al titolare di presentare validamente istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni senza necessità di sottoscrizione delle medesime né di allegazione di copia semplice del proprio documento di identità PEC-ID 9 D.P.R. 11 febbraio 2005, n Ai sensi dell art. 48 del CAD. 11 Ai sensi del d.p.c.m. 6 maggio 2009.
6 La casella PEC-ID è la casella PEC rilasciata al titolare, previa identificazione dello stesso effettuata ai sensi delle regole tecniche previste dal Codice dell amministrazione digitale 12. L utilizzo della casella PEC-ID consente al titolare di presentare validamente istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni senza necessità di sottoscrizione delle medesime né di allegazione di fotocopia del proprio documento di identità (come previsto per la CEC-PAC). Analogamente alla CEC-PAC, l indirizzo di una casella PEC-ID è assegnato in via esclusiva al titolare Interoperabilità intra P.I.Tre L art. 47 del Codice dell amministrazione digitale stabilisce che, oltre alla posta elettronica, per lo scambio di documenti tra le pubbliche amministrazioni sia possibile utilizzare anche la cooperazione applicativa, ovvero lo scambio di dati direttamente tra i sistemi informativi, sfruttando anche le funzioni di interoperabilità. In tale contesto normativo si inserisce la decisione di semplificare lo scambio documentale tra gli enti aderenti al Protocollo Federato P.I.Tre, sviluppando, per tale sistema, un nuovo canale di trasmissione dei documenti, denominato Interoperabilità intra P.I.Tre. Come previsto dalla normativa, lo scambio di documenti protocollati tra gli enti federati prevede la tracciatura e la gestione di notifiche di conferma di ricezione, annullamento, eccezione e rifiuto. 5. Allegati alle comunicazioni telematiche I file allegati alle comunicazioni indirizzate alle pubbliche amministrazioni devono avere uno dei seguenti formati (e relative estensioni): PDF/A 13, PDF, XML, TXT, TIFF, TIF, JPEG, JPG, JFIF, JPE e EML in quanto riconosciuti idonei alla conservazione a lungo termine. E inoltre ammesso il formato HTML limitatamente al corpo del messaggio di posta elettronica. La firma digitale, se prevista, deve essere apposta esclusivamente su file nei formati ammessi sopraindicati. Si evidenzia che il file firmato digitalmente può presentare anche un estensione aggiuntiva (riferita alla firma digitale o alla marca temporale) rispetto a quella originaria (ad esempio.pdf.p7m). 12 Cfr. art. 65, comma 1, lett. c-bis) del CAD e relative regole tecniche, emanate con il D.P.C.M. 27 settembre E possibile salvare i propri documenti in formato PDF/A dalle versioni più recenti di Open Office e di Ms. Office; oppure per convertire il proprio documento in formato PDF/A, è possibile utilizzare l applicativo PDF/A Converter v (o successive), scaricabile gratuitamente da Internet all indirizzo
7 Eventuali copie di lavoro in altri formati saranno accettate solo in aggiunta alla versione dello stesso documento in uno dei formati ammessi. I formati compressi (ad esempio.zip) non sono per ora accettati, in attesa dell espletamento delle opportune verifiche tecniche. 6. Marca da bollo Dal 1 settembre 2007 la marca da bollo telematica ha sostituito definitivamente quella cartacea. Se l istanza o documento da presentare necessita dell applicazione della marca da bollo, la medesima deve risultare dalla scansione del documento oppure devono essere riportati gli estremi (giorno e ora di emissione e identificativo di 14 cifre).
8 TABELLE MITTENTE ISTANZE, DOCUMENTI e ALLEGATI Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE CEC-PAC o PEC-ID Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione o PEC scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà* Cittadini Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione CEC-PAC o PEC-ID Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione (nel caso di utilizzo di o PEC, solo se il sistema di posta consente l apposizione della firma digitale) o PEC firma digitale NOTA: È possibile anche aggiungere altra documentazione, inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati. Peraltro, se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa, gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente (a mano, tramite corriere, ecc.); è possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali. * cfr. art. 38 del D.P.R. 445/00. Per istanza si intende la richiesta volta ad ottenere l emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie o simili. La dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà di cui all art. 47 del D.P.R. 445/00 è la dichiarazione concernente stati, qualità personali o fatti (non espressamente indicati nell art. 46, concernente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni) che siano a diretta conoscenza dell interessato, resa e sottoscritta con le modalità di cui all art. 38 del medesimo decreto.
9 MITTENTE ISTANZE, DOCUMENTI e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione PEC-ID Soggetti privati (diversi dai cittadini) Imprese Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione o PEC scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà* Liberi professionisti Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione (nel caso di utilizzo di o PEC, solo se il sistema di posta consente l apposizione della firma digitale) PEC-ID o PEC firma digitale NOTA: È possibile anche aggiungere altra documentazione, inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati. Peraltro, se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa, gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente (a mano, tramite corriere, ecc.); è possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali. * cfr. art. 38 del D.P.R. 445/00. Per istanza si intende la richiesta volta ad ottenere l emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie o simili. La dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà di cui all art. 47 del D.P.R. 445/00 è la dichiarazione concernente stati, qualità personali o fatti (non espressamente indicati nell art. 46, concernente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni) che siano a diretta conoscenza dell interessato, resa e sottoscritta con le modalità di cui all art. 38 del medesimo decreto.
10 MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo con firma autografa e protocollato allegato al messaggio di trasmissione PEC o istituzionale Amministrazioni Pubbliche Documento informatico e metadati di protocollazione allegati al messaggio di trasmissione oppure richiesta o comunicazione scritta direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione e metadati di protocollazione allegati (nel caso di utilizzo di o PEC, solo se il sistema di posta consente l apposizione della firma digitale) PEC o istituzionale firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata NOTA: È possibile anche aggiungere altra documentazione, inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati. Peraltro, se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa, gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente (a mano, tramite corriere, ecc.); è possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali.
11 MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Documento informatico e metadati di protocollazione allegati al messaggio di trasmissione Trasmissione mediante interoperabilità intra P.I.Tre firma digitale o elettronica qualificata o elettronica avanzata Amministrazioni Pubbliche/Enti federati in P.I.Tre Scansione del documento cartaceo con firma autografa e protocollato allegato al messaggio di trasmissione Trasmissione mediante interoperabilità intra P.I.Tre NOTA: È possibile anche aggiungere altra documentazione, inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati. Peraltro, se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa, gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente (a mano, tramite corriere, ecc.); è possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali.

References: Art. 47
 art. 1
 art. 38
 Articolo 1
 art. 48
 art. 47
 art. 65
 art. 38
 art. 47
 art. 46
 art. 38
 art. 38
 art. 47
 art. 46
 art. 38