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Timestamp: 2018-11-19 18:45:06+00:00

Document:
Plan_Anual_Desarrollo_Archivistico_2014.pdf
Asistencia en Organizacion de Archivos (2)
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutiérrez
• Unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos que después de haber concluído su vida semiactiva y haber adquirido valores útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial e informativo), constituyen la memoria histórica de su institución productora.
• Según los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal: “Las dependencias y entidades establecerán un archivo histórico, de así considerarse necesario, adscrito al área coordinadora de archivos, en su caso. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. • Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación. • Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración. • Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico. • Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y • Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.
El principio de procedencia y el de respeto al orden original
• Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)
• En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc. • Surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos
• Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba aún que las agrupaciones documentales existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, más no las que pudieran suceder en sus niveles documentales inferiores.
• Por tal razón, en 1881 H. Von Seybel enunció un nuevo principio: el de orden original. En términos generales, éste dispone que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas.
En conclusión: • El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. • El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo Histórico en el orden que recibió durante su función administrativa.
Ventajas: • Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que los orígenes y procedimientos a los que deben su existencia están reflejados en su ordenación. • Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un documento individual sólo puede entenderse completamente cuando los documentos son ordenados de acuerdo con este principio • Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar los documentos que están bajo su custodia.
• De conformidad con los principios de procedencia y orden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en: a) Fondos b) Subfondos y/o secciones c) Subsecciones d) Series e) Subseries f) Unidad documental compuesta (expediente) g)Unidad documental simple (documento singular o suelto)
Fondo: Totalidad de la documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora. “El fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia y vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institución.” Subfondo y/o sección: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. “Las secciones o subfondos son el resultado de una
Subsección: División de la sección realizada en virtud de la estructura orgánica y las líneas de acción de entidad generadora del fondo. Serie: Conjunto homogéneo de documentos producidos de manera continuada o seriada como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a tipología documental. “Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original y responden al carácter seriado de los documentos”.
Unidad documental compuesta (expediente): Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. Algunas agrupaciones parecidas al expediente son: Registro: Reunión de documentos que no tiene relación con el otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control. Ejemplo: los minutarios. Dossier: Documentos agrupados en razón de un tema, no por tramitación de un asunto.
Unidad documental simple (documento singular o suelto): La unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora, etc.
Conjunto de técnicas y procedimientos archivísticos encaminados a dotar de un orden lógico a un fondo, basado en los principios de procedencia y orden original, en función de las líneas de acción y la disposición orgánica de la institución productora de la documentación. Técnicamente significa, junto con la identificación y las actividades de rutina archivística (foliación, rotulación), la primera intervención del tratamiento archivístico. Se divide en tres elementos: CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN INSTALACIÓN
Clasificación: Consiste en agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus diferencias; esto es, reunirlos en función de su nivel de organización (expedientes, series, secciones, etc.). La clasificación conlleva un cuadro, en el cual se debe mostrar la forma en que se clasificaron los documentos, la cual invariablemente debe coincidir con las funciones y la organización de los organismos productores. Los criterios utilizados para clasificar son: a) Las acciones, b) La estructura orgánica,
ORDENACIÓN: Procedimiento de tipo práctico por el cual son relacionados unos elementos con otros, siguiendo criterios lógicos establecidos de antemano como pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplica, al igual que la clasificación, en los distintos niveles o agrupaciones documentales. Los métodos más comunes para ordenar los documentos son: Alfábetico Cronológico Numérico Topográfico, entre otros.
Instalación: Conjunto de actividades de tipo físico orientadas a dotar de empaques adecuados, y ubicar físicamente los documentos, todo ello llevando un control riguroso, que redunde en una pronta recuperación del material. En términos técnicos significa: Colocar en cajas archivadoras los documentos respetando su clasificación y ordenación, Acomodar ordenadamente la documentación en la estantería y en su respectivo repositorio. Identificar dichas cajas por medio de etiquetas u otros recursos técnicos; aquí se incluye el inventario de control y todos aquellos instrumentos que faciliten su búsqueda. Existen dos métodos de instalación: La que reconstruye el cuadro de clasificación. El sistema de numeración continua
Conjunto de técnicas archivísticas por medio de las cuales se brinda una representación exacta de la unidad documental en cuestión, tanto en lo que respecta a sus características internas (información) como externas (soporte, estado físico, etc.). La descripción se realiza en varios niveles (conocidos como niveles de descripción), mismos que coinciden con las agrupaciones documentales mencionadas: Fondo, sección, serie, expedientes y documentos.
Principios: • El objetivo de la labor descriptiva es hacer accesibles los fondos documentales de un archivo. • Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo, por mínimos que sean. • Los instrumentos de consulta deben revelar el contenido y el carácter de los documentos y facilitar su localización. Además, deben responder a las demandas imprevisibles de un público indeterminado y heterogéneo, de modo que puedan ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos. • Ponerlos al alcance de los usuarios.
Por lo expuesto, y dependiendo de la agrupación documental a la que se describa, existen diversos instrumentos de consulta: Cuando su objeto son los fondos, se trata de una guía, ya sea general, especial o simple. Cuando su objeto de estudio son las series, se trata de un inventario. Por último, cuando su objeto son los expedientes y los documentos singulares, se trata de un catálogo. “La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripción son: la unidad archivística que se describe y el grado de detalle de la descripción.”
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL (D.O.F. 11/VI/02) Artículo 32. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las diposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Artículo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refeire el artículo 42 de este Reglamento, los comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04) Artículo 2. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por: XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04) Artículo 7. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como el nombre y cargo del responsable, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos. Artículo tercero transitorio. El instructivo de elaboración de la guía simple de archivos a que se refiere el lineamiento séptimo será publicado en el sitio de internet del Archivo General de la Nación dentro de los 60 días naturales posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos en el Diario Oficial de la Federación. Dicha guía deberá estar publicada en los sitios de internet de las dependencias a más tardar el 1 de enero de 2005.
De aplicación La elaboración de la guía simple es obligatoria para todos los archivos de las dependencias o entidades de la Administración Pública Federal. Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborará la guía de sus series documentales en todos y cada uno de sus archivos: trámite, concentración o histórico. A partir de la guía de cada unidad administrativa se integrará la Guía Simple de la dependencia o entidad. Los elementos de descripción son aplicables del modo más amplio posible a los archivos sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio físico. El orden de integración de la relación de archivos será, en primer lugar, todos y cada uno de los archivos de trámite (etapa activa); segundo, archivos de concentración (etapa semiactiva) y, por último, históricos (etapa inactiva). Se define el orden de presentación y jerarquía de los elementos de descripción, no así los formatos de edición y el modo de presentación de estos elementos. La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental. Los elementos de descripción determinados en el instructivo son básicos y obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que así convengan a sus necesidades de control.
En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie, se aplicará para la descripción el nivel inmediato superior.
De responsabilidades El coordinador de archivos o, en su caso, el responsable del archivo de concentración de la dependencia o entidad deberá elaborar la relación de archivos. El área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia. Recomendaciones: La guía simple deberá actualizarse anualmente en la fecha que así lo determine cada dependencia o entidad, para lo cual, a partir de 2006, los archivos abiertos en 2005 solamente utilizarán como unidades de descripción la sección y serie con base en el cuadro de clasificación de la dependencia o entidad. En el caso de los archivos de concentración la sustitución será paulatina en términos de las transferencias primarias que lleven a cabo las unidades administrativas. Para su control interno, las dependencias o entidades podrán incorporar los elementos descriptivos de aperturas, bajas o transferencias de expedientes o series que sufrieron los archivos durante el año inmediato anterior.
De estructura Se han establecido 12 elementos de descripción cuya estructura y contenido informativo para cada uno de ellos se integra por: Nombre Objetivo por el cual se incluye Regla o reglas aplicables al elemento de descripción Observaciones referentes a su aplicación o de excepción Los elementos de descripción se agrupan en dos áreas informativas:
1. IDENTIFICACIÓN • 1.1 Unidad administrativa • 1.2 Área de procedencia del archivo • 1.3 Nombre del responsable y cargo • 1.4 Domicilio • 1.5 Teléfono • 1.6 Correo electrónico 2. CONTEXTO • 2.1 Unidad administrativa de procedencia • 2.2 Sección • 2.3 Serie(s) • 2.4 Fecha (s) • 2.5 Volúmen • 2.6 Ubicación física
1. Área de identificación 1.1 Objetivo: Regla: UNIDAD ADMINISTRATIVA Conocer la ubicación del archivo dentro de la unidad administrativa. Consignar el nombre de la unidad administrativa responsable del archivo .
Observaciones: Se considera unidad administrativa a la que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente de la dependencia o entidad. Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo. 1.2. Objetivo: Regla: Observación: Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa. 1.3 Objetivo: Regla: NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo del o los responsables del archivo. Consignar el nombre(s) del servidor público designado(s) como responsable de la unidad de archivo.
ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO Proporcionar el área de procedencia del archivo dentro de la unidad administrativa Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo
Observaciones: El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio físico pueden localizarse archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos. Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite, concentración e históricos en una misma unidad de depósito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se consignará el nombre y cargo del titular jerárquico superior responsable.
Área de identificación DOMICILIO Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad el lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo.
Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país.
Observaciones: En algunos casos la dirección del lugar de trabajo del servidor público responsable del archivo no corresponderá al del depósito físico de los documentos. 1.5 Objetivo: TELÉFONO Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el télefono del servidor público designado como responsable del archivo. Regla: Consignar el número telefónico del archivo.
Observaciones: Registrar, si es el caso: extensión, clave lada o indicaciones establecidas en la dependencia para la comunicación vía teléfonica.
1. Área de identificación 1.6 Objetivo: CORREO ELECTRÓNICO Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad la dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo. Regla: Consignar la dirección electrónica oficial.
Observaciones: En los casos que el responsable no cuente con una dirección electrónica oficial individualizada, registrar la institucional del archivo.
Área de contexto UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO Identificar al productor o productores de las series documentales Consignar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de la series documentales.
Objetivo: Regla:
Observaciones: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. El uso de este elemento de descripción dependerá de la estructura y jerarquía de la organización del archivo. El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio físico se localicen archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.
Área de contexto SECCIÓN DOCUMENTAL Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la sección documental a la que pertenecen la(s) serie(s) documental(es) descritas.
Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección documental correspondiente.
Observaciones: En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de cuadro de clasificación se aceptará sustituir la sección documental por la unidad administrativa de procedencia.
De no existir una descripción en el nivel de sección documental en archivos previos a 2005, se indicará que el nivel de descripción es el inmediato anterior.
Área de contexto SERIE DOCUMENTAL Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).
Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en custodia.
Observaciones: Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripción es la serie documental, en el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de cuadro de clasificación, se aceptará sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el área generadora (dirección de área, subdirección, departamento o equivalente). De no existir una descripción a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2005, se indicará cuál es el nivel existente de descripción (fondo o sección)
Área de contexto FECHA (S) Identificar y consignar lo(s) año (s) extremos de producción o acumulación. Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas.
Observaciones: En los casos de archivos históricos, las fechas extremas serán: Aquellas en las que el productor acumuló los documentos Aquellas en las que la producción de los documentos, incluyen fechas de documentación producida con anterioridad a su acumulación por actividad. Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la documentación custodiada
Área de contexto VOLUMEN Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o soporte. Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.
Observaciones: Alternativamente si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).
2.6 Objetivo: Regla:
UBICACIÓN FÍSICA Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es). Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es)
Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto etapa como ubicación física.
ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad administrativa 2 No. CONCEPTO Nombre del responsable 3 Cargo 4 Domicilio 5 DESCRIPCIÓN Teléfono 6 Correo electrónico 7
ARCHIVOS DE TRÁMITE 1 2 Hoja__ de ___ Unidad Administrativa Números de hoja correspondientes Nombre de la unidad administrativa a la que corresponde el archivo de trámite. Se considera unidad administrativa a las que con tal carácter señala el reglamento interior de la dependencia o entidad. Nombre del servidor público designado como responsable del archivo de trámite. Cargo del servidor público designado como responsable del archivo de trámite. Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo de trámite. Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público designado como responsable del archivo de trámite. Dirección electrónica del servidor público designado como responsable del archivo de trámite.
Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico
Nota: Se anotarán todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 8 9 10 11 12 Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico Nombre del servidor público designado como responsable del archivo de concentración. Cargo del servidor público designado como responsable del archivo de concentración. Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo de concentración.
Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público designado como responsable del archivo de concentración. Dirección electrónica del servidor público designado como responsable del archivo de concentración.
Nombre del responsable 13
Domicilio 15
ARCHIVO HISTÓRICO 13 14 15 16 17 Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico Nombre del servidor público designado como responsable del archivo histórico. Cargo del servidor público designado como responsable del archivo histórico Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo histórico. Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público designado como responsable del archivo histórico. Dirección electrónica del servidor público designado como responsable del archivo histórico.
ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad administrativa 2 Nombre del responsable 3 Cargo 4 Domicilio 5 Teléfono 6 Correo electrónico 7
ELABORÓ Nombre 18 cargo y firma 19
VALIDÓ Nombre 20 cargo y firma 21
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References: Artículo 32
 Artículo 46
 artículo 42
 Artículo 2
 artículo 3
 Artículo 7