Source: https://easygdpr.eu/2018/01/speicherbegrenzung/
Timestamp: 2019-11-17 20:58:53+00:00

Document:
Storage limit according to GDPR and storage requirement - easyGDPR - DSGVO Software
15/01/2018 by Andreas Schindler
According to the GDPR, personal data must be stored in a form that allows the identification of data subjects only for as long as is strictly necessary for processing purposes. At the same time, there is a lot of legislation that requires keeping the data for a long time. This limitation of storage is a “principle for the processing of personal data.” Violations of these rules fall into the category according to GDPR Article 83 Paragraph 5 the highest penalty.
It is therefore important for all processing to determine how long the data is kept and how the deletion or anonymization of the data can be ensured.
Subject to the provision of appropriate technical and organizational measures, longer storage is permitted for archival purposes of public interest only, for scientific and historical research purposes or for statistical purposes.
For Austria, among other things, the following retention requirements are relevant:
I Accounting, Tax and Customs Law:
Taxation duty according to § 132 Abs. 1 BAO: 7 years beyond this as long as they are of importance to the tax authorities in a pending case)
Corporate law retention according to §§ 190, 212 UGB: 7 years
VAT requirements under Section 18 (10) UStG (Special Provisions for Land): 22 years
VAT retention obligation according to § 18 para 2 3. subparagraph: 7 years
Records pursuant to § 23 (2) of the Customs Law: 5 years
II Contracting:
Warranty according to § 933 ABGB: 2 years (movables), 3 years (immovable property)
Purchase price claim for movable property in accordance with § 1062 in conjunction with § 1486 ABGB: 3 years
Purchase price claim for immovable property (e contrario § 1486 ABGB): 30 years
Claims on rental and lease payments pursuant to § 1486 ABGB: 3 years
Claims arising from a contract for work pursuant to § 1486 ABGB (if the service was provided as part of a commercial or other business operation): 3 years
General compensation according to § 1489 ABGB (compensation claims): 3 years (if damage and injured party known) / otherwise 30 years (applies in particular to accidents at work!)
Liability claims under § 13 PHG: 10 years
III employment relationships:
Entitlement to issue a certificate according to § 1163 in conjunction with § 1478 ABGB: 30 years
Employment relationship according to ABGB (subsidiary to the Employees Act): Claims of the employee and claims of the employer on remuneration, advance and all other claims under the employment relationship pursuant to § 1153 ff in conjunction with 1486 ABGB: 3 years
Recourse claims of the employer against employees due to a compensation from the duty of duty according to § 6 DHG in connection with § 1489 ABGB: 3 years
Accounting-related employee data: such as accounting.
Liability for severance claims and company pensions after transfer of business according to § 6 Abs 2 AVRAG: 5 years.
Limitation of social security contributions according to § 68 ASVG: 3 or 5 years
Verjährung von Entgeltforderungen nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
Frist zur Geltendmachung von allgemeinen Ansprüchen nach dem GlbG ((§§ 15 Abs 1, 29 Abs 1: zB Differenzzahlung, Entschädigung für persönliche Beeinträchtigung, Schadenersatz, Einbeziehung in betriebliche Aus- und Weiterbildung, Diskriminierung bei sonstigen Arbeitsbedingungen): 3 Jahre
Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle gem. § 16 ASchG: 5 Jahre
Geldwäschebestimmungen nach § 365y GewO, § 51 BiBuG, § 21 Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GWG): 5 Jahre
Gästeverzeichnisblattsammlungen nach § 19 Abs. 5 Meldegesetz–Durchführungsverordnung: 7 Jahre
Weitere Fristen Finden Sie unter: WKO DSGVO Speicher- und Aufbewahrungsfristen
Diese Liste wurde am 15.1.2018 aktualisiert. Wir wollen mit dieser Liste helfen die relevanten Rechtsnormen zu den Aufbewahrungspflichten zu finden. Wir können aber nicht gewährleisten, dass die Liste vollständig oder korrekt ist. Wir haben die Links auf das RIS so gesetzt, dass wo immer möglich die neueste Version des entsprechenden Gesetztes angezeigt wird.
Wir arbeiten an einer Liste für Deutschland und UK. Wenn Sie Fehler gefunden oder Informationen haben, um diese Liste zu vervollständigen, geben Sie uns bitte Bescheid.
Im EasyGDPR Online Assistenten zur DSGVO Dokumentation ist diese Liste enthalten. Sie können mit einem Mausklick die Speicherdauer und die Rechtsgründe für die gewählte Speicherdauer dokumentieren.

References: § 132
 § 18
 § 23
 § 933
 § 1062
 § 1486
e contrario
 § 1486
 § 1486
 § 1486
 § 1489
 § 13
 § 1163
 § 1478
 § 1153
 § 6
 § 1489
 § 6
 § 68
 § 1486
 § 16
 § 365
 § 51
 § 21
 § 19