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Tema 5: Proceso de comercialización - PDF
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Josefa Maidana Fidalgo
1 Tema 5: Proceso de comercialización Profesores: Andrés Montoyo Manuel Marco Grado en Ingeniería Informática
2 Índice Introducción Proceso Comercialización Coordinación entre comercialización y otros procesos Proceso específico de Ventas a crédito Modelo de Diagrama de Flujo de datos
3 Introducción Proceso de comercialización Se focaliza Pronósticos de mercado Pedidos de cliente Utiliza al sistema de inteligencia de mercado para Mantener informados de los comportamientos de los clientes Desarrollar productos de competencia Informar el posicionamiento en el mercado Proveer información de Perfiles de competidores: estrategias de la competencia Perfiles de productos: explorar fortalezas y debilidades de los productos comercializados por los competidores
4 Introducción Comercialización debe preocuparse Hacer atractivo su producto Mantener los niveles de existencia Efectuar una rápida entrega
5 Introducción Comercialización debe preocuparse Hacer atractivo su producto Procesando y analizando la información Para localizar los puntos de atracción La satisfacción de sus necesidades o deseos Mantener los niveles de existencia Efectuar una rápida entrega
6 Introducción Comercialización debe preocuparse Hacer atractivo su producto Mantener los niveles de existencia Fundamental, anticipar las necesidades Para planificar la producción Aplica la regla para saber la rotación Dosificar el esfuerzo de control de existencia Para evitar que pocos productos (20%) queden fuera de control El 80% corresponde a la demanda Productos estrella -> alta rotación Efectuar una rápida entrega
7 Introducción Comercialización debe preocuparse Hacer atractivo su producto Mantener los niveles de existencia Efectuar una rápida entrega Grado de urgencia del cliente en recibir el producto Analizar las tendencias de pedidos de clientes Los plazos solicitados Tamaño de cada pedido Mejor servicio a los clientes Diseño del sistema de distribución
8 Introducción Procesos principales para comercialización Desarrollar nuevos productos Pronosticar ventas Disponer de existencias de productos terminados Administrar la publicidad Procesar pedidos de clientes
9 Introducción Procesos principales para comercialización Desarrollar nuevos productos Pronosticar ventas Disponer de existencias de productos terminados Administrar la publicidad Procesar pedidos de clientes (ventas a clientes)
10 Proceso de ventas Las empresas definen la satisfacción del cliente como su prioridad y coordinan sus procesos para garantizar que pueden atender a sus clientes tan pronto como sea posible. Es un proceso crítico en cualquier empresa Los empresarios invierten dinero y recursos para que la venta satisfaga a sus clientes.
11 Modelo de Diagrama Flujo de Datos Diagrama de contexto
12 Modelo de Diagrama Flujo de Datos Diagrama Nivel 1
13 Modelo de Diagrama Flujo de Datos Diagrama Procesar pedido
14 Modelo de Diagrama Flujo de Datos Diagrama Servir producto
15 Proceso de ventas a INPUT Secuencia de operaciones 1 Negociación con el cliente Operaciones 3 Revisión de condiciones de venta 5 Verificación de capacidad de crédito 7 Preparación de la mercancía 9 Emisión de hoja de ruta 11 Recepción de nota de pedido y albarán conformado 13 Verificación de comprobant e Ventas OUTPUT Administración de ventas Créditos Almacenes Expedición Facturación Contabilidad Sectores intervienes 2 Emisión pedido 4 Aprobación o rechazo pedido 6 Aprobación o rechazo según posición 8 Emisión albarán y orden de servicio 10 Recepción albarán conformado por cliente 12 Emisión de factura 14 Imputación contable del comprobant e
16 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES
17 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO
18 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO ALBARÁN / DEVOLUCIÓN
19 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN
20 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN FACTURA / ABONO
21 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN HIST.MOV. CONTABLE FACTURA / ABONO
22 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN REGISTRO IVA REPERCUTIDO HIST.MOV. CONTABLE FACTURA / ABONO
23 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN REGISTRO IVA REPERCUTIDO HIST.MOV. CONTABLE FACTURA / ABONO PREVISIÓN COBROS (CARTERA)
24 VISIÓN GENERAL de las ENTIDADES involucradas en el proceso de VENTAS Ficha maestra de ARTÍCULOS -Direcciones Envío -Formas de Pago -Tarifas de precios Ficha maestra de CLIENTES PEDIDO HIST.MOV. ALMACEN ALBARÁN / DEVOLUCIÓN REGISTRO IVA REPERCUTIDO HIST.MOV. CONTABLE FACTURA / ABONO PREVISIÓN COBROS (CARTERA) GESTIÓN BANCARIA (NORMA 58)
25 Documentos básicos OFERTA (PRESUPUESTO) PEDIDO ALBARÁN DE ENTREGA DEVOLUCIÓN FACTURA PROFORMA (FACTURA RESERVADA) ABONO No son los únicos, pero si los más habituales. Cada documento tiene una repercusión diferente dentro de la empresa
26 CIRCUITO DE VENTAS Las ofertas, pedidos y los albaranes son documentos opcionales en el proceso de ventas. Si no se hace referencia a un albarán, al contabilizar una factura de venta, esta factura afectará al stock. Al crear un Pedido, la cantidad Disponible se reduce y la cantidad de Comprometido se incrementa en la cantidad que figura en el pedido de venta. Al crear una Albarán, la cantidad En stock y la cantidad de Comprometido se reducen. Al crear una Factura, la cantidad En stock se reduce si previamente no se ha creado un albarán Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios documentos creados con anterioridad (excepto en el caso de las ofertas).
27 Flujo de documentos en Ventas Oferta Pedido Albarán Factura Almacén (Cantidad) 1.) 2.) 3.) Libro mayor (Valor)
28 Documentos de ventas y sus propiedades Oferta Pedido Albarán Factura Documento obligatorio en el sistema de información X Modificación/ Anulación X X Documento para correcciones Devolución Abono Referencia al crear Oferta Pedido Oferta Fra Proforma Entrega Pedido Oferta Repercusión en el almacén (X) X (Salida de mercancías) X (Si no hay referencia al albarán) Valores contabilizados en el Libro mayor X X
29 Fase 1: Formulación pedido Primero se negocia con cliente Crear pedido Documento denominado Nota de pedido Comercial crea en casa cliente Cliente crea en empresa Cliente envía mediante dispositivo electrónico (internet, teléfono, fax, etc) Datos básicos: Código cliente, Dirección entrega producto, código y descripción de los productos, cantidad solicitada, Código de vendedor, fecha de operación, fecha acordada de entrega y
30 Fase 2: Análisis formal del Actividades del sistema de información Control de calidad, Integridad, Aprobación de los datos Control formal de los datos Aseguran que se opere según los planes definidos (precios, bonificaciones, forma de pago, plazo de entrega) Evitan generación de errores y demoras Estado del pedido Si todo correcto, pedido pendiente servir Si no, pedido rechazado
31 OFERTA (Presupuesto)
32 OFERTA (PRESUPUESTO) DE ES UN DOCUMENTO INFORMATIVO QUE INFORMA DE LAS COTIZACIONES DE PRECIOS A LOS CLIENTES. SUELE GENERAR UN COMPROMISO DE PRECIO DURANTE UN PERIODO DE TIEMPO CONCRETO. GENERA UNA SALIDA DE INFORMACIÓN DESDE LA EMPRESA HACIA EL CLIENTE
34 Creación de un PEDIDO
35 PEDIDO DE VENTA EL PEDIDO ES EL DOCUMENTO DE SOLICITUD DE VENTA GENERA UNA ENTRADA DE INFORMACIÓN DESDE EL CLIENTE HACIA LA EMPRESA
37 CONSECUENCIAS DEL 1 CAMBIO DE STATUS PEDIDO PENDIENTE DE RECEPCIÓN 2 AUMENTA LA CANTIDAD COMPROMETIDA 3 DISMINUYE LA CANTIDAD DISPONIBLE Disponible = En Stock Comprometido + Solicitado
38 Fase 3: Análisis de situación de credito Hay que asegurar que la venta está dentro de los límites de crédito fijados para su aceptación Área de Créditos asigna a cada cliente un umbral de crédito Para proteger a la empresa de la insolvencia de los clientes El limite de crédito no se mantiene constante Depende de los cambios de solvencia y capacidad de pago del cliente
39 Fase 3: Análisis de situación de credito Consideraciones para el control de la situación crediticia Verificar si existen atrasos en el cobro de las ventas anteriores Verificar si el límite de crédito no se pasa al sumar: Pedidos anteriores aprobados y aún no servidos Pedidos entregados y no facturados Valoración del pedido en trámite Decisión Aprobar, rechazar o modificar cantidad pedida.
40 Fase 4: Servicio del producto Simultáneamente al análisis de la situación del crédito del cliente Área de Almacenes confirma la existencia de la cantidad de material solicitado. En la formulación del pedido el vendedor ya debía haber confirmado las existencias de los productos Almacenes vuelve a confirmar que hay existencias para servir el pedido Si pedido puede servirse Almacenes prepara la mercancía
41 Creación del ALBARÁN DE ENTREGA
42 EL ALBARÁN DE VENTA ES EL DOCUMENTO DE ENVÍO DE MERCANCÍA GENERA UNA SALIDA DE INFORMACIÓN DESDE LA EMPRESA HACIA EL CLIENTE
44 CONSECUENCIAS DEL ALBARÁN DE VENTA 1 CAMBIO DE STATUS: PEDIDO PTE DE RECEPCIÓN PEDIDO SERVIDO ALBARÁN PTE DE FACTURAR 2 DISMINUYE LA CANTIDAD EN STOCK 3 DISMINUYE EL COMPROMETIDO 4 LA CANTIDAD DISPONIBLE NO VARÍA Disponible = En Stock Comprometido + Solicitado
45 Fase 5: Distribución Área de Expediciones Distribuye los productos vendidos Norma general Todo bien que cambie de responsabilidad en la tenencia de un bien debe ir acompañada de un recibo. Almacenes al entregar los productos al área de expediciones debe cumplimentar una Nota material a enviar. Expediciones es responsable del depósito transitorio de la mercancía Confecciona la Hoja de ruta Datos para especificar el recorrido en el proceso de
46 Fase 5: Distribución Contenido de la hoja de ruta Fecha de la operación Identificador del repartidor Identificación del vehículo Detalle de las entregas a efectuar Ordenadas según secuencia de recorrido Número de albarán que corresponde a cada entrega Kilometraje del vehículo al inicio y fin del recorrido Espacio para indicar el estado del pedido Mercancía entregada totalmente
47 Fase 5: Distribución Al entregar el producto El repartidor entrega el Albarán El cliente firma una copia del albarán y devuelve al repartidor El repartidor rinde cuentas ante el área de expediciones de las entregas realizadas Y entrega a administración las copias de los albaranes firmados. La mercancía no entregada debe ser reingresada en almacenes
48 Fase 6: Facturación Albaranes firmados y conformada la entrega Los datos para confeccionar la factura Número de factura fecha números de albaranes identificación del cliente códigos de artículos vendidos cantidades entregadas de cada artículo condiciones de venta código del vendedor precios
49 Fase 6: Facturación Deben ser prenumeradas Por razones de control interno Reglamentada en la resolución general Nº 3419/91 de la AFIP (Asociación Federal de Ingresos Públicos)
50 FACTURA DE VENTA
51 LA FACTURA DE VENTA ES EL DOCUMENTO QUE JUSTIFICA UN COMPROMISO DE PAGO POR PARTE DEL CLIENTE HACIA LA EMPRESA POR LA VENTA DE UN BIEN O SERVICIO. GENERA UNA SALIDA DE INFORMACIÓN DESDE LA EMPRESA HACIA EL CLIENTE
53 CONSECUENCIAS DE LA
54 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO.
55 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido
56 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido
57 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido CASO 2 - FACTURA en base al ALBARÁN Aumenta deuda de nuestro cliente (Asiento contable)
58 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido CASO 2 - FACTURA en base al ALBARÁN Aumenta deuda de nuestro cliente (Asiento contable) Cambio Status Albarán Pte Facturar Albarán Facturado
59 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido CASO 2 - FACTURA en base al ALBARÁN Aumenta deuda de nuestro cliente (Asiento contable) Cambio Status Albarán Pte Facturar Albarán Facturado CASO 3 - FACTURA directa sin referencia a documento base
60 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido CASO 2 - FACTURA en base al ALBARÁN Aumenta deuda de nuestro cliente (Asiento contable) Cambio Status Albarán Pte Facturar Albarán Facturado CASO 3 - FACTURA directa sin referencia a documento base Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento)
61 CONSECUENCIAS DE LA CASO 1 - FACTURA en base al PEDIDO. Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento contable) Disminuye la cantidad del stock Disminuye la cantidad comprometida Cambio Status Pedido Pendiente Pedido Servido CASO 2 - FACTURA en base al ALBARÁN Aumenta deuda de nuestro cliente (Asiento contable) Cambio Status Albarán Pte Facturar Albarán Facturado CASO 3 - FACTURA directa sin referencia a documento base Aumenta deuda contable de nuestro cliente (Asiento) Disminuye la cantidad del stock
62 DEVOLUCIÓN Si el cliente devuelve el material porque la mercancía está dañada o su calidad no es buena o por cualquier otro motivo, se crean: 1) las Devoluciones con referencia al Albarán de venta 2) los Abonos con referencia a la Factura Oferta Pedido Albarán Factura de deudores DEVOLUCIÓN ABONO
63 FACTURA PROFORMA OFERTA PEDIDO PROFORMA ALBARÁN
64 FACTURA PROFORMA Las facturas proforma o facturas de reserva a diferencia de las facturas estándar, NO MODIFICAN EL STOCK en almacén. 1 La cantidad Disponible se reduce en función de la cantidad del pedido de cliente. 2 La factura proforma se contabiliza antes de crear el albarán de venta. La cantidad Disponible se reduce si previamente no se ha creado un pedido de venta. 3 El albarán de entrega se contabiliza posteriormente con referencia a la factura proforma. Esto reduce la cantidad En stock.
65 FACTURACIÓN PERIODICA. ASISTENTES DE FACTURACIÓN Muchas empresas desarrollan su proceso normal de ventas diariamente pero no facturan todos los días sino de una manera periódica, por tanto se hace necesario tener en el sistema informático un proceso que se encargue de realizar esta facturación periódica.
66 FACTURACIÓN PERIODICA. ASISTENTES DE Se hace necesario, que las aplicaciones posean un proceso sencillo utilizado para reunir las filas de los documentos base con los documentos de destino, basados en distintos parámetros definidos por el usuario y así poder facturar de una manera sencilla y rápida.
67 FACTURACIÓN PERIODICA. 1) Algunos ejemplos de los parámetros existentes son de la clase de documentos de destino: fechas de contabilización, fecha de documento. 2) Los asistentes pueden utilizarse, por ejemplo, para emitir una factura resumen de venta para un cliente, que contenga: todos los albaranes creados para él durante la semana anterior.
68 Fase 7: Control y registro Propósitos de los controles Verificar que toda mercancía entregada sea facturada Control de correlatividad de albaranes con facturas Verificar importes globales de facturación Multiplicar los totales de las cantidades vendidas de cada artículo por sus respectivos precios y sumar los parciales obtenidos. Hay que conciliar cuando se apliquen precios o bonificaciones.
69 Fase 7: Control y registro Registros contables Cada operación se contabiliza en el Subdiario de Ventas, de frecuencia diaria Confeccionar el asiento contable resumen de Diario de Ventas Registrar cuentas corrientes de clientes Debitar el importe de cada factura en las subcuentas de cada cliente
70 Asiento Contable Factura Factura de Ventas Ventas 100 Artículos Hac.Pub.IVA Rep 16 Impuesto 116 Cliente Deuda del Cliente
71 Asiento Contable Factura Cuenta Contable DEBE HABER 700 Ventas Mercaderías 100, H.P. IVA Repercutido 16, Clientes 116,00 116,00 116,00
72 Asiento Contable Factura Cuenta Contable DEBE HABER 70X Abonos sobre ventas de Mercaderías 100, H.P. IVA Repercutido 16, Clientes 116,00 116,00 116,00
73 Asiento Contable Factura Generamos el REGISTRO DE IVA REPERCUTIDO para posterior entrega de informe a Hacienda. Generamos CARTERA DE COBROS
74 MARGEN FACTURA VENTAS En la empresa es fundamental conocer el margen de las operaciones de venta para calcular el beneficio o pérdida. Para ello se necesita comparar el Precio de Venta de la operación con el Precio Base (coste) del artículo en nuestro almacén.
75 MARGEN FACTURA VENTAS Cod Art Descrip Precio Base Precio Venta Cantidad Ganancia bruta % Benef. ART1 Artículo 1 4,675 6, , ,18 49,67 % ART2 Artículo 2 4,687 6, ,44 848,79 49,29 % ART3 Artículo 3 4,676 6,997 92,12 213,81 49,64 % ART4 Artículo 4 4,625 6,997 92,54 219,50 51,29 % ART5 Artículo 5 5,111 6,997 90,23 170,17 36,90 % ART6 Artículo 6 5,446 6, , ,69 28,48 % TOTALES 3.628,14 40,23 %

References: resolución 
 Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 3
 Artículo 4
 Artículo 5
 Artículo 6