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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN - PDF
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José Ignacio Naranjo García
1 Página: 1 de 35 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN Integral,2 Página: 2 de 35 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN GENERALIDADES OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD FUNCIONES LA : ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: MISIÓN VISIÓN CULTURA ALCANCE DEL SERVICIO OBJETO DE CERTIFICACIÓN EXCLUSIONES DEL SISTEMA EXCLUSIONES DEL SUBPROCESO DE PROTECCIÓN Y ASISTENCIA SERVICIOS QUE PRESTA LA FGN FUNDAMENTOS CLIENTES/USUARIOS MARCO LEGAL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL SGI GENERALIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL GENERALIDADES MANUAL DE CALIDAD CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE LOS REGISTROS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Integral,3 Página: 3 de COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ENFOQUE AL CLIENTE POLÍTICA DE CALIDAD PLANIFICACIÓN OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN COMUNICACIÓN INTERNA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN GENERALIDADES INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN RESULTADOS DE LA REVISIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS PROVISIÓN DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS GENERALIDADES COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN: INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: LA ENTIDAD PLANIFICA Y DESARROLLA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ASÍ: PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO DEL SUBPROCESO DE PROTECCIÓN Y ASISTENCIA COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Integral,4 Página: 4 de DISEÑO Y DESARROLLO (REQUISITO EXCLUIDO EN LA FGN VER NUMERAL 2.7 DE ESTE MANUAL) ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS VERIFICACIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD PROPIEDAD DEL CLIENTE PRESERVACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GENERALIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE AUDITORÍA INTERNA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME ANÁLISIS DE DATOS MEJORA MEJORA CONTINUA Y ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA ANEXO I Integral,5 Página: 5 de 35 INTRODUCCIÓN El Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Fiscalía General de la Nación se ha estructurado e implementado de manera integral, con el fin de mejorar la prestación del servicio a sus clientes (interno externo) y a la Sociedad Colombiana. Para lograrlo, ha orientado todos sus procesos, procedimientos, normas y políticas en un escenario de calidad, gracias al compromiso de la Alta Dirección y sus funcionarios, los cuales asumieron esta política con responsabilidad. Todos los procesos interactúan entre sí, sistemáticamente y coherentemente, de tal forma que permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Conscientes de implementar un sistema de gestión integrado, que permita una articulación armónica, no sólo entre el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, sino de todos los demás sistemas creados por la Ley; el siguiente manual sigue los lineamientos de las normas de manera gradual, con el fin de implementar los requisitos de las normas NTC ISO Sistema de Gestión Ambiental (SGA), NTC- OHSAS Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de acuerdo con la Normas, aplicables en algunos de los grupos de criminalística del Cuerpo Técnico de Investigación CTI. Así mismo, los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI El presente manual enuncia la política y objetivos de calidad; establece el alcance del sistema, los requisitos no aplicables, el compromiso de la Alta Dirección, el mapa de procesos que hace posible el logro de la misión institucional y permite la interacción del sistema Este documento es controlado, revisado y actualizado de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos FGN P-01, corresponde al Jefe de la aprobarlo y al oficializarlo mediante resolución. De esta manera este manual, queda a disposición de todos los funcionarios de la FGN convirtiéndose en una valiosa herramienta de consulta para que todos los servidores conozcan y comprendan cómo se da cumplimiento a los requisitos de las normas de calidad citadas en la entidad. Se accede a este documento a través de la intranet, siguiendo el vínculo Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. El presente manual de calidad describe la Estructura de la Fiscalía General de la Nación, acorde con las normas NTC-ISO 9001 Y NTCGP Así mismo establece el compromiso de la alta dirección con la aplicación de la Política de calidad, para que las actividades sean planeadas, desarrolladas, supervisadas y controladas. Integral,6 Página: 6 de GENERALIDADES 1.1. Objetivo Integrar en un documento, los elementos que definen y componen el Sistema de Gestión Integral y el Modelo Estándar de Control Interno de la Fiscalía General de la Nación, con base en las Normas NTC GP1000, NTC ISO 9001, ISO/IEC 17025, MECI 1000 y gradualmente adicionando los requisitos de las normas NTC ISO Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y NTC-OHSAS Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, con el propósito que se conviertan en un instrumento clave para la inducción, capacitación, desarrollo y mejoramiento del servicio de los funcionarios, pasantes y contratistas Alcance El presente Manual ha sido desarrollado teniendo en cuenta la misión, visión y la cultura organizacional de la Entidad, buscando la satisfacción de sus usuarios (internos-externos) prestando un servicio con calidad Referencias normativas General Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras entidades prestadoras de servicios. Circular No.006 de 2005 Implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las Entidades del Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP:1000 Decreto 4485 del 18 de Noviembre del 2009: Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC GP1000. Norma NTC GP1000 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Norma NTC-ISO:9000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Norma NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos. Norma NTC-ISO/IEC Requisitos Generales para Competencias de los Laboratorios de Ensayo y Calibración. NTC ISO Sistema de Gestión Ambiental (SGA), NTC-OHSAS Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Integral,7 Página: 7 de 35 Específica Resolución del 25 de Marzo de 2008 que adiciona la Resolución del 3 de Febrero de 2006, en el sentido de delegar en el Jefe de la Oficina de Planeación la función de operacionalizar las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del MECI y del SGC. Resolución del 29 de Junio de 2007 Por la cual se crea la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad. Resolución del 17 de Agosto de 2007 mediante la cual se adopta El manual de funciones, competencias laborales y requisitos de los cargos de la Fiscalía General de la Nación y se establecen otras disposiciones y aquellas que la modifiquen. Resolución del 3 de Febrero de Por el cual se delega en el Jefe de la la función de operacionalizar las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Resolución del 14 de Diciembre de 2006: Por la cual se crea el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de la Fiscalía General de la Nación. Resolución del 1º de Febrero de 2006 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Fiscalía General de la Nación Términos y definiciones Los términos y definiciones utilizadas en el presente manual y sus anexos se encuentran relacionados en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000 e NTC-ISO 9000 y las siguientes definiciones especiales MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIA LABORALES: Es la relación o descripción detallada de las funciones y requisitos de estudios, capacitación y experiencia, que corresponde a los diferentes cargos o puestos de trabajo que desempeñan los empleados públicos. SERVICIO: Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o satisfacer sus necesidades. 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD La Fiscalía General de la Nación se crea en 1991, con la promulgación de la Constitución Política de Colombia y empieza a operar el 1 de Julio de Es una entidad que forma parte de la Rama Judicial y tiene autonomía administrativa y presupuestal, cuya función está orientada a brindar a los ciudadanos una cumplida y Integral,8 Página: 8 de 35 eficaz administración de justicia. De acuerdo con lo establecido en el artículo 250 CPC La Fiscalía General de la Nación está obligada a adelantar el ejercicio de la acción penal y realizar la investigación de los hechos que revistan las características de un delito que lleguen a su conocimiento por medio de denuncia, petición especial, querella o de oficio, siempre y cuando medien suficientes motivos y circunstancias fácticas que indiquen la posible existencia del mismo. No podrá, en consecuencia, suspender, interrumpir, ni renunciar a la persecución penal, salvo en los casos que establezca la ley para la aplicación del principio de oportunidad regulado dentro del marco de la política criminal del Estado, el cual estará sometido al control de legalidad por parte del juez que ejerza las funciones de control de garantías. Se exceptúan los delitos cometidos por Miembros de la Fuerza Pública en servicio activo y en relación con el mismo servicio Funciones la Fiscalía General de la Nación: 1. Solicitar al juez que ejerza las funciones de control de garantías las medidas necesarias que aseguren la comparecencia de los imputados al proceso penal, la conservación de la prueba y la protección de la comunidad, en especial, de las víctimas. El juez que ejerza las funciones de control de garantías, no podrá ser, en ningún caso, el juez de conocimiento, en aquellos asuntos en que haya ejercido esta función. La ley podrá facultar a la Fiscalía General de la Nación para realizar excepcionalmente capturas; igualmente, la ley fijará los límites y eventos en que proceda la captura. En estos casos el juez que cumpla la función de control de garantías lo realizará a más tardar dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. 2. Adelantar registros, allanamientos, incautaciones e interceptaciones de comunicaciones. En estos eventos el juez que ejerza las funciones de control de garantías efectuará el control posterior respectivo, a más tardar dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. 3. Asegurar los elementos materiales probatorios, garantizando la cadena de custodia mientras se ejerce su contradicción. En caso de requerirse medidas adicionales que impliquen afectación de derechos fundamentales, deberá obtenerse la respectiva autorización por parte del juez que ejerza las funciones de control de garantías para poder proceder a ello. 4. Presentar escrito de acusación ante el juez de conocimiento, con el fin de dar inicio a un juicio público, oral, con inmediación de las pruebas, contradictorio, concentrado y con todas las garantías. Integral,9 Página: 9 de Solicitar ante el juez de conocimiento la preclusión de las investigaciones cuando según lo dispuesto en la ley no hubiere mérito para acusar. 6. Solicitar ante el juez de conocimiento las medidas judiciales necesarias para la asistencia a las víctimas, lo mismo que disponer el restablecimiento del derecho y la reparación integral a los afectados con el delito. 7. Velar por la protección de las víctimas, los jurados, los testigos y demás intervinientes en el proceso penal, la ley fijará los términos en que podrán intervenir las víctimas en el proceso penal y los mecanismos de justicia restaurativa. 8. Dirigir y coordinar las funciones de policía Judicial que en forma permanente cumple la Policía Nacional y los demás organismos que señale la ley. 9. Cumplir las demás funciones que establezca la ley. El Fiscal General y sus delegados tienen competencia en todo el territorio nacional. En el evento de presentarse escrito de acusación, el Fiscal General o sus delegados deberán suministrar, por conducto del juez de conocimiento, todos los elementos probatorios e informaciones de que tenga noticia incluidos los que le sean favorables al procesado Estructura Organizacional: La estructura orgánica de la Fiscalía General de la Nación, en lo formal, está definida en el Título I de la Ley 938 del 30 de Diciembre de 2004 Por la cual se expide el Estatuto Orgánico de la Fiscalía General de la Nación. En cuanto a las competencias, están definidas en el Título II. La estructura no definida por la ley es desarrollada por el mediante resoluciones. El es elegido para un período de cuatro años por la Corte Suprema de Justicia de terna enviada por el Presidente de la República y no puede ser reelegido. El Fiscal General es la máxima autoridad de la entidad y tiene la representación de ésta frente a las autoridades del poder público y los particulares. Integral,10 Página: 10 de 35 La Estructura Orgánica de la Fiscalía General de la Nación está compuesta así: 2.3. Misión Integral,11 Página: 11 de Visión 2.5. Cultura La Fiscalía General de la Nación cuenta con un Código de Ética y de Buen Gobierno, adoptado mediante resolución No del 24 de octubre de 2008 documento en el que se identifican y adoptan los principios, valores y directrices éticas que enmarcan y orientan el comportamiento de sus servidores dentro y fuera de la entidad, así como las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que debe aplicar el equipo directivo en la administración y gestión de la entidad Alcance del servicio objeto de certificación Servicio de Protección y Asistencia a Testigos, Víctimas e Intervinientes en el Proceso Penal de la Fiscalía General de la Nación a nivel nacional. Observación: El alcance del sistema de gestión objeto de certificación tiene cobertura nacional; y sus unidades regionales de protección se encuentran ubicadas en: Medellín, Barranquilla, Cali, Bucaramanga, Pereira y nivel central. Ver Resolución del 15 de Agosto de Exclusiones del Sistema La Fiscalía General de la Nación excluye de su Sistema de Gestión Integral el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, de la norma NTC GP 1000 y NTC-ISO 9001, teniendo en cuenta que la Entidad no diseña ni desarrolla los servicios que presta; debe ajustar su actuar al marco legal y constitucional establecido por el Estado colombiano. De igual forma, se excluye el numeral Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio en los procesos y subprocesos misionales, dado que las actividades son controladas durante su desarrollo y verificadas mediante seguimiento, antes de prestar el servicio. No obstante lo anterior, el Subproceso de Policía Judicial realiza actividades de Integral,12 Página: 12 de 35 validación a través de la documentación interna establecida para este fin Exclusiones del Subproceso de Protección y Asistencia Adicional a las exclusiones generales del Sistema, se excluye el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición, ya que en el Subproceso no se utilizan este tipo de equipos. 3. SERVICIOS QUE PRESTA LA FGN 3.1. Fundamentos Los Servicios de la Fiscalía General de la Nación, se define en los procedimientos establecidos para los Modelos de atención Integral (URI, SAU, CAVIF, CAIVAS, CAV y Unidad para la Infancia y Adolescencia). De igual manera para la operación de la Ley 906 de 2004 y 600 de Respecto a Protección a Víctimas y Justicia y Paz, se han diseñado procedimientos para los servicios de protección y asistencia integral de las víctimas, testigos e intervinientes en el Proceso Penal de la Fiscalía General de la Nación, así como para el apoyo a los procesos de paz y reincorporación individual o colectiva a la vida civil de miembros de grupos organizados armados al margen de la ley que se hayan desmovilizado garantizando los derechos de las victimas a la verdad, la justicia y la reparación Clientes/Usuarios Clientes internos: servidores de la Fiscalía General de la Nación. Clientes externos: denunciantes, querellantes, víctimas, testigos, intervinientes en el proceso penal y la ciudadanía en general Marco Legal. Los procesos establecidos por la Fiscalía General de la Nación, se rigen bajo normas que tienen como finalidad establecer los principios y las normas generales para su funcionamiento. Constitución Política de Colombia, articulo 250 Código de Procedimiento Penal - Ley 906 de Código de procedimiento penal Ley 600 de Código para la Infancia y la Adolescencia -Ley 1098 de 2006 Ley 975 de 2005, para la Justicia y la Paz Ley 1106 de 2006, articulo 4, Programa de Protección de Testigos de la Fiscalía General de la Nación. Integral,13 Página: 13 de 35 Ley 1257 de SISTEMA DE GESTION INTEGRAL SGI 4.1. Generalidades El Sistema de Gestión Integral en la Fiscalía General de la Nación, articula y armoniza la implementación de modelos de gestión institucional, entre los que se destacan el Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la norma NTC GP1000 y NTC-ISO 9001, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000 y la norma NTC-ISO/IEC 17025, al cual gradualmente se le irán adicionando los requisitos de las normas NTC ISO Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y NTC-OHSAS Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. El alcance del Sistema de Gestión Integral de la Fiscalía General de la Nación cubre el ejercicio de la acción penal y la investigación de los hechos que revistan las características de un delito que lleguen a conocimiento de la Entidad, de conformidad con la constitución y la ley. Dentro de estas actividades se incluyen la de protección de las víctimas, los testigos y demás intervinientes en el proceso penal y la aplicación de la Ley de Justicia y Paz. De este alcance se exceptúan las investigaciones de los delitos cometidos por miembros de la Fuerza Pública en servicio activo y en relación con el mismo servicio. La documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la entidad, incluye: Las declaraciones de la política y de los objetivos de la calidad están en este Manual y publicados en la página web e intranet en el vínculo del SGC. El Manual de Calidad y de Operaciones está elaborado en concordancia con la norma NTC GP1000:2009, NTC-ISO 9001, NTC-ISO/IEC y MECI Está disponible para consulta en la intranet en el vínculo del SIG y se identifica como. Los procedimientos documentados requeridos por las normas NTC GP 1000:2009 y NTC-ISO 9001, se relacionan a continuación: o Procedimiento para Control de DocumentosFGN P-01. o Guía para el control de los registros FGN G-02. o Procedimiento de acciones correctivas y preventivas FGN P-02. o Procedimiento para el control del servicio o trabajo de ensayo no conforme FGN P-03. o Procedimiento para Auditorías Internas FGN P-01. Así mismo los registros requeridos por la entidad se encuentran especificados en la matriz de registros obligatorios, la cual está disponible en FISCALNET en el vínculo del SGC. Integral, 14 Página: 14 de 35 Además de los procedimientos requeridos por las normas NTC GP 1000, NTC-ISO 9001, MECI 1000 y NTC-ISO/IEC 17025, se han documentado e implementado otros documentos y registros necesarios para que la entidad pueda hacer una eficaz planificación, operación y control de sus procesos, los cuales se pueden consultar por proceso y subproceso en la Fiscalnet Gestión Documental Generalidades La estructura jerárquica de los documentos utilizados en el SGI de la FGN es: La documentación del Sistema de Gestión Integral en la entidad, incluye: a. Las declaraciones de la política y de los objetivos de la calidad están en este Manual y publicados en la página web e Fiscalnet en el vínculo del SGI. b. Este Manual está elaborado en concordancia con la norma NTC GP1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO/IEC y MECI Está disponible para consulta en Fiscalnet en el vínculo del SGI y se identifica como. c. Los procedimientos documentados requeridos por las normas NTC GP 1000 y NTC-ISO 9001, se relacionan a continuación: CÓDIGO DOCUMENTO FGN P-01 TÍTULO Procedimiento para Control de Documentos Integral,15 Página: 15 de 35 FGN G-02 Guía para el control de los registros FGN P-02 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas FGN P-03 Procedimiento para el control del servicio o trabajo de ensayo no conforme FGN P-01 Procedimiento para Auditorías Internas Así mismo los registros requeridos por la entidad se encuentran especificados en la matriz de registros obligatorios, la cual está disponible en la Fiscalnet en el vínculo SIG. d. Además de los procedimientos requeridos por las normas NTC GP 1000, NTC- ISO 9001, MECI 1000 e NTC-ISO/IEC 17025, se están incorporando gradualmente los requisitos de las normas NTC ISO y NTC-OHSAS También se han documentado e implementado otros documentos y registros necesarios para que la entidad pueda hacer una eficaz planificación, operación y control de sus procesos, los cuales se pueden consultar por proceso y subproceso en Fiscalnet, en el vínculo del SGI Manual de Calidad La entidad elaboró este manual en concordancia con las normas NTC GP1000, NTC- ISO 9001, NTC-ISO/IEC 17025, MECI 1000, NTC ISO y NTC-OHSAS el cual incluye el alcance, las exclusiones con su respectiva justificación y referencia de la documentación establecida para el SGI Control de documentos Para el control de los documentos requeridos por el SGI, la entidad ha definido el Procedimiento para Control de Documentos FGN P-01 y la Guía para la Elaboración de Documentos Internos FGN G-01, en los cuales se incluyen las siguientes actividades: a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c. Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de versión vigente de los documentos. d. Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso. e. Asegurar que los documentos de origen externo que la entidad ha determinado Integral,16 Página: 16 de 35 como necesarios para la planificación y la operación del SIGC se identifican y a su vez se controla su distribución. f. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razón Control de los registros Para el control de los registros del SGI la entidad ha establecido la Guía para el Control de los Registros FGN G-02 y el Procedimiento Gestión de Archivo FGN P-01, en los cuales se incluye: a. Su método de identificación b. El lugar para su almacenamiento y protección c. La recuperación para cada registro d. La unidad de conservación e. El tiempo de retención y f. la disposición final de los registros. Lo anterior con fundamento en la Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general de archivo y se dictan otras disposiciones y la Resolución del 27 de marzo de 2003 Por medio de la cual se expide el reglamento general de archivo y correspondencia para la FGN. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Compromiso de la alta dirección En la Ley 938 de 2004 se asignan autoridades y responsabilidades sobre las actividades relacionadas con la gestión de la entidad. La alta dirección proporciona evidencia de su compromiso, con el desarrollo e implementación del SGI al igual que con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad así: a. Comunica a los servidores de la entidad la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, a través del Plan de Medios y la Matriz y flujos de información y comunicación. b. Comunica a los particulares que ejercen funciones públicas en la entidad la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, a través de las cláusulas contractuales. c. Determina la Política y los Objetivos de Calidad documentados en este Manual. d. Determina la Política de Operación por procesos. e. Realiza las revisiones aplicando la Guía para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad FGN G-08; y Guía para el seguimiento al desempeño de procesos y el subprocesos FGN G-10. f. Asegura la disponibilidad de los recursos necesarios a través del Presupuesto General de la Nación que cada año aprueba el Congreso de la República. Integral,17 Página: 17 de Enfoque al Cliente La alta dirección se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar su satisfacción, a través de la formulación del Direccionamiento Estratégico y de la documentación interna del Sistema de Gestión Integral, los cuales están enfocados a aumentar la satisfacción del cliente. Adicional se identifica y se da cumplimiento a las normas de orden constitucional, legal y reglamentario vigentes. Aplica los numerales y de este manual. La entidad identificó sus clientes como Clientes internos y Clientes externos Política de Calidad La Política de Calidad hace parte de las políticas de planificación y operación de la Entidad. Se cristaliza a través del cumplimiento de los objetivos de calidad, el control y seguimiento a los diferentes procesos y subprocesos y el establecimiento de planes de mejora, Código de Ética y Buen Gobierno La Alta Dirección define y asegura que la Política de la Calidad del SGI cumple los siguientes requisitos de las normas NTC GP1000, NTC-ISO 9001, NTC ISO y NTC-OHSAS a. Es adecuada al objeto para el cual fue creada la Entidad. b. Es coherente con el Plan de Desarrollo del Gobierno Nacional, del Plan Sectorial de desarrollo de la Rama Judicial y el Direccionamiento Estratégico Institucional. c. Esta materializada a través de la gestión de los procesos, planes y programas d. Esta acorde a la política de operación por procesos y los requisitos del cliente. e. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos del cliente y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGC y dentro del marco de su función, contribuye al logro de los fines esenciales del Estado. f. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. g. Es comunicada y entendida por los servidores. h. Se revisa para su continua adecuación. POLÍTICA DE LA CALIDAD La Fiscalía General de la Nación está comprometida con el cumplimiento de su misión y con la satisfacción integral de las necesidades de la sociedad y otras partes interesadas Por lo anterior basa su política en: Enfocar su gestión a resultados sostenibles, que generen confianza basada en la transparencia de sus actuaciones; Integral,18 Página: 18 de 35 Desarrollar en forma ágil y oportuna todas las acciones; Mantener una comunicación oportuna y fluida con la sociedad, acorde con los niveles de confidencialidad y seguridad requeridos; Mejorar las competencia del talento humano en un ambiente que favorezca su gestión Igualmente, se compromete a desarrollar una gestión basada en la mejora continua de la prevención de la contaminación ambiental y los efectos que esta produzca en la salud y seguridad del personal, en el marco de la legislación que le compete al sistema de gestión integral. (Versión 02, 2012/09/) 5.4. Planificación Objetivos del Sistema de Gestión Integral La Fiscalía General de la Nación adoptó los siguientes objetivos de la calidad, los cuales son coherentes con la Política de la Calidad y se miden con los indicadores de gestión establecidos en algunas de las caracterizaciones de los procesos y subprocesos: Mejorar la capacidad de los procesos misionales de manera que se garantice la gestión judicial efectiva y oportuna. Incrementar la competencia de los servidores de la Fiscalía General de la Nación, mediante el establecimiento de la carrera administrativa, el fortalecimiento de la escuela y el mejoramiento de la calidad de vida. Unificar, consolidar y fortalecer los sistemas de gestión buscando la mejora continua de la entidad a través de la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos internos. Estructurar, implementar y mantener el sistema de atención al ciudadano, brindando un servicio con oportunidad, celeridad y comodidad. Nota. Ver Matriz de Política y Objetivos de Calidad que se encuentra en la Intranet en el vínculo del Sistema Integrado de Gestión Planificación del Sistema de Gestión Integral La planificación del SGI está definida en la Política de Calidad, el Direccionamiento Estratégico ejecutado a través de los Planes Operativos Anuales (POA), directrices de los líderes de procesos, las caracterizaciones de los procesos y subprocesos, los procedimientos requeridos por las normas y los documentos internos establecidos. La disponibilidad de los recursos se asegura a través del presupuesto general de la nación que cada año es aprobado por el Congreso de la República y el cual es gestionado por el proceso de Planeación de Recursos. Es responsabilidad del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y Integral,19 Página: 19 de 35 de Gestión de Calidad, velar por mantener la integridad del SGI. Cuando se requieran cambios que puedan afectar su integridad, el Comité define un plan de acción para reducir o eliminar la alteración que tales cambios causen al sistema. La FGN demuestra la eficiencia, eficacia y efectividad de su gestión, con el cumplimiento de los requisitos del SGI evidenciados así: a. Determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales se encuentran documentados en el Mapa de Procesos, agrupados en cuatro niveles denominados: Nivel Estratégico, Nivel Misional, Nivel de Apoyo y Nivel de Seguimiento Mejora (Mapa de Procesos) b. Determina el direccionamiento estratégico, con el fin de determinar las metas a largo plazo logrando señalar las directrices que se aplicarán al cumplimiento de los objetivos c. Determina la secuencia e interacción de sus procesos y subprocesos de manera general así: Integral,20 Página: 20 de 35 Procesos Estratégicos: fijan las metas de la entidad, emiten directrices y planifican los recursos, humanos, técnicos, tecnológicos, logísticos y de infraestructura. Procesos Misionales materializan la misión constitucional a través de la ejecución de las actividades de investigación de los delitos y acusación de los presuntos infractores de la ley penal. Procesos de apoyo: distribuyen y suministran a los demás procesos y a él mismo, todos los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades y Procesos seguimiento y mejora: consolidan, analizan y suministran información que le permite al resto de los procesos de la entidad, emprender acciones para la mejora continua de la gestión de la Fiscalía. Por otra parte y de forma más detallada la interacción de los procesos y subprocesos del SGI se identifica en cada una de las caracterizaciones de los procesos y subprocesos que componen el sistema. Para facilitar el entendimiento de esta interacción entre procesos, se cuenta con la Matriz de Interacción de Procesos y Subprocesos como mecanismo de divulgación del Sistema está disponible para consulta en el vínculo del SGC. d. Determina los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control de los procesos y subprocesos sean eficaces y eficientes, mediante: Revisiones por la alta dirección Auditorías internas y externas del SIGC Encuestas de satisfacción del cliente o usuario Tratamiento de quejas y reclamos Seguimiento a las acciones de mejora de los mapas de riesgos por proceso y subproceso Tratamiento para el control del servicio o trabajo de ensayo no Conforme Análisis de los indicadores de gestión y la tendencia observada e. Asegura la disponibilidad de recursos a través del presupuesto general de la nación que cada año es aprobado por el Congreso de la República gestionado a través del proceso de Planeación de Recursos. A su vez, asegura la disponibilidad de la información mediante la documentación necesaria para soportar la operación de los procesos y subprocesos e identifica las fuentes de información en la Matriz y flujos de información y comunicación que se encuentran para consulta en el vínculo del SGI. f. Los líderes de procesos y subprocesos realizan seguimiento y medición cuando sea necesario, mediante la aplicación de la Guía para el seguimiento al desempeño de los procesos y subproceso FGN G-10, y realizan análisis con el monitoreo y control de los datos que arrojan los indicadores de gestión que están identificados en las caracterizaciones de cada uno de los procesos y subprocesos. Integral,21 Página: 21 de 35 g. Los líderes de procesos y subprocesos aseguran la implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados a través del Direccionamiento Estratégico, así como la mejora continua, mediante la ejecución del POA, la aplicación de la Guía para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad FGN G-08 y del Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas FGN P-02. h. La entidad establece controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad, aplicando la Guía para la Administración del Riesgo, FGN G-06. Cuando la entidad opte por entregar a terceros cualquier proceso que afecte la conformidad del servicio con los requisitos, lo controla a través de la normatividad contractual vigente RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Responsabilidad y autoridad: La alta dirección asegura las responsabilidades y autoridades a través de: a. La Resolución del 14 de diciembre de 2006, Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de la Fiscalía General de la Nación. b. La Resolución del 29 de junio de 2007, Por la cual se crea la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad. c. Matriz de responsabilidad y autoridad para la elaboración, revisión, aprobación y oficialización de los documentos internos del SIGC, la cual aparece en el Procedimiento para Control de Documentos FGN P-01. d. Matriz de responsabilidad y autoridad para el control y distribución de copias controladas, la cual aparece en el Procedimiento para Control de Documentos FGN P-01. e. Matriz de responsabilidad y autoridad para la Administración de riesgos, la cual se encuentra en la Guía Administración del Riesgo FGN G-06. f. Organigrama de la Fiscalía General de la Nación. g. Ley 938 de Estatuto orgánico de la FGN Representante de la alta dirección La alta dirección mediante Resolución del 3 de Febrero de 2006, delegó en el Jefe de la la función de operacionalizar las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. La anterior Resolución se complementó con la Resolución del 25 de Marzo del 2008 en el sentido de delegar en el Jefe de la, la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad, con el soporte de los líderes de Integral,22 Página: 22 de 35 los procesos. Las funciones adicionales que debe asumir el representante de la alta dirección, además de las asignadas en el Manual de Funciones, se encuentran determinadas en la Resolución del 29 de junio de 2007, Por la cual se crea la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad Comunicación interna La alta dirección se asegura de que se establezcan los procesos de comunicación y de que ésta se efectúe considerando la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integral, mediante la aplicación del Procedimiento Comunicación Organizacional FGN P-02. Con el fin de mostrar de manera gráfica los flujos de información y de comunicación, se elaboraron la Matriz de Información Primaria y Secundaria -Matriz de Comunicaciones y Flujos de Comunicación, que se encuentra en la intranet, vínculo del Sistema de Gestión de la Calidad REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Generalidades La alta dirección revisa el SIGC para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad mediante la aplicación de la Guía para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad FGN G-08 y Guía para el seguimiento al desempeño de procesos y el subprocesos FGN G-10,,en donde se hace seguimiento, entre otros, al desempeño de los procesos, la administración del riesgo y el cumplimiento de políticas y objetivos; y a través de los planes de mejoramiento derivados de las revisiones que realiza el Comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión Integrados Información de entrada para la revisión La información de entrada para la revisión por la dirección, está prevista en las Guías para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad FGN G-08 y seguimiento al desempeño de procesos y el subprocesos FGN G-10, las cuales incluyen entre otros, los siguientes aspectos: a. Los resultados de auditorías. b. La retroalimentación del cliente. c. El desempeño de los procesos (indicadores de gestión) y conformidad del servicio. d. El estado de las acciones correctivas y preventivas. Integral,23 Página: 23 de 35 e. Las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. f. Los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integral. g. Las recomendaciones para la mejora. h. Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados. Para la gestión de los riesgos la Fiscalía General de la Nación, se establecieron las Políticas de Administración del Riesgo y la Guía para la Administración del Riesgo FGN G-06 en las cuales se establece la metodología para la identificación, análisis y valoración del riesgo Resultados de la revisión Los resultados de la revisión por la alta dirección incluyen todas las decisiones, acciones y planes de mejoramiento por procesos y subprocesos e institucionales relacionados con: a. La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión Integral y sus procesos. b. La mejora del servicio en relación con los requisitos y c. las necesidades de recursos. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1. Provisión de recursos La entidad determina y proyecta las necesidades de recursos en el Marco de Gastos de Mediano Plazo y en el Anteproyecto de Presupuesto, aplicando para ello los parámetros, los instructivos y los formatos diseñados por el Ministerio de Hacienda y el Departamento Nacional de Planeación. Los procesos de Planeación de Recursos y Gestión del Talento Humano canalizan las necesidades y gestionan los recursos necesarios. Una vez asignado el presupuesto para cada vigencia fiscal en la Ley de Presupuesto, es responsabilidad del Proceso de Gestión de Recursos, realizar la distribución e impulsar la ejecución de los mismos, para: a. Implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral y mejorar continuamente su eficacia, y b. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos Recursos Humanos Integral,24 Página: 24 de Generalidades Los servidores públicos o los particulares que ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del servicio de la Fiscalía General de la Nación, son competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas; y esto se asegura con la aplicación de: Manual de funciones, competencias laborales y requisitos de los cargos FGN M-01, el cual establece el perfil de los servidores, en lo referente a la educación, la formación, las habilidades y la experiencia requerida. La competencia de los particulares que se contratan para realizar trabajos que afecten la calidad del servicio, se establece en los pliegos de condiciones, y la entidad se asegura que estos, al igual que los servidores públicos, sean conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad Los procedimientos establecidos en el subproceso de Vinculación de Personal. Los procedimientos establecidos en el subproceso de Desarrollo y Formación. Las guías de entrenamiento y responsabilidades de los grupos de criminalística Competencia, toma de conciencia y formación: La entidad determina los requisitos de este numeral, así: a. Determina la competencia de los servidores públicos en el Manual de funciones, competencias laborales, requisitos de los cargos FGN M-01; y los procedimientos del subproceso de Vinculación de Personal y determina la competencia de los particulares que ejercen funciones públicas o que afecten la conformidad con los requisitos de servicio con la aplicación del Manual de Contratación. b. Proporciona formación a los servidores y tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria cuando se requiera, a través de la ejecución del Plan Nacional de Formación y Capacitación, de conformidad con el Procedimiento del mismo nombre FGN P-01. c. Evalúa la eficacia, eficiencia o efectividad de las capacitaciones impartidas mediante la aplicación del Procedimiento Plan Nacional de Formación y Capacitación de la Fiscalía General de la Nación FGN P-01; y de los formatos definidos en el subproceso de Desarrollo y Formación. d. Asegura que los servidores públicos y/o particulares a través de actividades de inducción, capacitación, sensibilización, divulgación, y socialización, sean conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. e. Mantiene los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia en cada una de las Historias Laborales de los servidores públicos o como soporte en los Contratos de los particulares que ejercen funciones públicas. Integral,25 Página: 25 de INFRAESTRUCTURA La entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la prestación del servicio y lograr la conformidad con los requisitos del mismo, de la siguiente manera: a. En relación con la infraestructura física, se cuenta con el Plan Maestro para el Desarrollo de la Infraestructura Física, el cual es gestionado por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios. b. En relación con la infraestructura tecnológica y telemática, se cuenta con el Plan Maestro de Tecnología, el cual es gestionado por el subproceso de Informática y Telemática. c. En relación con los servicios de apoyo (tales como transporte o comunicación) son gestionados por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios AMBIENTE DE TRABAJO La entidad determina y gestiona las condiciones del ambiente de trabajo bajo las cuales presta su servicio, aplicando los procedimientos de Planeación y Ejecución del Programa de Salud Ocupacional FGN P-01 y Planeación y Ejecución del Programa de Bienestar FGN P REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1. Planificación de la prestación del servicio: La entidad planifica y desarrolla la prestación del servicio así: a. Ver numerales 4.1 Generalidades del Sistema de Gestión Integral, 5.2 Enfoque al Cliente, Objetivos de Sistema de Gestión Integral y Planificación del Sistema de Gestión Integral. b. Con la documentación interna establecida para los procesos y subprocesos y con los recursos asignados para realizar las actividades de dichos procesos y subprocesos. Ver numeral 6 de este Manual. c. Con la documentación interna establecida para los procesos y subprocesos misionales. d. Con los registros que se encuentran relacionados en la documentación establecida para los procesos y subprocesos misionales (Véase numeral 4.2.4) Procesos relacionados con el cliente Integral,26 Página: 26 de Determinación de los requisitos relacionados con el servicio Los requisitos para los servicios de la Fiscalía General de la Nación, se encuentran establecidos en el artículo 250 de la Constitución Política de Colombia y en Ley 600 de 2000, Ley 906 de 2004, Ley 1098 de 2006, Ley 975 de 2005 y Resolución de Igualmente, los líderes del proceso misional revisan los diferentes requisitos de Ley aplicables a los servicios y los lineamientos técnicos administrativos, para su adecuada prestación acorde con las necesidades de los usuarios. En relación con los requisitos legales, se establecen los procedimientos para el desarrollo del ejercicio de la acción penal, identificados en: Proceso Penal, Sub Proceso de Policía Judicial, Sub Proceso de Protección y Asistencia y Sub Proceso de Justicia y Paz, vinculados en la Pagina Interna de la Entidad, a través de los cuales se determinan lineamientos y responsables, así como el instrumento (servicio no conforme) para documentar la revisión periódica de estos requisitos y verificar su aplicabilidad en la entidad Revisión de los requisitos relacionados con el servicio Los requisitos del servicio se encuentran definidos en la normatividad aplicable a los procesos y subprocesos del nivel misional, la cual se encuentra referenciada en el Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad y en la documentación interna establecida para los mismos Revisión de los requisitos relacionados con el servicio del Subproceso de Protección y Asistencia El Subproceso de Protección y Asistencia revisa los requisitos relacionados con el servicio antes de que la entidad se comprometa a proporcionarlo, así: a. Están definidos los requisitos del servicio en la Resolución de 2008, en el procedimiento FGN P-01 Protección a víctimas, testigos e intervinientes en el Proceso Penal y su revisión se evidencia en el informe de evaluación de amenaza y riesgo; y el acta de compromiso. b. Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos definidos y expresados previamente en el consentimiento escrito y el Acta de Compromiso. c. La entidad tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos de acuerdo con lo establecido en el acta de compromiso Comunicación con el Cliente La Fiscalía General de la Nación ha determinado e implementado disposiciones Integral,27 Página: 27 de 35 eficaces para la comunicación con sus clientes por medio de: Información verbal o escrita suministrada por los diferentes despachos. Vínculos establecidos en la web institucional relacionados con el servicio, contratación y quejas y reclamos. Vínculo gobierno en línea en lo relacionado con los servicios de la FGN. Línea de quejas y reclamos contra los servidores de la entidad Línea gratuita para justicia y paz. Procedimientos para peticiones, quejas y reclamos. Buzón de sugerencias. Encuestas de satisfacción. Rendición de cuentas. Jornadas de víctimas en la aplicación de la ley 975 de Salas de recepción de denuncias Oficina de asignaciones Diseño Y Desarrollo (Requisito excluido en la FGN ver numeral 2.7 de este manual) 7.4. Adquisición de bienes y servicios Proceso de Adquisición de bienes y servicios De conformidad con los recursos asignados a la Entidad en la Ley de Presupuesto General de la Nación para cada vigencia fiscal, el proceso de Gestión de Recursos, específicamente el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, consolida las necesidades de bienes y servicios en el Plan de Compras de cada vigencia y coordina su ejecución siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 del 13 de abril de 2012, mediante el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. El término evaluación de proveedores incluye la evaluación inicial (Selección) realizada por la Junta de Contratación de la Entidad y las posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del Proveedor (re-evaluaciones) actividades que son realizadas por el supervisor o interventor de cada contrato, a quienes les corresponde evaluar y emitir concepto final del cumplimiento del proveedor con las obligaciones pactadas, para evidenciar la conformidad con los requisitos establecidos en el contrato Información para la adquisición de bienes y servicios La Fiscalía General de la Nación define en los pliegos de condiciones, estudios de conveniencia y oportunidad, los requisitos mínimos técnicos, jurídicos y financieros Integral,28 Página: 28 de 35 para la adquisición de los bienes o servicios y los parámetros necesarios para la calificación del personal, dependiendo de la modalidad de contratación (licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada o contratación directa). Antes de publicar los pliegos de condiciones, la entidad se asegura de que los requisitos sean adecuados mediante la revisión y aprobación de los pliegos por parte de la Junta de Contratación, lo cual se evidencia en las respectivas actas y en las observaciones realizadas por parte de los interesados a los prepliegos publicados en la web en el vínculo de contratación de la entidad Verificación de los bienes y/o servicios adquiridos En cada contrato suscrito por la entidad se asigna un supervisor o interventor competente, responsable de verificar que los bienes o servicios cumplan con los requisitos solicitados en los pliegos y los bienes o servicios ofertados por el proveedor, quien como evidencia de su conformidad, debe emitir concepto de recibo a satisfacción, lo anterior se registra en el formato FGN F-SA-F-06 en donde se consigna los resultados de la evaluación realizada por parte del supervisor del contrato para verificar la calidad y conformidad del bien o servicio contratado Producción Y Prestación Del Servicio Control de la prestación del servicio La entidad planifica la prestación del servicio bajo condiciones controladas, con la aplicación de: La documentación interna de los procesos y subprocesos del nivel misional, la cual contiene instrucciones de trabajo, referencia los equipos de seguimiento y medición, donde aplica, Estos se encuentran disponibles para consulta en Fiscalnet, en el vínculo del Sistema de Gestión de la Calidad. El seguimiento y la medición de la prestación del servicio que se describe en el numeral 8.2 de este manual. La identificación y tratamiento de los riesgos que se evidencian en el mapa de riesgos de los procesos y subprocesos misionales, los cuales se encuentran para consulta en Fiscalnet en el vínculo del Sistema de Gestión de la Calidad. La identificación, control y tratamiento del servicio no conforme Validación de los procesos de producción y de la prestación del Servicio Este numeral se excluye para el Proceso y Subproceso misionales. (Ver numeral de este manual). Integral,29 Página: 29 de 35 Sin embargo, para el subproceso de Policía Judicial se realiza la validación mediante la aplicación de la Guía Validación de Métodos de Ensayo FGN G-64, la cual utiliza en los Grupos del Cuerpo Técnico de Investigación que tengan implementado un Sistema de Gestión de Calidad con base en la NTC-ISO/IEC Identificación y trazabilidad La Fiscalía General de la Nación identifica los servicios prestados por los procesos y subprocesos misionales, mediante el número de noticia única criminal. En el Subproceso de Protección y Asistencia, se identifica con el número de caso Propiedad del cliente La Fiscalía General de la Nación estableció en el subproceso de Administración de Bienes y Subproceso de Gestión Financiera, la documentación interna necesaria para proteger y mantener controlados los bienes y Títulos Judiciales que son propiedad del cliente/usuario. En el subproceso de Protección y Asistencia, se estableció la Guía de seguridad FGN G-06, la cual en el numeral 3.9 describe las actividades dirigidas a la custodia y salvaguarda de los bienes propiedad del usuario Preservación Del Servicio La entidad define la manera de preservar la información y los registros que evidencian la conformidad del servicio, en la Guía para el control de registros FGN G-02, la cual cumple con los lineamientos de la Ley 594 de Para la preservación de los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, los servidores públicos responsables de estas actividades, aplican el Manual de Cadena de Custodia, el Manual de Bodega de Evidencias y los procedimientos pertinentes Control De Los Equipos De Seguimiento Y De Medición La entidad determina el seguimiento y la medición por realizar, y los equipos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio con los requisitos determinados, mediante: Los instructivos que se encuentran documentados en el subproceso de Policía Judicial, que le son aplicables a este numeral de la norma, específicamente del área criminalística. La aplicación del formato Programa de mantenimiento y verificación de equipos e instrumentos FGN F-19. Las hojas de vida de los equipos que son utilizados para mediciones en la División Integral,30 Página: 30 de 35 de Criminalística. Con el fin de garantizar que los equipos de los laboratorios de criminalística estén calibrados y en óptimas condiciones, la entidad asigna anualmente los recursos necesarios, a través de proyectos de inversión y del presupuesto de gastos generales. Este numeral se excluye para el Subproceso de Protección y Asistencia. (Ver numeral de este manual). 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades La entidad planifica e implementa actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios, a través de la caracterización del proceso Gestión y Mejora, la evaluación permanente de indicadores de gestión, análisis de desempeño de los procesos y subprocesos; y el establecimiento de acciones correctivas y preventivas Seguimiento Y Medición Satisfacción del cliente La entidad realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos, aplicando la encuesta de percepción y verificación a los buzones de sugerencia, de acuerdo a las directrices de la guía para la medición de la satisfacción del usuario en la Fiscalía General de la Nación FGN G-03; y de la Guía servicio al cliente FGN G-78 para los grupos que implementan la norma NTC-ISO/IEC17025:2005 y las herramientas para medición disponibles en internet La información resultante de la aplicación de las metodologías y herramientas citadas, es analizada para implementar acciones a fin de mejorar el desempeño de la entidad Auditoría interna Con el propósito de verificar el desempeño del SGI, la entidad lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas, para lo cual se ha implementado el Procedimiento Auditorías Internas FGN P-01, elaborado con base en los lineamientos de la guía NTC-ISO 19011; asegurando la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión Integral Seguimiento y medición de los procesos La entidad ha definido en las caracterizaciones de cada uno de los procesos y subprocesos: 1) indicadores de gestión (los resultados de estos se encuentran Integral,31 Página: 31 de 35 publicados en la página web de la Entidad), 2) actividades de verificación y mecanismos de seguimiento y control para medir la eficiencia en cuanto al manejo de los recursos disponibles y la eficacia relacionada con la capacidad de los procesos y subprocesos para alcanzar los resultados planificados del SGI, 3) herramientas para medición y análisis de la satisfacción del cliente. Como resultado de la aplicación de los anteriores mecanismos de seguimiento y medición de los procesos y subprocesos, deben llevarse a cabo acciones de mejora, según sea conveniente. Los elementos anteriormente mencionados, son insumo para la revisión del Sistema de Gestión Integral y sirven para el monitoreo y seguimiento constante de los resultados de los objetivos institucionales Seguimiento y medición del servicio La entidad hace seguimiento y mide las características del servicio para verificar que se cumplan sus requisitos, a través de: Las etapas de planificación definidas para la realización y prestación del servicio. Véase numeral 7.1 Planificación de la prestación del servicio, en este manual. Medición y análisis de la satisfacción del cliente. Véase numeral de este manual. Seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos mediante la aplicación de la documentación interna del subproceso de Peticiones, Quejas y Reclamos. Los buzones de sugerencias implementados en las diferentes dependencias. El procedimiento para el Control de servicio o trabajo de ensayo no conforme FGN P-03. Indicadores de gestión por proceso o subproceso. Los registros que se generan de las actividades de seguimiento y medición del servicio, evidencian los niveles de responsabilidad y autoridad que garantizan el cumplimiento de las actividades planificadas Control del Servicio No Conforme La entidad tiene documentado e implementado el Procedimiento para el Control de Servicio o Trabajo de Ensayo no Conforme FGN P-03, en éste se definen los controles, las responsabilidades y autoridades para el tratamiento del servicio o trabajo de ensayo no conforme, los cuales se identifican en la caracterización de procesos Análisis de Datos La entidad determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la Integral,32 Página: 32 de 35 conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del SIG, con el seguimiento a las acciones de control (mapas de riesgos), el cumplimiento de los requisitos referidos en los numerales Determinación de los requisitos relacionados con el servicio, Satisfacción del cliente y Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, del presente manual, Auditoria Interna. Así mismo, la entidad diseñó el formato Ficha Técnica de Indicadores FGN F- 07 como instrumento para recopilar y analizar datos que sirven para la mejora continua del SGI Mejora Mejora Continua La entidad mejora de manera continua la eficacia, eficiencia y efectividad del SGI a través de la aplicación del ciclo PHVA, del análisis y monitoreo de los indicadores definidos en cada una de las caracterizaciones de procesos y subprocesos, los resultados de las auditorías (internas y externas), el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, la revisión por la dirección y el análisis de los riesgos. A partir de dichas fuentes se formulan y ejecutan planes de mejoramiento, los cuales contienen el conjunto de acciones de mejora a desarrollar y Acción Correctiva y Acción Preventiva Para eliminar la causa de las no conformidades reales o potenciales, la entidad estableció el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas FGN P-02, donde se establece planes de mejoramiento por procesos o individual. Integral,33 Página: 33 de 35 TABLA DE ANEXOS Anexo I. Matriz de cumplimiento de elementos que componen el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Integral, 34 PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página: 34 de 35 ANEXO I MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE ELEMENTOS QUE COMPONEN EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO -MECI- En el siguiente cuadro se muestran los documentos que dan respuesta a cada uno de los elementos que integran los componentes del Modelo Estándar de Control Interno-MECI en la Fiscalía General de la Nación. A. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO Integral, Mostrar más
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