Source: https://docs.com/olga-lucia-cruz-cuevas/6920/manual-1
Timestamp: 2017-11-22 18:21:49+00:00

Document:
MANUAL 1 - Docs.com
Embed code for: MANUAL 1
OLGA LUCIA CRUZ CUEVAS
https://doc.co/9eZfJr
Versión 2-2016
“Unidos por el Desarrollo Social y Económico de Miraflores”
CONTROL DE VERSIONES	Descripción del Cargo: Secretaria General	Versión: 01 Decreto N° 051 de julio 3 de 2014	Fecha actualización: 17/6/2014	Descripción del Cargo: Secretaria General Versión: 02 Decreto N° 111 de diciembre 16 de 2016	Fecha actualización: 16/12/2016
1.7 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO	8
1.7.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES	8
2.0 DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES	10
CONFLICTOS DE INTERÉS	10
3.0 DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN	10
3.1. CONCEPTO	11
El Comité de Contratación del Municipio es un órgano colegiado, encargado principalmente de conocer y emitir recomendaciones sobre los procedimientos contractuales que por su naturaleza o asunto le sean encomendados, que igualmente coadyuva al Ordenador del Gasto en la gestión contractual (no vinculante) con las siguientes funciones:	11
3.1.1 MATERIAS SUJETAS A COMITÉ	11
3.1.2. INTEGRACIÓN	11
La convocatoria del Comité de Contratación le corresponderá realizarla al Secretario de Planeación en calidad de Presidente del mismo, quien mediante documento escrito o correo electrónico convocará a los miembros del Comité a sesión presencial o virtual según sea el caso.	12
3.1.4 QUÓRUM	12
4.0 DEL COMITÉ EVALUADOR	12
4.1. CONCEPTO	12
4.2. INTEGRACIÓN	12
4.3. FUNCIONES	12
5.0 DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL	13
5.1 TRÁMITE:	13
6.0 REGISTRO PRESUPUESTAL	14
2.2.2.1 COMPETENCIA	16
2.5.2 DE LA COMPETENCIA PARA SUSCRIBIR CONTRATOS	24
2.5.3 DE LA TIPOLOGÍA DE CONTRATOS QUE SUSCRIBE EL MUNICIPIO	24
2.5.4 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS	25
2.5.5 CLÁUSULAS COMUNES EN VIRTUD DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD	25
2.5.6 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES EN LA CONTRATACIÓN	25
2.5.7 DE LA VIGENCIA Y EL PLAZO EN EL CONTRATO	25
2.9.1 DE LAS MODIFICACIONES DEL CONTRATO	27
2.9.2 DE LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO	27
2.9.3 DE LA CESIÓN DEL CONTRATO	28
2.9.4 DE LAS TERMINACIONES ANTICIPADAS POR MUTUO ACUERDO	28
2.9.5 DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS	28
2.9.5.1 INTERVENTORÍA:	28
2.9.5.2 SUPERVISIÓN.	29
1.FUNCIONES DE LA VIGILANCIA CONTRACTUAL.	29
2. FACULTADES DE QUIENES EJERCEN LA VIGILANCIA CONTRACTUAL.	30
3. FUNCIONES DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA.	30
4. FUNCIONES DE VIGILANCIA TÉCNICA.	31
5. FUNCIONES DE VIGILANCIA FINANCIERA Y CONTABLE	31
6. FUNCIONES DE VIGILANCIA LEGAL O JURÍDICA.	32
7. PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.	33
8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR	33
2.9.6 DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS	33
2.10.1DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS	35
2.11 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES	36
2.12 DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL	36
3.3 DISPOSICIONES FINALES	37
La Ley 136 de 1994, en su artículo primero, establece que el Municipio es la entidad pública del nivel territorial, perteneciente a la rama ejecutiva del poder público, fundamental en la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que señalen la Constitución y la Ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio.
El presente manual tiene el fin de establecer y precisar los procedimientos internos a seguir para la adquisición de bienes y servicios en el Municipio y todos los asuntos inherentes a la contratación, en sus diferentes fases, teniendo en cuenta los criterios señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, pasando por los procesos de selección, ejecución, vigilancia y control; así como fijar las pautas, criterios y responsabilidades en el ejercicio de la supervisión de los contratos y convenios suscritos que garantice su correcta ejecución y liquidación.
Los procedimientos aquí establecidos, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstos en la Constitución Política, en La Ley, Decretos, los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente y demás normas que regulen la contratación pública en Colombia.
Este manual debe ser aplicado por todos los funcionarios del Municipio, contratistas de las áreas de la administración en el desarrollo de su actividad contractual, supervisores designados, y para las personas que sean contratadas como interventores o como apoyo a la supervisión; así como todas las dependencias/secretarias de despacho que tengan relación con la actividad de supervisión.
1.3 REFERENCIA NORMATIVA
En materia de contratación es necesario tener cuenta la siguiente normatividad:
Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario)
Ley 1437 de 2011 (Código Contencioso y Administrativo)
Ley 1508 de 2012 (Asociaciones Público-Privadas)
Ley 1551 de 2012 (Inhabilidades e incompatibilidades en materia contractual)
Circular Externa N° 8 de 2013 Agencia Nacional de Contratación Pública
Decreto 791 de 2014, que modifica el artículo 18 del Decreto 1510 de 2013
Ley 1712 de 2014 (Ley de transparencia) artículo 10
Decreto Reglamentario 1082 de 2015
Guías, manuales, lineamientos y demás documentos relacionados con la gestión precontractual, contractual y post contractual del Estado, expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
Así mismo, se aplica a los procedimientos concernientes a la elaboración y tràmite de contratos; adición, prórroga, modificación, suspensión, cesión y liquidación de contratos y a la vigilancia y control (Supervisión e Interventoría) relacionada con las actividades anteriormente descritas.
1.4 REGIMEN JURÍDICO APLICABLE EN EL MUNICIPIO
Según lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica del municipio, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de la contratación aplicable, es el consagrado en el Estatuto de Contratación Pública integrado actualmente por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas concordantes que tengan que ver con la materia contractual del Estado. Así mismo aquellas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
También forman parte del marco legal de contratación del municipio, el Estatuto Orgánico de Presupuesto Público y decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas sobre austeridad del gasto y los acuerdos, decretos y resoluciones internas relacionadas con la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la administración central.
En todos los procesos de contratación que adelante el municipio, deberá darse estricto cumplimiento a los principios rectores que regulan la materia, así como los procedimientos establecidos en la normatividad vigente. Importante dar cumplimiento al principio de planeación en todos los procesos de contratación, con el fin de minimizar los riesgos en las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Aplicación de guías, manuales, lineamientos y directrices impartidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente
En los procesos de selección que adelante le municipio, así como en los contratos que suscriba y en la ejecución de los mismos, se tendrán en cuenta las diferentes guías, manuales, lineamientos y directrices que expida como ente rector en la materia la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
Buena Fe: En la planeación, preparación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos, las partes actuarán con el ánimo de cooperación recíproca, de tal manera que, sin perjuicio de defender sus legítimos intereses, ninguna induzca en error a la otra sobre el contrato o sobre el proceso, o sobre la finalidad e intención prevista debiendo manifestar toda circunstancia objetiva que configure violación a este principio.
Planeación: Las actuaciones del Municipio obedecerán a una estricta preparación y maduración de proyectos, a través de la consideración anticipada de su necesidad y estrategia de contratación. En desarrollo de este enunciado, formulará planes de ejecución de los recursos y de manera previa a cada contratación, el Municipio por conducto del área solicitante, realizará los estudios técnicos y de mercado que resulten necesarios a efecto de justificar la conveniencia técnica y económica, y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, así como de las medidas necesarias para que los procesos de contratación logren su finalidad.
Igualdad: El Municipio dará un trato equitativo a los interesados, proponentes y contratistas, cuando estos se encuentren en las mismas condiciones de hecho y de derecho. No existirán ningún tipo de preferencias frente a los mismos, teniendo los mismos derechos.
Moralidad. Las actuaciones que adelanten los funcionarios del Municipio, en desarrollo de la actividad contractual, estarán ajustadas a la ética del desempeño de la función pública, y actuaran con rectitud, lealtad y honestidad. Además buscarán el debido cumplimento de su objeto social, garantizando el interés general.
Selección Objetiva: La escogencia de los contratistas del Municipio, se hará teniendo en cuenta el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, de conformidad con la evaluación respectiva, la cual no podrá tener en consideración factores de afecto o de interés ni, en general, cualquier clase de motivación subjetiva, debiendo en todo caso llevarse a cabo de conformidad con los procesos a los que se refiere el presente manual y las normas aplicables según sea el caso.
Transparencia: Todos los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir las decisiones adoptadas por el Municipio. Se garantiza el acceso de aquellos ciudadanos u organizaciones, que deseen ejercer control social como veedores. Para el efecto, será pública la información que no tenga el carácter de reservada de conformidad con la ley.
En virtud de este principio, se publicarán los documentos de los procesos de selección en el link de contratación de la página web del Municipio y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) en los casos que así corresponda, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
Economía: El Municipio optimizará la utilización de los recursos presupuestales y administrativos a su cargo debiendo para el efecto hacer uso de los procesos y procedimientos estrictamente necesarios para la satisfacción y cumplimiento de sus objetivos, utilizando las herramientas necesarias para reducir sus costos de transacción y empleando los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
Eficiencia: Las actuaciones que adelanten los funcionarios del Muncipio, en desarrollo de la actividad contractual, implicarán la realización de un análisis costo - beneficio, para logar los menores costos económicos, administrativos buscando la maximización de los recursos y rendimiento en relación con el objeto de la contratación. En ese sentido, los funcionarios de deberán analizar las alternativas disponibles y escoger la opción más beneficiosa para la Entidad respecto de su costo.
Eficacia: Supone que la organización y la función administrativa debe estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico.
Responsabilidad: Los funcionarios responderán por sus actuaciones y por sus omisiones de conformidad con la ley. De la misma manera, los proponentes y contratistas serán responsables por la carga de lealtad en la elaboración y formulación de sus ofertas y del adecuado cumplimiento y ejecución de las mismas, así como por la calidad del objeto contratado.
Celeridad: Los funcionarios actuarán de forma que los trámites contractuales establezcan etapas y procedimientos estrictamente necesarios, dentro de los plazos legales preclusivos y perentorios.
Imparcialidad: Los funcionarios deberán otorgar igualdad de tratamiento a todos los interesados, proponentes y contratistas, teniendo en cuenta el debido cumplimiento de su fin constitucional , así como la prevalencia del interés general sobre el particular.
Publicidad: Los funcionarios darán a conocer sus actuaciones a través de comunicaciones, publicaciones, notificaciones y demás medios que garanticen dicha finalidad, de tal manera que cualquier interesado podrá solicitar a su costa copia de las mismas, salvo reserva legal o limitante en términos de conveniencia empresarial.
Autonomía de la voluntad: El Municipio podrá escoger el tipo de contrato a celebrar, así como su alcance y contenido, de conformidad con la Constitución, la ley aplicable, el orden público, el interés general y el presente Manual de Contratación.
Debido proceso: Las actuaciones adelantadas deberán respetar las normas de procedimiento establecidas en la Constitución y la Ley, garantizando los derechos de defensa y contradicción.
Libre concurrencia: Los funcionarios actuarán buscando promover y garantizar la libre competencia de todos los interesados, oferentes y contratistas, con el objeto de evitar las prácticas restrictivas o limitativas de la competencia.
Valoración de costos ambientales: Las actuaciones que se adelanten en desarrollo de su actividad contractual, deberán tener en cuenta el impacto ambiental que se ocasione con las mismas con el objeto que la decisión que se adopte sea aquella que menor impacto ambiental genere.
Gestión de la información: Los documentos que se reciban o se produzcan con ocasión a la actividad contractual, en formato electrónico, físico, audiovisual, o en otro cualquiera, deberán reposar en el expediente respectivo. Así mismo, en la administración de la documentación, los funcionarios darán cumplimiento a las disposiciones de la Ley 594 de 2000, los decretos reglamentarios y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.
Saneamiento: En garantía de los principios aquí enunciados, el Municipio podrá emplear los medios legales a su alcance para sanear los diferentes procesos de contratación y la legalización y ejecución de los contratos que celebre.
Así las cosas, en los procesos de selección y en los contratos que celebre el Municipio primará lo sustancial sobre lo formal, de manera que la ausencia de los requisitos o la falta de los documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan factores de escogencia establecidos en las reglas de participación o sus equivalentes, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos, salvo que exista renuencia por parte del proponente frente al suministro de información o documentación de esta naturaleza que la Entidad haya considerado necesario conocer.
Con ocasión de este principio, el Municipio en los procesos de selección podrá requerir a los proponentes hasta antes de la adjudicación para la presentación de aclaraciones y/o documentos que sean necesarios para la verificación de las ofertas.
Así mismo los proponentes podrán subsanar todos los requisitos habilitantes que no sean necesarios para la comparación de ofertas, cuando ello no implique mejoramiento, adición o modificación de la oferta, hasta la adjudicación, sin perjuicio de lo que se establezca en cuanto a plazos para dicha subsanación en las reglas de participación, se dará aplicación a las normas pertinentes de la Contratación Estatal, Ley 80 de 1993 y demás normas reglamentarias y complementarias vigentes.
Teniendo en cuenta lo anterior, en los procesos de contratación que adelante el municipio, se deberán tomar en consideración, entre otros, los siguientes aspectos:
1.6 CUANTÍAS
Para la Contratación las cuantías se utilizaran para determinar la modalidad de contratación y procedimiento a seguir, de conformidad con lo previsto en el artículo 2º numeral 2, literal b, de la Ley 1150 de 2013 dependiendo del presupuesto anual asignado al Municipio.
Las cuantías será determinadas de conformidad con lo señalado por la Secretaria de Hacienda del Municipio, mediante circular al inicio de cada vigencia.
1.7 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO
Para planear la contratación, la dependencia donde se origina la necesidad de la contratación deber tener en cuenta los siguientes aspectos:
Proyectar el plan de Adquisiciones teniendo en cuenta los proyectos Institucionales que requieren contratación,
Analizar e identificar la normatividad que regulan las actividades contractuales,
Establecer parámetros de control que contribuyan al cumplimiento de las metas propuestas en cada Plan.
Establecer mecanismos de medición, seguimiento y mejora continua.
1.7.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El objetivo del Plan Anual de Adquisiciones, es permitir que la entidad aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas, este plan se actualizará como mínimo una vez al año y sus modificaciones se realizarán según las necesidades de la entidad.
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta diseñada para:
facilitar a la entidad identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios;
y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Este plan es consolidado por la Secretaria de Planeación en conjunto con las áreas solicitantes de la necesidad, se elabora durante el último trimestre del año para la vigencia siguiente. Por lo cual las dependencias deberán enviar las necesidades a incluir en dicho plan a mas tardar el 30 de noviembre de cada vigencia.
El plan de adquisiciones se publicará antes del 31 de enero de cada año en la página www.colombiacompra.gov.co o aquella que defina la Ley para tal fin.
Siendo el Plan Anual de Adquisiciones un documento de naturaleza informativa, las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas ante el Comité de Contratación de la Entidad. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.
1.8 COMPETENCIA
De acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, a nivel territorial, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos, y para escoger contratistas será del jefe o representante legal del municipio, siendo el Alcalde Municipal.
De conformidad con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el municipio, se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta ley, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas concordantes que tengan que ver con la materia contractual del Estado
Por otra parte, es importante precisar que en virtud de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, que señala: las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establezcan en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código, en las actuaciones precontractuales respecto de las cuales no se establezcan procedimientos especiales en el Estatuto General de la Contratación Pública se debe cumplir lo dispuesto en la norma trascrita.
1.9 REGLAS A TENER EN CUENTA POR LOS INTERVINIENTES EN LA CONTRATACIÓN
De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre otras, las siguientes reglas:
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa y la contratación pública, al tenor de lo cual les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos – régimen de inhabilidades e incompatibilidades, los principios generales del derecho y los de derecho administrativo.
A los servidores públicos, sólo les está permitido realizar aquello que esté autorizado expresamente en la ley.
En las estipulaciones de los contratos estatales, se tendrá en consideración los fines y principios previstos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas concordantes que tengan que ver con la materia contractual del Estado, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros.
2.0 DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Las inhabilidades e incompatibilidades son limitaciones a la capacidad de contratación de las personas y son taxativamente establecidas por la Constitución y por el legislador, las cuales se respetarán y acogerán para efectos de la contratación.
Los representantes legales,servidores públicos, los asesores, los consultores, los colaboradores, los contratistas y/o en general cualquier persona que preste sus servicios al Municipio, deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que adelante el municipio que impliquen conflicto de interés.
Se entiende por conflicto de interés toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del municipio y los representantes legales, los contratistas, los servidores públicos y en general todos aquellos que presten servicios al mismo. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con el cónyuge, compañero o compañera permanente, parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o el socio o socios de hecho o de derecho de los destinatarios de la presente norma, o cuando se trate de sociedades en las que aquellos ocupen un cargo directivo.
Los destinatarios del presente numeral deberán declarar por escrito su impedimento para participar en el respectivo proceso de contratación o contrato. El municipio podrá determinar que quien está incurso en conflicto de interés no podrá ser adjudicatario, no podrá celebrar el contrato o no podrá continuar ejecutando el contrato.
Los destinatarios del presente numeral deberán declarar por escrito su impedimento para participar en el respectivo proceso de contratación o contrato, en cualquiera de sus fases.
En el evento de que cualquiera de los destinatarios de la presente norma no declare su presunto impedimento para participar en el respetivo proceso o contrato en cualquiera de sus etapas, y el municipio advierta el posible conflicto de interés, en el caso del representante legal o el superior jerárquico en los demás casos, conocerá de oficio de dicho impedimento, y de acuerdo a una valoración objetiva de la situación decidirá por escrito las determinaciones en relación con la existencia del mismo y la viabilidad de la continuidad o no del proceso de contratación, o tomar las medidas que se consideren necesarias frente al respectivo contrato, servidor o trabajador.
3.0 DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 “ En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.”
El Comité de Contratación del Municipio es un órgano colegiado, encargado principalmente de conocer y emitir recomendaciones sobre los procedimientos contractuales que por su naturaleza o asunto le sean encomendados, que igualmente coadyuva al Ordenador del Gasto en la gestión contractual (no vinculante) con las siguientes funciones:
Definir políticas y lineamientos de contratación.
Analizar y aprobar las reglas de participación, el proyecto de pliego de condiciones de los procesos a ejecutar, y los estudios previos de las contrataciones directas sometidas al Comité.
Analizar y aprobar las modificaciones sustanciales o adendas que sean requeridas por los supervisores en los procesos que corresponden a este Comité de conformidad con lo señalado en este manual.
Analizar y aprobar las adiciones de los contratos que superen xxx
Aprobar la suspensión de procesos de contratación en curso competencia de este Comité xxx
Conocer los consolidados de evaluaciones y recomendar la adjudicación en los casos en que sea requerido
Las demás relacionadas con su naturaleza.
3.1.1 MATERIAS SUJETAS A COMITÉ
La contratación que supere los 450 SMMLV.
Los contratos y procesos de selección cuando la complejidad del objeto a contratar así lo amerite sin perjuicio de su cuantía, a solicitud.
La dependencia encargada de la ejecución de la actividad contractual será la encargada de presidir el comité de contratación.
Establecer aquella contratación que requiera para su ejecución la contratación de interventoría integral.
Las adiciones de contratos directos que inicialmente no hayan sido materia de Comité y cuya sumatoria entre el valor inicial y la adición superen los 300 SMMLV.
Las adiciones que superen el 50% del valor inicial, en aquellos contratos que son materia de revisión y aprobación por parte del Comité.
La suspensión de procesos de contratación en curso; así como de los contratos iguales o mayores a la mayor cuantía.
Las evaluaciones realizadas por los comités evaluadores en los procesos de selección para recomendar la respectiva adjudicación, cuando así se requiera por quien presida el Comité de Contratación.
3.1.2. INTEGRACIÓN
El Ordenador del Gasto, con voz y voto.
El Secretario de Despacho, con voz y voto.
El Secretario de Hacienda, con voz y voto.
El funcionario del área del nivel directivo en donde se origina la necesidad, con voz y voto.
El Secretario de Planeacion , quien Presidirá el Comité, con voz y voto.
El Asesor Jurídico, y actuará con voz y sin voto , quien será el Secretario del Comité.
El Asesor de Control Interno, con voz sin voto.
Las decisiones del Cómite se aprobarán con la mitad mas uno de sus integrantes. De las deliberaciones del Comité de Contratación se levantarán actas en donde se dejará constancia de los temas tratados.
Nota: El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los casos y asuntos a tratar, a asesores externos de la Entidad en las distintas materias, así como a contratistas y/o funcionarios que técnica, financiera y jurídicamente hayan estructurado el estudio previo de la contratación, y cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para ilustrar al comité sobre la contratación que conlleve a la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.
3.1.3 FORMAS DE CONVOCATORIA Y SESIONES DE COMITÉ
La convocatoria del Comité de Contratación le corresponderá realizarla al Secretario de Planeación en calidad de Presidente del mismo, quien mediante documento escrito o correo electrónico convocará a los miembros del Comité a sesión presencial o virtual según sea el caso.
Cuando se estime conveniente, en aras de generar eficiencia en la toma de decisiones en los procesos de contratación de la entidad, podrán convocarse y realizarse sesiones virtuales del Comité.
3.1.4 QUÓRUM
El Comité sesionará y deliberará válidamente con la presencia o participación de por lo menos cuatro (3) de sus miembros que cuenten con voz y voto, y las decisiones se adoptarán en todos los casos por mayoría simple de sus asistentes.
4.0 DEL COMITÉ EVALUADOR
El Comité Evaluador es una unidad asesora conformada por servidores públicos o contratistas designados para el efecto en el acto de apertura de cada proceso de selección, que se encargará de realizar la verificación y evaluación de las propuestas que sean presentadas dentro de los procesos de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas de participación o pliegos de condiciones previamente definidos según corresponda.
4.2. INTEGRACIÓN
Los miembros del Comité Evaluador se señalarán en el acto contractual de apertura de cada uno de los procesos de selección, teniendo en cuenta los factores de ponderación definidos para cada proceso, por regla general, el Comité podra estar integrado por uno o varios evaluadores técnicos, uno o varios evaluadores jurídicos y uno o varios evaluadores financieros o económicos.
En todo caso, la designación de evaluadores atenderá a las competencias del cargo, conocimientos or susu funciones o actividades en función de la materia de los aspectos a evaluar, así como a la formación académica y experiencia del funcionario o contratista, para así garantizar la idoneidad del mismo.
El Comité Evaluador tendrá como responsabilidad la evaluación y correspondiente recomendación al ordenador del gasto, sobre la selección u orden de elegibilidad o declaratoria de desierta, con base en la verificación y evaluación de las ofertas.
El Comité Evaluador estará a cargo de las siguientes funciones:
Revisar, evaluar y verificar el contenido de las ofertas y su cumplimiento, con estricto arreglo y apego a los requisitos, condiciones y criterios establecidos en las reglas de participación o sus equivalentes.
Asistir e intervenir, si es del caso, en la audiencia de aclaraciones y en la de adjudicación.
Cumplir con la evaluación y verificación de las propuestas, en los términos y oportunidad señalados en el cronograma del respectivo proceso de selección.
Elaborar, cuando a ello haya lugar, requerimientos o solicitudes de aclaración a los proponentes, sin que con ello se permita modificar o mejorar la oferta presentada. En todo caso, los requerimientos o solicitudes de aclaración serán coordinados y remitidos por el profesional lider del proceso.
Elaborar dentro del término establecido las respuestas de fondo, a las observaciones formuladas a las reglas de participación, a las observaciones presentadas en curso del proceso y a aquellas presentadas sobre la evaluación, y deberá remitirlas en la oportunidad y tiempos señalados por el profesional lider del proceso.
Asistir y exponer ante el Comité de Contratación los resultados de la evaluación, o las respuestas generadas a observaciones, cuando así se requiera por quien presida el Comité de Contratación.
Custodiar en su integridad las ofertas y documentos entregados para su revisión y evaluación, y hacer devolución de los mismos a la dependencia encargada una vez culminado el proceso respectivo.
Las demás inherentes a la naturaleza de la actividad.
5.0 DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
De conformidad con el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, los actos administrativos contractuales que afecten las apropiaciones presupuestales, deben contar previamente con disponibilidad presupuestal, siendo ésta la gestión financiera que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adquisición de un compromiso con cargo al presupuesto de una vigencia fiscal; la ley le ha otorgado especial importancia, al señalar en el mismo artículo, que cualquier acto contractual que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
En el municipio el requisito previsto como disponibilidad presupuestal, previo al inicio de cualquier modalidad de selección, se perfecciona con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), documento que es expedido por la Secretaria de Hacienda, previa solicitud.
Éste documento certifica que dentro del presupuesto de la Entidad existen recursos para amparar las obligaciones que eventualmente la Entidad contraiga con ocasión de la suscripción de contratos.
5.1 TRÁMITE:
Para la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal, se han establecido las siguientes actividades secuenciales:
Diligenciar y enviar el Formato, con el fin de solicitar el Certificado de Disponibilidad (CDP), detallando objeto de la contratación y su valor, la cual deberá estar revisada por la Secretaria de Planeación, dependencia que verificará la necesidad se encuenre incluida en el Plan Anual de adquisiciones, Plan operativo Anual y Banco de Programas, con el fin de dar trazabilidad al cumplimiento de las metas propuestas en el Plan de Desarrollo.
La Secretaria de Hacienda deberá certificar la disponibilidad expidiendo el documentos Certificado de disponibilidad presupuestal, teniendo en cuenta que el objeto de la futura contratación concuerde con lo establecido en el certificado a expedir.
Es deber de todos los funcionarios confirmar que exista la disponibilidad presupuestal correspondiente a los procesos de su interés, antes de la publicación de las reglas de participación o sus equivalentes.
6.0 REGISTRO PRESUPUESTAL
El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, afecta la apropiación existente dentro del presupuesto de manera definitiva. Ésto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.
En el registro presupuestal deberá indicarse claramente el valor. Esta operación constituye un requisito de ejecución de los contratos estatales. Este trámite deberá realizarse el mismo dia de la suscripción del contrato y expedirse el mismo.
DESARROLLO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL MUNICIPIO
Para adelantar la escogencia de los contratistas que provean los bienes y/o servicios que requiera la Entidad para dar cumplimiento a su fin constitucional, deberá hacer uso de los procesos de selección previstos en el Estatuto General de Contratación Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015, y sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes o aquellas que los sustituyan, modifiquen, adicionen o deroguen).
COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS
Con el fin de garantizar los principios de contratación de selección objetiva, transparencia, igualdad, imparcialidad, el municipio en todos los procesos de selección, se comunicara e interactuará con los posibles interesados en participar de la siguientes formas :
Páginas web: www.miraflores-boyaca.gov.co o www.colombiacompra.gov.co
Correo electrónico: planeacion@miraflores-boyaca.gov.co
Correo físico (calle 4° N° 7-42) palacio municipal de Miraflores
Fax 7331390
Acudir a las instalaciones según el cronograma del proceso donde se cita a las diferentes audiencias a las cuales los nteresas podran acudir.
2. ETAPAS DE LA CONTRATACION
2.1. PLANEACION DE LA CONTRATACION
La gestión contractual del municipio se basa en una planeación previa que pretende el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar que la selección de un contratista, la suscripción de un contrato, su ejecución y liquidación; el incumplimiento o declaracion desierta.
En desarrollo de este principio, con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, antes del inicio de cada vigencia las secretarias de despacho de la entidad, analizan la necesidad de contratación existentes y su priorización, lo cual se deberá ver reflejado en el plan anual de adquisiciones en conformidad con el presupuesto asignado en la correspondiente vigencia fiscal.
En consecuencia, le corresponde a cada dependencia realizar la programación de contratación requerida para la ejecución de los programas y proyectos, y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando este se encuentre incorporado en el plan anual de adquisiciones. La consolidación del plan anual de adquisiciones la realiza la Secretaria de planeación e infraestructura.
Para adelantar la escogencia de los contratistas que provean los bienes y/o servicios que requiera la Entidad para su fin deberá hacer uso de los procesos de selección previstos en el Estatuto General de Contratación Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes o aquellas que los sustituyan, modifiquen, adicionen o deroguen), y para adelantar la escogencia de los contratistas que provean los bienes y/o servicios que requiera la Entidad en cumplimiento de su fin constitucional deberá hacer uso de los procesos de selección previstos en este manual, asi mismo darán aplicación a lo establecido en el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), el Decreto antitrámites (Decreto ley 19 de 2012) y las demás normas aplicables y concordantes.
2.2 ETAPA PRECONTRACTUAL
2.2.1 ANALISIS DEL SECTOR
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto Reglamentario 1082 de 2005, la dependencia solicitante previo al inicio de la estructuración de los estudios y documentos, deberá realizar un estudio del sector, el cual deberá contener un análisis legal, comercial, financiero, organizacional, técnico y del riesgo de la contratación. Así mismo, para su elaboración deberá tener en cuenta lo establecido en la guía para la elaboración de estudios del sector de Colombia compra eficiente.
2.2.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los estudios previos constituyen el conjunto de documentos que definen la necesidad de la contratación y la forma de satisfacerla, que sirven de soporte para la elaboración de las reglas de participación o sus equivalentes para iniciar un proceso de selección y/o para la elaboración de un contrato.
2.2.2.1 COMPETENCIA
Podrán elaborar estudios previos los funcionarios del nivel directivo, asesor según corresponda, o los contratistas que por la naturaleza de sus actividades puedan determinar necesidades de contratación, siempre y cuando el estudio correspondiente sea avalado por el Jefe de la dependencia que tiene la necesidad de que se adelante el correspondiente proceso.
El estudio previo deberá elaborarse antes de dar inicio al proceso de selección o la elaboración del contrato según corresponda.
Sin perjuicio de los demás requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para cada modalidad de selección, los estudios previos deberán contener como minímo lo siguiente:
Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación: hace referencia a las causas que determina que el municipio contrate el bien o servicio, la utilidad o provecho que le reporta al municipio el objeto contratado y las razones que sustentan la contratación del bien o servicio dentro del plazo en que se ejecutara el contrato.
El objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando en contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. Se refiere a los términos y condiciones esenciales del contrato a suscribir. El objeto debe ser la descripción clara detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere el municipio, debe ser licito, física y jurídicamente posible, así mismo se deben señalar las obligaciones y/o actividades contractuales que debe cumplir en contratista y los productos bienes o informes que debe entregar el municipio. Para efectos de determinar las actividades se deben usar verbos rectores, tales como realizar, ejecutar, analizar, entregar, apoyar, suministrar, etc. De la misma manera, se deben precisar las obligaciones correlativas que nacen para la entidad con la suscripción del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o información al contratista para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales, etc.
En este aspecto, también se debe establecer el plazo de ejecución del contrato, el cual es la determinación del tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto. Debe ser razonable y posible de cumplir y en todo caso, por regla general, no debe exceder la vigencia fiscal, en caso de exceder la vigencia fiscal se debe contar con la aprobación de vigencias futuras.
De la misma manera, se debe señalar el lugar de ejecución del contrato, en el cual se debe determinar el sitio o sede principal donde se desarrollarán las actividades necesarias para la ejecución del contrato, señalando si en contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la entidad o fuera de ella y si debe desplazarse a otros municipios.
La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. En este aspecto se debe señalar y justificar la modalidad de selección que se utilizara para la adquisición de los bienes, obras y servicios, esta modalidad debe ser de aquellas señaladas en la Ley 1150 de 2007 adicionada por la Ley 1474 de 2011, a saber: Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.
El valor estimado del contrato, la justificación del mismo y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como el municipio los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.
Para calcular el valor estimado del contrato o del presupuesto oficial se deberá tener en cuenta el análisis del sector realizado. Para los casos de contratación directa y contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, además de realizarse el estudio del sector se deberá indicar en el estudio previo el valor de los honorarios mensuales, el valor total del contrato, el perfil del contratista y la ubicación en la tabla de honorarios del municipio, si hay lugar a ella.
El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato, así como todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato tales como: honorarios; gastos de desplazamiento; variaciones de la tasa de cambio; inflación; impuestos; tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del oren nacional, departamental o municipal; costos de importación o exportación; seguros o garantías; costos de transporte y de instalación; utilidades, administracion e imprevistos, y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución den objeto y obligaciones contractuales. Así mismo, se deberá indicar la forma en que se pagara al contratista el bien o servicio, para el efecto es necesario tener en cuenta los plazos de entrega.
Nota: Los pagos se deberán hacer de manera mensual, toda vez que se debe atender lo establecido en el Decreto 111 de 1996, sobre el Plan Anual Mensualizado de caja PAC.
Por otra parte, los pagos anticipados y anticipo se encuentran restringidos. Por esta razón, cuando se cumplan los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse en cuanta que estos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al cumplimiento de los requisitos definidos en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, y el al artículo 2.2.1.1.2.4.1 del Decreto 1082 de 2015.
Adicionalmente, para los anticipos y el pago anticipado debe exigirse al contratista una garantía que ampare su buen manejo o por perjuicios sufridos por la entidad por la no devolución parcial o total del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015.
Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación para la selección del contratista dependiendo de la modalidad de selección que permiten identificar la oferta más favorable para el municipio de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, cuando se trate de procesos de selección con convocatoria pública.
Para determinar los requisitos habilitantes de cada uno de los procesos de selección, se deberá tener en cuenta el análisis del sector realizado, además del manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.
Es importante resaltar que estos criterios no aplican para la contratación directa.
Algunas pautas a considerar para los procesos de selección son:
Criterios de verificación (requisitos habilitantes para la participación den el proceso de selección y no otorgaran puntaje): la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización, excepto en concurso de méritos que la experiencia se puede puntuar. Para contratos de obra s exige la capacidad residual del contratista (k), como requisito habilitante. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las cámaras de comercio y s evidenciarán en el registro único de proponentes RUP. El municipio debe establecer cuáles serán los requisitos mínimos a cumplir en el RUP, así como la forma de inscripción y clasificación que se requiere de acuerdo a lo que se contratara. No se podrán pedir documentos adicionales que demuestren la información contenida en el RUP.
Criterios de evaluación (asignan puntaje), algunas reglas:
En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación.
En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) la ponderación de los elementos de calidad y precios soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo beneficio para el municipio.
Para la adquisición o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y común utilización, el municipio incluirá como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.
En los procesos para la selección de consultores en ningún caso se podrá incluir el precio como factor de escogencia para la selección de consultores. Se privilegiará la experiencia.
El análisis del riesgo y la forma de mitigarlo. Durante la ejecución del contrato se puede presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución, de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que deben asumirlos, por ejemplo: la identificación de la parte que asume los riesgo sobre fluctuación del dólar, los reajustes que deben efectuarse para mantener el equilibrio económico del contrato, las normas de calidad que deben cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir, la obligación del contratista de mantener indemne al municipio por daño y perjuicios que aquel le cause a terceros en el desarrollo de actividades propias de la ejecución el contrato, las medidas contingentes que es necesario tomar para la protección e los bienes, la salud y el medio ambiente, según el caso. Etc.
Para realizar dicho análisis se deberá tener en cuenta el análisis del sector realizado, además el manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.
Las garantías que la entidad estatal contempla exigir en el proceso de contratación. La solicitud de estas garantías se deberá realizar de conformidad con el objeto contractual y sus especificaciones, así como las actividades que el contratista deba ejecutar. En ese orden de ideas, la exigencia de las mismas deberá realizarse de conformidad con lo señalado en el libro 2 parte 2 titulo 1 contratación estatal sección 3 del Decreto 1082 de 2015.
La indicación de si el proceso de contratación esta cobijado por un acuerdo comercial. Es necesario que la secretaria solicitante de la contratación revise el manual para el manejo de acuerdos comerciales en procesos de contratación, el cual se encuentra publicado en la página del SECOP.
OBSERVACIÓN: todos los requisitos mencionados no son aplicables para la contratación por proceso de mínima cuantía cuya regulación se encuentra establecida en la Ley 1474 de 2011, articulo 94 y en el Decreto 1082 de 2015.
LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN
2.3.1 LICITACIÓN PÚBLICA: es la regla general de escogencia de la mejor oferta en cumplimiento del deber de selección objetiva, a la cual se acude cuando la entidad ha verificado que atendiendo al objeto y a la cuantía del presupuesto oficial debe adelantarse el proceso a través de esta modalidad de selección. Esta modalidad se adelantará de conformidad con el procedimiento (licitación pública P-GC-02).
Este proceso corresponde a la regla general de selección de contratistas por lo que debe ser utilizado en los siguientes casos:
Adquisición de bienes, servicios que no presenten características técnicas uniformes y de común utilización.
Adquisición de bienes, servicios y obras que superen la menor cuantía de la entidad.
Adquisición de bienes y servicios que correspondan a objetos complejos y aquellos en donde no se señale una causal que establezca el procedimiento de selección a seguir.
2.3.2 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: se entenderá por menor cuantía los valores, determinado en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales.
Lo anterior indica que todos los procesos de selección de contratistas para la adquisición de bienes, obras y/o servicios que tengan como presupuesto estimado la suma igual o inferior a la menor cuantía de la entidad sin que sea la mínima cuantía, se adelantaran por la modalidad de selección abreviada bajo el procedimiento de menor cuantía P-GC-03.
2.3.3. SELECCIÓN ABREVIADA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA: es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 1082 de 2015 y en los respectivos pliegos de condiciones. Esta modalidad se utiliza para la contratación de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y se caracteriza por que el único factor a tomar en consideración para la elección s el precio. Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con el procedimiento subasta inversa P-GC-04.
2.3.4 SELECCIÓN ABREVIADA A TRAVÉS DE BOLSA DE PRODUCTOS: se utiliza para la adquisición de bienes de características técnicas informes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos. En este evento, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realizan dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones. Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con el procedimiento bolsa de productos P-GC-05.
2.3.5 SELECCIÓN ABREVIADA A TRAVÉS DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS: se utiliza para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta d la realización de una operación secundaria a cargo de la entidad siempre que la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente haya suscrito un acuerdo marco de precio y este se encuentre vigente. Esta modalidad de selección bajo este procedimiento se adelantará de conformidad con el procedimiento acuerdo marco de precios P-GC-06.
2.3.6 CONCURSO DE MÉRITOS: prevista para la selección de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura a la que debe refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de1930. El concurso de méritos dependiendo de la compleja de la consultoría que se pretende contratar, se clasifica en dos, así.
2.3.6.1 CONCURSO DE MÉRITOS CON SISTEMA ABIERTO: se realiza prescindiendo de la etapa de precalificación dada su poca o baja complejidad. Se adelantará de conformidad con el procedimiento de concurso de méritos abierto P-GC-07.
2.3.6.2 CONCURSO DE MÉRITO CON SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN: se realiza mediante la conformación de una lista frente a la cual el municipio determina la cantidad de interesados que conforman la lista, estableciendo si se requiere limitación en la lista. Este concurso se utiliza cunado el objeto a contratar es muy complejo. Se adelantará de conformidad con el procedimiento concurso de méritos de precalificación P-GC-07.
2.3.7 CONTRATACIÓN DIRECTA: se utiliza en aquellos eventos en los que no se requiere de convocatoria pública y aplica a los siguientes casos:
Contratación de bienes y servicios en el sector defensa sometidos a reserva
Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de reestructuración de pasivos
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artístico s que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
El arrendamiento y adquisición de inmuebles.
OBSERVACIÓN: los contratos interadministrativos son aquellos que pueden suscribir directamente las entidades estatales entre si siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la ejecución de estos contratos las secretarias de despacho, deberán realizar la solicitud de contratación con el lleno de los requisitos señalados en el presente documento y anexar la documentación establecida en el formato convenios y contratos interadministrativos F-GC-35.
OBSERVACIÓN: Para la celebración de contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, deberán tenerse en cuenta los requisitos señalados en el decreto Ley 591 de 1991 y el Decreto 393 de 1991. Además, deberá realizarse la solicitud de contratación con el lleno de los requisitos establecidos en este documento.
OBSERVACIÓN: Se considera que no existe pluralidad de oferentes en los siguientes acasos: a) cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP, b) cuando solo existe una persona que pueda proveer el bien os servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser su proveedor exclusivo.
OBSERVACIÓN: los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales son aquellos celebrados con el estado a través de los cuales se vincula a una persona natural o jurídica en forma excepcional, para suplir actividades o labores relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, o para desarrollar actividades especializadas que no puede asumir el personal de planta. Es importante tener en cuenta que un contrato de prestación de servicios es la actividad e independiente desarrollada, que puede provenir de una persona natural o jurídica con la que no existe el elemento de la subordinación laboral o dependencia consistente en la potestad de impartir ordenes en la ejecución e la labor contratada.
La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se enmarca en la idoneidad o experiencia directamente relacionada con el área para la cual se pretende contratar el servicio.
Así mismo, corresponde a aquellos de naturaleza intelectual diferente de los de consultoría que se deriva del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales. Para la contratación de trabajos artístico que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad debe justificar dicha situación en el acto administrativo de justificación.
Dentro de la contratacion directa algunos contratos requieren de acto administrativo de justificación debidamente motivado, entre otros, los siguientes contratos:
Contratos interadministrativos (Ley 80 de 1993)
Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes
Contratos de arrendamiento y adquisición de inmuebles
No requieren de acto administrativo motivado:
Contratación bajo urgencia manifiesta
Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
2.3.8 CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA
Se adelantará de conformidad con el procedimiento P-CG-09, selección de mínima cuantía. Se utilizará esta modalidad de contratación, cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía.
2.4 ASPECTOS GENERALES DEL PROCESOS DE CONTRATACION
2.4.1 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
En los casos de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos, el proyecto de pliego de condiciones es elaborado por la Secretaria de Planeación e infraestructura con base en los estudios previos y criterios técnico formulados por la dependencia solicitante. Los estudios previos relacionados con temas de competencia de otra dependencia, deberán contar con su aprobación como es el caso de contratos relacionados con tecnologías de la información que deberán contar con el aval del responsable de comunicaciones e informática.
2.4.2 PUBLICACION DE PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
Es el documento en el cual el municipio señala el objeto a contratar, las obligaciones de las partes el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que, de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y de más formas asociativas permitidas por la ley), deban acreditar, junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso licitatorio.
Este documento será publicado de conformidad con lo establecido en la norma vigente con el objeto de darle publicidad y divulgación ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularan el proceso de contratación. El municipio analizara las sugerencias recibidas, acogerá las que estime conducentes previa justificación de su aceptación o rechazo y las consignará en el pliego de condiciones definitivo.
2.4.3 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO
Las observaciones que se presenten al proyecto de pliego deberán ser resueltas por el área respectiva, de acuerdo con la naturaleza de la observación. En ese orden de ideas las observaciones técnicas deberán ser resultas por el comité técnico que haya sido previamente designado por el coordinador de grupo de contratación, previa solicitud a la dependencia. Las observaciones de carácter financiero, serán resueltas por el verificador financiero previa designación por parte del coordinador del grupo de contratación. Finalmente, las observaciones de carácter jurídico serán resultas por el abogado responsable del proceso designado por el coordinador del grupo de contratación. Es de anotar que la aceptación o rechazo de la observación debe estar debidamente justificada por el responsable de la misma.
2.4.4 PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
Corresponde al documento definitivo una vez se hayan realizado los ajustes correspondientes como consecuencia de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, si ello tuviere lugar. En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y concretas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. Este documento debe ser probado por el coordinador del grupo de contratación.
En el evento que deba modificarse el pliego de condiciones, debe realizarse a través de adendas las cuales deben publicarse en los términos previstos en las normas pertinentes. Dicho acto administrativo debe ser suscrito por el ordenador del gasto.
2.4.5 RESPUESTAS LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
De la misma manera, los posibles proponentes pueden presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo, las cuales deben ser resultas de conformidad con lo ya indicado. Las respuestas deberán publicarse en el SECOP al igual que las adendas que se expidan con ocasión de las modificaciones que se realicen al pliego de condiciones.
2.4.6 ELABORACION DE INFORMES DE VERIFICACION Y EVALUACION
Una vez se reciben las propuestas, se procede a la revisión de la documentación requerida en la convocatoria (para el caso de los concursos de méritos) y en el pliego de condiciones, para realizar la verificación de requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros) y la calificación de los criterios técnicos. De esta previsión, se deben expedir tres informes: técnico, jurídica y financiero. El técnico debe estar debidamente suscrito por todos los miembros del comité designado, el cual debe ser plural. Los informes jurídico y financiero deberán estar suscritos por el abogado responsable y verificador financiero respectivamente.
Estos informes deben describir de manera detallada las conclusiones frente a cada uno de los requisitos analizados por el comité evaluador. Haciendo mención expresa de la razón por la cual se encuentra o no se encuentra habilitado el oferente.
2.4.7 PUBLICACION DE LOS INFORMES DE VERIFICACION Y EVALUACION DE PROPUESTAS EN EL SECOP
En ejercicio del derecho de contradicción, los informes de evaluación y verificación debe ser dejados a disposición de los interesados, los cuales serán publicados en el SECOP con el fin de que ellos realicen las observaciones que estimen pertinentes.
2.4.8 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS A LOS INFORMES DE EVALUACION
Una vez se reciben las observaciones respectivas, se remiten al área correspondiente (comité técnico, verificador jurídico o verificador financiero), para efecto de realizar el análisis y revisión pertinente. Dichas respuestas deben quedar plasmadas en un documento debidamente firmado por los miembros del comité o el verificador jurídico o financiero. En el evento, que, con ocasión de las observaciones presentadas, se modifique la asignación de puntaje o la calidad de hábil o no hábil de un proponente, esta nueva calificación o verificación deberá publicarse nuevamente en el SECOP y así se efectuaran tatas actualizaciones al informe de verificación y evaluación e propuestas, como se previeron en el pliego de condiciones y se deban realizar con el fin de garantizar el principio de contradicción.
2.4.9 ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTA
La adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección, se llevará a cabo mediante acto administrativo motivado, el cual deberá publicarse en el SECOP. En los procesos de licitación pública y selección abreviada por subasta inversa (presencial), la adjudicación debe realizarse en audiencia pública de conformidad con las reglas establecidas en las normas aplicables.
En procesos de concurso de méritos y selección abreviada bajo el procedimiento de menor cuantía, la adjudicación se podrá realizar en audiencia pública.
OBSERVACION: en el concurso de méritos con precalificación la conformación de la lista se efectuará en audiencia pública.
2.4.10 OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO
En el evento que, de acuerdo con la información obtenida del análisis del sector de la contratación, se determine que el valor de la oferta parece artificialmente bajo, el comité técnico evaluador debe requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofrecido. Dichas razones deben ser analizadas por el comité técnico evaluador o quien haga la evaluación de las ofertas, con el fin de recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma.
Para continuar con el análisis en el proceso de evaluación de la oferta, las razones dadas por el oferente deben responder a circunstancias objetivas, en la cual la oferta no pone en riesgo el cumplimiento del contrato, si este es adjudicado.
2.5 ETAPA CONTRACTUAL
2.5.1SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
La suscripción del contrato se realiza de conformidad con lo dispuesto en el procedimiento “Elaboración y legalización de contratos P-GC-10”.
2.5.2 DE LA COMPETENCIA PARA SUSCRIBIR CONTRATOS
Puede celebrar contratos a nombre y en representación del Municipio, sin límite de cuantía, quienes ostenta la representación legal del Municipio. la Entidad, la ordenación de gasto para la contratación podrá ser delegada por el Representante Legal, en los términos de la normatividad vigente. Podrán celebrar contratos con el Municipio las personas consideradas legalmente capaces con base en las disposiciones legales vigentes.
2.5.3 DE LA TIPOLOGÍA DE CONTRATOS QUE SUSCRIBE EL MUNICIPIO
Se podrán suscribir los contratos previstos en la Constitución, en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 o aquellos derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.
Cuando el contrato sea consecuencia de un proceso de selección, el adjudicatario suscribirá el contrato dentro de los términos señalados en el pliego de condiciones, de lo contrario el municipio hará efectiva la garantía constituida para amparar la seriedad de la propuesta.
2.5.4 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
Se entenderá que el contrato se perfecciona y nace a la vida jurídica, cuando exista acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se eleve por escrito y sea suscrito entre las partes.
Para la ejecución de todos los contratos firmados entre le Municipio y sus Contratistas, se requerirá previamente el registro presupuestal y la aprobación de la garantía cuando aplique.
Perfeccionado el contrato, en contratista deberá presentar ante el municipio dentro de los términos señalados en el pliego de condiciones los documentos necesarios para la creación de la cuenta beneficiario, en el evento en que aún no se encuentre creado.
En los contratos que resulten de un proceso de selección de mínima cuantía, la comunicación de aceptación junto con la oferta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, constituyen para todos los efectos el contrato celebrado con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.
2.5.5 CLÁUSULAS COMUNES EN VIRTUD DE LA AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD
En los contratos que celebre se entenderán incluidas las cláusulas que por esencia o por naturaleza le pertenezcan, de acuerdo con el tipo contractual que se celebre, y las estipulaciones que se consideren necesarias para alcanzar los fines perseguidos con la contratación, con la limitación de las restricciones contenidas en la Constitución, la Ley, el orden público, las buenas costumbres y el presente Manual de Contratación.
2.5.6 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES EN LA CONTRATACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 y siguientes de la Ley 80 de 1993 se podrán pactar cláusulas excepcionales en los contratos estatales encaminados al cumplimiento del objeto contractual tales como terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad.
2.5.7 DE LA VIGENCIA Y EL PLAZO EN EL CONTRATO
PLAZO: El plazo es el término futuro pero cierto convenido por las partes en el contrato para ejecutar el objeto contratado. En este plazo el contratista debe cumplir con todas las obligaciones inherentes al objeto del contrato (construir la obra, entregar los suministros, prestar la integralidad del servicio etc.).
VIGENCIA: Término en el cual existe un vínculo jurídico entre las partes que suscriben un contrato. El concepto de vigencia incorpora tanto el plazo de ejecución pactado por las partes para cumplimiento de las obligaciones (plazo) como el término pactado para realizar la liquidación del contrato de común acuerdo, cuando éste sea susceptible de liquidación.
2.8 DE LAS GARANTÍAS
En el desarrollo de la actividad contractual, el Municipio solicitará a sus proveedores o contratistas las garantías que se consideren indispensables, dependiendo de la etapa en que se encuentre la respectiva contratación.
Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias. Tratándose de pólizas de seguro, las mismas deberán ser expedidas a nombre del MUNICIPIO DE MIRAFLORES. Nit. 800.029.660-1.
En las reglas de participación y pliego de condiciones se definirán la clase y alcance de las garantías que deben ser exigidas en el proceso, de conformidad con la valoración que se haga de los riesgos que deben ser asumidos por el contratista. Así, se solicitarán, entre otras, las siguientes garantías, sin perjuicio de que se puedan pactar otras adicionales:
Manejo, correcta inversión y reintegro del anticipo y devolución del pago anticipado: para todos los casos en que se pacte la entrega de un anticipo al contratista, por el ciento por ciento (100%) del monto entregado en calidad de anticipo y con una vigencia igual a la fecha estimada de terminación del contrato contada a partir de la entrega del mismo y cuatro meses más. En caso de pactarse un pago anticipado, deberá prestarse garantía de devolución del pago anticipado.
Cumplimiento del contrato: por un valor asegurado entre el diez por ciento (10%) y el treinta por ciento (30%) del valor total del contrato (fijo o estimado según el caso), con una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. Esta póliza también incluirá el amparo de incumplimientos parciales conforme al cronograma entregado por el oferente seleccionado.
Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: por un valor asegurado entre el cinco por ciento (5%) y el quince por ciento (15%) del valor total del contrato (fijo estimado, según el caso), vigente desde la fecha de suscripción del mismo y durante el término de vigencia del contrato y tres (3) años más.
Estabilidad de la obra: su porcentaje habrá de determinarse en cada caso, con sujeción a los términos de la contratación con referencia al valor final de la obra. En todo caso su vigencia no será inferior a cinco (5) años contabilizados a partir de la entrega de la obra a satisfacción.
Calidad de bien o servicio: su porcentaje habrá de determinarse en cada caso, con sujeción a los términos de la contratación con referencia al valor del bien o servicio contratado u objeto del contrato.
Correcto funcionamiento: su porcentaje habrá de determinarse en cada caso, con sujeción a las reglas de participación con referencia al valor del bien o servicio contratado u objeto del contrato.
Responsabilidad civil extracontractual: .El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a:
1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) smmlv.
2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv.
3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.
4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.
5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando éste sea superior a diez mil (10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv.
La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.
NOTA 1: En lo que respecta a las Garantías y su porcentaje, dentro de la contratación se atenderá lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación.
NOTA 2: Las pólizas de responsabilidad civil extracontractual deberán ser actualizadas cuando por el cambio de vigencia así lo requiera.
2.8.1 DE LA NO EXIGENCIA DE GARANTÍAS
De conformidad con lo establecido en el Estatuto General de Contratación, no serán obligatorias las garantías establecidas en el Titulo III en la contratación directa y su justificación para exigirlas, o no, debe estar en los estudios previos.
2.9. SITUACIONES CONTRACTUALES
2.9.1 DE LAS MODIFICACIONES DEL CONTRATO
Cada contrato debe atender y obedecer en su contenido a las especificaciones particulares y suficientes señaladas por el área solicitante de la contratación, conforme la definición de la necesidad efectuada. No obstante, en ejecución del contrato pueden surgir situaciones o elementos no previsibles al momento de la definición de la necesidad, bien por condiciones externas o internas que afecten las variables contractuales pactadas tales como tiempos, valores, obligaciones o especificaciones entre otras.
Bajo los anteriores supuestos, todos los contratos celebrados podrán adicionarse o modificarse, según el caso, mientras el vínculo contractual se encuentre vigente, y se atenderá lo dispuesto el artículo 40 de la ley 80 de 1993, por lo que los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 85 del Decreto 1474 de 2014 los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
2.9.2 DE LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO
La suspensión del Contrato debe darse por causas imprevisibles debidamente comprobadas que le impidan al Contratista o al Municipio, el cumplimiento de sus obligaciones en forma provisional.
El Contratista deberá informar por escrito al Supervisor o Interventor del Contrato de las razones que le impiden de manera transitoria el cumplimiento de sus obligaciones y probarlas de manera efectiva. Una vez recibida la solicitud del Contratista, el Supervisor o Interventor del Contrato presentará al Ordenador del Gasto, para los fines correspondientes, un informe sobre el estado de ejecución del contrato, la ejecución presupuestal, la petición recibida, y señalará en el mismo que de realizarse la suspensión del contrato o convenio no se presentará afectación en la continuidad de la prestación del servicio por parte del Municipio.
Una vez culmine el plazo de suspensión, el Municipio, por medio del ordenador del gasto y el Contratista deberán suscribir Acta de Reinicio de ejecución del Contrato, en la cual además de determinarse el reinicio de la ejecución, se obligará al Contratista a modificar la garantía inicialmente constituida para efectos de ampliar la vigencia de la misma.
2.9.3 DE LA CESIÓN DEL CONTRATO
La cesión del Contrato solamente podrá darse previo visto bueno por el Ordenador del Gasto de la entidad, por la ocurrencia de dos eventos:
Por cesión del Contratista a otra persona que reúna las calidades, condiciones y requisitos exigidos.
Por inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes.
Ante la eventualidad de la cesión del Contrato, el Supervisor o Interventor del Contrato debe realizar informe, que contenga el estado de ejecución del contrato, el estado de ejecución presupuestal del mismo y las razones por las cuales se presenta la necesidad de cesión y debe dirigirlo al Ordenador del Gasto para lo de su competencia. En el citado informe, el Supervisor o Interventor del Contrato realizará un análisis de las condiciones del Cesionario, las cuales no pueden ser inferiores a las exigidas al Cedente y deberá recomendar la Contratación del Cesionario.
2.9.4 DE LAS TERMINACIONES ANTICIPADAS POR MUTUO ACUERDO
Las partes podrán acordar la terminación anticipada por mutuo acuerdo del Contrato por situaciones que impidan la ejecución del mismo, para lo cual se suscribirá acta de terminación anticipada donde se relaten los hechos que configuraron la terminación del contrato antes del plazo acordado, previa aprobación del ordenador del gasto, la acreditación del cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista durante el término ejecutado, los acuerdos a que se llegare y finalmente se ordenará la liquidación en el estado en que se encuentre.
El Contratista deberá informar por escrito al Supervisor o Interventor del Contrato de las razones para solicitar la terminación anticipada por mutuo acuerdo del contrato. Una vez recibida la solicitud del Contratista, el Supervisor o Interventor del Contrato presentará al Ordenador del Gasto un informe sobre la petición recibida y señalará en el mismo que de realizarse la terminación anticipada del contrato o convenio no se presentará afectación en la continuidad de la prestación del servicio por parte del Municipio.
2.9.5 DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS
El Municipio tiene la dirección, control y responsabilidad de que los Contratistas cumplan sus obligaciones de conformidad a lo pactado en los contratos, para lo cual, podrá requerirlos e impartir las directrices que permitan el cumplimiento a cabalidad del objeto contractual. Esta labor será realizada mediante supervisión e Interventoría que, para cada caso particular, designe y establezca el representante legal o su delegado directamente en el contrato objeto de vigilancia o mediante el respectivo contrato de interventoría, según el caso.
2.9.5.1 INTERVENTORÍA:
La interventoría será desempeñada por una persona natural o jurídica contratada, la cual consistirá en el control, seguimiento a la correcta ejecución y cumplimiento del contrato y apoyo de la ejecución de los contratos exclusivamente técnicos, salvo cuando las actividades requieran de un conocimiento especializado en la materia, cuando la complejidad o la extensión de las mismas lo justifiquen o cuando la naturaleza del contrato lo amerite, casos en los cuales la interventoría podrá llevar a cabo el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del contrato.
En este último caso, dicho análisis deberá constar en los estudios previos del contrato objeto de vigilancia y del contrato de interventoría.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por el Munciipio , en consecuencia, para todos aquellos casos en los que se haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia un supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo.
2.9.5.2 SUPERVISIÓN.
La supervisión implica un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato. Para llevar a cabo la supervisión, podrá designar personal de planta o contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios.
El respectivo estudio previo establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público o el contratista que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, deberá tener formación en el área respectiva y acreditar la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.
En virtud de las anteriores finalidades, el supervisor o el interventor cumplirán las siguientes:
1.FUNCIONES DE LA VIGILANCIA CONTRACTUAL.
Cooperar con el Municipio y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados; mantener permanente comunicación con el contratista y los funcionarios; propender porque no se generen conflictos entre las partes, y adoptar las medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
Velar por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados. En consecuencia, se asegurará que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.
Velar porque los recursos sean ejecutados en forma adecuada. En consecuencia, garantizará la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos comprometidos en los contratos.
Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.
Responder por los resultados de su gestión.
Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la vigilancia a su cargo.
Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras, contables y jurídicas del contrato.
Informar a las autoridades y al Municipio las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas. En consecuencia, será responsable por mantener informadas a las autoridades de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles.
Ser responsable por mantener informadas a las autoridades y el Municipio de los hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.
Ser responsable de mantener informado al Municipio cuando se presente un incumplimiento contractual.
Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución reportado en el Acta de Finalización.
Procurar que por causas atribuibles al Municipio no sobrevenga mayor onerosidad en la ejecución del contrato.
Suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.
2. FACULTADES DE QUIENES EJERCEN LA VIGILANCIA CONTRACTUAL.
En ejercicio de la función de vigilancia contractual, el interventor o el supervisor, según el caso, estará facultado para actuar conforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual. En particular, compete al interventor o supervisor:
Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.
Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones. Para este efecto, deberá realizar la coordinación necesaria con el Municipio.
Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuir a la mejor ejecución del contrato y, en general, adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.
3. FUNCIONES DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA.
Sin perjuicio de las funciones generales de la vigilancia contractual y de las específicamente señaladas en el contrato, en ejercicio de la función de vigilancia contractual desde el punto de vista administrativo, el interventor o el supervisor, según el caso, deberá:
Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.
Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista y, en general, organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, de tal forma que el Municipio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.
Coordinar con las dependencias del Municipio que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.
Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.
Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.
Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.
Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.
4. FUNCIONES DE VIGILANCIA TÉCNICA.
Sin perjuicio de las funciones generales de la vigilancia contractual y de las específicamente señaladas en el contrato, en ejercicio de la función de vigilancia contractual desde el punto de vista técnico, el interventor o el supervisor, según el caso, deberá:
Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de inicio y la ejecución del objeto pactado.
Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato o mayores erogaciones para el Municipio. En caso de requerir modificaciones, justificar y solicitar ante la el Municipio los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.
Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y postcontractual o en los requerimientos que para el efecto se formulen.
Velar porque se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.
Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo pactado en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.
Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular facultado para ello y someterlos a la aprobación del Municipio.
Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al Municipio de los equipos, elementos y documentos suministrados por él, para lo cual deberá constatar su estado y cantidad.
5. FUNCIONES DE VIGILANCIA FINANCIERA Y CONTABLE.
Sin perjuicio de las funciones generales de la vigilancia contractual y de las específicamente señaladas en el contrato, en ejercicio de la función de vigilancia contractual desde el punto de vista financiero y contable, el interventor o el supervisor, según el caso, deberá:
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo irrevocable a que se refiere el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 o la apertura de cuenta separada en los casos que corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.
Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.
Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y, en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.
Revisar y aprobar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista
Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente.
Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y postcontractual.
6. FUNCIONES DE VIGILANCIA LEGAL O JURÍDICA.
Sin perjuicio de las funciones generales de la vigilancia contractual y de las específicamente señaladas en el contrato, en ejercicio de la función de vigilancia contractual desde el punto de vista legal o jurídico, el interventor o el supervisor, según el caso, deberá:
Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías pactadas y velar porque éstas permanezcan vigentes hasta su liquidación, así como solicitar la actualización de las pólizas de Responsabilidad Civil de los contratos bajo su supervisión con el cambio de la vigencia fiscal.
Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al Municipio, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.
Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores pactados.
7. PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.
Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar supervisor o interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría, o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. En todo caso, a los supervisores e interventores les está prohibido:
Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la Entidad contratante o del contratista.
Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del Municipio, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Municipio.
8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR
De conformidad con lo establecido en el artículo 84 del decreto 1474 de 2011 los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
NOTA: De conformidad con los artículos 44 y 45 del Ley 1474 de 2011 “Anticorrupción” serán sujetos disciplinables y responderán por faltas gravísimas, los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; así mismo quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con éstas, y quienes administren recursos públicos u oficiales.
2.9.6 DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS
En razón de la dirección, control y responsabilidad que ejerceel Municipio sobre sus contratos, podrá exigir el cumplimiento idóneo de las obligaciones pactadas por parte de los Contratistas, por lo cual, en caso de presentarse retraso, mora e incumplimiento en las obligaciones pactadas, el Municipio podrá conminar a los Contratistas a su cumplimiento, y en razón de ello, podrá hacer efectivas las sanciones convenidas contractualmente tales como, las multas y descuentos, además de las garantías que amparan la ejecución del contrato.
Es de señalar que los requerimientos que se realicen por parte del Municipio a los Contratistas para apremiarlos al cumplimiento de sus obligaciones, así como el procedimiento a través del cual se adelante la imposición de sanciones a los Contratistas debe estar sujeto al debido proceso, es decir, el Contratista tendrá la oportunidad de ser escuchado, defenderse y aportar las pruebas conducentes que le permitan justificarse, todo con observancia de los principios que rige la actuación administrativa, de conformidad con lo siguiente:
El interventor y/o supervisor del convenio o contrato, deberán elaborar un informe en el que se establezcan claramente las actividades u obligaciones incumplidas o mal ejecutadas imputables al contratista, estableciendo de acuerdo con el cronograma de ejecución o especificaciones técnicas, el retraso y/o fallas presentadas, cuantificando, el perjuicio correspondiente, y deberá presentarlo a la Oficina de Contratación para que se inicie el trámite respectivo, con los soportes que sustenten la petición.
Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el Municipio lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que deberá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;
En desarrollo de la audiencia, el representante legal o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en el desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrán rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir aquellas presentadas por la Entidad;
En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el representante Legal o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando en su criterio o a petición de parte, resulte necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
El Municipio podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación que originó la actuación o si se probare que no existe razón o causal válida para continuar con la actuación.
Hecho lo precedente, mediante acta en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia, se dará cierre a la misma y se procederá a hacer efectivas las multas, sanciones y/o a adelantar la reclamación ante el garante de la contratación de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, por las todas las actividades u obligaciones incumplidas o mal ejecutadas imputables al contratista, indicando de manera clara la tasación de los perjuicios estimados. Lo anterior será informado mediante comunicación escrita que se remitirá al domicilio del contratista y del garante, quienes tendrán la oportunidad de presentar un escrito de reconsideración dentro de los 5 días siguientes al recibo de la comunicación.
NOTA: En lo que corresponde para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se atenderá el procedimiento establecido en el artículo 86 del Decreto 1474 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o deroguen.
2.10 ETAPA POSTCONTRACTUAL
2.10.1DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
La etapa de liquidación corresponde a aquella en que las partes ponen fin a su relación contractual, revisando el cumplimiento del objeto y de las obligaciones derivadas del contrato, así como el balance económico del mismo, señalando el estado en que queda cada parte respecto de las obligaciones y derechos que deriven del contrato.
la liquidación se hará de conformidad con lo previsto en el Estatuto General de Contratación.
La etapa de liquidación se adelantará teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Habrá lugar a la suscripción del acta de liquidación en los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución, cumplimiento y pago se prolongue en el tiempo por persistir obligaciones recíprocas para las partes. Igualmente, para todos aquellos que así lo requieran. Se exceptúan de esta disposición, los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en los cuales no será obligatoria la liquidación.
No requerirán de acta de liquidación los contratos suscritos a título gratuito, en razón a que dichos acuerdos contractuales no involucran recursos, y por ende, no existen obligaciones económicas pendientes de liquidar, de ajustar o revisar. Sin embargo, en estos casos, el supervisor o interventor respectivo, deberá certificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas y como consecuencia de ello, deberá dejar constancia de que no se requiere la suscripción del acta de liquidación.
No requerirán de acta de liquidación las órdenes de compra y servicios.
Para la liquidación se exigirá al contratista la ampliación de los amparos necesarios que permitan avalar las obligaciones que deba cumplir el Contratista con posterioridad a la terminación y liquidación del contrato.
En los contratos exceptuados del trámite de liquidación en los que por la ejecución del mismo haya lugar a la liberación de recursos no ejecutados, en la correspondiente acta de finalización se deberá incluir el balance financiero final del estado de ejecución de los correspondientes recursos, del cual deberá remitirse una copia al Área de Presupuesto.
2.10.2 SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Para los contratos de obra y bienes corresponderá a la dependencia líder de la necesidad y que dio origen al contrato o convenio, realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades ejecutadas con ocasión del mismo y que requieran ser exigibles con posterioridad a su liquidación, para lo cual hará uso de las garantías de calidad, estabilidad, y el suministro de repuestos, entre otros, según corresponda. Así mismo en caso de presentarse incumplimiento en las referidas actividades, se tomarán las acciones administrativas y /o judiciales que correspondan si a ello hubiere lugar.
Una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, cada dependencia donde se originó la necesidad de la contratación debe dejar constancia del cierre del expediente de la ejecución de contrato y de las actividades posteriores a la liquidación del mismo.
2.11 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 68 de la ley 80 de 1993, las entidades y los contratistas buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, al surgir las diferencias acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en esta ley y a la conciliación, amigable composición y transacción. Los actos administrativos contractuales podrán ser revocados en cualquier tiempo, siempre que sobre ellos no haya recaído sentencia ejecutoriada.
2.12 DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL
La documentación inherente a las actividades precontractuales, contractuales y postcontractuales reposará en carpetas individuales por proceso y contrato, y se archivara en aplicación de las reglas de Gestión Documental y tablas de retención conforme a las normas del Archivo General de la Nación.
El manejo de documentos estará a cargo de la Oficina de Contratacion, una vez suscrita el acta de liquidación de los contratos, éstos se conservaran por un año en el archivo de Gestión ubicado en esta oficina, y cumplido este tiempo se transferirán para su conservación por 20 años en el Archivo Central.
3.1 PUBLICIDAD DE LA CONTRATACION DEL MUNICIPIO
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, el municipio publicará en su página web, toda la información relativa a la actividad contractual, información que podrá ser consultada a través de: www.miraflores-boyaca.gov.co.
3.2 RESPONSABILIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO EN LA GESTION CONTRACTUAL
La responsabilidad de la oficina de control interno frente a la gestión contractual se encuentra justificada en las siguientes disposiciones:
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”
Ley 80 de 1993, articulo 4 “de los derechos y deberes de las entidades estatales” y articulo 65 “de la intervención de las autoridades que ejercen control fiscal”
Ley 1474 de 2011, capitulo séptimo “disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública”
Resolución N° 409 de noviembre 17 de 2016 “por medio de la cual se ajusta el manual de funciones y competencias laborales de la administración central de Miraflores Boyacá”
Así mismo, corresponde a la oficina de control interno de gestión la función de verificar que los controles definidos para la actividad de supervisión se cumplan por los responsables de su ejecución.
3.3 DISPOSICIONES FINALES
El representante legal expedirá las disposiciones que sean necesarias para la adecuada aplicación del presente Manual de Contratación.
Los procesos de selección de contratistas que hayan sido radicados formalmente en la Oficina de contratación antes de la expedición de este Manual de Contratación, se regirán por las disposiciones contenidas en la Resolución xxxx, los demás actos y decisiones contractuales que se adopten con posterioridad a la vigencia, se regirán por lo establecido en el presente Manual.
El presente Manual de Contratación entrará en vigencia a partir de la firmeza del acto administrativo por medio del cual se adopte.
Este manual se adopta en el proceso de Gestión Contractual P-GC-01 y los procedimientos que determinan los pasos a seguir en la contratación pública a través de las siguientes modalidades:
Licitación Pública P-GC-02
Selección Abreviada de Menor Cuantía P-GC-03
Selección Abreviada por Subasta Inversa P-GC-04
Selección Abreviada por Bolsa de Productos P-GC-05
Selección Abreviada por Acuerdo Marco de Precios P-GC-06
Concurso de Méritos por Sistema Abierto y por Sistema de Preclasificación P-GC-07
Contratación Directa P-GC-08
Mínima Cuantía P-GC-09
2.1.2 DOCUMENTOS DEL PROCESO, ELABORACION Y EXPEDICION
Para inicial cualquier proceso de contratación las secretarias de despacho deben a partir del principio de planeación, es decir del análisis de las necesidades de contratación existentes y su priorización, aportar la documentación que a continuación se señala, sin perjuicio de los específicos que se requieran según el tipo de proceso, a saber:
PROCESO CONTRACTUAL	DOCUMENTOS	RESPONSABLE	Mínima cuantía	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos	Dependencia solicitante	Invitación publica	Grupo de contratación	Concurso de méritos	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos (contienen insumos técnicos)	Dependencia solicitante	Pliego de condiciones	Grupo de contratación	Menor Cuantía	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos (contienen insumos técnicos)	Dependencia solicitante	Pliego de condiciones	Grupo de contratación	Licitación Pública	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos (contienen insumos técnicos)	Dependencia solicitante	Pliego de condiciones	Grupo de contratación	Subasta Inversa	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos (contienen insumos técnicos)	Dependencia solicitante	Ficha técnica	Dependencia solicitante	Pliego de condiciones	Grupo de contratación	Contratación Directa	Solicitud de contratación F-GC-01	Dependencia solicitante	Estudio de mercado	Dependencia solicitante	Análisis del sector	Dependencia solicitante	Estudios previos (contienen insumos técnicos)	Dependencia solicitante	Pliego de condiciones	Grupo de contratación
Para la elaboración de los documentos mencionados, las secretarias de despacho, además de lo establecido en la normatividad vigente en materia contractual, deberán tener en cuenta los lineamientos señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente los cuales se encuentran, publicados en el sistema para la contratación publica-SECOP (www.colombiacompra.gov.co).
Las solicitudes de contratación F-GC-01 deben ir acompañadas además de lo anteriormente mencionado, de los soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 del 2015, entre los cuales se encuentran:
Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan diseño y construcción.
Autorizaciones, permisos y licencias.
Soportes del estudio de mercado (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas).
Para los eventos de contratación directa se deben aportar los siguientes documentos:
CAUSAL	DOCUMENTOS A APORTAR	Convenios Interadministrativos	Certificado de existencia y representación legal, o copia del acto jurídico de creación de la entidad ejecutora, en los cuales se verifique su objeto o misión.
La copia de ciudadanía del representante legal de la entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales.
Copia del acta de nombramiento y del acta de posesión del representante legal de la entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales.
Copia del documento o acto administrativo con el cual se verifiquen las facultades del representante legal de la entidad ejecutora.
Certificación bancaria de la entidad ejecutora.
Copia del RUT de la entidad ejecutora.
Certificados de parafiscales de la entidad ejecutora.
Oferta del bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto oficial.	Inexistencia de pluralidad de oferentes-Proveedor exclusivo Para el caso de personas jurídicas
Documentación que acredite que la persona jurídica es la única que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional (artículo 2.2.1.2.1.4.8 del decreto 1082 de 2015).
Copia del documento con el cual e verifican las facultades del representante legal.
Certificados de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.
Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el revisar fiscal, cuando corresponda, o por el representante legal de la empresa cuando no exista revisor fiscal.
Certificado de registro único tributario RUT expedido por la DIAN.
Certificación bancaria de una cuenta vigente.
Copia de la cedula de ciudadanía del representante legal.
Cotización del bien o servicio con el cual se estableció el presupuesto oficial.
Para el caso de personas naturales
Copias de cedula de ciudadani8a
Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el sistema de seguridad social integral en calidad de cotizante.
Cotización del bien o servicio con el cual se estableció el presupuesto oficial.	Contratos de prestación e servicios profesionales y de apoyo a la gestión	Para el caso de personas jurídicas
Documentación con la cual se acredite que la persona jurídica a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el objeto así:
Certificado de existencia de representación legal expedido por la cámara de comercio en cuyo objeto social se verifique que la empresa jurídica tiene la capacidad para ejecutar el servicio a contratar, tal situación deberá estar reflejada en el objeto social de la empresa.
Certificaciones con las cuales la persona jurídica acredita su experiencia directamente relacionada con el objeto a contratar.
Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el revisor fiscal, cuando corresponda, o por el representante legal de la empresa cuando no exista revisor fiscal.
Registro y actualización de la hoja de vida del sistema de información y gestión del empleo público SIGEP.
Copia de certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la idoneidad de la persona natural a contratar.
Copias de las certificaciones laborales o contractuales con las cuales se verifique la experiencia directamente relacionada con el objeto a contratar de la persona natural correspondiente.
Copia del registro único tributario RUT expedido por la DIAN
Copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el sistema de seguridad social en calidad de cotizante.
Certificación en la que se verifique que el contratista se encuentra afiliado y activo en el sistema de seguridad social integral por concepto de salud, pensión y ARL
Certificado del examen médico pre-ocupacional. Este certificado podrá presentarse previo a la celebración del contrato o durante la vigencia del contrato sin exceder 6 meses contados desde el inicio de la ejecución del mismo.	Contrato de Arrendamiento de inmuebles	El análisis de las condiciones de mercado que se haya tenido en cuenta para el arrendamiento objeto de contratación.
Certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y/o de los estatutos de la firma de las cuales se establezcan las facultades del Arrendador.
Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble.
Copia de cedula de ciudadanía del propietario.
Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado.
Cotización del canon o servicio de arrendamiento con el cual se estableció el presupuesto oficial.
Alcaldía Miraflores	MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO	MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA	PROCESO:GESTIÓN CONTRACTUAL	CÓDIGO: M-GC-01	VERSIÓN: 2	FECHA: 16-12-2016	PÁGINA 6 DE 42
Alcaldía Miraflores	MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO	MANUAL DE CONTRATACIÓN	PROCESOGESTIÓN CONTRACTUAL	CÓDIGO: M-GC-01	VERSIÓN: 2	FECHA: 16-12-2016	PÁGINA 1 DE 41
Calle 4ª No. 7-42 Teléfono 7330237 – Fax 7331390
www.miraflores-boyaca.gov.co – Email: controlinterno@miraflores-boyaca.gov.co
“Unidos por el Desarrollo Social y Económico de Miraflores” Administración 2016-2019
cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el sistema de seguridad social integral en calidad de cotizante.
Certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y/o d

References: artículo 18
 artículo 10
 artículo 2
 artículo 11
 artículo 13
 artículo 2
 artículo 25
 artículo 71
 artículo 2
 artículo 40
 artículo 91
 artículo 2
 artículo 2
 artículo 5
 artículo 88
 artículo 2
 artículo 32
 artículo 23
 artículo 94
 artículo 14
 artículo 40
 artículo 85
 artículo 40
 artículo 91
 artículo 84
 artículo 86
 artículo 68
 artículo 10

Resolución 
 Resolución 
 artículo 2