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Timestamp: 2017-03-25 11:56:22+00:00

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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA SURA CHILE. Transversal
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Irene Serrano Aguilera
1 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA SURA CHILE Transversal2 Transversal 2 Línea N Política TR 34 Código de Ética y Conducta INTRODUCCIÓN El presente documento corresponde al Código de Ética y Conducta de SURA Chile, que recoge los valores, principios y entrega pautas de acción a todos sus colaboradores. OBJETIVO Generar un conjunto de normas y pautas de conducta para que el actuar de todos los colaboradores de SURA Chile se enmarquen dentro de los principios y valores de SURA ASSET MANAGEMENT S.A., de manera de evitar incurrir en riesgos o contingencias que puedan afectar su imagen o reputación. ALCANCE CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE EMPRESAS SURA CHILE (ENTIDADES AFILIADAS A SURA ASSET MANAGEMENT S.A.) El presente Código es aplicable a todo el personal de: Administradora de Fondos de Pensiones Capital S.A. (*) Seguros de Vida SURA S.A. (*) Corredores de Bolsa SURA S.A. (*) Administradora General de Fondos SURA S.A. (*) SURA Chile S.A. (*) SURA Data Chile S.A. (*) SURA S.A. (*) Promotora de Servicios Financieros SURA S.A. Compañía de Inversiones y Servicios SURA Limitada Santa María Internacional S.A. En su conjunto a dichas empresas se les denominará SURA Chile (*) El presente documento ha sido aprobado por los respectivos Directorios de dichas entidades.3 Transversal 3 El presente Código de Ética y Conducta forma parte del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de cada una de las empresas a las cuales se aplica, en conformidad a lo dispuesto en los artículos 153 y siguientes del Código del Trabajo.4 Transversal 4 Mensaje de Andrés Castro G., Presidente de SURA Asset Management Bienvenido a SURA Asset Management! Ya somos parte de Grupo de Inversiones Suramericana, a través de su filial SURA Asset Management, que adquirió los activos de ING en la región, convirtiéndose así en la empresa N 1 en Pensiones de Latinoamérica. Nuestro equipo ahora administra aproximadamente $78.7 billones de dólares, de 11,3 millones de clientes en Latinoamérica. Esto nos convierte en una empresa sólida, dinámica y con una presencia relevante en el continente. Les invito a seguir trabajando con entusiasmo y compromiso, recordando que la integridad y reputación que caracteriza a nuestra empresa es uno de nuestros valores más preciados. Es por esto, que deseamos presentar el nuevo Código de Conducta de SURA Asset Management y entidades afiliadas, el cual refleja las políticas y conductas éticas a seguir en el desarrollo diario de nuestras funciones. Hoy, más que nunca, debemos salvaguardar los preceptos aquí señalados, aplicándolos en el desarrollo diario de nuestras labores. No bajemos la guardia. Todos somos responsables de proteger la integridad y reputación que caracterizan a nuestra empresa. Esperamos que todos los colaboradores de SURA actúen siempre de acuerdo con los preceptos señalados en el presente Código y que soliciten orientación cuando surjan situaciones o dudas relacionadas con su aplicación. El área de Cumplimiento tiene como misión facilitar a los funcionarios de SURA la información necesaria para desarrollar su labor profesional de forma responsable y ética, por lo que tiene la obligación de resolver sus dudas y preocupaciones en cuanto al contenido del presente documento. Debemos comprometernos a actuar basados en las políticas contenidas en este Código, reiterando nuestro compromiso de seguir desarrollando una cultura ética y de alto desempeño, protegiendo de esta manera la confianza que nuestros nuevos accionistas, clientes y socios estratégicos han depositado en nosotros. Esperamos que este documento sea la guía para seguir desarrollando negocios de manera Responsable, Respetuosa, Equitativa y de una forma Transparente. Cordialmente, Andrés Castro González Presidente SURA Asset Management5 Transversal 5 Compromiso del Comité Ejecutivo de SURA Chile con este Código de Conducta Como Comité Ejecutivo, nuestro compromiso es garantizar que SURA Chile se gobierne de conformidad con los más altos estándares de conducta comercial y ética, así como apegarse a las mejores prácticas de dirección de la empresa. Por este motivo este Código de Conducta es aplicable al Comité Ejecutivo en el desarrollo de sus funciones y en representación de SURA Chile con las siguientes normas adicionales: Cualquier análisis y resolución de un posible conflicto de intereses que comprometa a un miembro del Directorio o del Comité Ejecutivo será efectuado por el CEO regional en coordinación con el Vicepresidente Ejecutivo Regional de Legal y Cumplimiento. Cualquier análisis y resolución de una posible exención de las políticas contenidas en el Código de Conducta de SURA Chile que afecte a un miembro del Directorio o del Comité Ejecutivo, será efectuado por el CEO regional, en coordinación con el Vicepresidente Ejecutivo Regional de Legal y Cumplimiento. Atentamente, Comité Ejecutivo SURA Chile6 Transversal 6 Índice General Página Principios y Competencias de Sura 8 Información Confidencial 13 Información Privilegiada (Transacciones Bursátiles y Comunicaciones de Mercado Inversiones Personales 15 Murallas Chinas 16 Privacidad y Protección de datos 17 Escritorios Limpios 19 Conflictos de Interés 22 Intereses en Negocios y Actividades Externas 23 Derechos de Autor (Copyrights) 24 Uso de recursos 24 Mensajería Electrónica e Internet 25 Contactos con Medios de Comunicación 27 Competencia Económica y Reglas Antimonopolio 28 Idoneidad de Productos 32 Marketing y Publicidad 36 Asesoría en la oferta de productos 36 Transparencia en el ofrecimiento de Productos 37 Protección a nuestros Clientes 37 Prevención de Corrupción y Política de Regalos e Invitaciones 38 Política Relaciones con Funcionarios Públicos 49 Prevención de Fraudes 51 Prevención de Lavado de Dinero 57 Informante Oportuno 59 Control de Libros y Registros 67 Comité de Cumplimiento 68 Gestión del Riesgo Reputacional 70 Normas Específicas- Área Comercial 71 Modelo de Prevención de Delitos Ley N Anexos 77 157 Transversal 7 RESPONSABILIDAD CORPORATIVA, PRINCIPIOS Y COMPETENCIAS DE SURA Responsabilidad Corporativa En SURA buscamos la sostenibilidad de los negocios y del entorno. Para ello, estimulamos la innovación, facilitamos sinergias entre las compañías de nuestro portafolio y promovemos el desarrollo de nuevos mercados, así como la identificación de oportunidades de creación, crecimiento y expansión de los negocios en los que participamos. Como inversionista responsable, SURA define lineamientos generales en materia de sostenibilidad de sus filiales, adoptando iniciativas que garanticen el desarrollo responsable de los negocios en el largo plazo. El criterio de actuación empresarial de SURA está enfocado en tres grandes directrices: Gestión en los Negocios.- Frente a los públicos de interés de SURA, con prácticas en los diversos ámbitos de actuación con dichos grupos para generarles un valor agregado. Desarrollo Social.- Enfocado hacia las comunidades en donde opera SURA, participando en proyectos sociales, mediante aportes de carácter institucional y de voluntariado. Dinámicas Públicas.- De cara a los países en los que SURA hace negocios, participando en la construcción de políticas públicas, generando opiniones y fortaleciendo a nuestra organización. Mediante la práctica integral de responsabilidad corporativa se facilita: El desarrollo de los negocios Relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés Competitividad en los mercados en donde operamos Fortalecimiento de una cultura organizacional y de gobierno corporativo Alineación a iniciativas globales En ese contexto, SURA Chile efectúa cada una de sus actuaciones con total respeto por los derechos humanos en todas nuestras áreas de influencia, promoviendo el cumplimiento de este principio no solo con sus colaboradores al interior de su organización, sino que también promoviendo valores como el respeto con sus principales públicos de interés y la comunidad en general.8 Transversal 8 En este marco de Responsabilidad Corporativa, base de cada una de las actuaciones de la compañía, SURA declara un firme compromiso con el respeto al medio ambiente, promoviendo el cuidado del entorno y de los recursos, así como también el desarrollo de tecnologías que minimicen el impacto en el medio. Los pilares fundamentales para la actuación de SURA en materia de Responsabilidad Corporativa son nuestros principios y nuestras competencias. Principios y Competencias de SURA Los Principios que a continuación se describen, son aplicables a todos los colaboradores de SURA Chile y a todas las personas que actúen en nombre de la empresa, sea cual sea su cargo. Esto incluye, sin limitación, al Directorio, al Comité Ejecutivo y a la Administración. El área de Cumplimiento es la responsable de difundir y supervisar el respeto y cumplimiento de los Principios de SURA contenidos en el presente Código. Todos los colaboradores de SURA somos responsables de realizar nuestro trabajo de acuerdo con dichos estándares. El incumplimiento de éstos Principios, puede dar paso a medidas disciplinarias, incluyendo el despido. Te presentamos los Principios de SURA Equidad.- Entendida como el trato justo y equilibrado en la relación laboral, comercial y/o cívica con nuestros empleados, asesores, accionistas, clientes, proveedores y con la comunidad en general. Igualdad de trato hacia todas las personas independientemente de sus condiciones sociales, económicas, raciales, sexuales y de género, promoviendo de esta forma la diversidad y la inclusión. Respeto.- Significa que más allá del cumplimiento legal de las normas y de los contratos pactados con nuestros empleados, asesores, accionistas, clientes, proveedores y con la comunidad en general, tenemos presente sus puntos de vista, necesidades y opiniones. Ello implica reconocer a los demás y aceptarlos tal como son. Transparencia.- Las relaciones de la Compañía están basadas en el conocimiento, dentro de los límites de la Ley y la reserva empresarial, de toda la información sobre la base de la cual se rigen nuestras actuaciones.9 Transversal 9 Responsabilidad.- La intención inequívoca de cumplir con nuestros compromisos velando por los bienes tanto de la Compañía como de nuestros accionistas, clientes, proveedores y de la comunidad en general. Te presentamos las Competencias de SURA LÍDER 7 Competencias Calidad y Orientación al Cliente Contexto y Visión del Negocio Innovación y Cambio Comunicación Efectiva Construcción de Relaciones COLABORADOR 6 Competencias Calidad y Orientación al Cliente Contexto y Visión del Negocio Innovación y Cambio Comunicación Efectiva Construcción de Relaciones Gestión y Desarrollo de Personas - Criterio y Toma de Decisiones Criterio y Toma de Decisiones Calidad y Orientación al Cliente.- Habilidad para identificar las necesidades del cliente y brindarle soluciones generadoras de valor que configuren relaciones gana - gana y de largo plazo. Contexto y Visión del Negocio.- Habilidad para brindar contexto a la Organización, a partir de la comprensión de los cambios del entorno, las oportunidades del mercado y la estrategia del negocio. Innovación y Cambio.- Capacidad para generar nuevas ideas, soluciones y mejoras, prácticas y aplicables, que permitan la creación de productos, empresas, el desarrollo de mercados o sinergias, que se constituyan en ventajas competitivas para el negocio. Comunicación Efectiva.- Capacidad para expresar de forma clara, objetiva, concreta y asertiva las propias ideas y escuchar, verificar e interpretar las de otras personas en diferentes contextos.10 Transversal 10 Construcción de Relaciones.- Habilidad para construir, mantener y fomentar relaciones basadas en los principios organizacionales, que buscan mejorar la colaboración y la confianza de los miembros de los equipos y la Organización. Gestión y Desarrollo de Personas.- Habilidad para conocer las características de su equipo, sus limitaciones y fortalezas, para ponerlas al servicio del mismo, de forma tal que se compartan conocimientos y se facilite la construcción colectiva. Criterio y Toma de Decisiones.- Capacidad para analizar las diferentes alternativas propuestas, evaluando su impacto y seleccionado la opción más acertada. Adicionalmente, SURA Chile tiene los siguientes Principios Operativos que deben ser observados fielmente: 1.- Conducta Personal Esperamos los más elevados niveles de conducta personal de cada uno de los colaboradores de SURA Chile, cualquiera fuere su puesto o función. Reconocemos que la honestidad, la integridad y la imparcialidad son esenciales para la efectividad de todas las relaciones de negocio normal, tanto internas como externas de la empresa. Aceptamos que el intercambio de regalos y gestos de hospitalidad razonables son habituales en la construcción de cualquier relación de negocio normal. No obstante, nuestros colaboradores deben abstenerse de recibir regalos o invitaciones que puedan ser considerados por otros como comprometedores de su conducta personal. El conocimiento de las normas incluidas en este Código, ayudará a los colaboradores de SURA Chile a identificar cuando se enfrenten a una situación de estas características. El soborno en cualquiera de sus formas es inaceptable. Los colaboradores de SURA Chile no ofrecerán ni entregarán, y tampoco solicitarán ni recibirán, beneficios de ninguna índole, y deberán evitar cualquier contacto que conduzca a, o sugiera, un conflicto de intereses entre sus actividades personales y los de SURA Chile. Esperamos que todos nuestros colaboradores respeten las disposiciones legales y que se sujeten al cumplimiento de sus correspondientes normativas. Más aún, los colaboradores de SURA Chile deben abstenerse de hacer negocios con cualquier persona, empresa o institución que públicamente esté vinculada con actividades ilegales o reñidas con la ética. Se espera que todos los colaboradores manejen la información con responsabilidad. En particular deben proteger la confidencialidad de toda información relativa a los intereses de SURA Chile y sus clientes. Deben llevarse registros completos y correctos de todas las transacciones de la empresa. Los colaboradores de SURA Chile no podrán realizar11 Transversal 11 transacciones personales que se basen, o que puedan ser fundadamente interpretadas como basadas en información interna de negocios. 2.- Relaciones con el Colaborador Las relaciones con el colaborador en cualquier lugar de la organización estarán basadas en el respeto del individuo. SURA Chile se propone brindarles a todos sus colaboradores un ambiente de trabajo seguro y condiciones competitivas de empleo. Asimismo, SURA Chile está comprometida con proporcionar igualdad de oportunidades y evitar la discriminación. Se fomentará el desarrollo profesional de todos los colaboradores. El acoso sexual, el acoso laboral o la discriminación racial son inaceptables. Para los efectos de este Código, se considera acoso sexual o discriminación racial en el trabajo toda conducta verbal o gesticular de naturaleza sexual o racial, desarrollada en el ámbito de la organización y dirección de la empresa o en relación o como consecuencia de una relación de trabajo, realizada por una persona que sabe o debe saber que es ofensiva y no deseada por la víctima, determinando una situación que afecta al empleo y a las condiciones de trabajo y/o creando un entorno laboral ofensivo, hostil, intimidatorio o humillante. Se considera acoso laboral toda conducta que constituya agresión u hostigamientos reiterados, ejercida por el empleador o por uno o más trabajadores, en contra de otro u otros dependientes por cualquier medio, y que tenga como resultado para los afectados su menoscabo, maltrato o humillación, o bien que amenace o perjudique su situación laboral o sus oportunidades en el empleo. El acoso sexual o laboral y la discriminación racial tiene consecuencias perversas para: a) Los colaboradores que lo padecen, desde el punto de vista de la salud, la confianza en sí, el ánimo, el rendimiento y las perspectivas profesionales; b) Los colaboradores que, sin padecerlo directamente, son testigos o tienen conocimiento desde el punto de vista del ambiente de trabajo, etc., y c) La empresa, desde el punto de vista de la eficacia económica, la publicidad negativa y las posibles incidencias jurídicas. Las personas que crean ser víctimas de acoso sexual o discriminación racial, deberán poner los antecedentes a disposición de su respectiva jefatura (Gerente de área) o del responsable del área de Cumplimiento, quien deberá realizar la correspondiente investigación, la cual tendrá el carácter de estrictamente confidencial y resguardará la identidad de las personas que se vean involucradas en ella.12 Transversal 12 Si de la investigación que se lleve a cabo se llegase a determinar responsabilidades objetivas de la persona contra quien se formuló la respectiva denuncia, se procederá a su despido inmediato, sin derecho a indemnización alguna. De igual forma, si de la investigación efectuada se concluye que la denuncia presentada carece de veracidad, no se compadece con los hechos investigados o es manifiestamente infundada, circunstancias que serán calificadas por el Comité de Cumplimiento, la persona que haya formulado la denuncia podrá ser cesada en su cargo sin derecho a indemnización. 3.- Protección Ambiental SURA Chile reconoce que los recursos son limitados y que deben ser utilizados con responsabilidad. Por ello, promueve un enfoque de dos puntas tanto interna como externamente, que propicie la protección del medio ambiente. Externamente, esta política se orienta a prever las consecuencias en el medio ambiente de los servicios comerciales, y al manejo profesional de los riesgos ambientales. Internamente, esta política está dirigida a controlar cualquier impacto ambiental causado por SURA Chile. 4.- Comunicaciones Dentro de los límites de la confidencialidad comercial, SURA Chile le asigna una importancia primordial a las comunicaciones abiertas y transparentes con sus clientes, colaboradores y accionistas, así como también con la comunidad en general. 5.- Operaciones Internacionales SURA Asset Management S.A., como proveedor internacional de servicios financieros, opera en el contexto de leyes y disposiciones reglamentarias de distintos países, y con clientes individuales y corporativos de una amplia gama de antecedentes y culturas, por lo tanto es primordial que en la aplicación de estos Principios Corporativos, SURA Chile respete esa diversidad de culturas. SURA Chile es una organización comercial y por lo tanto sus actividades están orientadas a los negocios, comprometida siempre en el cumplimiento de sus obligaciones legales. SURA Chile no interviene en cuestiones religiosas, ni asuntos políticos, ni de partidos políticos, tampoco entrega obsequios ni realiza donaciones a partidos políticos y/o actividades políticas. No obstante, dentro de su legítimo rol de negocios, SURA Chile se reserva el derecho, luego de cuidadosa consideración, de emitir opinión sobre asuntos que pudieran afectar a sus colaboradores, accionistas o clientes.13 Transversal Relaciones con la Comunidad SURA Chile reconoce que es fundamental para su éxito a largo plazo, sostener buenas relaciones con las comunidades de los lugares donde opera. Esa política se sustenta en el respeto mutuo y la activa cooperación, dirigidos a mantener relaciones duraderas y basadas en la confianza recíproca de sus unidades operativas con las comunidades locales. Las actividades culturales, deportivas y de protección del medio ambiente son centrales a esta política de relaciones con la comunidad de SURA Chile y alentamos a nuestros colaboradores a desarrollar un rol positivo en actividades comunitarias. 7.- Política Económica Como organización comercial, SURA Chile considera que debe brindarle un retorno adecuado a sus accionistas. Apoya la economía de mercado como el medio más efectivo para lograr los mejores resultados para sus clientes, inversionistas y colaboradores, así como también para los países y territorios donde opera. Los criterios de decisión en materia de crédito e inversión, son primariamente económicos y, cuando respetan los deseos de los clientes, también toman en consideración diversos aspectos sociales y del medio ambiente. 8.- Competidores SURA Chile reconoce los múltiples beneficios de un entorno de libre competencia. A su vez considera que los mejores mercados se desarrollan únicamente dentro de un marco ético, y no permite que sus colaboradores desacrediten a un competidor, ni utilicen algún proceder no ético para obtener una ventaja para la empresa. Apliquemos nuestros Principios y Competencias para ser mejores cada día! I. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Durante nuestra relación de trabajo con SURA Chile, tenemos acceso a varias formas de información confidencial relacionada con la empresa, sus clientes, accionistas, empleados y proveedores. Información Confidencial es aquella que ha sido clasificada como confidencial o -de otra manera- se ha prohibido su transmisión a terceros, en tanto dicha información no sea de conocimiento público. Adicionalmente a lo anterior, se debe considerar como Información Confidencial toda información personal o propiedad de SURA, información sobre sus productos o procesos, contraseñas de computadores, de clientes, colaboradores, accionistas y proveedores, que no sea pública o esté expresamente disponible para terceros. Su divulgación no14 Transversal 14 autorizada podría afectar de forma significativa la posición competitiva de SURA y desperdiciar valiosos activos de nuestra empresa. Además de constituir una violación de la política de SURA, ciertos tipos de uso o divulgación no autorizados de información confidencial, pueden considerarse un delito y la parte que se encuentre en falta puede verse sometida a sanciones administrativas o a penas privativas de libertad. Todos compartimos la obligación de evitar la divulgación no autorizada de Información Confidencial y de garantizar que la divulgación autorizada se haga de acuerdo con las políticas aquí establecidas. Dichas políticas establecen que no se revelará Información Confidencial a terceros ajenos a SURA a menos que la divulgación se haya autorizado y esté acompañada por un acuerdo de confidencialidad debidamente firmado. Asimismo, debemos asegurarnos que la divulgación de Información Confidencial cumpla con los requisitos de identificación, clasificación, marcado, manejo y destrucción de Información Confidencial, de conformidad con la Política de Escritorios Limpios y sobre la base de los lineamientos que consignen las autoridades en lo relativo a la protección de datos. Cualquier trabajo desarrollado por colaboradores, contratistas o proveedores dentro del marco de relación laboral o comercial con SURA Chile, será en todo momento propiedad de SURA Chile. Cuando se trate con contratistas o proveedores externos, se deberá comprobar que existe un acuerdo apropiado que cubra su trabajo. Asimismo, todo trabajo que pueda ser objeto de cualquier derecho de propiedad intelectual deberá ser revelado inmediatamente al Departamento Legal de SURA Chile. La violación a los derechos de propiedad intelectual o industrial, incluyendo el delito de revelación de secretos, está tipificado como delito en nuestra legislación. No converses sobre asuntos confidenciales en lugares públicos, tales como ascensores, pasillos u otras áreas de uso compartido, transporte público, lobbies de hoteles o restaurantes, pues gente ajena al asunto puede escucharte. Se deben tomar las medidas que sean necesarias para mantener las estaciones de trabajo (escritorios), libres de cualquier tipo de información considerada como Información Confidencial que esté expuesta al alcance de cualquier persona no autorizada. Es importante recordar que la obligación de mantener la confidencialidad de la Información Confidencial, permanece vigente incluso después de que dejes de prestar tus servicios en SURA Chile. De la misma manera, SURA exige a su personal nuevo, que respeten las obligaciones de confidencialidad que tengan con sus empleadores anteriores.15 Transversal 15 Las infracciones a las normas de confidencialidad son sumamente graves. No dejes de acudir al área de Cumplimiento en caso de preguntas o dudas sobre la manera apropiada de manejar Información Confidencial o potencialmente confidencial. II. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA (TRANSACCIONES BURSÁTILES Y COMUNICACIONES DE MERCADO) Información Privilegiada es aquella relativa a cualquier acto, hecho o acontecimiento, de cualquier naturaleza, que influya o pueda influir en los precios de los valores inscritos en el Registro de Valores, en tanto dicha información no haya sido revelada al público por la emisora respectiva, a través de la bolsa o mercados en la que coticen dichos valores. Esto se refiere a acciones o valores de cualquier emisor afectado, directa o indirectamente, por la información. A manera de ejemplo, en caso que una compañía compre a otra empresa, dicha información puede cambiar el valor o el precio de sus acciones en relación con otras compañías en el mismo mercado. La información se considera pública cuando ha sido dada a conocer o esté disponible públicamente; a través de la Bolsa de Valores en la que cotice dicho emisor o bien, a través de medios masivos de comunicación. Está estrictamente prohibido utilizar Información Privilegiada para fines personales, profesionales o bien celebrar transacciones bursátiles directa o indirectamente utilizando dicha información, de conformidad con la política de Inversiones Personales, así como la divulgación de la misma a otras personas, o bien emitir recomendaciones. Esta práctica conocida también como consejo, puede originar transacciones bursátiles basadas en Información Privilegiada, con la que se violan las normas establecidas en este Código y por las autoridades respectivas. La utilización de Información Privilegiada en contravención con lo aquí señalado, puede conllevar acciones legales por parte de SURA, incluyendo el despido o bien la entrega de información a las autoridades para la imposición de las sanciones respectivas, por lo que es necesario que nos comprometamos a respetar en todo momento lo señalado en la Ley del Mercado de Valores de Chile en lo relacionado a este tema. III. INVERSIONES PERSONALES SURA Chile implementará una Política de Inversiones Personales, cuyo objetivo será establecer y dar a conocer a los Directivos y Empleados de SURA Chile los Lineamientos Políticas y Mecanismos de Control a los que deberán sujetarse en las Operaciones con Valores que realicen, con el fin de identificar y evitar cualquier conflicto de interés, así16 Transversal 16 como la utilización indebida de Información Privilegiada y/o Confidencial a la que tengan acceso, en virtud de sus cargos. IV. MURALLAS CHINAS SURA Chile ha establecido políticas, procedimientos y medidas físicas diseñadas para controlar de una manera segura el uso de Información Confidencial y Privilegiada, también conocida como Información Sensible, con el objeto de prevenir su divulgación o el uso inapropiado de esa información así como la generación de un posible conflicto de interés. En general, las Murallas Chinas separan a las áreas de un negocio que generan o tienen acceso a Información Privilegiada o Confidencial, conocidas como áreas sensibles del resto de las áreas del negocio ajenas a dicha información también conocidas como áreas públicas. Aquellos colaboradores que pertenezcan a un área sensible, no podrán divulgar la información que estén manejando a colaboradores pertenecientes a áreas públicas o a otras áreas sensibles salvo autorización expresa por parte del área de Cumplimiento y bajo el mecanismo que se describe más adelante. La Administración debe asegurarse que la presente política está debidamente implantada en cada área de Negocio y que es respetada por todos y cada uno de nosotros. En caso de cualquier falta a la presente política se debe informar de manera inmediata al área de Cumplimiento. En ocasiones, los colaboradores de las áreas sensibles requieren información de áreas públicas pero deberán tener un cuidado de no despertar sospechas sobre el trabajo que están realizando. Si no se está seguro respecto a eso, se debe consultar al área de Cumplimiento antes de requerir tal información. Personas Clave con Acceso a Información Sensible Como resultado de su función, algunos de nosotros tenemos acceso a información de aquellas áreas que están separadas por una Muralla China o áreas sensibles. Dentro de este grupo de personas se encuentran: Miembros del Directorio de SURA Chile Miembros del Comité Ejecutivo y de la Administración de SURA Chile Miembros del área de Finanzas Miembros del área de Legal y Cumplimiento17 Transversal 17 Miembros de las áreas de Riesgo Miembros de la Unidad de Auditoria Corporativa Miembros del área de Tesorería (limitado a sus responsabilidades) Miembros del área de Talento Humano (limitado a sus responsabilidades) Un colaborador de un área pública puede cruzar la Muralla China para ayudar a un colaborador de un área sensible en una transacción y por tanto recibir Información Confidencial o Privilegiada. Este es un procedimiento controlado por el área de Cumplimiento, quien actúa como intermediario en el proceso, registra el cruce y monitorea las actividades en forma constante. Si un área sensible solicita que un colaborador de un área pública cruce la Muralla China debe consultar previamente al área de Cumplimiento, quien lo documentará usando el formato respectivo que deberá ser llenado por las partes involucradas. Este procedimiento solo se podrá llevar a cabo si el colaborador tiene una necesidad de saber acerca de cierta información para el desarrollo de un proyecto en específico. Cada vez que un colaborador de un área pública cruce la Muralla China y reciba Información Privilegiada o Confidencial se impondrán restricciones a sus actividades normales para evitar su uso indebido. La presente política así como la política de Inversiones Personales, Escritorios Limpios, Conflictos de Interés e Intereses en Negocios y Actividades Externas, Privacidad y Protección de Datos, contenidas en el presente Código, tienen por objeto el proteger del mal uso la Información Confidencial y Privilegiada propiedad de SURA Chile y de terceras personas a la que tengamos acceso. V. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS Estamos comprometidos a manejar cualquier tipo de información a la que tengamos acceso, con mucho cuidado. En particular, la seguridad y confidencialidad de toda la información de SURA Chile, incluyendo datos personales de nuestros clientes, clientes potenciales, colaboradores, proveedores y socios estratégicos, deben de ser salvaguardados de conformidad con las leyes aplicables. Se entenderá por dato personal cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable que esté en posesión de SURA. Dentro de la protección de datos personales debemos seguir los siguientes lineamientos: - Ser transparente en cuanto a cómo maneja SURA Chile los datos personales de clientes, clientes potenciales, colaboradores, proveedores y socios estratégicos.18 Transversal 18 - Solo se pueden procesar datos personales para fines específicos del negocio y en base a las autorizaciones otorgadas por los clientes a SURA Chile para tales efectos. - Únicamente se pueden utilizar datos personales por una razón estrictamente de carácter legal. - Debemos asegurarnos que los datos personales están debidamente actualizados y sean precisos. - Es obligación de SURA Chile informar a nuestros clientes, clientes potenciales, colaboradores, proveedores y socios estratégicos de los propósitos por los cuales se están procesando sus datos y que entidad SURA Chile es la responsable de dicho proceso. - Permitir el acceso a clientes, clientes potenciales, colaboradores, proveedores y socios estratégicos respecto a sus datos personales y en base a los procedimientos establecidos en la regulación vigente. - Permitir a clientes, clientes potenciales, colaboradores, proveedores y socios estratégicos corregir, eliminar, actualizar o bloquear sus datos personales de conformidad con lo establecido en la regulación vigente. - Debemos proteger los datos personales de pérdidas, alteraciones, divulgaciones o accesos no permitidos. - No podemos comprar, vender o transferir bases de datos de forma verbal o escrita (incluyendo medios electrónicos, magnéticos, ópticos o cualquier otro medio electrónico disponible. - No podemos comercializar datos personales. - No podemos revelar a terceros ajenos a SURA Chile datos personales, tales como nombres, direcciones, teléfonos, edad, estado civil, estados de cuenta o cualquier otro tipo de información que pueda identificar a una persona o alguna situación particular de ésta, salvo previa autorización de dicha persona. - Aquellos proveedores que estén manejando datos personales en nombre de SURA Chile deberán tener firmado el contrato de confidencialidad respectivo. - Solo estamos autorizados a revelar datos personales de conformidad con los lineamientos de SURA Chile, respetando en todo momento la regulación local, los cuales están disponibles en el área de Cumplimiento. - De conformidad con las leyes aplicables, SURA Chile solo podrá enviar información de sus productos (información no solicitada) por fax, , SMS o MMS con la autorización expresa del cliente. Recuerda: Solo personal autorizado tiene acceso a los datos personales y solo pueden ser revelados para un propósito legítimo y previa autorización por escrito para divulgar esta información por parte del cliente, cliente potencial, proveedor, colaborador o socio estratégico. En caso que detectes alguna violación a lo aquí estipulado deberás reportarlo de manera inmediata al área de Cumplimiento.19 Transversal 19 La violación a la presente política puede conllevar acciones legales incluyendo el despido, o bien acciones por parte de los terceros afectados o de las autoridades competentes. VI. ESCRITORIOS LIMPIOS El objetivo principal de la política de Escritorios Limpios es establecer los procedimientos de cómo manejar aquella información que se considera Información Sensible (Información Confidencial y Privilegiada) para el negocio, con el objeto de reducir el riesgo de algún daño para SURA Chile que pueda surgir cuando este tipo de información no está debidamente protegida o bien está desatendida. Para un mejor control de la información de SURA Chile, ésta debe clasificarse en cuatro categorías diferentes de conformidad con la Política de Clasificación de Datos para la Seguridad de la Información en los siguientes términos: C-1 Información Pública Es información que en caso de ser revelada no tiene impacto alguno para SURA. Cualquier persona dentro y fuera de SURA Chile tiene acceso libre a ésta información que es considerada como pública. Algunos ejemplos de este tipo de información son los comunicados de prensa, revistas, copias impresas en las páginas de Internet que sean asequibles sin una contraseña. C-2 Información Restringida La revelación no autorizada de esta información puede provocar daños a SURA que son reparables. La información clasificada como restringida debe de limitarse al uso interno y exclusivo de SURA Chile. Los manuales, directrices, políticas de la Compañía, copias impresas de páginas de Intranet o memorándums, son un claro ejemplo de este tipo de información. C-3 Información Confidencial La revelación no autorizada de esta información provocaría serios daños a SURA o a la capacidad para alcanzar sus metas. La Información Confidencial no debe ser accesible salvo a ciertos individuos y bajo los esquemas señalados en el presente Código. Toda información personal o propiedad de SURA Chile, información sobre sus productos, procesos, contraseñas, información de clientes, colaboradores, accionistas y20 Transversal 20 proveedores, que no sea pública o esté expresamente disponible para terceros, es considerada Información Confidencial. C-4 Información Secreta La revelación no autorizada provoca graves daños a SURA o serios daños para su reputación o las perspectivas de SURA. La información secreta únicamente debe ser accesible para ciertos individuos en base a una necesidad de saber y se deben colocar medidas de seguridad reforzadas para proteger la información. Como información secreta son considerados los borradores de los estados financieros tanto de SURA Chile como de terceros, correos electrónicos, o bien información acerca de fusiones y adquisiciones; proyectos especiales como reestructuras, y en general cualquier tipo de información que se considere Privilegiada. No obstante lo anterior, en ningún caso se entenderá que los colaboradores pueden tener la facultad de determinar la clasificación de la información, en el entendido de que toda la información que maneja tiene el carácter de confidencial. Dicha facultad es exclusiva del área de Cumplimiento, por lo que en caso de que sea necesario clasificar cierta información, deberás acudir al área de Cumplimiento. Cómo protejo esta información? C-1 Información Clasificada como Información Pública: No requiere protección C-2-, C-3- y C-4 Información Clasificada como Información Confidencial: Durante las horas de oficina: o La Información clasificada C-2, C-3 y C-4 siempre debe colocarse en un lugar seguro bajo llave cuando esté desatendida, es decir, cuando no hay ningún colaborador de SURA Chile en el departamento o en las inmediaciones para supervisar temporalmente su lugar de trabajo. o Los medios de almacenamiento no deben dejarse en bahías de dispositivos, como unidades de CD. o Las sesiones de computadora deben cerrarse cuando estén desatendidas. Al final del día, la Información clasificada C-2, C-3 y C-4 deberá: Mostrar más
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 artículo 33
 artículo 33
 Artículo 1
 Artículo 29
 artículo 16