Source: https://www.bonpago.de/xrechnung.html
Timestamp: 2019-09-20 05:11:40+00:00

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XRechnung und die Umsetzung - BONPAGO
XRechnung und die Umsetzung
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Im April 2017 wurde das nationale E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das die europäische Richtlinie in nationales Recht umsetzt und eine sukzessive Umsetzung zur Erfüllung der Vorgaben ab November 2018 vorsieht.
Umsetzung der Richtlinie in den Bundesländern
Die nachstehende Grafik stellt den Stand der für die Einführung der E-Rechnung notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen in den einzelnen Bundesländern dar. Die verwendete Farbcodierung drückt den Grad der Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger im jeweiligen Bundesland aus.
Grün: Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger (weitgehend) gegeben
Gelb: Planungssicherheit in Teilen gegeben
Rot: Planungssicherheit nicht gegeben
In Baden-Württemberg wurde die gesetzliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch bereits durch das E-Government-Gesetz gelegt. Aufgrund dessen sind alle öffentlichen Auftraggeber des Landes, Sektorenauftraggeber sowie Konzessionsgeber zum Empfang elektronischer Rechnungen im ober- und unterschwelligen Vergabebereich verpflichtet.[1] Abweichend hiervon bezieht sich die Verpflichtung für Gemeinden, Gemeindeverbände sowie diesen zuzuordnenden sonstigen Auftraggebern nur auf den oberschwelligen Vergabebereich.[2] Für Behörden des Landes ist über dies hinaus die kostenlose Nutzung des zentralen elektronischen Rechnungseingangsportals der Landes Baden-Württemberg vorgesehen.[3]
Für spezifische Informationen, beispielsweise in Bezug auf Formate, bleibt die Verabschiedung der ergänzenden E-Rechnungsverordnung[4] abzuwarten.
Der Freistaat Bayern hat das bestehende E-Government-Gesetz um einen Paragraphen zu elektronischen Rechnungen ergänzt und somit die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt. Eine Konkretisierung dieser Vorgabe kann im Rahmen einer Rechtsverordnung veröffentlicht werden[5], jedoch sind zum derzeitigen Stand keine weiteren Informationen verfügbar.
Das Abgeordnetenhaus hat am 4. März 2019 das „Berliner Gesetz zum Umgang mit elektronischen Rechnungen – BERG“ beschlossen.[6] Durch die Verabschiedung des Gesetzes wurde demnach die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesgesetzgebung umgesetzt.
Der Gesetzesentwurf sieht die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen sowohl im ober- als auch unterschwelligen Bereich vor. Seitens der Auftragnehmer (Lieferanten) umfasst das Gesetz jedoch keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Für detaillierte Regelungen im Hinblick auf zu nutzende Übertragungswege sowie Rechnungsformate bleibt eine ergänzende Rechtsverordnung abzuwarten.[7] Für weitere Informationen wurde eine Webseite[8] eingerichtet.
Durch die Verabschiedung des Brandenburgischen E-Government-Gesetztes am 23. November 2018 hat der Landtag die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt.[9]
Eine Konkretisierung der Vorgaben bezüglich der Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung soll durch eine Rechtsverordnung erfolgen. Im Rahmen dieser muss unter anderem definiert werden, ob die sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten auch den unterschwelligen Vergabebereich umfassen.[10]
Die Freie und Hansestadt Hamburg sieht derzeit keinen Handlungsbedarf in Bezug auf eine rechtliche Verankerung der E-Rechnung. Sie betreibt im Hamburger Serviceportal eine „Elektronische Poststelle“ , die bereits heute Rechnungen in verschiedenen Formaten (u. a. ZUGFeRD 1.0) entgegennimmt und zur weiteren Verarbeitung an einen Rechnungsworkflow weiterleitet. Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung ist seit April 2019 gewährleistet. Die Ausgestaltung der Leitweg-ID befindet sich aktuell jedoch noch in der Abstimmung. Nach eigener Aussage nimmt Hamburg bereits im unterschwelligen Bereich E Rechnungen an. Eine Verpflichtung der Lieferanten ist aktuell jedoch nicht geplant. Der ZRE in Hamburg ist die zentrale Kommunikationsplattform der E Rechnung. Die Unterstützung des offenen Netzwerks PEPPOL wird derzeit geprüft.
Die Freie und Hansestadt Hamburg sieht derzeit keinen Handlungsbedarf in Bezug auf eine rechtliche Verankerung der E-Rechnung. Sie betreibt im Hamburger Serviceportal eine „Elektronische Poststelle“[16], die bereits heute Rechnungen in verschiedenen Formaten (u. a. ZUGFeRD 1.0) entgegennimmt und zur weiteren Verarbeitung an einen Rechnungsworkflow weiterleitet. Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung ist seit April 2019 gewährleistet.[17] Die Ausgestaltung der Leitweg-ID befindet sich aktuell jedoch noch in der Abstimmung.
Nach eigener Aussage nimmt Hamburg bereits im unterschwelligen Bereich E Rechnungen an. Eine Verpflichtung der Lieferanten ist aktuell jedoch nicht geplant. Der ZRE in Hamburg ist die zentrale Kommunikationsplattform der E Rechnung. Die Unterstützung des offenen Netzwerks PEPPOL wird derzeit geprüft.
Das Land Hessen hat im September 2018 das Hessische E-Government-Gesetz (HeGovG) verabschiedet, in dessen Rahmen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird.[18] So müssen öffentliche Auftraggeber in Hessen ab dem 18. April 2020 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können.[19] Die Verpflichtung bezieht sich entsprechend der EU-Richtlinie lediglich auf den oberschwelligen Vergabebereich.
Eine Konkretisierung der Vorgaben bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung i. S. v. zu verwendenden Rechnungsformaten und Übertragungswegen (bspw. Portalnutzung) bleibt zum aktuellen Zeitpunkt jedoch weiterhin abzuwarten.
Das E-Government-Gesetz des Landes Mecklenburg-Vorpommern vom 25. April 2016 wurde vom Gesetzgeber noch nicht um Regelungen zum elektronischen Rechnungsverkehr ergänzt. Folglich können zum aktuellen Zeitpunkt keine Aussagen bezüglich der Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsaustausches in Mecklenburg-Vorpommern getroffen werden.
Das Land Niedersachen hat einen Referentenentwurf des E-Rechnungsgesetzes veröffentlicht, im Rahmen dessen die EU-Richtline 2014/55/EU in Landesrecht umgesetzt wird. So müssen öffentliche Auftraggeber in Niedersachsen ab dem 27. November 2019 elektronische Rechnungen sowohl empfangen, als auch verarbeiten können.[20] Diese Verpflichtung umfasst den ober- und unterschwelligen Vergabebereich.[21]
Über dies hinaus sind öffentliche Auftraggeber bei Vergaben ab besagtem Stichtag dazu angehalten, die Einreichung elektronischer Rechnungen von ihren Lieferanten zu verlangen.[22]
Für die Dienststellen der Landesverwaltung wird im Rahmen des Projektes eRechnung eine zentrale elektronische Poststelle eingeführt, welche über definierte Eingangskanäle den Empfang von elektronischen Rechnungen gewährleistet.[23] Ob eine Nachnutzung für öffentliche Auftraggeber auf kommunaler Ebene möglich sein wird, ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht bekannt.
Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Land Niedersachsen wird die Einzelheiten des elektronischen Rechnungsverkehrs mittels einer Verordnung spezifizieren.[24]
Das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen wurde im Juli 2018 um die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen ergänzt. Diese Verpflichtung besteht unabhängig vom Auftragswert, sodass sowohl der ober- als auch unterschwellige Vergabebereich eingeschlossen sind. Zugleich steht es öffentlichen Auftraggebern frei, ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zu verpflichten.
Bezüglich des Rechnungseingangs ist vorgesehen, das Vergabeportal Nordrhein-Westfalen für die Landesverwaltung als zentrale Eingangsplattform auszubauen.[25] Welche Möglichkeiten auf kommunaler Ebene bestehen, ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht bekannt.
Bezüglich der zulässigen Formate statuiert das Gesetz, dass ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format akzeptiert werden. Eine Konkretisierung dieser Vorgaben kann durch eine Verordnung stattfinden.[26]
Das Land Rheinland-Pfalz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU noch nicht in Landesrecht umgesetzt. Im Juli 2018 wurde jedoch ein Gesetzesentwurf hierzu im Grundsatz vom Ministerrat gebilligt. Die finale Einbringung des Gesetzesentwurfs im Landtag findet jedoch voraussichtlich erst im Frühjahr 2019 statt.[27] Zum aktuellen Zeitpunkt können keine verbindlichen Aussagen bezüglich des elektronischen Rechnungsverkehrs getroffen werden.
Der Landtag hat am 06. März 2019 einen Entwurf[28] zur Ergänzung des E-Government-Gesetzes veröffentlicht. Eine Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen soll unabhängig des Auftragswertes bestehen, sodass sowohl der ober- als auch unterschwellige Vergabebereich eingeschlossen ist.
Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Das Land Saarland wird die Einzelheiten des elektronischen Rechnungsverkehrs mittels einer Verordnung spezifizieren.[29]
Das E-Government-Gesetz des Freistaats Sachsen aus dem Juli 2014 enthält keine spezifischen Regelungen bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches mit der öffentlichen Verwaltung.
Aus der offiziellen E-Government-Webseite des Landes Sachsen geht jedoch hervor, dass die Anbindung sämtlicher sächsischer Behörden an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) über die zwischengeschaltete sächsische Routingkomponente (ZRL) vorgesehen ist. Die ZRL dient hierbei der Abholung der elektronischen Rechnungen von der ZRE und der Weiterleitung dieser an den entsprechenden Rechnungsempfänger. Da XRechnung der für die ZRE zu verwendende Standard ist, wird dieser auch für die Rechnungsstellung an sächsische Behörden verbindlich sein.[30] Für weitere Informationen – insbesondere für öffentliche Auftraggeber – wurde eine Webseite[31] eingerichtet.
Das Land Sachsen-Anhalt hat im September 2018 einen Gesetzesentwurf für ein E-Government-Gesetz vorgelegt, welcher jedoch keine Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung umfasst. Die Landesregierung sieht hierfür das Landesvergaberecht oder Haushaltsrecht als geeigneter an. Folglich ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in einem gesonderten Verfahren vorgesehen.[32]
Zum aktuellen Zeitpunkt können keine spezifischen Aussagen zur weiteren Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung in Sachsen-Anhalt getroffen werden.
Über das E-Government-Gesetz hinaus hat das Land Schleswig-Holstein im April 2017 das „Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung“ verabschiedet.[33] Im Rahmen dessen werden öffentliche Auftraggeber, für die eine Vergabekammer des Landes Schleswig-Holstein zuständig ist, zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Diese Verpflichtung steht in keiner Abhängigkeit zum zugrundeliegenden Auftragswert, sodass sowohl der unter- als auch oberschwellige Vergabebereich betroffen sind.[34]
Die im November 2018 verabschiedete E-Rechnungsverordnung schreibt den Standard XRechnung als zu verwendendes Format vor. Darüber hinaus sind weitere Standards zulässig, sofern diese den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.[35] Als Übertragungsweg ist von öffentlichen Auftraggebern mindestens De-Mail zur unterstützen. Die Einrichtung darüber hinausgehender Übertragungswege obliegt hierbei der Entscheidung der Rechnungsempfänger.[36]
Das Land Thüringen hat im Mai 2018 das erste E-Government-Gesetz erlassen, welches Regelungen zum elektronischen Rechnungsempfang umfasst. Im Rahmen dessen setzt das Land die EU-Richtlinie in Landesrecht um. So sind öffentliche Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Abweichend von der EU-Richtlinie umfasst diese Verpflichtung sowohl den ober- als auch unterschwelligen Vergabebereich.[37]
Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als strukturiertes Datenformat, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung dieser ermöglicht. Folglich sind hybride Rechnungsformate nicht ausgeschlossen, insofern ein Teil der Rechnung dieser Definition entsprechen.[38] Das Land Thüringen wird die Einzelheiten der elektronischen Rechnungsstellung mittels einer Rechtsverordnung regeln.[39]
[1] §4a Abs. 1 EGovG BW
[2] §4a Abs. 2 EGovG BW
[3] Begründung zur Änderung des E-Government-Gesetzes Baden-Württemberg
[4] §4a Abs. 5 EGovG BW
[5] §5 Abs. 2 S.3 BayEGovG
[6] Gesetz- und Verordnungsblatt Berlin vom 14. März 2019
[7] Pressemitteilung der Senatsverwaltung für Finanzen vom 25.09.2018
[8] https://www.berlin.de/e-rechnung/e-rechnung/artikel.766483.php
[9] §5 Abs. 2 S.1 BbgEGovG
[10] §5 Abs. 2 S.2 BbgEGovG
[11] §18 Abs. 2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung
[12] §4 Abs. 2 S.2 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung
[13] §3 Abs. 1 S. 2 Bremer E-Rechnungs-VO
[14] §3 Abs. 2 Bremer E-Rechnungs-VO
[15] §4 Abs. 3 S. 1 Bremer E-Rechnungs-VO
[16] Elektronische Poststelle Hamburg
[17] Pressemitteilung Hamburg
[18] §5 Abs. 2 HeGovG
[19] §18 Abs. 1 S. 3 HeGovG
[20] §2 Abs. 1 NERG
[21] Begründung des Niedersächsischen E-Rechnungsgesetztes, S. 22
[22] §2 Abs. 1 S.3 NERG
[23] Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport
[24] §2 Abs. 2 NERG
[25] Pressemitteilung des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie NRW vom 13. Juli 2018
[26] §23 Abs. 1 S. 2 EGovG NRW
[27] Stellungnahme des Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz (Frage 28)
[28] Gesetzesentwurf vom 06.03.2019
[29] §10a Abs. 3 Gesetzesentwurf eGovG SL
[30] E-Government Sachsen (Webseite)
[31] http://e-rechnung.sachsen.de/
[32] Vorblatt des Gesetzesentwurfs EGovG LSA
[33] Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung
[34] §52g Abs. 2 Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung Schleswig-Holstein
[35] §3 Abs. 1 ERechVo Schleswig Holstein
[36] §3 Abs. 2 ERechVo Schleswig Holstein
[37] §14 Abs. 1 ThürEGovG
[38] Begründung des Thüringer E-Government-Gesetztes, S. 68
[39] §29 Abs. 1 ThürEGovG
Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung
Die im September 2017 durch das Bundeskabinett beschlossene E-Rechnungs-Verordnung konkretisiert die Vorgaben für den Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung und stellt einen Meilenstein für die E-Rechnung in Deutschland dar. Wichtige Kerninhalte sind:
Grundsätzliche Verpflichtung für Lieferanten zur Einbringung elektronischer Rechnungen gem. EU-Norm (Ausnahme: Bagatellgrenze)
Verpflichtende Inhaltselemente in Ergänzung zu § 14 UStG, u. a. eine „Leitweg-ID“ zur eindeutigen Adressierung
Nutzung eines Verwaltungsportals durch Rechnungssteller und Rechnungsempfänger wird vorausgesetzt (ZRE des Bundes)
Der Standard XRechnung
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) wurde mit der Erarbeitung einer gemeinsamen europäischen Norm für das semantische Datenmodell (Kernelemente der elektronischen Rechnung) beauftragt. XRechnung basiert auf diesem Datenmodell und wurde unter Federführung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit dem Ziel entwickelt, die europäische Norm entsprechend der vorgesehenen Methode zur Anpassung in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu überführen. Aus technischer Sicht handelt es sich bei XRechnung und anderen zur EU-Norm konformen Standards um reine Datenformate, die ohne Medienbruch von Rechnungsempfängern verarbeitet werden können.
Zentrale Rechnungseingangsplattform
Um der Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnung nachzukommen, haben sich der Bund und das Land Bremen im Rahmen einer Kooperation, der im September 2017 die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beigetreten sind, auf die Entwicklung einer zentralen Rechnungseingangsplattform verständigt. Die technologische Umsetzung wurde unter Mitwirkung von Bonpago in einem Architekturkonzept beschrieben, das im März 2017 veröffentlicht wurde.
Mithilfe der Plattform sollen Rechnungen auf eine einfache Art und Weise über verschiedene vordefinierte Wege an die Verwaltung übermittelt werden können. Von dem somit geschaffenen Transportstandard profitieren sowohl die Lieferanten und Dienstleister der Verwaltung als auch die Verwaltung selbst als Rechnungsempfänger.
Das Architekturkonzept wurde im Rahmen des Steuerungsprojektes E-Rechnung des IT-Planungsrates federführend vom Bund und vom Bundesland Bremen erstellt. Es zeigt die technologische Umsetzung eines zentralen E-Rechnungseingangs in der Bundesverwaltung und in der Verwaltung des Landes Bremen. Das Konzept soll auch von anderen Ländern und Kommunen als Blaupause für die föderale Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen genutzt werden können.
Potenziale für öffentliche Auftraggeber und Lieferanten
Sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten gilt es, die Chancen auf Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzungen der Durchlaufzeiten durch Einführung der elektronischen Rechnung zu realisieren. Die Verpflichtung auf Bundesebene kann dabei als Anstoß zur digitalen Transformation im Rechnungswesen betrachtet werden.
Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch einen beschleunigten Freigabeprozess
ErhöhtevTransparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess
Einsparungen durch Nutzung der elektronischen Form
Liquiditätsverbesserungen durch früheren Zahlungseingang
Weitere Einsparungen durch Optimierung der internen Prozesse
Für öffentliche Auftraggeber stellt sich nicht primär die Frage nach dem allgemeinen Nutzen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Vielmehr ist die Verwaltungseinrichtung auf die fristgerechte Umsetzung der Richtlinie vorzubereiten. Dabei ergeben sich zwei zentrale Aspekte, die konkret zu betrachten sind.
Dies ist zum einen die Klassifikation des Ist-Zustandes, also der „E-Invoice Readiness“. Die Analyse der heutigen Prozesse und der Volumina im Rechnungseingang kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.
Der erste Entscheidungsschritt beinhaltet dabei unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:
Gibt es einen zentralen Rechnungseingang (zum Beispiel eine Postfachadresse für den physischen Rechnungseingang oder eine zentrale E-Mail-Adresse erechnung@musterbehoerde.de)?
Gibt es bereits ein frühes Scannen der eingehenden Rechnungen (zum Beispiel in einer zentralen Poststelle)?
Gibt es ein automatisiertes Auslesen der eingehenden Papier- oder PDF-Rechnungen (zum Beispiel über eine OCR-Erkennung)?
Gibt es eine elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnungen im Rahmen eines Workflowsystems (zum Beispiel zur Freigabe der Rechnungen)?
Gibt es ein elektronisches Archiv für die Ablage der Rechnungen (dies kann auch im „späten“ Scannen sein, das heißt zur Ablage nach der Freigabe und Verbuchung der Rechnung)?
Welche Systeme können nachgenutzt werden und wo ist die Nachnutzung sinnvoll?
Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein Soll-Prozess entwickelt werden, der eine erfolgreiche Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht. Es gilt zudem, eine Auswahl der geeigneten Werkzeuge aufseiten der Behörden zu treffen und deren Implementierung anzustoßen. Die elektronische Bearbeitung setzt dabei zumindest einen elektronischen Workflow sowie ein elektronisches Rechnungsarchiv voraus.
Der zweite Entscheidungsschritt beinhaltet somit unter anderem die Beantwortung folgender Fragestellungen:
Mit welchen Formaten muss ich umgehen können?
Wie gehe ich mit Rechnungen aus dem Ausland um?
Wir setze ich ein Projekt zur Einführung der E-Rechnung sinnvoll auf?
Welche Herausforderungen und Risiken erwarten mich?
Welche organisatorischen Veränderungen werden mit der Umstellung einhergehen? Gibt es Zentralisierungsmöglichkeiten?
Bonpago berät seit über 19 Jahren die öffentliche Verwaltung bei Projekten, die an den Schnittstellen von Strategien, Prozessen und Technologien im Bereich Finanz- und Rechnungswesen anzusiedeln sind. In über 300 erfolgreich abgeschlossenen Projekten hat Bonpago durch seine Expertise überzeugt und Kunden begeistert.
Für Lieferanten stellen sich oftmals die Herausforderungen, die eigenen Prozesse und die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen ihrer Kunden in Einklang zu bringen. Insbesondere große Unternehmen, die in der Regel aus vertrieblichen oder vertraglichen Gründen verschiedene Rechnungsformate und Übertragungswege unterstützen müssen, stehen vor der Aufgabe, ein breites Spektrum abzudecken.
In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, die Anforderungen der Kunden und die Kundenstruktur zu analysieren und hieraus ggf. erste wichtige strategische Entscheidungen abzuleiten. Zentrale Fragestellungen sind dabei:
Welchen Anforderungen bin ich gegenübergestellt? Welche Formate und Übertragungswege werden nachgefragt?
Bin ich verpflichtet am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen? Welche Fristen gilt es zu beachten?
In einem nächsten Schritt sind Handlungsvarianten abzuleiten und zu bewerten. Hierbei sollte ggf. im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der zu erwartende Nutzen einer Anpassung der Prozesse in Relation zu den (geschätzten) Kosten gesetzt werden.
Die Erfahrungen zeigen, dass Lieferanten durch die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand und der Reduzierung des Papieraufkommens hohe Einsparungen realisieren können – das volle Optimierungspotenzial lasse sich jedoch erst realisieren, wenn das Austauschformat einen möglichst hohen Automatisierungsgrad auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht. Die Unterstützung von XRechnung als reines Datenformat ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil.
Im Rahmen der Optimierung der Rechnungsausgangsprozesse und der strategischen Ausrichtung steht die Beantwortung folgender Fragestellungen im Vordergrund:
Können Automatisierungspotenziale realisiert werden?
Wie setze ich ein Projekt zur Optimierung des Rechnungsausgangs sinnvoll auf?
Als eine der führenden Beratungen im Bereich des Financial Supply Chain Management unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei Umsetzungsprojekten im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die E-Rechnung ist oft der ideale Einstieg für eine ganzheitliche Optimierung der Purchase-to-Pay- bzw. Order-to-Cash-Prozesse.
Trotz des baldigen Inkrafttretens der Annahmeverpflichtung von elektronischen Rechnungen kommt die Umsetzung bei vielen öffentlichen Auftraggebern nur zögerlich voran. Was ist konkret zu tun, um den Empfang und die Verarbeitung rechtzeitig sicherzustellen? Mehr dazu im Artikel von Dr. Steffen Bernius (Mitglied der Geschäftsführung, Bonpago GmbH) und Christoph Bertram (Senior Consultant, Bonpago GmbH) in der Ausgabe 05/2019 der Fachzeitschrift "Innovative Verwaltung".
Lesen Sie hier den aktuellen Fachartikel* „Wie die Einführung der E-Rechnung gelingt“
(*Innovative Verwaltung 05/2019)
Nähere Informationen und häufig gestellte Fragen zu XRechnung finden Sie auf der Homepage der KoSIT

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