Source: http://www.dof.gob.mx/nota_detalle_popup.php?codigo=5428447
Timestamp: 2019-05-26 01:22:12+00:00

Document:
ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal y su Anexo nico
ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal y su Anexo nico.
VIRGILIO ANDRADE MARTNEZ, Secretario de la Función Pública, y MARA DE LAS MERCEDES DE VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nación, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 37, fracciones VI, XXV y XXVI, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en relación con el Segundo Transitorio del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de enero de 2013; 41, 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, de la Ley Federal de Archivos, así como 22, fracciones X y XVI, del Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación, y
Que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en las fracciones I y V del apartado A de su artículo 6o., establece que toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo del Poder Ejecutivo Federal, incluyendo fideicomisos y fondos públicos, es pública y sólo podrá reservarse temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional, debiendo documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones y preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, encontrándose obligados además a publicar a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuentas del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos;
Que el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, parte del diagnóstico que en la Administración Pública existen diversos factores que inciden negativamente en la rendición de cuentas y el combate a la corrupción, por lo que en su estrategia transversal "Gobierno Cercano y Moderno" señala que, para atender con oportunidad las demandas ciudadanas y resolver los principales problemas públicos, se deberá impulsar la transparencia y el acceso a la información pública, y fomentar la participación de los ciudadanos en las decisiones gubernamentales, constituyendo herramientas que permitan promover un gobierno eficiente, eficaz y que rinda cuentas a la población;
Que el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, establece en su estrategia transversal "Gobierno Cercano y Moderno", que es fundamental reconocer que la sociedad se constituye como el pilar en torno al cual deben diseñarse y ejecutarse políticas que permitan consolidar un gobierno moderno, cuyos programas se encuentren enmarcados en una administración pública orientada a resultados, que mejore su desempeño, que transparente el uso de los recursos públicos, que simplifique la normatividad y trámites gubernamentales, que contribuya a la reducción de riesgos o a la solución de problemas públicos, que rinda cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadanía, y que utilice las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones;
Que con el propósito de instrumentar el modelo de política en materia de transparencia y rendición de cuentas establecido en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, se observó la necesidad de unificar y homologar criterios y procedimientos a fin de propiciar una adecuada administración de los archivos de modo que se fortaleciera la conservación del patrimonio documental de la Nación; de garantizar el acceso a la información pública, y de hacer de la información proactiva un elemento decisivo en la construcción de un diálogo más abierto y colaborativo entre la sociedad y el gobierno;
Que la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en las fracciones VI, XXV y XXVI, de su artículo 37, atribuye facultades a la Secretaría de la Función Pública para organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades, para lo cual podrá dictar las disposiciones administrativas que sean necesarias; formular y conducir la política general de la Administración Pública Federal para establecer acciones que propicien la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que aquélla genere, y promover las estrategias necesarias para establecer políticas de gobierno electrónico;
Que la Ley Federal de Archivos, en sus artículos 3, fracción I, 41 y 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, establece que corresponde al Archivo General de la Nación la interpretación de esta ley Federal en el orden administrativo; que es el organismo rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, y que tendrá atribuciones para dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo Federal; establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional con base en las mejores prácticas internacionales
adecuadas a la realidad nacional; vigilar y asegurar el cumplimiento de la ley Federal en materia de archivos y el de sus disposiciones reglamentarias, y dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal;
Que en términos del inciso i) del Considerando Sexto del Acuerdo publicado el 10 de agosto de 2010 en el Diario Oficial de la Federación, se estandarizaron bajo criterios de simplificación administrativa, disposiciones, políticas y procedimientos que se deben observar en la Administración Pública Federal en materia de transparencia y rendición de cuentas, cuyo propósito consistió en unificar y simplificar la política que facilitara a los ciudadanos el acceso a una información socialmente útil y focalizada;
Que bajo tal premisa, se compilaron y actualizaron en un solo instrumento jurídico, la normativa y el manual aplicable de manera general en las materias de transparencia, rendición de cuentas, y archivos, según el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la Administración Pública Federal y el manual administrativo de aplicación general en las materias de transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010 y sus reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012;
Que el 13 de mayo de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Reglamento de la Ley Federal de Archivos, el cual establece, entre otras cosas, la integración del Sistema Institucional de Archivos y que el 3 de julio de 2015, se difundieron en el mismo medio oficial, los Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, los cuales promueven, por un lado, el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos apoyándose en el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones para mejorar la administración de archivos y, por el otro, medidas que aseguren la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo en posesión de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, respectivamente;
Que el 7 de febrero de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de transparencia, en el cual se estableció la facultad del Congreso de la Unión para expedir diversos ordenamientos legales Generales y Federales en materia de archivos y transparencia, siendo el caso que el 4 de mayo de 2015, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y
Que en virtud de lo anterior, y hasta en tanto el Congreso de la Unión expida la legislación prevista en el Decreto referido en el considerando que antecede, en materia de archivos y transparencia, es necesario ajustar algunas disposiciones, criterios o procedimientos de aplicación general para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en beneficio de la eficiencia y eficacia del servicio público; por lo que he tenido a bien expedir el siguiente
ACUERDO QUE TIENE POR OBJETO EMITIR LAS DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS
DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL Y SU ANEXO
1. Las presentes disposiciones generales y su anexo único, tienen por objeto establecer las políticas, disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y transparencia que se deberán observar en el Gobierno Federal.
2. Para los efectos de las presentes disposiciones generales, sin perjuicio de que se mencionen en plural o singular, se entenderá por:
Anexo único: Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
Área coordinadora de archivos: Componente normativo del sistema institucional de archivos creado para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité en materia de archivos, y coordinar con la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones la formalización informática de las actividades antes señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.
Audiencias estratégicas: Organizaciones de la sociedad civil, colegios de profesionistas, cámaras empresariales, organismos gremiales y otros actores clave de la sociedad, de la academia o del sector privado cuya relevancia en la vida pública nacional pueda facilitar la difusión y asimilación de la información socialmente útil. Los líderes de opinión o expertos en temas de interés público, así como los particulares podrán considerarse audiencia estratégica, por su relevancia en la vida pública nacional.
Comité: Instancia de carácter colegiado encargada de instituir, coordinar y supervisar, en términos de las disposiciones aplicables, las acciones y los procedimientos para asegurar la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes en materia de acceso a la información.
Consulta: Acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas y políticas establecidas para ello.
Dependencias: Secretarías de Estado y sus órganos administrativos desconcentrados, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Oficina de la Presidencia de la República, rganos Reguladores Coordinados en materia energética, y Procuraduría General de la República.
Dictamen de destino final: Documento oficial mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones.
Digitalización: Técnica que permite la migración de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes en papel, video, casetes, cinta, película, microfilm u otros) a una que sólo puede leerse o interpretarse con una infraestructura informática.
Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad o función por dependencias o entidades, o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
Documentación de comprobación administrativa inmediata: Aquélla creada o producida por una dependencia o entidad o individuo en forma natural en función de una actividad administrativa. Es identificada como comprobante de la realización de un acto administrativo inmediato, tales como: vales de servicio de fotocopiado, minutarios en copias, registros de visitantes, facturas de correspondencia, tarjetas de asistencia, etcétera. Su vigencia documental es inmediata o no deberá exceder el año de guarda en el archivo de trámite, por lo que no se deberá transferir al archivo de concentración y su baja deberá darse de manera inmediata al término de su vigencia.
Ejercicio de participación ciudadana: Proceso de integración de actores estratégicos del sector privado y/o de la sociedad civil, en la formulación de mejoras en las políticas públicas a partir de los criterios y/o lineamientos que para tal efecto, determine la UPTCI.
Formatos abiertos: Conjunto de características técnicas y de presentación de la información que corresponden a la estructura lógica usada para almacenar datos de forma integral y facilitan su procesamiento digital, cuyas especificaciones están disponibles públicamente y que permiten el acceso sin restricción de uso por parte de los usuarios.
Glosa: Ordenar, previa verificación, los documentos que forman un expediente de forma lógica y cronológica.
Grupos de apoyo: Equipo de servidores públicos adscritos a las unidades administrativas de las dependencias y entidades, aprobado por su Comité para que coadyuven con este último y/o con la Unidad en la realización de actividades asignadas específicamente, así como aquellos que la Unidad de las coordinadoras de sector promuevan integrar con servidores públicos de la propia dependencia o de otros actores del sector público, privado, académico y/o social para fines específicos.
Información proactiva: Información que bajo criterios de accesibilidad, confiabilidad, verificabilidad, veracidad, oportunidad, comprensibilidad y actualidad es difundida por las dependencias y entidades, sin que necesariamente medie una solicitud de acceso a la información o se encuentre contenida dentro de la normatividad aplicable como obligación de oficio.
Información socialmente útil: Información proactiva con propósitos específicos, que propicia la generación de conocimiento público y contribuye a mejorar la toma de decisiones de los ciudadanos y de las autoridades.
Instrumento de consulta: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, tales como, guía general, inventario o catálogo.
Muestreo: Operaciones por las que, en el curso de una selección y en vista de su conservación, se retienen algunos documentos siguiendo criterios determinados a fin de inferir el valor de una o varias características del conjunto, y que pueden ser de los tipos de muestreo siguientes:
a) Selectivo o cualitativo: Aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos;
b) Sistemático: Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes, ordenados alfabéticamente, correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie eliminada, y
c) Aleatorio: Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos.
Organización: Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de las distintas agrupaciones documentales con el propósito de agrupar, consultar y recuperar, eficaz y oportunamente la información (identificación, clasificación, ordenación y descripción). Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes.
Periodo de reserva: Plazo que se determina para negar el acceso a un documento o a alguna de sus partes, por ubicarse en los supuestos previstos en la normatividad aplicable en la materia.
Recurso de revisión: Medio de impugnación previsto en la legislación aplicable en materia de transparencia.
Resolución: Determinación que emite el Comité o el INAI en ejercicio de sus funciones.
Servidores públicos: Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en una dependencia o entidad, incluidas las que manejen o apliquen recursos públicos federales.
Sesión: Reunión del Comité para deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia.
Sistema de control de gestión interna: Aplicación informática establecida en una dependencia o entidad, para el turno, gestión y respuesta de solicitudes.
Sistema de índices de expedientes reservados: Aplicación informática establecida por el INAI para que las dependencias y entidades realicen el registro, notificación y actualización de sus índices de expedientes reservados.
Solicitante: Persona física o moral, nacional o extranjera, que presente una solicitud de acceso.
Solicitud de acceso a la información: Escrito libre, en formato impreso o electrónico, que los solicitantes utilizan para presentar un requerimiento de información.
Soporte: Material físico en el que se registra la información, tales como papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas y fotografías.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Titular de la Unidad: Servidor público responsable de la Unidad.
Transparencia focalizada: Conjunto de acciones gubernamentales orientadas a identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir información socialmente útil.
Unidad: Instancia de carácter colegiado encargada de recabar y difundir la información de las obligaciones en materia de transparencia y de propiciar que la misma se actualice periódicamente, conforme a la normatividad aplicable.
Versión pública: Documento que se obtiene después de haber protegido o eliminado las partes o secciones clasificadas como información reservada o confidencial.
AEIDA: Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.
DGATAPF: Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
OIC: rgano interno de control en la dependencia o entidad.
RLFTAIPG: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
SPH: Servidor Público Habilitado. Son los servidores públicos designados por el titular de la Unidad para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, en unidades administrativas distintas a la Unidad de la dependencia o entidad.
UPTCI: Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública.
3. Corresponderá a los titulares de las dependencias y entidades, conforme al ámbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan las políticas, disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos, transparencia y, rendición de cuentas en los términos del presente Acuerdo y su anexo único.
I. Abstenerse de emitir o de dejar sin efecto, disposiciones, acuerdos, normas, lineamientos, oficios circulares y procedimientos, de carácter interno, que no deriven de facultades expresamente previstas en leyes o reglamentos, relacionadas con las materias objeto de las presentes disposiciones generales y su anexo único, y
5. La aplicación de las políticas, disposiciones, acciones, y procedimientos administrativos contenidos en las presentes disposiciones generales y su anexo único, corresponde a los servidores públicos, conforme a las atribuciones o funciones que les confieren las disposiciones jurídicas aplicables.
6. Las disposiciones generales en las materias de archivos y de transparencia y su anexo único, podrán revisarse por el AGN y por la Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública para efecto de su actualización, en ámbito de sus respectivas atribuciones.
7. Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad presupuestaria, capacitarán en materia de administración y gestión documental a los servidores públicos que sean responsables de las áreas de coordinación de archivo, de los archivos de concentración, histórico, y de trámite, así como al personal que integre las unidades de correspondencia y de las áreas de tecnologías de la información y comunicaciones, a efecto de que cuenten con los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes requeridos en las presentes disposiciones generales.
8. En términos de la Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los LGOCAPEF y los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
I. Los sistemas institucionales de archivos contarán con una estructura organizacional operativa tanto para la coordinación de archivos como área normativa, como para los archivos de trámite, concentración y en su caso, histórico.
II. El coordinador de archivos deberá:
a) Elaborar y establecer criterios específicos en materia de administración de archivos y gestión documental;
b) Elaborar, de manera conjunta con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso, histórico, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental y el Inventario general;
c) Establecer un programa de capacitación y asesoría archivística;
d) Elaborar el Plan anual de desarrollo archivístico en el que debe quedar incluido el programa de capacitación en materia de archivos;
e) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el AGN, y
f) Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad de que se trate, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos;
9. Corresponderá a las dependencias y entidades, además de elaborar los instrumentos de control archivístico, establecer los métodos y mecanismos necesarios para regular y controlar la producción, organización, acceso y consulta, valoración y destino final, para lo cual observarán lo siguiente:
I. Identificar plenamente la documentación para su destino final de acuerdo con el Catálogo de disposición documental vigente, en apego al artículo 6, fracción XVIII de La Ley General de Bienes Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporación de los mismos.
II. Integrar sus expedientes de baja documental y transferencia secundaria, conforme a lo siguiente:
a) Para el expediente de baja documental: acuse de la solicitud de dictamen de destino final enviada al AGN, declaratoria de prevaloración, ficha técnica de prevaloración e inventario de baja, oficio de respuesta emitido por el AGN, dictamen de destino final, acta de baja documental y acta circunstanciada.
En caso de documentación contable original gubernamental además debe incluir: oficio de autorización de la baja de archivo contable original gubernamental y cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental, y
III. La documentación contable identificada con probable valor histórico, de acuerdo con la Norma de Archivo Contable Gubernamental, será objeto de transferencia secundaria en apego a los criterios técnicos archivísticos emitidos por el AGN.
10. Corresponderá a las dependencias y entidades determinar las áreas administrativas encargadas de recibir y entregar correspondencia oficial, controlar y despachar la correspondencia de entrada y salida adoptando medidas y mecanismos eficientes para el almacenamiento, protección y salvaguarda de la documentación que se genere, debiendo observar lo siguiente:
V. En la recepción física de la correspondencia, mensajería o paquetería, el área administrativa encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial deberá:
a) Abstenerse de recibir documentos de carácter judicial o administrativo que prevean un plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligación a cargo de las áreas de la dependencia o entidad, los cuales deberán ser entregados directamente en las áreas o unidades administrativas encargadas de su tramitación;
b) Abstenerse de recibir documentos de carácter eminentemente personal, tales como: estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, así como notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aéreo, publicidad y análogos a los señalados, y
c) Abstenerse de recibir animales, fluidos o tejido orgánico, alimentos, dinero, valores, documentos contables o negociables, objetos frágiles o valiosos, sustancias o residuos peligrosos; armas de cualquier tipo, artículos perecederos o de fácil descomposición, entre otros;
VII. El responsable de la administración de la correspondencia oficial propondrá, con base en las características de la dependencia o entidad y de sus unidades administrativas, la ubicación y los horarios de atención para la recepción y envío de la correspondencia, los cuales serán autorizados, previa opinión de la unidad o área jurídica, por el oficial mayor u homólogo, quien
se encargará de instruir su difusión en los portales de internet de la dependencia o entidad y mediante cartelones, distintivos o señalamientos ubicados en los lugares de acceso al área donde se localice la recepción de correspondencia;
VIII. Tratándose de documentos y asuntos de carácter judicial o administrativo que prevean plazos legales o mandatos de autoridad que impliquen una obligación a cargo de las áreas o unidades de las dependencias y entidades, serán entregados y recibidos en los horarios que determinen las áreas competentes;
11. Como parte del sistema institucional de archivos, todo documento generado en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos deberá:
II. Integrarse a expedientes con base en la lógica administrativa en la que se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se originó, y
III. Los expedientes en soporte papel que por su tamaño lo requieran, deben ser integrados en legajos para facilitar su manipulación, consulta y así evitar pérdida o sustracción de la información.
12. La documentación de comprobación administrativa inmediata debe ser identificada y registrada en un listado general que detalle los tipos documentales, así como su vigencia, el cual debe ser incorporado al Catálogo de disposición documental vigente, debiéndose observar asimismo lo siguiente:
I. La documentación de comprobación administrativa inmediata podrá ser eliminada con base en el listado general de los documentos de comprobación administrativa inmediata que genera la dependencia o entidad de acuerdo con el artículo 6, fracción XVIII de la Ley General de Bienes Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporación de los mismos;
II. La eliminación de la documentación de comprobación administrativa inmediata no requiere del dictamen de destino final emitido por el AGN, y
III. La vigencia de la documentación de comprobación administrativa inmediata no excederá de un año y no deberá transferirse al archivo de concentración.
13. Para consulta y préstamo de los expedientes, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
II. Cuando los expedientes de la documentación en trámite se encuentren ubicados en las unidades administrativas bajo custodia del servidor público que genera la documentación, será suficiente que los responsables de los archivos de trámite lleven un control de los expediente mediante inventarios documentales que permitan conocer la ubicación de los mismos y del servidor público que los tiene bajo su cuidado;
14. Las dependencias y entidades establecerán mecanismos que garanticen que los servidores públicos que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisión, devuelvan los expedientes que hayan solicitado al archivo de trámite, de concentración, o en su caso, al histórico, mediante la liberación de no existencia de préstamos en los archivos de la unidad administrativa; al efecto, las áreas competentes instrumentarán los procedimientos para observar esta disposición.
15. Las dependencias y entidades garantizarán la identificación, registro, administración y acceso a los documentos de archivo, apoyándose en el uso de TIC, considerando al efecto lo previsto en la Ley Federal de Archivos, su Reglamento y los Lineamientos para la Creación y Uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
16. Además de lo previsto en las disposiciones aplicables, las dependencias y entidades tomarán en cuenta los siguientes aspectos para la administración de documentos de archivo electrónicos:
II. Para garantizar el uso y conservación de los documentos de archivo electrónicos, la estrategia de conservación a largo plazo debe contemplar al menos que la información sea:
c) Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de único con base en lo establecido en los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, los LGOCAPEF y demás disposiciones aplicables;
iii. Acceso y protección: La información debe contar con restricciones de acceso bien definidas, así como con medios para protegerla de toda alteración accidental o de mala fe. Algunas de estas protecciones son tecnológicas, como son soportes magnéticos y ópticos no reescribibles o regrabables, arquitecturas cliente-servidor seguras de sólo lectura, algoritmos de compresión que funcionan como huellas digitales, entre otras.
17. Para el control, conservación y disposición de archivos electrónicos se podrá atender a lo establecido en los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
18. Para emprender proyectos de digitalización de documentos, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
a) Un riguroso análisis legal, de costo-beneficio y de tiempo, e
19. La digitalización de documentos de archivo podrá tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital del documento y a las necesidades de cada dependencia y entidad, por lo que se podrá implementar, entre otros, para:
III. Consulta, difusión y conservación para generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histórico, científico o cultural, para habilitarlos en sustitución de los originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de conservación permanente. Este tipo de digitalización debe orientarse a buscar el servicio inmediato y directo de consulta; potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales; preservar de su deterioro las piezas más frágiles y/o valiosas, al evitar de esta forma su
20. Un proceso de digitalización de documentos de archivo, debe contemplar como mínimo las etapas siguientes:
21. Para la gestión de los correos electrónicos relacionados con las funciones y atribuciones de las dependencias o entidades, éstas podrán:
22. Toda persona tendrá acceso a la información pública que generan las dependencias y entidades, en los términos establecidos por las disposiciones aplicables en la materia.
Los servidores públicos deberán permitir y garantizar el acceso a la información pública, sin más límite que el interés público, los derechos de privacidad y la protección de datos personales establecidos en los ordenamientos en la materia.
23. Los servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con el principio constitucional de máxima publicidad en el acceso a la información pública gubernamental, deberán considerar lo siguiente:
I. Atender los requerimientos específicos que les formule las Unidades o los Comités relacionados con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y términos señalados en las disposiciones aplicables;
II. Cumplir con las obligaciones que derivan de la legislación en materia de transparencia con celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atención en beneficio del solicitante, considerando lo siguiente:
a) Las solicitudes de prórroga o ampliación del plazo de respuesta deberán hacerse en forma excepcional y siempre que exista una razón que motive dicho requerimiento;
b) La respuesta a las solicitudes de acceso a la información, será clara y congruente con lo solicitado, utilizando lenguaje sencillo y de fácil comprensión para el solicitante;
c) La clasificación de la información como reservada o confidencial, se apegará estrictamente a los supuestos previstos por la legislación en la materia y los lineamientos, criterios y resoluciones establecidos por el INAI y cuando corresponda, a aquellos expedidos por el Comité, y en caso de duda, privilegiar el principio de máxima publicidad, y
d) Al recibir una solicitud de acceso a la información que se refiera a un documento o expediente clasificado como reservado o confidencial, éstos se revisarán detalladamente para determinar si prevalecen las causas que motivaron la clasificación y de resultar procedente, poner a disposición del solicitante una versión pública del documento o expediente;
III. Proporcionar a otras dependencias o entidades la información que requieran para el ejercicio de sus atribuciones, indicándoles si la información está clasificada como reservada o confidencial y el fundamento jurídico correspondiente. La dependencia o entidad receptora observará la clasificación de la información para su adecuada conservación y manejo;
IV. Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones, sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones aplicables;
V. Observar los procedimientos del anexo único de las presentes disposiciones;
VI. Participar en la capacitación que se imparta en materia de transparencia, acceso a la información, archivos y protección de datos personales, y
VII. Tomar en cuenta, para la identificación y publicación de la información socialmente útil, las buenas prácticas internacionales en la materia, así como las necesidades de información de audiencias estratégicas.
24. Las dependencias y entidades, para propiciar la transparencia de la información que generen, podrán adoptar las siguientes acciones:
I. Por conducto de sus Comités:
a) Fomentar la coordinación con las unidades administrativas competentes, programas de capacitación para incentivar la transparencia, acceso a la información y protección de datos personales;
b) Verificar que las unidades administrativas divulguen de manera proactiva información socialmente útil, en los portales institucionales de internet, conforme a las disposiciones aplicables;
c) Promover la capacitación a favor de los servidores públicos de que se trate, en los temas relacionados con los archivos, el acceso a la información, la transparencia, y
d) Establecer grupos de apoyo, considerando entre otros aspectos, su integración y temporalidad;
II. Por conducto de sus Unidades:
a) Fomentar en coordinación con las unidades administrativas competentes, programas de capacitación para incentivar los archivos, el acceso a la información, y la transparencia;
b) Verificar que bajo su coordinación, las unidades administrativas participen en el desarrollo de las actividades para identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir de manera proactiva, información socialmente útil o focalizada, a través de los portales institucionales de internet y a través de otros sistemas o medios hacia sus audiencias estratégicas o específicas y a la población en general, conforme a las disposiciones aplicables;
c) Coadyuvar con las unidades administrativas para el cumplimiento de las resoluciones que dicte el INAI, en los recursos de revisión;
d) Llevar el registro y la actualización de los servidores públicos habilitados y de los servidores públicos designados por los titulares de las unidades administrativas, e incluir dicha información en el portal de obligaciones de transparencia, además de propiciar que reciban la capacitación correspondiente, y
e) Solicitar al Comité la constitución de grupos de apoyo.
25. Los grupos de apoyo a que se refiere el artículo anterior realizarán las actividades siguientes:
I. Promover acciones específicas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión y atención de las solicitudes de acceso a la información, participando en su implementación;
II. Proponer a la Unidad la divulgación de información socialmente útil o focalizada, correspondiente a la dependencia o entidad, o en su caso, agregada por sector, por flujo de información, o cuando responda a una acción de coordinación interinstitucional, y
III. Coadyuvar con las unidades administrativas o servidores públicos designados en la localización de los documentos en los que conste la información solicitada.
De la Información Clasificada
26. El derecho humano de acceso a la información comprende el solicitar, investigar, difundir, buscar y recibir información pública.
Toda la información generada, obtenida, adquirida, transformada o en posesión de las dependencias o entidades será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que se establezcan la legislación aplicable, y excepcionalmente podrá ser clasificada temporalmente como reservada por razones de interés público y seguridad nacional, en los términos dispuestos por la normatividad aplicable.
27. Los servidores públicos garantizarán el efectivo acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias o entidades; así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad.
28. La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada como reservada o confidencial en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
29. Las dependencias y entidades no podrán emitir acuerdos de carácter general ni particular que clasifiquen documentos o información como reservada. La clasificación podrá establecerse de manera parcial o total de acuerdo al contenido de la información del documento y deberá estar acorde con la actualización de los supuestos definidos en la normatividad aplicable.
De la Información Proactiva
30. Las dependencias y entidades difundirán información proactiva en sus portales de internet, bajo los rubros y contenidos que defina la UPTCI, para cuyo efecto se coordinará con la Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de la Función Pública en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica Nacional y demás normatividad vigente.
31. La UPTCI podrá solicitar a las dependencias y entidades cualquier información proactiva adicional que permita complementar, mejorar o sustituir aquella publicada en sus portales de internet y que resulte de utilidad para la ciudadanía.
De la Transparencia Focalizada
32. Las dependencias y entidades, tomando en consideración su marco jurídico de actuación, características, particularidades, condiciones y circunstancias, deberán identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir hacia sus audiencias estratégicas o específicas y a la población en general, información socialmente útil, a través de sus portales de internet, en los rubros y contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica Nacional y demás normatividad vigente.
Las dependencias y entidades podrán difundir esta información en otros sistemas o medios que estimen necesarios conforme a las características y particularidades de las audiencias estratégicas o específicas o de la población en general.
33. Para el proceso de identificación o generación de información socialmente útil, las dependencias y entidades considerarán insumos como las solicitudes de acceso a la información, las opiniones de audiencias estratégicas, la información que conforme al ámbito de sus atribuciones contribuya a un propósito de política pública específico, así como la consulta directa hacia la sociedad como encuestas de opinión, o bien, la selección de buenas prácticas a nivel nacional e internacional en la materia.
34. La publicación y la difusión de información socialmente útil deberá tener un propósito definido; enfocarse en las necesidades de audiencias estratégicas o específicas, considerando entre éstas, a los particulares y perseguir alguno de los siguientes objetivos:
I. Contribuir a la reducción de riesgos o a la solución de problemas públicos, en materias de comunicaciones y transportes, desarrollo y seguridad social, economía, educación, empleo, medio ambiente y/o energía, salud, seguridad, turismo, vivienda, entre otras;
II. Disminuir asimetrías de información, al contener elementos que promuevan la competencia, la competitividad económica y la inversión;
III. Proteger y promover los derechos de las personas, buscando eliminar cualquier tipo de discriminación e inequidad social;
IV. Transparentar el uso de recursos públicos, y
V. Facilitar el acceso a bienes y servicios tanto públicos como privados, para mejorar la provisión y la calidad de los mismos.
35. Las dependencias y entidades se asegurarán que la información socialmente útil se difunda de manera completa y actualizada, con un lenguaje sencillo y sea comprensible para cualquier ciudadano, conforme a las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica Nacional y demás normatividad vigente.
La información socialmente útil deberá contar con fuentes confiables, estar sustentada en documentos, acciones o resultados relacionados con las atribuciones que, en su caso, correspondan a las dependencias o entidades, a la vez que deberá ser imparcial y oportuna, para lo cual se actualizará al menos cada tres meses o disponerse de ella en tiempo real.
36. Las dependencias y entidades, a través de los portales de internet, o así como de otros sistemas o medios, establecerán mecanismos de encuesta o captación de comentarios, a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad de la información o bien, para analizar el efecto que tiene la difusión de la información socialmente útil en el logro del propósito y los objetivos previamente definidos. En cualquier caso, se deberán aclarar los fines y el tratamiento que se dará a la información obtenida a través de éstos.
37. Las dependencias y entidades difundirán la información socialmente útil, conforme a lo siguiente:
I. Verificarán que la información esté libre de restricciones para su acceso, uso, edición, reproducción, proceso o cita, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables;
II. Indicarán al usuario que al usar, editar, reproducir, procesar o citar la información, se deberá referir la localización electrónica y fecha e incluso hora, en que realizó la consulta de la misma en el portal institucional de internet;
III. Cerciorarán que la ubicación de la información o el enlace establecido para su consulta conduzca invariablemente al elemento o página de información al que hace referencia y no a otro elemento u otra página, o bien a otro sitio o portal de internet para lograr su localización;
IV. Informarán al usuario los casos en que la información se encuentre localizada en un sitio de internet o servicio diferente al sitio de la dependencia o entidad, y que los mismos incluso podrían tener sus propios términos y condiciones de uso, derechos y responsabilidades, y
V. Supervisarán el cumplimiento de las funciones de accesibilidad web y que las condiciones de acceso garanticen la no remisión a enlaces de sitios inseguros o sin temática relacionada.
38. Con el propósito de que la adopción de las TIC propicie un mejor aprovechamiento de los recursos públicos y una adecuada transparencia en la administración de la información, las dependencias y entidades deberán:
I. Fomentar el uso de éstas en la medida y condiciones en que su disponibilidad presupuestaria lo permita;
II. Sistematizar sus procedimientos de trabajo, y
III. Asegurar la interoperabilidad con otros activos de TIC o de cualquier otra aplicación existente en esta materia.
39. Las dependencias y entidades desarrollarán las acciones de transparencia focalizada bajo un esquema de coordinación sectorial, e informarán a la UPTCI acerca de los instrumentos de colaboración que en su caso, tengan la intención de celebrar en la materia, con otras instancias gubernamentales, incluidos otros poderes, niveles de gobierno u organismos autónomos.
40. La UPTCI emitirá de manera anual una guía que defina acciones que permitan a las dependencias y entidades identificar, generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir información socialmente útil, y revisará la información que se difunda y en su caso, solicitará que sea complementada, mejorada o sustituida cuando no reúna los supuestos señalados en las presentes disposiciones, o bien, si dado el contexto o circunstancia, es necesario difundir de manera extraordinaria información que resulte de interés general para la sociedad, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia.
41. Las dependencias y entidades difundirán información relacionada con los mecanismos y acciones de participación ciudadana a través del portal de internet gob.mx en la sección Participa, en los rubros y contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla nica Nacional y demás normatividad vigente.
42. Cuando en la implementación de los mecanismos y acciones de participación ciudadana se prevea la utilización de TIC, las dependencias y entidades deberán considerar lo dispuesto por la normatividad aplicable en materia de gobierno digital.
43. La UPTCI y la Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de la Función Pública, en el ámbito de sus respectivas atribuciones y de manera coordinada, podrán solicitar a las dependencias y entidades información adicional relacionada con los mecanismos y acciones de participación ciudadana que permita complementar, mejorar o sustituir aquella que difundan en términos del numeral 40 de las presentes disposiciones.
Interpretación, Seguimiento y Vigilancia
44. La interpretación para efectos administrativos de las presentes disposiciones generales y su anexo único, así como la resolución de los casos no previstos en el mismo, corresponderá:
I. Al AGN, cuando su aplicación incida en aspectos previstos en materia de archivos y gestión documental, y
II. A la UPTCI, cuando su aplicación incida en acciones que propicien la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que generen las dependencias y entidades.
La interpretación para efectos administrativos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y de su Reglamento, así como las disposiciones que emitida el INAI, corresponderá a este organismo garante.
45. Los órganos internos de control de las dependencias y entidades vigilarán el cumplimiento de lo dispuesto por las presentes disposiciones generales y su anexo único; observarán el principio de máxima publicidad en la integración del Comité, y razonarán por escrito el sentido de su voto en los casos en que se reserve información pública.
SEGUNDO. Se abroga el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la Administración Pública Federal y el manual administrativo de aplicación general en las materias de transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010 y sus reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012.
Las referencias que en cualquier manual o disposición administrativa se hacen del Acuerdo que se abroga o a sus reformas, se entenderán hechas al presente Acuerdo.
Quedan sin efectos las disposiciones administrativas que se opongan a lo establecido en este Acuerdo.
Las dependencias y entidades continuarán publicando información de transparencia en sus sitios institucionales de internet conforme a las disposiciones que se encontraban vigentes hasta antes de la entrada en vigor del presente Acuerdo y hasta que realicen la migración al portal gob.mx conforme al plan previsto en las disposiciones aplicables de la Ventanilla nica Nacional y demás normatividad vigente.
TERCERO. Dentro del plazo de un año contado a partir de la entrada en vigor del presente Acuerdo, el Archivo General de la Nación emitirá los criterios técnicos archivísticos referidos en el numeral 9, fracción III de este instrumento.
CUARTO. Las dependencias y entidades observarán los plazos y términos previstos en los procedimientos de "ampliación del periodo de reserva", "actualización de índices de expedientes reservados", "atención a solicitudes de acceso a la información" y "recurso de revisión y atención de resoluciones del INAI", del anexo único de las disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal, en tanto no sean modificados por la entrada en vigor de ordenamientos legales o disposiciones administrativas que resulten aplicables en la materia.
Ciudad de México, a los 26 días del mes de febrero de dos mil dieciséis.- El Secretario de la Función Pública, Virgilio Andrade Martínez.- Rúbrica.- La Directora General del Archivo General de la Nación, María
de las Mercedes de Vega Armijo.- Rúbrica.
Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal
Promover la comunicación efectiva entre las unidades administrativas, la Unidad y el Comité.
Propiciar el cumplimiento de las disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles.
Decreto por el que se establece la Ventanilla nica Nacional para los Trámites e Información del Gobierno.
Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla nica Nacional.
Los titulares de las dependencias y entidades, deberán hacer lo necesario para que los procedimientos de gestión documental comprendan los que en el presente manual se establecen.
Los Comités, las Unidades y los titulares de las unidades administrativas, realizarán las acciones que permitan observar adecuadamente este manual.
Recibe correspondencia y
paquetería oficial externa. Â¿La
correspondencia se recibe sin
envase? Sí: continúa actividad 2
No: continúa actividad 3
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
entregada sin envase, verifica: 1)
Que las piezas estén dirigidas a la
contrario, se regresarán al
remitente), a la propia Delegación
o a los servidores públicos que
laboran en las mismas; 2) Que el
asunto del que se trate el
documento competa al
destinatario; 3) Que los
documentos estén firmados
autográficamente o autorizados
con huella digital por el remitente;
4) Que la fecha de los
documentos sea actual; 5) Que
los documentos citen el domicilio
del remitente (en caso contrario,
se consultará a quien entrega la
pieza y se asentará en el acuse lo
conducente);
6) Que si en el documento se
menciona la remisión de anexos
éstos acompañen a la pieza, sea
adheridos -tratándose de otros
escritos- o sea por separado â
tratándose de anexos muy
voluminosos- (en caso contrario,
se reclamarán a quien entrega la
pieza, asentándose en el acuse
las aclaraciones pertinentes de no
entregarse los anexos); y 7) Que
el documento no contenga
expresiones injuriosas Â¿La
correspondencia cumple con los
requisitos? Sí: pasa a la actividad
5. No: pasa a la actividad 4.
Si la correspondencia es
entregada en sobre cerrado, bajo
cubierta o valija, verifica: 1) Que la
cantidad de piezas recibidas
corresponda con el número de
piezas facturadas y que los datos
de los envases correspondan con
los de las facturas; 2) Que en los
envases de las piezas se
especifique que están dirigidas a
la dependencia o entidad; y 3)
Que los envases de las piezas
estén en buenas condiciones Â¿La
7. No: pasa a la actividad 6.
Si la documentación no está
completa se informa al mensajero
y se asienta en el acuse de recibo.
Continúa en la actividad 5.
Otorga el acuse de recibo de las
piezas de entrada: 1) Imprime en
el original y las copias del
documento en cuestión el sello de
recibido de la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia,
recepción; 2) Inmediatamente,
imprime también en el original y
las copias del propio documento el
folio de registro correspondiente,
entregando al interesado el acuse
de recibo. Continúa en actividad
Si el paquete de correspondencia
no está en buenas condiciones se
revisará el contenido y, de
encontrarse faltantes âsobre todo
en el caso de la valijaâ, se
levantará un acta que haga
constar tal anomalía, asentándolo
en el sistema manual o
informático y en el registro del
mensajero para cualquier
aclaración subsecuente. Continúa
en la actividad 11.
Sistema manual o
Imprime en el registro presentado
por el responsable de la entrega,
el sello de la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia, a
manera de acuse de recibo,
procediendo a continuar el trámite
de las piezas en el local de la
propia Oficialía de partes/Unidad
de correspondencia. Â¿El paquete
está marcado como confidencial o
personal? Sí: Pasa a actividad 13.
No: Pasa a actividad 8.
Una vez ingresadas a la Oficialía
de partes/Unidad de
Correspondencia las piezas
recibidas, abre el envase y extrae
el contenido. Continúa en
Una vez extraídas de los envases
las piezas contenidas, verifica: 1)
Que los documentos estén
dirigidos a la dependencia o
entidad, (en caso contrario, se
regresarán al remitente); 2) Que el
asunto de que traten los
documentos competa a la
dependencia o entidad; 3) Que si
los documentos indican la
remisión de anexos éstos se
contrario se asentará lo
procedente en el propio
documento); y 4) Que en los
documentos se cite la dirección
se anexará el sobre a la pieza,
procurando no desprender los
timbres postales)
Imprime en todas las piezas de
entrada el sello de la Oficialía de
partes/Unidad de
Correspondencia, marcando la
fecha y la hora de su recepción.
Genera en original y copia los
formatos de control de
correspondencia que engrapa,
debidamente requisitado, en cada
Formato de control de
Ordena la correspondencia
externa recibida por prioridad,
(urgente, ordinario, confidencial,
etcétera), inmueble, piso, unidad o
área administrativa y genera la
relación de correspondencia por
área administrativa para su
confidencial o urgente
Relación o registro de
Entrega la correspondencia a la
unidad o área administrativa
correspondiente y la relación de
Recibe y verifica la
correspondencia, asentando en el
correspondencia la fecha y hora
de recepción, así como el nombre
y firma de quien recibió en los
Devuelve copia de formato de
control de correspondencia y
Analiza la documentación y
especifica instrucciones en el
Ingresa a la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia las
copias de los formatos de control
de correspondencia, así como las
piezas de correspondencia que,
en su caso, fueron devueltas
justificadamente para que se les
turne de forma adecuada.
Â¿Hay correspondencia devuelta?
Sí: Regresa a actividad 2. No:
Continúa con actividad 21.
Verifica copia de formato de
Copia de formato de
informático copia de formatos de
Acuses registrados.
Elabora reporte de gestión y
resolución de asuntos con fines de
correspondencia en oficialía de partes
e indica el nivel de importancia.
En caso de que la correspondencia
deba despacharse por paquetería
acelerada debe preparar paquete y
guía correspondiente y entregarlos a la
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
Recibe la pieza que le es entregada
para su despacho y verifica: Que la
documentación esté formulada en
papel con sello o membrete oficial de la
oficio; - Que la fecha de la
comunicación sea actual; - Que los
datos del destinatario estén escritos en
forma correcta y completa; - Que el
original esté firmado autográficamente,
indicando de manera precisa y
completa el nombre y el cargo del
servidor público remitente; - Que las
copias dirigidas estén debidamente
marcadas, completas y firmadas
autográficamente; - Que si llevan la
anotación de anexos en el margen
izquierdo éstos se encuentren
completos y bien adheridos; - Que si
menciona la remisión de objetos
servicio de mensajería relativo al
estado físico que deben guardar las
piezas para envío. - Que las piezas que
se reciben bajo cubierta llevan inscritos
los datos del remitente, la dirección
completa del destinatario, el contenido
y el sello oficial; - Que si se desea
algún servicio en especial para el
despacho de las piezas éstas lleven
inscrito el nombre de la clase del
servicio ("Urgente", "Confidencial",
"Correo aéreo", etcétera); y - Que si la
pieza por despachar es contestación a
algún documento tramitado, éste
acompañe a la pieza en cuestión, la
cual deberá llevar en el ángulo superior
derecho, además de los datos ya
señalados, el número identificador del
expediente a que corresponde el
documento debidamente asentado
Â¿La información está completa?
I de la LFA Séptimo
autógrafa, fecha, hora y folio. En caso
de que la pieza por despachar sea un
acuse de recibo en la factura que al
efecto presente el solicitante del
modalidad de envío, siempre y cuando
la dependencia o entidad cuente con
los servicios de paquetería acelerada/
correo certificado u ordinario.
Imprime en la pieza de salida el
número de folio correspondiente,
siguiendo al efecto una numeración
sucesiva para toda la dependencia o
unidad administrativa, en series que se
iniciarán cada año.
Â¿Cuál es la modalidad de envío?
y los envía al Servicio Postal Mexicano.
Relación o registro
Entrega correspondencia, recaba
acuses de recibo y los entrega a
Acuses verificados.
I de la LFA y Octavo
realizado para fines
Establecer procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y eficiencia del manejo documental en las actividades destinadas a la organización, conservación, uso,
localización, transferencia, selección y destino final de los documentos.
soporte o formato), lo identifica,
realiza el registro y turna.
Artículos 4, fracción
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
Â¿Solicita asesoría?
Proporciona asesoría para la
adecuada integración de expedientes
y/o respecto a la clasificación
Artículos 11,
fracción II del RLFA,
4, fracción V de la
LFTAIPG, 14,
fracciones I y III de
la LFA, 44 del
RLFTAIPG y
Glosa, en el expediente, los
documentos generados o recibidos o,
en su caso, crea un nuevo
Artículo 14, fracción
Décimo Cuarto de
Incorpora los datos del expediente en
el formato de inventario documental.
fracción I y 19,
fracción III de la
LFA, y Octavo de
Entrega al RAT el o los expedientes,
el formato de inventario documental
requisitado y su correspondiente
soporte en archivo electrónico.
documental, archivo
electrónico o sistema
Â¿Es correcto el inventario? Sí:
continúa en la actividad 9. No:
y sistema de gestión
fracción II, 19,
LFA; 11, fracción
VIII del RLFA, y
fracción II y 19,
LFA, 11, fracción
Identifica la ubicación y asigna la
clave topográfica del expediente.
Propuesta de relación
electrónico, propuesta
de relación simple
Revisa la propuesta de relación simple
y la envía al RAT debidamente
autorizada con firma autógrafa.
firmada por el titular del área
generadora de los documentos.
Oficio, propuesta de
9, y 12, fracción
VII de la LFA e
acta administrativa en la que se
registra el acontecimiento.
Acta en la que consta
inmediata. Debe incluir
las firmas del
archivos, titular de la
unidad administrativa,
Auditoría Preventiva,
Â¿Ha sido avalada la documentación?
"5.7 DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE
Dictamen de no utilidad
Artículo 131 de
Oficio, relación simple
y acta administrativa
Â¿Los tipos documentales están
incluidos el Listado general incorporado
al Catálogo de disposición
dando vista al OIC / Unidad de
Auditoría Preventiva, al resto de los
involucrados y, en su caso, a la Unidad
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de préstamo y/o de consulta de
expedientes resguardados en el archivo de trámite de manera eficiente, conforme a lo establecido en el manual.
LFA y Octavo de
Â¿Está autorizado?
documental y registro
de firmas autorizadas
III del RLFA,
Sexto y Octavo de
los LGOCAPEF y
19 de las
DGATAPF.
Â¿Lo localiza?
III del RLFA, y
se encuentra en préstamo y devuelve
Formato de vale de
documental y formato
de vale de préstamo de
a) Vía préstamo: continúa en la
b) En el archivo: continúa en la
Expediente y sistema
Recibe el expediente y lo custodia
hasta su devolución al RAT, según las
condiciones del préstamo: continúa en
la actividad 9.
integridad. Â¿Está completo el
Expediente, sistema de
vale de préstamo de
unidad administrativa, para que
proceda según corresponda.
Â¿Existen expedientes no devueltos?
documental y/o vale de
IX del RLFA, y
préstamo y le requiere la devolución
del expediente o le propone ampliar el
Â¿Requiere de más tiempo? Sí: continúa
documental o vale de
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes, cuyo trámite ha concluido, a los archivos de concentración. La transferencia primaria se efectuará una vez que se cumpla el plazo de conservación previsto en el catálogo de disposición documental correspondiente.
Identifica los expedientes cuyo plazo
de conservación en archivo de trámite
ha concluido, conforme al catálogo de
Artículos 19,
administrativa otorgue el visto bueno a
la propuesta de inventario documental.
memorando u oficio
Â¿Existen expedientes que por la
vigencia de sus valores primarios
deban conservarse en el archivo de
Oficio o memorando
X del RLFA, y
X, y Octavo y
debidamente suscrito, solicitando cita
al RAC.
y correo electrónico u
identificación de cajas
Recibe el inventario y comunica al
RAT, el día y hora en que recibirá la
documental y remesa de expedientes
en cajas de archivo.
LFA, Art. 11,
fracción IX del
RLFA, y Octavo y
Â¿Existen diferencias?
Â¿Puede solventar las diferencias en la
Retira los expedientes para solventar
Registra en el inventario de
transferencia primaria la ubicación
topográfica de la remesa y de cada
expediente, comunicándolo al RAT,
con la copia correspondiente,
debidamente sellada de recibido.
y acuse de recibo
Registra los expedientes en el
inventario del archivo de concentración.
Artículos19,
Integra el expediente de la
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico.
Carta responsiva u
oficio y/o sistema de
fracción I de la
LFA, y Noveno de
oficio y registro de
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
contiene todos los datos necesarios
para ubicar el expediente.
Â¿Contiene los datos?
Expediente y formato
Recibe el expediente y verifica, a
través del servidor público autorizado,
el contenido e integridad del
expediente (física y folios completos).
Â¿Está completo el expediente?
b) No: firma el vale y deja constancia
de las inconsistencias, continúa en la
expediente hasta su devolución al
RAC, ya sea para consulta dentro del
archivo o para préstamo externo.
Â¿Está completo?
Deposita el expediente en el lugar que
le corresponde topográficamente.
documental o formato
Décimo sexto de
Informa al servidor público que solicitó
el expediente, cinco días hábiles
previos al vencimiento del plazo de
préstamo, requiriéndole la devolución o
Â¿Requiere de más tiempo?
12 del procedimiento 5.2.2.1 del
LFA, Art. 12,
fracción X del
RLFA y Sexto,
plazo y actualiza los datos del
Evitar la acumulación excesiva de documentación que se encuentra en el archivo de concentración, procurando la oportuna eliminación de documentos cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.
Â¿Se trata de documentación con
valores contables? Sí: Pasa a 5.2.2.3.2
del Manual No: Continúa en actividad
o sistema de gestión
Artículos. 12,
fracción VII, 15,
Artículos15,
fracciones II y III,
19, fracción III, de
la LFA, y Noveno
declaratoria de prevaloración validados
y firmados por el titular de la unidad
LFA, Octavo y
Â¿Tiene observaciones?
Artículos 12,
LFA, y Cuarto de
destino final, inventario
archivo contable, y
verificando el calendario de recepción
de solicitud de Destino final.
final y calendario de
de destino final.
fracción VII y 15,
LFA, Cuarto de los
LGOCAPEF..
final, inventario de baja, ficha técnica
de prevaloración y declaratoria de
Â¿La información es suficiente?
fracción VII de la
AGN. Se trata de observaciones al
oficio de solicitud de destino final,
prevaloración y/o declaratoria de
prevaloración: Regresa a actividad 10.
Octavo, Noveno y
procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual.
No: Regresa a actividad 1
los LGOCAPEF..
valores contables? Sí: Continúa en
Arts.15, fracciones
II y III y 19,
fracción III, de la
LFA, Noveno de
se integra por: a) Inventario de baja, b)
Ficha técnica de prevaloración, c)
No: solicita las adecuaciones al CA,
documental, inventario
cédula de control de baja de archivo
contable original gubernamental e
inventario de baja debidamente sellado
al CA.
Recibe oficio de autorización de baja
gubernamental, la cédula de control de
debidamente sellado.
Octavo, y Noveno
Oficio de autorización de baja de
gubernamental, b) Cédula de control
de baja de archivo contable original
gubernamental, c) Inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG. d)
Ficha técnica de prevaloración e)
e inventarios de baja
con el sello de la UCG,
Envía al AGN solicitud de dictamen de
destino final adjuntando:
a) Oficio de autorización de baja de
Ficha técnica de prevaloración. e)
de destino final, oficio
de autorización de baja
de archivo contable
cédula de control de
baja de archivo
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
destino final, oficio de autorización de
gubernamental, cédula de control de
gubernamental e Inventarios de baja
con el sello de la UCG, ficha técnica de
Recibe oficio con observaciones del
AGN Se trata de observaciones al
prevaloración:
Analiza la solicitud y emite oficio de
respuesta, dictamen destino final, acta
de baja documental y las envía al CA.
44, fracción VII y
12, fracción VII de
Recibe el oficio, dictamen de destino
final, el acta de baja documental y
remite al RAC.
Envía copia del
final y el acta de baja
documental y solicita a
la UARRM defina el
Solicitud, copia de dictamen de
destino final y del acta de baja
Artículo 12, fracción VII
Analiza la solicitud y
recomienda al CA
proceda conforme al
"DISPOSICIN FINAL Y
MUEBLES" del
MAAGRMSG, en el
subproceso que le
Determina, atendiendo
UARRM, que la
documentos se realice
a) Destrucción, continúa
"5.7.7. Destrucción de
bienes" del
MAAGRMSG (continúa
en la actividad 4), o
bienes distintos al de la
destrucción, continúa en
proceso "DISPOSICIN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES" del
en la actividad 8).
(Viene de la conclusión
"Destrucción de bienes"
del MAAGRMSG).
Solicita a la UARRM el
de la LFA, Cuarto del
Remite el acta
circunstanciada que
hace constar la
documentos. Â¿Se trata
contable? Sí: Pasa a
actividad 6. No: Pasa a
Correo electrónico u oficio y acta
circunstanciada y la
Oficio y acta circunstanciada
Digitaliza el acta
circunstanciada, el
documental y gestiona
su publicación en el sitio
Acta circunstanciada, dictamen
de destino final y acta de baja
de la LFA, y Décimo
Solicita copia a la
UARRM del acta de la
entrega- recepción de
archivo entregados para
su disposición final.
Recibe oficio y recaba
en el inventario de baja,
el acta de la entrega-
recepción de los
Actualiza la base de
datos del archivo de
expedientes que fueron
Integra el expediente de
Expediente que debe contener
como mínimo: Acuse de la
solicitud de Dictamen de destino
final enviada al AGN, declaratoria
de prevaloración, ficha técnica de
prevaloración e Inventario de
baja, oficio de respuesta emitido
por el AGN, dictamen de destino
final, acta de baja documental,
acta circunstanciada. En caso
original gubernamental además
debe incluir: Oficio de
autorización de la baja de archivo
contable original gubernamental y
LFA, y Vigésimo de los
Identifica en los
documentales los
expedientes que
concluyeron la
y poseen valores
Artículos 12, fracción VII y 15,
fracciones II y III de la LFA,
12, fracción XI del RLFA, y
Noveno y Décimo de los
secundaria, ficha
Solicita al RAT
productora de la
Noveno de los LGOCAPEF.
remite la propuesta
prevaloración a la
Octavo de los LGOCAPEF.
Revisa la propuesta
Autoriza y valida el
prevaloración para
enviarlos al RAT e
iniciar el trámite de
Artículos 15, fracción II y 19,
fracción III de la LFA, y
Octavo y Noveno de los
Recibe y envía al
RAC el inventario de
gestiona ante el CA

References: artículo 6
 artículo 37
 artículo 6
 artículo 6
 resolución 

Artículo 18

resolución 

Artículo 18

Artículo 14

Artículo 131

Artículo 12