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Timestamp: 2018-10-18 10:33:53+00:00

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PPT - A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana PowerPoint Presentation - ID:531221
A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana PowerPoint Presentation
A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana
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A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana - PowerPoint PPT Presentation
A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana. Giorgetta Bonfiglio-Dosio Archivisticamente parlando (Padova, 13 aprile 2007). Che cosa si propone la lezione di oggi.
PowerPoint Slideshow about 'A ssociazione N azionale A rchivistica I taliana' - xiomara
AssociazioneNazionaleArchivisticaItaliana
Archivisticamente parlando
(Padova, 13 aprile 2007)
Che cosa si propone la lezione di oggi
L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi un’introduzione alle metodologie archivistiche:
Funzione civile dell’archivista
Fasi di vita dell’archivio
Conservazione fisica e intellettuale
1. Che cos’è il documento?
«Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’os-servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova»
C. Paoli, Diplomatica (1883)
La rilevanza giuridica del documento
Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica.
Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.
la capacità probatoria del documento
Deriva da alcuni fatti:
il documento deve essere autentico, cioè
emanato dall’autorità che se ne dichiara autore
rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico)
non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)
Supporto (= medium)
“La materia, il contenitore e/o l’oggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d’argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)”
Diplomatica (Paola Carucci: 1987)
Lo studio del documento conduce inevita-bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell’atto giuridico e forma dell’atto
La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l’unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro)
Come si forma la volontà espressa nell’atto giuridico
In che forma si manifesta la volontà
Sempre Paola Carucci:
attira l’attenzione sulla procedura ammini-strativa che genera il documento (L. 241/90)
ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad integrarla con l’archivistica
prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce-dimento)
= disciplina che studia:
la formazione degli archivi
la sedimentazione degli archivi
le modalità di utilizzo degli archivi
Quindi la gestione dei documenti in tutte le fasi di vita dell’archivio
ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol-gimento dell’attività istituzionale, statu-taria o professionale di un ente o di una persona»
P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa
Mariella Guercio: documento d’archivio
legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2
«È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini-strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»
DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1
«Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» documento amministrativo =
«ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»
legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241
ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale
«Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico»
DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)
Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria.
Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.
= Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare deldocumento spedito al destinatario
= Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento.
Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all’originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell’originale stesso.
il termine documento per gli archivisti ha un’accezione
più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti
più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici
2.ARCHIVIOstrumento e residuo dell’attività istituzionaledi un soggetto giuridico
«è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria»
(A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p. 218-246, ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p. 67-102)
L’archivio non èuna somma di documenti
L’archivio è uncomplesso di documenti
CARATTERISTICHEDEL VINCOLO ARCHIVISTICO
in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima origine
in senso oggettivo: il legame sussiste fin dall’origine
l’archivio è frutto necessario e spontaneo dell’attività del produttore
il vincolo è determinato dalla natura e dalle competenze del produttore (> invariabile, definitivo)
Non solo scritti in senso stretto …
cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi, rilievi dell’esistente
fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche)
riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca)
registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche)
varietà di oggetti (corpi di reato)
“segnali” dei bambini “esposti”
Entità pubbliche e private
organi e uffici dello Stato:
centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale)
periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.);
enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio-sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato***
PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***
Attività nella sfera del giuridico
Si esplica attraverso documenti
Rilevanza della forma scritta e, talora, della forma solenne
Ogni tipo di attività o negozio richiede una forma particolare di documento
Anche il documento informatico ha una forma
Nasce spontaneamente
Componenti e struttura determinati dalle necessità del produttore
Extra commercium: bene infungibile
Ogni pezzo è legato agli altri
Valenza giuridica e culturale
Nasce volontariamente
Componenti e struttura determinati dalla volontà del raccoglitore
Oggetto commerciale: bene fungibile
Ogni pezzo è autonomo
Valenza culturale e commerciale
FUNZIONI DELL’ARCHIVIO
Documentazione strumentale per l’attività del produttore
Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento
> rilevanza del soggetto conservatore
Strumento amministrativo: esempi e conseguenze
Fonte storica: esempi e conseguenze
Bene culturale: che significa?
dalla concezione estetica
al concetto di civilisation
Altri significati del termine archivio
il locale in cui si conservano le scritture
l’insieme delle persone che curano:
la conservazione delle scritture
l’utilizzo delle scritture
giuridico-probatoria
Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività
Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente
LOCUS come ISTITUZIONE che conserva
Servio Mauro
locus in quo acta publica asservantur
locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant
importanza del conservatore
realtà anglosassone
3. Funzione civile dell’archivista
Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996
«Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»
4. Fasi di vita dell’archivio
Cencetti: «tutto è semplicemente archivio»
legislazione positiva: partizioni convenzio-nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici
Ciascuna delle tre fasi
è caratterizzata da un’attività archivistica prevalente:
durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dell’archivio
durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti
la terza è dedicata alla conservazione per-manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.
Ogni fase dell’archivio …
Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa
La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione
Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi
Novità: le tecnologie
5. Archivio corrente
È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso
È strumento essenziale dell’attività pratica del soggetto produttore
Importante perché si costituisce la struttura dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»
Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa:
Registrazione a protocollo > registro di protocollo
Segnatura > timbro di protocollo/etichetta
Classificazione > titolario di classificazione
Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli
NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso
L’archivionon è un magazzinoè un servizio
«Ciascuna amministrazione istituisce un servizioper la tenuta
della gestione dei flussi documentali
e degli archivi»
Movimento che i documenti compiono dall’esterno verso l’ente produttore, dall’ente produttore verso l’esterno o all’interno dell’ente produttore: è collegato alla regolamentazione dell’attività istituzionale del produttore.
PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria
Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990
PROTOCOLLO Funzione gestionale
La registrazione a protocollo
Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro:
-smistamento del singolo documento alla UOR di competenza
-assegnazione del medesimo al RPA
Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento
Eugenio Casanova (1928)
“Al protocollo nulla sfugge”
in un sistema di gestione archivistica
in linea con la normativa vigente?
Significa che il sistema deve
essere pervasivo (= trasversale); deve essere
il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso
Numero di protocollo(art. 57 TUDA)
«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno»
Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?
Prot. 7452/2005
Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
Elementi della segnatura
Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura
Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .
N. . . . . . . giorno mese anno
UOR CC RPA
Forme di aggregazione dei documenti
 L’aggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica
Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto
Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).
Il fascicolo per affare si individua con:
numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)
oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce
2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle»
2003 è l’anno di apertura
13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6
Durata del fascicolo per affare
Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).
Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.
Fascicolo per persona fisica o giuridica
Il fascicolo per persona si individua con:
Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.
Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:
Durata del fascicolo per persona
è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi-menti.
- richieste di informazioni bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6)
- richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7)
Caratteristiche del fascicolo per attività
Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identicaclassifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).
Aggregazione di unità archivistiche
(= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a:
natura o forma delle unità archivistiche
oggetto/ materia/ funzioni del produttore
La serie può essere costituita
a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane)
a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).
REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
- per forma (tipologia di atto)
che vengono disposti in sequenza cronologica
che dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria
Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dall’aspetto fisico del supporto e si considera l’essenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza-zione acquistano valenza probatoria.
Il termine “gestione documentale”
Presuppone un atteggiamentoattivo e riguarda l’archivio come complesso unitario
= Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.
DPCM 31 ottobre 2000: art. 3
Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo:
L’individuazione delle aree organizzative omogenee(= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato)
La nomina del responsabile del servizio
L’adozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione
La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari
Area Organizzativa Omogenea(DPR 445/2000, art. 50, comma 4)
Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse.
un Comune è un’unica AOO,
anche se articolata in uffici diversi,
ubicati in sedi diverse
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti
secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente.
«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)
e serve a tutti
Che cosa serve per ottenere effettivi risultati?(Direttiva D’Alema)
Infrastrutture evolute
Sul piano amministrativo-organizzativo
Sul piano tecnico-informatico
Regole tecniche comuni e aggiornate
“Allorché la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”
individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA.
Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.
Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a fascicoli che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè l’apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse possono recare preziose segnature originarie o possono indicare con il loro specifico materiale, magari di colore significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze e serialità.
Information and documentation - Records management
parte II: linee guida
Che cosa sono le ISO?
Norme definite dalla Organizzazione internazionale per gli standard, che è un organismo federale di più Stati membri > si tratta di una norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri.
Si compone di due parti e include una bibliografia.
A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi
Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse
Provare diritti nel contesto della certezza del diritto
Lasciare traccia di sé e della società in cui si vive e si agisce
«fase dell’archivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazioneselettiva dei documenti, mantenendo ed eviden-ziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transeunte (quelli che Raffaele De Felice definisce “elementi caduchi”), in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria».6. Archivio di deposito: proposta di definizione
Ancora presso il produttore
Prima concentrazione
Esigenze logistiche: spazi e strutture
Esigenze gestionali: passaggio di responsabilità
Lista delle unità archivistiche oppure di condizionamento che il soggetto produttore versa e trasferisce, dopo un congruo periodo di anni dalla conclusione degli affari, all’enteconservatore: la sezione separata d’archivio nel caso di enti pubblici e privati; Archivio di Stato competente per territorio nel caso di uffici periferici dello Stato.
= operazione intellettuale attraverso la quale l’archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d’archivio per stabilire
quali documenti devono essere conservati illimitatamente
quali possono essere scartati
Operazione che prevede la distruzione fisica del documento
D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21:
«Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero [Soprintendenza archivistica]:
d) lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’art. 13».
elenco di scarto = memoria scritta della memoria distrutta
la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/ pacchi/ scatoloni/ etc.)
la descrizione del materiale, in particolare le tipologie documentarie (ad esempio, mandati di pagamento)
gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976): essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata
il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti
il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dove nell’archivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.
Criteri di massima per lo scarto
I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione
In linea di massima si possono scartare:
le copie, purché non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza
i documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici
i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente
le serie che l’ente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni)
devono essere conservati permanentemente
tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo)
i documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i di­ritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)
= estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolarità delle operazioni connesse all’accettazione delle domande regolarmente pervenute.
= eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto
Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all’1%.
Documento che, in caso di disastro, è necessario a ricreare lo stato giuridico del soggetto giuridico che ha prodotto l’archivio e per tutelare i suoi interessi e gli interessi dei dipendenti, dei clienti e delle persone che intrattengono rapporti giuridici con il produttore stesso
7. Conservazione fisica e intellettuale
collocazione del materiale archivistico
conservazione e restauro dei supporti
realizzazione degli strumenti archivistici per l’accesso interno ed esterno
garanzie di imparzialità per l’accesso
Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad un altro connesso a cambio di residenza del produt-tore e a passaggio di responsabilità quanto alla conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro).
Spostamento fisico di materiale archivistico da una sede di conservazione ad un’altra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.
Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo.
Valutazione critica che l’archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.
Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca
Si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico
Coevi alla formazione dei documenti, redatti a cura del produttore
Redatti in occasione diversamenti, a cura del soggetto versante
Redatti in epoca successiva alla forma-zione dal soggetto che conserva i documenti
In base ai criteri del CIA sono:
1. Riferiti a più archivi:
2. Riferiti a un archivio:
3. Riferiti ai singoli documenti:
3. 1. Trascrizione ed edizione critica
3. 2. Regesto
3. 3. Schedatura
Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti
in un istituto di conservazione
in un’area geografica determinata
in un settore tipologico
in un ente produttore con più sedi
- è il primo accertamento dell’esistente:
- è strumento sostanzialmente operativo
Caratteristiche del censimento
Operazioni per il censimento
Ricerche bibliografiche preliminari
Definizione di una scheda di rilevazione
di Istituto di conservazione
Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato
schede archivistiche
Schede descrittive della guida
La scheda deve fornire di ogni archivio
la denominazione identificativa
lo stato di conservazione e ordinamento
gli estremi della notifica
la storia istituzionale del produttore
l’elenco delle serie con consistenza ed estremi cronologici
i mezzi di corredo
Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso:
un intero archivio
una singola unità archivistica
un singolo documento
Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione
piante dettagliate dei locali di deposito
indici che dal nome dell’archivio e delle sue parti rinviano alla stanza e allo scaffale
Viene utilizzata quando si fanno i traslochi
Guida d’istituto
Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione
Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dell’in-ventario, l’ordine e la struttura
L’inventario . . .
Non è un elenco
Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino
NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma ripristino dell’ordine originario
Parti di un inventario
storia istituzionale del produttore
sezione descrittiva delle unità archivistiche
indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati
Che cosa significa storia istituzionale del soggetto produttore
Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e documentarle in modo puntuale
Variazioni di area di competenza
Variazioni di competenze
Accorpamenti, divisioni
Evitare divagazioni superflue
Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc.
Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.
Correttezza e onestà professionale
(= assunzione di responsabilità)
Realizzare un’autentica comunicazione con l’utenza
Come si realizza un inventario?
Schedatura preliminare delle unità archivistiche
Riordino sulla carta
Riordino sulle carte
Unità archivistica (= aggregazione logica di documenti):
Unità di condizionamento (= contenitore, aggregazione fisica di documenti):
busta, faldone, scatola, etc.
filza, mazzo, etc.
Unità documentale (= item)
Trascrizione ed edizione critica
Preparazione e presentazione di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da:
introduzione con apparato bibliografico
Descrizione critica:
dell’azione giuridica
della datazione cronica e topica
dell’oggetto del negozio giuridico
Rilevazione sistematica
di informazioni tratte
Può essere: - cartacea
Per una descrizione corretta
Bisogna utilizzare le norme internazionali elaborate dalla apposita Commissione per gli standard descrittivi costituita all’interno del Consiglio internazionale degli archivi
CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI, ISAD(G) general international standard archival description. Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1 (gen.-apr. 2003), p. 59-190.
Filosofia di ISAD (G)
Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra un’unità archivistica e l’altra e della struttura del fondo (concetto di contesto)
Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile
Descrittori ISAD (G)
26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili:
Segnatura archivistica/ codice identificativo
Denominazione o titolo (testuale = originario o critico = attribuito)
Consistenza dell’unità di descrizione
Regole generali di descrizione
Informazioni pertinenti al livello
Non ripetizione delle informazioni
for Corporate Bodies, Persons and Families
= norme internazionali per identificare e descrivere in modo omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi
CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS», LXIII (gen.-apr. 2003), p. 191-333.
Finalità delle ISAAR (CPF)
Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore
Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di con-testo
Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/ conservatore
Regole di ISAAR (CPF)
Formulare una chiave d’accesso normalizzata, alla quale ricondurre
- forme parallele
Distinguere le omonimie
8. Amministrazione archivistica
Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato
Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.
Archivio dichiarato (= notificato)
Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, 13-16 del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.
G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica di primo livello, Padova 2007 (terza edizione)
D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48, 53-64, 70, 95, 101-108, 111-127.
D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, 712-26, all. 2.
D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69
Federazione Nazionale Collegi Professionali Tecnici Sanitari Radiologia Medica -Federazione nazionale collegi professionali tecnici sanitari radiologia medica. comitato centrale fncptsrm consiglio nazionale straordinario. schema di
ADEMPIMENTI E SANZIONI -. d. lgs. 81/2008 dott.ssa arch. favaretto gloriana. aifos c/o cstm - facoltà di ingegneria via branze , 45 - 25123 brescia. corso aifos n. confindustria servizi innovativi componente nazionale e socio

References: art. 22
 art. 1
 art. 8

Art. 1

Art. 55
 art. 3
 art. 50
 art. 5
 art. 21
 art. 10