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Timestamp: 2020-08-12 17:44:23+00:00

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9.- MANUAL PARA BALANCE Y CIERRE DE LA GESTION | Contabilidad | Administración Pública
9.- MANUAL PARA BALANCE Y CIERRE DE LA GESTION
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Mg. Roberto Claros Cohaíla
tendiendo "
puentes a la descentralización"
Manuales Prácticos para la Gestión Municipal Proceso de Transferencia de Gobierno Local
TOMO I - Balance y Cierre de la Gestión
Arq o Alvaro Ugarte Ubilla Dr. Joachim Roth Mg. Roberto Claros Cohaila
© 2002 Instituto de Investigación y Capacitación Municipal (INICAM) Konrad Adenauer Stiftung (KAS)
INICAM Av. Jv. Prado Oeste 1418 - Lima–Perú Teléf.: 422 0336 - 422 3138 Fax: 222 0329 E-mail: inicam@amauta.rcp.net.pe Web: www.inicam.org
Depósito legal 1501132002-4791 ISBN 9972-9658-0-5 (O.C.) 9972-9658-1-3 (V.I.)
Derechos reservados. Se autoriza la reproducción total o parcial de este documento, siempre y cuando se haga referencia a esta fuente bibliográfica.
Impreso en Gráfic ASPA
Martín Arias P.
1.1 ¿Qué comprende y quién realiza el Balance o Evaluación de la Gestión?
1.2 Importancia y periodicidad de la evaluación
1.3 El balance de la gestión
1.4 ¿Qué procedimientos recomendamos para la evaluación?
2.1 ¿Qué comprende la Cuenta Municipal?
2.2 Base legal para la formulación de la Cuenta Municipal
2.3 Procedimientos para sincerar la presentación de la Cuenta Municipal
2.4 Estados Financieros y Evaluación Presupuestaria
2.5 El Cierre y la Cuenta Municipal en otros países
3.1 ¿Qué comprende la Memoria de Gestión?
3.2 ¿Qué base legal regula la presentación de la Memoria?
3.3 ¿Con qué periodicidad debe elaborarse?
3.4 Diseño y contenido de la Memoria de Gestión Municipal
3.5 ¿Qué información financiera y presupuestaria debe incluirse en la Memoria de Gestión Municipal?
Sobre la aprobación y difusión de la Memoria
CAPITULO IV PREPARANDO LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Y LA TRANSFERENCIA MUNICIPAL
formatos sobre Rendición de Cuentas y cartilla de instrucciones
para su llenado
Proyecto de Directiva N°-MDSJS/DM-UC. sobre: Entregas a Rendir Cuenta
Proyecto de Directiva sobre las Donaciones
Proyectos de Resolución de Alcaldía, designado Comisión Especial y aprobando la Directiva para la evaluación y Rendición de Cuentas. Asimismo, Proyecto de Memorando Circular solicitando información básica para la evaluación y la Rendición de Cuentas
¿Cómo se realiza el Cierre y Rendición de Cuentas en otros países?
> Instructivo N° 3 Provisión y castigo de las cuentas dudosas
> Instructivo N° 7 Sobre Cierre Contable
> Información financiera y presupuestaria sobre la cual se efectuó el análisis financiero que se refiere en el Capítulo III Sobre Memoria de Gestión.
> Resolución N° 054 de la Contraloría General y Directiva 08, conteniendo los
14 formatos para la Rendición de Cuentas
> Proyecto de Resolución de Alcaldía, nombrando Comisión Especial encarga- da del saneamiento físico legal de los Bienes de Propiedad Municipal
> Proyectos de Resolución de Alcaldía, designado Comisión Especial y apro- bando la Directiva para el acopio, procesamiento y presentación de la infor- mación relacionada con la Rendición de Cuentas Municipales por el periodo 1999 – 2002.
> Otros de interés institucional.
Dr. Roland Kliesow Embajador de la República Federal de Alemania en el Perú
La importancia de la cooperación bilateral entre Perú y Alemania es un hecho que se ha demostrado en el transcurso de las últimas décadas. Tiene su fun- damento en una cultura de valores democráticos compartidos, el mutuo res- peto, la comprensión, y la convicción que el Estado de Derecho y la participa- ción ciudadana son fundamentales para cimentar las bases para un desarrollo sostenible con rostro humano. En este contexto se juntan fuerzas entre ambos países como expresión de la solidaridad entre pueblos más allá de las fronte- ras físicas.
Estamos viviendo una etapa de transición clave para el futuro desarrollo del Perú, etapa de transición democrática, que el Gobierno Alemán apoya a través de la cooperación técnica y financiera. Ambas partes de la cooperación alema- na están comprometidas con el principio básico de la ayuda para la autoayuda, en tres áreas prioritarias. Entre ellas, actividades para la Modernización del Es- tado, que incluye el apoyo a su reforma estructural y orgánica, que es el cami- no hacia la Descentralización.
Durante un buen tiempo el tema dedicado a la Descentralización en el Perú, hubiera podido ser intitulado “Descentralización - La Reforma que falta”. Hoy en día el contexto es distinto. A través de hechos concretos, se perfila la volun- tad política y el empeño de dedicarse de manera decidida a esta gran reforma del Estado que faltaba.
El Estado moderno se caracteriza como Estado descentralizado que se concen- tra en sus funciones originales y que fortalece las instancias administrativas in- feriores para alcanzar mayor eficiencia, transparencia y calidad en sus funcio- nes de Promotor del desarrollo humano, orientado al bien común de todos. En este contexto el hombre es el Alfa y el Omega - Principio y Fin - la razón de ser del Estado. La descentralización como parte de la democratización, tiene como objetivo fortalecer el Estado en la gestión exitosa de la res pública, transfirien-
do las competencias y el respectivo actuar autónomo a las entidades subnacio- nales más aptas y más cercanas al entorno específico de la interacción.
Gestión efectiva y eficiente, y calidad de servicios son postulados que han pe- netrado desde tiempo el ámbito de la administración pública para planificar, organizar, asignar y distribuir de manera optima recursos en forma de bienes y servicios. Se pone en relieve la productividad del Estado a través de su estruc- tura orgánica para determinar el grado de competitividad en un mundo, en el cual el lema es: “Pensar en la dimensión global y actuar según los requeri- mientos locales y regionales”.
La Embajada Alemana en el Perú, a través del Fondo para el proceso de Tran- sición, apoyó el presente manual de gestión municipal, como primer tomo de una serie de tres, dedicada a facilitar el proceso de transición que se iniciará a partir de los comicios del 17 de noviembre próximo a nivel local y regional. Sa- ludamos la iniciativa del Instituto de Investigación y Capacitación Municipal (INICAM) que se dedica desde 1984 al fortalecimiento de los gobiernos loca- les en el Perú.
El presente manual de gestión municipal intitulado “El Balance y el Cierre de la Gestión Municipal”, y de igual forma los subsiguientes dedicados al “Proce- so de Transferencia” y “Plan de Arranque: Políticas y Estrategias para los pri- meros 100 días”, constituyen herramientas prácticas que tienen el propósito de guiar –paso a paso- a los funcionarios salientes, y a las nuevas autoridades en el traspaso del poder a nivel local. Cabe destacar la combinación entre ma- nual y soporte electrónico, que facilitará la labor al nivel de su aplicación.
Estamos convencidos que los manuales constituyen una ayuda técnica suma- mente útil para la práctica municipal y aportan a que la fase de transición sea lo más efectivo, eficiente y transparente posible.
Nos alegramos saber que el apoyo del Fondo para el proceso de Transición de la Embajada de Alemania, igual que la contribución otorgada por la Fundación alemana Konrad-Adenauer (KAS) y el Servicio Alemán de Cooperación Social- Técnica (DED), abrirá la posibilidad a la más amplia distribución de los ma- nuales a nivel nacional, de manera que cada uno de los casi 2000 municipios distritales y provinciales, tendrá acceso a estas herramientas para la práctica municipal.
Lima, Octubre del 2002
El Estado -como componente esencial de la institucionalidad que la sociedad ha implementado para regular y articular sus procesos de desarrollo- estable- ce, entre otros, las normas y procedimientos que las instituciones deben ob- servar en el cumplimiento de sus funciones y competencias, en el marco de una adecuada utilización de los bienes públicos y la consiguiente rendición de cuentas.
No obstante, algunos de estos procedimientos no están lo adecuadamente di- fundidos y, por su propia complejidad, muchos de ellos no son suficientemen- te claros, lo que lleva a las autoridades y funcionarios de las municipalidades a incurrir involuntariamente en errores en la aplicación de las leyes y normas, lo cual les acarrea dificultades y contratiempos, o inclusive enfrentar denun- cias y juicios, además de la sanción moral de la sociedad.
Actualmente pocas instituciones en el país realizan tareas orientadas a facili- tar la comprensión de la función y las normas de gestión pública, lo que sig- nifica un enorme déficit en la eficiencia del aparato del Estado y en el impul- so a la descentralización. Por esta razón es necesario desplegar los esfuerzos necesarios para facilitar el adecuado y oportuno balance y cierre de la gestión de los gobiernos locales.
El Instituto de Investigación y Capacitación Municipal INICAM, es una insti- tución sin fines de lucro, creada por la Asociación Promoción y Capacitación para el Desarrollo –PROMCAD, con el propósito fundamenta de apoyar el for- talecimiento de las capacidades locales y regionales para la gestión del desarro- llo de los pueblos de país, como sustento de una vida democrática y la plena satisfacción de las necesidades de sus habitantes.
INICAM, consciente de esta imperiosa necesidad, ha iniciado un programa de publicaciones relacionadas con la gestión Municipal y Regional, que se
inicia con el presente Manual “Balance y Cierre de Gestión Municipal”, en el que se tratan aspectos relacionados con la evaluación y el balance de la ges- tión, la cuenta municipal, la memoria de la gestión y la preparación de la ren- dición de cuentas, de manera paralela al proceso de transferencia de la ges- tión municipal.
Al poner este Programa de Publicaciones a disposición de los alcaldes, regido- res y funcionarios de las municipalidades del Perú, INICAM espera contribuir con la mejor comprensión de los propósitos normas y procedimientos muni- cipales, para mejorar su gestión y desempeño y, de esta manera, evitar los errores que afectan la imagen de la institucionalidad municipal.
Consideramos que la preparación del Balance y Cierre de la Gestión Munici- pal constituye un ejercicio básico para iniciar un ordenado, técnico y transpa- rente Proceso de Transferencia Municipal.
Hemos denominado, a la presente publicación, BALANCE Y CIERRE DE LA GESTIÓN MUNICIPAL, por cuanto deseamos compartir, pautas metodológicas y procedi- mientos, que faciliten el acopio de información y sistematización de la misma. Por tanto nuestro propósito, es señalar lo que hay que hacer; pero básicamen- te, el cómo hacerlo.
En el primer capitulo se aborda, sobre La Evaluación o Balance de la gestión, comprendiendo esto como un análisis de resultados. En otras palabras un ba- lance de lo que se hizo y lo que se dejó de hacer, señalando el cómo y el por- qué respectivamente.
El segundo capítulo, está referido a la preparación de la Cuenta Municipal, la misma que comprende la información presupuestaria y financiera. Nuestro aporte va orientado a compartir algunas pautas y procedimientos de carácter técnico administrativo que facilite el trabajo del profesional contable, pero en función de la comprensión y el decidido apoyo de las autoridades y responsa- bles de las otras áreas funcionales, a quienes principalmente va dirigida esta publicación.
El capitulo tercero denominado Memoria de Gestión, esta orientado a se- ñalar la importancia que tiene su elaboración técnica y oportuna, así como su aprobación y difusión. Cabe significar que pocas municipalidades cuen- tan con dicho documento; lo que conocemos, mayormente son revistas o informes a manera de archivo fotográfico de inauguración de obras. Sin contar precisamente con los dos insumos importantes que se desarrollan en los capítulos anteriores: El Balance o análisis de resultados, en función
de los planes y La Cuenta Municipal que comprende información presu- puestaria y financiera.
Finalmente, en el cuarto capítulo, referido al Proceso de Rendición de Cuen- tas, nuestro interés va mas allá de brindar información sobre los requerimien- tos legales para su cumplimiento. Se ensayan algunos procedimientos y estra- tegias que permitan a las autoridades municipales reforzar la débil relación con los ciudadanos, para fortalecer la gobernabilidad Local.
Es oportuno expresar mi especial reconocimiento al Consejo Editorial, con- formado por el Arq o Álvaro Ugarte Ubilla - Director, y el Dr. Joachim Roth, Asesor de INICAM y Consultor del Centro Internacional de Migración y Desarrollo - CIM/GTZ de Alemania. Asimismo, el aporte recibido de los cole- gas y amigos Luis Dioses Távara, Juan Villanueva Vergaray y Willy Rodríguez Huasupoma, entusiastas colaboradores que han contribuido a la realización del presente manual.
Considerando las diferentes realidades institucionales, La presente publica- ción de INICAM – Instituto de Investigación y Capacitación Municipal, bus- ca motivar la reflexión sobre el tema, para que se logren desarrollar otras pro- puestas. Con tal propósito alcanzamos la presente, como un documento de trabajo, previo al proceso de transferencia, para su discusión oportuna, pos- terior aplicación y, desde luego, su mejoramiento, con el concurso de todos los que se sientan comprometidos en la gran tarea de apostar por la descen- tralización del país, a través del fortalecimiento Institucional de los Gobier- nos Locales.
Roberto Claros Cohaila Consultor INICAM
“Lo que no puede medirse, no puede controlarse.
Lo que no se puede controlar, No se puede mejorar”
1.1 ¿Qué comprende y quien realiza el Balance o Evaluación de la Gestión?
1.1 ¿QUE COMPRENDE Y QUIEN REALIZA EL BALANCE O EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN?
Comprende el análisis de resultados. Es el balance de cumplimiento de obje- tivos y metas en función de los planes.
El Alcalde designa una Comisión, que estará integrada por:
◆ El Director Municipal, quien la presidirá
◆ El Director de Administración, o quien haga sus veces
◆ El Director de Desarrollo Urbano.
Teniendo relación con la elaboración del informe de Rendición de Cuentas dispuesto por la Directiva N° 008-2001-CG/OATJ, aprobada por Resolu- ción de Contraloría N° 054-2001 del 15.05.01; se adjunta como anexo N° 4 el Proyecto de Resolución de Alcaldía y Directiva interna, para el acopio, procesamiento y presentación de información relacionada con la Rendición de Cuentas
Tiene importancia porque constituye un testimonio de nuestra capacidad de gobierno y/o gerencia. Nos brinda la posibilidad de analizar los factores cla- ve de éxito o de fracaso en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Los factores claves de éxito, sistematizados aportan a la casuística de experien- cias exitosas. Identificar los factores perturbadores de cumplimiento, nos se- ñalan caminos que no deben repetirse. Esta practica es lo que en la teoría de
sistemas se conoce como el Feedback, como proceso de retroalimentación. En el gráfico N° 1, se puede observar el proceso de preparación del balance y cie- rre de gestión.
GR Á FICO 1
n Responsable de
Preparar la Transferencia y Rendici
ón de Cuentas
(institucional
y personall)
Ó N O FEEDBACK
> Periodicidad de la evaluación
Legalmente, corresponde tener una evaluación o balance anual, cuando se tra- ta de un ejercicio presupuestal.
Al término de la gestión – el periodo de los cuatro años - se tiene que proce- der a una evaluación integral (en cuanto a resultados: logros y limitaciones ) sobre la base del Plan de Gobierno u oferta electoral.
Según el artículo 3 de la Ley 27630 del 14.12.2001, se ha establecido, la obli- gatoriedad de formular Planes de Desarrollo Integral. Igualmente, conforme lo establecido en la Ley 27734, Ley que modifica diversos artículos de la Ley 26864 de Elecciones Municipales; se establece la obligación de presentar la propuesta de Plan de Gobierno Municipal Provincial o Distrital, según corres- ponda. Por tanto, es relevante considerar para hacer una evaluación o balance de la gestión, los diversos tipos de planes a largo, mediano y corto plazo.
Las etapas que comprende el proceso de Balance y Cierre de la Gestión, se expli- can en el Gráfico N° 2 y coincide con la estructura – Índice –de la presente Guía:
CAPÍTULO 1 - EVALUACIÓN Y BALANCE DE LA GESTIÓN
GR Á FICO 2
Para la evaluación de la gestión se deben utilizar los formatos referidos a la Rendición de Cuentas, los mismos que se adjuntan como Anexo N° 1. A con- tinuación, las normas que deben considerarse para tal fin:
◆ Directiva 008-2001-CG aprobada por R.C. 054-2001 del 15.05.01 sobre
◆ N.T.C. 700-02: Respondabilidad (Accontability) aprobada por R.C. 123- 2000-CG del 23.06.00
◆ Ley 27806 Ley de transparencia y acceso a la información pública del
◆ Ley 27783 Ley de Bases e la Descentralización del 26.06.02 (Art.17.1: So-
bre participación Ciudadana y mecanismos de consulta, control, evalua- ción y rendición de cuantas)
◆ Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art.
VI del Título preliminar sobre principios del procedimiento administrati-
vo: 1.12 Principio de participación, para acceder a la información que admi- nistren.
◆ Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado 27658 del 29.01.02 Inciso b) y d) del artículo 4 sobre canales efectivos de participación ciuda- dana y transparencia en la gestión; inciso f) del artículo 5 sobre principa- les acciones: Institucionalización de la evaluación de la gestión por resul- tados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las ac- ciones del Estado
◆ Designación de una Comisión Especial de Balance y Cierre de la Gestión
Municipal y de Rendición de Cuentas (Se adjunta como anexo N° 4:
Proyecto de Resolución y de Directiva)
◆ Diseño del plan de trabajo de la comisión, que deberá incluir procedimien- tos específicos, responsables de actividades y cronograma de cumplimiento.
◆ Acopio de información preliminar como por ejemplo: planes, presupues- to, informes de situación de las áreas o responsables de funciones, progra- mas o proyectos especiales. Se hará el requerimiento formal mediante Me- morandum Circular a todas las áreas o responsables de función, adjuntan-
do la Resolución que designa la Comisión Especial. (Se adjunta Pro-
yecto de dicho documento como anexo N° 4)
◆ Taller exploratorio sobre resultados: logros y limitaciones con los jefes de las áreas o responsables de funciones, programas o proyectos especiales. Para el efecto, se utilizarán los 14 formatos correspondientes a la Rendi-
ción de Cuentas (Se adjuntan como Anexo N° 1 junto con la cartilla
de instrucciones para su llenado)
◆ La Comisión presentará el informe, ante la Alcaldía
◆ El Balance deberá servir de base para elaborar la Memoria de Gestión, dis- poner procedimientos para incorporar ajustes en la Cuenta Municipal y
para elaborar en Informe final de Rendición de Cuentas.
2.1. ¿Qué comprende la Cuenta Municipal
2.2. Base legal para la formulación de la Cuenta Municipal
2.3. Procedimientos para sincerar la presentación de la Cuenta Municipal
2.4. Estados Financieros y evaluación presupuestaria
2.5. El Cierre y la Cuenta Municipal en otros países
Siendo una evaluación cuantitativa de resultados del activo, pasivo, patrimonio y de gestión de la Corporación Edilicia, nos permite una comprensión cualita- tiva a través de la interpretación de los Estados Financieros e Información Presupuestaria. En tal razón, LA CUENTA MUNICIPAL comprende básica- mente la Información Financiera y Presupuestaria:
◆ Balance General (Comparativo)
◆ Estado de Gestión (Comparativo)
◆ Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
◆ Estado de Flujos de Efectivo.
◆ Notas a los Estados Financieros.
b) Información Presupuestaria
◆ Balance de Ejecución del Presupuesto – AP-1
◆ Estado de Fuentes y Uso de Fondos – AP-2
◆ Ley 24680 Sistema Nacional de Contabilidad
◆ Resolución de CNC 010-97/93.01 que aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental
◆ Instructivo N° 7 sobre Cierre Contable de la Contaduría Pública de la Nación.
◆ Ley 27209 – Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y Directivas del Sistema.
◆ Ley 26484 – Ley Marco del Proceso de la Cuenta General de la República.
La casuística municipal revela la necesidad de ensayar algunos procedimien- tos que permitan sincerar la presentación de la información financiera y pre- supuestaria. Algunas municipalidades carecen de un Margesí de Bienes actua- lizado que incorpore predios y construcciones concluidas, no presentan esta- dos financieros ajustados a la realidad; permaneciendo la cuenta construccio- nes en curso inflada.
continuación se señalan algunos procedimientos para preparar el cierre de
cuenta municipal bajo el siguiente esquema:
◆ Nomenclatura y denominación de la cuenta
◆ Situación
◆ Efecto o incidencia
◆ Propuesta: procedimiento administrativo
◆ Tratamiento contable y caso práctico
◆ Cuenta 12 Cuentas por Cobrar
◆ Cuenta 19 Provisión para Cuenta de Cobranza Dudosa
◆ Cuenta 33 Inmuebles Maquinaria y Equipo (Construcciones en curso)
◆ Cuenta 37 Infraestructura Pública
◆ Cuenta 38 Cargas Diferidas
◆ Cuenta 40 Tributos por Pagar.
◆ Cuenta 76 Ingresos Diversos de Gestión (Donaciones)
> CUENTA 12: Cuentas por cobrar
Comprende las cuentas que representan el derecho de cobranza de los tribu- tos, ventas de bienes y servicios, rentas de la propiedad y otros ingresos.
Las Cuentas por Cobrar que se presentan en los Estados Financieros deben ser formulados de acuerdo a las practicas y principios contables aceptados, de- biendo ser mostrados como corrientes si aquellos derechos por cobrar no ex- cedan a un año y no corrientes aquellas cuentas por cobrar cuyo vencimiento superan a doce meses.
La presentación inadecuada de las cuentas por cobrar distorsiona la razonabi-
lidad de los saldos en los estados financieros teniendo en cuenta que los sal- dos por cobrar deben financiar los pasivos corrientes y demás obligaciones de
la entidad, los activos exigibles que por la misma naturaleza tienden hacer
realizados a corto plazo.
Impuestos, Tasas,
Derechos, etc.
las Ctas. Ctes.
Informa a la Unidad
Se debe verificar la tendencia de las cobranzas en un promedio de tres ejerci- cios consecutivos para determinar el rendimiento de los Impuestos, tasas y Otros Ingresos y analizar las variaciones que pudieran existir.
◆ Así mismo, revisar el control de las cobranzas realizadas durante él ultimo ejercicio fiscal, lo que debe ser conciliado con la información de la Oficina de Rentas y Tesorería.
◆ Dicho procedimiento será necesario para establecer la confiabilidad de la información financiera a la fecha de la transferencia de las funciones que podría ser la misma información presentada, a la Contaduría Pública de la Nación al 30 de Septiembre del 2002.
La Unidad de Contabilidad recibí la información de las emisiones de Impues- tos, Tasas, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2001. Ejemplo:
◆ La oficina de Rentas remite la relación de Recibos de los Contribuyentes para su cobranza por los conceptos siguientes:
Al Patrimonio Predial
S/. 590,000
De Vivienda y Control
- Inspección Ocular
De Industria, Minería y Comercio
- Otras Licencias
- Puestos, Kioscos y Otros
S/. 2,736,000
Impuestos por Cobrar
Tasas por Cobrar
De Vivienda y Construcción
De Industria, Minería
702 Tasas
Por el registro de los recibos emitidos por la Oficina de Rentas.
De otro lado se recibe el Informe sobre las Cuentas por Cobrar que vencida la fecha de pago, no se hicieron efectivos durante el período.
De Vivienda y Const.
De Indus, Min, y Com.
Rentas de la Propiedad por Cobrar
De la Propiedad Rea
Por el registro de la reclasificación de las Cuentas por Cobrar vencida, se- gún el informe del Área de Cobranzas.
> CUENTA 19: Provisiones para Cuentas de Cobranza Dudosa
La Oficina de Cobranza remite a la Unidad de Contabilidad las siguientes Cuentas por Cobrar:
Vencida 30 días
Patrimonio Predial
Vencida a 60 días
- Patrimonio Predial
- Limpieza Pública
Vencida a 90 días
- Parque y Jardines
S/. 142,000
Provisiones de Ejercicio
Cuentas de Cobranza Dudosa
Cuentas de Cobranza
Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa
Provisión para Cuenta Cobranza Dudosa
Provisión para Cuentas por Cobrar
Por el registro de las provisiones para cuentas de Cobranza Dudosa del pre- sente ejercicio, efectuados en aplicación del Instructivo N o 03 de las normas emitidas por la Contaduría Pública de la Nación.
> CUENTA 33: inmueble maquinaria y equipo
Constituye uno de los rubros principales de la cuenta inmueble, Maquina- ria y Equipo. Comprende las obras aprobadas y ejecutadas por la entidad que a la fecha del cierre se encuentra en proceso de construcción. Y está confor- mada por las inversiones efectuadas en obras y ejecutadas mediante la mo- dalidad de Administración Directa, Encargo y Contrata.
Comúnmente esta cuenta se encuentra sobrevaluada en razón de haberse concluido muchas obras y al no haberse liquidado, no han recibido el tra- tamiento contable por falta de la información técnica, legal o financiera.
Las construcciones en curso, deben ser objeto de registro y control hasta su terminación, dada la naturaleza de los desembolsos registrados. Contable- mente se sugiere la apertura de una cuenta de control para cada obra que se contrata, sea por Administración Directa, Contrata o por encargo.
El movimiento de esta cuenta debe registrare en el rubro Mueble Maquina- ria y Equipo, en el Anexo AF-2, Sobre Cierre Contable de la Información Financiera que deben presentar las entidades publicas a la Cuenta General de la República.
◆ Por Resolución de Alcaldía se aprueba el Expediente Técnico relaciona- da con la obra programada y a ejecutar remitiendo copia a la Dirección de Desarrollo Urbano y Oficina de Administración.
◆ La Dirección de Desarrollo Urbano, mediante un registro de control de obra imputa el costo de las valorizaciones, mano de obra, materiales, supervisión y dirección técnica; según sea la modalidad de ejecución de la obra.
◆ Simultáneamente el área de Contabilidad, con la documentación fuen- te como: Planilla de remuneraciones construcción civil, órdenes de compra y servicios, registra en un auxiliar estándar los diversos elemen- tos del costo de la obra.
◆ Concluida la obra la Dirección de Desarrollo Urbano organiza el expe- diente para aprobación de la liquidación técnica de la obra, documento que es remitido a la Oficina de Administración.
◆ Aprobada la Liquidación Técnica, mediante Resolución de Alcaldía, la Oficina de Administración remite información a las áreas de Abasteci- miento y Contabilidad para su registro.
◆ Con la documentación recibida la Oficina de Contabilidad registra el asiento de transferencia de la cuenta “Construcciones en Curso” a la cuenta “infraestructura Pública”.
La Municipalidad Distrital San Juan Salvador Salvador, construye una Posta Médica Comunal, por un valor referencial de S/. 450,000.00 con fuente de financiamiento proveniente del Fondo de Compensación Mu- nicipal.
Al término de la obra se efectuaron los siguientes desembolsos:
- Mano de Obra Rem. Bruta y aportes 134,760.00
- Materiales de Construcción 245, 000.00
- Equipo y Maquinaria 85,400.00
- Dirección y Supervisión Técnica 14,000.00
S/. 479,160.00
MONTO INVERTIDO EN LA OBRA
Suministro de Funcionamiento
Mantenimiento Cuentas por- Pagar Obras
Para Registrar el ingreso al almacén de los materiales de construcción para la edificación de la Posta Médica.
479,360.00
134,760.00
Dirección y Supervisión Técnica
Para registrar las obligaciones por la ejecución de la obra “Posta Médica”
Cuentas por Pagar Obras
104.04 FONUMUN
Para registrar la cancelación de los desembolsos de la obra “Posta Médica” con los fondos provenientes del Fondo de Compensación Municipal.
> CUENTA 37: infraestructura pública
Representa el monto de las construcciones, adiciones y mejoras de vías, obras comunales y otras obras consideradas de servicio público.
La valuación de esta cuenta está dada por todos los desembolsos realizados en el proceso de construcción hasta su culminación oficial de acuerdo a la docu- mentación técnica emitida.
La práctica contable en el sector de Gobiernos Locales revela que ésta cuenta comúnmente se encuentra subvaluada, debido a que muchas obras concluidas aún no han sido liquidadas técnica y financieramente mediante Resolución de Alcaldía, o no se les ha dado el tratamiento contable que permita transfe- rir el costo incurrido y registrado como construcciones en curso a la cuenta In- fraestructura Pública.
De acuerdo al instructivo No. 0 4 , aprobado por Contaduría Pública, sobre Cri- terios de Valuación de Recursos Naturales establece que la depreciación debe calcularse sobre el costo de construcción, más las mejoras incorporadas con carácter permanente.
El movimiento de esta cuenta debe registrarse adecuadamente en el anexo AF- 2A como parte de los anexos e información complementaria señalada en el instructivo N° 07 sobre cierre contable de la información financiera y presu- puestaria.
◆ El contratista o Ingeniero Residente presenta la liquidación técnica de la obra a la entidad, para su revisión y aprobación por parte del Ing. Supervisor.
◆ El Supervisor de obra revisa y aprueba la liquidación técnica de la obra y ejerce su informe a la Dirección de Desarrollo Urbano.
◆ La Dirección de Desarrollo Urbano organiza el expediente técnico que in- cluye la memoria descriptiva, valorizaciones, cronograma de avance de obra, liquidación técnica e informe del supervisor.
◆ El expediente técnico es recepcionado en su integridad para su revisión y verificación de la documentación y adjuntar informe de asesoría legal para el trámite de aprobación mediante Resolución de Alcaldía.
◆ Se emite la Resolución de Alcaldía, aprobando la liquidación técnica de la obra, remitiendo el expediente a la oficina de Administración para su pago.
◆ La Oficina de Administración autoriza el pago por Tesorería y deriva copia de la Resolución de Alcaldía a Contabilidad.
◆ La Unidad de Contabilidad recepciona la Resolución de Alcaldía, Acta de Recepción y Liquidación Técnica para su registro contable como obra ter- minada y transferida a Infraestructura Pública de acuerdo al Plan Conta- ble Gubernamental.
◆ Expedientes Técnicos
◆ Informes de avances
◆ Cuaderno de notas
◆ Informe de término
◆ Informes Técnicos
y financieros-avances
Informe técnico de Obra
◆ Informe Técnico
financiero de término
Técnico financiera
de Alcaldía aprobando
la recepción y liquidación
a Infraestructura
La municipalidad de San Juan Salvador, con Resolución de Alcaldía N” 1420- 01 ALSJS aprueba la Liquidación Técnica y Financiera de la obra “Urb. San Jo- sé” por un valor de S/. 479,160.00
Inversiones de Servicio Públicos
479.160.00
Inmueble, Maquinaria y Equipo
Para uso de la entidad
333.01.01 Para uso de la entidad
Por la incorporación a las cuentas del activo Infraestructura Pública. La obra concluida “Posta Médica - Urb. San José” según RA No 1420-01 ALSJS
> CUENTA 38: Cargas Diferidas
Son las entregas efectuadas a los funcionarios autorizados con cargo a rendir cuenta documentada.
Para sincerar este rubro, es necesario analizarlos y depurarlos oportunamente para una presentación razonable en el Balance General.
◆ Uno de los primeros pasos para sincerar esta cuenta consistirá en clasifi- car de manera detallada las rendiciones de gastos pendientes de acuerdo a la fecha de antigüedad.
◆ Sobre la base de los análisis efectuados el Contador informará a la Admi- nistración para que a través de una resolución designe una comisión téc- nica de sinceramiento de la cuenta, dando las facultades para decidir y de- terminar las responsabilidades administrativas, civiles y penales que hu- biere lugar, según el resultado del informe Técnico de la Comisión.
◆ Así mismo dentro de las acciones orientadas en el sinceramiento de la cuenta, es determinar la incobrabilidad de los saldos resultantes de mane- ra que de acuerdo a los principios y prácticas contables, así como los alcan- ces del instructivo 03, la cual establece como procedimiento administrati- vo, el registro de la provisión con cargo a la cuenta 68 provisiones del Ejer- cicio, en la cuenta divisionaria 681 Cuentas de Cobranza dudosa.
◆ La comisión de sinceramiento de la cuenta contará con el apoyo de la ofi- cina de Auditoría Interna, a efecto de corregir las distorsiones que pudie- ran existir en los saldos presentados en los EEFF.
◆ Para efecto de una presentación confiable de los saldos resultantes en los Estados Financieros, estos deben ser valuados, en concordancia lo estable-
cido en el Instructivo 03 Provisión y Castigo de Cuentas incobrables.
◆ Con el propósito de complementar a la presente guía de procedimiento se realizo la consulta a la contaduría Pública de la Nación ente rector del sis- tema de Contabilidad sobre el tratamiento contable del sinceramiento de la cuenta 384 Anticipos concedidos cuya antigüedad en libros alcance has- ta los 6 años, y la respuesta de la consulta ha sido, mediante una opinión, donde recomienda a la entidad, la conformación de una comisión técnica que evalúe, así como determine las responsabilidades administrativas, le- gales y penales que hubiere lugar, así como también determinar las cuen- tas incobrables, mediante un informe técnico a nivel de la comisión.
La presentación inadecuada de los saldos por rendir distorsiona la razonabili- dad de los Estados Financieros, por cuanto representan desembolsos sobre las compras efectuadas así como los servicios prestados pendiente de sustento do- cumentario, razón por la que los gastos presentados no reflejan en su totali- dad incumpliéndose con el principio contable de prudencia que textualmente establece que los ingresos y gastos no se deben subestimar ni anticipar o dife- rir cuanto se debe elegir entre mas de una alternativa para medir un hecho económico financiero se eligiera aquella que no sobrevalué los activos ni sub- valué los pasivos.
Producto de las notificaciones efectuadas, los funcionarios responsables pre- sentaron su liquidación al 31.08.02 por S/. 10,000.
Rendición de Gastos (años anteriores)
Gastos Diversos de E ercicios Anteriores
Estudios por Administración Directa
Anticipos Concedidos.
Por la rendición de los gastos de ejercicios anteriores.
La administración mediante una resolución determina él recupero de gastos, y dispone el descuento en planilla de sueldos a los funcionarios responsables de la rendición.
Anticipos Concedidos
Por la provisión de las cuentas por cobrar el importe de anticipos pendientes de rendición a la fecha, a los funcionarios y/o trabajadores que ya no se en- cuentran en actividad, la suma de S/. 25,000.-
Provisión de las cuentas incobrables de los anticipos.
Otras Cuentas por Cobrar Diversas
Por la reclasificación de las entregas pendientes de rendición de los años an- teriores, agotada la vía de administración de cobranza.
Otras Provisiones del Ejercicio
Provisión para Cuenta de Cobranza Dudosa y Reclamaciones
Provisión para Cuentas por Cobrar Dudosa
Provisión para Cuentas por Cobrar Diversas
> CUENTA 40: Tributos por Pagar
Nuestra realidad Financiera Municipal revela que la gran mayoría de institu- ciones, han acumulado importantes pasivos tributarios como consecuencia de una mala gestión financiera y presupuestaria, esto es los recursos destinados para el pago de estos compromisos han sido orientados a otros gastos, no pro- gramados inicialmente en el presupuesto autorizado.
Asimismo el D.S. No 054-97-EF que regula la administración de los fondos privados de pensiones establece que el no pago de aportes de pensiones cons- tituye delito, sancionado penalmente.
Financieramente el saldo de esta cuenta, puede representar un indicativo de la gestión financiera y presupuestaria.
Así un incremento de esta cuenta en relación al ejercicio anterior puede signi- ficar que los compromisos tributarios no han sido atendidos en su oportuni- dad, debido a una menor recaudación o postergados en su pago por otros gas- tos no previsto inicialmente en el presupuesto.
De otro lado, una disminución de esta cuenta en comparación con el ejercicio precedente, refleja el pago de deuda tributaria de años anteriores, ocasionado por una mayor recaudación o una reducción en el nivel de gastos.
Asimismo, el análisis contable y la composición de esta cuenta permitirán a la Administración conocer la naturaleza de las operaciones que significativa- mente inciden en la deuda tributaria y corno tal tomar decisiones sobre una posible reducción de costos.
La disciplina fiscal en la administración del Presupuesto Municipal, requiere que el pago de los tributos sea atendido oportunamente, por constituir desem- bolsos programados, al igual que las remuneraciones.
En este sentido el flujo de caja y la evaluación presupuestal corno herramien- ta financiera de la Gerencia Municipal nos permitirá medir periódicamente el comportamiento de nuestras obligaciones tributarias a fin de evaluar los com- promisos asumidos y no cancelados y analizar sus causas.
Para una adecuada presentación de este rubro en la información financiera y presupuestaría debe mostrarse en una nota conjuntamente en los rubros: Re- muneraciones y Pensiones por Pagar, Cuentas por Pagar y Cuentas por Pagar Diversa a Corto Plazo.
◆ La Oficina de Personal, de acuerdo a la planilla única de remuneraciones mensual informa a la Oficina de Administración la relación de tributos re- tenidos y de cargo del empleador.
◆ Abastecimiento comunica a la Oficina de Administración la relación de proveedores afectos al Impuesto a la Renta e Impuesto Extraordinario de Solidaridad.
◆ La Oficina de Administración sobre la base de la información recibida, efectúa la programación de los tributos para autorizar el pago a Tesorería.
◆ Tesorería emite el Comprobante de Pago para el giro de cheques, envian- do esta información a la Unidad de Contabilidad.
◆ Simultáneamente la Unidad de Contabilidad centraliza la información emitida por las Áreas de Personal, Abastecimiento y Tesorería para el re- gistro automático de los tributos, a pagar y referenciar los documentos de pago en el Programa de Declaración Telemática (PDT).
◆ Tesorería recibe el reporte del PDT para su archivo y sustentación del Comprobante de Pago.
Aplicando la incidencia tributaria al enunciado relacionando con Construccio- nes en Curso, se tiene la siguiente información:
Seguro Compl. Trabajo Riesgo (SCTR) 1,560.00 Materiales de Construcción
Equipo y Maquinaria Dirección y Supervisión Técnica Honorarios Profesionales
Impuesto a la Renta 10% I.E.S. 2%
Materiales Equipo y Maquinaria Dirección y Supervisión Técnica
Renta de 4ta. Categoría
Impuesto Extr. de Solidaridad
Instituto Peruano de Seguridad Social Régimen de Prestaciones de Salud Sistema Nacional de Pensiones Accidentes de Trabajo – SCTR Cuentas por Pagar Obras
199,920.00
Para registrar los compromisos adquiridos en la ejecución de la Obra “Posta Médica Urb. San José”.
> CUENTA 76: Ingresos Diversos de Gestión
Donaciones Internas del Sector Público
Comprende el registro de las donaciones recibidas durante el ejercicio en efec- tivo así como en bienes destinados a financiar gastos.
En este rubro se registran contablemente todas las donaciones destinadas a gastos corrientes provenientes de personas naturales y jurídicas. Las donacio- nes pueden ser en efectivo como en bienes.
La presentación inadecuada de la cuenta 76 en los Estados Financieros distor- siona la razonabilidad de la situación financiera y de los resultados, por tal ra- zón los procedimientos contables deben establecer acciones de manera que in- cluye todas las donaciones recibidas durante el ejercicio.
Con la finalidad de establecer el control contable y presupuestal de las dona- ciones, así el uso que se da a las donaciones recibidas es necesario que este de- bidamente preestablecido mediante un procedimiento que señale el flujo de bienes recibidos por dicho concepto. Desde el momento en que es aceptado hasta el registro y la disposición final de los mismos.
La Unidad de Abastecimiento es el área responsable de llevar a cabo el regis- tro de donaciones recibidas debidamente valorizadas. Se adjunta un proyecto de Directiva como anexo N° 5
◆ Mediante Acuerdo de Concejo se acepta las donaciones de las personas jurí- dicas y naturales en base a la relación presentada en la Sesión del Concejo.
◆ Disponer la incorporación en el presupuesto de la Municipalidad.
Oficina de Abastecimiento:
◆ Las donaciones en bienes, la misma que será valorizada para efectos contables.
◆ Se efectuará el acta de recepción de las donaciones.
◆ Se realizará el registro mediante la nota de entrada al almacén, la misma
que será informada a la Unidad de Contabilidad.
Oficina de Tesorería:
Se registra en el recibo de ingresos conjuntamente con la captación de los im- puestos, tasas, servicios y entre otros.
GR Á FICO 5
Tratamiento de las donaciones
Registros en Libros Auxiliares
◆ Reportes en las EE.FF.
165 glnes petróleo
Grifo Santa Rosa
03 botellas vinos
Bodega Carline
25 pollos
Suministros de Funcionamiento
Ingresos Diversos de Gestión
Donaciones Internas del Sector No Público
Para registrar las donaciones recibidas según actas y aprobadas por Acuerdo de Concejo.
Cervecería Backus
Petro – Perú (obra)
Donaciones de Capital Recibidos
Donaciones Internas Recibidas el Sector No Público
Por registros de las donaciones en efectivo recibidas durante el presente ejercicio.
En la cuenta municipal deber incluirse toda la información financiera y pre- supuestaria, sin embargo con el propósito de no cargar el contenido de esta Guía, dicha información aparece en el disquete, la misma que tiene relación con el análisis financiero que se incluye en el capitulo siguiente sobre Memo-
ria de Gestión. En el disquete que se adjunta a la presente Guía, se in- cluye el Instructivo N° 7.
Para quienes deseen profundizar sobre el tema, se adjunta como Anexo N° 05 una sumilla de casos Latinoamericanos y de Centro América, referenciando la pagina web y algunos portales de Asociaciones de Municipalidades, donde se puede encontrar mayor información sobre el tema y otros de interés municipal.
3.4 Diseño y contenido de la Memoria de Gestión Municipal.
Sobre la aprobación y difusión de la Memoria.
Es un documento integral de información clasificada, que comprende un re- sumen del balance o evaluación de resultados de la gestión, considerando co- mo referencia los planes institucionales. De igual modo contiene un resumen de la Cuenta Municipal, de la información financiera y presupuestaria, a ma- nera de interpretación de las notas de los Estados Financieros, la explicación de algunos índices y conclusiones sobre la evaluación presupuestaria. Asimis- mo, contiene la representación gráfica – fotos, estadística - de las principales obras y anexos con información complementaria sobre la gestión.
La Ley Orgánica de Municipalidades, señala como competencia del Alcalde:
“someter a la aprobación del Concejo Municipal para el año siguiente el pro- yecto de presupuesto municipal, de acuerdo a los plazos y modalidades esta- blecidas en la Ley General de Presupuesto de la República, la Memoria sobre la marcha de la administración municipal y la Cuenta General del ejercicio económico fenecido”. Igualmente, señala como atribuciones de los Concejos Municipales: “Aprobar el Presupuesto Anual, La Cuenta General del ejercicio anual del presupuesto y la Memoria”
Finalmente, señala: que debe ser sometida la Cuenta Municipal, al Conce- jo Municipal para su aprobación respectiva, a más tardar el 31 de marzo de cada año.
El Instructivo N° 7 de la Contaduría Pública de La Nación, sobre Información para el Cierre Contable de la Cuenta Municipal, establece lo que debe conte- ner una memoria de gestión.
La escasa normativa indica que su presentación y aprobación es anual, así lo refieren los artículos 36, 47 y 105 de la vigente Ley Orgánica de Municipalida- des y el Instructivo N° 7 sobre Cierre Contable, de la Contaduría Pública de la Nación señala la obligatoriedad de presentar al ejercicio fenecido. De otro la- do, el Instructivo 15 sobre transferencia de la información contable para el periodo 1999 –2002, establecía la información a presentar: financiera, presu- puestaria y complementaria, entre la cual esta la Memoria.
De otro lado, la Directiva N 0 08 de la Contraloría General sobre Rendición de Cuentas, refiere dos momentos, al vencimiento de cada ejercicio y al término de la gestión.
Siendo un documento integral con información clasificada de diferente naturale- za, no debe encargarse su elaboración a una sola Área o funcionario, menos a una empresa o profesional independiente. Su diseño y contenido debe ser producto del esfuerzo adicional del equipo que tiene la responsabilidad de la gestión, son ellos quienes manejan directamente la información básica que debe revelarse en una memoria. Una memoria técnicamente elaborada exige más que fotos, dia- gramación y arte, presentación de contenidos, producto de un esfuerzo común, del trabajo en equipo. A continuación proponemos el siguiente esquema básico:
◆ Reseña histórica del Municipio (Jurisdicción) – Creación política, situa- ción geográfica, características de la población, actividades económicas, infraestructura básica etc.
◆ La ciudad que recibimos
◆ La ciudad que dejamos
◆ El Gobierno Local como desafío
2.1. Relación de Autoridades y Comisiones de Regidores
2.2. Relación de Funcionarios
CAPÍTULO 3 - MEMORIA DE LA GESTION
Principales Disposiciones de Gobierno y de Administración (Ordenanzas, Edictos, Acuerdos, Resoluciones de Concejo, Decretos de Alcaldía y Resoluciones de Alcaldía).
Clasificación y análisis del Gasto
Estados Financieros (Balance General, Estado de Gestión, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Flujo de Efectivo)
Análisis Financiero (ratios, estadísticas y gráficos)
Dictamen de los Estados Financieros por la Oficina de Auditoria Interna.
Breve reseña de la situación encontrada
Dificultades, Limitaciones y Acciones pendientes.
Logros de la Gestión Municipal:
El Desarrollo Urbano o Acondicionamiento Territorial (Relación de Programas o proyectos)
Los Servicios a la Ciudad (Ornato, medio ambiente, áreas verdes, operativos principales, limpieza pública, servicios higiénicos etc.)
Desarrollo Social y Cultural (Programas de Salud y Bienestar Social, Programa del Vaso de Leche)
Educación, Cultura, Folclore, Deportes (Programas y proyectos sobre atención y apoyo a la educación, deporte etc.)
Otras Áreas o funciones cumplidas
1. Relación de Obras
2. Relación de Principales Dispositivos municipales
La Memoria de Gestión, se entiende como información complementaria a la presupuestaria y financiera, y según las Directivas del Sistema debe contener:
◆ Base legal,
◆ Marco del Presupuesto por fuente de financiamiento;
◆ Balance de Ejecución de Ingresos y Gastos del Presupuesto;
◆ Comentario sobre la programación y ejecución del presupuesto de ingre- sos y gastos;
◆ Comentarios sobre los logros alcanzados en obras y estudios;
◆ Balance General, Estado de Gestión, Informe del Órgano Interno de Control,
◆ Acciones y resultados de su obra más importante (montos, tiempo de du- ración, servicios que presta).
◆ Gráficos y estadísticas referente a la situación financiera y ejecución presu- puestaria de bienes y servicios cualitativa y cuantitativamente.
La Memoria de Gestión, debe incluir la información financiera y presupuestaria, en los formatos y en gráficos que permitan visualizar la situación económica, fi- nanciera y patrimonial, sin embargo con el propósito de no cargar el contenido
de esta Guía, dicha información aparece en el disquete, la misma que tie- ne relación con el análisis financiero que se incluye a continuación:
Activo Corriente (A.C)
S/. 12’304,767
S/. 7’831,416
Activo No Corriente (A.N.C.)
9’678,917
7’987,444
S/. 21’983,684
S/. 15’818,860
Pasivo Corriente /P.C.)
S/. 2’664,301
S/. 1’998,288
Pasivo No Corriente /P.N.C.)
5’489,290
13’830,093
13’779,945
12’304,767
7’831,416
2’664,301
1’998,288
De la comparación efectuada entre ambos rubros podemos apreciar que du-
rante el ejercicio 2001 la entidad cuenta con S/.4.62 de Activo Corriente por
cada S/. 1.00 de deuda a corto plazo; en tanto que en el Ejercicio 2000 la en-
tidad cuenta S/.3.92 de Activo Corriente por cada S/. 1.00 de deuda corrien-
tes concluyendo que la situación es favorable, por cuanto no tendría proble-
mas en del cumplimiento de sus deudas a corto plazo.
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo = 13’830,093 + 5’489,290 = 9.42
2’050,046
Patrimonio + Pasivo a Largo Plazo
13’779945 +40,627
1’465,419
Durante los dos períodos se observa que el Activo Fijo de la entidad ha sido fi- nanciado sin tener que recurrir a créditos a corto plazo.
13’779,495 = 0.87
Activo Total 21’983,084
15’818,860
Estos coeficientes nos demuestran la existencia de un menor índice de endeu-
damiento con relación al patrimonio total, del cual se puede concluir que la en-
tidad aun mantiene capacidad de endeudamiento a efectos de llevar los planes
integrales de desarrollo.
8’153,591
2’038,915 = 14.80
= 58.96
Patrimonio x 100
13’830,093 x 100
13’779,945 x 100
De la relación se puede concluir que durante el ejercicio fiscal 2001 la deuda total representa 58.96% del patrimonio mientras en el ejercicio 2000 el pasi- vo total representa 14.80% del patrimonio, comprometiendo en menor por- centaje al patrimonio de tal manera se puede deducir la situación financiera de periodo 2001 ha sido favorable con relación al ejercicio anterior.
Act.FijoN x 100
2’050,046 = 9.33
1’465,419 = 9.26
21’983,684
El activo total de la entidad participa en el desenvolvimiento de esta en 9.33% du-
rante el periodo 2001 representando principalmente por lo rubros edificios y ma-
quinarias y equipo mientras en el periodo 2000 la participación ha sido 9.26%
del total del activo siendo el resultado más favorable con relación al periodo actual.
Total Ejecución Presupuestal
4469,242
Total Presupuesto Autorizado
4798,109
Este coeficiente nos permite apreciar que por S/. 1.00 presupuestado se ha
gastado S/. 0.93 cts.
Total Presupuesto Ejecutado de Inversión x 100 =
993,020 x
Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 22% fueron gastos
en inversiones destinadas a asegurar el buen servicio de la entidad creando
mayor infraestructura a nivel del Distrito.
Total Presupuesto Ejecutado de Funcionamiento x 100 =
3,535,816
Este coeficiente nos indica que por cada S/. 1.00 gastado 79% fueron utiliza- dos en gastos por concepto de remuneraciones, bienes, servicios y trasferen- cias corrientes.
Es el Alcalde quien presenta la Cuenta Municipal y la Memoria de Gestión, pa- ra su conocimiento, análisis y aprobación, por el Concejo Municipal.
De otro lado, constituyendo un documento con información directa y cercana sobre la gestión, éste debe ser conocido, además de los organismos guberna- mentales, por las instituciones educativas de la localidad, y la propia pobla- ción, a través de Asambleas de Rendición de Cuentas y al igual que en otros países, por internet.
Cabe señalar, la gran dificultad para conseguir un ejemplar de la memoria de gestión del ejercicio fenecido; en diversas municipalidades, lo si tienen a la mano son revistas con mucho arte y fotos de las obras inauguradas, pero no revelan, cómo se hicieron y a que costo; Aún se continúa con el cul- to al secreto de información en el manejo de la cosa pública. Sobre el par- ticular, es necesario considerar los principios, alcances y plazos para que entre en vigencia la Ley 27806 publicada en el Diario Oficial El Peruano el 03.8.02, Ley de Transparencia y acceso a la información pública que con- sagra el principio de publicidad y establece la obligatoriedad progresiva de implementación de portales en internet para la difusión de la siguiente in- formación:
◆ Información de la entidad, su organización y procedimientos
◆ Las adquisiciones de bienes y servicios que realicen
◆ Otra información sobre la marcha administrativa que se considere perti- nente.
Hecha la búsqueda en algunos portales sobre Memoria de Gestión Munici- pal, sólo encontramos relación de obras, proyectos y actividades. Sin em- bargo es satisfactorio compartir un grato hallazgo, el funcionamiento del portal Ventana Pública a cargo del Centro de Servicios y Transferencia Tec- nológica de la Pontificia Universidad Católica del Perú, bajo el slogan Pe- rú: Buen Gobierno a través de la relación entre Gobiernos Locales y orga- nización de la Sociedad Civil y con el apoyo del Banco Mundial, mantiene información actualizada con relación a las gestiones Municipales Provin- ciales de Cajamarca, Tarapoto y Huamanga, de las cuales podemos encon- trar información sobre Planes Integrales de Desarrollo, Planes Operativos Institucionales, Información Presupuestaria: Presupuesto Inicial de Aper- tura, modificaciones y evaluación, entre otra importante información. Se-
guidamente se proporciona la dirección electrónica de Ventana Pública y otras relacionadas al tema que nos ocupa:
www.ventanapublica.org.pe
www.munlima.gob.pe/index.htm
www.munivaldivia.cl/cpublica/cuenta.htm/
www.chiruleo.com/cronica/noticias
www.ayto-malaga.es/
La solución de los problemas no consiste en hacer ni dejar de hacer, sino, primero en comprender.
4.1. ¿Qué comprende y que objetivos tiene la Rendición de Cuentas?
4.2. ¿Qué nos obliga a Rendir Cuentas de nuestra Gestión?
4.3. ¿Qué disposiciones específicas y procedimientos debemos seguir?
4.4. Análisis de la base legal y otros enfoques sobre la Rendición de Cuentas
4.5. Recomendaciones para realizar una asamblea pública de rendición de cuentas
4.1 >
Es un proceso integral que comprende la presentación de información que evidencie, no sólo logros y limitaciones de la gestión, es decir ¿qué se hizo y cómo? Y ¿qué no se hizo y porqué?, En un periodo determinado. Asimismo, se debe tener como principal referente, el Plan de Desarrollo Integral, el Plan de Gobierno o la oferta electoral, y el Plan Operativo Institucional. De otro la- do, un proceso de rendición de cuentas, comprende preparar y socializar in- formación, no sólo en el interno, sino fundamentalmente en el externo: La co- munidad en sus diferentes instancias y los Organismos Gubernamentales.
Los objetivos por los que debe prepararse adecuada y oportunamente la rendi- ción de cuentas, van mas allá del cumplimiento de la normativa que regula su obligatoriedad. Así tenemos varias respuestas a la pregunta: ¿POR QUÉ HA-
CER RENDICIÓN DE CUENTAS? PORQUE:
◆ Favorece el diálogo, el debate y la opinión de la población; la gente tiene mucho que aportar para mejorar la gestión.
◆ Promueve la recuperación de la confianza y por ende la legitimidad políti- ca y la gobernabilidad local.
◆ Contribuye a respetar el derecho de los ciudadanos y las ciudadanas que nos eligieron, a estar bien informados sobre la marcha de la gestión.
◆ Ayuda a gobernar mejor nuestra comunidad
◆ Incentiva a la población a contribuir.
◆ Nos permite informar a la población la utilización de su contribución. For- talece el liderazgo de la autoridad local.
4.2 >
La redición de cuentas, es un derecho del ciudadano y una obligación de los gobernantes. Esta, por ley no está restringida al ámbito local. En nuestro país, su practica aún no es un ejercicio común, esto requiere además del marco le- gal, de un proceso educativo, que demanda la participación de docente, padres de familia, lideres locales, de los responsables de los medios de comunicación y de la propia población, para buscar puntos de encuentro, y no de conflicto, donde primero nos informemos y luego tomemos posición frente al manejo de la cosa pública. Por tanto, es conveniente considerar la base legal sobre la materia, para acercarnos cada vez mas a practicas democráticas, que nos per- mita construir o fortalecer ciudadanía y recuperar la confianza en los diversos niveles de gobierno, teniendo como estrategia, un mayor nivel de participa- ción y control ciudadano. A continuación, la base legal que regula el proceso de rendición de cuentas
◆ Norma Técnica de Control 700-02: Respondabilidad (Accontability) apro- bada por Resolución de Contraloría. 123-2000-CG del 23.06.00
◆ Directiva 008-2001-CG aprobada por Resolución de Contraloría. 054-
2001 del 15.05.01 sobre Rendición de Cuentas de los Titulares de las Enti- dades Públicas
◆ Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participación y Control Ciudadanos. (artículos 3, y del 31 al 36)
◆ Ley 27783 Ley de Bases e la Descentralización del 26.06.02 (Art.17.1: So- bre participación Ciudadana y mecanismos de consulta, control, evalua- ción y rendición de cuantas)
◆ Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art. VI del Título preliminar sobre principios del procedimiento administrativo: 1.12 Principio de participación, para acceder a la información que administren.
◆ Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado 27658 del 29.01.02 Inciso b) y d) del artículo 4 sobre canales efectivos de participación ciuda- dana y transparencia en la gestión; inciso f) del artículo 5 sobre principa- les acciones: Institucionalización de la evaluación de la gestión por resul- tados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las ac- ciones del Estado. Artículos 8, 9, 10 y 11 sobre las relaciones del estado con el ciudadano.
CAPÍTULO 4 - PREPARANDO LA RENDICIÓN DE CUENTAS
4.3 >
Analizando la base legal existente sobre la rendición de cuentas, la disposición mas completa, por comprender disposiciones específicas, procedimiento y for- matos que facilitan su elaboración, es la DIRECTIVA N o 008-2001-CG/OATJ aprobada por Resolución de Contraloría General N o 054-2001-CG Publicada 16 de mayo 2001, en ella se señalan el Alcance, Base Legal, quienes están en la obligación de rendir cuenta, tipos de informe, Oportunidad de la presentación del Informe, Presentación de las declaraciones juradas de bienes y rentas, dis- posiciones transitorias y finales; así como 14 formatos y una cartilla con instruc- ciones para su llenado. Sobre los mismos, en esta Guía Operativa, lo que ofre- cemos son ejemplos o casuística para su llenado, comprendiendo las diferen- tes realidades y sobre todo las limitaciones que tienen muchas municipalidades para atender los diversos requerimientos de información de parte de los dife- rentes Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos.
Nos parece bien, que la Contraloría General, haya brindado este aporte y lle- nado, el vacío legal sobre la Rendición de Cuentas. Sin embargo, cabe signi- ficar que su alcance y utilidad no llega a cubrir las expectativas de la población en cuanto al derecho de estar informados directamente y ejercer el derecho de participación y control ciudadano. Por tanto, mas allá de lo que se establece en la citada norma, las autoridades locales, que son nuestro grupo objetivo en la presente Guía Operativa, deben preparar la Rendición de Cuentas, como una oportunidad para compartir logros y limitaciones, como un momento de en- cuentro, para generar sinergias, construir ciudadanía y afianzar la gobernabi- lidad y por ende la democracia.
Pasamos a señalar un resumen de lo más significativo que señala la Directi- va 008 de Contraloría General, así tenemos:
> I. objetivos
Establecer los procedimientos para que todo titular de una entidad sujeta al Sistema Nacional de Control rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión.
Establecer las disposiciones que regulen el procedimiento de verificación y re- misión de información sobre el cumplimiento de la normativa relativa a la pre- sentación y contenido de las declaraciones juradas de bienes y rentas a cargo de los titulares.
> II. finalidad
Uniformizar y cautelar la presentación oportuna de la rendición de cuentas de los resultados de la gestión por parte de los titulares de las entidades, a fin de asegurar la transparencia que guía la gestión pública, con relación a la utiliza- ción de los bienes y recursos públicos.
Cautelar la transparencia y el correcto ejercicio de la función pública en las en- tidades sujetas al Sistema Nacional de Control, propiciando se cuente con una base de datos que permita a la Contraloría General de la República, realizar ac- tividades de control selectivo y posterior sobre la información contenida en la Declaración Jurada de Bienes y Rentas presentada por los titulares.
> III. alcance
Las disposiciones de la presente Directiva comprenden: a) los titulares de las entidades sujetas al ámbito del Sistema Nacional de Control, b) los Órganos de Auditoria Interna de dichas entidades, y c) las Unidades Orgánicas y Sedes Regionales de la Contraloría General de la República, de acuerdo a su compe- tencia.
Obligación de rendir cuenta:
Los titulares, los funcionarios y servidores públicos de las entidades tienen él deber de rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadanía por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misión u objetivo enco- mendado, de conformidad con lo establecido en la Norma Técnica de Control N° 700-02 “Respondabilidad”.
La presente directiva abarca la responsabilidad referida al desempeño en el cumplimiento de las funciones confiadas, respecto de la conducción de sus ac- tividades, informando como gastaron los fondos o administraron los bienes públicos, si lograron las metas y objetivos previstos y si estos fueron cumpli- dos con eficiencia y economía.
Los funcionarios y servidores están obligados a rendir cuenta ante los superio- res jerárquicos de sus respectivas entidades; para dicho efecto, los titulares de- finirán las políticas y procedimientos pertinentes, a fin de asegurar que dicha rendición de cuentas se efectúe oportunamente.
> IV. disposiciones específicas
De la rendición de cuentas el resultado de la gestión
Para efectos de rendir cuenta los titulares emitirán: a) un Informe Anual re- portando el resultado de su gestión, con relación a las metas y objetivos pro- puestos y los fondos y recursos utilizados, incluyendo aquellos considerados secretos y b) un Informe Final, al término de su gestión, que consolide el de- sempeño y resultados obtenidos durante la misma.
El Informe Anual: deberá consignar el Plan de Trabajo Institucional o docu- mento equivalente y los resultados obtenidos respecto del mismo, incidiendo en información sobre Recursos Humanos, Remuneraciones, Proyectos de In- versión, Contrataciones y Adquisiciones de bienes, servicios y obras, Donacio-
nes, Inversiones del Estado y Privatización, en lo aplicable, conteniendo asimis- mo los aspectos prioritarios, acciones pendientes y las debilidades y limitacio- nes, así como los indicadores que se han aplicado para la medición y análisis de rendimiento de cada uno de los aspectos señalados. Se incluirá como anexos de dicho Informe, la información sintetizada de acuerdo a los formatos N°s 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14; que forman parte de la presente Directiva.
1.3 El Informe Final: el cual se emitirá al final de su periodo de gestión, consoli- dará los resultados en los aspectos contenidos en el numeral anterior, enfati- zando en las mejoras y logros obtenidos con relación a la situación de la enti- dad al inicio de su gestión, principales decisiones adoptadas y su incidencia en la conducción de la entidad, así como limitaciones y áreas críticas que pueden mejorarse, a fin que la nueva gestión pueda priorizar su atención. Para su pre- sentación se incluirá como anexos del Informe, los formatos mencionados en el acápite anterior y adicionalmente los N°s 2 y 3, que forman parte de la pre- sente Directiva.
1.4 Al final de cada informe se deberá incluir el rubro “Conclusiones”, el cual con- tendrá las apreciaciones finales y aspectos de mayor relevancia considerados en el informe, de conformidad al Formato N° 5.
1.5 Los informes con sus respectivos anexos, serán suscritos por el titular y rubri- cadas todas sus páginas, debiendo remitirse adicionalmente en disquete, en formato de procesador de textos u hoja de cálculo.
Oportunidad de la presentación del Informe.-
1.6 Los Informes de Rendición de Cuentas, serán remitidos a la Contraloría Ge- neral de la República en las siguientes oportunidades:
a) Anualmente: al 30 de enero del año siguiente al de la gestión reportada.
b) Al final de la gestión: conjuntamente con la entrega del cargo
1.7 En el caso de titulares con una permanencia o período de gestión menor a un año, presentarán únicamente el Informe Final de la gestión.
1.8 Los informes serán identificados consignando en la carátula los siguientes datos:
Rendición de Cuentas del Resultado de la Gestión
◆ Informe Anual o Informe Final,
◆ Periodo de … a …
◆ Nombre de la Entidad
◆ Nombre del Titular
◆ Fecha
2. De la Declaración Jurada de Bienes y Rentas
Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas como instrumento de fiscalización selectiva y posterior. (se adjunto formato actualizado)
> V. dispociciones finales
◆ Los formatos mencionados en la presente Directiva se encuentran a dispo- sición en el portal de la Contraloría General de la República (www.contra- loria.gob.pe), en el cual también, se publicarán los resultados de los infor- mes presentados.
◆ El Órgano de Auditoria Interna de las entidades comprendidas en el Alcan- ce de la presente Directiva, será el encargado de cautelar el cumplimiento de la presente Directiva.
◆ El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, acarreará respon- sabilidad al titular de la entidad, en virtud de lo preceptuado en la Ley del Sis- tema Nacional de Control. Sin perjuicio de ello, la Contraloría General de la República podrá efectuar la acción de control de “Rendición de Cuentas” co- rrespondiente, a fin de evaluar directamente el resultado de la gestión.
Los 14 formatos se presentan como anexo N° 01. Los mimos que se encuen-
tran en el disquete que adjuntamos en formato Excel; archivo: Rendi- ción de Cuentas.
Cabe significar, que se han efectuado algunas modificaciones, para ajustar a nor- mas emitidas con posterioridad lo cual permitirá a las autoridades y funcionarios una mejor comprensión para su elaboración y fácil lectura e interpretación.
◆ Resumen del diagnostico al inicio del periodo - Formato RC-01
◆ Resumen de principales situaciones durante el periodo - Formato RC-02
◆ Resumen de los principales problemas y/o pendientes al final del periodo - Formato RC-03
◆ Movimientos de funcionarios, directivos y asesores en el periodo - Forma- to RC-04
◆ Conclusiones de la gestión del titular - Formato RC-05
◆ Proyectos de Inversión - Formato RC-06
◆ Inversiones en acciones en otras empresas - Formato RC-07
◆ Saldos de caja, colocaciones, depósitos e inversiones en el sistema finan- ciero - Formato RC-08
◆ Donaciones recibidas por la entidad - Formato RC-09
◆ Declaración jurada de bienes y rentas - Formato RC-10
◆ Gasto integrado de personal (GIP) - Formato RC-11
◆ Personal, ingresos, pensiones y servicio no personales - Formato RC-12
◆ Contrataciones y adquisiciones de la entidad - Formato RC-13
◆ Aspectos sustantivos del plan de promoción de la inversión privada - For- mato RC-14
4.4 >
Poco se conoce sobre los resultados del ejercicio del derecho de petición seña- lado en la Ley Orgánica de Municipalidades, igualmente sobre el cumplimien- to de informar cada 90 días a los vecinos de la marcha de los asuntos comu- nales y del estado de la economía municipal.
De otro lado, también se conoce poco sobre la invocación a la Ley 26300 sobre los Derechos de participación y Control Ciudadano, promulgada el 02.05.94, en el artículo 3, la demanda de Rendición de Cuentas, como un Derecho de Control de los Ciudadanos, para lo cual la Ley señala los procedimientos y re- quisitos a seguir, según sea el caso contemplados en los artículos 31 al 36.
◆ Cabe citar otros instrumentos legales tales como:
◆ La Ley 26997 de noviembre del año 1998, mediante la cual se dispone que los Alcaldes Provinciales y Distritales deben realizar el proceso de transfe- rencia y por tanto ya se establecen algunos procedimientos relacionados con una rendición de cuentas
◆ El Instructivo 15 sobre Transferencia de la Información Contable de la Ges- tión Municipal, aprobado por Resolución 075-98-EF/93.01 de la Contadu- ría Pública de la Nación. Incluye las acciones a realizar y esta orientada a la información financiera.
◆ Es Contraloría General, a través de la Resolución de Contraloría 123-2000 publicada en el Diario el Peruano el 01.07.00, que aprueba modificar diver- sas Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas pro R.C. 072-98-CG del 26.06.98. Así se introducen Normas de Control In- terno para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública, y dentro de ellas, la Norma Técnica de Control. 700-02: Res- pondabilidad (Accontability. Esta importante norma, señala que “El titular, los funcionarios y servidores deben rendir cuenta ante las autoridades com- petentes y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encomendado” De otro lado, se habla de respon- sabilidad financiera y gerencial, así también que: “El titular de la entidad pu- blicará al inicio de cada año, su plan de trabajo institucional y su correspon- diente balance de gestión del año anterior con los resultados obtenidos, este balance debe reflejar principalmente el avance de las metas, así como los re- cursos y fondos utilizados. Se informará a la Contraloría General de la Repú- blica de la difusión de estos documentos y del medio utilizado para ello”
◆ Posteriormente, el 15.05.01, se aprueba la Directiva 008-2001-CG por Re- solución de Contraloría 054-2001 sobre Rendición de Cuentas de los Ti- tulares de las Entidades. Es sobre la base de los alcances, procedimientos y formatos de esta directiva que se desarrolla la primera parte del presente capítulo. Ley del Procedimiento Administrativo General 27444 del 10.04.01- Art. VI del Título preliminar sobre principios del procedimiento administrativo: 1.12 Principio de participación, para acceder a la informa- ción que administren.
◆ Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado 27658 del 29.01.02. Inciso. b y d del artículo. 4 sobre canales efectivos de participación ciuda- dana y transparencia en la gestión; inciso. f) del artículo 5 sobre principa- les acciones: “Institucionalización de la evaluación de la gestión por resul- tados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las ac- ciones del Estado”. Y artículos. 8, 9, 10 y 11 sobre las relaciones del estado con el ciudadano.
◆ Ley 27783 Ley de Bases e la Descentralización del 26.06.02. publicada en el Diario el Peruano el 20.07.02, que en su artículo 17.1que textualmente señala: “Los Gobierno Regionales y locales están obligados a promover la participación ciudadana en la formulación, debate y concertación de sus planes de desarrollo y presupuestos, y en la gestión pública. Para este efec- to deberán garantizar el acceso de todos los ciudadanos a la información pública, con las excepciones que señala la ley, así como la conformación y funcionamiento de espacios y mecanismos de consulta, control, evalua- ción y rendición de cuantas”
◆ Ley 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Aprobada el 13.07.02 y publicada en el Diario El Peruano el 23 de Julio del 2002, refiere en su artículo 7, que: “Es responsabilidad del Titular de la Entidad fomentar y supervisar el funcionamiento del Con- trol Interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la ren- dición de cuentas, proponiendo a que este contribuya con el logro de la mi- sión y objetivos de la entidad a su cargo”.
◆ Finalmente, cabe citar la promulgación de la Ley 27806 Ley de transparen- cia y acceso a la información pública del 02.08.02, publicada en el Diario El Peruano el día sábado 03.08.02, que señala los alcances, principios, res- ponsabilidades y sanciones, respecto a la información del Estado, la crea- ción de un portal de transparencia, los procedimientos para el acceso a la información pública del Estado, transparencia sobre el manejo de las fi- nanzas públicas y de la transparencia fiscal en el presupuesto, el marco macroeconómico y la rendición de cuentas.
Hecha esta breve síntesis del marco jurídico relacionado con la rendición de cuentas en el sector público, es grato señalar, que muchas gestiones edilicias han dado un paso adelante, y han ido mas allá de lo que inicialmente se infor- maba en un cabildo abierto, y vienen practicando asambleas de rendición de cuentas, trimestrales o semestrales, por zonas, por barrios, por centros pobla- dos menores, comunidades campesinas o nativas, según sea el caso. Feliz- mente, existen autoridades responsables, honestas y con estilos de gestión par- ticipativa, que han logrado pasar del discurso a la acción, en materia de parti- cipación y control ciudadano sobre la gestión municipal. Existen municipios como San Antonio de Aco en Ancash, Perené en la Selva Central – Chancha- mayo, Ilo en Moquegua, Chivay – Caylloma en Arequipa, Picota en San Mar- tín, Huanta en Ayacucho, Picota, Rioja, El Sauce y muchas otras en el Depar- tamento de San Martín, donde se vienen efectuado periódicamente procesos de Rendición de Cuentas con mucho éxito, donde se desarrollan capacidades ciudadanas, se fortalece la institución municipal, se ejerce un efecto multipli- cador en otras instituciones. Esto como consecuencia de haberse implementa- do mecanismos efectivos de información y participación. Lo que hace que la población confíe más en sus autoridades, respalde sus decisiones y se compro- meta en la implementación de las acciones comunales, desde la municipalidad.
A continuación presentamos lo que consideramos aplicable de una Guía de orientación básica para la rendición de cuentas, publicada por ANRESAM – Asociación de Municipalidades de la Región San Martín (1) .
◆ Promueve la legitimidad política y la gobernabilidad local.
◆ Ayuda a gobernar mejor nuestra comunidad.
◆ La población tiene plena confianza de la gestión municipal.
◆ Nos permite informar a la población la utilización de su contribución. Fortalece el liderazgo de la autoridad local.
> ¿Quiénes deben Rendir Cuentas?
En el ámbito local, deben rendir cuentas, los alcaldes, regidores, funcionarios; los representantes de los Sectores, órganos desconcentrados y descentraliza-
Producto del Taller realizado por ANRESAM con la presencia de Alcaldes, Regidores y funcionarios de 77 municipalidades del Departamento de San Martín en la Ciudad de Tarapoto en febrero - 2001
dos designados por el Gobierno Central. Pudiendo extenderse como practica democrática a los representantes de organismos no gubernamentales y de or- ganizaciones de base que desarrollan actividades en la jurisdicción.
Podemos considerar como factores de éxito para una buena rendición de cuen- tas los siguientes:
◆ Voluntad política de las autoridades y funcionarios municipales para dis- cutir públicamente los avances y problemas de su gestión.
◆ Que la rendición de cuentas se constituya como un espacio de diálogo y educación ciudadana voluntaria formando parte de la vida política del mu- nicipio y no un acto obligado para cumplir con lo que la ley manda.
◆ Implementar medidas adecuadas de control interno.
◆ Establecer claramente las reglas y respetarlas, creando un ambiente de confianza y participación.
◆ Comunicación efectiva y afectiva con la población utilizando diversos me- dios como: carteles, periódicos murales, bandas con música típica, perifo- neo con megáfono, sistema de altoparlantes, esquelas entregadas a domi- cilio, volantes, pintas en vehículos de transporte público, etc.
◆ Transparencia en la rendición que contribuye a la credibilidad en las auto- ridades; si es posible apoyado con material bibliográfico preelaborados.
◆ Presencia y participación de las autoridades y funcionarios.
◆ Permanente coordinación con sectores públicos.
◆ Recoger las críticas de la ciudadanía y aprender de ellas.
◆ Tolerancia al interpretar las preguntas que formulan los pobladores y equi- librio para responderlas.
◆ Puntualidad para dar inicio a la Asamblea.
◆ Hacer entrega a la población de información previa y posteriormente al de- sarrollo de la Asamblea.
◆ Actitud democrática y constructiva de los vecinos para el análisis de infor- mación y ensayar propuestas.
> Programa sugerido para desarrollar la Asamblea de Rendición de Cuentas
Se recomienda dar inicio a la hora citada, sugiriéndose el siguiente programa:
◆ Presentación a cargo del moderador designado por la Comisión de Prensa y Propaganda.
◆ Himno Nacional.
◆ Palabras de bienvenida a cargo del regidor designado
◆ Intervención de autoridades locales – Gobernador, Juez de Paz, representan- tes de Sectores Públicos, ONGs y de Organizaciones de Base, convocadas.
◆ Informe económico financiero a cargo de un funcionario de la municipalidad.
◆ Informe de la gestión a cargo del Alcalde, precisando logros y dificultades.
◆ Recepción de preguntas orales y escritas y sugerencias de los asistentes.
◆ Absolución de inquietudes, a cargo del Alcalde o del Presidente de la Co- misión correspondiente.
◆ Palabras del Alcalde, agradeciendo la concurrencia de la ciudadanía e invi- tándoles a participar en el próximo cabildo o asamblea.
◆ Suscripción del Acta por los ciudadanos debidamente identificados con sus nombres, apellidos y documento de identidad.
> ¿Qué hacer después de la Asamblea?
◆ Evaluación de la Asamblea realizada, a fin de captar las deficiencias en su desarrollo y determinar los factores que contribuyeron a su éxito.
◆ Difusión de los acuerdos
◆ Aplicación, ejecución y monitoreo de los compromisos
> Actividades de difusión
Para que nuestra Asamblea de Rendición de cuentas tenga éxito, se hace ne- cesario desarrollar una intensa difusión de las actividades previas.
Estas deben estar a cargo de la Comisión de Prensa y Propaganda, utilizando todos los medios que estén a su alcance, tales como:
◆ Oficios de convocatoria.
◆ Notas de prensa.
◆ Reuniones con las organizaciones de la sociedad civil.
◆ Carteles o banderolas colocadas en los lugares más visibles de la localidad.
◆ Esquelas distribuidas casa por casa.
◆ Perifoneo
◆ Sistema de altoparlantes.
◆ Bandos con música típica.
◆ Trípticos, volantes, otros.
Sobre la rendición de cuentas, también debemos considerar cómo organizar- la, es decir que debemos pensar previamente en la etapa de preparación, así tenemos que la información relacionada con el balance o evaluación de la ges- tión es un primer insumo, por cuanto en él tendremos un análisis de resulta- dos, actividades y asuntos pendientes, problemas y limitaciones. De otro lado, con la información presupuestaria y financiera que se tiene en la Cuenta Mu- nicipal, y la información mas elaborada e integral que contiene una Memoria de Gestión en cuanto se incorpora un breve análisis financiero, y los forma- tos que señala la directiva de rendición de cuentas, se completaría la etapa de preparación; y sólo faltaría su elevación a la Contraloría General. Por tanto, hasta ahí estaría cubierta la exigencia legal. Sin embargo, es vital para el forta-
lecimiento de la gobernabilidad local e institucionalidad municipal, la realiza- ción de Asambleas Públicas de Rendición de Cuentas, por zonas, barrios, cen- tros poblados menores, anexos, comunidades campesinas o nativas, para recu- perar la confianza y credibilidad en las autoridades, legitimar su mandato, y desarrollar capacidades ciudadanas.
◆ Prever la forma y los medios que vamos a utilizar para el acto público,
◆ La información debe ser clara y comprensible, con la ayuda de gráficos, mapas, fotos, videos, u otros medios que estén al alcance de cada munici- palidad
◆ Deberá evidenciarse trabajo de equipo; el Alcalde no debe acaparar la pre- sentación.
◆ La información tampoco debe tener énfasis sólo en lo económico, presu- puestal y financiero
◆ Difusión adecuada, a través de conferencia de prensa o grabación del acto público
◆ Evitar conflictos y polarización política durante el desarrollo del acto público
◆ Dar a conocer los fines, alcances y resultado de la rendición de cuentas
◆ Establecer mecanismos de evaluación, control y monitoreo, para lograr una efectiva retroalimentación, actuando con coherencia, credibilidad y continuidad.
◆ Establecer próximas fechas y darles cumplimiento.
El error más grande:
1. 14 formatos sobre Rendición de Cuentas y Cartilla de Instrucciones para su llenado.
2. Proyecto de Directiva N°- MDSJS/DM-UC. sobre:
Entregas a Rendir Cuenta.
3. Proyecto de Directiva sobre Donaciones.
4. Proyectos de Resolución de Alcaldía, designando Comisión Especial y aprobando la Directiva para la evaluación y Rendición de Cuentas. Asimismo, Proyecto de Memorandum Circular solicitando información básica para la evaluación y la Rendición de Cuentas.
FORMATO: RC-01
PAG: N/M
SITUACION PRESENTADA
ANEXO 1 - FORMATOS SOBRE RENDICIÓN DE CUENTAS
FORMATO: RC-03
PARA SIGUIENTE PERIODO
MOTIVOS POR LOS CUALES
NO SE RESOLVIERON
EN LA GESTION
Movimiento de funcionarios, directivos y asesores en el período
FORMATO: RC-04
PERIODO DE GESTION
CARGO ASIGNADO
Administracion Firma del AlcaldeDirector
FORMATO: RC-05
TEXTO DE CONCLUSION
FORMATO: RC-06

References: Resolución 
 Resolución 
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 Resolución 
in fine
 Resolución 
 artículo 3
 artículo 4
 artículo 5
 Resolución 
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 Resolución 
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 Resolución 
 artículo 4
 artículo 5
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 artículo 3
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 Resolución 
 artículo 5
 artículo 17
 artículo 7
 Resolución