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Timestamp: 2018-12-17 17:21:41+00:00

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RESOLUCIÓN 223 DE 15 DE ABRIL DE 2002
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE UNIFICA Y ESTRUCTURA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES. REVOCA LA RESOLUCIÓN 408 DE 1997.
“Por la cual se revoca la Resolución número 408 del 19 de agosto de 1997, se unifica y estructura el sistema de control interno en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.
(Nota: Derogada por la Resolución 1143 de 2005 artículo 43 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)
en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el Decreto-Ley 261 del 22 de febrero de 2000 y Acuerdo 05 del 12 de junio de 2000, y
Que el Decreto 2539 de 2000 modificó el artículo 2º, literal c) del Decreto 2145 de 1999, en el sentido de indicar que los representantes legales y jefes de organismo son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno;
Que el Decreto 1537 de 2001 reglamenta los elementos técnicos y administrativos que fortalecen el sistema de control interno de las entidades y organismos estatales;
Que el artículo 4º del Decreto 1826 de 1994 establece que los comités de coordinación del sistema de control interno se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la entidad;
Que se hace necesario ampliar y fortalecer el sistema de control interno con que cuenta el instituto, adecuando sus elementos de conformidad con las exigencias legales de tal modo que permita el desarrollo transparente, eficiente y eficaz, garantizando el cumplimiento de la misión institucional;
Que es conveniente modificar los comités y subcomités de coordinación de control interno de conformidad con la estructura orgánica establecida en el Decreto 261 de 2000 y el Acuerdo 5 de 2000;
Sistema de control interno en elInstituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
ART. 1º—Definición. El sistema de control interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se define en los siguientes términos:
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por el instituto, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, reglamentos internos y políticas trazadas por la dirección general, en atención a las metas u objetivos previstos.
ART. 2º—Campo de aplicación. El sistema de control interno aplica a toda la estructura organizacional del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses a nivel nacional.
ART. 3º—Enfoques. El sistema de control interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses deberá facilitar que el ejercicio del control se desarrolle dentro de los siguientes enfoques:
a) En forma total y permanente en todas las áreas y procesos de la entidad;
b) A cargo de todos los funcionarios del instituto, especialmente del nivel gerencial, directivo, ejecutivo y en general de los responsables de las áreas, procesos y proyectos;
c) Que facilite la participación de los usuarios del instituto en el control de la gestión;
d) Que el ejercicio del control sea desconcentrado y pueda integrarse mediante sistemas de información;
e) Que propicie el mejoramiento de la calidad en los servicios prestados por el instituto en función de sus usuarios;
f) Que fomente la cultura del autocontrol en la gestión desarrollada por todos los funcionarios del instituto.
(Nota: Derogada por la Resolución 1143 de 2005, artículo 43 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)
ART. 4º—Políticas. Los funcionarios del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses en ejercicio de las funciones propias del cargo, desarrollarán sus actividades teniendo en cuenta:
a) El servidor público del instituto como eje del sistema de control interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones aplicando los conceptos de autocontrol y autoevaluación, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del sistema de control interno;
b) El cumplimiento eficiente y eficaz de sus obligaciones funcionales, administrativas y operacionales;
c) El establecimiento, modernización y actualización de los procedimientos y técnicas que aseguren un control oportuno y eficaz;
d) La obligación de asumir con voluntad y compromiso la minimización del riesgo de fraude y corrupción administrativa;
e) La prevención de errores y toma de acciones correctivas inmediatas;
f) La institucionalización del autocontrol y autoevaluación como proceso permanente de verificación de la planeación y sus resultados;
g) La revisión permanente de sus trámites y procedimientos, buscando la simplificación y mejoramiento sin perder el control;
h) La colaboración con la oficina de control interno en los procesos de evaluación y el compromiso para aplicar las recomendaciones formuladas en busca del cumplimiento misional del instituto.
ART. 5º—Principios reguladores. El ejercicio de control interno implica que este debe hacerse siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficacia y valoración de costos ambientales; entendidos así:
a) Igualdad. Implica que el sistema de control interno debe velar por que las actividades del instituto estén orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales;
b) Moralidad. Indica que todas las operaciones deben ser realizadas no sólo acatando las normas constitucionales y legales, sino los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad;
c) Eficiencia. Obliga a velar por que, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de los bienes y servicios se haga al mínimo costo, con la máxima productividad y el mejor uso de los recursos disponibles;
d) Economía. Ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y metas del instituto;
e) Celeridad. Establece que uno de los aspectos principales sometido al control debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte del instituto a las necesidades sociales dentro de su ámbito de competencia;
f) Imparcialidad y publicidad. Se pretende obtener la mayor transparencia posible en las actuaciones administrativas y forenses de la entidad, de tal manera que nadie pueda sentirse tendenciosamente afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación;
g) Eficacia. Se encarga de examinar si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relación con los objetivos y metas del instituto;
h) Valoración de costos ambientales. En el instituto los procesos deben estar enfocados a la minimización de los procedimientos o actividades que tengan un impacto ambiental negativo. Este debe ser un elemento importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias.
ART. 6º—Objetivos. En desarrollo de los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y desarrollo del sistema de control interno se orientará al logro de los siguientes objetivos:
a) Proteger los recursos del instituto mediante la detección y prevención de posibles riesgos y adoptar los correctivos necesarios que permitan una adecuada administración;
b) Garantizar la efectividad (eficiencia, eficacia y productividad), en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
c) Velar por que las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos y la misión del instituto dentro del marco legal;
d) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
e) Garantizar que el sistema de control interno tenga sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
f) Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en el instituto, que puedan afectar el logro de los objetivos;
g) Garantizar que el instituto disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo institucional de acuerdo con su naturaleza y características.
El sistema de control interno del instituto se desarrollará teniendo en cuenta las siguientes características
ART. 7º—Cobertura. El sistema de control interno forma parte integrante y es aplicable a los sistemas administrativo y forense desarrollados en el instituto.
ART. 8º—Responsabilidad. El director general es responsable de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno de la entidad, el cual debe ser acorde con la naturaleza y misión del instituto.
Igualmente, serán responsables quienes ejerzan funciones de dirección y mando en los diferentes niveles jerárquicos y en general, quienes reciban funciones por delegación serán solidariamente responsables con el director de velar por el diseño, desarrollo, aplicación, mantenimiento y observancia del sistema de control interno del instituto, así como su calidad, eficiencia y eficacia, sin perjuicio de la responsabilidad de cada uno de los funcionarios en el ejercicio de las funciones propias de su cargo.
ART. 9º—Autocontrol. Todos los funcionarios del instituto serán responsables de la gestión, ejecución y control de las funciones asignadas buscando la calidad en la prestación del servicio.
ART. 10.—La gestión de la oficina de control o quien haga sus veces, en cumplimiento de las funciones señaladas en el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001 y el artículo 55 del Decreto-Ley 261 de 2000, se enmarca en cinco tópicos, que son:
1. Fomento de la cultura de autocontrol.
2. Evaluación y seguimiento.
3. Acompañamiento y asesoría.
4. Valoración de riesgos.
De igual forma es el área encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al director general las recomendaciones para su fortalecimiento.
ART. 11.—Adhesión, aseguramiento y obligatoriedad. Corresponde al director general y a sus funcionarios acatar, observar, respaldar y apoyar permanentemente el sistema de control interno y su mantenimiento, así como ejercer las acciones de control que correspondan frente a cada función asignada. Serán acciones de aseguramiento del sistema de control interno, la autoevaluación, el autocontrol y la ...
ART. 12.—Documentación. La documentación del sistema de control interno estará constituida por los manuales a través de los cuales se formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos. Los manuales, piezas básicas del sistema, deben contener en forma ordenada y sistemática las instrucciones e informaciones sobre políticas, sistemas, funciones, actividades, normas y procedimientos de las diferentes áreas y procesos de la entidad, acordes con la Constitución, la ley y los reglamentos.
La dirección general y todas las dependencias velarán por que los procedimientos estén así mismo suficientemente soportados y documentados en los correspondientes manuales con información completa, exacta, actualizada y disponible en cada una de las áreas.
ART. 13.—Elementos. En el sistema de control interno se establecerán como mínimo los siguientes elementos:
a) Misión. La misión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses guiará las acciones de todos los procesos institucionales y estará definida, comprendida y aceptada por todos los funcionarios. Con base en ella se establecerán los objetivos y metas tanto generales como específicos, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios. Será también el soporte para la definición de políticas como guías de acción y de procedimientos para la ejecución de los procesos;
b) Normas. La dirección general determinará la adopción de lineamientos necesarios para que cada una de las áreas implemente y mantenga debidamente documentadas y actualizadas las normas que garanticen el establecimiento del marco de acción para los diferentes procesos, la protección de los bienes y en general la utilización racional de los recursos asignados bajo su responsabilidad;
c) Planeación. Constituida como una exigencia y herramienta básica del sistema de control interno para determinar y evaluar el cumplimiento de los resultados obtenidos;
d) Organización. Se fundamenta en la estructura administrativa y pericial, en la cual se establecen sus componentes y se define con claridad la asignación de funciones;
e) Autorizaciones y delegaciones. El Instituto Nacional de Medicina legal y Ciencias Forenses contará con un esquema de organización, delegaciones y aprobaciones acordes con las exigencias legales y los niveles de responsabilidad autorizados y establecidos por la entidad;
f) Talento humano. El instituto contará con políticas de administración de personal para la selección, vinculación, inducción, entrenamiento y desarrollo, partiendo de la evaluación del desempeño, el diagnóstico organizacional y el programa de estímulos y sanciones;
g) Registros. Los procedimientos de registro de las operaciones, contratos, actividades y resultados de la gestión de cada área, deberán ser idóneos y asegurar el suministro de datos veraces y oportunos;
h) Información. La acción del control deberá estar apoyada en sistemas de información y comunicación que suministren cifras y datos confiables para la toma de decisiones;
i) Aplicación. De las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.
j) Control. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión del instituto;
k) Oficina de control interno. Elemento organizado en el interior de la institución, cuya actividad se traduce en la realización de acciones preventivas, de asistencia y asesoría, para lo cual debe efectuar una permanente verificación, revisión, evaluación, comprobación y análisis crítico de las operaciones y procedimientos contables, financieros, administrativos e informáticos, de acuerdo con los objetivos y metas establecidos y formular las recomendaciones para que se realicen los correctivos por parte de las áreas evaluadas.
Disposiciones varias en cuanto al sistema de control interno
ART. 14.—Controles aplicables. Para el ejercicio del control interno, la oficina de control interno o quien haga sus veces, optará por aplicar los siguientes controles: De legalidad, de gestión, de resultados, financiero, administrativo, de talento humano, de procesamiento electrónico de datos, de costos ambientales, de evaluación y de verificación.
ART. 15.—Mecanismos de verificación y control. De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 1537 de 2001 y en el artículo 13, literal i) de la presente resolución, corresponde a la oficina de control interno aplicar los elementos técnicos y administrativos diseñados por el consejo asesor del gobierno en materia de control interno, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Contraloría General de la República, utilizar las normas de aceptación general, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo de control que implique el uso de mayor tecnología y seguridad en la realización de las pruebas de verificación e información.
PAR. 1º—Para garantizar su independencia, la oficina de control interno se abstendrá de participar en los procedimientos administrativos o forenses del instituto a través de autorizaciones o refrendaciones. Lo hará brindando la asesoría necesaria.
PAR. 2º—Los documentos mediante los cuales brinda asesoría, se rinden informes o se presenta la evaluación del sistema de control interno, deberán ser útiles, oportunos, objetivos y redactados en forma positiva. Contendrán nota de presentación, objetivos, alcance, hallazgos, conclusiones, recomendaciones y anexos si se requieren. Tendrán valor probatorio en los procesos administrativos, judiciales fiscales y disciplinarios.
Comités y subcomités de control interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
ART. 16.—Conformación. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tendrá un comité de coordinación de control interno en el ámbito central y ocho subcomités regionales, con el fin de trazar los objetivos generales para mejorar la eficiencia y resultados de la organización.
ART. 17.—Constitución. El comité de coordinación del sistema de control interno a nivel central, se conforma así:
3. El subdirector de investigación científica.
4. El subdirector de servicios forenses.
7. El jefe de la oficina jurídica.
8. El jefe de la oficina de personal.
9. El jefe de la oficina de control interno, quien actuará como secretario técnico con derecho a voz pero sin voto.
El director general podrá invitar a aquellos servidores públicos del instituto, como también a otras personas naturales o de organismos externos a participar en las sesiones, según la conveniencia y asunto a tratar.
ART. 18.—Sesiones. El comité de coordinación del sistema de control interno sesionará en forma ordinaria por lo menos dos veces al año y extraordinariamente cuando lo convoque el director general en calidad de presidente del comité, según la conveniencia y asunto a tratar.
La citación a los miembros del comité para las reuniones ordinarias y extraordinarias estará a cargo del secretario del comité, quien además será el responsable de llevar las actas correspondientes sobre los temas tratados y acordados en el comité, indicando los asistentes, las acciones impuestas, los responsables, los términos y las condiciones particulares para cumplir su desarrollo. Igualmente, se hará responsable del registro de la documentación del comité.
La asistencia a las sesiones del comité será obligatoria, salvo que se haya conferido comisión de servicios a sus miembros o se haya admitido excusa, previa autorización del director general.
ART. 19.—Quórum. Para deliberar el comité requiere de la presencia como mínimo de cinco de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes al comité, exceptuando la participación del voto del jefe de la oficina de control interno.
ART. 20.—Funciones. Corresponde al comité de coordinación del sistema de control interno como órgano de coordinación y asesoría en el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema del control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, el ejercicio de las siguientes funciones:
1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y fortalecimiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del instituto.
2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del instituto, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.
3. Asesorar al director general en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.
4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, implementación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión, bien sea generales o específicos por áreas.
8. Conocer el plan anual de auditoría y recomendar evaluaciones a áreas o procesos específicos.
9. Presentar a consideración del director general en coordinación con el jefe de la oficina de control interno, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.
10. Solicitar y evaluar el estado de los informes presentados por los subcomités regionales.
11. Promover la cultura del autocontrol en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
12. Crear y aprobar su reglamento interno.
13. Las demás que le sean asignadas por el director general del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
ART. 21.—Subcomités regionales. Los subcomités de coordinación del sistema de control interno para cada una de las regionales, según la estructura orgánica enunciada en el artículo 50, inciso 7º del Decreto 261 de 2000 y el Acuerdo 5 de 2000, estarán conformadas así:
1. Director regional, quien lo presidirá.
2. El funcionario que cumple las funciones de asesor jurídico de la regional.
3. Director seccional, cuya sede sea la misma de la dirección regional.
4. Dos representantes del área forense, designados por el director regional.
5. Dos representantes del área administrativa, designados por el director regional.
6. El profesional que ejerza las funciones de auditor regional, actuará como secretario, con voz pero sin voto.
PAR. 1º—En las direcciones regionales donde no exista un profesional encargado de cumplir funciones de auditor, el director regional designará secretario del subcomité.
PAR. 2º—El subcomité de la dirección regional Bogotá estará conformado así:
3. Dos representantes de grupo de clínica o psiquiatría forense.
4. Dos representantes del grupo de tanatología forense.
5. Un representante de los laboratorios forenses.
6. Un funcionario delegado por el jefe de la oficina de control interno del instituto, quien cumplirá las funciones de secretario y será el encargado de llevar las actas y el registro de la documentación del subcomité regional. Además participará con voz pero sin voto en las decisiones.
Los representantes enunciados en los numerales 3º, 4º y 5º de este parágrafo, serán designados por el director regional, quien además podrá invitar a aquellos servidores públicos de la regional, como también a otras personas naturales o de organismos externos a participar en las sesiones según la conveniencia y asunto a tratar.
PAR. 3º—El subcomité de la dirección regional Oriente, estará conformado así:
2. Director seccional cundinamarca.
3. El funcionario que cumple funciones de asesor jurídico de la regional.
4. Un representante de los profesionales forenses.
5. Un representante de los funcionarios administrativos.
6. Un funcionario delegado por el jefe de la oficina de control interno del instituto, quien cumplirá las funciones de secretario y será el encargado de llevar las actas y el registro de la documentación del comité regional. Además participará con voz pero sin voto en las decisiones del comité regional.
Los representantes enunciados en los numerales 4º y 5º de este parágrafo, serán designados por el director regional, quien a su vez podrá invitar a aquellos servidores públicos del instituto, como también a otras personas naturales o de organismos externos, a participar en las sesiones, según la conveniencia y asunto a tratar.
ART. 22.—Funciones. Corresponde a los subcomités de coordinación del sistema de control interno, el ejercicio de las siguientes funciones:
a) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las políticas y determinaciones del nivel central, aplicables en el ámbito regional;
b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos a nivel regional, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;
c) Asesorar al director regional en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;
d) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, implementación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión, bien sean generales o específicos, por áreas;
e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control, seguridad interna y resultados obtenidos por la regional;
f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que correspondan a las regionales, seccionales y unidades locales;
g) Coordinar con el nivel central y seccionales, el cumplimiento de sus funciones y actividades;
h) Conocer el plan anual de auditoría de la regional y recomendar evaluaciones a áreas o procesos específicos de la regional, seccional o unidades locales;
i) Presentar a consideración de la regional, en coordinación con el profesional que cumple funciones de auditor, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes;
j) Presentar informes consolidados al comité central de coordinación de control interno, según los términos y plazos que este disponga;
k) Promover la cultura del autocontrol a nivel regional, seccional y local;
l) Crear y aprobar su reglamento interno;
m) Las demás que le sean asignadas por el director general o director regional.
ART. 23.—Sesiones. Los subcomités regionales de coordinación de control interno sesionarán de conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la presente resolución.
ART. 24.—Quórum. Para deliberar, los subcomités regionales requieren de la presencia como mínimo de cinco de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.
ART. 25.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 408 de 1997 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D.C., a 15 de abril de 2002.

References: RESOLUCIÓN 
 Resolución 
 Resolución 
 artículo 43
 artículo 2
 artículo 4
 resolución 
 Resolución 
 artículo 43
 artículo 9
 artículo 55
 artículo 13
 artículo 50
 artículo 18
 resolución 
 Resolución