Source: https://prostetorodo.pl/2020/07/28/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-a-rodo/
Timestamp: 2020-08-04 20:05:27+00:00

Document:
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO - Proste to RODO
3 sierpnia 2020 28 lipca 2020 przez Dominik Spałek
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO, temat znany powszechnie, jednak wciąż wzbudzający wiele kontrowersji. UODO chcąc uporządkować zapewne szereg informacji, jakie obowiązują w obrocie na swoich stronach zaprezentował stanowisko dot. ZFŚS. “Jeśli pracodawca prowadzi ZFSS, dotyczy go także RODO“.
Urząd Ochrony Danych Osobowych. Żeby przyznać pracownikowi świadczenie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi , więc przetwarzać dane osobowe tych osób ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał. Pracodawca jest zobowiązany również do dokonywania przeglądu tych danych co najmniej raz w roku.
Zmiana Ustawy o ZFŚS w związku z RODO.
Przepisy Ustawy z dnia 04 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych [dalej Ustawa ZFŚS], zmienione w związku z wejściem w życie Ustawy z dnia 21 lutego 2019 r., o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), uzupełnione zostały o art. 8 ust. od 1a do 1d.
Podstawa przetwarzania danych w ramach ZFŚS.
Problem podstaw przetwarzania danych w ramach ZFŚS dotyczy nie tylko aspektu wywołanego przez przepisy o ochronie danych osobowych. Problem zakresu przetwarzanych danych, jakie pracodawcy mają sposobność przetwarzać i wykorzystywać w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚS ma szerszy wymiar. Często bowiem zdarza się, iż stosują oni dodatkowe kryteria – inne niż określone w Ustawie o ZFŚS, którymi kierują się przy przyznawaniu świadczeń. Co oczywiście nie jest praktyką zgodną z prawem.
Proste to RODO Zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy ZFŚS cyt.: „(…) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (…)”, co oznacza tyle, iż przyznawanie świadczeń, ulgowych usług, dopłat z Funduszu uzależnione jest i uzależniane może być tylko i wyłącznie od:
a)	sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej),
b)	sytuacją rodzinnej,
c)	sytuacją materialnej, osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Powyższe zapisy determinują konieczność przetwarzania takich danych, które pozwalać będą na określanie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej na okoliczność realizacji zapisów Ustawy ZFŚS.
W swoim stanowisku UODO wyraźnie wskazuje, iż
cyt.: “(…) Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. (…)”.
Często treść regulaminów warunkowała możliwość skorzystania z Funduszu wyrażeniem zgody przez osobę uprawnioną na przetwarzanie jej danych osobowych jak i danych osobowych członków jej rodzin. W świetle przytoczonych przepisów wskazać należy, iż przetwarzanie danych na potrzeby ZFŚS wiąże się z realizacją obowiązków pracodawcy wynikających z faktu administrowania Funduszem oraz z faktu przyznawania świadczeń, natomiast samo przetwarzanie jest niezbędne i konieczne dla prawidłowej realizacji ww. celu. Powyższe jednoznacznie wyklucza zgodę jako podstawę do przetwarzania danych osobowych.
Urząd Ochrony Danych Osobowych. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Konieczne zmiany w Regulaminach ZFŚS.
Zgodnie z art. 8 ust. 2 Ustawy ZFSS
cyt.: „(…) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23maja 1991r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019r. poz.263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (…)”
Oznacza to tyle, iż nowe brzemiennie art. 8 Ustawy ZFŚS wymusza wprowadzenie adekwatnych zmian do treści obowiązujących regulaminów, tak aby określone zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu odpowiadały wymogom określonym przez przepisy ust. od 1 do 1b.
Oświadczenie jako wiodąca forma dokumentowania.
W opinii UODO,
cyt.: “(…) jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika (…)”.
Zgodnie z art. 8 ust. 1a. Ustawy ZFŚS
cyt.: „(…) pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (…)”.
Co oznacza tyle, iż złożone oświadczenia podlegają weryfikacji, która dokonywana jest jednak po podjęciu takiej decyzji przez pracodawcę, weryfikacja nie jest warunkiem koniecznym, ale jest rozwiązaniem fakultatywnym, z którego może ale nie musi korzystać pracodawca.
Przygotowaliśmy opracowanie tematu ZFŚS.
Zagadnień związanych z administrowaniem środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych – takich budzących praktyczne problemy – jest o wiele więcej, aniżeli przedstawiono w stanowisku UODO.
Okres, przez jaki dane mogą być przetwarzane w związku z ZFŚS.
Konieczność przechowywania dokumentów uprawniających do zwolnienia z podatku dochodowego zapomogi z ZFŚS.
Konieczność dokonywania co roku przeglądów danych.
Zarządzanie nadawaniem upoważnień do przetwarzania danych przez osoby dopuszczone do obsługi Funduszu.
Pozycja Związków Zawodowych, z którymi uzgadniany jest sposób podziału środków.
Zasady odpowiedzialności pracodawcy, jako administratora ZFŚS.
Plan postępowania – w celu dostosowania Regulaminu ZFŚS do wymogów ustawowych.
Wszystkie te tematy omówiliśmy w naszym opracowaniu dot. ZFŚS.
Regulamini ZFŚS zgodny z RODO.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kategorie Aktualności RODO, Dyrektorzy przychodni Tagi Autor: Dominik Spałek, Stanowisko UODO, ZFŚS Dodaj komentarz Zobacz wpisy

References: art. 8
 art. 8
 art. 6
 art. 9
 art. 8
 art. 27
 art. 30
 art. 8
 art. 8