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Timestamp: 2017-09-19 13:27:03+00:00

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Legajos en la web: Legislación de acceso
Constitución Española de 1978En resumen:
- Garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen (art. 18).
- Los poderes públicos promoverán y garantizarán la conservación y enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y los bienes que lo integran (arts. 44 y 46).
- La Ley garantiza el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas (art. 105).
Decreto de 22 de noviembre de 1901 aprobando el Reglamento de los Archivos de Estado. Evidentemente muy desfasado, no en vano han pasado 109 años desde su aprobación.
Decreto 914/1969, de 8 de mayo, del Ministerio de Educación y Ciencia, de creación del Archivo General de la Administración CivilCrea el Archivo General de la Administración, que realiza funciones de archivo intermedio al recibir las transferencias de los archivos centrales que custodian la documentación de los Ministerios a los 15 años de su ingreso en los mismos (art. 3). Una vez pasados 25 años de antigüedad, si se considera que ésta posee valor histórico puede transferirse al Archivo Histórico Nacional (art. 4).
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico EspañolSe trata de una de las normas básicas en materia de acceso. Su artículo 57 regula la consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español (art. 49.2). Atendiendo a las siguientes reglas:
- No se pueden consultar los documentos que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o su difusión entrañe riesgos para la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación de delitos.
- Se puede solicitar autorización administrativa a la autoridad competente para aquellos documentos excluidos de consulta pública, en concreto a los reservados o secretos. Según la normativa de Secretos Oficiales, los únicos órganos facultados para otorgar la clasificación de secreto o reservado, son el Consejo de Ministros y la Junta de Jefes de Estado Mayor.
- Documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal (documentación judicial), clínico o que pueda afectar a la seguridad de las personas, su honor, intimidad de su vida privada y familiar o a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin consentimiento expreso de los afectados o hasta que hayan pasado 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida (habría que aportar la certificación de defunción) o de 50 años, a partir de la fecha de los documentos.
La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse (art. 62). Es decir, cuando el fondo documental está en proceso de descripción o bien en mal estado de conservación, la Administración se reserva el derecho de acceso por razones obvias.
Sobre los documentos que forman parte del Patrimonio Documental, la Ley del Patrimonio Histórico Español, establece 4 modos:
- Todos los [documentos] que hayan sido producidos, generados, conservados o reunidos por la Administración Pública.
- Los [documentos] que hayan sido producidos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado, con una antigüedad superior a los 40 años.
- Los [documentos] que hayan sido producidos, generados, conservados o reunidos por cualquiera otras entidades particulares o personas físicas, con una antigüedad física superior a los 100 años.
- La Administración del Estado puede declarar constitutivos del patrimonio documental aquellos documentos que sin alcanzar la edad indicada en apartados anteriores, considere a su juicio que merecen dicha consideración.
Criterios generales para la valoración de documentos de archivo de la Administración General del Estado
Recomendaciones para la destrucción física de documentos en papel de la Administración General del Estado
Procedimiento administrativo y acceso a la información pública
Ley de Procedimiento Administrativo, de 17 de julio de 1958
Reconoce los siguientes derechos de los ciudadanos (art. 35):
a) A conocer el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados.
b) A obtener copia sellada de los documentos que presenten en un procedimiento, salvo cuando los originales deban obrar en el mismo.
c) A formular alegaciones.
d) Aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia.
e) A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.
h) Al acceso a los archivos y registros de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y/u otras leyes.
El art. 37 establece el derecho de los ciudadanos a acceder a los registros y a los documentos que obren en los archivos administrativos (Archivos de Oficina o de Gestión), siempre que haya finalizado su trámite.
El acceso a los documentos que contengan datos que afecten a la intimidad de otras personas se reserva a éstas.
El acceso a los documentos de carácter nominativo -salvo los de carácter sancionador o disciplinario- podrá ser ejercido por terceros que acrediten un interés legítimo y directo, además del propio interesado.
El ejercicio de los derechos anteriores puede ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley.
No se podrá acceder a los siguientes expedientes:
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas.
b) Los que contengan infomación sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. [Por ejemplo: aquellos documentos que hayan sido declarados como "secretos" o "reservados". El acceso a los archivos militares está regulado por Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, Reglamento de Archivos militares (artículos 74-87)].
d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. [Entre otras normas: Código de Comercio de 1885 (arts. 23 y 32), Ley 11/1986, de 20 de marzo, de Patentes de Invención y Modelos de utilidad, Ley 3/1991, de Competencia Desleal, Ley 21/1992, de 16 de julio, de Industria, etc.].
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria. [Resulta interesante la consulta del Tratado de la Unión Europea o "de Maastricht", Ley 13/1994, de 1 de junio, de Autonomía del Banco de España, o la Circular 4/2004, de 22 de diciembre, a entidades de crédito, sobre normas de información financiera pública y reservada y modelos de estados financieros)].
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. [Imprescindible la consulta de la normativa sobre secretos oficiales, Instrucción de 14 de octubre de 1988].
b) El acceso a los documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. [Véase nota a art. 57.1.c) (documentos de carácter clínico) de la Ley 16/1985, de 25 de junio].
c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. [Fundamental la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General, art. 41 (modificado por la Ley Orgánica 1/2003, de 10 de marzo)].
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública. [Véase Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública].
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley. [Destacamos: Ley de 8 junio de 1957, del Registro Civil (arts. 6-7, 51, 79), Decreto de 14 de noviembre de 1958, Real Decreto 2012/1983, de 28 de julio, de cancelación de antecedentes penales, y la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre , del Código Penal(parcialmente modificada por la Ley Orgánica 15/2003, de 25 de noviembre).
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de senadores, diputados, o miembros de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local. [Reglamento del Congreso de los Diputados, del Senado, Instrucción sobre el Archivo del Congreso de los Diputados, etc.].
El derecho de acceso de los ciudadanos en ningún caso debe afectar a la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, debiéndose formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar. Si acredita un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas.
El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos, previo pago, en su caso, de las tasas que legalmente se establezcan.
El art. 46.3 menciona que las copias de los documentos privados tendrán validez y eficacia siempre que su autenticidad haya sido comprobada. Las copias de los documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que los originales siempre que haya constancia de ser auténticos.
Real Decreto 1778/1994, de 5 de agosto, por el que se adecuan a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, las Normas Reguladoras de los Procedimientos de Otorgamiento, Modificación y Extinción de Autorizaciones
Orden APU/516/2005, de 3 de marzo, por la que se dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Ministros de 18 de febrero de 2005, por el que se aprueba el Código de Buen Gobierno de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la Administración General del Estado
Real Decreto 523/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la exigencia de aportar el certificado de empadronamiento, como documento probatorio del domicilio y residencia, en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes
Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales, modificada por la Ley de 7 de octubre de 1978, núm. 48/78
Decreto 242/1969, de 20 de febrero por el que se desarrollan las disposiciones de la Ley 9/1968, de 5 de abril sobre Secretos Oficiales
Acuerdo del Consejo de Ministros de 28 de noviembre de 1986 por el que se clasifican determinados asuntos y materias con arreglo a la Ley de Secretos Oficiales, ampliado por Acuerdos del Consejo de Ministros de 17 de marzo y 29 de julio de 1994.
Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Proteccón Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la propia ImagenLey Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley de Propiedad Intelectual. Texto refundido, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril
Régimen de responsabilidad y sanciones de los funcionarios y empleados públicos. Legislación Disciplinaria y Penal
Efectos civiles del documento público
Código Civil (aprobado por Real Decreto de 24 de julio de 1889)
Resulta muy recomendable el libro de Rosana de Andrés Díaz y Luis Casado de Otaola, titulado El sistema archivístico del Ministerio de Interior: normativa. Ministerio de Interior, Secretaría General Técnica, 2008; del cual hemos tomado la mayor parte de la información.
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References: artículo 57
 Real Decreto 
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