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LA LETTERA COMMERCIALE Ver.(1.0) - PDF
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Albano Raimondi
1 È sempre una questione di stile. Per scrivere "bene" una Comunicazione, un Verbale una Lettera e in generale per tutta la Corrispondenza Commerciale è indispensabile che essa risulti immediatamente: Ordinata: per impressionare favorevolmente chi la riceve, Precisa: per evitare malintesi in relazione a quanto si comunica, Cortese: per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate, Concisa: per concentrare l'attenzione sull'argomento oggetto della lettera. Affinché il testo trasmetta con efficacia il messaggio che si vuole esprimere, deve possedere tre requisiti fondamentali: Coesione: collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropriato, Coerenza: (collegamento logico), per dare un significato unitario alle varie parti del testo, Registro linguistico appropriato: i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere appropriati. Il contenuto della comunicazione, in generale, deve essere strutturato in: Introduzione: fare riferimento; informare;..., Svolgimento: chiedere una risposta, un pagamento; sollecitare una risposta, un pagamento;..., Conclusione: ringraziare, esprimere un auspicio;..., chiusura (salutare). Elementi di una lettera commerciale. In una lettera commerciale tipica si distinguono due elementi specifici: elementi essenziali (intestazione, data, destinatario, testo della lettera, dicitura-firma); elementi facoltativi (riferimenti, protocollo, indicazioni particolari, oggetto, sigle, allegati, P.S., N.B.). 1 / 162 Elementi essenziali. Di seguito l elenco degli elementi essenziali: Intestazione Data Destinatario Comprende: ragione sociale o cognome e nome; indirizzo (via, numero civico, CAP, città); numero telefonico e di telefax, c/c postale, , web site, ecc.; numero di codice fiscale e/o di partita IVA; numero di registrazione presso il Registro Imprese della Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura (C.C.I.A.A.) e numero di Repertorio Economico Amministrativo (R.E.A.); capitale sociale (nelle società di capitale). Va preferibilmente scritta per esteso e deve essere preceduta dall indicazione della località di partenza della lettera. Si avranno quindi, nell ordine: nome della località, una virgola, il giorno, il mese (in lettere e con l iniziale minuscola), l anno (ad esempio: Firenze, 2 maggio 2006). In alcuni documenti (soprattutto atti pubblici) oltre alla virgola si trova la parola li (ad esempio: Firenze, li 2 maggio 200). Questo li è un antica forma dell articolo maschile plurale, forma che un tempo sottintendeva la parola giorni e stava appunto ad indicare quanti giorni erano trascorsi dall inizio del mese. Oggi questo li è caduto in disuso, e se ne può tranquillamente fare a meno; comunque, chi proprio volesse servirsene, non lo usi col 1 giorno del mese (perché sarebbe privo di senso), e neppure accentato lì (perché non si tratta di un avverbio di luogo). Può essere un Ente (Ditta, Ufficio, ecc.), oppure una o più persone fisiche (Signore, Dottore, Signora, Professoressa, Signori, ecc.). Qualunque sia il destinatario, è opportuno che esso venga preceduto da un appellativo, che potrà essere: Spettabile (nel caso di un Ente); Egregio o Gentile/issimo (nel caso di un Signore, Dottore, ecc.); al plurale si avrà Egregi o Gentili/issimi; Gentile/issima (nel caso di una Signora, Professoressa, ecc.); al plurale si avrà Gentili/issime. Spettabile può essere attribuito solo ad un Ente e non ad una persona fisica; al contrario Gentile/issimo può essere attribuito solo ad una persona fisica e non a un Ente; Egregio non ha femminile, quindi può essere attribuito solo ad un destinatario maschile. Scrivendo ad un Ente ci si può rivolgere, in particolare, all attenzione di una persona fisica. Così: Spettabile DITTA ALFA Alla c. att. del Dott. Paolo Bianchi Allo stesso modo, scrivendo ad una persona fisica, la si potrà domiciliare presso l Ente in cui lavora. Così: Egr. Sig. MARIO ROSSI c/o Ditta Alfa La sigla c/o sta per l inglese care of, che si traduce a cura di (cioè a cura 2 / 163 della Ditta, Ufficio, ecc. che si incaricherà di recapitare la corrispondenza al destinatario); ecco perché, per estensione, alla sigla c/o si attribuisce il significato di presso. È opportuno rilevare la notevole differenza di significato tra la formula: Spettabile DITTA ALFA / Alla c. att. del Dott. Paolo Bianchi e la formula: Egr. Sig. MARIO ROSSI / c/o Ditta Alfa Nel primo caso, infatti, destinataria della corrispondenza è la Ditta Alfa, e in particolare il Dott. Paolo Bianchi: di conseguenza, se quest ultimo fosse assente, la corrispondenza potrebbe essere aperta ugualmente. Nel secondo caso, invece, il destinatario è il Sig. Mario Rossi, e, in sua assenza, nessuno della Ditta Alfa potrà aprire la corrispondenza a lui diretta. Esistono numerosi altri appellativi, per le varie cariche politiche, amministrative, militari e religiose. Volendo semplificare, si può osservare che tutti i politici, gli amministratori e i militari sono Signori: Onorevoli i politici; Egregi gli amministratori e i militari. Ad esempio: On.le Sig. Ministro per le Partecipazioni Statali Egregio Sig. Assessore all Urbanistica Egr. Sig. Colonnello Anche i Presidi sono Signori e, per la precisione, Chiarissimi. Ad esempio: Chiarissimo Sig. Preside Prof. Mario Rossi Quanto ai religiosi, essi sono Reverendissimi (i Cardinali e i Vescovi), Molto Reverendi (i Monsignori), Reverendi (i Sacerdoti). Ad esempio: Sua Eminenza Reverendissima Card. Luigi Neri Sua Eccellenza Reverendissima Mons. Paolo Verdi, Vescovo di... Molto Reverendo Mons. Mario Bianchi Reverendo Don Carlo Neri Ricordiamo che, per le cariche civili, l uso dell appellativo Eccellenza è stato ufficialmente abolito nel Il domicilio del destinatario va disposto su due righe: prima indicheremo la via e il numero civico, e infine (sull ultima riga) verranno indicati il CAP, la località di destinazione, la sigla della provincia (per ROMA la sigla è RM). Se il destinatario è un casellista postale, la penultima riga dell indirizzo deve contenere solo l indicazione della casella postale, in quanto, se riportasse anche l indicazione della via, la corrispondenza verrebbe consegnata al portalettere per la distribuzione. Se il destinatario è un Ente si potrà avere: Spett. DITTA ALFA oppure Spettabile Via Paganella, 2 DITTA ALFA CANTÙ CO Via Paganella, CANTÙ CO Allo stesso modo, se il destinatario è una persona fisica si potrà avere: Egr. Sig. MARIO ROSSI oppure Egr. Sig. Via Mecenate, 7 MARIO ROSSI MILANO MI Via Mecenate, MILANO MI Gent. Sig. oppure Egregio Signore Dott. PAOLO BIANCHI BIANCHI Dott. PAOLO Via San Donato, 109 Via San Donato, URBINO PS URBINO PS / 164 La disposizione su tre o quattro righe è generalmente in funzione della lunghezza di ciò che si deve scrivere. Testo della lettera Dicitura - Firma Il vocativo può esserci o no; in genere è più frequente quando il destinatario è una persona fisica. In quest ultimo caso sarà bene ripetere l appellativo presente nell indirizzo (ciò per evitare, ad esempio, che la Gentilissima Signora destinataria della lettera perda tutto ad un tratto un po della sua grazia, e diventi, nel vocativo, una Gentile Signora soltanto). Quanto al modo di rivolgersi al destinatario, si userà il Voi nel caso di un Ente e il Lei nel caso di una persona fisica; se i destinatari sono più d uno (ad esempio: Egregi Signori) si userà di norma il Voi, riservando il Loro (che fra l altro è un po più difficile da usare) solo alle comunicazioni dirette a persone di particolare riguardo. Chi scrive, si esprimerà con la prima persona singolare nel caso di comunicazioni a titolo personale: Spettabile Ditta, con la presente Vi segnalo la mia disponibilità nel caso Vi occorresse... Si esprimerà, invece, con la prima persona plurale nel caso di comunicazioni a nome di un Ente: Egregio Signore, desideriamo innanzi tutto ringraziarla per la Sua segnalazione di disponibilità del... a meno che non esistano, col destinatario, rapporti tali da giustificare la prima persona singolare: Gentilissimo Dottore, La informo che il colloquio con il Signor XY, da Lei segnalatoci, ha avuto esito positivo... Per una forma di cortesia, gli aggettivi, i pronomi e le particelle pronominali (anche se in fin di parola) indicanti il destinatario richiedono l iniziale maiuscola; quelli riferiti al mittente avranno invece l iniziale minuscola:... ringraziandovi per la Vostra sollecitudine, Vi porgiamo i nostri migliori saluti... Per un buon risultato estetico, il testo della lettera deve risultare disposto nella zona centrale rispetto alla lunghezza del foglio. Generalmente per la stesura del testo si utilizza l interlinea singola; una interlinea maggiore è indicata per le lettere brevi. È formata da più righe di scrittura: ragione sociale, ufficio dal quale parte la lettera, nome e cognome di chi emette la lettera o di chi è delegato a farlo, firma autografa. Se chi firma lo fa in vece di altri, generalmente il suo nome o quello della ditta sarà preceduto dalla sigla p. (per) o p.p. (per procura). Elementi facoltativi. Di seguito l elenco degli elementi facoltativi: 4 / 165 Riferimenti Protocollo Indicazioni particolari Oggetto Sigle Allegati Post scriptum (P.S.) Nota Bene (N.B.) Possono essere del destinatario (Vs. rif.) e/o del mittente (Ns. rif.). Consentono di collegare la lettera a precedenti comunicazioni. È il numero progressivo di registrazione nell apposito registro. È obbligatorio nella corrispondenza della Pubblica Amministrazione. Si intendono tutte quelle parole che servono a specificare il tipo di lettera, quali: RACCOMANDATA, RACCOMANDATA A.R., RISERVATA, PERSONALE, ecc. Sintetizza in poche parole il contenuto della lettera, rendendo così più agevole il lavoro di archiviazione. (Per l immediata localizzazione dell oggetto, si usa in genere la sottolineatura o il corsivo, che tuttavia non riguarderà la parola Oggetto). L oggetto può risultare molto utile per snellire il testo della lettera: infatti, se nella lettera si prevede di dover citare più volte uno stesso argomento, nell oggetto si potrà citare per esteso tale argomento e nel corso della lettera richiamare l oggetto. Proprio per facilitare il lavoro di archiviazione, è opportuno che le lettere non trattino mai più di un argomento (cioè che abbiano un solo oggetto): ciò, in particolare, vale per la corrispondenza diretta a grandi complessi, in cui le competenze sono ripartite tra numerosi uffici. Sono le iniziali della persona che ha redatto la lettera (maiuscole) e della persona che l ha digitata (minuscole). Le prime vanno separate dalle seconde da una barra (MF/rb). Si riferiscono a documenti uniti alla lettera. Sono annotazioni che si trovano raramente. Si utilizzano per mettere in rilievo un punto particolare. La disposizione estetica della lettera commerciale. Gli elementi costitutivi della lettera commerciale vengono disposti sul foglio secondo stili diversi; ogni azienda, infatti, caratterizza la sua immagine adottando un proprio modello. Di seguito sono descritte le diverse disposizioni che si possono adottare classificandole, come è consuetudine, in 1) blocco, 2) blocco all'americana, ) semiblocco, 4) classica e per 5) l'uso della busta con pannello trasparente. 5 / 166 1) Disposizione in blocco: è caratterizzata dai capoversi allineati al margine sinistro, senza rientro. Prevede l allineamento al margine destro della data e della dicitura-firma, mentre tutti gli altri elementi (indirizzo, oggetto, allegati, ecc.) sono allineati al margine sinistro. Il margine sinistro è doppio (o triplo) di quello destro, per consentire la lettura delle lettere sistemate nei raccoglitori; l interlinea è singola (1 riga). Tra un capoverso e il successivo si lascia una doppia interlinea, oppure si aggiunge una spaziatura di 6 pt dopo ogni paragrafo. Le distanze interlineari tra i vari elementi (consigliate) sono quelle indicate nello schema che segue: Indicazioni particolari 2- xxxxxxxxxxxx Data xxxxxx, xx xxxxxxxx xxxx Indirizzo -6 xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxx xxxxxxxxx, xx xxxxx xxxxxxxx xx Oggetto xxxxxxx: xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Testo xxxx Dicitura - Firma xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx (xxxxxx xxxxxxxxx) Allegati Sigle -6 xxxxxxxx 2 xx/xx Se la dicitura-firma è formata da più righe di scrittura (ragione sociale, ufficio dal quale parte la lettera, nome e cognome di chi deve firmare la lettera), come nello schema riportato, si allinea al margine destro la riga più lunga (che non sempre è la prima); le altre righe vanno centrate fra loro e rispetto alla riga già digitata. Non di rado troviamo la dicitura-firma allineata al punto di inizio della data: in questo caso, dopo aver localizzato tale punto, si imposta un margine rientrato a sinistra. 6 / 167 2) Disposizione in blocco all americana: si differenzia dal modello precedente per la diversa disposizione della data e della dicitura-firma, che vengono allineate, come tutti gli altri elementi, al margine sinistro (non di rado troviamo la data allineata al margine destro). Indicazioni particolari Data Indirizzo Oggetto 2- xxxxxxxxxxxx 2- xxxxxx, xx xxxxxxxx xxxx -6 xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxx xxxxxxxxx, xx xxxxx xxxxxxxx xx xxxxxxx: xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Testo xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx Dicitura - Firma xxxxxxxxxxxxxx (xxxxxx xxxxxxxxx) Allegati Sigle -6 xxxxxxxx 2 xx/xx 7 / 168 ) Disposizione in semiblocco: si differenzia dalla disposizione in blocco perché ha i capoversi rientrati Indicazioni particolari 2- xxxxxxxxxxxx Data xxxxxx, xx xxxxxxxx xxxx Indirizzo -6 xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxx xxxxxxxxx, xx xxxxx xxxxxxxx xx Oggetto Testo xxxxxxx: xxx xxxxx xxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxx Dicitura - Firma xxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxx xxxxxxxxxxxxxx (xxxxxx xxxxxxxxx) Allegati Sigle -6 xxxxxxxx 2 xx/xx 8 / 169 4) Disposizione classica: è caratterizzata dalla diversa collocazione dell indirizzo e delle sigle. Indirizzo: in blocco, allineato al punto centrale della riga di scrittura. Sigle: allineate al margine sinistro e poste sopra o sotto o alla stessa interlinea della data. Testo: può essere disposto senza rientro dei capoversi (in blocco), oppure con rientro dei capoversi (in semiblocco). Dicitura-firma: può essere allineata al punto di inizio dell indirizzo. Sigle 2- xx/xx Data xxxxxx, xx xxxxxxxx xxxx Indirizzo Oggetto -6 xxxxxxx: xxx xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxx xxxxxxxxx, xx xxxxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Testo xxxx Dicitura - Firma xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx (xxxxxx xxxxxxxxx) Allegati -6 xxxxxxxx 9 / 1610 5) Disposizione per l uso della busta con pannello trasparente: presuppone che, nel foglio, l indirizzo sia disposto nello spazio generalmente delimitato da quattro angolini prestampati (punti o grafismi simili), che corrispondono alla finestra della busta. Si differenzia dalla disposizione classica per la maggiore distanza interlineare che, probabilmente, occorre lasciare dopo (o prima) dell indirizzo per fare in modo che questo coincida con la finestra della busta Sigle 2- xx/xx Data xxxxxx, xx xxxxxxxx xxxx Indirizzo -6 xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxx xxxxxxxxx, xx xxxxx xxxxxxxx xx -6 Oggetto xxxxxxx: xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Testo xxxx Dicitura-firma xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx (xxxxxx xxxxxxxxx) Allegati -6 xxxxxxxx Quando l intestazione occupa la maggior parte dello spazio superiore, la data può essere disposta allineata al margine destro sotto l indirizzo. 10 / 1611 I vari tipi di lettera commerciale. Lettera circolare Lettera breve Lettera con elencazione Lettera con sottotitoli La lettera circolare, più brevemente detta circolare, è un genere particolare di corrispondenza commerciale. Viene compilata in più esemplari, tutti uguali, poiché essa serve per dare le stesse informazioni a più persone. La data può essere omessa e sostituita dalla dicitura data del timbro postale preceduta o meno dall indicazione della località di partenza della lettera. L indirizzo può essere omesso e sostituito dalla dicitura a tutti i nostri fornitori, a tutta la spettabile clientela, a tutti i signori agenti, ecc. oppure essere sostituito da un vocativo Egregio Signore, Caro collega, Caro amico, ecc. Il testo può essere disposto seguendo la disposizione in blocco (senza rientro dei capoversi) oppure in semiblocco (con rientro dei capoversi). Nella lettera circolare diramata dal Presidente o dal Direttore o da altra persona di particolare riguardo, l indirizzo viene solitamente posto sotto la dicitura-firma e allineato al margine sinistro. Come vedremo nelle esercitazioni proposte, Microsoft Word consente di creare lettere tipo personalizzate, mediante la procedura di unione. Tale procedura prevede la fusione di due documenti: un documento principale, che contiene il testo e tutti gli elementi che rimarranno invariati in tutte le versioni del documento finale, e un file di dati, che contiene i nomi e gli indirizzi dei destinatari della lettera circolare, così da creare lettere tipo personalizzate. Quando il testo della lettera è di poche righe, andrà digitato con interlinea doppia e lasciando tra un capoverso e il successivo una normale distanza interlineare. La disposizione è secondo il modello in semiblocco, cioè con rientro dei capoversi. Per collocare gli altri elementi della lettera (indirizzo, riferimenti, dicitura-firma, sigle, allegati, ecc.) possiamo seguire indifferentemente uno dei modelli precedenti. Le distanze interlineari rimangono quelle già consigliate; si potranno aumentare la distanza fra la data e l indirizzo, e lo spazio riservato ai margini. Quando nel testo della lettera c è un elencazione di dati, si preferisce separarla dal testo che precede e da quello che segue mediante una maggiore distanza interlineare. L elencazione può essere disposta: al centro della riga di scrittura; allineata al margine sinistro (disposizione indicata per le elencazioni a paragrafi affiancati); allineata all eventuale rientro del capoverso; e può essere, secondo i diversi casi, contrassegnata da numerazione alfabetica o numerica o da segni grafici (trattino, punto, asterisco, ecc.). Tra una voce e l altra dell elencazione, se la lunghezza del testo lo consente, si lascia una maggiore interlinea; mentre, se una voce dell elencazione occupa più righe di scrittura, la distanza tra le righe della voce stessa sarà di una interlinea. Non di rado troviamo l elencazione disposta in calce sotto la diciturafirma, specie quando si tratta della specifica di un importo citato nel corpo della lettera. Quando nel testo della lettera ricorrono più argomenti, questi vengono classificati con dei sottotitoli (ad esempio: Prezzo / Consegna / Paga- 11 / 1612 mento / ecc., nel caso si tratti delle condizioni di una trattativa). I sottotitoli vanno allineati al margine di sinistra e digitati utilizzando uno stile carattere diverso da quello utilizzato per il testo della lettera (grassetto, corsivo, sottolineato, maiuscoletto, ecc.), al fine di evidenziarli. Vanno separati dal testo che precede e da quello che segue mediante un maggiore spazio interlineare. I capoversi dei sottotitoli possono iniziare sulla stessa riga del sottotitolo oppure sulla riga successiva, allineati agli altri capoversi della lettera. Lettera con indirizzi multipli Quando la lettera è diretta a due o più destinatari, gli indirizzi possono essere disposti: allineati uno al margine di sinistra e l altro o gli altri disposti nella parte destra del foglio; in colonna, allineati al margine di sinistra o disposti nella parte destra del foglio, e separati l uno dall altro mediante una maggiore interlinea. Lettera su più fogli La lettera su due o più fogli deve avere i margini uguali in tutti i fogli; i- noltre il primo foglio può portare, in basso a destra, il simbolo./. oppure..., con il quale si indica che il testo prosegue nella pagina successiva; infine il secondo (terzo, ecc.) foglio porta in alto l intestazione del mittente in caratteri inferiori, il numero di pagina ed eventualmente gli e- stremi della data e del destinatario. Buste e indirizzi. Di seguito sono illustrati i prodotti postali per spedire lettere, le caratteristiche delle corrispondenze normalizzate in base alla normativa vigente e alcune avvertenze sulla compilazione degli indirizzi. Lettere: tutti i modi per spedirle. Per spedire lettere abbiamo a disposizione diverse modalità: posta ordinaria, per spedire nel modo più economico in Italia e nel mondo; posta prioritaria, per spedire in modo veloce, facile ed economico in Italia e nel mondo; posta raccomandata, per dimostrare che la spedizione è stata fatta. Ha valore legale e consente di sapere dov è la lettera, grazie al servizio di tracciatura elettronica. A pagamento, è possibile aggiungere un servizio di avviso di ricevimento e un servizio di contrassegno; 12 / 1613 posta assicurata, per spedire cose di valore, documenti importanti, denaro, oggetti preziosi, titoli o valori con la garanzia dell assicurazione. Consente di sapere dov è la lettera, grazie al servizio di tracciatura elettronica. A pagamento, è possibile aggiungere un servizio di avviso di ricevimento e un servizio di contrassegno. La misura minima è 14 cm di base per 9 cm di altezza, mentre la misura massima è 5, cm di base per 25 cm di altezza e 5 cm di spessore; il peso massimo è 2 kg. Per le lettere di peso fino a 20 g (invii normalizzati), la busta deve avere dimensioni standard, cioè comprese tra 14x9 cm e 2,5x12 cm, altrimenti deve essere affrancata con un valore corrispondente a quello previsto per la seconda categoria di peso. Per la posta prioritaria sono necessari gli speciali francobolli e le etichette che si trovano negli uffici postali e nelle tabaccherie. L etichetta Posta Prioritaria è gratuita e va messa in posizione obliqua sull angolo in alto a sinistra della busta. Buste e indirizzi. La lavorazione della lettera, cioè l insieme delle operazioni di accettazione, distribuzione e recapito, richiede alcune semplici attenzioni da parte del mittente. La lettera, infatti, deve essere spedita in busta chiusa ed affrancata dopo aver indicato nome, cognome, indirizzo e Codice di Avviamento Postale (CAP) del destinatario. Il valore del francobollo dipende dal peso della lettera e dal modo di spedizione scelto, mentre il CAP, composto da 5 cifre, serve ad individuare agevolmente tutte le località del territorio nazionale: la sua indicazione faciliterà il recapito. La lettera non affrancata non viene recapitata e viene restituita al mittente, se paga la tariffa. In caso di rifiuto da parte del mittente, la lettera va al macero. La lettera affrancata in modo insufficiente viene consegnata (a seconda della fase di lavorazione in cui viene individuata l insufficienza) al mittente o al destinatario, dietro pagamento dell integrazione della tariffa. Se viene riconsegnata al mittente e il mittente vuole spedire di nuovo la lettera deve riaffrancarla completamente e in modo corretto. Gli elementi della busta Nel disporre i vari elementi della busta occorre attenersi a questi criteri: collocare l affrancatura in alto a destra; collocare l etichetta Posta Prioritaria in alto a sinistra, in posizione obliqua; collocare l indirizzo del destinatario in basso a destra; 1 / 1614 collocare eventuali indicazioni particolari (RACCOMANDATA, PERSONALE, ecc.) in alto a sinistra; collocare l indirizzo del mittente sul retro della busta (senza l indicazione del mittente, la lettera non consegnabile al destinatario viene mandata al macero). Fronte busta Spazio per l affrancatura Spazio per indicazioni particolari Spazio per l etichetta blu Posta Prioritaria Spazio per l indirizzo del destinatario Zona da lasciare libera da qualsiasi simbolo grafico Retro busta Spazio per l indirizzo del mittente Composizione dell indirizzo del destinatario. L ultima riga dell indirizzo, scritta in caratteri maiuscoli e senza usare sottolineature, deve contenere nell ordine, da sinistra a destra, le seguenti indicazioni: numero di Codice di Avviamento Postale (CAP); località di destinazione scritta per esteso (PIEVE DI CADORE); sigla della provincia, non racchiusa tra parentesi (per Roma la sigla è RM). Non si devono apporre sotto l ultima riga dell indirizzo indicazioni che con l indirizzo non hanno alcun riferimento (ad esempio, la dicitura: ALL ATTENZIONE DEL SIG. ROSSI andrà posta al di sopra della penultima riga dell indirizzo). 14 / 1615 La penultima riga dell indirizzo, se il destinatario è un casellista postale, deve contenere l indicazione della casella postale. La casella postale è un servizio che consente al cliente di affidare la custodia della corrispondenza in arrivo direttamente all Ufficio postale. La casella è numerata, ha una serratura, si trova nell atrio dell Ufficio postale ed è disponibile in formato piccolo, medio e grande. Per aprirla si utilizza la chiave che viene data al momento della consegna della casella. Modalità di utilizzo dei CAP. Il Codice di Avviamento Postale assolve dal 1967 alla funzione di facilitare la lavorazione e di rendere più sollecito l inoltro delle corrispondenze. Dal 0 settembre 1997 vengono introdotte alcune novità nella struttura del CAP che interessano, per ora, soltanto le nuove province di Biella, Crotone, Lecco, Lodi, Prato, Rimini, Verbano-Cusio- Ossola, Vibo Valentia. In particolare: 1. la terza cifra del CAP che finora assumeva soltanto i valori di 1 e 0 per contraddistinguere rispettivamente la città capoluogo e la rispettiva provincia, viene utilizzata in tutte le possibili combinazioni, individuando con i numeri dispari (1,, 5, 7, 9) la città capoluogo e con quelli pari (0, 2, 4, 6, 8) le località provinciali (es città di Biella, 1800 provincia di Biella). 2. tutti i CAP attribuiti alle località provinciali di Biella, Crotone, Lecco, Lodi, Prato, Rimini, Verbano-Cusio-Ossola, Vibo Valentia identificano una sola agenzia di recapito; per queste province quindi viene eliminata la difficoltà della identificazione di diverse agenzie di recapito con uno stesso numero CAP. Tali innovazioni consentiranno un individuazione immediata ed univoca dell agenzia di recapito, diminuendo la possibilità di eventuali disguidi e migliorando quindi la qualità del servizio assicurato alla clientela. L individuazione della località di destinazione mediante l indicazione del numero di CAP, oltre a semplificare la ripartizione manuale degli invii, è infatti condizione indispensabile per il riconoscimento automatizzato degli indirizzi e lo smistamento meccanizzato degli effetti postali. Tutte le località postali italiane sono pertanto contraddistinte da un numero di 5 cifre che deve precedere, negli indirizzi, la località di destinazione dei singoli invii. In particolare, le città di: Ancona Firenze Padova Salerno Bari Genova Palermo Torino Bergamo La Spezia Perugia Trieste Bologna Livorno Pescara Venezia Brescia Messina Pisa Venezia-Mestre Cagliari Milano Reggio Calabria Verbania Catania Napoli Roma Verona 15 / 1616 sono suddivise in zone postali, per cui le corrispondenze ivi dirette devono recare il numero di CAP specifico della strada o piazza ove si trova il recapito del destinatario, ad eccezione degli invii diretti ad Enti pubblici, civili o militari e ad utenti titolari di casella o fermo posta, sui quali deve essere apposto il numero di CAP generico della città con cifre terminali..100 (o..900 per alcune delle nuove province). Per le città suddivise in zone postali l indicazione del numero di CAP generico (es Roma), al di fuori dei casi precedentemente indicati, è quindi da evitare in modo assoluto in quanto si determinano ritardi nella lavorazione con conseguente scadimento dei tempi di recapito. L indicazione generica rende infatti estremamente gravoso il compito degli operatori addetti alla ripartizione per il recapito in città i quali, per quanto esperti, non sempre sono in grado, sulla base delle sole capacità mnemoniche, di ricollegare la via in indirizzo alla relativa zona di recapito (si consideri ad esempio che nella città di Roma esistono oltre toponimi diversi). Per conoscere il CAP, si può consultare il sito Internet che consente anche di scaricare l archivio CAP. Limitazione di responsabilità L Autore ha messo ogni cura nella stesura di questo documento, che tuttavia non può essere ritenuto esente da errori e refusi tipografici, per tale ragione l Autore non fornisce alcuna garanzia riguardo la completezza e l esattezza delle informazioni contenute, né potrà essere considerato responsabile per eventuali errori, omissioni, inaccuratezze, perdite o danni eventualmente arrecati a causa di tali informazioni, ovvero istruzioni ovvero consigli contenuti nel presente documento. L Autore è grato, fin da ora, verso tutti coloro che vorranno segnalargli eventuali inesattezze e errori contenuti nel testo. L Autore si riserva il diritto di effettuare modifiche a propria discrezione, e in qualsiasi momento senza darne preventiva notifica. Copyright 2010 Giovanni Ponziani Quest'opera è stata rilasciata sotto la licenza Creative Commons Attribution-ShareAlike 2.5 Italy. 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